Microsoft Dynamics NAV. Руководство пользователя

Вартазарян Т.А.

Microsoft Dynamics NAV ®

TM

Руководство пользователя

Москва

2008

ББК 32.97 УДК 681.3 В19

Вартазарян Тигран Арташесович В19

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя. / Вартазарян Т.А.; М.: ЭКОМ Паблишерз, 2008. — 912 с.: ил.

Данное руководство является пользовательской документацией Microsoft Dynamics NAV и описывает функции по работе c модулями системы. Система Microsoft Dynamics NAV постоянно совершенствуется, поэтому функциональ* ность вашей версии может отличаться от функциональности, рассмотренной в этом документе, однако базовые принципы и процедуры работы остаются неизменными. Каждому из модулей посвящена отдельная глава руководства, которая включает краткое введение, инструкции по настройкам, описание рабочих процедур и возможностей формирования различных запросов и от* четов. Материал изложен в логической последовательности, дополнен теоре* тическими сведениями и снабжен наглядными примерами. Это дает возмож* ность использования данного руководства для методичного изучения функциональности Microsoft Dynamics NA V , наряду с использованием его в качестве справочного пособия при работе с системой. Руководство ориентировано на две категории сотрудников предприятия: тех, кто отвечает за автоматизацию операций и настраивает систему ,и на пользователей системы, которые могут использовать руководство как учеб* ник на этапе освоения системы и как справочное пособие в ходе ее эксплуа* тации.

ISBN: 9785979000466

© Вартазарян Т.А., 2007 © ЭКОМ Паблишерз, 2008

Оглавление

3

Оглавление Глава1. Приступая к работе ........................................................................................ Обзор ........................................................................................................................... Основные сведения .................................................................................................... Окно приложения ...................................................................................................... Панель навигации и команды меню Microsoft Navisio n ......................................... Окна Microsoft Navisio n ............................................................................................. Изменение вида окна ................................................................................................. Командные кнопки и кнопки меню ......................................................................... Ввод информации ...................................................................................................... Редактирование данных ............................................................................................ Обзор строки меню .................................................................................................... Поиск и просмотр сведений ...................................................................................... Интерактивная справка ............................................................................................. Измерения .................................................................................................................. Сочетания клавиш .....................................................................................................

12 12 12 14 15 17 20 22 22 24 25 32 38 38 40

Глава 2. Технология .................................................................................................... Обзор ........................................................................................................................... Среда разработки C/SIDE ......................................................................................... Варианты серверов ..................................................................................................... Navision Application Server ......................................................................................... Средства многоязыковой поддержки .......................................................................

41 41 41 45 47 48

Глава 3. Обработка заказов – покупки и поставщики ............................................... 50 Обработка – обзор ..................................................................................................... 50 Создание новых поставщика и товара ...................................................................... 51 Глава 4. Обработка заказов – продажи и клиенты .................................................... 55 Обзор обработки заказов ........................................................................................... 55 Настройка нового клиента ........................................................................................ 56 Глава 5. Финансы – отчетность ................................................................................. Обзор ........................................................................................................................... План счетов ................................................................................................................ Стандартные отчеты .................................................................................................. Финансовые отчеты ................................................................................................... Аналитический отчет ................................................................................................. Анализ по изме рениям .............................................................................................. Бизнес*аналитика ......................................................................................................

58 58 58 60 61 62 64 65

Глава 6. Производство ................................................................................................ Обзор ........................................................................................................................... Товары и карточка товара .......................................................................................... Спецификация ........................................................................................................... Маршруты ................................................................................................................... Расчет стандартной себестоимости .......................................................................... Планирование и производственный заказ ...............................................................

67 67 68 70 72 73 73

4

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 7. Другие функциональные области ................................................................. Обзор ........................................................................................................................... Маркетинг .................................................................................................................. Планирование ресурсов ............................................................................................. Сервисный центр ....................................................................................................... Персонал ..................................................................................................................... Business Notification .................................................................................................... Электронная коммерция ...........................................................................................

77 77 77 81 84 86 89 90

Глава 8. Учетные группы ............................................................................................. 91 Обзор ........................................................................................................................... 91 Специальные учетные группы .................................................................................. 92 Общие учетные группы ............................................................................................. 95 Общая настройка учета .............................................................................................. 97 Учетные группы НДС ................................................................................................ 99 Определение учетных групп .................................................................................... 103 Глава 9. Настройка измерений ................................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Измерения и значения измерений ......................................................................... Комбинации измерений .......................................................................................... Стандартные измерения .......................................................................................... Приоритет стандартного измерения ......................................................................

105 105 105 108 109 112

Глава 10. НДС и Интрастат ...................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Ручной режим расчета НДС в журналах ................................................................. НДС на импорт ........................................................................................................ Корректировка НДС ................................................................................................ Отчетность НДС ....................................................................................................... Отчет по НДС ........................................................................................................... Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты .......................... Отчетность Интрастат ..............................................................................................

114 114 119 122 124 126 129 131 132

Глава 11. Журналы .................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Журналы и раз делы журнала ................................................................................... Типовые журналы .................................................................................................... Учет корректировок в финансовых журналах .......................................................

136 136 136 141 146

Глава 12. Область приложения Финансы ................................................................. Общие сведения ....................................................................................................... Настройка модуля Финансы ................................................................................... План счетов .............................................................................................................. Банковские операции .............................................................................................. Финансовые бюджеты .............................................................................................

148 148 148 155 161 169

Глава 13. Управление расчетами с клиентами .......................................................... Обзор ......................................................................................................................... Анализ поступлений ................................................................................................ Применение клиентских операций ........................................................................ Применение клиентских операций в иностранных валютах ................................ Отмена примененных клиентских операций .........................................................

176 176 176 177 182 183

Оглавление

5

Обращение проводок журналов .............................................................................. Скидки оплаты ......................................................................................................... Отклонение в оплате ................................................................................................ Памятки и процент*ноты ........................................................................................

184 185 186 194

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками ................................................... Обзор ......................................................................................................................... Журналы оплат ......................................................................................................... Скидки оплаты ......................................................................................................... Отмена платежных документов .............................................................................. Отмена примененных операций поставщика ........................................................ Обращение проводок журналов ..............................................................................

203 203 203 212 213 215 216

Глава 15. Мультивалютные операции ...................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Обновление валютных курсов для балансов в иностранной валюте ................... Дополнительная отчетная валюта ...........................................................................

218 218 218 224

Глава 16. Финансовая отчетность ............................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Анализ плана счетов ................................................................................................ Финансовые отчеты ................................................................................................. Операции по закрытию отчетного года ..................................................................

230 230 230 233 244

Глава 17. Язык XBRL ................................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Терминология XBRL ................................................................................................ Спецификации и таксономии XBRL ...................................................................... Импорт таксономии ................................................................................................. Ввод определений строк XBRL ............................................................................... Экспорт строк XBRL ................................................................................................

248 248 248 249 249 252 255

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений ................................... Ввод измерений в журналах и документах ............................................................. Просмотр учтенных сведений по измерениям ...................................................... Анализ финансовых данных с использованием измерений ................................. Отчеты по измерениям ............................................................................................ Экспорт аналитических отчетов в Microsoft Excel .................................................

257 257 258 260 263 266

Глава 19. Бизнес-аналитика ..................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Терминология бизнес*аналитики ........................................................................... Конфигуратор данных ............................................................................................. Хранилище данных .................................................................................................. Настройка конфигуратора Navisio n ........................................................................ Настройка баз данных бизнес*аналитики ............................................................. Создание виртуальных кубов ..................................................................................

272 272 273 273 274 276 282 282

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I ........................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка элементов консолидации ..................................................................... Экспорт данных для консолидации ........................................................................ Тестирование консолидированных данных ...........................................................

284 284 285 293 295

6

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Консолидирование данных ..................................................................................... 297 Обработка исключений консолидации .................................................................. 300 Печать консолидированных отчетов ...................................................................... 302 Глава 21. Операции между несколькими компаниями I I .......................................... Обзор ......................................................................................................................... Оптимизация потока деловых операций ................................................................ Настройка межфирменного партнера .................................................................... Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику ........................................ Настройка плана счетов для МФ документов ........................................................ Настройка измерений для МФ документов ........................................................... Создание МФ документа ......................................................................................... Отправка МФ документа ......................................................................................... Обработка МФ документа ....................................................................................... Просмотр обработанных МФ входящих и исходящих транзакций ..................... Отклонение МФ документа в МФ папке входящих транзакций ......................... Возврат отклоненного МФ документ а ................................................................... Учет МФ общего журнала ....................................................................................... Распределение расходов по МФ партнерам ...........................................................

305 305 306 307 311 311 313 315 316 318 319 321 321 321 323

Глава 22. Настройка основных средств .................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка основных средств .................................................................................. Классы, подклассы и местонахождения ОС .......................................................... Амортизационные книги ......................................................................................... Дублирование операций .......................................................................................... Копирование основных средств и операций книги ОС ........................................

324 324 325 329 329 342 343

Глава 23. Транзакции по основным средствам ......................................................... Журналы основных средств .................................................................................... Покупка основных средств ..................................................................................... Расчет и учет амортизации ...................................................................................... Автоматический расчет амортизации ..................................................................... Понижение, повышение стоимости и реализация основных средств ................. Реализации основных средств ................................................................................ Реализация основных средств ................................................................................. Исправление операций ............................................................................................ Документирование транзакций по основным средствам ..................................... Отчеты по ОС ........................................................................................................... Составление бюджета по транзакциям основных средств .................................... Калькуляционная амортизация .............................................................................. Переоценка ...............................................................................................................

346 346 347 348 349 355 357 358 362 366 367 372 378 380

Глава 24. Реклассификация основных средств ........................................................ Перемещение средств .............................................................................................. Разделение основных средств ................................................................................. Частичная ликвидация основного средства ........................................................... Объединение основных средств ..............................................................................

385 385 386 387 388

Глава 25. Обслуживание основных средств ............................................................. 388 Настройка информации по обслуживанию ........................................................... 388 Регистрация и стоимость обслуживания ................................................................ 390

Оглавление

7

Глава 26. Страхование основных средств ................................................................ Настройка параметров страхования ....................................................................... Настройка шаблонов журнала страхования ........................................................... Привязка основных средств к страховым полисам ............................................... Мониторинг страхового покрытия ......................................................................... Обновление информации о страховании ...............................................................

395 395 398 400 403 406

Глава 27. Ресурсы ..................................................................................................... Обзор ресурсов ......................................................................................................... Карточка ресурса ...................................................................................................... Настройка цен и себестоимости ресурса ................................................................ Планирование ресурсов ........................................................................................... Журналы ресурсов ....................................................................................................

410 410 410 414 417 420

Глава 28. Работы ....................................................................................................... Карточка работы ...................................................................................................... Бюджеты работ ......................................................................................................... Запись себестоимости работы ................................................................................. Запись продаж работ ................................................................................................ Поток учета ресурсов и работ .................................................................................. НЗП и приемка расходов и доходов по работе ......................................................

421 421 426 431 433 436 436

Глава 29. Управление заказами продажи ................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка Продажи и Маркетинг .......................................................................... Настройка клиентов ................................................................................................

442 442 444 445

Глава 30. Цены продажи и скидки ............................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Цены продажи .......................................................................................................... Скидки строк и счетов .............................................................................................

463 463 464 471

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов ......................... Обзор ......................................................................................................................... Замена товара ........................................................................................................... Перекрестная ссылка товара ................................................................................... Нескладируемые товары ..........................................................................................

476 476 477 480 481

Глава 32. Управление заказами покупки .................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка покупок .................................................................................................. Настройка покупателей ........................................................................................... Управление транзакциями покупок ....................................................................... Цены и скидки на покупки .....................................................................................

486 486 487 491 491 493

Глава 33. Управление заявками ................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Настройка управления заявками ............................................................................ Журнал заявок .......................................................................................................... Дополнительные возможности журнала ................................................................

497 497 498 502 504

Глава 34. Товарные издержки ................................................................................... 506 Обзор ......................................................................................................................... 506 Настройка товарных издержек ................................................................................ 507

8

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Товарные издержки покупки .................................................................................. 508 Товарные издержки продаж .................................................................................... 512 Поправки покупок и продаж ................................................................................... 512 Глава 35. Расчет сроков заказов ............................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Обещание заказов клиентам ................................................................................... Оценка сроков получения заказа покупки ............................................................ Оценка сроков получения заказа перемещения .................................................... Календари .................................................................................................................

514 514 515 524 530 531

Глава 36. Управление возвратами ............................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка управления возвратами ......................................................................... Управление возвратами от клиентов ...................................................................... Управление возвратами поставщикам ................................................................... Диаграмма действий, выполняемых системой управления возвратами ..............

533 533 534 536 546 550

Глава 37. Анализ и отчеты ........................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Отчеты анализа ......................................................................................................... Анализ по измерениям ............................................................................................ Бюджеты продаж и покупок ....................................................................................

551 551 552 558 560

Глава 38. Управление запасами ................................................................................ Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Наличие товаров ...................................................................................................... Резервирование ........................................................................................................ Трассировка заказов ................................................................................................

564 564 564 565 568 571

Глава 39. Компании с несколькими складами .......................................................... Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка компании с несколькими складами .................................................... Осуществление продаж и покупок в компании с несколькими складами ..................................................................... Управление запасами на нескольких складах ........................................................ Общие понятия о единице складского учета .........................................................

573 573 573 574

Глава 40. Перемещение между складами ................................................................. Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка перемещений ......................................................................................... Перемещение товаров между складами ................................................................. Просмотр товаров транзи тного склада ...................................................................

582 582 582 583 584 588

Глава 41. Складские операции .................................................................................. Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка складского хозяйства ............................................................................ Приемка и размещение ........................................................................................... Подбор и отгрузка ....................................................................................................

590 590 590 592 596 603

578 580 581

Оглавление

9

Передвижения и коррекции .................................................................................... 609 Инвентаризация ....................................................................................................... 611 Глава 42. Трассировка товаров ................................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Цели .......................................................................................................................... Настройка трассировки товара ............................................................................... Настройка товаров для трассировки товара ........................................................... Обработка товаров с серийными номерами и номерами лотов ........................... Трассировка товаров с серийными номерами и номерами лотов ........................ Трассировка товаров с использованием гарантии и срока годности ................... Перемещение товаров с серийными номерами и номерами лотов ......................

615 615 616 616 621 621 628 630 631

Глава 43. Настройка систем управления складом .................................................... Основные настройки ............................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка систем управления складом .................................................................

635 635 635 637

Глава 44. Приемка заказов ....................................................................................... 654 Приемка и размещение ........................................................................................... 654 Глава 45. Внутренние складские процессы .............................................................. Передвижение .......................................................................................................... Внутренние подборы и размещения ....................................................................... Журналы ................................................................................................................... Пересчет (инвентаризация) ....................................................................................

663 663 668 674 677

Глава 46. Отгрузка .................................................................................................... Отгрузка товаров ...................................................................................................... Отгрузка переброшенных товаров .......................................................................... Разбивка ....................................................................................................................

682 682 686 687

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом ............................. Подготовка систем управления складом (WMS) к трассировке товаров .............................................................................................. Получение товаров с данными трассировки товаров ............................................ Передвижение товаров с данными трассировки товаров ..................................... Отгрузка товаров с данными трассировки товаров ...............................................

688 688 691 694 695

Глава 48. Настройка системы ................................................................................... 698 Товары ...................................................................................................................... 701 Глава 49. Спецификация ........................................................................................... Процесс производства пр одукции .......................................................................... Спецификация ......................................................................................................... Активные версии ...................................................................................................... Расширенные функции спецификации ................................................................. Отчеты о проекте изделия .......................................................................................

709 709 709 714 717 719

Глава 50. Производственные мощности ................................................................... Модуль Настройка производственных мощностей ............................................... Ресурсы, ограниченные по производственной мощности ................................... Маршруты ................................................................................................................. Отчеты .......................................................................................................................

720 720 725 726 732

10

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 51. Производственные заказы ........................................................................ Определение производственного заказа ................................................................ Статус производственного заказа ........................................................................... Неавтоматизированные производственные заказы .............................................. Резервирование складских запасов ........................................................................ Статистика производственного заказа ................................................................... Изменения производственного заказа ................................................................... Изменения даты выполнения ................................................................................. Изменения количества ............................................................................................ Изменения требуемых компонентов ...................................................................... Изменения маршрута ............................................................................................... Печать из окна производственного заказа ............................................................. Отчеты по производственному заказу .................................................................... Пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ ............................................... Производственные заказы с фантом*спецификациями ....................................... Производственные заказы с единицей измерения производственной партии ....................................................................................... Изменение статуса производственного заказа ......................................................

735 735 736 739 742 743 745 745 746 747 748 748 750 750 752

Глава 52. Обработка производственного заказа ....................................................... Потребление матер иала ........................................................................................... Подбор товара со склада .......................................................................................... Выход ........................................................................................................................ Регистрация сведений о выпущенной продукции ................................................ Размещение на складе ............................................................................................. Обработка размещения ............................................................................................ Производственный журнал .....................................................................................

754 755 759 762 762 766 767 768

Глава 53. Завершение заказов и автоматическая отчетность .................................. Завершенные производственные заказы ............................................................... Автоматический учет потребления (списание) ..................................................... Автоматический учет производства ........................................................................

772 772 774 777

752 752

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов ............................... 778 Окно Продажа Заказ Планирование ...................................................................... 778 Изменения производственных заказов и заказов продажи .................................. 783 Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план ............................. Производственный прогноз .................................................................................... Взаимная компенсации фактического спроса и прогноза ................................... Подход к планированию .......................................................................................... Прогноз для товаров продажи и компонентов ......................................................

792 792 798 802 803

Глава 56. Планирование ........................................................................................... Обзор планирования ................................................................................................ Регенеративное планирование ................................................................................ Оборотное планирование ........................................................................................ Трассировка заказов и указания .............................................................................

805 805 812 816 817

Глава 57. Дополнительные вопросы планирования .................................................. Варианты .................................................................................................................. Склады ...................................................................................................................... Склады запасов в производстве ..............................................................................

822 822 823 823

Оглавление Перемещения ........................................................................................................... Общие контракты продажи ..................................................................................... Многоуровневые производственные заказы ......................................................... Инструменты планирования ................................................................................... Отчеты планирования ..............................................................................................

11 825 825 826 826 827

Глава 58. Субподряды ............................................................................................... 828 Субподряды .............................................................................................................. 828 Глава 59. Производственная мощность .................................................................... Производственные объекты .................................................................................... Календари рабочих и машинных центров ............................................................. Журналы производственных мощностей ...............................................................

835 835 839 842

Глава 60. Загрузка производства .............................................................................. Обзор загрузки производства .................................................................................. Ограниченная загрузка ............................................................................................ План производства ................................................................................................... Отчеты .......................................................................................................................

843 843 847 849 856

Глава 61. Дополнительные вопросы производства ................................................... Коды стандартных задач .......................................................................................... Коды останова .......................................................................................................... Коды брака/отхода ................................................................................................... Брак/отход спецификации и брак/отход маршрута .............................................. Непроизводительное время ..................................................................................... Параллельное планирование .................................................................................. Сокращение производственного цикла (возможности) ....................................... Многоуровневое производство ............................................................................... Обработка серийных номеров и номеров лотов .................................................... Бизнес*уведомления ................................................................................................ Семейства .................................................................................................................

858 858 858 859 859 860 862 862 863 864 866 867

Приложения .............................................................................................................. Приложение A.. Список терминов .......................................................................... Приложение Б. Операции между несколькими компаниями .............................. Приложение В. Функциональные блоки модуля «Торговля» .............................. Приложение Г. Список терминов модуля «Управление запасами» ..................... Приложение Д. Пакетные задания, отчеты и документы продажи ..................... Приложение Е. Пакетные задания, отчеты и документы покупки ...................... Приложение Ж. Список терминов модуля «Управление запасами» .................... Приложение З. Резервирование и трассировка заказа ......................................... Приложение И. Функциональные блоки модуля «Управление запасами» ......... Приложение К. Список терминов модуля «Системы управления складом» .......... Приложение Л. Пример плана склада .................................................................... Приложение М. Организация рабочего процесса на складе ................................

869 869 875 882 887 891 896 900 904 905 907 911 911

12

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 1

Приступая к работе Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • • • • • •

Обзор Основные сведения Окно приложения Команды меню и панели навигации системы Microsoft Dynamics NAV Окна Microsoft Navision Изменение вида окна Командные кнопки и кнопки меню Ввод информации Редактирование данных Обзор меню Поиск и просмотр сведений Интерактивная справка Измерения Сочетания клавиш

Обзор В этой главе приводится обзор основных возможностей системы Microsoft Navision, рассмотрена настройка вида окон Microsoft Navision, дано описание средств пере* мещения Microsoft Navision, разбираются вопросы редактирования, просмотра, уда* ления и добавления сведений.

Основные сведения Система Microsoft Navision — это ERP*система, которая позволяет учитывать и пла* нировать товарные потоки, производство, операции с поставщиками и клиентами, основными средствами, маркетинговые кампании. Все функциональные блоки яв* ляются частью единой системы. Система Microsoft Navision является корпоративным бизнес*решением с графи* ческим интерфейсом. Поскольку Microsoft Navision обладает графическим интер* фейсом, вся работа ведется в окнах приложения, причем одновременно могут быть открыты несколько окон, а для выбора функций используется мышь. В основе Microsoft Navision лежат стандартные для любой компьютерной программы струк* тура и функциональные возможности. Кроме того, Microsoft Navision отвечает всем требованиям, предъявляемым к бизнес*решениям, предлагая соответствующие средства ввода и обработки данных.

Глава 1. Приступая к работе

13

Настройка Следует иметь в виду, что настройка имеет индивидуальный характер и осуществ* ляется для облегчения работы конкретным пользователям. Это разовая операция, которая позволяет адаптировать Microsoft Navision в соответствии с потребностями и особенностями вашей компании. Например, организация хранит товары на че* тырех складах. Они называются Северный, Восточный, Южный и Западный. У дру* гой компании склады называются 1, 2 и 75. Настройка Microsoft Navision позволяет первой организации использовать для своих складов названия Северный, Восточный и т. п., а второй — 1, 2 и 75.

Вызов справки Различные руководства предназначены для разных целей. Первая цель — познако* мить новичков Microsoft Navision с этим программным продуктом. Вторая — предо* ставить конкретные инструкции по его настройке и первоначальному использова* нию. Наконец, третья цель руководства состоит в том, чтобы его можно было использовать в качестве справочника при возникновении сложностей при работе с Microsoft Navision. В этой главе рассматриваются основы работы с системой и при* водится список сочетаний клавиш. Для получения доступа к интерактивной справке в лицензионной версии про* граммы можно нажать клавишу (F1) (F1), щелкнуть Справка на панели инструмен* тов или значок Что это такое? в верхнем правом углу экрана. Интерактивная справка контекстно*зависима и содержит по большей части конкретные инст* рукции, а не общие сведения, которые можно найти в различных руководствах пользователя.

Что еще надо знать, перед тем как начать работать Система Microsoft Navision работает в среде Microsoft Windows 2000 , Windows XP и SQL Serv er. В Microsoft Navision поддерживаются все возможности, доступные в Windows. В паролях Microsoft Navision учитывается регистр, в кодах пользователей — нет. В случае если забыт код пользователя или пароль, пользователю следует обратиться к своему системному администратору. Области приложений отображаются как подменю в панели навигации — Финансы, Продажи И Маркетинг, Покупка, Склад, Производство и т. п. Отдельные об* ласти состоят из более мелких компонентов, называемых блоками. Состав блоков определяется лицензионным соглашением, а также правами доступа, предостав* ленными пользователю. В каждом блоке имеются свои конкретные экраны, состав которых зависит от установленных блоков. Это следует иметь в виду при вводе сведений и анализе вы* водимых данных. Области и блоки приложений конструируются из небольших независимых эле* ментов, называемых объектами. Такая структура позволяет менять отдельные объек* ты, не затрагивая остальные.

14

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно приложения Окно приложения выглядит следующим образом:

Оно состоит из следующих частей.

Строка заголовка Строка заголовка расположена в верхней части экрана. В ней отображается назва* ние организации, для которой ведется работа, название программы ( Microsoft Navision), кнопки Свернуть, Развернуть, Восстановить и Закрыть.

Строка меню Строка меню расположена непосредственно под строкой заголовка. Это стандартный для Windows элемент интерфейса, содержащий меню, с помо* щью которых можно выбирать различные функции, такие как создание компаний, средства проектирования и справка. Недоступные в данный момент функции ото* бражаются тусклым (серым) цветом.

Панель инструментов Панель инструментов расположена непосредственно под строкой меню. Она со* держит ряд кнопок со значками, предоставляющих быстрый доступ к часто ис* пользуемым функциям, например к редактированию, фильтрации и поиску дан* ных. В приведенном далее описании строки меню рассматриваются также вопросы

Глава 1. Приступая к работе

15

использования этих кнопок. В правом конце панели инструментов находятся кнопки списка, которые позволяют активировать панель навигации и открыть контекст* но*зависимую справку.

Строка состояния Строка состояния расположена в нижней части экрана, в ней указываются имя и содержание активного поля, рабочая дата, код пользователя, а также уста* новлен ли фильтр ( ФИЛЬТР) и включен ли режим вставки ( ВСТ) или замены (ЗАМ).

Окно входа После того как созданы коды пользователей и заданы пароли, каждый раз перед началом работы с базой данных выводится окно входа в систему.

Следует помнить, что в паролях учитывается регистр (заглавные и строч* ные буквы различаются). Для кода пользователя соблюдать регистр необяза* тельно. После получения от системного администратора первоначального пароля пользователь может изменить его на другой, последовательно выбрав в строке меню Сервис > Защита > Пароль . Пароль в системе не отображается. Microsoft Navision поддерживает и систему единого входа, функционирующую в среде Windows XP , и систему унифицированного входа, реализованную в среде Windows NT. При использовании одной из этих операционных систем администра* тор системы может предоставить пользователю прямой доступ к Microsoft Navision. Таким образом, при соответствующей настройке системы доступ к хранящейся на сервере базе данных может быть предоставлен без ввода пароля.

Панель навигации и команды меню Microsoft Navision В начале работы с системой Microsoft Navision на экране отображается панель нави* гации. Панель навигации содержит элементы, позволяющие выбрать ту или иную область приложения, например Финансы и Продажи И Маркетинг .

16

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если в базе данных учитывается деятельность нескольких организаций, для перехода к нужной компании следует последовательно выбрать пункты Файл > Фирма > Открыть. Если панель навигации не отображается на экране, чтобы ото* ) . Если панель навигации все же не появи* бразить ее, нажмите клавишу ( F12 F12) лась на экране, необходимо последовательно выбрать пункты Вид > Панель На) + (F1) вигации (Alt (Alt) F1). Если компания недоступна, скорее всего, следует открыть базу данных ( Файл > База Данных > Открыть ) и выполнить настройку этой компании.

Команды меню в панели навигации Некоторые элементы обозначаются специальными значками, обозначающими их назначение. Значок плюс перед пунктом меню означает, что с помощью этого пунк* та открывается некоторый набор содержащихся в нем элементов. Знак карточки перед пунктом указывает на то, что этот пункт связан со списком данных либо с карточкой, информация которой формируется на основе списка. Знак буклета пе* ред пунктом меню свидетельствует о том, что выбор этого пункта приведет к запус* ку пакетного задания. Меню Microsoft Navision позволяют с легкостью ориентироваться в системе и получать доступ к требуемым функциям. Текущее окно можно закрыть, нажав кла* вишу ESC, кнопку Закрыть, расположенную в строке заголовка каждого окна, или последовательно выбрав пункты Файл > Закрыть. В Microsoft Navision можно открыть любое количество окон. Окно, расположен* ное поверх остальных окон, называется активным окном. В этом окне осуществля* ется ввод данных, и именно на его содержимое влияет выполнение тех или иных функций. Активное окно легко определить, поскольку цвет его строки заголовка отличается от цвета строк заголовков других открытых окон. Чтобы сделать окно активным, его следует просто щелкнуть.

Глава 1. Приступая к работе

17

Окна Microsoft Navision Важно запомнить, что в системе Microsoft Navision используется два типа окон. Это окна карточек и таблиц.

Окна карточек В окне карточки отображается только одна запись, по карточкам можно переме* щаться, нажимая клавиши (PAGEUP) и (PAGEDOWN) или щелкая значки перемеще* ния по записям:

Окно карточки, как правило, имеет в верхней части именованные вкладки, что помогает упорядочить данные. Перемещение по вкладкам осуществляется нажати* ем сочетаний клавиш (CTRL) + (PageUp) и (Ctrl) + (PageDown) или посредством щелчка требуемой вкладки. При этом отображаются и другие поля, относящиеся к этой записи. Обычно имеется несколько полей, многие из которых доступны для ввода данных. Кроме того, в нижней части большинства окон карточек расположе* ны кнопки меню и командные кнопки, с помощью которых можно получить до* полнительные сведения или доступ к ряду полезных функций.

18

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если в меню Финансы последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Кли енты, то открывшееся окно карточки относится к первому клиенту из таблицы Клиент. Карточка клиента имеет восемь вкладок, имеющих соответственно следующие заго* ловки: Общее, Контакты, Счет, Оплата, Отгрузка, Внешняя торговля и Поставщик.

Щелчок любой из этих вкладок позволяет просмотреть сведения, тематически связанные с названием соответствующей вкладки. В нижней части карточки на* ходятся две кнопки меню — Клиент и Продажи . Если активировать одну из этих кнопок, нажав клавишу (ALT) и соответствующую подчеркнутую букву, будет ото* бражено несколько пунктов данного меню. Кроме того, здесь же расположена ко* мандная кнопка, служащая для оперативного вызова справки. Некоторые окна карточек имеют сугубо информационный характер. Эти окна отображают сведения, недоступные для редактирования. Пример такого окна — окно Клиент Статистика. Для его вызова необходимо в карточке клиента нажать кнопку Клиент, а затем щелкнуть Статистика. Окно статистики клиента можно также от* крыть нажатием клавиши (F9) (F9).

Глава 1. Приступая к работе

19

Окно статистики клиента содержит две вкладки: Общее и Продажа. На этих вкладках отображаются сведения о конкретном клиенте, такие как просроченная задолженность, заказы и история продаж. Поля карточки статистики клиента неактивны, что свидетельствует о невозмож* ности изменять или добавлять сведения, как это можно было делать на основной карточке клиента. Однако если щелкнуть непосредственно само поле, то в боль* шинстве случаев справа от него появится стрелка, направленная вниз. Эта возмож* ность называется детализацией. Будет открыто окно Клиент Книга Операций , со* держащее дополнительные сведения по этому полю. Для возврата в карточку клиента можно нажать клавишу (ESC) (ESC). Во многих окнах карточек в верхней части находится значок с изображением карандаша. Он означает возможность добавления комментария. При щелчке этого значка будет выведено окно комментариев. Для этого можно также использовать сочетание клавиш (ALT) + (K) (K), которое активирует кнопку меню Клиент, а затем нажать клавишу (M) для вызова окна комментариев. В окне Комментарии можно вводить любые комментарии, которые пользователь сочтет необходимым сделать для этой записи. После ввода комментария значок изменит свой вид, на нем по* явятся линии. Это позволяет сразу же определить, имеется ли для данной записи комментарий. В этом окне можно добавлять комментарии в любое время. При уда* лении всех комментариев в окне комментариев соответствующий значок примет первоначальный вид.

Окна таблиц В окне таблиц выводится одновременно несколько записей; в таких окнах имеются строки и столбцы. Находясь в карточке клиента, следует нажать клавишу (F5) или щелкнуть значок Список. Будет выведено окно таблицы, в котором перечислены все клиенты из таблицы Клиент.

Если окно таблицы содержит больше полей, чем может быть отображено на одном экране, можно воспользоваться полосой прокрутки в нижней части окна, чтобы сдви* нуть область просмотра вправо или влево и просмотреть все поля. Прокрутка строк вверх и вниз может осуществляться щелчком направленных вверх или вниз стрелок, что по* зволяет перемещать строки (записи) по одной, либо с помощью полосы прокрутки. Слева расположена вертикальная панель выбора строк. Находящийся в ней ин* дикатор записи указывает на выбранную строку. Эту панель можно использовать

20

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

для выбора строки, щелкнув ячейку рядом с требуемой строкой. Выбранная строка будет выделена. Можно выделить одну или несколько строк (нажав кнопку мыши и выполнив процедуру перетаскивания) или сразу все строки (щелкнув пустой квад* ратик в верхнем левом углу окна рядом с заголовками). Окно списка клиентов имеет те же кнопки меню и командные кнопки, что и карточка клиента, а также две дополнительные командные кнопки OK и Отмена. Нажатие кнопки Отмена закрывает это окно и возвращает пользователя в карточ* ку клиента. Нажатие кнопки OK возвращает пользователя в карточку клиента, где теперь отображаются сведения из записи, выбранной до того, как была нажа* та кнопка OK. Подобно окнам карточек некоторые окна таблиц допускают ввод данных, а не* которые играют исключительно информационную роль. Например, журналы пред* ставляют собой окна таблиц, используемые для ввода записей журнала. А когда ра* нее в окне Клиент Статистика использовалась функция детализации, открывалось окно таблицы Клиент Книга Операций . Это окно предназначено только для про* смотра, сведения в нем недоступны для изменения. Некоторые окна таблиц можно использовать для отображения трендов или из* менений, имевших место в различные периоды времени. В меню Финансы можно выбрать команды Финансовые Операции > Бюджеты . В нижней части этого окна можно увидеть ряд кнопок с числами. Это представление называется Анализ по Периодам, каждое число указывает некоторый период времени, например день, неделю, месяц, квартал или год. Последняя кнопка предназначена для представле* ния конкретного учетного периода, определенного для данной компании.

Изменение вида окна При первом запуске Microsoft Navision после выполнения входа и выбора нужной компании выводится экран, называемый MRURUuite. Внешний вид этого экрана очень напоминает внешний вид окна приложения Microsoft Outlook. При разра* ботке Microsoft Navision это было сделано для того, чтобы облегчить и ускорить доступ пользователей к функциональным областям системы, в которых будет вес* тись работа. Этот экран можно настроить таким образом, чтобы он содержал не* обходимые пользователю области. Возможности такой настройки обсуждаются далее. В системе Microsoft Navision доступны стандартные функциональные возмож* ности Microsoft Windows, которые позволяют изменить представление окон таблиц. Настройка представления сохраняется в ZUP*файле на локальном компьютере в профиле пользователя. Поэтому изменение вида окна для одного пользователя ни* как не сказывается на работе других пользователей компании. Внесенные изменения отменяются при включении в систему объекта, заме* щающего измененный ранее объект. Например, если пользователь изменил рас* положение столбцов в журнале, а затем получил новый модифицированный жур* нал из центра Microsoft Business Solution Center, изменения в настройке столбцов будут утрачены.

Изменение ширины столбца Чтобы изменить ширину столбца, необходимо поместить курсор на правую раз* деляющую столбцы вертикальную линию в заголовке столбца. Курсор примет вид вертикальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить раз*

Глава 1. Приступая к работе

21

делитель столбцов на желаемую позицию. Установив нужную ширину столбца, отпустить кнопку мыши.

Изменение высоты строки Пользователь может менять высоту любой из строк, а также строки заголовка. Что* бы изменить высоту строки заголовка, следует поместить курсор в столбец селек* тора строк на линию, расположенную под строкой заголовка. Курсор примет вид горизонтальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить раздели* тель строк на желаемую позицию. Установив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши. Чтобы изменить высоту любой строки, за исключением строки заголовка, следует поместить курсор в столбец селектора строк на линию, расположен* ную под строкой, которую требуется изменить. Курсор примет вид горизон* тальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить разделитель строк на желаемую позицию. Установив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши.

Перемещение столбцов Чтобы переместить столбец, необходимо поместить курсор в области заголовка пе* ремещаемого столбца. Нажать кнопку мыши (курсор при этом примет вид руки) и перетащить столбец на желаемое место. Отпустить кнопку мыши.

Отображение и скрытие столбцов Помимо возможности менять ширину столбцов, высоту строк и перемещать столб* цы пользователь может указать, какие поля (столбцы) должны отображаться. Для этого нужно либо щелкнуть правой кнопкой мыши в области заголовков окна таб* лицы, либо последовательно выбрать в строке меню пункты Вид > Показать Столбец, в результате чего будет выведен список доступных столбцов. Чтобы отобразить поле в окне, следует установить флажок перед его именем. Чтобы скрыть столбец, следует снять этот флажок.

22

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Командные кнопки и кнопки меню В нижней части большинства окон Microsoft Navision можно увидеть кнопки, исполь* зуемые для вызова различных функций, которые позволяют работать с данными это* го окна. Кнопки, на которых отображен маленький направленный вниз треуголь* ник, являются кнопками меню. Прочие кнопки представляют собой командные кнопки.

Нажатие кнопки меню выводит соответствующее меню, содержащее набор тех или иных функций. В качестве примера можно привести кнопки меню Фин. Счет и Учет, находящиеся в окне Журнал Оплат Клиентов. Командные кнопки позволяют выполнять определенные команды. В качестве примера можно привести кнопкиПечать (выполнение печати из окон Квоты И Заказы ) и Справка (вывод экрана справки). Кнопки меню и командные кнопки можно активировать нажатием сочетания клавиши (Alt) и буквы, подчер* кнутой в названии кнопки, либо щелчком этой кнопки.

Ввод информации При вводе данных в любое из полей система Microsoft Navision обеспечивает необ* ходимый формат, соответствующий типу вводимых сведений. Например, поле даты может принимать только параметры дат, числовое поле — только числа, а в тексто* вое поле можно вводить любые сведения.

Ввод даты Microsoft Navision предоставляет гибкие возможности для ввода даты. Ниже приво* дятся допустимые форматы записей, которые могут использоваться при вводе дан* ных в поле даты:

Глава 1. Приступая к работе Пользовательский ввод

Результат

W

Рабочая дата, введенная в меню Сервис

T

Текущая системная дата

C

Дата закрытия

День*месяц*год

251202, 25 12 02, 25*12*02, 25/12/02

День недели*номер недели*Год

Пт5202, пт 52 02, пт*52*02, пт/52/02

23

Можно использовать сокращения дней недели, при этом Microsoft Navision вво* дит дату для указанного дня недели на основе значения в поле Рабочая дата: Пользовательский ввод

Результат

M

Понедельник

Tu

Вторник

We

Среда

Th

Четверг

F

Пятница

sa

Суббота

su

Воскресенье

Следует учитывать, что неделя в системе Microsoft Navision начинается с понедельника. При вводе дат следует вводить как можно меньше чисел, поскольку Microsoft Navision может работать с данными двух тысячелетий и необходимо очень внима* тельно относиться к вводу цифр года. Если введены только день и месяц, Microsoft Navision использует год поля Рабочая дата. Например, если значение поля Рабочая дата равняется 12/25/02 и вводит* ся число 1225, устанавливается дата 12/25/02. При вводе только дня Microsoft Navision подставляет значения месяца и года из поля Рабочая дата. Так, если значение поля Рабочая дата составляет 12/05/02и вводится день 25, значение даты устанавливается как 12/25/02. Система Microsoft Navision поддерживает используемый в операционной систе* ме Windows по умолчанию диапазон дат от 1930 до 2029. Поэтому при вводе значе* ния года из двух цифр оно воспринимается как 19XX, если число находится в ин* тервале от 30 до 99, и 20XX, если число находится в интервале от 0 до 29.

Ввод числа или суммы Если поле допускает ввод только чисел, следует вводить числа без разделителя в основной части, но с указанием десятичных дробей. Числа при отображении на экране или выводе на печать всегда выравниваются по правой границе. Все поля десятичных чисел имеют встроенные математические функции, что позволяет вво* дить математические выражения, например 13.50 * 2 — 12. Доступны четыре основ* ных арифметических действия: + (сложение), — (вычитание), * (умножение) и / (деление).

24

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ввод кодов Коды применяются для идентификации записей, например Поставщик Но и Клиент Но. Кроме того, коды также используются для сортировки сведений, выводимых на экран, и в отчетах. Код может состоять из цифр и букв. Если в качестве кодов для таблицы ис* пользуются только цифры, все коды данной таблицы должны состоять только из цифр. Если применяются буквенно*цифровые поля, в этой же таблице можно использовать коды, состоящие только из букв. Такой формат облегчает выполнение фильтрации. Если при вводе данных требуется найти код, следует перейти на поле кода и щелкнуть Выбор (клавиша (F6) (F6)). Будет выведен список доступных кодов. Реко* мендуется не употреблять в кодах специальные символы, такие как &, поскольку такие символы иногда используются в Microsoft Navision для фильтрации данных. Можно также использовать дефис (*), но следует избегать применения других зна* ков, не относящихся к буквам или цифрам. Если коды вводятся из связанной таблицы, содержащей буквенноцифровые или чисто буквенные коды, требуется вводить только знаки, которые обеспечивают уни* кальность соответствующего кода в данной таблице. Например, если требуется за* полнить карточку продавца или клиента, а соответствующая таблица содержит сле* дующие записи: • •

СТАНИСЛАВ СВЕТЛАНА

Станислав Петров Светлана Фокина

Потребуется ввести только буквы СТ для Станислава и СВ для Светланы. При за* полнении полей типа код Microsoft Navision присваивает всем знакам верхний регистр.

Редактирование данных Редактирование полей Для изменения данных в поле необходимо нажать клавишу(F2) (F2). Последующие дей* ствия напоминают работу в текстовом редакторе, в котором для перемещения по тексту без его изменения используются клавиши Æ и æ. Повторное нажатие кла* виши (F2) перемещает курсор в конец данного поля.

Вставка и удаление Чтобы вставить строку или запись в Microsoft Navision, следует нажать клавишу (F3) или щелкнуть значок Вставить. Чтобы удалить строку или запись, следует нажать клавишу (F4) или щелкнуть значок удаления. Доступ к обеим функциям может быть получен по* средством последовательного выбора пунктов Правка > Создать или Правка > Удалить.

Учтенные операции В учтенных операциях нельзя менять важные сведения. Доступно изменение только таких данных, как дата оплаты, дата скидки оплаты, возможная скидка оплаты, код применения и возможность изменения задержки утверждения операции. Чтобы из* менить данные в этих полях, необходимо сначала дважды щелкнуть соответствую* щее поле или нажать клавишу (F2) (F2). Данная функция защиты от изменения приме* няется только к таким полям и называется встроенная функция редактирования.

Глава 1. Приступая к работе

25

Копирование и вставка Функции Копировать и Вставить позволяют копировать строки целиком. Примечание. Операции копирования и вставки доступны только в опре* деленных полях и таблицах. Например, эта возможность отсутствует в до* кументах области Продажа и Покупка. Данная операция позволяет также копировать данные из Microsoft Navision в редактор электронных таблиц, такой как Microsoft Excel. В целях обеспечения бе* зопасности копирование данных из Excel в Microsoft Navision недоступно. Кроме того, с помощью этой операции в Microsoft Navision можно создавать но* вые карточки на основе уже существующих. Перед закрытием карточки Microsoft Navision предложит изменить поле Код, чтобы сделать его уникальным.

Обзор строки меню Строка меню содержит следующее: • • • • • •

Файл Правка Вид Сервис Окно Справка

Каждое из этих меню можно выбрать щелчком мыши или нажатием сочетания кла* виш, включающего клавишу (ALT) и клавишу, соответствующую первой букве в на* ) звании меню (она подчеркнута). Например, нажатие сочетания клавиш (ALT) + (Ф) откроет меню Файл. Последующее нажатие клавиш, соответствующих подчеркнутым буквам в названии команд, будет активировать соответствующие команды меню. Кро* ме того, многие команды меню доступны через сочетания клавиш. Сочетания клавиш и их использование рассматриваются ниже в этой главе. Некоторые из команд выводятся в неактивном виде (отображаются тусклым цветом), что определяется тем, в какой функциональной области Microsoft Navision ведется работа. Ниже приводится перечень основных команд меню.

Меню Файл Меню Файл включает команды, обеспечивающие открытие и закрытие используе* мых в Microsoft Navision баз данных и компаний, а также работу с ними. Команда Закрыть (ESC) — закрытие активного окна. Команда Сохранить как HTML — при предварительном просмотре отчета он может быть сохранен в формате HTML. Этот файл доступен для обработки и ана* лиза в Excel. Примечание. Содержимое этого файла импортируется в виде значений; соответствующие формулы должны быть введены непосредственно в про* цессоре Excel.

26

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

) , ( Б) ) — создание новой базы данных (коман* Команда База данных (ALT) + ( Ф) да Создать), открытие существующей базы данных (команда Открыть), тестирова* ние базы данных (команда Тест) (необходимо выполнять по меньшей мере раз в месяц), увеличение размера базы данных (команда Расширить), удаление базы дан* ных (команда Удалить), закрытие базы данных (команда Закрыть), а также сведе* ния о размере, подключениях, активных сеансах базы данных наряду со списком таблиц, характеризующим размер и оптимизацию базы данных (команда Информация). Ряд операций, таких как создание и удаление, может выполняться только системным администратором. Показатель Использовано никогда не должен превышать 85% размера базы дан* ных, а размер базы данных всегда должен оставаться в пределах 85% (в нормальном режиме) от лицензионного размера. Системе Microsoft Navision требуется как ми* нимум 15% от указанных выше размеров для обеспечения нормальной работы и выполнения ресурсоемких задач, таких как создание архивной копии и восстанов* ление. Если используется SQL Server Option для Microsoft Navision, будет доступно из* менение баз данных (команда Изменение базы данных). Это позволяет в любой мо* мент изменить свойства базы данных. ) — создание новой компании (команда Создать), Команда Фирма (CTRL) + ( O) открытие существующей компании (команда Открыть), переименование компании (Переименовать), удаление компании (команда Удалить) и закрытие компании (ко* манда Закрыть). Операции данного меню, за исключением открытия и закрытия, выполняются только системным администратором. Команды Параметры страницы , Предварительный просмотр , Печать — обеспе* чивают печать документов и отчетов (на панели инструментов находятся значки Печать и Предварительный просмотр). Эти команды активируются, если документ или отчет выбраны для печати и на экран выводится запрос формы. Команда Параметры страницы — позволяет настроить поля страницы отчета. В общем случае поля определяются как свойство отчета. Обычно для полей на чеках и иных документах устанавливается значение 0. Кнопка Принтер — используется для вывода отчета на принтер, отличный от установленного по умолчанию. Как и в случае команды Параметры страницы, соот* ветствующие настройки принтера следует изменить после вывода формы запроса отчета и до выполнения его последующей распечатки или просмотра. В дальней* шем выбранный принтер становится принтером по умолчанию для данной рабочей станции, пока не будут сделаны соответствующие изменения. Команда Ссылка по E-Mail — чтобы использовать эту команду, следует предва* рительно открыть форму или отчет, ссылку на который предполагается отправить. Соответствующий документ должен отображаться на экране, после чего следует последовательно выбрать пункты Файл > Отправить > Ссылка По E-Mail. В почто* вой программе будет создано новое сообщение, содержащее в поле Присоединить ссылку, с помощью которой получатель почтового сообщения сможет получить доступ к отчету, дважды щелкнув эту ссылку. Команда Ссылка на Рабочий Стол — позволяет создать на рабочем столе ярлык формы или отчета Microsoft Navision. 1, 2, 3 — список недавно открывавшихся компаний; введите число или щелкни* те пункт списка, чтобы вновь открыть соответствующую компанию. ) , ( Ы) ) — эта команда закрывает программуMicrosoft Команда Выход (ALT) + ( Ф) Navision.

Глава 1. Приступая к работе

27

Меню Правка Меню Правка включает несколько команд, предназначенных для ввода данных и их перемещения между окнами Microsoft Navision. Команда Отменить (CTRL) + (Z) — используется для отмены одного ошибоч* ного действия при редактировании, например удаления содержимого поля. Воз* можности этой команды в системе Microsoft Navision ограничены, поскольку при выходе из поля выполняется запись в базу данных. Команды Вырезать (CTRL) + (X) (X), Копировать (CTRL) + (C) и Вставить (CTRL) + (V) — стандартные команды Windows для перемещения и удаления данных. Эти ко* манды могут применяться в рамках системы Microsoft Navision или при совместном использовании Microsoft Navision с приложениями пакета Microsoft Office. Команда Очистить клавиша (DEL) — позволяет удалить только выделенный фраг* мент в активном окне. Это может быть часть или все содержимое поля, несколько полей, несколько строк или все строки. Команда Копировать ссылку — позволяет создать ссылку на форму или отчет. Соответствующая форма Microsoft Navision должна быть активной. При последова* тельном выборе пунктов Правка > Копировать Ссылку . Microsoft Navision поместит ссылку в буфер обмена, откуда ее можно будет вставить, последовательно выбрав пункты Правка > Вставить. Команда Копировать сверху (F8) — в формах списков копирует в поле содержи* мое поля, расположенного непосредственно над ним. Команды Вставить новую (F3) и Удалить (F4) — предназначены для вставки и удаления записей и полей. ) , ( Б) ) — используется для выбора в таблице одной Команда Выбрать (ALT) + ( П) записи. Выполнение этой команды выделяет строку синим цветом, ее действие ана* логично щелчку кнопкой мыши в левом поле строки. Удерживая клавишу (SHIFT) и нажимая клавишу ¼ , можно выбрать несколько последовательно расположен* ных строк. Кроме того, можно выбирать строки, расположенные в разных местах. Щелк* ните первую строку, затем нажмите клавишу (CTRL) и выполняйте щелчок в селек* торе строк для тех строк, которые требуется выбрать. Окно примет следующий вид:

) + (A) — используется для выбора всех видимых запи* Команда Выбрать все (CTRL (CTRL) сей в таблице или списке. При этом учитываются все установленные для данной табли* цы фильтры. Щелчок в верхнем левом углу окна таблицы приводит к тем же результатам.

28

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Команда Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) — выборочная отметка записей в списке или журнале. Это действие устанавливает или снимает ромбовидный зна* чок, расположенный в левом поле. Затем можно использовать команду Только от* меченные (Alt) + (B) (B), (O) (O), чтобы отобразить только помеченные строки и приме* нить к ним те или иные команды. ) + (F) и Заменить (CTRL ) + (H) — позволяют найти или Команды Найти (CTRL (CTRL) (CTRL) заменить отдельные фрагменты содержимого полей. Вид окна приведен ниже.

Строка заголовка отображает поле, в котором ведется поиск. В полеНайти текст вводятся данные для поиска. Для указания, какому фрагменту поля должно соот* ветствовать введенное значение, используется поле Совпадение. Переключатели Начало поля и Любая часть поля применимы только в том случае, если поиск ве* дется в полях, отображающих текст или коды. При установке флажка Учитывать регистр будет учитываться регистр знаков. Если установлен флажок Исп. Лучший ключ, таблицы будут отсортированы для наиболее быстрого поиска, что особенно полезно в больших таблицах. Если установлен фла* жок Найти как Введено , поиск вводимого значения будет выполняться непосред* ственно в процессе ввода. При обнаружении значения, соответствующего строке поиска, поиск прекра* щается и результаты выводятся на экран. Если отображаемая запись не является искомой, для продолжения поиска следует использовать кнопки Найти первую , Найти следующую и Найти предыдущую. Чтобы заменить значение, необходимо на* жать кнопку Заменить и указать подставляемое значение.

Меню Вид Меню Вид включает команды, влияющие на содержание и вид активного окна. Команда Перейти к — перейти к первой (команда Первой, (CTRL) + (HOME) (HOME), предыдущей (команда Предыдущей, (PAGEUP) в форме карточки или стрелка вверх в форме списка), следующей (команда Следующей, (PAGEDOWN) в форме карточки или стрелка вниз в форме списка) или последней (команда Послед-ней, (CTRL) + (END) записям. Команды Фильтр поля (F7) (F7), Фильтр таблицы (CTRL) + (F7) и FlowFilter (SHIFT) + (F7) — реализуют функции Microsoft Navision, предназначенные для фильтрации записей в окне на основе определенных критериев. Эти команды подробно разбираются ниже.

Глава 1. Приступая к работе

29

Команда Только отмеченные (ALT) + (B) (B), (O) — на экран выводятся только за* писи, отмеченные с помощью команды Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) (F1). Команда Показать все (SHIFT) + (CTRL) + (F7) — снимает все установленные ранее фильтры. Команда Сортировка (SHIFT) + (F8) — позволяет изменить порядок отобра* жения данных в таблице, изменяя критерий сортировки, например по номеру кли* ента или номеру записи. Сортировка работает следующим образом: только числа без пробелов или специальных символов, затем только буквы или сочетание букв и цифр. Если имеет место сочетание букв и цифр, содержание поля проверяется посимвольно слева направо. Приоритет сортировки следующий: в первую оче* редь учитываются пробелы, затем буквы, цифры и специальные символы. Результат применения этих правил приводит к получению следующего отсор* тированного списка. Порядок сортировки

Причина

1

Числа без пробелов или специальных символов располагаются перед буквами и комбинациями цифр и букв, подсчет в системе Microsoft Navisio n ведется в порядке возрастания

11 12 111 A1

Это комбинация букв и цифр. Данный элемент предшествует всем аналогичным комбинациям знаков, поскольку пробел между A и 1 обладает при сортировке приоритетом по отношению к другим знакам

ABC

Буквы при сортировке следуют за знаками пробела (поэтому ABC идет после A 1)

AB 1

В буквенно*цифровых комбинациях цифры при сортировке учитываются после букв. Поэтому ABC располагается раньше AB 1

A1

Сортировка цифр выполняется после букв, поэтому A1 располагается после AB

DSB

Буква D идет после буквы A, пробелы предшествуют прочим знакам

D1

Сортировка цифр выполняется после букв, поэтому D1 располагается после D S B

D.S.B.

Специальные символы учитываются при сортировке после цифр

1A

Буквенно*цифровая комбинация, начинающаяся с цифры, в результате сортировки располагается на предпоследнем месте

+A1

Специальные символы при сортировке отображаются последними

Для правильного применения фильтров важно усвоить правила сортировки. На* пример, фильтр A100.. 110 даст пустую запись, поскольку такого интервала просто не может существовать. В результате неверного применения фильтра выводятся не* корректные данные.

30

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы гарантировать правильную сортировку чисел, необходимо руководство* ваться следующими принципами: следует всегда применять серии цифр фиксиро* ванной длины (например, от 100 до 999), никогда не использовать серии цифр типа от 1 до 999 или от 001 до 999 в полях кода или текстовых полях. В SQL Server Option для Microsoft Navision сортировка чисел выполняется как сортировка текста, что проиллюстрировано в следующей таблице: Числовая сортировка

Сортировка текста

1

1

2

10

3

100

4

2

10

3

100

4

Чтобы избежать этой проблемы, необходимо применять числовую последова* тельность фиксированной длины, указывая серии с заранее определенным количе* ством цифр, начинающиеся с отличной от нуля цифры; либо при ручном вводе цифр следовать правилам нумерации и использовать фиксированное количество цифр. Команда Панель кнопок — позволяет задать отображение панели инструментов и определить ее вид. Сюда входят такие параметры, как размер кнопок и наличие подсказок. Команды Скрыть столбец (ALT) + (B) (B), (K) и Показать столбец (ALT) + (B) (B), (O) — применяются в окнах, имеющих строки и столбцы (окна таблиц) для указания того, какие столбцы должны быть отображены. Того же результата можно достичь, щелк* нув правой кнопкой мыши в области заголовков окна таблицы. Команда Обновить — доступна при использовании SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision. Эта команда предназначена для обновления данных в активном окне. В результате ее применения в окне будут отображены последние данные.

Меню Сервис Меню Сервис содержит основные команды настройки программы. Команда Рабочая дата — позволяет каждому из пользователей ввести дату, кото* рую система будет использовать при вводе операций с датой, отличной от системной или текущей даты. Например, требуется ввести ряд транзакций с датой 3/20/02. Од* нако текущая дата 3/31/02. При изменении рабочей даты на 3/20/02 пользователю не придется задавать дату вручную. Рабочую дату можно переопределить при вводе тран* закций, введя t, чтобы указать на сегодняшнюю дату, или указав другую дату. Команда Рабочая дата также определяет месяц и год, используемые по умол* чанию системой Microsoft Navision при вводе в поле даты только дня или дня и месяца. Дополнительные сведения см. в разделе Ввод Информации. Команда Язык — выводит таблицу языков приложения. Команды Object Designer (SHIFT) + (F12) и Designer (CTRL) + (F2) — позволяют использовать систему разработки приложений Microsoft Navisio n C/SIDE для из* менения приложений и настройки форм и отчетов. Для получения доступа к дан* ной функции требуется специальное разрешение.

Глава 1. Приступая к работе

31

Команда Дизайнер Панели Навигации (ALT) + (F12) — позволяет настроить па* нель навигации. Для получения доступа к данной функции требуется специальное разрешение. Команда Debugger — используется программистами при настройке системы Microsoft Navision. Команда Монитор клиента — используется программистами для мониторинга взаимодействия между серверной частью и клиентскими компонентами в целях повышения эффективности этого взаимодействия. Команда Раскрыть (CTRL) + (F8) — предоставляет пользователю, обладающе* му привилегированными правами, возможность просматривать содержимое каж* дого из полей текущей записи. Это позволяет ему просмотреть все поля таблицы, даже если они не выводятся на экран. Команды Создание копии БД и Восстановление БД — позволяют сделать архи* вную копию для одной или всех компаний, объектов приложения или целой базы данных. Создание архивной копии может выполняться в любое время благодаря уникальной возможности системы Microsoft Navision под названием Управление Версиями. Перед выполнением архивирования система создает снимок версии в момент запроса и сохраняет его. Это позволяет другим пользователям продолжить работу в программе и сокращает продолжительность создания архивной копии. При необходимости восстановления из архивной копии следует воспользовать* ся функцией восстановления, которая выполнит восстановление архивной копии, сделанной программой архивации Microsoft Navision. Microsoft Navision не переза* писывает текущие данные, поэтому перед выполнением процедуры восстановле* ния существующие компании должны быть переименованы или удалены. Команда Защита — используется для ввода пользователей в систему при ис* пользовании параметров Роли, Логины БД , Логины Window и Пароль. Каждому пользователю системы Microsoft Navision должны быть присвоены права доступа к меню, окнам, таблицам и функциям. В этом окне вводятся имя и пароль (при необходимости) для каждого из пользователей, что позволяет им получать доступ к соответствующим компаниям. Параметр Пароль позволяет изменить пароль пользователя. Если используется SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision, то при выборе Сервис > Защита будет также доступна функция Синхронизировать. Процесс синхронизации является одним из ключевых моментов системы бе* зопасности Microsoft SQL Serv er Option для Microsoft Navision. Команда Лицензия — позволяет ознакомиться с содержанием файла лицензии, на основании которой работает система, в том числе узнать номер лицензии, ее владельца и при наличии ограничения на время использования — дату завершения действия лицензии. Файл лицензии имеет расширение *.flf. Если требуется просмотреть все функции Microsoft Navision, в том числе недо* ступные по действующей лицензии, можно воспользоваться файлом лицензии cronus.flf. Чтобы изменить лицензию, необходимо последовательно выбрать пунк* ты Сервис > Лицензия. В окне Информация о лицензии нажмите кнопку Изменить и найдите лицензию. Команда Компоненты OCX — выводит список элементов управления OCX, заре* гистрированных в Windows. Команда Настройка — содержит параметры настройки системы, в том числе па* раметры Кэш СУБД (KB), Кэш Дисков, Кэш Объектов (KB), Панель Статуса, Закрытие Форм По Esc , Выбор Элемента Полностью , Быстрый Поиск. За настройку этих параметров отвечает системный администратор.

32

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Меню Окно Меню Окно содержит команды, относящиеся к открытым в данный момент окнам. Команда Закрыть все (ALT) + (O) (O), (B) — закрывает все открытые окна. Команда Упорядочить все — предназначена для упорядочения значков, отобра* жаемых на нижней границе окна приложения при свертывании окон (для развер* тывания следует дважды щелкнуть значок). 1, 2, 3 — список открытых в настоящий момент окон. Для активации окна сле* дует ввести его номер или щелкнуть позицию списка.

Меню Справка Меню Справка (F1) содержит ряд команд, относящихся к справочной системе, ко* торые будут более подробно обсуждаться позже. Команда Справка Microsoft Dynamics NAV — выводит содержание справки. Команда Руководство по C/SIDE — справка по программированию системы. Команда Что это такое? (SHIFT) + (F1) — при выполнении этой команды курсор при* нимает вид курсора справки и позволяет вызвать справку для любого элемента экрана. Команда Обзор F-клавиш (CTRL) + (ALT) + (F1) — вызывает список функцио* нальных клавиш программы. Отображаемые функции зависят от контекста. Пол* ный список приводится в разделе Сочетания Клавиш. Команда О Microsoft Dy namics NAV — открывает окно, содержащее информа* цию о продукте, в том числе о версии системы.

Поиск и просмотр сведений Microsoft Navision предлагает гибкие возможности по отображению данных, что позволяет работать только с теми из них, которые непосредственно связаны с ре* шением текущей задачи. Например, если требуется просмотреть транзакции за оп* ределенный период времени, можно отобрать именно эти транзакции. Данные мож* но отфильтровать для просмотра, разбить по периодам времени или по любому измерению: отделу, проекту и так далее. При поиске и просмотре данных особенно удобно пользоваться сочетаниями клавиш. Далее подробно рассмотрены термины и сочетания клавиш, а также раз* бирается работа с клавиатурой и мышью. Навигатор — эта функция доступна в большинстве меню областей приложения. Она позволяет отслеживать записи, относящиеся к определенной транзакции. При выборе функции Навигатор будут отображены все записи, учитываемые для данной транзакции. С помощью этой функции выполняется поиск по полям Документ Но. и Дата Учета. Таким образом, при вводе корректировок в записи всегда следует использо* вать по возможности те же самые значения полей Документ Но. и Дата Учета, кото* рые были указаны для исходной транзакции. Кнопка Навигатор присутствует во всех формах учтенных транзакций и может быть активирована нажатием сочетания клавиш (ALT) + (H) (H). Если предполагается, что существуют и другие транзакции с тем же значением Документ Но., но отлича* ющимся показателем Дата Учета, следует очистить поле Дата Учета карточки На* вигатор и нажать клавиши (ALT) + (H) или кнопку Найти. Кроме того, на вкладке Внешний доступен поиск транзакций для определен* ного клиента или поставщика на основе поля Внешний Документ Но (Поставщик Счет Но).

Глава 1. Приступая к работе

33

Список (F5) — выводит связанный с данным окном список. Список можно выз* вать с курсором в любом поле окна, однако это всегда будет список для всего окна в целом. Учтенные Операции (CTRL) + (F5) — нажатие сочетания клавиш (CTRL) + (F5) (или кнопки меню Учтенные Операции) выводит список всех относящихся к данно* му окну записей учетной книги. Выбор (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Выбор) в одном из полей вы* водит связанный с данным полем список. Например, нажатие клавиши (F6) в поле Клиент Но. выводит полный список клиентов. В отличие от функции Список эта функция зависима от поля. Стрелка вверх указывает на связь с другой таблицей. Drill-down (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Drill-down) в любом из полей выводит подробные сведения для данного поля. Например, нажатие клави* ши (F6) в поле Баланс отображает все записи транзакций, на которых основано значение этого поля. Стрелка вниз означает, что значение было рассчитано по дан* ным другой таблицы. Настройка (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Настройка) в одном из полей выводит список параметров данного поля. Например, перейдите на вкладку Оплата карточки клиента и нажмите кнопку Настройка или клавишу (F6) в поле Метод Применения. Будут выведены параметры Ручной или Автоматический, кото* рые могут быть выбраны для данного поля. После того, как пользователь выяснил, какие параметры доступны для данного поля, он может просто ввести несколько первых букв имени параметра и тот будет выбран. Серия Номеров (F6) — нажав клавишу (F6) или командную кнопку Серия Номеров, пользователь переходит в таблицу, содержащую параметры нумерации. Мож* но ознакомитсяс вариантами серий номеров, нажав необходимо последовательно выбрать пункты Склад > Планирование И Исполнение > Товары и нажав в поле Но. клавишу (F6) (F6). Раскрыть (CTRL) + (F8) — нажатие сочетания клавиш (CTRL) + (F8) (или по* следовательный выбор пунктов Сервис > Раскрыть) выводит окно, в котором пере* числены все доступные для данной записи поля и их значения. Эта функция доступна только пользователю, обладающему привилегирован* ными правами. Найти (CTRL) + (F) — эта функция предоставляет пользователям возможность выполнять поиск в конкретном поле одного окна. Эта же функция позволяет при необходимости заменить фрагмент найденного текста. Чтобы воспользоваться этой функцией, следует поместить курсор в требуемое поле и нажать сочетание клавиш (CTRL) + (F) (F), щелкнуть значок Найти или последовательно выбрать пунк* ты Правка > Найти. Будет открыто окно, в котором вводится строка поиска (например, слова или цифры). В Microsoft Navision регистр учитывается только в том случае, если установлен флажок Учитывать регистр. Можно также указать, должно ли совпадать со строкой поиска все поле, часть поля или его начало. Значение по умолчанию определяется типом поля. Находясь в списке, можно ввести первые несколько знаков, и система автома* тически начнет поиск требуемой записи. Сортировать (SHIFT) + (F8) — эта функция позволяет просматривать данные в отличном от исходного порядке. Например, можно изменить представление кли* ентов по имени пользователя, чтобы просматривать записи в алфавитном порядке. Если порядок сортировки для карточек изменен, система запоминает его и воспро*

34

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

изводит каждый раз при открытии карточки клиента. Этот же порядок сортировки используется при переходе из карточки в форму Список. Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) — эта функция применяется для учета неко* торой части из выведенных на экран записей журнала. Она доступна при нажатии сочетания клавиш (CTRL) + (F1) или посредством последовательного выбора пунк* тов Правка > Вкл./Выкл. Отметку. Можно отметить сразу несколько записей, удер* живая кнопку (CTRL) и щелкая квадратик слева от нужных записей, после чего к ним можно будет применить команду Вкл./выкл. отметку. После установки флажков для одной или нескольких записей можно продол* жить работу только с ними, последовательно выбрав пункты Вид > Только Отмеченные. При выборе этой функции на экран записей журнала будут выведены толь* ко отмеченные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните значок , следует нажать сочетание клавиш (Shift) + (Ctrl) + (F7) или последовательно выбрать пункты Вид > Показать Все . Клавиши (PageUp) и (PageDown) — нажатие клавиш (PAGEUP) и (PAGEDOWN) позволяет пользователю перемещаться по карточкам базы данных. При поиске в карточках поставщиков нажатие клавиши (PAGEDOWN) открывает следующую кар* точку, а клавиши (PAGEUP) — предыдущую. Клавиши (CTRL) + (HOME) и (CTRL) + (END) — перемещают пользователя соот* ветственно на первую или последнюю запись таблицы. Клавиши (CTRL) + (PAGEDOWN) и (CTRL) + (PAGEUP) — позволяют переходить по вкладкам карточки или формы запроса. Клавиши (CTRL) + ½ и (CTRL) + ¼ — позволяют перемещаться между раздела* ми формы, от строк к заголовкам, а также из формы списка к кнопкам меню и ко* мандным кнопкам. Кнопки перемещения — доступны как значки панели инструментов или коман* ды меню Вид > Перейти К : (Первой), (Предыдущей), (Следующей) И (Последней) . Эти функции позволяют быстро просматривать записи (карточки или списки).

Фильтрация Используется для ограничения объема выводимых на экран или в отчет данных. Это дает возможность работать только с необходимыми сведениями. Доступны фильтры для поля, таблицы и потока. При установке одного из фильтров в строке состояния, расположенной в ниж* ней части окна приложения, выводится надпись ФИЛЬТР. Надпись ФИЛЬТР так* же отображается, если установлен внутренний фильтр системы. Например, при просмотре финансовых записей клиента система устанавливает фильтр поля для поля Клиент Но. в таблице Клиент Книга Операций. Фильтр поля (F7) — эти фильтры применяются к одному полю таблицы. Фильтры поля не влияют на вычисляемые поля, но ограничивают объем отображаемых данных. Если выбрать поле и нажать клавишу (F7) или щелкнуть соответствующий значок (или последовательно выбрать Вид > Фильтр Поля ), на экран будет автоматически выведено окно Фильтр поля. В этом окне можно указать данные для фильтра по активному полю. ) + (F7) — эта функция позволяет комбинировать несколько Фильтр таблицы (CTRL (CTRL) фильтров поля. С помощью данного фильтра можно применять фильтры одновре* менно к нескольким полям таблицы или просматривать фильтры, установленные для поля. Например, можно применить фильтр к таким полям, как почтовый индекс и условия платежа. Данный фильтр можно использовать и для просмотра поставщи* ков с определенным почтовым индексом и балансом, превышающим некую сумму.

Глава 1. Приступая к работе

35

Как фильтры поля, так и фильтры таблицы сбрасываются командой Показать все, которая вызывается щелчком соответствующего значка или последовательным выбором пунктов Вид > Показать Все . ) + (F7) — эти фильтры ограничивают содержимое полей, ото* FlowFilters (SHIFT (SHIFT) бражающих суммы или количества, рассчитанные в Microsoft Navision на основе за* писей в других таблицах. Это осуществляется посредством отбора записей, включен* ных в расчет. Такой фильтр следует устанавливать для таблицы, содержащей вычисляемое поле, а не для таблицы исходных данных. Фильтры могут применяться для полей с именем, заканчивающимся словом Фильтр, например Дата Фильтр или Бюджет Фильтр. Например, если требуется просмотреть транзакции для конкретно* го отдела, следует использовать фильтр, который позволит сократить объем обраба* тываемых данных до одного отдела. Если требуется ввести изменения в бюджет кон* кретного отдела, также лучше применить данный тип фильтра. Если необходимо оценить ход рекламной кампании, следует воспользоваться фильтром для периода времени. Фильтры данного типа могут применяться к диапазонам дат, отделам, проек* там, бюджетам и филиалам. Фильтры потока не могут сбрасываться с помощью команды Показать все. Необходимо войти в тот же экран, где устанавливался дан* ный фильтр, стереть все данные в столбце Фильтр и нажать кнопку ОК.

Фильтрация для отчетов Фильтры не только позволяют вести интерактивный анализ данных, они также по* лезны для выбора сведений, которые будут выведены в отчетах. При выборе отчета для печати выводится форма запроса, показанная ниже.

С помощью кнопки Сортировать, расположенной в правой нижней части окна, можно выбрать, как будут отображаться данные в отчете. Если требуется изменить порядок сортировки, это необходимо сделать до установки фильтров. Каждая вкладка представляет собой таблицу, из которой берутся данные для отчета. На любой вкладке доступна кнопка помощи в столбце Поле, которая позво* ляет выбрать, какие поля не будут отображены. На строке с выделенными полями можно также указать, какие фильтры следует применить.

36

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Параметры используется для задания общих параметров печати отчета. Например, здесь можно выбрать такие параметры, как печать подробного или свод* ного отчета, а также указать, какие сведения о компании (адрес и т. п.) будут вклю* чены в отчет.

SQL и фильтрация отчетов Важно понять, как согласованность данных влияет на отчеты, сформированные в системе Microsoft Navision с помощью языка SQL. SQL Serv er Optio n позволяет нескольким пользователям работать в системе Microsoft Navision одновременно. Это означает, что в любой конкретный промежуток времени могут быть зафикси* рованы совершенно разные транзакции. Хотя отображаемые системой данные по* стоянно обновляются, это не гарантирует их единообразия. Например, незавер* шенная транзакция может привести к несоответствию дебета и кредита счета. Единственный способ гарантировать согласованность данных, на которых ос* нованы отчеты — так проектировать эти отчеты, чтобы они блокировали соответ* ствующие таблицы или записи. Эта мера не дает другим пользователям вставлять, удалять или изменять такие таблицы и записи в период формирования отчета. Од* нако она не используется по умолчанию и не является подходящим методом для составления отчетов. Таким образом, чтобы обеспечить согласованность данных при составлении отчета с помощью SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision, можно использовать два способа: Использовать пакетные задания, которые будут формировать отчеты по но* чам или в другие промежутки времени, когда данные в системе не обновляются. Установить в отчете фильтр по дате, который не позволит включать в отчет тран* закции дня формирования отчета. Можно также ограничить область отчета од* ним отделом или филиалом, которые в текущий момент не осуществляют обнов* ления системы. Различные методы применения фильтров рассматриваются ниже.

Выражения, используемые в фильтрах Значение

Образец выражения

Отображаемое содержимое записи

Равно

377

377

Диапазон

1100..2100 ..2500 P8..

С 1100 по 2100 До 2500 включительно Сведения на учетный период 8 и позже

Либо/либо

1200|1300

Имеющие либо 1200, либо 1300 Если есть записи с обоими номерами, будут отображены обе

И

1000

Номера меньше 2000 и больше 1000 (Знак & не может использоваться с номерами самостоятельно, так как записи не могут содержать двух номеров)

Не равно

0 < > 1000&< > 2000

Все номера, кроме 0. Все номера, кроме 1000 и 2000

Глава 1. Приступая к работе Значение

37

Образец выражения

Отображаемое содержимое записи

Больше

> 1200

Номера больше 1200

Больше или равно

> = 1200

Номера больше или равные 1200

Меньше

Object Designer . На экране появится окно конструктора объектов:

Объекты приложений В C/SIDE используется технология объектно*ориентированного программиро* вания. Объектом называется законченный модуль данных со средствами их обра* ботки. Для идентификации объектов в C/SIDE им всем присваивается номер. • • • •

Объекты с 0 по 9 999 разработаны Microsoft Navision. Объекты с 10 000 по 49 999 разработаны региональными представителями Microsoft Navision. Объекты с 50 000 по 99 999 предназначены для центровMicrosoft Navision Solution. Объекты с 1 000 000 по 98 999 999 предназначены для надстроек.

Таблицы Вся информация, содержащаяся в базе данных, хранится в таблицах. В каждой таблице содержится информация одного типа: например, строки жур* налов, учтенные операции или основные сведения. Существует четыре типа таблиц: •

В обычных таблицах отображаются данные, с которыми может работать пользо* ватель. Пример такой таблицы — таблица Клиент.

Глава 2. Технология •

•

•

43

Системные таблицы создаются автоматически. С помощью системных таблиц СУБД управляет, среди прочего, безопасностью системы и правами. Примером системной таблицы является таблица Пользователь. Временные таблицы служат буфером обмена табличных данных в программах C/AL. Временная таблица хранится не в базе данных, а в памяти рабочей стан* ции до тех пор, пока не будет закрыта. Виртуальные таблицы содержат предоставленную системой информацию. Эту информацию изменять нельзя. Виртуальные таблицы строятся во вре* мя выполнения. Примерами виртуальных таблиц являются таблицы Дата и Сеанс.

Формы Формы используются для ввода и отображения данных. Например, с помощью фор* мы можно ввести данные новых клиентов или просмотреть и изменить данные су* ществующих.

Отчеты Отчеты используются для печати информации из базы данных. Они позволяют структурировать данные и составить сводку, а также печатать документы (напри* мер, счета). С помощью отчетов можно также обрабатывать данные, не выводя ни* чего на печать.

Мастер отчетов будет руководить вашими действиями по созданию отчета.

Датапорт Объектами датапорт называются объекты, использующиеся для импорта данных из текстовых файлов и экспорта данных в текстовые файлы (например, файлы с разделителем*запятой).

XMLport Принципиально назначение объекта XMLport такое же, как и объекта Dataport с той лишь разницей, что объекты XMLport используются для импорта и экспорта данных в формате XML. Объекты XMLport упрощают и оптимизируют процесс об* мена XML*данными между системами.

44

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Программные блоки Программным блоком называется объект, содержащий функции, написанные на языке C/AL.

MenuSuite Объект MenuSuite содержит меню, которые отображаются на панели навигации и в конструкторе панели навигации. Каждое меню предназначено для конкретной об* ласти — например, Финансы или Производство. Дополнительные сведения о конструкторе объектов см. в руководстве по конст* руктору приложений.

Язык программирования C/AL C/AL — это язык программирования четвертого поколения, который: • • •

используется для создания функций; управляет взаимодействием отдельных объектов баз данных; содержит стандартные функции чтения, записи и изменения табличных данных.

Для написания программ на языке C/AL используются операторы. Существуют следующие типы операторов: составные операторы, операторы условия, операто* ры повторения, операторы EXIT и операторы WITH. Дополнительные сведения о языке C/AL см. в руководстве по языку програм* мирования C/AL или в учебных материалах Microsoft Navision.

Графический интерфейс пользователя (Graphical User Interface, GUI) Интерфейс пользователя разработан таким образом, чтобы работа с ним не вызы* вала труда у того, кто уже знаком с продуктами корпорации Майкрософт. Новый интерфейс имеет множество преимуществ, в том числе возможность иметь несколь* ко открытых окон одновременно, а также единство принципов строения GUI во всем продукте Microsoft Navision.

Специальные возможности Microsoft Navision Средства для ввода информации и управления ей, а также реализация в программе действующего законодательства в области учета позволяют говорить, что Microsoft Navision соответствует требованиям, предъявляемым к бизнес*решениям. Microsoft Navision также предоставляет некоторые специальные возможности, которые пере* числены ниже. Знакомство с ними позволит вам полностью использовать потен* циал программы в ежедневной работе. Специальные возможности Microsoft Navision: • • • • •

Прямой доступ из одной таблицы к другой Простой ввод данных Возможность просмотра данных в различных измерениях Автоматический расчет сумм и объемов Возможность просмотра составляющих суммы

Глава 2. Технология • • • •

45

Фильтрация данных Сортировка данных с одним или несколькими ключами Возможность расположения на экране картинок различных элементов и эмбле* мы компании, а также сопроводительной информации Подключение к средствам слияния почты, приложениям для работы с элект* ронными таблицами и графическими презентациями

Варианты серверов Microsoft Navision работает с двумя типами баз данных: • •

Navision Database Server (возможность масштабирования до 128 ГБ) Microsoft SQL Serv er Option для Navision на базе Microsoft SQL Serv er (масшта* бирование свыше 128 ГБ)

Характеристики баз данных В следующей таблице перечислены некоторые характеристики двух серверов баз данных для Microsoft Navision: Navision Database Serv er

Microsoft SQL Serv er Option

Реляционные базы данных

Реляционные базы данных

Управление версиями

Управление версиями

Возможность отката

Возможность отката

Технология SIFT

Технология SIFT

Клиент*сервер

Клиент*сервер

Оптимистическое выполнение параллельных вычислений

Журналы операций

Защита на уровне базы данных

Защита на уровне записей

Ниже приведено краткое описание некоторых из этих характеристик. Дополнительные сведения о характеристиках баз данных см. в руководстве по конструктору приложений.

Технология SIFT На основе SIFT работают вычисляемые поля (FlowFields, Фильтры Потока). Эта тех* нология позволяет очень быстро рассчитывать суммы благодаря обработке индек* сов сумм. В специальных столбцах постоянно суммируются значения полей индек* сов сумм. Если необходимо рассчитать сумму, программе не приходится обращаться к большому количеству записей базы данных. Достаточно вычесть одно число в поле SumIndex индекса суммы из другого. Каждый раз при открытии окна, содержащего поле FlowField, или установке фильтра на поле Баланс в поле FlowField отображает* ся новая сумма.

46

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Управление версиями Управление версиями позволяет гарантировать, что пользователь начнет выполне* ние задачи, работая с последней полной версией данных. Он сможет обрабатывать эти данные, изменять их и добавлять новые. После этого новые данные войдут в состав новой версии базы данных.

Оптимистическое выполнение параллельных вычислений В Microsoft Navision используется технология, которая называется оптимистичес* кое выполнение параллельных вычислений. Оптимистическое выполнение парал* лельных вычислений обеспечивает наличие постоянного доступа к нужным запи* сям. Таким образом, если несколько пользователей одновременно пытаются обратиться к одним и тем же данным базы, они смогут это сделать.

Защита на уровне базы данных Пользователям можно предоставлять права на обращение к данным базы, откры* вая или закрывая доступ к таблицам.

Защита на уровне записей Пользователям можно предоставлять права на обращение к данным базы, откры* вая или закрывая доступ к записям.

Логические структуры базы данных База данных имеет следующие структурные единицы: поля, записи, таблицы и ком* пании. В этом разделе приводится краткое их описание.

Поля Поле — это самая мелкая логическая структура базы данных C/SIDE. В поле хра* нится единица информации (например, имя Иван или сумма 2352,00). В одном поле содержатся данные одного определенного типа. В системе баз данных C/SIDE пре* дусмотрено 17 типов данных. Поля организовываются в структуру, которая называется запись. Изолирован* ное поле не представляет ценности, поскольку в нем может храниться лишь огра* ниченный объем информации. Объединение этих единиц данных в записи позво* ляет получить контейнер данных со значительно более широкими возможностями. В результате логически связанные поля будут принадлежать одной структуре.

Записи Записями называются логические структуры, собранные из произвольного количества полей. В каждой записи базы данных хранится информация об одном объекте. В полях записи хранятся сведения о важных свойствах объекта. Записи организуются в таблицы. Примером записи могут служить несколько полей с информацией об одном клиенте.

Таблицы Таблица представляет собой матрицу N на M. Каждая из N строк содержит описа* ние записи, а каждый из M столбцов — описание поля записи. Примером может

Глава 2. Технология

47

служить таблица Клиент, в которой для каждого клиента заведена запись. Каждая компания в базе данных содержит множество таблиц.

Компании Компания — самая крупная логическая структура базы данныхC/SIDE. Компании можно рассматривать как самостоятельные базы данных. Их основное назначение — разделе* ние и группировка больших частей данных в базе. Компания может содержать как изо* лированные таблицы, так и таблицы, совместно используемые с другими компаниями.

Navision Application Server Navision Application Server представляет собой сервер промежуточного уровня, выполня* ющий бизнес*алгоритмы без вмешательства пользователя. Navision Application Server по* зволяет обмениваться данными с внешними службами. Navision Application Server выпол* няет функции клиента для сервера базы данных, но для других служб может работать и как сервер. При запуске Navision Application Server открывается заранее определенная база данных и выполняется программа C/AL в заранее определенном программном блоке. Подробные сведения о взаимодействии Navision Application Server со внешними службами см. в интерактивной справкеРуководство по разработке компонентов обеспечения связи.

Отсутствие интерфейса пользователя Во время работы Navision Application Server сведения на экране не отображаются и вмешательство пользователя не требуется. Пользователь, таким образом, не полу* чает сообщения об ошибках. Они записываются в журнал событий NT . Пользова* тель все же может взаимодействовать с сервером Navision Application Serv er через диспетчер Navision Application Server.

Диспетчер Navision Application Server Navision Application Server можно установить в качестве службы и управлять им с по* мощью диспетчера Navision Application Server, который представляет собой оснастку консоли управления MMC. Диспетчер Navision Application Server позволяет видеть, какие свойства установлены для сервераNavision Application Server. Можно, кроме того, установить дополнительный сервер Navision Application Server или перенастроить его.

Navision Application Server и Navision Server Важно не путать Navision Applicatio n Serv er и Navision Serv er: последний является сервером баз данных. Дополнительные сведения о Navision Server см. в руководстве Установка и настройка Na vision.

Совместная работа нескольких серверов Application Server Как с одной, так и с несколькими базами данных могут одновременно работать не* сколько серверов Navision Applicatio n Serv er, но на один компьютер установщик Windows может установить только один сервер Navision Application Server. Причиной этого является то, что установщик проверяет наличие установленных серверов Navision Application Server на компьютере.

48

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы установить на один компьютер несколько серверов Navision Application Server, необходимо скопировать все файлы, относящиеся к серверу Navision Application Server, установленному первым, в другую папку. То, какие файлы необ* ходимо копировать, зависит от того, какой из двух типов серверов используется: Navision Database Server или Microsoft SQL Server. Дополнительные сведения о Navision Application Server см. в руководстве Установка и настройка Navision.

Средства многоязыковой поддержки Многоязыковая поддержка в Microsoft Navision позволяет сотрудникам работать эффективнее. Не отрываясь от работы, можно переключиться практически на лю* бой язык. Любой пользователь может работать с каким угодно языком, что позво* лит вашей организации быстро и эффективно реагировать на возможности разви* тия вашего бизнеса, в какой бы точке мира они ни возникли.

Работа на родном языке Устраняя языковые барьеры, возникающие в многоязыковой среде, Microsoft Navision помогает вашим сотрудникам быть более эффективными. Пользователи Microsoft Navision могут работать на любом языке, который им необходим. Например, швейцарский пользователь может запустить Microsoft Navision на немецком, французском или итальянском языках. При этом в програм* ме сохраняются принципы и особенности ведения учета, принятые в Швейцарии. Если пользователь работает на французском языке, но ему необходимо отправить отчет итальянскому коллеге, он может составить отчет на итальянском. Таким об* разом, французские и итальянские коллеги могут совместно работать с одной ба* зой данных и даже на одной рабочей станции. Язык можно сменить прямо во время работы. Не требуется закрывать приложе* ние и заново входить в него, достаточно лишь переключиться с одного языка на дру* гой. Возможность работы в реальном времени экономит время. Вы сможете быстро получить нужную информацию и работать более эффективно на родном языке.

Разговор с клиентами на их родном языке Microsoft Navision поднимет обслуживание клиентов на новый уровень, поскольку вы сможете работать на языке, который предпочитает ваш клиент. Например, если польский клиент желает, чтобы счета выписывались на польском языке, вам не со* ставит труда удовлетворить его просьбу, воспользовавшись приложением Microsoft Navision. В результате вы сможете более эффективно взаимодействовать как с суще* ствующими, так и с потенциальными клиентами и партнерами по всему миру.

Установка языкового уровня Чтобы пользователь мог выбрать некий язык в меню Сервис, этот язык должен быть про* писан в файле лицензии. Кроме того, приложение должно быть переведено на этот язык, чтобы перевод можно было импортировать в базу данных либо в виде текстового файла, либо в виде языкового модуля. Можно либо экспортировать все текстовые строки и пере* вести их в специальном средстве для перевода, таком как Microsoft Navision Localization Workbench, либо ввести перевод строк непосредственно в многоязыковой редактор.

Глава 2. Технология

49

Многоязыковой редактор Чтобы открыть окно многоязыкового редактора, выберите объект в конструкторе объек* тов, нажмите кнопку Design, выбрав последовательно пункты Вид > Свойства, открой* те окно свойств, после чего, нажав кнопку AssistButton, выберите свойство CaptionML. В окне многоязыкового редактора можно нажать кнопку AssistButton в поле Язык и выбрать нужный язык из открывшегося списка. Другой вариант — просто ввести трех* буквенный код языка и переместить указатель в поле Значение. Код будет заменен на полное описание языка. В поле Значение введите правильный термин этого объекта на этом языке. Чтобы сохранить запись, перед тем как закрыть окно, нажмите кнопкуОК.

Разработка приложений с многоязыковой поддержкой При разработке среды с многоязыковой поддержкой важно помнить следующие три правила: • • •

Свойство Имя любого объекта записывается на английском языке (его амери* канском варианте) Текстовые строки, такие как сообщения об ошибках, заменяются на текстовые константы Все, что видит пользователь, должно иметь свойство Заголовок

Перед началом работы в базе данных с многоязыковой поддержкой необходимо в качестве языка приложения установить английский (США). Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Сервис > Язык и установите английский язык (США):

Кодовая база Microsoft Navision — на английском языке (его американском ва* рианте). Это означает, что свойство Имя, например, объекта должно обязательно быть написано на английском языке (США). Кодовая база на английском языке (США) включает, среди прочего, следующее. • • • • • •

Имена объектов. Имена полей. Имена функций и переменных. Комментарии. Строки параметров. Имена элементов управления.

Дополнительные сведения о разработке приложений с многоязыковой поддерж* кой см. в Руководстве для создателей приложений .

50

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 3

Обработка заказов – покупки и поставщики Обработка – обзор Интеграция Прежде чем начать изучение обработки, необходимо обсудить интеграцию в Microsoft Navision.

Приведенная выше диаграмма иллюстрирует интеграцию компонентовMicrosoft Navision. Если планируется использовать модуль Управление запасами, многие учи* тываемые транзакции будут проходить через него. Покупка товаров приводит к уве* личению баланса в данном модуле и отображению в главной книге операций задол* женности поставщику и увеличенного количества товаров. Обработка заказа продажи и производство товара аналогичным образом отра* жаются в модуле Управление запасами и в главной книге операций . Главная книга операций служит точкой сбора данных для целой системы. Очень небольшое количество данных перемещается в обратном направлении. Разумеет* ся, другие модули (помимо главной книги операций) также взаимодействуют меж* ду собой, однако пока вам достаточно разобраться в приведенной выше диаграмме. Это позволит понять основные принципы функционирования Microsoft Navision.

Глава 3. Обработка заказов — покупки и поставщики

51

Покупки, поставщики и главная книга операций — обработка Следующая диаграмма иллюстрирует этапы обработки, выполняемой в модуле Покупки И Поставщики, а также влияние этой обработки на другие области при* ложений.

Сначала необходимо создать поставщика и товар. Затем создается заказ на по* купку с использованием нового поставщика и нового товара. После создания зака* за на покупку выполняется учет приемки. Будет обновлено количество данного то* вара, имеющегося в наличии (модуль Управление Запасами ) на складе. Затем выполняется учет счета из заказа. В результате обновляется карточка поставщика, а также план счетов. Конкретные счета, обновляемые в плане счетов, зависят от параметров уче* та, выбранных для компании. Дополнительные объяснения содержатся в после* дующих курсах. Наконец, производится оплата поставщику средствами Microsoft Navision. В результате обновляется баланс поставщика, а также баланс в плане счетов.

Создание новых поставщика и товара Создание поставщика Для создания карточки поставщика в меню Покупка необходимо последовательно выбать пункты Обработка Заказов > Поставщики . Открывается окно Поставщик Карточка.

52

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для создания новой записи необходимо нажать клавишу (F3) или кнопку Вставить на панели инструментов. Если в поле Но. нажать клавишу (F6) или кнопку AssistButton, то откроется окно Серия Номеров . Серии номеров задаются при создании новых компаний и применяются для автоматической или ручной нумерации. Для каждой карточки может быть задана одна или несколько серий номеров. В настройках карточки товара отображается несколько серий номеров. В окне Серия Номеров указаны начальный и конечный номер. Если выполнить прокрутку вправо, то видно, что установлены флажки Станд. Серия Номеров и Ручная Нумерация. Это означает, что пользователь может создавать номер автомати* чески (нажимая клавишу Ввод после добавления новой записи) или вручную (вво* дя номер) в поле Но. Номер идентифицирует поставщика и используется при осуществлении учета из журнала или настройке квот, заказов, счетов и кредит нот. Не допускается заполнение других полей в таблице поставщика до тех пор, пока не будет введен номер в поле Но. Это верно для всех карточек (финансовых счетов, поставщиков, товаров, работ, заказов, счетов, поставок, контрактов и т. д.). При использовании ручной нумерации можно вводить буквенно*цифровые зна* чения. Примечание. Не требуется открывать окно Серия Номеров при создании каждой новой записи. В данном случае это окно было открыто для того, чтобы продемонстрировать серии номеров . На закладке Счет в поле Поставщик Учетная Группа вводится одна из учетных групп, определяющая финансовый счет расчетов с поставщиком. Подробнее о фи* нансовых настройках будет описано ниже. Примечание. После ввода данных в поле следует воспользоваться табуля* цией или нажать клавишу ВВОД, чтобы перейти с поля. Это необходимо для сохранения данных в поле. На вкладке Оплата. в поле Метод Применения можно выбрать варианты ос* тавьте Ручной и Автоматический Значение Ручной, задано по умолчанию. Это зна*

Глава 3. Обработка заказов — покупки и поставщики

53

чение определяет, каким образом будут применяться операции для данного по* ставщика. Ручной метод означает, что оплаты будут применяться программой толь* ко в том случае, если пользователь укажет документ. Метод Автоматический оз* начает, что в том случае, если не определено, к какому документу следует применить оплату, то программа применит оплату к самой старой из открытых операций поставщика. В поле Код Формулы Оплаты можно выполнить переход (с помощью клави* ши (F6) или кнопки AssistButton), воспольззовавшись клавишей ¼ для выбора значения. Сочетание значений Код Формулы Оплаты и Дата Документа опреде* ляет, когда поставщик ожидает оплаты. При создании заказа на покупку или счета этот код будет выбран по умолчанию и использован для вычисления даты Дата Оплаты путем прибавления семи дней к дате Дата Документа заказа или счета. Вкладки Поставка и Внешняя Торговля заполняются в том случае, если требует* ся указывать размещение и метод отгрузки по умолчанию или если валюта или язык поставщика отличаются от используемых в компании.

Создание товара В меню Покупка необходимо последовательно выбрать пункты Товары И Себестоимость > Товары. Открывается окно Товар Карточка.

Нажать клавишу (F3) или кнопку Вставить, чтобы добавить новую карточку товара. В поле Но. выполнить переход к окну Серия Номеров . Для карточки товара было задано несколько серий номеров. Поскольку компания Cro nus продает раз* личные типы товаров, было задано несколько серий номеров для группировки однотипных товаров. Необходимо выбрать одну из строк серийн нумеров, а затем нажать кнопку OK. В поле Но. должно отобразиться значение ближайший доступный номер в выб* ранной серии номеров. Необходимо ввести название товара в поле Описание. Если в поле Баз. Единица Измерения нажать клавишу ( F 6 ) или кнопку AssistButton, откроется окно Товар Единицы Измерения .

54

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Теперь нужно выбрать базовую единицу измерения товара. Если требуется про* давать товар с использованием другой единицы измерения (например, ящиками, а не банками), можно задать другие единицы измерения в этом окне.

Вкладка Счета В поле Метод Учета Себестоимости по умолчанию установлено значение FIFO. FIFO расшифровывается как First-in-First-out (первым поступил – первым продан). При использовании этого метода товары, купленные первыми, всегда и продаются пер* выми. Методом учета себестоимости FIFO уменьшение товарного запаса оценива* ется по стоимости первых увеличений товарного запаса. Поскольку метод учета себестоимости определяет, как вычисляются затраты и выполняется оценка товара, нажмите клавишу (F1) (F1), чтобы получить сведения о других параметрах. Поле Себест. Единицы содержит самую последнюю прямую себестоимость еди* ницы товара. Поле Посл. Прямая Себест. содержит самую последнюю прямую себестоимость единицы товара. Поле Цена Единицы содержит цену за единицу товара, указанная в местной ва* люте (Руб.). Обратите внимание, что поле Прибыль % теперь содержит значение. Значение в этом поле вычисляется автоматически на основе значения, выбранного в поле Расчет Цена/Прибыль. Текущий вариант Прибыль=Цена*Себестоимость использует* ся для вычисления значения поля Прибыль % на основе выражения цена единицы * себестоимость единицы. В поле Общая Товарная Группа можно выполнить переход (с помощью клавиши (F6) или кнопки AssistButton) к окну Общие Товарные Группы и выбрать одну из существующих товарных групп. В поле НДС Товарная Группа должно отобразиться значение, заданное по умол* чанию для выбранной Ощей Товарной Группы. В поле Товар Учетная Группа необходимо выбрать одну из настроенных учетных групп. Чтобы сохранить введенные в него данные, необходимо вновь нажать кла* вишу ВВОД или перейти с поля с помощью табуляции.

Вкладка Пополнение В поле Метод Пополнения указывается вариант пополнения товара: закупка или производство. В поле Поставщик Но. можно выбрать поставщика, у которого производится закупка товара.

Глава 4. Обработка заказов — продажи и клиенты

55

Глава 4

Обработка заказов — продажи и клиенты Обзор обработки заказов На схеме поэтапно представлены процессы, выполняемые в модуле Продажи и клиенты, а также влияние проводимой обработки на другие области приложения. Представленные этапы отражают действия, описанные в главе 3; кроме того, опи* сано введение квоты, которая затем преобразуется в заказ.

Действия начинаются с создания клиента. Затем создается квота продаж, после чего квота с помощью функции преобразуется в заказ. Чтобы упростить просмотр учтенных записей после обработки, для созданной квоты используются новый кли* ент и товар, созданные в главе 3 (Краска, желтый подсолнух). Затем производится учет отгрузки — аналогично поставке на стороне покупате* ля. Затем учитывается счет из заказа. При этом обновляется карточка покупателя для поступлений, а также план счетов. Какие именно счета обновляются в плане счетов, зависит от параметров учета, выбранных в компании; дальнейшие поясне* ния изложены в последующих занятиях.

56

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

И, наконец, производится запись платежа клиента с использованием функции оплаты в системе Microsoft Navision. Во время этого процесса обновляется как ба* ланс клиента, так и баланс в плане счетов. Поскольку эти действия аналогичны тем, которые уже были выполнены в области Покупки и Поставщики, прохождение по этапам можно ускорить. Те* перь пора войти в систему Microsoft Navision, создать клиента и начать обра* ботку.

Настройка нового клиента В этом разделе описано создание нового клиента. Задаются не все поля в кар* точке клиента, а только те, которые необходимы для обработки и учета операций модуля Продажи и клиенты. Примечание. Чтобы получить дополнительные сведения о полях, нужно нажать клавишу справки (F1) или нажать кнопку Что это такое?, а затем щелкнуть нужное поле .

Изменение рабочей даты В демонстрационной этой базе данных все операции учета должны произво* диться с ноября по февраль. Для облегчения создания документов необхъодимо изменить рабочую дату. Для этого необходимо: • • •

Последовательно выберать пункты Сервис > Рабочая Дата . Откроется окно Рабочая Дата. Ввести дату 10/01/04. Нажать клавишу ВВОД или нажать кнопку ОК.

Настройка клиента В меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Клиенты. Откроется окно Клиент Карточка.

Глава 4. Обработка заказов — продажи и клиенты

57

Чтобы вставить новую карточку клиента, следует нажать клавишу (F3) или на* жать кнопку Вставить на панели инструментов. В поле Но. нажать клавишу ВВОД для автоматического назначения номера из серии Серия Номеров. Ввести описание клиента в поле Название. Следует заметить, что, ввод индекса может не привести к автоматическому вво* ду названия города в поле Город. Это происходит потому, что в поле Индекс возмо* жен ввод почтового кода, для которого не назначен город. В этом случае необходи* мо ввести название города вручную.

Вкладка Счет В поле Общая Бизнес Группа необходимо перейти к окну Общие Бизнес Группы . Щелкнуть одну из настроенных бизнес групп и нажать кнопку ОК. В поле НДС Бизнес Группа появится значение, установленное в качестве значе* ния по умолчанию при настройке Общая Бизнес Группа. В поле Клиент Учетная Группа необходимо выбрать значение из уже существую* щих учетных групп.

Вкладка Оплата Здесь устанавливаются значения по умолчанию для метода применения, формулы оплаты, метода оплаты, памятки формулы и процентных ставок. В поле Код Формулы Оплаты можно перейти к окну Формула Оплаты.

Вкладка Внешняя Торговля В поле Код Валюты можно выбрать валюту взаиморасчетов с клиентом, используе* мую по умолчанию в документах.

58

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 5

Финансы — отчетность Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор План счетов Стандартные отчеты Финансовые отчеты Аналитический отчет Анализ по измерениям Бизнес*аналитика

Обзор В этой главе содержится обзор функций создания отчетов Microsoft Dynamics NAV.

Отчетность В данном разделе приведен обзор финансовой отчетности: плана счетов, стандарт* ных отчетов, финансовых отчетов, анализа по измерениям и бизнес*аналитики. Более подробные сведения о функциях финансовой отчетности программы дос* тупны в учебном материале Управление финансами II. Поскольку учет операций и объединение сумм осуществляется в области Финансы, существует необходимость изучения содержащихся там данных, а также управления ими. Существует несколько способов подготовки анализа финансовых счетов (на ос* нове учтенных финансовых операций): • • • •

Можно выполнять простые вычисления в плане счетов с помощью фильтров полей и фильтров вычислений. Можно использовать стандартные отчеты в программе. Для передачи информации можно создавать более сложные инструкции и вы* числения с помощью финансовых отчетов. Также можно использовать анализ по измерениям на основе аналитического отчета.

План счетов Фильтрацию счетов и сумм, отображаемых в окне План Счетов, можно выполнять без использования фильтров полей, таблиц и вычислений. Фильтры полей и таб* лиц в любом поле таблицы Фин. Счет можно использовать для фильтрации счетов, показанных в окне План Счетов. Для вычисления суммы счета суммируются финансовые операции счета. Вы* численные суммы отображаются в полях окна План Счетов.

Глава 5. Финансы — отчетность

59

Для просмотра и работы с планом счетов в меню Финансы следует последовательно выберать пункты Финансовые Операции > План Счетов. Откроется окно План Счетов:

Применив фильтр вычислений, можно определить учетные операции, сумми* рованные для финансовых счетов. Стандартные окна анализа упрощают процесс применения фильтров вычисле* ний. Все окна анализа доступны через кнопку Баланс в окне План Счетов. Доступ* ны следующие окна: Имя

Описание

Фин. Счет Баланс

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков по различным периодам для счета, выбранного в плане счетов

Фин. Баланс

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков по выбранному периоду для всех счетов в плане счетов

Фин. Баланс по Измерению

В этом окне отображается прокручиваемая сводка остатков для всех счетов в плане счетов. С помощью полей Показывать в Строках и Показывать в Столбцах можно определить способ представления списка остатков в окне матрицы. Доступны следующие варианты: Глобальные Измерения, Филиал, Период и G/L Account Фин. Счет

Фин. Счет Баланс Бюджет

В этом окне отображается сводка дебетовых и кредитовых остатков, а также бюджетных сумм по различным периодам для счета, выбранного в плане счетов

Фин. Баланс/ Бюджет

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков, а также бюджетных сумм по выбранному периоду для каждого счета в плане счетов

Просмотр Плана Счетов

В этом окне можно отображать план счетов с использованием различных уровней детализации. Щелкнув на треугольнике в поле Раскрыть (или выбрав строку и нажав (SHIFT) + (CTRL) + (A), можно развернуть или свернуть раздел плана счетов.Это позволяет выбрать для просмотра только заголо* вочный и замыкающий счета либо также все счета между ними

60

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Стандартные отчеты Программа включает набор стандартных печатных отчетов. Они доступны через пункт меню Отчеты в каждой области приложения. Далее перечислены стандарт* ные отчеты в модуле Финансовый Отчет. • • • • • • • •

Отчеты Оборотка. Отчеты выверки с главной книгой. Отчеты измерений. Отчеты консолидации. Финансовые отчеты. Бюджеты. Отчеты НДС. Отчеты Интрастат.

Для каждого отчета можно задавать фильтры и параметры с помощью соответ* ствующей формы запроса. При выборе отчета в меню отчетов отображается форма запроса. В форму зап* роса вводятся параметры, которые должны использоваться при построении отчета. Используемый здесь отчет был выбран потому, что в нем содержатся все парамет* ры, которые могут быть доступны в форме запроса. Формы запроса также приме* няются для задания параметров импорта и пакетных заданий. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пунктыФинансовые Операции > Отчеты > Финансовый Отчет > Бюджет . Откроется форма запроса бюджет* ного отчета:

Microsoft Navision позволяет создавать отчеты для множества различных диапа* зонов. С помощью фильтров можно задавать спецификации отчета, печатая только нужные сведения. В бюджетном отчете можно выбрать конкретный финансовый счет либо выбрать для диапазона счетов диапазон дат, периодов операций или зна* чения измерений. Доступна отдельная вкладка для фильтров, которые можно за* дать для каждой таблицы, используемой при создании отчета. Большинство отче* тов в Microsoft Navision также содержат вкладку Параметры с дополнительными параметрами.

Глава 5. Финансы — отчетность

61

Финансовые отчеты Финансовые отчеты предназначены для вычислений, которые нельзя произвести непосредственно в плане счетов. Можно создать любое число финансовых отчетов, каждый из которых будет иметь уникальное имя. Можно задавать различные рас* кладки отчетов и в любой момент печатать отчеты с текущими данными. Финансо* вые отчеты используются для анализа данных в финансовых счетах или для сравне* ния финансовых операций с финансовыми бюджетными операциями. Например, возможен просмотр финансовых операций в виде процента от финансовых бюд* жетных операций. На основе финансовых отчетов можно создавать как простые, так и сложные специальные финансовые выписки и отчеты по управлению. Аналитические воз* можности измерений компании позволяют еще более подробно анализировать финансовые счета. Также можно экспортировать финансовые отчеты в Microsoft Excel. Благодаря этому другие пользователи могут работать с копией ваших данных, не имея прямо* го доступа к программе. Примечание. В поставку Microsoft Navision не входят никакие финансо* вые выписки, поэтому необходимо самостоятельно создавать финансо* вые выписки в финансовых отчетах. Тем не менее, демонстрационная фирма включает некоторые образцы финансовых отчетов, в том числе анализ acid test. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Анализ И Отчетность > Фин. Отчеты . Откроется окно Фин. Отчет:

Окно Фин. Отчет используется для создания строк отчета на основе данных глав* ной книги. Можно не только определить финансовые счета для включения в отчет, но также использовать формулы для выполнения вычислений на основе других строк финансового отчета. При последовательном выборе пунктов Функции > Раскладка Столбцов открывается окно Раскладка Столбцов. Здесь можно задать условия, от* носящиеся к сумме, отображаемой в каждом столбце. Условия могут определять, к какому периоду относится сумма, отображается ли остаток или оборот и какая

62

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

сумма используется: фактическая или бюджетная. Таким образом, можно созда* вать следующие отчеты: • •

ежемесячные и годовые сравнения фактических остатков с бюджетными остат* ками для выбранных финансовых счетов; сравнения остатков на текущий и на прошлый год для выбранных финансовых счетов.

Благодаря разделению раскладки строк и столбцов можно легко создавать разно* образные отчеты путем комбинирования одной и той же раскладки строк с разными раскладками столбцов. Таким образом, если имеется финансовый отчет Отчет о прибыли и две раскладки столбцов (одна для отображения отделов, а другая для отобра* жения месяцев), можно распечатать этот отчет, отобразив данные по отделу или по месяцу. Вместо того чтобы создавать два отчета, вам достаточно создать одну рас* кладку строк и две раскладки столбцов. Если в окне Фин. Отчет щелкнуть поле Название, откроется окно Фин. Отчет Названия. Окно Фин. Отчет Названия используется для указания раскладки столбцов по умол* чанию для конкретного финансового отчета, а также аналитического отчета. Аналити* ческий отчет позволяет фильтровать финансовый отчет по конкретным измерениям. Если аналитический отчет не выбран, то можно фильтровать финансовый отчет по глобаль* ным измерениям. Более подробно аналитический отчет описан в следующем разделе. Чтобы просмотреть финансовый отчет, не распечатывая его, в окне Фин. Отчет следует последовательно выбрать пункты Фин. Отчет. > Просмотр. Откроется окно Фин. Отчет Просмотр :

В распечатанном отчете может отображаться не более шести столбцов. Количе* ство отображаемых столбцов в матрице Фин. Отчет Просмотр не ограничено.

Аналитический отчет Как было показано в предыдущем разделе, аналитические возможности финансо* вого отчета основаны главным образом на финансовых счетах и структуре после* дних в плане счетов.

Глава 5. Финансы — отчетность

63

Аналитический отчет обеспечивает возможность просмотра данных главной книги в определенном формате на основе критериев, предусмотренных на пред* приятии. Для группировки финансовых операций в аналитическом отчете исполь* зуются такие критерии, как финансовые счета, период, а также до четырех измере* ний. Другими словами, если финансовая операция была учтена в конкретном счете с выбором одного из четырех измерений, она будет включена в аналитический от* чет как операция аналитического отчета. Фильтр аналитического отчета позволяет точно определить сведения об измерениях, добавляемые в аналитический отчет. На следующей диаграмме представлена структура данных аналитического отчета:

В аналитический отчет также можно включать операции финансового бюджета для сравнения фактических и ожидаемых значений. Последующее добавление новых финансовых операций в аналитический отчет осуществляется следующими способами: • • •

С помощью кнопки Обновить в карточке аналитического отчета. С помощью пакетного задания Обновить Аналитические Отчеты в поле Периодич. Задания. С помощью флажка в поле Обновлять при Учете карточки аналитического отче* та. Следует отметить, что автоматическое обновление аналитического отчета при учете каждой финансовой операции может отрицательно сказаться на произво* дительности.

Для обновления бюджетных операций, включенных в аналитический отчет, можно использовать только первые два способа. Аналитический отчет можно отображать в окне Анализ По Измерениям . От* метим, что здесь можно выполнять фильтрацию по отображаемым суммам, уп* равлять представлением сумм, а также сравнивать фактические и бюджетные суммы.

64

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Анализ по измерениям В окне Анализ По Измерениям можно анализировать операции на основе сведений об измерениях. Выбирая измерения на каждой оси в окне матрицы, пользователь может анали* зировать операции с различных точек зрения. В этом окне можно фильтровать опе* рации для получения точной картины деятельности фирмы, а также выполнять де* тализацию до конкретных финансовых операций, на основе которых создан отчет. Чтобы увидеть пример анализа измерений, в меню Финансы необходимо после* довательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Анализ По Измерениям. Откроется окно Анализ По Измерениям :

Можно легко создать библиотеку отчетов, используемых в компании, а также изучать аналитические отчеты и управлять ими для выявления тенденций, которые могут повлиять на работу предприятия. Аналитический отчет нельзя распечатать непосредственно из окна Анализ по Измерениям. Однако можно печатать сведения об измерениях, объединяя операции аналитического отчета с раскладками столб* цов финансового отчета в отчетах Измерения — Всего и Измерения — Подробно . Как и финансовые отчеты, аналитические отчеты можно экспортировать вExcel. Также можно использовать средства построения диаграмм Excel для отображения аналитических отчетов в графическом представлении. Microsoft Navision экспортирует данные в текстовый файл. Откройте текстовый файл в Excel и создайте сводную таблицу на основе содержащихся в нем данных.

Книга Excel Книга Excel содержит три листа: •

Data — в этом листе содержатся данные, на основе которых создается сводная таблица. Он включает все операции и бюджетные операции аналитического от* чета, которые использовались для создания экспортированного в файл анализа

Глава 5. Финансы — отчетность

• •

65

по измерениям. Он также включает номера финансового отчета, значения из* мерений и периоды, не содержащие учтенных операций. Общая Инф. — в этом листе содержатся данные, отображаемые в окнах Анали* тический Отчет Карточка и Анализ По Измерениям в момент экспорта. Pivot Table — в этом листе содержится сводная таблица, созданная на основе дан* ных в Data

Бизнес:аналитика Бизнес*аналитикой называется средство анализа и поддержки принятия решений, обеспечивающее набор представлений (от подробных до сводных) различных ас* пектов деятельности предприятия. С его помощью пользователи могут быстро по* лучить нужные сведения с нужным уровнем детализации.

Бизнес:аналитика и Microsoft Navision Средство Бизнес-аналитика базового решения Microsoft Navision обеспечивает сбор данных из различных областей Microsoft Navision, организует эти данные в иерар* хической форме и предоставляет пользователям возможность выполнения анализа через программу*клиент. В качестве клиента для базового решения используется Excel, хотя доступен и целый ряд других клиентов. Пользователи могут легко ана* лизировать данные через программу*клиент, выполняя их свертку и детализацию до нужного уровня. Например, можно отобразить общие данные продаж для всех товаров, а затем выполнить детализацию до уровня семейства продуктов или ото* бразить подробные сведения об отдельном товаре. Поскольку большинство совре* менных аналитиков используют Excel как средство анализа данных, именно эта программа является клиентом базового решения Microsoft Navision. Это качествен* ный двухмерный клиент для представления данных, который позволяет не только отображать данные, но и управлять ими с помощью пользовательских формул.

Конфигуратор бизнес:аналитики Интерфейс конфигуратора для бизнес*аналитики позволяет указать различные из* мерения данных, которые нужно проанализировать, а также иерархии измерений, которые будут использоваться при анализе данных. Интерфейс конфигуратора дает возможность выбрать таблицы, из которых нужно извлечь данные для измерений. Для каждой таблицы программа предлагает список полей, из которых нужно выб* рать единицы измерения и измерение. В ходе выбора работу можно в любой мо* мент сохранить. Аналогично можно открыть и отредактировать существующее оп* ределение конфигурации. Определение конфигурации сохраняется в файле XML. Определив конфигурацию, можно запустить конфигуратор для создания кубов. Программа конфигурации запускает ядро конфигурации. Ядро конфигурации вы* полняет ряд действий. Оно создает схему промежуточной базы данных, витрину данных и кубы O LAP. Кроме того, оно настраивает пакеты DTS для передачи дан* ных измерений и единиц измерений в витрину данных.

Кубы бизнес:аналитики Кубы — это основные объекты аналитической обработки в реальном времени (o nline analytic processing, OLAP), технологии, которая обеспечивает быстрый доступ к дан*

66

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ным в хранилище данных. Куб — это набор данных, обычно создаваемый из под* множества хранилища данных, организуемый и сводимый в многомерную структу* ру, определенную набором единиц измерения и измерений. С помощью клиентского приложения (например, Microsoft Excel) можно под* ключиться к серверу анализа и запросить кубы на сервере. Сервер анализа может поддерживать множество различных кубов, таких как куб для продаж, куб для ин* вентаризации, куб для клиентов и т. п. У каждого куба есть схема, представляющая собой набор связанных таблиц в хранилище данных, из которого куб извлекает исходные данные. Центральной таб* лицей схемы является таблица фактов, источник единиц измерения куба. Другими таблицами являются таблицы измерений, источники измерений куба. Куб определяется единицами измерений и измерениями, которые он содержит. Например, куб для анализа продаж включает единицы измерения Цена продажи товара и Стоимость товара и измерения Местонахождение магазина , Линейка продуктов и Финансовый год. Куб позволяет разбить единицы измерения Цена продажи товара и Стоимость товара на различные категории по измерениям Местонахождение магазина, Линейка продуктов и Финансовый год. Каждое измерение куба может содержать иерархию уровней, определяющую доступную классификацию. Например, измерениеМестонахождение магазина вклю* чает следующую иерархию уровней: Континент, Страна, Территория, Область/Республика, Город , Номер Магазина . Каждый уровень измерения обеспечивает боль* шую глубину, чем его родитель. Например, континенты содержат страны, а области и республики содержат города. Иерархия измеренияФинансовый год включает уров* ни Год, Квартал, Месяц и День. Уровни измерений являются мощным средством моделирования данных, по* скольку они позволяют задавать вопросы, оперируя высокоуровневыми данными, а затем развертывать структуру измерения для получения более подробной инфор* мации. Например, можно начать с определения значений Стоимость товара за пос* ледние три финансовых года. Предположим, вы замечаете, что значения Стоимость товара за 1998 г. выше, чем за другие годы. Развернув измерение Финансовый год до уровня Месяц, вы видите, что значения Стоимость товара были особенно высоки в январе и августе. Теперь можно выполнить детализацию измерения Местонахождение Магазина, чтобы увидеть, не связано ли повышение значений Стоимость то* вара с конкретным регионом, или развернуть измерение Линейка продуктов, что* бы узнать, не связано ли это повышение с конкретным товаром или группой товаров.

Глава 6. Производство

67

Глава 6

Производство Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • •

Обзор Товары и карточка товара Спецификация Маршрут Свертка стандартной себестоимости Планирование Производственный заказ Журналы потребления и журналы выхода продукции

Обзор Производство является ключевым компонентом Microsoft Dynamics NAV, который используется практически всеми организациями, устанавливающими программ* ное обеспечение Microsoft Navision. С помощью модуля Производство компания составляет и реализует план производства или получения товара либо ресурсов, играющих ключевую роль в деятельности предприятия. Говоря упрощенно, ком* пания производит или покупает товары, которые затем продает, используя Microsoft Navision для организации, планирования, регулирования и отслежива* ния операций. Это включает определение продукта в номерах товара, спецификациях (списке всех купленных и произведенных деталей, необходимых для произ* водства товара) и маршрутах (этапах и инструкциях производственного про* цесса). Компания создает опись материалов, необходимых для производства конечного изделия (продаваемого товара). Компания должна задать себестои* мость запасов, чтобы назначить такую цену конечного изделия, которая поз * волит получить доход от его продажи, а также для определения ценности ос* тавшихся запасов. Используя в качестве отправной точки спрос на свою продукцию, компа* ния планирует с помощью данной системы состав и количество запасов, необ* ходимых для удовлетворения этого спроса. Затем компания выпускает производ* ственные заказы, чтобы изготовить товары для продажи на производственном объекте. В этой главе обсуждаются основные элементы следующих процессов: • • • •

Создание товаров и карточки товара. Создание спецификации. Создание маршрута. Свертка стандартной себестоимости к номеру родительского товара.

68 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Использование журналов планирования и планирование материальных требо* ваний. Создание запущенного производственного заказа. Извлечение материалов и регистрация готового продукта в журнале потребле* ния и журнале выхода продукции. Просмотр результатов операций производственного заказа.

Дополнительные сведения доступны в руководстве Microsoft Dynamics, Производство. Сначала мы создадим товар, заполнив карточку товара. Затем мы создадим спе* цификацию и маршрут для нового товара. Потом мы выполним свертку себестои* мости для определения себестоимости родительского товара. Далее мы рассмотрим сценарий, в котором заказ продажи определяет спрос на продукт. Мы подготовим соответствующий план и создадим производственный за* каз для изготовления продукта. Наконец, будет выполнен сбор материалов и реги* страция трудовых издержек в производственном заказе, после чего заказ будет за* вершен и товары окажутся на складе, готовые к отгрузке.

Товары и карточка товара Карточка товара (или номера детали) является базовым компонентом системы. Мы покупаем, производим, храним и продаем товары. В карточках товара содержатся основные данные, необходимые для покупки, хранения, производства, учета, от* слеживания, продажи и доставки товаров. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Товары . Откроется окно Товар Карточка:

Окно Товар Карточка содержит восемь вкладок, предназначенных для описания различных атрибутов товара или номера детали. Эти вкладки называются: Общее, Счета, Пополнение, Планирование, Внешняя Торговля, Трассировка, Электронная торговля и Склад. В этом разделе мы создадим новый товар. Мы не будем определять или исполь* зовать все поля в карточке товара — только те, которые необходимы для выполне* ния сценариев и упражнений в этой главе.

Глава 6. Производство

69

Примечание. Для получения дополнительных сведений о полях можно нажать клавишу (F1) или кнопку Что Это Такое?, а затем щелкнуть нуж* ное поле. На вкладке Общее нужно заполнить только следующие поля: номер товара, опи* сание и единица измерения. Использование кода товарной категории позволяет задать стандартные значения на следующих экранах, что упрощает выполнение процедуры. Большинство полей в правой части вкладки позволяют отображать подробные сведения об уровне наличия товара и текущем состоянии спроса и предложения. Откройте вкладку Счета.

Вкладка Счета В поле Метод Учета Себестоимости необходимо выбрать метод учета себестоимо* сти, который определит порядок вычисления программой себестоимости едини* цы товара и себестоимости исходящих товаров. Метод Стандарт обычно приме* няется для товаров, используемых в производственном цикле. Параметр Стандарт был задан по умолчанию, поскольку на предыдущей вкладке мы задали значение Прочее в качестве кода товарной категории. Поле Средняя Себест. (РУБ) заполняется программой. Если был выбран метод учета себестоимости Стандарт, в поле Стандартная Себест необходимо ввести соответствующее значение себестоимости одной еди* ницы товара. Появится запрос на изменение значения Стандартная Себест. Значение поля Себест. Единицы инициализирует строки заказа и строки журна* ла по мере их создания. Для товаров с методом учета себестоимости Стандарт это поле содержит стандартную себестоимость. Для других методов учета себестоимости (кроме Стандарт) в поле Себест. Единицы следует указать соответствующее значение. При выполнении задания Корр. Себест. — Товар Операции программа обновляет это поле, занося в него новейшее откорректированное значение средней себестоимости единицы товара. Программа обновляет поле Посл. Прямая Себест. при выставлении счета по* купки. Необходимо ввести значение в поле Учетная Группа, чтобы можно было учиты* вать транзакции, относящиеся к товару. Эти три поля были заполнены стандарт* ными значениями на основе значения, заданного в поле Код Товарной Категории. Обратите внимание, что учетные группы являются ключевым элементом бух* галтерского учета в Microsoft Navision.

Вкладка Пополнение В поле Метод Пополнения следует нажать кнопку AssistButton и выбрать Произ. Заказ. Это означает, что процедура планирования будет предлагать не купить товар, а произвести его. В поле Маршрут Но можно нажать кнопку AssistButton и выбрать маршрут уп* равления процессом производства товара. Прежде чем маршрут можно будет использовать для карточки товара, он дол* жен быть настроен и сертифицирован. В поле Спецификация Но. можно нажать кнопку AssistButton и выбрать специ* фикацию, определяющую структуру изделия. Прежде чем спецификацию можно

70

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

будет использовать для карточки товара, она должна быть настроена и сертифици* рована. В поле Метод Списания Материалов указывается способ вычисления и учета потребления товара в производстве: вручную или автоматически. Для автоматичес* кого способа предусмотрено два метода: Прямой — программа автоматически вы* числяет и учитывает потребление при запуске производственного заказа; Обратный — программа автоматически вычисляет и учитывает потребление при завершении производственного заказа. Чтобы ознакомиться со всеми методами списания и прочитать их определения, следует нажать кнопку Справка.

Вкладка Планирование В поле Политика Дозаказа следует выберите Лот-для-Лота. Это стандартный вари* ант в среде планирования материальных требований. Остальные варианты лучше подходят для других методов планирования и управления запасами. Установка флажка в поле Вкл. Наличие позволит учесть фактические запасы товара в процессе планирования. Остальные вкладки карточки товара: Внешняя Торговля, Трассировка, Электронная торговля и Склад. Каждая вкладка обеспечивает дальнейшее определение това* ра для указанных целей. Настройка карточки товара завершена. Был создан новый номер товара, кото* рый можно использовать в масштабах всей системы.

Спецификация Производственный процесс можно сравнить с рецептом, используемым производ* ственной компанией: спецификация — это перечень ингредиентов, а маршрут — это инструкции по использованию ингредиентов для получения готового изделия. Готовое изделие хранится и продается как товар. Как мы знаем из других разделов настоящего руководства, в производствен* ных заказах содержится список товаров, которые планируется произвести, а так* же сведения о том, какой этап выполняется следующим. Функции планирова* ния позволяют определить, какие товары и когда необходимо произвести или купить. Спецификация содержит список товаров, используемых для создания родитель* ского товара. Спецификация может описывать узел (используемый в другом това* ре) или готовое изделие (товар, готовый для продажи). Товар может быть одновре* менно и узлом, и готовым изделием. Например, деталь может иногда продаваться как запасная часть другого товара. Товары, перечисленные в спецификации, назы* ваются компонентами. Спецификация используется при создании производственных заказов и при* меняется в журнале планирования для указания товаров, которые требуется изго* товить или приобрести. Структура спецификации определяет число уровней или число уровней вложен* ности товара. Спецификация может содержать не более 50 уровней вложенности. Для изменения компонентов после сертификации производственного заказа часто создается новая версия спецификации вместо редактирования исходной спе* цификации. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Спецификация . Откроется окно Спецификация:

Глава 6. Производство

71

Заголовок спецификации Для создания новой спецификации в заголовке необходимо нажать клавишу (F3) и заполнить поля Но, Описание. Если для товара предполагается использовать одну спецификацию, то можно в полеНо ввести код родительского товара, а в полеОисание — описание родительского товара. Для редактирования спецификации поле Статус должно иметь значение Новый или В Разработке, а для использования спецификации — значение Сертифицирован.

Строки спецификации Строки можно скопировать из существующей спецификации, последовательно выбрав пункты Функции > Копировать Комплект для выбора существующих строк, или ввести строки вручную. В поле Тип необходимо выбрать значение Товар. Строки спецификации могут представлять купленные товары, произведенные товары или узлы. В поле Но. нажать кнопку AssistButton и выбрать любой номер товара, кроме родительского. Номер товара не должен совпадать с родительским номером в струк* туре продукта. В поле Кол-во в ввести количество единиц товара, который входит в единицу родительского товара (например, 4 колеса для 1 автомобиля). По окончании настройки спецификации для возможности ее использования следует в поле Статус заголовка выбрать параметр Сертифицирован. Примечание. Не забудьте вернуться к карточке товара для родительского номера детали и ввести номер этой спецификации на вкладке Пополнение в поле Спецификация Но . Это необходимо для того, чтобы система использовала правильные номера спецификации для всех развертываний спецификации (процесс идентификации компонентов, количеств на сбор* ку и других данных об отношении родитель/компонент для родительско* го товара.). Это необходимо сделать после создания маршрута. Также не* обходимо пересчитать стандартную себестоимость товара (все уровни). Вы научитесь это делать после создания маршрута.

72

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция где:используется Функция где*используется позволяет определить, где в структуре продукта используется спецификация или товар. (Аналогичная функция предусмотрена для маршрутов.) Одно* и многоуровневые функции могут оказаться полезными во время обслуживания и при устранении неполадок. При просмотре множества уровней отступы полей описания ука* зывают уровень в структуре спецификации (аналогично структурированной специ* фикации). Требуемое количество включает процент брака из строки спецификации.

Маршруты Маршрут определяет последовательность операций, необходимых для производ* ства продукта. Операции могут выполняться в рабочем центре или машинном цент* ре. Рабочие и машинные центры называются производственными мощностями или производственными объектами. Производственные компании используют марш* руты для контроля и отображения производственного процесса. Маршруты также служат основой планирования процесса, планирования производственной мощно* сти и производственной документации. Маршруты назначаются карточке товара так же, как спецификации. Рабочие и машинные центры играют ключевую роль в создании маршрутов. В этих центрах выполняется работа, и для них предусмотрен собственный набор факторов настройки, описывающих мощности, количество ресурсов, продолжительность смен и т. д. Эти сведения используются для ретроспективного планирования производствен* ных заказов и планирования производственных мощностей.

Заголовок маршрута В меню Производство при последовательном выборе пунктов Проектирование Товаров > Маршруты откроется окно Маршрут:

Данные заголовка применяются к целому маршруту. В строках сведений о заго* ловке вводятся данные, относящиеся к машинным и рабочим центрам, в которых выполняется обработка продукта. Поля маршрута:

Глава 6. Производство • • • •

73

Но — номер маршрута (например, соответственно процессу или родительскому товару). Описаниие — название маршрута (например, соответственно процессу или ро* дительскому товару). В поле Тип определяется размещение производственных операций (последователь* ное или параллельное) для последующего расчета производственного заказа. Значения поля Статус определяют состояние маршрута: для редактирования оно должно иметь значение Новый или В Разработке, а для использования мар* шрута — значение Сертифицирован.

Строки маршрута В строках маршрута перечисляются заданные пользователем требуемые операции. • • • •

Произв. Операция Но номер операции. При вводе первого значения 10 каждый новый номер операции увеличивается на 10. В поле Тип указывается Рабочий Центр или Машинный Центр. Это значение оп* ределяет тип используемого ресурса. В поле Но выбирается из списка конкретный рабочий или машинный центр. В поля Время Работы и Время Наладки вводится время, необходимое для выпол* нения производственной операции. Значение Время Наладки вычисляется для производственного заказа, а Время Работы — для произведенного товара.

После создания спецификации и номера маршрута необходимо в карточке то* вара на вкладке Пополнение указать номера маршрута и спецификации.

Расчет стандартной себестоимости В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Товары . Откроется окно Товар Карточка. Стандартная себестоимость этого товара рассчитывается на основе себестои* мости товаров*компонентов или материалов, указанных в спецификации товара, а также трудовых издержек, обусловленных операциями созданного маршрута. Для расчета стандартной себестоимости необходимо в карточке товара последователь* но выбрать пункы Товар > Производство > Расчет Станд. Себестоимости . Если товар имеет несколько уровней спецификации и множество маршрутов для производства и сборки товаров нижнего уровня, они все будут учтены при рас* чете стандартной себестоимости основного товара.

Планирование и производственный заказ Для производства товаров в организации обычно выпускается производственный заказ или заказ на работу для производственного или сборочного объекта. В производствен* ном заказе указано, какие товары и в каком количестве необходимо изготовить, а также срок их изготовления. В производственном заказе также указаны составные части или сырье, необходимое для производства конечного продукта. Это называется специфика* цией. Наконец, в производственном заказе указаны этапы производства или сборки товара, а также инструкции по выполнению этих этапов. Это называется маршрутом. Определение последовательности производства товаров требует тщательного планирования. Еще более сложное планирование необходимо для того, чтобы обес*

74

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

печить доступность необходимых компонентов или сырья в соответствии с графи* ком производства конечного продукта для выполнения заказов продажи, пополне* ния запасов и т. д. Возможна ситуация, в которой заказ продажи является источником спроса на конечные продукты, выпускаемые заводом. Сделовательно процессу создания про* изводственного заказа будет предшествовать процесс планирования. Для создания производственного заказа из планирования необходимы настройки системы, которые детально будут рассмотрены в главе Производство. В меню Производство при последовательном выборе пунктов Планирование > Произ. Планы откроется окно Производственный План.

Система должна выполнить операции планирования, чтобы определить това* ры, которые необходимо купить, и товары, которые нужно произвести, на основе открытых заказов продажи, полученных от клиентов, а также заранее подготовлен* ных прогнозов продаж. Последовательный выбор пунктов Функции > Вычислить Регенеративный План вызывает не частичное обновление, а перерасчет всего плана Система собирает все ресурсы, необходимые для удовлетворения спроса на про* дукт на основе данных заказов продаж и прогнозов. Спецификация для каждого требуемого товара разворачивается в целях определения компонентов, необходи* мых для производства этих товаров. Выполняется сравнение требуемого количе* ства всех компонентов с имеющимися запасами, а также с открытыми заказами покупки и заказами на работу для создания запаса этих компонентов. Система сообщает о недостающих товарах и дает рекомендации по их получе* нию (покупке или производству). При этом учитываются сроки получения каждого товара на основе заданного для него периода ожидания и положения в структуре продукта или спецификации. Система пытается обеспечить наличие нужных това* ров в нужном количестве в соответствии с нашими требованиями. Журнал планирования содержит результаты процедуры планирования. Для создания производственного заказа из журнала планирования следует ото* брать фильтром только требуемые строки журнала, а затем запустить задание, пос* ледовательно нажав пункты Функции > Выполнить Указание . После окончания ра* боты задания строки в журнале планирования удаляются. Они перенесены из журнала в производственные заказы. При создании производственных заказов из журнала планирования строки производственных заказов автоматически резервируются для заказов продажи.

Глава 6. Производство

75

При выборе в производственном заказе пунктов Функции > Авто Резервирование И Строка > Операции Резервирования видна взаимосвязь производственного зака* за с исходным заказом продажи.

Извлечение составных частей или сырья В меню Производство при последовательном выборе пунктов Исполнение > Журналы Потребления откроется окно Журнал Потребления. В журнале потребления мы сообщаем системе о том, что необходимые компо* ненты были извлечены со склада для производства готовой продукции, указанной в запущенном производственном заказе. Он также используется для переноса себесто* имости составных частей со склада в производственный заказ. Материалы извлека* ются со склада. Microsoft Navision включает ряд параметров, позволяющих автомати* чески оживлять компоненты со склада по сообщению о начале производственной деятельности или при вводе в систему сведений о том, что продукты были изготов* лены. Для автоматического заполнения журнала (расчета потребления компонентов) следует запустить задание Расчет Потребления , последовательно выбрав пункты Функции > Вычислить Потребление , указав в нем на закладке Произв. Заказ номер производственного заказа

В форму добавляются строки с товаром, необходимым для производства гото* вой продукции. При учете журнала (последовательном выборе пунктов Учет > Учет , положи* тельном ответе на запрос) товары извлекаются со склада и их себестоимость вклю* чается в производственный заказ.

Учет трудовых издержек и готовых изделий В процессе производства можно следить за ходом выполнения работы, а также со* бирать сведения о трудовых издержках, чтобы по завершении работы можно было определить фактические затраты на производство продукта. Последовательный выбор пунктов в меню Производство Исполнение > Журналы Учета Выхода открывает окно Журнал Выхода Продукции .

76

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Эта форма используется для регистрации времени, затрачиваемого на каждую опе* рацию, а также сведений об изготовленных продуктах. Можно регистрировать сведе* ния о прохождении каждой операции товарами, но эти сведения нужны не во всех слу* чаях. Однако регистрация последней операции сообщает системе о том, что изготовление соответствующих товаров было завершено, и они могут использоваться для удовлетворения заказа продажи или для сборки товаров более высокого уровня. Для заполнения журнала необходимо указать в строке в поле Произ. Заказ Но номер производственного заказа и выбрать пункты Функции > Раскрыть Маршрут .

В созданных строках журнала необходимо указать время выполнения операций, а затем учесть журнал.

Результаты Для просмотра результатов необходимо зайти в запущенный производственный заказ, последовательно выбрав пункты в меню Производство Исполнение > Запущенные Произ. Заказы. В самом производственном заказе при выборе Заказ > Статистика. Откроется окно Произ. Заказ Статистика:

В нем отображаются сведения по всем расходам, связанным с этим производ* ственным заказом.

Глава 7. Другие функциональные области

77

Глава 7

Другие функциональные области Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Маркетинг Планирование ресурсов Сервисный центр Персонал Business Notification Электронная коммерция

Обзор В этом разделе приведен обзор компонентов Маркетинг, Работы, Ресурсы, Сервисный центр, Персонал, Business Notificatio n и Электронная коммерция. Более подроб* но эти программные компоненты обсуждаются в последующих курсах.

Маркетинг Маркетинг — это мощное средство поддержки продаж, разработанное для компа* ний с отделами сбыта и маркетинга. Это средство также интегрировано в Microsoft Outlook. Модуль Маркетинг предоставляет пользователю полную и точную информацию для оптимизации делового взаимодействия с контактами.

Управление контактами Модуль Управление контактами позволяет поддерживать общие сведения о контактах и записывать контактную информацию для всех бизнес*связей. Для каждого контакта можно указать отдельных контактных лиц в контактной фир* ме. Функция проверки дубликатов автоматически оповещает пользователя о вводе уже существующей информации. Можно систематизировать контакты на основе собственных критериев профиля. Модуль Управление контактами позво* ляет настроить работу с контактами в соответствии с индивидуальными требо* ваниями.

78

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Карточка контакта используется для регистрации сведений о контактах. Программное обеспечение Microsoft Dynamics NAV интегрировано с интерфей* сом Microsoft T API (Telephony Applicatio n Progr amming Interface) . Используя TAPI*совместимые телекоммуникационные устройства, можно звонить кон* тактам, просто нажимая кнопку на вкладке Контакты карточки контакта (ма* ленький значок с изображением телефона рядом с номером телефона или мо* бильного телефона). Контакты тесно интегрированы с модулем Продажи. Это означает, что мож* но, например, сообщать расценки потенциальным клиентам или создавать до* кументы продажи для конкретных контактных лиц. Для отображения карточки контакта в меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пункты Маркетинг > Контакты . Откроется окно Контакт Карточка:

Поиск контакта Функция Поиск Контакта позволяет находить контакты в базе данных, даже если у вас отсутствуют точные сведения о них. Даже если вы допустили орфографичес* кую ошибку в строке поиска, нужный контакт будет найден. Данная функция до* ступна не только через меню Продажи и маркетинг (модуль Маркетинг), но также в мастерах, списке контактов и карточке контактов. Чтобы ограничить область поиска, можно выполнить поиск по полям (на* пример, Название, Адрес, Телефон и E-Mail Address) и таблицам (Контакт, Взаимодействие Операция, Задача, Возможность, Комментарий ) либо по всем таб* лицам.

Управление задачами Управление задачами позволяет организовывать задачи кампании, маркетинга и продаж. Можно создавать собственные списки задач. Задачи можно связывать с контактами и/или кампаниями. Можно назначать задачи, состоящие из несколь*

Глава 7. Другие функциональные области

79

ких задач, другим пользователям или группам пользователей, записанным в про* грамме. Действия могут состоять из нескольких задач. В окне Число Задач можно различными способами отображать существующие задачи. Например, можно отображать число задач или номер соответствующего контакта, используя группировку по кампании, продавцу, группе или контакту. Чтобы открыть это окно, в меню Продажи и маркетинг необходимо последователь* но выбрать пункты Маркетинг > Задачи.

Классификация контактов Функция Классификация контактов позволяет классифицировать клиентов на основе заданных критериев, например, в зависимости от доходов. Данная функ* ция предоставляет информацию, необходимую для планирования кампаний, це* ленаправленной работы с контактами и оптимизации маркетинговых сообще* ний. Система рейтинга контактов позволяет создавать специально настроенные рейтин* ги, отражающие, например, значение лояльности клиентов, поставщиков и партнеров. Рейтинги можно отображать на карточке контакта для быстрого доступа и обновления.

Управление кампаниями Функция управления кампаниями позволяет организовывать кампании на основе сегментов рынка, созданных пользователем. Можно выполнять сегментирование контактов на основе определенных критериев, таких как продажи, профили и вза* имодействия контактов. Можно многократно использовать существующие сегменты. Например, мож* но указать, следует ли обновлять сегменты при вводе новых сведений о контакте, или зафиксировать группу для последующих действий (например, для прямых рас* сылок). Можно выполнять слияние идентифицированного сегмента с документом Microsoft Word или отправлять файлы любого другого типа контактам, входящим в сегмент. Можно отправлять копии одного документа на разных языках контактам из разных стран. Сведения о кампании вводятся на карточке кампании. Чтобы открыть окноКампания Карточка , в меню Продажи и маркетинг последовательно выберите пункты Маркетинг > Кампании.

Управление документами и регистрация взаимодействия Можно регистрировать взаимодействие с клиентами, например телефонные разго* воры, встречи и переписку. Если взаимодействие включает документ, можно со* хранить этот документ с соответствующим контактом, а затем отслеживать его с помощью функции управления документами. Документы Microsoft Navision, отправляемые контакту (например, заказы про* дажи и квоты), можно регистрировать, а затем извлекать для последующего исполь* зования. Это позволяет получать актуальные и точные сведения обо всех взаимо* действиях с контактом.

80

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Управление возможностями Модуль Управление возможностями позволяет отслеживать возможности продажи. Продавцы могут получать сведения о готовящихся к выпуску товарах и осуществ* лять планирование в соответствии с этой информацией. Управление возможностями позволяет разбить процесс продаж на несколько этапов. Существующие возможности отображаются в окне Возможности. Можно использовать различные режимы отображения существующих возможностей в окне Возможности. Например, можно просматривать число возможностей или их значе* ние (определяемое различными способами), используя группировку по кампании, продавцу или контакту. В меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пунктыПродажа > Возможности . Откроется окно Возможности:

Интеграция с клиентом Outlook Большинство пользователей модуля Продажи и маркетинг строят отношения с кон* тактами с помощью средств управления календарем и задачами, при этом значи* тельная часть внешнего взаимодействия осуществляется через Microsoft Outlook. Таким образом, интеграция между Microsoft Navision и Outlook имеет важное значе* ние для эффективной работы пользователя системы управления отношениями с клиентами. Интеграция с клиентом Outlook позволяет планировать собрания в программе Outlook и просматривать задачи в Microsoft Navision перед собранием. После прове* дения собрания можно зарегистрировать его в окне Протокол Взаимодействий как взаимодействие. Функции планирования Outlook позволяют планировать и выпол* нять назначенные задачи, а в среде Microsoft Navision можно создавать действия для клиентов и контактных лиц.

Глава 7. Другие функциональные области

81

Данные, вводимые в Microsoft Navision (например, задача или контакт), автома* тически обновляются в Outlook. Вам не нужно дважды обновлять одну и ту же ин* формацию в двух разных приложениях.

Регистрация электронной почты с использованием Microsoft Exchange Данная функция обеспечивает интеграцию Microsoft Navision со службой электрон* ной почты Microsoft Outlook. Все сообщения электронной почты (как входящие, так и исходящие) могут автоматически или вручную регистрироваться в Microsoft Navision для последующего совместного использования в организации. Это позво* ляет сотрудникам получить непосредственный доступ к последней переписке с де* ловыми контактами. Это серверное решение требует наличия Microsoft Exchange Server. Использова* ние серверного решения позволяет хранить сообщения электронной почты в есте* ственной среде, не сохраняя их на сервере приложений и не снижая таким образом уровня производительности. Интеграция с программой Outlook также позволяет ис* пользовать встроенные функциональные возможности Outlook. Например, можно создать в программе Outlook правила для отправки определенных сообщений элект* ронной почты в специальные папки для последующей автоматической интеграции в Microsoft Navision.

Планирование ресурсов Функциональные возможности модуля Работы и ресурсы сосредоточены в области Планирование ресурсов Microsoft Navision. В настоящем разделе все пути для досту* па к этим функциональным возможностям начинаются с меню Планирование Ресурсов, если не указано обратное.

Работы Модуль Работы обеспечивает возможность детального планирования и управления издержками, связанными с любой долгосрочной работой или проектной деятель* ностью. Он также может применяться для множества различных служб и задач, свя* занных с консультированием. Для успешного управления работами требуется актуальная сводная информа* ция, детальное планирование и возможность выполнения контрольного анализа на основе объективных данных. Этот модуль включает все функциональные возможности, используемые компа* нией для управления работами и проектами. В частности, он включает карточки работ, бюджеты работ, журналы работ, а также отчеты и регистры, относящиеся к ресурсам.

Бюджеты работ Окно Работа Бюджет позволяет настроить бюджет для работы. Возможна настрой* ка бюджета для каждой работы. Бюджет используется для планирования ресурсов, выделяемых для работы. Бюджет может быть как общим, с небольшим количеством операций, так и под* робным, с операциями, разделенными на уровни действий. В меню Планирование Ресурсов необходимо последовательно выбрать пункты Работы > Бюджеты для ото* бражения бюджетов работ.

82

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журналы работ Журналы работ можно использовать в следующих целях: • Учет использования ресурсов, товаров и ресурсов главной книги при выполне* нии работ. • Применение учетных операций работ и товаров. • Назначение операций этапам, задачам и подзадачам. • Выверка ресурсов. В меню Планирование Ресурсов необходимо последовательно выбрать пункты Работы > Журналы Работ для отображения журналов работ.

Продажи работ Интеграция с модулем Продажи и маркетинг позволяет осуществлять продажи ра* бот. Все продажи работ должны учитываться в счете продаж.

Ресурсы Модуль Ресурсы используется для определения ресурсов — персонала или машин. Можно связывать отдельные ресурсы с группами ресурсов. Этот модуль включает все элементы, используемые для управления ресурсами в компании: отдельные ресурсы, группы ресурсов, планирование производственных мощностей, журналы ресурсов, а также все отчеты и регистры, связанные с ресурсами. Модуль Ресурсы представляет собой мощное средство для оптимизации управ* ления персоналом и машинами.

Карточки ресурсов Новые ресурсы задаются в карточке ресурсов. Для отображения карточек ресурсов в меню Планирование Ресурсов выберите Ресурсы. Откроется окно Ресурс Карточка:

Глава 7. Другие функциональные области

83

Группы ресурсов Можно работать с отдельными ресурсами или с группами ресурсов. Группе ресур* сов можно назначить любое число ресурсов.

Емкость ресурса Может потребоваться регулярно увеличивать емкость ресурсов (например, техни* ческих специалистов) за определенный период. Емкость ресурса определяет, какая часть ресурса доступна в указанный период. Можно назначать или изменять емкость отдельных ресурсов или групп ресур* сов. Например, можно ввести доступные человеко*часы для сотрудников. Для ма* шин можно указывать производственную мощность для определенного временно* го интервала. В качестве единицы измерения емкости можно использовать день, неделю, месяц, квартал, год или отчетный период. Для записи емкости ресурсов используется окно Ресурс Емкость. Для отображения этого окна в меню Планирование Ресурсов выберите Ресурс Емкость.

Распределение ресурсов для работ Можно назначить ресурс или емкость группы ресурсов одной или нескольким ра* ботам. Для этого можно использовать модуль Ресурсы или модуль Работы. Окно Ресурс Распред. для Работ используется для просмотра и изменения значе* ний единиц измерения для ресурсов, назначенных различным работам в разные пе* риоды времени. Для отображения этого окна откройте окно Ресурс Емкость и необ* ходимо последовательно выбрать пункты Планирование > Ресурс Распред. Для Работ.

Наличие ресурсов В окне Ресурс Наличие отображается прокручиваемая сводка емкости ресурсов. Окно разделено на строки, в которых указаны следующие параметры: общая емкость; количество, назначенное работам в заказе; емкость, назначенная работам в квоте; наличие после заказа; остаток емкости после всех работ из квоты или заказа. Чтобы открыть это окно из карточки ресурса, необходимо последовательно выбрать пунк* ты Планирование > Ресурс Наличие .

Интеграция ресурсов и работ Модули Ресурсы и Работы интегрированы между собой, что позволяет назна* чать емкость ресурса или группы ресурса одной или нескольким работам.

84

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журналы ресурсов Журналы ресурсов позволяют отслеживать использование ресурсов и рентабель* ность ресурсов. Можно выполнять учет использования и продажи ресурсов в журнале ресурсов, а также генерировать статистику на основе этих сведений для внутренних процес* сов управления. Для отображения журнала ресурсов выберите Журналы Ресурсов. Статистика по ресурсам В окне Ресурс Статистика отображаются все транзакции, записанные в журна* лах работ, журналах ресурсов или (с некоторыми ограничениями) документах про* дажи. Чтобы открыть это окно из карточки ресурсов, необходимо последовательно выбрать пункты Ресурс > Статистика .

Сервисный центр Модуль Сервисный центр позволяет получать выгоду за счет высококачествен* ного обслуживания клиентов. С его помощью вы сможете лучше удовлетво* рить потребности клиентов и обеспечить такое качество обслуживания, кото* рое превзойдет их ожидания. Модуль Сервисный центр включает следующие возможности: • • •

Быстрый и удобный доступ к истории обслуживания клиентов. Прогнозирование потребностей клиентов. Регистрация сведений о заказах клиентов, таких как дата, время и назначенный технический специалист, в режиме реального времени.

В настоящем разделе все пути для доступа к этим функциональным возможнос* тям начинаются с меню Сервис, если не указано обратное.

Управление сервисными заказами Можно регистрировать послепродажное обслуживание, в том числе заявки на об* служивание, гарантированные услуги, сервисные заказы и заявки на ремонт. Сер* висные заказы могут инициироваться (клиентами либо автоматически) в соответ* ствии с условиями сервисного контракта. Важные данные при обработке сервисного заказа могут вводиться в центре обработки вызовов или ремонтной мастерской. Можно регистрировать специ* альные или единичные сервисные заказы. В протоколе сервисного заказа дос* тупна полная история сервисного заказа, квоты сервисного заказа, а также воз* можность управления арендами. Сервисные заказы создаются в окне Сервисный Заказ. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Заказы. Откроется окно Сервисный Заказ:

Глава 7. Другие функциональные области

85

Управление сервисной ценой Создание продуманной стратегии в области сервисных цен — один из способов, позволяющих компаниям отслеживать и контролировать цены на обслуживание. Использование такой стратегии в конечном итоге способствует повышению рента* бельности сервисных операций. Функция управления сервисными ценами в моду* ле Сервисный Центр предоставляет компаниям эффективные средства поддержки стратегии в области сервисных цен любого уровня сложности. Функции управления сервисными ценами позволяют создавать различные группы сервисных цен в зависимости от сервисного товара (или группы сервисных товаров), а также типа проблемы, с которой связана сервисная задача. Подобные группы можно создавать на ограниченный срок, а также для определенного клиента или валюты. Схе* мы расчета цен могут использоваться в качестве шаблонов для назначения цены сер* висной задаче. Например, можно назначить определенные товары, связанные с дан* ной сервисной ценой, а также тип необходимых работ. Чтобы обеспечить правильное применение цен, можно назначать фиксированную, минимальную или максимальную цену, в зависимости от условий соглашения с клиентами. Статистика сервисных цено* вых групп позволяет отслеживать рентабельность каждой сервисной ценовой группы.

Управление сервисными товарами Функция управления сервисными товарами позволяет создать базу данных по всем сервисным товарам и частям, включая сведения о контракте и управлении компо* нентами, ссылки на спецификации и гарантийную информацию. Можно просматривать соглашение об уровне обслуживания для получения необ* ходимых сведений (например, о времени отклика). Можно зарегистрировать все товары и запасные части с серийными номерами, а также любое замещающее оборудование, используемое техническими специалис*

86

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

тами, а затем связать их с протоколом сервисного товара. Можно отслеживать все запчасти и оборудование. Функция Анализ по периодам обеспечивает доступ к ос* новным бизнесиндикаторам сервисного товара. Для отслеживания сведений о сервисном товаре используется карточка сервис* ного товара. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Сервисные Товары. Откроется окно Сервисные Товары.

Управление сервисными контрактами С помощью сервисных контрактов можно создать соглашение с клиентом, ого* варивающее уровень обслуживания. Функции управления контрактами обес* печивают доступ к информации об истории, обновлении и шаблонах контрак* тов. Сервисные контракты позволяют записывать подробные сведения об уровнях обслуживания, времени отклика и уровнях скидок, а также историю обслуживания каждого контракта, в том числе информацию об использованных сервисных това* рах, запчастях и человеко*часах. Функция управления контрактами обеспечивает гибкие возможности подготов* ки счетов, оценки рентабельности и определения квот контрактов. Для настройки сервисных контрактов используется окно Сервисный Контракт. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Контракты > Контракты. Откроется окно Сервисные Контракты.

Планирование и диспетчеризация Компонент Планирование И Отправка позволяет назначать персонал заказам на работу. С его помощью также можно регистрировать такие данные, как статус зака* за на работу. Можно фильтровать сервисный персонал и специалистов по ремонту в зависимости от доступности и квалификации. Доступны краткие сведения о при* оритете сервисных задач, сервисных нагрузках и эскалации задач.

Планирование задач Функция планирования задач позволяет автоматизировать сервисные задачи, в том числе генерировать профилактические сервисные заказы, обновления сервисных контрактов и счета по сервисным контрактам. Также можно настроить диспетчер задач для выполнения автоматических проверок наличия пакетных заданий, на* значенных для обработки в определенный день. Параметры планирования задач настраиваются в окне Диспетчер Задач Настройка. Чтобы открыть это окно, в меню Администрирование Необходимо последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Диспетчер Задач > Диспетчер Задач Настройка . Откроется окно Диспетчер Задач Настройка.

Персонал Персонал — это полностью интегрированный модуль, обеспечивающий эффектив* ные возможности регистрации и обновления сведений о сотрудниках. Этот модуль включает все функциональные возможности, используемые отделом кадров ком*

Глава 7. Другие функциональные области

87

пании: карточки сотрудников, функции регистрации отсутствия и отчеты о сотруд* никах. Это повышает эффективность управление персоналом за счет оптимального использования данных о сотрудниках. В настоящем разделе все пути для доступа к функциональным возможностям начинаются с главного меню Персонал, если не указано обратное.

Сотрудники В карточке сотрудника регистрируются все сведения о сотруднике. Для отображе* ния этого окна следует выбрать Сотрудники:

Регистрация отсутствия Коды отсутствия помогают отслеживать отсутствие сотрудников, а также причины отсутствия. Чтобы открыть окно Регистрация Отсутствия , выберите Регистрация Отсутствия.

Причины увольнения Окно Причины Для Увольнения используется для указания причин увольнения со* трудников из компании. Чтобы открыть это окно, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Причины Для Увольнения .

Трудовое соглашение Коды трудовых соглашений используются для задания типов контрактов, заключен* ных компанией со своими сотрудниками. Чтобы открыть окно Сотрудник Контрак* ты, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Сотрудник Контракты.

Квалификация Коды квалификации вводятся для указания различных квалификаций сотрудни* ков. Чтобы открыть окно Сотрудники Квалификация, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Квалификации .

88

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Родственники Коды родственников вводятся для регистрации связи сотрудника с родственниками или близкими людьми. Чтобы открыть окно Сотрудники Родственники из карточки сотрудника, необходимо последовательно выбрать пункты Сотрудник > Родственник.

Прочая информация Можно задавать коды и описания льгот, предоставляемых сотрудникам, а также собственности компании, находящейся во временном пользовании сотрудников. Для этого используется окно Прочая Информация. Чтобы открыть это окно из кар* точки сотрудника, необходимо последовательно выбрать пункты Сотрудник > Прочая Информация.

Конфиденциальная информация Коды конфиденциальной информации используются для регистрации конфиден* циальных пунктов трудового соглашения сотрудника, таких как зарплата, учас* тие в акционерном капитале компании, пенсиях и т. д. Конфиденциальные све* дения о сотруднике записываются в окне Конфид. Информация. Чтобы открыть это окно из карточки сотрудника, необходимо последовательно выб* рать пункты Сотрудник > Конфид. Информация . Откроется окно Конфид. Информация:

Глава 7. Другие функциональные области

89

Business Notification Решение Business Notificatio n служит для создания и отправки уведомлений по* ставщикам или коллегам из других подразделений относительно определенных событий. Например, уведомления можно отправлять, если по размещенному за* казу получены некоторые из купленных товаров и ожидается доставка остальной части заказа. Уведомление информирует поставщика о том, что некоторые из то* варов еще не были доставлены. Если эта функция включена в окне Настройка Уведомлений, программа может создавать шесть стандартных уведомлений.

Типы уведомлений Существует два варианта создания уведомлений: на основе времени и на основе изменения значений полей. В решении Business Notification предлагается пять уведомлений на основе вре* мени, которые информируют получателя относительно: • • • • •

предстоящих поставок; товаров, не полученных после обещанной даты поставки; подтверждений заказов на покупку, которые не были получены; задержанных производственных заказов; текущего статуса наличия.

Для отображения списка доступных уведомлений на основе времени, следует открыть окно Уведомления из меню Администрирование и последовательно выб* рать пункты Настройка Приложения > Общее > Настройка Оповещений . Откроется окно Настройка Уведомлений. Теперь необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Отчеты Об Уведомлениях. Откроется окно Отчеты Об Уведомлениях :

Шестое уведомление, основанное на изменении значений полей, используется для контроля изменений статуса спецификаций. Если в окне Настройка Уведомле* ний установлен флажок Отправить уведомления, это уведомление отправляется при каждом изменении статуса в соответствующих полях.

90

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Период регистрации Имеется возможность указать, как долго требуется хранить записи об отправлен* ных уведомлениях. Этот период можно задать в окне Настройка Уведомлений, а за* тем использовать по умолчанию для всех уведомлений на основе времени либо за* дать период регистрации для каждого отдельного раздела.

Разделы Разделы используются для управления определенным набором уведомлений. В каж* дом разделе может быть отправлено до пяти стандартных уведомлений на основе времени. Уведомления на основе изменения полей отправляются автоматически.

Отправка уведомлений Для отправки строк уведомлений необходимо сначала собрать их. Среди собира* емых строк могут попадаться записи уведомлений, отправленных ранее. Если стро* ки были отправлены ранее, в поле Отправлено для этих строк появится соответ* ствующая отметка, а время последней отправки уведомления будет отображаться в окне Строки Уведомлений.

Электронная коммерция Функция Электронная коммерция в Microsoft Na vision представлена модулем Commerce Gateway.

Commerce Gateway Функциональные возможности Commerce Gateway позволяют настраивать партне* ров BizTalk в среде Microsoft Navision. Выполнив такую настройку, вы сможете об* мениваться документами BizTalk со своими партнерами BizTalk. Далее перечислены некоторые из документов, которые можно отправлять парт* нерам Biztalk: • • • •

заказы продажи; счета продажи; кредит ноты продажи; заказы покупки.

Глава 8. Учетные группы

91

Глава 8

Учетные группы Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Специальные учетные группы Общие учетные группы Общая настройка учета Учетные группы НДС Определение учетных групп Учет транзакций в финансовых счетах

Обзор Если кроме области приложения Финансы Microsoft Dynamics NAV используют* ся и другие области приложений и, следовательно, выполняется учет таких сче* тов, как Клиенты, Поставщики, Товары или Ресурсы, необходимо будет настро* ить связь между этими счетами и финансовыми счетами. Если используется только область приложения Финансы, в создании учетных групп нет необходи* мости. Учетные группы используются для создания связей между различными об* ластями приложений и областью Финансы. Поэтому для создания учетных групп необходимо предварительно настроить план счетов. Если запись и учет продаж, покупок и других транзакций ведется без прямого указания конкретного фи* нансового счета, учетные группы позволяют сопоставить эти операции соответ* ствующим счетам. Например, если товар продается клиенту по заказу продажи, какие*либо финансовые счета явно не указываются. Однако при использова* нии функции Навигатор просмотр учтенного счета позволяет определить опера* ции, учтенные в финансовых счетах. Это возможно в том случае, если клиентам и товарам назначены учетные группы, указывающие на соответствующие фи* нансовые счета. Существует три основных типа учетных групп, которые имеют отношение к продаже товаров и ресурсов клиентам, а также к покупке товаров у постав* щиков. • • •

Специальные учетные группы Общие учетные группы Учетные группы НДС

В этом курсе сначала изучаются специальные учетные группы, затем рассмат* риваются общие учетные группы и учетные группы НДС. В конце приводится анализ совместного использования учетных групп на примере учета счета про* дажи.

92

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Специальные учетные группы Главное назначение специальных учетных групп — определять основной счет ба* лансового отчета для каждой поддерживаемой книги. Например, совокупная теку* щая дебиторская задолженность по всем клиентам должна равняться сводному по* казателю счетов по дебиторской задолженности в балансовом отчете. Таким образом, специальные учетные группы назначаются клиентам, поставщикам, товарам, бан* ковским счетам и основным средствам. Данные учетные группы образуют прямую связь с основным счетом балансового отчета для каждого из основных товаров. Ниже перечисляются возможные специальные учетные группы: Специальная учетная группа

Описание

Учетная группа клиента

Эта учетная группа соотносит счет расчетов с клиентами, счета скидок оплаты, счета*фактуры и счета округления приложения, счета процентов и сборов, относящиеся к клиентам

Учетная группа поставщика

Эта учетная группа соотносит счет расчетов с поставщиками, счета скидок оплаты, счета*фактуры и счета округления приложения, счета процентов и сборов, относящиеся к поставщикам

Учетные группы основных средств

Эта учетная группа определяет счета, по которым учитываются транзакции с основными средствами

Учетные группы банковских счетов

Эта учетная группа соотносит банковский финансовый счет с банковским счетом в программе

Учетная группа склада/ настройка учета склада

Эта учетная группа определяет конкретный склад. Каждая учетная группа склада комбинируется с соответствующим кодом склада в окне Товары Настройка Учета. Каждой такой комбинации можно сопоста* вить счета товаров, финансовый счет НЗП и другие счета вариаций, относящиеся к товарам в плане счетов

Настройка специальной учетной группы Теперь выполните настройку учетных групп клиента, поставщика и склада. Важно по* мнить, что каждая учетная группа напрямую связана с планом финансовых счетов. Та* ким образом, для создания учетных групп необходимо заранее настроить план счетов.

Учетная группа клиента Чтобы настроить учетную группу клиента с помощью команд меню Финансы, не* обходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Группы Учета > Клиент . Откроется окно Клиент Учетные Группы . Используйте эту таблицу для назначения кода каждой учетной группе клиентов.

Глава 8. Учетные группы

93

В поле Код вводится имя учетной группы. Можно ввести не более 10 знаков — как букв, так и цифр. Следует помнить, что один и тот же код нельзя использовать в одной таблице дважды. Каждый код должен быть уникальным. Однако можно настроить неогра* ниченное количество кодов. Поле Описание позволяет добавить более подробное описание. Сам код должен быть коротким, но понятным. Необходимо указать для каждой учетной группы те счета, на которых Microsoft Navision будет учитывать транзакции с участием клиентов. Могут быть указаны сле* дующие счета: • • • • • •

Поступления Плата за обслуживание Скидки оплаты Дополнительные затраты Проценты Округление Счета

Чтобы назначить учетную группу клиента для карточки клиента, в меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Клиенты . 1. На карточке клиента перейти на вкладку Счет. 2. Щелкнуть поле Клиент Учетная Группа . 3. Нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Клиент Учетная Групп . После этого при учете заказов, счетов, кредит*нот, платежей и т. п. Microsoft Navision будет использовать сведения, отраженные в коде данной учетной группы клиента, для учета на указанных счетах.

Учетная группа поставщика Для создания учетной группы поставщика в меню Финансы необходимо последо* вательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Поставщик . От* кроется окно Поставщик Учетные Группы. Данная таблица используется для назна* чения кода каждой учетной группе поставщика. В окне Поставщик Учетные Группы следует указать для каждой учетной группы те счета, на которых Microsoft Navision будет вести учет транзакций с участием по* ставщиков. Могут быть указаны следующие счета: • •

Платежи Плата за обслуживание

94 • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Скидки оплаты Округление Счета

В каждой карточке поставщиков можно указать код в поле Поставщик Учетная Группа. Когда пользователь выполняет учет заказов, счетов, кредит*нот, плате* жей и т. п., Microsoft Navision использует сведения, отраженные в данном коде, для учета на указанных счетах. Чтобы назначить учетную группу поставщика для карточки поставщика, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Платежи > Поставщики. 1. 2. 3. 4.

Перейти к карточке, в которой требуется указать код учетной группы. Щелкнуть вкладку Счет. В поле Поставщик Учетная Группа нажать кнопку Assistbutton. Выделить строку с требуемой учетной группой и нажать кнопку ОК, чтобы до* бавить код в карточку.

Учетная группа склада Чтобы настроить учетную группу склада, необходимо последовательно выбрать пун* кты Финансы > Настройка > Группы Учета > Наличие . Откроется окно Товар Учетные Группы. В окне Товар Учетные Группы указывается код и сопутствующие сведения для каждой учетной группы. Затем можно ввести код в поле Товар Учетная Группа в каждой карточке товара. Когда пользователь выполняет учет заказов, счетов, кре* дит*нот и прочих операций с этим товаром, Microsoft Navision использует данную учетную группу склада для определения счета, по которому будет учтена транзак* ция. Учетные группы товаров позволяют также группировать товары для статисти* ческой отчетности. Следует использовать понятные, легко запоминающиеся коды, например: • • •

Готовые Сырье Продажи

После завершения формирования учетных групп складов следует нажать кноп* ку Настройка. Откроется окно Товары Настройка Учета. Эта таблица содержит информацию о настройке учета товаров на финансовых счетах. Примечание. Первоначально требуется наличие только двух счетов — Товары Фин. Счет и Товары Фин. Счет (Врем.). Прочие счета относятся к конкретным более детальным блокам, которые могут либо использо* ваться, либо не использоваться. В этой таблице можно создать связи между учетными группами товаров, скла* дами товаров и финансовыми счетами. При учете операций, относящихся к дан* ному товару, ведется учет на финансовом счете, созданном для комбинации учет* ной группы этого товара и склада, связанного с данным товаром. Когда в поле Товар Учетная Группа в каждой карточке товара вводится код учет* ной группы, добавление учетных данных производится автоматически. Эти сведе* ния основаны на комбинациях, определенных в этой таблице.

Глава 8. Учетные группы

95

Можно использовать одни и те же номера финансовых счетов или различные номера счетов для каждой комбинации учетной группы и склада. Чтобы назначить товарам учетные группы складов, необходимо последователь* но выбрать пункты Продажи И Маркетинг > Товары И Цены > Товары . • • • • •

Перейти на карточку товара, в которой требуется ввести код учетной группы. Щелкнуть вкладку Счет. В поле Товар Учетная Группа нажать кнопку AssistButton. В окне Товар Учетные Группы выбрать строку с требуемой учетной группой. Нажать кнопку Ок, чтобы добавить код в карточку.

Общие учетные группы Существует два вида общих учетных групп: Общая учетная группа

Описание

Общая бизнес*группа

Указывает, кому продается товар (т. е. клиентов) и у кого покупается товар (т. е. поставщиков)

Общая товарная группа

Указывает, что продается (т. е. товары и ресурсы) и что покупается (т. е. товары)

Общая бизнес:группа Общие бизнес*группы присваиваются клиентам и поставщикам. В окне Общие Бизнес Группы вводятся код и описание учетной группы. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Бизнес . Откроется окно Общие Бизнес Группы:

При настойке бизнес*групп необходимо определить, сколько групп может по* требоваться для классификации продаж по клиентам и сколько — для классифика* ции покупок по поставщикам. В бизнес*группах может вестись группировка кли*

96

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ентов и поставщиков по географическому признаку (отечественные, страны ЕС, ближнее зарубежье и т. д.) или по виду деятельности (розничная торговля, произ* водство, оптовая торговля, обслуживание), а также на основе критерия собствен* ности — частные предприятия и государственные организации. Если разделение продаж и закупок по местоположению не требуется, можно отказаться от соответ* ствующей настройки общих бизнес*групп. Количество групп напрямую определя* ется планом счетов. В окне Общие Бизнес Группы могут вводиться следующие сведения: Поле

Описание

Код

Код, назначаемый в программе клиентам, поставщикам и финансовым счетам

Описание

Описание общей бизнес*группы

Станд. НДС Бизнес Группа

Выбор бизнес*группы по НДС, используемой по умолчанию для транзакций, связанных с данной общей бизнес*группой. При изменении сведений в данном поле будет выведен запрос на соответствующее обновление финансовых счетов, клиентов и поставщиков

Авто Вставка По Умолчанию

Если это поле выбрано, при назначении общей бизнес*группы клиенту, поставщику или финансовому счету программа автоматически записывает в поле НДС Бизнес Группа для клиента, поставщика или финансового счета значение из поля Станд. НДС Бизнес Группа

Общие товарные группы Общие товарные группы назначаются для товаров и ресурсов. В окне общих товар* ных групп следует ввести код и описание соответствующей учетной группы. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Товар . Откроется окно Общие Товарные Группы. При настройке товарных групп необходимо принять во внимание следующие факторы: • •

сколько групп понадобится для классификации продаж по продуктам (товарам и ресурсам); сколько групп потребуется для классификации закупок по товарам.

Общие товарные группы подразделяются на категории Сырье, Розница, Ресурсы, Производственные Мощности , Прочее С НДС и Прочее Без НДС . Общие то* варные группы отражают основные группы продуктов, представленные в плане счетов. Каждому товару и ресурсу назначается соответствующая общая товарная группа. В окне Общие Товарные Группы можно указать следующие сведения:

Глава 8. Учетные группы

97

Поле

Описание

Код

Код, назначаемый в программе финансовым счетам, товарам, ресурсам и товарным издержкам

Описание

Описание общей товарной группы

Станд. НДС Товарная Группа

Выбор товарной группы по НДС, используемой по умолчанию для транзакций с участием данной общей группы товара. При изменении сведений в этом поле будет выведен запрос на соответствующее обновление финансовых счетов, товаров, ресурсов и товарных издержек

Авто Вставка По Умолчанию

Если это поле выбрано, при назначении общей группы товара программа автоматически записывает в поле НДС Товарная Группа для финансового счета, товара, ресурса или товарных издержек значение из поля Станд. НДС Товарная Группа

Назначение общих учетных групп Коды общих бизнес*групп назначаются счетам клиентов и поставщиков, в то вре* мя как коды общих товарных групп должны назначаться товарам и ресурсам, что обеспечивает учет транзакций с участием данных клиентов, товаров поставщиков, а также ресурсов на правильных финансовых счетах. Чтобы назначить общую бизнес*группу для клиента, поставщика или ресурса, перейти на соответствующую карточку. На вкладке Счет введите соответствующую общую бизнес*группу.

Общая настройка учета Окно Общая Настройка Учета представляет собой матрицу, объединяющую общие бизнес*группы и общие товарные группы. С помощью каждой из таких комбинаций пользователь может определить, по каким счетам программа будет вести учет: • • • • • •

Продажи и покупки Кредит*ноты продаж и покупок Скидки счетов продаж и покупок, а также скидки оплаты Себестоимость проданных товаров и корректировки наличия товаров Применяемая прямая себестоимость и применяемые накладные расходы Вариации покупок

Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета . Откроется окно Общая Настройка Учета. Для каждой комбинации общей товарной группы и бизнес*группы можно на* значить различные наборы финансовых счетов. Продажу одного и того же товара можно учитывать в финансовых счетах по различным счетам продаж, поскольку клиентам назначены разные общие бизнес*группы.

98

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Копирование строк настройки учета Чем больше общих товарных групп и общих бизнес*групп имеется, тем больше строк отображается в окне Общая Настройка Учета . В результате для настройки общего учета в масштабе предприятия может потребоваться ввод большого коли* чества данных. Несмотря на разнообразие комбинаций общих товарных и биз* нес*групп, различные их комбинации могут учитываться на одних и тех же фи* нансовых счетах. Чтобы сократить объем вводимых вручную данных, можно скопировать финансовые счета из уже имеющихся строк в окне Общая Настройка Учета. Необходимо ввести значения Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа той строки, в которую планируется выполнить копирование. В окне Общая Настройка Учета выбрать строку, в которую будет выполняться копирование, и нажать кнопку Копировать. Откроется окно Копировать Общую Настр. Учета:

В пакетном задании Копировать Общую Настр. Учета указать значения Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа той строки, из которой будут копироваться данные. После нажатия кнопки ОК будут скопированы все счета из выбранной настройки учета или только из указанной группы счетов, которая была выбрана для копирования. Создание строк настройки для конкретной учетной товарной группы и учетной бизнес*группы. Настройка учета может также выполняться с помощью кнопок Настройка в ок* нах Общие Бизнес Группы или Общие Товарные Группы. При выборе строки в окне Общие Товарные Группы и нажатии кнопки Настройка откроется окно Общая Настройка Учета. Строки настройки учета фильтруются, в результате чего отображаются только строки с общей учетной товарной группой из строки, выбранной в окне Общие Товарные Группы . Если строки не указаны, поле Общая Товарная Группа будет под* ставлено программой в первую пустую строку на основе строки, выбранной в окне Общие Товарные Группы . Точно такая же процедура используется при работе с ок* ном Общие Бизнес Группы.

Глава 8. Учетные группы

99

Учетные группы НДС Налог на добавленную стоимость (НДС) — это налог на транзакции. НДС уплачи* вается конечным покупателем, в том числе юридическими лицами. Чтобы устано* вить процентную ставку НДС, которая будет использоваться программой при про* ведении расчетов в зависимости от того, кому продается товар или у кого покупается товар, а также какой товар продается или какой товар покупается, необходимо пред* варительно создать учетные группы НДС. Принципы формирования учетных групп НДС как по организациям, так и по товарам схожи с принципами, используемыми при настройке общих учетных групп. Чтобы настроить НДС, необходимо предварительно создать коды учетных бизнес* групп НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов. Чтобы открыть окно бизнес*групп НДС, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Бизнес . Откроется окно Ндс Бизнес Группы. В окне учетных бизнес*групп НДС вводятся коды учетных бизнес*групп НДС. Можно ввести не более 10 знаков — как букв, так и цифр. Коды учетных бизнес* групп НДС в примере с Cro nus установлены таким образом, что сумма НДС рас* считывается исходя из местоположения (страны) клиента или поставщика, участву* ющего в транзакции. Рекомендуется использовать легко запоминающиеся коды, описывающие осо* бенности группы, например ЕС или БЛЗАРУБЕЖ. Код должен быть уникальным — один и тот же код не может применяться дважды в одной таблице. Можно создать любое количество кодов. Примечание. Количество учетных бизнес*групп НДС в базе компании Cronus является минимально возможным. В некоторых случаях могут по* надобиться более детальные группы. Например, различная ставка НДС может применяться к одному и тому же товару для клиентов группы с ко* дом NATIONAL в зависимости от того, являются ли они физическими или юридическими лицами. Чтобы открыть окно товарных групп НДС, необходимо последовательно выб* рать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар . Откроется окно НДС Товарные Группы. В окне Ндс Товарные Группы вводятся коды учетных товарных групп НДС. Эта операция аналогична вводу кодов для учетных бизнес*групп НДС. Коды товарных групп НДС определяют особенности расчета и учета НДС в соответствии с типом закупаемого товара или типом продаваемого товара или ресурса. Следует использовать легко запоминающиеся коды, описывающие особен* ности группы учета. Например, БЕЗНДС для групп, к которым не применяет* ся НДС, НДС10 для групп со ставкой НДС 10%, НДС18 для групп со ставкой 18% и т. п. Кроме того, в окне Ндс Настройка Учета требуется сформировать комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. Чтобы открыть окно настройки учета НДС, необходимо последовательно выб* рать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета. Откроется окно НДС Настройка Учета :

100

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует заполнить строки по каждой комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной товарной группы НДС. Каждая комбинация предполагает ввод таких па* раметров, как процент НДС, тип расчета НДС и номера финансовых счетов, пред* назначенных для учета НДС при продаже, покупке, а также возврате НДС. Кроме того, для каждой комбинации можно указать, будет ли пересчитываться НДС при предоставлении скидок оплаты. Можно вводить неограниченное количество комбинаций. Если требуется сгруп* пировать настройки учета НДС со сходными параметрами, можно установить для каждой группы идентификатор НДС и затем назначить его членам группы. Иден* тификатор обычно применяется для настроек со сходными значениями процент* ной ставки НДС. В демонстрационном примере идентификаторы НДС были со* зданы на базе ставок НДС. Чтобы облегчить ввод данных, можно копировать сведения из уже созданных строк окна Ндс Настройка Учета. Данная операция аналогична копированию строк при выполнении настройки общего учета. В строке, куда предполагается выполнить вставку, ввести значения НДС Биз* нес Группа, НДС Товарная Группа и НДС Идентификатор. В окне НДС Настройка Учета выбрать строку, в которую будут скопирова* ны данные, и щелкнуть Копировать. Откроется окно Копир. — НДС Учет Настройка. В пакетном задании Копир. — НДС Учет Настройка установить значения НДС Бизнес Группа и Ндс Товарная Группа для строки, из которой требуется скопиро* вать данные. Программа скопирует из этой строки все сведения или только выб* ранные пользователем. Параметр

Описание

НДС % и т. п.

Копируются параметры НДС %, Тип Расчета НДС, Тип Нереал. НДС и Корр. для Скидки Оплаты

Продажа Фин. Счета

Копируются все сведения по счетам продаж

Покупка Фин. Счета

Копируются данные счетов покупок и возврата НДС

Глава 8. Учетные группы

101

Как и в случае с общими учетными группами, нажатие кнопки Настройка в ок* нах НДС Бизнес Группы и Ндс Товарные Группы позволяет создавать новые строки настройки учета НДС.

Тип расчета НДС В программе может использоваться четыре метода расчета НДС. Методы

Описание

Обычный

Этот метод следует использовать, чтобы рассчитывать НДС для купленных или проданных товаров, которым соответствует данная конкретная комбинация кодов общей бизнес*группы и общей товарной группы. В данном случае НДС рассчитывается и удерживается продавцом товара

Обратный

Этот метод следует использовать, когда торговля ведется с другими странами, входящими в ЕС, где рассчитывать НДС и переводить его в местные налоговые органы обязан покупатель товара. Необходимо также заполнить поле Обратный НДС Фин. Счет. При продаже товаров, для которых предусматривается возврат НДС, продавец этот налог не исчисляет и не удерживает. При покупке товара программа вычисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет возврата НДС

Полный

Этот метод применяется в том случае, когда сумма, которую нужно учесть для данной комбинации НДС учетной бизнес*группы и НДС учетной товарной группы, полностью состоит из НДС. Данный метод может быть полезен, если, например, требуется учесть НДС при импорте или сделать корректирующую запись для исправления ошибки вычисления НДС. Транзакции с использованием полного НДС будут рассмотрены более подробно в обучающем материале по управлению финансами. Обратите внимание, что при выполнении корректирующей операции в случае использования полного НДС эта операция не будет относиться к исходным операциям НДС. Это может затруднить подготовку отчета по НДС

Налог

Этот метод учета налогов должен применяться только в том случае, если в программе требуется вместо НДС использовать налог с продаж, применяемый в США

Корр. для Скидки Оплаты Необходимо выбрать это поле, если требуется выполнить перерасчет сумм НДС при учете платежей, для которых предусмотрены скидки. Например, если клиент получает скидку за своевременную оплату, программа заново рассчитает сумму НДС, используя ту же ставку НДС, которая применялась при первоначальном учете счета продажи для этого клиента. Перерасчет ведется по сумме счета, уменьшенной на сумму скидки. Таким образом, на счете НДС продаж учтенная сумма уменьшится на разницу между суммами нового и исходного НДС. Перед использованием этой возможности необходимо активировать ее, выбрав поле Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансовые Операции Настройка.

102

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Округление суммы НДС в документах Неучтенные суммы в документах округляются и отображаются таким образом, ко* торый соответствует окончательному округлению уже учтенных сумм. НДС рассчи* тывается для документа в целом. Это означает, что НДС вычисляется на базе суммы всех строк этого документа с одним и тем же идентификатором НДС.

Реверс НДС в торговле между странами ЕС Компании, расположенные в одной из стран ЕС, обязаны использовать возврат НДС при торговле с компаниями других стран ЕС. Примечание. Это правило применяется ТОЛЬКО в отношении торговли с юридическим лицом, зарегистрированным как плательщик НДС в дру* гой стране ЕС. Если бизнес ведется непосредственно с физическими ли* цами в других странах ЕС, следует обратиться в налоговые органы этих стран для получения сведений о правилах учета НДС.

Покупки в странах ЕС Если выполняется учет покупки товара от поставщика, расположенного в другой стране ЕС, НДС исчисляется по ставкам, действующим в стране местоположения компании*покупателя. В отчете по НДС данная сумма НДС добавляется к НДС по внутренним продажам и закупкам. Таким образом, данный расчет НДС никак не влияет на сумму уплачиваемого НДС. Объем закупок у компаний стран ЕС (итого* вая сумма, на основе которой начисляется НДС) следует отдельно указывать в от* четности по НДС. Чтобы НДС на импорт из стран ЕС начислялся в программе корректно, следует: •

•

Настроить комбинации НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа с парамет* ром Обратный в поле Тип Расчета НДС. Также необходимо ввести финансовый счет, на котором будет учитываться возврат НДС, в соответствующее поле. Назначить учетные бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа карточки поставщика для каждого поставщика из стран ЕС. Кроме того, следует ввести регистрационный номер НДС поставщика в поле Инн на вкладке Внешняя Торговля.

При учете покупки у поставщика из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет возврата НДС. Таким образом, учет НДС не влияет на финансовую отчетность компании. Кроме того, программа соз* дает запись НДС, содержащую балансовую сумму НДС (стоимость покупки до на* числения НДС), и указывает сумму возврата НДС.

Продажи в страны ЕС НДС не начисляется по продажам, выполненным для компании, зарегистрирован* ной как плательщик НДС в одной из других стран ЕС. В отчетности по НДС сумма экспортных операций в страны ЕС должна указываться отдельно. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо:

Глава 8. Учетные группы •

•

103

Если в окне Ндс Настройка Учета уже были настроены строки для покупок в странах ЕС, их можно использовать также для учета продаж. В ином случае не* обходимо настроить строку по продажам, указав при этом те же сведения, кото* рые уже описывались ранее для покупок. Назначить параметр Ндс Бизнес Группы в поле НДС Бизнес Группа на вкладке Счет карточки поставщика для каждой компании*клиента из стран ЕС. Кроме того, в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля следует ввести регистрацион* ный номер НДС клиента.

При учете продаж клиенту из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС и создает запись НДС, содержащую сведения о возврате НДС и базе НДС (сумме, на основании которой начисляется НДС). На финансовых счетах НДС учет этих опе* раций не ведется.

Определение учетных групп Ранее были рассмотрены общие бизнес*группы и общие товарные группы. Теперь нам предстоит определить принципы объединения этих групп. Указанные группы создавались на основе плана счетов. Давайте обратимся к нему еще раз. Основное внимание следует уделить счетам прибылей и убытков, поскольку общие учетные группы взаимодействуют в основном с этим типом счетов. В исходной классификации счетами продаж являются счета ресурсов, сырья и розничных продаж. Эта классификация соответствует особенностям продукции, продаваемой компанией Cronus. При более детальном рассмотрении плана счетов можно увидеть, что для розничной торговли и сырья существуют также счета поку* пок. Эти три подразделения соответствуют особенностям продукции, покупаемой компанией Cronus. Таким образом, данные настройки общей учетной товарной группы непосредственно поддерживают конфигурацию плана счетов Cro nus. Как счета продажи, так и счета покупки подразделяются на отечественные, стра* ны ЕС и экспортные. Это соответствует классификации клиентов и поставщиков, используемой в компании Cro nus. Указанные сведения, представленные в плане счетов компании Cronus, используются при настройке ее общей бизнес*группы.

Учет транзакций в финансовых счетах с использованием учетных групп Проанализируем влияние, оказываемое на план счетов, а также последствия настрой* ки учета на примере учтенной транзакции. Рассмотрим простую транзакцию продажи. Ниже приводятся финансовые операции, обычно реализуемые при такой продаже. Счет

Дебет

Поступления

Сумма продаж + НДС

Кредит

Счет продаж

Сумма продажи

Счет НДС продаж

НДС

Счет себестоимости проданных товаров Наличие

Себестоимость проданных товаров Себестоимость проданных товаров

104 • • • • • • •

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка счета поступлений производится в настройке Клиент Учетные Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Клиент в поле Расчеты с Клиентами Фин. Счет). Код настройки указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Клиент Учетная Группа. Счет продаж настраивается на пересечении Общей Товарной Группы и Общей Бизнес Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета в поле Продажа Фин. Счет). Код настройки бизнес группы указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Общая Бизнес Группа . Код настройки товарной группы указывается в карточке продаваемого товара на вкладке Счет в поле Общая Товарная Группа. Счет НДС настраивается в настройке НДС: Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета в поле Продажа НДС Фин. Счет . Код настройки указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле НДС Бизнес Группа и в карточке соответствующего товара на вкладке Счет в поле Ндс Товарная Группа. Если в настройке Склад > Настройка > Товары Настройка не установлен флажок Автомат. Учет Себестоим., то для создания последних двух операций потребует* ся запуск задания Финансы > Наличие > Учет Себестоимости > Фин. Учет Себест. Товаров. Счет себестоимости проданных товаров настраивается также на пересечении Общей Товарной Группы и Общей Бизнес Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета в поле Себест. Продажи Фин. Счет ). Код на* стройки бизнес группы указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Общая Бизнес Группа . Код настройки товарной группы указывается в карточке продаваемого товара на вкладке Счет в поле Общая Товарная Группа. Счет наличия указывается в настройке Товар Настройка Учета: Финансы > Настройка > Группы Учета > Товары Настройка в поле Товары Фин. Счет на пересечении учетной группы товара и кода склада. Код учетной группы то* вара указывается в карточке товара на вкладке Счет в поле Товар Учетная Группа.

Глава 9. Настройка измерений

105

Глава 9

Настройка измерений Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Измерения и значения измерений Комбинации измерений Стандартные измерения Приоритеты стандартных измерений

Обзор В материалах предыдущих курсов были введены понятия измерений и значений из* мерений. В этой главе подробно рассматриваются вопросы настройки измерений. Рекомендуется отвести достаточно времени на построение структуры измерений для компании, что позволит в полной мере воспользоваться преимуществами изме* рений. Структуру измерений необходимо определять одновременно с планом счетов и структурой учетных групп. Необязательно проводить детальную настройку учет* ных групп и плана счетов: использование упрощенного плана счетов и применение измерений позволит более эффективно анализировать финансовую информацию.

Измерения и значения измерений В предыдущих главах было показано, как использовать измерения в документах. Там же объяснялось, каким образом можно в окне Финансовые Операции Настройка выб* рать измерения для использования в программе в качестве глобальных измерений и ярлыков измерений. Для создания новых измерений и новых значений для измерений необходимо последовательно пункты выбрать Финансы > Настройка > Измерения > Измерения . Откроется окно Измерения.

106

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этом окне показаны все измерения, определенные в системе. У каждого изме* рения имеются следующие атрибуты: Поле

Описание

Код

Ссылка на измерение, выбранное при вводе измерений в журналах и документах

Название

Имя измерения, отображаемое в отчетах и аналитических представлениях

Описание

Данное поле используется только для информационных целей

Код Caption, Фильтр Caption

Это заголовки, которые отображаются соответственно в виде имен полей ярлыков измерений в документах и журналах и в виде фильтров ярлыков измерений в отчетах, бюджетах, аналитических и финансовых отчетах

Блокировка

Если данное поле выбрано, это не позволит проводить учет журналов, содержащих данное измерение

Соотнесение МФ Измерение Код

Это поле указывает, какое межфирменное измерение соответствует измерению, заданному в строке. Воспользуйтесь кнопкой AssistButton для поиска и выбора кодов межфирменных измерений

Код Консолидации

Это поле используется для консолидации. Более подробные сведения об использовании измерений в процессе консолидации см. в следующем разделе

Чтобы ввести новые значения, необходимо выполнить следующие действия: • •

В окне Измерения выделить код измерения, для которого создаются значения. Нажать пункты Измерение > Значения Измерения , чтобы открыть окно Измерение Значения.

Глава 9. Настройка измерений

107

Значение измерения представляет собой подмножество соответствующего измере* ния. Например, для измерения РЕГИОН пользователь может выбирать значения 20, 50, 85 и т. д.; всем им можно присвоить общее имя РЕГИОН. Каждое измерение может иметь неограниченное число значений, но каждый код значения должен быть уника* лен в пределах данного измерения. Эти измерения используются в операциях книги. Тип значения измерения используется для создания иерархических отношений между значениями одного измерения. Он описывает способ использования значе* ния измерения в процессе учета и практически однозначно соответствует типу сче* та в плане счетов. В иерархии значений измерения, как и в плане счетов, можно создать отступ, выбрав Функции > Cоздать Отступы . В демонстрационной фирме используется иерархия, построенная для измерения РЕГИОН. Поэтому значениями измерения РЕГИОН будут 30, 85 и т. д. Это означа* ет, что пользователь может выполнить учет операции со значением измерения 30, однако анализ продаж для значения 45 или 55 будет также включать операцию 30. Существуют следующие типы значений измерений. Поле

Описание

Стандарт

Используется для стандартного учета значений измерений

Заголовок

Заголовок группы значений измерения

Сумма

Используется для суммирования последовательности остатков для значений измерений, которые не предшествуют непосредственно значению измерения типа Сумма. После этого необходимо ввести в поле Группировка диапазон суммируемых счетов

От*Сумма

Метка начала последовательности суммируемых значений измерения , заканчивающейся значением измерения типа До*Сумма

До*Сумма

Сумма последовательности значений измерения, начинающейся значением измерения типа От* Сумма. После этого необходимо ввести в поле Группировка диапазон суммируемых счетов

Значениям измерений автоматически назначается тип Стандарт. Учет операций можно проводить только для типов значений Стандарт и От-Сумма. Заблокировать можно не только измерение целиком, но и учет журналов, со* держащих определенные значения измерения; для этого используется поле Блоки* ровка соответствующего значения измерения.

Консолидация С введением понятия межфирменного учета в Microsoft Dynamics NAV 4.0 в процес* сы консолидации стали также включаться измерения. Каждое измерение можно отобразить в измерения компании, участвующей в консолидации. Это делается в окне измерений с использованием полей Соотнесение МФ Измерение Код и Код Консолидации. Выбрать последовательно пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерения, чтобы открыть окно Измерения. Соотнесение МФ Измерение Код — в этом поле отмечается, какое межфир* менное измерение соответствует измерению, указанному в строке. Воспользуй* тесь кнопкой AssistButton для поиска и выбора кодов межфирменных измере* ний.

108

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При вводе кода измерения в строку межфирменной продажи или покупки программа помещает соответствующий код межфирменного измерения в стро* ку, которая отправляется межфирменному партнеру. Код Консолидации — это поле используется для консолидации. Не вводите ничего в это поле, если только при выполнении консолидации не будет производиться переме* щение всех данных о компании, включая измерения, в консолидированную компанию. Если выполняется перемещение всех данных компании, введите код измерения кон* солидированной компании, который соответствует коду данного измерения в этом фи* лиале. Например, чтобы консолидировать измерение Регион данного филиала компа* нии в измерение Регион консолидированной компании, введите в этом поле Регион. Примечание. Нескольким измерениям может быть присвоен один и тот же код консолидации, если при консолидации требуется добавлять все операции для этих измерений одновременно. Чтобы отобразить данное измерение в измерения консолидированной компа* нии, в окне Измерения необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Соотнести С Мф Измер. С Тем Же Кодом . Эта функция действует аналогично отображению финансовых счетов внутрен* него плана счетов в финансовые счета консолидированной компании.

Комбинации измерений Комбинации измерений позволяют определить, можно ли в журнале или докумен* те объединять конкретные измерения и при каких условиях это допускается. Бла* годаря этому можно, например, сделать так, чтобы измерения использовались в компании с учетом стратегических решений или областей полномочий. Такая возможность может оказаться полезной, если в компании действуют биз* нес*правила, регламентирующие комбинирование информации в операциях: напри* мер, пользователям может быть запрещено выполнять учет счетов, если с операцией связаны измерение отдела и измерение проектной группы. Кроме того, можно огра* ничить использование конкретной комбинации измерений в зависимости от того, какая комбинация значений измерений используется для этих двух измерений. Для настройки комбинаций измерений необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерение Комбинации , тем самым открыть окно Измерение Комбинации.

Глава 9. Настройка измерений

109

В этом окне содержится матрица всех комбинаций измерений, созданных в про* грамме. Можно задать отображение заголовков столбцов по имени измерения, а не по коду измерения; для этого достаточно установить флажок Показать Название Столбца. Выделить комбинацию измерений, которую требуется изменить, щелкнуть стрелку раскрывающегося списка или нажать клавишу (F6) (F6), а затем выбрать один из следующих параметров. Поле

Описание

Пробел

Такую комбинацию измерений можно использовать в операциях всегда. Это значение используется для комбинаций измерений по умолчанию

Ограничена

Такая комбинация измерений допустима только при определенных условиях, в зависимости от того, какие значения измерений были выбраны при создании операции

Блокировка

Такая комбинация измерений никогда не используется в операциях

Если выбран вариант Ограничена, необходимо определить в окнеИзмерение Комбинации Значений, какие комбинации значений измерений запрещается использо* вать; для этого следует воспользоваться кнопкой AssistButton. Окно Измерение Комбинации Значений выглядит так:

В этом окне показаны все комбинации значений измерений для выбранной ком* бинации измерений. Следует указать, какие комбинации должны быть запрещены, нажав кнопку AssistButton для соответствующей комбинации измерений и установив флажок Блокировка. Если строка комбинации остается пустой, это означает, что она разрешена.

Стандартные измерения Настроив коды и значения измерений, можно начинать вводить стандартные изме* рения. Значения стандартных измерений можно определять для всех измерений по

110

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

всем счетам. Можно также определить значения стандартных измерений для отдель* ных счетов, для групп счетов или для всех счетов некоторого типа, например для сче* тов клиентов. Для каждого стандартного варианта можно ввести правила учета зна* чений, которые определяют, каким образом можно проводить учет данных измерения. Использование стандартных измерений облегчает обработку большого числа измерений для различных типов счетов. Это необходимо, поскольку пользователь должен экономить рабочее время, не теряя при этом ценной аналитической ин* формации. • • •

Значения стандартных измерений и критерии учета можно назначать всем сче* там, а не только финансовым счетам. Значения стандартных измерений и критерии учета можно назначать всем из* мерениям. Однако значения стандартных измерений и критерии учета необязательно на* значать каждому счету в отдельности. Можно назначать стандартные измере* ния для групп счетов и для всех типов счетов. Стандартные измерения можно вводить на трех уровнях.

• • •

Одиночные измерения: один счет Несколько измерений: несколько счетов Стандартные измерения типов счетов: все счета

Одиночные измерения Можно проиллюстрировать использование одиночных измерений на примере кар* точки клиента. Необходимо последовательно выбрать пункты Продажи И Маркетинг > Продажа > Клиенты и затем выбрать запись клиента и нажать Клиент > Измерения , чтобы открыть окно Станд. Измерения для этого клиента.

В окне Станд. Измерения показаны существующие стандартные измерения для данного клиента. Всем операциям, учтенным для этого клиента, назначаются эти значения стандартных измерений. Чтобы добавить новое стандартное измерение, необходимо выполнить следую* щие действия.

Глава 9. Настройка измерений

111

1. В пустой строке выбрать Код Измерения для новой операции. 2. Выбрать код значения измерения. 3. В поле Учет Значения задать правила, по которым в процессе учета должны бу* дут проверяться операции, содержащие стандартное измерение. Возможны сле* дующие варианты. • •

•

•

Пробел: учет значений проводится без каких*либо ограничений. Код Обязателен: в процессе учета по данному счету проверяется, содержит ли операция этот код измерения. Однако в операции для данного измерения мо* жет быть указано любое значение измерения, которое необязательно должно совпадать со значением поля Измерение Значение в окне Станд. Измерение. Для клиента 10000 все операции должны быть учтены с использованием измерения РЕГИОН, но его значением необязательно должна быть область 30. Если изме* рение РЕГИОН удаляется из операции, система регистрирует ошибку и до ис* правления операции исключает ее из учета. Единый Код: в процессе учета по данному счету проверяется, определены ли для операции оба параметра Код Измерения и Измерение Значение в окне Станд. Измерения. Для клиента 10000 все операции должны быть учтены с использова* нием измерения КЛИЕНТГРУППА, которое должно иметь значениеСРЕДНИЙ. Если это условие не соблюдено, система регистрирует ошибку и до исправле* ния операции исключает ее из учета. Нет Кода: в процессе учета по данному счету программа проверяет, что опера* ция не содержит значение Код Измерения. Это означает, что отсутствуют после* дующие операции для этого клиента с данным измерением.

Параметр Нет Кода обеспечивает блокировку измерений на уровне счета. Этот механизм дополняет блокировку по коду измерения и значению измерения, при* меняемую ко всем счетам.

Несколько измерений Стандартные измерения можно определить для группы счетов (например, для клиентов, поставщиков или основных средств), воспользовавшись списком на карточке счета. Выделить в списке диапазон клиентов и выбрать последовательно пункты Клиент > Измерения > Для Выбранных . Откроется окно Станд. Измерения-Несколько Для Счетов. Если выбранным клиентам назначены в индивидуальном порядке значе* ния измерений и правила учета значений, причем эти значения измерений и правила учета значений не совпадают между собой, появится сообщение (Конфликт). Чтобы избежать этого, указать значение измерения в окне Станд. Измерения-Несколько. Новое значение будет применено ко всем выбранным клиен* там. Можно также задать стандартные измерения для одного клиента из списка кли* ентов, последовательно выбрав пункты Клиент > Измерения > Для Одного .

Стандартные измерения типов счетов Последний уровень настройки стандартных измерений — это определение стан* дартных измерений для всех счетов определенного типа. В качестве примера пред* положим, что в компании требуется проводить учет операций клиентов только с

112

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

использованием конкретного измерения группы клиентов. Вместо того чтобы каж* дый раз вводить это измерение при создании нового клиента, можно настроить стан* дартное измерение группы клиентов для всей таблицы клиентов. Можно также за* дать стандартное значение и правило учета значений. Для этого в меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерения . В окне Измерения выбрать код измерения, для которого требуется создать стандар* тное значение, и последовательно выбрать пункты Измерение > Тип Счета Станд. Изм .

В поле Таблица ID выбрать номер соответствующей таблицы. Например, табли* ца клиентов имеет номер 18. Имя таблицы будет подставлено автоматически. Теперь можно выбрать стан* дартное значение и правило учета значений. Чтобы узнать, нет ли конфликтов между измерениями для существующих кли* ентов, можно составить отчет, последовательно выбрав пункты Функции > Проверка Учета Значения . Указать на вкладке Станд. Измерение значения Таблица ID и Код Измерения, которые требуется проверить. Обратите внимание, что несколько клиентов настроены с использованием зна* чений измерения Группа Клиентов, отличных от МАЛЫЙ. Если попытаться выпол* нить учет операций для этих клиентов, будет выдано сообщение об ошибке с объяс* нением, почему учет невозможен. О конфликтах также будет сообщено в предупреждении по тестовым отчетам, которые будут печататься перед учетом журнала документа. Примечание. Будьте внимательны при использовании правил учета зна* чений Код Обязателен и Единый Код для финансовых счетов. В этих слу* чаях могут возникнуть проблемы, связанные с автоматическим учетом, например с учетом расчета НДС.

Приоритет стандартного измерения Как видно из последнего примера, между значениями стандартных измерений мо* гут возникать конфликты. Чтобы программа могла разрешать эти конфликты меж*

Глава 9. Настройка измерений

113

ду значениями одного измерения, необходимо назначить значениям стандартных измерений приоритеты. В строке журнала, например, можно ввести и учетный счет, и балансирующий счет. Если заданы стандартные измерения для обоих счетов, автоматически будут предложены значения стандартных измерений для обоих счетов. При этом для од* ного и того же измерения могут быть предложены разные стандартные значения, что приведет к конфликту. Такой же конфликт может возникнуть между счетами или типами счетов в документах и журналах, а также между заголовками и строка* ми в документах. Распределение типов счетов по приоритетам позволяет влиять на способы раз* решения конфликтов между значениями измерений в программе. Например, если финансовым счетам присвоен более высокий приоритет, чем клиентским, то в слу* чае конфликта между значениями измерений финансового и клиентского счетов отдается предпочтение финансовому счету. В случае конфликта между стандартными измерениями, который не удается разрешить на основе установленных приоритетов, применяются следующие пра* вила. •

• •

Если два счета с конфликтующими значениями стандартных измерений имеют одинаковые приоритеты или относятся к одному типу, конфликт разрешается в пользу счета, введенного последним. Непустые значения измерений обычно имеют более высокий приоритет, чем пустые. В случае конфликта между значениями стандартных измерений, определенны* ми для отдельного счета, и значениями, заданными в таблице счетов, более вы* сокий приоритет имеет значение стандартного измерения отдельного счета. Это связано с тем, что значения стандартных измерений для отдельных счетов обычно устанавливаются с определенными целями. Значения стандартных измерений в таблице счетов могут быть настроены для более общего применения. Примечание. Приоритеты стандартных измерений не отменяют правила учета значений. Если в окне Станд. Измерение Приоритеты одному счету назначается более высокий приоритет, чем другому, однако счету с мень* шим приоритетом назначено правило учета значения Единый Код, то учет проводиться не будет. В журналах таких конфликтов можно избежать, если не использовать балансирующий счет и вводить балансирующую строку отдельной строкой журнала.

114

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 10

НДС и Интрастат Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • •

Обзор Настройка НДС Ручной режим расчета НДС в журналах Расчет НДС в документах продажи и покупки НДС на импорт Корректировки НДС Отчетность НДС Отчет по НДС Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты Отчетность Интрастат

Обзор Налог на добавленную стоимость (НДС) является налогом на транзакции. НДС уплачивается конечным покупателем, включая деловых партнеров. Чтобы устано* вить процентную ставку НДС, которая будет использоваться программой при про* ведении расчетов в зависимости от того, кому продается товар или у кого покупает* ся товар, а также какой товар продается или какой товар покупается, необходимо предварительно создать учетные группы НДС.

Настройка НДС Принципы формирования учетных групп НДС, как по организациям, так и по товарам, схожи с принципами, используемыми при настройке общих учетных групп. Чтобы настроить НДС, необходимо предварительно создать коды учетных биз* нес*групп НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов.

Учетные бизнес,группы НДС Чтобы открыть окно Ндс Бизнес Группа , необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Бизнес . Откроется окно Ндс Бизнес Группы. В окне Ндс Бизнес Группа вводятся коды учетных бизнес*групп НДС. Можно ввести не более 10 знаков–как букв, так и цифр. Коды учетных бизнес*групп НДС в примере с Cro nus установлены таким образом, что сумма НДС рассчитывается исходя из местоположения (страны) клиента или поставщика, участвующего в тран* закции.

Глава 10. НДС и Интрастат

115

Рекомендуется использовать легко запоминающиеся коды, описывающие осо* бенности группы, — например, ЕС или БЛИЖЗАРУБЕЖЬЕ. Код должен быть уни* кальным — один и тот же код не может использоваться в одной таблице дважды. Можно задать любое количество кодов. Примечание. Количество учетных бизнес*групп НДС в базе компании Cronus является минимально возможным. В некоторых случаях могут по* надобиться более детальные группы. Например, различная ставка НДС может применяться к одному и тому же товару для клиентов группы с ко* дом РОССИЯ в зависимости от того, являются ли они физическими или юридическими лицам.

Учетные товарные группы НДС Чтобы открыть окно Ндс Товарная Группа , необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар . Откроется окно Ндс Товарные Группы. В окне Ндс Товарные Группы введите коды учетных товарных групп НДС. Эта операция аналогична вводу кодов для учетных бизнес*групп НДС. Коды то* варных групп НДС определяют особенности расчета и учета НДС в соответствии с типом покупаемого товара или типом или ресурсом продаваемого товара. Следует использовать легко запоминающиеся коды, описывающие особен* ности группы учета. Например, БЕЗ-НДС для групп, к которым не применя* ется НДС, НДС10 для групп со ставкой НДС 10%, НДС25 для групп со ставкой 25% и т. п. Кроме того, в окне НДС Настройка Учета требуется настроить комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. Чтобы открыть окно настройки учета НДС, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета . Откроется окно Ндс Настройка Учета :

116

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка учета НДС Следует заполнять строки для каждой комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной товарной группы НДС. Каждая комбинация предполагает ввод таких па* раметров, как процент НДС, тип расчета НДС и номера финансовых счетов, пред* назначенных для учета НДС при продаже, покупке, а также возврате НДС. Кроме того, для любой комбинации можно указать, будет ли пересчитываться НДС при предоставлении или получении скидок. Можно вводить неограниченное количество комбинаций. Если требуется сгруп* пировать настройки учета НДС со сходными параметрами, можно установить для каж* дой из групп идентификатор НДС и затем назначить его членам группы. Идентифика* тор обычно применяется для настроек со сходными значениями процентной ставки НДС. В демонстрационном примере идентификаторы НДС были созданы на базе ста* вок НДС. Чтобы облегчить ввод данных, можно копировать сведения из уже созданных строк окна Ндс Настройка Учета. Данная операция аналогична копированию строк при выполнении общей настройки учета. Для копирования необходимо ввести значения НДС Бизнес Группа, НДС Товарная Группа и НДС Идентификатор строки, в которую предполагается выполнить копирование. В окне Общая Настройка Учета выбрать строку, в которую будет выполняться копирование, и щелкнуть Копировать. В пакетном задании Копир. - Ндс Учет Настройка указать значения НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа строки, из которой предполагается выполнить ко* пирование. Программой будут скопированы из этой строки все или только выб* ранные данные.

Выбранные поля

Описание

НДС % и т.п.

Копируются параметры НДС %, Тип Расчета НДС, Тип Нереал. НДС и Корр. для Скидки Оплаты

Продажа Фин. Счета

Копируются все сведения по счетам продаж

Покупка Фин. Счета

Копируются данные счетов Покупки и Реверс

Глава 10. НДС и Интрастат

117

Как и в случае с общими учетными группами, нажатие кнопки Настройка в ок* нах НДС Бизнес Группы и Ндс Товарные Группы позволяет создавать новые строки настройки учета НДС.

Тип расчета НДС В системе доступно четыре способа расчета НДС: Методы

Описание:

Обычный

Этот метод следует использовать, чтобы рассчитывать НДС для купленных или проданных товаров, которым соответствует данная конкретная комбинация кодов учетной бизнес*группы и учетной товарной группы. В данном случае НДС рассчитывается и удерживается продавцом товара

Обратный

Этот метод следует использовать, когда торговля ведется с другими странами, входящими ЕС, где рассчитывать НДС и переводить его в местные налоговые органы обязан покупатель товара. Необходимо также заполнить поле Обратный НДС Фин. Счет. При продаже товаров, для которых предусматривается реверс НДС, продавец этот налог не исчисляет и не удерживает. При покупке товара программа вычисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет реверса НДС

Полный

Этот метод применяется в том случае, когда сумма, которую нужно учесть для данной комбинации НДС учетной бизнес*группы и НДС учетной товарной группы, полностью состоит из НДС. Данный метод может быть полезен, если, например, требуется учесть НДС при импорте или сделать корректирующую запись для исправления ошибки вычисления НДС. Транзакции с использованием полного НДС будут рассмотрены более подробно в обучающем материале по управлению финансами. Обратите внимание, что при выполнении корректирующей операции в случае использования полного НДС, эта операция не будет относиться к исходным операциям НДС. Это может затруднить подготовку отчета по НДС

Налог

Этот метод учета налогов должен применяться только в том случае, если в программе требуется вместо НДС использовать налог с продаж, применяемый в США

Корр. для Скидки Оплаты Выбрать это поле, если требуется выполнить перерасчет сумм НДС при учете пла* тежей, для которых предусмотрены скидки. Например, если клиент получает скидку оплаты за своевременную оплату, в программе будет заново рассчитана сумма НДС с использованием того же % НДС, который применялся при первоначальном учете счета продажи для этого клиента. Перерасчет ведется по сумме счета, уменьшенной на сумму скидки. Таким обра* зом, на счете НДС продаж сумма уменьшится на разницу между суммами нового и исходного НДС. Перед использованием этой функции необходимо активировать ее, выбрав поле Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка.

118

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Округление суммы НДС для документов Суммы неучтенных документов округляются и отображаются таким образом, кото* рый соответствуют окончательному округлению уже учтенных сумм. НДС рассчи* тывается для документа в целом. Это означает, что НДС вычисляется на основе сум* мы всех строк данного документа с тем же идентификатором НДС.

Реверс НДС в торговле между странами ЕС Компании, расположенные в одной из стран ЕС, обязаны использовать реверс НДС при торговле с компаниями других стран ЕС. Примечание. Это правило применяется ТОЛЬКО в отношении торговли между компаниями, зарегистрированными как плательщики НДС в дру* гих странах ЕС. Если бизнес ведется непосредственно с клиентами, рас* положенными в других странах ЕС, следует связаться с национальными налоговыми органами и прояснить, какие правила учета НДС действуют в данном конкретном случае.

Покупки в странах ЕС Если выполняется учет покупки товара от поставщика, расположенного в другой стране ЕС, НДС исчисляется по ставкам, действующим в стране местоположения компании*покупателя. В отчете по НДС данная сумма НДС плюсуется к НДС по внутренним продажам и покупкам. Таким образом, данный расчет НДС никак не влияет на сумму уплачиваемого НДС. Объем покупок у компаний стран*членов ЕС (итоговая сумма, на основе кото* рой начисляется НДС) следует отдельно указывать в отчете по НДС. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо: 1. Настроить комбинации НДС Бизнес Группа и Ндс Товарная Группа с парамет* ром Обратный в поле Тип Расчета Ндс. 2. Также необходимо ввести финансовый счет, на котором будет учитываться ре* верс НДС, в поле Обратный НДС Фин. Счет . 3. Назначить бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа карточки поставщи* ка для каждого поставщика из стран ЕС. Кроме того, следует ввести регистра* ционный номер НДС поставщика в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля. При учете покупки у поставщика из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет реверса НДС. Таким образом, учет НДС не влияет на финансовую отчетность компании. Кроме того, программа со* здает запись НДС, содержащую балансовую сумму НДС (стоимость покупки до начисления НДС), и указывает сумму реверса НДС.

Продажи в страны ЕС НДС не начисляется по продажам, выполненным для компании, зарегистрирован* ной как плательщик НДС в одной из других стран ЕС. В отчете по НДС сумма экс* портных операций в страны ЕС должна указываться отдельно. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо:

Глава 10. НДС и Интрастат

119

1. Если в окне Ндс Настройка Учета уже были настроены строки для покупок в странах ЕС, их можно использовать также для учета продаж. В ином случае не* обходимо настроить строку по продажам, указав при этом те же сведения, кото* рые уже описывались ранее для покупок. 2. Следует назначить бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа на вкладке Счет карточки поставщика для каждой компанииклиента из стран ЕС. Кроме того, в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля следует ввести регистрацион* ный номер НДС клиента. При учете продаж клиенту из страны*члена ЕС программа исчисляет сумму НДС и создает запись НДС, содержащую сведения о реверсе НДС и базе НДС (сумме, на основании которой начисляется НДС). На финансовых счетах НДС учет этих опе* раций не ведется.

Ручной режим расчета НДС в журналах В журналах допускается ручная корректировка рассчитанной в программе суммы НДС. Это может потребоваться при вводе счета поставщика в финансовый журнал, если сумма НДС, рассчитанная программой, отличается от суммы НДС, указанной в полученном от поставщика счете. Как вам уже известно, для выполнения ручной корректировки сумм НДС в Microsoft Dynamics NAV необходимо предварительно указать значение Макс. Разреш. Разница НДС в окне Финансы Настройка . Выбрать поле Разрешить Разницу НДС корректируемого журнала в окне Фин. Журнал Шаблоны. В окне Фин. Журнал Разделы будет установлен флажок Разрешить Разницу НДС для всех разделов этого журнала. Для отдельного раздела данный флажок может быть снят в любое время в окне Фин. Журнал Разделы . После обновления шаблона журнала можно изменить поле НДС Сумма строки журнала таким образом, чтобы его значение совпало с суммой НДС счета. В про* грамме выполняется автоматическая проверка размера расхождения — он не дол* жен превышать установленное значение. Если расхождение превысило допусти* мое максимальное значение, на экран будет выведено предупреждающее сообщение, в котором указывается сумма максимально допустимого расхождения, и работа пользователя приостанавливается до тех пор, пока имеющееся расхождение не бу* дет уменьшено соответствующим образом. Если расхождение по НДС меньше или равно установленному показателю, оно будет отображено в поле НДС Разница.

Суммы НДС в документах продаж и покупок Суммы НДС в документах продаж и покупок можно отобразить разными способа* ми, в зависимости от типа клиента или поставщика. Также доступно переопределе* ние суммы НДС, рассчитанной программой, чтобы она совпадала с суммой, рас* считанной поставщиком.

Цена единицы товара и сумма строки с учетом и без учета НДС При выборе товара в поле Но документа продажи автоматически заполняется поле Цена Единицы. Цена единицы рассчитывается либо по карточке товара, либо исхо* дя из цен за единицу товара, установленных для конкретного товара и клиента. Зна* чение Строка Сумма рассчитывается только при указании количества для данной строки.

120

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В случае розничных продаж клиентам можно отображать цены в документах про* даж с учетом НДС — как при выводе на экран, так и при распечатке материалов. Для этого следует установить флажок в поле Цены Включают НДС, которое нахо* дится в заголовке документа. Если этот флажок не установлен, в значениях полей Цена Единицы и Сумма Строки Ндс учитываться не будет, что отражается в названи* ях этих полей. Например, в заказе продажи 101017 клиента 20000 флажок в поле Цены Включают НДС снят. При установке флажка Цены Включают НДС производится обновление значе* ний полей Цена Единицы и Сумма Строки, уже с учетом НДС, что также указывает* ся в названиях этих полей. Установите флажок Цены Включают Ндс . При установке этого флажка пользо* ватель уведомляется, что данный параметр изменен. Кроме того, выводится запрос на обновление цены единицы товара в соответствующих строках. В данном случае следует нажать кнопку Да. Убедитесь, что значения полей Цена Единицы и Сумма Строки изменились. Примечание. Следует отклонять запрос на изменение цен в следующих случаях: в строке была вручную введена цена единицы товара без учета НДС, а впоследствии выяснилось, что на самом деле она включала НДС; в строке была вручную введена цена единицы товара с учетом НДС, а впос* ледствии выяснилось, что на самом деле она не включала НДС. Пользователь может настроить для конкретного клиента значение по умол* чанию параметра Цены Включают НДС для всех документов продажи, внеся со* ответствующие изменения в поле Цены Включают НДС в карточке этого клиен* та. В нашем примере флажок Цены Включают НДС для клиента 20000 снят, поскольку флажок Цены Включают НДС был по умолчанию снят в документе продажи. Можно указать, должна ли цена единицы включать НДС или нет. Как пра* вило, цена единицы в карточке товара не учитывает НДС. Однако карточку то* вара можно настроить таким образом, чтобы указываемая в ней цена единицы товара включала НДС. Это удобно при продаже товаров в розницу конечным потребителям. Для определения цены единицы для документов продажи в программе исполь* зуется значение поля Цена Включает НДС из карточки товара. Примечание. Если флажок Цена Включает НДС в карточке товара уста* новлен, необходимо заполнить поле НДС Бизнес Группа (Цена). Програм* ма комбинирует информацию поля НДС Бизнес Группа (Цена) с Ндс Товарная Группа для данного товара, что позволяет определить сумму НДС, включаемую в цену единицы. В следующей таблице приводится обзор используемой в программе процедуры расчета цены единицы товара для документа продажи в случае, если цены не были заданы в окне Цены Продажи.

Глава 10. НДС и Интрастат

121

Флажок Цена Включает НДС в карточке товара

Флажок Цены Включают НДС в заголовке документа продажи

Действие

Снят

Снят

Значение поля Цена Единицы карточки товара копируется в поле Цена Единицы без НДС в строках документов продажи

Снят

Установлен

Рассчитывается сумма НДС для единицы товара, которая добавляется к значению поля Цена Единицы карточки товара. Рассчитанная итоговая цена единицы товара вводится в поле Цена Единицы Вкл. НДС строк документа продаж

Установлен

Снят

Сумма НДС для поля карточки товара Цена Единицы рассчитывается по ставке НДС, относящейся к НДС Бизнес Группа (Цена) и НДС Товарная Группа . Значение поля карточки товара Цена Единицы, уменьшенное на расчетную сумму НДС, затем вводится в поле Цена Единицы без НДС строк документа продажи

Установлен

Установлен

Значение поля Цена Единицы карточки товара копируется в поле Цена Единицы Вкл. НДС строк документа продажи

Ручная корректировка сумм НДС в документах продаж и покупок Сумма НДС автоматически рассчитывается в программе с использованием учет* ной бизнес*группы НДС клиента и учетной товарной группы НДС товара. Од* нако доступен и ручной режим ввода сумм НДС, если расчетная сумма НДС слег* ка отличается от указанной клиентом или поставщиком (например, из*за округления). Чтобы вручную ввести НДС в документы продажи, прежде всего следует: • •

Указать в поле Макс. Разреш. Разница НДС окна Финансы Настройка допусти* мое расхождение между расчетной суммой и вручную вводимой суммой. Установить флажок в поле Разрешить Разницу НДС в окне Продажи и Клиенты Настройка. Чтобы выполнить корректировку НДС для документа продажи:

• •

Нажать клавишу (F9) (F9), чтобы отобразить окно статистики для заказа. В окне Продажа Заказ Статистика изменения можно вносить только в полеСумма НДС в нижней табличной части . В окне Продажа Счет Статистика измените значение Сумма НДС на вкладке Общее.

122

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Итоговая сумма Сумма НДС для данного счета, сгруппированная по иденти* фикатору НДС, указывается в строках формы статистики. В рассматриваемом примере можно вручную изменять сумму на вкладке Счет в поле Сумма НДС для каждого идентификатора НДС. Сумма корректировки НДС пропорционально делится между строками с одним идентификатором НДС. Если требуется про* верить это действие, можно вставить поле НДС Разница в строки заказа, после* довательно выбрав пункты Вид > Показать Столбец , а затем изменить НДС в форме статистике и просмотреть результат в строках заказа. При учете заказа программой выполняется проверка, в ходе которой определяется, не было ли изменено значение НДС на величину, указанную в качестве максимально допу* стимого расхождения.

НДС на импорт При записи НДС на импорт может понадобиться учесть документ, вся сумма кото* рого рассматривается как НДС. Это необходимо, когда налоговыми органами при* слан счет НДС за импортированные товары. Например, компания A импортировала товаров и должна выполнить учет счета покупки (без НДС) на сумму 100 000,00 рублей. Этот счет покупки учитывается стан* дартным способом, и соответствующая строка настройки учета НДС содержит зна* чение ставки НДС, равное 0. Впоследствии компания получает счет НДС от нало* говых органов. Этот счет НДС отражает расчетную сумму НДС на импорт, составляющую 25% от суммы счета, то есть 25 000,00 рублей. При оплате компани* ей этого счета необходимо создать операцию НДС, где ставка НДС равна 0, а сумма НДС составляет 25 000,00 рублей.

Настройка финансового счета НДС и настройка учета НДС Чтобы отразить НДС на импорт, необходимо создать новый финансовый счет НДС, учетную товарную группу НДС и соответствующую строку настройки учета НДС. • • •

• • •

Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар. Добавить в план счетов новый счет, указав в нем Общий Тип Учета, Ндс Бизнес Группу, Ндс Товарную Группу Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета . Можно использовать любую существующую учет* ную бизнес*группу НДС в комбинации с новой учетной товарной группой НДС ИМПНДС. В поле Тип Расчета НДС нажать кнопку AssistButton и выбрать параметр Полный. В поле НДС % ввести 0. В поле Покупка Ндс Фин. Счет указать финансовый счет, который будет исполь* зоваться для учета НДС на импорт. В этой строке не следует указывать другие финансовые счета.

Глава 10. НДС и Интрастат

123

Учет НДС на импорт с использованием журналов и документов Для учета НДС на импорт в этом примере можно использовать журнал или счет.

Учет НДС на импорт с использованием журнала Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы и заполнить строку журнала следующим образом: Поле

Значение

Дата Учета

Дата

Тип документа

Оставить пустым

Документ Но.

Оставить без изменений

Тип Счета

Фин. Счет

Счет Но.

Номер фин. счета

Общий Тип Учета

Покупка

НДС Бизнес Группа

Выбрать соответствующий код

НДС Товарная Группа

Выбрать соответствующий код

Сумма

Сумма

Примечание. При учете сумм полного НДС с использованием журналов достаточно указать номер финансового счета и заполнить поляОбщий Тип Учета, НДС Бизнес Группа И НДС Товарная Группа, чтобы автоматически учесть в программе сумму полного НДС. Настройка значений по умолча* нию для полей Общий Тип Учета, НДС Бизнес Группа И НДС Товарная Группа финансового счета позволяет автоматически подставлять все све* дения, необходимые для учета суммы полного НДС при вводе финансо* вого счета в журнал. Программой было создано две операции для выбранного финансового счета. Сумма первой равняется 0,00, сумма второй составляет сумму НДС. Для просмотра суммы НДС необходимо в строке меню последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец, выделить поле Сумма НДС и нажать кнопку ОК. Обратите внимание, что для первой записи сумма НДС составляет саму сумму, а для второй — 0,00. Просмотреть строку Ндс Книга Операций можно, воспользовавшись кнопкой Навигатор.

Учет НДС на импорт с использованием счета покупки Вместо финансового журнала для учета счета НДС на импорт можно использовать счет покупки. Для этого необходимо выполнить подготовительные действия, не* сколько отличные от описанных выше. •

Создать карточку поставщика для зарубежного налогового органа, присылаю* щего счет о НДС на импорт. Для этого поставщика должны быть установлены

124

• •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

те же значения полей Общая Бизнес Группа и НДС Бизнес Группа, что и для фи* нансового счета НДС на импорт. Создать группу общую товарную группу и настроить товарную группу со стандартным НДС. На счете финансовом счете заполнить поле Общая Товарная Группа . Значение НДС товарной группы будет автоматически подставлено в поле НДС Товарная Группа. В окне Общая Настройка Учета создать комбинацию группыОбщая Бизнес Группа Учета и Общая Товарная Группа, указав финансовый счет в поле Покупка Фин. Счета. Примечание. При учете документов покупки необходимо заполнять поля Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа, в противном случае этот документ не может быть учтен. Кроме того, для учета суммы полного НДС потребуется указать номер финансового счета НДС и задать значе* ния в полях, Общий Тип Учета, НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа.

Значения Общая Бизнес Группа и НДС Бизнес Группа копируются из сведений по данному поставщику. Значения Общая Товарная Группа, НДС Товарная Группа и Общий Тип Учета копируются из финансового счета в соответствующей строке по* купки. Значение Покупка Фин. Счет в комбинации Общая Настройка Учета, создан* ной на последнем шаге, представляет собой финансовый счет, на котором учиты* вается НДС на импорт. После завершения настройки можно создать счет и выполнить его учет. При просмотре финансового регистра и регистра НДС учтенного счета можно заметить, что учтенные операции по счету покупки полностью аналогичны опера* циям, учтенным с использованием журнала.

Корректировка НДС В уже учтенные операции НДС допускается вносить изменения. Это позволяет ме* нять итоговые суммы НДС продажи или покупки, не меняя базу НДС. Данная воз* можность может быть использована в случае, если от поставщика получен счет с неверно рассчитанным НДС. Например, в счете покупки сумма без НДС составляет 1000,00, а сумма с вклю* чением НДС равняется 1240,00. При учете данного счета с использованием ком* бинации НДС учетной группы, в которой ставка НДС установлена (правильно) как 25%, соответствующий счет поставщика и счет расчетов с поставщиками бу* дут кредитованы на сумму 1 250,00, а счет НДС по покупкам будет дебетован на 250,00. Чтобы исправить ошибку, подобную приведенной в примере, понадобится на* стройка учета НДС, при которой поле Тип Расчета НДС имеет значение Полный (как описывалось для НДС на импорт). Если один и тот же финансовый счет нельзя использовать в поле Покупка НДС Фин. Счет строки НДС настройка учета, для от* ражения НДС на импорт необходимо создать по меньшей мере одну группу НДС Товарная Группа (например, с кодом Коррект), с помощью которой будут выпол* няться нужные корректировки — даже если уже были настроены одна или несколь* ко комбинаций для обработки НДС на импорт.

Глава 10. НДС и Интрастат

125

При наличии нескольких кодов НДС Бизнес Группа может потребоваться со* здать столько комбинаций новых кодов НДС Товарная Группа, сколько имеется кодов Бизнес-группа. Это зависит от того, сколько корректировок требуется сде* лать и для каких именно поставщиков. Предположим, необходимо исправить операцию НДС, сделанную по счету 5630. Для выполнения корректировки необходимо предварительно разрешить прямой учет по счету 5630. После создания комбинации или ряда комбинаций для учета требуемой операции необходимо выполнить следующие действия: • •

Создать НДС учетную группу НДС Товарная Группа с кодом КОРРЕКТ. Создать комбинацию НДС Настройка Учета групп РОССИЯ и КОРРЕКТ для настройки учета НДС в окнеНдс Настройка Учета. Эта комбинация должна иметь следующие параметры:

Поле

Значение

Тип Расчета НДС

Полный

VAT %

0

Покупка НДС Фин. Счет

5630

•

После выполнения настройки можно учесть корректировку журнала. Ввести в строке финансового журнала следующие ниже данные.

Поле

Значение

Дата Учета

01/25/01

Тип документа

Оставить пустым

Документ Но.

Оставить без изменений

Тип Счета

Финансовый счет

Счет Но.

Корректируемый финансовый счет НДС (5630)

Общий Тип Учета

Покупка

НДС Бизнес Группа

РОССИЯ

НДС Товарная Группа

КОРРЕКТ

Сумма

–10,00

Обратите внимание, в поле Сумма необходимо ввести –10,0. Также следует учи* тывать, что в поле НДС База Сумма остается значение 0,00 (данное поле изменить невозможно). • Выполнить учет журнала. После учета журнала счет НДС покупки кредитуется, а счет расчетов с постав* щиками дебетуется на 10,00. Кроме того, создана операция НДС с суммой кредита 10,00. Эти операции можно просмотреть в окне План Счетов в поле Баланс для счета номер 5630, нажав кнопку AssistButton. В окне финансовых операций выбрать со* ответствующую операцию и нажать кнопку Навигатор.

126

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отчетность НДС Система содержит ряд специальных таблиц для управления заданиями, необхо* димыми для выполнения настройки НДС и составления отчетов для таможенных и налоговых органов. Можно использовать эти таблицы для того, чтобы в про* грамме: • • •

выполнялся расчет суммы НДС, подлежащей выплате за период; подготавливался и распечатывался отчет по НДС; создавались отчеты Интрастат — распечатывался список продаж в страны ЕС (с выводом на бумагу или на дискету).

Для каждой учтенной транзакции, включающей НДС, в программе создается операция в окне НДС Операции . Эти операции используются для расчета НДС, подлежащего уплате за данный период. Для определения базы расчета НДС, подлежащего перечислению налоговым органам, используется отчет по НДС. Отчет по НДС составляется в окне НДС Отчет. В этом окне можно выбрать, будет ли отчет по НДС основан на счетах окна План Счетов или на операциях Окна НДС Операции . Преимущество ис* пользования операций по НДС состоит в том, что эти операции можно закрыть посредством учета отчета по НДС. Работая с операциями по НДС, упрощается поиск корректирующих операций по НДС в предыдущих отчетных периодах, для которых составлялся отчет по НДС. Отчет по НДС, как правило, определяется при первичном вводе компа* нии в программу. Настройка данного отчета по компании должна выполнять* ся в окне НДС Отчет в формате, соответствующем требованиям налоговых органов. Далее вы узнаете, как создавать отчет по НДС и определять операции НДС за определенный период.

Создание отчетов по НДС 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Ндс > Ндс Отчеты , чтобы открыть окно Ндс Отчет.

Глава 10. НДС и Интрастат

127

2. В поле заголовка Название нажать кнопку AssistButton. 3. В окне НДС Отчет Названия введите новое имя в поле Название — НДС ЕВРОПА, а в поле Описание описание отчета по НДС для стран Европы. 4. Выделить новое имя отчета по НДС и нажать кнопку ОК, чтобы отобразить новое имя в окне Ндс Отчет. Если щелкнуть первую строку, все строки ока* жутся пустыми. Обратите внимание, что расположение и функции столбцов в строках отчета по НДС имеют значительное сходство с финансовым отче* том. Заполните строки отчета. 5. В первую очередь следует решить, как будет рассчитываться отчет по НДС: на основе финансовых операций или операций НДС. В этом примере расчет про* изводится по операциям НДС. После выбора типа операций можно начать ввод строк. 6. В первой строке в поле Описание указать Ежемесячный отчет по НДС , в а поле Тип — Описание. 7. Пропустите одну строку и на следующей строке создайте первую строку отчета, введя в поле Строка Но. значение ВЕЛ1. 8. Введите описание этой строки: Величина отечественного НДС, 25%. 9. Поскольку используются операции НДС, в поле Тип необходимо выбрать пара* метр Группировка Операций Ндс . Для данного поля доступны следующие параметры: Параметр

Описание

Группировка Счетов

Устанавливается при использовании финансовых операций при расчете отчета по НДС. Необходимо указать в поле Группировка Счетов диапазон финансовых счетов, для которых будет вычисляться итоговая сумма

Групировка Строк

Указывается, если в этой строке должны рассчитываться итоговые значения по другим строкам данного отчета по НДС. В поле Групировка Строк необходимо указать, для каких строк будет вычисляться итоговое значение

Описание

Указывается, если строка должна содержать только текст или специальные символы

10. В поле Общий Тип Учета указать значение Продажа, чтобы работать только с операциями НДС, созданными в результате учета продаж. Можно также выпол* нять фильтрацию по операциям покупки и операциям отчета по НДС. Это поле требуется заполнять только при выборе в поле Тип значения Группировка Операций НДС. 11. Выбрать для учетной бизнес*группы НДС код РОССИЯ, а для НДС учетной товарной группы НДС — НДС 25. Эти поля требуется заполнять только в том случае, если в поле Тип указан параметр Группировка Операций Ндс. 12. Поле Тип Суммы должно быть заполнено только в том случае, если в поле Тип выбран параметр Группировка Операций НДС. Доступны следующие па* раметры:

128

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Параметр

Описание

Пусто

Итоговые суммы не вычисляются

Сумма

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю Сумма НДС выбранных операций НДС

База

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю База Сумма выбранных операций по НДС

Нереал. Сумма

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю Нереал. НДС Сумма выбранных операций НДС

Нереал. База

В данной строке вычисляется итоговая сумма нереализованного НДС по полю Нереал. База Сумма выбранных операций НДС

Для текущей строки следует выбрать Сумма. 13. В поле Расчет с определяется знак рассчитываемой суммы. Выбрать значение Знак, чтобы использовать знак операций НДС, илиПротивоположный Знак, что* бы применить обратный знак. В данном примере это поле следует оставить без изменений. 14. Если установлен флажок Печать, данная строка будет печататься в отчете В поле Печать с можно определить знак, с которым данная сумма будет выведена на печать. Параметры данного поля аналогичны параметрам поля Расчет с. Если установить флажок в поле Новая Страница, то после распечатки данной строки печать будет продолжена с новой страницы. В нашем примере эти поля менять не следует. 15. В следующей строке указать те же параметры, что и в предыдущей строке, за исключением указанных ниже изменений: Поле

Значение

Линия Но.

ВЕЛ2

Описание

Величина отечественного НДС, 10%

НДС Товарная Группа

НДС 10

16. В последней строке указать следующие значения: Поле

Значение

Строка Но.

ВЕЛ 3

Описание

Величина отечественного НДС

Тип

Групировка Строк

Групировка Строк

ВЕЛ1..ВЕЛ2

Печать отчета по НДС Периодически в налоговые органы необходимо предоставлять печатные отчеты, детализирующие транзакции по НДС. Чтобы вывести на печать отчет по НДС, не* обходимо последовательно выбрать пункты Функции > Печать в окне НДС Отчет.

Глава 10. НДС и Интрастат

129

На вкладке НДС Отчет Раздел для данного отчета можно указать значения по* лей НДС Отчет Название Шаблона и Название. На вкладке НДС Отчет Строка можно отфильтровать номера строк, кото* рые требуется вывести на печать. Поля НДС Отчет Название Шаблона и Название Выписки заполняются автоматически на основе отчета по НДС, отобра* жаемого в окне НДС Отчет при последовательном выборе пунктов Функции > Печать. На вкладке Настройка с помощью полей Дата Начала и Дата Конца определяет* ся отчетный период для данного отчета. Можно также выполнить фильтрацию по типу операции НДС, чтобы вывести на печать итоговые показатели, основанные на любой комбинации открытых или закрытых операций НДС. Кроме того, допус* кается округление сумм в отчете до целых величин и печать отчета в дополнитель* ной валюте. Чтобы выполнить предварительный просмотр выводимого на печать отчета, необходимо последовательно выбрать пункты Ндс Отчет > Просмотр в окне НДС Отчет. Аналогичные возможности доступны и на вкладке Настройка окна НДС Рас* чет Просмотр отчета по НДС. Здесь можно ввести фильтр даты, а также выб* рать, какие операции НДС будут включены в отчет — открытые или закрытые, попадающие в данный период или лежащие за его пределами. Кроме того, мож* но детализировать любую из сумм в поле Сумма Столбца и просмотреть опера* ции НДС или финансовые операции, по которым вычисляется итоговое значе* ние.

Отчет по НДС Периодически требуется перечислять сумму чистого НДС в налоговые органы. Для этого используется пакетное задание Вычисление и Учет Отчета НДС. Выполнение этого задания позволяет рассчитать отчет по НДС на основе открытых операций НДС за предыдущие отчетные периоды. Данное пакетное задание можно использовать сколь угодно часто для определе* ния взносов по НДС. Для каждой учетной группы НДС (то есть для каждой комбинации учетной биз* нес*группы НДС и учетной товарной группы НДС в окне НДС Настройка Учета) с помощью этого пакетного задания можно найти все записи НДС в окне Ндс Книга Операций. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Опера* ции > Периодич. Задания > Ндс > Вычисление И Учет Отчета Ндс. Откроется окно Вычисление и Учет Отчета НДС. 2. На вкладке Ндс Настройка Учета можно отфильтровать данные по любому из полей таблицы настройки учета НДС, в том числе по учетной бизнес*группе НДС и учетной товарной группе НДС. 3. Перейти на вкладку Настройка.

130

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. В полях Дата Начала и Дата Конца указать период времени, в котором должны находиться зачитываемые операции НДС. 2. В поле Дата Учета указать учетную дату отчета. 3. Перед выполнением пакетного задания необходимо заполнить поле Документ Но. 4. В поле Зачет Фин. Счет введите финансовый счет, на который будет перево* диться сальдо операций НДС для продаж и покупок. В демонстрационном при* мере для этого служит счет пассива НДС оплачив (счет номер 5710). При установке флажка в поле Показать НДС Операции в отчете выводятся все операции НДС, используемые для расчета сумм по каждой из учетных групп НДС. Если этот флажок не установлен, отображается только общее сальдо для каждой из учетных групп НДС. Если установлен флажок в поле Учет и предполагается печать или предвари* тельный просмотр отчета, учет отчета в пакетном задании будет выполнен только после того, как пользователь подтвердит необходимость выполнения учета. Если этот флажок не установлен, но отчет планируется вывести на печать или предвари* тельный просмотр, будет распечатан пробный отчет. Операции НДС закрываются только после учета данного отчета по НДС. Когда сумма НДС переводится на счет отчета по НДС, счет НДС покупки кре* дитуется, а счет НДС продажи дебетуется на сумму, определяемую для периода от* чета по НДС. Номера счетов можно просмотреть в окнеНДС Настройка Учета. Счет для отчета по НДС кредитуется на величину чистой суммы (или дебетуется, если сумма НДС покупок больше). Когда операции НДС закрываются, в окне НДС Книга Операций устанавливает* ся флажок Закрыто. Номер зачетной операции, закрывшей данную операцию по НДС, автоматически подставляется в поле Закрыта Операцией Но. Однако это происходит только в том слу* чае, если данную сумму необходимо перевести с одного финансового счета на другой. Примечание. После учета операций по НДС и присвоения им статуса зак* рытых их нельзя открыть повторно. Однако по этим закрытым операци* ям по*прежнему допускается составление отчетов НДС.

Глава 10. НДС и Интрастат

131

Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты Чтобы настроить учетные группы НДС, необходимо предварительно создать коды учетной бизнес*группы НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов. Когда создание этих кодов будет за* вершено, в окне НДС Настройка Учета вводятся сведения, соответствующие конк* ретным комбинациям учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. К настоящему моменту вы изучили, как выполнять простую настройку учета НДС, включая поля НДС %, Покупка НДС Фин. Счет, Продажа НДС Фин. Счет, Обратный НДС Фин. Счет и Тип Расчета НДС . Теперь вам предстоит узнать о на* значении других полей в окне Ндс Настройка Учета.

Нереализованный НДС Поле Нереализованный НДС в окне Финансы Настройка используется для обра* ботки нереализованного НДС. В окне НДС Настройка Учета затем можно указать, как будет определяться нереализованный НДС и когда он будет распознаваться. Как правило, НДС начисляется при создании счета, однако до оплаты этого счета НДС считается нереализованным. Таким образом, может понадобиться записывать НДС до оплаты счета как нереализованный. С помощью поля Тип Нереал. НДС в окне НДС Настройка Учета определяется, как и когда происходит реализация Ндс. По умолчанию это поле остается пустым, указывая, что для данной комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной то* варной группы нереализованный НДС не рассчитывается. Для расчета нереализованного НДС можно применить один из пяти следующих методов: Тип нереализованного НДС Описание Процент

Каждый платеж покрывает как НДС, так и сумму счета пропорционально проценту опплаты по оставшейся сумме счета. Оплаченная сумма НДС переводится со счета нереализованного НДС на счет НДС Первый Платежи в первую очередь покрывают сумму НДС, а затем сумму счета. В этом случае сумма, переводимая со счета нереализованного НДС на счет НДС, будет всякий раз равна сумме платежа до тех пор, пока не будет оплачен весь НДС Платежи покрывают сначала сумму счета, а затем сумму Последний НДС. В этом случае со счета нереализованного НДС на счет НДС не производится перемещения сумм до тех пор, пока не будет оплачена общая сумма счета за вычетом НДС Первый Оплаченный Платежи в первую очередь покрывают сумму НДС (как в методе Первый), однако сумма со счета нереализованного НДС на счет НДС не перемещается до уплаты полной суммы НДС Последний Оплаченный Платеж в первую очередь покрывают сумму НДС (как в методе Последний), однако сумма на счет НДС не переводится до полной оплаты НДС

132

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При выборе типа нереализованного НДС необходимо указать счета, на которых будет учитываться нереализованный НДС, в поляхПродажа Нереал. НДС Фин. Счет, Покупка Нереал. НДС Фин. Счет и Обратный Нереал. Ндс Фин. Счет .

Корректировка НДС по скидкам с оплаты При учете счета со скидкой по оплате создаются операции НДС и клиентские опера* ции на полную сумму счета и НДС, как если бы реализация скидок не выполнялась. Если скидка рассчитана по полной стоимости счета, включая НДС, и счет оплачен вовремя, что позволяет реализовать скидку по оплате, операция НДС и клиентская операция исправляются таким образом, чтобы отразить данную скидку. Суммы НДС для счетов со скидкой по оплате пересчитываются в программе, если установлен флажок Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка. Од* нако в окне НДС Настройка Учета необходимо указывать конкретные комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп, для которых будет выпол* няться перерасчет. Установка флажкаКорр. для Скидки Оплаты в окне Ндс Настройка Учета для определенной комбинации учетных бизнес*групп НДС означает, что дан* ная сумма НДС подлежит перерасчету. Примечание. При установке флажка Скидка Оплаты без НДС в окне Финансы Настройка флажок Корр. Для Скидки Оплаты должен быть снят. Расчет скидки по оплате в этом случае производится по сумме без учета НДС, что делает корректировку суммы НДС неактуальной.

Отчетность Интрастат Все торговые предприятия, находящиеся в странах ЕС, должны отчитываться о своей торговле с предприятиями других стран ЕС. В программе это называется отчетностью Интрастат. Для составления регуляр* ных отчетов Интрастат следует использовать окно Журнал Интрастат. Чтобы операции с товаром содержали требуемые сведения, в момент их импорта программой в строку журнала Интрастат необходимо ввести соответствующие данные в следующие таблицы, вызываемые с помощью подменю Настройка в меню Финансы: Таблица/окно

Команда меню Финансы

Требуемые сведения

Тарифные Номера

Настройка > Интрастат > Тарифные Номера

Типы Транзакций

Настройка > Интрастат > Типы Транзакций

Опубликованные тарифные номера для продаваемых и покупаемых товаров Двадцать два встроенных в Интрастат типов и кодов транзакций

Методы Перевозки

Настройка > Интрастат > Методы Перевозки

Семь встроенных в Интрастат методов и кодов транспортировки

Для выполнения учета продаж и покупок в программе необходимо предвари* тельно заполнить эти таблицы. В разбираемых примерах указанные сведения уже имеются. Введя эти данные, для каждого из товаров необходимо назначить тариф*

Глава 10. НДС и Интрастат

133

ный номер на вкладке Внешняя Торговля карточки этого товара. На вкладке Внешняя Торговля определяются для каждого документа покупки и продажи значения Тип Транзакции и Метод Перевозки. В меню настройки Интрастат можно также указать спецификации транзак* ций и области, в которых будут содержаться дополнительные сведения по типу транзакции и странам. Предоставляется возможность указать таможенные пун* кты, например, аэропорт Домодедово. После создания таможенных пунктов их можно выбирать в полях Таможня строк продажи и покупки. Эти сведения также копируются из операций по данному товару при создании журнала Интрастат.

Журналы Интрастат Настройка разделов журнала Интрастат исключительно важна, поскольку она оп* ределяет фильтр даты для включаемых в отчет операций. Разделы журнала Интрастат отличаются от разделов иных журналов, используемых в программе. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Интрастат > Интрастат Журнал Шаблоны . В окне Интрастат Журнал Шаблоны можно создать ряд шаблонов, если пла* нируется использовать несколько различных форм. выбрать пунктыШаблон > Разделы.

В окне Интрастат Журнал Разделы указать значение поля Статист. Период, оп* ределяющее, какие операции будут перемещаться пакетным заданием Получить Товарные Операции в журнал Интрастат. Отчеты Интрастат представляются ежемесячно, поэтому формат поля Статист. Период должен представлять собой 4*значное число ГГММ, где ГГ отражает две последние цифры отчетного года, а ММ — цифры соответствующего месяца, на* пример, число 0201 будет обозначать январь 2002 года. В поле Идентификатор Валюты вводится валюта отчета, например Датская кро* на или Евро. Если оставить это поле пустым, операции будут отражаться в рублях. Если требуется печать сумм в дополнительной валюте отчета, следует указать это в поле Дополн. Отчетная Валюта .

134

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Отчет Сдан указывает, была ли предоставлена отчетность по операциям соответствующего отчетного периода в налоговые органы. Это поле автоматически заполняется при выполнении пакетного задания Интрастат — Создать Дискету. Од* нако оно может быть изменено, если потребуется заново составить отчет. Примечание. Поскольку отчетность Интрастат, как правило, предостав* ляется ежемесячно, рекомендуется создать 12 заданий на базе одного шаб* лона — 12 отдельных журналов Интрастат для каждого месяца. Для создания журнала Интрастат необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать новый раздел журнала Интрастат для отчетного периода. 2. Перейти в меню Продажи и маркетинг и создать счет продажи для отчета, ис* пользуя журнал Интрастат: Поле

Значение

Продажа Клиент Но.

Код клиента

Дата Учета

дата

Дата Документа

Дата

3. На вкладке Внешняя Торговля в заголовке счета ввести следующие ниже коды еще ДО создания строк продажи. Если эти данные вводятся поле того, как стро* ки уже созданы, их придется добавлять для каждой строки отдельно. Поле

Значение

Тип Транзакции

11

Метод Перевозки

3

4. Ввести строки счета в соответствии со следующими ниже указаниями. Если будут выведены предупреждения по складу, нажать кнопку Да, чтобы отме* нить их. 5. Выполнить учет счета, последовательно выбрав пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Интрастат Журналы . 6. В поле Имя Раздела выбрать пакетное задание и нажать кнопку Получить Операции. Будет открыто пакетное задание Получить Товарные Операции с датами начала и конца операций, определенными в соответствующем разделе журнала. В поле Себестоимость Рег. % введите процентную надбавку на фрахт и страхование к статис* тическому значению каждой из операций. 7. Нажать кнопку ОК для запуска пакетного задания. В окне журнала Интрастат будут отображены операции Интрастат за январь 2002 года. При нажатии кнопки Печать становятся доступны функции завершения от* чета. Рекомендуется использовать эти функции в порядке их отображения.

Глава 10. НДС и Интрастат

135

Команда печати

Описание

Проверочный Отчет

Отчет Интрастат — Тест представляет собой печатный проверочный отчет, позволяющий проверить правильность указанных в журнале сведений

Форма

Отчет Интрастат — Форма содержит все сведения, необходимые для заполнения официальной формы Интрастат, используемой налоговыми органами данной страны. Необходимо распечатать отдельный отчет по отгрузке и приемке товара

Создать Дискету

Кроме заполненной формы, необходимо предоставить в налоговые органы ряд компьютерных файлов, содержащих информацию по транзакциям за отчетный период. Для создания требуемых файлов может использоваться пакетное задание Интрастат — Создать Дискету. Необходимо создать отдельный файл по отгрузке и приемке товара. В результате выполнения этого пакетного задания будет установлен флажок в поле Отчет Сдан для соответствующего раздела в окне Интрастат Раздел Журнала и будет заполнено поле Внутренний номер ссылки в каждой строке журнала в данном разделе

136

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 11

Журналы Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Журналы и разделы Типовые журналы Учет корректировок в финансовых журналах

Обзор В этой главе дается обзор журналов и разделов журнала, разбирается нумерация жур* налов, рассматривается создание шаблона журнала, разделов, журналов, типовых журналов, а также учет корректировок с использованием финансовых журналов.

Журналы и разделы журнала Общие сведения по журналам и разделам журнала С помощью финансовых журналов можно вводить данные в финансовые и прочие счета, например счета клиентов, счета поставщиков и банковские счета. Система ввода дан* ных в журнал имеет три уровня: шаблоны журнала, разделы журнала и строки журнала.

Шаблоны журнала Журналы используются для различных типов и групп операций, таких как покуп* ки, платежи, продажи и расчеты с клиентами. Для создания каждого из типов жур* налов применяется свой шаблон журнала. Шаблоны журналов содержат базовую структуру журнала, где можно указать значения по умолчанию для всех разделов, созданных с использованием этого шаблона.

Разделы журнала Разделы журнала создаются на базе шаблонов. Все разделы, созданные на основе одного шаблона, имеют одинаковые структуру, параметры по умолчанию и сведе* ния, определяемые в шаблоне. Однако все эти настройки являются значениями по умолчанию, поэтому допускается их изменение для конкретного раздела журнала. Как правило, разделы применяются для разграничения операций различных пользо* вателей. Например, Станислав и Екатерина работают с операциями финансового журнала. Станислав обычно создает операции и выполняет их учет после того, как они утверждены. Чтобы введенные Екатериной операции не смешивались с запи* сями Станислава, этим двум пользователям можно назначить разные разделы.

Глава 11. Журналы

137

Строки журналов Строка журнала представляет собой совокупность подлежащих учету операций жур* нала. К сведениям, вводимым в строки журнала, относятся номер счета, дата учета, а также сумма журнала. На следующем рисунке демонстрируется структура журнала:

Все три указанных выше слоя постоянно доступны, однако в окне журнала все* гда отображаются лишь строки журнала и название раздела. Если не созданы до* полнительные шаблоны и разделы журнала, используются стандартные шаблоны и раздел СТАНДАРТ. Однако при добавлении нового шаблона или раздела журнала все шаблоны и разделы отображаются в списке элементов, доступных для выбора.

Создание шаблонов журнала 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Общее > Журналы Шаблоны .

138

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Фин. Журнал Шаблоны содержит список стандартных шаблонов журнала, доступных для данной компании. Шаблоны журнала должны отражать транзакции, к которым относится этот журнал. Например, журнал ОБЩИЙ содержит следующие поля: Поле

Описание

Название и Описание

Код и описание, характеризующие данный шаблон журнала

Тип

Тип журнала определяет структуру окна журнала.например, отображаемые в нем поля.Можно выбрать один из следующих типов: Общий, Продажи, Покупки, Кассовые поступления, Платежи и ОС и пр.

Типовой

Определяет, может ли использоваться данный шаблон для создания типовых журналов. Если установлен флажок в поле Типовой, поле Серия Номеров должно оставаться пустым

Бал.Тип Счета и Бал.Счет Но

Используется для добавления балансирующего счета по умолчанию для всех строк журнала всех разделов, созданных на базе данного шаблона. Этот счет по умолчанию может быть изменен для конкретного раздела или отдельной строки

Серия Номеров

Определяет серию номеров по умолчанию, применяемую при нумерации документов в строках разделов журнала, созданных на базе данного шаблона.Если оставить это поле пустым, потребуется вручную вводить номера документов в строках этих разделов журнала.Следует запомнить, что поле Ручная Нумерация в окне Серия Номеров не оказывает какого*либо влияния на журналы

Учетная Серия Номеров

Позволяет выбрать серию номеров, назначаемых документам в операциях, учтенных из данного шаблона журнала. Номера документов при желании можно назначать только при выпол* нении учета журналов. В этом случае следует оставить поле Серия Номеров пустым и заполнить поле Учетная Серия Номеров. Кроме того, можно заполнять строки журнала с помощью одной серии номеров, а для нумерации учтенных строк журнала применять другую серию номеров. В этом случае следует ввести в поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров разные коды серий номеров. При учете журнала значение поля Документ Но строки журнала автоматически заменяется программой следующим номером серии

Код Источника

Позволяет указать код источника, который будет назначен всем разделам, созданным на базе данного шаблона

Код Причины

Позволяет указать стандартный код причины, который будет назначен всем разделам, созданным на базе данного шаблона

Проверять Баланс Определяет, требуется ли составлять баланс для документов, по Документу учтенных в данном общем шаблоне, по номеру и типу доку* мента. Если это поле оставлено пустым, баланс для журнала составляется только по дате

Глава 11. Журналы

139

Поле

Описание

Коп. Настройку НДС в Строки

При установке этого флажка в строках выбранного шаблона журнала автоматически подставляются значения поля Общий Тип Учета и учетных групп НДС для счетов и балансирующих счетов. Этот параметр используется по умолчанию для всех разделов журнала, созданных на базе данного шаблона. Однако значение параметра можно изменить для конкретного раздела журнала. При установке или снятии этого флажка выводится запрос на обновление разделов выбранного журнала

Разрешить Разницу НДС

Установка этого флажка означает, что в журналах допускается ручная корректировка сумм НДС. Флажок установлен по умолчанию для всех разделов журнала, созданных на базе данного шаблона. Однако его значение можно изменить для конкретного раздела журнала. При установке или снятии этого флажка выводится запрос на обновление разделов выбранного журнала

Создание раздела журнала Чтобы открыть разделы журнала, необходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Финансовые Журналы и в окне Финансовый Журнал нажать кнопку AssistButton в поле Имя Раздела. Будет выведен список текущих разделов, основанных на шаблоне журнала ОБЩИЙ. Альтернативный способ просмотра существующих разделов состоит в сле* дующем: выбрать шаблон журнала в окне Фин. Журнал Шаблоны , а затем необхо* димо последовательно выбрать пункты Шаблон > Разделы. Поля Бал. Тип Счета и Бал. Счет Но. .данные разделы журнала основаны на шаб* лоне журнала ОБЩИЙ, который не имеет балансирующего счета. Если в новом раз* деле нет балансирующего счета, указанные поля следует оставить без изменений. Поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров.разделы в этом примере основы* ваются на шаблоне журнала ОБЩИЙ. В результате в поле Серия Номеров автома* тически подставляются значения Серия Номеров, определенные в шаблоне журна* ла. Если нужно использовать серии номеров, назначенные в шаблоне, следует сохранить в поле Серия Номеров значение ФЖУР-ОБЩ, а поле Учетная Серия Номеров оставить пустым. Поля Код Причины , Коп. Настройку НДС в Строки и Разрешить Разницу НДС . Если нет специальных кодов причин и настроек НДС, следует оставить в этих по* лях значения по умолчанию, скопированные из шаблона журнала ОБЩИЙ.

Автоматическая нумерация в журналах Чтобы использовать автоматическую нумерацию, необходимо определить коды и строки серий номеров. После этого в каждом шаблоне или разделе журнала требу* ется ввести в поле Серия Номеров код серии номеров. Если указать код серии номе* ров в шаблоне журнала, этот код будет скопирован во все разделы, созданные на базе данного шаблона, однако для любого из таких разделов этот код можно изме* нить или удалить. Если код не указан в шаблоне, то для выполнения автоматичес* кой нумерации необходимо его указать в каждом разделе журнала отдельно.

140

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ручная нумерация в журналах Чтобы вручную нумеровать документы в разделе журнала, оставьте поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров для этого раздела пустыми. Можно установить руч* ную нумерацию для одного или нескольких разделов и автоматическую нумерацию для остальных. Например, в разделах финансового журнала можно указать ручную нумерацию документов для раздела КАССА и автоматическую нумерацию для раз* дела СТАНДАРТ. Это означает, что поле Серия Номеров строки с именем КАССА должно быть очищено, однако в строке с именем СТАНДАРТ следует оставить код Фжур-Общ.

Создание операций журнала Для создания операций необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы. 2. В поле Имя Раздела нажать кнопку AssistButton и выбрать конкретный раздел. 3. Указать дату в поле Дата Учета. Примечание.Чтобы указать в поле даты текущую дату, можно ввести T и нажать клавишу Ввод.В данное поле будет автоматически подставлена сегодняшняя дата, которой считается системная дата клиентского компь* ютера.Кроме того, можно ввести значение Пон, чтобы получить день не* дели, или W, чтобы использовать установленную в системе дату работы. 4. Выбрать, если это необходимо, значение в поле Тип документа. 5. В поле Номер документа оставить автоматически подставленный номер или из* менить его на определенный. Если речь идет о простой корреспонденции между жвумя финансовыми счетами, то в поле Тип Счета следует нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Фин. Счет. 6. В поле Счет Но. нажать кнопку AssistButton, выбрать счет и нажать кнопку ОК. Обратите внимание, что в поле Описание было автоматически подставлено на* звание счета. Это позволяет дополнительно убедиться, что счет выбран верно. Мож* но ввести собственное описание, например объяснение причины этой транзакции. 7. В поле Сумма ввести положительное значение 60,00, чтобы выполнить для ука* занного счета дебетовую операцию. В финансовом журнале положительная сумма отражает дебет по счету, указан* ному в поле Счет Но., а отрицательная сумма.кредит по данному счету. 8. В поле Бал. Счет Но. нажать кнопку AssistButton, выбрать балансирующий фи* нансовый счет и нажать кнопку ОК. 9. Щелкнуть следующую строку журнала. Создана новая строка. Обратите внимание, что в новой строке указана та же дата, а номер документа указан как номер предыдущей строки + 1. Это связано с тем, что предыдущая строка журнала была сбалансирована. Поэтому система ожи* дает ввода новой операции. Однако необязательно заполнять поля Бал. Тип Счет и Бал.Счет Но. для каждой строки журнала. Можно создать балансирующую строку

Глава 11. Журналы

141

журнала позже. Поле Общий Баланс в нижней части окна обновляется с вводом в раздел каждой новой строки журнала. Строки журнала считаются сбалансированными, если значение поля Общий Баланс равно 0. Нельзя выполнить учет несбалансированных строк. Примечание. При нажатии клавиши (F8) предыдущее поле или операция автоматически копируются в новую строку. Не все доступные поля отображаются в данном окне. Это объясняется тем, что полей слишком много и выводить их все на просмотр непрактично. Для каждой из компаний существуют свои параметры отображения элементов каждого из экра* нов. В программе имеется средство под названием Скрыть/Показать, с помощью которого пользователь может настроить вид окна. Если какой*то столбец не виден, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке столбца и выбрать команду Показать столбец. Установить флажок ря* дом с полем Отдел Код и нажать кнопку ОК. На экран выводятся все поля, отмеченные флажком в окне Показать Столбец.

Учет операций журнала Если перед выполнением учета требуется просмотреть пробный отчет, необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Тестовый Отчет . Выбор команд Учет > Выверить позволяет проверить, какое влияние окажет журнал на счета, которые были настроены для проведения выверки. При выполнении учета журнала можно также распечатать копию этого журна* ла. В данном примере мы ограничимся учетом журнала. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Учет. 2. Для подтверждения нажать кнопку Да. Будут учтены все видимые в журнале сбалансированные строки. Если к строкам журнала применен фильтр поля или таблицы по конкретным значениям полейДата Учета и Номер документа, будет выполнен учет только тех строк, которые остались видимыми после применения фильтра. Операции, которые в результате фильтрации оказались скрыты, не будут учте* ны, даже если являются сбалансированными. Можно выполнить учет для нескольких разделов одновременно, последователь* но выбрав в окне Фин. Журнал Разделы пункты Учет > Учет. В результате будет вы* полнен учет всех строк всех разделов, отображаемых в окне Фин. Журнал Разделы. Результат учета журнала можно узнать, просмотрев последнюю операцию фи* нансового регистра. Необходимо последовательно выбрать пунктыФинансовые Операции > История > Регистры , чтобы отобразить созданные финансовые операции.

Типовые журналы Если приходится часто и с незначительными изменениями учитывать определен* ные транзакции, удобно использовать типовые журналы. Типовой журнал это фи* нансовый журнал со специальными полями для управления типовыми транзакци* ями. Окно Типовой Финансовый Журнал можно открыть выбором команды Типовые Журналы подменю Периодич. Задания меню Финансы в любом из следующих моду* лей приложения:

142 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Финансовые операции Клиенты Расчеты Поставщики Расчеты Основные средства

Кроме того, в меню Покупка модуля Товары И Себестоимость доступно созда* ние типовых журналов товаров и комплектов, а в подменю Планирование Ресурсов меню Периодич. Задания.типовых журналов ресурсов и работ. Это не означает, что для этих журналов может выполняться финансовый учет, поскольку для учета све* дений по товарам и работам применяются особые функции учета, а для журналов ресурсов финансовый учет не ведется в принципе. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Типовые Журналы .

Строки в окне Типовой Финансовый Журнал основаны на той же таблице, что и в окне Финансовый Журнал. Чтобы создать типовой журнал, заполните поля в окне Типовой Финансовый Журнал . Варианты значения поля Метод Повтора. Метод

Описание

Примеры

F Фиксир. Применяется, когда сумма журнала одинакова для всех периодов. Сумма в строке журнала сохраняется после учета

Ежемесячная уплата заранее рассчитанной годовой страховой премии в течение года. Запись счетов с фиксированной суммой в отсутствие платежных документов (например, уборка помещений по контракту)

V Перем.

Запись счетов с разной суммой без применения платежных документов (например, канцелярские принадлеж* ности, техобслуживание). Запись продаж регулярным клиентам без использования платежных документов

Используется, если сумма журнала отличается для различных периодов. Сумма строки типового журнала удаляется после его учета

Глава 11. Журналы

143

Метод

Описание

Примеры

B Баланс

Баланс счета данной строки распределяется по прочим счетам, установленным для этой строки в окне Распределения. В результате баланс счета для данной строки равен нулю. Не забудьте заполнить поле Распределение % в окне Распределения.

Периодическое распределение расхо* дов между отделами. Периодическое распределение по нескольким особым счетам накладных расходов, учтенных на одном расходом счете. Распределение межфирменных расходов

RF Реверс. Сумма в строке журнала сохраняется после учета, Фикс. а балансирующая операция будет учтена на следующий день

Накопление в течение месяца расходов по уборке, не уплаченных до начала следующего месяца

RV Реверс. Сумма в строке журнала после учета удаляется, а учет Перем. балансирующей операции выполняется на следующий день

Накопление в течение месяца счетов за электричество, не оплаченных до конца первой недели следующего месяца. Накопление в течение месяца прибыли за отгруженные товары, по которым не выставлен счет

RB Реверс. Баланс счета данной строки распределяется по прочим Баланс счетам, установленным для этой строки в окне Распределения. Баланс счета становится равен нулю. Балансирующая операция учитывается на следующий день

Те же примеры, что и для метода Баланс, но распределения имеют временный характер. (Например, распределения являются временными, поскольку они представляют собой лишь оценочные величины для периодической отчетности.)

В поле Период Повтора следует ввести так называемую формулу даты, напри* мер, 2Д = 2 дня, 1М = 1 месяц. Эта формула определяет следующую дату, которая появится в поле Дата Учета после выполнения учета. Например, если вводится 1М и дата учета составляет 01/ 15/01, эта дата после учета журнала изменится на 02/15/01. Если требуется учитывать данную операцию в последний день каждого месяца, начиная с текущего, можно выполнить одно из следующих действий: •

•

Учесть первую операцию в последний день месяца и ввести формулу 1Д+1М*1Д (1 день + 1 месяц . 1 день). С помощью этой формулы дата вычисляется коррек* тно независимо от количества дней в том или ином месяце. Учесть первую операцию в произвольный день месяца, а затем ввести формулу: 1М+ТМ. С помощью этой формулы программа вычислит один полный месяц + остающиеся дни текущего месяца.

144

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Учет начислений за месяц, которые должны быть аннули* рованы в следующем месяце (методы Реверс. Фикс, Реверс. Перем и Реверс. Баланс), следует выполнять в последний день месяца. Первая опе* рация Должна быть учтена в последний день текущего месяца, а значение Период Повтора должно равняться либо 1Д+1М*1Д, либо 1М+ТМ. Это гарантирует, что реверсирование будет учтено в первый день следующе* го месяца.

Значение в поле Дата Учета должно соответствовать установленной в системе дате работы или предшествовать ей, чтобы учет типового журнала выполнялся кор* ректно. Например, если текущая дата составляет 01/31/.01, нельзя учесть операции с датой 02/01/01. Если для данного раздела журнала не установлена автоматическая нумерация, номер документа необходимо ввести вручную. Если поле Документ Но. в строке оставлено пустым, можно ввести формулу, по которой будет указываться номер документа для каждой последующей опе* рации. Номер документа автоматически обновляется при учете журнала. Одна* ко если для поля Учетная Серия Номеров выбранного раздела журнала установ* лена заранее определенная последовательность номеров, ручной ввод номеров недоступен. Для образования серии номеров можно использовать текст и специальные бук* венные коды: • • • • •

%1 %2 %3 %4 %5

номер текущего дня номер текущей недели номер текущего месяца название текущего месяца название текущего отчетного периода

Если в журнале несколько строк, тот же номер будет сохраняться в ряде строк до достижения нулевого баланса журнала. В следующей строке будет введен следую* щий номер. Поле Дата Окончания Действия ограничивает период учета, так как в нем указы* вается последняя дата повторения данной операции. Если дата не указана, эта строка журнала будет учитываться до тех пор, пока не будет удалена или не будет заполне* но поле Дата Окончания Действия .

Распределения Типовые операции не имеют балансирующих счетов. Следует вводить отдельную строку, содержащую компенсирующую сумму, либо распределить эту операцию по другим счетам с помощью окна Распределения. Чтобы указать распределение для строки типового журнала, выделить эту стро* ку в окне Типовой Финансовый Журнал и необходимо последовательно выбрать пун* кты Строка > Распределения .

Глава 11. Журналы

145

Сумму строки можно распределить по различным счетам и измерениям. Используется один из следующих методов распределения: • • •

•

Распред. Кол-во.распределение суммы пропорционально количеству. Например, можно распределить сумму пропорционально количеству сотрудников в отделе. Распределение %.распределение суммы по процентам. Сумма.если выбраны поля Распред. Кол-во или Распределение % , в этом поле рассчитывается распределенная сумма. Однако допускается ввод в этом поле рассчитанной вручную распределенной суммы. Распределение можно применять в сочетании с методами повтора. Метод Баланс подразумевает обязательное использование распределения, поскольку не* возможно выполнять учет на балансовом счете в другой строке журнала.

При использовании метода Баланс не требуется вводить сумму. Это связано с тем, что в программе определение сумм, учитываемых с баланса счета данной стро* ки, воспринимается, как часть процесса учета. При использовании метода Баланс просмотр распределенных сумм становится возможен только после учета типово* го журнала. В тестовом отчете не отображаются рассчитанные суммы распределе* ния. После ввода строк с распределениями закройте окно Распределения. В окне Типовой Финансовый Журнал теперь заполнено поле Распред. Сумма (РУБ). Если строка типового журнала указана в рублях, поле Распред. Сумма (РУБ) должно соответствовать полю Сумма, но иметь противоположный знак. Примечание. Поля НДС могут быть заполнены или в строке типового жур* нала, или в строке журнала распределения, но не в обоих журналах одно* временно. Это означает, что поля НДС могут быть заполнены в журнале распределения только в том случае, если они не заполнены в типовом журнале. Если поле Метод Повтора в типовом журнале имеет значение Баланс или Реверс. Баланс, любые коды значений измерений в типовом журнале будут игнориро* ваться при нулевом балансе счета.

146

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Запись начислений Ввод начисленных прибылей и убытков осуществляется в конце отчетного периода, что обеспечивает включение в финансовую отчетность всех прибылей и убытков за истекший период. Данные начисления реверсируются из книги в начале следующего отчетного периода. Для записи начислений идеально подходит типовой журнал.

Учет корректировок в финансовых журналах Учет финансовых журналов Для учета транзакций финансовых и банковских счетов, счетов клиентов, постав* щиков и основных средств следует использовать окно Финансовый Журнал. В фи* нансовом журнале можно вводить соответствующие сведения по данной транзак* ции, например дату учета, сумму и учитываемые счета. Вводимые в журнал сведения являются временными, пока находятся в журнале, и могут быть изменены. Будут рассмотрены следующие процессы: • • •

вставка строк локальной валюты с округлением; учет строк операций корректировки; учет журнала.

Вставка строк конвертации в национальную валюту с округлением В случае ввода сумм в финансовый журнал в иностранной валюте они будут авто* матически конвертироваться в рубли. Однако если даже все строки журнала сба* лансированы в иностранной валюте, при конвертировании и округлении каждой строки журнала в рубли, суммы в рублях могут оказаться несбалансированными. Это означает, что сбалансированная транзакция в иностранной валюте может ока* заться несбалансированной в рублях и, следовательно, не может быть учтена. Для вставки в финансовый журнал строки корректировки округления можно использовать функцию Вставить Строки Окр. Конв. РУБ . Данная строка корректи* ровки округления будет балансировать суммы, выраженные в рублях, при условии, что суммы в иностранной валюте также сбалансированы. После этого станет досту* пен учет журнала. Прежде чем использовать эту функцию, необходимо определить финансовые счета, которые будут использоваться для корректировки округления. Эти счета оп* ределяются в полях Конв. РУБ Окр. Дебет Фин.Счет и Конв. РУБ Окр. Кредит Фин.Счет окна Валюта.

Учет строк корректирующих операций При выявлении ошибочной операции ее необходимо скорректировать. Так как из* менить или удалить учтенную операцию невозможно, единственный способ испра* вить ошибку.произвести учет одной или нескольких корректирующих операций. Это можно сделать в финансовом журнале. Чтобы просмотреть действие корректирующих операций, вставьте в окне Финансовый Журнал поле Коррекция. Для этого нажать сочетание клавиш (Ctrl) + (F2) и вставьте это поле с помощью меню Поле. Чтобы наглядно увидеть различие

Глава 11. Журналы

147

между учетом корректирующих и обычных операций, вставьте в окне Финансовый Журнал поля Дебет Сумма и Кредит Сумма. Ошибочную операцию можно скорректировать с помощью поля Коррекция, однако это можно сделать и не прибегая к использованию данного поля. Если ве* дется учет без использования поля Коррекция, поле Сумма в данной строке должно иметь знак, противоположный значению ошибочной операции. В этом случае вы* полняется учет на противоположной стороне счета, на котором была учтена оши* бочная операция: • •

Положительные суммы в поле Сумма учитываются как положительная сумма в поле Дебет Сумма. Отрицательные суммы в поле Сумма учитываются как положительная сумма в поле Кредит Сумма.

Если установлен флажок в поле Коррекция, для определения способа учета сум* мы используется знак поля Сумма данной строки. Поле Сумма все равно должно иметь знак, противоположный значению ошибочной операции, однако в этом слу* чае соответствующая сумма не учитывается на противоположной стороне счета: • •

Отрицательные суммы в поле Сумма учитываются как отрицательная сумма в поле Дебет Сумма. Положительные суммы в поле Сумма учитываются как отрицательная сумма в поле Кредит Сумма.

Чтобы узнать, как корректировочный учет воздействует на финансовые счета, воспользуйтесь отчетом Карточка. Суммарные величины дебета и кредита в данном отчете не включают ошибочные операции и их корректировки, если при учете кор* ректировок используется поле Коррекция. Если флажок Коррекция не установлен, в отчете нет отрицательных операций. Итоговый баланс для каждого из финансовых счетов включает как ошибочные операции, так и корректировки.

Учет журнала Каждый журнал поддерживает правила учета (последовательность кодов), исполь* зуемые в процессе учета для учета данных, введенных из журнала в одну или не* сколько книг. Например, в журнале продаж используется последовательность ко* дов от 11 до 15 включительно, что позволяет учесть данные на счетах клиентов и на финансовых счетах. Поскольку в системе используется единообразная структура данных, эти коды также применяются для учета финансового журнала, журнала продаж, кассовых поступлений, покупок, платежей и финансового журнала. Однако в связи с суще* ственными отличиями журналов товаров, комплектов, ресурсов и работ в них ис* пользуются собственные функции учета.

148

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 12

Область приложения Финансы Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Общие сведения Настройка модуля Финансы План счетов Банковские операции Бюджеты

Общие сведения Модуль Финансы является центральным модулем системы Microsoft Dynamics NAV. В нем учитываются, сводятся, обрабатываются и выводятся в отчетах все финансо* вые данные.

Настройка модуля Финансы В этой главе описаны карточка настройки модуля Финансы, поля Серия Номеров и Коды Аудита.

Карточка настройки модуля Финансы В окне Финансы Настройка можно установить способы решения определенных задач бухгалтерского учета в организации пользователя. Например, в этом окне указываются параметры округления счета, определяются код локальной валюты (руб.), форматы адресов и использование дополнительной валюты отчета. На* стройка в окне Финансы Настройка выполняется для каждой компании системы Microsoft Navision. Это окно содержит шесть вкладок, предназначенных для ввода различных ти* пов сведений. Ряд параметров этого окна являются необязательными. Если выбрать команды Финансы > Настройка > Финансовые Операции Настройка, будет открыто окно Финансы Настройка:

Глава 12. Область приложения Финансы

149

Вкладка Общее Поля Разрешить Учет От и Разрешить Учет До позволяют устанавливать период вре* мени, для которого будет выполняться учет. Используемые по умолчанию для компании и конкретного пользователя огра* ничения по отчетному периоду задаются в параметрах настройки. Если ограниче* ния для отдельного пользователя не установлены, применяются параметры, ука* занные для компании. Если параметры по умолчанию не определены и для компании, ограничения на ввод и учет дат не действуют. Поскольку в системе для успешного ведения бухгалтерского учета необяза* тельно закрывать отчетные периоды, диапазон учетных дат можно использо* вать для автоматического завершения периодов, чтобы предотвратить возник* новение операций, которые могли измениться раньше данных периода. Допускается временная корректировка данных с целью учета отдельных опе* раций. Вкладка Общее также содержит следующие поля: Поле

Описание

Учитывать Время

Здесь определяется, будет ли регистриро* ваться время работы пользователя в системе

Местный Адрес Формат

Здесь выбирается формат адресов, исполь* зуемый при выводе документов на печать

Местный Формат Адреса Контакта

В этом поле можно указать, будет ли имя контакта отображаться в почтовых адресах

Счет Точность Округления (РУБ)

Здесь указывается интервал, используемый при округлении сумм в национальной валюте

Счет Тип Округления (РУБ)

Здесь устанавливается метод округления сумм счетов

150

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Разрешить Удаление Фин. Счета До

Дата, указанная в этом поле, определяет, могут ли финансовые счета быть удалены и какие именно. Финансовые счета с операциями на введенную в поле дату и позднее ее удалять не допускается

Проверка Использования Фин. Счета

Установка этого флажка запрещает удале* ние финансовых счетов, используемых в таблицах настройки, например учетных групп

Валюта ЕС

Этот флажок следует установить, если в качестве национальной валюты выступает валюта Европейского валютного союза. Поле используется только при вводе операций в различных валютах

Код Валюты Баланса

Здесь вводится код национальной валюты. Данное значение отображается только в печатных материалах, поскольку внутри системы для обозначения национальной валюты применяется пробел

Скидка Оплаты без НДС

Здесь устанавливается сумма расчета скидки по оплате–с учетом или без учета НДС

Корр. Для Скидки Оплаты

Здесь определяется, будут ли пересчитаны суммы НДС при учете платежей, для которых действуют скидки на оплату

Нереализованны й НДС

Здесь укаывается, будет ли обрабатываться нереализованный НДС

Макс. Разреш. Разница НДС

Здесь определяется максимальная сумма корректировки НДС в национальной валюте

НДС Тип Округления

В этом поле указывается принцип округления НДС в национальной валюте

Вкладка Нумерация Перейти на вкладку Нумерация. Вкладка Нумерация содержит поле Банк. Счет Серия Номеров. Здесь вводится код серии номеров, которая будет применяться для нумерации банковских счетов. Серии номеров рассмотрены ниже в этом разделе.

Вкладка Измерения Перейти на вкладку Измерения. На этой вкладке требуется указать два глобальных измерения, наиболее часто используемых в отчетах. Кроме того, здесь можно выб* рать измерения*ярлыки. Измерения выбираются на базе кодов измерений, создан* ных в таблице Измерение. Вкладка Измерение содержит поля Глобал. Измерение 1 Код, Глобал. Измерение 2 Код, а также восемь полей измерений*ярлыков. Первые два измерения*ярлыка создаются автоматически на основе глобальных измерений. Остальные шесть из*

Глава 12. Область приложения Финансы

151

мерений*ярлыков доступны только в том случае, если приобретен и установлен блок Дополнительные Измерения .

Вкладка Отчет Перейти на вкладку Отчет. Вкладка Отчет имеет поля — Дополн. Отчетная Валюта и НДС Курс Валюты Коррекция. В поле Дополн. Отчетная Валюта указывается валюта, исполь* зуемая в модуле Финансы в качестве дополнительной валюты отчета. Если указать в этом поле дополнительную валюту отчета, финансовые и некоторые другие операции, напри* мер операции по НДС, будут отражены одновременно в национальной валюте и до* полнительной валюте отчета. Это позволяет печатать отчеты в любой из двух валют.

Вкладка Применение Перейти на вкладку Применение. На этой вкладке определяются параметры оплаты сумм задолженности. Сюда включаются как платежи клиентов, так и выплаты поставщикам. Поле

Описание

Примен. Точность Округления

Здесь определяется допустимое расхождение по национальной валюте, если операции в национальной валюте применяются к операциям в иной валюте

Отклон. в Скидках Оплаты Предупрежд., Учет Отклон. в Скидках Оплаты и Скидка Оплаты Период Отсрочки

В этих полях устанавливаются отклонения по условиям предоставления скидки на оплату. Отклонения по предоставлению скидки на оплату более подробно рассматриваются в главе Управление расчетами с поставщиками

Отклон. в Оплатах Предупрежд. и Учет Отклон. в Оплатах

Заполнение этих полей позволяет погашать текущую дебиторскую и кредиторскую задолженность платежами, чья сумма отличается от размера задолженности. Отклонения по оплате более подробно рассматриваются в главе Управление расчетами с поставщиками

Отклонение в Оплате % и Макс. Сумма Отклонения Оплаты

Заполнение этих полей позволяет погашать текущую дебиторскую и кредиторскую задолженность в национальной валюте платежами с суммой, отличающейся от размера задолженности. В этих полях определяется допустимое отклонение в виде процента от суммы счета и в абсолютном выражении как максимальная сумма отклонения. Эти поля обновляются только выбором команд ФУНКЦИИ — ИЗМЕНИТЬ ОТКЛОНЕНИЕ В ОПЛАТЕ. Эта тема более подробно рассматрива* ется в главе Управление расчетами с поставщиками

Серия номеров В окне Серия Номеров создаются все серии номеров, которые будут использованы в данной компании. Серии номеров можно присвоить таблицам (например таб* лицам Клиент, Поставщик и Товар), документам продажи и закупки (таким как

152

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

квоты, транспортные накладные и счета*фактуры), а также шаблонам и разделам журналов. Можно создать завершенную систему нумерации, включающую неограничен* ное число серий номеров для всех типов основных данных (за исключением фи* нансовых счетов) и документов. Допускается сочетать это с ручной нумерацией от* дельных областей, а также применять исключительно нумерацию вручную. Возможности нумерации документов позволяют создать гибкую систему нуме* рации для всех документов, журналов, разделов и строк журналов. К таким доку* ментам относятся заказы, счета, транспортные накладные, кредитные ноты, а так* же некоторые другие документы. В таблицах параметров каждого из модулей приложения, а также в шаблонах журналов указывается, какие серии номеров будут использованы и для каких це* лей. Например, если задана серия номеров для клиентов, код этой серии будет вве* ден в поле Клиент Серия Номеров таблицы Продажи И Клиенты Настройка . Впос* ледствии, при создании нового клиента, связанные с этим кодом данные будут использоваться присвоения номера данному клиенту. В окне Серия Номеров создайте коды для каждого из типов документов. Если выбрать команды Финансы > Настройка > Серия Номеров , будет открыто окно Серия Номеров:

Окно Серия Номеров содержит следующие поля. Поле

Описание

Код

В это поле вводится значимый код. Можно ввести не более 10 знаков, букв или цифр. Код должен быть уникальным — нельзя дважды использовать один и тот же код в одной таблице

Описание

Здесь вводится описание серии номеров. Можно ввести не более 30 знаков, букв или цифр

Начальный Но и Конечный Но

В эти поля подставляются сведения, введенные в таблице Серия Номеров Строка

Посл. Исп. Дата и Посл. Исп. Но

Эти поля заполняются автоматически в начале использо* вания серий номеров

Глава 12. Область приложения Финансы

153

Поле

Описание

Станд. Серия Номеров

С помощью этого флажка можно указать, будет ли данная серия номеров применяться для автоматической нумерации. Например, если установить флажок на строке для серии номеров клиентов, при создании нового клиента ему будет присвоен следующий доступный номер клиента из этой серии. Если флажок не установлен, для автоматической подстановки номера можно нажать кнопку AssistButton в поле Но. карточки клиента и выбрать используемую серию номеров

Ручная Нумерация

Установка этого флажка позволяет вводить номера вручную, не прибегая к сериям номеров. Этот параметр не действует в отношении серий номеров, используемых в журналах

Порядок Дат

Установка этого флажка указывает, что номера из данного диапазона должны назначаться в хронологической последовательности. Другими словами, если этот флажок установлен, в процессе учета выполняется проверка, обеспечивающая нумерацию документов и строк журнала по возрастанию в соответствии с датами их учета

Серии номеров связаны с одной или несколькими строками таблицы Серия Номеров Строки, где задаются дополнительные сведения по сериям номеров. В окне Серия Номеров необходимо выделить интересующую серию номеров и нажать Серии > Строки. Будет открыто окно Серия Номеров Строки. В этом окне определяется используемая нумерация (в том числе даты начала конкретных диапазонов номеров)а также указываются дополнительные сведения о сериях номеров. Поле

Определение

Дата Начала

Здесь вводится дата, с которой должна применяться данная строка. Это поле используется для начала новой серии номеров в новом периоде. Для каждого периода определена строка серии номеров. При достижении очередной даты начала будет происходить автоматическое переключение на новую серию. Если поле оставлено пустым, переключение на новую серию выполняется немедленно

Начальный Но и Конечный Но

Здесь указывается диапазон номеров, используемый для определенного кода. Эти поля являются буквенно* цифровыми и имеют длину 20 знаков, что обеспечивает необходимую гибкость.

Посл. Исп. Дата и Посл. Исп. Но

Значения данных полей подставляются автоматически и отражают последнюю дату простановки номера и использованный номер. Эти поля также выведены в окне Серия Номеров

154

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Определение

Предупредительный Но.

В этом поле можно выбрать номер из заранее определенной серии, при использовании которого будет выведено предупреждающее сообщение. Это позволяет уведомить пользователя о том, что номера в данной серии заканчиваются

Увеличивать На

С помощью этого поля можно выбрать интервал, на который будет увеличиваться порядковый номер. Использование инкремента вместо последовательных номеров делает возможным в будущем добавление номеров в диапазоне между присвоенными номерами. Например, код клиента имеет инкремент 10. Это означает, что номера для данного клиента будут C00010, C00020 и так далее. Впоследствии, при необходимости вставить один номер вручную, можно присвоить номер C00015, если нумерация велась с интервалом между номерами

Открыта

Указывает, является ли данная серия номеров открытой. Серия номеров открыта, пока не использован последний входящий в нее номер. В этот момент данный флажок автоматически снимается. Это поле не подлежит редактированию

Иногда необходимо присвоить несколько кодов серии номеров одному полю Серия Номеров. Например, если существует несколько серий номеров для складс* ких запасов, можно установить связь между этими сериями номеров. Для указания связей между несколькими сериями номеров используется окно Серия Номеров Связи. При этом необходимо назначить все связанные серии номе* ров для одного кода. Затем данный код вводится на вкладке Нумерация окна на* стройки соответствующего модуля приложения, что позволяет при назначении но* меров выбрать одну из этих серий. В окне Серия Номеров выбрать код Товар1. Обратите внимание — для нуме* рации товаров выделено 5 разных кодов серий: Товар1, Товар2, Товар3, Товар4, Товар5. Выбрать команды Серии > Связи . Будет открыто окно Серия Номеров Связь. Существует связь между этими пятью сериями номеров товаров: серии Товар2, Товар3, Товар4 и Товар5 связаны с серией Товар1. Серия Товар1 назначается при настройке параметров складских запасов как код серии поля Товар Серия Номеров При создании нового товара нажатие кнопки про* пуска рядом с полем Товар Но откроет окно Серия Номеров, где будут отображены серия Товар1 и связанные с ней серии. Теперь можно указать серию, которая будет применяться для нового товара.

Анализ кодов Это основа аудита в Navision. Анализ кодов позволяет определить коды источ* ника и коды причины, которые помогают указать назначаемые для транзакций сведения. Доступна настройка трех элементов, применяемых при анализе ко* дов.

Глава 12. Область приложения Финансы

155

Коды источников Чтобы открыто окно Коды Аудита необходимо выбрать команды Финансы > Настройка > Коды Аудита > Коды Аудита . Анализ кодов источников помогает пользователю выявить исходные точки опе* раций (для проведения аудита). Коды источников присваиваются транзакциям. Любой из журналов может иметь код источника; перечисленные в окне Коды Аудита коды установлены по умолчанию. При добавлении журнала или записи следует внести код источника, указывающий на истоки данной транзакции. Коды источ* ников являются основой проведения аудита в системе. Чтобы просмотреть все уч* тенные операции с конкретным кодом источника, нажать кнопкуАудит в окне Коды Аудита и выбрать соответствующий регистр.

Создание кода источника Коды источника назначаются различным журналам и функциям, выполняющим учет данных, в окне Аудит Настройка. Чтобы открыто окно Аудит Настройка необходимо выбрать команды Финансы > Настройка > Коды Аудита > Аудит Настройка .

Коды причин Коды причин объясняют причину выполнения конкретной операции. Напри* мер, при возврате товара можно указать код, отражающий причину возврата, например повреждение товара, неподходящий цвет, неверный размер и т. п. После создания кодов причин в журнал или другое окно добавляется поле кода причины. Это позволяет выполнять фильтрацию учтенных операций по коду причины. Чтобы открыто окно Коды Причин необходимо выбрать команды Финансы > Настройка > Коды Аудита > Коды Причин .

План счетов Ядром компании является план счетов, то есть перечень финансовых счетов, на которых учитываются финансовые операции. Для ввода и просмотра финансовых счетов и балансов по счетам служит окно План Счетов.

Карточка финансового счета Доступен список всех финансовых счетов, что позволяет просматривать одновре* менно ряд счетов. Однако каждый финансовый счет имеет собственную карточку, которую можно открыть нажатием сочетания клавиш (Shift) + (F5) (F5). Для открытия окна План Счетов необходимо выбрать команды Финансы > Финансовые Операции > План Счетов . Для открытия карточки счета необходимо выбрать команды Фин. Счет > Карточка. Можно также нажать клавиши (Shift) + (F5) (F5).

156

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В данном разделе рассмотрены только поля на вкладках Общее и Учет. Поля вкладок Консолидация и Отчеты будут разбираться подробнее в главах Операции Между Несколькими Компаниями и Мультивалютные Операции.

Вкладка Общее Поле

Определение

Но.

Здесь вводится номер финансового счета. Можно ввести не более 20 знаков, букв или цифр. Номер идентифицирует данный счет

Название

Здесь вводится название счета (не более 30 знаков)

Операционный/ Балансовый

Здесь можно указать, является ли данный счет счетом доходов или счетом балансового отчета. Это поле важно для определения счетов, которые следует закрыть в конце текущего финансового года.

Дебет/Кредит

В данном поле пользователь может определить обычный тип транзакций по данному счету. Это не ограничивает тип транзакций, а лишь расширяет возможности формирования отчетности

Тип Счета

Это поле позволяет указать назначение счета. Доступны следующие параметры:

Учет

Используется для аккумулирования транзакций

Заголовок

Используется только для описания

Сумма

Используется для вычисления итоговых значений по ряду счетов. Диапазон исходных счетов определяется пользователем. Такие счета удобны при группировке счетов, относящихся к разным классификациям (валовый доход)

От*Сумма и До*Сумма

Счет От*Сумма отмечает начало диапазона счетов, а счет До* Сумма — конец этого диапазона. Каждый из счетов До*Сумма имеет диапазон счетов, для которого вычисляется результи* рующее значение в поле Группировка. Этот диапазон может вычисляться автоматически или подставляться вручную

Глава 12. Область приложения Финансы Поле

157

Определение Если диапазон не указан вручную, для определения началь* ного счета этого диапазона используется поле Отступ. Завершающий счет диапазона всегда должен быть счетом До*Сумма. Можно создать многоуровневый план счетов, где счета одного диапазона будут включаться в другой диапазон

Группировка

Здесь можно указать, какие счета будут включены в операцию Сумма или До*Сумма

Число Пустых Строк и Новая Страница

Эти поля определяют вид счета в отчетах. С их помощью задается количество пустых строк, идущих перед счетом в отчете, а также указывается, будет ли после данного счета начата новая страница

Выверять Счет

Здесь определяется, будет ли этот счет включен в окно Выверка общего журнала. Окно Выверка можно открыть из журнала, выбрав команды Учет > Выверить или нажав клавиши (CTRL) + (F9). Это окно используется после заполне* ния общего журнала (но до его учета) для выверки учитывае* мых в журнале счетов. В примере флажок Выверять Счет установлен для кассовых счетов. Таким образом, ликвидные ресурсы можно выверять по платежам, полученным и выполненным за день

Авто Вставка Расш. Текста

Если этот флажок установлен, расширенное текстовое описание счета добавляется в поле описание в документах продажи и закупки. Если автоматическое добавление описания нежелательно, есть возможность добавлять его для документов вручную. Чтобы создать расширенное описание, необходимо выбрать команды Фин. Счет > Расширенные Тексты. Параметр Авто Вставка Расш. Текста действует в отношении счетов, товаров и ресурсов.

Прямой Учет

В этом поле указывается, допустим ли непосредственный учет на данном счете из строки журнала.

Блокировка

Здесь можно установить блокировку счета, чтобы запретить для него учет операций. Для блокировки счета установите этот флажок. Иногда по разным причинам требуется блокировка определенных счетов, не позволяющая производить на них учет операций. Это поле позволяет менять статус счета на заблокированный или открытый

158

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Учет Вкладка Учет содержит сведения, используемые для записи финансовых транзак* ций и транзакций по НДС. Поле

Определение

Общий Тип Учета

Здесь указывается, будет ли данный счет использован для транзакций продаж, транзакций закупок или для обоих типов транзакций. Поле Общий Тип Учета применяется в сочетании с полями НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа, что позволяет выявить счет, на котором следует учитывать НДС. Это поле заполняется только для счетов доходов и расходов, включающих НДС. Для других счетов следует оставить это поле пустым

Общая Бизнес Группа

Общая учетная группа по организации, используемая по умолчанию для данного счета. Здесь указывается, кому выполняются продажи и у кого ведутся закупки. В сочетании со значениями полей Общая Товарная Группа и Общий Тип Учета этот код позволяет определить финансовые счета, на которых учитываются суммы продаж, закупок, скидок, себестоимость продаж и корректировки складских запасов

Общая Товарная Группа

Общая учетная группа по товару, используемая по умолчанию для данного счета. Она указывает, какой тип товара продается или покупается. В сочетании со значениями полей Общая Бизнес Группа и Общий Тип Учета этот код позволяет определить финансовые счета, на которых учитываются суммы продаж, закупок, скидок, себестоимость продаж и корректировки складских запасов

НДС Бизнес Группа

Общая НДС учетная группа, используемая по умолчанию для данного счета. Этот код в сочетании со значениями полей НДС Товарная Группа и Общий Тип Учета приме* няется для определения ставки НДС и типа расчета НДС, а также для указания финансовых счетов, на которых будет учитываться НДС

НДС Товарная Группа

НДС учетная группа по товару, используемая по умолча* нию для данного счета. Сочетание этого кода и значений полей НДС Бизнес Группа и Общий Тип Учета позволяет определить ставку НДС и тип расчета НДС, а также указать финансовые счета, на которых будет учитываться НДС

Номер Фин. Сч. Станд. МФ Партн.

Это поле можно использовать для счетов, часто вводимых в поле Бал. Счет Но. межфилиальных общих журналов. Это поле содержит номер счета межфилиального общего журнала, выбранного по умолчанию для учета партнером при учете данной строки на финансовом счете

Глава 12. Область приложения Финансы

159

Примечание. Можно создать используемую по умолчанию НДС учетную группу по организации для общей учетной группы по организации. При вводе названия этой учетной группы в поле Общая Бизнес Группа система автоматически копирует используемую по умолчанию НДС учетную груп* пу по организации в поле Ндс Бизнес Группа. После того, как финансовому счету назначен тип учета и соответствующие коды учетных групп, при выборе при выборе данного финансового счета эти коды авто* матически вставляются в строки журналов, книг продаж и закупок.

Кнопка Фин. Счет Каждая карточка имеет кнопку Фин. Счет. Следует нажать кнопку Фин. Счет в окне Фин. Счет Карточка , чтобы просмотреть следующие функции: Функция

Определение

Список

Отображает список всех счетов. Обратите внимание, что этот список отличается от плана счетов, поскольку не включает данные по балансу и сумме

Учтенные операции

Отображает все учтенные операции

Комментарии

Отображает или позволяет ввести комментарии для Данного счета

Измерения

Отображает и позволяет ввести измерения для данного счета

Расширенное описание

Отображает и позволяет ввести расширенное описание для данного счета

Поступления*Платежи

Предоставляет сводные данные по ожидаемому чистому операционному движению денежных средств от операций с клиентами и поставщиками за опреде* ленный промежуток времени. Это сводный отчет по открытым операциям книг клиентов и поставщиков, отсортированных по дате выполнения вместо даты учета. Можно указать период, за который будут отображены эти сведения, например за день, за месяц, за квартал и т. д. Если требуется просмотреть планируемое чистое сальдо по балансам клиентов и поставщиков по состоянию на конкретную дату, выбрать вид Баланс на Дату. Если же нужно просмотреть движение денежных средств за определенный период, выбрать вид Оборот.

Список применений

Отображает список таблиц, в которых используется данный финансовый счет

Кнопка Баланс Кнопка Баланс применяется для вывода сведений по балансам и суммам транзак* ций для данного счета. Следует нажать кнопку Баланс в окне Фин. Счет Карточка , чтобы просмотреть следующие функции:

160

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция

Определение

Баланс фин. счета

Отображает баланс или оборот по данному финансовому счету за определенный период

Фин. Баланс

Отображает баланс или оборот по всем финансовым счетам за определенный период

Фин. Баланс по Измерениям

Отображает сведения по балансу или обороту для всех счетов. Можно выбрать сведения, приведенные в столбцах и строках для финансового счета, периода или двух глобальных измерений

Окно План Счетов

Окно План Счетов включает те же поля, что и карточка финансового счета, но в форме таблицы. Кроме сведений карточек счетов, это окно отображает текущие сведения по обороту и балансу для данных счетов. Примечание. Если выбраны только числовые номера счетов, порядок их сортировки будет зависеть от того, какой сервер используется — Microsoft Dynamics–Navision Serv er или Microsoft® Sql Serv er®. Сервер Microsoft Dynamics–Navision Serv er сортирует номера счетов как числа в порядке возрастания. Сервер Microsoft Sql Server сортирует номера счетов в алфа* витном порядке по возрастанию. В результате необходимо тщательно про* думать структуру нумерации счетов, чтобы обеспечить корректный поря* док их отображения в плане счетов. В нижней части окна План Счетов расположена кнопка Функции. Функция Создать Отступы В Плане Счетов применяется для форматирования полей Сумма, ОтСумма и До-Сумма и проставления отступа для счетов в соответствии с их иерархи* ей. Иерархия счетов определяется по счетам типа От-Сумма и До-Сумма. Счета, расположенные между подобными счетами, будут включены как итоговый диапа* зон в поле Группировка. Кроме того, в окне План Счетов расположены кнопки Фин. Счет и Баланс, ана* логичные карточкам счетов. По своим функциям эти кнопки очень похожи на кноп* ки Фин. Счет и Баланс карточки счета. При выборе функции кнопки обрабатывает* ся строка плана счетов, в которой находится курсор.

Глава 12. Область приложения Финансы

161

Кнопка Фин. Счет Функция

Определение

Карточка

Отображает карточку счета для счета строки плана счетов, в которой находится курсор

Измерения–одно

Функция аналогична функции измерений карточки счета

Измерения–несколько

Присваивает одни и те же измерения нескольким счетам. Поскольку окно План Счетов представляет собой перечень счетов, можно назначить одни и те же измерения нескольким счетам, выбрав строки этих счетов. Это сокращает время ввода при настройке измерений по умолчанию

Финансовые операции, комментарии, расширенные тексты, Поступления*Платежи, Список применений

Функции аналогичны рассмотренным для карточки счета

Кнопка Баланс Функция

Определение

Баланс Фин., Фин. Баланс, Фин. баланс по измерениям

Отображают те же сведения, что и в карточке счета

Фин. Счет Баланс

Отображает фактический и бюджетный баланс или оборот по данному финансовому счету за определенный период времени

Фин. Баланс/Бюджет

Отображает фактические и бюджетные балансы или обороты по всем финансовым счетам за определенный период

Составление отчетов при помощи кнопки Баланс карточки счета описывается ниже в главе Финансовые Отчеты.

Банковские операции Создание карточки банковского счета Каждый банковский счет имеет свою собственную карточку, содержащую разные типы сведений. Для каждой транзакции с использованием банковского счета вы* полняется учет операции банковской книги. Кроме того, при ручной или автома* тической оплате чека выполняется учет операции книги чеков, отражающей тран* закцию с данным чеком и его текущий статус. Назначение данному банковскому

162

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

счету учетной группы банковского счета позволяет учитывать вместе с данной тран* закцией связанные с ней финансовые операции. Для открытия карточки банковского счета необходимо Выбрать команды Финансы > Денежные Средства > Банковские Счета .

Вкладка Общее Эта вкладка содержит общие сведения о банке, в котором находится данный счет, такие как название, адрес, контактное лицо в банке и его имя поиска. Помимо это* го вкладка общих сведений включает следующие поля: Поле

Определение

Но.

Буквенно*цифровой код, отображающий данный банковский счет в системе. В качестве кода НЕОБЯЗАТЕЛЬНО использовать номер счета в банке.Этот номер вводится в поле Банк Расчетный Счет Но

Баланс и Баланс (РУБ)

Эти поля являются полями потока, в которых рассчитывается текущий банковский баланс на основе операций банковской книги

Миним. Баланс Минимальный остаток на банковском счете. Эта сумма выражается в валюте банковского счета и может быть положительной или отрицательной Наш Код Контакта

Контактное лицо компании, ответственное за ведение этого банковского счета. В системе таким лицом должен быть сотрудник, чьи данные были введены в окне Менеджеры/Закупщики

Блокировка

Этот флажок устанавливается, если требуется заблокировать банковский счет для проведения на нем любых транзакций.

Вкладка Контакты Эта вкладка содержит номера телефонов и факсов банка, адреса электронной по* чты его сотрудников, а также адрес домашней страницы банка.

Глава 12. Область приложения Финансы

163

Вкладка Учет Вкладка Учет включает следующие поля: Поле

Определение

Код Валюты

Валюта банковского счета. Обратите внимание, что оплата чеков может выполняться только в валюте банковского счета. Если поле Код Валюты оставлено пустым, это означает, что для данного счета оплату чеков можно выполнять только в национальной валюте. Если это поле содержит код валюты, по данному банковскому счету можно выполнять и принимать платежи только в установленной валюте. Если код валюты не указан, платежи можно получать в любой валюте, включая национальную. Платежи, за исключением оплаты чеков, можно выполнять в любой валюте, в том числе национальной. Оплата чеков может производиться только в национальной валюте

Посл. Платеж. Но.

Если используются чеки, здесь можно указать номер последнего чека. Этот номер автоматически обновляется при создании нового чека

Банк Корр. Счет Но.

Буквенно*цифровой код, служащий для идентифи* кации банка, в котором открыт транзитный номер

Посл. Выписка Но.

Содержит номер последней выписки по банковскому счету, выверенной в системе

Баланс Последней Выписки

Содержит итоговый баланс последней выписки по банковскому счету, выверенной в системе

Банк. Счет Учетная Группа

Учетная группа банковского счета, назначенная этому банковскому счету. Она используется для учета связанных финансовых операций для всех транзакций по этому банковскому счету

Вкладка Реквизиты Вкладка Реквизиты включает следующие поля, необходимые для выполнения транс* фертных операций с данным банковским счетом: Поле

Определение

Банк Отделение Но.

Содержит номер филиала банка

Банк Расчетный Счет Но. Содержит номер, используемый для данного банковского счета банком Банк Корр. Счет Но.

Содержит присваиваемый пользователем идентификационный номер банка. Обычно используется транзитный номер банка

164

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Определение

SWIFT Код

В этом поле содержится код SWIFT (международный идентификационный код банка) того банка, в котором находится счет

IBAN

В данном поле содержится международный номер данного банковского счета. Система проверяет введенный код IBAN на корректность формата и длины

Кнопка Банк. Счет Поле

Определение

Список

Отображает список всех банковских счетов в системе.

Статистика

Отображает текущий баланс по счету в валюте банков * ского счета и национальной валюте, а также соответ* ствующие показатели за предыдущие периоды

Комментарии

Отображает и позволяет ввести подробные коммента* рии по этому банковскому счету

Измерения

Отображает и позволяет ввести измерения по Умолчанию для данного банковского счета

Баланс

Выводит на экран окно банковского счета. В этом окне отображается баланс или оборот банковского счета в валюте банковского счета и национальной валюте за определенный промежуток времени

Выписки

Отображает выверенные выписки по счету для данного банковского счета

Учтенные Операции

Отображает операции книги банковских счетов для данного банковского счета

Платеж Книга Операций

Отображает операции с чеками для данного банковского счета

Контакт

Создает карточку контакта для этого банка в модуле Управление Отношениями

Банковские счета и платежи по чекам рассматриваются более подробно в гла* вах, посвященных управлению поступлениями и платежами.

Банковская выверка При ведении в системе банковских счетов их следует регулярно выверять, что под* разумевает сравнение операций и остатка по счетам в системе с соответствующими данными банковской выписки. Выверка банковских счетов проводится в несколько этапов. 1. Заполнение банковской выверки.

Глава 12. Область приложения Финансы

165

2. Корректировка строк банковской выверки и применение операций (при необ* ходимости). 3. Запись расхождений в суммах транзакций. 4. Учет банковской выверки.

Заполнение банковской выверки В первую очередь заполняются заголовок и строки выверки. 1. Необходимо последовательно выбрать команды Финансы > Денежные Средства > Банк. Счет Выверки. Будет открыто окно Банк. Счет Выверка:

2. В поле Банк Расчетный Счет Но. следует нажать кнопку AssistButton и выбрать банковский счет. Будут автоматически заполнены поля Выписка Но. и Баланс Последней Выписки на основе данных карточки банковского счета. Если это первая банковская выписка и выверка для данного счета, необходимо ввести номер выписки вручную. В дальнейшем номер и значение последнего остатка на счету будут подставляться автоматически. 3. В поле Дата Выписки необходимо ввести последнюю дату периода, охваченного выпиской по счету. 4. В поле Конечный Баланс Выписки указать конечный баланс по банковской вы* писке. 5. Чтобы в строки банковской выверки автоматически подставлялись транзакции, учтенные на данном банковском счете, следует выбрать команды Функции > Предложить Строки. Будет открыто окно Предложить Банк. Выв. Строки . 6. В поле Дата Начала необходимо указать начальную дату учета для выверяемых операций. В поле Дата Конца ввести дату завершения для данных операций. В большинстве случаев определяемый этими двумя полями период должен соот* ветствовать периоду банковской выписки. Обратите внимание, что поле Дата Начала можно оставить пустым. В данном случае будут предложены все открытые или невыверенные операции книги бан* ковского счета на дату, равную или предшествующую дате поля Дата Конца. Если в системе доступна распечатка чеков, можно установить флажок Включать Платеж. Поручения. Если этот флажок установлен, предлагается подстановка опе*

166

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

раций чековой книги вместо соответствующих операций банковской книги. В строке выверки будет заполнено поле Платежный Документ Но. Предложенные системой строки выверки состоят из всех открытых операций по банковскому счету для периода, установленного в пакетном задании Предложить Банк. Выв. Строки. Созданные строки автоматически применяются к соответ* ствующим финансовым операциям. Это можно проверить, просмотрев значение полейПримененные Операции и Примененная Сумма для каждой из строк выверки. Если выбрать одну из строк выверки и нажать кнопку Применить Операции, будет отображена операция банковский или чековой книги, к которой применена данная строка выверки. При подстановке строк выверки были установлены флажки Применено для соответствующих операций.

Корректировка строк банковской выверки и применение операций Если все предложенные строки выверки в точности совпадают с транзакциями бан* ковской выверки для соответствующего периода, можно сразу же выполнить учет выверки. Однако, иногда некоторые строки введены в банковский счет в системе, но отсутствуют в банковской выписке, и наоборот. Перед выполнением учета не* обходимо по возможности устранить эти расхождения.

Удаление транзакций, не включенных в банковскую выписку Введенные в систему наличные поступления и платежи, отсутствующие в банковс* кой выписке из*за временных лагов, следует удалить. К подобным транзакциям относятся выданные поставщикам чеки, которые не были предъявлены в банке, а также полученные и введенные в систему не переданные в банк чеки. 1. В окне Банк. Счет Выверка выбрать строки выверки, не отраженные в банковс* кой выписке, и нажать кнопку Удалить. 2. Нажать кнопку Ok, чтобы удалить эти строки. В процессе удаления строки вы* верки снимается флажок Применено для операции, к которой применялась дан* ная строка выверки.

Учет транзакций, записанных только банком Иногда банковская выписка содержит сумму начисленных процентов или взысканных комиссий. Эти транзакции не могут применяться к операциям книги, так как в системе данные транзакции отсутствуют. Для завершениявыверки необходимо добавитьэти тран* закции вручную в строки банковской выверки и затем учесть их в общем журнале. Чтобы ввести сумму процентов, необходимо выполнить следующие действия. 1. В окне Банк. Счет Выверка необходимо последовательно выбрать команды Вид > Показать Столбец , чтобы отобразить поле Документ Но. в строках банковской выверки. 2. Заполнить новую строку выверки данными из операции начисления процентов банковской выписки. Теперь суммы только что созданной операции отобража* ются в поле Разница, поскольку она пока не применена для операций банковс* кой книги данного банковского счета. Для операций, предложенных системой, подобное применение было выполнено автоматически. Поэтому в поле Разница для этих операций указано значение 0,00. Учет банковской выверки допускается только в том случае, если значение поля Всего Разница равняется нулю либо сумме значений поляСумма Выписки всех строк выверки с типом Разница. Чтобы выполнить учет данной выверки, необходимо вве* сти журнал, который будет применяться к строке выверки процента.

Глава 12. Область приложения Финансы

167

1. Если в окне Банк. Счет Выверка выбрать команды Функции > Перенести В Фин. Журнал, будет открыто окно Перенос Банк. Выв. В Фин. Жур . 2. Выбрать в поле Фин. Журнал Шаблон соответствующий шаблон журнала, а в поле Фин. Журнал Раздел –раздел журнала. 3. Нажать кнопку ОК, чтобы переместить данную операцию. 4. Выбрать команды Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы . Будет открыто окно Финансовый Журнал. 5. Выбрать раздел Стандарт, чтобы просмотреть только что перемещенный журнал. Данная операция появится в верхней строке окна Финансовый Журнал . При вы* полнении этого пакетного задания перемещаются все строки банковской выверки с типом Банк. Счет Книга Операций и ненулевым балансом в столбце Разница. В поле журнала Счет Но. был подставлен номер данного банковского счета, а в поле Документ Но. — следующий доступный номер из серии номеров для данного раздела журнала. Примечание. Если оставить пустым поле Документ Но в строке выверки, а для раздела журнала указана определенная серия номеров, создаваемым строкам журнала будут присваиваться номера из этой серии. Если в стро* ке выверки указан номер документа, этот номер документа будет скопи* рован непосредственно в строку журнала. Если для журнала, в который выполняется копирование, назначена серия номеров и номер документа из строки выверки не совпадает со следующим номером из этой серии, журнал нельзя будет учесть до тех пор, пока номер документа в строке журнала не будет исправлен вручную. Если номера документов планиру* ется ввести в строке банковской выверки вручную, следует переместить эту строку выверки в раздел журнала с указанием не серии номеров, а се* рии учетных номеров, что позволяет легко учесть данный журнал. 1. Выбрать в поле Тип Документа значение Оплата, которое указывает, что данный журнал оперирует наличными платежами. 2. Ввести номер соответствующего финансового счета в качестве балансирующе* го счета. 3. Учесть журнал. После учета операции примените к ней транзакцию из банковской выписки.

Сопоставление транзакции из банковской выписки и двух или более операций банковской книги Может оказаться так, что одна транзакция из выписки банка соответствует двум отдельным операциям банковской книги в системе. Примените эти две операции к строке выверки транзакции банковской выписки.

Запись расхождений в суммах транзакций Банковская выписка может содержать ошибочные транзакции. В этом случае вы* писку нельзя применять к операции книги. В поле Разница указывается сумма рас* хождения, что не позволяет выполнить учет данной банковской выверки. Для записи расхождений необходимо: 1. В окне Банк. Счет Выверка выделить строку ошибочной транзакции. 2. В поле Тип нажать кнопку Assistbutton и выбрать значение Разница.

168

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При этом может появиться сообщение с запросом на удаление данного применения. 3. Нажать кнопку Да, чтобы снять флажок Применено в операции книги. После того, как применение удалено, переместите курсор из поля Тип, чтобы обно* вить данную строку выверки. Удаленное применение оставляет операцию книги открытой при учете банков* ской выверки, как обычные операции по депозитам. В поле Всего Разница все еще указана сумма расхождения. Однако, поскольку данная сумма равна сумме всех тран* закций банковской выписки для строк, в которых значением поля Тип указано как Разница, выверка может быть учтена. Учет банковской выверки все же невозможен, пока сумма строки выверки рав* на ошибочной сумме банковской выписки. Необходимо исправить сумму строки выверки таким образом, чтобы она равня* лась сумме в банковской выписке. Можно также оставить в строке выверки сумму расхождений и ввести новую строку выверки, где поле Тип имеет значение Разница, а сумма составляет сумму расхождений. При использовании любого из этих способов в итоге остается открытой операция книги на сумму расхождений. Ее следует применить, когда банк исправит свою ошибку. Иногда вместо аннуляции ошибочной транзакции и последующей записи верной транзакции банк включает в следующую выписку корректирующую транзакцию. Примечание. Операции расхождения отражают расхождение только по выбранной выверке. Если пользователь не распечатывает старые банков* ские выверки, устранение расхождений выявить нельзя. Кроме того, воз* можно применение данной операции в первой банковской выверке вмес* то выверки с корректировкой. Однако транзакция, оставленная открытой до ее корректировки, отображается в печатном отчете по открытым тран* закциям. Это позволяет пользователю обратить внимание на задержку банковской транзакции и принять меры по устранению ошибки. Преимущество этого метода состоит в том, что в системе корректно ведутся финансовые банковские счета. Недостаток метода — при учете выверки не суще* ствует однозначного способа выявить, были ли устранены расхождения и опреде* лить, что ошибки в последующих банковских выписках на самом деле являются корректировками сделанных ранее ошибок.

Учет банковской выверки После того, как заполнено окно выверки, скорректированы строки (при необходимо* сти) и применены операции (при необходимости), можно выполнить учет выверки. Чтобы учесть банковскую выверку, должны выполняться следующие ниже условия: • •

Баланс в поле Конечный Баланс Выписки должен быть равен балансу поля Общий Баланс. (Значение поля Общий Баланс равняется сумме значения поля Баланс Последней Выписки и сумм в столбце Сумма Выписки по всем строкам выверки.)

И • •

Поле Всего Разница должно равняться сумме всех операций с типом Разница. Значение поля Конечный Баланс Выписки совпадает со значением поля Общий Баланс. Поле Всего Разница также должно равняться сумме всех операций с ти*

Глава 12. Область приложения Финансы

169

пом Разница, что позволяет учесть данную выверку. Если выбрать команды Учет > Тестовый Отчет, пробный отчет должен указывать, что для данной выверки мож* но выполнить учет. Для учета выверки следует выбрать команды Учет > Учет. Все операции по банковским счетам модифицируются и отражают применение транзакции банковской выписки. Флажок Открыта снят, а номер банковской вы* писки зарегистрирован в операциях. После учета банковской выверки создается выписка по банковскому счету, ко* торую можно просмотреть в карточке соответствующего банковского счета, выбрав команды Банк. Счет > Выписки .

Финансовые бюджеты Для каждого бюджета можно назначать до четырех измерений помимо двух гло* бальных измерений. Эти шесть измерений выбираются в окне Бюджет. Дополни* тельные измерения можно менять в любое время, при этом бюджетные операции обновляются в соответствии с новым набором измерений. Финансовые бюджеты не привязаны к финансовым счетам, поскольку в окне Бюджет можно задать коды измерений для столбцов и для строк. Можно указать и финансовый счет, однако это необязательно.

Создание бюджетов Рассмотрим, как создавать финансовые бюджеты с фильтрами измерений и без них. Обратите внимание: поскольку измерения указываются отдельно для каждого клиента, некоторые из терминов данного материала не совпадают с фактическими подписями полей. Система динамически отображает имя выбранного измерения как подпись поля выбора фильтра. В данном материале поля Глобал. Измерение 1 и 2 и Бюджет Измерение относятся к доступным фильтрам. Для открытия окна Бюджет необходимо выбрать команды Финансы > Финансовые Операции > Бюджеты

170

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Общее Поле

Определения

Код Бюджета

Здесь задается имя бюджета, с которым будет вестись работа. В окне Фин. Бюджет Названия выбираются включаемые в данный бюджет измерения. Эти четыре бюджетных измерения являются специфическими для каждого бюджета. Для разных бюджетов могут использоваться различные измерения. Измерения бюджета выбираются из уже настроенных измерений

Показывать в Строках

Здесь выбирается измерение, используемое для отображения в строках окна Бюджет. Доступны значения Глобал. Измерение 1 и 2, Фин. Счет и Период. При создании в окне Код Бюджета новых измерений они добавляются как значения данного поля

Показывать в Столбцах

Здесь выбирается измерение, используемое для отображения в столбцах окна Бюджет. Доступны те же значения, что и для поля Показывать в Строках

Вкладка Фильтры Поле

Определения

Дата Фильтр

Здесь вводится дата или диапазон дат, применяемых для фильтрации сведений окна

Фин. Счет Фильтр

Здесь указываются финансовые счета, применяемые для фильтрации сведений в окне

Отдел Фильтр, Проект Фильтр

Здесь вводятся значения глобальных измерений, которые используются для фильтрации сведений в окне

Бюджет Измерение Фильтр

В этом поле устанавливается измерение бюджета, используемое в качестве фильтра, в результате чего значения в полях бюджета будут основаны только на операциях бюджета с данными значениями измерений

Вкладка Параметры Поле

Определения

Фактор Округления Показать Название Столбца

Здесь указывается фактор округления, используемый для округления сумм в столбцах При установке этого флажка заголовками столбцов вместо соответствующих кодов будут выступать описания, присвоенные измерениям и финансовым счетам. Это упрощает понимание матричного окна, если используются числовые коды измерений и финансовых счетов

Глава 12. Область приложения Финансы

171

В столбцах данного окна отображаются следующие сведения: Поле

Определения

Название

Отображается название измерения для данной строки

Бюджет Сумма

Отображается итоговый бюджет для измерения или финансового счета. Если поле Код Бюджета содержит название бюджета, будут выводиться итоговые значения для конкретного бюджета

При нажатии кнопки AssistButton в любом из полей суммы будут отображены операции финансового бюджета, по которым подсчитывается эта сумма. Если на* жать кнопку AssistButton в пустом поле, будет открыто окно Фин. Бюджет Операции, в котором будет создана новая строка со значениями измерения, основанны* ми на выбранных отфильтрованных значениях. Затем вводится бюджетная сумма в поле Сумма. Операции в окне Бюджет отображают историю всех бюджетных операций для выбранного фильтра измерений.

Создание бюджета Для создания бюджета необходимо 1. Выбрать команды Финансы > Денежные Средства > Бюджеты. В окне Фин. Бюджет Названия ведите новое значение Код Бюджета, а также описание бюджета. 2. Если требуется выбрать дополнительные измерения помимо глобальных, необ* ходимо ввести эти измерения вручную в поле Бюджет Измерение Код. 3. Нажать кнопку ОК, чтобы закрыть окно Фин. Бюджет Названия. 4. Выбрать измерения, для которых нужно ввести бюджетные операции, указав измерения, отображаемые в строках и столбцах. Можно выбрать значения Фин. Счет, Период, Глобал. Измерения, а также любое из установленных бюджетных измерений. 5. На вкладке Фильтры можно назначить фильтр для бюджета, используя отдель* ные измерения, диапазоны счетов и временные интервалы. Чем детальнее фильтр для финансового бюджета, тем подробнее будет управленческая отчет* ность. Рекомендуется выполнять ввод бюджетных данных и их фильтрацию с тем же уровнем детализации, что и для фактических финансовых операций. 6. При вводе любой суммы создается бюджетная операция. Нажав для данной сум* мы кнопку AssistButton, можно изменить измерения этой бюджетной операции, а также добавить дополнительные измерения, не включенные в окно Фин. Бюджет Операция Измерения окна Бюджет. Если для формирования бюджета необходимо использовать все четыре измере* ния, следует создать бюджетные операции с суммами для каждой строки и столбца бюджета по каждой из комбинаций этих измерений. Это реализуется либо новой настройкой фильтра для каждой из комбинаций, либо ручным вводом многочис* ленных бюджетных операций с разными комбинациями измерений. Данная работа занимает много времени, поэтому при создании объемного многомерного бюджета в первый раз рекомендуется экспортировать структуру бюджета в редактор таблиц Microsoft® Excel и выполнить ввод данных в нем. Завершенный бюджет импорти* руется в систему с помощью пакетного задания Импорт Бюджета Из Excel.

172

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При удалении суммы в окне Бюджет создается отрицательная бюджетная опе* рация, что позволяет отслеживать изменения в бюджете. Однако бюджетные опе* рации можно удалять или изменять непосредственно в окне Фин. Бюджет Операция. Примечание. Для ввода бюджетных сумм по группе счетов можно исполь* зовать счет От-Сумма. Итоговая сумма не разбивается по суммам отдель* ных финансовых счетов группы. Если требуется сравнить бюджетные операции с финансовыми операциями по отдельным счетам (а не на базе групп счетов), придется вводить данные бюджета для каждого счета от* дельно.

Копирование бюджетных операций Чтобы избежать ручного ввода нового бюджета, можно скопировать данные из уже созданных операций финансового бюджета либо финансовых счетов. Для этого не* обходимо: 1. В окне Бюджет выделить только что созданный бюджет. 2. Выбрать команды Функции > Копировать Бюджет . Будет открыто окно Копировать Фин. Бюджет :

Глава 12. Область приложения Финансы

173

Пакетное задание Копировать Фин. Бюджет позволяет определить бюджетные или финансовые операции, которые будут скопированы при создании нового бюд* жета. Указывается источник Копировать из, назначение Копировать в, а также спо* соб копирования данных.

Копирование из источника Источник определяется выбранным типом операции: Поле

Определения

Фин. Книга Операций

Бюджет основан на фактических финансовых операциях за указанный период. В полях Фин. Счет Но. и Дата можно указать диапазоны счетов и дат, которые будут определять копируемые данные, а также выбрать, следует ли включать Закрывающие Операции. Нажатие кнопки AssistButto n в поле Измерения позволяет определить измерения, копируемые в новые бюджетные операции. Доступен дальнейший отбор копируемых данных с помощью отдельных фильтров измерений

Фин. Бюджет Операция

Бюджет основан на финансовых операциях существующего бюджета. Необходимо ввести название бюджета, из которого будет выполняться копирование. Затем в полях Фин. Счет Но. и Дата устанавливается диапазон счетов и дат, с помощью которого можно отобрать копируемые данные. Нажатие кнопки AssistButton в поле Измерения позволяет выбрать измерения, копируемые в операции нового бюджета. Доступен дальнейший отбор копируемых данных с помощью отдельных фильтров измерений

Копирование в место назначения Нажав кнопку AssistButton в поле Код Бюджета, можно указать название нового бюд* жета, в который будет скопирован данный бюджет. Чтобы скопировать несколько операций в один финансовый счет, следует указать этот счет в поле Фин. Счет Но. раздела Копировать в.

Применение (при копировании) При копировании бюджета можно использовать различные параметры вычислений. Поле

Определения

Коэффициент При выполнении копирования операции источника будут умножаться на поправочный коэффициент Метод Округления

Здесь можно указать, как будут округляться новые бюджетные операции

Формула Изменения Даты

Здесь можно ввести формулу, рассчитывающую дату новых операций на базе копируемых операций, например, 1M для следующего месяца

Компрессия

Чтобы сократить количество создаваемых операций, можно сжать копируемые операции по выбранному периоду

174

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Например, следует создать новые бюджетные операции с тем же фильтром измерений для февраля, какой использовался в январе. Согласно плану про* дажи в феврале должны возрасти на 10% по сравнению с январем. Вместо руч* ного ввода данных воспользуйтесь пакетным заданием Копировать Фин. Бюджет.

Экспорт бюджетов в Microsoft Excel Пакетное задание Экспорт Бюджета В Excel позволяет выполнить экспорт бюд* жета в рабочую книгу Microsoft Excel. В редакторе Excel можно изменять и допол* нять созданный бюджет. Можно также создавать новые бюджеты на базе данных экспортированного бюджета. Кроме того, можно создать новый бюджет на базе фактических показателей экспортированного финансового отчета. Импорт бюд* жета обратно в систему выполняется с помощью пакетного задания Импорт Бюджета Из Excel . В окне Бюджет выделить бюджет и выбрать командыФункции > Экспорт В Excel. Будет открыто окно Экспорт В Excel. На вкладке Фин. Бюджет Операция будут подставлены фильтры Код Бюджета, Глобал. Измерение и Бюджет Измерение, используемые по умолчанию для данного бюджета. При желании можно в любое время изменить применяемые фильтры и значение поля Код Бюджета. Фильтры определяют экспортируемые в Excel опера* ции. Можно выбрать только те измерения бюджета, которые содержались в выб* ранном бюджете. Примечание. Если на вкладке Фин. Бюджет Операция настроены фильтры измерений, те же измерения обязательно должны быть выбраны в поле Столбец Измерения на вкладке Параметры. Если это не сделано, при им* порте бюджета из Excel обратно в Navision сведения об измерениях будут потеряны. Перейти на вкладку Параметры. На вкладке Параметры можно уточнить, какие записи будут экспортиро* ваться: Поле

Описание

Дата Начала

Здесь вводится начальная дата, которая будет включена в бюджет при экспорте в Excel

Число Периодов

Здесь указывается число экспортируемых в Excel периодов

Длина Периода

Здесь определяется длительность периодов экспортируемого в Excel бюджета

Столбец Измерения

Здесь указываются измерения, которые будут отображаться как столбцы экспортируемого в Excel бюджета. Сюда должны включаться измерения, установленные как фильтры на вкладке Фин. Бюджет Операция

Включать Формулы Итогов

Этот флажок следует установить, если необходимо создать в Excel формулы сумм на базе полей Группировка, используемых в окне План Счетов

Глава 12. Область приложения Финансы

175

Импорт бюджетов, созданных или обработанных в ре: дакторе Microsoft Excel После выгрузки данных в редактор Excel их можно изменять, не обращаясь к базе данных Navision. Затем измененные данные можно импортировать обратно в Navision, создав новый бюджет или изменив существующий. Примечание. Фильтр измерений и название бюджета следует вводить в оп* ределенных местах рабочего листа. Чтобы импорт бюджета был выпол* нен успешно, столбцы должны идти в определенной последовательнос* ти. В связи с этим рекомендуется сначала создать структуру бюджета с указанием фильтров измерений, а затем выполнить экспорт этой струк* туры в Excel. Впоследствии при необходимости можно добавлять столб* цы измерений и строки фильтров измерений одновременно в рабочем листе Excel и в бюджетных измерениях перед импортом окончательных сумм бюджета. Чтобы выполнить импорт бюджета из Excel необходимо: 1. В окне Бюджет выбрать команды Функции > Импорт Из Excel . Будет открыто окно Импорт Бюджета Из Excel . 2. Введите значения Рабочий Лист Имя Файла и Рабочий Лист Название, указыва* ющие на местонахождение бюджета. Затем выбрать имя бюджета, для которого должны импортироваться операции, а также метод импорта в поле Параметр: Параметр

Описание

Заменить Операции

Импортируемые операции заменят существующие операции с той же комбинацией измерения, даты и финансового счета

Добавить Операции

Импортируемые операции будут добавляться к существующим операциям с той же комбинацией измерения, даты и финансового счета. Этот способ можно использовать для формирования консолидированного бюджета из ряда обособленных бюджетов, созданных в отдельных рабочих листах Excel

Кроме того, допускается ввод описания, присвоенного импортируемым опера* циям при выполнении пакетного задания Импорт Бюджета из Excel. Это помогает отличить данные операции от других операций финансового бюд* жета, введенных вручную или импортированных ранее.

176

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 13

Управление расчетами с клиентами Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • •

Анализ поступлений Применение клиентских операций Применение клиентских операций в иностранных валютах Отмена примененных клиентских операций Обращение проводок журналов Скидки оплаты Отклонение в оплате Памятки и процент*ноты

Обзор В этой главе рассматриваются только те части модулей приложения Финансы и Продажи И Маркетинг , которые непосредственно относятся к операциям с дебиторской задолженностью. Сначала вы ознакомитесь со структурой клиен* тских операций и подробными клиентскими операциями. Затем вы узнаете, как обращаться с более сложными сценариями при применении клиентских записей, включая применение нескольких операций, применение после учета и применение с разными валютами. Будут подробно рассмотрены темы Отмена Примененных Операций, Скидки В Оплате, Отклонение В Скидке Оплаты и Отклонение В Оплате . В заключительном разделе этой главы описываются в общих чертах функции управления, используемые в программе, памятки и процент*ноты.

Анализ поступлений Анализ клиентских операций Если требуется подробнее рассмотреть данные по клиентам и коммерческим опе* рациям с каждым из них, можно использовать окно Клиент Книга Операций. В этом окне можно просмотреть все операции, относящиеся к выбранному клиенту. Кли* ентские операции недоступны для изменения, однако окно можно использовать в целях анализа данных. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты. (В альтернативном варианте в меню Продажи И Маркетинг выбрать пос*

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

177

ледовательно пункты Продажи > Клиенты .) В карточке клиента нажать Клиент > Учтенные Операции . Если выбрать строку с типом счет и последовательно выбрать пункты Операция > Памятка/Процент Нота Операции, можно получить доступ к списку всех памяток и процент*нот, выпущенных в связи с выбранным счетом. Эти сведения можно использовать, чтобы увидеть, насколько своевременно клиент оплачивает счета.

Также с помощью кнопки Операция можно открыть окно Подроб. Клиент Книга Операций, в котором отображаются подробности для строки, выделенной в окне Клиент Книга Операций .

Подробные клиентские операции Операции клиента состоят из клиентских операций и субоперации, называемой подробной клиентской операцией. Существуют идентичные операции поставщика и подробные операции поставщика в модулях Покупка и Платежи. Подробные кли* ентские операции хранят фактические суммы счета, кредит*ноты, платеж, скидки и т. д., тогда как клиентские операции дают представление о суммах в виде вычис* ляемых полей. Изменения, вносимые в первоначальные операции клиента, можно проанали* зировать с помощью подробных операций клиента. Данный тип операций содер* жит все операции, относящиеся к первоначальному документу. Корректировки клиентских операций обычно встречаются, когда имеются меж* дународные клиенты, операции которых скорректированы для учета изменений в курсах обмена или платежах в иностранной валюте. При предоставлении скидок также необходимо скорректировать клиентские операции, если клиент производит оплату до срока действия скидки в оплате. Подробные клиентские операции пре* доставляют также возможность контроля всех платежей и применений платежей к счетам фактурам.

Применение клиентских операций В этом разделе будет показано, как обрабатывать и применять одиночную налич* ную выручку к одному счету, где сумма платежа полностью оплачивает счет. Также

178

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

будет показано, как применить частичную оплату или неполное возмещение к сче* ту или кредит*ноте. Наличную выручку или возмещение можно применить к книге клиента в виде открытой наличной выручки или возмещения, не указывая счета или кредит*ноты, к которым они применяются.

Применение наличной выручки 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Ден. Средства. Журналы Платежей и создать строку получения оплаты от кли* ента: • • • • •

Выбрать для параметра Тип Документа значение Оплата. Оставить без изменений поле Документ Но. В поле Тип Счета выбрать значение Клиент. Выбрать клиента. Поле Сумма можно оставить пустым или ввести в это поле сумму оплаты.

В большинстве случаев сумма оплаты известна из сведений о чеке, поэтому ее можно ввести. При вводе суммы оплаты в поле Сумма строки журнала оплат проще также сравнить сумму оплаты с оставшейся суммой применения. Разница содер* жится в поле Баланс окна Применить Операции Клиента. 2. В поле Бал. Тип Счета выбрать Банк. Счет. 3. Для параметра Бал. Счет Но. выбрать определенный банковский счет. Теперь эту одну строку в журнале можно применить к открытым клиентским операциям. 4. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции. Или можно нажать сочетание клавиш (SHIFT) + (F9) (F9). В окне Применить Операции Клиента отобразятся открытые операции кли* ента. Чтобы применить операцию к строке наличной выручки, необходимо 5. Нажать клавишу (F9) (F9). В альтернативном варианте можно последовательно выб* рать пункты Применение > Установить Примен. Id в нижней части окна. Все счета, промаркированные одним и тем же значением параметра Примен. Id, применяются к одной и той же строке наличной выручки. Сумма всех промаркированных счетов скопирована в поле Сумма окна Журнал Оплат Клиентов. Теперь все готово для учета. 6. Необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Учет и нажать кнопку Да, чтобы выполнить учет для журнала. В этом примере показано, как применить несколько счетов с операцией, для которой параметр Тип Документа имеет значение Оплата. Счета и кредит*ноты мож* но также применить к одной и той же строке наличной выручки. Если в примере общая сумма примененных счетов больше, чем общая сумма примененных кредит* нот, их можно применить к строке наличной выручки с параметром Тип Документа равным Оплата. Можно также применить несколько операций кредит*нот и операций счетов к возмещению клиента. В процедуре применения имеются лишь следующие отличия.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами • • •

179

В окне Журнал Оплат Клиентов для параметра Тип Документа должно быть уста* новлено значение Возмещение. В окне Журнал Оплат Клиентов значение поля Сумма должно быть положительным. Общая сумма примененных кредит*нот больше, чем общая сумма применен* ных счетов.

Применение частичных оплат Существует два способа применения сумм частичной оплаты к операции — приме* нение во время обработки наличной выручки и применение после обработки на* личной выручки, выполняемой без применения к счету.

Применение частичной оплаты во время обработки наличной выручки 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Ден. Средства. Журналы Платежей . 2. Заполнить журнал оплат, включая сумму частичной оплаты. 3. Необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции. 4. Выделить операцию, которая будет применяться, и необходимо последователь* но выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id . Обратите внимание, что в поле Применяемая Сумма строки операции установлена полная сумма операции. 5. Изменить сумму на сумму частичной оплаты, которая должна применяться к счету. Сейчас значение параметра Баланс в нижней части окна равно нулю. 6. Нажать кнопку OK, затем выполнить учет журнала оплат.

Применение частичной оплаты после учета наличной выручки 1. Учесть оплату через журнал оплат, не применяя оплату к счету. 2. Затем необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты, выбрать клиента и перейти вглубь на поле Баланс (РУБ) к клиен* тским операциям. 3. Необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции. 4. Выделить еще не примененную операцию частичной оплаты и последовательно выбрать пункты Применение > Задать Операцию Применения . 5. Выделить применяемую операцию и последовательно выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id . Обратите внимание, что в поле Применяемая Сумма задана полная сумма операции. 6. Изменить сумму на частичную сумму, которая будет применяться к счету. Сей* час значение параметра Баланс в нижней части окна равно нулю.

180

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Применить Операции Клиента

На вкладке Общее содержится применяемая операция. Эта операция определяет, будет ли получена скидка оплаты, отклонение и/или реализованная прибыль либо реализованный убыток по валютам. На вкладке Общее должна содержаться опера* ция, в противном случае учет не будет разрешен. Вкладка Параметры позволяет выбирать, будут ли отображаться только те опе* рации, которые отмечены для данного применения. В нижней части формы доступны балансовые поля, позволяющие отслеживать применение операций. Имеются следующие балансовые поля: Валюта Применения, Применяемая Сумма, Опл. Скдк. Сумма, Округление, Примененная Сумма, Сумма в Наличии и Баланс. Кнопка Применение : • • •

Команда Задать операцию применения служит для задания на вкладкеОбщее при* меняемой операции. Команда Удалить операцию применения служит для удаления применяемой опе* рации с вкладки Общее. Команда Установить Примен. ID служит для задания поля Примен. ID в строке для каждой строки, к которой будет применяться параметр Применение Операции на вкладке Общее.

Применение операций после учета В некоторых случаях можно учесть оплату, кредит*ноту или возмещение без их при* менения к каким*либо открытым клиентским операциям. После учета оплат, кре* дит*нот и возмещений их можно по*прежнему применять в окне Клиент Книга Операций.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

181

1. В окне Применить Операции Клиента выбрать строку с оплатой, которая только что была учтена. Параметр Сумма Остатка равен сумме оплаты. Необходимо последовательно выбрать пункты Применение > Задать Операцию Применения . Обратите внимание, что вкладка Общее в заголовке заполнена сведениями об оплате. 2. Теперь выбрать строку с типом счет. 3. Нажать клавишу (F9) (F9), чтобы включить операцию в применение. В альтернатив* ном варианте необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Установить Примен. Id. После того, как выбраны все операции для выполнения применения, в ниж* ней части окна Применить Операции Клиента клиента можно увидеть, балансиру* ются ли операции после применения. Если применение не балансируется, оно все равно учитывается. Это позволяет программе записать частичные оплаты и применения. Предупреждение. Когда все готово для учета, очень важно поместить кур* сор на правильную операцию. Если уже учтенная оплата или кредит*нота применяется к нескольким счетам, то прежде чем нажать кнопку Применение, Учет Применения , Следует убедиться, что кредит*нота или оплата выделена. Если применяется кредит*нота, это делается так, что програм* ма уменьшит возможную остающуюся скидку оплаты по счету. Если при* меняется оплата или возмещение, программа включает сведения о скид* ке оплаты при расчете суммы оплаты или возмещения. Вследствие этого настоятельно рекомендуется при применении уже учтенных операций включать только ОДНУ операцию с параметром Тип Документа равным Оплата или Возмещение. Следует убедиться, что имеется выделенная строка оплаты, и необходимо пос* ледовательно выбрать пункты Применение > Учет Применения либо нажать клави* шу (F11) (F11), чтобы применить операции. Появится окно Учет Применения.

182

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этом окне содержатся Документ Но. и Дата Учета для клиентской операции, на которой был установлен курсор при нажатии кнопки Учет Применения. Ото* бражаемая дата используется как дата учета применения операций. При необходи* мости можно изменить оба значения. Операции можно применить в закрытом пе* риоде путем изменения даты учета на дату в текущем открытом периоде. Можно также изменить номер документа, если необходимо использовать другой номер до* кумента для идентификации проводок применения. 1. Если вас устраивают номер документа и дата учета, необходимо нажать кнопку OK, чтобы учесть применение. Примечание. Если функции отклонения в оплате не используются, про* грамма применяет сумму оплаты следующим образом. Если оплата больше суммы счетов, к которым она применяется, разница будет записана в виде остатка суммы в строке оплаты, и все счета будут закрыты. Если оплата меньше суммы счетов, к которым она применяется, счета будут применены в полном объеме и закрыты в порядке следования дат. Разница будет записана в виде остатка суммы по счетам, к которым опла* та не применена в полном объеме.

Применение клиентских операций в иностранных валютах Применение операций клиента с разными валютами Если для клиента имеются клиентские операции в разных валютах (например, при изменении основной валюты на евро), эти операции легко применить с помощью одной оплаты. Для этого следует в журнале оплат создать строку с типом оплата и применить ее к открытым операциям с типом счет выставленным в разных валютах. Иногда при применении сумм в разных валютах, могут возникать разницы ок* ругления. Если ожидаются разницы округления по оплатам, можно задать Примен. Точность Округления для каждой валюты в соответствующем поле окна Валюта. Это значение должно быть равно сумме отклонения округления. Существует три подробные клиентские операции, задействованные в учете оп* латы и применении оплаты к счету. Для первой операции параметр Тип Операции равен Исход. Операция и содержит сумму и валюту оплаты. Это соответствует одиночной операции для оплаты в окне Клиент Книга Операций со значением Оплата параметра Тип Документа. Остальные две операции являются операциями применения, причем для обеих из них значение параметра Тип Операции равно Применение. •

Первая операция применения предназначена для клиентской операции, по ко* торой выставляется счет. Она совпадает с начальной операцией за исключени* ем того, что имеет дату платежа и выражена в валюте счета, к которому приме* няется. Программа учитывает эту операцию для уменьшения значения параметра Сумма Остатка клиентской операции, относящейся к счету.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами •

183

Вторая операция применения предназначена для учетной операции клиента, относящейся к оплате. Она содержит ту же валюту и дату платежа, что и началь* ная операция, но сумма имеет противоположный знак. Программа учитывает эту операцию для уменьшения значения параметра Сумма Остатка в клиентс* кой операции, относящейся к оплате.

Отмена примененных клиентских операций Возможность отмены примененных клиентских операций позволяет аннулировать операции с тем, чтобы можно было обработать надлежащее применение. Имеется возможность отмены примененных клиентских операций из двух разных форм: Клиент Книга Операций и Подроб. Клиент Книга Операций . Следует заметить, что отмена может выполняться только снизу вверх. Это озна* чает, что если было применено несколько операций, необходимо сначала отменить последнюю операцию применения.

Отмена примененной операции с формы Клиент Книга Операций 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты, Перейти на поле Баланс (РУБ) вглубь к параметру Клиент Книга Операций. 2. Выбрать отменяемую операцию. 3. Выбрать пункты Функции > Отменить Операции . В окне Отменить Операции Клиента отображаются исходные подробные опера* ции, которые используются для отмены исходной операции. Выбрать соответству* ющую операцию для отмены.

4. Нажать кнопку Отменить Применение. 5. Нажать кнопку Нет, чтобы остановить процесс отмены. Нажать кнопку Да, что* бы продолжить выполнение процедуры.

184

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При отмене операции программа создает новую операцию с противоположным знаком в поле Сумма. В окне Клиент Книга Операций теперь значение в поле Сумма Остатка не равно нулю и столбец Открыта теперь отмечен флажком, являющимся признаком откры* той операции. Сейчас можно применить открытую сумму к правильной операции, используя для этого функцию применения клиентских операций.

Обращение проводок журналов В этом разделе описано, как обращать клиентские операции, обработанные с помощью проводок журналов, таких как Журналы Продаж или Ден. Средства. Журналы Платежей. Крайне важно отметить следующие моменты: • • • • •

Обращаться могут только операции с заполненным полем Журнал Раздел Код. Клиентские операции не должны быть применены. Банковские операции не должны быть закрыты посредством согласования счетов. Общая сумма финансовых операций должна быть равна нулю. Товарные операции не могут быть обращены.

Обращение проводок журналов из окна Клиент Книга Операций 1. Необходимо последовательно выбрать пунктыФинансы > Клиенты Расчеты > Клиенты, перейти на поле Баланс (РУБ) вглубь к параметру Клиент Книга Операций. 2. Выбрать обращаемую операцию счета, которая была создана через журнал уче* та реализации. 3. Необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Аннулировать Транзакцию. В окне Аннулировать Транзакцию отображаются учтенные операции, связанные одним и тем же номером транзакции.

4. Необходимо последовательно выбрать пункты Аннулирование > Аннулировать . Можно также воспользоваться функциональной клавишей (F11) быстрого вы* зова команды или параметром Аннулировать и Напечатать. Появится сообще* ние, уведомляющее о том, что для обращения операций программа учтет ис* правляющие операции.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

185

5. Нажать кнопку Нет, чтобы остановить процесс отмены. Нажать кнопкуДа, чтобы продолжить выполнение процедуры. При обращении операции программа создает новую операцию с противополож* ным знаком в поле Сумма. Появится сообщение для подтверждения выполняемого учета. В окне Клиент Книга Операций следует обратить внимание, что теперь суще* ствует новая операция, которая обращает выбранную учтенную операцию, и стол* бец Открыта показывает, что операция закрыта.

Скидки оплаты Существуют разные способы задания для счета скидки в оплате. Если скидка в оп* лате известна на момент ввода счета или заказа на закупку, можно выделить суще* ствующую формулу оплаты и ввести для счета или заказа на закупку новую форму* лу оплаты. Если скидка в оплате не согласована до момента оплаты счета, тогда она обрабатывается иначе. В этом случае клиент уменьшает платеж без согласования скидки в оплате. Если скидка приемлема, формулу оплаты для счета можно скор* ректировать после его учета. Можно также рассчитать суммы скидок в оплате в кредит*нотах. Это позволяет автоматически уменьшать скидку в оплате, предоставляемую по счетам, к которым применяется кредит*нота.

Задание счетов главной книги для скидок в оплате Счета главной книги для скидок в оплате должны настраиваться по*разному в за* висимости от того, должны ли скидки в оплате рассчитываться по суммам, включа* ющим НДС, или по суммам, не содержащим НДС.

Скидки в оплате, рассчитываемые по суммам, не включающим НДС Поле Скидка Оплаты без НДСв окне Финансы Настройка определяет, будут ли скид* ки в оплате рассчитываться по суммам, включающим или не включающим НДС. Сумма скидки в оплате рассчитывается по суммам в документе и журналах следую* щим образом. Статус поля Скидка Оплаты без НДС

Документ продаж и закупок

Главные журналы учета

Флажок

Поле Сумма

Поле Продажа/Покупка (РУБ)

Пусто

Поле Сумма Включая НДС

Поле Сумма

Примечание. Если для ввода продаж и покупок используются журналы, а в поле Скидка Оплаты Без НДС установлен флажок, необходимо ввести сумму в поле Продажа/Покупка (Руб) журнала. Если этого не сделать, скид* ка в оплате будет равна 0. Если выбрать поле Скидка Оплаты без НДС, тогда счета скидок в оплате дол* жны настраиваться в окнах Клиент Учетная Группа и Поставщик Учетная Группа.

186

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне Клиент Учетная Группа представлены следующие счета скидок в оплате продаж. Поле

Описание

Скидка Оплаты Дебет Фин. Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями предоставляемые суммы скидок в оплате продаж при учете платежей за продажи для данной конкретной учетной группы компаний

Скидка Оплаты Кредит Фин. Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями уменьшения сумм скидок в оплате продаж при учете платежей за продажи для данной конкретной учетной группы компаний

Аналогичные счета существуют в окне Поставщик Учетная Группа для скидок в оплате покупок, предоставляемых поставщиками. Различие состоит в том, что скид* ки, предоставляемые поставщиками, учитываются на счете Скидка Оплаты Кредит Фин. Счет, а снижения этих скидок учитываются на счете Скидка Оплаты Дебет Фин. Счет.

Скидки в оплате, рассчитываемые по суммам, включающим НДС Если скидки в оплате должны рассчитываться по суммам, включающим НДС, тог* да, если скидка принимается, может потребоваться перерасчет НДС. Если вы хо* тите, чтобы программа перерассчитывала суммы налога при учете платежей, ко* торые активизируют скидки в оплате, установите флажокКорр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка . В общем случае это просто приводит к включению функции. Для того чтобы произошел перерасчет, в окне НДС Настройка Учета следует установить флажок Корр. для Скидки Оплаты в соответствующей комби* нации. Если установлен флажок Корр. для Скидки Оплаты, в окне Общая Настройка Учета следует настроить счета скидки в оплате продаж. Поле

Описание

Продажи Скид. Опл. Дебет Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями предоставляемые суммы скидок в оплате продаж при этой конкретной комбинации учетной группы компаний и учетной товарной группы

Продажи Скид. Опл. Кредит Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями уменьшения сумм скидок в оплате продаж при этой конкретной комбинации учетной группы компаний и учетной товарной группы

Аналогичные счета существуют для скидок в оплате покупок, предоставляемых поставщиками. Различие состоит в том, что скидки, предоставляемые поставщика* ми, учитываются на счете Покупка Скид. Опл. Кредит Счет, а снижения этих скидок учитываются на счете Покупка Скид. Опл. Дебет Счет.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

187

Примечание. В окне Финансы Настройка можно установить или только флажок Корр. для Скидки Оплаты или флажок Скидка Оплаты без НДС . Однако одновременно могут быть сняты оба флажка. Вследствие этого программа не позволит заполнить в окнах Клиент Учетные Группы и Поставщик Учетные Группы поля счета, относящегося к скидке в оплате, если был установлен флажок Скидка Оплаты без НДС. Аналогично, программа не позволит заполнить в окне Общая Настройка Учета счета, относящие* ся к скидкам в оплате, если установлен флажок Скидка Оплаты Без НДС.

Скидки в оплате, известные на момент выставления счета Первый метод записи скидки в оплате, относящейся к счету, состоит в задании при создании счета соответствующей формулы оплаты в полеФормула Оплаты на вклад* ке Счет. По умолчанию программа всегда использует формулу оплаты с карточки клиента. Формулы оплаты можно настраивать в окне Формула Оплаты. Для доступа к окну Формула Оплаты необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка Или Финансы > Поставщики Расчеты > Настройка . Скидка в оплате, возможная для счета продажи или кредит*ноты продажи, записы* вается в клиентскую операцию. Первоначальная сумма скидки в оплате на момент уче* та счета или кредит*ноты записывается в поля Ориг. Скидка Оплаты Возможна и Остаток Возмож. Скидки Оплаты. Поле Ориг. Скидка Оплаты Возможна недоступно для изменения. До полного применения клиентской операции сумму скидки в оплате можно изменить в любой момент, изменив сумму в поле Остаток Возмож. Скидки Оплаты.

Скидки в оплате, известные только на момент платежа В другом случае, когда клиент уменьшает сумму платежа и вы учитываете разницу как скидку, можно изменить открытую клиентскую операцию. Для редактирования доступ* но только одно из следующих полей: Дата Оплаты, Дата Скидки Оплаты и Остаток Возмож. Скидки Оплаты. Возможная сумма скидки в оплате представляется в валюте счета.

Применение клиентских операций с суммами скидок в оплате При применении кредит*нот, платежей и возмещений программа проверяет поле Дата Скидки Оплаты примененных клиентских операций. Когда дата учета применения равна или предшествует дате, заданной в поле Дата Скидки Оплаты для примененной опера* ции, сумма скидки рассчитывается, если применяемая операция применена полностью.

Применение кредит,нот Если к счету применяется кредит*нота с суммой скидки в оплате, то при учете кре* дит*ноты сумма, заданная в поле Остаток Возмож. Скидки Оплаты для счета, будет уменьшена на сумму скидки в оплате для кредит*ноты. Если к счету требуется применить уже учтенную кредит*ноту с суммой скидки в оплате, выполните следующие действия.

188

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Выделить кредит*ноту в окне Применить Операции Клиента. Необходимо пос* ледовательно выбрать пункты Применение > Задать Операцию Применения . 2. Выделить счет, к которому требуется применить кредит*ноту. Необходимо пос* ледовательно выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id . 3. Чтобы применить операции, в окне Применить Операции Клиента необходимо последовательно выбрать пункты Применение > Учет Применения . Если взглянуть на поле Остаток Возмож. Скидки Оплаты клиентской операции счета, то можно заметить, что сумма уменьшена на сумму скидки в оплате для кредит*ноты.

Применение возмещений и платежей к операциям со скидками в оплате Если платеж или возмещение применить к операциям одновременно с проводкой платежа или возмещения, то при расчете платежа или возмещения программа авто* матически включит сведения о скидке в оплате как в операции счета, так и в опера* ции кредит*ноты. При применении уже учтенных платежей и возмещений к операциям с сумма* ми скидок в оплате настоятельно рекомендуется применять только один платеж или одно возмещение с каждым применением уже учтенных операций.

Отклонение в оплате Бывают случаи, когда в силу различных причин сумма, оплачиваемая клиентом, несколько отличается от суммы, указанной в счете. Разница в оплате может быть как недоплатой, так и переплатой. Эти суммы могут оставаться открытыми и, в конце концов, должны быть аннулированы другими средствами. Не всегда у вас будет желание заниматься этой проблемой, и вы скорее предпочтете попросту закрыть счет во время осуществления оплаты. Использование отклонения в оплате позволяет закрыть операцию, даже если существует разница между суммой долга и оплаченной суммой. Можно задать про* цент отклонения в оплате, срок отсрочки скидки в оплате и максимальную сумму отклонения в оплате. Вы можете решить, хотите ли вы получать предупреждение, когда выполняете применение в пределах заданных параметров отклонения в оп* лате. Вы также решаете, на каком счете будет учитываться разница, чтобы можно было отслеживать суммы и частоту их возникновения. Для разных валют могут ус* танавливаться разные отклонения в оплате. Отклонения в оплате можно устанав* ливать как для дебиторской, так и для кредиторской задолженности. Таким обра* зом, можно работать с отклонением в оплате по счетам и платежам, а также по кредит*нотам и возмещениям. Кроме того, можно указывать, для каких клиентов и поставщиков разрешены или заблокированы отклонения в оплате. В приложении Microsoft Dynamics NAV имеется два типа отклонений в оплате. • •

Отклонение в скидке оплаты — разрешение клиенту брать скидку в оплате даже после окончания действия скидки в оплате. Отклонение в сумме оплаты — принятие несколько большей или меньшей сум* мы в качестве полного расчета по неоплаченному счету. В программе отклоне* ние в сумме оплаты упоминается просто как Отклонение в Оплате.

Настройка отклонения По умолчанию отклонение в оплате разрешено для всех клиентов и поставщи* ков. Если принято решение не разрешать отклонение в оплате, следует устано*

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

189

вить флажок Блокировать Отклонение в Оплатах для карточек клиентов и по* ставщиков, чтобы отключить данную функцию. Повторяя данную процедуру, можно также повторно активизировать отклонение для любого ранее заблоки* рованного клиента или поставщика. В каждом случае выводится запрос, позво* ляющий выбрать, будет ли применяться или удаляться отклонение в оплате для открытых операций. В этом разделе описывается, как настроить отклонения в рублях и других валютах. Обычно эти отклонения настраиваются администратором или главным бухгалтером.

Настройка главной книги — вкладка Применение 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Финансовые Операции Настройка и откройте вкладку Применение.

К отклонению в оплате относятся следующие поля. Поле

Описание

Отклон. В Скидках Оплаты Предупрежд.

Установите этот флажок, если хотите получать предупреждение при выполнении применения между датой действия скидки в оплате и датой действия отклонения в скидке оплаты. Если вы обычно разрешаете отклонения в скидке оплаты, то, возможно, захотите оставить этот флажок снятым

Учет Отклон. В Скидках Оплаты

Выбрать тип счетов главной книги, на которые будет заноситься отклонение в скидке оплаты. Имеется два варианта учета: счета отклонений в оплате и счета скидок в оплате. Финансовые счета для отклонения в оплате и для скидки в оплате задаются в учетных группах клиентов и поставщиков (или в общей настрой* ке учета, если корректируются суммы НДС для скидок в оплате)

190

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Скидка Оплаты Период Отсрочки

Введите число дней, разрешенных для отклонения. Необходимо задать формулу даты. Таким образом, если требуется 5 дней, разрешенных для отклонения, следует ввести 5Д

Отклон. в Оплатах Предупрежд.

Установите флажок, если требуется получать предупреждение при выполнении применения и имеется остаток, который находится в пределах допустимой суммы отклонения в оплате

Учет Отклон. В Оплатах

Выбрать счета главной книги, на которые заносится отклонение в скидке оплаты. Имеется два варианта учета: счета отклонений в оплате и счета скидок в оплате. Финансовые счета для отклонения в оплате и для скидки в оплате задаются в учетных группах клиентов и поставщиков (или в общей настройке учета, если корректируются суммы НДС для скидок в оплате)

Отклонение в Оплате %

Содержит допустимый процент отклонения. Данное поле не подлежит редактированию. Если требуется изменить значение в этом поле, следует использовать пакетное задание Изменить Отклонение в Оплатах, последовательно выбрав в окне Финансы Настройка пункты Функции > Изменить Отклонение В Оплатах

Макс. Сумма Отклонения Оплаты

Содержит максимальную сумму отклонения, которая разрешена для применения. Данное поле не подлежит редактированию. Если требуется изменить значение в этом поле, следует воспользоваться пакетным заданием Изменить Отклонение в Оплатах, последо* вательно выбрав в окне Финансы Настройка пункты Функции > Изменить Отклонение В Оплатах

Примечание. Можно установить один или все эти параметры. В некото* рых случаях клиент может захотеть установить только флажок Скидка Оплаты Период Отсрочки для расширения срока действия скидок в опла* те. Может потребоваться установка только процента или только макси* мальной суммы отклонения. Если оставить поле Макс. Сумма Отклонения Оплаты равным 0, программа считает его пустым и использует поле Отклонение в Оплате %, чтобы определить, следует разрешить или нет применение несоответствующей операции.

План счетов и учетные группы клиентов или поставщиков Если требуется занести отклонение на определенный счет главной книги, кото* рый отличается от обычного счета скидки в оплате, следует создать счета в плане счетов. Затем данные счета вводятся в поля Отклон. в Оплате Дебет Счет и Отклон. в Оплате Кредит Счет.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

191

Настройка отклонения в оплате для местной валюты Сейчас будут заданы некоторые примерные параметры для отклонения в местной валюте. В этом примере для практики будут заданы все параметры. 1. Мы хотели бы, чтобы система уведомляла, возможно или нет отклонение в скид* ке оплаты или отклонение в оплате. Чтобы получать уведомления, установите флажки Отклон. в Оплатах Предупрежд. и Отклон. в Скидках Оплаты Предупрежд. 2. Мы хотим использовать специальные счета для учета отклонений, поэтому в полях Учет Отклон. в Скидках Оплаты и Учет Отклон. в Оплатах выбрать вари* ант Отклонения в Оплатах Фин. Счета . 3. Решено предоставить срок отсрочки скидки в оплате равный 5 дням, поэтому введите 5Д в поле Скидка Оплаты Период Отсрочки . 4. Нажать кнопку Да, чтобы обновить изменения существующих операций клиен* тов и поставщиков. Будет обновлено поле Дата Отклонения Скидки Оплаты всех открытых опера* ций клиентов и поставщиков, для которых не установлена блокировка отклонения в оплате. Мы хотим настроить процент отклонения в оплате для сделок в местной валю* те, установив его равным 3% от суммы сделки. Однако мы не хотим разрешать от* клонение, превышающее 200 единиц в местной валюте. 1. Чтобы задать данный процент отклонения в оплате, необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Изменить Отклонение В Оплатах .

2. Оставьте поля Все Валюты и Код Валюты пустыми. Это означает, что только опе* рации в местной валюте будут обновляться при изменении отклонения в оплате. 3. Введите 3 в поле Отклонение в Оплате %. 4. Введите 200 в поле Макс. Сумма Отклонения Оплаты . 5. Нажать кнопку OK, чтобы изменить отклонение. 6. Нажать кнопку Да, чтобы внести изменение в существующие операции клиен* тов и поставщиков.

192

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Будет обновлено поле Оплата Макс. Отклонение всех выраженных в местной валюте открытых операций клиентов и поставщиков, для которых не установлена блокировка отклонения в оплате. Примечание. Нет необходимости обновлять существующие открытые опе* рации. Если требуется предоставить отклонение в скидке оплаты или от* клонение в оплате только для новых операций, то при выводе програм* мой запроса о том, хотите ли вы обновить существующие операции или нет, следует нажать кнопку Нет. После завершения процедуры окно Финансы Настройка будет иметь следующие настройки. Поле

Значение

Примен. Точность Округления

0,00

Отклон. в Скидках Оплаты Предупрежд.

Да (флажок установлен)

Учет Отклон. в Скидках Оплаты

Отклонения в Оплатах Фин. Счета

Скидка Оплаты Период Отсрочки

5Д

Отклон. в Оплатах Предупрежд.

Да (флажок установлен)

Учет Отклон. в Оплатах

Отклонения в Оплатах Фин. Счета

Отклонение в Оплате %

3

Макс. Сумма Отклонения Оплаты

200,00

Настройка отклонения в оплате для валют После настройки отклонения в местной валюте можно настроить отклонение для других валют, встречающихся в клиентской базе. Можно также изменить отклоне* ние, используемое по умолчанию для всех валют, установив флажок Все Валюты в пакетном задании Изменить Отклонение в Оплатах . Отклонение в оплате для валют может быть настроено также с помощью пакетного задания Изменить Отклонение в Оплатах в окне Финансы Настройка или в окне Валюты.

Учет и применение с отклонением в оплате В этом разделе будет описано несколько случаев применения отклонения и соот* ветствующие действия программы Microsoft Navision. Бухгалтер получил различные платежи, которые должны применяться к одному или нескольким счетам. Оплаченные суммы не соответствуют суммам одного счета или нескольких счетов. Возможны следующие причины несоответствия: • • • •

Клиент вычел скидку в оплате, хотя срок действия скидки в оплате уже истек. Клиент неправильно вычислил скидку в оплате. Клиент объединил неоплаченные остатки двух счетов, но оплатил неправиль* ную сумму, которая явилась причиной недоплаты. Клиент объединил остатки счетов в двух иностранных валютах, но переплатил требуемую сумму.

193

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

Для рассматриваемых сценариев были составлены и учтены следующие счета для компаний Cannon Group, Beef House и Durbandit Fruit Exporters. Строка

Дата учета

Номер документа

Номер клиента

1

01/10/01

G01001

2

01/11/01

G01002

3

01/15/01

G01003

49525252

4

01/16/01

G01004

5

01/18/01

G01005

6

01/19/01

G01006

Код валюты

Сумма

Фин. Бал. Счет

10000

5000,00

6120

10000

6500,00

6120

EUR

1275,00

6120

49525252

EUR

4750,00

6120

27489991

EUR

5845,00

6120

27489991

ZAR

25000,00

6120

Учет отклонения При применении операций и учете остатков в виде отклонений в оплате или откло* нений в скидке оплаты программа выполнит проводку отдельной подробной опе* рации клиента или поставщика с суммой отклонения. Существуют следующие типы операций отклонения: • •

Отклонение в скидке оплаты — эта операция содержит сумму скидки, которая была разрешена даже по истечении срока действия скидки в оплате. Отклонение в оплате — эта операция содержит сумму недоплаты или перепла* ты, которая была принята для закрытия примененных операций.

Если программа настроена для корректировки сумм НДС по скидкам в опла* те, суммы НДС будут также корректироваться для любого разрешенного откло* нения. С целью получения обзора разрешенных отклонений в оплате для определенно* го клиента или поставщика во времени, можно просмотреть статистические дан* ные, которые предоставляют периодические и суммарные итоги, относящиеся к суммам оплат. Чтобы просмотреть статистические данные по клиенту, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты . Вос* пользовавшись функцией обзора, перейти к карточке клиента, данные которого необходимо проанализировать. 2. Находясь на карточке клиента, нажать клавишу (F9) (F9), чтобы открыть окно Статистика. В окне Клиент Статистика выводятся подробные сведения в местной валюте по значениям скидок в оплате, отклонениям в скидках оплаты и отклонениям в оплате в течение некоторого времени. Поле

Описание

Скидка Оплаты (РУБ)

Это поле показывает рублевое значение скидок, которые были взяты на дату действия скидки в оплате или до нее

194

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Скидка Оплаты Отклон. (РУБ)

Это поле показывает рублевое значение скидок, которые были взяты после даты действия скидки в оплате, но в пределах срока отсрочки скидки в оплате

Оплата Отклонение (РУБ)

Это поле показывает рублевое значение недоплат и переплат, которые были приняты в отношении клиента

Памятки и процент:ноты В большинстве случаев требуется система памяток, так как вряд ли стоит ожидать, что все клиенты будут своевременно оплачивать свои счета. Чтобы создать Формула Оплаты и Памятка Формулы, необходимо последователь* но выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка . Обратите внимание, что для получения правильной системы памяток очень важно использовать под* робные формулы оплаты. Формула оплаты определяет для заказа или счета дату платежа и дату скидки в оплате. При необходимости эту дату можно изменять в счете. В учтенных клиентских операци* ях можно изменять дату платежа, дату скидки в оплате и сумму скидки в оплате.

Формулы памяток Создание формул памяток Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка > Памятка Формулы. Окно Памятка Формулы позволяет настраивать разные формулы и коды памя* ток для клиентов.

В поле Максим. Число Памяток можно определить максимальное число памя* ток, которые могут быть созданы для счета. Это значение не зависит от определяе* мого числа уровней памяток.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

195

Например, можно установить 3 уровня памяток и ввести значение 5 в это поле. В таком случае программа позволит данному счету появиться в пяти памятках (пер* вое на первом уровне, второе на втором уровне, а остальные три на третьем уров* не). После того как счет появится в максимальном количестве памяток, все па* мятки по клиенту будут заблокированы до тех пор, пока не будет оплачен данный конкретный счет. Дополнительные памятки невозможно будет создать, даже если клиент имеет другие просроченные счета, по которым еще не достигнуто макси* мальное число памяток. Если нужно создать памятку, несмотря на то, что по од* ному из счетов уже достигнуто максимальное число памяток, можно либо увели* чить это максимальное число памяток, либо заполнить в клиентской операции поле Задержка. Можно также указать, должны ли какие*либо проценты или дополнительные платы, перечисляемые в памятке, учитываться в финансовых и клиентских счетах при выпуске памяток. Для учета процентов и плат следует установить флажки Учет Процентов и Учет Доп. Платы. Для каждой формулы памятки можно указать минимальную рублевую сумму долга, при превышении которой будет создаваться памятка. Сумма записывается в поле Миним. Сумма (РУБ) окна Памятка Формулы. При выполнении для клиента пакетного задания Создать Памятки значение поля Миним. Сумма (РУБ) по каждой валюте сравнивается с общей рублевой суммой просроченных сделок в этой валю* те. Если общая рублевая сумма просроченных сделок в этой валюте больше значе* ния поля Миним. Сумма (РУБ), тогда будут созданы строки памяток для всех про* сроченных сумм в этой валюте. В отдельную формулу памятки можно добавить уровни памятки, выбрав фор* мулу памятки и нажав кнопку Уровни в окне Памятка Формулы. Появится окно Памятка Уровни.

Для каждого созданного уровня необходимо ввести значения параметров Период Отсрочки и Дата Оплаты. Для первого уровня срок отсрочки равен периоду времени, по истечении которого после даты платежа по счету должна создаваться

196

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

первая памятка. Для последующих уровней это период времени, который должен пройти после даты предыдущей памятки, прежде чем будет создана следующая памятка. Если в памятках требуется рассчитывать проценты и дополнительные рублевые платы, их необходимо определить на уровнях памятки. Содержимое поля Расчет Процентов определяет, будут ли в памятке указываться проценты или нет. Процен* ты рассчитываются с помощью кода процентных ставок, приводимого на карточке клиента. Если проценты учитываются, процент на следующем уровне памяток рас* считывается по проценту предыдущего уровня. Дополнительные платы могут также создаваться для каждого уровня памяток каждой формулы памятки в валютах, отличных от рублей. Чтобы сделать это, сле* дует выделить уровень памятки в окне Памятка Уровни и последовательно выбрать пункты Уровень > Валюты . Также необходимо ввести код валюты и платы в окне Валюты для Уровней Памятки. Для каждого уровня памятки каждой формулы памятки можно также до* бавлять начальные текстовые строки и конечные текстовые строки. Эти стро* ки могут содержать инструкции, касающиеся оплаты и последствий неуплаты. В эти тексты можно включать несколько предопределенных текстовых пере* менных. 1. В окне Памятка Формулы необходим выбрать формулу и нажать кнопку Уровни. 2. Выделить уровень памятки в окне Памятка Уровни и последовательно выбрать пункты Уровень > Начальный Текст Или Конечный Текст . 3. Ввести свой текст в окно Памятка Текст. Для использования доступны следую* щие текстовые переменные. • • • • • • • • • •

% 1 = Дата Документа (из заголовка памятки) = Дата Оплаты (из заголовка памятки) = Процентная Ставка (из формул процент*нот) = Сумма Остатка (из заголовка памятки) = Сумма Процентов (из заголовка памятки) = Доп. Плата (из заголовка памятки) = Сумма (Сумма Остатка + Сумма Процентов + Доп. Плата + НДС) = Памятка Уровень (из заголовка памятки) = Код Валюты (из заголовка памятки) % 10 = Дата Учета (из заголовка памятки)

После создания формул памятки можно поместить эти коды на соответствую* щие карточки клиентов в поле Код Формулы Памятки.

Создание памяток Автоматическое создание памяток Можно легко создавать памятки с помощью пакетного задания Создать Памятки . Для определения соответствующих условий памятки пакетное задание использует информацию из карточки клиента. При создании памяток для клиентов имеются также дополнительные возможности, такие как применение ряда предварительно определённых текстовых параметров, гибких ставок процента и других плат. Также можно выбрать, должны ли учитываться проценты и/или оплаты на соответствую* щие счета главной книги и клиента.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

197

Для создания памятки следует: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Периодич. Задания > Памятки . 2. В окне Памятка последовательно выбрать пункты Функции > Создать Памятки . 3. Заполнить поля следующим образом: Вкладка / поле

Описание

Значение

Номера клиентов, которые будут включены в пакетное задание. Это пакетное задание создает на* поминания для клиентов, имею* щих просроченную задолжен* ность

Оставить пустым

Вкладка Клиент Но.

Вкладка Клиент Книга Операций Тип Документа

Выбрать тип документов, которые будут включены в пакетное зада* ние

Если необходимо создать памятки, включающие все типы документов, следует оставить эту вкладку без изменений

Вкладка Параметры Дата Учета

Необходимо указать дату, которая будет являться датой учета в заго* ловке напоминания, созданного пакетным заданием

Дата

Дата Документа

Следует ввести дату, которая будет являться датой документа в заго* ловке напоминания, созданного пакетным заданием. Эта дата ис* пользуется для расчета процентов и для определения даты

Дата

Только Просроченная Задолженность

Если выбрать это поле, то пакет* ным заданием будут вставлены только открытые операции клиен* та с датой оплаты, предшествую* щей дате документа, введенной в описанном выше поле. Если это поле оставить пустым, в нижней части памятки отображаются еще не просроченные суммы задол* женности клиента

Например, можно выбрать поле Только Просроченная Задолженность

198

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка / поле

Описание

Значение

Исп. Уровень Заголовка

Флажок, установленный в данном поле, задействует уровень памят* ки в заголовке памятки, чтобы указать, будут ли рассчитываться проценты для определенной стро* ки памятки. Если оставить это поле пустым, программа исполь* зует уровень памятки в каждой строке памятки, чтобы опреде* лить, будут ли рассчитываться проценты или нет

Например, у клиента име* ется две просроченные за* долженности. Первая сумма уже появлялась в памятке и сейчас находится на уров* не 2 при создании следую* щей памятки. Вторая сум* ма ранее не появлялась в памятке и поэтому нахо* дится на уровне 1 при со* здании следующей памят* ки. Заголовок памятки будет иметь уровень памят* ки равный 2, так как им используется наивысший уровень из строк. Для при* мера настроены формулы памятки так, что на уровне 2 должны рассчитываться проценты, а на уровне 1 проценты рассчитываться не должны. Если при созда* нии памятки установить флажок Исп. Уровень Заго* ловка, программа будет использовать уровень па* мятки из заголовка и рас* считает проценты в памят* ке для обеих строк

4. Для создания помяток следует нажать кнопку OK. Примечание. Пакетное задание вставляет только те клиентские операции, которые отражены в валюте, представленной кодом валюты в заголовке напоминания. Пакетное задание создает по одному напоминанию на каж* дую валюту, в которой отражены клиентские операции с просроченной задолженностью. Пакетное задание получает дату оплаты счета, выписанного ранее остальных, и выполняет расчет в поле Период Отсрочки из таблицы Памятка Уровень. Затем итого* вая дата сравнивается с полем Дата Документа из формы запроса пакетного задания. Если более поздней является дата документа, тогда все счета с датами оплат, предше* ствующими дате документа пакетного задания, будут иметь созданную для них строку. Если выбирается расчет процентов в памятках, а поле Расчет Процентов в таб* лице Процентные Ставки содержит параметр Закрытые Операции, пакетное задание будет вычислять также проценты из закрытой (оплаченной) части открытых опера* ций.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

199

Создание напоминаний вручную Когда требуется создать только одну памятку для одного клиента, нет необходимо* сти в использовании пакетного задания Создать Памятки. Можно вручную создать заголовок новой памятки, ввести сведения о клиенте и затем последовательно выб* рать пункты Функции > Предложить Строки Памятки . Пакетное задание Предложить Строки Памятки создает строки памятки для уже созданных заголовков памя* ток. Возможности фильтрации позволяют указывать, какие заголовки памяток и какие типы клиентских операций будут включаться в строки памятки. Следует ус* тановить флажок Только Просроченная Задолженность, если в строках памятки тре* буется предлагать только просроченные суммы. Если требуется рассчитать процен* ты на основе поля Памятка Уровень в заголовке памятки вместо значения поля Памятка Уровень в каждой строке памятки, необходимо установить флажок Исп. Уровень Заголовка в заголовке памятки, прежде чем запустить пакетное задание Предложить Строки Памятки .

Выпуск памяток До выпуска памятки можно изменять все в документе памятки. Если требуется про* смотреть памятки перед их выпуском, можно распечатать тестовый отчет, прежде чем выпустить памятку. После того как памятка будет соответствовать вашим требованиям, ее можно выпустить для клиента. 1. В окне Памятка выбрать памятку, которую требуется выпустить, и последова* тельно выбрать пункты Учет > Учет. 2. Для фильтрации памяток перед выпуском следует использовать вкладку Памятка. 3. На вкладке Параметры имеются следующие поля. Поле

Описание

Печать

Флажок в этом поле распечатывает памятку при ее выпуске

Заменить Дату Учета

Установленный флажок в этом поле необходим для использования другой дату учета в заголовке памятки

Дата Учета

Если дата учета заменяется, необходимо ввести новую дату дату учета в данном поле

При выпуске памятки программа учитывает операции в соответствии со спе* цификациями в таблице Памятка Формулы . Эта таблица определяет, учитыва* ются ли проценты и/или дополнительные платы на счете клиента и в Главной Книге. Таблица Клиент Учетная Группа определяет, на какие счета производится учет. Если требуется отслеживать выпущенные памятки, можно использовать возмож* ности окна Учт. Памятка. При последовательном выборе пунктов Финансы > Клиенты Расчеты > Периодич. Задания > Учт. Памятки появится окно Учт. Памятка. Список всех выпущенных памяток можно также просмотреть, последовательно выбрав пункты Памятка > Список.

200

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Формулы процент:нот Памятки могут использоваться в качестве подсказки клиентам, заставляющей их уплатить просроченные суммы и информирующей о возможных процентах по не* уплаченной сумме, если оплата не будет произведена немедленно. Если клиент после получения памятки попрежнему отказывается уплатить просроченную сумму, тог* да ему, вероятнее всего, будут выставлены проценты в отдельном документе, назы* ваемом процент*нотой.

Создание формул процент,нот Для создания формул следует последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка > Формулы Процент Нот . В окне Процентные Ставки имеются следующие поля. Поле

Описание

Код

Уникальный код процент*ноты. Например, если требуется, чтобы процент*нота начала действовать по истечении 30 дней с момента создания счета, можно присвоить процент*ноте код ОБЩАЯ30

Расчет Процентов

В этом поле следует указать, какие операции должны использоваться в расчете процентов в процент*нотах. Это могут быть открытые операции, закрытые операции или все операции

Метод Расчета Процентов

Следует выбрать метод расчета процентов для данного набора формул процент*нот: баланс задолженности или средний ежедневный баланс. Метод Баланс задолженности: в методе Баланс задолженности процент*нота–это просто процент от просроченной суммы. Процент*нота = Сумма Остатка * (процентная ставка/100) Метод Средний ежедневный баланс: в методе Средний ежедневный баланс учитывается количество дней просрочки оплаты: Процент*нота = Просроч. Задолж. * (Просроченные Дни / Кредитный Период) * (процентная ставка/100)

Процентная Ставка

Проценты, которые будут взыскиваться при использовании данного типа процент*ноты

Кредитный Период (Дни)

Это количество дней, в течение которых действует процент* ная ставка, например: 12% в течение 360 ней, 1% в течение 30 дней

Миним. Сумма (РУБ)

Здесь можно ввести минимальные процентные платежи в рублях

Доп. Плата

Если требуется, чтобы программа определяла помимо процент*ноты дополнительное начисление, введите сумму в это поле

Период Отсрочки

Показывает число дней, в течение которых счет клиента может не оплачиваться, прежде чем программа установит для выплаты процент*ноту

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

201

После того как код создан, его можно ввести в полеКод Процентной Ставки на кар* точках клиентов. Каждый код в таблице Процентные Ставки связан с подчиненной таблицей Процент Нота Текст. Для каждого набора условий начисления процентов можно опре* делять начальный и/или конечный текст, включаемый в процент*ноту.

Создание процент:нот Процент*нота — это документ, содержащий информацию о процентах, рассчитан* ных для неоплаченных остатков. Она используется для извещения клиента о том, что неоплаченный остаток увеличивается на сумму процентов. Проценты могут так* же рассчитываться и печататься в памятках. Для создания процент*ноты необходимо: 1. В окне Процент Нота последовательно выбрать пункты Функции > Создать Процент Ноты. 2. Оставить все поля на всех вкладках без изменений и нажать кнопку OK, чтобы создать процент*ноты для всех клиентов. 3. Для просмотра статистики нажать клавишу (F9) (F9). 4. Ввыпустить кредитноту, последовательно щелкнув в окне Процент Нота пунк* ты Учет > Учет. 5. Пакетное задание Учет Процент Нот сходно с пакетным заданием Учет Памяток. Кредит*ноты можно фильтровать для выпуска, а также выбирать, будут кредит*ноты печататься при их выпуске или нет. Как и в случае памяток, дату в поле Дата Учета в заголовке кредит*ноты можно заменять на другую дату учета. Примечание. Прежде чем программа рассчитает кредит*ноты, необходи* мо удостовериться, что все открытые кредит*ноты применяются к суще* ствующим открытым счетам. Так как кредит*ноты имеют отрицательные балансы, функция начисления процентов выдает ошибку при попытке расчета для этой открытой записи. Как и в случае памяток, можно также получить список всех выпущенных кре* дит*нот. Для этого следует последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Периодич. Задания > Учт. Процент Ноты . Откроется окно Учт. Процент Нота с карточкой для последней из созданных процент*нот. Снова можно также просмотреть список всех выпущенных процент*нот, после* довательно выбрав пункты Нота > Список.

Расчет процентов в процент:нотах и памятках Расчет процентов в процент,нотах Операции, предлагаемые в процент*нотах и сумма процентов, рассчитываемая в процент*нотах, зависят от состояния флажков Расчет Процентов и Метод Расчета Процентов в окне Формулы Процент Нот. В приводимой ниже таблице показана сводка правил расчета процентов для формул процент*нот.

202

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Расчет \ процентов

Метод расчета процентов

Клиентские операции, предлагаемые в процент-ноте

База, используемая для расчета процентов

Баланс задолжен* ности

Открытые операции

Сумма Остатка каждой строки процент*ноты

Баланс задолжен* ности Баланс задолжен* ности

Закрытые операции

Операции, открытые на дату, указанную в поле Дата Документа, для процент*ноты Никакие процент*ноты не создаются

Сумма Остатка каждой строки процент*ноты

Средний ежедневный баланс Средний ежедневный баланс

Открытые операции

Средний ежедневный баланс

Все операции

Операции, открытые на дату, заданную в поле Дата Документа, для процент*ноты Операции, открытые на дату документа для процент*ноты Операции, закрытые на дату, заданную в поле Дата Документа для процент*ноты, которые были открыты на дату, указанную в поле Дата Оплаты Объединенные операции для вариантов открытых и закрытых операций

Все операции

Закрытые операции

Никакие процент*ноты не создаются

Сумма Остатка каждой строки процент*ноты Сумма Остатка на дату, заданную в поле Дата Оплаты каждой предлагаемой закрытой операции

Та же база, что и для вариантов открытых и закрытых операций

Расчет процентов в памятках В отличие от процент*нот, клиентские операции, предлагаемые в памятках, явля* ются ТОЛЬКО операциями, открытыми на дату, указанную в поле Дата Документа соответствующей памятки. Если памятка присвоена формуле процент*ноты с Балансом задолженности как Метод Расчета Процентов, поле Расчет Процентов не оказывает никакого влияния. Сумма процентов, рассчитываемая для каждой предлагаемой строки памятки, бу* дет основана на поле Сумма Остатка строки памятки. Если памятка присвоена формуле процент*ноты со Средним ежедневным балансом как Метод Расчета Процентов, то поле Расчет Процентов оказывает следующий эффект. •

•

Если в поле Расчет Процентов выбран вариант Открытые Непроср или Все Операции, то сумма процентов, рассчитываемая для каждой предлагаемой строки памятки, будет основываться на поле Сумма Остатка строки памятки. Если в поле Расчет Процентов выбрать значение Закрытые Операции, то сумма процентов, рассчитываемая для каждой предлагаемой строки памятки, будет основана на поле Сумма Остатка соответствующей клиентской операции на ее дату, заданную в поле Дата Оплаты. Это позволяет рассчитывать проценты по полной сумме счета частично примененных операций, если они были просро* чены на момент применения частичной оплаты.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

203

Глава 14

Управление расчетами с поставщиками Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Журналы оплат Скидки оплаты Отмена платежных документов Отмена примененных операций поставщика Обращение проводок журналов поставщика

Обзор В данной главе основное внимание уделяется вопросам, связанным с кредитор* ской задолженностью, или, другими словами, рассматриваются способы оплаты раз* личных покупок.

Журналы оплат Выбор вручную счетов для оплаты Строки для оплаты можно создать вручную, построчно вводя соответствующие сведения в журнал оплат. Процедура записи неавтоматических денежных плате* жей сходна с процедурой записи неавтоматических поступлений денежных средств. Для создания оплаты необходимо: 1. Последовательно выбрать Пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей.

204

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. В окне Журнал Оплат Поставщикам выбрать раздел БАНК в поле Код Раздела. 3. В первой строке ввести дату в поле Дата Учета. 4. В поле Тип Документа выбрать Оплата. В данном случае значение поля Документ Но. представляет номер платежного документа. В действительности при работе с этим полем доступно несколько вари* антов. Если платежные документы являются неавтоматическими, можно ввести здесь номер платежного документа и убедиться, что источником банковского пла* тежа является неавтоматический платежный документ. Сценарий печати платеж* ных документов не доступен для использования. Если источник банковского платежа — компьютерный платежный доку* мент, существует два метода. Обычно поле Документ Но. оставляется пустым, а затем при печати платежных документов ему назначается значение. Если ис* пользуется этот метод, то для каждого поставщика печатается один платеж* ный документ, даже если в журнале существует несколько строк. Однако воз* можно имеется несколько строк, но пользователь хотел бы распечатать два платежных документа для одного и того же поставщика. В этом случает в поле Документ Но. пользователь мог бы ввести 1 в первой строке и 2 в другой стро* ке, а при печати программа обнаружит разные номера и напечатает два разных платежных документа. Выбрать Поставщик в поле Тип Счета. Выбрать код поставщика в поле Счет Но. Оставить поле Сумма пустым. Оставить поля Бал. Тип Счета и Бал. Счет Но. без изменений. Выбрать Счет в поле Примен. Тип Документа. Установив указатель в поле Примен. Документ Но ., нажать клавишу (F6) (F6), от* кроется окно Применить Операции Поставщика . 7. Выбрать необходимый счет и нажать кнопку OK. 8. Выбрать в поле Источник Платеж. Документа значение Компьютерный. 9. Чтобы завершить оплату, следует распечатать платежный документ и выполнить его учет. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Подобно денежным поступлениям в модуле оплат могут также выполняться сле* дующие процедуры.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками •

•

205

Оплата нескольких счетов вручную с помощью одного платежа посредством вво* да номера документа. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции . Прежде чем применить операции в окне Применить Операции Поставщика , следует ввести сумму оплаты в окне Журнал Оплат Поставщикам. Это позволит ввести откло* нение в оплате и отклонение в скидке оплаты, предоставляемые поставщиками.

Оплата счетов и принятие кредит:нот Достоинством системы является возможность учета любых выпущенных кредит* нот (например, для возврата брака) при обработке платежного документа для опла* ты покупок. Далее будет показано, как это можно сделать. 1. В окне Журнал Оплат Поставщикам необходимо последовательно выбрать пунк* ты Оплаты > Предложить Оплаты Поставщикам. Появится экран запросаПредложить Оплаты Поставщикам . 2. На вкладке Поставщик указать код поставщика. 3. На вкладке Параметры ввести дату в поле Последняя Дата Оплаты. 4. Выбрать поле Одна Строка Для Поставщика . В результате все неуплаченные суммы, включая кредит*ноты, сводятся в одну выплачиваемую сумму. Если поставщик имеет неуплаченные суммы в разных ва* лютах, по каждой отдельной валюте будет предлагаться одна сумма нетто. 1. Ввести Дату Учета. 2. Указать номер документа в поле Начальный Документ Но. 3. Параметр Начальный Документ Но следует ввести, если выбрано полеОдна Строка для Поставщика. Выбрать Компьютерный в поле Источник Платеж. Документа . 6. Нажать кнопку OK, чтобы предложить оплаты. Появится сообщение, указыва* ющее, что вами созданы строки Предложить Оплаты Поставщикам. Пакетное задание Предложить Оплаты Поставщикам объединяет все открытые счета и кредит*ноты в одну строку оплаты. Если оплата осуществляется с помощью компью* терного платежного документа, на корешке платежного документа выводятся также но* мера документов и суммы операций, объединенные для создания суммы*нетто оплаты.

Предложение оплат на основе сведений об измерении Предлагаемые суммы можно также суммировать на основе выбранных измерений. При выборе поля Одна Строка для Поставщика становится также доступным для выбора поле Одна Строка для Измерения. Если в поле нажать кнопку AssistButton, откроется окно Измерение Выбор. Можно выбрать, какие измерения будут суммироваться предложением, установив флажки для соответствующих измерений. На основе выбранных измерений программа рассчитает общую сумму для каждого значения измерения, содержащегося в неоплачен* ных операциях поставщика. Каждая сумма переносится в новую строку оплат, значе* ние измерения также переносится в качестве значения измерения для строки оплат.

Применение частичных оплат Существует два способа применения сумм частичных оплат к операции — приме* нение в процессе обработки оплат и применение после обработки оплаты, выпол* ненной без применения к счету*фактуре.

206

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Применение частичной оплаты во время обработки оплаты Для применения оплаты во время обработки необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей. 2. Заполнить журнал оплат, включая сумму частичной оплаты, и убедиться, что введен номер документа. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции . 4. Выделить применяемую операцию и последовательно выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id. Обратите внимание, что в полеПрименяемая Сумма задана полная сумма операции. 5. В поле Применяемая Сумма изменить сумму на частичную сумму, которая долж* на применяться к счету*фактуре. Обратите внимание, что значение в поле Баланс, расположенном в нижней части окна, теперь равно нулю. 6. Учесть оплату.

Применение частичной оплаты после выпуска оплаты Для применения оплаты после учета оплаты необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Поставщики . 2. Перейти вниз (F6) в иерархии значений поля Баланс (Руб) к пункту Поставщик Книга Операций. начение в поле Баланс, расположенном в нижней части окна, теперь равно нулю. 7. Последовательно выбрать пункты Применение > Учет Применения .

Окно Применить Операции Поставщика Описание окна Применить Операции Поставщика .

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

207

На вкладке Общее содержится применяемая операция. Этой операцией опреде* ляется, получаете ли вы скидку, отклонение в оплате и/или реализованную при* быль либо реализованный убыток по валютам. • •

На вкладке Общее должна содержаться операция, иначе выполнение учета не будет разрешено. В нижней части формы доступны балансовые поля, позволяющие отслеживать применение операций. Имеются следующие балансовые поля: Валюта Применения, Применяемая Сумма, Опл. Скдк. Сумма, Округление, Примененная Сумма, Сумма в Наличии и Баланс.

Вкладка Параметры позволяет выбирать, будут ли отображаться только опера* ции, помеченные для данного применения. • • •

•

Нажать кнопку Применение. Команда Задать операцию применения использует* ся для задания операции в качестве применяемой на вкладке Общее. Команда Удалить операцию применения используется для удаления применяе* мой операции с вкладки Общее. Команда Установить Примен. ID используется для задания поля Примен. ID в строке для каждой строки, к которой будет применяться Применение Операции на вкладке Общее. Необходимо использовать команду Учет Применения для учета применения.

Использование приоритета поставщика и имеющейся суммы (руб.) При вводе сведений на карточку поставщика имеется возможность задания для каждого поставщика приоритета. Значение приоритета вводится в поле Приоритет на вкладке Оплаты в окне Поставщик Карточка . Приоритет поставщика ис* пользуется, только когда имеются ограниченные фонды, доступные для оплат по* ставщикам, и требуется определить порядок, в котором будут осуществляться оплаты поставщикам. Когда для оплат поставщикам используется журнал оплат, возможно использовать эту функцию и учитывать приоритеты, назначенные по* ставщикам. Для частичного закрытия кредиторской задолженности необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей. 2. Последовательно выбрать пункты Оплаты > Предложить Оплаты Поставщикам . 3. Установить, если необходимо, фильтр в поле Но., указав диапазон поставщи* ков. 4. Заполнить поле Последняя Дата Оплаты и Дата Учета. 5. Установить флажок в поле Найти Скидки Оплаты. 6. Убедиться, что флажок Одна Строка Для Поставщика не установлен. 7. Установить флажок Использ. Приоритеты. 8. Указать располагаемую сумму в поле Макс. Сумма (РУБ). 9. Заполнить Начальный Документ Но . 10. Указать банк и нажать Ok. Программой будут предложены платежи, общая сумма которых меньше, чем располагаемая сумма. Чтобы определить конкретные предлагаемые платежи, па* кетным заданием используются следующие правила:

208 • •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Предлагаются только те операции поставщика, которые могут быть полностью оплачены. Сначала предлагаются все операции поставщика с приоритетом 1, кото* рые могут быть оплачены в пределах имеющейся суммы (руб.). Затем пред* лагаются любые операции для поставщиков с меньшими приоритетами, которые могут быть полностью оплачены в пределах остатка имеющейся суммы. Для каждого поставщика программой предлагаются суммы на основе даты оплаты учтенных операций для данного поставщика. Сначала предлагают* ся счета*фактуры с самой ранней датой оплаты.

Когда в пакетном задании Предложить Оплаты Поставщикам задается име* ющаяся сумма (руб.), программа не вычисляет автоматически отклонение в оп* лате или отклонение скидки оплаты при предложении сумм для оплаты. Примечание. Платежи, предлагаемые пакетным заданием, перечисляют* ся по поставщикам в порядке их расположения в окне Журнал Оплат Поставщикам. Они не перечисляются в порядке приоритетов поставщиков или в порядке предложения платежей.

Номера документов и печать компьютерных платежных документов Количество печатаемых платежных документов и сумма каждого платежного доку* мента зависят от состояния флажка Один Чек для Поставщика/Документа в отчете Печать Платеж. Документа . Действие установленного флажка Один Чек для Поставщика/Документа зависит от того, как заполнены поля Документ Но. в строках платежа в окне Журнал Оплат Поставщикам.

Заполнение полей Документ Но в окне Журнал Оплат Поставщикам При желании номера документов и оплаты можно заполнить вручную. Однако про* ще использовать пакетное задание Предложить Оплаты Поставщикам. Если исполь* зовать данное пакетное задание, можно выбрать ввод параметра Начальный Документ Но. В приводимой ниже таблице показан результат в окне Журнал Оплат Поставщикам, полученный при выполнении пакетного задания без установки флаж* ка Одна Строка для Поставщика. Количество поставщиков

Поле Начальный Документ Но

Результат в окне Журнал Оплат Поставщикам

Только один поставщик

Пустое

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответствующей открытой учтенной записи поставщика. Для каждой строки платежа имеется пустое поле Документ Но

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

209

Количество поставщиков

Поле Начальный Документ Но

Результат в окне Журнал Оплат Поставщикам

Только один поставщик

Содержит номер документа

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответствующей открытой учтенной записи поставщика. Строки платежа с одинаковой валютой имеют одно и то же значение в поле Документ Но

Несколько поставщиков

Пустое

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции каждого поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответствующей открытой учтенной записи поставщика. Для каждой строки платежа имеется пустое поле Документ Но

Несколько поставщиков

Содержит номер документа

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции каждого поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответ* ствующей открытой учтенной записи постав* щика. Строки платежа с одной и той же валю* той для одного и того же поставщика имеют одно и то же значение в поле Документ Но

Если установить флажок Одна Строка для Поставщика, пакетное задание запол* нит строки платежа следующим образом. Количество поставщиков

Поле Начальный Документ Но

Результат в окне Журнал Оплат Поставщикам

Только один поставщик

Содержит номер документа

Строка платежа в валюте взаимно компенси* рует требования и обязательства по открытым учтенным операциям поставщика с той же валютой. Каждая строка платежа применяется к соответствующим открытым учтенным опера* циям поставщика. Каждая строка платежа отличается по валюте и номеру документа

Несколько поставщиков

Содержит номер документа

Для каждого поставщика одна строка платежа в валюте взаимно компенсирует требования и обязательства по открытым учтенным опера* циям с той же валютой. Каждая строка платежа применяется к соответствующим открытым учтенным операциям поставщика. Для каж* дого поставщика каждая строка платежа отличается по валюте и номеру документа

Примечание. Если установлен флажок Новый Док. Но. для строки и вве* ден номер документа в полеНачальный Документ Но., каждая строка пред* лагаемого платежа будет иметь номер документа, отличный от других.Поле Один Чек для Поставщика/Документа в отчете Печать Платеж. Документа

210

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При печати платежного документов можно выбрать печать платежного документа для каждой строки платежа или объединение строк платежей в один платежный документ. Данный выбор определяется состоянием флажка Один Чек для Поставщика/Документа. Состояние данного флажка и содержимое поля Документ Но. в окне Журнал Оплат Поставщикам используются программой для определения ко* личества печатаемых платежных документов и суммы каждого платежного доку* мента. Примечание. Программа печатает только компьютерные или ручные пла* тежные документы для строк платежей, имеющих такую же валюту, как и банковский счет, содержащийся в поле Бал. Счет Но. В следующей таблице показано, как работает флажок Один Чек для Поставщика/Документа. Предполагается, что строки платежа выражены в той же валюте, что и банковский счет, содержащийся в поле Бал. Счет Но. Поле Один Чек для Поставщика/ Документа

Номер документа в окне Журнал Оплат Поставщикам

Номера и суммы печатаемых платежных документов

Пустое

Пусто

Программой печатается платежный документ для каждой строки платежа. Если какая*либо строка содержит отрицательную сумму, возникает ошибка и программа не печатает платеж ны документы для оставшихся строк платежей после отрицательной суммы

Пустое

Содержит номер документа

Программой печатается платежный документ для каждой строки платежа. Если какая*либо строка содержит отрицательную сумму, возникает ошибка и программа не печатает платежные документы для оставшихся строк платежей после отрицательной суммы

Содержит флажок

Пусто

Программа печатает один платежный документ для каждого поставщика. Сумма платежного документа для каждого поставщика равна сумме нетто всех строк платежей для этого поставщика. Для каждого поставщика программа очищает балансирующий банковский счет по всем строкам платежей и создает новую строку платежа для суммы*нетто. Номер счета для новой строки платежа равен номеру балансирующего банковского счета

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

211

Поле Один Чек для Поставщика/ Документа

Номер документа в окне Журнал Оплат Поставщикам

Номера и суммы печатаемых платежных документов

Содержит флажок

Содержит номер документа

Программа печатает один платежный документ на поставщика для каждого документа. Для каждого поставщика сумма каждого платежного документа равна сумме*нетто строк платежей с одним и тем же номером документа. Для каждого поставщика программа очищает балансирующий банковский счет по строкам платежей с одним и тем же номером документа и создает новую строку платежа для суммы*нетто. Номер счета для новой строки платежа равен номеру балансирующего банковского счета

Ограничения, накладываемые валютой банковского счета на денежные поступления и платежи Валютой банковского счета могут определяться ограничения на валюту платежей и денежных поступлений, осуществляемых с помощью банковского счета. В следую* щей таблице приводится сводка ограничений по валюте для банковских счетов. Код валюты банковского счета

Поступления

Платежи

Тип банковского платежа = компьютерный платеж* ный документ / ручной платежный документ

Тип банковского платежа = пусто

Пусто (Руб.)

Учитываются строки поступ* лений с любым кодом валюты, включая рубли

Печатаются платежные документы только для строк платежей в рублях. Учитываются только строки платежей в рублях

Учитываются строки платежей с любым кодом валюты, включая рубли

Код валюты

Учитываются только строки поступлений с кодом валюты банковского счета

Печатаются платежные документы только для строк платежей с кодом валюты банковского счета. Учитываются только строки платежей с кодом валюты банковского счета

Учитываются только строки платежей с кодом валюты банковского счета

212

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Скидки оплаты Когда созданы платежные документы с помощью пакетного задания Предложить Оплаты Поставщикам, необходимо учесть платежи из журнала оплат. Однако если оплата поставщику введена вручную, она учитывается в финансовом журнале со всеми другими банковскими операциями. Скидки в оплате, предоставляемые поставщиками, задаются также как и скид* ки в оплате, предоставляемые вами своим клиентам. На вкладке Счет карточки по* ставщика определяется код формулы платежа для соответствующего поставщика. Эти сведения могут также вводиться вручную в счете покупки. Если учтенная операция поставщика создается путем учета счета или заказа на покупку, значение поля Остаток Возмож. Скидки Оплаты вычисляется с помощью значения поля Скидка Оплаты % в заголовке счета. Если учтенная операция по* ставщика создается путем учета журнала покупок или заказа на покупку, значение поля Остаток Возмож. Скидки Оплатывычисляется с помощью значения поляСкидка Оплаты % в строке журнала. Скидку в оплате можно изменять, пока для операции поставщика в поле Открыта установлен флажок. Для каждой открытой операции поставщика редактиру* емыми являются поля Дата Выполнения, Опл. Скидка Датаи Остаток Возмож. Скидки Оплаты.

Предложение оплат поставщику со скидками Если требуется, чтобы пакетным заданием Предложить Оплаты Поставщикам пред* лагались также платежи, по которым могут получаться скидки в оплате не позднее последней даты оплаты, установите флажок Найти Скидки Оплаты. В этом случае программой предлагаются следующие платежи. • •

Все открытые операции, для которых дата оплаты предшествует или равна пос* ледней дате оплаты. Все открытые учтенные операции поставщика, для которых дата скидки в опла* те находится между датой учета и последней датой оплаты.

Если поле Найти Скидки Оплаты является пустым, пакетным заданием предла* гаются только те операции, для которых дата, заданная в поле Дата Выполнения, не позднее даты, заданной в поле Последняя Дата Оплаты. Пакетным заданием всегда предлагаются дисконтированные суммы, если Дата Учета для пакетного задания не позднее даты, указанной в поле Опл. Скидка Дата для счета*фактуры.

Применение учтенных операций поставщика с суммами скидок в оплате При применении учтенных операций поставщика со скидками в оплате действуют те же процедуры и рекомендации, что и при применении учтенных операций кли* ента со скидками в оплате. Дополнительные сведения см. в главе Управление рас* четами с клиентами данного обучающего материала.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

213

Отклонения в оплате и отклонения в скидке оплаты, предоставляемые поставщиками Для ввода предоставляемых поставщиками отклонений в оплате и отклонений в скид* ке оплаты используются те же процедуры и рекомендации, что и для ввода отклоне* ний в оплате, предоставляемых вами своим клиентам. Дополнительные сведения см. в главе Управление расчетами с клиентами данного обучающего материала.

Отмена платежных документов В этом разделе вы узнаете, как отменять платежные документы. Процедура варьи* руется в зависимости от состояния платежных документов в программе.

Отмена платежных документов, которые были распечатаны, но не учтены Если платежные документы для поставщика уже напечатаны и затем обнаружена ошибка, можно аннулировать или отменить платежный документ и по возможнос* ти выпустить новый платежный документ. Эти действия выполняются в окне Журнал Оплат Поставщикам. Для формирования платежа и его отмены необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей. 2. Удалить все существующие строки платежей. 3. Запустить пакетное задание Предложить Оплаты Поставщикам, установив фла* жок Одна Строка для Поставщика 4. В окне Журнал Оплат Поставщикам выбрать строку платежа. 5. Выпустить платежный документ, последовательно выбрав пункты Оплаты > Печать Платеж. Документа . 6. Убедиться, что на вкладке Параметры отчета Платеж в поле Банк. Счет установ* лен код банка. Оставить все другие поля без изменений. 7. Щелкнуть Печать, чтобы напечатать платежный документ. Требуется напеча* тать файл, поэтому в качестве имени файла необходимо ввести строку, напри* мер c:/test.prn. Оплата поставщику произведена. 8. Напечатанный платежный документ для оплаты можно просмотреть, выбрав строку журнала оплат и последовательно щелкнув пункты Оплаты > Просмотр Платеж. Документа. 9. Если при просмотре платежного документа в нем обнаружена ошибка, можно отменить платежный документ и выпустить новый платежный документ, вы* полнив следующие действия. 10. В окне Журнал Оплат Поставщикам последовательно выбрать пункты Оплаты > Отменить Платеж. Документ . Появится окно с запросом, хотите ли вы отменить платежный документ XXXX? 11. Необходимо ответить утвердительно. Последний платежный документ отменен, и можно выпустить новый платеж* ный документ на сумму, которую необходимо выплатить поставщику. Строка жур* нала оплат не удаляется из окна Журнал Оплат Поставщикам , но в строке журнала из поля Документ Но. будет удален номер отмененного платежного документа.

214

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отмена учтенных платежных документов — финансовая отмена платежных документов Если платежный документ уже учтен и затем, например, обнаружена неправиль* ная сумма, можно аннулировать или отменить учтенный платежный документ. В альтернативном варианте на банковском счете может быть недостаточно средств, когда платежный документ предъявляется поставщиком. Этот процесс сильно отличается от отмены напечатанного платежного документа, который не был учтен, а отмена учтенного платежного документа иногда также упоминает* ся как финансовая отмена. При отмене учтенного платежного документа следу* ет также убедиться, что отменяются все финансовые транзакции, возникающие при оплате платежного документа. Для отмены учтенногоплатежного докумен* та необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Денежные Средства > Банковские Счета и выбрать интересующий банк 2. Последовательно выбрать пункты Банк. Счет > Учтенные Операции. 3. В окне Банк. Счет Книга Операций выбрать платеж, который требуется отме* нить, и последовательно щелкнуть пункты Операция > Платеж Книга Операций. (Вместо предыдущих двух шагов можно перейти напрямую к учтенным опера* циям платежного документа, последовательно выбрав пункты Банк. Счет > Платеж. Книга Операций на карточке банковского счета.) 4. Выбрать строку, которую нужно отменить. В поле Статус Операции должно содержаться значение Учтено, показывающее, что платежный документ уч* тен. 5. Последовательно выбрать пункты Платеж. > Отменить Платеж. Документ. По* явится сообщение с запросом на подтверждение отмены платежного доку* мента. 6. Для отмены платежного документа ответить утвердительно. Это приведет к отмене платежного документа и других, связанных с ним учтенных опера* ций. Если взглянуть на исходную операцию в окне Платеж. Книга Операций, то можно заметить, что в поле Статус Операции содержится значение Фин. Отменена. 7. Если закрыть окно Платеж. Книга Операций и просмотреть учтенные операции банковского счета, можно увидеть, что создана новая учтенная операция бан* ковского счета, относящаяся к отмене платежного документа. Финансово отмененный платежный документ отображается в виде открытой операции с описанием Отмена платежного документа xx. Примечание. Открытая учтенная операция поставщика, созданная в ре* зультате финансовой отмены платежного документа, не содержит исход* ных сведений об операции платежа, для которой был создан платежный документ. Она не содержит также сведений о счете, к которому приме* нялся платеж, например, отсутствуют данные по скидкам в оплате. Обратите внимание, что операции, учтенные для отмены платежного докумен* та, имеют такой же номер документа, как и у исходной отменяемой транзакции пла* тежного документа. Это означает, что при просмотре в окне навигатора отменяю* щей транзакции отображаются как исходная транзакция платежного документа, так и отменяющая транзакция.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

215

Примечание. После учета платежного документа, будут применены опе* рации, по которым при помощи данного платежного документа произ* ведена оплата поставщикам. Поэтому если необходимо повторно под* готовить платежный документ, который был отменен, следует ввести новый платеж в журнал оплат поставщикам и применить его к открытой операции поставщика, созданной программой при отмене платежного документа.

Отмена примененных операций поставщика Функция отмены примененных операций поставщика позволяет аннулировать опе* рации с тем, чтобы можно было обработать надлежащее применение. Отмена уч* тенных операций поставщика может производиться с двух разных форм: учтенных операций поставщика и подробных учтенных операций поставщика. Важно отметить, что отмена возможна только снизу вверх. Это означает, что если операция была применена посредством нескольких операций применения, необходимо отменить сначала последнюю операцию применения.

Отмена учтенной операции с формы учтенных операций поставщика Для отмены необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Поставщики . 2. Выбрать поставщика и перейти в иерархии поля Баланс (РУБ) вниз к значению Поставщик Книга Операций . 3. Выбрать отменяемую операцию. 4. Последовательно выбрать пункты Функции > Отменитьоперации . На форме Отменить Операции Поставщика отображаются исходные подробные учтенные операции, которые используются для отмены первоначальной операции. Требуется выбрать отменяемую операцию.

216

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Нажать кнопку Отменить применение. Появится сообщение о том, что от* мена этих операций вызывает учет программой корректирующих операций. 2. При отмене операции программой создается новая операция с противопо* ложным знаком в поле Сумма. 3. Появится сообщение с запросом на подтверждение учета. Теперь можно применить открытую сумму к правильной операции, используя для этого функцию применения учтенных операций поставщика.

Обращение проводок журналов В этом разделе описывается, как обращать учтенные операции поставщика, обра* ботанные с помощью проводок журналов, таких как журналы покупок или журна* лы оплат. Следует обратить внимание на следующие положения: • • • • •

Обращаться могут только операции с заполненным полем Журнал Раздел Код. Не должны быть применены учтенные операции поставщика. Учтенные банковские операции не должны быть закрыты путем согласования. Общая сумма финансовых операций должна быть равна нулю. Учтенные товарные операции не могут быть обращены.

Обращение проводок журналов с формы Поставщик Книга Операций Для обращения провок необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Поставщики. 2. Выбрать поставщика и перейти в иерархии поля Баланс (Руб) вниз к значе* нию Поставщик Книга Операций . 3. Выбрать обращаемую операцию счета. 4. Последовательно выбрать пункты Функции > Аннулировать Транзакцию . 5. Выбрать для реверса операцию счета, которая была создана через журнал покупок. 6. Последовательно выбрать пункты Функции > Аннулировать Транзакцию . 7. В окне Аннулировать Операции Транзакции отображаются учтенные опера* ции, связанные одним и тем же номером транзакции.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

217

8. Последовательно выбрать пункты Аннулирование > Аннулировать . Можно также нажать (F11) (клавишу быстрого вызова команды) или воспользоваться параметром Аннулировать И Напечатать . Появится сообщение, уведомляю* щее о том, что для обращения операций программа учтет исправляющие операции. 9. При реверсе операции программой создается новая операция с противопо* ложным знаком в поле Сумма.

218

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 15

Мультивалютные операции Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Обзор Обновление валютных курсов для балансов в иностранной валюте Дополнительная отчетная валюта

Обзор В предыдущих главах было рассмотрено, как в приложении настраиваются валюты и курсы обмена валют. Курсы обмена валют постоянно меняются. Если регулярно не приводить обменные курсы в соответствие с текущим обменным курсом, суммы в иностранной валюте, сконвертированные и учтенные на счетах в рублях, могут оказаться неверны. Более того, операции, учтенные до ввода в систему дневного обменного курса, необходимо обновлять после ввода этого курса.

Обновление валютных курсов для балансов в иностранной валюте Корректировка обменного курса для учтенных записей Для корректировки ставок обменного курса в учтенных операциях можно использо* вать пакетное задание Коррекция курсовых разниц. Данное пакетное задание может применяться для коррекции операций по клиенту, поставщику и банков*ским сче* там. Оно позволяет обновить баланс этих операций, если обменный курс изменился со времени их учета. Кроме того, с помощью этого пакетного задания можно обнов* лять суммы финансовых операций, выраженные в дополнительной отчетной валюте. Чтобы выполнить это задание, необходимо в меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Коррекция Курсовых Разниц.

Ввод корректировки обменного курса В первую очередь следует ввести валютный курс, по которому будут скорректиро* ваны учтенные операции: 1. В меню Финансы последовательно надо выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Валюты . 2. В окне Валюты указать корректируемую валюту и щелкнуть Курсы Валюты, чтобы ввести корректировку. 3. В полях Корр. Курс Валюты и Связ. Корр. Курс Валюты новой строки ввести сум* мы валютного курса, которыми будут корректироваться учтенные записи.

Глава 15. Мультивалютные операции

219

Иногда после ввода сумм валютного курса с использованием пакетного задания выясняется, что валютный курс корректировки, заданный в пакетном задании, не* верен. Эти суммы можно переписать в полях Корр. Курс Валюты и Связ. Корр. Курс Валюты и снова выполнить пакетное задание. Новая корректировка будет учтена на базе уже сделанных корректировок.

Выполнение пакетного задания Коррекция курсовых разниц 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Коррекция Курсовых Разниц. 2. На вкладке Валюта задать фильтр для кодов валют, которые будут скорректиро* ваны в результате выполнения этого пакетного задания. 3. Перейти на вкладку Параметры.

220

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Дата Начала и Дата Конца

Определяет временной диапазон корректируемых операций по клиентам, поставщикам, банковским счетам и финансам. В большинстве случаев требуется скорректировать валютный курс для всех существующих транзакций. Для этого оставьте поле Дата Начала пустым и заполните поле Дата Конца Поле Дата Конца также используется для определения валютного курса корректировки, используемого пакетным заданием. Значения полей Дата Конца и Дата Начала сравниваются для всех операций в окне Курсы валют. Для корректировки операций по клиентам, поставщикам, банковским и финансовым счетам будет применяться валютный курс коректировки, взятый из самой поздней операции, в которой дата в поле Дата Начала предшествует или равна дате в поле Дата Конца

Описание Учета

Здесь можно ввести текст для финансовых операций, создаваемых в результате выполнения пакетного задания. Стандартный текст — Корр. Курс. Разницы для %1 %2, где вместо %1 подставляется код валюты, а вместо %2 — корректируемая сумма в этой валюте (например, Корр. Курс. Разницы для EUR 38 000)

Дата Учета

Здесь задается дата, на которую будут учтены корректировочные операции

Документ Но.

Здесь вводится номер документа, который будет указан в финансовых операциях, созданных данным пакетным заданием

Коррекция Банк. Счетов

Этот флажок устанавливается, если требуется скорректировать в соответствии с колебаниями валютного курса счета клиентов, поставщиков и банковские счета

Коррекция Доп.*Валюты

Этот флажок должен быть установлен, если производится учет в дополнительной отчетной валюте или если необходимо скорректировать финансовые счета на курсовые разницы между валютой баланса и дополнительной отчетной валютой. Это поле применимо только в том случае, если дополнительная отчетная валюта не является фиксированной, как, например, евро

Примечание. При периодической корректировке валютных курсов реко* мендуется регулярно создавать строки нового валютного курса в окне Курсы валют. Это означает, что документы и журналы будут формиро* ваться с использованием верного курса. Не рекомендуется перезаписы* вать или удалять операции в окне Курсы валют. С помощью этих опера* ций можно отслеживать динамику корректировок курсов конкретной валюты. Настоятельно не рекомендуется удалять и перезаписывать операции по до* полнительной отчетной валюте в окне Курсы валют.

Глава 15. Мультивалютные операции

221

Процесс корректировки обменного курса Счета клиентов и поставщиков В отношении счетов клиентов и поставщиков пакетное задание выполняет коррек* тировку с использованием валютного курса, действовавшего на учетную дату, ко* торая указана в этом задании. Пакетное задание рассчитывает разницу по балансам отдельных валют и учитывает итоговые суммы на финансовом счете, указанном в поле Нереал. Прибыль Фин. Счет или Нереал. Убытки Фин. Счет окна Валюта. Ба* лансирующие операции автоматически учитываются на счете дебиторской/креди* торской задолженности в главной книге. Пакетное задание обрабатывает все от* крытые учтенные операции заказчика и учтенные операции поставщика. Если есть курсовая разница для операции, пакетное задание создает новую детальную учтен* ную операцию заказчика или поставщика, которая отражает скорректированную сумму по учтенной операции заказчика или поставщика.

Банковские счета В отношении банковских счетов пакетное задание корректирует валютные операции с использованием валютного курса, действовавшего на учетную дату, которая указана в этом задании. Пакетное задание рассчитывает разницу по балансу каждого из банков* ских счетов, имеющих валютный код, и учитывает итоговые суммы на финансовом счете, указанном в поле Реализ. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Убытки Фин. Счет окна Валюта. Балансирующие операции автоматически учитываются на финансовых бан* ковских счетах, указанных в учетных группах по банковским счетам. Пакетное задание выполняет расчет для каждой операции каждой валюты каждой из учетных групп.

Финансовые счета Если учет ведется в дополнительной отчетной валюте, пакетное задание может со* здать новые финансовые операции для корректировки курсов между националь* ной и дополнительной отчетной валютой. Пакетное задание рассчитывает разницу для каждой финансовой операции и корректирует финансовую операцию в зави* симости от содержимого поля Корректировка курсов валют для каждого финансово* го счета. Дополнительная отчетная валюта рассматривается ниже в данной главе.

Корректировка валютных курсов Предположим, что при составлении месячной отчетности необходимо скорректи* ровать остатки по счетам клиентов в норвежских кронах таким образом, чтобы они отражали изменения валютного курса на 31.01.01. Валютный курс на эту дату со* ставлял 100 NOK = 10,35 RUR. Требуется обновить валютный курс, применяемый для новых транзакций, а также валютный курс корректировки для корректировок от 01/31/01 в соответствии с новым валютным курсом. Рассмотрим изменения операций книги клиента для одного из норвежских кли* ентов. 1. В меню модуля Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Клиенты . 2. Найти клиента с кодом 47563218 . 3. Нажать кнопку Клиент в нижней части окна карточки клиента. 4. Открыть Учтенные Операции (сочетание клавиш (Ctrl) + (F5) (F5)).

222

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В настоящий момент учтенные операции клиента для данного клиента отобра* жаются следующим образом:

В этом учтенном счете использовалась обменная ставка 100NOK = 10,2609RUR. Требуется ввести новый валютный курс, чтобы скорректировать баланс по состоя* нию на 31.01.01. Курсовая сводка из банка свидетельствует, что крона несколько под* росла по отношению к рублю, на 31.01.01 ее курс составлял 100NOK = 10,35 RUR. После того как определен текущий статус учтенных операций, следует выпол* нить корректировку валютных курсов и выявить разницу. Для этого необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Валюты . 2. Выделить Nok и щелкнуть Курсы Вылюты. 3. Ввести новую строку валютного курса, содержащую следующие данные: Поле

Описание

Дата Начала

31.01.01

Курс Валюты Сумма

Оставить значение 100,00

Связанный Курс Валюты Сумма

10,3 5

Корр. Курс Валюты

Оставить значение 100,00

Связ. Корр. Курс Валюты

10,35

Фикс. Курс Валюты

Оставить значение Валюта

Примечание. Использовать одну и ту же ставку в полях Связанный Курс Валюты Сумма и Связ. Корр. Курс Валюты необязательно. Это позволяет гибко настраивать валютный курс. Например, поле Связанный Курс Ва* люты Сумма можно обновлять ежедневно, а поле Связ. Корр. Курс Валюты — лишь в конце каждого месяца. Это также позволяет использовать валютные курсы из одного источника для выполнения корректировок, а из другого источника — как стандартные валютные курсы транзакций. Например, в поле Связанный Курс Валюты Сумма можно указывать курсы валют своего банка, а в поле Связ. Корр. Курс Валюты — официальные валютные курсы Центрального банка .

Глава 15. Мультивалютные операции

223

4. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Коррекция Курсовых Разниц . 5. На вкладке Валюта указать фильтр по коду NOK. 6. Ввести на вкладке Параметры следующие сведения: Поле

Описание

Дата Начала

Оставить пустым

Дата Конца

31.01.01

Описание Учета

Оставить без изменений

Дата Учета

31.01.01

Документ Но.

ADJEXCH001

Коррекция Банк. Счетов

Да (флажок установлен)

Коррекция Доп.*Валюты

Нет (флажок не установлен)

7. Нажать кнопку ОК, чтобы запустить пакетное задание. 8. Снова вывести на экран учтенные записи клиента для клиента ~ 47563218 и просмотреть результат. Отобразить в этих строках поля Оригин. Сумма (РУБ) и Сумма (РУБ). 9. Сумма в поле Сумма (РУБ) изменилась. Для просмотра операций, по которым была получена эта сумма, следует нажать кнопку AssistButto n в поле Сумма (Руб). Баланс в национальной валюте был скорректирован путем учета детализиро* ванной операции по каждой открытой операции в NOK. В окне Подроб. Клиент Книга Операций можно увидеть, что получена нереализованная прибыль. Чтобы получить сводный отчет по всем корректировкам валютных курсов, вы* полненным с помощью пакетного задания Коррекция Курсовых Разниц , можно вос* пользоваться регистром Регистр корректировки курсов. Для этого в меню Финансы надо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Регистры Коррекции Курсовых Разниц . В окне Регистр корректировки курсов можно увидеть единственную строку, отображающую тип скорректированных операций, валюту, базовую сумму и сумму корректировки. В нашем примере присутствует только одна учтенная операция по клиенту в норвежских кронах. Однако несколько открытых учтенных операций в норвежских кронах также были бы объединены в одной строке регистра. В этой строке суммируются все базовые суммы и корректировки. Тем не менее, для каж* дой учтенной операции по клиенту учитывается отдельная детализированная опе* рация. Более подробно детализированные операции по клиентам рассматриваются в главе Поступления.

Общие сведения по окну Курсы валют Иногда трудно разобраться в принципах работы в окне Курсы Валют. В следующей таблице приведен обзор применения сумм, указанных в этом окне.

224

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Задача

Используемые поля окна Курсы валют

Принципы использования полей

Ввод базового валютного курса для журналов и документов

(1) Курс Валюты Сумма (2) Связанный Курс Валюты Сумма (3) Дата Начала

Поле Дата Начала сравнивается с полем Дата Учета журнала или документа. Определяется последняя по времени операция, где дата начала План Счетов.

226

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Выбрать счет 01-050 Здания и сооружения и нажать сочетание клавиш (SHIFT) + (F5) (F5), чтобы открыть окно карточки этого счета. 3. В окне карточки счета перейти на вкладку Отчетность. 4. В поле Корректировка курсов валют указать требуемый метод. Если учет ведется в дополнительной отчетной валюте, в поле Корректировка курсов валют можно указать, как должны корректироваться финансовые счета при колебаниях валютного курса между национальной валютой и дополнитель* ной отчетной валютой. Прибыль и убытки по валютному курсу в первую оче* редь учитываются, когда выполняется пакетное задание Коррекция Курсовых Разниц. При запуске этого задания в окне Курсы валют выявляется корректиро* вочный валютный курс, а затем сравниваются суммы в полях Сумма и Сумма (ДОВ) финансовой операции, что позволяет определить наличие прибыли или убытка по курсовой разнице. Пакетное задание использует параметр, выбран* ный в поле Корректировка курсов валют, чтобы определить, следует ли вычис* лять и учитывать прибыль или убытки по курсовой разнице для финансовых сче* тов. Доступны три параметра: Поле

Описание

Нет

Этот параметр установлен по умолчанию. По данному финан* совому счету корректировка валютного курса не проводится При выборе этого параметра сумма в национальной валюте корректируется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки учитываются на данном финансо* вом счете (поле Сумма), а также на счетах, указанных для при* были и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Сумма

Доп.*Вал. Сумма

При выборе этого параметра дополнительная отчетная валюта корректируется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки по курсовой разнице учитываются на финансовом счете (указанном в поле Сумма (ДОВ)), а также на счетах, определенных для прибыли и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Примечание. Параметр Нет следует выбирать, если валютный курс между национальной валютой и дополнительной отчетной валютой является фиксированным. Эта ситуация типична для компаний, которые готовят* ся к переходу на евро и используют евро в качестве дополнительной от* четной валюты. Последние два параметра выбираются, если курс обмена между национальной валютой и дополнительной отчетной валютой не является фиксированным.

Выбор метода корректировки обменного курса для операций с НДС 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Настройка > Финансовые Операции Настройка .

Глава 15. Мультивалютные операции

227

2. Перейти на вкладку Отчетность в окне Финансы Настройка. 3. Указать в поле Ндс Курс Валюты Коррекция требуемый метод. Если учет ведется в дополнительной отчетной валюте, в поле НДС Курс Валюты Коррекция можно определить, как счета, настроенные для учета НДС в окне НДС Настройка Учета, будут корректироваться при колебаниях курсовой разницы меж* ду национальной валютой и дополнительной отчетной валютой. При запуске па* кетного задания Коррекция курсовых разниц в окне Курсы Валют выявляется кор* ректировочный валютный курс, а затем сравниваются суммы в поляхСумма и Сумма (ДОВ) операции с НДС, что позволяет определить прибыль или убыток по курсо* вой разнице. Это задание использует параметр, выбранный в этом поле, чтобы определить, как учитывать прибыль и убытки по курсовой разнице для счетов НДС. Доступны те же три параметра, что и для финансовых счетов, однако в этом слу* чае корректируются операции с НДС: Поле

Описание

Нет

Этот параметр установлен по умолчанию. На чете НДС коррекция валютного курса не ведется

Сумма

При выборе этого параметра национальная валюта корректи* руется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки по курсовой разнице учитываются на данном счете НДС (поле Сумма), а также на счетах, указанных для прибыли и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Доп.*Вал. Сумма

При выборе этого параметра дополнительная отчетная валюта корректируется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки по курсовой разнице учитываются на данном счете НДС (поле Сумма), а также на счетах, указанных для прибыли и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Активация дополнительной отчетной валюты 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Настройка > Общее > Валюты . 2. Щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбрать Показать столбец. 3. Если поля Остат. Прибыли Фин. Счет и Остат. Убытки Фин. Счет еще не выбра* ны, установить галочки напротив этих полей и нажать Ок. 4. Присвоить значения новым столбцам по валюте, которую требуется активировать. Примечание. Валюту невозможно активировать, не присвоив ей счета по остаточной прибыли или убыткам. 5. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Настройка > Финансовые Операции Настройка . 6. Перейти на вкладку Отчетность окна Финансы Настройка. 7. Нажать кнопку AssistButton в поле Дополн. Отчетная Валюта и в окне Валюты указать валюту, в которой будут составляться отчеты.

228

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

8. Нажать кнопку ОК, чтобы закрыть окно Валюты. Система выводит запрос на подтверждение с описанием эффекта выбора (и акти* вации) данной дополнительной отчетной валюты. 9. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить активацию этой валюты в качестве до* полнительной отчетной валюты. Система запускает пакетное задание Коррекция Допол. Отчет. Валюты . Это задание конвертирует суммы в национальной валюте по существующим опера* циям в дополнительную отчетную валюту. Пакетное задание использует базо* вый валютный курс, установленный в окне Курсы Валют по состоянию на дату работы. Суммы остатков, возникшие в результате округления при конвертации нацио* нальной валюты в дополнительную отчетную валюту, учитываются на счетах оста* точной прибыли и убытков, установленных в окне Валюта. Дата учета и номер доку* мента для таких операций аналогичны содержащимся в исходных финансовых операциях. После учета операций с остатками пакетное задание учитывает запись округления на дату закрытия для каждого закрытого года на счете нераспределен* ной прибыли. Эта мера гарантирует, что конечные балансы счетов доходов для каждого закры* того года будут равняться нулю и в национальной, и в дополнительной отчетной ва* люте.

Это пакетное задание имеет следующие поля: Поле

Описание

Дополн. Отчетная Валюта

Это поле содержит дополнительную отчетную валюту, выбранную в окне Финансовые Операции Настройка. Нажав в этом поле кнопку AssistButto n, можно изменить валютный курс, применяемый при конвертации сумм в национальной валюте в дополнительную отчетную валюту

Документ Но.

В этом поле можно ввести номер документа, который будет скопирован в созданную пакетным заданием операцию, учтенную на счете нераспределенной прибыли. В отношении операций по остаткам применяется номер документа, указанный в исходной транзакции

Глава 15. Мультивалютные операции

229

Поле

Описание

Нераспр. Прибыль Фин. Счет

Необходимо указать счет нераспределенной прибыли, на котором будет выполняться учет при выполнении пакетного задания. Это должен быть тот же счет, что используется пакетным заданием Закрытие отчета о прибылях

Нажать кнопку ОК, чтобы запустить пакетное задание. После выполнения этого пакетного задания суммы по следующим операциям будут указаны как в национальной валюте, так и в дополнительной отчетной валюте: Операции Финансовые операции

Операции применения товара

Операции с НДС

Операции книги работ

Операции стоимости

Операции строк производственного заказа и книги производственного заказа

Кроме того, для всех будущих операций того же типа суммы будут указаны в национальной валюте и дополнительной отчетной валюте. Примечание. Дополнительная отчетная валюта активируется только после того, как нажата кнопка ОК в пакетном задании Коррекция Допол. Отчет. Валюты.

Вывод отчетов и сумм в дополнительной отчетной валюте На финансовых операциях основано несколько финансовых отчетов модуля Финансы. Чтобы отобразить финансовые данные в отчете в дополнительной отчетной валюте, достаточно установить флажок Показать Суммы в ДОВ на вкладке Параметры для соответствующего финансового отчета. Аналогично этому, в дополнительной отчетной валюте могут создаваться все от* четы по НДС, в том числе выписки по НДС, диски декларации VIES и зачеты по НДС. Установите флажок Показать Суммы в ДОВ на вкладке Параметры для соот* ветствующего отчета по НДС. Помимо печатных отчетов, финансовые данные в дополнительной отчетной валюте можно выводить на экран в следующих окнах: • • • •

План Счетов Фин. Отчет Просмотр Анализ по Измерениям Фин. Баланс по Измерению

В окне План Счетов следует последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец, чтобы отобразить данные суммы в полях Оборот (ДОВ) и Баланс (ДОВ). В других окнах следует установить флажок Показать Суммы в ДОВ на вкладке Параметры. Можно также экспортировать суммы в дополнительной отчетной валю* те в Microsoft® Excel ® из окон Фин. Отчет Просмотр и Анализ По Измерениям.

230

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 16

Финансовая отчетность Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Анализ плана счетов Финансовые отчеты Операции по закрытию отчетного года

Обзор В курсе Введение в Micr osoft Dy namics NAV были рассмотрены средства анализа, доступные в карточке счета. Помимо этого, существуют стандартные виды анали* за, которые могут выполняться из плана счетов. В этой главе также разбираются финансовые отчеты. Они используются для ана* лиза данных в финансовых счетах или для сравнения финансовых операций с фи* нансовыми бюджетными операциями. Наконец, эта глава освещает операции по закрытию отчетного года, доступные в Microsoft Navision.

Анализ плана счетов Применение фильтров в плане счетов Фильтрацию счетов и сумм, отображаемых в окне План Счетов, можно выполнять без использования фильтров полей, таблиц и потоков. Фильтры полей и таблиц в любом поле таблицы Фин. Счет можно использовать для фильтрации счетов, ото* бражаемых в окне План Счетов. Для вычисления суммы счета суммируются финансовые операции счета. Вы* численные суммы отображаются в полях окна План Счетов. Поле

Описание

Оборот

Итоговая сумма финансовых операций за период времени, определенный в фильтре вычислений Дата Фильтр

Баланс на Дату

Баланс данного счета по состоянию на дату, введенную в фильтре вычислений Дата Фильтр. Если в поле Дата Фильтр задан диапазон дат, используется только дата завершения

Баланс

Текущий баланс по данному счету. Представляет собой сумму всех финансовых операций для этого счета. Поле Дата Фильтр игнорируется

231

Глава 16. Финансовая отчетность

Применив фильтр вычислений, можно определить учетные операции, сумми* рованные для финансовых счетов. В плане счетов доступны следующие фильтры вычислений: Поле

Описание

Дата Фильтр

Позволяет отфильтровать суммы, отображенные для каждого счета на базе значения поля Дата Учета финансовых операций и финансовых бюджетных операций по данному счету

Филиал Фильтр

Позволяет выполнять фильтрацию сумм, отображаемых для каждого счета на базе значения поля Код Филиала финансовых операций и финансовых бюджетных операций по данному счету

Бюджет Фильтр

Позволяет отфильтровать суммы, отображенные для каждого счета на базе значения поля Бюджет финансовых бюджетных операций по данному счету.

Фильтры Глобал. Измерение 1 и Глобал. Измерение 2

Позволяет выполнять фильтрацию сумм, отображаемых для каждого счета на базе значений полей Глобал Измерение 1 Код и Глобал. Измерение 2 Код финансовых операций и финансовых бюджетных операций по данному счету. В демонстрационной компании это фильтры по отделам и по проектам

Анализ балансов в окне плана счетов Окна стандартного анализа упрощают процесс применения фильтров вычисле* ний к плану счетов. Все окна анализа доступны через кнопку Баланс в окне План Счетов.

Окно Фин. Счет Баланс 1. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Операции > План Счетов. Будет открыто окно План Счетов:

Финансовые

232

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Перейти к счету 90-130 Выручка от прод. тов., Розница. 3. Последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Счет Баланс . 4. Выбрать временной интервал 31, чтобы просматривать операции помесячно. В этом окне отображаются итоговые значения по финансовым операциям од* ного счета за несколько периодов времени. Выводятся сведения по счету, на кото* ром располагался курсор в плане счетов, когда было открыто это окно. Для каждого из периодов отображаются поля Оборот, Дебет Сумма и Кредит Сумма финансовых операций, учтенных на данном счете. Суммы можно фильтровать, используя для этого фильтры вычислений. • • •

•

•

Отдел Фильтр и Проект Фильтр. Позволяют выполнять фильтрацию сумм на основе значений глобальных измерений. Закрывающие опреации. Позволяет включать или исключать закрывающие опе* рации по данным суммам. Всего Дебет & Кредит. При установке этого флажка учтенные в одном и том же периоде дебетовые и кредитные суммы отображаются раздельно. Если флажок не установлен, будет выведено сальдо по всем операциям, учтенным в данном периоде, как дебетовая сумма или кредитная сумма. Кнопки временного интервала. Позволяют указать временной интервал, за ко* торый будут отображены строки. Доступны следующие параметры: День, Неделя, Месяц, Квартал, Год и Учетный Период. Дата в поле Дата Начала каждой из строк является датой начала каждого из периодов. Кнопки типа суммы. С помощью этих кнопок можно определить, будет ли ото* бражаться оборот или баланс.

Если временной интервал больше одного дня и выводятся суммы оборота, дата в строке указывает на дату начала данного периода времени. Если период больше одного дня и отображаются суммы балансов, эти балансы будут заданы по состоя* нию на конечную дату данного периода времени. Например, если выбран баланс и период времени составляет месяц, в строке с датой 01/01/01 в поле Дата Начала будет отображаться баланс на дату 01/31/01.

Окно Фин. Баланс 1. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Баланс . Будет открыто окно Фин. Баланс. В этом окне отображаются итоговые значения по финансовым операциям для всех счетов за один промежуток времени. Окно позволяет оперировать теми же сум* мами и фильтрами, которые доступны в окне Фин. Счет Баланс . Дополнительно доступны следующие фильтры: •

•

Дата Фильтр. В дополнение к кнопкам выбора временного интервала позволяет вводить более сложные фильтры даты. Это позволяет сочетать выбранные опе* рации из разных периодов. Кнопки выбора временного интервала Следующий Период и Предыдущий период. Эти кнопки позволяют оперативно отображать те же суммы за прошлые и будущие периоды. Окно Фин. Счет Баланс/Бюджет

1. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Счет Баланс/Бюджет. Будет открыто окно Фин. Счет Баланс/Бюджет . 2. Выбрать промежуток времени 31 для просмотра балансов по месяцам.

Глава 16. Финансовая отчетность

233

В этом окне сравниваются фактические и бюджетные итоговые значения по одному счету за несколько временных интервалов. Отображаются все суммы окна Фин. Счет Баланс . Помимо фактических сумм это окно включает также значения Бюджет Дебет Сумма, Бюджет Кредит Сумма и Бюджет Сумма для тех же периодов. Сравнение учтенных и бюджетных операций рассчитывается как индексный про* цент в поле Баланс/Бюджет (%). Фильтры в этом окне те же, что и в окне Фин. Счет Баланс, за исключением двух отличий. •

•

В окне Фин. Счет Баланс/Бюджет невозможно вывести значения Всего Дебет & Кредит. Это связано с тем, что суммы бюджетного дебета и кредита не записы* ваются непосредственно в финансовые бюджетные операции. Бюджет Фильтр позволяет отфильтровывать включенные в данное окно данные бюджета.

Окно Фин. Баланс/Бюджет 1. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Баланс/ Бюджет. Будет открыто окно Фин. Баланс/Бюджет. В этом окне сравниваются фактические и бюджетные операции для всех счетов за один промежуток времени. Включаемые в анализ суммы и фильтры идентичны доступным в окне Фин. Счет Баланс/Бюджет. Кроме того, можно указать значение Дата Фильтр и использовать кнопки временного интервала Следующий Период и Предыдущий Период.

Окно Фин. Баланс по Измерению 1. Закройте окно Фин. Баланс/Бюджет. 2. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Баланс По Измерению. Будет открыто окно Фин. Баланс По Измерению . В этом окне можно выполнить анализ по измерениям фактических или бюд* жетных операций в определенном пользователем формате. Используется тот же формат, что и в окне Анализ по Измерениям, однако он основан на финансовых опе* рациях и финансовых бюджетных операциях, а не на аналитических операциях и аналитических бюджетных операциях. В итоге в окне Фин. Баланс По Измерению доступен просмотр сведений только по глобальным измерениям. Анализ по измерениям рассматривается более подробно в главе Измерения.

Финансовые отчеты Финансовые отчеты предназначены для расчетов, которые невозможно выполнить непосредственно в плане счетов. Финансовые отчеты можно использовать для вы* числения промежуточных итогов по группам счетов. Данные промежуточные ито* ги можно включать в новые итоги, которые, в свою очередь, могут быть включены в другие итоги. Более того, доступен от* бор любых данных финансовых операций и финансовых бюджетных операций (например, оборот или сумма дебета). Также допускается сравнение двух или не* скольких финансовых отчетов и наборов столбцов с использованием формул. Это означает, что можно создавать индивидуальные финансовые отчеты, не прибегая к конструктору отчетов. Доступно создание любого числа финансовых отчетов, каж* дый из которых будет иметь уникальное имя. Можно настраивать различные маке* ты отчетов и в любой момент печатать отчеты с текущими данными.

234

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Создание финансовых отчетов

Финансовый отчет содержит имя финансового отчета, несколько рядов и расклад* ку столбцов. В окне Фин. Отчет Название допускается указывать несколько имен финансовых отчетов. Строки в окне Фин. Отчет определяют финансовые отчеты. Некоторые из определяемых строк отображаются в отчетах, другие предназначены исключительно для вычислений. В окне Фин. Отчет Просмотр можно просмотреть финансовые отчеты, исполь* зуя предварительно созданные макеты. Макеты можно просмотреть в отчете Измерения Итоги. Создание финансового отчета включает три действия: 1. Создание рядов 2. Создание столбцов 3. Комбинирование рядов и столбцов Мы рассмотрим каждое из этих действий на примере.

Создание раскладки рядов 1. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Фин. Отчеты . 2. Будет открыто окно Фин. Отчет. 3. Щелкнуть поле Название в заголовке отчета, чтобы открыть окно Фин. Отчет Названия. 4. Нажать клавишу (F3) (F3), чтобы создать новый финансовый отчет со значением поля Название. 5. Оставить поля Станд. Раскладка Столбцов и Название Аналитического Отчета пустыми и выбрать имя финансового отчета, нажав кнопку ОК. Окно Фин. Отчет служит для настройки рядов отчета. Если создан новый отчет, оно содержит только пустые строки. Необходимо заполнить поля следующим образом:

Глава 16. Финансовая отчетность

235

Поле

Описание

Линия Но.

Здесь вводится номер строки финансового отчета. Номера рядов указывать необязательно. Можно использовать один и тот же номер ряда в нескольких строках. Тогда ряды будут обрабатываться как группы. Например, если включить номер ряда в формулу в поле Группировка, оно отобразит сумму всех строк с этим номером ряда. При использовании функции Вставить Счета это поле будет автоматически копировано из поля Но

Описание

Здесь вводится текст, который появится в ряду финансового отчета. Если использовать функцию Вставить Счета, это поле будет автоматически скопировано из поля Название списка финансовых счетов

Тип Группировки

В этом поле можно выбрать тип группировки для строки финансового отчета. Данный тип определяет, для каких счетов в пределах интервала группировки, определенного в поле Группировка, будут вычисляться итоговые значения. При использовании функции Вставить Счета счетам, имеющим тип Сумма или До*Сумма на плане счетов, будет назначен общий тип группировки Итоговые Счета. Всем другим строкам будет автоматически назначен тип группировки Учетные Счета. Возможен выбор одного из следующих типов группировки: Учетные Счета Итог будет вычисляться по суммам учетных счетов плана счетов. Этот тип задается по умолчанию

Группировка

Итоговые Счета

Итог будет вычисляться по суммам итоговых счетов и конечных счетов из плана счетов

Строки Отчета

Итог будет вычисляться по суммам других рядов плана счетов. Данная формула вводится в поле Группировка

В этом поле можно указать, какие суммы будут сгруппированы в данной строке. Способ заполнения поля зависит от значения поля Тип Группировки. Если строке финансового отчета назначить тип группировки Строки Отчета, можно ввести формулу с номерами рядов (или итоговыми интервалами) из финансового отчета. Если тип группировки — Учетные Счета или Итоговые Счета, следует ввести номер счета (или интервал группировки) из плана счетов. При нажатии кнопки AssistButton в данном поле будет выведен список финансовых счетов, в котором можно выбрать счет или ряд счетов

236

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание При создании формул допускается использование следующих знаков: + (сложение) * (вычитание) * (умножение) / (деление) ^ (возведение в степень) () (скобки) Если нужно включить в формулу число, оно не должно использоваться как номер ряда в финансовом отчете. При использовании функции Вставить Счета это поле будет автоматически скопировано из поля Но. списка финансовых счетов

Показать

В этом поле определяется, будет ли строка финансового отчета распечатываться в отчете. Доступны следующие параметры: Да

Этот ряд будет напечатан

Нет

Этот ряд не будет напечатан

Если Есть Нену* левой Столбец

Ряд будет напечатан, если в нем есть ненулевые суммы

Новая Страница

Здесь указывается, будет ли при печати финансового отчета вставляться разрыв страницы после текущего счета. Установите данный флажок, чтобы задать разрыв страницы

Выделение, Наклон и Подчеркивание

Поля Выделение, Наклон и Подчеркивание позволяют выбрать формат ряда. В окне Фин. Отчет Просмотр отображается только полужирный шрифт, однако при печати отчета или экспорте данных в редактор Microsoft ® Excel® будут видны все три параметра форматирования

Показать с Против. Знаком

Этот флажок следует установить, если нужно, чтобы дебетовые суммы были показаны с отрицательным знаком, а кредитные суммы — с положительным знаком.

Итоговые фильтры измерения

Здесь вводятся значения или диапазоны значений измерений, которые будут использоваться для отбора отображаемых в ряду сумм. Эта тема будет рассмотрена более подробно ниже в данной главе

При создании отчета, имеющего несколько рядов из плана счетов, использо* вание функции Вставить Счета позволяет значительно ускорить эту процедуру. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Вставить Счета. Указать выводимые счета и нажать кнопку ОК. По каждому счету, выбранному в окне Фин. Счет Список , будет создан новый ряд в финансовом отчете. Поля Линия Но., Описание, Группировка и Тип Группировки заполняются на основе типа выбранных счетов.

Глава 16. Финансовая отчетность

237

Создание раскладки столбцов Теперь, когда созданы ряды, предстоит создать раскладку столбцов, которые будут содержать числовые данные. В столбцах определяется, какие данные из строк будут использованы (например, только суммы дебета). После создания раскладки столб* цов ее можно назначить по умолчанию для любого из финансовых отчетов в окне Фин. Отчет Названия . Для создания раскладки столбцов необходимо: 1. В окне Фин. Отчет последовательно выбрать пунктыФункции > Раскладка Столбцов. Будет открыто окно Раскладка Столбцов. Это окно также доступно при пос* ледовательном выборе пунктов Финансовые Операции > Настройка > Расположение Столбцов. 2. В поле Название нажать кнопку AssistButton. Будет открыто окно Раскладка Столб* цов Названия. 3. Заполнить имя и описание. 4. Нажать кнопку ОК для выбора новой раскладки столбцов. В окне Раскладка Столбцов определить столбцы, создав строку для каждого из них. Поля в данном окне заполняются следующим образом: Поле

Описание

Столбец Но

Это поле используется для идентификации ряда данного столбца. Номера столбцов являются необязательными. Один и тот же номер столбца можно использовать в нескольких строках. В таком случае эти столбцы будут считаться группой. Например, если номер столбца входит в формулу, он будет представлять сумму всех строк, содержащих такой же номер столбца

Заголовок Столбца

Здесь вводится заголовок столбца. Этот заголовок будет печататься в отчетах, содержащих данный столбец

Тип Столбца

В этом поле выбирается тип столбца финансового отчета. Этот тип определяет способ расчета сумм, представленных в столбце. Нажать кнопку AssistButto n с правой стороны поля для просмотра параметров. Суммы рассчитываются за период, определенный в поле Дата Фильтр отчета или окна, следующим образом: Формула

В данном столбце отображаются суммы, рассчитанные на основе сумм других столбцов финансового отчета. Формула вводится в поле Формула

Оборот

В данном столбце отображается оборот по счетам за указанный период

Баланс

В данном столбце отображается баланс по счетам по состоянию на конец периода

Начальный Баланс В данном столбце отображаются балансы по счетам на начало периода

238

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание С Начала Года

В данном столбце отображаются обороты по счетам с начала финансового года до конца заданного периода

До Конца Года

В данном столбце отображаются обороты по счетам с конца периода до конца финансового года, в котором заканчивается заданный период

Год

Тип Учтенной Операции

В данном столбце отображаются обороты по счетам за финансовый год, в котором заканчивается заданный период В этом поле выбирается тип учтенных операций, которые будут включены в суммы данного столбца финансового отчета Фин. Операции

Тип Суммы

Итог рассчитывается по учтенным финансовым операциям

Итог рассчитывается по финансовым Фин. Бюджет бюджетным операциям Операции В этом поле выбирается тип операций, суммы по которым будут включены в этот столбец финансового отчета Сумма Без НДС

В данную сумму входят как дебетовые, так и кредитные операции

Дебет Сумма

В данную сумму входят только дебетовые операции

Кредит Сумма

В данную сумму входят только кредитные операции

Закрывающие Операции

Установка данного флажка означает, что операции, учтенные на дату закрытия, будут включены в столбцы финансового отчета, если эта дата закрытия непосредственно предшествует периоду, заданному в поле Дата Фильтр. Операции с более ранними датами закрытия включаются всегда, независимо от статуса этого поля

Формула

Здесь вводится формула, если в поле Тип Столбца данной строки выбран параметр Формула. Результат расчета, выпол* ненного по этой формуле, представлен в данном столбце при распечатке финансового отчета. Этим полем можно воспользоваться для выполнения вычислений по данным других столбцов. Для ссылок на другие столбцы использу* ются соответствующие номера столбцов. Доступные симво* лы арифметических операций идентичны используемым в формулах в рядах. Например, если требуется рассчитать разницу в процентах между финансовыми и бюджетными операциями, можно ввести следующую формулу: 100*(номер столбца финансовой операции / номер столбца финансовой бюджетной операции –1)

Глава 16. Финансовая отчетность

239

Поле

Описание

Показать с Против. Знаком

При установке данного флажка суммы дебета будут отображены с отрицательным знаком, а суммы кредита — с положительным

Формула Сравнения Дат

Это поле содержит формулу даты, задающую даты, которые должны использоваться для расчета суммы в этом столбце. В программе эта формула используется для расчета сравнительной суммы для некоторого периода относительно периода, заданного в фильтре дат запроса отчета. Для использования в формулах доступны стандартные периоды W(неделя), M(месяц), Y(год), Q(квартал) и так далее. Например, *1Y означает тот же период годом ранее

Формула Периода Сравнения

Это поле содержит формулу для периода, которая определяет, какие учетные периоды должны использоваться для расчета сумм в этом столбце. Учетный период не обязательно должен совпадать с календарным, но все финансовые годы должны содержать одинаковое количество учетных периодов, даже если периоды могут различаться по длине. В программе формула для периода используется для расчета суммы из периода, аналогичного периоду, представленному в фильтре дат запроса отчета. Используются следующие сокращения для обозначений периодов: P = период LP = последний период финансового года, полугодия или квартала. CP = текущий период финансового года, полугодия или квартала. FY = финансовый год Примеры формул:

Показать

(пусто)

Текущий период

*1P

Предыдущий период

*1FY

Предыдущий финансовый год

* 1FY[ 1. .3]

Первый квартал предыдущего финансового года

*1FY[1..CP]

С начала предыдущего финансового года до текущего периода в предыдущем финансовом году, включительно

*1FY[CP..LP]

С текущего периода в предыдущем финансовом году до последнего периода предыдущего финансового года включительно

*1FY[1..LP] Весь предыдущий год Этот флажок устанавливается, если необходимо, чтобы представленные в данном столбце суммы выводились в отчетах. Обратите внимание, что в печатном отчете может быть отображено не более пяти столбцов финансового отчета. Доступны следующие параметры:

240

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Фактор Округления

Описание Всегда

Всегда отображаются все суммы столбца. Этот параметр установлен по умолчанию

Никогда

Этот столбец не будет представлен в отчетах. Он используется только для вычислений

Когда Положительно

В этом столбце будут отображаться только положительные суммы (суммы, которые являются положительными, если не применен параметр Показать с Против. Знаком)

Когда Отрицательно

В этом столбце будут отображаться только отрицательные суммы (суммы, которые являются отрицательными, если не применен параметр Показать с Против. Знаком)

Здесь указывается фактор округления для сумм данного столбца. По умолчанию округление не выполняется. Обратите внимание, что суммы в печатном отчете будут округлены. Например, если выбрано 1 000, это означает, что все суммы будут отображаться с точностью до тысяч. Суммы в окне Фин. Отчет Просмотр округляться не будут

Комбинирование рядов и столбцов при формировании отчета Заключительное действие при создании финансового отчета — комбинирование рядов и раскладки столбцов. Для просмотра данных в формате, определенном данным отчетом, надо по * следовательно выбрать пункты Фин. Отчет > Просмотр , чтобы отобразить новый отчет. В окне Фин. Отчет Просмотр можно изменить отображаемые данные, уста* новив соответствующие фильтры или изменив показываемые в отчете ряды и столбцы. Поле Фин. Отчет Название. В этом поле можно выбрать нужный финансовый отчет, если требуется изменить раскладку рядов. Поле Название Раскладки Столбцов. В этом поле можно выбрать финансовый отчет, если требуется изменить раскладку столбцов. Поле Дата Фильтр. Здесь определяется период или дата баланса отчета. Поле Бюджет Фильтр. Если раскладка столбцов включает столбцы, основанные на финансовых бюджетных операциях, эти операции можно отбирать на основе их бюджетного кода. Поле Показать Ошибку. В этом поле находится выбранный параметр, определя* ющий, какие ошибки должны отображаться в окне матрицы в случае деления на ноль или ошибок периода. Доступны следующие параметры:

Глава 16. Финансовая отчетность • •

• •

241

Нет. Программа не показывает никаких ошибок. Деление на 0. Если при использовании формулы в финансовом отчете происхо* дит деление на ноль, будет отображено выражение *Ошибка* вместо соответ* ствующей суммы. Ошибка Периода . Если обнаруживается разница в длине периодов, то вместо суммы будет выведено значение Недоступно. Обе Ошибки. Проверяется наличие как ошибки деления на ноль, так и ошибки периода.

Поле Показать Суммы в ДОВ. Этот флажок устанавливается, если суммы отчета требуется выводить в дополнительной отчетной валюте. Как правило, эти суммы отображаются в национальной валюте соответствующей компании.

Кнопки временного интервала С помощью этих кнопок можно менять период, за который будут выводиться дан* ные. Чтобы получить тот же отчет за иной период, можно воспользоваться кнопка* ми следующего периода или предыдущего периода. Детализация рассчитанной по формуле суммы позволяет просмотреть со* ответствующую расчетную формулу. При детализации сумм отчета, основан* ных на финансовых или финансовых бюджетных операциях, будет открыто окно План Счетов (Фин.) . В окне План Счетов (Фин.) отображаются сводные данные по финансовым и финансовым бюджетным операциям. Нажав кнопку AssistButton для любой из сумм данного окна, можно просмотреть финансо* вые и финансовые бюджетные операции, использовавшиеся для расчета этой суммы. Если требуется просмотреть этот же отчет за другой период, нет необходимости заново создавать или распечатывать финансовый отчет. Достаточно просто изме* нить значение поля Дата Фильтр или выбрать в окне другую кнопку периода време* ни. Кроме того, можно создавать дополнительные отчеты , комбинируя другую рас* кладку столбцов с рядами финансового отчета. Можно также использовать раскладку столбцов Базов с другими рядами финансового отчета, чтобы провести подобные сравнения по иным финансовым данным (например, административным расходам или валовой выручке).

Печать финансовых отчетов Печать финансовых отчетов доступна из окна Фин. Отчет Просмотр или из меню Отчет. Отчет будет иметь те же параметры и фильтры, что и окно Фин. Отчет Просмотр. Однако на печать может выводиться не более пяти столбцов финансового отчета. В окне Фин. Отчет Просмотр отображаются все столбцы. Для печати финансового отчета необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Отчеты > Финансовый Отчет > Фин. Отчет . Будет открыто окно Фин. Отчет:

242

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. В поле Фин. Отчет Название нажать кнопку AssistButton и Выбрать имя от* чета. 3. В поле Название Раскладки Столбцов автоматически подставляется указанная по умолчанию раскладка столбцов. 4. В поле Дата Фильтр ввести 01.02.00. .29.02.00. Обратите внимание, что допускается устанавливать фильтры по измерениям; это удобно, если требуется распечатать отчет по одному из созданных измерений. При печати сравнения с бюджетом здесь также можно указать, с каким именно бюджетом оно будет проводиться. При нажатии кнопки Просмотр доступен предварительный просмотр финансо* вого отчета. Кроме меню Отчет для вывода отчета на печать можно воспользоваться кноп* кой Печать, расположенной в нижней части окна Фин. Отчет Просмотр. В этом слу* чае фильтры данных, измерений и бюджетные фильтры автоматически копируют* ся из окна Фин. Отчет Просмотр на вкладку отчета Параметры.

Глава 16. Финансовая отчетность

243

Экспорт финансовых отчетов в Excel Обзор финансового отчета можно экспортировать в Microsoft Excel . Для этого следует: 1. В окне Фин. Отчет Просмотр последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт В Excel. Будет открыто окно Экспорт Фин. Отчета в Excel . 2. Можно выбрать, будет ли создан новый рабочий лист или обновлен старый. Если требуется обновить старый лист, необходимо заполнить поля Рабочий Лист Имя Файла и Рабочий Лист Название. 3. Нажать кнопку ОК. Будет автоматически открыт редактор Excel и выполнен экспорт данных выбранного финансового отчета, включая сведения о филь* трах. Для названия рабочего листа используется поле финансового отчетаНазвание. Примечание. Итоговые суммы окна Фин. Отчет Просмотр не экспортиру* ются в Excel как формулы. Итоговое значение просто копируется в ячей* ку рабочего листа Excel. Кроме того, для экспортируемых в Excel сумм не применяется фактор округления.

Фильтрация финансовых отчетов с использованием измерений Записи, используемые для расчета сумм в финансовых отчетах, можно фильтро* вать по измерениям. Фильтры по измерениям применяются по рядам и действуют для всех сумм всех столбцов данного ряда. Для фильтрации финансовых отчетов с использованием измерений необходи* мо выполнить следующие действия: 1. В окне Фин. Отчет нажать кнопку AssistButton в поле Название. 2. В окне Фин. Отчет Названия выбрать имя финансового отчета, который требу* ется отфильтровать по измерениям, и нажать кнопку ОК. 3. В поле Название Аналитического Отчета данного финансового отчета выбрать аналитическое представление, содержащее измерения, которые планируется использовать в качестве фильтра. Это поле необязательно заполнять, если филь* трами будут выступать только глобальные измерения. 4. Использовать функцию Вид > Показать Столбец, чтобы отобразить четыре поля Измерение Группировка в окне Фин. Отчет. Действие полей Измерение Группировка аналогично полю Группировка финан* сового отчета за тем исключением, что вместо финансовых счетов используются измерения. Допускается ввод диапазонов измерений и формул. Если не выбран аналитический отчет, поля группировки первых двух измере* ний всегда будут глобальными измерениями. Если финансовому отчету назначено аналитическое представление, поля Измерение Группировка будут определяться включенными в финансовый отчет измерениями. Более подробно аналитические представления будут рассматриваться в главеИзмерения.

244

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Операции по закрытию отчетного года Закрытие финансового года и перевод балансов отчета о прибыли и убытках в балансовый отчет В конце каждого финансового года балансы отчета о прибыли и убытках необхо* димо переводить в балансовый отчет. Это выполняется с помощью пакетного за* дания Закрытие отчета о прибылях. Однако перед выполнением данного пакет* ного задания требуется закрыть отчетные периоды закрываемого финансового года. Данное пакетное задание нельзя использовать для открытых отчетных пери* одов.

Закрытие финансового года Процедура закрытия финансового года: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Фин. Год > Учетные Периоды. Будет открыто окно Учетные Периоды. 2. Выбрать команду Закрыть Год. 3. Будет автоматически выбран самый старый открытый год. Автоматически вы* водится сообщение, информирующее пользователя о том, какой год будет зак* рыт, и запрашивающее подтверждение на продолжение операции. 4. После подтверждения операции нажатием кнопки Да для всех периодов данно* го финансового года будут установлены флажки Закрыто и Дата Закрыта, кото* рые невозможно снять. Также нельзя будет изменить продолжительность пери* одов. В демонстрационных материалах это показано на примере 1999 года:

Отчетные периоды финансового года можно закрыть, даже если завершены не все операции за этот год. Поскольку для закрытых отчетных периодов допускается выполнять учет, балансы будут автоматически обновляться. Каждая операция бу* дет отмечена как закрывающая, если в поле Операция Прошлого Года указано зна* чение Да.

Глава 16. Финансовая отчетность

245

При выполнении учета для закрытого финансового года можно с помощью па* кетного задания Закрытие отчета о прибылях перевести данный баланс в балансо* вый отчет. Примечание. При закрытии года блокируется изменение продолжитель* ности периода, однако допускается ввод и учет записей. Можно запре* тить ввод только для отдельного периода, указав диапазон дат, к которо* му блокируется доступ пользователей. Учет можно запретить с помощью полей Разрешить Учет От и Разрешить Учет До в окне Финансовые Операции Настройка.

Перевод балансов прибыли и убытков — закрытие отчета о прибыли и убытках Пакетное задание Закрытие отчета о прибылях переводит все балансы счетов дохо* дов в балансовый отчет и закрывает счета отчета о прибыли и убытках. В ходе вы* полнения этого задания создаются строки журнала, которые затем можно учесть. Данное пакетное задание обрабатывает все финансовые счета с типом Отчет О Прибыли и создает операции, подводящие итог соответствующих балансов (други* ми словами, каждая из таких операций представляет собой сумму финансовых опе* раций по данному счету в закрываемом финансовом году). Эти закрывающие опе* рации помещаются в журнал, где перед выполнением учета необходимо указать балансирующий счет балансового отчета. При учете этого журнала для каждого счета отчета о прибыли и убытках учитываются операции, обнуляющие баланс этого сче* та, а в балансовый отчет переводится сумма с противоположным знаком. Необходимо самостоятельно выполнять учет журнала. Пакетное задание не де* лает этого автоматически. Однако при учете в дополнительной отчетной валюте учет будет выполнен автоматически, так как это гарантирует корректный учет расхож* дений при округлении. Дата в строках, которые пакетное задание вставляет в журнал, всегда будет да* той закрытия для данного финансового года. Дата закрытия — это вымышленная дата между последним днем старого финансового года и первым днем нового года. Она назначается датой закрытия с помощью формата Змм/дд/гг. Преимущество учета на дату закрытия состоит в том, что сохраняются правильные балансы для обычных дат финансового года.

Замечания по датам закрытия Не изменяйте формулу даты закрытия в операциях Закрытие отчета о прибылях, иначе эти операции будут учтены в обычных отчетных периодах. Дата с форматом Змм/дд/гг помещается между закрываемым финансовым годом и следующим фи* нансовым годом. Это дает возможность просматривать балансы по прибыли и убыт* кам за любой финансовый год, используя в фильтрах даты обычные даты учета, 01.01.xx ..31.12.xx. Не следует вводить даты в формате даты закрытия для закрывающих записей, если они не используются для перевода балансов по прибыли и убыткам в балан* совый отчет. Иначе эти операции не будут включены в обычные отчеты, опериру* ющие диапазоном данных 01.01.xx ..31.12.xx. Закрывающую дату в формате З31.12.xx можно включить в фильтр даты отчета, однако в результате будут выве*

246

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

дены все закрывающие записи, что даст нулевое сальдо по всем счетам отчета о прибыли и убытках. Пакетное задание Закрытие отчета о прибылях можно использовать несколько раз. Даже после закрытия счетов прибыли и убытков допускается учет в предыду* щем финансовом году при повторном выполнении пакетного задания. Чтобы выполнить пакетное задание Закрытие Отчета О Прибылях : 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Фин. Год > Закрытие Отчета О Прибылях . Будет открыто окно Закрытие Отчета О Прибылях :

Значения полей позволяют определить, каким образом будет выполняться па* кетное задание. Необходимо заполнить их следующим образом: Поле

Описание

Дата Конца Фин. Года

Предлагается последний день последнего закрытого финансового года. Закрывающие записи будут учтены на вымышленную дату (Змм/дд/гг), что позволяет сохранить корректный баланс для обоих дней до и после закрытия. Не следует менять эту дату в разделе журнала

Фин. Журнал Шаблон

Здесь выбирается название шаблона общего журнала, в который будут помещены данные операции. Нажать кнопку AssistButton справа от данного поля, чтобы просмотреть шаблоны общего журнала

Фин. Журнал Раздел

Здесь указывается название раздела общего журнала, в который будут помещены операции. Для просмотра существующих разделов общего журнала следует нажать AssistButton справа от данного поля

Глава 16. Финансовая отчетность

247

Поле

Описание

Документ Но.

Если заполнены поля Фин. Журнал Шаблон и Фин. Журнал Раздел, в это поле пакетным заданием автоматически заносится следующий доступный номер из серии номеров, назначенной данному разделу журнала. Также можно заполнить это поле вручную

Нераспр. Прибыль Фин. Счет

В этом поле вводится балансирующий счет, который закрывает излишек по отчету о прибыли и убытках. Чтобы выполнить это, необходимо нажать кнопку AssistButton справа от данного поля и выбрать счет из списка финансовых счетов

Описание Учета

В этом поле вводится сопроводительный текст. Текст по умолчанию — Закрытие отчета о прибыли

Закрыто

Здесь можно сколько строк будет создано указать, пакетным заданием: Код Филиала

Если данный флажок установлен, а компания является консолидированной, для каждого филиала создается отдельная операция

Измерения

При выборе в этом поле одного из измерений учитывается одна запись для каждой из комбинаций измерений, применяемых в финансовом счете. Если ни одно измерение не выбрано, для каждого счета создается только одна операция

248

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 17

Язык XBRL Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

XBRL — расширяемый язык бизнес*отчетности Импорт таксономии Ввод определений строк XBRL Экспорт строк XBRL

Обзор Язык XBRL представляет собой глобальный проект в сфере финансовой отчетно* сти, развиваемый многочисленными компаниями, специализирующимися на раз* работке систем управления ресурсами предприятий, а также международными орга* низациями бухгалтерского учета. Цель данного проекта — разработать единый стандарт финансовой отчетности, предоставляемой банкам, инвесторам и органам власти. Бизнесотчетность может включать финансовую отчетность, дополнитель* ные финансовые сведения и сведения, не связанные с финансовой деятельностью организации, а также обязательную отчетность, например квартальные и годовые финансовые отчеты. Язык XBRL включает ядро — элементы и атрибуты XML, ис* пользуемые в экземплярах документов, а также раздел языка, с помощью которого определяются новые элементы и их таксономии, применяемые в экземплярах до* кументов.

Терминология XBRL Приведенные ниже определения взяты с веб*узла по языку XBRL (www.xbrl.org). •

•

•

•

Документ Экземпляр XBRL представляет собой бизнес*отчет, например финан* совый отчет, подготовленный в соответствии со спецификациями языка XBRL. Смысл значений в документеэкземпляре объясняется таксономией. Документ в некотором роде бесполезен, если неизвестна таксономия, на базе которой он был подготовлен. Схемой XBRL называются низкоуровневые компоненты ядра XBRL. Схема пред* ставляет собой файлы XSD и DTD, в которых определяются принципы постро* ения документов и таксономий. Спецификация XBRL объясняет, что такое XBRL, как строить документы и так* сономии XBRL. Спецификация XBRL объясняет XBRL с технической точки зре* ния, что предполагает определенный уровень подготовки аудитории. XBRL таксономия это словарь, созданный группой или организацией, кото* рый удовлетворяет спецификации XBRL и предназначен для обмена бизнес* данными.

Глава 17. Язык XBRL

249

Спецификации и таксономии XBRL В декабре 2001 года была выпущена спецификация 2 языка XBRL. СистемаMicrosoft Dynamics NAV соответствует требованиям спецификации 2, хотя оперирует таксо* номиями, подготовленными на базе спецификации 1. Потребность в новой специ* фикации обусловлена развитием технологий с момента появления предыдущей спецификации — в основном в отношении схемы XML и XML*связывания. Новая спецификация базируется на опыте реализации, показавшем, что требуются более гибкие метаданные и упрощенный доступ к ним. База данных компании Cro nus содержит две таксономии: • •

IAS — IAS, Спец. XBRL 2 USGAAP — U SGAAP для коммерческих и промышленных предприятий (Спец. 1)

Доступен импорт других таксономий, если они подготовлены в соответствии со спецификациями 1 или 2 языка XBRL. Импорт таксономий будет рассматри* ваться в следующем разделе. Примечание. Для импорта таксономий и экспорта документов на компь* ютере должно быть установлено приложение Microsoft XML P arser v. 3.0. Оно доступно для свободной загрузки с веб*узла корпорации Майкрософт.

Импорт таксономии В этом разделе будет рассмотрено, как импортировать таксономию XBRL. В при* мере демонстрируется импорт таксономии по спецификации 2. Для импорта так* сономий спецификации 1 достаточно выполнить первые пять приведенных ниже шагов, без присоединения баз ссылок. Описание выполнения импорта таксономии IAS, созданной Комитетом по XBRL. После выполнения импорта можно связать эти строки с планом счетов. Как говори* лось выше, таксономии USGAAP и IAS уже включены в базу данных Cronus, однако в тестовых целях можно импортировать эти данные повторно под именем TES T. В меню Финансы небходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Xbrl Таксономии. Будет открыто окно Xbrl Таксономии:

250

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Для создания новой таксономии следует нажать клавишу (F3) (F3). В поля Название и Описание ввести значения (например, ТЕСТ, I AS Окончат). 2. Последовательно выбрать Таксономии > Схемы. Будет открыто окно Xbrl Схемы. 3. В поле Описание ввести значение Ias Окончат. Спец. 4. Последовательно выбрать пункты Схема > Импорт , чтобы выполнить импорт схемы. Будет открыто диалоговое окно Импорт Memo. 5. Указать . каталог и папку на локальном жестком диске. Обратите внимание, выбираемый здесь файл имеет расширение XSD (данный файл должен быть включен в материалы курса). Нажать кнопку Открыть и подождите некото* рое время, чтобы система Microsoft Dynamics NAV импортировала эту таксо* номию. В итоге будет импортирована таксономия IAS. Однако перед ее использованием необходимо подключить базы ссылок.

Подключение баз ссылок Базы ссылок представляют собой файлы в формате XML, с помощью которых так* сономия может быть представлена в читаемом виде. Чтобы данные отображались корректно, необходимо подключать базы ссылок к таксономиям спецификации 2. Для таксономий спецификации 1 этого не требуется. В Microsoft Navision доступно четыре типа баз ссылок: • • • •

Метка: эти ссылки управляют текстом элементов таксономии на разных язы* ках. Представление: данные ссылки располагают метки в пригодном для использо* вания порядке. Расчет: с помощью этих ссылок устанавливаются расчетные связи между при* сутствующими метками. Ссылка: Данные ссылки отображают сведения, предоставленные поставщиком таксономии. Для подключения базы ссылок к импортированной таксономии необходимо:

1. Последовательно выбрать пункты Схема > Базы Ссылок . Будет открыто окно XBRL Базы Ссылок. 2. Указать в поле Тип значение Метка, а в поле Описание — База ссылок меток . 3. Последовательно выбрать пункты База > Импорт . Выбрать на локальном жест* ком диске каталог и имя файла (в данном случае оно должно содержать слово labels). У файла будет расширение XML. Примечание.Необходимо ознакомиться с сопроводительной документа* цией для данной таксономии. Файлы баз ссылок, как правило, имеют рас* ширение XML. 4. Будет выведен запрос на подключение базы ссылок. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить выполнение подключения. После выполнения импорта будет ус* тановлен флажок XSD Файл Импортирован. Необходимо повторить шаги для каждого типа базы ссылок. После импорта всех требуемых баз ссылок окно Xbrl Базы Ссылок должно вы* глядеть следующим образом:

Глава 17. Язык XBRL

251

Примечание. Если в ответ на запрос о подключении базы ссылок нажать кнопку Нет, можно подключить базы ссылок к данной таксономии поз* же. Это выполняется отдельно для каждой из баз ссылок с помощью кнопки Функции в окне Xbrl Базы Ссылок. Кроме того, кнопка Функции в окне Xbrl Базы Ссылок позволяет выбрать и подключить сразу все базы ссылок. Правка строки Таксономии, на предмет подлючения базы ссылок. 1. Открыть окно Xbrl Таксономии. 2. Выделить созданную строку таксономии и последовательно выбрать пункты Таксономии > Строки. Будет открыто окно Xbrl Таксономия Строки. 3. Последовательно раскрыть строки Первичные Финансовые Отчеты, План Счетов, Активы. (Строки можно раскрыть, щелкнув по стрелке около выделенно* го ряда или последовательно выбрав пункты Функции > Раскрыть/Скрыть .) 4. Раскрыть строку Текущие Активы. Если таксономия была успешно импортиро* вана, окно должно быть похоже на следующий рисунок:

252

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обновление таксономии Время от времени таксономия изменяется и ее необходимо обновлять. Вероятно, поменяется лишь несколько строк. Microsoft Navision позволяет обновлять только измененные строки, чтобы не вводить каждый раз определения заново. Для завер* шения обновления необходимо предпринять следуещие действия: 1. Выбрать соответствующую запись в окне Xbrl Схема. 2. Последовательно выбрать пункты Схема > Импорт, а затем имя файла, содержа* щего обновленную схему таксономии. Таксономия будет обновлена.

Обновление баз ссылок Если изменена база ссылок, необходимо: 1. Выбрать соответствующую запись в окне Xbrl База Ссылок. 2. Последовательно выбрать пункты База > Импорт , а затем имя файла базы ссылок. База ссылок будет обновлена.

Добавление базы ссылок меток Если получена новая база ссылок меток (например, на другом языке), следует: 1. Ввести новую запись в таблице Xbrl База Ссылок. 2. Последовательно выбрать пункты База > Импорт, а затем выбрать или ввес* ти имя файла базы ссылок. Таксономия обновляется новыми метками. Если файл не содержит допустимый документ XML, выводится сообщение об ошибке и изменения не производятся.

Ввод определений строк XBRL Необходимо сопоставить строки таксономии с соответствующими данными. Пос* ле импорта или обновления схемы строки должны быть дополнены данными, соот* ветствующими типам этих строк, таким как комментарии и описания, финансовые счета, константы и т. п. Строки неподходящего типа помечаются Пропустить и не экспортируются. Сопоставление с планом счетов одинаково для таксономий спецификации 1 и спецификации 2. Различие состоит в том, что таксономии спецификации 1 не тре* буют импорта баз ссылок для вывода окна, отражающего план счетов.

Отображение таксономии на план счетов Для отображения строк таксономии на счета кассы плана счетов компании Cro nus необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Xbrl Таксономии .

Глава 17. Язык XBRL 2. Выбрать таксономию, а затем последовательно выбрать пункты Строки. Будет Открыто Окно Xbrl Таксономия Строки .

253 Таксономии >

Это перечень данных, требуемых для финансовой отчетности, который по сво* ей структуре напоминает план счетов. Примечание. В верхнем правом углу формы присутствует поле, которое позволяет выбрать язык. Оно предназначено для таксономий с разными версиями языка. Другие языки доступны только в том случае, если для этой таксономии были импортированы базы ссылок этикеток на других языках. 3. 4.

5. 6. 7.

8.

Последовательно раскрыть строки Первичные Финансовые Отчеты, План Счетов, Активы. Раскройте строку Текущие Активы. Система выводит метки, типы источников и данные, импортированные в базах ссылок. Допускается изменения типа источника, если он не соответствует при* нятым правилам ведения записей. Если источник предоставлен поставщиком таксономии, следует подтвердить использование этого типа источника и про* должить процедуру отображения в главной книге. Выделить строку Торговля и Другие Поступления (Текущие), поместив в нее кур* сор. Последовательно выбрать пункты Xbrl > Фин. Соответствие Строки . Будет от* крыто окно XBRL Фин. Соотв. Строки . В поле Фин. Счет Фильтр ввести 62-000..62-999, чтобы включить счета российс* ких и иностранных клиентов. Для поиска счета или диапазона счетов можно также воспользоваться кнопкой просмотра. В поле Тип Временного Интервала выбрать значение Конечное Сальдо.

Это поле позволяет определить тип экспортируемых в документ сумм — Оборот, Начальное Сальдо или Конечное Сальдо. Если вводится элемент балансового отчета, следует выбрать значение Конечное Сальдо. 9. В поле Тип Суммы выбрать Сумма Без НДС. 10. В этом поле можно указать, какие финансовые операции включаются в итого* вые значения, экспортируемые в документ. Можно выбрать все операции (Сумма Без Ндс) только дебетовые ( Дебет) или кредитные ( Кредит) операции. 11. В поле Обычный Баланс выбрать Дебет. В этом поле можно выбрать либо Дебет (положительный), либо Кредит (отри* цательный). Таким образом, определяется способ обработки баланса при выполне* нии расчетов, позволяя балансам, совместимым с типом Обычный Баланс, экспор* тироваться с положительными значениями. Например, если нужно, чтобы документ содержал положительные числа, необходимо для всех финансовых счетов с обыч* ным кредитным балансом выбрать в этом поле значение Кредит (отрицательный). Если выполняется отображение на счет кассы, следует использовать значение Де* бет (положительный). Теперь в сумме итоговых балансов по счетам Расчеты С Клиентами, Всего глав* ной книги отражена строка XBRL под названием Торговля И Другие Поступления (Текущие). В окне Xbrl Таксономия Строки появился флажок в полеФин. Соответствие Строки, который означает, что данная строка таксономии отражена в главной книге.

254

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Прочие определения строк В окне Xbrl Таксономия Строки можно ввести дополнительные определения строки, а именно: Поле

Описание

Тип Источника

Эти сведения содержатся в базе ссылок Расчет, однако при необходимости их можно изменить. Доступны следующие типы источника: Не применимо

Этот параметр выбирается, если экспорт данной строки в документ XML не требуется

Развертка

Этот параметр означает, что данная стро ка является сводной для других строк. С помощью последовательного выбора пунктов Xbrl Строка > Развертки можно указать, какие строки будут свернуты в данную строку. Обратите внимание, свертываемые строки определены в базе ссылок по расчету, поэтому менять их стоит только при необходимости

Константа

При выборе этого типа источника следует ввести в поле Постоянная Сумма фиксиро* ванную сумму. Например, так можно указать количество акций

Главная Книга

Этот параметр указывает, что сведения в данной строке взяты из главной книги. После отражения на счетах плана счетов в поле Фин. Соответствие Строки устанавливается флажок

Заметки

Этот тип источника используется, если требуется записать сведения, которые будут экспортироваться в составе документа. При наличии примечания будет установлен флажок Заметки

Описание

Этот параметр используется для экспорта краткого описания строки. Описание вводится в поле Описание

Кортеж

Эта строка представляет ряд связанных строк. Связанные строки располагаются ниже этой строки с отступом

Постоянная Сумма Здесь вводится фиксированное значение, например число сотрудников. Следует выбрать константу как тип источника Информация

Установка этого флажка означает, что к таксономии прилагается сообщение. Это могут быть любые сведения на усмотрение поставщика таксономии. Сведения в этом поле можно просмотреть, выделив строку и последовательно выбрав пункты Xbrl Строка > Информация

Глава 17. Язык XBRL

255

Поле

Описание

Ссылка

Если в этом поле установлен флажок, это означает, что в таблице Комментарий есть ссылка на официальные материалы об этой строке. Эта ссылка была импортирована из базы данных ссылок при импорте таксономии

Примечания

В этом поле вводятся сведения, которые планируется экспортировать вместе с финансовыми данными. Для этого выделить соответствующую строку и последовательно выбрать пункты Xbrl Строка > Примечания

Фин. Соответствие В этом поле устанавливается флажок, если было выполнено Строки отражение в плане счетов Развертка

Установленный в этом поле флажок означает, что в таблице Развертка Строка есть записи по этой строке. Эти данные были импортированы при импорте таксономии. Содержимое этого поля нельзя изменять или удалять

Описание

В этой строке можно ввести описание. Если требуется экспортировать данный текст вместе с финансовыми сведениями, необходимо выбрать в поле Тип Источника параметр Описание. Это поле предназначено для очень краткого описания, поскольку для более развернутого используется поле Примечания

Название

Таблица XBRL Строка содержит все определения, которые присутствуют в данной таксономии. С помощью этой таблицы указывается, какая информация должна быть экспортирована в XML*формате и каким образом. Создаваемый экспортный файл называется экземпляром документа

Копирование параметров XBRL Доступно копирование таксономии в другую таксономию. Настоятельно реко* мендуется выполнять копирование только в пределах одной спецификации — например спецификации 2. Предположим, используемая банком таксономия ос* нована на таксономии I AS спецификации 2, которая уже отражена в главной книге. С целью экономии времени можно скопировать ее параметры. Копирование конфигурации таксономии доступно из окна Xbrl Таксономия Строки с помощью последовательного выбора пунктов Функции > Копировать Xbrl Настройку. Здесь выбираются таксономии, между которыми будет выполнено копи* рование.

Экспорт строк XBRL Конечная цель определения строк XBRL состоит в том, чтобы создать и экспорти* ровать экземпляр документа XBRL. Этот документ содержит требуемую финансо* вую отчетность в формате XML. Перед экспортом отчета можно просмотреть дан* ные сведения.

256

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для экспортирования отчета следует: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Отчетность Xbrl > Документ Xbrl Спец . 2. Будет открыто окно Xbrl Экспорт Данных — Спец. 2 . На этом этапе можно установить фильтры по филиалам, отделам и проектам (глобальные измерения 1 и 2) на вкладке XBRL Таксономия Строка. 3. На вкладке Параметры в поле XBRL Название Таксономии ввести имя таксо* номии. 4. В поле Метка Языка выбрать язык. 5. Установить флажок Создать Файл, чтобы иметь возможность просмотреть отчет. 6. Ввести в поле XBRL Имя Файла имя файла. 7. В поле Дата Начала ввести дату начала периода. 8. В поле Число Периодов ввести количество периодов. 9. В поле Длина Периода ввести 1Г. 10. В поле Закрывающие Операции выбрать значение Включать. 11. Установить флажок Документ Завершен. Установка этого флажка означает, что данный экземпляр документа содержит все необходимые сведения для выпол* нения дальнейшего анализа. 12. Код валюты Rur уже подставлен в поле Код Валюты ISO, не следует его менять. Код валюты должен соответствовать национальной валюты компании, чьи дан* ные экспортируются, а не дополнительной отчетной валюте (при ее наличии). Не следует устанавливать флажок Показать Нулевые Строки. Этот флажок уста* навливается, если в экземпляр документа необходимо поместить все строки, даже содержащие ноль. 13. Нажать кнопку Просмотр, чтобы создать пробный отчет. Теперь отчет может быть отправлен внешнему получателю. Будет отослан доку* мент в формате XML, сохраненный на жестком диске. Отчет, сформированный Microsoft Navision, предназначен для внутреннего использования.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

257

Глава 18

Финансовый анализ с использованием измерений Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Ввод измерений в журналах и документах Просмотр учтенных сведений по измерениям Анализ финансовых данных с использованием измерений Экспорт аналитических отчетов в Microsoft® Excel ®

Ввод измерений в журналах и документах В предыдущих разделах учебного материала рассматривался ввод сведений по из* мерениям в документах и журналах с использованием измеренийярлыков и стан* дартных измерений. Ниже приводится краткий обзор этих процедур.

Измерения:ярлыки Измерения*ярлыки представляют собой измерения, реализованные как поля до* кументов и журналов и предназначенные для упрощения ввода данных. Сведения по измерениям, не выбранным в качестве измерений*ярлыков, можно вводить с помощью команды меню Измерения в кнопках, находящихся в журналах и доку* ментах: Команда меню Измерения в

Кнопка строки

Журнале

Для ввода измерений в выделенной строке журнала

Документе

Для ввода измерений в выделенной строке документа

Кнопка документа (например, Квота, Заказ)

Для ввода измерений в целом документе

258

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Стандартные измерения Присваивая стандартные измерения счетам, клиентам, поставщикам, товарам и другим объектам, можно минимизировать ввод данных при записи сведений по измерениям.

Хранение данных измерений в неучтенных документах и журналах Все сведения по измерениям, введенные в журнал или документ, до учета этого журнала или документа хранятся в следующих двух таблицах: • •

Таблица измерений строк журнала Таблица измерений документа

После выполнения учета сведения по измерениям переводятся в соответствую* щую таблицу учтенных сведений.

Просмотр учтенных сведений по измерениям Учтенные сведения по измерениям Доступен просмотр всех измерений, присвоенных учтенным операциям по финан* совым счетам, счетам клиентов и так далее. В итоге можно быстро найти все сведе* ния по измерениям, относящиеся к конкретной операции, что повышает прозрач* ность и эффективность запросов. При учете журнала или документа, содержащего сведения по измерениям, эти сведения сохраняются двумя способами.

Непосредственная запись в главную книгу Сведения о глобальных измерениях хранятся в полях Глобал. Измерение 1 и Глобал. Измерение 2 операций книги. Сюда относятся финансовые операции, операции книг клиентов, поставщиков и так далее. Система динамического присваивания имен автоматически изменит заголовок поля, включив в него имя этого измерения. За* пись измерений в учтенных операциях позволяет выполнять отбор по глобальным измерениям во всех отчетах и формах, основанных на данных учтенных операциях.

Запись сведений об учтенных измерениях в отдельной таблице Учтенные глобальные измерения и другие измерения также могут быть записаны в отдельную таблицу, если они связаны с учтенным документом или операцией. •

•

Таблица Учт. Документ Измерение — сведения об учтенных измерениях для уч* тенных документов. Для учтенных документов вместе со сведениями об измере* ниях записываются такие данные, как номер таблицы, код документа и номер строки, что позволяет просматривать измерения из учтенного документа. Таблица Книга Операций Измерение — сведения по измерениям для учтенных операций. Наряду со сведениями об измерениях записываются такие данные, как номер таблицы и номер операции, что обеспечивает просмотр измерений из учтенных операций или плана счетов.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

259

Сохранение учтенных измерений в отдельной таблице позволяет иметь неогра* ниченное количество измерений. Если бы измерения записывались только в опе* рациях, для каждого нового измерения пришлось бы добавлять новое поле во всех таблицах, содержащих данные операции. Это невозможно без приобретения ли* цензии у разработчиков системы.

Просмотр измерений для учтенных операций Для посмотра сведений об измерении, связанных с учтенными финансовыми опе* рациями по финансовому счету, необходимо: 1. В меню Финансы в группе Финансовые Операции выбрать команду План Счетов. 2. В окне План Счетов выбрать финансовый счет, а затем последовательно выб* рать пункты Фин. Счет > Учтенные Операции . 3. Чтобы просмотреть измерения для конкретной учтенной операции, выде* лить эту операцию и последовательно выбрать пункты Операция > Измерения.

В окне Книга Операций Измерения доступны измерения и их значения, связан* ные с данной конкретной учтенной операцией. Пункты меню Операция > Измерения доступны и для операций других типов книг, например операций книги клиентов и операций книги поставщиков. 1. Можно в окне Фин. Книга Операций вывести на экран поля Глобал. Измерение 1 Код и Глобал. Измерение 2 Код, если они еще не показаны. Обратите внимание, в демонстрационной компании это поля Код Подразделения и Код Проекта. Как можно видеть, в данную финансовую операцию также были непосред* ственно записаны сведения о глобальном измерении Отдел Продаж. Кроме того, можно просмотреть соответствующие сведения по измерениям для всех операций по отдельному финансовому счету.

260

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Операция > Фин. Измерение Обзор в окне Фин. Книга Операций. В окне Фин. Операции Измерение Обзор отображена матрица измерений, исполь* зуемых во всех финансовых операциях по конкретному счету. Измерения представ* лены в столбцах, а операции — в рядах. Значение измерения, примененное для от* дельной операции, находится в поле на пересечении столбца измерения и строки операции.

Анализ финансовых данных с использованием измерений Как было продемонстрировано в главе Финансовая отчетность, аналитические воз* можности финансового отчета основаны главным образом на финансовых счетах и их структуре в плане счетов. Аналитический отчет обеспечивает возможность просмотра данных главной кни* ги в определенном формате на основе критериев, предусмотренных на предприя* тии. Для группировки финансовых операций в аналитическом отчете используют* ся измерения в количестве до четырех и такие критерии, как финансовые счета, период. Другими словами, если финансовая операция была учтена в конкретном счете с выбором одного из четырех измерений, она будет включена в аналитичес* кий отчет как операция аналитического отчета. Фильтр аналитического отчета по* зволяет с высокой точностью отобрать сведения по измерениям, добавляемые в аналитический отчет. На следующей диаграмме представлена структура данных аналитического отчета:

Фильтрация по критериям, выбранным в окне «Анализ по измерениям»

Создано на основе критериев карточки аналитического отчета

В аналитический отчет также можно включать операции финансового бюджета для сравнения фактических и ожидаемых значений. Последующее добавление новых финансовых операций в аналитический отчет осуществляется следующими способами: • •

С помощью кнопки Обновить в карточке аналитического отчета. С помощью пакетного задания Обновить Аналитические Отчеты в поле Периодич. Задания.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений •

261

Установив флажок Обновлять при Учете в карточке аналитического отчета. Сле* дует отметить, что автоматическое обновление аналитического отчета каждый раз при учете финансовой операции может отразиться на быстродействии.

Для обновления бюджетных операций, включенных в аналитический отчет, до* пускается использование только первых двух способов. Аналитический отчет можно вывести в окнеАнализ по Измерениям. Обратите вни* мание, что здесь можно выполнять фильтрацию по отображаемым суммам, управ* лять представлением сумм, а также сравнивать фактические и бюджетные суммы.

Создание аналитических отчетов 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Измерения > Аналитические Отчеты . 2. Для создания нового отчета рекомендуется нажать клавишу (F3) и ввести значения Код и Название. Рассмотрим уже существующий отчет Выручка.

Карточка аналитического отчета содержит критерии создания операций анали* тического отчета для окна Анализ по Измерениям. 1. В поле Фин. Счет Фильтр указать, что при обновлении аналитических операций следует включать только операции, учтенные на счетах фильтра. 2. Для аналитических операций можно задать период Компрессии. С помощью сжатия данных задается уровень детализации аналитического отчета, например день, месяц, квартал и т. п. Если оставить это поле пустым, компрессия по дате выполняться не будет. 3. Все финансовые операции, учтенные после указанной даты начала, будут под* вергнуты компрессии с уровнем детализации, заданным в поле Компрессия, и включены в аналитический отчет. Учетной датой для свернутых операций счи* тается первая дата соответствующего периода. Например, при компрессии по месяцам с датой начала 01/01/02 учетной датой для свернутых операций для месяца будет считаться соответственно 01/01/02, 02/01/02, 03/01/02 и так далее. Все операции с датой, предшествующей дате, заданной в поле Дата Начала, бу* дут свернуты из расчета одна операция для одного финансового счета и одной ком* бинации измерений. В поле Дата Учета для таких операций будет указан день, пред* шествующий дате, заданной в поле Дата Начала.

262

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Установка флажка Обновлять при Учете позволяет автоматически выполнять обновление аналитического отчета при учете операции. 5. Если в аналитических отчетах используются бюджеты, следует установить фла* жок Включать Бюджеты. Это может понадобиться, если бюджет был создан с теми же измерениями, что и аналитический отчет. Одновременное обновление операций аналитического отчета и операций аналитического бюджетного отче* та позволяет избежать использования устаревшей информации при сравнении фактических и бюджетных цифр. 6. Установка флажка Блокировка запрещает выполнение обновления аналитиче* ского отчета. Пока отчет заблокирован, для его обновления не могут быть ис* пользованы ни функция Обновлять при Учете, ни пакетное задание Обновить Аналитические Отчеты. 7. На вкладке Измерения представлены четыре измерения, которые можно ис* пользовать как фильтры в окне Анализ По Измерениям . Эти суммы обновля* ются автоматически при установке значения фильтра по измерению Измерение Значение. Измерения на вкладке Измерение составляют основу комбинаций измерений, используемых при компрессии финансовых операций в аналитические операции. Финансовые операции с одинаковым периодом компрессии и одной комбинацией значений измерений, представленных на вкладке Измерения, сворачиваются в одну операцию. 8. Доступно дальнейшее уточнение аналитических операций с помощью фильт* ров по измерениям, не включенных во вкладку Измерения. чтобы открыть окно Аналитический Отчет Фильтр надо последовательно выбрать пункты Анализ > Фильтр.

Ввести значения полей Код Измерения и Измерение Значение Фильтр, на базе которых будет выполняться фильтрация. Суммы отчета Анализ по Измерениям об* новляются с учетом применения фильтра только при нажатии кнопки Обновить в данном отчете.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

263

9. Чтобы обновить аналитический отчет, следует нажать кнопку Обновить. 10. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Анализ По Измерениям. В окне Анализ по Измерениям выбрать анали* тический отчет с кодом Выручка. На вкладке Общее определяется, какие измерения будут использоваться в стол* бцах и строках. На вкладке Фильтры указываются фильтры для данного анализа, в том числе даты, финансовые счета, бюджеты и значения измерений, созданных в карточке аналитического отчета. Это позволяет дополнительно уточнить аналитические опе* рации, созданные при обновлении анализа. Примечание. Кнопку временного интервала, который равен одному дню (1), следует применять только в том случае, если для операций аналити* ческого отчета установлено значение компрессии Нет или День. На* пример, при компрессии аналитических операций по месяцам за ян* варь 2001 года и последующем просмотре этих операций с дневным (1) интервалом отчет будет выглядеть так, словно все операции прошли 01.01.01. Вкладка Параметры используется для изменения параметров вывода сумм, рас* считанных на основе аналитических операций. Для получения инструкций по от* дельным полям следует обратиться к интерактивной справке. При нажатии кнопки AssistButton в любом поле окна Анализ По Измерениям бу* дет выведен список операций аналитического отчета, по которым рассчитана сум* ма этого поля. Нажав затем кнопку AssistButton в поле Сумма отдельной аналити* ческой операции, можно просмотреть финансовые операции, послужившие основой данной аналитической операции. Можно также поменять местами столбцы и строки в окне Анализ По Измерениям, последовательно выбрав пункты Функции > Поменять Строки И Столбцы . Примечание. При удалении аналитического отчета будут удалены все свя* занные с ним аналитические операции.

Отчеты по измерениям Аналитический отчет нельзя распечатать непосредственно из окна Анализ по Измерениям. Однако можно печатать сведения по измерениям, объединяя операции ана* литического отчета с раскладками столбцов финансового отчета в отчетах Измерения — Всего и Измерения — Подробно.

Отчет Измерения — Всего В этом отчете показана классификация того, как использовались измерения в опе* рациях за период путем применения итоговых сумм. В этом отчете представлен об* зор сведений о связанных с конкретным аналитическим отчетом измерениях с ис* пользованием суммарных итогов, учитывающих многие операции. Таким образом, в отчете отражаются только итоги для измерений или комбинаций измерений, вклю* ченных в выбранный аналитический отчет.

264

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Этот отчет также подходит для анализа применения измерений при решении отдельных задач, а также для сбора общих сведений об использовании измерений внутри фирмы. 1. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Отчеты > Операции > Измерения — Всего .

Необходимо ввести в поля Код Аналитического Отчета и Название Раскладки Столбцов соответствующие значения. В отчете можно также указать значение Дата Фильтр и имя Фин. Бюджет Название, которое будет применяться при отображе* нии бюджетных операций в этом отчете. 2. Чтобы выбрать измерения, которые будут отображены в отчете, надо нажать кнопку AssistButton в поле Включать Измерения, в результате будет открыто окно Измерение Выбор.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

265

В поле Уровень назначить для отчета иерархию анализа. Максимальное количе* ство уровней иерархии — четыре. Если не назначен уровень хотя бы для одного измерения или финансового счета, отчет не будет создан. 3. Доступны только измерения и финансовые счета, указанные на вкладке Измерения выбранного аналитического отчета. Из карточки аналитического отчета будет скопирован стандартный фильтр по финансовому счету, однако его мож* но изменить в окне Измерение Выбор . Отчет можно уточнить более детально, введя отдельные значения измерения в поле Измерение Значение Фильтр этого измерения. Примечание. Уровни для отчета следует назначать с осторожностью. Если поместить измерение с несколькими значениями на нижний уровень, от* чет может получиться очень длинным. Если при наличии большого коли* чества финансовых счетов поместить их на нижний уровень, это также приведет к раздуванию размеров отчета. Возможно, в таком случае будет лучше поместить финансовые счета или измерения на более высокий уро* вень, например уровень 1. 4. Доступна печать отчета в дополнительной отчетной валюте, а также печать ком* бинаций измерений, не имеющих итоговых значений. 5. Нажатие кнопки Просмотр позволяет просмотреть отчет.

Отчет Измерения — Подробно В этом отчете показана подробная классификация того, как применялись из* мерения к операциям за выбранный период. Операции этого отчета представ* ляют собой финансовые операции, использовавшиеся для создания аналити* ческих операций выбранного аналитического отчета. Таким образом, в отчете отражаются только операции с измерениями или комбинациями измерений, включенными в выбранный аналитический отчет. Этот отчет можно исполь* зовать для изучения того, в каких заданиях какие измерения применяются и как сочетаются отдельные измерения с другими измерениями для отдельных операций. Поля данной формы запроса идентичны полям отчета Измерения — Всего, за исключением того, что вместо раскладки столбцов для отчета используется стан* дартный формат. Уровни для измерений и финансовых счетов вводятся так же, как в отчете Измерения — Всего . 1. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Отчеты > Операции > Измерения — Подробно . 2. Выбрать для отчета аналитический отчет, фильтры даты, уровни и измерения 3. Нажать кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет. В отчете отображены финансовые операции, разделенные на дебетовые и кре* дитные операции. Примечание. Увеличение числа присвоенных для данного отчета уровней увеличивает время генерации отчета. Сокращение уровней фильтрации также влияет на скорость генерации отчета.

266

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Комбинирование аналитических отчетов с финансовыми отчетами В окне Фин. Отчет Названия можно назначить аналитический отчет для существу* ющего финансового отчета. 1. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Фин. Отчеты . 2. В поле Название нажать кнопку просмотра. Эти действия превратят финансовые операции, использованные для расчета сумм в данном финансовом отчете, в аналитические операции. Кроме того, с их помощью можно выполнить фильтрацию сумм по рядам с использованием полей Измерение Группировка в окне Фин. Отчет. Это можно проверить, выбрав финансовый отчетВЫРУЧКА с назначенным ему аналитическим отчетом ВЫРУЧКА. Если вывести финансовый отчет ВЫРУЧКА в окне Фин. Отчет Просмотр и на* жать кнопку AssistButton для любой из сумм, будет открыто окно План Счетов (Аналит. Отчет), отображающее балансы по данному счету.

При щелчке любой из сумм в данной строке будут выведены аналитические операции. Если теперь вернуться в окно Фин. Отчет Названия, удалить аналитический от* чет, а затем щелкнуть сумму в окне Фин. Отчет Просмотр, будет открыто окно План Счетов (Фин.).

Экспорт аналитических отчетов в Microsoft Excel Как и финансовые отчеты, аналитические отчеты можно экспортировать в Excel. Экспорт аналитических отчетов позволяет передавать сведения по измерениям сто* ронним лицам, не имеющим доступа к системе. Также можно использовать сред* ства построения диаграмм Excel для отображения аналитических отчетов в графи* ческом представлении. Чтобы выполнить экспорт аналитического отчета:

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

267

1. В окне Анализ по Измерениям необходимо выбрать отчет, который планируется экспортировать. 2. Последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт В Excel . Microsoft Navision экспортирует данные в текстовый файл. Откройте текстовый файл в Excel и создайте сводную таблицу на основе содержащихся в нем данных.

Книга Excel Книга Excel содержит три листа: •

•

•

Лист данных (Data) — в этом листе содержатся данные, на основе которых со* здается сводная таблица. Он включает все аналитические операции и бюджет* ные операции аналитического отчета, которые использовались для создания эк* спортированного в файл анализа по измерениям. Кроме того, он содержит номера финансовых счетов, значения измерений и периоды, не имеющие уч* тенных операций. Лист общих сведений — в этом листе находятся данные, отображаемые в окнах Аналитический Отчет Карточка и Анализ По Измерениям при выполнении экс* порта. Лист сводной таблицы (Pivot Table) — в этом листе содержится сводная таблица, созданная на основе данных в листе данных.

Рассмотрим эти листы более подробно и разберем, как параметры, устанавли* ваемые в окне Анализ По Измерениям, влияют на экспортируемые данные.

Лист данных Лист данных можно разделить на две основные секции. Первая секция содержит сведения из аналитических и бюджетных операций аналитического отчета. Вторая секция включает все счета, измерения и периоды, для которых не существует дан* ных. Если бы второй секции не было, сводная таблица включала бы только счета и значения измерений с данными. В первой секции каждая строка листа отражает аналитическую или бюджетную операцию аналитического отчета. Обратите внимание, что параметры в окне Анализ По Измерениям влияют только на число экспортируемых операций. Для всех операций экспортируются все данные независимо от выбранных строк и столбцов. В результате каждая строка, как правило, содержит следующие ниже сведения. •

•

•

Уровень финансового счета — финансовый счет для данной строки. Чтобы ото* бразить в сводной таблице иерархию счетов для счетов От-Сумма и До-Сумма, следует использовать функции группировки Excel. Для подстановки в структу* ру счетов От-Сумма используется поле Отступ учетного счета. Если план счетов не имеет иерархии, эти операции отображаются только с уровнем финансового счета 0. Код Измерения — значения измерений также могут иметь иерархию. Принципы иерархии финансовых счетов применимы и для значений измерений. Если зна* чения измерений не имеют иерархии, операции будут отражены только с уров* нем кодов измерений 0. Даты — каждая строка в Excel содержит данные за период, рассчитанные на базе даты учета аналитической или бюджетной операции аналитического от* чета. К этим периодам относятся день, неделя, месяц, квартал, год и отчетный период. Если аналитические операции свернуты за период, превышающий

268

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

день, рассчитанная для дневного периода дата будет считаться датой начала периода компрессии. Это не Дата Учета базовой финансовой транзакции. Это напоминает просмотр аналитических операций в окне Анализ по Измерениям. Суммы — если строка Excel относится к аналитической операции, эта строка будет содержать значения Сумма, Дебет Сумма и Кредит Сумма для данной операции. Если же строка Excel относится к бюджетной операции аналитического отчета, эта строка будет содержать бюджетную сумму (поле Сумма) по данной операции.

Вторая секция листа данных включает все финансовые счета, значения измере* ний и периоды, не имеющие операций. Исключением является период в один день. Независимо от компрессии аналитического отчета лист данных будет включать толь* ко дни с данными. Это правило способствует ограничению числа строк, созданных в листе Excel. Количество операций и объем данных, созданных в текстовом файле, зависят от настройки параметров в окне Анализ по Измерениям: • • • • •

•

•

•

•

•

•

Поля Фин. Счет Фильтр и Дата Фильтр — фильтрация количества экспортируе* мых операций по полям Счет Но. и Дата Учета. Поле Бюджет Фильтр — фильтрация количества Экспортируемых аналитических бюджетных операций по полю Бюджет Но. Поле Измерение Фильтры — фильтрация количества экспортируемых операций по включенным в аналитический отчет измерениям. Поле Показать — при выборе значений Вариация, Вариация Или Индекс выво* дится предупреждающее сообщение, поскольку не будет экспортировано ни од* ной операции. Это объясняется тем, что данные типы сумм рассчитываются в окне и не записываются в операции аналитического отчета. При выборе факти* ческих или бюджетных сумм всегда экспортируются оба типа. Поле Показать Поле Суммы — всегда экспортируются значения суммы, дебето* вой суммы и кредитной суммы для фактических сумм и значение суммы для бюджетных значений независимо от указанных в данном поле параметров. При выборе дебетовой или кредитной суммы для бюджетных сумм будет выведено соответствующее предупреждающее сообщение. Поле Закрывающие Операции — если выбрано значение Включать, операции на даты закрытия будут включены в анализ по измерениям и, следовательно, экс* портированы в Excel. Поле Фактор Округления — это поле не влияет на экспорт данных в Excel. Если требуется округлить и отформатировать числовые данные, это следует выпол* нить в редакторе Excel. Поле Показать Суммы в ДОВ — если задана дополнительная отчетная валюта, суммы, выведенные в листе данных как сумма, дебетовая сумма, кредитная сумма и бюджетная сумма, будут выражены в дополнительной отчетной валюте. Если дополнительная отчетная валюта не установлена, экспорт не выполняется. Поле Показать Название Столбца — при установке этого флажка и наличии в поле Показывать в Строках кода измерения или финансового счета экспортиру* емые данные будут включать имя данного счета или значения измерения. Если в поле Показывать в Строках указан период, выполняется экспорт только сведе* ний по датам. Если этот флажок не установлен, экспортируются только номер счета или код значения измерения. Поле Показать с Против. Знаком — если выбран этот параметр, экспортируемые в строки суммы будут иметь знак, противоположный знаку значения поля Сумма операций аналитического отчета.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений •

269

Поле Тип Суммы — количество экспортируемых операций зависит от указания типа суммы как баланса на дату или как оборота. Если выбран оборот, будет выполнен экспорт всех операций в диапазоне фильтра даты. Если указан ба* ланс на дату, программа игнорирует дату начала и выполняет экспорт всех опе* раций до установленной в фильтре даты окончания включительно. Примечание. Лист Excel может содержать не более 65536 строк. При экс* порте многочисленных операций за несколько периодов это число может быть превышено. В этом случае следует применить фильтр даты, ограни* чивающий количество экспортируемых в Excel периодов.

Лист общих сведений При экспорте аналитического отчета записываются параметры из карточки отчета и окна Анализ по Измерениям. Примечание. Эти сведения записываются только при экспорте и не об* новляются для внесения изменений в сводной таблице или при измене* ниях в системе. На этом листе отображаются значения следующих полей карточки аналитичес* кого отчета: • • • • • •

Код Аналитического Отчета Название Аналитического Отчета Фин. Счет Фильтр Компрессия Дата Начала Посл. Дата Обновления На данном листе включены следующие поля окна Анализ по Измерениям:

• • • • • •

Дата Фильтр Фин. Счет Фильтр Бюджет Фильтр Измерение Фильтры Закрывающие Операции Показать с Против. Знаком

Также включается поле Тип Суммы (оборот или баланс на дату) и Код Валюты. Обратите внимание, если фильтры не заполнены, они не будут отображены на ли* сте общих сведений.

Лист сводной таблицы Итоговые поля создаются по столбцам экспортированных данных и служат основой для формирования сводной таблицы. Поля окна Анализ по Измерениям определяют, какие итоговые поля будут использованы как ряды и столбцы сводной таблицы. • •

Поле Показывать в Строках — значение этого поля определяет, какие итоговые поля будут выступать в качестве строк сводной таблицы. Поле Показывать в Столбцах — значение в этом поле определяет, какие итого* вые поля будут использоваться как столбцы сводной таблицы.

270

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для определения итоговых полей данных, которые будут отображены в сводной таблице, служат поля Показать и Показать Поле Суммы. Для фактических значений можно отобразить сумму, дебетовую сумму и кредитную сумму, для бюджетных зна* чений — сумму. Примечание. В сводной таблице могут отображаться только фактические суммы и бюджетные суммы. Это связано с тем, что другие типы сумм не хранятся в операциях аналитического отчета и не экспортируются. Одна* ко допускается создание в сводной таблице расчетных полей, которые будут отображать суммы расхождения, суммы расхождения в процентах, а также суммы индекса в процентах.

Преимущества сводной таблицы Создав сводную таблицу, можно оперировать данными непосредственно в редак* торе Excel. Изменяя включенные в раскладку поля, можно менять отображаемые в сводной таблице ряды, столбцы и данные. Однако при этом форматирование дан* ных может быть утрачено. Рекомендуется изменить раскладку в окне Анализ по Измерениям и снова выполнить экспорт данных. Использование сводной таблицы также позволяет одновременно просматри* вать несколько типов сумм. Например, здесь могут быть включены как фактичес* кие, так и бюджетные суммы. В столбце или ряду можно вывести несколько ито* говых полей. Так, ряд может содержать все уровни финансовых счетов. Одновременно в столбцах может быть представлено значение измерения РЕГИОН по месяцам. Автоматически созданные сводные таблицы можно дополнять собственными. Например, можно сформировать расчетные сводные таблицы, в которых сравни* ваются фактические и бюджетные суммы. Наконец, еще одно преимущество сводных таблиц заключается в том, что на их основе можно создавать графики, используя соответствующие мастера Excel. Это позволяет отобразить анализ по измерениям в графическом виде. Изменения в диаграмме приводят к автоматическому обновлению сводной таб* лицы. Дополнительные сведения по использованию данных, экспортированных из Microsoft Dynamics NAV в Excel, содержатся в техническом руководстве Анализ данных измерений с использованием сводных таблиц .

Ограничения на вывод данных в сводной таблице Существует ряд ограничений на экспорт и отображение данных в сводных табли* цах Excel:

Измерения и счета Сумма Счета типа Сумма не имеют учтенных операций и не включаются в число экспорти* руемых счетов. Если иерархия плана счетов реализована с использованием счетов типа Сумма вместо счетовОт-Сумма и До-Сумма, можно экспортировать только учет* ные счета. Те же ограничения действуют и в отношении значений измерений типа Сумма.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

271

Счета От,Сумма, До,Сумма и измерения При наличии иерархического плана счетов с использованием счетов От-Сумма и До-Сумма следует отобразить итоговые поля всех уровней финансовых счетов, что* бы включить в сводную таблицу весь план счетов. Экспортируются только счета От-Сумма. Сведения о счетах До-Сумма включа* ются в сводную таблицу как промежуточный итог по учетным счетам, назначен* ным для данного счета От-Сумма. Строка сводной таблицы по данным До-Сумма имеет описание, включающее номер счета От-Сумма и слово Сумма. Те же правила применяются и к значениям измерений От-Сумма и До-Сумма.

Сортировка номеров счетов и числовых значений измерений Если номера счетов выражены в числах, они будут сортироваться в Excel как числа. Если план счетов содержит номера счетов различной длины, сортировка может выполняться некорректно при использовании сервера Microsoft® SQL Serv er® или изменении порядка сортировки в сервере Microsoft Navision Server на сортировку по тексту. Чтобы в этих случаях сортировка выполнялась корректно, следует экс* портировать как номер счета, так и его имя (установив флажок Показать Название Столбца в окне Анализ по Измерениям).

Экспорт сумм балансов на дату При экспорте отчета с типом суммы Сальдо на Дату дата начала в поле Дата Фильтр игнорируется. В Excel экспортируются все аналитические операции с датой до даты окончания, что позволяет вывести в сводной таблице корректный текущий баланс. Если не требуется указывать баланс на дату для всех периодов в сводной таблице, ненужные периоды следует скрыть. Кроме того, если дата окончания в фильтре сле* дует за датой последней операции аналитического отчета, сводная таблица не будет включать периоды, не имеющие данных. Эта мера призвана сократить количество экспортируемых в Excel операций.

272

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 19

Бизнес-аналитика Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Терминология бизнес *аналитики Конфигуратор данных Хранилище данных Настройка конфигуратора Microsoft Dynamics NAV Настройка базы данных бизнес*аналитики Создание виртуальных кубов

Обзор Корпоративные информационные и аналитические системы Корпоративные информационные системы Сегодня сотрудникам компаний приходится иметь дело с немыслимыми ранее объе* мами информации. Успех или неудача бизнеса в большой степени зависят от того, насколько эффективно используется эта информация для оперативного принятия верных решений. Однако, если данные находятся в неудобном для понимания виде, возникает информационный пробел и принятие решения превращается в попытку угадать правильный ответ. Корпоративные информационные системы (КИС) по* зволяют извлекать из накопленных данных крупицы ценной информации, кото* рые и ложатся в основу принимаемых решений. Все больше и больше компаний начинают использовать КИС, стремясь заполнить информационные пробелы, ус* корить рост и повысить доходность бизнеса.

Бизнес,аналитика Бизнес*аналитикой (далее БА) называется средство анализа и поддержки при* нятия решений, предоставляющее инструментарий оценки (от подробной до сводной) различных аспектов деятельности предприятия. С его помощью пользо* ватели могут быстро получить нужные сведения с требуемым уровнем детализа* ции.

Бизнес,аналитика и Microsoft Navision Базовое средство БА, включенное в решение Microsoft Navision, обеспечивает сбор данных из различных областей Microsoft Navisio n, организует эти данные в иерар*

Глава 19. Бизнес:аналитика

273

хической форме и предоставляет пользователям возможность выполнения анализа через программу*клиент. В качестве клиента для базового решения используется Excel, хотя доступен и целый ряд других клиентов. Пользователи могут легко ана* лизировать данные через программу*клиент, выполняя их свертку и детализацию до нужного уровня. Например, можно отобразить общие данные продаж для всех товаров, а затем выполнить детализацию до уровня семейства продуктов или ото* бразить подробные сведения об отдельном товаре. Поскольку большинство совре* менных аналитиков используют Excel как средство анализа данных, именно эта программа является клиентом базового решения Microsoft Navision. Это качествен* ный двухмерный клиент для представления данных, который позволяет не только отображать данные, но и управлять ими с помощью пользовательских формул.

Терминология бизнес:аналитики Типичная корпоративная информационная система состоит из трех основных ком* понентов. Это база данных, фоновая аналитическая обработка и инструментарий бизнес*аналитики, в качестве которого в нашем случае выступает конфигуратор данных Microsoft Navision. Перед тем, как перейти к процедуре настройки Microsoft Navision, рассмотрим эти компоненты системы и связанные с ними термины.

Интерактивная обработка транзакций/ERP Интерактивная обработка транзакций (OLTP) составляет основу данных — базу дан* ных. Системы OLTP зачастую относят к системам ERP (Enterprise Resource System — система управления ресурсами предприятия). Эти системы предназначены для хра* нения данных по транзакциям. Решения ERP, такие как Microsoft Navision, собира* ют сведения о транзакциях и объединяют их в базы данных. Эти базы данных явля* ются основой пула данных, используемого инструментарием БА. Данные извлекаются из базы данных ERP с помощью фоновой аналитической обработки или кубов OLAP.

Фоновая аналитическая обработка (OLAP) Фоновая аналитическая обработка (O LAP) представляет собой ядро обработки. Чтобы ускорить выполнение запросов, приложения КИС используют технологию, известную как O LAP. OLAP переводит данные в единицы информации, называе* мые кубами, что упрощает и ускоряет поиск требуемых данных. В системеMicrosoft Navision обработка O LAP выполняется службой Microsoft ® Sql Serv er ® A nalysis Services, которая включена в состав сервера SQL Serv er 2000.

Конфигуратор данных Конфигуратор состоит из настроенной соответствующим образом служебной про* граммы, с помощью которой определяются кубы, а также схемы таблиц фактов и таблиц измерений. Кроме того, здесь генерируются необходимые скрипты импор* та данных, используемые службами Microsoft DTS (службы обработки данных) для выполнения миграции из базы данных Microsoft Navision в хранилище данных БА* решения. Конфигуратор можно разделить на два компонента: первый служит для опреде* ления конфигурации, а второй отвечает за создание фактической конфигурации на базе предварительно определенной конфигурации.

274

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Конфигуратор данных Navision представляет собой средство настройки, позво* ляющее пользователям определять и изменять элементы данных, необходимые для выполнения анализа. Это средство используется для задания атрибутов кубов OLAP путем выбора соответствующих элементов данных вMicrosoft Navision. Данные кон* фигурации хранятся в формате XML с определенными тегами и атрибутами, отра* жающими связи между таблицами, заголовки параметров и типы данных полей, существующие в системе Microsoft Navision. Пользователь может сохранить несколько конфигураций, создать новую кон* фигурацию, удалить конфигурацию или изменить ее. Одновременно может суще* ствовать несколько определений, хотя активным будет только одно из них.

Хранилище данных Хранилищем данных называется база данных, чья структура оптимизирована для выполнения запросов по большим объемам данных. В принципе, хранилище дан* ных может включать все данные по предприятию. Все зависит от настройки кубов для извлечения данных. В хранилище данных доступны две группы данных: единицы измерения и изме* рения. Ядро OLAP не работает непосредственно с базой данных Microsoft Navision. В БА требуемые данные переводятся из Microsoft Navision в отдельную базу дан* ных, где они настраиваются таким образом, чтобы обеспечить оперативную об* работку объемных запросов. Эту базу данных обычно называют хранилищем данных. Она содержит набор объединенных вместе так называемых витрин дан* ных, каждая из которых хранит данные по конкретной области, а также опреде* ление таблиц измерений. Таблицы измерений отражают связи между членами группы, а также определение группы. Например, здесь указано, какие товары составляют семейство продуктов. Кроме таблиц измерений, витрины данных хранят таблицу фактов, содержащую данные, собираемые на самом низком уров* не детализации, например данные по зарплате сотрудников в системе управле* ния персоналом.

Витрина данных Витрина данных напоминает хранилище данных, однако здесь представлены толь* ко поднаборы данных по предприятию, на базе которых выполняется анализ.

Единицы измерений Единицы измерений представляют собой логические типы данных в витрине данных. Единицы измерений — это числовые значения, представляющие ин* терес для конечных пользователей. Ниже приведены правила единиц измере* ний: •

•

Единица измерения всегда отражает числовое значение соответствующей ей таблицы. Если поле таблицы базы данных не было определено как числовое, его нельзя использовать в качестве единицы измерения. Все единицы измерений представляют собой числовые значения, однако не все числовые значения являются единицами измерения. В процессе внедрения си* стемы определяется, достаточно ли важно какое*либо значение для пользовате* лей, чтобы установить его в качестве единицы измерения. Иначе оно будет ис* пользоваться только как измерение.

Глава 19. Бизнес:аналитика

275

Измерения Измерения позволяют распределить по категориям данные в витрине данных. Это атрибуты или описательные свойства единиц измерения. Они предоставляют све* дения о единицах измерения, например когда, где, кто, что и так далее. Измерения могут быть основаны на всех физических типах данных. Ряд связанных измерений можно объединить в единое измерение, отображающее то же общее измерение на нескольких уровнях детализации. Такое объединение называется иерархией и час* то применяется при построении структур измерений в службах Microsoft A nalysis Services.

Таблицы фактов Эти таблицы всегда содержат и единицы измерений, и измерения. Таблицы фактов являются ядром структур схем звезда и снежинка, рассматриваемых ниже.

Таблицы измерений В этих таблицах содержатся только измерения. Числовое значение, включенное в таблицу измерений, в данном контексте не может использоваться как единица из* мерения. Примечание. Обратите внимание, основной акцент в этой главе делается не на выбор единиц измерения и измерений, не на влияние этого выбора на конечный результат анализа, а на простоту использования и гибкость интерфейса конфигуратора данных Navisio n.

Схема звезда Схемой звезда (или логической структурой звезда) называется таблица фактов с нулевым или большим количеством таблиц измерений. Схема звезда отличается тем, что все таблицы измерений (при их наличии) связаны с ней напрямую.

Давая внешним и первичным ключам одинаковые названия, вы автоматически связываете их в редакторе куба Внешние ключи

Таблицы измерений

Таблица фактов Отношение между внешними ключами (фактом) и первичными ключами всегда должно быть 1/Н > 1

Первичные ключи

276

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Схема снежинка Схема снежинка (или логическая структура снежинка) основана на схеме звезда. Единственное различие состоит в том, что эта схема подразумевает таблицы измерений, не связанные непосредственно с таблицей фактов (2*ой уровень и далее).

Таблица фактов Таблицы измерений первого уровня 1 Таблицы измерений первого уровня 2

Настройка конфигуратора Navision Создание нового куба Наиболее распространенная задача бизнес*аналитики в системе Microsoft Navision — создание нового или изменение существующего куба. Поэтому интерфейс пользо* вателя разработан таким образом, чтобы максимально облегчить выполнение этих задач. Создание нового куба требует некоторых базовых знаний структуры базы дан* ных в системе Microsoft Navision, однако в большинстве случаев будет достаточно встроенных в базу данных сведений. Поскольку созданные кубы можно использо* вать в нескольких компаниях, в первую очередь следует создать кубы, а затем на* значить компанию. 1. На панели навигации следует последовательно выбрать пункты Администрирование > Настройка Приложения > Общее > Настройка Business A nalytics. Будет открыто окно БД БА. Обзор:

Глава 19. Бизнес:аналитика

277

2. Выделить строку Куб и последовательно выбрать пункты Функции > Новый. 3. Будет выведено сообщение с запросом на создание нового куба. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить создание куба. Будет открыто окноБд Ба. Карточка Куба:

278

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. В поле Таблица Данных Номер нажать кнопку AssistButton. Будет открыто окно Объекты. 5. Найти и выделить поля Объект ID 379, Название Подроб. Клиент Книга Операций. 6. Поля окна БД БА. Карточка Куба будут заполнены сведениями об объекте. 7. Нажать кнопку Куб, чтобы просмотреть выбранные параметры: •

Связанные Таблицы . Необязательный параметр. Например, если пользователь хочет дополнить детализированную операцию книги клиентов данными из таб* лицы операций книги клиентов, это можно выполнить с помощью команды меню Связанные Таблицы. В результате создается описанная выше схема снежинка.

•

•

•

Измерения. Измерения позволяют распределить по категориям данные в витрине данных. Это атрибуты или описательные свойства единиц измерения. Они содер* жат сведения о единицах измерения, например когда, где, кто, что и так далее. Меры. Единицы измерений представляют собой логические типы данных в вит* рине данных. Единицы измерений — это числовые значения, имеющие важное значение для конечных пользователей. Функции. Необязательный параметр. Функции применяются для работы с еди* ницами измерений.

8. Для настройки связанных таблиц последовательно выбрать пункты Куб > Связанные Таблицы. Будет открыто окно Бд Ба. Связи Таблиц Кубов:

9. Нажать кнопку Выбор полей. Будет открыто окно Выбор Поля Ба. Это окно используется для указания дополнительных сведений, которые требу* ется добавить в данный куб. Система Microsoft Navision отображает таблицы, свя* занные с выбранной таблицей фактов. Затем в этих связанных таблицах выбирают* ся поля, которые следует добавить в куб. 10. Щелкнуть столбец Выбран (Selected) для следующих элементов: Таблица

Но.

Имя

Клиент Книга Операций

2

Клиент Операция Но.

Клиент Книга Операций

9

Клиент Но.

Глава 19. Бизнес:аналитика

279

11. Нажать кнопку ОК. Выбранные таблицы и поля будут выведены в окне Бд Ба. Связи Таблиц Кубов. Теперь для куба установлены связанные таблицы. Установить единицы измерений для куба. 12. Последовательно выбрать пунктыКуб > Меры. Будет открыто окноБд Ба. Меры Куба:

13. Нажать кнопку Выбор полей. Будет открыто окно Выбор Поля БА. Это окно содержит все поля сумм из всех таблиц куба. В данном случае речь идет о таблице Подроб. Клиент Книга Операций и таблицах Клиент и Клиент Книга Операций из конфигурации связанных таблиц. 14. Щелкнуть поле Выбран (Selected) для следующих элементов: Таблица

Но.

Имя

Клиент Книга Операций Клиент Книга Операций

7 8

Сумма Сумма (РУБ)

15. Нажать кнопку ОК. будут выведены выбранные таблицы и поля. Обратите вни* мание, что поле Название может быть изменено в окне БД БА. Меры Куба . Те* перь для куба установлены единицы измерений. Указать измерения для куба. 1. Последовательно выбрать пункты Куб > Измерения . Будет открыто окно Бд Ба. Измерения Куба:

280

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Последовательно выбрать пункты Функции > Выбор Полей . Откроется окно Выбор Поля БА. Снова отображены поля всех трех связанных таблиц. Если пользователь выбе* рет поля, имеющее связь с таблицей, или тип Параметр (например, тип документа), будет выполнена проверка существования соответствующего измерения. Если из* мерения нет, оно будет создано. Если поле имеет тип Параметр, для него будет так* же создан нумерованный список (перечисление), который будет служить основой для данного измерения. 3. Щелкнуть поле Выбран для следующих элементов: Таблица

Но.

Имя

Клиент Книга Операций

3

Клиент Но.

Клиент Книга Операций

4

Дата Учета

Клиент Книга Операций

5

Документ Тип

Клиент Книга Операций

11

Код Валюты

Клиент Книга Операций

21

Продажа Клиент Но.

4. Нажать кнопку ОК. Будут отображены выбранные таблицы и поля. 5. Выбрать измерения Microsoft Navision, которые будут соответствовать измере* нию этого куба. Выбрать любую из строк в окне БД БА. Измерения Куба, а затем последовательно выбрать пункты Функции > Выбор Измерений . Будет открыто окно Измерение Выбор. 6. Щелкнуть поле Выбран для измерения РЕГИОН. 7. Нажать кнопку ОК. Измерение РЕГИОН добавлено в окно БД БА. Измерения Куба. Теперь для куба установлены измерения. Формирование функции для куба. 1. Последовательно выбрать пункты Куб > Функции . Будет открыто окно Бд Ба. Функции Куба:

2. В поле Мера Строка Номер нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Сумма (РУБ).

Глава 19. Бизнес:аналитика

281

3. В поле Временное Измерение Строка Номер нажать кнопку AssistButton и выб* рать значение Дата Учета. 4. В окне БД БА. Функции Куба подставляются выбранные функции. Теперь фун* кции для данного куба определены. 5. Нажать клавишу (ESC) для возвращения к карточке Бд Ба. Карточка Куба . 6. Раскрыть строки куба (щелкнув стрелки рядом с требуемыми строками или пос* ледовательно выбрав пункты Функции > Раскрыть), чтобы просмотреть оконча* тельную конфигурацию:

Обновление данных XML При каждом изменении определения кубов должны быть обновлены данные XML. Чтобы обновить данные XML: 1. В окне БД БА. Обзор щелкнуть поле Название, чтобы открыть окно Базы данных БА. 2. Последовательно выбрать пункты Функции > Обновить Xml .

282

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка баз данных бизнес:аналитики Прежде чем можно будет использовать конфигуратор бизнес*аналитики для на* стройки базы данных БА в службах анализа SQL, необходимо настроить базу дан* ных БА и определить экспортируемые кубы данных. Для базы данных СТАНДАРТ кубы данных уже определены. 1. На панели навигации последовательно выбрать пункты Администрирование > Настройка Приложения > Общее > Настройка Business A nalytics. Будет открыто окно БД БА. Обзор. 2. Щелкнуть поле Название, чтобы открыть окно Базы Данных БА. 3. На свободной строке ввести код и описание этой базы данных. 4. В поле Путь к Конфигуратору нажать кнопку AssistButton и найти файл с расши* рением EXE, запускающий конфигуратор. Нажать кнопку Открыть. 5. Последовательно выбрать пункты Базы Данных Ба > Фирмы. Будет открыто окно БД БА. Фирмы. В этом окне отображаются все введенные в базу данных компании. Текущей компанией является компания, установленная по умолчанию, однако можно выб* рать любую другую компанию. 6. Ядро конфигуратора можно настроить так, чтобы оно ежедневно автоматичес* ки запускалось в одно и то же время. Для выполнения настройки надо последо* вательно выбрать пункты Базы Данных Ба > Отчеты. Будет открыто окно БД БА. Отчеты. Первая строка в этом окне содержит заданное по умолчанию время, однако это значение можно изменить. Если требуется, чтобы ядро запускалось несколько раз в день, можно ввести дополнительные строки. Примечание. Помимо использования планировщика конфигуратор мож* но в любое время запустить вручную. Для внепланового запуска конфи* гуратора в окне БД БА. Обзор последовательно выбрать пункты Функции > Запустить Конфигуратор . В целях обеспечения безопасности конфигуратор должен запускаться на серве* ре, обрабатывающем базу данных O LAP. Шаги, описанные выше, можно повторить для всех требуемых баз данных. Од* нако активной может быть только одна из них. 7. Чтобы указать используемую в данный момент базу данных, следует устано* вить для этой базы данных флажок Активна.

Создание виртуальных кубов Обратите внимание, что при включении в конфигурацию нескольких кубов, например куба продаж и куба бюджета, можно создать виртуальный куб, по* зволяющий объединить и сравнить эти два куба. Например, может быть со* здан куб данных, который включает несвязанные таблицы. Имеется возмож* ность настроить отдельные кубы для таблиц и затем объединить эти кубы в виртуальный куб.

Глава 19. Бизнес:аналитика

283

Перед созданием виртуальных кубов необходимо заранее определить кубы, включаемые в виртуальный куб. Для объединения требуется, по меньшей мере, два куба, однако в виртуальный куб можно включить неограниченное количество кубов.

Создание виртуального куба Создание виртуального куба напоминает создание обычного куба за тем исключе* нием, что не требуется настраивать связи таблиц, измерения, единицы измерений и функции, поскольку они уже настроены. 1. На панели навигации необходимо последовательно выбрать пункты Администрирование > Настройка Приложения > Общее > Настройка Business A nalytics. Бу* дет открыто окно БД БА. Обзор. 2. Выделить строку Виртуальный Куб и последовательно выбрать пункты Функции > Новый. 3. Будет выведено сообщение с запросом на создание нового виртуального куба. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить создание куба. Будет открыта карточка Бд Ба. Карточка Виртуального Куба :

4. В поле Куб Строка Номер нажать кнопку AssistButton. Будет открыто окно Бд Ба. Список Кубов. 5. Выбрать куб из списка и нажать кнопку Ок. 6. Повторите шаги 4–5 для добавления в виртуальный куб нового куба.

284

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 20

Операции между несколькими компаниями I Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • •

Создание компании консолидации и дочерних компаний Экспорт данных для консолидации (при необходимости) Тестирование консолидированных данных Консолидирование данных Обработка исключений консолидации Консолидированные отчеты

Обзор Консолидация означает объединение финансовой отчетности двух или более от* дельных компаний (дочерних компаний) в консолидированную отчетность. В сис* теме Microsoft Dynamics NAV вовлеченные в консолидацию компании называются филиалами. Компания, чья отчетность консолидируется, называется консолиди* рованной компаний. Обычно для этой цели создается отдельная компания, факти* чески не ведущая деловых операций. Доступны следующие типы консолидации: • • • • •

по разным планам счетов; по компаниям с различными финансовыми годами; по полному объему или части финансовой отчетности отдельной компании; по компаниям с разной валютой; по разным методам перевода финансовых счетов. Консолидацию можно выполнять для следующих компаний:

• • •

•

компаний, находящихся в той же базе данных, что и консолидированная ком* пания; компаний, находящихся в других базах данных Microsoft Navision; компаний, чья отчетность ведется в других системах бухгалтерского учета и фи* нансовой отчетности (при условии, что из таких программ можно выполнять экспорт в файл допустимого формата); компаний, чьи данные записаны в текстовом формате (расширение TXT до вер* сии 4.0) с фиксированной длиной полей либо в формате XML.

Консолидированная компания вводится в базу данных подобно обычным ком* паниям. Ее план счетов независим от планов счетов других филиалов, а планы сче* тов филиалов могут отличаться друг от друга. Функции консолидации позволяют

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

285

формировать список компаний, для которых будет выполнена консолидация, про* верять данные бухгалтерского учета перед выполнением консолидации, осуществ* лять импорт данных из файлов и баз данных и генерировать консолидированные отчеты.

Процедура выполнения консолидации В этом разделе рассматриваются действия, с помощью которых выполняется кон* солидация. Процесс консолидации подразделяется на шесть основных шагов: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Создание компании консолидации и дочерних компаний Экспорт данных для консолидации (при необходимости) Тестирование консолидированных данных Консолидирование данных Обработка исключений консолидации Консолидированные отчеты

В приложении Б к данному руководству содержатся более подробные сведения по вопросу межфирменной консолидации.

Настройка элементов консолидации Создание консолидированной компании и дочерних компаний Перед выполнением консолидации необходимо создать консолидированную компанию. Такая компания создается аналогично любой другой компании в системе; она создается со своим планом счетов и, при желании, измерениями. Если новая компания будет использоваться для консолидации дочерних ком* паний, следует помнить, что для копирования в новую компанию плана сче* тов и других данных может использоваться контрольный список настройки главной книги.

Настройка сведений о консолидации в финансовых счетах В плане счетов консолидированной компании должно быть указано, по каким счетам будет выполняться консолидация. Для каждого из учетных финансовых счетов каждой компании необходимо указать финансовый счет консолидиро* ванной компании, на который при консолидации будет переводиться баланс. Такое сопоставление позволяет консолидировать компании с разными планами счетов. Для ввода информации о консолидации в финансовые счета необходимо: 1. В строке меню последовательно выбрать пунктыФайл > Фирма > Открыть. Выб* рать дочернюю компанию из списка компаний. 2. Последовательно выбрать пункты Финансы > План Счетов . 3. Последовательно выбрать пункты Фин. Счет > Карточка и перейти на вкладку Консолидация.

286

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Для каждого финансового счета с типомУчет заполнить поля Консол. Дебет Счет Но. и Консол. Кредит Счет Но. Поле

Описание

Консол. Дебет Счет Но.

Счет консолидированной компании, на который переводятся дебетовые балансы

Консол. Кредит Счет Но.

Счет консолидированной компании, на который переводятся кредитовые балансы

Консол. Метод Перевода

Это поле содержит метод перевода консолидации, который будет использоваться для данного счета. Методология перевода указывает на курс пересчета валюты, который должен быть применен к данному счету. Возможны следующие варианты: Средний Курс Средний курс за период консолидации. Ручн. Рассчитывается либо как среднее арифмети* ческое, либо как наиболее вероятная оценка для каждого из филиалов Курс закрытия

Основной курс валютных рынков на дату, для которой подготавливается отчет по балансу или отчет о прибыли. Курс вводится для каждого филиала

Исторический Курс

Курс обмена иностранной валюты, который преимущественно использовался во время прохождения транзакции

Сложный Курс

Суммы текущего периода переводятся по среднему курсу и добавляются к ранее записанному балансу в консолидированной компании. Этот метод обычно используется для счетов нераспределенной прибыли, так как эти счета включают суммы из разных периодов и, таким образом, являются объединением сумм, переведенных по разным обменным курсам

Курс Собств. Средств

Аналогичен составному курсу. Учет расхожде* ний ведется на отдельных финансовых счетах

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

287

В случае необходимости ежедневного перемещения балансов рекомендуется указывать номера счетов как для поля Консол. Дебет Счет Но., так и для поля Консол. Кредит Счет Но. по следующим причинам: • •

хотя суммы, равные 0, не перемещаются, счет, по которому итоговый баланс равен 0, мог иметь на некоторые даты ненулевой баланс; если даже ожидается, что итоговый баланс за данный период будет иметь креди* товое или дебетовое сальдо, вполне возможно, что на некоторые даты действо* вало обратное сальдо.

Если для счета не требуется различать дебетовое и кредитовое сальдо, можно использовать один и тот же счет в полях Консол. Дебет Счет Но. и Консол. Кредит Счет Но. 5. Повторить процедуру в каждой дочерней компании. Счета дебетовой и кредитовой консолидации должны быть указаны и для кон* солидированной компании. Примечание. Если компания консолидации одновременно является до* черней компанией для другой компании, дебетовые и кредитовые счета консолидации будут теми же, что и финансовый счет.

Настройка сведений о филиале Для консолидации данных по нескольким компаниям в одной консолидированной компании, следует сначала ввести информацию о филиалах, которые должны быть включены в консолидацию, а также о степени детализации включаемых в консоли* дацию данных. 1. В консолидированной компании следует настроить сведения о филиалах. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыта карточка филиала:

288

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Карточка филиала содержит следующие поля: Поле

Описание

Код

Можно ввести не более 10 знаков. При импорте данных из филиалов содержание поля кода используется для определения соответству* ющей компании. Затем этот код применяется в отчетах и других документах уже в самой консолидированной компании. Следует использовать легко запоминающиеся, описательные коды. Код должен быть уникальным

Название

Ввести название филиала. Можно ввести не более 30 знаков, включая как буквы, так и цифры

Название Фирмы

Выбрать дочернюю компанию, которая будет связана с данным филиалом в системе. Нажать кнопку просмотра или клавишу (F6), чтобы просмотреть доступные в базе данных имена компаний. Имена компаний в других базах должны иметь пригодную для распознавания форму

Код Валюты

Выбрать код валюты, являющейся национальной валютой для данного филиала. Значение Код Валюты определяет, как будет прочитан файл консолидации. Если это поле оставлено пустым, суммы файла консолидации считаются выраженными в национальной валюте. Если выбран код валюты из таблицы Код Валюты, предполагается, что числа деноминированы в данной валюте. Если финансовая отчетность предоставляется зарубежной дочерней компанией, поле Код Валюты должно быть пустым. При консолидации эти суммы рассматриваются как выраженные в национальной валюте и не преобразовываются

Курс валюты

Содержимое этого поля показывает, какая таблица курса обмена валют будет использоваться при импорте данных консолидации. Доступны следующие значения: Локальный

Будет применяться курс обмена валюты в текущей (локальной) компании

Филиал

Будет использована таблица курса обмена валюты этого филиала

Консоли* дировать

Установленный флажок означает, что эта компания будет участвовать в консолидации. В окне Подразделения можно настроить все компании, из которых состоит эта группа, а затем перед консолидацией с помощью флажка Консолидировать указать, будет ли каждая конкретная компания включена в эту консолидацию. Флажок устанавливается, если для данного филиала будет выполняться консолидация

Консоли* дация %

Здесь вводится значение в процентах, которое указывает, какая доля каждого счета этого филиала должна быть включена в консолидацию. Если это поле оставлено пустым, будет импортироваться 100% каждого счета данной компании

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I Поле

289

Описание

Дата Начала Поля Дата Начала и Дата Конца определяют за какой период будут и Дата Конца импортированы данные. Если финансовый год филиала отличается от финансового года консолидированной компании, здесь следует ввести даты начала и завершения финансового года этого филиала Источник Данных

Содержимое этого поля показывает, в какой валюте будут извлекаться данные по этому филиалу: в национальной валюте филиала или в дополнительной отчетной валюте

Формат файла

Значение этого поля указывает, в каком формате файлов филиал предоставляет свои данные. Если филиал имеет версию программы 3.70 или более раннюю, предоставляется файл TXT. Если филиал имеет версию программы 4.00 или более позднюю, данные предоставляются в файле XML

Перейти на вкладку Фин. Счета.

Поля вкладки Фин. Счета Поле

Описание

Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

Здесь вводится номер финансового счета, на котором будут учитываться прибыль и убытки курсовой разницы. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6)

Сч. Дох. Курс. Разн. по Комп. и Сч. Уб. Курс. Разн. по Комп.

Счета прибыли и убытков по курсовым разницам для компонента корректировок преобразований, составленного из финансовых счетов, имеющих значение Сложный в поле Консол. Метод Перевода. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6). Если эти поля пусты, будут использоваться поля Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

290

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Сч. Дох. Курс. Разн. по Собств. Ср. и Сч. Уб. Курс. Разн. по Собств. Ср.

Счета прибыли и убытков по курсовым разницам для компонента корректировок преобразований, составленного из финансовых счетов, имеющих значение Собственные Средства в поле Консол. Метод Перевода. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6). Если эти поля пусты, будут использоваться поля Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

Остаточный Фин. Счет

Используется для учета сумм остатков, возникающих в результате импорта данных при консолидации из*за переопределения начальных балансов балансового отчета. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6)

Сч. Приб. Курс. Рзн. по Меньш. и Сч. Уб. Курс. Разн. по Меньш.

Счета прибыли и убытков для компонента корректировок преобразования, составленного из пропорциональных долей итоговых корректировок преобразования, назначаемых меньшим пакетам акций. Для просмотра доступных финан* совых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6). Если эти поля пусты, будут использоваться поля Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

Примечание. Используемые при консолидации поля финансовых счетов зависят от значения поля Консол. Метод Перевода , выбранного в окне План Счетов (Фин.) на вкладке Консолидация. Если метод преобразова* ния при консолидации не указан при создании новых финансовых сче* тов, по умолчанию используется значение Среднее. Методы преобразова* ния при консолидации рассматриваются в приложении Б.

Задание обменных курсов для консолидации Существуют три валютные курса, которые используются программой для консоли* дации финансовой отчетности филиалов, выраженной в иностранной валюте. Это курсы Средний Курс Ручн., Курс закрытия и Последний курс закрытия. Поле

Описание

Средний Курс Ручн.

Средний курс валютных рынков в период, за который формируется балансовый отчет или отчет о прибыли и убытках

Курс закрытия

Основной курс валютных рынков на дату, для которой подготавливается балансовый отчет или отчет о прибыли и убытках

Последний курс закрытия

Курс, используемый на последнюю дату закрытия балансового отчета

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

291

Чтобы задать обменные курсы для консолидации следует: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . 2. Выбрать строку соответствующего филиала в окне Подразделения, затем после* довательно выбрать пункты Курсы Валют > Средний Курс Ручн., Курс Закрытия Или Последний Курс Закрытия . Независимо от сделанного выбора будет открыто окно Изменить Курс Валюты.

В зависимости от метода ввода обменных курсов можно изменить курс, испра* вив значение редактируемого поля в данном окне и нажав кнопку ОК. Примечание. Если значения Средний Курс Ручн, Курс Закрытия и Последний курс закрытия не исправлены вручную, по умолчанию для консолида* ции будет использоваться последний обменный курс, указанный в окне Курсы валют. Однако при добавлении в окне Курсы валют новых обменных курсов, которые предполагается применять при консолидации, значенияСредний Курс Ручн , Курс закрытия и Последний Курс Закрытия не обновля* ются автоматически. Чтобы установить новый курс по умолчанию, необходимо заново выбрать эту валюту в поле Код Валюты окна Подразделения.

Настройка сведений об измерениях для консолидации Помимо финансовых счетов можно выполнять консолидацию сведений об изме* рениях следующим образом:. 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Измерения > Измерения. 2. В окне Измерения выделить одно из измерений и последовательно выбрать пункты Измерение > Значения Измерения. Будет открыто окно Измерение Значения:

292

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Код Консолидации используется для консолидации. Выбор значения для данного поля зависит от того, будут ли сведения об измерениях преобразованы для консолидированной компании при выполнении консолидации: •

•

•

Если для сведений об измерениях не требуется консолидация, следует оставить поле Код Консолидации пустым. Кроме того, необходимо убедиться, что изме* рения не указаны в полях Копировать Измерения функций консолидации или отчетов, рассматриваемых далее в этом разделе. Если планируется консолидировать сведения об измерениях, поле Код Консолидации все равно следует оставить пустым. Однако консолидация будет выпол* нена только в том случае, если измерения филиала точно соответствуют изме* рениям консолидированной компании. Поле Код Консолидации заполняется только тогда, когда требуется консоли* дировать значение измерения, установленное в филиале, с другим значени* ем измерения, принятым в консолидированной компании. Это поле должно содержать код значения измерения, действующий в консолидированной ком* пании.

Например, филиал по Северной Европе имеет отдельные измерения для Дании, Швеции и Норвегии. Консолидированной компании требуются только консоли* дированные сведения по скандинавским странам. Чтобы консолидировать сведе* ния по измерению Норвегии в этом филиале в значение измерения по скандинавс* ким странам, ввести значение Nordic в поле Код Консолидации для значения измерения Норвегия. Окно Измерение Значение должно быть заполнено следующим образом: Код

Имя

Код консолидации

ДАНИЯ

Территория продаж, Дания

NORDIC

НОРВЕГИЯ

Территория продаж, Норвегия

NORDIC

ШВЕЦИЯ

Территория продаж, Швеция

NORDIC

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

293

Примечание. Консолидация измерений идентична консолидации фи* нансовых счетов. Как и в случае с планами счетов, филиалы могут иметь значения измерений, отличные от измерений консолидирован* ной компании. Однако коды измерений для филиала и консолидиро* ванной компании ДОЛЖНЫ БЫТЬ одинаковы. Поскольку коды из* мерений создаются для всей компании, это означает, что они применяются во всех филиалах. Нескольким значениям измерения можно присвоить один и тот же код консолидации, если требуется объединить операции с этими значениями измерений при консоли* дации.

Экспорт данных для консолидации Если филиал находится в другой базе данных, перед выполнением консолидации необходимо экспортировать соответствующие данные. Компании должны быть экспортированы по отдельности. Для этой цели в системе Microsoft Navision пре* дусмотрено пакетное задание. 1. В строке меню необходимо последовательно выбрать пункты Файл > База Данных > Открыть. Выбрать базу данных, содержащую данные по дочерней компа* нии, которые требуется экспортировать, и нажать кнопку ОК. 2. В выбранной компании в меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Экспорт Консолидации. Будет открыто окно Экспорт Консолидации:

3. На вкладке Параметры заполните поля, указывающие, каким образом это па* кетное задание будет создавать файл.

294

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Формат файла

Здесь указывается тип формата файла. Это поле показывает, в каком формате файлов филиал предоставляет свои данные. Если филиал имеет версию программы 3.70 или более раннюю, предоставляется файл в формате TXT. Если филиал имеет версию программы 4.00 или более позднюю, данные предоставляются в файле формата XML. Единственная причина для выбора старого формата — отсутствие в компании*учредителе версии Microsoft Navision 4.00 или более поздней

Имя файла

Здесь вводится имя файла (на дискете или на жестком диске), в который будет производиться экспорт данных

Дата Начала

Данное поле содержит первую дату в периоде, из которого будут экспортироваться операции. Период, определенный в поле Дата Начала, не может превышать 500 дней

Дата Конца

Данное поле содержит последнюю дату в периоде, из которого будут экспортироваться операции. Период, определенный в поле ДАТА КОНЦА, не может превышать 500 дней

Копировать Измерения

Здесь можно выбрать измерения, по которым требуется классифицировать операции при экспорте в консолидированную компанию. Для просмотра доступных измерений нажать кнопку AssistButto n в этом поле

Код родительской валюты

Здесь указывается код валюты для компании*учредителя

Обрабатываются все операции каждого из финансовых счетов. Для каждой ком* бинации выбранных измерений и даты содержимое полей операций Сумма сумми* руется и экспортируется. После этого обрабатывается следующая комбинация гло* бальных измерений и даты с тем же самым номером счета, затем обрабатываются комбинации в следующем номере счета и так далее. Экспортируемые операции содержат поля Счет Но., Дата Учета и Сумма. Если также экспортируются сведения об измерениях, будут включены коды измерений и значения измерений. •

• •

Для каждой экспортируемой строки с положительным итоговым значением поля Сумма экспортируется счет, установленный для данного филиала в поле Консол. Дебет Счет Но. Если итоговое значение отрицательное, в строку экс* портируется соответствующий номер в поле Консол. Кредит Счет Но. Датой для экспортируемых строк является либо дата завершения, либо, если передача ведется за день, точная дата расчета. Экспортируемое для данной операции значение измерения будет значением измерения консолидированной компании, установленным в поле Код Консолидации для данного значения измерения. Если в поле Код Консолидации не указа*

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

•

295

но значение измерения консолидированной компании, в строку экспортирует* ся само значение измерения. Файлы в формате XML дополнительно содержат курсы обмена валют за пе* риод консолидации. Эти курсы находятся в специальном разделе в начале файла.

Тестирование консолидированных данных Перед консолидацией данных желательно проверить, есть ли различия между базовыми сведениями в филиалах и консолидированной компании. Для этой цели существует два отчета — для тестирования базы данных и для тестирова* ния файла.

Проверка данных, хранящихся в файле 1. В строке меню необзодимо последовательно выбрать пункты Файл > Фирма > Открыть. Выбрать консолидированную компанию из списка. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Филиал Карточка.

3. Последовательно выбрать пункты Функции > Тест Файла . Будет открыто окно Консолидация — Тест Файла : 4. Выделить формат файла для импорта. 5. Указать имя тестируемого файла, после чего нажать кнопку Печать. При формировании отчета будут обработаны экспортированные в файл фи* нансовые данные этого филиала, а также выведены финансовые счета и изме* рения, включенные в файл, но отсутствующие в консолидированной компа* нии. Если счет отображается в данном отчете, это связано с отсутствием в консоли* дированной компании дебетового либо кредитового счета. Если в отчете отображается измерение, это объясняется одной из следующих причин:

296 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Установленный для филиала код консолидации не является значением измере* ния, определенным в консолидированной компании. Если коды консолидации не используется, в консолидированной компании не указан код значения измерения. Измерение в данном файле не соответствует измерению в консолидированной компании. До импорта файла для консолидации все ошибки должны быть исправлены.

Проверка данных, хранящихся в базе данных Проверка данных филиала, хранящихся в той же базе данных, что и данные кон* солидированной компании, аналогична сочетанию рассмотренных выше экс* порта файла и проверки файла. Если файл не создается, формируется тот же от* чет. Для тестирования базы данных перед консолидацией необходимо: 1. В строке меню последовательно выбрать пунктыФайл > Фирма > Открыть. Выб* рать из списка консолидированную компанию. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Филиал Карточка. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Тест Базы Данных . Будет открыто окно Консолидация — Тест БД . 4. На вкладке Филиал доступна настройка фильтра для отбора тестируемых фили* алов. Если фильтр не настроен, будут протестированы все филиалы в окне Подразделения с установленными флажками Консолидировать. 5. Перейти на вкладку Параметры.

Поля Дата Начала, Дата Конца и Копировать Измерения заполняются и обраба* тываются таким же образом, как соответствующие поля рассмотренного выше па* кетного задания Экспорт консолидации. 6. Заполнить поля вкладки Параметры и нажать кнопку Печать или Просмотр.

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

297

В отчете обрабатываются учтенные финансовые операции в финансовых дан* ных филиалов и отображаются финансовые счета и измерения, которые в отдель* ных филиалах задаются со ссылкой на консолидированную компанию, но отсут* ствуют в консолидированной компании. Причины, по которым счета и измерения включаются в отчет, те же, что и при проверке файла.

Консолидирование данных После исправления ошибок, выявленных при проверке, можно выполнить консо* лидацию данных.

Консолидация из той же базы данных Чтобы выполнить консолидацию компаний из одной базы данных необходимо: 1. Убедиться, что активна консолидированная компания. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Фи* лиал Карточка. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт Базы Данных . Будет от* крыто окно Консолидация Импорт Из БД :

4. На вкладке Филиал можно настроить фильтр в поле Код таким образом, чтобы отобрать консолидированные филиалы. Если фильтр не настроен, будет выпол* нена консолидация для всех филиалов в окне Подразделения с установленны* ми флажками Консолидировать. 5. Перейти на вкладку Параметры.

298

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поля Дата Начала, Дата Конца, Копировать Измерения и Код родительской валюты заполняются и обрабатываются таким же образом, как соответствующие поля рассмотренных выше отчетов и пакетного задания Экспорт Консолидации. В идеале следует проводить консолидацию за тот же период, для которого формировался те* стовый отчет. 6. Заполнить соответствующие поля на вкладке Параметры. 7. Нажать кнопку ОК, чтобы начать импорт. 8. Будет выведен запрос на подтверждение выполнения консолидации. Для продол* жения нажать кнопку Да. 9. Если период консолидации выходит за рамки последнего финансового года кон* солидированной компании, будет выведено предупреждающее сообщение с зап* росом на подтверждение выполнения консолидации. Для продолжения нажать кнопку Да. Пакетное задание обрабатывает все операции в филиале, которые должны быть включены в консолидацию. После начала выполнения пакетного задания на экра* не появляется сообщение, показывающее, какой филиал, какой номер счета и ка* кая дата обрабатываются. В процессе обработки обрабатывается непосредственно таблица финансовых операций. Для учета в консолидированной компании не созданы пакетные зада* ния. Учтенные операции можно просмотреть, последовательно выбрав пункты Финансовые Операции > История > Регистры . Суммы новых операций консолидированной компании конвертируются из сумм филиалов на основе сведений по филиалу, указанных в следующих полях окна Подразделения: Консолидация %, Операционный Курс и Балансовый Курс. Более подробно эти поля рассматривались в разделе Настройка сведений о фи* лиале. Итоговая сумма перемещается на счета консолидированной компании, кото* рые в отдельных финансовых счетах филиала уже настроены как Консол. Дебет Счет Но. или Консол. Кредит Счет Но. в зависимости от того, является ли итог дебетом или кредитом. Если для данного филиала уже созданы операции в кон* солидированной компании, они будут перезаписаны с добавлением следующего текста: Изменено при консолидации (рабочая дата).

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

299

При импорте уже импортированных балансовых счетов может потребоваться корректировка начальных балансов. С помощью полей Балансовый Курс и Посл. Балансовый Курс проверяется наличие курсовых разниц между прошлым и теку* щим импортом. Если такая разница существует, начальный баланс балансового отчета корректируется на курсовую разницу для счетов балансового отчета. Впос* ледствии все курсовые разницы рассчитываются и учитываются на счетах прибыли и убытков по курсовым разницам, установленных в окне Филиал. Возможная сум* ма остатка рассчитывается по всем импортированным операциям и позже учиты* вается на счете остатков консолидированной компании. Она используется при формировании консолидированного пробного балансо* вого отчета и отчета по исключениям консолидации для финансов. Ряд сумм остатков также возникает из*за разниц при округлении 50% операций филиала.

Консолидация из файлов Чтобы выполнить консолидацию из файла требуется: 1. Убедиться, что активна консолидированная компания. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Фи* лиал Карточка. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт Файла. Будет открыто окно Консолидация Импорт Из Файла :

4. На вкладке Параметры ввести значения Формат файла, Имя файла (включая имя диска и путь). Кроме того, необходимо указать номер документа, который будет назначен импортированным операциям. 5. Нажать кнопку ОК, чтобы начать импорт. Консолидация выполняется точно. Консолидированные операции генерируются на основе данных, содержащихся в строках файла экспорта.

300

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обработка исключений консолидации После выполнения консолидации всех компаний необходимо создать операции исключения (то есть операции, которые удаляют транзакции, записанные одно* временно для нескольких компаний) или удалить операции по межфирменным транзакциям. В первую очередь следует рассчитать исключения, а затем ввести соответствующие суммы в общий журнал. Расчет исключений вручную — трудо* емкая задача, выполнение которой облегчается созданием специальных межфир* менных счетов, межфирменных клиентов и поставщиков и межфирменных учет* ных групп. В данном примере предположим, что за период произошли следующие межфир* менные транзакции: •

Компания Cronus International Ltd. продала товары дочерней компании Cro nus Subsidiary Ltd., которая перепродала их стороннему клиенту.

Связанные с этими транзакциями операции исключений консолидации следу* ет ввести для консолидированной компании в разделе журнала, в котором не уста* новлен флажок в поле Коп. Настройку НДС в Строки. Это раздел журнала CO N* SOLELIM. Если в разделе журнала с установленным флажком в этом поле выполнить учет операции исключения, уменьшающий баланс счета, включенного в отчет о прибы* ли и убытках с установленным учетом НДС, например, счета продаж, будет автома* тически учтена операция НДС, уменьшающая сумму НДС к уплате. Это неверно, поскольку данная транзакция подлежит обложению НДС, хотя она является меж* фирменной транзакцией. После создания соответствующего раздела необходимо ввести журналы исклю* чений. Пример строк журнала, требуемых для исключения межфирменных тран* закций между компаниями Cronus International Ltd. и Cronus Affiliate Ltd., приведен на следующем рисунке:

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

301

Примечание. Поле Код филиала ДОЛЖНО быть ПУСТЫМ, чтобы опера* ции исключений не входили как импортированные операции консолида* ции в отчет исключений финансовой консолидации и отчеты пробного консолидированного балансового отчета. Перед выполнением учета исключений следует просмотреть их воздействие на пробный баланс консолидированной компании с помощью отчета исключений финансовой консолидации. Этот отчет отображает пробный баланс, позволяющий оценить последствия исключения операций путем сравнения операций в консоли* дированной компании с исключениями, которые были введены в финансовый жур* нал, откуда они впоследствии будут учтены. 1. В меню Финансы надо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения. Будет открыто окно Филиал Карточка. 2. Последовательно выбрать пункты Функции > Исключения . Будет открыто окно Консолидация Исключения . 3. На вкладке Фин. Счет для данного отчета можно задать фильтры счетов и гло* бальных измерений. 4. Перейти на вкладку Параметры.

Поле

Описание

Дата Начала

Здесь вводится первая дата периода, за который должны быть показаны учтенные операции консолидированной компании

Дата Конца

Здесь вводится последняя дата периода, за который должны быть отображены учтенные операции консолидированной компании

302

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Код Филиала

Здесь выбираются филиалы, которые будут включены в отчет

Код Шаблона Журнала

Здесь выбирается шаблон журнала, который будет использован для неучтенных исключений

Раздел Журнала

Здесь указывается раздел журнала, куда будут включены неучтенные исключения

Показать

Здесь выбирается тип отображения сумм как оборота или баланса на текущую дату

5. Нажать кнопку Печать или Просмотр, чтобы создать отчет. Будет выведен отчет Консолидация Исключения. Каждый счет выводится в строке отдельно (в соответствии со структурой плана счетов). Если все суммы в строке равны 0, счет не отображается. Для каждого из счетов указывается следующая информация: • • •

•

• •

• •

Номер счета. Название счета. Если в поле Код Филиала вкладки Параметры выбран код филиала, итого* вые суммы для консолидированной компании включают учтенные исклю* чения, но без операций консолидации выбранного филиала и неучтенных исключений. Если поле Код Филиала не заполнено, будет показан общий итог для консолидированной компании, кроме учтенных и неучтенных ис* ключений. Если в поле Код Филиала вкладки Параметры выбран код филиала, будет вы* ведена итоговая сумма по импортированным операциям данного филиала. Если поле Код Филиала оставлено пустым, будет отображен итог для учтен* ных исключений в консолидированной компании. Общий итог для консолидированной компании со всеми филиалами и всеми учтенными исключениями. Неучтенные исключения, которые должны быть введены для консолидирован* ной компании, т. е. операции в разделе общего журнала, выбранного в окне Параметры. Текущее итоговое значение по неучтенным исключениям приво* дится в нижней части каждой страницы отчета. Текст проводки копируется из неучтенных исключений общего журнала. Проектное итоговое значение для консолидированной компании после учета неучтенных исключений.

Если проектный консолидированный итог приемлем, можно учесть неучтен* ные исключения. Таким образом, отчет Консолидация Исключения можно рассмат* ривать как тестовый отчет по журналу.

Печать консолидированных отчетов После учета исключений можно распечатать пробные консолидированные балан* совые отчеты для консолидированной компании. Доступны отчеты Консолидация Оборотка и Консолидация Оборотка (4) .

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

303

Отчет

Описание

Консолидация Оборотка

Этот отчет рекомендуется для консолидированной компании, имеющей более четырех филиалов. Включены сведения о балансе и обороте по каждому счету до и после применения исключений, а также учтенные исключения для каждого счета. В отдельных строках отображаются итоги по отдельному счету для каждого филиала

Консолидация оборотка (4)

Этот отчет рекомендуется для консолидированной компании, имеющей не более четырех филиалов. В отдельных строках выводятся сведения по каждому счету. В отдельных столбцах отображаются итоги по отдельному счету для каждого филиа* ла. В связи с ограничениями, налагаемыми шириной страни* цы, баланс и оборот нельзя вывести одновременно. Отобра* жаются выбранные сведения по каждому счету до и после применения исключений, а также учтенные исключения для каждого счета

Примечание. В связи с ограниченной шириной страницы в отчете могут не отображаться большие числа. Если задать вывод в тысячах, вероятность корректного отображения больших чисел повысится. Чтобы распечатать пробный балансовый отчет необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Филиал Карточка. 2. Последовательно выбрать пункты Отчеты > Оборотка. Будет открыто окно Консолидация Оборотка . 3. На вкладке Фин. Счет можно задать для отчета фильтры по счетам и глобаль* ным измерениям. 4. Перейти на вкладку Параметры.

304

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Дата Начала и Дата Конца

Здесь вводится первая дата и последняя дата периода, за который должны быть показаны учтенные операции консолидированной компании

Суммы в целых тысячах

Этот флажок устанавливается, если требуется отображать суммы в отчете округленными до тысяч

5. Вернуться в окно Филиал Карточка, и последовательно выбрать пункты Отчеты > Консолидация Оборотка (4) . Будет открыто окно Консолидация Оборотка (4 ). 6. Перейти на вкладку Параметры.

Поле

Описание

Дата Начала и Дата Конца

Здесь вводится первая дата и последняя дата периода, за который должны быть показаны учтенные операции консолидированной компании

Показать

Здесь выбирается тип отображения сумм как оборота или баланса на текущую дату

Суммы в целых тысячах

Этот флажок устанавливается, если требуется отображать суммы в отчете округленными до тысяч

7. Заполнить поля вкладки Параметры и нажать кнопку Печать или Просмотр, что* бы создать отчет. Отчет Консолидация Оборотка (4) будет распечатан или выве* ден на экран.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

305

Глава 21

Операции между несколькими компаниями II Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • • • • • •

Обзор Настройка характеристик межфирменного партнера Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику Настройка плана счетов для МФ документов Настройка измерений для МФ документов Создание МФ документа Отправка МФ рассылки Обработка МФ документа Просмотр обработанных МФ входящих и исходящих транзакций Отклонение МФ документа в МФ папке входящих транзакций Возврат отклоненного МФ документа, находящегося в МФ папке исходящих транзакций, в МФ папку входящих транзакций Распределение расходов по МФ партнерам

Обзор Приложение Microsoft Dynamics NAV 4.0 содержит новый набор функциональных возможностей, Межфирменный учет, внутри своего модуля Управление финансами. Межфирменный учет предназначен для пользователей Microsoft Navision, которые управляют несколькими хозяйственными организациями и выполнили настройку нескольких компаний в Microsoft Navision для разделения функций учета по каж* дой из этих организаций. Эта широкая характеристика применяется ко многим ви* дам коммерческой деятельности пользователей Microsoft Navision, особенно тех из них, кто работает на международных рынках или в регионах с большим разбросом в правилах ведения коммерческой деятельности и разнообразными нормативными требованиями. Организация клиента может состоять из нескольких компаний и при этом мо* жет не иметь эквивалентного количества групп, занимающихся бухгалтерскими и административными задачами. Межфирменный учет позволяет упростить и опти* мизировать бизнес*процессы и транзакции между всеми этими хозяйственными объектами. Межфирменный учет представляет собой значительное расширение

306

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

возможностей предыдущих версий Microsoft Navision, которые не включали дан* ный набор функций. Пользователи предыдущих версий программного продукта должны были повторно вводить вручную все сведения по всем компаниям и опера* циям. Это было не только неэффективно, но такие действия служили также источни* ком множества потенциальных ошибок. После реализации межфирменного учета ведение бизнеса с дочерними ком* паниями и собственными партнерскими организациями стало таким же простым делом, как и взаимодействия с внешними поставщиками и клиентами. Сведения о межфирменных операциях вводятся один раз в соответствующий документ. Мож* но использовать уже знакомые функции Microsoft Na vision, такие как функции управления дебиторской и кредиторской задолженностями. Средства отображе* ния плана счетов и измерений помогают обеспечить появление сведений в нуж* ных местах. В итоге существует четыре основных преимущества межфирменного учета: • • • •

Повышенная производительность, которая является результатом экономии вре* мени и упрощения операций Минимизация возможных ошибок за счет однократного ввода сведений и авто* матизированных обновлений в рамках системы Доскональная система пометок для аудита и полная доступность для просмотра деловых операций и журналов транзакций Эффективные, экономичные транзакции с дочерними компаниями и филиа* лами

Оптимизация потока деловых операций Межфирменный учет позволяет рассылать документы продаж и покупок, а также операции главной книги во все вспомогательные службы, отделы сбыта и дочерние компании, используя для этого деловую среду Microsoft Navision. Благодаря исклю* чению избыточных операций ввода данных, а также отправки, приема, печати и архивирования бумажных документов продаж и покупок в пределах всей организа* ции достигается экономия времени и повышается эффективность труда. Пользователи полностью контролируют все документы коммерческих операций. Например, они могут отклонять посланный им документ и, таким образом, отме* нять неправильные операции учета. Или при покупке у партнера либо в дочерней компании они могут обновлять заказ покупки до тех пор, пока продающая компа* ния не отгрузит какие*либо товары. Когда пользователи вводят сведения по транзакции, им не требуется указывать счета для отдельного набора бухгалтерских книг, а достаточно идентифицировать партнерскую компанию. Подпрограмма межфирменного учета создает строки в главной книге, результатом которых (после того, как они будут учтены) будет саль* дирование книг обеих компаний, участвующих в сделке. Пользователь имеет дос* туп к открывающемуся меню для назначения кода межфирменного партнера любо* му клиенту или поставщику. Начиная с этого момента все генерируемые заказы и счета, относящиеся к сделкам с этими компаниями, порождают соответствующие документы в партнерской компании, осуществляя опять же согласование счетов. Функции межфирменного учета ориентированы на поддержку межфирмен* ных транзакций с помощью документов продаж и покупок, а также с помощью строк главной книги. В пределах данной области функционирования межфирмен*

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

307

ный учет допускает использование нескольких баз данных Microsoft Navision или нескольких приложений Microsoft Navision, например, в разных странах, а также нескольких валют, разных планов счетов, различных измерений и разной нуме* рации товаров. В межфирменных транзакциях межфирменным учетом используется ряд опе* раций и документов: • • • • •

Операции главной книги Заказы покупок и продаж Счета на покупки и продажи Кредит*ноты Возвраты

При настройке пользователями межфирменного учета они создают список меж* фирменных партнеров, называемых МФ (МФ — межфирменный) партнерами, и межфирменный план счетов. Выполняя эти шаги, пользователи могут осуществ* лять межфирменные транзакции в главной книге. При необходимости они настра* ивают измерения отдельно. Обратите внимание, что главная книга сама по себе не содержит функций работы с валютой, но преобразует все суммы в местную валюту по соответствующему курсу. После того как в системе пользователь настроит партнеров в качестве клиен* тов и поставщиков и назначит им коды межфирменных партнеров, становится возможным обмен межфирменными документами покупок и продаж, включая товары и плату за них. Функции управления дебиторской и кредиторской задол* женностями в Microsoft Navision включают возможность обработки разных валют; межфирменные сделки могут осуществляться в любой требуемой валюте. При полном использовании возможностей межфирменного учета отдельные транзакции могут стать элементами одного, полностью связанного процесса бух* галтерского учета с доскональной системой пометок для аудита деловых операций между вашим партнером и дочерними компаниями. Необходимые шаги по выполнению межфирменного учета описываются в сле* дующих разделах. Процедура межфирменного учета может быть разбита на несколь* ко основных шагов: • • • • • • •

Настройка характеристик межфирменных партнеров в системе Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику Настройка плана счетов для межфирменных документов Настройка связанных значений измерений Создание, отправка, обработка и отклонение МФ документа Учет в межфирменной главной книге Распределение расходов по МФ партнерам

Настройка межфирменного партнера В конфигурации межфирменного учета дочерняя компания должна быть настрое* на как МФ партнер . В меню Финансы надо последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > Партнеры . Откроется окно Внутренние партнеры. (F5), чтобы открыть список межфирменных партнеров. Откро* 1. Нажать клавишу (F5) ется окно МФ Партнеры Список. 2. Выбрать Icp20.

308

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Описание полей на вкладке Общее в окне Внутренние Партнеры. Вкладка Учет. Поле

Описание

Код

Уникальный идентификатор, который применяется к каждой строке, отправленной в партнерские компании

Название

В этом поле содержится имя межфирменного партнера

Код Валюты

Это поле содержит код валюты межфирменного партнера. Если код МФ партнера введен в строку журнала, программа автоматически введет код валюты в строку

Тип Вход.

Это поле определяет тип папки входящих транзак* ций у межфирменного партнера. Если партнеру будут отправляться файлы, содержащие межфир* менные транзакции, значением данного поля будет Размещение файла. Если в качестве партнера настроена другая компания в общей базе данных, значением поля будет База данных. Если транзакции будут отправляться партнеру по электронной почте, значением поля будет Эл. почта

Входящие Подробно

Это поле содержит сведения о папке входящих транзакций у межфирменного партнера. Его содер * жимое зависит от содержимого поля Тип Вход Тип Вход. Сведения о папке Размещение файла

Имя и расположение файла, подлежащего отправке партнеру. Пример: //networkdesc/folder/ subfolder/ interco_inbox

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II Поле

309

Описание

Блокировка

База данных

Название компании партнера. Выбирается из списка названий компаний

Эл. почта

Адрес электронной почты партнера. Пример: [email protected]

Флажок в этом поле указывает, что межфирменный партнер блокирован. Для заблокированного МФ партнера невозможно выполнить учет строки

Примечание. Прежде чем можно будет использовать функции межфир*

Поле

Описание

Расчеты с Клиентами Фин. Счет

Это поле содержит дебетовый счет, используемый по умолчанию в главной книге для межфирменного партнера. Если при провод* ке строки из МФ папки входящих транзакций поле Счет Но. содержит код МФ Партнера, этот счет или счет из поля Партнер Платеж используется как балансирующий счет. Если выполняется учет строки из МФ папки входящих транзакций и типом источ* ника является документа продаж, дебетовый или кредитный счет извлекается из учетной группы клиента или поставщика

Расчеты с Постав. Фин. Счет

Это поле содержит кредитный счет, используемый в операциях с МФ партнером. Если при проводке строки из МФ папки входящих транзакций поле Счет Но. содержит код МФ Партнера, этот счет или счет из поля Расчеты с Клиентами Фин. Счет используется как балансирующий счет. Если выполняется учет строки из МФ папки входящих транзакций и типом источника является документ покупки, дебетовый или кредитный счет извлекается из учетной группы клиента или поставщика

310

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Тип Исход. Прод. Товар Номер

Содержимое этого поля указывает, какой тип номера товара будет введен в поле МФ Партнер Ссылка для товаров в строках продаж, отправляемых данному МФ партнеру

Тип Исход. Покуп. Товар Номер

Внутренний Номер

Номер товара копируется из поля Но

Общий Товар Но.

Программой копируется для товара содержимое поля Общий Товар Но. на карточке товара в строке продаж

Перекрестная ссылка

Если для партнера в таблице Товар Перекр. Ссылка существует операция и товар в строке продаж, программой копируется содержимое поля Перекр. Ссылка Но. в этой таблице

Содержимое этого поля указывает, какой тип номера товара вводится в поле МФ Партнер Ссылка для товаров в строках покупки, отправляемых данному МФ партнеру Внутренний Номер

Номер товара копируется программой из поля Но. в строке покупки

Общий Товар Но.

Программой копируется для товара содержимое поля Общий Товар Но. на карточке товара в строке покупки

Перекрестная ссылка

Если для партнера в таблице Товар Перекр. Ссылка существует операция и товар в строке покупки, программой копируется содержимое поля Перекр. Ссылка Но. в этой таблице

Поставщик Товар Но.

Если для партнера в таблице Поставщик Товар существует операция и товар в строке покупки, программой копируется содержимое поля Поставщик Товар Но в этой таблице

менного учета, необходимо настроить свою компанию и другую компа* нию в качестве МФ партнеров. Например, другая компания могла бы быть компанией*учредителем или дочерней компанией. Входящей папкой транзакций может быть совместная база данных, адрес электронной почты или папка файлов. Если ваша компания осуществляет МФ транзакции с МФ партнерами, сведения которых находятся вне со* вместной базы данных, тогда в качестве папки файлов можно определить специальную папку в сети (например, http: \\..\МФ транзакции) или адрес электронной почты (например, [email protected]), куда будет экспортироваться стандартный XML*документ. Настройка МФ партнера в Microsoft Financial Management позволяет вы* полнять разную настройку для разных МФ партнеров в зависимости от настройки компаний и способов обмена данными.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

311

Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику Настройка МФ партнера позволяет легко назначить МФ партнера существующему клиенту или поставщику. Имеется возможность настройки МФ транзакций с ис* пользованием тех же настроек клиента и поставщика, которые применяются для обычных транзакций клиента и поставщика. Для пользователя существуют очень небольшие различия между обработкой документов для/от МФ партнеров и обра* боткой обычных документов клиента и поставщика. После создания нового МФ партнера следует назначить МФ партнера клиенту и/или поставщику. Примечание. МФ партнер может назначаться только одному клиенту и/или поставщику. В следующей процедуре показано, как клиент или партнер назначается в каче* стве МФ партнера посредством добавления кода МФ партнера на карточку клиента или поставщика: 1. В меню Покупка необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Поставщики. Откроется окно Поставщик Карточка. 2. Нажать клавишу (F5) (F5), чтобы открыть список поставщиков. Откроется окноПоставщик Список. 3. Найти поставщика, компанию Cronus Consultancy, Ltd. 4. В окне Поставщик Список нажать кнопку OK, чтобы открыть окно Поставщик Карточка. Обратите внимание, что на вкладке Контакты код МФ партнера равен Icp20.

Настройка плана счетов для МФ документов Прежде чем можно будет пользоваться функциями межфирменного учета, необхо* димо определить соответствие между планом счетов вашей компании и планом сче* тов МФ партнера. При выполнении межфирменных транзакций обе компании ис* пользуют номера счетов из межфирменного плана счетов. Затем межфирменный план счетов преобразовывается в план счетов соответствующей компании. Для компании*учредителя и дочерней компании настройка межфирменного плана счетов будет другой. В компании*учредителе определяют МФ план счетов, используемый для МФ транзакций, на основе собственных финансовых счетов, а затем экспортируют XML*документ для дочерней компании, которая импортирует его в Microsoft Financial Management . После импорта дочерней компанией предва* рительно определенных номеров МФ счетов из компании*учредителя в дочерней компании выполняется отображение импортированных счетов на собственный план счетов. МФ план счетов можно также заполнять вручную. Компания*учредитель по* прежнему определяет, какие номера счетов и названия будут вводиться в МФ план счетов. При отображении МФ плана счетов на план счетов вашей компании можно также отобразить вручную номера МФ счетов, которые не имеют соответствия в плане

312

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

счетов компании. Такая ситуация возникает, когда план счетов отличается от МФ плана счетов, например, торгующая компания может иметь план счетов, отличный от плана счетов компанииучредителя. Ниже на примере показывается, как настроить МФ план счетов с помощью функ* ций копирования и отображения, а также объясняется, как экспортировать и им* портировать XML*документ, содержащий МФ план счетов. 1. В меню Финансы следует последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > План Счетов . Откроется окно План Счетов Межфирменного Учета.

2. Последовательно выбрать пункты Функции > Копировать Из Плана Счетов . 3. Появится сообщение с запросом на подтверждение копирования из плана сче* тов. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сообще* ния. Список плана счетов компании копируется в список МФ плана счетов. 4. В окне План счетов межфирменного учета выделить все строки, а затем пос* ледовательно выбрать пункты Функции > Соотнести Со Счетом С Тем Же Номером. 5. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сооб* щения. МФ план счетов отображается на план счетов компании. 6. Последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт . 7. Теперь, пользуясь функцией обзора, можно найти на жестком диске папку для экспорта XML. 8. Ввести ICGLA.xml в поле Имя файла. 9. Нажать кнопку Сохранить, чтобы экспортировать настройки МФ плана счетов в виде стандартного XML*документа. 10. Открыть дочернюю компанию.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

313

11. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > План Счетов . Откроется окно План счетов межфирменного учета . 12. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт . 13. С помощью функции обзора найти на жестком диске файл ICGLA .xml. 14. Выбрать файл и нажать кнопку Открыть. Появится сообщение с добавленными счетами. Нажать кнопку OK, чтобы при* нять условия сообщения. 15. В окне План Счетов Межфирменного Учета выделить все строки и последо* вательно выбрать пункты Функции > Соотнести Со Счетом С Тем Же Номером. 16. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран со* общения.

Настройка измерений для МФ документов Прежде чем пользоваться функциями межфирменного учета, необходимо опреде* лить соответствие кодов и значений измерений вашей компании кодам и значени* ям измерений МФ партнера. При выполнении межфирменных транзакций обе ком* пании используют коды и значения измерений из МФ измерений. Затем коды и значения МФ измерений преобразуются в коды и значения измерений соответству* ющей компании. Для компании*учредителя и дочерней компании настройка МФ измерений бу* дет другой. В компании*учредителе определяют коды и значения МФ измерений на основе собственных кодов и значений, а затем экспортируют XML*документ для дочерней компании, которая импортирует его в Microsoft Navisio n. После импорта дочерней компанией предварительно определенных кодов и значений МФ измере* ний из компании*учредителя в дочерней компании выполняется отображение им* портированных кодов и значений на коды и значения своих собственных измере* ний. Коды и значения МФ измерений можно также заполнять вручную. Компания* учредитель и дочерняя компания должны согласовать измерения, по которым коды и значения вводятся в МФ измерения, а затем отобразить их на коды и значения своих измерений. При отображении МФ измерений на коды и значения измерений компании можно также вручную отображать коды и значения МФ измерений, для которых нет соответствующих им кодов и значений измерений компании. В этом разделе показывается, как настроить МФ измерения с помощью функ* ций копирования и отображения, а также объясняется, как экспортировать и им* портировать XML*документ, содержащий МФ измерения. 1. Необходимо открыть сведения компании Cronus International Ltd. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > Измерения . Откроется окно Измерения межфирменного учета .

314

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Доступ к окну Мф Измерение Значения можно получить, нажав кнопку МФ Измерение.

4. Нажать клавишу (ESC) (ESC), чтобы вернуться в окно Измерения межфирменного учета. 5. В окне Измерения межфирменного учета выделить измерения и последовательно выбрать пункты Функции > Копировать Из Измерения . 6. В окне Измерения межфирменного учета выбрать коды измерений с ОТДЕЛ по ПРОДМЕНЕД, удерживая нажатой клавишу(CTRL) (CTRL), и нажать клавишу(Delete) (Delete), чтобы удалить эти коды измерений из списка МФ измерений. 7. Появится сообщение с запросом на удаление выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия сообщения.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

315

8. В окне Измерения межфирменного учета выделить все коды МФ измерений и последовательно выбрать пункты Функции > Соотнести С Измер. С Тем Же Кодом. 9. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сооб* щения. 10. В окне Измерения межфирменного учета последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт. 11. Сейчас можно просмотреть жесткий диск, чтобы найти папку XML Export Files. 12. Ввести значение ICDIM.xml в поле Имя файла. 13. Нажать кнопку Сохранить, чтобы экспортировать настройки МФ измерений в виде стандартного XML*документа. 14. Закрыть окно Измерения межфирменного учета . 15. Открыть дочернюю компанию. 16. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > Измерения . Откроется окно Измерения Межфирменного Учета . 17. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт . 18. Теперь можно просмотреть жесткий диск, чтобы найти файл ICDIM.Xml. 19. Выбрать XML*файл и нажать кнопку Открыть. 20. Принять условия выведенного на экран сообщения. Обратите внимание, что измерения добавлены. 21. В окне Измерения межфирменного учета выделить все строки кодов МФ измере* ний и последовательно выбрать пункты Функции > Соотнести С Измер. С Тем Же Кодом. 22. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сооб* щения. 23. Закрыть окно Измерения Межфирменного Учета .

Создание МФ документа Первый шаг в обработке МФ документов состоит в создании заказа или счета в модулях управления дебиторской задолженностью, кредиторской задолженностью или обработки заказов. При создании МФ документа используются те же функции, что и при создании обычного заказа в модуле обработки заказов или счета в моду* лях управления дебиторской задолженностью или кредиторской задолженностью. Единственное различие заключается в том, что при выполнении учета заказа или счета программа автоматически отправляет документ в МФ папку исходящих транзакций. В поле МФ Партнер Ссылка должен находиться номер МФ финансового счета. При создании заказов можно, воспользовавшись кнопкой Функции, отправить подтверждение заказа в МФ папку исходящих транзакций, прежде чем будет вы* полнен учет. В этом случае сведения о заказе отправляются партнеру, который мо* жет затем создать соответствующий заказ в своей компании. Если заказ посылается дважды, например, по причине внесения изменений, это приведет к отправке нового заказа. Когда партнер получит новый заказ и согласит* ся с ним, произойдет обновление существующего заказа. Новый заказ должен быть принят, а старый удален. Вот почему обновление межфирменных заказов должно разрешаться только до тех пор, пока партнер*продавец не начал отгрузку какой* либо части заказа.

316

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отправка МФ документа Функции межфирменного учета включают МФ папку входящих транзакций и МФ папку исходящих транзакций, в которых можно легко просмотреть выполняемые транзакции и источники МФ документов. Все МФ документы помечены кодом МФ партнера в целях обеспечения отчетнос* ти и облегчения последующего аудита, т. е. указаны номер операции и код источника. После того как МФ документ создан и попал в МФ папку исходящих транзак* ций, следующим шагом является отправка МФ документа в МФ папку входящих транзакций МФ партнера. В окне Исход. Транзакции отображаются МФ транзакции, которые настроены вами для отправки МФ партнеру. Строка представляет транзакцию, которая создана в вашей компании или транзакцию, которая поступила в вашу МФ папку входящих транзакций от МФ партнера и была отклонена (так что она может быть отправлена обратно). 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Исход. Транзакции . Откроется окно Мф Исход. Транзакции.

В строках МФ Исход. Транзакции следует обратить внимание на следующие поля: Поле

Значение

МФ Партнер Код

Это поле содержит код МФ партнера на карточке клиента или поставщика

Тип Источника

Это поле указывает, где была создана транзакция: в журнале, документе продажи или документе покупки. Доступны следующие варианты: Строка Журнала, Продажи Документ и Покупка Документ

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II Поле

Значение

Транзакция Источник

Это поле содержит компанию, которая создала данную транзакцию. Существуют следующие возможности:

Строка Действие

317

Отклонено текущей фирмой

Показываются только те транзакции, которые созданы вами и возвращены вам межфирменными партнерами

Создано текущей фирмой

Показываются только новые транзакции, которые созданы вашими МФ партнерами

Это поле можно использовать для фильтрования строк, отображаемых в окне. Имеется возможность просмотреть все строки или только строки, соответствующие определенному значению поля Строка Действие. Существуют следующие возможности: Нет Действия Это действие строки используется по умолчанию и применяется к МФ документам, к которым не требуется применять какие* либо действия Отправить МФ Партнеру

Это действие строки применяется, когда необходимо отправить МФ документ (например, заказ покупки или счет)

Вернуть во Вход.

Данное действие строки применяется при необходимости вернуть МФ документ (например, заказ покупки) в МФ папку входящих транзакций в ситуации, когда первоначально вы отклонили заказ покупки, поступивший от МФ партнера, но потом обнаружили, что заказ покупки должен быть принят в МФ папку входящих транзакций

Отмена

Это действие строки применяется, когда необходимо отменить МФ документ. Затем МФ документ перемещается программой в окно Обработанные МФ Исход. Транзакции

2. Последовательно выбрать пункты Исход. Транзакция > Подробно. Откроется окно МФ Исход. Документы Продажи, показывающее отдельные подробности о до* кументе продажи.

318

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Закрыть окно МФ Исход. Документы Продажи . 4. В окне МФ Исход. Транзакции последовательно выбрать пункты Функции > Задать Действие По Строке . 5. Выбрать вариант Отправить МФ Партнеру . 6. В окне Исход. Мф Транзакция последовательно выбрать пункты Функции > Завершение Действия По Строке . 7. Появится сообщение, запрашивающее, не хотите ли вы выполнить действия строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия сообщения.

Обработка МФ документа Когда МФ партнер отправляет вам МФ документ, транзакция появляется в МФ папке входящих транзакций. Если МФ документ передан через совместную базу данных, транзакция автоматически появляется в МФ папке входящих транзакций. Если МФ документ получен в виде XML*документа, XML*файл импортируется в МФ папку входящих транзакций (пункты меню Функции > Импортировать Файл Транзакций). В окне Мф Вход. Транзакции строка представляет транзакцию, которая была создана и отправлена вам вашим МФ партнером или транзакция, созданная в ва* шей компании, но отклоненная вашим МФ партнером и отправленная обратно вам. Примечание. Вначале определяется действие строки, а затем действие стро* ки выполняется. В окне Счет — Покупка Список отображается счет покупок, который автомати* чески был создан в системе компании при принятии счета покупки, отправленного вам в МФ папку входящих транзакций.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

319

Просмотр обработанных МФ входящих и исходящих транзакций Оба окна Обработанные МФ Вход. Транзакции и Обработанные МФ Исход. Транзакции позволяют просматривать статусы и источники всех обработанных МФ тран* закций. В окне обработанных МФ входящих (или исходящих) транзакций строка пред* ставляет МФ транзакцию, обработанную в МФ папке входящих транзакций (или в МФ папке исходящих транзакций). В этом разделе описывается, как просматривать документы, которые ранее были приняты в компании в МФ папку входящих транзакций. 1. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Обраб. Вход. Транзакции . Откроется окно Обработанные Мф Вход. Транзакции .

2. В окне Обработанные МФ Вход. Транзакции можно просмотреть счета покупок, ранее принятые в компании в МФ папку входящих транзакций. 3. Щелкнуть Функции. Доступны следующие возможности:

320

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Заново Создать Вход. Транзакцию

Данная функция используется для восстановления строки транзакции в папке входящих транзакций, если, например, по какой*нибудь технической причине документы, созданные из строк МФ входящих транзакций, были удалены до выполнения их учета. Поступая таким образом, можно всегда иметь резервную копию полученных МФ транзакций. В окне Обработанные МФ Исход. Транзакции функция Заново Создать Исход. Транзакцию может использоваться для резервирования транзакции, если МФ партнер не получил транзакцию или XML*файл был случайно удален или поврежден каким*либо образом

Удалить Строки

Эта функция используется для безвозвратного удаления строк МФ транзакций из системы

4. Выбрать строку МФ транзакции и последовательно выбрать пункты Вход. Транзакция > Подробности . Откроется окно Обраб. МФ Вход. Документы Покупки. В окне Обраб. Мф Вход. Документы Покупки можно просмотреть подробности, касающиеся счета покупки.

5. Закрыть все окна, чтобы вернуться к панели навигации.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

321

Отклонение МФ документа в МФ папке входящих транзакций Функция Вернуть МФ Партнеру позволяет отклонять неправильные МФ транзак* ции, которые были посланы вам МФ партнером. МФ документ сначала отклоняется в МФ папке входящих транзакций, затем направляется в вашу МФ папку исходящих транзакций и из этой папки в конечном итоге отправляется в МФ папку входящих транзакций МФ партнера. В поле Транзакция Источник можно просмотреть статус ( Отклонено текущей фирмой) МФ документа. Чтобы отклонить МФ документ, используется действие строки Вернуть Мф Партнеру. После выполнения действия строки МФ документ направляется в вашу МФ папку исходящих транзакций.

Возврат отклоненного МФ документа Если вы по ошибке отклонили находящийся в МФ папке входящих транзакций МФ документ, который был создан и отправлен вам МФ партнером, вы можете вернуть МФ документ из МФ папки исходящих транзакций в МФ папку входя* щих транзакций.

Учет МФ общего журнала МФ общие журналы можно использовать для выполнения учета МФ транзакций на финансовых, банковских счетах, счетах клиентов, поставщиков или счетах ос* новных фондов. Обратите внимание, что МФ общие журналы могут использовать* ся только для счетов МФ партнера либо для счета клиента или поставщика, которо* му назначен код МФ партнера. МФ общие журналы обычно применяются для выполнения учета внутри отчет* ного периода, причем проводки реверсируются надлежащими документами в кон* це периода. Это объясняется тем, что транзакции, происходящие между двумя юри* дическими организациями, должны быть правильными, законными коммерческими документами. 1. Следует открыть данные компании Cro nus International Ltd. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Финансовые Журналы . Откроется окно МФ Фин. Журнал.

322

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне МФ Фин. Журнал следует обратить внимание на следующие поля: Поле

Описание

Тип Счета

В этом поле указывается, кому будет назначаться код МФ партнера: клиенту, поставщику или МФ партнеру

Счет Но.

В этом поле вводится код МФ партнера для клиента, поставщика или МФ партнера. Обратите внимание, что если в поле Счет Но. вводится номер клиента или поставщика, он должен иметь назначенный ему код МФ партнера

Бал. Тип Счета

В это поле вводится тип балансового счета, например финансовый счет. Обратите внимание, что значением поля Бал. Тип Счета должен быть финансовый счет или банковский счет

Бал. Счет Но.

В этом поле вводится финансовый счет или банковский счет

МФ Партнер Фин. Счет Номер

В этом поле вводится МФ финансовый счет, на котором будет учтена сумма. Обратите внимание, что финансовый счет должен быть настроен для прямого учета

Затем следует выполнить учет МФ общего журнала для дочерней компании: 3. Заполнить МФ Общий Журнал следующим образом. Поле

Значение

Дата Учета

Дата

Тип документа

Счет

Документ Но.

Номер счета

Тип Счета

Поставщик

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II Поле

Значение

Счет Но.

IC1020

Сумма

Сумма счета

Бал. Тип Счета

Фин. Счет

Бал. Счет Но.

Балансирующий счет

МФ Партнер Фин. Счет Номер

Соответствующий МФ Фин. Счет

323

4. Нажать клавишу (F11) (F11), чтобы выполнить учет счета и принять условия после* дующего сообщения. 5. Закрыть окно МФ Фин. Журнал . 6. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Исход. Транзакции . Откроется окно МФ Исход. Транзакции. Теперь можно отправить строки МФ Журнала из МФ папки исходящих тран* закций.

Распределение расходов по МФ партнерам Расходы можно записать на одного МФ партнера или распределить по нескольким МФ партнерам, используя для этого возможности МФ общих журналов. Такая си* туация может возникнуть, если была бы куплена услуга, такая как консультацион* ная услуга по настройке компьютерных систем в двух дочерних компаниях. Счет посылается в вашу компанию, а вы распределяете расходы на эту конкретную услу* гу по двум МФ партнерам. Примечание. Для успешного распределения расходов строки МФ общего журнала должны ссылаться на один и тот же номер балансового счета.

324

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 22

Настройка основных средств Обзор Модуль Microsoft Dynamics NAV: Основные Средства содержит полностью интегри* рованные возможности по управлению основными средствами. Использование функций этого модуля позволяет компании эффективно управлять принадлежащи* ми ей основными средствами (ОС). Доступен мониторинг всех сведений, относя* щихся к основным средствам, таким как стоимость и график обслуживания, расхо* ды на приобретение и соответствующие данные по страхованию. Для каждого из основных средств можно использовать неограниченное количество книг аморти* зации, что позволяет уверенно контролировать издержки на амортизацию. Пред* лагаются все обычные методы амортизации, кроме того, можно создавать собствен* ные методы. В итоге, в системе содержатся самые свежие и точные данные, хотя условия учета основных средств могут изменяться. С помощью блока Основные Средства можно записывать, обрабатывать и вы* полнять расчеты при приобретении, амортизации, удорожании, удешевлении и реализации основных средств. Этот блок идеально подходит для использования в международном масштабе, поскольку позволяет одновременно применять несколь* ко методов амортизации. Он полностью интегрирован с другими модулями прило* жения. Кроме блока Основные Средства, существуют еще четыре блока. Это блоки Страхование, Обслуживание, Распределения и Реклассификация. Для всех четырех блоков требуется приобретение блока Основные Средства , для кото* рого, в свою очередь, необходимо приобрести базовый блок Финансы. • • •

•

Блок Страхование позволяет контролировать страховое покрытие и ежегодные выплаты по основным средствам, а также индексировать страховые суммы. С помощью блока Обслуживание можно регистрировать расходы по обслужива* нию основных средств. Он также интегрируется с главной книгой. Блок Распределения позволяет распределять процентные доли периодической амортизации основного средства по разным финансовым счетам либо по раз* ным измерениям и значениям измерений. Блок Реклассификация позволяет выполнять реклассификацию основного средства, например, из одного отдела в другой. Кроме того, с его помощью основные средства можно детализировать по нескольким составляющим. Если планируется ликвидировать часть основного средства, необходимо предвари* тельно разделить это средство на две части, что выполняется именно в данном блоке.

Глава 22. Настройка основных средств

325

Настройка основных средств Окно ОС Настройка Прежде чем рассмотреть различные области модуля Основные средства, следует разоб* раться, как настраивается управление основными средствами в окне Ос Настройка . Чтобы открыть окно Ос Настройка, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > ОС Настройка .

Вкладка Общее В поле Станд. Книга Амортизации указана книга амортизации, используемая по умол* чанию. Это не означает, что применяется только эта книга. Если требуется разделить основные средства на главное средство и компоненты с последующим контролем этих компонентов, можно выполнять учет непосред* ственно для главного средства. Однако не исключено, что эти сведения потребует* ся учитывать через компоненты. Установка флажка Разрешить Учет в Комплект ОС позволяет выполнять учет в главном средстве. Поля Разрешить Учет От и Разрешить ОС Учет До схожи с полями Учет До и Учет От модуля Финансы. Если конфигурация включает блок Страхование, необходимо ввести код в поле Страхов. Книга Амортизации , чтобы иметь возможность учитывать операции страхо* вания. Этот код указывает на книгу амортизации, заданную по умолчанию. Перед настройкой страховой книги амортизации необходимо настроить книгу амортиза* ции, заданную по умолчанию. Программа использует код в этом поле, если автома* тически отсоединяются реализованные основные средства от страховых полисов. При установке флажка Автомат. Учет Страхования доступен автоматический учет в книге страхового покрытия издержек на приобретение, учтенных на основных средствах.

Вкладка Нумерация Здесь можно настроить серии номеров для основных средств и соответствующих страховых полисов. Для просмотра указанных в этом поле серий номеров следует нажать кнопку выбора, чтобы открыть окно Серия Номеров.

326

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Учетные группы по основным средствам Далее необходимо настроить учетные группы для транзакций, связанных с основ* ными средствами. Чтобы открыть окноОС Учетные Группы — следует выбрать пунк* ты Финансы > Настройка > Группы Учета > Основное Средство Требуется ввести код для каждой группы средств, по которым будет идти рабо* та. Здесь указываются номера финансовых счетов, необходимых для различных ти* пов расходов и издержек. Требуется указать счета для стоимости приобретения, сум* мы накопленной амортизации, остаточную стоимость при ликвидации, прибыль от реализации, убытки от реализации, расходы на обслуживание и амортизацион* ные расходы.

Обратите внимание, что в стандартной раскладке отображаются не все счета. Для просмотра всех счетов следует последовательно выбрать пункты Учетная Группа > Карточка, чтобы открыть карточку учетной группы основного средства. На вкладках

Глава 22. Настройка основных средств

327

Общее и Бал. Счет представлены все поля счетов. Возможно, будет более эффектив* но добавить некоторые из этих полей в окно Ос Учетные Группы.

С помощью окна Ос Учетная Группа Карточка можно оперативно просмот* реть структуру счетов данной учетной группы. Каждая из учетных групп может иметь несколько связей с финансовым счетом. В большинстве случаев один и тот же счет используется для всех типов амортизации. Другим счетом может быть только счет издержек на приобретение, поскольку он соединен с учетной груп* пой НДС.

Вкладка Общее На этой вкладке содержатся финансовые счета балансового отчета по основным средствам, используемые в системе при учете приобретения, амортизации и реали* зации основных средств. Здесь также вводятся счета прибыли и убытков от реали* зации, если в стандартной книге амортизации выбран метод нетто.

Вкладка Бал. Счет На этой вкладке вводится номер финансового счета, с помощью которого выпол* няется учет расходов на амортизацию основных средств в этой учетной группе. Этот счет автоматически подставляется при выполнении пакетного задания Рас* чет амортизации. Как правило, вводятся только используемые в системе счета рас* ходов, если не выбран автоматический учет каждой из транзакций с собственным балансирующим счетом. Это удобно при учете с использованием балансирующе* го трансфертного счета для обработки финансовых транзакций по основным сред* ствам.

Вкладка Оптовая Реализация При учете итогов продажи по методу Гросс на этой вкладке необходимо указать свя* занные финансовые счета в полях Продажи и Учетная Стоимость . Они разделены на счета прибыли и убытков, поэтому сумма продажи учитывается на счете прибы* ли от реализации, если средство реализовано с прибылью, и на счете убытка от прода* жи, если средство реализовано с убытком. Учетная стоимость, используемая для расчета прибыли или убытка от реализации, также учитывается на отдельных сче* тах прибыли или убытков. Метод учета реализации, Гросс или нетто, выбирается в стандартной амортизационной книге.

328

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Распределение Если требуется разделить разные типы расходов и издержек, связанных с данным средством, следует настроить ключи распределения. Это выполняется с помощью команд Учетная Группа > Распределения. Обратите внимание, что можно задать рас* пределения для определенных типов транзакций. Необходимо выбрать Амортизация и откройте окно Ос Распределения. В данном окне указывается номер финансового счета для учета распределения и доли конкретного распределяемого средства. Для данной строки распределения можно также указать значения глобальных измерений. Для этого необходимо в дан* ных строках вывести поля Ярлык Измерение 1 и Ярлык Измерение 2 . В демонстра* ционных данных это поля Отдел и Проект. Для того, чтобы указать распределение по измерениям, следует выполнить сле* дующие шаги: 1. В окне Ос Распределения последовательно выбрать пункты Строка > Измерения. Будет открыто окно Ос Распределение Измерения . 2. В окне ОС Распределение Измерения указываются коды и значения допол* нительных измерений, по которым будут распределяться доли распределе* ния. Можно выбрать любые доступные в системе коды и значения измере* ний. 3. В данном примере следует разделить амортизационные издержки между адми* нистративным и производственным отделами. 4. В поле Код Измерения необходимо нажать кнопку выбора, что позволит выб* рать код измерения. Необходимо выбрать код Отдел. 5. В поле Код Значения Измерения нажать кнопку выбора и выбрать значение дан* ного измерения в окне Измерение Значение Список.

6. Необходимо выбрать код АДМ и нажать кнопку ОК, чтобы скопировать его в данное поле. Эта же процедура позволяет создать вторую строку распределения в окне Распределения для производственного отдела.

ОС

Глава 22. Настройка основных средств

329

Можно указать процент или тип суммы транзакции, который планируется на* значить для данного средства. После настройки ключей распределения процент распределения будет выведен на вкладкеРаспределение карточки ОС Учетная Группа. В окне Ос Учетные Группы необходимо выбрать пункты Учетная группа > Карточка. Примечание. При распределении типов учета по учетным группам выде* ляется одна финансовая операция для комбинации распределения и сред* ства. Это зависит от количества связанных с ней средств. Все типы транзакций с основными средствами приводятся вместе с итоговой суммой доли распределения. Для просмотра подробного перечня распределений по типам транзакций следует воспользоваться детализацией с переходом в окно Ос Распределения.

Классы, подклассы и местонахождения ОС Для запуска соответствующих форм, следует последовательно выбрать Финансы > Основные Средства > Настройка > Классы, Подклассы, Местонахождение ОС Классы ОС, подклассы ОС и Местонахождения ОС тесно связаны друг с другом, поэтому к их настройке следует отнестись с особым вниманием. Необходимо заб* лаговременно продумать, как будут классифицированы ОС, а затем использовать для классификации эти три кода. Код класса ОС может использоваться для группировки средств по категориям (например, материальные и нематериальные средства).

Подклассы ОС Этот код можно использовать для дальнейшего распределения основных средств по категориям, таким как здания, транспортные средства, мебель и оборудование.

Местонахождение ОС Код Местонахождения ОС применяется для регистрации местонахождения основ* ных средств. Например, здание администрации, склад Красный, здание ~2. Этот код полезен для целей страхования и инвентаризации.

Типы страхования и обслуживание Эти темы будут разобраны подробнее в главах Обслуживание Основных Средств .

Страхование Основных Средств и

Амортизационные книги Для выполнения амортизации основных средств необходимо создать амортизаци* онные книги в карточке Книга Амортизации. Если требуется использовать несколь* ко книг, в этом окне создаются дополнительные книги. После создания книг ос* новному средству присваивается одна или несколько книг, что позволяет указать, как должна выполняться амортизация для основных средств, приписанных к раз* ным книгам.

330

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Рассмотрим необходимую настройку книги амортизации. Для этого, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации.

Вкладка Общее Наличие суммы в поле Станд. Оконч. Сумма Округления гарантирует, что дан* ное основное средство будет полностью амортизировано за период амортиза* ции. Сумма в поле Станд. Конечное Учетное Знач. позволяет избежать полной амор* тизации данного средства. В поле Метод Расчета Реализации указывается метод Гросс или нетто. При ме* тоде нетто учет выполняется на счете прибыли либо счете убытков, а при методе Гросс учет дополнительно ведется на счете прибыли или на счете убытков учетной стоимости. Флажок Вычитать Скид. в Счете Покупки устанавливается, если из учтенной для данного основного средства стоимости приобретения должны вычитаться скидки строки и скидки счета. При установке этого флажка скидки строки и счета будут учитываться на счете, указанном в поле Покупка ОС Скид. Фин. Счет окна Общая Настройка Учета. Поле Разрешить Изм. В Полях Аморт . позволяет указать, что поля амортиза* ции в книгах амортизации ОС могут быть изменены после учета операций. Если этот флажок не установлен и выполнен учет операций, не связанных с расхода* ми на приобретение и стоимостью восстановления, изменения не могут быть учтены. Поле Разрешить Аморт. Меньше 0 указывает, что периодическая амортизация с использованием пакетного задания Расчет амортизации должна быть продолжена даже в том случае, если учетная стоимость этого основного средства равна нулю или отрицательна. В поле Разрешить Переоценку устанавливается, допустима ли индексация опе* раций. Индексацией называется процесс корректировки стоимости средств в свя* зи с изменением общего уровня цен. Она может использоваться при расчете сто* имости основных средств по восстановительной стоимости. Индексацию не следует выполнять для операций книги ОС, которые были учтены в финансах.

Глава 22. Настройка основных средств

331

Если установлен флажок Использ. Проверку Книги ОС , проверяется тот факт, что стоимость приобретения была зафиксирована первой, а стоимость реализа* ции — последней. Кроме того, проверяется дебетовое значение базиса амортиза* ции и учетной стоимости. Также проводится проверка отнесения накопленной амортизации, стоимости восстановления и накопленной цены продажи к креди* товым балансам. Если этот флажок не установлен, проверяется только порядок учета стоимости приобретения и стоимости реализации. При установленном флажке Использ. Окр. в Период. Аморт. сумма амортизации будет округляться до целого значения. Установка флажка Исп. Одну Ос+Фин. Дату Учета означает, что в обоих по* лях будет подставлена одна и та же дата, если указана только одна дата. В даль* нейшем при необходимости использовать разные даты придется вводить их от* дельно.

Вкладка Интеграция

Вкладка Интеграция позволяет указать, какие операции должны интегрироваться в главную книгу. В главную книгу интегрируется только одна книга амортизации, в противном случае будет иметь место двойной учет. Следует установить флажки для тех учетных типов транзакций по ОС, которые планируется интегрировать в главную книгу. При включении интеграции с глав* ной книгой для записи сведений будет использоваться финансовый журнал ОС или Журнал ОС.

332

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Копии

На вкладке Копии указывается, должны ли операции дублироваться в других кни* гах амортизации. Такое дублирование полезно при использовании нескольких книг амортизации. Дублирование операций позволяет автоматически создавать одни и те же операции во всех используемых книгах, что существенно экономит время при вводе данных. Если установлен флажок Часть Списка Копий , данная книга амортизации счи* тается частью списка дублирования. В поле Использ. ОС Курс в Копиях указывается, следует ли применять курс ва* люты для ОС при копировании операций из одного журнала в другой. Это поле применяется при пересчете суммы копирования. В поле Станд. Курс Валюты задается курс валюты, используемый по умолчанию, если курс валюты не указан в книге амортизации ОС.

Вкладка Отчетность

Глава 22. Настройка основных средств

333

Вкладка Отчетность позволяет использовать дополнительную отчетную валюту для учетных типов транзакций. Примечание. Нет необходимости вводить дополнительную отчетную ва* люту или устанавливать соответствующие флажки, если в главной книге уже используется дополнительная отчетная валюта с фиксированным курсом, например EUR. Все операции модуля ОС будут пересчитаны в корректную отчетную валюту в связанных финансовых операциях. Эта дополнительная отчетная валюта понадобится только в том случае, если она имеет плавающий курс обмена. В таком случае существует риск не* совпадения балансов по ОС при корректировках в дополнительной ва* люте. По данной причине следует фиксировать курс для дополнитель* ной валюты с плавающим курсом в модуле ОС для каждого из основных средств.

Настройка учетных типов ОС В книгах амортизации необходимо определить, как должны обрабатываться раз* личные транзакции по ОС для каждого из учетных типов ОС. Например, следует указать, должен ли учет быть дебетовым или кредитовым, а также должны ли учет* ные типы включаться в базис амортизации или они должны являться частью расче* та прибыли и убытков. Эти параметры настраиваются в окне Ос Тип Учета Настройка . Чтобы открыть это окно, следует последовательно выбрать в карточке Амортизация пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > Книга Аморт. > Ос Тип Учета Настройка.

Можно оставить стандартную конфигурацию, которая используется по умолча* нию. В этом окне не разрешается добавлять или удалять строки, можно только ме* нять уже имеющиеся здесь строки.

334

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка журнала ОС Чтобы открыть окно ОС Журнал Настройка , следует последовательно выбрать в карточке книги амортизации пункты Книга Аморт. > Ос Журнал Настройка .

В этом окне указывается стандартная настройка для шаблонов и разделов журнала, используемая при копировании строк из одного журнала в другой, если строки журнала созданы с помощью пакетных заданий Расчет амортизации или Переоценка Ос и если стоимость приобретения дублируется в страхо* вом журнале. Кнопка Функции, доступная в карточке книги амортизации, содержит три па* кетных задания, облегчающих работу с операциями данной книги: •

•

•

Задание Создать Ос Книги Амортизации позволяет автоматически создавать необходимую базу амортизации для одного или нескольких основных средств. Задание Копировать Книгу Амортизации представляет собой пакетное зада* ние, используемое для копирования операций из одной книги амортизации в другую. Задание Отменить ОС Операции позволяет отменить некорректную амортиза* ционную операцию. После выполнения этого задания можно выполнить учет правильной суммы амортизации с помощью пакетного задания Расчет амортизации. Это пакетное задание можно также выполнить из окон ОС Книга Операций и Ос Регистр.

Амортизационные таблицы Амортизационные таблицы применяются для настройки пользовательских мето* дов амортизации. Чтобы открыть карточку амортизационной таблицы, следует по* следовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Таблицы Амортизации.

Глава 22. Настройка основных средств

335

Например, если имеется станок с установленным заранее количеством произ* водимых за срок службы изделий, амортизация может быть основана на количе* стве единиц, выпущенных за данный период. Таблица позволяет указать продол* жительность этого периода и общее число производимых единиц. После того как заданы сведения по базе, таблица строится для каждого периода, в котором пред* полагается наличие амортизационных расходов. Обратите внимание, что можно воспользоваться либо долей распределения, либо количеством выпущенных еди* ниц. При использовании поля Процент количество изделий будет подставлено ав* томатически. При использовании определенных пользователем методов для расчета амортиза* ции применяется следующая формула: Сумма амортизации = % амортизации * число дней амортизации * база аморти* зации Пример. Используется метод амортизации, который позволяет амортизи* ровать средства ускоренным путем с целью снижения налогов. Для этого нужно использовать следующие нормы амортизации основных средств с трехгодичным сроком: Год 1: 25% Год 2: 38% Год 3: 37% Стоимость приобретения — 100 000 рублей, а срок амортизации — пять лет. Амортизация вычисляется ежегодно

336

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В следующей ниже таблице показано, как вычисляется амортизация: Дата

Тип учета ОС

01/01/00

Стоимость приобретения

12/31/00

Амортизация

12/31/01 12/31/02 12/31/03

Амортизация

0

12/31/04

Амортизация

0

Дни

Сумма

Учетная стоимость

100 000,00

100 000,00

360

–25 000,00

75 000,00

Амортизация

360

–38 000,00

37 000,00

Амортизация

360

–37 000,00

0

Шаблоны журнала ОС В модуле Основные Средства допускается указывать сведения по используемым журналам. Существует три типа журналов, для которых следует настроить пара* метры шаблонов. Это журналы ОС, журналы реклассификации ОС и Журналы Страхования. В меню Финансы следует последовательно выбрать пункты Основные Средства > Настройка > Ос Журнал Шаблоны .

Обратите внимание, что эти шаблоны журналов идентичны другим шаблонам журналов в системе. Как и в других модулях, можно создавать типовые журналы основных средств. Кроме того, с помощью команд Шаблон > Разделы определяют* ся разделы журнала.

Карточка основного средства Для каждого основного средства необходимо настроить карточку, содержащую информацию об этом основном средстве. Здания или производственное обору* дование можно записать как основные средства, имеющие список компонен* тов. Чтобы открыть карточку основного средства, следует последовательно выб* рать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . Окно карточки основного средства состоит из заголовка, который содер* жит базовую информацию о данном ОС, такую как описание, серийный но*

Глава 22. Настройка основных средств

337

мер, класс и местонахождение ОС, и строк, непосредственно связанных с амор* тизационной книгой.

Этот список содержит все поля данной формы.

Вкладка Общее • • • • • • • •

• •

Поле Но. — это поле кода. Его можно связать с полем Серия Номеров в системе. Поле Описание — здесь вводится имя данного средства. Поле Серийный Но. — это поле заполняется, если у средства уже есть серийный номер. Поле Комплект ОС/Компонент — с помощью этого поля можно определить, является ли это средство базовым средством или компонентом. Поле Компонент Комплекта ОС — в этом поле отображается номер главного ОС, если данное главное ОС является компонентом. Поле Описание Поиска — здесь вводится имя, используемое при поиске этого средства. Поле Материально-Ответственное Лицо — это поле содержит код сотрудника, отвечающего за данное основное средство. Поле Неактивно — этот флажок следует установить, если требуется запретить учет данного ОС. Кроме того, будет запрещено его включение в отчеты и функ* ции пакетных заданий. Поле Блокировка — если ОС заблокировано, для него нельзя выполнять учет. Поле Дата Посл. Изменения — в это поле автоматически подставляется систем* ная дата при внесении изменений в карточке основного средства.

Вкладка Учет •

Поле ОС Код Класса — позволяет распределить основные средства по катего* риям с помощью кодов классов ОС.

338 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле ОС Код Подкласса — коды подклассов применяются, если нужна группи* ровка основных средств на более детальном уровне. Поле ОС Код Склада — это поле позволяет задать местонахождение для каждого из ОС. Поле Бюджетное ОС — флажок в этом поле устанавливается, если данное ОС планируется использовать как бюджетное. Это поле можно выбрать только до учета первой операции.

Вкладка Обслуживание • • • • • •

Поле Поставщик Но. — информационное поле, содержащее номер поставщика, у которого приобретен данное ОС. Поле Обслуживание Поставщик Но. — содержит номер поставщика, обслужива* ющего данное основное средство. Поле На Обслуживании — этот флажок следует установить, если данное сред* ство находится на обслуживании. Поле След. Дата Обслуживания — здесь вводится дата следующего планового сервиса. Поле Дата Гарантии — хорошо подходит для записи расходов на обслуживание и других сведений об обслуживании. Поле Застраховано — установка этого флажка означает, что для этого ОС учтено страхование.

Кроме упомянутых выше полей, в карточку основного средства можно доба* вить следующие сведения: • •

•

Поле Комментарий — можно ввести подробные сведения о данном ОС в табли* це комментариев, нажав кнопку Комментарий рядом с полем Но. Поле Серия Номеров — нажав кнопку выбора справа от поля Но., можно за* дать последовательность номеров, которая будет использоваться для нумера* ции этого ОС. Поле Картинка — при необходимости в карточку ОС можно добавить файл изоб* ражения в формате BMP, последовательно выбрав пункты Основное Средство > Картинка.

Таблица книги амортизации ОС — строки Из нижней части окна карточки основного средства можно получить доступ к окну Ос Книга Амортизации, где вводятся сведения об амортизации для этого ОС. Окно книги амортизации ОС имеет много полей. Эти поля будут разбираться позже в данном курсе. До указания метода амортизации для этого ОС необходимо убедиться, что со* зданы требуемые амортизационные книги и учетные группы ОС. Примечание. Для основных средств можно использовать несколько ме* тодов амортизации. Более того, несколько методов амортизации мо* гут применяться для одного основного средства. Чтобы использовать для одного ОС несколько методов амортизации, необходимо создать для него несколько книг амортизации. При амортизации основного средства ему должна быть назначена хотя бы одна книга амортиза* ции. Зачем использовать несколько книг амортизации для одного ОС?

Глава 22. Настройка основных средств

339

Как правило, причиной создания нескольких книг амортизации является ис* пользование разных методов амортизации основных средств. Часто выясняется, что выбранный способ амортизации неоптимален с точки зрения налогообложения. Поэтому система предусматривает применение нескольких книг амортизации, на* пример одной для внутреннего учета и другой для расчета налогов. Это только одна из возможных причин использования нескольких книг амортизации. Поле Книга Амортизации Код содержит имя назначенной данному средству кни* ги амортизации. В поле ОС Учетная Группа указывается учетная группа, к которой принадлежит это ОС. Если нажать на кнопку выбора в поле Метод Амортизации , то можно увидеть, что доступно семь методов амортизации: линейный (SL), снижающийся остаток 1 (DB 1), снижающийся остаток 2 (DB2), DB1/SL, DB2/SL, пользовательский и Ручной. Более подробное описание этих методов приводится в интерактивной справ* ке. Можно создавать и использовать другие методы в комбинации с типом Учета ОС Метод1 и Метод2. Линейный (SL) метод — основное средство амортизируется на одну и ту же сум* му каждый год. При использовании этого метода необходимо указать один из сле* дующих параметров: • • • • • •

Период амортизации (годы и месяцы) или дата окончания амортизации. Для рас* чета суммы амортизации используется следующая формула: Сумма амортизации = ((Учетная стоимость — Стоимость восстановления) * Число дней амортизации) / Оставшиеся дни амортизации) Фиксированный ежегодный процент. Если ввести фиксированный годовой про* цент, для расчета суммы амортизации будет использоваться следующая формула: Сумма амортизации = (Линейная в % * База амортизации * Количество дней амортизации) / (100 * 360) Фиксированная ежегодная сумма. Если ввести фиксированную ежегодную сум* му, для расчета суммы амортизации будет использоваться следующая формула: Сумма амортизации = (Фиксированная сумма амортизации * Число дней амор* тизации)/ 360

Снижающийся остаток 1 (DB1) — это метод ускоренной амортизации, с помо* щью которого самая большая часть себестоимости средства амортизируется в пер* вые годы срока службы. При использовании этого метода необходимо ввести фик* сированный ежегодный процент. Снижающийся остаток 2 (DB2) — рассчитывается та же итоговая сумма аморти* зации в год, что и при методе DB 1. Однако, если пакетное задание Расчет аморти* зации выполняется чаще, чем раз в год, использование метода DB 1 приведет к рав* ным суммам амортизации за каждый период. Использование метода DB2 дает в результате суммы амортизации, которые уменьшаются с каждым периодом. DB1/SL — это сокращение, обозначающее сочетание методов DB 1 и SL. Сум* мы рассчитываются как по методу снижающегося остатка, так и по линейному ме* тоду, а затем выбирается большая из двух сумм. При использовании этого метода необходимо заполнить как поле Число Лет Амортизаци, так и поле DB %. Амортиза* ция начинается с метода DB1 и завершается линейным методом. DB2/SL — этот метод идентичен предыдущему за тем исключением, что суммы рассчитываются по методу DB2. Пользовательский метод — с помощью этого метода пользователи могут созда* вать свои методы амортизации. Для этого используются таблицы амортизации.

340

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ручной метод — сумма амортизации вводится вручную либо в финансовом жур* нале ОС, либо в журнале ОС. Пакетное задание Расчет амортизации исключает все ОС, для которых указан метод амортизации Ручной. Поле Дата Начала Амортизации — здесь вводится дата, с которой должна на* чаться амортизация. Поле SL % — если требуется амортизировать основное средство по линейному методу, но с фиксированным ежегодным процентом, в этом поле указывается дан* ный процент. Поле Фиксир. Сумма Амортизации — если требуется амортизировать основное сред* ство с помощью фиксированной ежегодной суммы, данная сумма вводится в этом поле. Поле DB % — в этом поле указывается процент, используемый при амортиза* ции ОС по методу снижающегося остатка. Поле Исп. Half-Year Convention — необходимо установить этот флажок, если тре* буется, чтобы в первый финансовый год срока службы средства амортизация вы* полнялась за шесть месяцев независимо от даты начала амортизации. Обратите вни* мание — полугодовое соглашение может использоваться только для методов амортизации SL, DB1 и DB1/SL. Поле Исп. DB% Первый Фин. Год — установка этого флажка означает, что при использовании методов амортизации DB1/SL и Db2/Sl объем амортизации за пер* вый финансовый год рассчитывается по методу сокращающегося баланса.

Главные ОС и компоненты Главное основное средство — это средство, которое содержит другие основные средства, называемые компонентами. Например, конвейер является главным средством, посколь* ку состоит из других основных средств, включая ремень, компьютер и подъемник. 1. Чтобы просмотреть пример такого средства, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и перейдите в кар* точку главного основного средства ОC000040.

Глава 22. Настройка основных средств

341

2. Чтобы просмотреть компоненты, следует последовательно выбрать пункты Основное Средство > Комплект Ос Компоненты . Будет открыто окно Комплект Ос Компоненты , содержащее перечень компонентов, из которых состо* ит данное ОС.

Если основное средство является компонентом другого основного средства, программа будет заполнять поля в карточке основного средства (для основного сред* ства*компонента) следующими значениями: • •

Поле Комплект ОС/Компонент будет иметь значение Компонент. Поле Компонент Комплекта ОС будет включать номер главного основного сред* ства.

Статистика главного основного средства Обзор компонентов главного ОС вместе с общей стоимостью приобретения, сто* имостью амортизации и учетной стоимостью главного основного средства приво* дится в окне Главное Ос Статистика. Чтобы открыть это окно из карточки основ* ного средства, следует последовательно выбрать пункты Основное Средство > Статистика.

342

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне Главное ОС Статистика отображаются общая стоимость приобретения, амортизации и учетная стоимость всех компонентов главного ОС. Также отобра* жаются все компоненты данного средства и сведения об их реализации. Если есть реализованные компоненты, приводятся совокупные данные по прибыли или убыт* кам от реализации, а также ее учетной стоимости. В поле Дата Приобретения ото* бражается самая ранняя дата приобретения компонента. Таким же образом в поле Дата Реализации показана дата реализации компонента.

Дублирование операций При заполнении строк журнала, которые должны быть учтены в книге амортиза* ции, можно настроить программу таким образом, чтобы дублировались строки в отдельном журнале, из которого они могут быть учтены в другой книге амортиза* ции. Для этого в карточке книги амортизации следует указать, что книга или книги амортизации, которые требуется продублировать, являются частью списка копий, а затем установить флажок Использ. Список Копий в соответствующих строках жур* нала. Еще одним способом дублирования операции в отдельную книгу является ввод кода книги амортизации в поле Копировать в Книге Амортизации при заполнении строки журнала.

Настройка списков копий Чтобы включить книгу амортизации в список копий, требуется выполнить следую* щие действия: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации .

Глава 22. Настройка основных средств

343

2. В карточке книги амортизации необходимо выбрать соответствующую книгу и перейдите на вкладку Копии. 3. Необходимо установить флажок Часть Списка Копий .

Копирование основных средств и операций книги ОС Создание основных средств путем копирования уже присутствующих в системе ОС Если требуется оперативно создать несколько основных средств, похожих на уже созданное ОС, можно воспользоваться пакетным заданием Копировать Ос. Напри* мер, приобретено 30 стульев, у которых одинаковые производитель, модель и усло* вия амортизации. Вместо того чтобы вводить одни и те же сведения 30 раз, создайте первое средство и выполните это пакетное задание для создания оставшихся 29 средств и копирования для них этих сведений. Для копирования основных средств следует выполнить следующие шаги • •

Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . Перейти в карточку ОС, которое планируется использовать для создания ко* пий, и последовательно выбрать пункты Основное Средство > Копировать Ос . Будет открыто окно Копировать Ос:

В поле Копировать Из ОС Но . следует выбрать номер основного средства, которое требуется скопировать. В поле Число Копий необходимо ввести номер нового основного средства, которое будет создано. В поле Первый ОС Но. не* обходимо указать номер первого основного средства. Если значение поляЧисло Копий превышает 1, в поле Первый ОС Но. должен быть указан номер, напри* мер ОC045. Если требуется, чтобы новому средству был присвоен номер из серии номеров, указанной в поле ОС Серия Номеров окна ОС Настройка, следует установить фла* жок Использовать Ос Серию Номеров . Не допускается наличие значения в поле Первый ОС Но . и одновременно установленного флажка Использовать Ос Серию Номеров.

344

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При выполнении этого пакетного задания система создает новые карточки ос* новных средств и копирует сведения книги амортизации из карточки существую* щего средства. Это задание не копирует операции, учтенные по существующему средству.

Копирование операций книги ОС из существующих книг амортизации в новые Доступно копирование операций из одной книги амортизации в другую при помо* щи пакетного задания Копировать Книгу Амортизации. Это пакетное задание созда* ет строки журнала в разделе журнала, который указан в окне Ос Журнал Настройка для книги амортизации, в которую необходимо выполнить копирование. Это по* лезно, если бухгалтерский учет ОС начался в стандартной книге амортизации, а затем понадобилось создать дополнительную книгу амортизации для оптимизации налогообложения и скопировать стоимость приобретения в новую книгу амортиза* ции. Важно помнить, что эту новую книгу амортизации не следует интегрировать с главной книгой. Чтобы запустить пакетное задание, выполните следующие действия: 1. Выбрать пункты Финасы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации и перейдите на соответствующую карточку. 2. В карточке книги амортизации выбрать пункты Функции > Копировать Книгу Амортизации. Будет открыто пакетное задание Копировать Книгу Амортизации.

3. На вкладке Основное Средство с помощью фильтра следует выбрать основные средства, из которых будут скопированы операции. Если фильтр не задан, будут скопированы операции для всех основных средств.

Глава 22. Настройка основных средств

345

4. На вкладке Параметры следует заполнить поля в соответствии с приведенными ниже рекомендациями. • • • • •

• •

•

Поле Копировать Из Книги — необходимо ввести имя книги амортизации, из которой будут скопированы операции. Поле Копировать В Книгу — необходимо ввести имя книги амортизации, в кото* рую будут скопированы операции. Поле Дата Начала — будут скопированы операции с датой учета ОС, равной этой дате или более поздней. Поле Дата Конца — будут скопированы операции с датой учета ОС, равной этой дате или предшествующей ей. Поле Документ Но. — необходимо ввести номер документа или оставить это поле пустым. Если поле оставлено пустым, раздел журнала, в который будет выполне* но копирование, должен быть пустым и иметь присвоенную ему серию номеров. Поле Описание Учета — здесь вводится текст, который должен появиться в дан* ной книге. Вставить Бал. Счет — этот флажок следует использовать только при копи* ровании в книгу амортизации, имеющую интеграцию с главной книгой. Ус* тановка этого флажка означает, что в финансовом журнале ОС будут авто* матически подставляться балансирующие счета по скопированным операциям. Флажки Копировать — здесь выбирается учетный тип или типы, для которых будет выполнено копирование.

5. Нажмите кнопку ОК, чтобы запустить это пакетное задание. В зависимости от того, была ли активирована интеграция с главной книгой для копируемого журнала, копированные строки создаются либо в финансовом жур* нале, либо в журнале ОС. Чтобы скопировать операции, следует выполнить учет журнала.

346

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 23

Транзакции по основным средствам Журналы основных средств Все транзакции по основным средствам (ОС) могут вводиться в следующие журналы:

Финансовые журналы учета ОС Все операции, учитываемые в данном журнале, будут учитываться в книге основ* ных средств и главной книге. Чтобы выполнить учет в главной книге, необходимо выбрать соответствующие поля на вкладке Интеграция, принадлежащей карточке книги амортизации ОС.

Журналы ОС Операции, учитываемые в данном журнале, будут учитываться только в книге ос* новных средств. Никакие поля на вкладке Интеграция книги амортизации не выби* раются.

Журналы реклассификации ОС Для перевода, разделения и объединения основных средств можно использовать журнал реклассификации ОС. Этот журнал используется для переноса учтенных операций с одного средства на другое. Операции рассчитываются в этом журнале и затем вставляются в финансовый журнал учета ОС или в Журнал ОС.

Журналы страхования Журнал страхования используется для учета операций книги страхования. Возможности типовых транзакций. Если приходится часто выполнять учет транзакций, которые являются одина* ковыми или имеют незначительные отличия друг от друга, можно воспользоваться средствами программы для работы с типовыми транзакциями. Эти средства помо* гут вам управлять учетом как фиксированных, так и переменных сумм. С типовыми операциями можно также использовать ключи распределения.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

347

Следует последовательно выполнить следующие шаги 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодические Задания > Типовые Финансовые Журналы . 2. Мы хотим амортизировать основные средства ОС000020 и ОС000030 на сумму 250 в месяц и хотим выполнять учет амортизации в последний день каждого ме* сяца. 3. Необходимо ввести строки журнала за декабрь 2000, как показано на следую* щем рисунке. Обратите внимание на то, что поле ОС Тип Учета не показано в стандартной настройке журнала, но его можно вставить при помощи функции Показать столбец. Также, если необходимо, в плане счетов у счета 02-300 следу* ет указать Прямой учет = Да

4. Для проведения учета следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет . Обратите внимание, что теперь Дата Учета изменилась на один месяц

Покупка основных средств Ранее уже было показано, как создавать записи основных средств с помощью карточки основных средств в модуле Основные Средства. Однако, если используются также до* кументы покупки, можно оформить покупку основного средства с помощью докумен* та покупки и создать запись основного средства непосредственно из строки счета по* купки. Следует осуществить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Покупка > Обработка Заказов > Счета 2. Добавить поле Ос Тип Учета в строки счета покупки, вызвав нужную функцию с помощью последовательного выбора команд Вид > Показать Столбец . В этом поле необходимо выбрать значение Приобретение. 3. Заполнить поля счета, как показано на следующем рисунке:

348

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Выбрать пункты Учет > Учет.

Расчет и учет амортизации Амортизация используется, чтобы распределить стоимость основных средств, та* ких как станки и оборудование, по их сроку службы. Для каждого основного сред* ства необходимо определить метод амортизации. Существует два способа учета амортизации: • •

Вручную с использованием финансового журнала учета ОС или Журнала ОС. Автоматически, посредством запуска пакетного задания Расчет амортизации.

Учет амортизации вручную В этом разделе объясняется, как выполнить учет операций амортизации вручную с помощью финансового журнала учета ОС или Журнала ОС.

Финансовый журнал учета ОС Если учет выполняется в книгу амортизации, для которой амортизация интегриро* вана в главную книгу, необходимо выполнить следующую процедуру: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средстав > ОС Фин. Журналы и указать в строке журнала следующие сведения:

Глава 23. Транзакции по основным средствам Дата Учета

31.01.05

Тип Счета

Основное средство

Счет Но.

ОС000090

Книга Амортизации Код

ОПЕРАЦИЯ

ОС Тип Учета

Амортизация

Описание

Амортизация за январь 2005

Сумма

–100,00

349

2. Далее следует последовательно выбрать пунктыФункции > Вставить Ос Бал. Счет. Так как ключ распределения уже настроен, создаются балансирующие строки с кодами отделов. 3. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пунктыУчет > Учет. Чтобы увидеть операции, которые были созданы в главной книге, необходимо: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства , а затем перейти к карточке основных средств для ОС000090. 2. В поле Учетная Стоимость нажать кнопку выбора, чтобы увидеть операции по ОС. 3. Выбрать строку с соответствующей операцией амортизации и щелкните Навигатор. 4. В окне Навигатор выбрать строку финансовой операции и щелкнуть Показать. Откроется окно Фин. Книга Операций . 5. В окне Навигатор выберать строку учтенной операции по ОС и щелкнуть Показать. Откроется окно Ос Книга Операции. В этом окне отображается амортизация, которая была учтена в книге амортиза* ции Фирма для основного средства с номером ОС000090.

Журнал ОС Процедура учета той же самой транзакции амортизации в книге амортизации, у кото* рой нет интеграции с финансами, будет отличаться от только что описанной процеду* ры. В следующем примере выполняется учет той же самой информации в журнале ОС. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Журналы > Шаблон Активы . Вводится та же самая информация, что и в фи* нансовый журнал учета ОС, но используются следующие поля: 2. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет ОС Дата Учета

31.01.05

ОС Но.

ОС000090

Книга Амортизации Код ОС

ОПЕРАЦИИ

Тип Учета

Амортизация

Описание

Амортизация за январь 2005

Сумма

–100,00

Автоматический расчет амортизации Один раз в месяц или по выбору можно запустить пакетное задание Расчет аморти* зации. Игнорируются проданные, блокированные и неактивные средства, а также средства, для которых используется ручной метод амортизации.

350

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для того чтобы было легче разобраться, как работает программа, будет рассчи* тана амортизация только для основного средства ОС000080. Прежде чем начать, просмотрите в окне ОС Статистика информацию, относя* щуюся к средству. Необходимо выбрать требуемую книгу амортизацииОС — (ОПЕ(F9). Или можно последовательно выбрать пунктыКнига РАЦИЯ) и нажать клавишу(F9) Аморт. > Статистика Последний расчет амортизации выполнялся 31 декабря 2004 года, поэтому амор* тизация будет рассчитываться за январь 2005 года.

1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодические Задания > Расчет Амортизации . 2. Откроется окно Расчет Амортизации.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

351

1. На вкладке Основное Средство устанавливается фильтр для выбора основных средств, для которых требуется вычислить амортизацию. Значение для данного поля — ОС000080. 2. На вкладке Параметры необходимо ввести информацию, показанную на следу* ющем рисунке:

3. Чтобы вычислить амортизацию на 31 января 2005 года следует нажать Ок. 4. Пакетным заданием рассчитана амортизация для основного средства с номе* ром ОС000080 и созданы строки в окне Ос Фин. Журнал. 5. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > ОС Фин. Журналы. Откроется окно Ос Фин.Журнал.

352

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Пакетным заданием рассчитана амортизация для основного средства с номе* ром ОС000080 и созданы строки в окне Ос Фин. Журнал. Поле Число Дней Амортизации заполнено. При запуске пакетного задания про* грамма рассчитывает амортизацию только по числу дней, введенному в этом поле. Обычно число дней амортизации рассчитывается программой. Была создана балансирующая строка, так как на вкладке Параметры для пакет* ного задания Расчет амортизации было выбрано поле Вставить Бал. Счет. 1. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет.

Номер документа Эти правила применяются к полю Документ Но. на вкладке Параметры пакетного задания Расчет амортизации (Финансы > Основные Средства > Периодические Задания > Расчет Амортизации ): •

•

Если раздел журнала, используемый пакетным заданием, имеет серию номеров в поле Серия Номеров, то следует оставить полеДокумент Но. пустым. Всем стро* кам журнала будет присвоен один и тот же номер из серии номеров. Если при* меняется данный метод, журнал должен быть пустым. Если раздел журнала, используемый пакетным заданием, не имеет серии номе* ров в поле Серия Номеров, необходимо заполнить поле Документ Но. Этот но* мер будет присвоен всем строкам журнала.

Журнал, используемый пакетным заданием, указывается пользователем в окне ОС Журнал Настройка (Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > (Необходимо Выбрать Нужную Книгу Амортизации) > Книга Аморт. > Ос Журнал Настройка).

Количество дней амортизации При расчете амортизации программой используется стандартный год из 360 дней и стандартный месяц, состоящий из 30 дней.

Дата начала амортизации Дата, используемая программой при расчете амортизации для каждого основного средства, является датой последней операции (из поля ОС Дата Учета ). Если для основного средства выполнен учет только стоимости приобретения и стоимости восстановления, то для расчета амортизации программой используется дата в поле Дата Начала Амортизации книги амортизации ОС. Если последняя операция отличается от операции амортизации, в расчет числа дней амортизации включается дата учета ОС. Пример. Интервал 01.01.01..10.01.01 рассматривается программой как 10 дней, если операция, учтенная 01.01.01, не является операцией амор* тизации, и этот же интервал считается как 9 дней, если операция, уч* тенная на 01.01.01, является операцией амортизации.

Дата окончания амортизации Амортизация рассчитывается программой включительно по дату в поле Учета на вкладке Параметры в пакетном задании Расчет Амортизации.

Ос Дата

Глава 23. Транзакции по основным средствам

353

Обязательное число дней Если требуется, чтобы программа рассчитала амортизацию за полный месяц для операции, которая учитывается в начале месяца, необходимо ввести 30 в поле Число Дней Обязательно и установить флажок в поле Исп. Число Дней Обязательно па* кетного задания Расчет Амортизации. Если данные поля заполнены, всегда исполь* зуется введенное число дней. Здесь приводится ряд примеров того, как программа рассчитывает число дней амортизации. Предполагается, что последней операцией была операция амортиза* ции, поэтому в расчеты включается только последняя дата интервала. Интервал дат

Количество дней амортизации

01/31/01..02/28/01

30

03/31/01..04/30/01

30

12/31/01..12/31/02

360

02/27/01..03/01/01

4

02/28/01..03/01/01

1

03/30/01..04/01/01

1

03/31/01..04/01/01

1

03/30/01..03/31/01

0

03/30/01..03/31/02

360

Если выбрать линейный метод (SL) амортизации и заполнить в книге амортиза* ции ОС поле Число Лет Амортизации, программа сосчитает дату окончания и вы* числит оставшееся число дней. Затем базис амортизации делится на оставшееся число дней и умножается на количество дней в периоде амортизации. Это означа* ет, что может потребоваться округление конечной суммы амортизации. Кроме того, программа не выполнит учет сумм амортизации равных нулю, поэтому ничего не произойдет, если по ошибке дважды запустить пакетное задание Расчет амортиза* ции. Если используется линейный метод и заполняется поле Число Лет Амортизации, амортизируемую сумму можно скорректировать путем изменения даты в поле Дата Конца Амортизации.

Просмотр учтенных операций Чтобы просмотреть учтенные операции для основного средства ОС000080, выпол* ните следующую процедуру: 1. Необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства. Используя функцию обзора, перейти к карточке средства ОС000080. 2. В строке, в поле Учетная Стоимость необходимо нажать кнопку выбора, чтобы открыть окно Ос Книга Операции. Амортизация рассчитана следующим образом: • •

Учтенная стоимость была равна 163 403,83. Дата начала амотризации — 01.05.04

354 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Число лет амортизации — 8 лет Период амортизации: 1 месяц = 30 дней. Сумма амортизации определяется как 163 403,83*30/(8*360)=1702,12.

Отмена и перерасчет амортизации Если запустить пакетное задание Расчет амортизации, а затем выполнить учет не* правильной операции амортизации, ее можно будет отменить. Это можно сделать с помощью пакетного задания Отменить Ос Операции . После этого можно выпол* нить учет правильной суммы амортизации посредством повторного запуска пакет* ного задания Расчет Амортизации. Предположим, что амортизация для ОС000080 была вычислена неправильно и ее требуется пересчитать. 1. На вкладке Основное Средство следует установить фильтр для выбора основных средств, у которых должны быть отменены операции. Значение для этого поля — ОС000080. 2. На вкладке Параметры следует заполнить поля, как показано на следующем рисунке: Примечание. Следует обратить внимание на даты, доступные для ввода (в полях Дата Начала, Дата Конца)

3. При нажатии на Ок, запускается это пакетное задание. 4. Далее следует закрыть данное окно.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

355

5. Необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . Откроется окно Ос Фин. Журнал. Вы увидите, что на правом крае первой строки поле заполнено.

Ос Ошибка Операция Но .

6. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет. Строки учитываются как ошибочные учтенные операции по ОС. Чтобы увидеть операции, необходимо закрыть окна и затем выполнить следующую процедуру: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства и, используя функцию обзора, перейти к карточке средства ОС000080. 2. Выбрать пункты Ос > Ошибка Книга Операций. Откроется окно Ос Ошибка Книга Операции. 3. После проверки операций необходимо закрыть окно и щелкнуть Книга Аморт (обратите внимание, что курсор установлен на строку с Код Книги Амортизации = ОПЕРАЦИЯ). 4. При нажатии на Статистика, откроется окно Ос Статистика. 5. Теперь окно выглядит так же, как оно выглядело до запуска пакетного задания Расчет амортизации. Примечание. При использовании описанного выше метода отмены про* граммой предлагается для отмены вся амортизация в выбранном перио* де. Если были выполнены какие*либо ручные проводки с этими типами учета в выбранном периоде, программа также включает эти операции в предлагаемую отмену.

Понижение, повышение стоимости и реализация основных средств Понижение стоимости основных средств Понижение стоимости — это списание стоимости основных средств. Его при* чиной может быть устаревание или повреждение средства. Во многих случаях понижение стоимости основного средства происходит во время проверки отчет* ности для определения налогооблагаемой базы. Операция понижения стоимос* ти может использоваться в качестве корректировки для уменьшения амортиза* ционной базы средства в случаях, когда амортизация средства в прошлом была слишком низкой. Эта стоимость будет учитываться в финансовом отчете как убыток.

Учет понижения стоимости из финансового журнала Для учета операции понижения стоимости в книге амортизации, для которой по* нижение стоимости интегрировано в главную книгу, следует использовать финан* совый журнал учета ОС. Прежде чем можно будет осуществить учет понижения стоимости, необходи* мо сначала настроить финансовые счета, на которые вы хотите выполнить учет.

356

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Основное Средство. Откроется окно ОС Учетные Группы. 2. Необходимо выбрать ТЕЛЕФОН и последовательно щелкнуть Учетная Группа > Карточка. Откроется окно ОС Учетная Группа Карточка . 3. На вкладке Общее в поле Понижение Фин. Счет следует ввести номер кредитно* го финансового счета, равный 01-200. 4. На вкладке Бал. Счет в поле Понижение Расх. Фин. Счет следует ввести номер дебетового финансового счета, равный08-300 (если необходимо, в карточке фин счета 08-300 следует установить Прямой Учет = ДА). Учет понижения стоимости Чтобы осуществить учет понижения стоимости, необходимо выполнить следу* ющую шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . 2. В окне Ос Фин. Журнал ввести следующую информацию: Дата Учета

31.01.05

Документ Тип

Пусто

Тип Счета

Основное средство

Счет Но.

ОС000090

ОС Тип

Понижение стоимости

Учета Сумма

–300

3. Выбрать пункты Функции > Вставить Ос Бал. Счет . Программа создаст вторую строку с балансирующей операцией. 4. При желании, вы можете учесть данные строки журнала. Для этого следует выб* рать Учет > Учет 5. То же самое можно сделать из журнала ОС, если вы не хотите, чтобы ваши опе* рации были интегрированы с главной книгой.

Повышение стоимости основных средств Повышение стоимости представляет собой увеличение стоимости основного средства, обычно земли и строений. Повышение стоимости может также исполь* зоваться для основного средства, такого как установка для добычи нефти, сто* имость которой возрастает, так как возрастает спрос на этот товар. Во многих случаях повышение стоимости средства происходит при проверке отчетности, проводимой для определения налогооблагаемой базы. Операция повышения стоимости может использоваться как корректировка для повышения амортиза* ционной базы средства в тех случаях, когда амортизация средства в прошлом была очень высокой. Эта стоимость будет учитываться в финансовом отчете как прибыль. Учет транзакций повышения стоимости из финансового журнала учета ОС. Для учета транзакции повышения стоимости в книге амортизации, для которой повышение стоимости интегрировано в главную книгу, следует использовать фи* нансовый журнал учета ОС. Прежде чем можно будет осуществить учет, необходимо сначала настроить фи* нансовые счета, на которые вы хотите выполнить учет.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

357

Необходимо выполнить следующие шаги 1. Выбрать пункты Финансы > Настройка > Учетные Группы > Основные Средства . Откроется Окно ОС Учетные Группы . 2. Далее необходимо выберать ТЕЛЕФОН и последовательно щелкнуть пункты Учетная Гр. > Карточка. Откроется окно Ос Учетная Группа Карточка . 3. На вкладке Общее в поле Повышение Фин. Счет необходимо ввести номер дебе* тового финансового счета, равный 01*200. 4. На вкладке Бал. Счет в поле Повышение Бал. Фин. Счет необходимо ввести финансовый счет, на который хотите выполнить учет балансирующих опера* ций для повышения стоимости. В данном примере используйте счет с номе* ром 08-300.

Учет транзакций повышения стоимости Чтобы осуществить учет операции повышения стоимости, необходимо выполнить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . 2. Ввести следующую информацию в окно Ос Фин. Журнал. Дата Учета

31.01.05

Документ Тип

Пусто

Тип Счета

Основное средство

Счет Но.

ОС000090

ОС Тип Учета

Повышение стоимости

Сумма

150

3. Выбрать пункты Функции > Вставить Ос Бал. Счет . Программа создаст вторую строку с балансирующей операцией. 4. При желании вы можете учесть строки журнала. Для этого следует выбрать Учет > Учет То же самое можно сделать из журнала ОС, если вы не хотите, чтобы ваши опе* рации были интегрированы с главной книгой.

Реализации основных средств Стоимость восстановления Стоимость восстановления — это остаточная стоимость основного средства, когда его уже нельзя использовать. Учет стоимости восстановления средства можно вы* полнить из счета покупки или из журнала ОС во время учета стоимости приобрете* ния. Чтобы выполнить учет стоимости восстановления из счета покупки, необходи* мо убедиться, что в строки покупки добавлено полеВосст. Стоимость. Для просмотра информации следует последовательно щелкнуть пункты Вид > Показать Столбец . Стоимость восстановления можно ввести в поле в виде положительного или отри* цательного числа и выполнить учет счета обычным способом.

358

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы осуществить учет стоимости восстановления со стоимостью приобретения через журнал ОС, следует убедиться, что в строки журнала добавлено поле Сумма. Для просмотра информации следует последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец. Затем можно ввести в поле стоимость восстановления в виде отрица* тельного числа и выполнить учет строк обычным способом. Обратите внимание, что в случае, если средство содержит стоимость восстанов* ления, амортизация ниже нуля означает амортизацию меньше стоимости восста* новления.Стоимость восстановления уменьшает амортизируемую стоимость основ* ных средств и поэтому уменьшает все суммы амортизации. Конечная сумма округления уменьшает только последнюю сумму амортизации.

Стоимость восстановления — пример Если учетная стоимость основного средства равна 800 и его стоимость восстановле* ния — 800, это означает, что основное средство полностью амортизировано. Если в книге амортизации ОС ввести для средства в поле Фиксир. Сумма Аморт. меньше 0 значение 1000 и запустить для средства пакетное задание Расчет Амортизации , то программа рассчитает амортизацию как 1000, доведя учетную стоимость до –200. Если стоимость восстановления равна 0, программа рассчитает амортизацию как 1800, что приведет к учетной стоимости в –1000. Обратите внимание, что стоимость восстановления не учитывается в качестве альтернативы суммы, заданной в поле Оконч. Сумма Округления . Оконч. Сумма Округления настраивается в книге амортизации ОС и уменьшает последнюю сумму амортизации. Программа не выполняет учет конечной суммы округления.

Окончательная конечная учетная стоимость Окончательная конечная учетная стоимость часто используется для представления полностью амортизированного средства, которое до сих пор работает. Использова* ние стоимости восстановления позволяет уменьшать амортизацию в течение срока службы средства. Однако некоторые местные законы допускают уменьшение толь* ко последней суммы амортизации. Это можно сделать путем вставки в книгу амор* тизации ОС конечной учетной стоимости. Если вы применяете эту функцию для большей части своих основных средств, можно настроить в соответствующей кни* ге амортизации конечную учетную стоимость по умолчанию.

Реализация основных средств При продаже или иной реализации основного средства необходимо выполнить учет стоимости реализации вместе с любыми связанными с ней убытками или прибы* лью. Операция реализации должна быть последней операцией, учтенной для сред* ства, поэтому имеющиеся соответствующие расходы по реализации, которые вы хотите записать для средства, следует записать в финансовый журнал учета ОС до самой операции реализации. Учет операций реализации выполняется через финан* совый журнал учета ОС, журнал ОС или через счет продажи. Метод реализации настраивается для каждой книги амортизации на вкладке Общее карточки книги амортизации в поле Метод Расчета Реализации. Программа может обрабатывать реализации с помощью метода Гросс или Нетто. При использовании метода Нетто учет выполняется на счет убытков реализа* ции или на счет прибыли реализации. В большинстве случаев применяется данный метод.

359

Глава 23. Транзакции по основным средствам

При использовании метода Гросс учет выполняется на счет прибыли или убыт* ка, связанного с учетной стоимостью, а также на счет прибыли или убытка от про* дажи. При вводе в журнал цены продажи программа рассчитывает прибыль или убыток от реализации и вычисляет все остальные операции, связанные с реализа* цией. Сумма прибыли или убытка рассчитывается из разницы между ценой прода* жи и учетной стоимостью. В приводимых далее примерах применяются оба метода. Используются следую* щие суммы: Стоимость приобретения

100 000

Амортизация

70 000 40 000

Повышение стоимости

70 000 (стоимость приобретения – накопленная амортизация + повышение стоимости)

Учетная стоимость

20 000

Цена продажи Убыток

50 000 (цена продажи – учетная стоимость)

При осуществлении учета реализации основного средства с помощью журнала или счета продажи программа рассчитывает прибыль или убыток от реализации и создает другие операции. В следующих примерах показано, какие суммы учитыва* ются на различных счетах при осуществлении учета реализации основного сред* ства. При применении обоих методов в финансовом отчете получается одинако* вый результат.

Реализация основных средств — пример А В этом примере повышение стоимости включается в учетную стоимость и является частью расчета прибыли или убытка. Данная настройка задается в окнеОс Тип Учета Настройка (Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > Книга Аморт. > ОС Тип Учета Настройка ). Метод Нетто

Метод Гросс

Фин. Счет

Дебет

Дебет

Наличные

20 000

Приобр. Фин. Счет при Реализ. Накопл. Аморт. Фин. Счет Реал.

Кредит

20 000 100 000

100 000 70 000

70 000

Повыш. Фин. Счет при Реализ. Убыток Фин. Счет при Реализ.

Кредит

40 000

40 000 50 000

Пов. Бал. Фин. Счет при Реал. Уч. Знач. Фин. Счет при Прод. Продажа Фин. Счет при Продаже

70 000 20 000

Реализация основных средств — пример Б В этом примере повышение стоимости включается в учетную стоимость, но не вклю* чается в расчет прибыли и убытка.

360

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Метод Нетто

Метод Гросс

Фин. Счет

Дебет

Дебет

Наличные

20 000

Приобр. Фин. Счет при Реализ. Накопл. Аморт. Фин. Счет Реал.

Кредит

100 000

100 000 70 000

70 000

Повыш. Фин. Счет при Реализ.

40 000

40 000

Убыток Фин. Счет при Реализ.

10 000

Пов. Бал. Фин. Счет при Реал.

40 000

Кредит

20 000

Уч. Знач. Фин. Счет при Прод. Продажа Фин. Счет при Продаже

70 000 20 000

Учет реализации через журналы ОС Учет реализации можно выполнять через финансовые журналы учета ОС. Необхо* димо заполнить строку соответствующей информацией и убедитесь, что сумма ре* ализации введена как кредит или в виде отрицательного числа. Следует выполнить учет обычным способом. Учет реализации ОС можно выполнять в комбинации с учетной группой НДС. Программа автоматически создает сумму НДС продажи. Если требуется, чтобы про* грамма выполнила учет НДС продажи автоматически, следует ввести в поле Сумма валовую сумму. Чтобы увидеть результаты операции журнала, откройте учтенные операции из книги амортизации, относящейся к средству. Чтобы просмотреть действующие опе* рации, созданные в главной книге, можно воспользоваться функцией Навигатор. Она позволяет выводить на экран учтенную операцию реализации. Запись реализации для средства, не имеющего интеграции с финансами, долж* на выполняться в журнале ОС. В основном, записывается та же самая информация, что и в финансовый журнал учета ОС. Если вы проводите бартер одного основного средства на другое, то необходимо записать как продажу старого средства (реализацию), так и покупку нового сред* ства (приобретение). Этот тип транзакции нельзя записать одной транзакцией. Примечание. Если ОС продается в текущем финансовом году, а вы запи* сываете ОС как неактивное, тогда это средство не появится в отчете Ос — Учетное Значение 01 за текущий финансовый год. Это неправильно. В об* щем случае не используйте полеНеактивно, пока не пройдет 1–2 года после последней транзакции по средству.

Частичная реализация В случае продажи или какой*либо иной реализации части основного средства, сле* дует разделить основное средство до регистрации транзакции реализации. Други* ми словами, следует разделить средство на два (или более) средства, прежде чем можно будет реализовать его часть. В главе Реклассификация основных средств бу* дет показано, как это сделать.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

361

Реализация из счета продажи или заказа продажи Можно создать счет продажи и в строке в поле Тип выбрать Ос. Это облегчает со* ставление счета средства для клиента. Реализация средства действует так же, как реализация через финансовый журнал учета ОС. Чтобы создать счет продажи для реализации средства, необходимо выполнить следующие шаги 1. Следует выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Счета, после чего откро* ется окно Продажа Счет. 2. Далее нужно нажать на клавиши (F3) и Ввод, чтобы получить следующий но* мер счета, и выбрать запись клиента с номером 30000. 3. Следует ввести в поля Дата Учета и Дата Документа дату 31.01.05. 4. В строке в поле Тип необходимо выбрать ОС.

5. В поле Но. следует нажать кнопку выбора. Откроется окно Ос Список. 6. Нужно выбрать средство ОС000030, автомобиль Фольцваген Транспортер, а за* тем щелкнуть Ok для того, чтобы скопировать его в поле. 7. Следует последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец чтобы вызвать функцию для добавления поля Амортизация до ОС Даты Учета в строки продажи окна Продажа Счет. Может потребоваться выполнить учет окончательной операции амортизации в связи с реализацией. Эта сумма амортизации относится к периоду, который начинается с даты, содержа* щейся в поле Ос Дата Учета последней учтенной операции по ОС рассмат* риваемого средства, и оканчивается датой реализации. Посредством учета этой окончательной операции амортизации достигается точный расчет при* были или убытка. Чтобы программой автоматически выполнялся учет этой окончательной опе* рации амортизации, следует установить флажок в поле Амортизация До ОС Даты Учета.

362

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Необходимо заполнить в строке соответствующие поля. В поле Кол-во не* обходимо ввести количество. Обычно количество равно 1. На одну строку продажи не может приходиться более одного средства. Следует ввести цену чистой продажи в поле Цена Единицы строки продажи . После того как это сделано, нажатием на клавишу (F9) (F9), можно просмотреть статистику про* даж для данного счета. Вы увидите, что программа рассчитала НДС прода* жи автоматически. 2. Программа автоматически заполняет поле ОС Тип Учета значением Реализация, поскольку в счете продажи для средств существует только один тип учета ОС. 3. Следует выполнить учет счета. Будет выведено сообщение об ошибке комбина* ции измерений проекта и клиентской группы. 4. Следует последовательно выбрать пункты Строка > Измерения и удалить строку измерения ФВ Проект. Теперь можно выполнить учет счета. Примечание. Учет НДС продажи работает, только когда для уменьшения стоимости ОС, происходящей в течение года, настроен отдельный счет, который включает учетную группу НДС продажи.

Исправление операций Если учтена ошибочная операция, она может быть отменена. Это означает, что уч* тенную операцию можно пометить как ошибочную учтенную операцию и затем выполнить учет правильной операции. Основанием для существования данной функции является то, что программа использует дату учета ОС во многих расчетах. Поэтому операции с неправильными датами учета ОС должны быть скорректированы.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

363

Отмена операций В следующем примере показывается, как исправить операцию: 1. Необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства . Вам потребуется основное средство ОС000060. 2. Необходимо выбрать строку с книгой амортизации Приобретен. Далее КНИГА АМОРТ. > Учтен. Операции. Откроется Окно ОС Книга Операции .

На рисунке показана операция приобретения. 3. Необходимо выбрать строку и последовательно щелкнуть Функции > Отменить Операции. Программа создаст необходимые операции в журнале. 4. Далее Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . Обратите внимание, что программа автоматически заполняет поле Ос Ошибка Операция Но . 5. Для завершения отмены следует вставить строку с балансирующим счетом и учесть журнал

Отмена нескольких учтенных операций по ОС Операции можно отменять также из книги амортизации путем использования па* кетного задания Отменить ОС Операции . 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации . 2. В окне Книга Амортизации Карточка следует последовательно выбрать пункты Функции > Отменить Ос Операции . Откроется окно ОС Книга Операции. 3. На вкладке Основное средство необходимо выбрать средства, для которых тре* буется отменить операции. Это можно сделать с помощью фильтра. 4. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля в соответствии со следую* щими указаниями: • •

Отменить Книгу — необходимо ввести имя книги амортизации, из которой вы хотите отменить операции. Дата Начала — отменяться будут только операции с датой учета, совпадающей с введенной датой или следующей после нее.

364 • •

•

•

• •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Дата Конца — удаляться будут только операции с датой учета, совпадающей с введенной датой или предшествующей ей. Исп. Новую Дату Учета — необходимо установить флажок в этом поле, если не* обходимо выполнить учет отмены с датой учета ОС, отличной от даты учета ОС отменяемой операции. Новая Дата Учета — необходимо ввести дату учета ОС, с которой хотите выпол* нить учет отмены. Убедитесь, что эта дата находится в текущем финансовом году и не является датой закрытия. Документ Но. — если не используется предварительно определенная серия но* меров в журнале ОС, для журнала отмен в этом поле следует ввести номер доку* мента. Описание Учета — необходимо ввести свой текст, который должен отображать* ся в книге. Вставить Бал. Счет — для того, чтобы пакетное задание автоматически вставля* ло балансирующий счет (или счета) в итоговый журнал, необходимо установить флажок в этом поле. Пакетное задание использует счета, заданные в окне Ос Учетная Группа. Отмена — щелкайте, чтобы установить флажки рядом с типами учета, для кото* рых хотите отменить учтенные операции.

5. При нажатии на кнопку Ок, запускается пакетное задание. Отмененные строки помещаются в финансовый журнал учета ОС или в журнал ОС, из которых производится учет строк. После учета программа заполняет поле Ос Ошибка Операция Но . для выбора операций, которые рассматриваются как ошибочные учтенные операции.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

365

Отмена и перерасчет амортизации Можно отменять операции ошибочной амортизации путем использования па* кетного задания Отменить Ос Операции. После того как вы отменили операции, можно снова выполнить пакетное задание Расчет амортизации. Если отменяет* ся операция по ОС, из расчета калькуляции исключаются и первоначальная опе* рация, и операция отмены. Используемый пакетным заданием период аморти* зации — это период между датой учета ОС последней операции перед отмененной операцией по ОС и датой учета ОС, введенной на вкладке Параметры пакетного задания.

Исправление операций по ОС Иногда может возникать необходимость в отмене операции по ОС, выполнявшей* ся в финансовом году, который уже закрыт. Пакетное задание отмены обычно вы* полняет учет с первоначальной датой учета ОС. Это может привести к учету в зак* рытом финансовом году. Если вы ввели ограничения на период учета в поляхРазрешить ОС Учет От и Разрешить Ос Учет До окна Ос Настройка, вы не сможете выполнить учет отмены. Однако существует возможность создания операции исправления для средства в текущем финансовом году. Это можно сделать, выбрав отменяемые операции и запустив пакетное задание Отменить Ос Операции как обычно. Когда откроется окно запроса, убедитесь в вы* боре на вкладке Параметры следующих настроек. Необходимо установить флажок в поле Исп. Новую Дату Учета . В поле Новая Дата Учета необходимо ввести дату учета ОС, с которой требуется выполнить учет отмены. Убедитесь, что дата находится в текущем финансовом году, который не закрыт. Необходимо проверить, чтобы были заполнены поля на вкладке Параметры. Обязательные для заполнения поля показаны на следующем снимке экрана:

Отмена нескольких операций по ОС функционирует так же, как и отмена не* скольких операций.

366

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. При учете отмены или исправлений операций по ОС, кото* рые принадлежат к книге амортизации, имеющей интеграцию с финан* сами, создаются финансовые операции. В этом случае ограничения на пе* риод учета, настроенные в полях Разрешить Учет От и Разрешить Учет До окна Финансовые Операции Настройка также могут препятствовать учету отмены.

Документирование транзакций по основным средствам Всем операциям, которые учитываются в книгах амортизации, автоматически на* значаются последовательные номера операций. В регистрах ОС операции отсортированы в порядке номеров операций незави* симо от номера ОС и номеров книг амортизации.

Регистры ОС Регистр создается автоматически при выполнении каждого учета (либо напря* мую из журнала основных средств, либо косвенно из счетов покупок или сче* тов продаж). Отдельные регистры также нумеруются (1 является первым номе* ром). Чтобы увидеть список существующих номеров регистров, необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > История > Ос Регистры. Откроется окно Ос Регистры. Оно показывает номера операций в каждом регистре. Поле Дата Создания в каждом регистре содержит действительную дату (систем* ную дату) создания регистра. Дата создания не обязательно должна совпадать с да* той учета или датой документа в операциях регистра. Чтобы увидеть отдельные операции, следует последовательно выбрать пункты Регистр > Книга Ос .

Печать регистров ОС Чтобы распечатать регистры ОС, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства, затем необходимо выб* рать Регистр и нажать кнопку Печать. Откроется окно ОС Регистр — Печать , в котором указывается требуемый регистр, после чего следует нажать на кнопкуПечать. Примечание. Отчет может быть очень длинным, если существует несколь* ко учтенных операций и печатается регистр ОС без фильтра

Отслеживание транзакций Всем учтенным операциям автоматически назначается код источника, так что лю* бую транзакцию можно проследить до момента ее происхождения.Можно также назначать транзакциям код причины.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

367

Отчеты по ОС Когда вы подготавливаете балансовый отчет и отчет о прибыли и убытках, может понадобиться распечатать отчеты, чтобы проанализировать амортизацию, приоб* ретение, реализацию, прибыль и убытки за отчетный период, а также накопленную амортизацию и учетную стоимость в конце периода. Для целей управления запасами, страхования и для других управленческих за* дач может понадобиться список всех основных средств. Примечание. При печати отчетов за предыдущие годы, которые включают реализованные основные средства, данные отчетов могут быть неправиль* ными. Список основных средств. Чтобы напечатать список всех основных средств (включая средства без данных о транзакциях), необходимо выполнить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства. Далее необходимо выбрать отчет 2. Список и нажать кнопку Печать. 3. На вкладке Основное средство необходимо установить фильтр для отбора ос* новных средств, которые требуется включить в отчет. Если оставить поля пус* тыми, будут включены все средства. 4. На вкладке Параметры необходимо выбрать книгу амортизации, из которой не* обходимо распечатать данные, и указать, надо ли печатать сведения по каждому основному средству на отдельной странице. 5. Щелкнуть Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра отчета на экране. Отчет включает информацию из карточки основного средства и книги аморти* зации ОС.

Основное средство — учетная стоимость Для печати отчета по амортизации, приобретениям и реализациям за выбранный период, а также учетной стоимости в конце периода можно выбрать один из двух отчетов: Баланс. Стоимость 01 и Баланс. Стоимость 02 . Эти два отчета включают почти одинаковую информацию, но формат первого отчета показывает одну стро* ку по каждому основному средству и должен печататься с использованием альбом* ной ориентации, тогда как второй отчет показывает информацию по каждому ос* новному средству на нескольких строках. Для получения информации о понижениях стоимости, повышениях стоимости, типах учета методом 1 и методом 2, включаемых в отчет Баланс. Стоимость 02, следует установить флажок в поле Тип Приобретения или Тип Амортизации в окне Ос Тип Учета Настройка для соответствующей книги амортизации ( Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > Книга Аморт. > Ос Тип Учета Настройка ). В отчет Баланс. Стоимость 02 могут включаться реклассифицированные опера* ции. Чтобы распечатать один из этих отчетов, выполните следующую процедуру: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства. Необходимо выбрать отчет Баланс. Стоимость 01 или Баланс. Стоимость 02 и нажмите кнопку Печать.

368

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. На вкладке Основное Средство можно установить фильтр для выбора основных средств, подлежащих включению в отчет. Если оставить эти поля пустыми, от* чет будет содержать информацию по всем основным средствам (за исключени* ем неактивных средств). 3. Вкладки Параметры двух отчетов идентичны за исключением поля Включать Реклассификацию, присутствующего на этой вкладке в отчете Баланс. Стоимость 02. Если выбрать данное поле, распечатываемый отчет будет включать операции рек* лассификации. 4. Необходимо установить флажок в поле Бюджетный Отчет , чтобы программа рассчитывала амортизацию от последней даты учета ОС до заданной даты окон* чания. 5. Необходимо щелкнуть Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра отчета на экране.

Отчет ОС — Анализ Отчет ОС — Анализ — это объединенный отчет, в котором можно печатать основ* ную часть учетной информации, относящейся к основным средствам. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . Необходимо выбрать отчет Анализ и нажать кнопку Печать. 2. На вкладке Основное Средство выделите основные средства для включения в отчет. Если оставить поля пустыми, в отчет будут включены все имеющиеся ос* новные средства.

3. Необходимо заполнить поля на вкладке Параметры в соответствии со следую* щими рекомендациями: •

Книга Амортизации — необходимо выбрать соответствующую книгу амортиза* ции.

Глава 23. Транзакции по основным средствам • • •

•

•

•

• •

369

Дата Начала — необходимо ввести первый день, данные за который требуется включить в отчет. Дата Конца — необходимо ввести последний день, данные за который требу* ется включить в отчет. Поля Дата Поле 1 и Дата Поле 2 — следует нажать кнопку выбора, чтобы увидеть список типов дат, далее необходимо выбрать требуемый тип для пе* чати в отчете и нажать кнопку OK, чтобы скопировать выбранный тип в поле. Поля Сумма Поле 1, Сумма Поле 2 и Сумма Поле 3 — в отчете есть три столб* ца, в которых могут отображаться суммы трех типов. Необходимо нажать кнопку выбора, чтобы появилось окно ОС Типы Учета, необходимо выбрать тип учета, который требуется включить в отчет, и нажать кнопку OK для ко* пирования выбранного типа в поле. Доступны следующие параметры: • Перед Датой Начала — включаются только суммы до даты начала. • Оборот — включаются суммы с датой учета ОС, находящейся между датами, заданными в полях Дата Начала и Дата Конца. В оборот также включаются суммы, приходящиеся на дату начала и дату окончания. • После Даты Конца — включаются суммы, учтенные не позднее даты, введен* ной в поле Дата Конца Группа Всего — нажав кнопку выбора, чтобы увидеть параметры, необходи* мо выбрать параметр, по которому требуется рассчитать и распечатать итог группы. Новая Страница для ОС — необходимо установить флажок, если хотите, что* бы вместо строки итога печатались значения для каждого основного сред* ства. Только Реализов. ОС — необходимо установить флажок, если хотите просмот* реть только проданные средства. Бюджетный Отчет — необходимо установить флажок, если хотите, чтобы амор* тизация рассчитывалась до даты окончания.

4. Далее можно нажать Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра от* чета на экране.

Основное средство — финансовый анализ Если для книги амортизации активизирована интеграция с финансами, в отчете отображаются учтенные в главной книге суммы, которые поступают из модуля ос* новных средств. Данный отчет базируется на дате учета в книге ОС, тогда как во всех других отчетах используется дата учета ОС. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . Необходимо выбрать отчет Фин. Анализ и нажмите кнопку Печать. 2. На вкладке Основное Средство необходимо выделить основные средства для включения в отчет. Если оставить эти поля пустыми, то будет получена ин* формация по всем основным средствам (за исключением неактивных средств).

370

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля в соответствии со следую* щими рекомендациями: • • • •

•

Книга Амортизации — необходимо выбрать соответствующую книгу амортиза* ции. Дата Начала — необходимо ввести первый день, данные за который хотите вклю* чить в отчет. Дата Конца — необходимо ввести последний день, данные за который хотите включить в отчет. Поля Дата Поле 1 и Дата Поле 2 — необходимо нажать кнопку выбора, чтобы увидеть список типов дат, необходимо выбрать требуемый тип для печати в отчете и нажать кнопку OK, чтобы скопировать выбранный тип в поле. Поля Сумма Поле 1, Сумма Поле 2 и Сумма Поле 3 — в отчете есть три столб* ца, в которых могут отображаться суммы трех типов. При нажатии на кнопку выбора, появитсяь окно ОС Типы Учета , где необходимо выбрать тип учета, который требуется включить в отчет, и нажать кнопку Ok для копирования выбранного типа в поле. Доступны следующие параметры: • Пусто — суммы, учтенные в книге ОС, соответствующие типу учета, выб* ранному в поле Сумма Поле 1. Если выбран параметр Приобретение, в отчет включаются стоимости приобретения. • Реализация — суммы, учтенные на счетах реализации. В этом столбце ото* бражаются стоимости только реализованных средств. Если выбран параметр Приобретение, в отчет включаются стоимости приобретения. • Бал. Реализация — суммы, учтенные на балансовых счетах реализации. Данный параметр может использоваться только совместно со следующи* ми типами учета ОС: Понижение стоимости, Повышение стоимости, Метод 1, Метод 2 . Балансовые счета реализации используются, только если типы учета не включаются в расчет прибыли и убытка и для расчета сум* мы реализации применяется метод Нетто. Балансовые счета реализации не используются, если для расчета суммы реализации применяется метод Гросс.

Глава 23. Транзакции по основным средствам •

•

•

371

Группа Всего — необходимо нажать кнопку выбора, чтобы увидеть параметры, и, далее, выбрать параметр, по которому требуется рассчитать и распечатать итог группы. Новая Страница для ОС — необходимо установить флажок в этом поле, если хотите, чтобы вместо строки итога распечатывались значения для каждого ос* новного средства. Только Реализов. ОС — необходимо установить флажок в этом поле, если хотите просмотреть только проданные средства.

4. Необходимо нажать Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра от* чета на экране.

Учетная группа ОС — отчет по оборотам В этот отчет выводится оборот, учтенный в операциях по ОС по каждой учетной группе ОС. Если для книги амортизации активизирована интеграция с финансами, суммы в отчете совпадают с оборотами на финансовых счетах, присвоенных учет* ным группам ОС. Поэтому отчет можно использовать при согласовании книги ОС и главной книги. Отчет содержит два раздела. В первый раздел выводится оборот по каждо* му финансовому счету для каждой учетной группы ОС. Во второй раздел выво* дится общий оборот по каждому финансовому счету для всех учетных групп ОС. На вкладке ОС Книга Амортизации можно устанавливать фильтры, если требу* ется, чтобы отчет включал только некоторые книги амортизации, основные сред* ства или учетные группы ОС. Как и в предыдущих примерах, выбирая параметры на вкладке Параметры, можно сформировать отчет, отвечающий конкретным тре* бованиям. 1. В меню Основные средства необходимо выбрать пункт Отчеты. 2. Необходимо выбрать отчет ОС Учетная Группа — Оборот и нажмите кнопку Печать. 3. На вкладке Ос Книга Амортизации необходимо заполнить следующие поля:

372 •

• •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ОС Но . — необходимо ввести номера тех основных средств, которые должны быть включены в отчет. Для просмотра имеющихся номеров следует нажать кнопку выбора в поле Фильтр. Код Книги Амортизации — необходимо нажать кнопку выбора и выбрать код той книги амортизации, которая должна быть включена в отчет. ОС Учетная Группа — необходимо ввести коды тех учетных групп ОС, которые должны быть включены в отчет. Чтобы просмотреть существующие коды, на* жмите кнопку выбора в поле Фильтр.

4. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля, как описано выше.

Составление бюджета по транзакциям основных средств Чтобы подготовить бюджетный отчет о прибыли и убытках, бюджетный балан* совый отчет и отчет по движению денежной наличности, необходимо иметь ин* формацию о будущих вложениях, реализациях и амортизации основных средств. Настраивая бюджетные основные средства, можно планировать добавление до* полнительных средств. После приобретения средства можно создать новую за* пись средства и выполнить учет фактической стоимости приобретения через жур* нал ОС или финансовый журнал учета ОС. Можно сравнить бюджетную стоимость с фактической стоимостью. Бюджетное средство не интегрировано в главную книгу. В программе эту информацию можно получить из отчета Прогнозируемое значение. На вкладке Учет карточки ОС в поле Бюджетное ОС можно указать, что сред* ство создано в целях планирования бюджета. В заключение вам необходимо запол* нить поле Бюджетное ОС.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

373

Составление бюджета стоимостей будущих приобретений 1. Для подготовки бюджета следует настроить карточки основных средств для тех основных средств, которые намечены для приобретения в будущем. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства. Появится карточка ОС. 2. Необходимо нажмите клавишу (F3) (F3), чтобы создать запись нового основного средства и заполнить соответствующие поля. 3. На вкладке Учет в поле Бюджетное ОС необходимо установить флажок, чтобы предотвратить учет в главной книге.

4. В строках настройте книги амортизации ОС. 5. Далее необходимо закрыть окно и последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Журналы, чтобы открыть окно Ос Журнал. Необходимо ввести бюджетную стоимость приобретения и выполнить ее учет, аналогично тому, как показано в следующем примере:

374

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Бюджетную стоимость приобретения можно просмотреть в окне Ос Статистика, которое открывается из книги амортизации ОС для бюджетного сред* ства.

Отслеживание бюджетных стоимостей приобретения При покупке предусмотренного бюджетом основного средства вы настраиваете но* вую карточку основного средства. Необходимо выполнить предыдущую процеду* ру, однако при выполнении учета фактической стоимости приобретения (в финан* совом журнале учета ОС или в журнале ОС) необходимо ввести номер бюджетного средства в поле Бюджетное Ос Но. Для бюджетного средства программа учитывает стоимость приобретения с противоположным знаком. Это означает, что общая сто* имость приобретения бюджетного основного средства равна разнице между бюд* жетной и действительной стоимостью.

Составление бюджета будущей реализации основных средств Если планируется продажа основных средств в пределах бюджетного периода, то можно ввести информацию о ценах продажи и дате продажи. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и, используя функцию обзора, перейдите к основному сред* ству с номером ОС000090. 2. Необходимо щелкнуть мышью по строке с книгами амортизации и далее Вид > Показать Столбец. 3. Далее необходимо щелкнуть поля Планируемая Дата Реализации и Планируемая Выручка От Реализ и нажать Ок. 4. Необходимо заполнить в поля информацию, показанную на следующем ри* сунке:

Глава 23. Транзакции по основным средствам

375

Примечание. обратите внимание на даты, доступные для ввода в демонст* рационной фирме.

Для просмотра планируемых стоимостей реализации и расчета прибыли и убыт* ков, следует выполнить отчет Ос — Прогноз Значения . 5. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . 6. Необходимо выбрать отчет Прогнозируемое Значение и нажать кнопку Печать. 7. На вкладке Основное Средство необходимо ввести ОС000090. 8. Далее нужно щелкнуть Печать, чтобы запустить печать, или Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Бюджетная амортизация Чтобы рассчитать будущую амортизацию, выполните следующую процедуру: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . 2. Необходимо выбрать отчет Прогнозируемое Значение и нажмите кнопку Печать. 3. Если нужно включить все основные средства, нужно оставить пустым поле Но. на вкладке Основное средство. В поле Бюджетное ОС необходимо ввести Нет, чтобы исключить бюджетные основные средства, или Да для просмотра только бюджетных основных средств. 4. Чтобы рассчитать амортизацию за период с 2001 по 2005, необходимо запол* нить поля на вкладке Параметры следующим образом:

376

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. обратите внимание на даты, доступные для ввода в демонст* рационной фирме.

5. Далее необходимо нажать Печать, чтобы запустить отчет на печать, или смотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Про-

В отчете показана учетная стоимость и накопленная амортизация на начало выбранного периода, изменения в течение данного периода, а также учетная сто* имость и накопленная амортизация на конец выбранного периода. Для просмотра общих стоимостей по всем основным средствам необходимо снять флажок в поле Новая Страница для ОС на вкладке Параметры отчета и затем по* вторно выполнить отчет.

Копирование транзакций по ОС в финансовый бюджет Учтенные или прогнозируемые транзакции по основным средствам можно также скопировать в финансовый бюджет. Чтобы скопировать учтенные операции по ОС, включая операции по ОС, уч* тенные для бюджетных основных средств, необходимо выполнить следующую про* цедуру: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации. 2. В карточке книги амортизации следует выбрать пункты Функции > Копировать Ос Операции В Фин. Бюджет .

Глава 23. Транзакции по основным средствам

377

3. На вкладке Основное средство можно выбрать средства, из которых вы хотите скопировать операции по ОС. 4. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля следующим образом:

• •

Копировать Книгу Аморт. — необходимо ввести книгу амортизации, из которой хотите скопировать операции. Копировать в Фин. Бюджет Название — необходимо выбрать имя бюджета, в ко* торый будет выполняться копирование.

378 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Дата Начала и Дата Конца — в бюджет будут копироваться все операции с датой учета ОС, совпадающей с одной из этих дат или находящейся между ними. Описание — необходимо ввести описание бюджетных операций. Вставить Бал. Счет — необходимо установить флажок в этом поле, если в фи* нансовый бюджет требуется также скопировать балансирующую операцию. Копировать — необходимо выбрать тип копируемых операций посредством ус* тановки флажка в соответствующем поле.

При запуске пакетного задания все операции, которые учтены для выбранных средств, копируются в финансовый бюджет. Дата операций финансового бюджета и измерения для операции бюджета будут совпадать с датой учета ОС и измерения* ми, учтенными в операции по ОС. Если необходимо скопировать в финансовый бюджет прогнозируемые транзак* ции по основным средствам, бюджет, в который будет выполняться копирование, выбирается в поле Копировать В Фин. Бюджет Название Отчета ОС — Прогноз Значения. Если в финансовый бюджет необходимо также скопировать балансирующие операции, необходимо установить флажок в поле Вставить Бал. Счет отчета. При предварительном просмотре или печати отчета учтенные и прогнозируемые тран* закции копируются в выбранный финансовый отчет. Каждой бюджетной опера* ции будет присвоено описание, состоящее из номера основного средства и типа транзакции, которая была скопирована в бюджет

Калькуляционная амортизация Некоторые компании желают частично вести учет затрат из области приложения основных средств. Программа обрабатывает калькуляционную амортизацию для учета затрат. Чтобы сделать это, нужно выполнить следующие шаги: 1. Создать новую книгу амортизации для учета затрат, назвав ее Стоимость.

2. Нужно настроить книгу амортизации следующим образом : • • •

Разрешить Аморт. меньше 0 Да Разрешить Переоценку Да Использ. Окр. В Период. Аморт .

Нет

Глава 23. Транзакции по основным средствам

379

3. На вкладке Интеграция в поле Амортизация необходимо установить флажок, чтобы только амортизация интегрировалась в главную книгу. Учет этой амортизации осу* ществляется с помощью учетной группы для калькуляционной амортизации. 4. Нужно настроить учетную группу Стоимость так, чтобы калькуляционная амор* тизация учитывалась правильно в главной книге. Потребуется создать два счета прибыли и убытков с тем, чтобы операции не влияли на прибыль и убытки в финансовом отчете, хотя они и будут учитываться в этом отчете. Чтобы выполнить данный пример, необходимо создайть для амортизации счета 8920 и 8930 и настроить учетную группу так, как показано на следующем рисунке (Финансы > Настройка > Группы Учета > Основное Средство ):

Настройте в книгах амортизации ОС для каждого средства, для которого вы хо* тите калькулировать амортизацию, новую строку, которая будет содержать рассчи* тываемую калькуляционную амортизацию.

380

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Не забудьте выбрать новую учетную группу ОС, в противном случае учет будет выполнен на неправильные счета. На приведенном выше рисунке показан пример средства такого вида. Когда будут настроены книги амортизации ОС для всех соот* ветствующих средств, можно приступить к созданию стоимостей приобретения для всех этих средств. Если они идентичны стоимостям приобретения, содержащимся в других книгах амортизации ОС, можно воспользоваться пакетным заданием Копировать Книгу Амортизации, чтобы скопировать существующие суммы из стандартной книги амортизации. После учета скопированных строк в журнале ОС можно начать расчет аморти* зации, используя стоимость приобретения в качестве базы. Если вы хотите аморти* зировать свое средство ниже учетной стоимости равной нулю, задайте процент еже* годной амортизации или значение ежегодной амортизации в соответствующих полях книги амортизации ОС так, как это делается обычно. После того как учетная стоимость станет равна нулю, можно будет учитывать только последующую амортизацию для учета затрат, если вы установили флажок в поле Разрешить Аморт. меньше 0 в карточке книги амортизации Стоимость. При запуске пакетного задания Расчет амортизации для книги амортизации Стоимость обратите внимание, что созданные операции находятся в финансовом жур* нале учета ОС, поскольку проводки амортизации интегрированы в главную книгу. Для этого вам потребуется балансирующий счет. На вкладке Параметры щелкните в поле Вставить Бал. Счет, чтобы программа автоматически вставила счет расходов из учетной группы Ос Стоимость. Учет затрат не регулируется какими*либо законами. Поэтому можно изменять амортизационную базу средств, имеющих книгу амортизации Стоимость. Это де* лается с помощью переоценки. Использование пакетного задания Переоценка Ос описывается в следующем раз* деле.

Переоценка Переоценка используется для коррекции стоимостей по общему изменению уров* ня цен. Пакетное задание Переоценка ОС может использоваться для расчета сто* имостей основных средств по стоимостям замены. Для использования этого пакетного задания следует активизировать поле Разрешить Переоценку в книге амортизации. Необходимо выбрать книгу амортизации Стоимость. Вы увидите, что эта книга подготовлена для переоценки. Переоценку можно проводить с книгой амортизации Стоимость, но не с книгой амортизации, исполь* зуемой по умолчанию (в данном случае это книга ПРИОБРЕТЕН. Это обусловлено тем, что книга амортизации Приобретен используется для балансового отчета и финансового отчета. Амортизируемая стоимость основных средств в книге Приобретен не должна изменяться при переоценке. Чтобы произвести переоценку, необходимо выполнить следующие шаги 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодич. Задания > Индекс > Основные Средства . 2. Появится пакетное задание Переоценка ОС. 3. На вкладке Основное средство необходимо выбрать основные средства, которые хотите переоценить. В этом примере оставьте на вкладке все поля пустыми. 4. На вкладке Параметры имеются следующие поля.

Глава 23. Транзакции по основным средствам • •

•

• •

•

• •

•

381

Книга Амортизации — необходимо выбрать подходящую книгу амортизации. Индекс Переоценки — необходимо ввести индекс переоценки. Это коэффициент, используемый пакетным заданием для расчета сумм переоценки, вводимых в жур* нал. Например, если вы хотите выполнить переоценку на 2%, необходимо ввести 102 в это поле; если требуется переоценка на –3%, необходимо ввести 97 в это поле. ОС Дата Учета — необходимо ввести дату учета основного средства, которая должна использоваться в пакетном задании. В пакетное задание войдут учтен* ные операции вплоть до этой даты. Эта дата появится в сформированных стро* ках журнала в поле Ос Дата Учета. Если для книги амортизации в поле Исп. Одну Ос + Фин. Дату Учета установлен флажок, эта дата должна совпадать с датой учета, введенной в поле Дата Учета. Дата Учета — необходимо ввести дату учета, которая должна использоваться пакетным заданием. В итоговых строках финансового журнала учета ОС для средств, интегрированных с финансами, в поле Дата Учета появится эта дата. Документ Но. — оставьте это поле пустым, если вы настроили серию номеров для раздела журнала ОС в таблице Серия Номеров и в настоящее время в разделе журнала ОС нет введенных в него строк журнала. Строкам журнала, скопиро* ванным в раздел журнала ОС, пакетным заданием автоматически назначается следующий доступный номер в серии. Описание Учета — необходимо ввести описание учета, которое появится в ито* говых строках журнала. Вставить Бал. Счет — необходимо установить флажок, чтобы пакетным заданием автоматически вставлялся балансирующий счет(или счета) в итоговом журнале. Пакетное задание использует счета, заданные в таблице Ос Учетная Группа. Индекс — необходимо выбрать типы транзакций по ОС, которые хотите пере* оценить для основных средств, включенных в пакетное задание.

5. Чтобы завершить выполнение данного примера, необходимо заполнить поля на вкладке Параметры так, как показано на следующем рисунке.

382

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обратите внимание, что только стоимости приобретения, учтенные не позднее 31 января 2001 года, будут включены в переоценку. 6. Чтобы создать операции переоценки, необходимо нажать кнопку OK. Программа создаст необходимые строки в журнале. Используемые шаблон жур* нала и раздел определяются путем настройки параметров в окне Ос Журнал Настройка. 7. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы Или Ос Журналы. В поле Операция Переоценки (для увеличения масштаба отображения и просмотра поля — сочетание клавиш (Ctrl) + (F8) (F8)) содержится значение Да. Необходимо проверить созданные операции и выпол* нить их учет в финансовых книгах. Если данные переоценки предназначены только для целей моделирования, то для их сохранения можно создать специальную книгу амортизации. Эти операции переоценки не влияют на любые другие книги амортизации. Переоценку можно проводить также вручную путем ввода строки журнала. Щелкните поле Операция Переоценки для маркировки операций. Это позволит сде* лать операции переоценки опознаваемыми.

Обращение переоценки Если необходимо исправить переоценку, это можно сделать, запустив пакетное за* дание Отменить Ос Операции , а затем повторно выполнив пакетное задание Переоценка Ос.

Второстепенные средства Второстепенные средства — это средства, которые полностью амортизируются в том же финансовом году, в котором они куплены. Отнесение средства к категории второстепенных средств определяется национальным законодательством. Для второстепенных средств в книге амортизации ОС существует два важных параметра: В качестве метода амортизации обычно используется линейная амортизация (Sl). Дата начала амортизации и дата окончания амортизации совпадают друг с дру* гом. В результате этого программа всегда рассчитывает 100% амортизацию, даже в случаях, когда для этого средства уже были учтены другие приобретения и аморти* зация.

Настройка второстепенного средства — пример 1. Создайте новое средство, назвав его Малоценные Активы 2000. 2. В книге амортизации основного средства должна содержаться следующая ин* формация. Книга Амортизации Код

ПРИОБРЕТЕН

ОС Учетная Группа

ОБОРУДОВ

Дата Начала Амортизации

01.01.05

Дата Конца Амортизации

01.01.05

Глава 23. Транзакции по основным средствам

383

Обычно для амортизации второстепенных средств задаются отдельный финан* совый счет и отдельная учетная группа ОС. Однако в данном примере для простоты будет использоваться существующая учетная группа машин. 3. Используя финансовый журнал учета ОС, добавьте следующие стоимости при* обретения в рассматриваемом году. В качестве балансирующего счета для каж* дого приобретения используется финансовый счет 10*600 (Финансы > Настройка > Группы Учета > Основные Средства > (Оборудование) > Учетная Гр. > Закладка Балансирующий Счет > Приобретение Бал. Фин. Счет ). Дата

Приобретение

07.01.05

600

09.01.05

800

12.01.05

500

4. После того как выполнен учет журналов, карточка основного средства для вто* ростепенного средства 2000 должна иметь следующий вид:

Обычно для второстепенного средства задается одна карточка ОС на год. Это объясняется тем, что законодательство, действующее в отношении второ* степенных средств, может изменяться каждый год. Каждый раз, когда покупается средство, которое относится к категории второстепенных средств, вы выполняете учет стоимости покупки и амортизации в одну и ту же карточку второстепенного средства, которая была задана вами. Стоимости приобретения всех второстепен* ных средств собираются для этого средства и амортизируются на 100% при следую* щем периодическом расчете амортизации.

384

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодич. Задания > Расчет Амортизации . 1. На вкладке Основное средство необходимо ввести номер с карточки ОС второ* степенного средства в поле Но. Фильтр. 2. Необходимо ввести на вкладке Параметры следующие сведения: Книга амортизации ОС Дата Учета Дата Учета Описание

ПРИОБРЕТЕН 31.01.05 31.01.05 Амортизация второстепенных средств за 2000 год

3. Нужно нажать на кнопку Ok, чтобы запустить пакетное задание, а затем следует выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы , чтобы про* смотреть журнал, созданный пакетным заданием. 4. Следует выбрать пункты Функции > Вставить Ос Бал. Счет , чтобы вставить ба* лансирующий счет и затем выполнить учет журнала. Если открыть карточку ОС для второстепенных средств, то можно заметить, что учетная стоимость равна 0. Операции журнала можно просмотреть, нажав кнопку выбора в поле Учетная Стоимость. В примере было выполнено несколько проводок стоимостей приобретения, про* веденных в финансовом году, и один годовой расчет амортизации. Однако, если необходимо, амортизацию второстепенных средств можно также выполнять каж* дый месяц. Средство будет всегда амортизироваться на 100% текущей учетной сто* имости на момент расчета амортизации.

Глава 24. Реклассификация основных средств

385

Глава 24

Реклассификация основных средств Перемещение средств Для перемещения, разделения или объединения основных средств (ОС) использу* ется журнал реклассификации. В первую очередь рассмотрим перемещение ОС в другое местонахождение. Пред* положим, во время сборки панели переключения ( ОС000090) она находилась на складе. По завершению сборки ее необходимо переместить в коммутационное по* мещение административного здания. Для примера реклассификации необходимо выполнить следующие шаги: 1. Создать новое основное средство с номером ОС000190 и необходимо ввести код МАТЕРИАЛЬН в поле ОС Код Cклада. 2. Создать книгу амортизации ОС для средства ОС000190. Используется книга амортизации ПРИОБРЕТЕН, а также тот же метод и те же данные, что и для средства ОС000090. 3. Это можно выполнить в карточке книги амортизации ПРИОБРЕТЕН, после* довательно выбрав пункты Функции > Создать Ос Книги Амортизации. Необхо* димо выбрать ОС000190 в поле Но. на вкладке основное средство и ОС 000090 в поле Копировать из ОС Но. на вкладке Параметры и нажмите кнопку Ок, что* бы выполнить пакетное задание Создать ОС Книги Амортизации . 4. Для перемещения 100% стоимости приобретения и амортизационных расходов для данного ОС в меню ОС ( Финансы > Основные Средства ) необходимо выб* рать команду ОС Журналы Реклассификации, что приведет к открытию окна Ос Журнал Реклассификации . 5. В окне ОС Журнал Реклассификации следует указать следующие значения: • • • • •

•

ОС Дата Учета — дата реклассификации. Документ Но. — номер документа для данной сделки (не используйте это значе* ние, если номера документов заданы в таблице Серия Номеров). ОС Но. — номер ОС, из которого выполняется перемещение. Новый ОС Но. — номер ОС, в которое выполняется перемещение. Описание — текстовое описание транзакции. Рекласс. Приобретение Сумма и Рекласс. Приобретение % — сумма стоимости приобретения перемещаемого ОС. Она вводится в виде процента или абсолют* ного значения. Рекласс. Приобретение — в этом поле указывается, следует ли перемещать сто* имость приобретения.

386 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Рекласс. Амортизацию — в этом поле указывается, будет ли перемещена амортизация. Кроме того, доступна реклассификация операций Понижение Стоимости, Повышение Стоимости, Метод 1, Метод 2 и Восст. Стоимость. Вставить Бал. Счет — при наличии балансирующих счетов в учетной группе ОС и установке данного флажка будут подставлены эти балансирующие счета. Если это не нужно, не следует устанавливать данный флажок.

6. После заполнения данных строк журнала нажмите кнопку Реклассифицировать в нижней части окна. При этом в финансовом журнале ОС будут созданы соответствующие строки на базе выбранных шаблона и раздела журнала. Для этих строк допускается перекрест* ный учет. Балансирующие счета не требуются. При учете данного финансового журнала ОС из одного счета в другой перемеща* ются как финансовые операции, так и операции по ОС. В ряде стран подобные реклас* сификации являются обязательными для годовых отчетов по основным средствам. Для выполнения этой задачи следует распечатать отчет ОС — Учетное Значение 02 . В дан* ном отчете можно просмотреть сводные значения по всем средствам или итоговые зна* чения для каждого средства в отдельности. Для просмотра операций реклассификации необходимо установить флажок Включать Реклассификацию на вкладке Параметры.

Разделение основных средств Разделение основных средств выполняется в журнале реклассификации аналогич* но перемещению ОС (см. предыдущий пример). Единственное различие состоит в том, что перемещение ведется в несколько ОС. Ниже приводится пример настрой* ки журнала реклассификации, которая позволяет разделить основное средство на два других с сохранением части в первоначальном ОС. В данном случае 25% пере* мещаются в ОС000060, 45% — в ОС000070, а в ОС000050 остаются 30%. В некото* рых случаях доли раздела точно неизвестны. Вместо них можно использовать сум* му реклассификации. Эта сумма связана с исходной суммой приобретения.

Глава 24. Реклассификация основных средств

387

Не забудьте, что при перемещении стоимости приобретения и амортизации в другие основные средства необходимо предварительно создать их.

Частичная ликвидация основного средства Частичная ликвидация идентична разделению ОС. 1. Прежде всего следует создать новое ОС на сумму частичной ликвидации. 2. Необходимо выполнить учет реклассификации той части, которую планиру* ется продать. 3. Далее необходимо выполнить учет реализации для нового ОС. Это гарантирует, что прибыль или убыток от частичной ликвидации будут рас* считаны корректно. Примечание. При учете выручки от реализации части ОС это ОС будет считаться полностью проданным. Для него нельзя будет выполнять учет любых операций, поскольку была учтена операция с типом учета ОС Реа* лизация. Более низкая цена продажи при частичной реализации, как пра* вило, приводит к возникновению убытков. Учет частичной реализации таким образом некорректен.

Объединение основных средств Эта задача решается аналогично разделению ОС за тем исключением, что обычно в качестве перемещаемой суммы указывается 100%, поле ОС Но . содержит ОС, из которого выполняется объединение, а поле Новый Ос Но . — основное средство, в которое выполняется объединение.

388

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 25

Обслуживание основных средств Настройка информации по обслуживанию Расходы на обслуживание — это рутинные периодические затраты, предпринимае* мые, чтобы сохранить стоимость основных средств (ОС). В отличие от капиталь* ных улучшений, они не увеличивают стоимости основных средств.

Карточка ОС Вкладка Обслуживание карточки основного средства содержит следующие поля: • • •

•

• •

Поле Поставщик Но. — здесь указывается номер поставщика данного основно* го средства. Поле Обслуживание Поставщик Но. — здесь вводится номер поставщика, кото* рый обычно выполняет обслуживание. Поле На Обслуживании — установка этого флажка означает, что для основно* го средства в настоящее время выполняется обслуживание. Эти сведения можно использовать как фильтр в отчетах. Поле След. Дата Обслуживания — здесь вводится дата следующего плано* вого обслуживания. Эти сведения можно использовать как фильтр в отче* тах. Поле Дата Гарантии — дата истечения гарантийного срока. Поле Застраховано — это поле заполняется автоматически.

Учетная группа ОС При записи издержек на обслуживание следует заполнить поля карточки основно* го средства и ввести номер счета в окне ОС Учетные Группы , что позволит учесть эти издержки на финансовых счетах. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Основные Средства, Будет открыто окно ОС Учетные Группы. 2. Чтобы заполнить поле Обслуж. Расх. Фин. Счет для соответствующих учетных групп, например Авто, необходимо раскрыть список финансовых счетов нажа* тием кнопки выбора и выбрать нужный счет.

Глава 25. Обслуживание основных средств

389

Ключи распределения Если требуется, чтобы расходы на обслуживание были распределены по отделам и/или проектам, следует настроить ключ распределения. Для этого необходимо выполнить следующие действия: 1. В окне Ос Учетные Группы следует последовательно выбрать пункты Учетная Гр. > Распределения >Обслуживание. Будет открыто окно Ос Распределения. 2. Необходимо заполнить поля в соответствии со следующими рекомендациями: • • •

Поле Счет Но. — необходимо ввести номер финансового счета. Для просмотра плана счетов воспользуйтесь кнопкой выбора. Поле Название Счета — здесь автоматически подставляется номер счета. Поле Распределение % — необходимо ввести долю, распределяемую для указан* ного отдела или проекта.

3. Если требуется выполнить распределение по измерениям, не являющимся гло* бальными, следует последовательно выбрать пункты Строка > Измерения и ука* зать код и значения необходимого измерения в окне ОС Распределение Измерения. В следующем примере демонстрируется ключ распределения для обслуживания телефонов по отделам АДМ, ПРОДАЖИ и Произ.

Настройка кодов обслуживания При учете стоимостей обслуживания (из финансового журнала или из счета покуп* ки) заполняется поле Код Обслуживания, описывающее тип выполненного обслу* живания (например, профилактическое обслуживание, ремонт). Для настройки этих кодов следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Обслуживание . Будет открыто окно Обслуживание.

390

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Эти коды затем могут применяться в качестве фильтров в отчетах по обслужива* нию основных средств и в операциях книги.

Регистрация и стоимость обслуживания Мониторинг сервисных работ Каждый раз при проведении обслуживания его можно регистрировать по соответ* ствующему основному средству. Это выполняется в окне Регистрация Обслуживания. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и перейдите к основному средству, для которого требуется реги* стрировать обслуживание. 2. Следует последовательно выбрать пункты Ос > Регистрация Обслуживания. Будет открыто окно Регистрация Обслуживания.

Глава 25. Обслуживание основных средств

391

3. Необходимо заполнить поля следующим образом: • • • • •

Поле Дата Сервиса — здесь вводится дата обслуживания основного средства. Поле Обслуживание Поставщик Но. — здесь указывается номер выполняющего обслуживание поставщика. Поле Комментарий — здесь вводится описание проводимых работ. Поле Имя Агента — здесь указывается имя лица, выполняющего обслуживание или ремонт. Поле Телефон Агента — здесь вводится номер телефона соответствующего аген* та по обслуживанию.

Работа по сервисным посещениям С помощью отчета Обслуживание — След. Сервис можно узнать, для каких основ* ных средств запланированы сервисные посещения. Этот отчет можно также ис* пользовать при обновлении поля След. Дата Обслуживания в карточках основных средств. На вкладке Параметры вводится дата начала и/или дата завершения. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Обслуживание.> След. Сервис и нажмите кнопку Печать. 2. На вкладке Параметры укажите дату начала и дату конца 3. Нажмите кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Запись расходов на обслуживание При получении счета обслуживания его можно записать одним из следующих спо* собов: •

•

При наличии финансовой интеграции для книги амортизации, которую тре* буется учесть, можно использовать счет закупки или финансовый журнал ОС. Если интеграция для книги амортизации, которую требуется учесть, отсутству* ет, доступен только журнал ОС.

Запись расходов на обслуживание с использованием счета Чтобы записать расходы на обслуживание с использованием счета: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Счета. 2. Необходимо заполнить счет, как показано на следующем рисунке:

392

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Обратите внимание, что поле ОС Тип Учета не включено в стандартную рас* кладку, но может быть вставлено с помощью функции Показать столбец. Поле Код Обслуживания также не включено в стандартную раскладку, его следует добавить в дизайнере форм. В данном примере поле Код Обслуживания следу* ет оставить пустым. Как правило, следует выбрать код для расходов на обслу* живание. 4. Следует последовательно выбрать пункты Учет > Учесть, чтобы выполнить учет счета.

Запись расходов на обслуживание с использованием журнала ОС При выполнении учета в книгу амортизации, для которой отключена интеграция с финансами в отношении расходов на обслуживание, необходимо использовать журнал основных средств. Учет расходов на обслуживание в финансовом журна* ле ОС аналогичен учету в журнале ОС. Однако в финансовый журнал ОС необхо* димо ввести балансирующий счет. Рассмотрим следующий пример. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Журналы. В окне ОС Журнал необходимо ввести: ОС Дата Учета

18.01.05

Документ Тип

Счет

ОС Но.

ОС000050

ОС Тип Учета

Обслуживание

Сумма

95 1,20

Код Обслуживания

СЕРВИС

Глава 25. Обслуживание основных средств

393

Поле Код Обслуживания не является частью стандартной раскладки, но его можно вставить с помощью функции Показать Столбец.

2. В поле Код Книги Амортизации нажав на кнопку выбора, следует выбрать нуж* ную книгу амортизации (ПРИОБРЕТЕН), а затем перейти на вкладку Интеграция и снять флажок Обслуживание. 3. Следует вернуться в окно ОС Журнал. 4. Необходимо выбрать пункты Учет и Учесть, чтобы выполнить учет журнала. После выполнения учета журнала снова подключите интеграцию с финан* сами в отношении расходов на обслуживание в книге амортизации ПРИОБРЕТЕН.

Отчет о расходах на обслуживание Расходы на обслуживание доступны при просмотре статистики по основному сред* ству и операций книги обслуживания.

Статистика Чтобы открыть окно Ос Статистика, следует выполнить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . 2. Перейти к основному средству под номером ОС000050. Выделить поле Код Книги Амортизации и нажать клавишу (F9) или следует последовательно выбрать пункты Книга Аморт. > Статистика. Будет открыто окно ОС Статистика. 3. На вкладке Общее необходимо выбрать поле Обслуживание и нажать кнопку выбора. Будет открыто окно Обслуживание Книга Операций . В этом окне ото* бражаются операции, составляющие сумму в окне Ос Статистика.

Отчет по операциям книги обслуживания Операции книги обслуживания можно вывести на печать с помощью стандартных отчетов.

394

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Обслуживание > Подробности и нажать кнопку Печать. 2. На вкладке Основное Средство необходимо установить фильтр для отбора ос* новных средств, которые должны быть включены в отчет. 3. На вкладке Параметры можно выбрать, какую книгу амортизации требуется печатать и будет ли выделена отдельная страница для каждого основного сред* ства. 4. Нужно нажать на кнопку Печать, чтобы вывести отчет на печать, или Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Обслуживание — анализ В этом отчете можно выбрать просмотр расходов по одному, двум или трем кодам обслуживания на указанную дату или за определенный период. Можно также выб* рать, требуются ли итоги по всем выбранным основным средствам или итоги по каждому основному средству. Ниже приведен отчет для демонстрационной компании, отображающий началь* ный баланс, оборот и конечный баланс расходов на обслуживание Сервис для каж* дого из ОС за нужный вам период. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Обслуживание > Анализ и нажать на кнопку Печать. 2. Оставьте вкладку Основное Средство без изменений. 3. Необходимо заполнить вкладку Параметры, как показано на следующем ри* сунке: Примечание. обратите внимание на даты, доступные для ввода в демонст* рационной фирме.

Если оставить поля Сумма Поле 1, Сумма Поле 2 или Сумма Поле 3 пустыми, отчет будет включать все расходы на обслуживание независимо от их кода. 4. Нужно нажать на кнопку Печать, чтобы вывести отчет на печать, или Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Глава 26. Страхование основных средств

395

Глава 26

Страхование основных средств Настройка параметров страхования Чтобы использовать возможности учета страхования, необходимо настроить общие сведения о страховании, а также создать отдельную страховую карточку для каждо* го полиса.

Окно ОС Настройка Чтобы настроить общие сведения в окне ОС Настройка, необходимо выполнить следующие действия: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Ос Настройка . Будет открыто окно Ос Настройка.

2. На вкладке Общее необходимо заполнить следующие поля по страхованию: •

Поле Страхов. Книга Амортизации — нажатие кнопки выбора в этом поле рас* крывает список книг амортизации. Учет операций приобретения, имеющих стра*

396

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ховые номера, а также операций ликвидации застрахованного средства допус* кается только в том случае, если это поле заполнено.Это связано с тем фактом, что реализация основного средства автоматически снимает его страховое по* крытие. Поле Автомат. Учет Страхования — при установке этого флажка затраты на при* обретение будут учитываться как операции в книге страхового покрытия. В об* ратном случае эти операции помещаются в журнал страхования.

3. На вкладке Нумерация нужно нажать кнопку выбора в поле Страхов. Серия Номеров, что раскроет список серий номеров. Необходимо выбрать соответствую* щий код для номеров страхования.

Типы страхования Можно группировать страховые полисы по категориям, например страхование от хищений, пожаров и т. д. Чтобы настроить типы страхования, следует последова* тельно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Типы Страхования. Будет открыто окно Типы Страхования.

Допускается настройка неограниченного числа кодов, а также ввод описа* ния по каждому коду. Виды страхования используются в карточке страхова* ния.

Карточка страхования В карточке страхования сводятся сведения по каждому страховому полису. Чтобы создать новый страховой полис, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование , в результате чего будет открыта карточка страхования.

Глава 26. Страхование основных средств

397

Необходимо заполнить поля в карточке страхования следующим образом:

Вкладка Общее • • • • • •

• •

•

•

Поле Но. — номер или код страхового полиса, используемого в системе. Поле Описание — описание страхового полиса. Поле Страховщик Но. — номер поставщика страхового полиса. Поле Дата Начала Действия — дата начала действия страхового полиса. Поле Дата Окончания Действия — дата истечения срока действия страхового по* лиса. Поле Вид Страхования — здесь определяется тип страховых случаев (например, воровство или пожар), покрываемых страховым полисом. Это поле может ис* пользоваться для фильтрации в окнах и отчетах. Поле Полис Но. — номер полиса, указанный в этом страховом полисе. Поле Годовая Премия — здесь вводится сумма годовой страховой премии. За* пись таких сведений для всех страховых полисов позволяет впоследствии ото* бразить расходы на страхование и прочие данные, связанные со страхованием, в различных отчетах по страхованию. Поле Страховое Покрытие — здесь вводится сумма страхового покрытия, обес* печиваемая данным полисом. Регистрация этих данных для всех страховых по* лисов позволяет в дальнейшем оперативно обнаружить избыток или недостаток страхования в окне Страхов. Статистика. Поле Блокировка — этот флажок следует установить, если требуется запретить выполнение учета для данного страхового полиса.

Вкладка Учет • • •

Поле ОС Код Класса — здесь указывается код класса основного средства, кото* рый будет присвоен данному страховому полису. Поле ОС Код Подкласса — здесь выбирается код подкласса основного средства, который будет присвоен данному страховому полису. Поле Ос Код Cклада — здесь выбирается код местонахождения ОС, который будет присвоен данному страховому полису.

Обратите внимание, что для страхового полиса можно также указать код склада. Этот код выбирается из кодов, созданных при настройке складов.

398

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка шаблонов журнала страхования

Шаблон журнала страхования ОС создается автоматически при первом выборе пун* кта Ос Журналы главного меню. Чтобы настроить дополнительные шаблоны жур* налов, выполните следующие действия: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Страхов. Журнал Шаблоны. Будет открыто окноСтрахов. Журнал Шаблоны. В этом окне выводятся имена шаблонов журналов страхования (при их наличии). 2. Необходимо заполнить поля в соответствии со следующими рекомендаци* ями: • • • •

•

Поле Название — здесь вводится имя, которое будет присвоено данному шаб* лону. Поле Описание — здесь вводится описание шаблона журнала. Поле Серия Номеров — нажав кнопку выбора, можно выбрать из списка требуе* мую серию номеров. Поле Учетная Серия Номеров — нажатие кнопки выбора позволяет выбрать из списка требуемую серию номеров. Поле Код Источника — код источника под* ставляется автоматически. Поле Код Причины — нажав кнопку выбора, можно выбрать из списка соответ* ствующий код причины.

Настройка разделов журнала страхования Чтобы настроить разделы в шаблоне журнала страхования, следует выполнить сле* дующие действия: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Страхов. Журнал Шаблоны. 2. В окне Страхов. Журнал Шаблоны необходимо выбрать пункты Шаблон, а затем Разделы. Будет открыто окно Страхов. Журнал Разделы.

Глава 26. Страхование основных средств

399

1. Чтобы создать новый раздел журнала, нужно последовательно нажмать клави* ши (F3) и ВВОД или воспользоваться одной из пустых строк. 2. Необходимо заполнить поля в соответствии со следующими рекомендаци* ями: • •

•

•

Поле Название — здесь указывается код раздела. Поле Описание — здесь вводится описание журнала. Поле Серия Номеров — это поле заполняется автоматически, если для данного шаблона журнала определена серия номеров. В обратном случае следует нажать кнопку вы* бора, в результате чего будет выведен список серий номеров. Необходимо выбрать одну из серий и нажмите кнопку ОК, чтобы скопировать ее в это поле. Поле Учетная Серия Номеров — это поле заполняется автоматически, если для данного шаблона журнала указана серия номеров. В обратном случае следует нажать кнопку выбора, в результате чего будет выведен список серий номеров. Необходимо выбрать одну из серий и нажмите кнопку ОК, чтобы скопировать ее в это поле. Поле Код Причины — нажатие кнопки выбора позволяет открыть окноКоды Причин и выбрать соответствующий код причины. Значения в разделе журнала ис* пользуются как значения по умолчанию, если поля в строках журнала не запол* нены.

Индивидуальная конфигурация по умолчанию Для каждой книги амортизации необходимо настроить комплект шаблонов разде* лов по умолчанию. Можно также создать индивидуальный комплект по умолча* нию для каждого пользователя. Значения по умолчанию используются при вводе номера в поле Страховка Но . в строке журнала и с помощью пакетного задания Переоценка Страхования . 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации. 2. В карточке книги амортизации следует последовательно выбрать пункты Книга Аморт. > Ос Журнал Настройка . Будет открыто окно Ос Журнал Настройка.

400

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. В поле Страхов. Журнал Код Шаблона нужно нажать кнопку выбора, чтобы от* крыть окно Страхов. Журнал Шаблон Список. Необходимо выбрать один из шаб* лонов и нажмите кнопку ОК. 4. В поле Страхов. Журнал Код Раздела нужно нажать кнопку выбора, в результате чего будет открыто окно Страхов. Журнал Разделы . Необходимо выбрать один из разделов и нажать кнопку Ок.

Привязка основных средств к страховым полисам Привязка основных средств к страховым полисам После того как настроена информация страхования, можно связывать основные средства со страховыми полисами. С одним страховым полисом можно связать одно или несколько основных средств. Также можно связать одно основное средство с одним страховым полисом на разные суммы. Основное средство назначается страховому полису двумя способами: • •

путем учета стоимости приобретения с помощью заполнения поля Страховка Но. в строке журнала; путем учета стоимости приобретения без заполнения в строке журнала поля Страховка Но. с последующим использованием журнала страхования для учета стоимости приобретения в книге страхового покрытия.

После учета операции с проставленным в поле Страховка Но. номером будет автоматически установлен флажок Застраховано на вкладке Обслуживание карточ* ки основного средства. Стоимость приобретения можно учитывать в книге страхования из: •

счета покупки

Глава 26. Страхование основных средств • • •

401

финансового журнала учета ОС журнала ОС журнала страхования

При продаже основного средства автоматически снимается флажок в поле За* страховано карточки основного средства. Ниже будут рассмотрены примеры учета стоимости приобретения и ее привяз* ка к страховым полисам.

Учет счетов покупки При учете счета покупки стоимость приобретения записывается в финансовом жур* нале, журнале ОС и книге страхового покрытия. Для выполнения следующего примера: • •

•

Необходимо создать новое основное средство ОС1500. Необходимо создать новую книгу амортизации ОС, в которой с данным сред* ством будут связаны книга амортизации Приобрет и учетная группа основного средства Оборудов. Необходимо установить дату начала амортизации 01.01.05 и количество лет амортизации = 10. Нужно убедиться, что для стоимости приобретения в книге амортизации Приобретен включена финансовая интеграция.

Выполним учет стоимости приобретения для данного ОС и свяжем ее со страхо* вым полисом счета покупки: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Счета. 2. Необходимо заполнить новый счет на закупку в соответствии со следующим рисунком (следует указать вновь созданное ОС= ОС1500):

402

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует обратить внимание на то, что поля ОС Тип Учета и Страховка Но . не включены в стандартную раскладку, однако они могут быть добавлены с помощью функции Показать Столбец. 3. Следует последовательно выбрать пункты Учет > Учесть, чтобы выполнить учет счета. Если не установлен флажок Автомат. Учет Страхования в окне Ос Настройка, добавляется строка в журнал страхования. Для просмотра этого журнала необ* ходимо выбрать в меню Основные средства команду Страхов. Журналы. Чтобы создать операцию книги страхового покрытия, необходимо выполнить учет жур* нала. Чтобы убедиться, что основное средство под номером ОС1500 было отмечено как застрахованное, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . Необходимо перейти к номеру ОС1500 и от* крыть вкладку Обслуживание. Был установлен флажок Застраховано. Чтобы просмотреть операции книги страхового покрытия, необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование. Необходимо перейти к номе* ру СТР000040. Необходимо выбрать пункты Страхов., а затем Страхов. Книга Операций. Будет открыто окно Страхов. Книга Операции.

Учет журнала ОС или финансового журнала учета ОС Приобретение ОС можно также связать со страховым полисом, выбрав требуемый полис в поле Страховка Но. строки журнала.

Учет журнала страхования Если выполняется учет стоимости приобретения из счета покупки, финансового журнала учета ОС или журнала ОС, где не указан номер страховки в поле Страховка Но. в строке покупки или строке журнала, основное средство можно свя* зать со страховым полисом путем учета стоимости приобретения из журнала стра* хования. Операции из журнала страхования учитываются только в книге страхования. Пример. Если бы в поле Страховка Но счета покупки для средства ОС1500 не был указан номер СТР000040, можно было бы связать страховой полис со стоимостью приобретения данного средства с помощью журнала стра* хования. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхов. Журналы. Будет открыто окно Журнал Страхования. 2. Необходимо проставить в полеСумма соответствующей строки журнала стоимость приобретения данного средства. Если бы эти сведения использовались дляОС1500, в поле ОС Но. следовало бы ввести ОС1500, в поле Страховка Но. — СТР000040, а в поле Сумма — стоимость приобретения 17 350.

Глава 26. Страхование основных средств

403

3. Следует последовательно выбрать пункты Учет > Учесть, чтобы выполнить учет журнала. Примечание. Если флажок Автомат. Учет Страхования не установлен, учет из счета или журнала приведет к созданию строк в журнале страхования в соответствии с конфигурацией окна Ос Журнал Настройка для данной книги амортизации. В этом случае следует использовать шаблон и раз* дел, которым не назначены серии номеров документов. Это обусловле* но тем, что в строки журнала страхования будет скопирован номер до* кумента из исходного счета или исходной строки журнала. Эти номера нельзя использовать в журнале страхования, которому присвоена серия номеров.

Мониторинг страхового покрытия В программе реализована определенная статистика, используемая при анализе страховых полисов и превышения/недостатка страхового покрытия основных средств. Для просмотра того, какие основные средства покрыты страховкой, или какие полисы покрывают данное основное средство, можно либо просмотреть статисти* ку, либо напечатать отчет.

Статистика Чтобы получить итоговое значение страхования для отдельного ОС, необходимо выполнить следующие шаги: 1. В любой из карточек страхования щелкните Страхов. и затем Ос Общее Страх. Значение.

404

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне Ос Общее Страх. Значение отображается страховая сумма каждого из по* лисов для данного основного средства.

Отчет по итоговой стоимости страхования Можно распечатать отчет Страхов. — Общее Страх.Сумма . В этом отчете для каж* дого ОС указаны страховые полисы, покрывающие данное ОС, и их сумма. 1. Чтобы распечатать отчет, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основное Средство > Отчеты > Страхование > Общая Страх. Сумма 2. В окне Страхов. — Общее Страх. Знач следует задать фильтр, позволяющий ото* брать основные средства, выводимые в отчете. 3. Нужно нажать кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране, или кноп* ку Печать, чтобы распечатать его.

Список всех страховых полисов Чтобы просмотреть все страховые полисы, можно распечатать отчет Страхов. — Список, в котором отображаются все полисы и наиболее важные поля из страховых карточек. 1. Чтобы распечатать этот отчет, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основное Средство > Отчеты > Страхование > Список 2. Нажмите кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране, или кнопку Печать, чтобы вывести его на печать.

Недострахованные или перестрахованные основные средства Проверку недостаточного или избыточного страхования ОС можно выполнить в окне ОС Статистика либо с помощью отчета.

Глава 26. Страхование основных средств

405

Статистика Чтобы открыть окно со статистикой, выполните следующие действия: 1. В меню Основные средства необходимо выбрать команду Страхование. 2. Далее необходимо выделить соответствующую карточку страхования и выбрать Страхов. > Статистика . Будет открыто окно Страхов. Статистика , содержащее суммы недостаточного или избыточного страхования.

3. Чтобы просмотреть значения, из которых складывается итоговое значение стра* ховки, нужно щелкнуть кнопку выбора в поле Общее Страх. Значение . Нужно нажать появившуюся кнопку выбора, в результате чего будет открыто окноСтрахов. Книга Операции .

Отчет Чтобы вывести на печать отчет по недостаточному или избыточному страхованию, необходимо: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Страхование > Анализ. 2. Нажать Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране, или Печать, чтобы выве* сти его на печать. 3. На вкладке Страхование можно установить фильтр для отбора страховых поли* сов, подлежащих включению в отчет. 4. На вкладке Параметры можно указать, что для каждого страхового полиса дол* жна выделяться одна строка. Нужно нажать кнопку Просмотр, чтобы просмот* реть отчет на экране, или кнопку Печать, чтобы распечатать его. Этот отчет показывает покрытие полиса, общее страховое значение и пере/не* дострахованные суммы.

Незастрахованные основные средства Для проверки наличия страхового полиса для данного основного средства исполь* зуется отчет Незастрах. Ос. В этом отчете выводятся те основные средства, для ко* торых в страховом полисе не были учтены суммы.

406

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обновление информации о страховании Изменение и удаление карточек страхования Как правило, вносить изменения в карточки страхования не требуется, но иногда необходимо добавить, изменить или удалить полисы. Чтобы приступить к измене* нию карточки страхования, следует последовательно выбрать пункты Основные Средства > Страхование .

Годовая премия и сумма страхового покрытия При получении ежегодного уведомления об обновлении при необходимости следу* ет обновить поле Годовая Премия страховой карточки вручную. Это поле служит исключительно в информационных целях. При получении информации об изменениях суммы страхования следует изме* нить ее в страховой карточке, чтобы правильно проанализировать покрытие стра* хового полиса.

Удаление карточки страхования Чтобы удалить карточку страхования, в строке меню необходимо выбрать пункты Правка и Удалить, можно также нажать клавишу (F4) (F4), а затем подтвердить удале* ние. Примечание. Перед удалением не выполняется проверка .

Ликвидация покрытия основного средства из страхового полиса Страховое покрытие основного средства автоматически снимается при учете опе* рации реализации в книге амортизации, которая указывается в полеСтрахов. Книга Амортизации окна ОС Настройка. Например, если в поле Страхов. Книга Амортизации указано значение ПРИОБРЕТЕН., а учет операции реализации выполняется в книге амортизации НАЛОГ, это не отразится в книге страхового покрытия. При ликвидации не учитывается наличие флажка в поле Автомат. Учет Страхования окна Ос Настройка. В следующем примере основное средство было продано. Для выполнения при* мера нужно 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства , а затем Ос Фин. Журналы или Ос Журналы в зависимости от наличия финансовой интеграции для реализации ОС в книге амортизации Приобретен. 2. Ввести строку реализации в соответствии со следующим рисунком:

Глава 26. Страхование основных средств

407

Можно выполнить учет этой строки и проверить карточку основного средства. 3. Для этого нужно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и перейти в карточку основного средства. Обратите внимание, поле Застраховано на вкладке Обслуживание оставлено пустым. 4. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование. 5. В карточке страхования нужно щелкнуть Страхов., а затем Ос Общее Страх. Значение. Будет открыто окно Ос Общее Страх. Значение . 6. Обратите внимание, что оно больше не содержит значения основного средства из примера 7. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование. 8. Перейдите к номеру страхования вашего основного средстав из примера и пос* ледовательно выберите Страхов. > Страхов. Книга Операций. Будет открыто окно Страхов. Книга Операции . Обратите внимание, что операция для вашего основного средства из примера отмечена как реализация.

Исправление операций страхования Если в книге страхового покрытия учтена неправильная операция, ее можно ис* править, создав операцию реклассификации в журнале страхования.

Пример исправления операции страхования Основное средство под номером ОС1234 (имеющее стоимость приобретения 6 550) было связано с номером страхования СТР3000 вместо номера СТР4000. Чтобы исправить эту ошибку, необходимо ввести в журнале страхования две строки: • •

Первая должна иметь сумму –6 550 и номер страхования СТР3000. Вторая строка должна иметь сумму 6 550 и номер страхования СТР4000.

408

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

После учета этих строк основное средство будет отсоединено от номераСТР3000 и связано с номером СТР4000.

Переоценка страхования В следующем примере демонстрируется, как можно использовать пакетное зада* ние Переоценка Страхования для обновления значений покрываемых страховкой основных средств. Если стоимость автомобилей снизилась на 5%, в книге страхового покрытия требуется выполнить следующие изменения: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодич. Задания > Индекс > Страхование. Будет открыто окно Переоценка Страхования.

2. На вкладке Основное Средство необходимо установить фильтр для отбора ос* новных средств, которые требуется переоценить. В поле Ос Код Подкласса не* обходимо ввести значение АВТО. Будут выбраны все основные средства в дан* ной карточке основного средства с кодом подкласса АВТО.

Глава 26. Страхование основных средств

409

3. Необходимо заполнить поля на вкладке Параметры в соответствии со следую* щими указаниями: • • •

Индекс Переоценки 95 Дата Учета 31.01.05 Описание Учета Стоимость автомобиля 2005

4. Следует оставить поле Документ Но . пустым. В результате операции журнала переоценки, созданные этим пакетным заданием, будут использовать значение поля Серия Номеров для данного раздела журнала страхования. 5. Нужно нажать кнопку ОК. 6. Пакетное задание рассчитывает эту сумму как 5% от общей стоимости страхова* ния, доступной в окне Страхов. Статистика, и создает соответствующую строку в журнале страхования. 7. В меню Финансы следует последовательно выбрать пункты Основные Средства > Страхов. Журналы. Просмотрите созданные операции и выполните их учет в кни* ге страхового покрытия.

410

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 27

Ресурсы Обзор ресурсов Ресурсами считаются работники и оборудование, выделяемые (используемые) для определенных работ, оплачиваемые клиентами по счету в ходе выполнения этих работ или впоследствии. К ресурсам компании относятся ее сотрудники и оборудо* вание. Модуль Microsoft Dynamics NAV, Ресурсы И Работы предоставляет возмож* ность установить связь между ресурсами компании и себестоимостью работ и цикла* ми продаж. Ресурсы можно планировать и распределять, основываясь на их емкости и доступности. Кроме того, ресурсы могут использоваться безотносительно к работам в следу* ющих ситуациях: •

•

Ресурсы используются для записи сведений о товарах, для которых не отслежи* вается количество на складе и не рассчитывается себестоимость единицы, на* пример человеко*часы или стоимость фрахта. Клиенту выставляется счет за ре* сурс со следующим условием: цена берется из карточки ресурса. Ведется мониторинг проданного количества и общей суммы продажи. Финансовый учет выполняется только для счетов продаж и продаж ресурсов. Себестоимость ре* сурса учитывается в финансах только в том случае, если ресурс использован для выполнения работ. Инструментарий работы с ресурсами можно использовать как средство адми* нистрирования для записи емкости и степени использования ресурсов компа* нии. Применение журнала ресурсов позволяет отразить степень использования ресурсов с помощью учета операций в книге ресурсов. Однако это значение не учитывается в финансах. Журнал ресурсов не имеет связи с работами, он связан только с книгой ресурсов.

Карточка ресурса Карточка ресурса аналогична карточке товара, поставщика или клиента и содер* жит те же сведения, что и большинство прочих карточек главного товара. 1. В главном меню необходимо выбрать команды Планирование Ресурсов, Ресурсы. (F5), чтобы просмотреть список ресурсов, и ввести Михаил: 2. Нажать клавишу (F5)

Глава 27. Ресурсы

411

Вкладка Общее

•

•

•

• •

• •

Поле Но. В этом поле указывается номер из заданной серии номеров ресур* са. Карточка ресурсов недоступна для ввода данных, пока не заполнено это поле. Поле Название. В поле Название выводится описание ресурса. Если речь идет о человеке, описание, как правило, представляет собой имя этого че* ловека. Поле Тип. Поскольку в качестве ресурсов могут выступать как люди, так и обо* рудование, необходимо указать в поле Тип, к какой категории относится теку* щий ресурс. Поле Имя Поиска. В поле Имя Поиска вводится аббревиатура или альтернатив* ное имя, используемое при поиске ресурса. Поле Ресурс Группа Но. В этом поле указывается группа, к которой принадле* жит данный ресурс. Так ресурсы распределяются по группам. Группы могут от* ражать разные формы ресурсов (например, сотрудники и оборудование) или раз* ные типы ресурсов (например, бухгалтеры, слесари, техники). Кроме того, группы могут включать уровни с разными ставками, например acc1 (главный бухгалтер) и acc2 (младший бухгалтер). Группы ресурсов предоставляют гибкий способ определения себестоимости и ставки для каждой из групп. Примени* тельно к работам это означает, что при составлении бюджета работы можно вос* пользоваться группой ресурсов вместо отдельного ресурса. Например, можно не знать, кто выполняет конкретную работу и когда ее можно будет выполнить, однако известно, что на выполнение этой работы бухгалтер (главный или млад* ший) затратит четыре часа. Поле Блокировка. При установке данного флажка для ресурса запрещается учет операций. Поле Баз. Единица Измерения. Здесь выбирается базовая единица измерения, которая будет применяться для измерения емкости и степени использования ресурса. Например, единицами измерения могут быть час, штука или километр. Следует нажать в этом поле кнопку выбора, чтобы открыть окно Ресурс Единицы Измерения.

412

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В данном окне задаются единицы измерения емкости и степени использо* вания ресурса. Базовая единица измерения всегда должна иметь значение 1 в поле Кол-во в Единице Измерения . Можно также задать дополнительные еди* ницы измерения и указать, соотносятся ли они с базовой единицей или нет. Например, можно записать степень занятости Михаила с помощью базовой единицы измерения час, но можно, помимо этого, воспользоваться двумя до* полнительными единицами измерения — день (8 ЧАСОВ) и км. Единица из* мерения день соотносится с базовой единицей измерения, поскольку также является единицей времени. Единица измерения км не соотносится с базовой единицей, поскольку не является единицей времени. Если установлен флажок Связано С Баз. Единицей Измерения, все операции по использованию ресурса с данной единицей измерения преобразуются в базовые единицы измерения и включаются в расчет использованной емкости, оставшейся емкости и доступ* ности данного ресурса.

Вкладка Счет

Глава 27. Ресурсы •

•

•

413

Поле Прямая Себест. Единицы. Это поле содержит прямую себестоимость базо* вой единицы измерения ресурса. Ресурсы имеют свою себестоимость и цены. Прямой себестоимостью единицы называются расходы компании, непосред* ственно связанные с конкретным ресурсом. Поле Косвен. себест. %. Большинство компаний несут дополнительные издерж* ки, связанные со своими ресурсами. Здесь вводится доля дополнительных рас* ходов, охватывающая, например, оплачиваемое работодателем социальное стра* хование, премии и административные расходы. Поле Себест. единицы. Стоимость единицы рассчитывается на основе сведений, вве* денных в полях Прямая Себест. Единицы и Косвен. себест. % по следующей формуле: Себестоимость единицы = Прямая Себест. Единицы + Косвен. себест. %.

•

•

•

•

• •

Поле Расчет Цена/Прибыль. В этом поле определяется соотношение между се* бестоимостью единицы ресурса, ценой единицы ресурса и долей прибыли, свя* занной с данным ресурсом. Нажатие кнопки выбора справа от данного поля по* зволяет получить доступ к параметрам формулы. Поле Прибыль %. При выборе параметра Прибыль = Цена-Себестоимость в поле Расчет Цена/Прибыль значение этого поля рассчитывается автоматически. При выборе другого метода расчета цены и прибыли здесь указывается доля прибы* ли для данного ресурса. Поле Цена Единицы. При выборе параметра Цена = Себестоимость+Прибыль в поле Расчет Цена /Прибыль значение этого поля рассчитывается автоматичес* ки. При выборе другого метода расчета цены и прибыли здесь указывается цена единицы данного ресурса. Значение Цена Единицы отражает цену продажи од* ной базовой единицы измерения ресурса. Позже в этом курсе будет изложено, как указывать цены на основании работ, типов производства и валют. Поле Общая Товарная Группа Учета. С помощью общих товарных учетных групп определяются счета продаж и себестоимости проданных товаров в финансах. Они используются для автоматической записи транзакций по продаже в финан* сах при продаже ресурсов клиентам. Поле НДС Товарная Группа. Здесь можно определить товарную группу НДС, к которой относится ресурс. Поле Авто Вставка Расш. Текста. Если этот флажок установлен, автоматически добавляется развернутый текст в документах продажи и закупки данного ресур* са. Для ввода этого текста выбрать команды Ресурс, Расширенные Тексты.

Вкладка Личные данные

414

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

На вкладке Личные данные вводятся личные сведения о ресурсе. Как видно из снимка экрана, на этой вкладке представлены поля Адрес, Индекс/Город, Соц. Страх. Но, Образование, Класс Контракта и Дата Приема На Работу, которые доступны только в том случае, если ресурс является человеком. Если для данного ресурса создана карточка сотрудника, можно указать но* мер карточки ресурса в поле Ресурс Но . этой карточки сотрудника. При этом личные и контактные сведения копируются из карточки сотрудника в карточку ресурса.

Настройка цен и себестоимости ресурса Инструментарий работы с ценами и себестоимостью позволяет создавать раз* личные цены и издержки на базе комбинаций типа, кода и вида работы. Здесь можно указать себестоимость, а также дополнительную долю в процентах либо национальной валюте. Цены могут указываться для работы или вида работ. На* пример, клиенту может быть выставлен счет на оплату сверхурочной работы со* трудника. Как издержки, так и цены могут применяться к ресурсу, группе ре* сурсов или всем ресурсам. Это один из наиболее важных шагов процедуры создания ресурса, поскольку неверное определение цены ресурса приведет к потере денег. 1. В карточке ресурса Михаил необходимо выбрать команды Цены, Стоимости.

2. В первой строке в поле Тип ввести Ресурс. Поскольку это карточка ресурса Михаил, в поле Код проставлено значение по умолчанию Михаил. 3. В поле Код Вида Работы нажать кнопку выбора, в результате чего будет открыто окно Виды Работ. 4. Ввести в окне Виды Работ следующие сведения:

Глава 27. Ресурсы

415

5. Ввести РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ и нажать кнопку ОК. 6. В поле Тип Себест. окна Ресурс Стоимость можно выбрать один из трех типов издержек: • • •

Фиксир.: вводится соответствующая сумма. % Наценки: следует указать вид работы для ввода процентной доли. Она добав* ляется к себестоимости единицы в карточке ресурса. Сумма Наценки: дополнительная сумма в национальной валюте. Она добавля* ется к себестоимости единицы в карточке ресурса. Кроме того, необходимо ука* зать вид работы.

7. В полях Прямая Себест. Единицы и Себест. Единицы ввести сумму себестоимости. Если требуется использовать косвенные издержки, в поля Прямая Себест. Еди* ницы и Себест. Единицы вводятся разные суммы, разница между которыми и со* ставляет косвенную себестоимость данного ресурса. Поле Косвен. себест. % кар* точки ресурса не используется для автоматического расчета значения поля Себест. единицы в окне Ресурс Стоимость. Если требуется включить в окне Ресурс Стоимость косвенные издержки, будет проще выбрать метод % Наценки и указать одинаковые доли в полях Прямая Себест. Единицы и Себест. единицы. 8. Во второй строке ввести Михаил, указать переработку и фиксированные издер* жки 100,00. Настройка себестоимости ресурса Михаил выполнена. Стоимость работы ресурса Михаил в рабочее время составляет 70,00, а во время переработ* ки 100,00. Примечание. Указанная в окне Ресурс Карточка себестоимость использу* ется только в следующих случаях: в окне Ресурс Стоимость не указана се* бестоимость, применимая для данного ресурса, и ресурс не включен в груп* пу ресурсов, для которой указаны соответствующие издержки в окнеРесурс Группа Стоимость.

416

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Затем следует выполнить настройку суммы, взимаемой с клиента, если Михаил задействован в этом проекте. 1. В карточке ресурса Михаил необходимо выбрать команды Цены, Цены. 2. В поле Тип указать Ресурс, а в поле Код ввести Михаил.

3. Оставьте поле Работа Но . пустым, а в поле Код Вида Работы ввести Рабочее Время. 4. В поле Цена Единицы ввести 200,00. 5. Перейти к следующей строке. 6. Ввести в поле Код Вида Работы значение Сверхурочные. 7. В поле Цена Единицы указать 250,00. Цены, указанные в карточке ресурсов, используются аналогично себестоимости.

Изменение цен и себестоимости ресурса В меню Периодич. Задания доступны следующие команды, применяемые при из* менении установленных для ресурсов себестоимости и цен. • •

•

•

Команда Коррекция Цен/Себест. Ресурсов — это пакетное задание используется для настройки себестоимости или цены ресурса в карточке ресурса. Команды Изм. Цен Ресурсов (из Ресурсы) и Изм. Цен Ресурсов (из Цены) — эти два пакетных задания устанавливают для ресурсов новые цены на основе цен карточки ресурсов либо цен, заданных для группы ресурсов. Просмотр и опре* деление этих цен доступны в окне Ресурс Изменения Цен. Команда Ресурс Изменения Цен — это окно содержит изменения цен, предло* женные пакетными заданиями Изм. Цен Ресурсов. В этом окне можно добавить, изменить или удалить любую из цен. Команда Обновить Цены Ресурсов — это пакетное задание используется для ус* тановки новых цен, указанных в окне Ресурс Изменения Цен.

Глава 27. Ресурсы

417

Более подробные сведения по работе этих пакетных заданий приведены в ин* терактивной справке.

Меню настройки ресурсов Альтернативный способ настройки значений вида работ, единиц измерения, цен и себестоимости для любого из ресурсов — использовать соответствующие команды меню Ресурсы Настройка. Тем не менее, сведения о конкретных ресурсах, напри* мер сведения, указываемые на вкладке Личные данные, необходимо вводить в кар* точке ресурса.

Планирование ресурсов Планирование ресурсов является важной частью модуля Ресурсы. Процесс пла* нирования ресурса включает в себя ввод емкости ресурса с ее последующим рас* пределением по работам и сервисным заказам. Это выполняется с помощью сле* дующих окон: •

•

•

Ресурс Емкость. Окно Ресурс Емкость позволяет ввести емкость ресурса или указать количественную характеристику использования ресурса. Если речь идет о человеке, это может быть 8 часов в день. Обратите внимание на то, что можно менять время и назначать величину с любым интервалом. Кноп* ки Цены и Планирование предоставляют те же возможности в карточке ре* сурса. Ресурс Распред. для Работ. В окне Ресурс Распред. для Работ показано время ресурса, отведенное для каждой из работ. Выводятся операции бюджета рабо* ты для данного ресурса по каждой из работ. Емкость ресурса можно сравнить с распределенным значением, что позволяет избежать превышения емкости ре* сурса. Это очень полезно при оценке доступности ресурсов и длительности выполнения работы. Кнопка Цены идентична кнопке Цены в карточке ресур* са за тем исключением, что в данном окне отображаются только цены по выб* ранной работе. При выборе команд Планирование, Работа Бюджет в окне Ра* бота Бюджет будет выведен полный бюджет для выбранной работы. Ресурс Распред. для Сервисного Заказа. Это окно идентично окну Ресурс Распред. для Работ , однако в данном случае ресурс распределяется по сервисным заказам. Эта возможность доступна только при приобретении модуля Сервисный Центр.

•

Ресурс Наличие. В окне Ресурс Наличие можно просмотреть наличие ресурсов в различные периоды времени. В окне отображается полная емкость ресурса, ем* кость, отведенная для квот и заказов, и свободное наличие ресурса. Примечание. В окнах Ресурс Наличие, Ресурс Распред. Для Работ и Ресурс Емкость выходные дни не исключаются автоматически.

418

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ввод емкости ресурса Следующая процедура демонстрирует ввод емкости для ресурса. Для ввода емкости ресурса необходимо: 1. Выбрать команды Планирование Ресурсов, Ресурсы . 2. Открыть карточку ресурса Михаил. 3. Выбрать команды Планирование, Ресурс Емкость . Будет открыто окно Ресурс Емкость. 4. В левом нижнем углу окна Ресурс Емкость нажать кнопку 31 (месяц), чтобы вы* вести емкость ресурса по месяцам. 5. Выбрать интересующий месяц. 6. Ввести 160 часов для ресурса Михаил. 7. Ввести емкость 160 часов для ресурса Мария этом месяце.

Если нажать кнопку выбора в столбце месяца для ресурса Михаил, можно уви* деть, что при вводе емкости была создана новая операция емкости в окне Ресурс Емкость Операции.

Распределение емкости ресурса по работам Отведем некоторый объем емкости, введенной для ресурсаМихаил, для работы ЗАО «Водоканал». Для этого необходимо: 1. Выбрать карточку ресурса Михаил. 2. Выбрать команды Планирование, Ресурс Распред. для Работ. Будет открыто окно Ресурс Распред. для Работ . 3. В нижнем левом углу окна Ресурс Распред. для Работ нажать кнопку 31 (месяц), чтобы отобразить распределенную емкость по месяцам. 4. В строке работы Зао «Водоканал» в столбце конкретного месяца ввести опреде* ленное количество часов.

Глава 27. Ресурсы

419

Для каждого вводимого значения создается операция бюджета работы. Однако эти операции не содержат сведений об этапе, задаче или подзадаче, что ограничи* вает возможности анализа. Если требуется включить сведения об этапе, задаче и подзадаче, в окне Ресурс Распред. для Работ следует выбрать команды Планирование, Работа Бюджет. Затем в окне Работа Бюджет вводятся данные по этапу, задаче и подзадаче.

Просмотр наличия ресурса и невостребованной емкости ресурса Чтобы оценить наличие ресурса Михаил по месяцам с целью его назначения для другой работы, необходимо выполнить следующие действия: 1. В карточке ресурса Михаил выбрать команды Планирование, Ресурс Наличие . 2. В нижнем левом углу окна Ресурс Наличие нажать кнопку 31 (месяц). Теперь в этом окне отображается распределенная емкость и свободное наличие ресурса Михаил по месяцам.

420

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Ресурс Наличие содержит следующие сведения: • • • • • • •

Поле Емкость. Отображается общая емкость ресурса. Поле Кол-во в Заказах (Работа). Количество единиц емкости ресурса, отведен* ных для работ со статусом Заказ. Поле Наличие после Заказов. Разница между значениями в полях Емкость и Колво в Заказах (Работа). Поле Работа Распред. для Квот. Количество единиц емкости ресурса, отведен* ных для работ со статусом Квота. Поле Наличие после Заказов. Разница между значениями полей Наличие после Заказов и Работа Распред. для Квот. Поле Кол-во в Сервисных Заказах. Единицы емкости ресурса, отведенные для сервисных заказов. Поле Свободное Наличие. Свободная емкость ресурса, которую можно распре* делять между работами и сервисными заказами.

Журналы ресурсов Журнал ресурсов позволяет записывать использование часов сотрудников компа* нии и работы оборудования. Он идентичен остальным журналам за тем исключе* нием, что операции учитываются только в книге ресурсов без отражения в финан* сах. Журнал рекомендуется использовать только в следующих случаях: • •

Клиентам выставляется счет за использование ресурсов, однако это использо* вание не распределено по работам, так как не приобретен базовый блок Работы. Требуется записать использование ресурсов во внутренних целях, которое не оплачивается клиентами. Примечание. Журнал ресурсов нельзя применять для учета степени исполь* зования ресурса в работах, поскольку здесь нельзя назначать номер рабо* ты. Если требуется записать использование ресурса для последующей оп* латы клиентами, использование ресурса отражается в журнале работ, а продажи — в счете продаж.

Для открытия журнала ресурсов необходимо в разделе Планирование Ресурсов выбрать пункт Журналы Ресурсов. В поле Тип Операции значение по умолчанию Использование, оно означает, что емкость ресурса уменьшается. Обратите внимание, что значения себестоимости и цены подставляются в стро* ке журнала ресурсов автоматически на основе только что указанных нами значе* ний. Аналогично группам цен, которые можно применять для товаров на складе, вид работы предоставляет способ указания альтернативных цен и расходов для ре* сурса. Поскольку используется журнал ресурсов, эти расходы нельзя перевести на кли* ентов, поэтому следует убедиться, что флажок Оплачивается не установлен.

Глава 28. Работы

421

Глава 28

Работы Карточка работы Модуль Работы разработан таким образом, чтобы оптимально отражать потребности тех пользователей, бизнес которых ведется в подрядной или проектной форме, что тре* бует наличия функций по управлению проектами. В ходе выполнения работ расходу* ются время сотрудников, машинное время, материалы и другие типы ресурсов, кото* рые необходимо контролировать. С помощью модуля Работы можно планировать использование ресурсов компании и отслеживать расходы, связанные с потреблением ресурсов в конкретном проекте. Вместо заказов используются журналы работ, однако счета за проданные работы все равно выставляются в модуле Продажи И Клиенты. Стадии выполнения работы приведены на следующем рисунке:

422

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Карточка работы позволяет контролировать все работы, ведущиеся в компа* нии. Открыть карточку работы можно, выбрав пункты Работы, Работы, а затем соответствующую карточку. Карточка включает вкладки Общее, Учет и Длительность.

Вкладка Общее

• • •

• • •

•

•

•

Поле Но.: в этом поле отображается номер работы. Поле Описание: в этом поле содержатся дополнительные сведения о данной ра* боте и ее спецификации. Поле Выст. Счет Клиент Но.: в этом поле указывается номер клиента, кото* рому выставлен счет за данную работу. За одну работу счет может быть выс* тавлен только одному клиенту, указанному в поле Выст. Счет Клиент Но* мер. Поле Описание Поиска: если требуется вести поиск работы с помощью краткого поискового описания, оно задается в этом поле. Поле Статус: в этом поле можно выбрать один из следующих четырех парамет* ров — Планирование, Квота, Заказ и Завершено. Планирование — этот параметр используется для настройки шаблона бюджета. В ходе процесса планирования можно заполнять только карточку работы и пла* нировать бюджет, ввод операций в журнал работ не допускается. Этот параметр следует использовать перед предоставлением квоты клиенту. Квота — параметр Квота следует выбрать, если речь идет о запланированной работе, которая еще не начата. На этом статусе вводится бюджет работы, что позволяет оценить его воздействие на емкость ресурсов. Ввод операций в жур* нал работ не допускается. Заказ — параметр Заказ указывает, что работа активна. При выборе этого пара* метра можно вводить операции в журнал работ. Этот статус вступает в силу пос* ле того, как клиент принял работу. Завершено — параметр Завершено означает, что работа считается завершен* ной и выполнены все необходимые операции. При выборе этого статуса авто* матически заполняется поле Дата Завершения и блокируется ввод операций в журнал работ. Этот статус следует присваивать работе только после ее завер* шения.

Глава 28. Работы

423

Примечание. Изменения статуса необратимы, его можно менять только в определенном порядке, без возврата к предыдущему статусу. •

Поле Блокировка: если установлен флажок Блокировка, запрещается учет лю* бых данных, связанных с этой работой.

Вкладка Учет

Поле Метод Применения. Здесь вводится метод применения, который предполага* ется использовать для данной работы. Можно выбрать один из двух методов: Автоматический или Ручной. Метод применения Ручной всегда подразумевает ручное отнесение из операции журнала работ или строк продаж в открытую операцию использования в окнеРабота Книга Операций. В окне Журнал работ и в строках продаж для связи данных опе* раций служат два поля: Примен. ID и Примен.-К Операция. Метод Автоматический предоставляет дополнительную свободу при закры* тии и применении операций книги работ. Операции можно применять вруч* ную, однако в этом нет необходимости. Если оставить поля Примен. ID и Примен.-к Операция пустыми, операция в журнале работ уменьшает или закрывает наиболее старую противоположную операцию книги работ с тем же типом и номером. Если учитываемая и применяемая сумма строки журнала работ пре* вышает сумму, указанную в поле Сумма Остатка одной операции книги работ, наиболее старая операция закрывается, а следующая за ней по времени — уменьшается. Примечание. Рекомендуется всегда использовать методАвтоматический. Это позволяет избежать наличия отмененных операций продажи или использования. При выборе метода Ручной и последующем учете опе* рации продажи без применения к операции использования обе опера* ции остаются открытыми и отмененными. Единственный способ при* менить данные открытые операции — учесть другую операцию продажи или использования и применить их к открытым операциям.

424 •

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Учет Использования. Иногда необходимо перемещать в финансы себесто* имость незавершенной работы. Как правило, это называется незавершенным производством (НЗП). Обычно такие действия выполняются в конце финансо* вого года, чтобы сопоставить товары в производстве с расходами. ПолеУчет Использования относится к пакетному заданию Вычислить Знач. Текущих Работ. Если выбран параметр Нет, операции НЗП учитываются в финансах. Если выб* ран параметр Стоимости, учет использования для работы основан на себестои* мости единицы, а при выборе параметра Цены использование базируется на це* нах единицы. Поле Метод Приемки. Выбранный в этом поле параметр определяет, какие до* ходы от данной работы будут приняты в финансах. Доступно два варианта: Процент Завершения и Полное Завершение. При параметре Процент Завершения мож* но выполнять пакетные заданияВычислить Знач. Приемки Работ и Учет Значения Приемки Работ в любое время в ходе выполнения работы. Это означает, что се* бестоимость и доходы фиксируются на основе фактических значений себестои* мости и доходов, учтенных в данной работе до того, как ей был присвоен статус Завершено. Если выбран параметр Полное Завершение , себестоимость и доход для данной работы нельзя реализовать, пока ее статус не изменен на Завершено. Поле Работа Учетная Группа: здесь можно присвоить работе код учетной груп* пы. Для просмотра возможных кодов нажать кнопку выбора справа от этого поля. Учетные группы работ определяют финансовые счета для учета, выполняемого при помощи пакетных заданий Учет Значения Текущих Работ и Учет Значения Приемки Работ. В окне Общая Настройка Учета также выведены два поля счета корректировки по работе, с помощью которых можно определить, какие счета будут учтены в финансах при учете приемки работы и НЗП. Внимание. Если выбран метод применения Ручной и при этом операции продажи не сопоставлены операциям использования до выполнения уче* та продажи, будут созданы новые несвязанные операции продажи. В даль* нейшем следует выполнить учет соответствующей операции использова* ния и продажи, которая будет связана с данными операциями.

Вкладка Длительность

Глава 28. Работы • • • •

425

Поле Дата Создания: в этом поле указывается, когда была создана данная рабо* та. Обратите внимание, что дата создания не совпадает с датой начала. Поле Дата Начала: датой начала считается дата фактического начала выполне* ния работы. Поле Дата Конца : в этом поле указывается предполагаемая дата выполнения работы. Поле Дата Завершения: дата выполнения — это дата фактического закрытия ра* боты. Это поле заполняется автоматически при изменении статуса работы на Завершено.

Учетные группы работ В предыдущем разделе мы вкратце упомянули учетные группы работ, которые до* ступны на вкладке Учет карточки работы. Теперь рассмотрим эти учетные группы более подробно. Учетные группы работ относятся к счетам, на которых учитыва* ются другие расходы по работе. Эти учетные группы можно создать для любой из работ. На вкладке Учет карточки работы нажать кнопку выбора справа от поля Работа Учетная Группа. Будет открыто окно Работа Учетные Группы:

В поле Код отображается код текущей работы, а в остальных пяти столбцах пред* ставлены другие счета, на которых ведется учет по данной работе. •

•

НЗП Себест. Фин. Счет: в этом столбце создается счет, на котором учитываются расходы по непринятой незавершенной работе (ресурсы и товары). Как прави* ло, это счет баланса. Дебетование этого счета происходит при выполнении па* кетного задания Учет Значения Текущих Работ . Кредитуется счет Корр. себ. работ, Ресурсы (при использовании ресурса) или счет Корр. Себест. Работ , Розн., Сырье (если расходуются товары). НЗП Продажа Фин. Счет: на этом счету учитывается продажа незавершенного производства (ресурсы или товары). Как правило, это счет баланса. При вы* полнении пакетного задания Учет Значения Текущих Работ происходит креди*

426

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

тование этого счета и дебетование счета Корр. Продаж Работ, Ресурсы (если ис* пользуется ресурс) или Корр. Продаж Работ, Розн., Сырье (при потреблении то* варов). Себест. Фин. Счет: на этом счету наряду со счетом себестоимости проданной продукции учитываются (дебетуются) принятые расходы, которые снимаются (кредитуются) со счета себестоимости НЗП. Это происходит при выполнении пакетных заданий Расчет Знач. Приемки Работ и Учет Значения Приемки Работ . Продажа Фин. Счет: принятые продажи учитываются (кредитуются) на этом счете, а также на счете выручки, и удаляются (дебетуются) со счета продаж НЗП. Это также происходит при выполнении пакетных заданий Расчет Знач. Приемки Работ и Учет Значения Приемки Работ . Примечание. Вышеприведенные примеры дебетования и кредитования ос* нованы на данных компании, выбранной в качестве примера, и отобра* жают базовую конфигурацию, в которой для учета процессов продаж и закупок используются товарные учетные группы. При использовании иной конфигурации применяемые для НЗП и приемки счета могут отли* чаться.

•

Фин. Расх. Продажа Фин. Счет:этот счет используется для прочих расходов. Этот счет применяется вместо счета себестоимости, если это не финансовый счет и речь идет не о товаре или ресурсе.

Бюджеты работ Окно Работа Бюджет идентично строкам заказа продажи. Следует ввести в бюджет количество часов, которое ориентировочно займет эта работа, а также количество материалов, которое предполагается использовать. Если бюджет составлен верно, журнал работ и счет клиента должны отражать одинаковые операции, хотя, как пра* вило, не все сразу. Каждой из операций можно присваивать этапы, задачи и подза* дачи. Это позволяет организовать операции по графику, зависимостям или завер* шению другой операции. Обратите внимание, что окно Работа Бюджет содержит поля Себест. и Цена, которые позволяют задать ориентировочную бюджетную сумму себестоимости данной работы, а также ориентировочную цену работы, которую будет уплачи* вать клиент. На основании данных этой таблицы можно выполнить отчеты. Дос* тупен просмотр наличия и емкости ресурса, указанного в выделенной строке бюд* жета, в соответствующем окне. Бюджеты можно копировать из работы в работу с последующим изменением. Таким образом, бюджет может использоваться как шаблон для последующих идентичных работ. Бюджет предоставляет основу для сравнения фактического использования, отраженного в журнале работ, что по* могает определить степень выполнения работы. Рекомендуется использовать бюджеты для всех работ. Если работы основаны на методе приемки Процент Завершения , создание бюджета обязательно. Наличие бюджета помогает определить себестоимость и ценообразование, тем самым облег* чая оценку рентабельности на конкретный момент времени. Сравнение фактического значения с бюджетным и последующий анализ рас* хождений улучшают качество составления бюджета и оценки дальнейших работ, снижая риск неверной оценки себестоимости.

Глава 28. Работы

427

Структура работы Рекомендуется создавать работы с четко указанными этапами, задачами и подзада* чами. Количество требуемых уровней определяется уровнем детализации, на кото* ром планируется сравнивать фактическое и бюджетное использование. Работу можно разделить на три вида действий: этапы, задачи и подзадачи. Ко* личество действий, из которых может состоять работа, не ограничено. Совершенно необязательно использовать все три типа действий для каждой работы. Они при* званы обеспечить необходимую гибкость. Действия не зависят друг от друга или от определенной работы. Например, этап, называемый Планирование, может быть использован во всех работах, свя* занных с планированием. Доступно сравнение одинаковых действий по несколь* ким работам. Использование действий позволяет получать более детальную информацию о работах. В каждой строке журнала работ, счета продажи или счета покупки можно увидеть этапы, задачи и подзадачи, которые были включены в бюджет для конкрет* ной работы. Этапы представляют собой ключевые действия в работе. Этапы подразделяются на задачи, а задачи — на подзадачи. Возьмем в качестве примера строительство дома. Уровень действий

Фактическое действие

Этап 1

Подготовка фундамента

Задача 1

Подготовка площадки

Подзадача 1

Ориентировка на местности

Подзадача 2

Вырубка деревьев

Подзадача 3

Выравнивание земли

Задача 2

Заливка фундамента

Задача 1

Распил древесины

Задача 2

Конструирование опалубки

Рекомендуется создавать этапы, задачи и подзадачи перед составлением бюд* жета. Чтобы открыть окно этапа, задач или подзадач, выбрать команды Работы, Настройка, а затем соответствующую команду меню.

Настройка бюджетов Рассмотрим бюджет работы 8 РМ. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Работы. 2. Нажать клавишу (F5) и выбрать работу 8 РМ. Выбрать команды Планирование, Работа Бюджет. 3. Будет открыто окно Работа Бюджет:

428

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обратите внимание, что для каждого этапа, задачи и подзадачи создана отдельная строка бюджета. Если этапы, задачи и подзадачи не используются, можно просто ука* зать ресурсы и товары для данной работы. Рассмотрим поля данного окна более под* робно. •

Поле Код Этапа: в этом поле выводится код этапа для данной строки. Если на* жать в этом поле кнопку выбора, будет открыто окно Этапы, в котором можно просмотреть этапы, созданные в настоящий момент для этой работы.

•

Поля Код Задачи и Код Подзадачи: в этих двух полях отображаются коды соот* ветствующих задач и подзадач. Поле Тип: здесь можно выбрать тип операции. Доступны параметры Ресурс, Товар, Фин. Счет и Группа Ресурсов. Поле Но .: здесь указывается номер ресурса, товара, финансового счета или группы ресурсов, который должен выводится в текущей строке. Нажатие кнопки выбора позволяет открыть список ресурсов непосредственно из это* го поля.

• •

Глава 28. Работы •

429

Поле Дата Начала : здесь указывается дата, на которую начнется выполнение задачи или потребуется определенный ресурс или товар. Эта дата копируется из карточки работы, однако ее можно переопределить. Ее изменение допускается в любой момент работы над проектом.

Как подразумевается, эта дата выступает только в качестве даты начала. Если необходимо распределить потребление ресурсов на несколько дат, следует выбрать параметр Распред. по Датам кнопки Функции в окне Работа Бюджет.

В окне Работа Кол-во Распред выбирается временной интервал и вводятся сум* мы за соответствующие периоды. Для каждой суммы создается операция бюджета работы, рассчитываются итоговые значения, которые выводятся в окне Работа Бюджет. Чтобы просмотреть операции бюджета работы, нажать кнопку выбора в поле соответствующей распределенной суммы. Примечание. Если в окне Работа Кол-во Распред используется дата, отли* чающаяся от даты поля Дата Начала окна Работа Бюджет, дополнитель* ные строки в окне Работа Бюджет не создаются. При распределении суммы ресурса в окне Работа Кол-во Распред, отличаю* щейся от суммы поля Кол-во окна Работа Бюджет, сумма в окне Работа Бюджет автоматически изменяется таким образом, чтобы соответствовать распределен* ной сумме. Примечание. При изменении существующей суммы распределения со* ответствующая операция бюджета работы не переписывается. Исход* ная операция сохраняется, и создается новая операция бюджета рабо* ты для оборота. Это позволяет отслеживать все изменения бюджета работ. С этой же целью запрещено удалять операции в окне Работа Бюджет Операции . • •

Поле Описание: в этом поле отображается описание, введенное в поле Тип. Эти сведения можно изменить. Поле Кол-Во: это поле содержит количество, указанное в бюджете для текущего этапа, задачи или подзадачи данной строки. Нажатие кнопки выбора в этом поле

430

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

позволяет просмотреть все операции бюджета работы, которые имеют отноше* ние к количеству. Поля Прямая Себест. Единицы, Себест. единицы, Общая Себест., Цена Единицы и Общая Цена. Эти поля заполняются в соответствии с указанными в бюджете значениями. Значения в эти поля можно также вводить вручную.

Изменение дат существующих операций бюджета работы Значение поля Дата Начала конкретной строки можно изменить в окне Работа Бюджет или Работа Кол-во Распред, выбрав команды Функции, Изменить Даты.

Ввести период изменений в поле Формула Изменения Даты, например 1M для той же даты в следующем месяце или –1 M для той же даты в предыдущем месяце. Используется формула поля Формула Изменения Даты для обновления полей Дата Начала во всех строках бюджета работ с теми же значениями кода этапа, кода зада* чи, кода подзадачи, типа, номера и кода варианта.

Копирование бюджетов Ввод бюджета вручную может занимать много времени. Если регулярно обраба* тываются работы с одинаковыми этапами, задачами, подзадачами и структурой бюджета, можно воспользоваться составленным бюджетом как шаблоном. Если речь идет о новых работах, допускается копирование строк нового бюджета из существующего бюджета с помощью пакетного задания Копировать Бюджет Работы. Чтобы скопировать бюджет необходимо: 1. Создать пустой бюджет работы для новой работы, выбрав команды Планирование Ресурсов, Работы, Работы, затем нажав клавишу (F3) и выбрав команду Работа Бюджет. 2. В окне бюджета работы новой работы выбрать команды Функции, Копировать Бюджет. Будет открыто окно Копировать Бюджет Работы :

Глава 28. Работы

431

3. На вкладке Работа Бюджет Строка ввести номер бюджета работы, который тре* буется скопировать. Можно также поставить фильтры, чтобы при выполнении задания копировались только строки бюджета с конкретным значением этапа, задачи и подзадачи. 4. Перейти на вкладку Параметры и заполнить соответствующие поля.

Поля вкладки Параметры определяют, будут ли в новом бюджете изменены даты и следует ли копировать сюда сведения о количестве. •

•

Поле Копировать Распред. Кол-во — это поле позволяет скопировать количе* ства, распределенные по датам. Также в новый бюджет будут скопированы со* ответствующие значения операций бюджета работы. Поле Формула Изменения Даты — при вводе формулы в это поле дата копируемых операций бюджета работы будет изменена в соответствии с введенной формулой.

Выполнить копирование бюджета работы можно также, выбрав команды Функции, Копировать Бюджет в окне Работа Кол-во Распред.

Запись себестоимости работы Получить доступ к разделу себестоимости в приложении по работам можно двумя способами: • •

Используя заказы покупки и счета в модуле Покупки и Поставщики. Используя журналы работ в модуле Работы.

432

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Заказы покупки и счета При отражении расходов можно воспользоваться одним из двух способов — за* писать товары, заказанные специально для работы, в модуле Покупки И Поставщики, либо записать счета с накладными расходами непосредственно на финан* совых счетах. Если требуется указать товары, приобретенные специально для данной работы, при выписке счета по заказу покупки создается операция в книге работы и книге поставщика. В книге товаров операция не отражается, поскольку данный товар не являлся частью товарных запасов. Учет операции ресурса с использованием заказов покупки или счетов невоз* можен. Примечание. Возможно, потребуется отобразить поле Работа Но. в стро* ке заказа покупки. Кроме того, можно добавить поля Этап, Задача и Под* задача, используя функцию Показать столбец . В строке меню выбрать команды Вид, Показать Столбец , чтобы отобразить требуемые скрытые поля.

Журналы работ В журналах работ отражается процесс выполнения работ. Например, здесь можно записать время, которое сотрудники потратили на выполнение работы, а также ис* пользованные для работы материалы, которые изначально закупались как товары. Операции книги работ отображают действия за определенный период времени. Примечание. В журналах работ, в отличие от журналов ресурсов, нельзя выбирать тип операции. Это означает, что с помощью журнала работ мож* но выполнять учет только журналов использования. В журнале работ нельзя выполнить учет продажи клиенту. Это возможно только из счета продажи в модуле Продажи и Клиенты.

Учет операций использования на финансовых счетах Чтобы присвоить работе элементы финансового счета (например, почтовые плате* жи), необходимо указать счет Корр. Себест. Работ , связанный с финансовым сче* том, на котором учитывается использование. Номер счета Корр. Себест. Работ вво* дится в окне Общая Настройка Учета в строке, содержащей общую учетную бизнес*группу и общую учетную товарную группу финансового счета, на котором учитывается использование. Примечание. При выполнении учета журнала использования для работы на финансовом счете необходимо убедиться, что введены значения коли* чества, себестоимости единицы и цены единицы. Учет журнала работ, в котором отсутствует цена единицы, делает невозможным создание издер* жек.

Глава 28. Работы

433

Запись продаж работ Для отражения продажи работ можно использовать счета продажи. Чтобы рассмотреть выполнение этой процедуры, выставим счет клиенту за то* вары, только что приобретенные для работы 8 РМ. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Счета. 2. Последовательно нажать клавиши (F3) и Ввод, чтобы создать новый счет. 3. В поле Продажа Клиент Но. выбрать клиента 40000 ООО Графика. 4. На вкладке Отгрузка в поле Код Склада удалить значение Желтый. При учете в модуле Покупки и Поставщики счета, выставляемого за работу, жур* нал работ по использованию учитывается в книге работ. Это является дополнением к операциям использования, созданным в окне журнала работ. Чтобы переместить открытые операции использования, записанные в книге работ, необходимо выпол* нить следующие действия: 5. Последовательно выбрать пункты Функции > Получить Выполн. Работы . Будет открыто окно Получить Выполн. Работы. 6. В поле Работа Но. выбрать работу 8 РМ. В нашем примере следует оставить поле фильтра Дата Учета пустым.

7. Нажать кнопку ОК, чтобы запустить пакетное задание. В результате операции использования для работы 8 РМ копируются в строки продаж, и клиенту выставляется счет по этим конкретным операциям. Поля Работа Но., Этап, Задача и Подзадача для этих строк счета продажи также копируются из данных операций использования. В этом можно убедиться, применив функцию ) + (F 8) ) в любой из строк. На этом этапе можно изме* Раскрыть (клавиши ( CTRL CTRL) (F8 нять и удалять строки, по которым не требуется выставлять счет. 8. Следует просмотреть строки и проверить, что счет выписан корректно.

434

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

9. Последовательно выбрать пункты Учет > Учесть , чтобы выполнить учет счета. После создания и учета счета операции продаж учитываются в книге работ, в дополнение к обычным элементам финансов и книги клиента. ) + (F 5) , что* 10. Открыть карточку работы 8 РМ и нажать сочетание клавиш ( Ctrl Ctrl) (F5 бы просмотреть операции только что учтенного счета.

Как видно, флажок Открыта для этих операций снят, поскольку они были за* крыты операциями продажи для этой работы. Строки счета можно создавать вручную, не используя для этого пакетное за* дание. В зависимости от выбранного для работы метода применения допускает* ся применение строк продажи к отдельным операциям использования вручную. Для этого нажать кнопку выбора в поле Примен. Работа Операция Но. и выбрать соответствующую операцию использования, за которую будет выставлен счет клиенту.

Глава 28. Работы

435

Учет продаж операций использования в финансовом счете Ранее вы узнали, что при отнесении расходов, отраженных в финансах, на кли* ентов конкретной работы следует создать счет продаж по учтенным в финансах расходам в учтенной группе работ для этой работы. При выполнении задания Получить Выполн. Работы в первую очередь копиру* ется операция использования в строку счета продажи, если операции использова* ния включают расходы, учтенные на финансовых счетах. Затем финансовый счет данной операции использования заменяется счетом, содержащимся в поле Фин. Расх. Продажа Фин. Счет данной учетной группы работ. Примечание. Этот счет заменяется только в том случае, если используется пакетное задание Получить Выполн. Работы . При создании строки счета продажи и применении этого счета к работе вручную финансовый счет не меняется при учете этого счета.

Корректировка операций, учтенных с неверно указанным этапом, задачей и подзадачей Иногда при использовании функции Получить Этапы Работ операция исполь* зования или продажи для работы ошибочно относится к неверной строке в окне бюджета работы. При ручном вводе сведений по этапам, задачам и подзадачам в журналы и документы подобные ошибки возникают еще чаще. Кроме того, ввод кодов этапа, задачи и подзадачи может быть по невнимательности пропу* щен. При просмотре операций книги работ после учета неверных операций можно увидеть некорректные коды в полях Этап, Задача и Подзадача окна Работа Книга Операций. С помощью поля Связана с Бюджетом можно определить, содержал ли бюджет работы в момент учета строку бюджета с той же комбинацией этапа, задачи и подзадачи, что и операция книги работ. В обратном случае в этом поле выводится Нет. Можно также проверить наличие ошибок в сведениях по этапам, задачам и под* задачам, и увидеть, какие операции не соотносятся с бюджетными операциями, выполнив отчет Работа — Реализ ./Бюджет. Поля Этап, Задача и Подзадача операций книги работ можно изменить, нажав в 6) и затем нажав кнопку выбора, чтобы выбрать соответствующем поле клавишу (F (F6 корректные коды этапа, задачи и подзадачи. Это не обновляет параметр поля Связана с Бюджетом немедленно. Значение в этом поле обновляется только при вы* полнении отчета Работа — Реализ./Бюджет .

436

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поток учета ресурсов и работ Поток учета в книгах ресурсов и работ представлен на следующем рисунке:

НЗП и приемка расходов и доходов по работе При учете журналов работ и заказов покупки для работы 8 РМ расходы по исполь* зованным материалам первоначально учитывались на финансовом счете по роз* ничным покупкам путем учета счета или выполнения пакетного задания Фин. Учет Себест. Товаров. Если работа выполняется в течение длительного срока, в ходе ее выполнения может понадобиться переместить эти расходы на счет незавершенно* го производства (НЗП). Затем в определенный момент эти расходы и продажи от* ражаются на счетах отчета о прибыли и убытках. Национальные стандарты бухгал* терского учета могут регулировать момент отражения доходов по контрактам и проектам в отчете о прибыли и убытках. Чтобы переместить расходы по работе на счет баланса по НЗП, можно ис* пользовать значение текущих работ и функции обработки значений приемки ра* бот, содержащиеся в меню Периодич. Задания . Данные команды следует выпол* нять в том порядке, в котором они представлены в меню. Каждая из команд является этапом процесса расчета этого значения и перемещения транзакций ра* боты в финансы. Действия по учету и расчету отделены друг от друга, что обеспе* чивает необходимые возможности по изменению и проверке данных до выполне* ния финансового учета.

Глава 28. Работы

437

В меню Работы необходимо выбрать меню Периодич. Задания и просмотреть команды: • •

•

•

Вычислить Знач. Текущих Работ — это пакетное задание рассчитывает совокуп* ный объем использования и продаж. Учет Значения Текущих Работ — это пакетное задание выполняет учет сумм исполь* зования и продаж, рассчитанных заданием Вычислить Знач. Текущих Работ на ба* лансовых счетах НЗП. Кроме того, учитывается балансирующая операция для со* ответствующих счетов себестоимости ресурсов и закупок, а также удаляется значение продаж из счета продаж, где оно было учтено при выписке счета продажи. Вычислить Знач. Приемки Работ — это пакетное задание рассчитывает сово* купный объем использования и продаж, уже учтенных на балансовых счетах НЗП. Учет Значения Приемки Работ — это пакетное задание учитывает суммы ис* пользования и продаж, рассчитанные заданием Вычислить Знач. Приемки Работ, на счетах расходов и доходов отчета о прибыли и убытках. Кроме того, выполняется учет балансирующей операции на балансовых счетах НЗП.

Допускается независимое перемещение на счета НЗП расходов и доходов в лю* бое время, а также независимая их приемка. Внимание. Данные пакетные задания могут выполняться только в выше* указанном порядке, этот процесс необратим. Поэтому перед запуском за* даний по учету необходимо убедиться, что данные, полученные в результа* те выполнения заданий по расчету, верны. Теперь возможно просмотреть результаты выполнения заданий без их учета.

Значение текущих работ Можно попробовать рассчитать использование и продажи для работы, которые дол* жны быть перемещены на счета НЗП баланса. Для этого следует: 1. Последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. задания > Расчет Знач. Текущих Работ. Будет открыто пакетное задание Вычислить Знач. Текущих Работ . 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 Рм. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно выбрать тип (использование или про* дажа) и учетный период.

438

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Поскольку заполнены значения и использования, и продаж, следует оставить эти поля пустыми и нажать кнопку ОК. ) + (F 5) , что* 5. Открыть карточку работы 8 Рм и нажать сочетание клавиш ( CTRL CTRL) (F5 бы просмотреть операции книги работ. )+ 6. Выбрать последнюю операцию книги работ и нажать сочетание клавиш (Ctrl Ctrl) (F 8) , чтобы выполнить детализацию. (F8

В результате выполнения пакетного задания в поле Сумма для Фин. Учета под* ставлены значения общей цены для операций продажи и для операций использова* ния.

Финансовый учет приемки работы в НЗП Чтобы выполнить учет рассчитанных продаж и использования на финансовых сче* тах НЗП, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. Задания > Фин. Учет Значения Нзп. 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 РМ. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно отфильтровать выбранные операции по периоду учета и типу операции (использование или продажи). В данном при* мере следует оставить эти поля пустыми. 4. На вкладке Параметры выбрать следующие параметры.

Глава 28. Работы •

•

•

439

Метод Учета — здесь можно выбрать учет по отдельной операции работы или по работе в целом. При выборе учета по операции работы, возможен мониторинг каждого учета в окне Работа Книга Операций . Если требуется минимизировать количество операций, для которых выполняется финансовый учет, следует выб* рать параметр учета по всей работе. Ниже приведены некоторые стандартные тексты, которые можно использовать как описание. Более подробные сведения по ним доступны в интерактивной справке для поля Описание Учета. Учет — этот флажок необходимо установить, если требуется учитывать это зада* ние при выборе команд Печать или Просмотр. Внимание. Это пакетное задание учитывается аналогично заданию Фин. Учет Себест. Товаров. Если установлен флажок Учет, это пакетное зада* ние будет учтено при выборе команд Печать или Просмотр. Поле Учтенная Сумма в операциях по работе заполняется автоматически. Поэтому необходимо убедиться, что рассчитанные сведения верны, до установки флажка Учет при выполнении пакетного задания Фин. Учет Значения Нзп.

5. Если требуется учесть данные операции, необходимо установить флажок Учет. 6. Выбрать команду Просмотр. Теперь можно просмотреть суммы, учтенные в фи* нансах. 7. Открыть карточку работы 8 Рм и повторно просмотреть операции книги ра* бот. Выбрать последнюю операцию и нажать сочетание клавиш(Ctrl) + (F8) (F8), чтобы выполнить детализацию по данной операции. Как видим, теперь в поле Учтенная Сумма подставлено содержимое поля Сумма для Фин. Учета. 8. Чтобы убедиться, что для этих сумм был выполнен финансовый учет, открыть последнюю операцию финансового регистра и просмотреть финансовые опе* рации с описанием Учет для учетной группы. Обратите внимание, что расходы отнесены на дебет счета себестоимости НЗП и на кредит счета корректировки по работе в группах счетов по розничным покупкам и се* бестоимости ресурсов. Продажи отнесены на кредит счета продаж НЗП и на дебет сче* та корректировки по работе в группах счетов по розничным продажам и продажам ре* сурсов. Таким образом, стоимость работы и доходы по ней перемещены на счета НЗП.

Себестоимость и продажи на финансовом счете При выполнении пакетного задания Фин. Учет Значения НЗП операции использо* вания и выручки по работе отражаются в следующем финансовом учете: Дебет

Кредит

Использование

Себестоимость НЗП

Счет Корр. Себест. Работ общей настройки учета для финансового счета операции использования

Продажи

Счет Корр. Продаж Работ общей настройки учета для счета Фин. Расх. Продажа Фин. Счет

Продажи НЗП

440

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Счет Фин. Расх. Продажа Фин. Счет определяется в учетной группе работ для данной работы и используется при финансовом учете исходной операции продаж. Пакетное задание, выполняющее финансо* вый учет в НЗП, использует счет Корр. Продаж Работ комбинации общей учетной бизнес *группы и общей учетной товарной группы для данного счета Фин. Расх. Продажа Фин. Счет . Чтобы повысить прозрачность по* тока себестоимости и продаж работ в финансах, рекомендуется создавать учетные группы работ и соответствующие счета Фин. Расх. Продажа Фин. Счет со структурой, используемой в общей настройке учета.

Расчет приемки работы Теперь можно выполнить расчет и учет приемки работы. Чтобы рассчитать сто* имость использования и продажи по работе, которые будут перемещены из НЗП на счета отчета о прибыли и убытках, необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. Задания > Вычислить Знач. Приемки Работ . 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 РМ. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно выбрать тип (использование или про* дажа) и учетный период. В данном примере следует оставить эти поля пустыми. 4. Нажать кнопку Ок. В операциях книги работ будет автоматически заполнено поле Сумма для Приемки.

Финансовый учет приемки работы Чтобы выполнить учет рассчитанных сумм использования и продаж по работе на счетах продаж и себестоимости работы отчета о прибыли и убытках в финансах, следует: 1. Последовательно выбрать Пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. Задания > Учет Значения Приемки Работ . 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 РМ. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно выбрать тип (использование или про* дажа) и учетный период. Оставьте эти поля пустыми. 4. На вкладке Параметры выбрать следующие параметры.

Глава 28. Работы •

441

Метод Учета — здесь можно выбрать учет по отдельной операции работы или по работе в целом. При выборе учета по операции работы, возможен мониторинг каждого учета в окне Работа Книга Операций . Если требуется минимизировать количество операций, для которых выполняется финансовый учет, следует выб* рать параметр учета по всей работе.

Доступны некоторые стандартные описания, которые можно использовать в поле Описание Учета. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к интерак* тивной справке по данному полю. •

Учет — этот флажок необходимо установить, если требуется учитывать задание при выборе команд Печать или Просмотр. Внимание. Это пакетное задание учитывается аналогично заданию Фин. Учет Значения НЗП. Если установлен флажок Учет, это пакетное задание будет учтено при выборе командыПечать или Просмотр. Поле Сумма Приемки в операциях работы заполняется автоматически. Поэтому при вы* полнении задания Учет Значения Приемки Работ необходимо убедиться, что рассчитанные сведения верны, до установки флажка Учет.

Если требуется учесть данные операции, необходимо установить флажок Учет. Выбрать команду Просмотр. Теперь можно просмотреть суммы, учтенные в фи* нансах. Просматривая операции книги работ для данной работы, обратите внимание, что поле Сумма Приемки теперь заполнено. 5. Открыть окно Фин. Регистр и просмотрите последнюю операцию, где отражен учет операций на счетах себестоимости НЗП и продаж. Обратите внимание, что данные расходы отнесены на дебет счета Себест. Раб и на кредит счета НЗП Себест. Фин. Счет. Продажи отнесены на кредит счета Продажи Работ и на дебет счета Прод. Нзп. Таким образом, себестоимость и доходы по работам перемещена с балансовых счетов НЗП на счета отчета о прибыли и убыт* ках по себестоимости работ и доходе от работ.

442

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 29

Управление заказами продажи Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Обзор Настройка функций управления продажами Управление транзакциями продаж, включая следующее: • контракты • заказы продажи • прямые поставки • резервирование товара статус документа • учет заказов

Обзор Качественное обслуживание заказчиков является непременным условием выжива* ния компании. Одним из ключевых факторов, определяющих качество обслужива* ния, является способность компании быстро и точно отвечать на запросы клиентов (например, о цене и сроках доставки товаров). Кроме того, удовлетворение специ* альных требований заказчиков в отношении отгрузки товаров и выставления сче* тов существенно повышает шансы на повторный заказ. В числе типичных требова* ний можно назвать доставку заказов частями или на разные адреса, оплату счетов после доставки заказа, а также выставление счетов сразу за несколько выполнен* ных заказов. Компании также необходимо организовать простую регистрацию данных о тран* закциях продажи. Например, каждый раз при обработке продаж необходимо вы* полнять ряд задач, включая коррекцию баланса клиента и обновление сведений о доступности и количестве товара. Кроме того, может возникнуть потребность хра* нить сведения о заключении сделок каждым продавцом. Поскольку многие аспекты будущего соглашения о продаже обговариваются перед заключением сделки, продавцам может потребоваться возможность записы* вать нужные аспекты соглашения, а затем повторно использовать эти сведения при создании заказа продажи. Несколько блоков системы Microsoft Dynamics NAV обеспечивают возможность эффективной обработки транзакций продажи, предоставляя базовое решение ком* паниям, стремящимся добиться высокого уровня обслуживания клиентов. Далее перечислены эти блоки: Управление заказами продажи . Этот блок включает документы (ценовые пред* ложения, общие заказы и заказы продажи), которые помогают продавцам эффек*

Глава 29. Управление заказами продажи

443

тивно управлять продажами. Данный блок поддерживает частичную отгрузку зака* зов, разделение отгрузки и выставление счетов, а также объединение счетов. Альтернативные адреса поставки Этот блок упрощает обработку заказов прода* жи для клиентов с несколькими альтернативными адресами поставки. Прямые поставки. Этот блок помогает продавцам эффективно обрабатывать за* казы, доставляемые от поставщика к заказчику напрямую, без использования вза* имных финансовых расчетов компании. Менеджеры/Закупщики. Этот блок позволяет получать статистику продаж на уровне отдельного продавца. Агенты по Доставке . Этот блок упрощает управление перевозчиками (агентами по доставке) и сопутствующей информацией. В настоящей главе демонстрируются ключевые функции управления продажа* ми в Microsoft Navision. Главный раздел этой главы посвящен наиболее типичным аспектам обработки торговой сделки. Он охватывает следующие темы: • • • • •

Ценовые предложения, контракты и заказы продажи. Прямые поставки. Резервирования товаров. Статус документа. Учет заказов.

Глава начинается разделом, в котором описывается настройка перечисленных выше блоков. Список пакетных заданий продажи, отчетов и документов продажи содержится в приложении Д. Для получения сведений о типичных процедурах, связанных с выполнением конкретных задач управления продажами, рекомендуется прочитать соответствую* щий раздел справки. Для получения дополнительных сведений о функциях работы с дебиторской задолженностью вMicrosoft Navision рекомендуется обратиться к бло* ку Финансы данной документации.

Настройка функций управления продажами В этой главе описываются различные параметры настройки, определяющие функ* ции управления заказами продажи. Основное внимание уделяется наиболее типич* ным задачам управления продажами и физической обработке, а не финансовым аспектам транзакции продажи. Финансовые аспекты транзакций продаж подробно обсуждаются в документации посвященной финансам. Параметры настройки фун* кций программы, поддерживающих дополнительные операции и задачи продаж (например, скидки счетов, скидки продаж и управление возвратом), обсуждаются в главах, посвященных соответствующим блокам.

Настройка продаж состоит из следующих элементов: Настройка продаж и клиентов . В зависимости от принятых в компании процедур необходимо указать параметры управления различными аспектами транзакций про* даж с помощью программы. Это общие параметры настройки, применяемые ко всем транзакциям продаж, независимо от конкретных товара и клиента. Настройка клиента. Работа с информацией о клиентах является важной частью управления всей торговой и финансовой деятельностью компании. Основные све* дения (имя, адрес и т. д.) и подробные данные (кредитный лимит, выписка счетов,

444

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

условия оплаты и предоставления скидок, валюты, схемы доставки, правила резер* вирования и т. д.) записываются для каждого заказчика в карточке клиента. Настройка учетных групп клиентов определяет связь между конкретным клиен* том и счетами в главной книге. Это осуществляется путем назначения клиента учет* ной группе, для которой затем настраиваются счета балансового отчета и счета при* были и убытков. Настройка продавца . Можно настраивать коды для идентификации и описа* ния продавцов, работающих в компании. Эти коды служат для установления свя* зи между продавцом и производительностью его труда, которая может выражать* ся, например, в количестве обработанных транзакций продажи (заказов, счетов или возвратов).

Настройка Продажи и Маркетинг Для выполнения общих настроек блока Продажи и маркетинг необходимо выпол* нить следующие шаги: 1. Нажать Продажи И Маркетинг > Настройка > Продажи И Клиенты Настройка . Откроется окно Продажи И Клиенты Настройка . Параметры полей на вкладке Общее определяют функции управления заказами продажи в программе. Поле Кредитный Контроль определяет, выдается ли предупреждение о кредите клиента при создании заказа продажи или счета для соответствующего клиента. Предупреждение может выдаваться при просроченной задолженности, ожидаемом кредитном лимите либо при выполнении обоих условий. Флажок в поле Минус-Контроль указывает, что программа должна выводить предупреждение в том случае, если на складе недостаточно товаров для выполне* ния заказа продажи. Предупреждение выдается на основе результатов расчета сум* мы количеств для всех товарных учтенных операций, а также неучтенных строк за* каза продажи с учетом зарезервированных количеств. Флажок в полях Накладная из Счета и Возврат Прих. Накл. на Кр.Ноту указыва* ет, что программа должна автоматически создавать учтенные документы по отгруз* ке и приходные накладные возврата при учете счетов продажи и кредит*нот прода* жи соответственно. Если эти поля не активированы, программа создает только учтенные счета или кредит*ноты. Наличие учтенных документов по отгрузке (при* ходных накладных возврата) необходимо для: • •

использования функциональных возможностей блока Товарные и ОС Издержки ; использования функции автоматической трассировки посылки. (Данный параметр настройки применяется только в тех случаях, когда помимо блока Выставление счетов продаж компания также использует блоки Управле* ние заказами продажи и Управление возвратами продаж.)

Определение и параметры настройки других полей на вкладках Общее и Нумерация окна Продажи и Клиенты Настройка см. в справке программы. Кроме того, поля, определяющие настройку скидок счета и параметры возврата себе* стоимости, описываются далее в разделах Цены продажи и скидки и Управление Возвратами. Поля на вкладке Измерения используются для группировки клиентов и продав* цов в целях составления бюджета и анализа продаж. Эти поля описываются далее в настоящем курсе.

Глава 29. Управление заказами продажи

445

Настройка клиентов Основы настройки клиента можно посмотреть в справочном руководстве програм* мы. Эти сведения не повторяются здесь. Параметры настройки, определяющие счета и скидки строк продажи для конкретных клиентов, а также специальные расценки, описаны далее. Данный раздел посвящен дополнительным параметрам настройки программы, обеспечивающим дальнейшую оптимизацию управления данными клиентов. Эти параметры связаны с функциями программы для управления процессами и данны* ми, относящимися к отгрузке, а также правилами резервирования товаров. Затем следует описание вопросов настройки учетной группы клиента.

Настройка параметров отгрузки Достаточно распространена ситуация, когда клиенту необходимо получать заказы на альтернативные адреса, а не только на основной адрес компании. Например, если клиент является субподрядчиком, ему может быть необходимо доставлять за* казы на несколько разных стройплощадок. Аналогично компания может иметь не* сколько складов и производственных объектов, адреса которых отличаются от ад* реса главного офиса. Блок Альтернативные адреса поставки помогает компаниям обслуживать таких клиентов. Если клиенту требуется доставить заказы по нескольким разным адре* сам, эти адреса можно записать в программе как альтернативные адреса поставки. Затем продавец сможет выбрать эти адреса при подготовке заказа или счета для со* ответствующего клиента. Адреса поставки вводятся в таблице Адрес Поставки, которая может содержать неограниченное число адресов для каждого клиента. С каждым адресом связан код, представляющий такие сведения, как номер и имя клиента. Для того, чтобы открыть адреса поставки нужного вам клиента, необходимо 1. Открыть карточку нужного вам клиента ( Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Клиенты) 2. Последовательно выбрать пункты Клиент > Адреса Поставки. Откроется карточка адреса поставки При выборе кода этого адреса поставки (указан в левом верхнем углу карточки) в поле Поставка Код заказов (счетов и кредит*нот) сведения о поставке отобража* ются в распечатанных документах. Коды поставки также доступны в заказах покуп* ки, поставляемых клиенту напрямую. Все остальные параметры настройки поставки доступны на вкладке Отгрузка карточки клиента. Для осуществления настроек отгрузки необходимо выполнить следующие дей* ствия 1. Нажать Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Клиенты > Карточка Нужного Вам Клиента > Закладка Отгрузка Поле Код Склада. По ряду причин компания может предпочесть децентрализо* ванную стратегию сбыта (например, для обеспечения быстрой доставки заказов клиентам). Такая стратегия предполагает доставку заказов не с одного центрально* го склада, а с нескольких локальных складов. Для отражения этой структуры в про* грамме, компания может установить связь между конкретными клиентами и скла*

446

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

дами. Для этого необходимо задать для каждого клиента склад по умолчанию в поле Код Склада. Параметр в поле Условие Отгрузки определяет, принимает ли клиент частич* ную отгрузку товаров или только полную отгрузку. Если выбран последний вари* ант, то программа не позволяет выполнить учет заказа продажи для данного кли* ента, когда значение в полеКол-во для Отгрузки не равно общему количеству заказа продажи. В зависимости от профиля, производственных процедур и месторасположения, клиенты могут иметь различные предпочтения относительно того, кто (клиент или поставщик) получает доставленный заказ, как доставляются заказы и т. д. Программа предоставляет возможность записи всех условий продажи и методов отгрузки (час* то определяются на основе условий INCOTERMS), которые затем можно связать с конкретными клиентами. Для настройки методов отгрузки нужно: 1. Нажать Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Настройка > Методы Отгрузки. Откроется окно Методы Отгрузки.

После назначения клиенту код метода отгрузки копируется в документы прода* жи соответствующего клиента. Параметры поставки, заданные в поляхКод Агента по Доставке, Код Услуги Агента по Доставке и Время Отгрузки, а также двух календарных полях на вкладке Отгрузка карточки клиента, относятся к функциям программы, предназначенным для рас* чета различных дат отгрузки и поставки в документах продажи. Эти параметры на* стройки подробно описаны в главе Расчет сроков заказов. Наконец, возможность объединения отгрузок, задаваемая полем Объединить Расх. Накл., используется в тех случаях, когда компания выставляет счет или дебе* тует клиента за несколько разных отгрузок или приходных накладных возврата в одном счете или кредит*ноте. Параметры настройки данного поля переносятся как

Глава 29. Управление заказами продажи

447

значение по умолчанию в заголовок заказа, где они могут быть изменены при необ* ходимости. Пакетное задание Объединить Расх. Накл./ Возвр. Расх. Накл , приме* няемое для сбора заданных учтенных документов отгрузки или приходных наклад* ных возврата в один счет или кредит*ноту, включает только те заказы, для которых установлен флажок в поле Объединить Расх. Накл.

Настройка правил резервирования Программа позволяет создавать резервирования товаров и управлять ими между заказами продажи и заказами покупки. Компания может определить, допускаются ли в программе резервирования для конкретных клиентов. Это решение определяется выбором одного из параметров(Никогда, Можно или Всегда) в поле Резервировать на вкладке Отгрузка карточки товара. Значение, выб* ранное в этом поле, копируется в поле Резервировать заголовка документа прода* жи, созданного для соответствующего клиента, где оно, в сочетании со значением поля Резервировать карточки товара, определяет вариант резервирования для кон* кретных строк продажи документа. Настройка резервирования клиента является более общей, а настройка резервирования товара является более тонкой (приори* тетной). В завершение темы настройки клиента подробно рассмотрим настройку учет* ных групп клиентов.

Учетные группы клиентов Финансовое значение любой транзакции продажи должно учитываться в специ* альных счетах главной книги. Если компания находит нецелесообразным создание счетов для каждого клиента, можно включить нескольких клиентов в одну учетную группу, а затем указать счета для каждой такой группы. После выбора критериев, на основе которых можно выполнять группировку клиентов, необходимо настроить соответствующие группы в таблице Клиент Учетная Группа программы. В этой таблице пользователь может назначить код каждой определенной учет* ной группе, а затем указать финансовые счета для различных категорий сумм, та* ких как дебиторская задолженность, сервисные платы, суммы скидок платежей, процент, дополнительные платы и т. д. Для настройки учетных групп клиентов, необходимо Нажать Финансы > Настройка > Группы Учета > Клиент Учетные Группы .

448

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При вводе одного из этих кодов в поле Клиент Учетная Группа на вкладке Счет карточки клиента клиент назначается соответствующей учетной группе. Для присвоения клиенту учетной группы клиента, нужно: 1. Открыть карточку клиента и щелкнуть вкладку Счет. 2. В поле Клиент Учетная Группа выбрать нужное вам значение Помните, что каждому клиенту может быть назначена только одна учетная группа клиента. Теперь при учете транзакций продаж (заказов, счетов и кредит*нот), относя* щихся к данному клиенту, программа будет использовать счета, заданные в учет* ной группе, которой принадлежит клиент. Примечание. Бухгалтеры также могут назначать клиентам общие учетные бизнес*группы и учетные бизнес*группы НДС. Код бизнес*группы ис* пользуется в сочетании с кодом общей товарной учетной группы в общей настройке учета для определения счетов, в которых будет выполнен учет транзакций. Код учетной бизнес*группы НДС используется в сочетании с учетной товарной группой НДС для определения процента НДС, типа расчета НДС и счетов НДС, в которых программа выполняет учет сумм НДС. Дополнительные сведения об общих правилах настройки доступны в документации к модулю Финансы Для разных учетных групп клиентов могут быть заданы различные или одина* ковые финансовые счета. Преимуществом использования одинаковых счетов для разных групп является то, что бухгалтеры получают гибкие возможности группи* ровки клиентов при подготовке отчетов и выполнении анализа. Например, общая сумма дебиторской задолженности может быть отображена и проанализирована для двух групп, представляющих отечественных и иностранных клиентов.

Настройка продавцов Если требуется отслеживать эффективность работы продавцов в компании, можно воспользоваться функциями программы для регистрации торговых сделок, заклю* ченных конкретными продавцами, и подготовки статистики на основе этих данных. Для настройки продавцов в программе компания должна назначить код каждо* му продавцу (менеджеру), для которого требуется регистрировать данные. Для выполнения настроек менеджеров по продажам необходимо нажать Продажи И Маркетинг > Продажа > Менеджеры . Откроется карточка продавца (менеджера). В каждой карточке продавца могут быть указаны такие сведения, как должность, процент комиссии и различные измерения. Примечение. Помимо измерений по умолчанию (отдел и проект), кото* рые можно выбирать на вкладке Счет карточки продавца, компании мо* гут также назначать дополнительные измерения по умолчанию. Это мож* но выполнять для одного продавца или для целой группы. Данный параметр настройки доступен в окне Менеджеры/Закупщики (Последова* тельно выбратьпункты Менеджер > Измерения > Для Одного/Для Выбранных). Дополнительные сведения об измерениях Microsoft Navision доступ* ны в документации к модулю Финансы.

Глава 29. Управление заказами продажи

449

Выбор кода продавца в качестве кода по умолчанию в карточке клиента или не* посредственно в документе продажи обеспечивает сбор статистики продаж на уровне продавца. На основе этого может вычисляться и представляться в виде отчета об* щая производительность работы продавцов.

Управление транзакциями продаж В данном разделе описываются функции программы, поддерживающие наиболее типичные задачи управления транзакциями продаж. В разделе описываются все этапы процедуры: регистрация общего соглашения с клиентом, преобразование его в заказ продажи, выбор прямой доставки заказа клиента и резервирование заказан* ного количества для заказа продажи.

Ценовые предложения (квоты продажи) Квоту продажи можно назвать проектом заказа, который продавец предоставляет клиенту и в котором указаны цена, условия продажи и описание товаров. Если кли* ент решит приобрести товары, указанные в квоте, то квота может быть преобразо* вана в заказ продажи. Поскольку функциональные возможности квот также доступны в заказах про* дажи (которые более подробно обсуждаются позднее в этой главе), мы не описыва* ем здесь квоты.

Контракты Контракт представляет собой основу долгосрочного соглашения между фирмой и клиентом. Как правило, продавцы составляют контракт в тех случаях, когда клиент собирается приобрести большое количество товара, которое будет доставляться несколькими частя* ми в течение определенного периода времени. Нередко контракты включают только один товар с установленными заранее датами поставки. Основным преимуществом использо* вания контракта по сравнению с заказом продажи является то, что количества, указан* ные в контракте, не влияют на наличие товара, благодаря чему контракт может исполь* зоваться в качестве журнала для отслеживания, прогноза и планирования. Каждая отдельная отгрузка может быть задана как строка в контракте, которая затем может быть преобразована в заказ продажи во время отгрузки. Для того чтобы создать контракт продажи (Общий Заказ Продажи), необходимо: 1. Нажать Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Общий Заказ. Нажать кла* вишу (F3) для создания нового документа, а затем ввеcти в заголовок контракта сведения о клиенте. Если вы оставите поле Дата Заказа пустым, тогда при создании отдельных зака* зов продажи на основе контракта программа будет задавать дату заказа продажи в соответствии с фактической рабочей датой. Обратите внимание, что программа автоматически заполняет поле Код Менеджера в заголовке заказа установленным по умолчанию кодом продавца, назначен* ного клиенту. Этот код извлекается из карточки клиента. Далее нужно создать товарные строки. Для этого необходимо: 1. В поле Тип каждой строки выбрать Товар, а в поле Но. выбрать нужный вам то* вар. В поле Кол-Во нужно ввести необходимое вам количество.

450

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. В поле Дата Отгрузки по каждому товару нужно ввести даты отгрузки. Обратите внимание, что в поле Кол-во для Отгрузки программа автоматически подставляет количества, для которых будут создаваться заказы продажи в соответ* ствующие даты отгрузки. Для того, чтобы из контракта продажи (общего заказа продажи) создать отгруз* ку необходимо выполнить следующие шаги: Убедиться, что для отгружаемого товара заполнено поле Кол-во для Отгрузки необходимым количеством. У всех товаров, которые не отгружаются Кол-Во Для Отгрузки должно быть пусто. Готовый контракт должен выглядеть так:

Теперь преобразуем контракт в заказ продажи. Нужно щелкнуть Создать Заказ, а затем нажать кнопку Да в информационном сообщении и любых дополнительных предупреждениях. Программа сохраняет связь между контрактом и заказом продажи, создаваемым на его основе, и предоставляет продавцу возможность просмотреть список строк неучтенных и учтенных заказов продажи (счета). Чтобы отобразить этот список, нужно выполнить следующие действия: 1. Выделить первую строку контракта и последовательно выбрать пункты Строка > Неучтенные Строки > Заказы . 2. В окне Строки Продаж последовательно выбрать пункты Строка > Показать Документ для отображения созданного заказа. Обратите внимание, что заказ продажи содержит все строки контракта. Коли* чества для строк, где было удалено значение в поле Кол-во для Отгрузки, отобража* ются, но с пустыми полями количества. Продавцы могут оставлять эти строки, из* менять или удалять их так же, как при работе с обычным заказом продажи, независимо от того, был он создан на основе контракта или нет. Однако важно по* мнить о том, что количество в строке заказа продажи не должно превышать коли*

Глава 29. Управление заказами продажи

451

чества в связанной строке контракта. В противном случае нельзя будет выполнить учет заказа продажи. Когда заказ продажи учитывается как отгруженный заказ и/или заказ, по кото* рому был выставлен счет, программа обновляет поля Отгруженное Кол-во и Кол-во в Учт. Счетах в связанном контракте. После создания одного или нескольких заказов продажи на полное количество строки контракта программа предотвращает дальнейшее создание заказов прода* жи для этой строки. Программа регистрирует номер контракта и номер строки как свойства строк продажи при создании заказов продажи на основе контракта. Во вновь созданном заказе продажи из контракта (общего заказа продажи) нуж* но установить курсор мыши на товарную строку. Следует отобразить все подробно* сти (поля) товарное строки — нажать клавишу (Ctrl) + (F8) (F8). Обратите внимание, что поля Общий Заказ Но . и Общий Заказ Строка Но . со* держат соответствующие ссылки. Примечание. Если заказ продажи не создан непосредственно из контрак* та, но связан с ним, то можно создать ссылку между заказом продажи и контрактом, выбрав соответствующий номер связанного контракта в поле Общий Заказ Но. той же строки продажи.

Заказы продажи Заказ продажи играет ключевую роль в функциях управления продажами вMicrosoft Navision. В данном разделе описываются различные функции управления продажа* ми. Здесь описаны функции, поддерживающие как общие, так и менее распростра* ненные задачи, связанные с управлением продажами. Ниже описаны основные поля заказа продажи. Для того, чтобы ознакомиться с основными полями заказа продажи необходимо 1. Открыть заказ продажи — нажать Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Заказы На вкладке Общее заголовка продажи указаны сведения о клиенте, заданные по умолчанию, а также дополнительные данные, например продавец и дистрибьюторс* кий центр. Эта информация копируется из карточки клиента при создании заказа. Даты документа и даты поставки более подробно обсуждаются далее в этой документации. Примечание. Ссылки на дополнительные сведения о клиенте, включая аль* тернативные адреса поставки, комментарии, контакты и кредит, содер* жатся в правой части заказа продажи напротив заголовка. Когда продавец щелкает ссылку Журнал Продаж, программа отображает список прошлых транзакций продажи для данного клиента. Строки этого списка можно скопировать в текущий заказ продажи, нажав кнопку Копировать в Документ внизу формы истории продаж.Ссылки на сведения о товаре отобра* жаются напротив строк продаж. Продавец может установить связь непос* редственно с карточкой товара и получать доступ к сведениям о наличии товара, заменах, ценах продажи и скидках строк продажи, щелкая дос* тупные поля.

452

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В полях на вкладке Отгрузка можно указывать дополнительные сведения об от* грузке, например альтернативный адрес поставки клиента, условия поставки, аген* тов, извещение, складотправитель и т. д. Значения в этих полях по умолчанию ко* пируются программой из карточки клиента. 1. В заказе продажи открыть вкладку Отгрузка. 2. Следует выбрать необходимый вам Поставка Код. Это один из альтернативных адресов поставки, настроенных для клиента. Нажать кнопку OK во всех инфор* мационных сообщениях. 3. Следует выбрать необходимый вам Код Агента по Доставке . Нажать кнопку Да для обновления строк. Когда перевозчик заберет груз, можно ввести номер накладной посылки в поле Посылка Накладная Но . на вкладке Отгрузка. Затем можно использовать веб*узел агента по доставке для доступа к схеме трассировки посылки. Содержимое полей Исход. Время Обработки Склада и Время Отгрузки относит* ся к различным датам поставки, вычисляемым программой. Эти поля, а также поле Поздняя Отгрузка Заказа описываются далее в данной документации. Если компания задала склад по умолчанию (т. е. место физического хранения запасов, например склад, вагон, демонстрационный зал и т. д.), соответствующий код копируется в поле Код Склада заголовка заказа продажи. От требований конкретной компании зависит, определяется ли для заказа по умолчанию центральный склад, из которого отгружаются заказы всем клиентам, или локальный склад, обслуживающий клиентов в одном географическом регионе. Закончив работу с заголовком заказа продажи, продавец может выполнить ввод данных, относящихся к содержимому заказа — товарам. Основные аспекты и свой* ства строк заказа описываются в следующих разделах.

Тип строки заказа В принципе заказ продажи может использоваться для регистрации и физических, и финансовых транзакций. Выбор транзакции определяется одним из следующих типов строки: Фин. Счет , Товар, Ресурс, Основное средство , Товарные Издержки . Тип строки Товар представляет продажу материальной продукции. Продажи с ти* пом Фин. Счет, Ресурс и Основное Средство описаны в соответствующих областях документации (Финансы). Транзакции с типом Товарные Издержки подробно опи* саны далее в данной области документации ( Торговля).

Склад Выбор кода склада в строке заказа активирует ряд функций, помогающих разным сотрудникам компании выполнять свои должностные обязанности. Продавцам предоставляются следующие возможности: 1. Использование программы для проверки наличия товаров только на указанном складе (включая пустой склад). 2. Получение общих сведений о доступности товаров на указанном складе или на других складах в то же время. Сотрудникам, управляющим запасами, и планировщикам предоставляются сле* дующие возможности: 1. Использование средств планирования заявок при оценке параметров пополне* ния и планирования, заданных для единиц складского учета товара.

Глава 29. Управление заказами продажи

453

2. Перемещение товаров между складами. 3. Подготовка статистики наличия товаров для конкретного склада. Бухгалтеры могут вычислять инвентарную стоимость и себестоимость продан* ных товаров для конкретного склада. Менеджеры склада могут использовать функции управления ячейками, связан* ные со складом.

Количество При вводе значения в поле Кол-во программа проверяет, имеется ли на указанном складе достаточный запас товаров для выполнения текущего заказа продажи. Если необходимый запас товаров отсутствует, программа выдает предупреждение о де* фиците склада (должен быть установлен флажок в поле Минус-Контроль окна Продажи И Клиенты Настройка). Механизм расчета наличия товара, используемый про* граммой, описывается в данной документации в области Управление складами. Примечание. Программа поддерживает возможность создания строк про* дажи с отрицательным количеством. По существу отрицательная строка продажи означает обратную транзакцию по отношению к транзакции, для которой предназначен документ продажи. Таким образом, отрицательная строка в заказе продажи означает возврат продажи. Обработка строк про* дажи с отрицательным количеством поддерживается во всех функциональ* ных областях программы.

Единицы измерения Программа автоматически заполняет поле Код Единицы Измерения при создании строки продажи. Значение копируется из поля Продажа Единица Измерения кар* точки товара. Единица измерения используется программой в следующих случаях: • •

При проверке наличия товара. Для определения цены единицы товара.

Для определения наличия альтернативных цен или скидок строк, применимых к продаже, на основе указанной единицы измерения.

Цена единицы При выборе товара в поле Но. программа также заполняет полеЦена Единицы. Цена единицы рассчитывается и копируется либо из карточки товара, либо из альтерна* тивных цен продажи, применимых к товару и клиенту. Более подробно параметры настройки и механизм альтернативных цен продажи описываются далее в данной документации. В случае розничных продаж клиентам можно отображать цены в документах продаж с учетом НДС — как при выводе на экран, так и при печати. Для обеспече* ния этой возможности в поле Цены Включают НДС на вкладке Счет заголовка до* кумента должен быть установлен флажок. Если этот флажок не установлен, в зна* чениях полей Цена Единицы и Сумма Строки Ндс учитываться не будет, что отражается в названиях этих полей. Блок Управление финансами включает подробное описание настройки и объяс* нение функций работы с НДС в Microsoft Navision.

454

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Трассировка товара и размещение на складе Для многих компаний регистрация заказа продажи в программе должна также вклю* чать данные управления запасами. Это записи серийного номера и номера лота то* вара, а также физического размещения товара (код ячейки) на складе. Поскольку эти аспекты транзакции продажи не связаны напрямую с интерфейсом клиента, а характеризуют внутренние процессы компании, они описываются в блоке Управ* ление складами.

Прямые поставки Прямая поставка — это отгрузка товара или партии товара одним из поставщиков компании напрямую одному из клиентов компании. Прямая поставка использует* ся в тех случаях, когда компании требуется избежать фактической обработки заказа (например, размещения товаров на складе для последующей доставки), но при этом необходимо выполнить заказ клиента и включить данную транзакцию в расчет се* бестоимости проданных товаров и прибыли. Чтобы обеспечить эффективную обработку заказов на прямую поставку в про* грамме, компания может воспользоваться функциональными возможностями бло* ка Прямые Поставки. Программа не только оптимизирует процесс, охватывающий множество задач и человеческих ресурсов, но и обеспечивает правильный расчет инвентарной стоимости и себестоимости товара. Последнее преимущество имеет особенно важное значение, поскольку товары, поставляемые напрямую, физичес* ки не попадают на склад компании, хотя транзакции продажи и покупки прямой доставки регистрируются в программе так же, как любой другой заказ. Обработку прямой поставки можно проиллюстрировать следующим образом:

Прямая поставка включает следующие задачи: 1. Клиент размещает заказ продажи в компании. 2. Компания, в свою очередь, размещает заказ покупки в компании поставщика. 3. Поставщик доставляет заказанные товары непосредственно клиенту.

Глава 29. Управление заказами продажи

455

4. Поставщик выписывает компании счет за отгрузку. 5. Компания выписывает счет клиенту. Для того, чтобы выполнить цикл прямой поставки, необходимо выполнить сле* дующие шаги: 1. Создать заказ продажи и заполнить товарные строки 2. Для просмотра списка кодов закупщиков, нажать кнопку выбора в поле Код Закупщика. (Воспользуйтесь функцией Показать столбец для отображения по* лей Код Закупщика и Прямая Поставка). В окне содержится список различных кодов закупщиков, настроенных компа* нией для ситуаций покупки, отличающихся от обычных транзакций покупки. Обратите внимание на код специального заказа с флажком в поле Специальный Заказ. Это тип транзакции покупки, используемый компанией для обработки това* ров, которые не хранятся на складе. Это редко заказываемые товары или товары, имеющие небольшие отличия от обычного товара (например, цвет, наклейки и т. д.). (Для получения дополнительных сведений об отдельных полях в этом окне см. соответствующий раздел справки.) 1. В окне Коды Покупки выбрать код Прям Пост с флажком в поле Прямая Поставка и нажать кнопку Ok. Программа устанавливает флажок в поле Прямая Поставка той же строки за* каза продажи. 1. Далее, в товарных строках нужно заполнить поля Кол-во и Дата Отгрузки. Задача по обработке прямой поставки при продаже завершена. Программа не позволяет выполнить учет заказа продажи до тех пор, пока он не будет связан с за* казом покупки. Существует два способа создания заказа покупки, связанного с заказом прода* жи для прямой поставки: • •

Вручную, путем непосредственного создания заказа. Автоматически, с помощью журнала заявок.

Далее дается описание ручного метода. Поскольку создание заказов покупки для прямых поставок с помощью журналов заявок основано на тех же принципах, что и непосредственное создание заказов, мы не приводим его отдельного описа* ния. Для получения дополнительных сведений о механизме, на котором основана работа журнала заявок, см. главу Управление Заявками данной документации. Получив уведомление о прямой поставке, покупатель (менеджер) должен разместить заказ в компании поставщика, который доставит товары непосредственно клиенту. Чтобы создать заказ покупки, необходимо выполнить следующие действия: Нажать Покупка > Обработка Заказов > Заказы . 1. Нажать клавишу (F3) (F3), чтобы создать новый заказ покупки. 2. Ввести данные заказа в заголовок покупки, выбрав поставщика в поле Покупка Поставщик Но. Теперь нужно создать ссылку на клиента для прямой поставки. 3. На вкладке Отгрузка в поле Продажа Клиент Но . необходимо выбрать клиента, для которого вы осуществляете прямую поставку.

456

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Теперь покупатель (менеджер) должен установить связь между заказом покуп* ки и заказом продажи, а также скопировать строки продажи прямой доставки в за* каз покупки. 4. Следует выбрать пункты Заказ > Прямая Поставка > Получить Заказы Продажи. Откроется окно Заказ — Продажа Список . Этот список продажи включает все заказы продажи для клиента, указанного в поле Продажа Клиент Но. заголовка покупки. 5. Выбрать соответствующий заказ и нажать кнопку Ok. Получив уведомление о том, что заказ покупки был доставлен клиенту, покупа* тель (менеджер) может учесть заказ как полученный (приходная накладная). Учет заказа покупки как заказа, по которому был выставлен счет (формирование задол* женности перед поставщиком), может быть произведен только после учета связан* ного заказа продажи. После учета заказа покупки, как полученного заказа (приход* ная накладная), программа автоматически учитывает связанный заказ продажи как доставленный (расходная накладная). Затем продавец может учесть заказ продажи как заказ, по которому был выставлен счет (формирование задолженности клиен* та). После учета заказа продажи как заказа, по которому был выставлен счет, обра* ботка прямой поставки завершается. Примечание. Процесс учета также может начинаться с заказа продажи. Так же как в случае с заказом покупки, при учете заказа продажи как достав* ленного программа автоматически учитывает связанный заказ покупки . Помните, что до того, как по заказу продажи или заказу покупки будет полнос* тью выставлен счет, покупатель может просматривать связанный заказ продажи для прямой доставки из заказа покупки, последовательно выбирая пункты Заказ > Прямая Поставка > Заказ Продажи . Аналогично продавец может просматривать связанный заказ покупки для пря* мой поставки, последовательно выбирая пункты Заказ > Прямая Поставка > Заказ Покупки в заказе продажи. В обоих случаях документы отображаются в режиме, не допускающем редактирования. Чтобы предотвратить влияние транзакций, связанных с прямой поставкой, на инвентарное количество и стоимость, программа выполняет следующие действия: 1. Создает товарные учетные операции, одновременно представляющие соответ* ствующие продажу и покупку. 2. Связывает их путем автоматического создания между ними фиксированного применения. Примечание. Если в соответствующем заказе продажи были назначены серийные номера и номера лотов, функцияПолучить Заказ Продажи так* же копирует строки трассировки товара в созданный заказ покупки. Ана* логичным образом, если заказу продажи не назначены строки трасси* ровки товара, но эти строки назначены связанному заказу покупки, программа предоставляет возможность создания и синхронизации этих строк в заказе продажи. Дополнительные сведения о функциях трасси* ровки Microsoft Navision доступны в области Управление складами дан* ной документации.

Глава 29. Управление заказами продажи

457

Резервирование товаров В некоторых продажах (например, при наличии большого объема транзакций) требу* ется убедиться в том, что для конкретного заказа продажи будет доступно нужное ко* личество товара в оговоренную дату. Другими словами, имеется потребность выделе* ния существующих или будущих запасов для конкретной транзакции продажи до даты отгрузки заказа с тем, чтобы эти запасы не использовались для других заказов. В про* грамме Microsoft Navision для такого выделения запасов используется резервирование. В данном разделе описывается процесс резервирования. Важно отметить, что именно пользователь должен назначать резервирование, поскольку предполагается, что для этого требуется сознательное решение пользо* вателя. Основной предпосылкой является то, что при резервировании пользова* тель получает эти товары в свое полное владение и несет за них полную ответствен* ность. Резервированные количества не включаются в процедуры планирования, выполняемые программой. Для того, чтобы зарезервировать товар для нового заказ продажи, необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать заказ продажи 2. Создать строку с товаром 3. Ввести количество товара в поле Кол-Во

Примечание. Количество в поле Наличие, показанное в правой части, вы* ражено в базовых единицах измерения. Они могут отличаться от единиц измерения продажи, указанных в строке заказа продажи. Для просмотра базовых единиц измерения, единиц измерения продажи и единиц изме* рения покупки, настроенных для данного товара, щелкнуть Товар Карточка в правой части.

458

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. При вводе в выбранную строку количества товара значение в поле Наличие соответственно уменьшается. Другими словами, в поле На* личие указано количество, остающееся после ввода количества в строке.

Теперь продавец должен зарезервировать данную строку продажи из существу* ющих или будущих запасов. 1. Последовательно выбрать пункты Функции > Резервировать для отображения окна Резервирование. В этом окне отображаются количества товара, доступные для резервирования. Обычно программа предоставляет возможность резервирования товаров из: • •

существующих запасов (представленных товарнымиучетными операциями в стро* ке) или открытых заказов покупки (либо других входящих заказов, таких как заказы на перемещение или производственные заказы)

В окне Резервирование каждый вариант представлен соответствующей строкой со сводкой общего нерезервированного и резервированного количества по всем товарным учетным операциям и всем строкам открытых заказов покупки соответ* ственно. Программа позволяет просматривать список отдельных операций, состав* ляющих общее количество. Для просмотра детальных операций из которых получено значение поля Общее Количество нужно в окне Резервирование выбрать нужную строку, и последователь* но выбрать пункты Строка > Свободно Для Резервирования . (Также можно нажать клавиши (Ctrl) + (F5) (F5). Откроется окно Свободно — Покупка Строки или Свободно — Товар Книга Опер. В этом окне содержатся общие сведения о строке источнике резерва, а также под* робная информация о количестве в неучтенных строках и существующих резерви* рованиях в строке покупки. В поле Текущее Резерв. Кол-Во указано резервируемое количество. В окне Резервирование поле Кол-во для Резерв. в заголовке содержит количе* ство, скопированное из поля Кол*во строки, для которой выполняется резервиро* вание. Если была уже выполнена частичная отгрузка, то резервируемое количество соответствует полю Баланс Кол-во. Иногда возникают недоразумения, связанные с тем что программа продает в одних единицах измерения, а резервирует в других. В частности, в поле Кол-Во Для Резерв . указываются базовые единицы измерения, а не единицы измерения продажи. Перерасчет основан на пересчетах одной единицы измерения в другую. Для проведения резервирования программа предоставляет три варианта резер* вирования товаров: • • •

Авто Резервирование . Автоматическое резервирование товаров в окне Резервирование. Резервирование из Тек. Строки . Резервирование товаров из выбранной строки резервирования. Этот вариант предполагает резервирование вручную. Отменить Резерв. Из Текущей Строки . Отмена резервирования товаров из выб* ранной строки резервирования.

В окне Резервирование нужно выбрать либо автоматический либо ручной ре* зерв.

Глава 29. Управление заказами продажи

459

Программа обновляет поля Резервировано и Свободное Кол-Во в соответствии с выполненным резервированием.При использовании функции автоматического резервирования программа резервирует товары из товарных учетных операций пе* ред резервированием товаров из строк заказа покупки. Примечание. Для более гибкого управления запасами пользователям ре* комендуется самостоятельно выбирать товары, используя вариант Резервирование Из Тек. Строки вместо автоматических функций программы. При резервировании программа создает операцию резервирования. Для того, чтоб убедиться, что программа действительно зарезервировала товара нужно: 1. В заказе продажи выбрать строку зарезрвированного товара и последовательно нажать Строка > Операции Резервирования . В открывшемся окне указано, что заданное количество было зарезервировано на соответствующем складе.

Статус документа Поле Статус в документе позволяет определить, открыт ли документ или уже за* пущен. Если документ имеет статус Открыт, это означает, что в него еще вносятся из* менения, и он не был освобожден для передачи на следующий этап (например, для складской обработки). Статус Выпущен указывает на то, что продавец закончил ввод данных заказа и заказ готов к следующему этапу обработки. Сведения (цена, валюта, количество и т. д.) в выпущенном заказе нельзя изменять без повторного открытия заказа. Про* давец может использовать пакетный учет для учета только запущенных заказов. Это позволяет разделить операции ввода и учета заказов. Существует два способа выпуска заказа: • •

Автоматически, после учета одной отгрузки для заказа. Вручную, с помощью функции выпуска (Функции > Выпустить, или с помощью сочетания клавиш (Ctrl) + (F11) (F11).

Запуск вручную обычно применяется в компаниях, использующих отдельную складскую среду. Примечание. Статус документа, назначенный заказу, не имеет никакого отношения к расчету наличия товара в заказе. Другими словами, даже если заказ не был запущен, он включается в общие расчеты наличия .

Учет заказов Учет заказа предполагает передачу финансового значения транзакции в специаль* ные счета главной книги. Кроме того, количественные и финансовые данные тран* закции передаются в так называемые вспомогательные книги, например в книги товарных учетных операций и учетных операций клиента (со связанными запися*

460

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ми цены), которые, среди прочего, используются для расчета статистики продаж и товарных запасов. Поскольку любая транзакция продажи, включающая продажу товаров клиенту, содержит определенные сведения о количестве и стоимости (цена и себестоимость), функция учета в Microsoft Navision соответствующим образом разделена на две час* ти: учет отгрузки (изменение количества) и учет счета (изменение стоимости). При учете счета эти два действия выполняются одновременно и не могут быть разделе* ны во времени. Однако при учете заказа можно сначала зарегистрировать отгрузку, отложив выставление счета на более позднее время. Эта возможность позволяет компаниям быть гибкими, а также позволяет им получать преимущества от исполь* зования функций программы, поддерживающих данный процесс. Эти функции включают: • •

Возможность объединения нескольких отгрузок в одном счете. Возможность отменять запись количества для учтенной отгрузки, по которой еще не был выставлен счет.

В следующем разделе содержится описание процедуры учета продаж в Microsoft Navision, включая учет частичных отгрузок, а также объединение накладных.

Отгрузка Поля Кол-во для Отгрузки и Кол-Во Для Выст. Счета в заказе продажи представля* ют количества, используемые функцией учета. Значения в этих полях заполняются программой автоматически при вводе значения в поле Кол-во строки продажи. Примечание. Если склад, заданный для строки продажи, настроен для использования функций управления складом (например, документов подбора и размещения для запасов/склада), то поля Кол-во для Отгрузки и Кол-во для Выст. Счета остаются пустыми и учет невозможен. Это связано с исходным условием, что фактические задачи отгрузки и выс* тавления счетов выполняются на складе и именно оттуда производится учет заказов. Чтобы продолжить выполнение учета из заказов продажи, продавец должен вруч* ную ввести нужные количества в соответствующие поля строки. При необходимости продавец может уменьшить количества в полях Кол-Во Для Отгрузки и Кол-во для Выст. Счета перед выполнением учета, задав, таким образом, частичную отгрузку и выставление счета для заказа. Чтобы программа могла вы* полнить учет частичной отгрузки (выставления счета), поле Условие Отгрузки в за* головке заказа должно содержать параметр Частичный. Заказ может содержать столько отгрузок и счетов, сколько необходимо для его выполнения. После частичного учета заказа в полях Отгруженное Кол-во и Кол-Во В Учт. Счетах отображается выполненная часть заказа. Для того, чтобы выполнить частичный учет заказа — учесть частичную отгруз* ку, необходимо выполнить следующие действия: 1. Перейти к созданному ранее заказу продажи. 2. В поле Кол-во для Отгрузки изменить количество на необходимое. Далее, для выполнения учета заказа продажи как отгруженного заказа, а не как заказа, по которому выставлен счет, необходимо.

Глава 29. Управление заказами продажи

461

3. Последовательно выбрать пункты Учет > Учесть, а затем выбрать Отгрузить. После выполнения учета программа создает учтенный документ отгрузки, со* держащий все данные отгрузки заказа продажи. 4. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты История > Учт. Отгрузки и перейти к документу, созданному программой. В том случае, если было введено и учтено неправильное количество, продавец может воспользоваться соответствующей функцией программы для отмены учтен* ного количества. Для того чтобы исправить учтенное количество, выполните следующие действия: 1. В учтенной накладной продажи выбрать неправильно учтенную строку товара, нужно последовательно выбрать пункты Функции > Отменить Отгрузку . 2. Чтобы подтвердить выполнение операции, нужно нажать кнопку Да. Программа вставит корректирующую строку с отрицательным количеством, которое требуется скорректировать в учтенном документе отгрузки, и сделает обе строки корректирующими, установив флажок в поле Коррекция. (Воспользуйтесь функцией Показать столбец для отображения поля Коррекция.) Одновременно в поле Отгруженное Кол-во соответствующего заказа продажи задается нулевое значение, а в поле Кол-во для Отгрузки вновь отображается такое же значение, как в поле Кол-Во. Это означает, что процесс учета может быть вновь выполнен для данной строки. Таким образом, при учете заказа продажи как отгрузки отмечается факт, что опре* деленное количество товара покинуло склад компании. Тем не менее, финансовое зна* чение соответствующей транзакции не регистрируется в программе до тех пор, пока заказ продажи не будет учтен как заказ, по которому выставлен счет. С точки зрения программы это означает, что еще не были созданы финансовые операции и учетные операции клиента, а значения себестоимости и цены в созданных товарных учетных операциях равны нулю. Для получения дополнительных сведений о механизме склад* ского учета себестоимости область Расчет Себестоимости Запасов данного руководства.

Выписка счетов и объединенные расходные накладные Учет заказов, по которым был выставлен счет, как правило, выполняется на основе тех же принципов, что и учет отгрузок: Счет по заказу может быть выставлен полностью или частично. При учете заказа, по которому был выставлен счет, сведения о нем передаются в отдельный документ — учтенный счет. Другие особенности учета заказа, как счета: 1. Создаются финансовые операции, операции клиента и операции с НДС. После полного выставления счета, то есть когда ни в одной из строк заказа не остается балансового количества для выписки счета, заказ автоматически удаляет* ся. (Исключение составляют те случаи, когда выписка счета по заказу выполняется через объединенную расходную накладную.) 2. Несколько отгрузок могут быть объединены в одном счете. Для выписки одного счета для нескольких отгрузок необходимо выполнить сле* дующие действия:

462

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Cоздать новый счет — нажатьПродажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Счета. Нажать клавишу (F3) (F3). 4. Ввести данные клиента в заголовок. Чтобы извлечь все учтенные строки отгрузки для данного клиента, нужно вы* полнить следующие действия: 1. В счете продажи последовательно выбрать пункты Функции > Получить Строки Расх. Накладной . 2. Выделить все строки и нажать кнопку Ok. Программа скопирует строки отгруз* ки в счет. 3. Выполнить учет счета. Программа обновит поля Кол-во в Учт. Счетах в соответствующих строках свя* занных заказов продажи. После полной выписки счета по заказу с помощью объединенной расходной накладной программа не удаляет его автоматически. Это необходимо сделать вруч* ную или с помощью пакетного задания Удалить Заказы Продажи. Данное пакетное задание, как и другие пакетные задания, относящиеся к продажам, описывается в приложении Д к настоящей главе. Если бухгалтерам компании требуется учесть большое количество документов продажи, они могут выполнить пакетный учет документов, вместо того чтобы учи* тывать документы по отдельности. Для отображения параметра Пакет. Учет необ* ходимо выбрать Учет в документе продажи. Дополнительные сведения о пакетном учете содержатся в справке.

Глава 30. Цены продажи и скидки

463

Глава 30

Цены продажи и скидки Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Обзор Цены продажи Скидки строк и счетов

Обзор Компании, как поставщики, так и дистрибьюторы, в условиях работы на рынках с изменяющимися ценами и различными заказчиками, часто нуждаются в наличии таких стратегий ценообразования, которые позволили бы им дифференцировать, заинтересовывать и удерживать заказчиков. Одна из типичных стратегий основы* вается на практике, предполагающей наличие некоторого количества индивиду* альных соглашений о ценах с крупными заказчиками и предложения стандартных цен и/или скидок для остальных заказчиков в рамках определенного сегмента или нескольких сегментов рынка. Подобным же образом одно соглашение может охва* тывать и несколько заказчиков, если оно заключается с главным правлением груп* пы компаний, а товары продаются заказчикам, входящим в состав данной коммер* ческой группы. Однако эти стратегии предполагают, что отделы продаж и маркетинга занима* ются разработкой и поддержкой всесторонних комплексных структур ценообразо* вания и скидок. Кроме того, сложность структур цен и скидок увеличивается в свя* зи с локально управляемыми инициативами компаний, такими как специальными акциями по распродаже устаревших товаров или вводу на рынок новых товаров. На фоне постоянно увеличивающегося количества и разнородности товаров в каталогах компаний при непрерывно сокращающемся сроке их существования за* дача поддержания гибких структур цен и скидок может оказаться весьма трудоем* кой и требующей значительных затрат ресурсов. При отсутствии необходимых средств для управления ценами соглашения о ценах и специальные цены продажи хранятся в личных папках, электронных таблицах, документах и т. д. Это часто при* водит к проблемам, связанным с согласованностью цен, что ведет к путанице с це* нами для клиентов или даже к выписке счетов с неправильной ценой. Без сомне* ния, в конечном счете это приводит к недовольству заказчиков и потере заказов или, по меньшем мере, к излишнему объему работ в компании. Вместе с тем, так как Интернет становится предпочтительной формой соверше* ния покупок, наряду с традиционными каналами, такими как центры обработки заказов, почта и факс, независимо от используемого канала должны применяться аналогичные требования к ценам, учитывающие ориентацию на определенный сег* мент рынка.

464

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Блоки Ценообразование строки продажи и Скидка для строки продажи предлага* ют комплексные функциональные возможности ценообразования для тех компа* ний, которым требуется наличие гибких структур цен, позволяющих сосредоточить усилия на повышении объема продаж. В частности, приложение обеспечивает фун* кциональность, характеризующуюся следующими основными возможностями: • • •

Целевые сегменты клиентов. Последовательное и прозрачное ценообразование. Минимизация стоимости обслуживания.

В этой главе демонстрируются указанные выше основные функциональные воз* можности ценообразования в Microsoft Navision. Так как функциональность цено* образования базируется на разграничении цен продажи и скидок, в главе имеется два основных раздела: • •

Цены продажи Скидки, включая скидки строк и счетов

Для ознакомления с типовыми процедурами, связанными с настройкой, исполь* зованием и обслуживанием цен продажи и скидок рекомендуется изучить соответ* ствующие разделы интерактивной справки программы.

Цены продажи Кроме возможности указания информации о цене для каждого конкретного то* вара на карточке этого товара, компаниям предоставляются функциональные возможности, которые существенно облегчают решение задач управления це* нами продажи. Программа автоматически извлекает информацию о цене, хра* нящуюся на карточке товара, чтобы скопировать ее строку заказа продажи для выбранного товара. Эта информация о цене носит, однако, универсальный ха* рактер — она остается прежней при всех ситуациях продажи, независимо от того, существуют ли конкретные соглашения о цене между компанией и клиентами, или имеются различные политики ценообразования, используемые для отлича* ющихся профилей клиентов. Эти соглашения и политики могут базироваться на некоторых условиях, таких как вариант товара и приобретаемое количество, уплачиваемая валюта, дата заказа и т. д. Чтобы осуществлять управление и об* служивание этих альтернативных цен продажи, менеджерам компании необхо* димы расширенные функциональные возможности ценообразования, отличные от использования стандартных карточек товара. Блок Ценообразование Строки Продажи в системе Microsoft Na vision обеспечивает такую комплексную функ* циональность ценообразования. В этом разделе рассматриваются следующие темы: • • •

Настройка альтернативных цен продажи. Использование механизма ценообразования. Обслуживание цен продажи.

Настройка альтернативных цен продажи Чтобы записать альтернативные цены продажи, которые компания установила для своих клиентов/групп клиентов или использует для стратегического сегментирова* ния клиентской базы, менеджеры должны использовать таблицу Цены Продажи.

Глава 30. Цены продажи и скидки

465

Окно Цены Продажи можно открыть как из карточки клиента, так и из карточ* ки товара. В меню Продажи и маркетинг нужно выбрать команду Клиенты и найти карточку нужного вам клиента. Далее следует последовательно выбрать пункты Продажа > Цены, чтобы открыть окно Цены Продажи.

В этом окне агент по продажам может указать те условия, которые требуются, чтобы клиенту могла быть предложена индивидуальная цена единицы для конк* ретного товара. Например, в условиях может содержаться требование принадлеж* ности клиента к определенной ценовой клиентской группе или выполнения по* купки в течение конкретного периода. Специальные цены продажи могут также зависеть от единицы измерения, варианта товара, минимального количества и ва* люты. Кроме того, в таблице цен продажи имеется параметр, позволяющий опреде* лить, следует ли объединять скидки строк и счетов, когда предлагается цена прода* жи. (Управление объединением цен продажи и скидок подробно рассматривается ниже в разделе Разрешение и запрет скидок .) Так как доступ к этому окну выполнен из карточки клиента, для параметра Тип Продажи по умолчанию установлено значение Клиент, а значение параметра Код Продажи по умолчанию соответствует номеру клиента на карточке клиента. Эти значения можно изменять. Для параметра Тип Продажи могут устанавливаться сле* дующие значения: • • • • •

Клиент Клиент Ценовая Группа Все Клиенты Кампания Нет

Значения параметра Код Продажи зависят от выбора, сделанного в поле Тип Продажи. Для того, чтобы настроить цены продажи в зависимости от некоего ми* нимального количества необходимо: 1. Открыть карточку нужного вам клиента. Далее последовательно выбрать пунк* ты Продажа > Цены.

466

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. В окне Цены Продажи в поле Тип Продажи нужно ввести Клиент. В поле Код Продажи нажать кнопку выбора и выбрать нужного вам клиента. 3. Далее нужно определить специальные условия ценообразования: в поле Товар Но. нужно выбрать нужный вам товар, а в поле Миним. Кол-во ввести количе* ство начиная с которого к товару будет указываться специальная цена указан* ная в поле Цена Единицы. 4. В поле Дата Начала нужно ввести нужную вам дату В этом случае менеджеру не требуется вводить дату окончания в качестве усло* вия соглашения о цене с клиентом. Если соглашение повторно заключается на бо* лее позднюю дату, вводится новая строка цены продажи, которая затем принимает предыдущее соглашение. Чтобы реализовать решение о ценообразовании относительно оптовых клиен* тов, менеджер по продажам должен выполнить группировку таких клиентов и при* менить снижение цены для всей группы. Такой подход представляется более эф* фективным по сравнению с записью индивидуальных цен для каждого из клиентов.

Настройка ценовых групп клиентов Для того, чтобы настроить цены на товары для групп клиентов на определенный период времени, необходимо выполнить следующие шаги: 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Настройка > Клиент Ценовые Группы . В этой таблице пользователь может назначить код для ценовой группы клиен* тов. Когда код ценовой группы введен в окне Цены Продажи, программа копирует информацию из таблицы ценовых групп клиентов в соответствующие поля табли* цы Цены Продажи. 2. В окне Клиент Ценовые Группы, если необходимо, нужно создать новый код це* новой группы клиента Поля Разрешить Скидку Строки и Разрешить Скидку Счета предоставляют пользователю возможность объединить альтернативный размер цены, настроенный для определенной группы клиентов с двумя другими типами скидок, которые могут оказаться применимыми к клиентам в конкретных ситуациях продажи. Программа копирует статус этих двух полей, связанных со скидками, в соответствующие поля на строке, содержащей код ценовой группы клиента, выбранный в окне Цены Продажи. Однако пользователь всегда может изменить разрешенные комбинации скидок. 1. В окне Клиент Ценовые Группы нужно последовательно выбрать команды Клиент Ценовая Группа > Цены Продажи 2. В поле Товар Но. нужно выбрать необходимый вам товар и указать значения в полях Цена Единицы, Дата Начала и Дата Конца. 3. Полезно также указать цены на товары для данной ценовой группы клиентов вне указанного периода времени, т.е без указания дат начала и конца Примечание. Ввод этой записи соответствует общему предположению, что покупки клиентов будут зафиксированы в блоке Ценообразование строки продажи и использованы для работы со всей остальной информацией в окне Цены Продажи без дополнительного применения стандартной фун* кции ценообразования на карточке товара.

Глава 30. Цены продажи и скидки

467

Для клиентов, перемещаемых из стандартного ценообразования в блок Ценообразование строки продажи, может потребоваться передача всей информации о цене товара из карточек товара в таблицу цен продажи. Это может быть сделано посред* ством использования пакетного задания Предл. Цены Товаров в Журнале , которое подробно рассмотрено ниже в этой главе. Для того, чтобы присвоить клиенту код специальной ценовой группы, необхо* димо: 1. Открыть карточку нужного вам клиента и на вкладке Счет выбрать в поле Клиент Код Ценовой Группы нужное вам значение

Цены продажи с учетом и без учета НДС Принципы включения/исключения НДС при расчете цены единицы в случае ис* пользования таблицы цен продажи вместо хранения информации о ценообразова* нии на стандартной карточке товара разъясняются в области Финансы данной до* кументации и эти сведения не приводятся повторно в данной главе.

Использование механизма ценообразования Как было определено ранее, целью настройки альтернативных цен в программе является поддержка менеджеров при решении ими задачи постоянного предложе* ния лучших цен для клиентов. Лучшая цена определяется как самая низкая воз* можная цена с самой высокой возможной скидкой строки на дату заказа. Когда менеджер создает заказ для определенного клиента, программа выполня* ет следующие проверки: • •

имеются ли альтернативные цены продажи, настроенные для рассматриваемо* го клиента, и если да, соответствуют ли сведения в строке и заголовок продажи тем условиям, кото* рые необходимы для применения альтернативной цены.

Если удовлетворяются все условия, программа копирует соответствующую цену из окна Цены Продажи в поле Цена Единицы (Без НДС/Вкл. НДС) в строке продаж. Механизм выбора программой лучшей цены в тех ситуациях, когда для клиента имеется несколько настроенных альтернативных цен, подробно рассматривается в разделе Наилучшая Цена в интерактивной справке. Если отсутствуют альтернативные цены, записанные в программе, или не удов* летворяются условия применения альтернативной цены, программа использует в качестве предложения для документа продажи обычную цену единицы, определен* ную в карточке товара. Менеджер по продажам должен создать заказ продажи и информировать кли* ента относительно цены. Кроме того, менеджер может также получить сведения, не имеется ли других условий, на которые может согласиться клиент, чтобы получить лучшую цену. Для того, чтобы ознакомиться со всеми условиями ценообразования для данно* го товара в момент создания заказа продажи, нужно выполнить следующие шаги: 1. Открыть или создать заказ продажи. При заполнении товарных строк нужно обратить внимание на поле Цены Продажи на правой панели. В этом поле ука* зано, имеются ли альтернативные цены для товара на строке, относящейся к соответствующему клиенту. Если поле содержит число в скобках, менеджер по

468

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

продажам может получить сведения об условиях, при которых клиенту могут быть предложены более льготные цены. 2. Щелкнуть в поле Цены Продажи. 3. Выбрать нужную цену в окне Получить цену продажи и нажать ОК Примечание. Окно Получить Цену Продажи можно также открыть, выб* рав строку, а затем последовательно выбрав пункты Функции > Получить Цену. Следует обратить внимание, что некоторые цены доступны только при дости* жении определенных условий, например, специальная цена на товар назначена с определенной даты. Для возможности установления такой специальной цены, кли* енту нужно согласиться отложить свой заказ на определенную дату, а продавцу (ме* неджеру) изменить дату заказа. Вы можете просмотреть цену со скидкой для каждой строки в поле Цена Единицы.

Обслуживание цен продажи Настройка и изменение цен товаров является необходимой задачей, которую ме* неджеры по продажам должны выполнять периодически, чтобы реагировать на из* менения условий на рынке, заключение новых соглашений с клиентами и новые инициативы в сфере продаж. Как было определено ранее, в зависимости от области действия политики цено* образования, компании могут хранить информацию о ценах в карточках товаров, где используется простая структура цены, тогда как в случае более сложных струк* тур применяется таблица цен продажи, в которой определяются и сохраняются от* дельные цены продажи. Обычным является также и комбинированное использова* ние этих двух подходов. В программе имеются два основных средства, облегчающих менеджерам по продажам подготовку и настройку цен продажи. Выбор используе* мого средства зависит от предпочтительной настройки ценообразования. Окно Журнал Цен Продажи используется для ввода изменений в альтернатив* ные цены продажи, которые записаны в таблице Цены Продажи и применяются к конкретному клиенту, группе клиентов или всем клиентам при определенных ус* ловиях. Пакетное задание Коррекция Цен/Себест. Товаров используется для обновле* ния значений, относящихся к цене, в соответствующих полях на вкладке Счет кар* точки товара. Результат выполнения пакетного задания не оказывает влияния на альтернативные цены продажи, но он вступает в силу сразу же после завершения этого задания.

Журнал цен продажи Основной функцией журнала цен продажи является предоставление для менеджеров возможности работы с ценами продаж аналогично тому, как они могли бы это делать с помощью электронной таблицы Excel или других традиционных средств. В частно* сти, за счет обеспечения обзора существующей структуры ценообразования (на базе цен товаров или альтернативных цен продажи) журнал является удобной средой, по* зволяющей менеджеру по продажам эффективным образом выполнять моделирова* ние, трансформирование и обновление информации о ценах.

Глава 30. Цены продажи и скидки

469

Цены продажи, введенные в журнал, являются только предложенными ценами, которые не вступают в силу до тех пор, пока они не реализованы (посредством вы* полнения пакетного задания Выполнить Изменение Цен ). Обычно предложения по изменению существующих цен продажи в журнале могут быть созданы двумя способами: вручную или автоматически.Чтобы запол* нить журнал автоматически, пользователю требуется выполнить одно из следую* щих пакетных заданий: •

•

Предл. Цены Продажи в Журнале . Путем выполнения этого пакетного задания менеджеры по продажам могут создать предложение по ценам продажи едини* цы на основе тех цен продажи, которые указаны в окне Цены Продажи. Можно изменить уже настроенные цены продажи или создать новые цены. Предл. Цены Товаров в Журнале. С помощью этого пакетного задания менедже* ры по продажам могут создать предложение по ценам продажи единицы на ос* нове цен в поле Цена Единицы на карточках товаров. Например, чтобы назна* чить для определенной группы клиентов цену единицы, которая ниже стандартной цены. Цена в поле Цена Единицы на карточке товара не изменяется при выполнении этого пакетного задания.

При завершении указанных пакетных заданий вновь рассчитанные цены еди* ницы отображаются в окне Журнал Цен Продажи. Здесь пользователи могут из* менить те цены единицы, которые их не удовлетворяют, или удалить ненужные строки. Для того, чтобы цены продажи, действительные для одной группы клиентов, сделать применимыми при дополнительном условии для другой группы клиентов, необходимо выполнить следующие шаги: 1. В меню Продажи И Маркетинг последовательно выбрать пункты Товары И Цены > Журнал Цен Продажи . 2. Последовательно выбрать в журнале команды Функции > Предл. Цены Продажи В Журнале. В форме запроса для пакетного задания пользователь может указать, установив соответствующие фильтры, что именно включается в это задание. Путем задания параметров на вкладке Цена Продажи пользователь определяет, каким образом сле* дует выполнить фильтрацию имеющихся записей цен продажи при их копирова* нии в журнал. Ввод значений фильтров на вкладке Параметры определяет, на кого распространяется предложение (клиент, группа клиентов или все клиенты), и зада* ет те условия, при которых применяются цены продажи (указанные на вкладкеЦена Продажи). Сведения о назначении и правилах заполнения каждого из полей формы запро* са см. в интерактивной справке. 1. Нужно установить необходимые вам фильтры 2. На вкладке Параметры выбрать значение Клиент Ценовая Группа в качестве типа продаж. Нажать кнопку выбора в поле Код Продажи, чтобы открыть окно Клиент Ценовая Группа . 3. Далее нужно создать новую группу клиентов, которым вы хотите присвоить цены продажи 4. После этого нужно выбрать вновь созданную группу и нажать кнопку Ок. Так как для этой новой ценовой группы клиентов отсутствуют настроенные для нее альтернативные цены продажи, при выполнении копирования в журнал тех цен,

470

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

которые действительны для существующей группы клиентов, пользователю следу* ет указать на необходимость создания цен. 5. На вкладке Параметры формы запроса установите флажок в поле Создать Новые Цены. 6. Нажать кнопку OK, чтобы запустить пакетное задание. Программа производит заполнение ценовых предложений в таблицеЖурнал Цен Продажи, базируясь на спецификациях пакетного задания.

Как это уже отмечалось ранее, содержимое полей в журнале носит временный ха* рактер, пока не будет выполнено их удаление или передача в таблицу Цена Продажи. 1. Далее нужно последовательно выбрать пункты Функции > Выполнить Изменение Цен и нажать кнопку Да, чтобы удалить предлагаемые изменения цен. Теперь пакетное задание создает альтернативные цены продажи для новой груп* пы клиентов в окне Цены Продажи и удаляет строки предложений в журнале цен. Процедуры и параметры, обеспечиваемые для пакетного задания Предл. Цены Товаров в Журнале, которые доступны также и в журнале цен продажи, идентичны тем элементам, которые уже рассматривались для пакетного задания Предл. Цены Продажи В Журнале. Единственное различие состоит в том, что предложенные цены продажи единицы извлекаются из поля Цена Единицы на карточках товаров, а не из окна Цена Продажи. Имейте в виду, что это пакетное задание не изменяет суммы в поле Цена Единицы на карточке товара. Это является функцией другого пакетного задания — Коррекция Цен/Себест. Товаров .

Настройка цен товара Когда менеджеру по продажам требуется обновить информацию, хранящуюся на карточках товаров, они могут воспользоваться пакетным заданием Коррекция Цен/ Себест. Товаров. В отличие от пакетных заданий, обновляющих альтернативные цены продажи, записанные в окне Цены Продажи, для пакетного задания Коррекция Цен/Себест. Товаров отсутствует связанный с ним журнал. Это означает, что изменения, определенные для пакетного задания, реализуют* ся после его завершения непосредственно на карточках товаров. Кроме того, это

Глава 30. Цены продажи и скидки

471

приводит к тому, что информация о ценах на карточке товара просто заменяется и, таким образом, не сохраняются предыдущие записи с исходными сведениями. Учи* тывая все это, пользователи, прежде чем запускать пакетное задание, должны убе* диться в правильности информации, содержащейся в его форме запроса.

Скидки строк и счетов Политики ценообразования компаний могут включать в свой состав различные виды скидок, предлагаемых для клиентов. Обычно различают три типа скидок: •

•

•

Скидки, Относящиеся К Товару: в системе Microsoft Navision эти скидки опреде* ляются как скидки строк и управление ими выполняется блоком Скидка Для Строки Продажи. Как и при использовании альтернативных цен продажи, эти скидки строк могут предоставляться клиентам при выполнении ими некоторых предопределенных условий, таких, например, как минимальное количество покупки, единица измерения, валюта оплаты и т. д. Аналогичным образом, скид* ки могут предлагаться конкретным клиентам, группе клиентов или всем клиен* там. Кроме того, скидки могут распространяться как на конкретные товары, так и на группу товаров. Скидки Счетов: скидки счетов предоставляются на основе общей суммы сче* та, независимо от продаваемых товаров. Скидки строк и счетов могут объе* диняться. Скидки Оплаты: скидки оплаты предоставляются клиенту только в случае оп* латы им общей суммы счета в пределах определенного временного периода. Подробные сведения о скидках оплаты приводятся в области по управлению финансами данной документации и не обсуждаются в данной главе.

Настройка и обработка скидок строк и счетов рассматриваются в следующих разделах. Однако сначала дается краткое разъяснение тех правил, которые исполь* зуются при учете скидок и при расчете скидок счетов.

Общая настройка скидок Прежде чем использовать механизм скидок для строк и счетов в программе, компа* ния должна принять следующие решения: каким образом требуется учитывать скид* ки; должны ли скидки счетов рассчитываться программой автоматически при со* здании документа продажи, или пользователю следует воспользоваться для расчета скидок соответствующей функцией. Эти решения приводятся в исполнение в окне Продажи и Клиенты Настройка . Чтобы открыть это окно, в меню Продажи И Маркетинг нужно последовательно выбрать пункты Настройка > Продажи И Клиенты Настройка . В поле Учет Скидки на вкладке Общее имеется возможность выбора одного из четырех значений, которые определяют способ учета скидок счетов и строк в глав* ной книге: • • • •

Нет Скидок Скидки Счета Скидки Строки Все Скидки

В принципе, делая выбор значения в этом поле, пользователь может указать, какой из типов скидок применяется и каким образом производится раздельный

472

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

учет скидок в главной книге. Подробные сведения о каждом из значений этого поля см. в интерактивной справке. Если выбран вариант раздельного учета конкретной скидки (строк или сче* тов) или обеих скидок, пользователю необходимо убедиться в следующем: • •

во*первых, в плане счетов уже созданы соответствующие счета (например, счет Продажа Счет Скидки); во*вторых, эти счета настроены в окне Общая Настройка Учета.

Когда выполняется учет документов продаж, программа использует общую биз* нес*группу клиента и общую товарную группу, чтобы извлечь настраиваемый счет в окно Общая Настройка Учета. Если не произведена настройка раздельного учета счетов, они становятся час* тью суммы продаж, учитываемой в счете Продажа.

Скидки строк Настройка скидок строк Для записи скидок цены, которые компания согласовала со своими клиентами или группой клиентов, чтобы стратегически сегментировать клиентскую базу, менед* жеры по продажам должны использовать таблицу Продажа Строка Скидка. Она до* ступна как из карточки клиента, так и с карточки товара. Аналогично таблице цен продажи окно Продажа Строка Скидка позволяет менедже* ру по продажам задать те условия, которым должен отвечать клиент, прежде чем он смо* жет получить цену со скидкой. Например, условия предоставления скидки могут содер* жать требование покупки клиентом определенного количества товара или необходимость выписки счета в указанной валюте. Как и альтернативные цены продажи, скидки строк могут применяться к конкретному клиенту, группе клиентов или всем клиентам. Одна* ко, в отличие от цен продажи, скидки могут распространяться с единственного товара на несколько товаров, сгруппированных на основе некоторых общих характеристик. Для того, чтобы настроить скидки строки для определенных групп товаров и определенных групп клиентов, нужно выполнить следующие шаги: Группы скидок для клиентов настраиваются в окне Клиент Группы Скидки. 1. В меню Продажи и маркетинг нужно последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Настройка > Клиент Группы Скидки . Затем клиенту может быть назначен код, указывающий на группу скидок кли* ента. Этот код дает право на получение цены со скидкой, которая определена для группы. Это выполняется путем выбора соответствующего кода в полеКлиент Группа Скидки в карточке клиента. 2. Открыть карточку нужного вам клиента. Открыть вкладку Счет. 3. Далее нажать кнопку выбора в поле Клиент Группа Скидки, чтобы открыть спи* сок групп скидок для клиентов, выбрать необходимую вам группу и нажатьКлиент Группы Скидки > Продажа Строка Скидка. Откроется окно Продажа Скидки Строки. Обратите внимание, что принадлежа* щие к рассматриваемой группе скидок клиенты могут получить различные скидки в зависимости от группы товара. Распределение товаров по группам скидок базируется на тех же принципах, что и распределение клиентов по категориям: сначала пользователь должен настроить

Глава 30. Цены продажи и скидки

473

группу скидки товаров, присвоив код, назначаемый затем конкретному товару, для которого пользователь хочет применить скидку. 1. В меню Продажи и маркетинг нужно последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Настройка > Группы Скидок . Отображается окно Товар Группы Скидки, в котором показаны настроенные груп* пы скидок на товары. Как уже упоминалось, чтобы использовать функцию скидок строк в программе, не требуется обязательно назначать клиентов и товары в соответствующие группы скидок, так как скидки могут быть настроены для комбинации конкретных клиен* тов и товаров. Для того чтобы создать скидку для определенного клиента для определенного товара, необходимо выполнить следующие действия 1. В карточке клиента последовательно выбрать пункты Продажа > Скидки Строки . 2. В окне Продажа Скидки Строки нужно создать новую строку и ввести в поле Тип Продажи значение Клиент и укажите в поле Код Продажи значение соответству* ющее вашему клиенту. В поле Тип выбрать значение Товар, а в поле Код укажите значение нужного вам товара. 3. Далее нужно ввести значение количества товаров, начиная с которого на товар распространяется скидка — заполните полеМиним. Кол-во. В поле Скидка Строки % следует ввести значение скидки

Использование механизма скидок для строк Целью настройки скидки для строк в программе является поддержка менеджера по продажам при решении им задачи постоянного предложения лучших цен для кли* ентов. После того как выполнена настройка скидок строк и соответствующих условий, при создании менеджером по продажам заказа/счета для конкретного клиента про* грамма производит следующие проверки: • •

имеются ли настроенные для данного клиента скидки строк, и если да, соответствуют ли сведения в строке и заголовке продажи условиям, необходи* мым для применения цены со скидкой.

Если все эти условия выполняются, программа копирует применяемый процент скидки из окна Продажа Скидки Строки в поле Скидка Строки % в строке продажи и вводит рассчитанное значение цены со скидкой в полеСтрока Сумма без НДС/Строка Сумма вкл. НДС. В тех ситуациях, когда для клиента настроено несколько значе* ний процентов скидки, программа выбирает самую высокую скидку, чтобы реали* зовать правило наилучшей цены (которое подробно рассмотрено в разделе интерактивной справки Наилучшая Цена). Если записанные в программе скидки отсутствуют или не удовлетворяются ус* ловия для применения скидки, программа будет использовать в качестве предло* жения на документ продажи стандартную цену единицы (если для клиента не на* строена специальная цена продажи). Как уже отмечалось выше при рассмотрении общих условий, наилучшая цена определяется как самая низкая возможная цена с самой высокой возможной скид* кой для строки на дату заказа. В заказе продажи, в правой панели, в поле Продажа Скидки Строки отобра* жаются номера доступных скидок, для товарной строки, на которую установ*

474

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

лен курсор. Следует щелкнуть это поле, чтобы просмотреть доступные скидки строк. Одновременно, как это указывается числами в скобках, которые помещены рядом с полями Цены Продажи и Продажа Скидки Строки , менеджер по прода* жам может использовать условия, определяющие, имеет ли клиент право на пре* доставление лучшей цены/скидки. Следуя правилу наилучшей цены, программа выбирает более высокую скидку для расчета цены в строке продаж. Обратите внимание на то, что согласно этому правилу, если для скидок строк не указан код какой*либо валюты, настроенный в качестве условия, программа выбирает самую высокую скидку строк, которая дос* тупна в местной валюте. Также следует обратите внимание, что при расчете общей цены продажи могут быть объединены альтернативная цена продажи и скидка строк. Это является ре* зультатом выполнения условия, связанного с настройкой цены продажи (наличи* ем флажка в поле Разрешить Скидку Строки), которое разрешает это объединение.

Скидки счета Независимо от скидок строк, менеджер по продажам может также предложить кли* ентам скидку счета, которая базируется на общей сумме счета. Скидки счета дают* ся в том случае, когда счет превышает минимальную сумму.

Настройка скидок счета В отличие от скидок строк, которые вычисляются программой автоматически при создании строки продажи, автоматический расчет скидок счетов является функци* ей, от использования которой компании могут отказаться. Эта функция может быть настроена в общем окне Продажи и Клиенты Настройка. Поля Расчет Скидки Счета и Расчет Скидки Счета Для НДС ID определяют, про* изводится ли программой автоматический расчет суммы скидки счета в связи с до* кументами продажи и каким образом этот расчет выполняется. Чтобы определить правила для скидок и сервисную плату для различных клиен* тов, менеджеры по продажам должны использовать таблицу скидок счета для кли* ентов. В этой таблице они настаивают код скидки счета, для которой затем может быть определен набор условий: минимальная сумма, проценты скидки и сервисная плата. Когда создается запись для нового клиента, программа автоматически заполня* ет код для скидки счета в поле Код Скидки Счета на вкладке Счет карточки клиента. Программа использует номер клиента в качестве значения по умолчанию при со* здании кода скидки, так как обычно скидки счета предоставляются клиентам в ин* дивидуальном порядке. Пользователь может также настроить несколько групп скидок, чтобы сгруппи* ровать клиентов с идентичным типом скидки счета, путем замены кода по умолча* нию отличающимся кодом. Затем этот код должен быть введен в поле Код Скидки Счета для каждого клиента, который получает ту же самую скидку счета. После задания кода скидки счета в окне Клиент Скидка Счета определяются ус* ловия при которых может быть предоставлена скидка. Окно Клиент Скидка Счета позволяет также пользователю указать сумму сер* висной платы, которую клиент должен заплатить при покупке, полная сумма для которой меньше заданной минимальной суммы.

Глава 30. Цены продажи и скидки

475

Использование механизма скидки счета После завершения настройки кода скидки счета и связанных с ним условий про* грамма позволяет пользователю выполнить расчет скидки счета при выписке счета конкретному клиенту. Как упоминалось ранее, в зависимости от настроек, выполненных в окне Продажи и Клиенты Настройка, этот расчет может быть запущен пользователем вруч* ную или произведен программой автоматически. Чтобы инициировать вручную расчет скидки счета, пользователь должен восполь* зоваться функцией Расчет Скидки Счета, которая запускается из окна заказа или сче* та. Вычисленную сумму скидки счета можно проверить в окне Продажа Заказ Статистика (находясь в заказе продажи, нужно нажать Заказ > Статистика или (F9) (F9)).

Разрешение и запрет скидок Как показано выше, программа дает возможность пользователю объединить аль* тернативные цены продажи (часто сниженные) со скидками строк и счета. Пара* метр, разрешающий скидки строк, доступен в карточке клиента, на строке в окне Клиент Ценовые Группы и в строке цены в окне Цены Продажи. Статус поля Разрешить Скидку Строки в строке цены в окне Цены Продажи име* ет приоритет над установкой аналогичного поля в окне Клиент Ценовые Группы и на карточке клиента. Например, скидка строк будет предоставлена рассматривае* мому клиенту, даже когда она для него отключена, если цена продажи дает ему пра* во на предоставление скидки строк. Согласно этому правилу, если пользователю требуется прекратить предоставле* ние скидок строк определенному клиенту, для реализации этого имеются следую* щие альтернативы. В случае, когда имеются записи альтернативных цен продажи: •

В окне Цены Продажи снимите флажок в поле Разрешить Скидку Строки тех строк, которые дают клиенту право на специальную цену.

Или •

Назначьте клиента в ценовую группу клиентов, для которой скидка строк зап* рещена при любых ценах продаж. В том случае, когда записи альтернативных цен продажи отсутствуют:

•

На карточке определенного клиента снимите флажок в поле Разрешить Скидку Строки.

При управлении скидками счета используются аналогичные принципы, но со следующими отличиями: 1 ) параметр разрешения/запрета скидок счета связан с товаром (и, таким образом, размещается на карточке товара); 2) параметр может быть активирован/деактивирован в строке продажи (или строке цены продажи, если таковая имеется).

476

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 31

Функциональные возможности обслуживания клиентов Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Обзор Замена товара Перекрестная ссылка товара Нескладируемые товары

Обзор В системе Microsoft Dy namics NAV функциональные возможности обслуживания клиентов разделены на 3 блока: • • •

Замена товара Перекрестная ссылка товара Нескладируемые товары

Замена товара Блок Замена Товара позволяет компаниям связывать товары с одинаковыми или похожими характеристиками. Благодаря данной функции компания может пред* ложить клиенту замену товара в следующих ситуациях: •

в случае отсутствия товара на складе, чтобы избежать снижения объемов продаж;

или •

в случае, когда клиента интересует возможность приобретения менее дорогого товара, компания предлагает клиенту дополнительную услугу.

Когда номер товара с заменами введен в строку продажи, программа информиру* ет пользователя о возможности замены. При выборе товара, предлагаемого для заме* ны, поля строки продажи автоматически пополняются информацией о замене.

Перекрестная ссылка товара Блок Перекрестная Ссылка Товара позволяет компании определить товары, для за* каза которых клиент использует номера, отличающиеся от их собственных. При

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов

477

введении внешнего номера товара (используемого, например, клиентом или по* ставщиком) программа находит внутренний номер, используемый компанией для этого товара, и вводит информацию о нем в соответствующие поля строки доку* мента. После этого описания перекрестных ссылок клиента будут распечатываться на всех внешних документах продажи (подтверждение заказа, накладная, счет).

Нескладируемый товар Блок Нескладируемый Товар позволяет компаниям управлять продажей товаров, которые не хранятся на складе. Функция Нескладируемый Товар позволяет пользователю вводить товар в стро* ки продажи, выбирая его из существующего списка нескладируемых товаров (спи* сок может быть создан вручную или импортирован в программу при помощи дата* порта для каталога поставщика). После того как пользователь впервые ввел информацию о нескладируемом товаре в строку продажи, программа автоматичес* ки создает запись о складируемом товаре, присваивает ему уникальный номер и в дальнейшем обрабатывает его как обычный товар. Продажа нескладируемых товаров обычно осуществляется одним из следующих двух способов: •

•

Прямая поставка. Товар от поставщика доставляется непосредственно клиенту. При использовании этого способа компания может покупать и продавать товар, но не участвует в процессе обработки, складирования или доставки. Специальный Заказ. Компания покупает нескладируемый товар у поставщика по специальному заказу клиента. В этом случае специальный заказ доставляет* ся на склад компании и отгружается клиенту. Он может быть отгружен отдельно или вместе с другими заказанными товарами.

В данной главе описываются функциональные возможности каждого из этих трех блоков.

Замена товара Компании часто предлагают клиентам заменить одни товары другими, одинаковы* ми по качеству или имеющими сходные функции. Предлагая клиентам замену то* вара, компании преследуют две цели: •

•

Во*первых, компании могут предложить клиентам широкий ассортимент това* ров разнообразных торговых марок, стилей и ценового уровня. Это позволит клиентам выбрать товары, которые наилучшим образом будут отвечать их ин* дивидуальным потребностям и финансовым возможностям. Во*вторых, позволяя клиентам выбирать из ассортимента товаров, незначитель* но отличающихся по качеству, функциям и цене, компания получает возмож* ность удовлетворить запросы потребителя в случае отсутствия какого*либо то* вара на складе.

Функция замены товара позволяет компании связывать товары с одинаковыми или сходными свойствами. Замена может осуществляться в одностороннем (товар х на то* вар у, но не товар у на товар х) или двухстороннем порядке. Если замена происходит в двухстороннем порядке, товары считаются взаимозаменяемыми. Если товары вза* имозаменяемы, при внесении информации о замене одного товара на другой про* грамма автоматически создает запись об обратной замене для заменяющего товара.

478

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

После внесения информации о замене каждый раз, когда в строку продажи вво* дится номер товара с заменами, в поле Замена заказа продажи с правой стороны отображается номер внесенной замены. Кроме того, когда количество запрошен* ных товаров в строке продажи превышает количество товаров, доступных на скла* де, программа устанавливает флажок в поле Замены Есть окна с сообщением об от* сутствии товара на складе. Если замена выбрана, программа обновляет соответствующие поля в строке продажи.

Настройка замены товара Чтобы использовать функцию замены товара, компания должна создать и настро* ить соответствующие операции замены товара. Для того, чтобы настроить замену для товара, необходимо выполнить следую* щие шаги: 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Товары И Цены > Товары. Открыть карточку нужного вам товара. 2. В окне карточки товара последовательно выбрать пункты Товар > Замены.

Поля в окне Товар Замена Операция содержат информацию о заменяющих това* рах. Номер заменяющего товара заносится в поле Замена Но. Товар может быть заменен другим товаром из числа имеющихся на складе ком* пании либо нескладируемым товаром. Тип заменяющего товара можно выбрать в поле Тип Замены. В поле Взаимозаменяемый с помощью флажка можно указать, вза* имозаменяемы ли данные товары. Чтобы внести примечания об условиях осуществления замены товара, необхо* димо открыть окно Условие, выбрав пункт Условие. После введения условия, про* грамма автоматически устанавливает флажок в поле Условие окна Товар Замена Операция. После создания записи об осуществлении замены программа устанавливает флажок Замена Возможна в строке продажи для этого товара.

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов

479

Чтобы убедиться в этом, нужно выполнить следующее: 1. Открыть заказ продажи 2. Ввести строку с товаром, для которого есть замена 3. Следует обратить внимание, что в панели справа, в поле Замена указано коли* чество замен данного товара Примечание. Поле Замена Возможна в строках продажи по*прежнему дос* тупно. По умолчанию это поле не отображается, так как сейчас информа* ция доступна в правой части панели. Чтобы поле Замена Возможна ото* бражалось в этих строках, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши панель названий полей над строками, выбрать команду Показать столбец и уста* новить флажок рядом с полем Замена Возможна.

Чтобы увидеть заменяющий товар для товара, указанного в строке продажи не* обходимо: 1. Выбрать Замены с правой стороны панели. Окно Товар Замена содержит соответствующую информацию о наличии на складе заменяющих товаров. Информация, содержащаяся в заголовке, копиру* ется из соответствующей строки продажи. В полях Наличие на складе и Кол-во Своб. на Дату Отгрузки указывается соответствующее количество заменяющего товара. 2. При нажатии ОК, в заказе продажи исходный товар будет изменен на замещаю* щий его товар

480

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Перекрестная ссылка товара Функция Перекрестная ссылка товара позволяет компании работать с номером то* вара, используемым другой компанией (например, это может быть номер, который присвоил товару клиент или поставщик), программа может связать ссылкой этот номер с собственным внутренним номером товара. При введении внешнего номе* ра товара в поле Перекрестная Ссылка Но. программа автоматически вносит в заказ продажи внутренний номер товара и информацию о нем. Перекрестная ссылка товара позволяет связать следующие типы номеров товара: • • • •

Пустой Клиент Поставщик Штрих*код

Настройка перекрестной ссылки товара Для использования перекрестной ссылки товара компания должна создать соот* ветствующие записи о перекрестной ссылке товара. Для того, чтобы настроить перекрестную ссылку для товара под определенного клиента, необходимо выполнить следующие действия: 1. В меню Маркетинг И Продажи выбрать Товары И Цены > Товары . Перейти на карточку нужного вам товара. 2. Последовательно выбрать Товар > Перекрестные Ссылки .

В окне Товар Перекр. Ссылка Операции пользователь может указать сведения о перекрестной ссылке товара. Параметры в поле Тип Перекр. Ссылки определяют, для кого (клиента или поставщика) или для чего (штрих*код) используется ссылка. У одного товара могут быть разные номера ссылок для клиента, поставщика и штрих* кода. Параметр Пустой обозначает, что любой номер перекрестной ссылки (напри* мер, внутренняя ссылка, которая носит чисто информативный характер) может быть введен и использован для идентификации товара. В зависимости от того, какой тип ссылки пользователь выбрал в окне Тип Перекр. Ссылки, он может ввести номер клиента, номер поставщика или штрих*код в поле Тип Перекр. Ссылки Но. В поле Перекрестная Ссылка Но. может быть введен номер перекрестной ссылки до 20 знаков длиной. В поле Описание можно вводить до 30 знаков.

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов

481

Поле Отменить Штрихкод можно использовать в случае, когда в поле Тип Перекр. Ссылки выбран штрих*код, который более не является действительным. 1. В поле Тип Перекр. Ссылки выбрать Клиент, а затем в поле Тип Перекр. Ссылки Но. указать номер нужного вам клиента. 2. В поле Перекр. Ссылка Но. нужно ввести саму перекрестную ссылку. Также нуж* но заполнить поля Единица Измерения и Описание. Вы создали запись перекрестной ссылки для нужного вам товара.

Создание заказа продажи с перекрестной ссылкой Для создания заказа продажи с перекрестной ссылкой нужно выполнить следую* щие действия: 1. Открыть или создать заказ продажи. 2. При заполнении товарной строки нажать в поле Перекр. Ссылка Но . кнопку AssistButton, чтобы открыть окно Перекр. Ссылка Список. Примечание. По умолчанию поле Перекр. Ссылка Но . в строке продажи не отображается. Чтобы отобразить его, щелкнуть правой кнопкой мыши на панели имен над строками, выбрать Отобразить столбец и установите флажок в поле Перекр. Ссылка Но. 3. Выбрать номер перекрестной ссылки и нажать кнопку OK. Обратите внимание на то, что номер и описание перекрестной ссылки теперь появились в строке продажи. Также можно убедиться, что перекрестная ссылка отображается при печати. Для этого нужно выполнить следующие действия: 4. Щелкнуть Печать, потом Просмотр, чтобы осуществить предварительный про* смотр заказа. В документе отображается товар и описание номера перекрестной ссылки. Принципы настройки и использования перекрестной ссылки при осуществле* нии покупки товара у поставщика не отличаются от описанных выше.

Нескладируемые товары Функция работы с нескладируемыми товарами позволяет компаниям заказывать, отгружать и выставлять счета на товары, которые обычно не хранятся на складе компании. Функция работы с нескладируемыми товарами может применяться во многих сферах торговой деятельности, но в первую очередь она необходима сотрудникам отделов снабжения и менеджерам по управлению складскими запасами, а также торговым агентам. Функция работы с нескладируемыми товарами позволяет пользователю вводить товар по квоте, заказу продажи и/или счету. Товар можно выбрать из существую* щего списка номеров товаров, полученных от одного или нескольких поставщиков и импортированных в программу. После того как товар какого *либо поставщика был выбран, программа автоматически создает в реестре запись о товаре и присва*

482

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ивает ему уникальный номер. После этого программа поступает с этим товаром как с обычным складируемым товаром. С помощью отчетов компании могут решать, должны ли некоторые несклади* руемые товары обрабатываться так же, как складируемые. В следующем разделе объясняется, как настроить нескладируемые товары, и ил* люстрируется процесс управления продажей таких товаров с помощью данной про* граммы.

Настройка нескладируемых товаров Программа позволяет пользователю настраивать последовательность нумерации и формат для нескладируемых товаров. Чтобы подготовить программу для работы с нескладируемыми товарами, в меню Продажи и маркетинг нужно последовательно выбрать пункты Настройка > Насклад. Товар Настройка. После того, как вы это сде* лаете, появится окно Несклад. Товар Настройка . Два поля этого окна определяют формат номера нескладируемого товара, кото* рый отображается в карточке товара. Номер генерируется программой, когда пользо* ватель впервые вводит данные о нескладируемом товаре в строку документа. Поле Формат Но. содержит 4 параметра, по которым программа может форма* тировать нескладируемые товары. (нужно нажать (F1) (F1), чтобы прочитать определе* ние каждого параметра.) Программа может форматировать номера нескладируемых товаров, используя номер записи, номер товара поставщика и/или код производителя. Поле Разделитель Формата Но . содержит знак, который служит разделителем между элементами формата номера нескладируемого товара, когда в поле Формат Но. пользователь выбирает формат, использующий и код, и номер.

Создание нескладируемых товаров Для использования функции работы с нескладируемыми товарами компания дол* жна сначала задать список товаров, которые программа будет распознавать как не* складируемые. Для этого программа предлагает использовать один из следующих способов: • •

Создание нескладируемого товара вручную. Создание товара с помощью кар* точки нескладируемого товара. Импортирование товара из каталога поставщика. Использование датапорта для импорта списка нескладируемых товаров.

Создание нескладируемого товара вручную Для создания нескладируемого товара вручную, пользователь должен внести ин* формацию о товаре в соответствующие поля карточки нескладируемого товара. Эта процедура аналогична созданию карточки обычного товара. Для того, чтобы создать нескладируемый товар, нужно выполнить следующие действия: 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Товары И Цены > Несклад. Товары. Откроется окно Нескладируемые Товары. 2. На вкладке Общее можно указать общую информацию о товаре. 3. В поля вкладки Счет следует вносить информацию о цене и деталях учета не* складируемого товара.

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов

483

Чтобы работать с нескладируемым товаром в данной программе, пользователь должен обязательно заполнить поля Поставщик Но ., Поставщик Товар Но . и Код Товарной Категории. Информация о коде товарной категории является очень важ* ной, так как нужна для определения учетных групп и методов учета себестоимости, используемых во время проведения транзакций с нескладируемым товаром.Когда заказ продажи на нескладируемый товар создается и учитывается впервые, програм* ма автоматически добавляет запись о товаре в список наличия товаров, создавая карточку этого товара. Чтобы создать карточку товара для нескладируемого товара до проведения транзакции, пользователь должен задействовать функцию Создать Товар, доступную в карточке нескладируемого товара. Обратите внимание на то, что программа присваивает созданному товару номер с форматом, указанным в окне Несклад. Товар Настройка. Также, если открыть карточку товара, созданного из нескладируемого товара, то следует обратить внимание, что в поле Создано Из Несклад. Товара установлен флажок, который указывает на то, что запись была создана из нескладируемого то* вара, преобразованного в складируемый товар.

Импортирование товаров из каталогов поставщиков в виде нескладируемых товаров Поставщики часто создают свои каталоги в электронном формате. Данная програм* ма предоставляет возможность использования датапорта (номер объекта 5700, им* портирование нескладируемого товара), разработанного для импортирования сле* дующего формата с разделением запятыми. Чтобы открыть датапорт, необходимо: 1. В строке меню последовательно выбрать Сервис > Object Designer . Щелкнуть Датапорт.

2. Выбрать объект 5700 и щелкнуть Запустить. Появится окно Импорт Несклад. Товаров. 3. На вкладке Нескладируемый Товар в этом окне пользователи могут установить фильтры для информации, которую они хотят получать из каталогов. Путь к фай* лу, содержащему каталог поставщика, необходимо указать в поле Имя Файла на вкладке Параметры.

484

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Обычно файл с каталогом поставщика не содержит конкрет* ной информации компании, такой как код категории товара. Однако для того, чтобы программа могла обрабатывать информацию о нескладируе* мых товарах, карточка нескладируемого товара должна содержать инфор* мацию о коде категории товара. Самый простой способ добавить эту ин* формацию — использовать функцию Найти и заменить в меню Правка.

Компании могут создавать дополнительные датапорты специально для работы с уникальными форматами определенных поставщиков. Примечание. Используя датапорт, необходимо убедиться, что код производи* теля, номер поставщика, код единицы измерения, код категории товара и код группы продукта, указанные в датапорте, были настроены в программе. Это можно проверить, открыв карточку нескладируемого товара и убедившись, что записи в таблицах, относящиеся к соответствующим полям, уже существуют .

Работа с нескладируемыми товарами Нескладируемые товары обычно продают клиентам в виде прямых поставок или по специальному заказу. При использовании прямых поставок товары доставляются от поставщика клиенту напрямую, в то время как специальный заказ сначала от* правляется на склад компании и лишь после этого доставляется клиенту. Если компания выбирает прямую поставку, она осуществляет покупку и прода* жу, но не участвует в деятельности по обработке, складированию и/или доставке товара. Если компания хочет осуществить поставку заказа, состоящего из обычных и нескладируемых товаров, или наладить постоянное сотрудничество с клиентом, лучшим решением будет обработка заказа продажи как специального заказа. В этом разделе процесс продажи нескладируемых товаров показан на примере прямой поставки. Принципы обработки заказов продажи как специальных заказов сходны с принципами, по которым производятся прямые поставки. Для создания заказа продажи с нескладируемыми товарами по принципу пря* мой поставки, нужно выполнить следующие действия: 1. Сначала создать заказ для нескладируемого товара. Примечание. Создание заказа продажи для нескладируемого товара тре* бует создания записи в поле Код Закупщика . Кроме того, поле Несклад. содержит информацию о том, является ли товар нескладируемым. Одна* ко эти поля не отражаются по умолчанию в данном окне. Для того чтобы вставить данные поля, используйте функцию Показать Столбец. 2. Заполнить поля в заголовке продажи. 3. Чтобы ввести номер нескладируемого товара, продавец может выбрать один из способов: • •

выбрать товар из списка нескладируемых товаров; выбрать товар из списка обычных товаров (при условии, что нескладируемый товар был добавлен в список товаров, имеющихся в наличии).

4. Для выбора товара из списка нескладируемых товаров нужно щелкнуть ции > Несклад. Товары .

Функ-

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов

485

5. Выбрать нужный вам нескладируемый товар и щелкнуть OK. 6. В поле Код Закупщика выбрать Прям Пост, и заполнить поле Количество. 7. Осуществить выпуск заказа, последовательно выбрав пункты Функции > Выпустить либо нажав сочетание клавиш (Ctrl) + (F11) (F11). После этого покупатель(менеджер) должен создать заказ покупки нескладируе* мых товаров, которые компания продает клиенту. Заказы покупки на основе прямой поставки можно создавать двумя способами: • •

Опосредованно: в рамках стандартной деятельности по планированию, исполь* зуя журнал заявок. Напрямую: из заказа покупки.

О каждом из этих способов можно прочитать в соответствующем разделе инте* рактивной справки: Создание заказов покупки опосредованно на основе прямых поставок и Создание заказов покупки непосредственно по прямым поставкам. В случае если покупатель (менеджер) создает заказ покупки на основе прямой поставки напрямую, то необходимо: 1. Создать новый заказ покупки для поставщика. 2. Заполнить поля в заголовке заказа покупки. Заполнить поле Поставщик Счет Но. 3. Щелкнуть вкладку Отгрузка. В поле Продажа Клиент Но . ввести код клиента, для которого выполняется прямая поставка. 4. Далее нужно последовательно выбрать пункты Заказ > Прямая Поставка > Получить Заказ Продажи. Появится окно Продажа Заказ. 5. Строки в этом окне содержат информацию о заказах продажи, созданных для клиента, указанного в поле Продажа Клиент Но. 6. Выбрать строку с заказом продажи, созданным в сценарии 6, и щелкнуть OK. Программа заносит информацию, скопированную из указанного заказа прода* жи, в поля в строке покупки. Программа создала связь между заказом продажи, который будет доставлен на* прямую и соответствующим заказом покупки. Таким образом, пользователь полу* чает возможность просматривать связанный заказ продажи напрямую из заказа по* купки и наоборот. 7. Далее нужно осуществить выпуск заказа покупки. Чтобы осуществить прямую поставку, необходимо обработать соответствующие заказы покупки и продажи согласно правилам осуществления прямой поставки, а именно: 8. Выполнить учет (отгрузить и выставить счет) заказа продажи. Программа автоматически запускает функцию получения данных в связанном заказе покупки и обновляет данные в поле Полученное Кол-Во. 9. Выполнить учет (выставить счет) заказа покупки. Примечание. Вы не сможете выполнить учет заказа продажи со строка* ми, указанных для прямой поставки, до тех пор пока заказ не будет свя* зан с заказом покупки. Примечание. Программа настроена следующим образом: чтобы выставить счет на заказ покупки, необходимо ввести номер счета поставщика. Ввес* ти в поле Поставщик Счет Но несколько знаков по вашему выбору.

486

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 32

Управление заказами покупки Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Обзор Настройка покупок Управление транзакциями покупок Цены и скидки на покупки

Обзор Своевременные покупки по оптимальным ценам не только позволяют повысить эффективность управления запасами компании и снизить расходы на заявки, но и напрямую влияют на умение компании удовлетворять потребности своих кли* ентов. Именно поэтому компаниям необходимо гарантировать для каждой транзак* ции покупки наиболее подходящие условия, такие как время и цена доставки, и правильно регистрировать соответствующие данные о запасах и финансовые дан* ные. Более того, так как многие вопросы дальнейшего соглашения о покупках со* гласовываются с поставщиком еще до стадии покупок, для сотрудников отдела снабжения полезна функция, позволяющая один раз ввести подробности соответ* ствующего соглашения, а затем просто повторно использовать эти данные при фак* тических покупках. В Microsoft Dynamics NAV предусмотрено несколько блоков, поддерживающих обработку транзакций и представляющих собой базовое решение для компаний, стремящихся добиться высокой эффективности своей работы. Вот эти блоки: •

•

• •

Управление заказами покупки. Этот блок включает такие документы, как квоты, контракты и заказы покупки, помогающие сотрудникам, отвечающим за снаб* жение, эффективно управлять процессом покупки. Этот блок предоставляет средства для частичного получения заказа, разделения между получением и вы* пиской счета и для комбинированной выписки счета. Альтернативные адреса заказа . Этот блок упрощает обработку заказов покупки при работе с поставщиками, использующими несколько альтернативных адре* сов доставки. Альтернативные поставщики. Этот блок поддерживает покупки в ситуации, ког* да один и тот же товар поставляется несколькими различными поставщиками. Менеджеры/Закупщики. Этот блок позволяет собирать статистику на уровне от* дельных сотрудников, отвечающих за снабжение.

Глава 32. Управление заказами покупки • •

487

Ценообразование строки покупки . Этот блок помогает вводить альтернативные цены покупки, согласованные с отдельными поставщиками, и работать с ними. Скидка Для Строки Покупки . Этот блок помогает вводить скидки на покупки (в процентах), согласованные с отдельными поставщиками, и работать с ними.

В данной главе описываются основные возможности функций управления по* купками в Microsoft Navision. Два основных раздела этой главы посвящены наи* более общим вопросам обработки транзакций покупок и охватывают следующие темы: • • •

Квота и заказ покупки. Учет заказа. Управление ценами покупок и скидками.

Эта глава начинается с раздела, описывающего настройку вышеупомянутых бло* ков, кроме блоков Ценообразование строки покупки и Скидка Для Строки Покупки , рассматриваемых в отдельном разделе. Список пакетных заданий, отчетов и документов покупки приведен в Приложении Е. Чтобы объяснить, как данная программа помогает компаниям управлять зада* чами, являющимися частью процессов обработки покупок, в этой главе рассматри* вается ряд сценариев и примеров. С обзором типичных процедур, связанных с ре* шением задач управления конкретными покупками, можно ознакомиться в соответствующем разделе интерактивной справки. Чтобы получить дополнитель* ные сведения о функциях работы с платежами в Microsoft Navision, рекомендуется обратиться к материалам области Финансы.

Настройка покупок В этой главе подробно изучаются различные параметры настройки, определяющие функциональные возможности управления заказами покупки. Они рассматрива* ются с точки зрения наиболее типичных задач управления покупками, при этом внимание сосредоточено на физическом потоке транзакций покупок, а не на фи* нансовых потоках. Последние намного подробнее описываются в блоке Финансы данной документации. Настройка покупок состоит из следующих элементов: •

•

•

Настройка покупок и платежей. В зависимости от установившейся практики ком* пании должны определить, как программа будет поддерживать различные ас* пекты транзакций покупок в этих компаниях. Существуют общие параметры настройки, которые программа использует для всех транзакций покупок, неза* висимо от товара и поставщика. Настройка поставщика. Управление данными поставщика является важной час* тью общего управления покупками и финансами компании. Для каждого постав* щика в соответствующей карточке регистрируются основные сведения (такие как название, адрес и т. д.) и подробности (такие как кредитный лимит, выставление счетов, скидки и сроки платежей, валюта, список регулярно поставляемых това* ров и т. д.). Настройка Учетных Групп Для Поставщика определяет связь между конкретным поставщиком и счетами в главной книге. Она выполняется путем назначения поставщика учетной группе, для которой затем настраиваются балансовый от* чет и счет прибыли и убытков.

488

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка покупок и платежей Для того, чтобы осуществить основные настройки покупок и платежей, необходимо: 1. В меню Покупка выбрать Настройка > Покупки И Поставщики Настройка . Настройка полей вкладки Общее определяет возможности программы по уп* равлению заказами покупки. Флажки Накладная Из Счета и Возврат Расх.Накл. Из Кр. Ноты показывают, что компании нужно, чтобы программа автоматически создавала учтенные доку* менты на получение и на обратную отгрузку в момент учета счетов покупки и кре* дит*нот соответственно. Если эти флажки не установлены, программа создает только учтенные счета/кредит*ноты. (Этот параметр настройки важен только в том слу* чае, если кроме блока Выставление счетов покупок компания также использует бло* ки Управление заказами покупки и Управление возвратами.) Флажок Накладная Из Счета необходим, если используются товарные издержки, так как они относятся к поступлению товара. Дополнительные сведения о товарных издержках приведены в этом учебном руководстве ниже. Флажок Внешний Номер Обязателен показывает, что нельзя учесть ни один до* кумент покупки (заказ, счет и кредит*ноту) как документ с выставленным счетом, если в поле Поставщик Счет Но. заголовка покупки не указан номер внешнего до* кумента. Флажок в поле Точный Возврат Себест. показывает, что компании нужно, чтобы программа автоматически выравнивала стоимость каждого товара, возвращаемого поставщику, в соответствии с записью первоначальной покупки. Определение и значения всех других полей вкладки Общее окна Покупки И Поставщики Настройка можно найти в интерактивной справке. Кроме того, поля, оп* ределяющие параметры возврата, подробно описаны ниже в данном учебном руко* водстве.

Настройка поставщиков Карточка поставщика, тип данных и вводимые сведения о поставщике рассматри* ваются в других областях пособия. В данном разделе описываются дополнительные параметры настройки, используемые в программе, чтобы упростить управление данными о поставщике. Они сопровождаются объяснением настройки учетных групп для поставщиков.

Настройка параметров получения Сегодня достаточно часто встречается ситуация, когда помимо основного адреса предприятия, с которого осуществляется доставка товаров заказчикам, поставщик использует альтернативные адреса. Например, у компании могут быть различные склады и производственные площадки, адреса которых отличаются от адреса ос* новного офиса. Работать с такими поставщиками компаниям помогает блок Альтернативный адрес заказа . Если компания получает свои заказы из различных адресов постав* щика, эти адреса могут быть введены в программу в качестве альтернативных адре* сов заказов, а затем сотрудник отдела снабжения сможет выбрать адрес, создавая заказ/счет для поставщика. Альтернативные адреса заказов вводятся в таблице Адрес Заказа, которая может содержать неограниченное количество адресов для каждого поставщика. С каждым

Глава 32. Управление заказами покупки

489

адресом связан код, представляющий такие данные, как номер и название постав* щика. Для того, чтобы просмотреть или настроить несколько альтернативных адресов заказа для одного поставщика, необходимо выполнить следующие шаги: 1. В меню Покупка выбрать Обработка Заказов > Поставщики . 2. Открыть карточку нужного вам поставщика и нажать Поставщик > Адреса Заказов После того как код будет выбран в поле Код Адреса Заказа заказов (счета и кре* дит*ноты), данные адреса заказа появятся в распечатках документов. Все остальные параметры получения находятся на вкладке Поставка карточки поставщика. Для просмотра этих параметров нужно открыть карточку поставщика и выбрать вкладку Поставка. По ряду причин, например, чтобы гарантировать хранение определенных ти* пов товаров на одном складе, компания может предпочесть децентрализованную стратегию размещения. Эта стратегия предполагает, что поставки от поставщиков принимаются на локальные склады, а не на центральный склад. Чтобы отразить эти соображения в программе, компания может связать конкретных поставщиков с конкретными складами. Для этого в полеКод Склада для поставщика вводится склад по умолчанию. Дальнейшие сведения о настройке нескольких складов содержатся в области Управление Запасами данной документации. В зависимости от своего профиля, практики деятельности и местонахождения, поставщики и клиенты могут заключать различные соглашения о том, кто отвечает за транспортировку заказов клиентам (сами поставщики, экспедиторы или клиен* ты) и в какие сроки. Данная программа предлагает возможность ввода всех условий приобретения и поставки (часто основанных на правилах Incoterms), которые за* тем могут быть связаны с конкретными поставщиками. Для того, чтобы настроить методы отгрузки используемые в блоке Покупки, необходимо 1. В меню Покупка выбрать Обработка Заказов > Настройка > Методы Отгрузки . Назначенный поставщику код способа доставки копируется в документы по* купки, отправляемые этому поставщику. Два других параметра настройки на вкладке Поставка влияют на то, как про* грамма будет рассчитывать различные даты получения заказов покупки. Программа использует значение поляРасчет Периода Ожидания для расчета зап* ланированного заказа и ожидаемых дат поступления при условии, что в карточке приобретаемого товара или в каталоге поставщиков товаров не задано значение для расчета периода ожидания. Два календарных поля используются программой для расчета различных дат поступления и доставки в документах покупки. Эти пара* метры настройки подробно описаны ниже в этой документации.

Настройка альтернативных поставщиков Если один и тот же товар поставляется для компании несколькими поставщиками, со* трудникам отдела снабжения может потребоваться зарегистрировать в программе эти комбинации поставщик*товар. Для этого они должны создать в каталоге товаров по* ставщика записи для товаров, регулярно приобретаемых у конкретного поставщика. Для того, чтобы ознакомиться со списком товаров, регулярно приобретаемых у поставщика, необходимо выполнить следующие действия:

490

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Открыть карточку нужного вам поставщика. Последовательно выбрать пункты Покупка > Товары. Кроме указанных товаров, обычно приобретаемых у рассматриваемого постав* щика, каталог товаров поставщика также содержит сведения о периоде ожидания доставки и обо всех специальных соглашениях о ценах и /или скидках с данным поставщиком. Настройка и функции последних описаны в разделе Цены И Скидки на покупки данной главы. Далее описаны подробности настройки учетных групп поставщиков, необходи* мых для завершения настройки поставщика.

Учетная группа поставщика Финансовая стоимость любой транзакции покупки должна быть проведена по со* ответствующим счетам в главной книге. Если компания находит сложным ведение счетов для каждого поставщика, она может объединить несколько поставщиков в одну учетную группу, а затем определить счета для этой группы. Определив критерии для деления своих поставщиков на группы, компания дол* жна настроить соответствующие группы в таблице Поставщик Учетная Группа про* граммы. В этой таблице пользователь может назначить код для каждой выделенной груп* пы, а затем определить счета главной книги для различных категорий сумм, таких как кредиторская задолженность, плата за обслуживание, скидки по платежам, про* цент, дополнительная оплата и т. д. Для того, чтобы настроить учетную группу поставщика, необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Группы Учета > Клиент.

Ввод соответствующего кода в поле Поставщик Учетная Группа вкладки Счет карточки поставщика определяет назначение поставщика в конкретную учетную группу. 2. Открыть карточку поставщика и выбрать вкладку Счет. Выбрать значение в в поле Поставщик Учетная Группа Помните, что каждый поставщик может быть назначен только одной учетной группе поставщиков. При учете транзакции покупки (заказ, счет или кредит*нота), касающейся это* го поставщика, программа использует счета, заданные для учетной группы, к кото* рой относится поставщик.

Глава 32. Управление заказами покупки

491

Примечание. Бухгалтеры также должны назначить поставщикам учетные группы и для обычной деловой деятельности. В этом случае для задания счетов, по которым будут учитываться конкретные транзакции, при на* стройке общего учета код общей бизнес*группы используется в сочета* нии с кодом общей товарной группы. Правила общей настройки подроб* но описаны в области Финансы данной документации. Для каждой учетной группы поставщиков могут быть настроены различные или одинаковые счета в главной книге. Преимущество различных групп с одинаковы* ми счетами заключается в том, что в этом случае бухгалтеры получают гибкие воз* можности распределения поставщиков по группам для отчетов и анализа. Напри* мер, может быть представлена и проанализирована общая сумма кредиторской задолженности для двух групп, представляющих внутренних и иностранных постав* щиков.

Настройка покупателей Если в одной компании работает несколько закупщиков, для каждого из них могут быть настроены нужные параметры и назначен код. Эти коды можно использовать для подготовки статистики и для фильтрации информации в печатаемых отчетах. Для настройки в программе данных о сотрудниках отдела снабжения следуйте про* цедуре настройки для продавцов, описанной в разделе Настройка управления про* дажами данного учебного руководства.

Управление транзакциями покупок В предыдущих курсах вы познакомились с созданием и обработкой простого заказа покупки. В данном разделе подробно описываются возможности программы, под* держивающие наиболее типичные задачи по управлению транзакциями покупок. Приведен весь процесс обработки транзакции, от создания квоты до учета действи* тельного заказа.

Квоты покупки Квоту покупки можно назвать черновиком заказа, в котором закупщики могут зарегистрировать указанную цену предложения поставщика, условия продажи и описание товаров. Если предложение соответствует требованиям и действи* тельно требуется приобрести товары, перечисленные в квоте, можно преобра* зовать квоту в заказ. Аналогично, если нужно пополнить товары на складе, ме* неджеры могут отправить заявку в отдел снабжения, сотрудники которого создадут квоту (которая далее будет отправлена поставщику в качестве заказа покупки). Квота покупки создается абсолютно аналогично заказу покупки. 1. Нужно нажать Покупка > Обработка Заказов > Квоты 2. Создать новую квоту 3. Создать товарные строки При желании, квота покупки может быть преобразована в заказ покупки. Для это* го, необходимо, находясь в квоте покупки, нажать кнопку Создать Заказ.

492

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Заказы покупки Заказ покупки является краеугольным камнем функций управления покупками в Microsoft Navision. Как и в случае заказов продажи, программа поддерживает выполнение сотрудниками отдела снабжения задачи обработки транзакций по* купок, автоматически копируя введенные данные по умолчанию в заголовки и строки заказов, выполняя необходимые расчеты и гарантируя правильное из* менение финансовых записей компании. Кроме того, большинство свойств за* головка и строк заказов покупки — например, подробности доставки, место, количество, единица измерения и т. д. — по сути идентичны аналогичным пара* метрам заказа продажи. Поэтому ниже описываются только свойства, характерные для задач обработки заказов покупки. Для того, чтобы изменить адрес закупки, необходимо: 1. Открыть необходимый заказ покупки 2. Щелкнуть поле Код Адреса Заказа и выбрать нужный вам код. Программа обно* вит данные адреса продавца в заголовке заказа. Если один и тот же товар для компании обычно поставляет несколько постав* щиков, сотрудник отдела снабжения, создавая и обрабатывая заказ для конкретных товаров, может проверить, существуют ли альтернативные поставщики товаров. Записи комбинаций товар*поставщик хранятся в каталоге поставщиков товара, доступном из карточки товара. 3. В заказе покупки в поле Но. первой строки заказа, нажать кнопку выбора, чтобы открыть список товаров. Последовательно щелкнуть Покупка > Поставщики.

Помимо указания типичного поставщика (поставщиков) для рассматриваемого товара, каталог поставщиков товаров также содержит данные о том, заключены ли с данным поставщиком соглашения о специальных ценах и/или скидках. Доступ к этим данным осуществляется с помощью кнопокТовар Поставщик на периоде ожи* дания доставки.

Гибкость планирования Выбрав конкретное значение в поле Гибкость Планирования строки заказа покуп* ки (воспользуйтесь функцией Показать Столбец , чтобы сделать поле видимым), сотрудник отдела снабжения определяет, будет ли рассматриваемый заказ вклю*

Глава 32. Управление заказами покупки

493

чаться в расчеты планирования, выполняемые программой. Если сотрудник от* дела снабжения не хочет, чтобы программа меняла дату получения или количе* ство заказанных товаров, он должен выбрать значение Нет. С другой стороны, если заказ покупки с самого начала был создан в результате планирования заявок (и, следовательно, должен оставаться доступным для возможных изменений), в по* ле Гибкость Планирования должно быть установлено значение Неограниченно. Это позволит программе изменять или сдвигать дату заказа, а также настраивать ко* личество, если заказ еще не был учтен. Значением по умолчанию является Неограниченно. Планирование покупок и управление ими будут представлены ниже в данной документации.

Учет заказов Основы и механизмы учета заказов покупки точно такие же, как и для заказов про* дажи (подробно описанных и проиллюстрированных выше), и поэтому не описы* ваются. Но основные моменты, касающиеся покупок, кратко изложены в следую* щем списке: • • • • • •

Функция учета состоит из двух частей: учет поступления (изменение количе* ства) и счета (изменение стоимости). Поля Кол-во для Получения и Кол-Во Для Выст. Счета заказа покупки представ* ляют количества, на которые ссылается функция учета. Заказы могут быть получены/оплачены частично. Если при учете счета две части приходят одновременно, разделить их по време* ни оказывается невозможно. Учет заказа может быть выполнен путем первоначальной регистрации поступ* ления товаров по заказу, а выставление счета может быть выполнено позднее. Относительно предыдущего момента программа позволяет выполнить следующие действия: (а) объединить несколько поступлений в один счет; (б) отменить запись количества для уже учтенного поступления, для которого еще не выставлен счет.

Цены и скидки на покупки Благодаря возможности задать в карточке товаров сведения о стоимости для каж* дого отдельного товара компании получают инструмент, значительно упрощающий управление ценами покупки. Программа автоматически извлекает данные о после* дней прямой себестоимости, хранящейся в карточке товара, чтобы скопировать ее в строку заказа покупки для рассматриваемого товара. Но природа прямой себесто* имости является универсальной — она одинакова во всех случаях покупок незави* симо от того, существуют ли между компанией и поставщиком соглашения об ин* дивидуальных ценах и/или скидках. Эти соглашения и политики могут использовать множество условий, например купленные варианты и количества товаров, исполь* зуемая валюта, дата заказа и т. д. Поддержка этих альтернативных цен покупок и скидок, гарантирующая покупку по наилучшим ценам, становится важной задачей для отдела снабжения компании. Блоки Ценообразование строки покупки и Скидка для строки покупки предлага* ют функции определения цены, выходящие за пределы возможностей стандартной карточки товара. Функции этих блоков описаны в данном разделе. Из*за различия между ценами покупок и скидками раздел состоит из двух частей: • •

Цены покупки. Скидки строк.

494

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Альтернативные цены покупки Данный раздел содержит объяснение следующих вопросов: • •

Настройка альтернативных цен покупки. Использование механизма ценообразования.

Настройка альтернативных цен покупки Для ввода альтернативных цен покупки, согласованных с поставщиками или груп* пами поставщиков, сотрудники отдела снабжения должны использовать таблицу цен покупки. Окно Покупка Цены доступно как из карточки поставщика, так и из карточки товара. Для того, чтобы открыть окно Покупка Цены необходимо: 1. В меню Покупка последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Поставщики и найти нужного вам поставщика. 2. Последовательно щелкнуть Покупка > Цены , чтобы открыть окно Покупка Цены.

В этом окне сотрудник отдела снабжения может определить условия, которые должны быть выполнены, чтобы для конкретного товара действовала особая цена за единицу, предложенная поставщиком. Например, эти условия могут требовать, чтобы покупка была выполнена в течение конкретного времени. Особая цена по* купки также может зависеть от единицы измерения, варианта товара, минимально* го количества товара и валюты. Для того, чтобы указать специальные цены покупки для определенного постав* щика, нужно выполнить следующие действия: 1. Открыть карточку нужного вам поставщика — Покупка > Обработка Заказов > Поставщики 2. Последовательно выбрать пункты Покупка > Цены 3. В окне Покупка Цены ввести условия, при которых компания может получить более выгодные цены. 4. В поле Товар Но. выбрать нужный вам товар

Глава 32. Управление заказами покупки

495

5. В поле Миним. Кол-во ввести минимальное количество, начиная с которого всту* пает в силу соглашение о специальной цене покупки 6. В поле Прямая Себест. Единицы ввести значение цены покупки 7. В поле Дата Начала ввести ту дату, начиная с которой вступает в силу соглаше* ние о специальной цене покупки

Использование механизма ценообразования Как уже говорилось, цель настройки альтернативных цен в программе состоит в том, чтобы помочь сотрудникам отдела снабжения всегда покупать товары по наи* лучшим ценам. Наилучшая цена определяется как наименьшая возможная цена с максимально возможными скидками для строки на момент заказа. Когда сотрудник отдела снабжения создает заказ покупки для конкретного по* ставщика, программа проверяет следующие положения: • •

существуют ли альтернативные цены покупки для рассматриваемого поставщи* ка, и если да, соответствуют ли данные заголовка и строк заказа условиям использования аль* тернативной цены.

Если все условия выполнены, программа копирует соответствующую цену из окна Покупка Цены в поле Прямая Себест. Единицы (без/вкл. НДС) строки покупки. Если альтернативные цены не введены в программу или если условия применения альтернативных цен не выполнены, программа использует в качестве предложения для документа о покупке обычную стоимость единицы, заданную в карточке товара.

Скидки строк В следующем разделе описана настройка скидок строк и работа с ними. Но сначала кратко поясняются действия, определяющие общие правила учета скидок.

Общая настройка скидок Перед использованием в программе механизма скидок строк компания должна при* нять решение о том, как будут учитываться значения скидок. Эти решения реали* зованы в окне Покупки и Поставщики Настройка . Поле Учет Скидки вкладки Общее предлагает четыре варианта учета скидок строк в главной книге: • • • •

Без скидок. Скидки счета. Скидки строк. Все скидки.

В принципе, выбирая нужное значение этого поля, пользователь может задать тип скидок на покупку, которые (если таковые будут) должны учитываться в главной книге, а также указать, должны ли скидки учитываться вместе или порознь. Подроб* ное описание каждого значения этого поля можно найти в интерактивной справке. Если выбран вариант, определяющий, что скидка для конкретной строки будет учитываться отдельно, пользователь должен гарантировать, что: • •

во*первых, в плане счетов создан выделенный счет (счета), например счет Скидка строки покупки; во*вторых, что он настроен в окне Общая Настройка Учета.

496

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При учете документов покупки, чтобы получить счет, настроенный в окне Общая Настройка Учета , программа использует общую бизнес*группу поставщика и общую товарную группу по данному товару. Если настройка скидок не предусматривает их независимый учет, скидки ста* новятся частью суммы покупки, отправляемой на счет Покупка.

Настройка скидок строк Чтобы ввести скидки, согласованные с различными поставщиками, сотрудники отдела снабжения должны воспользоваться таблицей Покупка Строка Скидка. Она доступна как из карточки поставщика, так и из карточки товара. Подобно таблице цен покупки, окно Покупка Строка Скидка позволяет сотруд* нику отдела снабжения указать условия, которые должны соблюдаться, чтобы дей* ствовала предлагаемая поставщиком цена со скидкой. Например, такие условия могут требовать, чтобы компания купила определенное количество товара или что* бы счет на покупку выписывался в конкретной валюте. Аналогично альтернатив* ным ценам на покупки, скидки строк применяются к конкретному поставщику.

Использование механизма скидок строк Как и в случае с альтернативными ценами покупки, цель настройки скидок строк в программе состоит в том, чтобы помочь сотрудникам отдела снабжения последова* тельно покупать товары по наилучшим ценам. После настройки скидок строк и соответствующих условий, когда сотрудник отдела снабжения создает заказ или счет для конкретного поставщика, программа проверяет следующие положения: • •

настроены ли для данного поставщика скидки строк, и если да, соответствуют ли данные заголовка и строк покупки условиям применения цены со скидкой.

Если все эти условия выполнены, программа копирует процент скидки из окна Покупка Скидки Строки в поле Скидка Строки % строки покупки и вводит рассчи* танную цену со скидкой в поле Прямая Себест. Единицы Без/Вкл. НДС . Если скидки строк в программе не заданы или не выполнены условия примене* ния скидок, программа использует в качестве предложения для документа покупок последнюю прямую себестоимость, заданную в карточке товара (если для заказчи* ка не настроена специальная цена покупки). Настройка и использование скидок строк покупки аналогичны настройке и ис* пользованию цен покупки.

Глава 33. Управление заявками

497

Глава 33

Управление заявками Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Обзор Настройка управления заявками Журнал заявок Дополнительные возможности журнала

Обзор К основным функциям приобретения относятся закупка ресурсов и расход* ных материалов в оптимальных количествах и своевременное внесение их в опись складских запасов. Эффективное выполнение этих действий позволяет компании равномерно работать и своевременно выполнять заказы продажи, повышая свою производительность, особенно в части управления складскими запасами. В приложении Microsoft Dynamics NAV блок Управление заявками предоставляет функции автоматизации этих задач, позволяя сотрудникам отдела закупок эф* фективно и конфиденциально выполнять основные действия по приобретению нужных ресурсов. Журнал Заявок — центральное средство обработки — предлагает следующие фун* кции: • • • • • • •

Расчет подробного текущего плана предложения для заказа покупки. Создание действительных заказов покупки из строк предложений для за* каза. Обработка единиц складского учета, пополняемых путем перемещения, и со* здание соответствующих заказов на перемещение. Автоматическая обработка выделенных строк заказа покупки из других облас* тей приложения. Обработка созданных вручную строк предложений для заказов покупки. Управление потоками данных между соответствующими отделами. Предоставление удобного обзора отдельных затрагиваемых процессов.

Обратите внимание, что функции планирования, предлагаемые в журнале зая* вок, совпадают с аналогичными функциями, предлагаемыми в журнале планиро* вания в области Производство. Разница заключается в том, что планы журнала зая* вок создаются для товаров, пополняемых путем приобретения и перемещения, а планы журнала планирования предназначены не только для приобретаемых и пе* ремещаемых, но и для производимых товаров.

498

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка управления заявками Для успешного использования блока Управление заявками должны быть настрое* ны следующие компоненты: • •

Шаблон журнала заявок. Поля планируемых параметров для товаров и единиц складского учета.

Шаблон журнала заявок Чтобы настроить журнал заявок, сначала необходимо создать для него шаблон в меню Покупка, последовательно выбрав пункты Планирование > Настройка > Заявка Журнал Шаблоны. Настроив один раз шаблон журнала заявок, можно создавать различные журна* лы. Например, это может быть журнал, за который отвечает конкретный сотрудник отдела закупок, или журнал для обработки конкретных товаров. Если открыть жур* нал заявок, последовательно выбрав пункты Покупка > Планирование > Заявки , он окажется пустым.

Параметры планирования Параметрами планирования называется группа полей, расположенных на вкладках Пополнение и Планирование карточек товаров и единиц складского учета. С точки зрения бизнеса параметры планирования следует настроить так, чтобы они отражали поддерживаемые компанией уровни запасов, оптимальные по таким показателям, как рыночная готовность, эффективность хранения и себестоимость. В этом случае учитываются такие рыночные факторы, как время пополнения, се* зонные требования, скидки за количество, вес грузов, расписания доставки, а так* же внутренняя политика компании в части управления запасами. С технической точки зрения параметры планирования управляют расчетами пополнения. Их основные функции сводятся к следующему:

Глава 33. Управление заявками •

499

Настройка интервала времени.

Период времени, задаваемый в поле Цикл Возобновления , определяет, какие требования и какие существующие заказы на пополнение участвуют в расчете на* личия, а также какие заказы на пополнение запасов могут потенциально использо* ваться для заполнения дополнительных требований. Это, в свою очередь, опреде* ляет выдаваемое указание. •

Настройка уровня складских запасов.

Уровень запасов, определяемый в полях Точка Дозаказа и Безоп. Склад Запас Кол-Во, определяет, когда пора пополнять товар. Если проектируемое наличие ока* зывается ниже уровня запасов, программа обнаруживает необходимость пополне* ния. •

Определение количества для заказа.

Программа рассчитывает количества для заказа, покрывающие все суммарные требования. Эти требования включают прогнозируемую потребность, заказы по* купки, а также пополнение уровня запасов. Заказанное количество, как минимум, будет достаточно для пополнения уров* ня запасов. При наличии дополнительных требований программа использует для вычисле* ния заказываемого количества значение поля Политика Дозаказа и связанные поля. Затем с помощью полей модификатора заказа настраивается окончательное коли* чество. Подробное описание роли параметров планирования в расчетах планирования можно найти в документе о планировании. Основные поля кратко описаны ниже. Но рекомендуется ознакомиться в интерактивной справке с дальнейшими указа* ниями по эффективной настройке параметров.

Вкладка Пополнение Для того, чтобы ознакомиться с основными параметрами планирования, нужно открыть карточку товара и затем открыть вкладку Пополнение

500

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Метод Пополнения

Это поле показывает, как товар пополняется, а также какой тип заказа или предложения заказа создается программой. Варианты: Покупка Производство

Расчет Периода Ожидания

Количество времени, требуемое для пополнения товара. Программа использует это поле для вычисления полей даты по строкам заказа и строкам предложения заказа. В строке заказа покупки: Дата заказа + Расчет периода ожидания = Плановая дата поставки

Вкладка Планирование Для того, чтобы ознакомиться с остальными основными параметрами планирова* ния, нужно открыть карточку товара и затем открыть вкладку Планирование

Политика Дозаказа

Программа использует политику дозаказов для вычисления заказываемого количества для пополнения. • Фикс. Кол,во Дозаказа. Программа использует значение поля Кол*во для Дозаказа в качестве стандартного раз* мера лота. • Макс. Кол,во. Программа использует значение поля Мак* сим. Кол*во на Складе для вычисления заказываемого количества. • Заказ. Программа создает заказ для каждого отдельного требования, а цикл дозаказа не используется. • Лот,для,Лота. Программа создает предложение заказа с количеством, соответствующим сумме требований, оп* ределяемых циклом возобновления.

Глава 33. Управление заявками •

501

Пусто. Программа не рассчитывает предложений заказа для товара. Пользователь может выполнить планирова* ние товара вручную

Цикл Возобновления

Планируемое время возобновления товара. Требования, которые подлежат выполнению в рамках цикла дозаказа, группируются вместе. Заказ на пополнение, который подлежит выполнению в рамках цикла дозаказа, может быть запланирован повторно для выполнения потребности

Гарант. Цикл Заказа

Это буферный период, защищающий от задержек периода ожидания пополнения. При расчете строк заказа и строк предложения заказа программа добавляет гарантированный цикл заказа к периоду ожидания. В строке заказа покупки: Плановая дата поставки + Гарантированный цикл заказа + Вход. время обработки склада = Ожидаемая дата поставки

Безоп. Склад Запас Кол*во

В этом поле можно ввести количество товара на складе, нужное для защиты от колебаний спроса и предложения в период ожидания пополнения. Если проектируемое количество запасов меньше безопасного количества складского запаса, программа создает предложение заказа, которое, как минимум, восстанавливает безопасное количество складского запаса

Точка Дозаказа

Это количество, задающее уровень запасов, при достижении которого необходимо пополнить товар. Если проектируемое количество запасов ниже этого значения, программа обнаруживает необходимость пополнения товара и создает предложение заказа, которое, как минимум, пополняет количество товара до данного значения

Кол*во для Дозаказа

Стандартное количество, используемое для всех предложений заказов. Это поле используется с политикой дозаказа Фикс. Кол*во Дозаказа

Максим. Кол*во на Складе

Это количество, используемое в качестве максимального уровня запасов. Программа вычисляет заказываемое количество как максимальный уровень запасов минус безопасное количество складского запаса. Это поле используется только при политике дозаказа Макс. Кол*во

Миним. Кол*во Заказа

После вычисления заказываемое количество может быть изменено на минимально допустимое для заказа значение

Максим. Кол*во в Заказе

После вычисления заказываемое количество может быть изменено на максимально допустимое для заказа значение

Заказать Несколько

Вычисленное заказываемое количество может быть изменено в соответствии с кратностью заказа

502

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журнал заявок Журнал Заявок — это мощный инструмент, заметно упрощающий задачу разработки плана, определяющего, какие товары должны быть заказаны, в каких количествах и когда. Журнал позволяет выполнять два основных пакетных задания: одно рассчи* тывает план, а другое создает действительные заказы в соответствии с планом.

Пакетное задание вычисления плана Пакетное задание Расчет Плана — Заявка вычисляет план заявок на товары или единицы складского учета, которые пополняются с помощью заказа покупки и пе* ремещения.

Наличие товара Анализ заказываемых потребностей начинается с исследования проектируемого наличия товара. Это достаточно простая задача, включающая суммирование всех потребностей и состояние поставок для товара в любой момент времени в течение определенного периода. Вычисление ведется с помощью следующей формулы: Предполагаемое свободное наличие = Запасы на складе + Утвержденный при* ход + Плановый приход – Полная потребность. Отрицательный результат вычисления наличия определяет суммарные требо* вания, представляющие количества товара, которые должны быть пополнены для удовлетворения потребностей.

Предложение пополнения Это пакетное задание определяет наиболее эффективный способ пополнения то* вара и создает строку журнала заявки, которая является предложением заказа по* купки или заказа на перемещение, сопровождаемым соответствующим указанием. Указание описывает, как будут пополняться запасы, а строка заказа содержит под* робности — какой товар, какое количество и соответствующие даты. Строки предложения заказа создаются на основе данных, собранных на теку* щий момент времени. Предлагаемый план следует рассматривать как отправную точку, которой сотрудник отдела закупок может воспользоваться, чтобы выполнить необходимые изменения в соответствии с личными знаниями, опытом и целесооб* разностью.

Указания Программа использует пять вариантов указаний, предлагающих различные спосо* бы пополнения товара. А именно: • • • •

•

Изменить количество. Измените количество существующего заказа на пополне* ние, чтобы учесть измененное или новое требование. Перепланировать. Перепланируйте дату выполнения в существующем заказе на пополнение. Перепланировать и изменить количество . Перепланируйте дату выполнения и измените количество в существующем заказе на пополнение. Создать заказ. Создать новый заказ. Если требование не может быть выполнено с помощью одного из приведенных выше указаний, программа предлагает со* здать новый заказ. Отмена. Отмените существующий заказ на пополнение.

Глава 33. Управление заявками

503

Примечание. Пользователь может определить существующую строку за* каза покупки как фиксированную и неизменяемую. Это означает, что при планировании программа не будет определять указания для данной стро* ки. См. поле Гибкость Планирования в строке заказа покупки.

Пакетное задание Выполнить Указание После того как сотрудник отдела закупок внесет все необходимые изменения в строку журнала заявок и утвердит ее содержание, пакетное заданиеВыполнить Указания — Заявка преобразует строку предложения заказа в строку действительного заказа покупки или заказа на перемещение. Обратите внимание, что по умолчанию установлен флажок Принять Указания. Этот флажок показывает, что строка включена в пакетное задание Выполнить Указания — Заявка и что это пакетное задание преобразует ее в строку заказа. Этот фла* жок можно снять. Для того, чтобы рассчитать потребности товара (метод восполнения = Покупка), необходимо выполнить следующие шаги 1. Открыть карточку нужного вам товара. Следует обратить внимание на такие значение таких полей как Точка Дозаказа, Политика Дозаказа, Кол-во для Дозаказа (закладки Пополнение и Планирование) 2. Открыть журнал заявок ( Покупка > Планирование > Заявки ). 3. В окне журнала заявок последовательно выбрать Функции > Вычислить План , чтобы открыть форму запроса. 4. Ввести нужные фильтры. Например, по таким полям как, Товар, Дата Заказа, Дата Конца. 5. Щелкнуть ОK. Программа рассчитает план и выведет строки предложения заказа в окне жур* нала заявок.

Для того, чтобы воспользоваться предложенными системой указаниями и со* здать заказы из строк журнала заявок, необходимо:

504

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. В окне журнала заявок последовательно выбрать Функции > Выполнить Указание, чтобы открыть форму запроса. 2. Щелкнуть ОK. 3. Строки удаляются из журнала заявок, и создается заказ покупки. 4. Далее можно перейти к вновь созданным заказам покупки

Дополнительные возможности журнала Журнал заявок предлагает ряд дополнительных функций, которые могут представ* лять интерес в зависимости от типов транзакций, выполняемых компанией в своем повседневном бизнесе.

Строки прямой поставки Прямая Поставка — это транзакция, в которой поставщик непосредственно постав* ляет товары клиенту. Компания не получает этих товаров на свой склад, следова* тельно, не тратится время на обработку и другие операции. Компания может заре* гистрировать прямую поставку, создавая заказ покупки на основе заказа продажи. В окне журнала заявок сотрудник отдела закупок может легко получить доступ к предназначенным для прямой поставки строкам заказа продажи и создать соответ* ствующий заказ покупки. Для того, чтобы воспользоваться журналом заявок для осуществления прямой поставки, необходимо выполнить следующие действия: 1. Открыть журнал заявок и последовательно выбрать Функции > Прямая Поставка > Получить Заказы Продажи. Откроется форма запроса пакетного задания Получить Заказы Продажи. 2. При необходимости настроить фильтр. Щелкнуть ОK. Пакетное задание копирует строку заказа продажи с прямой поставкой в жур* нал заявок. Она появляется как предложение заказа покупки. Когда сотрудник отдела закупок проверит эту строку, он сможет легко ее преоб* разовать в действительную строку заказа покупки с помощью пакетного задания Выполнить Указания — Заявка .

Строки журнала планирования Эта возможность важна для большой производственной компании, в которой, ско* рее всего, есть несколько отделов, занимающихся закупками и планированием про* изводства. В производственной сфере сотрудник, отвечающий за планирование производ* ства, использует журнал планирования, чтобы создать план пополнения для всех товаров, производимых, покупаемых и перемещаемых. В журнале планирования этот сотрудник может затем выбрать строки предло* жения заказа для товаров, пополняемых путем приобретения или перемещения, и легко преобразовать их в журнал заявок с помощью пакетного задания Выполнить Указания — План. Подробные сведения об этом пакетном задании приведены в ин* терактивной справке. Эта функция, хотя и инициируемая из модуля Производство, приводит к появ* лению в журнале заявок строк предложения заказа. С этого момента сотрудник от*

Глава 33. Управление заявками

505

дела закупок может редактировать, проверять и преобразовывать эти строки в строки действительного заказа покупки или заказа на перемещение, используя пакетное задание Выполнить Указания — Журнал Заявок .

Строки, созданные вручную Строки в журнале заявок можно также создавать вручную. Практическая необхо* димость в подобных действиях возникает, когда отдельные сотрудники или отде* лы используют журнал для составления списка нужных товаров. В обязанности сотрудника отдела закупок может входить проверка строк предложений заказов и создание заказов с помощью пакетного задания Выполнить Указания — Журнал Заявок.

506

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 34

Товарные издержки Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Обзор Настройка товарных издержек Товарные издержки покупки Товарные издержки продажи Поправки покупок и продаж

Обзор Правильная и своевременная информация о расчете затрат является необходимой предпосылкой для принятия эффективных и компетентных решений в любой тор* говой компании. В качестве минимальной задачи, компании производят регистра* цию и анализ записей о себестоимости, извлекаемых из счетов транзакций покуп* ки и продажи. Однако, так как стоимость распределения, обработки и транспортировки това* ров начинает составлять во многих компаниях все большую долю общей стоимости товарного запаса по сравнению с затратами на закупки и производство, появляется острая необходимость расчета этих затрат. Примерами этих дополнительных зат* рат являются страхование, стоимость перевозки, таможенные пошлины и любые другие расходы, связанные с услугами по доставке и транспортировке. Кроме того, существенное значение приобретает возможность сбора подроб* ной статистики о себестоимости на уровне товаров в тех случаях, когда при расчете прибыли необходимо оценить влияние себестоимости проданных товаров и допол* нительных издержек продажи. В первом случае, компания должна иметь средство, позволяющее произвести распределение дополнительной стоимости приобретения, отображающее расходы (инвентарную себестоимость), связанные с покупкой. Во втором случае, дополнительные расходы, являющиеся частью транзакции прода* жи, должны быть непосредственно связаны с рассматриваемой продажей в каче* стве затрат (нетоварная себестоимость), чтобы правильно рассчитать прибыль. В системе Microsoft Dynamics NAV, чтобы рассчитать как товарную, так и нето* варную себестоимость, относящуюся к издержкам, связанным с транзакциями покупки и продажи, бухгалтеры могут использовать блок Товарные Издержки. Товар* ные издержки, представленные, например, стоимостью счета покупки от транспорт* ного агента для доставки товаров от поставщика, могут быть назначены приходной накладной. Определенные при учете в данной категории, эти товарные издержки становятся частью полной стоимости приобретенных товаров, на которую назна* чены издержки. Кроме того, решение относительно товарных издержек является достаточно гибким, чтобы включать в свой состав средство, позволяющее пользователю ре*

Глава 34. Товарные издержки

507

гистрировать и учитывать дополнительные затраты, независимо от времени реги* страции соответствующего документа покупки или продажи. Таким образом, то* варные издержки могут быть назначены поставке, после того как товары учтены в качестве полученных и внесенных в накладную, и даже после того, как соответ* ствующие товары были проданы. Механизм расчета себестоимости в этой про* грамме гарантирует, что эти издержки свертываются при расчетах значений сто* имости товарного запаса и себестоимости проданных товаров. Функциональность блока поддерживает распределение стоимости издержек на основе количества и суммы. Помимо своей основной цели, заключающейся в поддержке компаний при решении задачи определения и учета дополнительной стоимости, связанной с получением и продажей, возможности блока Товарные издержки являются на* столько многосторонними, что он может использоваться при обработке других ситуаций, связанных с покупками и продажами. Например, в ситуации возврата продажи, когда не требуется фактический возврат товаров в компанию, товар* ные издержки могут использоваться, чтобы зарегистрировать и учесть сумму поправки (в форме кредит*ноты). Другим примером является практика дебето* вания (продажи) транспортных сборов клиента, связанных с доставкой отгруз* ки, или дебетование сборов за пополнение складских запасов, связанных с воз* вратами. В этой главе демонстрируются многочисленные возможности блока Товарные Издержки и объясняется, как эта программа может помочь компаниям при реше* нии ими задачи достижения оптимального управления себестоимостью и при со* здании надежной информационной базы для принятия решений. Наиболее важные сценарии использования, включенные в эту главу, можно поделить на следующие группы: • • •

Товарные издержки покупки. Товарные издержки продажи. Поправки покупок и продаж.

Для получения дополнительных сведений о принципах учета и механизмах, на которых базируются товарные издержки, обратитесь к области Расчет Себестоимости Запасов данной документации .

Настройка товарных издержек Настройка товарных издержек является частью общей настройки системы управ* ления финансами. Компании могут настроить различное число товарных издер* жек, чтобы дифференцировать типы издержек, которые требуются для расчета и для которых необходимо создать статистику стоимости и объема продаж. Для настройки товарных издержек необходимо в менюФинансы последовательно выбрать пункты Наличие > Настройка > Товарные И Ос Издержки . Отображается окно Товарные И ОС Издержки . Как и в случае с товаром, для товарных издержек необходима общая товарная группа учета и товарная группа учета НДС, которые заданы для того, чтобы про* грамма могла определить, в каком счете учитывается сумма издержек. После выполнения настройки соответствующий тип товарных издержек может затем быть выбран в строке документа покупки (продажи). При создании катего* рии товарных издержек отсутствуют какие*либо ограничения на включаемые в ка* тегорию элементы.

508

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Товарные издержки покупки Когда производится покупка товаров у поставщиков, компании часто несут до* полнительные затраты, такие как расходы на фрахт, издержки на погрузо* разгрузочные работы, импортные пошлины и т. д., которые входят в состав об* щей стоимости приобретенного товара и, таким образом, должны быть включены в расчет значения стоимости товарного запаса и себестоимости проданного то* вара. С другой стороны, в зависимости от типа соглашений о продаже компа* нии могут также оплатить эти издержки при доставке поставок клиентам. В этом случае эти издержки отражают расходы, которые являются нетоварны* ми и влияют на расчет полной прибыли компании. В обеих ситуациях бухгалтеры могут использовать программу, чтобы реги* стрировать дополнительные расходы в качестве отдельной категории себесто* имости и связать их непосредственно с теми товарами, к которым они относят* ся. В системе Microsoft Na vision эти расходы определяются как товарные издержки. Регистрация товарных издержек может быть выполнена двумя спо* собами: •

•

В виде отдельного документа (заказ или счет покупки). Обычно этот вариант может применяться, когда счет на итоговую сумму посту* пает через некоторое время после того, как первоначальный документ покупки был учтен, или в тех случаях, когда расходы должны быть назначены документу продажи. В том же самом документе покупки. Этот вариант может быть выбран, когда сумма расходов известна в момент уче* та поставки товаров, к которым относятся издержки.

Дополнительно программа может предложить назначение товарных издержек на выбранные строки документа, которое может затем при необходимости быть из* менено.

Обработка дополнительной прямой себестоимости в качестве товарных издержек Для того, чтобы зарегистрировать товарные издержки, уже после того как был уч* тен счет покупки от поставщика, необходимо выполнить в программе регистрацию этих дополнительных расходов на приобретение и назначить их рассматриваемой покупке. Так как заказ покупки с упомянутой поставкой уже учтен, соответствующие из* держки на перевозку должны быть зарегистрированы в отдельном счете. Для этого необходимо: 1. Открыть счет покупки и заполнить в заголовке сведения о поставщике. 2. В строке счета покупки в поле Тип выбрать значение Товарные Издержки. В поле Но. выбрать необходимое значение товарных издержек 3. В поле Кол-во ввести значение 1, а в поле Прямая Себест. Единицы задать нуж* ное значение стоимости товарных издержек. Этот метод ввода подробных све* дений об издержках используется, когда общая сумма счета применяется ко всей доставке заказа.

Глава 34. Товарные издержки

509

Далее издержки должны быть назначены на учтенный заказ покупки. 4. Нужно выбрать строку товарных издержек и последовательно выбрать команды Строка > Распред. Товарных Издержек . (В качестве альтернативы, можно нажать кнопку выбора в поле Кол-Во Для Назначения на строке покупки.) Отображается пустое окно Товар Издержки Распред. (Пок.) . Это указывает на тот факт, что товарные издержки назначаются на уже учтен* ный документ, а не на строку заказа, созданную в том же документе для определе* ния товарных издержек. В последнем случае строка (или строки) заказа отобразились бы в окне Товар Издержки Распред. (Пок.). Чтобы назначить сумму издержек на учтенный документ, пользователь должен извлечь его, воспользовавшись функциями Получить Строку . Так как счет фрахта относится к заказу покупки, пользователь должен извлечь соответствующие учтен* ные строки получения. 5. В окне Товар Издержки Распред. (Пок.)последовательно выбрать команды Функции > Получить Строки Прих. Накл. Отображается окно Покупка Прих. Накл. Строки . Примечание. Товарные издержки могут быть назначены любому исходя* щему (расходная накладная возврата и расходная накладная продажи) и входящему (приходная накладная по возврату и приходная накладная пе* ремещения) документу. 6. Далее нужно открыть нужный заказ номер и выбрать то количество строчек, на которое будут распределяться издержки и нажать кнопку Ok. Программа копирует выбранные строки в окноТовар Издержки Распред. (Пок.). Теперь пользователь может назначить суммы издержек вручную путем ввода зна* чений в поле Кол-Во для Назначения для всех строк или использовать функцию программы, чтобы выполнить назначение автоматически. Во втором случае об* щая сумма издержек может быть назначена или с равномерным распределением по строкам или с пропорциональным распределением на основе сумм в строках. Для автоматического назначения издержек сумме, необходимо: 1. Последовательно выбрать команды Функции > Предложить Распред. Товарных Издержек. Выбрать нужное значения распределения и нажать кнопку ОК. Сумма издержек распределена теперь пропорционально среди строк заказа покупки. Следует обратить внимание, что в нижней части окна Товар Издержки Распред. (Пок.) имеются поля статуса, которые показывают общую сумму назначаемых из* держек, уже назначенную часть этих издержек и оставшиеся еще не назначенными издержки (как по количеству, так и по сумме). В результате учета счета с товарными издержками программа создает связь между товарами из выбранного заказа покупки и товарными издержками. В частности, так как значение стоимости (полная стоимость приобретенного товара) купленных ранее товаров теперь увеличилась на сумму издержек без увеличения фактического количества, программа создала дополнительную запись значения, которая связана с учтенной товарной операцией для учтенной накладной покупки.

510

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для того, чтобы посмотреть как отразился учет товарных издержек на себестои* мости товаров, на которые эти издержки были распределены, необходимо выпол* нить следующие шаги: 1. В меню Покупка последовательно выбрать пункты История > Учт. Прих. Накл. 2. Выбрать учтенную накладную покупки с товарами. Перейти в учтенные товар* ные операции (Навигатор > Товар Книга Операций > Показать ).

Следует обратить внимание, что количество товаров не изменилось. 3. Далее нужно выбрать первую учтенную товарную операцию для товара и открыть связанные записи значений (нажать сочетание клавиш (CTRL) + (F5) (F5). Создана новая запись значения типа Прямая Себест, отражающая дополнитель* ные затраты счета товарных издержек. Примечание. Дополнительные сведения о принципах учета запасов в сис* теме Microsoft Navision см. в области Расчет Себестоимости Запасов дан* ной документации. На основе записи значения теперь производится включение суммы издержек в расчеты себестоимости и прибыли. Если это требуется, бухгалтеры могут также со* брать статистическую информацию, определенную для каждой категории товар* ных издержек. 4. В поле Показывать в Строках окна Товар Статистика (Покупка > Планирование > Товары) выбрать значение Покупка Товарные Издержки .

Глава 34. Товарные издержки

511

Примечание. Так как назначение товарных издержек изменяет сумму себесто* имости товара без изменения количества учтенной записи, товарные издерж* ки могут использоваться для корректировки ошибок, связанных со значения* ми, которые часто возникают на начальном этапе использования программы.

Обработка нетоварной себестоимости в качестве товарных издержек Кроме расчета подробной статистики о себестоимости приобретенных запасов, многим компаниям важно выполнить расчет нетоварной себестоимости. Эта кате* гория стоимости становится особенно существенной в тех ситуациях, когда компа* нии несут затраты на вывоз товара, которые отражаются на расчете прибыли, или когда они проводят операции с запасами, принадлежащими поставщику или го* ловным компаниям, и, таким образом, с финансовой точки зрения компании не несут каких*либо затрат, связанных с собственными запасами (модель учета, ис* пользуемая в этом случае, часто определяется как без розницы). Примечание. Модель без розницы может быть проиллюстрирована сценари* ем, в котором дочерняя компания функционирует как офис продаж и не имеет каких*либо запасов в собственных помещениях. Все продажи могут быть сде* ланы посредством прямой поставки, а доходы от продажи учитываются в дочерней компании. Головные компании могут затем регулярно отправлять счета покупки дочерней компании для себестоимости проданного товара. Учитываемые как товарные издержки, связанные с продажей, эти затраты будут записаны в качестве издержек продажи (нетоварная себестоимость), и прибыль дочерней компании вычисляется соответственно.

512

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Как отмечалось выше, чтобы вычислить нетоварную себестоимость, связанную с транзакциями продажи, бухгалтеры могут использовать функциональные возмож* ности расчета товарных издержек. Процедура регистрации и учета по существу ана* логична той, которая рассмотрена в предыдущем разделе, с единственным разли* чием, состоящим в том, что сумма товарных издержек назначается на исходящие документы (учтенные накладные по продажам и возврату).

Товарные издержки продаж Обработка товарных издержек продаж В предыдущем разделе представлена функция работы с товарными издержками и показано, как эти возможности могут быть использованы для обработки дополни* тельных (прямых и нетоварных) затрат (расходов на фрахт, упаковку, страхование, таможенные пошлины и т. д.), которые компания может рассматривать в качестве части транзакции покупки или продажи. Когда эти дополнительные затраты оплачиваются клиентом, это может рассматри* ваться как регулярная транзакция продажи, но без вовлечения физических товаров. Компания может затем записать суммы себестоимости в качестве товарных издержек продаж и связать их с соответствующим исходящим документом, то есть с накладной продажи или приходными накладными по возврату. При использовании этого метода компания может создать подробную статистику данных по продажам и доходам. Принципы записи, назначения и учета товарных издержек продаж аналогичны тем, которые применяются для товарных издержек покупки, и в связи с этим не рассматриваются подробно в данном разделе.

Поправки покупок и продаж Как было отмечено во введении, одной из важнейших функций блока Товарные Издержки является облегчение регистрации издержек в стоимости транзакции и суммах цен на уровне товара без воздействия на сведения о наличии товара. Как было показано в пре* дыдущих разделах, этот базовый принцип может использоваться для различных при* ложений в рамках управления финансовым потоком транзакций продаж и покупок. В этом разделе иллюстрируется применение товарных издержек по отношению к поправкам покупок и продаж. Поправка — это термин, часто используемый в связи с возвратами. Например, в ситуациях, когда товары прибывают к клиенту в поврежден* ном виде, компания может предложить ему оставить себе поврежденные товары и зап* латить за них сниженную цену, вместо физического возврата товаров обратно компа* нии. Клиент может затем получить поправку продажи в форме кредит*ноты для уменьшенной суммы. Аналогичным образом, чтобы выполнить корректировку постав* ки с неправильной ценой (без физического возврата участвующих товаров), постав* щик может выставить компании поправку, которая будет зарегистрирована в качестве кредит*ноты типа товарных издержек. Дополнительные сведения о возвратах покупки и продажи см. в области Управление возвратами в данной документации. Для того, чтобы исправить продажу, прошедшую по ошибочно завышеной цене, без возврата товара, нужно выполнить следующие действия:. 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Кредит Ноты, чтобы создать новую кредит*ноту.

Глава 34. Товарные издержки

513

2. Создать заголовок кредит*ноты, заполнив его значениями о клиенте и другой сопутствующей информацией 3. Создать строку (Вы можете воспользоваться функцией Копировать Документ , чтобы извлечь информацию о цене из расходной накладной.) 4. В качестве типа товарных издержек выбрать соответствующее значение. 5. В поле Кол-во ввести значение 1, а для поля Цена Единицы Без Ндс задать кор* ректирующее значение цены (разницу между ошибочной и правильной ценой) 6. Далее нужно назначить издержки на строку продаж в учтенной поставке в кото* рой была допущена ошибка в цене (следует выбрать именно те товарные стро* ки, в которых была произведена ошибка).

7. После этого можно выполнить учет кредит*ноты. Теперь статистика для клиента и продаж товаров обновлена без внесения изме* нений в исходноеколичество поставки (и, таким образам, в наличие товара).

514

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 35

Расчет сроков заказов Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Обзор Обещание заказов клиентам Оценка сроков получения заказа покупки Оценка сроков получения заказа перемещения

Обзор По мере развития электронной технологии увеличиваются число и скорость тран* закций, в результате выясняется, что многие компании управляют множеством мел* ких заказов и имеют дело с требовательными и разборчивыми клиентами. В таких условиях приобретает большое значение возможность предоставления клиентам точной информации о доставке заказов и оценка сроков получения заказов, отгру* женных поставщиками. В программе Microsoft Dy namics NAV функция расчета дат и функция Расчет Сроков Заказов являются краеугольным камнем системы управления заказами про* даж. На основании дат наличия, программа рассчитывает даты доставки и отгруз* ки, соответствующие датам, запрошенным клиентами. Работа программы основывается на двух понятиях: • •

Свободно для обещания (ATP – Available to Promise) Возможно для обещания (CTP – Capable to Pro mise)

Понятие Свободно Для Обещания используется в связи с функцией расчета дат и основано на системе резервирования складских запасов. При использовании фун* кции Свободно Для Обещания программа выполняет проверку наличия свободной (незарезервированной) части складских запасов компании в виде планового про* изводства, закупки, передач и возвратов продаж. На основе даты наличия товаров рассчитывается дата доставки заказчику. Понятие Возможно Для Обещания используется для выполнения сценариев что если. Если в складских запасах нет товаров в наличии и не существует запланированных вхо* дящих заказов, программа может рассчитать самую раннюю дату, на которую смогут быть доступны товары, если они произведены, куплены или перемещены с другого склада. Исходя из даты наличия товаров, программа рассчитывает дату поставки клиенту, созда* ет строки заказа для этой даты и резервирует складские запасы. Функция Возможно для обещания принимает в расчет ограничения по производственной мощности и может быть интегрирована в производственное планирование, производство, перемещение и планирование покупки. Уровень функции Возможно Для Обещания сильно зависит от модели, выбираемой в механизме планирования производственной мощности.

Глава 35. Расчет сроков заказов

515

С помощью функции расчета дат компании могут также делать оценки, касаю* щиеся ожидаемых дат получения заказов от своих поставщиков. Возможности программы по поддержке компаний в обещании заказов для кли* ентов и в оценке сроков получения заказов покупок и перемещений объясняются и иллюстрируются в последующих разделах.

Обещание заказов клиентам В этом разделе вы увидите, как Microsoft Na vision может помочь сотрудникам отдела продаж в предоставлении точной информации о поставке заказа прода* жи. Как описывалось в предыдущем разделе, чтобы выполнить эту задачу, со* трудники отдела продаж могут использовать функцию расчета дат, которая свя* зана с ситуацией Свободно для обещания . Они могут также дополнить ее функцией Расчет сроков заказов , которая связана с ситуацией Возможно Для Обещания. Функция расчета дат основана на серии расчетов, которые в свою очередь бази* руются на ряде дат и сроков. Чтобы лучше разобраться в этой функциональной воз* можности, рекомендуется сначала ознакомиться с терминами и определениями основных дат и сроков, используемых и рассчитываемых программой. Затем мож* но узнать о наборе расчетов, которые основываются на взаимосвязях между этими датами и сроками. Уяснив приведенные выше соображения, можно перейти к изучению следую* щих тем: • •

Как настроить программу, чтобы иметь возможность использовать функцию расчета дат и функцию Расчет сроков заказов. Каким образом программа оказывает поддержку персоналу отдела продаж в уп* равлении процессом обещания заказов продаж, зависящим от требований кли* ентов и наличия товаров.

Определения Требуемая Дата Доставки. Запрошенная клиентом дата, когда заказ должен быть доставлен на его адрес. Эта дата должна вводиться вручную, чтобы влиять на рас* чет дат. Обещаемая Дата Отгрузки. Обещанная компанией дата, когда заказ должен быть доставлен по одному из адресов клиента. Эта дата должна вводиться вручную, что* бы влиять на расчет дат. Плановая дата доставки . Запланированная компанией дата доставки заказа на адрес клиента. Эта дата рассчитывается программой. Если запрошенная дата дос* тавки существует, плановая дата доставки будет той же самой. Плановая дата отгрузки. Дата, на которую заканчивается процесс подбора и то* вары отгружаются со склада. Эта дата рассчитывается программой. Дата Отгрузки. Дата, на которую товар должен быть доступен в складских запа* сах. Процесс подбора может начинаться на данную дату. Эта дата рассчитывается программой. Исход. Время Обработки Склада . Время, необходимое на подбор, упаковку и маркировку товаров заказа. Время Отгрузки . Время между отгрузкой товаров со склада до их доставки по адресу клиента.

516

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Расчеты С помощью функции расчета дат персонал отдела продаж может предоставить кли* енту точную дату доставки заказов на его адрес. Программа предоставляет поддерж* ку персоналу отдела продаж двумя способами: • •

На основе наличия товаров программа рассчитывает самую раннюю из возмож* ных дат доставки в случае, когда клиент не запрашивает дату доставки. На основе наличия товаров программа проверяет, может ли быть удовлетворена дата доставки, запрошенная клиентом/обещанная сотрудником отдела продаж.

Для реализации этих двух действий программа выполняет набор расчетов, ко* торые основываются на датах, введенных сотрудником отдела продаж, и на инфор* мации, заданной в программе. Чтобы рассчитать самую раннюю дату доставки заказов, для которых клиент не запросил дату доставки, программа устанавливает дату отгрузки равной текущей рабочей дате и на этом основывает дату наличия. Если товары имеются в наличии на эту дату, программа выполняет прямой расчет, чтобы определить дату, когда за* каз может быть доставлен по адресу клиента. Эти расчеты могут быть представлены следующими формулами: •

Дата отгрузки + Время исходящей складской обработки = грузки

Плановая дата от*

и •

Плановая дата отгрузки + Время отгрузки = Плановая дата доставки.

Чтобы проверить, может ли соблюдаться дата доставки, запрошенная клиен* том/обещанная сотрудником отдела продаж, программа устанавливает плановую дату доставки равной запрошенной/обещанной дате доставки и выполняет обрат* ный расчет для определения даты, когда товары должны быть в наличии, чтобы выполнить запрос клиента/обещание сотрудника отдела продаж. Эти расчеты могут быть представлены следующими формулами: •

Плановая дата доставки – Время отгрузки = Плановая дата отгрузки и

•

Плановая дата отгрузки – Время исходящей складской обработки = Дата от* грузки.

Чтобы выполнить проверку наличия, программа использует дату отгрузки, ко* торая является рассчитываемой датой наличия. Если товары доступны на эту дату, программа подтверждает, что запрошенная/обещанная дата доставки может быть выполнена, и для указания на такую возможность устанавливает плановую дату доставки равной запрошенной/обещанной дате доставки. С помощью этого спосо* ба координирование между расчетом сроков и проверкой наличия возлагаются на дату отгрузки. Если программа определяет, что товары недоступны на текущую рабочую дату (когда нет запрошенной/обещанной даты доставки) или на рассчитываемую дату наличия (когда имеется запрошенная/обещанная дата доставки), тогда сотрудник отдела продаж может выбрать использование характеристики Возможно для обеща* ния для функции Расчет Сроков Заказов. На основе новых дат программа пересчиты* вает все другие связанные даты в соответствии с формулами, определенными выше.

517

Глава 35. Расчет сроков заказов

Программа также пересчитывает все связанные даты, если сотрудник отдела продаж выбирает изменение вручную любой из дат, задействованных в расчетах дат. Существует порядок приоритетов использования программой дат, вводимых в заголовок продаж при расчете всех связанных дат в строках. Эти приоритеты иллю* стрируются следующей таблицей: Обещанная дата доставки

Запрошенная дата доставки

Приоритет 1

√

Приоритет 2

не вводится

√

Приоритет 3

не вводится

не вводится

Дата Отгрузки

√

В качестве начальной точки расчета программой берется дата с наивысшим при* оритетом.

Настройка расчета дат для заказов продаж Настройка расчетов дат на стороне продавца состоит из следующих трех элементов: •

•

•

Настройка времени исходящей складской обработки . Данный параметр пред* ставляет собой время, которое затрачивается на подбор, упаковку и марки* ровку товаров заказа перед отгрузкой. Программа использует время исходя* щей складской обработки в расчете плановой даты доставки и даты отгрузки. Настройка времени отгрузки . Эта настройка может включать определения ти* пов услуг, предлагаемых агентом по доставке, и соответствующее время от* грузки. Настройка Интервала Тестирования Наличия . Этот параметр представляет собой период, в течение которого программой выполняется расчет нали* чия.

Настройка времени исходящей складской обработки В компаниях время исходящей складской обработки может настраиваться: •

в карточке настройки складских запасов; или

•

в карточке склада. Если в компании имеется несколько складов, следует настра* ивать время перемещений для каждого склада. Эта настройка имеет приоритет над настройкой в карточке настройки складских запасов.

Для настройки времени исходящей складской обработки для определенного склада, необходимо: 1. В меню Склад последовательно выбрать пункты Настройка > Склады. 2. Перейти на карточку нужного вам склада Синий и открыть вкладку Склад. 3. В поле Исход. Время Обработки Склада ввести формулу даты (например, 1д). Это значение параметра указывает, что для складского персонала на указанном складе требуется один день на выполнение процедур подбора, упаковки и марки* ровки.

518

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка времени отгрузки Поскольку время отгрузки может зависеть от типа экспедиторских услуг, предлага* емых агентом по доставке, можно выбирать настройку времени отгрузки по каждой экспедиторской услуге. При настройке экспедиторских услуг агента по доставке и времени отгрузки их можно связывать с конкретными клиентами. Затем каждый раз, когда персонал отдела продаж создает заказ продажи для конкретного клиента, программа использует время отгрузки, связанное с экспедиторской услугой агента по доставке и настроенное для этого клиента, чтобы рассчитать плановую дату дос* тавки для рассматриваемого заказа. В компаниях могут также настраивать время отгрузки для каждого отдельного клиента независимо от конкретной экспедиторской услуги агента по доставке. Это делается посредством ввода информации в поле Время Отгрузки на вкладке Отгрузка карточки клиента. В этом случае перезаписывается время отгрузки, связанное с конкретной экспедиторской услугой агента по доставке. Чтобы программа могла использовать время отгрузки в зависимости от агента по доставке и выбираемых экспедиторских услуг, в компании необходимо сначала настроить агентов по доставке и определить их услуги. Для этого необходимо: 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Настройка > Агенты По Доставке . 2. Для каждого из агентов по доставке в компании настраивают число услуг, кото* рые различаются по времени отгрузки. 3. Выбрать агента по доставке и последовательно щелкнуть пункты Строка > Услуги Агента По Доставке. Появится окно Услуги Агента по Доставке . Ниже описывается процедура связывания услуги агента по доставке с конкрет* ным клиентом. Для связывания услиги агента по доставке с конкретным клиентом, необходимо: 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Клиенты. Перейти на карточку клиента и открыть вкладку Отгрузка. 2. В поле Код Агента по Доставке выбрать нужного агента по доставке. 3. В поле Код Услуги Агента по Доставке выбрать нужный вам код. Программа занесет в поле Время Отгрузки значение, соответствующее коду ус* луги агента по доставке. В следующий раз, когда персонал отдела продажи будет создавать заказ прода* жи для данного клиента, программа скопирует информацию об услугах агента по доставке и времени отгрузки из карточки клиента в соответствующие поля на вклад* ке Отгрузка заказа продажи.

Настройка интервала тестирования наличия Интервал тестирования наличия должен настраиваться на информационной кар* точке компании. 1. В меню Администрирование нужно последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Общее > Фирма Информация . 2. Щелкнуть вкладку Отгрузка. Когда персонал отдела продаж запускает функцию Свободно Для Обещания , программа проверяет наличие товара для периода, указанного в Пров.-Налич.

Глава 35. Расчет сроков заказов

519

Период Расчет, начиная с текущего дня, выполняя каждый раз проверку перио* да, равного Пров.-Налич. Врем. Период. Период проверки наличия обычно от* ражает соглашение между компанией и ее клиентами, показывая максимальное время, которое клиенты согласны ожидать выполнения своих требований по заказам.

Настройка функции Расчет сроков заказов Чтобы настроить функцию Расчет сроков заказов, в компании должны задать опре* деленные параметры, которые программа будет использовать в расчетах сроков. Эти настройки задают параметры времени, которые должны использоваться програм* мой для расчета наличия товаров, и указывают, какая таблица будет задействована программой для хранения информации. Сведения о настройке параметров в окне Расчет Сроков Настройка см. в разделе Настройка Расчета Сроков интерактивной справки. Настройка расчета сроков включает следующие параметры: 1. В меню Продажи И Маркетинг последовательно выбратьпункты Настройка > Расчет Сроков Настройка, чтобы открыть окно Расчет Сроков Настройка. Обратите внимание, что в поле Расчет Сроков Шаблон содержится значение Планиров. Это означает, что по умолчанию программа создает в журнале планиро* вания предложения по пополнениям.

Расчет сроков доставки заказа продажи Расчет сроков доставки заказа продажи при отсутствии запрошенной даты доставки Если клиент не запрашивает конкретную дату доставки и товары доступны для отгрузки в день размещения клиентом своего заказа, то расчет сроков достав* ки происходит следующим образом: (необходимо выполнить следующие дей* ствия): 1. Cоздать заказ продажи. 2. Оставить поле Требуемая Дата Доставки пустым. 3. В поле Но. выбрать нужный вам товар. Следует обратить внимание на поля Плановая Дата Доставки , Плановая Дата Отгрузки и Дата Отгрузки в строках продажи.

520

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Программа заполняет эти поля датами из прямого расчета, в котором дата от* грузки устанавливается равной дате заказа. Сначала программа выполняет проверку наличия требуемого количества това* ра на выбранном складе на текущую дату. Когда проверка наличия показывает, что товары доступны на текущую дату, программа выполняет прямой расчет, исполь* зуя данную дату в качестве начальной точки для расчетов. Если клиент не запрашивает какую*либо конкретную дату доставки и товаров нет в наличии в день размещения клиентом своего заказа, то расчет сроков достав* ки происходит следующим образом: 1. 2. 3. 4.

Создать заказ продажи. Заполнить заголовок заказа продажи, в частности поле Продажа Клиент Но. Оставить поле Требуемая Дата Доставки пустым. Создать товарные строки с нужным вам товаром и его количеством.

Программа выведет сообщение, предупреждающее об отсутствии наличия. В карточке предупреждения в поле Первая Дата Наличия выводится расчет* ная дата, когда этот товар поступит на склад. Это означает, что для товара обра* зовано перемещение, создано производство или сформирован заказ возврата продажи и ожидаемая дата получения этого заказа равна указанной в поле Первая Дата Наличия дате. Персонал отдела продаж может использовать эту инфор* мацию, чтобы пересчитать дату, на которую заказ продажи может быть достав* лен клиенту. 5. Нужно нажать кнопку Да на карточке предупреждения. В поле Дата Отгрузки строки продажи ввести дату указанную в поле Первая Дата Наличия предыду* щего сообщения в карточке предупреждения. Программа пересчитывает, соответственно, плановую дату отгрузки и плано* вую дату доставки.

Глава 35. Расчет сроков заказов

521

Примечание. Вместо использования ближайшей даты наличия, предлага* емой программой, персонал отдела продаж может запустить функцию Возможно Для Обещания . Если по какой*либо причине персонал отдела продаж решит изменить дату от* грузки, предлагаемую программой, на более позднюю дату, программа пересчитает все связанные с ней даты. Примечание. Если пользователь изменяет дату отгрузки в заголовке и про* верка наличия для существующих строк продажи показывает, что товары недоступны на новую дату отгрузки, программа не выводит сообщение об отсутствии наличия. Предупреждение появляется только тогда, когда дата отгрузки изменяется в отдельной строке.

Расчет сроков заказа продажи при наличии запрошенной даты доставки Ниже рассмотрены три случая расчета сроков заказа продажи при наличии запро* шенной даты доставки: • • •

запрошенная дата доставки может быть удовлетворена; запрошенная дата доставки не может быть удовлетворена; чтобы удовлетворить запрошенную дату доставки, дата отгрузки должна пред* шествовать текущей дате.

Запрошенная дата доставки может быть удовлетворена В том случае, если запрошенная дата доставки может быть удовлетворена, расчет производится следующим образом:

522

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Создать заказ продажи 2. Заполнить заголовок заказа продажи, в частности, заполнить поле Продажа Клиент Но. 3. В поле Требуемая Дата Доставки ввести нужную клиенту дату доставки. 4. Создать товарную строку с количеством Следует обратить внимание на поля Плановая Дата Доставки , Плановая Дата Отгрузки и Дата Отгрузки в строках продаж: Программа заполняет эти поля датами из обратного расчета при установке пла* новой даты доставки равной запрошенной дате доставки. Программа проверяет наличие товаров для отгрузки на рассчитанную дату отгрузки и оставляет плановую дату доставки без изменений. На основе этих расчетов персонал отдела продаж может теперь отправить под* тверждение клиенту, что его заказ будет доставлен по адресу на запрошенную дату доставки. Если по какой*либо из причин персонал отдела продаж решит изменить время отгрузки и/или время исходящей складской обработки, программа, соответствен* но, пересчитает все даты, связанные с измененными параметрами.

Запрошенная дата доставки не может быть удовлетворена В том случае, если запрошенная дата доставки не может быть удовлетворена, расчет производится следующим образом: 1. 2. 3. 4.

Создать новый заказ продажи. В поле Продажа Клиент Но. выбрать нужного вам клиента В поле Требуемая Дата Доставки ввести нужную клиенту дату доставки. Создать товарную строку с необходимым количеством товара.

Программа выведет сообщение, предупреждающее об отсутствии наличия. Это сообщение появится, так как программа проверяет, имеется ли в наличии требуемое количество товара для отгрузки на дату, которая является днем, когда заказ должен быть отгружен для соблюдения запрошенной даты доставки. Провер* ка наличия показывает, что товары недоступны на эту дату. Примечание. Если пользователь изменяет запрошенную дату доставки в за* головке и проверка наличия для существующих строк продажи показывает, что товары недоступны на рассчитанную дату отгрузки, программа не выво* дит предупреждение об отсутствии наличия. Предупреждение появляется только тогда, когда запрошенная дата доставки изменяется в отдельной строке . Если в поле Первая Дата Наличия окна предупреждения не содержится дата, это означает, что для товара отсутствует перемещение, производство и не созданы за* казы возврата продажи и покупки. 5. Нажать кнопку Да на карточке предупреждения. Персонал отдела продажи может теперь выбрать использование функции Возможно Для Обещания блока Расчет сроков заказов , чтобы рассчитать, когда может быть доступно запрошенное количество. Ниже описывается процедура использо* вания данной функции.

Глава 35. Расчет сроков заказов

523

6. В окне Заказ Продажи нужно последовательно выбрать пункты Заказ > Расчет Сроков. Откроется окно Расчет Сроков Строки. Программа копирует информацию в поле Требуемая Дата Доставки и в поле Оригин. Дата Отгрузки из заголовка заказа продажи и строки соответственно. 7. Последовательно щелкнуть пункты Вычислить > Возможно-Для-Обещания. Программа проверяет, когда может быть доступно необходимое количество то* вара, если его требуется произвести, передать или купить. Затем программа запол* няет поле Ближайшая Дата Отгрузки и на основе этой даты пересчитывает новую плановую дату доставки.

8. Если вы согласны с ближайшей датой отгрузки нужно нажать кнопку Одобрить. Программа копирует даты из полей окна Расчет Сроков Строки в соответствую* щие поля в строках продажи. На основе этих расчетов персонал отдела продаж может теперь проинфор* мировать клиента, что его запрошенная дата доставки не может быть удовлетво* рена. Одновременно персонал отдела продаж может проинформировать клиен* та, что компания способна доставить заказ позже первоначально запрошенной даты. Примечание. После запуска пользователем функции Возможно для обещания программа резервирует требуемое количество для конкретного за* каза продажи и создает строку предложения заявки в журнале планирова* ния модуля Производство. Если пользователь изменяет запрошенную дату доставки после запуска функции Возможно для обещания, строки в жур* нале планирования (заявки) не обновляются.

Чтобы удовлетворить запрошенную дату доставки, дата отгрузки должна предшествовать текущей дате В том случае, если для того, чтобы удовлетворить запрошенную дату доставки, дата отгрузки должна предшествовать текущей дате, расчет производится следующим образом:

524 1. 2. 3. 4.

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Создать новый заказ продажи. В поле Продажа Клиент Но. выбрать нужного вам клиента В поле Требуемая Дата Доставки ввести нужную клиенту дату поставки. Создать товарную строку с необходимым количеством

Программа выполнит расчеты и выведет сообщение о том, что дата отгрузки предшествует рабочей дате. Нажимая кнопку OK, вы принимаете предложенную дату отгрузки. Обратите внимание, что в поле Поздняя Отгрузка Заказа на вкладке Отгрузка установлен флажок. По этому флажку персонал отдела продаж может понять, что либо отгрузка задерживается относительно запрошенной клиентом даты доставки, либо дата отгрузки предшествует рабочей дате. Программа не выводит предупреж* дение в явном виде. В этой ситуации для персонала отдела продаж доступны следующие варианты: •

принять плановую дату доставки и, соответственно, запрошенную дату достав* ки, а также изыскать внутреннее решение для соблюдения этих дат; или

•

установить дату отгрузки равной текущей дате, дать программе возможность пе* ресчитать все сопутствующие даты и предложить новую плановую дату доставки.

Расчет сроков доставки заказа в других ситуациях При создании заказов продаж с запрошенными датами доставки или без них персо* нал отдела продаж может столкнуться с ситуациями, когда по той или иной причи* не он предпочел бы отгрузить заказы на дату, отличающуюся от даты, рассчитан* ной программой. Практика отгрузки заказов конкретному клиенту по определенным дням недели (и, соответственно, при наличии фиксированного графика маршрута) могла бы служить одним из примеров такой ситуации. Другой пример – это когда отгрузка в один и тот же день различных строк продажи с разными плановыми да* тами доставки представляет собой оптимальный вариант как для персонала отдела продаж, так и для клиента. этих и других подобных ситуациях персонал отдела продаж должен сначала ут* вердить новую дату доставки у клиента и затем, после согласия клиента, рассматри* вать эту дату в качестве обещанной даты доставки. После того как эта дата введена в поле Обещаемая Дата Отгрузки , программа устанавливает плановую дату доставки равной обещанной дате доставки и рассчитывает все сопутствующие даты так же, как и в случае запрошенной даты доставки.

Оценка сроков получения заказа покупки В этом разделе будет показано, как использовать функцию Расчет сроков заказов при оценке сроков получения заказа покупки. Чтобы лучше разобраться в возможностях функции Расчет Сроков, предлагает* ся сначала ознакомиться с терминами и определениями основных дат и сроков, используемых и рассчитываемых программой. Затем будет описан набор расчетов, которые основываются на взаимосвязях между этими датами и сроками. Уяснив приведенные выше соображения, можно приступить к изучению следу* ющих тем: •

Как настроить программу на использование функции расчета дат.

Глава 35. Расчет сроков заказов •

525

Как программа оказывает поддержку работе персонала отдела снабжения в уп* равлении процессом получения заказов покупки.

Определения Требуемая Дата Получения. Дата, на которую заказ должен быть доставлен на адрес компании в соответствии с запросом компании у поставщика. Эта дата должна вво* диться вручную, чтобы влиять на расчет дат. Обещаемая Дата Поставки. Обещанная поставщиком дата, на которую заказ бу* дет доставлен на адрес компании. Эта дата должна вводиться вручную, чтобы вли* ять на расчет дат. Плановая Дата Поставки. Дата, на которую компания планирует получить за* каз. Эта дата рассчитывается программой. Ожидаемая Дата Поставки. Дата, на которую, как ожидают в компании, про* цесс размещения будет завершен и товары будут доступны для подбора. Эта дата рассчитывается программой и воздействует на наличие товаров. Дата Заказа. Дата, на которую поставщик должен отгрузить товары, чтобы была соблюдена плановая дата получения. Вход. Время Обработки Склада. Время, необходимое для получения и размеще* ния товаров заказа. Расчет Периода Ожидания. Интервал времени между заказом товаров у постав* щика и получением товаров в компании. Гарант. Цикл Заказа. Буферный период, в котором предусмотрены возможные задержки в процессе производства. Этот параметр влияет на дату наличия товаров для продажи.

Расчеты Функция расчета дат позволяет покупателю оценить дату, на которую заказы будут полу* чены в компании. Программа оказывает поддержку покупателю двумя способами: •

•

Программа рассчитывает ожидаемую дату получения заказов, по которым по* купатель не имеет запрошенной даты получения, принимая во внимание пери* од ожидания, задаваемый поставщиком. Программа рассчитывает дату, когда покупатель должен сделать заказ покупки, чтобы получить его на запрошенную дату.

Для реализации этих двух действий программа выполняет набор расчетов, ко* торые основываются на датах, вводимых покупателями, и на информации, задан* ной в программе. Для расчета ожидаемой даты получения заказов, по которым покупатель не запрашивает дату получения, программа устанавливает дату заказа равной текущей рабочей дате и затем выполняет прямой расчет от этой даты, чтобы определить дату, на которую заказ будет доставлен в компанию. Эти прямые расчеты могут быть представлены следующими формулами: •

Дата заказа + Расчет периода ожидания = Плановая дата получения и

•

Плановая дата получения + Гарантированный цикл заказа + Время входящей складской обработки = Ожидаемая дата получения.

526

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы рассчитать дату заказа для заказа, который должен быть получен на зап* рошенную дату, программа задает плановую дату получения равной запрошенной дате получения и выполняет обратный расчет для определения даты, на которую должны заказываться товары (дата заказа). Чтобы рассчитать ожидаемую дату получения заказа, для которого существует запрошенная дата получения, программа устанавливает плановую дату получения равной запрошенной дате получения и выполняет прямой расчет. Эти расчеты мо* гут быть представлены следующими формулами: •

Плановая дата получения – Расчет периода ожидания = Дата заказа и

•

Плановая дата получения + Время входящей складской обработки (+ Гаранти* рованный цикл заказа) = Ожидаемая дата получения.

Программа пересчитывает также все соответствующие даты, если покупатель изменяет вручную любую из дат, задействованных в расчетах дат. Существуют приоритеты, в соответствии с которыми программа использует вво* димые в заголовок покупки даты при расчете всех связанных дат, присутствующих в строках. Эти приоритеты показаны в следующей таблице: Обещанная дата получения

Запрошенная дата получения

Ожидаемая дата Дата Заказа получения

Приоритет 1

√

Приоритет 2

не вводится

√

Приоритет 3

не вводится

не вводится

√

Приоритет 4

не вводится

не вводится

не вводится

√

В качестве отправной точки расчета программой берется дата с наивысшим при* оритетом.

Настройка расчетов дат для заказов покупки Настройка расчета сроков на стороне покупателя состоит из следующих трех эле* ментов: •

•

•

Настройка времени входящей складской обработки. Когда пользователи настраи* вают время входящей складской обработки, они определяют время, затрачивае* мое на получение и размещение товаров. Программа использует это время для расчета плановой даты получения или ожидаемой даты получения. Настройка расчета периода ожидания . Когда пользователи настраивают расчет пе* риода ожидания, они определяют формулу даты для времени, которое затрачивает* ся на доставку товара в компанию. В альтернативном варианте пользователи могут определить формулу даты для времени, которое требуется поставщику на доставку заказов. Программа использует формулу для расчета даты, на которую планируется получить товары/заказы (когда отсутствует запрошенная дата получения), или для расчета даты заказа (когда существует запрошенная дата получения). Настройка Гарантированного Цикла Заказа. В процессе планирования это время влияет на дату, когда производимые товары будут доступны для продажи. Га*

Глава 35. Расчет сроков заказов

527

рантированный цикл заказа может рассматриваться как буферный период в слу* чае возникновения задержек в процессе производства.

Настройка времени входящей складской обработки В компаниях время входящей складской обработки может настраиваться: •

на карточке настройки складских запасов; или

•

на карточке склада. Если в компании имеется несколько складов, время обра* ботки следует настраивать для каждого склада. Эта настройка имеет приоритет над настройкой на карточке настройки складских запасов.

Для настройки времени входящей складской обработки на определенном скла* де, необходимо выполнить следующие действия: 1. В меню Склад последовательно выбрать пункты Настройка > Склады . Перейти на карточку нужного вам склада Синий и открыть вкладку Склад. 2. В поле Вход. Время Обработки Склада ввести нужное вам время входящей обра* ботки склада в формате даты (например, 1Д). Данная настройка указывает, что для персонала, указанного вами склада, тре* буется один день, чтобы выполнить процедуры получения и размещения, прежде чем товары будут доступы на складе для подбора.

Настройка расчета периода ожидания и гарантированного цикла заказа В компаниях настройка расчета периода ожидания может выполняться: • • •

в окне Каталог Товаров Поставщиков; на карточке товара (если для товара существует единица складского учета, тогда на карточке единицы складского учета); на карточке поставщика.

Программа использует настройку расчета периода ожидания в том же порядке приоритетов, который показан в приведенном выше списке. В компаниях гарантированный цикл заказа может настраиваться или на кар* точке товара, или на вкладке Планирование в окне Производство Настройка. Здесь применяется термин Стандартный Запас По Времени . Программа использует на* стройку стандартного запаса по времени в окне Производство Настройка , только если этот параметр не настроен на карточке товара. Так как данное время относит* ся к производственным компаниям, для непроизводственных компаний рекомен* дуется устанавливать это время равным нулю на карточке товара или удалять его как из окна Производство Настройка, так и из карточки товара. В ситуации, когда несколько поставщиков поставляют одинаковые товары, в компаниях можно настраивать поставщиков для каждого товара. Данную настрой* ку следует выполнять в окне Каталог Товаров Поставщиков. 1. В меню Покупка последовательно выбрать пункты Товары И Себестоимость > Товары. 2. Перейти к нужному вам товару и последовательно щелкнуть пункты Покупка > Поставщики. Появится карточка Каталог Товаров Поставщиков .

528

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует обратить внимание на значение в поле Расчет Периода Ожидания . Это означает, что когда товар покупается у поставщика, программа использует период равный значению в поле Расчет Периода Ожидания в качестве периода ожидания по умолчанию в расчете дат для заказа покупки. Период ожидания для конкретного поставщика настраивается в карточке по* ставщика. 1. В меню Покупка необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Поставщики. Перейти к нужному вам поставщику и открыть вкладкуПоставка. 2. Далее нужно ввести значение в поле Расчет Периода Ожидания. Для настройки периода ожидания и гарантированный цикл заказа для товара, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Покупка > Товары И Себестоимость > Товары. Перейти к нужному вам товару и открыть вкладку Пополнение. 2. В поле Расчет Периода Ожидания ввести нужное вам значение. 3. Открыть вкладку Планирование и в поле Гарант. Цикл Заказа ввести нужное вам значение.

Оценка сроков получения заказа покупки Оценка сроков получения заказа покупки при отсутствии запрошенной даты получения Необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать заказ покупки — нажать Покупка > Обработка Заказов > Заказы. Нажать клавишу (F3) (F3). 2. Заполнить заголовок заказа покупки, в частности, заполнить поле Покупка Поставщик. 3. Щелкнуть вкладку Отгрузка. При этом необходимо оставить полеТребуемая Дата Получения пустым. 4. Создать товарную строку с необходимым вам количеством. Программа рассчитает, когда поставщик сможет доставить товары на склад и когда они будут доступны для подбора. Следует обратить внимание на поля Плановая Дата Поставки, Ожидаемая Дата Поставки и Дата Заказа в строках покупки. На основе периода ожидания заказа (+ гарантированный цикл заказа), настро* енного для указанного вами товара, и времени входящей складской обработки, на* строенном для указанного вами склада, программа рассчитает плановую и ожидае* мую даты получения соответственно. На основе этих расчетов сотрудник отдела снабжения может ожидать, что заказанные товары будут доступны для подбора на указанном вами складе. Если теперь сотрудник отдела снабжения решит изменить дату заказа, програм* ма пересчитает все связанные даты соответствующим образом. 1. В поле Дата Заказа можно изменить дату на более позднюю. Программа выполнит прямой расчет для определения новой плановой даты по* лучения и новой ожидаемой даты получения, а также заполнит соответствующие поля в строке покупки.

Глава 35. Расчет сроков заказов

529

Если сотрудник отдела продажи изменит ожидаемую дату получения, програм* ма выполнит обратный расчет от этой даты, чтобы сначала определить новую пла* новую дату получения, а затем новую дату заказа.

Оценка сроков получения заказа покупки при наличии запрошенной даты получения Необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать новый заказ на покупку. В поле Покупка Поставщик Но . выбрать нуж* ного вам поставщика. 2. Щелкнуть вкладку Отгрузка. В поле Код Склада выбрать нужный вам код склада 3. Заполнить поле Требуемая Дата Получения . 4. Создать товарную строку с необходимым количеством. Программа рассчитает, когда поставщик сможет доставить товары на склад и когда они будут доступны для подбора. Следует обратить внимание на поля Плановая Дата Поставки, Ожидаемая Дата Поставки и Дата Заказа в строках покупки. Программа устанавливает плановую дату получения равной запрошенной дате получения, из которой программа вычитает период ожидания (настроенный для этого товара при покупке у указанного поставщика) для расчета даты заказа. Про* грамма рассчитывает ожидаемую дату получения посредством добавления време* ни входящей складской обработки (+ гарантированный цикл заказа) к плановой дате получения. Если теперь сотрудник отдела снабжения решает изменить запрошенную дату получения, программа пересчитает соответствующим образом все даты, связанные с измененной датой. 1. В поле Требуемая Дата Получения заголовка покупки можно изменить дату на на более позднюю. 2. Нажать кнопку Да в появившемся окне сообщения.

530

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

На основе новой запрошенной даты получения программа сначала выполнит обратный расчет от этой даты, чтобы определить новую дату заказа, а затем выпол* нит прямой расчет для определения новой ожидаемой даты получения. Сейчас рассмотрим ситуацию, когда для получения заказа покупки на запро* шенную дату получения, заказ должен быть размещен до текущей даты. Необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать заказ покупки на запрошенную дату получения. 2. При выборе номера товара в поле Но. программа выдает предупреждение, каса* ющееся рабочей даты. 3. Щелкнуть ОK. Программа не изменяет рассчитанную дату заказа, которая предшествует рабо* чей дате. В этой ситуации существуют следующие варианты действий: •

Обсуждение с поставщиком возможности получения товаров на первоначально запрошенную дату получения (соответственно, оставляя даты в строке без из* менений). Или

•

Установка даты заказа равной текущей дате и запуск программы для пересчета всех связанных дат. Примечание. Если пользователь изменяет запрошенную дату получения в заголовке и результатом расчета дат для существующих строк покупки является дата заказа, предшествующая рабочей дате, программа не выво* дит предупреждение. Предупреждение появляется только тогда, когда зап* рошенная дата получения изменяется в отдельной строке.

Оценка сроков получения заказа покупки в других ситуациях При использовании программы для оценки сроков получения заказов покупки покупатели исходят из предположения, что процесс доставки осуществляется в соответствии с временными периодами, которые заданы для этого процесса в программе. Однако вполне вероятна ситуация, когда покупатели захотят под* твердить у своих поставщиков рассчитанные программой даты доставки. Если поставщик указывает другую дату, покупатель может рассматривать ее в каче* стве обещанной даты получения. После того как эта дата введена в поле Обеща* емая Дата Поставки, программа устанавливает плановую дату получения рав* ной обещанной дате получения и выполняет прямой расчет для предложения новой ожидаемой даты получения. Первоначально рассчитанная дата заказа ос* тается без изменений.

Оценка сроков получения заказа перемещения С помощью функции расчета дат в компаниях могут оценить дату получения зака* зов перемещения в передаваемый склад. Программа рассчитывает дату получения в соответствии со следующей формулой:

Глава 35. Расчет сроков заказов

531

Дата отгрузки + Время исходящей складской обработки + Время отгрузки + Время входящей складской обработки = Дата получения. Время отгрузки может быть или: •

временем, которое связано с экспедиторской услугой агента по доставке и на* строено для конкретного маршрута перемещения; или

•

временем, введенным вручную в заголовке перемещения.

Дополнительные сведения об оценке сроков получения заказа перемещения см. в области Управление запасами данного руководства.

Календари В предыдущем описании расчетов дат программа использовалась без рассмотрения нерабочих дней. В этом разделе объясняется, как настроить программу для расчета дней посредством использования функции Календари. Нерабочие дни — это дни, когда компания не работает, например выходные и праздники. Рабочие дни могут варьироваться в зависимости от страны/региона и конкретной компании. В компаниях календарное планирование основывается на рабочих и нерабочих днях, а также на допущении, что их деловые партнеры могут работать по другим календарям.

Настройка и назначение календарей Функция, предлагаемая в блоке Календари, обеспечивает компаниям возможность настройки программы для расчета рабочих дней на основе конкретных календарей. Для компаний в календаре могут настраиваться определенные дни в качестве рабо* чих или нерабочих дней. Затем календари назначаются компании и ее различным деловым партнерам. Когда эта настройка проделана, программа рассчитает все строки заказа соглас* но соответствующему календарю. Программой определяются календари двух разных типов: • •

Базовый календарь. Персональный календарь.

Базовый календарь — это календарь, который компании используют для опре* деления рабочих и нерабочих дней и который служит основой для персональных календарей. Персональный календарь — это копия определенного базового календаря с до* бавленными отдельными настройками для конкретного делового партнера, кото* рому он назначается. Базовый календарь создается и обслуживается в меню Финансы Настройка. Ба* зовые календари создаются по умолчанию со всеми днями настроенными как рабо* чие дни. Нерабочие дни могут настраиваться с помощью функций. Данная процедура описывается в разделе Базовый Календарь интерактивной справки. Для того, чтобы настроить базовый календарь, необходимо выполнить следую* щие действия.

532

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. В меню Администрирование последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Общее > Фирма Информация . 2. На вкладке Отгрузка нажать кнопку выбора на поле Код Базового Календаря , чтобы открыть список базовых календарей. 3. Выбрать нужную вам строку и последовательно щелкнуть пункты Базовый Календарь > Карточка. Субботы и воскресенья выбраны в качестве нерабочих дней. Когда нерабочие дни, такие как выходные, встречаются еженедельно или ежегодно (например, офи* циальные нерабочие дни, Рождество и т. д.), они могут настраиваться в отдельной таблице. 1. На карточке базового календаря последовательно выбрать пункты Изменить Базовый Календарь.

Функции >

Базовый календарь может быть назначен и настроен для определенных деловых партнеров, и он может быть присвоен следующим областям приложения: • • • • •

вкладке Отгрузка на карточке клиента; вкладке Поставка на карточке поставщика; вкладке Склад на карточке склада; списку экспедиторских услуг агента по доставке; настройке сервисного центра. Примечание. Если компании или деловому партнеру не присвоен базовый календарь, все дни при расчете принимаются программой за рабочие. Если строку заказа оставить незаполненной, все дни при расчете прини* маются за рабочие.

Глава 36. Управление возвратами

533

Глава 36

Управление возвратами Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Обзор Настройка управления возвратами Управление возвратами от клиентов Управление возвратами поставщикам

Обзор Превосходная клиентская служба является основной стратегической целью компа* ний, которые желают добиться высокого уровня деловых отношений с клиентами. Для многих оптовых торговцев и дистрибьюторов возвраты продаж являются стан* дартным элементом политики их клиентских служб, которая непосредственно вли* яет на восприятие клиентом уровня обслуживания. Своевременное кредитование под возвращаемые товары, ремонт/замена поврежденных изделий и замена оши* бочно поставленных товаров являются некоторыми из аспектов обработки возвра* тов, которые ассоциируются у клиентов с хорошим обслуживанием. Чем более про* стыми и эффективными представляются эти процедуры возврата клиенту, тем выше вероятность сохранения деловых отношений клиента с компанией. С точки зрения компании внутренняя обработка процессов, связанных с воз* вратами, может показаться достаточно дорогой. В большинстве случаев в компани* ях необходимо выполнять корректировку балансов клиента (и поставщика), подго* тавливать счета для дополнительных расходов, а также обновлять количества и стоимости складских запасов. Кроме того, может также потребоваться обследова* ние возвращенных товаров, отправка возвращенных товаров поставщику для ре* монта и так далее. Масштабы этих процессов зависят от широкого диапазона фак* торов, таких как запрос клиента, причины возврата, тип и стоимость товара, причины повреждения и традиции, сложившиеся в определенной сфере бизнеса. Во время обработки этих процессов возникают разнообразные задачи, которые выполняются различными группами служащих: сотрудниками отдела продаж, пер* соналом складов, бухгалтерами, сотрудниками отдела закупок и контролерами. Хотя эти разные задачи логически взаимосвязаны, они не обязательно должны быть опе* рационно зависимыми. Например, изделие, заменяющее поврежденный товар, может отгружаться клиенту до того, как будет возвращен поврежденный товар. Ана* логично клиент может кредитоваться за возвращенный товар до того, как в компа* нии исследуют и санкционируют возврат. В такой комплексной среде, охватываю* щей несколько процессов, проблема заключается в обеспечении своевременного выполнения всех процедур, связанных с возвратами, и в создании условий, гаран* тирующих простое исправление возможных ошибок.

534

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Из*за сложности и масштаба процессов, связанных с возвратами, расходы ком* пании на обработку этих процессов могут быть значительными. Для сдерживания расходов, компании нуждаются в оптимизации процедур управления возвратами. Блоки Управление возвратами продаж и Управление возвратами покупок предла* гают оптимальное решение для компаний, которые желают достичь гибкого и сво* евременного обслуживания клиентов путем реализации рентабельных политик об* служивания возвратов от клиентов и возвратов поставщикам. В частности приложение предоставляет функции, которые характеризуются следующими основ* ными свойствами: • • • •

Быстрый отклик на запросы клиентов. Гибкость. Возможность контроля и просмотра. Автоматизация процессов возврата поставщикам.

Теперь персонал, отвечающий за взаимодействия с клиентами, может, исполь* зуя лишь одну точку ввода данных, регистрировать детали своих соглашений с кли* ентами, касающиеся возвратов, а также записывать информацию, связанную с даль* нейшей обработкой возвратов. Достаточно высокая гибкость приложения обеспечивает одновременное выпол* нение нескольких задач, связанных с возвратами, что позволяет присваивать про* цессам, обрабатывающим задачи клиентов, более высокий приоритет по сравне* нию с внутренними процессами. (В конце данной главы приводится диаграмма выполняемых действий, предоставляющая обзор процессов и их взаимосвязей.) Гибкость программы также выражается в ее способности обрабатывать процессы возврата продаж, характерные для разных условий коммерческой деятельности. Более того, программа обеспечивает полную отслеживаемость документов, не* обходимую для просмотра истории возвратов продаж. Эта возможность важна для работы с запросами клиентов и для целей внутреннего контроля. Наконец, в ситуациях, когда в компаниях обрабатываются товары с гарантиями, предоставляемыми поставщиками (там, где необходимо связать возврат продаж с процессом возврата поставщику), программа предлагает функциональные возмож* ности, которые автоматизируют создание всех соответствующих документов. В этой главе описываются основные возможности функций возврата, реализо* ванные в программе Microsoft Dynamics NAV. Так как функции возврата основаны на разграничении процессов, ориентиро* ванных на клиентов и на поставщиков, глава разделена на две основные части: • •

Управление возвратами от клиентов. Управление возвратами поставщикам.

Глава начинается с раздела, описывающего настройку двух блоков возврата. С обзором типовых процедур, связанных с обработкой определенных задач, от* носящихся к возвратам, рекомендуется ознакомиться в соответствующем разделе интерактивной справки.

Настройка управления возвратами Настройка управления возвратами состоит из двух элементов: •

Общая настройка блоков. Настройки блоков Управление возвратами продаж и Управление возвратами покупок являются частями настроек Продажи и Кли*

535

Глава 36. Управление возвратами

•

енты и Покупки и Поставщики соответственно и определяются соответствую* щими полями этих настроек. Настройка причин возвратов. В компании могут настраиваться коды, которые обозначают причины возврата товаров. Эти коды применяются как к возвратам от клиентов, так и к возвратам поставщикам. Пользователь может выбирать код причины возврата при регистрации своего соглашения, касающегося возврата продажи или покупки, в большинстве документов продаж или покупок.

Настройка блоков системы управления возвратами Настройка блока Управление возвратами продаж является частью общей настрой* ки Продажи И Клиенты. Для выполнения настройки, необходимо: 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Продажи И Клиенты Настройка .

Настройка >

Следующие четыре поля на вкладке Общее определяют настройку управления возвратами продаж: Возврат Прих. Накл. на Кр.Ноту, Копир. Комм. Возв. в Кр. Ноту, Копир. Комм. Воз. в Воз. Накл . и Точный Возврат Себест. Обязат . Флажок в поле Возврат Прих. Накл . на Кр.Ноту показывает, что программа автоматически создает документы получения возврата при учете кредит*ноты продажи. В этом поле не должен быть установлен флажок, если компанией не куплен блок Управление возвратами продаж, а используется только функция кре* дит*нот. Поле Точный Возврат Себест. Обязат. определяет, требуется ли в компании при* менять политику точного возврата себестоимости при обработке роста складских запасов, представляемых возвратами продаж. (В компаниях обычно реализуют по* литику точного возврата себестоимости, требуя, чтобы при помещении обратно в складские запасы возврат продажи оценивался точно по такой же стоимости, как и первоначальная продажа. Если позднее стоимость первоначальной продажи уве* личивается, программа соответственно обновляет стоимость возврата продажи. Флажок в этом поле показывает, что программа не допустит учета транзакции воз* врата, если только в поле Примен.-из Товар Операции строки соответствующего за* каза не будет содержаться операция. Настройка блока Управление возвратами покупок является частью общей на* стройки Покупки И Поставщики. Для выполнения настройки необходимо: 1. В меню Покупка последовательно выбрать пункты Настройка > Покупки И Поставщики Настройка. Следующие четыре поля на вкладке Общее определяют настройку системы уп* равления возвратами покупок: Возврат Расх.Накл. из Кр. Ноты, Копир. Комм. Возв. в Кр. Ноту, Копир. Комм. Воз. в Расх. Накл. и Точный Возврат Себест. Обязат. Описания этих полей соответствуют описаниям эквивалентных полей в настрой* ке Продажи И Клиенты.

Настройка кодов причин возврата В компаниях выполняют настройку кодов причин возврата, чтобы различать ситу* ации возврата, которые обычно возникают при работе с клиентами и поставщика* ми. Так как причина возврата копируется в учтенные товарные операции, в компа* нии могут использовать причины возврата для целей накопления статистики при

536

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

оценке своей деятельности в отношении конкретного клиента или для оценки сво* их взаимоотношений с определенным поставщиком. Для того, чтобы настроить коды причин возврата, необходимо выполнить сле* дующие действия: 1. В меню Продажи И Маркетинг последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Настройка > Причины Возврата . Откроется окно Причины Возврата. В дополнение к настройке кода причины возврата и его описания можно также связать с ним код склада по умолчанию. Это делается, чтобы товары, возвращаемые по какой*либо из причин, всегда по умолчанию принимались на этот склад и отгру* жались с этого склада. Например, часто требуется, чтобы товары, ждущие ремонта, хранились на складе в специально отведенном месте. Это место может настраиваться в программе в качестве местоположения, куда будут приниматься все товары, требу* ющие ремонта, и откуда они должны будут продаваться. Аналогично специальные места могут настраиваться для поврежденных или дефектных товаров. Флажок в поле Наличие Товара Ноль показывает, что программа автоматически оценивает по нулевой стоимости рост складских запасов, таких как заказы возврата продаж или заказы покупки. Это относится к ремонтам товаров клиентов. Поскольку товар находится в собственности клиента, он не должен включаться в стоимость складских запасов. Поэтому имеет смысл связать вариант нулевой оценки складс* ких запасов с кодом причины возврата Ремонт. Примечание. Если метод расчета себестоимости настроен как Стандарт, при котором рост складских запасов оценивается по бюджетной (стан* дартной) стоимости, а не по стоимости приобретения, то программой иг* норируется настройка поля Наличие Товара Ноль.

Управление возвратами от клиентов Компенсация клиенту, неудовлетворенному товаром, который компания продала ему, является необходимой и важной операцией между компанией и ее клиентом. Чем быстрее и точнее выполняются компанией действия, составляющие процесс возврата, тем вероятнее создание у клиента благоприятного впечатления о клиент* ской службе компании. Обычно персонал отдела продаж, отвечающий за взаимодействия с определен* ными клиентами, будет также принимать от этих клиентов и жалобы, касающиеся проданных товаров. В других случаях в компании могут назначаться отдельные слу* жащие, занимающиеся конкретно возвратами. Например, этими вопросами могли бы заниматься сотрудники отдела клиентской службы. Управление возвратами от клиентов включает выполнение серии задач. Коли* чество и масштаб этих задач зависят от общей политики возврата, проводимой ком* панией, и от профессиональных традиций, сложившихся в разных отраслях ком* мерческой деятельности. Независимо от перечисленных факторов, процесс обработки возвратов от клиентов может включать следующие задачи: • •

Регистрация соглашения с клиентом о компенсациях. Отгрузка клиенту товаров на замену (если замена является частью соглашения о компенсациях).

Глава 36. Управление возвратами •

• •

537

Кредитование клиента (или посредством кредита на физически возвращенные товары или посредством предоставления скидок по продажам там, где от клиен* та не требуется физически возвращать товары). Отгрузка клиенту отремонтированных товаров (если ремонт является частью соглашения о компенсациях). Отслеживание статуса возврата (на случай запросов клиентов).

С процессом обслуживания возвратов клиентов связан ряд задач внутренней обработки: • • • •

Получение возвращенных товаров и их обследование (если это необходимо). Применение расходов по повторному хранению. Отгрузка возвращенных товаров поставщику для ремонта. Обеспечение точной инвентаризационной стоимости возвращенных товаров.

Блок Управление возвратами продаж в программе Microsoft Navision позволяет управлять эффективно и точно всеми этими задачами.

Регистрация соглашения с клиентом о компенсациях Существуют различные способы компенсаций клиенту, неудовлетворенному дос* тавленным заказом. Условия соглашения о компенсациях, заключенного между компанией и клиентом, часто зависят от предварительно определенных причин возврата и от взаимоотношений компании с клиентом. Например, стороны могут договориться, что в случае неправильно заказанного товара, клиент возвращает то* вар в компанию по кредиту, получает товар на замену и соглашается оплатить ком* пании некоторые затраты по повторному хранению. В других ситуациях, напри* мер, когда товар поступает клиенту немного поврежденным, клиент может согласиться на некоторое снижение цены относительно первоначальной цены за* каза продажи. Между тем, в случаях, когда проданный товар имеет гарантию, ком* пания может предложить клиенту отправить ей неисправный или поврежденный товар для ремонта. В программе Microsoft Navision заказ возврата продажи является центральным документом, который позволяет пользователю зарегистрировать соглашение о ком* пенсациях, заключенное с клиентом. Из этого документа пользователю доступны другие документы, связанные с про* дажей, а также можно вводить и сохранять информацию о возвратах, относящихся к клиенту, о методе компенсации и о рассматриваемых товарах. Для регистрации разных аспектов соглашения о компенсациях в том же заказе возврата пользователь может создать строки возврата разных типов. В большинстве случаев возврата возможны следующие варианты: •

•

Строка типа товар представляет транзакцию, в которой товар должен физи* чески возвращаться в компанию, прежде чем клиент сможет получить кре* дит. Строки типов издержек (товар) и счета (финансовый) представляют финансо* вую операцию, в которой клиент получает кредит (в форме скидок по прода* жам) на товары, не отвечающие его требованиям, без физического возврата то* варов в компанию. Строки того же самого типа могут использоваться для регистрации любых расходов и оплат, которые могут быть связаны с некоторым конкретным возвратом.

538

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Помимо заказа возврата продажи для регистрации деталей соглашения о компенсациях пользователь может использовать в Microsoft Navision другие стандартные документы (или их комбинации). Эти доку* менты включают: кредит*ноты продаж, заказы продаж и счета продаж. В заказе возврата/кредит*ноте транзакция возврата выражается в виде строки с положительным количеством, тогда как в заказе продажи/счете возврат пред* ставляется строкой с отрицательным количеством. Пример, иллюстрирующий этот принцип, см. в разделе Возврат Продажи интерактивной справки. Принимая решение о том, какой документ использовать в качестве пред* почитаемой точки ввода для соглашения о компенсациях, пользователь должен иметь в виду, что в отличие от кредит*ноты/счета (где при учете одновременно обновляются как количество, так и стоимость) заказ воз* врата/продажи предлагает возможность разделения в транзакции коли* чества и стоимости. Поэтому в компаниях, которые нуждаются в этом гиб* ком свойстве, могут отдать предпочтение использованию заказа возврата вместо применения кредит*ноты.

В заказе возврата продажи пользователь может также создавать другие докумен* ты, относящиеся к возвратам. К таким документам относятся заказ продажи заме* ны и там, где необходим возврат поставщику, заказ возврата покупки, а также заказ покупки замены. Два сценария, включенные в этот раздел, иллюстрируют выполняемые действия: 1) в ситуации, включающей возврат продажи и предоставление скидки на продажу, а также 2) в ситуации, когда товар должен ремонтироваться у поставщика.

Возврат продажи и предоставление скидки на продажу Особые договоренности: Рассматривается случай, когда необходимо, чтобы возвра* щенные товары при помещении обратно на склад оценивались по той же себестои* мости единицы, по которой они первоначально были проданы Для того, чтобы зарегистрировать возврат продажи и предоставить клиенту скид* ку на продажу, необходимо выполнить следующие действия: 1. В меню Продажи и маркетинг нужно последовательно выбрать пункты Обработка ) , чтобы создать новый заказ, и ввести Заказов > Возврат . Нажать клавишу ( F3 F3) информацию о клиенте в заголовок возврата. 2. Ввести в строку количество и информацию о товаре. Для каждой строки возврата пользователь может указать причину возврата то* варов. Это можно сделать, заполнив поле Код Причины Возврата: 1. В поле Код Причина Возврата нажать кнопку выбора. Откроется окно Причины Возврата. 2. Выбрать нужный вам код причины возврата и нажать кнопку ОК. 3. В поле Внешний Документ Но. ввести номер, который клиент сообщил персона* лу отдела продаж в качестве ссылки на свой собственный документ возврата. Ввод номера внешнего документа важен для тех случаев, когда в компании хо* тят просматривать статус возврата. Номера внешних документов могут использо* ваться для перемещения по документам продаж, которые были созданы в связи с конкретным возвратом клиента.

Глава 36. Управление возвратами

539

Заполненный заказ возврата продажи на возвращение неправильно заказанно* го товара сейчас выглядит так, как показано на рисунке:

Примечание. Для заполнения строк возврата пользователи могут ис* пользовать функцию Копировать Документ, которая позволяет им ко* пировать всю значимую информацию о клиенте и товаре из других до* кументов. В случае возврата продажи соответствующими документами могут быть или учтенные документы отгрузок, или учтенные докумен* ты счетов. Если в поле Точный Возврат Себест. Обязат . настройки продаж и деби* торской задолженности установлен флажок, тогда при копировании пользователем информации из учтенной отгрузки программа автомати* чески заполнит поле Примен.-Из Товар Операции в строке возврата со* ответствующей записью. Когда вводится строка возврата продажи, персонал отдела продаж должен обеспечить, чтобы при выставлении счета по заказу возвращенный товар повторно оценивался по себестоимости единицы первоначальной продажи (а не по себесто* имости единицы, предлагаемой программой на основе средней или стандартной себестоимости единицы). Чтобы достичь этого, персонал отдела продаж должен назначить для этой стро* ки возврата точный возврат себестоимости. 1. В поле Примен.-из Товар Операции нажать кнопку выбора. Появится окно Товар Книга Операций. В окне содержится список записей всех отрицательных операций, выполнен* ных для рассматриваемого товара.

540

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. В окне Товар Книга Операций выбрать строку. Эта операция представляет заказ продажи для клиента как заказ, содержащий неправильно заказанные товары. Щелкнуть Ок. Если на этом этапе учесть возврат продажи в системе будет зарегистрирован физический возврат товара и возникновенение финансовой задолженности. Для того, чтобы заменить один товар другим, т.е оправить в адрес клиента товар взамен того, что был возвращен, необходимо создать товарную строку, для заменя* ющего товара, с отрицательным количеством. 1. Нужно ввести строку для товара замещающего товара с отрицательным количеством. Преимущество выполнения этого действия в окне заказа возврата продажи зак* лючается в том, что персонал отдела продажи может регистрировать запросы кли* ентов для получения замены в одном окне, вместо того чтобы открывать новое окно заказа продажи. Примечание. Чтобы избежать путаницы, помните, что строки возврата продаж (имеющие тип товара) с положительными количествами представ* ляют товары, которые возвращаются, а строки с отрицательными коли* чествами представляют товары, которые посылают на замену. Далее, для того, чтобы зарегистрировать дополнительные расходы на фи* зическую обработку возвращаемого товара, компания (по согласованию с клиентом) может создать строку издержек (товара) для оплаты клиен* том повторного хранения на складе возвращаемой продажи. 2. В поле Тип выбрать Товарные Издержки и в поле Но. выбрать код товарной издержки. 3. В поле Кол-во ввести необходимое количество товарных издержек (например по 1 за единицу возвращаемого товара). 4. В поле Цена Единицы Без НДС ввести (внимание!) отрицательное значение цены товарной издержки. Помните, что величина платы за повторное хранение дол* жна быть положительной, а цена единицы должна быть отрицательной, чтобы клиент оплатил расходы на повторное хранение.

Глава 36. Управление возвратами

541

Теперь для обеспечения точной статистики продаж персонал отдела продаж дол* жен назначить операции возврата издержки по повторному хранению. 1. Для этого нужно выбрать строку повторного хранения продаж и последователь* но щелкнуть Строка > Распред. Товарных Издержек . Назначьте рассматриваемые расходы на повторное хранение операции, кото* рая возвращается: 2. В окне Товар Издержки Распред.(Прод.) в нужной строке (возвращаемого то* вара) в поле Кол*во для Назначения нужно ввести количество распределяе* мых товарных издержек. Примечание. В качестве альтернативы созданию строки издержек (товара) персонал отдела продаж может создать строку счета (финансового) для сум* мы оплаты повторного хранения и учесть операцию непосредственно на финансовый счет. Однако преимущество использования товарных издер* жек заключается в том, что статистика по товарам обновляется корректно . В том случае, если клиенту был доставлен поврежденный товар, но клиент не хочет его возвращать и стороны договорились о компенсации — предоставлении клиенту скидку на доставленный поврежденный товар, в этом случае, необходимо выполнить следующие действия: Чтобы сделать требуемую запись, персонал отдела продажи должен создать стро* ку издержек (товара) и назначить соответствующую сумму издержек для первона* чальной продажи товара. 1. В заказе возврата нужно создать строку издержек (товара) и выбрать соответ* ствующий код товарной издержки (например, скидка на продажу). 2. В поле Кол-Во ввести нужное количество (например, по 1 на каждую единицу товара, для которого предоставляется скидка). Это количество товаров, прибыв* ших к клиенту поврежденными, для этих товаров персонал отдела продаж пре* доставляет скидку. 3. Последовательно выбрать пункты Строка > Распред. Товарных Издержек . Теперь выбрать первоначальную операцию продажи, к которой требуется при* менить скидку. Эта операция представляется учтенными документами отгрузки. 4. В окне Товар Издержки Распред.(Прод.) последовательно выбрать пункты Функции > Получить Строки Расх. Накл . Программа выведет список всех учтенных строк отгрузки, связанных с интере* сующим вас клиентом. 5. Выбрать строку отгрузки для поврежденного товара и щелкнуть ОК. 6. В окне Распред. Товарных Издержек в поле Кол-во для Назначения для строки отгрузки ввести количество равное количеству поврежденных товаров. (далее, следует закрыть окно распределения товарных издержек) 7. В окне Продажа Возврат в поле Цена Единицы Без НДС ввести размер предос* тавляемой скидки, пересчитанный к единице товара.. В этом месте персонал отдела продаж завершает регистрацию соглашения о ком* пенсациях, заключенного с клиентом по причине его недовольства заказанными товарами, и может переходить непосредственно к самой обработке возврата.

542

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обработка возврата продажи После того как персонал отдела продажи зарегистрировал в программе детали соглашения о компенсациях, следующая задача состоит в выполнении согла* шения. Например, это означает, что компания должна отгрузить клиенту за* меняющий товар, кредитовать клиента на возвращенные товары после их по* лучения в компании (за вычетом на расходы по повторному хранению) и предоставить скидку на продажи товаров, которые клиент не должен возвра* щать в компанию. Если общая сумма заказа не является отрицательной, все эти процедуры мо* гут быть выполнены одновременно, когда пользователь выполнит учет заказа возврата продажи. Однако, если, например, заказ на замену должен быть отгру* жен сразу, не дожидаясь получения возвращенных товаров, тогда строки заме* ны (строки с отрицательными количествами) могут быть перемещены в обыч* ный заказ продажи. Когда замена учитывается из заказа возврата, программа не создает для этой отгрузки отдельный учтенный документ отгрузки. Примечание. Помните, что программа обычно не разрешает учет любых заказов с отрицательной общей суммой. Кроме того, в соответствии с об* щими правилами, принятыми в программе, функция управления скла* дом не обрабатывает отрицательные строки. Это объясняется тем, что для склада нет смысла в подборе отрицательного количества. Следовательно, это означает, что при использовании функции управления складом пользователь должен переместить отрицательные строки в документы, где они будут положительными. Предположим, что в первом сценарии персонал отдела продаж решит перемес* тить отрицательную строку (представляющую запрос на замену) в отдельный заказ продажи. Для этого удобно воспользоваться функцией Перенос Отрицательных Строк. 1. В окне заказа возврата продажи нужно последовательно выбрать пункты Функции > Перенос Отрицательных Строк . Откроется следующее окно:

Глава 36. Управление возвратами

543

В поле Тип Документа пользователь может выбрать тип документа, в который требуется переместить отрицательные строки. Сведения о доступных параметрах см. в разделе Пакетное Задание «Перенос Отрицательных Строк Продажи» интерак* тивной справки. 2. В поле Тип Документа выбрать Заказ и щелкнуть Ок. Программа удалит строку возврата с отрицательным количеством и создаст но* вый заказ продажи. Появится сообщение, предоставляющее номер нового заказа продажи. 3. Нажать кнопку Да, чтобы просмотреть документ. Теперь заказ может быть об* работан обычным способом. 4. Выполните учет заказа продажи. 5. По получении возвращенного товара персонал отдела продаж может учесть за* каз возврата продажи, таким образом создавая счет клиента для: а) стоимости возвращенного товара за вычетом расходов на повторное хранение и б) суммы скидки на продажу, предоставляемой для поврежденных товаров. 6. Выполните учет заказа возврата продажи. 7. Программа создаст учтенную квитанцию возврата и учтенную кредит*ноту. Этим завершается процесс возврата товаров от клиента. 8. Чтобы просмотреть статус конкретного возврата продажи, персонал отдела про* даж может использовать функцию Навигатор для поиска и открытия докумен* тов продажи, которые были созданы в связи с интересующим возвратом. Номер внешнего документа, который обычно предоставляется клиентом в качестве ссылки на его собственный документ возврата, может использоваться как от* дельный параметр поиска. 9. В меню Продажи и маркетинг нужно последовательно выбрать пункты История > Навигатор. Открыть вкладку Внешний. 10. В поле Тип Бизнес Контакта выбрать Клиент, а в поле Бизнес Контакт Но. выб* рать номер клиента от которого был произведен возврат. В поле Документ Но. ввести внешний номер документа (номер документа клиента). Нажать кнопку Найти. Программа выведет список всех документов продажи, которые были созданы для обработки возврата продажи, инициированного клиентом. Это будут учтенный документ отгрузки продажи, счет для заказа продажи замены, учтенная квитанция возврата и кредит*нота для заказа возврата продажи.

Возврат продажи и передача товара в ремонт поставщику Для регистрации возврата продажи и передачи товара в ремонт поставщику, а так* же для предоставления клиенту компенсации, необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать заказ возврата продажи единиц товара, которые направляются в ремонт: 2. Заполните заголовок и строки возврата продажи информацией о клиенте и то* варе соответственно. Так как товар предназначается для ремонта у поставщика (производителя), кли* ент сохраняет право собственности на товар во время процесса ремонта. В этом слу*

544

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

чае в компании должны исключить стоимость товара из стоимости собственных складских запасов. Чтобы сделать это, все транзакции с данным товаром, такие как получение товара в компании, отгрузка товара производителю, получение товара обратно и отгрузка его обратно клиенту, должны выполняться с нулевой себестои* мостью единицы и нулевой ценой единицы. Вместо ввода вручную нулевой суммы в поля Себест. Единицы (РУБ) и Цена Единицы без НДС в строках возврата продажи персонал отдела продаж может ис* пользовать существующие в программе функции автоматизации процесса. Следует обратить внимание на то, что для некоторых причин возврата может быть установлена настройка Наличие товара ноль. Эта настройка как раз и означает возврат по нулевой себестоимости. Выбирая эту причину возврата, персоналу отде* ла продаж, для приема товара по нулевоей себестоимости, следует выбрать причи* ну возврата с установленной данной настройкой. 1. В поле Причина Возврата выбрать код, у которого Наличие товара ноль равно Да. Программа автоматически заполнит поле Код Склада , которое является скла* дом по умолчанию для данного кода причины возврата. 2. В поле Внешний Документ Но. ввести номер документа клиента. Сейчас заполненный заказ возврата продажи для возврата товара на ремонт выглядит так, как показано на следующем рисунке:

Обратите внимание, что в поле Цена Единицы Без НДС не содержится сумма. Чтобы продолжить работу с этим возвратом, должен быть создан ряд докумен* тов, относящихся к возврату данного товара производителю и отгрузке товара об* ратно клиенту после ремонта. Эти документы включают: заказ возврата покупки, заказ покупки и заказ продажи. Схематично обработка возврата продажи, посланного для ремонта, может быть представлена в виде соответствующих документов следующим образом:

Глава 36. Управление возвратами

545

Функция Создать Документы Для Возврата позволяет создать все эти документы автоматически. 1. В заказе возврата продажи нужно последовательно выбрать пункты Функции > Создать Документы Для Возврата . Откроется следующее окно:

В этом окне пользователи могут выбирать документы, которые будут созда* ваться программой для дальнейшей обработки требуемого возврата. Пользова* тель может создать заказ возврата покупки или заказ покупки, если товары дол* жны, соответственно, возвращаться поставщику или приниматься от него. Или пользователь может также создать заказ продажи замены. Чтобы создать доку* менты, относящиеся к поставщику, пользователь должен указать номер постав* щика. 2. В поле Поставщик Но. нужно выбрать поставщика, которому возвращается то* вар и щелкнуть ОК. Программа создаст указанные документы и выведет их список в окне ВозвратыСвязанные Документы .

546

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Заказы возврата покупок и заказы покупок со статусом Открыт указывают на возможность запуска покупателем процесса возврата поставщику/замены по* купки. Обработка возвратов покупок объясняется в следующем разделе.

Управление возвратами поставщикам Получение компенсации у поставщика за купленный товар, который вас не устра* ивает, важно с точки зрения возврата затрат и измерения степени удовлетворенно* сти взаимоотношениями с поставщиком. Оптимизация процесса возврата товара поставщику путем более быстрого и более точного выполнения действий, состав* ляющих процедуру возврата, может помочь компаниям существенно уменьшить затраты, обычно связанные с возвратами. Как правило, представитель службы закупок, отвечающий за взаимодействие с определенными поставщиками, будет также тем лицом, которое контактирует с эти* ми поставщиками в случае возникновения претензий по купленным товарам. Управление возвратами поставщикам включает выполнение ряда задач. Коли* чество и масштаб этих задач обычно зависят от того, кто инициирует возврат: сама компания (когда, например, существует неудовлетворенность качеством куплен* ных товаров или в случае неправильной поставки) или собственный клиент компа* нии. Независимо от этого в типовой процесс возврата товаров поставщику могут входить следующие задачи: • •

•

Регистрация соглашения с поставщиком о компенсациях. Дебетование поставщика путем получения кредита на физически возвращен* ные товары или скидки на покупку (в случае, когда компании не надо физичес* ки возвращать товары). Создание заказов покупки замены, если замена является частью соглашения о компенсациях.

Существует ряд внутренних задач обработки, связанных с процессом возврата товаров поставщику: • • • •

Отгрузка товаров поставщику, если возврат покупки, включая ремонт, является частью соглашения о компенсациях. Получение замененных/отремонтированных товаров. Обеспечение точной инвентаризационной стоимости товаров, возвращаемых поставщику. Объединение нескольких отгрузок возвратов одному и тому же поставщику в один документ кредит*ноты.

Блок Управление Возвратами Покупки в программе Microsoft Navision позволяет компаниям управлять эффективно и точно всеми этими задачами.

Регистрация соглашения с поставщиком о компенсациях Поставщики используют различные способы компенсаций в случае, если компания не удовлетворена полученным заказом или если существуют претензии со стороны собственных клиентов компании. Условия соглашения о компенсациях, заключае* мого между компанией и поставщиком, часто зависят от причины возврата и взаимо* отношений, сложившихся между компанией и поставщиком. Например, стороны могут договориться, что в том случае, если товары неправильно заказанны/постав*

Глава 36. Управление возвратами

547

ленны, компании в обмен на возвращенный поставщику товар выдается кредит и она получает товар*замену. В других ситуациях, например, когда товар прибывает в компанию поврежденным, компания может потребовать скидку с цены относитель* но первоначальной цены заказа покупки. Те же самые методы компенсации могут применяться, когда компания предоставляет скидку на продажи для своих собствен* ных клиентов и хочет возместить затраты посредством запроса скидки на покупку у своего поставщика. Между тем, в случаях, когда на купленный товар предоставляет* ся гарантия, компания может попросить поставщика о ремонте неисправного или поврежденного товара. В программе Microsoft Navision заказ возврата покупки является центральным документом, который позволяет пользователю регистрировать соглашение о ком* пенсациях, заключенное с поставщиком. Из этого документа пользователь может получить доступ к другим документам, относящимся к покупке, а также вводить и сохранять информацию по возвратам, касающуюся поставщика, метода компенса* ции и рассматриваемых товаров. Примечание. Помимо заказа возврата покупки, для регистрации деталей соглашения с поставщиком о компенсациях пользователь может исполь* зовать в программе Microsoft Navision другие стандартные документы (или их комбинации). Эти документы включают: кредит*ноты покупок, зака* зы покупок и счета*фактуры покупок. В основе создания разных типов строк возврата и представления транзак* ций возврата с помощью строк с положительными/отрицательными ко* личествами для регистрации соглашения с поставщиком о компенсациях лежат те же самые идеи, которые используются в ситуациях возврата про* даж (описанных в предыдущем разделе). Принципы создания (и причины использования) того или иного типа до* кумента покупки для регистрации соглашения о компенсациях подробно объясняются в разделах Возврат покупки и Учет Возврата Покупки инте* рактивной справки.

Возврат товара поставщику для ремонта Для того, чтобы зарегистрировать возврат товаров поставщику для ремонта, необ* ходимо выполнить следующие действия: 1. Зарегистрировать возврат продажи от клиента и создать необходимые до* кументы (заказ возврата покупки, заказ покупки и заказ продажи) для даль* нейшей регистрации передачи товара в ремонт (можно воспользоваться функцией Создать Документы для Возврата из документа заказ возврата про* дажи. Персонал отдела закупок связался с представителем поставщика и стороны договорились, что компания отправит товар для ремонта. Сейчас персонал от* дела закупок должен обработать процесс возврата. 2. В меню Покупка нужно последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Возвраты. 3. Используя функцию обзора, перейти к заказу возврата для возвращаемых по* ставику товаров.

548

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обратите внимание, что в поле Прямая Себест. Единицы вкл. НДС не содержит* ся сумма. Примечание. Для обеспечения точной инвентаризационной стоимости (то есть при нулевой себестоимости единицы) ремонтных запчастей, не имеющих серийных номеров, персонал отдела продаж должен приме* нить рассматриваемую операцию возврата покупки к операции возвра* та продажи, которая инициировала операцию возврата покупки. 4. В поле Поставщик Авторизация Но . нужно ввести номер, санкционирующий возврат. Этот номер персонал отдела закупок получает у поставщика. 5. В поле Ожидаемая Дата Поставки на вкладке Отгрузка нужно ввести нужное вам значение. Это дата отгрузки для заказа возврата. 6. Нажать кнопку Да, чтобы обновить строки. 7. Ввести серийные номера товаров (если такие есть) в окне Товар Трассировка Строки. 8. Далее можно выполнить учет заказа возврата покупки как отгруженного. Програм* ма обновит доступные складские запасы и создаст учтенную отгрузку возврата. В компаниях часто практикуется для повышения экономической эффективно* сти объединение в одной отгрузке нескольких заказов возврата вместо их отправки по отдельности. Учитывая заказ возврата покупки как отгруженный, пользователь извлекает товары, возвращаемые поставщику, из доступных складских запасов, но в действительности не отгружает (не транспортирует) заказ. Когда существует не* сколько заказов (например, возвращаемых одному и тому же поставщику или упа* ковываемых в одной партии), пользователь может объединить их в одной отгрузке и транспортировать поставщику. Затем на объединенную отгрузку может быть вы* ставлен совместный счет в виде одной кредит*ноты покупки. Примечание. При отправке поставщику отдельные учтенные документы отгрузок возврата могут использоваться как индикаторы, указывающие поставщику на необходимость незамедлительной отправки заменяющих товаров вместо одной объединенной партии, отправляемой позже. Теперь предположим, что существуют дополнительные товары, отправляемые тому же поставщику для ремонта. Два заказа возврата будут в некоторый момент действительно отправляться в одной и той же отгрузке. По получении кредит*ноты от поставщика на эту объединенную отправку могут оплачиваться (выставляться счета) две отдельные отгрузки, входящие в данную отправку. 1. Нужно создать новую кредит*ноту покупки для поставщика. 2. Последовательно щелкнуть пункты Функции > Получить Стр.Расх. Накл .

Глава 36. Управление возвратами

549

В окне Получить Стр. Расх. Накл. Воз содержится список всех строк отгрузки, на которые не выставлены счета. 3. Выбрать из списка нужные строки и щелкнуть Ok. Программа скопирует стро* ки в кредит*ноту покупки. 4. В поле Поставщик Кредит Нота Но. нужно ввести номер кредит*ноты от постав* щика и выставить счет на кредит*ноту. Когда поставщик отремонтирует товары и доставит их в компанию, персонал отдела закупок учтет соответствующий заказ покупки (созданный в результате вы* полнения функции Создать Документы Для Возврата при регистрации возврата про* дажи от клиента). Затем таким же способом заказ продажи на те же товары может быть отгружен обратно клиенту. Могут возникать ситуации, когда требуется отследить возврат покупки до воз* врата продажи, который являлся источником возврата покупки. Например, когда поставщик, который должен отремонтировать возвращенный товар, нуждается в дополнительной информации от клиента об условиях использования товара. В та* ких случаях пользователь может просто просмотреть журнал транзакций конкрет* ного товара, записанных в операциях отслеживания товара, из которых можно пе* рейти в соответствующие документы. Открыть операции отслеживания товара для товара: 1. Открыть карточку нужного вам товара. 2. Последовательно выбрать пункты Товар > Операции > Операции Трассировки . Откроется окно с указанными серийными номерами (номерами лотов) товаров. Из этих строк пользователь может перейти в связанный с ними документ, который представляется заказом возврата продажи, а также в операции. Примечание. Для обеспечения полной отслеживаемости товара с помо* щью серийного номера пользователь должен не забыть назначить этому товару код трассировки товара, который требует ввода серийных номеров в точке входящей продажи (возврат продажи) и исходящей покупки (воз* врат покупки). Дополнительные сведения о настройке кодов отслежива* ния товаров см. в руководстве Управление Запасами.

Получение компенсации у поставщика (за поврежденные товары) Для того, чтобы зарегистрировать получение компенсации у поставщика, напри* мер, в счет поставленных, поврежденных товаров, можно создать кредит*ноту для поставщика или использовать заказ возврата покупки. 1. Нужно создать новую кредит*ноту покупки и заполнить заголовок информаци* ей о поставщике. 2. В поле Поставщик Авторизация Но. ввести номер, указанный поставщиком. Это номер, который сотрудник службы снабжения получает от перевозчика (постав* щика), санкционирующего претензию (возврат). 3. В поле Поставщик Кредит Нота Но . ввести номер кредит*ноты от поставщика. 4. В строке кредит ноты, в поле Тип выбрать Фин. Счет и в поле Но. выбрать нуж* ный финансовый счет.

550

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

5. В поле Кол-во ввести 1 и в поле Прямая Себест. Единицы Вкл. НДС ввести зна* чение компенсации, о котором вы договорились с поставщиком. 6. Выполнить учет кредит*ноты покупки. Этим завершается процесс возврата товара поставщику. Диаграмма действий, выполняемых системой управления возвратами

Глава 37. Анализ и отчеты

551

Глава 37

Анализ и отчеты Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Обзор Отчеты анализа Анализ по измерениям Бюджеты продаж и покупок

Обзор Функции Анализ и Отчеты в системе Microsoft Dynamics NAV разработаны для обес* печения менеджеров по продажам, менеджеров по закупкам и менеджеров складов средствами, облегчающими работу с бюджетом, прогнозом, а также анализ данных. Эти функции разработаны таким образом, чтобы их могли применять даже пользо* ватели, не обладающие профессиональными знаниями в области финансов и бух* галтерского учета. Функция Анализ Отчеты позволяет производить анализ данных, поступающих в реальном времени, в настраиваемых отчетах анализа, которые сохраняются с уни* кальными именами и размещаются в соответствующей области приложения. Эта функция предоставляет возможность анализа данных в предпочитаемом пользова* телем формате. Использование шаблонов строк анализа и шаблонов столбцов ана* лиза, которые определяются пользователями и не содержат ограничений, позволяет упростить процедуру создания отчетов анализа, ориентированных на удов летворе* ние потребностей компании и обеспечение бизнес*процессов. Используя измере* ния, можно анализировать тенденции и сравнивать различные характеристики для диапазона записей. Кроме того, можно объединять и сравнивать данные источни* ков в интерактивном режиме путем изменения параметров. Широкие функциональ* ные возможности программной детализации в Microsoft Navision позволяют созда* вать решения, базирующиеся на исследовании детализированных транзакций в реальном времени. Функция Бюджет Продаж и Покупок позволяет создать бюджеты продаж на уровнях клиентов и товаров, а также бюджеты покупок на уровнях поставщиков и товаров. Оба типа бюджетов включают в свой состав суммы и количества. Можно отслеживать фактическое исполнение путем расчета расхождений и перемещать данные бюджета между приложениями Microsoft Navision и Excel. Система под* держивает управление версиями бюджета и позволяет пользователям работать од* новременно над отдельными бюджетами. Сравнение данных отчета анализа с ин* формацией бюджетов проще, чем традиционное составление бюджета с использованием измерений и фильтров измерений. Вы можете создать определя* емые пользователем бюджеты для идентичных периодов, финансовых счетов и измерений.

552

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В системе Microsoft Navision имеются два блока, которые поддерживают эти функ* ции анализа и составления отчетов. Это блоки: • •

Анализ Отчеты. Бюджет Продаж и Покупок.

В этой главе демонстрируются основные возможности функций составления отчетов анализа и составления бюджетов в системе Microsoft Navision. Чтобы ознакомиться с типичными процедурами, связанными с обработкой кон* кретных задач составления отчетов и бюджетов, рекомендуется обратиться к соот* ветствующим разделам интерактивной справки.

Отчеты анализа Отчеты анализа могут использоваться для создания пользовательских отчетов, ос* нованных на учтенных транзакциях, связанных, например, с продажами, покупка* ми, перемещениями и корректировками складских запасов. Отчет анализа включает в свой состав объекты, которые требуется проанализи* ровать, представленные в виде строк, и параметры анализа (указывающие на спо* соб анализа объекта), изображаемые в виде столбцов. В окне Анализ Отчет Названия отображается список всех отчетов анализа, а так* же указаны шаблоны строк анализа и шаблоны столбцов анализа, прикрепленные к каждому отчету.

Создание, просмотр и изменение отчетов анализа могут быть выполнены с ис* пользованием меню Продажи и маркетинг и Покупка путем последовательного вы* бора пунктов Анализ И Отчетность > Анализ Отчеты . Функциональные возможности одинаковы, независимо от того, осуществляет* ся ли доступ из меню Покупка или Продажа. В следующем пояснении используется окно Продажи Анализ Отчет , но следует иметь в виду, что приведенная процедура относится также и к окну Покупка Анализ Отчет. Чтобы создать отчет анализа, необходимо: • • •

Настроить шаблон строк. Настроить шаблон столбцов. Ввести имя отчета и его описание в окне Анализ Отчет Название и выбрать шаб* лоны строк и столбцов.

Глава 37. Анализ и отчеты

553

Настройка шаблонов строк Строки в отчете содержат объекты, которые требуется анализировать. Чтобы настроить шаблоны строк, в меню Продажи и маркетинг нужно последователь* но выбрать пункты Анализ И Отчетность > Настройка > Строка Анализа Шаблоны. Здесь можно создать строки, отражающие объекты Клиенты, Группы Клиентов, Товары, Группы Товаров, Менеджеры и формулы. Возможности измере* ний используются для определения объектов Клиент, Группы Товаров и Менеджеры. Использование измерений в отчетах анализа объясняется ниже в этой главе. Выбор строк, используемых в отчете анализа, производится в окне Продажи Анализ Строки. Чтобы открыть окно Продажи Анализ Строки, нужно нажать кноп* ку Строка в нижней части окна Строка Анализа Шаблоны.

Эти строки могут изменяться вручную или путем использования функции вставки, чтобы добавить, например, нового клиента.

Настройка шаблонов столбцов Столбцы в отчете содержат параметры анализа. Чтобы настроить шаблоны столб* цов, в меню Продажи и маркетинг нужно последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Настройка > Столбец Анализа Шаблон . Можно определить столбцы, отображающие суммы продаж, суммы себестои* мости, количества, нетоварные суммы, цену единицы товара, стандартную себес* тоимость, косвенную себестоимость и себестоимость единицы. В окне Столбец Анализа Шаблон возможен доступ к существующим шаблонам столбцов или создание новых шаблонов. Нужно нажать кнопку Столбцы в ниж* ней части окна Столбец Анализа Шаблон . Отображается окно Продажи Столбцы Анализа:

554

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этом окне выполняется настройка, указывающая те столбцы, которые ото* бражаются в отчете анализа. Для каждого столбца можно определить, какие данные в товарной книге операций и бюджетные операции необходимо извлечь в отчет анализа. Сведения о каждом из полей см. в интерактивной справке.

Типы анализа Для каждого столбца, настраиваемого в окне Столбцы Анализа , производится вы* бор типа анализа, чтобы определить те значения, которые требуется отобразить в столбце, например Себестоимость проданных товаров или Потребление. В програм* ме устанавливаются коды типов анализа по умолчанию, которые могут потребо* ваться для выполнения большинства процедур анализа. Нужно нажать кнопку выбора в поле Код Типа Анализа, чтобы отобразить Список Типов Анализа. Для каждого значения параметра Код Типа Анализа имеется установленный по умолчанию фильтр Тип Товарной Операции , фильтр Тип Операции Стоимости и значение параметра Тип Значения, которые в совокупности определяют извлекае* мые значения объекта и операции бюджета. Просмотреть, создать и изменить коды типа анализа можно, если в меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Настройка > Типы Анализа . В следующей таблице показано, откуда в программе извлекается значение па* раметра Тип Значения. Тип Значения

Источник информации

Сумма продажи

Товарная книга операций

Сумма себестоимости

Товарная книга операций

Нетоварная себестоимость

Товарная книга операций

Количество

Товарная книга операций

Себестоимость единицы

Карточка товара

Стандартная себестоимость

Карточка товара

Косвенная себестоимость

Карточка товара

Цена единицы

Цены продажи

Глава 37. Анализ и отчеты

555

Настройка пользовательских отчетов анализа Те отчеты анализа, которые были настроены в программе, можно использовать для создания собственных пользовательских отчетов. Для того, чтобы выполнить пользовательскую настройку существующего отче* та анализа, необходимо выполнить следующие действия: Дополнительная информация. Ниже будет представлен вариант модифи* кации, который обеспечивает обзор оборота продаж и прибыли для неко* торых конкретных клиентов, которые тесно связаны друг с другом. 1. Сначала необходимо открыть окно Продажи Анализ Отчет и найти отчет, для которого требуется выполнить пользовательскую настройку. 2. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Анализ Отчеты . 3. В поле Анализ Отчет Название нажать кнопку выбора, чтобы открыть окно Анализ Отчет Названия. 4. Выбрать нужный отчет анализа и нажать кнопку Ok. Затем определяется вре* менной период для этого отчета. 5. В окне Продажи Анализ Отчет ввести нужное значение фильтра по датам в поле Дата Фильтр. 6. В нижней левой части окна Продажи Анализ Отчет, щелкнуть временной интер* вал 31, выбранный для отображения данных отчета. 7. Если необходимо добавить в строки отчета дополнительного клиента, то это можно сделать с помощью шаблона Строка Анализа Шаблон. 8. В поле Строка Анализа Шаблон нажать кнопку выбора, чтобы отобразить имею* щиеся шаблоны строк анализа. 9. Выбрать для этого отчета шаблон строки анализа с нужным вам именем и на* жать кнопку Строка. Отображается окно Продажи Анализ Строки. 10. Выделить строку Основные Счета, Всего и последовательно выбрать команды Функции > Вставить Клиентов . Отображается окно Клиент Список. 11. Выбрать клиента, которого необходимо добавить и нажать кнопку Ok. Программа автоматически вводит сведения о клиенте в строки отчета. Обратите внимание, что значение поля Клиент Но копируется в поле Ссылка Строки Номер. Примечание. Ссылочные номера строк необязательны и используются только для создания формулы. Они никак не связаны с другими сериями номеров программы.

Примечание. Если требуется использовать ссылочный номер строки в формуле, необходимо, чтобы в поле Ссылка Строки Номер имелся хотя бы один нецифровой знак. Для того, чтобы сведения по добавленному клиенту попадали в суммирующие (результирующие) строки, необходимо: 1. Изменить значение в поле Ссылка Строки Номер, введя для клиента вместо но* мера клиента буквенно*цифровое значение, например (например, A6).

556

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. На строке Основные Счета, Всего в поле Диапазон измените формулу, введя зна* чения A1..A6 (при этом А1 — это первый клиент в анализируемом отчете, а А6 — последний, только что добавленный в отчет, клиент). Можно также закрыть окна Продажи Анализ Строки и Строка Анализа Шаблон и вернуться в окно Продажи Анализ Отчет. Обратите внимание, что сведения о новом клиенте теперь отображаются в окне Продажи Анализ Отчет. Затем просмотрите содержимое окна Столбцы Анализа, чтобы выяснить, какие параметры настроены для анализа этих данных. 3. В поле Столбец Анализа Шаблон нажать кнопку выбора, чтобы просмотреть все имеющиеся шаблоны столбцов анализа. 4. Выбрать шаблон столбца анализа с нужным вам именем и нажать кнопкуСтолбцы. Отображается окно Столбцы Анализа. В списке Заголовок Столбца можно просмотреть все столбцы, используемые для создания отчета. Можно также просмотреть те формулы, которые были вве* дены в поле Формула. Внимательно просмотрите содержимое поля Код Тип Анализа. 1. Нажать кнопку выбора в одном из полей Код Типа Анализа, чтобы открыть окно Список Типов Анализа . 2. Нажать кнопку Настройка. Здесь вы можете просмотреть фильтры, используе* мые для каждого типа анализа. 3. Закройте окна Типы Анализа, Список Типов Анализа и Столбцы Анализа, чтобы вернуться в окно Столбец Анализа Шаблон. Нажать кнопку ОК. 4. Отчеты анализа обеспечивают возможность детального анализа результирую* щих данных. Можно детально проанализировать содержимое любых строк, ин* формация которых извлекается из финансовых книг. Анализ строк формул не* возможен. 5. В поле Продажи, Счета Выставлены окна Анализ Отчет нажать кнопку выбора, находящуюся рядом с одной из сумм. Отображается окно Операции Стоимости, которое позволяет просмотреть учтенные записи продаж, которые приводятся в виде данных на строке отчета. 6. Закройте окно Операции Стоимости. Теперь настроен отчет, позволяющий отобразить данные, необходимые менед* жеру по продажам.

Создание отчетов анализа Создание отчетов анализа аналогично описанной выше процедуре модификации отчета анализа.

Использование групп клиентов и групп товаров Когда задаются шаблоны строк для отчета анализа, нельзя выбрать группы клиен* тов, группы товаров или менеджера без предварительной настройки соответствую* щего измерения в окне Аналитический Отчет Карточка . Группы клиентов и менеджеры должны быть определены в качестве измерений путем последовательного выбора пунктов Продажи И Маркетинг > Настройка > Продажи И Клиенты Настройка, прежде чем они смогут быть настроены в окне Аналитический Отчет Карточка .

Глава 37. Анализ и отчеты

557

Товарные группы должны быть определены в качестве измерений путем после* довательного выбора пунктов Склад > Настройка > Товары Настройка . Примечание. Чтобы использовать группы объектов в отчетах анализа, не* обходимо иметь блок Дополнительные измерения. В общем случае два глобальных измерения используются для других объектов составления отчетов и недоступны для группирования отчетов анализа. Затем группы клиентов и товаров, а также менеджеров, необходимо настроить в качестве измерений в окне Аналитический Отчет Карточка . Для этого нужно последовательно выбрать пункты Продажи И Маркетинг > Анализ И Отчетность > Настройка > Аналитический Отчет Карточка > Кнопка Анализ > Список, чтобы просмотреть коды аналитических отчетов в программе и измерения, связанные с ними, которые настроены в программе. Примечание. Нельзя использовать группы клиентов или товаров в окне Строка Анализа Шаблон, если не выбрано соответствующее значение па* раметра Код Аналитического Отчета в окне Строка Анализа Шаблон. Про* грамма позволяет добавить группы клиентов и товаров в окне Продажи Анализ Строки; однако при попытке использовать шаблон строки анализа в отчете отобразится сообщение об ошибке. Карточка аналитического отчета создана для клиентов с использованием изме* рения для групп клиентов и менеджеров. Просмотрите настройки, выполненные в окне Аналитический Отчет Карточка, а затем продемонстрируйте, как группы пользо* вателей применяются в отчете. 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Настройка > Аналитический Отчет Карточка. Отображается окно Аналитический Отчет Карточка.

2. Нажать кнопку Анализ, а затем выбрать команду Список. 3. Выделить строку с нужным вам кодом отчета и нажать кнопку OK. 4. Открыть вкладку Измерения.

558

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для каждого значения Аналитический Отчет может быть выбрано до трех изме* рений. Можно также установить фильтры на измерениях, не включенных в анали* тический отчет, нажав кнопку Анализ и выбрав затем команду Фильтр. 1. Открыть вкладку Общее. Обратите внимание на значение в поле Обновлять при Учете. 2. Чтобы убедиться, что используются текущие данные, нажать кнопку Обновить. Примечание. Если в поле Обновлять При Учете не установлен флажок, не* обходимо нажать кнопку Обновить на карточке аналитического отчета или использовать пакетное задание Обновить Аналитические Отчеты , чтобы гарантировать обновление аналитического отчета путем включения в него самых последних учтенных записей. 3. Закройте окно Продажи Аналитич. Отч. Карточка .

Просмотр и представление отчетов анализа Вы можете модифицировать и представлять отчеты различными способами. • •

Кнопка Печать в окне Анализ Отчет позволяет выполнить предварительный просмотр и напечатать отчет, отображаемый на экране. Нажав кнопку Функции и выбрав команду Экспорт в Excel , можно выполнить экспорт отчета в приложение Microsoft Excel.

После перемещения в Excel можно использовать возможности этого приложе* ния для представления отчета. •

Можно отобразить отчет в графическом формате с помощью функции гистог* раммы (Функции > Показать Гистограмму ). Примечание. На гистограмме нельзя представить больше трех строк из окна Анализ Отчет.

Анализ по измерениям Когда необходимо, чтобы имелась возможность анализа информации с использова* нием нескольких измерений, можно применить функцию Анализ по Измерениям , доступ к которой возможен из меню Продажи и маркетинг или Покупка путем после* довательного выбора пунктов Анализ И Отчетность > Анализ По Измерениям. Эта фун* кция позволяет просмотреть суммы, полученные из аналитических отчетов, которые были вами настроены. С помощью анализа по измерениям можно объединять изме* рения, записи фильтров, анализировать данные с различных позиций, просматри* вать оборот или баланс по датам, а также выбирать временные периоды, работая на экране приложения Microsoft Navision. Эту информацию нельзя непосредственно вывести на печать, но можно ее экспортировать в приложение Excel и использовать все средства этого приложения для создания презентаций и печати данных. Аналитические отчеты используются для анализа по нескольким измерениям: кли* ентам, группам клиентов или менеджерам в сравнении с товарами или группами това* ров по показателям фактических или бюджетных сумм, а также количеств. Когда груп* па настроена в качестве измерения, она может быть добавлена в отчет анализа и

Глава 37. Анализ и отчеты

559

аналитический отчет по измерениям. Эти группы настраиваются в окне Аналитический Отчет Карточка . Дополнительные сведения о карточках аналитических отчетов см. в предыдущих разделах, где рассматривается использование групп клиентов и товаров.

Использование анализа по измерениям Сначала требуется выполнить создание карточки аналитического отчета с исполь* зованием тех измерений, которые необходимо анализировать. 1. В меню Покупка последовательно выбратьпункты Анализ И Отчетность > Настройка > Аналитический Отчет Карточка . 2. В поле Код нажать клавишу F3, чтобы создать новую карточку. 3. Ввести нужные вам значения в поле Код и Описание. 4. В поле Дата Начала ввести нужную вам дату начала 5. Если необходимо, можно установить флажок в поле Включать Бюджеты. 6. Открыть вкладку Измерения и заполнить значения для измерений. 7. Нажать кнопку Обновить. 8. Закрыть окно Аналитический Отчет Карточка . Теперь можно использовать аналитический отчет, который настроен в окнеАнализ по Измерениям. 9. В меню Покупка последовательно выбратьпункты Анализ И Отчетность > Анализ По Измерениям . 10. Нажать кнопку Assistbutton в окне Код Аналитического Отчета и выбрать код толь* ко что созданного вами отчета. Нажать кнопку Ok. 11. Выбрать нужные вам значения в полях Показывать В Строках и Показывать В Столбцах. В строках и столбцах отчета теперь можно просмотреть значения параметров Общее Кол-во и Общая Себест По Складам и по временным периодам. Если необходимо, можно применить к этим результатам фильтры по менеджеру и бизнес группе. 12. Открыть вкладку Фильтры. Обратите внимание, что те фильтры, которые доступны на правой стороне этой формы, получены из созданной карточки аналитического отчета продаж. 13. В поле Закупщик Фильтр выбрать нужное вам значение кода закупщика. 14. В поле Бизнес Группа Фильтр выбрать нужное вам значение. Нажать клавишу Tab, чтобы обновить информацию в таблице. Теперь, создав отчет, можно обратиться к дополнительным функциям, доступ* ным на этой форме. 15. Открыть вкладку Параметры. Здесь имеются дополнительные параметры, позволяющие выбрать способ ото* бражения данных. 16. Нажать кнопку Функции и выбрать команду Поменять Строки и Столбцы. Стол* бцы складов и временных периодов меняются местами в окне. Кнопка Функции позволяет также выбрать команду экспорта ваших данных в приложение Microsoft® Excel.

560

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Бюджеты продаж и покупок Функциональность бюджета продаж и покупок используется для планирования, создания прогнозов и отслеживания их выполнения. Для доступа к бюджетам продаж и покупок необходимо выбрать пункт Анализ и Отчетность в меню Продажи и маркетинг или Покупка. В меню Продажи И Маркетинг последовательно выбратьпункты Анализ И Отчетность > Бюджеты. Отображается окно Бюджет Продаж Обзор.

Выбрать бюджет для просмотра можно, нажав кнопку выбора в поле Название Пост. Бюджета. Отображается окно Постатейный Бюджет Список . Нужно выбрать нужный бюджет и нажать копку Ok.

Ввод данных бюджета Когда бюджет создан, необходимо выбрать способ ввода в него данных. В форме Бюджет Продаж Обзор в поле Показать Сумму как требуется выбрать значения Сумма продажи, Сумма Себест. Продажи и Кол-во. При создании бюджетов по* купки в поле Показать Сумму как необходимо выбрать значение Сумма Себест или Кол-Во. При отображений значений в виде количества, итоговые значения отобража* ются в поле Бюджетное кол-во в левой части окна. При выводе значений в виде суммы итоговые значения отображаются в поле Бюджетная сумма продаж или Бюджетная Сумма Себест. (в зависимости от того, вводится ли бюджет продаж или бюд* жет покупок) в левой части окна. При нажатии кнопки выбора в любом их полей данных открывается окно Операции Постат. Бюджетов. Оно позволяет определить дополнительные сведе* ния для операции бюджета. Сведения о каждом из полей см. в интерактивной справке.

Глава 37. Анализ и отчеты

561

Бюджет покупок Чтобы создать новый бюджет покупок: 1. В меню Покупка Последовательно выбратьпункты Анализ И Отчетность > Бюджеты . 2. В поле Название Пост. Бюджета нажать кнопку выбора. Отображается окно Бюджет Названия . 3. Выбрать пустую строку и ввести значения в поля Название и Описание. Если необходимо, можно заполнить поля Бюджет Измерение Код . Обратите внимание на то, что для каждого бюджета возможен выбор не более трех измерений. 4. Нажать кнопку OK. Окно Бюджет Обзор открывается снова с определенным в поле Название Пост. Бюджета бюджетом покупок. 5. Ввести нужные вам значения в поля Показывать в Строках, Показывать в Столбцах , Дата Фильтр, Показать Сумму 6. В левой нижней части окна Бюджет Покупок Обзор щелкнуть временной интер* вал 31, чтобы просматривать периоды времени по месяцам. 7. Открыть вкладку Параметры и выбрать значение 1 в поле Фактор Округления. 10. Установить флажок в поле Показать Название Столбца. Затем, если необходимо, можно выбрать в этом бюджете покупателя. Для этого требуется использовать фильтр. 1. Открыть вкладку Фильтры. 2. В поле Продменед Фильтр выбрать нужный вам код закупщика. 3. Если необходимо, можно наложить дополнительный фильтра на поставщиков, отфильтровав тех поставщиков, в рассмотрении которых нет необходимости. 4. Открыть вкладку Общее. 5. В поле Поставщик Фильтр ввести нужный вам диапазон или занчение. Или вос* пользуйтесь для выбора этих значений кнопкой выбора. Теперь, когда в бюджете выполнена настройка поставщиков, покупателя и тре* буемых временных периодов, вы готовы начать ввод данных бюджета. 1. Для этого нужно выбрать одно из вводимых полей бюджета и щелкнуть стрелку детализации, расположенную справа. Отображается таблица Операции Постат. Бюджетов. 2. Здесь можно ввести описание операции бюджета, а также назначить измерения и добавить другую информацию. 3. Закройте таблицу Операции Постат. Бюджетов . Создание бюджета для закупщика завершено.

Экспорт бюджетов в приложение Excel и их импорт из этого приложения Бюджеты продаж и покупок могут быть экспортированы в приложение Excel, из* менены в этом приложении, а затем импортированы обратно в приложениеMicrosoft Navision. 1. В меню Покупка или Продажа нужно последовательно выбратьпункты Анализ И Отчетность > Бюджеты .

562 2. 3. 4. 5.

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В поле Код Бюджета выбрать нужное вам значение. Нажать кнопку Функции и выбрать команду Экспорт в Excel. В поле Параметры выбрать команду Создать Книгу. Когда завершится обработка данных, открыть созданную рабочую книгу Microsoft Excel .

Обратите внимание на то, что все фильтры, которые были установлены в при* ложении Microsoft Navision, показаны в рабочей книге Excel. По умолчанию про* грамма присвоила рабочей книге имя Бюджет. Можно сохранить рабочую книгу в файле. Теперь менеджер по закупкам отправляет файл Excel покупателю. Покупатель получает бюджет и вносит в него необходимые изменения. Нужно произвести изменения в бюджете (например, изменяя суммы бюджетов за определенные периоды) ,сохранить и закрыть рабочую книгу: 1. В окне Бюджет приложения Microsoft Na vision нажать кнопку Функции и выбрать команду Импорт из Excel . Отображается следующее диалоговое окно:

2. В поле Рабочий Лист Имя Файла найти местоположение сохраненного файла Excel и выбрать его. 3. Выбрать значение Бюджет (см. п. 5) в поле Рабочий Лист Название. 4. Проверьте, что в полях указаны следующие данные: Код Бюджета

Покупка

Параметр

Заменить Операции

Описание

Импортировано из Excel

Импортировать Знач. как

Сумма Себест.

5. Нажать кнопку Да, чтобы заменить существующие записи, и подтвердить вы* полнение операции в отобразившемся сообщении. Бюджет в Microsoft Navision обновлен с использованием новых данных.

Глава 37. Анализ и отчеты

563

Использование бюджетов в отчетах анализа Созданные бюджеты продаж и покупок могут использоваться в отчетах анализа для отслеживания различий между бюджетными и фактическими суммами. В следую* щем сценарии демонстрируется использование бюджетов в отчетах анализа. Для проведения анализа план\факт по продажам, необходимо: 1. В меню Продажи и маркетинг последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Анализ Отчеты . Отображается окно Продажи Анализ Отчет. 2. Нажать кнопку выбора в поле Анализ Отчет Название. 3. Выбрать нужное вам значение отчета и нажать кнопку OK. 4. Затем необходимо выбрать бюджет, используемый для сравнения. 5. В поле Постатейный Бюджет Фильтр окна Продажи Анализ Отчет нажать кноп* ку выбора, чтобы открыть окно Названия Постат. Бюджетов. 6. Выбрать нужный вам товарный бюджет и нажать кнопку OK. В окне Продажи Анализ Отчет теперь отображаются фактические суммы в срав* нении с бюджетными суммами

564

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 38

Управление запасами Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Обзор Цели Наличие товаров Резервирование Трассировка заказов

Цели Изучение главы позволит освоить следующие темы: • • •

Определение наличия товара и планируемое наличие. Резервирование товаров из запасов или по заказу покупки. Трассировка заказов покупки и продажи с использованием инструментария трас* сировки заказов.

Обзор Управление запасами является основой деятельности любой компании, занимаю* щейся оптовой торговлей и производством. Поддержание запасов на достаточном уровне с низкими затратами является ключевым фактором, обеспечивающим бес* перебойное выполнение всех сопутствующих операций. Организация данных по запасам — характеристика товаров в аспекте себестои* мости и цены, свойств бухгалтерского учета, параметров планирования и воспол* нения запасов и так далее — в логически структурированном виде является необхо* димым условием эффективного управления запасами. Однако для многих компаний основная задача сегодня — сопоставить спрос и предложение таким образом, что* бы обеспечить прозрачность движения товаров, повысить уровень удовлетворен* ности клиентов и вместе с тем удержать себестоимость управления запасами на низком уровне. Для этого большинству компаний оптовой торговли и производственных орга* низаций требуется следующее: • •

Иметь надежные сведения по количеству товара в свободном наличии, рассчи* танные с учетом резервирования этого товара. Иметь возможность получить подробные сведения по зарезервированным товарам, на основе которых можно найти альтернативные пути выполнения срочных запро* сов клиентов в ситуациях, когда получить товар иным способом невозможно.

Глава 38. Управление запасами •

•

565

Представлять общую картину по уровню запасов в будущем на основе планиру* емых поставок, чтобы предоставить ответы на вопросы клиентов по ожидаемым срокам поставки товаров. Быть в состоянии отреагировать на спрос по конкретному товару соответствую* щим объемом поставок.

Включенный в Microsoft® Business Solutio n-Navision® базовый блок Управле* ние запасами позволяет компаниям достигать поставленных целей и получать точ* ные данные по количеству и свободному наличию товаров. Учебное руководство Основы содержит базовые сведения, касающиеся первой цели — структурирования сведений по запасам. Данная глава имеет отношение ко второй цели и освещает следующие темы: • • •

Наличие товаров Резервирование Трассировка заказов

В приложении З дается краткий обзор совместного использования систем ре* зервирования и трассировки заказов.

Наличие товаров Концепция свободного наличия товара является краеугольным камнем управле* ния запасами. В принципе наличные запасы — это количество товара, которое ком* пания может реализовать в конкретный момент. Это определение учитывает не толь* ко наличное количество товара, но и распределенные товары, то есть количества, отложенные или зарезервированные для особых целей, а также ожидаемые входя* щие заказы, отражающие будущие поставки. Принимая это во внимание, наличие товара определяется по следующим трем аспектам: товар, расположение, момент времени. В зависимости от профиля и требований функциональных единиц компании расчет наличия товара выполняется по разнообразным причинам: 1. Всеми подразделениями при определении ситуации с наличием товара. 2. Отделом снабжения при планировании целесообразности, сроков и объемов закупок конкретного товара. В данном случае необходимо знать количество, имеющееся в наличии в конкретном периоде планирования. 3. Отделом продаж при ответах на запросы клиентов о возможности и сроках вы* полнения заказов. 4. Если запрос клиента выполнить невозможно, продавцы должны оценить аль* тернативные варианты, такие как возможность выделить товар из зарезервиро* ванного для других целей количества, найти его по иным каналам либо заме* нить товар аналогом. 5. Сотрудниками склада, которые при подборе товара должны владеть информа* цией по наличию этого товара на данном складе. 6. Складским подразделением и бухгалтерией при проведении инвентаризации и анализе расхождений.

566

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Элементы наличия В Microsoft Navision расчет наличия товара выполняется для решения одной из вы* шеизложенных задач. Наличие товара включает следующие элементы: • • •

Наличное количество. Относится к пунктам 1 и 6. Наличное количество за вычетом распределенного. Как правило, относится к пункту 4. Наличное количество минус распределенное плюс планируемые входящие за* казы, уменьшенные на количество возможного предварительного распределе* ния. Это относится к пунктам 2 и 3. В принципе расчет наличия товара ведется по следующей формуле: Наличное количество + Текущие входящие заказы – Распределенное количество

Наличное количество Наличное количество рассчитывается как сумма всего прихода товаров, отражен* ного актами приемки по входящим заказам, минус общий отток товара, отражен* ный в актах отгрузки по исходящим заказам на конкретную дату. Наличное количество отображается в поле Наличие вкладки Общее карточки конкретного товара. Для просмотра необходимо на панели навигации нажать кнопку Склад и последовательно выбрать пункты Планирование И Исполнение > Товары.

Обратите внимание, что количество в наличии в поле Наличие отражает общее наличие товара в компании и не зависит от склада. Если для компании настроено несколько складов и заказы принимаются в разных складах, полезно иметь данные по наличию товара на каждом из складов. Для этого пользователь может устано* вить фильтр по складу в карточке товара или воспользоваться таблицей Товары По Складам. Для этого необходимо в карточке товара последовательно выбрать пункты Товар > Товары По Складам .

Глава 38. Управление запасами

567

Эта таблица содержит количество товара в точках, определенных в системе как склады. Пустые склады сюда не включаются. Более подробно использование не* скольких складов рассматривается в главе Компании с несколькими складами дан* ного руководства. Фактическое наличное количество может отличаться от записанного в связи с уменьшением запасов, вызванным браком, повреждением или воровством, а также в результате административных ошибок.

Распределенное количество Как было упомянуто ранее, наличное количество уменьшается на объем распреде* ленного, то есть товаров, отложенных для особых целей, временно или постоянно. Ниже следуют примеры таких распределенных товаров. • • • • •

Отложенные товары (например, по срочному заказу продажи), которые необ* ходимо реализовать прежде остальных. Количество, отложенное для выполнения определенных (плановых) целей или находящееся в карантине. Товары, определенные как неприкосновенный запас. Товары, находящиеся в ремонте. Товары, выделенные для подбора или отгрузки на данном складе.

Для товаров можно также выполнять предварительное распределение. Предва* рительное распределение означает распределение товаров, которые будут постав* лены в будущем, для реализации или конкретных запросов. В Microsoft Navision распределение товаров выполняется с помощью системы резервирования, которая подробно рассматривается дальше в этой главе, или через склад, где товары распределяются для подбора и отгрузки. Примером типичной ситуации, где при расчете наличия товара необходи* мо учитывать возможное распределение (резервирование), может служить про* дажа товара. В строке продаж выполняется проверка возможности выполнить запрос на данное количество из имеющихся в наличии, незарезервированных запасов.

568

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Планируемое наличие Текущие входящие заказы, такие как заказы покупки, входящие заказы на переме* щение и производственные заказы, включаются в расчет планируемого (ожидае* мого) наличия товара. Планируемое наличие важно знать в ситуациях, когда пред* полагается, что наличное количество будет увеличено. Сводные данные по планируемому наличию товаров представлены в отчете Наличие Товара По . В карточке товара следует выбрать пункты Товар > Наличие Товара По > Складам.

Планируемое наличие рассчитывается отдельно для склада на основе утверж* денного и планового прихода по заказам. Отчеты по наличию товара по вариантам и периодам также содержат данные по планируемому наличию. Как было упомяну* то ранее, расчет планируемого наличия должен быть уменьшен на объем предвари* тельного распределения.

Резервирование Резервирование используется продавцами, чтобы отложить товары в запасах или товары с планируемым приходом для конкретных заказов продажи, а также со* ставителями производственного плана, чтобы зарезервировать комплектующие для утвержденных производственных заказов до начала их запуска в производ* ство. Система резервирования позволяет установить четкую связь между спросом и пред* ложением, что непосредственным образом влияет на выполнение транзакций с запа* сами. Резервирование может также применяться в исключительных ситуациях, когда результаты обычной автоматической коррекции поставок и спроса неприемлемы. В системе используется простой принцип резервирования вручную. Следова* тельно, текущее резервирование изменяется или отменяется тоже вручную, если не исчезла сама причина создания резервов. Например, при удалении заказа, умень* шении количества и смене измерений соответствующие изменения выполняются автоматически. Однако при росте объема заказа зарезервированное под него коли* чество требуется увеличивать вручную.

Глава 38. Управление запасами

569

Автоматическое резервирование, не требующее вмешательства пользователя, выполняется в том случае, если заказы в системе планирования создаются на базе производственной политики Делать На Заказ (M-T-O) или производственный за* каз создается непосредственно из заказа продажи. Однако автоматическое резервирование можно задать и для товара. Такое ре* зервирование включается на вкладке Планирование карточки товара выбором па* раметра Всегда в поле Резервировать. При выборе этого параметра автоматичес* кое резервирование ведется по запасам, заказам покупки и производственным заказам (элементам структуры заказов) в указанном порядке. Если запас оказы* вается недостаточным для резервирования полного количества, выводится пре* дупреждение. Для резервирования не требуется дополнительная настройка.

Обработка резервирования В заказе продажи доступны следующие варианты резервирования: • • •

Резервирование товара, хранящегося на складе (операция книги товара). Резервирование товара в строке заказа покупки. Резервирование товара в строке утвержденного производственного заказа.

Пользователи имеют возможность резервировать товары, отсутствующие в за* пасах, поступление которых планируется по заказам покупки или производствен* ным заказам. Естественно, все это справедливо при условии, что дата ожидаемой приемки предшествует дате отгрузки по данному заказу продажи. Такое резерви* рование отменяется автоматически, если изменение сроков делает его невозмож* ным. Для указания резервирования из, например, заказа продажи необходимо после* довательно выбрать пункты Функции > Резервировать .

Заголовок окна Резервирование содержит сведения о требуемом количестве. В стро* ках отображаются запасы в наличии, в том числе текущее распределение товара на складе по подборам и отгрузкам. Эти данные выводятся в поле Распред. Кол-Во На Складе. Строки могут содержать несколько источников поставки товаров с разным статусом резервирования.

570

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Если заказ продажи оформлен для конкретных серийных номеров или номеров лотов, окно Резервирование будет включать сведе* ния по наличию только таких запасов, а результаты трассировки товара становятся доступны при выполнении детализации из различных полей количества.

Последовательно выбрать пункты Функции > Резервирование Из Тек. Строки .

В данном примере требуемое количество для заказа продажи зарезервировано из заказа покупки. В результате были созданы операции резервирования. Просмотр этих операций доступен также и из заказа покупки. Для этого в заказе покупки необходимо последовательно выбрать пункты Строка > Операции Резервирования.

Резервирование и трассировка заказов выполняются одной системой, что дает возможность сопоставлять заказы продажи и заказы покупки. Если в строке заказа продажи последовательно выбрать пункты Функции > Трассировка Заказа, то можно увидеть связь с тем же заказом покупки.

Глава 38. Управление запасами

571

Механизм действия трассировки заказов более подробно рассмотрен в следую* щем разделе.

Трассировка заказов Как и резервирование, трассировка заказов служит для координации поставок в соответствии с уровнем спроса. Однако связи трассировки заказов создаются авто* матически и предназначены для отражения выполнения заказов — как в динамике на основе наличия товаров, так и в виде отражения конкретных результатов плани* рования. В любом случае основная цель трассировки заказов — информирование пользователя о возможности выполнения заказа. Еще одна возможность, предоставляемая трассировкой заказов — указания, ко* торые обычно используются при принятии решений, связанных производственным планированием. Для получения более подробных сведений следует обратиться к учебному курсу Производство. Если для товара установлена динамическая трассировка заказов с помощью кода Только Трассировка (см. раздел Настройка Трассировки Заказов ), операции трассировки заказа создаются одновременно при создании для данного товара заказа с возможностью выполнения. Эта связь предназначена лишь для инфор* мирования о возможности выполнения заказа в рамках системы расчета свобод* ного наличия и в этом качестве может использоваться как простой инструмент планирования. Помимо подобной динамической трассировки заказа, также формируются свя* зи между потребностями и соответствующими поставками, созданными в процессе планирования. Типичный пример — трассировка заказа от заказа продажи до зака* за покупки, указывающая, что существование данного заказа продажи привело при планировании к созданию заказа покупки. При планировании пополнения запасов формируются связи трассировки зака* за между потребностями и поставками, которые отражают детали новой сбаланси* рованной зависимости предложения от спроса. Так как это выполняется динами* чески, процедура основана на довольно простых правилах, что позволяет минимизировать возможность ошибки в цепочке снабжения компании. Система планирования реорганизует неясные моменты, создавая новые операции трасси*

572

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ровки заказа в соответствии с параметрами планирования для данного товара. Пос* ле запуска ядра планирования любые потребности обеспечиваются из одного или нескольких источников поставок (запасы и входящие заказы). В то же время любой заказ на пополнение запасов должен полностью перекрывать один или несколько заказов клиентов.

Настройка трассировки заказов Трассировка заказов настраивается на вкладкеПланирование карточки товара в поле Способ Трассировки Заказов.

Доступны следующие параметры трассировки заказов: • •

•

Нет. Операции трассировки заказов не создаются. Только Трассировка . Создаются операции трассировки заказов, служащие для связи потребностей и поставок в двух типах ситуаций. Динамически, при созда* нии заказа, который может быть смещен существующим заказом. Это выпол* няется после запуска ядра планирования. Трассировка И Указания . В ходе производственного планирования этот пара* метр означает то же, что и предыдущий. Кроме того, формируются указания, предназначенные для оборотного планирования.

Глава 39. Компании с несколькими складами

573

Глава 39

Компании с несколькими складами Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Обзор Цели Настройка компании с несколькими складами Осуществление продаж и закупок в компании с несколькими складами Управление запасами на нескольких складах

Цели Изучение главы позволит освоить следующие темы: • • • • • •

Настройка компании с несколькими складами. Создание связей между клиентами, поставщиками и складами. Настройка дистрибуторских центров. Создание связей между пользователями, клиентами, поставщиками и дистри* буторскими центрами. Создание заказов продажи и заказов покупки для нескольких складов. Создание и настройка единиц складского учета.

Обзор Многие современные компании открывают свои подразделения по всему миру, и каждое такое подразделение управляется независимо от центрального офиса. Та* кой подход к организации бизнеса дает компаниям преимущество перед конкурен* тами, обеспечивая возможность действовать более гибко и оперативно реагировать на изменяющиеся потребности клиентов. В то же время перед компаниями с не* сколькими складами встает проблема организации контроля над децентрализован* ной деятельностью, а также возникает необходимость оптимизации управления потоками запасов. Для решения этих проблем компаниям необходимо обеспечить доступ к информации каждого склада в реальном времени. Блоки Несколько складов и Дистрибуторские Центры в программе Microsoft Dynamics NAV позволяют компаниям с несколькими складами выбрать наибо* лее гибкий, но в то же время оптимальный способ управления бизнес*процес* сами. Блок Несколько Складов позволяет компаниям управлять запасами на нескольких складах, используя единую базу данных. В основе этого блока лежат два понятия — склад и единица складского учета товара. Склад можно определить как место, где

574

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

осуществляется деятельность по хранению, размещению и учету товара. Это доволь* но широкое понятие, включающее в себя такие объекты как заводы или производ* ственные предприятия, а также центры распространения, складские помещения, де* монстрационные залы и служебные транспортные средства. Единица складского учета определяется как товар или вариант товара в определенном местоположении. Единицы складского учета позволяют компаниям с несколькими складами добав* лять информацию о пополнениях товара, контактную информацию и некоторую финансовую учетную информацию на уровне складов. Таким образом, можно по* полнять варианты одного и того же товара для каждого склада, а также заказывать товары для каждого склада на основе информации о пополнении каждого склада. Блок Дистрибуторские Центры позволяет расширить деятельность складов, обеспе* чивая возможность работы с административными центрами. Дистрибуторский центр может быть центром затрат, центром прибыли или инвестиционным центром. Приме* ром дистрибуторского центра является офис продаж, отдел закупок для нескольких складов, офис планирования производства. Этот блок позволяет компаниям настро* ить для определенного пользователя возможность просматривать только документы покупки и продажи, касающиеся определенного дистрибуторского центра. Обратите внимание, что блоки Несколько складов и Дистрибуторские Центры могут использоваться раздельно.

Настройка компании с несколькими складами В этом разделе рассказывается, как использовать блок Несколько Складов для на* стройки компании с несколькими складами и отображения в программе реальной и планируемой административной и географической структуры этой компании. В сле* дующем разделе на примере создания заказов покупки и продажи показывается, как альтернативные настройки влияют на бизнес*процессы компании.

Настройка складов Общая информация о компании записывается в информационную карточку ком* пании. Для открытия окна Фирма Информация необходимо на панели навигации нажать кнопку Администрирование и последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Общее > Фирма Информация . В поле Код Склада пользователь может выбрать код склада, соответствующий адресу отгрузки компании. Если поле содержит код, то для товаров, указанных в заказе покупки и предназначенных к отгрузке, программа будет автоматически ис* пользовать адрес склада, обозначенного этим кодом. На вкладке Отгрузка в окне Фирма Информация в поле Код Склада можно выб* рать код склада по умолчанию, с которого будут создаваться документы продажи. Коды складов указываются в карточках складов. Для открытия карточек скла* дов необходимо на панели навигации нажать кнопку Администрирование и после* довательно выбрать пункты Настройка Приложения > Склад > Склады . Появится карточка склада. Как правило, карточка склада используется для записи сведений о складах компании. В Microsoft Navision склад определяется как место, где товары произ* водятся, обрабатываются и хранятся до того, как будут проданы. Складом может быть, например, завод, складское помещение или центр распространения про*

Глава 39. Компании с несколькими складами

575

дукции. Цель настройки складов в Microsoft Na vision — установить различие между географическим положением складов и различные способы управления запасами на этих складах. Контактная информация, хранящаяся в карточке скла* да, распечатывается на документах покупки с целью информирования постав* щиков об адресах, на которые должна осуществляться отгрузка заказанных то* варов. Компании должны настроить карточку склада и код для каждого из своих складов. Примечание. Рекомендуется настроить хотя бы один склад для ведения учета изменений потоков складских запасов. Если склад не настроен, про* грамма использует пустой склад. Если часть складских запасов компании попадет на пустой склад , впоследствии определить это количество в Microsoft Navision будет довольно трудно. Например, если вы зададите параметр Товар По Складам , программа покажет количество данного то* вара на разных складах, но не покажет количество товара, которое не от* носится ни к одному складу.

Создание связи между клиентами, поставщиками и складами По ряду причин, таких как необходимость обеспечить быструю доставку товаров клиентам или оптимизировать процессы осуществления закупок у некоторых по* ставщиков, компании могут сделать выбор в пользу стратегии децентрализован* ного распределения продукции. Такая стратегия предполагает отгрузку заказан* ных товаров поставщиками не на один центральный склад, а на разные склады, откуда товары в свою очередь отгружаются клиентам. Чтобы отразить эти процес* сы в программе, компании могут задать связь определенных клиентов и постав* щиков с конкретными складами. Указание кода склада по умолчанию произво* дится в карточке клиента на вкладке Отгрузка и в карточке поставщика на вкладке Поставка.

Настройка дистрибуторских центров В Microsoft Navision можно настроить дистрибуторские центры для помощи в уп* равлении бизнес*процессами. Например, дистрибуторский центр может осуществ* лять управление продажами и покупками для одного или нескольких складов или центров распределения, где товары хранятся и обрабатываются перед продажей. Используя функциональные возможности блока Дистрибуторские Центры, компа* нии могут настроить для определенного пользователя возможность просматривать документы продажи или покупки, относящиеся только к определенному дистрибу* торскому центру. Для настройки дистрибуторских центров необходимо на панели навигации на* жать кнопку Администрирование и последовательно щелкнуть Настройка Приложения > Общее > Фирма Информация > Фирма > Дистрибуторские Центры .

576

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поля на вкладке Общее в карточке дистрибуторского центра определяют код и имя дистрибуторского центра, а также содержат его адрес. У каждого дистрибуторского центра есть имя (например, адрес региональ* ного офиса), а также код имени. Пользователь может использовать этот код дистрибуторского центра в других блоках программы. Например, когда код ди* стрибуторского центра вводится в документы продажи и покупки, он влияет на адрес и измерения в документах. Эта тема будет рассмотрена ниже в данной главе. Поле Код Склада содержит код склада, используемого по умолчанию. Физи* ческие транзакции, контролируемые из дистрибуторского центра, осуществляются на этом складе. При введении кода склада программа автоматически начинает ис* пользовать данный склад по умолчанию в документах покупки и продажи, отно* сящихся к этому дистрибуторскому центру. Если поле Код Склада не содержит информации, то для дистрибуторского цен* тра не выбран код склада по умолчанию. На вкладке Связь. указывается контактная информация дистрибуторского центра

Глава 39. Компании с несколькими складами

577

Создание связей между дистрибуторскими центрами и другими объектами в программе Создание связей между пользователями и дистрибуторскими центрами Наличие нескольких складов может создать проблемы, связанные с разрешением доступа к различной информации для различных пользователей. ВMicrosoft Navision существует возможность настроить разрешение для разных пользователей работать с различными дистрибуторскими центрами. Таким образом, компания может от* крыть определенному пользователю доступ только к той информации, которая от* носится к конкретному дистрибуторскому центру. После того как пользователь был прикреплен к определенному дистрибуторс* кому центру, программа автоматически выбирает дистрибуторский центр, связан* ный с конкретным пользователем каждый раз, когда пользователь входит в про* грамму, используя личный код пользователя. Это означает, что пользователи могут осуществлять покупки и продажи только из того дистрибуторского центра, для ко* торого у них имеется разрешение. Кроме того, имя дистрибуторского центра появ* ляется в заказах покупки и продажи, а также в других местах программы, где есть поле Дистрибуторский Центр. Установка разрешения для пользователей в окне Пользователи Настройка. 1. На панели навигации следует нажать кнопку Администрирование и последова* тельно выбрать пункты Настройка Приложения > Пользователи > Пользователи Настройка. Откроется окно Пользователи Настройка. 2. В полях Продажи Центр Отв. Фильтр, Покупка Центр Отв. Фильтри Сервис Центр Отв. Фильтр выбрать код дистрибуторского центра Примечание. Всегда должен существовать пользователь с кодом Все, ко* торому предоставлены все права.

Создание связей между клиентами, поставщиками и дистрибуторскими центрами Компании часто организовывают процесс таким образом, чтобы управление тор* говыми сделками с некоторыми клиентами всегда осуществлялось из определен* ного дистрибуторского центра. Подобные процессы можно организовать и для по* ставщиков. Для того чтобы отразить эти процессы в программе, компании могут принять решение использовать функциональные возможности программы, кото* рые позволяют создать связь между клиентами, поставщиками и определенными дистрибуторскими центрами. В качестве иллюстрации для этой функции можно использовать ситуацию, ког* да продавец создает заказ продажи для клиента, связанного с определенным дис* трибуторским центром. Код соответствующего центра по умолчанию появляется в заголовке заказа продажи и распечатывается на этом заказе. Кроме того, компа* ния может отследить свою работу с клиентами по конкретному дистрибуторскому центру. Связь клиента и поставщика с дистрибуторским центром настраивается в кар* точке клиента и поставщика на вкладке Общее в поле Дистрибуторский Центр.

578

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Общие рекомендации по настройке компании с несколькими складами В предыдущем разделе приведено описание того, как компания с несколькими складами может использовать блоки Несколько складов и Дистрибуторские Центры, установив настройки, чтобы обеспечить большую гибкость своей деятель* ности. Однако рекомендуется выбрать один из следующих общих подходов к на* стройке: • •

Подход, ориентированный на пользователя. Подход, ориентированный на счет (клиента/поставщика).

Компании, в которых пользователю отдается более высокий приоритет, чем сче* там, могут выбрать подход, ориентированный на пользователя. В этом случае об* щие рекомендации по настройке будут следующими: • • •

Создать связь между дистрибуторскими центрами и пользователями. Выбрать для каждого центра код, который будет использоваться для него по умолчанию. Не выбирать коды складов, которые используются по умолчанию для счетов.

Компании, в которых счетам отдается более высокий приоритет, чем пользова* телю, могут выбрать подход, ориентированный на счет. В этом случае, общие реко* мендации по настройке будут следующими: • • •

Выбрать дистрибуторский центр, используемый по умолчанию, и коды складов для счетов. Не создавать связи между дистрибуторскими центрами и пользователями. Не выбирать коды складов, используемые по умолчанию, для дистрибуторских центров. Примечание. Демонстрационная база компании Cronus не содержит опи* санные выше подходы.

Осуществление продаж и покупок в компании с несколькими складами В предыдущем разделе рассказывалось о возможностях, которые Microsoft Navision предоставляет для настройки компании с несколькими складами. Также было опи* сано как можно использовать связи между пользователями, клиентами, поставщи* ками и дистрибуторскими центрами. В случае, если у компании нет дистрибуторс* ких центров, можно просто настроить связи между клиентами, поставщиками и различными складами. В данном разделе рассказывается, как альтернативные настройки влияют на бизнес*процессы компании, связанные с созданием заказов продажи и покуп* ки. Следует обратить ваше внимание на порядок, в котором коды складов и ди* стрибуторские центры используются при создании документов покупки и про* дажи.

Глава 39. Компании с несколькими складами

579

Порядок использования кодов складов и дистрибуторских центров В Microsoft Navision существует схема, согласно которой, программа вносит коды складов и дистрибуторских центров в документы покупки и продажи. Эта схема основана на определенном порядке. В следующей таблице иллюстрируется порядок, согласно которому программа вносит информацию о дистрибуторских центрах в документы покупки и продажи: Карточка настройки пользователя

Информационная карточка компании

Схема 1

√

Схема 2

нет дистрибуторского центра по умолчанию

√

Схема 3

нет дистрибуторского центра по умолчанию

нет дистрибуторского центра по умолчанию

Карточка клиента/ поставщика

√

Пояснения к таблице: •

•

•

Если в карточке настройки пользователя указан дистрибуторский центр, кото* рый должен использоваться по умолчанию, программа всегда применяет этот дистрибуторский центр при создании документов покупки и продажи. Если дистрибуторский центр по умолчанию не выбран в карточке настройки пользователя, программа использует для создания документов покупки и про* дажи тот центр, который указан как дистрибуторский центр по умолчанию в информационной карточке компании. Если дистрибуторский центр, который должен использоваться по умолчанию, не указан ни в карточке пользователя, ни в информационной карточке компа* нии, программа применяет для создания документов покупки и продажи центр, указанный в карточках клиента или поставщика.

В следующей таблице приведены схемы, определяющие порядок использова* ния складов в документах продажи и покупки: Карточка клиента/ поставщика

Схема 1

√

Схема 2

нет склада по умолчанию нет склада по умолчанию

Схема 3

Карточка дистрибуторского центра

Информационная карточка компании

√ нет склада по умолчанию

√

580

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Пояснения к таблице: •

•

•

Если в карточке клиента или поставщика указан код склада, который следует использовать по умолчанию, программа применяет его в соответствующих до* кументах покупки и продажи. Если в карточке клиента или поставщика не указан код склада, который следует использовать по умолчанию, программа применяет при создании документов покупки и продажи код склада, указанный в карточке дистрибуторского цент* ра. Программа выбирает, какой дистрибуторский центр использовать, согласно схемам, описанным выше. Если код склада, который должен быть использован по умолчанию, не указан ни в карточке клиента, ни в карточке поставщика, ни в карточке дистрибуторс* кого центра, а также в случае, если в программе не настроен дистрибуторский центр, программа использует при создании документов покупки и продажи код, указанный в информационной карточке компании.

Конфликт дистрибуторских центров Если пользователь, привязанный к определенному дистрибуторскому центру, при создании заказа продажи выберет клиента, привязанного к отличному дистрибу* торскому центру, то возникнет сообщение следующего вида:

Конфликт складов, используемых по умолчанию Если пользователь привязан к определенному дистрибуторскому центру, в настрой* ках которого определен склад, то при создании заказа код этого склада автомати* чески заполнится в документе. При выборе клиента, в карточке которого указан другой код склада, код склада в документе изменится на код склада из карточки клиента. Это очередной раз под* черкивает, что значение кодов склада в настройках являются лишь значениями по умолчанию для документов.

Управление запасами на нескольких складах Компаниям, которые используют для работы много складов, необходима некото* рая гибкость в управлении этими складами. Им необходима возможность создавать индивидуальные планы пополнения складских запасов, основанные на соотноше* нии спроса и предложения на каждом отдельном складе, либо планы, которые за* висят от варианта товара. Microsoft Navision дает возможность компаниям с несколькими складами осу* ществлять и контролировать запасы с определенной долей гибкости. Это возможно благодаря использованию единиц складского учета. Информация, указанная в кар*

Глава 39. Компании с несколькими складами

581

точке единицы складского учета, определяет индивидуальные параметры, исполь* зуемые программой для расчета графика пополнений для склада или определенно* го варианта товара.

Общие понятия о единице складского учета Единица Складского Учета — это товар с определенным вариантом и/ или располо* женный в определенном месте. Например, товар, который хранится на главном складе и еще в шести различных центрах распределения, будет представлен семью единицами складского учета. Информация, хранящаяся в карточке единицы склад* ского учета, может включать производственные цены, информацию о пополнени* ях и производстве. При наличии единицы складского учета программа использует информацию с карточки единицы складского учета, вместо карточки товара. Единица складского учета имеет преимущество перед карточкой товара, но не заменяет ее. Примечание. Пользователь может создать единицу складского учета, щел* кнув Товары, Единицы Складского Учета, нажав клавишу (F3) (F3), а после это* го введя соответствующую информацию в карточку единицы складского учета. Для создания нескольких единиц складского учета можно восполь* зоваться пакетным заданием Создать Единицу Складского Учета, щелкнув Функции в карточке товара. Пользователь может перейти в карточку единицы складского учета как из кар* точки товара (последовательно выбрав пункты Товар > Единицы Складского Учета), так и из меню Склад в пункте Планирование и Исполнение. Пользователь может определить различия между товарами на разных складах, указывая уникальные данные в карточке единицы складского учета для таких свойств товара, как метод пополнения, максимальный запас, точка дозаказа и ко* личество для дозаказа. Чтобы узнать про другие поля вкладок Пополнение И Планирование, можно воспользоваться интерактивной справкой, щелкнув соответству* ющее поле и нажав клавишу (F1) (F1).

582

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 40

Перемещение между складами Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Обзор Цели Настройка перемещений Перемещение товаров между складами Просмотр товаров транзитного склада

Цели Изучение главы позволит освоить следующие темы: • • • •

Настройка программы для управления перемещениями. Создание и учет заказов перемещения вручную. Коррекция количеств перемещений. Определение складов и количеств товара, находящихся в пути.

Обзор Многие крупные оптовые продавцы и производители располагают разветвленной структурой региональных складов, каждый из которых обслуживает определен* ную область или регион. В целях сокращения затрат на складские операции эти компании часто придерживаются стратегии резервного запаса на одном главном складе и минимальных запасов на региональных складах. Такая практика требует перемещений товаров с главного склада на региональные склады. Перемещать за* пасы с одного склада на другой приходится также при возникновении неожидан* ного спроса. Если организация достаточно крупная, в любой момент времени значительный объем товаров может находиться в пути. Это создает проблемы с точки зрения как финансового учета, так и логистики. С финансовой точки зрения сложно определять стоимость запасов, так как то* вары находятся в пути. Службы логистики не в состоянии точно оценить общую доступность товаров. Блок Перемещение между складами позволяет с помощью заказов перемеще* ния точно отслеживать движение товаров между складами. Для перемещения това* ров создается заказ перемещения, содержащий строку для каждой перемещаемой

Глава 40. Перемещение между складами

583

позиции запасов. Когда товар отгружается с исходного склада, он рассматривается как транзитный, пока не будет принят на складе назначения.

Настройка перемещений Чтобы можно было использовать перемещения между складами, в компании должен быть установлен блок Компании с несколькими складами. Подробные сведения об этом блоке и процедурах установки см. в главе Компании С Несколькими Складами . Настройка перемещений между складами состоит из двух элементов: •

•

Настройка транзитного склада. Чтобы использовать функции перемещений, в компании должен быть определен транзитный, или временный, склад, создава* емый только для перемещения товаров. При выполнении отгрузки заказа со склада*отправителя программа присваивает данным товарам код транзитного склада. При выполнении приемки заказа на складе*получателе программа пе* реносит товары с транзитного склада на склад*получатель. Настройка маршрутов перемещения. Компания может настроить маршруты переме* щения между складами. Это позволит назначить для каждого маршрута применя* емый по умолчанию код транзитного склада, агента по доставке и код услуги агента по доставке. Когда определено время отгрузки, программа использует эту инфор* мацию для расчета даты приемки заказа перемещения на складе назначения.

Настройка транзитного склада С помощью транзитного склада можно контролировать количество и стоимость товаров, находящихся в пути, в любой данный момент времени после их отгрузки с исходного склада (который называется складомотправителем) и вплоть до их полу* чения на складе назначения (называется складом*получателем). Может быть на* строено любое количество транзитных складов.

Настройка маршрутов перемещения Обычно за настройку маршрутов перемещения отвечает уполномоченное лицо, например администратор компании. Маршрут перемещения представляет собой комбинацию склада*отправителя и склада*получателя. Программа использует мар* шрут перемещения для проверки правильности информации склада при создании заказов перемещения или вводе строк в журнал заявок. Каждому маршруту перемещения может быть присвоен код транзитного склада по умолчанию, код агента по доставке и код услуги агента по доставке. Программа будет использовать время отгрузки для услуги агента по доставке, чтобы вычислить дату приемки на складе*получателе. Сведения о настройке агентов по доставке и услуг агента по доставке см. в раз* делах Настройка агентов по доставке и Настройка услуг агента по доставке инте* рактивной справки. В компании Cro nus настроенные маршруты перемещения от* ражают текущие бизнес*процессы. Для настройки необходимо на панели навигации нажать кнопку Администрирование и последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Склад > Настройка — Товары > Перемещение Маршруты .

584

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы названия складов*получателей отображались в виде заголовков в правой панели, следует установить флажок Показать Название Получателя. Если флажок снят, программа показывает коды складов.

Перемещение товаров между складами Заказ перемещения — ключевой объект всех функциональных возможностей пере* мещения. С помощью заказа перемещения можно создать перемещение, учесть от* грузку и приемку товаров. Точно так же, как и документы о покупке и продаже, заказ перемещения содержит информацию о том, сколько товара было отгружено и получено. Функция перемещений между складами позволяет создавать перемещение как вручную, так и автоматически. Перемещение вручную может быть пред* почтительнее, если на определенном складе возник дефицит товара, но по это* му товару требуется выполнить заказ продажи. В данном случае инициатор, например менеджер по продажам, решает переместить товары со склада, на котором есть необходимый запас, на склад, где возникла потребность в дан* ном товаре. Автоматическое создание заказа перемещения — результат планирования по* полнения запасов. Автоматическое перемещение создается уполномоченными ли* цами, обычно закупщиками, с помощью журнала заявки или планирования.

Отгрузка заказа перемещения После выпуска заказа перемещения уполномоченное лицо на складе* отправителе может отгружать затребованные товары. За отгрузку заказов пе* ремещения со склада обычно отвечает администратор соответствующего скла* да. Администратор склада может учесть одновременно только одну отгрузку заказа перемещения. 1. Для этого ему необходимо в карточке перемещения Последовательно щелкнуть Учет > Учесть. Выбрать команду Отгрузить.

Глава 40. Перемещение между складами

585

2. Чтобы просмотреть созданную учтенную расходную накладную для данного пе* ремещения, следует открыть окно Учт. Перемещ. Расх. Накладные . выбрав из карточки перемещения пунты Заказ > Отгрузки:

Из этого окна можно перейти к более подробным сведениям об этой транзакции. К учтенной расходной накладной перемещения можно также обратиться из меню: 3. На панели навигации нажать кнопку Склад и последовательно выбрать коман* ды История > Учт. Документы > Учт. Перемещ. Расх. Накладные . Перейти к уч* тенной расходной накладной только что отправленного заказа перемещения.

586

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Получение заказа перемещения Приемка заказа перемещения на складе назначения — заключительный шаг про* цесса перемещения. Чтобы учесть приходную накладную необходимо в заказе перемещения после* довательно щелкнуть Учет > Учесть И выбрать переключатель Получить.

Примечание. При отгрузке заказа перемещения со склада, на котором тре* буется подбор, и при получении заказа на складе, на котором требуется приемка, программа требует обработать отгрузку или получение через склад и выводит сообщение Нечего учитывать. Чтобы обойти этот про* цесс, ввести соответствующие количества в поля Кол-Во Для Отгрузки/ Кол-Во Для Получения в строках перемещения и подтвердите ввод в ок* нахпредупреждающих сообщений. Процедуры приемки/отгрузки модуля Управление Складом подробно описаны в главе Складские Операции этого руководства. Появится следующее окно сообщения:

Запись полученного заказа перемещения переносится в карточку учтенной при* ходной накладной. Для ее просмотра необходимо на панели навигации нажать кнопку Склад и пос* ледовательно выбрать команды История > Учт. Документы > Учт. Перемещ. Прих. Накл.

Глава 40. Перемещение между складами

587

Настройка количеств и стоимости перемещений Процедура, описанная выше для учета приходной накладной, основывается на пред* положении, что количество товаров, принятое на складе*получателе, равно коли* честву, отгруженному со склада*отправителя. Это допущение, однако, не всегда верно. Иногда товары теряются в пути, а бывает, что количество, полученное на складе назначения, больше отгруженного с исходного склада. Для разрешения подобных ситуаций в Microsoft Navision необходимо выполнить два действия. Во*первых, нужно принять фактическое количество заказа перемещения. Это делает служащий склада*получателя. Программа, однако, не удаляет заказ переме* щения и, следовательно, не делает запись транзакции в учтенных приходных на* кладных, пока не будет принято все количество заказа перемещения. Во*вторых, уполномоченный сотрудник компании должен периодически про* сматривать все открытые заказы перемещения, учитывать накладные балансовых количеств (т.е. получить остатки) и корректировать на складе*получателе запасы и стоимость с учетом этих количеств. В Microsoft Navision эти процедуры выполняют* ся в журналах товаров. Следует помнить: если в настройке запасов не включен автоматический учет стоимости, счета запасов в главной книге при поступлении информации из журна* ла товаров не обновляются. Чтобы обновить их, необходимо использовать пакет* ное задание Фин. Учет Себест. Товаров. Перед этим следует запустить пакетное за* дание Корр. Себест. — Товар Операции . Примечание. Более подробно о пакетных заданиях Фин. Учет Себест. Товаров и Корр. Себест. — Товар Операции см. в интерактивной справке. До* полнительные сведения можно также получить в учебном руководстве Товары и Себестоимость .

588

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Автоматическое создание заказов перемещения В предыдущем разделе речь шла о создании заказов перемещения вручную. Можно также использовать лист заявки и создавать заказы перемещения автоматически. Подробные сведения по этой процедуре приведены в главе, посвященной управле* нию заявками, учебного руководства Торговля.

Просмотр товаров транзитного склада В условиях постоянного движения запасов между складами компании, располага* ющие несколькими складами, нуждаются в средствах контроля состояния опреде* ленных товаров. Функции перемещений между складами в Microsoft Navision по* зволяют компаниям с несколькими складами постоянно отслеживать количество и стоимость товаров, находящихся в пути.

Просмотр количеств Товары в пути можно просматривать по кодам транзитного склада и по товарам. Кроме того, все отчеты, касающиеся доступности товаров, включают и количества на транзитных складах. Чтобы просмотреть товары в пути по кодам транзитного склада необходимо: 1. На панели навигации нажать кнопку Покупка и последовательно выбрать ко* манды Товары И Себестоимость > Товары . 2. Последовательно выбрать пункты Товар > Товары По Складам . Откроется окно Товары по Складам. По умолчанию в этом окне показывается доступность товаров на обычных фи* зических складах. Чтобы просмотреть количества товаров по кодам транзитного склада необходимо установить флажок Показать Товары в Транзите.

Глава 40. Перемещение между складами

589

В окне Наличие Товара по Складам можно просмотреть общее количество нахо* дящегося в пути товара по складуполучателю на определенную дату, независимо от кода транзитного склада в поле Кол-во в Транзите. В стандартном режиме окна это поле не отображается. Чтобы увидеть данное поле, необходимо использовать фун* кцию Показать столбец. Количества на транзитных складах также включены во все отчеты, которые по* казывают доступность товаров. В отчете Товары — Входящее Перемещение отраже* ны товары в пути, которые должны быть получены на складе*получателе. Для за* пуска отчета необходимо на панели навигации нажать кнопку Покупка и последовательно выбрать команды Товары И Себестоимость > Отчеты > Товары — Входящее Перемещение . Установкой фильтров в форме запроса можно определить данные, которые бу* дут включены в документ.

Просмотр стоимости Чтобы просмотреть стоимость находящихся в пути товаров, можно воспользовать* ся отчетом Оценка Стоимости Товаров, запустив его из раздела Финансы , последо* вательно выбрав команды Товары > Отчеты > Оценка Стоимости Товаров . Отчеты Склад Оценка — Спец. Себест и Товар Возраст Склада — Стоим также содержат сведения о стоимости товаров в пути.

590

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 41

Складские операции Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • •

Цели Настройка складского хозяйства Приемка и размещение Подбор и отгрузка Передвижения и коррекции Инвентаризация

Цели Изучение главы позволит освоить следующие темы: • • • • • •

Настройка управления складами, включая настройку ячеек. Приемка и размещение товаров с использованием заказа покупки товаров, до* кументов инвентарного размещения и складской приемки. Подбор и отгрузка товаров с использованием заказа продажи, документов под* бора и отгрузки товаров. Передвижение товаров между ячейками. Коррекция количества товаров в ячейках. Ведение подсчета физического количества товаров на складе с ячейками.

Обзор Максимальная эффективность, точность данных и надежность складских опера* ций и управления запасами имеют первостепенное значение для любой компании, стремящейся сократить затраты и повысить качество обслуживания клиентов. Хотя эти цели характерны для любого бизнеса, не в каждой компании имеются компетентные специалисты с достаточным опы* том управления складским хозяйством. Это, в свою очередь, определяет готовность компании вкладывать средства в современные решения в сфере хранения запасов и согласие на достаточно долгое время внедрения. В связи с этим компании, имеющие очевидные потребности в складском хозяй* стве, такие как небольшие дистрибуторские, производственные и сервисные компа* нии, на пути к достижению своих целей сталкиваются с множеством сложных про* блем. Прежде всего, для обеспечения эффективности обслуживания клиентов и со* кращения времени обработки заказа необходимо сделать так, чтобы товары можно было легко находить на складе. Сотрудники склада должны также иметь возмож*

Глава 41. Складские операции

591

ность сосредоточиться на выполнении физических операций с товарами, а не тра* тить время за компьютерами, вводя массивы данных. Кроме того, в компаниях с высокой текучестью складских служащих очень важна возможность быстрого их обучения работе с программой. С учетом всего этого организации, располагающие простым складским хозяй* ством, обычно хотят: • • •

отразить в программе свою существующую структуру складских данных; иметь четкое представление об уровнях запасов и размещении товаров на складе; иметь программную поддержку при выполнении всех базовых операций при* емки, размещения, подбора и отгрузки.

Средства управления складом в Microsoft Dynamics NAV позволяют организаци* ям даже с самыми простыми складскими данными и процессами выполнять ежед* невные операции в надежной и удобной среде с возможностью расширения по мере развития складской структуры компании. Программа обеспечивает это благодаря следующим преимуществам: •

•

•

Эффективность и наглядность. Поддерживаются такие функции, как динамическое предложение ячейки; воз* можность записывать складские данные непосредственно в документы заказа; средства отображения складских задач в отдельных документах, в которых по* казываются только данные соответствующего заказа; получение сведений о не* завершенных складских задачах. Быстрая обучаемость пользователей. Упрощенный интерфейс окон складских документов и возможность легко от* менять ошибки — это те функции, которые помогают сотрудникам склада быс* тро освоить работу с программой. Незначительные риски внедрения. Масштабируемость системы управления складами, то есть возможность начать с базового уровня с последующим наращиванием функциональных возможно* стей, является ключевым фактором смягчения рисков внедрения.

Система управления складами в Microsoft Navision представлена пятью блоками — Ячейка, Подбор, Размещение, Приемка и Отгрузка. Эти блоки могут быть внедрены в любой комбинации. Это дает организациям с разными требованиями к складско* му хозяйству возможность выбирать наиболее оптимальные складские решения. Реализованная в блоке Ячейка возможность использовать ячейки в документах продажи и покупки позволяет компаниям с простой складской организацией вы* полнять подборы и размещения, используя документы, уже знакомые сотрудни* кам. По мере развития компании и усложнения процессов подбора и размещения блоки Подбор и Размещение обеспечивают дальнейшее повышение гибкости при обработке информации. Блоки Подбор и Размещение позволяют обращаться к дан* ным подбора и размещения из различных документов и меню. Это означает, что сотрудники склада могут выполнять свою работу в настроенной и сфокусирован* ной программной среде. Наконец, блоки Приемка и Отгрузка дают возможность в одном складском документе обрабатывать информацию приемки и отгрузки по не* скольким заказам. В этой главе поясняются различные параметры настройки складских операций и результаты их выбора. Затем описываются следующие категории складских про* цедур:

592 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

приемка и размещение; подбор и отгрузка; передвижения и коррекции; инвентаризация.

Настройка складского хозяйства При настройке параметров складского хозяйства в Microsoft Navision активируются соответствующие функции в блоках Microsoft Navision. Настройка складского хо* зяйства состоит из следующих двух элементов: •

•

Настройка складов. Настройка начинается с определения мест хранения как складов и уровня программной поддержки, который организация хочет обеспе* чить для своих складских процессов. Настройка ячеек. Ячейка — базовая единица хранения на складе. Чтобы отра* зить фактическую складскую структуру в виде системы нумерованных ячеек и вести учет запасов на уровне ячеек, необходимо настроить ячейки в программе. Настройка включает определение порядка использования ячеек и того, что дол* жно в них храниться (содержимого ячеек). Эти два элемента описываются в следующих разделах.

Настройка складов Каждое место хранения товаров должно быть настроено в программе как склад. Уровень программной поддержки складских процессов для отдельных складов на* страивается на вкладке Склад карточки склада. Для отрытия карточки склада необходимо на панели навигации нажать кнопку Администрирование и последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Склад > Склады.

Поля в левой части вкладки определяют различные способы, которые могут применяться в программе для управления входящими и исходящими складскими процессами. Как упоминалось ранее, эти способы непосредственно связаны с фун* кциональными возможностями разных блоков программы.

Глава 41. Складские операции

593

Флажок Ячейка Обязательна означает, что должно вестись определение и за* пись информации ячеек для всех передвижений, которые будут иметь место на этом складе. То есть, если не указан код ячейки, учет транзакций из журналов и доку* ментов невозможен. Контроль передвижения запасов на уровне ячеек — важное условие эффективного ведения складского хозяйства. Поля Требуется Приемка, Требуется Отгрузка, Требуется Размещение и Требуется Подбор определяют, используются ли отдельные складские документы для уп* равления соответствующими складскими процессами — приемкой, отгрузкой, раз* мещением и подбором. Решение использовать тот или иной документ, или комбинацию документов для поддержки соответствующего процесса означает вы* бор использования соответствующего блока программы. Следует учитывать объем рабочей нагрузки складского хозяйства и сложность организационной структуры склада. По существу, если эти флажки установлены, это означает, что компания распо* лагает достаточно развитой складской средой, в которой выполняется фактическая обработка и учет заказов. В противном случае работа компании строится на пред* посылке, что все складские операции обрабатываются и учитываются на основе фактического документа заказа (или журнала). Примечание. Если установлен флажок Ячейка Обязательна, доступно поле Расширенный Подбор И Размещение. Отметка в этом поле указывает на то, что компания использует функциональные возможности блоков системы управления складом и что для управления данным складом требуются до* полнительные функции. Расширенное размещение и подбор дают возмож* ность использовать такие функции, как рейтинг ячеек, емкость ячеек и шаблоны размещения, что позволяет программе предлагать предпочтитель* ные ячейки для размещения и подбора. Более подробно об этих функциях можно узнать в учебных материалах Системы Управления Складом.

Настройка ячеек Ячейка — базовая единица хранения на складе. Если для каждой транзакции и дви* жения запасов требуется ввод информации ячейки, необходимо настроить ряд па* раметров ячеек. Для управления задачами складов с ячейками программа использует систему ячеек, применяемых по умолчанию. Каждому товару на складе назначается приме* няемая по умолчанию ячейка, и каждый товар на каждом складе может иметь толь* ко одну применяемую по умолчанию ячейку. Программа затем предлагает назна* ченную ячейку при каждом выполнении транзакции с данным товаром. Например, создавая заказ покупки, пользователь вводит номер товара и код склада, и программа автоматически заполняет код ячейки, назначенной данному товару. Первый шаг — создание ячейки в программе. Ячейкам должны быть присвоены коды, которые отражают фактическую нумерацию ячеек на складе.

Настройка кодов и содержимого ячеек Присвоить код и описать ячейки можно двумя способами: • •

вручную; автоматически с помощью журнала создания ячеек.

594

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Выбор метода зависит от области действия задачи настройки. Если задача огра* ничена всего несколькими изменениями, предпочтителен ручной метод создания ячейки. Если задача предполагает регистрацию большого количества кодов ячеек (обычно это имеет место на этапе запуска всей складской системы), то лучше сде* лать это автоматически. Ячейки создаются вручную на основе данных карточки склада. Для создания ячеек следует в окне карточки склада последовательно выбрать команды Склад > Ячейки.

В окне Ячейки показаны коды и описания ячеек. Чтобы автоматически создать ячейки с помощью журнала, сначала следует оп* ределить шаблоны ячеек. Затем можно автоматически создать ячейки в окне Журнал Создания Ячеек. В окне журнала имеется функция Вычислить Ячейки, предназ* наченная для создания большого количества ячеек. Создав коды ячеек, можно приступать к определению содержимого ячеек. Содержимое ячейки определяет товары, которые в ней хранятся. Кроме того, оно описывает отношение между ячейкой и товаром с точки зрения того, применя* ется ли данная ячейка по умолчанию или является фиксированной для определен* ного товара. Как и сами ячейки, их содержимое также может быть настроено двумя способа* ми: вручную и автоматически. Первый и более простой метод — настроить содер* жимое ячейки вручную. Это можно сделать на основе данных карточки склада или карточки товара. Для просмотра настроек ячейки необходимо выбрать код ячейки и последова* тельно щелкнуть Ячейка > Содержимое.

Глава 41. Складские операции

595

В окне Ячейка Содержимое указывается, какой товар должен храниться в ячейке. Флажок в поле Фиксир. означает, что товар (содержимое ячейки) закреплен за этой ячейкой и что обычно ячейка должна содержать именно этот товар. Если ко* личество товара становится равным нулю, программа не удаляет строку содержи* мого ячейки. Флажок в поле Стандарт означает, что данная ячейка должна быть первой, ко* торую программа предложит, когда пользователь введет данные транзакции, вклю* чающей этот товар, в документ заказа или строку журнала. Для товаров, для кото* рых заранее не была определена ячейка, программа по умолчанию выбирает ячейку, в которой товар был размещен в первый раз. Примечание. Описанный выше алгоритм работы программы можно ис* пользовать в качестве альтернативного метода настройки применяемых по умолчанию ячеек. Поле Кол-во служит только для справки и недоступно для редактирования. В данном поле показано, сколько единиц товара в данный момент хранится в ячейке. При необходимости ячейку можно настроить таким образом, что она будет со* держать более одного товара, и точно так же один товар можно хранить в несколь* ких ячейках. Однако на одном складе с товаром может быть связана только одна применяемая по умолчанию ячейка. Второй и наиболее эффективный способ настройки содержимого большого ко* личества ячеек — использовать окно Журнал Содержимого Ячеек. Примечание. Журналы создания ячейки и создания содержимого ячейки являются частью блока настройки ячейки. Дополнительные сведения об этих журналах см. в соответствующем разделе интерактивной справки или в учебных материалах по системам управления складом.

596

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы выполнить настройку правил использования ячеек для склада, необхо* димо указать, как программа должна управлять применяемыми по умолчанию ячей* ками после их настройки. Для этого нужно выбрать один из следующих параметров в поле Выбор Станд. Ячейки на вкладке Склад карточки склада: •

•

Если выбран параметр Фикс. Ячейка , для подбора и размещения товара про* грамма всегда предлагает одну и ту же ячейку. В случае необходимости назначе* ние ячейки всегда можно изменить. Если выбран параметр Посл. Исп. Ячейка , программа изменяет применяемое по умолчанию назначение ячейки на последнюю ячейку, в которой был разме* щен данный товар.

На этом процедура настройки для склада, в котором используются ячейки, за* канчивается.

Приемка и размещение В этом разделе описаны функции управления складским хозяйством в Microsoft Navision, которые поддерживают выполнение приемки и размещения входящих за* казов, таких как заказы покупки, заказы возврата и входящие заказы перемеще* ния. Размещение производственной продукции описывается в учебном материале Производство. Процесс приемки входящих заказов в целом состоит из двух основных операций: • •

Приемка товаров на грузовой рампе склада. Размещение товаров на складских площадях.

По типичному сценарию товары прибывают на склад, где кладовщик сверяет поступившие количества с заявленными в накладных документах и количествами в записях заказа компании, а затем фиксирует принятые количества и выделяет мес* та размещения товаров. В решении Microsoft Navision для складского хозяйства приемка и размещение выполняются одним из четырех способов, описанных в следующей таблице: Блок Ячейка

Блок Приемка

Блок Размещение

√

(а)

Учет приемки и размещения из строки заказа

(б)

Учет приемки и размещения из документа инвентарного размещения

(в)

Учет приемки и размещения из документа складской приемки

√

(г)

Учет приемки из документа складской приемки и размещения из документа складского размещения

√

√

√

Выбор того или иного подхода определяется принятыми в компании процеду* рами и уровнем их организационной сложности. В складской среде, основанной на заказах, в которой большая часть сотрудников склада занята непосредственно об*

Глава 41. Складские операции

597

работкой документов заказа, может быть целесообразно использовать вариант (а). С другой стороны, если процесс размещения в организации более сложен или име* ется специальный штат сотрудников, занятых управлением складским хозяйством, функции размещения можно отделить от обработки документов заказа. Кроме того, если в компании хотят планировать обработку нескольких заказов, может быть по* лезным использовать документы складской приемки. В методах (а), (б) и (в) программа объединяет действия приемки и размеще* ния в один шаг, учитывая соответствующие документы как принятые. В методе (г) программа сначала учитывает приемку, чтобы зафиксировать увеличение за* пасов и, следовательно, доступность принятых товаров для продажи. Затем со* трудник склада регистрирует размещение, чтобы сделать товары доступными для отбора. Если для склада выбрано обязательное использование ячеек, то после учета при* емки, в дополнение к записям книги товарных операций и записям стоимости, про* грамма создает также записи размещения. Эти записи содержат сведения о разме* щении товаров на складе на уровне ячеек. Документ заказа становится доступен для выставления счетов, когда персонал склада завершает процедуры приемки и размещения. Если документ*источник — это входящий заказ перемещения, программа удаляет его и создает учтенную при* ходную накладную перемещения. В следующих разделах показывается использование методов (а), (б) и (в) и по* ясняются результаты их применения. Для простоты в этих примерах в качестве вхо* дящего заказа используется заказ покупки.

Приемка и размещение из заказа Самый простой способ приемки и размещения товаров — записать приемку и раз* мещение в заказе. При выборе этого метода программа выполняет учет приемки и размещения в одном шаге, при этом не требуется никаких дополнительных склад* ских документов. Этот метод доступен при работе с блоком Ячейка. Единственное требование для применения этого метода — для склада должно быть выбрано обя* зательное использование ячеек. Когда товары прибывают на склад, оформляющий приемку сотрудник записывает код ячейки в строке заказа. Этот код ячейки опре* деляет место размещения товара. При выполнении учета заказа как принятого про* грамма также учитывает размещение. Если заказ покупки связан с заказом продажи, для которого предусмотрена пря* мая поставка (код покупки в строке заказа определен как прямая поставка), на складе компании товары обычно не вводятся и не обрабатываются. В этом случае программа не дает возможности ввести код ячейки в заказ продажи или покупки, даже если для склада выбрано обязательное использование ячейки. В результате при выпол* нении учета заказов программа не создает складских операций.

Отмена количества размещения Если пользователь учел заказ с неправильно введенным количеством как приня* тый, но без выставленного счета, можно воспользоваться функцией отмены учета, доступной в учтенном документе приемки. В ситуации, когда заказ учтен как при* нятый на складе с обязательным использованием ячеек, функция отмены учтенно* го количества гарантирует автоматический возврат всех записей, относящихся к складу. Для отмены необходимо открыть учтенную приходную накладную (в меню

598

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Покупка и последовательно выбрать пункты История > Учт. Прих. Накл .), выбрать товарную строку и выбрать команды Функции > Отменить Приемку . Кроме выполнения ряда обычных шагов, которые гарантируют правильную от* мену приемки (это следующие шаги: (а) создание корректирующей строки с отри* цательной приемкой, связанной с исправляемой строкой, и (б) обновление соот* ветствующих полей связанного заказа покупки), программа также изменяет размещение. Это делается путем создания для проблемной ячейки складской опе* рации с отрицательным количеством. Если сотрудник склада разместил строку заказа в нескольких ячейках, исполь* зуя несколько приемок, то в случае необходимости следует отменить каждую при* емку. Обычно функция отмены количества может вернуть складские записи для стро* ки учтенной приемки, пока остается достаточное количество в ячейке, в которой соответствующее количество было первоначально размещено. Это означает, что пользователь может выполнить функцию, даже если некоторые или все товары в ячейке были передвинуты в другое место, но ячейка содержит количество, указан* ное для отмены операции. Примечание. Функция отмены учета количества доступна также, если при* емка была учтена из документа складской приемки (в блоке Приемка). Однако возможности отмены недоступны при учете приемки из документа инвентарного размещения (при использовании блока Размещение, а не блока Приемка).

Приемка и размещение из документа инвентарного размещения Второй метод приемки и размещения позволяет записывать сведения о размеще* нии отдельно от информации заказа. Этот метод требует применения блока Размещение и чтобы на вкладке Склад карточки склада был установлен флажок Требуется Размещение. Чтобы зарегистрировать физическое размещение товара на складе, вместо ис* пользования строки заказа покупки, используется отдельный документ — инвен* тарное размещение. Фактически этот документ представляет собой копию доку* мента заказа, но в нем отображается только информация, относящаяся к складу. Кроме того, документ инвентарного размещения обеспечивает большую гибкость обработки с точки зрения дополнительных складских требований, таких как разде* ление строк и печать документа. Поэтому для компаний, располагающих штатом сотрудников склада, которые обычно не работают с заказами, возможность рабо* тать с документами инвентарного размещения может быть выгодной с точки зре* ния простоты и удобства. Пользователь создает документ инвентарного размещения и обращается к нему непосредственно из заказа покупки или через меню Склад на панели навигации. При выполнении учета документа размещения программа также учитывает заказ как принятый. Принцип работы блока Размещение идентичен принципу работы блока Подбор, подробно описанному в разделе Подбор и отгрузка данной главы, и в этом разделе не рассматривается.

Глава 41. Складские операции

599

Приемка из документа приемки Кроме записи информации размещения отдельно от документа заказа, третий ме* тод приемки и размещения дает возможность планировать задачи приемки и раз* мещения по нескольким заказам. Этот метод требует применения блока Приемка и чтобы на вкладке Склад карточки склада был установлен флажокТребуется Приемка. Этот вариант особенно выгоден в ситуациях, когда процесс приемки более сло* жен и требует большего внимания. Планирование задач приемки выполняется по* средством создания документа складской приемки. Этот документ, создаваемый на основе входящих заказов, дает точное представление об ожидаемой рабочей нагрузке и позволяет эффективно управлять процессом приемки. Как правило, за создание складских приемок отвечает менеджер склада, кото* рый использует этот документ для целей планирования. Когда товары прибывают на склад, сотрудник склада обрабатывает их и записывает полученные количества в соответствующий документ складской приемки. После завершения этой задачи необходимо учесть складскую приемку. Затем программа регистрирует товары как часть запасов компании. Если для склада была выбрана отдельная обработка размещения (в поле Требуется Размещение в карточке склада установлен флажок; это описано ранее как метод (г)), при учете приемки создается также документ складского размещения. Для персонала склада этот документ является указанием о необходимости пере* местить товары с участка приемки на участок хранения. Сотрудники склада ис* пользуют этот документ также для регистрации обработанных количеств и содер* жимого ячеек. Если для склада не настроена обработка размещения, но использование ячеек обязательно, сведения о содержимом ячеек необходимо записывать в строках склад* ской приемки. В помощь сотрудникам склада документ приемки может быть рас* печатан как список размещения. При учете приемки программа также учитывает содержимое ячеек в строке и создает складские операции. По завершении процесса приемки на складе соответствующий документ заказа (заказ покупки или заказ возврата) готов для выставления счетов. Если документ* источник — входящий заказ перемещения, программа удаляет его и создает учтен* ную приходную накладную. В следующем сценарии описывается процесс приемки в компании Cro nus с использованием складского документа. В этом примере для складаСеребр настро* ена только обязательная обработка приемки на складе без обработки размеще* ния.

Создание документа складской приемки Документ приемки заказа покупки можно создать из двух функциональных облас* тей программы: •

•

Склад. Менеджер склада, на который должен прибыть заказ, может создать до* кумент приемки для всех выпущенных заказов покупки, заказов, отфильтро* ванных программой или выбранных вручную. Место Покупки. Сотрудник отдела снабжения, сделавший определенный заказ, может отправить данные заказа покупки непосредственно в документ складс* кой приемки, последовательно выбрав пункты Функции > Создать Приемку . Для создания документа приемки на складе необходимо

600

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. На панели навигации нажать кнопку Склад и последовательно выбрать коман* ды Планирование И Исполнение > Прих. Накладные. Откроется окно Склад Приемка. 2. Создать новый документ, нажав клавишу (F3) (F3). Менеджер склада теперь должен выбрать выпущенные документы*источники (в нашем примере — заказы покупки) со строками еще не полученных количеств. Это можно сделать двумя способами: •

•

Последовательно щелкнуть Функции > Исп. Фильтры Для Пол. Док. Ист , чтобы с помощью фильтров выбрать документыисточники, из которых будут отбирать* ся строки. Последовательно щелкнуть Функции > Получить Документы Источника , чтобы отобразить список всех выпущенных заказов со строками, которые должны быть получены на выбранном складе.

3. Затем менеджер выбирает заказы и программа копирует информацию из документовисточников в строки приемки. Процедура использования функции Получить Документы Источника для создания документа складской приемки описана в соответствующем разделе интерактивной справки. Процедура применения фильтров к первичным складским данным для созда* ния документа складской приемки следующая: 1. В окне Склад Приемка необходимо последовательно выбрать команды Функции > Исп. Фильтры Для Пол. Док. Ист. Откроется окно Фильтры Для Получ. Док. Ист. — Входящий:

Глава 41. Складские операции

601

Это окно содержит список кодов фильтров, которые формируют комбинации фильтров. Программа отбирает из документовисточников только строки, которые отвечают критериям фильтра. Комбинации фильтров можно сохранить для повтор* ного использования со ссылкой на код. Если в поле Показать Фильтр Запроса установлен флажок, то прежде чем про* грамма начинает отбирать строки, функция Фильтры для Получ. Док. Ист от* крывает форму для ввода фильтра. Дополнительные сведения о запросе фильт* ра см. в разделе Пакетное Задание Получить Документы Источника интерактивной справки. Примечание. Если фильтры для склада еще не настроены, окно Фильтры Для Получ. Док. Ист. — Входящий будет пустым. В этом случае при нажа* тии кнопки Запустить программа отбирает все выпущенные документы* источники. Если фильтры настроены, окно содержит список соответству* ющих кодов фильтра. При первой настройке фильтра необходимо ввести его название в окне Фильтры Для Получ. Док. Ист. — Входящий и затем открыть карточку фильтра, чтобы за* дать остальные параметры. Чтобы настроить карточку фильтра необходимо: 1. В окне Фильтры Для Получ. Док. Ист. — Входящий заполнить Код и Описание — (например, ПЗ ВСЕ Все заказы на покупку). Нажать кнопку Изменить. Откро* ется карточка фильтра:

602

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Диспетчер может определить документы*источники для определенного фильт* ра, устанавливая и снимая флажки, представляющие типы документов*источни* ков. Следует отметить, что по умолчанию только поля, представляющие входящие документы*источники (заказы возврата, заказы покупки и входящие перемещения), доступны для редактирования и содержат флажки. Можно настроить неограниченное количество фильтров и применять их в зави* симости от ситуации. При учете документа приемки программа выводит следующее сообщение, в ко* тором указано количество обработанных документов*источников, по которым была создана приемка:

Программой выполнены следующие действия: •

• •

Обновлены соответствующие поля количеств в строках документов*источни* ков (в нашем примере это заказы покупки), и по этим заказам выполнена фун* кция учета и приемки. Записаны сведения о размещении для ячейки путем создания складских опера* ций с указанием количества и кода ячейки для размещения. Обновлено поле Кол-Во Для Получения для строки приемки, и рассчитаны не* закрытые количества как разница между количеством в документе*источнике и обработанным количеством. Строки без незакрытых количеств удалены из до* кумента приемки, а строки с незакрытыми количествами оставлены:

603

Глава 41. Складские операции

Складской персонал должен повторить задачи обработки и учета для остающихся строк приемки, когда товары прибудут на склад. В нашем примере операции приемки и размещения были объединены в одном шаге учета документа складской приемки. Это было сделано в соответствии с на* стройкой, выбранной для склада Серебр: для этого склада не требуется обработка размещения с использованием отдельных документов размещения. Если при настройке склада в карточке склада установлен флажокТребуется Размещение, при учете складской приемки создается документ складского размеще* ния, доступный из меню Склад. Как и документ инвентарного размещения, доку* мент складского размещения должен обеспечивать возможность обрабатывать информацию размещения отдельно от документа складской приемки. Процесс использования документа складского размещения здесь не описыва* ется, так как он подобен использованию документа складского подбора, описанно* му в разделе Подбор и отгрузка настоящей главы.

Подбор и отгрузка В этом разделе показано, как функциональные возможности ведения складского хозяйства в Microsoft Navision помогают эффективно управлять отбором и отгруз* кой исходящих заказов — заказов продажи, заказов возврата и исходящих заказов перемещения. Подбор компонентов для производственных заказов описывается в учебном материале Производство. Процесс отгрузки исходящих заказов в целом состоит из двух основных опе* раций: • •

подбор товаров на стеллажах; отгрузка товаров со склада.

Как и для процессов приемки и размещения, существует четыре метода подбора и отгрузки, которыми управляют соответствующие блоки: Блок Ячейка (а)

Учет подбора и отгрузки из строки заказа

(б)

Учет подбора и отгрузки из документа инвентарного размещения

(в)

Учет подбора и отгрузки из документа складской приемки

(г)

Учет подбора из документа складского подбора и учет отгрузки из документа складской отгрузки

Блок Подбор

Блок Отгрузка

√ √ √ √

√

Отличие этих четырех методов от друг друга в том, насколько сложен процесс подбора или организация складского хозяйства для компании. В складской среде с последовательной обработкой заказов для компаний с оче* видными процессами и простой структурой ячеек лучше всего подойдет подбор и отгрузка из строки заказа. С другой стороны, если товары для одной строки заказа

604

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

могут браться из нескольких ячеек или сотрудники склада обычно не работают с документами заказа, более предпочтительным будет использовать отдельные доку* менты подбора. Если процессы подбора и отгрузки предполагают обработку не* скольких заказов и, следовательно, требуют большего контроля и возможности об* зора, для разделения задач подбора и отгрузки может быть выбрано использование документа складской отгрузки и документа складского подбора. В методах (а), (б) и (в) программа выполняет учет подбора и отгрузки в одном шаге, если любой из соответствующих документов учтен как отгруженный. В мето* де (г) программа сначала регистрирует подбор, а отгрузку учитывает позже из дру* гого документа. Как и в процессе приемки, после учета исходящего заказа или документа под* бора/отгрузки со склада, для которого задано использование ячеек, программа со* здает складские операции. Эти операции представляют собой записи уменьшения количества товара на уровне ячеек. В следующих разделах показывается использование методов (а), (б) и (г) и по* ясняются результаты их применения. Для простоты в этих примерах в качестве ис* ходящего заказа используется заказ продажи.

Подбор и отгрузка из строки заказа Регистрация данных подбора непосредственно в строке заказа — самый простой метод работы со складом в Microsoft Navision. В этом случае, когда пользователь создает заказ продажи, программа автоматически заносит информацию ячеек в строку заказа. Когда наступает время отгрузки заказа клиенту, сотрудник склада использует заданный код ячейки как признак для поиска товара при подборе. При выполнении учета заказа как отгруженного программа учитывает также инфор* мацию подбора, чтобы отразить в содержимом ячеек операцию отбора товаров из ячеек. В дополнение к записям книги товарных операций и записям стоимости для отгрузки, при учете отгрузки создаются также складские операции, которые пред* ставляют собой записи о том, где были отобраны товары на складе. В этом разделе не обсуждаются принципы подбора и отгрузки из строки заказа, так как они одинаковы с теми, что были подробно описаны в предыдущем разделе для приемки.

Подбор и отгрузка из документов инвентарного подбора При использовании отдельных документов подбора код ячейки вводится в доку* мент подбора, вместо обработки информации подбора в строке заказа. После этого информацию подбора можно печатать и управлять ею по мере необходимости. Чтобы можно было использовать этот метод, компания должна приобрести блок Подбор и в карточке склада должен быть установлен флажок Требуется Подбор. Если в организации имеется специально выделенный персонал склада, исполь* зование документов подбора — наиболее выгодный вариант. Это объясняется тем, что функциональные возможности блока Подбор обеспечивают большую гибкость с точки зрения соответствия ключевым требованиям, как то: • •

программа для управления складом должна быть простой в работе и легкой в освоении пользователями; сотрудники склада должны иметь возможность выполнять свои обязанности, не будучи привязанными к долгим или сложным процедурам на компьютере.

Глава 41. Складские операции

605

Документ инвентарного подбора создается на основе выпущенного исходящего заказа, но с той лишь разницей, что в нем собрана информация, относящаяся к складу. При подготовке отгрузки сотрудники склада получают из документов под* бора сведения о том, какие и сколько товаров следует отобрать и где их найти на складе. При выполнении учета документа подбора программа также учитывает связан* ный исходящий заказ как отгруженный. Документ подбора можно создать тремя способами: • • •

создать документ подбора из документа заказа продажи, последовательно щел* кнув Функции > Создать Склад. Размещение / Подбор ; создать документ подбора из меню Склад выбором пунктов Обработка Товаров Последовательно По Каждому Заказу > Товарные Подборы ; создать документы подбора для нескольких заказов с помощью пакетного зада* ния Создать Размещение/Подбор Товаров , которое запускается последователь* ным выбором команд Склад > Планирование И Исполнение .

При выборе второго варианта (создании подбора на основании конкретного документа) в окне документа инвентарного подбора необходимо последовательно выбрать команды Функции > Получить Документ Источник . Откроется окно Документы Источники с выпущенными исходящими заказами по заданному складу.

В этом окне в поле Тип Источника указан тип исходящего заказа. В данном сцена* рии тип источника — заказ продажи. Поле Источник Но. содержит номер документа исходящего заказа. В поле Тип Получателя видно, что документ*источник предназна* чен для клиента, а поле Назначение Но. содержит номер клиента (если он применим). Поле Размещение / Подбор Но. содержит номер документа размещения или под* бора, который был создан для заказа. В данном примере документов подбора еще не было создано. Это будет следующим шагом. Программа автоматически разделяет строку заказа продажи на несколько строк, если применяемая по умолчанию ячейка для товара не содержит количества, доста* точного для выполнения строки заказа.

606

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Сотрудникам склада может потребоваться разбить строку подбора вручную. Необходимость в этом может возникнуть, если в процессе подбора в ячейке, пред* ложенной программой, достаточного количества товара не найдено, и требуемое количество фактически отобрано из другой ячейки. Чтобы сделать запись об этой операции в программе, следует воспользоваться функцией Разделить Строку, дос* тупной в окне документа инвентарного подбора. Из окна Товарный Подбор сотрудники склада могут распечатать строки подбора и использовать распечатку для подбора товаров, отгружаемых клиенту, записывая фактические количества и любые отклонения от напечатанных данных. По завер* шении менеджер склада может взять эти рукописные заметки и записать фактичес* кие данные подбора в документ инвентарного подбора. Функциями программы для работы со складами поддерживаются также нестан* дартные приемы, используемые некоторыми клиентами, в частности, создание до* кументов заказа с отрицательными значениями строк. Отрицательная строка зака* за, в сущности, представляет собой транзакцию, противоположную связанной с рассматриваемым заказом. Например, отрицательная строка заказа продажи обо* значает входящий заказ возврата. Это означает, что при обработке складских опе* раций программа гарантирует, что: •

•

Складские операции отражают соответствующее движение запасов на уровне ячеек. Отрицательная строка продажи представляет складскую операцию уве* личения содержимого ячейки. Если для обработки складских операций используются отдельные складские документы, программа создает соответствующий складской документ. Для от* рицательной строки продажи программа создает документ размещения. Примечание. Функция отмены количества недоступна, если процесс раз* мещения/подбора выполняется с использованием отдельных складских документов — инвентарного размещения и инвентарного подбора соответ* ственно. Функция отмены количества недоступна также при выполнении учета отгрузки из документа складской отгрузки (в блоке Отгрузка).

Подбор и отгрузка с помощью складских документов Четвертый метод обработки подбора и отгрузки позволяет планировать задачи от* грузки и подбора по нескольким заказам с использованием отдельных документов складской отгрузки и складского подбора. Этот метод требует применения блока Отгрузка и чтобы в карточке склада был установлен флажок Требуется Отгрузка. Выпущенный исходящий заказ представляет собой запрос для склада об отгруз* ке товаров клиентам или, при необходимости, на другой склад или на производ* ство. Создавая документы складской отгрузки на основе выпущенных заказов, мож* но получать точное представление об ожидаемой рабочей нагрузке и, таким образом, эффективно управлять процессом отгрузки. Если для склада была настроена обработка подборов отдельно от документа от* грузки (в карточке склада установлен флажок Требуется Подбор ), следует создать документ складского подбора на основе документа отгрузки. Для персонала склада этот документ является указанием о необходимости переместить товары со стелла* жей на участок упаковки и отгрузки. Сотрудники склада используют этот документ также для регистрации обработанных количеств и содержимого ячеек.

Глава 41. Складские операции

607

Если для склада не настроена отдельная обработка подбора, но использование ячеек обязательно, сведения о содержимом ячеек необходимо записывать в строках складской отгрузки. Распечатка документа может быть использована сотрудника* ми склада в процессе подбора. Одновременно с учетом отгрузки выполняется реги* страция данных подбора. Документ со строками отгрузки является для складского персонала основанием для передачи выбранных товаров агенту по доставке. Этот документ используется также для регистрации обработанных количеств. Учет строк отгрузки выполняет* ся, когда товар покидает склад. По завершении процесса отгрузки на складе соответствующий документ заказа (за* каз продажи или заказ возврата) готов для выставления счетов. Если документ заказа — исходящий заказ перемещения, программа создает учтенную расходную накладную.

Создание документа отгрузки Создание документа отгрузки — первая стадия отправки товаров со склада. На этом этапе менеджер склада вносит необходимые количества товаров из доступных за* пасов в строки исходящего документа*источника. В соответствии со списком выпущенных исходящих заказов менеджеры созда* ют документы отгрузки, то есть определенные списки товаров, которые должны быть отобраны для отгрузки. Чтобы сделать процесс подбора более эффективным, можно отсортировать строки, устанавливая определенные параметры (например, кто должен выполнить подбор и какой применить метод сортировки). Как и в слу* чае приемки, строка отгрузки может быть отправлена в документ складской отгруз* ки непосредственно из документа заказа. Для этого нужно последовательно щелк* нуть Функции > Создать Отгрузку . Необходимо создать новую отгрузку(F3) и заполнить ее, воспользовавшесь фун* кцией Функции > Получить Документы Источника или же Функции > Исп. Фильтры Для Пол. Док. Ист . Задавая критерии фильтра, менеджер может выбрать докумен* ты*источники, из которых будут отбираться строки. Программа отбирает документы*источники и создает строки в окне Складская Отгрузка.

608

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для складов, не требующих отдельной обработки подбора, сотрудники склада могут распечатать документ отгрузки с информацией кода ячейки и использовать его для нахождения товаров на складе. При выполнении учета данных подбора про* грамма создает складские операции с информацией ячеек. Примечание. Обработка задачи подбора только с помощью документа склад* ской отгрузки основывается на предположении, что код ячейки отгрузки не представляет необходимой информации для данной задачи и поэтому не дол* жен выбираться в заголовке документа. Как и в других сценариях работы со складом, в данном случае программа предлагает применяемый по умолча* нию код ячейки в качестве ячейки подбора для каждой строки отгрузки.

Подбор товаров Если менеджер склада создает документ подбора, то ему необходимо последова* тельно щелкнуть Функции > Создать Подбор . В поле Код Исполнителя окна Склад-Отгрузка — Создать Подбор можно назна* чить код пользователя. Затем в поле Метод Сортировки для Заданий можно выбрать метод сортировки строк подбора. Поле Установить Фильтр Разбивки доступно только в том случае, если настройкой программы предусмотрено использование систем уп* равления складами. Флажок Не Запол. Кол-во для Обработки сообщает программе, что в поле Кол-во для Обработки первоначально должен быть занесен ноль, чтобы сотрудник склада, заполняющий документ подбора, ввел количество вручную. Уста* новив флажок Печать Документа, сотрудник склада может распечатать список под* бора. После запуска задания программа проинформирует о результате выполнения:

Строки складского подбора созданы:

Глава 41. Складские операции

609

Обратите внимание, что в документе подбора программа создает для каждой строки отгрузки две строки подбора — Взять и Положить — для каждого товара. Фактически строка Взять — строка подбора, указывающая, где должны быть ото* браны товары, в то время как строка Положить указывает ячейку отгрузки, в кото* рую отобранные товары должны быть помещены перед отгрузкой. Переместив товары на рампу для отгрузки, сотрудник склада должен сделать за* пись об этой операции в программе с помощью функции Регистр (Зарегистрировать > Зарегистрировать Подбор ). Регистрация существенно отличается от функции учета тем, что она не воздействует на доступность запасов, но просто констатирует факт, что товары были передвинуты с одного места в другое в пределах одного склада. В результате программа создала: • •

зарегистрированный документ подбора; складские операции, отражающие сведения о подборе на уровне ячеек.

Сотрудник склада теперь должен передать отобранные товары агенту по достав* ке и, когда товары покинут склад, выполнить учет строк отгрузки.

Передвижения и коррекции В повседневной работе на складе иногда требуется передвигать товары из одной ячейки в другую или корректировать количество, записанное в программе для ячей* ки. Компании может потребоваться переместить товары в другие ячейки в ходе ре* организации участка склада. Необходимость корректировок может быть вызвана приростом количества или потерями товаров, например, при обнаружении това* ров, которые ранее считались потерянными, или при повреждении или выявлении непригодности товаров. Передвижения и коррекции количества на складе — процессы, простые в осво* ении и применении, так как чаще всего они выполняются параллельно с другими обычными передвижениями и коррекциями запасов, такими как перемещения меж* ду складами или коррекция количеств в пределах одного склада. Имеется, однако, и важное отличие. Заключается оно в том, что движение товаров из одной ячейки в другую в пределах одного склада представляет собой изменение в физическом раз* мещении товаров, но не воздействует на фактическое количество запасов на этом складе. Поэтому, когда выполняется учет складского передвижения, программа создает только складские операции, но не создает никаких записей в книге товар* ных операций. Когда пользователь корректирует количества на складе, для которого настрое* но обязательное использование ячеек, то при выполнении учета журнала програм* ма создает как записи книги товарных операций, так и складские операции.

Выполнение передвижения и коррекции в ячейках Передвижение создается с помощью журнала реклассификации товара. Чтобы гарантировать точную фиксацию передвижения товаров из одной ячей* ки в другую в программе, менеджер должен выполнить ряд шагов. 1. На панели навигации нажать кнопку Склад и последовательно выбрать коман* ды Планирование И Исполнение > Журналы Реклассификации , чтобы открыть журнал реклассификации товара. С помощью команды Показать Столбец ото* бразить поля Код Склада, Код Ячейки и Новая Ячейка Но.

610

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Теперь, когда все необходимые поля видны, заполнить поля журнала. Поля мож* но заполнить каждое в отдельности, но в данном примере все содержимое од* ной ячейки должно быть передвинуто в другую ячейку. Поэтому можно вос* пользоваться функцией Получить Содержимое Ячейки и ускорить процесс. Для этого необходимо Последовательно щелкнуть Функции > Получить Содержимое Ячейки, чтобы открыть окно Склад Получить Содерж. Ячейки .

Теперь журнал содержит строку для товара с выбранным кодом ячейки, из ко* торой должен быть передвинут товар, и количеством, которое в данный момент содержится в этой ячейке. 3. В поле Новая Ячейка Но. ввести код ячейки, в которую должно быть передвину* то содержимое.

Глава 41. Складские операции

611

4. Журнал реклассификации товара теперь готов для выполнения учета. 5. Последовательно щелкнуть Учет > Учесть. Чтобы подтвердить выполнение уче* та, нажать кнопку Да. Программа выполняет учет передвижения, создавая две складские операции — одну для уменьшения содержимого исходной ячейки и другую для увеличения со* держимого конечной ячейки — без создания записей в книге товарных операций. При обнаружении повреждения товара возникает необходимость в коррекции количества. Обычно коррекция количества товара выполняется с помощью журна* ла товаров. 6. Для коррекции количества необходимо открыть журнал товаров, заполнить стро* ки, указав Код Склада и Код Ячейки, В поле Тип Операции выбрать Расход, а в поле Товар Но. ввести код поврежденного товара. Программа заносит в поле Код Ячейки код ячейки, применяемой для товара по умолчанию. Чтобы убедиться, что данная ячейка содержит количество, которое должно быть откорректировано, проверьте ее содержимое, щелкнув кнопку выбо* ра в поле. 7. Вести в поле Кол-Во журнала товаров количество, на которое необходимо скор* ректировать содержимое.

Выполнить учет журнала товаров. Чтобы отразить изменение, программа созда* ет записи книги товарных операций и складские операции, которые корректируют количество в ячейке.

Инвентаризация В определенные периоды года в каждой организации проводят физический пере* счет запасов на складе, чтобы убедиться, что количества товаров, записанные в учет* но*складской системе, совпадают с тем, что физически хранится на складе.

612

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Процесс инвентаризации ячеек в Microsoft Navision подобен процессу инвента* ризации на складе, но с несколькими ключевыми отличиями. При проведении фи* зического пересчета на складе, в котором используются ячейки, создается отчет, отображающий все товары в ячейках склада. Сотрудники склада используют этот печатный отчет для подсчета товаров в ячейках и фиксации выявленных несоответ* ствий. После этого разницу можно ввести в журнал инвентаризации в программе и выполнить учет журнала. Главное различие учета инвентаризации со складами и с ячейками в том, что, выполняя инвентаризацию с ячейками, программа при учете коррекций не пере* носит измерения в новые операции. Измерения могут быть добавлены позже, но первоначально они не переносятся. Это также означает, что при создании строк журнала инвентаризации с помощью функции Вычислить Наличие невозможно применить фильтр по измерениям.

Выполнение инвентарного пересчета 1. Для подготовки к выполнению инвентаризации необходимо на панели навига* ции нажать кнопку Склад и последовательно выбрать пункты Наличие > Журналы Инвентаризации, а затем выбрать Функции > Расчет Наличия Товара . 2. Откроется форма запроса для функции Вычислить Наличие.

3. Необходимо открыть вкладку Параметры и заполнить поля: •

•

Дата в поле Дата Учета отображается в операциях как дата выполнения их уче* та. Номер документа в поле Документ Но. также отображается во всех опера* циях. Флажок Отсутствующие Товары означает, что программа создаст строки для товаров, которых в данный момент нет в запасах, то есть для которых зна* чение поля Расчетное Кол-во равно нулю. Это может быть полезно, если количество товара, которого не было по ведомости, найдено во время пере* счета. Обратите внимание, что ввести значение в поле По Измерениям нельзя.

4. Нажать кнопку ОК в окне Вычислить Наличие . Заполняются строки журнала инвентаризации — по строке на каждую комбинацию склад, ячейка, товар, ва*

Глава 41. Складские операции

613

риант и единица измерения. С помощью команды Показать столбец можно ото* бразить поле Код Ячейки.

В поле Расчетное Кол-во отображается количество, которое в данный момент записано в программе. Данное поле не подлежит редактированию. Поле Кол-во (Инвентаризация) первоначально содержит то же количество, что и поле Расчетное Кол-во. В случае обнаружения для ячейки другого количества оно должно заноситься в это поле. При изменении значения поля Кол-во (Инвентаризация) значение в поле Кол-во также изменяется. Это значение учитывается для обновления количества в программе. Теперь менеджер склада готов распределить сотрудников по участкам склада и распечатать списки инвентаризации, чтобы раздать их сотрудникам для пересчета. 5. Затем следует на панели навигации нажать кнопку Финансы и последовательно выбрать команды Наличие > Отчеты > Список Материальных Запасов . Откроет* ся окно Товары — Инвентаризация. Далее необходимо указатькод склада и диапазон ячеек, подлежащих инвента* ризации.

614

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этом окне можно отобразить записанные в программе количества из отчета инвентаризации: для этого нужно установить флажок Показать Кол-Во (Расчетное). Сняв флажок, менеджер может не показывать количества из программы, чтобы со* трудник, выполняющий пересчет, не мог подогнать фактические количества под значения в программе. Не показывая вычисляемое количество в отчете, менеджер склада сможет сверить каждую строку записей сотрудника склада в печатном отче* те с количествами, записанными в программе, вместо простого просмотра несоот* ветствий. После распределения всех участков склада между сотрудниками можно начи* нать пересчет. По завершении пересчета сотрудники возвращают печатные отчеты с результатами менеджеру склада для ввода их в программу. 6. По окончанию пересчета необходимо данные, указанные сотрудниками склада в печатных формах, ввести в окно Журнал Инвентаризации в поле Кол-Во (Инвентаризация)

После записи всех расхождений строки журнала инвентаризации готовы для выполнения учета. Чтобы отразить изменения, программа создает складские операции и записи в книге инвентаризации и книге товарных операций.

Глава 42. Трассировка товаров

615

Глава 42

Трассировка товаров Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Цели Настройка трассировки товара Обработка товаров с использованием серийных номеров и номеров лотов Трассировка товаров с использованием серийных номеров и номеров лотов Обработка и трассировка товаров с использованием срока гарантии и срока год* ности Перемещение товаров с серийными номерами и номерами лотов

Обзор Поскольку в современной цепи поставок поток товаров становится все более слож* ным, значение возможности для компаний отслеживать движение товаров также растет. В то время как контроль потока транзакций с товаром может быть обяза* тельным в определенных видах коммерческой деятельности (например, связан* ных с опасными веществами), для других видов деятельности отслеживание това* ров, имеющих гарантию или определенные сроки годности, может оказаться полезным. Блок Трассировка товаров в Microsoft Dy namics NAV предоставляет компании удобную в использовании систему, которая позволяет учитывать каждую уникаль* ную единицу товара: когда он был получен, куда он помещен, сколько он стоит, какой клиент приобрел его и когда. Компании также получают базу, на основе ко* торой они могут разработать функцию для управления сроками гарантии и срока* ми годности. Эта функция основывается на использовании серийных номеров и номеров ло* тов и позволяет пользователю получать и отправлять различные товары с серийны* ми номерами и номерами лотов из одной строки заказа. Товарные операции трас* сировки, которые отражают историю транзакций для каждого индивидуального товара с серийным номером и/или номером лота — это записи, которые использу* ются для отслеживания движения товара по цепи поставки. Функциональные возможности блока Трассировка Товаров достаточно гибкие для того, чтобы иметь дело со всеми аспектами системы трассировки товаров тем способом, который соответствует конкретным используемым процедурам. Напри* мер, некоторые компании регистрируют серийные номера и номера лотов для то* варов, получаемых от поставщиков, в то время как другие настраивают и использу* ют собственную систему серийных номеров и номеров лотов.

616

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Одновременное использование резервирования и трассиров* ки конкретного товара встречается редко, поскольку они создают связь между спросом и предложением. За исключением ситуаций, когда клиент или сотрудник, занимающийся планированием, запрашивает конкретный лот, редко имеет смысл резервировать хранящиеся на складе товары, для которых уже выполняется трассировка серийных номеров для конкретно* го приложения.

Более подробные сведения о том, как использовать трассировку товаров в сис* темах производства и управления складом можно найти в учебных руководствах по производству и системам управления складом.

Цели Этот раздел поможет освоить следующие темы: • • •

•

Особенности настройки трассировки товаров в Microsoft Navision; Настройка товаров для трассировки с использованием серийных номеров и но* меров лотов; Назначение серийных номеров или номеров лотов товарам в транзакциях, включающих покупки, продажи, журналы комплектов товаров и перемеще* ния; Выполнение трассировки транзакций с помощью серийных номеров или номе* ров лотов с использованием операций с товарами.

Настройка трассировки товара В этом разделе описана настройка трассировки товаров. Настройка трассировки товаров состоит из трех элементов: •

•

•

Настройка кодов трассировки товаров . Код трассировки товара определяет, ка* кие параметры (серийный номер, номер лота или оба номера) используются про* граммой для трассировки товара и в каких операционных областях. Настройка серийных номеров и номеров лотов . Когда компании необходимо ав* томатически назначать серийные номера и номера лотов товарам, необходимо настроить серии номеров, которые будут использоваться программой. Процесс настройки этих серий номеров аналогичен такому же процессу для других се* рий номеров и является частью настройки главной книги. Настройка Товара . Чтобы иметь возможность трассировки конкретного то* вара, необходимо сначала настроить его для трассировки, применив код трас* сировки конкретного товара. В настройку также можно включить серии се* рийных номеров или номеров лотов и формулу вычисления срока годности.

Настройка кодов трассировки товара Код трассировки товара отражает различные соображения, имеющиеся у компа* нии в отношении параметров трассировки товаров и областей, в которых эта трас* сировка применяется. Рассмотрим варианты кодов трассировки товаров, настроенные в демонстра* ционной базе. Для обзора кодов необходимо на панели навигации нажать кнопку

Глава 42. Трассировка товаров

617

Администрирование и последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Склад > Настройка — Товары > Товар Коды Трассировки .

В окне Товар Коды Трассировки содержится список шести кодов трассировки товаров, созданных компанией Cro nus. Подробные сведения о каждом коде трас* сировки указаны в карточке кода трассировки товара. Для открытия карточки кода трассировки необходимо последовательно щелк* нуть Товар Код Трасс. > Карточка .

618

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поля на вкладке Общее относятся к имени кода и описанию кода трассировки товара.

Вкладка Серийный Но., Лот Но. В зависимости от выбранной трассировки (серийный номер, номер лота, оба но* мера) на одной из этих вкладок (или на обеих) будет содержаться следующа ин* формация:

Поля содержат подробные сведения трассировки товара по серийному номеру или номеру лота, а также операционную область, в которой используется трасси* ровка. Информация на вкладках Серийный Но. и Лот Но. идентичная. Рассмотрим на примере трассировки по номеру лота. Флажок в поле Лот Трассировка указывает на то, что при обработке исходящей единицы рассматриваемого товара всегда следует указывать, какой существующий номер лота должен обрабатываться. Это означает, что при продаже единицы товара номер должен применяться в соответствии со специальным объединением номе* ров лотов на складе. Иначе говоря, номер лота, присваиваемый товару при вводе в склад, должен соответствовать типу товара вне склада. Примечание. Программа не разрешает пользователю снимать флажок в этом поле, если программой будет определено, что операции трассиров* ки товара существуют для товаров, к которым применяется этот код трас* сировки товара. С помощью оставшихся полей пользователь определяет, в каких операционных областях и на каком этапе движения товара (входящий, исходящий или оба) про* грамма должна применять трассировку.

Глава 42. Трассировка товаров

619

Например, для рассматриваемого кода трассировки товаров компания Cro nus решила требовать трассировку лота во входящих и исходящих документах во всех областях. Это значит, что пользователь должен ввести номер лота в строке трасси* ровки товара, прежде чем учитывать любую покупку, продажу, положительную или отрицательную коррекцию для товаров с настроенным данным кодом трассировки товара. Это решение отражается в настройке, где в соответствующих полях уста* новлены флажки. Флажок в поле Лот Но. Инф. Обязательна (входящих или исходящих докумен* тов) указывает, что документы с любыми положительными данными для товаров, для которых требуются номера лота, не могут быть учтены, пока не будут созданы данные для номера лота. Флажок в поле Лот Склад Трассировка указывает, что номер лота требуется для каждой складской операции. Флажок в поле Лот Перемещ. Трассировка указывает, что для строки трассиров* ки товара требуется номер лота, прежде чем строки перемещения товара могут быть учтены. Флажок в этом поле нельзя снять, если установлен флажок в полеЛот Трассировка.

Вкладка Прочее:

Поля на этой вкладке определяют два дополнительных параметра, связан* ных с конкретным кодом трассировки товара: сроком гарантии и сроком год* ности. В поле Формула Даты Гарантии пользователь может ввести формулу, кото* рая будет использоваться программой для расчета срока гарантии в записях строк трассировки товаров, для которых требуется серийный номер или номер лота. Флажок в поле Треб. Руч. Ввод Даты Гарантии указывает, что срок гарантии в строке трассировки товаров для товаров с серийными номерами или номерами ло*

620

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

тов должен быть введен вручную, прежде чем можно будет выполнить учет доку* мента с записями для этих товаров. Флажок в поле Треб. Руч. Ввод Даты Годности указывает, что срок годности в строке трассировки товаров для товаров с серийными номерами или номерами лотов должен быть введен вручную, прежде чем можно будет выполнить учет документа с записями для этих товаров. Флажок в поле Строгий Учет Срока Годности указывает на то, что срок годности, присваиваемый номеру трассировки товара при поступлении на склад, должен со* блюдаться при его выходе со склада. Этот параметр применяется главным образом для товаров, использование которых невозможно после окончания срока годности. Значение в этом поле связано с полемРасчет Срока Годности на вкладке Товар Трассировка карточки товара. Программа не разрешает выполнять учет документа с за* писями для товаров после окончания срока годности.

Настройка серий номеров для серийных номеров и номеров лотов Серии номеров настраиваются компаниями для серийных номеров и номеров ло* тов, если необходимо назначить товарам серийные номера и номера лотов. Серий* ных номера и номера лотов обычно назначаются, когда: • •

товары поставляются поставщиком без серийных номеров или номеров лотов, но продаются с этими номерами; компания производит и продает товары, которые должны иметь серийные но* мера или номера лотов.

Процедура настройки серий номеров для серийных номеров и номеров лотов ана* логична настройке любых других серий номеров в Microsoft Navision. Чтобы вспомнить эту процедуру, обратитесь к соответствующему разделу интерактивной справки. Для настройки серийных номеров необходимо на панели навигации нажать кнопку Администрирование и последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Общее > Серия Номеров .

В окне Серия Номеров можно выбрать один из кодов, например Сн1, и просмот* реть подробные сведения его настройки. Обратите внимание, что поле Ручная Нумерация выбрано для всех серий номеров трассировки товаров. Это означает, что

Глава 42. Трассировка товаров

621

программа разрешает ввод номеров вручную вместо использования заданных се* рий номеров. В следующем разделе описано применение к товарам кодов трассировки това* ров и серий номеров для серийных номеров и номеров лотов для использования функции трассировки товаров.

Настройка товаров для трассировки товара Код трассировки товара, серийный номер или номер лота и расчет окончания сро* ка годности — это свойства товара, которые являются частью каждой учетной запи* си для этого товара. Поэтому эти свойства должны быть настроены до того, как данный товар сможет участвовать в какойлибо транзакции. Другими словами, ком* пания должна настроить данные трассировки товара при добавлении товара в файл складских запасов (т. е. при создании карточек товаров). Чтобы начать трассировку товара, для которого уже существуют учетные за* писи, компании необходимо создать новую карточку товара и в этой новой кар* точке настроить соответствующие данные трассировки товара на вкладке Трассировка.

Обработка товаров с серийными номерами и номерами лотов В этом разделе объясняется, как функция трассировки товаров в Microsoft Navision может помогать компаниям управлять задачей обработки товаров в процессах вхо* дящих и исходящих транзакций. В зависимости от коммерческих отношений с поставщиками и клиентами, а также от типов товаров в компании могут использоваться различные внутренние процессы для обработки и трассировки серийных номеров и номеров лотов. На* пример, некоторым компаниям необходимо начинать процесс трассировки с мо* мента поступления товаров на склад компании. В этом случае, в зависимости от того, назначены ли для товаров серийные номера и номера лотов или нет, можно выбрать: • • •

регистрацию вручную серийных номеров и номеров лотов, назначенных постав* щиком; назначение автоматически или вручную новых серийных номеров и номеров лотов; определение и автоматическое назначение пользовательских серийных номе* ров и номеров лотов.

В следующей таблице представлены варианты, имеющиеся в Microsoft Navision для обработки приемки товаров, для которых требуется трассировка в момент по* купки. Выбор варианта зависит от того, имеют ли уже закупленные товары серий* ные номера и номера лотов, назначенные поставщиком, или нет.

622

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Товары с серийным номером поставщика

Товар с номером лота поставщика

Товары без серийного номера или номера лота

Ввод номеров вручную: Номера поставщика Новые номера

√ √

√ √

√

Ввод номеров автоматически: Назначение новых номеров Определение и назначение пользовательских номеров

√ √

√

√ √

Другим компаниям, возможно, необходимо применять трассировку товаров, только когда эти товары продаются клиентам, а не с момента поступления их на склад. Третьим компаниям может понадобиться трассировка товаров с момента за* купки товаров до момента их продажи. Способ обработки отгрузки товаров, для которых требуется трассировка в момент покупки, зависит от принятого компани* ей решения относительно трассировки товаров на стороне покупателя. В следующей таблице представлены имеющиеся в Microsoft Navision варианты для обработки отгрузки товаров, для которых требуется трассировка в момент про* дажи. Выбор варианта зависит от того, назначены ли уже товарам серийные номера и номера лотов или нет.

Ввод номеров автоматически: Назначение собственных номеров Создание и назначение пользовательских номеров

Товары Товары с назначенным с назначенным серийным номером лота номером

Товары без серийного номера или номера лота

√

√

√

√

Выбор из уже существующих номеров Ввод номеров вручную:

√

Регистрация штрих,кода в сведениях о трассировке товара Часто требуется автоматическая регистрация сведений о товаре, включая сведения о трассировке товара. Обычно это выполняется с помощью устройств считывания штрих*кодов, физически расположенных в месте регистрации товара. Такая автоматическая регистрация обычно используется в процессах складско* го подбора и размещения, когда важно, чтобы складские работники могли быстро и легко регистрировать передвижение товаров.

Глава 42. Трассировка товаров

623

В этой точке процесса назначение серийных номеров и номеров лотов уже было выполнено, и поэтому система настроена так, чтобы новые номера нельзя было назначать автоматически.

Назначение серийных номеров и номеров лотов в заказах покупки Как уже отмечалось в предыдущих главах, компании используют различные про* цедуры для обработки заказов покупки. Способы назначения серийных номеров и номеров лотов почти одинаковы в программе, независимо от выбранной компани* ей процедуры. В следующих двух сценариях показано различие между назначением номеров трассировки товара: • •

из складских документов и документов покупки; из документов размещения. Примечание. При использовании трассировки товаров нельзя использо* вать отрицательные количества.

Если серийный номер или номер лота требуется, но не введен, программа выда* ет следующее сообщение:

Чтобы ввести серийные номера необходимо выполнить следующие действия: 1. В окне заказа выделить товарную строку и последовательно выбрать пункты Строка > Товар Трассировка Строки .

624

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Товар Трассировка Строки служит для записи подробных данных товара, относящихся к серийным номерам и номерам лотов. Верхняя панель этого окна содержит сводные сведения по строкам, включая имя и описание кода трассировки товара для конкретного товара. Пользователь может ввести серийные номера для товара следующими способами: •

•

автоматически, запустив функцию Присвоить Серийный Но., которая назначает серийные номера на основе серий номеров, указанных для конкретного товара. автоматически, запустив функцию Создать Свой Сн , которая назначает серий* ные номера на основе параметров, определенных пользователем для конкрет* ных полученных товаров. вручную, введя конкретный серийный номер каждой единице товара.

Для создания собственного серийного номера и диапазона серийных номеров необходимо последовательно щелкнуть Функции > Создать Свой Сн .

Глава 42. Трассировка товаров

625

В окне Ввод СН Пользователя пользователь может указать параметры, которые определяют шаблон для серийных номеров доставленных товаров. В поле Сн Пользователя ввести начальный номер в серии номеров, присвоен* ной товарам поставщиком. Введя номер в поле Увеличение, пользователь определяет шаг приращения зна* чения в серии номеров. Поле Кол-Во Для Создания содержит количество в строке, назначенное по умол* чанию. При необходимости оно может быть изменено пользователем. Обратите внимание, что после создания серийных номеров поля Не определе* но в верхней панели оказались пустыми. Это объясняется тем, что каждому от* дельному товару в строке покупки назначена строка трассировки товара. Если пользователь создал строки трассировки товаров с меньшим количеством, чем количество в поле Кол-Во Для Получения в строке покупки, то появится неопре* деленное количество, а заказ нельзя будет учесть, пока все количество не будет назначено. Номер лота, в отличие от серийного номера, может указываться одной строкой для всего количества товаров в строке заказа.

Примечание. Для заказов покупки, содержащих более одной строки, за* каз покупки не учитывается, если не созданы строки трассировки това* ров хотя бы для одной строки. Чтобы можно было выполнить учет заказа, количество в поле Кол-Во Для Получения для строк, для которых отсут* ствуют строки трассировки товара, должно быть равно нулю.

626

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Программа учитывает в таблице Товар Книга Операций сведения о серийных номерах и номерах лотов, которые были зарегистрированы для товаров в учтенном заказе покупки.

Назначение серийных номеров и номеров лотов при получении и размещении частичных приемок Часто компаниям необходимо получение количеств по заказу отдельными частя* ми. Если такие частичные приемки требуют трассировки товаров, то серийные но* мера или номера лотов можно назначить только части полученного количества. Примечание. Частичная обработка номеров трассировки товара возмож* на из любого типа заказов или складских документов.

Назначение серийных номеров и номеров лотов в заказах продажи Компании назначают серийные номера и номера лотов для товаров, которые они продают клиентам, чтобы они могли отслеживать отдельные товары для возвратов и сервисных контрактов. В зависимости от заданных внутренних политик и бизнес*отношений с клиен* тами компании могут использовать для трассировки проданных товаров различ* ные процессы. Примеры этих процессов: • •

покупка товаров у поставщиков без серийных номеров и номеров лотов с пос* ледующим присвоением собственных номеров компании при продаже товаров; покупка товаров у поставщиков с уже присвоенными серийными номерами и номерами лотов и использование этих номеров при продаже товаров.

В ситуации, когда компания выбирает назначение собственных серийных но* меров и номеров лотов, важно подчеркнуть, что чем более согласованно компания задает серии номеров для серийных номеров и номеров лотов, тем более эффектив* ным будет процесс. Принципы назначения номеров трассировки товаров из документа подбора ана* логичны таковым для документов размещения. Примечание. Помните, что заказы продажи с товарами, для которых тре* буется трассировка товара с момента покупки, не могут быть учтены, если количество товара в строках продаж превышает доступное количество в наличии на складе.

Присвоение серийного номера и номера лота во время прямой поставки Компаниям, продающим товары, которые доставляются от поставщика непосред* ственно клиенту, может потребоваться назначить номера трассировки товара дос* тавленным товарам. В зависимости от процесса, используемого в компании, номе*

Глава 42. Трассировка товаров

627

ра трассировки товара могут быть назначены либо для строки заказа продажи, либо для строки заказа покупки. Использование функции прямой поставки гарантирует, что данные трасси* ровки товаров будут синхронизированы между заказом продажи и заказом по* купки.

Исправление записей серийных номеров и номеров лотов Когда компания выбирает трассировку товара с момента покупки, серийные номе* ра и номера лотов становятся свойствами товара и должны использоваться каждый раз при обработке товаров при перемещении товаров по этапам в операциях ком* пании, заканчивая продажами. Ситуации, когда зарегистрированные в программе сведения о серийных номерах и номерах лотов отличаются от фактических серий* ных номеров и номеров лотов товаров на складе, может вызвать определенные труд* ности. Чтобы исправить серийные номера и номера лотов, следует использовать жур* нал реклассификации товаров. Необходимо в журнале реклассификации создать строку с кодом склада и кодом товара, а затем выбрать Строка > Товар Трассировка Строки. В данном случае станет доступным не только поля Серийный Но. и Лот Но., но также поля Новый Серийный Но. и Новый Лот Но.

В результате учета журнала реклассификации товары с некорректными значе* ниями серийного номера и номера лота расходуются а товары с корректными зна* чениями — приходуются.

628

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Назначение серийных номеров и номеров лотов журналам комплектов Когда компания производит комплект товаров, может понадобиться присвоение номеров трассировки товаров готовым изделиям. В журнале комплектов можно присвоить серийные номера и номера лотов то* варам верхнего уровня при учете коррекции запасов. Примечание. Для получения сведений о назначении номеров трассиров* ки товаров произведенным изделиям и их компонентам см. учебное ру* ководство «Производство».

Трассировка товаров с серийными номера: ми и номерами лотов В предыдущем разделе мы рассматривали ряд ситуаций, в которых компании необ* ходимо было применить трассировку товаров. Было показано, что обработка от* дельных товаров зависит от общей политики компании в области трассировки то* варов, которая отражается в коде трассировки товаров, применяемом к конкретному товару. В данном разделе показано, как компания, применяющая политику трас* сировки товаров, может фактически использовать эту функцию в Microsoft Navision для трассировки товаров с помощью серийных номеров и номеров лотов. В любое время, когда выполняется учет документа, который регистрирует тран* закцию товаров, для которых были созданы строки трассировки товаров, програм* ма записывает данные в таблицу Товар Книга Операций. Используя эти записи, ком* пании могут отслеживать каждый отдельный купленный или проданный товар, включая этапы планирования, производства и складирования.

Глава 42. Трассировка товаров

629

Трассировка товаров для транзакций Для просмотра трассировки товара необходимо на панели навигации 1. Нажать кнопку Склад и последовательно щелкнуть Планирование И Исполнение > Товары. В карточке товара последовательно щелкнуть Товар > Операции > Товар Трассировка Операции .

Строки в окне Товар Трасс. Операции содержат подробные данные транзакции, включая серийные номера и номера лотов рассматриваемого товара. Поле Операция Но. содержит номер операции товарной книги для данной транзакции. Также можно выполнить трассировку товара с помощью серийных номеров и номеров лотов из таблицы операций товарной книги. 2. В карточке товара последовательно выбрать пункты Товар > Операции > Учтенные Операции. 3. Для просмотра серийных номеров и номеров лотов воспользоваться функ* цией Показать столбец, чтобы сделать поля Серийный Но. и Лот Но. види* мыми.

630

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Трассировка товаров для клиента или поставщика Возможность трассировки товаров, проданных конкретному клиенту или закуплен* ных у конкретного поставщика, бывает необходима в некоторых ситуациях. При* мерами таких ситуаций могут служить следующие: • • • •

весь лот бракованный, и товары из этого лота должны быть отозваны; есть необходимость определить поставщика конкретного (например, бракован* ного) товара, если одинаковые товары были закуплены у разных поставщиков; компания проводит политику приема возращенных товаров, проданных только этой компанией; компания проводит политику технического обслуживания товаров, на которые распространяется контракт на техническое обслуживание с конкретными кли* ентами.

В Microsoft Navision к записям трассировки товаров, относящимся к конкретно* му клиенту или поставщику, можно получить доступ из карточки соответствующе* го клиента или поставщика. На панели навигации нажать кнопку Продажи И Маркетинг и последовательно щелкнуть Продажи > Клиенты. В карточке клиента последовательно щелкнуть Продажи > Операции Трассировки .

Трассировка товаров с использованием гарантии и срока годности Для компаний, работающих в определенных отраслях промышленности и тор* гующих определенными типами товаров, сроки гарантии и годности могут от* ражать существенные параметры трассировки товаров в дополнение к серий* ным номерам и номерам лотов. В Microsoft Na vision компании также имеют возможность расширить использование функции трассировки и включить эти два параметра. Когда компании продают товары с гарантией, им может понадобиться убедить* ся, что клиенты могут возвратить только товары, для которых гарантийный срок не

Глава 42. Трассировка товаров

631

закончился (для замены или ремонта). Чтобы внедрить эту политику в программе, пользователь должен, в дополнение к вводу серийного номера или номера лота, ввести дату окончания гарантии в строки трассировки товара. Настройка, указан* ная на вкладке Прочее карточки кода трассировки товара, определяет, будет ли дата окончания гарантии создаваться автоматически программой или должна быть вве* дена вручную пользователем. При обработке скоропортящихся продуктов предоставление сведений о номе* ре лота со сроками годности может быть особо важным. В этом случае компания имеет возможность эффективного управления товарами со сроками годности. Кроме того, правило (если оно выбрано) невозможности учета заказа для товаров с истекшим сроком годности может значительно улучшить качество операций компании. Пользователь должен ввести дату окончания срока годности в дополнение к номерам лотов в строках трассировки товаров. Настройка, указанная на вкладке Прочее карточки кода трассировки товара и на вкладке Трассировка карточки товара, определяет, будет ли дата окончания срока годности созда* ваться автоматически программой или должна быть введена вручную пользо* вателем.

Перемещение товаров с серийными номерами и номерами лотов Процедуры для обработки и трассировки товаров с помощью серийных номеров и номеров лотов при перемещении этих товаров между различными складами анало* гичны процедурам, применяемым при продаже или покупке товаров, как описано в предыдущих разделах. Однако определенные принципы обработки заказов перемещения, которые от* личают функцию перемещения от других областей приложения, означают, что трас* сировка товаров в перемещении имеет некоторые отличительные признаки. Один из этих принципов определяет, что отгрузка и получение выполняются из одной и той же строки перемещения. Поэтому эти две транзакции совместно используют одно и то же окно Товар Трассировка Строки. Примечание. Подробные процедуры перемещения товаров между скла* дами описаны в главе, посвященной перемещениям, в данном руко* водстве. Допустим, была учтена отгрузка пяти штук товара с указанием серийного номе* ра для каждого из них. При приеме товаров оказалось, что поступило две штуки. При приемке товаров складской работник должен ввести серийные номера полу* ченных товаров, то есть в поле Кол-Во Для Получения ввести 2, Последовательно щелкнуть Строка > Товар Трассировка Строки > Получение .

632

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поля верхней панели окна Товар Трассировка Строки содержат количество по заказу и количество для приемки как в заказе перемещения, так и в связанных стро* ках трассировки товаров. Строки содержат индивидуальные серийные номера и количества, введенные при отгрузке товара. Складской работник может выполнить задачу ввода серийных номеров достав* ленных товаров, изменив количества в поле Кол-Во Для Обработки (Баз.) на ноль для серийных номеров тех товаров, которые еще не были доставлены, и убедив* шись, что серийные номера в строках соответствуют серийным номерам достав* ленных товаров.

Глава 42. Трассировка товаров

633

Как и в случае заказов продажи и покупки, учет заказов перемещения приводит к тому, что программа учитывает записи, содержащие серийные номера или номе* ра лотов, в таблицу операций товарной книги. Примечание. При получении перемещения все другие поля формы Товар Трассировка Строка блокированы, т. е. ввод в них невозможен. Этим обес* печивается неизменность номеров трассировки.

Вернитесь к заказу перемещения. При поступлении недостающих трех штук товара складской работник должен ввести серийные номера полученных товаров.

634

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если пользователь пытается изменить количество в поле Кол-Во Для Обработки (Баз.) для строк с серийными номерами, которые уже были получены, выводится предупреждающее сообщение.

Трассировка перемещенных товаров выполняется таким же образом, как для проданных и закупленных товаров.

Глава 43. Настройка систем управления складом

635

Глава 43

Настройка систем управления складом Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Основные настройки Обзор Настройка систем управления складом

Основные настройки Основные настройки системы управления складом: • • • • • • • •

Настройка параметров склада Настройка складов Настройка шаблонов размещения Настройка товаров Настройка типов ячеек Настройка рейтингов ячеек Создание ячеек Настройка классов склада.

Обзор Физическая работа с товарами, приходящими на склад и отгружаемыми с него, явля* ется трудоемкой и дорогостоящей операцией. Чтобы свести к минимуму связанные с такой работой издержки, необходимо точно рассчитать количество и расположение товаров. Для повышения эффективности складских операций компания должна оп* ределить параметры склада с точки зрения планировки склада, логики размещения и подбора товаров, а также внутренних сведений о пополнении запасов. Системы управления складом (WMS) предназначены для компаний, которым требуется не только получать и отгружать товары, но и оптимизировать использо* вание складских площадей. В зависимости от требований к оптимизации, товары можно хранить в заранее определенных (фиксированных) ячейках или в случай* ных (незакрепленных) ячейках. Блоки WMS предоставляют инструментарий обработки более сложных складс* ких операций, таких как обработка товаров на складе на уровне зон и ячеек, обра* ботка расширенного размещения и подбора, а также разработка конфигурации хра* нения с повышенной плотностью.

636

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Товаропоток на складе может быть разделен на три основных процесса: • • •

Приемка товара и обеспечение его доступности. Работа с товарами при внутреннем распределении, передвижении или произ* водстве. Подбор и отгрузка товара клиентам или другим складам.

Каждый из этих процессов состоит из последовательности складских процедур. В приемку товаров входит физическая приемка по прибытии товара на склад, а так* же последующее его размещение (с перемещением из сектора приемки в сектор хранения или сектор обработки). Под работой с товаром подразумевается переупаковка товара, подготовка това* ра для продажи, пересчет товаров, а также передвижение товара для оптимизации пространства. Отгрузка товаров включает подбор товаров из запасов и их передачу агенту по доставке, отвечающему за доставку товаров клиентам. Чтобы эти складские процедуры выполнялись с достаточной эффективностью, менеджеры склада должны знать, какие товары планируется использовать в произ* водстве или отгрузить клиентам, а также поступление каких товаров ожидается. Так менеджеры смогут оценить предполагаемую загрузку склада и соответствующим образом распределить ресурсы. Сотрудники отделов снабжения и продаж должны иметь возможность выявить, на какой стадии обработки на складе находится конкретный заказ. Системы WMS для Microsoft Dy namics NAV призваны помочь компаниям эф* фективно решать такие задачи. Данные блоки предоставляют необходимый инструментарий, позволяющий организовать процессы приемки и отгрузки, а также упрощающий для складских работников запись приемки товаров, подбор товаров для отгрузки или производ* ства и выполнение отгрузки. Эти блоки обеспечивают взаимодействие функций продаж, покупок, произ* водства и складского хранения. Применение функции выпуска гарантирует, что для просмотра и работы сотрудникам склада будут доступны только выпущен* ные входящие и исходящие заказы.

Глава 43. Настройка систем управления складом

637

Настройка систем управления складом Меню Склад Все складские документы, отчеты и функции доступны из основного меню Склад.

Настройка параметров склада Для настройки систем управления складом необходимо указать, как в программе должны быть отражены определенные аспекты деятельности склада или складов компании.

638

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для настройки параметров склада нужно выполнить следующие шаги 1. На панели навигации нажать кнопку Склад > Настройка > Склад Настройка .

На вкладке Общее отображаются складские процедуры, из которых могут со* стоять процессы обработки товаров на складе. При использовании WMS эти требо* вания заполняются в карточке конкретного склада. Параметры полей Политика Учета Приемки и Политика Учета Отгрузки определяют, будет ли персонал склада видеть ошибки, обнаруженные программой в процессе учета документов, при вы* полнении учета строк складской приемки или отгрузки. 2. Далее перейти на вкладку Нумерация.

Глава 43. Настройка систем управления складом

639

В полях вкладки Нумерация отображены серии номеров, которые будут исполь* зованы для различных документов (например, документов приемки, отгрузки, раз* мещения и т. д.)

Настройка складов Блок Склады предоставляет возможность выполнить индивидуальную настройку для каждого из складов. Определение различных параметров для складов позво* ляет варьировать процесс обработки товаров от склада к складу, что обеспечивает свободу выбора и высокую степень соответствия местным стандартам и требова* ниям. Для того, чтобы настроить параметры того или иного склада, для использова* ния в системе управления складом, необходимо выполнить следующие шаги 1. Последовательно нажать на панели навигации Склад > Настройка > Склады . 2. Перейти в карточку нужного вам склада и щелкнуть вкладку Склад.

Параметры склада окрашены в серый цвет в соответствии с требованиями сис* тем управления складом. Установленный флажок Расширенный Подбор и Размещение означает, что для данного склада используются системы WMS. При установке этого флажка по умолчанию устанавливаются флажки Требуется Приемка, Требуется Отгрузка, Требуется Размещение, Требуется Подбор и Ячейка Обязательна, которые невозможно снять. Здесь также выбирается, будет ли использован для организации размещения журнал размещения. В данном журнале доступно создание размещения с последу* ющим изменением его параметров. При активации с помощью этого журнала мож* но извлечь удаленные строки размещения, чтобы использовать их для создания нового размещения. При настройке журнала размещения необходимо предварительно создать шаб* лон, который будет применяться с данным журналом. Для того чтобы указать шаблон размещения для журнала размещения, необхо* димо нажать Склад > Планирование И Исполнение > Настройка Склада > Шаблоны Журналов.

640

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Использование автоматизированной системы сбора данных В системе управления складом есть возможность использовать автоматизирован* ную систему сбора данных (Склад > Настройка > Склад Настройка > (Нужный Вам Склад) > Использовать ADCS ). Установка флажка Использовать ADCS означает, что на данном складе действу* ет автоматизированная система сбора данных. Дополнительные поля вкладки Склад, а именно Исход. Время Обработки Склада, Вход. Время Обработки Склада , Код Базового Календаря и Личный Календарь , предназначены для расчета данных и сроков и могут применяться независимо от установки флажка в поле Расширенный Подбор и Размещение. Установленный флажок Использовать Переброску означает, что для данного склада будет использоваться функция переброски. Этот параметр выбирается ав* томатически при установке флажка Расширенный Подбор и Размещение. Однако (в отличие от полей требований к складской обработке товаров) это поле доступ* но для изменения, что позволяет снять данный флажок, если на складе не требу* ется применять переброску.

Вкладка Ячейки

Глава 43. Настройка систем управления складом

641

При установке флажка Расширенный Подбор и Размещение поля этой вкладки ста* новятся доступны. Если в поля Код Ячейки введены номера конкретных ячеек, эти ячейки будут ис* пользоваться по умолчанию при приемке, размещении, коррекции и отгрузке товаров. В полях Входящ. Произв. Код Ячейки и Исходящ. Специф.Код Ячейки указаны ячейки, используемые по умолчанию в журналах комплектов. При учете журнала комплектов в ячейке входящих комплектов выполняется отрицательная коррекция по данным компонентам, а в ячейке исходящих комплектов осуществляется поло* жительная коррекция по выходу комплектов. Зоны и ячейки являются базовой структурой склада. Зоны используются для разделения складского помещения на логические части. В свою очередь, зоны де* лятся на ячейки. При настройке параметров склада можно указать любое количество зон, но их должно быть не менее четырех: зона приемки, коррекции, подбора и отгрузки. После определения параметров зоны созданные в ней ячейки будут иметь те же параметры, если они не переопределены для отдельной ячейки. На более детальном уровне можно указать детальные характеристики содержимого каждой из ячеек. Примечание. При изменении какого*либо параметра зоны все ячейки, со* здаваемые впоследствии в этой зоне, получат новые параметры, однако параметры уже существующих ячеек не изменятся.

Вкладка Ячейка Политики

При выполнении настройки необходимо учитывать наличие различных парамет* ров настройки. При установке флажка Всегда Созд-ть Строку Подбора строка подбора будет со* здана даже в том случае, если требуемые товары не найдены. Кроме того, будут со* зданы пустая зона и пустая ячейка, ввод значений в которые должен вручную вы* полнить пользователь. Установка флажка Всегда Созд-ть Строку Размещ. ведет к созданию строки раз* мещения даже в том случае, если для хранения товара нет подходящего простран* ства, при этом зону и ячейку определяет пользователь.

642

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция Разрешить Распаковку позволяет при подборе разделять крупные партии товара, такие как палеты, на более мелкие. Товары, не вошедшие в число отобранных, будут оставлены в области местонахождения более крупной единицы измерения. Чтобы передвинуть эти товары,создайте передвижение с использова* нием журнала пополнения ячейки или журнала передвижения.

Настройка шаблона размещения При настройке параметров склада необходимо расставить приоритеты в процессе размещения. Допускается создание нескольких шаблонов, служащих для разных целей. Для того, чтобы настроить шаблон размещения, необходимо выполнить следу* ющие шаги: 1. Последовательно нажать Склад > Планирование И Исполнение > Настройка Склада > Размещение Шаблоны .

Шаблон размещения состоит из перечня приоритетов, где требования выпол* няются и сортируются особым образом. Каждая строка данной таблицы является командой с требованиями, которые необходимо выполнить. Если выполнить эти требования невозможно, программа переходит к следующей строке. Приведенный пример расшифровывается следующим образом. •

•

Строка 1: найти фиксированную ячейку, содержащую тот же товар, с той же еди* ницей измерения и количеством меньшим, чем ранее определенное минималь* ное количество. При совпадении всех критериев выполнить размещение здесь, не превышая ранее определенное максимальное количество. В следующих строках содержатся различные вариации этих команд. Последняя строка отображает инструкци найти пустое пространство в незакрепленной ячейке.

Некоторые ситуации требуют размещения определенных товаров особым об* разом, что указывается в карточках единицы складского учета либо в карточках товара. Если условия для товара или единицы складского учета отличаются от задан* ных по умолчанию для склада параметров размещения, в поле Размещение Код Шаблона добавляется код альтернативного шаблона размещения.

Глава 43. Настройка систем управления складом

643

Для настройки альтернативного шаблона размещения для определенного това* ра, нужно выполнить следующие шаги 1. Выбрать Склад > Планирование И Исполнение > Товары . 2. Перейти к карточке нужного вам товара и нажать вкладку Склад. 3. В поле Размещение Код Шаблона указать нужный вам шаблон

Настройка товара Чтобы полностью использовать доступное пространство, для товара следует ука* зать такие характеристики, как вес, высота и так далее Для того, чтобы осуществить настройку товаров по габаритно*весовым пара* метрам, нужно выполнить следующие шаги 1. Выбрать Склад > Планирование И Исполнение > Товары . 2. Перейти к необходимому вам товару и последовательно выберите команды Товар > Единицы Измерения .

644

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Для каждой единицы измерения товара заполнить сведения о габаритно*весо* вых параметрах Чем больше сведений о товаре указано, тем с большей точностью система будет размещать данный товар.

Настройка типов ячейки Существенное преимущество использования WMS заключается в том, что товары распределяются в соответствии с инструкциями, заданными при настройке, при* чем в ходе выполнения этих задач рассчитывается наличие пространства и прини* маются во внимание многочисленные параметры. В системах управления складом ячейка является наименьшим элементом, где размещаются и регистрируются това* ры. Задание типа ячейки позволяет определить, как и для каких целей она будет использоваться. Для настройки типов ячеек следует выполнить следующие шаги 1. Нажать Склад > Планирование И Исполнение > Настройка Склада > Ячейка Типы.

Флажки в примере по типу ячеек указывают, какие действия разрешается вы* полнять с ячейками конкретного типа. Например, нельзя выполнять размещение в ячейке с типом Подбор, в то время как для ячейки с типом разпод допускается как размещение, так и подбор. Максимально доступное число комбинаций — шесть. Типы ячеек присваиваются при создании новой ячейки или изменении типа конк* ретной ячейки. Для того чтобы посмотреть ячейки из определенной зоны на определенном скла* де, нужно выполнить следующие шаги 1. Нажать Склад > Настройка > Склады . 2. Перейти на нужный вам склад и последовательно выбрать Склад > Зоны. 3. Выделить нужную вам зону и последовательно выбрать Зона > Ячейки.

Глава 43. Настройка систем управления складом

645

Настройка рейтинга ячейки Присваивание ячейкам рейтинга используется для расстановки приоритетов при пополнении ячеек, размещении и подборе. Рейтинг ячеек определяет, для каких из них пополнение, подбор и размещение должны выполняться в первую очередь. Ячейка с высоким рейтингом имеет приоритет по отношению к ячейке с низким рейтингом. При создании ячеек они наследуют рейтинг от зоны, в которой созда* ются. Например, если зона имеет рейтинг 100, созданные в этой зоне ячейки также получат рейтинг 100. Чтобы указать рейтинг для отдельной ячейки, необходимо выполнить следую* щие действия: Нажать Склад>Настройка > Склады . Перейти на нужный вам склад и выбрать Склад > Зоны. Выделить нужную вам зону и выбрать Зона > Ячейки. Выделить нужную вам ячейку и последовательно выбрать Ячейка > Содержимое. 5. Значение вводится в поле Рейтинг Ячейки. Для данной конкретной ячейки уста* новлено значение 100. (если данное поле не отображено, нужно отобразить дан* ное поле — нажать в меню программы Вид > Показать Столбец )

1. 2. 3. 4.

646

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Фиксир. указывает, что за данной ячейкой закреплен определенный то* вар. Другие товары могут быть размещены и будут размещены в соответствии с на* стройкой шаблона размещения, однако товар, у которого в поле Фиксир установле* на галочка, имеет приоритет по сравнению с остальными. Поле Стандарт указывает, что эта ячейка присвоена данному товару как ячейка по умолчанию. Система ячеек по умолчанию не используется в системах управле* ния складом. Поле Блокировать Передвижение используется для блокировки любых передви* жений для данной ячейки. Как правило, эта возможность применяется для запрета передвижения из конкретной ячейки или в нее в процессе пополнения ячеек. Она может быть очень полезна и в качестве карантина для товаров в данной ячейке. Можно выбрать один из трех параметров — Входящий, Исходящий или Все.

Создание ячеек Чтобы создать ячейку вручную, в первую очередь необходимо выбрать зону, в кото* рой будет создана эта ячейка. Для создания ячейки, нужно выполнить следующие шаги 1. 2. 3. 4.

Нажать Склад > Настройка > Склады . Перейти на нужный вам склад и нажать Склад > Зоны. Выделить нужную вам зону и нажать Зона > Ячейки. Выполнить прокрутку вниз до пустой строки.

Глава 43. Настройка систем управления складом

647

5. Заполнить все необходимые вам поля строки

Журнал создания ячеек Журнал создания ячеек представляет собой удобное средство создания большого количества ячеек в конкретной зоне. Для создания ячеек в нужной вам зоне, нужно выполнить следующие действия 1. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Журнал Создания Ячеек .

Создание ячеек осуществляется следующим образом 2. Вначале ячейки вычисляются — создается макет\план списка создаваемых яче* ек (Функции > Вычислить Ячейки). Результатом вычисления является построен* ный список ячеек 3. Пользователь убеждается, что система создала именно те ячейки, которые он хотел создать, в требуемом количестве, и с требуемыми параметрами 4. Пользователь создает ячейки ( Функции > Создать Ячейки ).

648

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При создании ячеек их рейтинг по умолчанию наследуется от рейтинга зоны. Этот рейтинг можно изменить вручную. Нужно убедиться, что у каждой ячейки указаны значения в поля Макс. Объем и Макс. Вес. (если эти поля не отображены, их можно отобразить с помощью коман* ды в меню программы Вид > Показать Стоблец). Эти значения применяются в рас* чете доступного пространства для определенного товара при размещении, передви* жении или расчете объема пополнения.

Создание нескольких ячеек Создание одновременно нескольких ячеек требуется при выполнении первичной настройки склада или при добавлении новой секции. Наиболее простой и быст* рый способ решить эту задачу — воспользоваться журналом создания ячеек. Чтобы использовать функцию расчета ячеек, необходимо предварительно на* строить код шаблона ячеек, для чего нужно выполнить следующие шаги 1. Нажать Склад > Планирование И Исполнение > Настройка Склада > Ячейка Шаблоны.

2. Заполнить шаблон в соответствие с вашими требованиями к параметрам созда* ваемых ячеек 3. Далее можно закрыть предыдущее окно (Ячейка шаблоны) и нажать Склад> Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Журнал Создания Ячеек. 4. Щелкнуть Функции > Вычислить Ячейки . 5. В форме запроса Вычислить Ячейки перейти к полю Код Шаблона Ячейки и выб* рать настроенный вами шаблон (см. п.1).

Глава 43. Настройка систем управления складом

649

Сведения из указанного вами шаблона ячейки будут введены в форму запроса Вычислить Ячейки. Шесть полей в разделахРяд, Секция и Уровень указывают, сколь* ко рядов, секций и уровней планируется создать. 6. Далее нужно заполнить поля Ряд, Секция и Уровень. В поле Разделитель Полей введите —

650

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

7. Кнопка ОK — запускается вычисление и создание предварительного списка ячеек.

8. Далее нужно нажать Функции > Создать Ячейки чтобы создать ячейки. Обратите внимание, что при этом строки в журнале создания ячеек удаляются. Чтобы просмотреть результат создания ячеек, нужно выполнить следующие дей* ствия: 9. Нажать кнопку Склад и последовательно выбрать команды Настройка > Склады. 10 Перейти в карточку нужного вам склада и выбрать Склад > Зоны. 11 Выделить зону, в которой вы создавали ячейки и выбрать команды Зона > Ячейки.

Глава 43. Настройка систем управления складом

651

Настройка класса склада При настройке параметров склада в системах управления складом предлагает* ся выбор из различных параметров, определяющих способы приемки, хране* ния, подбора и отгрузки товаров. Один из важных параметров — условия хра* нения товаров. Товары хранятся при разных условиях. Для их хранения может требоваться разная температура или отсутствие света. Количество параметров велико, однако реализованные в системах управления складом,классы склада позволяют с легкостью определять и контролировать их при работе со скла* дом. Примечание. Запомните, что в результате назначения зоне кода класса склада все создаваемые в данной зоне ячейки будут наследовать это зна* чение. Чтобы присвоить зоне класс склада, нужно выполнить следующие действия: 1. Нажать Склад > Настройка > Склады > Склад > Зоны . 2. Выбрать нужную вам зону и введите нужный вам код класса склада в полеСклад Код Класса.

При желании можно задать код класса склада на уровне ячейки в карточке со* держимого ячейки. Чтобы добавить код класса склада на уровне ячейки, нужно выполнить следую* щие действия: 4. В окне Зоны выбрать нужную вам зону 5. Последовательно выбрать Зона > Ячейки и выбрать нужную вам ячейку. 6. Для этой ячейки в поле Склад Код Класса нужно выбрать нужный вам код клас* са склада. Значение кода класса склада будет скопировано в окно Ячейка Содержимое . Чтобы убедиться в этом, нужно, находясь в карточке нужной вам ячейки нажать, Ячейка > Содержимое .

652

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Код класса склада может указываться и в карточках товаров. Это означает, что данный товар должен храниться в определенных условиях. Чтобы присвоить код класса склада товару, нужно выполнить следующие дей* ствия: 7. Нажать Склад > Планирование И Исполнение > Товары . 8. Выбрать нужный вам товар и перейти на вкладку Общее. 9. Нажать кнопку выбора в поле Код Товарной Группы. Будет открыто окно Товарные Группы, где в полях Код и Склад Код Класса нуж* ный вам код класса склада.

10 Далее нужно нажать кнопку OK для подтверждения. 11 Для работы с товаром, которому присвоен код класса склада, требуется, чтобы ячейки в областях приемки, хранения и отгрузки этого товара имели тот же код класса, что и товар. 12 Необходимо нажать Склад > Настройка > Склады, затем перейти к нужному вам складу. 13 Далее нужно выбрать Склад > Зоны, выделить нужную вам зону и щелкнуть Зона > Ячейки.

Глава 43. Настройка систем управления складом

653

Необходимо выбрать нужную вам ячейку и в полеСклад Код Класса указать нуж* ное вам значение кода класса склада.

654

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 44

Приемка заказов Эта глава состоит из следующих разделов: • •

Приемка и размещение Переброска

Приемка и размещение В этой главе объясняется, как использование инструментария систем управления складом (WMS) в Microsoft Dynamics NAV обеспечивает приемку входящих заказов и эффективное размещение товаров. К входящим заказам относятся заказы покуп* ки, заказы на входящее перемещение и возвраты продажи. Приемка заказов с помощью WMS предоставляет новые возможности определения места и способа приемки и дальнейшей передачи товара при работе с товаром на складе. Перед приемкой необходимо создать и выпустить входящий документ. Только тогда персонал склада сможет увидеть строки заказа. Являясь операционным доку* ментом, приходная накладная может также использоваться для оценки ожидаемых поставок и эффективного планирования загрузки склада. Приходная накладная создается из входящего заказа или меню складской приемки. По прибытии товаров на склад работник склада должен обработать и зарегист* рировать их получение, а затем указать полученное количество в соответствующем документе. Как только сотрудник склада выполнит учет приходной накладной, то* вары становятся частью доступных для продажи запасов (однако они еще не готовы для подбора). При учете приходной накладной создается документ размещения. Документ размещения представляет собой инструкцию для сотрудников склада забрать при* бывший и принятый товар в области приемки и поместить его в отведенное место, предложенное автоматически. На этом этапе допускается изменять предложенную зону и ячейку, если они неудобны. Наконец, документ размещения может быть зарегистрирован с последующим просмотром приходной накладной и документа размещения в отчетах Учт. Прих. Накл и Зарегистр. Размещения. Теперь товары доступны для подбора. После выполнения этих задач по документу*источнику может быть выставлен счет.

Приемка товаров Приемка является первым этапом работы с входящим потоком товаров на складе, а выпущенный заказ покупки представляет собой требование для склада ожидать прибытие товаров. Эти запросы можно просмотреть в списке приемки склада.

Глава 44. Приемка заказов

655

В Microsoft Navision приходная накладная по заказу покупки может быть созда* на в одной из двух функциональных областей: •

•

Склад. Приходная накладная создается из выпущенного заказа покупки. Это можно выполнить двумя способами, используя документ*источник либо пара* метр фильтрации по документуисточнику. Отдел Снабжения . Приходная накладная может создаваться с использованием выпущенного заказа покупки. Для этого на панели навигации нажмите кнопку Покупка и последовательно выберите команды Обработка Заказов > Заказы > Функции > Создать Приемку .

Чтобы создать приходную накладную из меню Склад, нужно выполнить следу* ющие действия: 1. Нажать Склад > Планирование И Исполнение > Прих. Накладные . 2. Создать новую приходную накладную (нажать клавишу (F3) в поле Но., а затем клавишу ВВОД, чтобы присвоить данному документу номер). 3. Поля Код Зоны и Код Ячейки заполняются автоматически, подставляемые зна* чения извлекаются из параметров настройки по умолчанию, заданных в кар* точке склада.

Далее нужно выбрать выпущенный документ*источник (заказ покупки) со стро* ками, по которым товары еще не получены. •

•

Можно запустить Функции > Исп. Фильтры Для Пол. Док. Ист . Будет открыто окно Фильтры Для Получ. Док. Ист. — Входящий. Установка фильтров позволя* ет отобрать строки документа, удовлетворяющие заданным критериям. Путем нажатия на кнопку Запустить, добавятся в приходную накладную строки всех выписанных документов, прошедших отбор. Можно запустить Функции > Получить Документы Источника. Будет открыто окно Входящие Документы Источника , содержащее перечень всех выписанных вхо*

656

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

дящих документов. При выборе документа данные документаисточника копи* руются в строки приемки. Примечание. Окно фильтра по умолчанию пусто, при этом извлекаются строки всех выпущенных входящих заказов. Более подробно о Исп Фильтры Для Пол. Док Ист 1. При запуске Функции > Исп. Фильтры Для Пол. Док. Ист . будет открыто окно Фильтры для Получ. Док. Ист. — Входящий .

При первичной настройке фильтра следует ввести в окне Фильтры для Получ. Док. Ист. — Входящий соответствующий код, а затем открыть карточку фильтра и указать требуемые параметры. Чтобы настроить карточку фильтра, нужно выпол* нить следующие действия: 2. В окне Фильтры для Получ. Док. Ист. — Входящий в поле Код нужно ввести код, а в поле Описание ввести описание 3. Далее нужно нажать на кнопку Изменить. Будет открыто окно Фильтр Документа Ист. Карточка — Входящий .

Глава 44. Приемка заказов

657

4. Чтобы задать конкретные фильтры, нужно установить соответствующие флаж* ки в документе*источнике. 5. Если вы ищете выпущенный заказ покупки, то в полях Продажа Возвраты и Входящие Перемещения следует снять флажки, как показано выше. 6. Вкладка Покупка. В поле Покупка Поставщик Но . нужно ввести код нужного вам поставщика, а в поле Плановая Дата Поставки Фильтр — плановую дату по* ставки. 7. Далее нужно нажать на кнопку Запустить. Будут извлечены строки всех выпущенных документов покупки с указанными вами параметрами.

658

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует заполнить поле Поставщик Расх. Накл. Но. Обратите внимание, что поля Кол*во для Получения заполняются автоматически. Эти значения должны быть подтверждены подсчетом принятых товаров. 8. Для учета приемки нужно нажать Учет > Учет Приемки . Выводится следующее сообщение:

К настоящему моменту: •

• •

Обновлено соответствующее поле в строках документаисточника (в данном слу* чае — заказа покупки — поле Полученное Количество), выполнен учет приемки. Товары стали частью запасов, которая доступна для продажи, но не для подбора. Создано действие по размещению, которое используется для выполнения сле* дующей задачи в процессе приемки — для размещения товаров. Добавлены складские операции в складском регистре и операции книги това* ров в регистре товара.

Размещение товаров При учете приходной накладной создается документ размещения. Документ разме* щения представляет собой инструкцию для персонала склада переместить получен* ные товары из зоны приемки в зону хранения. Процесс размещения товаров по ячей* кам управляется параметрами шаблона размещения и рейтингом ячеек. Для выполнения размещения товаров необходимо выполнить следующие действия: 9. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Размещения . 10 Перейти к только что созданному документу размещения.

Глава 44. Приемка заказов

659

Окно Складское Размещение содержит строки, скопированные из учтенной при* ходной накладной. Теперь необходимо выполнить размещение и регистрацию то* варов. Документ размещения точно определяет зоны и ячейки текущего и требуемого местонахождения товара. В строки с типом Положить допускается вносить изменения: можно выбрать другую ячейку в той же зоне либо хранить товар на другом складе, изменив зону и выбрав подходящую ячейку. Регистрация документа размещения выполняется через нажатие Зарегистрировать > Зарегистрировать Размещение . Будут удалены все строки размещения и записаны сведения зарегистрирован* ных размещений. Одновременно удаляются строки исходной приходной наклад* ной. Теперь товары доступны для подбора. Товары можно также хранить в разных местах. Для этого, в складском размеще* нии нужно изменить значение в поле Кол-Во Для Обработки на меньшее. Затем последовательно выбрать Функции > Разделить Строку, в результате чего под исход* ной строкой будет создана новая с указанием оставшегося количества. При этом поля Код Зоны и Код Ячейки останутся пустыми, что вынуждает пользователя вруч* ную указать, где должен храниться оставшийся товар. Одновременно предлагается выполнить хранение товара в единицах, отли* чающихся от заданных в карточке товара или карточке единицы складского уче* та на вкладке Склад. Для просмотра альтернативного способа хранения нужно, находясь в документе размещения, выбрать Функции > Изменить Единицу Измерения. Будет открыто окно Склад Изменить Единицу Измер .

В поле До — Код Единицы Измерения нужно указать требуемый вам код едини* цы измерения. Далее нужно нажать на ОК для подтверждения. В документе размещения поля Кол-во для Обработки и Код Единицы Измерения будут изменены соответствующим образом.

660

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Переброска Переброска товаров позволяет экономить время и ресурсы за счет непосредствен* ного направления товаров по заказам, находящимся в стадии ожидания отгрузки, из зоны приемки в зону отгрузки без хранения этих товаров на складе. Для того, чтобы осуществлять переброску нужно убедиться, что осуществлены соответствующие настройки для склада и для товаров. Необходимо нажать Склад > Настройка > Склады и открыть карточку нужного вам склада. Далее нужно перейти на закладку Склад.

Значение в поле Переброска Расчет Даты позволяет указать, за какой срок долж* ны быть выявлены возможности по переброске. В карточке товара можно указать, что для данного товара следует выполнить переброску — необходимо нажать Склад > Планирование И Исполнение > Товары , а затем выбрать нужный вам товар. Далее нужно щелкнуть вкладку Склад и устано* вить галочку в поле Использовать Переброску.

Глава 44. Приемка заказов

661

Для того, чтобы выполнить переброску, нужно выполнить следующие шаги 1. Предполагается, что у вас уже созданы выпущенные входящие и исходящие до* кументы (заказ покупки и заказ продажи) 2. Необходимо создать приемку (приходную накладную), соответствующую зака* зу покупки 3. В приемке (приходной накладной) необходимо нажать Функции > Вычислить Переброску. Будут проверены выпущенные исходящие заказы, по которым требуются това* ры, включенные в приходную накладную, рассчитано количество товара для пере* броски, а также обновлено поле Кол-Во Для Переброски.

4. Далее нужно нажать кнопку выбора в поле крыть окно Переброска Возможности.

Кол-во для Переброски, чтобы от*

662

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Переброска Возможности содержит сведения о документе*источнике, со* гласно которому требуется выполнить переброску, и о количестве, необходимом для выполнения заказа. 5. Далее нужно выбрать Функции > Автозап. Кол-Ва Для Переброски, чтобы обно* вить количество товара для переброски. 6. Следует нажать Ок для подтверждения. 7. Команда Учет > Учет Приемки учитывает приемку. Строки приходной наклад* ной удалены, размещение создано. 8. В меню Склад нужно выбрать Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Размещения и перейти к необходимому вам размещению

Глава 45. Внутренние складские процессы

663

Глава 45

Внутренние складские процессы Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Передвижение товаров между разными зонами и ячейками, пополнение ячеек и блокировка передвижения. Внутренние подборы и размещения Журналы. Пересчет (инвентаризация).

Передвижение товаров между разными зонами и ячейками, пополнение ячеек и блокировка передвижения Системы управления складом (WMS) позволяют выполнять передвижение товаров на складе для оптимального использования пространства. Передвижения осуществ* ляются на уровне ячеек. Складские перемещения могут выполняться вручную, если компании, например, необходимо перераспределить товары на складе. Система так* же может производить передвижения автоматически для пополнения ячеек. Созда* ние передвижения начинается в журнале передвижения. Чтобы открыть журнал пе* редвижения нужно нажать Склад > Планирование И Исполнение > Журналы Передвижения. В строках журнала передвижения должны быть указаны товары, которые требу* ется передвинуть, и сведения о текущих зоне и ячейке, а также о новых зоне и ячей* ке, куда необходимо поместить товары. Чтобы передвинуть товары из одной ячейки в другую, необходимо воспользо* ваться журналом передвижения и заполнить соответствующие поля — какой товар, из какой зоны, ячейки, в какую зону, ячейку передвигается.

664

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Также можно создать в журнале передвижение в виде запроса сотрудникам склада переместить товары из текущего в новое место. 1. В поле Кол-во для Обработки необходимо указать полное количество для дан* ной строки. 2. Последовательно выбрать пункты Функции > Создать Передвижение. Откроется окно Создать Документ, в котором можно сортировать строки действий и распе* чатывать передвижение.

3. Следует нажать кнопку ОК, чтобы создать передвижение. 4. В меню Склад необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Передвижения и выбрать созданное передви* жение.

Глава 45. Внутренние складские процессы

665

На данной стадии еще можно изменять значения зоны и ячейки в строке Поместить, а также разделять строки. Функция разделения строк может быть полезна в тех случаях, когда требуется передвинуть товары из нескольких или в несколько ячеек. После физического передвижения товаров работник склада должен зарегист* рировать строки для завершения процедуры передвижения — Зарегистрировать > Зарегистрировать Передвижение. Передвижение регистрируется, и строки удаляют* ся из документа складского передвижения. Во время передвижения можно изменить единицу измерения. Обычно товары хра* нятся на палетах в зоне хранения, однако, например, при передвижении в зону подбо* ра может потребоваться хранить их штуками. Эта процедура аналогична размещению.

Пополнение ячеек Чтобы обеспечить максимально эффективное использование склада, компании требуется средство для автоматического определения неиспользуемого места в ячей* ках и расчета количества заполнения. Одновременно это средство должно предла* гать источник товаров и обновлять систему. Для выполнения пополнения ячеек необходимо выполнить следующие шаги 5. Нажать Склад > Планирование И Исполнение > Журналы Передвижения > Функции > Вычислить Возобновление Ячеек . Откроется окно Вычислить Возобновление Ячеек .

666

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При помощи процедуры пополнения система ищет содержимое фиксирован* ной ячейки, которое нуждается в пополнении, всякий раз, когда для ячейки дос* тигнуто минимальное количество товара. Процедура пополнения применяется толь* ко к фиксированным и разблокированным ячейкам. Она активируется сотрудником склада вручную. Программа пытается подобрать содержимое ячейки на основе од* ного товара и варианта товара на складе. Рейтинг ячейки определяет, откуда берут* ся товары, причем всегда выбираются ячейки с более низким рейтингом. Выполня* ется расчет для заполнения фиксированных ячеек с количеством ниже минимального. Создаваемый документ складского передвижения содержит строки пополнения из указанного склада, зоны или ячейки в соответствии с заданными параметрами фильтра. 6. Далее нужно заполнить поле Товар Но или Код Ячейки и нажать Ок Программа создает пополнение:

Глава 45. Внутренние складские процессы

667

Чтобы завершить процедуру пополнения, нужно выполнить следующие действия: 7. В окне Журнал Передвижения нужно последовательно выбрать пункты Функции > Создать Передвижение . 8. В меню Склад последовательно выбрать пункты Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Передвижения и выбрать созданное передвижение.

9. Последовательно выбрать пункты Зарегистрировать > Зарегистрировать Передвижение.

Блокировка складских передвижений Блокировка складских передвижений выполняется на уровне ячеек, и со временем компания сталкивается с ситуацией, когда товары в ячейке необходимо перемес* тить в другое место на складе. Также может потребоваться, чтобы аналогичные то* вары, помещенные в определенную ячейку, оставались на своем месте. В подобных ситуациях компания блокирует ячейку, чтобы предотвратить перемещение из нее при передвижении аналогичных товаров в других местах. Чтобы блокировать ячей* ки, нужно выполнить следующие действия: Нажать Склад > Настройка > Склады > Зоны > Ячейки и выбрать нужную вам ячейку

668

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне Ячейки можно выбрать метод блокировки передвижения товаров в кон* кретную ячейку и из нее. При выборе параметра Входящий товары не будут поме* щаться в ячейку. При выборе параметра Исходящий товары не будут извлекаться из ячейки. Эти параметры влияют на наличие для подбора из блокированных яче* ек, поскольку товары будут доступны для продажи, но не для подбора. При выбо* ре параметра Все из ячейки не будут извлекаться и в нее не будут помещаться то* вары. Блокировку ячейки также можно выполнить из окна Ячейка Содержимое. Что* бы отобразить окно Ячейка Содержимое, нужно выполнить следующие действия: В меню Склад последовательно выбрать пункты Планирование И Исполнение > Ячейка Содержимое. Далее нужно найти интересующую вас ячейку — для этого можно воспользо* ваться фильтрами склада и зоны в заголовке формы

В поле Блокировать Передвижение введите значение Входящий, Исходящий или Все.

Внутренние подборы и размещения Внутренний подбор или размещение могут использоваться в тех случаях, когда товары необходимо извлечь со склада или вернуть на склад без использования передвижения, заказа продажи, заказа покупки или другого документа*источни* ка. В качестве примера можно привести запрос, отправляемый на склад из отдела продаж, на товары, которые предполагается использовать в демонстрации для кли* ентов. Для этого применяется функцияВнутренние Подборы в меню Склад. Обычно такой запрос создается менеджером склада. Для того, чтобы создать внутренний подбор, необходимо выполнить следую* щие шаги

Глава 45. Внутренние складские процессы

669

1. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Внутренние Подборы . 2. Заполнить заголовок формы (поля Код Склада, В код зоны, В Код Ячейки)

3. Заполнить строки документа необходимым вам товаром в нужном количестве 4. Поле этого, нужно добавить нажать Функции > Создать Подбор . 5. Найти созданный подбор — нужно нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Подборы и перейти к созданному подбору.

Примечание. Сведения о документе*источнике отсутствуют, поскольку этот подбор был создан на основе внутренних подборов, таким образом документ*источник не требуется.

670

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

6. Для регистрации подбора нужно последовательно нажать Зарегистрировать > Зарегистрировать Подбор . Подобранные таким образом товары по*прежнему являются частью запасов, однако становятся недоступны для подбора. Теперь товары можно передать про* давцам для проведения демонстрации. Для того, чтобы зарегистрировать возврат товаров (после внутреннего под* бора) и сделать их доступными для подбора, необходимо выполнить следующие шаги: 1. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Внутренние Размещения. 2. Создать новое размещение и заполнить поле Код Склада. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Получить Содержимое Ячейки, что* бы открыть окно Склад Получить Содерж. Ячейки .

4. Ввести в фильтр необходимые данные и нажать кнопку Ок для подтвержде* ния.

Глава 45. Внутренние складские процессы

671

5. Последовательно щелкнуть Функции > Создать Размещение , чтобы создать до* кумент размещения. 6. Нажать Склад > Обработкатоваров По Нескольким Заказам > Размещения и най* ти созданное размещение.

Отсутствие сведений о документе*источнике указывает на то, что созданное раз* мещение основано на внутреннем размещении. 7. Для регистрации размещения нужно нажать Зарегистрировать > Зарегистрировать Размещение. Теперь товары доступны для подбора.

Интеграция с производством Системы управления складом позволяют также выполнять подбор и размещение из производства. Для того, чтобы выполнить подбор комплектующих для производственного за* каза, необходимо выполнить следующие действия 1. Находясь в запущенном производственном заказе, нужно нажать Создать Подбор для создания действия подбора.

Функции >

Примечание. Если на этом этапе выдается сообщение Нечего Обрабатывать, это означает, что программе не удалось найти доступные товары в ячейках, которым был назначен тип с установленным флажком Подбор. Возможно, на складе имеются товары, но в других ячейках. Существует два способа решить эту проблему. Используйте функцию передвижения для перемещения товаров в ячейки, из которых программа сможет вы* полнить подбор, или выберите поле Всегда Созд-ть Строку Подбора на вкладке Ячейка Политики карточки склада.

672

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Далее в меню Склад нужно последовательно выбрать Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Подборы и найти карточку необходимого вам подбора.

Примечание. Иногда программа создает строки с типом Взять с пустыми поля Код Зоны и Код Ячейки. Это объясняется тем, что программа не смогла найти имеющиеся товары для подбора. Пользователю необходимо решить, откуда следует выполнить подбор товаров. Если вы не знаете, где хранят* ся товары, выделите строку Взять, а затем нажмите кнопку выбора в поле Код Ячейки. Откроется окно Ячейка Содержимое Список, в котором указа* ны товары. В нем можно выбрать ячейку, из которой будет производиться подбор. 3. Далее нужно последовательно выбрать пункты Зарегистрировать > Зарегистрировать Подбор, чтобы зарегистрировать подбор. После того, как производственный заказ завершен, готовая продукция возвра* щается на склад. 4. В меню Производство нужно последовательно выбрать пункты Исполнение > Журналы Учета Выхода. В окне Журнал Выхода Продукции щелкнуть поле Произ. Заказ Но. и выбрать производственный заказ. 5. Последовательно выбрать пункты Функции > Ракрыть Маршрут , а затем после* довательно щелкнуть Учет > Учесть. Товары были перемещены в ячейку Исходящ. Производ. Ячейка склада. Теперь их необходимо переместить для хранения на складе. Для этого необходимо выпол* нить следующие действия: 6. На панели навигации нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Внутренние Размещения . 7. Нужно создать новое внутреннее размещение 8. Далее необходимо выбрать пункты Функции > Получить Содержимое Ячейки , чтобы открыть окно Склад Получить Содерж. Ячейки . В поле Код Зоны нужно

Глава 45. Внутренние складские процессы

673

выбрать значение соответствующее производственной зоне, а в поле Код Ячейки — значение ячейки соответствующее Исходящ. Производ. Ячейка в карточке склада

9. После этого нужно нажать Ок для подтверждения. Строки внутреннего разме* щения будут заполнены.

10 Далее нужно щелкнуть Функции > Создать Размещение. Будет создано размеще* ние. 11 В меню Склад последовательно выбрать пункты Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Размещения и перейти к созданному размещению.

674

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

12 Последовательно выбрать пункты Зарегистрировать > Зарегистрировать Размещение. Товары теперь хранятся на складе и доступны для подбора в качестве готовой продукции.

Журналы В системах управления складом программа использует специальные журналы для обработки процессов, происходящих в пределах склада. При использовании WMS необходимо применять журнал товаров склада, журнал инвентаризации склада и журнал реклассификации склада. Соответствующие журналы в меню Товары не учитывают зоны и ячейки при выполнении в них операций.

Журнал товаров склада Этот журнал предназначен для коррекции товара в конкретной ячейке и зоне. Для того чтобы удалить товар из запасов (например, он был поврежден при хра* нении или проведении складских операций), необходимо осуществить передвиже* ние товара из зоны (ячейки) хранения в зону (ячейку) коррекции. Чтобы осуществить такое передвижение, необходимо выполнить следующие действия: 1. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Склад Журналы Товаров.

Глава 45. Внутренние складские процессы

675

2. Необходимо заполнить необходимые вам поля с указанием товара, который вы собираетесь удалить из запасов 3. Далее следует выбрать Зарегистрировать > Регистр . Товар был удален из запасов. В складских регистрах указано, что товар был уда* лен из исходной ячейки и помещен в ячейку КОРРЕКТ. 4. В меню Склад последовательно выберите пункты История > Регистры > Регистры, чтобы открыть складские регистры. 5. Выберите последнюю операцию в окне Склад Регистры и последовательно вы* берите пункты Регистр > Складские Операции .

Программа создала две операции. Первая операция представляет собой отрица* тельную коррекцию, обеспечивающую удаление товара из исходной ячейки. Вто* рая операция — это положительная коррекция, обеспечивающая помещение това* ра в ячейку коррекции. Ячейка коррекции является виртуальной. Она задается на вкладке Ячейки карточки склада. Для удаления товара со склада в меню Склад последовательно выберите пункты Наличие > Журналы Товаров. Последовательно щелкните Функции > Вычислить Коррекцию Склада для заполнения строк журнала товаров скорректированными дан* ными ячейки коррекции склада. Выполните учет строк журнала, чтобы произвести соответствующие исправления на складе.

676

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журналы реклассификации Журнал реклассификации склада в WMS позволяет производить изменения после физического передвижения товаров. Это может потребоваться, когда работники склада перемещают товары из одного места в другое, а затем сообщают менеджеру, куда были помещены товары. Чтобы воспользоваться журналом реклассификации склада, нужно выполнить следующие действия: 1. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Склад Журналы Реклассификации . 2. Заполнить строки журнала необходимыми данными.

3. Последовательно выбрать пункты Зарегистрировать > Регистр , чтобы зарегист* рировать строки журнала. Программа произвела передвижение между двумя ячейками на складе без ис* пользования журнала передвижения. Эти сведения содержатся в складских опера* циях. Чтобы посмотреть только что учтенные складские операции реклассифика* ции необходимо: 4. Нажать Склад > История > Регистры > Регистры , чтобы открыть складские ре* гистры. 5. Выбрать последнюю операцию в окне Склад Регистры и нажать Регистр > Складские Операции.

Глава 45. Внутренние складские процессы

677

В этом окне указано, что в программе было произведено передвижение в связи с реклассификацией склада.

Пересчет (инвентаризация) Для правильного учета складских запасов необходимо регулярно выполнять инвен* таризацию. Процесс пересчета существенно упрощается благодаря возможности определения числа пересчетов для конкретных товаров и отображения сведений о времени последнего и следующего пересчетов.

Настройка периодичности проведения инвентаризации Циклы инвентаризации задаются в карточке единицы складского учета и в карточ* ке товара. Основная настройка и определение периодов пересчета выполняются через меню Склад. Для выполнения основной настройки инвентаризации необходимо нажать Склад > Наличие > Инвент. Периоды Пересчета .

Чтобы ввести новое значение, создайте новый код и укажите число пересчетов за год.

Инвентаризация Процедура инвентаризации может занимать очень много времени. Системы уп* равления складом позволяют компаниям выполнять пересчет на уровне зоны или ячейки для разбиения областей склада и пересчета отдельных областей. Благода* ря этой функции пересчет можно выполнять чаще, в течение более долгого пери* ода или с различными интервалами. Блокировка ячеек имеет важное значение для предотвращения удаления товаров во время пересчета или между интервалами пе* ресчета. Инвентаризация выполняется в журнале инвентаризации склада (Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Склад Журналы Инвентаризации )

678

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для проведения инвентаризации необходимо 1. Находясь в журнале инвентаризации, щелкнуть Функции > Вычислить Наличие 2. В открывшемся окне, указать фильтры товаров, зон, ячеек в которых проводит* ся инвентаризация

3. Нажать Ок, для автоматического заполнения строк в окне Склад Журнал Инвентаризации 4. Распечатать задание для работников склада — Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Отчеты > Склад Инвентаризации Список > Печать .

Глава 45. Внутренние складские процессы

679

5. Работники склада должны произвести инвентаризацию ячейки и вернуться для ввода результатов пересчета в поле Кол-во (Инвентаризация). 6. После занесения в поле Кол-Во (Инвентаризация) данных о реальном наличии товара, нужно зарегистрировать инвентаризацию — нажать Зарегистрировать > Регистр. 7. Для просмотра информации о только что зарегистрированной инвентаризации, нажмите Склад > История > Регистры > Регистры , чтобы открыть складские ре* гистры.

Примечание. Обратите внимание, что программа зарегистрировала пере* движение товара в ячейку коррекции. В ячейке коррекции программа хра* нит товары (записи) до тех пор, пока они не будут удалены со склада. То* варов, находящихся в ячейке коррекции, нет в наличии, и выполнить их подбор из этой ячейки нельзя. Чтобы удалить товар со склада, воспользуйтесь функцией цию Склада в журнале товаров.

Вычислить Коррек-

680

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Цикличный пересчет Цикличным пересчетом называется процедура планирования регулярного физи* ческого пересчета товаров. Она может применяться для товаров с высокой ценно* стью, ходовых товаров, товаров с низкой ценностью или неходовых товаров. Периоды инвентаризации можно определять на вкладке Склад карточки конк* ретной единицы складского учета или товара. Например, компания может опреде* лить, что товар необходимо пересчитывать шесть раз в год. Это задается в программе путем добавления числа 6 в поле Число Пересчетов В Год карточки инвентаризации. Для указания того, сколько раз в год будет пересчитываться тот или иной товар и вычисления следующей даты инвентаризации для данного товара, необходимо выполнить следующие действия 1. Открыть карточку нужного вам товара (например Склад > Планирование И Исполнение > Товары) 2. Открыть вкладку Склад.

3. Нажать кнопку выбора в поле Инвент. Код Периода Подсчета , чтобы открыть окно Инвент. Периоды Пересчета .

Глава 45. Внутренние складские процессы

681

4. брать нужное вам значение в поле Код, а затем нажать кнопку Ок для подтверж* дения. При переходе из этого поля выводится сообщение о том, что программа выпол* нит расчет следующего предлагаемого периода подсчета циклов. В сообщении так* же содержится запрос на подтверждение.

При нажатии на кнопку Да поле След. Период Пересчета обновляется, и выпол* няется вычисление периодов пересчета на основе рабочей даты.

Карточка единицы складского учета или товара также содержит сведения о пос* леднем пересчете, обновлении последнего периода пересчета и времени следую* щего пересчета.

682

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 46

Отгрузка Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Отгрузка товаров Отгрузка переброшенных товаров Разбивка

Отгрузка товаров В этой главе описывается обработка исходящего со склада заказа. Для обработки исходящих запросов документ*источник (заказ продажи, заказ возврата покупки, исходящий заказ перемещения) должен быть выпущен для того, чтобы работни* ки склада могли увидеть запрос и чтобы можно было приступить к процессу от* грузки. Для осуществления отгрузки, требуется выполнить следующие действия 1. Создать отгрузку 2. Осуществить подбор товаров для отгрузки 3. Осуществить непосредственно отгрузку Для осуществления подбора для отгрузки сначала необходимо получить об* зор заказов, выпущенных для отгрузки. Это можно сделать из списка отгрузки или из журнала подбора, в котором отображаются все выпущенные заказы от* грузки. Для того, чтобы создать отгрузку, необходимо выполнить следующие дей* ствия: 1. На панели навигации нажать кнопку Склад, а затем последовательно выбрать пункты Планирование И Исполнение > Отгрузки . 2. Создать новую отгрузку 3. Последовательно щелкнуть Функции > Получить Документы Источника , далее найти и выбрать нужный документ продажи. Нажать кнопку Ок для заполнения строк отгрузки.

Глава 46. Отгрузка

683

4. Последовательно выбрать пункты Функции > Создать Подбор . Откроется окно Создать Подбор, в котором можно сортировать строки и распечатывать создава* емый документ подбора. 5. Нажать кнопку Ок для подтверждения. Будет создан подбор. Чтобы выполнить процесс подбора (по данной отгрузке), нужно выполнить сле* дующие действия: 1. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Подборы .

684

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Необходимо проверить, заполнены ли поля Код зоны , Код ячейки для строки с типом Взять. Иногда данные поля могут быть не за* полнены, в силу определенных запретов на автоматизированный подбор из определенных зон. В этом случае необходимо вручную указать систе* ме, из какой зоны и ячейки брать товары.

Чтобы узнать, где хранятся товары, нужно щелкнуть строку Взять (первая строка) и последовательно выбрать пункты Строка > Ячейка Содержимое Список .

2. Далее нужно ввести значения в поля Код Зоны и Код Ячейки на основе данных из списка содержимого ячеек.

Глава 46. Отгрузка

685

3. Для регистрации подбора нужно нажать Зарегистрировать > Зарегистрировать Подбор. Подбор товаров выполнен. После того, как осуществлен подбор товаров, можно зарегистрировать отгруз* ку. Для этого, нужно выполнить следующие действия 1. Нажать Склад > Планирование И Исполнение > Отгрузки

2. Поле Кол-во для Отгрузки теперь заполнено, а документу присвоен статус Полностью Собран . 3. Чтобы завершить процедуру, необходимо выполнить учет отгрузки —Учет > Учет Отгрузки 4. Программа позволяет выставить счет одновременно с учетом отгрузки.

5. Нужно выбрать Отгрузить и нажать Ок, чтобы подтвердить свое намерение вы* полнить только отгрузку. Примечание. При выборе параметра Расх. Накладная и Счет Документисточник учитывается из документа отгрузки с использованием даты уче* та документа*источника.

686

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отгрузка переброшенных товаров Переброшенные товары — такие товары, при приходе на склад не поступают зону хранения, а сразу направляются в зону отгрузки Процедура отгрузки переброшенных товаров аналогична обычой процедуре от* грузки В случае, когда отгрузка происходит несколькими частями, требуется добрать определенное количество товаров. Для этого необходимо выполнить следующие действия: 1. Нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Периодич. Задания > Внутренние Размещения . 2. Создать новое внутреннее размещение 3. Нажать Функции > Получить Содержимое Ячейки , чтобы открыть окно Склад Получить Содерж. Ячейки .

4. Заполнить поля Код Склада и Код Зоны нужными вам значениями и нажать кнопку ОK для подтверждения.

Глава 46. Отгрузка

687

5. Щелкнуть Функции > Создать Размещение , чтобы создать размещение. 6. Далее нужно нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Размещения и перейти к созданному размещению.

7. После этого нужно выбрать Зарегистрировать > Зарегистрировать Размещение .

Разбивка При подборе товаров для исходящих заказов часто обнаруживается, что единица измерения, используемая при хранении товаров, отличается от единицы измере* ния продажи. При подборе товаров системы WMS выполняют процедуру разбивки. Функция разбивки позволяет изменять единицы измерения, в которых хранятся товары, на более мелкие. При извлечении документа подбора отображается несколько строк, иллюстри* рующих физическую разбивку, которая будет выполнена. Программа предлагает место и способ размещения товаров.

688

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 47

Трассировка товаров в системах управления складом Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Подготовка систем управления складом (WMS) к трассировке товаров Получение товаров с данными трассировки товаров Передвижение товаров с данными трассировки товаров Отгрузка товаров с данными трассировки товаров

Подготовка систем управления складом (WMS) к трассировке товаров Для обработки товаров с данными трассировки в среде WMS необходимо задать параметры, требующие использования данных трассировки для всех процессов, заданных в настройках Управление Складом. Для осуществления общих настроек трассировки, нужно выполнить следующие шаги: 1. Нажать Склад > Планирование И Исполнение > Настройка Товаров > Товар Коды Трассировки.

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом

689

2. Выбрать нужный вам код трассировки и последовательно выбрать пункты Товар Код Трасс. > Карточка. 3. Щелкнуть вкладку Серийный Но. и установите флажок в поле Сн Склад Трассировка.

Примечание. Чтобы задать обязательное использование номеров лотов в строках складского документа, необходимо установить флажок в поле Лот Склад Трассировка на вкладке Лот Но . карточки кода трассировки товара. Кроме общих настроек трассировки, требуется присвоить код трассировки для каждого товара, для которого планируется указывать серийные номера или номера партий (лотов). Для присвоения кода трассировки товару и указания того, что при операциях с данным товаром будут указываться серийные номера, нужно выполнить следую* щие действия: 1. Открыть карточку нужного вам товара ( Склад > Планирование И Исполнение > Товары) 2. Щелкнуть вкладку Товар Трассировка.

690

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. В поле Товар Код Трассировки нужно нажать кнопку выбора и в окне Товар Коды Трассировки выбрать нужный вам код трассировки и нажать кнопкуОK.

4. В поле Серийные Номера нужно нажать кнопку выбора, а затем в окне Серия Номеров выбрать нужный вам код для серийных номеров и нажать на ОK.

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом

691

Настройка данных трассировки товаров в карточке товара завершена.

Получение товаров с данными трассировки товаров При получении товаров, для которых настроена трассировка, необходимо добавить данные трассировки во время регистрации полученных товаров. Для этого исполь* зуются параметры, заданные как требования в карточке склада, и параметры про* цедуры трассировки товара, заданные в карточке кода трассировки товара. Для осу* ществления приемки товаров, для которых настроена трассировка, нужно выполнить следующие действия 1. Создать приемку, указав принимаемые товары и количества принимаемых товаров.

692

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Строка приемки теперь готова к обработке, и должны быть применены данные трассировки товаров. 3. В документе складской приемки нужно выделить строку и последовательно вы* брать пункты Строка > Товар Трассировка Строки .

4. В открывшемся окне можно указать серийные номера вручную (в строках), или запустить задание, генерирующее серийные номера, исходя из присвоенной товару серии серийных номеров ( Функции > Присвоить Серийный Но. ).

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом

693

5. В открывшемся окне можно изменить количество серийных номеров и создать новый лот, содержащий эти серийные номера. 6. При нажатии ОК — создаются серийные номера для товара.

7. Далее нужно закрыть окно Товар Трассировка Строки . В строку приходной на* кладной добавляются соответствующие серийные номера. 8. После этого можно завершить приемку товаров, последовательно нажав Учет > Учет Приемки. Далее необходимо выполнить размещение товаров. 9. Следует нажать Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Размещения и перейти к созданному размещению.

694

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

10 Число строк заказа увеличилось, поскольку теперь каждый из товаров стал уни* кальным и, таким образом, отображается по отдельности. Изменять строки не требуется, поэтому можно выполнить регистрацию размещения. 11 Далее можно зарегистрировать размещение ( Зарегистрировать > Зарегистрировать Размещение). Теперь товары хранятся на складе и доступны для подбора.

Передвижение товаров с данными трассировки товаров Передвижение товаров на складе может выполняться ежедневно. Операции подбо* ра часто обновляются, и товары перемещаются по складу для размещения в зоне прямого подбора, а также для выполнения других процедур оптимизации. Суще* ствуют различные причины передвижения товаров по складу. Для того, чтобы при передвижении указать трассировку товаров, необходимо выполнить следующие шаги 1. Находясь в журнале передвижения (Склад > Планирование И Исполнение > Журналы Передвижения),

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом

695

2. Нужно нажать Строка > Товар Трассировка Строки и указать (сгенерировать) серийные номера для нужного вам товара

Примечание. Эти сведения должны быть введены вручную или сканиро* ваны в соответствии с подобранными товарами Передвижение товаров выполнено.

Отгрузка товаров с данными трассировки товаров Товары, зарегистрированные с помощью трассировки товара на складе, будут со* держать данные трассировки при отгрузке, если используется трассировка для кон* кретного серийного номера или лота, а в карточке кода трассировки товара был включен параметр СН Трассировка. Другими словами, если серийные номера ука* зывались при приеме товара на склад, то система потребует указание серийных но* меров и при отгрузке товара со склада ( с учетом настройкиСн Трассировка, указан* ной в карточке кода трассировки товара). Процедура отгрузки товаров с трассировкой аналогична обычной процедуре отгрузки. Для отгрузки товаров с трассировкой нужно выполнить следующие дей* ствия:

696

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вариант 1 1. Создать новую отгрузку — Склад > Планирование И Исполнение > Отгрузки > (Нажать (F3) Для Создания Новой Отгрузки). 2. Получив документы источника ( Функции > Получить Документы ) создать в от* грузке товарные строки. 3. Запустить функцию подбора ( Функции > Создать Подбор ). 4. Перейти к созданному подбору ( Склад > Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Подборы ). 5. В документе подбора будут указаны товары с заполненными полями серийный но или лот но. 6. Далее нужно зарегистрировать подбор ( Зарегистрировать > Зарегистрировать Подбор). 7. Перейти к созданной отгрузке ( Склад > Планирование И Исполнение > Отгрузки). 8. Убедиться, что отгружаются именно нужные серийные номера — на строке с товаров нажать (Строка > Товар Трассировка Строки ). 9. Учесть отгрузку (Учет > Учет Отгрузки > Отгрузить ). Вариант 2 (более гибкое управление числом строк в подборе) Вам необходимо выполнить подбор и отгрузить товары, используя журнал от* грузки для создания необходимых строк подбора. 1. Создать новую отгрузку — Склад > Планирование И Исполнение > Отгрузки > (Нажать (F3) Для Создания Новой Отгрузки). 2. Открыть Склад > Планирование И Исполнение > Журналы Подбора . 3. Получить документы источника (отгрузки) — Функции > Получить Складские Документы. 4. Создать документ подбора из журнала подбора — Функции > Создать Подбор. 5. В меню Склад последовательно выбрать пункты Обработка Товаров По Нескольким Заказам > Подборы и перейти к созданному подбору.

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом

697

6. Зарегистрировать подбор ( Зарегистрировать > Зарегистрировать Подбор ). 7. Перейти к созданной отгрузке ( Склад > Планирование И Исполнение > Отгрузки). 8. Убедиться, что все серийные номера указанные при подборе, также указаны и при отгрузке (Строка > Товар Трассировка ).

9. Учесть отгрузку (Учет > Учет Отгрузки > Отгрузить ). Документ отгрузки будет обновлен. На этом завершается отгрузка товаров, содержащих данные трассировки това* ров, со склада на базе WMS.

698

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 48

Настройка системы В этой главе описываются процедуры: • •

настройки Microsoft Dynamics NAV 4.0; настройки модуля Товары в части, касающейся модуля Производство.

Для настройки производства следует последовательно выбрат пункты: Производство > Настройка > Производство Настройка . Ниже приводится описание полей настройки: Поле

Комментарии

Обычное Время Начала

Здесь можно ввести нормальное время начала рабочего дня. Если не используется планирование мощностей, раскрытие спецификации в журнале планирования вычисляется только по периоду ожидания При использовании планирования мощностей, это поле используется только в качестве основной информации

Обычное Время Конца

Здесь можно ввести нормальное время конца рабочего дня. Если не используется планирование мощностей, раскрытие спецификации в журнале планирования ведется только по периоду ожидания

Произ. План Предупреждение Док. Но. есть Произ. Заказ Номер

Если флажок в этом поле установлен, программа предупреждет, что запланированные товары не могут быть реализованы. Такое может произойти, если подтвержденный клиенту крайний срок невозможно выдержать, либо если подтвержденное к поставке количество невозможно изготовить вовремя

Динамич. Код. Нижнего Уровня

Следует установить флажок в этом поле, чтобы использовать номер выпущенного производственного заказа для всех проводок. Производственный заказ остается тем же самым при завершении запущенного производственного заказа. Если здесь установить флажок, то при сертификации производственной спецификации автоматически устанавливается динамический код нижнего уровня. Если сертификация занимает много времени, следует оставить флажок неустановленным и вручную вычислить код нижнего уровня с помощью функции Периодич. Задания . Коды нижнего уровня должны быть правильными, чтобы расчеты MRP и стандартной себестоимости были точными. Коды нижнего уровня объясняются более подробно в следующей главе

Глава 48. Настройка системы

699

Поле

Комментарии

Себест. Вкл. Наладку

Установите флажок здесь, если требуется включить в расчеты себестоимости расходы по настройке в технологическом маршруте

Заданный выход, кол*во

Используйте это поле для выбора одного из трех вариантов управления полем выхода производственного журнала, когда он открывается в первый раз. • Ожидаемое Кол*во • Ноль по всем операциям • Ноль по последней операции

Вкладка Нумерация Параметры на вкладке Нумерация позволяют определить диапазон допустимых сим* волов для различных типов заказов и центров, а также для спецификаций и техноло* гических маршрутов. Для каждого элемента можно сделать требуемый выбор из на* строек Серия Номеров, открываемых с помощью команд Администрирование > Общие. Серия номеров должна определяться для каждого используемого элемента. Если номера создаются вручную, необходимо указать параметр Ручная Нумерация в на* стройке Серия Номеров. Если требуется, чтобы программой назначался один и тот же номер производ* ственным заказам разных типов (например, Утвержденный и Запущенный), исполь* зуются одинаковые серии номеров для обоих типов производственных заказов. За* вершенным производственным заказам автоматически назначается тот же номер, который был у запущенного производственного заказа.

Вкладка Планирование Состояния полей на вкладке Планирование влияют на сведения в журнале плани* рования. Поле

Комментарии

Текущий Произ. Прогноз Исп. Прогноз по Складам

Указывает, какой производственный прогноз должен использоваться при расчетах в журнале планирования. Это приводит к определению фактической потребности за вычетом прогноза по каждому складу. Если в этом поле не устанавливать флажок, вычисляется потребность за вычетом прогноза без учета склада Формула даты, которая используется программой в качестве стандартного гарантированного цикла заказа, если не заполняется поле Гарант. Цикл Заказа на карточке товара или на карточке единицы хранения При расчете плана выбираются и MPS, и MRP

Станд. Запас по Времени

Совместный Расчет MPS/MRP Компоненты по Складам

Склад для компонентов может задаваться в трех местах: • в поле Склад на вкладке Учет производственного заказа, • в поле Компоненты по Складам на карточке единицы хранения, • глобально путем выбора склада здесь

700

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Комментарии

Запас (Время)

Здесь можно ввести период времени, в течение которого от программы не требуется предлагать то или иное действие по повторному планированию даты выполнения со сдвигом дальше по времени в существующем производственном заказе. После того как введено значение, программой предлагается такое действие (перепланирование) только по истечении указанного периода времени. Демпфер используется для ограничения количества выводимых указаний по незначительным отклонениям при составлении программой плана Здесь можно ввести минимальное количество; при наличии количества ниже данного уровня от программы не требуется предлагать то или иное действие по снижению количества в существующем заказе. Тогда программа будет предлагать подобные действия, только если количество превысит значение, введенное в это поле. Это количество указывается в процентах от размера партии данного товара

Запас (% от Размера Лота)

План производства В разделе План производства задаются параметры дат для отображения на диаграм* ме Ганта производственного плана. В главном меню необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Настройка > План Производства .

Глава 48. Настройка системы

701

Поле

Комментарии

Дата Начала

Формула даты, указывает, сколько дней до или после рабочей даты должно быть представлено на диаграмме Ганта для производственного графика. Значение по умолчанию равно –1Д. Это значит, что первым отображаемым днем является день перед рабочей датой. Это значение можно изменить, используя стандартные формулы дат в Microsoft Navision

Дата окончания

В этом поле находится формула даты, определяющая последний день, отображаемый на графике производства, относительно рабочей даты. Значение по умолчанию равно 2Н. Это означает, что на графике после рабочей даты отображается интервал в две недели

Расчет готовности

Это поле определяет способ отображения системой хода выполнения операций или заказов на производственном графике. Имеются две возможности. По времени: показатель хода работ отражает прошедшее время (время работы + учтенное время настройки). По количеству: показатель хода работ отражает количество товара, завершенного при выполнении операции (учтенное количество выхода)

Товары Не приводя подробного описания настройки запасов, необходимо рассмотреть на карточке товара наиболее важные поля, которые отражают объединенные характе* ристики MRP, отслеживания товара, склада и т. д.

Поля на карточке товара, относящиеся к производству Карточка товара является центральным документом для производственных компа* ний. Ниже приводится описание наиболее важных полей.

Вкладка Пополнение Настройки на вкладке Пополнение влияют на сроки и количество, действующие в отношении покупок и производственных заказов.

702

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Комментарии

Метод Пополнения

Определяет, будет ли изделие покупаться или производиться

Политика Производства

Указывает метод производства, который должен использоваться, когда в качестве метода пополнения применяется Производственный заказ. Ниже перечисляются доступные политики. Делать на склад (ДНС) Товары производятся на склад. В производстве с политикой Делать на склад (ДНС) на каждый производственный заказ может приходиться только один товар. При производстве на склад материально*производственные запасы состоят из стандартных изделий с относительно коротким технологическим циклом изготовления или изделий, которые используются в качестве сборочных узлов, необходимых для производства других изделий. Делать на заказ (ДНЗ) Изделия производятся по определенным спецификациям клиентов для конкретных заказов продажи. При производстве на заказ материально*производственные запасы могут состоять из более дорогостоящих изделий, которые отличаются сложностью изготовления. В системе производства Делать на заказ (ДНЗ) изделия имеют многоуровневые спецификации и для них может присутствовать несколько строк в производственном заказе. Если товары преобразуются в производственные заказы через окно Продажа Заказ Планирование, имеется возможность размещения всех товаров заказа продаж в одном и том же производственном заказе, независимо от политики производства товара

Маршрут Но.

Указывает маршрут, на котором основан товар. Это маршрут, используемый в производственных заказах. В этом поле должно быть задано значение, если требуется использовать данный пункт в спецификации, в которой применяются связи маршрутов. В противном случае при обновлении производственного заказа будет выводиться сообщение об ошибке

Спецификация Но.

Задает номер спецификации. Чтобы увидеть номера спецификаций в окне Спецификация, следует нажать кнопку выбора. Этот номер служит для указания спецификации, на которой базируется производство данного товара. Спецификацией определяются компоненты, используемые в производственных заказах

Точность Округления

Определяет порядок округления количеств данного товара в различных расчетах, касающихся этого товара. Если, например, товар доступен только в целых единицах, необходимо ввести в это поле 1

Метод Списания Материалов

Определяет порядок учета расхода материалов Имеются следующие параметры: Ручной — используется журнал потребления, в котором вручную указывается, сколько материалов было израсходовано

Глава 48. Настройка системы Поле

703

Комментарии Прямой – ожидаемое количество материала автоматически потребляется при запуске производственного заказа (начало процесса) и основывается на ожидаемом использовании материалов. Если используются коды связей маршрутов, материалы автоматически потребляются в начале выполнения технологического маршрута Обратный – фактическое количество материалов автоматически потребляется при завершении производственного заказа и рассчитывается путем умножения количества выхода на количество, приходящееся на каждый компонент. Если используются коды маршрутов, товары потребляются с той же скоростью на стадии завершения технологического маршрута

Брак/Отход %

Используется для планирования роста требуемых объемов материалов. Например, если известно, что для производства 100 единиц данного товара необходимо изготовить 105 единиц (т. е. 5 уйдут в брак/отход), то на карточке товара следовало бы ввести 5 в качестве % брака/отхода. При запуске MRP или при планировании (обновлении) отдельного производственного заказа % брака/отхода приводит к потребности в дополнительном количестве компонентов, необходимых для изготовления товара

Размер Лота

Данное поле используется только для производимых товаров. В данном поле содержится количество товара, которое обычно производится в одной производственной партии. Если в маршрут товара включены фиксированные расценки, такие как время наладки, программа будет использовать содержимое этого поля при расчете стандартной себестоимости и распределении фиксированной себестоимости изготовления товара

Вкладка Планирование Настройки на вкладке Планирование влияют на планирование требуемых коли* честв.

704

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Комментарии

Политика Дозаказа Вкл. Наличие

Определяет, как при выполнении MRP рассчитываются количества пополнения для планового периода (цикла повторного заказа). При выборе параметра в данном поле лишние поля на вкладке Планирование отключаются. Для выбора доступны следующие политики: Фиксированное количество для дозаказа Системой планирования принимается в расчет количество в поле Кол*во для Дозаказа. Предлагаемый заказ составляется на количество дозаказа или нетто*потребность, в зависимости от того, что больше. Данный параметр обычно используется в настройке постоянного спроса для товаров, которые недороги в производстве или для покупки Максимальное количество Количество в поле Максим. Кол*во на Складе используется системой планирования в качестве предельного объема заказа с тем, чтобы задавать материально*производственные запасы до максимального объема при получении. Предлагаемый заказ составляется либо на максимальное количество (прогнозируемый доступный остаток), либо на нетто* потребность, в зависимости от того, что больше. Это основанный на логистике принцип, согласно которому склад должен быть заполнен независимо от складывающихся потребностей. Обычно он используется в настройке постоянного спроса на товары, которые недороги в производстве и дешевы для покупки Заказ При необходимости системой планирования создается заказ по каждому требованию. Ею рассматривается каждый спрос на заказ (будь то строка заказа продаж, компонент MRP или компонент производственного заказа) и создается отдельная строка в рабочем листе MRP. Другими словами, предложение заказа для товара представляет полную потребность, основанную только на одном родительском заказе. Это действительно безинтервальный подход к MRP. (Интервал – термин, используемый для ссылки на период времени.) Данный принцип обычно используется в условиях, где действует политика Делать на заказ Лот,для,Лота Системой планирования создается заказ с количеством, необходимым для обеспечения потребностей цикла повторного заказа. Другими словами, в рассмотрение принимается нетто* потребность для каждого периода. После того как для цикла повторного заказа рассчитана нетто* потребность, этот объем может быть увеличен для обеспечения резервного запаса или уровня точки дозаказа. Данная политика обычно чаще всего применяется в настройке переменного спроса с помощью MRP

Глава 48. Настройка системы Поле

705

Комментарии Пусто Товар пропускается системой планирования. Система по*преж*нему может быть полезна для заполнения других полей, так как возможно требуется, чтобы товар был проигнорирован MRP, но при этом желательно сохранить возможность определения для товара такой политики производства, как Делать на Заказ

Вкл. Наличие

На основе выбранной политики повторного заказа данное поле задается автоматически или доступно для установки вручную. Если выбран параметр Заказ, это поле можно установить вручную. Если в данном поле установлен флажок, то при расчете доступного количества системой планирования принимается во внимание количество в поле Наличие. В этом случае доступное количество рассчитывается следующим образом: запасы + количества из заказов покупки + количества из производственных заказов = рассчитанная потребность. Если в этом поле не установлен флажок, доступное количество рассчитывается следующим образом: количества из заказов покупки + количества из производственных заказов = рассчитанная потребность

Примечание. Если политика производства – Делать на Заказ , то количе* ство в запасах не принимается во внимание, независимо от состояния флажка Вкл. Наличие. Поле

Комментарии

Резервировать

Данным параметром определяется, допускается ли программой выполнение резервирований для данного товара. Если MRP используется для планирования производства и покупок, тогда для этого поля возможно установлено значение Необязательно или Всегда. Если производственные заказы создаются вручную, тогда применяются стандартные правила резервирования

Способ Трассировки Заказов

Определяет, когда создаются операции отслеживания заказов. Для выбора доступны следующие политики: Нет Операции отслеживания заказов не создаются. Только трассировка Операции отслеживания заказов создаются для связи спроса и предложения в двух ситуациях: • Динамически, при создании заказа, который может совпадать с существующим заказом • После запуска механизма планирования. Трассировка и сообщение о действии В планировании производства отслеживание используется так же, как и в описанных выше политиках, плюс выводятся указания для планирования чистого изменения

706

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Комментарии

Есть Единицы Складского Учета

Это поле устанавливается автоматически. Если для товара имеется единица хранения, этот флажок устанавливается, напоминая пользователям, что некоторые поля должны задаваться в единицах хранения

Критический

Определяет товар как критический. Это означает, что программа рассчитывает доступность данного компонента при использовании функции расчета сроков из заказа продаж. Данное поле не влияет на работу функции расчета сроков, если оно установлено для продаваемого товара

Цикл Возобнов* ления

Период времени, в котором нетто*потребности группируются для целей планирования. В цикле повторного заказа сводятся вместе все потребности, которые попадают в интервал цикла, и для них устанавливается дата обязательного выполнения равная дате первоначальных потребностей. Кроме того, цикл повторного заказа используется системой планирования для определения указания, которое должно выпускаться в ответ на спрос

Гарант. Цикл Заказа

Формула даты (например, 1D) показывает для товара гарантированный цикл заказа. В процессе планирования это поле влияет на дату, когда произведенные товары будут доступны для продажи. Гарантированный цикл заказа может рассматриваться как буферный период в случае возникновения задержек в процессе производства

Безоп. Склад Запас Кол*во

Определяет наименьшее допустимое количество запасов. Это количество представляет резервный запас и должно быть меньше количества, задаваемого в поле Точка Дозаказа. Если системой планирования рассчитывается количество для повторного заказа просто потому, что наличие упало ниже гарантированного количества складских запасов, тогда программой предлагается заказ, для которого выполняется обратное планирование

Точка Дозаказа

Показывает уровень складских запасов, ниже которого срабатывает генерирование планового получения (запланированного вперед) товара. Точка дозаказа показывает, когда следует покупать. Она рассчитывается как спрос во время реализации заказа + количество резервного запаса

Кол*во для Дозаказа

Количество дозаказа показывает, сколько необходимо покупать. Однако, если количество дозаказа устанавливается ниже точки дозаказа, системой это воспринимается как ошибка и выполняется округление предлагаемого заказа до количества, задаваемого точкой дозаказа

Глава 48. Настройка системы

707

Поле

Комментарии

Максим. Кол*во на Складе

Определяет для товара уровень максимальных складских запасов. Для расчета количеств, предлагаемых в заказе, программой вычитается резервный запас из максимальных складских запасов. Следует обратить внимание, что, в зависимости от екущих складских запасов, могут быть получены предлагаемые количества, для которых прогнозируемый доступный остаток превысит максимальные складские запасы. Для получения оптимальных результатов значение данного поля следует задать следующим образом: Максим. Кол*Во На Складе > Точка Дозаказа>Безопасный Запас

Миним. Кол*во Заказа, Максим. Кол*во в Заказе, Заказать Несколько

Эти три поля обычно упоминаются как модификаторы заказа. Они служат для определения предлагаемых к получению количеств, которые подгоняются с точки зрения удобства или практичности с помощью коэффициентов повторного заказа. Например, если товар должен заказываться дюжинами, следовало бы установить минимальное количество заказа и кратность заказа равными 12. Это гарантирует, что все отпускаемые количества будут, как минимум, равны 12 и будут кратны 12

Примечание. Количество, указываемое в поле Безоп. Склад Запас Кол* во, не включается ни в какие расчеты. Если требуется минимизировать инвестиции в складские запасы, то в этом слу* чае, возможно, не будут задаваться точка дозаказа, количества резервного запаса и гарантированный цикл заказа. Однако необходимо принять во внимание расчет времени выполнения заказа (и/или технологического маршрута), политику произ* водства, политику повторного заказа, цикл повторного заказа и применимость оп* ределенных модификаторов заказа. Например, если товар производится на склад с фиксированным количеством повторного заказа, технологическим маршрутом и для него отсутствуют модифи* каторы заказа, тогда справедливы следующие утверждения: • •

Производственный заказ может создаваться только для производства товара. Количество повторного заказа используется для определения объема заказа.

Технологический маршрут используется, чтобы определить, когда будет изго* товлен товар.

Поля на карточке Единица Складского Учета, относящиеся к производству Карточка Единица Складского Учета неразрывно связана с товаром и его производ* ством. При создании карточки Единица Складского Учета большинство ее сведе* ний переносится по умолчанию с карточки товара, и эти сведения могут изменять* ся пользователем. Например, для каждого склада может быть своя, отличная от других, точка дозаказа.

708

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если для параметра Код Склада Обязателен установлено значение да, необходи* мо заполнить карточку Единица Складского Учета для каждого склада, чтобы пла* нирование было точным. Далее в руководстве приводятся упражнения на планирование по каждому скла* ду. Дополнительные сведения о единицах хранения см. в руководстве курса, где обсуждаются вопросы складских запасов.

На карточках Единица Складского Учета содержатся следующие сведения: Поле

Комментарии

Метод Пополнения

Помимо стандартных параметров заказа покупки и производственного заказа действует параметр Перемещение

Перемещение из кода

Здесь вводится склад, который обычно удовлетворяет спрос на передачи

Компоненты по Складам

В этом поле можно выбрать площадку хранения, откуда должны браться компоненты производственного заказа при формировании единицы хранения. Если это поле не заполнено, компоненты выбираются со склада, указанного в производственном заказе, или из настройки производства

Глава 49. Спецификация

709

Глава 49

Спецификация Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Спецификация Расширенные возможности спецификации Отчеты по спецификации

Процесс производства продукции Все производственные компании в некотором роде одинаковы: они получают не* что, делают кое*что с этим нечто, а затем продают нечто. Чтобы описать нечто, используются спецификации. Чтобы описать коечто, что мы делаем с этим нечто, используются технологические маршруты. Чтобы описать нечто, что мы продаем, используются складские запасы. Другой способ описания производственного процесса заключается в рассказе о том, какой рецепт мы используем, чтобы изготовить изделия: спецификация — это перечень ингредиентов, а маршрут — это инструкции по использованию ингреди* ентов для получения готового изделия. Готовое изделие хранится и продается как складской запас. Как мы знаем из других разделов настоящего руководства, в производственных заказах содержится список товаров, которые планируется произвести, а также сведения о том, какой этап выполняется следующим. Функции планирования позволяют определить, какие товары и когда необходимо произвес* ти или купить.

Спецификация Спецификация показывает товары, используемые для изготовления родительско* го товара. Спецификация может описывать узел (используемый в другом товаре) или готовое изделие (товар, готовый для продажи). Товар может быть одновремен* но и узлом, и готовым изделием. Например, деталь может иногда продаваться как запасная часть другого товара. Товары, перечисленные в спецификации, называ* ются компонентами. Спецификация используется при создании производственных заказов и при* меняется в журнале планирования для указания товаров, которые требуется изго* товить или приобрести. Спецификация состоит из уровней, причем их может быть несколько. Уровни определяют компоненты, из которых состоит производимый товар. Одноуровне* вая спецификация означает, что все компоненты покупаются. В Microsoft Navision может использоваться максимум 50 уровней.

710

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Возьмем в качестве примера гамбургер, приготавливаемый в ресторанах быст* рого питания. Его спецификация включает две говяжьи котлеты, соус, салат, сыр, маринад, лук и булочку из трех частей. Это верхний уровень спецификации. Если все компоненты покупаются, значит имеет место одноуровневая спецификация. Если соус и булочка приготавливаются, тогда каждый из этих компонентов, назы* ваемых полуфабрикатами, будет иметь собственную спецификацию, содержащую список ингредиентов. Такая спецификация называется многоуровневой. Для изменения компонентов после сертификации производственного заказа часто создается новая версия спецификации вместо редактирования исходной спе* цификации.

Заголовок спецификации Для открытия спецификаций необходимо последовательно выбрать пункты меню Производство > Проектирование Товаров > Спецификация : Поле

Комментарии

Но.

Это поле идентифицирует спецификацию. Номер должен быть уникальным и состоять не более, чем из 20 символов. Для поля номера может задаваться значение по умолчанию с помощью параметра Серия Номеров в настройках производства (пункты меню ПРОИЗВОДСТВО > НАСТРОЙКА > ПРОИЗВОДСТВО НАСТРОЙКА, Вкладка НУМЕРАЦИЯ), либо можно вводить значение вручную. Если в компании каждая спецификация используется только для одного товара (соотношение 1:1), то ее номером часто является номер товара, для которого она предназначена

Описание

В этом поле содержится описание спецификации, что позволяет легко узнать ее конкретное назначение

Единица измерения

Это поле применяется как основа для коэффициентов пересчета товара в строке спецификации. Прежде чем можно будет создать производственный заказ, единица измерения, используемая в спецификации, должна быть также задана в таблице единиц измерения (с карточки товара). Эта тема рассматривается далее в этой главе

Статус

Это поле показывает статус спецификации. Существуют следующие допустимые статусы: Новая Статус Новая автоматически устанавливается при создании новой, редактируемой спецификации Сертифицированная Программой разрешается использование спецификации со статусом Сертифицированная для производственного планирования и производственных заказов. Сертифицированная спецификация недоступна для редактирования, а при попытке использования несертифицированной спецификации выводится сообщение об ошибке

Глава 49. Спецификация Поле

711

Комментарии В разработке Этот статус показывает, что сертифицированная спецификация подвергается правкам или изменениям. После завершения правок и изменений необходимо установить обратно статус Сертифицированная. Данный статус не используется в процедуре повышения себестоимости товара. (Дополнительные сведения по повышению себестоимости в производстве см. в руководстве по калькуляции себестоимости.) Себестоимость не рассчитывается с данным статусом Закрыто Данный статус показывает, что спецификация больше не используется. (Аналогично параметру Блокировано, используемому в других ситуациях в Microsoft Navision.) Этот статус не используется в процедуре повышения себестоимости товара. (Дополнительные сведения по повышению себестоимости в производстве см. в руководстве по калькуляции себестоимости.)

Имя Поиска

Это поле может использоваться для поиска спецификации в случаях, когда для нее был введен ошибочный номер. По умолча* нию оно заполняется из описания и может содержать максимум 30 знаков. Данное поле может редактироваться для создания более конкретного мнемонического имени поиска

Версия Серия Номеров

В этом поле отображается серия номеров версий, применимых к спецификации. Можно выбрать серию номеров из таблицы Серия Номеров или оставить поле пустым

Дата последнего изменения

В этом поле отслеживается дата последнего внесения в специфика* цию правки или изменения

Строки спецификации В строках спецификации отображаются компоненты. Компонентами могут быть товары или спецификации, обычно называемые фантомспецификациями. Обяза* тельны для заполнения следующие поля. Поле

Комментарии

Тип

Необходимо воспользоваться кнопкой выбора ( (F6)), чтобы выбрать один из следующих параметров: Товар Этот параметр позволяет использовать в спецификации товар из файла складских запасов. Если товар является производимым товаром и имеет спецификацию, то при развертывании спецификации автоматически рассматриваются компоненты. Спецификация Этот параметр позволяет использовать в строке фантом* спецификацию.

712 Поле

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Комментарии Пусто Этот параметр используется, если после строки спецификации требуется добавить комментарий. Комментарии не поддерживаются для производственных заказов

Но.

Номер товара или номер спецификации

Кол*во в

Этот параметр обычно показывает количество компонента, необходимое для производства единицы товара согласно спецификации. Если используется формула расчета, то для вычисления количества необходимо значение в этом поле умножить на расчетную величину

Формула Расчета

Это поле используется для определения способа расчета значения поля Кол*во в. Можно выбрать один из следующих параметров: Пусто Данное количество не рассчитывается Длина Кол*во = Длина × Кол*во в Длина × Ширина Кол*во = Длина × Ширина × Кол*во в Длина × Ширина × Глубина Кол*во = Длина × Ширина × Высота × Кол*во в Вес Кол*во = Вес × Кол*во в

Код Единицы Измерения

Следует выбрать единицу измерения, используемую в этой строке спецификации. По умолчанию единица измерения выбирается с карточки товара или карточки спецификации. Можно использовать единицу измерения потребления, введя новые сведения в таблицу единиц измерения товаров

% брака/ отходов

Необходимо указать процент брака/отхода, ожидаемый для данного компонента при использовании в этой спецификации. При наличии брака/отхода в строке спецификации увеличивается требуемое количество выбранного товара* компонента. Например, если процент брака/отходов равен 20 (т. е. 20%), Кол*во в равно 1 и количество родительских деталей равно 10, то потребуется (10 X (1 + 0,20) = 12 компонентов. В Microsoft Navisio n используются и другие типы расчета брака/отхода, которые будут рассмотрены ниже

Код Связи Маршрута

Эти коды используются для связи материала с рабочей операцией. Они подробно рассматриваются в другом разделе. Спецификация не может быть сертифицирована с помощью кодов связей маршрута, если рабочим операциям технологического маршрута не присвоены коды

Позиция/ Позиция 2/ Позиция 3

В этих полях можно указать различные площадки хранения складских запасов, которые относятся, например к вспомогательным материалам, рабочему чертежу

Глава 49. Спецификация

713

Поле

Комментарии

Период Производ* ства

Здесь можно ввести время, необходимое для подготовки производ* ства товара на линии. Используйте Д для обозначения дня, поле Г — для обозначения года и т. д. При планировании пополнений значение в этом поле смещает дату изготовления компонента в данной строке спецификации. Программа выполняет следующий расчет: Дата изготовления компонента = (Дата появления готового товара) – (Цикл производства компонента)

Дата Начала и Дата Конца

Эти параметры могут задаваться в спецификации для каждого товара строки, чтобы показать действующие даты для компонента. Эти поля используются в процессе выполнения пакетных заданий Заменить Товар в Спецификации и Удалить Просроч. Компоненты

Коммента* рии

Комментарии могут вводиться как для всей спецификации, так и для ее отдельных компонентов

Копирование спецификации Процедуру создания спецификации можно упростить, воспользовавшись функци* ей Копировать Комплект. После того как компоненты скопированы в новую спе* цификацию, можно выполнить необходимые изменения или дополнения. Примечание. При обслуживании спецификации или версии спецификации в поле Статус необходимо установить значение Новая копия (начальное значение по умолчанию) или В разработке. Чтобы спецификация была до* ступна для использования в производственных заказах, MRP и в расчете себестоимости товара, должен быть установлен статус Сертифицировано.

Изменение или корректировка строк спецификации При изменении спецификации имеется два варианта действий. Если не требуется отслеживание изменений, можно просто изменить спецификацию. Однако в этом случае отсутствует запись прежних сведений и не известно то, что изменялось ра* нее. Предпочтительнее создавать версию спецификации, к тому же этот вариант действий является обязательным, если в компании отслеживаются конструкторс* кие изменения. Версии рассматриваются в следующем разделе. Для измененияСпецификации необходимо выполнить следующие шаги: 1. Изменить значение поля Статус на В разработке. 2. Внести необходимые изменения в список компонентов. 3. Изменить значение поля Статус на Сертифицировано.

Версии спецификации Иногда в компании требуется внести корректировку в спецификацию, и при этом не обязательно создавать полностью новую спецификацию. Например, инженер компании определил, что для улучшения качества изделия в компоненты необходимо внести изменение. Это иногда называется предложени*

714

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ем о внесении изменения в конструкцию. Вместо создания полностью новой про* изводственной спецификации можно обновить текущую спецификацию, создав версию. Это позволяет сохранить в компании исходную спецификацию на случай, если она потребуется для справки, и одновременно использовать в производстве обновленную спецификацию. При использовании версий сохраняется также струк* тура изделия, если спецификация применяется для многих товаров. В заголовок версии можно вводить дату начала. В производственном заказе, который создан не ранее даты начала, указанной в заголовке версии, используется новый список компонентов. Так как дату начала допускается изменять, можно вво* дить новые предложения о внесении конструкторских изменений.

Копирование версии спецификации Чтобы упростить создание новой версии спецификации, следует использовать фун* кцию Копировать Заголовок Спецификации или Копировать Версию Спецификации. После того как компоненты скопированы в новую версию спецификации, можно выполнить любые необходимые изменения или модификации строк, прежде чем сертифицировать спецификацию. Для создания новой версии спецификации необходимо: 1. Выбрать пункт Спецификация и нажать кнопку Версии. 2. Ввести номер версии или, если настроена серия номеров версий, принять но* мер, установленный по умолчанию. 3. Заполнить поля Описание и Единица измерения. 4. В поле Дата Начала ввести будущую дату. Это поле используется в планирова* нии и создании производственных заказов. Если процесс выполняется до даты начала, тогда используется исходная спецификация (или предыдущая версия). 5. Перейти к строкам. Последовательно выбрать пункты Функции > Заголовок Спецификации. Нажать кнопку Да, чтобы выполнить копирование из специфика* ции. 6. Внести конструкторское изменение в список компонентов — вставить, удалить или изменить строки спецификации. 7. Изменить значение поля Статус на Сертифицировано.

Активные версии Активные версии можно просмотреть на карточке спецификации. Если исходная спецификация является активной версией, поле будет пустым.

Матрица Версий Окно Матрица Версий используется для сравнения всех существующих версий спе* цификации. В этом окне выводится представление компонентов либо на одном уровне, либо на нескольких уровнях. Из карточки спецификации следует последо* вательно выбрать пункты Спецификация > Матрица Версий. Если курсор находится на компоненте, который является изготавливаемым товаром, можно последователь* но выбрать пункты Товар > Матрица Версий, чтобы просмотреть версии для компо* нента. По умолчанию используется представление версий на одном уровне. Чтобы уви* деть всю структуру изделия в развернутом виде, можно выбрать режим Уровни — Несколько.

Глава 49. Спецификация

715

Функция Где:используется Функция Где-используется позволяет определить, где в структуре продукта исполь* зуется спецификация или товар. (Аналогичная функция предусмотрена для марш* рутов.) Одно* и многоуровневые функции могут оказаться полезными во время обслуживания и при устранении неполадок. При просмотре множества уровней отступы полей описания указывают уровень в структуре спецификации (аналогич* но структурированной спецификации). Требуемое количество включает процент брака из строки спецификации. Существует три способа просмотра сведений категории где используется: • •

•

Чтобы просмотреть, в каких товарах используется спецификация, необходимо последовательно выбрать пункты Спецификация > Где-Используется. Чтобы увидеть, в каких товарах используется компонент, следует поместить кур* сор в строку спецификации, а затем последовательно выбрать пункты Компонент > Где-Используется. Можно также перейти на карточку товара, чтобы увидеть, где используется то* вар. Находясь на карточке товара, последовательно выбрать пунктыТовар > Производство > Где-Используется.

Расширенные функции спецификации Фантом:спецификация Фантом*спецификация — это спецификация, используемая для сборочных узлов, которые не хранятся на складе. В приложении Microsoft Navision фантом*специфи* кация — это спецификация, которая выбрана в строке спецификации. Фантом*спецификация представляет группу товаров, которые собирают вместе непосредственно перед использованием в производстве. Вместо перечисления всех необходимых товаров в строках спецификации, можно выбрать фантом*специфи* кацию. Фантом*спецификации позволяют учитывать в процессе MRP компоненты без необходимости создавать карточку товара или отдельный производственный заказ для субблока. Считается, что время, необходимое на составление фантом*спецификации, рав* но нулю или что оно закладывается в маршруте главного товара. Применение фантом*спецификаций может также упростить создание или про* смотр спецификаций посредством перечисления фантом*спецификаций вместо компонентов. Решение о задании субблока в виде фантом*спецификации или товара обычно принимается инженерами или технологами.

Складские и производственные единицы измерения В заголовке спецификации также имеется поле Единица измерения. Данная едини* ца измерения производственной партии определяет количество, в котором произ* водится изготавливаемый товар. Например, складская единица измерения товара — фунты и, возможно, требу* ется единовременно произвести тонну данного товара. В этом случае было бы целе*

716

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

сообразно записать в спецификацию требования по компоненту, необходимые для производства тонны, а не фунта родительского товара. Часто производственная единица измерения совпадает с базовой единицей из* мерения товара. Это означает, что товар измеряется (базовая единица измерения) в штуках и производится также в штуках. Когда единица измерения спецификации не совпадает с единицей измерения товара, следует задать единицу измерения спе* цификации в таблице единиц измерения товара. Доступ к таблице единиц измере* ния товара можно получить, щелкнув поле Баз. Единица Измерения на вкладке Общее карточки товара. Помимо создания единицы измерения производственной партии можно также создавать для компонента эксплуатационную единицу измерения, которая отлича* ется от базовой единицы измерения компонента. В следующем разделе будет рас* смотрено, как это сделать с помощью формулы расчета.

Формула расчета для спецификации Иногда для определения необходимого количества компонента в спецификации может потребоваться формула расчета, например длина изделия умноженная на его ширину. Например, если товар создается из стали, которая учитывается в листах, а закупается в фунтах.

Замена товаров в спецификации Отчет Заменить Товар в Спецификации позволяет заменять устаревшие товары на новые взаимозаменяемые. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Заменить Товар В Спецификации . Отчет содержит следующие настройки: Поле

Комментарии

Тип замены

Товар Спецификация

Но. замены

Номер заменяемого товара или номер заменяемой спецификации

На тип

Товар Спецификация Следует выбрать , чтобы сделать компонент просроченным или удалить его без замены

На Но.

Номер нового товара или номер спецификации

Создать Версию

Данный флажок указывает, что создается новая версия. Сначала копируется версия, а затем выполняются замены. Прежняя версия остается без изменений. Дата начала из отчета копируется в версию

Умножить Кол. на

Коэффициент количества = Новое количество/Заменяемое количество

Дата Начала

Дата, с которой когда должна выполняться замена

Глава 49. Спецификация

717

Поле

Комментарии

Пересерти* фицировать

Следует установить данный флажок, чтобы сертифициро* вать измененную спецификацию после завершения процесса замены. Пакетным заданием замены автомати* чески изменяется значение статуса текущей спецификации на В разработке, выполняется замена, затем повторно сертифицируется модифицированная спецификация

Копировать связь маршрута

Данный флажок копирует связь маршрута в новый компонент

Удалить предоставленный компонент

Возможно потребуется установить флажок Удалить предос* тавленный компонент, если не установлен флажок Создать Версию. Дата начала из отчета копируется в строку специ* фикации

Примечание. Если решено не создавать новую версию и не удалять заме* ненный компонент, тогда в строках спецификации будут отображаться дата начала и дата окончания. Чтобы удалить прежние товары, следует запустить на выполнение отчет Удалить Просроч. Компоненты.

Удалить просроченные компоненты Отчет Удалить Просроч. Компоненты является функцией обслуживания строк спе* цификации, даты окончания которых истекли. Для запуска отчета необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Проектирование Товаров > Удалить Просроч. Компоненты . Окно Удалить Просроч. Компоненты содержит две вкладки: Спецификация Заголовок и Параметры. •

•

•

Заголовок спецификации является тем местом, где вводятся фильтры для опре* деления удаляемых строк спецификации. В заголовке спецификации можно также устанавливать фильтры на все поля. Можно ввести непосредственно имя поля или воспользоваться кнопкой выбора (F6) (F6), чтобы вывести на экран спи* сок спецификаций. Порядок расположения столбцов не влияет на фильтр. Вкладка Параметры является тем местом, где задается дата, до истечения кото* рой должны быть удалены все компоненты; эта дата вводится в поле Удалить Перед. Ввести T, если должна использоваться текущая дата, или ввести W, если должна использоваться рабочая дата. В других случаях ввести дату, которая бу* дет применяться в процедуре. Данный отчет используется, когда дата окончания в строках спецификации вво* дится вручную или когда применяется описанный выше отчет Заменить Товар в Спецификации.

Расчет кода нижнего уровня Каждому компоненту, товару и субблоку в изделии назначается код уровня. Код уровня обозначает относительный уровень, на котором данный товар или субблок используется в структуре изделия. Часто конечному продукту назначается уровень

718

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

0, а его компонентам присваивается уровень 1 и так далее. Коды нижнего уровня необходимы для надлежащей работы процесса планирования, MPS и MRP. Непра* вильные коды нижнего уровня означают, что количество, предлагаемое процессом планирования, может быть неточным. Периодическое задание Расчет нижнего уровня должно запускаться, если для параметра Динамич. Код Нижнего Уровня установлено значение Нет в пункте меню, вызываемом командами Производство > Проектирование Товаров > Настройка > Производство Настройка . Код нижнего уровня определяется периодическим заданием Расчет кода ниж* него уровня следующим образом: • • •

Товар A производится. Его компонентами являются товары B, C и D. Товар B и товар C покупаются. Товар D является субблоком. Его компоненты — это товары Z и C.

В этом примере товар A принадлежит верхнему уровню или уровню 0. Товары C и D принадлежат уровню 1. Товары C и Z принадлежат уровню 2. Товару всегда назначается код наименьшего возможного уровня. Так как MRP (будет рассмотрено далее в этом руководстве) начинается на уров* не 0, а затем с каждым разом происходит перемещение на один уровень, то, когда дойдет очередь до товара C, будут обнаружены все требования для этой детали с уровней 1 и 2.

Глава 49. Спецификация

719

Отчеты о проекте изделия Отчет Колич. Раскрытие Спецификации Для запуска отчета Колич. Раскрытие Спецификации необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Проектирование Товаров > Отчеты . В этом отчете выводится с отступами список спецификации, содержащий товары, указанные в фильтрах. Отчет содержит следующие столбцы: Столбец

Описание

Уровень

Номер и отступ показывают расположение уровня в структуре спецификации

Но.

Это номер товара или спецификации (фантом*спецификации)

Описание

Это информация, взятая из основных данных о товаре, или описание используемой спецификации

Количество по спецификации

Это определяемое спецификацией количество товара, необходимое для изготовления одного из основных товаров

Код Единицы Измерения

Код для единицы измерения

Общее Кол.

Показывает общее количество требуемого компонента

Отчет Где:Используется (Верхний уровень) В отчете Где-Используется показывается, где в структурах изделий используются товары, заданные в фильтрах. В отличие от описанного выше отчета Колич. Раскрытие Спецификации в данном отчете вводятся компоненты или субблоки. Этот отчет показывает, где в спецификации используются эти товары. Здесь уровни противоположны уровням отче* та Колич. Раскрытие Спецификации — они располагаются снизу вверх, а не сверху вниз.

Маршрутная карта Здесь упоминается Маршрутная карта, так как это один из четырех отчетов, доступ к которым открывается в меню Проектирование Товаров. Данный отчет будет рас* сматриваться в последующей главе, где описывается настройка маршрутов.

Отчет Список Сравнения В отчете Список Сравнения сравниваются компоненты для двух выбранных това* ров. В отчете отображаются все компоненты, себестоимость единицы продукции, развернутые количества, распределения затрат (себестоимость единицы продукции, умноженная на развернутое количество) и общие различия в издержках. Отчетом используется поле Себест. единицы с карточек товаров. Если применяется метод расчета, отличный от стандартного метода расчета се* бестоимости, то перед подготовкой данного отчета следует выполнить пакетное за* дание Обновить Себестоимость Единицы для обновления поля Себест. единицы. Пакетное задание Обновить Себестоимость Единицы, доступ к которому открыва* ется с помощью команд Финансы > Наличие > Учет Себестоимости , описывается в руководстве по расчету себестоимости материально*производственных запасов.

720

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 50

Производственные мощности Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Настройка производственных мощностей Маршруты Расширенные функции маршрутов Журналы производственных мощностей Отчеты по производственным мощностям

Модуль Настройка производственных мощностей В модуль Настройка производственных мощностей вводятся сведения, используе* мые в технологических маршрутах. Маршрут — это последовательность шагов или операций, которые следует выполнить для изготовления товара. Маршруты рас* сматриваются далее в этой главе.

Глава 50. Производственные мощности

721

Пр. Мощ. Единица Измерения Коды единиц измерения производственной мощности задаются для определения единиц, в которых измеряется работа машинных и рабочих центров. К предлагае* мым вариантам относятся , 100/час, минуты, часы и дни. Примечание. Помните, что продолжительность дня составляет 24 часа и не равна рабочему дню. Единицы измерения производственной мощности рассматриваются в руковод* стве далее (в разделе, где описываются рабочие центры и машинные центры).

Рабочие смены В этой таблице можно настраивать одну или несколько смен, применяемых в качестве способа группировки рабочего времени. Рабочие смены используются в производствен* ных календарях, где вводятся фактические часы смен. Прежде чем можно будет со* здать производственные календари, необходимо настроить здесь рабочие смены. Наличие мощностей и эффективность машинных центров и рабочих центров оцениваются согласно сменам. Даже если предприятие работает24 часа в день, мож* но использовать всего одну рабочую смену.

Производственные календари Как уже упоминалось, производственные календари настраиваются в соответствии с ра* бочими сменами. Ввести для каждого производственного календаря рабочие часы, при* ходящиеся на каждый день. Производственные календари вводятся на карточках рабо* чих центров и используются в расчетах календарей для рабочих и машинных центров. Время окончания должно располагаться после времени начала в пределах одно* го дня. Если рабочая смена захватывает полночь, тогда необходимо ввести две строки на день, одна из которых оканчивается в 11:59:59 PM (23:59:59), а другая начинает* ся в 12:00:00 AM (00:00:00). Если требуется ввести календарь для отображения 24*часового рабочего дня, следует ввести время начала равное 12:00:00AM (00:00:00) и время конца равное 11:59:59 PM (23:59:59).

722

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Затем следует создайть производственный календарь, как описано ниже: 1. Последовательно выбрать пункты Производство > Производственные Мощно* сти > Настройка > Рабочие Смены > Произ. Календарь. 2. В таблице производственного календаря ввести код и описание. Они не обяза* тельно должны быть такими же, как для рабочей смены, однако они могут и совпадать с ними. 3. Установив курсор на строке с новым производственным календарем, последо* вательно выбрать пункты Календарь > Рабочие Дни. 4. В таблице рабочих дней производственного календаря ввести Понедельник. Прежде чем переместиться на следующую строку, ввести остальные сведе* ния. 5. Время начала и время окончания. По умолчанию время окончания равно 11:59:59PM (23:59:59). 6. Установив курсор на поле Код Произ. Смены, нажать клавишу (F6), чтобы про* смотреть список рабочих смен. 7. На следующей строке ввести Вторник. 8. Продолжить работу с этим шаблоном, пока не заполнится рабочая неделя для смены. В каждый производственный календарь можно ввести праздники, чтобы более точно отслеживать использование производственных мощностей. Чтобы ввести праздники, необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Производственные Мощности > Настройка > Рабочие Смены > Произ. Календарь, затем выбрать Календарь > Праздники. Ввести дату и время нача* ла праздника, затем время окончания. Например, в поле даты*времени начала можно было бы ввести 12/25 12a, что соответствует 12/25/0X 12:00:00AM для отображения выходного, приходящегося на Рождество. Рабочие дни и праздники должны вводиться для каждого производственного календаря.

Группы рабочих центров Прежде чем рассмотреть настройку групп рабочих центров, следует вернуться на шаг назад и посмотреть, как функционируют группы рабочих центров в производ* ственном процессе.

Иерархия рабочих единиц Приложение Microsoft Dynamics NAV предоставляет возможность гибкого опреде* ления до трех разных уровней рабочих средств: группы рабочих центров, рабочие центры и машинные центры. Чтобы правильно определить общую доступную про* изводственную мощность при настройке машинного центра и рабочего центра, важ* но запланировать, какие средства должны участвовать в рассмотрении. Дополни* тельные сведения по настройке и использованию рабочих и машинных центров приводятся далее в руководстве.

Глава 50. Производственные мощности

723

Группы рабочих центров Группы рабочих центров — это основные отделы внутри организации. Группа ра* бочего центра — это подотчетное подразделение, например производственный от* дел или отдел управления запасами, а не структура, в которой может планироваться работа. На предприятии могут существовать производственный отдел и отдел уп* равления запасами в качестве групп рабочих центров. Рабочие центры (описыва* ются ниже) назначаются в группы рабочих центров. В компании должна быть настроена хотя бы одна группа рабочего центра, но можно также использовать и несколько групп.

Рабочие центры Рабочие центры — это специальные места, где может выполняться работа. Мож* но настроить карточки рабочих центров для машин, групп машин или работ* ников. Производственные заказы планируются в рабочих центрах с помощью маршрутов (описываются ниже). Рабочие центы могут также иметь отдельные машинные центры или содержать расширение машинных центров для вклю* чения доступных ресурсов рабочих центров (используя консолидированный ка* лендарь). Каждый рабочий центр должен назначаться группе рабочего центра. Календарь группы рабочего центра представляет собой сумму всех календарей всех рабочих центров, назначенных в группу. Если используются машинные центры, общая производственная мощность ра* бочего центра равна сумме назначенных в него машинных центров.

Машинные центры Машинные центры находятся на самом нижнем уровне иерархии производствен* ных средств. Они представляют машину, группу машин с идентичными характери* стиками, работника или группу работников. Пользователь может определять необ* ходимые пределы машинного центра. Обычно только те ресурсы, которые нуждаются в управлении или склонны быть узким местом, назначаются в качестве машинных центров. Когда производственный заказ планируется в машинном цен* тре, он потребляет производственную мощность (уменьшает доступные ресурсы). Машинный центр обладает только собственной производственной мощностью, так как в иерархии под ним нет средств производства. Каждый машинный центр должен назначаться рабочему центру. Машинные центры не являются обязательным компонентом и не требуются для производ* ства.

724

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Стандартные задачи Стандартные задачи выполняются для определения инструментов, персонала и из* мерений качества в информационных целях. Настройка стандартных задач упро* щает создание маршрутов путем перечисления и обеспечения наиболее часто встре* чающихся задач в этой таблице. Можно назначать описание, которое заменяет описание рабочего или машин* ного центра в строке маршрута. Нажав кнопку Стандартная задача , можно также назначить инструменты, персонал, описание и измерения качества.

Связи маршрутов Коды связей маршрутов используются для связи компонента, определенного в спецификации товара, с операцией в маршруте товара. Другими словами, можно указать, на каком шаге процесса (операции) складские запасы должны быть умень* шены. Коды связей маршрута позволяют повысить возможности выполнения опе* раций точно в планируемое время, так как они предоставляют гибкость списа* ния материала (удаления материала из складских запасов) на специальном ра* бочем шаге вместо списания всех материалов в начале или конце выполнения производственного заказа. Коды маршрутов часто применяются в длительных процессах. Применение кодов связей маршрута уменьшает количество времени, необхо* димое для внесения изменений в спецификации и/или маршруты, когда компо* ненты связываются с операциями маршрута. Например, существующий компо* нент теперь используется в другой последовательности из*за изменений в обработке. В программе, в которой сам пользователь должен напрямую связывать компоненты спецификации с различными маршрутами, необходимо было бы вручную вносить изменения во все маршруты и спецификации. При использова* нии кодов связей маршрутов достаточно просто изменить код связи маршрута. Далее в главе после рассмотрения маршрутов будут опять обсуждаться коды свя* зей маршрутов.

Коды останова Коды останова применяются для определения простоев в процессе производства. После настройки кодов останова существует возможность их ввода в учетные стро* ки журнала выхода продукции и журнала производственной мощности. Желатель* но использовать описательные и простые для запоминания коды (например, на* звания дефектов материала или механических поломок). Можно создать любое количество кодов. Более подробно коды останова рассматриваются в другой главе.

Коды брака/отхода Коды брака/отхода применяются для определения причин брака или отходов. Сле* дует ввести код для идентификации причины попадания товара в отходы. После настройки кодов брака/отхода существует возможность их ввода в учетные стро* ки журнала выхода продукции и журнала производственной мощности. Рекомен* дуется использовать описательные и простые для запоминания коды (например, названия дефектов материала или механических поломок). Можно создать любое количество кодов. Более подробно коды брака/отходов рассматриваются в дру* гой главе.

Глава 50. Производственные мощности

725

Ресурсы, ограниченные по производственной мощности Там, где планировщик производства предвидит риск перегрузки ресурса, у него есть возможность выбрать этот ресурс как ограниченный по производственной мощно* сти. Это гарантирует, что рассматриваемый машинный центр или рабочий центр загрузится только до определенного критического уровня — конечной нагрузки. Такая ограниченная загрузка обычно используется для рабочего центра или машин* ного центра, идентифицируемого планировщиком как узкое место, для которого он рекомендует ограниченную нагрузку. Эта функция гарантирует, что для ресурса не будет назначена дополнительная работа сверх той, которая, как ожидается, мо* жет быть выполнена в заданное время. Более подробно ресурсы, ограниченные по производственной мощности, рассматриваются в одной из последующих глав. Машинные центры и рабочие центры, которым назначаются конечные нагруз* ки, должны настраиваться в окне Пр. Мощ. Ограниченные Ресурсы .

В окне присутствуют следующие поля, касающиеся конечной загрузки. Поле

Комментарии

Критическая Загрузка %

Здесь можно ввести процент доступной производственной мощности рабочего или машинного центра, к которому программа разрешает приложить нагрузку. Таким образом, помимо уведомления об ограничении можно принимать во внимание возможные простои.

Запас (% от Общей Произ. Мощ.)

Следует ввести допустимое отклонение (в виде процентов), на величину которого допускается превышение критической нагрузки. За счет небольшого превышения процента критической нагрузки программа может спланировать передачу нагрузки в рабочий или машинный центр в последний возможный день.

726

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Маршруты Маршрут определяет последовательность операций, необходимых для производ* ства продукта. Операции могут выполняться в рабочем центре или машинном цент* ре. Рабочие и машинные центры называются производственными мощностями или производственными объектами. Производственные компании используют марш* руты для контроля и отображения производственного процесса. Маршруты также служат основой планирования процесса, планирования производственной мощно* сти и производственной документации. Маршруты назначаются карточке товара так же, как спецификации.

Заголовок маршрута Хотя рабочие и машинные центры настраиваются в меню Производственные Мощности, маршрут будет настраиваться в меню Проектирование Товаров. В меню Производство следует последовательно выбрать пунктыПроектирование Товаров > Маршруты. Для создания маршрута необходимо определить его заголовок. Данные заго* ловка применяются к целому маршруту. В строках сведений о маршруте вводят* ся данные, относящиеся к машинным и рабочим центрам, в которых выполня* ется обработка продукта на этой операции. Необходимо определить номер (код) и тип. Для открытия маршрута необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Проектирование Товаров > Маршрут . Поле

Комментарии

Но.

Это уникальный идентификатор маршрута. Можно ввести не больше 20 символов, как цифр, так и букв

Комментарий

Комментарии предназначены только для просмотра и не распечатываются на карточке работы

Описание

Это поле содержит описание маршрута, так что по содержимому поля легко узнать конкретное назначение маршрута

Тип

Этот параметр задает маршрут как Последовательный или Параллельный. Последовательный Этот тип показывает, что операции выполняются последовательно. Параллельный Этот тип показывает, что две отдельные, несвязанные операции могут выполняться одновременно. Параллельные операции уменьшают время производственного цикла, повышают эффективность и помогают уменьшить сложность структуры спецификации

Глава 50. Производственные мощности

727

Примечание. В приложении Microsoft Navision определение параллельной обработки и параллельного планирования отличается от принятого в APICS. В организации APICS параллельная обработка определяется как исполь* зование двух или более машин или рабочих центров для выполнения иден* тичных операций над партией материала. Требуются дублированное обо* рудование и настройка. Параллельная обработка в Microsoft Na vision используется для двух или более неидентичных операций над разными партиями материала. Определение одновременных производственных мощностей в Microsoft Navision ближе по смыслу к определению парал* лельного планирования, сформулированному в организации APICS. Поле

Комментарии

Статус

Это поле показывает статус маршрута. Новый Статус Новый автоматически устанавливается при создании нового, редактируемого маршрута. Сертифицирован Программой разрешается использование маршрута со статусом Сертифицирован в планировании производства и в производственных заказах. Маршрут с этим статусом недоступен для редактирования, и при попытке использования несертифицированного маршрута выводится сообщение об ошибке. В разработке Данный статус показывает, что сертифицированный маршрут подвергается правкам или изменениям. После завершения правок и изменения должен быть обратно установлен статус Сертифицирован. Закрыт Статус Закрыт показывает, что маршрут больше не используется

Описание Поиска

Это поле может использоваться для поиска маршрута в случаях, когда неправильно введен его номер. По умолчанию поле заполняется из описания и может содержать максимум 30 символов

Но. версий

Это поле показывает серию номеров версий, применимых к маршруту. Можно выбрать серию номеров из таблицы Серия Номеров или оставить поле пустым

Активная Версия

В этом поле отображается текущая используемая версия.

Дата Посл. Изменения

Как и везде в Microsoft Navision, это поле обновляется до системной даты (не рабочей даты) при создании или изменении маршрута

Строки маршрута должны быть укомплектованы требуемыми операциями. За* полните необходимое количество строк, чтобы завершить определение маршрута. Строки маршрута рассматриваются далее в этой главе.

728

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Длительность производственного цикла Существует два типа времени производственного цикла: производительное и не* производительное. Важно хорошо разбираться в разных составляющих длительно* сти производственного цикла или времени выполнения заказа.

• •

•

• •

• •

Производительное время — существует два типа производительного времени: Время Наладки и Время Работы. Время Наладки — это время, необходимое для наладки машинного или рабоче* го центра при переходе от производства последнего товара в одной партии к производству первого товара следующей партии. Время Работы — это время, необходимое для обработки либо изготовления еди* ницы товара или партии на определенной операции. Время работы не включает в себя время наладки. Непроизводительное время — существует три типа непроизводительного време* ни: Время Ожидания, Время Перехода и Время Очереди . Время Ожидания — определяется как время между операциями обработки (на* пример, для выполнения процессов сушки). Организацией APICS время ожи* дания определяется как время, в течение которого та или иная работа остается в машинном центре после завершения операции до переноса работы на следую* щую операцию. Часто время ожидания выражается как часть типа Время Перехода. Время Перехода — это время, в течение которого партия или группа заказа пере* мещается с одной операции на другую в пределах предприятия. Время Очереди — это количество времени, в течение которого партия или группа заказа ожидает наладки и обработки в определенном машинном или рабочем цен* тре. Увеличение параметра Время Очереди ведет к прямому росту длительности про* изводственного цикла и незавершенного производства. Время очереди не включа* ется в определение даты начала и окончания операции маршрута. Это интервал времени между окончанием одной операции и началом следующей операции. Примечание. Различные типы длительности производственного цикла мо* гут определяться в разных единицах измерения. Например, время работы может выражаться в часах, тогда как время наладки — в минутах. Однако настройка разных единиц измерения для различных времен производствен* ного цикла связана с изменениями в калькуляции себестоимости. См. так* же обучающий материал по калькуляции себестоимости производства.

Глава 50. Производственные мощности

729

Строки маршрута В строках маршрута перечисляются заданные пользователем требуемые операции. В примере с рецептом это область, в которой указаны необходимые действия. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Маршруты. Если поле, упоминаемое далее, не отображается, необходимо воспользо* ваться командами Сервис > Показать Столбец , чтобы вывести поле на экран. Полем Произ. Операция Но . определяется каждый шаг маршрута. Для упроще* ния процедуры упорядочивания операций рекомендуется начинать каждый марш* рут с номера операции 10 и пошагово увеличивать номер на 10 для каждого следую* щего типа операции. Поле Пред. Произ. Операция Но заполняется автоматически при сертификации маршрута. •

Следующая Операция — это поле может заполняться вручную, если маршруты создаются параллельно путем ввода комбинации номеров, например 20 и 40 или 20|40. Хотя последовательность можно изменять посредством ввода в это поле номера операции, которая находится вне последовательности, это обычно не делается из*за функции переименования. Если не нужно создавать параллель* ную последовательность обработки, лучше оставить это поле и поле Пред. Произ. Операция Но для автоматического заполнения.

Обратите внимание, что поле Следующая Операция вычисляется системой авто* матически, если маршрут задается как последовательный. Примечание. В настоящее время первая операция не может выполняться параллельно. Чтобы обойти это ограничение,следует добавить в рабочий центр операцию 5, назвав ее Пуск, и не назначить ей время, а затем со* здайть операции 10 и 20, выполняемые параллельно. •

Тип — существует два доступных для выбора типа: рабочий центр и машинный центр. Обсуждение различных применений этих двух типов будет вестись на протяжении всей этой главы. Ниже приводятся сведения, которые по умолча* нию заносятся в строку маршрута на основе используемого типа. При выборе типа в строку маршрута заносятся по умолчанию следующие сведения:

• • • •

Описание Наладка Код Ед. Изм. Времени Время Работы Код Ед. Изм. Время Ожидания Код Ед. Изм. Время Перехода Код Ед. Изм.

Карточка машинного центра связана с рабочим центром. Если следующие поля предварительно определены, они заносятся по умолчанию в строку маршрута с кар* точки товара машинного центра. • • • • • • •

Описание Время Наладки и Наладка Ед. Изм. Времени Время Ожидания и Ожидание Ед. Изм. Времени Время Перехода и Переход Ед. Изм. Времени Фиксированный Брак /Отход Брак/Отход % Количество Переноса Вперед

730 • • • • •

•

•

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

— Миним. Время Процесса — Макс. Время Процесса — Одновременные Операции Поле Но — в зависимости от выбора, сделанного в поле Тип, это поле содержит список рабочих центров или машинных центров. Код Станд. Задачи — это поле предоставляет возможность ввода часто выполняемых операций в качестве стандартной задачи. При выборе кода стандартной задачи вы* полняется копирование описания стандартной задачи в поле Описание строки сведе* ний о маршруте. Если инструменты, персонал, описания и/или измерения качества сохранены в стандартной задаче, эти сведения копируются в строку маршрута. Код Связи Маршрута — по каждой операции можно определить код связи мар* шрута для указания производственной операции маршрута, для которой исполь* зуется компонент спецификации. Код связи маршрута должен вводиться в опе* рацию маршрута до ввода в компонент спецификации, в противном случае при попытке сертификации спецификации будет выводиться сообщение об ошиб* ке. Коды связей маршрутов рассматриваются ниже. Описание — описание заполняется и может изменяться для улучшения или рас* ширения описания операции. Описание печатается на карточке работы, иногда называемой бегунком или рабочим нарядом. Брак/Отход Фикс. Кол-во — это количество показывает брак/отходы, имеющи* еся в начале операции. Например, в случае операции печати в брак могут уйти первые 100 страниц во время наладки машины. Это служит причиной увеличе* ния полной потребности. Брак/Отход % — этот процент обозначает брак/отходы, приходящиеся на ко* нец операции. Во время выполнения самой операции возможно появление до* полнительного брака (отходов), например 1 0 из каждой 1000 листов, которые были напечатаны неправильно. Данный брак можно оценить в виде процента от общего тиража, и он фактически возникает в конце операции. Это служит причиной увеличения полной потребности. Примечание. По умолчанию коэффициент брака задается для всех компо* нентов, задействованных в операции. Чтобы определить коэффициент брака только для определенного компонента, необходимо отделить опе* рацию этого компонента от других компонентов, установив разные коды связей маршрута в спецификации и в строках маршрута, соответственно. Коды связей маршрутов рассматриваются далее в руководстве.

• • •

•

•

Миним. Время Процесса — это минимальное время, необходимое машине для обработки изделия. Макс. Время Процесса — это максимальное время, необходимое машине для обработки изделия. Одновременные Операции — это определяемое полное количество одновремен* но доступных машин или работников. Данное поле используется только на уров* не машинного центра. Этот коэффициент уменьшает длительность производственного цикла по дан* ному заказу. Например, если на обработку обычно требуется четыре часа, время обработки значительно уменьшится при использовании двух машин. В словаре организации APICS это называется разделением партии. Количество переноса вперед — это поле относится к объему текущей операции, который должен быть выполнен, прежде чем можно будет начать следующую

Глава 50. Производственные мощности

•

731

операцию. Данный параметр предназначен для оптимизации длительности вы* полнения производственных заказов. Себест. Единицы за — это поле может использоваться, если себестоимость единицы продукции для операции отличается от себестоимости единицы продукции на кар* точке товара рабочего центра. Если решено вводить себестоимость в каждой строке операции маршрута, тогда необходимо установить флажок в поле Специальная Себест. Единицы на карточке товара рабочего центра. Данное поле доступно толь* ко для рабочих центров. Для строк операций машинного центра себестоимость еди* ницы продукции может задаваться только на карточке машинного центра.

Версии маршрута Принцип версий позволяет создавать несколько версий одного маршрута. В точно* сти как версии спецификаций, рассматриваемые ранее, эта функция может исполь* зоваться для управления извещениями на изменения конструкторской документа* ции. Каждая версия маршрута может иметь уникальную дату начала. Все производственные заказы, которые начинаются после даты начала версии, отно* сятся по умолчанию к этой версии в процедуре планирования. Структура версий маршрута соответствует структуре маршрутов. Данная струк* тура состоит из заголовка и строк версии маршрута, исключая дату начала, которая управляет рабочим диапазоном дат для маршрута.

Копирование версии маршрута Для упрощения процедуры создания новых версий маршрута можно применять функции Копировать Заголовок Маршрута и Копировать Версию Маршрута . После того как операции скопированы в новую версию маршрута, можно выполнить лю* бые необходимые изменения.

Функция Где:используется Для облегчения выполнения процедур обслуживания и устранения неполадок ис* пользуйте функцию Где*используется, чтобы просмотреть, где в структурах изде* лия используется маршрут. Чтобы наглядно убедиться в возможностях функции, следует находясь в облас* ти маршрута, последовательно выбрать пункты Маршрут > Где Используется . Про* грамма выведет на экран список всех товаров, для которых применяется данный маршрут. Если на форме не отображаются товары, это означает, что маршрут не назначен ни одной из карточек товара.

Создание маршрута Для упрощения создания маршрута можно скопировать существующий маршрут. Как и в случае спецификаций, необходимые изменения можно внести после копи* рования операций в новый маршрут. Чтобы использовать маршрут для товара, необходимо назначить маршрут кар* точке товара. 1. В меню Производство последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Товары. 2. Выбрать товар. 3. Открыть вкладку Пополнение и указать маршрут.

732

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Коды связей маршрута Коды связей маршрутов применяются для удаления или списания компонентов из складских запасов на основе выполняемого шага маршрута. Хотя они не использу* ются для всех средств производства, они очень удобны там, где их применение уме* стно. Коды связей маршрутов связывают компоненты в спецификации с конкрет* ным шагом маршрута, на котором эти компоненты потребляются. В MRP код связи маршрута применяется для планирования использования компонентов на основе даты начала операции, в которой они задействованы. Коды связей маршрута часто применяются в длительных процессах для предос* тавления возможности уменьшения складских запасов при фактическом исполь* зовании товаров. Коды связей маршрутов применяются в условиях работы по сис* теме точно по графику. Коды связей маршрутов должны определяться в строках маршрута до ввода в строки спецификации. Метод списания, выбираемый на карточках товаров*ком* понентов, влияет на распределение во времени. Более подробно методы списания рассматриваются далее в руководстве. Метод списания

Влияние на складские запасы компонентов

Вручную

Влияние на складские запасы оказывается, только когда пользователь выполняет учет через журнал потребления или производственный журнал

Прямой

Влияние на складские запасы оказывается в начале выполнения шага маршрута

Обратный

Влияние на складские запасы оказывается при завершении шага маршрута

Параллельные маршруты Упоминавшиеся выше параллельные маршруты используются для планирования двух или нескольких неидентичных операций, которые выполняются одновременно.

Отчеты Стандартные отчеты по маршрутам создаются с помощью меню Проектирование Товаров, а стандартные отчеты по производственным мощностям создаются с по* мощью меню Производственные Мощности. Примечание. Другие типы отчетов рассматриваются в следующих главах.

Отчеты маршрутной карты На маршрутной карте печатаются подробные маршруты, заданные в фильтрах от* чета. Маршрутная карта может использоваться для проверки корректности марш* рутов либо в качестве основы для новых маршрутов или версий. Для запуска отчета

Глава 50. Производственные мощности

733

необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Проектирование Товаров > Отчеты > Маршрутная Карта . На вкладке Товар поле Но. используется по умолчанию в качестве фильтра. В столбце Фильтр ввести номер товара, использующего фильтр, который требу* ется просмотреть. Нажав кнопку выбора в столбце Поле, можно также выбрать на карточке товара любое другое поле для использования в качестве фильтра. На вкладке Параметры предоставляются дополнительные возможности на* стройки. • • •

Производство Количество Следует ввести количество товаров для производства, для которых требуется вычислить общее время маршрута. Печать Необходимо установить флажки в полях, которые нужно распечатать — Комментарии, Инструменты, Персонал, Измерения Качества. Число Копий Надо ввести необходимое число копий, которое нужно напечатать помимо исходного листа. На копиях печатается вверху слово Копия и рядом с ним номер. Примечание. В отчете маршрутной карты не печатаются минимальное значение, максимальное значение и среднее значение отклонения для измерений качества, но их можно добавить путем простой модифика* ции отчета.

Список машинных центров В меню Производство необходимо последовательно выбрать пунктыПроизводственные Мощности > Отчеты > Машинный Центр Список . В этом отчете отображаются основные сведения о машинных центрах: номер машинного центра, название, номер рабочего центра, в который он назначен, про* изводственная мощность и производительность. На вкладке Машинный Центр можно ввести сведения фильтра по номеру (ма* шинного центра), номеру рабочего центра или любой другой добавленный фильтр. Прежде чем печатать отчет, можно щелкнуть значок стрелки в левом нижнем углу окна, чтобы просмотреть результаты действия фильтров, установленных для таб* лицы.

Список рабочих центров В меню Производство необходимо последовательно выбрать пунктыПроизводственные Мощности > Отчеты > Рабочий Центр Список . В этом отчете отображаются ос* новные сведения о рабочих центрах: номер, название, альтернативный рабочий центр, группа рабочих центров, себестоимости единицы продукции, единица из* мерения, производственная мощность, производительность и код производствен* ного календаря. На вкладке Рабочий Центр можно ввести сведения фильтра по номеру (рабочего центра), коду группы рабочих центров, коду производственного календаря или дру* гие вводимые фильтры. Прежде чем печатать отчет, можно щелкнуть значок стрел* ки в левом нижнем углу окна, чтобы просмотреть результаты действия фильтров, установленных для таблицы.

734

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Список задач для производственной мощности В меню Производство следует последовательно выбрать пункты Производственные Мощности > Отчеты > Пр. Мощ. Список Задач . В этом отчете отображаются произ* водственные заказы, которые будут обрабатываться в рабочих или машинных цент* рах. Для каждого задействованного рабочего и машинного центра создается отдель* ная страница. В отчет включена информация о времени начала и окончания, датах производственных заказов и количестве входа. Два поля стандартных фильтров по статусу и дате начала позволяют просматривать и сравнивать текущую и будущую производственные мощности. Прежде чем печатать отчет, можно щелкнуть значок стрелки в левом нижнем углу окна, чтобы просмотреть результаты действия фильт* ров, установленных для таблицы.

Диаграмма Гантта для производственной мощности В меню Производство следует последовательно выбрать пункты Производственные Мощности > Отчеты > Пр. Мощ. Диаграмма Гантта . В этом отчете предоставляется список загрузки рабочего/машинного центра по периодам. Период и дата начала могут быть определены самостоятельно на вкладке параметров. Для каждой работы и каждого машинного центра в отчете отображаются номер производственного за* каза, номер операции, описание, а затем визуальный знак (>>), показывающий, когда производственная мощность является занятой. Прежде чем печатать отчет, можно щелкнуть значок стрелки в левом нижнем углу окна, чтобы просмотреть ре* зультаты действия фильтров, установленных для таблицы.

Глава 51. Производственные заказы

735

Глава 51

Производственные заказы Освоение материала этой главы позволит научиться следующему: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Понимать структуру и состав производственного заказа Понимать назначение производственного заказа Определять пять статусов производственного заказа Создавать новый производственный заказ Просматривать маршрут и компоненты производственного заказа Резервировать компоненты для производственного заказа Просматривать фактическую и расчетную себестоимость, а также производствен* ные мощности для производственного заказа Вносить изменения в дату выполнения производственного заказа Вносить изменения в требуемые количества производственного заказа Вносить изменения в требуемые компоненты производственного заказа Использовать замену товаров для компонентов Вносить изменения в маршрут производственного заказа Разбираться в отчетах, распечатываемых непосредственно из окна производ* ственного заказа Получать доступ к плану производства из окна производственного заказа Разбираться в стандартных отчетах, существующих в системе отчетности по про* изводственным заказам Понимать назначение пакетного задания Перепланировать Произ. Заказ Разбираться, как работает пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ Понимать особенности планирования производственного заказа с фантом*спе* цификацией Рассчитывать единицу измерения производственной партии Разбираться в двух методах изменения статуса производственного заказа

Определение производственного заказа Освоение материала этого раздела позволит научиться: • •

Понимать структуру и состав производственного заказа Понимать назначение производственного заказа

Для генерации производственных заказов приложением Microsoft Dynamics NAV используются следующие таблицы: • • • • •

Производственные спецификации Товары Машинные центры Рабочие центры Маршруты

736

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Производственные заказы применяются для управления преобразованием купленных материалов в произведенные товары. Производственные заказы (завод* ские наряд*заказы или рабочие наряды) распределяют работу между различным оборудованием (рабочие или машинные центры) в цехе. Производственные заказы являются центральными компонентами производ* ственных функций Microsoft Navision и содержат следующие сведения: • • • • • •

Изделия, планируемые для производства Материалы, необходимые для запланированных производственных заказов Изделия, которые были недавно произведены Материалы, которые уже выбраны Изделия, которые были произведены в прошлом Материалы, которые использовались на предыдущем этапе производства

Производственные заказы являются отправными пунктами для следующих про* цедур: • • •

Планирование будущего производства Управление текущим производством Отслеживание завершенного производства

Статус производственного заказа Освоение материала данного раздела позволит научиться определять все пять ста* тусов производственного заказа. Производственные заказы представлены в различных окнах в соответствии со своим статусом. Статус производственного заказа нельзя изменить вручную. Что* бы изменить статус, следует нажать кнопку Функции в окне Производственный заказ, а затем выбрать пункт Изменить Статус. Производственный заказ может иметь любой из следующих статусов: • • • • •

Смоделированный Плановый Утвержденный Запущен Завершенный

Смоделированный производственный заказ Смоделированный производственный заказ является единственным производствен* ным заказом, располагающимся в папке Планирование в меню Производство при* ложения Microsoft Navision, и отличается уникальностью благодаря следующим ха* рактеристикам: •

•

Как можно понять из названия, данный заказ не является реальным и предназ* начен главным образом для назначения цены и расчета себестоимости — на* пример, когда в отделе проектно*конструкторских работ хотят составить смету по товару, предлагаемому к производству. Смоделированный производствен* ный заказ служит примером производственного заказа. Он не оказывает влияния на планирование заказов. При планировании (MPS и MRP, рассматриваемые в других главах) не принимаются во внимание смодели* рованные производственные заказы, поскольку они не влияют на планирова*

Глава 51. Производственные заказы

737

ние. К тому же, смоделированный производственный заказ нельзя использо* вать в качестве шаблона, так как он пропадает при изменении своего статуса.

Плановый производственный заказ Плановый производственный заказ располагается в папке Исполнение меню Производство приложения Microsoft Navision и отличается уникальностью благодаря следующим характеристикам: •

•

•

•

Плановые производственные заказы подобны запущенным производственным заказам и предоставляют входные данные для планирования потребностей в производственной мощности путем отображения общих потребностей в произ* водственной мощности по рабочим центрам или машинным центрам. Плановый производственный заказ представляет наилучшую оценку будущей загрузки рабочего центра или машинного центра на основе доступных сведе* ний. Обычно они генерируются системой планирования, но могут также созда* ваться вручную. Поскольку они стираются системой планирования во время генерации следующих заказов, то не целесообразно создавать их вручную. Их генерация в системе планирования приводит к получению предлагаемых плановых выпусков заказов, которые включают количество, дату выпуска и дату выполнения. Логика работы системы планирования основана на системе по* полнения, политиках повторных заказов и модификаторах заказов, которые встречаются в процессе планирования нетто*потребностей. Чтобы увидеть их воздействие в Microsoft Navision, следует посмотреть на заг* рузку для каждого рабочего центра или машинного центра в маршруте планово* го производственного заказа.

Утвержденный производственный заказ Утвержденный производственный заказ находится в папке Исполнение меню Производство приложения Microsoft Navision и отличается уникальностью благодаря следующим характеристикам: •

• •

•

•

Система планирования не может изменить утвержденный производственный за* каз, но изменения в производственный заказ можно внести вручную. Утвержден* ный производственный заказ можно создать автоматически из заказа продаж. Утвержденный производственный заказ действует как заполнитель в графике планирования для некоторых будущих работ, выполняемых в цехе. Утвержденный производственный заказ может быть сгенерирован из резуль* татов планирования, создан вручную или из заказов продаж. Утвержденные производственные заказы не стираются во время последующего планирова* ния заказов. Их генерация в системе планирования приводит к получению предлагаемых плановых выпусков заказов, которые включают: количество, дату выпуска и дату выполнения. Логика работы системы планирования основана на системе по* полнения, политиках повторных заказов и модификаторах заказов, которые встречаются в процессе планирования неттопотребностей. Чтобы оценить их роль в системе Microsoft Navision, следует посмотреть на заг* рузку для каждого рабочего центра или машинного центра в маршруте утверж* денного производственного заказа и выбрать ЗАГРУЗКА. Дополнительные све* дения по этой теме см. в главе Производственные Мощности.

738

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Запущенный производственный заказ Запущенный производственный заказ находится в папке Исполнение меню Производство приложения Microsoft Navision и отличается уникальностью благодаря сле* дующим свойствам: •

•

•

Когда производственный заказ запущен, это не обязательно означает, что мате* риалы переданы в обработку или что работа физически перешла на этап первой операции. В условиях работы по принципу Делать На Заказ нет ничего необычного в со* здании запущенного производственного заказа сразу после ввода заказа про* даж. Фактическое потребление материалов и выпуск изделий могут записываться вручную с помощью запущенного производственного заказа. Кроме того, толь* ко для запущенных производственных заказов выполняется автоматическое спи* сание расходных материалов и выпуска продукции. Примечание. Потребление (автоматическое списание) материалов и вы* пуска изделий рассматриваются более подробно в последующих главах данного руководства.

Завершенный производственный заказ Завершенный производственный заказ находится в папке История меню Производство приложения Microsoft Navision и отличается уникальностью благодаря следую* щим характеристикам: • •

•

Завершенный производственный заказ — это заказ, который по некоторой при* чине закрыт. Обычно заказ находится в производстве. Завершенные производственные заказы используются для статистической от* четности и для обратного отслеживания данных по другим заказам (напри* мер, производственным заказам, заказам продаж и покупок). Возможность об* ратного отслеживания данных для завершенного производственного заказа позволяет просматривать подробный журнал данных за прошедшие периоды времени. Завершенные производственные заказы никогда не могут быть изменены. Примечание. Завершенные производственные заказы не могут быть учте* ны или удалены.

Примечание. Статус производственного заказа изменяется на Завершен* ный для сохранения сведений за прошлые периоды времени и для выпол* нения учета и/или автоматического списания операций. Эта тема рассмат* ривается более подробно в одной из следующих глав.

Глава 51. Производственные заказы

739

Неавтоматизированные производственные заказы Ввод нового заказа Освоение материала данного раздела позволит получить следующие знания и на* выки: • •

Создавать новый производственный заказ Просматривать маршрут и компоненты производственного заказа

Для рассмотрения производственных заказов следует подробно остановиться на некоторых полях производственного заказа. Чтобы открыть карточку заказа, сле* дует последовательно выбрать пункты Производство > Исполнение > Утвержд. Произ. Заказы

Типы источников Для производственного заказа доступны источники трех типов: • • •

Товар Семейство Продажа Заголовок

Товар — производственный план с типом источника Товар желателен, когда для каждой отдельной строки заказа продаж подходит один производственный заказ. Семейство — производственный заказ с типом источника Семейство востребо* ван всегда, когда необходимо изготовить группу товаров. Этот тип рассматривается более подробно в одной из следующих глав. Продажа Заголовок — производственный заказ с типом источника Продажа Заголовок подходит для ситуаций, когда требуется произвести все товары заказа про* даж с помощью одного производственного заказа. Это удобно в условиях большого проекта, где существует относительно продолжительный производственный цикл. Примечание. Типы источников рассматриваются более подробно в одной из следующих главах.

Примечание. Обратите внимание, что учетные группы складских запасов и товаров берутся по умолчанию из карточки товара. Эти сведения ис* пользуются для проводок в главной книге. При необходимости могут вво* диться коды отдела, проекта и склада.

Функция Обновить Функцией Обновить одновременно составляется план и расписание производствен* ного заказа, что позволяет параллельно планировать как необходимые компонен* ты, так и подробный маршрут. Данная функция упоминается как одновременное планирование.

740

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

На вкладке Параметры в окне Обновить Произв. Заказ можно выбрать Направление Планирования Обратное планирование начинается с даты окончания и продолжается в обрат* ном направлении до требуемой даты начала. Прямое планирование начинается с даты начала и продолжается до даты окончания. Флажки в полях Строки, Маршруты и Компонент Потреб. приведут к перерасче* ту строк производственного заказа и копированию шагов маршрута и компонентов из маршрута и спецификации. Вычислить — можно также указывать, будут ли определяться маршруты и ком* поненты для каждой строки. Не забывайте, что в производственном заказе может быть несколько строк. •

•

При запуске функции Обновить существующие строки подробных сведений сти* раются и создаются новые строки на основе стандартной спецификации и мар* шрута для каждого товара. Для перепланирования, возможно, потребуется обновить производственный заказ и при этом желательно, чтобы программа не стирала строки. Такое жела* ние объясняется тем, что в противном случае могут быть потеряны все измене* ния, введенные в строку (спецификации), или возможны потери отслеживае* мых сведений (зарезервированные компоненты). При этом следует снять флажок в поле Строки.

Вкладка График Примечание. Программой автоматически планируется завершение заказа за один день до даты выполнения.

Даты начала и окончания, а также промежуточное время рассчитываются на основе стандартного маршрута. Назначаемый номер партии основан на используемой системой планирования серии номеров партий, вводимой в окне Производство Настройка. Порядок исполь* зования этого номера рассматривается при обсуждении изменений, вносимых в производственные заказы.

Глава 51. Производственные заказы

741

Просмотр маршрута производственного заказа Чтобы просмотреть подробный маршрут для данного заказа, следует следующие дей* ствия: 1. Находясь в окне производственного заказа, нажать кнопку Строка и выбрать Маршрут. 2. Даты начала и окончания, а также время для каждой операции основаны на об* ратном планировании от последнего дня, предшествующего дате выполнения производственного заказа. 3. С помощью календаря каждого машинного (рабочего) центра программа рас* считывает график, используя для каждой операции время наладки, работы, ожи* дания и перехода. Хотя время очереди не включается в определение даты нача* ла, даты окончания и времени для операции, оно рассчитывается как время между концом одной операции и началом следующей операции.

Просмотр компонентов производственного заказа Чтобы просмотреть список компонентов производственного заказа, необходимо выполнить следующие действия. Нажать кнопку Строка и выбрать Компоненты. Примечание. Дата выполнения для каждого компонента основывается на расчете длительности производственного цикла для покупаемых товаров и на маршруте производимых товаров вместе со всеми кодами связей мар* шрута. Если маршрутов нет, тогда дата выполнения основывается только на расчете длительности производственного цикла.

Коды связей маршрута Коды связей маршрута могут настраиваться для связи компонента, определенного в спецификации товара, с операцией в маршруте товара. Можно указывать в какой операции маршрута используется материал. Коды связей маршрута позволяют повысить возможности выполнения опера* ций точно в планируемое время, так как они предоставляют гибкость списания ма* териала на специальном рабочем шаге вместо списания всех материалов в начале или конце выполнения производственного заказа. Работа по системе точно к нужному моменту позволяет уменьшить складские запасы и вследствие этого снизить потребности в денежных средствах и увеличить оборотные средства.

742

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Резервирование складских запасов Освоение материала данного раздела позволит научиться резервировать компоненты для производственного заказа. Иногда может возникать необходимость в резервировании компонентов для производственного заказа. Это можно сделать вручную для конкретного производ* ственного заказа или можно настроить резервирование так, чтобы оно выполня* лось автоматически. Подробные сведения по резервированию складских запасов см. в руководстве по управлению складскими запасами с помощьюMicrosoft Navision. 1. Чтобы зарезервировать компонент для производственного заказа, следует в окне Произ. Заказ Компонент выбрать товар и нажать кнопку Функции — Резервировать. 2. Выбрать в окне Резервирование строку Тип Итога, например Товар Книга Операций. 3. Нажать кнопку Функции и выбрать Резервирование Из Тек. Строки . Общее зарезервированное количество будет обновлено.

Резервирование можно просмотреть, выбрав пунктТрассировка Заказов из меню кнопки Функции.

Глава 51. Производственные заказы

743

Статистика производственного заказа Просмотр статистики производственного заказа Освоение материала данного раздела позволит научиться просматривать фактичес* кую и ожидаемую себестоимость, а также производственную мощность, необходи* мую для выполнения производственного заказа. Помимо подробного маршрута и компонентов можно просматривать фактичес* кую и ожидаемую себестоимость, а также производственную мощность, выбрав пункт Статистика из меню кнопки Функции в окне производственного заказа.

В окне Статистика присутствуют следующие поля. Поле

Информация

Материал Себест.

В этом поле отображается себестоимость материалов всех строк производственного заказа. Сюда входят следующие данные. Стандартная себестоимость материалов, основанная на стандартной спецификации. Ожидаемая себестоимость материалов, основанная на всех изменениях компонентов материалов для данного производственного заказа. Фактическая себестоимость материалов, основанная на фиксируемом потреблении материалов для производственного заказа. Отклонение производственного заказа, рассчитываемое следующим образом. Фактическая себестоимость – стандартная себестоимость = отклонение % откл. (процент отклонения), рассчитываемый следующим образом: Отклонение/стандартная себестоимость = % отклонения

744

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Информация

Пр. Мощ. Себест.

В этом поле отображается суммарная себестоимость производственных мощностей во всех строках производственного заказа. Она включает стандартную себестоимость производственной мощности (на основе стандартного маршрута), ожидаемую себестоимость производственной мощности (на основе всех изменений внутренних операций маршрута для данного производственного заказа), фактическую себестоимость производственной мощности (на основе зарегистрированного выпуска для производственного заказа), процент отклонения и отклонение

Субподряд. В этом поле отображается суммарная себестоимость субподряда Себест. во всех строках производственного заказа. Она включает стандартную себестоимость субподряда (на основе стандартного маршрута), ожидаемую себестоимость субподряда (на основе всех изменений внешних операций маршрута для данного производственного заказа), фактическую себестоимость субподряда (на основе получаемых субподрядчиками заказов на покупку для данного производственного заказа), процент отклонения и отклонение В этом поле отображается сумма накладных расходов Произ. по производственным мощностям во всех строках производственного Мощн. Накл. Расх. заказа. Накладные расходы по производственной мощности включают косвенные накладные расходы такие, как расходы по надзору за производством, основные расходы или накладные расходы на субподряд. Дополнительные сведения см. в обучающем материале по Microsoft Navision — калькуляция себестоимости производства. Сумма включает стандартные накладные расходы по производственной мощности (на основе стандартного маршрута), ожидаемые накладные расходы по производственной мощности (на основе всех изменений внутренних или внешних операций маршрута для данного производственного заказа), фактические накладные расходы по производственной мощности (на основе зарегистрированного выпуска для производственного заказа), процент отклонения и отклонение Производ* ство Накл. Расх.

В этом поле отображается сумма производственных накладных расходов во всех строках производственного заказа. Производственные накладные расходы могут быть косвенными расходами такими, как плата за перевозку или обработку материалов. Дополнительные сведения см. в обучающем материале по Microsoft Navision — расчет себестоимости производства. Сумма включает стандартные производственные накладные расходы (на основе стандартной производственной спецификации), ожидаемые производственные накладные расходы (на основе всех изменений компонентов материалов для данного производственного заказа), фактические производственные накладные расходы (на основе зарегистрированного потребления материалов для производственного заказа), процент отклонения и отклонение

Глава 51. Производственные заказы

745

Поле

Информация

Общая Себест.

В этом поле отображается общая суммарная себестоимость во всех строках производственного заказа. Она включает стандартную себестоимость (на основе стандартной спецификации и стандартного маршрута), ожидаемую общую себестоимость (на основе всех изменений компонентов или маршрута для данного производственного заказа), фактическую общую себестоимость (на основе зарегистрированного потребления материалов или выпуска для производственного заказа), процент отклонения и отклонение

Пр. Мощ. Потреб* ность

В этом поле отображается общая сумма требуемых производственных мощностей (в минутах, часах или днях) во всех строках производственного заказа. Она включает ожидаемую производственную мощность (основанную на изменениях маршрута для производственного заказа), фактическую производственную мощность (основанную на зарегистрированном выпуске для производственного заказа) и отклонение

Изменения производственного заказа Существуют различные типы допустимых изменений, которые должны вноситься в производственный заказ до его передачи в цех. Внесение изменений в произ* водственный заказ может также потребоваться после начала работы по его выпол* нению. Примечание. В следующей главе будут рассмотрены более подробно из* менения, вносимые на лету после начала работы по выполнению произ* водственного заказа.

Изменения даты выполнения Поля Дата Начала и Дата Конца на вкладке График в окне Производственный заказ автоматически корректируются при изменении даты выполнения в заголовке про* изводственного заказа. Примечание. Изменения даты выполнения вызывают изменения на вклад* ке График и в строках маршрута. Значения в полях дат начала и окончания обновляются на основе самых после* дних настроек пакетного задания Обновить Произв. Заказ и критериев маршрута производственного заказа.

746

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Изменения количества Если для производственного заказа имеется источник с типом Товар или Семейство и изменяется значение поля Количество в заголовке либо значение поля Количе* ство в строке, тогда необходимо запустить пакетное задание Обновить Произв. Заказ для перепланирования строк производственного заказа. Примечание. Если для заказа выполнен учет операций главной книги, тог* да невозможно изменить количество в заголовке или строках производ* ственного заказа и невозможно переустановить даты и время на вкладке График.

Глава 51. Производственные заказы

747

Изменения требуемых компонентов Освоение материала данного раздела позволит приобрести следующие навыки. • •

Вносить изменения в требуемые компоненты производственного заказа Использовать замену товара для компонентов

В целях производства товара часто может требоваться изменение компонентов. Обычно такая необходимость возникает при работе компании по системе Делать на заказ, когда товары производятся по спецификациям клиента. Производствен* ный заказ может создаваться для товара, изготавливаемого на заказ с использова* нием компонентов из производственной спецификации на основе стандартного шаблона. В этом случае операции изменяются так, как необходимо. Чтобы внести изменения в компоненты производственного заказа, необходимо выполнить следующие действия. 1. В окне Произ. Заказ Компонент выбрать изменяемый компонент/товар. 2. Нажать клавишу (F4) (F4), чтобы удалить компонент. 3. Нажать кнопку Да в окне Произ. Заказ Компонент Удаление, чтобы подтвердить удаление компонента. 4. Нажать клавишу (F3) (F3), чтобы вставить новый компонент в спецификацию и за* полнить требуемые поля.

Замена товара Для компонентов производственного заказа могут использоваться замены, сход* ные с заменами в производственном заказе. Настройка замены товаров выполняет* ся одинаково как для заказа продаж, так и для производственного заказа посред* ством последовательного выбора Товар Карточка > Кнопка Товар > Замены . Находясь в окне производственного заказа, нужно нажать кнопку СТРОКА и выбрать КОМПОНЕНТЫ, чтобы увидеть список компонентов. Необходимо вос* пользоваться командой Показать столбец, чтобы сделать доступным поле Замены. Если в поле установлен флажок, замена доступна для использования. Затем можно последовательно выбрать Строка > Выбрать Замену Товара .

Планирование заказов Одной из причин замены компонента может быть обычное отсутствие товара на складе. Быстрая проверка наличия компонентов может осуществляться через отче* ты (описывается далее в главе) и систему планирования заказов. Находясь в окне производственного заказа, необходио выбрать Заказ > Планирование, затем последовательно выбрать пункты Функции > Вычислить План . Если какие*либо компоненты для данного производственного заказа не доступны, для заголовка производственного заказа отображается строка планирования с развер* нутыми под ней строками невыполненного спроса. Если для производственного заказа, удовлетворен весь спрос, появится сообщение о том, что все товары доступ* ны и строка планирования не была создана для производственного заказа. Для каж* дого производственного заказа незапланированного спроса создается одна строка (свернутая). Планирование заказа рассматривается подробно в главе, описывающей интер* фейс заказа продаж и планирование заказа.

748

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Изменения маршрута Аналогично компонентам может возникать необходимость в модификации марш* рута производственного заказа. В компаниях, работающих по системе Делать на заказ, обычной практикой является производство товаров по спецификациям кли* ента. Производственный заказ может создаваться для производимого на заказ то* вара с помощью операций из маршрута на основе стандартного шаблона. Затем операции изменяются требуемым образом. Чтобы переделать маршрут после изменения операций, необходимо выбрать пункты меню Функции, Перепланировать. Далее в этой главе раздел перепланиро* вания рассматривается более подробно. Чтобы внести изменения в маршрут производственного заказа, необходимо: 1. В окне Произ. Заказ Маршрут выбрать изменяемую операцию. 2. Нажать клавишу (F4) (F4), чтобы удалить операцию. 3. Нажать кнопку Да в окне Произ. Заказ Маршрут Удаление , чтобы подтвердить выполнение удаления. 4. Нажать клавишу (F3) (F3), чтобы вставить новую строку маршрута и заполнить тре* буемые поля. 5. Запустите пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ .

Печать из окна производственного заказа Освоение материала данного раздела позволит получить следующие знания и навыки. • •

Разбираться в отчетах, печатаемых непосредственно из окна производственно* го заказа Получать доступ к плану производства из окна производственного заказа

Существует четыре отчета, доступных для печати из окна утвержденного или запущенного производственного заказа. Это следующие отчеты: • • • •

Производственный заказ — Карточка работы Производственный заказ — Заявка на материалы Производственный заказ — Список недостачи Производственный заказ — Диаграмма Ганта

Глава 51. Производственные заказы

749

Производственный заказ — Карточка работы Отчет Карточка работы может использоваться для регистрации фактического време* ни выполнения операций для данного заказа и предоставляет список продолжаю* щихся работ по производственному заказу. Выход продукции, количество брака/от* хода и длительность производственного цикла отображаются или распечатываются в зависимости от конкретной производственной операции. Кроме того, в этом отчете отображаются на основе кода связи маршрута компоненты материалов, необходи* мые для каждой операции, и к тому же, сведения отчета могут применяться в услови* ях работы по системе точно в запланированное время. Чтобы распечатать данный отчет из окна утвержденного или запущенного производственного заказа, необходи* мо сначала нажать кнопку Печать, а затем выбрать пункт Работа Карточка.

Производственный заказ — Заявка на материалы В отчете Заявка на материалы показываются требования по компонентам для дан* ного заказа. В этом отчете отображается статус производственного заказа, количе* ство конечных изделий и компонентов вместе с соответствующим требуемым ко* личеством. Отображается также дата выполнения и код склада для каждого компонента. Чтобы напечатать данный отчет из окна утвержденного или запущен* ного производственного заказа, необходимо сначала нажать кнопку Печать, а за* тем выбрать пункт Заявка на материалы.

Производственный заказ — Список недостачи В отчете Список недостачи отображаются все товары*компоненты с количествами, недостаточными для производства товаров согласно заказу. В отчете показываются особенности планирования склада с настоящего дня до установленного дня — на* пример, остаются ли заказы по*прежнему открытыми. Чтобы напечатать данный отчет из окна утвержденного или запущенного производственного заказа, необхо* димо сначала нажать кнопку Печать, а затем выбрать пункт Нехватка Список.

Производственный заказ — Диаграмма Ганта В этом отчете предоставляется график маршрута для данного заказа на основе пе* риодов времени и даты начала, определенных на вкладке Параметры формы Запрос. Чтобы напечатать данный отчет из окна утвержденного или запущенного про* изводственного заказа, необходимо сначала нажать кнопку Печать, а затем выбрать пункт Диаграмма Гантта.

План производства (диаграмма Ганта) На диаграмме Ганта отображается планирование графика производства и планиро* вание ресурсов. План производства рассматривается более подробно в главе, где описывается загрузка цеха. Из окна запланированного, утвержденного или запущенного производственного заказа следует выбрать Функции > План Производства . Откроется окно План Производства, в котором перечисляются все существую* щие производственные заказы (за исключением смоделированных и завершенных). Операции для рассматриваемого производственного заказа выделяются синим цве*

750

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

том. Каждому статусу производственного заказа соответствует свой собственный раздел. При установке курсора на операции отображается текст контекстной под* сказки с информацией по операции.

Отчеты по производственному заказу В Microsoft Navision предлагаются следующие стандартные отчеты по производствен* ному заказу, которые находятся в папках Исполнение и Учет Себестоимости (папка Отчеты) меню Производство. Отчет

Описание

Расчет производ* ственного заказа

Этот отчет представляет собой сводный отчет по общей себестоимости операций и компонентов

Производственный заказ — Подробный расчет

В этом отчете отображаются подробные списки себестоимости всех операций и компонентов для производственных заказов, выбранных в фильтрах заказа

Производственный заказ — Список

Этот отчет может использоваться для просмотра статуса (даты выполнения, обработанного количества и так далее) производственных заказов, выбранных в фильтрах заказа

Производственный отчет — Сборочный список

Этот отчет может применяться в целях отбора материалов

Производственный заказ — Предварительный расчет времени

В этом отчете содержится подробный список (маршрута и компонентов) требований производственного заказа

Производственный заказ — Список маршрута

Этот отчет может использоваться для регистрации обработанных и отбракованных количеств на каждой операции

Пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ Освоение материала данного раздела позволит получить следующие знания и на* выки: • •

Понимать назначение пакетного задания Перепланировать Произ. Заказ Разбираться, как работает пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ

Пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ используется для переплани* рования производственных заказов, например в случаях, когда требуется внести изменения в маршрут производственного заказа. Оно также применяется в целях создания и планирования производственных заказов для сборочных узлов более низкого уровня согласно требованиям текущего родительского производственного заказа. При нажатии кнопки Функции и выборе пункта Перепланировать выбирает*

Глава 51. Производственные заказы

751

ся не только направление планирования, но и число уровней, для которых осуще* ствляется планирование. Пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ не предназначено для заме* ны более расширенных расчетов планирования. Хотя с его помощью можно со* здавать заказы для требуемых сборочных узлов более низкого уровня, оно не вклю* чает синхронизацию временных интервалов, которая является неотъемлемой частью расчетов в системе планирования. Данное пакетное задание хорошо под* ходит для случая, когда имеется многоуровневый производственный заказ, в ко* тором родительские сборочные узлы и субблоки находятся в одном производствен* ном заказе, и необходимо скорректировать дату окончания для родительского товара. В этой ситуации пакетное задание позволяет корректировать даты для сбо* рочных узлов более низкого уровня. Существует три разных уровня, которые могут использоваться при переплани* ровании: • • •

Нет уровней Один уровень Все уровни

Нет Уровней — вариант Нет Уровней используется для расчета многоуровне* вого или многострочного производственного заказа. В этом случае все товары и субблоки должны изготавливаться на заказ, а новые требования будут добавлять* ся в существующий производственный заказ как товары из дополнительных строк. Один Уровень — вариант Один Уровень используется для создания и планирова* ния производственных заказов на один уровень вниз. Если текущий производствен* ный заказ предназначен для товара, изготавливаемого на заказ, а субблоки первого уровня изготавливаются на склад, тогда программой создаются новые, отдельные производственные заказы для этого уровня. Все Уровни — вариант Все Уровни используется для создания отдельных произ* водственных заказов для потребностей всех уровней ткущего производственного заказа. Используя функцию отслеживания заказа, можно легко просмотреть, ка* кой родительский производственный заказ является источником спроса для про* изводственных заказов более низкого уровня.

752

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Кроме того, когда создаются производственные заказы более низкого уровня, номер партии в системе планирования копируется из заголовка родительского про* изводственного заказа в заголовки производственных заказов более низкого уров* ня. Это представляет еще одну связь или соединение между производственными заказами.

Производственные заказы с фантом:спецификациями Примечание. Фантом*спецификации рассматриваются подробно в главе Спецификация данного руководства. Фантом*спецификации позволяют сократить число уровней в структуре изде* лия, что существенно уменьшает общую сложность производственного про* цесса. Когда создается производственный заказ с фантом*спецификацией компо* нента сборочного узла и выполняется пакетное задание Обновить Произв. Заказ, приложение Microsoft Navision развертывает фантомспецификацию и ото* бражает ее компоненты вместо сборочного узла фантом*спецификации. Например, если создается утвержденный производственный заказ для велоси* педа с фантом*спецификацией сборочного узла педалей, который состоит из педа* ли и винта педали, то после запуска пакетного задания Обновить Произв. Заказ пе* даль и винт педали отображаются как компоненты велосипеда, относящиеся к уровню 1.

Производственные заказы с единицей измерения производственной партии Если товар хранится в одной единице измерения, а производится в другой, прило* жение Microsoft Navision может создать производственный заказ, в котором исполь* зуется единица измерения производственной партии для расчета правильного ко* личества компонента во время выполнения пакетного задания Обновить Произв. Заказ.

Изменение статуса производственного заказа Первый метод изменения статуса производственного заказа состоит в изменении статуса текущего производственного заказа путем нажатия кнопки Функции и вы* бора пункта Изменить Статус.

Глава 51. Производственные заказы

753

Это окно позволяет выбрать статус, который будет назначен данному производ* ственному заказу; ввести соответствующую дату учета и с помощью флажка в поле Обновить Себест. Единицы указать, будет ли обновляться себестоимость единиц продукции данного производственного заказа. Второй метод состоит в использовании пакетного задания Изменить Произ. Заказ Статус . С помощью этого пакетного задания можно одновременно изменить несколько заказов. Чтобы запустить данное пакетное задание, необходимо выпол* нить следующие действия: 1. В меню ПРОИЗВОДСТВО последовательно выбрать пункты Исполнение > Изменить Произ. Заказ Статус . 2. Установить флажки Статус производственных заказов, чтобы определить фильтр в строках формы для просмотра в поле Статус Фильтр. 3. Чтобы определить фильтр в строках, ввести даты в поля Должно Начаться До и Должно Завершиться До . 4. Выбрать обновляемые производственные заказы, выделив каждый заказ или нажав сочетание клавиш (CTRL) + (F1) на каждой строке заказа. 5. Нажать кнопку Функции и выбрать Изменить Статус. 6. Ввести соответствующую дату учета. 7. Установите флажок в поле Обновить Себест. Единицы, если требуется обновить себестоимость единицы продукции для данного производственного заказа.

754

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 52

Обработка производственного заказа Изучение главы позволит: • • • •

Выполнять учет компонентов с помощью журнала потребления Осуществлять подбор и размещение на складе товаров, используемых в произ* водстве Регистрировать продукцию, выпущенную в соответствии с производственным заказом, в журнале выхода продукции Осуществлять регистрацию потребления и выхода из журнала выхода продук* ции

Выполнение производственного заказа Созданный и запланированный заказ передается в цех для выполнения. Во время выполнения заказа регистрируется следующее: • • •

подбор и потребление материалов время, затраченное на выполнение заказа количество произведенного родительского товара

Эти данные могут регистрироваться вручную или с помощью функции автома* тической отчетности. Как вы узнали из главыПроизводственные Заказы, несколько смоделированных, плановых или утвержденных производственных заказов можно преобразовать в за* пущенные производственные заказы. Чтобы изменить статус отдельного производ* ственного заказа, последовательно выбрать пункты Функции > Изменить Статус , находясь в окне производственного заказа.

Обзор производственных действий В главе, посвященной настройке системы, было отмечено, что на вкладке Производство карточки товара можно задать метод списания для каждого товара. Тер* мин списание обозначает принцип ведения отчетности по используемым матери* алам, количеству товара, изготовленному в соответствии с производственным заказом, и затратам времени. В следующей таблице перечислены способы веде* ния отчетности.

Глава 52. Обработка производственного заказа

755

Вручную

Автоматически

Потреблено материала

X

X

Произведено количество

X

X

Затрачено времени

X

X

Автоматические методы:

Прямой

Обратный

Потреблено материала

Ожидаемое количество

Фактическое количество

Целый заказ

При запуске производственного заказа

При завершении производственного заказа

Коды связи маршрутов

После начала операции

При регистрации количества сборки в журнале выхода продукции

Произведено количество / затрачено времени

Ожидаемое количество

Ожидаемое количество

Целый заказ

При запуске производственного заказа

При завершении производственно го заказа

Потребление материала Изучение этого раздела позволит: • • •

Выполнять учет компонентов в производственном заказе Ориентироваться в методах списания материалов, поддерживаемых Microsoft Dynamics NAV Manufacturing 1 Реверсировать потребление в производственном заказе

Потребляемый материал Microsoft Navision поддерживает несколько способов регистрации сведений о потреблении материалов производственной компанией. Например, данные о потреблении материала можно вводить вручную (это может потребоваться при частой замене компонентов или повышенном уровне учитываемого брака/от* ходов). Физический подбор товаров может выполняться на основе, например, отчета Произ. Заказ — Заявка Матер . Для складских микромодулей используются специ* альные документы складского подбора. Потребление материалов может обрабатываться через журнал потребления или автоматически регистрироваться программой. Это называется автоматической от* четностью. Примечание. В главе, посвященной настройке системы, было отмечено, что можно определять параметры автоматической отчетности для каждо* го товара с помощью поля Метод Списания Материалов на вкладке Производство карточки товара.

756

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ниже перечислены способы ведения отчетности: • •

•

Вручную. Этот способ предполагает использование журнала потребления для указания сведений о подборе материалов. Прямой. Этот способ предполагает автоматическое потребление ожидаемого количества всех материалов для целого заказа при запуске производственного заказа, если не используются коды связи маршрутов. При использовании кодов связи маршрутов материалы потребляются после регистрации начала операции в журнале выхода продукции. Для прямого списания целого производственного заказа необходимо соблюдение двух условий: • На карточке каждого товара спецификации верхнего уровня должно быть выбрано прямое списание. • Из спецификации должны быть удалены все коды связи маршрутов. Обратный. Этот способ предполагает автоматический подбор или потребление фактического количества всех материалов при изменении статуса производствен* ного заказа на Завершен, если не используются коды связи маршрутов. При ис* пользовании кодов связи маршрутов материалы потребляются после регистра* ции количества родительского товара для операции в журнале выхода продукции.

Для обратного списания целого производственного заказа требуется такая же конфигурация, как для прямого списания: на карточке каждого товара родительс* кой спецификации должно быть выбрано обратное списание в качестве способа ведения отчетности. Кроме того, все коды связи маршрутов должны быть удалены из спецификации. При обновлении производственного заказа метод списания копируется из кар* точки товара. Поскольку метод списания определяет, как и когда регистрируется потребление для каждого компонента производственного заказа, необходимо от* метить, что можно менять метод списания конкретных товаров непосредственно в производственном заказе. Преимуществом автоматического списания является значительное сокращение объема вводимых данных. (Большинство систем других производителей позволяют автоматически списывать только материалы.) Поддержка автоматического списа* ния операции в Microsoft Navision позволяет автоматизировать весь процесс регис* трации потребления и выхода продукции. Недостатком автоматического списания является возможность неправильной регистрации и неправильного учета брака/отхода. Примечание. Более подробные сведения об автоматическом списании см. в главе, посвященной завершению заказов и автоматическому списанию.

Учет потребления вручную Чтобы произвести учет потребления вручную путем ввода соответствующих сведе* ний для производственного заказа, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Производство > Исполнение > Журнал Потребления. 2. Выбрать раздел. 3. Нажать кнопку ФУНКЦИИ и выбрать команду Рассчитать Компоненты. 4. На вкладке Производственный заказ просмотреть отчет Запущ. Произ. Заказ для регистрации сведений о потреблении.

Глава 52. Обработка производственного заказа

757

5. Открыть вкладку Параметры, ввести дату учета и выбрать параметр Ожидаемый Выход. 6. При выборе этого параметра потребление рассчитывается на основе планового количества выхода продукции. 7. Нажать кнопку ОК для подтверждения. 8. Нажать клавишу (F11) (F11), чтобы выполнить учет потребления. После выполнения пакетного задания Рассчитать компоненты должно появиться окно Журнал Потребления с указанием компонентов из спецификации производ* ственного заказа.

Примечание. При использовании микромодуля Ячейка журнал может слу* жить точным списком физического подбора с указанием кода ячейки каж* дого компонента. Для получения дополнительных сведений см.инструк* ции, посвященные складским функциям. Операции журнала потребления учитываются в товарной книге как отрицатель* ная коррекция. Эти операции также учитываются в книге запущенного производ* ственного заказа.

Просмотр учетных операций потребления Чтобы просмотреть учтенные операции производственного заказа, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Производство > Исполнение > Запущенные Произ. Заказы. 2. Выбрать производственный заказ, в котором было зарегистрировано потребле* ние. 3. Последовательно выбрать пункты Заказ > Операции > Товарные Учтенные Операции или нажать (CTRL) + (F5) (F5). 4. Выделить операцию потребления и нажать кнопку Навигатор. В окне Навигатор можно просмотреть результаты учета, в том числе операции стоимости. Для получения дополнительных сведений см. руководство Расчет себестоимости производства .

758

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Реверс учета потребления В некоторых случаях требуется реверсировать учетные записи журнала потреб* ления (например, когда клиент отменяет заказ после начала процесса произ* водства). Чтобы реверсировать операцию журнала потребления, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Производство > Исполнение > Журнал Потребления. 2. Выбрать раздел. 3. В поле Дата Учета ввести дату учета операции, которую требуется реверсиро* вать. 4. В поле Произ. Заказ Но. выбрать производственный заказ для операции, кото* рую требуется реверсировать. 5. В поле Документ Но. будет автоматически подставлен номер производственно* го заказа. 6. В поле Товар Но. выбрать номер товара для операции, которую требуется реверсировать. 7. В поле Количество ввести отрицательное значение. 8. Выполнить учет журнала (F11) (F11). 9. Перейти к товарным учетным операциям заказа для просмотра реверсируемых операций для товара.

Глава 52. Обработка производственного заказа

759

Подбор товара со склада Подбор компонентов для производства может осуществляться различными спосо* бами в зависимости от складских функций, доступных в установленной системе. Примечание. Функции размещения готовой продукции организованы ана* логично функциям подбора. Они проиллюстрированы в разделе Размещение на складе настоящей главы.

Интеграция функций управления складом Микромодуль Ячейка При использовании простого решения, включающего микромодуль Ячейка в каче* стве единственной дополнительной складской функции, подбор по*прежнему осу* ществляется на основе журнала потребления, однако появляется возможность ука* зывать точную позицию каждого компонента с помощью поля Код Ячейки.

Микромодули Подбор и Размещение Эти микромодули включают эффективные складские функции, которые, в част* ности, тесно интегрированы с запущенными производственными заказами. Они поддерживают создание специализированных документов для складского персо* нала, обсуживающего цех (самостоятельно или под руководством менеджера про* изводства).

Warehouse Management Systems Этот крупный модуль также включает некоторые интегрированные производствен* ные функции. Они аналогичны функциям микромодулей Подбор и Размещение. Кроме того, этот модуль включает мощные средства, необходимые для управления большим количеством транзакций для различных складских операций. Эти сред* ства позволяют назначать ячейки подбора и размещения для различных процессов, а также определять политики для отдельных ячеек. Warehouse Management Systems (WMS) представляет собой систему на основе ролей, предназначенную, прежде всего, для крупных распределительных компа*

760

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ний. Для получения дополнительных сведений о производственных функциях это* го модуля см. учебные материалы по WMS.

Подбор с помощью журнала потребления (микромодуль Ячейка) Ячейки представляют собой простое средство для работы со складом, с помощью которого менеджер производства может находить и указывать необходимые ком* поненты из конкретной ячейки. При задании особых параметров печати журнал потребления может использоваться в качестве точного списка подбора для склад* ского персонала, отвечающего за сбор компонентов.

Чтобы произвести подбор с помощью журнала потребления, надо выполнить следующие действия: 1. В карточке производственного заказа на вкладке Учет выбрать размещение обя* зательной ячейки в поле Код Склада. (Параметр Ячейка Обязательна задается на карточке размещения. Для получения дополнительных сведений см. руковод* ство по складским функциям.) 2. Выполнить пакетное задание Обновить Произв. Заказ с использованием пара* метров по умолчанию. 3. Выбрать непустую ячейку в строках производственного заказа (поле Пусто не должно содержать значений). 4. Нажать кнопку Ячейка и выбрать Содержимое. 5. Здесь менеджер производства может узнать о наличии требуемых компонентов. 6. Нажать кнопку ОК для добавления кода ячейки в строку производственного за* каза.

Подбор из производственного заказа (микромодуль Подбор) Аналогичный процесс выполняется с помощью интегрированных складских функ* ций микромодуля Подбор.

Глава 52. Обработка производственного заказа

761

Сигнал о необходимости обработки склада для заказа подается в форме склад* ского запроса. Складской запрос для назначенного склада создается в модулеMicrosoft Navision Производство, когда: • •

статус производственного заказа изменяется на Запущен; обновляется запущенный производственный заказ.

Чтобы произвести подбор из производственного заказа, необходимо выполнить следующие действия: 1. В производственном заказе последовательно выбрать Функции > Создать Склад. Размещение / Подбор . 2. Установить флажок в поле Создать Склад. Подбор и оставить без изменения за* данные по умолчанию значения в остальных полях на обеих вкладках. Соответствующий документ источника указывается в качестве стандартного на вкладке Склад Запрос. Оба поля выбираются на вкладке Параметры потому, что со* здаваемый документ зависит от обработки запущенного производственного заказа при использовании данной функции. 1. Нажать кнопку ОК и подтвердите сообщение о действии подбора. Созданные строки подбора можно просмотреть в производственном заказе, последовательно выбрав пункты Заказ > Размещение/Подбор Строки, а сам документ складского подбора – в форме Размещение/Подбор Строки, последовательно выбрав пункты Строка > Карточка. Когда задается склад для использования ячеек, поля Код Ячейки и Кол-во за* полняются кодами ячеек и количествами из строк производственного заказа. При генерации строк в поле Количество для обработки задается значение 0, чтобы факти* ческое количество подбираемого товара можно было вводить во время подбора. 2. Чтобы ввести количества подбираемого товара, в формеСкладской Подбор нужно последовательно выбрать Функции > Автозап. Кол-Во Для Обработки. 3. Выполнить учет формы подбора (F11) и нажать кнопку ОК в окне Подтверждение Размещения.

762

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. В карточке производственного заказа последовательно выбрать Заказ > Операции > Товарные Учтенные Операции, чтобы убедиться в том, что потребление было учтено. 5. В производственном заказе последовательно выбрать Выбор Строки > Компоненты, чтобы убедиться в том, что для учтенных товаров оставшееся количество равно 0. Подбор и потребление компонентов выражено отрицательными товарными учетными операциями для каждого из запущенных производственных заказов (Ctrl) + (F5 (F5).

Выход Microsoft Navision позволяет отслеживать время, затрачиваемое на обработку про* изводственного заказа, а также регистрировать произведенное количество. Эти све* дения помогают компании более точно оценивать затраты на производство. Кроме того, производителям, использующим стандартную систему учета себестоимости, может потребоваться регистрировать фактические данные в целях разработки улуч* шенных стандартов.

Регистрация сведений о выпущенной продукции Изучение этого раздела позволит: • • •

Регистрировать сведения о продукции, выпущенной в соответствии с производ* ственным заказом Ориентироваться в методах списания выпущенной продукции, поддерживае* мых Microsoft Navision Реверсировать учет выхода в производственном заказе

Журнал выхода продукции Во время обработки производственного заказа в цехе затрачиваемое время и количе* ство производимой продукции могут регистрироваться в одном из нескольких про* изводственных отчетов, например, Произ. Заказ – Маршрут Список. Затем эти сведе* ния вводятся через журнал выхода продукции. Также можно подключить к Microsoft Navision цеховую систему сбора данных сторонних поставщиков, чтобы сократить ввод информации.

Глава 52. Обработка производственного заказа

763

Как и потребление материалов, выход продукции может регистрироваться вруч* ную или автоматически. Как и для потребления компонентов, для выхода продук* ции предусмотрено три способа ведения отчетности: • • •

Вручную. Этот способ предполагает использование журнала выхода продукции для указания затраченного времени и количества произведенной продукции. Прямой. Этот способ предполагает автоматическую регистрацию ожидаемого выхода продукции (и затрат времени) при запуске производственного заказа. Обратный. Этот способ предполагает автоматическую регистрацию ожидаемого выхода продукции (и затрат времени) при завершении производственного заказа.

Для регистрации потребления и выхода продукции можно использовать любую комбинацию автоматического списания и записи сведений вручную. Например, можно выполнять автоматическое прямое списание компонентов и одновременно использовать журнал потребления для регистрации брака/отхода. Аналогичным образом, можно автоматически регистрировать выход продукции и одновременно использовать журнал выхода продукции для регистрации брака/отхода родительс* кого товара или дополнительного времени, затраченного на выполнение заказа. Наконец, чтобы регистрировать потребление и выход продукции вручную, не* обходимо определить последовательность записи этих сведений. Можно сначала зарегистрировать потребление, на основании информации основанной на ожидае* мом количестве выхода продукции. Либо можно сначала ввести сведения о выходе продукции с помощью функции Ракрыть Маршрут. Затем следует зарегистрировать потребление на основе фактического количества выхода продукции. Примечание. Можно вводить и учитывать брак/отход через журнал выхода продукции. Только количество произведенной продукции увеличивает ко* личество товарных запасов. Количество брака/отхода не увеличивает ко* личество товарных запасов. Кроме того, можно записывать код брака/от* хода для операций машинного центра, в которых регистрируется количество брака/отхода. С помощью кодов брака/отхода пользователи могут опреде* лять коды причины для классификации дефектов в целях дальнейшего ана* лиза. Такие коды учитываются в книге операций машинного центра.

764

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Учет журнала выхода продукции Учет журнала выхода продукции затрагивает следующие поля производственного заказа: • • •

Количество. Это поле представляет количество, которое требуется произвести в соответствии с производственным заказом. Заверш. Кол-во. Это поле представляет количество товара, помещаемого на склад. Остаток Кол-во. Это поле представляет количество товара, еще не помещенно* го на склад. Оставшееся количество является разностью между значением поля Кол-во и значением поля Заверш. Кол-во.

Чтобы произвести учет времени, затраченного на обработку производственного заказа, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Производство > Исполнение > Журналы Учета Выхода. 2. Выбрать код раздела. 3. Ввести дату учета в поле Дата Учета. 4. Выбрать производственный заказ для регистрации выхода продукции в поле Произв. Заказ Но. 5. Последовательно выбрать пункты Функции > Раcкрыть Маршрут . 6. Ввести время значения в поля Время Наладки и Время Работы. 7. При необходимости ввести значение в поле Выход Кол-Во.

Примечание. Если выбрано поле Завершено, во время учета выполняются две операции: • Статус маршрута изменяется на Завершено. • Операция удаляется из поля Распределенное количество окна Рабочий Центр Загрузка или Машинный Центр Загрузка.

Глава 52. Обработка производственного заказа

765

Чтобы просмотреть учтенные операции производственного заказа, выполнить следующие действия: 1. В карточке производственного заказа последовательно выбрать пункты Заказ > Операции > Товарные Учтенные Операции или нажать (CTRL) + (F5) (F5). 2. Выделить операцию потребления и нажать кнопку Навигатор.

Когда учитывается количество выхода для последней операции маршрута, со* здается положительная товарная учетная операция. Эта операция увеличивает уро* вень наличного запаса родительского товара в соответствии с учтенным количе* ством выхода продукции. Кроме того, некоторые операции учитываются в главной книге операций. Для получения дополнительных сведений см. материал Расчет се* бестоимости производства.

Реверс учета выхода В некоторых случаях также требуется реверсировать учет выхода. Например, это может произойти в случае ошибки ввода данных и учета неверного количества вы* хода в производственном заказе. Чтобы реверсировать учет выхода, необходимо вручную ввести значения в поля Дата Учета, Произ. Заказ Но., Товар Но. и Операция Но. журнала выхода продук* ции, а также ввести отрицательные значения в поля Время Работы и Выход Кол-во. Также необходимо заполнить поле Примен.-к Операция. Это приведет к реверсу учетных операций производственной мощности и товарных учетных операций.

Ежедневный учет выхода на основе табелей С помощью функции Ракрыть Маршрут можно легко вводить фактическое время, затраченное на обработку производственного заказа, если все сведения регистри* руются в карточке работы производственного заказа или в другой производствен* ной документации. Однако во многих производственных компаниях сотрудники записывают время, затраченное на обработку производственного заказа, в индиви* дуальных табелях. Хотя эти сведения предназначены для платежной ведомости, они также могут использоваться для регистрации процесса производства. Если компания записывает время, затраченное на обработку производственных заказов, в индивидуальных табелях, можно реорганизовать поля журнала выхода

766

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

продукции. Кроме того, в этом случае нельзя использовать функцию Ракрыть Маршрут (каждая строка должно вводиться автоматически).

Добавление операций маршрута на ходу Помимо ввода времени для существующих операций маршрута, можно создавать дополнительные операции маршрута, не включенные в маршрут производствен* ного заказа. Чтобы создать дополнительную операцию маршрута на ходу (т. е. без вклю* чения в маршрут производственного заказа), нужно выполнить следующие дей* ствия: 1. В журнале выхода продукции заполнить поля Дата Учета , Произ. Заказ Но . и Товар Но. 2. В поле Операция Но . нажать кнопку выбора, чтобы определить стандартные операции маршрута для данной строки производственного заказа. 3. Нажать клавишу (F3) (F3), чтобы вставить новую операцию. 4. Ввести номер операции в поле Операция Но. 5. Выбрать в поле Тип вариант Машинный Центр. 6. Нажать кнопку просмотра в поле Но и выбрать машинный центр. 7. Нажать кнопку ОК. 8. Заполнить поля Время Наладки, Время Работы и Выход Кол-во в строке журнала выхода продукции. 9. Выполнить учет журнала (F11) (F11).

Ход обработки производственного заказа Как уже было отмечено, можно просмотреть статус производственного заказа (ка* кой объем работы был завершен, подобраны ли материалы и т. д.), открыв заголо* вок производственного заказа и просмотрев учетные операции. Также можно уз* нать о фактической работе по заказу, отобразив статистику производственного заказа с помощью клавиши (F9) (F9). Для проверки статуса производственного заказа также можно определить, вы* полнялась работа по заказу в конкретном рабочем или машинном центре. Опера* ции выхода учитываются не только в производственном заказе, но и в машинном центре.

Размещение на складе Размещение готовых товаров может осуществляться различными способами в зависимости от складских функций, доступных в установленной системе. Та* ким образом, процесс размещения может инициироваться и контролировать* ся менеджером производства с помощью складских функций различных уров* ней. Примечание. Функции размещения товара организованы по тому же прин* ципу, что и функции подбора компонента на складе.

Глава 52. Обработка производственного заказа

767

Обработка размещения Размещение с помощью журнала выхода продукции (микромодуль Ячейка) Как было показано на примере подбора, микромодуль Ячейка позволяет указать ячейку размещения в журнале выхода продукции. Если склад в строке журнала выхода продукции использует ячейки, но не требу* ет обработки размещения, следует ввести код ячейки в строку для указания места размещения товара на складе. В этом окне с помощью кнопки Печать можно рас* печатать отчет для облегчения размещения товаров.

Размещение из производственного заказа (микромодуль Размещение) На примере функции подбора было показано, что исходящий складской запрос создается автоматически при обновлении запущенного производственного заказа. Однако это правило не распространяется на входящий поток из производства. Для использования функций размещения менеджер производства сначала должен со* здать входящий складской запрос, чтобы инициировать процесс размещения для конкретного запущенного заказа. Существует два способа создания входящего складского запроса: •

•

Можно установить флажок в поле Создать Входящий Запрос на вкладке Параметры пакетного задания Обновить Произв. Заказ . Это необходимо сделать до учета потребления, поскольку при существующих записях обновление невоз* можно. Можно выполнить функцию Создать Вход. Складской Запрос (Функции > Создать Вход. Складской Запрос ) из производственного заказа.

После создания запроса запущенный заказ может быть вызван с помощью но* мера документа источника из заголовка формы Складское Размещение. Чтобы создать документ размещения непосредственно из запущенного произ* водственного заказа, необходимо выполнить следующие действия: 1. В запущенном производственном заказе ввести код склада и код ячейки для раз* мещения на вкладке Учет. 2. Поскольку операции потребления были учтены в заказе, создать входящий склад* ской запрос с помощью функции Обновить нельзя. Поэтому следует воспользо* ваться специальной функцией Создать Вход. Складской Запрос . 3. Последовательно выбрать Функции > Создать Вход. Складской Запрос . 4. Последовательно выбрать Функции > Cоздать Размещение/Подбор Товаров . 5. Проконтролировать значения по умолчанию на обеих вкладках и нажать кноп* ку ОK. 6. Последовательно выбрать Заказ > Размещение/Подбор Строки . 7. Откроется окно Склад Размещение Строки с уже созданными строками разме* щения. 8. В окне Размещение/Подбор Строки последовательно выбрать пункты Строка > Карточка.

768

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Откроется окно Товарное Размещение . Теперь менеджер производства мо* жет распечатать строки размещения, нажав кнопку Печать. Распечатанный до* кумент можно передать складскому персоналу в качестве руководства по раз* мещению товаров. Работник склада сможет записать фактические количества размещенного товара, а также любые отклонения от ячеек, предлагаемых про* граммой.

Производственный журнал Производственный журнал объединяет в себе функции журнала потребления и жур* налов выхода продукции и доступен непосредственно из формы Запущ. Произ. Заказ. Для того, чтобы открыть эту форму, необходимо нажать Производство > Исполнение > Запущ. Произ. Заказ > Строка > Производственный Журнал

Изучение этого раздела позволит: • •

Понять назначение производственного журнала Понять принципы функционирования производственного журнала

Производственный журнал используется менеджером производства в качестве единого интерфейса для регистрации потребления и выхода в соответствии с про* изводственным заказом. Производственный журнал основан на простом представлении. В этом журнале менеджеру производства предоставляются следующие возможности: • • • •

Удобная регистрация выхода и потребления по производственному заказу Связывание компонентов с операциями Связывание данных о фактической операции со стандартными оценками в стро* ке маршрута и компонентах производственного заказа Учет и печать кратких данных о зарегистрированной операции для производ* ственного заказа

Глава 52. Обработка производственного заказа

769

Многие функции производственного журнала аналогичны функциям журнала потребления и журнала выхода продукции. Измерения, трассировка товара и со* держимое ячейки обрабатываются так же, как в журналах потребления и выхода продукции. Тем не менее, производственный журнал имеет следующие отличия от журна* лов потребления и выхода продукции: • •

• •

Он вызывается непосредственно из строки запущенного производственного за* каза и уже содержит необходимые данные. Он позволяет определять, какие типы компонентов будут обрабатываться, с помощью фильтра метода описания, расположенного в верхней части жур* нала. Количества и время, уже учтенные для заказа, отображаются в нижней части журнала как фактические операции. Поля, в которых ввод данных делать не нужно, являются пустыми и имеют за* щиту от записи.

Пользователь может настроить способ, с помощью которого выход продукции заранее устанавливается в журнале. Например, можно указать, что последняя опе* рация должна иметь нулевой выход продукции. •

•

При попытке выхода из журнала без выполнения учета произведенных в нем изменений выводится сообщение, в котором предлагается остаться в журнале. В журнале вместе отображаются операции и компоненты с помощью логичес* кой структуры, обеспечивающей обзор производственного процесса.

Количества потребления учитываются как отрицательные товарные учетные операции, количества выхода — как положительные учетные операции, а затрачен* ное время — как операции производственных мощностей. Примечание. Поскольку данные потребления обрабатываются вместе с данными выхода, этот журнал предоставляет возможность отображать связанные компоненты и операции в виде логической структуры про* цесса: каждый компонент отображается с отступом под соответствую* щей операцией. Для этого необходимо использовать коды связи марш* рутов. Компоненты без кодов связи маршрутов отображаются в журнале первыми.

Окно производственного журнала Производственный журнал доступен из запущенного производственного зака* за. При открытии журнала в нем заранее задаются учитываемые количества. Если ничего еще не было учтено, во всех количественных полях по умолчанию отобра* жаются ожидаемые количества, перенесенные из производственного заказа. Если был произведен частичный учет, количественные поля в строках содержат остав* шиеся количества. Окно Производственный Журнал содержит следующие поля в простом представ* лении:

770

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Дата Учета. По умолчанию вводится рабочая дата. Это поле предназначено для быстрого выравнивания дат учета на всех строках. Дата учета, вводимая в отдель* ной строке, отменяет значение этого поля. Метод Списания Фильтр. Можно выбрать для просмотра потребление или вы* ход, учитываемые (списываемые) автоматически согласно методам списания, оп* ределенным соответственно для товара и ресурса.

Строки производственного журнала Следующие строки задаются по умолчанию в представлении строк журнала потреб* ления: •

• • • • • • • • • •

Тип Операции. Значение Потребление или Выход. Потребленные товары могут быть связаны с операцией. Некоторые потребленные товары могут находиться на общем уровне производственного заказа. Эти товары должны быть в нали* чии до начала первой операции. Регистрация выхода может использоваться и для количества выхода продукции, и для затраченного времени работы/машинного времени. Товар Но. Номер товара в строке журнала. Операция Но. Номер операции в строке журнала. Тип. Тип журнала: рабочий центр или машинный центр. Но. Номер рабочего или машинного центра. Описание. Описание товара в данной строке журнала. Потребление Кол-во. Количество потребленного товара*компонента. Время Наладки. Время настройки регистрируемой операции. Время Работы. Время работы регистрируемой операции. Выход Кол-во. Можно задать значения, представляемые при первом открытии журнала. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Производство Настройка > Вкладка Общее > Поле Заданный Выход, Кол-Во.

Глава 52. Обработка производственного заказа •

•

771

Брак/Отход Кол-во. Количество единиц товара, которые были произведены не* правильно и поэтому не могут использоваться. Даже при последующем измене* нии номера товара это значение останется в строке. Завершено. Если установить в этом поле флажок для пометки завершения опе* рации, представленной строкой журнала выхода продукции, значение поляСтатус маршрута связанного маршрута запущенного производственного заказа бу* дет изменено на Завершено.

Группа полей Фактически Данные, отображенные в группе полей Фактически внизу окна, основаны на значе* нии поля Тип Операции выделенной строки: • • • • •

Потребл. Кол-во. Отображение учтенного количества потребления для выделен* ной строки журнала. Время Наладки. Отображение учтенного времени настройки для выделенной строки журнала. Время Работы. Отображение учтенного времени работы для выделенной строки журнала. Выход Кол-во. Отображение учтенного количества выхода для выделенной стро* ки журнала. Брак/Отход Кол -во. Отображение учтенного количества брака /отхода для вы* деленной строки журнала. Примечание. Обратите внимание, что уровень наличия при учете журнала корректируется только на количество выхода в последней строке журнала с типом операции Выход. По этой причине не следует выполнять учет журнала с количеством выхода, заданным в последней строке выхода, до тех пор, пока не будут произведены все товары.

Примечание. При закрытии журнала без выполнения учета все изменения будут потеряны. Поэтому при случайном закрытии журнала система ото* бражает предупреждение и предоставляет возможность остаться в журнале.

772

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 53

Завершение заказов и автоматическая отчетность Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Завершенные производственные заказы Автоматическая отчетность Автоматический учет производства

Завершенные производственные заказы Запущенные производственные заказы становятся завершенными после выполне* ния функции Изменить Произ. Заказ Статус либо непосредственно из производ* ственного заказа ( Функции > Изменить Статус ), либо в виде задания раздела ( Производство > Исполнение > Изменить Произ. Заказ Статус ). Завершенные производственные заказы позволяют просматривать подробную историю производственных заказов, включая маршруты и компоненты. Эта возмож* ность может оказаться весьма полезной при выполнении работы на заказ, когда тре* буется изменять маршруты и компоненты на ходу. Когда клиенты обращаются для размещения повторного заказа, можно легко увидеть, что они заказывали в прошлом. Примечание. После завершения производственного заказа в него нельзя выполнять учет. При выполнении работы на заказ завершенный производственный заказ может использоваться в качестве шаблона для создания производственных заказов. Для этого используется функция Копир. Произ. Заказ Документ . Для копирования необходимо: 1. В меню Производство последовательно выбрать пункты Исполнение > Плановые Произ. Заказы. 2. Нажать клавишу (F3) (F3), чтобы вставить новый производственный заказ. 3. Нажать кнопку Функции и выбрать Копир. Произ. Заказ Документ . 4. В поле Статус задайте статус заказа Завершено. 5. В поле Документ Но. можно выполнить просмотр существующих завершенных заказов. 6. Установить флажок в поле Включать Заголовок, если необходимо скопировать информацию из существующего заголовка в новый производственный заказ.

Глава 53. Завершение заказов и автоматическая отчетность

773

При изменении статуса производственного заказа с Запущен на Завершен лю* бые товары*компоненты, для которых применяется метод обратного списания, потребляются, если не используются связи маршрутов. Автоматическая отчетность (списание) обсуждается ниже в этой главе. Для завершения производственного заказа следует: 1. 2. 3. 4.

Последовательно выбрать пункты Исполнение > Запущенные Произ. Заказы . Выбрать запущенный производственный заказ. Нажать кнопку Функции. Выбрать Изменить Статус и ввести дату учета.

5. Нажать кнопку Да для подтверждения. Завершенные производственные заказы позволяют просмотреть все учетные операции старого производственного заказа. Таким образом, учетные записи запу* щенного производственного заказа переносятся в книгу завершенного производ* ственного заказа. Для просмотра статистики завершенного производственного заказа необходимо: 6. Выбрать Статистика или нажать клавишу (F9) (F9).

774

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для получения более подробных сведений см. раздел, посвященный статистике производственного заказа.

Автоматический учет потребления (списание) В главе, посвященной настройке системы, было отмечено, что на вкладке Произ* водство карточки товара можно задать метод списания для каждого товара. Тер* мин списание обозначает принцип ведения отчетности по используемым матери* алам, количеству товара, изготовленному в соответствии с производственным заказом, и затратам времени. В следующей таблице перечислены методы ведения отчетности. В следующей таблице приведен обзор тем и способов отчетности. Вручную

Автоматически

Потреблено материала

X

X

Произведено количество

X

X

Затрачено времени

X

X

Автоматические методы:

Прямой

Обратный

Потреблено материала

Ожидаемое количество

Фактическое количество

Целый заказ

При запуске производственного заказа

При завершении производственного заказа

Коды связи маршрутов

После начала этапа операции

При регистрации количества сборки в журнале выхода продукции

Произведено количество / затрачено времени

Ожидаемое количество

Ожидаемое количество

Целый заказ

При запуске производственного заказа

При завершении производственного заказа

В следующей таблице отражено согласование по времени автоматической от* четности потребления:

Глава 53. Завершение заказов и автоматическая отчетность Статус производственного заказа Метод списания

Утвержден

Запущен

Вручную через журнал потребления

Задается пользователем

Коды связи маршрутов Прямой Без кодов связи маршрутов

X по операции X**** Одновременно

Коды связи маршрутов Обратный Без кодов связи маршрутов

X по Операции

775

Завершен

Одновременно

X

Преимущества автоматической отчетности • •

•

Сокращение числа обязательных действий, выполняемых вручную. Обратное списание целой работы предоставляет дополнительное преимущество, состоящее в определении числа фактически произведенных родительских дета* лей. В зависимости от типа производства, количество изготовленных родительских деталей может быть неизвестно до завершения запущенного производственно* го заказа.

Недостатки автоматической отчетности • •

При списании компонентов в процессе производства могут отсутствовать про* цедуры для отчетности по такому использованию. Обратное списание приводит к временной несогласованности записей (завы* шенные значения складского запаса и заниженные значения Нзп).

Автоматическая отчетность — прямое списание целого заказа Если выполнить прямое списание производственного заказа в начале работы, то поведение программы будет во многом аналогично процедуре потребления вруч* ную. Основное различие заключается в том, что потребление выполняется автома* тически. • • • •

•

Все содержимое спецификации потребляется и вычитается из запасов при об* новлении запущенного производственного заказа. Количество потребления — это количество на сборку, указанное в специфика* ции, умноженное на количество создаваемых родительских товаров. Если все товары должны быть списаны, в журнале потребления не требуется регистрировать никакие сведения. При потреблении товаров со склада время создания операций журнала выхода продукции не имеет значения, поскольку журнал выхода продукции никак не влияет на этот режим учета потребления. Нельзя задавать коды связи маршрутов.

776

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Прямое списание целого заказа подходит для производственных сред, имею* щих следующие характерные особенности: • • •

небольшое количество дефектов небольшое количество операций высокий уровень потребления компонентов на ранних стадиях производства

Автоматическая отчетность — прямое списание по операции Списание по операции позволяет вычитать запасы во время конкретной операции в маршруте родительского товара. Для привязки материалов к маршруту использу* ются коды связи маршрутов, которые соответствуют кодам связи маршрутов, при* меняемым к компонентам в спецификации. Списание происходит при начале операции, имеющей тот же код связи марш* рутов. Началом операции считается запись какого*либо действия, связанного с операцией, в журнале выхода продукции. Таким действием может быть даже ввод времени настройки. Величина списания соответствует количеству на сборку, которое указано в спе* цификации, умноженному на количество изготавливаемых родительских товаров (ожидаемое количество). Данный метод лучше всего использовать в тех случаях, когда выполняется мно* жество операций и некоторые компоненты требуются только на поздних этапах последовательности сборки. Если используется конфигурация точно в срок, това* ры могут не иметься в наличии при начале обработки запущенного производствен* ного заказа. Для потребления материалов во время операций можно использовать коды свя* зи маршрутов. Некоторые компоненты используются только на последних стадиях сборки и не должны извлекаться из запасов до этого времени. Примечание. Прямое списание выполняется на основе ожидаемых коли* честв, заданных для родительского товара. Даже если изготовленное коли* чество товара по производственному заказу меньше общего количества для производственного заказа, потребляется общее количество компонента.

Автоматическая отчетность — обратное списание по операции Обратное списание по операции предполагает выполнение регистрации потребле* ния после учета операции в журнале выхода продукции. Использование этого метода дает возможность знать, сколько родительских де* талей было изготовлено за операцию. Для связывания материалов в спецификации с записями маршрута использу* ются коды связи маршрутов. Обратное списание выполняется при учете операции, имеющей соответствующий код связи маршрутов, с завершенным количеством. Величина списания соответствует количеству на сборку, которое указано в спе* цификации, умноженному на количество родительских товаров, учтенных в виде количества выхода для операции. Это значение может отличаться от ожидаемого количества.

Глава 53. Завершение заказов и автоматическая отчетность

777

Примечание. При выполнении обратного списания по операции осуще* ствляется потребление товаров, связанных с данной операцией, на фак* тическое количество выхода, зарегистрированное в журнале выхода про* дукции.

Автоматическая отчетность — обратное списание целого заказа При использовании этого метода не учитываются коды связи маршрутов. Подбор компонентов не выполняется до тех пор, пока статус запущенного про* изводственного заказа не будет изменен на Завершен. Величина списания соответ* ствует количеству на сборку, которое указано в спецификации, умноженному на количество изготовленных и помещенных на склад родительских товаров.

Автоматический учет производства Как и в случае с потреблением материалов, можно настроить программу для авто* матической регистрации изготовленной продукции. В качестве примере можно настроить машинный или рабочий центр, использу* емый в операции маршрута, для которой задано автоматическое списание. Для по* лучения дополнительных сведений и указаний по настройке см. главу, посвящен* ную машинным и рабочим центрам. Как и в случае с материалами, предусмотрено два метода автоматической отчет* ности: •

•

Прямой. Время операции и количество выхода автоматически регистрируются при запуске производственного заказа. Коды связи маршрутов не учитываются при прямом списании выхода. Обратный. Время операции и количество выхода автоматически регистрируют* ся при изменении статуса производственного заказа на Завершен. Коды связи маршрутов не учитываются при обратном списании выхода.

778

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 54

Интерфейс заказа продажи и планирование заказов Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Окно Продажа Заказ Планирование Изменения производственных заказов и заказов продажи Планирование заказов

Окно Продажа Заказ Планирование Производственная компания, выпускающая товары на заказ, обычно не распола* гает запасом готовой продукции, поскольку каждый товар производится по конк* ретному заказу. Это обычная ситуация для компаний, продающих товары со мно* жеством вариантов комплектации или настройки. Своевременное оповещение персонала о запросах клиентов имеет критически важное значение. Программа позволяет оптимизировать передачу информации из отдела продаж в производствен* ный отдел тремя способами: • •

•

Можно автоматически создавать отдельные производственные заказы на осно* ве заказов продажи. Можно создавать один или несколько производственных заказов в производ* ственном плане для группы заказов продажи. Данная возможность обсуждается в главе, посвященной планированию. С помощью журнала Планирование Заказов можно создавать заказы на отдель* ные товары, целые заказы или все заказы.

Создание производственного заказа из заказа продажи Программа включает функцию планирования продажи в модуле Продажи И Маркетинг (Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Заказы > Кнопка Заказ > Планирование). Более подробно команда Планирование Заказов будет рассмотрена ниже в этой главе. Планирование Заказов — это команда меню в модулях Продажи, Покупка и Производство. При последовательном выборе Функции > Создать Произ. Заказоткрывается окно Продажа Заказ Планирование , позволяющее создавать производственные заказы двух типов:

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов • •

779

Товарный заказ . Для каждой строки заказа продажи создается один производ* ственный заказ. Проектный заказ. Для всех строк заказа продажи (независимо от политики про* изводства, используемой для товаров в строках) создается один многострочный производственный заказ. Этот вариант лучше всего подходит для предприятий, на которых реализуются крупномасштабные проекты, где производственный период ожидания может быть сравнительно долгим. Примечание. В текущей версии отсутствует возможность создания проек* тного производственного заказа на основе нескольких строк одного това* ра. Например, может быть введен заказ продажи с тем же товаром, но дру* гими датами доставки (например, контракт). Для таких типов заказов продажи необходимо создавать отдельный производственный заказ для каждой строки (производственный заказ на товар). Это связано с тем, что при учете выхода программа обрабатывает все строки одного товара в про* изводственном заказе как одну строку. В окне Продажа Заказ Планирование отображается следующая информация:

В поле Статус Планирования отображается значение Нет, а в поле Нужно Перепланирование установлен флажок. Поле

Комментарии

Товар Но.

В этом поле отображается номер товара в строке заказа продажи

Код Варианта

В этом поле отображается код варианта из строки заказа продажи. Программа использует это поле для внутренних целей

Статус Планирования

Это поле содержит статус планирования производственного заказа, зависящий от фактического заказа продажи. Возможные значения: Нет, Модель , План, Запущен и Из Наличия

Описание

В этом поле отображается описание товара в строке заказа продажи

780

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Комментарии

Дата Отгрузки

В этом поле отображается дата отгрузки для строки заказа продажи

Плановое Кол*во

Это поле содержит количество в производственном заказе, прослеживаемом до текущей строки заказа продажи. Из этого поля выполняется просмотр окна Операции Резервирования

Свободно

Это поле содержит фактическое число товаров, имеющихся в наличии

След. Дата Планирования

Это поле содержит следующую дату планирования товара. Программа использует это поле для внутренних целей. Следующая дата планирования определяется на основе рабочей даты и цикла дозаказа, заданного в карточке товара. Например, если указана рабочая дата 06/01/05 и цикл дозаказа 1 неделя, то следующая дата планирования будет 06/08/05

Ожидаемая Дата Отгрузки

До создания производственного заказа для строки заказа продажи в этом поле отображается теоретическая дата поставки, вычисляемая на основе следующей формулы: следующая дата планирования + расчет периода ожидания (в карточке товара) + гарантированный цикл заказа (в карточке товара). Программа включает в расчет все календарные дни. Например, если следующая дата планирования — 06/08/05, расчет периода ожидания составляет 0 дней (отсутствует), а гарантированный цикл заказа составляет 10 дней, то ожидаемая дата поставки будет 06/18/05

Нужно Переплани* рование

В этом поле указано, требуется ли по какой*либо причине перепланировать строку заказа продажи. Предположим, например, что была изменена дата выполнения производственного заказа, прослеживаемого до строки заказа продажи. Выполняемое действие зависит от настройки политики трассировки заказов, заданной на вкладке Планирование карточки товара. В одном из следующих разделов настоящей главы демонстрируются различные политики трассировки заказов, а также их влияние на изменения производственного заказа и заказа продажи

Примечение. При выполнении работы на заказ ожидаемая дата поставки в заказе продажи не имеет значения до тех пор, пока не будет создан про* изводственный заказ, поскольку еще не были запланированы производ* ственные заказы и/или покупки, необходимые для выполнения заказа. При изготовлении товаров на склад следующая дата планирования и ожи* даемая дата поставки (на основе цикла дозаказа, расчета периода ожида* ния и гарантированного цикла заказа из карточки товара) определяют, когда будет произведен товар. При изготовлении товаров на склад ожидаемая дата поставки является более значимой, чем при выполнении работы на заказ. После создания производственного заказа для строки заказа продажи ожидае* мая дата поставки становится датой выполнения производственного заказа.

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов

781

Если последовательно выбрать Функции > Создать Произ. Заказ , то откроется запрос на создание производственного заказа .Здесь можно выбрать один из трех статусов производственного заказа: • • •

Запланирован Утвержден Запущен

Выбор зависит от бизнес*процесса, который используется в компании. Возможность преобразования заказов продажи, предлагаемая программой, иде* ально подходит для компаний, выполняющих работу на заказ, в которых специали* стам по сбыту позволяется создавать запущенные производственные заказы для сложных и продолжительных проектов с несколькими конфигурациями. В некото* рых случаях компания не позволяет сотрудникам отдела продаж создавать запущен* ные заказы. Средства безопасности Microsoft Dynamics NAV Производство II позво* ляют ограничить доступ к окну Продажа Заказ Планирование (или настроить окно для исключения запущенных заказов). Также можно выбрать один из двух типов производственного заказа: • •

Товарный заказ Проектный заказ

Для каждой строки заказа продажи можно создать один товарный производ* ственный заказ. Для всех строк заказа продажи можно создать один проектный (мно* гострочный) производственный заказ. Однако нельзя создать производственный заказ для нескольких строк одного товара в заказе продажи.

782

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Резервирование и трассировка заказа Для получения общих сведений о резервировании и трассировке заказов см. курс Управление запасами. При наличии заказа продажи на изготавливаемый товар, которого в данный момент нет на складе, ответственный за планирование заказов может ввести про* изводственный заказ вручную для удовлетворения спроса. Производственный за* каз создается для удовлетворения спроса, созданного заказом продажи. Это можно назвать нежесткой связью, поскольку программа никак не предотвращает исполь* зование продукции, выпущенной в соответствии с производственным заказом, для удовлетворения спроса, созданного другим заказом продажи. Чтобы гарантировать использование продукции, выпущенной в соответствии с производственным заказом, для удовлетворения спроса, созданного первым зака* зом продажи, ответственный за планирование может зарезервировать производ* ственный заказ для конкретного заказа продажи. Связывание конкретного заказа продажи с конкретным производственным заказом называется жесткой связью. Аналогичным образом можно резервировать компоненты, используемые для про* изводства товара, на складе или в другом производственном заказе. Резервирование для заказов продажи из производственных заказов или для про* изводственных заказов из запасов компонентов (либо из других производственных заказов) может выполняться автоматически или вручную в зависимости от значе* ния поля Резервировать на вкладке Планирование карточки товара. После выпол* нения резервирования можно использовать кнопку Функции для отображения окна Трассировка Заказа, в котором указаны связи между продажами, производством и запасами. Трассировку заказа всегда можно выполнить из заказа продажи или производ* ственного заказа, независимо от того, было ли задано резервирование. СсылкаТрассировка Заказа создается всегда. Однако, если для товара задан параметр Трассировка Заказа = Нет, ссылка Трассировка Заказа может быть удалена при расчете журнала планирования, если в результате расчета будет предложено изменение. Коротко это можно объяснить следующим образом: параметр Трассировка Заказа = Нет фактически означает отсутствие динамической трассировки заказа. От способа создания производственного заказа может зависеть, выполняется ли автоматическое резервирование и трассировка товаров. Отчеты автоматически резервируются и прослеживаются до источника в следующих случаях: • • • •

при создании из журнала планирования; при создании с помощью функции Производственный заказ в окне Продажа Заказ Планирование; при создании в окне Планирование Заказов; при использовании функции Перепланировать в MRP или в производственных заказах.

Обновление дат отгрузки В окне Продажа Заказ Планирование можно воспользоваться функцией Обновить Даты Отгрузки для изменения даты отгрузки в строках заказа продажи на ожидае* мую дату поставки. Другими словами, это окно также можно использовать в каче* стве простой функции доступно для обещания для определения дат поставки. (Для получения дополнительных сведений о расчете сроков см. обучающий ма* териал Торговля.)

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов

783

Рассмотрим определения двух дат: •

•

Следующая дата планирования. Определяется на основе рабочей даты и цикла дозаказа, определенного в карточке товара. Например, если указана рабочая дата 11/01/05 и цикл дозаказа составляет 1 неделю, то следующая дата планирования будет 11/08/05. Ожидаемая дата поставки (до создания производственного заказа). Вычисляет* ся следующим образом: следующая дата планирования + расчет периода ожи* дания (в карточке товара) + гарантированный цикл заказа (в карточке товара) + гарантированный цикл заказа по умолчанию. (Для задания гарантированного цикла заказа по умолчанию необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Настройка > Производство Настройка .)

Программа включает в расчет все календарные дни. Например, если следующая дата планирования — 11/08/05, расчет периода ожидания составляет 0 дней, а гаранти* рованный цикл заказа составляет 10 дней, то ожидаемая дата поставки будет 11/18/05. Естественно, ожидаемая дата поставки окажется более значимой, если циклы дозаказа настроены правильно, а в карточку товара для производимых товаров вве* дены правильные данные расчета периода ожидания и гарантированного цикла за* каза. В этом случае ожидаемая дата поставки поможет компании, принимающей заказ, рассчитать сроки и сообщить клиенту дату поставки. При этом компания, принимающая заказ, может заменить дату отгрузки в строках заказа продажи ожи* даемой датой поставки с помощью функции Обновить Даты Отгрузки.

Изменения производственных заказов и заказов продажи Как было описано выше, система активирует ссылки резервирования при создании производственных заказов на основе заказов продажи (производство на заказ). Да* лее описываются различные сообщения, создаваемые системой при изменении на ходу дат выполнения и количеств в заказах продажи и производственных заказах. Некоторые из этих изменений выполняются без уведомления пользователя, а некоторые вызывают определенные сообщения, а также активируют поле Нужно Перепланирование в окне планирования заказа продажи. В следующей таблице приведены результаты изменений зависимых операций. Тип изменения

Выводимое сообщение

Указывается дата выполнения производственного заказа, предшествующая дате отгрузки заказа продажи

Сообщение не выводится

Указывается дата выполнения производственного заказа позднее даты отгрузки заказа продажи

Конфликт дат в операциях трассировки строки. В окне Продажа Заказ Планирование указывается необходимость перепланирования

Указывается дата отгрузки заказа Конфликт дат в операциях трассировки продажи, предшествующая строки. В окне Продажа Заказ Планирование дате выполнения указывается необходимость перепланирования производственного заказа

784

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Тип изменения

Выводимое сообщение

Указывается дата отгрузки заказа продажи позднее даты выполнения производственного заказа

Сообщение не выводится

Указывается количество заказа продажи меньше исходного количества

Сообщение не выводится

Указывается количество заказа продажи больше исходного количества

В окне Продажа Заказ Планирование указывается необходимость перепланирования

На следующих рисунках показаны возможные сообщения.

Данное сообщение было создано при изменении плановой даты отгрузки в строке продажи на дату, предшествующую дате выполнения производственного заказа. Данное информационное сообщение создается автоматически при про* верке поля.

Информационное сообщение, создаваемое при переносе даты выполнения про* изводственного заказа на более поздний строк и последовательном выборе пунктов Функции > Трассировка Заказа в заказе продажи или в производственном заказе. При нажатии кнопки Да в поле Нужно Перепланирование окна планирования заказа продажи (Заказ Продажи > Заказ > Планирование) вновь задается значение Да.

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов

785

Если в решении недоступно планирование поставок, консультант может создать отчет или несколько отчетов для определения несогласованных заказов продажи и производственных заказов. Однако новая функция Планирование Заказов обеспе* чивает поиск и разрешение незапланированных заказов продажи и производствен* ных заказов.

Планирование заказов Планирование Заказов представляет собой простое средство планирования поста* вок для производственных компаний. Ответственный за планирование производ* ством должен периодически обрабатывать новые данные спроса (из отдела продаж и отдела производства) для создания необходимых заказов на поставку. Средство планирования заказов (Производство > Планирование > Планирование Заказов ) по* зволяет определять незапланированный спрос и принимать решения по каждому заказу. Окно планирования заказов включает средства снабжения из альтернатив* ных источников, упрощающие создание различных заказов на поставку и ускоря* ющие перерасчет нового спроса. Средство планирования заказов используется вместо журнала планирования и журнала заявок. Журнал планирования, подробно описываемый в главах, посвя* щенных планированию и MPS, имеет более сложную структуру. Если журнал пла* нирования запускается после средства планирования заказов, все заказы на постав* ку, созданные с помощью средства планирования, пересчитываются журналом планирования. Планирование заказов, иногда называемое прямым планированием, предостав* ляет пользователю возможность создания плана для конкретного заказа продажи, включающего все строки заказа. Кроме того, обеспечивается возможность созда* ния плана для каждого производственного заказа, гарантирующего наличие всех компонентов, используемых в производственном заказе. Для удобства пользователей, работающих в различных областях программы, средство планирования заказов доступно из модулей Покупка, Продажи и маркетинг и Производство. В модуле Производство средство планирования заказов дос* тупно для всего спроса через меню планирования. Это средство может применять* ся для одного производственного заказа, если к нему осуществляется доступ через производственный заказ. Заказ продажи является незапланированным, если после его запуска одна или несколько строк продаж остались незапланированными. Производственные зака* зы отображаются при наличии неудовлетворенного спроса на компоненты. Примечание. При расчете средство планирования заказов анализирует один уровень структуры комплекта в производственных заказах. Если со* здать заказы, предлагаемые в журнале планирования заказов, то при сле* дующем расчете отображается следующий уровень структуры комплекта. Для упорядочения формы и упрощения процедуры планирования спрос груп* пируется по заказам. В случае журналов продажи приоритет отдается журналу с незапланированной строкой продажи и наиболее ранней датой отгрузки. Пред* ставление журнала продажи включает строки продажи для документов возврата покупки там, где требуется замена. Заказы на перемещение, сервисные заказы, прямые поставки и специальные заказы не учитываются в этом расчете потреб* ности.

786

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Средство планирования заказов аналогично механизму планирования в журна* ле планирования, однако не является его копией. (Журнал планирования и MRP/ MPS более подробно обсуждаются в главах, посвященных прогнозу, MPS и плани* рованию.) Далее перечислены отличия средства планирования заказов от механиз* ма планирования в журнале планирования: • • •

Средство планирования заказов не учитывает параметры заказа в карточках то* вара и единицах складского учета. Средство планирования заказов не учитывает прогнозы. Планирование заказов выполняется уровень за уровнем, поэтому за один раз анализируется один уровень структуры комплекта.

Цель состоит в том, чтобы предоставить пользователю возможность найти зака* зы, для которых требуется выполнить планирование, определить требуемое коли* чество и источники, создать заказы на поставку, сообщить пользователю о том, что заказы были созданы, а затем предоставить ссылку на эти заказы. Другими словами, планирование заказов осуществляется следующими способами. 1. Средство планирования заказов находит и отображает заказы (заказы продажи и производственные заказы), для которых требуется выполнить планирование. 2. Пользователь выбирает заказ для анализа, а средство планирования заказов рас* считывает и отображает способ удовлетворения спроса для выбранного заказа. 3. Пользователь может изменить предлагаемые варианты, а затем создать заказы на поставку в журнале для удовлетворения спроса. Форма планирования заказов содержит следующие поля: Поле

Описание

Следующие поля используются заголовком заказа. Строки, представляющие заголовки заказа, называются пассивными Раскрыть

Когда отчет свернут, в этом поле отображается стрелка, указывающая вправо. Когда отчет развернут, стрелка указывает вниз

Спрос Дата

В этом поле отображается дата спроса, представляемого строкой планирования. Это либо дата отгрузки из строки заказа продажи, либо дата выполнения из строки компонента. Здесь всегда указана самая ранняя дата из всего спроса в данном заказе. Расчет нового спроса, который выполняется при каждом открытии окна или нажатии кнопки Вычислить План, производится отдельно для каждого заказа. Это означает, что заказ, включающий строку спроса с наиболее ранней датой отгрузки или выполнения, считается первым; для этого заказа рассчитываются также все остальные строки требований в этом заказе, безотносительно к содержащимся в них датам отгрузки или выполнения. Таким образом, во всех строках планирования, находящихся под одной строкой заголовка заказа, используется одна и та же дата спроса

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов

787

Поле

Описание

Статус

В этом поле отображается статус заказа по требованию; поле заполняется только для пассивных строк планирования, представляющих заголовки заказов. Это поле копируется из заголовка заказа. Спрос по Продажам – отображается статус Открыт или Запущен. Производственный Спрос — отображается статус Запланирован, Утвержден или Запущен

Тип Спроса

В этом поле указано, для какого типа заказа по требованию создается строка планирования; поле заполняется только для пассивных строк планирования, представляющих заголовки заказов

Подтип Спроса

В поле отображаются два типа спроса: Продажа — представляет заказ продажи (или отрицательный заказ возврата). Поле развертывается, и в нем отображается одна или несколько строк продаж из заказа продажи, спрос которых не удовлетворен полностью. Производство – представляет производственный заказ. Поле развертывается, и в нем отображается одна или несколько строк компонентов из производственного заказа, спрос которых не удовлетворен полностью. В этом поле отображается статус заказа, зависящий от типа спроса. Он копируется из заголовка заказа

Заказ Но.

Номер заказа продажи или производственного заказа

Описание

В зависимости от типа спроса в этом поле отображается имя клиента для заказов продажи или описание товара для производственных заказов. Если производственный заказ является проектным, отображается имя клиента

Следующие поля используются в строках подробных сведений Спрос Строка Номер

Номер строки из заказа продажи или компонента

Товар Но.

Сюда копируется номер товара из строки продажи или производственного заказа

Склад

Название склада копируется из строки продажи или строки компонента

Описание

Описание из товара

Спрос Объем

В этом поле отображается количество по спросу, представленному строкой планирования. Если спрос является строкой продаж, используется значение из поля Кол*во этой строки. Если спрос является строкой компонента, используется значение из поля Ожидаемое Кол*во этой строки. Это поле используется при расчете требуемого количества следующим образом: Спрос Объем – Кол*во в Нали* чии = Требуемое Количество

788

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Кол*во в Наличии

В этом поле отображается доступная часть объема спроса. Оно используется при расчете требуемого количества следующим образом: Спрос Объем – Кол*во в Наличии = Требуемое Количество

Требуемое Количество

В этом поле отображается недоступная часть объема спроса, которую требуется заказать для удовлетворения спроса, представленного строкой планирования. Она вычисляется следующим образом: Спрос Объем – Кол*во в Наличии = Требуемое Количество. Другой способ вычисления этого значения: Требуемое Количество = Баланс Кол*во или Остаток Кол*во – Резерв. Кол*во

Метод Пополнения

Метод пополнения из карточки товара. Пользователь может менять это значение в каждой строке. Изменения не отражаются на карточке товара

Поставка от

В это поле должно быть занесено значение, соответствующее выбранному методу пополнения, чтобы система могла создать заказ поставки для данной строки. Примечание. Это не распространяется на те случаи, когда выбран метод пополнения Произ. Заказ. С помощью кнопки выбора в этом поле можно просмотреть соответствующий список и выбрать способ поставки: Если применяется метод пополнения Покупка, отображается окно Каталог Товаров Поставщиков. Если применяется метод пополнения Перемещение, отображается окно Склад Список

Резервировать

В этом поле устанавливается флажок, если в карточке товара, указанного в строке планирования, в поле Резервировать установлено значение Обязательно. Кроме того, можно вручную установить флажок в этом поле, чтобы зарезервировать требуемое количество по заказу поставок, который создается из данной строки планирования. Для этого в поле Резервировать карточки товара должно быть установлено значение Можно или Обязательно

Заказ Кол*во

Требуемое количество предлагается в планируемой строке как заказываемое количество. Это количество относится только к строке спроса. Оно не учитывает каких*либо параметров планирования, определенных в карточке товара (правая часть вкладки Планирование)

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов

789

Поле

Описание

Единица измерения

В этом поле представлен код единицы измерения, используемый программой при определении цены единицы товара. Если поле Продажа Единица Измерения в карточке товара заполнено, то при заполнении строки заявки значение из этого поля копируется автоматически. В противном случае значение копируется из поля Баз. Единица Измерения карточки товара

Дата Заказа

Дата заказа подставляется из строк заказа. Можно ввести дату заказа, используемую в строке журнала заявок. Если данное поле заполнено, то значение поля Дата Выполнения отсчитывается от этой даты.

Дата Начала

Это поле содержит дату начала производственного процесса

Дата Выполнения

Данное поле содержит ожидаемую дату получения товаров

Поле внизу окна содержит следующие сведения для каждой строки: • •

•

•

Доступно для Перемещения. Если в строке указан склад, можно выполнить дета* лизацию поля для отображения формы Получить Альтернативн. Поставку. Замены Есть. Если этот параметр имеет значение Да, можно выполнить детали* зацию до списка замены. Данная возможность относится только к компонен* там. Замена строк продаж должна производиться из заказа продажи. Для полу* чения дополнительных сведений о функцииЗамены Есть см. главу, посвященную производственным заказам и компонентам. Доступное Кол-во. В этом поле отображается общее наличие товара в актив* ной строке планирования, независимо от количеств, вычисляемых для этой строки. Количество в этом поле копируется из поля Предпол. Свободное Наличие, также доступного из окна Планирование Заказов (Товар, Наличие Товара по). Ближайшая доступная дата. В этом поле отображается дата поступления вхо* дящего заказа на поставку, который может покрыть необходимое количество позднее даты спроса. Примечание. Если входящий заказ покрывает только часть требуемого ко* личества, оно не считается доступным и поле не содержит даты.

Для создания заказа необходимо нажать оноименную кнопку в окне Планирование Заказов. На вкладках Планирование Заказов и Параметры экрана создания заказа на по* ставку содержатся различные параметры. Обратите внимание на сообщение на вкладке Планирование Заказов: Создание многоуровневых производственных за* казов с помощью данной функции может создать новый спрос, отображаемый толь* ко после перерасчета плана в окне Планирование Заказов. Это означает, что плани* рование заказов выполняется уровень за уровнем.

790

• • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Активная Строка. Создание выбранного заказа на поставку только для строки, в которой находится курсор. Активный Заказ. Создание выбранного заказа (заказов) на поставку для всех строк планирования заказа, в которых находится курсор. Все Строки. Создание выбранных заказов на поставку для всех строк планиро* вания в окне.

Вкладка Параметры •

•

•

Параметр Создать Заказ Покупки может иметь следующие значения: • Создать Заказы Покупки • Создать и Напечатать Заказы Покупки • Копировать в Заявки Параметр Создать Производственный Заказ может иметь следующие значения: • Запланировано • Утверждено • Утверждено — Напечатать • Копировать в Заявки Параметр Создание перемещений может иметь следующие значения: • Создать Перемещения • Создать и Напечатать Перемещения • Копировать в Заявки.

Если выбрано значение Копировать в Заявки , пользователь должен также ука* зать шаблон и имя журнала заявок. Эти поля недоступны при выборе любого друго* го значения. Система планирования заказов предоставляет сведения, помогающие пользо* вателям принимать решения о снабжении. Система показывает, покрывается ли спрос товарными запасами или текущими планами. Другими словами, она сообща* ет о наличии входящих заказов и планов. Если необходимо создать заказ на постав* ку, сведения из карточки товара передаются в окно планирования заказов, показы* вая, требуется ли купить товар (и у кого) или произвести его (и какие компоненты и маршруты при этом используются). Система планирования товаров также сообща* ет о возможности удовлетворения спроса путем замены или перемещений.

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов

791

При перепланировании может выясниться, что количество в запланированном и созданном заказе покупки теперь уже недостаточно. После расчета плана в окне Планирование Заказов предлагается создать дополнительный заказ продажи на тот же товар, при этом старый заказ покупки не удаляется и не изменяется (как в случае автоматического планирования). Таким образом, рекомендуется проверить суще* ствующие заказы на поставку и вручную изменить их в соответствии с новым спро* сом, созданным в результате точного планирования. Система планирования заказов помогает планирующему, но не заменяет его. Система планирования заказов быстро обрабатывает огромный объем данных и помещает сведения о спросе, а также параметры поставки в журнал планирования заказа. Планирующий должен проверить эту информацию и при необходимости заменить предлагаемые системой варианты. Пользователю предоставляется возмож* ность создать заказ на поставку, даже если требуемое количество доступно. Пользо* ватель также может изменить метод пополнения (покупка, производственный за* каз или перемещение), поставщика или склад отгрузки товара. Пользователь может изменить количество для удовлетворения конкретных требований предприятия. Как мы увидели, пользователь может изменять компоненты производственного заказа. Примечание. Как отмечалось в начале раздела, средство планирования заказов используется вместо журнала планирования и журнала заявок. Оно предоставляет простые функции планирования поставок.

792

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 55

Прогнозирование и основной производственный план Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Производственный прогноз в Microsoft Dynamics N AV, производство II Взаимная компенсация фактического спроса и прогноза Подход к планированию Прогнозирование товаров продажи и компонентов Выходные данные основного производственного плана (MPS), которые явля* ются входными данными для планирования требований к материалам (MRP)

Производственный прогноз Долгосрочное планирование Если общий период ожидания производства продукта заканчивается позже ожида* емой клиентом дата поставки, возникает проблема задержки поставки клиенту, что приводит к осложнению отношений с этим клиентом. Чтобы уменьшить негатив* ное влияние этой проблемы или даже вовсе устранить ее, можно спрогнозировать будущую потребность, установив что именно необходимо приобрести или сделать сегодня, чтобы вовремя произвести поставку в будущем. Что такое период ожидания? Все зависит от вашей точки зрения. • •

•

Для сотрудника отдела продаж период ожидания — это время, прошедшее с даты размещения заказа клиентом до даты поставки продукта. В отделе закупок период ожидания — это время между определением потребно* стей для заказа и получением товаров, которое включает время на подготовку и обработку заказа, время на доставку и инспекцию товара и многое другое. Каждый согласится, что общий период ожидания в производстве — это наи* большая продолжительность времени, необходимая для завершения какого*либо действия, включающая время на закупку, производство и соответствующую об* работку.

Когда необходимо выполнять прогноз? В качестве иллюстрации ожидания клиента и периода ожидания производства про* дукта еще раз рассмотрим гамбургер в ресторане. Когда вы стоите в очереди за гам*

Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план

793

бургером в ресторане быстрого обслуживания, ваши ожидания времени поставки как клиента составляют одну*две минуты. Если ваши ожидания не оправдываются, вы начинаете стучать, топать ногами и интересоваться, почему в названии упоми* нается о быстром обслуживании. Что происходит за сценой после того, как вы разместили заказ? Может быть, кто*то хватает завернутый гамбургер, кладет его в пакет и вручает вам? Готово! Может быть, кто*то разогревает замороженную котлету, в то время, как другие готовят булку и приправы, и вам нужно подождать всего несколько секунд. В этом случае ваши ожидания времени поставки оправдаются. Но что будет происходить с едой быстрого приготовления, если ресторан не спла* нировал свои закупки? Сценарий будет совсем иным. Если ресторан не спланиро* вал свои закупки, то после размещения вашего заказа кто*то должен будет пойти и поймать корову, чтобы начать процесс приготовления котлеты, кто*то — отпра* виться в магазин за горчицей и кетчупом, а кто*то — на рынок за луком, который еще надо очистить и нашинковать. И все это для вашего гамбургера. Поэтому мы можем твердо сказать, что если общий период ожидания производства длится доль* ше, чем этого ожидает клиент, прогнозирование необходимо.

Ожидания клиента можно выразить в виде прогнозируемых количеств, товар за товаром и период за периодом. Обычно спрос прогнозируется на период на задан* ный период (например, на год) и постоянно отслеживается. Часть системы, отвечающая за управление продажами, предоставляет парамет* ры, позволяющие отображать бюджеты продаж на уровень групп товаров. Бюджет продаж может быть выражен в виде ожидаемых сумм и/или количеств по всем то* варам группы. Для целей планирования прогноз должен быть выражен как количество каждо* го отдельного товара, покрывающее потребности на заданный период времени. Трансформация бюджета продаж в прогноз на каждый товар в настоящей версии не предусмотрена.

Спрос и прогнозы Прогнозы не совсем совершенны. Необходимо считаться с тем, что фактический спрос и прогнозируемый спрос отличаются друг от друга: •

Если прогноз превышает фактический спрос, вы можете захотеть перенести ос* тавшееся спрогнозированное количество на следующий период. Это допусти* мо, если неопределенность связана только с фактором времени. Однако если

794

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

неопределенным является даже прогнозируемое количество, это может привес* ти к накоплению запасов. Стандартная система не должна предусматривать та* кую ситуацию. Слишком оптимистичный прогноз на практике приводит к некоторому увели* чению запасов, если производство периода выполняется в соответствии с про* гнозом. Излишек приводит к увеличению остатка запасов на начало нового пе* риода, и, следовательно, оставшееся по прогнозу количество переносится на следующий период. Однако расчет чистых потребностей использует запасы для удовлетворения прогнозируемого или фактического спроса следующего перио* да. В этом случае излишек не прибавляется к прогнозу на следующий период. Противоположный сценарий, когда продажи превосходят прогноз, может при* вести к более серьезным последствиям. Поскольку прогноз делается только в том случае, когда общий период ожидания заканчивается позже ожидаемой кли* ентом даты поставки заказов продажи, слишком пессимистичный прогноз мо* жет привести к задержке отгрузок клиенту. Поскольку система не может уско* рить выполнение заказов клиента, она вынуждена предлагать заказы для удовлетворения спроса, даже если эти заказы не могут быть выполнены в срок. Если дата отгрузки этих заказов клиенту изменяется в соответствии с реальной необходимостью, заказы начинают потреблять товары, спрогнозированные на следующий период.

Производственный прогноз может отличаться от прогноза продаж. Сезонные колебания в продажах требуют гибкого планирования производства, следующего за изменением потребительского спроса. Более того, главный планирующий мо* жет иметь другие причины для корректировки или дополнения прогноза продаж. В этом смысле производственный прогноз может быть очень близок прогнозу основ* ного производственного плана.

Типы прогнозов в Microsoft Navision Производственный прогноз вводится вручную для каждого товара. Длину перио* да, используемого для прогнозирования, можно выбрать в окне Анализ по Периодам. Выбрать 1 для дня, 7 для недели, 31 для месяца, 12 для года и три черты для учетного периода. Чтобы перейти к форме прогноза, необходимо последователь* но выбрать пункты Производство > Планирование > Прогнозы Относительно Производства. К форме прогноза можно также попасть через меню Продажи и маркетинг, последовательно выбрав пункты Продажи И Маркетинг > Анализ И Отчетность >Прогноз. Компания может использоваться только функцию прогнозирования, без ис* пользования функции производства. Прогноз может быть сделан как по товарам продажи, так и по товарам компонен* там. Важно понимать разницу между зависимым и независимым спросом. • •

Независимый спрос = Спрос на товар, не связанный со спросом на другие товары. Зависимый спрос = Спрос, напрямую связанный или полученный из структуры спецификации на другие товары или конечную продукцию.

Как выполнять прогноз на товар, имеющий как независимый, так и зависимый спрос? Товар такого типа используется для производства конечного изделия, а так* же продается сам по себе, возможно, в качестве запчасти. Прогнозирование для этой запчасти должно быть выполнено отделом продаж для продажи запчастей и долж* но учитываться при расчете количества компонентов.

Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план

795

Если вы планируете подсчитывать спрос по отношению к прогнозу для каждого склада отдельно, используйте фильтр склада в заголовке формы перед вводом ко* личества. Обычно прогнозы делаются по компании в целом, а не по складам, одна* ко это решение остается на усмотрение компании.

Ввод данных в форму прогноза В создании прогноза главным образом задействованы сотрудники отдела продаж, главный планирующий и планирующий по материалам.

Прогноз представляет собой предположение отдела продаж о том, что будет про* даваться в будущем. Прогноз задается товар за товаром и период за периодом (напри* мер, ежемесячно). Прогноз, например, может быть представлен в виде следующей таблицы:

796

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Прогноз на 10 сентября 2005г. 2005

2006

Товар Описание

октябрь ноябрь декабрь январь февраль март

апрель

А

Велосипед

800

600

3500

200

200

300

500

Б

Туристический 900 велосипед

600

3300

200

200

200

200

В

Заднее колесо

5

5

5

5

5

5

5

Г

Фонарь и так далее

40

60

100

80

80

80

20

Получив прогноз от отдела продаж, планирующий изменяет его в соответствии с ограничениями, имеющимися на производстве. Наиболее важной частью прогноза традиционно считается прогноз на конеч* ные товары. Однако если конечные товары собираются на заказ, прогноз может быть выполнен на основные части, использующиеся в качестве компонентов для сборки конечного изделия. Аналогичный подход может быть применен на пред* приятиях, работающих по принципу делатьна*заказ. Данный подход к прогнози* рованию может использоваться, например, в такой быстро меняющейся сфере дея* тельности, как продажа домашних компьютеров. Этот метод обеспечивает гибкость в отношении отдельных заказов, а также позволяет быстро заменить устаревший компонент на новый, усовершенствованный. На запчасти или дополнительные (необязательные) компоненты также могут быть сделаны отдельные прогнозы. В вышеприведенном примере фонарь является дополнительным компонентом, а заднее колесо — запчастью. Как уже говорилось, полная потребность в компонентах, продающихся также в качестве запчастей, может быть значительно выше, чем указано в прогнозе продаж, однако спрос в данном случае в большей своей части зависимый. В нашем примере для производства и обычного и туристического велосипеда используется одно зад* нее колесо. Прогноз продаж для колеса показывает лишь ожидаемые прямые про* дажи в качестве запчасти. Общее количество задних колес для производства состав* ляет 1705 (800 для велосипеда + 900 для туристического велосипеда + 5 продающихся в качестве запчасти). Примечание. Определение охватываемого прогнозом периода гласит, что прогноз на данную дату (дату начала) действителен до начала действия следующего прогноза. Окно интервалов времени предоставляет планирующему разнообразные возмож* ности установить спрос для конкретных дат в пределах периода. Окно работает сле* дующим образом: • •

Если вы ввели прогноз на ноябрь 2005 г., спрос автоматически помещается на 11*01*05. Если вы переходите в масштаб недель (7), прогноз появляется на 44*й неделе 2005г., датой прогноза по*прежнему остается 11*01*05, хотя она и не является первым днем 44*й недели.

Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план

797

Если количество товара увеличивается до 2000, а мы по*прежнему будем оста* ваться в масштабе недель, система создаст запись с положительной разницей и по* местит ее на первый день данного периода, в данном случае на 10*31*05. Это, однако, приведет к серьезным проблемам с охватываемым прогнозом пе* риодом, поскольку система теперь перенесет все записи прогноза на эту новую дату начала, т. е. на 10*31*05. В нашем примере значение 600 будет перенесено с 11*01 на 10*31, после чего разница между 600 и 2000 также будет помещена на 10*31.

Поэтому рекомендуется не изменять масштаб охватываемого прогнозом перио* да, если вы только не хотите переместить все записи прогноза на дату начала этого периода. Количество прогнозов, которые могут быть созданы и скопированы друг в дру* га, не ограничено. Таким образом, пользователь имеет возможность работать с аль* тернативными прогнозами. Скопировать прогноз можно, выбрав последовательно пункты Функции > Копировать Произ. Прогноз . Следует помнить, что только один производственный прогноз может быть ис* пользован в процессе планирования, MRP. Производственный прогноз устанавли* вается автоматически при настройке производства, но пользователь может выбрать другой производственный прогноз, работая с журналом планирования. (Журнал планирования изучается в главе, посвященной планированию.) Для настройки текущего производственного прогноза необходимо после* довательно выбрать пункты Производство > Настройка > Производство Настройка > Вкладка Планирование и указать код прогноза в поле Текущий Произ. Прогноз. Тип прогноза Оба используется только для того, чтобы планирующий мог по* смотреть как прогноз на товары продаж, так и прогноз на компоненты. Если выб* ран этот параметр, записи прогноза нельзя редактировать. Примечание. При запуске журнала планирования система производит вычисления в единицах измерения продажи, используя записи из фор* мы действительного прогноза. Если единица измерения товара не за* дана в карточке товара, система использует базовую единицу измере* ния.

798

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Взаимная компенсации фактического спроса и прогноза Процесс планирования обращается с полной потребностью из прогноза как с лю* бой другой полной потребностью. Если полная потребность такова, что планируе* мое свободное наличие опускается ниже точки дозаказа, система предлагает заказ на пополнение запасов с датой выполнения в зависимости от параметров планиро* вания товара. Система планирования может рассчитать основной производственный план или выполнить планирование материальных требований по запросу или осуществить обе эти операции одновременно: •

•

MPS. Расчет основного производственного плана (MPS) основан на фактиче* ском спросе и производственном прогнозе. Расчет MPS выполняется для това* ров, для которых имеется прогноз или/и строка заказа продажи. Мы будем на* зывать такие товары MPS*товарами. Они определяются динамически при запуске расчета. MRP. Расчет материальных требований основывается на фактическом спросе на компоненты и производственном прогнозе на уровне компонентов. Матери* альные требования рассчитываются только для товаров не являющихся MPS* товарами, как они определены выше. (Более подробная информация об основ* ном производственном плане и планировании материальных требований содержится в главе, посвященной планированию).

В других частях данного руководства говорилось, что каждый раз при выполне* нии планирования в режиме журнала планирования мы можем совмещать MPS и MRP. (Производство > Настройка > Производство Настройка > Флажок В Поле Совместный Расчет Mps/Mrp ) Когда мы совмещаем MPS и MRP, система не останав*

Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план

799

ливается на уровне MPS, и производственный прогноз должен поэтому отражать те же производственные условия, которые были заложены в MPS. Алгоритмы планирования, используемые в MPS и MRP, идентичны. Алгорит* мы планирования применяются при расчете взаимной компенсации, повторном использовании существующих заказов на пополнение запасов, а также при рас* чете указаний. Более подробно мы рассмотрим эти вопросы в главе, посвящен* ной планированию. Еще один способ представить данный процесс показан на этом рисунке.

В процедуре планирования производственный прогноз является частью полной по* требности, однако не одновременно с фактическим спросом. При вычислении полной потребности для товара фактический спрос нейтрализует прогноз. Этот процесс называ* ется потреблением прогноза или взаимной компенсаций потребностей и прогноза. Спрос в пределах охватываемого прогнозом периода потребляет производствен* ный прогноз этого периода. Прогноз на период рассматривается как полная по* требность, которая подлежит выполнению на дату прогноза. Если в охватываемый прогнозом период появляется фактическая потребность, она уменьшает прогнози* руемое количество. Можно сказать, что фактическая потребность заменяет прогноз. Если факти* ческая потребность охватываемого прогнозом периода превышает прогноз, про* гноз удаляется из полной потребности.

800

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В результате образуется очередь полных потребностей, начинающаяся с остав* шегося прогнозируемого количества периода, если таковое имеется, за которым сле* дуют фактические потребности, затем оставшееся прогнозируемое количество сле* дующего периода, за которым следуют фактические потребности этого периода, и так далее. Независимый спрос потребляет только прогноз товаров продажи, тогда как за* висимый спрос потребляет только прогноз компонентов. Процедура взаимной компенсации реально не удаляет производственный прог* ноз. Она лишь уменьшает влияние прогноза. Сам производственный прогноз остает* ся неизменным и оказывает свое исходное влияние при следующем расчете плана. Процедура взаимной компенсации учитывает записи прогнозов на предшествующие периоды, истекшие к дате начала первого действительного прогноза. Если записи прогнозов на предшествующие периоды существуют, первым действительным про* гнозом считается прогноз, имеющий наиболее близкую дату к дате начала периода планирования. После определения полного спроса с учетом всех зависимых и независи* мых спросов на товар производится взаимная компенсация спроса и прогноза. Если спрос превосходит прогноз, для планирования используется количество спроса. Если в поле Исп. Прогноз по Складам (Производство > Настройка > Производство Настройка > Вкладка Планирование) установлен флажок, это приводит к опре* делению потребности за вычетом прогноза по каждому складу. Если флажок не ус* тановлен, это приводит к определению потребности за вычетом прогноза по всей компании. Более подробная информация об использовании нескольких складов и использовании единиц хранения можно получить из курса, посвященного управ* лению запасами, или из интерактивной справки. Для компаний, где прогноз дела* ется по плану, основанному на использовании нескольких складов, важна инфор* мация, содержащаяся в поле Исп. Прогноз по Складам . Примечение. В компании, где прогноз делается для нескольких складов, флажок в поле Исп. Прогноз по Складам должен быть установлен, чтобы получаемая информация по складам была достоверной. Для лучшего понимания посмотрим еще раз на прогноз, введенный для товара А. В дополнение к прогнозу, который мы ввели, предположим, что существует заказ продажи на 200 единиц товара А на 15*ое октября и, что наличное количество това* ра равно нулю.

Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план

801

Процедура взаимной компенсации на этом примере будет выглядеть следую* щим образом: 1. Установка Фильтра Типа Прогноза. Во*первых, фильтр устанавливается на ра* боту с независимым спросом и прогнозом для товара продажи. В этом примере мы имеем дело с независимым спросом на Товар А. 2. Поиск Первого Действительного Прогноза. Первый действительный прогноз — это прогноз, имеющий дату, предшествующую или совпадающую с датой пла* нирования. В данном случае дата заказа 10*15*05, а первый действительный прог* ноз — это прогноз на 600 единиц с датой прогноза 10*01*05. 3. Определение Текущего Прогноза. Первый прогноз преобразуется в полную по* требность в качестве текущего прогноза. В данном случае это количество, рав* ное 600. 4. Определение Периода Прогноза . Происходит чтение следующего прогноза. В ре* зультате новый период начинается 11*01*05. Датой окончания периода текущего прогноза (поскольку дата следующего прог* ноза — 1) является 10*31*05. 1. Потребление И Вставка Прогноза. Считывается весь спрос (явный или нет) между датами начала и окончания прогноза. Общий спрос в нашем примере равен 200. Количество общего спроса вычитается из количества текущего прогноза (600 — 200). По достижении конца периода оставшийся текущий прогноз устанавлива* ется в качестве полной потребности (400). 2. Подготовка К Следующему Периоду Прогноза. Следующий прогноз становится текущим прогнозом. Данный период начинается 11*01*05. Процедура повторяется с шага 4 до тех пор, пока не будет прочитан последний прогноз. В данном случае на последнем шаге планирования включается охватыва* емый прогнозом период 12*01*05 — 12*31*05, поскольку мы выполняем планиро* вание по 12*15*05.

802

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Дата выполнения (2005)

10-01

Прогнозируемое кол*во товара А

600

Заказы продажи

10-15

11-01

12-01

800

3 500

800

3,500

800

3,500

200

Склад Взаимная компенсация

400

Строка планирования 1000

400

200

Подход к планированию В журнале планирования Microsoft Navisio n происходит расчет MPS и MRP . Мы будем изучать журнал планирования как в этой главе, так и в главе, посвященной планированию. Чтобы найти журнал планирования, нужно последовательно выбрать пункты: Производство > Планирование > Произ. Планы . При нажатии кнопки Функции по* являются несколько вариантов. В этой главе подробно рассмотрен параметр Вы* числить Регенеративный План. Этот и другие параметры более подробно рассмат* риваются в главе, посвященной планированию. При выборе параметра Вычислить Регенеративный План исследуется спрос и за* пасы, а также прогнозируется свободное наличие. Затем план определяет чистую потребность в товаре. Наконец, создается план пополнения запаса товара для удов* летворения чистой потребности. При выборе вычисления регенеративного плана происходит определение спро* са за вычетом прогноза. Параметр Компонент в прогнозе определяет потребности какого типа следует учесть в процессе взаимной компенсации. Если это прогноз для товаров продажи, а не для компонентов, в процессе взаимной компенсации будут учтены только заказы продажи. Иначе взаимная компенсация будет учитывать за* висимый спрос.

Отчеты В этом процессе полезны два вида отчетов, и их можно получить, последовательно выбрав пункты Производство > Планирование > Отчеты . Плановое Свободное Наличие. В этом отчете представлен обзор всех известных существующих потребностей и приходов для товаров, выбранных на конкретную дату. Данный отчет можно использовать для получения оперативной информации по спросу*поставке того или иного товара. В данном отчете отображается номер и описание товара плюс его фактическое количество на складе. Изменения в плани* руемом наличие товара перечислены в хронологическом порядке. Отчет имеет сле* дующие поля:

Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план

803

Поле

Определение

Полная Потребность

Полная потребность: зависимый и независимый общий спрос на конкретный товар. Независимый спрос формируется из заказов продажи, сервисных заказов, заказов на перемещение и прогнозов производства. Зависимый спрос формируется из компонентов производственного заказа из запланированных, утвержденных и выпущенных произ*водственных заказов. Также включается спрос компонентов для предложений производственных заказов в производственных планах и заявках

Плановый Приход

Здесь фигурируют товары из предложений заказов на пополнение. Это включает плановые производственные заказы, журналы планирования и заявки

Утвержденный Приход

Товары из заказов на пополнение. Это включает утвержденные производственные заказы, выпущенные производственные заказы, заказы покупки и заказы на перемещение

Прогнозируемый Баланс

Здесь приводится планируемое наличие товара, рассчитываемое по формуле: имеющееся наличие + утвержденный приход + плановый приход – потребности Следует учесть, что при расчете плана пополнения программа учитывает предполагаемое наличие, которое является отрицательным, как дополнительное требование

Тип документа

Здесь указывается тип документа, который является источником наличия

Номер документа

Здесь указывается номер связанного документа*источника

Производственный прогноз. В этом отчете представлен обзор производствен* ного прогноза и любые заказы продажи для выбранных товаров. Этот отчет мож* но использовать, например, для проверки точности производственного прогноза. Содержание отчета определяется установкой фильтров. Можно установить допол* нительные поля на вкладке, если щелкнуть поле Поле, а затем щелкнуть выбора справа.

Прогноз для товаров продажи и компонентов Используя основной производственный план, мы передаем ответственность за пла* нирование удовлетворения клиентского спроса главному планирующему и MPS. При последующем расчете MPR предложения заказов, полученных из MRP , осно* вываются исключительно на зависимом спросе. Планирование начинается с по* требности в компонентах для MPS*товаров, а последующее раскрытие выполняет* ся как обычно, но без учета спроса из заказов продажи.

804

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Прогноз по компонентам Прогноз для компонентов может рассматриваться как прогноз параметров для ро* дительского товара. Это бывает полезно, например, в том случае, когда планирую* щий может оценить потребность в компоненте. Поскольку прогноз по компонентам предназначен для определения парамет* ров для родительского товара, прогноз по компонентам должен быть меньше или равен количеству прогнозируемого товара. Если прогноз по компоненту выше, чем прогноз товара продажи, система рассматривает разницу между двумя этими типа* ми прогнозов в качестве независимого спроса. Примечание. Комбинация цикла повторного заказа продолжительностью в один месяц с помесячным прогнозированием может привести к тому, что будут рассчитаны два периода вместо одного. Необходимо помнить, что дата окончания охватываемого прогнозом периода определяется как дата окончания следующего периода минус один день. Традиционное определение одного месяца таково:(1М) = 01*01*01 — 02*01*01. Это озна* чает, что система включает записи для двух месяцев.

Глава 56. Планирование

805

Глава 56

Планирование Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Обзор планирования Регенеративное планирование Оборотное планирование Трассировка заказов и указания

Обзор планирования Запуском журнала планирования и запуском MRP в Microsoft Navisio n называется процесс расчета материальных требований на основе фактического спроса на ком* поненты и производственного прогноза на уровне компонентов. Механизм планирования состоит из двух компонентов: объемнокалендарного плана (MPS) и системы планирования материальных требований (MRP). MPS об* суждается в главе, посвященной прогнозу и MPS. В этой главе мы подробно рас* смотрим MRP. MRP — это средство, помогающее производителям эффективно уп* равлять материальным планированием, календарным планированием и функциями покупки. MRP предоставляет распределенные по времени формальные планы по каждому товару, обеспечивающие своевременную поставку товара в нужное место в требуемом количестве. Также можно сказать, что процесс MRP анализирует текущие или будущие потребности (спрос), а также имеющееся или ожидаемые запасы (предложение). При взаимной компенсации этих количеств MRP предоставляет пользователю необходимые сведения в форме указаний. Это могут быть указания создать но* вый заказ, изменить заказ (количество или дату) или отменить заказ в целях обес* печения своевременной поставки товара в нужное место в требуемом количе* стве. Под заказами подразумеваются как производственные заказы, так и заказы покупки. Далее приведена схема системы предприятия:

806

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этой главе обсуждается планирование, связанное с областью MRP , что вклю* чает структуру товаров, запасы, открытые заказы и процессы. Это подводит нас к разговору об указаниях. Примечание. С помощью указаний система MRP сообщает пользователю, что необходимо сделать для удовлетворения спроса.

Глава 56. Планирование

807

Как показано в этой главе, для каждого товара, на который обнаруживает* ся спрос, выполняется сравнение с запасами для определения возможности удовлетворения спроса. Если спрос не удается удовлетворить с помощью запа* сов, выполняется проверка НЗП (для производимых товаров). Если спрос не удается удовлетворить и после проверки открытых заказов, то производится анализ спецификации товара для определения необходимых компонентов. Для каждого компонента процесс выполняется заново. В результате обнаружения неудовлетворенного спроса создаются указания. Указания помогают опреде* лить оптимальный способ удовлетворения спроса. Пользователю предлагает* ся создать новый заказ, отменить или изменить заказ. Указания обсуждаются далее в этой главе. При более подробном изучении этого процесса видно, что в основе процедуры планирования лежит расчет нетто из брутто. В соответствии с нетто*потребностя* ми производится плановый выпуск заказов. Заказы планируются на основе данных маршрута (производимые товары) или периода ожидания в карточке товара (при* обретаемые товары). Количества при плановом выпуске заказов определяются на основе расчета MRP, однако корректируются с учетом параметров в отдельных кар* точках товара. Эти поля обсуждаются далее в настоящей главе. Бизнес*процесс, связанный с MRP, обычно начинается с определения незави* симого спроса. Независимый спрос может принимать форму производственного прогноза, объемно*календарного плана, заказа продажи или сочетания этих эле* ментов. Независимым спросом называется спрос, не связанный с другим товаром. Это может быть спрос на готовую продукцию, запасные детали или отдельно про* даваемые комплектующие. Зависимым спросом называется спрос на части, необ* ходимые для изготовления товара. Части, на которые имеется зависимый спрос, определяются как компоненты в спецификации. Зависимый спрос определяется спросом на сборки более высокого уровня. Примечание. Независимым спросом называется спрос на товар, не свя* занный со спросом на другие товары. Зависимым спросом называется спрос, напрямую связанный со структурой спецификации других това* ров/конечных изделий либо выведенный из нее. Прежде чем продолжить обсуждение, определим, что подразумевается под сборкой более высокого уровня. Спецификации имеют многоуровневую струк* туру. Уровень 0 представляет готовую продукцию. Компоненты (купленные то* вары или узлы) представлены на уровне 1. Узлы уровня 1 также имеют компо* ненты. Эти компоненты представлены купленными товарами или узлами уровня 2. Аналогичным образом организованы и все остальные уровни структу* ры, вплоть до последнего, на котором представлены исключительно купленные товары. Microsoft Navisio n может обрабатывать спецификации, содержащие до 50 уровней.

808

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Microsoft Navision вычисляет коды нижнего уровня автоматически при серти* фикации спецификаций, связанных с карточкой товара, и выборе параметра Динамич. Код Нижнего Уровня в настройках ( Производство > Настройка > Производство Настройка > Вкладка Общее ). Это позволяет Microsoft Navisio n определить, когда необходимо искать товары и когда поиски следует прекратить. Примечание. Вычисление кода нижнего уровня необходимо для правиль* ного планирования. Необходимо выбрать параметр Динамич. Код Нижнего Уровня в настройках или последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Расчет Кода Нижнего Уровня перед использованием журнала планирования. Следует всегда выполнять вычисление кода ниж* него уровня после первоначальной настройки компании. При обработке регенеративного плана индикатор выполнения показывает, что проверка товаров производится не по порядку, а на основе кода нижнего уровня. Обратите внимание, что процесс начинает выполняться с верхнего уровня (0). При неправильном вычислении кодов нижнего уровня могут быть выданы не* правильные указания. Для устранения этой проблемы Microsoft Navision позволяет вычислить код нижнего уровня вручную. Если спецификации сертифицированы до связи с товаром или для параметра Динамич. Код Нижнего Уровня задано значе* ние Нет, необходимо запустить процесс Расчет кода нижнего уровня перед исполь* зованием журнала планирования. Примечание. Для получения правильных указаний MRP требуется пра* вильно задать код нижнего уровня.

Глава 56. Планирование

809

Чтобы вычислить код нижнего уровня, необходимо запустить задание Производство > Проектирование Товаров > Расчитать Код Низкого Уровня . Раскрытие спецификации определяет поток нетто*потребностей с уровня роди* тельского товара к соответствующему зависимому спросу на более низких уровнях сборок и сырья. Процесс взаимной компенсации определяет требуемые количества для всех компонентов путем оценки текущих уровней складского запаса и утверж* денного прихода для каждого товара. Программа продолжает взаимную компенса* цию спроса и предложения по нисходящей для всех уровней спецификации. Все ком* поненты на нижнем уровне спецификации являются купленными товарами. Плановые выпуски заказов (производственных заказов или заказов покупки) явля* ются результатом создания MRP . Они отображаются как товарные позиции в журнале планирования после выполнения процедуры планирования. Главный планирующий или сотрудник с аналогичными должностными обязанностями преобразует плановые вы* пуски заказов на производимые товары в производственные заказы (плановые или ут* вержденные) либо в заявки, представленные заказами на покупку товаров. Обычно это называется производственным планом. Система MRP не создает производственные за* казы автоматически. Она рекомендует выпуски заказов на производимые и приобретае* мые товары, которые затем преобразуются в производственные заказы или заказы на покупку. Результатом этого процесса является производственный план предприятия.

Использование механизма планирования и управление им Процесс планирования инициируется независимым спросом. Примером незави* симого спроса является спрос на готовую продукцию, запчасти, а также потреб* ность в ремонте или реконструкции. Независимый спрос может принимать форму заказов продажи, производственных прогнозов, объемно*календарного плана или сочетания всех трех элементов. При производстве на заказ независимый спрос иногда возможно определить только после получения заказа от клиента. Планирующий создает связанный ут* вержденный производственный заказ для управления процессом планирования. При производстве на заказ можно планировать будущее производство путем ввода производственного прогноза или объемно*календарного плана только для тех то* варов, на которые вероятнее всего будут получены заказы. Также при выполнении работы на заказ можно прогнозировать или составлять объемно*календарный план на уровне компонентов или узлов. Это позволяет создавать широкий спектр гото* вой продукции на основе относительно небольшого числа стандартных товаров, включенных в прогноз или объемно*календарный план. При производстве товаров на склад, как правило, требуется обеспечить постав* ку продукции в короткий промежуток времени, обычно из запасов готовой продук* ции. Такой подход требует использования производственного прогноза и/или объемно*календарного плана, чтобы производственная компания могла выпускать товары для пополнения запасов в соответствии с ожидаемыми объемами продаж.

Способы создания плана В большинстве компаний предусмотрен конкретный процесс создания производ* ственного плана, включая требования периодического создания (периодичность, способ и т.д.). Эти процессы необходимо рассмотреть на этапе настройки и реали* зации. Есть три способа расчета планов:

810 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вычислить Регенеративный План Вычислить Плановую Потребность Получить Указания

Вычислить Регенеративный План. Данная функция обеспечивает обработку пол* ностью регенеративного плана. Выполняется перепланирование всех товаров в базе данных. Система создает операции журнала, предполагая наличие бесконечных производственных мощностей. При разработке графиков не учитываются произ* водственные мощности в рабочих или машинных центрах. При расчете автомати* чески удаляются все загруженные планированные заказы. Вычислить Плановую Потреб. Данная функция обеспечивает обработку оборот* ного плана. Товары включаются в оборотное планирование в результате измене* ний двух типов. • •

Изменения спроса/предложения: изменение количеств в заказах продажи или производственных прогнозах. Изменения параметров планирования: сюда входят изменения безопасного ко* личества складского запаса, точки дозаказа, маршрута, спецификации, незап* ланированного потребления, а также изменение количеств заказов покупки.

Получить Указания. Данная функция служит средством краткосрочного плани* рования. Она обеспечивает выпуск указаний, предупреждающих пользователя о любых изменениях, произведенных со времени расчета последнего регенеративно* го или оборотного плана. Примечение. При расчете плана используется значительное количество сис* темных ресурсов и блокируются некоторые таблицы. Настоятельно рекомен* дуется выполнять обработку функций планирования в те периоды, когда пользователи не осуществляют доступа к записям склада или спецификации. Нет необходимости выполнять перерасчет всего плана при каждом запуске операций планирования, хотя сейчас это делается достаточно часто, особен* но при наличии возможности запуска процедуры до или после работы. При необходимости можно выполнять перерасчет только тех товаров, для которых были произведены влияющие на материальный план изменения в потоке спроса или в определении. Это снижает нагрузку на систему и, как следствие, значительно сокращает время, необходимое для расчета плана.

Задание параметров планирования Для расчета материального плана в менюПроизводство необходимо последовательно выбрать пункты Планирование > Произ. Планы > Функции > Вычислить Регенеративный План Окно Расчет Плана содержит две вкладки: Товар и Параметры. В следующей таб* лице описаны параметры на этих вкладках. После заполнения журнала пользователь при необходимости может применить фильтры для отображения строк в определенном диапазоне дат. С помощью поля Принять Указания планирующий может определять, какие строки планирования преобразуются в заказы или заявки. Таким образом, с помощью функции Выполнить Указание планирующий может выпустить все заказы с датами начала или вы* полнения в указанном пользователем диапазоне.

Глава 56. Планирование

811

Название вкладки

Описание

Товар

На вкладке Товар можно выполнять фильтрацию и запускать процедуры планирования на основе товара, описания товара или склада. Фильтры ограничивают количество планируемых товаров (например, если задан фильтр для товара 1000, то выполняется планирование только для этого товара). Также можно выполнять фильтрацию по любому другому полю карточки товара. Одним из вариантов является использование незадействованного поля в качестве фильтра для планирования. Это поле может быть эквивалентно семейству продуктов или коду планирования покупателя. Таким образом, пользователь сможет выполнять фильтрацию по конкретному полю и выполнять процедуру планирования для конкретного семейства продуктов На вкладке Параметры задается тип и период процедуры планирования. MPS. Установка флажка в этом поле инициирует расчет объемно* календарного плана. В процедуре участвуют товары с открытыми заказами продажи и/или производственными прогнозами. MRP. Установка флажка в этом поле инициирует расчет планирования материальных требований. В процедуре участвуют товары с зависимыми потребностями. Установка флажка в поле Совместный Расчет MPS/MRP в настройках ( Производство > Настройка > Производство Настройка > Вкладка Планирование ) позволяет рассчитывать MPS и MRP в рамках одной процедуры. Этот метод используется большинством пользователей. Дата Заказа. Эта дата используется для оценки наличия запасов. Если наличное количество товара ниже точки дозаказа, система выполняет прямое планирование заказа на пополнение запасов с этой даты. Если количество товара ниже безопасного количества складского запаса (на дату заказа), система выполняет обратное планирование заказа на пополнение запасов, используя в качестве даты выполнения дату заказа. Любой спрос с датой выполнения ранее даты заказа не включается в расчет. Дата Конца. Это дата окончания периода планирования. После этой даты не учитывается ни предложение, ни спрос. Если цикл дозаказа товара простирается дальше даты окончания, фактический период планирования для этого товара вычисляется следующим образом: дата заказа + цикл дозаказа. Использовать Прогноз. Выбор прогноза, который требуется включить в качестве спроса при запуске пакетного задания планирования. Чтобы задать прогноз по умолчанию, последовательно выбрать пункты Производство > Настройка > Производство Настройка > Вкладка Планирование. Исключить прогноз ранее. Здесь можно определить, какая часть выбранного прогноза включается в проце* дуру планирования, введя для этого дату, ранее которой прогноз спроса не включается. Это позволяет исключить старые сведения. Трассировка Заказа. В этом поле выбирается один из двух способов управления трассировкой заказа во время процедуры планирования. Учесть карточку товара. Трассировка заказа зависит от выбранной политики трассировки заказов конкретных товаров, участвующих в процедуре планирования. Применить ко всем товарам. Использование полной трассировки заказов (Трассировка Указания) для всех товаров, участвующих в процедуре планирования

Параметры

812

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Любой спрос с датой выполнения ранее даты заказа не вклю* чается в расчет.

Сотрудникам, не занимающимся планированием, бывает трудно определить период планирования (время, которое охватывает план). Нередко этот период яв* ляется предметом обсуждений. Если период планирования слишком короток, то* вары с большим периодом ожидания не будут заказаны вовремя. Если период пла* нирования слишком долог, то чрезмерное количество времени тратится на проверку и обработку информации, которая может измениться прежде, чем она потребуется. Можно задать один период планирования для производства и другой, более длин* ный, для покупок (хотя это не является обязательным требованием). Период пла* нирования для покупок и производства должен покрывать кумулятивный период ожидания для компонентов.

Регенеративное планирование Как обсуждалось ранее, регенеративное планирование рассчитывает новый план для всех товаров. Это обеспечивает учет всех изменений параметров планирования товара в процессе планирования. (Например, минимальное и максимальное коли* чество товара, кратное число заказа и другие изменения, связанные с планирова* нием, в том числе изменения производственных календарей.) Чтобы инициировать регенеративный план, необходимо последовательно выб* рать Производство > Планирование > Произ. Планы > Функции > Вычислить Регенеративный План.

Поле

Описание

Но.

Номер планируемого товара

Указание

Определяет тип указания: Новое, Изменение Кол*ва, Перепланирование, Переплан. Изм. Кол или Отмена. (Более подробное обсуждение см. ниже.)

Принять Указания

Если в этом поле поставлен флажок и выбрана функция Выполнить Указание, изменение производится

Глава 56. Планирование

813

Поле

Описание

Оригин. Дата Завершения

В этом поле отображается дата выполнения исходного заказа при выводе указания Перепланирование или Переплан. Изм. Кол.

Дата Выполнения

Предлагаемая дата выполнения. Используется вместе с датами/временем начала и окончания для отображения предлагаемого графика

Оригин. Кол*во

Аналогично полю Оригин. Дата Завершения, указывает количество в существующем заказе

Кол*во

Аналогично полю Дата Выполнения, указывает рекомендуемое количество для заказа

MPS

В этом поле устанавливается флажок, когда запускается только MPS. В нем указано, что данная строка планирования связана с заказом продажи или производственным прогнозом

Ссылка Тип Заказа

В этом поле указан тип заказа: заказ покупки, производственный заказ или заказ на перемещение

Ссылка Заказ Но.

В данном поле указан номер соответствующего производственного заказа или заказа покупки. Если строка помечена Новый, то здесь указан номер заказа при выполнении указания

Ссылка Статус Заказа

Это поле содержит статус производственного заказа. Существуют следующие варианты: Запланирован, Утвержден и Запущен. Если поле пусто, это означает, что используется заказ покупки либо заказ на перемещение

Обратите внимание, что в нижней части формы указано описание товара и опи* сание маршрута. Чтобы заполнить журнал требованиями зависимого спроса на товары, нужно последовательно выбрать пункты Производство > Планирование > Произ. Планы, а затем выбрать Функции > Вычислить Регенеративный План . Для просмотра трассировки необходимо выбрать пункты Функции > Трассировка Заказа.

814

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этой форме трассировки показано, что компонент отслеживается в другой стро* ке планирования. Строка с отступом показывает, в какой строке отслеживается стро* ка планирования. В поле Товар Но справа указан номер соответствующего товара.

Параметры планирования для товаров X и Y Если применяется политика дозаказа Лот-для-Лота, то это означает, что нетто*по* требность рассчитывается как точное количество, необходимое для обеспечения источника спроса на протяжении всего цикла заказа (а не как фиксированное ко* личество дозаказа). Заказ на пополнение запасов планируется с даты исходной нет* то*потребности на весь цикл дозаказа. Ниже приведен график пополнений для то* варов X, Y и Z.

Дата выполнения для приобретаемых товаров основана на времени начала маршрута готовой продукции. Время может изменяться на основе временных буферов, заданных в карточке товаров и складах. Для получения дополнитель* ных сведений см. руководства, посвященные настройке карточки товара и скла* дам.

Изменение параметров заказа После изменения параметров товаров необходимо заново вычислить регенератив* ный план. Примечание. В большинстве отраслей существует обратная зависимость между циклом дозаказа и себестоимостью товара (т. е. чем выше себе* стоимость, тем короче цикл дозаказа). Приведем типичный пример: крепеж (винты, болты и гайки) с циклом дозаказа 1 месяц. Оконча* тельная сборка, в которой используются эти детали, может иметь цикл дозаказа всего 1 день. Это определяется инвестициями в складские за* пасы (текущими затратами). Компании стремятся производить неболь* шие запасы узлов и готовой продукции, используя графики, отражающие спрос. Программа предоставляет пользователям гибкие возможности уп* равления циклами дозаказа и, следовательно, инвестициями в склад* ские запасы.

Глава 56. Планирование

815

Изменение периода планирования Пользователи могут настраивать период планирования для изменения результатов и/или ограничения продолжительности процедуры планирования. Примечание. Точка дозаказа учитывается только при наличии спроса на товар. При отрицательном запасе товара в период планирования система MRP выполнит обратное планирование заказа. Изменение даты окончания дает пользователю возможность создать план для определенного периода. Обычно используется период, равный кумулятивному пе* риоду ожидания продукта (вычисленному пользователем) с дополнительным вре* менем, необходимым для формирования данных планирования производственных мощностей на будущие периоды.

Создание производственного плана В данном разделе описывается преобразование плана в производственные заказы. Во многих организациях (особенно при производстве товаров на склад) планирую* щий или другой сотрудник запускает MPS, а затем изменяет его в соответствии с согласованным производственным планом. Измененный MPS становится основой планирования материальных требований и связанной с этим поставки сырья и ком* понентов. Для создания на основе журнала производственных заказов и заявок, представ* ленных заказами на покупку, необходимо убедиться, что во всех строках плана в поле Принять Указания установлен флажок и последовательно выбрать пункты Функции > Выполнить Указание . После создания производственных заказов и заказов покупки строки журнала планирования удаляются для подготовки к следующей процедуре планирования.

Окно наличия товара Посмотреть результаты создания заказов можно в окне Наличие Товара по Периодам. В этом окне отображается график поставки и потребления товара в фор* мате временного анализа. Это аналогично таблице MRP , часто используемой для объяснения расчетов MRP. Для открытия окна необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Планирование > Товары , выбрать товар и на* жать Товар > Наличие Товара По > Периодам . В форме выводятся следующие поля. • • • • •

Полная Потребность. Независимый спрос: заказы продажи, требования произ* водственного заказа (все статусы). Утвержд. Приход. Утвержденные или запущенные производственные заказы, заказы покупки. Плановый Приход Заказов. Все заявки на покупку, плановые производственные заказы (удаление и перепланирование MRP). Предпол. Свободное Наличие. Начальные запасы без полной потребности + ут* вержденный приход + плановый приход. Плановый Выпуск Заказов. Дата запуска заказа, определяемая на основе обрат* ного планирования маршрутов (производимые товары) или времени задержки (приобретаемые товары).

816

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Оборотное планирование Оборотное планирование позволяет отслеживать изменения в основных данных и плановых поставках, а также прямые изменения в требованиях спроса. Сюда вхо* дят следующие изменения: • • • • • •

Изменения безопасного количества складского запаса Изменения в спецификациях, где используется соответствующий товар Изменения в маршрутах, где используется соответствующий товар Изменения типа спроса в основных данных для товара (точка дозаказа или бе* зопасное количество складского запаса) Незапланированное потребление, отклонения в инвентаризации и любые не* запланированные изменения запасов Получение количеств, отличных от запланированных

Расчет оборотного планирования выполняется значительно быстрее, посколь* ку программа учитывает только спрос/предложение или изменения в определении товара (спецификация/маршрут) со времени создания последнего плана. Оборот* ное планирование удаляет только плановые заказы, которые становятся не нужны в результате изменений спроса. Хотя отдельное действие из приведенных выше (например, изменение маршру* та) может включать несколько товаров, не нужно рассчитывать все товары в реге* неративном плане. Более целесообразно включить эти товары в следующее оборот* ное планирование. Ознакомьтесь с примером, чтобы понять принципы функционирования обо* ротного планирования:

Сначала заказ продажи (или другой тип спроса) вызывает плановое назначение товара A для участия в следующем оборотном планировании. На данный момент ни один из других 50 товаров не участвует в следующем планировании. 1. Выполнение оборотного планирования приводит к изменению (или созданию) производственного заказа на товар A.. 2. Поскольку список компонентов измененного производственного заказа изме* няется в соответствии с новыми потребностями, для планирования назначают* ся товары B, C и D. 3. Система планирования по*прежнему должна выполнять обработку на основе кода нижнего уровня; таким образом, должны быть проверены планы для това* ра B, затем для товара C, а затем для товара D.

Глава 56. Планирование

817

4. Поскольку товар B не имеет комплекта, планирование для данной ветви струк* туры продукта на этом завершается. 5. В этом примере изменение потребности в товаре C приводит к созданию нового производственного заказа. Поскольку товар C имеет комплект, то последний раскрывается, в результате чего появляется потребность в товаре E. Одновре* менно товар E назначается для планирования. 6. Как и товар B, товар D не имеет комплекта, поэтому изменения в плане для товара D не вызывают дальнейшего планирования. 7. Теперь для планирования назначен только товар E. Процесс продолжается, и в ходе раскрытия комплекта для планирования назначаются товары F, G и L. 8. В данном примере у нас имеется большой наличный запас товара F . Соответ* ственно, нам не требуется создавать заказ на пополнение запасов. В результате товары спецификации F не назначаются для планирования. Оборотное планирование завершено. Некоторые другие, более редкие изменения основных данных могут затраги* вать множество товаров, например изменение системы пополнения, направленное на то, чтобы не учитывать запасы, или изменение целого производственного ка* лендаря. В таких случаях следует выполнить планирование для всех изменяемых товаров с помощью регенеративного планирования. Изменения других параметров планирования приводят к изменению будущих поставок. Однако влияние на спрос не настолько значительно, чтобы товар был назначен для участия в следующем оборотном планировании.

Трассировка заказов и указания Обзор Функции трассировки заказов позволяют отобразить связь между спросом и пред* ложением. Операции трассировки создаются процедурами планирования при каж* дом выполнении. Кроме того, система трассировки заказов создает указания в тех случаях, когда не удается достичь баланса в рамках существующей структуры зака* зов, определяющей спрос и предложение. Эти указания определяют необходимость вмешательства пользователя для исправления существующей или потенциальной проблемы. Указания создаются как приложения к записи трассировки и содержат сведения об изменениях, которые необходимо произвести для достижения баланса в структуре заказов. Создание указаний выполняется уровень за уровнем в соответствии с кодом нижнего уровня каждого товара. Это гарантирует учет всех товаров с текущими или будущими изменениями в потреблении/ спросе. Чтобы устранить лишние указания, пользователь может задать демпферы для создания указаний только при изменениях, превышающих определенное число дней или количество. Процесс задания демпферов будет рассмотрен ниже в настоящей главе. Если требуется зафиксировать определенный заказ на поставку, чтобы для него не выводились указания, пользователь может изменить гибкость планирования стро* ки производственного заказа, заказа покупки или журнала планирования на Нет. Однако при выборе гибкости планирования Нет могут формироваться указания о создании новых заказов, необходимых для удовлетворения спроса. Это объясняет*

818

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ся следующим: поскольку пользователь запретил перемещать существующий за* каз, для удовлетворения измененного спроса требуется новый заказ. Указания создаются системой трассировки заказов тогда, когда не удается дос* тичь баланса в существующей структуре заказов. Можно рассматривать их как пре* доставляемые пользователю рекомендации по обработке изменений для восстанов* ления баланса спроса и предложения. При возникновении любого дисбаланса спроса/ предложения, система создает следующие указания: • • • • •

Новое Изменение Кол *ва Перепланирование Переплан. Изм. Кол. Отмена Примечание. Это указания о создании нового заказа, отмене заказа или изменении заказа (количества или даты). Под заказом подразумевается заказ покупки, заказ на перемещение или производственный заказ. Подробно рассмотрим эти указания:

Указание

Описание

Новое

Если спрос невозможно удовлетворить с помощью указаний Изменение Кол*ва, Перепланирование или Переплан. Изм. Кол для существующих заказов, система формирует указание Новый для создания нового заказа. Кроме того, система формирует указание Новый в том случае, если в цикле дозаказа товара отсутствуют существующие заказы на поставку. Данный параметр определяет количество периодов в прошлом и будущем в профиле наличия при поиске заказа для перепланирования

Изменение Кол*ва

При количественном изменении спроса, отслеживаемого в заказе (или заказах) на поставку, система формирует указание Изменение Кол*ва об изменении предложения в соответствии с изменениями спроса. При появлении нового спроса система выполняет поиск ближайшего существующего нерезервированного заказа на поставку в цикле дозаказа и формирует указание Изменение Кол*вадля этого заказа

Перепланирование

Если в результате изменения даты заказа, относящегося к спросу или предложению, нарушается баланс структуры заказов, система формирует указание Перепланирование. При взаимно*однозначном отношении спроса и предложения система формирует указание о перемещении заказа на поставку. Если заказ на поставку удовлетворяет спрос для нескольких заказов продажи, он переносится на самую раннюю дату спроса

Глава 56. Планирование

819

Указание

Описание

Переплан. Изм. Кол.

Если были изменены и даты, и количества заказа, необходимо изменить планы с учетом обоих изменений. Система объединяет оба действия в указании Переплан. Изм. Кол для восстановления баланса в структуре заказов

Отмена

При удалении спроса, удовлетворенного по схеме заказ* заказ, система формирует указание Отмена для отмены связанного заказа (или заказов) на поставку. При другом отношении (не заказ*заказ) система формирует указание об изменении в целях уменьшения поставки. Если при создании указаний пользователем заказ на поставку уже не нужен в результате действия каких*либо других факторов (например, коррекции материально* производственных запасов), система выдает указание Отмена в журнале

При изменении спроса система трассировки заказов пытается восстановить баланс в структуре заказов. Это может быть выполнено путем автоматического изменения трассировки без участия пользователя (динамическая трассировка) или путем предоставления пользователю указаний о внесении конкретных измене* ний в структуру заказов. Создание динамических операций трассировки не зави* сит от процедур планирования. При вводе новых требований в базу данных сис* тема планирования автоматически создает необходимые операции трассировки заказа. Динамическая трассировка и указания обсуждаются ниже в настоящей главе. Рассмотрим поля журнала, используемые для указаний. Поле

Описание

Указание

В этом поле отображается тип указания. Возможны следующие варианты: Новое, Изменение Кол*ва, Перепланирование, Переплан. Изм. Кол, Отмена

Принять Указания

Флажок в этом поле указывает на то, что планирующий подтверждает предлагаемое действие. Эти действия реализуются при использовании функции Выполнить Указание

Оригин. Дата Завершения

В этом поле отображается текущая дата производственного заказа или заказа продажи для указаний Перепланирование и Переплан. Изм. Кол

Оригин. Кол*во

В этом поле отображается текущее количество прихода для указания Изменить

Кол*во

В этом поле отображается новое или измененное количество прихода, если указание реализуется

820

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Реализация действий После того, как планирующий проверил указания и принял решение о подтверж* дении всех или некоторых изменений, предлагаемых системой, можно внести со* ответствующие изменения в графики. По умолчанию система устанавливает фла* жок в поле Принять Указания. Если пользователь не хочет реализовывать какие*либо из предлагаемых действий, флажок следует снять.

Динамическая трассировка заказов и указания При увеличении спроса система стремится сохранить баланс в профиле спро* са/предложения. Для этого используется функция динамической трассиров* ки, которая пытается удовлетворить возросший спрос автоматически путем трассировки существующих заказов на поставку и нерезервированных складс* ких запасов. Динамическая трассировка заказов не зависит от процедур пла* нирования; операции трассировки заказа создаются автоматически по мере необходимости. Это происходит в порядке очередности, как показано в следу* ющей таблице. Приоритет

Приоритеты динамической трассировки

1

Любой избыточный запас в существующем заказе

2

Планированный или утвержденный приход в заказе с датой поставки

3

Доступные складские запасы

4

При наличии заказа на поставку в текущей трассировке формируется указание Изменить

5

Если не выполняется ни одно из перечисленных выше условий, формируется указание Новый

Примечание. Динамическая трассировка заказов применяется только к товарам, находящимся в тех же измерениях (склад и код ячейки). Склад и код ячейки должны точно соответствовать спросу (в соответствии с заказом продажи или производственным прогнозом). Если это не так, то склад не учитывается процедурами планирования. Склады будут об* суждаться далее в главе, посвященной дополнительным вопросам пла* нирования.

Политика трассировки заказов Использование динамической трассировки и указаний определяется параметром в поле Способ Трассировки Заказов карточки товара (Производство > Планирование > Товары > Вкладка Планирование ).

Глава 56. Планирование

821

Рассмотрим возможные значения поля Способ Трассировки Заказов : Нет

Операции динамической трассировки заказов и указания не создаются. Формирование указаний продолжается при оборотном и регенеративном планировании

Только Трассировка

Создаются только операции динамической трассировки заказов. Чтобы сформировать указания, необходимо запустить регенеративное или оборотное планирование

Трассировка & Указания

Создаются как операции динамической трассировки заказов, так и указания

Получение указаний Как указывалось ранее, настоятельно рекомендуется выполнять регенеративное и оборотное планирование в те периоды, когда пользователи не осуществляют дос* туп к записям (склада, спецификации и т. д.), используемым системой планирова* ния. Для некоторых компаний это означает, что планирование следует выполнять только ночью или в выходные. Функция Получить Указания позволяет планирующему или другому сотрудни* ку моментально узнать о результатах изменений графика, обрабатываемых между процедурами оборотного или регенеративного планирования. В качестве примера можно привести новые заказы продажи, созданные утром, по которым необходимо начать работу до следующей полномасштабной процедуры планирования. Примечание. Функция Получить Указания обеспечивает компромисс меж* ду скоростью/удобством и точностью. Необходимо подчеркнуть, что дан* ная функция не может заменить собой оборотное и регенеративное пла* нирование.

Задание демпферов Организация APICS использует следующее определение демпферов: параметры, вводимые пользователями для устранения ненужных или несущественных указа* ний, создаваемых в процессе компьютерной обработки MRP . Пользователи могут задавать период времени и процент размера лота для бло* кировки указаний. Демпфер времени позволяет изменить дату отгрузки для заказа продажи на дату в будущем (и только в будущем), определяемую значением в поле Запас (Время), не изменяя соответствующий производственный заказ. Естественно, это приводит к увеличению периода хранения на складе, зато стабилизирует систему. Демпфер количества позволяет снижать (и только снижать) количество заказа продажи, не изменяя соответствующий производственный заказ. Аналогичным образом, это приводит к увеличению складского запаса, зато система не реагирует на каждое незначительное изменение в цепочке спроса/предложения.

822

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 57

Дополнительные вопросы планирования В этой главе показано, как отражаются на производственном планировании следу* ющие вопросы: • • • • • • •

Варианты товаров Склады Перемещения Общие контракты продажи Многоуровневые производственные заказы Инструменты планирования Отчеты планирования

Варианты Варианты товаров в производстве Варианты товаров доступны в модуле Microsoft Dynamics NAV, производство, что* бы обеспечить совместимость со стандартными функциями приложения Microsoft Navision. Целью имеющейся функции кодирования вариантов является со* здание базы, позволяющей обеспечить соответствие требованиям заказчика. Следует помнить, что коды вариантов вMicrosoft Navision не предназначены спе* циально для указания конфигурации продукта или прогнозирования производ* ства. Варианты товаров позволяют определить товар различными способами, отра* жающими его характеристики. Это дает возможность, не создавая дополнительные товары, задать для товара несколько характеристик.

Варианты товаров в планировании Теперь имеется возможность выполнения планирования с использованием кодов вариантов. Когда производится расчет плана, код варианта рассматривается в ка* честве обособленного товара. Код варианта может быть указан в окне Спецификация Строка, которое копируется в строку компонента при создании или обновле* нии производственного заказа. Когда производится регистрация выхода продукции, код варианта отражается в журнале выхода продукции. Когда журнала выхода про* дукции учтен, код варианта появляется также и в записи книги операций для дан* ного товара.

Глава 57. Дополнительные вопросы планирования

823

Вариант товара применяется при планировании только в том случае, когда име* ется спрос (для этого варианта имеется заказ продажи или производственный прог* ноз). Коды вариантов оказываются полезными при использовании объемно*кален* дарного плана (MPS). Код варианта переносит текст, определяющий конкретный вариант, но отсут* ствует поддержка отдельных спецификаций или маршрутов каждого варианта. Имеется только одна стандартная спецификация и единый маршрут для каждого товара, которые используются для всех вариантов определенного товара. Функ* ция кодирования вариантов не поддерживает отдельную себестоимость каждого варианта. Если заказ продажи создается с использованием кода варианта, в соответствую* щем производственном заказе указывается тот же самый код варианта. Коды вариантов отображаются также в журнале выхода продукции и указыва* ются как приход в книге товарных операций, которые созданы при выполнении учета журнала выхода продукции.

Использование вариантов товаров в производственных спецификациях У пользователей имеется возможность указания кода варианта в строках компо* нентов спецификации. Однако код варианта нельзя указать в заголовке специфи* кации. Когда создается производственный заказ, строки компонентов отражают все варианты, которые указаны в производственной спецификации или версии спецификации. Путем использования версий спецификации y пользователей име* ется возможность структурирования разновидностей по базовой конструкции про* дукта. Важно подчеркнуть, что текущее решение не обеспечивает подлинных функци* ональных возможностей конфигуратора продукта.

Склады Модуль Microsoft Navision, производство может использовать склады запасов одним из следующих двух способов: •

•

как модификатор товара, который используется и отслеживается для опреде* ленного товара или варианта товара с момента поступления требования до уч* тенного выхода; или по единице складского учета, чтобы обеспечить выполнение некоторых функций планирования в дополнение к указанным выше.

Для компаний, функционирующих в многоузловой среде, склад может быть назначен единице складского учета. Это позволяет изготовителю планировать про* изводство в различных складах. Если склады являются обязательными, для товаров должны быть заданы единицы складского учета.

Склады запасов в производстве В разделе описано использование одного или нескольких складов при производ* ственном планировании и выпуске продукции.

824

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Планирование при использовании единого склада Если хранение и отгрузка всех товаров в спецификации производится в одном мес* тоположении (склад A), а производство этих товаров осуществляется во втором местоположении (склад B), планирование для этих товаров в спецификации про* изводится в месте их хранения и отгрузки (склад A). Расход компонентов регистри* руется в месте размещения производства (склад B), а регистрация выпуска произ* водственных заказов производится в месте хранения и отгрузки (склад A), указанном в качестве места отгрузки в исходном заказе продажи. Когда производится регистрация выхода продукции, код склада отражается в журнале выхода продукции. Когда журнал выхода продукции учтен, код склада по* является также и в записи книги товарных операций. Чтобы избавить пользователя от необходимости ввода кода склада на всех стро* ках компонентов для обработки журнала потребления, предпочтительный склад может быть указан в поле Компоненты по Складам в окне Производство Настройка. Строки компонентов производственных заказов затем заполняются автоматичес* ки с указанием этого кода склада.

Использование нескольких складов при планировании Программа поддерживает планирование с использованием нескольких складов для тех компаний, которые работают в среде с несколькими узлами. Это позволяет про* изводить планирование для разных складов, которое может включать составление планов производственных заказов, заказов покупки, заказов на перемещение (внут* ренние передачи из одного склада в другой) и заказов на услуги. Единица складского учета, которая является расширением карточки товара, используется для определения параметров запасов и процедуры планирования для товаров и их вариантов в каждом складе. Концентрируя эту информацию в едини* це складского учета, программа может затем выполнять расчет планов для опреде* ленных товаров и конкретных складов. Единица складского учета не определяет спецификацию или маршрут, поэтому: • •

Товар выпускается только в одном складе. Не допускается использование разных спецификаций для одной единицы склад* ского учета.

Глава 57. Дополнительные вопросы планирования •

825

Не допускается использование разных маршрутов для одной единицы склад* ского учета.

Не требуется обязательно определять единицу складского учета для каждой ком* бинации товара, склада и варианта, установленного в запросе. Если для текущей комбинации не определена единица складского учета, система использует базовую информацию с карточки товара. Так как в производственном заказе указывается потребность и в товарах* компонентах, и в родительских товарах, планирующий должен принять решение, из какого склада поставляются компоненты. Иначе говоря, к какому складу направля* ется запрос на компоненты. Обычно это будет тот же самый склад, в котором разме* щается производство. А если компоненты недоступны, при планировании предлага* ется составить запросы на пополнение для компонентов в том же самом складе.

Перемещения Если компонент производится на другом предприятии, потребность в компоненте мо* жет быть переадресована на другой склад. Это может быть задано или путем использова* ния поля Компоненты по Складам единицы складского учета, или настройкой единицы складского учета компонента путем установки значения поля Метод Пополнения для выполнения пополнения с помощью заказа перемещения из определенного склада.

Общие контракты продажи Возрастающее количество компаний, использующих цепь поставок, отказываются от применения их собственных прогнозов. Для этих изготовителей в программе обеспечивается возможность планирования на основе долгосрочных общих кон* трактов, вместо использования конкретных прогнозов. Например, в среде срочных заказов (Точно к нужному моменту), где устанавли* ваются жесткие взаимосвязи между поставщиком и заказчиком, применение об* щих контрактов может, вероятно, повысить точность производственных планов, так как планирующий производства не должен отслеживать и контролировать про* гнозы и отклоняющийся от нормы спрос. Данный раздел описывает использование общих контрактов продажи при пла* нировании производства. Прежде чем приступить к обсуждению использования при планировании об* щих контрактов продажи, ознакомимся кратко с принципами общего контракта. Общий контракт — это договор купли*продажи, в котором указываются: • • •

Фиксированное количество товаров Фиксированная цена или цена со скидкой Фиксированные даты отгрузки (поставки)

При использовании общих контрактов при планировании производства следу* ет обращать внимание на следующие характеристики. • • • •

Общий контракт — это источник независимого спроса. Система не отслеживает общие контракты. Заказ продажи, связанный с общим контрактом, потребляет общий контракт. Заказ продажи, связанный с общим контрактом, не потребляет прогноз.

Когда программа выполняет расчет потребления для общего контракта, дата отгрузки связанного заказа продажи не учитывается.

826

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Многоуровневые производственные заказы У пользователей имеется возможность создания многострочных и многоуров* невых производственных заказов. Эта методология заказов часто применяется в среде делать на заказ, где все товары создаются в качестве реакции на заказы продажи. Чтобы создать многоуровневые производственные заказы, необходимо сна* чала изменить производственную политику на делать*на*заказ.

Инструменты планирования Метод пополнения изменений Приложение Microsoft Navision обеспечивает гибкость изменения товара из про* изводственного заказа в покупку (делать*на*продажу) в журнале планирования. Это выполняется путем изменения поля Метод Пополнения на строке планирова* ния. Эти функции могут применяться в тех случаях, когда клиенту требуется заклю* чить субконтракт на нормально произведенный товар. Это может потребоваться из* за ограничений мощности, простоя оборудования и т. д.

Функция Обновить Строку Плана Чтобы выполнять обновления журнала планирования для отражения любых изменений спецификации или маршрута (включая изменения активных вер* сий), доступна функция для обновления строки планирования. Эта функция позволяет выполнить расчет новой спецификации маршрута. Данная функция во многом аналогична функции Обновить, используемой для производствен* ного заказа. Чтобы отобразить эту функцию, следует перейти в журнал планирования и выб* рать пункты Функции > Обновить Строку Плана . Обратите внимание на то, что на вкладке Заявка Строка можно выбрать те стро* ки планирования, которые требуется обновить.

Глава 57. Дополнительные вопросы планирования

827

На вкладке Параметры определяется направление планирования и указывает* ся, следует ли выполнить повторный расчет маршрутов и/или требуемых компо* нентов (спецификации). Это во многом аналогично функциям обновления для про* изводственных заказов.

Отчеты планирования Отчет Плановое Свободное Наличие может быть выведен на печать в форме сводки или в подробном виде, и этот отчет аналогичен окну Наличие Товара по , которое можно отобразить для каждой из строк журнала планирования, как это показано на следующем рисунке.

В отчете Плановое Свободное Наличие можно также применить фильтр, исполь* зуя выбранные поля строки планирования, например поле Товар Но. Чтобы напечатать отчет необходимо В менюПроизводство последовательно выб* рать пункты Планирование > Отчеты, выбрать отчет Плановое Свободное Наличие.

828

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 58

Субподряды Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • •

Настройка параметров субподрядчика Настройка себестоимости субподрядчика по субподрядчику или по процессу Настройка маршрута с использованием субподрядчика Обработка производственного заказа с использованием субподрядчика Определение наличия связи заказ покупки с производственным заказом Определение статуса операций субподрядчика по запущенным производствен* ным заказам

Субподряды Использование субподрядов является во многих производственных компаниях стан* дартной рабочей операцией. Субподряды, при реализации которых поставщик выпол* няет одну или несколько операций в производственном процессе, могут носить слу* чайный характер или использоваться в качестве составляющей всего производства. Модуль Microsoft Dynamics NAV, производство II включает в свой состав несколько средств, обеспечивающих управление работой с субподрядами. •

•

•

Рабочие центры с определенным поставщиком. Это средство позволяет пользо* вателю настроить рабочий центр, который связан с поставщиком (субподряд* чиком). Задание поставщика может быть выполнено как внешняя рабочая опера* ция на маршруте, что позволяет пользователю легко управлять суб подрядчиком. Кроме того, стоимость операции может быть определена на уровне маршрута или рабочего центра. Стоимость рабочего центра, основанная на единицах или времени. Эта функ* ция позволяет пользователю указать, базируются ли затраты, связанные с рабо* чим центром, на времени производства или на постоянных расходах на едини* цу. Хотя субподрядчики обычно используют при назначении цены на свои услуги постоянные расходы на единицу, программа может обрабатывать оба варианта (время производства и постоянные расходы на единицу). Журнал субподрядов. Это средство позволяет пользователю найти производствен* ные заказы с материалом, готовые к отправке субподрядчику, и автоматически создать заказы на покупку для операций с субподрядчиками из маршрутов произ* водственных заказов. Затем программа автоматически переносит затраты заказа на покупку в производственный заказ во время учета заказа покупки. Примечание. Из журнала субподрядов возможен доступ и использование только производственных заказов, имеющих статус Запущен.

Глава 58. Субподряды

829

Субподрядные рабочие центры Настройка субподрядных рабочих центров выполняется так же, как и обыч* ных рабочих центров, но с указанием кода поставщика в поле Субподрядчик Но. Эти центры назначаются маршрутам так же, как и другие рабочие центры. Когда получен заказ покупки, это аналогично выполнению производственной опе* рации. Примечание. Следует помнить, что в том случае, если операция указания субподрядчика является завершающей в маршруте, выход учитывается после получения заказа покупки. Рассмотрим некоторые из полей вкладки Учет.

Поле Расчет Себест. Единицы Для поля Расчет Себест. Единицы в субподрядном рабочем центре часто устанавли* вается значение Единиц. Себестоимость единицы, формируемая для заказа покуп* ки на операции маршрута производственного заказа, базируется на расходах на еди* ницу, а не на измерении времени (например, в час). Необходимо выбрать значение Единиц в поле Расчет Себест. Единицы.

Поле Специальная Себест. Единицы Если производится установка субподряда с единым тарифом для поставщика, мож* но выполнить настройку стоимости на карточке рабочего центра, используя рас* смотренную ранее процедуру. Произведите настройку себестоимостей, как это опи* сано в разделе Рабочий центр этого руководства, путем заполнения поля Прямая Себест. Единицы с использованием полей Накладные Расходы . Поле Специальная Себест. Единицы оставьте незаполненным. Если производится установка субподряда для этого поставщика с использо* ванием различных тарифов для каждого процесса, следует установить флажок в поле Специальная Себест. Единицы . Это позволяет настроить себестоимость на каждой строке маршрута и экономит время, затрачиваемое на повторный ввод информации на каждом заказе покупки. При обработке используется себестои* мость, указанная в строке маршрута, а не значения в полях стоимости рабочего места. Например, предположим, что указывается субподряд с поставщиком, вклю* чающий несколько различных процессов, большая часть которых имеет отлича*

830

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ющиеся себестоимости единицы. Примером может служить цех окраски. В зави* симости от типа велосипеда маляр наносит краску различных сортов (эпоксид* ную/эмалевую) и цветов. Кроме того, для различных типов краски используется уникальный процесс. Совокупность этих факторов определяет высокую степень изменчивости себестоимости единицы в зависимости от процесса. Вместо того чтобы иметь несколько карточек рабочих центров для каждого процесса, можно указать стоимость каждого отдельного процесса на соответствующей операции маршрута. Чтобы обеспечить в системе возможность расчета затрат для данного поставщи* ка на операции маршрута, используется параметр Специальная Себест. Единицы . Необходимо установить флажок в поле Специальная Себест. Единицы .

Маршруты, использующие субподрядные рабочие центры Уже было показано, как использовать рабочие центры для операций на маршрутах. В приложении Microsoft Navision субподрядные рабочие центры могут применять* ся абсолютно аналогичным образом. Можно настроить маршрут, который использует внешний рабочий центр в ка* честве стандартной рабочей операции. В качестве альтернативы можно внести из* менение в маршрут для определенного производственного заказа, чтобы включить в него внешнюю операцию. Это может потребоваться в непредвиденной ситуации, например при поломке оборудования или в период временного повышенного спро* са, когда работу, обычно выполняемую на собственном производстве, необходимо отправить субподрядчику.

Журнал субподрядов Ниже описывается использование журнала субподрядов. Сначала следует открыть журнал субподрядов, перейдя в меню Производство и последовательно выбрав пун* кты Планирование > Журналы Субподрядов . Журнал субподрядов доступен также из меню Покупка. Этот журнал функционирует аналогично журналам планирования и заявок: производит быстрый расчет информации и обеспечивает ее просмотр пользова* телем. Когда пользователь утверждает сведения, создается соответствующий до* кумент. В данном случае — заказ покупки. Чтобы выполнить расчет сведений, необходимо последовательно выбратьФункции > Вычислить Субподряды. На экране выбора отчета имеются три вкладки. Уста* новка фильтров на любой из двух первых вкладок ограничивает сведения, переда* ваемые в журнал субподрядов.

Глава 58. Субподряды

831

Вкладка Рабочий Центр позволяет установить фильтры информации для карто* чек рабочих центров, обеспечивая возможность фокусировать внимание на опре* деленных поставщиках или процессах. В качестве параметров фильтров по умолча* нию используются поля Рабочий Центр Но и Субподрядчик Но. На вкладке Произ. Заказ Маршрут Строка имеются параметры Произ. Заказ Но и Дата Начала , позволяющие фокусировать внимание на определенных произво* димых товарах или на конкретном временном интервале. На вкладке Параметры имеется одно поле: Дата Заказа. Дата, вводимая в этом поле, передается в поле Дата Заказа, имеющееся в журнале. С использованием этой даты выполняется расчет параметра Дата Выполнения. Сведения в этот журнал субподряда поступают из производственного заказа и строк маршрута производственного заказа, а при создании этого документа данная информация передается в заказ покупки. Поле

Описание

Тип

Это указание на товар

Но.

Товар производится в соответствие с производственным заказом, указанным в этом поле

Принять Указания

Флажок, установленный в этом поле, позволяет выбрать операцию Выполнить Указание (которая рассматривается позже), чтобы создать заказ покупки. Если требуется сохранить строку в журнале для просмотра, следует снять данный флажок

Указание

В этом поле содержится значение Новый, чтобы указать на то, что создается новый документ. Другие указания (для изменения количества, даты или отмены заказов) описываются в главе, посвященной MPS и MRP и включенной в состав руководства, где рассматриваются покупки и экраны справки

832

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Произ. Заказ Но.

Здесь указывается номер запущенного производственного заказа. Можно нажать кнопку выбора, чтобы просмотреть сам производственный заказ

Произ. В этом поле указан номер операции из строк маршрута Операция производственного заказа. Использование кнопки выбора, Но. имеющейся в этом поле, позволит просмотреть строки маршрута Рабочий Центр Но.

В поле указан номер рабочего центра

Описание Приводится описание рабочего центра Кол*во

Указывается количество для этой строки

Прямая Себест. Единицы

В этом поле отображается себестоимость единицы. Если в окне Рабочий Центр Карточка выбран параметр Специальная Себест. Единицы, эта себестоимость устанавливается из строки маршрута; в противном случае данная себестоимость берется с карточки рабочего центра. Значение параметра Прямая Себест. Единицы передается в заказ покупки и используется в нем для расчета значения параметра Сумма Строки

Для создания заказа покупки необходимо запустить функцию Функции > Выполнить Указание Сведения, передаваемые из запущенного производственного заказа в журнал субподрядов, теперь отображаются в созданном заказе покупки. Значение параметра Сумма Строки вычисляется путем умножения значения поля Кол-во на значение в поле Прямая Себест. Единицы. Группа полей Произ. Заказ — Рабочий Центр содержит ссылки, связывающие заказ покупки с производственным заказом. Строка отображает сведения об исход* ном производственном заказе и емкости ресурса. Если затраты изменяются, когда выписывается счет для заказа покупки, новые затраты переносятся в правильные себестоимости параметра Производственный заказ НЗП. Дополнительные сведения о себестоимости приведены в курсе, посвященном расчету себестоимости произ* водства. Просматривая поля дат, такие как Плановая Дата Поставки , Ожидаемая Дата Поставки и Дата Заказа, можно увидеть, как информация графика используется при формировании производственного заказа.

Учет издержек в производственных заказах для субподрядных заказов покупки Обычно заказы покупки для субподрядов используются для выполняемых работ и/ или предоставляемых услуг. Когда вы получаете заказ покупки для субподряда, ко* личество товарных запасов родительского товара в производственном заказе не уве* личивается. Единственным исключением является тот случай, когда операция суб* подряда представляет собой заключительный шаг маршрута производственного заказа. В этом случае учет получения заказа покупки выполняется аналогично уче* ту выхода заключительной операции. Как показано в других разделах этого руко*

Глава 58. Субподряды

833

водства, учет выхода заключительной операции выполняется, когда увеличивают* ся товарные запасы. Программа автоматически учитывает операцию книги операций производствен* ных мощностей в производственном заказе, когда получен заказ покупки. Значе* ние параметра Прямая Себест заказа покупки было учтено в производственном за* казе, когда был выставлен счет по заказу покупки. Очень часто один или несколько компонентов отправляются поставщику суб* подряда, чтобы выполнить определенный тип сборки или технологическую опера* цию. Можно выполнить вручную запись в журнал потребления, чтобы зафиксиро* вать удаление компонентов из производственных запасов. Чтобы сократить затраты времени на ввод данных, можно иметь также программу для автоматического уда* ления компонента из производственных запасов путем установки автоматического списания компонента и задания параметра Код Связи Маршрута в производствен* ной спецификации и операции субподряда маршрута. В качестве альтернативы можно настроить маршрут, в котором имеется опера* ция отбора, непосредственно предшествующая внешней операции. (Отбор рассмат* ривается в главах, где обсуждается обработка производственных заказов, а также разъясняется в курсе, посвященном вопросам хранения на складе.) Автоматически списанные компоненты могут быть связаны с операцией отбора. Это гарантирует удаление компонентов из производственных запасов перед выполнением внешней операции. Фактически, можно также настроить операцию приема. Автоматически списанные компоненты с отрицательными значениями количества в производствен* ной спецификации могут быть связаны с операцией приема. Результатом этого яв* ляется увеличение производственных запасов компонентов, когда они поступают от поставщика. (Использование методов списания на рабочих и машинных цент* рах разъясняется в других главах руководства.) Примечание. Если операция субподрядчика является последней операци* ей маршрута, заказ покупки получен и выставлен счет, программа авто* матически записывает, что производство родительского товара по произ* водственному заказу завершено. Следовательно, если отсутствует время на запись для более ранних рабочих операций в журнале выхода продук* ции, вы не имеете возможности раскрыть маршрут. Следует вручную, по* очередно по строкам товара записать время в журнале выхода продукции. Кроме того, требуется вручную изменить статус производственного зака* за, установив значение Завершен.

Отчеты Субподрядчик — Распределение В этом отчете перечисляются все строки запущенного производственного заказа, которые относятся к операциям субподряда. В отчете указывается, когда заплани* рованы эти операции и создан ли заказ покупки. В меню Производство последова* тельно выбрать пункты Исполнение > Отчеты . При выполнении отчета могут быть установлены следующие фильтры: •

На вкладке Поставщик можно ввести значение параметра Поставщик Но, чтобы ограничить информацию только тем поставщиком, для которого требуется вы* полнить просмотр.

834 •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

На вкладке Рабочий Центр можно ввести значение параметра Рабочие Центры Серия Номеров, чтобы указать те рабочие центры, для которых требуется распе* чатать список. На вкладке Произ. Заказ Маршрут Строка имеются три поля фильтров по умол* чанию:

Поле

Комментарии

Произ. Заказ Но.

Номера тех производственных заказов, для которых требуется распечатать список

Дата Начала

Указание даты начала, чтобы исключить строки производственного заказа, которые начинаются раньше этой даты

Дата Конца

Дата, используемая для исключения тех строк производственного заказа, которые завершаются позже этой даты

Глава 59. Производственная мощность

835

Глава 59

Производственная мощность Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Производственные объекты Календари рабочего центра и машинного центра Отсутствия Журналы производственных мощностей

Производственные объекты Как это упоминалось ранее в руководстве Microsoft Dynamics NAV, производство II, имеется три типа производственных объектов, формально определенных в програм* ме: группа рабочих центров, рабочий центр и машинный центр. •

•

Группы рабочих центров — это основные отделы внутри организации. Группа рабочих центров является подотчетным подразделением, а не производствен* ным объектом, позволяющим планировать работу. На предприятии в качестве групп рабочих центров могут существовать производственный отдел и отдел управления запасами. Рабочие центры — это производственные объекты, в которых может выполнять* ся работа. Производственные заказы могут планироваться в рабочих центрах с использованием маршрутов, но часто их планирование выполняется только на уровне машинных центров. При применении консолидированного календаря производственный календарь из машинных центров используется программой, чтобы определить наличие. Таким образом, загрузка рабочего центра становит* ся контрольным обзором всей загрузки из прикрепленных машинных центров. Машинные центры находятся на самом нижнем уровне иерархии производствен* ных объектов. Они представляют машину (станок), группу машин с идентич* ными характеристиками, работника или группу работников. Вы можете опре* делить необходимые пределы машинного центра. Во многих операциях только те ресурсы, которые нуждаются в управлении или могут оказаться узким мес* том, назначаются в качестве машинных центров. Когда производственный за* каз планируется в машинном центре, он потребляет производственную мощ* ность (уменьшает доступные ресурсы). Машинный центр обладает только собственной производственной мощностью, так как в иерархии производствен* ных объектов он располагается на самом нижнем уровне.

Компании могут структурировать свои операции маршрутов на уровне машин* ного центра. Применяя такой метод структуризации маршрутов, пользователи мо*

836

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

гут просмотреть загрузку как на уровне конкретного машинного центра, так и на совокупном уровне путем использования загрузки рабочего центра.

Расчет календаря Описание полей карточки рабочего центра:

Вкладка Общее • •

Альтернативный Рабочий Центр — это поле используется только для информа* ционных целей. Блокировка — это поле позволяет путем установки флажка выбрать режим бло* кировки счета рабочего центра. Обычно это делается с целью недопущения лю* бого учета в рабочем центре, когда он отключен от обслуживания или по другим причинам.

Вкладка Учет •

•

•

•

Прямая Себест. — это поле непосредственно характеризует обработку или про* изводственные действия. Прямые себестоимости выражаются в затратах на еди* ницу измерения (минуту, час или день). Иногда они определяются как прямая ставка заработной платы. Косвен. себест. % — в этом поле нельзя непосредственно назначить единицу из* мерения, такую, например, как общие операционные издержки рабочего цент* ра. Косвенные себестоимости выражаются в виде дополнительного процентного отношения, используемого для увеличенияпрямой себестоимости производствен* ного объекта. На указанный процент увеличивается прямая себестоимость при расчете себестоимости единицы. Поле Накладные Расходы. Накладные расходы — это стоимость, базирующаяся на коде единицы измерения, указанном на карточке рабочего центра. Эта стоимость добавляется к прямой себестоимости, чтобы отразить накладные расходы. Поле Себест. единицы. Себестоимость единицы отражает полную себестоимость на единицу измерения при работе производственного объекта. Себестоимость единицы выражается следующим образом: прямая себестоимость + (% косвенной себестоимости * прямая себестоимость) + накладные расходы = себестоимость единицы.

Хотя можно ввести значение параметра Себест. единицы непосредственно в поле, рекомендуется использовать другие поля калькуляции себестоимости. •

•

Расчет Себест. Единицы — это поле определяется путем выбора одного из двух параметров: времени или единицы. Программа позволяет пользователю сделать выбор, указав, какой из параметров используется в качестве основы при расчете себестоимости. Если выбирается время, вычисления базируются на используе* мом времени. В противном случае для расчета используются произведенные единицы. Специальная Себест. Единицы — это поле позволяет пользователю определить себестоимость единицы на уровне рабочего маршрута. Поле Себест. Единицы за в строках маршрута переопределяет значение в поле Себест. единицы на карточ* ке рабочего центра. Это может быть особенно полезным для тех операций, ко* торые имеют себестоимости производственных мощностей, существенно отли* чающиеся от используемых при обычной обработке в рабочем центре. Подробно об использовании этого поля было описано в разделе субподрядов.

Глава 59. Производственная мощность •

•

•

837

Отдел Код и Проект Код — в этих полях указываются глобальные измерения, которые настраиваются в области Финансы. (пункты Финансы > Настройка > Финансовые Операции Настройка > Вкладка Измерения. Дополнительные сведе* ния об измерениях см. в руководстве, посвященном настройке финансов.) Эти измерения используются при функционировании всей программы. Субподрядчик Но. — это поле используется при создании карточек рабочих цент* ров для внешних поставщиков. Когда заполняется журнал субподрядчика, вве* денный здесь номер поставщика копируется в строку журнала субподрядчика в качестве рекомендации на приобретение данной операции у поставщика, опре* деленного в этом поле. Метод Списания Материалов — это поле позволяет выбрать один из следую* щих методов для списания выхода. Так как производственные объекты управ* ляют учетом готовой продукции, полезно подробнее ознакомиться с методом списания.

Поле

Комментарии

Ручной

Выбрать это значение, если требуется выполнить вручную учет выхода в журнале выхода продукции или в производственном журнале

Прямой

Выбрать этот вариант, чтобы расчет и учет выхода выполнялись программой автоматически. Когда вы изменяете статус производственного заказа с запланированного (или утвержденного) на статус Запущен, ожидаемый выход учитывается для тех операций, которые имеют установку машинных или рабочих центров, указывающую на прямое списание

Обратный

Выбрать этот вариант, чтобы расчет и учет выхода выполнялись программой автоматически. Когда вы изменяете статус запущенного производственного заказа, установив значение Завершен, ожидаемый выход учитывается для тех операций, которые имеют настройку для списания Обратный для машинных или рабочих центров

•

Общая Товарная Группа — функции этого поля точно такие же, как и в осталь* ных частях программы. Оно добавляется на карточке рабочего центра для вы* полнения непосредственно расчета. Это поле подробно рассматривается в гла* ве, посвященной калькуляции себестоимости.

Вкладка График •

•

Единица измерения — это поле позволяет выполнить поиск в таблице единиц измерения производственной мощности, чтобы назначить единицу измерения для рабочего центра. Доступными значениями являются: Минуты, Часы, Дни и 100/час. Можно ввести любой код или описание, соответствующие вашему про* цессу. Произ. Мощн. — это поле указывает, как много людей работают в этом рабочем центре. Например, если вводится значение 3, это указывает, что штат рабочего центра составляет 3 сотрудника. Это значение используется для определения общей производственной мощности рабочего центра. По умолчанию использу* ется значение 1.

838 •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Эффективность — в этом поле указывается эффективная или номинальная про* изводственная мощность рабочего центра. Если устанавливается значение 80, производственная мощность и наличие рассчитываются в окне Код Произ. Календаря с использованием значения 80 процентов. По умолчанию установлено значение 100. Примечание. Произ. Мощн. и Эффективность — эти поля предназначены для указания общей доступной производственной мощности рабочего центра. Производственная мощность определяет, как много машин или людей работают в рабочем центре. Если наличие для рабочего центра со* ставляет 8 часов и производственная мощность равна 2, общее наличие равно 16 часам. Эффективность выражается в виде процента и указывает на степень использования рабочего центра. Например, если наличие для рабочего центра составляет 8 часов, а эффективность равна 90%, общее наличие равно 7,2 часа.

•

•

•

•

Консолидированный Календарь — если это поле активизировано, рабочий центр не имеет собственного значения параметра наличия. Наличие для ра* бочего центра равно сумме производственных мощностей машинных цент* ров. Например, если в поле Консолидированный Календарь стоит отметка и рабочему центру назначены два машинных центра, каждый из которых ра* ботает 8 часов, общее наличие для рабочего центра равно 16 часам. Если в поле Консолидированный Календарь нет отметки, то наличие для рабочего центра равно 8 часам. Это поле рекомендуется использовать, когда выполне* но структурирование маршрутов, чтобы произвести планирование производ* ственных операций на уровне машинного центра. Путем консолидации ка* лендаря окно Рабочий Центр Загрузка и отчеты становятся контрольным обзором суммарной загрузки во всех машинных центрах, прикрепленных к определенному рабочему центру. Произ. Календарь — это поле используется в качестве основы для создания ка* лендаря планирования. Оно позволяет определить базовое наличие для рабо* чего центра на основе смен и рабочих часов оборудования. Используя произ* водственный календарь, может быть сформирован конкретный календарь для этого рабочего центра (модифицированный путем учета параметров производ* ственной мощности и эффективности рабочего центра). Создание календаря рабочего центра является средством задания количества и продолжительнос* тей смен, что определяет общее наличие производственной мощности. Ниже в этой главе будет рассмотрено, каким образом выполнить настройку произ* водственных календарей, а также календарей конкретного рабочего и машин* ного центра. Время Очереди — в этом поле всегда используются единицы времени, указан* ные в поле Время Очереди Код Ед. Изм. Время очереди определяет временной интервал, в течение которого деталь должна ожидать начала обработки. Напри* мер, деталь доставляется в этот рабочий центр в 13 часов, но так как обработка ее не начата до 15 часов, время очереди для нее составляет 2 часа. Время очереди отражает промежуток времени между началом рабочей операции маршрута и завершением предыдущей операции маршрута. Время Очереди Код Ед. Изм. — в этом поле указывается единица измерения для времени очереди. Например, если указаны минуты, значение 40 в поле Время Очереди означает ожидание в течение 40 минут.

Глава 59. Производственная мощность

839

Машинные центры •

•

•

•

Вкладка Общее — кроме указания номера машинного центра и ввода его опи* сания необходимо также назначить машинный центр рабочему центру, имею* щемуся на вкладке Общее. На карточке рабочего центра имеются два важных поля, которые используются машинным центром: единица измерения произ* водственной мощности и код производственного календаря (см. раздел Рабочие центры). Вкладка Учет — на этой вкладке определяются прямые и косвенные себестои* мости точно таким же образом, как это делается на карточке рабочего центра. Эти параметры подробно рассматриваются в главе, посвященной калькуляции себестоимости. Кроме того, вы можете указать метод для автоматического спи* сания времени и количества, завершенного на шаге маршрута, где используется этот машинный центр (см. главу, содержащую обсуждение завершенных зака* зов и автоматического списания). Вкладка График — при планировании на параметр общего наличия машинно* го центра оказывают влияние как производственная мощность, так и эффек* тивность (аналогично рабочим центрам). Как уже отмечалось ранее, машин* ный центр использует код единицы измерения и код производственного календаря того рабочего центра, к которому он прикреплен. Настройка пара* метров производственных календарей, а также календарей рабочих и машин* ных центров рассматривается ниже в данной главе. Наконец, вы можете за* дать стандартное время очереди для этого машинного центра. Так же, как и в рабочих центрах, время очереди отражает интервал времени между рабочей операцией маршрута этого машинного центра и следующим рабочим шагом маршрута. Вкладка Настройка Маршрута —на этой вкладке можно установить поля по умол* чанию для рабочей операции маршрута, которая использует этот машинный центр. Эти значения по умолчанию устанавливаются только для машинных цен* тров. Так как машинные центры представляют одну или несколько машин, вы* полняющих ту же самую работу, имеется возможность установки значений по умолчанию для маршрутов. В связи с тем, что рабочий центр может выполнять разнообразные работы, для него неприменима установка значений маршрутов по умолчанию. Определения различных полей маршрутов см. в главе, где рас* сматриваются маршруты.

Календари рабочих и машинных центров Чтобы указать суммарное время доступное для рабочих и машинных центров, опре* деляется производственный календарь. Могут быть созданы несколько производ* ственных календарей, которые затем применяются в рабочих центрах при соответ* ствующих условиях. Это позволяет производить планирование для рабочих центров с учетом возможности изменения числа рабочих смен. Можно изменить производ* ственный календарь для конкретного рабочего или машинного центра, используя параметры производственной мощности, эффективности, а также указав время про* стоя (отсутствия). Чтобы создать календарь рабочего и/или машинного центра, не* обходимо сначала выполнить настройку производственного календаря. Календари обсуждаются в главе, посвященной вопросам настройки. Однако здесь приводится более детальное рассмотрение календарей.

840

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Коды смен и коды производственных календарей Сначала необходимо определить коды смен. Имеются коды, отражающие количе* ство смен, используемых на заводе*изготовителе. Можно определить несколько кодов для смен, так как не все рабочие и/или машинные центры работают с одним и тем же числом смен. Далее определяются коды производственного календаря и указываются рабо* чие и выходные дни для каждого кода производственного календаря. Здесь также имеется несколько кодов производственных планов. Для каждой смены можно указать рабочие дни и часы.

Если время в календаре для смены охватывает полночь, следует ввести его на двух строках. Можно выполнить копирование из существующего календаря, если таковой имеется. В противном случае ввести данные для всех трех смен. Чтобы скопировать из имеющегося календаря, выполните следующие действия:

Создание календарей рабочих центров Для создания календаря рабочего центра необходимо в карточке рабочего центра на вкладке График выбрать код производственного календаря, и последовательно выбрать команды Планирование > Календарь , а затем выбрать Функции > Вычислить. Для управления отображением календаря можно воспользоваться кнопками быстрого вызова в нижней левой части экрана, которые позволяют выбрать пара* метр День, Неделя, Месяц, Квартал, Год или Период. Примечание. Обратите внимание, что при использовании календаря с тре* мя сменами программа не выполняет округление до 60 минут. Чтобы про* извести округление в этом поле, воспользуйтесь конструктором форм для добавления поля Точность Округления на карточке рабочего или машин* ного центра. Установите значение этого параметра, равное 1. Затем сле* дует снова запустить программу Расчет Календаря Раб. Центра или Машинный Центр Календарь .

Глава 59. Производственная мощность

841

Регистрация отсутствий (простоев) Имеется процесс, позволяющий пользователю определить периоды, в течение кото* рых рабочие или машинные центры не функционируют. Путем индикации отсут* ствий производится обновление окон календаря планирования и загрузки с указани* ем наличия соответствующих ресурсов. Составление графика профилактического обслуживания является примером такого сценария, в котором следует учитывать от* сутствия (простои). Отчеты Зарегистрированные Простои (для доступа к ним необходимо последо* вательно выбрать пункты Производство > Производственные Мощности > Простой ) позволяют пользователю произвести регистрацию запланированных отсутствий или простоев. На форме Зарегистрированный Простой, которую можно найти в той же группе пунктов меню, отображаются все зарегистрированные отсутствия (простои). В этой форме можно внести изменения. Необходимо всегда запускать отчет Применить Зарегистр. Простой, чтобы обеспечить регистрацию простоев для рабочих или машинных центров. Следует всегда выполнять обновление календарей, чтобы вклю* чить в них сведения о простоях. Параметры простоя вводятся на вкладке Параметры. Поле

Описание

Время Конца

Время окончания простоя, то есть, время прекращения работы рабочего центра

Время Начала

Время начала для простоя

Дата Начала

Дата начала простоя

Дата Конца

Дата окончания простоя. Данное поле следует заполнить, так как для расчета календаря ресурсов используется таблица Зарегистрированный Простой. В случае продления периода простоя дата окончания может быть изменена

Произ. Мощн.

Объем производственных мощностей, не используемых в период простоя. Например, если рабочий центр обеспечивает три параллельные линии, то необязательно должны останавливаться все три линии

Описание

Краткое описание причины простоя

Переписать

Если в этом поле установлен флажок, программа производит перезапись сведений, относящихся к определенной дате и времени для этого машинного центра

Обзор отсутствий (простоев) Чтобы просмотреть все простои, созданные в отчетах Зарегистрированные Простои, последовательно выбрать пункты Производство > Производственные Мощности > Простой > Зарегистрированные Простои . Перейдя в эту форму, можно выполнить два действия. Во*первых, можно про* смотреть зарегистрированные простои. Во*вторых, можно обновить информацию. Когда информация обновляется в этой форме, необходимо запустить выполнение отчета Применить Зарегистр. Простои .

842

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Дополнительно к периодическим процедурам, рассмотренным в предыдущем разделе, можно также определить простой или отсутствие сотрудников на работе непосредственно для конкретных машинных или рабочих центров.

Журналы производственных мощностей Как журнал производственных мощностей, так и типовой журнал производственных мощностей могут использоваться для учета времени работы рабочего или машинно* го центра. Причинами использования этих журналов может служить задание работ по обслуживанию или учет времени останова. Чтобы учесть дополнительное время в производственных заказах, следует использовать журналы потребления, выхода про* дукции или производственные журналы. В типовом журнале имеются дополнительные поля частоты повтора, метода повтора и даты действия. Функции типового журнала производственных мощнос* тей аналогичны функциям всех других типовых журналов. Чтобы настроить жур* нал, выбрать значение параметра частоты повтора — 1Д или 1М. Выбрать фикси* рованный или переменный метод повтора. Можно ввести дату действия, после которой запись не учитывается. Транзакции учитываются в рабочем или машинном центре. Результаты учета журнала можно увидеть в окнах книги операций или в окнах регистров. Чтобы про* смотреть записи регистра, необходимо последовательно выбрать пункты Производство > История > Регистры, найти требуемый регистр, а затем последовательно выб* рать команды Регистр > Произ. Мощн. Книга .

Глава 60. Загрузка производства

843

Глава 60

Загрузка производства Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор загрузки производства Загрузка производственных мощностей Изменение загрузки из производственных объектов Ограниченная загрузка План производства Изменение загрузки из плана производства Отчеты

Обзор загрузки производства Загрузкой производства называются повседневные цеховые операции. Для управ* ления загрузкой производства необходимо отобразить подробный график каждого производственного объекта рабочего и/или машинного центра. Для этого исполь* зуются окна Задача Список и Загрузка. При планировании производственных заказов в модуле Microsoft Dynamics NAV, производство II по умолчанию предполагается наличие бесконечных производственных мощ* ностей. Однако система также включает специальную функцию, позволяющую опреде* лять ограниченную производственную мощность для конкретных ресурсов и управлять ею. Существует несколько способов планирования производственных заказов: генера* ция из заказа продажи или из MRP , а также ввод заказа вручную и запуск функций об* новления/ перепланирования. При каждом планирования производственного заказа за* носятся соответствующие записи в список задач машинного и рабочего центров, а также в окна потребности в производственных мощностях для производственного заказа (сводка этих записей отображается при загрузке). Записи не удаляются из списка задач до тех пор, пока производственный заказа не будет завершен. Список задач рабочего или машинного центра (Производство > Производственные Мощности > Рабочие Центры > Планирование > Задача Список ) аналогичен спис* ку отправок, однако в нем не указывается оставшееся время для обрабатываемых запущенных производственных заказов. В списке задач отображается только ис* ходное общее время, запланированное для операции. Кроме того, в списке задач отображаются все производственные заказы, запланированные для рабочего или машинного центра, а не только запущенные заказы. В окне Задача Список отобра* жается статус производственного заказа, начальные и конечные даты и время, а так* же другие сведения для каждого производственного заказа, запланированного в конкретном рабочем или машинном центре.

844

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окнах Рабочий Центр Загрузка и Машинный Центр Загрузка (Производство > Производственные Мощности > Рабочие Центры > Рабоч.Центр > Загрузка ) содер* жатся сводные сведения из двух источников: окна Произ. Заказ Пр. Мощ. Потреб и подробных календарных операций рабочего или машинного центра (доступные производственные мощности). В окне Рабочий Центр Загрузка отображаются све* дения о рабочем центре, а также о машинных центрах, назначенных рабочему цент* ру. В окне Машинный Центр Загрузка отображаются сведения только о машинном центре. В отличие от списка задач, окно загрузки не отображает оставшееся время для запущенных производственных заказов.

Глава 60. Загрузка производства

845

Для предотвращения перегрузки производственных мощностей цеховые менед* жеры могут помечать критически важные ресурсы и задавать для них конечную на* грузку в целях отслеживания или планирования операций в ресурсах с ограничен* ной производственной мощностью. Для этого используется окно Пр. Мощ. Ограниченные Ресурсы (Производство > Производственные Мощности > Настройка > Пр. Мощ. Ограниченные Ресурсы ). Окно Загрузка содержит четыре специальных столбца ( Производство > Производственные Мощности > Рабочие Центры > Рабоч. Центр > Загрузка ): •

•

Емкость. Этот столбец представляет общую производственную мощность на ос* нове данных производственного календаря и значений производственной мощ* ности/эффективности на вкладке График карточки рабочего или машинного центра. Можно выполнить детализацию до календарных операций рабочего или машинного центра. Календарные операции рабочего центра включают опера* ции самого рабочего центра, а также любого машинного центра, назначенного данному рабочему центру. Календарные операции машинного центра включа* ют только операции машинного центра. Распред. Кол-во. Данный столбец представляет потребности всех производствен* ных заказов, кроме моделируемых. В окне Рабочий Центр Загрузка можно вы* полнить детализацию до окна Произ. Заказ Пр. Мощ. Потреб и просмотреть все производственные заказы, запланированные в этот день для рабочего центра или любого назначенного ему машинного центра. Для всех производственных заказов, за исключением моделируемых, задается распределенное время. В окне

846

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Машинный Центр Загрузка можно выполнить детализацию для просмотра всех производственных заказов, запланированных только для этого машинного цен* тра. Столбец распределенного количества для рабочего центра может представ* лять заданное время для производственного заказа в рабочем центре и/или ма* шинном центре, назначенном этому рабочему центру. В списке задач может отображаться заказ без распределенного времени в окне загрузки для указанной даты. Это означает, что операция была уже завершена. Для получения дополни* тельных сведений проверьте учетные операции запущенного производственно* го заказа. Наличие после Заказов. Данный столбец представляет чистую производствен* ную мощность, которая рассчитывается путем вычитания значения в столбце распределенного количества из значения в столбце производственной мощнос* ти. Если в столбце доступности содержится отрицательное значение, значит, число запланированных производственных заказов превышает доступную про* изводственную мощность. Загрузка. Данный столбец представляет процентное отношение значения в столбце распределенного количества к значению в столбце производствен* ной мощности. Он позволяет определить, какая часть производственной мощности задействована. Например, если в столбце загрузки указано значе* ние 40, это означает, что используется 40% производственной мощности. Если в столбце загрузки указано более 100%, это означает, что число запланиро* ванных производственных заказов превышает доступную производственную мощность. Примечание. При планировании двух производственных заказов на одина* ковые компоненты с одинаковыми датами выполнения оба заказа отобра* жаются в списке задач как запланированные на одно время. Производствен* ная мощность измеряется в единицах времени и для нее не учитывается время дня. Планирующий заметит задания с перекрывающимися значени* ями времени в списке задач и выполнит соответствующую корректировку. План производства, описываемый ниже в этой главе, также можно исполь* зовать для просмотра проблем загрузки и внесения необходимых коррек* тировок. План производства будет рассмотрен позже.

Корректировка загрузки Окна загрузки и списки задач машинного и рабочего центров применяются в каче* стве средств анализа для определения правильности загрузки производственных объектов. Планирующий или другой уполномоченный сотрудник просматривает отчеты и окна загрузки для выявления состояний перегрузки (загрузка более 100%). Планирующий также может использовать план производства в качестве средства отслеживания и корректировки загрузки. План производства обсуждается ниже в этой главе. В списке задач доступны средства, позволяющие корректировать графики про* изводственных заказов для разрешения проблем загрузки. Эти средства позволяют изменять даты конкретных операций в производственном заказе, а также перено* сить операцию из одного машинного центра в другой. Поскольку между окном заг* рузки и списками задач существует динамическая связь, изменения в списке задач немедленно отражаются на загрузке ресурса.

Глава 60. Загрузка производства

847

В производственном заказе можно воспользоваться функцией трассировки за* казов, чтобы увидеть, на какие заказы продаж и/или производственные заказы мо* гут повлиять произведенные изменения. Кроме того, если заказ отслеживается до заказа продажи, то в окнеПродажа Заказ Планирование отображается флажок в поле Нужно Перепланирование , указывающий на изменение графика. Для получения дополнительных сведений о связи между производством и заказами продажи см. главу, посвященную заказам продажи.

Перемещение операции Помимо изменения графиков, можно также перемещать операции из одного ма* шинного центра в другой, если они назначены одному рабочему центру. Для этого необходимо из карточки перегруженного рабочего центра открыть Планирование > Задача Список выбрать производственный заказ, нажать Функции > Перенос и ука* зать недогруженный машинный центр в рамках того же рабочего центра.

Загрузка рабочего центра Как указывалось ранее, если маршруты форматированы для планирования опера* ций только в машинных центрах, то отчеты загрузки и окно загрузки рабочего цен* тра могут использоваться для получения сводных сведений о спросе во всех машин* ных центрах, связанных с конкретным рабочим центром. Если маршруты структурированы таким образом, чтобы операции выполнялись и в рабочих, и машинных центрах, то в окне Загрузка отображаются сведения о загрузке рабочего центра и всех машинных центров, связанных с ним. Примечание. Рекомендуется структурировать маршруты либо на основе машинных центров, либо на основе рабочих центров, не используя ком* бинации рабочих и машинных центров. Исключением являются опера* ции субподряда, которые должны выполняться только в рабочих центрах. В таблице Произ. Заказ Пр. Мощ. Потреб отображается общая загрузка всех свя* занных машинных центров. Планирующий может принимать решения о загрузке производства на данном уровне, определяя возможность перемещения нагрузки с одного машинного центра на другой. Примечание. Графики корректируются автоматически в следующих слу* чаях: при учете времени операции в журнале выхода продукции или про* изводственном журнале; при установке флажка в поле Завершен и учете времени операции; при изменении статуса производственного заказа на Завершен. В следующем разделе обсуждается специальное средство мониторинга и плани* рования, с помощью которого планирующие могут решать проблемы перегрузки ресурсов, когда производственные мощности не подлежат быстрой настройке.

Ограниченная загрузка Если планирующий предвидит возможную перегрузку критически важного ресур* са, он может заранее назначить его ресурсом с ограниченной производственной мощностью. Это гарантирует, что соответствующий машинный или рабочий центр

848

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

не будет загружен выше определенного критического уровня. Таким образом, зада* ется определенный спектр выполнения для процедур ограниченной загрузки, и планирующий может устанавливать некий предельный уровень во время выполне* ния. Это планирование осуществляется в окне Пр. Мощ. Ограниченные Ресурсы (Производство > Производственные Мощности > Настройка > Пр. Мощ. Ограниченные Ресурсы). Функции ограничения нагрузки имеют два основных назначения: •

•

Отображение и поддержание статуса ресурсов с ограниченной производствен* ной мощностью для представления сводных сведений об ограниченной произ* водственной мощности в производственном плане. Планирование операций в ресурсах с ограниченной производственной мощ* ностью.

Необходимо отметить, что даже если машинный или рабочий центр выбран в качестве ресурса с ограниченной производственной мощностью, программа не пред* принимает немедленных действий в случае перегрузки. План ограниченной заг* рузки применяется только тогда, когда пользователь инициирует изменение в пла* не, например путем обновления соответствующих производственных заказов, подтверждения указаний в журналах MRP и т. д. Форму настройки ресурсов с ограниченной производственной мощностью мож* но открыть, последовательно выбрать пункты Производство > Производственные Мощности > Настройка > Пр. Мощ. Ограниченные Ресурсы .

Ниже приведено описание полей: Поле

Описание

Тип Произ. Мощности

Варианты: Рабочий Центр или Машинный Центр

Произ. Мощность Но.

Номер центра

Название

По умолчанию отображается название центра

Критическая Загрузка %

Здесь можно ввести процент доступной производственной мощности рабочего или машинного центра, к которому программа разрешает приложить нагрузку. Вводится целое число процентов (например, если требуется указать 90%, надо ввести 90,0)

Глава 60. Загрузка производства

849

Поле

Описание

Запас (% от Общей Произ. Мощ.)

Допустимое отклонение (в виде процентов), на величину которого допускается превышение критической нагрузки. Это допустимое процентное отклонение разрешает программе планировать нагрузку для рабочего или машинного центра на последний рабочий день посредством небольшого превышения критического процента нагрузки. Вводится целое число (например, если требуется указать 5%, ввести 5,0)

Запас Чтобы обеспечить возможность незначительного превышения нагрузки (например, 5%) для завершения операций, для которых требуется лишь немного дополнитель* ной производственной мощности, это значение задается в поле Запас %. Если производство может быть завершено за время критическая загрузка + демп* фер, оно планируется на этот день. Если нагрузка выше, чем критическая загрузка + демпфер, то работа до уровня критической загрузки назначается на один день, а остальная работа — на другой день.

План производства Сводные сведения о загрузке производства доступны для просмотра в диаграмме Ганта. Окна списка задач и загрузки, описанные в настоящем руководстве, содер* жат сведения о задачах и загрузке отдельных машинных или рабочих центров. Чтобы открыть план производства, необходимо последовательно выбрать пун* кты Производство > Исполнение > План Производства . (План производства досту* пен из четырех областей Microsoft Navision: Производство > Планирование; Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов ; окно Планирование Заказов > Функции; Производственный Заказ > Функции .) План производства представляет собой диаграмму Ганта, на которой отобража* ются все выполняемые производственные заказы, а также загрузка соответствую* щих производственных ресурсов. План производства полностью интегрирован с остальной системой и позволяет перепланировать данные производственного за* каза, выполняя перетаскивание в графическом интерфейсе. В плане производства собраны все данные планирования; те же данные доступ* ны в маршрутах, списках задач, окнах загрузки и т. д. План производства представ* ляет упрощенную картину производства и дает пользователям с различными долж* ностными обязанностями возможность просмотра и управления этой информацией. План производства также позволяет протестировать различные сценарии пла* нирования перед внесением изменений в систему. Перемещение данных в плане производства аналогично изменению сведений в журнале планирования или зая* вок. План производства — это всего лишь журнал для анализа данных. Когда пользо* ватель готов произвести изменения в производстве, он сохраняет данные. Устранение проблем: если в окне не отображаются данные, хотя производство запланировано, следует скорректировать даты. Сначала задаются параметры плана производства, как описано в главе, посвященной настройке производства. Чтобы настроить эти параметры, необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Настройка > План Производства . В этой форме указываются даты начала и

850

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

окончания плана производства. Эти даты вычисляются на основе рабочей даты. Ход выполнения операции отображается на основе времени или количества в зависи* мости от параметров, выбранных при настройке. Далее, если не требуется настраивать параметры плана производства, можно изменить рабочую дату. Для этого необходимо выбрать пункты меню Сервис > Рабочая Дата и ввести дату, более близкую к запланированной дате производства. Данные плана производства.

Диаграмма Ганта В основе плана производства лежит одна главная панель взаимодействия (диаг* рамма Ганта), в которой размещаются отрезки, представляющие операции, по го* ризонтали вдоль шкалы времени и по вертикали в соответствии с ссылками на производственный заказ или производственный ресурс. Панель может отображать* ся в 2 представлениях с разными ссылками на вертикальной оси: • •

Окно произв. заказа. На вертикальной оси показано, каким производственным заказам принадлежат операции. Окно ресурсов. На вертикальной оси показано, в каком производственном ре* сурсе производится операция.

Можно взаимодействовать с панелью, перетаскивая операции по горизонтали вдоль шкалы времени или по вертикали вдоль различных производственных зака* зов или ресурсов (в зависимости от выбранного представления, как указано выше). При каждом перемещении проверяются все связанные данные в режиме реального времени, что предотвращает невозможные действия. Как правило, система обеспе* чивает высокую гибкость и большинство предупреждений относится к операциям, которые перекрываются, уже начаты или конфликтуют с одновременными изме* нениями, производимыми другим пользователем. При щелчке операции правой кнопкой мыши система предоставляет функ* цию, обеспечивающую автоматическую правильную перепланировку связанных операций после перемещения вручную одной из операции последовательности. Щелкнув панель взаимодействия правой кнопкой мыши, пользователь может за*

Глава 60. Загрузка производства

851

дать отображение хода выполнения каждой операции. Ход выполнения отобра* жается как процентное значение времени или количества (в соответствии с на* стройками). (Для получения сведений о настройках см. главу, посвященную на* стройкам производства, или можно последовательно выбрать пунктыПроизводство > Настройка > План Производства .)

Просмотр информации Из окна План производства нельзя перейти к связанной информации, такой как производственные заказы или карточки рабочих центров, однако доступны кон* текстные подсказки для всех критически важных данных, отображаемых в окне. Например, если поместить курсор в операцию, появится всплывающая подсказка с номером и статусом заказа, временем начала и окончания операции, производствен* ным ресурсом, именем клиента и другими сведениями. То же самое относится и к различным ссылкам представлений, ресурсам и производственным заказам слева от панели взаимодействия. Примечание. Контекстные подсказки используются для отображения важ* ной информации о производственном заказе и операции. Хотя выполнять просмотр нельзя, можно переключаться между этим и другими окнами программы. Другими видами информации являются сведения о ходе выпол* нения операции, отображаемые как процент от операции, а также связи операций, отображаемые как оранжевые линии, соединяющие взаимосвязанные операции. Настройка по*умолчанию минус один день для начальной даты означает пре* дыдущий день относительно текущей даты, представленной красной вертикальной линией в окне План производства. (Для получения сведений о настройках см. гла* ву, посвященную настройкам производства, или можно последовательно выбрать пункты Производство > Настройка > План Производства .)

852

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно План производства можно открыть из нескольких областей системы. Представление этого окна зависит от того, из какой области оно было открыто. При открытии из главного меню (продажи или производство) в окне отобража* ются все существующие производственные заказы как окрашенные серым опе* рации. При открытии из производственного заказа (или строки производственного спроса в окне Планирование Заказов ) в окне отображаются все существующие производственные заказы и все операции, относящиеся к заказу, окрашенные синим.

Гистограмма загрузки В окне План производства отображается также гистограмма загрузки, расположен* ная под панелью взаимодействия. Каждый столбец загрузки находится непосред* ственно под связанными с ним операциями и постоянно отображает количество мощности (в единицах времени), которое в данной операции выделяется для соот* ветствующего ресурса. Если это выделенное количество превышает максимальную мощность данного ресурса (например, после перемещения операции), распределе* ние в столбце загрузки, превышающее лимит мощности этого ресурса, будет ото* бражаться красным, указывая на наличие перегрузки и необходимость выполне* ния перепланировки.

Функция Показать ход выполнения Если щелкнуть в любом месте диаграммы и выбрать команду Показать ход выполнения, система отображает ход выполнения каждой операции производственного заказа в виде процентного значения. Это значение определяется как завершенное количество (или затраченное время) в виде процента от общего количества ожида* емого выхода. Функция Показать ход выполнения представлена маленькой синей линией под каждой строкой операции. Примечание. В контекстной подсказке последней операции содержатся важные сведения: она представляет завершение всего производственного заказа, показывая выход продукции.

Настройки представлений При выборе представления Ресурс пользователь может определить, какие ресурсы, машинные и рабочие центры требуется отображать на гистограммах загрузки. Это делается в столбце Показать загрузку посредством установки флажков для соответ* ствующих ресурсов.

Глава 60. Загрузка производства

853

Обратите внимание, что разделитель между верхней и нижней панелями может потребоваться сдвинуть, чтобы отобразить все гистограммы загрузки, выбранные при установке флажков. Кроме того, система не будет хранить в памяти настройки представлений, сделанные пользователем, после закрытия соответствующего пред* ставления.

Перепланирование операции При создании производственных заказов (вручную или путем планирования) в них задается реалистичное, но не всегда оптимальное время начала и окончания опера* ции. Это называется черновым планированием. При автоматическом планирова* нии система учитывает различные требования, например потребность в производ* ственных мощностях, доступность производственных мощностей и даты выполнения, а затем помещает (загружает) операции в календарь в обратном по* рядке начиная с даты выполнения производственного заказа. Чем больше произ* водственных заказов назначается на одну и ту же дату выполнения (или на сосед* ние даты), тем раньше будет дата начала последнего созданного заказа. Эта логика действует правильно и служит надежной основой, однако не обеспечивает опти* мальной загрузки производственных ресурсов, поэтому в некоторых случаях требу* ется выполнять перепланирование, также называемое точным планированием. Перепланирование может касаться изменения следующих параметров: • •

время начала и окончания отдельных операций; производственные объекты, на которых выполняются операции.

Перед началом перепланирования следует произвести все необходимые измене* ния требований производственного заказа, которые влияют на потребность в произ* водственной мощности. Сюда относятся изменения компонентов и/или операций, увеличение объема заказа, изменение даты выполнения и т. д. (Для получения допол* нительных сведений см. главы, посвященные обновлению и перепланированию про*

854

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

изводственных заказов.) Другое требование, которое можно изменить и использовать, таким образом, для воздействия на план, — это общая производственная мощность, доступная согласно соответствующим используемым календарям рабочего центра. (См. главу, посвященную созданию календарей рабочего центра и эффективности.) В окне План производства не выполняется никаких системных проверок для определения доступности компонентов после перепланирования. Взаимосвязь меж* ду планированием заказа и планом производства основана исключительно на дей* ствиях, выполняемых вручную. Автоматизирующая логика между этими двумя об* ластями отсутствует. Можно сказать, что с каждым действием из одной области в другую передается новое требование. Таким образом, необходимо вручную прове* рять наличие после каждого перепланирования. (Чтобы получить сведения об ис* пользовании функции Планирование Заказов для проверки наличия после перепла* нирования, см. главу, посвященную планированию заказов.)

Сообщения При выполнении обеих задач перепланирования система выводит сообщения раз* ных типов: Что отображается

Значение

При перетаскивании отображается окно контекстной подсказки

Указывает на изменение времени начала и окончания

Операция и все связанные с ней операции покрываются штриховым узором (////////)

Это происходит, когда пользователь перетаскивает операцию настолько далеко вперед, что она сама или связанная с ней операция выходит за пределы даты выполнения (помечена красным квадратиком)

Выводится сообщение Последовательность операции нарушена. Вы все равно хотите переместить операцию?

Это происходит, когда время начала и окончания перетаскиваемой операции превосходит соответствующие параметры связанных операций

Выводится сообщение, после чего не удается переместить операцию

Операция уже начата (производится учет выхода) или Операция помечена как завершенная (в строке маршрута производственного заказа)

Предупреждение

При перемещении операции нарушается дата заказа покупки субподряда

Выводится сообщение о конфликте, при этом изменения операций выделяются штриховым узором

Данные производственного заказа были изменены со времени последнего закрытия окна План производства или сохранения данных в нем

Операция выделяется красной границей

Вокруг перемещенной операции отображается красная граница до тех пор, пока окно не будет закрыто

Глава 60. Загрузка производства

855

Перемещение операций по шкале времени Система позволяет перемещать операции по шкале времени с учетом ограничений производственных данных. При нарушении последовательности во время переме* щения операции появляется предупреждение.

Если не возникает конфликтов, операция перемещается на новую позицию шкалы времени. Чтобы переместить связанные операции из производственного заказа, следует щелкнуть операцию правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать коман* ду Составить график предыдущих операций / Составить график последующих операций, чтобы автоматически перепланировать связанные операции после их переме* щения вручную. Перемещенные операции выделяются красным контуром. Красный штриховой узор указывает на то, что дата выполнения операции прошла. Красный квадратик представляет дату выполнения производственного заказа. Можно вернуть исходные настройки, щелкнув операцию правой кнопкой мыши и выбрав команду Восстановить исходные значения в контекстном меню, чтобы от* менить все изменения, произведенные в операциях со времени последнего откры* тия окна План производства или сохранения данных в нем. Чтобы восстановить исходные настройки всех производственных заказов, на* жать кнопку X для выхода из плана производства.

856

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Перемещение операций между ресурсами Система позволяет перемещать операции в другие производственные ресурсы с учетом ограничений данных производственного заказа и параметров настройки ресурсов. (См. также раздел, посвященный перемещению ресурсов из перегружен* ного рабочего или машинного центра.) Примечание. Перемещать операции в другие ресурсы можно только при использовании представления Ресурс. Для перемещения ресурсов необходимо выбрать Окно ресурсов, щелкнуть опе* рацию правой кнопкой мыши и выбрать команду Показать ссылки. Поместив курсор в операцию, щелкнуть и перетащить строку операции по вер* тикали, чтобы переместить ее к другому ресурсу. При перетаскивании операции в другой ресурс, красные линии связи сохраняются, показывая связь с другими опе* рациями.

Безопасность Окно План производства может использоваться персоналом сбыта для просмотра плана заказа и сведений о ходе выполнения конкретных производственных зака* зов. Это окно можно открыть из панели навигации, а уровень взаимодействия оп* ределяется в соответствии с полномочиями пользователя на доступ к функциональ* ным возможностям, устанавливаемыми вне окна. Например, пользователь несможет перемещать операцию, если у него нет разрешения на доступ к таблице Маршрут Строка.

Просмотр плана производства из производственного заказа График производства доступен из производственных заказов в области выполнения. Из окна запланированного, утвержденного или запущенного производственного за* каза можно последовательно выбрать Функции > План Производства. Откроется окно План производства , в котором отображаются все существующие производственные заказы (за исключением смоделированных и завершенных). Каждому статусу произ* водственного заказа соответствует отдельный раздел. Операции для рассматриваемого производственного заказа выделяются синим цветом. Красный квадратик представляет дату выполнения производственного за* каза.

Отчеты Программа позволяет использовать отчеты для планирования потребности в про* изводственной мощности. Хотя некоторые отчеты доступны в нескольких областях программы, все отчеты доступны при последовательном выборе пунктов Производство > Исполнение > Отчеты . •

Пр. Мощ. Список Задач. Данный отчет предоставляет список задач каждого про* изводственного объекта (рабочего и машинного центров), который печатается на отдельной странице.

Глава 60. Загрузка производства •

• •

• •

857

Пр. Мощ. Диаграмма Гантта. Данный отчет иллюстрирует запланированное по* требление производственной мощности производственными заказами с пред* ставлением информации по производственному заказу, производственному объекту или дате. Машинный Центр Загрузка. Данный отчет иллюстрирует загрузку по периоду и по машинному центру. Машинный Центр Загрузка/Диаг. Данный отчет представляет в графическом виде загрузку по машинному центру для нескольких периодов, заданных пользова* телем. Рабочий Центр Загрузка. Данный отчет иллюстрирует загрузку по периоду и по рабочему центру. Рабочий Центр Загрузка/Диаг. В этом отчете представлен список рабочих цент* ров, перегруженных в соответствии с данными фактического планирования. Эффективность/ чрезмерная загрузка отображаются с помощью отрезков диаг* раммы. Данный отчет представляет в графическом виде загрузку по рабочему центру для заданного пользователем числа периодов.

Для доступа к этим отчетам необходимо последовательно выбрать пункты Производство > Производственные Мощности > Отчеты . •

•

Машинный Центр Список. Данный отчет представляет собой основной список доступных производственных объектов; в нем указаны производственные мощ* ности и фактор эффективности, заданные для каждого производственного объекта. Рабочий Центр Список. В этом отчете содержатся сведения о рабочем центре. В частности, указаны себестоимость единицы, код единицы измерения, про* изводственная мощность и код производственного календаря.

858

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 61

Дополнительные вопросы производства Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • •

Коды стандартных задач Брак/отход спецификации и брак/отход маршрута Непроизводительное время Параллельное планирование Многоуровневое производство Обработка серийных номеров и номеров лотов Бизнес*уведомления Дополнительные функции

Коды стандартных задач В главе, посвященной планированию, обсуждалась настройка и поддержка марш* рутов. Для каждой операции маршрута могут задаваться такие параметры, как обо* рудование, измерения качества, персонал и комментарии. Эти сведения могут рас* печатываться на маршрутной карте. Чтобы упростить ввод сведений для каждой операции маршрута, можно задать коды стандартных задач. Для каждого кода стандартной задачи необходимо опре* делить описание, оборудование, измерения качества и персонал. При разработке новых маршрутов можно назначать каждой операции код стандартной задачи. Это позволит сократить объем данных, вводимых вручную. Для поддержки кодов стандартных задач используется меню настройки планиро* вания мощностей. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пун* кты Производственные Мощности > Настройка , а затем выбрать Стандартные Задачи. Для добавления кодов стандартных задач не обязательно изменять версии марш* рута. Можно добавлять коды к базовому маршруту, а также использовать конструк* тор форм для добавления кода стандартной задачи к производственному заказу. Дан* ная возможность позволяет добавлять стандартную задачу к отдельному заказу на ходу. В конструкторе форм при наличии соответствующей лицензии можно добавить поле Код Станд. Задачи на экран строк маршрута выпущенного производственного заказа.

Коды останова Коды останова применяются к машинным и рабочим центрам. Они описывают причины запланированного простоя (отпуск, плановое обслуживание), незаплани* рованных сбоев оборудования и нехватки персонала. Коды останова используются

Глава 61. Дополнительные вопросы производства

859

для ввода и регистрации периодов простоя оборудования. Коды останова вводятся в журнал выхода продукции или журнал производственной мощности, а затем учи* тываются в книгах операций машинного или рабочего центра. Эти учетные опера* ции могут позднее анализироваться для выяснения причин и последующего пре* дотвращения незапланированного простоя. Обратите внимание, что в журнале производственной мощности отображается поле Код Останова . В журнал выхода продукции это поле необходимо добавить.

Коды брака/отхода Коды брака/отхода используются только с машинными центрами. Они описывают причины появления брака/отхода при выполнении производственного заказа. Можно вводить коды брака/отхода в журнал выхода продукции и журнал произ* водственной мощности и выполнять их учет в книге операций. Эти учетные опера* ции машинного центра могут позднее анализироваться для выяснения причин по* явления и последующего предотвращения чрезмерного брака/отхода. Для создания кодов брака/отхода необходимо в меню Производство выбрать пункт Производственные Мощности, а затем выбрать Настройка — Коды Брака/Отхода.

Брак/отход спецификации и брак/отход маршрута Как отмечалось в главах, посвященных спецификациям и маршрутам, можно зара* нее определить брак/отход для компонентов в спецификации и для родительских товаров в маршруте. Брак/отход можно задать как процентное значение в специ* фикации и как постоянное количество или процентное значение в маршруте. Брак/ отход, заданный в спецификации или маршруте, увеличивает количество требуе* мых компонентов. Кроме того, процентное значение брака/отхода можно задать в карточке товара. При вычислении потребностей и себестоимости в модулеMicrosoft Dynamics NAV, производство II используются все типы брака/отхода. Товар Карточка — Брак/Отход %

Здесь указывается брак/отход, если брак/отход всегда наличествует для самого товара

Спецификация — Брак/Отход %

Здесь указывается брак/отход, получаемый в результате производства компонента из спецификации

Маршрут — Брак/ Отход %

Фиксированное количество брака/отхода является в структуре продукта количеством для повышения полной потребности с целью учета ожидаемого убытка в рамках производства конкретного продукта. Программа автоматически копирует фиксированное количество брака/ отхода из поля Брак/Отход Фикс. Кол*во карточки машинного центра. Можно изменять это значение для каждой операции, если существует расхождение между фиксированным количеством брака/отхода в машинном центре и данной строкой маршрута

860

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Брак/Отход Фикс. Кол*во

Фиксированное количество брака/отхода является в структуре продукта количеством для повышения полной потребности с целью учета ожидаемого убытка в рамках производства конкретного продукта. Программа автоматически копирует фиксированное количество брака/ отхода из поля Брак/Отход Фикс. Кол*во карточки машинного центра. Можно изменять это значение для каждой операции, если существует расхождение между фиксированным количеством брака/отхода в машинном центре и данной строкой маршрута

При вводе процентного значения брака/отхода в строку маршрута по умолча* нию коэффициент брака/отхода задается для всех компонентов, задействованных в операции. Чтобы задать коэффициент брака только для определенного компо* нента, необходимо отделить операцию этого компонента от других компонентов, установив разные коды связей маршрута в спецификации и в строках маршрута, соответственно. Брак/отход спецификации вычисляется как базовые входные данные. Брак/от* ход маршрута добавляется к базовым входным данным в обратном направлении начиная с последней операции. Например, если брак/отход спецификации состав* ляет 10%, то значение Кол-во в для компонента увеличивается на 10%. Затем вы* числяется брак/отход маршрута начиная с последней операции. Базовые входные данные (брак/отход спецификации) умножаются на процентное значение брака/ отхода маршрута. Фиксированное количество брака/отхода добавляется к общему количеству брака/отхода. Данный процесс повторяется для всех операций. Конеч* ным результатом является общее планируемое количество компонентов, необхо* димое для создания родительского товара. Например: • • • • •

Брак/отход спецификации = 10% Брак/отход в одной операции маршрута: Фиксированное количество = 10 Процентное значение = 25% Значение Кол-во в (перед вычислением брака/отхода) = 1

Планируемое количество компонентов, необходимое для создания 10 родитель* ских товаров, вычисляется следующим образом: • • • •

Брак/отход спецификации = 10 x (1,10) = 11. (Это базовые входные данные) Процентное значение брака/отхода маршрута = (11 x 1,25) = 13,75 Фиксированное количество брака/отхода маршрута = 13,75 + 10 = 23,75

Для создания 10 родительских товаров необходимо начать с 23,75 (или 24, если округлить) компонентов.

Непроизводительное время В главе, посвященной маршрутам, мы обсуждали настройку маршрутов. Как было отмечено, для каждой операции маршрута задается производственное время (вре* мя выполнения и настройки) и непроизводственное время (время ожидания, время перехода и время очереди). Производственное и непроизводственное время — важ*

Глава 61. Дополнительные вопросы производства

861

ные факторы планирования производственных заказов. В настоящей главе рассмат* ривается непроизводственное время и его влияние на планирование производствен* ного заказа.

Непроизводственное время складывается из трех элементов: •

•

•

Время ожидания. Время, в течение которого готовая партия или группа заказа в машинном или рабочем центре ожидает перемещения в следующий машинный или рабочий центр; часто это время можно объединить со временем перехода. Время перехода. Время, затрачиваемое на транзит партии или группы заказа из машинного или рабочего центра в следующий машинный или рабочий центр согласно маршруту. Время очереди. Это время, в течение которого партия или группа заказа ожидает наладки и обработки в определенном машинном или рабочем центре. (Время очереди не включается в определение времени начала и окончания операции маршрута. Это интервал времени между окончанием одной и началом следую* щей операции.) Увеличение времени очереди ведет к прямому росту длительно* сти производственного цикла и незавершенного производства.

Использование трех элементов непроизводственного времени позволяет нала* дить более реалистичное микропланирование производства. Обратите внимание, что MRP относится к макропланированию всех заказов продажи и производствен* ных заказов в цехе. Микропланирование относится к отдельным производственным заказам. По* скольку данная форма планирования не учитывает общей загрузки производства, использование указанных элементов непроизводственного времени позволяет бо* лее эффективно отслеживать реальный график работы цеха. Далее приведен пример реальной проблемы. Имеется производственный объект, снабжающий другой производственный объект, причем между двумя объектами отсутствует погрузочно*разгрузочное оборудование. Периодически сотрудник по* сещает первый производственный объект и транспортирует запущенный производ* ственный заказ на второй производственный объект. Для моделирования этого дей* ствия может использоваться элемент непроизводственного времени время перехода. Время перехода используется в тех случаях, когда объекты физически удалены друг от друга, а также при дефиците погрузочно*разгрузочного оборудования или персона* ла. Дело не в аккумуляции работы после первой операции, а в удаленности первого производственного объекта от второго. Типичный случай использования времени ожи*

862

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

дания — процесс печного обжига или выдержки между двумя производственными объектами. Вместо того чтобы кодировать время выдержки как отдельную операцию, можно добавить время ожидания между двумя производственными объектами. Последний элемент непроизводственного времени используется для добавле* ния времени очереди в маршрут. В данном случае работа скапливается перед про* изводственным объектом, а не после него. Это может указывать на то, что произ* водственная линия несбалансированна или имеются узкие места (распространенное явление на заводах). Следующий производственный объект может оказаться заня* тым в момент прибытия запущенного производственного заказа (это также распро* страненное явление на заводах). Если время очереди не было задано, то созданный компьютером график для производственного заказа может оказаться слишком оп* тимистичным. При обратном планировании заказа продажи до запущенного про* изводственного заказа может получиться так, что к моменту начала работы над заказом шансов на своевременное завершение работы не останется из*за взаимодействия с другими заданиями, выполняемыми в цехе.

Параллельное планирование До настоящего времени описывались работы с последовательными маршрутами. Как обсуждалось в главе 4, в маршрутах также могут использоваться параллельные операции. Использование параллельных операций позволяет сократить общее время производственного цикла для производственного заказа. В некоторых отраслях это позволяет повысить эффективность работы и упростить структуру спецификации. Примечание. Определение параллельного планирования в программе от* личается от определения APICS. В 9 издании словаря APICS дано следу* ющее определение: Использование двух или более машин или рабочих центров для выполнения идентичных операций над партией материала. Требуются дублированное оборудование и настройка. В программе па* раллельное планирование определено как одновременное выполнение двух или более различных операций в производственном заказе. Для создания параллельного маршрута необходимо в карточке маршрута уста* новить Тип = Параллельный. Первая операция в маршруте не может быть параллельной, но можно обойти это ограничение, введя операцию с нулевым временем с описанием Начало. Для указания параллельности следующих операций необходимо в первой опе* рации в поле След. Произ. Операция Но. указать номера параллельных операций через символ |, например, 10|20.

Сокращение производственного цикла (возможности) Существуют две другие возможности создания маршрутов, сокращающих длитель* ность производственного цикла: перенос вперед и одновременные производствен* ные мощности. Количества переноса вперед можно определять для каждой операции маршрута, ука* зывая часть партии или группы, отправляемую для выполнения следующей операции.

Глава 61. Дополнительные вопросы производства

863

Использование количеств переноса вперед позволяет сократить производствен* ный цикл. Следующая операция запускается при производстве количества перено* са вперед. Примечание. Количество переноса вперед рассчитывается на основе сле* дующей формулы: начало следующей операции = время настройки + ко* личество переноса вперед * время работы + время ожидания + время пе* рехода + время очереди (для следующей операции).

Пример: Если 10 деталей были определены как количество переноса вперед, то следующая операция сможет начаться, когда эти 10 деталей будут изготовлены в текущей опе* рации. Начало следующей операции = время настройки 10 минут + (10 штук * время работы 5 минут) + время ожидания 5 минут. В результате следующая операция может начаться через 65 минут после начала текущей операции. Одновременные производственные мощности определяют для каждой опера* ции, сколько машин или работников могут работать одновременно в данном ма* шинном центре. Примечание. Одновременные производственные мощности в маршруте определяют, сколько ресурсов машинного центра одновременно работа* ют над операцией. Увеличение одновременных производственных мощ* ностей приводит к сокращению времени производственного цикла и не влияет на количество доступного времени. Увеличение производственной мощности, заданной в карточке рабо* чего или машинного центра, приводит к увеличению доступного вре* мени.

Многоуровневое производство Многоуровневое производство позволяет компании без труда управлять всеми уровнями производимого товара. Это означает, что можно создавать производ* ственные заказы, содержащие родительский товар и один или несколько сбороч* ных узлов. Многоуровневые производственные заказы удобно использовать при выполнении работы на заказ, когда продукция производится не на склад, а по конкретным заказам продажи клиентов. Кроме того, многоуровневые производ* ственные заказы поддерживают смешанный режим производства. Это предпола* гает производство по возможности одинакового набора продукции (производство на склад, на заказ и т.д.) каждый день. Использование данного режима способ* ствует равномерному потреблению материалов и ресурсов. Смешенный режим производства предназначен для изготовления всех линеек продуктов в соответ* ствии с ежедневной потребностью.

864

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журнал потребления для многоуровневого производства Применять журнал производства следует так же, как при обычной регистрации ис* пользования компонентов. Обратите внимание, что функция Вычислить Потребление учитывает все требуемые компоненты из производственных заказов на комплек* тующие. Следует убедиться, что выполняется фильтрация по номеру родительского производственного заказа.

Журнал выхода продукции для многоуровневого производства При регистрации сведений о производстве для многоуровневого производственно* го заказа с помощью журнала выхода продукции можно вводить все строки произ* водства. Можно ввести первую строку производственного заказа, развернуть марш* рут и ввести время обработки и количества произведенного товара. Затем можно ввести вторую строку того же производственного заказа, развернуть ее и ввести время обработки и количества произведенного товара. Остальные строки производствен* ного заказа вводятся аналогичным образом. Также можно предоставить программе развертывание всех строк производствен* ного заказа, а затем ввести время обработки и количества для каждой строки опера* ции.

Обработка серийных номеров и номеров лотов Для многих компаний отслеживание товаров является не только весьма сложной задачей, но и составляет важную часть ведения бизнеса и обеспечения рентабель* ности предприятия. Функция трассировки товаров позволяет точно отслеживать движение товаров с помощью серийных номеров и номеров лотов. Некоторым компаниям эта возможность необходима для регистрации серий* ных номеров и номеров лотов для товаров, получаемых от поставщиков, в то время как другие применяют ее для настройки и использования собственной системы се* рийных номеров и номеров лотов. Во всех случаях обработка серийных номеров и номеров лотов полностью интегрирована в главные области приложения Microsoft Navision. Не следует забывать, что серийный номер уникален и может быть назначен толь* ко одному товару, в то время как номер лотов может назначаться заданному числу товаров, принадлежащих одному лоту. Для получения подробных сведений о настройке и применении трассировки товаров см. руководство Управление запасами.

Производство товаров с использованием серийных номеров и номеров лотов Существует несколько способов использования серийных номеров и номеров лотов для производства. Например, серийные номера и номера лотов могут назначаться:

Глава 61. Дополнительные вопросы производства • • • •

865

компонентам создаваемого производственного заказа. компонентам производственного заказа при учете потребления. законченным товарам при запуске производственного заказа. законченным товарам при учете выхода.

Программа позволяет записывать серийные номера и номера лотов не только для используемых компонентов, но и для производимых родительских товаров. Это означает, что серийные номера и номера лотов можно задавать как в журнале выхода продукции, так и в журнале потребления. Серийные номера и номера ло* тов хранятся в товарных учетных операциях и могут использоваться для потреб* ления в производственных заказах или для доставки в заказах продажи более вы* сокого уровня. Программа предоставляет возможность поддержки дополнительных сведений, включая результаты тестов, информацию о проблемах (например, для использо* ванных товаров) или других уникальных особенностях серийного номера и/или номера лота.

Назначение серийных номеров и номеров лотов компонентам при учете потребления Для указания серийных номеров и номеров лотов при потреблении товара необхо* димо в окне Журнал Выхода выбрать или создать строку потребления и последова* тельно выбрать пункты Произ. Заказ > Товар Трассировка Строки . Примечание. Строки трассировки товара могут загружаться только по од* ной. (В реальности строки трассировки товара могут сканироваться по отдельности с помощью устройства считывания штрих*кода).

Назначение серийных номеров и номеров лотов производимым товарам при учете выхода Аналогично строкам потребления серийные номера и номера лотов можно указать операциям выхода. Для этого находясь в журнале выхода в строке с типом выход следует нажать Произ. Заказ > Товар Трассировка Строки.

Трассировка серийных номеров и номеров лотов для товаров на складе В предыдущих разделах были продемонстрированы назначение и выбор серийных номеров и номеров лотов в цикле заказа. Для получения сведений о том, какие товары были куплены, произведены и проданы, следует использовать трассировку операций. Из карточки товара необхо* димо выбрать пункты Товар > Операции > Товар Трасс. Операции. В окне Товар Трасс. Операции отображаются складские транзакции для серий* ных номеров и номеров лотов, назначенных этому товару.

866

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Бизнес:уведомления Модуль Microsoft Navision, бизнес-уведомления создает сообщения электронной почты сотрудникам, поставщикам, партнерам и клиентам при выполнении опре* деленных условий в Microsoft Navisio n. Бизнес*уведомления могут использоваться в модуле производства для оптимизации контроля и повышения эффективности покупок и производства. Можно настраивать уведомления для таких проблем производства, как задерж* ка выполнения или начала обработки производственного заказа. Уведомления так* же могут использоваться для информирования покупателей об обновлении или зак* рытии спецификаций. Для получения дополнительных сведений о настройке и обработке бизнес уве* домлений см. руководство Бизнес-уведомления. После настройки бизнес*уведомления в производстве необходимо выполнить следующие шаги для подготовки и рассылки уведомлений: 1. Последовательно выбрать пункты Производство > Исполнение > Журнал Оповещений. 2. Выбрать код в поле Код Уведомления с помощью кнопки AssistButton или путем ввода кода. 3. В журнале уведомлений нажать кнопку Строка и выбрать пункт Предложить Строки Уведомлений.

4. В соответствии с параметрами кода, выбранного в поле Код Уведомления, ото* бражается экран выбора отчета, в котором при необходимости можно вводить фильтры. 5. Завершив ввод фильтров (если они необходимы), нажать кнопку OK. 6. Отображается окно, в котором указано, сколько строк было найдено для данно* го уведомления.

Глава 61. Дополнительные вопросы производства

867

7. Для просмотра строк следует нажать кнопку СТРОКА и выбрать пункт Строки Уведомлений. В окне Строка Уведомлений можно удалять строки с помо* щью кнопки Функции или просматривать документ с помощью кнопки Показать. 8. Чтобы отправить уведомления, необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Отправить В Business Notificatio n. 9. В открывшемся окне сообщения указать, какие строки уведомления требуется отправлять (все или только новые), а затем нажать кнопку OK.

Семейства Помимо производственных заказов на конкретные товары или группы товаров типа делать-на-заказ и сборка-на-заказ в заказе продажи, можно создать производствен* ные заказы на семейства товаров. Производственное семейство — это группа от* дельных товаров, взаимосвязь которых основана на подобии процессов изготовле* ния. Одним из преимуществ такого подхода может быть оптимизация потребления материальных ресурсов в компании. Например, в компании используется металлический лист для производства боль* ших кругов, на которые имеется спрос. При штамповке больших кругов образуется значительное количество брака/отхода. Часть брака/отхода может использоваться для производства маленьких квадратов, которые применяются реже. Таким обра* зом, при производстве больших кругов каждый раз изготавливаются и маленькие квадраты, поэтому производственный заказ включает и большие круги, и малень* кие квадраты. Все товары семейства включаются в общий производственный заказ. В частности, производственный заказ семейства может использоваться для произ* водства однотипных деталей из одного и того же материала (например, штамповка металлических деталей из металлического листа). В меню Производство необходимо выбрать пункт Проектирование Товаров, а за* тем выбрать Семейства.

868

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Можно создать производственный заказ, используя семейство в качестве ис* точника.

Обратите внимание, что при планировании производственного заказа перечис* ляются все товары, входящие в семейство.

869

ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение A Список терминов В этом разделе содержится список некоторых общих терминов, используемых в Microsoft Dynamics NAV и в данном руководстве. BLOB — сокращение от термина «большой двоичный объект», используемого при сохранении картинок, таких как логотипы. C/OCX — интерфейс, используемый для расширения среды разработки C/SIDE. Он может включать элементы управления O LE или OCX. C/ODBC — инструментальное средство, используемое для экспорта бухгалтер* ской информации из одной программы в другую, которое выполняет функции гра* фического анализа и текстового процессора; полное название — Open Database Connectivity. C/SIDE — среда разработки в Navisio n. Debugger — инструментальное средство диагностики при появлении сообще* ний об ошибках или при возникновении ошибок в приложении Navisio n. Для дос* тупа необходимо последовательно выбрать пункты Сервис > Debugger. Designer — интерфейс, при помощи которого изменяются или разрабатываются дополнительные формы, отчеты, таблицы, датапорт и XMLport, функции «Про* граммный блок» и «MenuSuite» для Navision. Чтобы иметь возможность пользоваться этим интерфейсом, следует приобрести специальное разрешение. Drill Down — один из четырех типов кнопки «AssistButto n». Направленная вниз стрелка указывает на то, что значение в поле вычисляется из другой таблицы; нажа* тие стрелки позволяет просматривать эту таблицу. HTML — сокращение от «hypertext markup language», название формата, кото* рый широко используется в Интернете. Look Up — один из четырех типов кнопки «AssistButton». Направленная вверх стрел* ка указывает на то, что это способ просмотра другой таблицы; сразу после просмотра данные можно извлечь и вставить в поле, из которого вы перешли в таблицу. MenuSuite — объект «MenuSuite» содержит меню, которые отображаются на «Па* нель Навигации» и в «Дизайнер Панели Навигации». В каждом меню содержатся пункты, предназначенные для конкретной области (например, «Финансы» или «Производство»). Один из семи типов объектов в приложении Navisio n. ODBC — сокращение для Open Database Connectivity. ODBC позволяет прило* жению Navisio n иметь связи и копировать данные в приложения Excel, Crystal Reports и др. SQL — сокращение от Structured Query Language. XMLport — объект «XMLport» концептуально связан с объектом «датапорт»; объекты «XMLport» также используются для импорта и экспорта данных в фор*

870

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

мате XML. Объекты «XMLport» упрощают и оптимизируют процесс обмена XML*данными между системами. Один из семи типов объектов в приложении Navision. Активный — применяется для описания окна или кнопки, которые использу* ются или выбираются. Одновременно могут быть активными только одно окно или одна кнопка. Когда окно активно, цвет строки заголовка изменяется, чтобы помочь пользователю определить, какое окно является активным. Когда актив* на кнопка, изменяется цвет ее названия. База данных — здесь хранится вся информация; она включает настройки для вашего предприятия. Блок — основной стандартный компонент Navision, позволяющий предприяти* ям приобретать только те функции, которые им необходимы. Булево выражение — тип данных, который используется для обозначения одно* го из двух значений: ИСТИНА или ЛОЖЬ; обычно используются при установке или снятии флажков. (CTRL) + (F1) Вкл./выкл. отметку ((CTRL) (F1)) — функция, позволяющая выбирать несколь* ко записей для просмотра, учета и т. д. При выборе этой функции в той записи, в которой вы находитесь, перед индикатором записи появляется значок ромба. Если перейти с этой записи, значок ромба останется. Можно ограничить просмотр, выб* рав последовательно пункты Вид > Только Отмеченные . Восстановить — процесс, применяемый для создания базы данных и внесения в нее информации, которая хранится в резервной копии файла. Встроенная функция редактирования — функция, используемая для изменения содержания выбранных полей в учитываемых записях; для получения доступа дваж* ды щелкните клавишу (F2) (F2). Датапорт — метод импорта или экспорта информации в приложение или из при* ложения Navision. Один из семи типов объектов в приложении Navisio n. Диалоговое окно — окно, которое выводится на экран, чтобы получить больше информации о действии, которое предполагается начать. Дизайнер объектов — интерфейс, при помощи которого изменяются или разра* батываются дополнительные формы, отчеты, таблицы, датапорты и программные блоки. Документы — отчеты, в которых печатается одновременно одна транзакция. До* кументы обычно посылаются предприятием поставщикам, клиентам или в органы управления налоговой отчетностью. Заказ — исходный документ для записи на вкладках «Покупки» и «Продажи», позволяющий записывать и учитывать информацию с целью записи сумм, которые следует перечислить на счета или снять со счетов поставщиков или клиентов. До* кументы «Заказ» отличаются от документов «Счет» тем, что получение и отгрузка товара выполняются по документу «Заказ». Закрыть — эта команда используется для выхода из окна или программы; доступ к ней можно получить, нажав клавишу(ESC), выбрав последовательно пункты меню Файл > Закрыть или щелкнув кнопку (X) в правом верхнем углу окна. Запись — одна строка в таблице, например: отдельный клиент в списке. Запись содержит несколько полей, а таблица содержит несколько записей. Измерение — данные, которые можно добавить к записи с тем, чтобы приложе* нию Navision удалось сгруппировать записи с похожими символами и легко извлечь эти группы с целью анализа. Индикатор записи — появляется слева от выбранной записи в списке или в окне в виде таблицы.

Приложение А. Список терминов

871

Клавиша быстрого доступа и сочетание клавиш — нажатие клавиши или сочетания клавиш, которое перемещает на другой экран или вызывает функцию Navisio n. Клавиши перемещения курсора — группа клавиш на клавиатуре, используемых для перемещения вверх, вниз, вправо и влево; эти клавиши можно использовать вместо мыши для перемещения в программе. Ключ — поле или сочетание полей в таблице, которые могут использоваться для сортировки данных таблицы. Кнопка — кнопки встречаются почти во всех окнах и диалоговых окнах про* граммы. Это могут быть обычные кнопки, например OK, «Да» и «Нет». Это могут быть функциональные кнопки, которые инициируют функцию, пакетное задание или отчет. Кроме того, имеются кнопки меню, признаком которых является на* правленный вниз треугольник и которые можно найти в большинстве окон. При их нажатии они выводят меню, в котором можно выбрать функцию (например, от* крыть другое окно или открыть подменю). Кнопка «Ellipsis» — один из четырех типов кнопки «AssistButto n». Кнопки «Ellipsis» используются для просмотра отфильтрованных системой параметров. Кнопка «Параметр» — круговое поле, которое служит для выбора только одного параметра из всех находящихся в списке. Чтобы выбрать нужный параметр, следует щелкнуть в этом поле. Кнопка AssistButton — одна из четырех кнопок, которые доступны при исполь* зовании функциональной клавиши (F6) (F6): «Drill*Down», «Look Up», «Optio ns» и «Ellipsis». Кнопки «Меню» — на них имеется направленный вниз треугольник, они имеют* ся в большинстве окон. После их нажатия они выводят на экран меню, в котором можно, например, выбрать функцию, открыть другое окно или подменю. Кнопки регистратора — ряд кнопок на панели инструментов, которые использу* ются для перемещения по списку записей. Командная кнопка — кнопка, которая инициирует функцию, пакетное задание или отчет. Лицензия — файл, содержащий запись основных стандартных блоков Navisio n, приобретенных вашим предприятием; его можно просмотреть, последовательно выбрав пункты Сервис > Лицензия. Место вставки — место, где вводится текст при печати. Обычно появляется в виде мигающей вертикальной линии в окне или диалоговом окне. Также называет* ся курсором, потому что мигающая вертикальная линия — это одна из форм, кото* рую может принимать курсор. Навигатор — функция, позволяющая пользователю просматривать сводки но* меров и типов записей, связанных с документом. Если в таблице выбрать нужную запись и щелкнуть «Навигатор», можно увидеть список записей (сгруппированных согласно таблице), которые имеют тот же номер документа и ту же самую дату, что у выбранной вами записи. Область приложения — одна из основных функциональных областей програм* мы, в которой пользователь выбирает работу, например: «Финансовые Операции», «Наличие на складе» и т. д. Объекты — «строительные» блоки приложения Navisio n. Существует семь ти* пов объектов: формы, таблицы, отчеты, функции «Датапорт», «Программный блок», «XMLport» и «MenuSuite». Окна карточек — вид представления данных, который отображает сведения об одном клиенте, поставщике, товаре и т. д. Окна карточек обычно имеют вверху не* сколько вкладок. См. окно в виде таблицы.

872

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно «Анализ по Периодам» — форма приложения Navisio n, которая позволяет пользователю просматривать сводку данных за определенный период времени, на* пример за день, неделю, месяц, квартал или год, либо за «Учетный Период». Окно в виде таблицы — вид данных, которые имеют несколько записей в окне, одновременно отображающих сведения о нескольких клиентах, поставщиках, то* варах и т. п. См. также «Окна карточек» и «Список». Окно приложения — окно в программе, на котором основана остальная работа в программе. В приложении Navisio n — это пустая область, в которой открываются все окна и где появляются названия программы, компании и имена баз данных, а также строка меню и панель инструментов. Основной товар — основная таблица в основном стандартном блоке, вокруг ко* торой выполняются все действия стандартного блока. Например, таблицы «Клиен* ты» являются основными таблицами в окне «Продажи»; таблицы «Поставщики» — в окне «Покупки», а таблицы «Контакты» — в окне «Маркетинг». Отчеты — распечатка сведений из базы данных; отчеты обычно используются руководителями внутри предприятия. Один из семи типов объектов в приложении Navision. Очистить — очистить что*либо означает удалить; эта команда может использо* ваться для поля или строки целиком. Пакетное задание — программа, которая обрабатывает выбранные операции в соответствии с общими или специальными инструкциями. Примером является «Зак* рытие отчета о прибылях». Панель инструментов — расположена прямо под строкой меню; содержит стро* ку кнопок со значками, обеспечивающими быстрый доступ к часто используемым функциям, таким как редактирование, фильтрация и нахождение данных. Панель Навигации — при открытии приложения Navisio n в левой стороне окна приложения появляется «Панель Навигации». «Панель Навигации» содержит спи* сок вариантов, который позволяет пользователю выбрать область приложения, на* пример «Финансы» и «Продажи и маркетинг». Панель состояния — расположена в нижней части окна приложения; в ней отображаются имя и содержимое активного поля, дата, идентификатор пользо* вателя и включенный режим: фильтрации (ФИЛЬТР), вставки (ВСТ) или заме* ны (ЗАМ). Пароли — необходимы, когда настроена повышенная безопасность; использу* ются для входа в систему Navisio n в сочетании с «Код Пользователя». Ввод данных в поле «Пароль» в Navisio n следует производить с учетом регистра. «Первичный ключ» — поле в таблице, которое используется для идентификации записи в таблице, и поэтому необходимо, чтобы значение поля было уникальным. Поле — используется для ввода или отображения информации; состоит из име* ни поля, определения и содержимого поля. Поля флажков — поля булевых выражений, которые используются для того, что* бы показать, что функция включена, когда установлен флажок, и не включена, если поле флажка пустое. Программный блок — функция, которая выполняет процесс, например, учета или создания заказов. Один из семи типов объектов в приложении Navisio n. Просмотр — перемещение в окне или от окна к окну на экране; одним из спосо* бов просмотра может быть использование кнопок регистратора. Рабочая дата — дата, отображаемая в строке состояния; дату можно настроить, выбрав последовательно пункты Сервис > Рабочая Дата. Если рабочая дата не изме* нялась, то по умолчанию это дата вашей системы.

Приложение А. Список терминов

873

Раскрывающееся меню — список параметров, доступных с помощью кнопки вызова меню или элемента меню. (CTRL) + (F8) Раскрыть ((CTRL) (F8)) — позволяет просматривать поля и значения для этих полей, не отображающиеся в данный момент на экране. Резервное копирование — создаваемый пользователем файл, который содержит копию данных пользователя. Системная дата — дата в вашем компьютере. Сортировка — способность изменять порядок, в котором отображаются или пе* чатаются записи. Список — вид данных, имеющих несколько записей в окне и одновременно ото* бражающих сведения о нескольких клиентах, поставщиках, товарах и т. п.; другой способ описания окна в виде таблицы. Кнопка «Список» доступна на экране типа карточки после нажатия кнопки «Список» на панели инструментов. См. также «Окно в виде таблицы». Список Опций — один из четырех типов кнопки «AssistButto n». «Список Оп* ций» — это короткий, заранее определенный список, в котором пользователь де* лает нужный выбор. Строка заголовка — расположена в верхней части экрана; в ней отображаются название предприятия, в котором работает пользователь, и название программы (Navision). Строка меню — расположена прямо под строкой заголовка; эта стандартная функ* ция Windows содержит раскрывающиеся меню для выбора функций, например со* здания новых компаний, средств проектирования и справки. Счет — исходный документ для записи на вкладках «Покупка» и «продажа», по* зволяющий записывать и учитывать информацию с целью записи сумм, которые следует перечислить на счета или снять со счетов поставщиков или клиентов. До* кументы «Счет» отличаются от документов «Заказ» тем, что по документу «Счет» не выполняются получение и отгрузка. Счет покупки — используется для записи счетов поставщика без позиции нали* чия, ваучеры также должны записываться здесь. Таблица — таблица состоит из группы связанных записей, каждая запись состо* ит из полей, а каждое поле содержит один элемент информации; одним из приме* ров таблицы является полный список записей поставщиков. Один из семи типов объектов в приложении Navisio n. Текстовое поле — небольшое поле в каком*либо окне или диалоговом окне; ис* пользуется для ввода сведений, необходимых для выполнения команды. Учтенные операции — учтенная операция, связанная с таблицей. Файл с расширением ZU P — файл, в котором хранятся конкретные изменения экрана, выполненные пользователем; название файла FIN.ZUP . Фильтр «Flow» — фильтр, который ограничивает количество информации, пред* ставленной на основании значения, которое учтено с помощью записей. Фильтры «Flow» установлены в полях, которые заканчиваются словом «фильтр». Фильтр поля — фильтр, настроенный на одно поле таблицы и ограничивающий количество отображаемой или печатаемой информации. Фильтр таблицы — этот параметр позволяет настраивать несколько фильтров полей в таблице, ограничивая количество отображаемой или распечатываемой ин* формации. Фильтры — инструментальные средства, позволяющие пользователю ограни* чивать рамки отображения информации, представленной в реальном масштабе вре* мени или в печатном виде; имеются три типа фильтров: «Field», «T able» и «Flow».

874

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Фокус — место, где находится курсор в Navisio n, см. также «Место вставки». Форма — способ отображения информации на экране и обеспечения доступа к редактированию, удалению и добавлению данных либо в виде карточки, либо в таб* личном виде. Один из семи типов объектов в приложении Navisio n. Форма запроса — форма, которая отображается перед печатью или предвари* тельным просмотром отчета и позволяет пользователю настроить фильтры и выб* рать параметры до начала печати. Функциональные клавиши — каждая из функциональных клавиш имеет назна* ченный ей ярлык; используя эти клавиши в сочетании с клавишами (CTRL) или (SHIFT), можно получить дополнительные клавиши быстрого доступа. Доступность разных клавиш быстрого доступа зависит от экрана, эти сведения можно просмот* реть в справке в разделе «Обзор F*клавиш ((ALT) + (F1))».

875

Приложение Б Операции между несколькими компаниями Методы перевода Две наиболее распространенные методологии перевода: •

•

Временной метод – все текущие активы и пассивы рассчитываются по текущему курсу, а долгосрочные активы и пассивы рассчитываются по исторической сто* имости с применением исторического курса. Метод текущего курса – все активы и пассивы пересчитываются по текущему курсу, а статьи отчета о прибыли и убытках – по среднему курсу за данный пе* риод.

Выбор методологии перевода определяет конкретный курс перевода, применя* емый для конкретного финансового счета. Доступны следующие параметры: • • • •

Исторический Курс – курс обмена валюты, который преобладал во время про* хождения транзакции. Курс закрытия – курс, действовавший на большинстве валютных рынков на дату, для которой подготавливается отчет по балансу или отчет о прибыли и убытках. Средний курс – средний курс за консолидируемый период, рассчитанный как среднее арифметическое либо как наиболее вероятная оценка. Сложный – счет нераспределенной прибыли включает суммы разных периодов и состоит из сумм с разными курсами обмена. Следует сохранить ранее запи* санную сумму в консолидированной компании и лишь добавить суммы текуще* го периода по соответствующему (см. выше) курсу.

Курс «Собственные Средства» действует как составной. Учет расхождений ве* дется на отдельных финансовых счетах. Временной метод используется, если зарубежный объект считается неотъемле* мой частью бизнеса компании*учредителя. Метод текущего курса применяется, если зарубежный объект самостоятелен. В таблице перечислены методы перевода, используемые для различных финан* совых счетов в соответствии с временной методологией и методологией текущего курса. Счет

Временной метод

Метод текущего курса

Касса и дебиторская задолженность

Закрытия

Закрытия

Ценные бумаги

Закрытия

Закрытия

Товарные запасы, рыночная стоимость

Закрытия

Закрытия

Товарные запасы, издержки

Исторический

Закрытия

Предоплаченные расходы

Исторический

Закрытия

Основные средства

Исторический

Закрытия

Нематериальные активы

Исторический

Закрытия

876

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Счет

Временной метод

Метод текущего курса

Текущие пассивы

Закрытия

Закрытия

Доходы будущих периодов

Исторический

Закрытия

Долгосрочные обязательства

Закрытия

Закрытия

Уставной капитал

Исторический

Исторический

Оплаченный капитал

Исторический

Исторический

Нераспределенная прибыль

Составной

Составной

Выручка

Средний

Средний

Издержки

Средний

Средний

Себестоимость проданных товаров

Исторический

Средний

Амортизация

Исторический

Средний

Погашение

Исторический

Средний

Обратите внимание: хотя для выручки и издержек логично было бы использо* вать исторический курс, при незначительных колебаниях курса наиболее распрос* транен метод среднего курса. Сравнение методов перевода в различных странах

Приложение Б. Операции между несколькими компаниями

877

Учет возникающих при переводе разниц В разных методологиях перевода действуют различные правила учета разниц при переводе. В следующих двух подразделах рассматриваются эти правила. Это влияет на спо* соб учета разниц при переводе. Пользователь может указать финансовые счета, на которых будут учитываться такие разницы.

Метод текущего курса В методе текущего курса разницы при переводе заносятся в баланс на счет «Сово* купная корректировка перевода» и отображаются как отдельный компонент акци* онерного капитала. На этом счете учитываются все корректировки перевода. Корректировки перевода, возникающие при переводе отчета о прибыли и убыт* ках по историческому курсу и среднему курсу, учитываются на счете «Совокупная корректировка перевода». Корректировки перевода, возникающие при переводе балансовых счетов по те* кущему курсу, учитываются на счете «Совокупные корректировки перевода».

Корректировки капитала Корректировки перевода, возникающие при переводе начального баланса в конеч* ный баланс для капитала, учитываются непосредственно на счете капитала. В зави* симости от валюты, в которой предоставляется финансовая отчетность, это может быть выполнено как до, так и после консолидации.

Временной метод Все корректировки перевода учитываются в отчете о прибыли и убытках на счете «Нереализованная прибыль/убытки по валютным операциям». Если точно придерживаться правил временного метода, необходимо выполнить следующее ниже разделение. Разница перевода подразделяется на три компонента: •

•

•

Суммы по деятельности в текущем периоде, которые заносятся в отчет о при* были и убытках за текущий период. Например, все разницы учитываются на счете «Нереализованная прибыль/убытки по валютным операциям». Суммы, возникшие в предыдущих периодах, заносятся в нераспределенную прибыль. Так выделяется разница при переводе счета нераспределенной при* были. Стандарты бухгалтерского IAS и FASB не требуют выполнения такого разделе* ния. Речь идет о приверженности выбранной методологии (которую требуется раскрывать в годовом отчете).

Активы по историческому курсу (не включены в отчетность) Сумма, возникающая при переводе по долгосрочным денежным активам, погаша* емым в рассрочку, которая делится в балансе на сумму погашения в текущем пери* оде и сумму, переносимую на будущие периоды. Использование исторического курса для активов означает применение этого курса при переводе амортизации немонетарных активов.

878

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка консолидированного метода перевод для отдельных финансовых счетов Для каждого из финансовых счетов метод перевода устанавливается независимо от других счетов. Выбранный метод перевода будет использоваться только при консо* лидации и не окажет влияния при учете на данном счете.

Бизнес:логика межфирменного учета Система Microsoft Dynamics N AV включает межфирменный общий журнал. Расши* ренные возможности по работе с дебиторской и кредиторской задолженностью под* держивают межфирменные транзакции, подразумевающие работу с документами. В карточки поставщика и клиента включено новое поле под названием МФ Партнер, которое указывает пользователю, что клиент или партнер представляет другой меж* фирменный объект. В модуле «Межфирменный учет» компании*партнеры рассматри* ваются как регулярные клиенты и поставщики, что позволяет избежать использования специфических или дополнительных функций. В данном контексте компаниями*парт* нерами считаются любые компании, которыми владеет одно юридическое лицо: ком* пания*учредитель, дочерние компании, родственные компании и так далее. Если в результате транзакции или бизнес*процесса пользователь создает доку* мент, в котором упоминается межфирменный партнер, существует два способа пе* редать соответствующие сведения этому партнеру: • •

Отсылка документа без его учета, как в случае с заказами на продажу и поставку. Учет документа в межфирменных финансовых журналах, как в случае со счета* ми, кредит*нотами, возвратами и фактическими межфирменными финансовы* ми журналами.

Поскольку поле МФ Партнер в карточках клиента и поставщика указывает на сис* тему, которая используется межфирменным партнером, Microsoft Navisio n помещает соответствующие сведения бизнес*документа в специальное хранилище под названи* ем «МФ Исходящие». Отсюда эти сведения отправляются компании*партнеру. Модуль «Межфирменный учет» содержит возможности по клиентам и постав* щикам, повышающие гибкость доступного пользователям Microsoft Navisio n фун* кционала. Каждый межфирменный партнер может быть назначен одному клиенту и одному поставщику. Использование этих возможностей позволяет работать с не* сколькими валютами. В модуле «Межфирменный учет» каждому партнеру назна* чается собственная валюта, что обеспечивает поддержку зарубежных дочерних ком* паний. В этот модуль также могут включаться компании, использующие несовместимые базы данных и отличающиеся планы счетов. Например, сюда мо* жет включаться другая схема НДС. Входящий и исходящий ящики модуля «Межфирменный учет» Используемые в модуле «Межфирменный учет» ящики «МФ Входящие» и «МФ Исходящие» упро* щают создание операций журнала в компаниипартнере и обеспечивают спокой* ный рабочий процесс. Ящики «МФ Входящие» и «МФ Исходящие» поддерживают несколько баз данных, ко* торые, как правило, реализованы в организациях, у которых компанияучредитель и дочерние компании находятся в разных странах. Ящики «МФ Входящие» и «МФ Исходящие» предоставляют пользователям Microsoft Navision полный контроль над документооборотом компании и позволяют обрабатывать каждую транзакцию от* дельно от других.

Приложение Б. Операции между несколькими компаниями

879

Ящик «МФ Исходящие» –при учете межфирменной транзакции сведения, пред* назначенные для партнера, помещаются в ящик «МФ Исходящие». Если эти сведе* ния верны, они могут быть отправлены партнеру для обработки. Однако, если эта транзакция возникла в результате ошибки, пользователь мо* жет отменить ее и тем самым остановить передачу информации партнеру. Если ста* ло ясно, что в ящик «МФ Исходящие» помещена неверная транзакция, ситуацию можно исправить одним из двух способов: • •

созданием обратной транзакции, если речь идет о транзакции общего журнала; учетом обратного документа, например кредит*ноты для неверного счета по про* дажам, и отменой исходного и обратного документов в ящике «МФ Исходящие».

Ящик «МФ Входящие» – пользователи Microsoft Navisio n могут просматривать с помощью этого ящика все входящие документы от компаний*партнеров. Каждая транзакция обрабатывается по отдельности, для одновременной обработки несколь* ких транзакций можно применять фильтры. Если пользователь принимает межфир* менную транзакцию, в модуле «Межфирменный учет» создаются соответствующие документы или строки журнала «МФ Фин. Журнал» для компании пользователя. На этом этапе пользователь должен получить доступ к соответствующему модулю Microsoft Navision, чтобы продолжить обработку данных. Неверные межфирменные транзакции можно отклонять. При этом сведения о тран* закции возвращаются отправившему их партнеру или дочерней компании. Этот партнер сможет просмотреть эти сведения и принять соответствующие меры, такие как отмена первоначального документа по транзакции и создание нового (правильного) документа. Однако, если отклонение транзакции произошло по ошибке, его можно отме* нить одним действием. В результате отклонения транзакции сведения по ней поме* щаются в ящик «МФ Исходящие». Пока сведения не отправлены партнеру, можно отменить отклонение с помощью параметра под названием «Вернуть во Вход.». Этот параметр восстанавливает исходную межфирменную транзакцию в ящике «МФ Входящие», где пользователь может ее принять. На следующем рисунке демонстрируется движение данных в модуле «Межфир* менный учет» приложения Microsoft Navision в рамках одной базы данных или между разными базами данных.

Перемещение сведений между компаниями

880

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В модуле «Межфирменный учет» доступны четыре метода передачи данных между компаниями и их партнерами или дочерними компаниями. Тип перемещения для каждого конкретного партнера устанавливается пользователем. Вот эти четыре типа перемещения: •

•

•

•

Размещение файла – при выборе этого параметра отправляемые из ящика «МФ Исходящие» транзакции сохраняются в файлах формата XML, причем для каждого партнера создается свой файл. Файлы формата XML сохраняются в заранее опре* деленных папках (например, на клиентском компьютере или сетевом ресурсе). База данных – при выборе этого параметра транзакции записываются непос* редственно из ящика «МФ Исходящие» одной компании в ящик «МФ Входя* щие» компании*получателя. Эл. почта – при выборе этого параметра транзакции переводятся в файлы фор* мата XML. Эти файлы не сохраняются, а немедленно отправляются как вложе* ния в сообщения электронной почты. Нет Перемещения – этот параметр устанавливается, если используются альтер* нативные форматы передачи. Сюда могут включаться печатные счета, ручной ввод данных, а также иной способ электронной передачи (например, с помо* щью продукта Microsoft ® BizTalk®).

В следующих пунктах будут рассмотрены пять наиболее вероятных бизнес* сценариев для пользователей модуля «Межфирменный учет». Эти сценарии соот* ветствуют распространенным ситуациям, в которых могут оказаться пользователи Microsoft Navision. При изучении этих обобщенных примеров наглядно проявляет* ся высокий потенциал модуля «Межфирменный учет» в сфере экономии ресурсов, увеличения эффективности и расширения аналитических возможностей.

Выставление счета межфирменному партнеру Этот сценарий, возможно, является основным и наиболее распространенным при межфирменном учете. Ситуация состоит в следующем: Отвечающий за дебиторскую задолженность администратор Microsoft Navisio n в одной из компаний выставляет счет компании*партнеру. В счет включены такие то* вары, что он лишь незначительно отличается от счета, покрывающего только оплату услуг. После отправки и учета счета сведения счета на продажу помещаются в ящик «МФ Исходящие», откуда отправляются компании*партнеру. В свою очередь, парт* нер получает сведения, требуемые для создания соответствующего счета на поставку. Эта задача решается с помощью ящика «МФ Входящие» после приема необхо* димых сведений. После того, как партнер указал, что товары или услуги получены, счет на поставку можно учесть. Поскольку данные введены только один раз компа* нией*поставщиком, счета этих двух компаний будут сбалансированы.

Приложение Б. Операции между несколькими компаниями

881

Отправка заказов на поставку в центральный склад Пусть компанией*учредителем является небольшая строительная компания. Эта компания имеет несколько партнеров или филиалов, каждый из которых представляет отдельный проект по строительству. Компанияучредитель централи* зованно приобретает все требуемые материалы и продает их партнерам с одного центрального склада. Таким способом компания*учредитель централизованно уп* равляет расходами по внешним закупкам и минимизирует административные из* держки, связанные с закупочной деятельностью, такие как управление кредиторс* кой задолженностью и выписка чеков. Строительная компания использует возможности модуля «Межфирменный учет» приложения Microsoft Navision для создания списка партнеров, которые затем рас* сматриваются в системе как прочие, внешние клиенты и поставщики. Например, если компания*партнер планирует заказать строительные материалы с централь* ного склада, она выписывает заказ на поставку, направляемый на счет поставщика, который представляет данный склад. Этот заказ приходит на склад в форме заказа на продажу, который применяется к счету клиента склада для этого партнера. По завершении продажи в Microsoft Navisio n учитывается счет, который затем отправляется из склада компании*партнеру. В компании*партнере номер счета применяется к исходному заказу на поставку, для которого теперь можно выпол* нить учет. На этом шаге транзакция завершена для обеих компаний.

Отправка заказов покупки и учет счетов. (Отгрузка и приемка не являются час* тью межфирменного учета.)

882

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Приложение В Функциональные блоки модуля «Торговля» Управление заказами продажи Этот блок можно использовать для управления квотами продаж, контрактами про* даж и процессами обработки заказа продажи. Существуют следующие различия между настройкой условий счета напрямую и настройкой заказа продажи. •

• •

Количество товара, который на данный момент доступен, корректируется пос* ле введения информации о нем в строку заказа продажи. Однако счет, по отно* шению к которому не выполнен учет, не влияет на это количество. Можно использовать функциональный блок «Управление заказами продажи» для управления частичными отгрузками. Блок «Управление заказами продажи» дает пользователю возможность отдель* но отгружать товар и выставлять счет.

Кроме того, время, необходимое для осуществления процесса продажи, в пер* вом и во втором случае будет разное. От момента заказа товара и до осуществления его продажи может пройти много времени. Данный блок также дает возможность использовать квоты и контракты продажи на этапе осуществления продажи. Квоты и контракты продажи не влияют на количество товаров, которые постоянно есть в наличии на складе компании. Требования: «Выставление счета продажи».

Альтернативные адреса поставки Используйте этот блок, когда у вас есть несколько адресов для поставки и выстав* ления счета. Можно настроить несколько адресов поставки для одного клиента. Напри* мер, если ваш клиент является подрядчиком и ему требуется доставка в не* сколько разных мест, вы можете использовать блок «Альтернативные адреса поставки». Требования: «Выставление счета продажи».

Прямые поставки Используйте этот блок, чтобы связать между собой заказы продажи и покупки, а также в том случае, когда товар доставляется напрямую от поставщика клиенту. Блок «Прямые поставки» дает пользователю возможность работать с товарами, которые поставляются напрямую от поставщика клиенту, не прибегая к проведе* нию операций с товарами вручную. Процесс выставления счета не зависит от осу* ществления прямых поставок. Блок «Прямые поставки» может быть полезен для компаний, продающих товары, которые отгружаются напрямую от поставщика кли* енту и не доставляются на склад компании. Требования: «Управление заказами продажи» и «Управление заказами покупки».

Менеджеры/Закупщики Этот блок позволяет назначать покупателей (закупщиков) для поставщиков, а так* же менеджеров по продажам для клиентов, что дает возможность отследить покуп*

Приложение В. Функциональные блоки модуля «Торговля»

883

ки и продажи по конкретному человеку. Покупатели и продавцы отслеживаются в книге поставщиков, книге клиентов, книге товаров, книге работ и книге ресурсов. На основании этой информации формируются статистические данные о конк* ретном продавце или покупателе. Эти данные могут быть использованы при расче* те суммы комиссионных выплат. Требования: «Основные финансовые операции».

Агенты по доставке Этот блок дает возможность настроить условия работы с несколькими агентами по доставке (UPS, DHL, внешние или собственные перевозчики) и связать их услуги (экспресс*доставка, доставка на следующий день, обычная доставка) со временем доставки. Блок «Агенты по доставке» может использоваться вместе с блоками «За* казы продажи» и «Заказы перемещения». Требования: «Управление заказами продажи».

Скидки счетов продажи Этот блок позволяет автоматически рассчитывать скидки для выставления счета. Можно настроить любое количество условий для получения скидок. Для этого сле* дует установить определенное минимальное количество товара, процент скидки и/ или плату за услуги. Это можно сделать как в рублях, так и в иностранной валюте. Скидка рассчитывается в индивидуальных строках данного товара и входит в чистую сумму, указанную в счете. Требования: «Выставление счета продажи».

Скидка для строки продажи Этот блок следует использовать для расчета скидок для отдельных клиентов или клиентских групп. После этого скидка может быть предоставлена нескольким кли* ентами. Этот блок дает возможность обсуждать процент скидки, которую получит клиент или клиентская группа. Требования: «Основы управления запасами», «Выставление счета продажи».

Ценообразование строки продажи Используйте этот блок для работы с ценами, которые устанавливаются для конк* ретного клиента или для клиентской группы. Установленная цена может быть предоставлена нескольким клиентам. Этот блок дает пользователю возможность обсуждать фактические цены с клиентом или кли* ентской ценовой группой. Требования: «Основы управления запасами», «Выставление счета продажи».

Замена товара Этот блок позволяет связывать товары с одинаковыми или сходными характерис* тиками. Если клиент заказывает товар, который на данный момент недоступен, ему можно предложить заменяющий товар и таким образом избежать потери заказа. Также клиенту можно предложить дополнительную услугу — возможность приоб* рести менее дорогой товар. Требования: «Основы управления запасами», «Управление заказами про* дажи».

884

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Перекрестные ссылки товара Этот блок позволит быстро и точно определить товары, которые клиент заказыва* ет, используя номера товаров, отличные от их собственных. Информацию о пере* крестных ссылках клиентов, поставщиков и производителей, а также общие номе* ра товаров, универсальные коды продуктов (UPC) и европейские международные номера (EAN) можно сохранить и при необходимости использовать. Требования: «Основы управления запасами», «Управление заказами продажи».

Работа с нескладируемыми товарами Используйте этот блок, когда вы заказываете товары, которые не хранятся на скла* де, а заказываются напрямую у поставщика или производителя. Такие товары ре* гистрируются как нескладируемые товары, но работа с ними осуществляется по той же схеме, что и работа с обычными товарами. Требования: «Основы управления запасами», «Управление заказами продажи».

Управление заказами покупки Используйте этот блок для управления квотами продаж, контрактами продаж и процессами, связанными с обработкой заказов покупки. Различия между созданием заказа покупки и созданием счета покупки напря* мую перечислены ниже. •

• • •

Количество товара, который на данный момент доступен, корректируется пос* ле введения информации о нем в строку заказа покупки. Однако счет, по отно* шению к которому не выполнен учет, не влияет на это количество. Вы можете использовать блок «Управление заказами покупки» для управления приемкой товара по частям. Данный блок позволяет отдельно получать товар и выставлять счета. Этот блок также позволяет использовать квоты и контракты продажи на этапе осуществления покупки. Квоты и контракты продажи не влияют на количество товаров, которые постоянно есть в наличии на складе компании. Требования: «Выставление счета на покупку».

Альтернативные адреса заказа Этот блок следует использовать при работе с поставщиками, которые используют более одного адреса заказа. Число адресов заказа не ограничено. Требования: «Выставление счета на покупку».

Альтернативные поставщики Этот блок следует использовать при покупке одного товара у нескольких различ* ных поставщиков. Этот блок позволяет создать запись для альтернативного поставщика и внести туда информацию о ценах данного поставщика на складируемые товары. Эту фун* кцию можно использовать, когда несколько поставщиков предлагают компании один и тот же товар. Требования: «Основы управления запасами».

Приложение В. Функциональные блоки модуля «Торговля»

885

Скидки счетов покупки Этот блок позволяет автоматически рассчитать скидки для выставления счета. Для различных поставщиков могут предлагаться различные скидки — может быть установлен разный минимальный обязательный объем заказа (кроме того, размер скидки может зависеть от валюты) и разный размер скидки, в зависимости от вели* чины счета. Скидка рассчитывается в индивидуальных строках товара и входит в чистую сумму, указанную в счете. Требования: «Выставление счета на покупку».

Ценообразование строки покупки Используйте этот блок для работы с ценами на покупки для конкретного постав* щика. Используя этот блок, можно обсуждать действительные цены с поставщи* ком. Требования: «Основы управления запасами» и «Выставление счета на покупку».

Скидка для строки покупки Используйте этот блок для расчета скидок на покупки для конкретного поставщи* ка. Используя скидки строки покупки, вы можете обсуждать с поставщиком размер скидки, которую он готов предоставить. Требования: «Основы управления запасами» и «Выставление счета на покупку».

Управление заявками Используйте этот блок для автоматизации процедуры подачи заявки. Блок «Управление заявками» автоматически создает предложения по покупкам на основе разнообразной информации: минимальные и максимальные количества, количества дозаказов и т. д. Требования: «Управление заказами покупки» и «Основы управления запасами».

Товарные издержки Блок «Товарные издержки» дает возможность включать стоимость дополнитель* ных компонентов в себестоимость или в цену единицы продукции. Такого рода компонентами себестоимости или цены могут быть, например, фрахт, страховка либо иные затраты, связанные с товаром. Требования: «Основы управления запасами».

Расчет сроков заказов Этот функциональный блок используется для расчета сроков доставки товара и определения дат, когда товар будет в наличии на складе и готов к отгрузке. Если клиент потребовал доставить товар к определенной дате, функция «Расчет сроков заказов» дает возможность определить, будет ли товар доставлен к этой дате. Также она позволяет рассчитать возможную дату доставки товара, учитывая период ожи* дания или период производства, если у вас на складе нет товара. Требования: «Основы управления запасами», «Управление заказами продажи», «Календари».

Управление возвратами продаж Используйте этот блок для работы со всеми аспектами процедуры возврата товара клиентом. Функция «Управление возвратами продаж» позволяет получать това* ры обратно от клиентов и проводить связанные с этим транзакции из одной ис*

886

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ходной точки. Существует возможность осуществления частичного приема воз* вращаемого товара и комбинирования возвратов в одной кредит*ноте. Требования: «Основы управления запасами», «Управление заказами продажи».

Управление возвратами покупок Блок «Управление возвратами покупок» позволяет отгружать товары обратно по* ставщику и проводить связанные с этим транзакции из одной исходной точки. Су* ществует возможность поводить частичные отгрузки возвращаемого товара и объе* динять эти отгрузки в одной кредит*ноте. Требования: «Основы управления запасами», «Управление заказами покупки».

Календари Этот блок позволяет настраивать календари с рабочими и нерабочими днями. Ба* зовый календарь может быть назначен для клиентов, поставщиков, складов, ком* пании, служб доставки и настройки сервисного центра. Пользователь может вносить изменения в базовый календарь для каждой из пе* речисленных групп. Записи календаря используются для расчета дат в заказах продажи, заказах по* купки, заказах перемещения, производственных заказах, сервисных заказах, а так* же в журнале заявок и журнале планирования. Требования: «Основы управления запасами».

Отчеты анализа Блок «Отчеты анализа» предназначен для работников компании, ответственных за принятие решений, в том числе ответственных за принятие решений по продажам, покупкам и управлению портфелем продукта. Функция «Отчеты анализа» позволяет получить настраиваемый аналитический отчет, в который пользователи могут добавлять информацию о клиенте, товаре и поставщике и объединять ее для анализа. Цифры могут быть представлены как в суммах, так и в количествах, сравниваться по периодам и по отношению к бюдже* ту, приводиться в виде формул и использоваться для определения показателей дея* тельности компании. Возможности детализации блока «Отчет анализа» позволяют менеджерам обнаружить причину проблемы. Требования: «Основы управления запасами».

Бюджет продаж/покупок Этот блок позволяет составлять бюджет продажи для клиента и бюджет покупки для поставщика, а также для товаров различного уровня — в суммах и в количе* ствах. Вы можете отследить действительную производительность, рассчитав рас* хождения и экспортируя цифры бюджета из Microsoft Navisio n в Excel. Система поддерживает контроль версий бюджета и позволяет пользователям работать одно* временно над отдельными бюджетами. Требования: «Основы управления запасами».

887

Приложение Г Список терминов модуля «Управление запасами» Переброска Это означает перемещение товаров непосредственно из зоны приемки в зону от* грузки, что сводит к минимуму обработку и хранение и позволяет быстрее отгру* жать заказы продажи. Примечание. Программа систематически сравнивает приходы складских запасов с балансом заказов продажи и показывает, что имеется возмож* ность переброски.

Накладная доставки Это накладная, сопровождающая отгрузку, в которой перечислены товары отгруз* ки. Синонимы: уведомление, сопроводительная записка, диспетчерская запись, страховой сертификат.

Складской запас Содержит товары, хранящиеся на складе и покупаемые для перепродажи, товары, ис* пользуемые для поддержки производства (сырьевые материалы и детали для обработки), и товары для работ по обслуживанию (включая ремонтные и эксплуатационные принад* лежности). Программа вычисляет складской запас как количество товара в наличии.

Товар Это производимый или покупаемый предмет, продукт, компонент или материал, явля* ющийся частью складского запаса. Если компания имеет несколько складов, она хранит информацию управления запасами для товаров или вариантов товаров в определенном месте в единице складского учета для этого товара или варианта товара на этом складе.

Замена товара Это товар, который может быть предложен клиенту в качестве замены товара, не имеющегося в наличии в данный момент.

Период ожидания Означает время между признанием необходимости заказа и приемкой товаров. От* дельные компоненты периода ожидания могут включать время подготовки заказа, время очереди, время обработки, время перехода или транспортировки и время приемки и контроля.

Склад Это физическая структура или место, где складской запас принимается, хранится и отгружается. Складом может называться складское помещение, автофургон, демон* страционный зал, завод или заводской цех.

888

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отрицательная коррекция Это сокращение складского запаса, не связанное с продажей.

Нескладируемый товар Это товар, который компания продает, но не включает в складской запас. Нескла* дируемый товар часто является товаром из каталога поставщика, также называе* мым товаром из каталога.

Дата заказа Это дата, в которую поставщик должен отгрузить товары для удовлетворения пла* новой даты поставки.

Инвентаризация складского запаса, сокращение: Инвент. или Инвентар . Это определение количества складского запаса с помощью подсчета товаров, кото* рый выполняется на непрерывной, периодической или ежегодной основе.

Подбор Это означает физическое извлечение из складских запасов товаров, предназначен* ных для отгрузки, или компонентов товаров, предназначенных для сборки и от* грузки.

Положительная коррекция Это относится к увеличению складского запаса, не связанному с покупкой.

Размещение Это означает удаление товара из зоны приемки, транспортировку его в определен* ное место в зоне хранения и запись перемещения и точного местоположения това* ра. Формы существительного: размещение, размещения.

Приемка Это физическая приемка товара на объекте. Сотрудник склада немедленно регист* рирует приемку товара в программе, но товар не является частью доступного для подбора складского запаса, пока он не размещен.

Получение Это функция, включающая физическую приемку товаров, проверку товаров на со* ответствие заказу покупки (количество и повреждения), размещение товаров и под* готовку отчета о приемке.

Выпуск Это означает передачу документа на следующую стадию обработки без его учета. Вы не можете изменить информацию в выпущенном документе, если вы повторно не изменить статус документа на «Открыт». Пример. Можно выпустить заказ продажи на склад. Затем заказ будет од* ним из источников документов, из которых склад может извлекать стро* ки для присвоения, подбора и отгрузки.

Приложение Г. Список терминов модуля «Управления запасами»

889

Резервирование Это обозначение количества складского запаса в заказе покупки для определенно* го заказа продажи или плана производства.

Дистрибьюторский центр (центр ответственности), сокращение: Дистр. Ц. (Центр Отв.) Это организационная единица, которой компания поручает обязанности или дей* ствия. Примечание. Дистрибьюторский центр (центр ответственности) может быть центром затрат или центром прибыли. Примерами могут служить офис продаж, который продает товары с одного или с нескольких скла* дов, офис закупок для одного или нескольких складов, отдел обслужива* ния, отдел планирования производства и отделение, отвечающее за про* дажи, закупки и калькуляцию. Дистрибьюторский центр (центр ответственности), на который была возложена ответственность за склад, учитывает складской запас в денежных единицах, в то время как склад отвечает за физический подсчет складского запаса.

Гарантированный цикл заказа Это элемент времени, добавляемый к нормальному периоду ожидания, для защиты от колебаний в периоде ожидания, чтобы заказ мог быть выполнен к реальной не* обходимой дате.

Дата отгрузки Это относится к дате, когда отгрузка уходит с вашего склада для доставки клиенту через агента по доставке или с помощью ваших собственных транспортных средств.

Документ источника Это свидетельство транзакции, которое поддерживает операции журналов в учет* ной системе. Пример. Ваучеры и контракты, но также и внутренние документы, кото* рые создают записи журналов, например заказ продажи, перемещения или покупки, или внутренние расходы за фрахт.

Конкретный товар Это отдельный товар, который отличается по уникальному идентификационному номеру.

Единица складского учета, сокращение: Ед. Скл. Учета Это единица для управления складским запасом, которая касается товаров и вари* антов товаров на определенных складах.

Заказ перемещения Это относится к заказу на перемещение товаров с одного склада на другой.

890

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Складское помещение, сокращение: Склад Это здание или часть здания, где принимаются, хранятся и отгружаются товары. Как таковой, это определенный вид склада. Синонимы: центр распределения, отделение склада, эксплуатационный склад.

Складские операции Это относится к операциям в модуле«Управление складом». Каждая операция имеет свой собственный пункт меню.

891

Приложение Д Пакетные задания, отчеты и документы продажи Пакетные задания продажи Существует несколько пакетных заданий, которые помогут вам в вашей каждод* невной работе с продажами. Некоторые из этих пакетных заданий находятся в меню «Финансы», а другие – в меню «Продажи и маркетинг». Это следующие пакетные задания.

Финансы > Клиенты Расчеты > Периодич. Задания •

•

•

•

Типовые Журналы. Для учета транзакций с финансовыми и банковскими счета* ми, со счетами клиентов, поставщиков и основных средств, повторяющихся с небольшими изменениями или вообще без изменений, следует использовать окно «Типовой Финансовый Журнал». В типовом финансовом журнале можно вводить соответствующую информацию по данной транзакции, такую как дата учета, сумма и счета, которые требуется учесть. Кроме этого, можно вводить информацию, которая сообщает программе о том, как часто учитывается дан* ная транзакция. Можно также указывать автоматическую отмену дня, следую* щего за датой учета, и распределять сумму на несколько счетов. Информация, вводимая в журнал, является временной и подлежит изменению до того, как данный журнал будет учтен. Памятки / Учтенные памятки. Памятка является документом, используемым для напоминания клиенту о просроченной задолженности. Более подробную ин* формацию о создании памяток см. в учебном руководстве по управлению фи* нансами. Процент-ноты / Учтенные процент-ноты. Процент*нота – это документ, содер* жащий информацию о процентах, рассчитанных для неоплаченных остатков. Более подробную информацию об использовании функций процент нот см. в учебном руководстве по управлению финансами. Объединенные расходные накладные. Это пакетное задание может быть исполь* зовано при наличии заказов продажи, которые отгружены, но еще не оплачены. Пакетное задание объединяет все неоплаченные накладные в единый счет или несколько счетов. Можно также выбрать автоматический учет счетов в качестве части пакетного задания, а также выбрать, будет ли пакетное задание вычислять скидки по счетам или нет.

Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > BizTalk Документы Продажи •

Входящие документы BizTalk, исходящие документы BizTalk. Подробные сведения об этих функциях см. в учебном руководстве по работе с модулем Co mmerce Gateway.

Существует несколько пакетных заданий, доступных в меню «Администриро* вание», которые могут помочь в управлении документами продажи. Это следующие пакетные задания.

892

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Администрирование > Управление Ит > Удаление Данных > Продажи Документы •

•

•

•

•

•

Удалить заказы продажи. Это пакетное задание удаляет заказы продажи, по ко* торым отгружены товары, учтены и оплачены счета. Программа проверяет, что* бы удалялись только полностью оплаченные заказы. При наличии в заказах ком* ментариев, они также будут удалены. Вы можете использовать пакетное задание после того, как вы использовали средства для объединения накладных, т.е. фун* кцию «Получить расходную накладную» на счетах продажи или пакетное зада* ние «Объединить расходные накладные». Удалить общие заказы на продажу, по которым выставлены счета. Это пакетное задание удаляет общие заказы (контракты) продажи, по которым отгружены товары и выставлены счета. Программа следит, чтобы удалялись только те кон* тракты, счета по которым полностью оплачены и учтены. При наличии в кон* трактах комментариев, они также будут удалены. Удалить возвраты продаж, по которым выставлены счета. Это пакетное задание удаляет заказы возврата, по которым выполнена поставка и оплачены счета. Программа проверяет, чтобы удалялись только полностью оплаченные заказы возврата. При наличии в заказах возврата комментариев они также будут уда* лены. Удалить архивные версии квот продажи. Это пакетное задание удаляет архивные версии удаленных квот продаж. Можно выбрать номера заказов продажи, даты и клиентов для заказов, которые требуется удалить. Удалить архивные версии заказов продажи. Это пакетное задание удаляет архи* вные версии удаленных заказов продажи. Можно выбрать номера заказов про* дажи, даты и клиентов для заказов, которые требуется удалить. Удалить просроченные или отклоненные квоты.Это пакетное задание удаляет кво* ты продажи, которые были просрочены или отклонены клиентом. Можно выб* рать удаление только просроченных квот, только отклоненных квот или и про* сроченных, и отклоненных квот. Когда выбирается удаление просроченных квот, программа следит, чтобы удалялись только просроченные квоты, которые име* ют статус «Запрошен Клиентом».

Администрирование > Управление Ит > Удаление Данных > Компрессия •

Клиентская книга операций. Пакетное задание выполняет сжатие операций кни* ги клиентов, то есть объединяет их таким образом, чтобы они занимали в базе данных меньший объем. Можно сжимать только операции из закрытых финан* совых годов и только клиентские операции, не имеющие флажка в поле Откры* та (что означает, что они были закрыты платежами).

Отчеты о продажах Microsoft Navision предоставляет множество отчетов о продажах. Большинство от* четов, которые используются для модуля «Торговля», находятся в разделе «Прода* жи и маркетинг». Другие отчеты находятся в модуле «Финансы». Для удобства пользователя и повышения эффективности работы некоторые отчеты доступны в нескольких папках. Ниже приводится список стандартных отчетов продажи и па* пок, где их можно найти.

Приложение Д. Пакетные задания, отчеты и документы продажи

893

Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Отчеты Клиент — Заказ Подробно

Клиент — Заказ Список

Клиент — Сумма Заказов

Продажи Счет Серия Номеров

Работа Заказ

Продаж Кредит Нота Серия Номеров

Продажи Статистика

EC Продажи

Клиент/Товар Продажи

Продажи Резерв. Наличие

Продажи И Маркетинг > Продажи > Отчеты > Клиенты Список

Рейтинг

Регистр

Клиент/Товар Продажи

Сводка по Заказам

Продажи Список

Заказ подробно

Сальдо на Дату

Этикетки

Оборотка

Продажи И Маркетинг > Продажи > Отчеты > Менеджеры И Группы Продажи Статистика

Задачи Менеджеров

Менеджеры: Статистика Продаж

Возможности Менеджеров

Комиссия Менеджеров

Задачи Команды

Продажи И Маркетинг > Товары И Цены > Отчеты Наличие Учет Тест

Прайслист

Товары Наличие

Товары Себестоимость и Цена

Товары Заказ Подробно

Товары – Неполученные Заказы

Товары Рейтинг

Несклад. Товар Продажи

Продажа Товаров Статистика

Товар Замена

Товары Продажи Клиентам

Товарные Издержки – Структура

Финансы > Клиенты Расчеты > Отчеты Клиент Подроб. Сроки Задолж.

Клиент – Карточка

Клиент Документ Серия Номеров документов

Клиент – Список

Клиент Регистр

Клиент – Сумм. Сроки Задолж.

Клиент – Баланс на Дату

Клиент – Сумм. Задолж. Кратко

894

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отчет представляет собой распечатку информации из базы данных. Помните, что каждый отчет может создаваться различными способами с помощью настройки фильтров и выбора различных параметров. Можно также использовать измерения при создании отчетов. Примечание. Отчеты «Менеджер» и окно «Клиент Статистика» в программе включают вычисления прибыли в рублях и в процентах, основанные на поле Прибыль (РУБ) в клиентских операциях. После учета клиентской опе* рации поле Прибыль (РУБ) не обновляется ни для каких товарных издер* жек покупки, увеличивающих себестоимость, присвоенную продаже. Это могло бы означать, что комиссионные продаж могут быть основаны на неправильных цифрах прибыли. Если требуется просмотреть цифры при* были для менеджеров, основанные на записях стоимости товаров, можно использовать отчет «Клиент/Товар Продажи» и фильтр для определенно* го менеджера на вкладке Клиент.

Документы продажи Все распечатываемые документы продажи можно найти в главных меню «Продажи и маркетинг» или «Финансы». Эти документы могут включать учтенные, а также неучтенные документы и тестовые отчеты для документов. Нужно просто просто выбрать документ и затем отфильтровать документы для печати. Распечатанный документ аналогичен тому, который распечатывается, если щелк* нуть Печать в самом документе. Например, если щелкнуть Печать в окне «Учт. Сче* та Продажи», будет получен тот же документ, что и при распечатке документа «Про* дажи – Счет». Далее приводится список документов продажи в программе.

Продажи И Маркетинг > Обработка Заказов > Документы Название документа

Тип документа

Подтверждение Заказа

Неучтенный документ

Продажа Квота

Неучтенный документ

Возврат

Неучтенный документ

Продажи Общий Заказ

Неучтенный документ

Продажи Счет

Учтенный документ

Продажи Кредит нота

Учтенный документ

Продажа Накладная

Учтенный документ

Продажа Возврат Прих. Накл.

Учтенный документ

Клиент Подтверждение Оплаты

Учтенный документ

Продажа Документ Тест

Тестовый отчет по документам

Приложение Д. Пакетные задания, отчеты и документы продажи

895

Финансы > Клиенты Расчеты > Документы Название документа

Тип документа

Тест Памятки

Тестовый отчет по документам

Процент Нота Тест

Тестовый отчет по документам

Памятка

Учтенный документ

Процент Нота

Учтенный документ

Отчет по клиенту (Выписка)

См. «Выписки для клиентов» ниже

Можно распечатывать неучтенные документы в пункте меню «Документы», и это дает возможность распечатывать копии неучтенных доку* ментов без необходимости их учитывать. Это полезно, если требуется посылать под* тверждения заказов продажи клиентам.

Выписки для клиентов Этот документ продажи содержит список учтенных транзакций продажи для каж* дого выбранного клиента за выбранный период времени. Можно выбрать отобра* жение всех просроченных задолженностей вне зависимости от указанного перио* да. Для каждой валюты в отчете отображаются открытые операции и, если определено в отчете, просроченные операции. Данная выписка может быть посла* на клиентам, например, при закрытии учетного периода или в качестве памятки по задолженностям. Можно выбрать, для каких клиентов распечатывать выписки, настроив фильт* ры на вкладке Клиент в отчете «Выписка». В качестве альтернативы можно опреде* лить, получит ли клиент распечатанную выписку, поместив флажок в поле Печатать Выписки на вкладке Оплаты карточки клиента . Затем следует выбрать «Да» в поле Печатать Выписки на вкладке Клиент в отчете «Выписка», чтобы программа распечатывала выписки только для тех клиентов, для которых настроено получе* ние распечатанных выписок. Если поле Печатать Выписки в отчете «Выписка» не заполнено, программа будет распечатывать выписки для всех клиентов, если толь* ко не определены дополнительные фильтры на вкладке Клиент отчета «Выписка». Каждый раз, когда распечатывается выписка для клиента, поле Посл. Выписка Но. на карточке клиента обновляется с прибавлением единицы.

896

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Приложение Е Пакетные задания, отчеты и документы покупки Пакетные задания покупки Существует несколько пакетных заданий, которые могут помочь в каждодневной работе с покупками. Некоторые из этих пакетных заданий находятся в меню «Фи* нансы», а другие – в меню «Покупка». Это следующие пакетные задания:

Финансы > Поставщики Расчеты > Периодич. Задания •

Типовые журналы. Для учета транзакций с финансовыми и банковскими счета* ми, со счетами клиентов, поставщиков и основных средств, повторяющихся с небольшими изменениями или вообще без изменений, следует использовать окно «Типовой Финансовый Журнал». В типовом финансовом журнале можно вводить соответствующую информацию по данной транзакции, такую как дата учета, сумма и счета, которые требуется учесть. Кроме этого, можно вводить информацию, которая сообщает программе о том, как часто учитывается дан* ная транзакция. Можно также указывать автоматическую отмену дня, следую* щего за датой учета, и распределять сумму на несколько счетов. Информация, вводимая в журнал, является временной и подлежит изменению до того, как данный журнал будет учтен.

Покупка > Планирование •

ЗАЯВКИ (Типовые журналы заявок). Как и журналы, описанные выше, этот журнал можно использовать для учета транзакций, которые выполняются с не* большими изменениями или вообще без изменений, например, если вы регу* лярно заказываете одно и то же количество канцелярских принадлежностей. Более подробная информация о журналах заявок представлена ранее в этом ру* ководстве.

Покупка > Обработка Заказов > Biztalk Документы Покупки •

Входящие документы BizT alk, исходящие документы BizT alk. Подробные све* дения об этих функциях см. в учебном руководстве по работе с модулем Co mmerce Gateway.

Существует несколько пакетных заданий, доступных в меню «Администриро* вание», которые могут помочь в управлении документами покупки. Это следую* щие пакетные задания.

Администрирование > Управление Ит > Удаление Данных > Покупка Документы • •

Удалить заказы покупки, по которым выставлены счета. Это пакетное задание удаляет заказы покупки, по которым поставлены товары и оплачены счета. Программа проверяет, чтобы удалялись только полностью опла* ченные заказы. При наличии в заказах комментариев, они также будут удалены.

Приложение Е. Пакетные задания, отчеты и документы покупки

•

• •

• •

897

Можно использовать это пакетное задание после применения функции «Получить Строки Приходной Накладной» в счетах покупки с целью выставления одной или нескольких учтенных приходных накладных, т. к. сама функция не удаляет заказы. Удалить общие заказы покупки, по которым выставлены счета. Это пакетное задание удаляет общие заказы (контракты) покупки, по которым получены то* вары, выставлены и оплачены счета. Удаляются только те контракты, счета по которым полностью оплачены и учтены. При наличии в контрактах коммента* риев, они также будут удалены. Удалить возвраты покупок, по которым выставлены счета. Это пакетное задание удаляет возвраты покупок, по которым отгружены товары и оплачены счета. Программа проверяет, чтобы удалялись только полностью оплачен* ные возвраты. При наличии в возвратах комментариев, они также будут удалены. Удалить архивные версии квот покупки. С помощью этого пакетного задания можно удалять архивные версии квот покупок, которые были удалены ранее. Удалить архивные версии заказов покупки. С помощью этого пакетного задания можно удалять архивные версии заказов покупок, которые были удалены ранее.

Администрирование > Управление Ит > Удаление Данных > Компрессия •

Книга операций поставщика. Пакетное задание выполняет сжатие учтенных опе* раций поставщика, то есть объединяет их таким образом, чтобы они занимали в базе данных меньший объем. Можно сжимать только операции из закрытых фи* нансовых годов и только операции поставщика, не имеющие флажка в поле «От* крыта».

Отчеты покупки В меню «Покупка» находится множество разнообразных отчетов покупки. Эти отчеты можно найти в меню «Планирование» и «Обработка Заказов». Дополни* тельные отчеты находятся в меню «Финансы». Для удобства пользователя и повыше* ния эффективности работы некоторые отчеты доступны в нескольких папках. Ниже приводится список стандартных отчетов покупки и папок, где их можно найти.

Покупка > Планирование > Отчеты Покупка Резерв. Наличие

Товары Заказы Покупки

Покупка Статистика

Товары — Планируемое Наличие

Поставщик Каталог Товаров

Товары — Вариация Себест.

Поставщик — Баланс на Дату

Товары — Входящее Перемещение

Поставщик — Карточка

Товары — Список

Поставщик Список

Товары — Покупка по Поставщ.

Поставщик Список Покупок

Товар Замены

Поставщик — Общ. Задолженность

Товар/Поставщик Каталог

Поставщик — Рейтинг

Несклад. Товар Продажи

Поставщик — Оборотка

Произ. Заказ — Заявка Матер.

Покупки Поставщик/Товар

Произ. Заказ — Нехватка Список

Товары Себестоимость и Цена

898

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Покупка > Обработка Заказов > Отчеты Покупки Поставщик/Товар

Дозаказы товаров

Товары Наличие

Товары Транзакции — Подробно

Товары Себестоимость и Цена

Товары — Покупка по Поставщ.

Товары Учет — Тест

Товарные Издержки — Структура

Товары Заказы Покупки

Товар Замены

Товары — Список

Товар/Поставщик Каталог

Финансы > Поставщики Расчеты > Отчеты Кредиторская Задолженность

Поставщик — Карточка

Задержанные Оплаты

Поставщик — Этикетки

Покупка Кредит Нота Серия Номеров

Поставщик — Список

Покупки Счет Серия Номеров

Поставщик — Заказ Подробно

Покупка Резерв. Наличие

Поставщик — Заказ Сводка

Покупка Статистика

Поставщик — Список Покупок

Поставщик Документ Серия Номеров Поставщик Каталог Товаров

Поставщик — Общ. Задолженность Поставщик — Рейтинг

Поставщик Регистр

Поставщик — Оборотка

Поставщик — Баланс на Дату

Покупки Поставщик/Товар

Постав. Оборот. Ведомость

Группа Учт. Оборот

Операции Анализ

Поставщик — Акт Выверки

Отчет представляет собой распечатку информации из базы данных. Помните, что каждый отчет может создаваться различными способами с помощью настройки фильтров и выбора различных параметров. При создании отчетов можно также ис* пользовать измерения.

Документы покупки Список всех распечатываемых документов покупки доступен в главном меню «По* купка», если последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Документы. Эти документы могут включать учтенные, а также неучтенные документы и тестовые отчеты для документов. Просто выбрать документ и затем отфильтруйте документы для печати. Распечатанный документ аналогичен тому, который распечатывается, если щел* кнуть «Печать» в самом документе. Например, если щелкнуть Печать в окне «По* купка Учт. Счет», будет получен тот же документ, что и при распечатке документа «Покупка – Счет».

Приложение Е. Пакетные задания, отчеты и документы покупки

899

Далее приводится список документов покупки в программе. Название документа

Тип документа

Возврат Подтверждение

Неучтенный документ

Квота

Неучтенный документ

Заказ

Неучтенный документ

Общий заказ

Неучтенный документ

Счет

Учтенный документ

Кредит Нота

Учтенный документ

Приходная Накладная

Учтенный документ

Возврат Расходная накладная

Учтенный документ

Покупка Документ Тест

Тестовый отчет по документам

Поставщик – Подтверждение Оплаты

Учтенный документ

Поскольку неучтенные документы можно распечатывать в пункте меню «Доку* менты», программа дает возможность распечатывать копии неучтенных докумен* тов без необходимости их учитывать. Это полезно, например, если требуется посы* лать подтверждения заказов возврата поставщикам.

900

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Приложение Ж Список терминов модуля «Управление запасами» выпуск Отправка документа на следующий уровень или работа с документом без выполне* ния его учета. Запрещено вносить изменения в выпущенный документ до тех пор, пока не будет открыт повторно.

гарантированный цикл заказа Время, которое прибавляется к обычному периоду ожидания из*за возможных из* менений в сроках выполнения заказа. Благодаря данной функции, заказ может быть выполнен заблаговременно.

дата заказа Дата, когда поставщик должен отгрузить товары в соответствии с запланированной датой приемки.

Дистрибуторский центр (центр ответственности): [Дистр. Ц. (Центр Отв.)] Организационная единица, которая выполняет определенные обязанности или осу* ществляет деятельность в интересах компании. Примечание. Дистрибуторским центром (центром ответственности) мо* жет быть центр прибыли или центр затрат. Примерами таких центров могут служить офисы продаж, которые осуществляют продажу товаров из одно* го или нескольких складов, офисы покупок, работающие с одним или несколькими складами, сервисные центры, отделы планирования произ* водства, филиалы, ответственные за продажи, покупки и ведение отчет* ности. Дистрибуторский центр, закрепленный за определенным складом, отвечает за складские запасы в денежном выражении, а склад отвечает за фактическое наличие товаров на складе и операции с ними.

дата отгрузки Дата, когда товар вывозится со склада для доставки клиенту при помощи услуг агента по доставке или собственных транспортных средств компании.

документ,источник Свидетельство об осуществлении транзакции, подтверждающее записи в журнале учетной системы. Пример. Ваучеры и контракты, а также внутренние документы, на основе ко* торых создаются записи в журнале, в том числе заказы продажи, перемещения или покупки и документы, касающиеся расходов на внутренние перевозки.

Приложение Ж. Список терминов модуля «Управление запасами» 901

единица складского учета (сокращ.: Ед. Скл. Учета) Единица управления складскими запасами, которая создается для товаров и вари* антов товаров на определенных складах.

заказ перемещения Заказ, создаваемый на перемещение товара с одного склада на другой.

заменяющий товар Товар, который может быть предложен клиенту в качестве замены в случае отсут* ствия определенного товара на складе.

инвентаризация (сокращ.: Инвент. или Инвентар .) Определение количества складских запасов путем постоянного, периодического или ежегодного подсчета товаров.

накладная доставки Сопроводительный документ, в котором перечисляются отгружаемые товары. Си* нонимы: уведомление о доставке, сопроводительная записка, диспетчерская запись, страховой сертификат.

нескладируемый товар Товар, который компания покупает, но не складирует. Часто нескладируемый то* вар — это товар из каталога поставщика, по отношению к которому также приме* няется определение «товар из каталога».

ожидаемая дата получения Рассчитанная программой дата, когда входящий товар будет доступен для подбора.

определенный товар Отдельный товар, который отличается от других товаров уникальным идентифика* ционным номером.

отрицательная коррекция Снижение количества складских запасов по какой*либо причине, кроме продажи товара.

переброска Перемещение товара из зоны получения напрямую в зону отгрузки, позволяющее минимизировать деятельность по обработке и хранению товара и ускорить отгруз* ку заказа продажи. Примечание. Программа проводит систематическое сравнение объемов принятого товара и текущих заказов продажи и сообщает о возможности осуществления переброски товара. Формы существительного и прилагательного: переброска, переброшен* ный товар.

902

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

период ожидания Период времени с момента возникновения потребности в определенном товаре, необходимом для выполнения заказа, и до приемки данного товара. Отдельные ком* поненты периода ожидания могут включать в себя также время на подготовку зака* за, время в очереди, время на обработку товара, время на перемещение и перевозку товара, а также время на получение и проверку товара.

подбор Подбор товаров из складских запасов, предназначенных к отгрузке, или товаров в разобранном виде, которые должны быть собраны и отгружены.

положительная коррекция Увеличение складских запасов по какой*либо причине, кроме покупки товара.

получение Функция, включающая фактическую приемку товара, проверку товара на соответ* ствие заказу покупки (количество товара и наличие повреждений), размещение то* вара и подготовка отчета о получении.

приемка Фактическое получение товара на складе. Работник склада создает в программе ре* гистрационную запись сразу после получения товара, но до осуществления разме* щения на складе данный товар не является доступным для подбора.

размещение Вывоз товара с места получения, транспортировка на определенную площадку хра* нения, выполнение регистрации перевозки и точное размещение товара. Форма существительного и прилагательного: размещение, размещенный.

регистрация Создание в программе учетной записи о проведении операции на складе. Напри* мер, можно регистрировать размещение, подбор или передвижение товара в оп* ределенную ячейку или из нее. Регистрация отличается от учета, так как при ре* гистрации не создаются записи в главной книге или книге учета складских запасов.

резервирование Метод управления складскими запасами, при котором резервируется часть товара из заказа покупки, предназначенная для использования в определенном заказе про* дажи или необходимая для выполнения графика производства.

свободное наличие Наличные складские запасы минус распределенные товары. К распределенным товарам могут относиться товары, которые проходят про* верку контроля качества или поставлены на карантин, а также зарезервированные или недопоставленные товары.

склад Структура или место, где осуществляется получение, хранение и отгрузка товаров. Складом может называться складское помещение, автофургон, демонстрационный зал, завод или заводской цех.

Приложение Ж. Список терминов модуля «Управление запасами» 903

складская деятельность Деятельность, связанная с управлением складом. Каждому виду деятельности со* ответствует определенный элемент меню.

складские запасы Товары, которые компания хранит на складе и покупает для перепродажи, товары, используемые для поддержки производства (сырье и незавершенная продукция), а также товары для обслуживания (включая товары, необходимые для ремонта и рас* ходные материалы). Складские запасы в программе рассчитываются путем подсче* та количества товара, имеющегося в наличии на складе.

содержимое ячейки Информация обо всех товарах, содержащихся в определенной ячейке.

товар Произведенный или приобретенный предмет, продукт, деталь или материал, кото* рые являются частью складских запасов компании. Если у компании есть несколь* ко складов, информация по управлению запасами для определенного товара или варианта товара хранится на каком*либо складе в карточке единицы складского учета данного товара или варианта товара на этом складе.

товарный склад (сокращ.: Склад) Здание или часть здания, где осуществляется получение, хранение и отгрузка това* ров. Таким образом, товарный склад является особым видом складского помеще* ния. Синонимы: центр распределения, отделение склада, эксплуатационный склад.

ячейка Фактическая единица хранения, в которой размещаются и хранятся товары. Ячей* кой может быть любая единица хранения товара — начиная с небольшого контей* нера и заканчивая свободным местом на транспортном стеллаже. Наименьшая еди* ница логической структуры склада.

904

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Приложение З Резервирование и трассировка заказа Система Microsoft Dynamics N AV позволяет осуществлять управление трассиров* кой заказа в рамках системы резервирования, однако данные процессы существен* но отличаются друг от друга. Резервирование возможно только по отношению к объектам структуры заказов, которые принимаются во внимание при расчете по* требности в наличных запасах и статус которых выше запланированного (заплани* рованное наличие). Трассировка заказа, в свою очередь, используется для любого объекта структуры заказов, принимаемого во внимание при осуществлении плани* рования и расчете нетто*потребности компании в товарах. К их числу относятся чистые предложения заказа и утвержденные производственные заказы. В приведенной таблице показано, какие объекты могут подвергаться трассиров* ке, а для каких возможно осуществление резервирования. Название

Параметр

Запись в журнале учета товара

Резервирование/трассировка

Квота продажи

Может подвергаться трассировке до преобразования в смоделированный производственный заказ и наоборот. Трассировка заказа применяется только к двум вышеупомянутым смоделированным объектам. Выполнить трассировку чего*либо еще до квоты продажи или смоделированного производственного заказа невозможно.

Заказ продажи

Резервирование/трассировка

Заказ покупки

Резервирование/трассировка

Строка заявки

Трассировка (только как результат осуществления планирования)

Строка планового производственного заказа

Трассировка

Строка утвержденного производственного заказа

Резервирование/трассировка

Строка выпущенного производственного заказа

Резервирование/трассировка

Строка смоделированного производственного заказа

См. квоту продажи

Компонент производственного заказа

Резервирование / трассировка (резервирование только для запланированных и выпущенных компонентов)

Строка MRP

Трассировка (только как результат осуществления планирования)

Компонент MRP

Трассировка (только как результат осуществления планирования)

905

Приложение И Функциональные блоки модуля «Управление запасами» Несколько складов Функциональная область Складские запасы. Этот блок содержит основные функции, позволяющие пользователю осуществлять управление складскими запасами на нескольких складах. Это довольно объемный блок, позволяющий работать со складами заводов и производственных предприятий, а так* же с центрами распределения, товарными складами и средствами перевозки. Требования: «Складские запасы».

Единицы складского учета Функциональная область Складские запасы. Эта функция позволяет пользователю управлять единицами складского учета товара. Единица складского учета позволяет осуществлять работу по схеме, когда одинаковые товары с одинаковыми номерами хранятся на разных складах, и каж* дый склад самостоятельно осуществляет управление запасами данных товаров. Ис* пользуя данный блок, можно добавлять информацию о цене товара, пополнениях и производстве товара, а также другую информацию, касающуюся данного склада. Требования: «Несколько складов».

Дистрибуторские центры Функциональная область Финансы. Этот блок можно использовать для работы с центрами затрат и центрами прибыли. Требования: «Несколько складов».

Перемещение между складами Функциональная область Складские запасы. Этот блок дает возможность эффективно отслеживать перемещения товара с одного склада на другой. Он также помогает вести учет стоимости товара, который находится в пути, а также товаров, хранящихся на разных складах. Требования: «Несколько складов».

Ячейка Функциональная область Складские запасы. Этот блок можно использовать для организации работы на складе путем при* крепления товаров к определенным ячейкам. Ячейка является наименьшей едини* цей логической структуры склада. Назначить товар для ячейки можно в журнале учета товара или прямо в строках документа (не применяется для строк заказа). Требования: «Складские запасы» и «Несколько складов».

Размещение Функциональная область Складские запасы. Данный блок используется работниками складов для выполнения специали* зированных задач. Эта функция осуществляется при помощи отдельного пользо*

906

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

вательского интерфейса при получении товаров по отдельным заказам. В данном случае размещение создается из выпущенного заказа. Требования: «Складские запасы».

Складская приемка Функциональная область Управление складом. Данный блок используется работниками складов для выполнения специализи* рованных задач. Эта функция осуществляется при помощи отдельного пользова* тельского интерфейса при условии получения товаров по нескольким заказам сра* зу. В данном случае размещение создается из приемки. Требования: «Складские запасы».

Подбор Функциональная область Складские запасы. Данный блок используется работниками складов для выполнения специализи* рованных задач. Эта функция осуществляется при помощи отдельного пользова* тельского интерфейса при отгрузке товаров по отдельным заказам. В этом случае подбор создается из выпущенного заказа. Требования: «Складские запасы».

Складская отгрузка Функциональная область Управление складом. Данный блок используется работниками складов для выполнения специали* зированных задач. Эта функция осуществляется при помощи отдельного пользо* вательского интерфейса при отгрузке товара по нескольким заказам сразу. В этом случае подбор создается из отгрузки. Требования: «Складские запасы».

Настройка ячейки Функциональная область Управление складом. Этот блок используется для быстрой настройки и осуществления поддержки ячеек. Для осуществления этой функции необходимо определить расположение склада, а также измерения стеллажей и полок. Более того, можно использовать дан* ный блок, чтобы легко настроить и поддерживать параметры планирования. Чтобы осуществить данную функцию, необходимо указать ограничения и характеристики для каждой ячейки. Требования: «Ячейка ».

Трассировка товаров Функциональная область Складские запасы. Этот блок позволяет пользователю осуществлять обработку и трассировку това* ров при помощи серийных номеров и номеров лотов. Серийные номера и номера лотов товаров могут назначаться вручную или автоматически. Данная функция по* зволяет получать и отгружать большие количества товаров с серийными номерами и номерами лотов из единой записи строки заказа. Требования: «Складские запасы» , «Управление заказами продажи» , «Управле* ние заказами покупки».

907

Приложение К Список терминов модуля «Системы управления складом » ячейка Фактическая единица хранения, используемая для размещения и хранения това* ров. Ячейкой может быть любая единица хранения товара, начиная с небольшого контейнера и заканчивая свободным пространством на транспортном стеллаже. Наименьшая единица логической структуры склада.

содержимое ячейки Это понятие включает содержимое ячейки, в том числе фактическое количество товаров в ячейке, а также информацию об объеме и статусе товара (например, «бра* кованный»). На основании содержимого ячейки осуществляется создание подбора и размещения товаров в программе.

рейтинг ячейки Данная функция используется для расстановки приоритетов при осуществлении пополнений. Рейтинг определяет, какие ячейки должны пополняться в первую оче* редь. Ячейка с высоким рейтингом имеет приоритет по отношению к ячейке с низ* ким рейтингом.

пополнение ячейки Эта функция включает перемещение товара из навалочной зоны в зону подбора заказа и оформление этого передвижения в форме документа. Данная функция позволяет обеспечить необходимое количество товаров для заполнения каждой ячейки. Таким образом, достигается максимальная эффективность деятельности склада.

тип ячейки Данная функция позволяет классифицировать виды деятельности, осуществляю* щиеся из определенной ячейки. Например, ячейка с типом «получение» должна содержать только те товары, которые были получены, но не были размещены на складе. Вот несколько примеров типов ячеек: получение, отгрузка, подбор и разме* щение.

разбивка Разбивка большей единицы измерения на меньшие единицы позволяет определить необходимое количество товара для выполнения заказа подбора.

переброска Перемещение товара из зоны приемки напрямую в зону отгрузки, позволяющее минимизировать деятельность по обработке и хранению товара и ускорить отгруз* ку заказа продажи.

908

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

цикличный пересчет Это метод аудита складских запасов, предполагающий определенную цикличность проведения пересчета запасов, а не ежегодный пересчет. Цикличный пересчет за* пасов обычно осуществляется с определенной периодичностью (как правило, бо* лее часто для товаров, имеющих высокую ценность или быстро расходующихся, и реже для менее дорогих товаров или товаров, которые расходуются медленнее). Наиболее эффективные системы цикличного пересчета предполагают ежедневный пересчет некоторого количества товаров с определенной частотой пересчета для каждого товара.

накладная доставки Сопроводительный документ, в котором перечисляются отгружаемые товары. Синонимы: извещение о доставке, сопроводительная записка, диспетчерская запись, страховой сертификат.

ожидаемая дата получения товара Рассчитанная программой дата, когда входящий товар будет доступен для подбора.

фиксированная ячейка Это ячейка, предназначенная для хранения только заранее определенного товара или типа товара. Этот тип ячейки не используется в качестве плавающей ячейки.

плавающая ячейка Любая ячейка, не зафиксированная для хранения определенного типа товара и ис* пользующаяся для хранения товаров после доставки на склад.

складские запасы Товары, которые компания хранит на складе и покупает для перепродажи, товары, используемые для поддержки производства (сырье и незавершенная продукция), а также товары для обслуживания (включая товары, необходимые для ремонта и рас* ходные материалы). Складские запасы в программе рассчитываются путем подсче* та количества товара, имеющегося в наличии на складе.

товар Произведенный или приобретенный предмет, продукт, деталь или материал, кото* рые являются частью складских запасов компании. Если у компании есть несколь* ко складов, информация по управлению запасами для определенного товара или варианта товара хранится на каком*либо складе в карточке единицы складского учета данного товара или варианта товара на этом складе.

склад Структура или место, где осуществляется получение, хранение и отгрузка товаров. Складом может называться складское помещение, автофургон, демонстрационный зал, завод или заводской цех.

отрицательная коррекция Снижение количества складских запасов по какой*либо причине, кроме продажи товара.

Приложение К. Список терминов модуля «Системы управления складом» 909

дата заказа Дата, когда поставщик должен отгрузить товары в соответствии с запланированной датой приемки.

инвентаризация Определение количества складских запасов путем постоянного, периодического или ежегодного пересчета товаров.

подбор Подбор на складе товаров, предназначенных к отгрузке, или компонентов товаров в разобранном виде, которые должны быть собраны и отгружены.

положительная коррекция Увеличение количества складских запасов по какой*либо причине, кроме покупки товара.

размещение Вывоз товара с места получения, транспортировка на определенную площадку хра* нения на складе, выполнение регистрации передвижения и точное размещение то* вара.

шаблоны размещения Форма в приложении, позволяющая настроить параметры, которые программа бу* дет использовать при осуществлении процесса размещения. Для товара или склада могут быть введены и назначены несколько шаблонов.

приемка Фактическое получение товара на складе Работник склада создает в программе ре* гистрационную запись сразу после получения товара, но до осуществления разме* щения на складе данный товар не доступен для подбора.

получение Функция, включающая фактическую приемку товара, проверку товара на соответ* ствие заказу покупки (количество товара и наличие повреждений), размещение то* вара и подготовку отчета о получении.

регистрация Создание записи в регистре, который не является журналом учета товаров или жур* налом учета стоимости.

выпуск Отправка документа на следующий уровень или работа с документом без выполне* ния его учета. Вы не можете внести изменения в выпущенный документ до тех пор, пока не откроете его повторно. Пример. Вы можете выпустить заказ продажи на склад. Заказ в таком слу* чае будет относиться к числу документов*источников, в которых могут быть выбраны строки для назначения, подбора и отгрузки.

910

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

резервирование Метод управления складскими запасами, при котором резервируется часть товара из заказа покупки, предназначенная для использования в определенном заказе про* дажи или необходимая для выполнения графика производства.

дата отгрузки Дата, когда товар вывозится со склада для доставки клиенту при помощи услуг агента по доставке или собственных транспортных средств компании.

документ,источник Свидетельство об осуществлении транзакции, подтверждающее записи в журнале учетной системы. Пример. Ваучеры и контракты, а также внутренние документы, на основе которых создаются записи в журнале, в том числе заказы продажи, пере* мещения или покупки, а также документы, касающиеся расходов на внут* ренние перевозки.

заказ перемещения Заказ на перемещение товара с одного склада на другой.

товарный склад (сокращение: склад) Здание или часть здания, где осуществляется получение, хранение и отгрузка това* ров. Таким образом, товарный склад является особым видом складского помещения. Синонимы: центр распределения, отделение склада, эксплуатационный склад.

складская деятельность Деятельность, связанная с управлением складом. Каждому виду деятельности со* ответствует определенный элемент меню.

коррекция склада Процесс исправления записей содержимого ячеек. Отрицательная коррекция умень* шает количество товаров в ячейке. Положительная коррекция увеличивает количе* ство товаров в ячейке.

класс склада Разделение товаров, зон и ячеек по категориям в зависимости от наличия особых условий или оборудования, необходимых для хранения товаров. Примеры классов склада: «мороз», «сухой», «опасный».

складская приемка Фактическое осуществление приемки и регистрации в программе товара, прибыв* шего на склад.

складская отгрузка Отгрузка товара со склада и регистрация отгрузки в программе. зона Сплошной участок на территории склада, использующийся для иных целей, нежели прилегающие к нему участки.

911

Приложение Л Пример плана склада

Приложение М Организация рабочего процесса на складе

Глава 1. Обзор Microsoft Dynamics CRM 3.0

Научнопопулярное издание

Вартазарян Тигран Арташесович ®

TM

Microsoft Dynamics NAV Руководство пользователя

Под редакцией автора

Верстка А. Гусевой Дизайн и оформление О. Будко Директор издательства В. Говорухин Главный редактор Л. Захарова

Подписано в печать 20.12.2007. Формат 70х100 1/16. Гарнитура Журнальная. Печать офсетная. Усл. печ. л. 73,89 Тираж 1000 экз. Заказ № 0000 ЭКОМ Паблишерз 117342, Россия, Москва, ул. Бутлерова, д.17а, оф. 105 Телефон для оптовых покупателей (495) 330:68:65

13