Excel, Word, Outlook im Büro

Excel, Word, Outlook im Büro plus Präsentation mit PowerPoint SUSANNE FRANZ Bibliografische Information Der Deutschen...

Author: Susanne Franz

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Excel, Word, Outlook im Büro plus Präsentation mit PowerPoint SUSANNE FRANZ

Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar.

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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 08 07 06

ISBN 3-8272-6819-2 © 2006 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat: Birgit Ellissen, [email protected] Covergestaltung und Buchlayout: David Steingrüber Herstellung: Claudia Bäurle, [email protected] Korrektorat: Petra Kienle, Fürstenfeldbruck Satz: text&form GbR, Fürstenfeldbruck Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Printed in Germany

Inhaltsverzeichnis Vorwort

7

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Rüstzeug: Grundlegende Arbeitstechniken mit Windows und Office Systemanmeldung und Benutzerkonten Desktop Startmenü Datei- und Ordnerstruktur von Windows Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken

8 10 17 29 33 49

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Ein Protokoll verfassen Programmstart Neues Dokument anlegen und speichern Word-Dokument öffnen Dateien in anderen Verzeichnissen speichern bzw. öffnen Text eingeben Text bearbeiten Text gestalten Exkurs

64 66 68 71 73 75 84 99 118

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Musterbriefbogen erstellen Dokumentvorlagen in Word Briefvorlage anlegen Überblick über die DIN-Normen Briefvorlage gestalten Exkurs: Regeln zur Schreibweise nach DIN 5008

120 122 123 128 131 171

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Angebot erstellen Mit der Brief-Dokumentvorlage starten Kostenaufstellung einfügen Kosten berechnen Tabelle gestalten

174 176 179 188 193

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10

Umsatztabelle erstellen Programmstart Neue Übungstabelle anlegen Übungstabelle speichern Übungstabelle öffnen Umsatztabelle ausfüllen Umsatztabelle formatieren Daten für Warengruppe 2 eingeben Werte berechnen Überblick: Tabellen bearbeiten Exkurs: Excel-Tabellen anlegen

200 202 205 205 207 209 217 240 246 262 268

3

Inhaltsverzeichnis

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

Rechnen mit ausgewählten Funktionen Funktionen in Excel Maximal- und Minimalwerte ermitteln Zahlenwerte runden Provisionen berechnen Rechnungen verwalten Zahlungsraten ermitteln Rücklagen kalkulieren Abschreibungen berechnen Fehlersuche in Excel

270 272 275 278 284 290 294 296 297 300

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Rechnungsverzeichnis anlegen Liste in Excel anlegen Überblick über die Rechnungsliste gewinnen Gefilterte Rechnungsliste erstellen Summen berechnen mit der Listenautomatik Teilsummen berechnen

306 308 313 318 322 326

8 8.1 8.2 8.3

Umsatzzahlen im Diagramm Diagramm mit dem Diagramm-Assistenten einfügen Umsatzdiagramm bearbeiten Exkurs: Wozu welcher Diagrammtyp?

330 332 342 353

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5

Adressdaten pflegen und über E-Mails kommunizieren Programmstart Outlook-Daten strukturieren Adressen verwalten Büroorganisation mit Outlook-Adressen E-Mail-Korrespondenz führen

358 360 362 365 382 390

10 10.1 10.2

Termine und To-do-Listen Termine organisieren Aufgaben festlegen

414 416 431

11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 11.10 11.11

Ein Unternehmen vorstellen Programmstart Neue Präsentation anlegen und speichern Übungspräsentation öffnen Titelblatt beschriften Stichpunkte für den Vortrag formulieren Folien bearbeiten Folien farblich gestalten Schaubild erstellen Diagramm einfügen Bildschirmpräsentation vorführen Exkurs: Präsentationen gestalten

440 442 444 445 445 447 454 457 463 471 473 482

4

Inhaltsverzeichnis

12 12.1 12.2 12.3 12.4

Office-Dateien drucken Drucken in Word Drucken in Excel Drucken in Outlook Drucken in PowerPoint

486 488 506 514 519

13 13.1 13.2 13.3 13.4

Exkurs: Daten übertragen Kopieren und Einfügen Verknüpfen Einbetten Zwei »Sonderfälle«

524 526 528 531 533

Glossar

535

Stichwortverzeichnis

541

5

Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, in diesem Buch geht es um das Office-Paket (alle Beispiele wurden mit MSOffice 2003 erstellt) und darum, wie Sie mit den einzelnen Programmen Ihren Büroalltag professionell und routiniert bewältigen. Dabei orientiert sich die Themenauswahl der einzelnen Kapitel an konkreten Aufgaben, die Sie im Beruf erledigen müssen. Anhand einiger ausgewählter Beispielprojekte lernen Sie die wesentlichen Funktionen von Word, Excel und PowerPoint kennen: So formulieren Sie unter anderem ein Protokoll, Sie erstellen eine Briefvorlage, schreiben ein Angebot, legen eine Umsatztabelle an oder arbeiten mit einer Kundenliste. Und Sie erfahren, wie Sie ein Diagramm in eine Office-Datei einfügen und wie Sie ein Unternehmenskonzept vorstellen. Zusätzlich werden Ihnen die Programmbereiche von Outlook vorgestellt: Adresslisten anlegen, E-Mails schreiben und empfangen, Termine und Aufgaben verwalten sind hier die Themen. Alle Übungsdateien, die Sie im Laufe Ihrer Arbeit mit diesem Buch erstellen, können Sie über den Link www.mut.de/fuersBuero downloaden: Alle wesentlichen Arbeitsschritte bei den einzelnen Beispielprojekten werden dabei dokumentiert. Dieses Buch vermittelt Ihnen zusätzlich in einem Crashkurs die notwendigen WindowsKenntnisse, die für eine reibungslose Arbeit mit den Office-Programmen notwendig sind. Darüber hinaus werden Office-Funktionen, die nicht nur für ein Programm wichtig sind, anhand eines Beispielprojekts an einer Stelle des Buches ausführlich besprochen. Querverweise stellen sicher, dass Sie diese Funktionen auch bei den anderen Programmen gezielt einsetzen können. Damit trägt das Buch der Tatsache Rechnung, dass Word, Excel, Outlook und PowerPoint nicht vier Einzelprogramme sind, sondern dass Sie diese Werkzeuge im Büroalltag produktiv kombinieren können. Denken Sie daran, wenn Sie jetzt mit dem Üben beginnen. Die einzelnen Kapitel des Buches lassen sich auch unabhängig voneinander bearbeiten – vor allem wenn Sie schon Office-Grundkenntnisse haben. Viel Erfolg! Susanne Franz

Wenn Sie Anregungen zum Buch haben, können Sie der Autorin gerne eine E-Mail an die Adresse [email protected] schicken. Bitte geben Sie dabei den Titel und die ISBN-Nummer des Buches an. Der Verlag

7

1 Rüstzeug: Grundlegende Arbeitstechniken mit Windows und Office

Auch wenn Ihnen dieses Buch den praktischen Umgang mit dem Office-Paket zeigen soll: Um ein paar WindowsGrundlagen kommen Sie nicht herum. Denn einige Funktionen des Betriebssystems sind unabdingbares Rüstzeug, wenn Sie Ihre Büroarbeit effektiv organisieren wollen. Damit aber dieser Abschnitt nicht allzu viel Zeit (und Platz) in Anspruch nimmt, wird auf ein Beispielprojekt verzichtet und nur das reine »Was mache ich wie?« dargestellt. Ein wichtiges Thema auf den nächsten Seiten werden zunächst die Desktop-Einstellungen sein, so dass Sie oft benötigte Programme ohne große Umwege öffnen bzw. mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten können. Sie werden sich aber auch eingehend damit beschäftigen, wie Sie Ihre Daten benennen, ablegen und – was noch viel wichtiger ist – später wieder finden. Zusätzlich werden allgemeine Programmfunktionen, etwa die eines Fensters, eines Dialogfelds oder einer Schaltfläche, in diesem Crashkurs kurz erläutert. In den folgenden Projektkapiteln des Buches werden diese Grundlagen dann als bekannt vorausgesetzt. Die Darstellung in diesem Kapitel beschränkt sich ausschließlich auf die Windows-Funktionalität, die zum effektiven Arbeiten mit Office notwendig ist. Mit dem Wissen aus diesem Kapitel werden Sie in der Lage sein, die vorgestellten Projekte in Ihrem Berufsalltag einzusetzen. Sind Sie bereits versiert im Umgang mit Windows und den grundlegenden Office-Arbeitstechniken, ist ein kurzer Blick auf die folgenden Seiten für Sie vielleicht ausreichend.

Kapitel 1

Rüstzeug: Grundlegende Arbeitstechniken mit Windows und Office

1.1

Systemanmeldung und Benutzerkonten

Am Anmeldebildschirm starten Nach dem Eínschalten eines Computers, auf dem das Betriebssystem Windows XP installiert ist, erscheint auf dem Bildschirm zunächst das Anmeldeformular (vgl. Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Der Anmeldebildschirm in Windows XP

In Windows XP kann – im Gegensatz zu den Vorgängerversionen – für jeden Benutzer ein eigenes Benutzerkonto angelegt werden. Fahren Sie nun fort, indem Sie …

1.

… zuerst auf Ihren Benutzernamen klicken.

Haben Sie beim Einrichten Ihres Benutzerkontos ein Kennwort festgelegt, steht der Cursor nun auf dem Eingabefeld unter GEBEN SIE IHR KENNWORT EIN (vgl. Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2: Zum Anmelden geben Sie Ihr Kennwort ein

2. Tippen Sie Ihr gewähltes Passwort ein und achten Sie dabei auf die Groß- und Kleinschreibung.

3. Zum Systemstart klicken Sie auf den grünen Pfeil neben dem Eingabefeld oder drücken auf Æ.

10


Nun erscheint auf dem Bildschirm der Windows-Desktop mit allen benutzerspezifischen Einstellungen, die Sie bei Ihrer letzten Windows-Sitzung festgelegt haben, und Sie können mit der Arbeit beginnen.

HINWEIS

Systemstart bei Netzwerkrechnern Arbeiten Sie mit einem vernetzten (Büro-)Rechner, hat der Systemadministrator Ihr Benutzerprofil erstellt und Ihnen mitgeteilt, wie Sie sich von Ihrem Rechner aus anmelden können.

Benutzerkonten verwalten In einem Benutzerkonto sind bei Windows XP nicht nur die Daten über den Benutzernamen und das Kennwort gespeichert, sondern auch Informationen über die Rechte, die diesem Benutzer für den Zugriff auf den Computer eingeräumt werden. Das Betriebssystem kennt grundsätzlich zwei Typen von Benutzerkonten: Sind Sie mit Administratorrechten eingetragen, können Sie z.B. Programme neu installieren, löschen oder alle Änderungen an den Computereinstellungen vornehmen. Darüber hinaus haben Sie Zugriff auf alle anderen Benutzerkonten.

Abbildung 1.3: Als Computeradministrator haben Sie Zugriff auf alle Benutzerkonten, System- und Programmdateien

Bei einem eingeschränkten Konto – dies ist der zweite Typ – haben Sie diese umfassenden Befugnisse nicht. Dies soll verhindern, dass wichtige Computereinstellungen nicht irrtümlich geändert werden. Sie können aber auch mit eingeschränkten Rechten alle installierten Programme und selbst erstellte Dateien auf dem Rechner uneingeschränkt nutzen.

11

Kapitel 1


Abbildung 1.4: Mit einem eingeschränkten Benutzerkonto können Sie die Office-Programme und den Ordner Eigene Dateien uneingeschränkt benutzen

Darüber hinaus kann in Windows XP noch ein so genanntes Gastkonto aktiviert werden: Ein Gast muss sich ohne Kennwort am Computer anmelden. Allerdings bleiben alle kennwortgeschützten Daten für einen Gast verborgen und er kann auch selbst keine anlegen. Praktisch zum Beispiel, wenn Ihnen jemand bei Ihrer Büroarbeit nur kurzfristig zur Hand geht.

TIPP

Kennwortschutz Sichern Sie Ihr Benutzerkonto mit einem Kennwort! Damit ist unter Windows XP eine gewisse Datensicherheit gewährleistet: Denn ohne korrekte Anmeldung ist ein Zugriff auf Programme oder Laufwerke auf dem Rechner nicht möglich. Geschützt vor fremdem Zugriff sind dann außerdem Ihre Eigenen Dateien, die die anderen Benutzer nicht einsehen können. Haben Sie für Ihr Benutzerkonto kein Kennwort festgelegt, sind alle Ordner und Dateien, die Sie angelegt haben, für die anderen Benutzer frei zugänglich. Es besteht in Windows XP allerdings auch die Möglichkeit, ausgewählte Daten für alle Benutzer freizugeben: Der Ordner Gemeinsame Dokumente ist in diesem Fall dann der geeignete Speicherort.

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Testen Sie doch selbst: Versuchen Sie, auf Daten zuzugreifen, die ein anderer Benutzer in seinen Eigenen Dateien gespeichert hat. Sie werden folgende Meldung lesen:

Abbildung 1.5: Nichts geht – wenn Sie fremde kennwortgeschützte Dateien verwenden wollen

Um die einzelnen Benutzerkonten zu verwalten, müssen Sie über Computeradministrator-Rechte verfügen. Sie ändern die Zugriffsberechtigung über die Systemsteuerung:

1. Klicken Sie auf die START-Schaltfläche am linken unteren Bildschirmrand. 2. Wählen Sie nun die SYSTEMSTEUERUNG und dann BENUTZERKONTEN. 3. Jetzt können Sie entweder ein KONTO ÄNDERN, ein NEUES KONTO ERSTELLEN oder das Bild ändern, mit dem Ihr eigenes Benutzerkonto bei der Systemanmeldung angezeigt wird (EIGENES BILD ÄNDERN). Verfügen Sie nur über ein eingeschränktes Benutzerkonto, lassen sich an dieser Stelle nur das eigene Kennwort und das Bild ändern, das zusammen mit dem Benutzernamen auf dem Anmeldeformular eingeblendet wird.

Abbildung 1.6: Die Zugriffsrechte werden im Fenster Benutzerkonten eingerichtet

13

Kapitel 1


Abbildung 1.7: Ein eingeschränktes Benutzerkonto – nur Kennwort und Bild können geändert werden

Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Benutzer Teilen Sie sich mit Kollegen einen Rechner? Oder nutzt auch Ihre Familie den Computer in Ihrem Home-Office? In Windows XP kann sich ein zusätzlicher Benutzer anmelden, ohne dass derjenige, der gerade vor dem Gerät gesessen hat, seine Arbeit beenden und alle Anwendungen schließen muss: Das Betriebssystem erlaubt eine gleichzeitige Anmeldung an mehreren Benutzerkonten. Dies ist in der Praxis sehr praktisch, vor allem, wenn Ihr Kollege »nur eben mal schnell was nachsehen muss«.

1. Zum Umschalten lassen Sie Ihre Arbeit, wie sie ist. 2. Öffnen Sie das STARTMENÜ und klicken Sie auf das Symbol für ABMELDEN. 3. Klicken Sie auf BENUTZER WECHSELN.

Abbildung 1.8: Bei Windows XP kann sich ein weiterer Benutzer anmelden – dazu müssen die Programme und Dateien bereits angemeldeter Benutzer nicht geschlossen werden

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4. Klicken Sie nun im Anmeldeformular auf den neuen Benutzernamen und geben Sie das Kennwort ein. Der Desktop des neuen Benutzers wird angezeigt. Möchten Sie nun zu Ihrer ursprünglichen Arbeit zurück, wiederholen Sie den Vorgang und aktivieren damit Ihr eigenes Benutzerkonto. Alles ist noch genau so, wie Sie Ihren »Arbeitsplatz« verlassen haben.

Benutzer abmelden Wollen Sie Ihre Windows-Sitzung beenden und es sind aber noch weitere Benutzer angemeldet? Sie können sich so abmelden, dass nicht gleichzeitig das ganze System heruntergefahren wird.

1. Öffnen Sie das STARTMENÜ. 2. Klicken Sie auf ABMELDEN. Nun werden alle Anwendungen geschlossen und Ihre benutzerdefinierten Einstellungen gespeichert. Windows kehrt zum Anmeldeformular zurück: Bereits angemeldete Benutzer können ihre Arbeit an der Stelle fortsetzen, an der sie sie unterbrochen haben – und zusätzliche Benutzer können sich neu anmelden. Windows zeigt den Anmeldestatus auf dem Anmeldebildschirm an.

Abbildung 1.9: Windows zeigt den Anmeldestatus an

Windows-Sitzung unterbrechen oder beenden Wenn die Windows-Sitzung beendet werden soll, müssen Sie das System über die Schaltfläche AUSSCHALTEN herunterfahren. Dabei werden alle Anwendungen geschlossen und Daten sowie die Benutzereinstellungen gespeichert.

1.

Öffnen Sie das STARTMENÜ und klicken Sie auf AUSSCHALTEN. Sie haben nun die Wahl:

Abbildung 1.10: Die Optionen im Dialogfeld COMPUTER AUSSCHALTEN

15

Kapitel 1


Zum Herunterfahren des Rechners klicken Sie auf AUSSCHALTEN. Mit STANDBY-Modus versetzen Sie den Computer in den Stromsparmodus. Zum Aktivieren klicken Sie mit einer Maustaste oder drücken eine beliebige Taste. Windows blendet dann – wie beim Benutzerwechsel – umgehend den aktuellen Bildschirm wieder ein. Soll das Betriebssystem zuerst ganz heruntergefahren, aber anschließend gleich wieder gestartet werden: Klicken Sie auf NEU STARTEN. Mit ABBRECHEN kehren Sie wieder zu Ihrer aktuellen Arbeitsoberfläche zurück.

HINWEIS

Rechnercheck mit ScanDisk Kann Windows das Herunterfahren nicht ordnungsgemäß durchführen (etwa durch abruptes Ausschalten des Rechners oder Programmabstürze), wird beim nächsten Rechnerstart zunächst ScanDisk aktiviert. Dieses Programm überprüft alle Laufwerke auf Fehler und kann Datenverluste erkennen, teilweise auch beheben. Der Vorgang dauert etwas und wird am Bildschirm angezeigt. Anschließend können Sie sich wie gewohnt anmelden – und Sie haben die Gewissheit, dass Windows einwandfrei funktioniert.

Programme beenden, die nicht mehr reagieren Leider geht die Arbeit mit Windows XP nicht immer ganz reibungslos vonstatten und es kann passieren, dass die eine oder andere Anwendung nicht mehr reagiert. Rufen Sie das Fenster des Windows Task-Managers auf, um den Fehler zu beheben.

1.

Drücken Sie die Tastenkombination Ÿ+Ç+®. Unter der Registerkarte ANWENDUNGEN sehen Sie im Windows Task-Manager eine Liste aller geöffneten Programme.

Abbildung 1.11: Im Windows Task-Manager sehen Sie alle (Programm-)Fenster, die Sie geöffnet haben

16

Desktop

2. Markieren

Sie nun das Programm, das nicht mehr reagiert, durch einfaches

Anklicken.

3. Mit Klicken auf die Schaltfläche TASK BEENDEN schließen Sie dieses Programm. Die anderen Anwendungen bleiben bei diesem Vorgehen geöffnet und Sie können Ihre Arbeit fortsetzen. Wenn Sie an dieser Stelle Ihre Windows-Sitzung beenden, wird das Betriebssystem beim Neustart ganz normal booten (ohne ScanDisk-Aktivierung).

1.2

Desktop

Doch nun zurück zur praktischen Arbeit: Der Desktop – die zentrale Schaltstelle für Ihre Aktivitäten – wird genau mit den Voreinstellungen eingeblendet, die Sie in Ihrer letzten Windows-Sitzung festgelegt haben. Programmeinstellungen, die Sie zum Beispiel für die Windows XP-Programme festgelegt haben, sind in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und werden beim Öffnen der Programme aktiviert. Benutzerprofile zeigen vor allem dann ihren entscheidenden Vorteil, wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Rechner arbeiten: Individuelle Einstellungen für die Arbeitsoberfläche bleiben erhalten. Programmsymbole

Start-Schaltfläche

Taskleiste

Schnellstartleiste

Infobereich

Abbildung 1.12: Beispielabbildung für einen Windows-Desktop

Für die Büroarbeit bedeutet dies, dass Sie Ihren Desktop bzw. Ihre Programmeinstellungen ganz auf Ihre persönliche Arbeitsweise zuschneiden können. Sie werden im Verlauf

17

Kapitel 1


Ihrer Arbeit mit Office bald feststellen, dass eine optimale Benutzeroberfläche zwar zunächst Zeit kostet. Haben Sie sie aber sorgfältig angepasst, erspart Ihnen dies bald umständliches Hin- und Herschalten und Sie behalten den Überblick – besonders wenn Sie intensiv mit mehreren Dateien und Programmen gleichzeitig arbeiten.

Anwendungen über den Desktop öffnen Auf dem Bildschirm fallen zunächst die einzelnen so genannten Desktop-Elemente auf – sie sind je nach aktuellem Benutzerprofil mehr oder weniger zahlreich. Die Standardeinstellung sieht an dieser Stelle nur den Papierkorb vor. Unabhängig davon, was Sie sonst noch auf dem Desktop vorfinden, interessieren für die Arbeit mit Windows XP vor allem die vier Programmsymbole, die in Abbildung 1.12 bereits auf dem Desktop angelegt sind. Sie sehen das kleine Pfeilsymbol in der linken Ecke dieser Schaltflächen: Dieses zeigt an, dass es sich hier um eine Verknüpfung handelt.

Abbildung 1.13: Die Office-Programmsymbole auf dem Desktop

Mit einem Doppelklick können Sie die einzelnen Anwendungen starten. Bei dieser Gelegenheit sollen die Funktionen der einzelnen Office-Programme – das zentrale Thema des Buches – kurz skizziert werden.

Word Mit der Textverarbeitung des Office-Pakets erfassen Sie Texte jeder Art und geben ihnen ein professionelles Aussehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein mehrseitiges, umfangreiches Textdokument zu bearbeiten haben, einen Geschäftsbrief oder eine Rechnung erstellen wollen. Word bietet auch für die Korrektur und das Layout von Texten vielfältige Tools, angefangen von der Rechtschreib- und Grammatikprüfung bis hin zu Vorlagen. Zusätzlich können Sie Ihre Textdokumente mit Bildern oder Grafiken illustrieren oder Dateien einfügen, die mit den anderen Office-Programmen erstellt wurden.

Excel Listen anlegen, umfangreiche statistische Berechnungen durchführen, Kalkulationen aktualisieren … Mit der Tabellenkalkulation Excel können Sie diese Aufgaben gut bewältigen. Neben umfangreichen Rechenfunktionen lassen sich die Ergebnisse in Excel aber auch grafisch ansprechend darstellen: Es steht eine Reihe von Diagrammtypen zur Auswahl, mit der Sie Ihre Ergebnisse anschaulich und überzeugend präsentieren. Wichtig dabei: Die Diagramm-Funktion ist ebenfalls in Word oder PowerPoint verfügbar.

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Desktop

Outlook Outlook unterstützt Sie in allem, was im Büro mit Adressverwaltung, Terminen und Mails zu tun hat: Mails schreiben, empfangen, Prioritäten setzen. Wichtig dabei: Adressdaten, die Sie in Outlook erfasst haben, können Sie auch als Adresspool für Ihre Korrespondenz einsetzen, die Sie mit Word erledigen.

PowerPoint Mit PowerPoint ist es nur ein kleiner Schritt von Ihren Überlegungen zu einer ansprechenden Präsentation: Texte auf den Folien eingeben, Bilder oder (selbst erstellte) Grafiken und Diagramme einfügen, das sind Funktionen, die Sie im Verlauf dieses Buches kennen lernen werden. Über diese vier Programmsymbole hinaus gibt es noch weitere wichtige Desktop-Elemente, die Sie beim Arbeiten mit Office brauchen: Internet Explorer, Arbeitsplatz, Papierkorb sind die wichtigsten. Ihre Funktionen werden in den nächsten Abschnitten vorgestellt.

Internet Explorer Der Internet Explorer ist ein so genannter Webbrowser, d.h. ein Programm, über das Sie unter anderem ins World Wide Web kommen. Der Internet Explorer gehört zur Windows-Standardausstattung.

Arbeitsplatz Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erscheint das Fenster ARBEITSPLATZ, das eine Übersicht über die auf diesem Rechner installierten Geräte und gespeicherten Ordner bietet. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Kapitel 1.3 im Abschnitt »Arbeitsplatz«.

Papierkorb In den Papierkorb verschiebt Windows alle Programme und Dateien, die Sie gelöscht haben. Wurde ein wichtiges Dokument versehentlich entfernt, müssen Sie es nicht verloren geben, bis Sie im Papierkorb nachgesehen haben. Mit einem Klick auf das Symbol schlägt die Stunde der Wahrheit … und dann können Sie sich von allem, was Sie dort finden und wirklich nicht mehr brauchen, endgültig verabschieden. Näheres dazu im Abschnitt zum »Löschen von Ordnern und Dateien«. Den Desktop können Sie – wie gesagt – ganz auf Ihre Arbeitsweise einstellen. Wie Sie Verknüpfungen zum Desktop anlegen, erfahren Sie weiter unten im Abschnitt »Neue Symbole auf dem Desktop und in die Taskleiste einfügen«.

Desktop einrichten Das konkrete Aussehen des Desktops legen Sie im Dialogfeld EIGENSCHAFTEN fest. Dieses blenden Sie am einfachsten über das zugehörige Kontextmenü ein.

19

Kapitel 1

1.


Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle des Desktops und wählen Sie aus dem Kontextmenü EIGENSCHAFTEN. Hier nur ein ganz knapper Überblick über die Funktionsweise der einzelnen Registerkarten (vgl. Abbildung 1.14).

Abbildung 1.14: Das Fenster Eigenschaften von Anzeige: Hier werden alle Desktop-Einstellungen festgelegt

b DESIGNS: Mit dieser Einstellung bestimmen Sie nicht nur das Aussehen des Desktops

und der Symbole, sondern auch die Farbe und Schriftart von Fenstern. Auch die Sounds, die bei den einzelnen Aktionen erklingen, werden hier ausgewählt. Diese Einstellungen sind dann für alle Office-Programme, mit denen Sie im Verlauf dieses Buches arbeiten, relevant.

Abbildung 1.15: Word mit der Design-Einstellung Windows – klassisch

20

Desktop b DESKTOP: Hier wählen Sie den Hintergrund des Desktops aus. Entscheiden Sie sich

für eines der aufgelisteten Hintergrundbilder oder fügen Sie über DURCHSUCHEN beispielsweise ein Foto von Ihrer letzten Bergwanderung ein.

Abbildung 1.16: Klicken Sie einen Hintergrund an: Eine Vorschau des Motivs wird oben angezeigt

Hinter DESKTOP ANPASSEN verbirgt sich eine weitere Option: Einzelne Desktop-Elemente können Sie durch andere Motive ersetzen. b BILDSCHIRMSCHONER: Eine Reihe von kleinen bewegten Grafikprogrammen steht zur

Verfügung, welche aktiv werden, sobald weder Tastatur noch Maus für eine (vorab festgelegte) Zeitspanne nicht aktiv eingesetzt wurden.

Abbildung 1.17: Nach drei Minuten wird der Bildschirmschoner aktiv – und zurück kommen Sie nur über eine erfolgreiche Windows-Anmeldung

21

Kapitel 1


Interessant ist hier noch das Kontrollkästchen WILLKOMMENSEITE BEI REAKTIVIERUNG: Schaltet der Rechner nach der unter WARTEZEIT festgelegten Zeitspanne auf den Bildschirmschoner um, kommen Sie nur über den Anmeldedialog und die erneute Eingabe Ihres Kennworts zu Ihrer aktuellen Bildschirmeinstellung zurück. Dies kann für Sie eine zusätzliche Sicherheitsoption bedeuten – wenn es Ihnen nicht zu umständlich ist. b DARSTELLUNG: Hier können Sie – vergleichbar mit der Einstellung unter DESKTOP –

noch einmal festlegen, wie Ihre Windows- und Office-Oberflächen erscheinen. An dieser Stelle bieten sich Ihnen erweiterte Möglichkeiten, z.B. um den Schriftgrad bei den einzelnen Fenstern zu bestimmen oder auch das Aussehen einzelner Elemente unter ERWEITERT festzulegen. Die Wirkungen Ihrer ausgewählten Einstellungen sehen Sie oben im VORSCHAU-Fenster.

Abbildung 1.18: Unter Darstellung bieten sich Ihnen viele Einstellungsmöglichkeiten für Ihre Bildschirmoberfläche

b EINSTELLUNGEN: In diesem Dialogfeld legen Sie Ihre Bildschirmeinstellungen (Bild-

schirmauflösung und Farbqualität) fest.

HINWEIS

Desktop-Einstellungen über die Systemsteuerung Sie können das Fenster EIGENSCHAFTEN VON ANZEIGE auch über START/SYSTEMSTEUERUNG/DARSTELLUNG UND DESIGNS wählen. Aber lassen Sie sich nicht täuschen: Wenn Sie unter WÄHLEN SIE EINE AUFGABE… auf eine der angegebenen Optionen klicken, erhalten Sie jedes Mal dasselbe Dialogfeld, bei dem Sie die entsprechende Registerkarte selbst auswählen müssen.

22

Desktop

Abbildung 1.19: Die Standard-Bildschirmauflösung ist 1024 x 768 Pixel

Taskleiste anpassen Auf dem Desktop sehen Sie am unteren Bildschirmrand die Taskleiste: Sie gliedert sich in mehrere einzelne Bereiche. Die Taskleiste kann der persönlichen Arbeitsweise angepasst werden. Daher sind je nach individueller Einstellung auf den einzelnen Leisten unterschiedliche Symbole verzeichnet. Die Taskleiste bleibt in der Standardeinstellung immer eingeblendet, auch wenn Sie Office-Anwendungen geöffnet haben. Der Vorteil dabei ist, dass Sie – wie Sie gleich sehen werden – mit Hilfe von Programmsymbolen ohne große Umwege zwischen den einzelnen Anwendungen und Dateien hin- und herschalten können (vgl. Abbildung 1.20). Leiste mit Schaltflächen für die geöffneten Programme und Fenster Start-Schaltfläche

Schnellstartleiste

Infobereich Gebietsschema

Abbildung 1.20: Die Taskleiste

In der Standardeinstellung von Windows ist die Taskleiste fixiert, d.h. die Position der einzelnen Leisten kann nicht verändert werden. Werden die angezeigten Symbole und Schaltflächen in den Leisten umfangreicher, müssen Sie für eine übersichtliche Anzeige an den entsprechenden Stellen Platz schaffen.

23

Kapitel 1


Abbildung 1.21: Mit den Programm-Schaltflächen können Sie alle geöffneten Programme und Dateien übergangslos ein- und ausblenden

Zum Verschieben der einzelnen Bereiche gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich in der Taskleiste. 2. Entfernen Sie im Kontextmenü das Häkchen vor TASKLEISTE FIXIEREN.

Abbildung 1.22: Fixierung der Taskleiste aufheben

Die gepunktete Linie vor den einzelnen Symbolleisten signalisiert, dass Sie die Leisten in ihrer Position verschieben können.

Abbildung 1.23: Die Taskleiste ohne Fixierung

3. Setzen Sie den Mauszeiger auf die gepunktete Linie vor einer Leiste. Wenn ein kleiner Doppelpfeil erscheint, ziehen Sie den Leistenbereich mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position auf der Leiste.

Abbildung 1.24: Das Verschieben der einzelnen Bereiche

24

Desktop

4. Haben Sie die Taskleiste angepasst, öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf der Taskleiste das Kontextmenü und aktivieren die Option TASKLEISTE FIXIEREN. Nun werden die Korrekturen in die Anzeige der Taskleiste fest übernommen. Die Position der Bereiche auf der Taskleiste kann nun nicht mehr verschoben werden. Wie Sie die Leisten selbst anpassen, sehen Sie in den folgenden Abschnitten. Das weitere Einrichten der Taskleiste nehmen Sie im Fenster EIGENSCHAFTEN vor, das Sie ebenfalls über das Kontextmenü ansteuern können. Interessant ist dabei, dass Sie die Taskleiste auch automatisch ausblenden können, wenn Sie sich bei Ihrer Arbeit dadurch gestört fühlen:

1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich in der Taskleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü EIGENSCHAFTEN.

2. Im Fenster EIGENSCHAFTEN VON TASKLEISTE UND STARTMENÜ wählen Sie die Registerkarte TASKLEISTE.

3. Entscheiden Sie sich durch Anklicken für die Option TASKLEISTE AUTOMATISCH AUSBLENDEN

und klicken Sie auf OK.

Abbildung 1.25: Im Eigenschaften-Dialog lässt sich die Taskleiste ausblenden

In dieser Einstellung bleibt die Taskleiste unsichtbar und erscheint nur, wenn Sie mit dem Mauszeiger den Anzeigebereich berühren. Sie gewinnen damit manchmal ein ruhigeres Bild auf Ihrer Arbeitsoberfläche – ohne dabei auf die Vorteile zu verzichten. Kommen wir nun zu den einzelnen Bereichen auf der Taskleiste. Neben der STARTSchaltfläche, mit der Sie das STARTMENÜ einblenden, sind für die Organisation Ihrer Arbeit mit Office vor allem die Schaltflächen mit den Symbolen für die geöffneten Programme und Dateien und die Schnellstartleiste interessant.

25

Kapitel 1


Programm-Schaltflächen Windows legt für jedes geöffnete Programm und jede Datei automatisch eine Schaltfläche in der Taskleiste an. Klicken Sie auf die Anzeige des Programms bzw. der Datei, wird das entsprechende Fenster auf dem Bildschirm ein- bzw. wieder ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie direkt zwischen mehreren geöffneten Anwendungen hin- und herschalten.

Abbildung 1.26: Die Programm-Schaltflächen

Wenn die Anzahl der geöffneten Anwendungen und Dateien gering ist, werden die Dateinamen mit vollem Namen angezeigt. Reicht der Platz für eine vollständige Nennung nicht mehr aus, verwendet Windows Abkürzungen. Sind mehrere Dateien in einem Programm geöffnet, zeigt die Programm-Schaltfläche ihre Anzahl an:

1.

Klicken Sie zum Einblenden einer Datei auf das Pfeilsymbol in der ProgrammSchaltfläche. Jetzt werden alle Dateinamen eingeblendet.

2. Klicken Sie in der Liste auf einen Dateinamen. Nun wird auf dem Bildschirm die Datei im Vordergrund angezeigt.

Infobereich In der rechten Ecke der Taskleiste sehen Sie die Angabe über die Uhrzeit. Darüber hinaus werden an dieser Stelle weitere Symbole für einige installierte Objekte und Anwendungen angezeigt, mit denen sich die dazugehörenden Dialogfelder direkt öffnen lassen. Auch aktuelle Warnmeldungen des Betriebssystems werden an dieser Stelle eingeblendet.

Abbildung 1.27: Eine Warnmeldung, dass die Batterien der Funkmaus erneuert werden müssen

Der Infobereich kann – wie alle Elemente der Taskleiste – individuell angepasst werden. Das bedeutet vor allem, dass Sie einzelne Symbole ein- bzw. ausblenden können, so dass der ganze Bereich nicht unübersichtlich wird. Sind aus Platzgründen nicht alle Symbole auf der Leiste sichtbar, klicken Sie mit der Maus auf das kleine Kreissymbol mit der doppelten Pfeilspitze: Nun wird die Leiste vollständig eingeblendet. Zum Verkürzen der Anzeige klicken Sie auf das kleine Kreissymbol mit der einfachen Pfeilspitze.

1.

Zum Anpassen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich in der Infoleiste und wählen anschließend aus dem Kontextmenü INFOBEREICH ANPASSEN. Nun lassen sich die Objekte einzeln anklicken: Gleichzeitig erscheint neben der Anzeige des aktuellen Verhaltens ein Dropdown-Pfeil, über den Sie die anderen Optionen, die zur Auswahl stehen, anklicken können.

26

Desktop

Abbildung 1.28: Optionen im Dialogfeld Infobereich anpassen

Für die Anzeige der einzelnen Symbole haben Sie nun die Auswahl zwischen drei Optionen: AUSBLENDEN WENN INAKTIV, IMMER EINBLENDEN bzw. IMMER AUSBLENDEN.

2. Klicken Sie auf eine der angebotenen Optionen. Unter VORHERIGE ELEMENTE sehen Sie alle Meldungen und Symbole, die im Augenblick nicht benötigt werden. Sie werden dann in die Liste der AKTUELLEN OBJEKTE aufgenommen, sobald das angezeigte Element aktiv eingesetzt wird.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN, wenn Sie zur Windows-Standardeinstellung zurückkehren wollen.

HINWEIS

Ändern von Datum und Uhrzeit Um das Datum und die Uhrzeit zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anzeige in der Taskleiste und wählen aus dem Kontextmenü DATUM/UHRZEIT ÄNDERN. Im Dialogfeld Eigenschaften von Datum und Uhrzeit können Sie dann die Änderungen vornehmen – vorausgesetzt, Sie sind mit Administratorrechten angemeldet.

Eingabegebietsschemaleiste Auf der Eingabegebietsschemaleiste sehen Sie, für welche Sprache das Betriebssystem eingestellt ist. Wird sie vollständig angezeigt, enthält sie zusätzlich eine HILFE-Schaltfläche.

Schnellstartleiste Die Schnellstartleiste verzeichnet Programmsymbole, über die die einzelnen Anwendungen mit einem Mausklick geöffnet werden können. Interessant ist diese Funktion vor allem deswegen, weil sich neue Programme öffnen lassen, ohne die aktuelle Anwendung vorher ausblenden zu müssen (und ohne den Weg über den Desktop bzw. das STARTMENÜ

27

Kapitel 1


gehen zu müssen). Die Schnellstartleiste wird in der Standardeinstellung von Windows nicht automatisch angezeigt. Sie aktivieren sie über das Kontextmenü der Taskleiste:

1. Zum Anzeigen klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste. 2. Dann klicken Sie auf SYMBOLLEISTEN und setzen einen Haken vor den Eintrag SCHNELLSTART.

Abbildung 1.29: Durch Anklicken aktivieren Sie die Schnellstartleiste

Die Schnellstartleiste wird nun in der Taskleiste angezeigt. In der Standardeinstellung enthält sie die Schaltflächen für DESKTOP ANZEIGEN, INTERNET BROWSER STARTEN und den WINDOWS MEDIA PLAYER.

Neue Symbole auf dem Desktop und in die Taskleiste einfügen Die Auswahl der Programm- und Ordnersymbole für die Schnellstartleiste können Sie selbst treffen. Zum Einfügen eines Programmsymbols auf den Desktop oder in die Schnellstartleiste ist der folgende Weg unkompliziert (Windows wäre nicht Windows, wenn das Betriebssystem nicht mehrere Vorgehensweisen anbieten würde. Doch auf diese Darstellung wird aufgrund der Gefahr einer allzu ausufernden Einführung verzichtet).

1.

Öffnen Sie das STARTMENÜ mit der linken Maustaste und suchen Sie den Programmeintrag, für den Sie ein Symbol in der Taskleiste anlegen wollen.

2. Klicken Sie das Programmsymbol mit der rechten Maustaste an. Sobald Sie die Maus bewegen, wird ein Kreissymbol eingeblendet.

Abbildung 1.30: Jetzt können Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop oder der Taskleiste anlegen

Wenn Sie nun mit Ihren Mausbewegungen die Taskleiste oder den Desktop berühren, wird dieses Kreissymbol durch ein schwach sichtbares Schaltflächensymbol ersetzt und die Anzeige des STARTMENÜS verschwindet.

3. Ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle in der Taskleiste oder auf dem Desktop und lassen Sie dann die Maustaste los. Nun müssen Sie sich noch entscheiden, ob Sie nur eine Kopie des Programms anlegen wollen (HIERHER KOPIEREN) oder ob der Programmeintrag an seiner ursprünglichen Stelle im STARTMENÜ gelöscht werden soll (HIERHER VERSCHIEBEN).

4. Klicken Sie auf eine der beiden Optionen. Der Vorgang ist damit abgeschlossen. 28

Startmenü

1.3

Startmenü

Über das Anklicken der Schaltfläche START kommen Sie zum STARTMENÜ von Windows. Hier finden Sie weitere Funktionen bzw. Sie starten die einzelnen Programme, die Sie nicht als Icon auf dem Desktop oder der Taskleiste abgelegt haben. Einige Menüpunkte haben Sie in den vorhergehenden Abschnitten über die Desktop-Einstellungen bereits benötigt. Hier nun alles in einem systematischen Überblick.

Abbildung 1.31: Das Startmenü

Das STARTMENÜ wird in Windows XP zweispaltig angezeigt: Zunächst sehen Sie in der linken Spalte oben die Symbole für den Internet Explorer bzw. für Outlook. Anschließend werden eine Liste der sechs zuletzt geöffneten Programme und die Schaltfläche ALLE PROGRAMME angezeigt. In der rechten Spalte des STARTMENÜS sehen Sie oben zunächst die Ordnersymbole für EIGENE DATEIEN, EIGENE BILDER, EIGENE MUSIK. Alle weiteren Einträge rechts helfen Ihnen bei der Übersicht über die Datenstruktur Ihres Rechners (ARBEITSPLATZ) bzw. bei der Verwaltung der Rechnerressourcen und von Dateien.

Alle Programme Die weiteren Programme, die auf Ihrem Computer installiert sind, werden über die Schaltfläche ALLE PROGRAMME entweder direkt oder in einem Untermenü angezeigt. Bei Berührung mit dem Mauszeiger öffnet sich die komplette Liste, klicken Sie zum Programmstart mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Eintrag. In der Liste ALLE PROGRAMME sind alle installierten Programme komplett verzeichnet, unabhängig davon, ob Verknüpfungen auf dem Desktop oder in der Taskleiste existieren (wenn Sie sie nicht aktiv aus der Liste entfernt haben und sie nur als Symbol auf Desktop oder Taskleiste liegen).

29

Kapitel 1


HINWEIS

Meldung über kürzlich installierte Programme Wurde in einer der letzten Windows-Sitzungen ein neues Programm installiert, wird nach dem Öffnen des STARTMENÜS durch einen kleinen Hinweis noch einmal darüber informiert.

Eigene Dateien, Eigene Bilder, Eigene Musik Auf der rechten Seite des STARTMENÜS sehen Sie die Einträge für die persönlichen Ordner Eigene Dateien, Eigene Bilder und Eigene Musik. Hier haben Sie schnellen Zugang zu Ihren Dateien, die in diesen Ordnern gespeichert sind. Windows XP bietet dabei den zusätzlichen Komfort, dass die Ansichtsmodi in den Ordnern Eigene Bilder bzw. Eigene Musik so eingestellt sind, dass Sie ihren Inhalt in Miniaturansicht sofort überblicken. Dateien können auf diesem Weg direkt geöffnet werden, da das Betriebssystem das zugehörige Programm automatisch öffnet, sobald Sie die Datei angeklickt haben.

Abbildung 1.32: Das Fenster Eigene Dateien

Es empfiehlt sich, dass Sie Ihre Windows XP-Dokumente in dem Ordner Eigene Dateien ablegen. Wie Sie bereits im Abschnitt »Benutzer« gelesen haben, ist dies die Absicht der Windows-Logik, da dieser Ordner unmittelbar an Ihr Benutzerprofil gekoppelt und für andere User nicht zugänglich ist. Wenn Sie auf das Ordnersymbol klicken, öffnet sich das Fenster EIGENE DATEIEN: Sie finden dort neben den Ordnern, die Sie selbst angelegt haben, diejenigen Ordner verzeichnet, die (als Vorschlag) vom Betriebssystem bereits eingerichtet wurden.

30

Startmenü

Arbeitsplatz Neben den Ordnern, die für dieses Buch nicht von unmittelbarem Interesse sind, erhalten Sie über Arbeitsplatz alle wesentlichen Informationen über Dateiordner, die auf dem Rechner für die jeweiligen Benutzer angelegt wurden, bzw. Zugang zu dem Ordner Gemeinsame Dokumente. Gleichzeitig gewinnen Sie einen Überblick über die Verzeichnisstruktur der Festplatte (in Abbildung 1.33 Festplatte (C:)) sowie über die zusätzlich angeschlossene oder eingebaute Hardware.

Abbildung 1.33: Anzeige der Speicherkapazität

Interessant könnte für Sie an dieser Stelle die Möglichkeit sein, dass Sie sich darüber informieren können, wie viel Speicherplatz auf der Festplatte noch zur Verfügung steht: Öffnen Sie dazu das Kontextmenü zu Laufwerk C: und klicken Sie auf EIGENSCHAFTEN. Auf der Registerkarte ALLGEMEIN wird die gewünschte Information zudem grafisch dargestellt.

Systemsteuerung Wichtig ist an dieser Stelle noch die Systemsteuerung. Hier verwalten Sie alle Ressourcen und Einstellungen auf Ihrem Computer. Über das Fenster der Systemsteuerung nehmen Sie daher auch wichtige Einstellungen des Rechners für Ihre Arbeit mit Windows XP vor: Die Bildschirmeinstellungen unter Darstellung und Designs wurden bereits im Abschnitt »Desktop einrichten« erläutert. Darüber hinaus können Sie hier Ihre Internet- oder Intranetverbindung (Netzwerk- und Internetverbindungen) oder weitere Benutzerkonten einrichten (siehe Abschnitt »Benutzer«). Wichtig für die Arbeit sind noch die Einstellungen unter Drucker und andere Hardware. Hier konfigurieren Sie die Einstellungen für die angeschlossenen Geräte.

31

Kapitel 1


Abbildung 1.34: Die Systemsteuerung

Unter Software erhalten Sie einen Überblick über die Programme, die Sie im Augenblick auf Ihrem Rechner installiert haben. Klicken Sie die einzelnen Einträge in der Liste an, so erhalten Sie Informationen, wie häufig Sie dieses Programm einsetzen, und Sie können – bei entsprechender Berechtigung – das Programm ändern oder deinstallieren. Wollen Sie also etwas an der Installation Ihres Office-Pakets verändern, gehen Sie am besten über diesen Weg.

Abbildung 1.35: Über die Schaltflächen am linken Rand des Fensters Software können Sie die installierten Programme verwalten

32

Datei- und Ordnerstruktur von Windows

Da es in diesem Buch eigentlich um das Office-Paket geht, ist an dieser Stelle Schluss. Als Nächstes lernen Sie nun die Arbeit mit Ordnern und Dateien kennen.

1.4


Mit diesem Abschnitt nähern wir uns der praktischen Arbeit mit den Office-Programmen: Jetzt geht es darum, wie Sie Ihre Dateien verwalten, die Sie mit Hilfe der einzelnen Anwendungen erstellen – die häufigste Aufgabe, die Sie auf Windows-Ebene erledigen. In Windows werden so genannte Ordner eingesetzt, um die verschiedensten Typen von gespeicherten Daten zu organisieren und hierarchisch zu gliedern. Die Funktion eines Ordners können Sie im Prinzip mit derjenigen eines realen Ordners gleichsetzen. In Windows kann ein Ordner sowohl einzelne Dateien als auch weitere Unterordner enthalten: Ihr Ablagesystem lässt sich demnach sehr flexibel einrichten. Unerlässlich für eine produktive Arbeit ist, dass Sie später wieder auf Dokumente zugreifen können, die Sie gespeichert haben. Das setzt allerdings voraus, dass Sie Ihre Dateien systematisch ablegen, Sie also eine dementsprechende Ordnerstruktur auf Ihrem Rechner einrichten. Wie bereits erwähnt, sieht das Betriebssystem vor, dass Sie Ihre Textdokumente, Tabellen und Folien in verschiedenen Unterverzeichnissen innerhalb des Ordners Eigene Dateien speichern.

Dateinamen vergeben Grundvoraussetzung für die Systematik ist: Jede Datei muss innerhalb des Betriebssystems eindeutig zu identifizieren sein: Zuerst fallen hier der Dateiname und die Dateierweiterung ins Auge. Beim Speichern eines Office-Dokuments vergibt der Benutzer einen Dateinamen, die Dateierweiterung wird vom ausgeführten Programm automatisch nach dem Punkt an den Dateinamen angehängt. Die Erweiterung beschreibt den Dateityp, d.h. damit wird angezeigt, mit welchem Programm die Datei erstellt wurde. In einem WindowsVerzeichnis können nicht zwei Dateien mit dem gleichen Namen und Dateityp existieren. Dateinamen dürfen bei Office aus bis zu 256 Zeichen bestehen, auch Leerzeichen und einige Sonderzeichen sind im Prinzip möglich, wenn auch nicht unbedingt zu empfehlen. Sie können also Buchstaben, Zahlen, aber auch Umlaute für den Dateinamen verwenden. Bei der Schreibweise der Dateinamen wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Verzichten müssen Sie allerdings auf die Sonderzeichen \ : * < > | ?, denn diesen ist in Windows eine festgelegte Bedeutung zugewiesen.

Überblick über Dateiformate Bei Ihrer Arbeit mit Windows und Office werden Ihnen einige unterschiedliche Dateiformate begegnen, Tabelle 1.1 führt die gängigsten Office-Formate auf. .doc .txt .rtf

Word-Datei Textdatei (ohne Formatierungen) Textdatei (Rich Text Format)

Tabelle 1.1: Dateiformate für Office-Programme

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Kapitel 1


.dot .xls .xlt .ppt .pot .pps .mdb

Word-Formatvorlage Excel-Datei Excel-Dokumentvorlage PowerPoint-Datei PowerPoint-Vorlage Dateiformat für Pack&Go-Präsentation Datenbankformat aus Access

Tabelle 1.1: Dateiformate für Office-Programme (Forts.)

Wenn Sie in Ihrer Arbeit sichergehen wollen, dass Ihre Dateien richtig benannt sind, empfiehlt es sich, dass Sie die Dateinamenerweiterungen immer mit anzeigen. Dann ist ausgeschlossen, dass Sie beim Vergeben eines Dateinamens aus Versehen die Erweiterung zusätzlich eingeben, was falsch wäre, da diese bereits vom Betriebssystem selbstständig zugewiesen wird. Die Anzeige der Dateinamenerweiterung steuern Sie über den Windows-Explorer:

1. Klicken Sie im Kontextmenü des STARTMENÜS auf den Eintrag EXPLORER. 2. Klicken Sie im Menüpunkt EXTRAS auf ORDNEROPTIONEN. 3. Hier wählen Sie die Registerkarte ANSICHT. 4. Entfernen Sie durch Anklicken das Häkchen vor der Option DATEINAMENERWEITUNG DATEITYPEN finden.

BEI BEKANNTEN STELLUNGEN

AUSBLENDEN,

die Sie im Listenfeld unter ERWEITERTE EIN-

Abbildung 1.36: In den Ordneroptionen stellen Sie ein, dass die Dateierweiterung beim Dateinamen grundsätzlich mit angezeigt wird

Die Dateinamenerweiterung wird immer zusammen mit dem Dateinamen eingeblendet, Verwechslungen sind hiermit ausgeschlossen.

34


TIPP

Registrierte Dateitypen Eine Liste aller registrierten Dateitypen mit den dazugehörenden Erweiterungen finden Sie im Fenster ORDNEROPTIONEN, Registerkarte DATEITYPEN. Diese alphabetische Liste eignet sich auch zum Nachschlagen, wenn Sie einem Symbol bzw. einem Dateityp begegnen, den Sie nicht zuordnen können.

1. Rufen Sie den Explorer im Kontextmenü des STARTMENÜS auf. 2. Klicken Sie in der Menüleiste auf EXTRAS, anschließend auf

ORDNER-

OPTIONEN.

Auf der Registerkarte DATEITYPEN finden Sie die Übersicht REGISTRIERTE DATEITYPEN.

3. Klicken Sie einen Eintrag in der Liste an, werden die Details über diese Erweiterung eingeblendet.

Abbildung 1.37: Über die verschiedenen Dateitypen können Sie sich in den Ordneroptionen informieren

Gleichzeitig hätten Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, über die Schaltfläche ERWEITERT die Einstellungen für diesen Dateityp zu ändern. Wenn Sie jedoch nicht über entsprechende Programmierkenntnisse verfügen, sei von diesem Schritt ausdrücklich abgeraten.

Dateien und Ordner organisieren Wichtigstes Instrument zum Bearbeiten Ihres »Ablagesystems« ist der Windows-Explorer. Mit ihm gewinnen Sie einen Überblick über das hierarchische Ordnersystem, das Sie angelegt haben. Zusätzlich können Sie Ordner neu anlegen oder löschen, Dateien umbenennen oder an einen anderen Speicherort verschieben.

35

Kapitel 1


Doch zunächst Grundsätzliches zum Thema Dateien: Jedes Verzeichnis mit gespeicherten Daten wird in Windows mit einem Ordnersymbol versehen.

Abbildung 1.38: Das Windows-Ordnersymbol

Ein Verzeichnis kann selbst noch mehrere darunter liegende Ebenen von Unterverzeichnissen haben. In der Regel werden Sie – wie empfohlen – Ihre Daten im Verzeichnis Eigene Dateien organisieren. Im Gegensatz dazu haben Verzeichnisse mit Programmdateien unterschiedliche Icons, wie Sie bereits bei der Beschreibung des Desktops gesehen haben.

ACHTUNG

Keine Dateien in Programmverzeichnissen ablegen Rein theoretisch könnten Sie Ihre Office-Dateien in jedem beliebigen Verzeichnis ablegen. Aber die Empfehlung, sie auf keinen Fall innerhalb von Programmverzeichnissen abzuspeichern, hat einen Grund: Auf diese Weise ist von vornherein ausgeschlossen, dass Sie aus Versehen Änderungen an wichtigen Programmdateien vornehmen. Zudem verzichten Sie auf den Kennwortschutz für Ihre Daten, wenn Sie sie nicht im Ordner Eigene Dateien ablegen.

TIPP

Mit folgenden Schritten rufen Sie den Windows-Explorer auf.

1. Rufen Sie das Kontextmenü der START-Schaltfläche auf. 2. Klicken Sie auf EXPLORER.

Abbildung 1.39: Der Windows-Explorer wird mit der Anzeige des Ordners Startmenü eingeblendet

36


In der Standardeinstellung öffnet sich jetzt das Fenster STARTMENÜ. Sie sehen auf der linken Seite des Fensters die komplette Ordnerhierarchie Ihres Systems, rechts den Inhalt des markierten Ordners Startmenü. In der Standardeinstellung hat das Fenster eine Menü- und eine Symbolleiste, über die Sie die wichtigsten Aktionen steuern können.

TIPP

Windows-Explorer für die Eigenen Dateien Sie können die Explorer-Ansicht für Ihre Eigenen Dateien auch ohne Umwege einblenden:

1. Klicken Sie auf die START-Schaltfläche und dann auf ALLE PROGRAMME. 2. Wählen Sie die ZUBEHÖR-Gruppe. 3. Jetzt klicken Sie auf WINDOWS-EXPLORER: In der Standardeinstellung öffnet sich jetzt das Fenster EIGENE DATEIEN. Das EXPLORER-Fenster gliedert sich folgendermaßen: Auf der linken Seite sehen Sie die Liste der angelegten Ordner, eingerückt die jeweiligen Unterordner. Rechts sind alle einzelnen Unterordner bzw. Dateien verzeichnet, die Sie in dem markierten Ordner finden. Einzeldateien werden ausschließlich in der rechten Spalte angezeigt.

1.

Damit Sie den kompletten Inhalt eines Ordners sehen können, markieren Sie einfach den entsprechenden Ordner durch Anklicken. Jetzt wird sein gesamter Inhalt – mit allen Dateien – in der rechten Spalte des Fensters angezeigt. Auf der linken Seite sehen Sie darüber hinaus ein Plus- bzw. Minussymbol vor einzelnen Ordnern angezeigt: Damit lässt sich erkennen, ob es weitere Unterverzeichnisse innerhalb dieses Ordners gibt. Steht vor einem Ordner das Plussymbol, so werden bereits alle Unterordner (aber keine einzelnen Dateien) in der linken Spalte eingeblendet: Klicken Sie auf das Minuszeichen vor dem Ordnersymbol, werden in der linken Spalte alle dazugehörenden Unterordner – aber keine Dateien – mit eingeblendet. Zum Anzeigen nur des übergeordneten Ordners klicken Sie auf das Pluszeichen.

TIPP

Explorer-Symbol auf dem Desktop oder der Taskleiste Eine Verknüpfung zum Windows-Explorer können Sie sich zum schnelleren Arbeiten auch auf den Desktop oder in die Taskleiste legen. (Eine ausführliche Beschreibung des Vorgangs finden Sie auch im Abschnitt »Neue Symbole auf dem Desktop und in die Taskleiste einfügen«.)

1.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Explorer-Symbol im Kontextmenü des STARTMENÜS.

2. Ziehen Sie nun das Symbol an die gewünschte Stelle auf dem Desktop oder in der Taskleiste.

37

Kapitel 1


Ansichtsmodi im Windows-Explorer einsetzen Sie haben für die Anzeige von Ordnern und Dateien fünf verschiedene Alternativen:

1.

Klicken Sie auf den Menüpunkt ANSICHT.

Abbildung 1.40: Das Ansicht-Menü im Explorer

Als Alternative klicken Sie auf die Schaltfläche ANSICHT in der Symbolleiste.

Abbildung 1.41: Die Details-Ansicht gibt genaue Auskunft über die einzelnen Verzeichnisse und Dateien des markierten Ordners

Die ersten vier Modi in der Liste unterscheiden sich inhaltlich nur unwesentlich, testen Sie einfach selbst, wie Sie am besten zurechtkommen. Die ausführlichsten Informationen erhalten Sie über die Ansicht DETAILS: Neben dem Namen des Ordners bzw. der Datei werden die Größe, der Verzeichnistyp und das Datum der letzten Änderung angezeigt.

HINWEIS

Standard-Ordneransicht einstellen Bei jeder neuen Anzeige des EXPLORER-Fensters wechselt der Ansichtsmodus wieder automatisch auf die eingestellte Standardansicht zurück, andere Modi müssen immer über das ANSICHT-Menü angeklickt werden. Stellen Sie daher zuerst Ihre bevorzugte Ordneransicht für den Explorer ein. Klicken Sie dazu im EXPLORER-Fenster in der Menüleiste auf EXTRAS/ORDNEROPTIONEN und anschließend auf die Registerkarte ANSICHT: Mit der Schaltfläche FÜR ALLE ÜBERNEHMEN bestätigen Sie diese Ansicht als Standardeinstellung für jedes geöffnete EXPLORER-Fenster.

38


Um einige zusätzliche Arbeiten mit Hilfe des Windows-Explorers auszuführen, kann sich eine weitere Ansicht als praktisch erweisen:

1.

Klicken Sie auf die Schaltfläche ORDNER in der Symbolleiste des Explorers. Nun wird auf der linken Seite ein Aufgabenfeld eingeblendet: Klicken Sie die einzelnen Optionen an, werden die entsprechenden Befehle ausgeführt.

Abbildung 1.42: Zusätzliche Funktionalität im Explorer

TIPP

Adressleiste erleichtert den Überblick Auch Menü- und Symbolleisten können im Explorer über den Menüpunkt ANSICHT angepasst werden. Um immer zusätzliche Sicherheit zu gewinnen, in welchem Verzeichnis sich eine Datei befindet, klicken Sie unter SYMBOLLEISTEN auf ADRESSLEISTE. Wird diese eingeblendet, zeigt sie immer den kompletten Pfad der Datei an, die in der linken Spalte des EXPLORER-Fensters markiert ist.

Abbildung 1.43: Die Adressleiste gibt zusätzliche Sicherheit

Eine weitere Erläuterung der Möglichkeiten, die Sie im Windows-Explorer haben, führt an dieser Stelle zu weit vom Thema ab: Also zurück zum Konkreten!

Eigenschaften von Dateien und Ordnern anzeigen Nähere Informationen über Dateien und Ordner erhalten Sie über EIGENSCHAFTEN.

1. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü der betreffenden Datei oder des Ordners. 2. Wählen Sie EIGENSCHAFTEN. Auf der Registerkarte ALLGEMEIN finden Sie alle näheren Angaben wie die Dateigröße oder das Datum und die Uhrzeit, an dem die Datei angelegt wurde.

39

Kapitel 1


Abbildung 1.44: Das Eigenschaften-Fenster informiert Sie über genaue Details

Außerdem lassen sich noch die eingestellten Attribute SCHREIBGESCHÜTZT, ARCHIV und VERSTECKT herausfinden. Schreibgeschützt bedeutet: Die Datei kann zwar geöffnet, aber nicht überschrieben werden. Um Änderungen zu speichern, müssen Sie ihr einen neuen Namen geben. Aber Achtung! Die Datei kann trotzdem in den Papierkorb verschoben oder beim Kopieren durch eine Datei aus einem anderen Ordner mit gleichem Namen ersetzt werden. Eine versteckte Datei dagegen wird im Windows-Explorer nicht angezeigt. Diese Funktion soll Sie vor Fehlern schützen: Wenn Systemdateien nicht in der normalen Ansicht erscheinen, kann ein »ahnungsloser« Administrator sie nicht versehentlich ändern oder überschreiben. Als Sicherheit gegen unbefugte Einsicht in Ihre Dateien ist dieses Attribut daher nicht vorgesehen. Das Attribut ARCHIV steht in Zusammenhang mit Backup-Programmen und ist für das Thema Office nicht weiter interessant. Wollen Sie, dass auch versteckte Dateien im Explorer angezeigt werden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie das EXPLORER-Fenster. 2. Gehen Sie unter EXTRAS auf ORDNEROPTIONEN. 3. Im Register ANSICHT müssen Sie unter VERSTECKTE DATEIEN UND ORDNER die Optionsschaltfläche ALLE DATEIEN UND ORDNER ANZEIGEN anklicken.

40


Abbildung 1.45: Versteckte Dateien und Ordner werden angezeigt

Anlegen eines neuen Ordners Um Ihre Ablagesystematik zu bearbeiten, müssen Sie sicher immer wieder neue Ordner anlegen. Dies werden Sie üblicherweise zum einen beim Speichern der Datei innerhalb des Office-Programms erledigen. Aber auch im Windows-Explorer haben Sie dazu die Möglichkeit:

1. Gehen Sie über das Kontextmenü der START-Schaltfläche in das EXPLORER-Fenster. 2. Markieren Sie in der linken Spalte den Ordner, der ein neues Unterverzeichnis erhalten soll.

3. Klicken Sie im DATEI-Menü auf NEU. 4. Klicken Sie auf ORDNER. Nun erscheint auf der rechten Seite das neue Ordnersymbol. Auch in der Ordnerliste in der linken Spalte erscheint das Symbol NEUER ORDNER, sofern der Ansichtsmodus des übergeordneten Ordners mit einem Minussymbol gekennzeichnet ist.

5. Tippen Sie nun den Namen des neuen Ordners ein. Der blau unterlegte Schriftzug NEUER ORDNER verschwindet, es erscheint der neue Ordnername. Wenn Sie Ihre Arbeit nun fortsetzen und auf eine andere Stelle im EXPLORER-Fenster klicken, so verschwindet der schwarze Rahmen um den Namen, der Ordner ist nun fest an dieser Stelle eingefügt. Falls Ihnen an dieser Stelle noch eine andere Frage durch den Kopf geht: Dateien können Sie nicht über den Explorer anlegen, diese müssen Sie erst über die entsprechenden Programme speichern.

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Kapitel 1


Abbildung 1.46: Ein neuer Ordner wird angelegt

Löschen von Ordnern und Dateien Genauso wie Sie im Explorer neue Ordner anlegen können, müssen Sie sich zuweilen von Daten trennen – auch im Büro landet schließlich ein Teil der Unterlagen irgendwann im Altpapier …

1.

Markieren Sie durch Anklicken den Ordner oder die Datei, die gelöscht werden soll. (Zum Markieren mehrerer Dateien siehe die Ausführungen im Abschnitt »Verschieben oder Kopieren von Dateien und Ordnern«.)

2. Gehen Sie jetzt über DATEI auf den Eintrag LÖSCHEN oder drücken Sie die ®-Taste. 3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit JA.

Abbildung 1.47: Wollen Sie diesen Ordner wirklich löschen?

TIPP

Löschen mit dem Kontextmenü Egal, welche Objekte Sie in den Papierkorb verschieben wollen – ein Weg steht Ihnen in allen Situationen offen: Klicken Sie das zu löschende Objekt an, öffnen Sie das Kontextmenü und klicken Sie auf LÖSCHEN oder drücken Sie auf der Tastatur gleichzeitig die Tasten Ç+L.

42


Wenn Sie jetzt feststellen, dass Sie versehentlich doch die falschen Dokumente gelöscht haben – Windows hat den Ordner zunächst in den Papierkorb verschoben. Dort können Sie die Datei wiederherstellen – oder endgültig vom Rechner verbannen.

1.

Rufen Sie den Papierkorb über den Desktop auf. Der Papierkorb ist aufgebaut wie ein »normales« EXPLORER-Fenster: Rechts sehen Sie die Dateien und Ordner, die sich momentan im Papierkorb befinden, links die Ordnerstruktur.

2. Klicken Sie jetzt auf die ORDNER-Schaltfläche. Jetzt stehen Ihnen links die Papierkorbaufgaben direkt zur Verfügung. Wollen Sie den Papierkorb vollständig löschen, klicken Sie unter PAPIERKORBAUFGABEN auf PAPIERKORB LEEREN. Zum Löschen oder Wiederherstellen ausgewählter Einträge aus der Liste müssen Sie diese markieren. (Zum Markieren mehrerer Dateien siehe die Ausführungen im Abschnitt »Verschieben oder Kopieren von Dateien und Ordnern«.) Das Löschen erfolgt nun über DATEI/LÖSCHEN in der Menüleiste oder die ®-Taste.

Abbildung 1.48: Dateien löschen im Papierkorb

Zum Wiederherstellen klicken Sie auf AUSGEWÄHLTE ELEMENTE WIEDERHERSTELLEN oder gehen im Menü über DATEI/WIEDERHERSTELLEN. Der Befehl wird unmittelbar ausgeführt, die Einträge verschwinden aus der Liste und sind wieder an ihrem ursprünglichen Platz.

HINWEIS

Löschen/Wiederherstellen über das Kontextmenü Zum Löschen oder Wiederherstellen einzelner Dateien ist das Aufrufen des Kontextmenüs eine praktische Alternative: Hier finden sich ebenfalls die Optionen WIEDERHERSTELLEN, LÖSCHEN, AUSSCHNEIDEN. Wenn Sie die Datei ausschneiden, kann sie über die Windows-Zwischenablage an einem neuen Speicherplatz wieder eingefügt werden.

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Kapitel 1


Verschieben oder Kopieren von Dateien und Ordnern Zu den wichtigsten Vorgängen beim Verwalten von Dateien und Ordnern gehört mit Sicherheit das Verschieben von Dateien an einen anderen Speicherort bzw. das Anlegen einer zusätzlichen Kopie an anderer Stelle. Um diese Aktionen durchzuführen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

Drag&Drop (Ziehen und Ablegen mit der Maus)

1.

Öffnen Sie das EXPLORER-Fenster und suchen Sie die Datei oder den Ordner, den Sie verschieben wollen. Richten Sie den Ausschnitt in der rechten Spalte der EXPLORER-Ansicht am besten so ein, dass Sie dort das Objekt sehen. Scrollen Sie anschließend auf der linken Seite so weit, dass der Ordner erscheint, in den das Objekt verschoben werden soll.

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Datei oder den Ordner, den Sie verschieben wollen, und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle. Der Ordner, den Sie auf der linken Seite ausgewählt haben, erscheint nun markiert. Achten Sie beim Verschieben darauf, dass Sie auch den »richtigen« Ordner treffen und später Ihre Dateien nicht umständlich suchen müssen.

3. Lassen Sie die Maustaste los, und die Datei oder der Ordner wird an die neue Stelle eingefügt. Verschieben bedeutet, dass die Datei oder der Ordner an der ursprünglichen Stelle gelöscht wird. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Verschieben Sie eine Datei oder einen Ordner auf das Diskettenlaufwerk oder einen anderen Wechseldatenträger, so wird diese nur kopiert. Die Datei oder der Ordner bleibt an der ursprünglichen Speicherstelle auf der Festplatte erhalten. Wollen Sie auf der Festplatte eine Kopie einer Datei oder eines Ordners anlegen, geht der Vorgang genau so wie beim Verschieben: Nur müssen Sie dann zusätzlich beim Ziehen mit der Maus die Ÿ-Taste gedrückt halten.

HINWEIS

Markieren mehrerer Dateien Wenn Sie mehrere Dateien parallel von einer Stelle an die andere verschieben wollen, ist es sehr umständlich, wenn Sie dies einzeln nacheinander ausführen müssten. Effektiver ist es, wenn Sie die Dateien zunächst markieren und dann das ganze Paket an den neuen Speicherort einfügen.

1.

Zum Markieren mehrerer Dateien, die unmittelbar aufeinander folgen, klicken Sie zunächst eine Datei oder einen Ordner am Beginn der Reihe an.

2. Drücken Sie dann die Á-Taste und klicken Sie mit der Maus auf die letzte Datei bzw. den letzten Ordner der Reihe. Jetzt sind alle Objekte markiert.

3. Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste in die Markierung und verschieben Sie die Objekte wie gewohnt.

44


Es ist zusätzlich möglich, Objekte zu markieren, die im Explorer nicht direkt aufeinander folgend gelistet werden:

1.

Drücken Sie die Ÿ-Taste und klicken Sie mit der Maus nacheinander auf diejenigen Objekte, die sie zusammen verschieben bzw. kopieren wollen.

2. Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste in eine Markierung und verschieben Sie die Objekte wie gewohnt.

Verschieben und Kopieren über die Zwischenablage Arbeiten Sie lieber mit Tastaturbefehlen, so ist die folgende Methode für Sie interessanter:

1.

Markieren Sie durch Anklicken die Datei oder den Ordner, der verschoben werden soll.

2. Drücken Sie die Tastenkombination Ÿ+C, wenn Sie das Objekt kopieren wollen, zum Verschieben Ÿ+X.

3. Markieren Sie den Ordner, in den das Objekt kopiert bzw. verschoben werden soll. 4. Drücken Sie nun zum Einfügen die Tastenkombination Ÿ+V. Windows kopiert die Objekte in die Zwischenablage. Dieses Vorgehen ist – wenn Sie mit dem Verwenden von Tastenschlüsseln ein wenig geübt sind – sehr einfach und schnell. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Gefahr hier nicht besteht, die Datei mit der Maus aus Versehen in den falschen Ordner zu verschieben, weil man zu früh loslässt, da Sie vor dem Einfügen den Zielordner exakt markieren müssen. Das Verschieben und Kopieren können Sie übrigens auch über die Menüleiste im Explorer durchführen: Mit BEARBEITEN/KOPIEREN bzw. BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN finden Sie die entsprechenden Befehle. Sind die Datei bzw. der Ordner in die Zwischenablage kopiert, finden Sie im BEARBEITEN-Menü den Befehl EINFÜGEN, mit dem Sie diese an der neuen Position speichern können, nachdem Sie zuvor den Zielordner im Explorer markiert haben. Damit nicht genug: Windows wäre nicht Windows, könnte man diesen Vorgang nicht ebenfalls über Kontextmenü des markierten Objekts steuern: Nach dem Markieren stehen die Optionen AUSSCHNEIDEN und KOPIEREN zur Verfügung, nach dem Markieren des Zielordners und dem erneuten Aufrufen des Kontextmenüs das EINFÜGEN.

Dateien und Ordner umbenennen Manchmal kann es notwendig werden, Dateien oder Ordner umzubenennen, zum Beispiel wenn das Objekt verschoben werden soll und im Zielordner bereits eine Datei mit dem gleichen Namen existiert.

1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Datei oder des Ordners. 2. Wählen Sie den Eintrag UMBENENNEN. 3. Geben Sie nun den neuen Dateinamen ein. Wenn Ihre Anzeige die Dateierweiterung beinhaltet, müssen Sie diese wieder mit eintippen. Wenn Sie die Erweiterung vergessen, erscheint eine Warnmeldung.

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Kapitel 1


Umgekehrt dürfen Sie beim Umbenennen keine Erweiterung eingeben, wenn diese nicht bereits im Namen angegeben war. Da die Erweiterung beim Eintippen des neuen Dateinamens nicht überschrieben wird, tritt sonst der Fall ein, dass die zusätzlich eingegebene Erweiterung zwischen Dateinamen und »richtiger« Erweiterung steht. Und doppelt gemoppelt hält in diesem Fall nicht besser.

TIPP

Datei durch Anklicken umbenennen Ein wenig schneller geht das Umbenennen, wenn Sie die Datei oder den Ordner zweimal anklicken und dann den neuen Namen eintippen, sobald der Cursor blinkt. Dabei müssen Sie aber darauf achten, dass zwischen den beiden »Klicks« ein wenig mehr Zeit liegt als bei dem klassischen Doppelklick, mit dem Sie die Datei öffnen.

Dateien oder Ordner suchen Sicher wird es auch Ihnen einmal so ergehen: Sie haben ein Office-Dokument angelegt, es abgespeichert, die Windows-Sitzung beendet … und finden am nächsten Tag Ihre Datei nicht wieder. Sie ist verschwunden, so sehr Sie über das EXPLORER-Fenster auch in den Ordner starren, in dem Sie sie vermeintlich abgelegt haben. In diesem Fall kommt die Windows-Suchfunktion zum Einsatz: Sie erlaubt Ihnen, diejenigen Dateiangaben einzugeben, die Sie sicher angeben können, so dass Sie Ihre Datei (wahrscheinlich) unter der unüberschaubaren Datenmenge finden werden, die auf der Festplatte Ihres Rechners gespeichert ist. In Windows hilft Ihnen der so genannte Such-Assistent bei Ihrer Aufgabe.

1.

Klicken Sie im STARTMENÜ auf die Schaltfläche SUCHEN.

Abbildung 1.49: Der Such-Assistent wurde gerade geöffnet

46


2. Klicken Sie im linken Aufgabenfeld zunächst an, welche Art Daten Sie suchen. Windows sucht bei der anschließenden Suche automatisch nach den entsprechenden Dateien. So können Sie unter BILDER, MUSIK ODER VIDEOS die Suche nach dem entsprechenden Dateityp eingrenzen oder unter COMPUTER UND PERSONEN Ihre Outlook-Adresseinträge durchforsten. Sind Sie sicher, dass es sich bei einer gesuchten Datei um ein Office-Dokument handelt, stellt Ihnen der Eintrag DOKUMENTE die entsprechenden Eingabefelder bereit. Müssen Sie Ihre Dateisuche etwas weiter fassen, klicken Sie auf DATEIEN UND ORDNER. Zum Eingrenzen der Suche lassen sich in beiden Dialogfeldern nicht nur der Zeitpunkt der letzten Änderung und der ganze oder ein Teil des Dateinamens eingeben. Unter ERWEITERTE SUCHOPTIONEN finden Sie darüber hinaus weitere Eingabefelder, zum Beispiel für die Dateigröße, und Sie können auch Systemdateien oder versteckte Dateien ausfindig machen. Allerdings werden Sie diese für Ihre Arbeit mit Office eher selten benötigen.

3. Für die Suche eines Office-Dokuments geben Sie nun in das Dialogfeld alle Angaben ein, die Sie über Ihre Datei zuverlässig sagen können, möglichst den Dateinamen oder zumindest einen Teil davon. Windows ist bei der Suche des Dateinamens tolerant (siehe auch Abschnitt »Dateinamen vergeben«): Sie können im Prinzip jede zusammenhängende Buchstabenkombination eingeben, die Ihnen vom Dateinamen noch einfällt – ohne weitere Platzhalter oder Ähnliches. Bei der Suche wird dann jede Datei mit dieser Zeichenfolge im Namen herausgefiltert. Kennen Sie aber weitere Details des Namens, können Sie durch die Verwendung von Platzhaltern die Angaben des Datei- oder Ordnernamens präzisieren:

Abbildung 1.50: Die Suche nach einer Office-Datei

Den Platzhalter »*« setzen Sie ein, wenn Sie die folgenden Zeichen im Namen nicht mehr wissen. So sucht Windows zum Beispiel für den Eintrag »brief*« nach allen Dokumenten, deren Dateiname mit »brief« beginnt.

47

Kapitel 1


Den Platzhalter »?« fügen Sie dann in den Suchbegriff ein, wenn Sie exakt ein einzelnes Zeichen an genau derjenigen Stelle nicht mehr wissen. Das Fragezeichen kann aber auch mehrfach eingesetzt werden. »?in?« sucht also nach allen Zeichenkombinationen mit vier Zeichen, deren zweiter und dritter Buchstabe »in« enthält, beispielsweise kind, wind, aber auch nach allen semantisch nicht »sinnvollen« Dateioder Ordnernamen, die bei der Suche gefunden werden. blind oder winde allerdings scheiden als Optionen aus.

TIPP

Dateiangaben präzisieren Je genauer Sie die Eckdaten für die Suche eingeben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie unter den Suchergebnissen anschließend auch das Gewünschte vorfinden. Vielleicht geben Sie auch noch einige Details zu der gesuchten Datei an, die unter ERWEITERTE SUCHOPTIONEN VERWENDEN abgefragt werden. Und: Beziehen Sie – gerade wenn Sie nach Dateinamen suchen – auch Schreibfehler in Ihre Überlegungen mit ein!

4. Haben Sie Ihre Suchkriterien festgelegt, klicken Sie auf SUCHEN. Alle Suchergebnisse werden nun im rechten Bereich des Fensters angezeigt.

5. Haben

Sie die gesuchte Datei oder den Ordner gefunden, beenden Sie die Suche über JA, SUCHE BEENDEN. Sie wissen es bereits: Ein Dokument lässt sich auch an dieser Stelle direkt öffnen.

Abbildung 1.51: Die Optionen nach einer erfolgreichen Dateisuche

Wird die gesuchte Datei oder der Ordner noch nicht angezeigt, modifizieren Sie die Suchoptionen über DATEINAMEN ODER SCHLÜSSELWÖRTER ÄNDERN oder VERSTECKTE UND SYSTEMDATEIEN MITEINBEZIEHEN. Dies gilt auch, wenn die Windows-Suche ergebnislos war. Für Anfänger ist es sicher nicht immer ganz problemlos, die Suchkriterien so einzusetzen, dass sie anschlie-

48

Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken

ßend auch das gewünschte Ergebnis erhalten. Dies ist ein bisschen vergleichbar mit dem Einsatz von Suchmaschinen im Internet: Je mehr Übung, desto treffsicherer. Bringen Sie hier also ein wenig Geduld mit – oder informieren Sie sich in der Windows-Hilfe oder Fachliteratur über dieses Thema, das hier nur in seinen Grundzügen dargestellt werden kann.

TIPP

Dateinamen mit Leerzeichen Windows akzeptiert Leerzeichen in Dateinamen. Doch so sehr dies vielleicht dem Rechtschreibbedürfnis einiger Computernutzer entspricht – unter praktischen Gesichtspunkten ist vom Einsatz von Leerzeichen abzuraten. Denn: Bei der Dateisuche müssen Sie daran denken, den Dateinamen immer zusätzlich in Anführungszeichen zu setzen. Sonst wird dieser vom Betriebssystem nicht als zusammenhängender Ausdruck erkannt.

1.5


Um grundsätzlich die Arbeitsweise von Office-Programmen zu verstehen, sehen Sie sich nun noch an, wie sich die Bildschirmoberfläche verändern lässt, und lernen Sie die Techniken kennen, mit denen Sie als Anwender Befehle erteilen bzw. Ihre Aktionen mit dem Programm steuern können. Einigen von Ihnen mag das wie eine langweilige Wiederholung erscheinen – die Benutzerführung bei den Office-Programmen lässt Sie ohnehin vieles intuitiv richtig erfassen. Sind Sie aber Anfänger, ist es hilfreich, sich diese Optionen einmal im Zusammenhang anzusehen.

Mit Fenstern arbeiten Windows und alle Office-Programme arbeiten mit einer Fenstertechnik: Diese öffnen bzw. schließen sich, wenn Sie ein Programm starten bzw. beenden, Dateien öffnen bzw. schließen oder innerhalb eines Programms einen Befehl geben. Grundsätzliches verbindendes Element für alle Fenster sind – neben der Angabe des Namens in der Titelleiste – die drei kleinen Schaltflächen am rechten oberen Rand:

Abbildung 1.52: Die Fenster-Schaltflächen

b Minimieren

Durch Anklicken der ersten Schaltfläche wird das aktuelle Fenster ausgeblendet, die Schaltfläche in der Taskleiste ändert die Farbe und signalisiert dadurch, dass die Datei noch geöffnet ist. b Verkleinern

Wenn Sie das aktuelle Fenster, das die ganze Bildschirmgröße einnimmt, verkleinern wollen, damit andere geöffnete Fenster oder der Desktop dahinter erscheint, klicken Sie auf diese Schaltfläche in der Mitte.

49

Kapitel 1


b Schließen

Mit der Schaltfläche ganz rechts schließen Sie das aktuelle Fenster. Haben Sie Ihr Dokument in einem Office-Programm noch nicht gespeichert, werden Sie aufgefordert, die Datei noch zu speichern. Ist die Anzeige des Fensters minimiert, wechselt die Schaltfläche in der Mitte.

Abbildung 1.53: Die Schaltflächen bei verkleinerter Fenstergröße

b Maximieren

Soll ein Fenster wieder die ganze Bildschirmgröße einnehmen, klicken Sie auf diese Schaltfläche in der Mitte.

Fenstergröße anpassen Neben diesen Schaltflächen können Sie die Größe eines Fensters zusätzlich in jede Richtung stufenlos anpassen:

1.

Wollen Sie das Fenster nach oben verlängern, berühren Sie mit der Maustaste den oberen Rand des Fensters, bis ein kleiner Doppelpfeil erscheint.

2. Klicken Sie anschließend mit der Maus und ziehen Sie die obere Begrenzungslinie des Fensters mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position – nach oben zum Erweitern, nach unten zum Verkleinern.

3. Abschließend lassen Sie die Maustaste los; das Fenster ist an der entsprechenden Stelle vergrößert.

Abbildung 1.54: Erweitern eines Fensters

50


Genauso verfahren Sie mit Verschiebungen am unteren Rand bzw. nach rechts oder links. Zum Verändern der Fenstergröße in diagonaler Richtung gehen Sie vergleichbar vor:

1.

Berühren Sie mit der Maus eine Ecke des Fensters, erscheint der Doppelpfeil in diagonaler Richtung und gibt damit die Richtung an, in die das Fenster verändert wird.

Interessant ist die Möglichkeit, die Fenstergröße anzupassen, vor allem, wenn Sie gleichzeitig mit mehreren Anwendungen arbeiten und beispielsweise zwei Fenster auf dem Bildschirm gegenüberstellen wollen. Allerdings: Sind beide Dateien mit dem gleichen Programm erstellt, gibt es andere Möglichkeiten.

Bildlaufleisten bedienen Neben den Menü- und Symbolleisten sind in Office-Programmen Bildlaufleisten vor allem dann wichtig, wenn die Bildschirmgröße nicht ausreicht, um ein Dokument in seiner Gesamtgröße darzustellen.

Abbildung 1.55: Die Bildlaufleiste

Mit Bildlaufleisten können Sie sich durch das Dokument navigieren und vorwärts bzw. rückwärts blättern oder den sichtbaren Dateiausschnitt seitlich verschieben. Bildlaufleisten sind vor allem bei Word oder Excel ein wichtiges Instrument, um den Überblick über zum Teil doch sehr umfangreiche Dateien zu bewahren.

1.

Klicken Sie einmal auf den unteren Pfeil in der Bildlaufleiste, so bewegen Sie sich in Ihrem Office-Dokument nach unten. In Word- und Excel-Dokumenten bewegen Sie den Textausschnitt damit um eine Zeile weiter, in PowerPoint blättern Sie zur nächsten Folie in der Präsentation.

2. Klicken Sie einmal auf den oberen Pfeil in der Bildlaufleiste, so bewegen Sie sich in Ihrem Office-Dokument nach oben, in Richtung Dateianfang.

3. Sie scrollen innerhalb der Datei, wenn Sie mit der Maustaste auf eines der beiden Pfeilsymbole klicken und die Maustaste gedrückt halten. Der Inhalt des Dokuments läuft zügig über den Bildschirm. Das Bildlauffeld in der Mitte der Leiste zeigt Ihre aktuelle Position innerhalb des Dokuments an. Sie können es ebenfalls einsetzen, um sich innerhalb der Datei zu bewegen:

1.

Klicken Sie auf den Balken und ziehen Sie das Bildlauffeld nach oben bzw. unten. Parallel zu Ihrer Bewegung wird Ihr aktueller »Standort« innerhalb des Dokuments angezeigt. In PowerPoint werden dabei zum Beispiel Foliennummer und -titel angezeigt.

Eine weitere Navigationsmöglichkeit haben Sie durch Doppelpfeile:

Abbildung 1.56: Blättern mit den Doppelpfeilen

51

Kapitel 1

1.


Mit einem Klick auf einen dieser beiden Doppelpfeile bewegen Sie sich in Ihrem Dokument genau eine Bildschirmseite weiter in Richtung Dateianfang bzw. Dateiende. In PowerPoint ist das genau eine Folie.

Das Navigieren mit der Bildlaufleiste eignet sich besonders für umfangreiche OfficeDokumente.

HINWEIS

Im Dokument navigieren mit Tasten Neben der Bildlaufleiste können Sie sich auch mit Hilfe der Tastatur im Dokument bewegen, wenn Sie diese Methode praktischer finden: b Mit ³ oder ² bewegen Sie sich um eine Bildschirmseite

bzw. Folie nach oben oder unten. b Mit £ kommen Sie in Word und Excel zum Anfang der Zeile; in PowerPoint wird die erste Folie der Präsentation eingeblendet. b Die ¤-Taste bringt Sie zum Zeilenende in Word und Excel; in PowerPoint zur letzten Folie der Präsentation. b Mit Ÿ+£ oder Ÿ+¤ bewegen Sie sich an den Anfang bzw. das Ende der Datei.

Menüleisten nutzen Einen vollständigen Überblick über die Möglichkeiten des Programms erhalten Sie über die Menüleiste – sie ist in allen Office-Programmen vergleichbar gegliedert. Die einzelnen Menüs geben den verschiedenen Programmfunktionen eine inhaltliche Struktur. Wenn Sie die »Bedeutung« der einzelnen Menüs kennen, fällt es Ihnen leichter, nach einer bestimmten Funktion zu suchen. Sind Sie mit den einzelnen Befehlen in Ihrem Office-Programm einmal vertraut, werden Sie sicher viel mit Symbolleisten (oder Tastaturbefehlen) arbeiten. Hier sind die Wege einfach kürzer, als umständlich über eine Reihe von Menüs und Untermenüs zu gehen. Aber Sie werden immer wieder feststellen, dass die Schaltflächen auf der Symbolleiste nur die üblichsten Befehle für die Arbeit zur Verfügung stellen – es handelt sich bei den Symbolleisten also um einen zusätzlichen Komfort, um häufige Befehle schnell auszuführen. Zum Beispiel umfasst die Symbolleiste FORMAT in Word nur die gängigsten Befehle, das komplette Dialogfeld ZEICHEN dagegen umfasst drei Registerkarten. DATEI

Hier finden Sie alle Funktionen, die das »Verwalten« der Datei betreffen. Neben den Befehlen für das Neuanlegen einer Datei, dem Speichern und Drucken kann das Programm beendet werden.

BEARBEITEN

Unter dem Menü BEARBEITEN finden Sie alle Optionen, mit denen Sie das Dokument weiter verändern können. Eingaben lassen sich rückgängig machen, löschen oder an eine andere Stelle verschieben. Ein wichtiger Punkt ist zudem die Office-Zwischenablage: Die Schlüsselbegriffe lauten hier: Kopieren, Ausschneiden, Einfügen.

Tabelle 1.2: Übersicht über die Menüfunktionen

52


ANSICHT

An dieser Stelle im Menü stellen Sie ein, auf welche Art und Weise das Office-Dokument auf dem Bildschirm dargestellt wird (was wiederum davon abhängt, welche Aufgabe Sie gerade erledigen wollen bzw. in welchem Programm Sie sich gerade befinden). In allen vier Programmen erhalten Sie unter dem Menüpunkt SYMBOLLEISTEN einen Überblick über die jeweils zur Verfügung stehenden Symbolleisten.

EINFÜGEN

Alle Befehle im Menü EINFÜGEN lassen Sie zusätzliche Eingaben machen, die über eine »normale« Text- oder Zahleneingabe auf der Tastatur hinausgehen. Bei Word sind dies insbesondere Seitenumbrüche, Querverweise oder Zahlen, bei Excel Zellen, Zeilen, Spalten oder ein neues Tabellenblatt, in PowerPoint eine neue Folie. Allen drei Programmen ist gemeinsam, dass grafische Elemente wie Diagramme oder Bilder über dieses Menü in die Datei eingefügt werden können. In Outlook existiert dieses Menü nicht.

FORMAT

Das Menü FORMAT stellt die Instrumentarien bereit, um das OfficeDokument formal zu gestalten. So bestimmen Sie an dieser Stelle beispielsweise die Schriftart, die Schriftgröße, die Spalten oder Zeilenbreite oder auch eine Formatvorlage, Sie entscheiden sich für ein Foliendesign. In Outlook existiert dieses Menü nicht.

WECHSELN ZU

In Outlook haben Sie unter diesem Eintrag die Möglichkeit, zu den jeweiligen Funktionen des Programms zu wechseln. Dieses Menü finden Sie nur in Outlook.

EXTRAS

Im Menü EXTRAS sind weitere Funktionen zusammengefasst, die über die unmittelbare inhaltliche und formale Gestaltung der Dokumente hinausgehen. Neben der Rechtschreib- und Grammatikprüfung finden Sie hier alle Optionen für die Zusammenarbeit mit Kollegen. Wichtig ist zudem der Menüpunkt OPTIONEN, unter dem Sie in allen vier Programmen umfassende Einstellungen zu vielen Funktionen festlegen können. Im Menüpunkt ANPASSEN schließlich finden Sie die Möglichkeit, die Anzeige der Symbolleisten einzustellen.

Tabelle 1.2: Übersicht über die Menüfunktionen (Forts.)

53

Kapitel 1


TABELLE (Word) DATEN (Excel) AKTIONEN (Outlook) BILDSCHIRMPRÄSENTATION

(PowerPoint)

An dieser Stelle in der Menüleiste stehen jeweils zusätzliche Funktionen der einzelnen Office-Programme, mit denen Sie die angelegten Daten weiter bearbeiten oder einsetzen können. Word: Im Menü TABELLE finden Sie die Befehle zum Anlegen und Bearbeiten einer Word-Tabelle sowie alle Sortierfunktionen. Excel: Im Menü DATEN können Sie weitere Funktionen auswählen, so zum Beispiel einen Filter anlegen, Teilergebnisse ausweisen oder die Daten sortieren. Outlook: Je nach eingestelltem Aufgabenfeld finden Sie unter AKTIONEN die entsprechenden Optionen, die Sie für die bereits angelegten Daten in diesem Programmbereich ausführen können. PowerPoint: Alle notwendigen Funktionen, um eine Bildschirmpräsentation einzurichten und vorzuführen, finden Sie unter BILDSCHIRMPRÄSENTATION.

FENSTER

Im Menü FENSTER sind die Befehle zusammengefasst, mit denen Sie beispielsweise das Anwendungsfenster teilen und dann parallel dazu mit einem zweiten Dokument arbeiten können. In Outlook ist diese Funktion nicht vorhanden.

?

Neben allen Hilfefunktionen steht an dieser Stelle noch die Reparaturfunktion zur Verfügung. Gleichzeitig können Sie hier unter PRODUKT AKTIVIEREN die Aktivierungsfunktion für das Programm aufrufen bzw. unter INFO nachsehen, auf welchen Namen das OfficePaket lizenziert wurde, oder Systeminformationen einholen.

Tabelle 1.2: Übersicht über die Menüfunktionen (Forts.)

Im Großen und Ganzen sind alle Programmfunktionen über die Auswahl in der Menüleiste zugänglich. Wichtig ist die Menüleiste für Sie auch, wenn Sie gerne mit Tastenabkürzungen arbeiten. Die einzelnen Menüs steuern Sie an, indem Sie die Ç-Taste gleichzeitig mit dem Buchstaben drücken, der bei dem entsprechenden Menüeintrag unterstrichen ist, also Ç+D für das Menü DATEI, Ç+B für BEARBEITEN usw. Ist ein Untermenü mit Auslassungspunkten gekennzeichnet, so liegt ein Dialogfeld dahinter, über das Sie weitere Einstellungen vornehmen können, der Befehl wird hier also nicht unmittelbar ausgeführt.

Abbildung 1.57: Auszug aus dem Menü Bearbeiten von Excel – mit der Anzeige der Tastenkombinationen und der entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste

54


Menüanzeige festlegen Sie können Menüs entweder vollständig anzeigen oder sich auf die Anzeige der am häufigsten benötigten Menüpunkte beschränken – je nachdem, welche Bildschirmausschnitte Sie bei aufgeklapptem Menü sehen möchten. In einem Office-Programm gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie im Menü EXTRAS auf ANPASSEN. 2. Wählen Sie OPTIONEN. 3. Wenn Sie immer das komplette Menü sehen wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN. Diese Einstellung wird immer für alle Office-Programme gemeinsam in den Benutzereinstellungen gespeichert. Ändern Sie also beispielsweise in Word die Option auf vollständige Anzeige, so gilt diese Einstellung gleichzeitig für die anderen drei Programme des Standardpakets. Sollen nur die grundlegenden Befehle angezeigt werden, muss das Kontrollkästchen vor diesem Eintrag leer bleiben. Sie haben aber in diesem Fall dennoch die Möglichkeit, das vollständige Menü einzublenden: Klicken Sie dazu auf den kleinen Doppelpfeil, die Schaltfläche ERWEITERN, am unteren Ende der Liste. Daraufhin wird das komplette Menü angezeigt. Unter EXTRAS/ANPASSEN/OPTIONEN können Sie sich noch für eine zusätzliche Variante entscheiden: Wenn Sie das Kontrollkästchen vor NACH KURZER VERZÖGERUNG VOLLSTÄNDIGE MENÜS ANZEIGEN durch Anklicken aktivieren, sehen Sie das vollständige Menü kurze Zeit nachdem Sie es geöffnet haben. Neben der Wahl, wie umfangreich die Menüs angezeigt werden sollen, können Sie zudem die Menüleiste frei am oberen, unteren, rechten oder linken Rand des Fensters oder als eigene Symbolleiste platzieren. Die Anzeige passt sich dabei automatisch an eine waagrechte bzw. horizontale Darstellung an:

1.

Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die gepunktete Linie am Anfang der Menüleiste, bis ein kleiner Vierfachpfeil erscheint.

2. Ziehen Sie nun mit gedrückter Maustaste die Menüleiste an die gewünschte Position. 3. Die Menüleiste wird dort platziert, wo Sie die Maustaste wieder loslassen.

Abbildung 1.58: Die Menüleiste in Word ist frei auf dem Bildschirm platziert

55

Kapitel 1


Neben der Möglichkeit, die Menüleiste variabel auf der Bildschirmoberfläche zu platzieren, können Sie sie auch beispielsweise unter die Symbolleiste ziehen. Dieses Vorgehen bietet sich vor allem dann an, wenn Sie viele Befehle über die Menüleiste aufrufen.

Symbolleisten anpassen Die zweite Alternative bei Office-Programmen, Befehle zu steuern, sind die Schaltflächen, die Sie auf den einzelnen Symbolleisten sehen. Hier ist das Office-System wieder ausgesprochen variabel, das Aussehen ganz nach Ihren Wünschen anzupassen. Zunächst: Die einzelnen Symbolleisten – ihre Namen leiten sich von ihrem Inhalt bzw. dem entsprechenden Menübegriff ab – sind gekennzeichnet von Schaltflächen, über die die wichtigsten Befehle unmittelbar ausgeführt bzw. Dialogfelder direkt eingeblendet werden können. Einige Funktionen von Office-Programmen sind nur über eine Symbolleiste anzuwählen: so z.B. die Symbolleiste ZEICHNEN.

Symbolleisten einfügen Eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Symbolleisten in den Office-Programmen erhalten Sie über das Kontextmenü:

1.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste des geöffneten Programms. In dem eingeblendeten Listenfeld sehen Sie diejenigen Symbolleisten mit einem Häkchen versehen, die im Augenblick auf der Bildschirmoberfläche angezeigt werden (vgl. Abbildung 1.59). In der Standardeinstellung sind üblicherweise die Leisten STANDARD und FORMAT eingeblendet. Zu viele Leisten sollten Sie hier nicht auswählen, damit Ihre Arbeitsoberfläche für Ihre Eingaben noch übersichtlich genug bleibt.

Abbildung 1.59: Überblick über die Symbolleisten in PowerPoint

56


2. Um bei Bedarf weitere Symbolleisten einzublenden, klicken Sie den entsprechenden Eintrag an, so dass er jetzt mit einem Häkchen versehen ist. Sie sehen die Leiste sofort auf der Bildschirmoberfläche eingeblendet.

3. Um angezeigte Symbolleisten auszublenden, klicken Sie den entsprechenden Eintrag an, so dass das Häkchen gelöscht ist. Die Leiste ist sofort von der Bildschirmoberfläche verschwunden. Mit dieser Methode können Sie die Symbolleisten sehr schnell an Ihre Ansprüche anpassen. Da die Liste aber sofort nach dem Anklicken eines Eintrags wieder auf die Bildschirmoberfläche zurückkehrt, ist es für umfangreichere Änderungen besser, einen alternativen Weg einzuschlagen:

1.

Klicken Sie im Fenster ANPASSEN gleich nach dem Einblenden der Liste auf ANPASSEN.

2. Klicken Sie nun unter der Registerkarte SYMBOLLEISTEN der Reihe nach diejenigen Kontrollkästchen an, bei denen Sie die nebenstehenden Symbolleisten ein- bzw. ausblenden wollen. Das Programm führt die Änderungen auf der Bildschirmoberfläche sofort aus, allerdings ohne das Fenster sofort zu schließen. Sind Sie mit einer Einstellung nicht einverstanden, klicken Sie das entsprechende Feld einfach noch einmal an.

3. Mit SCHLIESSEN kehren Sie zur Bildschirmoberfläche zurück. Das ist aber noch nicht alles, was Office Ihnen an Wahlmöglichkeiten zur Verfügung stellt. Welche Schaltflächen Sie im Einzelnen auf Ihren Symbolleisten benötigen, können Sie ebenfalls individuell bestimmen:

1. Klicken Sie im Fenster ANPASSEN auf den Kartenreiter BEFEHLE. 2. Klicken Sie unter KATEGORIEN eine der eingeblendeten Symbolleisten an. Sie sehen jetzt alle Schaltflächen, die zur Verfügung stehen.

3. Klicken Sie unter BEFEHLE auf die Schaltfläche, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste auf eine Symbolleiste. Damit Sie eine einzelne Schaltfläche anzeigen können, muss die dazugehörende Symbolleiste nicht auf der Bildschirmoberfläche eingeblendet sein. Es genügt, wenn Sie die Schaltfläche einfach an die gewünschte Stelle in der Symbolleiste ziehen. Dieses Vorgehen ist eine gute Methode, um häufig benötigte Schaltflächen direkt anzuzeigen – und um zu verhindern, dass die Symbolleiste durch selten benötigte Befehle zu unübersichtlich wird.

57

Kapitel 1


Abbildung 1.60: Einzelne Schaltflächen einfügen

Auch wenn diese Einstellungen zu Beginn Ihrer Arbeit mit Office für Sie etwas ausführlich dargestellt sein mögen: Unterschätzen Sie nicht, dass es auf Dauer sehr angenehm sein kann, die Arbeitsoberfläche Schritt für Schritt an die eigene Arbeitsweise oder ein aktuelles Projekt anzupassen. Jetzt fehlt bei der Besprechung der Symbolleisten nur noch eine Kleinigkeit: Auf der Registerkarte OPTIONEN im Fenster ANPASSEN ist die Standardeinstellung für die Programme STANDARD- UND FORMATSYMBOLLEISTE IN ZWEI ZEILEN ANZEIGEN aktiviert. Kommen Sie mit einer einzeiligen Anzeige aus, müssen Sie die Funktion deaktivieren. Und: Immer wenn Sie der Schaltfläche ZURÜCKSETZEN begegnen, löschen Sie Ihre persönlichen Einstellungen und kehren zur Office-Standardleiste zurück.

Symbolleisten platzieren

1.

Klicken Sie – genauso wie beim Verschieben der Menüleisten – auf die gepunktete Linie am Beginn der Symbolleiste.

2. Verschieben Sie die Leiste mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. 3. Lassen Sie die Maustaste los und die Leiste wird platziert – entweder an den Bildschirmrändern oder als eigenständiges Fenster. Möchten Sie die Position des Fensters SYMBOLLEISTEN weiter anpassen, klicken Sie auf die Titelleiste, bis ein kleiner Vierfachpfeil erscheint. Jetzt können Sie die Symbolleiste wieder an eine neue Stelle ziehen. Wenn Sie mit der Maus die Umrandung einer frei platzierten Symbolleiste berühren, können Sie das Fenster in die Länge bzw. die Breite ziehen und so das Erscheinungsbild an die Erfordernisse Ihrer Oberfläche anpassen.

58


Mit dem Aufgabenbereich arbeiten Neben Menü- und Symbolleisten stellen ab der Version Office 2002 (XP) die neu eingerichteten Aufgabenbereiche eine erweiterte Funktionalität bei Word, Excel und PowerPoint zur Verfügung. Aufgabenbereiche werden immer bei bestimmten Aktionen am rechten Bildschirmrand eingeblendet und versammeln – inhaltlich aufeinander abgestimmt – eine Reihe von Funktionen, die direkt ausgeführt werden können. Vorteil des Aufgabenbereiches: Sie erfassen auf einen Blick Ihren Arbeitszusammenhang und sehen die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen.

1.

Um mit dem Aufgabenbereich zu arbeiten, klicken Sie im Menü Extras/Anpassen oder unter Ansicht/Symbolleisten auf Aufgabenbereich, so dass die Option mit einem Häkchen vor dem Eintrag aktiviert ist.

2. Einen Überblick über die einzelnen Aufgabenbereiche des Programms erhalten Sie, wenn Sie in der Titelleiste auf den Pfeil in der rechten Ecke klicken (vgl. Abbildung 1.61).

3. Den Aufgabenbereich blenden Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN wieder aus. Damit gewinnen Sie unter Umständen wieder mehr Übersicht über Ihr aktuelles Dokument.

4. Sie können den Aufgabenbereich unter ANSICHT/AUFGABENBEREICH manuell wieder einblenden.

5. Die

Position des Aufgabenbereiches auf der Bildschirmoberfläche ändern Sie wie gewohnt.

Abbildung 1.61: Übersicht über die Excel-Aufgabenbereiche

59

Kapitel 1


Kontextmenüs aufrufen Neben einer Reihe von verschiedenen Fenstern steht in allen Windows XP-Programmen ein so genanntes Kontextmenü zur Verfügung, das situationsbezogen die wesentlichen Funktionen zusammenfasst. Aufrufen können Sie das Kontextmenü immer mit der rechten Maustaste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich des Bildschirms bzw. auf die Anzeige, für die Sie das Kontextmenü öffnen wollen. Egal ob das nun ein Eintrag im STARTMENÜ ist, eine Überschrift in einem Word-Text, eine Zahl in Excel oder ein Folieneintrag in PowerPoint: Immer rufen Sie mit dieser Aktion ein Menü auf, dessen Einträge speziell auf die aktuelle Situation abgestimmt wurden. Wenn Sie also produktiv mit den Windows XP-Programmen arbeiten wollen, beziehen Sie den Aufruf von Kontextmenüs aktiv in Ihre Abläufe mit ein.

Dialogfelder ausfüllen Dialogfelder tauchen in Programmen immer dann auf, wenn Sie einen Befehl oder Menüpunkt aufgerufen haben, bei denen verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten zugelassen werden. Umfangreiche Dialogfelder sind zusätzlich in einzelne Abschnitte gegliedert oder umfassen mehrere »Seiten«. Die Dialogbox erscheint immer mit ihrem Namen in der Titelleiste. Wichtigstes Instrument, um Angaben in der Dialogbox zu machen, ist die Maus.

Abbildung 1.62: Das Dialogfeld Drucken

TIPP

Position des Dialogfelds verschieben Im Gegensatz zu »normalen« Windows-Fenstern können Sie die Größe der meisten Dialogfelder nicht verändern. Aber sollte Sie das Erscheinen des Dialogfelds Ihren freien Blick auf das Office-Dokument behindern, können Sie es frei auf dem Bildschirm an eine andere Position verschieben. Office »merkt« sich diese benutzerdefinierte Einstellung: Rufen Sie das Dialogfeld später wieder auf, erscheint es an der Stelle, an die Sie es zuvor verschoben hatten.

60


Es gibt eine Reihe von Optionen, wie Sie die nötigen Angaben in Dialogfeldern machen:

Registerkarten Zuweilen sind die Einstellungen, die Sie in einem Dialogfeld treffen müssen, äußerst umfangreich. Um dies benutzerfreundlich und übersichtlich zu gestalten, werden diese auf mehrere »Seiten« verteilt: Diese werden Registerkarten genannt. Die einzelnen Kartenreiter sind oben betitelt, so dass Sie den Überblick behalten. Klicken Sie den jeweiligen Kartenreiter an, so wird die zugehörige Karte eingeblendet. Ein ausführliches System von Registerkarten wird Ihnen vor allem bei den vielfältigen Formatierungseinstellungen begegnen oder bei den umfangreichen Programmeinstellungen.

Einfache Schaltfläche Dieser Begriff ist schon öfter aufgetaucht: Schaltflächen sind einfache Schalter, mit denen man durch Anklicken mit der linken Maustaste eine Aktion des Programms auslösen kann. Die Aktion wird meist auf der Schaltfläche genau genannt.

Abbildung 1.63: Wählen Sie unter den angebotenen Optionen, bevor Sie das Programm schließen

Kontrollkästchen Eine weitere Darstellungsmöglichkeit von unterschiedlichen Optionen sind Kontrollkästchen: Zum Bestätigen der jeweiligen Option klicken Sie auf das entsprechende Kästchen, so dass ein Häkchen erscheint. Wichtig ist dabei zu wissen, dass Kontrollkästchen grundsätzlich unabhängig voneinander aktiviert bzw. deaktiviert werden können.

Abbildung 1.64: Unter Extras/Optionen gibt es eine Reihe von Wahlmöglichkeiten

61

Kapitel 1


Optionsschaltflächen Bei Optionsschaltflächen können Sie sich durch Anklicken für eine der angegebenen Möglichkeiten entscheiden: Eine Mehrfachauswahl allerdings ist ausgeschlossen. Sehen Sie dazu das Beispiel in Abbildung 1.62.

Eingabefelder Mehr als nur einen Mausklick erfordert die Bearbeitung eines Eingabefelds: Hier werden Sie direkt nach einer bestimmten Information gefragt. Ein einfaches Feld, in dem Sie beispielsweise die Seiten angeben können, die Sie ausdrucken möchten, sehen Sie ebenfalls in Abbildung 1.62.

Eingabe mit Listenfeld Weitaus üblicher sind allerdings die Eingabefelder, bei denen Sie einen Pfeil auf der rechten Seite sehen: Klicken Sie diesen Pfeil an, öffnet sich ein Listenfeld, aus dem Sie die passende Option durch Anklicken auswählen. Bei umfangreichen Listenfeldern können Sie zusätzlich mit der Bildlaufleiste durch die Liste scrollen, bis Sie den passenden Eintrag gefunden haben. Oft ist in einem Listenfeld aber auch eine direkte manuelle Eingabe möglich.

Abbildung 1.65: Eingabe über Listenfelder unter Format/Zeichen in Word (Ausschnitt)

Smarttags einsetzen Eine weitere Funktionalität, die in Windows XP-Programmen mit Ausnahme von Outlook installiert ist, sind ab der Version 2002 die so genannten Smarttags. Diese intelligenten Schaltflächen tauchen in Windows XP-Programmen immer in einigen ausgewählten Bearbeitungssituationen auf und stellen eine situationsabhängige Funktionalität zur Verfügung – in der Regel, wenn Sie Elemente in Ihr Dokument eingefügt haben oder vom Programm AutoKorrektur-Optionen ausgeführt wurden.

Abbildung 1.66: Word hat einen Rechtschreibfehler automatisch korrigiert – der Smarttag zeigt diese Änderung an

62


Wenn sich Smarttags nach einer Eingabe bemerkbar machen, behandeln Sie sie wie eine normale Schaltfläche: Anklicken und dann unter den angebotenen Optionen auswählen. Wenn Sie sicher sind, dass die erfolgte Änderung korrekt ist, arbeiten Sie einfach weiter, ohne auf die »Meldung« zu reagieren. Sie können Smarttags ein- oder ausblenden. Je nach Programm gehen Sie dazu unterschiedlich vor.

Word

1. Gehen Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN. 2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte ALLGEMEIN

das Kontrollkästchen SMARTTAGS

unter ANZEIGEN.

Excel

1. Gehen Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN. 2. Auf der Registerkarte BEARBEITEN aktivieren

Sie die Kontrollkästchen OPTIONENSCHALTFLÄCHE BEIM EINFÜGEN KOPIERTER DATEN ANZEIGEN und OPTIONEN-SCHALTFLÄCHE BEIM EINFÜGEN VON ZELLEN UND OBJEKTEN ANZEIGEN. Auf diese Weise sehen Sie gleich, bei welchen Aktionen in Excel Smarttags auf dem Bildschirm auftauchen.

Abbildung 1.67: Die Kontrollkästchen für die Smarttags in Excel

PowerPoint

1. Gehen Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN. 2. Auf der Registerkarte BEARBEITEN aktivieren SCHALTFLÄCHE FÜR

Sie das Kontrollkästchen OPTIONS-

»EINFÜGEN« ANZEIGEN.

Endlich! Sie haben das Ende dieses Grundlagenkapitels erreicht und sind gerüstet für den Rest des Buches. Im nächsten Abschnitt steigen Sie in die Arbeit mit konkreten Beispielen ein.

63

Der Kapitelinhalt im Überblick: Word-Dokumente speichern und öffnen Text eingeben und bearbeiten Dokumentabschnitte markieren Rechtschreibung überprüfen Schriften auswählen Textabschnitte hervorheben Nummerierungen und Aufzählungen einfügen

2 Ein Protokoll verfassen

Was erwartet Sie in diesem Kapitel? Zuerst lernen Sie alle Schritte, um einen Text korrekt einzugeben und zu korrigieren. In einem zweiten Durchgang wird die optische Gestaltung des inhaltlich überarbeiteten Dokuments in den Mittelpunkt gerückt. Wenn Sie selbst einen Text schreiben, werden diese beiden Arbeitsschritte in der Praxis sicher ineinander übergehen – für die Darstellung in einem Buch ist diese Trennung jedoch unerlässlich. Die Reihenfolge der Darstellung in diesem Kapitel orientiert sich daran, welche Aspekte im Verlauf der Arbeit mit dem Text in den Mittelpunkt rücken. Beim Durcharbeiten dieses Kapitels erlernen Sie nicht nur die wichtigsten Grundlagen von Word – viele Arbeitstechniken werden Ihnen bei der Arbeit mit den anderen Office-Programmen wieder begegnen.

Kapitel 2

Ein Protokoll verfassen

Die Textverarbeitung Microsoft Word 2003 ist ein unerlässliches Instrumentarium zum Erstellen von Texten aller Art, »Dokumenten« in der Terminologie des Programms. Dabei stellt Word eine Vielfalt an Werkzeugen zur Verfügung, mit denen Sie Text nicht nur komfortabel erfassen, sondern auch optisch gestalten können. Vor allem formal anspruchsvolle Texte können Sie daher zunächst in aller Ruhe inhaltlich korrekt formulieren, bevor Sie beginnen, sich über das endgültige Aussehen Gedanken zu machen. Das Projekt für dieses Kapitel lautet: Ein Protokoll verfassen – und steht stellvertretend für alle längeren Texte, die Sie im Beruf schreiben müssen.

2.1

Programmstart

Im Einleitungsteil haben Sie das Grundlegende einer Office-Arbeitsoberfläche kennen gelernt. So wird Ihnen vieles vertraut sein, was Sie nach dem Programmstart auf dem Bildschirm sehen:

1.

Öffnen Sie Word über START/ALLE PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/MICROSOFT WORD 2003 oder über das WORD-Programmsymbol auf dem Desktop oder der Taskleiste. Sie sehen nun den Word-Startbildschirm. Der Cursor blinkt im Arbeitsbereich, in dem Sie mit der Texteingabe beginnen können.

Abbildung 2.1: Der Standardbildschirm von Word

66

Programmstart

Darüber hinaus enthält die Arbeitsoberfläche in der Standardeinstellung noch folgende Elemente:

1

Titelleiste: In der Titelleiste des Word-Fensters steht der Name des geöffneten Dokuments. Nach dem Programmstart erscheint Dokument1 – wie in Abbildung 2.1 dargestellt. Je nachdem, wie viele Dokumente Sie in dieser Programmsitzung angelegt haben, erscheinen im Titel die Namen Dokument2, Dokument3 usw. Wenn Sie die geöffnete Datei bereits gespeichert haben, steht der Dateiname an dieser Stelle.

2

Menüleiste: Hier sehen Sie die neun Befehlskategorien und das Eingabefeld für die Direkthilfe.

3

Symbolleisten: In der Word-Standardeinstellung werden die STANDARD- und die FORMAT-Symbolleiste angezeigt – in Abbildung 2.1 werden sie zweizeilig und komplett mit allen Schaltflächen dargestellt. Auf der STANDARD-Symbolleiste finden Sie Schaltflächen für die wichtigsten Programmbefehle, über die FORMAT-Symbolleiste lassen sich die häufigsten Formatierungen steuern.

HINWEIS

QuickInfo für Schaltflächen In der Standardeinstellung blendet Word den Namen einer Schaltfläche ein, sobald Sie diese mit dem Mauszeiger berühren. Diese Funktion ist, vor allem wenn Sie mit Office-Programmen noch nicht so vertraut sind, eine große Hilfe. Sollten Sie diese Einblendungen stören: Deaktivieren Sie unter EXTRAS/ANPASSEN auf der Registerkarte OPTIONEN das Kontrollkästchen QUICKINFO AUF SYMBOLLEISTEN ANZEIGEN.

4

Horizontales und vertikales Lineal: Das Lineal ist ein wichtiges Hilfsmittel für das Seitenlayout eines Word-Dokuments. Damit können beispielsweise Randeinstellungen, Einzüge oder auch Tabstopps festgelegt werden.

5

Aufgabenbereich: Über die Aufgabenbereiche steuern Sie einzelne Programmfunktionen.

6

Vertikale und horizontale Bildlaufleisten: Mit einem Mausklick auf die Pfeile der Bildlaufleisten blättern Sie sich schnell durch das Word-Dokument.

7

Anzeige des Ansichtsmodus: Welchen Ansichtsmodus Sie eingestellt haben, erkennen Sie an der markierten Schaltfläche. Zum Wechseln der Darstellung klicken Sie auf die betreffende Schaltfläche.

67

Kapitel 2

8


Statusleiste: In der Statusleiste sehen Sie einige Informationen über das aktuelle Dokument, zum Beispiel die Anzahl der Seiten und Abschnitte, die aktuelle Seite oder die Spracheinstellung des Wörterbuches.

In den folgenden Abschnitten wird – wenn nicht ausdrücklich vermerkt – mit diesem Standardbildschirm gearbeitet. Ausführliche Erläuterungen zum individuellen Anpassen Ihrer Arbeitsoberfläche finden Sie in Kapitel 1, Abschnitt »Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken«.

2.2

Neues Dokument anlegen und speichern

Wurde Word gerade gestartet, können Sie Dokument1 unmittelbar einsetzen. Der Cursor blinkt an Anfang des Eingabebereiches und ist für das Eintippen des Protokolltextes bereit. Haben Sie bereits mit Word gearbeitet, müssen Sie für das Protokoll ein neues Dokument anlegen:

1.

Um ein neues Dokument anzulegen, klicken Sie in der STANDARD-Symbolleiste auf die Schaltfläche NEUES LEERES DOKUMENT. Dies ist der schnellste Weg.

Abbildung 2.2: Die Schaltfläche Neues leeres Dokument

Die Alternative: Klicken Sie im Menü DATEI auf NEU und wählen Sie aus dem Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT den Eintrag Leeres Dokument.

Abbildung 2.3: Ein neues Dokument über den Aufgabenbereich anlegen

Jetzt wird ein neues Word-Dokument angelegt und Sie können mit der Texteingabe beginnen. Gehen Sie auf Nummer sicher – und legen Sie für Ihr Protokoll erst einmal einen Dateinamen fest, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Sonst laufen Sie Gefahr, dass der eingegebene Text unter Umständen verloren geht, weil Sie das Speichern vernachlässigt haben.

68

Neues Dokument anlegen und speichern

1.

Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN oder gehen Sie im Menü DATEI auf SPEICHERN UNTER. Es öffnet sich das Dialogfeld SPEICHERN UNTER. Im Großen und Ganzen ist dieses Fenster ähnlich aufgebaut wie der Windows-Explorer, den Sie bereits in Kapitel 1 kennen gelernt haben.

2. Geben

Sie nun unter SPEICHERN geschrieben werden soll.

IN:

den Ordner an, in den das Word-Dokument

Abbildung 2.4: Der Standardspeicherort für Dokumente ist der Ordner Eigene Dateien

In der Standardeinstellung wird der Ordner Eigene Dateien vorgeschlagen. Diese Einstellung sollten Sie übernehmen. Um die Übersicht über Ihre zahlreichen gespeicherten Texte zu behalten, empfiehlt es sich, dass Sie auf dieser Ebene noch keine Word-Dokumente ablegen. Legen Sie nun im Ordner Eigene Dateien einen neuen Unterordner für Ihren Text an. Damit sorgen Sie für eine übersichtliche Struktur Ihres Ablagesystems.

3. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche NEUEN ORDNER ERSTELLEN.

Abbildung 2.5: Einen neuen Ordner für die Beispieltexte aus diesem Buch anlegen

TIPP

Einfache Ordnerstruktur anlegen Das Betriebssystem ermöglicht, dass Sie zu jedem Ordner beliebig viele Unterordner anlegen: Sie können somit Ihre Ordnerhierarchie auf mehrere Gliederungsebenen ausdehnen. Aber auch hier gilt die Empfehlung, das Dateisystem nicht zu kompliziert zu gestalten und sich auf zwei oder drei Ebenen zu beschränken. Denn wenn Sie einen bestimmten Text später wieder finden wollen, sollten die Wege dahin nicht zu verschlungen sein. Näheres zur Ordnerstruktur von Windows in Kapitel 1, Abschnitt »Datei- und Ordnerstruktur von Windows«.

4. Geben Sie in das Textfeld des Fensters NEUER ORDNER den Namen des neuen Unterordners ein: Beispieltexte. Klicken Sie auf OK. Nun sehen Sie den Namen des neuen Ordners im Fenster unter SPEICHERN IN: eingetragen. Möchten Sie Ihr Dokument in einem bereits vorhandenen Ordner ablegen, klicken Sie den betreffenden Ordner an. Dieser wird dann ebenfalls geöffnet.

5. Tippen Sie in das Eingabefeld unter DATEINAME den neuen Namen ein: Protokoll.

69

Kapitel 2


Abbildung 2.6: Das Protokoll wird im Ordner Beispieltexte abgespeichert

Die Regeln für die Vergabe eines Dateinamens schlagen Sie in Kapitel 1, Abschnitt »Dateinamen vergeben« nach. In der Standardeinstellung ist als DATEITYP bereits Word-Dokument vorgeschlagen. Nur wenn Sie Ihren Text in einem anderen Dateiformat speichern wollen, müssen Sie hier einen Alternativvorschlag aus dem Listenfeld wählen. Dort sind alle Dateitypen verzeichnet, die Word generieren kann.

6. Klicken Sie abschließend zum Speichern des Word-Dokuments auf die Schaltfläche SPEICHERN, wenn Sie den Dateinamen und den Dateityp festgelegt und sich vergewissert haben, dass Sie sich im richtigen Ordner befinden.

Abbildung 2.7: Das Dokument schließen

HINWEIS

Zwischenspeichern nach jedem wichtigen Arbeitsschritt Ist das Dokument angelegt, sollten Sie bei Ihrer Arbeit das regelmäßige Zwischenspeichern nicht vernachlässigen. Am schnellsten erreichen Sie dies über die Schaltfläche SPEICHERN oder über die Tastenkombination Ÿ+S.

Nun ist das Dokument erst einmal angelegt. Word schließt das Dialogfeld SPEICHERN In der Titelzeile des Word-Fensters sehen Sie nun den Namen: Protokoll – Microsoft Word. Schließen Sie jetzt zur Übung das Programm über die SCHLIESSEN-Schaltfläche in der Symbolleiste oder über das Menü DATEI/SCHLIESSEN. UNTER.

70

Word-Dokument öffnen

2.3

Word-Dokument öffnen

Das große Plus einer Textverarbeitung ist, dass Sie auf bereits erstellte Dokumente immer wieder zurückgreifen und diese dann je nach Bedarf bearbeiten oder aktualisieren können. Dazu öffnen Sie die betreffende Datei – im vorliegenden Beispiel die Datei Protokoll. Dafür stehen Ihnen einige Möglichkeiten offen. Welchen Weg Sie wählen, hängt zum einen von Ihrer persönlichen Vorliebe ab – und natürlich davon, welche Symbolleisten oder Aufgabenbereiche Ihr Bildschirm gerade anzeigt.

Datei über das Menü oder die Öffnen-Schaltfläche anzeigen Zum Öffnen der Protokoll-Datei ist der Standardweg entweder über die Menüleiste oder direkt über die Schaltfläche ÖFFNEN:

1.

Klicken Sie auf DATEI/ÖFFNEN in der Menüleiste. Der Tastenschlüssel für diesen Befehl lautet Ÿ+O. In der Standardeinstellung werden alle vorhandenen Unterordner des Ordners Eigene Dateien verzeichnet. Haben Sie zuletzt eine Datei aus einem anderen (Unter-) Ordner aufgerufen, wird dieses Ordnerfenster zunächst angezeigt.

Abbildung 2.8: Direktes Öffnen der Datei Protokoll.doc

Haben Sie die Datei Protokoll erst kürzlich bearbeitet, wird sie zusätzlich in der Liste der sechs zuletzt geöffneten Dateien am Ende des Menüs DATEI angezeigt. Sie lässt sich über ein Anklicken des Dateinamens direkt öffnen.

71

Kapitel 2


2. Klicken Sie den Ordner Beispieltexte an, sobald Sie ihn gefunden haben. 3. Klicken Sie im nun geöffneten Fenster Beispieltexte die Word-Datei Protokoll an. 4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klicken auf ÖFFNEN.

Abbildung 2.9: Öffnen der Protokoll-Datei

Das (vorerst noch leere) Dokument erscheint nun auf der Word-Arbeitsoberfläche und ist zur Texteingabe bereit.

Datei über den Aufgabenbereich Erste Schritte öffnen Auch im Aufgabenbereich ERSTE SCHRITTE, der beim Starten des Programms eingeblendet wird, finden Sie die Möglichkeit, Dateien zu öffnen:

1.

Wurde das Word-Dokument erst kürzlich bearbeitet, ist es in der Liste der sechs zuletzt geöffneten Dateien verzeichnet. Die Datei Protokoll kann durch einfaches Anklicken geöffnet werden.

2. Mit einem Klick auf die Schaltfläche WEITERE blenden Sie das Dialogfenster ÖFFNEN ein.

Abbildung 2.10: Das Dialogfeld Öffnen über den Aufgabenbereich aufrufen

Ab hier fahren Sie fort wie unter dem Abschnitt »Datei über das Menü oder die ÖffnenSchaltfläche anzeigen« beschrieben.

72

Dateien in anderen Verzeichnissen speichern bzw. öffnen

2.4

Dateien in anderen Verzeichnissen speichern bzw. öffnen

Die Praxis bringt es mit sich, dass Sie Ihre Dateien nicht immer im Ordner Eigene Dateien speichern werden. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der Listenfelder SPEICHERN UNTER bzw. ÖFFNEN, werden alle Verzeichnisse auf dem Rechner angezeigt. Jetzt gehen Sie vergleichbar vor wie beim Windows-Explorer. Nur: Auf eine zweispaltige Anzeige müssen Sie an dieser Stelle verzichten. Die Unterverzeichnisse eines angeklickten Ordners werden jeweils in einem neuen Fenster angezeigt. In diesem Fall auch sinnvoll, es geht ohnehin nur um das Speichern bzw. Öffnen einer Word-Datei.

HINWEIS

Ändern des Standardspeicherorts In Word ist in der Standardeinstellung der Ordner Eigene Dateien als Speicherort für Ihre Dateien eingestellt. Wenn Sie auf Ihrem Rechner aber eine andere Verzeichnisstruktur erstellen möchten: Markieren Sie unter EXTRAS/OPTIONEN/SPEICHERORTE FÜR DATEIEN in dem Listenfeld für die DATEISPEICHERORTE den Eintrag DOKUMENTE und klicken Sie anschließend auf ÄNDERN. Das Dialogfeld SPEICHERORT ÄNDERN wird eingeblendet, in dem Sie das Verzeichnis festlegen können, das als Standardspeicherort für Ihre Word-Dokumente dienen soll. Beachten Sie aber bei der Änderung die Folgen für die Sicherheit Ihrer Daten, die in Kapitel 1 im Abschnitt »Benutzerkonten verwalten« beschrieben wurden.

Folgende weitere Schaltflächen sind Ihnen bei den Bewegungen durch die Ordnerhierarchie behilflich:

Abbildung 2.11: Schaltflächen im Dialogfeld Öffnen bzw. Speichern unter, mit denen Sie sich schnell durch die Verzeichnisstruktur auf Ihrem Rechner klicken können

73

Kapitel 2


b ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE: Die aufgeführten Ordner und Dokumente sind

b

b b b

chronologisch sortiert. Sie lassen sich mit einem Doppelklick auf den Dateinamen bzw. den Ordner direkt öffnen. DESKTOP: Über diese Schaltfläche ist ein direktes Speichern einer Datei auf dem Desktop möglich. Umgekehrt: Befindet sich der Ordner oder die Datei auf dem Desktop, lässt sie sich über diese Schaltfläche am schnellsten öffnen. EIGENE DATEIEN: Hier klicken Sie sich wieder zum Standardspeicherort zurück. ARBEITSPLATZ: Hier finden Sie schnellen Zugang zu anderen Laufwerken oder externen Speichermedien. NETZWERKUMGEBUNG: Ist Ihr Rechner an ein Netzwerk angeschlossen, steuern Sie diejenigen Ordner und Dateien, die innerhalb des Netzwerks gespeichert bzw. geöffnet werden sollen, direkt über diese Schaltfläche an.

Zwei weitere Schaltflächen sind für das Ansteuern der gewünschten Verzeichnisse wichtig: b ZURÜCK: Hier klicken Sie den Ordner oder die Datei an, die Sie zuletzt im SPEICHERN-

bzw. ÖFFNEN-Dialog geöffnet haben. Sobald Sie mit dem Mauszeiger die Schaltfläche berühren, vermerkt die QuickInfo-Anzeige den Namen des Ordners zur Orientierungshilfe, der beim Anklicken unmittelbar geöffnet wird. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe der Liste unter dem Dropdown-Pfeil die einzelnen, zuletzt geöffneten Ordner anklicken.

Abbildung 2.12: Auswahlliste der zuletzt geöffneten Verzeichnisse unter der Schaltfläche Zurück

b EINE EBENE NACH OBEN: Hier klicken Sie sich direkt zum übergeordneten Verzeichnis

des Ordners, der unter SUCHEN wird.

IN

genannt und dessen Inhalt komplett angezeigt

Abbildung 2.13: Mit der Schaltfläche Eine Ebene nach oben können Sie sich systematisch durch Ihre Verzeichnisstruktur klicken

Haben Sie den gewünschten Ordner gefunden, legen Sie nun zum Speichern eines Dokuments den Dateinamen und den Dateityp fest. Zum Öffnen der Datei wird diese in der Liste doppelt angeklickt. Um für die weitere Arbeit die Datei Protokoll im Ordner Beispieltexte zu öffnen, gehen Sie also am besten über die Schaltfläche EIGENE DATEIEN.

74

Text eingeben

HINWEIS

Direktes Löschen oder Umbenennen von Dateien oder Ordnern Zuweilen wird es vorkommen, dass Sie bei der Dateisuche oder beim Speichern das eine oder andere Dokument entdecken, das Sie als überflüssig erkennen. Kein Problem: Sie können es direkt in den Papierkorb verschieben. Markieren Sie die Datei oder den Ordner und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche LÖSCHEN in der Symbolleiste des Dialogfelds SUCHEN oder ÖFFNEN. Aber auch ein Umbenennen eines Verzeichnisses oder eines Dokuments ist an dieser Stelle möglich: Klicken Sie nach dem Markieren des Objekts auf EXTRAS/UMBENENNEN und tippen Sie anschließend den neuen Namen ein. Dies geht allerdings nur, wenn die Datei im Augenblick nicht geöffnet ist. Ein Mausklick außerhalb des markierten Felds beendet diesen Vorgang.

Abbildung 2.14: Umbenennen bzw. Löschen von Dateien im Dialogfeld Suchen bzw. Öffnen

2.5

Text eingeben

Nach der Lektüre der letzten Abschnitte in diesem Kapitel ist der Bildschirm zwar immer noch leer, aber Sie haben sich auf die kommende Aufgabe optimal vorbereitet: Das Word-Dokument Protokoll liegt auf Ihrem Bildschirm bereit – einzelne Arbeitsschritte müssen Sie nur noch über die Schaltfläche SPEICHERN sichern. Nun können Sie endlich tippen – und zusätzlich einige Feinheiten bei der Eingabe kennen lernen. Haben Sie ein längeres Dokument zu schreiben, konzentrieren Sie sich zunächst nur auf den Text selbst. Die formale Gestaltung folgt dann in einem nächsten Schritt. Quälen Sie sich also nicht schon zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem möglichen Aussehen von Überschriften. Ist der Text erst einmal komplett erfasst, wird es einfacher, ihn in einem Arbeitsgang optisch zu strukturieren. Sicher werden Texteingabe und Formatierung in der Praxis immer wieder ineinander übergreifen: Wichtig ist aber, dass Sie sich erst einmal auf die Formulierung Ihres Textes konzentrieren.

75

Kapitel 2


Schreiben mit Absätzen und Leerzeilen Beginnen Sie nun, Ihr Protokoll zu schreiben. Der Cursor blinkt am Anfang des Eingabebereiches:

1.

Geben Sie eine Überschrift ein – für das Beispielprotokoll: Kooperationsverhandlungen von Abrams & Linder und der Daten GmbH.

2. Betätigen Sie die Taste Æ, nachdem Sie die Überschrift eingegeben haben: Damit fügen Sie einen neuen Absatz in Ihr Dokument ein.

Abbildung 2.15: Einen neuen Absatz nach der Überschrift eingeben

3. Tippen Sie jetzt den weiteren Text ein – für das abgebildete Übungsprotokoll oder einen eigenen Text. Beim Schreiben von Text funktioniert die Computertastatur wie eine Schreibmaschine: Großschreibung der Buchstaben erreichen Sie mit der Taste Á, auch die Leertaste hat dieselbe Funktion. Nur müssen Sie keinen Zeilenumbruch eingeben: Word setzt den Text automatisch in der nächsten Zeile fort, wenn das eingegebene Word das Zeilenende erreicht hat.

Abbildung 2.16: Die ersten Absätze des Protokolls

76

Text eingeben

Das Absatzzeichen von Word markiert dabei nicht nur eine neue Zeile im Sinne des Layouts, sondern hat auch eine weitergehende Bedeutung: Die Absatzmarke speichert alle Formatierungen, die Sie diesem Absatz zugewiesen haben – das Thema wird in den nächsten Abschnitten genauer zur Sprache kommen. Wollen Sie innerhalb eines Absatzes nur eine neue Zeile beginnen, fügen Sie einen manuellen Zeilenumbruch mit Á+Æ ein – für das Beispiel die Namen der Sitzungsteilnehmer. Diese Maßnahme erleichtert die spätere Formatierung. Sie setzen Ihre Texteingabe zwar in einer neuen Zeile fort, aber wenn Sie später die Abstände zwischen den einzelnen Absätzen neu formatieren, bleibt ein manueller Zeilenumbruch davon unberührt.

TIPP

Leerzeilen einfügen Wenn Sie nur schnell einen Text erfassen wollen, an den Sie keine großen formalen Ansprüche stellen, spricht nichts dagegen, eine Leerzeile mit Hilfe des Absatzzeichens einzufügen – in der Praxis wird dies oft so gehandhabt. Der Text wird dadurch auf dem Bildschirm übersichtlicher. Haben Sie allerdings vor, Ihrem Text anschließend ein ansprechendes Layout zu verpassen, machen gerade diese Leerzeilen Umstände: Sie müssen immer eigens berücksichtigt werden. Der Weg über die Formatierung von Abständen zwischen den einzelnen Absätzen ist in diesem Fall weitaus praktischer (siehe Abschnitt »Absätze ausrichten«), zumal das Druckbild bei längeren Dokumenten professioneller aussieht, wenn der Abstand zwischen den einzelnen Absätzen geringer ist als derjenige, den eine Leerzeile erzeugt.

Nicht druckbare Zeichen anzeigen Auf dem Bildschirm werden Sie in der Standardeinstellung von Word während der Texteingabe eine Reihe nicht druckbarer Zeichen sehen. Bislang haben Sie bei der Texteingabe zwei dieser Zeichen kennen gelernt: die Absatzmarke und das Leerzeichen. Diese sind wichtige Orientierungshilfen, auf die Sie nicht verzichten sollten. Zum Ein- bzw. Ausblenden gehen Sie folgenden Weg:

1.

Wechseln Sie unter EXTRAS/OPTIONEN auf die Registerkarte ANSICHT. Im Bereich FORMATIERUNGSZEICHEN legen Sie grundsätzlich fest, welche Zeichen in Ihrem Word-Dokument angezeigt werden.

Abbildung 2.17: Alle Formatierungszeichen werden angezeigt

Sie haben die Wahl: Entweder Sie wählen die Zeichen einzeln aus, die Sie anzeigen wollen, oder Sie klicken das Kontrollkästchen unter Alle an.

77

Kapitel 2


2. Bestätigen Sie Ihre Angaben in diesem Dialogfeld mit OK. Nun haben Sie über das Dialogfeld die grundsätzliche Entscheidung getroffen, welche Formatierungszeichen Sie anzeigen wollen. Einen schnellen Weg zum Einblenden aller Formatierungszeichen finden Sie zusätzlich über die STANDARD-Symbolleiste:

3. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ABSATZMARKE

EINBLENDEN/AUSBLENDEN.

Word

blendet alle Formatierungszeichen ein bzw. aus. Diese Schaltfläche ist mit dem Kontrollkästchen Alle unter EXTRAS/OPTIONEN/ANgekoppelt, das Sie beim Anklicken aktivieren bzw. deaktivieren.

SICHT

Abbildung 2.18: Ein- und Ausblenden der Formatierungszeichen

Haben Sie auf der Registerkarte zusätzliche Kontrollkästchen vor den einzelnen Formatierungszeichen angeklickt, werden diese immer angezeigt, unabhängig davon, ob Sie die Schaltfläche ABSATZMARKE EINBLENDEN/AUSBLENDEN aktiviert haben oder nicht.

Abbildung 2.19: Der Protokolltext – ohne Formatierungszeichen

4. Schreiben Sie das Protokoll fertig. Damit haben Sie nun erst einmal den Text fertig erfasst. Im nächsten Abschnitt geht es um einige wichtige Zusätze beim Eingeben von Zeichen. Die vorbereitete Beispieldatei finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll1.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

78

Text eingeben

Symbole und Sonderzeichen einfügen Wenn Sie einen Text schreiben, werden Sie zuweilen Zeichen benötigen, die Sie auf der Schreibmaschinentastatur nicht finden, auch wenn Sie fast ausschließlich deutschsprachige Texte schreiben. Denn ein Akzent auf einem Buchstaben oder ein β in einem mathematischen Text kann Sie schon in Bedrängnis bringen. In der Word-Terminologie spricht man hier von so genannten Symbolen bzw. Sonderzeichen. Das komplette Verzeichnis aller Symbole und Sonderzeichen finden Sie im Dialogfeld SYMBOL.

HINWEIS

Kompletter Zeichensatz zu jeder Schrift Zu jeder Schrift, die Sie in Word einsetzen können, gehört neben den eigentlichen Buchstaben ein kompletter Satz mit den so genannten Sonderzeichen, von denen die meisten nicht auf der Tastatur verzeichnet sind. Dazu gehören vor allem auch Satz- und Rechenzeichen. Daneben variiert die genaue Anzahl der verfügbaren Zeichen und Symbole je nach gewählter Schrift.

Symbole und Sonderzeichen über das Dialogfeld einfügen Zur Übung fügen Sie nun in den Protokolltext die folgenden Anführungszeichen ein – die so genannten französischen Anführungszeichen sind eine oft benutzte Alternative zu den geraden Zeichen auf der Computertastatur:

Abbildung 2.20: Einfügen von »französischen« Anführungszeichen

1.

Setzen Sie in der Protokoll-Datei den Cursor an die Stelle im Text, an der Sie das Zeichen einfügen wollen: »Schlanke« Koordinierung …

2. Löschen Sie die Anführungszeichen über die Taste ®. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche SYMBOL EINFÜGEN oder gehen

Sie über EINFÜGEN/

SYMBOL in der Menüleiste.

Abbildung 2.21: Die Schaltfläche Symbol einfügen

4. Suchen

Sie auf der eingeblendeten Registerkarte SYMBOLE das benötigte Zeichen. Bewegen Sie sich dazu mit Hilfe der Bildlaufleiste durch das Feld.

5. Doppelklicken Sie das gewünschte Anführungszeichen an. Es wird nun in das WordDokument eingefügt.

79

Kapitel 2


Abbildung 2.22: Symbole einfügen

Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen noch geöffnet: Das hat den Vorteil, dass Sie zum Auswählen des zweiten Anführungszeichens zwischen dem Word-Dokument und dem Dialogfeld hin- und herschalten können. Dabei ist auch das Feld unter ZULETZT VERWENDETE SYMBOLE eine große Hilfe, über Anklicken können Sie das Zeichen ebenfalls einfügen.

1.

Klicken Sie zunächst auf den Protokoll-Text, um zu Ihrem Word-Dokument zurückzukehren, anschließend an die Stelle, an der das schließende Anführungszeichen stehen soll.

2. Sobald der Cursor an der richtigen Stelle blinkt, klicken Sie auf das geöffnete Dialogfeld SYMBOL. Der Cursor blinkt nicht mehr.

3. Fügen Sie nun das zweite Anführungszeichen mit einem Doppelklick ein. 4. Sind Sie mit dem Einfügen von Symbolen fertig, klicken Sie zum Beenden des Dialogfelds noch auf SCHLIESSEN.

TIPP

Typographische Anführungszeichen Über die Computertastatur setzen Sie die so genannten geraden Anführungszeichen. Damit Sie nicht jedes Mal Symbole einfügen müssen, wenn Ihnen diese nicht genügen, bietet Word im Dialogfeld EXTRAS/AUTOKORREKTUROPTIONEN auf der Registerkarte AUTOFORMAT die Möglichkeit an, automatisch typographische Anführungszeichen einzusetzen, wenn Sie Anführungszeichen über die Tasten eingeben. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen vor dem entsprechenden Eintrag.

80

Text eingeben

Abbildung 2.23: Unter Ersetzen finden Sie die Option, gerade Anführungszeichen durch typographische zu ersetzen

Ebenso verfahren Sie mit der zweiten Registerkarte unter EINFÜGEN/SYMBOL, den SONDERZEICHEN. Manche dieser Sonderzeichen sind für das Schreiben längerer Texte wichtig und in ihrer Bedeutung nicht selbsterklärend.

1.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Sonderzeichen eingefügt werden soll, und wählen Sie nun unter EINFÜGEN/SYMBOL die Registerkarte SONDERZEICHEN. Sie finden neben anderen Angaben auch folgende wichtige Optionen: b HALBGEVIERTSTRICH: Dies entspricht in deutschen Texten dem Gedankenstrich –

im Gegensatz zum längeren Geviertstrich, der im Deutschen nicht vorkommt. Näheres dazu bei den Tastenschlüsseln. b GESCHÜTZTER TRENNSTRICH: Ein geschützter Trennstrich verhindert, dass ein

bestimmter Ausdruck, der einen Bindestrich enthält, an dieser Stelle bei einem Zeilenumbruch getrennt wird, sondern komplett in die neue Zeile übernommen wird. b BEDINGTER TRENNSTRICH: Einen bedingten Trennstrich fügen Sie an die Stelle in

Ihrem Text ein, an der ein Wort oder ein Satz am Zeilenende getrennt werden kann. b GESCHÜTZTES LEERZEICHEN: Ein geschütztes Leerzeichen zwischen zwei Wörtern

verhindert einen Zeilenumbruch an dieser Stelle, wird also eingesetzt, um sicherzustellen, dass zwei zusammengehörende Wörter immer nebeneinander in einer Zeile stehen. b AUSLASSUNGSPUNKTE: Fügen Sie statt drei einzelner Punkte über die Tastatur die-

ses Sonderzeichen ein. Diese stehen im Text näher zusammen, das sieht besser aus.

81

Kapitel 2


Für das Übungsprotokoll wurden als Beispiel die normalen Bindestriche bei »Vor-OrtBetreuung« durch geschützte ersetzt.

Abbildung 2.24: »Vor-Ort-Betreuung« kann am Zeilenende nicht mehr getrennt werden

Das Vorgehen ist in beiden Dialogfeldern gleich: Das Zeichen wird in das Word-Dokument eingefügt, und zwar in der Schriftgröße, die im Augenblick für Zeichen in diesem Absatz eingestellt ist. Zuvor wurden über die Taste ® die einfachen Bindestriche entfernt.

2. Zur Rückkehr in Ihr Word-Dokument klicken Sie auf SCHLIESSEN – wenn Sie nicht an anderer Stelle ein weiteres Sonderzeichen einfügen möchten. Dann gehen Sie ebenso vor wie beim Einfügen von Symbolen beschrieben.

TIPP

Schnelles Einfügen von Symbolen oder Sonderzeichen Ein etwas schnellerer Weg zum Einfügen von Symbolen ist, wenn Sie das Zeichen mit einem Doppelklick einfügen und anschließend die Taste Æ zum Beenden des Dialogfelds drücken.

Einfügen von Symbolen und Sonderzeichen über die Tastatur Neben diesem Weg über das Dialogfeld SYMBOL können Sie beim Einfügen von Symbolen und Sonderzeichen aber auch mit Tastenschlüsseln arbeiten. Dies hat den Vorteil, dass Sie beim Schreiben Ihre Hände nicht immer von der Tastatur nehmen müssen. Wenn Sie die Tastatur genau ansehen, sehen Sie auf manchen Tasten rechts unten einige wenige, häufig benötigte Symbole: zum Beispiel das €-Zeichen, der »Klammeraffe« oder die eckigen und geschweiften Klammern sowie die hochgestellte Zwei und Drei auf den Zahlentasten. Drücken Sie gleichzeitig die Tastenkombination § zusammen mit der entsprechenden Taste, wird das betreffende Zeichen auf dem Bildschirm eingefügt. Im Beispiel Protokoll wurden noch die E-Mail-Adressen aller Sitzungsteilnehmer eingefügt:

1.

Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste an die Stelle, an der die E-Mail-Adresse eingefügt werden soll, und beginnen Sie zu tippen.

2. Für den Klammeraffen drücken Sie den Tastenschlüssel §+Q. 3. Geben Sie nun die E-Mail-Adressen fertig ein.

Abbildung 2.25: Die Teilnehmerliste mit E-Mail-Adressen

82

Text eingeben

Sie sehen, gerade das Einfügen oft benötigter Sonderzeichen geht über die Tastatur wesentlich schneller – und Sie können im Prinzip jedes Zeichen auch über Tastenkombinationen eingeben. Sie müssen diese nur vorher herausfinden, denn Word orientiert sich bei den Symbolen und Sonderzeichen an dem ANSI-Zeichensatz (American National Standards Institute). In der Standardeinstellung wird der Hexadezimalcode für jedes Zeichen auch auf der Registerkarte SYMBOLE unter ZEICHENCODE wiedergegeben. Geben Sie zum Einfügen nun diesen Code über Nummernblock und Tastatur ein und drücken Sie anschließend Ç+X. Word fügt dieses Zeichen ein. Neben TASTENKOMBINATION wird auf der Registerkarte SYMBOLE oft auch eine zusätzliche Tastenkombination angegeben, die Sie ebenfalls verwenden können.

HINWEIS

Word und der ASCII-Code Word versteht zusätzlich auch den älteren American Standard Code for Information Interchange (ASCII), den Sie ebenfalls anzeigen können. Klicken Sie dazu unter der Registerkarte SYMBOLE auf den Dropdown-Pfeil des Listenfelds neben ZEICHENCODE VON und wählen Sie ASCII (DEZIMAL) () für die Anzeige aus. Wenn Sie den Code für das gewünschte Zeichen herausgefunden haben, können Sie dieses auch über das gleichzeitige Drücken der Taste Ç- und der gleichzeitigen Eingabe des Zahlencodes über den Nummernblock der Tastatur direkt in den Text einfügen. Vielleicht lohnt sich ja in Ihrem Fall, dass Sie sich den Code für das eine oder andere Zeichen merken. Allerdings umfasst der ASCII-Code nur 256 Zeichen – zusätzliche Zeichen müssen Sie weiter über das Anklicken in dem Dialogfeld SYMBOL einfügen.

TIPP

Übersicht über internationale Buchstaben In Word gibt es eine Systematik, wie Sie internationale Zeichen über Tastenschlüssel eingeben können – sehr nützlich, wenn Sie viel mit fremdsprachigen Texten arbeiten. Ein Tipp dazu: Drucken Sie sich die Übersicht Tastenkombination für internationale Zeichen aus der Word-Hilfe aus, sie enthält alles Wissenswerte zu diesem Thema.

Für Symbole, die Sie oft benötigen, lassen sich zudem eigene Tastenkombinationen festlegen. Dies kann unter Umständen sehr nützlich sein. Beispiel: Sie verwenden einen Laptop und die Eingabe des voreingestellten Codes ist durch den fehlenden Nummernblock auf der Tastatur nicht möglich.

1. Klicken Sie auf das Symbol oder Sonderzeichen, das Sie ändern wollen. 2. Klicken Sie unter EINFÜGEN/SYMBOL/SYMBOLE auf die Schaltfläche TASTENKOMBINATION.

Im Fenster TASTATUR ANPASSEN sehen Sie unter AKTUELLE TASTEN die aktuelle Kombination für dieses Zeichen angegeben (falls vorhanden).

3. Geben Sie nun den neuen Tastenschlüssel unter NEUE TASTENKOMBINATION ein.

83

Kapitel 2


4. Bestätigen Sie nun den neuen Schlüssel mit ZUORDNEN und SCHLIESSEN. Nun ist die neue Kombination aktiv und wird entsprechend angezeigt.

Abbildung 2.26: Anlegen eines neuen Tastenschlüssels für den Gedankenstrich

Zur weiteren Arbeit an Ihrem Text schließen Sie das SYMBOL-Dialogfeld. Diese Aktion setzt ein gewisses Maß an Kommunikation zwischen den einzelnen Nutzern des Rechners voraus: Denn der neue Tastenschlüssel gilt nicht nur für den aktuellen Benutzer, sondern wird gleichzeitig für alle anderen geändert. Wenn Sie also einen Tastenschlüssel ersetzen, dann nur aus gutem Grund und nach Abstimmung mit den anderen Benutzern! Sollte sich diese Einstellung nicht bewähren, haben Sie auch die Möglichkeit, einen zugewiesenen Tastenschlüssel zu löschen:

1.

Zum Entfernen eines Tastenschlüssels markieren Sie diesen Eintrag in der Liste AKTUELLE TASTEN.

2. Klicken Sie anschließend auf ENTFERNEN. Der Tastenschlüssel wird aus der Liste AKTUELLE TASTEN entfernt. Jetzt sollten Sie beim Eintippen Ihrer Texte alle Zeichen finden, die Sie benötigen – und seien sie auch noch so selten. Das Beispieldokument finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll2.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

2.6

Text bearbeiten

In den vorhergehenden Abschnitten haben Sie gelernt, verschiedene Zeichen in Ihre Texte einzugeben, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind. Aber nicht immer werden Sie fehlerfrei schreiben. Im Laufe der Zeit werden Sie sicher Ihre eigene Routine entwickeln, ob Sie Fehler gleich bei der Eingabe oder erst im Rahmen einer nachträglichen Rechtschreibprüfung beheben. Damit Sie aber schon beim Schreiben schnell auf Ihre Tippfehler reagieren können, gibt Word einige Hilfestellungen zur Fehlerkorrektur. Eine

84

Text bearbeiten

wichtige Technik, die in allen Office-Programmen eingesetzt wird, ist dabei das Markieren: Sie müssen dem Programm zunächst mitteilen, für welche Passagen der Befehl gelten soll, den Sie im Anschluss an das Markieren erteilen.

Rechtschreib- und Grammatikprüfung aktivieren Zunächst: Wenn Sie Ihren Beispieltext einmal ansehen, fallen Ihnen womöglich die Wellenlinien unter manchen Wörtern auf (siehe Abbildung 2.16). Der Grund: Die Rechtschreib- und die Grammatikprüfung von Word markieren Fehler bereits bei der Eingabe (in der Standardeinstellung): b Wörter, die das Wörterbuch von Word nicht kennt, werden durch eine rote Wellen-

linie gekennzeichnet. b Sätze, bei denen die grammatikalischen Bezüge nicht eindeutig sind, werden durch eine grüne Wellenlinie gekennzeichnet. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie offensichtliche Fehler sofort bei der Eingabe korrigieren oder erst später, wenn Sie alles fertig gestellt haben, mit Hilfe der Rechtschreibprüfung für das gesamte Dokument (siehe Abschnitt »Rechtschreibprüfung durchführen«). Erscheinen falsch geschriebene Wörter bzw. Grammatikfehler nicht farbig unterringelt, müssen Sie die Rechtschreib- bzw. Grammatikprüfung zunächst aktivieren:

1. Gehen im Menü EXTRAS auf den Eintrag OPTIONEN. 2. Unter der Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK aktivieren Sie die Kontrollkästchen RECHTSCHREIBUNG BEI DER EINGABE ÜBERPRÜFEN.

WÄHREND DER

EINGABE

ÜBERPRÜFEN

bzw. GRAMMATIK

3. Beenden Sie dieses Dialogfeld mit OK. Wenn Sie Wert darauf legen, dass Sie Ihren Text von Anfang an möglichst fehlerfrei schreiben, dann sind diese beiden Funktionen eine große Hilfe, weil sie viele Fehler sofort anzeigen. Wollen Sie umgekehrt aber erst einmal ungestört Ihren Text entwerfen und fühlen sich durch das »Gekringel« irritiert, deaktivieren Sie die Anzeige. Das kann vor allem dann der Fall sein, wenn Sie einen Text mit vielen Fachbegriffen oder Fremdwörtern zu schreiben haben, die im Standardwörterbuch von Word nicht verzeichnet sind.

Einzelne Zeichen korrigieren Müssen Sie nur ein oder wenige Zeichen in Ihrem Text korrigieren? Dies geht am schnellsten, wenn Sie den Tippfehler direkt ansteuern.

1.

Bewegen Sie sich zu der Stelle, an der sich der Fehler befindet: Klicken Sie entweder mit der Maus an die entsprechende Position oder steuern Sie sie über die Pfeiltasten an.

2. Drücken Sie die Taste Ã, wird das Zeichen links vom Cursor gelöscht. Für mehrere Zeichen können Sie den Vorgang wiederholen.

85

Kapitel 2


3. Drücken Sie die Taste ®, wird das Zeichen rechts vom Cursor gelöscht. Für mehrere Zeichen können Sie den Vorgang wiederholen.

4. Geben Sie anschließend – falls notwendig – die richtigen Buchstaben ein. Ist die Rechtschreibprüfung aktiviert, erscheint das nun korrekt geschriebene Wort ohne Kennzeichnung durch eine Wellenlinie. Achten Sie beim Löschen auch auf die Absatzmarken. Wenn Sie diese aus Versehen entfernen, übernehmen Sie damit die Formatierung des darauf folgenden Absatzes.

Schnellkorrektur über das Kontextmenü Wollen Sie ein gekennzeichnetes, falsch geschriebenes Wort unmittelbar nach der Eingabe korrigieren, sehen aber vielleicht gerade den »Buchstabenverdreher« nicht? Hier hilft das Kontextmenü weiter: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das betreffende Wort. Word unterbreitet Ihnen gleich am Anfang einen oder mehrere Rechtschreibvorschläge aus dem Wörterbuch: Klicken Sie das korrekte Wort an, wird diese Schreibweise sofort in Ihr Word-Dokument übernommen (vgl. Abbildung 2.27). Suchen Sie zur Übung einfach die Fehler, die Sie beim Eintippen eines eigenen Textes machen, und verbessern Sie sie einmal auf diese Weise. Ob Sie diese Form der Rechtschreibkorrektur für Ihre Arbeitsweise mit Word übernehmen, werden Sie im Lauf der Zeit sicher herausfinden.

Abbildung 2.27: Rechtschreibkorrektur über das Kontextmenü

Text überschreiben Ist die Textpassage etwas umfangreicher, die Sie berichtigen wollen, ist das Verfahren über die Tasten Ã und ® zu umständlich. Die wesentlichen Verfahren, die in diesem Abschnitt für die Bearbeitung Ihres Textes in Frage kommen, sind – neben dem Löschen und Überschreiben von Text – das Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Word ist in der Standardeinstellung so konfiguriert, dass nachträglich eingegebener Text dem Dokument hinzugefügt wird, d.h. den vorhandenen Text nicht überschreibt. Dieser

86

Text bearbeiten

Modus lässt sich allerdings ganz einfach ändern, z.B. zum schnellen Korrigieren ganzer Absätze:

1.

Doppelklicken Sie dazu auf die Schaltfläche ÜB in der Statuszeile. Nun wird der vorhandene Text ab der Cursorposition Zeichen für Zeichen bis zur nächsten Absatzmarke überschrieben, wenn Sie zu tippen beginnen. Die nächsten Absätze bleiben von dieser Aktion unberührt. Haben Sie aber ein Auge darauf, dass Sie nicht im Eifer des Gefechts zu viel Text löschen – das Rekonstruieren ist mühsam.

Abbildung 2.28: Die Schaltfläche Überschreiben ist aktiviert

2. Zum Beenden des Überschreibmodus doppelklicken Sie erneut auf die ÜB-Schaltfläche. Jetzt sind Sie wieder zur Standardeinstellung zurückgekehrt.

TIPP

Eingaben rückgängig machen Haben Sie beim Überschreiben doch zu viel Text gelöscht? Klicken Sie auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der STANDARD-Symbolleiste, können Sie den Löschvorgang Schritt für Schritt ungeschehen machen. Dies gilt im Übrigen für (fast) alle Aktionen, die Sie in Word ausführen. Eine genauere Auflistung von Alternativen erhalten Sie zudem, wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche klicken: Treffen Sie hier Ihre Auswahl durch direktes Anklicken. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, mit Hilfe des Bildlauffelds die letzten Aktionen einzeln zurückzuverfolgen. Also geben Sie so schnell nicht auf, wenn mal wirklich etwas schief gelaufen ist. Den Befehl RÜCKGÄNGIG erteilen Sie auch über das Menü BEARBEITEN/RÜCK– und hier erhalten Sie ebenfalls eine kurze Beschreibung, welchen Vorgang Sie korrigieren können.

GÄNGIG

Das Überschreiben ist eine praktische Möglichkeit, beim Umformulieren von einzelnen Textpassagen gleichzeitig die »alte Version« zu löschen. Diese Variante ist aber nicht immer geeignet: Denn Sie müssen bei der Eingabe des »neuen« Textes gleichzeitig darauf achten, was Sie löschen. Daher gibt es in Word noch Alternativen, bei denen das Löschen und neue Eingeben als »getrennte« Arbeitsschritte ausgeführt werden. Auch zum Verschieben von einzelnen Textpassagen ist der Überschreibmodus nicht geeignet. Dafür stellt Word andere Mittel und Wege bereit, die im nächsten Abschnitt vorgestellt werden.

Textabschnitte markieren In diesem Abschnitt begegnen Sie einem wichtigen Prinzip aller Microsoft-Programme, das Sie bereits im Einleitungskapitel kennen gelernt haben: Bevor Sie ein Wort, einen Satz oder einen Absatz bearbeiten können, müssen Sie die entsprechende Stelle durch eine Markierung kennzeichnen. Sie zeigen damit die Passagen in dem Dokument an, für

87

Kapitel 2


die der nächste Befehl gelten soll. Alle Office-Programme stellen die gleichen, umfassenden Möglichkeiten zum Markieren zur Verfügung – und es ist an der Zeit, sich einmal genau mit den Möglichkeiten zu befassen. Vorgestellt werden Ihnen hier die beiden grundlegenden Methoden des Markierens: einmal mit der Maus und zum anderen mit der Tastatur.

Markieren mit der Maus Grundsätzliches Vorgehen mit der Maus ist:

1. Setzen Sie den Cursor an die Position, an der die Markierung starten soll. 2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung über das Dokument. 3. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie das gewünschte Ende der Markierung erreicht haben. Sie sehen die markierte Passage schwarz hinterlegt: Jetzt können Sie für diese Stelle einen Befehl durchführen.

Abbildung 2.29: Hier wurde Text markiert

Interessant für diesen Abschnitt über die Rechtschreibkorrektur und das Verbessern von Formulierungen: Markierten Text können Sie durch Drücken der Taste ® einfach aus dem Dokument entfernen, weiter unten werden Sie zudem noch Methoden zum Verschieben von Text kennen lernen. Neben diesem ganz allgemeinen Vorgehen zum Markieren mit der Maus gibt es in den Office-Programmen noch einige Techniken, schnell Wörter, einzelne Zeilen oder ganze Absätze zu markieren. Damit lassen sich sehr schnell und präzise die gewünschten Einheiten markieren. Eine Übersicht finden Sie in Tabelle 2.1. Versuchen Sie zur Übung einfach einmal, die aufgeführten Möglichkeiten in der Protokoll-Datei durchzuspielen.

Gegenstand

Vorgehen

Wort

Doppelklick auf das Wort

Zeile

Klicken in die Markierungsleiste am linken Rand in Höhe der betreffenden Zeile

Mehrere Zeilen

Klicken in die Markierungsleiste am linken Rand in Höhe der betreffenden Zeile und anschließendes Ziehen mit gedrückter Maustaste bis zum gewünschten Ende

Satz

Ÿ + Klicken in den Satz

Tabelle 2.1: Einfaches Markieren mit der Maus

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Text bearbeiten

Gegenstand

Vorgehen

Absatz

Dreifachklick in den Absatz oder: Doppelklick in die Markierungsleiste am linken Rand in Höhe des betreffenden Absatzes

Einzelne (Text-) Passage

Ziehen mit gedrückter linker Maustaste ab der aktuellen Cursorposition bis zu der Stelle, an der die Markierung enden soll

Gesamtes Dokument

Dreifachklick in die Markierungsleiste

Tabelle 2.1: Einfaches Markieren mit der Maus (Forts.)

Markieren über die Tastatur Viele Office-Nutzer bevorzugen das Markieren mit der Tastatur. Denn dies hat den Vorteil, dass Sie Ihre Hände nicht von den Tasten nehmen müssen und schnell in Ihrem Text weitertippen können:

1.

Sie setzen den Cursor (eventuell auch über die Tastatur) an die Position innerhalb des Dokuments, an der die Markierung starten soll.

2. Drücken Sie nun die Taste Á. 3. Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten in Ihrem Dokument nach rechts oder links. Das Dokument zwischen den beiden angegebenen Cursorpositionen erscheint nun markiert. Tastenschlüssel zum Markieren gibt es in Word in Hülle und Fülle: In Tabelle 2.2 finden Sie eine Übersicht über einfache Tastenkombinationen. Auch hier ist es am besten, wenn Sie einfach einmal alle Variationen »durchspielen«, um herauszufinden, welche Art des Markierens Ihrer Arbeitsweise am besten entspricht.

Gegenstand

Vorgehen

Zeichen rechts vom Cursor

Á+}

Zeichen links vom Cursor

Á+{

Wort rechts vom Cursor

Ÿ+Á+}

Wort links vom Cursor

Ÿ+Á+{

Von der Cursorposition bis zum Zeilenanfang

Á+£

Von der Cursorposition bis zum Zeilenende

Á+¤

Von der Cursorposition bis zum Absatzanfang

Ÿ+Á+{

Von der Cursorposition bis zum Absatzende

Ÿ+Á+}

Von der Cursorposition bis zum Dokumentanfang

Ÿ+|+£

Tabelle 2.2: Einfaches Markieren mit der Tastatur

89

Kapitel 2


Gegenstand

Vorgehen

Von der Cursorposition bis zum Dokumentende

Ÿ+~+¤

Ganzes Dokument

Ÿ+A

oder: BEARBEITEN/ALLES MARKIEREN über die Tasten Ç+B und A Tabelle 2.2: Einfaches Markieren mit der Tastatur (Forts.)

Markieren mit Maus und Tastatur Neben den beiden vorgestellten Methoden zum Markieren gibt es auch eine Kombination von Maus und Tastatur:

1. Klicken Sie mit der Maustaste an den Anfang der gewünschten Markierung. 2. Drücken Sie die Taste Á und klicken Sie mit der Maus gleichzeitig an die Endposition. Sie sehen anhand dieser Möglichkeiten eines der Prinzipien von Word: Es gibt nicht einen Weg, sondern mehrere Wege, die zum Ziel führen, und Sie können im Lauf der Zeit herausfinden, welche Sie für eine rationelle Arbeitsweise bevorzugen. Nachdem Sie nun einen umfangreichen Überblick erhalten haben, welche Methoden Ihnen zum Markieren zur Verfügung stehen, noch die Auflösung, wie Sie eine eventuelle falsche Markierung wieder loswerden: Klicken Sie einfach auf einen Bereich außerhalb der aktuellen Markierung oder drücken Sie auf eine der Pfeiltasten.

HINWEIS

In Office lassen sich nicht nur zusammenhängende Passagen markieren, sondern auch voneinander unabhängige Blöcke. Diese Funktion spielt ihre ganze Bedeutung erst im Zusammenhang mit der Formatierung von Dokumenten aus. Dennoch soll das Vorgehen der Vollständigkeit halber kurz erwähnt werden.

Gegenstand

Vorgehen

Markieren eines vertikalen Textblocks

Ç + Markieren mit der Maus

Mehrfachmarkierung von unabhängigen Textblöcken

Ÿ + Mehrfaches Markieren mit der Maus

Tabelle 2.3: Vertikales Markieren und Markieren von voneinander unabhängigen Textblöcken

Ist Ihr Text nun markiert, lässt er sich ganz einfach löschen: Drücken Sie auf ® oder die Taste Ã. Möchten Sie den markierten Bereich durch neuen Text ersetzen, beginnen Sie einfach zu tippen – die alte Version wird dabei automatisch gelöscht. Sollte dabei versehentlich zu viel Text verschwunden sein: Sie kennen bereits die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG.

90

Text bearbeiten

Passagen ausschneiden, kopieren und einfügen Im Gegensatz zum einfachen Löschen können Sie über den Einsatz der Office-Zwischenablage Textabschnitte zwar aus Ihrem Dokument entfernen, sie aber für eine weitere Verwendung bereithalten: Mit den Befehlen AUSSCHNEIDEN (entfernt die markierte Passage) oder KOPIEREN (kopiert die markierte Passage) legen Sie ein zuvor markiertes Element in der Zwischenablage ab. Das Element, das Sie zuletzt in die Zwischenablage eingefügt haben, können Sie anschließend unmittelbar wieder in Ihr Dokument einfügen, ohne den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE auf der Arbeitsoberfläche einzublenden:

1. Markieren Sie die betreffende Textpassage. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUSSCHNEIDEN bzw. KOPIEREN in der STANDARD-Symbolleiste. Wenn Sie AUSSCHNEIDEN wählen, wird der Textausschnitt aus dem Word-Dokument gelöscht und ist nur noch in der Zwischenablage vorhanden. Beim KOPIEREN bleibt der Text auch an der Originalposition erhalten. Diese Befehle lassen sich auch über das Menü BEARBEITEN erteilen oder über die Tastenschlüssel Ÿ+X bzw. Ÿ+C ausführen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN in der Symbolleiste. Die Tastenkombination zum Einfügen lautet Ÿ+V. Der Cursor steht dabei an der neuen Position im Word-Dokument, an die der Textausschnitt eingefügt werden soll.

Abbildung 2.30: Die Schaltflächen Ausschneiden, Kopieren, Einfügen

Dies ist die einfachste Variante, Text an eine andere Stelle im Word-Dokument einzufügen.

Office-Zwischenablage Über die Office-Zwischenablage können Sie nicht nur ausgeschnittene oder kopierte Passagen aus dem aktuellen Dokument wieder in Ihren Text einfügen – Sie erhalten darüber hinaus die Möglichkeit, die unterschiedlichsten Elemente in der Zwischenablage zu parken – auch aus anderen Word-Dokumenten oder Office-Anwendungen. Daher wird die Zwischenablage oft dazu eingesetzt, programmübergreifend Daten auszutauschen. Grundsätzlich werden alle Dokumentabschnitte und Elemente in die Office-Zwischenablage übernommen, die Sie markiert und mit den Befehlen AUSSCHNEIDEN bzw. KOPIEREN belegt haben. Dabei beschränkt sich die Funktionsweise der Zwischenablage nicht ausschließlich auf Office-Programme: Solange Sie mit Dateitypen arbeiten, die Office »kennt«, können Sie auch Elemente aus anderen Anwendungen in die Zwischenablage übernehmen. Um alle Elemente anzuzeigen, die Sie in die Zwischenablage kopiert haben (maximal 24 sind erlaubt), blenden Sie den Aufgabenbereich über BEARBEITEN/OFFICE-ZWISCHEN-

91

Kapitel 2


ABLAGE ein. (Die Schaltfläche ZWISCHENABLAGE ist in der Standardeinstellung nicht auf den Symbolleisten verzeichnet, zum Anpassen siehe Abschnitt »Symbolleisten anpassen« in Kapitel 1.)

Abbildung 2.31: Die Office-Zwischenablage

Wenn auf Ihrem Bildschirm bereits ein Aufgabenbereich angezeigt wird, lässt sich die Zwischenablage auch über das Listenfeld WEITERE AUFGABENBEREICHE aufrufen:

1.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil im Listenfeld WEITERE AUFGABENBEREICHE (das ist die Titelzeile des eingeblendeten Aufgabenbereichs). Es wird die Liste aller in Word 2003 zur Verfügung stehender Aufgabenbereiche eingeblendet.

2. Wählen Sie ZWISCHENABLAGE. Jetzt sehen Sie die Zwischenablage mit allen Elementen angezeigt. Im Bereich unter KLICKEN SIE ZUM EINFÜGEN AUF EIN ELEMENT sehen Sie alle ausgeschnittenen bzw. kopierten Elemente der letzten Arbeitsschritte verzeichnet, das davor stehende Programmsymbol kennzeichnet den Datentyp. Das zuletzt eingefügte Element steht an oberster Stelle der Liste. Mit Hilfe des Bildlauffelds können Sie sich durch alle Einträge klicken. Überschreiten Sie beim Arbeiten die zulässige Anzahl der Elemente, wird das älteste, d.h. das unterste in der Liste, automatisch gelöscht – ohne zusätzliche Warnmeldung.

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Text bearbeiten

Kaum begrenzt ist allerdings die Dateigröße der einzelnen Elemente: Sogar ganze Buchkapitel oder umfangreiche Excel-Grafiken lassen sich über die Zwischenablage kopieren und programm- und dateiübergreifend einfügen.

1.

Zum Einfügen positionieren Sie den Cursor in Ihrem Dokument an der Stelle, an die das Element aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.

2. Klicken Sie nun auf das Element in der Zwischenablage. Es wird sofort in das Dokument eingefügt, bleibt in der Zwischenablage aber erhalten.

TIPP

Automatisches Anzeigen der Zwischenablage Das manuelle Einblenden der Zwischenablage ersparen Sie sich, wenn Sie im Aufgabenbereich unter OPTIONEN das Kontrollkästchen vor OFFICE-ZWISCHENABLAGE AUTOMATISCH ANZEIGEN aktivieren. Der Aufgabenbereich erscheint dann sofort, sobald Sie ein zweites Element in die Zwischenablage aufgenommen haben.

Zum Verwalten der Zwischenablage können Sie auch Elemente löschen, die Sie nicht mehr benötigen:

1.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, der erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger das betreffende Element berühren.

2. Wählen Sie LÖSCHEN. Nun ist dieses Element aus der Zwischenablage verschwunden.

Abbildung 2.32: Löschen eines Elements aus der Zwischenablage

Zum kompletten Leeren der Zwischenablage benützen Sie die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN im oberen Bereich des Aufgabenbereiches. ALLE EINFÜGEN dagegen fügt alle Elemente der Zwischenablage nacheinander in der Reihenfolge ein, in der sie aufgelistet werden (das unterste zuerst). In der praktischen Arbeit spielt diese Schaltfläche keine so große Rolle.

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Kapitel 2


HINWEIS

Elemente aus anderen Programmen in die Zwischenablage kopieren Auch wenn Sie mit anderen (Grafik-)Programmen arbeiten, können Sie über die Befehle AUSSCHNEIDEN bzw. KOPIEREN Elemente in die Office-Zwischenablage einfügen – wenn Sie mit einem Datenformat arbeiten, das die Office-Programme »verstehen«. Mit welchem Programm ein Element in der Zwischenablage erstellt wurde, erkennen Sie an dem kleinen Programmsymbol vor dem Eintrag.

Um alle Möglichkeiten der Zwischenablage auszuloten, »spielen« Sie ein wenig mit der Protokoll-Datei bzw. Ihrer Übungsdatei, die Sie angelegt haben. Vielleicht probieren Sie auch einmal aus, welche Dateien aus anderen Programmen auf Ihrem Rechner sich in das Word-Dokument übertragen lassen. Denn wenn Sie hier ein wenig Routine entwickeln, wappnet Sie das für Anforderungen, die im Berufsalltag auf Sie zukommen werden, wenn Sie zum Beispiel eine Dokumentation verfassen sollen.

Text verschieben mit Drag&Drop Es gibt – vor allem für Anwender, die viel über die Maus steuern – in allen Office-Programmen ein weiteres komfortables Verfahren, Textabschnitte innerhalb des Dokuments zu verschieben. Die Rede ist vom klassischen Drag&Drop. In der Standardeinstellung ist diese Funktion aktiviert. Wenn nicht, dann klicken Sie das Kontrollkästchen vor TEXTBEARBEITUNG DURCH DRAG&DROP im Feld BEARBEITUNGSOPTIONEN auf der Registerkarte BEARBEITEN an, die Sie über das Menü EXTRAS/OPTIONEN einblenden. Drag&Drop ist vor allem dann hervorragend geeignet, wenn Sie beispielsweise beim Umformulieren eines Satzes ein Wort oder eine kurze Textpassage verschieben wollen, der ganze Vorgang sich also in »übersichtlichen« Dimensionen bewegt. Drag&Drop wenden Sie wie folgt an:

1. Markieren Sie die Passage, die Sie an eine andere Stelle verschieben wollen. 2. Klicken Sie nun noch einmal in die Markierung und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position.

3. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ist die markierte Passage an die neue Stelle verschoben (und damit gleichzeitig von der alten Position verschwunden). Soll nur eine Kopie der markierten Passage eingefügt werden, drücken Sie vor dem Ziehen mit gedrückter Maustaste zusätzlich die Taste Ÿ. Ansonsten verläuft der Vorgang genauso. Beim Drag&Drop ist es ratsam, Ihre Mausbewegungen genau zu kontrollieren, denn das Ausschneiden, Kopieren und Einfügen verläuft unter »Umgehung« der Zwischenablage. Kontrollieren Sie also am besten immer nach einem solchen Manöver, ob die Anschlüsse noch passen. Missglückte Operationen können Sie mit RÜCKGÄNGIG korrigieren.

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Text bearbeiten

HINWEIS

Leerzeichenausgleich Ein heikler Punkt – vor allem wenn Sie mit der Maus markieren und über Drag&Drop verschieben – ist die anschließende richtige »Verteilung« der Leerzeichen. Word bietet als Service einen Leerzeichenausgleich an, den Sie über EXTRAS/OPTIONEN/BEARBEITEN durch Anklicken des Kontrollkästchens AUSSCHNEIDEN UND EINFÜGEN DURCH LEERZEICHENAUSGLEICH aktivieren.

So weit, so gut: Jetzt können Sie schon sehr viel, was die Eingabe und das Bearbeiten von Text betrifft. In den nächsten beiden Abschnitten lernen Sie noch zwei Funktionen kennen, die Ihnen die Arbeit mit Word manchmal etwas leichter machen können, bevor wir diesen Teil über das Bearbeiten von Text mit einer Rechtschreibprüfung für das gesamte Dokument abschließen.

Automatische Korrekturen bei der Eingabe Das Thema wurde bereits in Kapitel 1 kurz angerissen: Word »denkt« bei der Texteingabe manchmal mit – wenn Sie es erlauben. Die entsprechenden Optionen finden Sie im Menü EXTRAS unter AUTOKORREKTUR-OPTIONEN. Worum geht es dabei? Auf der Registerkarte AUTOKORREKTUR finden Sie einige voreingestellte Optionen, die während der Texteingabe von Word automatisch verbessert werden – oder eben nicht, wenn Sie die entsprechenden Kontrollkästchen deaktivieren.

Abbildung 2.33: AutoKorrektur-Optionen

Neben diesen allgemeinen Richtlinien finden Sie unter WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN in der Liste unter ERSETZEN Einträge, die durch diejenigen unter DURCH von Word automatisch korrigiert werden, sobald Sie nach der Eingabe die Leertaste drücken. Blättern

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Kapitel 2


Sie einmal durch das Bildlauffeld: Nach einer Reihe von Zeichen und Pfeilen sehen Sie alphabetisch aufgelistet die gebräuchlichsten Schreibfehler … und diese Aufstellung können Sie durch Ihre üblichen »Buchstabenverdreher« wie folgt ergänzen:

1.

Klicken Sie auf die Eingabefläche unter ERSETZEN und geben Sie dann die falsche Schreibweise an. Angenommen, Sie würden beim Schreiben des Beispielprotokolls im Firmennamen Abrams immer das r vergessen: Geben Sie hier Abams ein.

2. Im

Eingabefeld unter DURCH geben Sie jetzt die richtige Schreibweise an. Also Abrams.

3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Jetzt wird dieser Fehler bei der Texteingabe immer automatisch korrigiert. Ist im Dialogfeld AUTOKORREKTUR das Kontrollkästchen SCHALTFLÄCHEN FÜR AUTOKORREKTUROPTIONEN ANZEIGEN aktiviert, zeigt Word nach einer automatischen Korrektur den entsprechenden Smarttag an. Das stellt sicher, dass Sie über die automatischen Korrekturvorgänge immer auf dem Laufenden sind und auch die Chance haben, den Vorgang wieder rückgängig zu machen.

Falsch geschriebene Begriffe nachträglich verbessern Angenommen, Sie stellen fest, dass Sie den Namen eines Mitarbeiters in dem Protokoll immer falsch geschrieben haben … und Sie möchten auf keinen Fall – denn vor allem bei längeren Texten ist dieses Vorgehen sehr fehleranfällig und zeitraubend – das ganze Protokoll noch einmal durchgehen. Jetzt ist der SUCHEN/ERSETZEN-Dialog für Sie das Mittel der Wahl.

1. Setzen Sie den Cursor ganz an den Anfang Ihres Dokuments. 2. Gehen Sie im Menü BEARBEITEN auf ERSETZEN. 3. Klicken Sie in das Eingabefeld neben SUCHEN NACH und tippen

Sie den falschen

Namen ein.

4. Klicken Sie in das Eingabefeld neben ERSETZEN DURCH und tippen Sie den richtigen Namen ein. Mit ALLE ERSETZEN ersetzen Sie jedes Vorkommen von Müller im Text durch Mueller, und das in einem einzigen Arbeitsschritt – aber auch ohne Kontrollmöglichkeit! Achtung: Sie sollten sich hier ganz sicher sein, dass Sie auch wirklich alles ohne Ausnahme ersetzen wollen! Word zeigt am Ende an, wie oft der Begriff ausgetauscht wurde.

5. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

Abbildung 2.34: Automatisches Ersetzen – dreimal

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Text bearbeiten

Klicken Sie anstatt auf ALLE ERSETZEN auf WEITERSUCHEN, zeigt Word die erste Stelle im Dokument an, an der der Name Müller vorkommt. Jetzt haben Sie die Wahl: Klicken Sie auf ERSETZEN, wird er mit Mueller überschrieben und Word geht weiter zur nächsten Stelle. Ist hier aber vielleicht ein anderer Müller gemeint, behalten Sie die Schreibweise mit WEITERSUCHEN bei und Word fischt den nächsten Müller aus dem Text. Wiederholen Sie die einzelnen SUCHEN/ERSETZEN-Schritte, bis Word meldet, dass das Ende des Dokuments erreicht und der Suchvorgang abgeschlossen ist. Sie können jetzt sicher sein, dass kein Müller unberücksichtigt geblieben ist.

Abbildung 2.35: Die Suche wurde für das gesamte Dokument durchgeführt

6. Zur Rückkehr auf die Arbeitsoberfläche klicken Sie auf OK. Jetzt haben Sie alle Möglichkeiten von Word kennen gelernt, Fehler gleich bei der Eingabe oder dann zu bearbeiten, wenn Sie ihn nachträglich bemerken – es fehlt nur noch die Rechtschreib- und Grammatikprüfung für das gesamte Dokument (wobei »Fehler« in diesem Zusammenhang meint, dass Sie mit den vorgestellten Methoden einen Textentwurf auch sehr komfortabel umformulieren können).

Rechtschreibprüfung durchführen Wenn Sie einen Text fertig verfasst haben, empfiehlt sich vor allem für längere Dokumente eine abschließende Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Denn wenn Sie bei der Arbeit auf die Eingabe konzentriert sind, bleibt doch der eine oder andere Fehler unbemerkt – auch wenn Sie die Rechtschreibprüfung während der Eingabe aktiviert haben (siehe Abschnitt »Rechtschreib- und Grammatikprüfung aktivieren«). Muss Ihr Dokument unter allen Umständen fehlerfrei sein, sollten Sie den ganzen Text zum Abschluss noch einmal vollständig durchlesen: Denn die Rechtschreibprüfung von Word erkennt zwar viele Fehler, aber hundertprozentig verlassen können Sie sich darauf nicht.

Abbildung 2.36: Word erkennt viele, aber nicht alle Fehler!

Für die abschließende Rechtschreibprüfung gehen Sie wie folgt vor:

1. Setzen Sie den Cursor an den Dokumentanfang. 2. Klicken Sie in der STANDARD-Symbolleiste auf die UND

Schaltfläche RECHTSCHREIBUNG GRAMMATIK oder gehen Sie über EXTRAS/RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK.

Im Dialogfeld RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK sehen Sie im Titel das Wörterbuch verzeichnet, nach dem Word das Dokument prüft. In der Regel wird dies das deutsche sein.

97

Kapitel 2


3. Zum Ändern des maßgebenden Wörterbuchs klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter WÖRTERBUCHSPRACHE und wählen aus dem Listenfeld den passenden Eintrag aus. In der Standardeinstellung wird auch die Grammatik überprüft: Hier sucht Word nach grammatikalischen Fehlern im Dokument, z.B. falsche Endungen, unklare Satzzeichen oder Getrennt- und Zusammenschreibungen. Wenn Sie dies nicht wünschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor GRAMMATIK ÜBERPRÜFEN. Auch wichtig: Word prüft in der Standardeinstellung nach der neuen deutschen Rechtschreibung. Wenn für Sie die alten Regeln maßgebend sind, klicken Sie zum Ändern auf OPTIONEN: Auf der Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK findet sich neben einigen Feineinstellungen zur Rechtschreibprüfung unter KORREKTURHILFEN das Kontrollkästchen NEUE DEUTSCHE RECHTSCHREIBUNG, das Sie deaktivieren müssen. Mit Klick auf SCHLIESSEN kehren Sie wieder zum vorhergehenden Dialogfeld zurück.

Abbildung 2.37: Rechtschreibprüfung mit alternativen Vorschlägen

Beim Überprüfen zeigt Word im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH den ersten Satz an, in dem ein Wort nicht erkannt wurde: Dieses ist rot markiert – sei es, weil es falsch geschrieben wurde oder das Wörterbuch den Ausdruck einfach nicht kennt. Dies müssen Sie jetzt entscheiden: Klicken Sie auf EINMAL lassen möchten.

IGNORIEREN,

wenn Sie das Wort an dieser Stelle unverändert

Klicken Sie auf ALLE IGNORIEREN, wenn die Schreibweise für diesen Text in Ordnung ist und nicht mehr angezeigt werden soll. Dies ist zum Beispiel bei der Protokoll-Datei der Fall: Der Firmenname Abrams ist korrekt. Klicken Sie auf ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN, wenn Word dieses Wort nicht kennt, es korrekt ist und Sie für alle zukünftigen Prüfvorgänge das Wort in das Wörterbuch aufnehmen möchten. Darüber hinaus unterbreitet Word im Feld VORSCHLÄGE alternative Schreibweisen: Markieren Sie die korrekte Schreibweise in der Liste und klicken Sie auf ÄNDERN. Der Ausdruck wird im Dokument ersetzt. Bei ALLE ÄNDERN wird er im gesamten Dokument korrigiert.

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Text gestalten

Eine Alternative haben Sie noch: Sie können den Text auch direkt unter NICHT IM WÖRTERBUCH korrigieren. Klicken Sie dazu in das Eingabefeld und verbessern Sie die Schreibweise, wie Sie das in diesem Kapitel gelernt haben. Für die Grammatikprüfung ist das Vorgehen vergleichbar: b Ändern Sie den Fehler entweder direkt über das Eingabefeld oder über die angebote-

nen Schaltflächen am Rand des Dialogfelds. b Mit EINMAL IGNORIEREN bleibt die Formulierung im Dokument bestehen. b Mit REGEL IGNORIEREN wird sie auch bei einem weiteren Vorkommen in diesem Dokument nicht mehr angemahnt.

Abbildung 2.38: Grammatikprüfung

Word meldet das Ende der Rechtschreib- und Grammatikprüfung, wenn alle unbekannten Ausdrücke angezeigt und bearbeitet wurden: Kehren Sie über OK auf die Arbeitsoberfläche zurück. Sie sehen, dass Ihr Text keine Unterringelungen mehr aufweist, auch nicht bei den Formulierungen, die Sie über IGNORIEREN nicht verändert haben. Jetzt ist das Protokoll erst einmal zufrieden stellend formuliert und auch die Schreibfehler sind behoben. Nur die Gestaltung lässt noch sehr zu wünschen übrig. Dies wird sich nun in einem nächsten großen Schritt ändern.

2.7

Text gestalten

Das Protokoll ist nun inhaltlich fertig gestellt. Aber die Leser werden sich nur mühsam in diesem Text zurechtfinden – schon gar nicht, wenn sie an der Sitzung nicht teilgenommen haben. In den nächsten Abschnitten lernen Sie daher, dem Text eine optische Gestalt zu geben. Denn es erleichtert die Lesbarkeit, wenn Sie die inhaltliche Gliederung auch visuell zum Ausdruck bringen. Dabei geht es nicht darum, vorzuführen, dass Sie alle Möglichkeiten des Programms bis ins Kleinste virtuos beherrschen, sondern darum, dass Sie die angebotene Funktionalität gezielt einsetzen. Das Stichwort für diese Arbeitsschritte ist Formatieren. Dies bedeutet grob gesagt nur, dass mit diesen Befehlen das Aussehen des Word-Dokuments verändert wird: von der

99

Kapitel 2


Schriftart, der Schriftgröße, dem Schriftschnitt bis hin zu nummerierten Absätzen oder unterstrichenen Wörtern. Schnelle Formatierungsbefehle erteilen Sie über die FORMATSymbolleiste, auf der Sie die wichtigsten Optionen finden. Darüber hinaus finden Sie die entsprechenden Dialogfelder unter dem Menü FORMAT. In dem dargestellten Beispiel wurde – aus Gründen der Darstellbarkeit – die Texteingabe strikt von der Formatierung getrennt und der Weg gewählt, sich zunächst auf die inhaltliche Seite des Dokuments zu konzentrieren und einen fehlerfreien Text zu formulieren. So werden nun die Formatierungen nachträglich zugewiesen. In Ihrer Arbeitspraxis werden sich diese beiden Prozesse sicher überschneiden: Wenn Sie Ihren Text am Bildschirm konzipieren, werden Sie wahrscheinlich zumindest die Überschriften gekennzeichnet haben. Für die nächsten Arbeitsschritte starten Sie mit der Datei, die Sie unter dem Namen Protokoll2.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero finden.

Schrift festlegen Um die Schrift für ein ganzes Dokument zu ändern, lautet das Stichwort »Zeichenformatierung«. Der Hintergrund für diese Benennung: Die kleinste Einheit, die eine Textverarbeitung »versteht«, ist ein Zeichen, unabhängig von seinem konkreten Aussehen. Grob gesagt: Mit jedem Tastendruck fügen Sie Ihrem Text ein neues Zeichen hinzu. Der Begriff Zeichenformatierung bedeutet in diesem Zusammenhang, dass ein Zeichen die kleinste Einheit ist, dem Sie eine neue Formatierung zuweisen können – auch wenn Sie diese in der Praxis für das gesamte Dokument verändern können, weil Sie zum Beispiel eine andere Schrift auswählen. Wichtig ist – wie immer in Office – das Markieren: Sie teilen dem Programm mit, für welchen Textabschnitt Sie einen Formatierungsbefehl erteilen. Wenn Sie dies unterlassen, formatiert Word bei der Zeichenformatierung das Wort, in dem der Cursor im Augenblick steht. Der erste Schritt für das Protokoll besteht nun darin, die Word-Standardschrift (Times New Roman in der Größe 10 Punkt mit schwarzer Farbe) zu ändern, und zwar in Garamond, 12 Punkt.

1. Markieren Sie das gesamte Dokument. 2. Wählen Sie aus dem Listenfeld SCHRIFTART

in der Symbolleiste durch Anklicken

eine neue Schrift. Die ersten Einträge in der Liste sind die Schriftarten, die Sie zuletzt verwendet haben. Die aktuelle Schrift steht an der Spitze und ist markiert. Nach dem Doppelstrich folgen die zur Verfügung stehenden Schriften in alphabetischer Reihenfolge. Für das Beispiel wird nun Garamond als neue Schrift eingesetzt.

100

Text gestalten

Abbildung 2.39: Wahl der Schrift für das gesamte Dokument

Die Markierung bleibt nach dem Formatieren der Schrift erhalten. Fahren Sie also fort:

3. Wählen Sie aus dem Listenfeld in der Symbolleiste durch Anklicken einen neuen Schriftgrad aus. Die aktuelle Einstellung sehen Sie in der Liste markiert. Klicken Sie nun auf die neue Punktzahl. Für das Beispiel wählen Sie einen Schriftgrad von 12 Punkt. Wie Sie sehen, wurden nun die neue Schrift und der veränderte Schriftgrad für das gesamte Dokument übernommen. Wichtig für die Formatierung aber ist: Es werden Schrift und Schriftgrad nur für die Bereiche Ihres Dokuments geändert, die Sie zuvor markiert haben! Nun ist für das Beispielprotokoll zunächst eine Schrift ausgewählt worden, die für den Fließtext des Dokuments ausschlaggebend ist. In einem zweiten Schritt geht es nun darum, den Text mit Hilfe von Überschriften auch optisch zu strukturieren.

Überschriften hervorheben Zunächst soll die Gliederung des Protokolls durch Hervorheben der Überschriften kenntlich gemacht werden. Auch hier benutzen wir die Zeichenformatierung – wenn auch durchgehend einzelne Absätze formatiert werden.

101

Kapitel 2


Zu den Überschriften:

1.

Markieren Sie alle Überschriften. Markieren Sie dazu zunächst die erste Überschrift. Am schnellsten geht es in diesem Fall, wenn Sie mit der Maus am linken Seitenrand vor dem Überschriften-Absatz klicken. Drücken Sie anschließend immer zuerst die Taste Ÿ, bevor Sie die einzelnen Überschriften mit der Maus anklicken. Scrollen Sie sich dabei durch das gesamte Dokument – so können Sie alle Überschriften in einem Arbeitsgang formatieren.

2. Die markierten Überschriften erhalten nun eine zusätzliche Schrift: Verdana. 3. Wählen Sie jetzt einen größeren Schriftgrad aus, hier: 14 Punkt. 4. Wiederholen Sie das Markieren für die Hauptüberschriften. 5. Formatieren Sie diese Hauptüberschriften mit einem Schriftgrad von 16 Punkt. Damit können Sie die Überschriftenhierarchie herausstellen. Jetzt erschließt sich beim ersten Ansehen der Aufbau des Protokolls bereits etwas besser.

Abbildung 2.40: Markieren und Formatieren von Überschriften

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Text gestalten

Abbildung 2.41: Das Protokoll mit formatierten Überschriften

HINWEIS

Zeichenformatierung bei der Eingabe Wenn Sie die Überschriften bereits beim Schreiben Ihres Textes hervorheben wollen, müssen Sie den Absatz mit der Überschrift markieren und dann die Schrift und den Schriftgrad über die Symbolleiste zuweisen.

Einzelne Wörter hervorheben Mit Word können Sie auch den so genannten Schriftschnitt formatieren, d.h. ob die ausgewählte Schrift zusätzlich kursiv, fett oder unterstrichen erscheint. Wie in beiden vorhergehenden Abschnitten zur Zeichenformatierung gezeigt, lässt sich dies sehr einfach über Markieren und Anklicken der entsprechenden Schaltfläche auf der FORMAT-Symbolleiste durchführen.

Abbildung 2.42: Die Schaltflächen für die Zeichenformatierungen Fett, Kursiv und Unterstrichen

103

Kapitel 2


Aber an dieser Stelle sollten Sie noch die zusätzlichen Optionen kennen lernen, die Sie über das Dialogfeld ZEICHEN haben. In dem Beispielprotokoll sollten zur Übung alle Firmennamen mit Großbuchstaben geschrieben werden:

1. Markieren Sie die Firmennamen im Protokoll. 2. Blenden Sie das Dialogfeld über FORMAT/ZEICHEN ein.

Abbildung 2.43: Die Firmennamen werden mit Großbuchstaben geschrieben

3. Das

Dialogfeld ZEICHEN verzeichnet die bestehende Zeichenformatierung für die markierte(n) Passage(n). Hier im Beispiel ist es Garamond. Ein Schriftgrad ist nicht verzeichnet, denn die markierten Firmennamen sind sowohl im Fließtext als auch in Überschriften enthalten und daher unterschiedlich formatiert. Word blendet nur diejenigen Angaben ein, die für alle markierten Passagen gemeinsam gelten.

4. Neben

den bekannten Einstellungen für Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad lassen sich an dieser Stelle noch eine farbige Schrift und die Unterstreichungsart auswählen.

5. Zusätzliche Effekte finden Sie unter EFFEKTE. Für das Protokoll aktivieren Sie beispielsweise das Kontrollkästchen vor GROSSBUCHSTABEN.

6. Sehen Sie sich die Auswirkungen der gewählten Einstellungen im Vorschaufenster an. Bestätigen Sie mit OK. Mit diesen Schritten sind nun alle Firmennamen im Protokoll mit Großbuchstaben geschrieben.

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Text gestalten

Gesetzt den Fall, Sie finden Ihre Formatierungen doch nicht passend: Zeichenformatierungen können Sie auf einfache Weise wieder auf die Standardschrift zurückführen: Drücken Sie nach dem Markieren die Tastenkombination Ÿ+Leertaste. Dies führt alle Zeichenformatierungen der markierten Passage auf die Standardschrift von Word zurück.

TIPP

Standardschriftart für Word ändern Arbeiten Sie lieber mit einer anderen Schrift und wollen Sie nicht für jedes Dokument die Schriftformatierung neu durchführen? Wenn Sie im Dialogfeld ZEICHEN auf der Registerkarte SCHRIFT die Schaltfläche STANDARD anklicken, werden die ausgewählten Einstellungen auf die Standardschriftart des Programms übertragen.

EXKURS

Zeichenabstand für das Layout einstellen Die Feineinstellungen auf der Registerkarte ZEICHENABSTAND sind vor allem dann interessant, wenn Sie Ihre Texte auch layouten: Hier verändern Sie die Schrift in der Breite (die Höhe wird durch den Schriftgrad festgelegt): b SKALIEREN: Erweitert bzw. verkürzt die Schrift (Buchstaben und

Abstände) gleichmäßig; Werte über 100 % vergrößern, unter 100 % kürzen. Wählen Sie einen der vorgegebenen Werte aus dem Listenfeld oder geben Sie einen individuellen Wert ein. b LAUFWEITE: Der Abstand zwischen den Zeichen wird verändert; ERWEITERT vergrößert den Abstand um 1 Punkt, SCHMAL verringert ihn um den gleichen Abstand. Unter UM: geben Sie einen individuellen Wert in Punkt ein. b POSITION: Bestimmt den Abstand der unteren Kante des Textes von der Grundlinie der Zeile; HÖHERSTELLEN vergrößert den Abstand zur Grundlinie um 2 Punkt, SCHMAL verringert ihn um den gleichen Abstand. Unter UM: geben Sie einen individuellen Wert in Punkt ein. b UNTERSCHNEIDUNG: Damit gleichen Sie vor allem bei großen Schriftgraden »Löcher« aus, die entstehen, weil bei den meisten Schriften zwar die Buchstaben unterschiedlich breit sind, aber die Abstände zwischen ihnen gleich groß; Geben Sie eine Angabe in Punkt für die markierte Textstelle ein. Die gewählten Optionen kontrollieren Sie im Vorschaufenster, bevor Sie endgültig übernommen werden.

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Kapitel 2


Abbildung 2.44: Den Zeichenabstand formatieren

So weit haben Sie jetzt einige Zeichenformatierungen für das Protokoll durchgeführt und auch die umfassenden Möglichkeiten des Dialogfelds ZEICHEN kennen gelernt. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll3.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Absätze ausrichten Jetzt sollen für das Protokoll die Absätze mit dem Fließtext »geschönt« werden und damit wechseln Sie in einen anderen Bereich: Die kleinste Einheit, die Sie mit Hilfe der Absatzformatierung gestalten können, ist ein einzelner Absatz. Werden vor dem Formatieren nicht mehrere Absätze markiert, gilt der Befehl nur für den Absatz, in dem der Cursor im Augenblick steht. Alle Informationen über die jeweilige Formatierung werden – wie bereits erläutert – in der Absatzmarke gespeichert. Die wichtigsten Einstellungen für das Ausrichten von Absätzen finden Sie auf der FORMAT-Symbolleiste:

Abbildung 2.45: Die Schaltflächen zum Ausrichten der Absätze – Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig und Blocksatz – und zum Einstellen des Zeilenabstands

Über die Schaltflächen LINKSBÜNDIG, ZENTRIERT, RECHTSBÜNDIG bzw. BLOCKSATZ richten Sie den Absatz am linken Seitenrand (Flattersatz am linken Seitenrand), in der Seitenmitte (Flatterrand auf beiden Seiten), am rechten Seitenrand (Flattersatz am linken Seitenrand) oder gleichmäßig über die Zeile verteilt aus. Die Standardeinstellung ist LINKS-

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Text gestalten BÜNDIG, sie wird auch für die meisten Dokumentarten eingesetzt. Daher wird sie auch für das Beispielprotokoll eingesetzt.

Arbeiten Sie bei Ihrem Dokument mit Einzügen vom eingestellten Seitenrand (dieser wird unter DATEI/SEITE EINRICHTEN festgelegt, mehr dazu in Kapitel 12 »Office-Dateien drucken«), können Sie diese bequem über die Schaltflächen VERKLEINERN bzw. VERGRÖSSERN verändern.

Abbildung 2.46: Die Schaltflächen zum Verkleinern bzw. Vergrößern der Einzüge

Dies waren in Kürze Möglichkeiten, die Sie über die FORMAT-Symbolleiste haben. Eine komplette Übersicht über alle Optionen zur Absatzformatierung erhalten Sie über das Dialogfeld ABSATZ. Für die Beispieldatei werden dabei Abstände zwischen den einzelnen Absätzen formatiert, um das Dokument optisch weiter zu strukturieren.

1. Für das Beispiel markieren Sie das ganze Dokument über Ÿ+A. 2. Gehen Sie über FORMAT/ABSATZ. Das Dialogfeld wird eingeblendet. Unter der Registerkarte EINZÜGE UND ABSTÄNDE finden Sie alle Optionen zum Ausrichten des Absatzes sowie Einstellungen für die Einzüge, Abstände und Tabstopps. Im Listenfeld AUSRICHTUNG haben Sie die Wahlmöglichkeit zwischen LINKS, ZENTRIERT, RECHTS und BLOCKSATZ genauso wie auf den Schaltflächen der FORMAT-Symbolleiste. EINZÜGE: Linker und rechter Einzug definieren den Zentimeterabstand des Absatzes vom linken bzw. rechten Seitenrand (dieser ist festgelegt unter DATEI/SEITE EINRICHTEN). Geben Sie hier negative Werte ein, geht der Absatz über den Seitenrand hinaus. Auch hier haben Sie die Wahl zwischen dem Dialogfeld oder dem Einrichten von Einzügen über die entsprechenden Schaltflächen. Klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche, werden die Einzüge für die markierten Absätze Schritt für Schritt in die gewählte Richtung verändert. SONDEREINZUG: Wählen Sie ERSTZEILENEINZUG aus dem Listenfeld, wenn der festgelegte Einzug (UM:) nur für die erste Zeile des Absatzes gelten soll. HÄNGEND ist vor allem für Nummerierungen gedacht, wenn die erste Zeile um die festgelegte Länge (UM:) links über das festgelegte Absatzformat hinausgeht. ABSATZABSTÄNDE: Die Maßangaben unter VOR und NACH legen die Abstände fest, die ein Absatz im Dokument zu dem vorgehenden bzw. nachfolgenden Absatz hat. Werden Abstände VOR und NACH festgelegt, summieren sie sich (das ist manchmal sinnvoll, um Überschriften extra abzusetzen). Mit dem Eingeben von Absatzabständen vermeiden Sie Leerzeilen zur optischen Gestaltung des Dokuments.

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Kapitel 2


3. Geben Sie nun für das Beispielprotokoll unter NACH einen Abstand von 6 PUNKT ein. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil, der nach oben weist, oder geben Sie den Wert über die Tastatur ein.

Abbildung 2.47: Absatzformatierung, um Leerzeilen zu vermeiden und dabei die einzelnen Absätze optisch voneinander abzugrenzen

ZEILENABSTAND: Im Listenfeld ZEILENABSTAND wählen Sie eine der definierten Einstellungen, unter GENAU legen Sie die genaue Punktzahl fest. Alternativ: Gehen Sie über die Schaltfläche.

4. Prüfen Sie Ihre Festlegungen vor der Übernahme im Vorschaufenster und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Durch die vergrößerten Absatzabstände hat das Protokoll gewonnen und wirkt auf den ersten Blick viel übersichtlicher. Die anderen Optionen, die Ihnen hier vorgestellt wurden, müssen Sie einfach einmal anhand einer Übungsdatei testen, damit Sie ein Gefühl für die Gestaltungsmöglichkeiten bekommen.

108

Text gestalten

Abbildung 2.48: Die optische Erscheinung verbessert sich …

EXKURS

Zeilen- und Seitenumbrüche formatieren Unter FORMAT/ABSATZ finden Sie noch die Registerkarte ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH, auf der Sie Einstellungen treffen, die vor allem für längere Dokumente wichtig sind. Im Folgenden eine Übersicht über die angebotenen Optionen: b ABSATZKONTROLLE: Diese ist in der Standardeinstellung aktiviert;

beim automatischen Seitenumbruch werden die so genannten Schusterjungen und Hurenkinder vermieden, d.h. eine letzte Zeile eines Absatzes zu Beginn einer Seite bzw. die erste Zeile eines Absatzes am Seitenende der vorhergehenden Seite. b ZEILEN NICHT TRENNEN: Ist diese Funktion aktiviert, wird ein Absatz nicht durch einen Seitenumbruch getrennt, sondern steht komplett auf einer Seite.

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Kapitel 2

Ein Protokoll verfassen b ABSÄTZE NICHT TRENNEN: Klicken Sie dieses Kontrollfeld an, wenn

zwei (zuvor markierte) Absätze nicht auf zwei verschiedenen Seiten stehen sollen. b SEITENUMBRUCH OBERHALB: Ist diese Option aktiv, kann nach dem markierten Absatz kein Seitenumbruch erfolgen.

Abbildung 2.49: Das Dialogfeld Absatz mit der Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch

Die letzten drei Optionen werden immer nur für ausgewählte Absätze innerhalb des gesamten Dokuments aktiviert – wenn das Layout es erfordert. Wichtig werden diese Funktionen ohnehin erst dann, wenn Sie Ihrem Dokument auch ein professionelles Druckbild verleihen wollen.

HINWEIS

Übersicht über die zugewiesenen Formatierungen Der Aufgabenbereich FORMATIERUNG ANZEIGEN führt alle Formatierungen für den Bereich auf, der markiert wurde. Sie erhalten also eine detaillierte Übersicht über alle Formatierungen, die diese Textstelle betreffen.

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Text gestalten

Abbildung 2.50: Alle Formatierungen im Überblick – der Aufgabenbereich Formatierung anzeigen

Wenn Sie unter FORMATIERUNG DES MARKIERTEN TEXTES die blauen Überschriften direkt anklicken, öffnet sich das entsprechende Dialogfeld, in dem Sie die betreffende Einstellung ändern können. Nun nimmt das Protokoll langsam ein Gesicht an. Sie haben bis jetzt die umfassenden Möglichkeiten kennen gelernt, die Sie zum Formatieren von Zeichen und Absätzen in Word haben. Jetzt fehlen nur noch ein paar Kleinigkeiten, dann haben Sie Ihren Text fertig gestellt.

Überschriften nummerieren Der besseren Übersicht wegen entschließen Sie sich nun noch für eine Nummerierung der Hauptüberschriften. Auch diese Formatierungen führen Sie schnell über die entsprechende Schaltfläche auf der FORMAT-Symbolleiste durch. Voraussetzung hierfür aber ist, dass Sie sich bereits für die richtige Nummerierungsart entschieden haben. Um diese auszuwählen, wird zunächst der Weg über die Menüleiste vorgeschlagen. Wenn Sie für Ihr Dokument eine Nummerierung einführen, bewegen Sie sich auf dem Feld der Absatzformatierung – Details dazu im vorhergehenden Abschnitt »Absätze ausrichten«. Für das Beispielprotokoll sollen die Hauptüberschriften mit römischen Ziffern versehen werden. Dazu empfiehlt sich der Weg über das Dialogfeld:

1.

Markieren Sie alle Hauptüberschriften, die nummeriert werden sollen.

111

Kapitel 2


2. Gehen Sie im Menü FORMAT auf NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN und dann auf die Registerkarte NUMMERIERUNG. Hier werden sieben verschiedene Nummerierungsarten vorgeschlagen, die Sie durch einfaches Anklicken auswählen können. Entscheiden Sie sich für eine der angebotenen Optionen.

3. Markieren Sie das Feld mit den römischen Ziffern. 4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ANPASSEN. Damit formatieren Sie eine neue Vorlage, die Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen können: Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie die Ausrichtung des nummerierten Absatzes verändern wollen. Mit dem Dropdown-Pfeil neben dem Listenfeld ZAHLENFORMATVORLAGE haben Sie noch einmal die Auswahl über die Nummerierungsart.

Abbildung 2.51: Die Nummerierung der Überschriften erfolgt mit römischen Ziffern

Unter BEGINNEN MIT wählen Sie aus, mit welcher Ziffer die Nummerierung beginnen soll. NUMMERNPOSITION: Diese Einstellung ist vor allem für aufeinander folgende Nummerierungen interessant – Sie legen fest, ob die Ziffern linksbündig, zentriert oder rechtsbündig untereinander stehen. Die AUSRICHTUNG betrifft den Abstand der Nummerierung vom Seitenrand: Geben Sie hier ein Maß in Zentimetern ein oder klicken Sie auf die Pfeile neben dem Listenfeld. TEXTPOSITION: Unter TABSTOPP NACH geben Sie den Abstand ein, den der folgende Text nach der Nummerierung haben soll. EINZUG BEI meint den Abstand des gesamten nummerierten Absatzes vom linken Seitenrand. Soll für die Ziffern eine andere Schriftart gewählt werden, klicken Sie auf SCHRIFTART und legen diese in dem Dialogfeld fest.

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Text gestalten

Abbildung 2.52: Festlegen der Ausrichtung für die nummerierten Überschriften

5. Kontrollieren Sie Ihre Festlegungen in der VORSCHAU und bestätigen Sie sie durch OK. Die Nummerierung wird für die markierten Absätze durchgeführt. Wichtig für eine korrekte fortlaufende Nummerierung ist, dass Sie auch alle Überschriften markiert haben. Wenn Sie das Dialogfeld NUMMERIERUNG erneut einblenden, sehen Sie, dass Word die ursprüngliche Formatierung verändert hat, wenn Sie Anpassungen vorgenommen haben. Wollen Sie zur Standardvorlage zurückkehren, klicken Sie auf die Schaltfläche ZURÜCKSETZEN – aber erst, wenn Sie die Nummerierung für das aktuelle Dokument abgeschlossen haben und Sie an einem neuen Text arbeiten.

Absätze nummerieren Neben dem Weg, Nummerierungen über vorheriges Markieren und das Dialogfeld zuzuweisen, kann auch die Schaltfläche NUMMERIERUNG in der FORMAT-Symbolleiste eingesetzt werden. Voraussetzung: Im Dialogfeld NUMMERIERUNG ist die Nummerierungsart markiert, die Sie für Ihr Dokument einsetzen wollen. Das im Folgenden dargestellte Vorgehen können Sie sowohl für Absätze anwenden, die Sie nachträglich zu einer bestehenden Nummerierung hinzufügen wollen, als auch bei der Neueingabe von Text.

1.

Stellen Sie den Cursor in den Absatz, den Sie nummerieren wollen, bzw. es sind mehrere Absätze markiert.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche NUMMERIERUNG in der Symbolleiste. Word führt die Nummerierung durch.

113

Kapitel 2


ACHTUNG

Fortlaufende Nummerierung für die gleiche Textebene So einfach sich die Handhabung der Nummerierungsfunktion über die Schaltfläche zunächst darstellt, manchmal kämpft man mit der Tücke des Systems: Das Programm ist so konfiguriert, dass es innerhalb eines Dokuments die verschiedenen Textebenen (Überschriften, Fließtext) anhand der Zeichenformatierung »erkennt« und auch die Nummerierung automatisch danach ausrichtet. Wundern Sie sich also nicht, wenn die fortlaufende Nummerierung beim ersten Anklicken nicht immer richtig ausgeführt wird. Manchmal findet das System einfach nicht den richtigen Anschluss (oder fügt eine untergeordnete Nummerierungsebene ein) – vor allem, wenn zwischen den nummerierten Absätzen mehrere Absätze ohne Nummerierung stehen. Einen Ausweg bietet das Kontextmenü des falsch nummerierten Absatzes: b Klicken Sie auf NUMMERIERUNG FORTSETZEN, wenn die Zählung

nicht korrekt weitergeführt wurde. b Klicken Sie auf NEU NUMMERIEREN, wenn Sie die Zählung für den

Absatz neu beginnen wollen, in dem der Cursor steht. Darüber hinaus bietet das Dialogfeld NUMMERIERUNG ebenfalls die Möglichkeit, für den betreffenden Absatz zu wählen, ob die Liste neu nummeriert oder fortgeführt werden soll.

Nummerierte Listen bei der Eingabe flexibel bearbeiten Ein weiterer Weg, Nummerierungen schnell bei der Eingabe im Wechsel mit nicht nummerierten Absätzen zuzuweisen, sei Ihnen hier noch in Kürze vorgestellt:

1. Weisen Sie einem Absatz eine Nummerierung über die Schaltfläche zu. 2. Drücken Sie auf die Taste Ã, und Word fügt automatisch den nächsten nummerierten Absatz ein. Zum Aufheben dieser automatischen Formatierung klicken Sie entweder auf die Schaltfläche NUMMERIERUNG in der Symbolleiste oder löschen das Nummerierungszeichen mit der Taste Ã und geben dann den Text für diesen Absatz ein.

Abbildung 2.53: Nummerierungsebene mit dem Smarttag AutoKorrektur-Optionen ändern

114

Text gestalten

Wenn Sie einen neuen nummerierten Absatz schreiben wollen, klicken Sie erneut auf die NUMMERIEREN-Schaltfläche. Word setzt die Zählung fort. Sollte Word den Anschluss der Zählung nicht richtig erkannt haben (weil das Programm eine neue Unterebene der Zählung einführt): Der Smarttag AUTOKORREKTUROPTIONEN wird auf dem Bildschirm eingeblendet. Klicken Sie diesen an und wählen Sie die Option NUMMERIERUNG FORTSETZEN. Word ändert jetzt den Anschluss. Sie können den Text für diesen nummerierten Absatz eingeben.

3. Setzen Sie Ihre Arbeit auf diese Weise fort. Dies waren in einem Überblick die wesentlichen Grundzüge der Nummerierung in Word. Wie gesagt: Manchmal »denkt« das Programm nicht in die richtige Richtung … und Sie müssen die Bezugsebene für die Nummerierungsfunktion korrigieren.

Aufzählungszeichen einfügen Für das Beispielprotokoll sollen jetzt noch einzelne Absätze mit Aufzählungszeichen versehen werden. Der Vorgang ist im Prinzip derselbe wie beim Zuweisen einer Nummerierung:

1.

Markieren Sie die Textpassagen, die Sie mit einem Aufzählungszeichen versehen wollen. Für das Beispiel etwa den Absatz unter der Überschrift V. Nächste Schritte.

2. Die Auswahl eines Aufzählungszeichens treffen Sie im Dialogfeld AUFZÄHLUNGSZEICHEN,

das Sie über FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN einblenden.

3. Formatieren Sie die Absätze mit Aufzählungszeichen, indem Sie die Einzüge über die Schaltfläche ANPASSEN verändern (wenn Sie dies für erforderlich halten).

Abbildung 2.54: Die Vorlage für Aufzählungszeichen anpassen – Wahl zusätzlicher Zeichen und Festlegen der Einzüge

115

Kapitel 2


4. Hier können Sie die gewählte Vorlage an Ihre Vorstellungen anpassen: Zum Verändern der Einzüge setzen Sie die folgenden Listenfelder wie folgt ein: b AUFZÄHLUNGSZEICHENPOSITION/EINZUG BEI: Mit dem Wert bestimmen Sie den

Abstand der ersten Zeile des Absatzes zum Seitenrand (Erstzeileneinzug). b TEXTPOSITION/TABSTOPP NACH: Hier legen Sie fest, mit welchem Abstand der Text auf das Aufzählungszeichen folgt. b TEXTPOSITION/EINZUG BEI: Dieser Wert legt den Abstand des gesamten Absatzes vom linken Seitenrand fest (der Standardabstand ist 1,27 cm und in den meisten Fällen ausreichend). Die Auswirkungen Ihrer Eingaben sehen Sie im VORSCHAU-Feld.

5. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Wenn Sie das Aufzählungszeichen ausgewählt und die Einzüge festgelegt haben, können Sie weitere gleiche Aufzählungszeichen in Ihrem Dokument einfach über Anklicken der Schaltfläche zuweisen:

1.

Klicken Sie dazu nach dem Markieren weiterer Passagen auf die Schaltfläche AUFZÄHLUNGSZEICHEN in der Symbolleiste. Word fügt die voreingestellten Aufzählungszeichen für die markierten Absätze ein.

Abbildung 2.55: Aufzählungszeichen zuweisen

116

Text gestalten

2. Kontrollieren Sie, ob die Einzüge für die Absätze und damit die Bezüge zu der richtigen Hierarchieebene innerhalb des Textes stimmen. Korrigieren Sie dies nötigenfalls über die Schaltflächen EINZUG VERKLEINERN bzw. EINZUG VERGRÖSSERN. Wenn Sie Absätze über die Schaltfläche AUFZÄHLUNGSZEICHEN direkt formatieren, wird immer diejenige Vorlage umgesetzt, die im Dialogfeld NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN auf der Registerkarte AUFZÄHLUNGSZEICHEN markiert ist. Setzen Sie in einem Dokument mehrere verschiedene Formate ein, müssen Sie die jeweils richtige Vorlage immer über das Dialogfeld auswählen. Jetzt haben Sie das Protokoll so weit fertig gestellt – und dabei die wesentlichsten Arbeitstechniken kennen gelernt, die beim Schreiben von Dokumenten mit Word zur Verfügung stehen.

Abbildung 2.56: Ausschnitt des fertigen Protokolls

Was allerdings noch fehlt, ist, das Dokument für den Druck vorzubereiten: Dies erfolgt in Kapitel 12 »Office-Dateien drucken«. Dabei werden auch die Dinge zur Sprache kommen, die für die Druckversion eines Textes zusätzlich wichtig werden: das Seitenlayout, die Silbentrennung, das Formatieren von Seitenzahlen und von Kopf- oder Fußzeilen. Bevor Sie Ihr Dokument endgültig schließen: Vergessen Sie nicht, für das fertige Dokument eine Sicherungskopie auf einem anderen Speichermedium anzulegen. Denn sollte

117

Kapitel 2


die Festplatte Ihres Rechners Schaden erleiden, ist die Arbeit nicht unwiederbringlich verloren. Das Protokoll finden Sie unter dem Dateinamen Protokoll.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

2.8

Exkurs

Wenn Sie längere Texte im Beruf verfassen müssen, empfiehlt es sich, sowohl auf die inhaltliche als auch die formale Gestaltung etwas Sorgfalt zu verwenden. Denn: Viele Schriftstücke werden aus Mangel an Zeit nicht von der ersten bis zur letzten Zeile gelesen, sondern auf der Suche nach wesentlichen Informationen überflogen, manchmal sogar nur auf dem Bildschirm. Ein gut strukturiertes Dokument erleichtert Ihren Lesern nicht nur die Aufnahme des Textes. Für Sie als Verfasser(in) bedeutet dies gleichzeitig, dass Sie sich damit auch gut verständlich machen – und Ihr Anliegen an die Frau oder an den Mann bringen. Um für Ihre Texte dieses Ziel zu erreichen, nehmen Sie die folgenden Tipps als Anregungen. b Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen wollen, und stimmen Sie die Argumentation

und die Formulierung Ihres Textes auf dieses Ziel ab. b Geben Sie Ihrem Text eine logische Struktur und gliedern Sie ihn in überschaubare

Einheiten. b Visualisieren Sie die Struktur Ihres Textes durch geeignete Überschriften, Zwischentitel oder Absätze mit Nummerierungen oder Aufzählungszeichen. b Formulieren Sie präzise und in kürzeren Sätzen. Variieren Sie eventuell beim Satzaufbau, um das Ganze etwas abwechslungsreicher zu gestalten. b Bei mehrseitigen Dokumenten erleichtert ein Inhaltsverzeichnis die spätere Arbeit mit dem Dokument. Die Formatierung sollte die Lesbarkeit des Textes unterstützen. Dabei sollten Sie zum einen sicherstellen, dass Sie Ihren Text so großzügig wie nötig auf der Seite platzieren, dass ein unangestrengtes Lesen der einzelnen Seiten gewährleistet ist. Allerdings achten Sie im Gegenzug darauf, den Seitenumfang nicht unnötig auszuweiten. In Word steht eine ganze Reihe von Schriften zur Wahl, die je nach Stil und Geschmack zum Einsatz kommen. Die Lesbarkeit verbessern Sie deutlich, wenn Sie eine Schrift mit Serifen auswählen: Für das Auge sind diese eine große Hilfe, sich beim Lesen am Zeilenverlauf zu orientieren. Wählen Sie den Schriftgrad nicht zu klein, in etwa 8 bis 11 Punkt. In der Regel sind 60 bis 70 Zeichen pro Zeile und 30 bis 40 Zeilen pro Seite ein gutes Maß für das Layout eines mehrseitigen Dokuments. Absatzabstände erleichtern das Lesen von längeren Dokumenten – und erlauben zusätzlich das Gestaltungsmittel eines Zeilenumbruchs einzusetzen. Professionell sieht Ihr Text aus, wenn Sie den Absatzabstand über FORMAT/ABSATZ festlegen. Leerzeilen erscheinen beim Schreiben zunächst zwar einfacher, das Layout des Textes sieht aber

118

Exkurs

danach nicht sehr professionell aus und erinnert ein wenig an die alte Zeilenschaltung der Schreibmaschine. Der Abstand zwischen den Zeilen sollte so gewählt werden, dass die Zeilen optisch gut voneinander abgegrenzt sind, so dass die Augen nicht beim Lesen aus Versehen schon in die nächste Zeile springen. Nachdem Sie sich in diesem Kapitel mit dem Einstieg in Word (und Office) im Zusammenhang mit längeren Dokumenten befasst haben, geht es im nächsten Kapitel darum, einen professionellen Briefbogen für Ihre Korrespondenz zu entwickeln.

119

Der Kapitelinhalt im Überblick: Dokumentvorlagen in Word erstellen Dokumentvorlagen bearbeiten Textfelder einfügen und formatieren Tabulatoren einsetzen Kopf- und Fußzeilen einfügen DIN-Norm 676 für Briefe umsetzen Schreibweisen nach DIN 5008

3 Musterbriefbogen erstellen

Was erwartet Sie in diesem Kapitel? Zuerst lernen Sie alle Schritte, um mit einer Dokumentvorlage in Word zu arbeiten. Für ein Beispielunternehmen werden Sie dabei eine Briefvorlage erstellen, die der DIN-Norm für Geschäftskorrespondenz entspricht. Beim Durcharbeiten dieses Kapitels sehen Sie, wie Sie in Word mit Vorlagen umgehen und wie Sie diese für Ihre Arbeit einsetzen. Dabei werden Ihnen – als Fortsetzung von Kapitel 2 – weitere wichtige Gestaltungsmöglichkeiten des Programms begegnen: Sie arbeiten intensiv mit Textfeldern, setzen Tabulatoren ein und fügen Kopf- bzw. Fußzeilen in die Vorlage ein. Mit diesen Arbeitstechniken werden Sie in die Lage versetzt, Ihren eigenen Briefbogen zu erstellen und einen Brief professionell zu verfassen.

Kapitel 3

Musterbriefbogen erstellen

Wichtiger Vorteil einer Textverarbeitung ist, dass Sie einen einmal gespeicherten Text immer wieder neu bearbeiten können – unabhängig davon, ob Sie den Inhalt aktualisieren oder ihm eine neue Form geben wollen. Für eine produktive Arbeit im Büro ist es daher von großem Vorteil, dass bestimmte Dokumente immer wieder als eine Art Baustein eingesetzt werden können. Dies gilt insbesondere für Geschäftspapiere: Haben Sie einmal eine Briefvorlage für Ihr Unternehmen erstellt, können Sie diese immer wieder verwenden. Eine wichtige Technik zum Wiederverwenden von Textpassagen haben Sie im vorhergehenden Kapitel bereits kennen gelernt: die Zwischenablage. Der Nachteil im Vergleich zu Vorlagen: Elemente der Zwischenablage stehen immer nur in der aktuellen WindowsSitzung zur Verfügung. Vorlagen können Sie nach dem Rechnerstart immer wieder für Ihre Arbeit aufrufen. Das Projekt für dieses Kapitel lautet: Eine Briefvorlage erstellen – und steht stellvertretend für alle Geschäftskorrespondenz, die Sie im Berufsalltag bewältigen müssen. Gleichzeitig lernen Sie, wie Sie in Word eine Vorlage erstellen und diese immer wieder aktualisieren oder anpassen können.

3.1

Dokumentvorlagen in Word

In Word versteht man unter Vorlagen eine Reihe von Dokumentvorlagen, die neben Absatzformatierungen auch Layoutinformationen oder vordefinierten Text enthalten: verschiedene Brieftypen, Faxblätter, Berichte und Memos oder auch Vorlagen für Publikationen. Manche von ihnen können zusätzlich über einen Assistenten bearbeitet werden. Grundsätzlich können Dokumentvorlagen wie »normale« Word-Dokumente bearbeitet und gespeichert werden. Haben Sie ein Word-Dokument auf der Basis einer Dokumentvorlage erstellt, müssen Sie in der Regel nur noch den eigentlichen Text eintippen, die formale Gestaltung des gesamten Dokuments wird über die Dokumentvorlage gesteuert. Was genau können Dokumentvorlagen enthalten? Dokumentvorlagen beziehen sich auf die Strukturierung der gesamten Word-Datei und enthalten Dokumenteinstellungen wie AutoText-Einträge, Schriftarten, Tastenbelegungen, Makros, Menüs, Seitenlayout, spezielle Formatierungen und Formatvorlagen. Welche Möglichkeiten Sie im konkreten Fall einsetzen, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen. Auf den nächsten Seiten werden Sie einige dieser Einstellungen kennen lernen, die für ein formal korrektes Briefpapier vonnöten sind.

HINWEIS

Vorlagen contra Dokumentvorlagen? Die Word-Terminologie (auch teilweise die Fachliteratur) arbeitet beim Thema Vorlagen nicht einheitlich. Um einer Begriffsverwirrung vorzubeugen: Wenn von »Vorlagen« im Zusammenhang mit Word die Rede ist, sind ausnahmslos Dokumentvorlagen gemeint.

122

Briefvorlage anlegen

Eine Dokumentvorlage in Word erkennen Sie an der Erweiterung *.dot (im Gegensatz zu *.doc). Auch wenn es beim »normalen« Arbeiten nicht weiter auffällt, Word arbeitet immer mit einer Dokumentvorlage im Hintergrund: Jedes neue leere Dokument beruht auf der Normal.dot, die die Standardschriftart festlegt und drei Überschriftenebenen enthält.

3.2


Wenn man einen Brief erstellt, kann man mit Einzügen, Tabulatoren und Abständen arbeiten. Man kann sich das Ganze aber auch viel leichter machen und eine Dokumentvorlage benutzen. Der Geschäftsbrief sieht dann ohne großen Aufwand immer professionell aus. Vor allem für Geschäftskorrespondenz ist es erforderlich, dass Sie Ihre Professionalität nicht nur durch die inhaltliche, sondern auch die formale Gestaltung zum Ausdruck bringen. Und wie immer: Es gibt Normen, in denen diese formalen Gepflogenheiten geregelt werden. In Deutschland gehören die DIN 676 (für die formale Briefgestaltung) und die DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) zu den grundlegenden Vorschriften für den Büro- und Verwaltungsbereich. Den Vorteil von Vorlagen haben Sie bereits im Einleitungstext für dieses Kapitel kennen gelernt. Wenn Sie eine Vorlage für Ihr »Briefpapier« selbst erstellen, können Sie zunächst genauso arbeiten wie mit einem normalen Word-Dokument. Der einzige Unterschied: Sie bereiten Ihren Brief so weit vor, dass Sie zunächst nur alle immer wiederkehrenden Angaben auf dem Briefbogen eintragen. Viele Unternehmen gehen heute – aus Gründen der Kostenersparnis – so vor, dass sie leere Briefbogen mit dem Logo als Briefpapier vorrätig halten und alle anderen Angaben über eine Dokumentvorlage mit dem Brief ausgedruckt werden. Der Vorteil ist nicht nur, dass Angaben schnell aktualisiert werden können und »alte Briefbogen« nicht entsorgt werden müssen, sondern dass beispielsweise Angaben auf der Bezugszeichenzeile sauber in einer Linie stehen. Denn eine Vorlage kann noch so exakt auf einen gedruckten Briefbogen abgestimmt sein, kleine Toleranzen zwischen einzelnen Druckern lassen sich nie ganz vermeiden.

Speichern der .dot-Datei Der erste Schritt zum Erstellen eines eigenen Briefbogens besteht darin, Word mitzuteilen, dass Sie eine neue Vorlage erstellen: Die Datei muss dazu als .dot-Datei abgespeichert werden. So können Sie anschließend die Vorlage immer wieder aus dem Vorlagenverzeichnis aufrufen. Word öffnet automatisch ein neues Dokument auf Basis dieser Datei. Sie schreiben dann den Adressaten und den Brieftext in die vorgesehenen Felder und Platzhalter und speichern das Dokument anschließend ab. Als ersten Arbeitsschritt erstellen Sie eine .dot-Datei für die Briefvorlage:

1.

Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES LEERES DOKUMENT. Damit legen Sie ein neues Word-Dokument auf Basis der so genannten Normal.dot an.

123

Kapitel 3


Teilen Sie dem Programm mit, dass Sie eine Vorlage und kein Dokument anlegen:

2. Gehen Sie dazu über DATEI/SPEICHERN UNTER oder die Schaltfläche SPEICHERN. Es öffnet sich das bekannte Dialogfeld SPEICHERN UNTER: Vorgeschlagen wird als Speicherort das zuletzt verwendete Verzeichnis. Sobald Sie die nächsten Schritte unternehmen, ändert sich diese Einstellung automatisch, Sie müssen sich also an dieser Stelle noch nicht zu einem Ordner durchklicken.

3. Geben Sie zunächst den Namen für Ihre Vorlage unter DATEINAME ein, in unserem Beispiel: Briefvorlage.

4. Jetzt legen Sie den neuen DATEITYP fest: Wählen Sie aus dem Listenfeld Dokumentvorlage (*.dot).

Abbildung 3.1: Speichern der Briefvorlage als .dot-Datei

Dies ist der entscheidende Schritt! Word blendet automatisch den Ordner VORLAGEN ein, in dem in der Standardeinstellung alle Vorlagen gespeichert werden, die Sie selbst angelegt haben.

5. Wenn Sie mit dem Speicherort einverstanden sind, klicken Sie auf SPEICHERN. Word nimmt die Briefvorlage in das Vorlagenverzeichnis auf, in dem in der Standardeinstellung alle Vorlagen gespeichert werden – diejenigen, die im Lieferumfang von Word enthalten sind, und jene, die Sie selbst angelegt haben. Word kehrt anschließend zur Arbeitsoberfläche zurück: Sie sehen an der Titelleiste, dass Sie eine Vorlage mit Namen Briefvorlage zur Bearbeitung geöffnet haben. Sie können die neue Vorlage bearbeiten – Sie setzen dazu dieselben Befehle und Funktionen ein wie für ein »normales« Word-Dokument.

Abbildung 3.2: Die Briefvorlage ist startbereit

6. Schließen Sie die Vorlage über DATEI/SCHLIESSEN oder die SCHLIESSEN-Schaltfläche. Zur Übung lernen Sie im nächsten Kapitel, wie Sie eine Vorlage öffnen.

124


TIPP

Vorlage auf Basis eines vorhandenen Word-Dokuments Eine neue Vorlage lässt sich auch auf der Basis eines bereits vorhandenen Dokuments erstellen. Am besten entfernen Sie zunächst den Text, den Sie in der Vorlage nicht mehr brauchen. Dann klicken Sie auf SPEICHERN UNTER, legen als DATEITYP Dokumentvorlage (*.dot) fest. Word blendet automatisch das VORLAGEN-Dialogfeld ein, in dem Sie dann wie gewohnt speichern können.

Briefvorlage zur Bearbeitung öffnen Im vorhergehenden Abschnitt wurde die .dot-Datei erstellt, bisher aber noch ohne standardisierten Inhalt. Damit Sie diesen nun Schritt für Schritt einfügen können, müssen Sie die Vorlage zunächst wieder öffnen – ein Schritt, der in der Praxis sehr wichtig ist. Denn Sie werden Ihre Vorlagen in der Regel immer wieder anpassen müssen. Für die Praxis bedeutet dies, dass Sie aus Vorlagen nicht nur Word-Dokumente generieren, die Sie bearbeiten. Auch die Vorlage selbst kann bearbeitet und aktualisiert werden. Allerdings ist das Vorlagenverzeichnis in Word nicht unmittelbar zugänglich. Über das ÖFFNEN-Dialogfeld oder die Suche über den Windows-Explorer werden Sie dieses versteckte Verzeichnis nicht finden – eine Sicherheitsmaßnahme des Programms, die zunächst ein wenig Mühe bedeutet.

Pfad für die Benutzervorlagen herausfinden Die Standardeinstellung von Office sieht für Dokumentvorlagen das Vorlagenverzeichnis vor. Dieses liegt in der Regel auf C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\VORLAGEN. Benutzerdefinierte Vorlagen (wie die Briefvorlage.dot) speichert das Programm in der Standardeinstellung unter Ihrem Benutzerkonto in einem eigenen Verzeichnis. Meist finden Sie diese Vorlagen unter C:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\BENUTZERNAME\ANWENDUNGSDATEN\MICROSOFT\VORLAGEN. Der Pfad auf Ihrem Rechner kann aber unter Umständen von diesen Angaben abweichen. Sie müssen ihn gegebenenfalls selbst herausfinden, indem Sie unter EXTRAS/OPTIONEN nachsehen:

1.

Blenden Sie unter EXTRAS/OPTIONEN die Registerkarte SPEICHERORT FÜR DATEIEN ein. Die Angabe des Speicherorts für Ihre Vorlagen steht unter BENUTZERVORLAGEN (vgl. Abbildung 3.3). Sie sehen, dass die Pfadangabe auf dem Dialogfeld nicht vollständig angezeigt wird. Um den genauen Pfad zu verfolgen, müssen Sie an dieser Stelle zu einem »Trick« greifen.

2. Markieren Sie unter DATEITYP Benutzervorlagen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche ÄNDERN. Obwohl Sie den Speicherort eigentlich gar nicht ändern wollen, müssen Sie diesen Weg einschlagen: Auf diese Weise zeigt Ihnen Word den genauen Pfad zu Ihrem Vorlagenverzeichnis an.

125

Kapitel 3


Abbildung 3.3: Die Pfadangabe für die benutzerdefinierten Vorlagen in Word

Und an dieser Stelle halten Sie zusätzlich noch Stift und Papier bereit:

3. Notieren Sie bei den folgenden Schritten die Ordnerstruktur, so dass am Ende die vollständige Pfadangabe auf Ihrem Zettel steht.

4. Das Dialogfeld SPEICHERORT ÄNDERN startet mit der Angabe des Vorlagenverzeichnisses. Notieren Sie sich den Ordner Vorlagen, der unter SUCHEN IN angegeben ist. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche EINE EBENE NACH OBEN.

Abbildung 3.4: Der Pfad, der auf Ihrem Rechner für die Benutzervorlagen angelegt ist, lässt sich über den Dialog Speicherort ändern herausfinden

126


Fahren Sie jetzt systematisch fort:

5. Jetzt steht unter SUCHEN IN die nächsthöhere Verzeichnisebene: Notieren Sie auch diese nach dem »\«-Zeichen auf Ihrem Notizblatt.

Abbildung 3.5: Die Benutzervorlagen befinden sich im Ordner Microsoft

Bisher lautet die Angabe auf Ihrem Zettel: Microsoft\Vorlagen.

6. Klicken Sie sich jetzt in der Verzeichnisstruktur so lange nach oben, bis Sie beim Festplattenverzeichnis C: angekommen sind, und notieren Sie sich parallel alle Ordner, die unter SUCHEN IN aufgeführt werden. Am Ende sollte ein Pfad auf dem Zettel stehen, mit dem Sie die vollständige Verzeichnisstruktur für das Vorlagenverzeichnis auffächern können. Orientieren Sie sich dabei an der Vorgabe: C:\DOKUMENTE UND EINSTELLUNGEN\BENUTZERNAME\ANWENDUNGSDATEN\MICROSOFT\VORLAGEN. Jetzt können Sie die Benutzervorlagen über die direkte Eingabe des Pfads in den Windows-Explorer aufrufen. Zuvor aber müssen Sie noch den Dialog SPEICHERORT ÄNDERN beenden:

7.

Klicken Sie auf ABBRECHEN, wenn Sie den vollständigen Pfad auf Ihrem Zettel stehen haben. Dieser Schritt ist sehr wichtig: Damit belassen Sie den Speicherort wie in der Standardeinstellung angegeben – und wie Sie ihn gerade etwas umständlich herausgefunden haben. Klicken Sie hier nicht auf OK! Damit ändern Sie den Standardspeicherort für die Benutzervorlagen – und diesen haben Sie gerade so mühsam herausgefunden.

HINWEIS

Übersichtliches Vorlagenverzeichnis Es ist nicht zwingend notwendig, dass Sie Ihre Vorlagen im Vorlagenverzeichnis ablegen, Sie können im Prinzip auch jeden anderen Speicherort frei wählen. Allerdings hat das Vorlagenverzeichnis den Vorteil, dass Sie alle Vorlagen an einem zentralen Ort gespeichert haben und Sie nicht später überlegen müssen, in welchem Ordner Sie welche .dot-Datei wieder finden. In der Standardeinstellung blendet Word beim Anlegen eines neuen Dokuments mit einer Dokumentvorlage sofort das Vorlagenverzeichnis ein, und Sie können durch einfaches Anklicken die Vorlage ganz einfach auswählen.

127

Kapitel 3


Sollten Sie eine ganze Reihe von Dokumentvorlagen selbst erstellen, wird unter Umständen die Liste unter dem Kartenreiter ALLGEMEIN – hier finden Sie alle Ihre selbst erstellten Vorlagen – zu unübersichtlich. Dann legen Sie im Vorlagenverzeichnis einen eigenen Kartenreiter an: Klicken Sie im Dialogfeld VORLAGEN auf die Schaltfläche NEUER ORDNER und legen Sie einen Namen für den neuen Kartenreiter im Vorlagenverzeichnis fest. Dann speichern Sie Ihre Vorlage in diesem neuen Ordner: Sie sehen, das Vorgehen ist Ihnen vertraut (siehe Kapitel 1 im Abschnitt »Ordner anlegen«), und Sie können zahlreiche .dot-Dateien in einer übersichtlichen Vorlagenstruktur unterbringen.

Benutzervorlagen-Verzeichnis aufrufen Nun haben Sie den Speicherort für die Benutzervorlagen herausgefunden und können über den Windows-Explorer Ihre .dot-Dateien direkt aufrufen und bearbeiten.

1. Öffnen Sie den Windows-Explorer über das Kontextmenü der START-Schaltfläche. 2. Geben Sie in der Adressleiste den Pfad direkt ein. Jetzt wird das Vorlagenverzeichnis eingeblendet.

Abbildung 3.6: Der Pfad für die Benutzervorlagen in der Adressleiste des Windows-Explorers

3. Öffnen Sie die Briefvorlage.dot über das Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und wählen Sie dann ÖFFNEN. Jetzt wird die Vorlage auf der Arbeitsoberfläche von Word angezeigt. Dass es sich um die Vorlage handelt, erkennen Sie an der Titelleiste. Sie können jetzt darangehen, Ihre Vorlage zu bearbeiten – Sie werden in den folgenden Kapiteln lernen, wie Sie die verschiedenen Elemente eines Geschäftsbriefs in der Vorlage unterbringen.

3.3

Überblick über die DIN-Normen

Bei der Gestaltung eines Briefbogens sollten Sie sich an den aktuellen DIN-Normen orientieren – vor allem bei Ihrer Geschäftskorrespondenz. In Deutschland gelten für die Geschäftskorrespondenz die Normen der DIN 676 und DIN 5008 – ausgegeben vom Bundesverwaltungsamt. Hierbei ist vor allem wichtig, dass Sie die Lage des Anschriftenfelds einhalten, so dass Sie Ihren Brief mit einem (ebenfalls genormten) Fensterkuvert verwenden können. Ansonsten dürfen Sie auch in Teilen von diesen Vorschriften abweichen. Loch- und Falzmarken müssen Sie beispielsweise nicht in den Briefbogen aufnehmen. Die Felder um das Anschriftenfeld können Sie ebenfalls variabel gestalten.

128

Überblick über die DIN-Normen

Abbildung 3.7: Schema für einen Geschäftsbrief

Die verschiedenen Bereiche des genormten Geschäftsbriefs sehen Sie in Abbildung 3.7: b Der Briefkopf enthält in der Regel nicht nur Ihren Firmennamen, hier steht meist

b b

b

b

auch das Logo. Da Sie sich mit dem Briefkopf beim Empfänger präsentieren, sollten Sie sich über die Gestaltung ein paar Gedanken machen. Für das Beispiel wurde eine einfache Schriftlösung gewählt. Im Anschriftenfeld steht, neben einer Zeile mit der Absenderangabe, die korrekte Anschrift des Empfängers. Der Informationsblock steht rechts neben dem Anschriftenfeld und kann variabel eingesetzt werden: Oft wird hier die Adresse des Absenders wiederholt und zusätzlich werden Telefon- und Faxnummern sowie Internet- und E-Mail-Adresse angegeben. Bei privatwirtschaftlichen Geschäftsbriefen erübrigen sich meistens Bezugsangaben, die in der Korrespondenz großer Unternehmen an dieser Stelle vonnöten sind. Dazu gehören die so genannten Leitwörter wie Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen oder die Angabe einer Durchwahlnummer. Die Angabe der Leitwörter kann aber auch in der Bezugszeichenzeile erfolgen. Die Bezugszeichenzeile unter dem Anschriftenfeld ist – wie bereits erwähnt – für die Leitwörter reserviert. In der Regel erfolgt an dieser Stelle auch die Angabe des Datums. Der Textbereich startet mit der Betreffzeile. Anschließend folgen die Anrede und der eigentliche Brieftext.

129

Kapitel 3


b Die Geschäftsangaben stehen in der Fußzeile am unteren Rand des Briefbogens: Die

Gestaltung ist formal nicht vorgeschrieben, Sie müssen aber die unternehmensrechtlichen Vorgaben beachten. Viele Unternehmen gehen heute dazu über, die Angaben in der Briefvorlage zu speichern und nicht auf dem Bogen (mit dem Logo) aufzudrucken: Änderungen lassen sich so schneller und Kosten sparender eintragen. Grundsätzlich sieht die DIN 676 für einen DIN-A4-Bogen (297 mm hoch, 210 mm breit) einen rechten Seitenrand von mindestens 8,1 mm und einen linken Seitenrand von 24,1 mm vor. Die Höhe des unteren Rands ist nicht vorgeschrieben und hängt vom Umfang der Geschäftsangaben ab. Die Höhe einer Zeile beträgt in der DIN-Norm 4,23 mm. Millimeterangaben dürfen gerundet sein, wenn die Briefvorlage mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wird (aber Word kennt Zentimeterangaben mit zwei Nachkommastellen – Sie können also die korrekten Werte eingeben). Die Lage der einzelnen Felder ist wie folgt vorgeschrieben:

Horizontale Position Bezeichnung des Felds:

Zeilenanfang, Zeilenende (mm) 1 gerechnet vom linken gerechnet vom gerechnet vom Blattrand (mm) linken Blattrand rechten Blattrand

Briefkopf

24,1

201,9

8,1

Anschriftenfeld (mit Absenderangabe und Empfängeranschrift)

24,1

100,3

109,7

Informationsblock

125,7

201,9

8,1

Bezugszeichenzeile: 2 Leitwort 1 Leitwort 2 Leitwort 3 Leitwort 4

24,1 74,9 125,7 176,5

201,9

8,1

3

24,1

163,9

46,1

Geschäftsangaben

24,1

201,9

8,1

Textfeld

Tabelle 3.1: Die Maßangaben für die horizontale Position der einzelnen Felder 1. Die Angabe des Zeilenendes bedeutet, dass die betreffende Zeile höchstens bis zu dieser Länge ausgedehnt werden kann. 2. Die Zeilenlänge für die Leitwörter 1 bis 3 sind jeweils durch den Beginn des neuen Leitworts 2 bis 4 festgelegt. 3. Der Zeilenrand für das Textfeld kann auch mit einem Mindestrand von 201,9 mm vom linken Blattrand bzw. 8,1 mm vom rechten Blattrand formatiert werden. Die DIN 676 stellt hier beide Optionen zur Auswahl. Allerdings wirkt der knappe rechte Rand sehr gedrängt.

130

Briefvorlage gestalten

Vertikale Position Damit der Briefbogen gelocht, gefalzt und dann in Fensterkuverts gesteckt werden kann, sieht die DIN 676 zwei Varianten vor, damit die Lage des Anschriftenfelds auf dem Briefkopf richtig platziert wird (alle angegebenen Maße beziehen sich auf eine DIN-A4-Seite mit einer Länge von 297 mm und einer Breite von 210 mm): Die Höhe des Briefkopfes beträgt bei Form A 27 mm, bei Form B 45 mm. Für Geschäftskorrespondenz wird allerdings fast ausschließlich Variante B eingesetzt.

Bezeichnung des Felds

Zeilenanfang vom oberen Blattrand (mm)

Briefkopf 1

Form A

Form B

0

0

Anschriftenfeld, erste Zeile der Anschrift 33,9

50,8

Informationsblock, erste Zeile

33,9

50,8

80,4 84,7

97,4 101,6

Textbereich, Betreffzeile

97,4

114,3

Geschäftsangaben

Nicht vorgeschrieben Nicht vorgeschrieben 4

Bezugszeichenzeile, Leitwörter Bezugszeichenzeile, Textzeile 3

2

Tabelle 3.2: Die Maßangaben für die vertikale Position der einzelnen Zeilen 1. Das Feld für den Briefkopf kann in voller Höhe gestaltet werden. Achten Sie aber auf den nicht druckbaren Bereich bei Ihrem Drucker bzw. überlegen Sie die optische Wirkung, wenn Sie das Feld zu »gedrängt« gestalten. 2. Die Leitwörter müssen sich auf alle Fälle noch oberhalb der Faltung befinden. 3. Diese Angaben gelten, wenn Ihr Briefformular eine zweizeilige Bezugszeichenzeile vorsieht. 4. Der Beginn der Fußzeile hängt vom Umfang der Geschäftsangaben am Ende des Briefbogens ab und ist in der DIN 676 nicht vorgeschrieben.

Damit sind alle wesentlichen Elemente erläutert, die Sie beim Entwerfen einer eigenen Briefvorlage beachten müssen. Dies soll im nächsten Abschnitt in der Briefvorlage.dot in die Praxis umgesetzt werden.

3.4


Wie Sie bereits gesehen haben, müssen Sie mit konkreten Maßen umgehen, wenn Sie einige Felder in Ihrer Briefvorlage richtig positionieren wollen. Auf den ersten Blick eine sehr umständliche Angelegenheit. Aber Word stellt auch für diesen Fall ein komfortables Werkzeug zur Verfügung: das Textfeld. Dieses ist nichts weiter als ein Rahmen, mit dem Sie Text »zusammenhalten« und vor allem frei auf dem Arbeitsbereich positionieren können. Wie Sie professionell damit umgehen, lernen Sie auf den nächsten Seiten. (Textfelder können darüber hinaus auch Grafiken oder Fotos aufnehmen, aber das an dieser Stelle nur nebenbei.)

131

Kapitel 3


Damit Sie einen ersten Eindruck erhalten, wie die fertige Vorlage aussehen wird, die Sie auf den nächsten Seiten Schritt für Schritt erarbeiten, können Sie schon mal vorausschauend einen Blick auf Abbildung 3.47 werfen. Für die Vorlage werden Sie in den nächsten Abschnitten drei Textfelder für den Briefkopf, das Anschriftenfeld und den Informationsblock anlegen, das Datum in der Bezugszeichenzeile einfügen und die Eingaben in den Textbereich mit Platzhaltern vorbereiten. Am Ende werden noch die Geschäftsangaben in einer Fußzeile untergebracht.

HINWEIS

Seitenränder einstellen Wenn Sie mit Textfeldern arbeiten, können Sie zunächst die Einstellungen für den Seitenrand der Vorlage vernachlässigen, denn Textfelder können außerhalb des gewählten Seitenrands platziert werden. Die Randeinstellungen kommen erst beim Textbereich und den Kopfund Fußzeilen zum Tragen. Die DIN sieht für den linken Rand ein Maß von 24,1 mm vor, der rechte Rand beträgt mindestens 8,1 mm. Die Gestaltungsfreiheit für Briefvorlagen bringt es aber mit sich, dass auch für Briefkopf und Informationsfeld ein größerer rechter Seitenrand benutzt wird – schon allein aus optischen Gründen. Für das Beispiel liegt der rechte Rand bei 2,5 cm.

Briefkopf einfügen Mit dem Briefkopf präsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen dem Empfänger: Meist wird an dieser Stelle ein Logo eingesetzt – oder eine Schriftlösung. Oft ist auch der Briefkopf auf dem Bogen aufgedruckt. Für das Beispiel fügen Sie eine Schriftlösung als Logo ein. Der Briefkopf selbst folgt der Form B (erweiterter Briefkopf) mit einer Höhe von 45 mm, gerechnet vom oberen Blattrand.

HINWEIS

Textfelder nur sichtbar in Seitenlayoutansicht Wenn Sie mit Textfeldern arbeiten, schaltet Word automatisch in die Seitenlayoutansicht um. In der Normalansicht sind Textfelder nicht sichtbar.

Zunächst fügen Sie das Textfeld auf dem Briefbogen ein:

1.

Geben Sie als Erstes eine Anzahl von (leeren) Absätzen in Ihre Vorlage ein. Diese Vorgehensweise mag Ihnen merkwürdig vorkommen. Aber andernfalls kann es passieren, dass man später unterhalb des Textfelds keine Absätze mehr einfügen kann.

2. Setzen Sie den Cursor wieder an die Anfangsposition, denn das Textfeld wird beim Einfügen mit derjenigen Absatzmarke verknüpft, bei der der Cursor im Augenblick steht.

132


3. Klicken Sie auf EINFÜGEN/TEXTFELD. Alternativ dazu finden Sie die Schaltfläche TEXTFELD auf der Symbolleiste ZEICHNEN, die Sie ebenfalls anklicken können.

Abbildung 3.8: Beim Einfügen eines Textfelds erscheint zunächst der Zeichnungsrahmen

Word fügt den so genannten Zeichnungsrahmen in die Vorlage ein. Gleichzeitig sehen Sie ein kleines Fadenkreuz, mit dem Sie das eigentliche Textfeld zeichnen.

4. Klicken Sie auf einen Punkt außerhalb des Zeichnungsrahmens (wichtig!) und ziehen Sie dann mit gedrückter Maustaste das Textfeld auf.

Abbildung 3.9: Das Zeichnen des Textfelds

5. Lassen Sie anschließend die Maustaste los.

Abbildung 3.10: Das Textfeld – ohne Zeichnungsrahmen

133

Kapitel 3


Der Zeichnungsbereich ist jetzt verschwunden. Dieser ist zunächst nichts als ein leeres Feld. Wichtig wird er eigentlich nur, wenn Sie mit Word Zeichnungen erstellen: Dann sorgt der Zeichnungsrahmen dafür, dass die einzelnen Elemente Ihrer Zeichnung innerhalb des Rahmens von Word als zusammenhängend angesehen werden. Für ein Textfeld ist dieser Rahmen aber nicht notwendig, da dieses einen eigenen Rahmen generiert. Nun ist das Textfeld in die Vorlage eingefügt. Größe und Lage sind dabei völlig unerheblich. Diese Formatierungsaufgaben werden Sie im Anschluss erledigen. Auf der Bildschirmoberfläche sehen Sie zusätzlich das Ankersymbol – das Textfeld ist mit dem Absatz verknüpft. Das Ankersymbol wird eingeblendet, wenn das Kontrollkästchen OBJEKTANKER unter EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT im Bereich SEITEN- UND WEBLAYOUTOPTIONEN aktiviert ist. Das Ankersymbol steht immer an der Stelle des Absatzes, die mit dem Textfeld verknüpft ist.

6. Geben Sie den Text für das Schrift-Logo ein. Der schraffierte Auswahlrahmen bedeutet, dass Sie in das Textfeld schreiben können. In der Standardeinstellung ist das Textfeld so formatiert, dass die Größe bei der Eingabe erhalten bleibt und der Text automatisch am Zeilenende umbrochen wird, so, wie Sie das von der »normalen« Arbeit mit Word gewöhnt sind.

Abbildung 3.11: Text geben Sie wie gewohnt in das Textfeld ein

Damit ist der Briefkopf erst einmal fertig eingegeben. Jetzt geht es daran, ihn ansprechend zu gestalten und auf der Seite mit den richtigen Maßen zu positionieren. Dazu dienen zum einen die Symbolleiste ZEICHNEN und zum anderen das Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN. Beginnen Sie damit, zunächst die Schriftlösung für das Logo ansprechend zu gestalten – die Grundlagen der Schriftformatierung kennen Sie ja bereits aus Kapitel 1, Abschnitt »Text gestalten«.

1.

Formatieren Sie die Schrift: Markieren Sie den entsprechenden Schriftzug und wählen Sie die Schrift Courier, Schriftgröße 18 für die erste Zeile, 12 Punkt für die zweite. Wenn Sie einen Farbdrucker einsetzen wollen, können Sie eine zusätzliche Schriftfarbe wählen. Dann setzt sich das Logo optisch vom restlichen Briefinhalt ab. Für das Beispiel wurde Hellorange gewählt.

134


2. Markieren Sie die Schrift und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche SCHRIFTFARBE – entweder in der FORMAT- oder der ZEICHNEN-Symbolleiste.

3. Wählen Sie aus der angebotenen Farbpalette das Kästchen für die Schriftfarbe Hellorange. Bei einem Schwarz-Weiß-Drucker wird das Hellorange als heller Grauton wiedergegeben.

4. Formatieren

Sie die Schrift noch fett und rechtsbündig über die entsprechenden Schaltflächen in der FORMAT-Symbolleiste.

Abbildung 3.12: Die Schrift für den Briefkopf ist formatiert

So weit ist der Briefkopf für die Vorlage fertig gestellt. Jetzt geht es daran, das Feld in der richtigen Größe an die richtige Stelle zu verschieben.

Briefkopf formatieren Um die Größe und die Position eines Textfelds zu verändern, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten – zum einen das direkte Verändern mit der Maus, zum anderen die exakte Positionierung über das Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN. Das Vorgehen mit der Maus wird hier der Vollständigkeit halber kurz vorgestellt, für die Briefvorlage ist allerdings ein Arbeiten mit exakten Angaben notwendig. Beiden Methoden ist allerdings eines gemeinsam – und auch diese Voraussetzung ist keine Neuigkeit mehr für Sie: Bevor Sie ein Textfeld bearbeiten können, muss es markiert werden. Word kennt für grafische Elemente (und zu diesen zählt auch ein Textfeld) zwei Arten von Markierungen: b Der schraffierte Auswahlrahmen zeigt Ihnen, dass Sie den Inhalt des Textfelds (oder

eines anderen grafischen Elements) bearbeiten können. Zum Markieren klicken Sie in den inneren Bereich des Textfelds.

Abbildung 3.13: Schraffierter Auswahlrahmen: Sie können den Inhalt bearbeiten

135

Kapitel 3


b Der gepunktete Auswahlrahmen zeigt an, dass Sie das Textfeld (oder ein anderes

grafisches Element) formatieren können. Klicken Sie dazu auf die Rahmenlinie des Textfelds oder auf den schraffierten Auswahlrahmen.

Abbildung 3.14: Gepunkteter Auswahlrahmen: Das Objekt kann formatiert werden

Lage und Größe des Textfelds mit der Maus verändern

1.

Klicken Sie dazu auf den Auswahlrahmen. Er erscheint als ein gepunkteter Auswahlrahmen – ein Zeichen dafür, dass Sie die Form und Größe des Textfelds bearbeiten können. Sie sehen die kleinen Kreise an den Ecken und in der Mitte der Seitenumrandungslinien: Dies sind Ziehpunkte, mit denen Sie die Form des Textfelds direkt verändern können.

2. Setzen Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte. Nun zeigt Word mit einem kleinen Pfeilsymbol die Richtung an, in die sich das Textfeld verändern lässt: Die Ziehpunkte in den Seitenmitten verändern das Textfeld in der Länge bzw. Breite, die Eckpunkte erweitern bzw. verkleinern es.

3. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Textfeld in die gewünschte Größe und lassen Sie dann die Maustaste los.

Abbildung 3.15: Das Textfeld in die gewünschte Größe ziehen

Das Fadenkreuz zeigt beim Verschieben der aktuellen Mausposition eine gestrichelte Linie an: Dies ist die neue Größe des Textfelds.

4. Wollen

Sie das gesamte Textfeld an eine andere Position verschieben, ziehen Sie den gepunkteten Auswahlrahmen mit dem Mauszeiger: Ein kleiner Vierfachpfeil erscheint.

5. Ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste das Textfeld an die neue Stelle.

136


Abbildung 3.16: Verschieben des Textfelds

Textfelder können Sie frei in Ihrem Word-Dokument verschieben. Sie sehen die aktuelle Mausposition an dem Fadenkreuz, die neue Position anhand der gestrichelten Linie. Dieses einfache Vorgehen ist in allen Office-Programmen dasselbe – und gilt nicht nur für Textfelder, sondern auch für Grafiken oder Zeichnungen. Die Stichpunkte zur Wiederholung: gepunkteten Auswahlrahmen mit den jeweiligen Ziehpunkten einblenden, dann die Form durch Ziehen mit gedrückter Maustaste verändern. Beim Verschieben des Textfelds mit der Maustaste bewegt sich in der Standardeinstellung das Ankersymbol mit – das Textfeld wird an der Stelle, an die es verschoben wird, neu mit dem betreffenden Absatz verbunden. Sehen Sie dagegen ein kleines Schlosssymbol neben dem Anker, ist das Textfeld fest mit dem Absatz verbunden, mit dem es beim Einfügen verknüpft wurde. Beim Verschieben bleibt das Ankersymbol daher an der gleichen Stelle stehen. Umgekehrt gilt: In der Standardeinstellung wird das Textfeld mit dem Absatz verknüpft, in dem der Cursor beim Einfügen steht. Wird dieser Absatz beim Bearbeiten des WordDokuments verschoben, bewegt sich das Textfeld entsprechend mit. Sie werden im Verlauf dieses Kapitels Möglichkeiten kennen lernen, diese Standardeinstellungen zu verändern. Für das Entwerfen der Briefvorlage ist dieses Verfahren allerdings nicht präzise genug, denn hier sollten Sie mit genauen Maßangaben arbeiten.

Größe und Position des Briefkopfes exakt festlegen Millimetergenaues Positionieren von Textfeldern ist nur über das Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN möglich. Zunächst bestimmen Sie für die Briefvorlage die exakte Größe des Textfelds:

137

Kapitel 3

1.


Mit einem Doppelklick auf den grauen Rahmen des Textfelds oder über FORMAT/ TEXTFELD blenden Sie den Dialog TEXTFELD FORMATIEREN ein. Hier legen Sie alle notwendigen Einstellungen für das Layout und die Positionierung des Textfelds fest.

2. Zunächst geben Sie auf der Registerkarte GRÖSSE unter GRÖSSE UND DREHUNG die genauen Maße ein, die der Briefkopf haben soll. Die Zahlenangaben, die Sie zunächst sehen, beziehen sich auf die aktuelle Größe des Textfelds.

3. Für die Vorlage geben Sie eine HÖHE von 4,5 cm (dies entspricht der DIN-Norm für den erweiterten Briefkopf) und eine BREITE von 17,78 cm (dies ist die Seitenbreite eines DIN-A4-Bogens von 210 mm abzüglich der verbindlichen Seitenränder von 24,1 mm links und 8,1 mm rechts) in die Listenfelder ein.

Abbildung 3.17: Das Dialogfeld Textfeld formatieren

SKALIEREN verringert bzw. vergrößert den angegebenen Wert um die angegebene Prozentzahl. SEITENVERHÄLTNIS SPERREN: Ist diese Option aktiviert, bleibt das Seitenverhältnis beim Skalieren erhalten. Für den Briefkopf benötigen Sie diese Funktionen nicht.

4. Bestätigen Sie diese Einträge mit OK. Jetzt finden Sie das Textfeld in der richtigen Größe auf der Bildschirmoberfläche. Wenden wir uns der nächsten Aufgabe zu. Wenn Sie auf einen Bereich außerhalb des Textfelds klicken, sehen Sie jetzt ohne den Markierungsrahmen deutlich, dass in der Standardeinstellung das Textfeld mit einem schwarzen Rahmen in die Vorlage eingefügt wurde. Dies müssen Sie jetzt noch ändern. Für die Beispieldatei dienen Textfelder nur dazu, dass die einzelnen Bereiche für den Briefbogen exakt positioniert werden können – der »Rahmen« soll aber auf dem Briefbogen selbst nicht deutlich werden.

138


1.

Klicken Sie wieder auf den Rahmen des Textfelds, um es zu markieren. Erscheint der Rahmen des Textfelds nicht markiert, so fehlt im Menü FORMAT der Eintrag TEXTFELD: Das Textfeld muss daher immer markiert sein, damit Sie es formatieren können.

2. Wählen

Sie FORMAT/TEXTFELD und aktivieren Sie die Registerkarte FARBEN

UND

LINIEN. Unter AUSFÜLLEN sehen Sie, dass in der Standardeinstellung ein weißer Hintergrund für das Textfeld eingetragen ist.

3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Listenfeld FARBE und wählen Sie die Option Keine Füllung für die Briefvorlage. Wenn Sie das Dokument ausdrucken, erscheint in diesem Fall nur die farbige Schrift. Sollten Sie eine Hintergrundfarbe für das Textfeld wünschen, wählen Sie den gewünschten Farbton oder einen Fülleffekt aus. Mit dem Schieberegler unter TRANSPARENZ können Sie zudem festlegen, wie leuchtend der Farbton ausfällt. Unter FARBE wird der gewählte Transparenzgrad gleichzeitig angezeigt, wenn Sie den Schieberegler mit der Maustaste ziehen. Im Listenfeld rechts daneben können Sie darüber hinaus das Mischungsverhältnis des ausgewählten Farbtons mit Weiß direkt eingeben. Bei der Einstellung Keine Füllung sehen Sie in der Standardeinstellung von Word, dass die Absatzmarken, die Sie zu Beginn eingegeben haben, durch das Textfeld sichtbar werden (zuvor war ein weißer Hintergrund eingestellt, der sie verdeckt hat). Diese störende Einstellung wird im weiteren Verlauf des Kapitels korrigiert werden. Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass Sie das Textfeld so formatieren, dass auch wirklich nur der Schriftzug sichtbar und kein farbiger oder weißer Hintergrund eingestellt wird.

Abbildung 3.18: Füllung und Rahmenlinien für das Textfeld formatieren Sie über die Registerkarte Farben und Linien

139

Kapitel 3


HINWEIS

Die Schaltfläche Füllfarbe Die Hintergrundfarbe von grafischen Objekten lässt sich in Word auch über die Schaltfläche FÜLLFARBE auswählen: Klicken Sie dazu auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie eine der angebotenen Farben aus der Palette aus. Farbtonveränderungen können Sie über dieses Dialogfeld allerdings nicht erzielen.

4. Im Bereich LINIE klicken Sie auf den Pfeil neben FARBE und wählen Keine Linie. Damit wird der Inhalt des Textfelds ohne Begrenzungslinie auf dem Briefbogen eingefügt. Die anderen Optionen in diesem Bereich, ART, GESTRICHELT und STÄRKE, mit denen Sie das Aussehen der Rahmenlinien spezifizieren können, werden gleichzeitig deaktiviert. Wenn Sie für Ihren Briefbogen Linien benötigen: Die genauen Erklärungen dieses Dialogfelds finden Sie in Kapitel 4 im Abschnitt »Rahmenlinien bearbeiten«.

5. Klicken Sie abschließend auf OK. Die Rahmenlinie um das Textfeld ist entfernt.

Abbildung 3.19: Der Firmenname auf dem Briefkopf – ohne störende Rahmenlinien, aber mit durchscheinenden Absatzmarken

Die Gestaltung des Textfelds ist im Großen und Ganzen abgeschlossen – auch die Größe des Textfelds wurde schon festgelegt. Im nächsten Schritt bestimmen Sie den inneren Seitenrand, d.h. die Fläche, die innerhalb des Textfelds für Eingaben zur Verfügung steht. Dies ist eine wichtige Einstellung, denn sie stellt sicher, dass Einträge von nebeneinander oder untereinander stehenden Textfeldern nicht unansehnlich ineinander übergehen. Die Optionen finden Sie unter FORMAT/TEXTFELD auf der Registerkarte TEXTFELD.

1.

Blenden Sie das Register TEXTFELD ein. Sie finden im Bereich INNERER SEITENRAND die Listenfelder für LINKS, OBEN, RECHTS und UNTEN. Die Werte, die Sie hier vorfinden, geben die augenblickliche Position des Textes innerhalb des Textfelds wieder.

2. Für das Beispiel geben Sie einen oberen Rand von 1,5 cm und einen rechten Rand von 1,69 cm direkt ein: Markieren Sie dazu den Eintrag und tippen Sie dann den neuen Wert ein.

140


Die Eingabe der 1,5 cm für den oberen Rand hat optische Gründe: So rutscht der Schriftzug des Firmennamens nicht zu weit nach oben. Der rechte Rand von 1,69 cm ist eine errechnete Größe: Für den Brief soll später ein rechter Seitenrand von 2,5 cm festgelegt werden (der DIN-Mindestabstand vom rechten Blattrand von 8,1 mm ist unschön), und es sieht besser aus, wenn der rechtsbündige Schriftzug des Logos auf dieser Linie abschließt. Nun ist der Rand für das Textfeld auf die 8,1 mm bereits festgelegt, bleiben also zusätzliche 1,69 cm. Um die Werte für LINKS und UNTEN müssen Sie sich nicht kümmern, sie spielen für die Vorlage keine Rolle. Wenn Sie über das Anklicken der Pfeile den Wert ändern wollen: Word geht in Schritten von jeweils 1 mm nach oben bzw. unten.

Abbildung 3.20: Die inneren Seitenränder im Register Textfeld einstellen

Sollten Sie Textfelder für Ihre Arbeit in einem anderen Zusammenhang einsetzen, müssen Sie an dieser Stelle immer ein wenig experimentieren, bis Sie die Werte so eingestellt haben, dass das Aussehen Ihrer Vorlage oder Ihres Dokuments Ihren Wünschen entspricht. Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass die Option TEXT IN AUTOFORM UMBRECHEN, die in der Standardeinstellung ohnehin aktiviert ist, auch erhalten bleibt. Ist an dieser Stelle GRÖSSE DER AUTOFORM DEM TEXT ANPASSEN eingestellt, wird das Textfeld bei der Eingabe so verändert, dass es dem eingegebenen Inhalt entspricht: Beim Tippen erfolgt kein Zeilenumbruch, sondern das Textfeld »wächst« mit der Eingabe mit. Und geht der Inhalt des Textfelds über die aktuelle Größe hinaus, wird diese ebenfalls in der Größe angepasst. Im anderen Fall verschwindet der Inhalt einfach im »Nichts«, die eingestellten Formate des Textfelds dagegen bleiben unverändert. Das Textfeld für den Briefkopf ist fertig gestaltet, und auch Größe und innerer Seitenrand entsprechen bereits den Anforderungen für die Vorlage. Jetzt geht es darum, die Position auf dem Briefbogen exakt zu bestimmen, und dafür benötigen Sie eine weitere Registerkarte des Dialogfelds TEXTFELD FORMATIEREN, nämlich LAYOUT.

141

Kapitel 3


Zunächst müssen Sie bestimmen, wie Word das Verhältnis Textfeld/Fließtext gestalten soll:

1. Wählen Sie unter TEXTFELD FORMATIEREN die Registerkarte LAYOUT. 2. Im Bereich UMBRUCHART finden Sie die Optionen symbolisiert: In der Standardeinstellung VOR DEN TEXT wird das Textfeld vor den Fließtext geschoben, dieser bleibt dabei sichtbar – wie Sie oben an den Absatzmarken bereits gesehen haben.

Abbildung 3.21: Die Registerkarte Layout

3. Wählen Sie für die Briefvorlage die Option RECHTECK. Die Absatzmarken, die Sie in das Word-Dokument bzw. die Vorlage eingegeben haben, beginnen unter dem Textfeld (da das Textfeld mit der ersten Absatzmarke auf dem Briefbogen verknüpft ist), es steht daher nichts mehr hinter dem Textfeld. Die anderen Optionen bedeuten: b MIT TEXT IN ZEILE: Der Text steht am Anfang des Absatzes, mit dem das Textfeld

b b

b

b

142

verknüpft ist. Für die Position des Textfelds ist es daher entscheidend, mit welchem Absatz es verankert ist. RECHTECK: Der Text hinter dem Textfeld fließt um das Textfeld herum, hinter dem Textfeld liegt kein Text mehr. PASSEND: Diese Einstellung ist für Textfelder nicht verfügbar. Für eingefügte Grafiken bedeutet sie, dass der Text um die äußere Form der Grafik »herumläuft« – vergleichbar mit der Form RECHTECK. VOR DEN TEXT: Standardeinstellung. Diese Option ist immer aktiviert, wenn Sie ein Textfeld einfügen. Ist ein Hintergrund für das Textfeld ausgewählt, verdeckt das Textfeld den Text im Hintergrund; ohne Füllfarbe scheint der Text durch das Textfeld hindurch. HINTER DEN TEXT: Das Textfeld wird vom Fließtext überschrieben, ist aber sichtbar.


ACHTUNG

Textfelder nachträglich bearbeiten, die hinter den Text gelegt sind Textfelder, die hinter den Text gelegt sind, sind nur über einen Umweg wieder für eine Bearbeitung zugänglich: Denn wenn Sie an diese Stelle klicken, betreffen Ihre Markierungen immer nur den oben liegenden Fließtext. Klicken Sie zum Markieren des Textfelds zuerst in der ZEICHNEN-Symbolleiste auf die Schaltfläche OBJEKTE MARKIEREN und dann auf das Textfeld. Jetzt sehen Sie den gepunkteten Auswahlrahmen. Über FORMAT/TEXTFELD können Sie alle Einstellungen wie gewohnt ändern. Zum Bearbeiten des Inhalts rufen Sie das Kontextmenü auf und wählen TEXT BEARBEITEN. Sie sehen anhand des schraffierten Auswahlrahmens, dass Sie jetzt auch den Inhalt verändern können.

Wie sich diese Optionen konkret auswirken, sehen Sie in Abbildung 3.22.

Abbildung 3.22: Die vier Optionen für die Umbruchart

4. Belassen Sie unter HORIZONTALE AUSRICHTUNG die Option ANDERE. Dieses Kontrollfeld bedeutet, dass das Textfeld im Augenblick auf einer horizontalen Position liegt, die mit nur einem Zahlenwert wiedergegeben werden kann. Doch dazu gleich mehr. Mit LINKS wird das Textfeld unmittelbar am linken Blattrand positioniert. Die Optionen ZENTRIERT bzw. RECHTS funktionieren ebenfalls genauso wie die konventionelle Absatzausrichtung in Word. Die Briefvorlage wächst Schritt für Schritt: In Abbildung 3.23 sehen Sie den momentanen Stand der Vorlage: Durch die Option RECHTECK wandern alle Absatzmarken nach unten. Das bedeutet, dass Sie hier auch weiteren Text eingeben und sicher sein können, dass hinter dem Textfeld keine weiteren Inhalte versteckt sind.

143

Kapitel 3


Abbildung 3.23: Das Textfeld – formatiert mit der Option Rechteck

Diesen vorläufigen Stand der Dokumentvorlage finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage1.dot unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

ACHTUNG

Löschen des Absatzes, mit dem das Textfeld verknüpft ist Sie müssen aufpassen, wenn Sie in Ihrem Dokument den Absatz löschen, mit dem das Textfeld verknüpft ist, denn es wird dabei automatisch mit entfernt. Um dies zu verhindern, müssen Sie das Textfeld zuvor mit einem anderen Absatz verknüpfen: Berühren Sie dazu den Anker mit dem Mauszeiger und verschieben Sie dann den kleinen Vierfachpfeil mit gedrückter Maustaste zu einer anderen Absatzmarke. Wenn Sie jetzt den Absatz löschen, bleibt das Textfeld erhalten.

Im Prinzip haben Sie bereits die wesentlichen Entscheidungen für die Position des Textfelds im Dokument getroffen. Dennoch müssen Sie sich noch kurz mit den weiteren Optionen beschäftigen, wie Sie das Textfeld auf dem Briefbogen positionieren. Dabei können Sie das Textfeld relativ zum Anker ausrichten, oder Sie können eine präzise numerische Position des Objekts relativ zum Anker eingeben – sowohl in horizontaler als auch in vertikaler Richtung.

144


1.

Klicken Sie auf der Registerkarte LAYOUT auf die Schaltfläche WEITERE. Sie blenden damit das Dialogfeld ERWEITERTES LAYOUT ein. Auf der Registerkarte BILDPOSITION sehen Sie zunächst die Aufteilung des Dialogfelds in die Bereiche HORIZONTAL bzw. VERTIKAL. Sie stellen damit die Bildposition im Bezug auf die waagrechte bzw. senkrechte Position auf der Seite ein.

HINWEIS

Umbruchart beeinflusst erweiterte Layouteinstellungen Die Umbruchart legt zudem fest, welche erweiterten Layouteinstellungen Sie haben. Die Umbruchart mit Text in Zeile ist wie ein normales Schriftzeichen Bestandteil des Textes. Textfelder können aber auch vom Text unabhängig positioniert werden (Umbruchart RECHTECK oder PASSEND), dann können sie frei auf der Seite positioniert werden. Welche Optionen Sie wählen, hängt einfach davon ab, welchen Zweck Sie mit dem eingefügten Textfeld verfolgen.

2. Unter HORIZONTAL ist bereits unter ABSOLUTE POSITION die Position wiedergegeben, an der das Textfeld im Augenblick auf dem Briefbogen steht.

Abbildung 3.24: Das Dialogfeld Erweitertes Layout – die bereits getroffenen Einstellungen sind hier wiedergegeben

3. Wie beim Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN/LAYOUT bereits durch die Kontrollkästchen vorgeschlagen, legen Sie unter AUSRICHTUNG fest, ob das Textfeld LINKS, ZENoder RECHTS ausgerichtet wird. Unter GEMESSEN VON bestimmen Sie zusätzlich die Bezugsgröße der gewählten Ausrichtung: TRIERT

SEITE: bezieht sich auf den Rand des gewählten Papierformats. SEITENRAND: bezieht sich auf den Seitenrand, der unter SEITE ist.

EINRICHTEN

eingestellt

145

Kapitel 3


SPALTE: Dies ist die Standardeinstellung. Mit SPALTE ist derjenige Absatz die Berechnungsgrundlage, mit dem das Textfeld verknüpft ist. Wenn Sie unter FORMAT/ABSATZ keine Absatzeinzüge eingestellt haben, so entspricht die Einstellung dem SEITENRAND. ZEICHEN: Wählen Sie ZEICHEN, wird das Textfeld um die angegebene Länge rechts von dem Zeichen positioniert, bei dem der Anker steht (Sie können diesen frei verschieben). Sitzt der Anker unmittelbar zu Beginn des Absatzes, wird bei der Position des Textfelds ein eingestellter Erstzeileneinzug berücksichtigt.

4. Eine weitere Option ist BUCHLAYOUT: Diese Einstellung wählen Sie, wenn Ihr Layout den Wechsel von rechter und linker Seite vorsieht. Die Optionen INNEN bzw. AUSSEN bedeuten, dass unabhängig davon, ob das Textfeld auf einer rechten oder linken Seite steht, es immer an der äußeren bzw. inneren Seite bzw. dem äußeren oder inneren Seitenrand ausgerichtet ist.

HINWEIS

Buchlayout mit Word In Word gibt es einige Einstellungen, die Sie treffen können, wenn das Layout Ihres Dokuments einem Buch entsprechen soll. Vorrangiges Kennzeichen hierfür: der Wechsel von rechten und linken Seiten. Voraussetzung hierfür ist zunächst, dass Sie im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN, Register SEITENRÄNDER im Bereich SEITEN im Listenfeld MEHRERE SEITEN die Option Buch eingestellt haben. Erst dann wirkt sich auch die Option BUCHLAYOUT für das Textfeld aus.

5. Wenn Sie einen exakten Wert eingeben wollen, wählen Sie ABSOLUTE POSITION. Für den Briefbogen geben Sie den Wert von 2,41 cm rechts von Seite (DIN-Vorschrift für den rechten Seitenrand) ein. Die eingegebene Position wird immer rechts von der gewählten Bezugsgröße berechnet: Positive Werte setzen das Textfeld um den angegebenen Wert nach rechts, negative Werte nach links. Die Optionen für die Bezugsgröße sind dieselben wie unter AUSRICHTUNG: SEITENRAND, SEITE, SPALTE oder ZEICHEN. Nachdem das Textfeld in seiner horizontalen Position festgelegt wurde, müssen Sie noch eine weitere Koordinate bestimmen: die vertikale Lage. Sie finden die Optionen im Bereich VERTIKAL auf der Registerkarte BILDPOSITION.

1.

Bestimmen Sie zuerst die AUSRICHTUNG. Für den Briefbogen legen Sie die Ausrichtung OBEN fest. Die drei wichtigsten Optionen sind: b OBEN: Die obere Seitenlinie des Textfelds ist auf gleicher Höhe wie die Bezugs-

größe. b ZENTRIERT: Das Textfeld wird in seiner senkrechten Position mittig zur Bezugs-

größe ausgerichtet. b UNTEN: Die untere Seitenlinie des Textfelds ist auf gleicher Höhe wie die Bezugsgröße.

146


Abbildung 3.25: Beispiele für die horizontale Positionierung – achten Sie bei der Positionierung Rechts von Zeichen auf den Anker

2. Als Bezugsgröße wählen Sie SEITE. Sie erreichen im Zusammenhang mit der Einstellung OBEN, dass der Briefkopf unmittelbar an die Blattkante anschließt – wie es die DIN-Norm vorsieht. Sie haben außerdem zur Wahl: b SEITE: Die Ausrichtung erfolgt über den Blattrand des Briefbogens. b SEITENRAND: Die Ausrichtung erfolgt am eingestellten Seitenrand. b LINIE: Hier ist die Bezugsgröße die Höhe, auf der der Anker steht.

3. Unter

ABSOLUTE POSITION spezifizieren Sie die Möglichkeiten unter AUSRICHTUNG. Die Eingabe eines positiven Werts verschiebt das Textfeld unterhalb, bei einem negativen Wert oberhalb des Bezugspunkts – gemessen von der angegebenen Bezugsgröße.

4. Bei der Wahl der Bezugsgröße UNTERHALB sind Ihnen die Möglichkeiten bereits vertraut: der SEITENRAND, die SEITE, der ABSATZ und die LINIE. Unter ABSATZ aktiviert Word automatisch das Kontrollkästchen OBJEKT MIT TEXT VERDer festgelegte Abstand zum gewählten Absatz bleibt erhalten, auch wenn der Absatz sich bei der weiteren Bearbeitung des Dokuments in seiner Position innerhalb des Dokuments oder auf der Seite verändert: Das Textfeld wandert immer mit. SCHIEBEN:

Jetzt sind auf dem Dialogfeld noch weitere wichtige Entscheidungen zu treffen, eine davon wurde eben bereits kurz angesprochen:

147

Kapitel 3


5. Unter OPTIONEN haben Sie jetzt noch die Wahl, wie flexibel Sie die augenblickliche Position des Textfelds handhaben möchten: Das Ziel für den Briefbogen ist, dass das Textfeld fest an seinem Platz bleibt – unabhängig von allen weiteren Bearbeitungsschritten auf der Vorlage und bei einem späteren Dokument. Zu diesem Zweck aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor VERANKERN und deaktivieren OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN. Der Grund für diese Entscheidung ist folgender: b OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN: Das Textfeld verschiebt sich mit dem Absatz, mit

dem es verankert ist, wenn dieser innerhalb des Dokuments verschoben wird. Diese Option ist besonders wichtig, wenn Sie Text haben, der von einem Textfeld in einen normalen Absatz übergeht. Das Textfeld bleibt beim Bearbeiten immer mit dem richtigen Absatz verbunden. b VERANKERN: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wird das Textfeld auf der Seite verankert. Ist nur diese Option aktiviert und nicht OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN, ist das Textfeld fest auf der Seite verankert und kann nicht auf eine andere Seite verschoben werden (symbolisiert durch ein kleines Schlosssymbol neben dem Anker). Sie erkennen das auch daran, dass Sie den Anker mit der Maustaste nicht mehr verschieben können. b Sind OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN und VERANKERN aktiviert, wird das Textfeld fest mit dem verknüpften Absatz verbunden; beim Verschieben des Textfelds wird es nicht mehr mit einem anderen Absatz verknüpft. b ÜBERLAPPEN ZULASSEN: Textfelder mit derselben Umbruchart dürfen sich überlappen.

Abbildung 3.26: Das Dialogfeld Bildposition – richtig eingestellt für den Briefkopf

Diesen vorläufigen Stand der Dokumentvorlage finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage2.dot unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Nun haben Sie das Textfeld für den Briefkopf fertig erstellt und formatiert. Der Briefkopf steht mit der richtigen Schrift am linken oberen Seitenrand des Briefbogens.

148


Abbildung 3.27: Die Briefvorlage mit fertig gestaltetem Briefkopf

Auf diesem »Rundgang« durch die einzelnen Dialogfelder zum Einrichten und Positionieren von Textfeldern haben Sie zusätzlich die wichtigsten Funktionen systematisch kennen gelernt – viele Optionen betreffen übrigens nicht nur das Formatieren von Textfeldern, sondern auch die Bearbeitung von AutoFormen oder Grafiken. Der Umgang mit Textfeldern, vor allem die richtige Kombination der Umbruchoptionen im Zusammenhang mit der horizontalen und vertikalen Positionierung, erfordert sicherlich manchmal etwas Übung und Fingerspitzengefühl. Sie müssen manchmal einfach etwas experimentieren, bis alle Einstellungen passen. Bis die Vorlage für den Briefbogen fertig gestellt ist, werden im Folgenden noch zwei weitere Textfelder eingefügt, wobei Sie das Gelernte ein wenig vertiefen können.

Anschriftenfeld einfügen und formatieren Der nächste Schritt auf dem Weg zur Briefvorlage ist das Anschriftenfeld. Die Maße dafür sind: Breite 85 mm, Höhe 45 mm (5 mm für die Absenderzeile, 40 mm für die Anschrift). Damit die Normen auch umgesetzt werden können, müssen Sie mit den Maßen ein wenig »jonglieren«, doch dazu gleich mehr.

1.

Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz und fügen Sie ein Textfeld für das Anschriftenfeld ein. Diesen Vorgang kennen Sie bereits aus dem Abschnitt »Briefkopf einfügen«.

149

Kapitel 3


Jetzt werden Sie einen etwas anderen Weg einschlagen als zuvor: Nachdem Sie die Formatierungsmöglichkeiten für ein Textfeld bereits im Abschnitt »Briefkopf formatieren« kennen gelernt haben, ist das Bestimmen von Größe und Position für dieses Textfeld sicher kein großes Geheimnis mehr für Sie – und in der folgenden Anweisung wird auf zusätzliche Erläuterungen verzichtet.

2. Markieren Sie das Textfeld – wenn kein Auswahlrahmen angezeigt wird. 3. Gehen Sie über FORMAT/TEXTFELD auf die Registerkarte FARBEN UND LINIEN und stellen Sie unter AUSFÜLLEN die Option KEINE FÜLLUNG ein.

4. Entfernen Sie auch die Rahmenlinie, die in der Standardeinstellung mit dem Textfeld eingefügt wird. Kleine Wiederholung: Klicken Sie im Listenfeld unter LINIE auf den Eintrag Keine Linie.

5. Gehen Sie jetzt auf die Registerkarte GRÖSSE und geben Sie unter GRÖSSE UND DREHUNG

die Maße für das Textfeld ein: HÖHE 4,5 cm, BREITE 8,5 cm.

6. Positionieren

Sie das Textfeld an der vorgeschriebenen Stelle: Klicken Sie dazu zuerst auf die Registerkarte LAYOUT, anschließend auf die Umbruchart RECHTECK.

Jetzt rutschen alle Absatzmarken, die zunächst noch an der Stelle des Textfelds sichtbar waren, neben das Textfeld.

7.

Klicken Sie im Dialogfeld LAYOUT auf die Schaltfläche WEITERE, um das Dialogfeld ERWEITERTES LAYOUT einzublenden.

8. Geben Sie unter HORIZONTAL eine absolute Position von 2,41 cm rechts von Seite ein. Damit ist der linke Rand des Textfelds parallel zum Briefkopf.

9. Geben Sie unter VERTIKAL eine absolute Position von 4,5 cm unterhalb Seite ein. Damit schließt das Anschriftenfeld unmittelbar an den unteren Rand des Textfelds für den Briefkopf an.

Abbildung 3.28: Die Registerkarte Bildposition – mit den richtigen Einstellungen für das Anschriftenfeld

150


1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen VERANKERN. 2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN. 3. Klicken Sie auf OK. 4. Klicken Sie im Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN erneut auf OK. Das Textfeld ist in der richtigen Größe und in der richtigen Position auf dem Briefbogen verankert.

Abbildung 3.29: Das Anschriftenfeld steht an der richtigen Position

Nun müssen Sie die weitere Gestaltung übernehmen. Dazu zunächst ein weiterer Überblick über die inhaltlichen und formalen Anforderungen, die Sie beim Anschriftenfeld beachten müssen: b Absenderadresse: Die ersten 5 mm des Adressfelds sind der Absenderadresse vorbe-

halten. Sie wird über die gesamte Zeilenbreite eingegeben. Der Schriftgrad ist kleiner als bei der Empfängeradresse (8 oder 9 Punkt). Zusätzlich wird sie durch eine waagrechte Linie über die gesamte Zeilenlänge abgegrenzt. b Empfängeradresse: Die DIN-Norm sieht vor, dass das Adressfeld, das an dieser Stelle eingefügt wird, neun Zeilen enthält, die sich wie folgt verteilen. Zeile 1

Zusatz- und Vermerkzone

Zeile 2

Zusatz- und Vermerkzone

Zeile 3

leer (bzw. zusätzliche Zusatz- und Vermerkzone)

Zeile 4

Empfängerbezeichnung

Zeile 5

Empfängerbezeichnung

Zeile 6

Postfach oder Straße mit Hausnummer

Zeile 7

PLZ, Bestimmungsort

Zeile 8

Länderangabe (bei Adressen innerhalb Deutschlands bleibt die Zeile leer)

Zeile 9

leer

Tabelle 3.3: Die Zeilenaufteilung des Adressblocks

151

Kapitel 3


Diese Zeilenaufteilung für das Adressfeld gilt seit Februar 2005: Die Zusatz- und Vermerkzone wurde von zwei auf drei Zeilen vergrößert, da die Leerzeile vor der Ortsangabe wegfällt. Sollten Zusätze und Vermerke mehr als drei Zeilen umfassen, darf die Schriftgröße verkleinert werden (8 Punkt darf dabei aber nicht unterschritten werden). Ziel dieser Änderung ist die Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Anschriften. Beginnen Sie mit der Eingabe der Absenderzeile in das Textfeld:

1.

Tippen Sie die Absenderadresse in den ersten Absatz. Damit die Angaben übersichtlich bleiben, fügen Sie nach dem Firmennamen und dem Leerzeichen ein Punktsymbol ein. Die Unicode-Identifizierung des Symbols ist 00B7 (zum Einfügen von Symbolen siehe Kapitel 2, Abschnitt »Symbole und Sonderzeichen einfügen«).

2. Schreiben Sie nach einem weiteren Leerzeichen den Namen, die Straße, die Postleitzahl und den Ort und trennen Sie diese Angaben auch jeweils durch das Punktsymbol.

3. Geben Sie einen neuen Absatz ein. Damit setzen Sie die Eingabe des Adressfelds fort, nachdem Sie die Absenderzeile formatiert haben.

4. Markieren und formatieren Sie den Absatz mit der Absenderangabe mit dem Schriftgrad 8. So weit ist die Absenderzeile eingegeben. Jetzt geht es noch darum, die vorgeschriebene Trennlinie zwischen Absenderzeile und Adressblock zu formatieren. Dazu kommt jetzt die Schaltfläche RAHMEN ins Spiel. Sie finden sie auf der FORMAT-Symbolleiste.

1.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil der RAHMEN-Schaltfläche. Sie sehen nun alle Optionen, die Sie für die markierte Passage – hier die Adresszeile – haben:

Abbildung 3.30: Die Wahlmöglichkeiten unter der Schaltfläche Rahmen

2. Wählen Sie die Option RAHMENLINIE UNTEN. Die Linie geht nun über die gesamte Zeilenlänge. In der Standardeinstellung fügt Word eine einfache schwarze Linie ein.

152


HINWEIS

Unterstreichung oder Rahmenlinie unten? Sie werden sich vielleicht fragen, worin der Unterschied zwischen dem Unterstreichen eines Zeichens und der Formatierung RAHMENLINIE UNTEN besteht? Ganz einfach: FORMAT/ZEICHEN/UNTERSTREICHUNG ist eine Zeichenformatierung: Sie können hier beispielsweise einzelne Wörter aus dem Kontext hervorheben. Wenn Sie eine Zeile durch UNTERSTREICHEN formatiert haben, werden nur die tatsächlich markierten und eingegebenen Zeichen unterstrichen. Die Linie wird also nicht bis zum Seitenrand durchgezogen. Abhilfe könnten Sie hier durch die Eingabe von Leerzeichen schaffen, aber das ist unter Layoutgesichtspunkten keine gute Idee, da Sie immer genau den Zeilenumbruch mit einbeziehen müssen. Die Formatierung eines Rahmens dagegen lässt sich auch auf einzelne Zeichen anwenden. Haben Sie aber einen Absatz markiert, wird die RAHMENLINIE UNTEN über die ganze Länge der letzten Zeile (und nur hier) dieses Absatzes eingezogen – unabhängig davon, ob auf der vollen Länge Zeichen eingegeben sind oder nicht.

Die anderen Optionen zur Umrandung von Absätzen sind selbsterklärend. Für einfache Textpassagen kommen in der Regel ohnehin nur die Optionen RAHMENLINIE AUSSEN, RAHMENLINIE OBEN, RAHMENLINIE UNTEN, RAHMENLINIE RECHTS oder RAHMENLINIE LINKS in Frage. Alle Optionen über eine Einrahmung sehen Sie unter FORMAT/RAHMEN UND SCHATTIERUNG, Registerkarte RAHMEN. Hier sind alle Möglichkeiten aufgeführt, die Sie zur Auswahl haben. Die getroffenen Einstellungen sehen Sie im VORSCHAU-Fenster.

Abbildung 3.31: Das Dialogfeld Rahmen und Schattierung

153

Kapitel 3


Wollen Sie die ausgewählte Umrandung ändern, klicken Sie erneut auf die betreffende Schaltfläche neben dem Dropdown-Pfeil: Die Rahmenlinie wird wieder entfernt. Sie erkennen – wie bei Office üblich – an der farblichen Markierung der Schaltfläche, ob die jeweilige Einstellung aktiv ist oder nicht. Die Absenderangabe ist abschließend formatiert. Nun geben Sie noch die Zeilen für das Adressfeld ein:

1.

Der erste Absatz (für die erste Zeile) ist bereits eingegeben. Geben Sie noch acht leere Folgeabsätze über die Æ-Taste ein. Damit haben Sie die vorgeschriebene Zeilenanzahl für das Adressfeld eingegeben. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie in der Vorlage entsprechende »Platzhalter« für die Belegung eingeben oder das Feld beim Schreiben eines Briefs ausfüllen. Für das Beispiel sind der Übersichtlichkeit halber die einzelnen Zeilen beschriftet.

2. Beschriften Sie – wenn das für Sie später eine Hilfe ist – die einzelnen Zeilen des Adressfelds und setzen Sie die einzelnen Platzhalter in eckige Klammern, wie Sie das in Abbildung 3.32 sehen.

Abbildung 3.32: Das Anschriftenfeld mit Platzhaltern für die Adresseingabe

So weit ist der Inhalt des Adressfelds fertig eingegeben. Auch den Schriftgrad und die Schrift selbst belassen Sie für die Beispielvorlage bei der Word-Standardeinstellung: Times New Roman, 10 Punkt – dies wird auch die Schrift für den Briefinhalt sein. Nun geht es nur noch daran, das Textfeld so zu formatieren, dass die Absenderadresse die ersten 0,5 cm des Textfelds einnimmt und die erste Zeile des Adressfelds nach den vorgeschriebenen 5,08 cm beginnt (zu den DIN-Normen siehe Abschnitt »Überblick über die DIN-Normen«). Für diese Einstellungen kehren wir zum Dialogfeld TEXTFELD FORMATIEREN zurück – Sie erinnern sich: Als Sie das Textfeld nach dem Einfügen formatierten, haben Sie das Register TEXTFELD noch nicht berücksichtigt.

154


1.

Markieren Sie das Textfeld und gehen Sie über FORMAT/TEXTFELD auf die Registerkarte TEXTFELD.

2. Geben Sie im Bereich INNERER SEITENRAND die folgenden Werte ein: b LINKS 0 CM: Die Eingaben in das Adressfeld sollen unmittelbar an der Fluchtlinie

beginnen (bei 2,41 cm). b RECHTS 0 CM: Die ganze Länge des Adressfelds soll für die Eingabe bereitstehen. b OBEN 0,3 CM: Hier ist jetzt ein wenig »Feintuning« gefragt und Sie müssen diesen Wert für Ihren individuellen Briefbogen sicherlich anpassen. Dieser Wert ist für die gewählte Schrift und den Schriftgrad der passende, so dass die erste Zeile des Adressfelds etwa bei 5,08 cm zu stehen kommt. Rundungen sind hier unvermeidlich, wenn Sie Briefvorlagen mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen. b UNTEN 0 CM: Diese Einstellung spielt keine Rolle. Der Abstand zu der unten stehenden Betreffzeile bleibt in einem vertretbaren Rahmen, da die neunte Zeile des Adressfelds ohnehin leer bleibt.

Abbildung 3.33: Der innere Seitenrand für das Adressfeld

3. Klicken Sie zum Abschluss auf OK. Nun ist das Textfeld inhaltlich fertig bearbeitet – und auch formal zufrieden stellend gelöst: Die Zeilen stehen auf der vorgeschriebenen vertikalen Position. Sie können dazu übergehen, das Textfeld für den Informationsblock einzufügen.

155

Kapitel 3


Abbildung 3.34: Das Anschriftenfeld ist fertig


Informationsblock einfügen und formatieren Der Informationsblock enthält meist die genauen postalischen Angaben über das Unternehmen. Darüber hinaus können an dieser Stelle noch eine Reihe der so genannten Leitwörter stehen – alternativ zur Bezugszeichenzeile. Für das Beispiel fügen Sie die vollständigen Firmenangaben in den Informationsblock ein.

1. Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz und fügen Sie ein Textfeld ein. 2. Markieren Sie das Textfeld – wenn kein Auswahlrahmen angezeigt wird. 3. Gehen Sie über FORMAT/TEXTFELD auf die Registerkarte FARBEN UND LINIEN und stellen Sie unter AUSFÜLLEN die Option KEINE FÜLLUNG ein.

4. Entfernen Sie auch die Rahmenlinie, die in der Standardeinstellung mit dem Textfeld eingefügt wird. Klicken Sie dazu im Listenfeld unter LINIE auf den Eintrag KEINE LINIE.

156


5.

Legen Sie die Größe des Textfelds unter der Registerkarte GRÖSSE im Bereich GRÖSSE UND DREHUNG fest.

6.

Tragen Sie dazu folgende Werte in die entsprechenden Felder ein: Die HÖHE beträgt 4,5 cm (wie das nebenstehende Adressfeld). Die Breite müssen Sie ausrechnen: Nach DIN-Norm beginnt der Infoblock 12,57 cm gerechnet vom linken Seitenrand, der vorgeschriebene Rand auf der rechten Seite beträgt 0,81 cm. Das ergibt bei einer Seitenbreite von 21 cm eine Restgröße von 7,62 cm. Tragen Sie diesen Wert unter BREITE ein.

Abbildung 3.35: Die Größe für den Informationsblock festlegen

7.

Gehen Sie auf die Registerkarte LAYOUT, um die Position des Textfelds zu bestimmen: Legen Sie zunächst als UMBRUCHART das RECHTECK fest – die gleiche Wahl wie bei den vorhergehenden beiden Blöcken.

8. 9.

Über die Schaltfläche WEITERE blenden Sie das Dialogfeld ERWEITERTES LAYOUT ein.

10.

Für die vertikale Ausrichtung beträgt der Wert 4,5 cm unterhalb Seite – wie beim Adressfeld.

11.

Abschließend verankern Sie das Textfeld fest auf der Seite: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen VERANKERN, deaktivieren Sie OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN.

Auf der Registerkarte BILDPOSITION geben Sie unter HORIZONTAL bei ABSOLUTE POSITION einen Wert von 12,57 cm rechts von Seite ein (Umsetzung der DINNorm).

12. Klicken Sie zum Abschluss auf OK und im Dialogfeld LAYOUT ebenfalls noch einmal auf OK.

157

Kapitel 3


Abbildung 3.36: Festlegen der Bildposition für den Infoblock

Damit ist das Textfeld für den Informationsblock an der richtigen Stelle eingefügt. Gehen Sie nun genauso vor wie für das Adressfeld: Geben Sie zunächst den Inhalt ein und positionieren sie diesen anschließend, indem Sie den inneren Seitenrand ausrichten. Zunächst der Inhalt:

1. Geben Sie den Firmennamen ein und drücken Sie auf Æ. 2. Formatieren Sie den Firmennamen Catering Service mit der gleichen Schrift und der gleichen Farbe wie im Briefkopf: Schrift Courier, Schriftschnitt Fett, Farbe hellorange.

3. In den nächsten Absatz geben Sie den Namen des Ansprechpartners ein – für unser Beispiel Constanze Maier als Firmeninhaberin; ebenfalls formatiert wie der Firmenname.

4. Nun folgen in den beiden nächsten Zeilen die Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort.

5. Lassen Sie eine Leerzeile frei. 6. Jetzt folgen die Angabe der Telefonnummer,

der Faxnummer, der E-Mail-Adresse und der Internetadresse – jeweils in einem eigenen Absatz. (Zur Schreibweise der genannten Angaben siehe Abschnitt »Exkurs: Regeln zur Schreibweise nach DIN 5008«.)

7.

Das Schriftformat ist für alle Angaben die Standardschrift für den Brief: Times New Roman, 10 Punkt.

Der Informationsblock ist jetzt fertig gestaltet. Der Catering Service Constanze Maier ist ein kleines Unternehmen: Constanze Maier arbeitet nur mit einer Aushilfe, die sie stundenweise beschäftigt. Weitere Angaben zum Ansprechpartner erübrigen sich also für dieses Beispiel. In großen Unternehmen können an dieser Stelle noch die so genannten Leitwörter stehen, zu denen vor allem gehören: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom. Sie haben hier die Wahl. Entweder fügen Sie

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diese in den Informationsblock ein oder Sie benutzen die Bezugszeichenzeile (mehr dazu im Abschnitt »Bezugszeichenzeile einrichten«). Arbeiten Sie in einem großen Unternehmen, werden diese Formalitäten ohnehin vorgegeben sein. Zu guter Letzt fehlt jetzt auch hier noch die letzte Kleinigkeit: Die Position der ersten Zeile muss noch innerhalb des Textfelds ausgerichtet werden:

1.

Über das TEXTFELD FORMATIEREN legen Sie auf der Registerkarte TEXTFELD den inneren Seitenrand für das markierte Textfeld fest. Hier ist wieder ein wenig Fingerspitzengefühl gefragt. Die DIN 676 legt die Zeilenposition für die erste Zeile des Informationsblocks auf einer Höhe von 5,08 cm fest – die gleiche Höhe wie für die erste Zeile des Adressblocks. Sie müssen also wieder ein wenig ausprobieren und in einem Probeausdruck der Briefvorlage nachmessen: Für das Beispiel geben Sie einen Wert von 0,5 cm ein: Hier ist – auch angesichts der anderen Schrift im Firmennamen – eine weitgehende Übereinstimmung in der Zeilenhöhe zwischen den beiden Feldern erreicht. Sollten Sie Ihren eigenen Briefbogen entwerfen, müssen Sie einfach so lange hin- und herprobieren, bis das Ganze »passt«. Mit einem Textverarbeitungsprogramm haben Sie keine anderen Möglichkeiten.

2. Klicken Sie zum Abschluss auf OK. Der Informationsblock ist fertig bearbeitet – und damit sind auch alle Bereiche auf dem Beispielbriefbogen erstellt. Weiter geht es mit der Bezugszeichenzeile.

Abbildung 3.37: Der Briefbogen in der Seitenansicht


159

Kapitel 3


Bezugszeichenzeile einrichten Die Bezugszeichenzeile beginnt unmittelbar nach dem Adressfeld bzw. dem Informationsblock. Die Höhe der Bezugszeichenzeile wird in der DIN-Norm mit 9,74 cm vom oberen Blattrand angegeben. In der Zeile selbst können bis zu vier Leitwörter untergebracht werden, deren genaue horizontale Position ebenfalls in der DIN-Norm 676 festgelegt ist (siehe Tabelle »Überblick über die DIN-Normen«). Zusätzlich zu der Zeile mit den Bezugszeichen kann in der Bezugszeichenzeile eine weitere Zeile mit dem entsprechenden Text zu den einzelnen Bezugszeichen stehen. Dieser Absatz wird direkt unterhalb der Bezugszeichen eingefügt und steht auf einer Höhe von 10,16 cm vom oberen Blattrand. Für das Beispiel eines Kleinunternehmens können Sie in den meisten Fällen auf die üblichen Leitwörter verzichten – eventuelle Zusätze wie Ihr Schreiben vom oder Ihr Angebot vom lassen sich auch im Betreff unterbringen. Für das Briefformular des Catering Service Constanze Maier wird daher auch darauf verzichtet. Allein das Datum soll in der Bezugszeichenzeile stehen. Selbstverständlich können Sie für die Bezugszeichenzeile ebenfalls ein Textfeld anlegen – vor allem wenn Sie für Ihre Briefvorlage eine zweizeilige Anordnung von Leitwörtern und den individuellen Angaben bevorzugen. Für das Beispiel wurde allerdings nur auf einen einfachen Absatz zurückgegriffen – bei einer reinen Datumsangabe ist dieser Weg völlig ausreichend.

1.

Bestimmen Sie die Zeile als Bezugszeile, die am genauesten der Höhe von 9,74 cm, gemessen vom oberen Blattrand, entspricht. Für das Beispiel ist dies der zweite Absatz, der auf die Textfelder mit dem Adressfeld und dem Informationsblock folgt. Hier bleibt Ihnen wieder nichts anderes übrig, als dass Sie die richtige Höhe abhängig von der gewählten Schrift und Ihrem Druckermodell wieder »experimentell« bestimmen. Allerdings entspricht bei einer Schriftgröße von 10 Punkt normalerweise die zweite Zeile nach dem Adressblock dieser Höhe. Fügen Sie zunächst das Datum ein. Der Eintrag wird anschließend mit Hilfe eines Tabulators an die passende Position in der Bezugszeichenzeile verschoben:

2. Setzen Sie den Cursor in die Bezugszeichenzeile. 3. Gehen Sie über das Menü EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT. Hier sehen Sie im Listenfeld VERFÜGBARE FORMATE alle verfügbaren Schreibweisen.

4. Nachdem das Unternehmen Catering Service Constanze Maier nicht international tätig ist, entscheiden Sie sich für die in Deutschland übliche Schreibweise mit Punkt und klicken diese Version im Listenfeld an. Die Spracheinstellung belassen Sie auf Deutsch (Deutschland).

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AUTOMATISCH AKTUALISIEREN. Damit erzielen Sie, dass Word das aktuelle Datum bei jedem Aufrufen der Formatvorlage automatisch einfügt und Sie hier nichts mehr zusätzlich eingeben oder ändern müssen. Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, fügen Sie eine feststehende Datumsangabe ein – die eingegebene Datumsangabe bleibt beim nächsten Öffnen der Vorlage oder des Dokuments bestehen (vgl. Abbildung 3.38).

160


Jetzt muss das Datum noch an die richtige Stelle gerückt werden (vgl. Abbildung 3.39). Es steht in der Reihenfolge der Leitwörter immer an letzter Stelle. Die DIN-Norm sieht dafür eine Entfernung von 17,65 cm vom linken Blattrand vor (die Länge der Datumsangabe darf – wie bei allen Eingaben in die Briefvorlage – den rechten Rand von 0,81 cm nicht überschreiten). Diese Einrückung erreichen Sie mit Setzen eines Tabulators.

Abbildung 3.38: Die Schreibweise des Datums auswählen

Abbildung 3.39: Das Datum muss noch richtig platziert werden

Mit einem Tabulator haben Sie eine Möglichkeit in Word, Text oder Zahlen in Listen oder Spalten ganz genau zu positionieren. Der Vorteil von Tabulatoren: Sie lassen sich nachträglich bearbeiten. Wenn Sie also umfangreiche Listen erstellen, lassen sich die Positionen der einzelnen Tabulatoren immer wieder an die erforderlichen Längen der einzelnen Spalten anpassen. Im Word-Dokument selbst sehen Sie einen Tabulator durch einen langen Pfeil symbolisiert, der nach rechts zeigt (wenn dieses Formatierungszeichen angezeigt wird; Änderungen über EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT).

161

Kapitel 3


HINWEIS

Tabulatoren bei Nummerierungen und Aufzählungen Auch bei Nummerierungen oder bei Aufzählungszeichen arbeitet Word mit Tabulatoren: Die gesetzten Tabulatoren bestimmen den Abstand zwischen den Nummerierungen bzw. dem Aufzählungszeichen und dem folgenden Eintrag. Über das nachträgliche Verändern der Tabstoppposition lässt sich dieser Abstand ebenfalls bearbeiten.

Zum Setzen eines Tabulators haben Sie zwei grundsätzliche Möglichkeiten: Zum einen geht es unmittelbar auf der Arbeitsoberfläche über das Lineal (ANSICHT/LINEAL). Dort sehen Sie die Tabstoppzeichen und die Absatzmarken angezeigt. Dies ist ein sehr praktisches Vorgehen. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, über das Dialogfeld TABSTOPPS genaue Werte einzugeben – ein Verfahren, das über das Lineal nicht durchgeführt werden kann. Zusätzlich können Sie dort Füllzeichen festlegen. Das Setzen individueller Tabstopps setzt die Standardtabstopps für die markierte Passage außer Kraft. Für diese beträgt der Standardabstand in Word 1,25 cm. Die von Word definierten Standardtabstopps werden auf dem Lineal nicht angezeigt. Wenn Sie die Å-Taste drücken, wird der Cursor von der aktuellen Position 1,25 cm nach rechts versetzt bzw. springt zum nächsten gesetzten Tabstopp. Sie sehen das nicht druckbare Tabulatorzeichen auf der Arbeitsoberfläche – es lässt sich wie eine Absatzmarke ganz einfach löschen.

Tabulator exakt positionieren Für das Beispiel ist eine exakte Positionierung des Tabulators erforderlich:

1.

Setzen Sie den Cursor in den entsprechenden Absatz oder markieren Sie die Textpassage, für die der Tabulator gelten soll.

2. Klicken Sie im Menü FORMAT auf TABSTOPP. 3. Im Dialogfeld TABSTOPP legen Sie zunächst die exakte TABSTOPPPOSITION durch Eintippen des Werts fest.

Abbildung 3.40: Die Tabstoppposition für das vierte Leitwort

162


Der Abstand des vierten Leitworts – dieses ist nach der DIN-Norm maßgeblich für das Datum – beträgt vom linken Rand 17,65 cm. Berechnungsgrundlage für die Tabstoppposition ist der linke Seitenrand, den Sie auf dem Lineal angezeigt sehen (den exakten Wert sehen Sie unter DATEI/SEITE EINRICHTEN). Für das Beispiel gilt die linke Fluchtlinie von 2,41 cm. So wäre die exakte Tabstoppposition mit 15,24 cm einzugeben.

Abbildung 3.41: Das Datum an der Position des vierten Leitworts

Wie Sie in Abbildung 3.41 sehen können, ist diese Position des Datums am äußersten rechten Rand ziemlich unschön. Zumal der rechte Rand für den Brieftext oft breiter gewählt wird als die vorgeschriebenen 0,81 cm der DIN-Norm – eine gestalterische Freiheit, die das optische Erscheinungsbild von Briefen sicher verbessert. So ist es nahe liegend, dass auch die Position des Datums weiter in die Briefmitte verlegt wird:

4. Geben Sie als TABSTOPPPOSITION einen Wert von 14,25 cm ein. Das Datum schließt halbwegs rechtsbündig mit dem Firmennamen im Briefkopf ab. Zusätzlich wird so ein rechter Rand von 2,5 cm eingehalten, der für den späteren Brieftext gelten soll. Für Ihre eigene Briefvorlage müssen Sie an dieser Stelle wieder etwas experimentieren, bis Sie den passenden Wert gefunden haben – abhängig von den verwendeten Randeinstellungen und Schriftformaten.

5. Entscheiden Sie sich für die AUSRICHTUNG des Tabulators durch Anklicken der entsprechenden Optionsschaltfläche: Für das Beispiel ist dies LINKS. Word stellt für die Ausrichtung von Tabulatoren fünf Optionen zur Verfügung: b LINKS: Text/Zahlen stehen links von der Tabstoppmarke (Standardeinstellung). b ZENTRIERT: Text/Zahlen werden zentriert an der Tabstoppmarke ausgerichtet. b RECHTS: Text/Zahlen stehen rechts von der Tabstoppmarke. b DEZIMAL: Text/Zahlen werden an einem Dezimaltrennzeichen ausgerichtet. b VERTIKALE LINIE: Eine vertikale Linie wird an die Stelle eingefügt, an der der

Tabulator gesetzt ist. Die vertikale Linie ist kein Tabulator im engeren Sinn.

163

Kapitel 3


6. Wenn

Sie ein Füllzeichen wünschen, legen Sie es im Bereich FÜLLZEICHEN durch Anklicken des Kontrollfelds vor der entsprechenden Option fest. Für den Briefbogen steht das Datum ohne Füllzeichen. Dies ist auch Standardeinstellung von Word.

7. Klicken Sie auf FESTLEGEN. 8. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie noch weitere Tabstopppositionen festlegen wollen, geben Sie unter TABSTOPPPOSITION einen neuen Wert ein und legen die weiteren Optionen fest, bevor Sie auf OK klicken. Jetzt haben Sie für den markierten Bereich die neue Tabstoppposition festgelegt. Nun müssen Sie nur noch das Datum mit Hilfe des Tabulators an die richtige Stelle verschieben:

9. Setzen Sie in der Briefvorlage den Cursor vor das Datum und drücken Sie die ÅTaste. Das Datum steht an der richtigen Position. Damit ist auch die Bezugszeichenzeile für die Briefvorlage fertig gestellt. Jetzt geht es daran, den Textbereich zu gestalten.

Abbildung 3.42: Das Datum ist in der Bezugszeichenzeile eingefügt


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HINWEIS

Löschen von Tabulatoren über das Dialogfeld Tabstopps Tabulatoren lassen sich über das TABSTOPP-Dialogfeld bearbeiten: Markieren Sie im Listenfeld TABSTOPPPOSITION den betreffenden Wert. Klicken Sie zum Löschen des Tabulators auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Word entfernt die Tabstoppposition aus der Liste. In dem Word-Dokument wird diese gleichzeitig gelöscht. ALLE LÖSCHEN entfernt alle Einträge aus dem Listenfeld.

Einfügen von Tabstopps über das Lineal Am Anfang des Lineals sehen Sie in der Standardeinstellung das Symbol für den Tabulator mit linksbündiger Ausrichtung eingeblendet (der Standardtabulator). Klicken Sie auf das Symbol, so werden nacheinander die fünf verschiedenen Symbole für die einzelnen Tabulatorvarianten und zusätzlich die Symbole für den Erstzeileneinzug und hängenden Einzug angezeigt.

1. Markieren Sie die Absätze, für die Sie einen neuen Tabulator festlegen wollen. 2. Klicken Sie auf dem Lineal so lange auf die kleine Schaltfläche mit den Tabulatorsymbolen, bis das richtige angezeigt wird.

3. Klicken Sie anschließend auf dem Lineal an die Stelle, an der der Tabulator gesetzt werden soll.

4. Setzen Sie den Cursor an die betreffende Stelle innerhalb des Absatzes und drücken Sie die Å-Taste.

TIPP

Direkter Zugang zum Dialogfeld Tabstopp Über einen Doppelklick auf das Lineal blenden Sie das Dialogfeld TABSTOPP direkt ein. Aber Achtung: Sie fügen damit gleichzeitig einen Tabulator in den Absatz ein, in dem der Cursor gerade steht, und zwar an der Position, an der Sie auf das Lineal klicken.

Das Bearbeiten von Tabstopps über das Lineal geht ähnlich unmittelbar:

1.

Zum Verschieben der aktuellen Tabstoppposition ziehen Sie das Tabulatorsymbol auf dem Lineal mit gedrückter Maustaste an die neue Position. Parallel dazu wird das Dokument verändert.

2. Zum Löschen eines Tabulators ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste aus dem Lineal und lassen dann die Maustaste los. Der Text rutscht an die Stelle der nächsten Tabstoppposition, abhängig von der Ausrichtung.

3. Zum Ändern der Tabulatorausrichtung gibt es keine andere Möglichkeit, als dass Sie den aktuellen Tabulator löschen und anschließend einen neuen mit der geänderten Ausrichtung an der gleichen Stelle einfügen.

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Kapitel 3


Textbereich vorbereiten Die Briefvorlage ist mittlerweile schon weit fortgeschritten: Sie hat einen Briefkopf, ein Anschriftenfeld, einen Informationsblock, und in der Betreffzeile wird automatisch das aktuelle Datum eingefügt. Jetzt geht es noch darum, für den Textbereich ein Raster einzurichten, damit Sie sich beim Erstellen eines Briefes mit Hilfe der Dokumentvorlage leichter orientieren und sich ganz auf die Formulierung konzentrieren können. Daher macht es Sinn, die entsprechenden Platzhalter – wie beim Adressfeld – einzugeben. Beim Schreiben des Briefes müssen Sie zunächst den Betreff formulieren, er steht als Einleitung noch über der Anrede.

1.

Fügen Sie nach der Bezugszeichenzeile zwei leere Absätze ein. Der Betreff steht nach DIN-Norm zwei Zeilen unter der Bezugszeichenzeile. Spätestens jetzt sehen Sie, dass bei Briefen bewusst Leerzeilen zur Gestaltung eingesetzt werden – im Gegensatz zu längeren Dokumenten, wo dies für die Gestaltung von Absatzabständen nicht empfohlen wird.

2. Tippen Sie in den folgenden Absatz und formatieren Sie den Platzhalter mit der Auszeichnung Fett. In Briefen wird der Betreff auf diese Weise hervorgehoben. Zusätzliche Angaben können Sie auch in einem zweizeiligen Betreff unterbringen, hier lässt Ihnen die DINNorm Freiheit. Die eckigen Klammern in der Briefvorlage signalisieren – wie beim Adressfeld –, dass es sich hier um Platzhalter handelt.

3. Fügen Sie, auch dies eine DIN-Norm, zwei weitere Leerzeilen ein. 4. Geben Sie ein. Die Anrede wird mit einem Komma beendet. 5. Fügen Sie jetzt einen leeren Absatz ein. 6. Nun beginnt der Brieftext: Geben Sie den Platzhalter ein. Achten Sie beim Schreiben des Brieftextes darauf, dass Sie einzelne Absätze immer durch eine Leerzeile trennen.

7.

Der Platzhalter folgt am Ende des Brieftextes nach einer weiteren Leerzeile. Auch er wird mit einem Komma beendet.

8. Unmittelbar darauf folgt die Angabe des Firmennamens. Tippen Sie den Firmennamen Catering Service Constanze Maier in die nächste Zeile und formatieren Sie ihn in der Schrift, die durchgängig im Briefbogen für den Firmennamen verwendet wird: Courier, hellorange, Fett.

9. Geben Sie drei Leerzeilen ein und tippen Sie den Namen der Unterzeichnerin: Constanze Maier. Zwischen Firmennamen und dem Namen des oder der Unterzeichnenden lassen Sie in einer Briefvorlage so viel Platz, wie der oder die Betreffende für seine Unterschrift benötigt. Jetzt sind Sie am Ende des Briefes angekommen. Wenn Sie mit der Vorlage arbeiten, müssen Sie nur noch die Inhalte an den Stellen der Platzhalter eingeben.

166


Abbildung 3.43: Die Briefvorlage mit Platzhaltern für den Textbereich

Genauso gut könnten Sie aber auf das Einfügen der Platzhalter verzichten, wenn Sie sich der formalen Gegebenheiten beim Adressfeld und dem Brieffeld sicher sind. Sie ersparen sich dann, dass Sie die Platzhalter markieren und löschen müssen. Diesen vorläufigen Stand der Dokumentvorlage finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage6.dot unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Zuweilen kommt es vor, dass Sie nach der Unterschrift noch weitere Angaben machen: Anlagen zum Schreiben können Sie detailliert am Ende des Textbereiches auflisten, aber auch darauf verzichten.

Geschäftsangaben aufnehmen Je nach Unternehmensform unterscheiden sich die Geschäftsangaben, die Sie am Ende Ihres Briefbogens aufnehmen müssen: Die Geschäftsangaben werden üblicherweise in der Fußzeile untergebracht. Der untere Rand ist in den DIN-Normen nicht geregelt: Er richtet sich nach dem Umfang der Geschäftsangaben, die Sie an dieser Stelle des Briefbogens unterbringen müssen. Denn welche Angaben Sie über Ihr Unternehmen machen müssen, variiert je nach Unternehmensform. Für das Beispielunternehmen genügen an dieser Stelle die Angabe der Bankverbindung und der Steuernummer, die Sie in der Normalschrift für die Vorlage eingeben. Die geeignete Form für die Angaben ist die Fußzeile des Dokuments. Vor allem deswegen, weil

167

Kapitel 3


sich die Randhöhe der Fußzeile je nach Umfang der Angaben anpasst, wenn Ihre Eingaben die Standardhöhe für das Eingabefeld überschreiten. Normalerweise werden Kopf- und Fußzeilen in längeren Dokumenten verwendet, um beispielsweise die Seitenzählung einzugeben. Ein Vorteil von Kopf- und Fußzeilen gegenüber den Textfeldern ist, dass diese über alle Seiten eines Word-Dokuments gleich bleiben, aber nur einmal eingegeben werden müssen. Dies lässt sich ausnützen, wenn Sie beispielsweise einen mehrseitigen Brief zu schreiben haben. Die erste Seite mit Anschriftenfeld und Datum ist nur für die erste Seite notwendig, alle Folgeseiten haben in der Fußzeile die einmal festgelegten Angaben. Für die Folgeseiten eines Briefes können Sie darüber hinaus noch eine Kopfzeile mit Seitenzählung usw. vornehmen, die auf der ersten Seite nicht eingeblendet wird, und schon sind Sie auch für mehrseitige Schreiben gerüstet. In den Feldern für Kopf- und Fußzeilen können Sie arbeiten wie in einem ganz normalen Word-Dokument. Kopf- und Fußzeilen werden nur in der Seitenlayoutansicht eingeblendet:

1.

Klicken Sie auf ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE, werden die Eingabefelder am oberen und unteren Rand des Dokuments gestrichelt eingeblendet, sie sind zur Bearbeitung bereit. Für die Briefvorlage sehen Sie, dass der Bereich der Kopfzeile sich mit dem Textfeld für den Briefkopf überlappt. Der Inhalt des übrigen Dokuments wird grau bzw. bei farbiger Schrift in einem blasseren Farbton angezeigt. Gleichzeitig wird die Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE eingeblendet.

Abbildung 3.44: Die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile mit aufgeklapptem Listenfeld AutoText einfügen

168


Über die Symbolleiste können Sie die Kopf- und Fußzeile mit zusätzlicher Funktionalität ausstatten, wie z.B. der Anzeige von Datum, Uhrzeit, der Seitenzahl oder des Dokumentnamens, wenn Sie die entsprechenden Schaltflächen anklicken. Die wichtigsten Schaltflächen im Einzelnen: b AUTOTEXT EINFÜGEN: Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und Sie können aus der

Liste den betreffenden Eintrag auswählen. Dieser wird mit dem zugehörigen Text an die Stelle in der Kopf- oder Fußzeile eingefügt, an der der Cursor steht. b SEITENZAHL EINFÜGEN: Durch Anklicken fügen Sie eine Seitenzählung ein. Die Art der Zählung legen Sie unter SEITENZAHLEN FORMATIEREN fest. Das Zeichen selbst formatieren Sie über die FORMAT-Symbolleiste. b ANZAHL DER SEITEN EINFÜGEN: Hier wird die Anzahl der Seiten des gesamten Dokuments in die Kopf- bzw. Fußzeile eingefügt. Das Zeichen selbst formatieren Sie über die FORMAT-Symbolleiste. b SEITENZAHLEN FORMATIEREN: Über diese Schaltfläche blenden Sie das Dialogfeld SEITENZAHLENFORMAT ein. Legen Sie unter ZAHLENFORMAT die Art der Zählung fest. Gleichzeitig können Sie unter SEITENNUMMERIERUNG festlegen, ob die Zählung für einen markierten Bereich fortlaufend erfolgen soll (FORTSETZUNG VOM VORHERIGEN ABSCHNITT) oder ob Sie die Zählung neu beginnen wollen (BEGINNEN BEI). Die Einstellung, die Sie an dieser Stelle treffen, wird aktiv, wenn Sie auf die Schaltfläche SEITENZAHL EINFÜGEN klicken.

Abbildung 3.45: Das Dialogfeld Seitenzahlenformat

b DATUM EINFÜGEN: Klicken Sie auf die Schaltfläche, wenn Sie ein Datum in die

Kopf- bzw. Fußzeile einfügen wollen. Wie das Datum angegeben wird, legen Sie unter dem Dialogfeld DATUM UND UHRZEIT fest (zugänglich über EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT). Das Datum selbst formatieren Sie zusätzlich über die FORMATSymbolleiste. b UHRZEIT EINFÜGEN: Klicken Sie auf die Schaltfläche, wenn Sie die Uhrzeit in die Kopf- bzw. Fußzeile einfügen wollen. Wie die Uhrzeit angegeben wird, legen Sie unter dem Dialogfeld DATUM UND UHRZEIT fest (zugänglich über EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT). Die Uhrzeit selbst formatieren Sie zusätzlich über die FORMATSymbolleiste.

169

Kapitel 3


b SEITE EINRICHTEN: Über diese Schaltfläche blenden Sie das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN

direkt ein.

b ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE WECHSELN: Schnell wechseln Sie mit dieser

Schaltfläche die Ansicht von Kopf- bzw. Fußzeile. Für die Briefvorlage benötigen Sie diese Funktionen nicht (aber vielleicht testen Sie die Seitenzählung oder die AutoText-Einträge einmal für das Übungsprotokoll).

2. Geben Sie für die Briefvorlage die folgenden Absätze in die Fußzeile ein:

Abbildung 3.46: Die Geschäftsangaben auf dem Briefbogen

Nachdem Sie alle sonstigen Angaben bereits gemacht haben, sind dies die einzigen Informationen über das Unternehmen, die auf dem Beispielbriefbogen noch fehlen. Wenn Sie selbst einen Briefbogen erstellen, sollten Sie sich ganz sicher sein, dass Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben aufgenommen haben.

3. Formatieren Sie diese Absätze rechtsbündig, so dass sie am rechten Seitenrand zu stehen kommen. Die Platzierung der Geschäftsangaben hängt vom rechten Seitenrand ab, den Sie unter DATEI/SEITE EINRICHTEN festgelegt haben. Die Höhe der Fußzeile wird an den Umfang des eingegebenen Inhalts angepasst.

4. Beenden Sie die Ansicht der Kopf- und Fußzeile mit einem Klick auf SCHLIESSEN. Eine bereits eingegebene Kopf- bzw. Fußzeile löschen Sie, indem Sie durch einen Doppelklick auf das Feld den Eingabemodus wieder einblenden, den Inhalt der Kopfoder Fußzeile markieren und anschließend löschen. Die fertige Dokumentvorlage finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage.dot unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. In Kapitel 12 »Office-Dateien drucken« lernen Sie den Weg zum gedruckten Dokument kennen. Doch zuvor werden Sie im nächsten Kapitel die Vorlage für das Schreiben einer Angebotsliste einsetzen.

170

Exkurs: Regeln zur Schreibweise nach DIN 5008

Abbildung 3.47: Die fertige Briefvorlage

3.5


Die DIN 5008 enthält eine Reihe von Regeln zur Schreibweise von Wörtern und Zahlen. Wenn Sie Ihre Briefe korrekt verfassen wollen, sollten Sie sich danach richten. Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Vorschriften.

Schreibweisen für die Absenderangaben: b Berufs- und Amtsbezeichnungen wie Rechtsanwalt oder Direktor stehen in der b b

b b

Anschrift direkt nach Herr oder Frau. Akademische Grade (immer auch Professor) stehen dagegen vor dem Namen. Hausnummern: Die Schreibweisen orientieren sich an den folgenden Beispielen wie Berliner Weg 48 b; Dresdner Allee 167 A; ein »bis« wird durch einen Halbgeviertstrich wiedergegeben: Ottostraße 15 – 17. Postleitzahl: Die fünfstellige Zahl ist nicht gegliedert. Postfachnummer: Diese ist von rechts nach links in Zweiergruppen gegliedert.

171

Kapitel 3


b Telefonnummern: Für Angaben innerhalb Deutschlands ist bei Telefon- und Fax-

nummern üblich, die Rufnummer in Zweiergruppen von rechts zu unterteilen. Die Ortnetzkennzahl steht davor in Klammern oder mit Schrägstrich. Eine Durchwahlnummer wird mit dem Bindestrich angehängt, zum Beispiel (089) 12 34 567-89. Geben Sie Ihre Telefonnummer international bekannt, können Sie mit einem Pluszeichen beginnen (für die zwei Nullen zu Beginn der Länderkennung) und dann die Vorwahl für Deutschland eingeben. Nach dem Leerzeichen folgt die Ortsnetzkennzahl (ohne Null) und wieder nach einem Leerzeichen die komplette Rufnummer ohne Unterteilung. Die Durchwahlnummer wird mit Bindestrich angefügt.

Schreibweise des Datums b Datum: In Deutschland ist die Angabe mit Punkt nach wie vor gebräuchlich, wie z.B.

21.08.04 oder 21.08.2004. Auch die Schreibweisen 21. August 2004 oder 21. Aug. 2004 sind möglich. Die internationale Schreibweise hat sich hierzulande durchgesetzt. Üblich sind die Versionen mit der Folge Jahreszahl/Monat/Tag, zum Beispiel 2004-08-21, 04-08-21, die Sie bei Briefen ins Ausland verwenden sollten.

Schreibweisen von Abkürzungen und Zeichen b Abkürzungen stehen mit Punkt, wenn man beim Lesen den vollen Wortlaut des Ausb b

b b b

b

b

b b

drucks ausspricht (z.B., evtl., bzw., usw.). Abkürzungen stehen ohne Punkt, wenn man die einzelnen Buchstaben der Abkürzung wie ein Wort spricht (GmbH, AG, DAX). Auslassungspunkte: Davor und danach steht ein Leerzeichen. Stehen sie am Ende eines Satzes, beinhalten sie gleichzeitig den Schlusspunkt. Sie stand da und dachte nach … So etwas war ihr noch nie passiert. Vor und nach dem Gedankenstrich steht ein Leerzeichen: Das Haus – es ist mein Elternhaus – steht nun unter Denkmalschutz. Vor und nach dem Schrägstrich steht kein Leerzeichen: In der Spielzeit 2004/2005 …, Höchstgeschwindigkeit von 200 km/h. Klammern: Vor dem Klammerausdruck stehen Leerzeichen, in der Klammer nicht (dies gilt für alle Arten von Klammern): Das Formatieren von Grafiken (siehe Abschnitt über Textfelder) geht ganz einfach. Mittelstrich für gegen, bis, Streckenangaben: Das Spiel Köln – Berlin wurde verschoben. Die Öffnungszeiten sind Montag – Freitag, 8.00 – 19.30. Die Strecke München – Nürnberg soll durch die neue Trasse schneller werden. Das Paragrafenzeichen § darf nur in Verbindung mit Zahlen eingesetzt werden – sonst muss das Wort ausgeschrieben werden: Nach § 7 des BGB ist … Aber: »Der Bundestag beschloss heute fünf neue Paragrafen zum Vermögensgesetz.« Das &-Zeichen darf nur in Firmennamen stehen, ansonsten wird und ausgeschrieben. Das %-Zeichen steht mit Leerzeichen nach der Zahlenangabe: Es gab eine Erhöhung um 25 %. Aber: Es gab eine 25%-ige Erhöhung.

172


Schreibweisen von Zahlen b Währungsbezeichnungen können vor oder hinter dem Betrag stehen: 150,00 EUR;

EUR 150,00; 250,00 €, € 250,00; im fortlaufenden Text stehen sie hinter dem Betrag. b Große Zahlen werden dreistellig mit Leerzeichen gegliedert: 15 000 Kilometer. b Geldbeträge werden in der Regel dreistellig mit Punkt gegliedert: 5.500 €. b Einheiten bei Maßangaben stehen nach der Zahlenangabe mit Leerzeichen: 7 km. Dies waren in Kürze die wesentlichen Regelungen zu den Schreibweisen.

173

Der Kapitelinhalt im Überblick: Briefvorlage einsetzen Tabelle einfügen Tabelle beschriften Tabelle formatieren Tabellenwerte berechnen Rahmenlinien bearbeiten

4 Angebot erstellen

Was erwartet Sie in diesem Kapitel? Zunächst erstellen Sie das Word-Dokument für das Angebot auf Basis der Briefvorlage.dot. Für ein Beispielunternehmen verfassen Sie ein Angebot für eine Pressekonferenz. Dabei kommt eine Word-Tabelle zum Einsatz, in der Sie auch die konkreten Kosten berechnen. Bei Ihrer Arbeit mit der Tabelle werden Sie sehen, dass Sie diese nicht nur in ihrer »ursprünglichen« Form einsetzen können. Tabellen ohne Rahmenlinien sind in Word-Dokumenten dann als solche nicht zu erkennen – obwohl alle Funktionen für den Benutzer zur Verfügung stehen.

Kapitel 4

Angebot erstellen

Bis jetzt haben Sie nicht nur umfangreiche Möglichkeiten kennen gelernt, Text in Word einzugeben und zu formatieren – Sie sind mittlerweile auch in der Lage, Text in einem Word-Dokument exakt zu positionieren und sich für Ihre Korrespondenz eine Vorlage zu erstellen. In diesem Kapitel geht es weiter: Sie erstellen ein Angebot mit der Briefvorlage und lernen die überaus vielseitige Tabellenfunktion in Word kennen. Neben Tabulatoren sind Tabellen das Mittel der Wahl, wenn Sie Listen und Aufstellungen in Word erstellen wollen. Tabellen haben im Gegensatz zu Tabulatoren einen Vorteil: Zum einen generiert Word für jeden Eintrag in die Tabelle ein absatzähnliches Zellenendezeichen, so dass die einzelnen Einträge sauber voneinander getrennt sind. Zum anderen können Sie in einer Word-Tabelle einfache Berechnungen durchführen und müssen beispielsweise für Ihre Rechnungen keinen Taschenrechner bemühen. Außerdem können Sie Tabellen ohne Rahmenlinien darstellen: eine Voraussetzung für ein professionelles Aussehen Ihrer Dokumente. Das Projekt für dieses Kapitel lautet: ein Angebot auf Basis der Briefvorlage.dot verfassen und die Kostenaufstellung mit Hilfe einer Word-Tabelle berechnen.

4.1

Mit der Brief-Dokumentvorlage starten

Diejenigen Dokumentvorlagen, die im Lieferumfang von Word enthalten sind, sind im Dialogfeld VORLAGEN gespeichert. Für das Beispiel erstellen Sie ein Angebot auf Basis der Dokumentvorlage, die Sie in Kapitel 3 erstellt haben und die ebenfalls im Vorlagenverzeichnis abgelegt ist. Die fertige Dokumentvorlage finden Sie unter dem Dateinamen Briefvorlage.dot unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

1.

Klicken Sie in Word auf DATEI/NEU. Es erscheint der Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT.

Abbildung 4.1: Das Vorlagenverzeichnis aufrufen

2. Klicken Sie unter VORLAGEN auf Auf meinem Computer. Das Dialogfeld VORLAGEN wird angezeigt. Es ist in mehrere Register unterteilt. Unter den jeweiligen Kartenreitern finden Sie thematisch geordnet alle Dokumentvorlagen, die auf Ihrem Rechner gespeichert sind – diejenigen, die im Lieferumfang von Word enthalten sind, als auch jene, die Sie selbst angelegt haben. Das erste Register ALLGEMEIN enthält u. a. die bereits erwähnte Normal.dot unter dem Namen LEERES DOKUMENT sowie die Briefvorlage.dot. Zur Ansicht der jeweiligen Vorlage klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol: Sie sehen den Inhalt im Vorschaufenster. Selbst erstellte Vorlagen können im Vorschaufenster nicht angezeigt werden.

176

Mit der Brief-Dokumentvorlage starten

Abbildung 4.2: Das Dialogfeld Vorlagen mit der Briefvorlage

3. Zum Anlegen eines neuen Dokuments auf Basis der Dokumentvorlage doppelklicken Sie direkt auf Briefvorlage.dot bzw. klicken auf OK. In der Standardeinstellung ist unter NEU ERSTELLEN die Option DOKUMENT aktiviert. Mit dieser Einstellung wird ein neues Dokument auf Basis der Vorlage geöffnet.

Abbildung 4.3: Ein neues Dokument wurde mit der Briefvorlage geöffnet

4. Speichern

Sie Ihren Brief im Übungsverzeichnis unter dem Dateinamen Angebot.doc ab – und vergessen Sie nicht, die verschiedenen Arbeitsschritte zwischenzuspeichern!

177

Kapitel 4

Angebot erstellen

HINWEIS

Weitere Vorlagen auf Office Online Auch wenn die Auswahl im Dialogfeld VORLAGEN groß ist: Im Internet finden Sie unter Office Online eine weitere große Auswahl an Dokumentvorlagen, die Sie für Ihre Zwecke herunterladen können. Klicken Sie dazu im VORLAGEN-Dialogfeld auf die Schaltfläche VORLAOFFICE ONLINE bzw. im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT unter Vorlagen auf Vorlagen auf Office Online. Sie kommen dann direkt auf die Startseite von Office Online. GEN AUF

Abbildung 4.4: Die Auswahl an Word-Dokumentvorlagen auf Office Online

Ergänzen Sie den Brief mit den nötigen Angaben:

1.

Füllen Sie die Platzhalter mit der konkreten Adresse: Markieren Sie den jeweiligen Absatz und überschreiben Sie ihn mit den entsprechenden Angaben.

Abbildung 4.5: Die Angaben im Anschriftenfeld

2. Fügen Sie im Anschluss den Betreff und den Beginn des Brieftextes ein.

Abbildung 4.6: Betreff und Anfang des Brieftextes

178

Kostenaufstellung einfügen

Nachdem das Grundgerüst für den Brief erstellt ist, fügen Sie das konkrete Angebot in Form einer Tabelle ein.

4.2


Sie können eine Liste gut mit Hilfe von Tabulatoren erfassen (diese haben Sie in Kapitel 3 im Abschnitt »Bezugszeichenzeile einrichten« kennen gelernt). Dies hat den Vorteil, dass Sie alles bequem erfassen und einzelne Tabulatoren auch verschieben können. Der Nachteil von Tabs: Sie liegen innerhalb eines Absatzes und können sich daher leicht verschieben. Auch lassen sich damit keine Berechnungen durchführen. Wenn Sie mit einfachen Zahlenwerten zu tun haben, können Sie auch auf Tabellen zurückgreifen: Ihre Funktionalität ist in den meisten Fällen völlig ausreichend für einen Brief oder eine einfache Aufstellung und Sie müssen nicht gleich mit Excel arbeiten. Das schriftliche Angebot für das Beispiel erstellen Sie daher mit Hilfe einer Tabelle: Sie ersparen sich damit den Griff zum Taschenrechner.

Tabelle für die einzelnen Posten einfügen Eine Tabelle besteht – nicht nur in Word – aus Spalten und Zeilen: Als Spalten werden in einer Tabelle alle Elemente bezeichnet, die untereinander stehen, als Zeilen diejenigen, die eine horizontale Linie bilden. Zellen werden die einzelnen Elemente genannt, aus denen sich eine Tabelle zusammensetzt. An dieser Stelle wird das Prinzip dieses Buches fortgesetzt, Ihnen anhand der Beispiele die umfassenden Möglichkeiten vorzustellen, die Sie zu einem Thema in Word haben. Für die Beispieltabelle wird zunächst der Weg über das Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN vorgestellt.

Tabelle über das Dialogfeld einfügen

1.

Setzen Sie den Cursor nach einer Leerzeile in den nächsten Absatz des Briefes, der an den einleitenden Satz anschließt.

2. Klicken Sie auf TABELLE/EINFÜGEN/TABELLE. 3. Im Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN legen Sie unter TABELLENGRÖSSE die SPALTENANZAHL und die ZEILENANZAHL entweder über die direkte Eingabe oder über die Pfeil-Schaltflächen fest. Word schlägt in der Standardeinstellung ein Tabellenformat mit 5 Spalten und 3 Zeilen vor. Ändern Sie diese Werte auf 3 Spalten über 9 Zeilen. Wenn Sie an dieser Stelle noch nicht wissen, wie die Tabelle am Ende exakt aussehen soll, ist dies kein Problem. Sie können in einer Tabelle nachträglich Spalten und Zeilen hinzufügen bzw. wieder löschen (siehe dazu Abschnitt »Spalten und Zeilen für die Preisberechnung nachträglich hinzufügen«).

4. Unter EINSTELLUNG FÜR OPTIMALE BREITE schlägt Word FESTE SPALTENBREITE: AUTO vor. Diese Einstellung belassen Sie. Dies besagt, dass die eingefügte Tabelle über die gesamte Breite der Seite geht und dass die Breite der einzelnen Spalten gleichmäßig verteilt ist.

179

Kapitel 4

Angebot erstellen

Abbildung 4.7: Das Dialogfeld Tabelle einfügen

5. Wenn Sie an dieser Stelle einen exakten Wert festlegen, wird die Tabelle mit dieser festen Spaltenbreite in das Dokument eingefügt. Achten Sie aber darauf, dass addierte Werte nicht über die Seitenbreite hinausgehen – Word berechnet dann automatisch den maximalen Wert, den die einzelnen Spalten innerhalb der Tabelle annehmen können, und fügt die Tabelle mit dieser Anpassung ein. Die anderen Optionen sind: b OPTIMALE BREITE: INHALT: Hier sind die einzelnen Spalten der Tabelle sehr eng und

werden erst bei der Eingabe an die Länge des Inhalts angepasst. Wie breit eine Tabelle wird, hängt hier von der Länge der Eingaben in die einzelnen Zellen ab. b OPTIMALE BREITE: FENSTER: Hier passt sich die Breite der Tabelle der Größe des Browserfensters an. Diese Option ist nur wichtig, wenn Sie eine Webseite erstellen, und spielt für den normalen Büroalltag keine Rolle.

6. Auch die Standardeinstellung TABELLENGITTERNETZ ist für die geplante Aufstellung das Richtige: Word fügt hier eine einfache Tabellendarstellung ohne jede Formatierung ein, in der einfache Rahmenlinien die einzelnen Zellen der Tabelle begrenzen. Wenn Sie auf die Schaltfläche AUTOFORMAT klicken, haben Sie anschließend im Dialogfeld TABELLE AUTOFORMAT die Wahl unter vorformatierten Tabellendarstellungen, die Sie über ein Vorschaufenster begutachten und anschließend für Ihre Tabelle übernehmen können.

7.

Wollen Sie die Einstellungen, die Sie in diesem Dialogfeld getroffen haben, noch für weitere Tabellen übernehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter ABMESSUNGEN FÜR NEUE TABELLEN SPEICHERN. Word speichert dann die Einstellungen, die Sie über das Dialogfeld getroffen haben – mit Ausnahme einer Tabellenformatierung unter AUTOFORMAT für das Einfügen weiterer Tabellen. Diese Wahl der Tabellenformatierung müssen Sie immer wieder neu treffen.

8. Klicken Sie auf OK, wird die Tabelle mit den gewählten Einstellungen in das Dokument eingefügt.

180


Abbildung 4.8: Die leere Tabelle

Die Tabelle ist nun für die Eingabe bereit. Der Weg über das Dialogfeld ist vor allem dann empfehlenswert, wenn Sie spezielle Einstellungen für Ihre Tabelle treffen wollen, die nicht der Standardeinstellung entsprechen. Sie können eine Tabelle aber auch ganz einfach über eine Schaltfläche in der STANDARD-Symbolleiste einfügen.

TIPP

Einfügen mehrerer Tabellen mit gleicher Größe Ist das Kontrollkästchen ABMESSUNGEN FÜR NEUE TABELLEN SPEICHERN aktiviert, müssen Sie zum Einfügen weiterer Tabellen immer über das Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN gehen. Die Schaltfläche TABELLE EINFÜGEN fügt Tabellen immer nur in der Standardeinstellung ein.

Tabelle über die Schaltfläche einfügen Die Schaltfläche TABELLE EINFÜGEN finden Sie zweimal: einmal in der STANDARD-Symbolleiste und zusätzlich in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN, die Sie durch Anklicken der gleichnamigen Schaltfläche in der STANDARD-Symbolleiste einblenden.

Abbildung 4.9: Die Schaltfläche Tabelle einfügen auf der Symbolleiste Tabellen und Rahmen

1.

Klicken Sie die Schaltfläche TABELLE EINFÜGEN an. Es wird ein Tabellenraster aufgeklappt, das Sie mit gedrückter Maustaste markieren können.

181

Kapitel 4

Angebot erstellen

Abbildung 4.10: Markieren von Spalten- und Zeilenzahl

2. Markieren Sie zum Einfügen in das Word-Dokument die Anzahl der benötigten Spalten und Zeilen. Wenn Sie mehr Spalten oder Zeilen für Ihre Tabelle brauchen als zunächst angezeigt, ziehen Sie die Maustaste einfach über das angezeigte Raster hinaus: Es wird automatisch erweitert.

3. Lassen Sie anschließend die Maustaste los. Eine Standardtabelle mit den gewählten Ausmaßen wird in das Word-Dokument eingefügt. Wenn Sie eine andere Einstellung für Ihre Tabelle treffen wollen, müssen Sie über das Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN gehen. Nachdem die leere Tabelle in Ihrem Brief vorhanden ist, gehen Sie daran, sie auszufüllen.

TIPP

Tabulator- oder Tabellendarstellung? Sie müssen sich nicht immer sofort entscheiden, ob Sie eine Auflistung mit Hilfe von Tabulatoren oder einer Tabelle gestalten. Über die Befehle TABELLE/ UMWANDELN/TEXT IN TABELLE bzw. TABELLE/UMWANDELN/TABELLE IN TEXT lassen sich auch nachträglich Listen in Tabellen und umgekehrt Tabellen in Tabulatorlisten verwandeln. Markieren Sie zum Umwandeln von Text in Tabelle die betreffende Textpassage und klicken Sie dann auf den Menüeintrag. Voraussetzung für diesen Schritt: In Ihrer Auflistung müssen die einzelnen Einträge mit einem so genannten Datentrennzeichen voneinander unterschieden sein. Dies können Sie im Dialogfeld TEXT IN TABELLE UMWANDELN unter TEXT TRENNEN BEI festlegen. Mit dieser Festlegung definieren Sie, an welchen Stellen im Text eine Zellenendemarke in der späteren Tabelle stehen soll. Die anderen Einstellungen des Dialogfelds TEXT IN TABELLE UMWANDELN sind die gleichen wie beim Dialogfeld TABELLE EINFÜGEN.

182


Abbildung 4.11: Text in Tabelle umwandeln

Beim Umwandeln einer Tabelle in Text legen Sie im Dialogfeld TABELLE IN TEXT UMWANDELN fest, mit welchen Datentrennzeichen die Zelleneinträge in der Textdarstellung voneinander unterschieden werden.

Abbildung 4.12: Tabelle in Text umwandeln

Mit diesen beiden Dialogfeldern können Sie eine einmal getroffene Darstellungsform unkompliziert und zuverlässig verändern.

Text und Zahlen in die Tabellenzellen eingeben Für das Beispiel geben Sie in die leeren Tabellenzellen die folgenden Einträge ein:

Preis in €/Portion

Anzahl Portionen

Marinierte Gemüse

5,50 €

15 Portionen

Grüne Lasagne

6,50 €

10 Portionen

Risotto nach Mailänder Art

6,50 €

10 Portionen

Huhn mit Kapern und Oliven

7,00 €

15 Portionen

Gegrillte Sardinen

8,00 €

10 Portionen

Überbackener Fenchel

7,50 €

10 Portionen

Panna Cotta

4,50 €

20 Portionen

Gefüllte Pfirsiche

5,00 €

15 Portionen

Tabelle 4.1: Das gewählte Angebot – das Grundgerüst für die Tabelle

183

Kapitel 4

1.

Angebot erstellen

Dazu setzen Sie den Cursor in die zweite Tabellenzelle der ersten Zeile (die erste Zelle bleibt leer). Innerhalb einer Tabelle versetzen Sie den Cursor am einfachsten mit der Maustaste. Sie können sich aber auch mit der Å-Taste von links nach rechts durchklicken.

2. Geben Sie Preis in €/Portion ein. Ihre Eingabe beginnt am linken oberen Rand der Zelle. Wird das rechte Ende der Zelle erreicht, erfolgt in der Standardeinstellung der Zeilenumbruch automatisch.

3. Klicken Sie anschließend in die nächste Tabellenzelle und tippen Sie Anzahl Portionen ein. Sollten Sie sich vertippen: Sie können markierten Text wie gewohnt über die ®oder Ã-Taste löschen, die Tabellenstruktur bleibt davon unbeeinflusst.

4. Setzen Sie danach die Eingabe so fort, dass die Darstellung mit Tabelle 4.1 übereinstimmt. So weit haben Sie das Grundgerüst für Ihre Tabelle inhaltlich erst einmal fertig gestellt.

Abbildung 4.13: Die ausgefüllte Tabelle

Jetzt müssen Sie für Ihren Kunden noch die tatsächlichen Kosten berechnen. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Angebot1.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

HINWEIS

Zellenendemarke garantiert Stabilität der Tabellenstruktur Am Ende jeder Zelle sehen Sie die so genannte Zellenendemarke. Sie signalisiert das Ende der jeweiligen Zelle und kann innerhalb des Tabellenrasters nicht so einfach gelöscht werden – eine Garantie dafür, dass bei Tabellendarstellungen im Gegensatz zu Listen mit Tabulatoren die Spalten und Zeilen nicht so leicht verrutschen können. Eine Endemarke befindet sich zusätzlich am Ende jeder Tabellenzeile. Innerhalb einer Zelle können Sie beim Eingeben von Text einen Zeilenwechsel über Á+Æ sowie eine Absatzmarke über Æ eingeben, wie Sie das bis jetzt immer in Word gemacht haben.

184


Spalten und Zeilen für die Preisberechnung nachträglich hinzufügen Damit Ihr Angebot auch eine Gesamtsumme nennt, müssen Sie zunächst neue Spalten und Zeilen in die Tabelle einfügen, in denen Sie anschließend die genauen Kosten berechnen. Zunächst benötigen Sie eine zusätzliche Spalte am rechten Seitenrand.

1. Klicken Sie dazu in die letzte Spalte der Tabelle. 2. Klicken Sie auf TABELLE/EINFÜGEN und entscheiden Sie sich im Untermenü für SPALTEN NACH RECHTS.

Praktisch: Hier haben Sie die Auswahl, ob Sie die Spalte rechts oder links von der Cursorposition positionieren wollen.

Abbildung 4.14: Eine Spalte rechts von der Cursorposition einfügen

Nun haben Sie Ihrer Tabelle eine weitere Spalte hinzugefügt. Gemäß der gewählten Seiteneinstellung passt Word die Spaltenbreite an: Alle vier Spalten sind gleichmäßig über die Seitenbreite verteilt.

3. Die einzelnen Zellen der neuen Spalten können Sie jetzt ausfüllen wie gewohnt: Tippen Sie Betrag in die oberste Zelle.

Abbildung 4.15: Die Spalte für die einzelnen Beträge ist eingefügt

185

Kapitel 4

Angebot erstellen

Eine weitere Ergänzung der Tabelle ist noch notwendig: Sie brauchen noch drei Zeilen für die Nettosumme, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag. Zum Einfügen einer Zeile gehen Sie vergleichbar vor wie zum Einfügen einer Spalte.

1.

Setzen Sie den Cursor in die betreffende Zeile und klicken Sie auf TABELLE/EINFÜGEN. Sie haben jetzt die Wahl: Entweder Sie fügen ZEILEN HALB ein.

OBERHALB

oder ZEILEN

UNTER-

2. Wählen Sie für das Beispiel die Option ZEILEN UNTERHALB. Die Tabelle wird am unteren Ende durch eine neue Zeile erweitert. Bei ZEILEN OBERverschiebt die neue Zeile diejenige, in der der Cursor steht, an das Tabellenende.

HALB

TIPP

Einfügen einer Zeile am Tabellenende Eine zusätzliche Zeile am Tabellenende lässt sich sehr einfach einfügen: Setzen Sie den Cursor ans Ende der Tabellenzeile zwischen der Rahmenlinie und der Endemarke und drücken Sie dann die Æ-Taste. Word fügt automatisch eine weitere Zeile ein.

3. Wiederholen Sie das Einfügen einer Zeile am Tabellenende noch zweimal, so dass Sie am Ende drei leere Zeilen in Ihrer Tabelle haben.

4. Beschriften Sie jeweils die erste Zelle in den Zeilen wie in Tabelle 4.2 angegeben: Gesamtbetrag (netto) + 16% MWSt Gesamtbetrag (brutto) Tabelle 4.2: Die Beschriftung der letzten drei Zeilen des Kostenvoranschlags

Damit haben Sie das Grundgerüst für die Kostenberechnung erstellt. Jetzt müssen Sie nur noch die einzelnen Beträge ausrechnen.

Abbildung 4.16: Die Vorbereitungen für die Berechnungen sind abgeschlossen

186


Lassen Sie sich durch das unübersichtliche Aussehen der Tabelle nicht irritieren: Das Formatieren erfolgt zum Abschluss Ihrer Arbeit. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Angebot2.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

HINWEIS

Zellen teilen oder verbinden Zum Bearbeiten des Tabellenrasters haben Sie in Word die Möglichkeit, Zellen zu teilen oder zu verbinden. Markieren Sie zum Verbinden zunächst die betreffenden Zellen (zum Markieren in Tabellen siehe Abschnitt »Tabelleneinträge markieren und formatieren«) und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche ZELLEN VERBINDEN, die Sie auf der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN finden. Zum Teilen einer Zelle setzen Sie den Cursor in die betreffende Zelle und klicken auf die Schaltfläche ZELLEN TEILEN. Bei beiden Schritten bleibt das Tabellenraster erhalten: Die Veränderungen wirken sich nur auf die betroffenen Zellen aus, die sich in ihrer Spaltenbreite oder Zeilenhöhe an das vorhandene Raster anpassen.

Abbildung 4.17: Verbundene und geteilte Zellen im Tabellenraster

In Tabellen können Sie nicht nur ganze Spalten oder Zeilen nachträglich einfügen, dies geht auch mit einzelnen Zellen – ein Vorgang, der allerdings an die spätere Formatierung der Tabelle größere Ansprüche stellt, da Sie damit in die Tabellenstruktur eingreifen.

1.

Wählen Sie Menü TABELLE/EINFÜGEN und klicken dort auf ZELLEN. Das Dialogfeld ZELLEN EINFÜGEN wird eingeblendet:

2. Wählen Sie im Dialogfeld ZELLEN EINFÜGEN eine der angebotenen Optionen und klicken Sie auf OK. b ZELLEN NACH RECHTS VERSCHIEBEN: Eine neue Zelle wird an die aktuelle Cursorpo-

sition eingefügt. Im Endergebnis fügt Word eine neue Spalte an das rechte Tabellenende ein: Dieses Vorgehen macht nur Sinn, wenn Sie bereits die Zellen beschriftet haben, an der aktuellen Cursorposition eine leere Zelle benötigen und gleichzeitig die Zellen rechts von der Cursorposition um eine Spalte verschieben wollen. b ZELLEN NACH UNTEN VERSCHIEBEN: Diese Option fügt eine neue Zelle an die aktuelle Cursorposition ein und verschiebt gleichzeitig alle nachfolgenden Zellen um eine Spalte nach unten. An das Tabellenende wird folglich eine neue Zeile eingefügt.

187

Kapitel 4

Angebot erstellen

Abbildung 4.18: Einzelne Zellen einfügen

b Die anderen beiden Optionen des Dialogfelds kennen Sie bereits: GANZE ZEILE

entspricht TABELLE/EINFÜGEN/ZEILEN oberhalb und GANZE SPALTE EINFÜist dasselbe wie TABELLE/EINFÜGEN/SPALTEN NACH LINKS.

EINFÜGEN GEN

HINWEIS

Spalten, Zeilen oder Zellen löschen Bei der Bearbeitung einer Tabelle kann es immer wieder vorkommen, dass Sie eine ganze Spalte oder Zeile, manchmal auch eine einzelne Zelle, wieder löschen wollen. Über die Tasten ® oder Ã lässt sich zwar der Inhalt einer Spalte, Zeile oder einer Zelle löschen, aber das Tabellenraster selbst bleibt unverändert. Dazu gehen Sie vergleichbar vor wie beim Einfügen: Zunächst positionieren Sie den Cursor in der betreffenden Spalte, Zeile oder Zelle. Dann gehen Sie über das Menü TABELLE/LÖSCHEN und wählen aus, ob Sie die betreffenden Spalten, Zeilen oder Zellen löschen wollen. Auch das Entfernen der ganzen Tabelle ist möglich. Es genügt dazu, den Cursor in die betreffende Tabelle zu setzen. Das vorherige Markieren ist nur nötig, wenn Sie mehr als eine Spalte, Zeile oder Zelle löschen wollen (zum Markieren in Tabellen siehe Abschnitt »Tabelleneinträge markieren und formatieren«). Wenn Sie einzelne Zellen aus der Tabelle löschen, achten Sie darauf, an welche Position die anderen Zellen verschoben werden, damit die gesetzten Bezüge erhalten bleiben.

4.3

Kosten berechnen

Damit Sie Ihr Angebot fertig stellen können, müssen Sie jetzt noch die einzelnen Preise berechnen. Die Word-Tabelle ist vergleichbar aufgebaut wie eine Excel-Tabelle: Die einzelnen Spalten werden alphanumerisch, die einzelnen Zeilen numerisch der Reihe nach gekennzeichnet, der einzige Unterschied zu Excel ist, dass die Bezeichnungen nicht am Spalten- bzw. Zeilenanfang zu lesen sind. Eine einzelne Zelle lässt sich demnach genau bestimmen: A1 zum Beispiel ist die erste Zeile oben links in einer Tabelle. Für das Rechnen mit Word-Tabellen setzen Sie dieses Raster aktiv ein.

188

Kosten berechnen

Für die Beispieltabelle ist das Raster wie folgt:

Abbildung 4.19: Die Tabelle mit Raster

Sie beginnen mit Ihren Berechnungen. Zunächst müssen Sie die Preise in Spalte D ausrechnen.

1. Setzen Sie den Cursor in Zelle D2. 2. Klicken Sie auf TABELLE/FORMEL. Das Dialogfeld FORMEL wird eingeblendet, mit dem Sie Ihre Berechnungen durchführen können.

3. Unter FORMEL geben Sie ein, welche Berechnung Sie durchführen wollen. Für Zelle D2 geben Sie ein: =b2*c2. Wie in Excel signalisiert das =-Zeichen, dass eine Formel für eine Berechnung folgt. Das Rechenzeichen für die Multiplikation ist *. Zusätzlich haben Sie die Zellen angegeben, deren Werte Sie multiplizieren wollen. Als Rechenzeichen für die Grundrechenarten geben Sie ein: Addition

+

Subtraktion

-

Multiplikation

*

Division

/

Prozent

%

Tabelle 4.3: Die Rechenzeichen für eine Word-Tabelle

189

Kapitel 4

Angebot erstellen

4. Unter ZAHLENFORMAT wählen Sie aus dem Listenfeld noch die gewünschte Option aus. Entscheiden Sie sich hier für die Option, die das Währungszeichen beinhaltet.

Abbildung 4.20: Die Formel und das Zahlenformat eingeben

Zum Verständnis der Einträge in dem Listenfeld eine Erklärung der verwendeten Platzhalter: b #: An dieser Stelle wird ein Leerzeichen eingefügt, falls die berechnete Zahl so

klein ist, dass diese Stellen leer bleiben. b 0: Die Null wird eingefügt, wenn an dieser Stelle keine andere Ziffer steht. Zah-

lenwerte werden damit auf die gleiche Anzahl an Nachkommastellen ergänzt. Wichtig dabei: Wählen Sie für Ihre Spalten immer das gleiche Zahlenformat. Dies garantiert, dass die Zahlen immer genau untereinander stehen – und lässt Sie die fehlende Option eines Dezimaltabulators nicht vermissen.

5. Klicken Sie auf OK. Das Produkt wird berechnet und als Feld in die Tabelle eingefügt. Das Feld selbst erscheint grau hinterlegt: ein Zeichen dafür, dass es sich um einen berechneten Wert handelt.

6. Gehen Sie für die Zellen D3 bis einschließlich D9 genauso vor und geben Sie die entsprechenden Formeln ein.

Abbildung 4.21: Die Kosten für die einzelnen Gerichte sind berechnet

190

Kosten berechnen

7.

Für den Netto-Gesamtbetrag in Zelle D10 wählen Sie im Dialogfeld FORMEL zunächst die Funktion SUM und tragen anschließend in das Eingabefeld unter FORMEL noch die Ergänzung ABOVE in die runden Klammern ein. Mit dieser Funktion addiert Word alle Beträge, die in der Spalte über der Zelle liegen, in der die Summe eingefügt werden soll.

Abbildung 4.22: Die Summe für alle Zellen der Spalte berechnen

TIPP

Die Schaltfläche AutoSumme Mit der Schaltfläche AUTOSUMME lassen sich Summen in einer Word-Tabelle ganz einfach berechnen: Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in der die Summe eingefügt werden soll, und klicken Sie anschließend auf AUTOSUMME. Sie finden die Schaltfläche in den Symbolleisten FORMAT und TABELLEN UND RAHMEN. Je nachdem, ob die zu berechnende Zahlenreihe in den darüber liegenden Zellen der Spalte oder in den links davon liegenden Zellen der Zeile steht, berechnet Word den Summenwert automatisch. Die Felder für diese Funktionen lauten =SUM(ABOVE) für die Addition in einer Spalte, =SUM(LEFT) für die Zeile.

8.

Nach dem Festlegen des Zahlenformats klicken Sie auf OK. Der addierte Wert wird in die Tabelle eingefügt.

9. 10.

Zum Berechnen der Mehrwertsteuer in Zelle D11 geben Sie in das Dialogfeld FORMEL die Formel =d10*16% ein. Nach dem Festlegen des Zahlenformats klicken Sie auf OK. Der addierte Wert wird in die Tabelle eingefügt.

11.

Zum Berechnen der Bruttosumme in Zelle D12 geben Sie in das Dialogfeld FORMEL die Formel =d10+d11 ein.

12. Nach dem Festlegen des Zahlenformats klicken Sie auf OK. Der addierte Wert wird in die Tabelle eingefügt.

191

Kapitel 4

Angebot erstellen

Abbildung 4.23: Die fertige Tabelle

TIPP

Feldfunktionen ändern und Werte aktualisieren Wenn Sie für ein Feld die Berechnungsgrundlage kontrollieren bzw. korrigieren wollen, geht das am leichtesten über das Kontextmenü: Setzen Sie den Cursor in die betreffende Zelle und rufen Sie über einen Klick mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Unter FELDFUNKTIONEN EIN/AUS blenden Sie die zugrunde liegende Formel sowie das Zahlenformat in geschweiften Klammern ein. Führen Sie hier Ihre Änderungen aus. Aber Achtung: Word aktualisiert die Werte nicht automatisch. Sie müssen also anschließend im Kontextmenü noch die Option FELDER AKTUALISIEREN anklicken, damit die Korrektur in der Tabelle auch ausgeführt wird.

Damit haben Sie alle Berechnungen durchgeführt, die Sie für Ihren Kostenvoranschlag benötigen. Geben Sie noch den weiteren Brieftext in das Angebot ein:

1.

Lassen Sie eine Leerzeile frei und fügen Sie folgende Absätze ein, die Sie in Abbildung 4.24 sehen.

2. Speichern Sie das Angebot.

Abbildung 4.24: Das Ende des Brieftextes

Die Tabelle ist damit inhaltlich fertig gestellt. Nun geht es nur noch darum, ihr ein ansehnliches Äußeres zu geben. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Angebot3.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

192

Tabelle gestalten

4.4

Tabelle gestalten

Für Word-Tabellen haben Sie eine große Anzahl von Formatierungsoptionen. Viele werden Sie auch in den Excel-Kapiteln dieses Buches kennen lernen. Zunächst soll Ihnen dieser Abschnitt in einem kurzen Überblick für das Beispiel demonstrieren, dass eine Tabelle nicht unbedingt wie eine Tabelle aussehen muss: Sie können die Berechnungsmöglichkeiten nutzen und der Empfänger des ausgedruckten Dokuments wird sicher nicht erkennen, ob Sie Ihre Aufstellung mittels Tabulatoren oder Tabelle gemacht haben.

Tabelleneinträge markieren und formatieren Im Prinzip formatieren Sie die Einträge in den Zellen genauso, wie Sie das in Kapitel 2 für »normalen« Text kennen gelernt haben. Damit die Tabelle übersichtlicher wird, formatieren Sie zunächst die Einträge der ersten Zeile und der ersten Spalte kursiv:

1.

Markieren Sie die erste Zeile der Tabelle: Setzen Sie dazu den Mauszeiger vor die Zeile und klicken Sie mit der linken Maustaste. Nun ist die ganze erste Zeile markiert.

Abbildung 4.25: Markieren einer Tabellenzeile

2. Klicken Sie zur Formatierung der Schrift auf die Schaltfläche KURSIV in der FORMATSymbolleiste.

3. Markieren Sie die erste Spalte der Tabelle: Setzen Sie den Mauszeiger vor die Spalte, bis ein kleiner Pfeil erscheint, und markieren Sie die Zeile mit einem Mausklick.

4. Klicken Sie zur Formatierung der Schrift noch einmal auf die Schaltfläche KURSIV in der FORMAT-Symbolleiste.

Abbildung 4.26: Markieren einer Tabellenspalte

193

Kapitel 4

Angebot erstellen

Jetzt werden für eine größere Übersichtlichkeit noch einzelne Felder fett formatiert:

5. Markieren Sie Zelle D4: Führen Sie dazu den Mauszeiger vor die Zelle, bis ein kleiner schräger Pfeil erscheint, und klicken Sie mit der Maustaste. Nun ist diese Zelle markiert.

6. Formatieren Sie diese Zelle zusätzlich zur Kursivformatierung noch über die Schaltfläche FETT in der FORMAT-Symbolleiste.

Abbildung 4.27: Markieren einer Tabellenzelle

Jetzt werden noch die Zellen A10 bis A12 und Zellen D10 bis D12 fett ausgezeichnet:

7.

Markieren Sie dazu zunächst Zelle A10 und ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste über die nächsten beiden Zellen der Spalte. Lassen Sie dann die Maustaste los.

8. Formatieren Sie die drei markierten Zellen fett.

Abbildung 4.28: Markieren mehrerer Tabellenzellen

9. Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8 für die Zellen D10 bis D12. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Angebot4.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Jetzt hat die Tabelle schon ein wenig gewonnen. Aber Sie sind noch nicht ganz fertig …

Tabelleneinträge ausrichten Für eine Word-Tabelle haben Sie mehrere Möglichkeiten, den Zelleninhalt auszurichten: zum einen über die bekannten Schaltflächen in der FORMAT-Symbolleiste und über FORMAT/ABSATZ. Zum anderen finden Sie in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN eine Reihe interessanter Optionen:

1.

Blenden Sie die Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN über das Anklicken der gleichnamigen Schaltfläche in der STANDARD-Symbolleiste ein.

194

Tabelle gestalten

2. Markieren Sie die Spalten B mit D in der Tabelle. Dazu markieren Sie am besten die erste Zelle in Spalte B und ziehen die Markierung mit gedrückter Maustaste bis in die letzte Zeile.

3. Klicken

Sie in der Symbolleiste TABELLEN Schaltfläche OBEN LINKS AUSRICHTEN.

UND

RAHMEN auf den Pfeil neben der

Im Aufklappmenü finden Sie neun Schaltflächen, mit denen Sie den Zelleninhalt innerhalb der Zelle positionieren. Die Standardeinstellung ist OBEN LINKS AUSRICHTEN.

Abbildung 4.29: Die Schaltfläche zum Ausrichten des Zelleninhalts

4. Klicken Sie für das Beispiel auf die Option OBEN MITTE AUSRICHTEN. Jetzt werden die Zelleninhalte mittig in der Zelle positioniert. Für die Kostenaufstellung in einem Brief ist es übersichtlicher, auf die Anzeige des Tabellenrasters zu verzichten und genügend Abstand zwischen den einzelnen Spalten der Tabelle herzustellen – die Breite des DIN-A4-Blatts lässt dies bei nur vier Spalten zu.

Spalten- und Zeilenbreite anpassen Doch zunächst wird, der größeren Übersichtlichkeit wegen, die Breite der einzelnen Spalten dem Zelleninhalt angepasst, so dass die Einträge alle einzeilig sind. Word bietet Ihnen über das Dialogfeld TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN umfassende Möglichkeiten. Dies führt an dieser Stelle aber zu weit vom Thema ab: Word-Tabellen sind selten umfassender, hier wäre Excel ohnehin das Mittel der Wahl. Für den Beispielbrief ist es ausschlaggebend, dass Sie schnell und relativ unkompliziert zu einem ansprechenden Ergebnis kommen:

1.

Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Gitternetzlinie zwischen erster und zweiter Spalte. Es erscheint ein Doppelpfeil. Nun können Sie die Gitternetzlinie über Ihre Mausbewegungen verschieben: Sie sehen eine gestrichelte Linie eingeblendet.

2. Ziehen Sie die Linie mit gedrückter Maustaste so weit nach rechts, dass alle Einträge in der Spalte in einer Zeile stehen, und lassen Sie die Maustaste los. Nun ist die Gitternetzlinie verschoben.

3. Schieben Sie zusätzlich die rechte und linke Begrenzungslinie der Tabelle ein wenig nach innen, so dass der Rand der Tabelle etwas eingerückt vom restlichen Brieftext zum Stehen kommt. Bis die Abstände passen, müssen Sie vielleicht ein paar Mal die Linien hin- und herbewegen. Eine weitere Möglichkeit ist, die Rahmenlinien über das Lineal zu verschieben: Klicken Sie hier auf die kleinen viereckigen Symbole, die die einzelnen Begrenzungslinien des Tabellenrasters symbolisieren, und verschieben Sie sie mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Lassen Sie dann die Maustaste los.

195

Kapitel 4

Angebot erstellen

Abbildung 4.30: Verschieben einer Gitternetzlinie mit der Maustaste

4. Zum Anpassen der Zeilenhöhe gehen Sie genauso vor. Hier haben Sie nur die Möglichkeit über das Pfeilsymbol, die Markierungen auf dem seitlichen Lineal lassen sich nicht verschieben. Für das Beispiel ist die Zeilenhöhe aber angemessen, Sie müssen hier also keine weiteren Schritte unternehmen. Die restlichen Spalten allerdings sind nicht mehr optisch ansprechend: Die Breite von Spalte B ist zu sehr reduziert.

5. Markieren Sie die Spalten B bis D mit der Maus. 6. Klicken Sie in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN auf die Schaltfläche SPALTEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN.

Die Spalten B, C und D werden so angepasst, dass sie alle dieselbe Breite haben. (Kurzer Hinweis: Wollen Sie dasselbe für Zeilen erreichen, klicken Sie auf die Schaltfläche ZEILEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN.)

Abbildung 4.31: Die Spalten sind in der Breite angepasst

Wie gesagt: Sie haben in Word über die TABELLENEIGENSCHAFTEN umfassende Möglichkeiten, Tabellen, Zeilen, Spalten und Zellen umfassend und exakt zu formatieren. Doch Sie werden im Büroalltag selten eine Word-Tabelle so genau formatieren müssen: Große Tabellendarstellungen werden Sie ohnehin meist in Excel bewältigen. In diesem Beispiel geht es mehr darum, Ihnen zu zeigen, wie vielfältig Sie die Möglichkeiten von WordTabellen einsetzen können und wie schnell Sie ein optisch gelungenes Ergebnis erzielen.

196

Tabelle gestalten

Rahmenlinien bearbeiten In einem nächsten Schritt lernen Sie die weiteren Optionen der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN kennen: Sie befassen sich mit den Rahmenlinien, denn in der kleinen Tabelle wirken sich die Rahmenlinien eher irritierend aus. Daher werden sie erst einmal entfernt:

1. Markieren Sie die gesamte Tabelle. 2. Klicken Sie in der Symbolleiste TABELLEN UND RAHMEN oder in der FORMAT-Symbolleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche ALLE RAHMENLINIEN. In der Standardeinstellung fügt Word die Tabelle mit einem kompletten Rahmen ein.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche KEIN RAHMEN. Word zeigt jetzt nur noch das Gitternetz der Tabelle an – dieses erscheint auf dem Bildschirm als graue Linie und dient lediglich der Orientierung.

4. Blenden Sie das Tabellengitternetz über TABELLE/GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN aus. Sie sehen die Tabelle ohne jede Rahmenlinie auch auf dem Bildschirm. Zum erneuten Einblenden der Gitternetzlinien gehen Sie wieder über TABELLE/GITTERNETZLINIEN ANZEIGEN.

Abbildung 4.32: Die Beispieltabelle ohne Rahmenlinien und mit ausgeblendetem Gitternetz

Damit das Auge aber etwas Halt beim Lesen hat, fügen Sie in den Zeilen 1, 9 und 11 eine untere Rahmenlinie ein:

1.

Markieren Sie zunächst die erste Zeile, drücken dann auf die Ÿ-Taste und markieren zusätzlich die Zeilen 9 und 11. Sie erinnern sich? Sie haben das Markieren unabhängiger Textpassagen in Word in Kapitel 2 im Abschnitt »Textabschnitte markieren« kennen gelernt. Dieser Mechanismus funktioniert auch hier.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche RAHMENLINIE UNTEN. Jetzt werden der Tabellenkopf sowie die einzelnen Summen ersichtlich. Wenn Sie in Ihrem Word-Dokument mit Rahmenlinien arbeiten, können Sie diese zusätzlich über die Listenfelder LINIENART, LINIENSTÄRKE und RAHMENFARBE formatieren. Zusätzlich können die ganze Tabelle sowie einzelne Spalten, Zeilen oder Zellen mit einer Hintergrundfarbe belegt werden: Klicken Sie dazu nach dem Markieren auf den Drop-

197

Kapitel 4

Angebot erstellen

down-Pfeil neben der Schaltfläche FÜLLFARBE und wählen Sie einen Farbton aus der Farbpalette Schattierungsfarbe aus.

Abbildung 4.33: Eine untere Rahmenlinie für drei Zeilen einfügen

Für das Beispiel benötigen Sie diese Formatierungen nicht und damit sind Sie schon fast am Ende angekommen. Jetzt werden noch die Zeilen, die auf die untere Rahmenlinie folgen, optisch etwas abgesetzt:

1. Markieren Sie die Zeilen 2, 10 und 12 in der Tabelle. 2. Wählen Sie FORMAT/ABSATZ und geben Sie auf der

Registerkarte EINZÜGE UND ABSTÄNDE einen ABSTAND VOR von 6 PUNKT ein. Dieser Abstand wirkt sich positiv auf das optische Erscheinungsbild der Tabelle aus und: Jetzt sind Sie tatsächlich fertig!

3. Speichern Sie das Dokument.

Abbildung 4.34: Die komplett formatierte Tabelle

Das Word-Dokument finden Sie unter dem Dateinamen Angebot.doc unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Exkurs: Tipps zum Formulieren von Briefen Die formalen Vorschriften über Briefe haben Sie bereits im vorhergehenden Kapitel kennen gelernt. Daher an dieser Stelle nur noch der ergänzende Hinweis, dass Tabellen mit mindestens einzeiligem Abstand zum vor- bzw. nachstehenden Absatz in Briefen eingefügt werden.

198

Tabelle gestalten

Ratgeber zum Abfassen von Geschäftskorrespondenz gibt es zahlreich, und letztlich lässt sich über Stil- und Geschmacksfragen trefflich streiten – oder auch nicht. Unbestritten ist aber, dass Ihre Korrespondenz auch als Visitenkarte Ihres Unternehmens dient und Sie daher auf einen positiven Eindruck Wert legen sollten. Zumindest sollte das, was Sie dem Briefempfänger sagen wollen, auch wirklich »ankommen«. Dazu gehört, dass Sie sich im Vorfeld kurz Gedanken über den Empfänger und sich das Anliegen bewusst machen: b Sprechen Sie Ihren Briefpartner direkt an. Verzichten Sie ganz auf den so genannten

»Wir-Stil«. b Formulieren Sie zuvorkommend, aber präzise: Für Briefe von mehr als einer Seite

Länge brauchen Sie einen guten Grund. b Stimmen Sie den Briefinhalt auf das Informationsbedürfnis Ihres Briefpartners ab:

Verzichten Sie auf unwesentliche Details und stellen Sie klare Zusammenhänge her. Formulieren Sie Bitten oder Anweisungen klar und verständlich, so dass Missverständnisse ausgeschlossen sind. b Bemühen Sie sich um einen klaren, übersichtlichen Satzbau. Der Briefinhalt soll sich beim ersten Lesen unmittelbar erschließen und nicht erst verständlich sein, wenn man Ihre Satzkonstruktionen entschlüsselt hat. b Nennen Sie Ihr Anliegen mit wohl gesetzten Worten, aber ohne Umschweife: Verzichten Sie auf Umschreibungen mit wollen, möchten, würden … b Setzen Sie aktive, verbale Formulierungen ein: Kontraproduktiv wirkt sich die ständige Verwendung des Passivs oder der oft verwendete bürokratische Nominalstil aus – vor allem dann, wenn Sie als aktives Unternehmen in Erscheinung treten wollen. Nach diesen Hinweisen sind Sie bestens gerüstet: Sie haben in den letzten drei Kapiteln viele wesentlichen Funktionen von Word kennen gelernt und anhand der gewählten Beispiele einen ersten Eindruck gewonnen, wie Sie sie im Büro einsetzen können. Legen Sie jetzt los und setzen Sie Ihre neu gewonnenen Fähigkeiten ein!

HINWEIS

Regelungen für E-Mails als Geschäftsbriefersatz Werden E-Mails als Ersatz für einen Brief eingesetzt, gelten besondere Regeln: b Betreff: Geben Sie in Stichworten den Inhalt der E-Mail an. b Die Anrede wird durch eine Leerzeile abgesetzt. b Schreiben Sie mit einzeiligem Zeilenabstand und ohne Trennun-

gen; zwischen einzelnen Absätzen steht – wie beim Brief – eine Leerzeile. b Nach der Grußformel und der Namensnennung sind noch alle Kommunikations- und Firmenangaben erforderlich. Wichtig dabei: die Internet- und E-Mail-Adresse.

199

Der Kapitelinhalt im Überblick: Übungstabelle anlegen Tabelle speichern und öffnen Umsatztabelle ausfüllen: Spalten und Zeilen beschriften, Zahlenwerte eingeben und formatieren Umsatztabelle formatieren Umsatzzahlen berechnen

5 Umsatztabelle erstellen

Was erwartet Sie in diesem Kapitel? Zuerst lernen Sie alle Schritte, um vorhandene Daten strukturiert zu erfassen: Sie beschriften die Tabelle und formatieren die Daten, die Sie für die Berechnung der Umsatzsummen benötigen. Anschließend steht das Formatieren von Tabellen im Zentrum des Interesses: Ist das optische Erscheinungsbild übersichtlich, fällt Ihnen vor allem bei umfangreichen Tabellenblättern die Orientierung leichter – und dies kommt Ihnen bei der folgenden Arbeit mit den Rechenfunktionen des Programms zugute. Beim Durcharbeiten des Kapitels wird vor allem bei der Eingabe von Text oder der Formatierung der Schrift auf die Kenntnisse zurückgegriffen, die Sie in den Word-Kapiteln erworben haben. Ein Überblick über die Techniken zum Bearbeiten von Tabellen rundet das Projekt Umsatztabelle ab.

Kapitel 5

Umsatztabelle erstellen

Die Tabellenkalkulation Excel 2003 ist das Standardprogramm der Office-Familie, wenn es darum geht, Berechnungen durchzuführen oder Listen zu erstellen. In diesem Kapitel lernen Sie die grundsätzliche Arbeitsweise kennen, so dass Sie am Ende schon sehr versiert mit dem Programm umgehen können. Das Projekt für dieses Kapitel lautet: eine Umsatztabelle erstellen. Dabei legen Sie zunächst die Basis für die Berechnungen, die Sie mit Excel durchführen werden: Sie erstellen eine Tabelle, beschriften Zeilen und Spalten, tragen Werte ein und formatieren sie. Ist diese Grundlage erarbeitet, berechnen Sie Umsatzzahlen und Zielvorgaben. Auch werden Sie eine Beispielrechnung zum Thema Mehrwertsteuer nachvollziehen.

5.1

Programmstart

Nach dem Programmstart sehen Sie – wie in allen Office-Programmen – zunächst die Standardarbeitsoberfläche von Excel. Befassen Sie sich kurz mit dieser Ansicht, damit Sie für die folgenden Arbeitsschritte eine erste Orientierung haben. Wie der Name Tabellenkalkulation schon sagt, ist das Programm in Tabellen organisiert: Eine Excel-Datei ist eine Arbeitsmappe, die eine oder mehrere Tabellen enthalten kann (vergleichbar mit einem Word-Dokument mit mehreren Seiten). Eine einzelne Tabelle ist in (vertikale) Spalten und (horizontale) Zeilen unterteilt. Das kleinste Element einer Tabelle ist eine einzelne Tabellenzelle: Sie ist definiert durch die jeweilige Spalte und Zeile, in der sie sich befindet. Und damit Sie sich ein Bild machen können, wie umfangreich eine einzelne Tabelle werden kann: Es stehen 256 Spalten und 65 536 Zeilen pro Tabelle bereit. Darüber hinaus können Sie Berechnungen über mehrere Tabellen führen. Sie sehen, Sie werden kaum in die Verlegenheit kommen, dass der Platz nicht ausreicht …

1.

Öffnen Sie Excel über START/ALLE PROGRAMME/MICROSOFT OFFICE/MICROSOFT EXCEL 2003 oder über das EXCEL-Programmsymbol auf dem Desktop oder der Taskleiste. Sie sehen den Excel-Startbildschirm (vgl. Abbildung 5.1). Die erste Zelle A1 ist dunkel umrandet: Hier können Sie mit der Eingabe beginnen.

Die Arbeitsoberfläche nach dem Programmstart von Excel enthält folgende Elemente:

1

Titelleiste: In der Titelleiste des Excel-Fensters sehen Sie den Namen der geöffneten Arbeitsmappe. Nach dem Programmstart erscheint Mappe1, zu sehen in Abbildung 5.1. Die Nummerierung hängt davon ab, wie viele Mappen Sie in der aktuellen Excel-Sitzung bereits angelegt haben. Haben Sie eine bereits gespeicherte Datei geöffnet, steht an dieser Stelle der Dateiname.

2

Menüleiste: Wie in Word sind hier die Schaltflächen für die Befehlskategorien und das Eingabefeld für die Direkthilfe untergebracht.

202

Programmstart

Abbildung 5.1: Der Standardbildschirm in Excel

3

Symbolleisten: In der Excel-Standardeinstellung werden die STANDARD- und FORMAT-Symbolleiste in einer Zeile angezeigt, die die wichtigsten Programm- und Formatierbefehle des Programms enthalten. Für Abbildung 5.1 wurde eine zweizeilige Darstellung gewählt.

4

Namenfeld: Hier werden die Zelladresse, der Bereich oder das Objekt angezeigt, in dem der Zellzeiger im Augenblick steht. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, können Sie eine neue Zelladresse eingeben.

5

Bearbeitungsleiste: Beim Programmstart zu sehen ist die Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN. Die Schaltflächen EINGEBEN und ABBRECHEN werden erst angezeigt, sobald Sie mit der Eingabe in eine Zelle beginnen.

6

Aufgabenbereich: Er wird an der rechten Bildschirmseite zu einem bestimmten Thema eingeblendet – Sie sehen darin die Optionen des Programms im Zusammenhang.

7

Tabellenblatt: Auf dem Tabellenblatt sehen Sie zunächst den Spalten- bzw. Zeilenkopf mit der Angabe der jeweiligen Spalten- und Zeilennummer. Unmittelbar daran anschließend finden Sie den Arbeitsbereich.

203

Kapitel 5


Zur Eingabe stehen Ihnen pro Tabellenblatt 256 Spalten und 65 536 Zeilen zur Verfügung; Berechnungen können zusätzlich über mehrere Tabellenblätter ausgeführt werden. Sie haben sicherlich genügend Platz, die Daten auf dem Tabellenblatt zu erfassen, die Sie für Ihren Arbeitsbereich benötigen.

8

Navigationspfeile: Dienen zum Blättern in den einzelnen Tabellen (Registern). Diese Anzeige funktioniert, sobald die Anzahl der Register nicht mehr im nebenstehenden Blattregister Platz findet.

9

Blattregister: Klicken Sie den jeweiligen Kartenreiter zum Einblenden der Tabelle auf der Arbeitsoberfläche an. Wenn Sie eine Arbeitsmappe mit vielen Registern haben und es werden nicht alle angezeigt, dann setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen Blattregister und Bildlaufleiste. Sobald der kleine Doppelpfeil erscheint, können Sie das Blattregister nach rechts erweitern (bzw. wieder verkürzen, wenn Sie die Maus in die andere Richtung bewegen).

A

Bildlaufleisten: Über Ziehen des Bildlauffelds navigieren Sie auf dem Tabellenblatt – in horizontaler oder vertikaler Richtung.

B

Statusleiste: Hier stehen die Meldungen des Programms. So finden Sie z.B. rechts unten die Summenangabe für markierte Zellen.

TIPP

Bildschirmanzeige über Ansicht-Menü anpassen Neben dem Anpassen von Menü- und Symbolleisten (siehe Kapitel 1, Abschnitt »Bildschirmoberfläche: grundlegende Arbeitstechniken«) können Sie Ihre Bildschirmanzeige noch über das ANSICHT-Menü steuern: Sie wählen durch Anklicken, welche der vorgestellten Elemente (BEARBEITUNGSLEISTE, STATUSLEISTE oder AUFGABENBEREICH) Sie einblenden wollen und welche nicht. Darüber hinaus bietet Excel Ihnen zwei Ansichtsmodi an: In der Normalansicht sehen Sie das Tabellengitternetz, die Seitenumbruchvorschau hingegen liefert Ihnen einen ersten Überblick über die Aufteilung der Tabelle auf der gedruckten Seite.

204

Neue Übungstabelle anlegen

5.2

Neue Übungstabelle anlegen

Nach dem Starten von Excel ist das Programm sofort zur Eingabe bereit. Wenn Sie bereits eine Tabelle bearbeitet haben, legen Sie für die Übungstabelle eine neue Arbeitsmappe an:

1.

Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU in der Standardsymbolleiste. Oder Sie gehen über die Menüleiste: Mit DATEI/NEU öffnet sich der Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE. Klicken Sie hier unter NEU auf den Eintrag LEERE ARBEITSMAPPE.

Abbildung 5.2: Eine neue Arbeitsmappe über den Aufgabenbereich anlegen

Sie können sofort mit der Arbeit beginnen. Zelle A1 ist durch einen Rahmen markiert. Dies signalisiert die so genannte aktive Zelle, d.h. Ihre Eingaben werden in dieser Zelle eingefügt.

5.3

Übungstabelle speichern

Bevor Sie aber wichtige Daten in Ihre Tabelle schreiben, empfiehlt sich das Speichern unter dem ausgewählten Dateinamen. So können anschließend wichtige Zwischenschritte beim Bearbeiten ganz leicht über die Tastenkombination Ç+S oder die Schaltfläche SPEICHERN gesichert werden.

1.

Speichern Sie die Übungsdatei unter dem Namen Umsatztabelle in einem Ordner Beispieltabellen, den Sie in Ihrem Ordner Eigene Dateien anlegen – oder wählen Sie einen individuellen Speicherort auf Ihrem Rechner. Setzen Sie dazu die Schaltfläche SPEICHERN oder den Menübefehl SPEICHERN UNTER ein. Der Ordner Eigene Dateien ist zunächst als Standardspeicherort festgelegt (s.h. auch Kapitel 1, Abschnitt »Dateien und Ordner organisieren«).

205

Kapitel 5


HINWEIS

Allgemeine Programmeinstellungen unter Extras/Optionen Wenn Sie auf Ihrem Rechner eine andere Ordnerstruktur zum Speichern Ihrer Excel-Dateien festlegen wollen: Den Standardspeicherort ändern Sie unter EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte ALLGEMEIN. Markieren Sie dazu den Eintrag unter STANDARDSPEICHERORT und überschreiben Sie diese Angabe direkt mit dem Pfad für den neuen Ordner.

.

Abbildung 5.3: Ändern des Standardspeicherorts

Darüber hinaus haben Sie auf dieser Registerkarte noch Einfluss auf weitere Programmeinstellungen: Unter BLÄTTER IN NEUER ARBEITSMAPPE können Sie die Zahl der Tabellen festlegen, die beim Anlegen einer Datei generiert werden sollen, und damit die Standardeinstellung von Tabellen verändern. Auch bestimmen Sie hier eine abweichende STANDARDSCHRIFTART für Ihre Tabellen von der Standardschriftart Arial, 10 Punkt. Und: Haben Sie Ihren Namen unter BENUTZERNAME eingetragen, steht dieser immer in den Dateieigenschaften der Excel-Datei.

2. In dem Dialogfeld SPEICHERN UNTER tippen Sie unter DATEINAME Umsatztabelle ein. 3. Als Dateityp ist bereits Excel-Arbeitsmappe (*.xls) voreingestellt. Als Alternative wählen Sie über den Dropdown-Pfeil einen anderen Typ aus dem Listenfeld. Dort sind alle zulässigen Dateitypen verzeichnet: Wichtig ist neben dem *.xls-Format für Sie noch die Endung *.xlt für Mustervorlagen.

4. Klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. Nun ist die ganze Arbeitsmappe mit allen Tabellenblättern in den Beispieltabellen unter dem Dateinamen Umsatztabelle gespeichert. Das Dialogfeld SPEICHERN UNTER wird geschlossen. In der Titelleiste ist jetzt der Dateiname verzeichnet.

206

Übungstabelle öffnen

Abbildung 5.4: Die Titelleiste der Übungstabelle

5. Zum Beenden Ihrer Arbeit an der Umsatztabelle klicken Sie auf SCHLIESSEN in der STANDARD-Symbolleiste oder gehen über DATEI/SCHLIESSEN. Die Datei wird damit gespeichert und beendet.

TIPP

Anlegen einer neuen Datei mit SPEICHERN UNTER Die Schaltfläche SPEICHERN UNTER können Sie nicht nur zum Speichern einer neuen Excel-Tabelle einsetzen. Damit lässt sich auch eine Kopie der bestehenden Datei unter einem anderen Namen anlegen (etwa um diese in einen anderen Zusammenhang zu differenzieren). Sobald Sie eine geöffnete Datei über das Dialogfeld SPEICHERN UNTER unter einem neuen Namen gespeichert haben, wird die Ursprungsdatei geschlossen und Sie arbeiten mit einer neu angelegten Tabelle. Aber Achtung: Vergessen Sie nicht, die Quelldatei zu speichern, bevor Sie auf SPEICHERN UNTER klicken. Sonst werden Änderungen, die Sie in der Quelldatei nach dem letzten Speichern vorgenommen haben, nur in die neue Datei übernommen. Die Quelldatei bleibt in dem Zustand vor dem letzten Speichern.

5.4

Übungstabelle öffnen

Um die Kalkulation wieder zu öffnen, stehen Ihnen – wie in Kapitel 2 im Abschnitt »Word-Datei öffnen« beschrieben – die Wege über die ÖFFNEN-Schaltfläche, die Menüleiste (DATEI/ÖFFNEN) oder die Tastenkombination Ÿ+O zur Verfügung:

1.

Wählen Sie im Dialogfeld ÖFFNEN zunächst den Ordner Beispieltabellen aus, in dem die Datei gespeichert ist.

2. Markieren Sie Umsatztabelle und klicken Sie auf ÖFFNEN (vgl. Abbildung 5.5).

Abbildung 5.5: Die Umsatztabelle öffnen

207

Kapitel 5


Haben Sie die Excel-Datei erst kürzlich bearbeitet, ist die Datei in der Liste der zuletzt bearbeiteten Dateien verzeichnet, die Sie am Ende des DATEI-Menüs oder im Aufgabenbereich ERSTE SCHRITTE unter ÖFFNEN finden. Durch einen Doppelklick auf den Listeneintrag wird die Datei direkt geöffnet (vgl. Abbildung 5.6).

Abbildung 5.6: Öffnen der Umsatztabelle über den Aufgabenbereich Erste Schritte

Damit ist die Umsatztabelle wieder geöffnet und für die Dateneingabe bereit. Ein Tabellenblatt in Excel ist in Spalten und Zeile unterteilt, die jeweils im Spalten- bzw. Zeilenkopf durchgängig mit Buchstaben bzw. Ziffern gekennzeichnet werden. Bearbeitet wird die Tabelle immer in der so genannten aktiven Zelle, in der der Cursor steht. Diese ist gleichzeitig immer im Namenfeld auf dem Excel-Bildschirm angegeben. Im nächsten Abschnitt lernen Sie, wie Sie eine Tabelle anlegen und anschließend Werte eingeben. Dabei werden Sie sehen, dass die Formatierung Ihrer Eingaben – auch in den Word-Abschnitten dieses Buches war dies schon ein wichtiger Themenbereich – in Excel eine entscheidende Rolle dafür spielt, dass Sie die umfangreichen Funktionen des Programms richtig einsetzen können.

HINWEIS

Mauszeiger in Excel Wenn Sie die einzelnen Schritte der Umsatztabelle am eigenen Bildschirm mitverfolgt haben, ist es Ihnen sicherlich schon aufgefallen: Der Mauszeiger nimmt in Excel die verschiedensten Formen an. Damit Sie dieses Aussehen zuverlässig einordnen können, nachfolgend ein Überblick:

208

Umsatztabelle ausfüllen

Mauszeiger

Funktion

Balkenkreuz

Markieren einer Zelle

Einfaches Pfeilsymbol

Markieren einer Zeile oder Spalte

Doppelpfeil

Verschieben der Trennlinie zwischen Zeilen oder Spalten

Vierfachpfeil

Verschieben der markierten Zellen

Kreuz

Aktivieren der Kopierfunktion

Strichsymbol

Cursor bei Eingaben in die Zelle

Tabelle 5.1: Die Funktionen des Mauszeigers in Excel

TIPP

Programmstart über Windows-Explorer Haben Sie Excel noch nicht gestartet, lässt sich das Öffnen einer Arbeitsmappe auch mit dem Programmstart kombinieren: Gehen Sie dazu über den Windows-Explorer und blenden Sie dort den Ordner Beispieltabellen ein, in dem Sie die Umsatztabelle gespeichert haben. Ein Doppelklick auf den Dateinamen öffnet Programm und Datei gleichzeitig.

5.5


In die Zellen einer Excel-Tabelle können Sie Text, Zahlen oder Formeln eingeben. Eintippen können Sie diese Angaben entweder in die Bearbeitungsleiste oder direkt in die Zelle. Damit Sie aber überhaupt beginnen können zu rechnen, ist es zunächst wichtig, dass Sie dem Programm die nötigen Angaben zur Verfügung stellen. Dabei arbeitet Excel bei der Eingabe nach einem etwas anderen Prinzip als beispielsweise Word: Der eingegebene Zelleninhalt wird vom Programm einem bestimmten Datentyp zugeordnet, der normalerweise mit dieser Art Eingabe verbunden ist. So unterscheidet das Programm zwischen Zahlen, Text, Datumseingaben und Formeln. Diese Informationen werden automatisch in spezielle Formatierungen umgesetzt. Gerade wenn Sie mit dem Umgang mit Excel noch nicht so erfahren sind, ist dieser Automatismus eine potentielle Fehlerquelle – wenn auch alles nach streng logischen Gesichtspunkten abläuft. In den nächsten Abschnitten werden Sie sich daher auch damit befassen, das Zusammenspiel zwischen Zelleninhalt und Zellformatierung in Ihrem Sinne zu steuern.

Spalten und Zeilen beschriften Text in Tabellen hat – mit Ausnahme von Listen und Datenbanken – die Aufgabe, die Zahlenwerte der Tabelle näher zu erläutern und zu gliedern. Grundsätzlich geben Sie Text genauso ein, wie Sie das von der Textverarbeitung her gewöhnt sind: Text wird immer an der Cursorposition eingefügt.

209

Kapitel 5

1.


Nach dem Öffnen der Umsatztabelle ist Zelle A1 bereits aktive Zelle. Sie sehen die Markierung um die Zelle. Auch wird der Mauszeiger zu einem kleinen Balkenkreuz: ein Zeichen, dass Sie mit dem Tippen in diese Zelle sofort beginnen könnten.

2. Schreiben Sie in Zelle A1 die Überschrift: Umsätze 2004 und 2005. Die Schrift führt über die Zellenlänge hinaus.

Abbildung 5.7: Die Überschrift in Zelle A1

Wichtig in Excel: Sie müssen jede Eingabe für das Programm bestätigen.

3. Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf EINGEBEN. Die Eingabe wird bestätigt und in die aktive Zelle übernommen. Bei der Option EINGEBEN bleibt die Zelle weiter aktiv, und Sie könnten sie z.B. zusätzlich formatieren. Excel erkennt dabei automatisch, dass Sie Text in die Zelle eingegeben haben, und richtet die Schrift linksbündig aus – für die Überschrift zugegebenermaßen schlecht zu erkennen, aber die folgenden Eingaben machen dies für Sie sicherlich noch deutlich. Solange Sie in die nebenstehenden Zellen noch nichts eingegeben haben, wird die eingegebene Überschrift vollständig angezeigt. Sobald in diesen Zellen Text, Zahlen oder berechnete Werte stehen, werden nur die ersten Zeichen der Überschrift eingeblendet, der Rest »verschwindet« hinter der nächsten Zelle in der Zeile. Den vollständigen Inhalt der aktiven Zelle sehen Sie aber immer in der Bearbeitungsleiste.

4. Darüber hinaus haben Sie in Excel noch andere Möglichkeiten, Ihre Eingaben in die aktive Zelle zu übernehmen: b Drücken der Æ-Taste: Im Unterschied zu der Schaltfläche EINGEBEN wird aber an-

schließend diejenige Zelle aktiv, die in der Spalte eine Zeile tiefer steht. b Drücken der Å-Taste: Das bestätigt ebenfalls die Eingabe und aktiviert

anschließend die Zelle, die in der gleichen Zeile rechts steht. Da die Å-Taste beim Eingeben von Formeln nicht immer zuverlässig arbeitet, vermeiden Sie diese Methode am besten. b Drücken der Pfeiltasten: Drücken einer Pfeiltaste bestätigt die Eingabe und aktiviert anschließend die Zelle, die durch die Pfeilrichtung vorgegeben ist. Da die Pfeiltasten beim Eingeben von Formeln nicht immer zuverlässig arbeiten, vermeiden Sie diese Methode am besten.

210


Abbildung 5.8: Die Überschrift nach dem Drücken von Enter

5. Haben Sie sich bei der Eingabe geirrt, klicken Sie auf ABBRECHEN. Damit machen Sie Eingaben, die Sie in die Bearbeitungsleiste für die aktive Zelle eingegeben haben, sofort rückgängig: Die Zelle ist wieder leer, wenn Sie gerade den ganzen Inhalt eingegeben haben. Wurde der Inhalt der Zelle nur bearbeitet, machen Sie mit ABBRECHEN die Änderungen vor dem letzten Bestätigen rückgängig.

6. Mit Drücken der ®-Taste entfernen Sie immer den kompletten Inhalt einer Zelle. Die Überschrift für die Tabelle ist fertig. Es folgen neue Texteingaben, so dass Sie in den nächsten Schritten nicht nur weitere Möglichkeiten für die Texteingabe kennen lernen, sondern auch gleichzeitig das Raster für die Werte der Tabelle fertig stellen. Für eine weitere Überschrift lassen Sie eine Zeile frei und setzen die Texteingabe in Zeile 3 fort. Dazu müssen Sie Zelle A3 erst aktivieren, der Cursor steht zunächst in einer anderen Zelle. Dazu haben Sie die folgenden Optionen:

1.

Klicken Sie mit der Maus in die betreffende Zelle, hier Zelle A3. Oder: Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten zu der gewünschten Zelle. Oder: Geben Sie die Zelladresse A3 direkt in das Namenfeld ein und drücken die Æ-Taste.

2. Tippen Sie in die aktive Zelle A3 Warengruppe 1 ein. 3. Drücken Sie zum Bestätigen die Æ-Taste.

ACHTUNG

Enter-Taste oder Eingeben-Schaltfläche automatisch betätigen! Die Möglichkeiten zum Bestätigen der Eingaben in die Zelle haben Sie bei der Eingabe der Überschrift bereits ausführlich kennen gelernt. Im weiteren Verlauf dieses und der nächsten Excel-Kapitel wird bei der Darstellung von Eingaben darauf verzichtet, auf diesen zwingend notwendigen Schritt zusätzlich hinzuweisen.

211

Kapitel 5


Da das Unternehmen drei Filialen betreibt, kommen in der Zeile unter der zweiten Überschrift die drei Standorte zu stehen:

4. Schreiben Sie Berlin in Zelle B4, Hamburg muss in Zelle C4 stehen und Frankfurt in D4.

Abbildung 5.9: Die Spalten sind beschriftet: Die Umsatztabelle wird die Werte für Warengruppe 1 an drei Standorten ausweisen

Damit haben Sie die Spalten für die Umsatztabelle erst einmal fertig beschriftet. Jetzt legen Sie noch die Zeitbezüge in der ersten Spalte fest. Dazu setzen Sie eine weitere Fähigkeit von Excel ein: Sie können Datenreihen mit Hilfe mitgelieferter Listen automatisch ausfüllen und brauchen dies nicht manuell in die Zellen einzutippen. Die Werte sollen für alle vier Quartale 2004 und die beiden ersten Quartale 2005 in der Tabelle erfasst werden:

1. Aktivieren Sie Zelle A5. 2. Geben Sie ein: 1. Quartal 2004, und klicken Sie zum Bestätigen auf EINGEBEN. Diese Schaltfläche ist optimal, denn die Zelle muss für den nächsten Schritt aktiv bleiben.

3. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen in der rechten unteren Ecke der Zellumrandung: Der Mauszeiger wird zu einem Fadenkreuz.

Abbildung 5.10: Jetzt können Sie Datenreihen generieren

4. Klicken Sie mit der Maustaste und ziehen Sie die Markierung bis in Zelle A10. 5. Lassen Sie dann die Maustaste los. Word »erkennt« den Anfangswert und setzt die Reihe systematisch und chronologisch fort. Die QuickInfo-Anzeige zeigt die Zelleninhalte parallel zur Mausbewegung an.

212


Abbildung 5.11: Excel generiert eine Datenreihe

Am Ende der Datenreihe sehen Sie einen Smarttag eingeblendet.

HINWEIS

Smarttags anzeigen In der Standardeinstellung von Excel werden Smarttags, vom Programm Optionen-Schaltflächen genannt, angezeigt. Die Anzeige aktivieren Sie unter EXTRAS/OPTIONEN/BEARBEITEN (siehe auch Kapitel 1, Abschnitt »Smarttags einsetzen«).

Abbildung 5.12: Smarttags werden unter Extras/Optionen/Einstellungen aktiviert

6. Setzen

Sie den Mauszeiger auf den Smarttag und klicken Sie auf den Dropdown-

Pfeil. Sie sehen eine Reihe von Wahlmöglichkeiten (diese variieren je nach Aktionszusammenhang), die ausgeführte Option ist aktiviert. DATENREIHE AUSFÜLLEN bedeutet in diesem Zusammenhang: Die Reihe wird auf Basis der ersten Zelle systematisch fortgesetzt und alle Formatierungen der Ausgangszelle werden dabei mit übertragen.

213

Kapitel 5


Abbildung 5.13: Excel hat im vorliegenden Fall eine Datenreihe ausgefüllt

Die weiteren Optionen lauten: b ZELLEN KOPIEREN: Inhalt und Formatierung der Ausgangszelle werden unverän-

dert in die anderen Zellen übertragen.

Abbildung 5.14: Zellen kopieren

b NUR FORMATE AUSFÜLLEN: Hier wird nur die Formatierung der Ausgangszelle in

die markierten Zellen übertragen, die Zellen selbst bleiben leer. b OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN: Die Inhalte werden angepasst und in die Zellen

geschrieben wie bei der Option DATENREIHE tierung zu übertragen.

AUSFÜLLEN,

jedoch ohne die Forma-

Die Fähigkeit von Excel, Datenreihen zu generieren, sollten Sie beim Anlegen Ihrer eigenen Tabellen gezielt einsetzen: Sie ersparen sich so viel Tipparbeit – und den einen oder anderen Fehler, der beim Eingeben langer Reihen wahrscheinlich nicht zu vermeiden ist. Excel erkennt in der Regel alle Schreibweisen für Datums- bzw. Zeitangaben sowie Wochentage (hier auch Abkürzungen). Beim Generieren einer Datenreihe beginnt das Programm mit dem Wert, der chronologisch auf den Anfangswert folgt: Leiten Sie die Datenreihe zum Beispiel von dem Zelleninhalt Dienstag ab, so wird die Reihe mit Mittwoch fortgesetzt.

TIPP

Datenreihen mit Zahlen Datenreihen funktionieren auch mit Zahlen. Allerdings müssen Sie Excel hier zwei Werte zur Verfügung stellen, damit die Zahlenfolge berechnet werden kann. Geben Sie also zunächst die ersten beiden Werte für die Zahlenreihe in die Zellen ein und klicken dann auf das Ausfüllkästchen. Die Zahlenreihe wird linear fortgesetzt bis zum Ende der gewählten Markierung.

214


Das Raster für die Umsatztabelle ist erstellt. Jetzt gehen Sie daran, die zugehörigen Werte einzugeben. Stören Sie sich nicht an dem unausgegorenen Erscheinungsbild der Tabelle, formatiert wird im Anschluss an die Eingaben.

Werte eingeben Damit Excel später »rechnen« kann, müssen Sie zunächst die Berechnungsgrundlage eingeben. Dabei müssen Sie bei der Eingabe von Zahlen zwei Schritte sorgfältig voneinander unterscheiden: Zuerst geben Sie den Wert ein, und anschließend definieren Sie diesen Wert über ein zugewiesenes Zahlenformat. Zahlen formatieren in Excel heißt aber nicht nur, dass Sie die Schreibweise definieren, sondern dass Sie damit gleichzeitig festlegen, wie dieser Wert bei späteren Rechenoperationen verarbeitet wird. In diesem Abschnitt geht es aber zunächst darum, die Umsatzzahlen für Warengruppe 1 in die Tabelle einzufügen:

1. Aktivieren Sie Zelle B5. 2. Geben Sie den Wert 34500,98 ein. Wichtig in Excel: Geben Sie ausschließlich den »reinen« Wert der Zahlen ein! Verzichten Sie auf Tausenderpunkte, Währungszeichen oder andere Formatierungszeichen. Diese Formatierungen weisen Sie in einem getrennten Arbeitsschritt zu, dann sind Sie immer auf der »sicheren« Seite.

3. Drücken Sie auf die Æ-Taste oder auf die Schaltfläche EINGEBEN. Excel »erkennt«, dass es sich bei der Eingabe um eine Zahl handelt, und platziert sie rechtsbündig in der Zelle. Und je nachdem, wie viele Stellen der eingegebene Wert hat, wird sie in unterschiedlicher Schreibweise wiedergegeben. Solange Sie der Zahl kein besonderes Zahlenformat zugewiesen haben, formatiert Excel die Zahlen nach dem Standardformat: Es werden bis zu 9 Dezimalstellen angezeigt. Zahlen, die mehr Stellen enthalten, als Platz in der Zelle ist, werden im Exponentialschreibweise angezeigt. Reicht auch dafür der Platz nicht aus, sehen Sie eine Folge von #-Zeichen. Zusätzlich werden im Standardformat folgende Schreibweisen verwendet: b Die führende Null oder die Null an der letzten Nachkommastelle einer Zahl wird

nicht angezeigt. b Geben Sie eine Zahl größer als 999 ein, werden bei der Standardformatierung keine

Tausenderpunkte zugewiesen. b Wenn Sie eine Prozentzahl eingeben, wird die Zahl in der Standardformatierung in Dezimalschreibweise angegeben. b Negative Werte geben Sie mit einem Minuszeichen vor der Zahl ein.

215

Kapitel 5


HINWEIS

Standardzahlenformatierung der Systemeinstellungen Die Standardformatierung in Excel beruht auf den Windows-Systemeinstellungen, in denen die Ländereinstellung (für das Buch DEUTSCH (DEUTSCHLAND)) festgelegt wurde. Sie lassen sich zum einen über die Änderung der Länderkennung den regionalen Gegebenheiten anpassen oder Sie legen im Dialogfeld REGIONALE EINSTELLUNGEN ANPASSEN eine benutzerdefinierte Verwendung fest.

Abbildung 5.15: Die Standardzahlendarstellung in der WindowsLänderkennung Deutsch (Deutschland)

Unter diesen Einstellungen werden für die Zahlenformatierung in Excel übernommen: b Das Komma als Dezimaltrennzeichen b Der Punkt als Trennzeichen für die Zifferngruppierung, wenn das

gewählte Zahlenformat ein Trennzeichen bei Tausenderschritten vorsieht Nach diesen umfassenden Erläuterungen zurück zur praktischen Arbeit:

4. Geben Sie alle Werte für Warengruppe 1 ein. Diese sehen Sie in Abbildung 5.16. Achten Sie darauf, dass Sie nur die reinen Zahlenwerte eingeben. Damit haben Sie Excel mit allen notwendigen Daten gefüttert. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle1.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

216

Umsatztabelle formatieren

Abbildung 5.16: Die beschriftete Tabelle mit Umsatzzahlen

5.6


Der nächste Schritt: Sie bringen die Tabelle in Form: Das heißt zum einen – und das ist für die Funktionalität von Excel der wichtigere Schritt –, dass Sie die eingegebenen Werte in der Beispieltabelle als Währung formatieren, damit das €-Symbol erscheint. Zum anderen ist das optische Erscheinungsbild der Tabelle noch nicht übersichtlich. Auch daran werden Sie in den nächsten Abschnitten arbeiten. Um aber Formatierungen zuweisen zu können, begegnet Ihnen eine längst vertraute Technik: das Markieren.

Voraussetzung: Zellen markieren Zunächst: Grundsätzlich funktioniert das Markieren in den Office-Programmen immer nach demselben Prinzip. Wenn Sie bereits die Word-Kapitel in diesem Buch durchgearbeitet haben, ist Ihnen das Wesentliche längst vertraut: Anklicken und Ziehen mit der Maus. Dennoch gibt es für die Excel-Arbeitsoberfläche noch einige Tricks, die Ihnen im Folgenden kurz vorgestellt werden.

Markieren mit der Maus Grundsätzliches Vorgehen mit der Maus ist:

1.

Setzen Sie den Cursor in die Zelle, die Sie formatieren wollen. Der Markierungsrahmen zeigt Ihnen nicht nur an, dass Sie in diese Zelle etwas eintippen können, sondern dass auch Formatierungsbefehle angenommen werden.

2. Ziehen Sie zum Markieren eines größeren Bereichs den Zellcursor mit gedrückter Maustaste über die Zellen, die Sie in die Markierung einbeziehen wollen. Während des Markierens zeigt das Namenfeld an, wie viele Spalten und Zeilen in der Markierung enthalten sind.

217

Kapitel 5


Abbildung 5.17: Markieren in Excel – im Namenfeld stehen die Anzahl der Zeilen und Spalten, in der Bearbeitungsleiste der Inhalt der ersten markierten Zelle

3. Lassen

Sie die Maustaste los, sobald Sie das gewünschte Ende der Markierung erreicht haben. Sie sehen einen Markierungsrahmen um alle markierten Zellen. Bis auf die erste Zelle ist der ganze Bereich farblich hinterlegt (hellblau in der Standardeinstellung). Wenn die Markierung bei sehr umfangreichen Tabellen über die Bildschirmanzeige hinausgeht, ziehen Sie den Zellzeiger über den jeweiligen Rand hinaus. Sie scrollen damit die Tabelle weiter. Damit der Vorgang nicht zu schnell geht, halten Sie den Zellzeiger auf die jeweilige Bildlaufleiste. Hat Ihre Maus ein Rädchen, so können Sie hierüber ebenfalls die Bewegung nach oben oder unten steuern.

Neben diesem allgemeinen Verfahren gibt es noch die Möglichkeit, verschiedene definierte Bereiche gezielt über die Maus zu markieren. Eine Übersicht finden Sie in Tabelle 5.2.

Gegenstand

Vorgehen

Zelle

Anklicken mit der Maus

Zeile

Anklicken der Zeilennummer im Zeilenkopf

Mehrere Zeilen

Anklicken der Zeilennummer und anschließendes Ziehen mit gedrückter Maustaste bis zur letzten Zeile innerhalb der Markierung. Excel zeigt während des Markierens an, wie viele Zeilen bisher erfasst wurden.

Spalte

Anklicken der Spaltennummer im Spaltenkopf

Tabelle 5.2: Einfaches Markieren mit der Maus

218


Gegenstand

Vorgehen

Mehrere Spalten

Anklicken der Spaltennummer und anschließendes Ziehen mit gedrückter Maustaste bis zur letzten Spalte innerhalb der Markierung. Excel zeigt während des Markierens an, wie viele Spalten bisher erfasst wurden.

Ganze Tabelle

Klicken Sie links in die Zelle, in der sich Spalten- und Zeilenkopf schneiden.

Tabelle 5.2: Einfaches Markieren mit der Maus (Forts.)

Markieren mit der Tastatur Wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, dann gehen Sie in Excel wie folgt vor:

1.

Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten zu der Zelle vor, an der die Markierung beginnen soll.

2. Drücken Sie gleichzeitig Á + Pfeiltaste. Die Markierung geht von der aktiven Zelle aus und bewegt sich mit jedem Klick in Richtung der Pfeiltaste eine Zelle weiter. Die Markierung wird je nach gewählter Pfeiltaste erweitert bzw. wieder zurückgenommen. Neben diesem grundsätzlichen Vorgehen können Sie mit Tastenkombinationen gezielt und schnell markieren, siehe hierzu Tabelle 5.3.

Gegenstand

Vorgehen

Zelle

Ansteuern über die Pfeiltasten oder die Æ-Taste

Zeile

Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der gewünschten Zeile und drücken Sie dann Á+Leertaste.

Mehrere Zeilen

Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der Zeile, in der die Markierung beginnen soll, und drücken Sie dann Á+Leertaste. Halten Sie die Á-Taste gedrückt und erweitern Sie die Markierung über die Pfeiltasten.

Spalte

Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der gewünschten Spalte und drücken Sie dann Ÿ+Leertaste.

Mehrere Spalten

Aktivieren Sie über die Tastatur eine Zelle in der Zeile, in der die Markierung beginnen soll, und drücken Sie dann Ÿ+Leertaste. Drücken Sie anschließend die Á-Taste und erweitern Sie die Markierung über die Pfeiltasten.

Ganze Tabelle

Ÿ+A

Tabelle 5.3: Einfaches Markieren mit der Tastatur

219

Kapitel 5


Welches Verfahren Sie bevorzugen, werden Sie sicherlich im Verlauf Ihrer Arbeit mit Excel herausfinden.

HINWEIS

Markieren unabhängiger Bereiche Auch in Excel ist es möglich, mehrere unabhängige Bereiche zu markieren. Markieren Sie zunächst den ersten Tabellenbereich wie gewohnt – entweder über die Maus oder die Tastatur. Drücken Sie dann Ÿ, halten Sie die Taste gedrückt und markieren jetzt erneut. Dieses erweiterte Markieren können Sie beliebig oft wiederholen. Am Ende des Markierungsvorgangs ist die erste Zelle in dem Bereich aktiv, der zuletzt markiert wurde.

Abbildung 5.18: Mehrfachmarkierung in Excel

Auf diese Weise können Sie mehrere Bereiche gleichzeitig für einen Formatierungsvorgang erfassen.

Markieren über das Namenfeld In Excel können Sie über die bekannten Möglichkeiten der Maus und der Tastatur hinaus das Namenfeld einsetzen, um einen Zellbereich zu markieren:

1.

Markieren Sie die aktuelle Angabe im Namenfeld durch Anklicken. Die Angabe der aktiven Zelle im Namenfeld ist markiert und kann überschrieben werden.

2. Geben Sie die Zelle an, an der die Markierung starten soll. 3. Tippen Sie anschließend einen Doppelpunkt – in Excel

das Zeichen für einen

Bereich.

4. Geben Sie den Zellbezug an, an der die Markierung enden soll. Abbildung 5.19: Eingabe des Zellbereichs über das Namenfeld

5. Drücken Sie Æ. 220


Die Markierung ist erfolgt. Im Namenfeld steht die erste Zelle, an der die Markierung beginnt, in der Bearbeitungsleiste der Inhalt dieser Zelle. Nachdem Sie das Wesentliche über das Markieren in Excel erfahren haben, geht es gleich an die Arbeit: Zunächst befassen Sie sich mit der Zahlenformatierung – der wichtigen Voraussetzung dafür, dass Sie später auch zuverlässig mit dem Programm rechnen können.

Umsatzzahlen formatieren Damit Zahlen richtig berechnet werden, müssen sie entsprechend formatiert sein. Für das Beispiel hat Excel die Standardformatierung verwendet. Es muss in der Tabelle aber noch zum Ausdruck gebracht werden, dass es sich um Umsatzzahlen handelt. Neben der Eingabe des Zahlenwerts ist die Formatierung in Excel die zweite (notwendige) Informationsschicht.

HINWEIS

Zwei Arbeitsschritte: Zahlenwerte eingeben und formatieren Eingegebene Werte sind in Excel immer mit einem Zahlenformat unterlegt. Ist es einmal zugewiesen, bleibt es für diese Zelle so lange erhalten, bis es aktiv geändert oder gelöscht wird – unabhängig der Eingabe eines konkreten Werts.

Die Zahlenformate, die am häufigsten benutzt werden, finden Sie in der FORMAT-Symbolleiste. Weitere Möglichkeiten stehen unter FORMAT/ZELLEN auf der Registerkarte ZAHLEN.

1.

Markieren Sie die Werte der Umsatztabelle: Die Markierung beginnt in Zelle B5 und endet bei D10.

2. Klicken Sie in der FORMAT-Symbolleiste auf das €-Symbol. Das Eurozeichen wird mit in der Zelle angezeigt. Gleichzeitig wurden ein Tausendertrennzeichen und zwei Dezimalstellen eingeführt (auch Nullen in den Nachkommastellen). Die Zellen sind mit dem Datentyp Buchhaltung formatiert: Das bedeutet, dass die Währungsbeträge in einer Spalte untereinander stehen.

Abbildung 5.20: Die Werte in der Umsatztabelle sind als Währung formatiert

Nun »weiß« Excel, dass es sich bei den Zahlen innerhalb des markierten Bereichs um monetäre Werte handelt.

221

Kapitel 5


EXKURS

EUR oder € als Währungszeichen? In den Ländereinstellungen der Microsoft Windows-Systemsteuerung wird neben der bereits erwähnten Zahlenformatierung festgelegt, ob das Eurozeichen vor oder nach der Zahl angezeigt wird und ob zwischen Zahl und Symbol ein Leerzeichen steht. Auch das Dezimal- und das Tausendertrennzeichen werden in den Ländereinstellungen der Systemsteuerung festgelegt. Die offizielle Abkürzung für den Euro ist EUR (und dies entspricht auch der ISO-Norm) und dieses können Sie in Tabellen ebenso verwenden wie das Eurosymbol €. Eine allgemein verbindliche Regelung zur Schreibweise gibt es nicht. Auch nicht, ob das Zeichen vor oder hinter dem Betrag steht. Über die EURO-Schaltfläche weisen Sie in Excel das Symbol und die Formatierung »Währung« zu. Die Schaltfläche WÄHRUNG dagegen übernimmt für die Darstellung diejenigen Einstellungen, die Sie in der Windows-Ländereinstellung getroffen haben. Dabei spielt sie ihre volle Bedeutung erst im Zusammenhang mit Formatvorlagen aus. Um diese Angaben zu ändern, gehen Sie über die START-Schaltfläche und wählen in der SYSTEMSTEUERUNG die DATUMS-, ZEIT-, SPRACH- UND REGIONALEINSTELLUNGEN (auf diesem Weg kommen Sie auch zu dem Dialogfeld ZAHLEN, das Sie in Abbildung 5.15 sehen):

1.

Klicken Sie auf den Eintrag FORMAT ÄNDERN.

FÜR

DATUM, ZAHLEN

UND

ZEIT

Im Dialogfeld REGIONS- UND SPRACHOPTIONEN sehen Sie auf der Registerkarte REGIONALE EINSTELLUNGEN die aktuell eingestellte LÄNDEREINSTELLUNG sowie unter BEISPIELE alle gewählten Schreibweisen.

2. Klicken

Sie zum Verändern einer dieser Einstellungen auf die Schaltfläche ANPASSEN neben der Länderkennung.

Im Dialogfeld REGIONALE EINSTELLUNGEN ANPASSEN haben Sie auf der Registerkarte WÄHRUNG Einfluss auf die Darstellung unter der Schaltfläche WÄHRUNG in Excel.

3. Geben Sie unter WÄHRUNGSSYMBOL EUR in Großbuchstaben ein. 4. Klicken Sie auf OK. Ab dem nächsten Programmneustart von Excel können Sie auf der FORMAT-Symbolleiste das neu festgelegte Symbol über die Schaltfläche WÄHRUNG zuweisen.

222


Abbildung 5.21: Das ISO-Währungszeichen für den Euro wird als Währungszeichen festgelegt

Abbildung 5.22: Die Währung Euro wird in EUR angegeben

223

Kapitel 5


Damit die Tabellendarstellung übersichtlicher wird, nehmen Sie eine weitere Schaltfläche auf der FORMAT-Symbolleiste in Anspruch: In den Zellen sollen die Dezimalstellen der Umsatzbeträge nicht erscheinen:

1. Markieren Sie den Bereich B5:D10. 2. Klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche

DEZIMALSTELLE

LÖSCHEN

in der FORMAT-

Symbolleiste.

Abbildung 5.23: Umsatzangaben ohne Nachkommastellen

Nach jedem Klicken wird in der Tabelle eine Nachkommastelle entfernt und der Zahlenwert entsprechend auf- bzw. abgerundet, so dass in der Tabelle nur noch ganze Zahlen stehen. Dabei bleiben die genauen Zahlenwerte für die Berechnungen erhalten, nur für die Tabellendarstellung werden sie ausgeblendet – Sie erkennen dies daran, dass in der Bearbeitungsleiste nach wie vor die richtigen Werte der aktiven Zelle angezeigt werden. Vor allem wenn Sie die Zahlen einem Dritten präsentieren wollen und die Werte in der Tabelle nicht nur dazu gedacht sind, mit ihnen zu rechnen, erlaubt diese Option, dass man sich auf den ersten Blick besser zurechtfindet. Diese Einstellung machen Sie wieder rückgängig über die Schaltfläche DEZIMALSTELLEN EINFÜGEN. Diese hat den umgekehrten Effekt. Darüber hinaus finden Sie zwei weitere Optionen zur Zahlenformatierung auf der FORMAT-Symbolleiste: b PROZENT: Die Werte werden mit 100 multipliziert. b TAUSENDERTRENNZEICHEN EINFÜGEN: Hier werden Werte, die in der Standardforma-

tierung angezeigt werden, mit einem Punkt als Tausendertrennzeichen versehen.

224


ACHTUNG

Keine Textzusätze bei Zahlenangaben einfügen! Excel kann mit Zahlenwerten, die mit weiteren Angaben innerhalb einer Zelle kombiniert werden, nicht rechnen! Verzichten Sie also grundsätzlich auf die direkte Eingabe von Maßangaben oder fremden Währungen wie 50 cm, 7 kg, 12 m2 oder 500 € oder Ähnlichem! Über das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN auf der Registerkarte ZAHLEN können Sie diese Angaben über die Formatierung BENUTZERDEFINIERT korrekt formatieren (siehe unten stehender Abschnitt).

Damit haben Sie alle Schaltflächen für die Zahlenformatierung auf der FORMAT-Symbolleiste kennen gelernt. Alle weiteren Optionen müssen Sie über das Menü FORMAT/ZELLEN wählen.

Weitere Zahlenformate über Format/Zellen Über das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN können Sie einer Zelle bzw. einem markierten Bereich weitere Zahlenformate zuweisen – auf der FORMAT-Symbolleiste sind nur die wichtigsten Schaltflächen verzeichnet. Wichtig dabei: Sie legen über die jeweilige Kategorie den Datentyp für die Zelle fest. Dabei betrifft die Darstellungsart des Werts in der Zelle nur die optische Wiedergabe: Gerechnet wird mit dem Wert, den Sie in der Bearbeitungsleiste eingetippt oder ursprünglich in die Zelle geschrieben haben.

1. Markieren Sie den Zellbereich, den Sie formatieren wollen. 2. Klicken Sie dazu auf FORMAT/ZELLEN. In dem Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN sehen Sie eine Reihe von Registerkarten: Wichtig zum Festlegen des Datentyps ist die Registerkarte ZAHLEN. Über dieses Dialogfeld ändern Sie auch falsche Zahlenformatierungen.

Abbildung 5.24: Zellen formatieren auf der Registerkarte Zahlen

225

Kapitel 5


Auf der Registerkarte ZAHLEN finden Sie unter KATEGORIE ein Listenfeld, in dem Sie zunächst den Datentyp festlegen können. Unter BEISPIEL sehen Sie parallel dazu die Schreibweise für den Wert in der ersten Zelle der Markierung (oder der aktiven Zelle) angezeigt. Die Einträge bedeuten im Einzelnen: b STANDARD: Diese Formatierung übernimmt Excel automatisch, wenn nach der

Eingabe eine Zahl erkannt wird, die keinem bestimmten Schema, z.B. Datum oder Formel/Funktion, zugeordnet werden kann. Wie bereits geschildert, wird hier die Zahlendarstellung auf das Wesentliche beschränkt: keine Tausendertrennzeichen, keine führende oder folgende Null, Nachkommastellen auf neun gerundet. b ZAHL: Hier wird der Wert in der Zelle als Dezimalzahl dargestellt. Legen Sie die Zahl der angezeigten DEZIMALSTELLEN im Listenfeld oder über direkte Eingabe fest und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen MIT 1000-ER TRENNZEICHEN, falls Sie diese Darstellungsart nicht wünschen. In der Darstellung NEGATIVER ZAHLEN haben Sie die Wahl zwischen der Angabe mit und ohne Minuszeichen, in roter oder schwarzer Schrift. Wählen Sie hier durch Anklicken eine Option. b WÄHRUNG: Legen Sie über das Listenfeld SYMBOL ein Währungssymbol fest – in Ihrer Tabelle können verschiedene Währungssymbole stehen. Legen Sie zusätzlich noch die Dezimalstellen fest (in der Regel zwei) und entscheiden Sie sich für eine Darstellungsform negativer Zahlen. b BUCHHALTUNG: Die Schaltflächen WÄHRUNG und € in der FORMAT-Symbolleiste weisen diese Kategorie zu. Hier werden die Zelleninhalte an dem Dezimalzeichen in einer Spalte ausgerichtet – eine wichtige Möglichkeit zum Formatieren monetärer Werte. Sie haben die Wahl, wie viele Dezimalstellen Sie angeben möchten und welche Währung Sie angeben (die Formatierung ist auch ohne Währungszeichen möglich). Für negative Zahlen haben Sie in diesem Dialogfeld keine Wahloptionen. Das Minuszeichen steht in diesem Format immer am linken Rand der Zelle.

Abbildung 5.25: Beispiele für die Darstellung von Währungsformaten

b DATUM UND UHRZEIT: In diesem Dialogfeld legen Sie die Schreibweise von Datums-

angaben und Zeitangaben fest. Wählen Sie zunächst unter GEBIETSSCHEMA die richtige Spracheinstellung und klicken Sie dann unter TYP die gewünschte SCHREIBWEISE an. Wird beim Datum keine Jahreszahl festgelegt, ergänzt Excel diese Angabe automatisch mit dem aktuellen Jahr. Beachten Sie dabei, dass ein Platzhalter allein (M/T/J/h/m/s) immer das Datum in Kurzform ausgibt (ohne führende Nullen mit Ausnahme der Jahreszahl). Zwei

226


Platzhalter berücksichtigen die führende Null; drei Platzhalter geben Monatsnamen und Wochentage in Kurzform wieder. Bei vier Platzhaltern wird das Datum in voller Länge angegeben.

HINWEIS

Datum eingeben Wenn Sie in eine Zelle bestimmte Werte in Kombination mit bestimmten Zeichen eingeben, interpretiert Excel dies als Datumsangabe, weist der Zelle den entsprechenden Datentyp zu und formatiert die Anzeige des Datums. Folgende Eingaben wertet Excel als Datum: b Zahlen mit Punkt: Geben Sie Tag und Monat oder Tag, Monat und

Jahreszahl durch Punkt getrennt ein, wird Excel veranlasst, dies als Datum zu formatieren. Wird bei der Eingabe keine Jahreszahl angegeben, fügt Excel automatisch die aktuelle Jahreszahl hinzu. Diese wird aber nicht mit in der Zelle dargestellt, sondern Sie sehen sie nur in der Bearbeitungsleiste. b Zahlen mit Bindestrich: An die amerikanische Schreibweise des Datums angelehnt, formatiert Excel auch Eingaben wie 30-11 oder 5-4-2002 als Datum – vorausgesetzt, die Werte kommen als Datum in Frage (ansonsten wird der Zelleninhalt als Text angesehen). Wird bei der Eingabe keine Jahreszahl angegeben, fügt Excel automatisch die aktuelle Jahreszahl hinzu. Diese wird aber nicht mit in der Zelle dargestellt, sondern Sie sehen sie nur in der Bearbeitungsleiste. b Zahlen mit Schrägstrich: Auch hier formatiert Excel zunächst einen Datumswert, wenn Sie Werte eingeben, die als Datum in Frage kommen (ansonsten wird der Zelleninhalt als Text angesehen). Wird bei der Eingabe keine Jahreszahl angegeben, fügt Excel automatisch die aktuelle Jahreszahl hinzu. Diese wird aber nicht mit in der Zelle dargestellt, sondern Sie sehen sie nur in der Bearbeitungsleiste. b PROZENT: Diese Einstellung hat dieselbe Wirkung wie die gleichnamige Schaltflä-

che. Der eingegebene Wert wird mit 100 multipliziert und mit einem Prozentzeichen angegeben. b BRUCH: Die eingegebene Dezimalzahl wird als Bruch dargestellt. Legen Sie unter TYP fest, in welcher Form der Bruch wiedergegeben werden soll.

227

Kapitel 5

TIPP


Brüche vor der Eingabe des Werts formatieren Wenn Sie kleinere Brüche eintippen, ohne vorher die Formatierung BRUCH für die Zelle festgelegt zu haben, kann es passieren, dass Excel diese Eingabe als Datum falsch interpretiert, da der Schrägstrich auch als Eingabeoption für das Datum zugelassen ist. In diesem Fall müssen Sie das Format auch über FORMAT/ZELLEN/BRUCH ändern. Excel erkennt einen Wert auch als Bruch, wenn Sie vor der Eingabe eine Null und ein Leerzeichen tippen und erst dann den Bruch in der Form ZÄHLER/ NENNER eingeben. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie den berechneten Dezimalwert für Ihre Eingabe.

b WISSENSCHAFT: Die eingegebene Zahl wird in Exponentialschreibweise dargestellt

– auch wenn Sie in »normaler« Schreibweise gut in die Zelle passt. Entscheiden Sie sich noch für die Anzahl der Dezimalstellen, die in der Tabellendarstellung aufgeführt werden. b TEXT: Sie machen die Entscheidung von Excel, den Zelleninhalt als Zahl festzulegen, rückgängig. Der Zelleninhalt wird in der Tabelle so wiedergegeben, wie er eingetippt wurde. Diese Option ist zum Beispiel für Postleitzahlen oder Kundenund Rechnungsnummern wichtig. b SONDERFORMATE: Hier steht Ihnen eine Reihe von Formatierungen zur Verfügung, mit denen Sie die korrekte Schreibweise für den Zelleninhalt festlegen können. Die Wahlmöglichkeiten unter TYP variieren je nach GEBIETSSCHEMA.

TIPP

Postleitzahlen oder Jahreszahlen sind Text! Excel kann in der Regel zuverlässig zwischen Text und Zahlen unterscheiden. Aber bei PLZ – manchmal auch bei Jahreszahlen – versagt das Programm: Steht bei Postleitzahlen eine Null zu Beginn, wird diese Ziffer in der Standardeinstellung gelöscht. Postleitzahlen müssen daher als Text formatiert werden: Geben Sie dazu vor der Zahleneingabe ein Apostroph (Á+#) ein. Das Apostroph wird in der Zelle nicht angezeigt und nicht mit ausgedruckt, sondern ist für Excel nur das Signal, dass diese Ziffernfolge als Text zu interpretieren ist. Auch bei einfachen Jahreszahlen ist es sicherer, vor der Eingabe ein Apostroph zu verwenden. Weitere Optionen, Zahlen als Text zu formatieren, finden Sie unter FORMAT/ ZELLEN unter der Registerkarte ZAHLEN: Suchen Sie sich unter KATEGORIE den Datentyp Text oder Sonderformat aus.

b BENUTZERDEFINIERT: Unter dieser Rubrik können Sie sich unter TYP für ein alter-

natives Zahlenformat entscheiden – und vor allem zusätzliche Maße und Einheiten für den Zelleninhalt definieren. Wählen Sie im Feld TYP zunächst ein Format für die Zahlendarstellung aus und fügen Sie anschießend den Text mit der Bezeichnung in Anführungszeichen manuell ein (eventuell mit einem zusätzlichen Leerzeichen). Mit dieser Formatierung kann Excel auch Berechnungen durchführen – im Gegensatz zur direkten Eingabe einer Zahlen- und Buchstabenkombination. Die Formatierung ist anschließend im Listenfeld unter TYP verzeichnet.

228


Abbildung 5.26: Das benutzerdefinierte Zellenformat für Kilometerangaben einfügen

Damit Sie die vorgeschlagenen Schreibweisen für Zahlenformate richtig bestimmen können, nachfolgend noch eine kurze Übersicht über die wichtigsten Platzhalter:

Platzhalter

Ausgabe

0

Eine so dargestellte Zahl wird als Ganzzahl ohne Nachkommastellen angezeigt. Sind Dezimalstellen vorhanden, werden diese in der Zelle nicht angezeigt.

,0

Das Komma wird in der Standardeinstellung als Dezimaltrennzeichen verwendet. Die Zahl wird mit einer Nachkommastelle dargestellt. Ist keine Nachkommastelle vorhanden, steht an dieser Stelle eine Null. Soll bei Zahlen kleiner 0 die führende Null vor dem Komma angezeigt werden, müssen Sie in der Formatierung eine 0 vor dem Komma eingeben.

,00

Die Zahl wird mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Sind keine Nachkommastellen vorhanden, stehen an dieser Stelle zwei Nullen.

#

Dieser Platzhalter wird verwendet, um die Strukturierung der Zahl mit dem Tausendertrennzeichen zu signalisieren (wenn sie größer als 999 ist). Dabei werden die angegebenen Stellen nur angezeigt, wenn dafür ein Wert vorhanden ist.

_

Mit dem Unterstrich wird in der Zelle ein Leerzeichen eingefügt anstelle des nachfolgend angegebenen Zeichens. Der Sinn: Arbeiten Sie z.B. im Buchhaltungsformat und möchten nur teilweise das Währungszeichen in der Zelle anzeigen, werden trotzdem alle Werte in der Spalte an dem Dezimaltrennzeichen ausgerichtet. Dafür steht der Platzhalter _E_U_R.

Tabelle 5.4: Die wichtigsten Platzhalter in Excel

229

Kapitel 5


Platzhalter

Ausgabe

[ROT]

Steht dieser Ausdruck vor einem Zahlenformat, wird es rot wiedergegeben.

%

Formatiert den eingegebenen Wert als Prozentzahl: Er wird mit 100 multipliziert und mit Prozentzeichen wiedergegeben (genauso wie über die Schaltfläche PROZENT).

E

Die Zahl wird in Exponentialschreibweise angegeben. Nach dem Pluszeichen stehen die Platzhalter, wie viele Ziffern in der Zelle angezeigt werden.

?

Die Ziffern werden – wie beim Platzhalter # – nur dann dargestellt, wenn konkrete Werte an dieser Stelle vorhanden sind. An der Stelle wird für ein Leerzeichen eingefügt.

Tabelle 5.4: Die wichtigsten Platzhalter in Excel (Forts.)

Nach diesem längeren Exkurs, in dem Sie die wichtigsten Optionen zur Formatierung von Zahlen kennen gelernt haben, zurück zur Beispieltabelle: So weit sind die Werte für Warengruppe 1 fertig formatiert. Nun wird das restliche Aussehen der Tabelle angepasst.

Abbildung 5.27: Die Umsatztabelle2.xls

Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle2.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Überschriften gestalten Zur weiteren Formatierung der Tabelle gibt es in Excel neben der klassischen Schriftformatierung noch weitere Möglichkeiten: Die wichtigsten können Sie direkt über die Schaltflächen auf der FORMAT-Symbolleiste anklicken. Die ganze Bandbreite ist über das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN unter den Registerkarten AUSRICHTUNG, SCHRIFT, RAHMEN, MUSTER verfügbar. Die Schriftformatierung haben Sie bereits ausführlich in Kapitel 1 im Abschnitt »Text gestalten« kennen gelernt – die Vorgehensweise muss daher an dieser Stelle nicht weiter erläutert werden. Die Schriftart und die Schriftgröße können Sie direkt über die FORMAT-Symbolleiste festlegen; für weitere Effekte gehen Sie über das Dialogfeld FORMAT/ ZELLEN und klicken auf die Registerkarte SCHRIFT.

230


Abbildung 5.28: Hervorheben der Überschrift

1. Markieren Sie die Zellen A1 bis D1. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN in der FORMAT-Symbolleiste. Die Überschrift läuft jetzt zentriert über die gesamte Breite der markierten Zellen, die Gitternetzlinien sind an dieser Stelle aufgehoben, die Zellen verbunden. Sie sehen außerdem, dass in der FORMAT-Symbolleiste die Schaltfläche ZENTRIERT aktiv ist.

3. Legen Sie jetzt die Schriftgröße auf 14 Punkt und die Schriftschnitte Fett und Kursiv direkt über die Symbolleiste fest. Nun ist die Überschrift gut zu lesen und es wird der Inhalt der folgenden Tabellenaufstellung deutlich. Wiederholen Sie die oberen Schritte für die nächste Überschrift …

1. Markieren Sie die Zellen A3 bis D3. 2. Klicken Sie auf VERBINDEN UND ZENTRIEREN. 3. Formatieren Sie mit 12 Punkt, Fett.

Abbildung 5.29: Die zweite Überschrift ist formatiert

… und formatieren Sie kurz noch die Standorte:

1. Markieren Sie die Zellen B4 bis D4. 2. Formatieren Sie diese drei Zellen über die Schaltflächen KURSIV und ZENTRIERT. 231

Kapitel 5


Spaltenbreite und Zeilenhöhe an Zelleninhalte anpassen Jetzt nimmt die Tabelle langsam Formen an. Der nächste Arbeitsschritt: Die Einträge in Spalte A gehen über die Spaltenbreite hinaus und vom Inhalt der Zellen wird nur der Anfang wiedergegeben. Daher erweitern Sie die Breite der ersten Spalte. Wenn das Erweitern der Spalte mit der Maus erfolgt, müssen Sie keine Markierung vorab vornehmen:

1.

Führen Sie im Spaltenkopf den Mauszeiger auf die Gitternetzlinie zwischen den Spalten A und B. Ein kleiner Doppelpfeil erscheint – das Zeichen, dass Sie jetzt die Linie verschieben können. Verschoben wird immer die rechte Begrenzungslinie einer Zelle, das heißt, Sie erweitern beispielsweise die Spalte C, wenn Sie die Gitternetzlinie im Spaltenkopf zwischen den Spalten C und D verschieben.

2. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Linie so weit nach rechts, bis die Zelleninhalte der Spalte innerhalb der Gitternetzlinie platziert sind. Beim Verschieben der Gitternetzlinie sehen Sie in der QuickInfo-Anzeige die aktuelle Breite der Spalte angezeigt (in Punkt).

Abbildung 5.30: Anpassen der Spaltenbreite

3. Lassen Sie die Maustaste los. Die Spaltenbreite ist an den Zelleninhalt angepasst. Sie sehen auch, dass bei diesem Vorgang die zentrierten Überschriften mit ausgerichtet werden. Diesen Vorgang führen Sie analog durch, wenn Sie die Spaltenbreite verringern wollen. Genauso gehen Sie vor, wenn Sie die Zeilenhöhe verändern wollen – wenn Sie eine Zeile höher haben wollen, als dies der Anpassungsmechanismus von Excel zugesteht:

1.

Setzen Sie den Mauszeiger im Zeilenkopf auf die untere Gitternetzlinie der Zeile, die Sie verändern wollen, bis ein kleiner Doppelpfeil erscheint.

2. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Zeile auf die Breite, die Sie wünschen.

232


3. Lassen Sie die Maustaste los. Die Ausrichtung des Zelleninhalts bleibt dabei natürlich erhalten. Das Ganze funktioniert auch in umgekehrter Richtung, wenn Sie eine Zeilenhöhe verringern möchten. Wenn Sie für mehrere Spalten die gleiche (neue) Breite festlegen wollen, müssen Sie diese zuvor markieren und dann mit der Maus eine Gitternetzlinie verschieben. Die neue Spaltenbreite gilt dann für alle markierten Spalten. Entsprechend gilt dies für die Zeilenhöhe, die Sie für mehrere Zeilen anpassen wollen.

TIPP

Exakte Werte für Zeilenhöhe oder Spaltenbreite eingeben Sollten Sie mit der Gestaltung Ihrer Tabelle zum Beispiel irgendwelche Layoutvorgaben erfüllen müssen: Sie können über das Dialogfeld FORMAT/ZEILE/ HÖHE bzw. FORMAT/SPALTE/BREITE die exakten Werte eingeben. In der Standardeinstellung beträgt die Zeilenhöhe 12,75 Punkt bzw. die Spaltenbreite 10,71 Zeichen für die Standardschrift Arial, 10 Punkt. Für Ihre Excel-Anwendung können Sie zudem unter dem Menüpunkt FORMAT/SPALTE/STANDARDBREITE eine neue Standardbreite für Ihre Tabellen festlegen. Für die aktuelle Tabelle wird dieser Wert allerdings nur für diejenigen Spalten übernommen, die noch nicht manuell oder über FORMAT/SPALTE/ SPALTENBREITE angepasst wurden. Über die Dialogfelder ZEILENHÖHE bzw. SPALTENBREITE lassen sich auch die aktuellen Werte für eine Zeile oder Spalte anzeigen. Das kann sehr hilfreich sein: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Zeile mit Hilfe der Maus erweitert und möchten die gleiche Höhe auf eine andere Zeile übertragen. Dies noch einmal mit der Maus zu versuchen, wäre der eine Weg, doch Sie müssen dann sehr exakt »zielen«. Wenn Sie zuerst den Wert nachsehen und ihn anschließend für die neu zu formatierende Zeile über das Dialogfeld eintippen, ist dies unter Umständen der schnellere Weg.

Abbildung 5.31: Das Aussehen der Tabelle gewinnt …

Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle3.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Dies waren für die Beispieltabelle die Änderungen von Spaltenbreite und Zeilenhöhe, die nahe liegend waren. Doch Excel bietet Ihnen noch die Optionen OPTIMALE HÖHE bzw.

233

Kapitel 5


OPTIMALE BREITE, die für Ihre Büroarbeit eine wichtige Hilfe sein werden – vor allem dann, wenn Sie mit umfangreichen Listen oder Datenbanken arbeiten und es darauf ankommt, mit dem Platz auf dem Tabellenblatt zu »haushalten«: b OPTIMALE HÖHE: Das größte Zeichen in der Zeile passt gerade noch hinein. b OPTIMALE BREITE: Der längste Eintrag in der Spalte ist noch genau ganz zu sehen.

Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: b Zum Anpassen einer Spalte doppelklicken Sie auf die rechte Gitternetzlinie im Spal-

tenkopf. b Zum Anpassen einer Zeile doppelklicken Sie auf die untere Gitternetzlinie im Zeilenkopf. Alternativ gehen Sie über das Menü FORMAT/SPALTE/OPTIMALE BREITE bzw. FORMAT/ ZEILE/OPTIMALE HÖHE. Die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe wird für diejenige Spalte bzw. Zeile angepasst, in der der Cursor steht – oder für den Bereich, den Sie zuvor markiert haben. Für die Spalten- und Zeilenbreite müssen Sie abwägen: Haben Sie eine umfangreiche Tabelle, in der Sie vorwiegend rechnen wollen, dann ist OPTIMALE BREITE bzw. OPTIMALE HÖHE sicher das Mittel der Wahl, um den Platz auf dem Bildschirm optimal auszunutzen. Wenn Sie aber die Tabelle optisch ansprechend und übersichtlich haben wollen, sollten Sie etwas großzügiger verfahren.

Abbildung 5.32: Die Umsatztabelle mit optimaler Breite und Höhe

Zellen ausrichten und Zeilen umbrechen In der Standardeinstellung von Excel wird Text linksbündig und Zahlen rechtsbündig in der Zelle ausgerichtet. Die Schaltflächen LINKSBÜNDIG, ZENTRIERT und RECHTSBÜNDIG sind Ihnen aus den Word-Kapiteln schon vertraut. Und wie Sie Überschriften zentrieren und verbinden, haben Sie im Abschnitt »Überschriften gestalten« ebenfalls gelernt. Achten Sie aber bei der Gestaltung Ihrer Tabellen auf eine durchgängige und konsequente Anwendung der Zellformatierungen. Diese sollte dazu eingesetzt werden, den Inhalt von Tabellen übersichtlicher zu gestalten. Die ganze Bandbreite an Einstellungen erhalten Sie im Dialogfeld FORMAT/ZELLEN auf der Registerkarte AUSRICHTUNG. Hier können Sie nicht nur die horizontale Lage des Zelleninhalts formatieren, sondern auch die vertikale Ausrichtung festlegen. In der Standardeinstellung ist unter TEXTAUSRICHTUNG/HORIZONTAL die Option STANDARD aktiviert, unter VERTIKAL die Option UNTEN.

234


Abbildung 5.33: Das Dialogfeld Zellen formatieren – Registerkarte Ausrichtung

Diese Optionen werden Sie – vor allem wenn Sie im Büroalltag vorwiegend mit Excel Tabellen rechnen oder diese für Listen einsetzen – nicht allzu oft brauchen. Dennoch der Vollständigkeit halber ein kurzer Überblick über die Inhalte der Listenfelder: HORIZONTAL: b STANDARD: Die Zelle bzw. der markierte Bereich wird so formatiert, wie es in der

Standardeinstellung für den jeweiligen Zelltyp vorgegeben ist. Das bedeutet, dass Text rechtsbündig, Zahlen linksbündig in der Zelle stehen. b LINKS (EINZUG): Ausrichtung des Zelleninhalts bzw. des markierten Bereichs am

linken Zellenrand. b ZENTRIERT: Der Zelleninhalt bzw. der markierte Bereich wird horizontal mittig

ausgerichtet. b RECHTS (EINZUG): b AUSFÜLLEN: Der Zelleninhalt wird gleichmäßig über die ganze Spaltenbreite der

Zelle bzw. des markierten Bereichs fortgesetzt. b BLOCKSATZ: Gleichmäßige Ausrichtung des Zelleninhalts bzw. des markierten

Bereichs über die ganze Spaltenbreite. Diese Formatierung wirkt sich nur aus, wenn der Zelleninhalt über die Spaltenbreite hinausgeht: BLOCKSATZ bewirkt, dass der Zelleninhalt innerhalb der Zelle umbrochen wird und die einzelnen Zeilen im Blocksatz ausgerichtet werden.

Abbildung 5.34: Horizontale Formatierung: Blocksatz

235

Kapitel 5


b ÜBER AUSWAHL ZENTRIEREN: Diese Formatierung bewirkt, dass ein Zelleninhalt

über markierte Zellen zentriert wird. Diese Einstellung ist dieselbe wie über die Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN und funktioniert nur für Text. b EINZUG: Geben Sie im Listenfeld die Anzahl der Zeichen an, um die die links- bzw. rechtsbündige Ausrichtung des Zelleninhalts vom Zellenrand eingerückt werden soll. Dieselbe Auswirkung haben die Schaltflächen EINZUG VERGRÖSSERN bzw. EINZUG VERKLEINERN – auch diese Option funktioniert nur für Text. VERTIKAL: Diese Ausrichtung ist nur sinnvoll, wenn die Zeilenhöhe größer ist als die optimale Höhe oder wenn der Zelleninhalt über mehrere Zeilen verteilt ist. b OBEN: Der Zelleninhalt wird am oberen Zellenrand ausgerichtet. b ZENTRIEREN: Der Zelleninhalt wird in der Zeilenmitte ausgerichtet. b UNTEN: Der Zelleninhalt wird am unteren Zellenrand ausgerichtet. b ORIENTIERUNG: Über das Ziehen des Zeigers stellen Sie den Neigungswinkel ein,

mit dem der Zelleninhalt in der Zelle steht. Über das Listenfeld können Sie aber die Gradzahl direkt eingeben: Positive Zahlen richten den Winkel am unteren, negative am oberen Zellenrand aus. b TEXTSTEUERUNG: Unter diesem Punkt können Sie wählen, wie Excel mit Text verfährt, der über die Spaltenbreite hinausgeht. Sehr wichtig ist hier die Option ZEILENUMBRUCH: Der Inhalt einer Zelle wird in mehrere Zeilen umbrochen, damit die vorgegebene Spaltenbreite in der Tabelle eingehalten und der Inhalt aber gleichzeitig vollständig angezeigt werden kann. Für die Umsatztabelle ist diese Funktion notwendig für den nächsten Arbeitsschritt:

1. Geben Sie dazu zunächst Umsatz Warengruppe 1 in Zelle A11 ein. 2. Bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche EINGEBEN in der Bearbeitungsleiste. Der Text ist in die Zelle übernommen, sie ist aber noch aktiv.

3. Wählen Sie jetzt das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN über das Menü FORMAT/ZELLEN und klicken Sie auf die Registerkarte AUSRICHTUNG.

4. Wählen

Sie unter TEXTSTEUERUNG die Option ZEILENUMBRUCH und klicken Sie auf OK. Der Text steht jetzt über zwei Zeilen verteilt. Die Zeilenhöhe wurde entsprechend angepasst.

Abbildung 5.35: Der Zelleninhalt ist umbrochen

236


TIPP

Zeilenumbruch direkt formatieren Ein Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle lässt sich auch direkt eingeben: Drücken Sie an der Stelle, an der der Zeilenwechsel gewünscht ist, Ç+Æ. Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie das Leerzeichen zwischen den Wörtern nicht mit eingeben, damit die rechtsbündige Ausrichtung ohne Einzug funktioniert – wenn es sich um Text handelt. Löschen können Sie den Zeilenumbruch wieder über die Taste Ã.

Neben dieser wichtigen Einstellung finden Sie unter TEXTSTEUERUNG noch zwei weitere Optionen: b AN ZELLGRÖSSE ANPASSEN: Hier wird die Schrift so weit verkleinert bzw. vergrö-

ßert, dass sie ohne Umbruch in die Spaltenbreite passt. b ZELLEN VERBINDEN: Hier werden so viele Zellen miteinander verbunden, dass der Text einzeilig Platz findet. Wenn Sie diese Einstellungen wieder rückgängig machen wollen, z.B. eine verbundene Zelle wieder auflösen möchten, entfernen Sie das Häkchen im betreffenden Kontrollkästchen. In diesem Abschnitt haben Sie einen kurzen Überblick über die Ausrichtung von Tabellenzellen erhalten, als Nächstes befassen Sie sich mit den Rahmenlinien.

Rahmenlinien einfügen Tabellen und Rahmenlinien: Das Thema haben Sie schon in Kapitel 3, Abschnitt »Anschriftenfeld einfügen und formatieren«, und in Kapitel 4 im Abschnitt »Rahmenlinien bearbeiten« kennen gelernt. In Excel sind die Tabellen in der Standardeinstellung nur mit Gitternetz formatiert. Das bedeutet, dass Sie jede Rahmenlinie formatieren müssen, die Sie im Ausdruck sehen möchten. Auch in Excel finden Sie die Schaltfläche RAHMEN in der FORMAT-Symbolleiste. Diese erlaubt Ihnen, Rahmenlinien schnell in die Tabelle einzufügen:

1. Markieren Sie den Zellbereich A4:D11. 2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche RAHMEN. 3. Wählen Sie die Option ALLE RAHMENLINIEN. Der Wertebereich der Tabelle erscheint jetzt mit schwarzen, einfachen Rahmenlinien. Vorschlag: Nachdem die Zeilenhöhe mit den Rahmenlinien etwas gedrängt erscheint, könnten Sie jetzt die Zeilenhöhe für den markierten Bereich etwas anpassen – Zeile 11 ausgenommen.

237

Kapitel 5


Abbildung 5.36: Die Tabelle mit Rahmenlinien

Die Handhabung der Schaltfläche RAHMEN ist bei den ersten Einsätzen sicherlich etwas verwirrend: Welche Rahmenlinien vom Programm in die Tabelle eingefügt werden, ist immer auch von der jeweiligen Markierung abhängig. So wird zum Beispiel RAHMENLINIE UNTEN immer nur für die letzte Zeile einer Markierung aktiv. Haben Sie also mehrere Zeilen markiert, wird diese Einstellung nur für die letzte Zeile dieses Bereichs übernommen. Möchten Sie für jede einzelne Zeile eine untere Rahmenlinie, müssen Sie die Formatierungen (leider) nacheinander durchführen. Weitere Optionen für die Formatierung von Rahmenlinien haben Sie außerdem über die Registerkarte RAHMEN unter FORMAT/ZELLEN. Interessanter Zusatz hier: Sie können eine spezielle Linienart oder eine Farbe für die Rahmenlinie festlegen. Eine Hintergrundfarbe (mit und ohne Mustereffekte) für einen markierten Zellbereich können Sie zusätzlich unter der Registerkarte MUSTER festlegen. Die Handhabung dieses Dialogfelds ist sehr einfach. Auf die nähere Erläuterung wird daher verzichtet. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle4.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. So weit ist die Tabelle fertig vorbereitet für die Berechnung der Werte. Sie haben die notwendigen Daten eingegeben, die Tabelle ist beschriftet, sie sieht relativ übersichtlich aus: So können jetzt die Umsatzsummen berechnet werden. Doch um Ihnen noch einige wichtige Werkzeuge von Excel zeigen zu können, legen Sie zunächst eine vergleichbare Tabelle für Warengruppe 2 an.

238


TIPP

Neuer Tabellenlook per Mausklick Wenn Sie selbst keine Mühe auf die optische Gestaltung der Tabelle verwenden wollen, können Sie eine Reihe von Formatierungen per Mausklick zuweisen. Excel bietet dazu verschiedene Tabellenlayouts an.

Abbildung 5.37: Verschiedene Tabellenlayouts unter AutoFormat

1.

Zum Zuweisen markieren Sie zuerst die Tabelle (mit allen Überschriften).

2. Klicken Sie auf FORMAT/AUTOFORMAT. 3. Wählen Sie im Dialogfeld AUTOFORMAT ein Tabellenformat durch Anklicken aus. Dabei bewegen Sie sich mit dem Bildlauffeld in der Liste. Eine zusätzliche Auswahl, welche Formatierungen Sie übernehmen wollen, haben Sie unter OPTIONEN.

4. Deaktivieren

Sie eines der Kontrollkästchen unter ZU ÜBERNEHMENDE FORMATE, wenn Sie eine Formatierung nicht übernehmen wollen.

5. Klicken Sie auf OK. Die Tabelle erscheint mit den ausgewählten Formatierungen. Wenn Sie diese Entscheidung wieder rückgängig machen wollen, klicken Sie unter FORMAT/AUTOFORMAT auf den Eintrag KEINE, den Sie am Ende des Listenfelds finden. Aber Achtung: Haben Sie eine Tabelle, die Sie manuell bereits formatiert hatten, mit einer AUTOFORMAT-Einstellung belegt, die Ihnen doch nicht gefällt: Mit KEINE setzen Sie die Tabelle auf die Standardformate zurück – auch die Formatierung der Zahlen! Wählen Sie in diesem Fall die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der STANDARD-Symbolleiste, um die alte Einstellung wiederherzustellen.

239

Kapitel 5


5.7

Daten für Warengruppe 2 eingeben

Die Umsätze für Warengruppe 2 verlangen exakt das gleiche Tabellengerüst: So liegt es nahe, dass Sie einiges aus der ersten Tabelle übernehmen – und dabei Techniken kennen lernen, die schnell zu einem Ergebnis führen.

Überschrift eingeben und formatieren

1.

Aktivieren Sie Zelle A13 und geben Sie die Überschrift Warengruppe 2 ein. In Excel gibt es eine Möglichkeit, Formatierungen ganz unkompliziert auf andere Zellen zu übertragen, und diese setzen Sie jetzt für die Formatierung der Überschrift ein:

2. Markieren Sie die Überschrift Warengruppe 1. Klicken Sie dazu direkt in die verbundenen Zellen in Zeile 3.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN in der STANDARD-Symbolleiste (das Pinselsymbol). Um die markierten Zellen sehen Sie jetzt eine blinkende Markierung: Sie sehen dadurch noch einmal genau, welche Formatierung im nächsten Schritt übertragen wird. Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, sehen Sie nicht nur den Balkenpfeil, sondern rechts daneben auch den Pinsel: Excel meldet, dass Sie dabei sind, eine Formatierung in einen anderen Zellbereich zu kopieren.

Abbildung 5.38: Formatierung übertragen über Anklicken des Pinsels

4. Klicken Sie auf Zelle A13. Sie erhält per Mausklick dasselbe Aussehen wie Warengruppe1. Auf diese vorgestellte Weise lassen sich in Excel alle Formatierungen übertragen: ein Hilfsmittel, das Sie gerade bei umfangreichen Tabellen sicher oft einsetzen werden.

240


TIPP

Formate mehrfach übertragen Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN, nachdem Sie die Zelle markiert haben, deren Format Sie übertragen wollen: Jetzt können Sie durch Anklicken die Formatierung mehrfach übertragen. (Sie sehen das Pinselsymbol neben der Maus weiterhin angezeigt.) Zum Beenden dieser Funktion klicken Sie wieder auf FORMAT ÜBERTRAGEN.

Datenreihe für die Standorte erstellen Dass Sie in Excel Datenreihen generieren können, haben Sie bereits gelernt. Neu ist, dass Sie auch selbst Reihen definieren können, die Sie dann genauso einsetzen können wie die Listen, die bereits im Lieferumfang von Excel enthalten sind. Denn das Programm erkennt den Anfangsbegriff und setzt die Datenreihe in der festgeschriebenen Form fest, wenn Sie den Befehl dazu geben. Für die Angabe der Standorte in der Tabelle können Sie diese Technik einmal ausprobieren. Und hier macht dies auch Sinn, denn die Datenreihe steht dann nicht nur für die Tabelle Warengruppe 2 zur Verfügung, sondern Sie können sie für alle folgenden Tabellen immer wieder ohne Vorbereitung einsetzen – sinnvoll vor allem für sehr lange Datenreihen. Die Zellen mit den Standorten haben Sie bereits für Warengruppe 1 festgelegt. Nun erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste auf Basis dieser Angaben:

1.

Markieren Sie die Zellen B4, C4, und D4 mit den Einträgen Berlin, Hamburg, Frankfurt.

2. Gehen Sie auf EXTRAS/OPTIONEN/BENUTZERDEFINIERTE LISTEN. Für das Beispiel übernehmen Sie die Angabe aus der Excel-Tabelle. Unter LISTE AUS ZELLEN IMPORTIEREN ist der Bereich vermerkt, den Sie in der Tabelle markiert haben.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche IMPORTIEREN. Nun ist die Liste im Feld LISTENEINTRÄGE verzeichnet und erscheint gleichzeitig markiert in den BENUTZERDEFINIERTEN LISTEN. Es ist auch möglich, die Liste unter LISTENEINTRÄGE zu bearbeiten. Dabei führen Sie Textkorrekturen durch, wie Sie das von einer Textverarbeitung gewohnt sind. Wenn Sie neue Begriffe einfügen, werden diese durch Drücken der Æ-Taste in neue Zeilen geschrieben – eine Voraussetzung für das spätere Einfügen der Datenreihe in die Tabelle: Jede Zeile wird der Reihe nach in eine eigene Zelle geschrieben. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, wird die Liste im Feld BENUTZERDEFINIERTE LISTEN aufgenommen, das Dialogfeld bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet.

241

Kapitel 5


Abbildung 5.39: Eine benutzerdefinierte Liste festlegen

Klicken Sie gleich auf OK, wird die Liste ebenfalls in BENUTZERDEFINIERTE LISTEN übernommen, Sie kehren aber unmittelbar auf die Arbeitsoberfläche von Excel zurück. Die erstellte Liste ist einsatzbereit. Sollten Sie Listen wieder löschen wollen, markieren Sie diese im Listenfeld BENUTZERDEFINIERTE LISTEN und klicken anschließend auf LÖSCHEN.

HINWEIS

Benutzerdefinierte Liste direkt im Dialogfeld anlegen Listen können Sie auch direkt im Dialogfeld BENUTZERDEFINIERTE LISTEN anlegen, ohne die Inhalte zuvor aus einer Tabelle zu kopieren:

1.

Klicken Sie unter BENUTZERDEFINIERTE LISTEN auf NEUE LISTE. Erstellen Sie die neue Liste im Eingabefeld unter LISTENEINTRÄGE.

2. Geben Sie dazu den ersten Begriff ein und drücken Sie die Æ-

Taste. Mit der Æ-Taste trennen Sie die einzelnen Begriffe des Listenfelds, so dass diese später in jeweils eigene Zellen geschrieben werden.

3. Stellen Sie die Datenreihe fertig und klicken Sie abschließend auf HINZUFÜGEN oder OK. Die erstellte Liste setzen Sie jetzt in Ihre Tabelle ein:

1. Aktivieren Sie Zelle B14 und schreiben Sie Berlin in die Zelle. 2. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen der markierten Zelle mit gedrückter Maustaste über die Zellen C14 und D14.

3. Lassen Sie zum Ausfüllen die Maustaste los.

242


Abbildung 5.40: Die benutzerdefinierte Datenreihe einsetzen

Den Smarttag müssen Sie an dieser Stelle nicht beachten – da Sie die Datenreihe so einfügen, wie sie erstellt wurde. Die Zeile mit den Standorten ist zwar jetzt inhaltlich vervollständigt, es fehlt noch die Übertragung der Formatierung mit Hilfe des »Pinsels«. Dabei müssen Sie beachten, dass auch in Zelle A4 eine Formatierung vorliegt – die Rahmenlinien –, die Sie übertragen wollen.

1. Markieren Sie dazu die Zelle B4. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN. 3. Markieren Sie zum Einfügen die Zellen A14 bis D14. Die Standorte sind jetzt kursiv formatiert, auch die Rahmenlinien sind vorhanden. Haben Sie die Zeilen erweitert, so sollten Sie noch die Zeilenhöhe entsprechend anpassen (Excel passt diese nicht an, da sie für das Beispiel über die optimale Zeilenhöhe hinausgehen).

Abbildung 5.41: Die Tabelle für Warengruppe 2 wächst …

243

Kapitel 5


Spalte mit der Tabellenbeschriftung kopieren Es folgt der nächste Schritt: Sie kopieren die Einträge in Spalte A:

1. Markieren Sie die Zellen A5 bis A11. 2. Drücken Sie die Tastenkombination Ÿ+C, um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren. Wenn Sie den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE einblenden, sehen Sie das Element an oberster Stelle in der Liste. In der Excel-Tabelle selbst blinkt die Markierung: Hier können Sie noch einmal prüfen, ob Sie den richtigen Bereich gekennzeichnet haben. Grundsätzliche Informationen zum Umgang mit der Office-Zwischenablage finden Sie in Kapitel 2 im Abschnitt »Passagen ausschneiden, kopieren und einfügen«.

3. Setzen Sie den Cursor in Zelle A15. 4. Drücken Sie Ÿ+V oder Æ zum Einfügen. Excel fügt die kopierte Passage inhaltlich und formal unverändert in die folgenden Zellen ein.

Abbildung 5.42: Einfügen des markierten Bereichs über die Zwischenablage

244


Wenn Sie den Smarttag anklicken, erhalten Sie eine Reihe von Optionen, in denen Excel »abfragt«, welche Inhalte und Formatierungen des kopierten Bereichs Sie einfügen wollen. Hier fällen Sie wichtige Entscheidungen – im Vergleich zu Word zum Beispiel sind die Inhalte von Tabellenzellen mit mehr »Informationsschichten« belegt, die beim Kopieren oder Ausschneiden übertragen werden. Für das Beispiel müssen Inhalt und Formatierung übernommen werden. Die Standardeinstellung URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN ist daher korrekt. Welche Optionen der Smarttag EINFÜGEN-OPTIONEN anzeigt, ist abhängig davon, welche Inhalte Sie eingefügt haben. Eine inhaltliche Änderung müssen Sie noch vornehmen. In dieser Tabelle sollen die Umsätze für Warengruppe 2 berechnet werden:

5. Doppelklicken Sie in Zelle A21 und ändern Sie den Zelleninhalt – wie Sie es von der Textverarbeitung gewohnt sind. Eine Alternative: Aktivieren Sie Zelle A21 und ändern Sie die Beschriftung der Tabellenzelle in der Bearbeitungsleiste.

Abbildung 5.43: Das Tabellengerüst

Wenn Sie die Zeilen in der ersten Tabelle erweitert haben, müssen Sie diese noch anpassen. Und dann ist das Tabellengerüst fertig gestellt.

Zellformatierung kopieren für die Umsatzzahlen Nur ein Schritt fehlt noch, bevor Sie Werte in die Tabelle eingeben können: Diese Zellen müssen ebenfalls formatiert werden. Sie kennen die Schritte bereits:

1. Klicken Sie in Zelle B5. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN. 3. Markieren Sie den Bereich B15:D21. Jetzt ist die Tabelle komplett vorbereitet für die Eingabe der Werte für Warengruppe 2.

4. Geben Sie die Werte für Warengruppe 2 ein. Bereits nach dem Bestätigen werden die Zahlen fertig formatiert in die Tabelle eingefügt.

245

Kapitel 5


Abbildung 5.44: Die beiden Tabellen – vorbereitet für die Berechnung der Umsatzzahlen


5.8

Werte berechnen

So weit ist die Tabelle nun vorbereitet, jetzt geht es daran, die ersten Rechenoperationen mit Excel durchzuführen. Berechnungen in Excel werden über Formeln durchgeführt, die mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen. Anschließend legen Sie durch Ihre Eingabe die Rechenoperation fest, die Sie durchführen wollen. Der berechnete Wert erscheint in der Zelle, in der Bearbeitungsleiste sehen Sie die Formel, die Sie eingetippt haben. Was Sie in Excel als Berechnungsgrundlage für die einzelnen Zellen eingeben, beruht auf reiner Mathematik – sofern Sie einige Grundregeln bei der Eingabe beachten. Alle mathematischen Gesetze, die Sie in der Schule gelernt haben, gelten hier entsprechend. Zur Erinnerung die Wiederholung von drei elementaren Grundsätzen, ohne die auch in Excel nichts geht: Punkt vor Strich, Klammern werden zuerst berechnet, keine Division durch null. Die Rechenzeichen für die Eingabe mathematischer Formeln in Excel sehen Sie in Tabelle 5.5:

Funktion

Symbol

Addition Subtraktion Multiplikation

+ *

Tabelle 5.5: Übersicht über die Rechenzeichen

246

Werte berechnen

Funktion

Symbol

Division Potenz Prozent Klammern

/ ^ % ()

Tabelle 5.5: Übersicht über die Rechenzeichen (Forts.)

Neben dem Gleichheitszeichen (=) und den Rechenzeichen ist der so genannte Zellbezug ein weiterer wichtiger Bestandteil bei der Eingabe von Formeln. Er meint nichts anderes, als dass Sie in einer Formel nicht einen Zahlenwert als Grundlage für die Berechnung eingeben, sondern einen Verweis auf diejenige Zelladresse herstellen, in der sich der Wert befindet, der berechnet werden soll. Mit der Eingabe des Zellbezugs stellen Sie sicher, dass Excel das Ergebnis einer Formel immer automatisch aktualisiert, wenn sich die Werte in den bezogenen Zellen ändern. Wie Sie Zellbezüge ausdrücken, sehen Sie in Tabelle 5.6:

Funktion

Bezug

Zelladresse; Bezug zum Inhalt der Zelle, mit dem die Operation durchgeführt wird.

A1

Zellbereich; Bezug zum Inhalt der Zellen im festgelegten Bereich, der für die Operation zugrunde gelegt wird. Die Angabe bezieht sich auf die erste und die letzte Zelle des Bereichs.

B2:D5

Zusammenfassen von Bezügen; fasst den Inhalt der angegebenen Zellen bei der Rechenoperation zu einem Bezug zusammen.

C1;D2;E3

Schnittmenge; Ermittelt als Ergebnis der Rechenoperation den Zelleninhalt, der sowohl im ersten als auch im zweiten Bezug vorhanden ist.

C2:C4 Leertaste B2:D2

Bezug auf eine andere Tabelle innerhalb einer Arbeitsmappe. Registername!A1 Tabelle 5.6: Übersicht über die Zellbezüge

Zellbezüge und Rechenzeichen werden nach dem Gleichheitszeichen ohne weiteres Leerzeichen eingegeben. Achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise. Excel toleriert zwar in vielen Fällen ein Leerzeichen, das sich hineingeschlichen hat, verlassen können Sie sich auf diese Kulanz allerdings nicht. Neben den mathematischen Formeln können Sie in Excel auch logische Formeln eingeben. Diese prüfen, ob eine Bedingung erfüllt ist oder nicht, und geben anschließend entweder den Wert wahr oder falsch in der aktiven Zelle aus. Die Bedingung für die Prüfung wird mit Hilfe von Vergleichsoperatoren formuliert, die Sie in Tabelle 5.7 sehen:

247

Kapitel 5


Funktion

Symbol

Kleiner Größer Gleich Kleiner gleich Größer gleich Ungleich

< > = =

Tabelle 5.7: Übersicht über die Vergleichsoperatoren

Werden die Ergebnisse einer Prüfung mit einer Rechenoperation verknüpft, so wird dem Ergebnis wahr der Wert 1, falsch der Wert 0 zugewiesen und die Berechnung mit diesen Zahlen durchgeführt. Um diesen kurzen Überblick über Formeln in Excel komplett zu machen, bleibt noch der Hinweis auf Formeln, in denen Text in verschiedenen Zellen verkettet wird. Der Operator, den Sie dafür einsetzen, finden Sie in Tabelle 5.8. Verkettungen benötigen Sie vor allem in Excel-Arbeitsmappen, die Listen oder Datenbanken enthalten.

Funktion

Symbol

Verkettung

&

Tabelle 5.8: Der Verkettungsoperator

So weit ein erster kurzer Einstieg in das Thema. Mit diesen Informationen könnten Sie sich bereits Ihre Formeln in Excel selbst zusammenstellen. Doch erst einmal zurück zu den mathematischen Funktionen und der Frage, wie hoch der Gesamtumsatz aus dem Beispiel ausgefallen ist.

Umsatzzahlen addieren Konkretisieren Sie jetzt Ihr Wissen anhand des Beispiels und fügen Sie die Umsatzzahlen für Warengruppe 1 ein.

1.

Aktivieren Sie die Zelle B11 für das Ergebnis der Addition. Geben Sie in der Bearbeitungsleiste die Formel für die Addition der einzelnen Umsätze ein:

2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen (=) ein. Formeln beginnen mit der Eingabe des Gleichheitszeichens und unmittelbar folgt die jeweilige Zelladresse. Das heißt, die Zelladresse weist Excel den Weg zu dem Inhalt der Zelle, mit dem in der Formel gerechnet werden soll. Daher spricht man in diesem Fall auch von Zellbezug oder Bezug.

3. Klicken Sie auf Zelle B5. Das Anklicken ist der sicherste Weg, Zellbezüge einzugeben. Genauso gut können Sie den Zellbezug aber auch eintippen. Dabei müssen Sie nicht auf Großschreibung achten. Sobald Excel die Formel nach dem Drücken der Æ-Taste oder dem Klicken auf

248

Werte berechnen

die Schaltfläche EINGEBEN »verstanden« hat, sind auch die Zellbezüge in der Bearbeitungsleiste in Großbuchstaben angegeben.

4. Geben Sie ein Pluszeichen ein. 5. Setzen Sie die Reihe mit Anklicken der Zelle und Einfügen des Pluszeichens fort, bis folgende Formel in der Bearbeitungsleiste steht: =B5+B6+B7+B8+B9+B10.

6. Drücken Sie auf die Æ-Taste, um das Ergebnis in der Zelle anzeigen zu lassen.

Abbildung 5.45: Die Umsatzsumme wird in die Zelle geschrieben – die Formel sehen Sie in der Bearbeitungsleiste

Um die Umsatzzahlen für Hamburg und Frankfurt müssen Sie die Formeln nicht noch einmal einfügen – die Funktion AUTOAUSFÜLLEN kopiert in Excel auch Berechnungen:

7.

Setzen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen von Zelle B5 am rechten unteren Rahmen und ziehen Sie den Auswahlrahmen mit gedrückter Maustaste bis zu Zelle D11.

8. Lassen Sie die Maustaste los: Die Umsatzzahlen für die Spalten C und D werden in die Zellen eingefügt. Die angepassten Formeln, die der Berechnung zugrunde liegen, sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Haben Sie die Formel mit dem Ausfüllkästchen kopiert, so erscheint der Smarttag AUTOAUSFÜLLOPTIONEN: Klicken Sie auf die kleine Pfeil-Schaltfläche: Excel bietet Ihnen drei Optionen an, wie der Kopiervorgang durchgeführt werden kann: b ZELLEN KOPIEREN: Die Zellbezüge und Formeln werden kopiert – und angepasst. b NUR FORMATE AUSFÜLLEN: Nur die Formatierungen der aktiven Zelle werden in die

Zellen kopiert, die von der Markierung erfasst werden. Die Zelleninhalte der markierten Zellen bleiben bei dem Kopiervorgang erhalten. b OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN: Nur die Zelleninhalte werden beim Kopiervorgang ausgefüllt, die Formatierungen der markierten Zellen bleiben erhalten.

249

Kapitel 5


ZELLEN KOPIEREN ist beim Kopieren standardmäßig aktiviert. Nur wenn Sie eine der beiden anderen Optionen benötigen, müssen Sie den Smarttag anklicken.

Abbildung 5.46: Alle Summen sind berechnet

Die Tabelle für Warengruppe 1 ist fertig. Sehen Sie die vorgeführte Addition als Beispiel dafür an, wie Sie Formeln in Excel handhaben. Für Warengruppe 2 lernen Sie jetzt einen einfacheren Weg kennen, eine Summe zu berechnen.

HINWEIS

Formeln in der Formelanzeige überprüfen Die Normalansicht in Excel ist für die Eingabe von Formeln relativ unübersichtlich, vor allem wenn Sie mit vielen Formeln arbeiten. Eine Empfehlung: Drücken Sie auf die Tastenkombination Ÿ+# und schalten Sie auf die Formelanzeige um. Neben der Tatsache, dass die Spalten breiter dargestellt werden, werden in den einzelnen Zellen die Formeln dargestellt, und nicht die Ergebnisse. Alle ExcelFunktionen zur Dateneingabe und -berechnung funktionieren in dieser Ansicht genauso, wie Sie das bisher kennen gelernt haben.

Abbildung 5.47: Die Tabelle in der Formelanzeige

Gleichzeitig mit der Formelanzeige wird die Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG eingeblendet. Zurück zur Normalansicht schalten Sie wieder über Ÿ+#. Ein anderer Weg zu dieser Ansicht ist über EXTRAS/OPTIONEN/ANSICHT: Aktivieren Sie unter FENSTEROPTIONEN das Kontrollkästchen FORMELN bzw. deaktivieren Sie es für die Rückkehr zur Normalansicht.

250

Werte berechnen

Umsätze über die Summen-Funktion berechnen Excel bietet Ihnen zur Berechnung von Summen eine Funktion an, die Sie als Schaltfläche auf der STANDARD-Symbolleiste finden. Die praktische Anwendung:

1. Aktivieren Sie Zelle B21 – hier wird das Ergebnis stehen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOSUMME. Excel fügt zunächst sowohl in der Bearbeitungsleiste als auch in der aktiven Zelle den Namen der Funktion ein. Anschließend folgt in Klammern die Angabe der Zellbezüge – in der Standardeinstellung werden alle Werte, die in der Spalte oberhalb stehen, erfasst, bis die Reihe durch eine leere Zelle oder eine Zelle mit Textinhalt unterbrochen ist: Addiert werden für das Beispiel daher die Werte im Bereich B15 bis B20. Gleichzeitig werden die betreffenden Zellen über einen Auswahlrahmen gekennzeichnet.

Abbildung 5.48: Excel gibt die Summen-Funktion an

Ist diese Erklärung über die Summenformel nicht ausführlich genug? Gedulden Sie sich noch ein wenig, im nächsten Kapitel werden Sie sich eingehender mit Funktionen in Excel befassen. An dieser Stelle geht es für das Ausfüllen der Tabelle nur darum, Ihnen diese Methode zur Summenbildung vorzustellen.

3. Bestätigen Sie diesen Vorschlag mit Æ oder EINGEBEN. Der berechnete Wert ist in die Zelle eingetragen.

4. Vervollständigen Sie die Tabelle mit den Werten für Frankfurt und Hamburg. Damit ist auch diese Tabelle fertig gestellt.

Abbildung 5.49: Auch die Summen für Warengruppe 2 sind berechnet


251

Kapitel 5


Jahresumsatz berechnen Rechnen Sie noch ein wenig: Zur Berechnung des Gesamtumsatzes für die einzelnen Standorte fügen Sie eine weitere Tabelle auf das Tabellenblatt ein. Das Tabellengerüst sieht folgendermaßen aus:

Abbildung 5.50: Das erste Ziel – das Tabellengerüst zur Berechnung der Umsätze 2004

Gehen Sie dazu analog vor wie für die Tabelle Warengruppe 2 – daher die Schritte in Kürze (Sie müssen sich nicht sklavisch daran halten, in Excel gibt es viele richtige Wege zum Ziel!).

1. Aktivieren Sie Zelle A23. 2. Geben Sie ein: GESAMTUMSATZ 2004. 3. Klicken Sie auf die Überschrift in Zeile 1, dann auf den »Pinsel, anschließend auf Zelle A23. Die Überschrift steht.

4. Kopieren Sie die Zellen A14 bis A18. 5. Aktivieren Sie Zelle A25 und drücken Sie die Æ-Taste. 6. Geben Sie in Zelle A30 ein: Gesamtumsatz, drücken Sie Ç+Æ für den Zeilenumbruch und schreiben Sie dann (ohne Leerzeichen) 2004. Die Spalte mit der Tabellenbeschriftung ist fertig. Jetzt noch die Zeile mit den Standorten:

7. Geben Sie Berlin in Zelle B25 ein und vervollständigen Sie die Datenreihe. 8. Formatieren Sie die Zeile über den »Pinsel«. Und schon sind Sie fertig. Vergessen Sie die Anpassung der Zeilenhöhe nicht, wenn Sie sie für die Beispieltabelle durchgeführt haben. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle6.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

252

Werte berechnen

Und jetzt zum nächsten Teil: dem Berechnen der Umsatzzahlen. Und auch hier kennen Sie eigentlich schon alle Tricks:

1. Aktivieren Sie Zelle B26. Die Formel für diese Zelle lautet: =B5+B15: 2. Geben Sie das Gleichheitszeichen (=) ein. 3. Klicken Sie Zelle B5 an oder tippen Sie den Zellbezug ein. 4. Geben Sie das +-Zeichen ein. 5. Klicken Sie Zelle B15 an oder tippen Sie den Zellbezug ein. 6. Bestätigen Sie die Eingabe. Die Umsatzzahl steht in der Zelle. Und – das war’s auch schon mit der Formeleingabe. Alles andere geht über das Kopieren der Formel bzw. über die Schaltfläche AUTOSUMME. Und jetzt sehen Sie auch den entscheidenden Vorteil von Excel gegenüber einem Taschenrechner … Da Sie die Einzelheiten des Vorgehens bereits kennen, hier die Kurzform:

1.

Kopieren Sie die Formel von Zelle B26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle D26.

2. Kopieren Sie die Formel von Zelle B26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle B29.

3. Kopieren Sie die Formel von Zelle C26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle C29.

4. Kopieren Sie die Formel von Zelle D26: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle D29.

5. Aktivieren Sie Zelle B30, klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOSUMME und bestätigen Sie über die Schaltfläche EINGEBEN in der Bearbeitungsleiste.

6. Kopieren Sie die Formel von Zelle B30: Klicken Sie dazu auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Auswahlrahmen bis in Zelle D30. Fertig!

Abbildung 5.51: Alles berechnet!


253

Kapitel 5


Durchschnittswerte in einer neuen Zeile ausweisen Im Beruf wird Ihnen die Kenntnis der reinen Umsatzzahlen für eine Unternehmensplanung sicher nicht ausreichen. Und auch für die Beispieltabelle verfolgen wir ein weiteres Ziel: Zunächst interessiert der durchschnittliche Quartalsumsatz, der in einer eigenen, neuen Zeile ausgewiesen wird:

1. Setzen Sie den Cursor in Zelle A30. 2. Klicken Sie in der Menüleiste auf EINFÜGEN und dann auf ZEILE. Eine neue Zeile wird oberhalb der Markierung eingefügt, d.h. alle folgenden Zeilen wandern eine Zeilennummer nach unten. Über den Smarttag EINFÜGEOPTIONEN legen Sie die Formatierung der Zellen in der neuen Zeile fest. b GLEICHES FORMAT WIE ZELLE OBEN: Excel formatiert die Zellen in der neuen Zeile

wie diejenigen in der oberen Zeile. b GLEICHES FORMAT WIE ZELLE UNTEN: Excel formatiert die Zellen in der neuen Zeile

wie diejenigen in der unteren Zeile. b FORMATIERUNG LÖSCHEN: Alle Zellen der Zeile erhalten die Standardformatierung von Excel. Beachten Sie den Smarttag also nur, wenn Sie nicht die Formatierung der oberen Zeile übernehmen möchten.

Abbildung 5.52: Optionen zur Formatierung beim Einfügen einer Zeile

3. Schreiben Sie jetzt in Zelle A30: Durchschnittlicher Umsatz 2004 mit einem Zeilenumbruch über die Tastenkombination Ç+Æ.

Hinweis: Haben Sie die Zeilenhöhe manuell angepasst, verzichtet Excel in der Folge auf das automatische Anpassen. Der Zelleninhalt erscheint einzeilig, Sie müssen daher die Zeilenhöhe noch erweitern. Als Nächstes geht es wieder ans Rechnen.

254

Werte berechnen

HINWEIS

Spalten oder Zellen einfügen Zusätzliche Spalten fügen Sie genau wie Zeilen über EINFÜGEN/SPALTEN ein. Fügen Sie eine Spalte ein, rutscht die Spalte mit der markierten Zelle nach rechts. Zusätzliche Zellen in eine Spalte oder Zeile lassen sich ebenfalls einfügen. Gehen Sie hier über EINFÜGEN/ZELLE: ZELLEN NACH RECHTS VERSCHIEBEN bedeutet, dass Sie an der Cursorposition eine neue Zelle in die Zeile einsetzen, mit ZELLE NACH UNTEN VERSCHIEBEN setzen Sie an der Cursorposition eine neue Zelle in die Spalte ein. Für beide Vorgänge gilt: Kontrollieren Sie berechnete Zellen, nachdem Sie Spalten oder Zellen eingefügt haben.

HINWEIS

Zellen, Zeilen oder Spalten löschen Sollten Sie eine Zelle, Zeile oder Spalte in der Tabelle nicht mehr benötigen, dann können Sie sich davon trennen. Sie haben bisher schon den Befehl BEARBEITEN/LÖSCHEN kennen gelernt, mit dem Sie Inhalte und Formatierungen von Zellen, Zeilen oder Spalten komplett beseitigen können. Was zurückblieb, war immer noch eine leere Zelle, Zeile oder Spalte. Mit diesem Befehl BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN verändern Sie die Tabellenstruktur, indem Sie Zellen, Zeilen oder Spalten vollständig aus der Tabelle entfernen. Im Dialogfeld LÖSCHEN haben Sie dieselben Optionen wie unter ZELSie können eine Zelle in einer Zeile oder in einer Spalte, eine komplette Zeile oder eine ganze Spalte löschen (oder, wenn Sie entsprechend markiert haben, mehrere Zellen, Zeilen oder Spalten). LEN EINFÜGEN:

Abbildung 5.53: Das Dialogfeld Löschen

Unter der Schaltfläche AUTOSUMME versammelt Excel neben der Funktion SUMME noch vier weitere wichtige Funktionen (Näheres dazu in Kapitel 6):

4. Zum Berechnen des durchschnittlichen Quartalsumsatzes aktivieren Sie Zelle B30. 5. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche AUTOSUMME in der STANDARD-Symbolleiste und wählen Sie die Funktion MITTELWERT. Excel berechnet bei dieser Funktion den Durchschnittswert. Als Zellbezug werden – wie bei der Funktion SUMME – wieder die Zellen vorgeschlagen, die in der Spalte oberhalb stehen.

255

Kapitel 5


6. Bestätigen Sie diese Einstellung mit Æ oder EINGEBEN. 7. Kopieren Sie die Formel in die Zellen C30 und D30. So weit sieht alles Vertrauen erweckend aus. Doch Achtung: Wenn Sie Zellen oder Spalten in eine Tabelle einfügen, in der bereits Rechenoperationen über Zellbezüge durchgeführt wurden, müssen Sie immer ein Auge darauf haben, ob alles noch seine Richtigkeit hat. Denn Excel arbeitet in der Standardeinstellung mit so genannten relativen Zellbezügen: Das bedeutet, dass beim Kopieren von Formeln oder beim Verschieben von Zelleninhalten die Zellbezüge automatisch angepasst werden. Aber dieser Effekt ist nicht immer erwünscht und führt manchmal zu Fehlern. Wenn Sie die Umsatztabelle genauer ansehen, fällt Ihnen sicher auf, dass sich die Umsatzsumme für Berlin verändert hat: Excel hat den Durchschnittswert in die Summenformel einbezogen. Die Werte für Hamburg und Frankfurt (hier wurde die Formel kopiert) sind gleich geblieben. Diesen Fehler müssen Sie noch korrigieren:

8. Doppelklicken Sie auf Zelle B31. 9. Geben Sie die Korrektur direkt in die Zelle ein und ändern Sie die Bereichsangabe von B30 auf B29. Die richtige Formel lautet: =SUMME(B26:B29). Jetzt ist alles korrekt. Und für Ihre eigenen Tabellen, die Sie anlegen werden, haben Sie beim Einfügen von Zeilen oder Spalten immer ein Auge auf die »Folgen« Ihres Tuns. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle8.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

Abbildung 5.54: Die Tabelle mit den Jahresumsätzen

Für die weitere Arbeit mit Excel lesen Sie noch die folgenden Absätze über relative und absolute Zellbezüge. Denn für die weitere Arbeit mit Formeln und Funktionen ist es wichtig, dass Sie diese beiden Arten des Zellbezugs verstanden haben.

HINWEIS

Relative und absolute Zellbezüge In der »normalen« Schreibweise werden die so genannten relativen Zellbezüge in die Zelle durch direktes Eintippen eingegeben bzw. durch einfaches Anklicken der Zelle in die Formel eingefügt. Relative Bezüge bedeuten gleichzeitig, dass beim Kopieren von Formeln die Bezüge von Excel automatisch angepasst werden.

256

Werte berechnen

Doch dieser Effekt ist nicht immer erwünscht. Vor allem bei Ihrer späteren Arbeit mit Funktionen ist es wichtig, dass manche Zellbezüge beim Kopieren von Formeln nicht angepasst, sondern unverändert übernommen werden. Die Lösung lautet: absolute Zellbezüge. Dazu geben Sie das $-Zeichen vor der Spalten- bzw. Zeilenangabe ein. Oder Sie drücken auf die Taste Ì, um den relativen Bezug absolut zu setzen. Die möglichen Schreibweisen sind:

Schreibweise

Zellbezug

$A$1

Absolute Adressierung. Der Zellbezug A1 bleibt bei jedem Kopieren oder Verschieben erhalten.

A1

Relative Adressierung: Der Zellbezug wird beim Kopieren oder Verschieben automatisch angepasst.

A$1

Teilabsolute Adressierung: Kombination von relativem Spaltenbezug und absolutem Zeilenbezug: Beim Kopieren oder Verschieben bleibt die Zeile erhalten, nur der Spaltenbezug wird angepasst.

$A1

Teilabsolute Adressierung: Kombination von absolutem Spaltenbezug und relativem Zeilenbezug: Beim Kopieren oder Verschieben bleibt die Spalte erhalten, nur der Zeilenbezug wird angepasst.

Tabelle 5.9: Schreibweise und Auswirkungen absoluter und relativer Zellbezüge

HINWEIS

Z1S1-Bezugsart In der Standardeinstellung von Excel stehen im Spaltenkopf Buchstaben, im Zeilenkopf Zahlen, um in einer Formel den Zellbezug anzugeben. Aber es geht auch anders: Klicken Sie unter EXTRAS/OPTIONEN im Register ALLGEMEIN unter EINSTELLUNGEN auf das Kontrollkästchen Z1S1-BEZUGSART. Im Spaltenkopf wechselt die Anzeige von Buchstaben ebenfalls auf die Zahlendarstellung. Sie erkennen dies im Namenfeld: Dort steht unter der aktiven Zelle zunächst Z, dann die Nummer der aktuellen Zeile, dann S und anschließend die Angabe der Spaltennummer der aktiven Zelle. Wenn Formeln bereits in die Tabelle eingegeben sind, wechselt auch die Darstellung der Formel in der Bearbeitungsleiste: Die Zellbezüge werden mit ihrem Abstand zur aktiven Zelle angegeben: Positive Werte geben die Anzahl der Zeilen/Spalten an, die der Zellbezug oberhalb bzw. rechts von der aktiven Zelle entfernt ist; negative Werte bezeichnen den Abstand des Zellbezugs unterhalb bzw. links von der aktiven Zelle. Wenn Sie die Anzeige ändern, werden die Zellbezüge entsprechend angepasst.

257

Kapitel 5


Zielvorgaben überprüfen Das einfache Beispiel zur Umsatzberechnung wird in der nächsten Tabelle noch etwas erweitert. Für das Jahr 2005 wird eine Zielvorgabe festgelegt: Der Jahresumsatz soll 10 % höher sein als der des Vorjahres. Die Zahlen für das erste Halbjahr liegen bereits vor – und es stellt sich die Frage, ob das Ziel in greifbarer Nähe liegt. Sie haben jetzt schon mehrfach Tabellen beschriftet und formatiert, daher genügt an dieser Stelle sicherlich Abbildung 5.55:

Abbildung 5.55: Die Tabelle für die Halbjahresbewertung

Für die Berechnung gehen Sie folgendermaßen vor:

1.

Aktivieren Sie Zelle B36. Der Umsatz für 2005 berechnet sich mit der Formel: =(B9+B10+B19+B20)*2. Dies sind die Umsätze für die Warengruppe 1 und 2, die in den ersten beiden Quartalen erwirtschaftet wurden, hochgerechnet auf das Jahr. Für das Beispiel sei zugestanden, dass die Berechnungsmethode mehr als simpel ist.

2. Kopieren Sie die Formel in die Zellen C36 und D36. 3. Aktivieren Sie Zelle B37. Die Zielvorgabe ist eine 10%ige Umsatzsteigerung im Vergleich zu 2004. Umgesetzt in eine Formel, lautet sie: =B31+B31*0,1. Auch in der Mathematik führen viele Wege zum Ziel … es gibt durchaus noch andere Rechenwege. Entscheiden Sie sich für eine möglichst einfache Variante.

4. Kopieren Sie die Formel in die Zellen C37 und D37. 5. Aktivieren Sie Zelle B38. 6. Was ergibt die Differenz? Geben Sie ein: =B36-B37. 7. Kopieren Sie diese Formel in die Zellen C38 und D38. Schade, das Ergebnis ist nicht erfreulich.

258

Werte berechnen

Abbildung 5.56: Die gesteckten Ziele wurden nicht erreicht …

Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle9.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Vielleicht hat Ihnen diese letzte kleine Tabelle noch einmal einen Eindruck vermittelt, wie Sie in Excel mit Formeln umgehen. Das war jedenfalls die Absicht.

Mehrwertsteuer berechnen – Beispiele In den folgenden beiden Tabellen lernen Sie kurze Beispiele zur Berechnung der Mehrwertsteuer kennen – viele von Ihnen werden damit immer wieder zu tun haben. Dabei benutzen Sie ein neues Register, in das einige Werte aus der Umsatztabelle übertragen werden. Denn in Excel haben Sie die Möglichkeit, die Werte, die Sie auf einem anderen Registerblatt errechnet haben, als Zellbezug auf eine andere Tabelle zu kopieren: Durch diese Verknüpfungen stellen Sie sicher, dass Wertveränderungen automatisch aktualisiert werden. Beschriften Sie zunächst die Registerblätter Ihrer Arbeitsmappe:

1.

Doppelklicken Sie auf den Kartenreiter von Tabelle 1. Der Name des Kartenreiters ist markiert und kann überschrieben werden.

2. Geben Sie Umsätze ein. Nun benennen Sie noch das nächste Tabellenblatt:

3. Doppelklicken Sie auf den Kartenreiter von Tabelle 2. Das erste Tabellenblatt ist umbenannt und Tabelle 2 markiert. Gleichzeitig hat Excel das neue Tabellenblatt eingeblendet.

4. Benennen Sie dieses Tabellenblatt mit Mehrwertsteuer. 5. Klicken Sie auf einen Bereich außerhalb des Kartenreiters. Der Name des Registers ist eingefügt. Zwischen den beiden Registern schalten Sie durch einfaches Anklicken der jeweiligen Kartenreiter im Blattregister hin und her. (Die Pfeiltasten funktionieren erst, wenn Ihre Excel-Arbeitsmappe so umfangreich ist, dass nicht mehr alle Kartenreiter angezeigt werden.)

259

Kapitel 5


So weit die Vorbereitungen. An dieser Stelle interessiert jetzt nur noch das Rechnen. Wenn Sie die Tabelle, die Sie in Abbildung 5.57 sehen, nicht selbst erstellen wollen: Sie finden sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle10.xls unter dem Link www.mut.de/ fuersBuero. Für das Beispiel nehmen Sie die Umsatzzahlen für 2004 aus dem Tabellenblatt Umsätze.

1.

Aktivieren Sie die Zelle, in der der übertragene Inhalt stehen soll: Hier ist dies Zelle C5.

2. Tippen Sie das Gleichheitszeichen (=) ein. 3. Klicken Sie über den Kartenreiter Umsätze das Register an, aus dem Sie die Umsatzzahl übertragen wollen.

4. Klicken Sie die Zelle an, deren Wert übernommen werden soll: B31. Sie wird durch einen Auswahlrahmen gekennzeichnet. Gleichzeitig wird der Zellbezug in der Bearbeitungsleiste angegeben.

5. Bestätigen Sie die Auswahl mit Æ oder EINGEBEN. Excel kehrt zu der Tabelle zurück, in der der Zellbezug gesetzt wurde, und zeigt in Zelle C5 die Umsatzzahl für das Jahr 2004 an. Ist diese Zelle aktiv, sehen Sie in der Bearbeitungsleiste, dass der Wert mit einem anderen Register dieser Arbeitsmappe verbunden ist:

Abbildung 5.57: Der Wert in Zelle C5 stammt aus dem Register Umsätze, Zelle 31

Die Tabelle ist jetzt vorbereitet. In der Spalte neben dem Umsatzwert sehen Sie die Formeln, die Sie zur Berechnung der Werte benötigen, so dass es Ihnen nicht schwer fallen sollte, die einzelnen Werte zu berechnen. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 5.58. Diesen vorläufigen Stand des Dokuments finden Sie unter dem Dateinamen Umsatztabelle11.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

260

Werte berechnen

Abbildung 5.58: So berechnen Sie Brutto- oder Nettobeträge oder weisen die Mehrwertsteuer aus

HINWEIS

Bezüge zu anderen Excel-Arbeitsmappen Zellbezüge lassen sich nicht nur innerhalb einer Arbeitsmappe herstellen, sondern auch zu anderen *.xls-Dateien auf Ihrem Rechner: Dazu muss die Arbeitsmappe, zu der Sie einen Zellbezug herstellen wollen, geöffnet sein. Gehen Sie zum Übertragen genauso vor wie beim Verknüpfen von Zellen aus der gleichen Arbeitsmappe:

1.

Aktivieren Sie die Zelle, in der der übertragene Inhalt stehen soll, und tippen Sie das Gleichheitszeichen (=) ein.

2. Klicken

Sie in der anderen Arbeitsmappe die Zelle an, deren Inhalt Sie übertragen wollen.

3. Bestätigen Sie mit Æ. Excel kehrt zu der Tabelle zurück, in der der Zellbezug gesetzt wurde, und zeigt in der Bearbeitungsleiste den Namen der verknüpften Datei an.

Abbildung 5.59: Die Zelle ist mit einem Wert aus Umsatztabelle10.xls verknüpft

4. Über den Menüpunkt BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN können Sie die bestehenden Verbindungen zu anderen Excel-Arbeitsmappen einsehen und bearbeiten. Damit geht ein langes Kapitel zu Ende: Sie haben anhand eines Beispiels mit Umsatzzahlen alle wesentlichen Werkzeuge kennen gelernt und wissen, wie Sie in Excel Tabellen anlegen, formatieren und Inhalte in die einzelnen Zellen einfügen. Auch haben Sie sich bereits mit den Grundrechenarten in Excel vertraut gemacht und die ersten Funktionen kennen gelernt. Und dieses Thema wird Sie im nächsten Kapitel weiter beschäftigen.

261

Kapitel 5


5.9

Überblick: Tabellen bearbeiten

Beim Erstellen der Umsatztabellen wurden Ihnen im Laufe dieses Kapitels vieles vorgestellt, was zum Thema Tabellenbearbeitung gehört: vom Korrigieren von Zelleninhalten bis zum Übertragen von Formatierungen. Damit Sie die einzelnen Techniken während Ihrer Arbeit schnell nachschlagen können, werden in diesem Abschnitt noch einmal ausgewählte Bearbeitungstechniken in Excel zusammenfassend vorgestellt. Denn die Vielschichtigkeit des Programms spiegelt sich auch in der Fülle von Funktionen, die Ihnen zum Bearbeiten von Tabellen zur Verfügung stehen … und die anhand eines Beispiels nicht alle im Zusammenhang besprochen werden konnten. In Excel müssen Sie beim Bearbeiten einer Tabelle unterscheiden, ob Sie b den Inhalt einer Zelle, Zeile, Spalte, b die Formatierung einer Zelle, Zeile, Spalte oder b die Position einer Zelle, Zeile, Spalte oder b die Tabellenstruktur

bearbeiten wollen. Dabei müssen Sie – vor allem wenn Sie bereits Formeln eingetragen haben – umsichtig zu Werke gehen und darauf achten, dass alle relativen Zellbezüge auch nach dem Bearbeiten noch korrekt sind.

TIPP

Zurücknehmen der letzten Arbeitsschritte Über die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG können Sie Schritt für Schritt die letzten 16 Aktionen zurücknehmen, die Sie ausgeführt haben: Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben der Schaltfläche, um das entsprechende Listenfeld anzuzeigen und eine einzelne Aktion zurückzunehmen.

Zelleninhalt korrigieren Wenn Sie den Inhalt einer Zelle verändern möchten, gehen Sie – abhängig von der Situation – wie folgt vor. Voraussetzung: Die Zelle ist markiert. b Überschreiben Sie den Zelleninhalt, indem Sie unmittelbar mit der Eingabe begin-

nen. b Korrigieren Sie einzelne Zeichen in der Zelle in der Bearbeitungsleiste. b Doppelklicken Sie in die Zelle und geben Sie die Änderungen direkt in die Zelle ein. b Wenn Sie gerade etwas in die Zelle getippt haben, was Sie wieder rückgängig machen

möchten, brechen Sie die Eingabe über die Schaltfläche ABBRECHEN ab. Der ursprüngliche Zelleninhalt bleibt erhalten.

262


HINWEIS

Rechtschreibprüfung für Tabellen Wenn auch die Textmenge bei Tabellen im Vergleich zu einem WordDokument sehr viel geringer ist: Auch in Excel können Sie eine Rechtschreibprüfung durchführen. Unter EXTRAS/OPTIONEN/RECHTSCHREIBUNG wählen Sie die Optionen, nach denen die Rechtschreibprüfung durchgeführt wird. Die Prüfung selbst wird über die Schaltfläche RECHTSCHREIBUNG oder über EXTRAS/RECHTSCHREIBPRÜFUNG in Gang gesetzt. Genauere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 2, Abschnitt »Rechtschreibprüfung«.

Zelleninhalt löschen Das Löschen von Zelleninhalten lässt sich für eine einzelne Zelle, aber auch für einen ganzen markierten Bereich durchführen: b Wenn Sie den Zelleninhalt komplett löschen wollen, drücken Sie auf die ®-Taste

oder wählen Sie BEARBEITEN/LÖSCHEN/INHALTE. Achtung: Die Formatierung der Zelle bleibt erhalten.

Zellen umformatieren Formatierungen können Sie für eine einzelne Zelle, aber auch für einen ganzen markierten Bereich durchführen: b Wenn Sie über die Symbolleiste FORMAT arbeiten: Klicken Sie zum Zuweisen von

Formatierungen auf die betreffende Schaltfläche – die Anzeige ist aktiv. b Wenn Sie über die Symbolleiste FORMAT arbeiten: Klicken Sie zum Löschen von Formatierungen auf die betreffende Schaltfläche – die Anzeige ist deaktiviert. b Für zusätzliche Formatierungen wählen Sie das Dialogfeld FORMAT/ZELLEN: Hier wählen Sie unter den Registerkarten ZAHL, AUSRICHTUNG, SCHRIFT, RAHMEN und MUSTER. Je nachdem, welche Einstellungen Sie treffen, ersetzen Sie damit bereits bestehende Formatierungen oder fügen neue hinzu.

Zellformatierungen löschen Hier erfahren Sie, wie Sie die Formatierung von Zellen auf die Standardformatierung zurücksetzen. Der Zelleninhalt selbst bleibt davon unberührt – aber er erscheint zum einen in einer anderen Schreibweise in der Zelle und Sie haben durch die Änderung unter Umständen auch den Datentyp geändert, der für die weitere Verarbeitung des Zelleninhalts von Bedeutung ist. Die Befehle können Sie für eine einzelne Zelle oder aber für einen markierten Bereich durchführen: b Gehen Sie im Menü BEARBEITEN/LÖSCHEN auf den Eintrag FORMATE. Dieser Befehl

wird unabhängig davon ausgeführt, ob es sich dabei um Zahlen oder Text handelt. Achtung: Auch Änderungen der Standardzeilenhöhe und -spaltenbreite werden zurückgesetzt.

263

Kapitel 5


b Wenn Sie für Zahlen den Datentyp auf die Standardeinstellung zurücksetzen möch-

ten, wählen Sie im Dialogfeld FORMAT/ZELLEN unter der Registerkarte ZAHLEN die Kategorie Standard. Mit diesem Schritt verändern Sie nur den Datentyp, die restlichen Formatierungen der Zahl bleiben erhalten – sofern Sie nicht mit dem Datentyp in Zusammenhang stehen.

Inhalt plus Formatierung löschen Den Löschvorgang können Sie für eine einzelne Zelle, aber auch für einen ganzen markierten Bereich durchführen: b Gehen Sie über das Menü BEARBEITEN: Mit LÖSCHEN/ALLES setzen Sie die Zelle in

einen unbearbeiteten Zustand (und die Standardformatierung) zurück.

Zellen oder markierte Bereiche ausschneiden, kopieren oder verschieben Voraussetzung: Die Zelle oder der Bereich muss markiert sein. b Zum Ausschneiden wählen Sie entweder BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN oder drücken

Ÿ+X. Damit fügen Sie das Element in die Zwischenablage ein; an der ursprünglichen Stelle ist es gelöscht. Wichtig: Beim Ausschneiden nehmen Sie alle Zellformatierungen mit. Die ursprüngliche Zelle bzw. der Bereich ist auf das Standardformat zurückgesetzt. b Zum Kopieren wählen Sie entweder BEARBEITEN/KOPIEREN oder drücken Ÿ+C. Damit fügen Sie das Element in die Zwischenablage ein; an der ursprünglichen Stelle bleibt es erhalten. Das Element wird mit allen Formatierungen kopiert.

TIPP

Elemente der Zwischenablage zur freien Verfügung Wenn Sie ein kopiertes oder ausgeschnittenes Element nicht unmittelbar benötigen: Blenden Sie später den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE ein: Dort ist das Element verzeichnet. Näheres dazu siehe Kapitel 2 im Abschnitt »Passagen ausschneiden, kopieren und einfügen«.

b Zum Einfügen setzen Sie zunächst den Cursor in die Zelle, in die das Element einge-

fügt werden soll bzw. in die erste Zelle des Bereichs. Wählen Sie entweder BEARBEITEN/EINFÜGEN oder drücken Sie Ÿ+V oder die Æ-Taste. Das Element wird mit allen Formatierungen eingefügt. Sind in dem gewählten Bereich bereits Zellen gefüllt, werden Sie von Excel darauf aufmerksam gemacht und können entscheiden, ob Sie diese Inhalte überschreiben möchten oder nicht. b Wenn Sie Inhalt und Formatierung nicht komplett einfügen wollen, gehen Sie über den Smarttag EINFÜGEN-OPTIONEN und wählen eine der angebotenen Optionen.

264


TIPP

Drag&Drop zum Verschieben Können Sie mit der Maus gut umgehen, lässt sich ein markierter Bereich auch mit der Maus verschieben: Setzen Sie den Mauszeiger auf die Rahmenlinie einer Markierung, bis ein kleiner Vierfachpfeil erscheint, ziehen Sie dann die Markierung an die gewünschte Position und lassen Sie dann die Maustaste los. Beim Verschieben zeigt Excel die jeweilige Zelladresse an, an der Sie sich gerade befinden – so haben Sie eine bessere Kontrolle, in welcher Zelle Sie sich mit dem Cursor befinden.

Zeilenhöhe anpassen Voraussetzung: Wenn Sie für mehrere Zeilen die Höhe verändern möchten, sind diese markiert. b Setzen Sie den Mauszeiger auf die untere Gitternetzlinie der Zeile, bis ein kleiner

Doppelpfeil erscheint, und verschieben Sie die Linie nach oben oder unten zum Verringern bzw. Vergrößern der Zeilenhöhe. Der Wert für die Höhe wird beim Verschieben angezeigt. b Geben Sie den Wert für die Zeilenhöhe im Dialogfeld FORMAT/ZEILE/HÖHE ein.

Spaltenbreite anpassen Voraussetzung: Wenn Sie für mehrere Spalten die Breite verändern möchten, sind diese markiert. b Setzen Sie den Mauszeiger auf die rechte Gitternetzlinie der Spalte, bis ein kleiner

Doppelpfeil erscheint, und verschieben Sie die Linie nach links oder rechts zum Verringern bzw. Vergrößern der Spaltenbreite. Der Wert für die Breite wird beim Verschieben angezeigt. b Geben Sie den Wert für die Spaltenbreite im Dialogfeld FORMAT/SPALTE/BREITE ein.

Zellen verbinden Voraussetzung: Die Zellen, die Sie verbinden möchten, sind markiert. b Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und aktivieren Sie auf der Registerkarte AUSRICHTUNG

das Kontrollkästchen ZELLEN VERBINDEN. Sind die verbundenen Zellen bereits mit Inhalten versehen, wird nur der Inhalt der ersten markierten Zelle übernommen.

Verbundene Zellen trennen Voraussetzung: Die Zelle, die Sie wieder in die Tabellenstruktur zurückführen wollen, ist markiert. b Wählen Sie FORMAT/ZELLEN und deaktivieren Sie auf der Registerkarte AUSRICHTUNG

das Kontrollkästchen ZELLEN VERBINDEN. Der Inhalt der verbundenen Zellen steht anschließend in der ersten Zelle des markierten, aufgeteilten Bereichs.

265

Kapitel 5


Zellen/Zeilen/Spalten einfügen Zum Einfügen haben Sie folgende Möglichkeiten: b Wählen Sie EINFÜGEN/ZELLE und entscheiden Sie sich, ob Sie eine Zelle in die Zeile

(ZELLEN NACH RECHTS VERSCHIEBEN) oder in die Spalte (ZELLEN NACH UNTEN VERSCHIEeinfügen wollen. b Wählen Sie EINFÜGEN/ZEILE, wenn Sie eine Zeile an die Cursorposition einfügen wollen. Die restlichen Zeilen werden um eine Zeile nach unten verschoben. b Wählen Sie EINFÜGEN/SPALTE, wenn Sie eine Spalte an die Cursorposition einfügen wollen. Die restlichen Spalten werden um eine Spalte nach rechts verschoben. BEN)

Zellen/Zeilen/Spalten löschen Für das Löschen gelten dieselben Optionen: b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für ZELLEN NACH LINKS VERSCHIEBEN,

wenn Sie markierte Zellen in der Zeile löschen wollen. b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für ZELLEN NACH OBEN VERSCHIEBEN, wenn Sie markierte Zellen in der Spalte löschen wollen. b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für ZEILE, wenn Sie die Zeile löschen wollen, in der sich die aktive Zelle befindet. b Wählen Sie BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN und entscheiden Sie sich für SPALTE, wenn Sie die Spalte löschen wollen, in der sich die aktive Zelle befindet.

Zellen oder markierte Bereiche auf ein anderes Tabellenblatt übertragen b Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem anderen Registerblatt in Ihrer Arbeitsmappe

anlegen wollen, aktivieren Sie zunächst die Zelle, in die der Inhalt aufgenommen werden soll. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Anschließend blenden Sie über Anklicken des Kartenreiters das Tabellenblatt ein und wählen den Wert oder die Werte aus, die Sie in die aktive Zelle einfügen wollen. Bestätigen Sie die Auswahl. Die Verknüpfung wird in der aktiven Zelle angezeigt. b Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer anderen Arbeitsmappe anlegen wollen, muss diese dazu geöffnet sein. Aktivieren Sie dann die Zelle, in die der Inhalt aufgenommen werden soll. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Anschließend blenden Sie das Tabellenblatt der anderen Arbeitsmappe ein und wählen den Wert oder die Werte aus, die Sie in die aktive Zelle einfügen wollen. Bestätigen Sie die Auswahl. Die Verknüpfung wird in der aktiven Zelle angezeigt.

Tabellenblatt umbenennen b Zum Umbenennen eines Registers doppelklicken Sie auf den betreffenden Karten-

reiter und überschreiben die alte Angabe mit dem neuen Namen.

266


Reihenfolge der Tabellenblätter in der Arbeitsmappe ändern b Um die Reihenfolge der einzelnen Tabellenblätter Ihrer Arbeitsmappe zu ändern,

blenden Sie zunächst das Tabellenblatt ein, das Sie in seiner Position in der Arbeitsmappe verschieben wollen. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. Im Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN legen Sie im Bereich EINFÜGEN VOR fest, an welcher Stelle in der genannten Reihenfolge das Tabellenblatt stehen soll.

Kopie eines Tabellenblatts in der Arbeitsmappe anlegen b Um eine Kopie eines Tabellenblatts in die Arbeitsmappe einzufügen, muss es

zunächst auf der Arbeitsoberfläche eingeblendet werden. Wählen Sie BEARBEITEN/ BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. Im Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN legen Sie im Bereich EINFÜGEN VOR fest, an welcher Stelle in der genannten Reihenfolge das eingefügte Tabellenblatt stehen soll, und aktivieren gleichzeitig das Kontrollkästchen KOPIE ANLEGEN.

Neues leeres Tabellenblatt in die Arbeitsmappe einfügen b Zum Anlegen eines neuen Registers gehen Sie über EINFÜGEN/TABELLENBLATT. Es

wird anschließend auf der Arbeitsoberfläche angezeigt.

Tabellenblatt aus anderer Arbeitsmappe einfügen b Um ein Tabellenblatt zu verschieben, müssen beide Excel-Arbeitsmappen geöffnet

sein. Blenden Sie anschließend das betreffende Tabellenblatt in der Ausgangsdatei ein. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN. Im Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN legen Sie im Listenfeld ZUR MAPPE fest, in welche Arbeitsmappe Sie das Tabellenblatt einfügen möchten. Legen Sie anschließend unter EINFÜGEN VOR fest, an welcher Stelle in der genannten Reihenfolge das eingefügte Tabellenblatt stehen soll.

Kopie eines Tabellenblatts aus einer anderen Arbeitsmappe einfügen b Um eine Kopie eines Tabellenblatts in eine andere Arbeitsmappe einzufügen, müs-

sen beide Excel-Dateien geöffnet sein. Blenden Sie anschließend das betreffende Tabellenblatt in der Ausgangsdatei ein. Wählen Sie BEARBEITEN/BLATT VERSCHIEBEN/ KOPIEREN. Im Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN legen Sie im Listenfeld ZUR MAPPE fest, in welche Arbeitsmappe Sie das Tabellenblatt einfügen möchten. Legen Sie anschließend unter EINFÜGEN VOR fest, an welcher Stelle in der genannten Reihenfolge das eingefügte Tabellenblatt stehen soll. Zusätzlich aktivieren Sie das Kontrollkästchen KOPIE ANLEGEN.

Tabellenblatt löschen b Mit dem Befehl BEARBEITEN/BLATT LÖSCHEN entfernen Sie das Tabellenblatt aus der

Arbeitsmappe, das im Augenblick auf der Arbeitsoberfläche eingeblendet ist.

267

Kapitel 5

TIPP


Kontextmenü einsetzen In diesem Kapitel wurde der Einsatz des Kontextmenüs vernachlässigt – es hätte zu einer unüberschaubaren Darstellung von Alternativen geführt. Daher an dieser Stelle noch einmal eine kurze Erinnerung, das Kontextmenü immer wieder in den Ablauf der einzelnen Arbeitsschritte einzubeziehen.

Diese Übersicht beschränkt sich auf eine zusammenfassende Beschreibung, wie Sie in den genannten Situationen vorgehen. Wenn Sie dieses Kapitel aufmerksam durchgelesen haben, ist es für Sie sicher keine Schwierigkeit, dies nachzuvollziehen.

5.10 Exkurs: Excel-Tabellen anlegen Sie sind nach der Lektüre dieses Kapitels mit der grundsätzlichen Funktionsweise von Excel vertraut. Und aus der Anlage des Beispiels haben Sie gesehen, wie Sie für Ihre eigenen Tabellen am besten vorgehen – gerade für etwas umfangreichere Tabellen ist es sinnvoll, wenn Sie nicht einfach beginnen, Zeilen und Spalten zu füllen, sondern etwas gezielter vorgehen: b Überlegen Sie sich zuerst, welche Informationen und Daten Sie für Ihre Berechnun-

gen benötigen. b Überlegen Sie sich dafür eine sinnvolle Tabellenstruktur, die für Ihre Zwecke geeig-

net ist. b Legen Sie dann ein Grundgerüst der Tabelle an. b Achten Sie bei der Dateneingabe auf die korrekte Zahlenformatierung.

Wenn Sie diese Stichpunkte bei Ihrer Arbeit beachten, sorgen Sie dafür, dass Excel am Ende auch die Werte zurückgibt, auf die es Ihnen ankommt. Was die optische Gestaltung der Tabelle betrifft, hängt diese von einigen Faktoren ab. Müssen Sie die Zahlen präsentieren? Oder ist die Tabelle sehr umfangreich und nur für den internen Gebrauch gedacht? Davon wird abhängen, für welche Zeilenhöhe bzw. Spaltenbreite Sie sich entscheiden bzw. wie bunt die Formatierung ausfällt. Grundsätzlich orientieren Sie sich vielleicht an zwei Kriterien: b Verwenden Sie unterschiedliche Schriften und Schriftgrößen äußerst sparsam. b Packen Sie nicht zu viel auf ein Tabellenblatt und verteilen Sie Ihre Tabellen auf

mehrere Registerblätter. b Eine serifenlose Schrift wie die Standardschrift Arial lässt sich in Tabellen besser

lesen.

268

Exkurs: Excel-Tabellen anlegen

TIPP

Tabelle ist nicht gleich Tabelle In jedem Office-Programm lassen sich Tabellen erstellen – Sie haben die Qual der Wahl. Machen Sie Ihre Entscheidung davon abhängig, für welchen Zweck Sie die Tabelle benötigen. b Word-Tabellen sind besonders geeignet für Tabellen, die ihren Schwer-

punkt in der systematischen Darstellung von Text haben. Dabei kommen vor allem Aufzählungen, Tabstopps, Nummerierungen, hängende Einzüge, individuelle Zellformate und diagonal geteilte Zellen gut zum Einsatz. b Die Stärke von Excel dagegen liegt bei den Rechenfunktionen: Umfangreiche, komplizierte Operationen, die über die Grundrechenarten hinausgehen, oder die Analyse von Datenbeständen können Sie nur hier bewältigen. b Müssen Sie eine Tabelle für eine Präsentation erstellen, ist PowerPoint das Mittel der Wahl.

269

Der Kapitelinhalt im Überblick: Funktionen in Excel Maximal- und Minimalwerte berechnen Zahlenwerte runden Provisionen berechnen Rechnungen verwalten Zahlungsraten ermitteln und Rücklagen kalkulieren Abschreibungen berechnen Fehlersuche in Excel

6 Rechnen mit ausgewählten Funktionen

Was erwartet Sie in diesem Kapitel? Anhand ausgewählter Beispiele werden einzelne Funktionen vorgestellt. Dabei lernen Sie, sich in Excel die passende Funktion zu suchen und diese mit Hilfe des Funktionsassistenten zu bearbeiten. Die Beispiele selbst orientieren sich an Funktionen, die im Büroalltag mehr oder weniger häufig vorkommen – je nachdem, in welcher Sparte und in welchem Unternehmensbereich Sie tätig sind.

Kapitel 6

Rechnen mit ausgewählten Funktionen

Im vorhergehenden Kapitel haben Sie bereits die wichtigsten Grundkenntnisse über Excel erworben. Aber allein mit den mathematischen Grundrechenarten und der Summen-Funktion stoßen Sie im Beruf schnell an Grenzen: Sie müssen dabei sicherlich auch Berechnungen durchführen, die entweder die Eingabe sehr komplizierter Formeln erfordern oder bei denen die mathematischen Anforderungen über die Grundrechenarten weit hinausgehen. Und nun kommt ein Thema genauer zur Sprache, das im letzten Kapitel etwas stiefmütterlich behandelt wurde: In diesem Kapitel werden Ihnen ausgewählte Funktionen vorgestellt. Funktionen in Excel – es sind über 200 – sind über ihren jeweiligen Funktionsnamen zugänglich. Die mathematischen oder logischen Formeln, die den Berechnungen zugrunde liegen, treten nicht in Erscheinung. Gefordert wird von Ihnen lediglich eine Reihe von (obligatorischen oder optionalen) Angaben, die abhängig von der jeweiligen Funktion notwendig sind, um die Rechenoperation durchzuführen. Wie bei Formeln gibt es auch bei Funktionen unterschiedliche Kategorien, die eine Zahl oder eine Zeichenfolge zurückgeben oder die eine Bedingung überprüfen.

6.1

Funktionen in Excel

In Excel steht eine ganze Reihe von Funktionen zur Verfügung, die Sie bei der Berechnung komplizierter Sachverhalte unterstützt. Hinter dem jeweiligen Funktionsnamen verbergen sich meist komplexe Formeln und Rechenoperationen. Im Gegensatz zur Eingabe einer Formel, bei der Sie Zellbezüge und Rechenzeichen selbst zusammenstellen, müssen Sie bei einer Funktion nur die erforderlichen Argumente festlegen, um damit zu arbeiten. Klassisches Beispiel ist die Summen-Funktion, die einen Additionsvorgang über einen Bereich zusammenfasst. In Kapitel 5 haben Sie diese und die Funktion MITTELWERT bereits kennen gelernt. Nachdem beide sehr häufig gebraucht werden, sind sie in die Symbolleiste integriert. Sehr einfach ist die Arbeit mit Funktionen, wenn Sie den Namen der Funktion bereits kennen. Wenn nicht, steht Ihnen ein Funktionsassistent zur Seite. Dieser unterstützt Sie auch beim Einsetzen der Argumente. Sie blenden ihn ein über die Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN, über EINFÜGEN/FUNKTION oder unter der Option WEITERE FUNKTIONEN unter der Schaltfläche AUTOSUMME. Unter dem Listenfeld KATEGORIE AUSWÄHLEN sehen Sie, nach welchen Gesichtspunkten die Funktionen in Excel unterteilt werden. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, welche Funktionen Sie unter den einzelnen Kategorien finden: b FINANZMATHEMATIK: Hier finden Sie alle Berechnungsmöglichkeiten rund um Zinsen,

Tilgungen und im Zusammenhang mit Wertpapieren. Daneben stehen Ihnen noch Funktionen für die Berechnung von Abschreibungsbeträgen zur Verfügung. In diesem Buch finden Sie die Funktionen RMZ (Berechnung einer monatlichen Zahlungsrate), ZW (zukünftiger Wert von regelmäßigen Zahlungen) und die Abschreibungsmethoden für die degressive (DIA) und lineare Abschreibung (LIA) näher beschrieben.

272

Funktionen in Excel

Abbildung 6.1: Die Funktionskategorien des Funktionsassistenten

b DATUM & ZEIT: Unter dieser Kategorie sind alle Funktionen versammelt, die mit

b

b

b

b b

Datums- und Zeitwerten operieren. HEUTE zum Beispiel schreibt das aktuelle Datum in die aktive Zelle, JETZT Datum und Uhrzeit. WOCHENTAG gibt eine Zahl für den aktuellen Wochentag zurück. Funktionen aus dieser Kategorie setzen Sie im Bürobereich vorwiegend für Arbeitszeitberechnungen ein. MATH. & TRIGONOM.: Arithmetische und geometrische Funktionen sind in Excel unter dieser Kategorie zusammengefasst. Interessant für die Arbeit im Büro ist hier – neben allgemeinen mathematischen Funktionen wie Wurzelberechnungen oder Winkelfunktionen – die Funktion RUNDEN, die Werte auf die gewünschte Zahl von Nachkommastellen mathematisch auf- bzw. abrundet. Diesem Thema ist – im Zusammenhang mit dem Funktionsassistenten – ein Abschnitt in diesem Kapitel gewidmet. STATISTIK: Die meisten statistischen Rechenmethoden werden Sie unter diesem Listeneintrag finden. Die wichtigsten statistischen Funktionen sind unter der Schaltfläche AUTOSUMME in der STANDARD-Symbolleiste zugänglich. Neben der Funktion SUMME finden Sie hier auch z.B. ANZAHL (zählt Zahlen oder Einträge in einem Bereich) und MITTELWERT. Mit den Funktionen MAX und MIN werden Sie sich gleich im nächsten Abschnitt beschäftigen. MATRIX: Für mathematische Berechnungen mit einer Matrix finden Sie unter dieser Kategorie die betreffenden Formeln. Wichtig sind in diesem Bereich vor allem Verweise (SVERWEIS, WVERWEIS) und die Zählfunktion ZEILEN. Anhand einer mehrstufigen Provisionsberechnung wird Ihnen in diesem Kapitel das Rechnen mit einer Matrixtabelle vorgestellt. DATENBANK: Haben Sie mit Hilfe von Excel eine Liste oder Datenbank erstellt, finden Sie hier die entsprechenden Funktionen zur Auswertung. TEXT: Die Funktionen, die Sie für formatierten Text in Excel-Tabellen anwenden können, reichen vom Umwandeln in Groß- (GROSS) oder Kleinbuchstaben (KLEIN) über Löschen von Leerzeichen (GLÄTTEN) bis hin zur Rückgabe der Zeichenzahl (LÄNGE) und dem Verbinden von Zellen mit Text (VERKETTEN). Diese Kategorie ist vor allem dann interessant, wenn Sie mit Listen oder Datenbanken arbeiten.

273

Kapitel 6


b LOGIK: In dieser Kategorie finden Sie logische Funktionen, in die Sie Bedingungen

und Prüfverfahren einsetzen können. Klassische Beispiele hier: die WENN-Funktion, mit der Sie bei einer einfachen Provisionsberechnung arbeiten werden. Wichtig in dieser Kategorie sind auch die UND- und ODER-Funktionen. b INFORMATION: Die hier aufgeführten Funktionen überprüfen in der Regel, ob bestimmte »Informationen« in den bezogenen Argumenten enthalten sind. Wichtig sind sie zum Beispiel für die Fehlerüberprüfung. Beispiele hierfür: ZELLE zeigt die Formatierung, den Inhalt und die Position einer Zelle an; TYP gibt eine Zahl zurück, die den Datentyp des angegebenen Werts enthält. So weit ein kurzer Überblick. Alle Funktionen in Excel sind nach einem Schema aufgebaut, das zu kennen unerlässlich ist, um mit ihnen zu arbeiten. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der Syntax einer Funktion: =Funktionsname(Argument1;Argument2;…) Wie bei einer Formel beginnt der Aufbau einer Funktion mit dem Gleichheitszeichen (=). Anschließend folgt (ohne Leerzeichen) der Funktionsname. Danach folgt unmittelbar die öffnende Klammer: Hier geben Sie die so genannten Argumente ein, das sind diejenigen Angaben, die zur anschließenden Berechnung benötigt werden. Nach der Eingabe der Argumente folgt die schließende Klammer. Welche Argumente Sie einsetzen müssen, ist abhängig von der jeweiligen Funktion. Zur Schreibweise innerhalb der Funktionsklammer werden die gleichen mathematischen Rechenzeichen und Bezugsangaben eingesetzt, wie sie im Zusammenhang mit dem Thema Formeln in Kapitel 5, Abschnitt »Werte berechnen«, vorgestellt wurden: b Zellbezüge werden durch die Zelladresse gesetzt. b Zellbereiche werden mit einem Doppelpunkt zwischen der ersten und letzten Zell-

adresse festgelegt. b Mehrere Argumente stehen durch ein Semikolon getrennt.

Manche Argumente können obligatorisch oder optional sein. Welche dies sind, wird Ihnen von Excel signalisiert. Als Argument können Sie je nach gewählter Funktion einsetzen: b Zellbezüge: Entweder ist eine Zelladresse oder ein Zellbereich gefragt. b Zahlen: Hier kommen sowohl positive als auch negative numerische Werte in Frage. b Text: Text in einer Funktion muss in Anführungszeichen gesetzt werden, damit er

sich vom Funktionsnamen unterscheidet. b Wahrheitswert: Diese Werte heißen wahr oder falsch, wobei sie oft in Ziffern ausgedrückt werden: »0« bedeutet falsch, »1« ist die Chiffre für wahr.

274

Maximal- und Minimalwerte ermitteln

6.2


Unter der Schaltfläche AUTOSUMME auf der STANDARD-Symbolleiste sind in einem Listenfeld diejenigen statistischen Funktionen zugänglich, die sehr häufig benötigt werden – die Funktion MITTELWERT haben Sie bereits in Kapitel 5 eingesetzt. Anbei der Überblick: b MITTELWERT: Liefert den arithmetischen Mittelwert für den festgelegten Bereich. b ANZAHL: Diese Funktion gibt die Anzahl der Zahlen zurück, die im festgelegten

Bereich liegen. b MAX: In die aktive Zelle wird der größte Wert aus dem festgelegten Bereich geschrieben. b MIN: In die aktive Zelle wird der kleinste Wert aus dem festgelegten Bereich geschrieben.

Abbildung 6.2: Funktionen unter der Schaltfläche AutoSumme

Diese Funktionen setzen zur Auswahl der geforderten Argumente eine Markierung über einen Auswahlrahmen ein. Excel sucht sich nach dem Anklicken eines Eintrags aus dem Listenfeld selbstständig einen Bereich, der als nächstliegendes Argument markiert wird. Trifft diese Annahme von Excel nicht zu, können Sie die Markierung verändern, bevor Sie die Eingabe zur Übernahme in die Tabelle bestätigen.

HINWEIS

AutoSumme bei Mehrfachmarkierung Die Funktion AUTOSUMME arbeitet auch bei einer Mehrfachmarkierung (zur Markierung in Excel siehe Kapitel 5, Abschnitt »Zellen markieren«). Wenn Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche klicken, erkennt das Programm automatisch die einzelnen Bereiche, die zur Ermittlung der Summe herangezogen werden müssen. Bestätigen Sie anschließend die Eingabe, wenn Sie nach der Kontrolle der Auswahlrahmen sicher sind, dass Sie die richtigen Bereiche angegeben haben.

Für das folgende Beispiel benutzen Sie die bekannten Umsatzzahlen. Diese werden zunächst in eine neue Arbeitsmappe kopiert (für die Demonstration ist es nicht notwendig, dass die Werte übertragen werden).

1.

Markieren Sie dazu den Bereich A1:D31 aus Umsatztabelle11.xls auf der Registerkarte Umsätze.

275

Kapitel 6


2. Legen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe über die Schaltfläche NEU in der STANDARDSymbolleiste an und beschriften Sie die erste Registerkarte Tabelle1 mit Statistik.

3. Fügen Sie die kopierten Tabellen über Ÿ+V ein. 4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Funktionen in Ihrem Ordner Beispieltabellen.

5. Passen Sie die Zeilenhöhe und Spaltenbreite nötigenfalls an. Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen1.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Somit sind die Vorbereitungen abgeschlossen. Was Sie jetzt interessiert, ist der höchste Wert, der an allen Standorten erzielt wurde. Daher noch einmal kurz zur Wiederholung der Weg über die Schaltfläche:

1.

Fügen Sie unter Zeile 31 eine Zeile ein und beschriften Sie Zelle A32 mit Maximalumsatz/Quartal 2004.

2. Aktivieren Sie Zelle B32. 3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter AUTOSUMME und wählen Sie MAX. Der Auswahlrahmen zeigt die Werte B26:B31 – dies ist die Standardeinstellung. Der markierte Bereich hilft Ihnen hier nicht weiter. Korrigieren Sie den markierten Bereich.

4. Zum Ändern des Auswahlrahmens setzen Sie das Balkenkreuz in Zelle B26 und ziehen die Markierung bis zu Zelle D29. Parallel dazu sehen Sie sowohl in der aktiven Zelle als auch in der Bearbeitungsleiste den markierten Bereich in der Funktionsklammer angegeben.

Abbildung 6.3: Beim Setzen des Auswahlrahmens zeigt die aktive Zelle den markierten Bereich in der Funktionsklammer an

276


5. Bestätigen Sie die Eingabe. Der ermittelte Wert ist in der Zelle verzeichnet. Nun ermitteln Sie den Gegenwert. Wenn Sie den Namen einer Funktion kennen, können Sie diesen auch manuell in die Bearbeitungsleiste eingeben. Ist Ihnen die Funktion vertraut, sind Sie so unter Umständen schneller. Damit Sie sich ein Bild machen können, wird der Minimalwert über die direkte Eingabe des Funktionsnamens eingesetzt:

1.

Fügen Sie unter Zeile 32 eine neue Zeile ein und beschriften Sie Zelle A33 mit Minimalumsatz/Quartal 2004.

2. Aktivieren Sie Zelle B32, in der das Ergebnis stehen soll. 3. Tippen Sie das Gleichheitszeichen und den Namen der Funktion ein: =min. Sie können den Namen der Funktion in Kleinbuchstaben eintippen und müssen nicht auf Großschreibung achten.

4. Geben Sie ohne Leerzeichen die öffnende Klammer ( für die Argumente ein. Die QuickInfo-Anzeige zeigt die Argumente an, die Sie für die Formel benötigen, sobald Sie die öffnende Klammer eingetippt haben. Dabei wird das Argument , an dem der Cursor in der Bearbeitungsleiste gerade steht, fett angezeigt. Die QuickInfo-Anzeige kann gerade bei umfangreichen Formeln eine wertvolle Hilfe sein: Wenn Sie eine Formel oder einen Teil davon eingegeben haben, erscheint in der QuickInfo-Anzeige das Argument fett, das als Nächstes eingegeben werden muss. Umgekehrt: Ist die Formel fertig eingegeben und bestätigt und wird in der Bearbeitungsleiste eingeblendet, zeigt die parallel eingeblendete QuickInfo-Anzeige immer den Bereich der Formel fett an, an dem der Cursor in der Bearbeitungsleiste steht.

5. Geben Sie das vorgeschriebene Argument ein: Markieren Sie dazu mit der Maus den Bereich B26:D29 oder tippen Sie die Bereichseingabe ein. Auch hier müssen Sie nicht auf Großschreibung achten.

6. Bestätigten Sie über die Æ-Taste oder die EINGEBEN-Schaltfläche. Excel berechnet den gewünschten Wert und fügt ihn in die Tabelle ein. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie gleichzeitig die Funktion. Haben Sie die Formel und die Argumente korrekt eingetippt, sind alle kleinen Buchstaben durch Großbuchstaben ersetzt – ein Zeichen dafür, dass Excel die angegebene Funktion »erkannt« hat. Das Verfahren über die direkte Formeleingabe ist vor allem dann praktisch, wenn Sie eine Formel gut kennen und häufig anwenden, so dass Ihnen der Eingabemodus vertraut ist. Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen2.xls unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

277

Kapitel 6


6.3

Zahlenwerte runden

Nach den Funktionen, die Sie über die Schaltfläche direkt einsetzen können, gehört eine weitere Funktion mit zum wichtigsten Repertoire an Funktionen, die Ihnen beim Einsatz von Excel schon fast zwangsläufig begegnen werden. Rundungsfehler? Folgendes Beispiel zeigt Ihnen, dass Sie mit dem Thema vor allem dann in Berührung kommen könnten, wenn Sie Werte mit mehreren Dezimalstellen multiplizieren und anschließend addieren: Die Tabelle Gesamtumsatz 2004 wurde dafür in Schweizer Franken umgerechnet. Und bei der anschließenden Addition der Werte entsteht fast der Eindruck, dass Rechenfehler in Excel nicht ausgeschlossen sind … Sehen Sie dazu auf die Zellen B20 und C20 in Abbildung 6.4 und achten Sie auf die Dezimalstellen.

Abbildung 6.4: Beim Addieren der Werte entstehen Rundungsfehler

Dass das Programm nicht zuverlässig Werte addieren kann, ist ausgeschlossen. Die Fehlerquelle: Excel rundet aufgrund der Zahlenformatierung nur optisch, die Addition basiert aber auf den berechneten mehrstelligen Werten, die aus der Währungsumrechnung resultieren. In Tabelle Gesamtumsatz 2004 (SFr., mit Rundungsfehlern) wurden die €-Umsatzzahlen mit dem Wechselkurs in Zelle B13 multipliziert, die Formel lautet für den ersten Wert in Zelle B16: =B4*$B$13. Die Ergebnisse dieser Währungsumrechnung sind – wie bei Währungsangaben üblich – formatiert als WÄHRUNG und geben zwei Dezimalstellen an (siehe Abbildung 6.5). Das Ergebnis der Multiplikation hat aber insge-

278

Zahlenwerte runden

samt 6 Dezimalstellen, die in den Zellen nicht angezeigt werden. Die »Fehlerquellen« liegen in den Zellen B18 und C20: Hier werden in den Zellen nur optisch gerundete Werte ausgegeben.

Abbildung 6.5: Die Formatierung in der Währung Schweizer Franken

Angenommen, Sie wissen nicht genau über das Runden in Excel Bescheid und kennen auch den Namen der Funktion nicht. In diesem Fall kommt der Funktionsassistent zum Einsatz: Damit werden Sie nicht nur zielsicher beim Eingeben der Argumente zum richtigen Ergebnis geführt, über eine Hilfefunktion erhalten Sie zusätzlich direkt Auskunft über die betreffende Funktion und können sogar ein Beispiel zum Ausprobieren in Ihre Excel-Tabelle kopieren. Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen3.xls, Registerkarte Runden, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero.

1. Öffnen Sie die Tabelle Funktionen3.xls. 2. Aktivieren Sie die Zelle, in der Sie das Ergebnis berechnen wollen: B26. 3. Blenden Sie jetzt den Funktionsassistenten ein, indem Sie auf die Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN

in der Bearbeitungsleiste klicken.

Die Schaltfläche entspricht dem Menübefehl EINFÜGEN/FUNKTION. Ein weiterer Zugang zum Funktionsassistenten bietet sich Ihnen über die Schaltfläche AUTOSUMME: Klicken Sie hier auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie aus dem Listenfeld den Eintrag Weitere Optionen. Mit diesem Befehl wird gleichzeitig das Gleichheitszeichen eingefügt. Nutzen Sie jetzt die Hilfefunktion des Programms. Das Eingabefeld unter FUNKTION SUCHEN ist ohnehin markiert.

279

Kapitel 6


Abbildung 6.6: Der Funktionsassistent

4. Geben Sie unter FUNKTION SUCHEN ein, für welche Aufgabe Sie die gesuchte Funktion benötigen: Runden. Klicken Sie anschließend auf START. Unter der Kategorie EMPFOHLEN listet Excel jetzt alle Funktionen auf, die unter diesem Stichwort verzeichnet sind.

5. Markieren Sie über die Bildlaufleiste die gewünschte Funktion. Unter dem Listenfeld sehen Sie einen kurzen Hilfetext: In der ersten Zeile steht die Syntax der Funktion, in der zweiten eine Kurzbeschreibung.

Abbildung 6.7: Unter dem Listenfeld Funktion auswählen steht eine Kurzbeschreibung der markierten Funktion

6. Wenn Ihnen dieser Beschreibungstext zu wenig aussagekräftig ist, klicken Sie auf HILFE FÜR DIESE FUNKTION. Die Excel-Hilfe gibt noch einmal die Syntax der Funktion an, darunter finden Sie eine exakte Beschreibung der geforderten Argumente. Wie die Funktion rechnet bzw. was Sie darüber hinaus beachten müssen, finden Sie unter Hinweise. Um Erfahrungen mit der Funktion zu sammeln, können Sie darüber hinaus das Beispiel kopieren.

280

Zahlenwerte runden

Abbildung 6.8: Die Microsoft Excel-Hilfe für die Funktion Runden

7. 8.

Schließen Sie die Excel-Hilfe. Ist die Funktion RUNDEN nach wie vor markiert, klicken Sie im Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN auf OK. Im folgenden Dialog FUNKTIONSARGUMENTE machen Sie die erforderlichen Angaben: Für jedes Argument steht ein eigenes Eingabefeld zur Verfügung – auch wird im unteren Bereich des Dialogfelds ein Hilfetext zu dem betreffenden Argument angezeigt. Der Cursor steht bereits im ersten Eingabefeld ZAHL:

9.

Geben Sie den Zellbezug oder die Formel entweder über direktes Eintippen oder durch Anklicken der Zellen unter ZAHL ein. Die Formel lautet: B4*$B$13. Schneller ist in den meisten Fällen das direkte Anklicken in der Tabelle.

10.

Setzen Sie den ersten Bezug B4 durch Anklicken der Zelle. Wenn Sie auf das Symbol neben dem Eingabefeld klicken, wird das Dialogfeld FUNKTIONSARGUMENTE REDUZIERT angezeigt, so dass Sie die meisten Zellen der darunter liegenden Tabelle gut anklicken können.

11. Tippen Sie das Rechenzeichen *. 12. Klicken Sie auf Zelle B13, markieren Sie diese in der Eingabemaske und drücken Sie anschließend auf Ì.

Der absolute Zellbezug $B$13 ist wichtig für das spätere Kopieren der Funktion.

281

Kapitel 6


Abbildung 6.9: Geben Sie die Funktionsargumente ein

13. Legen Sie die Anzahl der Dezimalstellen auf 2 fest. Das Dialogfeld zeigt Ihre Eingaben unter FORMELERGEBNIS an – kontrollieren Sie Ihre Festlegung.

14. Zum Einfügen der Funktion klicken Sie auf OK. 15. Bestätigen Sie zum Abschluss diese Eingabe. Jetzt rundet Excel das Produkt aus Umsatzzahl und Umrechnungskurs auf 2 Nachkommastellen ab. Der Wert, den Sie jetzt in der Zelle sehen, ist gleichzeitig die Zahl, mit der das Programm »rechnet«. Um die Tabelle fertig zu stellen, kopieren Sie die Funktion für die gesamte Tabelle:

1. Aktivieren Sie Zelle B26. 2. Kopieren Sie die Funktion bis in Zelle D26. 3. Aktivieren Sie wieder Zelle B26 und kopieren Sie die Funktion bis in Zelle B29.

282

Zahlenwerte runden

4. Aktivieren Sie Zelle C26 und kopieren Sie die Funktion bis in Zelle C29. 5. Aktivieren Sie Zelle D26 und kopieren Sie die Funktion bis in Zelle D29. Jetzt sind alle Werte in der Währung Schweizer Franken ausgegeben. Nun berechnen Sie noch die Summe nach dem bekannten Verfahren:

1. Aktivieren Sie Zelle B30 und klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOSUMME. 2. Kopieren Sie die Funktion bis in Zelle D30. Sie sehen die Veränderungen an der letzten Dezimalstelle im Ergebnis für Berlin und Hamburg.

Abbildung 6.10: Nun sind die Summen richtig

Diesen vorläufigen Stand der Tabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen4.xls,Registerkarte Runden, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Das Beispiel mag Ihnen zunächst sehr konstruiert erscheinen … zugegeben. Doch denken Sie einmal an einen Computerhersteller und die Kostenkalkulation für die einzelnen Bauteile eines PC-Modells, die für die Produktion zugekauft werden. Minimale Preisunterschiede führen hier schnell zu erklecklichen Differenzen in der »Endabrechnung«. In den folgenden Abschnitten werden Ihnen ausgewählte Funktionen vorgestellt.

283

Kapitel 6


6.4

Provisionen berechnen

Für diese Tabellen wurden noch einmal die Umsatzzahlen des Beispiels vorausgesetzt. Die Provisionen werden einmal mit der WENN-Funktion berechnet. Dabei geht es um ein zweistufiges Modell, das zu berechnen ist. Wenn ein Provisionsmodell Stufen hat, reichen die Möglichkeiten der WENN-Funktion nicht aus. Um ein mehrschichtiges Modell zu berechnen, müssen Sie auf die Matrixfunktion SVERWEIS zurückgreifen.

Einfache Provisionsberechnung (WENN-Funktion) Für dieses Beispiel dienen die Umsatzzahlen aus der Umsatztabelle.xls als Grundlage. Die Provisionen für das 1. Quartal 2005 für die fünf Mitarbeiter des Standorts Berlin sind in ihrer Höhe davon abhängig, ob die Zielvorgabe für das Jahr 2005 erreicht wurde. Ist dies der Fall, wird eine Provision von 5 % bezahlt, sonst 3 %. Die WENN-Funktion, die in diesem Fall zum Einsatz kommt, ermöglicht – wie alle logischen Funktionen – die Umsetzung einer Bedingung. Diese lautet: Erreichen des Umsatzziels, und sie muss entsprechend formuliert werden. Vor allem im Zusammenhang mit Umsatzzahlen haben die logischen Funktionen eine große Bedeutung: Denn auf Basis der Umsatzzahlen können Sie eine Reihe weiterführender Berechnungen anstellen. Dabei prüfen logische Funktionen, ob eine gesetzte Bedingung erfüllt ist oder nicht. Die Ausgabe in der Zelle ist dann entweder wahr oder falsch. Wird die gesetzte Bedingung in einer Formel mit einer Berechnung kombiniert, so können als Ergebnis in der Zelle auch Werte berechnet werden, die je nach dem Ergebnis der Prüfung unterschiedlich ausfallen.

Syntax der WENN-Funktion =WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) (Die Argumente, die Sie obligatorisch einsetzen müssen, sind bei der Angabe der Syntax immer fett gedruckt.)

Argumente der WENN-Funktion b Prüfung: In diesem Argument legen Sie die Bedingung fest. Dabei müssen Sie in der

Formulierung der Bedingung noch darauf achten, dass Sie in der Folge die Dannbzw. Sonst-Anweisung richtig kombinieren. Beim Formulieren des Prüfkriteriums kommen die Vergleichsoperatoren zum Einsatz, die in Kapitel 5, Abschnitt »Werte berechnen«, in Tabelle 5.7 dargestellt wurden. Das Ergebnis der Überprüfung ist entweder wahr oder falsch. b Dann_Wert: Das Argument, das als Dann_Wert eingegeben wird, wird nur dann ausgeführt, wenn die Prüfung den Wert wahr ergeben hat. Als Dann_Wert können Texte, Werte, Formeln oder Funktionen eingesetzt werden.

284

Provisionen berechnen b Sonst_Wert: Das Argument, das als Sonst_Wert eingegeben wird, wird nur dann aus-

geführt, wenn die Prüfung den Wert falsch ergeben hat. Als Sonst_Wert können Texte, Werte, Formeln oder Funktionen eingesetzt werden. Nur die Argumente Prüfung und Dann_Wert sind obligatorisch. Fehlt die Angabe eines Dann_Werts, gibt die Funktion den Wert 0 zurück, wenn die Prüfung das Ergebnis falsch zurückgibt.

HINWEIS

WENN-Funktionen schachteln Für umfangreichere Berechnungen können bis zu 7 WENN-Funktionen geschachtelt werden (die immer an Stelle der Dann_ oder Sonst_Werte eingefügt werden).

Einsetzen der Funktion Die vorbereitete Beispieltabelle finden Sie unter dem Dateinamen Funktionen5.xls, Registerkarte Wenn, unter dem Link www.mut.de/fuersBuero. Die Tabelle geht von einem Sollumsatz pro Quartal aus (berechnet in Beispieltabelle.xls). Diese Zielvorgabe wird auf alle fünf Mitarbeiter gleichmäßig als Umsatzziel verteilt (Zelle B4). Die Umsätze der einzelnen Mitarbeiter sind in Spalte C eingetragen. Die davon abhängige Provisionszahlung wird in Spalte D errechnet:

1. Aktivieren Sie Zelle D9. 2. Fügen Sie eine WENN-Funktion ein: entweder über die Schaltfläche FORMEL EINFÜGEN

oder tippen Sie den Namen der Funktion direkt ein.

(Bei den nächsten Schritten wird die WENN-Funktion über die direkte Eingabe eingesetzt, da die Syntax der Funktion und die einzelnen Argumente oben bereits erläutert wurden. Dies gilt im Übrigen auch für alle folgenden Beispiele dieses Kapitels.)

.

Abbildung 6.11: Einsetzen der WENN-Funktion

3. Das Argument für die Prüfung lautet: C9Word wird in der Praxis relativ häufig benötigt. Beim Verknüpfen müssen Quell- und Zieldatei ebenfalls geöffnet sein.

1.

Markieren Sie den Bereich der Quelldatei, den Sie übernehmen wollen. Für das Beispiel ist dies dieselbe Tabelle wie in Abbildung 13.1.

TIPP

Diagramm einfügen Diagramme können Sie auf die gleiche Art und Weise in Word oder PowerPoint einfügen wie kopierte Tabellen. Wichtig dabei: Die ganze Diagrammfläche muss markiert werden. Sind nur Teile des Diagramms markiert, ist der Befehl KOPIEREN nicht aktiv.

2. Drücken

Sie die Schaltfläche KOPIEREN oder gehen Sie über BEARBEITEN/KOPIEREN zum Einfügen des markierten Bereichs in die Zwischenablage.

3. Wechseln

Sie nun zur Zieldatei und setzen den Cursor an die Stelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll. In PowerPoint setzen Sie den Cursor an die betreffende Stelle innerhalb eines Platzhalters oder markieren einen Platzhalter.

Abbildung 13.3: Die vorbereitete PowerPoint-Folie

4. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN. 5. Wählen Sie die Option VERKNÜPFEN. Würden Sie sich an dieser Stelle für Einfügen entscheiden, würden Sie das Objekt in die Zieldatei fest einbetten (mehr dazu im Abschnitt »Einbetten«).

528

Verknüpfen

6. Wählen Sie die Option VERKNÜPFUNG EINFÜGEN. Im Listenfeld ALS sehen Sie das Dateiformat der Quelldatei, mit dem das Objekt in die Zieldatei eingefügt wird. Denn beim Verknüpfen wird der ursprüngliche Dateityp beibehalten.

Abbildung 13.4: Eine Verknüpfung einfügen

7.

Bestätigen Sie mit OK. Die Tabelle ist nun auf der Folie eingefügt.

Abbildung 13.5: Die Tabelle ist in den Inhaltsplatzhalter übernommen – sie ist aber weiterhin eine Excel-Datei

In der Standardeinstellung ist beim Verknüpfen die automatische Aktualisierung der Daten aktiviert: Dabei werden bei jedem Öffnen der Dateien die verknüpften ExcelDaten mit der Quelldatei verglichen und bei Bedarf aktualisiert. Meist werden Sie beim Öffnen einer Datei, die Verknüpfungen enthält, gefragt, ob Sie eine Aktualisierung durchführen möchten oder nicht. Sie können das Aktualisieren aber auch manuell durchführen. Mehr dazu unter dem Hinweis »Verknüpfungen bearbeiten«.

ACHTUNG

Verknüpfte Dateien müssen zugänglich sein! Damit verknüpfte Dateien immer zugänglich bleiben, muss der Pfad zum Speicherort der Datei immer der richtige bzw. die Datei auch tatsächlich auf dem Rechner vorhanden sein. Achten Sie also beim Verschieben oder Löschen von Dateien darauf. Wenn Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle oder ein Diagramm in eine Präsentation eingefügt haben und diese für eine Präsentation auf einem anderen Datenträger speichern, müssen Sie die zugehörige Excel-Datei ebenfalls mit kopieren. Beim Öffnen der Präsentation kann PowerPoint sonst nicht auf die verknüpften Excel-Daten zugreifen.

529

Kapitel 13 Exkurs: Daten übertragen

Die Aktualisierung der Daten wird vor allem dann wichtig, wenn die Aktualität der Daten ausschlaggebend ist und die eingefügten Werte sich immer wieder ändern können. Zum Bearbeiten des verknüpften Objekts öffnen Sie das Programm, mit dem es erstellt wurde, mit Doppelklick. In der Quelldatei erscheint dabei die verknüpfte Passage markiert. Und umgekehrt: Wird das eingefügte Objekt direkt im Ursprungsprogramm bearbeitet, werden nur diejenigen Änderungen in die Zieldatei übernommen, die den Bereich betreffen, der auch tatsächlich eingefügt wurde.

HINWEIS

Verknüpfen einer kompletten Datei Auch eine ganze Datei lässt sich verknüpfen:

1.

Klicken Sie in der Zieldatei auf EINFÜGEN/OBJEKT/AUS DATEI ERSTELLEN.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN und wählen Sie aus dem Dialogfeld die betreffende Datei aus.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor VERKNÜPFUNG und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 13.6: Eine komplette Datei verknüpfen

Verknüpfungen bearbeiten Damit Sie Verknüpfungen bearbeiten können, müssen Sie diese zunächst im Dialogfeld VERKNÜPFUNGEN anzeigen, das Sie über BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN aufrufen. Dieser Befehl ist nur aktiv, wenn Verknüpfungen in dieser Datei vorhanden sind. b Über die Optionsschaltflächen AUTOMATISCH und MANUELL stellen Sie ein, wie die

Verknüpfung aktualisiert werden soll.

Abbildung 13.7: Verknüpfung bearbeiten

530

Einbetten b Eine manuelle Aktualisierung setzen Sie über die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN

in Gang. b QUELLE ÖFFNEN: Öffnet das verknüpfte Objekt zusammen mit dem Programm, mit

dem es erstellt wurde – nun können Sie das Objekt bearbeiten. b QUELLE ÄNDERN: Hier aktualisieren Sie die Pfadangabe, wenn die Quelldatei an einen

anderen Speicherort verschoben wurde. b VERKNÜPFUNG AUFHEBEN: Die Verknüpfung wird gelöscht. Beide Dateien existieren jetzt unabhängig voneinander. Damit haben Sie das Wichtigste zum Thema Verknüpfungen gelesen.

13.3 Einbetten Der Begriff Einbetten beschreibt eine weitere Methode, eine Datei einzufügen: Dabei wird die Quelldatei in die Zieldatei kopiert und Sie haben anschließend auch zwei voneinander unabhängige Dateien. Aber: Die eingefügte Datei kann mit der ganzen Funktionalität des Programms bearbeitet werden, mit dem Sie es erstellt haben. Für das Beispiel wurde eine Tabelle aus den erstellten Beispielen in ein Word-Dokument eingebettet:

1. Markieren Sie den Bereich der Quelldatei, den Sie übernehmen wollen. 2. Drücken Sie die Schaltfläche KOPIEREN oder wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN zum Einfügen des markierten Bereichs in die Zwischenablage.

3. Wechseln Sie zur Zieldatei und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der markierte Bereich eingefügt werden soll.

4. Wählen Sie BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN. Die Option EINFÜGEN ist voreingestellt.

Abbildung 13.8: Eine Excel-Tabelle einbetten

Im Dialogfeld INHALTE EINFÜGEN wählen Sie unter ALS: den Eintrag, der das Programm der Quelldatei kennzeichnet – denn mit diesem Programm wollen Sie die eingefügte Datei später wieder bearbeiten.

531


5. Klicken Sie zum Einbetten auf OK. Das Objekt in nun in der Zieldatei eingefügt.

Abbildung 13.9: Die Tabelle ist eingebettet – und daher in der Normalansicht grau hinterlegt

6. Zum Bearbeiten der Tabelle doppelklicken Sie auf das Feld. Es wird zusammen mit dem betreffenden Programm zum Bearbeiten geöffnet. Dabei muss dieser Vorgang nicht immer für Sie deutlich werden: Es kann sein, dass auch nur zusätzliche Symbolleisten auf der Bildschirmoberfläche eingeblendet werden.

Abbildung 13.10: Die Excel-Tabelle in Word bearbeiten – achten Sie genau auf Menü-, Symbolleisten und die Statuszeile

532

Zwei »Sonderfälle«

Dies zum Thema Einbetten. Damit wurden Ihnen die drei Methoden, wie Sie Ihre OfficeDaten programmübergreifend einsetzen, in einem Überblick vorgestellt.

13.4 Zwei »Sonderfälle« PowerPoint-Präsentation in Word ergänzen Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellt haben und sich zum Eingeben von Notizen mehr Platz wünschen – z.B. weil Sie Ihren eigenen Vortragstext formulieren oder weil Sie für Ihre Zuhörer die Folien ausführlich kommentieren möchten –, können Sie alle Folien in einem Arbeitsgang an Word senden: Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie im Menü DATEI auf SENDEN AN. 2. Wählen Sie MICROSOFT OFFICE WORD. 3. Im Dialogfeld AN MICROSOFT OFFICE WORD SENDEN haben Sie fünf verschiedene Layoutversionen zur Auswahl.

Abbildung 13.11: Das Layout der PowerPoint-Präsentation in Word

4. Wählen Sie entweder den Modus EINFÜGEN oder VERKNÜPFUNG EINFÜGEN. Die unterschiedlichen Auswirkungen wurden bereits erläutert.

5. Klicken Sie auf OK. Die Folien der Präsentation werden nun in ein Word-Dokument übertragen – Ihre Notizen können Sie eingeben und bearbeiten, wie Sie es für Word gelernt haben.

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Abbildung 13.12: Zum Einfügen von Notizen setzen Sie den Cursor an eine Absatzmarke

Outlook-Adressen und Word Wie Sie Outlook-Adressen in Word einsetzen, kam schon in Kapitel 9 im Abschnitt »Neuen Brief an Kontaktperson schreiben« zur Sprache. Deshalb der Vollständigkeit halber an dieser Stelle nur zwei kurze Hinweise: b Wenn Sie in Word einen Brief mit dem Brief-Assistenten erstellen, können Absender

und Empfängeradresse aus dem Outlook-Adressbuch ausgewählt werden. b Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, in Word die Schaltfläche ADRESSBUCH über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN in die Symbolleiste einzufügen und anschließend für alle Word-Dokumente einzusetzen. Möchten Sie eine Word-Adresse in ein Outlook-Kontaktformular überführen, kann dazu kein »Kopieren/Einfügen«-Rezept angegeben werden. Die einzige Möglichkeit: Sie kopieren zunächst die komplette Adresse in Word, wechseln zu Outlook und rufen ein neues Kontaktformular auf. Wenn Sie nun die Adresse in das Notizfeld einfügen, können Sie anschließend die Angaben über Kopieren und Einfügen auf die einzelnen Eingabefelder aufteilen. Ist Ihnen dieses Verfahren zu umständlich? Dann bleibt nur das Eintippen. Nachdem Sie nun (vielleicht) dem Buch tapfer bis zu dieser Stelle gefolgt sind: Vielen Dank für Ihr Interesse. Autorin und Verlag freuen sich über Anregungen und Kritik!

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Glossar Absatz – Ein Absatz ist eine spezielle Einheit in einem Word-Dokument und beinhaltet die Zeichenfolge, die zwischen zwei Absatzmarken steht. Absoluter Bezug – Ein Zellbezug, der beim Kopieren einer Formel in Excel unverändert übernommen wird. Adressbuch – Adressbücher dienen u. a. zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen und Faxnummern. In Outlook und Word können die dort gespeicherten Daten abgerufen werden. Animation – Der Begriff bezeichnet optische und akustische Effekte, mit denen Folienelemente während einer Bildschirmpräsentation eingeblendet werden. Ansicht – Eine Reihe verschiedener Ansichtsmodi, die Sie bei allen Office-Programmen unter dem Menüpunkt ANSICHT oder über spezielle Schaltflächen wählen können. Argument – Notwendige Eingabe in einer Excel-Funktion. Assistent – In allen Office-Programmen hilft eine Reihe von Assistenten durch die Angabe der einzelnen Arbeitsschritte bei der Bewältigung von umfassenden Aufgaben. Aufgaben – In Outlook erfassen Sie Arbeiten, die Sie termingerecht erledigen müssen, über den Programmbereich Aufgaben. Dadurch können Sie den Status dieser Aufgabe verfolgen. Aufgabenbereich – In diesem zusätzlichen Befehlsbereich in Office-Programmen können bestimmte Bearbeitungssituationen zusammenhängend bearbeitet werden. Ausschneiden – Mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche oder über den Menübefehl fügen Sie ein markiertes Element in die Zwischenablage ein und entfernen es gleichzeitig von seiner aktuellen Position. AutoAusfüllen – Funktion in Excel, mit der Datenreihen automatisch erstellt werden. AutoFormen – Vorgefertigte geometrische Formen, Linien oder Verbindungen, die frei in Office-Dateien eingefügt werden können. AutoKorrektur – Diese Funktion korrigiert selbstständig Eingabefehler. Automatische Korrekturen können über einen Smarttag wieder rückgängig gemacht werden. Automatisches Anpassen – Diese Funktion in PowerPoint passt eingefügte Elemente automatisch an den dafür vorgesehenen Platzhalter an. Automatisches Anpassen kann über einen Smarttag wieder rückgängig gemacht werden. Bearbeitungsleiste – Gibt in Excel die Eingaben in der aktiven Zelle an, die an dieser Stelle ebenfalls bearbeitet werden können. Benutzerkonto – Unter Windows wird für jeden registrierten Benutzer ein eigenes Benutzerkonto geführt, d.h. es wird eine Datei angelegt, in der Benutzername, Kennwort und die Art des Benutzerkontos mit den jeweiligen Berechtigungen gespeichert sind (die den Zugang zu dem Computer oder das Netzwerk steuern). Benutzerprofil – Im Benutzerprofil werden Informationen über die anwenderbezogenen Nutzung des Betriebssystems und der einzelnen Programme gespeichert, zum Beispiel die Einstellungen für den Desktop und die Office-Programme. Bereich – In Excel die Fläche mit Zellen, die von zwei verschiedenen Zelladressen begrenzt wird.

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Glossar Betriebssystem – (engl. operating system). Das Betriebssystem ist das Basisprogramm eines Computers und wird beim Einschalten gestartet. Mit Hilfe des Betriebssystems wird das Zusammenspiel der an den Rechner angeschlossenen Hardware und der Laufwerke mit den installierten Programmen gesteuert. Windows XP, das aktuelle Betriebssystem von Microsoft, von dem in diesem Buch die Rede ist, stellt zudem eine grafische Benutzeroberfläche zur Verfügung. Windows XP arbeitet mit Benutzerkonten, so dass mehrere Personen mit einem Computer arbeiten können und gleichzeitig ihre benutzerspezifischen Einstellungen gespeichert werden. Bildauflösung – Die Bildauflösung gibt die Zahl der Punkte pro Zoll an. Bildlaufleisten – Mit Hilfe der Bildlaufleisten an den Fensterrändern blenden Sie in allen Office-Programmen diejenigen Bereiche einer Datei ein, die über den aktuell gezeigten Ausschnitt hinausgehen. Blattregister – Nennt alle Arbeitsblätter einer Excel-Arbeitsmappe. Browser – Ein Browser ist das Programm, das den Zugang zum WWW herstellt. Die bekanntesten Browser sind im Augenblick der Internet Explorer und der Netscape Navigator. Bundsteg – Zusätzlicher Platz am linken (oder inneren) Seitenrand, der für den Bindefalz der Ausdrucke vorgesehen ist. ClipArt – Alle Office-Programme verfügen über eine gemeinsame Sammlung von vorgefertigten Grafiken. Die ClipArt-Galerie verfügt über Miniaturbilder mit oder ohne Animationen, Zeichnungen, Fotos und Videos, die als Objekte in die Office-Dateien eingefügt werden. Cursor – Einfüge- oder Schreibmarke. Der Cursor blinkt an der aktuellen Position, an der Sie Eingaben machen können. Datei – Eine Datei ist ein Satz zusammengehörender Daten, die auf einem Speichermedium unter einem eindeutigen Namen plus zugehöriger Dateierweiterung abgelegt sind. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Programmdateien (diese enthalten so genannten ausführbaren Programmcode; die Extension ist *.exe) und den Dateien, die Sie selbst gespeichert haben. Dateianhang – Datei, die beim Versenden an eine E-Mail angefügt wird und mit Hilfe des Programms gelesen werden kann, mit dem sie erstellt wurde. Dateityp – Der Dateityp wird durch die Dateierweiterung angezeigt, die von dem Programm vergeben wird, mit dem diese Datei erstellt wurde. Datumsnavigator – Übersichtskalender in Outlook, der eingeblendet wird und über den eine Datumsauswahl erfolgen kann. Desktop – Als Desktop wird die Benutzeroberfläche des Betriebssystems bezeichnet. Diagramm – Ein Diagramm setzt tabellarisch angeordnete Werte in eine grafische Darstellung um. Dialogfeld – Dialogfelder werden eingesetzt, um dem Programm notwendige Informationen mitzuteilen, die es zum Ausführen eines bestimmten Befehls benötigt. Dokumentvorlage – Diese Datei wird als Vorlage für neue Word-Dokumente eingesetzt. Download – Herunterladen von E-Mails oder Informationen aus Webseiten von einem Server und anschließendes Speichern auf dem Computer. Drag&Drop – (engl. für Ziehen und Ablegen) Mit diesem Verfahren können Sie markierte Elemente verschieben.

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Glossar Drucken – Die Ausgabe einer Office-Datei. Neben dem klassischen Ausdruck auf Papier beinhaltet dieser Begriff in PowerPoint auch die Herstellung von Folien oder Vorlagen für Dias. Editor – Programm zum Schreiben und Bearbeiten einfacher Textdateien. Eigene Dateien – Dieser Systemordner ist unter Windows XP als Standardspeicherort für die Dateien vorgesehen, die Sie mit den installierten Programmen erstellen. Einfügen – Mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche oder über den Menübefehl fügen Sie markierte Elemente aus der Zwischenablage in die aktuelle Datei ein. Eingebettetes Objekt – Das Objekt wurde aus einer Quelldatei in eine Zieldatei eingefügt. Dabei wird es fester Bestandteil der Zieldatei und hat keine Verbindung mehr zur ursprünglichen Ausgangsdatei. Element – Datei, die in Outlook gespeichert ist. Die wichtigsten Elemente sind E-Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben. E-Mail – (engl. electronic mail) Via Internet oder ein Computernetzwerk können Mitteilungen verschickt und empfangen werden. Entwurfsvorlage – Eine Entwurfsvorlage ist ein fertig gestalteter, farbiger Folienhintergrund. Farbpalette – In der Office-Farbpalette kann eine Reihe von Farben über das Anklicken des betreffenden Kästchens für markierte Objekte und Elemente zugewiesen werden. Farbschema – Eine Palette von acht Farben, die in PowerPoint von der jeweils aktuell eingesetzten Entwurfsvorlage abhängt. Feldbezug – Dieser gibt in einer Excel-Datei die Zelladresse(n) an, die einer weiteren Funktion zugrunde gelegt wird. Fenster – Wichtigste Elemente einer grafischen Benutzeroberfläche sind Fenster: Bei Windows und Office werden alle Aktionen am Rechner über das entsprechende Fenster durchgeführt. Fenster sind durch einen Rahmen gekennzeichnet, der Fenstername steht in der Titelleiste. Foliendesign – Unter dem Stichwort Foliendesign existieren in PowerPoint drei Aufgabenbereiche: Entwurfsvorlagen, Farbschemas und Animationsschemas. Foliensortierung – Diese zeigt die Folien einer Präsentation in einem großen Übersichtsfenster an. Folientitel – Die Überschrift einer Folie. Formatierung – Über die Formatierungsoptionen in allen Office-Programmen können Sie das Aussehen von Texten, Objekten und grafischen Elementen bestimmen – und zusätzlich auch das Zahlenformat in Excel-Tabellen. Formatvorlagen – Diese Elemente einer Dokumentvorlage in Word regeln die Formatierung für einzeln gekennzeichnete Absätze innerhalb des Dokuments. Mit Formatvorlagen können Sie einmal festgelegte Absatz- und Zeichenformatierungen zuweisen, ohne sie immer wieder neu festlegen zu müssen. Formel – In Excel eine Berechnung, die mit der Angabe eines Gleichheitszeichens eingeleitet wird. Formelansicht – In Excel werden in dieser Ansicht in den Zellen nicht die Ergebnisse, sondern die Formeln selbst angezeigt. Funktion – In Excel eine vordefinierte Formel, mit der umfangreiche Berechnungen über die Eingabe der geforderten Argumente durchgeführt werden können.

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Glossar Gitternetzlinien (oder Tabellengitternetz) – Dieses Tabellenraster dient zur besseren Orientierung bei der Arbeit mit Tabellen. In der Standardeinstellung der Office-Programme werden Gitternetzlinien immer eingeblendet (repräsentiert durch graue Linien), aber nicht automatisch gedruckt. Grafische Benutzeroberfläche (Graphical User Interface, GUI) – Die grafische Benutzeroberfläche eines Programms erlaubt, Befehle über Schaltflächen und Symbole auszuführen, die mit Hilfe eines Zeigegeräts, in der Regel der Maus, angesteuert werden. Internet – Das Internet ist ein weltweiter Verbund von voneinander unabhängigen Rechnernetzen. Als Übertragungsprotokoll dient das TCP/IP. Ein wichtiger Teil des Internets ist das WWW. Internetadresse – Die Adresse für eine Webseite im Internet. Kalender – Dieser Bereich in Outlook dient zur Terminplanung. Kontakte – Dieser Bereich in Outlook dient zum Erfassen und Verwalten und Adressen. Kontextmenü – Über die rechte Maustaste können Sie in allen Office-Programmen das Kontextmenü einblenden – und darüber die angegebenen Befehle direkt ausführen. Welche in der aktuellen Bearbeitungssituation eingeblendet werden, hängt vom „Kontext“ ab. Kopf- und Fußzeile – Angaben oder Text, der am oberen oder unteren Seitenrand von OfficeDateien eingeblendet wird und sich auf jeder Seite wiederholt. Kopieren – Mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche oder über den Menübefehl fügen Sie markierte Elemente in die Zwischenablage ein. Laufwerk – Ein PC arbeitet mit Laufwerken. Als Laufwerke werden alle Datenträger bezeichnet, die in den Rechner fest eingebaut bzw. mit ihm verbunden sind. Den einzelnen Laufwerken werden vom Betriebssystem standardisierte Kennbuchstaben zugeordnet. Normalerweise ist A: das Diskettenlaufwerk, C: das Laufwerk auf der Festplatte. In Windows XP führt der Ordner Arbeitsplatz jedes interne und externe Laufwerk auf, das Sie an Ihren Rechner angeschlossen haben. Lineal – Maßreihe am oberen oder seitlichen Seitenrand des Word-Arbeitsbereichs. Markieren – Der Vorgang des Markierens ist ein wichtiger Bestandteil aller Office-Programme. Sie kennzeichnen damit die Teile eines Word-Dokuments, einer Excel-Mappe oder einer PowerPoint-Präsentation, für die Sie anschließend einen weiteren Befehl erteilen wollen. Menüleiste – Leiste unterhalb der Titelleiste, die alle Befehlskategorien eines Office-Programms enthält. Ordner – Ein übergeordnetes Verzeichnis, in dem einzelne Dateien (oder weitere Unterordner) gespeichert sind. Ordner sind die Basis des Dateiablagesystems in Windows XP und für die Office-Programme. Papierkorb – Dieser Systemordner speichert gelöschte Dateien. Platzhalter – Platzhalter sind in PowerPoint definierte Eingabefelder, in die entweder Text oder Objekte auf die Folie eingefügt werden. Proportionalschrift – In einer Proportionalschrift hat jedes Zeichen eine spezielle, optisch angepasste Breite. Provider – Ein Unternehmen, das Dienstleistungen rund um das Internet anbietet.

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Glossar Rahmenlinien – Für markierte Bereiche (Seiten, Zellen, Objekte, Platzhalter usw.) in Office können verschiedene Rahmenlinien formatiert werden. Rahmenlinien sind zu unterscheiden von Gitternetzlinien einer Tabelle. Registerkarten – Manche Dialogfelder sind zusätzlich durch Registerkarten thematisch aufgegliedert, um die Befehlsoptionen übersichtlich zusammenzufassen. Relativer Bezug – Ein Zellbezug, der beim Kopieren einer Formel in Excel automatisch angepasst wird. Rubrikenachse – Diejenige Achse des Diagramms, auf der die Beschriftungen angegeben werden. Je nach Diagrammtyp ist dies die X- (z.B. Säulendiagramm) oder die Y-Achse (z.B. Balkendiagramm). Seitenansicht – Anzeige einer oder mehrerer Seiten einer Office-Datei, um das Druckbild zu kontrollieren. Seitenansicht – Über die Seitenansicht kann das Druckergebnis in allen Office-Programmen vorab kontrolliert werden. Seitenumbruch – Dieser Begriff kennzeichnet den Seitenwechsel in einer Word- oder ExcelDatei. Der Seitenumbruch wird von den Programmen automatisch durchgeführt, kann aber auch beeinflusst werden. Seitenumbruchvorschau – Ansicht in Excel, mit der der Seitenumbruch und die Druckreihenfolge großer Tabellen manuell eingestellt werden kann. Serienbrief – Bei einem Serienbrief wird ein gleich bleibender Briefinhalt an verschiedene Empfänger verschickt – Adresse, Anrede oder weitere individuelle Eingaben werden dabei für jeden einzelnen Brief über eine Adressliste eingelesen. Signatur – Mit einer Signatur werden die Absenderangaben unter eine E-Mail gesetzt. Silbentrennung – Trennfunktion für Word-Dokumente. Spalte – Als Spalte werden die vertikalen Reihen einer Tabelle bezeichnet, die in der Regel alphabetisch bezeichnet sind. Statusleiste – Die Leiste am unteren Bildschirmrand informiert in allen Office-Programmen über wichtige Details zum laufenden Programm. Suchmaschine – Mit Hilfe von Suchmaschinen können Sie im Internet systematisch recherchieren. Populäre Suchmaschinen sind u. a. www.google.de, www.yahoo.de, www.lycos.de oder www.msn.de. Symbolleiste – In allen Office-Programmen gibt es eine Reihe von Symbolleisten mit Schaltflächen, über die Sie die betreffenden Optionen und Befehle über direktes Anklicken wählen können. Tabelle – In einer Tabelle werden Zahlen oder Text regelmäßig über Spalten oder Zeilen angeordnet. Tabulator – Der Tabulator legt die Halteposition des Cursors nach dem Drücken der Å-Taste fest. Termin – Haben Sie Ihre Termine über den Outlook-Bereich TERMINE erfasst, werden Sie durch das Programm automatisch erinnert. Textfeld – Mit einem Textfeld kann Text frei in einer Office-Datei platziert werden.

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Glossar URL (Uniform Resource Locator) – Die URL ist die genormte Adresse einer Webseite im WWW, über die diese von den Webbrowsern im Netz identifiziert werden kann. Eine URL im WWW sieht folgendermaßen aus: Dienst://Server/Verzeichnis/Dokument. Über die Eingabe von http://www.mircrosoft.com/germany/office in Ihren Browser kommen Sie beispielsweise zur Webseite von Microsoft für das Office-System. Verknüpftes Objekt – Das Objekt wurde aus einer Quelldatei in eine Zieldatei eingefügt. Dabei bleibt die Verbindung zur Quelldatei erhalten und das Objekt wird in der Zieldatei automatisch aktualisiert, wenn die Daten der Quelldatei verändert wurden. Verknüpfung – Wird unter Windows eine Verknüpfung angelegt, so bedeutet dies in der Praxis, dass man über sie direkten Zugang zu Programmen und Dateien erhält, die in einem anderen Verzeichnis auf dem Rechner gespeichert sind. Wenn Verknüpfungen gelöscht werden, bleiben die Originaldateien unverändert erhalten. Verzeichnis (Directory) – Innerhalb des Betriebssystems werden zusammengehörende Dateien in einem Verzeichnis gespeichert. Unter Windows werden Verzeichnisse in der Regel durch einen Ordner repräsentiert. Verzeichnisse können aus mehreren UnterverzeichnisEbenen bestehen; im Windows-Explorer wird die hierarchische Ordnerstruktur in der Anzeige berücksichtigt. Windows-Explorer – Über ein zweigeteiltes Fenster können im Explorer die Ordnerhierarchie angezeigt und Dateien und Ordner verschoben, kopiert oder gelöscht werden. Über die Menü- bzw. Symbolleiste des Explorers lassen sich aber weitere Funktionen steuern. World Wide Web (WWW) – Anfang der 90er Jahre wurde es am Kernforschungszentrum in Genf entwickelt: Die einzelnen Dokumente innerhalb des WWW beruhen auf dem Übertragungsprotokoll HTTP. Innerhalb dieses weltweiten Informationssystems können die einzelnen Webseiten mit Hilfe der URL von einem Webbrowser aufgerufen werden. Auch kann man durch Anklicken von Links zu anderen Webseiten blättern. Einen Überblick über die verfügbaren Webseiten zu einem bestimmten Thema erhält man über so genannte Suchmaschinen wie Google oder Yahoo. Zeile – Als Zeilen werden die horizontalen Reihen einer Tabelle bezeichnet, die in der Regel numerisch bezeichnet sind. Zelle – Die Einheit einer Tabelle, in der Spalten und Zeilen sich kreuzen. Ziehpunkte – Mit Hilfe der so genannten Korrektur- oder Größenziehpunkte passen Sie die Form von markierten Objekten, Textfeldern oder Platzhaltern an. Zirkelbezug – Fehlermeldung in Excel: Die eingegebene Formel enthält einen Zellbezug, auf die sich die ganze Formel direkt oder indirekt bezieht. Zwischenablage – Programmübergreifender temporärer Zwischenspeicher. In der Zwischenablage können Office-Dateien abgelegt werden, um sie später an anderer Stelle wieder in eine (andere) Datei einzufügen.

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Stichwortverzeichnis .dot-Datei speichern 123 ?-Menü 54

A Abkürzungen 172 Abmessungen für neue Tabellen speichern 180, 181

Absatz ausrichten 106 einfügen 76 formatieren 106, 455 nicht durch Zeilenumbruch trennen 109 nicht trennen 110 nummerieren 113 Absatzabstände 107 Absatzeinzug 107 Absatzkontrolle 109 Absatzmarke 76, 77, 78 Abschreibung 297, 299 Abschreibungsbeträge ermitteln 297 Absenderadresse 151 einer E-Mail speichern 412 Absenderangaben 171 Absolute Zellbezüge 256, 257 Absteigend sortieren 316 Achsen 336, 349 Achsentitel 350 formatieren 350 korrigieren 350 verschieben 350 Addition 248 Administratorrechte 11 Adressbuch 387, 534 in Word einsetzen 534 Adresse durchsuchen 380 eingeben 370 erfassen 367 löschen 377 speichern 373 suchen 379 überprüfen 371 vormerken 384 Adressfeld 151, 152 Adresskarten 366, 514 mit Details 366 Adressleiste 39 einblenden 39 Aktionen-Menü 54 Aktualisierung 529

Aktuelle Ansicht 365 Aktuelle Tasten 83, 84 Alle Dateien und Ordner anzeigen 40 Alle Programme 29 Alle Rahmenlinien 197, 237 An Zellgröße anpassen 237 Anführungszeichen 80 Animationsschemas 458, 482 Ankersymbol 134 Anlagen 409 Anlagenformat 406 Anmeldeformular 10 Ansch_Wert 298, 299 Anschriftenfeld 128, 129, 149 Ansicht 378, 417, 427, 431 Kopf- und Fußzeile 168 Ansicht-Menü 38, 53 Ansichtsmodi 38, 67 Ansichtssteuerung 443 ANSI-Zeichensatz 83 Antwort senden an 406 Antworten 408 ANZAHL 273 Anzahl 275 der Blätter in neuer Arbeitsmappe 206 der Seiten einfügen 169 Arbeitsmappe 202 anlegen 205 Arbeitsplatz 29, 31 anzeigen 31 Archiv 40 Argument 274 ASCII-Code 83 Aufgabe 431, 432, 434, 518 ausdrucken 518 in Termin umwandeln 437 löschen 436 weiterleiten 438 Aufgabenbereich 59, 67, 203, 443 anzeigen 59 auswählen 59 Erste Schritte 72 Seriendruck 500 Aufgabenformular 432 Aufgabenliste 436 bearbeiten 434, 435 Aufgabenserie 435 Aufsteigend sortieren 316 Aufzählungszeichen 115, 117, 451 Aufzählungszeichenposition 116

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Stichwortverzeichis Aus Datei erstellen 530 Ausfüllkästchen 212 Auslassungspunkte 81 Ausrichtung 107, 230, 234 Ausschneiden 44, 91, 244, 454 Ausschneiden und Einfügen durch Leerzeichenausgleich 95 Auswahlrahmen 134, 135 AutoAusfüllen 249 Optionen 249 AutoFilter 319 AutoForm 463 anpassen 466 drehen 464 formatieren 467 AutoFormat 180, 239 AutoFormen 465 AutoInhalt-Assistent 461 AutoKorrektur 96, 454 Optionen 95, 452 Automatische Korrektur aktivieren 95 Automatische Silbentrennung 493 Automatisches Anpassen deaktivieren 452 AutoSumme 191, 251, 255, 275

B Balkendiagramm 353 Bearbeiten/Ausschneiden 45, 91 Bearbeiten/Einfügen 45, 91 Bearbeiten/Kopieren 45, 91 Bearbeiten/Löschen 255 Bearbeiten/Office-Zwischenablage 92 Bearbeiten/Rückgängig 87 Bearbeiten/Zellen löschen 255 Bearbeiten-Menü 52 Bearbeitungsleiste 203 Bedingter Trennstrich 81, 494 Benutzer abmelden 15 anmelden 10 wechseln 14 Benutzerdefiniert 228 Benutzerdefinierte Farbwahl 462 Benutzerdefinierte Formatierung festlegen 229 Benutzerdefinierte Listen 241 Benutzerdefinierter Filter 320 Benutzereinstellungen 15 Benutzerkonto 10, 11 Benutzeroberfläche 18 Benutzerprofil 17 Benutzervorlagen 125, 128 Berechnungen in Word-Tabellen 189 Bereich 293 Bereich_Verweis 288

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Besprechungen organisieren 428 Besprechungsanfrage 429 Bestätigen der Eingaben 211 Betreff 160, 178, 400, 419 Betreffzeile 166 Bezugszeichenzeile 129 einrichten 160 Bildlaufleisten 51, 204 Bildposition 145, 146 Bildschirmanzeige anpassen 204 Bildschirmauflösung festlegen 23 Bildschirmeinstellungen ändern 31 festlegen 22 Bildschirmoberfläche 49 Bildschirmpräsentation einrichten 473 Menü 54 vorführen 477 Bildschirmschoner 21 Blankoformulare 514 Blasengröße 338 Blatt löschen 267 verschieben/kopieren 267 Blätter in neuer Arbeitsmappe 206 Blattregister 204 Brief-Assistent einsetzen 387 Briefkopf 129, 132 formatieren 135 positionieren 137 Briefumschläge drucken 497 Briefvorlage anlegen 123 Broschüre drucken 491 Bruch 227 formatieren 228 Buchhaltung 226 Bundsteg 491 Bw (Barwert) 294, 296

C ClipArt 470 Computeradministrator 11, 13

D Dann_Wert 284 Darstellung 22 Datei ausschneiden 44 einbetten 531 einfügen 44, 402, 526 kopieren 44 löschen 42

Stichwortverzeichis scrollen 51 speichern 73, 205 suchen 46 über Programm-Schaltfläche einblenden 26 umbenennen 45 verknüpfen 528 verschieben 44 verwalten 33 wiederherstellen 43 Datei/Öffnen 71, 207 Datei/Schließen 70, 207 Datei/Seite einrichten 107 Datei/Speichern 69 Datei/Speichern unter 69 Datei-Eigenschaften anzeigen 39 Dateiformat 33, 70, 394 erkennen 33 für E-Mails 394 Dateigröße 39 Datei-Menü 52 Dateiname 33, 49, 69, 70 Dateinamenerweiterung anzeigen 34 ausblenden 34 Dateityp 35, 70, 206 Datenbank 273 Funktionen 329 Datenbereich 334 Datenbeschriftungen 338 Datendatei 362 Datendateiverwaltung 362, 364 Datenmaske 310 Daten-Menü 54 Datenquelle 500 Datenreihe 212, 241, 351 ausfüllen 213 erweitern 335 formatieren 351 mit Zahlen 214 Datensätze bearbeiten 311 eingeben 310 suchen 311, 313 Datentabelle 339 Datentrennzeichen 183 Datum 27, 172, 227 aktualisieren 160 ändern 27 einfügen 169 eingeben 160, 227 Datum & Zeit 273 Datum und Uhrzeit 160, 226 Datumsnavigator 416 Degressive Abschreibungsbeträge 297 Designs 20

Desktop 17, 19, 31 anpassen 21 Eigenschaften 20 Einstellungen 20, 22 Elemente 18 Hintergrund 21 Programmsymbole 28 Dezimalstelle einfügen 224 löschen 224 Dezimaltrennzeichen 229 DIA 272, 297 Diagramm 471 drucken 513 einfügen 528 Optionen 336 platzieren 339 positionieren 343 verschieben 342 Diagramm-Assistent 332 Diagrammfläche 342, 345 Diagrammquelldaten 334 Diagrammtitel 336, 347 Diagrammtyp 333, 353 Dialogfeld 60 Tabstopp 165 verschieben 60 Vorlagen 176 DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) 123 DIN 676 (formale Briefgestaltung) 123 DIN-Maße für Geschäftsbriefe 130 Dokument speichern 68 Dokumentvorlage (*.dot) 122, 124 auf Office Online 178 öffnen 125 Drag&Drop 44, 94, 265, 454 Dreifachformat 517 Druckaufträge unterbrechen 488 Drucken 495 Drucker installieren 488 wählen 495

E Editor 394, 396 Eigene Bilder ändern 13 anzeigen 30 Eigene Dateien 30, 37, 69, 74 Eigene Musik 30 Eigenschaften Dateien und Ordner 39 Einbetten 531 Einblendzeit 481

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Stichwortverzeichis Eine Ebene nach oben 74 Einfügen 44, 91, 454 Optionen 245, 254 Einfügen/Datum und Uhrzeit 160 Einfügen/Spalten 255, 266 Einfügen/Symbol 79 Einfügen/Symbol/Sonderzeichen 81 Einfügen/Tabellenblatt 267 Einfügen/Textfeld 133 Einfügen/Zeile 254, 266 Einfügen/Zelle 255, 266 Einfügen-Menü 53 Eingabe abbrechen 211 bestätigen 210 Eingabefeld 62 Eingabegebietsschemaleiste 27 Eingebettete Funktionen 289 Eingeschränktes Benutzerkonto 11, 13 Einstellung für optimale Breite 179 Einzelne Zeichen korrigieren 85 Einzüge und Abstände 107 Element einfügen 403 E-Mail 199, 516 ablegen 410 als Geschäftsbriefersatz 199 ausdrucken 516 beantworten 408 empfangen 407 löschen 411 senden 403 verfassen 397 weiterleiten 408 wiederherstellen 411 E-Mail-Adresse 371 E-Mail-Anhang 402, 409 E-Mail-Editor 394 E-Mail-Format 394, 400 E-Mail-Konto 391 E-Mail-Nachricht 397 E-Mail-Optionen 400 E-Mail-Setup 391, 404 Empfängeradresse 151, 178 Entwürfe 390 Entwurfsqualität 511 Entwurfsvorlagen 457 Ergebniszeile 324 Erinnern-Funktion 420, 426 Erstzeileneinzug 107 Erweiterte E-Mail-Optionen 404 Erweiterte Suchoptionen 48 Erweitertes Layout 145 Etiketten 499 Excel 18 Excel-Startbildschirm 202

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Explorer-Ansicht 38 Explorer-Fenster 37 Extras/AutoKorrektur-Optionen 95 Extras/AutoKorrektur-Optionen/AutoFormat 80

Extras/Optionen 206 Extras/Optionen/Ansicht/Formatierungszeichen 77 Extras/Rechtschreibung und Grammatik 97 Extras/Umbenennen 75 Extras-Menü 53

F F (Fälligkeit) 294, 296 Fälligkeit von Rechnungen 290, 292 Farbe wählen 461, 462 Farben und Linien 139 Farbqualität 22 Farbschema 458, 461 Fehlerkorrektur 84 mit Suchen/Ersetzen 96 Fehlermeldung 301 Fehlerüberprüfung 302 Fehlerwerte 511 Felder aktualisieren 192 Feldfunktionen ein/aus 192 in Word-Tabelle ändern 192 Fenster 49 fixieren 313 Größe 50 maximieren 50 minimieren 49 schließen 50 teilen 314 verkleinern 49 Fenster-Menü 54 Feste Spaltenbreite 179 Festplatte 31 Filterfunktion 319 Finanzmathematik 272 Fixierung aufheben 314 Flächendiagramm 356 Folien animieren 482 ausblenden 475 drucken 520 einfügen 447 vorführen 477 Foliendesign 458 Folienfenster 443 Folienfolge verändern 472 Folienlayout 447 Folientitel 448 Folienübergang 479

Stichwortverzeichis Folienwechsel animieren 479 Format für Datum, Zahlen und Zeit 222 übertragen 240, 241 Format/Absatz 107, 109 Format/Nummerierung und Aufzählungszeichen 112, 115 Format/Rahmen und Schattierung 153 Format/Spalte/Breite 233 Format/Textfeld 138 Format/Zeichen 104 Format/Zeile/Höhe 233 Format/Zellen 225, 230 Formatierung 99 anzeigen 110 im Aufgabenbereich anzeigen 110 kopieren 240 löschen 254 mehrfach übertragen 241 übertragen 240 Formatierungszeichen 77 Format-Menü 53 Format-Symbolleiste 56, 67 Formel 189, 246 auswerten 304 eingeben 246 kopieren 249 überprüfen 250 Formelanzeige 250 Formelergebnis 282 Formelüberwachung 250, 303 Formulieren von Briefen 198 Führende Null 215 Füllfarbe 140, 198 Funktion 272 als Argument einsetzen 291 direkt eingeben 277 einfügen 279 Hilfe 280 koppeln 290 suchen 280 Sum 191 überprüfen 301 Funktionsargumente 281 Funktions-Assistent 272 Funktionsassistent 279 Funktionskategorien 273 Fußzeile 492

G Ganze Spalte einfügen 188 Ganze Zeile einfügen 188 Gastkonto 12 Gedankenstrich 81 Gefilterte Rechnungsliste 318

Gegenüberliegende Seiten 491 Gelöschte Objekte 390, 412 Geschäftsangaben 130, 167 Geschäftsbrief (Schema) 129 Geschützter Trennstrich 81 Geschütztes Leerzeichen 81 Gesendete Objekte 390, 404 Gitternetz 337, 352 Gitternetzlinien 510 ausblenden 197 formatieren 352 GLÄTTEN 273 Gleiches Format wie Zelle oben 254 Gleiches Format wie Zelle unten 254 Gliederung aufheben 328 Gliederungsansicht 523 Gliederungsebene 328 Grafik einfügen 402 Grammatik bei der Eingabe überprüfen 85 Prüfung 85, 98 GROSS 273 Größe der AutoForm dem Text anpassen 141 Größe und Drehung 138 Größenachse (Z) 336 beschriften 336 formatieren 349 im Diagramm darstellen 336 Grußformel 166

H Halbgeviertstrich 81 Handzettel 521 Hängend 107 Hauptdokument 500 Hauptgitternetz 337 Heftformat 514 Heute 273 Hilfe für diese Funktion 280 Hintergrund auswählen 21 Hintergrundfarbe bestimmen 139 HTML 394, 395 HTTP 392 Hurenkinder 109

I IMAP 392 Infobereich 26, 361 Information 274 Informationsblock 129, 156 Inhaltslayout 447 Inhalts-Platzhalter 445 Inhaltsvorlagen 460 Innerer Seitenrand 140 Installation von Windows XP 32

545

Stichwortverzeichis Installierte Programme verwalten 32 Internationale Zeichen 83 Internet Explorer 19 Internet-E-Mail-Einstellungen 393 Internetformat 371 ISO-Währungszeichen 223

J Jahreszahlen 228 JETZT 273

K Kalenderdetailformat 517 Kartenformat 514 Kategorie 366, 372 für Funktion auswählen 272 Kategorienname 338 Kein Rahmen 197 Keine Füllung 139 Keine Linie 140 Kennwort 10, 12, 364 KLEIN 273 Komma 229 Kontakte 365, 514 anrufen 388 ausdrucken 514 auswählen 379 kopieren 387 Optionen 369, 374 speichern 373 Kontaktformular 367 Kontaktlisten 387 Kontaktregister 514 Kontextmenü 60, 478 Kontotyp 11 Kontrollkästchen 61 Kopf-/Fußzeile einblenden 168 einfügen 508 positionieren 492 Kopfzeile festlegen 308 fixieren 313 Kopie einer Datei 207 eines Tabellenblatts 267 Kopieren 44, 91, 244, 454 Kopieren und Einfügen 526 Kostenaufstellung einfügen 179 Kredit berechnen 294 Kreisdiagramm 355 Kriterien 293 Kurvendiagramm 354

546

L Ländereinstellung 222 LÄNGE 273 Laufweite 105 Layout 142, 447 Leere Präsentation 444 Leeres Dokument 68 Leerzeichen 77 Leerzeichenausgleich 95 Leerzeilen 77, 108 Legende formatieren 349 platzieren 338, 348 verschieben 348 Leitwörter 156, 158, 160 Lesebereich 361, 381 LIA 272, 299 Lineal 67 Lineare Abschreibung berechnen 299 Linie 140 beschriften 469 einfügen 468 Linienart 197 Liniendiagramm 354 Linienstärke 197 Linksbündig 234 Liste anlegen 308 ausfüllen 212 erstellen 322, 323 in Bereich umwandeln 326 ohne Kopfzeile 324 Listenautomatik 322 Listenfeld 62 Logik 274 Logische Formeln 247 Löschen von Dateien/Ordnern 75

M Manuelle Silbentrennung 494 Markieren 44, 87, 193, 217 mehrerer Dateien 44 mit der Maus 88, 217, 218 mit der Tastatur 89, 219 Tabellenspalte 193 Tabellenzeile 193 Tabellenzelle 194 über das Namenfeld 220 unabhängiger Bereiche 220 unabhängiger Blöcke 90 unabhängiger Textblöcke 90 vertikal 90 Maßeinheit 490 Math. & Trigonom. 273 Mathematische Formeln 247

Stichwortverzeichis Matrix 273, 287 Mauszeiger 208 MAX 275, 276 Maximalwert 275 Maximieren 50 Medienclip einfügen 470 Mehrwertsteuer berechnen 261 Mein Kalender 417 Memoformat 514, 516, 517, 518 Menüleiste 52, 67, 202, 361, 443 Menüs anzeigen 52, 55 Microsoft Exchange Server 392 MIN 275, 277 Minimalwert 277 Minimieren 49 MITTELWERT 273 Mittelwert 255, 275 Modulschaltflächen 361 Monatsformat 517 Muster 230 Mustervorlage 300

N Nachkommastellen 229 Nachrichteneinstellungen 405 Nachrichtenformular 397 Nachrichtenoptionen 406 Nachrichtenstatus 407 Nachverfolgung 384 Nachverfolgungskennzeichnung 366 Namen auswählen 398 eingeben 368 suchen 373, 379 überprüfen 368 Namenfeld 203 Namensreihenfolge 369 Navigationsbereich 361 Navigationspfeile 204 Netzwerk- und Internetverbindungen 31 Neu nummerieren 114 Neue Arbeitsmappe 205 Neue deutsche Rechtschreibung 98 Neue Folie 447, 450 Neue Präsentation 444 Neue Tastenkombination 83 Neuen Ordner erstellen 41, 69, 389 Neuer Brief an Kontakt 386 Neuer Kontakt in dieser Firma 375 Neues Dokument 68 Neues Dokument mit Vorlage 176 Neues E-Mail-Konto 391 Neues Konto 13 Neues leeres Dokument 68 Nichtdruckbare Zeichen 77

Nichtreagierende Programme beenden 16 Normal.dot 123 Notizenfenster 443 Notizenseiten 522 Nummerierung 113, 114 und Aufzählungszeichen 112 Nummernposition 112 Nur Formate ausfüllen 214, 249 Nur-Text 395 Nutzungsdauer 298, 299

O Objekt anpassen 467 beschriften 466 formatieren 467 markieren 466 mit Text verschieben 148 Objektanker 134 ODER 274, 290 Office Online 178 Office-Dateiformate 33 Office-Programmsymbole 18 Office-Zwischenablage 527 Office-Zwischenablage automatisch anzeigen 93

Öffnen 71, 72, 73 Ohne Formatierung ausfüllen 214, 249 Optimale Breite 180, 234 Optimale Höhe 234 Optionen für das automatische Anpassen 452 Optionen-Schaltflächen 213 Optionsschaltflächen 62 Ordner 33 anlegen 41 anzeigen 37 ausschneiden 44 Eigene Bilder 29 Eigene Dateien 12, 29, 33, 37 Eigene Musik 29 Eigenschaften 39 Gemeinsame Dokumente 12 kopieren 44 löschen 42 Optionen 34, 40 suchen 46 umbenennen 45 verschieben 44 wiederherstellen 43 Ordneransicht 38 Ordnerstruktur 33, 69 Ordnersymbol 36 Outlook 19 Daten strukturiert ablegen 389 starten 360

547

Stichwortverzeichis Outlook Heute 390, 407 Outlook-Datendatei 362

P Papierformat 489, 520 Papierkorb 18, 19, 43 Passwort 10 Persönliche Ordner 362, 363, 390 Pinsel 240, 241 Pivot-Tabellen 329 Platzhalter 229, 445 anpassen 452, 455 beschriften 445 formatieren 457 für das Anschriftenfeld 154 verschieben 457 POP3 392 Position 105 Postausgang 391, 404 Posteingang 360, 390, 407 Postleitzahlen 228 Postleitzahlenbereich filtern 320 PowerPoint 19 Präsentation in Word ergänzen 533 starten 442 Präsentation drucken 519 gestalten 483 Programmdateien 36 Programme 32 installieren 32 Programmeinstellungen 17 Programm-Schaltflächen 26 Programmstart 18, 28, 29, 202, 209, 360, 442 Programmsymbol 18, 28 Provisionen 284, 287 Prozent 224, 227, 230 Prozentsatz 338 Prozentzahl 215 Prüfung 284

Q QuickInfo anzeigen 67

R Rahmen 153, 230, 237 Rahmenfarbe 197 Rahmenlinie 153, 237 bearbeiten 197 einfügen 237 festlegen 139 Rahmen-Schaltfläche 152 Ränder 493 Rechenzeichen 246 Rechnercheck 16

548

Rechnungsliste sortieren 316 Rechtsbündig 234 Rechtschreibkorrektur 86 Rechtschreibprüfung 85, 97, 263, 454 Rechtschreibvorschläge aus dem Kontextmenü 86

Regelmäßige Aufgaben 435 Regelmäßige monatliche Zahlungen 294 Regelmäßige Termine 423 Regionale Einstellungen 222 Register 259, 443 Registerkarten 61 Reihe 335 Reihenfolge der Tabellenblätter 267 Relative Zellbezüge 256 Restwert 298, 299 Rich-Text 395 RMZ (Regelmäßige Zahlung) 272, 294, 296 Rubrikenachse (X) 336 formatieren 349 im Diagramm darstellen 336 Rückgängig 87 Rücklagen 296 RUNDEN 273 Runden 278

S Säulendiagramm 353 ScanDisk 16 Schaltfläche 61 Schattierungsfarbe 198 Schaubild erstellen 463 Schließen 50, 70 Schnellstartleiste 27 Programmsymbole 28 Schreibgeschützt 40 Schreibweise nach DIN 5008 171 Schrift 100, 230 Schriftgrößen 483 Schusterjungen 109 Schwarzweißdruck 511 Seite einrichten 488, 490, 506, 519 Seitenansicht 495, 508, 523 Seitenlayoutansicht 132 Seitenränder 132, 490, 507 für Geschäftsbriefe 130 Seitenumbruch 512 oberhalb 110 Seitenumbruchvorschau 511 Seitenzahl einfügen 169 formatieren 169 Senden an 533 Serienbriefe 500, 501 Seriendruck-Assistent 500

Stichwortverzeichis Servertyp 392, 393 Signatur 400 Silbentrennung 493 Silbentrennzone 493 Skalieren 105, 496 Smarttags 62, 213 Software anzeigen 32 Sondereinzug 107 Sonderformate 228 Sonderzeichen 79 Sonst_Wert 285 Sortieren 316 mit zwei Sortierkriterien 317 Spalte nach links 185 Spalte nach rechts 185 Spalten absteigend sortieren 316 aufsteigend sortieren 316 ausblenden 315 einfügen 179, 185, 255, 266 gleichmäßig verteilen 196 löschen 188, 255, 266 Spaltenanzahl 179 Spaltenbreite 179, 195, 232, 233, 265 anpassen 195 Spaltenindex 288 Speichern 69, 70, 75, 205, 444 Speichern unter 69, 73, 205, 207 Speicherort 31, 125, 126 Sprache einstellen 27 Spur zum Fehler 304 zum Nachfolger 304 zum Vorgänger 303 Standard 226 Standarddrucker 488 Standardformat 215 Standardformen 464, 465 Standardschrift 105, 206 Standardspeicherort 206, 444 Standard-Symbolleiste 56, 67 Standardtabstopp 162 Standard-Zahlenformatierung 216 Startbildschirm (Word) 66 Startmenü 29 Start-Schaltfläche 29 Statistik 273 Statusleiste 68, 204, 361 Stift 479 Such-Assistent 46 Suchen 380, 427 Suchen und Ersetzen 96 Suchen-Leiste 427 Suchkriterium 287 SUMME 273

Summe 255 Summe in Word-Tabelle 191 Summe über Mehrfachmarkierung 275 Summe_Bereich 293 Summen-Funktion 251 SUMMEWENN 290, 292, 293 SVERWEIS 273, 284, 287, 288 Symbol 79, 80 einfügen 79 Symbole/Tastenkombination 82, 83 Symbolleiste 56, 203, 361, 443 anpassen 56 anzeigen 56 Diagramm 353 Formelüberwachung 303 Kopf- und Fußzeile 168 Liste 323 platzieren 58 Tabellen und Rahmen 181, 197 Zeichnen 463 Syntax einer Funktion 274 Systemstart 10 Systemsteuerung 13, 31

T Tabelle ausrichten 194 AutoFormat 180 bearbeiten 262 beschriften 209 einfügen 179, 181, 473 formatieren 187, 188, 193, 217, 473 gestalten 193 in Text umwandeln 183 löschen 188 öffnen 207 sortieren 377 über Aufgabenbereich öffnen 208 Tabelle/Formel 189 Tabelle/Löschen 188 Tabelle/Umwandeln 182 Tabelle-Menü 54 Tabellenansicht 377 Tabellenblatt 203, 208 beschriften 259 einfügen 267 löschen 267 umbenennen 266 Tabelleneigenschaften 195 Tabelleneinträge ausrichten 194 Tabellenformat 180, 516, 518 Tabellengitternetz 180 Tabellengröße 179 Tabellenlayout 239 Tabellenraster 188

549

Stichwortverzeichis Tabellenspalte markieren 193 Tabellenzeile einfügen 186 markieren 193 Tabellenzelle ausfüllen 184 markieren 194 Tabstopp 162, 165 Tabulator 161, 179 ausrichten 163 Ausrichtung ändern 165 exakt positionieren 162 Listen 179 löschen 165 setzen 161 über das Lineal setzen 165 Tagesformat 517 Taskleiste 23, 24, 25 anpassen 23 automatisch ausblenden 25 fixieren 24 Task-Manager 16 Tausenderpunkte 215 Tausendertrennzeichen 224 Teilergebnisse 326 Teilung aufheben 314 Teilungsleisten 361 Telefonbuch 514 Telefonliste 366 Telefonnummern 369, 370 Termin 418, 422, 517 ändern 424 ausdrucken 517 festlegen 418 in Aufgabe umwandeln 436 in den Kalender eintragen 422 kopieren 425 löschen 425 suchen 427 Terminformular 418 Terminlisten 428 Terminserie 423 Text 228, 273 ausschneiden 91 einfügen 91 eingeben 75, 209 im Textfeld positionieren 140 in AutoForm 465 in AutoForm umbrechen 141 in Objekt schreiben 465 in Tabelle umwandeln 182 kopieren 91, 454 korrigieren 454 markieren 87, 454 überschreiben 86

550

verschieben 94 Textbearbeitung durch Drag&Drop 94 Textbereich 129, 166 Texteingabe 66 Textfeld 131, 469 beschriften 134, 135 einfügen 132, 469 formatieren 134, 135, 136, 137, 470 Größe festlegen 137 Position bestimmen 145 positionieren 137 verändern 136 verankern 148 verschieben 137 Textfolien 484 Textlayout 447 Textplatzhalter 445 Textposition 112, 116 Textsteuerung 236 Titel 336 der Größenachse 350 der Präsentation 445 der Rubrikenachse 350 Titelfolie 445, 448 Titelleiste 67, 202, 361, 443 Trennzeichen 339 TYP 274 Typographische Anführungszeichen 79, 80

U Überschreibmodus 87 Überschriften hervorheben 101 nummerieren 111 Überwachungsfenster 304 Uhrzeit 27 einfügen 169 Umbenennen von Dateien/Ordnern 45, 75 Umbruchart 142, 145 Umschläge und Etiketten 497 UND 274, 290, 291 Unterordner 69, 389 Unterschneidung 105 Unterstreichung 153 Untertitel 446

V Verankern 148 Verbinden und zentrieren 231 Verbindungen 468 Verbindungslinien 468 Vergleichsoperatoren 248 VERKETTEN 273 Verkettungsoperator 248 Verkleinern 49

Stichwortverzeichis Verknüpfte Datei aktualisieren 530 Verknüpfung 28, 528, 530 anlegen 28 bearbeiten 530 Verschlüsselung 364 Versteckte Dateien und Ordner 40 Vertraulichkeit 405 Verzeichnisse 36 Vorlagen 122, 176 auf Office Online 178 speichern 123 Verzeichnis 123, 125, 127 zuweisen 457 Vorlagen-Dialogfeld einblenden 125 Vorlagenverzeichnis aufrufen 176 einrichten 127

W Wahrheitswert 290 Währung 221, 226 Währungsumrechnung 278 Währungszeichen 222 Warnmeldungen des Betriebssystems 26 Wechseln zu-Menü 53 Weiterleiten 408 WENN 274, 284, 287, 290, 291 Werte 338 berechnen 246 eingeben 215 formatieren 221 in Word-Tabelle aktualisieren 192 über Suchkriterien ermitteln 292 übernehmen 260 Wichtigkeit 405 Windows beenden 15 Ländereinstellung 216 unterbrechen 15 Windows Task-Manager 16 Windows-Explorer anzeigen 36, 37 Wissenschaft 228 Wochenformat 517 Wochentag 273 Word 18 schließen 70 starten 66 Word-Arbeitsoberfläche 66 WordArt 470 Word-Dokument drucken 488 öffnen 71, 72 Wörterbuchsprache 98 WVERWEIS 273, 288

Z Z1S1-Bezugsart 257 Zahlen 173, 226 eingeben 215 formatieren 215, 221 Zahlenfolge berechnen 214 Zahlenformat 190, 225 Zahlenformatvorlage 112 Zahlenwerte runden 278 Zeichenabstand 105 Zeichenformatierung 100, 101, 103, 455 Zeichensatz 79 Zeichnungsfläche formatieren 347 verändern 346 verschieben 346 Zeichnungsrahmen 133 ZEILEN 273 Zeilen Abstand 108 Anzahl 179 ausblenden 315 einfügen 186, 254, 266 gleichmäßig verteilen 196 Höhe 195, 232, 233, 265 löschen 188, 255, 266 nicht trennen 109 Nummern 493 oberhalb 186 Umbruch 76, 236, 237 unterhalb 186 Zeilen- und Seitenumbruch 109 Zeilen- und Spaltenüberschriften 511 Zeilenhöhe 196, 232, 265 Zeilenumbruch 77, 236 Zellausrichtung 194, 195 Zellbezüge 257 auf andere Arbeitsmappe übertragen 261 aus anderer Arbeitsmappe übertragen 261 eingeben 247 in anderes Tabellenblatt übertragen 260 übertragen 266 ZELLE 274 Zellen ausrichten 234 ausschneiden 264 einfügen 187, 244, 255, 264, 266 formatieren 225 kopieren 214, 244, 249, 264 löschen 188, 255, 266 markieren 217 nach rechts verschieben 187 nach unten verschieben 187 teilen 187 trennen 265

551

Stichwortverzeichis umformatieren 263 verbinden 187, 237, 265 verbinden und zentrieren 231 verschieben 264, 265 Zellenendemarke 184 Zellenüberwachungsfenster 304 Zellformatierung löschen 263, 264 Zellgröße anpassen 237 Zellinhalt korrigieren 262 löschen 263 Zentriert 234 Ziehpunkte 136, 466 Zielgruppenorientierte Präsentation 476

552

Zins 294, 296 ZR (Zeitraum) 298 Zugriffsberechtigung 13 Zukünftigen Wert berechnen 296 Zuletzt verwendete Dokumente 74 Zuletzt verwendete Symbole 80 Zurück 74 ZW (Zukünftiger Wert) 272, 294, 296 Zwischenablage 45, 91, 92, 244, 264 einsetzen 91 programmübergreifend einsetzen 527 Zwischenspeichern 70 ZZR (Zahlungszeiträume) 294, 296

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