Excel 2007
Horst-Dieter Radke
Excel 2007
EINFACH PROFESSIONELL
Horst-Dieter Radke CHIP Edition – einfach professionell Excel 2007 © 2007 Smart Books Publishing AG ISBN 978-3-908497-55-4
Lektorat: Peter Filinski, Düsseldorf Korrektorat: Asta Hemmerlein, München Gestaltung: Johanna Voss, Florstadt Satz: Peter Murr Coverdesign: Johanna Voss unter Verwendung eines Fotos von Varadi / F1 ONLINE Druck: Stürtz GmbH, Würzburg
Smart Books Publishing AG Dorfstrasse 147 • CH-8802 Kilchberg www.smartbooks.ch • www.smartbooks.de
Alle Rechte vorbehalten, auch auszugsweise
Inhaltsverzeichnis Excels neue Kleider 7 - Neuer Wein in alten Schläuchen? 7 - Intuitive Kontextmenüs 9 - Optimierte Multifunktionsleiste 11 - Leistungsfähige Bearbeitungs- und Statusleiste 12 - Jim »Knopf« - oder: Wo ist der Lokomotivführer? 15 - Tastaturkommandos 17 - Und sonst? 18
Wie die Zahlen in die Tabelle kommen 23 Daten in Zellen eingeben 23
Von der Tabelle zur Arbeitsmappe 37 - Was ist in der Mappe drin? 37 Bearbeitung »en bloc« 40 - Tabellen verknüpfen 43 - Arbeitsmappen verknüpfen 46
Excel rechnet von allein 51 - Mit Funktionen arbeiten 56 - Richtig Runden mit und ohne Funktionen 61 - Finanzmathematische Funktionen 69
Gestaltung von Inhalten 81 - Zellen formatieren 81 - Tabellen formatieren 93 - Mit Mustervorlagen arbeiten 97
Bilder sagen mehr als Worte 103 - Diagramm im Schnelldurchgang 103 Diagramme nachträglich bearbeiten 107 - Statistiken in Diagrammen darstellen 114
Schwarz auf Weiß 131 - Drucken auf die Schnelle 131 - Drucken – wie gewünscht 134 - Den richtigen Drucker wählen und einstellen 140
Excel im Internet 143 - Tabellen und Diagramme für das Web aufbereiten 143
Excel-Anwendungen automatisieren 153 - Abläufe automatisieren 153 - Mit Excel programmieren 166
Excel kommunikativ 175 - Woher und wohin 175 - Importieren – aber wie? 181 - Excel im Office-Verbund 188
Anhang 197 - Tastenkombinationen Stichwortverzeichnis 205
Excels neue Kleider
Excels neue Kleider Erfahrene Anwender fanden die benötigten Funktionen in früheren Excel-Versionen meist auf Anhieb. Viele haben sich kürzere Wege über selbst erstellte Makros und Menüleisten geschaffen. Aber wenn etwas Neues gefragt war, dann begann das Suchen und Forschen. Man hatte zwar schon davon gehört oder gelesen, dass es diese oder jene »Fähigkeit« gab – aber wo genau war diese zu finden? Die Wege durch mehrfach verschachtelte Menüs waren zu lang und Eigenschaften in den zahlreichen Symbolleisten nicht immer leicht auszumachen.
Neuer Wein in alten Schläuchen? Mit Office 2007 – im Speziellen hier: mit Excel 2007 – soll das laut Microsoft anders werden. Man hat sich mit den Nöten der Anwender beschäftigt und die Oberfläche so aufgeräumt und eingerichtet, dass alle benötigten Funktionen nur noch wenige Mausklicks voneinander entfernt sind.
Excels neue Kleider
Ob das stimmt? Sehen wir uns die neue Oberfläche doch einmal näher an.
Zumindest die Tabelle selbst sieht mit ihren Zellen noch so aus wie früher.
Die neue Symbolleiste am oberen Rand fällt als Erstes auf. Menüs gibt es nicht mehr, aber das merkt man erst, wenn man das »vermeintliche Menü« einmal anklickt. Dabei entpuppt es sich als Register für verschiedene Symbolleisten, die deutlich umfangreicher ausfallen als beim alten Excel.
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Multifunktionsleisten Microsoft hat den Begriff Multifunktionsleisten (engl. Ribbon) dafür geprägt. Die Funktionen werden darin aufgabenorientiert zusammengestellt. Dadurch sollen kurze Mauswege und in der Folge schnellere Resultate erzielt werden.
Wenn sich die erste Aufregung über die veränderte Situation gelegt hat (»Hier findet man ja nichts wieder!« – erinnern Sie sich an Ihre Jugendzeit, als Sie nach Hause kamen und die Mutter hatte das Zimmer aufgeräumt?) und man sich ein wenig mit der neuen Situation beschäftigt, stellt man schnell fest, dass tatsächlich eine gewisse Effektivitätssteigerung erwartet werden kann. Vorausgesetzt, das richtige Register ist ausgewählt, bietet sich ein schneller Zugriff auf alle Funktionen, die für die augenblickliche Aufgabe benötigt werden. Etwas Unruhe bleibt allerdings, da man nicht auf den ersten Blick erkennt, wie man diese oder jene Funktion erreichen soll, die man früher automatisch und intuitiv aus den Menüs gefischt hat (die Macht der Gewohnheit!). Damit diese Unruhe schnell verschwindet und Sie sich in kürzester Zeit so sicher im neuen Excel bewegen wie im alten, folgen hier einige konkrete Hinweise.
Intuitive Kontextmenüs Ist bei Ihnen der Mittelfinger der rechten (bei Linkshändern der linken) Hand auch kräftiger als etwa der Ringfinger? Dann haben Sie sicherlich oftmals mit den Kontextmenüs gearbeitet. Nein, keine
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Angst, auf die müssen Sie künftig nicht verzichten – in Office 2007 wurden diese in allen Anwendungen beibehalten. Das Kontextmenü wird jetzt zusammen mit einer Kontextsymbolleiste angezeigt.
Haben Sie eine Zelle oder ein Objekt ausgewählt, so liefert Ihnen ein Klick auf die rechte Maustaste das bekannte und vertraute Kontextmenü und zusätzlich eine kleine Symbolleiste in dem Stil, den Sie aus den älteren Excel-Versionen kennen. Sie müssen also nicht ganz auf Ihre bisherigen Gewohnheiten verzichten.
Es gibt kein zurück! Anders als in den vorangegangenen Versionen kann man in Office 2007-Anwendungen allerdings nicht zur alten Bedienoberfläche zurückschalten. Es gibt keine Einstellung, die das bewirken würde.
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Und noch ein Tipp: Doppelklicken Sie auf den Inhalt einer ausgewählten Zelle, so erscheint darüber, zunächst transparent, eine kleine Symbolleiste. Bewegen Sie den Mauszeiger darauf, so tritt die Symbolleiste deutlich hervor und die darin enthaltenen Funktionen können angewählt werden.
Optimierte Multifunktionsleiste
Ein Doppelklick holt wesentliche Funktionen an das zu bearbeitende Objekt heran.
Das Ziel, dem Anwender genau die Funktionen zur Verfügung zu stellen, die er gerade benötigt, scheint wirklich näher gerückt zu sein. Menüs müssen nicht mehr umständlich und verschachtelt aufgeklappt werden, um eine bestimmte Funktionalität zu erreichen, ein rechter Mausklick oder das richtige Register der Multifunktionsleiste reichen aus. Wenn Sie sich die Multifunktionsleiste genauer ansehen, werden Sie feststellen, dass in der Anordnung der Funktionen dieses Bestreben ebenfalls umgesetzt wurde. Im linken Bereich finden Sie die Funktionen, die zumeist häufiger benötigt werden. In der rechten Hälfte sind diejenigen angeordnet, die eher nicht so häufig gebraucht werden. Die Multifunktionsleiste nimmt jetzt mehr Platz ein als die alten Symbolleisten. Zumindest könnte man das meinen. Wenn man aber Excel-Anwendern alter Schule über die Schulter schaut, dann findet man oft zahlreiche Symbolleisten in unterschiedlicher Zusammenstellung, und die nehmen durchaus nicht weniger Platz in Anspruch. Dafür sind sie im Vergleich aber deutlich unübersichtlicher.
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Wenn Sie jetzt vermuten, dass diese gut ausgestatteten »Ribbons« nur in der größtmöglichen Darstellung eines Excel-Fensters zu sehen und zu gebrauchen sind, dann täuschen Sie sich. Verkleinern Sie doch einfach einmal das Excel-Fenster und beobachten Sie dabei die Veränderungen der Multifunktionsleiste. Multifunktionsleisten passen sich der Darstellungsgröße an.
Zuerst verkleinern sich die Symbole, dann verschwinden immer mehr in den einzelnen Funktionsgruppen. Sie müssen das Fenster sehr weit zusammenschieben, bis nicht mehr alle Inhalte angezeigt werden und zuletzt die Multifunktionsleiste ganz ausgeblendet wird. In derart kleinen Fenstern kann man aber sowieso nicht mehr vernünftig arbeiten.
Leistungsfähige Bearbeitungs- und Statusleiste Relativ unverändert ist die Bearbeitungsleiste geblieben. Sie hat ein anderes Design bekommen – passend zum neuen Excel-Outfit –, aber nur eine neue Funktion. Am rechten Rand gibt es einen Pfeil, mit dem die Bearbeitungsleiste erweitert und wieder reduziert werden kann. Die Erweiterung bezieht sich lediglich auf die Eingabefläche.
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Kaum mehr Funktionen, aber ein moderneres Outfit.
Ganz unscheinbar am unteren Rand gerät die Statusleiste leicht aus dem Blickfeld. Aber bereits in den früheren Versionen barg sie einige hilfreiche Eigenschaften. Die Statusleiste wurde – anders als die Bearbeitungsleiste – runderneuert. Hier hat sich deutlich mehr verändert. Ganz links sehen Sie, welcher Modus eingeschaltet ist. Meist ist der Betriebsmodus aktiv. Mit der kleinen Pfeilschaltfläche daneben können Sie ein Makro starten. Weiter rechts – neben der langen, leeren Fläche – sehen Sie drei kleine Symbole, mit denen Sie die Ansicht umschalten können. Am äußersten rechten Rand finden Sie einen Schieberegler, mit dem Sie das Tabellenblatt stufenlos zoomen können.
Die Statusleiste hat neue Funktionen bekommen.
Kleiner Tipp: Sie schieben den Zoom-Regler hin und her und nichts verändert sich in der Tabelle? Dann ist die Eingabe in der aktivierten Zelle nicht abgeschlossen. In diesem Fall verhindert Excel das Zoomen. Betätigen Sie [Eingabe] (um die Eingabe abzuschließen) oder drücken Sie [Esc] (um die Eingabe zu verwerfen), und sofort funktioniert der Zoom-Regler wieder. Geübte Anwender werden die Informationen über gedrückte Tasten (etwa [Num Lock], [Caps Lock] oder [Scroll Lock]) vermissen. 13
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Egal, wie oft Sie auch drücken, es wird in der Statusleiste nichts mehr angezeigt. Klicken Sie aber mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Statusleiste, so öffnet sich ein Menü mit der Anzeige verschiedener Einstellungen. Die Konfiguration der Statusleiste ist einsehbar.
Sie sehen, welche Einstellungen vorgenommen sind (beispielsweise welche Tasten festgestellt wurden, welcher Modus aktiv ist). Durch Anklicken können Sie diese Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Das geht oft schneller, als wenn Sie spezielle Einstellungsdialoge wählen. Ein rechter, dann ein linker Mausklick – und schon ist die Angelegenheit erledigt. 14
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Richtig interessant wird die Statusleiste, wenn eine Tabelle bereits gefüllt ist. Dann können Sie diese nämlich zu Zwischenrechnungen benutzen, ohne Formeln eingeben zu müssen. Excel zeigt dann in der Statusleiste den Mittelwert, die Anzahl der markierten Zellen und die Summe der Zellinhalte (sofern dort Zahlenwerte vorhanden sind) an. Verlieren Sie also die Statusleiste nicht aus den Augen; sie kann Ihnen sehr nützlich sein. Für schnelle Zwischenergebnisse ist die Statusleiste immer gut.
Jim »Knopf« - oder: Wo ist der Lokomotivführer? Inzwischen dürfte Ihnen das neue Excel schon sehr vertraut vorkommen. Möglicherweise ist Ihnen aber immer noch ein wenig unwohl, weil Sie etwas noch nicht gefunden haben, was im alten Excel eine Reihe wichtiger Funktionen enthielt: das Datei-Menü. Mit dem Datei-Menü ist es wie mit Lukas, dem Lokomotivführer und Lummerland. Von beiden hätten wir nichts erfahren, wenn Michael Ende in seinem berühmten Buch nicht auch Jim Knopf hätte auftreten lassen. So ist das auch mit dem Datei-Menü. :-) 15
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Schauen Sie in die linke obere Ecke über der Multifunktionsleiste. Dort finden Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Symbole für die Funktionen Speichern, Rückgängig, Wiederholen und Drucken sind dort direkt zu erreichen. Ganz wichtig aber ist der große, runde Knopf mit dem Windows-Logo. Ein Klick hierauf, und es öffnet sich das vermisste Datei-Menü, das jetzt aber viel übersichtlicher daherkommt. Das Dateimenü ist da, wo Sie es immer schon gefunden haben: links oben.
Sie finden alles Wichtige aus dem alten Datei-Menü wieder. Einige Funktionen (etwa Seite einrichten) fehlen allerdings. Aber waren diese Funktionen im Datei-Menü eigentlich am richtigen Platz? Für die Arbeit mit Dateien werden Sie sie zukünftig sicher nicht vermissen und dort, wo Sie diese Funktionen benötigen, finden Sie 16
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sie auch wieder – die Funktion Seite einrichten zum Beispiel in der Multifunktionsleiste Seitenlayout. Die Funktionen Vorbereiten und Veröffentlichen beziehen sich jedenfalls direkt auf die gesamte Datei und sie haben hier genau den richtigen Platz. Über Vorbereiten gelangen Sie an den Dialog Eigenschaften. Sie können das Dokument prüfen, Berechtigungen einschränken, eine digitale Signatur erstellen, eine Kompatibilitätsprüfung (zu früheren Versionen) durchführen und – das ist neu – ein Dokument als abgeschlossen kennzeichnen. Über Veröffentlichen legen Sie Ihr Dokument auf einen Dokumentenverwaltungsserver und erstellen daraus eine Internetseite. Ein wichtiger Tipp: Sie finden hier im Datei-Menü einen wichtigen Befehl: den zum Beenden der jeweiligen Anwendung. Sie suchen vergeblich danach? Dann schauen Sie im Datei-Menü-Fenster einmal nach rechts unten. Dort finden Sie – direkt neben den ExcelOptionen – die Schaltfläche Excel beenden.
Tastaturkommandos In einer Sache fürchten Sie aber sicher, Microsoft auf dem falschen Fuß zu erwischen. Die mühevoll gelernten und liebevoll angewendeten Tastaturkommandos, die werden doch sicher nicht mehr funktionieren! Zumindest nicht mehr wie gewohnt. Irrtum. Die meisten Tastaturkommandos funktionieren nach wie vor, und zwar genauso wie in der alten Version. Mit [F1] rufen Sie die Hilfe auf, mit [Alt][F1] 17
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erstellen Sie in Windeseile ein Diagramm, mit [F2] schalten Sie in die Zellenbearbeitung um und so weiter. [Strg][F1] blendet beispielsweise. die Multifunktionsleiste ein und aus.
Selbstverständlich gibt es auch für die Multifunktionsleiste Tastaturkommandos, die spezielle Funktionen aufrufen, ohne dass Sie die Maus nur um einen Millimeter verrücken müssen. Diese finden Sie jedoch nicht wie gewohnt über einen unterstrichenen Buchstaben. Drücken Sie [Alt] und die jeweils gültigen Tastencodes werden direkt in der Multifunktionsleiste eingeblendet.
Die jeweils gültigen Tastaturkommandos können Sie über [Alt] direkt einblenden.
Und sonst? Inzwischen schauen Sie sich im neuen Excel sicher um wie ein geübter Anwender. Und sonst? Mehr ist nicht? Nur ein bisschen Oberflächen-Tuning? Lassen Sie sich nicht täuschen – Excel hat noch mehr zu bieten. Wollen Sie sich das alles auf einmal ansehen? Doch? Na gut, schauen wir uns noch ein paar »Neuigkeiten« an. Die Livevorschau. Die Livevorschau ist eine tolle Sache. Erinnern Sie sich daran, wie mühsam es war, beispielsweise eine passende Schrift für eine Tabelle zu finden, die sich von der Standardschrift abhob und trotzdem gut lesbar war? Bereich markieren – Schrift 18
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auswählen – Ergebnis im Tabellenblatt ansehen – wieder in die Schriftauswahl und so weiter. Das ist jetzt alles Vergangenheit. Machen Sie einmal den Versuch: 1. Markieren Sie einen beliebigen Bereich in einer Tabelle, der ausreichend Daten enthält. 2. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste (Register Start) die Liste für die Schriftart aus. 3. Zeigen Sie nacheinander auf verschiedene Schriftarten, ohne jedoch eine davon durch Anklicken auszuwählen. Sie sehen das Ergebnis sofort in der Tabelle. Sie müssen nicht immer hin und herwechseln, sondern können die ganze Schriftartliste raufund runtersuchen, bis Sie die passende Schriftart gefunden haben. Diese wählen Sie dann durch einen Mausklick aus. Das hat Sie beeindruckt? Na dann probieren Sie einmal Folgendes aus: 1. Wenn der Bereich in der Tabelle noch markiert ist, gehen Sie gleich zu Schritt 2, sonst formatieren Sie ihn erneut. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste (Register Start) in der Gruppe Formatvorlage auf Zellenformatvorlagen. 3. Zeigen Sie nacheinander auf die verschiedenen Formate im geöffneten Katalog. 19
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Kataloge mit vorgefertigten Designs erlauben zusammen mit der Livevorschau eine schnelle Layoutgestaltung der Tabellen.
Kataloge Kataloge finden Sie an vielen Stellen der Office-Anwendungen. Sie erlauben Ihnen, zusammen mit der Livevorschau, schnell die professionelle Gestaltung von Dokumenten vorzunehmen. Sie suchen aus und sehen sich an, was das ausgewählte Design bewirkt, und erst wenn Sie zufrieden sind, wählen Sie aus. Eben wie in einem Katalog!
Neues Dokumentformat. Microsoft hat mit Office 2007 ein neues Dokumentformat eingeführt, das sogenannte Open XML. Entsprechend wurden auch die Dateierweiterungen (Extensionen) geändert. Bei Excel heißt es nun nicht mehr .XLS, sondern .XLSX. Ein Vorteil soll darin liegen, dass ein Dokument auch dann noch lesbar bleibt, wenn einzelne Bestandteile beispielsweise durch einen Systemabsturz unbrauchbar geworden sind. Darüber hinaus möchte Micro20
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soft eine bessere Austauschbarkeit der Dokumente und eine Standardisierung – ähnlich wie PDF – erreichen. Nicht lesbar sind diese Dateien allerdings für ältere Office-Versionen. Möchten Sie, dass die Excel-Arbeitsmappe, die Sie mit Excel 2007 erstellt haben, auch von anderen Personen, die Excel 2003, Excel 2000 oder sogar noch Excel 97 besitzen, gelesen und bearbeitet werden kann, dann müssen Sie Ihre Arbeit in einem entsprechend kompatiblen Format abspeichern.
Der Austausch mit anderen Excel-Versionen muss über das alte Dokumentformat erfolgen.
Support und Hilfe. Dass Sie mit der Taste [F1] immer noch die Hilfe aufrufen können, habe ich einige Absätze zuvor schon erwähnt. Auch das Fragezeichen ist geblieben – rechts oben unter der Titelleiste. Beides zaubert Ihnen das Hilfe-Fenster auf den Bildschirm, in dem Sie nach Informationen und Ratschlägen suchen können. Vorhanden ist eine Offline-Hilfe, die auf Ihrem Computer abgelegt ist. Sie können beim ersten Start der Hilfe auch eine Online-Funktion aktivieren. Dann sucht die Office-Hilfe immer auf dem Server von Microsoft nach neuen und weiterführenden Informationen. Voraussetzung ist natürlich eine Internetverbindung.
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Excels neue Kleider
Ein letzter Tipp in diesem Kapitel: Wollen Sie die Online-Hilfe abschalten (oder später wieder einschalten), dann klicken Sie unten rechts in die Statusleiste des Hilfefensters auf Online bzw. Offline.
Online lernen Es lohnt sich auch, regelmäßig bei Microsoft im Internet vorbeizuschauen. Dort wurde ein Forum für Office 2007 eingerichtet und außerdem werden seit einiger Zeit Online-Kurse (nicht nur für Office 2007) durchgeführt, für die Sie sich anmelden und an denen Sie kostenlos teilnehmen können.
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Wie die Zahlen in die Tabelle kommen Eine leere Tabelle ist nicht das Ziel derjenigen, die mit Excel arbeiten. Deshalb beschäftigen wir uns in diesem Kapitel mit der Dateneingabe. Eingaben werden in Excel immer in einer Zelle abgelegt. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um nummerische (Zahlen) oder alphanummerische (Texte) Werte handelt. Vielleicht ist Ihnen das alles schon bekannt, weil Sie Hunderte von Zellen mit Informationen unterschiedlichster Art bestückt haben. Da ich mir aber vorgenommen habe, das Thema Dateneingabe an dieser Stelle gründlich zu behandeln, fange ich trotzdem ganz von vorne an. Was Sie schon kennen, überspringen Sie einfach. Es sollte mich aber wundern, wenn Sie nicht dennoch das eine oder andere entdecken, was Ihnen noch nicht geläufig war.
Daten in Zellen eingeben Damit eine Zelle Daten aufnehmen kann, muss sie ausgewählt sein. Um eine Zelle auszuwählen, klicken Sie einfach in sie hinein. Sie können durch einen Mausklick an eine andere Stelle die nächste
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Zelle auswählen. Alternativ lässt sich der Zellcursor auch mit den Pfeiltasten durch die Tabelle bewegen. Eine ausgewählte Zelle erkennen Sie daran, dass der Rand durch einen kräftigen schwarzen Rahmen hervorgehoben wird. Daten in die Zellen einfügen. Um die Dateneingabe exemplarisch vorzuführen, vollziehen Sie die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung einmal nach: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle A1. 2. Schreiben Sie »Text« und drücken Sie [Eingabe]. Der Zellcursor springt eine Zelle weiter, je nach Einstellung nach unten oder rechts. Der Text wurde linksbündig angeordnet. 3. Geben Sie »15,234« ein. Drücken Sie [Eingabe]. 4. Schreiben Sie »15.12.2006« und drücken Sie [Eingabe]. 5. Geben Sie als Letztes »23:59« ein und bestätigen Sie mit [Pfeilnach-unten]. Die letzten drei Eingaben wurden von Excel rechtsbündig angeordnet. Es wurden auch alle Formate erkannt: Text, Zahl mit Nachkommastellen, Datum und Uhrzeit. Es scheint also, dass man sich um den Typ der Information, die man in die Zelle eingibt, nicht groß zu kümmern braucht.
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Standard ist Standard Die Vorgabe von Excel für eine Zelle ist immer Standard. Inhalte, die in einer solchen Zelle eingegeben werden, untersucht Excel immer automatisch und ordnet ein passendes Format zu. Legen Sie selbst ein bestimmtes Format für eine Zelle fest, dann kann Excel sich bei der Eingabe schon mal stur stellen und nicht das von Ihnen gewünschte Format benutzen, sondern das der Zelle zugewiesene.
Das Datum 15.12.2006 sieht in einem Feld, das mit dem Format Zahl belegt ist, merkwürdig aus.
Die Dateneingabe beeinflussen. Sie haben gesehen, dass die [Eingabe]-Taste nicht nur die Eingabe abschließt und diese an die Zelle übergibt, sondern auch noch dafür sorgt, dass die nächste Zelle (rechts daneben oder direkt darunter) angesprungen wird. Dieses Verhalten können Sie beeinflussen: 1. Öffnen Sie das Datei-Menü und klicken Sie rechts unten auf den Button Excel-Optionen.
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
2. Markieren Sie durch Anklicken in der linken Liste die Option Erweitert. Unter den Excel-Optionen finden sich auch solche, die die Eingabe betreffen.
Hier stehen Ihnen eine ganze Reihe Optionen zur Verfügung, mit denen Sie das Verhalten von Excel bei der Eingabe beeinflussen können. Gleich als Erstes steht die Option Markierung nach Drücken der Eingabetaste verschieben. Entfernen Sie hier das Häkchen im Kontrollkästchen, bleibt der Zellcursor nach dem Betätigen der Eingabetaste dort, wo er sich auch zuvor befunden hat. Ist das Häkchen dort aber gesetzt – das ist für den Normalfall unbedingt anzuraten –, dann können Sie in der Auswahl Richtung die Einträge unten, rechts, oben und links bestimmen. Sie steuern damit, in welche Richtung der Zellcursor nach Betätigen der Eingabetaste springen soll. Ziel ist immer die nächste, an die aktuelle Zelle angrenzende Zelle. 26
Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Ein kleiner Tipp: Ist als Richtung unten eingestellt, dann können Sie Excel bewegen, den Zellcursor in die andere Richtung (in diesem Fall nach oben) zu schicken, wenn Sie die [Hochstell]-Taste gedrückt halten, während Sie [Eingabe] drücken. Haben Sie rechts voreingestellt, dann springt der Zellcursor bei [Hochstell][Eingabe] nach links.
In Pfeilrichtung Oft ist es aber so, dass man nur für den Einzelfall eine andere Bewegungsrichtung für den Zellcursor benötigt, als die Einstellung vorgibt. Dann können Sie die Eingabe eines Wertes auch mit einer Pfeiltaste abschließen. Ist etwa die Sprungrichtung des Zellcursors rechts, Sie möchten aber die linke Zelle nach der Eingabe anspringen, so drücken Sie die [Pfeil-nach-unten]Taste, wenn Sie die Eingabe abgeschlossen haben.
Die Option Dezimalkomma automatisch einfügen sollte in der Regel besser deaktiviert bleiben. Sind allerdings lange Zahlenkolonnen mit Nachkommastellen einzugeben, dann ist dies eine interessante Variante. Man gibt einfach die Stellen ohne Komma ein und Excel fügt dieses automatisch hinzu. Der Druck auf die Kommataste entfällt und je mehr Zahlen es sind, umso mehr Zeit können Sie bei der Dateneingabe einsparen. Auch die Tippfehlerquote dürfte sich dadurch erheblich verringern.
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Auch die anderen Einstellungen in diesem Bereich sorgen für eine optimale Dateneingabe. Nachfolgend finden Sie einige knappe Erläuterungen zu den wichtigsten Optionen: • Was es mit dem Ausfüllkästchen auf sich hat, erfahren Sie gleich im nächsten Abschnitt. • Die direkte Zellbearbeitung durch Doppelklicken bewirkt, dass Sie nach einem Doppelklick auf eine Zelle nicht in der Bearbeitungszeile über der Tabelle die Bearbeitung vornehmen, sondern direkt in der Zelle. Das Ergebnis ist dasselbe, aber Sie müssen nicht den Blick aus dem Zusammenhang bewegen, der gerade bearbeitet werden soll. • Automatische Prozenteingabe aktivieren funktioniert so ähnlich wie das automatische Einfügen des Dezimalkommas, nur eben mit dem Prozentformat (und -zeichen). • Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen bedeutet, dass Excel mit dem Trennzeichen arbeitet, das bei Ihrem Betriebssystem voreingestellt ist. Wenn Sie aber Tabellen für ein anderes Land erstellen müssen (etwa für die Filiale in England), dann können Sie diese Vorgabe hier vorübergehend ausschalten und das jeweils passende Trennzeichen (zum Beispiel Punkt und Komma vertauscht) festlegen. Daten in Bereiche eingeben. Normalerweise steht für die Eingabe die ganze Tabelle zur Verfügung. Sie können den Bereich aber auch begrenzen. Gehen Sie zur Übung folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Bereich B3 bis C8.
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
2. Geben Sie eine Zahl ein und schließen Sie mit der [Eingabe]-Taste ab. Excel setzt die Zahl in die erste Zelle des Bereichs, der Zellcursor springt aber – wie voreingestellt – in die nächste Zelle. 3. Geben Sie die nächste Zahl ein, drücken Sie erneut [Eingabe] und wiederholen Sie diesen Schritt. Der Bewegungsspielraum des Zellcursors lässt sich auf einen markierten Bereich begrenzen.
Der Zellcursor bewegt sich nur innerhalb des zuvor markierten Bereichs. Ist die letzte Zelle erreicht, wird wieder in die erste gesprungen. Diese Eingabevariante bietet sich überall dort an, wo Eingaben in zusammenhängende Bereiche gemacht werden. Dazu ein Tipp: Müssen Sie mehrere Bereiche mit Zahlen füllen, die nicht aneinandergrenzen, dann funktioniert die Begrenzung des Zellcursors auf diese Bereiche ebenfalls. Ist der erste Bereich gefüllt, springt der Zellcursor direkt in den nächsten Bereich, danach zum übernächsten und nach dem letzten wieder in den ersten. Nicht zusammenhängende Bereiche markieren Sie, indem Sie [Strg] bei der Markierung der Bereiche gedrückt halten.
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Auch nicht zusammenhängende Bereiche können zur gezielten Eingabe genutzt werden.
Bereiche ausfüllen. Wo der Mensch Arbeit sparen kann, da tut er es auch. Wahrscheinlich hätte er es in der kurzen Zeit seit seinem ersten Auftreten in der Evolutionsgeschichte ansonsten auch nicht so weit gebracht, dass er die Erde sogar zeitweise verlassen kann. Übertragen auf Excel bedeutet dies: Wo man sich das Tippen sparen und trotzdem viele Zellen füllen kann, da sollte man dies aus Gründen der Effizienz auch tun. Es gibt einige hilfreiche Varianten, ganze Bereiche auszufüllen, die alle mit dem kleinen Kästchen zusammenhängen, das rechts unten an der Ecke des Zellcursors zu sehen ist. Im allgemeinen Sprachgebrauch der Excel-Anwender nennt man es das »Ausfüllkästchen« – warum, das werden Sie gleich sehen. 1. Tragen Sie in die Zelle B2 eine »3« ein. Betätigen Sie die [Eingabe]-Taste jedoch nicht. 2. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen an und ziehen Sie es bis zur Zelle B10. 3. Sie sehen, es wird nicht nur der Bereich markiert, sondern jede Zelle auch mit der Zahl 3 gefüllt.
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Gleiche Inhalte füllen Sie mit der Maus automatisch in weitere Zellen.
Das war aber erst die einfache Übung. Machen Sie folgendermaßen weiter: 4. Setzen Sie den Zellcursor durch einen Mausklick in Zelle C2. 5. Geben Sie dort eine »4« ein und bestätigen Sie mit [Eingabe]. 6. Sollte der Cursor nicht nach unten in Zelle C3 gesprungen sein, so setzen Sie ihn bitte dort hin. Geben Sie dort eine »5« ein. 7. Markieren Sie die Zellen C2 bis C3. 8. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle C10. Jetzt hat Excel den Bereich nicht mit gleichen Zahlen gefüllt, sondern eine Reihe gebildet. Aus den beiden Zahlen 4 und 5 hat Excel abgeleitet, dass es mit 6, 7, … weitergehen soll. Überschreiben Sie die 5 in Zelle C3 mit 6 und wiederholen Sie die letzten beiden
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Schritte (6–7). Schon wird die Reihe verändert, weil Excel die Differenz zwischen 4 und 6 erkannt hat. Excel analysiert unterschiedliche Zellinhalte und bildet Reihen.
Wir sind noch nicht am Ende dieser Technik angelangt: 9. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle D2. 10. Geben Sie die Formel »=B2*C2« ein. 11. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle D10. Sie sehen – Excel überträgt auch Formeln in die markierten Bereiche und passt dabei gleich die Bezüge an. Aus dem Bezug B2 wird in Zelle D3 der Bezug B3 und so weiter. Man spricht in diesem Zusammenhang von einem relativen Bezug. Ein relativer Bezug verändert sich beim Kopieren in andere Zellen demnach relativ zu seiner Position. 32
Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Formeln werden ebenfalls in den markierten Bereich kopiert und relative Bezüge dabei korrekt angepasst.
Reihen bilden. Wahrscheinlich haben Sie jetzt Blut geleckt. Die bereits gezeigten Beispiele eröffnen für die schnelle und effektive Dateneingabe bereits einige Möglichkeiten. Wenn Sie aber glauben, damit sei auch schon das Ende der Fahnenstange erreicht, dann haben Sie sich geirrt. Für den Anfang zunächst ein weiteres einfaches Beispiel: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle A2. 2. Geben Sie »Januar« ein. 3. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle A10. Sie sehen, dass Excel den markierten Bereich mit den folgenden Monatszahlen (bis September) gefüllt hat. Genauso funktioniert es auch mit Uhrzeitangaben: 33
Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle E2. 2. Geben Sie »8:00« ein und drücken Sie [Eingabe]. 3. Geben Sie »9:00« ein. 4. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle E10. Wie schon bei einfachen Zahlen werden die Uhrzeiten in den markierten Zellen fortgesetzt. Verändern Sie die Uhrzeiten folgendermaßen: 08:15 und 09:15, und Sie werden sehen, auch das macht Excel mit. Dann setzen Sie die Uhrzeit in Zelle E3 auf 09:30, markieren E2 bis E3 und ziehen am Ausfüllkästchen bis E10. Auch hierbei reagiert Excel korrekt und addiert jeweils 75 Minuten zur vorhergehenden Uhrzeit hinzu.
Auch Monatsangaben und Uhrzeiten bereiten Excel beim Ausfüllen von Reihen keine Probleme.
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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen
Sie müssen lange experimentieren, bis Sie eine Reihe finden, die Excel nicht automatisch vervollständigen kann. Alles, was wir bisher gemacht haben, geht auch ohne Ausfüllkästchen. Sie finden in der Multifunktionsleiste (Register Start) in der Gruppe Bearbeiten ein kleines Symbol (Pfeil nach unten), das aufgeklappt einige Varianten von Ausfülloptionen anbietet. Die Richtungsangaben sind selbsterklärend und sollen hier nicht weiter ausgeführt werden. Was interessant und neu ist, ist der Menüeintrag Reihe. Was man damit machen kann, zeigt ein abschließendes kleines Beispiel: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle F1. 2. Geben Sie eine »1« ein und drücken Sie [Eingabe]. 3. Markieren Sie mit der Maus den Bereich F2:F10. 4. Klappen Sie in der Multifunktionsleiste in der Gruppe Bearbeiten das Menü Füllbereich auf und wählen Sie Reihe. 5. Markieren Sie bei Typ Geometrisch und tragen Sie bei Inkrement »3« ein. 6. Bestätigen Sie mit OK.
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Auch zu geometrischen Reihen lässt sich Excel überreden.
Wenn Sie sich den Dialog Reihe näher anschauen (für altgediente Excel-Füchse: Dieser Dialog hat sich seit Excel 5.0 nicht verändert), erkennen Sie schnell, dass auch Datumsreihen flexibel angepasst werden können und dass Trendreihen nur einen Mausklick weit entfernt sind. Wenn Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, sollten Sie in der Lage sein, eine Excel-Tabelle effektiv mit Daten zu füllen. Ich hoffe, auch die fortgeschrittenen Excel-Anwender konnten noch etwas Neues erfahren , und wenn nicht, dann können Sie wenigstens behaupten, dass Sie zu den wenigen gehören, die Excel wirklich gut kennen.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Von der Tabelle zur Arbeitsmappe Excels Konzept geht über die einer einzelnen Tabelle hinaus. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig bereits drei leere Tabellen (oder mehr beziehungsweise weniger, wenn Sie die Voreinstellungen ändern). Diese Tabellen können komfortabel und effizient miteinander verknüpft werden. Wenn Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, werden Sie das Arbeitsmappenkonzept verstehen und für eigene Anwendungen nutzen können.
Was ist in der Mappe drin? Eine neu geöffnete, noch leere Excel-Arbeitsmappe enthält, je nach Voreinstellung, eine oder mehrere leere Tabellen. Sie erkennen dies, wenn Sie an das untere Ende der Tabelle schauen. Direkt über der Statusleiste finden Sie die Register für die einzelnen Tabellen.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Neue Tabellen für die Arbeitsmappe Um eine weitere Tabelle in die Arbeitsmappe einzufügen, klicken Sie auf das kleine, ganz rechts stehende Registerblatt mit dem Arbeitsmappensymbol oder Sie nutzen die Tastenkombination [Umschalt][F11].
Neben Tabellen kann eine Arbeitsmappe natürlich auch noch andere Objekte enthalten, wie etwa Diagrammblätter. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in dem Kapitel Bilder sagen mehr als Worte. Blattschiebereien. Tabellen (oder andere Arbeitsmappenobjekte) müssen nicht dort platziert bleiben, wo Excel sie ursprünglich einfügt hat. 1. Klicken Sie ein Register an und halten Sie die Maustaste gedrückt. An den Mauscursor hängt sich ein kleines Dokumentsymbol und links oberhalb vom Register ist ein schwarzes Dreieck zu sehen. 2. Ziehen Sie das Register nun bei gedrückter Maustaste nach links oder rechts und lassen Sie die Maustaste an der jeweils gewünschten Stelle los. Das Tabellenblatt wird nun an der neuen Position eingefügt. Die Reihenfolge wurde verändert.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Voreinstellungen anpassen. Haben Sie so viele Tabellen in der Arbeitsmappe, dass diese nicht mehr auf einmal dargestellt werden können, dann erhalten Sie eine Übersicht über die Arbeitsblätter, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die kleinen Schaltflächen links von den Registern klicken. Es öffnet sich eine Liste, die alle vorhandenen Arbeitsblätter der Arbeitsmappe (Tabellen, Diagramme) anzeigt. Mit einem Mausklick auf einen Eintrag in der Liste wählen Sie die Tabelle aus, die aktiv im Vordergrund stehen soll. Die aktive Tabelle lässt sich über die Liste per Mausklick auswählen.
Um die Voreinstellung, wie viele Blätter in neuen Arbeitsmappen enthalten sein sollen, anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Office-Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche Excel-Optionen. 2. Aktivieren Sie links in der Navigationsleiste die Option Häufig verwendet. 3. Unter der Optionsgruppe Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen stellen Sie bei Die folgende Anzahl Blätter aufnehmen die Zahl 39
Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
ein, die für Sie infrage kommt. Mit den kleinen Pfeilschaltflächen rechts neben der Zahl können Sie hoch- oder runterzählen. Selbstverständlich können Sie die Zahl dort auch direkt eingeben. Was in den neuen Arbeitsmappen drin ist, bestimmen Sie.
Sie können hier auch Schriftart, Schriftgrad und Standardansicht für die Arbeitsmappen als Voreinstellung festlegen.
Ändern der Farbpalette Wenn Ihnen das »Babyblau« von Excel nicht gefällt, dann stellen Sie in der Optionsgruppe Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel bei Farbschema eine andere Farbe (zum Beispiel silber) ein.
Sie erreichen die Excel-Optionen übrigens auch über die Tastenkombination [Alt][D] und [I].
Bearbeitung »en bloc« Dass in einer Arbeitsmappe verschiedene Blätter aufbewahrt werden können, ist nicht wirklich das Besondere. Das können Sie mit einem einfachen Schnellhefter auf Ihrem Schreibtisch auch. Interessanter ist, dass die in einer Arbeitsmappe vorhandenen Tabellen auch gemeinsam bearbeitet werden können. 40
Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Tabellen gruppieren. Zunächst müssen Sie die Tabellen gruppieren. Um das folgende Beispiel nachvollziehen zu können, sollten Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen, die mindestens fünf Tabellen enthält. 1. Klicken Sie auf das Register der ersten Tabelle. 2. Halten Sie die [Hochstell]-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Register der fünften Tabelle. Sie erkennen nun, dass alle Tabellen markiert sind. Jeden Eintrag in eine Zelle der Tabelle finden Sie nun auf allen markierten Tabellen identisch wieder. Um diese Gruppierung wieder aufzulösen, müssen Sie lediglich ein beliebiges Register anklicken. Gruppierung bearbeiten. Legen Sie eine einfache Tabelle wie in der folgenden Abbildung an. Klicken Sie dann auf ein beliebiges Register und prüfen Sie dann alle Arbeitsblätter. Sie finden die Eingabe überall wieder. Einmal eingegeben – fünfmal vorhanden. Gleiche Eingaben für mehrere Tabellen lassen sich durch Gruppierung vereinfachen.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Bevor Sie neu gruppieren, um Formatierungen vorzunehmen, sollten Sie die Register mit aussagekräftigen Namen versehen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Register. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Umbenennen. 3. Überschreiben Sie den Registertitel, der automatisch markiert wurde, mit der gewünschten Bezeichnung. 4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der [Eingabe]-Taste. Gleichermaßen verfahren Sie mit allen anderen Registern. Dann gruppieren Sie die fünf Tabellen neu und nehmen die nötigen Formatierungen vor, um die Tabelle präsentabel zu gestalten. Zum Abschluss fügen Sie noch eine Formel hinzu: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C8. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Start in der Gruppe Bearbeiten auf das Summensymbol. 3. Markieren Sie die Zellen C4 bis C7 mit der Maus. 4. Bestätigen Sie mit der [Eingabe]-Taste.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
5. Kopieren Sie die Formel in die angrenzenden Felder D8 und E8 (sehen Sie dazu gegebenenfalls im Kapitel 2 Wie die Zahlen in die Tabelle kommen nach). Die Formel zum Summieren von Feldern klicken Sie mit der Maus zusammen.
Lösen Sie die Gruppierung wieder auf und tragen Sie auf den ersten vier Tabellen Zahlen ein, um die Funktionalität zu testen.
Tabellen verknüpfen Die fünfte Tabelle soll zur Auswertung der vier ersten Tabellen dienen. Aktivieren Sie nun dieses Tabellenblatt und verfahren Sie wie folgt: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Start in der Gruppe Bearbeiten auf das kleine schwarze Dreieck neben dem Summensymbol. 3. Wählen Sie den Eintrag Mittelwert aus der Liste aus.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
4. Klicken Sie nun das Register der ersten Tabelle an. 5. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4 und drücken Sie die Tasten [Hochstell][;]. 6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 ebenfalls für die zweite und dritte Tabelle. 7. Klicken Sie nun das Register der vierten Tabelle an. 8. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4 und bestätigen Sie mit der [Eingabe]-Taste. Excel errechnet den Mittel wert über alle Tabellen hinweg.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Excel ermittelt nun den Mittelwert aus der Zelle C4 über alle Tabellen hinweg. Sie können nun diese Formel in die restlichen Felder kopieren. Zuvor sollten Sie die Formel aber kurz näher betrachten. =MITTELWERT(’2003’!C4;’2004’!C4;’2005’!C4;’2006’!C4) Um die Formel kümmern wir uns hier einmal nicht (das kommt im nächsten Kapitel). Wichtiger sind die Bezüge. • In einfache Anführungszeichen eingeschlossen steht der Name des Tabellenblattes. Diese Anführungszeichen entfallen, wenn es sich eindeutig um einen Text handelt. Beim Bezug auf das Tabellenblatt Statistik sind diese Anführungszeichen also nicht nötig: =Statistik!C4 • Mit dem Ausrufezeichen wird die Zelle (C4) vom Tabellenblatt abgegrenzt. Mit diesem Wissen können Sie nun auch Bezüge innerhalb einer Arbeitsmappe herstellen, ohne zwischen den Registern wechseln zu müssen. Manchmal geht das einfach schneller über die Tastatur. Über die Ausfülloptionen ist auch eine über mehrere Tabellen gehende Formel schnell kopiert.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Arbeitsmappen verknüpfen Mit diesem Wissen denken Sie nun künftig dreidimensional – und nicht mehr nur in zwei Dimensionen (Zeilen und Spalten). Arbeitsmappenübergreifende Bezüge erstellen. Sie können aber auch noch einen Schritt weitergehen und mehrere Arbeitsmappen miteinander verknüpfen. Speichern Sie die bisher benutzte Arbeitsmappe und lassen Sie die Mappe geöffnet. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an.
Mehrere Arbeitsmappen anzeigen Um alles besser überblicken zu können, sollten Sie die Arbeitsmappen gleichzeitig im Excel-Fenster anzeigen. Dazu klicken Sie in der Multifunktionsleiste Ansicht in der Gruppe Fenster auf Alle anordnen, wählen im Dialog Fenster anordnen die Option Überlappend und klicken auf OK.
Arbeitsmappen-Fenster können unterschiedlich im Excel-Fenster angeordnet werden.
Erstellen Sie eine neue Tabelle entsprechend der folgenden Abbildung.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Diese Tabelle soll nun aus einer anderen Arbeitsmappe gefüllt werden.
Sie werden nun diese Tabelle mit den Werten aus der anderen Arbeitsmappe füllen, ohne dass Sie dazu die Zahlen noch einmal eintippen müssen.
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4. 2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen »=« ein. 3. Wechseln Sie zur Quellarbeitsmappe und aktivieren Sie die Zelle C8 auf dem Register 2003. 4. Bestätigen Sie die [Eingabe]-Taste. 5. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Zellen. 6. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Umsatz ab (sie wird für folgende Übungen noch benötigt). Bezüge über mehrere Arbeitsmappen sind immer absolut.
Leider sind die Bezüge über mehrere Arbeitsmappen in Excel immer absolut, sodass hier ein Kopieren der Formeln nicht infrage kommt. Wenn Sie die Formeln näher untersuchen, dann werden Sie feststellen, dass der Bezug den Arbeitsmappennamen in eckigen Klammern enthält. Ein vollständiger Bezug auf eine Zelle (über Arbeitsmappen hinweg) lautet also: =[Dateiname]Tabellenname!Zelle(n)
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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Die Werte werden aus der anderen Arbeitsmappe geholt.
Vor- und Nachteile. Diese Art von Datenübernahme – selbst über unterschiedliche Arbeitsmappen hinweg – bringt einige Vorteile: • Tippfehler entfallen. Es werden in beiden Arbeitsmappen identische Werte benutzt. • Änderungen werden sofort realisiert. Es müssen also bei geänderten Werten nicht zwei Arbeitsmappen gepflegt werden. Allerdings soll auch eine Problematik nicht verschwiegen werden: Wenn eine Arbeitsmappe verschoben wird, dann funktioniert der Bezug nicht mehr. Für die Arbeit mit der Tabelle Umsatz muss die Quelldatenbank übrigens nicht geöffnet sein. Die Daten werden automatisch aktualisiert. Eventuell müssen Sie die automatische Aktualisierung von 49
Von der Tabelle zur Arbeitsmappe
Hyperlinks aktivieren, um von dieser automatischen Aktualisierung profitieren zu können. Das hängt von Ihren Einstellungen im Windows-Sicherheitscenter ab. Sie verstehen nun das Excel-Arbeitsmappenkonzept und sind in der Lage, auch arbeitsmappenübergreifend mit Excel zu arbeiten.
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Excel rechnet von allein
Excel rechnet von allein Eingebaute Funktionen lassen sich schnell in Tabellen und Formeln integrieren. Warum keine Berührungsängste notwendig sind, zeigt Ihnen dieses Kapitel. Der Aufbau einer Formel und der Einsatz des Funktionsassistenten wird ausführlich beschrieben und erklärt. Aufgrund ausgewählter Funktionen erlernen Sie, den praktischen Einsatz in Ihren Tabellen effektiv zu planen und umzusetzen. Formeln eingeben. Zellen können beliebige Inhalte aufnehmen. Excel versucht zu erkennen, ob es sich um Texte, Zahlen oder Formeln handelt, und reagiert entsprechend. Formeln richtig schreiben. Eigentlich ist es ganz einfach: Eine Formel erkennt Excel immer in dem Fall automatisch, wenn ein Gleichheitszeichen am Anfang steht. Dann versucht das Programm, die dahinterstehende Berechnung, die aus Bezügen, Zahlen und Bereichen bestehen kann, auszuführen.
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Excel rechnet von allein
Excel reagiert auf ein Gleichheitszeichen und versucht, alle Angaben dahinter zu berechnen.
Allerdings muss das, was hinter dem Gleichheitszeichen steht, auch zu berechnen sein. Schreiben Sie etwa =(Zahl1+Zahl2)*5 dann reagiert Excel in der Zelle mit der Fehlermeldung #Name?, weil es die beiden Textbegriffe Zahl1 und Zahl2 nicht addieren kann. Excel versucht zwar, Bereiche in der Tabelle mit diesen Namen zu entdecken, findet aber keine, wenn diese nicht zuvor angelegt wurden. So kann Excel nicht rechnen – zumindest nicht ohne weitere Vorbereitung.
Mit Bereichsnamen arbeiten. Sie können Bereiche aber durchaus auch eindeutig benennen. Das funktioniert ganz einfach: 1. Setzen Sie den Zellencursor in die Zelle, die einen Bereichsnamen erhalten soll. Schreiben Sie einfach eine Bezeichnung in das Namenfeld.
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2. Schreiben Sie in das Namenfeld einen beliebigen Namen und schließen Sie Ihre Eingabe mit der [Eingabe]-Taste ab.
Excel rechnet von allein
Jetzt können Sie die Namen auch in der Formel verwenden. Mit »bekannten« Namen rechnet Excel also auch.
Regeln für Namen • Das erste Zeichen muss immer ein Buchstabe, ein Unterstrich oder ein umgekehrter Schrägstrich sein. • Alle weiteren Zeichen können auch aus Ziffern oder Punkten bestehen. • Auch einzelne Buchstaben kommen als Name infrage, mit Ausnahme von »c«, »C«, »r« oder »R«. • Leerzeichen sind nicht erlaubt. Als Alternative kann der Unterstrich »_« benutzt werden. • Zellbezüge (zum Beispiel A1 oder $B$2) sind nicht erlaubt. • Die Länge eines Namens darf maximal 255 Zeichen betragen. • Groß- und Kleinbuchstaben können benutzt werden. Excel kann sie aber nicht unterscheiden. »Kosten« oder »KOSTEN« sind für Excel identische Namen und können so nicht zweimal eingesetzt werden.
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Excel rechnet von allein
Funktionen in Formeln. Auch Funktionen können in Formeln eingesetzt werden. Auch hier gilt: Ob Groß- oder Kleinbuchstaben benutzt werden, spielt für Excel keine Rolle. Aber die Schreibweise der Funktion muss vollständig sein. Eine der gängigsten Funktionen ist SUMME. Sie können »Summe«, »SUMME«, »SUMme« oder »summe« schreiben – aber nicht »SUM« oder »SUMM«. Dann weiß Excel nicht, was es machen soll, und reagiert mit einer Fehlermeldung. Manchmal steht auch nur die Funktion als Formel da. Auch dann darf das Gleichheitszeichen nicht fortgelassen werden. Excel vermutet sonst einen Text – und berechnet nichts. Funktionen vereinfachen Berechnungen in Formeln.
Operatoren in Formeln. Zur Berechnung der Formeln werden noch die Operatoren benötigt. Zur Verfügung stehen mathematische Operatoren, Vergleichsoperatoren, Bezugsoperatoren und (Text) Verkettungsoperatoren.
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Excel rechnet von allein
Operator
Gruppe
Bedeutung
Beispiel
+ (Plus)
Mathem.
Addition
3+4
- (Minus)
Mathem.
Subtraktion
4-3
* (Stern)
Mathem.
Multiplikation
3*4
/ (Schrägstrich)
Mathem.
Division
4/2
% (Prozent)
Mathem.
Prozent
4%
^ (Caret)
Mathem.
Potenzierung
4^2
=(Gleichheitsz.)
Vergleich
Zielwert
A1=B1
> (Größer)
Vergleich
Größer als
A1>B1
< (Kleiner)
Vergleich
Kleiner als
B1= (Größer-
Vergleich
Größer oder gleich als
A1>=B1
und End Sub eingeschlossen. • Grüne Zeilen mit einem vorangestellten ’ dienen offensichtlich als Kommentar. • Das Arbeitsblatt (Worksheet) Adressen ist im Zusammenhang mit der aktiven Arbeitsmappe (ActiveWorkbook) aufgeführt. • Der Tabellenbereich, in dem die Adressen enthalten sind, ist genau aufgelistet (A2:G62), obwohl das bei der Makroaufzeichnung nicht durch eine Markierung vorgegeben wurde. Excel denkt also bei der Makroaufzeichnung im übertragenen Sinne mit. Um ohne Makrorekorder mit dem VBA-Editor manuell Module zu entwickeln, geht dies nicht, ohne das Objektmodell von Excel zu kennen und etwas von objektorientierter Programmierung zu verstehen. Den Editor aber zu bedienen, das ist schnell gelernt und soll an einem kleinen Beispiel erprobt werden. Eine eigene Funktion entwickeln. Das Entwickeln einer eigenen Funktion geht relativ leicht, ohne sich intensiv in VBA einarbeiten zu müssen. Wir wollen hier exemplarisch einmal eine Funktion neu erstellen, die die Lagerumschlagsgeschwindigkeit errechnet. Folgende Formel liegt der Funktion zugrunde: Umsatz Lagerumschlagsgeschwindigkeit= durchschnittl. Lagerbestand
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Excel-Anwendungen automatisieren
Der durchschnittliche Lagerbestand errechnet sich folgendermaßen: Anfangsbest. + Endbest. durchschnittl. Lagerbestand= 2 Bevor Sie die Funktion entwickeln, bauen Sie eine Beispieltabelle auf, mit der Sie die Funktion später testen können. Die Lösung soll eine eigene Funktion liefern.
Die drei erforderlichen Parameter sind Anfangs- und Endbestand, um die durchschnittliche Lagerdauer zu berechnen, und der Umsatz. Alle Werte in Stück. Der Preis spielt hier keine Rolle. Mit dem Editor arbeiten. Der VBA-Editor wird über die Tastenkombination [Alt][F11] aufgerufen. Er steht, falls keine weiteren Arbeitsmappen mit Modulen geöffnet sind, leer zur Verfügung.
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Excel-Anwendungen automatisieren
Der leere VBA-Editor.
Um ein neues Modul und darin eine neue Prozedur anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Einfügen | Modul. 2. Klicken Sie auf Einfügen | Prozedur. 3. Geben Sie bei Name: »Lagerumschlag« ein. 4. Bei Typ aktivieren Sie Function. 5. Der Gültigkeitsbereich sollte auf Public stehen, wenn Sie die Funktion nicht nur innerhalb einer Arbeitsmappe nutzen wollen. 170
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6. Bestätigen Sie abschließend mit OK. Ein neues Modul ist schnell angelegt.
Im VBA-Editor steht Ihnen nun die leere Prozedur zur Verfügung. Um diese zu füllen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Cursor zwischen die runden Klammern. 2. Geben Sie ein: »AB, EB, Umsatz«. 3. Schreiben Sie: »Lagerumschlag =Umsatz/(AB+EB/2)«. 4. Speichern Sie die Funktion und kehren Sie zu Excel zurück.
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Excel-Anwendungen automatisieren
Eine einfache neue Funktion ist schnell erstellt.
Diese Funktion dürfte nicht schwer zu verstehen sein. In der Klammer sind die Parameter enthalten, welche die Funktion benötigt, um die Kennzahl errechnen zu können. In diesem Fall Anfangsbestand (AB), Endbestand (EB) und Umsatz. Den berechneten Wert, den die Funktion zurückgeben soll, ermittelt sie über die zuvor beschriebene Formel. Mit der Funktion arbeiten. Diese eigene Funktion setzen Sie nun so ein wie die integrierten Excel-Funktionen: 1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in die die Funktion eingefügt werden soll. Im Beispiel in Zelle C6. 2. Wählen Sie das Register Formeln und klicken Sie auf Funktion einfügen. 172
Excel-Anwendungen automatisieren
3. Bei Kategorie auswählen stellen Sie Benutzerdefiniert ein. 4. Unter Funktion auswählen finden Sie die soeben neu erstellte Funktion wieder. Markieren Sie diese und klicken Sie unten im Dialog auf OK. Die benutzerdefinierten eigenen Funktionen sammelt Excel in einer speziellen Kategorie.
5. Die Parameter »sammeln« Sie durch Anklicken in der Tabelle ein. 6. Bestätigen Sie mit OK. Sie sehen, es geht wie bei den Standardfunktionen. Natürlich können Sie die Funktion auch per Hand eintippen. So geht es aber leichter. 173
Excel-Anwendungen automatisieren
Im Beispiel hat die Funktion eine Lagerumschlagsgeschwindigkeit von 0,67 errechnet, was bedeutet, dass sich das Lager im angegebenen Zeitraum nicht komplett umgeschlagen hat. Das ist sicher noch optimierungsfähig, hängt aber auch von der Art der Ware ab, sodass die absolute Zahl nicht alleine aussagefähig ist.
Mit benutzerdefinierten Funktionen lässt sich arbeiten wie mit den integrierten Funktionen.
Sie sehen, die Arbeit mit dem VBA-Editor ist so schwierig nicht. Legen Sie sich eine eigene Funktionsbibliothek an, mit den Funktionen, die Excel nicht besitzt. Vielleicht haben Sie auch Interesse, tiefer in die VBA-Programmierung einzusteigen. Dann sollten Sie allerdings zu spezieller Fachliteratur greifen oder einen entsprechenden Kurs besuchen.
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Excel kommunikativ
Excel kommunikativ Die Daten einer Tabelle werden oft auch in anderen Anwendungen benötigt. Andererseits gibt es oft Informationen an anderer Stelle, die man gerne in eine Excel-Tabelle integrieren möchte. Alle Daten noch einmal neu und damit doppelt eingeben? Nicht mit Excel. Über flexible Import- und Exportschnittstellen geht das viel schneller und dazu auch noch recht einfach.
Woher und wohin Eigenständige Export- und Importfunktionen werden Sie in Excel vergeblich suchen. Dies wird alles über den Datei öffnen- und Datei speichern unter-Dialog geregelt.
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Excel kommunikativ
Importformate. Wählen Sie im Office-Menü Datei | Öffnen, so bietet Ihnen Excel im folgenden Dialog unter Dateityp verschiedene Dateien an: • Alle Excel-Dateien (wobei hier zwischen den verschiedenen Versionen zunächst nicht differenziert wird. Excel versucht selbst zu erkennen, welches Versionsformat vorliegt) • Excel-Dateien (die sich auf die neuen Versionen mit der Extension .xlsx beziehen) • Alle Webseiten und Webarchive (htm/html-Dateien in der Hauptsache) • XML-Dateien • Textdateien (dahinter verbirgt sich der sogenannte Textkonvertierungsassistent) • Alle Datenquellen (womit vor allem externe Datenquellen/Datenbanken gemeint sind) • Access-Datenbanken (das relationale Datenbankmanagementsystem aus der Microsoft Office-Familie) • Abfragedateien (Dateien aus Datenbankabfragen) • dBase-Dateien (dBase war sozusagen die Ur-Datenbank für PC-Systeme und das spezielle Dateiformat wurde auch von vielen anderen Datenbanken unterstützt. Inzwischen veraltet, aber noch sehr verbreitet, besonders bei Anwendungsprogrammen) • Microsoft Excel 4.0-Makrovorlagen 176
Excel kommunikativ
• Microsoft Excel 4.0-Arbeitsmappen (können noch geöffnet, nicht aber mehr geschrieben werden. Damit wird eine Kompatibilität zu älteren Excel-Anwendungen gewährleistet) • Arbeitsblätter (einzelne Excel-Arbeitsblätter) • Arbeitsbereiche (man kann Excel-Arbeitsbereiche abspeichern und wieder laden. Diese enthalten vor allem Einstellungen der Arbeitsoberfläche) • Mustervorlagen (enthalten leere Excel-Anwendungen, die als Mustervorlage gespeichert wurden) • Add-Ins (Befehlserweiterungen, spezielle Anwendungen, die in Excel integriert werden können) • Symbolleisten (man kann eigene Symbolleisten zusammenstellen und zu Sicherungszwecken abspeichern) • SYLK-Dateien (eine Art standardisierte Tabellendatei, ähnlich PDF für Textdokumente, aber weniger verbreitet) Liegen Ihnen Daten aus älteren Programmen vor, die nicht von Excel unterstützt werden und bei denen das Programm nicht mehr zur Verfügung steht oder auf den aktuellen Rechnern nicht mehr läuft,
Uralt-Dateien können nicht so ohne Weiteres eingelesen werden.
dann haben Sie ein echtes Problem. Mit etwas Glück finden Sie im Internet ein Konvertierungsprogramm oder haben einen Bekannten, der dieses Programm noch im Einsatz hat oder auf seinem Computer installieren kann.
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Excel kommunikativ
Standardformate bieten Datensicherheit Aus diesem Grund ist es gut, bei einem Rechnerwechsel oder einer PC-Neuanschaffung zu überlegen, welche Programme man nicht erneut installieren wird. Da ist es dann durchaus angebracht, die Daten, die man weiter nutzen will, in einem Format abzuspeichern, das auch von anderen Programmen gelesen werden kann. Bei Textverarbeitungen etwa das RTFFormat, bei Tabellenkalkulationen das SYLK-Format. Notfalls einfach als Textdatei. Zwar gehen dann die Formate verloren, aber etwas später in diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie diese – sozusagen halbautomatisch – wiederherstellen können.
Exportformate. Öffnet man die Vorschau über Office | Speichern unter, werden zunächst die Standardformate angeboten, mit denen in der Regel gearbeitet werden sollte: • Excel-Arbeitsmappe (das neue .xlsx-Dateiformat, das übrigens auch noch zu älteren Versionen kompatibel ist, wenn dort ein entsprechendes Modul installiert wird, das von der Microsoft Homepage heruntergeladen werden kann) • Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm-Dateiformat, das ansonsten mit der Excel-Arbeitsmappe identisch ist) • Excel-Binärarbeitsmappe (die Excel-Arbeitsmappe wird in einem binären Format gespeichert. Das Laden und Speichern funktioniert schneller, aber die Kompatibilität zu früheren Versionen ist nicht gegeben).
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Excel kommunikativ
• Excel 97-2003 Arbeitsmappe (gespeichert wird im Format der genannten Excel-Versionen. Eine gute Wahl, wenn man die Arbeitsmappen austauschen muss und die Voraussetzungen der anderen Benutzer nicht genau kennt). Über Add-Ins für andere Dateiformate suchen gelangen Sie ins Internet, und zwar auf die Website von Microsoft, auf der Ihnen Add-Ins zum Download und zur Integration in Microsoft Office zur Verfügung stehen.
Das PDF-Format einzurichten ist unbedingt empfehlenswert, da es mittlerweile ein QuasiStandard für Dokumente ist, die nur gelesen und nicht bearbeitet werden sollen.
Weitere Dateiformate (hier PDF und XPS) können als Add-In integriert werden.
Auch Lösungen von Drittanbietern lassen sich auf diesem Wege als Add-In einbinden.
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Excel kommunikativ
Über Andere Formate erreichen Sie den Speichern unter-Dialog und können bei Dateityp wiederum aus einer langen Liste auswählen. Im Folgenden erscheinen nur diejenigen Formate, die nicht schon bei den Importformaten erwähnt wurden: • XML-Daten • Einzelnes Webarchiv • Webseite • Excel-Vorlage und Excel-Vorlage mit Makros • Excel 97-2003-Vorlagen (das ist praktisch, da damit die neu erstellten Vorlagen auch für ältere Versionen noch genutzt werden können) • Text (Tabstopp-getrennt) • Unicode Text • XML-Kalkulationstabelle 2003 (bereits die Version Excel 2003 war auf XML ausgerichtet. Wer solche Tabellen nutzt und in diesem Format abspeichern möchte, ist mit diesem Dateityp gut beraten) • Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe • CSV (Trennzeichen getrennt) • Formatierter Text (Leerzeichen getrennt) • Text (Macintosh und MS-DOS) • DIF (Data-Interchange-Format) • SYLK-Dateien • Microsoft Office Excel-Add-In (falls Sie selbst ein Add-In erstellen möchten) • Excel97-2003-Add-In (für die Weitergabe von Add-Ins an ältere Versionen)
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Excel kommunikativ
Die Auswahl ist groß und eine Datei zu generieren, die nicht von einem anderen Programm gelesen werden kann, ist mit Excel kaum vorstellbar. Datenaustausch mit OpenOffice & Co. Sollen Daten und Informationen mit anderen Tabellenkalkulationen ausgetauscht werden, ist es sinnvoll, das Format Excel 97-2003-Arbeitsmappe zu wählen. Die meisten Fremdanwendungen, wie beispielsweise OpenOffice, können dieses Format relativ problemlos verarbeiten.
Importieren – aber wie? Bisher waren das alles theoretische Überlegungen. Aber wenn es darauf ankommt – wie wird es gemacht? Als Beispiel importieren wir eine Liste mit Bankleitzahlen samt der dazugehörigen Informationen. Diese gibt es bei der Bundesbank sogar schon im Excel-Format. Da uns dies aber an dieser Stelle nicht interessiert, nehmen wir die Variante als Textdatei und testen damit den Datenimport. Zunächst die URL für den Download: http://www.bundesbank.d/zahlungsverkehr/zahlungsverkehr_ bankleitzahlen_download.php
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Excel kommunikativ
Die Liste der Bankleitzahlen wird regelmäßig von der Bundesbank aktualisiert.
Wenn Sie die Bankleitzahlen heruntergeladen und gegebenenfalls entpackt haben, kann es direkt losgehen. Mit dem Textkonvertierungsassistenten arbeiten. Für dieses Beispiel muss nicht zwingend eine Tabelle geöffnet sein. 1. Wählen Sie Office | Öffnen und stellen Sie bei Dateityp die Textdateien ein. 2. Suchen Sie den Ordner, in dem Sie die Datei abgespeichert haben. 3. Markieren Sie die Datei und bestätigen Sie mit Öffnen.
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Excel kommunikativ
Im ersten Schritt benötigt der Assistent einige Informationen, damit er die Datei richtig importieren kann. In einer Vorschau sehen Sie bereits die Daten. Hier erkennen Sie, dass mit Feste Breite der richtige Typ erkannt wurde. Andere Trennzeichen gibt es nicht. Allerdings stimmt der Dateiursprung nicht.
Korrekte Einstellungen bereits im ersten Schritt sind für die Konvertierung enorm wichtig.
4. Stellen Sie bei Dateiursprung »Mitteleuropäisch (Windows)« ein und bestätigen Sie mit Weiter. Im zweiten Schritt müssen die Spaltenwechsel festgelegt werden. Der Assistent erkennt zum Beispiel dort keinen Spaltenwechsel, wo eine Spalte an eine andere Spalte ohne Zwischenraum grenzt. Durch Anklicken im Spaltenlineal können Sie die Spaltenwechsel festlegen oder korrigieren. In diesem Fall werden Sie jedoch unschwer erkennen, wo Spalten liegen und wo nicht. 183
Excel kommunikativ
Spalten werden per Mausklick definiert oder korrigiert.
5. Korrigieren Sie die Spalteneinteilung und klicken Sie auf Weiter. Im dritten und letzten Schritt können Sie für jede Spalte das Datenformat anpassen. Diesen Punkt meinte ich einige Absätze zuvor mit »halbautomatisch«. Sie legen hier fest, welches Format jede Spalte haben soll, und beim Import wird diese Einstellung dann direkt berücksichtigt – für alle Einträge in der jeweiligen Spalte. Sie können in diesem Fall alles bei Standard belassen, oder, wenn Sie möchten, auch Festlegungen vornehmen (zum Beispiel für die Bank- und Ortsnamen das Textformat).
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Excel kommunikativ
Ausnahmeregeln Sie können hier auch Spalten vom Import ausnehmen. Wenn Sie an den BIC- und IBAN-Codes (die letzten beiden Spalten) nicht interessiert sind, dann markieren Sie diese und klicken dafür jeweils auf Spalten nicht importieren (überspringen).
Jede Spalte kann individuell für den Import eingestellt werden.
6. Weisen Sie den Spalten das passende Format zu, bestimmen Sie gegebenenfalls, welche Spalten nicht importiert werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.
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Excel kommunikativ
Sekunden später stehen Ihnen die Bankleitzahlen in einer Excel-Tabelle zur Verfügung. Scrollen Sie einmal bis ganz nach unten. 19.724 Zeilen, das ist schon eine ganz schön große Tabelle geworden. Die Grenzen von Excel.
Grenzwerte von Excel. Aber sind damit schon die Grenzen von Excel ausgelotet? Nicht einmal im Ansatz. Als kleiner Exkurs deshalb hier ein paar Grenzwerte für die Arbeit mit Excel. Spezifikation
Obergrenze
Max. Zeilen
1.048.576
Max. Spalten
16.384
Spaltenbreite
255 Zeichen
Zeilenhöhe
409 Punkt
Maximale Anzahl von Zei-
32.767
chen in einer Zelle Zahlenformate in einer Ar-
200–250, je nach installierter
beitsmappe
Sprachversion
Ebenen zum Rückgängig-
100
Machen Genauigkeit von Zahlen
15 Stellen
Größte Zahl in einer Zelle
9,99999999999999E+307
Länge der Formelinhalte
8.192 Zeichen
Interne Länge von Formeln
16.384 Byte
Argumente einer Funktion
255
Verschachtelte Ebenen von
64
Funktionen
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Excel kommunikativ
Spezifikation
Obergrenze
Anzahl der verfügbaren Ar-
341
beitsblattfunktionen Frühestes für eine Berech-
1. Januar 1900 (bzw. 1. Januar
nung zulässiges Datum
1904)
Spätestes für eine Berech-
31. Dezember 9999
nung zulässiges Datum
Die Bankleitzahlen aus der Textdatei wurden erfolgreich importiert.
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Excel kommunikativ
Excel im Office-Verbund Microsoft bietet Excel nicht nur einzeln, sondern bevorzugt im Verbund mit anderen Programmen an und nennt dies: Microsoft Office. Es gibt unterschiedliche Ausstattungen. In den meisten Varianten sind aber neben Excel vor allem Word und PowerPoint enthalten. Grund genug, einmal zu schauen, wie sich Excel mit diesen Anwendungen verträgt. Word und die Tabellen. Word kann selbst Tabellen erstellen und in diesen sogar rechnen. Und wer altgedienter Word-Anwender ist, der weiß, dass Word sogar ein Diagramm-Modul besaß. Braucht es da überhaupt Excel? Diese Frage kann man so nicht eindeutig beantworten. Wenn es um das Addieren weniger Zahlen geht, reichen die Rechenfunktionen in Word möglicherweise aus. Aber komplexe Tabellen, mit Berechnungen und langen Formeln, die bekommt man nur mit Excel richtig hin. Und wie sieht es mit dem Diagramm-Modul von Word aus? Machen Sie doch einen kleinen Test: 1. Starten Sie Word und öffnen Sie ein leeres Dokument. 2. Wechseln Sie auf die Multifunktionsleiste Einfügen und wählen Sie Diagramm. 3. Suchen Sie im Dialog Diagramm einfügen einen Diagrammtyp, zum Beispiel Säule aus. 4. Bestätigen Sie mit OK. 188
Excel kommunikativ
Wird ein Diagramm in Word angefordert, taucht unvermittelt Excel auf.
Da ist es also möglich, in Word eine Diagrammanfrage zu starten, gleich das Excel-Diagramm-Modul angezeigt zu bekommen und in die geöffnete Tabelle die Daten einzugeben. Diagrammanpassung im Word-Dokument garantiert. Die richtige Methode, um eine spontane Diagrammidee ohne vorhandene Vorlagen gleich aus Word heraus grafisch umzusetzen. Excel-Tabellen und -Diagramme in Word übernehmen. Der Haken bei der Diagrammerstellung innerhalb von Word ist aber, dass die Daten dazu neu eingegeben werden müssen. Stehen die Tabellen und Diagramme in Excel bereits zur Verfügung, so ist dies keine Lösung.
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Excel kommunikativ
Kopieren – Einfügen
Sie können die Tabelle und die Grafik in der Excel-Tabelle kopieren und in das Word-Dokument einfügen. Das ist kein Problem, geht schnell und übertragen werden nicht nur die nackten Daten, sondern auch sämtliche Formatierungen.
Tabellen und Diagramme sind ruck, zuck! in ein Word-Dokument eingefügt.
Finden nach dem Einfügen Anpassungen in der Excel-Tabelle statt, so werden diese nicht automatisch in das Word-Dokument übernommen. Auch in der Word-Tabelle findet keine weitere Berechnung statt, weil die Formeln nicht übertragen werden, sondern nur 190
Excel kommunikativ
die Werte. Ändern Sie einen Wert, stimmt schon die ganze Tabelle nicht mehr, weil keine Neuberechnung stattfindet. Wer mit Tabellen arbeitet, die sich ständig verändern, sollte deshalb
Tabellen einbetten.
einen anderen Weg gehen. Benutzen Sie testweise eine beliebige Tabelle mit Diagramm. 1. Markieren Sie die Tabelle in Excel und kopieren Sie diese. 2. Wechseln Sie nach Word und setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Tabelle eingefügt werden soll. 3. Wählen Sie Start | Einfügen | Inhalte einfügen. 4. Markieren Sie Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe-Objekt und bestätigen Sie mit OK.
Die Tabelle wird als Excel-Diagramm-Objekt übertragen.
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Excel kommunikativ
5. Wechseln Sie nach Excel und markieren Sie das Diagramm. 6. In Word platzieren Sie den Cursor und wählen Bearbeiten | Inhalte einfügen. 7. Markieren Sie Microsoft Office Excel-Diagramm-Objekt und klicken Sie auf OK. Zunächst sieht alles aus wie beim einfachen Kopieren und Einfügen. Den Unterschied bemerken Sie, wenn Sie die Tabelle doppelt anklicken. Dann steht Ihnen im Word-Dokument der Ausschnitt einer Excel-Tabelle zur Verfügung, in dem Sie wie gewohnt in den Zellen arbeiten können.
In Word öffnet sich eine Excel-Tabelle.
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Excel kommunikativ
Auch die Formeln funktionieren. Änderungen, die Sie in die Zellen übernehmen, führen auch zu Neuberechnungen in der gesamten Tabelle. Allerdings werden diese Änderungen nicht an die Ursprungstabelle in Excel weitergegeben. Sie haben eine statische Kopie, die zwar wie eine Excel-Tabelle bearbeitet werden kann, von der Ursprungstabelle aber abgekoppelt ist. Mit Verknüpfungen arbeiten. Um Aktualisierungen in der ExcelTabelle an Word weitergeben zu können, müssen Sie mit Verknüpfungen arbeiten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Tabelle oder den Zellenbereich in Excel und wechseln Sie zum Word-Dokument. 2. Klicken Sie auf Einfügen | Inhalte einfügen. 3. Aktivieren Sie das Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe-Objekt. 4. Wählen Sie links Verknüpfung einfügen und bestätigen Sie mit OK. Für die Aufrechterhaltung der Beziehung zur Quelldatei muss eine Verknüpfung gewählt werden.
193
Excel kommunikativ
Auch wenn Sie jetzt nach Excel wechseln und dort eine Änderung in der Tabelle vornehmen, passiert in Word zunächst nichts. Sie sehen nach wie vor die zuvor eingefügten Zahlen, die sich jetzt von der Tabelle unterscheiden. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Word-Dokument auf die Tabelle. 6. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Verknüpfungen aktualisieren. Schon ist die Sache erledigt. Im Word-Dokument sind die aktualisierten Quelldaten enthalten. Jedes Mal, wenn Sie per Doppelklick die Tabelle im Word-Dokument öffnen, landen Sie in der verknüpften Quelltabelle. Jede Änderung, die Sie hier vornehmen, ist dann automatisch in beiden Dokumenten enthalten. Das hier beschriebene Vorgehen gilt nicht nur für Tabellen, sondern auch für Diagramme. Erst wenn Sie diese verknüpfen, funktioniert die Aktualisierung bei veränderten Ausgangsdaten. Wählen Sie im Word-Dokument aus dem Kontextmenü Verknüpftes Worksheet-Objekt | Verknüpfungen, gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie alle im Word-Dokument enthaltenen Verknüpfungen sehen und bearbeiten können. Sie müssen also nicht per Maus, Scrollleiste oder Pfeiltasten im Dokument blättern, um die Verknüpfungen aufzuspüren. 194
Excel kommunikativ
Verknüpfungen können per Dialog von Word aus bearbeitet werden.
PowerPoint. In PowerPoint ist es nicht viel anders, sodass die Darstellung der Vorgehensweise nicht unbedingt wiederholt werden muss. Aber es bietet sich noch eine interessante Option. 1. Öffnen Sie PowerPoint. 2. Legen Sie eine neue, leere Folie an. 3. Wechseln Sie zur Multifunktionsleiste Einfügen. 4. Klicken Sie auf Tabelle | Excel-Tabelle. 5. Ziehen Sie den Tabellenausschnitt in der Folie größer auf.
195
Excel kommunikativ
Nun haben Sie ein Excel-Arbeitsblatt in Ihrer Folie. Bei einer Präsentation können Sie es benutzen, um die Arbeit in der Excel-Tabelle zu demonstrieren. So müssen Sie nicht während der Präsentation zwischen PowerPoint und Excel hin- und herspringen.
Auch PowerPoint verweigert die Zusammenarbeit mit Excel nicht.
Es gibt eine Vielzahl weiterer Varianten der Zusammenarbeit zwischen den Office-Anwendungen. So kann eine Excel-Tabelle mit Adressdaten beispielsweise hervorragend für die Serienbrieferstellung in Word eingesetzt werden. Durch eine solche Zusammenarbeit kann der Arbeitsalltag wesentlich erleichtert werden.
196
Anhang
Anhang Tastenkombinationen In der Regel ist es effektiv, mit der Maus zu arbeiten, insbesondere dann, wenn es um größere Bereiche geht. Im Buch wurde an vielen Stellen gezeigt, wie gut das funktionieren kann. Etwa, wenn Bereiche in Dialogfenster übernommen oder Quellbereiche für ein Diagramm angepasst werden sollen. Wenn man etwas geübter im Umgang mit Excel ist, lässt sich vieles aber auch über Tastenkombinationen regeln. Man muss die Hände nicht von der Tastatur nehmen und erreicht manche Funktion schneller. Allerdings liegt auch in den Tastenkombinationen eine kleine Gefahr. Drückt man eine Kombination versehentlich, kann das Auswirkungen auf das Dokument haben, die nicht gewollt sind. Man bringt auch nicht immer die Tastenbefehle in Verbindung mit dem, was da gerade im Dokument passiert ist, da es ja meistens »unbewusst« geschehen ist. Deshalb meine Empfehlung: Wenn Sie einmal nicht verstehen, was Excel da gerade gemacht hat, schauen Sie in der Schnellstartleiste unter Rückgängig nach. In der aufgeklappten Liste sehen Sie den Befehl, der ausgeführt wurde und können ihn notfalls zurücknehmen. 197
Anhang
Eine vollständige Liste aller Tastenkombinationen in Excel lässt sich über die Hilfe schnell erreichen.
Alle möglichen Tastenkombinationen finden Sie in der Excel-Hilfe. Geben Sie Tastenkombinationen als Suchbegriff ein und schauen Sie sich die umfangreichen Auflistungen an. Sicherlich ist es wie so oft – die Vielzahl verwirrt am Anfang eher und alles auf einmal lässt sich sowieso nicht merken. Deshalb hier eine Hitliste von Tastenkombinationen aus meiner persönlichen Sicht. Vielleicht stellen Sie sich auch eine eigene zusammen?
198
Anhang
Tastenkombination
Funktion
[Strg][Umschalt][$]
Weist das Währungsformat mit zwei Dezimalstellen zu (negative Zahlen in Klammern)
[Strg][Umschalt][%]
Weist das Prozentformat ohne Dezimalstellen zu
[Strg][Umschalt][!]
Weist das Zahlenformat mit zwei Dezimalstellen, Tausender-Trennzeichen und Minuszeichen (-) für negative Werte zu
[Strg][Umschalt][:]
Gibt die aktuelle Uhrzeit in der Zelle aus
[Strg][’]
Wechselt zwischen der Anzeige von Zellen und der Anzeige von Formeln
[Strg][1]
Zeigt das Dialogfeld Zellen formatieren an
[Strg][2]
Formatiert fett oder hebt die Formatierung fett im markierten Bereich auf
[Strg][3]
Formatiert kursiv oder hebt die kursive Formatierung im markierten Bereich auf
[Strg][C]
Kopiert die markierten Zellen
[Strg][F]
Zeigt das Dialogfeld Suchen und Ersetzen an, wobei die Registerkarte Suchen ausgewählt ist
[Strg][G]
Zeigt das Dialogfeld Gehe zu an
[Strg][H]
Zeigt das Dialogfeld Suchen und Ersetzen an, wobei die Registerkarte Ersetzen ausgewählt ist
[Strg][N]
Erstellt eine neue, leere Arbeitsmappe
[Strg][O]
Zeigt das Dialogfeld Öffnen an
[Strg][P]
Zeigt das Dialogfeld Drucken an
199
Anhang
Tastenkombination
Funktion
[Strg][V]
Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der Einfügemarke ein oder ersetzt eine Auswahl
[Strg][X]
Schneidet die markierten Zellen aus
[F1]
Ruft die Excel-Hilfe auf
[F2]
Bearbeitet die aktive Zelle und stellt die Einfügemarke an das Ende des Zelleninhalts
[F4]
Wiederholt den letzten Befehl, sofern möglich
[F7]
Zeigt das Dialogfeld Rechtschreibung an
[F9]
Berechnet alle Tabellenblätter in allen geöffneten Arbeitsmappen
[F11]
Erstellt mit den Daten im aktuellen Bereich ein Diagramm
[ESC]
Bricht die Eingabe in einer Zelle oder auf der Bearbeitungsleiste ab, schließt ein geöffnetes Menü, Untermenü, Dialogfeld oder Meldungsfenster
200
Anhang
Fehlermeldungen Führt eine Formel zu einem falschen oder keinem Ergebnis, wird eine Fehlermeldung in der Zelle ausgegeben. Diese Fehlermeldungen (oder genauer: die Fehlerwerte) lassen meist relativ genaue Rückschlüsse auf die Fehlerursache zu.
Fehlerwert
Bedeutung
#DIV/0!
Mit der Formel wird eine Division durch 0 durchgeführt, entweder direkt oder durch einen Bezug auf eine andere Zelle. Manchmal ist dies nur ein vorübergehender Zustand, weil die Zellen später mit Werten gefüllt werden.
#NV
Ein Wert ist nicht verfügbar. Ein Bezug weist zum Beispiel auf eine Zelle, die keinen gültigen Inhalt hat, etwa eine leere Zelle oder eine Zelle mit einem Format, das nicht zur Formel passt.
#BEZUG!
Ein ungültiger Zellbezug ist vorhanden. Dies trifft beispielsweise dann zu, wenn Zellen gelöscht oder verschoben wurden, der Bezug aber nach wie vor versucht, auf die Inhalte dieser Zellen zuzugreifen.
#NAME?
Ein in der Formel oder Funktion verwendeter Name ist nicht verfügbar. Diese Meldung tritt auch auf, wenn ein Text in einer Formel nicht in Anführungszeichen gesetzt wird oder der Doppelpunkt in einem Bereichsbezug fehlt.
#NULL!
In einer Bereichsangabe wurde ein ungültiger Operator verwendet oder er fehlt. Es wird auf eine falsche Schnittmenge hingewiesen.
201
Anhang
Fehlerwert
Bedeutung
#WERT!
Die Formel enthält einen Wert, der für die Berechnung ungültig ist. Es ist zum Beispiel ein Text angegeben statt einer Zahl oder eines Wahrheitswerts. In einer Matrixformel taucht dieser Fehler auf, wenn die Formel lediglich mit der [Eingabe]-Taste abgeschlossen wurde oder eine ungültige Matrix benutzt wird. Außerdem erscheint die Fehlermeldung, wenn ein Makro eine Zelle benutzt, die den Fehlerwert #BEZUG! enthält.
#ZAHL!
Eine Formel oder Funktion verwendet eine ungültige Zahl oder überschreitet einen für Excel gültigen Zahlenbereich. Funktionen, die mit Iterationen arbeiten, melden mit diesem Wert auch falsche Iterationsergebnisse.
################
Diese Fehlermeldung weist lediglich darauf hin, dass der Zellinhalt nicht dargestellt werden kann. In der Regel ist die Spalte zu schmal. Passen Sie die Spalte in der richtigen Größe an, verschwindet die Fehlermeldung.
Möchten Sie eine Fehlermeldung unterdrücken, kombinieren Sie diese mit der WENN-Funktion etwa nach folgendem Prinzip:
WENN(Prüfung; Wahr_dann_dies;Falsch_dann_das)
Beispiel:
202
WENN(B12=0;““;A3/B12().
Anhang
Markieren Bearbeitet werden können auf einem Arbeitsblatt immer nur markierte Zellen und Bereiche. Standardmäßig ist immer nur eine Zelle markiert, und zwar diejenige, auf die der Zellencursor weist. Größere Bereiche werden mit der Maus oder bestimmten Tastenkombinationen markiert. Der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Markierungsmodi zu entnehmen.
Tastenkombination
Funktion
[F8]
Markierungserweiterung einschalten (in der Statuszeile ist Auswahl erweitern zu sehen).
[Umschalt][F8]
Hinzufügen einer Zelle oder eines Bereichs zu Auswahl.
[Alt][;]
Markieren sichtbarer Zellen innerhalb der aktuellen Auswahl.
[Umschalt][Pfeiltaste]
Die Markierung wird um eine Zelle in der gewählten Richtung erweitert.
[Umschalt][Strg][Pfeiltaste]
Die Markierung wird bis zur letzten nicht leeren Zelle in der gewählten Richtung erweitert.
[Umschalt][Pos1]
Die Markierung wird bis zum Anfang der Zeile erweitert.
[Umschalt][Strg][Pos1]
Die Markierung wird bis zum Tabellenanfang erweitert.
[Umschalt][Strg][Ende]
Die Markierung wird bis zur letzten nicht leeren Zelle des Tabellenblatts erweitert.
203
Anhang
Tastenkombination
Funktion
[Strg][Leertaste]
Die gesamte Spalte wird markiert.
[Strg][A]
Das gesamte Tabellenblatt wird markiert.
[Strg][Umschalt][O]
Alle Zellen mit Kommentaren werden markiert.
[Strg][Umschalt][+]
Den aktuellen Datenblock markieren.
[Umschalt][Rück]
Sind mehrere Zellen markiert, bewirkt diese Kombination, dass nur die aktuelle Zelle markiert wird.
[Umschalt][Bild-ab]
Die Markierung wird um eine Bildschirmseite nach unten erweitert.
[Umschalt][Bild-auf]
Die Markierung wird um eine Bildschirmseite nach oben erweitert.
[Strg][Umschalt][*]
Steht der Zellencursor in einem Datenbereich, der durch leere Zellen nach allen Seiten abgegrenzt ist, wird die Markierung durch diese Tastenkombination auf den ganzen Bereich erweitert.
[Strg][/]
Markieren der aktuellen Matrix (Zellzeiger muss in einer Zelle dieser Matrix stehen).
204
Stichwortverzeichnis
Bezug 48 relativer 32
Druckbereich 136, 138, 142 Drucken 131
.XLS 20
Blatt schützen 86
Drucker 140
.XLSX 20
Blattschutz 88
Drucktitel 137
A
Browserkompatibilität 147
E
Access-Datenbanken 176
BW 70
Eingabe 25
Achsenbeschriftungen 111
C
Entwicklertools 156
Add-Ins 177, 179
CSV 180
Excel-Arbeitsmappe 178
Analyse-Funktionen 121
D
Excel-Binärarbeitsmappe 178
Arbeitsbereiche 177
Datei-Menü 15
Excel-Dateien 176
Arbeitsblätter 177
Dateneingabe 23
Excel-Optionen 25, 39
Liste 39
Datenimport 181
Excel-Vorlage 180
Arbeitsmappe 37
Datenquelle 176
Excel 97-2003-Arbeitsmappe 181
Voreinstellungen 39
auswählen 108
Excel 97-2003 Arbeitsmappe 179
Ausfüllkästchen 30
Datumsreihen 36
Excel beenden 17
Ausrichtung 82
dBase-Dateien 176
F
AutoAusfüllen 57
Dezimalkomma 27
Fehlermeldung
Autofilter 95
Diagramm 148
B
verschieben 105
#NAME? 52 #ZAHL! 77
Bankleitzahlen 182
Diagrammblätter 38
Fehlermeldungen 201
Barwert 70
Diagramm einfügen 188
Finanzmathematik 56
Bearbeitungsleiste 12
Diagrammlayouts 109
Formatieren
Bedingungen
Diagrammtitel 111
festlegen 96 Bereich Daten eingeben 28 Bereiche 52 ausfüllen 30 Bereichsnamen 52
Diagrammtools 107 Diagrammtyp 108 auswählen 128
Zellen 81 Formatierung Bedingte 95 Formatvorlagen 82
Diagrammvorlagen 107
Formel 42, 51
DIF 180
Formeln 54, 99
Dokumentformat 20
205
Funktion
Internet-Explorer 146
Microsoft Office 188
benutzerdefinierte 168
Iterationen 79
MITTELWERT 43
eingeben 57
J
Mittelwert 15
JETZT 57
Module 168
Finanzmathematische 69
K
Multifunktionsleisten 9, 11, 18
mathematische 63
Kapitalverzinsung 76
Mustervorlage
Runden 63
Kataloge 20
speichern 101
Funktionen-Referenz 58
Kennwort 88
Mustervorlagen 97, 177
Funktionsassistent 59
KOMPLEXE 67
N
Funktionsassistenten 58
Kontextmenüs 9
Näherungsrechnung 79
G
Konzeptdruck 134
Nachkommastellen 61
GANZZAHL 63
Kredittilgungsplan 97
Namen
Genauigkeit
Kreisdiagramme 125
Funktionen 51, 54, 56
wie angezeigt 63
Regeln 53
Kurvendiagramm 119
NBW 72
GERADE 63
L
Netscape Navigator 148
Gestapelte Säulen 124
Lagerumschlagsgeschwindigkeit
Nettobarwert 72
Gitternetzlinien 111
168, 174
O
Gleichheitszeichen 51
Legende 111
Operatoren 54
Grenzwerte 186
Livevorschau 18
P
Gruppierung
M
Papierformat 140
Makro 153
Parameter 57, 69
auflösen 41
H
ausführen 159
Polygonzug 119
HEUTE 57
starten 13
PowerPoint 195
Hilfe 198
Makroaufzeichnung 157
Prozenteingabe 28
Histogramm 121
Makrosicherheit 163
R
HTML 143
Makroviren 164
Randeinstellungen 135
I
Markieren 203
Reihe 31, 36
Importfunktionen 175
Microsoft Excel 4.0 176
relative Aufzeichnung 165
Internet 143
Microsoft Excel 5.0/95 180
Ribbon 9
206
Ribbons 12
SUMME 42, 54, 115
Vorbereiten 17
RTF-Format 178
SYLK-Dateien 177, 180
VRUNDEN 67
RUNDEN 64
Symbolleiste 11
W
Runden 63
Symbolleisten 177
Webarchiv 180
T
Webarchive 176
Tabellen
Webseite 143, 180
komplexe Zahl 67
S Säulendiagramm 117, 122 Schätzwert 78
gruppieren 41 Tabellenblatt
Schaltflächen erstellen 160
Webseiten 176 Webseitenvorschau 151
verschieben 38
WENN 77, 202
zoomen 13
Wiederholungszeilen 138
Schnelldruck 133
Tabellenvorlagen 93
X
Schriftart 82
Tastaturkommandos 17
XML-Dateien 176
Schutz 86
Tastenkombination 159, 169
XML-Daten 180
Seite einrichten 17
Tastenkombinationen 197
XML-Kalkulationstabelle 2003 180
Seiteneinrichtung 140
Textdateien 176
Z
Seitenlayout 134
Tortendiagramme 125
Zahl 82
Seitenränder 135
Trendlinien 112
Zahlenformate 84
Trendreihen 36
Zahlungen
benutzerdefinierte 136 Seitenreihenfolge 139
Trennzeichen 28
Seitenumbrüche 137
U
Zeichentools 161
Seitenumbruch 133
UNGERADE 63
Zellcursor 24
Skalieren 140
Unicode 180
Zelle
Sortieren 159
V
Spaltenwechsel 183
VBA 166
Zellen 82
Spesenabrechnung 100
VBA-Editor 169
Zellen formatieren 83
Stabdiagramm 117
VBA-Programmierung 156
Zellenformatvorlagen 90
Standard 25
Verknüpfungen 193, 194
ZINS 76
Statistik 114
Veröffentlichen 17
ZW 74
Statusleiste 13, 37
Visual Basic for Application 166
regelmäßige 70
auswählen 23
207
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