Компьютерные презентации

Т. М. Елизаветина Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу КУАИУ-ОБРАЗ Москва • 2003 ББК 32.973.26-018.2 ...

Author: Т.М. Елизаветина

4 downloads 227 Views 22MB Size Report

This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form

DOWNLOAD PDF

Т. М. Елизаветина

Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу

КУАИУ-ОБРАЗ Москва • 2003

ББК 32.973.26-018.2 Елизаветина Т. М. Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу.М: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2003. - 240 с. ISBN 5-93378-049-9 В книге рассматривается проблема подготовки и проведения презентации. Успешное проведение презентации требует определенных знаний в незаслуженно забытой области филологической науки - риторике, а также навыков психотехники делового общения и профессионального использования современных визуальных и технических средств. В качестве таких средств широко используется компьютер и соответствующие программные средства, прежде всего приложение, входящее в состав MS Office, PowerPoint. Книга адресована бизнесменам, менеджерам, преподавателям средней и высшей школы и всем, кто проводит публичные выступления,

Елизаветина Татьяна Михайловна Компьютерные презентации: от риторики до с.цшд-шоу Учебное издание Корректор И. Кутузова Макет А. Ширкевич Обложка ООО "дсСтшп," Лицензия ЛР№ 071806 от 02.03.99. НОУ ' ОЦ КУДИЦ-ОБРАЗ1 121354, Москва, а/я 18; [email protected]

I Годписапо в печать 02.1 2.2002. Формат 70x100/16. Бум. газетная. Мечачь офс. Усл. печ. л. 19,4. Тираж 3000. Зак;.) если доводы направлены на доказательство одной и той же мысли, они должны быть связаны между собой, иначе речь потеряет свое единство н внимание слушателей рассеется; необходимо найти такую точку соединения доводов, чтобы казалось, что одно доказательство непосредственно следует за другим. Часть трактата М. М. Сперанского посвящается слогу, К основному свойству слога нужно отнести ясность, ко второму -разнообразие. Монотонность опасна для слога. Но разнообразие нельзя отождествлять с развязностью. Разнообразие разных частей речи не должно нарушать ее единства, один топ должен главенствовать в речи. Слог также должен соответствовать предмету, о "котором говорит оратор. Если предмет возвышен, то слог должен быть сильным и благородным; если мысли просты, слова должны быть легки и естественны. Жизнь не стоит па месте, и было бы неверно думать, что современное публичное выступление не отличается от выступления "века минувшего". Но, может быть, пословица "новое — это хорошо забытое старое" верна больше, чем нам кажется.

Русское судебное красноречие Можно считать презентацией научно-популярную лекцию, урок учителя и проповедь священника. Но часто учителя и лекторы становятся рабами программы. Сели что-то оказывается особенно сложным, им приходится разъяснять это, у них нет такой свободы в способе представления идеи, как у ведущих презентацию.

10


Если проводить параллели с другими профессиями, то ведущий презентацию гораздо ближе к адвокату, чем к учителю или лектору. Презентация - это убеждение аудитории, причем убедить надо здесь и сейчас и повлиять на принимаемое решение. С этой точки зрения особый интерес представляет наследие мирового и особенно русского судебного красноречия. Развитие русского судебного красноречия началось вслед за проведением основных положений судебной реформы 1864 г, Правители России открыто порицали самоё идею адвокатуры, Екатерина II называла адвокатов людьми, способными одинаково "поддерживать то ложь, то справедливость, то несправедливость". Николай I был глубоко убежден, что адвокаты "погубили Францию", и заявлял: "Пока я буду царствовать, России не нужны адвокаты, без них проживем". Указом императора Александра II от 20 ноября 1864 г. были объявлены Судебные уставы, которые вводили новые, буржуазные принципы судоустройства и судопроизводства. Одной из важных особенностей судебной реформы было учреждение суда присяжных заседателей, который действительно имел определенные преимущества по сравнению с судом сословных представителей. Другим серьезным новшеством судебной реформы было создание адвокатуры как самостоятельного звена судебной системы. В адвокатуру в России потянулись прогрессивные силы, не находившие себе до этого достаточного применения. Развитию судебного красноречия способствовали и те строгие требования, которые предъявлялись к адвокату-оратору. На эту сторону дела обратил внимание видный русский судебный оратор Н. П. Карабчевский: "От адвоката-оратора требуют серьезной юридической и общелитературной подготовки, живого, наблюдательного ума и значительной дозы творческого инстинкта, способного, так сказать, одухотворить и вызнать к жизни немые страницы объемистых деловых фолиантов. От внешней стороны речи требуется художественная цельность и целесообразная законченность. Без удовлетворения этим м и н и м а л ь н ы м требованиям вас не назовут судебным оратором". Можно сказать, что для проведения презентаций необходимы те же качества. Для деятельности русских мастеров судебного красноречия характерно было то, что их умение отлично подготавливать и произносить речи не было л и ш ь следствием их одаренности, талантливости, хотя и это качество, конечно, имело большое значение. Такое умение давалось прежде всего кропотливым трудом, долгой предварительной подготовкой к судебным прениям, самым тщательным анализом материалов дела и предполагаемой л и н и и поведения своего процессуального противника.

Глава 1. Что такое презентация

1 1

В числе первых адвокатов были Д. В. Стасов, К. К. Арсепьев, В. П. Гасвский, В. Д. Спасович, П. А. Потсхип, А. И. Урусов, Л. Л. Боровиковский, С. А. Андреевский, Ф. Н. Плевако. Вес они были известными юристами, высокообразованными людьми, имена их знала русская общественность.

Как выступали судебные ораторы Речь судебного оратора - особая речь, она имеет четкое целевое назначение: убедительно и достоверно доказать виновность или невиновность человека. Это возлагает на оратора большую ответственность за содержание речи, за те аргументы, которыми он оперирует. Ведь его слова могут повлиять на судьбу человека, о котором ом говорит. Кроме того, судебная речь призвана представить суду в наиболее убедительной форме доказательства, доводы или контрдоводы и тем самым помочь ему примять правильное решение. Уже в процессе становления судебного красноречия в России вставал тот же вопрос, который нередко дискутировался в разное время во многих странах: следует ли оратору иметь полный текст речи в суде или же можно обойтись лишь кратким планом-конспектом выступления? Естественно, что никто не брал и не возьмет сейчас на себя смелость дать какой-либо категорический ответ на этот вопрос, А. Ф. Кони вспоминает: "Речей своих я никогда не писал. Раза два пробовал я набросать вступление, мо убедился, что судебное следствие дает такие житейские краски и так перемещает иногда центр тяжести изложения, что даже несколько слов вступления, заготовленного заранее, оказываются вовсе не той увертюрой, выражаясь музыкальным языком, с которой должна бы начинаться речь". В отличие от этого В. Д. Спасович за неделю до выступления в суде тщательно изучал содержание дела и писал полный текст своего выступления, но произносил его так искусно, что трудно было себе представить, будто перед мим лежал полный текст речи, и у слушавших его оставалось впечатление, что это импровизация. С. А. Андреевский также был сторонником того, что текст должен быть написан полностью предварительно, и сам всегда это делал, однако произносил речи как бы импровизируя. В теории русского судебного красноречия высшим изяществом слога признавалась его простота. Обычно под простотою слога понималось умение говорить легко и просто о предметах возвышенных и сложных. Судебный оратор не должен забывать, что красота отдельных слов и выражений имеет определенное значение в судебной речи, ибо мысль выигрывает не только от смысла, по и от з в у ч а н и я речи. Ораторам настоятельно рекомендовалось осторожное и осмотрительное обращение со еловом. Надо знать цену словам, этот союзник оратора всегда может стать предателем, ибо на трибуне нет времени думать о словах, они должны сами являться в нужном порядке.

12


В речах судебных ораторов большую роль играют удачные сравнения п метафоры. Известный русский адвокат В. И. Жуковский, выступая по одному уголовному делу и желая образно нарисовать картину положения своего подзащитного, закончил защитительную речь, обращенную к присяжным заседателям, словами: "Подсудимый был полтора года в одиночной камере. Знаете ли вы, господа присяжные заседатели, что такое одиночное заключение? Это три шага в длину, два шага в ширину и... ни клочка неба!"

Нравственные требования После реформ суд стал тем местом, куда люди шли слушать своих национальных ораторов, смотреть, как они отстаивают правду. Деятельность выдающихся судебных ораторов, их образ жизни служили примером для окружающих. Все это подмяло их авторитет па такую высоту, что они стали эталоном прогрессивного юриста своего времени, законодателями судебного красноречия. Во многих произведениях, особенно в трудах Л. Ф. Копи, В. Д. Спасовича и К. К. Арсеиьева, последовательно отстаивались нравственные основы судебного красноречия и судебной этики. Они приобрели определенную систему, которая включала в себя ряд неизменных правил. Прямота и правдивость. Под этим подразумевалась особая честность, которая не приемлет всякого обмана, в пей заложен серьезный залог успеха, ибо суд скорее склонится на сторону того, в ком видит человека правдивого, искреннего, не способного па ложь и хитрость. Скромность оратора в суде. Скромность легче понимается чувством, чем определяется словами. Оратор скромен, когда он забывает в своей речи о себе и думает только о деле. Надо всеми силами избегать самовозвеличивания и проявлять уважительное расположение к суду, Благоразумие оратора. Судьи должны чувствовать в его речи здравый смысл и рассудительность. Нужно, чтобы оратор производил впечатление человека серьезного, зрелого ума; и судьи должны быть уверены, что ом своей речью не внесет ошибки в то решение, которое они должны принять. Тактичность. В ней проявляется искусство разумно использовать все то, что делают и говорят в суде, чтобы добиться цели, доказать свой тезис пс существу дела. В своей личной жизни судебный оратор не должен выходить за пределы правил здоровой морали, не должен забывать о своей репутации. Нужно не только казаться блюстителем нравственных законов общества, по и быть и действительности таковым.

Гпааа 1. Что такое презентация

13

Эта плеяда высокоталантливых судебных ораторов активно боролась со злом. В устах судебных ораторов часто звучали слова: свобода, честь, справедливость. По словам В. Д. Спасовича, это были "до известной степени рыцари слова живого, свободного". Конечно, презентация в современном понимании не ставит ведущему столь высоких нравственных требований, однако аудитория может быть судьей и достаточно строгим. Изменение политической ситуации в России в начале XX в. явилось причиной кризиса риторики и привело к заметному упадку речевых навыков в самых разнообразных сферах общения. Риторика как самостоятельный предмет сохранилась с 20-х по 80-е IT. XX в. лишь в Московском и Тбилисском университетах па факультетах классической филологии и в духовных академиях. В конце 70-х гг. в России поднимается новая волна интереса к риторике. Были переведены на русский язык книги Д. Карпеги, книга "Общая риторика" под редакцией Ж. Дюбуа и др. Несомненно, важной причиной возрождения риторики является и возрождение демократии и России. Политические дебаты, свобода прессы, изменение системы образования - все это вызвало рост интереса к теории механизмов речи, функциональной грамматике, стилистике и риторике в целом,

Презентации - это общение Наша повседневная жизнь - это общение с родственниками, коллегами по работе, разговоры по телефону, беседа с незнакомым человеком в купе поезда, вечер воспоминаний па встрече одноклассников, обсуждение профессиональной проблемы, деловые переговоры, выступление перед аудиторией и многое другое. Иногда слово "общение" употребляется и в более широком смысле (в смысле несловесного общения) - общение с искусством, общение с природой и т. п. Общение с людьми - это наука и искусство. В общении важны образование и имидж, артистические способности и культура речи, природные способности и другие особенности человека. В литературе по социальной психологии обгцепие рассматривается как комMViniKamitwiuH деятельность, а предмет, изучающий эту деятельность, называется психотехподогией общения. Термин "психотехнология" имеет в своем составе три компонента: "питхо", "техно", "логия", анализ которых позволит понять сущность психотехнологии. Греческое слово psyche означает "душа". Слово techne буквально означает "искусство", "умение", "мастерство", a logos - это "слово", "учение".

14


Психотехнология общения - это самостоятельный предмет, который развивается на стыке психологии личности и культурологии, социологии и театральной педагогики, социально-педагогического тренинга и т. д. Любое публичное выступление - это не только речь оратора, но и процесс общения с аудиторией в целом. Это касается и презентаций, которые устраивают прежде всего для того, чтобы в чем-то убедить человека или группу людей. Обычно презентация считается успешной, если она разжигает любопытство, стимулирует желание получить больше информации и побуждает к конкретным, прогнозируемым действиям.

Общение как вид деятельности Искусство общения, знание особенностей и применение психологических методов необходимы прежде всего специалистам, профессиональная деятельность которых предполагает постоянные контакты с людьми, - бизнесменам, менеджерам, преподавателям, адвокатам и многим другим. Умение строить отношения с людьми, находить к ним подход, расположить их к себе лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Учитывая сложность понятия ''общение", воспользуемся следующим определением: "взаимодействие людей, содержанием которого является обмен информацией с помощью различных средств коммуникации для установления взаимоотношений между людьми" . Психотехнология делового общения касается прежде всего совместной трудовой деятельности, проведения переговоров, деловых бесед, презентаций и т. п. Деловая беседа ~ общение для установления деловых отношений, решения проблем, выработки конструктивного подхода к их решению. Переговоры — коллективное обсуждение деловых предложений с целью убедить собеседника принять деловое предложение. Презентация - это выступление перед аудиторией, представляющее информацию, предложение, продукт и т. д. Может показаться, что презентация - это разовая форма коммуникации, у которой больше проблем, чем результатов. И тем не менее у пес есть один существенный фактор: как правило, она нужна, чтобы стать прелюдией к дальнейшему обсуждению предмета или сотрудничеству. Если она терпит неудачу, то и дальнейшего сотрудничества не будет.


Модели общения В реальной жизни общение подчиняется определенным правилам, цель которых. - поддержание связи с людьми. Существует огромное количество ситуаций, в которых от участника требуется прежде всего знание правил игры. Это так называемая ритуальная модель общения, которая включает ритуальные акты Эти акты имеют церемониальный характер взаимодействия, требуют определенного "художественного" о ф о р м л е н и я и канонизации действий. Они о с н о в а н ы на национальных, сословных, территориальных п профессиональных традициях и нормах общения. Поздравления в день рождения, рукопожатие и приветствие "здравствуй ', воинская присяга и клятва Гиппократа, новогодние елки и подарки - все это обычные ри'1\альпые акты. Они позволяют закрепить и поддержать определенные нормы отношений в больших п малых группах. Для каждого человека свойственна потребность в понимании, сочувствии, сопереживании. Эта потребность, основанная на подлинности переживаемых и демонстрируемых чувств, реализуется в личностном (гуманистическом] общетш. Цель этого общения - поддержание внутреннего равновесия и адекватной оценки и самооценки реального состояния личности. Б личностном общении цели не запланированы изначально, это исповедальное, интимное общение, главный результат которого - взаимопонимание и сочувствие. Для достижение внешних по отношению к партнеру целей используется минг/пуля/н нанос общение. В манипулятивпом общении применяется стратегия навязывания стереотипа поведения, использование внушающего воздействия для изменения мотивации и установок л и ч н о с т и . Условиями манипулятивного общения могут являться пскрнтпчпость отношения одного партнера к другому, более н и з к и й профессиональный и интеллектуальный уровень одного из партнеров. Преобладание манипулятивной модели в общении партнеров может привести к деформации личности. Но не следует думать, что м а н и п у л я ц и я - это чисто негативное явление, Часто профессиональные задачи решаются именно с помощью манипулятивного общения, которое встречается там, где существует совместная деятельность. Любое обучение, убеждение, управление включает в себя элементы манипулятивного общения. Поэтому эффективность этих процессов зависит от степени владения законами и техникой общения.

16


"Треугольник" общения Плачь сам, еже:ш хочешь, чтоб я плакал.

Гораций В реальном общении происходит не только обмен информацией, но и взаимопонимание и взаимодействие партнеров. Партнер часто понимает, что происходит с собеседником, что он чем-то расстроен или потерял интерес к содержанию разговора. При этом не каждый может объяснить, почему это происходит. В литературе по психологии принято выделять в процессе общения три составляющие или три стороны общения: коммуникативную, интерактивную, перцептивную. Коммуникация - это обмен информацией и ее понимание, обмен м н е н и я м и , желаниями, навыками и т. д, Интерактивная составляющая - это межличностное взаимодействие или совместное действие партнеров в конкретной ситуации, причем одна и та же ситуация может быть по-разному воспринята участниками общения и их действия могут отличаться. Перцептивная составляющая - это восприятие одним партнером другого, это как бы "беглое чтение" другого человека, расшифровка его внешних данных, манеры поведения, утаиваемых соображений и т. д.

Коммуникация Передача информации от человека к человеку, обмен м н е н и я м и , переживаниями, настроениями может иметь конкретное содержание и быть различным: обсуждение новостей, спор о политике, решение деловых вопросов с партнерами и многое другое. По средствам коммуникации общение бывает двух видов: вербальное, осуществляемое с помощью слов, и невербальное, при котором средством передачи информации являются несловесные знаки (поза, жесты, м и м и к а , интонация, взгляд, дистанция и т. д.). Чтобы понять человека, его действия и мотивы, нужно не только уяснить значение его слов и поступков, по и "расшифровать" смысл его несловесных знаков. Язык и речь Главным средством коммуникации и установления взаимопонимания людей является язык. Язык - это система знаков, служащая средством человеческого общения, мыслительной деятельности, способом выражения самосознания личности".


17

Веками отшлифованные языковые конструкции формируют мысль и упорядочивают ее. 1 Термин "речь ' может иметь несколько значений: речь как деятельность или процесс, речь как текст, написанный или устный, речь как ораторский жанр', Речь фиксирует интеллектуальные соображения человека, служит средством передачи информации. Поэтому речь используется для передачи разного рода научных идей, координации совместной деятельности, для понимания душевных переживаний человека, его мыслей, Культура речи в широком смысле понимается как способность человека говорить свободно и понятно, владеть голосом и интонацией, не делать речевых ошибок, соблюдать вежливость и этикет, Речевые средства образуют в общении существенную логико-смысловую линию, определяющую содержание общения, По речи судят о культурном уровне личности и всего общества в целом. В речевых, языковых (вербальных) формах всегда выражались все грани культуры общества. Вся сфера образования вербальна, и нельзя отбросить тот факт, что речевое оформления знания есть лучшая форма обучения. То, что ясно без слов: особенности невербальных средств

коммуникации Язык дан человеку d:tn того, чтобы скрывать Свои МЫС-111.

Ш.

Невербальные средства общения чаще всего используются для установления эмоционального контакта с собеседником и получения информации о его мыслях, чувствах и переживаниях. О чем же могут сообщить невербальные средства? Они дополняют содержание высказывания, выделяют особенно важные моменты сообщения, свидетельствуют об отношении собеседника к ситуации и партнеру по общению, Неречевые средства коммуникации можно разделить на четыре основные группы: = наралипгвнстичсскис (качество голоса, ею диапазон, тональность), оптико-кинетические (жесты, м и м и к а , пантомимика), не путать сигнал "следующий слайд" с сигналом; "уберите этот слайд!"; » не должны вставлять слайд обратной стороной или вверх ногами или ронять на пол следующий, когда он почти вставлен. № если какой-нибудь слайд необходимо показать дважды, то лучше сделать с него копию, а не пытаться его вынуть и вставить в другое место; •с уметь вручную отобрать слайды в соответствии со сценарием; не делать каких бы то ни было сокращений или изменений в порядке демонстрации после генеральной репетиции; иметь фонарик, чтобы находить упавшие слайды; твердо знать, как поступить в случае поломки (например, если слайд застрял. прекратить демонстрацию или попытаться его вынуть и продолжить показ). Если же вы ведущий и оператор одновременно, то вам потребуется отрепетировать презентацию не один раз.

Освещение Если вы должным образом подготовились и все отрепетировали, то о трех четвертых практических проблем в использовании визуальных средств на презентации вам уже можно не думать. Единственный важный вопрос из оставшейся четверти, который влияет непосредственно на выступление, -это освещение. Несомненно, лучшим выходом было бы направить на ведущего луч прожектора, предварительно выключив в зале весь свет, кроме проектора. Но если у вас

Глава 2. Как провести презентацию

91

в 30-минутной презентации всего один-два слайда, то это может выглядеть несколько глупо. Вы можете возразить, что слайды можно показывать, лишь ненадолго выключая свет в зале, по тогда вам понадобится еще и техник по свету. или вы можете предпочесть неяркое общее освещение и позаботиться, чтобы экран находился в тени. Компромиссов великое множество, главное - обдумать их заранее; если вы собираетесь изменить освещение по ходу презентации, то назначьте кого-нибудь ответственным за это. Вам может пригодиться фонарик. Он пригодится либо для поиска упавшего слайда, либо для объяснения неясных деталей на слайдах, сделанных фотоаппаратом (ландшафты, микросъемка и т. п.), либо когда экран слишком велик или слишком удален, чтобы можно было использовать указку.

Сборные визуальные средства Сюда входят такие визуальные средства, как магнитные доски, прорезные доски, булавочные доски и т. д., где вы можете создавать изображение, добавляя по ходу действия различные детали. Простейшей и наиболее дешевой их формой являются карточки, покрытые с обратной-стороны наждачной бумагой, которые помещаются на шерстяную ткань, натянутую на доске. Проблема в том, что дета;]и. которые должны добавляться к изображению, обладают неприятной способностью перепутываться. Ьсли нужно выстроить шесть разных в и з у а л ь н ы х моделей, добавив к каждой по 10 элементов, то большую часть времени презентации вы будете охотиться за нужной деталью, отыскивая ее в куче других. Следует сделать правилом использование либо очень ограниченного числа деталей, либо наименьшего количества разных деталей. Альтернативой, которая решает эту проблему, является "открывающаяся" доска, которая вначале выглядит пустой, но по ходу объяснения заполняется. Может случиться так. что, когда на ранних стадиях открывание идет слишком медленно, аудитория заскучает от количества сше неоткрытых карт. Рекомендую использовать прием очень быстрого снятия первых карточек: интерес возрастет и вы можете позволить себе действовать немного медленнее и продлить неизвестность. Если все предупреждения учтены и приняты все меры предосторожности., то даже один сборный стенд может превратить прозаическую беседу в полнокесную презентацию. Но он же может превратить презентацию в провал.

Отдельные предметы В поисках запоминающихся визуальных средств, которые могли бы помочь, очень просто забыть о ценности предметов, которые можно достать из кармана

92


или из-под стола. Стоит уделить особое в н и м а н и е поиску вещей, которые могли бы быть интересны аудитории и и м е т ь кое-то отношение к презентации. Поскольку ведущие знакомы с объектом, который демонстрируют, они часто забывают о том, что их аудитория, вполне возможно, никогда его не видела. Интерес к презентации возрастает, если на ней демонстрируют какие-нибудь предметы, так как это превращает абстрактную идею в конкретный физический объект, не требует утомительной подготовки и облегчает запоминание материала аудиторией. Это могут быть макеты, образцы, рисунки и т. п. Если у вас достаточно предметов, то лучше просто раздать их слушателям.

Действующие модели Демонстрация действующей модели - к у л ь м и н а ц и я презентации (спросите у любого учителя). Если же модель вдруг не работает, то это почти катастрофа. Тем не менее это вовсе не аргумент против использования работающих моделей, а только довод в пользу репетиций п тщательной подготовки. Если это возможно, то нелишне было бы иметь для страховки второй экземпляр модели, также тщательно проверенный и подготовленный. Демонстраторы самой модели .должны репетировать чаще остальных участников презентации; им следует тщательно проверить надежность энергоснабжения в месте проведения презептаци, пен гиляцню и т. д., т. е. все то, что может сорвать демонстрацию.

Компьютер и средства мультимедиа На дворе XXI в.. и уже стали обычными слайд-проекторы, видеопроекторы, переносные компьютеры, жидкокристаллические панели, видеокамеры, звукозаписывающие устройства, лазерные указки, овсрхсды, принтеры... Существует огромное количество средств для проведения презентации, и выбирать презентационные инструменты следует в еослветствни с используемыми выразительными приемами и помещением, в котором состоится выступление. Использование современных презентационных инструментов не только облегчит понимание излагаемого материала, но и произведет хорошее впечатление на аудиторию. Для этого потребуются три небольшие устройства: ноутбук, мультимедийный проектор и экран (комплект может быть совсем легким, его сможет взять с собой в командировку даже дама).


93

Мультимедийный проектор Мультимедийный проектор предназначен для проекции на большой экран компьютерного и видеосигнала. Это сложное электронное устройство, однако управлять им может даже ребенок. Проектор и экран вместе называются проекционной системой. Системы эти бывают и переносными и стационарными. Стационарные, как правило, - для больших помещений. Ноутбук нужно "начинить" компьютерной презентацией - набором электронных изображений (многие помнят ватманские плакаты докладчиков прошлых лет). Фотографии, графики и диаграммы, копии документов, короткие тексты, даже звук и видеофрагменты - вес это может быть элементами вашей презентации. Компьютерная презентация - хороший конспект: вы никогда не забудете сказать о важных вещах и не потеряете "нить", логику изложения, так важную для того, чтобы убедить слушателей. У вас уже есть фотографии, проспекты и таблицы? Сканер поможет компьютеру "запомнить" эти электронные картинки. Их можно подрезать, поправить в них цвет, совместить одну с другой, надписать и т. д. и т. п. Если же у вас есть только "живой" объект, который нужно представить, - смело берите цифровую фотокамеру и знайте: в ее памяти помещается несколько десятков снимков и они за считанные мгновения окажутся в памяти компьютера, когда вы соедините камеру н процессор тоненьким кабелем. Выберем самые эффектные и инфо >мативные - и теперь все и всегда смогут увидеть вашу самую лучшую продукцию, уникальные технологии, неповторимые события. Многие проекторы позволяют проводить презентацию без компьютера встроенные карты памяти храпят нужную информацию. Если же вам по ходу дела придется изменять презентацию, берите компьютер с собой. Программы для составления презентаций просты и имеют набор разнообразных шаблонов. Это для начинающих. А когда вы освоитесь, поймете, что простор для творчества в этом деле безграничен. И ваша работа станет не только эффективнее, но и интереснее. С появлением новой техники вы будете не только прекрасно выглядеть в глазах "внешнего мира", изменится и внутренняя жизнь вашего коллектива: отчеты, тренинги, семинары станут живее, результативнее. Мультимедийный проектор может работать не только па совещаниях, конференциях и уроках, т. е. сопровождать выступление, он может честно и трудолюбиво помогать своему владельцу там, где нужна реклама: па выставках, в магазинах, туристических агентствах, демонстрируя фильмы, ролики, компьютерные слайд-шоу. Во всех случаях важно не забыть организовать комфортную звуковую среду для зрителей. Системы звукоусиления, магнитофоны, микрофонные системы, системы синхронного перевода - необходимое дополнение к проекционным системам.

94

Компьютерные презентации; or риторики до слайд-шоу

Магнитофоны Магнитофоны -звуковое вспомогательное средство проведения презентации. О них стоит подумать, если в презентации нет никаких шумовых эффектов, музыки или спонтанных диалогов. Но не стоит использовать с презентации сообщения ваших коллег, которые могут прийти па презентацию. Это может показаться оскорбительным. Если вы используете магнитофон, то необходимо придерживаться некоторых правил. В магнитофоне предостаточно детален, которые запросто могут испортиться: микрофоны, штекеры и шнуры, головки, валики и т. д. Удостоверьтесь, что вы проверили и перепроверили все оборудование, но на всякий случай приберегите замену. Некоторые магнитофоны обладают очень полезной характеристикой - автостопом. Между фрагментами вы просто оставляете промежутки чистой пленки, и аппарат будет автоматически останавливаться в конце каждого фрагмента. Это означает, что никому не нужно стоять над прибором, чтобы успеть выключить его в нужном месте, но будьте осторожны. Правило звучит так: никогда не полагспипесь на оборудование. Всегда заранее определяйте уровень громкости микрофона, но помните, что комната, полная людей, поглощает звук, поэтому следует установить уровень громкости немного выше. Будьте готовы к тому, что, если слишком увеличить громкость, звук будет искажаться. Не ждите, пока до презентации останется 5 минут, чтобы это выяснить.

Видеофильмы Хороший видеофильм сам по себе уже является падежным и полным вариантом презентации. Тем не менее видеоматериал, созданный для других целей, но включенный в вашу презентацию, требует особой заботы. Избегайте затягивания демонстрации. Через какое-то время видео начинает становиться главной частью презентации, снижая важность и воздействие всего остального. Сопротивляйтесь искушению использовать хороший видеофильм только потому, что он хороший. Заставьте себя отказаться от показа, если только вы не сумеете связать его с предметом презентации. Хороший видеоролик обычно запоминается, т. е. наиболее яркие воспоминания должны быть связаны с предметом презентации. Помните, что видео - это движущееся изображение; оно должно показывать вещи, которые движутся. Не используйте видео там, где обычные фотографии выполнили бы задачу лучше и дешевле. Тщательно обдумайте, как разместить видеоматериал, чтобы добиться максимального эффекта.


95

Остерегайтесь сложных комментариев к отрывкам без звука. Как только вы включаете запись, видео становится в каком-то смысле безжалостным: даже если на вас напал кашель, кадры будут меняться с прежней скоростью (и отличие от слайдов). Легко можно отстать и не сориентироваться в том что изображается на экране сейчас. Вели вы все же решили рискнуть, то, по крайней мере, хорошенько все отрепетируйте, чтобы успевать за изображением на экране. Если ваша аудитория более 10 человек, стандартный телеэкран будет слишком мал, поэтому вам лучше использовать видеопроектор. Видеозапись!вающая аппаратура сейчас используется достаточно широко. К сожалению, мастерство в видеосъемке достигается не так легко и дешево, хотя потенциальная выгода использования собственных видеоматериалов несомненна. Допустим, вы умеете пользоваться видеокамерой, но это еще не все. Когда она просто направлена па местность, машины или другие объекты, она не причиняет хлопот, проблемы начинаются, когда она направлена па людей. Большинство чувствует себя перед камерой довольно неуютно (естественность и легкость профессионалов на телевидении - это отточенное мастерство, требующее обучения и практики), по тем не менее впоследствии с интересом за собой наблюдает. Любой оператор знает, в чем кроется опасность: лучшее в мире зрелище, на которое вы готовы смотреть бесконечно, - это вы сами на экране телевизора. Очень трудно убедить чиновника, что есть хотя бы одно мгновение, скучное для аудитории, в его (или ее) 2-часовой речи о том, какое прекрасное будущее открывается перед компанией, если она заключит с ним договор. Тем более если вы работаете на этого человека. И поэтому опасность таких съемок состоит в том, что они выльются в длинные и скучные разглагольствования начальства. При современном уровне развития техники потенциал этого оборудования очень велик, особенно если его правильно использовать, но для этого потребуется изучить основы телевизионного мастерства, его теорию и п р а к т и к у и т. п. Для небольших презентаций камера должна рассматриваться только как средство для подготовки материала, который не может быть как следует подан любым другим способом (слайды, схемы, диаграммы и т. д.). Бели же, несмотря на все свои усилия, вы не можете удержаться от участия в съемках, постарайтесь уделить какое-то внимание и предмету презентации. Сделайте то, что невозможно сделать при помощи рисунков, слайдов или компьютера, - продемонстрируйте управление частью механизма, покажите образцы нового дизайна, укажите па определенные детали на схеме, диаграмме или в балансовой ведомости. Сделайте что-нибудь, что поможет заинтересовать зрителя, но постарайтесь избежать явного прославления себя или своей фирмы. Таким образом, сложная техника - это искушение, с которым нужно бороться. О сложных вещах можно думать только при исключительно большой аудитории, потому что тогда преимущества широкого экрана для людей, сидящих сзади, значительно перевешивают мелкие недостатки.


96

«Разбор полетов» •

Визуальные вспомогательные средства - всего лишь средства, а не цель.

• Никогда не используйте визуальные средства без веских причин, подумайте, не навредятли они презентации. •

Никогда не мудрите с техническим оборудованием - если вам необходимо его усложнить, посоветуйтесь с техническими специалистами.

• Из двух визуальных средств, если это не принципиально, всегда выбирайте наименее сложное, помните: "Чем проще, тем лучше". •

Проверяйте оборудование и репетируйте с ним (если возможно, то на месте презентации) пока не будете полностью в нем уверены.

Разработка вспомогательных визуальных средств К разработке вспомогательных витальных средств необходимо относиться с особым вниманием: неудачная разработка может провалить презентацию и, наоборот, хорошая разработка может превратить презентацию в нечто первоклассное. Использование визуальных вспомогательных средств включает в себя приемы и способы, призванные возбудить аудиторию, удивить се и сделать более внимательной и восприимчивой. Самый лучший сценический эффект тот. который может поразить аудиторию. Представьте себе, что вы устроили яркокрасный фейерверк за спиной у аудитории. Слушатели все как один подскочили, и тройная неожиданность происшедшего (неожиданность момента, неожиданность места, неожиданность силы) навсегда осталась в их памяти. В реальной презентации это может быть видеофильм, испытание образца или совместно выполненное действие. Есть такая английская пословица: "Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял". Аудитория на презентации вряд ли много сделает и поймет, но очень многое будет услышано и забыто. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Вы должны быть уверены, что аудитория увидит все, что должна запомнить. В основе дизайна любого хорошего слайда, схемы или видеозаписи лежат здравый смысл и ясная цель. Если средства позволяют вам обратиться к дизайнеру, встретьтесь для начала с несколькими, чтобы выбрать лучшего и работать с ним. Но если вы не можете позволить себе дизайнера, то не переживайте, Чувство цвета, линии, композиции, пропорции и гармонии, способность к образному мышлению и сноровка, знание психологии восприятия цвета - все это замечательно, если вы владеете всем этим, но и без этих качеств вы можете уст-


97

роить блестящую презентацию. Можно создать эффектные презентации с использованием слайдов или рисунков без помощи дизайнеров и других специалистов. Так что если вы собираетесь делать слайды: делайте эскизы, сами рисуйте или фотографируйте. Нсть только три области, которые требуют особого внимания: планирование слайдов, четкость текста и доступность иллюстраций. Разработать слайды, рисунки, диаграммы и т. п. вам поможет компьютер и специальные программные средства, которые мы будем изучать в следующей главе. "Разбор полетов" 1. Не загораживайте визуальные средства во время их использования. 2. Не оставляйте рисунок (схему, слайд) на виду после того, как вы закончили с ним работать. 3. Не отворачивайтесь от аудитории чаще, чем это необходимо. 4. Не демонстрируйте ничего без пояснений. 5. Удостоверьтесь, что все визуальные средства достаточно велики и достаточно хорошо освещены, чтобы их видела вся аудитория. 6. Убедитесь, что у вас есть дубликаты всех важных материалов и запасное оборудование (слайдов, схем, действующей модели и т. д.). 7. Освойтесь с визуальными средствами, чтобы не копаться с ними во время выступления. 8. Убедитесь, что вы используете визуальные средства в периоды пониженного внимания (в середине встречи, сразу после перерыва и т. д.). 9. Не забывайте о ценности отдельных предметов в роли визуальных средств.

У слушателей могут быть вопросы Умение ставить разумные вопросы петь уже аажиыи и необходимый признак ума и проницательности. И. Капт

Ответы на вопросы являются обязательной частью презентации, и для многих выступающих не самой простой. Аудиторию нужно предупредить заранее, что вы готовы ответить на вопросы. Не следует бояться вопросов во время презентации, так как они позволяют активизировать участников и направить процесс передачи информации в нужное русло, Отвечая на вопросы, следует соблюдать определенные правила.

98


Ф Оставляйте дополнительное время для вопросов. * Обращайтесь с ответом ко всей аудитории. » Если вы не знаете ответа на вопрос, честно об этом скажите, но постарайтесь выяснить и ответить, пусть даже после презентации. t: Если заданный вопрос не относится к теме, дружелюбно ответьте, что готовы обсудить вопрос во время перерыва. * Никогда не заканчивайте презентацию словами: "Есть ли еще вопросы?" %. На вопросы отвечайте до заключительной части. Презентация должна быть закончена на высокой ноте. в Никогда не вступайте со слушателями в дискуссию, пусть лучше это делает группа. Если вы сами задаете вопросы аудитории, не забывайте, что большинство людей неохотно отвечают на прямые вопросы, поэтому следует сначала заинтересовать их.

Как задавать вопросы Верно поставленный вопрос позволяет уточнить точку зрения собеседника, получить от него дополнительные сведения, понять его отношение к обсуждаемой проблеме. Вопросы различаются по форме и содержанию. По форме различают следующие группы вопросов. Закрытые вопросы. Это вопросы, на которые ожидается ответ "да" или "нет". При постановке подобных вопросов у собеседника складывается впечатление. что его допрашивают, поэтому их нужно задавать, когда вы хотите получить согласие или подтверждение ранее достигнутой договоренности. Открытые вопросы. Это вопросы, которые содержат слова "как", "что", "почему", "сколько" и т. п. и требуют пояснения. Эти вопросы задаются, когда нужно выяснить мотивы и позицию собеседника. Риторические вопросы. На эти вопросы не требуется прямого ответа, т. к. они задаются с целью вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы, т « « w

По содержанию различаются следующие группы вопросов: ситуативные вопросы; проблемные вопросы; причинно-следственные вопросы; вопросы, которые задаются для того, чтобы найти решение.


99

Ситуативные вопросы -это вопросы о конкретной ситуации в бизнесе, обсуждаемой в процессе беседы. Например: "Сколько людей вы наняли?", "Какое используете оборудование?", "Как долго вы над этим работаете?" и т. п. Проблемные вопросы - это вопросы, выясняющие проблему неудовлетворенности данной ситуацией. Например: "Вы удовлетворены данной машиной?", ''У вас есть проблемы с поставкой?", "Вы считаете, что спрос на эту модель резко упал?", "Какие жалобы есть у заказчика?" Причинно-следственные вопросы - это вопросы, которые помогают установить суть проблемы, охватывают другие области, связанные с обсуждаемой проблемой. Например: "Означает ли это, что вы не можете обеспечить полное сервисное обслуживание?", "Как отражается это на объеме поставок?", "Приведет ли это усовершенствование к увеличению расходов?", ''Как повлияет это на объем продаж?" Вопросы, которые задаются для того, чтобы найти решение, часто уже содержат какое-то конкретное предложение или альтернативное решение. Например: "Правильно ли я понимаю, что этот материал поможет вам увеличить прочность изделия?", "Проблема с качеством сырья приводит к уценке товара?" Правильно поставленные вопросы должны удерживать беседу в строго определенном русле и создавать атмосферу взаимопонимания и сотрудничества.

Как отвечать на вопросы В ходе обсуждения проблемы вопросы могут быть нейтральные и благожелательные, враждебные и провокационные. Поэтому очень важно проявить максимум внимания и уважения к собеседнику, а также иметь определенную выдержку и самообладание. Чем больше аудитория, тем более она неудобна для любителей задавать вопросы. Возникает чувство сомнения: "Почему я и никто больше?" или "Мой вопрос может касаться только 10% аудитории". При очень большой аудитории, насчитывающей сотни людей, вопросы не всегда оказываются кстати.

Могут ли вопросы нанести вред? Если вы полагаете, что кто-то из аудитории намерен навредить вам своим вопросом, неразумно предоставлять ему возможность делать это публично. Будет лучше предложить ответить на вопросы индивидуально в неофициальной обстановке после презентации.

100


Чем могут помочь вопросы? Если у аудитории появляется чувство, будто их подавляют в ходе беседы, то слушателям нужно дать шанс что-ro сказать, прежде чем это чувство начнет расти. Если вы чувствуете, что можете утратить контакт с аудиторией из-за скучного или малопонятного изложения, то вопросы могут оказаться для вас ценным руководством.

Когда должны задаваться вопросы? В принципе вопросы должны задавать после каждого законченного раздела, который мог их вызвать. В ситуации, когда вам кажется, что вопросы могут вам помочь, то чем раньше, тем лучше, К тому же вопросы - полезный вариант следования структуре выступления. Если же у вас есть какие-либо опасения в отношении вопросов, то вы должны отвечать на них после встречи в индивидуальном порядке, а ни в косм случае не по ходу презентации. Иногда вопросы способны скорее навредить презентации, нежели помочь ей. Некоторые вопросы являются просьбой о дальнейшей информации, но многие на самом деле являются лишь замаскированной реакцией на вас и ваше выступление. Есть несколько основных типов вопросов, которые стоит рассмотреть.

Скрытое возражение Выражение неодобрения может быть замаскировано вопросом, как, например: "Не будет ли это означать дополнительной работы в неурочное время?", "Почему цена такая высокая?", но с ним можно справиться при помощи следующих стандартных правил: i не становитесь в оборонительную позицию; переформулируйте вопрос для себя; % не вступайте в спор, а отложите его на потом; * упомяните о выгодной стороне дела,

Испытующий вопрос Предназначен для проверки ваших знаний и опыта. Например: "Какова прочность этого нового сплава под давлением?" Не пытайтесь оправдать свое незнание. Если вы не знаете, пообещайте задавшему вопрос найти ответ на него и выполните обещание. Всамом деле, это может оказаться хорошим поводом, чтобы вернуться к вопросу позднее.


101

Вопрос-демонстрация Довольно часто реальным мотивом задающего вопрос является желание показать своим коллегам, как хорошо ом информирован. Ничто не делает этого человека счастливее, чем публичная похвала его знаний, поэтому не бойтесь сказать ему, как он умен, например: "Конечно, вы правы. Мы говорим об этом отдельно, потому что для большинства людей это технически, сложно".

Вопрос-вызов Вы высказываете некое утверждение, касаясь таким образом области знании одного из зрителей. Самое лучшее - мгновенно отступите, и верните ему полные территориальные права в его владениях и, возможно, спросите у него совета. Например: "Прошу прошения, мы говорили о тенденции рынка в целом, а не о рынке моющих средств, о котором вы, конечно же, знаете гораздо больше. Какие тенденции в торговле ими проявились за последние два года?"

Оборонительный

вопрос

Что-то из того, что вы предлагаете на презентации, может означать сокращение штата, бюджета, положения, влияния, покровительства или дополнительного дохода одного или нескольких ваших слушателем. Если вам задали вопрос: "Почему вы думаете, что мы должны доверить региональным управляющим на месте самим делать закупки технического оборудования?", единственный способ справиться с этим - переформулировать вопрос, переадресовать его этому человеку и добиться, чтобы он разговорился, а затем, если вы затрудняетесь, как разрешить его на фактическом уровне, постарайтесь передать его другим членам группы.

Прием "ответ вопросом на вопрос" Для ведущего презентацию "ответ вопросом па вопрос" считается некорректным. Если же вы не хотите отвечать на этот вопрос, то можете таким образом переадресовать его слушателям. Вашей первой реакцией на трудный вопрос любого типа должно быть подавление эмоционального отклика, который мог у вас возникнуть, а второй - исследовать вопрос и попросить задавшего вопрос доработать и уточнить его,

Что значит "нет вопросов 11 Итак, вы уже научились справляться с трудными вопросами.-Но может быть и так, что после красноречивого выступления вы задали традиционный вопрос: "Какие будут вопросы?", а в ответ - полное молчание аудитории. Обычно это означает, что публика неудовлетворена,

Компьютерные презентации: от риторики до спайд-шоу

102

Какие ошибки вы могли допустить: дается общение е аудиторией или которые не могут найти с ней общий язык, сводится на нет. Они выглядят в глазах всего собрания занудами, малограмотными болтунами п т. п. Если ведущие терпят неудачу - дело пропало. Это в равной степени относится к большим аудиториям и к презентациям перед небольшими группами, хотя в последнем случае контакт достигается проще. Тем, кому небольшие выступления не удались, никогда не позволят устраивать важные презентации, независимо от опыта и занимаемой должности. Может показаться нелепым предположение, что сажные решения впоследствии могут зависеть от того, понравился кто-то аудитории или нет (и конечно, люди никогда не согласятся с этим), но очень часто именно это и является рс-


103

тающим фактором. Очевидно, что компании нужны самолеты, дело в том, чьи самолеты она купит. Обсуждение будет касаться вопросов их ремонта и дальности полета, потребления горючего, привлекательности для пассажиров, финансовых условий и стоимости, и если один самолет явно превосходит своих соперников, то, конечно, выбрать должны были бы именно его. Но обычно все бывает не так уж ясно, и тогда над разумом начинают брать верх иррациональные доводы, чувства главенствуют над аргументами, эмоции побеждают логику. Люди все еще говорят об объективных критериях - стоимости, потреблении и ремонте, но теперь ими пользуются не для того, чтобы сделать разумное заключение, а чтобы подкрепить иррациональные выводы. Решения, которые принимаются после общего обсуждения, лишенного всяких эмоций и основанного исключительно на объективных фактах, существуют только в книгах по управлению. Самые простые решения гораздо чаще сводятся к примитивному одобрению одного индивидуума или небольшой группы лиц, добившихся уважения и доверия другой группы. Это может быть неправильным, но очень часто это действительно самый важный недостающий довод,,Д мы идем па большой риск, если не осознаем этого, проводя презентацию.

Ведущие должны быть квалифицированны При проведении презентации объединяющей основой между сторонами должны быть профессиональные знания, опыт работы и т. п. Презентация часто дает слушателям дополнительные сведения для принятия решения. Очень часто это - общее мнение касается людей, которые которые проводят презентацию. Слушатели и до этого имели какие-то личные чувства и мнения, по именно презентация даст возможность поделиться ими. Чем больше слушателей из компании будет на презентации, тем сильнее будет это мнение (чувство), положительное или отрицательное. Это общее мнение оказывается гораздо более важным фактором, чем хотелось бы признавать, и во многом оно основано на впечатлении, которое несколько человек производят на других люден с процессе презентации.

Ведущие - не предмет презентации Считая компетентность ведущего непременными условием проведения презентации, нужно отметить два промаха, которые чаще всего метают хоро ним ведущим. Первый из н и х - высокомерие, в том числе и неумышленное. Выступающие на презентациях обычно находятся в странном положении: они в одиночку находятся на возвышении, is то время как люди, превосходящие их по статусу, сбились в группу, которая их слушает. Ведущие занимают такое

104


положение благодаря своему авторитету в собственном предмете. Опасность возникает, если они преступают свои полномочия и начинают высказывать предположения (даже если и верные) но предмету, о котором, как изначально кажется аудитории, выступаю nine знают больше (что аудитория допускает). Используя таким образом свое особое положение, ведущие провозглашают статус собственного превосходства и представляют самих себя не только в своем предмете, но и в предмете аудитории (что уже обидно и оскорбительно). При презентации, например, нового средства связи ведущий должен быть предельно внимательным, чтобы высказывать уважение и почтение в беседе с представителями компаний, "Конечно, не мне говорить вам о перспективах спутниковой связи, но..."; "Из исследований ваших коллег я понял, что вы..." Вторая ошибка (взаимосвязанная) заключается в том, что ведущий начинает действовать агрессивно. Презентация очень редко оказывается подходящим местом для того, чтобы показать людям, что убеждения, которых они твердо придерживаются, ошибочны. Самое большее, что вы можете сделать, это принять их убеждения, но дать понять, что они сделали неверные заключения. Вы должны использовать мнения других людей для того, чтобы убедить кого-то. 1£сли вы попробуете бороться с ними в лоб, вы не только проиграете, по и рискуете вызвать у них чувство враждебности. Чем больше вы в своем выступлении употребляете слов "вы", "вам", "для вас", "ваших интересов" и т. п., тем больше у вас шансов добиться поставленной цели. Повторяя уже сказанное ранее, вы должны представить себя на месте слушателей еще на стадии планирования и построить свою презентацию на основе их знаний, убеждений, отношений, опыта и нужд. Если проигнорируете эти основы, то ваша презентация может оказаться безрезультатной.

Публика в целом и каждый слушатель отдельно Важно понять, что есть два совершенно различных типа аудитории, один где слушателей меньше 50, а другой - где их 200, в середине же находится область неопределенная. В этой книге рассматривались небольшие аудитории, хотя фактически все, о чем было сказано, сохраняет истинность и для большой аудитории. В небольшой аудитории вы могли говорить своим обычным голосом и вас все слышали. Но для сотни людей вам приходится поднимать свой голос выше и выше. Ва.м приходится кричать, декламировать, становиться оратором; если вы этого не сделаете, вас не услышит никто из сидящих дальше 12-го ряда,


105

Это начинает влиять на то, о чем вы говорите. Вы можете кричать: "Будем ли мы праздно стоять в стороне, в то время как терроризм угрожает всему миру? Позволим ли мы этим негодяям..." и т. д. Гораздо труднее кричать тысяче людей: "При заказе офисного оборудования следует заранее предусмотреть программные средства автоматизации". Вся эта информация вполне разумная, но как-то не стоит того, чтобы о ней кричать. В маленькой группе и в большой аудитории приходится строить свое выступление по-разному,

Большие аудитории Большие аудитории объединяются и солидаризируются; они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство. Это не совсем верно для небольших собраний, но по мере их роста становится все более верным. Большая аудитория не является по своим практическим целям местом для детальных и обстоятельных дискуссий. Чем больше собралось людей, тем труднее построить доводы так, чтобы аргументы были уместны и понятны любому, а не некоторым. Когда вместе собирается так много людей, вы уже имеете дело не с интеллектуальным различием индивидуумов, а с группой, и поэтому особое уважение и внимание уделяется тем, кто стоит во главе. И не надо пытаться экспериментировать в такой ситуации. Особенности презентации в большой аудитории: . на идеи реагирует не личность, а группа-. у. действуют групповые стандарты поведения; , публично определяются угрозы для группы; у провозглашается совместное решение идти вперед "к вершинам"; • бурно приветствуются те, кто туда поведет. Если аудитория начинает приближаться к сотне или даже больше, вам необходимо серьезно подумать, как организовать презентацию. Проблема микрофонов состоит в том, что они позволяют говорящему обращаться к пяти сотням человек так, словно их всего 50, а результат почти всегда оказывается пресным и разочаровывающим. Там, где дело касается небольшой аудитории, вы можете полностью владеть вопросами времени, места проведения и списком приглашенных. При аудитории в 50 слушателей вы еще можете как-то влиять на происходящее, уплотняя аудиторию или рассеивая ее, изменяя освещение, а в основном манерой поведения ведущего (официальной или свободной, стоя па кафедре или сидя за столом и т. д.).

106


Если лучшим средством является маленькая аудитория, а прийти хотят 300 человек, проведите пять повторов в день или в последующие дни (и помните, что со временем презентации должны становиться лучше, так что, наверное, самой эффективной будет последняя презентация).

Почувствуйте разницу Поведение и реакция слушателей во многом определяется их индивидуальными особенностями, свойствами темперамента, чертами характера. Поведение человека, его взаимодействие с другими, комплекс основных черт характера определяется как психологический тип личности. В психологии существует несколько классификаций типов личности и разные способы их диагностики. По темпераменту различаются: холерики, сангвиники, меланхолики и флегматики. Классификация, отражающая многообразие человеческих характеров, включает восемь основных психологических типов: лидер, логик, эстет, боец, пассивный, надежный, мечтатель, спринтер. Астрологи предлагают классификации по датам рождения: козероги, водолеи, рыбы, раки, скорпионы и т. д. Однако в чистом виде, независимо от принятой классификации, тот или иной тип встречается крайне редко. Центр Карпеги подразделил слушателей па следующие восемь категорий по ассоциации с некоторыми животными: и бульдоги, 9 лошади, * обезьяны. 4*

ЛЯГуШКИ,

да * & Ф

газели, гиппопотамы, елей, жирафы.

"Бульдоги" агрессивны и любят быть лидерами. Иногда они не понимают даже темы выступления. Нужно обратить на них внимание аудитории. Если они по-прежнему хотят вывести вас из равновесия, лучше вообще проигнорировать их замечания. Сделайте вид, что они вам безразличны, и представьте себе, что вы их не слышите. Держите себя в руках и, если они скажут что-то существенное, только тогда вступайте с ними в беседу.


107

"Лошади" горят желанием узнать что-то новое. Они уверены в себе, интеллигентны, но чрезмерно разговорчивы. Один из путей прервать их - это использовать их собственные утверждения. Они стараются быть всегда впереди, и другие слушатели могут быть уязвлены. Объясните им, что каждый сможет высказать свое мнение. "Обезьяны" стараются копировать вас, но могут быть полезны. Через них можно высказать то, что вы хотите донести до окружающих. Время от времени ведите себя так, как будто их пет. Если они вас прервут, можете спросить их, что они имеют в виду, и обратитесь к аудитории для всеобщего обсуждения вопроса. "Лягушки" очень много говорят, но часто не по теме. Скажите им, что это интересно, но вы обсудите с ними этот вопрос в другое время. "Газели" отличаются скромностью и застенчивостью. Обратите на них особое внимание и покажите их значимость. Задавайте им вопросы, только зная заранее, что они на них ответят. Представьте им возможность почувствовать себя уверенно, и тогда они могут быть вам полезны, "Гиппопотамы" вообще не проявляют никакого интереса к выступлению. Они часто даже не стараются понять мысли окружающих и не хотят общаться. Задайте им вопрос об их работе и начните говорить с ними об этом. Это поможет привлечь их внимание к проблеме. "Ежи" могут быть высокомерны по отношению к другим. Это скептики, отрицающие все новое. Они думают, что каждый должен знать выход из затруднительного положения, но сами не помогут это сделать. Покажите им, что они должны помочь другим, используя свой опыт и знания. Дайте им возможность почувствовать, что их идеи приняты аудиторией, тогда они будут более внимательны к остальным. Одобряйте их высказывания и благодарите их за помощь. "Жирафы" относятся с почтительным уважением к аудитории. Надо проявлять к ним должный интерес и выражать свою благодарность, так как они не всегда сразу воспринимают сказанное, но очень чувствительны и обидчивы. Поддерживайте их, если они начнут говорить о своей работе. Вы можете предложить свою собственную классификацию и наделить представителей каждого класса определенными чертами характера, но основные правила выступления будут общими, Если в вашей аудитории появился непрошеный оратор, который пытается привлечь к себе всеобщее внимание, говорит только о своих проблемах и перебивает вас посередине фразы, не принимайте бой сами. Привлеките помощников из публики, пусть кто-то, кто примет вашу сторону и скажет: "То, что говорит коллега, очень важно, но надо дать возможность ведущему эффективно использовать время, которое ему отведено". Если вы не можете это сделать, то будьте решительны и не позволяйте перехватить инициативу. Скажите, что вы поста-

108


раетесь найти людей, которые смогут решить эту проолему, и готовы оосудить ее после, а сейчас вам необходимо закончить ваше выступление, Не позволяйте страстям разгореться, а обсуждению превратиться в беспредметный спор. Выступая, старайтесь получить от этого удовольствие, не бойтесь показать, что сами увлечены темой выступления.

Правила для говорящего Все устные выступления - та или иная форма убеждения. Есть только одна область публикаций, в которой люди проходят логические этапы от явных предположений к бесспорным заключениям, и эта область называется наукой. Прелесть науки, и в частности математики, состоит в том, что вы можете доказать что-то, не прибегая при этом к убеждению. Но во всех остальных сферах убеждение необходимо, весь вопрос только в том, какие средства использовать. Рассматривая выступление как средство убеждения слушателей, следует придерживаться определенных правил. * Уважительность, доброжелательность по отношению к аудитории. « Вежливость (обязательно уместная) и недопустимость категоричности в суждениях. * Скромность в самооценках, ненавязчивость изложения своих позиций, суждений, взглядов. 9 Ориентация на партнера для создания психологически комфортного общения. * Стимулирование интереса аудитории к теме общения с учетом потребностей каждого из слушателей. * Логичное и последовательное изложение своих взглядов и позиций. Ф Поддержка внимания и активности аудитории в восприятии речи. « Использование стиля общения (речи) приемлемого для ситуации общения и для восприятия. ю Выбор соответствующей дистанции, мимики и жестикуляции.

Правила для слушающего Любое выступление перед аудиторией предусматривает взаимодействие между тем, кто говорит, и теми, кто слушает. Современное восприятие речи предполагает толерантность, примиримость. снисходительность к выступлению оратора. Невозмутимость, обычно п р и п и с ы ваемая англичанам, вызывает уважение окружающих. Но бывает и так, что эффективность общения достигается взрывом эмоций, горячностью и личной заинтересованностью участников общения. Для эффективного слушания также существуют некоторые рекомендации.


109

I Ее жалейте времени, чтобы выслушать партнера. -.!>. Терпеливо и уважительно относитесь к говорящему, ;: Не перебивайте говорящего, выслушайте его до конца. i Дайте говорящему выразить себя, стимулируйте его активность. * Используйте средства мимики, жестикуляции и речи, поддерживающие говорящего. Необходимо помнить, что презентация в деловом общении значима для ее участников и происходит ради достижения каких-либо целей, удовлетворения потребностей и т. п. Для оценки презентации можно использовать предложенную анкету. Попросите во время репетиции ваших коллег заполнить ее и постарайтесь учесть все замечания.

Анкета оценки презентации Содержание презентации Тема излагается ясно

Тема излагается неясно

Хорошо построена Информация по теме Логика построения презентации Представлены убедительные аргументы

Путаная Несоответствующая информация Логика отсутствует Плохо аргументировано

Использованы адекватные визуальные средства

Визуальные средства не использованы Речь

Быстро Слова подобраны хорошо Легко усваивается мысль Уверенная Вдумывается Слов-паразитов нет

Медленно Слова подобраны плохо Трудно усваивается мысль Неуверенная Торопится Слова-паразиты есть >.пос

Уверенный Четкий Нормальный Естественный Нужный уровень Энергичный Бодрый

Нервный Бормочущий Напряженный Искусственный Тихий Незаинтересованный Скучный

:


Позы и жесты Эффектные

Неуклюжие

Энергичные

Расслабленные

Естественные

Искусственные

Спокойные

Нервные

Ограниченные

Чрезмерно широкие

Нераздражающие

Раздражающие

Уверенные

Неуверенные

Выражение лица Естественное

Наигранное

Спокойное Меняется адекватно

Нервное Меняется неадекватно

Энергичное

Безжизненное Взгляд

Пристальный

Рассеянный

Внимательный

Избегающий

Визуальный контакт есть

Визуального контакта нет

Манера поведения Естественная

Искусственная

Открытая

Скованная

Энергичная

Незаинтересованная

Уверенная

Нервная

Располагающая

Нерасполагающая

Нормальная

Упрямая

Вспыльчивая

Контролируемая

Глава 3

Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентации Microsoft PowerPoint 2000 (в дальнейшем - PowerPoint) - версия графического пакета для создания презентаций и слайд-фильмов входит в состав комплекта программных средств Microsoft Office. Этот пакет предоставляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение PFT.

Общее для всех приложений Office Комплект Microsoft Office 2000 (в дальнейшем - Office) рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей. Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии деловых решений участвуют группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества. В прошлом попытки совместного использования файлов наталкивались на ряд типичных проблем, в том числе на различия форматов файлов, несогласованность в организации обратной связи с получателем, трудности работы при использовании разных программных средств и отсутствие контроля версий документов с последними изменениями. Поскольку интенсивность совместной работы над проектами продолжает возрастать, то все большее значение приобре-

112


тают приложения, обеспечивающие комплексность решений и поддержку такого сотрудничества. Комплект Microsoft Office 2000 включает следующие приложения. Microsoft Word 2000 - версия популярного текстового процессора для операционной системы Microsoft Windows позволяет создавать документы любой сложности и оформлять их с использованием различных шрифтов, имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC. Microsoft Excel 2000 - версия программы представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющая универсальные возможности решения задач от учета продаж до планирования деятельности предприятия в целом. Microsoft Excel 2000 имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации, статистического моделирования. Создаваемые файлы имеют расширение XLS. Microsoft Outlook 2000 - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы. Microsoft Office Binder 2000 - программа подшивки документов позволяет группировать все необходимые для проекта документы, книги и презентации. При работе с подшивкой можно использовать новые возможности Office 2000; поместить подшивку в дневник Outlook, вывести на печать документы с одинаковыми колонтитулами, открывать и сохранять подшивки в Интернете. Создаваемые файлы имеют расширение ОБ1). Возможности PowerPoint 2000 как средства для создания презентаций в этой главе будут рассматриваться более подробно. Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню - вес эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу, презентацию или рисунок. Рассмотрим далее общие операции запуска программ, создания и сохранения файлов па примере PowerPoint.

Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций

113

Запуск программы Microsoft Office 1. Нажмите кнопку Пуск, в стартовом меню (рис. 3.1) выберите папку Программы (Start, Programs), которая откроет доступ к нужной программе. 2. Установите указатель мыши на значок программы (например, Microsoft PowerPoint) и нажмите левую кнопку. Window Открыть документ Office Создать документ 0 ffi;e -3 'Internet Explorer 1.3 Micioiott Office Tools * Ltrj Автозагрузка ITT] CpeacreaMiciosoftOffice > '.g

Стандартные

* $!§, Internet Exploier Miciosoft Access Microsoft Excel Microsoft FrontPage jjj Microsoft Outlook 3] Microsoft PowerPoint

:

- .'

"" [w] Microsoft Word Завершение сеанса LIT...

i^j] Outlook Express ij Проводник Сеанс MS-DOS

Рис. 3.1. Запуск программ Office Изучение общих приемов работы с программами Office естественно начать с создания, открытия и сохранения документов.

Создание, сохранение и открытие документов Office После запуска программы Office необходимо открыть файл с созданным ранее документом или создать новый. При входе в PowerPoint открывается диалоговое окно выбора способа создания презентации (рис. 3.2), Можно создавать презентации, используя программы-мастера, шаблоны оформления, пустую презентацию или открыть ранее созданный документ, Если приложение уже открыто, то самый простой способ - создание нового документа (презентации) в открытом приложении.

114


? х|

ЗШЗЕЗШЯИИИ У^ы| Г" мастер аетосодермамиа

С шаблон оформления

и *-~ пустую презентацию

/> 1

[Р ^

Е

/

^* Открыть презентацию!

0;1,Е1га\Р.ЕС1_АМА\презентация1 D: \E!i2a^RECLAMA\GRAMOTA ОДпрезеьтация2 A:\GRAMOTfl

Л] '

Больше не выводить это окно ОК

Отмен.з j

Рис. 3.2. Создание презентации

Создание документа Если приложение уже открыто, щелкните по кнопке Создать (New) - Г на Стандартной панели инструментов. Будет создан пустой документ, в который можно ввести нужный текст, рисунки или данные таблицы. Можно создать документ, выбрав из меню Файл команду Создать (File, New). Вновь созданному документу (презентации) по умолчанию присваивается имя Презентация^. Для создания уникального имени документа его нужно сохранить. Если документ сохраняется впервые или надо сохранить ранее сохраненный документ под другим именем, необходимо выполнить команду Сохранить как (рис. 3.3). Сохранение документа 1. Выберите команду Сохранить как из меню Файл (File, Save as). 2. Выберите Папку (Folder), в которой нужно сохранить документ. 3. Введите имя документа в поле Имя файла (File Name).


1 15

С помощью команды Сохранить (Save) из меню Файл (File) можно сохранить текущий документ с тем же именем. Сохранение документа Папка:

Мои документы

_*J

!Ш * Сервис

_LjMy Webs 1 Security Mon рисунки

Мня файла: Inn файпа:

Презентация! [презентация

Сохранить Отмена

Рис. 3.3. Сохранение документа

Для отмены команды сохранения документа следует нажать клавишу Отмена (Undo). Поле Имя файла служит для ввода названия документа. Поле Тип файла позволяет осуществить выбор формата сохраняемого файла (по умолчанию предлагается формат открытого приложения). В левой части окна Сохранение документа предлагаются папки для сохранения документа. В верхней части окна расположено пиктографическое меню переключения папок, режимов просмотра и сервисных функций. Переход на один уровень вверх (в папку, в которой находится данная папка). Переход на один уровень вверх или вниз (в зависимости от положения открытой папки). Найти в Web.

116


Ji?3 Ц

Изменение режимов просмотра и упорядочение списка в окне. • Список (представление файлов в виде списка). • Таблица (представление файлов с указанием размера, типа и даты изменения). *• Свойства (названия документа, автора, используемого шаблона и т. д.). А Просмотр документа. Создание новой папки.

Сервис - Команды и режимы для выполнения сервисных функций доступны при выборе списка при нажатии кнопки Сервис (рис. 3.4).

Добавить в папку "Избранное" Подключить сетевой диск..

Параметры Web-док уме нг а,,.

Рис. 3.4. Команды меню "Сервис" Выбор команды Параметры Web-доку мента открывает диалоговое окно установки параметров для сохранения презентации в виде Web-документа (рис. 3.5). JLJ2-J

Параметры Web-документа .Общие!] Файлы j Картинки

Кодировка

Вид ..

v? Добавить панель смены слайдов Цвета;

Белый текст на черном фоне

'•м

Г" Показывать анимацию слайдов при просмотре W Вписывать рисунки в окно обозревателя Отмена

Рис. 3.5. Параметры Web-документа Некоторые новые средства Microsoft PowerPoint 2000 не поддерживаются предыдущими версиями PowerPoint. Для гарантии правильного отображения этих документов в более ранних версиях PowerPoint форматирование, не поддерживаемое этими версиями, может быть заменено поддерживаемым.


117

Параметры сохранения файла устанавливаются при выборе команды Параметры в меню Сервис (Tools, Options) на закладке Сохранение (Save) (рис. 3.6). Параметры Вид

| Общие ] Правка ] Печать Сохранение 1 Орфография и стиль

- Параметры сохранения 1

f? быстрое сохранение

| Г" запрашивать свойства файла У автосохранение каждые

|1и

мим.

f/ преобразовывать диаграммы при сохранении в формате предыдущих версий Сохранять файлы PowerPoint в формате: [презентация PowerPoint Расположение файлов по умолчанию; C:\Documents and Setting;\User\Mon документы^

Рис. 3.6. Параметры сохранения файла Для безопасности работы с файлом рекомендуется задавать параметры автосохранения. При сбое компьютера обеспечивается возможность восстановления результата изменений документа, внесенных до автосохранения. Диалоговое окно Открытие документа позволяет открывать документы, располагающиеся в различных областях. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком или гибком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ.

Открытие презентации 1. В основном меню Файл выберите команду Открыть (File, Open). 2. В качестве требуемого типа файла установите, например, презентации PowerPoint. 3. Укажите нужную папку в окне списка Папка (Folder). 4. Выберите файл, с которым хотите работать. Открыть файл можно нажатием кнопки Открыть или двойным щелчком левой клавиши мыши на его имени (рис. 3.7).


Открытие документа Папка:

S

'U X- С-i Ш - Сервис

Я

АОКИТЕЖГРАД

TXT UN_TUTOR vfpSO

Гетр алыый директор ' Шурупов Елздшяр Иганоккч:

WCOH5 WINDOWS WINPACK I Меи документы Ноеая папка

GS

Открыть E'ce презентации Powei Point

Отменэ

Рис. 3.7. Открытие презентации Для отмены команды Открыть нажмите кнопку Отмена.

|

Для каждого приложения в нижней части меню Файл сохраняется список файлов, которые использовались последними. ЛЮБОЙ из этих файлов можно открыть, выврав его из списка.

Можно открыть любой документ, не открывая приложения, из папки Мой компьютер или в окне Проводник Windows. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на его имени. Кроме того, последние документы, которые были открыты на компьютере, можно открыть, выбрав нужный документ в списке Документы меню Пуск. Если файл находится на сетевом диске, вместо значка Мой компьютер следует воспользоваться значком Сетевое окружение.

Шаблоны и мастера При создании презентаций обычно приходится пользоваться некоторым набором однотипных слайдов, рисунков, текстов, поэтому использование шаблонов и мастеров является наиболее рациональным приемом при работе с любыми документами в Office 2000. Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время и избегать ошибок при создании стандартных документов. Очень удобно с помощью шаб-


1 19

лонов и мастеров создавать служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, справочники, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, рекламные презентации и выступления для отчетных докладов. Шаблон документа - это метод автоматизации создания документа на основе существующих текстовых заготовок и форматирования. Файл шаблона представляет собой файл, в котором содержатся рекомендации по форматированию текста, абзацев и слайдов. В каждый файл шаблона входят образцы форматирования заголовков, текстовых блоков и макеты оформления слайда. Макет слайда содержит информацию, касающуюся оформления и расположения текста на слайде. Мастер презентации предназначен для решения той же задачи, что и шаблон, но в режиме диалога мастер запрашивает дополнительную информацию, на основе которой и создастся презентация в приложении Office 2000. Часть шаблонов и мастеров создается при выполнении типичной установки пакета Office 2000 на компьютере, другая часть - только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office 2000 ValuPack и через Microsoft Web, Установленные при инсталляции шаблоны хранятся в папке стандартных шаблонов Office 2000 (C:\Program files\MicrosoftOffice\Шaблoны). Для каждой программы приложения Office 2000 существуют собственные шаблоны документов. При запуске программы PowerPoint или нажатии кнопки Создать создается новая пустая презентация, если не указывается тип шаблона, то по умолчанию подключается шаблон Новая презентация. Шаблон Новая презентация также служит для хранения наиболее часто используемых объектов автоматизации: макросов, панелей инструментов, настраиваемых меню и сочетаний клавиш. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование или добавить текст шаблона. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне Новая презентация, доступны в любом документе. Поэтому в этом шаблоне целесообразно хранить наименование организации, адресные данные, логотип и др. Если приложение не открыто, то документ можно создать и с помощью выбора меню Создать документ Microsoft Office при нажатии кнопки Пуск. При этом доступна панель всех шаблонов для приложений Office 2000 (рис. 3.8J.

120


Создание нового документа на основе выбранного шаблона 1. Выберите команду Создать в меню Файл (File, New). 2. Выберите нужную закладку и шаблон. 3. Затем нажмите кнопку ОК. Создать документ Office Общие

Web-страницы | Базы данных Другие документы Презентации Публикации Решения

Письма и факсы

-|

Ззпм"

Отчеты

Шэблоныоформления

т pj.nl 4££Si

Бизнес-план йоодушевл... сотрудников

| •чаыаЛ

Домашняя страни...

Мозговой штурм

Домашняя страница группы Обзор птНеже финансов,,. персонала

ftlflj'lffifl

Доклад о ходе работ

Р ]

Р

.

I

Обзор продукци...

Обзор проекта

Общее собрание

Общий доклад

Просмотр —

[Название организации] Гсчетнэя грамота

•••

Отмена

Рис. 3.8. Шаблоны Office Образец документа будет показан в окне Просмотр. В Office 2000 включено несколько десятков шаблонов для 10 категорий (отчеты, письма и факсы, презентации, шаблоны оформления и др.). Созданный на основе шаблона документ можно редактировать, ввести нужные данные и сохранять с собственным уникальным именем.

УПРАЖНЕНИЕ Создание нового документа на основе шаблона Диплом 1. Выберите команду Создать в меню Файл. 2. Выберите закладку Презентации. 3. Выберите шаблон Диплом. 4. Затем последовательно шаг за шагом заполните нужные поля на слайде (как показано ниже на рис. 3.9). 5. После заполнения сохраните файл с именем Диплом.


121

АО КИТЕЖГРАД Почетная грамота еы&ша 'ТСавлову Я..ЗС. и Целыми *у,иЭ f выкоАяеши K УГалваяие rqwetyta GkidoHa: 5 марта 2002 2

Рис. 3.9. Слайд на основе шаблона "Диплом"

Панели команд, элементы меню Существенным преимуществом использования Office является единообразная структура панелей инструментов всех программ-приложений, входящих в пакет. Панели команд, также известные как панели инструментов, состоят из меню команд и/или кнопок, которые можно использовать для выполнения определенных операций. По умолчанию приложения Office отображают панель главного меню и панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting). Главное меню содержит меню и команды. Панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) содержат кнопки, используемые для быстрого доступа к командам главного меню (рис. ЗЛО). Главное меню

- Стандартная

Форматирование

Microsoft PowerPoint - [Презентация;:] Файл П р к з &1Д Вставка Формат Cjpe"

Показ слайдов Йкно ^правка

: о "* Н и i в vMJ

'"

Monotype corslva

.21

-

Ж

К Н

1 Q AD КИТЕЖГРАД Почетная грамота выдана ПЗЁЛОБУ А.Н,

Добавить или удал1ть кмотз

Рис. 3.10. Панели команд Можно настроить любую из панелей инструментов для создания собственного набора команд, чтобы облегчить доступ к наиболее часто используемым операциям. Кнопки, которые не используются (или используются редко) можно убрать, чтобы не загромождать экран.

122


Главное меню позволяет выполнять перечисленные в нем команды как элементы вложенных меню (рис. 3.11). Некоторые команды меню имеют продолжение в виде диалоговых окоп с дальнейшими вариантами. Формат Сервис Показ слайдов Окна С А

Шрифт... ЕырЭЕнивание

Замена шрифтов... col Разметка слайда... Цветовая схема слайда... Фон... =J Применить шаблон оформления.,.

Рисунок 3.11. Элементы меню Значками отмечены элементы меню, соответствующие кнопкам панели инструментов. Элементы меню, которые недоступны для данной операции, не высвечиваются. Многоточие (...) показывает, что за пунктом меню следует панель диалога. Треугольники внизу окна показывают, что за этим элементом следуют дополнительные строки меню.

Настройка панелей инструментов В каждом приложение Office для автоматизации работы пользователю предоставляются следующие функции настройки панелей: о создание собственной панели инструментов, * создание собственного меню, * добавление кнопок в существующую панель инструментов. Использование команды Настройка из меню Сервис (Tools, Customize) позволяет выполнить эти действия и просмотреть список панелей в поле Панели инструментов (Toolbars) (рис. 3.12). Панели инструментов создаются для макрокоманд, наиболее часто используемых команд и шрифтов.


123

Настройка Команды

Параметры

ане™ инструментов; Г~ Visual Basic Г Web Г" Контекстные меню I? Сортировщик слайдйэ У" Строка меню Г* Эффекты анимации

Создать

Закрыть

Рис. 3.12. Панели инструментов Создание собственной панели инструментов 1. Щелкните правой клавишей мыши на панели команд, чтобы открыть всплывающее меню, и выберите Настройка (Customize). Появится диалоговое окно. 2. Выберите закладку Панели инструментов (Toolbars). 3. Выберите кнопку Создать (New) и введите имя панели в текстовом поле Имя панели инструментов (Toolbar name). 4. Выберите ОК. Панель инструментов появится на экране. Добавление кнопок в существующую панель инструментов 1. Выберите закладку Команды (Commands). 2. Выберите нужную категорию из списка Категории (Categories). 3. Перетащите нужную команду из списка Команды (Commands) в существующую или новую панель. Для удаления кнопки из существующей панели инструментов следует,, при появлении диалогового окна Настройка (Customize), перетащить кнопку (например, Панель Web, если компьютер не связан с Интернетом) с панели инструментов на поле окна. Office отличает панели команд пользователя от редактированных панелей команд, существующих по умолчанию. Office позволяет привести в исходное состояние только существовавшие но умолчанию панели команд путем их сброса, в то время как панели команд пользователя могут быть удалены.

124


Удаление и сброс панелей команд 1. Откройте панель диалога Настройка (Customize) и выберите вкладку Панели инструментов (Toolbars). 2. Выберите нужную (Toolbars).

панель инструментов

из списка

Панели

инструментов

3. Выберите Удалить (Delete). 4. Для восстановления панелей команд, существующих по умолчанию / выберите Сброс (Reset). 5. Выберите Да (Yes), чтобы подтвердить удаление или сброс панели.

I

Панели инструментов можно перемещать на экране. Аля этого необходимо установить указатель амыши на СВОБОДНОЕ поле панели (не на кнопку!) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить панель в нужное место на экране.

Просмотр документов на экране Окно приложения показывает только часть текста текущего документа. Для просмотра всего документа используются бегунки на вертикальной и горизонтальной линейках прокрутки, а также кнопки перемещения по страницам документа (рис. 3.13). i • i • is • p • 16 .•;,']

Линейки прокрутки Бегунок Кнопки перемещения по страницам

Рис.

3.13. Просмотр документа

Удержание нажатой кнопки мыши на стрелке прокрутки или на затененной ОБласти линейки прокрутки обеспечивает непрерывное; прокручивание.

Справочная система Microsoft Office Справка доступна для всех приложении Microsoft Office через меню Справка (?). Команды меню Справка (Help) обеспечивают различные режимы работы со справочной системой (рис. 3.14).


125

Справка

Ш1Справка по Microsoft PowerPoint

Ft

Показать помощника

? Что это такое?

Shift+F I

Office на Web

О про г р.зиме

Рис. 3.14. Режимы справочной системы Выбрав команду Справка по (название приложения) или нажав клавиши F1, можно воспользоваться услугами помощника (Office Assistant). По умолчанию Помощник появляется на экране.

Помощник может быть настроен по желанию пользователя. Существуют девять типов помощника (рис. 3.15). 1. Нажмите F1. 2. Нажмите кнопку Параметры (Options). 3. Выберите закладку Коллекция (Gallery) для изменения типа помощника. 4. Выберите закладку Параметры (Options) для задания необходимых параметров. 5. Выберите соответствующие параметры и нажмите ОК. Можно осуществить поиск, задав вопрос или по ключевому слову. Выберите меню Справка (?), затем - Справка по (название приложения). Введите вопрос в текстовое поле и нажмите кнопку Найти (рис. 3.16). Можно просмотреть содержание справочной системы (рис. 3.17). Закладка Содержание (Contents) представляет список тем справочной системы. Закладка Указатель (Index) приводит к списку ключевых терминов или фраз предметной области. Закладка Мастер ответов (Find) позволяет найти справку по запросу или по ключевому слову интересующей темы.

126


Параметры j Выберите помощника с помо-цью клавиш "< Назад" и "Даг.ее >" и нажмите кнопку "ОК",

Я готов помо'-ь. Как только вам что-нибудь пана добит ся, щелкните мое окошко,

Имя: Когобок Вам нужен проводник через электронную границу, который может принять любую форму? Колобок всегда укажет правильную дорогу, £апее >

Рис. 3.15. Коллекция помощников Действие - Разрешение вопросов: сохранение и закрытие документов

л

.,• Добавление текста к графическому объекту или рисунку f

Выравнивание и распределение графических объектов

/ Разрешение вопросое; выравнивание и распределение текста и графических объектов , Программы преобразования формата файлов, поставляемые вместе с Microsoft Wend Т См, далее... ведите свои вопрос и нажните КНОПКУ "Найти" Параметры

Найти

Рис. 3.16. Ввод вопроса


127

л 1

^.!.„^:1„"г^*Р^%'Ц^- " ^

•2D ^ ;;:..^Ж'..

Содержаще j МаэтерсгвеТ'Эе] Указатель t * *. *. т"

Чр Приступая к г;а5оте ^ Работа со справкой ^ Ус.танос Отменить изменение формы объекта

AII*Bacs:pace

• ' Щ Вставить Выделить все ОТ Найти...

Рис. 3.21. Команды меню "Правка" Команды, которые сгруппированы в меню, вызываются как левой клавишей мыши, так и с помощью клавиатуры одновременным нажатием клавиши Alt в сочетании с подчеркнутой буквой в имени меню. Кроме того, наиболее часто используемые команды вызываются в специальных меню, называемых панелями инструментов. Панели инструментов позволяют упорядочить команды PowerPoint так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов.


133

Для установки или отключения панелей инструментов необходимо выбрать команду Панели инструментов из меню Вид (View, Toolbars) или щелкнуть правой кнопкой мыши па свободное поле панели инструментов и выбрать нужную панель из списка контекстного меню (рис. 3.22). Стандартная Форматирование Visual Basic

>;•

Web V/eb-компоненты WordAtt Панели, присутствующие в активном окне -

Автотекст Базыданных Буфер обмена Настройка изображения Рамки Рецензирование Рисование Таблицы и границы

Рис. 3.22. Панели инструментов Пиктограммы (значки) панели служат для быстрого вызова функций, команд и макросов программы PowerPoint с помощью мыши. Если указать курсором мыши на какую-либо пиктограмму, то через несколько секунд PowerPoint выведет под изображением пиктограммы название команды.

Режимы просмотра презентации Для задач создания и редактирования презентаций PowerPoint предлагает различные режимы просмотра документа. Эти режимы доступны при выборе соответствующей команды из меню Вид или при выборе нужного режима при помощи кнопок переключения режимов просмотра, расположенных в левом нижнем углу экрана: E^IQSS 1 ?. Обычный (Slide) режим просмотра удобен для редактирования и отображает структуру презентации, слайд и страницы заметок. Режим Сортировщик слайдов (Slide Sorter) отображает каждый слайд презентации в том виде, в каком он будет на экране.

134


Режим Структура (Outline) показывает текст в иерархическом виде, упорядоченный по уровням важности, основанными на стилях оформления текста документа. Режим Страницы заметок (Note Page) используется для ввода заметок к выступлению ведущего презентацию. В режиме Показ слайдов (Slide Show) проводится демонстрация презентации на экране компьютера. PowerPoint предоставляет возможность изменять масштаб просмотра презентации до четырех реальных размеров с помощью команды Масштаб меню Вид (View, Zoom). Кнопка управления масштабом на стандартной панели инструментов используется для установки масштаба по усмотрению пользователя. I

Начиная равоту, выверите режим, в котором удовнее раьотать с презентацией.

Обычный режим В обычном режиме отображаются три области: слайда, структуры и заметок. Эти области позволяют одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. Основной рабочей областью является область слайда, в которой и создается презентация. В ней выполняются псе основные операции ввода текста, рисунков, создание графиков, диаграмм и таблиц, а также установки анимации слайдов и объектов на слайде. Более подробно эти операции описаны ниже.

Режим структуры В режиме структуры презентация изображается в конспективном виде: только заголовки слайдов и содержащийся в слайдах текст. Структуру можно набрать в PowerPoint, создать на основе базовой структуры с помощью мастера автосодержания или импортировать из другого приложения, такого, как Microsoft Word. В режиме структуры наиболее удобно разрабатывать и организовывать содержание презентации. Слайд описывается в структуре следующим образом: сначала указывается значок слайда, затем его помер и заголовок. Под заголовком отображается текст слайда (можно использовать до пяти уровней подзаголовков). В режиме структуры допускается переупорядочение пунктов содержимого слайда, перемещение слайдов полностью с одного места на другое, изменение заголовков и текста. Работа со структурой является н а и л у ч ш и м вариантом организации и развития презентации, так как в процессе работы на экране отображаются все заголовки и основной текст. Можно поменять местами пункты на слайде, переместить


135

слайды целиком с одной позиции на другую и изменить заголовки и основной текст. Например, чтобы упорядочить слайды или пункты маркированного списка, выберите значок слайда или маркер, соответствующий тексту, который требуется переместить, и перетащите его в другую позицию. Для отображения структуры можно увеличить область структуры в виде Обычный или нажать кнопку соответствующего просмотра презентации (рис. 3.23). 3 Microsoft PowerPoint - FAQ KtfТ \ Щ Файл Правка Вид Вставка Формат Сервис Показ слайдов Окно Справка

П 1 Q в АО КИТЕЖГРАД В Тел:955-26-83; (факс) 955-26-77

о: 7

-

E-mail: ес„сЭД@ city line.ru Генеральный директор 2 1_1 Автоиатизированнзя снстеиа контроля финансовых средств хозяйственных договоров Предназначена для • повышения эффективности использования финансовых ресурсов • учета их стоимостных и временных показателей • формирования финансового плана • последующего контроля за ходом выполнения договоров 3 Q Инфориационные объекты сметеиы • Договор • Календарный план| • Платеж

caS а сп ¥ ^ I

' Терииноло— :

I

Т)

Рис. 3.23. Режим "Структура" При работе в области структуры можно создавать новые слайды, вводить и форматировать текст. Кнопки панели структуры При переключении в режим структуры можно воспользоваться панелью инструментов Структура, которая помогает быстро организовать содержимое презентации в нужном виде (рис. 3.24). Кнопки указанной панели позволяют изменять уровень маркированного пункта, перемещать пункт или слайд полностью вверх и вниз по структуре, показывать или скрывать форматирование, а также сворачивать или разворачивать текст выбранных слайдов.

136


Стрчктчрэ

Рис. 3.24. Панель "Структура" Кнопки Повысить уровень и Понизить уровень служат для увеличения и уменьшения отступа маркера. Чтобы показать или скрыть форматирование в области структуры, нажмите кнопку Отобразить форматирование. Кнопка Развернуть все позволяет вывести весь текст полностью или только заголовки слайдов. Абзацы, слайды и маркеры также можно перемещать кнопками Вверх и Вниз на панели инструментов Структура. Для удобства все кнопки для работы со структурой можно вывести на отдельной панели инструментов. В меню Вид укажите на пункт Панели инструментов и выберите панель Структура.

Режим заметок К каждому слайду могут прилагаться заметки. Можно делать заметки для себя, например чтобы во время презентации иметь перед собой список ее основных моментов или для выдачи текстов слушателям. Заметки можно напечатать для каждого слайда вместе с миниатюрным изображением слайда. Страницы заметок удобно создавать в ходе работы над презентацией, чтобы при проведении показа слайдов использовать их в качестве вспомогательного материала. Кроме того, для присутствующих можно создать выдачи, содержащие изображения слайдов. Заметки и изображения слайдов можно переслать в Word для их усовершенствования или использования в качестве основы для создания средствами Word более подробной выдачи, например учебного руководства. Если презентация сохраняется как Web-страница, можно вывести заметки, появляющиеся на экране, с соответствующим слайдом. В этом случае заметки помогут аудитории вникнуть в предпосылки и детали, о которых обычно рассказывает докладчик в ходе презентации.

Переход в режим работы со страницами заметок 1. Щелкните слайд, со страницами заметок которого вы планируете работать. 2. В виде Обычный увеличьте область Заметки. Чтобы увеличить размер области заметок, наведите указатель на верхнюю границу области заметок, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки. Перетащите границу области до требуемого размера.


137

Ввод заметок в ходе работы над презентацией 1. Щелкните в области заметок и введите свои заметки, касающиеся текущего слайда. 2. Примените нужное форматирование к тексту заметок. На страницы заметок можно добавлять графические объекты и рисунки. Для этого выберите команду Страницы заметок из меню Вид (View, Notes Pages) и добавьте требуемые объекты. Графические объекты и рисунки не отображаются в области заметок, но они присутствуют при работе со страницами заметок и при печати слайдов с заметками.

(

Заметки и изображения слайдов можно переслать Б Word с помощью команды Отправить в меню Файл (File, Send to) для изменения в целях улучшения восприятия или использования Word в качестве среды для создания Более подробных выдач, например учебников или ПОСОБИЙ.

Режим сортировщика слайдов В режиме сортировщика слайдов на экране в миниатюре отображаются сразу все слайды презентации (рис. 3.25). Это упрощает редактирование презентации (добавление, удаление, перемещение и дублирование слайдов), позволяет контролировать время показа слайдов и презентации в целом. Microsoft PowerPoint • [Презен гация2] Файл

Правка

Вид

§

Вставка Формат Сервис Показ слайдов Окно Справка

Ей П Ш'и №\Ш &

Горизонтальная панорама вн ' Вылет сверху-слева

В АОКИТЕИТАД Q

х средств ТОЗЛКТМ-НЫХ

S15? :04

1

ДОГОВфС*

S sa :04

В т DIET JL! Сортировщик слайдс-е

Оформление по умолчанию

Рис. 3.25. Режим сортировщика слайдов

[У;

.:' Команды -

138


Переход в режим сортировщика слайдов 1. В меню Вид выберите команду Сортировщик слайдов (View, Slide Sorter), чтобы отобразить на экране миниатюры всех слайдов презентации с содержащимся в них текстом и графикой. 2. Или нажмите кнопку Режим сортировщика слайдов в левом нижнем углу окна PowerPoint. В режиме сортировщика слайдов можно добавлять и удалять слайды, изменять их порядок в презентации, для этого нужно выделить один или несколько слайдов и перенести их на новое место. Можно задать время показа слайдов и выбрать способ смены слайдов и построения текста. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду Просмотр анимации в меню Показ слайдов.

Создание слайдов презентации На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления презентаций. Следует учитывать, что презентации являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на слайде имеют большое значение.

Композиция или автомакет Объекты на слайде имеют установленный набор реквизитов и определенный порядок расположения. Этот порядок расположения элементов можно назвать композицией слайда. Для простоты использования программы в PowerPoint существуют композиционные заготовки - автомакеты. При создании нового слайда можно выбрать один из 24 автомакетов (рис. 3.26). Каждый из них предлагает свою композицию содержимого, соответствующую определенному назначению слайда. Каждый автомакет имеет обозначенные пунктиром местозаполнители: • место для заголовка, • место для текста, • место для объекта,


139

Выберите авто пакет;

Титульным слайд

Г" Больше не выводить это окно

Рис. 3.26. Автомакеты для создания слайдов Например, существует автомакет, включающий местозаполнители для заголовка, текста и диаграммы; в другом автомакете предусмотрены места для заголовка, таблицы или рисунка (рис. 3.27). Чтобы изменить автомакет уже созданного слайда, нажмите кнопку Разметка слайда на панели инструментов Стандартная, затем выберите разметку. Sou „„...„..„и о]

Заголовок слайда слайда

Рис. 3.27. Автомакет с местозаполнителями Отсутствие нужных местозаполнителей в новой разметке не приведет к потере данных, например если требуется построить диаграмму, а местозаполнителя диаграммы пет. Все объекты остаются на слайде, однако для их соответствия новой разметке, возможно, объекты придется расставить в другом порядке.

140


Чтобы создать или добавить новый слайд: 1. В меню Вставка выберите команду Новый слайд (Insert, New slide). 2. Просмотрите макеты с помощью полосы прокрутки и выберите подходящий. Для удаления слайда: 1. Выберите слайд, который требуется удалить. 2. В меню Правка выберите команду Удалить слайд (Edit, Delete). ЧТОБЫ удалить несколько слайдов одновременно, переключитесь в режим сортировщика слайдов. Выверите слайды, удерживая нажатой клавишу CTRL и выполните команду Уладить слайд. Для создания слайда можно нажать на панели инструментов Стандартная кнопку Создать слайд. Чтобы цвести текст в местозаполнитель заголовка или текста, щелкните в этом месте и наберите текст.

Слайды, состоящие из текста При выборе автомакета, содержащего только текстовые поля, необходимо учитывать, что при наличии нескольких строк текста, не вмещающихся в рамку, можно изменить размер шрифта и вписать текст в рамку. Если текст переполняет рамку слайда, вставьте новый слайд и переместите текст на него. В области структуры отображается только текст, введенный в пустые рамки, и этот текст можно экспортировать в Word. Ввод текста Текст можно вводить непосредственно в режимах Обычный в области слайда, заметок или структуры. После того как выбран автомакет слайда, в виде Слайд можно вводить текст. Автомакет содержит заготовки для текста или текстовые блоки, помогающие пользователю в размещении текста на слайде. Эти заготовки можно перемещать по экрану, а их содержимое редактировать. Можно изменить размер и расположение рамки или в любой момент применить новый автомакет к существующему слайду. Никакие сведения, содержащиеся на слайде, утеряны не будут. Ввод нового текста осуществляется внутри текстового блока в позиции, на которой установлен курсор. Чтобы ввести текст в пустую рамку, щелкните эту рамку и начните ввод. Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |. I При вводе текста обратите внимание на место указателя и курсора. Их легко спутать.


141

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на жр;шс. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками^. Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace. При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку. Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему. |

При выделенном текстовом Блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.

Текст можно ввести не только в рамку, но и добавить в любое место на слайде, в автофигуру или оформить текст, добавив графический объект WordArt. Добавление надписи Для размещения текста в любом месте слайда (вне пустой рамки или фигуры) служит кнопка Надпись на панели Рисование. Например, чтобы добавить название или выноски к рисунку или таблице, разместите надпись рядом с рисунком или таблицей. Надпись является автофигурой, поэтому можно изменить ее заливку, границу, форму или добавить объемный эффект или тень. Добавление текста в автофигуру 1. Щелкните в автофигуру правой клавишей мыши. 2. Выберите Добавить текстовую строку. 3. Начните ввод текста. Этот текст остается в ней, и после этого он перемещается и вращается вместе с автофигурой. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, соединительной линии и стрелки. Выделение текста Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции: 1 форматирование. а копирование, е удаление. Текстовые объекты можно выделить с помощью мыши или клавиатуры (табл. 3.2).


Таблица.3.2. Способы выделения текста Текстовый объект

Способ выделения

Слово

Щелкните дважды в границах слова

Предложение

Удерживая Ctrl щелкните в границах предложения

Абзац или (в режиме структуры) абзац вместе со всеми его подпунктами

Трижды щелкните в любом месте абзаца

Весь текст в объекте или (в режиме структуры) вся структура

Нажмите клавиши CTRL+A

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста. Область выделения может быть расширена, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора. Форматирование текста Форматирование текста включает набор операций изменения шрифтов и их характеристик на слайде. Шрифт представляет собой набор букв, цифр, символов, знаков пунктуации определенного вида. Набор шрифтов, которые можно применять при создании документа, зависит от типа принтера и шрифтов, установленных на компьютере. Использование в одном документе разных шрифтов - самый распространенный прием форматирования. Средства шрифтового оформления применяются для следующих целей: « выделения текста для акцентирования отдельных фраз, слов, цитат и т. д.; • оформления заголовков и подписей; « набора специального текста (формул, индексов, примечаний). Внешний вид текста зависит не только от выбранного шрифта, но и от его размера. Обычно размер шрифта измеряется в пунктах (1 пункт = 0,376 мм). На слайдах, как правило, применяется размер основного шрифта не менее 20-24 пунктов, для заголовков размер увеличивается, для примечаний и ссылок - уменьшается. Эти операции реализуются с помощью команды Шрифт из меню Формат и задания соответствующих установок. Характеристики символов: Шрифт (Arial, Times New Roman, Peterburg). Размер (s, 10,14). Положение на строке (мг, Xi). Начертание шрифта (Обычный, Полужирный, Курсив, Полужирный курсив). Регистр (строчные, ПРОПИСНЫЕ).


143

Для изменения характеристик текста можно воспользоваться командой Шрифт из меню Формат (Format, Font) или соответствующими кнопками панели Форматирование. 1. Выделите текстовый объект (символ, слово, предложение, строку и т. д.). 2. Выберите команду Шрифт из меню Формат (Format, Font). 3. Выберите закладку Шрифт (Font). 4. Задайте характеристики, как показано на экране (рис. 3.28) (Times New Roman, обычный, размер 24, тень).

Начертание

Полужирный iypCHB

Полужирный курсив

Эффекты - - -

Цвет;

' Г~ подчеркивание

верхний индекс

, Г" тень

смещение; |0

! Г~ рельеф

Г" нижний индекс Шрифт е формате TrueType. Он используется как на экране, так и на принтере.

- Выбираются установки для специальных эффектов Задается цвет шрифта при наличии цветного принтера —J

Рис. 3.28. Изменение характеристик шрифта Отмена действий PowerPoint позволяет отменить сделанные операции. Команда Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) контекстно зависима; когда пользователь набирает или редактирует текст, будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции. На стандартной панели для отмены последней команды следует нажать кнопку Отменить (Undo) - *° т или отменить несколько команд, выбрав их из списка. Выбор команды Отменить (Undo) во второй раз будет изменять команду на Вернуть (Redo) - °* " | и т. д.

144


Для отмены последнего действия нажмите кнопку Отменить на стандартной панели инструментов. Для восстановления отмененной операции нажмите кнопку Вернуть на стандартной

|

панели инструментов. Форматирование абзацев

Понятие абзаца в PowerPoint имеет более широкий смысл, чем традиционный термин "абзац", обозначающий законченную смысловую единицу текста. В PowerPoint обзац - это текстовый блок, для которого задается описание оформления. Характеристики абзаца: * выравнивание (влево, вправо, по центру, по ширине), б интервалы (перед, после, междустрочный), * отступы/выступы (текст с отступом первой строки, текст с выступом). Выравнивание абзаца Для изменения расположения строк на слайде в PowerPoint используются разные способы горизонтального выравнивания текста: « выравнивание текста по левому полю, Ф центрирование текста, * выравнивание текста по правому полю, * выравнивание текста по ширине. Изменение выравнивания для абзаца можно осуществить, выбрав в меню Формат (Format) команду Выравнивание (Alignment), или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование: s= т- =s -Ш . Выравнивание по ширине используется для равномерного заполнения области текста на странице. Интервалы перед и после абзаца, как правило, увеличиваются для заголовков и выделенного текста. Междустрочный интервал задастся с учетом размера шрифта и количеством строк на странице. Отступ используется для красной строки, выступы - для библиографических справок, словарных терминов, выводов, а также маркированных и пронумерованных списков. Задание интервалов для абзаца 1. Выделите абзацы, интервалы между которыми необходимо изменить. 2. В меню Формат (Рогтат.)выберите команду Интервалы (Spacing) (рис. 3.29). 3. Для изменения интервалов перед или после каждого абзаца введите необходимое значение в поля Перед и После (Before, After).


4. Для изменения интервалов между строками выберите необходимый интервал из списка Межстрочный (LineSpacing).

С Ыежстрочный

[и

Отмена

Перед абзацем

Просмотр

n*

f

! |0

~^-\

(линии

Рис. 3.29. Задание интервалов для абзаца Отступы для текста задаются с помощью изменения положения движка на линейке (рис. 3.30). - Положение движка задает отступ первой стоки

' ' ' Рис. 3.30. Задание отступов для абзаца Форматирование по образцу Для упрощения операции форматирования может быть использован Формат по образцу (Format Painter). Он необходим, если есть отформатированный фрагмент текста и вы хотите применить такое же форматирование к другому фрагменту, не форматируя при этом весь документ. 1. Выделите текст, содержащий форматы для копирования. 2. Щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter). Указатель мыши примет вид кисточки. 3. Выделите текст, куда будет применено форматирование. Формат по образцу (Format Painter) может также использоваться для форматирования последовательно нескольких фрагментов текста.


146

УПРАЖНЕНИЕ Форматирование по образцу 1. Введите и выделите текст на слайде. 2. Отформатируйте текст следующим образом: шрифт Arial, размер 21, начертание курсивное, цвет шрифта - красный. 3. Выделите текст, содержащий форматы для копирования. 4. Дважды щелкните на кнопке Форматно образцу (Format Painter). 5. Выделите текст, куда будет применено форматирование. 6. Выделите следующий фрагмент текста, куда будет применено форматирование. 7. Щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter). Указатель мыши опять примет исходный вид. Текст, отформатированный при помощи команды Формата по образцу (Format Painter), не Будет изменен в случае изменения форматирования исходного текста. Поля в PowerPoint В PowerPoint нет фиксированных полей страниц, таких, как в текстовых процессорах. Текст и объекты размещаются на слайде вплоть до его краев. Объекты можно выравнивать путем изменения размеров их рамок на новых слайдах или путем изменения размеров самих объектов на имеющихся слайдах. Для облегчения выравнивания вместо полей можно использовать направляющие, выбрав команду Направляющие в меню Вид (рис. 3.31).

^Вставка

1... |

J

Рис. 3.31. Поля и направляющие в PowerPoint


147

При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе (рис. 3.32). Это может быть название организации, товара, дата .и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти (Find) и Заменить (Replacem меню Правка (Edit), Найти; АО

Заменить на:

(АОЗТ с учетом регистра Г? ^только слово целиком!

Рис. 3.32. Поиск и замена текста Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.

Поиск и замена текста 1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно. 2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска. 3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление. 4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена. Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Поиск в презентации завершен. PowerPoint завершил поиск. Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы. 1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно. 2. Введите текст для поиска в строку Найти (Find) и текст для его замены в строку Заменить на (Replace). 3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск и найдите первое употребление поискового текста. Когда поисковый текст найден, PowerPoint выделяет его. Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены: 1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены перейти к поиску второго употребления поискового текста. 2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.

148


3, Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста. 4. Выберите Закрыть (Close) после завершения операции замены. Когда произведен поиск по всему документу, па экране появляется информационное окно с надписью о том, что PowerPoint завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен. Перемещение и копирование текста Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных слайдов эта операция используется особенно часто. Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место. Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста в новое место. Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещения этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена. Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст меняется на содержимое буфера обмена. Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой слайд PowerPoint или в любое другое приложение Windows. 1. Выделите текст, который хотите вырезать или скопировать. Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите Правка, Вырезать (Edit, Cut). Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). 2. Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите Правка, Вставить (Edit, Paste). Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на стандартной панели инструментов. 1. Выделите текст, который должен быть заменен вырезанным или скопированным текстом. 2. Щелкните на кнопке Вырезать - •& или на копке Копировать Ч=з на стандартной панели инструментов. 3. Щелкните мышью на кнопке Вставить - Й1 на стандартной панели инструментов.


|

149

Содержимое ьусрера овмена остается неизменным до следующего вырезания или копирования.

Перетаскивание данных (функция Drag-and-Drop) Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния. В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется на указатель Rt . Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода. 1. Выделите текст, который хотите переместить или скопировать. 2. Поместите указатель мыши на выделенном тексте. 3. Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место. Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место. 4. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.

Списки (автомакет "Маркированный список") Списки на слайде можно создавать, используя автомакет Маркированный список. Элементы списка могут иметь пять уровней иерархии для организации структуры представления информации на слайде. Повышение и понижение уровня текста на слайде осуществляется кнопками * * на панели инструментов. Элементы списка могут быть оформлены как пронумерованные или списки с маркерами. Для этого используются кнопки форматирования списка Маркеры - '•- и Нумерация - =, которые расположены на панели инструментов Форматирование. 1. Выделите абзацы для форматирования. 2. Щелкните на кнопке := панели инструментов Форматирование. 3. Щелкните на кнопке 1= панели инструментов Форматирование. Команда автоматически присваивает номера выделенным абзацам или вставляет символы перечисления. Диалоговое окно для выбора маркера открывается при выборе команды Список в меню Формат и может использоваться для выбора типа нумерации и маркеров (рис. 3.33).

150

Маркировании»!


Нумерованный

Размер: ) 100 ^ % текста Цвет: |

Рис. 3.33. Изменение маркера списка После нажатия кнопки Рисунок появляется диалоговое окно для изменения маркера и вставки рисунка из коллекции.

УПРАЖНЕНИЕ Создание списков различных типов 1. Добавьте новый слайд в презентацию. Щелкните на кнопке Новый слайд (New) стандартной (Standard) панели инструментов. Появится диалоговое окно Новый слайд. 2. Выберите автомакет Маркированный список (Bulleted List). 3. Выберите OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Появится новый слайд. 4. Введите Наша история в качестве заголовка. 5. Введите следующий текст в строках списка, нажимая Enter в конце каждой строки (рис. 3.34): 1999 Начало работы 2000 Первые шаги 2001 Развитие новых направлений 2002 Перспективы роста Новые направления


151

каша истори, • 1999 год Начало работы •2000 год Первые шагиiH •2001 год Развитие •2002 год - Перспекгавы pi - Новые направлен!

Рис. 3.34. Создание списка 6. Используйте клавиши (Tab) и (Shift Tab) для сдвига маркера на один уровень иерархии вверх или вниз. 7. Щелкните, за пределами текстового окна для завершения редактирования и просмотрите полученный текст в режимах Слайд и Структура.

Табуляция Табуляторы могут использоваться для разделения текста на слайде. PowerPoint по умолчанию устанавливает интервал табулятора, равный 1,27 см, и'выравнивает табуляторы по левому краю. На линейке могут быть заданы новые табуляторы, указывающие положение и вид выравнивания текста. Нажатие клавиши Tab при вводе текста перемещает курсор ввода и следующий за ним текст на новую позицию табулятора. Выравнивание текста соответствует виду данного табулятора. Чтобы указать местоположение и вид табуляторов, PowerPoint позволяет определенным образом расположить соответствующие им маркеры табуляции-на координатной линейке (табл. 3.3). Таблица 3.3. Маркеры табуляции Маркер табуляции

L J 1 -L:

Описание Выравнивание полевому краю Центрирование Выравнивание по правому краю Выравнивание текста по десятичной точке На месте табулятора появляется вертикальная черта

152


Тавуляционная кнопка используется для выбора типа табулятора при помощи линейки табуляции (рис. 3.35). Щелкайте на кнопке до тех пор, пока не появится нужный тип табулятора. Аля изменения табулятора переместите его по линейке. Во время перемещения табулятора по линейке его исходное положение выделено серым цветом. Для удаления табуляторов перетащите маркер табулятора вниз за пределы линейки. - Табуляционная кнопка Microsoft PowerPoint i Файл [Травка Вид Вставка Формат "Сервис Покаь слайд;.е икно Справка

Цнрезентац*я1

| -

3

.- " '."2 •.!:!.• "§" i -1 • i -2 ч '3 • i '4^' -J

(г ГЬ

- 5 - 1 - б ч •? ч •£ • i - 9 - i 10ч l_i- i -12- i 13- i 14- i -15-

'

'-НЯрЗ i -17ч -18' i 19-

w////////////////////////^^^^

\

12345

3333

!

Рис. ^ 3.35. Установка табуляции на линейке

УПРАЖНЕНИЕ Использование табуляции для задания заголовка 1. Установите табуляторы на линейке. 2. Оформите текст на слайде, как показано на рис. 3.36. 2,

4

6

S

10

12

14

16

Ш

Сотасовано

Угв

Иванов И,И.

| • НИИ Петров р.П.;

20

|22 I

Рис. 3.36. Пример использования табуляции на слайде


153

Титульные слайды Титульные слайды используются в качестве заголовков в презентации, обложек для отчетов или для разделения частей презентации. В PowerPoint включены специальные автомакеты для заголовков презентаций, разделов и т. п. На слайде каждая строка в заголовке центрируется автоматически, если не оговорено иное, и оформлена шрифтом соответствующего шаблона. Для улучшения внешнего вида титульных слайдов можно использовать рисунки или графические объекты. При выборе автомакета титульного слайда для ввода текста появляются две области: область заголовка слайда и область подзаголовка.

УПРАЖНЕНИЕ Создание титульного слайда 1. Щелкните на кнопке Новый слайд (New Slide) на стандартной (Standard) панели инструментов. Появится диалоговое окно Новый слайд. 2. Выберите из списка автомакет Титульный слайд (Title Slide). 3. Выберите OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Появится новый слайд. 4. Введите и отредактируйте текстовые блоки заголовка и подзаголовка, например названиетемы презентации и дату (рис, 3.37).

ааИЖ^

2002

Рис. 3.37. Пример создания титульного слайда

154


Слайды, содержащие рисунки В PowerPoint можно добавить картинку или рисунок из коллекции клипов либо рисунок или сканированную фотографию из другого приложения или папки. Также можно добавлять собственные графические объекты, созданные с помощью инструментов на панели Рисование. В презентацию можно добавлять рисунки в следующих форматах: а метафайл Windows (.wmf), * растр (.bmp), » computer Graphics Metafile (.cgm), ® рисунок в формате GIF, & рисунок в формате JPG, 9 portable Network Graphics (.png). Для добавления и размещения рисунков можно выбрать соответствующий а вто макет.

Коллекция клипов Для вставки рисунков в PowerPoint предлагается коллекция клипов, содержащая набор различных рисунков, фотографий, звуков и видеоклипов, которые можно вставлять непосредственно в презентации. Чтобы поместить рисунок на слайд, нажмите кнопку Добавить картинку на панели инструментов Рисование или выберите команду Рисунок в меню Вставка (Insert, Picture) и щелкните строку Картинки (рис. 3.38). Для поиска клипов, наилучшим образом подходящих для презентации, в коллекции клипов имеется средство поиска. Чтобы воспользоваться им, щелкните в поле Найти клипы и введите одно или несколько слов, описывающих искомый клип. В коллекции клипов также имеется собственная справочная система, в которой можно найти сведения об объединении клипов в категории, назначении клипам ключевых слов для упрощения поиска и об использовании сочетаний клавиш при работе в коллекции клипов. Если не удается найти требуемый рисунок, музыку, звук, видео или анимацию, подключитесь к Web-узлу, на котором можно просмотреть и в который можно загрузить дополнительные клипы.•

Глава 3. Использование-Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций

-155

-in xl

ш Вставке картинки.

Найти клипы1 Bsetifre одно или несколько слов V? 1 Рисунки ——J

Категории 1 - 51

Избранное

Знзкн

Зн.зменагегьн

Бьггоеые ЛР£Д..

Касты

Бремена года

Дом и семья

1-нопки и значки

Комиксы

Рис. 3.48. Вставка рисунка из коллекции

Добавление импортированного рисунка Рисунок можно вставить в презентацию из другого файла (с учетом поддерживаемых форматов). 1. Откройте слайд, на который требуется добавить рисунок. 2. В меню Вставка укажите на команду Рисунок (Insert, Picture) и выберите пункт Из файла (From File). 3. Найдите папку, содержащую рисунок, который требуется вставить. 4. Выберите рисунок. 5. Чтобы внедрить рисунок в презентацию, нажмите кнопку Вставка. Рисунки можно добавлять и на страницы заметок. Для этого выберите пункт Страницы заметок в меню Вид и добавьте требуемый рисунок.

56


Сканирование рисунка Для выполнения этой процедуры устройство (сканер или цифровая камера) должно поддерживать интерфейс TWAIN и быть подключение к данному компьютеру. Кроме того, на компьютере должен быть установлен драйвер этого устройства, поддерживающий протокол TWAIN. К некоторым устройствам прилагается целый набор программного обеспечения. Если вы не уверены в том, что программное обеспечение поддерживает протокол TWAIN, обратитесь к документации или к производителю устройства. 1. Откройте слайд, на который требуется вставить сканированный рисунок. 2. Поместите рисунок в сканирующее устройство. 3. В меню Вставка Microsoft PowerPoint укажите на команду Рисунок (Insert, Picture) и выберите пункт Со сканера или камеры. 4. Если к компьютеру подключено несколько таких устройств, в списке Устройство выберите требуемое устройство. Если выбранное устройство является сканером и требуется отсканировать рисунок, используя стандартные настройки, выберите вариант для передачи по Интернету (если презентацию планируется показывать на экране) или для печати (если презентацию планируется печатать), а затем нажмите кнопку Вставить для сканирования рисунка. Если выбранное устройство не является сканером (например, если это цифровая камера) или перед сканированием требуется изменить параметры сканирования, нажмите кнопку Специальная вставка. Следуйте инструкциям, прилагающимся к данному устройству. Когда изображение появится, внесите в него требуемые изменения. Используя инструменты на панели Настройка изображения, можно обрезать рисунок, изменить его яркость, контраст или цвет и внести другие изменения. Кнопка Вставить будет недоступна, если сканер не поддерживает автоматического сканирования. В таком случае воспользуйтесь кнопкой Специальная вставка.

Редактирование

рисунка

Для редактирования рисунка выберите команду Рисунок в меню Формат (Format/ Picture). Затем откройте нужную закладку и установите параметры (рис. 3.39).


Формат рисунка

157

^1Жл!Г^^^^тЕнВП

Цвета и линии | Размер

Положение

Рисунок

н.>.':< ии:

Web

резка саева: справа;

]о см

™j

сверху:

jo см

-|0см

^j

снизу;

|0см

рожс||ис

"° user:

JABTO

•JT

яркость:

ll

контраст:

Рис. 3.49. Образец слайда

1

В квшой презентации может присутствовать только один образец слайдов. ЧТОБЫ придать презентации другой вид, используйте гиперссылки к другим презентациям, имеющим другой шаблон оформления и образец слайдов.

170


Образец слайдов содержит фоновые элементы, характеристики области заголовка и области текста слайда, области колонтитула, даты и номера слайда. Эти элементы можно редактировать, скрыть или отразить па отдельных слайдах презентации.

УПРАЖНЕНИЕ Редактирование образца слайдов (вставка объекта на все слайды презентации) 1. Выберите в меню Вид команду Образец слайдов (View, Slide Master). 2. Добавьте объект (логотип организации) в Образец слайдов, вставив соответствующий рисунок. 3. Измените размеры рисунка и переместите его в правый нижний угол. 4. Чтобы вернуться к исходному слайду, на панели инструментов Образец нажмите кнопку Закрыть (Close).

Образец заголовка Слайды с авторазметкой Титульный слайд являются слайдами заголовка темы, раздела презентации и, как правило, отличаются от остальных слайдов. Образец заголовка содержит те же компоненты, что и образец слайдов, но их расположение и форматирование можно выбрать произвольно. Для вновь создаваемой презентации команда Образец заголовков может быть недоступна. Создание образца заголовков 1. Выберите в меню Вид команду Образец слайдов (View, Slide Master). 2. Поставьте курсор в любую область'Образца слайдов и выполните команду Создать образец заголовков в меню Вставка (Insert, Create Title Master). 3. Внесите изменения в образец заголовков. 4. Чтобы вернуться к исходному слайду, на панели инструментов Образец нажмите кнопку Закрыть (Close). Если в презентации имеется образец слайдов и образец заголовков и требуется отобразить данный объект на всех титульных слайдах, этот объект следует скопировать на образец заголовков. Если объекты не отображаются на слайдах, выберите в меню Формат команду Фон и убедитесь, что флажок Исключить фон образца не установлен.

(

Изменения образца заголовков сохраняются только на слайдах с автомакетом 'Титульный слайд".


171

Изменение образца заголовков 1. Выберите в меню Вид команду Образец и выберите пункт Образец заголовков. 2. Внесите требуемые изменения. Например, измените шрифт, цвет и размер текста, добавьте рисунок или надпись. Убедитесь, что вы не изменили текст в поле надписи, созданной на образце. 3. Нажмите на панели инструментов Образец кнопку Закрыть.

Шаблоны дизайна При подготовке презентации вам прежде всего нужно организовать информацию, придумать заголовки, правильно расположить таблицы и графики. Когда все сделано, и сделано верно, вы увидите, что вашей презентации не хватает живости, В PowerPoint есть готовые шаблоны дизайна, которые содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков с нестандартным форматированием, а также стилизованные шрифты, предназначенные для конкретных видов оформления. Если к презентации применен шаблон дизайна, то образец слайдов, образец заголовков и цветовая схема этого дизайна заменяют образец слайдов, образец заголовков и цветовую схему исходной презентации. После применения дизайна каждый добавляемый в презентацию слайд будет соответствовать общему стилю. Применение к презентации шаблона оформления 1. Откройте презентацию, в которой требуется поменять оформление. 2. В меню Формат выберите команду Применить шаблон оформления (Format, Apply Design). 3. Найдите и выберите подходящее оформление или презентацию, оформление которой подходит для использования, и нажмите кнопку Применить (Apply) (рис. 3.50),

Цветовая схема слайда Большинство людей - по крайней мере те из пас, кто не имеет отношения к изобразительному искусству, - не всегда понимают, что отношения между цветами не менее важны, чем отношения между людьми. Некоторые цвета сочетаются друг с другом, а другие нет. Для презентации необходим цвет, побольше сочных, ярких красок. Цвет поможет сделать содержание слайдов более выразительным. Цвет привлечет внимание слушателей, хотят они того или нет. Подбор цвета всегда зависит от окружения, контекста. Яркие цвета хорошо смотрятся в детской комнате, но едва ли подойдут для зала совещаний.

172


Рис. 3.50. Применение шаблона оформления

Как узнать, какие цвета хорошо сочетаются? Как выбрать цвет, который представит презентацию слушателю в нужном тоне и стиле? Как установить нужное цветовое сочетание? Создавая палитру будущей презентации, подумайте о палитрах, созданных природой. Подумайте о летнем пейзаже на побережье, представьте себе излом сине-голубого океана, постепенно уступающего зарослям могущественных елей глубокого зеленого цвета, елей на фоне синих небес. Или представьте поле ранней зимой, бледно-желтые и золотые цвета, желтую траву и плоское серое небо. Эти цвета гармонично сочетаются, кажутся идеально подходящими друг другу. Они создают настроение, неповторимую эмоциональную картину. В них чувствуется присутствие незримого порядка и топкой сбалансированности. Все цвета работают вместе. При выборе палитры для слайд-шоу необходимо определить цель, которую вы преследуете. Подбор цветов не должен быть слишком формальным или чисто субъективным. "Мне нравится это" - недостаточный критерий для создания палитры. Вам необходим план. С чего начать? Первое, что необходимо выбрать, - это настроение презентации. Цвета могут быть теплых и холодных оттенков. Цвета, близкие к краснооранжевым, - теплые, близкие к сине-зеленым - холодные. Начните с выбора между теплыми и холодными цветами. Выберите один или два цвета. Теперь можно расширить палитру за счет полутопов и оттенков выбранных цветов. Оттенки можно получить, смешивая основной цвет с белым или черным. Например, смешав белый с красным, получим розовый, а черный с оранжевым -


173

коричневый. Экспериментируя таким образом, можно получить палитры от ясной и игривой до серьезной и сосредоточенной. Это поможет создать настроение, с которым зрители будут воспринимать то, что вы хотите им передать. Основное правило, которое следует соблюдать при выборе цветов, - простота. Перегруженность разнообразными цветами только вредит презентации. Правильный выбор цвета может помочь презентации, неправильный — помешать ей. Помните: не следует выбирать больше двух цветов. Используйте различные оттенки и полутона основного цвета. Это сохранит четкость и элегантность ваших слайдов. Следуйте изложенным правилам - и вашу презентацию ждет успех. PowerPoint предлагает готовые цветовые схемы, которые являются наборами из восьми гармонично подобранных цветов, их можно использовать в презентации. Эти цвета используются в диаграммах, таблицах и для перекраски рисунков на слайдах. Каждый шаблон оформления содержит несколько цветовых схем. Чтобы сменить схему, выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат, а затем выберите подходящую цветовую схему. После применения цветовой схемы цвета становятся доступными для всех объектов презентации. Вес создаваемые объекты автоматически согласовываются с остальными объектами презентации. Иногда для выделения отдельных фрагментов или слайдов презентации (таких, как слайды с новыми предложениями или слайд повестки дня) может потребоваться использование другой цветовой схемы (рис. 3.51). Цветовая схема Стандартная jСпециальная | - Цветовые схемы - -

Совет для новичков

Удалить схему

\\У Хг

Используйте яркий фон для прозрачен и темный фон для экрана и 35 мм . слайдов.

Рис. 3.51. Цветовая схема слайда

174


Использование другой цветовой схемы для некоторых слайдов 1. Выделите в режиме сортировщика слайды, которые требуется изменить. 2. Выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат (Format, Slide Color Scheme). 3. На закладке Стандартная (Standard) выберите нужную цветовую схему. 4. Нажмите кнопку Применить (Apply). Можно создать специальную цветовую схему (рис. 3.52). Для изменения цвета в цветовой схеме, выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат и перейдите на закладку Специальная. При изменении цвет также изменяется во всех объектах, использующих его в составе цветовой схемы. Чтобы сохранить изменения в новой схеме, нажмите кнопку Добавить как стандартную схему. Цветовая сиена Стандартная

Специальная Применить ко g.cen

М Фон

Орипенить

| | Текст и линии ' |

Отмена

Теми Заголовок

|~~ Заливка

•

Акцент

*

Просмотр

Н Акцент с гиперссыпкой | Акцент с последующей гиперссылкой

Заголовок Текст '- .

[Изменить цвет.,.|| Добавить как стандартную схему

Рис. 3*52. Специальная цветовая схема слайда Создание специальной цветовой схемы слайда 1. В меню Формат выберите команду Цветовая схема слайда (Format, Slide Color Scheme)и перейдите на закладку Стандартная (Standard). 2. Выберите наиболее подходящую цветовую схему и перейдите на закладку Специальная (Custom). 3. В группе Цвета схемы (Scheme Colors) выберите цвет, который следует изменить, и нажмите кнопку Изменить цвет (Change Color). 4. Выберите цвет из палитры Обычная (Standard) или создайте свой оттенок цвета на закладке Спектр.


175

5. Повторите описанные действия для каждого цвета, подлежащего изменению. 6. Чтобы сохранить цветовую схему вместе с презентацией, нажмите кнопку Добавить как стандартную схему (Add As Standard scheme). 7. Чтобы применить новые цвета только к текущему слайду, нажмите кнопку Применить (Apply). 8. Чтобы применить цвет ко всем слайдам презентации, нажмите кнопку Применить ко всем (Apply to AIL). В режиме сортировщика можно применить цветовую схему одного слайда к другому слайду. 1. Выберите слайд, цветовая схема которого будет использоваться. 2. Нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter) один раз, чтобы перекрасить один слайд, или дважды, чтобы перекрасить несколько слайдов. Если перекрашиваются несколько слайдов, по завершении нажмите клавишу Esc, чтобы отключить режим Формат по образцу. Если перекрашивается один слайд, режим Формат по образцу отключается автоматически. Также можно применить цветовую схему одной презентации к другой презентации. Откройте обе презентации, выберите команду Упорядочить все Б меню Окно, а затем выполните описанные выше действия,

Удаление цветовой схемы 1. Выберите в меню Формат команду Цветовая схема слайда. 2. Выберите на вкладке Стандартная цветовую схему, которую требуется удалить, и нажмите кнопку Удалить схему. Для раскраски объектов можно использовать цвета, не входящие в цветовую схему.

Создание нового цвета 1. Для добавления цвета в меню Формат выберите команду Цвета и линии. 2. В поле Цвет откройте список цветов. 3. В открытом меню Цвета выберите Другие цвета и задайте новый цвет (рис. 3.53). 4. Перейдите на закладку Спектр и выберите подходящий цвет, перетаскивая курсор в виде креста, затем настройте яркость с помощью полосы прокрутки и нажмите кнопку ОК.

176


Обычные

Спектр

Цвета:.

Оттенок;

216 -Н Красный:

Насыщение: J169 ~jrj Зеленый: Яркость:

|ГЁ8 "7"| Синий.:

212 j'H ^ 1200 -~Текуший

Рис. 3.53. Создание нового цвета При добавлении другого цвета он автоматически добавляется во вес меню цветов - для текста, теней, маркеров, фона и л и н и й . Добавленные цвета отображаются под восьмью цветами цветовой схемы. Добавить и вывести можно до восьми цветов. При добавлении более восьми цветов новые цвета будут заменять старые. Цвета, добавляемые в меню цветов, остаются даже при изменении цветовой схемы. Также и текст или объекты, окрашенные этими цветами, остаются без изменений. Например, если нарисовать знак остановки и окрасить его в яркокрасный цвет, отсутствующий в цветовой схеме, а затем изменить цветовую схему, знак остановки останется к р а с н ы м . Это удобно, если часто требуется использовать уникальные цвета, отсутствующие в цветовой схеме.

Изменение фона слайда Фоновые изображения и цвета контролируются в определенном фоновом слое. При работе с фоновым слоем (рис. 3.54) доступны следующие операции: « изменение фона, в редактирование фона, да создание фона (вставка рисунка в качестве фона), • назначение фона различным шаблонам.


177

Дополнительные цвета,.. Способы 2-sn.neKk,..

Рис, 3.54. Фон слайда Изменение фона слайда 1. Выберите команду Фон в меню Формат (Format, Background). 2. Откройте дополнительное меню Заливка фона (Background Fill). 3. Выберите один из доступных цветов или выберите Способы заливки (Fill Effects) (рис. 3.55). Способы запивки Градиентная | Текстура | Узор

Рисунок

ОК

Рисунок:

Отмена

Образец Рисунок.,,

Рис. 3.55. Вставка рисунка в слайд в качестве фона

178


4. Выберите способ заливки, узор или текстуру. 5. Для использования рисунка в качестве фона нажмите закладку Рисунок (Picture). 6. Нажмите кнопку Рисунок и выберите файл, содержащий нужный рисунок. 7. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. 8. В диалоговом окне Фон пометьте переключатель Исключить фон образца (Omit background graphics from master). 9. Выберите Применить ко всем (Apply to AU) или Применить (Apply), закройте окно и просмотрите результат.

Проверка правописания Проверка русского правописания является очень трудной задачей. Проверяя текст пословно, PowerPoint не обнаруживает таких ошибок, как "у сестре" или "к сестры". Контроль согласования падежей и частей речи остается за автором текста, но ошибки оператора при вводе исправляются достаточно эффективно. PowerPoint предусматривает проверку орфографии документа с применением своего словаря и пользователей. PowerPoint также осуществляет поиск повторных слов, например, таких, как "для для". Проверку орфографии можно производить в выделенном фрагменте либо во всем документе. Существуют два способа проверки правописания: @ по мере ввода текста с пометкой возможных орфографических ошибок (для исправления ошибки необходимо вызвать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой м ы ш и по выделенному слову и выбрать правильный вариант написания); .; после завершения работы можно проверить документ на наличие орфографических ошибок; обнаруженную ошибку исправить в диалоговом окне Орфография, после чего поиск ошибок продолжается в том же окне. Автоматическая проверка правописания при вводе 1. Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools, Options), а затем закладку Орфография (SpeLling) или щелкните кнопку Орфография на стандартной панели. 2. Установите флажок в поле Автоматически проверять орфографию (Automatic Spell Checking) (рис. 3.56). 3. Нажмите кнопку ОК. (В процессе ввода текста документа PowerPoint подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией.)


179

Параметры Вид v

| Общие 1 Правка | Печать | Сохранение Орфография и стиль

"Проверка орфографии —-— I-? автоматически проверять орфографию I

:

не помечать орфографические ощпбки в этом документе

Г? предлагать автоматически Р* пропускать слова из прописных буке р^ пропускать слова с цифрами Стиль "" f? проверять стиль Параметры с.тиля,.,

Рис. 3.56. Параметры проверки правописания Чтобы исправить орфографическую ошибку, подведите указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажмите правую кнопку м ы ш и , а затем выберите правильный вариант написания в контекстном меню. Для проверки правописания после завершения работы необходимо поставить курсор в нужную точку документа и выполнить команду Орфография в меню Сервис (Tools, Spelling). Ошибка также может быть исправлена либо в основном диалоговом окне Орфография (рис. 3,57), либо непосредственно в документе. Орфография

Пропустить

Добавлять 6 словарь: [CUSTOM,DIG

Рис. 3.57. Проверка правописания

]

Пропустить все

180

Компьютерные презентации; от риторики до слайд-шоу

Для документов, составленных на двух и более языках, существуют дополнительные возможности проверки орфографии. Проверка орфографии текста документа на иностранном языке 1. Выделите в документе иностранный текст. 2. Выберите команду Язык в меню Сервис (Tools, Language), а затем команду Выбрать язык (Select Language) (рис. 3.58). Отметить выделенный текст как: 'VI i с им (РОССИЯ)

саами

санскрит сербский(кириллица) сербский(латиница) синдхи словацкий

Отмена По умолчанию,,,

По возможности автоматически испслыуются словари для выбранного языке,

Рис. 3.58. Выбор языка для проверки правописания 3. В списке Пометить выделенный текст как выберите язык, для которого должна проверяться орфография, и нажмите кнопку ОК. 4. После того как текст документа помечен, выполните проверку орфографии в документе (команда Орфография в меню Сервис (Tools, Spelling)). Встретив во время проверки орфографии ошибочный текст на другом языке, PowerPoint автоматически подключит необходимый дополнительный словарь, а затем вновь подключит основной словарь для проверки оставшейся части документа. Существует возможность проверки стиля презентации с указанием набора правил, который следует использовать. При этом можно выбрать один из встроенных наборов или создать свой собственный набор правил. 1. Выберите в меню Сервис команду Орфография. 2. Выберите закладку Орфография и стиль. 3. Нажмите кнопку Параметры стиля. 4. Откройте закладку Наглядность и задайте требуемые параметры. Эти Параметры стиля включают установки для проверки регистров и знаков препинания в заголовках и основном тексте слайда, а также позволяют контролировать наглядность представления информации на слайде (рис. 3.59).


181

Регистр и знаки препинания Наглядность

v? Размер шрифта заголовка должен быть не менее: . !• Размер шрифта основного текста должен быть не менее;

J24 j^J

' Удобочитаемость Е

I

! Р Количество маркеров не должно превышать:

|6

л''

••' *"™1

: V? Количество строк в заголовке не должно превышать:

|2

^j

; !^ ^личест^остроки^i^prapнедол^офевь1шать!|

|2

^j !

OK

Отмена

-^ 1

По умолчанию

Рис. 3.59. Параметры проверки стиля презентации При показе презентаций на экране необходимо помнить, что есть три области, которые требуют особого внимания: планирование слайдов, четкость текста и доступность иллюстраций. Это можно определить как наглядность презентации. Рекомендуемые параметры, определяющие наглядность, следует выбирать в зависимости от способа демонстрации, размеров экрана и аудитории.

Создание колонтитулов Колонтитул - это повторяющийся вверху или внизу каждой печатной страницы текст или графическое изображение. Колонтитулы могут включать, например, заголовок, дату, номер страницы или графическое изображение. Колонтитулы появляются на слайдах распечатанных документах, а также видны на экране в режимах Показ слайдов и Сортировщик слайдов. Колонтитулы помещаются на образце слайд, редактируются либо в образце, либо при выборе команды Колонтитулы в меню Вид (View, Header and Footer) (рис. 3.60). PowerPoint позволяет задать поля для ввода даты, номера слайда и текст для нижнего колонтитула, причем колонтитулы слайдов и распечатки заметок и выдач могут отличаться.

182


Колонтитулы Слайд Заметки и выдачи Включить Б слайд - !5* Дату и время *~ Автсобновление

Номер слайда Нижний колонтитул

Не показывать на титульной слайде

Рис. 3.60. Параметры колонтитулов Оформление колонтитула 1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид (View, Headerand Footer). 2. Появляется диалоговое окно Колонтитулы. 3. Выберите опцию Не показывать на титульном листе (Don't show on title slide). 4. Задайте требуемые параметры Б области Включить в слайд (Include on slide). 5. Выберите Применить (Apply) или Применить ко всем (Apply to All). Текущие дата и время вводятся в текст колонтитулов в форме полей. Поле это зарезервированное место в документе. Поля Дата и Время PowerPoint обновляет автоматически, когда документ открыт, а также при печати документа. В колонтитул можно вставить поле номера страницы, показывающее номер текущей страницы.

[

Использование команды Номер слайда из меню Вставка для автоматической нумерации страниц в поле колонтитула при уже существующей нумерации приведет к повторной печати номера слайда.


183

Печать документа Важным преимуществом использования Office является представление WYSIWYG (What You See Is What You Get), которое позволяет видеть на экране готовый к печати документ. PowerPoint позволяет печатать презентации в разных видах в зависимости от назначения материалов.

Параметры страницы Размер слайда, ориентация слайда при печати, а также ориентация заметок, выдач и структуры презентации устанавливаются при выборе команды Параметры страницы в меню Файл (File, Page Setup) (рис. 3.61). Размер слайдов:

Ориентация • Слайды -

Ширина: (• альбомная Высота:

fig

][j см

Нумеровать слайды с;

гг

г Заметки, выдачи и структура 1 "дЬ| (• книжная LrVl -~ , \ \ _ 1 ( альбомная

Рис. 3.61. Параметры страницы Кнопка Печать (Print) - el? может использоваться для печати одной копии активного документа, сохраняя текущие параметры печати. Диалоговое окно команды Печать из меню Файл (file, Print) (рис. 3.62) может использоваться для выбора принтера и позволяет выполнять следующие действия: » печать диапазона страниц (слайдов), т- печать нескольких копий, • печать заданных номеров страниц (слайдов), -.'•< печать в файл, ;.; печать обрамления слайдов, л изменять оттенки печати и т. п.

184


• Принтер HP LaserJet 1200 Series PCL 6

Свойства

Состояние: Бездействует Тип; HP LaserJet 1200 Series PCL 6 Порт: ООТ4_001 Г" печать в файл

слады; Введите номера слайдов или диапазоны номеров. Например: 1;3;5-12

разобрать по копиям

ПО та',: 1 - ::; Г" оттенки серого

Г" масштабировать по листу

Г" черно-белый без серого

Г обрамление слайдов

Г ,.--......

Глеч=тьс *т

;

Г"

, .:...

ОК

Отмена

Рис. 3.62. Печать слайдов презентации Для печати страниц заметок и выдач параметры печати устанавливаются в соответствующем диалоговом окне (рис, 3.63). -Выдачи слайдов на странице: Порядок: Г" оттенки серого

Г [(

(• горизонтальный

Г" масштабировать по листу

Г* черно-белый без серого

J5* обрамление сл.айдов

Г

\

•; --.-•- --, -•;•.

f~ вертикальны!

т:- '.srt ::рь - ;.- . ,.- я:

Рис. 3.63. Печать выдач

ОК

Отмена


185

Параметры печати Для задания параметров печати необходимо выбрать в меню Сервис команду Параметры и выбрать закладку Печать (Options, Print) (рис. 3.64).

Вид

j Общие | Правка Печать Сохранение | Орфография и стиль |

Параметры печати [• фоновая печать I

печатать шрифты ^TrueType как графику

Г" печатать внедренные объекты с текущим разрешением принтера Параметры только для данного документа • При печати "презентация ЛИТ" с помощью кнопки панели инструментов или подщиеки,,. Г использовать предыдущую настройку печати 1

"*" Использовать следующую настройку по умолчанию:! Печатать следующее: (Слайды (без анимации) I

печать скрытых слайдов

Г" оттенки сероцо \

черно-бе тый без серого

Рис. 3.64. Параметры печати При установленном режиме фоновой печати можно продолжать работать, пока документ печатается. Однако для этого используется дополнительная системная память. Чтобы ускорить печать, снимите флажок Фоновая печать. На печать можно выводить различные сведения о документе, например скрытые слайды, оттенки и обрамление, для этого надо пометить соответствующий переключатель в диалоговом окне в группе Параметры только для данного документа.

Организация слайд-шоу PowerPoint позволяет отображать презентации в виде непрерывной демонстрации (слайд-шоу) на экране монитора или на большом экране с помощью мультимедийного проектора. Ведущий презентацию может управлять показом вручную или устанавливать автоматическую смену кадров по времени с различными эффектами перехода и построения текста.

186


Показ слайдов Используя все возможности оформления PowerPoint, интерактивную (электронную) презентацию можно сделать законченной и интересной. Такие возможности, как смена слайдов, время показа слайда, фильмы, звук, анимация и гипсрссылки, помогут разнообразить презентацию. После того как вы решите использовать компьютер для создания презентации, вам откроется множество способов подачи презентации. Запуск показа слайдов из PowerPoint Выполните одно из следующих действий: • Нажмите кнопку Показ слайдов (Slide Show) в левом нижнем углу окна PowerPoint. • В меню Показ слайдов выберите команду Начать показ (Slide Show, View Show). • В меню Вид выберите команду Показ слайдов (View, Slide Show). • Нажмите клавишу F5.

Эффекты смены кадров Анимационные эффекты в PowerPoint используются для улучшения вида презентации, смены кадров, "оживления" текста или графических объектов во время просмотра. Для установки параметров смены кадров следует выбрать в меню Показ слайдов команду Смена слайдов (Slide Show/ Slide Transition) (рис. 3.65).

медленно Продвижение • • W по щелчку

средне

f быстро Звук : j[ H gT звука]

i"* автоматически после ; ! г-

Рис. 3.65. Эффекты смены кадров


187

В поле Эффект задаются анимационные эффекты перехода слайдов, ручное или устанавливаемое по времени управление сменой слайдов задастся в поле Продвижение.

Произвольный показ и скрытые слайды Если одна и та же презентация демонстрируется для разных аудиторий, то некоторые слайды можно не показывать или создать несколько вариантов показа одной итой же презентации (произвольный показ), Задание произвольного показа 1. В меню Показ слайдов выберите команду Произвольный показ (Slide Show, Custom Show) (рис. З.бб). ;

:j.i;j;|i!;||llij,;"

-

?i x

Имя произЕольного показа; |Варнант1| Слайды произеольного гтоказа: 1, И АОКИТЕЖГРАД У 2, Автоматизированная сис

Слайды презентации;

•маз

3. Информационные оогекты ее 4. Спайд-1

Добавить

Рис. 3.66. Задание произвольного показа 2. Выберите Создать (New). 3. Введите Вариант! в поле Имя произвольного показа (Slide Show Name). 4. Выберите для просмотра нужные слайды исходной презентации и нажмите кнопку Добавить (Add). 5. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. 6. Закройте окно Произвольный показ. Запуск произвольного показа Эта процедура показывает в процессе демонстрации только слайды из произвольного показа. 1. В меню Показ слайдов выберите команду Произвольный показ (Slide Show, Custom Show). 2. Выберите требуемый показ из списка (рис. 3.67).

188


ПроизвопьныЙ показ Произвольный показ:

рь:'~ТЕТгшш!ш;и Изменить.,.

Рис. 3.67. Произвольный показ 3. Нажмите кнопку Показать (Show). Скрытие слайдов осуществляется при выборе команды Скрыть слайд в меню Показ слайдов (Slide Show, Hide Slide). В режиме сортировщика слайдов номер скрытого слайда будет перечеркнут (рис. 3.68). Воздействие KOMibtoiepa на lUnilbtQTEP Н ЗДОРОВЫ

/fgjL

с ч»*

Щ) Рис. 3.68. Скрытие слайдов

Анимационные эффекты текста и объектов Во время просмотра презентации для каждого объекта может быть задан способ и время появления на экране. Например, объект может "всплывать", "вылетать сверху" или "растворяться". Можно задавать порядок появления объектов на экране. Использование эффектов смспы объектов, изменение времени показа и порядка появления дает пользователю полный контроль над каждым слайдом презентации. Выполнение анимации текста и объектов 1. В режиме слайдов отобразите слайд, для текста или объектов которого выполняется анимация.


189

2. Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка анимации (Slide Show, Custom Animation), затем перейдите на закладку Порядок и время (Timing). 3. Пометьте текст или объект, подлежащие анимации, в группе Объекты для анимации (Objects for Animation). 4. Чтобы показ анимации начинался по щелчку в тексте или на объекте, установите переключатель По щелчку мыши (On mouse click). Для автоматического запуска показа анимации установите переключатель Автоматически, через [...] секунд после предыдущего события и укажите, через сколько секунд после предыдущей анимации следует показывать данную. 5. Щелкните закладку Видоизменение (Effects). 6. Выберите эффект и звук, установите нужные настройки параметров. 7. Повторите пункты З-б для каждого объекта, подлежащего анимации (рис. 3.69). Просмотрите готовую анимацию, нажав кнопку Просмотр. Настройка анимации Объекты для анимации; У Заголовок 1

а

:

и'."'

Г~Рисунок 3

Порядок и время Видоизменение ] Видоизменение в диаграмме | Настройка мультимедиа Порядок анимации:

'-Анимация ! J7 по щелчку [ ?"" авхоматически, череэ Переместить j секунд после предыдущего события

Рис. 3.69. Настройка анимации объектов Самый Быстрый СПОСОБ создания простейшей анимации: выделите нужный овъект (в режиме слайдов), щелкните меню Показ слайдов, укажите на команду Встроенная анимация и выверите подходящий вариант. ЧТОБЫ предварительно просмотреть анимацию в режиме слайдов, выверите в меню Показ слайдов команду Просмотр анимации. Анимация Будет показана в миниатюрном слайде. ЧТОБЫ начать показ, щелкните эту миниатюру слайда.


190

Эффективным способом представления текста в презентации является анимация списков. Внимание слушателей фокусируется на текущем пункте, в то время как последующие еще не в и д н ы . Существует несколько различных эффектов смены текста.

УПРАЖНЕНИЕ Построение текста и графических объектов Создайте слайд с текстом и рисунком, например, таким, как на рис. 3.70. 1. В режиме слайдов выберите текст, для которого выполняется анимация. 2. Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка анимации (Slide Show, Custom Animation), затем перейдите на закладку Время и порядок (Timing). 3. Пометьте заголовок, текст и объект, подлежащий анимации. 4. Перейдите на закладку Видоизменение (Effects).

Поля и излучения ; Зрение. Эргономические параметры монитора .Осанка. Работа с клавиатурой и мышью Стресс lnternet-завйсимость'й игромания

Рис. 3.70. Пример слайда с текстом и рисунком 5. Выберите для каждого объекта эффект из списка, например, вылет справа для текста. 6. Установите для текста нужные настройки, например, По словам в группе Появление текста (Introduce text). 7. Установите нужные настройки для объектов Заголовок и Рисунок (рис. 3.71). 8. Просмотрите готовую анимацию, нажав кнопку Просмотр (Preview).


1 1 "

JJ.XJ

^ .,...-.^, ...-.-^.^.^~-^.-,..-.

Объекты для анимации:

Т»™^™»?»1^'™**"

Г Заголовок 1

i^j1 ™'.™«""""'

Порядок и время

Видоизменение

j-j

"~

ij;!

Просмотр

Видоизменение з диаграмме ! Настройка мультимедиа |

• • Выберите эффект и звук • [вылет

191

Появление текста- [сверху-справа

_^j

[по сговам . & по эбъаи&м |1-гс уровня

После анимации ~-

[~*

Г-1 Т .1 1

,.,-•,-..

_

П в обратном порядке

Рис. 3.71. Настройка анимации для текста

i

Автоматические презентации Автоматические презентации представляют собой удобный способ распространения информации в виде показа слайдов, осуществляемый без ведущего. Например, можно подготовить презентацию для автоматического показа на стенде фирмы во время выставки или конференции. Большинство средств управления можно сделать недоступными (за исключением инициирования некоторых элементов щелчком мыши) для защиты от изменений, вносимых пользователями. После завершения автоматическая презентация запускается повторно. Конструируя автоматическую презентацию, необходимо иметь представление об условиях ее проведения, например о наличии контроля стенда. В зависимости от этих условий следует определить, какие элементы НУЖНО включить в презентацию, какие средства управления можно доверить пользователям, как исключить возможность неправильного использования. Для подготовки автоматического показа слайдов откройте презентацию, выберите в меню Показ слайдов команду Настройка презентации, затем установите переключатель Автоматический. При этом автоматически установится флажок Непрерывный цикл до нажатия "Esc" (рис. 3.72). При проектировании автоматического показа слайдов используются перечисленные ниже возможности.

192


;, •

астройка презентации

i

'"• все

Г управляемый докладчиком (полный экран) (~ управляемый пользователем (окно)

JJ.X]

!

1

р—

от: |

—

—

•

—

-ч

и

-т1 до: |

±!

•

' Легенда - Область £ и а грамм

3.81. Объекты диаграммы

Размеры диаграммы могут быть изменены с использованием следующей техники: 1. Выделите диаграмму и перетащите за маркеры соответствующих сторон. 2. Перетащите угловой маркер для одновременного изменения сторон. 3. Перетащите центральный маркер для изменения только одной стороны. Для удаления самой диаграммы выделите ее и нажмите Delete.

Изменение внешнего вида диаграммы Выполнение следующих достаточно простых операций полезно для улучшения внешнего вида диаграммы: ® редактирование названия диаграммы, заголовков Ось X (категорий) и Ось У (значений); ••j добавление/удаление сетки (Gridlines); * применение рамок и заполнение цветом объектов диаграммы; ., изменение параметров осей; , добавление подписи данных (Data Labels).

204


При редактировании диаграммы па панели инструментов Стандартная появляются дополнительные кнопки (рис. 3.82). Q&I

Рис. 3*82. Панель "Стандартная" с кнопками форматирования диаграммы Дополнительные кнопки форматирования диаграммы Ф Выбор и форматирование объектов диаграмм - Область диаграммы

^

$ Изменения типа диаграммы - шГ:*; Ф Включение и выключение легенды - ЁЦ . & Показ таблицы данных- нШ _ *

Построение диаграммы с рядами данных в строках или в столбцах Всплывающие подсказки показывают назначение кнопок на панели.

Изменение текста в заголовках Заголовки диаграммы и осей могут быть изменены как по содержанию, так и по внешнему виду. 1. Выберите Название диаграммы (Chart Title). Маркеры изменения размеров должны появиться для выделенного объекта. 2. Щелкните еще раз заголовок для вставки курсора ввода в объект. 3. Отредактируйте выделенный объект, изменив размер шрифта. Для добавления второй строки поместите курсор ввода в конец текста, нажмите Enter и введите новый текст. 4. Нажмите Esc после завершения. Заголовки также можно форматировать с помощью контекстного меню. Для перемещения заголовка выделите заголовок и перетащите его с помощью мыши на нужное место. Вставка сетки Горизонтальные и вертикальные л и н и и сетки могут быть добавлены, удалены или отформатированы для улучшения читаемости диаграммы. 1. Выберите Область построения (Plot Area). 2. Откройте контекстное меню и выберите Параметры диаграммы (Chart Options). 3. Выберите закладку Линии сетки (Gridlines). 4. Задайте основные и промежуточные линии сетки.

Глава 3, Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций

205

Форматирование осей Ось значений и ось категорий могут быть отформатированы с помощью изменения Вида (Pattern), Шкалы (Scale), Шрифта (Font), Числа (Number) и Выравнивания (Alignment). Закладка Шкала (Scale) используется для установки минимальных и максимальных значений, а также цены основных и промежуточных делений. Закладка Выравнивание (Alignment) позволяет изменить направление текста с помощью поворота стрелки Надпись,

УПРАЖНЕНИЕ Изменение вида диаграммы Добавьте вторую строку к названию диаграммы. 1. Откройте файл Educ.ppt. 2. Щелкните в Заголовок диаграммы, чтобы поместить курсор ввода в текст. 3. Перейдите в конец строки и нажмите Enter. 4. Введите 2000 г. и нажмите Esc после завершения. Добавьте рамку вокруг названия диаграммы. 1. Щелкните правой кнопкой мыши название диаграммы для открытия контекстного меню и выберите Формат заголовка диаграммы. 2. Выберите закладку Вид и пометьте Обычная в группе Рамка. 3. Нажмите ОК после завершения. Добавьте рамку с тенью вокруг легенды. 1. Щелкните правой кнопкой мыши легенду и откройте ее контекстное меню. 2. Выберите Формат легенды и закладку Вид. 3. Выберите Обычная и С тенью из группы Рамка и нажмите ОК после завершения. Измените формат чисел для оси значений на числовой оси без десятичных знаков. 1. Щелкните правой кнопкой мыши Ось значений и откройте ее контекстное меню. 2. Выберите Формат оси и затем выберите закладку Число. 3. Выберите Числовой из списка Числовые форматы, уменьшите число знаков после запятой до нуля и нажмите ОК.

206


Измените фон области построения на голубой. 1. Щелкните правой кнопкой мыши Область построения и откройте ее контекстное меню. 2. Выберите Формат области построения и выберите Голубой из группы Заливка, затем нажмите ОК. 3. Сохраните файл. Для повышения наглядности к СТОЛБЦОМ, точкам данных и другим элементам данных диаграммы можно применить анимационные эффекты.

Круговые диаграммы Круговые диаграммы используются для отображения только одного ряда данных и показывают отношение размеров элементов, образующих ряд, к сумме элементов. Такой тип диаграммы целесообразно использовать, когда необходимо показать составные части целого. Круговая диаграмма выводит данные как сегменты круга. PowerPoint использует первую строку или столбец данных для определения надписей для каждого сегмента, в то время как вторая строка или столбец определяет собственно значения данных. Для создания круговой диаграммы следует ввести соответствующие данные и выбрать тип диаграммы. Объекты круговой диаграммы Схема на рис. 3.83 иллюстрирует основные группы объектов на круговой диаграмме. |— Область построения

- Название диаграммы

Образование сотрудников 17% 46% 37%

- Подписи данных

- Серии данных

L

Рис. 3.83. Объекты круговой диаграммы

Легенда


.207

УПРАЖНЕНИЕ Создание объемной круговой диаграммы Для построения круговой диаграммы в упражнении создайте на слайде таблицу данных (табл. 3.6). Таблица 3.6. Данные для построения диаграммы Распределение сотрудников по образованию Высшее

Магнолия

Лилия

Фиалка

25

20

9

Данные первой строки будут использоваться для определения надписей сегментов круговой диаграммы или легенды, а данные второй строки будут определять сегменты круговой диаграммы. 1. Введите данные, как показано в табл. 3,6. 2. Выберите Круговая из списка Тип и затем выберите Объемный вариант круговой диаграммы из списка Вид. 3. Добавьте следующие параметры диаграммы; поле Название диаграммы - введите Образование сотрудников; поле Подписи значений - выберите Доля. 4. Сохраните файл.

Организационная структура (Organization Charts) Для создания организационных структур в PowerPoint используется приложение Организационная диаграмма (Organization Chart). При выборе этого приложения открывается новое диалоговое окно с кнопками и системой команд. Когда открывается новая организационная диаграмма приложение Organization Chart отображает один из двух шаблонов диаграмм: одиночный блок или диаграмму с четырьмя блоками (рис. 3.84). В каждом блоке можно набирать текст поверх меток полей, которые служат лишь метками-заполнителями. Кроме того, можно добавлять любое количество других блоков. В комплекте PowerPoint имеется автомакет слайда, включающий рамку для организационной диаграммы. Чтобы использовать этот макет, нажмите кнопку Команды и выберите пункт Макет слайда. Выберите макет Организационная диаграмма (Organization Chart) и нажмите кнопку Применить (Apply).

208


ft Organization Chart - Гобъект в I Файл

Правка

£ид

£тиль

Текст

Рамка

Линии

Диаграмма

JDlxJ Jfllxl

I Ifr AIQ4 Подчиненный: сЬ О:Сатрудник Со грудник:-с: Руюьодитель: Ф Помощнику] + / .;"

Название диаграммы

должность

1

±г

| Рез мер":" 50%

Рис. 3.84. Объекты и меню организационной диаграммы Для форматирования диаграммы можно менять стиль диаграммы, линии, рамки, заливку и шрифт текста, а также дополнительные кнопки инструментов рисования.

Создание и изменение организационной диаграммы 1. Дважды щелкните пиктограмму на автомакете или ранее созданную организационную диаграмму на слайде. 2. Для изменения диаграммы выделите нужный объект и воспользуйтесь инструментами и меню приложения Organization Chart. 3. Чтобы вернуться в PowerPoint, выберите в меню Файл команду Выход и возврат в презентацию.

УПРАЖНЕНИЕ Создание организационной диаграммы 1. Создайте слайд, на который требуется добавить организационную диаграмму. 2. Выберите макет Организационная диаграмма (Organization Chart) и нажмите кнопку Применить (Apply). 3. Дважды щелкните на рамку Организационная диаграмма. Появится диалоговое окно, содержащее систему меню и блоки Организационной диаграммы. 4. Введите заголовок диаграммы. 5. Щелкните дважды в области схемы.


209

6. Введите в верхний блок имя и должность директора компании. Введите Иванов и нажмите Enter, затем ведите Директор. 7. Введите информацию о Павлове и Смирнове. 8. Добавьте подчиненных для Смирнова. 9. Введите данные для бухгалтера (Новикова). 10. Добавьте секретаря для директора Иванова. И. Завершите диаграмму, как указано ниже (рис. 3.85).

Организационная диаграмма Иванов В.А.' директор

|рвиюва А бухгалтер

Рис. 3.85. Организационная диаграмма

Редактор формул (Microsoft Equation) Для создания формул на слайде можно воспользоваться приложением Редактор формул (Microsoft Equation), выбрав в меню Вставка пункт Объект (Insert, Object) и в списке Тип объекта пункт Microsoft Equation 3.0. В открытом окне редактора формул содержатся команды меню и кнопки для вставки элементов формулы (рис. 3.86).

А=

D-C

Стиль: Математик,.. Размер; Крупный ... ; Масштаб: 2.

Рис. 3.86. Редактор формул

210


Для получения справки о создании формулы выберите в меню Справка редактора формул команду Вызов справки. Если в списке Тип объекта нет объекта Microsoft Equation 3.0, выполните следующие действия: 1. В меню Вид укажите на пункт Панели инструментов и выберите команду Настройка. 2. Перейдите на вкладку Команды и в списке Категории выберите пункт Вставка. 3. В списке Команды выберите пункт Редактор формул и перетащите его из списка Команды в серую область любой панели инструментов.

УПРАЖНЕНИЕ Добавление формулы 1. 2. 3. 4.

Откройте слайд, на который требуется добавить формулу. В меню Вставка выберите пункт Объект (Insert, Object). В списке Тип объекта выберите пункт Microsoft Equation 3.0. Для создания формулы воспользуйтесь инструментами и меню редактора формул или введите символы с клавиатуры, как показано на рис. 3.87.

Формула

А

D-C

Рис. 3.87. Формула на слайде 5. Чтобы вернуться в PowerPoint, выберите в меню Файл команду Выход и возврат в презентацию (Exitand return).

Добавление графического объекта Word Art Для оформления заголовков, названий схем и рисунков на слайд можно вставить фигурный текст, представляющий собой графическим объект WordArt. Фигурный текст можно помещать в различные фигуры, а также применять к нему оформление, такое, как тень, наклон, поворот и растяжение. WordArt яв-


211

ляется графическим объектом и не рассматривается как текст, например, оформление текста не будет показано в области структуры и для него будет невозможна проверка орфографии как для обычного текста (рис. 3.88).

Выберите нужный стиль надписи WoidAit:

w

WorclAr'

nnt

WordAit

l I ili'.it

Отмена

Рис. 3.88. Коллекция макетов оформления фигурного текста Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения, например добавления запивки, можно использовать кнопки панели рисования, Фигурный текст также можно добавить, нажав кнопку Добавить объект WordArt иа панели инструментов Рисование. При этом открывается коллекцию макетов оформления фигурного текста.

УПРАЖНЕНИЕ Форматирование фигурного текста (рис. 3.89) 1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить объект WordArt. 2. Выберите нужный текстовый эффект из Коллекции WordArt (WordArt Gallery), а затем нажмите кнопку ОК. 3. Введите текст, который необходимо отформатировать, в диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text). 4. Выберите необходимые параметры, а затем нажмите кнопку ОК. Измените шрифт и с помощью кнопки Свободное вращение поверните текст.

212


твКСТ Рис. 3.89. Пример фигурного текста WordArt Для изменения фигурного текста дважды щелкните фигурный текст, который следует изменить, и используйте кнопки на панелях инструментов WordArt и Рисование (рис. 3.90). •41 ; Изменить текст... | CJ vj* А^ {*)

'A3 : $ f Ш 2+ i

Рис. 3.90. Панель инструментов WordArt

Автоматизация работы Использование средств автоматизации PowerPoint позволяет правильно организовать работу над документами и автоматизировать целый ряд процедур создания, форматирования и редактирования документов.

Работа с двумя и более документами В любом приложении Office одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый открытый документ отобразится в своем собственном окне. Например, пользователь может иметь следующие документы, открытые в течение дня: • презентация в PowerPoint, которую необходимо исправить сегодня; второй документ в Word, абзацы которого нужно скопировать в презентацию, также открыт; • презентация в PowerPoint, созданная ранее, которая используется в качестве образца; по окончании работы она закрывается. Список открытых документов можно посмотреть в меню Окно (Window). Открытие нескольких документов Работа сразу с несколькими открытыми документами позволяет пользователю: • перемещаться между документами и работать с ними; • открывать документы одной командой; • копировать и перемещать текст, графику и объекты между открытыми документами;


213

• располагать рядом окна документов для упрощения процедуры перетаскивания и копирования. 1. Выберите Файл, Открыть (File, Open). Появится панель диалога Открыть (Open). 2. Найдите файлы, которые нужно открыть. 3. Выберите первый открываемый файл и, удерживая Ctrl, щелкните на каждом из оставшихся для открытия файлов. Для открытия последовательной группы файлов выберите первый файл и, удерживая Shift, щелкните на последнем файле, который должен быть открыт. Расположение окон документов Окна открытых документов можно расположить так, чтобы все они были видны одновременно. В меню Окно выберите Упорядочить все (Window, Arrange All). На экране появятся окна открытых документов, которые можно перемещать и размеры которых можно изменять.

Автозамена Использование команды Автозамена автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки, а также орфографические и грамматические ошибки. Параметры автозамены несложно изменить; также существует возможность дополнения списка автоматических исправлений. Элементы автозамены можно использовать в следующих целях: & для исправления наиболее распространенных ошибок, ч! для замены некоторых необычных символов, * для расшифровки аббревиатур и сокращений. Добавление элемента в список автозамены 1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 3.91). 2. Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type). 3. В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите дял. 4. В поле На (With) введите правильное написание этого слова, в нашем примере это для. 5. Нажмите кнопку Заменить (Replace).

214


Автозамена 1 Г? Исправлять ДВе ПРопнсные буквы в начале спова

Исключения,,.

!•? Делать первые буквы предложений приписными fv" Названия дней с прсппснои буквы W Устранять последствия случайного нажэтия :АР5 LOCK - W Заменять, при вводе - заменять:

гж

на: Московский государственный университет

Ja участвующий в связи серверный объект может измениться в будущем, и даннос изменение повлияет на клиентский документ.

Связывание объектов Связывание не требует того, чтобы копия объекта была вставлена в клиентское приложение. Вместо этого в клиентское приложение вставляется серверн ы й объект. Связывание возможно только для сохраненных файлов. Связывание имеет свои определенные преимущества: л объем данных, который необходимо хранить в клиентском документе, меньше, чем в случае, когда объект внедряется; е если впоследствии объект модифицируется серверным приложением, модификация автоматически перенесется и на клиентское приложение.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Установление связи Откройте серверное приложение и создайте объект для связывания. Документ, хранящий объект, должен быть сохранен. Выделите объект, а затем выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Копия объекта перешла в буфер обмена и готова к вставке в клиентское приложение. Откройте клиентское приложение и поместите позицию вставки там, куда должен быть вставлен связанный объект. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special). Появляется панель диалога Специальная вставка (Paste Special). Выберите необходимый тип вставки связи из списка Как (As). Выберите Связать (Paste Link), а затем нажмите ОК.

220


Типы вставки связи Типы вставки связи доступны из списка Как (As) панели диалога Специальная вставка (Paste Special). Объект "Приложение" (например, "Объект лист Microsoft Excel") Вставляет связанный объект вместе со всей информацией, содержащейся в объекте, как это происходило бы в серверном приложении. Объект может быть отредактирован л и ш ь в серверном документе. Форматированный текст (RTF) Вставляет и связывает текст и форматирование из серверного приложения, Текст может быть отредактирован в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи. Неформатированный текст Вставляет и связывает только текст из серверного приложения. Текст может быть отредактирован и в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи. Рисунок Вставляет и связывает рисунок объекта из серверного приложения. Такой объект может быть использован для распечатки на принтерах высокого качества. Точечный рисунок Вставляет и связывает рисунок объекта (как, например, рисунок Paintbrush) из серверного приложения. Объект может быть отредактирован лишь в серверном документе. Формат HTML Вставляет объект в формате HTML. Текст в кодировке Юникод Вставляет объект в кодировке Юпикод. Окно Результат (Result) в панели диалога Специальная вставка (Paste Special) описывает результат выбранного типа вставки. Описание результата различно в зависимости от клиентского приложения.

Глава 3, Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций

221

Редактирование связанного объекта Связанный объект может быть отредактирован в клиентском документе одним из следующих способов: Обновление связи

Обновляется связь с последними изменениями из исходного документа. Такой способ используется при ручной связи

Открытие и правка исходного документа

Редактируется серверный документ и обновляется связь

Изменение исходного документа Разрыв связи

Определяется новое месторасположение серверного документа в случае, когда исходный документ ранее был перемещен Разрушается связь и остается рисунок или текст в виде бывшего объекта связи. Теперь информация не может быть отредактирована в серверном приложении

Изменение метода обновления

Выбирается либо автоматическое обновление клиентского приложения при его открытии, либо ручной способ для того, чтобы провести обновление вручную

Удаление связи

Удаляется связанный объект или текст

Если документ содержит автоматическую связь с серверным приложением, то обновление произойдет автоматически при открытии. В противном случае связь может быть обновлена вручную.

|

Если серверный документ, содержащий связанный оеъект, перенесен, переименован или удален, то связь Будет нарушена. Далее объект уже не появится в клиентском приложении,

Управление связями объектов Управление связями из клиентского приложения можно осуществлять с помощью панели диалога Связи (Link) (рис. 3.93). 1. Откройте клиентский документ, содержащий связанный объект. 2. Выделите связанный объект. 3. Выберите Правка, Связи (Edit, Links), появляется диалоговая панель Связи (Links). 4. Выберите необходимое действие, нажав одну из клавиш (Открыть источник. Изменить источник. Обновить, Разорвать связь). 5. Завершив действие, нажмите ОК.

Удаление объектов 1. Откройте документ, а затем выделите связанный объект. 2. Нажмите клавишу Delete.

222


Открыто источник Изменить источник..,

Источник: C:\Documents and SettJngs\User\Mon документы\имена.х15!ЛистПЯ1С1^4СЭ Тип:

Лист Microsoft Excel f* автоматическое втоматическое

Обновление:

*~ вручную

Рис. 3.93. Связи объектов Редактирование с помощью контекстного меню Если связанный объект является объектом приложения, рисунком или растровым изображением, тогда серверный документ открывается автоматически двойным щелчком мышью наобьектс. К тому же контекстное меню связанного объекта содержит команды для управления связанным объектом. Щелкните правой клавишей мыши на связанном объекте для того, чтобы открыть его контекстное меню (рис. 3.94). ;

jb Вырезать

F

4=1 Копировать №-, Вставить Изменить СБЯЗС

Свя эанный о&ьект jflncrv ;

Цт крыть Связь

Отобразить панель настройки изображения

Пзесф а зевать...

Границы и заливка..

Рис. 3.94. Контекстное меню связи объектов Выберите необходимые действия для изменения связи. Следует всегда производить связывание при наличии следующих условий; iii участвующий в связи серверный объект может измениться в будущем, и данное изменение повлияет на клиентский документ; v, клиентское приложение не поддерживает внедрение; •л участвующий в связи объект большой по размеру, а размер составного документа должен быть минимизирован.


223

Не следует производить связывание при н а л и ч и и следующих условий: v серверный документ может быть перенесен или удален в будущем; !• серверное приложение не будет доступно на том же компьютере, где используется клиентское приложение.

УПРАЖНЕНИЕ Связывание и редактирование объектов, созданных в Excel, в презентации PowerPoint 1. Переключитесь в Excel и откройте файл Educ.xls с таблицей Образование сотрудников, созданной в предыдущем упражнении. 2. Выделите диапазон А1:С5, который нужно скопировать. 3. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy), диапазон ячеек скопирован в буфер обмена. 4. Переключитесь в PowerPoint и создайте слайд с авторазметкой Только заголовок. 5. Переместитесь на этот слайд и поместите позицию вставки в пустом месте слайда. 6. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special) Появится панель диалога Специальная вставка. 7. Выберите Объект лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet Object) из списка Как (As). 8. Пометьте переключатель Связать (Paste Link). 9. Нажмите OK, произведена вставка со связью рабочего листа в документ. 10. Выйдите из Excel. И. Нажмите Нет (No) для того, чтобы не сохранять большой буфер обмена.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Редактирование связанного объекта Щелкните дважды левой кнопкой мыши на таблице в презентации PowerPcint. Excel запущен, и соответствующий файл открыт. Замените числовое значение в ячейке ВЗ рабочего листа на 10000. Сохраните файл. Выйдите из Excel. Появится окно PowerPoint и значение в ячейке рабочего листа будет обновлено. Сохраните презентацию.

224


Импорт диаграммы Microsoft Excel в презентацию Данные электронных таблиц могут быть вставлены в презентацию. PowerPoint позволяет импортировать как существующие диаграммы, так и цифровые данные. Это экономит время, так как отпадает необходимость повторного ввода данных.

1. 2. 3. 4. 5.

Импорт диаграммы Создайте слайд с авторазметкой Диаграмма. Щелкните дважды левой кнопкой мыши значок Диаграмма. Выберите первую ячейку в таблице данных. Чтобы вставить диаграмму, щелкните кнопку Импорт или выберите Правка, Импорт (Edit, Import File). Появится диалоговое окно Импорт файла (рис. 3.95). Импорт фаияа Папка;

RECLAMA

3

X В Ш - Сервис -

_|GRAMOTA, Files

средзарп

Имя файла: Inn файлов:

Файлы Microsoft Excel

Отмена

Рис. 3.95. Диалоговое окно "Импорт файла" 1. Выберите файл электронной таблицы, данные которого должны быть импортированы. 2. Задайте требуемый диапазон импорта (адреса ячеек) (рис. 3.96). 3. Нажмите ОК для подтверждения импорта. 4. Измените диаграмму, используя инструменты и меню редактирования диаграммы, 5. Щелкните вне диаграммы для возвращения в PowerPoint.


225

?|X

Выберите лист:

гнп

Ппст2 ЛистЗ

• Импортировать;

Г

лист целиком

Отмена

Рис. 3.96. Параметры импорта данных

Отправка презентации в Microsoft Word Можно отправить презентации в Microsoft Word, включая заметки, выдачи или структуры, а также установить связь презентации с документом Word. Отправка презентации в Microsoft Word 1. Выберите в меню Файл команду Отправить, затем укажите Microsoft Word (File, Send to). 2. Установите нужные параметры (рис. 3.97). Перекос в Mi сю toll Wotd

Рис. 3.97. Перенос презентации в Word 3. Нажмите ОК. Чтобы добиться автоматического обновления данных, установите связь.

226


Вставка структуры из Microsoft Word Для создания презентации можно использовать текст, введенный в других приложениях, или добавлять слайды в уже имеющуюся презентацию. Импортируемый текст имеет формат структуры. При импортировании текста в PowerPoint используется иерархия структуры, составленная из стилей данного документа. Абзац, имеющий стиль Заголовок!, преобразуется в заголовок слайда, абзацы со стилем Заголовок2 становятся текстом первого уровня и т. д. При импортировании структур из текстовых процессоров PowerPoint считывает документы в формате .rtf и форматированный текст. Презентацию удобно создавать из структуры Word. Откройте документ в Word, укажите в меню Файл на команду Отправить, затем щелкните Microsoft PowerPoint. Каждый абзац, отформатированный в стиле Заголовок! в Word, станет заголовком нового слайда, каждый абзац, отформатированный в стиле Заголовок2, преобразуется в текст первого уровня и т. д. Рекомендуется использовать документ, отформатированный с помощью стилей заголовков, применяемых в Microsoft Word. С такими стилями удобнее создавать слайды в PowerPoint. Вставка структуры в имеющуюся презентацию 1. Выберите в меню Файл команду Открыть (File, Open). 2. В списке Тип файлов (File of Type) щелкните Все структуры {All Outlines). 3. В списке Имя (File Name) дважды щелкните используемый документ. Импортированная структура откроется в PowerPoint в режиме структуры. Каждый основной заголовок документа станет заголовком отдельного слайда, а каждый пункт структуры отобразится как текст слайда. Вставка структуры в режиме структуры или режиме сортировщика слайдов 1. В режиме структуры или режиме сортировщика щелкните слайд, после которого следует вставить структуру. 2. Выберите в меню Вставка команду Слайды из структуры (Insert, Slides from Outline) (рис. 3.98). 3. Перейдите в папку, содержащую документ, который следует использовать в качестве структуры. 4. Дважды щелкните вставляемый документ и просмотрите результат. В презентацию будут добавлены новые слайды из структуры.


227

вставить структуру Папка:

Eliza

СЗнтп _J отчеты __J форм_отчето _| Фролов Sj blank if|CLAL ®JCOD_POS

[конверты!

'£| HELP

Вставка nn файлов:

все структуры

Рис. 3.98. Вставка "Слайды из структуры 1

3

Отмена

J

Список литературы 1. Львов М. Р. Риторика. Культура речи: Учеб. пособие для студентов гуманит. фак. вузов. М.: Издат. центр "Академия", 2002. 2. Карнеги Д. Как выработать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично: Пер. с англ. М., 1994. 3. Бороздина Г. В. Психология делового общения: Учеб. пособие. М.: Инфра-М. 1999. 4. Руденский Е. В. Основы пснхотехнологии делового общения менеджера: Учеб. пособие. М.: Инфра-М, 1998. 5. Введенская Л. А., Павлова Л. А. Деловая риторика. М.: Март. 2000. 6. Хофф Р. Я вижу вас голыми: Как подготовиться к презентации и с блеском провести ее. М.: Класс, 2001. 7. Хазагеров Г. Г,, Корнилова Е. Е, Риторика для делового человека: Учеб. пособие. М.: Флинта; Моск. психолого-соц. ин-т, 2001. S. Леонтьев А. А. Основы психолингвистики. М., 1997. 9. Лосев А. Ф. Эстетика Возрождения. М.: Мысль, 1978. 10. Херб К. Вы можете договориться: Пер. с англ. М.: Издательский дом "Довгань", 1998. П.Розенталь Д. Э. Культура речи. М., 1964. 12. Лихачев Д. С. Поэтика древнерусской литературы. М.: Наука, L979.

Содержание ВВЕДЕНИЕ

3

ГЛАВА!. ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

5

ПРЕЗЕНТАЦИЯ - это ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ

5

Страницы истории

б

Развитие русского красноречия

7

Правила публичного выступления XIX в Русское судебное красноречие Как выступали судебные ораторы Нравственные требования

8 9 11 12

ПРЕЗЕНТАЦИИ- это ОБЩЕНИЕ

13

Общение как вид деятельности

.,. 14

Модели общения "Треугольник" общения Коммуникация

15 16 ..16

Взаимодействие Восприятие

18 20

Шаг за шагом в процессе общения

21

Управление вниманием Барьеры восприятия Изнанка мышления аудитории

22 23 23

ИМИДЖ И ЭТИКЕТ

Из чего складывается имидж

24

.-

25

Принципы создания имиджа Формула воздействия имиджа Самопрезентация

28 29 30

Этикетные модели поведения

31

Критерии выбора моделей поведения

32

Стиль общения

33


230

ГЛАВА 2. КАК ПРОВЕСТИ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

34

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ

34

Как сформулировать цель презентации

35

Общие цели Начните с определения приоритетов Не только профессионализм, но и эрудиция

35 36 37

Что нужно включитьв презентацию Вступление Основная часть Окончание презентации ВРЕМЯ, МЕСТО И АУДИТОРИЯ

37 ,

38 39 41 44

Что нужно знать об аудитории

44

Различные уровни знаний Участие аудитории Принцип обратной связи

45 46 50

Где и когда проводить презентацию

50

Зона общения Ориентация в пространстве Что такое фактор времени Эффективное время презентации Длина перерывов и разделов „

51 52 54 55 56

Репетиция Предварительный просмотр Распределение ролей Декорация и костюмы

ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПИСЬМЕННО и УСТНО В поисках наилучшего выхода Записи для проведения презентации Разговорный и письменный языки Разговорный язык или декламация Не пытайтесь объять необъятное Как избежать излишних подробностей Ценность рассказа Остановки "по требованию" Если ружье висит на стене, оно должно выстрелить

57 57 58 58

60 61 62 63 65 бб 66 67 68 69

Содержание

231

Приемы разговорного стиля в публичном выступлении

70

Порядок слов устной речи Интерес к фактам Примеры и аналогии Как сделать презентацию запоминающейся

71 72 73 73

Как заслужить аплодисменты

76

Эффект визуального имиджа Эффект первых фраз Эффект аргументации Пауза - это стратегическое оружие "Энергетика" речи Визуальный контакт Позы и жесты (манера поведения) Недостатки разговорной речи, "технические промахи", которые можно исправить

Письменная презентация

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВИЗУАЛЬНЫХ СРЕДСТВ Простые и доступные визуальные средства Плакаты Схемы Проектор и слайды Освещение Сборные визуальные средства Отдельные предметы Действующие модели

Компьютер и средства мультимедиа Мультимедийный проектор Магнитофоны Видеофильмы

Разработка вспомогательных визуальных средств У СЛУШАТЕЛЕЙ МОГУТ БЫТЬ ВОПРОСЫ

Как задавать вопросы Как отвечать на вопросы Могут ли вопросы нанести вред? Чем могут помочь вопросы? Когда должны задаваться вопросы? Скрытое возражение

76 77 78 78 79 80 81 82

.'.. 84

...86 86 87 87 88 90 91 91 92

92 93 94 94

96 97

98 ,...99 99 100 100 100

232


Испытующий вопрос Вопрос-демонстрация Вопрос-вызов Оборонительный вопрос Прием "ответ вопросом на вопрос"

100 101 101 101 101

Что значит "нет вопросов'1

101

ВЕДУЩИЕ- МИШЕНЬ для ПУБЛИКИ

102

Ведущие должны быть квалифицированы

103

Ведущие - не предмет презентации Публика в целом и каждый слушатель отдельно

103 104

Большие аудитории Почувствуйте разницу Правила для говорящего Правила для слушающего Анкета оценки презентации

ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT POWERPOINT 2000 ДЛЯ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ

ОБЩЕЕ для ВСЕХ ПРИЛОЖЕНИЙ OFFICE Создание, сохранение и открытие документов Office Шаблоны и мастера Панели команд, элементы меню Настройка панелей инструментов Просмотр документов на экране Справочная система Microsoft Office

НАЧАЛО РАБОТЫ в POWERPOINT Шаблоны для создания презентации Где хранить презентации Экран PowerPoint 2000 Основные элементы экрана PowerPoint

105 106 108 108 109

111

Ill 113 118 121 122 124 124

128 129 130 130 131

Режимы просмотра презентации

133

Обычный режим Режим структуры Режим заметок Режим сортировщика слайдов

134 134 136 137

Содержание

233

Создание слайдов презентации

138

Композиция или автомакет Слайды, состоящие из текста Списки (автомакет "Маркированный список") Табуляция Титульные слайды

Слайды, содержащие рисунки

138 140 149 151 ,153

154

Коллекция клипов Добавление импортированного рисунка Редактирование рисунка

154 155 156

АВТОФИГУРЫ И ГРАФИЧЕСКИЕ ОБЪЕКТЫ

158

Группировка объектов Вращение объектов Цвета и пинии

159 159 160

Таблицы на слайде

162

Редактирование таблиц Форматирование таблицы

165 166

Образцы - средство форматирования презентации

168

Образец слайдов Образец заголовка

169 170

Шаблоны дизайна

171

Цветовая схема слайда Изменение фона слайда

171 176

Проверка правописания

178

Создание колонтитулов

181

Печать документа Параметры страницы Параметры печати

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛАЙД-ШОУ Показ слайдов Эффекты смены кадров Произвольный показ и скрытые слайды Анимационные эффекты текста и объектов

183 :

183 185

185 .186 186 187 .188

Автоматические презентации

191

Гиперссылки Интерактивные настройки

193 193

234


Звуковые и видеообъекты в презентации Установки проигрывания звуковых и видеообъектов

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ возможности POWERPOINT

195 197

198

Диаграммы Построение диаграмм Объекты диаграммы Изменение внешнего вида диаграммы Дополнительные кнопки форматирования диаграммы Круговые диаграммы

198 200 202 203 204 206

Организационная структура (Organization Charts)

207

Редактор формул (Microsoft Equation)

209

Добавление графического объекта Word Art

210

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ

212

Работа с двумя и более документами

212

Автозамена

213

Проведение презентационной конференции

215

СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДАННЫХ

216

Копирование данных между приложениями

216

Связывание и внедрение объектов Внедрение объектов Редактирование внедряемого объекта Связывание объектов Типы вставки связи Управление связями объектов

217 218 218 219 220 221

Импорт диаграммы Microsoft Excel в презентацию

224

Отправка презентации в Microsoft Word Вставка структуры из Microsoft Word

225 226

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ .,

. 228

Образовательный центр

(095)333-82-11 (095) 333-65-67

КУДИЦ-ОБРАЗ"

[email protected] http://www.kudits.ru

в нашем центре Искусство успешной презентации (полный курс) ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ LiEAb

52

ч лсА

КУРСА:

Выработать у слушателей устойчивые навыки использования ПК для подготовки и проведения презентаций, сформировать или развить культуру публичного выступления, создать необходимые предпосылки для понимания и практического применения психотехники делового общения и средств коммуникации,, среди которых: • понимание природы процессов общения; • четкое представление о нравственных требованиях; • умение устно и письменно выражать свои мысли; • компетентность в отношении управления людьми. НЕОБХОДИМАЯ

ПОДГОТОВКА

К

КУРСУ:

Слушатели должны быть знакомы с основами пользования компьютером. АЛЯ

КОГО

ПРЕДНАЗНАЧЕН

КУРС:

_

Курс предназначен для секретарей, менеджеров, преподавателей и тех, кто проводит презентации и публичные выступления. ОСНОВНЫЕ

ТЕМЫ:

1. ПРЕЗЕНТАЦИЯ - ЭТО ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ • Страницы истории • Развитие русского красноречия

2. ПРЕЗЕНТАЦИИ - ЭТО ОБЩЕНИЕ • Модели общения • Коммуникация • Взаимодействие * Восприятие

3. ШАГ ЗА ШАГОМ В ПРОЦЕССЕ ОБЩЕНИЯ « Управление вниманием • Барьеры восприятия • Изнанна мышления аудитории

4. ИМИДЖ И ЭТИКЕТ • Принципы создания имиджа • Формула •воздействия имиджа • Этикетные модели поведения

5. КАК ПРОВЕСТИ ПРЕЗЕНТАЦИЮ • Обязательные элементы презентации • Общие цели * Начните с определения приоритетов • Не только профессис дализм, но и эрудиция

6. ЧТО НУЖНО ВКЛЮЧИТЬ В ПРЕЗЕНТАЦИЮ « Вступление • Основная часть • Окончание презентации

7. ВРЕМЯ, МЕСТО И АУДИТОРИЯ • Различные уровни знаний * Участие аудитории • Принцип обратной связи • Ориентация а пространстве • Чгз такое фактор времени • Эффективное время презентации

8. РЕПЕТИЦИЯ • Предварительный просмотр • Распределение ролей • Декорация и костюмы

9. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПИСЬМЕННО И УСТНО • Записи ддя проведения презентации • Разговорный и письменный языки • Ценность рассказа • Остановки «по требованию» • Порядок слов устной речи

10. КАК ЗАСЛУЖИТЬ АПЛОДИСМЕНТЫ • Пауза - это стратегическое оружие • «Энергетика» речи

11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВИЗУАЛЬНЫХ СРЕДСТВ • Плакаты и схемы • Проектор и слайды • Отдельные предметы и действующие модели

12. КОМПЬЮТЕР И СРЕДСТВА МУЛЬТИМЕДИА 13. У СЛУШАТЕЛЕЙ МОГУТ БЫТЬ ВОПРОСЫ 92 • Как задавать вопросы • Как отвечать на вопросы • Что значит «нет вопросов»

14. ОБЩЕЕ ДЛЯ ВСЕХ ПРИЛОЖЕНИЙ OFFICE • Создание, сохранение и открытие документов Office • Шаблоны и мастера • Панели команд, элементы меню « Справочная система Microsoft Office

15. НАЧАЛО РАБОТЫ В POWERPOINT • Экран POWERPOINT • Режимы просмотра презентации

16. СОЗДАНИЕ СЛАЙДОВ ПРЕЗЕНТАЦИИ • Композиция или автомакет • Слайды, состоящие из теиста • Списки {автомакет Маркированный список) • Табуляция • Титульные слайды

17. СЛАЙДЫ, СОДЕРЖАЩИЕ РИСУНКИ И ГРАФИЧЕСКИЕ ОБЪЕКТЫ • Коллекция клипов • Добавление импортированного рисунка • Редактирование рисунка • Автофигуры • Группировка объектов и вращение объектов • Цвета и линии » Редактирование и форматирование таблиц

18. ОБРАЗЦЫ СЛАЙДОВ, ЗАМЕТОК И ВЫДАЧ 19. ШАБЛОНЫ ДИЗАЙНА • Цветовая схема слайда

20. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА • Макет страницы » Параметры печати • Проверка правописания • Создание колонтитулов

21. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛАЙД-ШОУ • Эффекты смены кадров • Произвольный показ и скрытые слайды • Анимационные эффекты текста и объектов • Эффекты анимации списков

22. АВТОМАТИЧЕСКИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ • Гиперссылкч • Интерактивные настройки • Звуковые и видео объекты в презентации • Установки проигрывания звуковых и видео объектов

23. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ POWERPOINT • Построение диаграмм • Круговые диаграммы » Организационная структура (ORGANIZATION CHARTS) * Редактор формул (MICROSOFT EQUATION) • Word art

24. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ • Работа с двумя и более документами • Автозаменл • Конференции

25. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДАННЫХ • Копирование данных между приложениями • Связывание и внедрение объектов • Вставка диаграммы MICROSOFT EXCEL в презентацию • Отправка презентации в MICROSOFT WORD • Вставка структуры из MICROSOFT WORD

РЕЗУЛЬТАТ

О Б У Ч ЕН ИЯ:

По окончании курсы Вы научитесь: • использовать ПК для подготовки и проведения презентаций; • создавать эффективные презентации в POWERPOINT; • осуществлять обмен данными между приложениями; • четко выражать свои мысли; • использовать техники делового общения при проведении презентаций.

(095)333-82-11

(095) 333-65-67 [email protected] http://www.kudits.ru

Образовательный центр "I/VA M I ОКРА Q" 1\ 7 1Л.Г II LJ," V-/ L> Г /Л^>

в нашем центре Современное делопроизводство на ПК (краткий курс) ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ: ЦЕЛЬ

16

ЧАСОВ

КУРСА:

Выработать у слушателей устойчивые навыки работы на ПК, знания по использованию офисных программ для создания и оформпения документов, осуществлять их регистрацию, контроль исполнения, отправку/получение документов по электронной почте,, НЕОБХОДИМАЯ

ПОАГОТОВКА

К

КУРСУ:

Слушатели должны уметь работать в среде Windows с офисными программами MS Office или Lotus Suit. ДЛЯ

КОГО


КУРС:

Курс предназначен для секретарей и менеджеров, имеющих опыт работы на ПК с офисными программами MS Office или Lotus Suit, которым необходимы навыки организации делопроизводства в офисе. ОСНОВНЫЕ

ТЕМЫ:

1. ПЕРСПЕКТИВЫ РОССИЙСКОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА • Национальные особенности • С чего начать?

2. ТИПОВАЯ ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ • Регламентация делопроизводства • Обработка входящих/исходящих документов » Внутренний документооборот • Архивное хранение документов

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СРЕДЕ WINDOWS • Организация компьютеризированного рабочего места • Офисные программы Windows (MS Office или Lotus Suit) * Обмен данными между приложениями

4. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ В ОФИСНЫХ ПРОГРАММАХ 5. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРЕЗЕНТАЦИЯХ 6. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА OUTLOOK • Как работает почта • Этапы работы • Отправка корреспонденции

7. ОБЩИЕ НАВЫКИ РАБОТЫ С НЕКОТОРЫМИ УСТРОЙСТВАМИ В ОФИСЕ (СКАНЕР, ФАКС, КОПИРОВАЛЬНОЕ УСТРОЙСТВО, ПРИНТЕР) РЕЗУЛЬТАТ

ОБУЧЕНИЯ:

По окончании курса Вы научитесь: • Создавать и оформлять документы на компьютере • Работать с электронными таблицами • Вести учет и контроль входящей и исходящей документации • Осуществлять обмен данными между документами • Создавать эффективные презентации • Работать с электронной почтой

Современное делопроизводство на ПК (полный курс) ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ:

40

ЧАСОВ

ЦЕЛЬ К У Р С А : Выработать у слушателей устойчивые навыки работы на ПК, знания по использованию офисных программ для создания и оформления документов, осуществлять их регистрацию, контроль исполнения, отправку/получение документов по электронной почте. НЕОБХОДИМАЯ

ПОДГОТОВКА

К

КУРСУ:

Слушатели должны быть знакомы с основами пользования компьютером. ДЛЯ

КОГО


КУРС:

Курс предназначен для секретарей и менеджеров, имеющих опыт работы на ПК, которым необходимы навыки организации делопроизводства в офисе. ОСНОВНЫЕ

ТЕМЫ:

1. Перспективы Российской автоматизации делопроизводства • Национальные особенности • С чего начать?

2. Типовая технология работы с документами • Регламентация делопроизводства • Обработка в ходящих/и сходящих документов • Внутренний документооборот • Архивное хранение документов

3. Делопроизводство в среде Windows • Организация компьютеризированного рабочего места • Знакомство с MS Windows

4. Офисные программы Windows {MS Office или Lotus Suit) • Состав офисных пакетов • Универсальные приемы работы

5. Создание документа с помощью текстового процессора (Word, Word Pro) • Документы типовые и специальные • Стили Модерн и Ретро в документах • Орфография и грамматика (по-русски или как угодно) • Таблицы в документах • Печать до>умента • Циркулярная рассылка

6. Электронные таблицы (Excel, 1-2-3) • Ввод и форматы данных • Вычисления в таблицах • Оформление таблицы • Рабочие листы и книги • Обмен данными • Функции в электронных таблицах • Печать табличных данных • Построение диаграмм

7. Автоматизация работы в офисных программах 8. Общие сведения о презентациях 9. Электронная почта Outlook • Как работает почта • Этапы работы • Отправка корреспонденции

10. Общие навыки работы с некоторыми устройствами в офисе (сканер, факс, копировальное устройство, принтер) РЕЗУЛЬТАТ

ОБУЧЕНИЯ:

По окончании курса Вы научитесь: • Создавать и оформлять документы на компьютере • Работать с электронными таблицами • Вести учет и контроль входящей и исходящей документации • Осуществлять обмен данными между документами • Создавать эффективные презентации • Работать с электронной почтой

ИЗДАТЕЛЬСТВО

«OL1 КУАИЦ-ОБРАЗ» Тел.: (0951 333-82-11; ok@l

Компьютерные презентации

Recommend Documents