Делопроизводство и корреспонденция: Методические указания к изучению курса

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Методические указания к изучению курса для студентов специальностей 060800 “Экономика и управление на предприятии” и 061100 «Менеджмент» очной и заочной форм обучения

Тюмень, 2001

Утверждено редакционно-издательским Советом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тюменский государственный нефтегазовый университет»

Составители: Н.Н. Георгиева, ст. преподаватель С.Н. Зольникова, ст. преподаватель Отв. ред.: В.Г. Нанивская, к.э.н., профессор.

© Тюменский государственный нефтегазовый университет, 2001 2

1. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ Проблема документационного обеспечения управления (ДОУ), несмотря на предпринимаемые специалистами организационные, технические, материальные, исследовательские и иные усилия, не утрачивает своей актуальности. На это может влиять такая причина как отставание темпов научнотехнического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой (в том числе в форме различных документов) в частности, а также несовершенство способов и методов обработки документов, имеющихся в распоряжении сотрудников многочисленных организаций, которое касается прежде всего соблюдения технологии работы с документами. Дисциплина “Делопроизводство и корреспонденция” включена в учебный план подготовки студентов по специальностям “Экономика и управление на предприятии”, «Менеджмент» и считается общепрофессиональной. Усвоение материала по данной дисциплине необходимо для создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т. д. Целью изучения дисциплины “Делопроизводство и корреспонденция” является обучение правилам составления, оформления, обработки и подготовки документационной информации, возникающей в процессе деятельности предприятий и организаций (учреждений) и формирование у студентов знаний об организации и ведении документационного обеспечения управления. Задачами дисциплины являются: уяснение роли и значения документирования управленческой деятельности предприятия (организации, учреждения); изучение особенностей оформления различных типов и видов важнейших документов делового общения; получение знаний о технологии создания, обработки, передачи и хранения документов делового общения; рассмотрение информационных технологий обеспечения управленческой деятельности. Материал преподносится с учетом основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕСГД), ГОСТов на документы, а также принципов построения единой автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления предприятием (организацией, учреждением). Изучение данного курса осуществляется в течение одного семестра, по окончании которого студенты сдают зачет. Для повышения степени усвоения материала студенты заочной формы обучения выполняют контрольную работу. 3

2. ПРОГРАММА КУРСА Введение: значение документационного обеспечения управления, его основные понятия и терминология Место делопроизводства в системах управления. Значение рациональной организации делопроизводства в процессе управленческой деятельности. Основные понятия в области создания документов. Сущность и элементы делопроизводства. Вопросы для самоконтроля: 1. Каково значение рациональной организации делопроизводства в процессе управленческой деятельности? 2. Что понимают под информацией? 3. Какой должна быть управленческая информация? 4. Как определяется документ (документированная информация)? 5. Каким термином можно обозначить запись информации на различных носителях по установленным правилам? 6. В чем разница между документом личного происхождения и официальным документом? 7. Что представляет собой система организационно-распорядительной документации? 8. Приведите примеры специальных систем документации. 9. Как называют отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами? Раздел 1. Требования к содержанию и оформлению реквизитов, стилю изложения документов делового общения Тема 1.1. Нормативно-методическая база, устанавливающая требования к подготовке и оформлению документов Состав нормативно-методической базы делопроизводства. Унификация и стандартизация управленческих документов. Необходимость, цель и задачи введения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы документации (УСД). Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Вопросы для самоконтроля: 1. Что понимают под нормативно-методической базой делопроизводства? 4

2. Как называют нормативный документ, который содержит в себе комплекс мер, правил и требований к объекту стандартизации? 3. Что представляет собой унифицированная система организационнораспорядительной документации? 4. Какие унифицированные системы документации Вы знаете? 5. Для решения каких задач предназначен Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)? 6. Какова цель Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)? 7. Расскажите об единых правилах документации управленческих действий, которые определяются ГСДОУ, УСД. 8. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов. Тема 1.2. Общие правила оформления документов Общий вид и состав реквизитов документа. Реквизиты, используемые для оформления бланков и документов. Общие требования к оформлению реквизитов документов. Общие требования к бланкам документов и оформлению документов. Вопросы для самоконтроля: 1. Что понимают под реквизитом документа? 2. Каков состав реквизитов документа? 3. В соответствии с каким правовым документом помещают реквизит «Государственный герб РФ» на бланке организации? 4. Воспроизводится ли реквизит «Герб субъекта РФ», если на бланке организации помещен герб РФ? 5. Какие поля должны иметь бланки документов? 6. Какие виды бланков документов устанавливают для организации, ее структурного подразделения и должностного лица? 7. Что понимают под бланком конкретного вида документа? 8. Какие форматы бумаги используется для изготовления бланков организации? Тема 1.3. Требования к содержанию, структуре и стилю документов делового общения и их классификация Требования к содержанию и структуре текста документов. Общие правила написания текстов. Специфика стиля изложения документов делового общения и их основные виды. Особенности предназначения наиболее 5

распространенных документов. Достоверность информации, используемой в документах. Вопросы для самоконтроля: 1. Какие составляющие содержит в себе текст большинства документов? 2. Перечислите наиболее простые приемы верстки. 3. Какие специфические черты изложения официально-делового стиля Вы знаете? 4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются. 5. Что представляет собой протокол? 6. Зачем необходима тщательная проверка информации, получаемой Вами из корреспонденции, на достоверность? 7. Что влияет на возможное появление ошибок в документах? 8. Какой комплекс мероприятий можно использовать для устранения причин, снижающих качество исполнения документов? 9. Какие виды проверок содержания документа на достоверность Вы можете назвать? 10. Что понимают под приказом? 11. Как называется правовой акт, устанавливающий основные правила организации деятельности учреждения? Раздел 2. Характеристика, подготовка и оформление основных документов делового общения Тема 2.1. Оформление основных видов управленческих (организационно-распорядительных) документов Назначение и состав организационно-правовой, плановой, распорядительной, отчетной, справочно-информационной и справочноаналитической документации. Составление и оформление управленческих документов. Вопросы для самоконтроля: 1. 2. 3. 4.

Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма? Кто является автором письма? Как оформляется реквизит: «Адресат и его адрес»? Какой вид служебного письма имеет реквизит «Ссылка на номер и дату входящего письма»? 5. Какой вид служебного письма имеет реквизит «Отметка о наличии приложения» и как он оформляется? 6

6. Кто подписывает служебное письмо? В каких случаях на письмо ставиться две подписи и как они оформляются? 7. Всегда ли на служебные письма ставится печать? 8. Все ли служебные письма должны иметь заголовок? Как он должен быть оформлен? 9. Для каких целей на служебных письмах оформляют реквизит «Отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется? Тема 2.2. Оформление кадровой документации в организации. Первичные документы трудоустройства (заявление, анкета, автобиография). Трудовой договор (трудовое соглашение, контракт). Оформление и ведение трудовой книжки. Формирование и ведение личных дел. Формализованные документы персонального учета. Аттестация работника. Составление характеристик. Вопросы для самоконтроля: 1. Чьи визы должны быть проставлены на заявлении о предоставлении отпуска? 2. В какой форме пишется работником заявление о приеме на работу? 3. Какие первичные документы трудоустройства Вы знаете? 4. Как оформить визу руководителя структурного подразделения? 5. Как оформить резолюцию руководителя на заявлении о предоставлении отпуска? 6. Существуют ли различия между трудовым договором, контрактом и трудовым соглашением? 7. В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным? 8. Какие виды перевода на другую работу Вы знаете? 9. В чем особенность временного перевода работника на другую должность в связи с производственной необходимостью? 10. Кто принимает меры, обеспечивающие трудовую дисциплину на предприятии? 11. Какие виды дисциплинарных взысканий может применять администрация предприятия? 12. Какие документы необходимы для объявления в приказе руководителя предприятия дисциплинарного взыскания за нарушение трудовой дисциплины? 13. В чем заключается ведение личных дел? 14. Перечислите важнейшие формализованные документы. 15. Для чего необходима аттестация работника? 7

Тема 2.3. Совершенствование состава и форм документов организации Основные направления совершенствования состава и форм документов. Назначение и разработка Табеля форм документов, применяемых в деятельности организации. Альбом форм документов в организации. Ведение Табеля и Альбома форм документов. Вопросы для самоконтроля: 1. В чем заключаются основные направления совершенствования состава и форм документов? 2. Для чего предназначен табель форм документов? 3. Что может обеспечивать применение Табеля и Альбома форм документов? 4. Какие этапы включает разработка Табеля форм документов? 5. Перечислите основные задачи предпроектного обследования документации. 6. Что представляет собой альбом форм документов организации? 7. Какова цель разработки Альбома форм документов? 8. Какие этапы включает в себя разработка унифицированных форм документов? 9. Как осуществляется ведение Табеля и Альбома форм документов? Раздел 3. Технология создания, обработки, передачи и хранения документов делового общения Тема 3.1. Порядок движения документов в организации и контроль исполнения документов Понятие документооборота и его основные этапы. Общий порядок организации работы с внутренними, входящими и исходящими документами. Порядок получения, регистрации и рассмотрения документов. Правила регистрации и индексирования документов. Порядок передачи документов на исполнение и организация контроля за их исполнением. Вопросы для самоконтроля: 1. В чем заключается сущность документооборота? 2. Назовите основные этапы документооборота. 3. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов. 4. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? 5. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? 8

6. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? 7. Каков порядок продления срока исполнения документов? Тема 3.2. Типовая технология создания документов делового общения Универсальная маршрутно-технологическая карта создания документов делового общения. Автоматизированная система подготовки текстовотабличных документов (СПТТД) на ПЭВМ. Особенности подготовки документов в оперативном режиме. Согласование, подписание и утверждение документов. Оформление и подготовка документов к отправке. Методы учета и сокращения документооборота. Вопросы для самоконтроля: 1. С какой целью создается универсальная маршрутно-технологическая карта? 2. В чем заключаются особенности подготовки документов в оперативном режиме? 3. Объясните необходимость планирования процесса работы с документами. 4. Перечислите этапы планирования. 5. Как осуществляется согласование, подписание и утверждение документов? 6. Какова процедура оформления, регистрации и конвертования утвержденных документов? 7. Опишите методы учета и сокращения документооборота. Тема 3.3. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации Определение ценности документов и документной информации. Общие требования к систематизации документов: порядок составления номенклатуры дел и основные требования к номенклатуре дел; требования к наименованиям дел; виды номенклатурных дел; назначение номенклатуры дел; правила индексации дел, согласования и утверждения; последовательность расположения дел в номенклатуре; признаки группировки дел. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Хранение документов в оперативной деятельности и оформление дел. Порядок выдачи дел или документов для использования в работе. Порядок уничтожения и списания документов.

9

Вопросы для самоконтроля: 1. Для чего необходимо определение ценности документов и документной информации? 2. Какие требования следует соблюдать при формировании дел? 3. Как составляются заголовки дел? 4. Почему не рекомендуется формирование дел и хранение дел у исполнителя? 5. Как располагают документы внутри дел? 6. Как осуществляется оформление обложки дела? Тема 3.4. Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа Состав и направления защиты документной информации. Источники конфиденциальной информации и каналы ее разглашения. Система защиты ценной информации и конфиденциальных документов. Технология защиты документной информации. Учет и хранение дел с конфиденциальными документами. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров. Нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации. Вопросы для самоконтроля: 1. Какие виды собственной информации Вы знаете? 2. С какой целью должна быть защищена собственная информация предпринимателя? 3. Какие документы содержат ценную конфиденциальную деловую информацию? 4. Каковы источники конфиденциальной информации и каналы ее разглашения? 5. Что Вы понимает под системой защиты информации? 6. Что представляет собой документооборот как объект защиты? 7. В чем заключается обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов? 8. Как производится учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам? 9. Охарактеризуйте порядок работы персонала с конфиденциальными документами. 10. Назовите основную форму учета дел, содержащих конфиденциальные документы.

10

Раздел 4. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) Тема 4.1. Организация труда делопроизводственного персонала Назначение, структура и состав службы ДОУ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Формирование труда делопроизводственного персонала. Нормирование труда работников службы документационного обеспечения управления, а также нормирование машинописных работ. Вопросы для самоконтроля: 1. Зачем необходима организация труда делопроизводственного персонала? 2. Какова структура и состав службы ДОУ? 3. Опишите задачи и функции подразделений службы ДОУ. 4. Как осуществляется нормирование труда работников службы ДОУ? Тема 4.2. Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности Основы организации информационных технологий. Средства организационной техники. Основы сетевых технологий. Компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Системы управления базами данных. Компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной информации. Экспертные системы в обеспечении управленческой деятельности. Вопросы для самоконтроля: 1. Что понимают под информационной технологией? 2. Какова классификация информационных технологий? 3. Наличие каких компонентов предполагает конкретная информационная технология для своей реализации? 4. Расскажите о возникновении и развитии информационных технологий. 5. Какова структура информационных технологий? 6. Опишите особенности разработки и реализации современных информационных технологий. 7. Определите, в чем заключается назначение средств организационной техники. 8. Перечислите средства составления и изготовления документов. 9. Что представляют собой средства обработки документов? 10. Назовите средства электросвязи. 11

11. В чем заключается концепция электронного офиса? 12. Зачем необходимо сетевое использование вычислительной техники? 13. Какие программы Вы знаете для подготовки текстов документов? 14. Перечислите этапы подготовки текстовых документов. 15. Назовите программы, необходимые для подготовки табличных документов. 16. Что понимают под информационной системой? 17. Что такое информационная безопасность систем управления базами данных? 3. ТЕСТЫ И ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ А) Тесты. 1. Реквизит служебного письма – это… а) его отдельный элемент; б) часть служебного письма; в) фирменный бланк. 2. Автором служебного письма является: а) организация, фирма, от имени которой посылается письмо; б) должностное лицо, которое подписывает письмо; в) исполнитель, который готовит текст письма. 3. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»? а) Директору школы № 269 Матвеевой Тамаре Александровне б) Генеральному директору фирмы «Аякс» г-ну Ларионову Т.Г. 103020, Москва, Скатертный пер., 22 в) Директору УПО СВАО г. Москвы В.А. Петрову 129128, Москва, Ростокинская,7 г) 129128, Москва, ул. Бажова, д.16, кв. 7 Е.К. Вознесенской 4. При адресовании инициалы ставят: а) перед фамилией адресата; б) после фамилии адресата. 5. На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату входящего документа? 12

а) гарантийном; б) сопроводительном; в) ответе; г) циркулярном; д) на всех видах. 6. Индекс служебного письма – это… а) порядковый номер письма; б) порядковый номер с буквенным обозначением; в) зашифрованная в цифрах информация о месте исполнения и хранения документа. 7. Исходящий номер служебного письма – это… а) регистрационный номер, проставляемый адресатом; б) регистрационный номер, проставляемый автором. 8. Какое служебное письмо имеет отметку о наличии приложения? а) запрос; б) информационное; в) сопроводительное; г) все служебные письма. 9. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма? а) Приложение: на 3 л. в 2 экз. б) Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз. 2. Отзывы по проекту на 2 л. в 1 экз. 10. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме? а) Директор ООО «Мария» В.А. Ларина б) Главный бухгалтер В.А. Овчинникова Директор УПО В.А. Петров в) Директор школы Мишукова И.А. г) Директор ТУ Н.Н. Новикова 11. С какой целью на письме указывают фамилию и телефон исполнителя? а) для оперативной связи; б) для придания документу юридической силы. 12. Печать ставиться на служебных письмах: а) сопроводительных; б) запросах; в) гарантийных; 13

г) информационных; д) на всех служебных письмах. 13. Резолюцию на служебном письме можно писать: а) по тексту; б) на отдельном листе бумаги; в) на свободном от текста месте. 14. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия? а) указы; б) указания; в) приказы; г) решения; д) постановления. 15. Кто несет ответственность за издание распорядительного документа, изданного на основе единоначалия? а) лицо, подписавшее документ; б) руководитель организации. 16. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности? а) наименование организации; б) название разновидности документа; в) дата; г) номер; д) место издания; е) заголовок к тексту; ж) текст; з) подпись; и) адресат. 17. Какая часть текста приказа является обязательной? а) констатирующая; б) распорядительная. 18. Заверяется ли подпись руководителя организации на приказе печатью? а) да; б) нет. 19. Что означает виза юриста на приказе? а) внутренне согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону; б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу. 20. С кем необходимо согласовать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения? а) с юристом; б) с главным бухгалтером; в) с исполнителем; г) со всеми перечисленными должностными лицами. 14

21. В каком случае правильно оформлена заверительная надпись в выписке из приказа? а) Верно Наименование должности Расшифровка подписи б) Верно Наименование должности Расшифровка подписи 00.00.00 в) Наименование должности Расшифровка подписи Верно 00.00.00 22. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа? а) визы согласования; б) грифа согласования. 23. При регистрации приказов в журнал регистрации заносятся следующие данные: а) номер; б) дата; в) автор документа; г) место составления; д) фамилия лица, подписавшего документ; е) краткое содержание документа; ж) фамилии исполнителей документа. 24. Организация считается созданной а) со дня государственной регистрации; б) с момента утверждения устава. 25. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций? а) да; б) нет. 26. В каком документе определяется фонд заработной платы организации? а) в штатной численности; б) в штатном расписании. 27. Какой документ обсуждается на собрании трудового коллектива? а) должностные инструкции; б) правила внутреннего распорядка; в) положения о структурных подразделениях организации. 28. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации? а) Положения о структурных подразделениях; 15

б) должностные инструкции; в) штатное расписание; г) правила внутреннего распорядка; д) все перечисленные документы. 29. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность? а) на основании Положения об организации; б) на основании Устава организации. 30. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации? а) в Уставе организации; б) в договоре учредителей; в) во всех перечисленных документах. 31. При поступлении граждан на работу в организацию их обязательно должны познакомить с: а) Уставом организации; б) Положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин; в) должностной инструкцией; г) всеми перечисленными документами. 32. Какие распорядительные документы принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов? а) Приказы; б) Указания; в) Постановления; г) Решения; д) все перечисленные документы. 33. Какие документы рассылаются членам коллегиального органа перед заседанием? а) извещения; б) повестку дня; в) проекты решений; г) информационные справки; д) все перечисленные документы. 34. Кто имеет право внести изменения в повестку дня заседания? а) председатель коллегиального органа; б) секретарь коллегиального органа. 35. Что является датой протокола? а) дата заседания; б) дата подписания протокола; в) дата регистрации. 36. Кто подписывает протокол? а) руководитель организации; 16

б) председатель собрания; в) председатель и секретарь собрания. 37. Ставится ли на протокол печать? а) да; б) нет. 38. Каким документом доводятся до сведения исполнителей решения коллегиального органа в учреждениях, действующих на основе единоначалия? а) Приказом; б) Указанием; в) Решением. 39. На чье имя адресуется заявление? а) на имя руководителя организации; б) на имя начальника отдела кадров организации; в) на имя руководителя структурного подразделения, куда поступают на работу. 40. Приказ по личному составу подписывает: а) руководитель организации; б) начальник отдела кадров; в) юрисконсульт. 41. Испытательный срок а) обязательное условие трудового контракта; б) не может превышать 6 месяцев; в) не устанавливается при приеме на работу молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений. 42. В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным? а) если не оговорены условия о месте работы; б) если не оговорены условия о характере трудовой функции; в) если не оговорены условия о времени действия трудового договора; г) если не оговорены условия о размере оплаты труда; д) в любом из этих случаев. 43. На основании каких документов может быть издан приказ по личному составу? а) на основании заявления; б) на основании трудового контракта; в) на основании докладной записки; г) на основании справки; д) на основании акта; е) на основании любого из перечисленных документов. 44. Трудовые книжки заводятся впервые: а) в день поступления на работу; б) на проработавших свыше 5 дней; 17

в) по окончании испытательного срока; г) в другие сроки. 45. При поступлении на работу необходимо предъявить следующие документы: а) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, личный листок по учету кадров, трудовую книжку, паспорт; б) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, характеристику с прежнего места работы, личный листок по учету кадров, трудовую книжку. Б) Задания 1. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. а) Наименование организации На 1755/2 В администрацию Адрес от 03.03.01 Новосибирской области При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.01 составляет 125 тыс. руб. Директор Главный бухгалтер

И.А. Сидоров Е.А. Кривошеева

б) Герб Адресат В администрацию Новосибирской области Текст Директор Доволенской ИПС

Д.С. Мовчан

в) Герб Наименование организации Директору завода «Спецжелезобетон» В. А. Борисову копия: главе администрации 18

К. К. Петрову копия: начальнику ГНИ по Тагинскому району В. Ф. Антонову Текст Генеральный директор Печать г) Герб

Подпись

Наименование организации АКТ _______№________ _________________ (Заголовок акта)

А.А. Петрунников

1. УТВЕРЖДЕНО Должность ______________ инициалы, (Подпись) фамилия

Составлен комиссией:_____________________________________________ Председатель: ___________________________________________________ (Должность, фамилия, инициалы) ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ (Текст) Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр: 2-й экземпляр: 3-й экземпляр: д) Адрес Наименование организации Номер телефона Главе администрации Ф. И. О. Уважаемый ____________________________________ Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Тула) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы. Заранее благодарим за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», 19

генеральный директор

В. Г. Иноземцев

Приложения: 1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов. 2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г. 3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 1990 г. е) Наименование организации СПРАВКА Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 1400 рублей. Директор Сидоров И.Н. ж) Герб Наименование организации Петрову Г.И. Адрес ______№_______ Текст Директор ООО «Индивидуал»

Подпись Печать

з) Герб Наименование организации ПРОТОКОЛ заседания комиссии по... Председатель - Смирнов С. С. Секретарь - Антонова М. И. Присутствовали: 5 человек ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О порядке подготовки к конференции. Доклад Иванова П. И. 20

Гусейнов Г.Г.

1. Слушали: Иванова П.И. - текст доклада прилагается. Выступили: Петров Н.И. - я в своем выступлении... Председатель Секретарь

Подпись Подпись

С. С. Смирнов М. И. Антонова

и) Наименование организации ПРИКАЗ _____№_____ Об итогах работы комиссии ПРИКАЗЫВАЮ: 1. ______________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________ Директор Визы к) Герб

Подпись

Григорьев П. П.

Наименование организации Адрес Директору предприятия «Адрон» Н. В. Григорьеву ______№______ Текст Генеральный директор АО НЗХК л)

А. И. Белосохов Г-ну Журавлеву О.С. Руководителю Выставочного центра «Экспо-Бизнес» 21

00.00.0. На № 00

№ 00/00/00 от 00.00.00

Об аренде выставочной площади. Сообщаем, что наша заявка на участие в осенней экспозиции центра утверждена отборочной комиссией. Просим предоставить в аренду 200 кв. метров выставочной площади в павильоне № 2 с 00.00.00 по 00.00.00. Оплату гарантируем. Наш р/с………. Генеральный директор

Т.В. Грачев

м) В Ассоциацию малых предприятий России 00.00.00 Направляем протокол совещания совета учредителей МП «Сигма» от 00.00.00 № 00 с решением о вступлении в Ассоциацию малых предприятий России. В случае положительного решения просим выслать в наш адрес пакет вступительных документов. 2. 3.

4. 5.

6.

Директор МП Петров И.С. Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабакенский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 2000-2001 гг. зерно. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2001 г. в ОАО «Аякс». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производствен22

ного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб. 7. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов. 8. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.01 по 01.09.01 В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (85 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно. 9. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером. 10. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И. П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н. П. от 15.09.01 о произведенной Тимошиной И. П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.01 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2001 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2001 года было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно. 11. Составьте письмо-извещение самарского ЗАО «Экомаш» кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования. 12. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия. 13. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о непра23

вильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам. 14. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 15. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Сургутгазификация» директору химфармзавода и начальнику управления «Сургутгоргаз» о ежемесячной поставке химфармзаводу 64 тонн сжиженного газа в течение 2001 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Сургутгоргаз». 16. Составьте приказ об увольнении переводом в другую организацию. 17. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно. 18. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г. И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад. 19. Составьте информационное письмо объединения «Тюменавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США. 20. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 21. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей. 22. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 23. Составьте краткий протокол произведенного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромдинплана на 2001 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромдинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно. 24

24. Составьте протокол производственного совещания работников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием коммерческой деятельности и приняли решение о необходимости увеличения численности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами. 25. Составьте протокол общего собрания учредителей ООО «Нептун» о ликвидации ООО в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидационную комиссию в количестве ___ человек, в составе: _____ и поручить ей в ____ срок в соответствии с уставом общества и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам ООО ____ срок для заявления своих претензий к обществу; заключенные на 200__г. договора исполнить до 00.00.00, по остальным – сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ____ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора. Голосование проводилось открытым (закрытым) путем. Результаты подсчета голосов: «За» - ___ человек; «Против» - ___ человек; «Воздержались» - ___ человек. Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности ООО путем ликвидации. 26. Составьте протокол заседания профсоюзного комитета по вопросу выделения материальной помощи преподавателю Викторову Н.К. в связи с тяжелым материальным положением. Выступивший член профкома сообщил, что согласно акту проверки материального положения преподавателя Викторова Н.К. он нуждается в материальной помощи в размере 3 тыс. рублей. 27. Выделите реквизиты служебного письма. Оформите его в соответствии с ГОСТом Р 6.30-97. 127572, Москва, ул. Новгородская, д. 14, к. 2, тел. 000 00 00, АО «Логос М», 00.00.00, № оо/оо/оо, директору ЗАО «Тайдекс» г-ну Прищепову Ф.И., на № оо/оо/оо от 00.00.00., вашу просьбу об изменении срока поставки компьютерной мебели выполнить не можем из-за отсутствия ее на наших складах, поэтому компьютерная мебель будет доставлена в сроки, указанные в договоре. Директор АО «Логос М» С.И. Дорохов. 28. Правильно оформите реквизиты адресата: а) Адресуйте письмо во Внешнеэкономическое объединение «Техмашэкспорт». б) Адресуйте письмо на имя директора института Матвеевой Т.А. в) Адресуйте письмо на имя начальника отдела кадров АО «Маяк» Н.В. Бедровой. г) Адресуйте письмо в структурное подразделение (центральную бухгалтерию) АО «ТД ГУМ». 25

д) Адресуйте письмо на имя частного лица. 29. Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в АО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с 00.00.00 по 00.00.00. 30. Составьте гарантийное письмо АО «Кедр» ОАО «Сатурн» об оказании помощи в установке и наладке машин вычислительного центра. 31. Составьте сопроводительное письмо о направлении подписанного договора АО «Алекс» АО «Горизонт» № 00 от 00.00.00. 32. Составьте письмо-ответ АО «Вымпел» АО «Партнер» о разработке проекта на строительство жилого дома. 33. Составьте письмо АО «Квант» Выставочному центру «Экспо-Бизнес» с просьбой включить предприятие в число участников выставки и выделить для оформления стендов с образцами продукции площадь в 45 кв. м. 34. Составьте сопроводительное письмо генеральному директору ЗАО «Интерком» г-ну Пахомову Н.Н. с просьбой рассмотреть претензию на полученные (в соответствии с контрактом №___ от 00.00.00, транс №__, по железнодорожной накладной №__ товары (наименование товара, кол-во), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты производственного характера. 35. Напишите проект приказа по АО «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаны следующие недостатки: а) В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы; б) В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности; в) В бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ. 36. Составьте проект приказа по УПО об утверждении инструкции по делопроизводству. В тексте приказа укажите, что инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной 24.06.92 № 1118-р, и на основании ГОСТ Р 6.30-97. В инструкции указаны порядок прохождения документов и стандарты на ОРД. В приказе необходимо утвердить инструкцию и поручить зав. канцелярией Проничевой В. В. обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в УПО и установить контроль за соблюдением требований инструкции. 37. Составьте проект указания об организации дежурства в праздничные дни в Рождественские праздники с 31 декабря по 10 января. Предложить замдиректора по АХЧ организовать дежурство сотрудников на время праздников, 31.12.01 до 17.00 проверить и опечатать все 26

служебные помещения. Представить на утверждение график дежурства до 31 декабря. 38. Напишите докладную записку на имя руководителя АО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инженера плановоэкономического отдела Добролюбова П.В. с 00.00.00 сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров». 39. Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 00.00.00 № _ «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей». В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименованные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета. 4. ЗАДАНИЯ НА КОНТРОЛЬНЫЕ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ И УКАЗАНИЯ ПО ИХ ВЫПОЛНЕНИЮ Студент оформляет контрольную работу индивидуально в виде ответов на один теоретический вопрос и выполнения шести практических заданий. В таблице 1 указаны в соответствии с конкретными практическими заданиями по определенным вариантам номера заданий из раздела 3 (Пункт Б «Задания»). Теоретические вопросы для выполнения первого задания контрольной работы по вариантам представлены после таблицы 1 (номер вопроса соответствует номеру варианта). Выбор номера варианта зависит от последней цифры в номере зачетной книжки студента-заочника. В процессе работы студенты могут использовать литературу, не только рекомендованную преподавателем, но и дополнительную. Контрольная работа оформляется на бумажных листах форматом А4 в печатном виде в соответствии с ГОСТами и требованиями, предъявляемыми к подобного рода работам. Титульный лист представлен в приложении 1. Зачет по контрольной работе студент получает после проверки ее преподавателем и устранения недочетов. Таблица 1 Вариант Зада1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ние 2 1 а, б 1 в, г 1 д, е 1 ж, з 1 и, к 1 а, к 1 б, и 1 в, з 1 г, е 1 д, ж 3 2 7 11 15 19 7 11 15 2 19 4 3 8 12 16 20 12 8 3 16 20 5 4 9 13 17 21 21 17 13 9 4 6 5 10 14 18 22 10 5 18 14 22 7 6 23 24 25 26 24 25 23 6 26 27

Теоретические вопросы: 1. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и укажите, каков общий порядок их оформления. 2. Опишите регистрацию и учет документов. 3. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТу Р 6.30-97. Рассмотрите их расположение на документе и оформление. 4. Рассмотрите как осуществляется хранение документов и составление номенклатуры дел. 5. Опишите организацию контроля за исполнением документов. 6. Перечислите первичные документы трудоустройства, и укажите, каков общий порядок их оформления. 7. Рассмотрите формирование и ведение личных дел. 8. Опишите требования к содержанию, структуре и стилю документов делового общения. 9. Укажите требования к бланкам документов и оформлению документов. 10. Опишите типовую технологию создания документов делового общения. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА 1.

2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

А) основная ГОСТ 1.12.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники: Основные положения. - М.: Изд-во стандартов, 1985 ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. - М.: Изд-во стандартов, 1984 ГОСТ 6.10.1-80. Унифицированные системы документации. Основные положения. - М.: Изд-во стандартов, 1982 ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов и формуляр-образец. - М.: Изд-во стандартов, 1985 Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство.-Минск: Тетра Ситемс, 1998 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: сибирское соглашение, 2000 Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления.- М., 1998 Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1999 Организация работы с документами: Учебник./ Кудряев В.А. и др.-М.: 28

ИНФРА-М, 1998 10. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999 11. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. – М.: Издательство РДЛ, 2000 12. Рыбаков А.Е. и др. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство. - Минск,1998 Б) Дополнительная 1. Андреева В. И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. 2. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству.-М.: ЗАО “Бизнес-школа”, “Интел-синтез”, 1998 3. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 1997. 4. Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. 3-е изд., доп. - М.: Изд-во стандартов, 1990. - 160 с. 5. Кузницова А. Н., Вагенгейм Р. Н. Обучение секретарскому делу: Практ. пособие. - М.: Высшая школа, 1989. 6. Лившиц Я. З., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник. - М.: Высшая школа, 1981. - 110 с. 7. Осипов Г. Ф. Работа руководителя с документами. - М.: Экономика, 1983. 8. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии: Краткий курс. Деловая игра «Создай свое предприятие». – М.: «Ось-89», 2000 9. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). – М.: Издательство «ПРИОР», 2001 10. Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Серия “Управление документацией”. Records Management/Учебно-методический центр документоведения и управления научно-внедренческой фирмы “Межрегионсервис”.-М.: Дело, 1999

29

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра МТЭК

Контрольная работа по курсу “Делопроизводство и корреспонденция” Вариант № .

Выполнил: . студент заочного обучения гр. Ф.И.О. шифр

Проверил: должность, Ф.И.О. преподавателя

Тюмень, 200__г. 30

СОДЕРЖАНИЕ 1. 2. 3. 4.

Цели и задачи курса Программа курса Тесты и задания для самостоятельной работы студентов Задания на контрольные работы для студентов заочной формы обучения и указания по их выполнению Рекомендуемая литература для изучения курса Приложения

3 4 12 27 28 30

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ. Методические указания к изучению курса для студентов специальностей 060800 “Экономика и управление на предприятии” и 061100 «Менеджмент» очной и заочной форм обучения

Составители: Н.Н. Георгиева, ст. преподаватель С.Н. Зольникова, ст. преподаватель Отв. ред.: В.Г. Нанивская, к.э.н., профессор.

ЛР № 020520 от 23ю04ю92 г. Подписано к печати Заказ № Формат 60х84 1/16 Отпечатано на RISO GR 3750

Бум. писч. № 1 Уч. изд. л. Усл. печ. л. 2 п. л. Тираж 200 экз.

Издательство «Нефтегазовый университет» Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Тюменский государственный нефтегазовый университет» 625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 38 Отдел оперативной полиграфии издательства «Нефтегазовый университет» 625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 38 31

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Методические указания к изучению курса для студентов специальностей 060800 “Экономика и управление на предприятии” и 061100 «Менеджмент» очной и заочной форм обучения

Председатель РИСа _____________/С.И. Перевощиков/

Проректор ___________________ “____”_________________2001 г. Рассмотрено на заседании кафедры__________________________ Протокол №____от______2001 г. Подпись_____________________

Подписи авторов: _____________С.Н. Зольникова _____________Н.Н. Георгиева _____________В.Г. Нанивская

/зав.кафедрой/

Рассмотрено на заседании учебно-методического Совета ИНиГ _____________________________ Протокол №___от_______2001 г. Подпись председателя учебнометодического Совета ________________/Р.Я. Кучумов/

Конт. тел.: 45-22-09

Тюмень 2001 г. 32