Curso Excel 97

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CAPITULO 1

INTRODUCCIÓN ¿Qué es una Planilla de Cálculo? Las planillas de cálculo u hojas de cálculo también podemos encontrarlas con la siguiente denominación: spreadsheet o worksheet. En una planilla de cálculo se pueden ingresar valores, rótulos, fórmulas matemáticas, estadísticas, financieras, cálculos de ingeniería, etc. Al aplicar las fórmulas sobre los datos de entrada nos devolverá los resultados. La principal ventaja de una planilla de cálculo es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de producción y en base a esto tomar las decisiones correspondientes. Los programas dedicados a las planillas de cálculo fueron evolucionando, el primero se llama Lotus 123, el cual le pone a sus archivos la extensión .WK1, el segundo se llama Quattro Pro, el cual le pone a sus archivos la extensión .WQ1, cabe destacar que estos dos programas corren bajo entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el EXCEL, que le pone a sus archivos la extensión .XLS y corre bajo entorno Windows.

EXCEL para WINDOWS 1.1 • • • • • • • • • • •

Comenzamos enumerando algunas de las facilidades que nos ofrece:

Gran área de trabajo. Facilidades para el formato de planillas (alineamientos, tipos de letras, colores, etc.) Barras de herramientas y paletas portátiles. Confeccionar gráficos. Manejo de tablas y de bases de datos. Importación de Datos. Corrector ortográfico. Visualización previa a la impresión de una planilla Imprimir la planilla. Uso de Asistentes como: Asistente de Ideas, de funciones y de gráficos. Ayuda al usuario.

1.2

Carga del programa Página Nro: 1

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Por tratarse de un programa que trabaja en entorno WINDOWS debemos cargar primero este último. Una vez en WINDOWS, clickeando dos veces sobre el icono de EXCEL, entraremos al mismo (en adelante llamaremos a esta acción doble click). Dentro del programa, nos encontramos con la pantalla de trabajo de EXCEL (figura 1.1).

figura 1.1: la pantalla de trabajo de excel

1.3

El área de trabajo de Excel

Vemos en la pantalla una grilla o cuadrícula, en el borde superior una serie de rótulos con letras nos indican las Columnas y a la izquierda otros rótulos con números que nos indican las Filas. La intersección de una columna con una fila determina lo que llamaremos Celda y a esta celda la llamamos por la intersección de los rótulos, como por ejemplo: A1, B3, F15, etc. En cada celda podemos almacenar: un número, un texto o una fórmula. La planilla esta compuesta por 16384 filas y 256 columnas (hasta las letras IV), dando un total de aprox. 4.200.000 celdas. Estas planillas en EXCEL son denominadas Hojas y estas hojas forman un Libro, este libro es almacenado en un archivo. De esta forma, denominamos a cada celda por el nombre de la hoja y la dirección de la celda , separadas por el símbolo: !, por ejemplo: Hoja2!A5. Si observamos la figura anterior vemos que hay una celda que esta recuadrada con un borde grueso (A1), esta celda se denomina Celda Activa y es aquella en la que estamos ubicados. 1.4

Como movernos por la planilla

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http://www.microshopnet.net Durante nuestro trabajo vamos a tener que poner datos en determinadas celdas, veamos como llegar a ellas. Para movernos entre celdas contiguas podemos utilizar las teclas de cursor, repetidas veces y en forma alternada. Para ubicarnos en la ultima celda hacia abajo pulsemos END y luego Flecha abajo, de forma similar podemos ubicarnos en la última columna pulsando END y luego Flecha derecha , y de esta forma nos habremos ubicado en la última celda de la hoja, ó sea que la celda activa es la IV16384. Ahora volveremos al punto de partida pulsando END, Flecha Izq. y END, Flecha Arriba o bien CTRL + HOME (las dos teclas simultáneamente). El siguiente cuadro muestra todas las variantes de movimientos, realizar cada uno para ver las diferencias.

Teclas de Movimiento Una Celda a derecha/izquierda Una Celda arriba/abajo Al comienzo de la Fila Al fin de la Fila Al comienzo/fin de la Columna Al comienzo de la Columna Al Fin de la Columna A la Hoja anterior A la Hoja siguiente Al comienzo de la Hoja Pantalla abajo/arriba Avanza Columnas Izquierda/derecha

Flecha derecha/izquierda Flecha arriba/abajo HOME o CTRL + Flecha izquierda END o CTRL + Flecha derecha END + Flecha arriba/abajo CTRL + Flecha arriba CTRL + Flecha abajo CTRL + PgUp CTRL + PgDn CTRL + HOME PAGE Down/up ALT + PAGE Down/up

Tenemos dos formas de ir a una celda determinada en forma rápida: si pulsamos F5 nos aparece un cuadro de diálogo que dice Ir a , en el lugar donde dice referencia indicamos a que celda queremos ir, por ejemplo G14 o AB23 o Hoja2!B7 y luego ACEPTAR. La otra forma es mas simple. Observemos que arriba de la celda A1 hay un indicador que nos dice en que celda estamos en ese momento, si llevamos el puntero del Mouse hasta ese lugar vemos que este se transforma en cursor, en ese momento al presionar podemos borrar la dirección que dice y escribirles nosotros la dirección de la celda a la que queremos ir, luego pulsamos ENTER.

1.5

El tamaño de la pantalla

Como observamos en la Figura 1.1 vemos que la planilla se llama Libro1 y que esta compuesto por hojas: Hoja1, Hoja2, Hoja 3 ..., estos son nombres provisorios que les pone el

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http://www.microshopnet.net EXCEL, nosotros tenemos la posibilidad de cambiárselos y ponerles nombres afines a lo que estemos haciendo. También vemos que, como en cualquier otra aplicación Windows, están los botones de Maximizar, Minimizar y reducir a un ícono. Si presionamos en el de reducir a un icono vemos que se forma otra ventana interna a la que teníamos denominada Libro1, esta ventana podemos moverla por la pantalla indicando con el puntero del Mouse sobre su nombre y manteniendo presionado el botón Izquierdo, podemos modificar su ancho o altura pulsando con el puntero del Mouse sobre sus laterales. Esto nos indica que en la pantalla de EXCEL podemos ver mas de un libro a la vez cosa que en muchos casos resulta muy cómodo. Si presionamos Minimizar de la ventana de Libro1 la planilla quedara reducida a un icono y para reactivarla ubiquemos el puntero de Mouse sobre este icono y efectuemos un doble clic. De esta forma podríamos tener varios libros abiertos y sin que nos ocupen mucho lugar. Si presionamos Maximizar de la ventana de Libro1 la planilla ocupara todo en ancho de la pantalla dejándola de la forma original.

1.6

El Menú de Comandos

Debajo de la barra de títulos encontramos el Menú de Comandos de EXCEL, similar al de cualquier otra aplicación Windows, pulsando con el puntero del Mouse sobre cualquiera de sus opciones se descolgara hacia abajo un menú de tipo persiana con una serie de comandos y funciones relacionadas con dicha opción. (figura 1.2)

figura 1.2 : Menú

Pulsemos por ejemplo sobre ARCHIVO y observemos que pasa. Estando el menú desplegado con las teclas Flecha abajo/arriba nos movemos entre las opciones, con las teclas Flecha derecha/izquierda nos movemos entre los menúes, con la tecla ENTER se elige una opción y con la tecla ESC dos veces se sale del menú. También podemos acceder al menú presionando ALT + Primer letra del menú deseado.

1.7

Las Barras de Botones

En EXCEL, como en otras aplicaciones aparecen las Barras de Botones (figura 1.3) que agilizan el trabajo. Cada botón representa un comando y en estas barras de botones están los comandos mas utilizados. Para conocer la función que cumple dicho botón ubicamos el puntero del Mouse sobre el mismo y esperamos unos segundos a que aparezca la leyenda. Página Nro: 4

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figura 1.3 : Barra de botones Estandart y Formato

Además de las barras que vemos, EXCEL tiene otras que agrupan comandos por su función. Veamos como se activan estas Barras: Ubiquemos el puntero del Mouse sobre la barra de botones u pulsemos el botón derecho, aparecerá un cuadro con las barras de botones disponibles, vemos que están tildadas las opciones de Estandart y Formato que son las que en realidad están activas actualmente. Pulsemos sobre alguna otra opción, como por ejemplo DIBUJO y veremos aparecer en pantalla la barra correspondiente. Para desactivarla tenemos dos formas: una forma es pulsando con el puntero del Mouse sobre su botón de control ubicado en el ángulo superior izquierdo de la barra o la otra forma es tal cual como cuando la activamos pero en este caso le sacamos el tilde. También podemos tener en cuenta que presionando con el puntero del Mouse sobre el nombre de la barra y manteniendo apretado podemos ubicar dicha barra de Botones en el lugar que nos quede cómoda.

1.8

Las paletas portátiles

En el borde derecho de la barra de botones Formato aparece uno que si presionamos con el puntero del Mouse sobre la flecha despliega una paleta de la cual podemos elegir un color, ese color queda seleccionado y si lo llegáramos a necesitar posteriormente se presiona directamente sobre el botón. Si una vez desplegada la paleta la arrastramos con el puntero del Mouse y manteniendo presionado el botón Izquierdo, podemos ubic arla en algún lugar de la pantalla para tenerla a mano. Existen otras paletas portátiles que están en otras barras de botones que ahora no están visibles como galería de gráficos, diseño de objetos, etc.

1.9

El Menú Contextual

Existe otra posibilidad de seleccionar comandos y es mediante el Menú Contextual o según el contexto, esto significa que según el trabajo que estemos realizando, EXCEL nos muestra (y nos da la posibilidad de elegir) solo aquellos comandos que son aplicables en ese momento, de esta forma se simplifican los menúes. El Menú Contextual se activa, estando con el puntero del Mouse dentro de la planilla, presionando el Botón derecho. Página Nro: 5

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1. Ubiquemos el puntero del Mouse dentro de la ventana del documento. 2. Presionemos el Botón derecho. Dependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, gráfico, dibujo) tendremos una serie de comandos usuales para ese modo.

1.10

Ayuda al Usuario

Si tenemos alguna duda en algún momento podemos obtener un texto explicativo accediendo a la pantalla de Ayuda. Para ello abramos el menú ? (Ayuda) y del mismo seleccionemos Contenido Aparecerá el índice de temas a los cuales podemos acceder; estos temas se encuentran subrayados y en color verde, y cuando el puntero del Mouse pasa por sobre ellos se transforma en una manito, lo que nos indica que pulsando accederemos a la explicación correspondiente. Otra forma de acceder a la ayuda es buscar un determinado tema, por ejemplo: Abramos nuevamente el menú ? (Ayuda) y del mismo seleccionamos Buscar ayuda a cerca de: entonces en donde se queda el cursor esperando ahí escribimos la palabra referida al tema que estamos buscando o bien buscamos algo referido a ese tema en la lista que figura a continuación, una vez encontrado lo seleccionamos, si es algo que elegimos de la lista presionamos dos veces el botón izquierdo sobre la palabra y luego presionamos Mostrar temas , luego de esto vemos que mas abajo aparecen los temas referidos a lo que estamos buscando, seleccionamos uno y luego presionamos Ir a , al hacer esto aparece una explicación bien detallada sobre dicho tema. Para salir de la ayuda presionamos sobre FILE/ARCHIVO y elegimos EXIT/SALIR . También contamos dentro del menú ? (Ayuda) con la opción Índice, la cual nos muestra una lista ordenada alfabéticamente de todos los temas en los que tenemos una explicación de los mismos. Existe también la posibilidad contar con una ayuda a medida que vamos trabajando, esto se logra con el Asistente de ideas. El Asistente de ideas esta representado por el botón con forma de una lamparita en la barra de herramientas. Cuando la lamparita se enciende, es decir, toma el color amarillo, significa que nos puede dar una sugerencia de como realizar la ultima tarea que realizamos de una forma mucho más fácil. Por ejemplo: 1. Coloquemos un texto en una celda, presionamos Enter y la seleccionamos posicionandonos con el puntero del Mouse sobre ella.. 2. Pulsemos con el botón derecho sobre la misma, este menú que aparece se denomina Menú Contextual y es muy utilizado en EXCEL. 3. Elijamos el comando Formato de celdas y la solapa Fuentes. 4. Activemos el formato cursiva y demos Aceptar 5. E1 asistente de ideas se enciende 6. Pulsemos en la lanparita y se nos sugerirá lo que muestra la figura 1.4.

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Figura 1.4 : Sugerencia del Asistente de ideas.

E1 numero 1) indica que es la 1° sugerencia. En el caso que tengamos más de una sugerencia podemos ver las sugerencias para acciones anteriores pulsando en el botón que señala hacia arriba y para ver las sugerencias siguientes pulsamos el botón que señala hacia abajo . Como esta sugerencia implica que se puede emplear un botón, el mismo se nos muestra a la derecha de la ventana de sugerencias. En el caso de necesitar mayores explicaciones sobre la sugerencia pulsaremos en la Lamparita que tiene un signo de pregunta de esa misma ventana. E1 cuadro del Asistente de ideas queda activo, y aparecerá una sugerencia cada vez que EXCEL detecte la posibilidad de mejorar nuestra forma de trabajar. Para desactivar el Asistente de ideas, pulsamos en la lamparita en la barra de herramientas, ósea que de esta forma podemos dejarlo siempre activo o activarlo cuando queramos.

1.11

Salida del Programa

Cuando terminamos de trabajar salimos del programa... Abrimos el menú ARCHIVO y pulsamos sobre SALIR Si no hicimos ningún cambio en la planilla salimos directamente del programa En el caso que hubiéramos hecho alguna modificación sobre los datos contenidos en la planilla aparecería el mensaje de confirmación (figura 1.5) al cual por ahora contestamos NO.

figura 1.5: Confirmación de salida

Capitulo 2

CONFECCIÓN DE UNA PLANILLA Para confeccionar una planilla primero tenemos que ver como se seleccionan celdas, filas y columnas. 2.1

Selección de un grupo de celdas Adyacentes Página Nro: 7

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Como vimos anteriormente un comando puede aplicarse a la celda activa, pero también podemos aplicar ese mismo comando u otros sobre varias celdas a la vez. Se denomina Rango a un conjunto formado por una o mas celdas. En base a esto podemos definir distintos tipos de rangos, como por ejemplo: - Una sola celda - Fila de dos o más celdas adyacentes - Columna de celdas adyacentes - Bloque que contenga filas y columnas adyacentes - Y también EXCEL nos permite seleccionar un rango de celdas no adyacentes. Seleccionemos un rango: 1. Ubiquemos el cursor en la celda B3 2. Pulsemos y mantengamos presionado el botón izquierdo del Mouse 3. Desplacemos el Mouse, dirigiéndonos hacia la celda D8 4. Liberemos el botón del Mouse 5. Ha quedado seleccionado un rango, este rango queda denominado B3:D8, y queda resaltado de negro en la planilla. Cada vez que especifiquemos un rango por su dirección, lo haremos mencionando la dirección de la celda de su extremo superior izquierdo, : (dos puntos), la celda de su extremo inferior derecho. Si queremos sacarle la selección a un rango, simplemente pulsaremos con el botón izquierdo en cualquier parte fuera del rango seleccionado.

2.2

Selección de un grupo de celdas no Adyacentes

También podemos realizar una selección múltiple, es decir, combinar en una sola, varias selecciones de celdas adyacentes: 1. Seleccionemos el rango B3:D8 como hicimos anteriormente. 2. Ubiquemos el cursor en C12. 3. Presionemos CTRL y el botón izquierdo del Mouse, y manteniendo presionado nos desplazamos hasta C15. De esta forma al rango que seleccionamos primero B3:D8 se le agrega ahora el rango C12:C15, y por medio de esto podemos hacer que un solo comando se aplique a todo ese rango. Página Nro: 8

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2.3

Selección de Filas, Columnas y toda la planilla 1. Para seleccionar una Fila : Ubiquemos el cursor sobre

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y pulsemos el botón izquierdo.

2. Para seleccionar una Columna : Ubiquemos el cursor sobre el encabezado de la columna, en su letra identificatoria, por ejemplo: y pulsemos el botón izquierdo. D 3. Para seleccionar toda la planilla: Pulsemos sobre el botón la planilla.

que se encuentra en el ángulo superior izquierdo de

2.4 Como ingresar texto Crearemos una hoja de calculo sencilla, a la que iremos incorporando nuevos elementos y mejoras mediante ejercicios que haremos a lo largo de este Capitulo. Estando con la planilla vacía como si recién hubiésemos ingresado a EXCEL vamos a empezar a ingresar textos. EXCEL alinea los textos a la izquierda. 1. Pulsemos sobre la celda A2. 2. Escribamos allí Liquidación de Sueldos y pulsemos ENTER. 3. En A4 escribamos Legajo. 4. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Nombre. 5. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Básico. 6. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Premio 7. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Total y pulsemos ENTER.

2.5 Como ingresar números A la inversa que con los textos, los números quedan alineados hacia la derecha. 1. Pulsemos sobre la celda A5 y escribamos: 324. 2. De forma similar completemos nuestra planilla colocando los datos que vemos en la figura 2.1 en las celdas correspondientes.

2.6 Como grabar la planilla A medida que trabajamos es conveniente grabar cada tanto, para evitar que por un corte de luz repentino perdamos todo nuestro trabajo. Página Nro: 9

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Figura 2.1: Ingreso de textos

1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Guardar o pulsemos CTRL + G o pulsemos sobre el Disquete de la barra de herramientas. Todas estas son distintas formas de ejecutar el mismo comando y llegar al cuadro de la figura 2.2. 2. Escribamos el nombre SUELDOS y con TAB nos movemos a los otros campos, en esta figura estamos grabando en A:, su profesor les dirá en que Drive van a grabar la planilla, luego al terminar pulsemos Aceptar.

Figura 2.2. Asignar un nombre de archivo al Libro

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http://www.microshopnet.net También puede aparecer una ventana para ingresar información adicional del trabajo. Completamos los recuadros pulsando TAB para pasar de uno a otro y luego damos ACEPTAR. Observemos que el encabezado de la ventana que contiene a la planilla ya no es mas Librol, sino que ha cambiado por SUELDOS.XLS

2.7 Como cambiar el ancho de la columna Como vemos, la columna B no es lo suficientemente ancha como para alojar a los nombres, pero EXCEL nos permite variar el ancho de las columnas con mucha facilidad: 1. Estando el cursor ubicado en la columna B abramos el menú FORMATO. 2. Optemos por Columna y luego Ancho. 3. Escribamos 25 y pulsemos ENTER. Otra forma muy practica de ajustar el ancho de una columna es ubicar el señalador del Mouse entre los botones del encabezado de la columna hasta que el cursor se B C transforme en una doble flecha. En estas condiciones pulsamos y manteniendo presionado desplazamos el Mouse agrandando o achicando el ancho de la columna. Luego de ajustar al ancho ideal completamos los demás valores que nos faltan como indica la figura 2.3

Figura 2.3: Ingreso de valores

Página Nro: 11

http://www.microshopnet.net 2.8 Barra de fórmulas

Figura 2.4: La Barra de fórmulas

En la parte superior, debajo de la barra de botones, aparece una línea a la que llamamos barra de fórmulas , a la que ingresamos con la tecla de edición F2. En la misma aparece a la izquierda la celda en la que estamos ubicados, un nombre de celda, la cantidad de celdas seleccionadas, etc. Pulsando la flecha hacia abajo se despliega la lista de nombres de celdas. Excel permite asignarle un nombre a una celda para llamarla, por ejemplo, Precio, en vez de A4. En la parte central aparecen, durante la modificación de una celda, los botones de aceptar = V y rechazar = X los que pueden ser seleccionados con el mouse. Estos dos representan respectivamente a las teclas ENTER y ESC. Luego aparece el botón fx que ayuda el ingreso de funciones. 2.9

Modifiquemos nuestros datos

Lógicamente, EXCEL debe permitirnos modificar los datos de la planilla. Para ello disponemos de varias alternativas. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre el texto de la barra de fórmulas, editaremos el texto en ella. Si en cambio hacemos <doble click> sobre la celda o pulsamos F2 modificaremos el dato directamente dentro de 1a celda. Obviamente, para editar en la barra de fórmulas o pulsando F2 primero debemos ubicarnos en la celda, acción que no es necesaria utilizando el método de <doble click>.

1. Ubiquemos el cursor sobre B7 y pulsemos <doble click> 2. Pulsemos END para ubicarnos al final. 3. Pulsemos BACKSPACE para borrar Pedro. 4. Escribamos Diego. 5. Pulsemos HOME y 2 veces la tecla CURSOR DER. 6. Pulsemos DELETE 2 veces y escribamos a. 7. Aceptamos pulsando ENTER.

2.10 Ingreso de Fórmulas La característica mas destacable en una planilla de calculo es su facilidad para manejar fórmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemáticamente celdas y formar así un esquema de calculo que puede llegar a ser muy complejo. 1. Ubiquémonos en E5 y pulsemos = . 2. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda C5. 3. Pulsemos * (multiplicar). 4. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda D5. Página Nro: 12

http://www.microshopnet.net 5. Pulsemos Enter. Observemos la formula que acabamos de ingresar en la barra de fórmulas. Las fórmulas relacionan celdas y podemos escribirlas directamente como a cualquier texto o seleccionando las celdas con los cursores como lo hemos hecho en este caso. A la derecha aparece el contenido de la celda. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre el mismo podremos modificarlo en la barra de fórmulas.

2.11

Copiemos un rango de datos

Sería conveniente que coloquemos la formula en toda la columna, pero para no tipearla en cada celda vamos a copiar el contenido de la celda E5 al rango E6:E9 1. 2. 3. 4. 5.

Estando ubicados en E5 abramos el menú EDICIÓN. Optemos por Copiar. Seleccionemos con el Mouse el rango E6:E9 quedando indicado como en la figura 2.5. Abramos el menú EDICIÓN y optemos por Pegar. Pulsemos ESC

Observemos que todas las fórmulas han sido recalculadas con los valores correctos, ya que al copiar se ha adaptado cada fórmula para que tome los datos del mismo renglón en donde esta ubicada.

figura 2.5: Copiar datos

A este método de relacionar celdas se lo denomina "Direccionamiento relativo" porque la formula depende de la posición en donde se encuentra. Como copiar datos es una operación frecuente, disponemos del botón Copiar y del botón Pegar para agilizar el trabajo.

2.12

Direccionamiento absoluto Página Nro: 13

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Supongamos que queremos afectar a todos los sueldos por un coeficiente de actualización; para ello pondremos el valor del coeficiente en la celda F2. 1. Ubiquémonos en F2 , escribamos 2 y pulsemos ENTER 2. Ubiquémonos en F5 y pulsemos = 3. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda E5. 4. Pulsemos * 5. Pulsemos CURSOR ARRIBA hasta llegar a la celda F2. 6. Pulsemos F4 para convertir el direccionamiento relativo en absoluto. 7. Pulsemos Enter para que la formula quede colocada. Copiemos ahora la formula hacia las restantes celdas, pero esta vez usando el Mouse. 1. Estando ubicados en F5 desplacemos el Mouse hasta colocar al apuntador señalando exactamente sobre el cuadradito que aparece abajo a la derecha del recuadro de la celda activa. E1 apuntador se convierte así en una cruz. A este cudradito se lo denomina "Manejador" de la celda. 2. Pulsemos entonces sobre el manejador y, manteniendo presionado, desplacémonos hasta llegar a la celda F9. 3. Liberemos el botón del Mouse para efectivizar la copia. Si revisamos el contenido de las celdas de la columna F y notaremos que cuando hablamos de “Direccionamiento absoluto” nos referimos exactamente a una celda, que no es actualizada al copiarse. En nuestro caso hemos establecido direccionamiento absoluto para la celda F2.

figura 2.6: Direccionamiento absoluto

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http://www.microshopnet.net El aspecto mas importante de una planilla de calculo es que sus resultados estén siempre actualizados Fijémonos como cambian los datos con los siguientes valores: 1. Ubiquémonos en la celda F2 , escribamos 3 y pulsemos ENTER 2. Luego en la misma celda escribamos 1,5 y pulsemos ENTER 3. Ubiquémonos en la celda C6, escribamos 800 y pulsemos ENTER 2.13

Utilicemos la función Suma

Para saber el monto total a pagar en sueldos debemos sumar la columna E, para lo cual utilizaremos una función de suma, que por ser muy común se encuentra en un botón. 1. Ubiquémonos en la celda E10 2. Pulsemos sobre el icono de sumatoria 3. Automáticamente se seleccionan todas las celdas que contienen números por encima de la celda activa. 4. Pulsemos ENTER y obtenemos el total. 5. Guardemos la planilla pulsando sobre el icono con forma de disquette. de esta manera se guarda con el nombre original que le pusimos. 2.14

Planilla Nueva

En el caso en que queramos hacer otra planilla nueva, EXCEL nos permite cerrar la planilla que estamos usando y abrir una nueva. 1. Nos aseguramos de haber guardado la planilla que estamos usando. 2. Abramos el Menú ARCHIVO y optemos por Cerrar. 3. Luego pulsemos sobre el icono con forma de hoja en blanco. De esta forma estamos listos para empezar a cargar los datos correspondientes a esa planilla nueva, sin haber salido del EXCEL ni de WINDOWS.

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Capitulo 3

APLIQUEMOS FORMATOS 3.1

Accedamos a una planilla existente

Para comenzar a trabajar con la planilla que hemos guardado de un ejercicio anterior (en este caso SUELDOS.XLS) tenemos tres posibilidades: 1) Utilizando opciones de menú: 1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Abrir 2. Ubiquemos el archivo (SUELDOS.XLS) en la lista, pulsemos sobre el mismo y luego sobre el botón Aceptar. 2) Utilizando la barra de herramientas: 1. Pulsemos sobre el icono con forma de fichero. 2. Ídem paso 2 anterior. 3) Utilizando los últimos cuatro archivos en que trabajamos: 1. Abramos el menú ARCHIVO Página Nro: 16

http://www.microshopnet.net 2. Al final de este menú aparecen listados, por orden, los últimos 4 archivos en los que trabajamos. Si alguno de ellos es el que necesitamos simplemente pulsemos sobre el nombre, para abrirlo.

3.2

Vamos a darle forma a nuestra Planilla

Para dar un mejor aspecto a nuestros datos tenemos distintas posibilidades de formatos de carácter. Aplicaremos a nuestro ejemplo los tipos negrita, cursiva y subrayado: 1. Seleccionemos el rango A4:E4 2. Pulsemos N para resaltar la letra con negritas. 3. Pulsemos sobre K para inclinar la letra, itálica 4. Pulsemos sobre S para que las palabras queden subrayadas. 5. Pulsamos CURSOR ARRIBA para deseleccionar el rango.

3.3

Cambiemos el tipo de letra de una columna 1. Seleccionamos el rango B5:B9, ósea la columna de los nombres de los empleados. 2. Luego vamos con el puntero del Mouse hasta donde esta la lista de los tipos de letra y de ahí elegimos una que nos agrade. 3. Elijamos tamaño 12. 4. También le aplicamos el efecto de letra cursiva, presionando sobre K.

3.4

Centremos un titulo entre varias columnas 1. Seleccionamos el rango A2:E2 2. Pulsamos sobre el icono con que tiene una “a” en el centro. 3. Pulsemos CURSOR ABAJO y el titulo queda centrado entre las columnas A y E. Quedaría como muestra la figura 3.1.

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figura 3.1: Planilla obtenida

3.5

Como controlar la grilla 1. Abrimos el menú HERRAMIENTAS, y optamos por Opciones 2. Elegimos la solapa VER 3. Elegimos un color en el recuadro Color Automático y damos Aceptar. 4. Para eliminar la grilla quitamos la marca de la opción Líneas de división.

3.6

Como suprimir los encabezados de fila y columna

Si para una presentación deseamos no confundir a la audiencia con datos innecesarios podemos simplificar la planilla suprimiendo los encabezados de las filas y columnas. 1. Abramos el menú HERRAMIENTAS, y optemos por Opciones 2. Elegimos la solapa VER 3. Quitamos la marca de la opción Encabezados filas y columnas y damos Aceptar. Vemos la diferencia y si no nos gusta podemos Volver a encender los encabezados.

3.7

Apliquemos color de fondo a las celdas De la misma forma que con los bordes: 1. Seleccionamos el rango B2:D2 2. Pulsamos sobre la Paleta portátil Colores: 3. Elegimos el color deseado

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http://www.microshopnet.net La próxima vez que deseemos aplicar el mismo color pulsamos directamente en el botón de la paleta portátil de colores. Pulsando las teclas CTRL + 1 accedemos al cuadro de formatos de celda y seleccionando la solapa Diseño también podremos definir el color de las celdas.

3.8

Cambiemos el color del texto Nos queda una Paleta portátil para probar y es la de Color del texto. 1. Seleccionamos el rango E5:E10 y le asignamos color rojo de texto. 2. Grabemos el documento con todas las reformas que se le hicieron.

Hemos logrado realzar notablemente el aspecto de nuestra planilla, como podemos apreciar en la figura 3.2

figura 3.2 :planilla obtenida

3.9

Insertemos textos rotados

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http://www.microshopnet.net Suele ser necesario alterar la orientación de los textos de las celdas, como por ejemplo para colocar un titulo o encabezamiento de cuadro a un lado del mismo y en forma vertical. Veamos: 1. Ubiquémonos en la celda A14, escribamos Nota: y pulsemos ENTER 2. Abramos el menú FORMATO y optemos por Celdas y la solapa Alineación. 3. Elijamos Texto vertical y pulsemos sobre Aceptar.

3.10

Como acomodar mucho texto e n una sola celda

Podemos incluir todo tipo de notas y comentarios dentro de una celda, y distribuir dichos textos en una o mas líneas: 1. Ubiquémonos en B14 y escribamos: La presente liquidación se ajusta a las normas establecidas por los convenios actualmente en vigencia. y damos ENTER. 2. Pulsamos CTRL + 1 y en la solapa Alineación. 3. Activemos la opción retorno automático y pulsemos sobre Aceptar.

3.11

Ajuste de textos verticales

Así como disponemos de opciones para el alineamiento horizontal, también podemos alinear los textos en forma vertical: 1. Pulsemos Cursor Izq. para ubicarnos en A14 2. Pulsamos CTRL + 1 y en la solapa Alineación 3. En el recuadro Vertical, elijamos Superior y damos Aceptar.

3.12

Justificación de un texto

Todos los que conocemos algún procesador de textos sabemos lo que este termino significa: se trata de ajustar el texto a ambos márgenes, es decir que siempre comenzara en el margen izquierdo (como en el caso de alineación a izquierda) pero, a la vez, terminara también en el margen derecho (como en el caso de alineación a derecha); esto se logra variando las distancias entre las palabras. 1. Ubiquémonos en la celda B14 2. Pulsemos CTRL + 1 y en la solapa Alineación. 3. Del recuadro Horizontal elijamos Justifcar 4. Pulsemos sobre Aceptar y obtendremos el resultado que vemos en la figura 3.3

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Figura 3.3: Texto justificado

3.13

Como asignar formatos a los números

Es imprescindible en casi toda presentación de hojas de calculo que los valores numéricos sean exhibidos con el formato adecuado. De esta forma podremos distinguir fácilmente los valores numéricos (puntos cada tres dígitos, coma y dos decimales) de los monetarios (que llevan símbolo monetario) colocar barras o guiones en las fechas, etc. Mejoraremos el aspecto de nuestro ejemplo aplicando formato a los valores.

1. Seleccionemos el rango C5:C9 2. Pulsemos CTRL y manteniendo presionadas... 3. Seleccionemos el rango E5:F10 (que se agrega al anterior) 4. Pulsemos CTRL + 1 y en la solapa Numero. 5. Cambiemos la Categoría a Numero 6. Elijamos #.##0,00 y observemos el resultado de aplicar ese formato en Muestra. 7. Pulsemos Aceptar y observemos el cambio.

3.14

Formato de porcentaje

La columna titulada Premio nos esta mostrando un coeficiente que se vería mejor si se lo expresara como porcentaje (%).

1. Seleccionemos entonces el rango D5:D9. 2. Pulsemos sobre el botón %. Página Nro: 21

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La planilla quedara como muestra la figura 3.4

figura 3.4: formatos aplicados a la planilla

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Capitulo 4

CONFECCIÓN DE GRÁFICOS Los gráficos son especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variación de un valor a lo largo del tiempo, ejemplificando la frase "un gráfico vale mas que mil números". De ello se desprende que, para crear un gráfico, primero debemos tener una tabla de números. 1. Ingresemos los datos de la figura 4.1 en una nueva hoja de calculo.

Figura 4.1: Planilla de datos

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2. Pulsemos con el botón derecho del Mouse sobre la barra de botones. 3. Aparecerá, el menú de las barras disponibles; optaremos por Gráfico. 4. Reubiquemos la barra de botones de gráfico de modo de dejar libre el rango B10:F20 Esta barra se puede dejar a un costado por si hay que usarla en otro momento. 5. Seleccionemos el rango A3:B7 6. Pulsemos sobre la paleta portátil Galería de gráficos 7. A1 desplegarse la galería de gráficos elegimos el tipo de gráfico de barras verticales (tercero de la primera columna). 8. Ubiquemos el cursor en la celda B10 9. Pulsemos y manteniendo presionado desplacemos hasta F20, lugar donde liberaremos el botón del Mouse. Aparecerá el gráfico de la figura 4.2.

figura 4.2: gráfico obtenido

4.1 Reubicación de un gráfico Con un simple movimiento del Mouse, podemos ubicar el gráfico en cualquier parte de la planilla. 1. Ubiquemos el cursor en el centro del gráfico. 2. Pulsemos y manteniendo presionado movamos el Mouse hasta el lugar deseado, donde liberamos el Mouse. 3. Para que el gráfico se adapte a la grilla, es decir que su ángulo superior izquierdo coincida con una esquina de celda, mientras movemos el Mouse debemos mantener pulsada la tecla ALT.

4.2

Modificación del tamaño de un gráfico

También podemos darle al gráfico el tamaño necesario para adaptarlo al resto de los elementos que lo acompañan en la hoja de calculo, de una manera tan sencilla como en el caso anterior. Habremos notado que cuando pulsamos para mover el gráfico aparecieron ocho cuadraditos alrededor del mismo; se trata de los manejadores de gráfico.

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http://www.microshopnet.net 1. Ubiquemos el señalador del Mouse sobre cualquiera de estos manejadores, pulsemos y, manteniendo presionado, desplacemos hacia afuera o hacia adentro del recuadro. Modificaremos así el tamaño y las proporciones del mismo. 2. Si utilizamos los manejadores que están en las esquinas, alteraremos a la vez el ancho y la altura de la figura, en cambio, con los que se encuentran en el centro de los lados, modificaremos solo la altura o el ancho. 3. Para escalar el gráfico, es decir modificar su tamaño sin alterar las proporciones mantendremos pulsada la tecla SHIFT mientras desplazamos cualquiera de los manejadores que están en las esquinas.

4.3

Modificación del gráfico

Tal como esta ubicado en la hoja de calculo podremos hacerle a este gráfico solo algunas modificaciones elementales en el tamaño, color de fondo, y tipo de gráfico Para poder aplicar al mismo todas las posibilidades que nos brinda Excel respecto de los gráficos debemos colocarlo en una ventana de edición de gráfico: 1. Ubiquemos el cursor sobre el gráfico y pulsemos un doble clic. 2. Aparece un recuadro rayado alrededor del gráfico. (también se modifica el menú). También si se toman mas filas y columnas en nuestro ejemplo el gráfico va a ser mas completo. Por ejemplo la figura 4.3

figura 4.3: gráfico con mas series de datos

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CAPITULO 5

IMPRESIÓN DE LA PLANILLA 5.1

Como imprimir rápidamente 1. Carguemos la planilla SUELDOS.XLS.

Al pulsar el botón de la impresora Excel realizara una impresión de todas las celdas con algún contenido, incluyendo también los gráficos y dibujos existentes. Se tomaran los márgenes y tamaños de pagina según los parámetros por omisión de la impresora declarada en el panel de Control de Windows . También se adjunta un encabezado y un pie de pagina estándar para numerar las paginas y evitar que se traspapelen.

5.2

Como controlar la impresión

No obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botón, podemos ajustar cada uno de los ítems individualmente para que la impresión que obtengamos se adapte a nuestro gusto y necesidad. De eso trata este Capitulo. 1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Ajustar pagina ; aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre con cuatro solapas. 5.3

Como definir el tipo de papel En la solapa Pagina encontramos los parámetros del papel. Aquí podemos controlar:

•

La orientación del impreso: En el recuadro Orientación podemos imprimir con la orientación corriente (opción Vertical) o bien en forma apaisada (opción Horizontal ). •

El porcentaje de escalado: Página Nro: 26

http://www.microshopnet.net Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequeña que lo normal. Esto es muy útil cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una pagina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad de paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opción Encajar en:

•

El tamaño del papel: En el recuadro Tamaño del Papel podemos pulsar el botón Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos el tamaño de la pagina: carta, oficio, A4, etc. •

La calidad de impresión: En el recuadro Calidad de impresión podemos pulsar el botón Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos la resolución de impresión a utilizar. La posibilidad de acceder a esta definición depende exclusivamente de la impresora seleccionada. •

Numeración: En el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe comenzar a numerar las paginas con el comando que se coloca en el encabezado o pie pagina. Esto es útil cuando deseamos incluir una carátula y la numeración de las hojas del informe debe comenzar en dos.

5.4

Como definir el rango de impresión

E1 rango de impresión indica la parte de la planilla que deseamos imprimir. La selección de este rango no puede ser múltiple. 1. Activemos la solapa Hoja 2. Pulsamos en el recuadro Área de impresión para que aparezca allí el cursor 3. Corremos la ventana a un costado, pulsando en la barra de titulo de la misma. 4. Pulsamos en la planilla para activarla. 5. Seleccionamos el rango A2:G15

Podemos además controlar ciertas opciones: •

E1 recuadro Títulos a imprimir.

•

Líneas de división: Si esta casilla esta activada será impresa una línea tenue entre las celdas, de forma de obtener impreso un cuadriculado similar al que vemos en el monitor.

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Notas: Con esta opción las notas incorporadas saldrán impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las celdas.

•

Calidad de borrador: Activando esta opción la calidad de la impresión se vera afectada, pero es mas rápida. •

Blanco y negro: Cuando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecerá en negro. Si utiliza una impresora en color, imprimiendo en blanco y negro se reduce el tiempo de impresión •

Encabezados de filas y columnas: Activando esta opción, aparecerán en la impresión, rodeando a las celdas, los nombres de las filas y columnas. También sirve para que al imprimir las Notas, aparezca la referencia de las celdas en las que están ubicadas. •

Orden de las paginas: Permite establecer el orden en que se imprimirán las hojas cuando la planilla excede el ancho de pagina. Es posible imprimir las paginas por columnas o por bandas horizontales.

5.5

Como definir los márgenes

Pulsando en la solapa Márgenes accedemos a un cuadro donde se define lo siguiente:

Superior: se define el margen superior en Cms. Inferior: se define el margen inferior en Cms. Izquierdo: se define el margen Izquierdo en Cms. Derecho: se define el margen derecho en Cms. Encabezado: se define a que distancia va a estar desde el extremo, también en Cms. Pie de pagina: se define a que distancia va a estar desde el extremo, también en Cms. También acá podemos decirle si queremos centrar la pagina Horizontalmente o Verticalmente. A medida que nos ubicamos en cada recuadro nos va indicando en la Muestra la ubicación parámetro que vamos a modificar. Página Nro: 28

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Y en el dibujo que dice Muestra vemos las referencias de los márgenes establecidos.

5.6

Como obtener una prevista

La prevista o vista preliminar nos muestra la hoja tal como quedaría impresa en las condicione actuales. Esta función nos permite ajustar muchos detalles de aspecto o de contenido de nuestro trabajo antes de imprimir. Veamos como utilizarla: 1. Estando ubicados en la pantalla principal de impresión... 2. Pulsamos el botón Preliminar Y ahí vemos la planilla o la selección que elegimos para imprimir y vemos como quedaría impresa. Dentro de la prevista tenemos opciones para poder arreglar los márgenes antes de la impresión por si no estaban bien. También poseemos la opción de utilizar un Zoom para ver nuestra planilla mas grande o mas chica. Si elegimos la opción Cerrar cerramos la prevista y volvemos a la planilla. Estando en la planilla de trabajo podemos acceder a la prevista pulsando menú ARCHlVO y optando por el comando Presentación

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