Abc der wirkungsvollen Präsentation

Erfolgs-Wissen

ABC der wirkungsvollen Präsentation

von Reiner Kreutzmann

ABC der wirkungsvollen Präsentation von Reiner Kreutzmann, Schönherr GmbH, Seevetal* A = Aufmerksamkeit Die Aufmerksamkeit der einzelnen Zuhörer ist natürlich von Person zu Person unterschiedlich, aber grundsätzlich verändert sich das Verhalten des Publikums innerhalb einer Präsentation. Setzen Sie deshalb gedankliche Breaks, um das Publikum immer wieder erneut zu fesseln. Die Aufmerksamkeits-Kurve sinkt drastisch, wenn Ziel und Nutzen der Präsentation unklar bleiben, die vereinbarte Zeit überschritten wird, die Ausführungen unverständlich sind oder die Struktur der Präsentation keinen roten Faden hat. B = Begeisterung Die authentische (= echte) Begeisterung des Redners muss man spüren. Die beste Methode, während einer Präsentation die Zuhörer zu fesseln und deren Aufmerksamkeit zu sichern ist die AAA-Regel: Anders als Andere! Der bekannte Leitsatz des heiligen Augustinus trifft nach wie vor zu: Nur wer selbst brennt, kann andere entzünden! Deshalb kommt der Begeisterung, dem Engagement, dem großen Einsatz gerade beim Präsentieren ein sehr hoher Stellenwert zu. Nur wer selbst motiviert und begeistert ist, der kann auch andere motivieren, begeistern, überzeugen und zu Taten veranlassen. C = Charisma Menschen mit Charisma können andere Menschen leichter überzeugen. Intuitiv schließen wir uns der Meinung eines charismatischen Menschen an, ohne zu merken warum. Wer häufig präsentiert, sollte deshalb an sich, seiner Ausstrahlung und an seiner Körpersprache arbeiten. Merke: Wir wirken immer! Die oftmals als übermenschlich empfundene Leistung gilt als Voraussetzung für die Wahrnehmung des Charismas.

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D = Dramaturgie Um Ihre Präsentation oder Ihren Vortrag noch spannender und anschaulicher zu machen, schauen Sie sich an, wie die guten Regisseure es machen. Sie bringen Bedrohungen hinein und dann eine Lösung. Diese Lösung muss bei einer Präsentation logisch und zwingend sein. Übrigens: Filme laufen meistens nach dem Schema des Drama-Dreiecks: Es gibt einen Retter, ein Opfer und einen Verfolger. E = Eröffnung Mit der Einleitung bzw. Eröffnung Ihrer Präsentation nehmen Sie Ihre Zuhörer gewissermaßen an die Leine. Haben Sie diese erst einmal dort, dann werden Ihre Zuhörer Ihnen geistig überallhin folgen. Der erste Schritt sollte in jedem Fall die Begrüßung der Zuhörer und Vorstellung der eigenen Person sein. Damit Ihre Teilnehmer wissen, wo es „langgeht“, beinhaltet der zweite Schritt der Eröffnung den „Fahrplan“, das heißt die Nennung von Anlass, Thema und Ziel der Veranstaltung. Haupt-Gliederungs-Punkte der Präsentation mit Nennung der Präsentatoren (wenn mehrere) werden ergänzt durch den zeitlichen Ablauf mit Nennung der Pausen und Bekanntgabe des „Verpflegungs-Planes“. Im letzten Schritt der Eröffnungs-Phase machen Sie Ihre Teilnehmer neugierig auf das Thema und erzielen so eine gespannte Erwartung auf Ihre Präsentation. F = „Formulierungen" Viele Menschen beginnen ihre Sätze mit „man sollte ...“ oder „wir sollten ...“. Verbannen Sie die Worte „man“ und „wir“ aus Ihrem WortSchatz, wenn Sie von sich selbst sprechen. Sagen Sie lieber „Ich meine, dass ...“ statt: „Man könnte meinen, dass ...“ Erstens können Sie in keinem Fall für andere sprechen und zweitens wirkt der Ich-Gebrauch in jedem Fall sozial sicherer. Je klarer und echter Sie sprechen, um so wirkungsvoller kommt Ihre Botschaft an.

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G = Gesprächs-Leitfaden Den richtigen Faden finden Sie bei der Vorbereitung durch Antworten auf die sechs „W“-Fragen: • Was will ich erreichen? • Wer ist der Gesprächs-Partner? • Welche Erklärungen kann ich liefern? • Wann bringe ich welches Argument? • Womit kann ich überzeugen? • Wie kann ich den Nutzen vorführen? H = Humor Nehmen Sie sich selbst nicht zu ernst! Ihre Zuschauer sollten spüren, dass Sie ausreichend Distanz zu Ihrer eigenen Person haben. Nicht jeder von uns ist ein großer Humorist, aber jeder kann lächeln, wenn ihm eine kleine Panne passiert ist oder er den Faden verloren hat. Das macht Sie für die Zuschauer menschlich und anfassbar. Man wird sich bei Ihnen wohl fühlen. Außerdem bietet das kurze Lachen dem Publikum einen Augenblick der Entspannung, bevor es wieder konzentriert der Ansprache folgen muss. Und denken Sie daran: Jeder Lacher, den Sie verursachen, ist ein Punkt für Sie. Denn Heiterkeit verursacht Zustimmung. I = Inhalte Sammeln Sie die Inhalte Ihrer Präsentation. Machen Sie sich dazu Ihre Kern-Kompetenzen bewusst. Was sind Ihre besonderen Vorzüge, was sind die AlleinstellungsMerkmale Ihrer Lösung, Ihres Produkts, Ihres Unternehmens? Tragen Sie Beweis-Material, Fakten und Argumente zusammen, die aus der Sicht des Kunden die größte Überzeugungs-Wirkung haben. Anschauliche Beispiele und Referenz-Objekte helfen, Ihre Argumente beim Kunden zu verankern. Gewichten Sie Ihre Inhalte.

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K = Kommunikation Ihre Argumente müssen Wirkung zeigen! Benutzen Sie Verben, Verben und nochmals Verben. Denn Verben sprechen direkt die Gefühle des Zuhörers an. Im Gehirn entstehen dazu Bilder, die das Gesagte veranschaulichen. Streichen Sie Wort-Hülsen und Fremdworte aus Ihrem Wortschatz. Bringen Sie Ihre Botschaft klar herüber. Dabei gilt: Nur ein Gedanke pro Satz! Nutzen Sie die große Wirkung von Pausen. Schlechte Kommunikation entsteht, wenn Aussagen nicht verstanden werden. Dies kann passieren, weil oft zu viel vorausgesetzt wird. Weil etwas, das jemand hätte sagen müssen, nicht gesagt wurde oder auch, dass etwas unklar war, was jemand hätte klarmachen müssen. Die Folgen schlechter Kommunikation sind Zeitverlust, sinkendes Ansehen, geschäftliche Verluste, weniger Einnahmen, sinkende Glaubwürdigkeit, Zerstörung von Beziehungen, Verluste bei der Belegschaft, Vertrauensverlust oder Absprung eines Kunden. Übrigens: Wer denkt, dass potenzielle Käufer nur vom Produkt überzeugt werden müssen, der irrt! In bis zu 90% der Fälle entscheiden die Kunden aufgrund des persönlichen Auftretens des Verkäufers. Deshalb ist es äußerst wichtig, dass man die Gesetze der Kommunikations- und Präsentations-Technik beherrscht! L = Logik Nicht alles, was logisch klingt, ist auch logisch! Hier ein schönes Beispiel: Ein Medizin-Professor, dem die Warnung vor der schädlichen Wirkung des Alkohols besonders am Herzen liegt, lässt vor den Augen der gespannten Studenten einen Regenwurm in ein Glas mit reinem Alkohol fallen. Sekundenschnell löst sich der Wurm in nichts auf. An seine Studenten gewandt, fragt der Professor: „Nun, meine Damen und Herren, was lernen wir daraus ?“ Schweigen. Dann, aus der hintersten Reihe, die Antwort: „Wer Alkohol trinkt, der bekommt keine Würmer!“ Der griechische Philosoph Aristoteles sagte über die Logik: „Der Grund-Baustein jedes Arguments sei, wenn es vom Zuhörer verstanden werden soll, die Logik.“ Die Wirkung eines Argumentes wird nur dann zwingend, also verstanden, 5

wenn die Aussage begründet wird. Begründungen beginnen immer mit weil, deshalb, immer wenn, und nur wenn..., dann... . Bauen Sie diese Elemente bewusst in Ihre Präsentation ein. M = Manuskript Es ist aus vielen Gründen sinnvoll, während einer Präsentation ein Manuskript oder Kartei-Karten (in A6Quer-Format) parat zu haben: Je umfangreicher eine Präsentation ist, desto besser ist eine schriftliche Stütze. Erinnerungs-Hilfen sind äußerst wertvoll und erinnern Sie nicht nur an das, was Sie sagen wollen, sondern auch an wichtige Aktionen. Dies könnte zum Beispiel die Verteilung eines wichtigen Anschauungs-Modells im Publikum zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt sein. Durch diese kleinen Stichpunkte gibt es keine unangenehmen Pausen, und für das Publikum entsteht der Eindruck von Professionalität und Perfektion. N = Nutzen-Strategie Wenn es Ihnen gut gehen soll, dann bieten Sie anderen einen echten Nutzen. Je mehr Sie Ihre Kraft und Mittel auf den Nutzen für andere ausrichten, umso größer ist Ihr Nutzen und somit Ihre Zufriedenheit, Erfolg, Ansehen, Image, Gesundheit, Lebensfreude usw. Das ist ein Naturgesetz! Jeder Mensch sucht nach seinen eigenen Vorteilen und seinem persönlichen Nutzen. Tragen Sie deshalb Ihren Gesprächs-Partnern präzise vor, welche konkreten Vorteile sie durch Ihr Unternehmen haben. O = Overhead-Projektor Wenn Sie folgende Anregungen befolgen, dann werden Sie eine erfolgreiche Overhead-Präsentation haben: Achten Sie darauf, dass der Präsentations-Raum nicht absolut dunkel ist. Aufgrund der ungleichmäßigen Licht-Verteilung im Raum ist es sonst für Ihr Publikum sowie für Sie selbst sehr anstrengend, der Präsentation zu folgen. Zusätzlich ist es für die Augen sehr ermüdend, wenn ein ständiger Wechsel zwischen Hell und Dunkel stattfindet. Arbeiten Sie am besten mit Einzel-Folien. Schalten Sie den OverheadProjektor erst ein, wenn Sie ihn direkt brauchen, denn ansonsten stellt die leere grelle Projektions-Fläche einen sehr starken Stör-Faktor für die Augen des Publikums dar. 6

Ihre erste Folie können Sie ruhig schon vor Beginn des Vortrags auflegen. Erst wenn Sie die Folie benötigen, dann schalten Sie das Gerät ein. Das wirkt dramaturgisch wesentlich spannender. P = Panne Wenn etwas nicht so läuft, wie Sie es geplant haben, dann nennt man das höflich eine Panne. Murphy’s Gesetz sorgt dafür, dass – selbst bei umfassender Vorbereitung – mindestens eine Panne pro Präsentation auftritt. Vom defekten Vorführ-Gerät bis zur verkehrt aufgelegten Präsentations-Folie ist alles möglich. Überspielen Sie die Panne und entschuldigen Sie sich nicht. Gehen Sie mit einer Panne souverän um. Schaffen Sie die Panne so weit aus der Welt, dass der weitere Verlauf Ihrer Präsentation nicht gestört wird und machen Sie dann weiter. Q = Quellen Eine umfassende Informations-Sammlung bildet das Fundament jeder Präsentation. Ergänzen Sie gegebenenfalls diese Liste mit eigenen Ideen über Informations-Quellen. Wenn Sie zum Beispiel einen Experten zitieren, dann loben Sie diesen hoch. Das macht die Aussage noch überzeugender. R = Rhetorik Eröffnen Sie zum Beispiel mit einer rhetorischen Frage die Gedanken- und Vorstellungs-Welt Ihrer Zuhörer. Fördern Sie auf diese Weise die geistige Aufnahme-Bereitschaft. Achten Sie bewusst auf positive Reiz-Wörter, die Dramaturgie in Ihre Präsentation bringen: „JETZT erfahren Sie, worauf es wirklich ankommt ...“, „Die folgende Information ist völlig NEU ...“, „ACHTUNG! Hier kommt es oft zu ...“ Merke: Unklare Gedanken ergeben immer unklare Aussagen. Denn nur das, was man vorher klar und deutlich durchdacht hat, das kann man auch klar und deutlich aussprechen. Nutzen Sie deshalb jede nur mögliche Chance, eine Rede zu halten, damit Sie ein Meister des gesprochenen Wortes werden, denn das Wort ist ein starkes FührungsInstrument.

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S = Sympathie In 80% der Fälle entscheiden die ersten fünf Sekunden, ob man sich sympathisch ist oder nicht. Jetzt wird die Bereitschaft geweckt, sich auf den Partner einzustellen und etwas Neues aufzunehmen. Die Sympathie-Faktoren, die Sie in Ihre Präsentation einbringen, sind praktisch ausnahmslos physischer Natur und vermitteln den Teilnehmern Glaubwürdigkeit, Kompetenz, Sicherheit und Solidarität. Machen Sie ein freundliches Gesicht. Bewegen Sie sich natürlich und sprechen Sie mit einer klaren Stimme. Damit ist schon die halbe Miete „präsentiert“. T = Testimonials Testimonials sind Aussagen über die Vorzüge eines Produktes von Personen, die bereits Erfahrung damit gemacht haben. In Amerika werden sehr häufig Testimonials angewendet. Menschen glauben gern anderen Personen, die über ihre Erfahrungen mit dem präsentierten Produkt berichten. Dies gilt für jede Art von Produkten, sei es hochkarätige Literatur oder einfach nur ein Küchengerät. Ein Beispiel für eine optimale Testimonial-Werbung war zum Beispiel der Rad-Rennfahrer Jan Ullrich. Dieser wurde von Nestlé engagiert und warb für die Marken Buitoni und Vittel. Die Identifizierung passte genau, da Jan Ullrich vor und während seiner Wettkämpfe Mengen an Nudeln und Wasser verzehrte. U = Überzeugen Die Fähigkeit, sich klar auszudrücken, ist die Voraussetzung dafür, andere zu überzeugen. Bevor wir uns anschicken, andere zu überzeugen, müssen wir selbst überzeugt sein. Um andere Menschen von Ihren Ideen oder Produkten zu überzeugen, brauchen Sie glaubhafte Zeugen! Verwenden Sie dazu Experten-Zitate, Referenzen, Statistiken, Forschungs-Ergebnisse oder Demonstrationen. Verwenden Sie zusätzlich die Strategie der „Macht durch Wiederholung“.

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V = Vorbereitung Würden Sie eine mehrtägige Bergtour in Angriff nehmen, ohne vorher Ihre Ausrüstung genau überprüft, die Landkarte und die Wetterlage studiert, ohne sich gebührend vorbereitet zu haben? Kein vernünftiger Mensch tut so etwas! Sonderbarerweise aber halten es viele für unter ihrer Würde, sich auf die Begegnung mit einem Mitarbeiter oder Kunden, auf eine Besprechung oder Konferenz gründlich vorzubereiten. Woran Sie bei der Vorbereitung einer Präsentation denken müssen: Ist die Einladung rechtzeitig herausgegangen? Enthält Sie Informationen über Ort, Termin, Beginn / Ende und den Inhalt der Veranstaltung? Steht ein geeigneter Raum zur Verfügung? Ist ein Overhead-Projektor vorhanden und eine vernünftige Leinwand? Gibt es Flip-Charts, Tafeln oder Pin-Wände? Stehen Getränke im Raum zur Verfügung, oder soll nur während der Pausen etwas zu sich genommen werden? Fazit: 90% einer erfolgreichen Präsentation ist eine gute Vorbereitung. Stellen Sie sich auch die Frage: Was kann alles schief gehen? W = Wirkung Wie wirke ich auf andere? Vorstellungen bestimmen unser Verhalten. Wie bereits gesagt: Es ist unmöglich, nicht zu wirken! Ein „Angebot“ mit Gesicht hat mehr Gewicht. Wenn Sie selbst sprechen, dann hört man Ihnen zu, wenn jedoch Ihr „Angebot“ spricht, dann entscheiden zusätzlich auch das Erscheinungs-Bild, Ihr Image und zuletzt Ihr Produkt, ob Ihr Kunde sich damit identifizieren kann. Tatsache ist: Wer seine Angebote attraktiver präsentiert, nutzt die psychologischen Verkaufs-Hilfen und steigert somit den Erfolg.

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X = X für ein U vormachen Glauben Sie niemals, dass Ihre Zuhörer unwissend sind, keine Ahnung haben oder leicht zu täuschen sind. Mit Ihren Worten können Sie lügen, mit Ihrem Körper nicht! Kommunikations-Profis erkennen anhand Ihrer KörperSprache auf einen Blick, ob Sie die Wahrheit sagen oder nicht. Und auch Rhetorik-Amateure nehmen unbewusst Signale auf. Als wahrheitsliebender Redner haben Sie es besser: Während Sie die Wahrheit sprechen, fühlen Sie sich innerlich wohler, weil Sie frei von der Leber weg sprechen können. Die Rede-Situation wird für Sie leichter. Y = You! Nehmen Sie den Standpunkt des anderen ein! Die so genannte „Du- oder Sie-Argumentation“ baut eine stabile emotionale Brücke zu Ihren Zuhörern. Sie gehen wirklich auf die Wünsche, Erfahrungen und Meinungen des Gesprächs-Partners (Kunden, Mitarbeiter, Kollegen, Freunde etc.) bzw. Ihres Publikums ein. Z = Ziel-Gruppe 60 Prozent des Erfolges einer Aktion werden durch die Auswahl der richtigen Ziel-Gruppe bestimmt. Diese ZielGruppe muss Bedarf oder zumindest Interesse an Ihren Produkten oder Dienst-Leistungen haben. Ansonsten ist ein klares „Nein“ programmiert. 30 Prozent des Erfolges hängen von Ihrem Angebot ab. Ihre Ziel-Gruppe nimmt geschäftliche Beziehungen zu Ihnen auf, da Sie in Ihrem Angebot etwas bieten, was sie dazu anregt, auf das Angebot schnell zu reagieren. 10 Prozent des Erfolgs hängen von Ihrer Kreativität ab, das heißt von Ihrer Präsentations-Gestaltung. Dieser Teil ist somit relativ unbedeutend, aber für Sie und Ihre Kunden ist es der schönste Teil. Dennoch: Ohne gutes Angebot und exakt definierte Ziel-Gruppe ist der beste Kreativ-Part nichts wert.

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