МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ САМОУЧИТЕЛЬ НА CD-ROM
И.М. Погосян
TeachPro™ Microsoft®
Excel 2003
Мультимедиа Технологии и Дистанционное Обучение МОСКВА 2006
Погосян И.М. Мультимедийный самоучитель на CD-ROM: TeachPro™ MS Excel 2003/ Погосян И.М. — М.: ММТиДО, 2006. — 352 с.: ил. ISBN 5-9230-0162-4 TeachPro™ MS Excel 2003 — это мультимедийный, интерактивный обучающий видео курс на CD-ROM, позволяющий самостоятельно освоить Excel 2003. Благодаря ему, вы научитесь создавать, редактировать и оформлять таблицы, готовить их к печати, выполнять вычисления, строить графики и диаграммы, а также многому другому Поработав с данным самоучителем, вы получите устойчивые навыки работы в Excel. 2003.
ISBN 5-9230-0162-4
© ООО «Мультимедиа Технологии и Дистанционное Обучение», 2006
Содержание Руководство пользователя ........................................... 11 Установка системы TeachPro на компьютер ..................................................................................13 Первый запуск программы...............................................................................................................13 Первый вход в систему.....................................................................................................................14 Содержание курса. Выбор нужной лекции ....................................................................................15 Основной рабочий экран системы TeachPro ..................................................................................16 Обучение в непрерывном режиме ...............................................................................................17 Обучение в пошаговом режиме ...................................................................................................17 Контрольный режим .....................................................................................................................17 Тестовый режим ............................................................................................................................17 Область демонстрации урока...........................................................................................................17 Панель управления системы TeachPro............................................................................................17 Клавиши управления демонстрацией урока ..................................................................................18 Клавиши изменения режимов обучения.........................................................................................18 Дополнительные функциональные клавиши TeachPro.................................................................19 Подсказка .......................................................................................................................................19 Закладки .........................................................................................................................................20 Поисковая система ............................................................................................................................22 Устранение возможных проблем с программой............................................................................23 Проблемы при инсталляции программы ....................................................................................23 Проблемы при запуске программы .............................................................................................24 Затруднительные ситуации при проигрывании урока ..............................................................25
Глава 1. Введение............................................................ 29 1.1. Запуск ..........................................................................................................................................29 1.2. Меню............................................................................................................................................29 1.3. Панели инструментов ................................................................................................................31 1.4. Диалоговые окна ........................................................................................................................33 1.5. Справка........................................................................................................................................35 1.6. Справка (продолжение) .............................................................................................................36
Глава 2. Навигация и выделение объектов ................ 39 2.1. Рабочие книги и листы ..............................................................................................................39 2.2. Перемещение по рабочему листу .............................................................................................41 2.3. Диапазон и выделение области на рабочем листе..................................................................42 2.4. Выделение по блокам данных ..................................................................................................43
Глава 3. Ввод данных ..................................................... 45 3.1. Ввод данных и изменение их формата ....................................................................................45 3.2. Текст, число, дата и время.........................................................................................................47 3.3. Дополнительные средства ввода данных ................................................................................48 3.4. Выбор данных из списка ...........................................................................................................50
3.5. Ввод последовательности данных........................................................................................... 51 3.6. Редактирование данных в ячейке ............................................................................................ 52 3.7. Поиск и замена........................................................................................................................... 53 3.8. Оптимизация ввода данных ..................................................................................................... 54
Глава 4. Форматирование и защита данных............... 57 4.1. Работа со шрифтами.................................................................................................................. 57 4.2. Форматирование ячеек и диапазонов...................................................................................... 58 4.3. Форматирование чисел ............................................................................................................. 59 4.4. Форматирование даты и времени ............................................................................................ 61 4.5. Создание и использование пользовательского формата....................................................... 62 4.6. Создание и использование пользовательского формата (часть 2)....................................... 64 4.7. Условное форматирование ....................................................................................................... 65 4.8. Форматирование строк и столбцов ......................................................................................... 66 4.9. Изменение цвета узора и обрамления ..................................................................................... 68 4.10. Защита ячеек, листов и книг .................................................................................................. 69 4.11. Использование стилей для рабочих листов.......................................................................... 71 4.12. Автоформат .............................................................................................................................. 72 4.13. Копирование формата............................................................................................................. 73
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе ............ 75 5.1. Понятие формулы...................................................................................................................... 75 5.2. Адреса ячеек............................................................................................................................... 76 5.3. Редактирование формул ........................................................................................................... 78 5.4. Массивы...................................................................................................................................... 79 5.5. Имена ячеек и диапазонов........................................................................................................ 79 5.6. Область действия имен ............................................................................................................. 80 5.7. Использование имен ................................................................................................................. 82
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel............................. 84 6.1. Функции рабочего листа Excel ................................................................................................ 84 6.1.1. Мастер функций ................................................................................................................. 84 6.1.2. Математические функции ................................................................................................. 86 6.1.3. Инженерные функции........................................................................................................ 88 6.1.4. Функции для проверки свойств и значений .................................................................... 89 6.1.5. Логические функции .......................................................................................................... 91 6.1.6. Статистические функции................................................................................................... 92 6.1.7. Функции для работы с текстом......................................................................................... 94 6.1.8. Функции для работы с датой и временем........................................................................ 95 6.1.9. Диагностика ошибок .......................................................................................................... 96 6.2. Копирование, перемещение и автозаполнение на рабочем листе ....................................... 98 6.2.1. Копирование ....................................................................................................................... 98 6.2.2. Перемещение ...................................................................................................................... 99 6.2.3. Очистка рабочего листа................................................................................................... 100
6.2.4. Автозаполнение................................................................................................................ 102 6.3. Работа с рабочей книгой......................................................................................................... 104 6.3.1. Создание новой рабочей книги....................................................................................... 104 6.3.2. Шаблон рабочей книги .................................................................................................... 105 6.3.3. Открытие и закрытие рабочей книги с сохранением ................................................... 106 6.3.4. Свойства открытия файла ............................................................................................... 108 6.3.5. Способы сохранения рабочей книги.............................................................................. 109 6.3.6. Автосохранение и сохранение по умолчанию.............................................................. 111 6.3.7. Работа с группой файлов ................................................................................................. 112 6.3.8. Поиск файлов.................................................................................................................... 113 6.4. Операции с рабочими листами внутри рабочей книги ....................................................... 115 6.4.1. Переименование, копирование, вставка и удаление листов ....................................... 115 6.4.2. Группа листов ................................................................................................................... 117
Глава 7. Вывод на печать ............................................ 118 7.1. Установка принтера ................................................................................................................ 118 7.2. Параметры страницы (Поля).................................................................................................. 120 7.3. Параметры страницы (Страница) .......................................................................................... 121 7.4. Параметры страницы (Колонтитулы) ................................................................................... 123 7.5. Предварительный просмотр................................................................................................... 125 7.6. Печать документов.................................................................................................................. 126
Глава 8. Диаграммы ...................................................... 128 8.1. Мастер диаграмм..................................................................................................................... 128 8.2. Автоматическое создание диаграмм ..................................................................................... 129 8.3. Открытие и сохранение диаграммы...................................................................................... 129 8.4. Вывод диаграммы на печать .................................................................................................. 130 8.5. Подбор типа диаграммы ......................................................................................................... 131 8.6. Модификация диаграммы ...................................................................................................... 133 8.7. Текстовые элементы диаграмм.............................................................................................. 134 8.8. Графические объекты диаграммы ......................................................................................... 135 8.9. Легенда диаграммы................................................................................................................. 137 8.10. Формулы рядов данных........................................................................................................ 138 8.11. Форматирование диаграмм .................................................................................................. 140 8.12. Тексты и числа на диаграмме .............................................................................................. 142 8.13. Форматирование осей и шкал диаграммы.......................................................................... 143 8.14. Трехмерные диаграммы ....................................................................................................... 145 8.15. Рисованные диаграммы ........................................................................................................ 146 8.16. Составные диаграммы .......................................................................................................... 147 8.17. Диаграмма на основе структурированных данных ........................................................... 148 8.18. Анализ данных с помощью диаграмм ................................................................................ 149 8.19. Анализ погрешности............................................................................................................. 150 8.20. Планка погрешности............................................................................................................. 151
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне... 153 9.1. Скрытие интерфейсных элементов ....................................................................................... 153 9.2. Сохранение созданного представления ................................................................................ 154 9.3. Структура ................................................................................................................................. 155 9.3.1. Структура, созданная вручную....................................................................................... 155 9.3.2. Автоматическое подведение промежуточных итогов ................................................. 156 9.3.3. Создание вложенных промежуточных итогов.............................................................. 157 9.3.4. Подведение промежуточных итогов по нескольким критериям .................................... 158 9.4. Элементы графики на рабочих листах.................................................................................. 159 9.4.1. Векторный графический редактор ................................................................................. 159 9.4.2. Редактирование нарисованных объектов ...................................................................... 160 9.4.3. Рисование стандартных фигур........................................................................................ 162 9.4.4. Вставка графического объекта из другого приложения Windows.............................. 163 9.4.5. Библиотека изображений ClipArt ................................................................................... 165 9.5. Элементы управления ............................................................................................................. 167 9.5.1. Создание элементов управления .................................................................................... 167 9.5.2. Настройка элементов управления .................................................................................. 169 9.5.3. Переключатель. Список. Полоса прокрутки. Счетчик и Кнопка................................ 170 9.5.4. Настройки элементов управления ActiveХ ................................................................... 172
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями ................................................................... 173 10.1. Обмен данных Excel с другими приложениями ................................................................ 173 10.2. Обмен информации с помощью связывания объектов ..................................................... 174 10.3. Взаимодействие Microsoft Excel и Microsoft Access ......................................................... 176 10.4. Использование данных Excel с помощью Outlook ............................................................ 178 10.5. Основные операции при работе с сообщениями ............................................................... 179 10.6. Маршрутизация сообщения ................................................................................................. 180 10.7. Работа в Интернет ................................................................................................................. 181 10.7.1. Настройка подключения................................................................................................ 181 10.7.2. Общая рабочая книга ..................................................................................................... 183 10.7.3. Работа с узлом ftp ........................................................................................................... 185 10.7.4. Работа с гиперссылками ................................................................................................ 187 10.7.5. Internet Explorer............................................................................................................... 188 10.7.6. Панели инструментов Web-узел................................................................................... 191 10.7.7. Статическая публикация рабочей книги ..................................................................... 192 10.7.8. Повторная публикация .................................................................................................. 194 10.7.9. Настройка публикации .................................................................................................. 195 10.7.10. Основы HTML .............................................................................................................. 196 10.7.11. Web-компоненты .......................................................................................................... 199 10.8. Списки и базы данных .......................................................................................................... 200 10.8.1. Основные сведения о базах данных ............................................................................. 200
10.8.2. Ввод данных в списке .................................................................................................... 201 10.8.3. Форматирование данных в списке ............................................................................... 203 10.8.4. Работа с шаблонами ....................................................................................................... 203 10.8.5. Создание файла на основе шаблона............................................................................. 204 10.8.6. Сортировка...................................................................................................................... 205 10.8.7. Реорганизация списка .................................................................................................... 206 10.8.8. Форма, автофильтр......................................................................................................... 207 10.8.9. Обработка фильтрованных данных.............................................................................. 208 10.9. Знакомимся с Microsoft Query ............................................................................................. 210 10.9.1. Использование Microsoft Query для работы с внешними базами данных............... 210 10.9.2. Импорт внешних данных. Запросы.............................................................................. 213 10.9.3. Работа с запросам и базами данных Microsoft Access ............................................... 215 10.9.4. Запросы Microsoft Access и запросы SQL ................................................................... 216 10.9.5. Форматирование результатов ....................................................................................... 218 10.9.6. Возврат данных в Excel ................................................................................................. 219 10.10. Работа с данными различных форматов в Microsoft Excel............................................. 221 10.10.1. Типы данных, с которыми работает Microsoft Excel ............................................... 221 10.10.2. Способы обработки данных........................................................................................ 222 10.10.3. Получение данных со страниц Web ........................................................................... 223
Глава 11. Анализ данных ............................................. 226 11.1. Что такое консолидация ....................................................................................................... 226 11.1.1. Связывание ячеек ........................................................................................................... 226 11.1.2. Способы связывания ячеек ........................................................................................... 227 11.1.3. Изменения и удаление ячеек......................................................................................... 228 11.1.4. Изображения ячеек ........................................................................................................ 229 11.2. Консолидация данных .......................................................................................................... 230 11.2.1. Консолидация данных по физическому расположению............................................ 230 11.2.2. Консолидация по заголовкам строк и столбцов ......................................................... 231 11.2.3. Связывание консолидированных данных с исходными ............................................ 232 11.3. Проведение анализа с помощью функций и таблиц подстановок................................... 234 11.3.1. Использование функций ВПР() и ГПР ()..................................................................... 234 11.3.2. Поиск ПОЗ() и ИНДЕКС() ............................................................................................ 235 11.3.3. Если () .............................................................................................................................. 237 11.3.4. Таблица подстановок с одной переменной ................................................................. 238 11.3.5. Таблица подстановок с двумя переменными.............................................................. 239 11.3.6. Особенности работы с таблицами подстановок ......................................................... 240 11.3.7. Мастер подстановок....................................................................................................... 241 11.4. Сводные таблицы .................................................................................................................. 242 11.4.1. Сводные таблицы ........................................................................................................... 242 11.4.2. Изменение и обновление сводной таблицы ................................................................ 244 11.4.3. Изменение макета и сводной таблицы ........................................................................ 245 11.4.4. Перестройка сводной таблицы ..................................................................................... 247
11.5. Анализ данных с использованием сводных таблиц .......................................................... 248 11.5.1. Создание сводной таблицы на основе данных из нескольких диапазонов консолидации.................................................................................................................................... 248 11.5.2. Группировка данных сводной таблицы ....................................................................... 249 11.5.3. Группировка данных по диапазонам ........................................................................... 250 11.5.4. Общие и промежуточные итоги. Сортировка данных ............................................... 252 11.5.5. Итоговые функции для анализа данных ...................................................................... 253 11.5.6. Сводные диаграммы....................................................................................................... 254
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев .............................................. 257 12.1. Режим просмотра рабочего листа для нахождения ошибок............................................. 257 12.2. Дополнительнве средства поиска и исправления ошибок................................................ 258 12.3. Панель инструментов Зависимости .................................................................................... 260 12.4. Проверка орфографии........................................................................................................... 261 12.5. Орфография. Словари ........................................................................................................... 262 12.6. Примечания. Создание.......................................................................................................... 263 12.7. Работа с Примечаниями........................................................................................................ 264 12.8. Проверка результатов с помощью сценария ...................................................................... 265 12.8.1. Задача физического маятника....................................................................................... 265 12.8.2. Подготовка рабочего листа к созданию сценария...................................................... 267 12.8.3. Создание сценария с помощью использования списка.............................................. 268 12.8.4. Диспетчер сценария ....................................................................................................... 269 12.8.5. Изменение сценариев..................................................................................................... 270 12.8.6. Итоговый отчет............................................................................................................... 271 12.8.7. Средства управления сценариями ................................................................................ 272 12.9. Статистический анализ и планирование............................................................................. 274 12.9.1. Аппроксимация функции прямой ................................................................................ 274 12.9.2. Подбор параметров ........................................................................................................ 275 12.9.3. Задачи, которые решаются подбором параметров ..................................................... 277 12.9.4. Использование диаграмм для подбора параметра...................................................... 278 12.10. Поиск решения..................................................................................................................... 279 12.10.1. Поиск решения задач оптимизаци.............................................................................. 279 12.10.2. Решение транспортной задачи.................................................................................... 281 12.10.3. Параметры задачи и их влияние на результат .......................................................... 282 12.10.4. Что делать, если оптимальное решение не найдено?............................................... 284 12.10.5. Отчеты по результатам поиска решения ................................................................... 285 12.10.6. Сохранение и загрузка параметров модели .............................................................. 286
Глава 13. Инструменты для анализа данных ........... 288 13.1. Пакет средств для анализа данных...................................................................................... 288 13.2. Инструмент анализа Гистограмма....................................................................................... 289 13.3. Биномиальное распределение .............................................................................................. 290
13.4. Сглаживание колебаний ....................................................................................................... 291
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003............................................................................ 293 14.1. Настройка экрана .................................................................................................................. 293 14.2. Настройка языка и региональных стандартов ................................................................... 295 14.3. Реконструкция меню и панели инструментов ................................................................... 297 14.4. Реорганизация панели инструментов и создание нового меню....................................... 298 14.5. Преобразование элементов управления ............................................................................. 300 14.6. Создание пользовательских панелей инструментов и строк меню................................. 301 14.7. Работа с элементами управления ........................................................................................ 302 14.8. Общие настройки меню и панели инструментов .............................................................. 303 14.9. Диалоговое окно Параметры. Вкладка Вид ....................................................................... 304 14.10. Диалоговое окно Параметры. Вкладки Диаграмма, Правка, Вычисления и Международные ................................................................................................................................... 306 14.11. Цветовая палитра MS Excel ............................................................................................... 307
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application ..... 310 15.1. Макросы ................................................................................................................................. 310 15.1.1. Запись макроса ............................................................................................................... 310 15.1.2. Панель инструментов Visual Basic............................................................................... 311 15.1.3. Запуск макроса ............................................................................................................... 312 15.1.4. Редактирование макроса................................................................................................ 313 15.1.5. Панель инструментов для запуска макроса ................................................................ 314 15.2. Visual Basic for Application................................................................................................... 315 15.2.1. Создание кода макроса при помощи VBA .................................................................. 315 15.2.2. Редактирование кода макроса....................................................................................... 316 15.2.3. Коллекции Visual Basic.................................................................................................. 317 15.2.4. Коллекция рабочих книг Excel ..................................................................................... 318 15.2.5. Метод Close..................................................................................................................... 320 15.2.6. Имена ячеек и адресация в Excel.................................................................................. 321 15.2.7. Код макроса, созданного без VBA ............................................................................... 322 15.2.8. Коллекция Sheets............................................................................................................ 322 15.2.9. Метод Copy ..................................................................................................................... 324 15.2.10. Метод Range. Присвоение значений ячейкам........................................................... 325 15.2.11. Метод Range. Работа с множествами......................................................................... 327 15.2.12. Обработка ошибок Visual Basic. Операторы On Error и Resume Next ................... 328 15.2.13. Объект Err .................................................................................................................... 328 15.2.14. Обработка событий объекта........................................................................................ 329 15.2.15. Пользовательские формы ............................................................................................ 330 15.2.16. Работа с текстовыми файлами .................................................................................... 331 15.2.17. Просмотр объектов ...................................................................................................... 332 15.2.18. Типы переменных ........................................................................................................ 333
Руководство пользователя
Руководство пользователя
13
Установка системы TeachPro на компьютер Это производится один раз, а потом, чтобы начать работать, достаточно только вставить компакт-диск в дисковод и запустить соответствующее приложение из окошка TeachPro. Если Вы хотите работать с курсом попеременно на нескольких компьютерах (скажем, в школе и дома), достаточно по одному разу установить TeachPro на каждом из них и в дальнейшем просто переставлять диск. Следуйте нашей инструкции, и у вас все получится. Вставьте компакт-диск с программой TeachPro в дисковод CD-ROM. Данный диск снабжен автозапуском, и откроется окно, в котором нужно нажать кнопку «установить программу», если автозапуск отключен, проделайте пункты 2, 3, если нет, переходите к пункту 4. Дважды щелкните мышкой по иконке Мой компьютер на Вашем рабочем столе, далее щелкните по иконке, изображающей CD-ROM. Сейчас перед Вами список файлов, содержащихся в корневом каталоге диска CD-ROM. Найдите файл SETUP.exe и запустите его. Достаточно снова щелкнуть по нему два раза мышью. Через несколько секунд появится окно Мастера установки программы TeachPro. Для продолжения работы нажмите на Далее. После этого Мастер предложит Вам дать название программной группе, в которой будут размещены все приложения системы TeachPro. Рекомендуем согласиться с предложенным по умолчанию названием и снова нажать на кнопку Далее. Весь процесс займет не более одной минуты. Если Вы работаете в операционной системе Windows 95, то необходимо установить библиотеку Microsoft DirectX 5 (Dx5eng.exe) из корневого каталога, позволяющую разворачивать окно программы TeachPro на весь экран независимо от разрешения экрана монитора. Если эта библиотека или ее более поздняя версия уже установлена или Вы работаете в операционных системах Windows 98/2000/XP, то соответственно, приложение Dx5eng.exe инсталлировать не следует. В конце установки Мастер предложит Вам перезагрузить компьютер, рекомендуем согласиться. В стартовом меню Пуск во вкладке Программы в меню TeachPro появились две вкладки: TeachPro и TeachPro Help.
Первый запуск программы Для запуска необходимо выбрать в стартовом меню Пуск в подменю Программы пункт TeachPro, далее TeachPro ArhiCAD 9.0. При запуске программе, если появится окно защиты от копирования StarForce, то надо будет ввести код с поверхности компакт диска. В случае неудачной идентификации диска надо дать диску остыть и попробовать ещё раз. Также проверьте, правильно ли вы набрали сам код, состоящий из английских букв и цифр.
14
TeachPro Microsoft Excel 2003
В случае появления ошибки c синим экраном обращайтесь на наш сайт за обновлениями, возможна несовместимость с устаревшим процессором или с новым обновлением Windows Service Pack.
Первый вход в систему После запуска программы появится стартовое окно. Рассмотрим поле для ввода имени пользователя и кнопки Регистрация и Удалить. Система TeachPro позволяет работать с одним пакетом (CD-ROM) не одному, а нескольким пользователям. Так, Вы можете учиться всем классом, всем коллективом, или обучаться на компьютерных курсах. Разумеется, в определенный момент времени работать с курсом может только один человек, но зато TeachPro запоминает каждого зарегистрировавшегося пользователя и ведет по нему свою базу записей. Для каждого из обучаемых TeachPro запоминает: - имя пользователя; - последнюю лекцию; - статистику по лекциям, т.е. что прослушано полностью, что частично, а к чему еще не приступали; - дату последнего запуска программы; - закладки (пометки), которые пользователь создал для себя, чтобы лучше ориентироваться в лекциях; - общее время работы с программой. Поэтому, сколько бы людей ни работало в системе, Вы можете быть уверены, что компьютер знает все о Вашей личной работе с данным курсом. Рассмотрим, как происходит регистрация. Нажмите на клавишу Регистрация. В появившемся окошке наберите свое имя или то имя, под которым Вы хотите видеть себя в списке пользователей. Нажмите мышью на клавишу OK или на клавиатуре на Enter. Если же Вы передумали регистрироваться — Отмена. Как видите, к списку имен добавилось Ваше имя, и теперь можно продолжать работу. Кстати, заметим, что при каждом следующем запуске программы окошко Имя будет содержать имя того пользователя, который работал в системе последним. Его, как бы, приглашают продолжить ранее прерванную работу. Если имя надо поменять, достаточно нажать мышкой на клавишу в правой части окна, а в выпавшем списке выбрать нужное Вам имя.
Руководство пользователя
15
Для удаления имени из списка необходимо: – вывести в окошке ненужное имя; – нажать на клавишу Удалить. Поскольку эта операция необратима, система обязательно переспросит «Хотите удалить имя из списка?». Нажмите на клавишу Ok, и лишнее имя исчезнет из системы. Клавиша Отмена — отказ от удаления имени. Рассмотрим остальные части экрана. В графе Предыдущий запуск системы показана дата, когда пользователь, чье имя сейчас активно, в последний раз работал с системой Графа Пройдено материала показывает, какой процент от общего объема уже пройден. Если Вы только в первый раз запустили программу и зарегистрировались, естественно, там будет показано 0 процентов. Графа Общее время работы покажет то время, которое Вы затратили, обучаясь по курсу. В нижней части экрана расположены еще три клавиши. Кнопка О программе вызывает диалоговое окно с информацией о разработчиках. Кнопка Помощь вызывает справочную систему. После нажатия на эту кнопку Вы попадёте в справочную систему (для её отображения вызывается Internet Explorer), где в привычном гипертекстовом формате Вам расскажут о том, как работать с программой, и о ее характеристиках. Чтобы вернуться в программу TeachPro, необходимо нажать кнопку TeachPro на панели задач. Кнопка Выход в комментариях не нуждается. Нажмите ее — и Вы завершите работу с программой.
Содержание курса. Выбор нужной лекции Все занятия с курсом расположены в виде некоторой иерархической структуры. Уроки в каждой подглаве представлены в следующем наборе: - лекции; - контрольные занятия; Материал разбит на главы. Каждая глава в свою очередь состоит из тематических частей, причем количество колеблется от одной до двадцати. Часть содержит несколько лекций, с которыми пользователь и работает. Продолжительность одной лекции не превышает 12-15 минут, т.к. это время является оптимальным для освоения нового материала. Темп изложения материала на наших занятиях весьма высок, и Вам часто захочется прослушать некоторые отрывки лекции несколько раз. Реальное время работы с одним уроком, учитывая повторные прослушивания трудных мест, тестовый ставляет от 30 минут до 1 часа. Разумеется, учить материал лучше всего по порядку, не перескакивая через лекции. Если Вы впервые работаете с курсом, то после заглавного экрана Вы попадете сразу в оглавление. Это сделано для того, чтобы можно было получить общее представление о том объеме материала, который Вам предстоит изучить. Но если Вы уже работали с системой, то появится страничка с той подглавой (и со всеми ее уроками), на которой Вы остановились в прошлый раз. Как видите, TeachPro помнит все. Допустим, мы в первый раз работаем в программе, и вот экран Содержание. Мы видим полный перечень разделов курса.
16
TeachPro Microsoft Excel 2003
Если навести курсор на любой раздел, и нажать на левую кнопку мыши, то мы перейдем на страничку с уроками (или подглавами) этого раздела. Но не торопитесь это делать — мы еще не со всем разобрались. Так что продолжим. Слева от строк с названием уроков расположены значки, которые несут полезную смысловую нагрузку. Смысл их в следующем: нам необходимо всегда знать, сколько материала мы уже изучили, какие уроки прослушали полностью, какие частично, а к каким даже не приступали. И такой значок, меняя свою форму, показывает нам, насколько изучен тот урок, слева от которого он стоит. Вот все варианты: ! — часть урока прослушана или весь урок, но Вы не прошли контрольный и тестовый режимы; √ — материал изучен полностью. ● — обозначает название главы или подглавы. Иерархическое содержание построено так, что имеет несколько уровней вложенности, и тем самым вы сможете перейти на вложенную подглаву, посвящённую какой-либо теме. Уроки, предназначенные для освоения тем глубже, более продвинуто, отмечены как II уровень. Для возврата назад к списку глав предусмотрено две кнопки в правом верхнем углу: – возврат к листу содержания предыдущей главе – возврат в корневой список глав TeachPro меняет эти значки автоматически. Кнопка Статистика вызывает детальную статистику по лекциям, которая запоминает для каждого урока: – дату изучения этого урока; – процент прослушанной части урока от длительности урока; – сведения о прохождении урока в контрольном и тестовом режиме: 1. число правильных ответов и общее число вопросов; 2. число ошибок (число заданий, на которые был дан правильный ответ не с первой попытки); 3. счётчик использования подсказки. Такая информация отображается только для тех уроков, которые загружались хотя бы один раз. При первом запуске программы окно «Статистика пройденных уроков» будет пустым. В дальнейшем появится список названий глав, а между ними — информация о тех уроках, которые были пройдены. Если при повторном запуске урока вместо неправильных ответов будут введены правильные, информация о прохождении урока обновится. При этом старые лучшие результаты не сбрасываются, и чтобы пройти курс сначала, надо зарегистрироваться под другим именем. Теперь, когда мы описали страницу Оглавления, перейдем к системе управления уроком.
Основной рабочий экран системы TeachPro После выбора нового урока в оглавлении и до начала реальной работы с ним пройдет времени минута, максимум две. За это время нужная часть курса, содержащая этот самый урок, загрузится в память Вашего компьютера, пройдет процесс распаковки данных. Сначала разберемся, как происходит обучение пользователя в системе TeachPro. Суть занятий предельно проста и максимально приближена к реальным занятиям в аудитории с преподавателем.
Руководство пользователя
17
Вы слышите голос лектора, и одновременно видите все те операции, которые лектор производит на своем компьютере. То есть, идет реальная работа с изучаемой программой, при этом все происходящее на экране подробно комментируется и объясняется. Дополнительно Вы имеете возможность отслеживать те действия лектора, которые на экране при работе с той или иной программой обычно не видны. Скажем, какая кнопка мыши и когда была нажата, какие клавиши, комбинации клавиш и в каком порядке нажимались на клавиатуре. Эффект достигается такой, как если бы рядом с Вами сидел опытный педагог, все бы Вам показывал и рассказывал, а Вы бы еще постоянно прерывали его и переспрашивали: «А сейчас что ты нажал, а как ты это сделал?». Имеется 4 режима обучения, разберемся с ними подробно.
Обучение в непрерывном режиме Как видно из названия, урок идет без перерыва, поэтому около 15 минут придется воспринимать информацию «на одном дыхании». Вы, конечно, в любой момент можете ее остановить, нажав на Стоп или на Пауза.
Обучение в пошаговом режиме Урок разбит на некоторое количество частей, или шагов. Их может быть 10 — 20 в уроке, и каждый содержит некоторый фрагмент материала, о котором говорит лектор. После прослушивания одного шага лекция прерывается, и Вы можете начать слушать следующую часть лекции, либо еще раз пройти предыдущую.
Контрольный режим Здесь Вам предложат самостоятельно сделать то или иное действие. Это может быть изменение соответствующей опции в меню, нажатие на клавишу на панели инструментов или применение комбинации клавиш клавиатуры. Чаще всего пользователя просят самостоятельно повторить те действия, которые лектор только что произвел.
Тестовый режим Здесь от пользователя потребуется максимум внимания и знания предметной области. Вам придется самостоятельно решить несколько задач, которые поставит лектор. То есть выполнить самому ряд действий, оперируя с мышью и клавиатурой. Это потребует твердого знания всего материала этого урока.
Область демонстрации урока В рабочей области демонстрируется непосредственная работа лектора с этой программой: перемещается курсор мыши, набирается текст, формируются таблицы, открываются меню и т. д.
Панель управления системы TeachPro
Ее основная задача — дать Вам возможность самому управлять процессом обучения: вызывать систему помощи, ставить свои закладки в наиболее интересных местах и т.д. Забегая вперёд,
18
TeachPro Microsoft Excel 2003
скажем, что с этой панели можно вызвать дополнительные панели — панель закладок и панель текста лекции. Окно с автоматически прокручиваемым текстом лекции будет особенно полезно для глухих и для людей с ослабленным слухом, или же при отсутствии звуковой карты на компьютере. Теперь рассмотрим, из чего состоит управляющая панель программы. Перед нами ряды клавиш и информационная панель. Начнем с клавиш. Каждая из них имеет надпись или значок, поясняющий действия. Они имеют две позиции, нажатую или отжатую. Кроме того, клавиши могут быть доступными или недоступными в данный момент времени. Доступные клавиши выглядят вот так. А недоступные — так. Это может означать, что в текущем режиме такая клавиша бессмысленна, как, скажем, Подсказка в режиме непрерывной демонстрации. Далее представлен полный перечень всех клавиш и краткое описание их функций.
Клавиши управления демонстрацией урока Повтор вопроса — в режимах «контрольный» и «тестовый» нажатие на эту клавишу приводит к повторению вопроса преподавателя. Стоп — остановка прослушивания урока Старт — начать (или продолжить) урок Пауза — временная (короткая) остановка Вернуться назад на один шаг Перейти на шаг вперед Перейти в конец урока Перейти в начало урока
Клавиши изменения режимов обучения Обучение в непрерывном режиме Пошаговый режим Контрольный режим Тестовый режим Каждый новый урок по умолчанию начинается в непрерывном режиме (клавиша Фильм утоплена в панель). Чтобы перейти в другой режим, достаточно нажать на нужную клавишу.
Руководство пользователя
19
Дополнительные функциональные клавиши TeachPro Подсказка Используется только в контрольном и тестовом режимах. Суть ее проста — когда Вы совсем не знаете, как выполнить задание лектора, нажимайте на Подсказку. Поскольку в тестовом режиме Вам придется самостоятельно выполнять не одно, а серию действий, то и подсказка может быть получена отдельно по каждому из них. 1. Если потребовалось щелкнуть мышью в определенную область экрана, курсор принимает форму красного вопросительного знака. При вызове подсказки TeachPro проявит искомую область: – если необходимо кликнуть левой клавишей мыши — область загорится красным цветом: – если необходим двойной щелчок левой клавишей мыши, область загорится синим; – если необходимо кликнуть правой клавишей мыши (например, как для вызова контекстного меню) — область загорится зелёным цветом. Будьте внимательны: если в уроке требуется двойной щелчок, а вы нажали на мышь один раз, ответ будет занесён в статистику с ошибкой. Иногда (очень редко) может потребоваться нажатие мыши при зажатой клавише Shift, Alt или Ctrl. При этом подсказка загорится, как и прежде, то поверх появится надпись Shift и т.д. В некоторых уроках реализован также механизм Drag and Drop, так называемое перетаскивание объектов при помощи мыши. Вам потребуется нажать левую кнопку мыши в одной области экрана, протащить мышь по экрану и отпустить в другой области экрана. При подсказке первая область будет мигать красным, вторая — зелёным цветом. В случае если потребуется выделить диапазон ячеек, в качестве подсказки будут указаны верхний левый и правый нижний угол. При проведении линий потребуется провести линию из начальной точки, в конечную. При прохождении тестовых серий, при раскрытии вложенных подменю, бывает достаточно только подведения мыши, без нажатия. Такие области также будут отмечены красным цветом, но система среагирует уже при подведении мыши в некоторую область экрана, и урок пойдёт дальше. В качестве областей для нажатия мыши могут быть не только прямоугольники, но, хотя и довольно редко, области с многоугольными границами. Или же потребуется перечислить все области на экране, объединённые каким-либо признаком, или указать хотя бы одну из них. Если при этом вызвать подсказку, она будет оформлена в следующем виде: – если необходимо указать несколько точек-областей на экране (в произвольном порядке), то такие области будут отмечены красным цветом; – если важен порядок перечисления точек, при подсказке каждая область будет снабжена номером 1, 2, 3..; – если достаточно указать одну область из всего набора (например, действие можно сделать любым способом среди альтернативных), такие области будут отмечены каждая оранжевым цветом. 2. Если же понадобится нажать клавишу или их комбинацию на клавиатуре, курсор принимает чёрно-белую форму. При вызове подсказки система TeachPro нарисует окошко, где отобразятся те клавиши, на которые требуется нажать для продолжения занятия. Некоторые клавиши потребуется нажать в сочетаниях с Shift, Ctrl, Ctrl+Shift или Alt.
20
TeachPro Microsoft Excel 2003
Иногда при ответе потребуется нажать не одну клавишу, а ввести целую строку текста, если это обусловлено ситуацией в уроке. Например, ввести адресную строку текста, значение ячейки таблицы, или просто ввести число, которое только что видели на экране. На экране отметится белый прямоугольник, в котором необходимо ввести этот текст последовательным нажатием клавиш, и нажатие каждой клавиши отобразится в строке текста на экране. Также можно получить подсказку по очередной клавише. Обычно такой ввод нечувствителен к регистру, но в случае смены языка появится сообщение, если надо переключить клавиатуру с английского на русский. 3. Вопросы с вариантами ответов. По ходу лекции могут возникать текстовые вопросы с четырьмя или менее вариантами ответа. В таком случае надо будет указать мышью текст правильного ответа. Если же в качестве ответа на вопрос предлагается «да» или «нет», необходимо указать правильный вариант мышью. При необходимости можно воспользоваться подсказкой, и область правильного ответа отметится красным.
Закладки Система закладок дает Вам возможность отмечать те места в лекциях, которые Вас особенно заинтересовали. Поскольку процесс обучения весьма индивидуален, то и наборы закладок у каждого свои. Когда на первом экране Вы выбираете свое имя, подгружаются именно Ваши закладки. Вот несколько случаев, когда нужно поставить закладку: 1. Часть материала урока так и осталась непонятой. Отметьте это место, и в дальнейших лекциях, где такой материал будет использоваться на других примерах и в ином контексте, Вы сможете сопоставить приемы работы и разобраться в сложной теме. 2. Вам показали какой-нибудь интересный прием или метод, и Вы поняли, где в своей работе сможете его использовать. Перед началом проектирования можно быстро перелистать нужные, отмеченные в лекциях элементы. 3. Когда готовятся лекции для школьников и студентов Как их ставить? Если нажать на клавишу Закладка, то урок будет приостановлен, панель управления TeachPro заменится панелью управления закладками. Вот она. В левой части расположен список закладок, уже существующих в системе. названия всех закладок не Если поместились на экране, можно воспользоваться полосой прокрутки и найти нужную. Чтобы перейти по закладке, можно дважды щелкнуть мышью по ее названию, либо, отметив закладку (однократный щелчок мышью), нажать на клавишу Перейти к… А над списком находится комментарий к текущей (отмеченной) закладке, указывает полное название закладки, дату ее создания, а также номер лекции, на которой она поставлена. Далее расположен набор клавиш. Они недоступны в панели управления уроком, ими можно воспользоваться только отсюда. Итак, клавиши управления системой закладок. Главная. Возвращает Вас обратно к панели управления уроком. Создать. Создает новую закладку. Если на эту клавишу нажать, появится небольшое меню, где в строке названия можно набрать текст, обозначающий закладку, а потом нажать на клавишу Да, (если передумали, нажмите на клавишу Отмена). Когда Вы добавляете в системе новую закладку, она, конечно же, появляется в общем списке.
Руководство пользователя
21
Удалить. Если какая-то закладка больше не нужна, щелкните один раз по ее названию в списке, а потом нажмите на клавишу Удалить — и ее не станет. Перейти к…. Область демонстрации урока изменится, отражая тот момент в лекции, на который поставлена закладка. Продолжаем тему «Дополнительные функциональные клавиши на главной, управляющей панели курса». Далее — переход к следующему уроку Текст — вызывает окно с текстом лекции Оглавление — возвращает Вас обратно к страничке с оглавлением данной лекции. Панель с текстом лекции выглядит так Нам осталось рассмотреть информационную панель главного экрана системы TeachPro. Она имеет несколько областей, в каждой из которых содержится свой тип информации. В самом центре управляющей панели курса находится вот такое окно. Time — Общее время работы с уроком. Vol. — Уровень громкости. Для того, чтобы изменить его, надо навести курсор мыши на ползунок панели, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить ползунок до желаемого уровня. Lesson — Номер текущего урока. Message — В этой строке Вас информируют о фирме, предоставившей оболочку для данного курса, попеременно высвечивая название фирмы и адрес ее сайта. Этот значок показывает, что после каждой лекции система остановится, и Вы сможете работать дальше по своему усмотрению. Выбрав такой значок, Вы можете прослушать весь лекционный материал курса без перерыва. Этот режим предназначен для организации массовых лекционных занятий в больших аудиториях, где есть необходимость в непрерывном звучании нескольких лекций подряд. Выберите снова соседний значок, и после каждой лекции опять будет остановка. Линейка состояния — Вся она условно отображает общее время урока, а ее темная часть — уже прослушанный материал. На линейке находятся деления. Это контрольные точки. Причем в разных режимах линейка отградуирована по-разному. Когда текущая позиция урока подойдет к такому делению (темная полоска «доползет» до очередной отметки), в пошаговом режиме изложение материала остановится, а в контрольном — после звукового сигнала Вас попросят самостоятельно произвести некоторое действие. Клавиши Перейти на шаг вперед и Вернуться назад на один шаг переводят текущую позицию урока соответственно на одно деление вперед или назад. Для этого же предназначены деления линейки в режиме Фильм. В самом низу информационной панели Вы видите бегунок, уцепившись за него мышкой, можно перемещаться по уроку быстрее.
22
TeachPro Microsoft Excel 2003
Поисковая система Несколько слов о поисковой системе курса. Она чрезвычайно полезна и в процессе обучения, и в реальной работе с изучаемыми системами. Вы всегда сможете быстро и легко отыскать любой материал данного курса. От Вас требуется только четкость в формулировках. Войдите в содержание и нажмите на клавишу Найти. Перед Вами поисковая панель. Введите название искомой темы в поле редактирования или выберите ее из списка (он представлен в алфавитном порядке). Затем выберите из нижнего окна название урока, в котором данная тема рассматривается (в этом окне даётся название раздела и урока, в котором рассматривается ключевое слово). Далее нажмите на кнопку Перейти к…. Вы окажетесь не только в нужном уроке, но и в нужном его фрагменте. То есть именно там, где описывается выбранное Вами понятие.
Руководство пользователя
23
Устранение возможных проблем с программой При возникновении любых неполадок в работе с программой обращайтесь в службу технической поддержки нашей фирмы: Телефон: (495) 362-7486
Проблемы при инсталляции программы Проблема
Решение проблемы
Для пользователя Windows2000/XP (без прав администратора) появляется окно с красным знаком без текстового сообщения Программа каждый раз перезагружает компьютер.
Для установки необходимо иметь права администратора. Установите себе права администратора.
Кнопки отображаются прямоугольниками
чёрными
Диск не работает через локальную сеть.
Диск не загружается, через программу Word
например,
После установки предлагается перезагрузка, и после этого не нужно повторять setup (установку) ещё раз (что закончится второй перезагрузкой), запускайте программу из главного меню. Установлен режим 16 или 256 цветов. Переключите монитор в режим с большим количеством цветов. Для обучения в локальной сети покупайте специальные сетевые версии, этот диск может работать только с CD-ROM. Если вы плохо владеете компьютером, выполняйте только действия, предлагаемые автозапуском. Например, если вы умеете работать только в Word, и возникают трудности с установкой, не надо пытаться открывать setup.exe как кодированный текст через Word.
ВНИМАНИЕ! Программа не будет проигрываться в музыкальных центрах, так как это диск для компьютера и имеет специальный формат.
24
TeachPro Microsoft Excel 2003
Проблемы при запуске программы Проблема
Решение проблемы
Если программа не запускается (моргает чёрный экран)– при наличии двух CDROM, один из которых пишущий. Не отображаются шрифты (в случае Windows98/ME).
Повторите инсталляцию с устройства, буква которого меньше по алфавиту.
Не отображается видео (звук идёт).
Ошибка распаковки урока.
Если у вас есть CD-ROM с коллекциями 6000, 12000, 15000 шрифтов, не устанавливайте все эти шрифты сразу(!), Windows нормально поддерживает до 500 шрифтов. Произведена усечённая выборочная установка Windows95/98, необходимо зайти в Панель управления — Установка и удаление программ — Установка Windows — Мультимедиа — установите кодеки видеосжатия. Возможно, не читается файл урока с CDROM, или же у пользователя без прав администратора нет доступа к временным файлам или к каталогу Windows.
Руководство пользователя
25
Затруднительные ситуации при проигрывании урока Проблема Через 10-15 минут урок «стопорится».
Не играет звук.
При запуске урока только чёрный экран..
Решение проблемы Урок кончился, и необходимо загрузить следующий. При движении мыши вниз экрана появится всплывающая панель, нажмите «Оглав.». Возможно, наушники вставлены в гнездо на передней панели CD-ROM. Вставьте наушники в гнездо звуковой платы сзади компьютера. Такое бывает, когда звук идёт, но не подключены колонки, и видео тоже идёт, но не установлены кодеки видеосжатия (в случае усечённой установки Windows). Произведите полную установку Windows.
TeachPro MS Excel 2003
Глава 1. Введение
29
Глава 1. Введение 1.1. Запуск Так, мы с вами начинаем работать с программой Microsoft Excel. Для того чтобы запустить эту программу, мы выполняем, следующее. Сначала нажимаем на кнопку Пуск. Которая, расположена в левом нижнем углу Windows. С помощью этой кнопки открывается главное меню Windows. Для того чтоб нажать на эту кнопку мы, нажимаем левую клавишу мыши вот таким вот образом. Открылось главное меню Windows. После этого мы наводим курсор мыши на пункт программы. С права у нас открывается под меню программы вот оно. В этом под меню мы выбираем пункт Microsoft Office. И вот здесь у нас открывается вот такой вот списочек. Если мы щелкнем клавишей вот на этих двойных стрелках, то у нас откроется вот такой список программ, которые входят в Microsoft Office. Нам нужна программа Microsoft Office Excel 2003. Для того чтоб ее запустить, нажимаем левую клавишу мыши. У нас, открылся Microsoft Excel 2003 вот он. Именно так выглядит наша программа. Ну, если мы открыли программу, то, конечно, нам может понадобиться ее закрыть. Закрывается эта программа с помощью либо вот этой вот кнопочки. Вот она. Видите? Здесь в верхнем правом углу, либо с помощью комбинации клавиш “Alt+F4”. Эта комбинация клавиш запускается у нас с клавиатуры. Давайте для начала нажмем вот на эту кнопочку на нашем экране. Нажимаем опять с помощью левой клавиши мыши. Нажали. Программа Microsoft Excel у нас закрылась. Давайте запустим, ее есчо раз. Мы уже помним, как это делается. С помощью под меню Microsoft Office. Вот у нас Microsoft Office Excel 2003 рядом с этим пунктом, расположена вот такая иконка. С помощью этой иконки будут обозначаться файлы нашей рабочей книги, с которыми работает Microsoft Office Excel. Так запустили. У нас наша программа открылась есчо раз. Сейчас попробуем надо закрыть. Эту программу, с помощью сочетаний клавиш “Alt+F4”. Нажимаем одновременно кнопки “Alt и F4” на вашей клавиатуре. Видите, наша программа опять благополучно закрылась. Сейчас мы, давайте сделаем следующее. Если мы опять запустим нашу программу Microsoft Office Excel и на нашей рабочей книге, вот здесь. Сделаем, какие ни будь изменения, на пример, давайте введем, цифру один. Вот видите у нас цифра один. То есть мы сделали изменения, то в случае если мы решим закрыть эту программу при помощи этой кнопочки. Microsoft Excel, нам сообщит. Что были сделаны изменения и хотим ли мы сохранить эти изменения в файле “Книга1”. Мы можем их сохранить, а можем и отказаться давайте в данном случае откажемся. Скажем, что не какие изменения мы сохранять не хотим. После этого программа Excel благополучно закроется. На этом давайте закончим первый урок знакомства с программой Microsoft Excel. Мы научились открывать эту программу и закрывать. На следующем уроке мы с вами научимся работать с меню. Как с обычным меню Microsoft Excel, так и контекстным.
1.2. Меню На этом уроке мы с вами будем изучать команды “Меню”. Для этого запустим нашу программу, Мicrosoft Еxcel. Это мы с вами уже умеем делать совершенно спокойно, запускаем. Запустили, Мicrosoft Еxcel. Вот здесь мы видим строку меню. Для того чтобы открыть список мы должны нажать левую клавишу мыши на одном из этих пунктов, давайте нажмем. Вот у нас открылось меню “Правка”. Список раскрывающегося меню содержит только часто используемые команды, остальные команды открываются следующим образом, в данном случае у нас сейчас открыты все, если мы щелкнем, где не будь вне области
30
TeachPro Microsoft Excel 2003
меню, и опять наведем курсор мыши, то вот здесь мы увидим. Я не знаю, вы успели заметить или нет, была вот такая вот двойная галочка. Давайте, опять щелкнем, вне области меню видите вот, здесь в низу этого пункта у нас имеется галочка, в последствии пункт меню раскрывается полностью. Это сделано для удобства. Сначала вам показывается список только часто используемых команд, а остальные команды, которые не так часто используются, показываются позже. Надо сказать, что результатом выполнения команды меню, вот такого вида, где справа имеется вот такой вот, треугольничек является открытие его подменю. Давайте, попробуем наводить курсором мыши, на вот такие пункты. Видите, сразу же рядышком открывается вот такое вот подменю. Если мы наведем курсор мыши на пункт меню, не содержащее такого треугольнечка то у нас соответственно никакое подменю не открывается. А вот здесь у нас открывается, давайте посмотрим, где у нас еще имеется вот такой, вот треугольникчек, вот у нас он имеется вот здесь, видите, открылось большое подменю в панели инструментов. В этом вложенном подменю, мы можем выбрать любую нужную нам команду. Кроме того, мы с вами можем вызывать нужный пункт меню или нужную команду с помощью, клавиатуры. Как это делается? Это делается с помощью комбинации горячих клавиш. Давайте сделаем щелчок в не области нашего меню, вот здесь. Теперь для того, чтобы выделить меню нам нужно сделать следующее. Нам нужно нажать кнопочку “Alt”. После нажатие кнопочки “Alt” на нашей клавиатуре у нас выделился пункт, который называется “File”. После того как он выделился, мы можем активизировать, эту кнопку используя стрелочки на вашей клавиатуре, кнопки со стрелочками. Давайте, нажмем на стрелочку вниз на клавиатуре, и у нас откроется этот пункт меню “File”. Кроме того, если у нас один из пунктов открыт, мы можем путешествовать по другим с помощью соответствующих кнопок на клавиатуре. Давайте попробуем нажимать кнопки. Стрелка вправо, и соответственно стрелка влево. Вот видите, у нас совершенно спокойно открываются соседние пункты меню. Кроме того, с помощью вот сейчас нажатие на стрелку вниз мы по очереди выделяем каждый пункт, этого меню видите, сейчас стрелку вверх нажимаем и стрелку вниз соответственно. Закрывается любое меню нажатием на клавишу “Esc”, вот у нас закрылось. Сейчас мы опять открыли. Либо мы можем, нажать на кнопочку “Alt”. Видите, опять произошло закрытее, откроем есчо раз пункт меню, либо как мы с вами только что делали щелкать в не области нашего меню. Щелкнули, наше меню закрылось. Надо заметить, что доступ ко многим командам гораздо быстрее можно получит не посредству вот этих вот обычных меню, а с помощью так называемого контекстного меню. Контекстное меню содержит команды, которые применяются наиболее часто к тем или иным элементам и объектам. Сейчас мы попробуем вызвать контекстное меню. Сейчас, если мы с вами, нажмем правую клавишу мыши, вот так вот, у нас появится совершенно обычное контекстное меню, которое относится, например, к нашей ячейке. Вот у нас появляется вот такой вот список, где нам предлагается добавить ячейки, удалить содержимое, очистить содержимое, добавить примечаний и так далее. То ест, весь этот список команд он применим только к данной ячейке. Если мы нажмем правую клавишу мыши, то есть вызовем контекстное меню, на каком не будь другом объекте. На пример вот приведем суда курсор мыши, и нажмем правую клавишу, то здесь у нас появится список совершенно другой, потому, что в данном случае этот список относится к той области, к тому объекту, где мы его вызвали.
Глава 1. Введение
31
Давайте еще раз посмотрим, где мы еще можем вызвать контекстное меню. Давайте вот здесь щелкнем левой клавишей мыши и вызовем контекстное меню. Вот оно, видите список команд совершенно другой. Ну, мы с вами ознакомились с меню, давайте на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами будем изучать панели инструментов.
1.3. Панели инструментов Сейчас мы с вами будем изучать панели инструментов. В верхней части окна Excele ниже строки меню вот здесь вот расположены панели инструментов, это такие вот ряды значков кнопок, как вы сейчас их видите. Нажимая на них можно выполнять определенные команды. Если мы сейчас нажмем, на какой не будь, из этих пунктов выполнится определенная команда, вот сейчас, в данном случае выполнится команда копировать, здесь выполнится команда вставить. Эти, кнопки как таковы с клавиатуры недоступны, хотя, в общем, многие определенные комбинации клавиш все-таки соответствуют. Эти вот пункты, они снабжены вот этими сплывающими подсказками. Видите, сейчас мы навели курсор мыши вот сюда, и в низу у нас появилась сплывающая подсказка, где сказано, что это справочные материалы. Это копировать, вставить, автосумма, справка Мicrosoft Еxcel. Количество отображаемых вот этих вот самых панелей инструментов, их состав определяет пользователь. Пользователь, кроме того, может составлять свои собственные панели инструментов, но это мы с вами это будем делать позже, а не сейчас. Для того чтобы добавит или удалить определенную панель инструментов, с вашего экрана выполняется следующая команда. Заходим в меню “Вид” и вот здесь есть пункт панели инструментов, после того как мы навели на него курсор мыши, а вы помните, что если мы наводим курсор мыши на пункты меню, которые снабжены вот такими черными треугольниками, у нас открылся дополнительный список. Этот список тех панелей инструментов, которые в данный момент видны, на нашем экране. Мы видим, что в данный момент видна панель инструментов “Стандартная” и “Форматирования”. Вот эти галочки в левой части, вот, слов “Стандартное”, “Форматирование” показывают, что данные панели инструментов у нас сейчас на экране. Если мы выделим, какую не будь другую панель инструментов, например внешние данные и сделаем щелчок левой клавишей мыши, то у нас появится вот такая вот новая панель инструментов. Мы ее можем закрыть, нажимая на вот этот вот крестик, если мы ее закроем и пойдем в меню “Вид”, то мы увидим, что галочка здесь, рядом с пунктом внешние данные не стоит, потому, что мы панель инструментов убрали с экрана. Если мы ее с экрана убирать не будем, то есть вызовем ее, и сейчас посмотрим в меню вид, то мы увидим, что здесь галочка стоит. То есть внешние данные у нас на экране. Если мы сделаем еще один щелчок мыши, то этой панели инструментов у нас на экране уже не будут. Надо заметить, что отображаемые панели инструментов, они могут быть пре стыкованы, или плавающие. Та панель инструментов, которую мы с вами выделяли только, что, была плавающая панель инструментов. Она не была пре стыкована как вот эта панель инструментов, к какому не будь краю окна Мicrosoft Еxcel. Плавающая панель инструментов, в данном случае, вот эту панель инструментов мы можем перемещать с помощью мыши. Захватываем за заголовок и начинаем тащить в любую сторону, вот видите? Мы ее можем даже пре стыковать, достаточно нам потащить эту панель на самый
32
TeachPro Microsoft Excel 2003
верх, и вот здесь отпустить левую клавишу мыши. Видите, наша панель оказалась пре стыкована, у нее сейчас нет заголовка, и она просто пришпилена к краю окна, Мicrosoft Еxcel. Мы можем, вот за этот бордюрчик опять схватить левой клавишей мыши и потянуть в любое другое место. Видите, можем пришпилить к этому краю окна. Давайте, вернем все, как было, вот так. Exсel запоминает какие из панелей инструментов и где были расположены, например если мы сейчас переместим эту панель сюда, то есть пре стыкуем ее затем с помощью команды “Вид” уберем с экрана, а затем вызовем ее на экран еще раз, то эта панель инструментов появится там где мы расстались с ней в последний раз. То есть в левом углу. Давайте, уберем ее с экрана, потому, что она нам сейчас не нужна и продолжим изучение панели инструментов. Что у нас здесь еще есть интересного? Надо сказать, что вот эта панель инструментов стандартная, которая у нас сейчас имеется на экране, она содержит кнопки наиболее общих операций при работе с файлами. Что у нас здесь? Заметим. Это. Создать новый файл, открыть имеющийся, сохранить, печать, справочные материалы, копировать, вставить и.т.д. Если мы нажмем вот на эту стрелочку в низу, то у нас откроются еще дополнительные панели инструментов стандартные, которое в данный момент у нас на экране не поместились. Кроме того, мы можем, добавлять или удалять кнопки с панели инструментов стандартные, форматирование и т.д. Точно так же мы можем работать, давайте щелкнем вне области экрана с панелью инструментов Форматирования, вот она. К стати мы ее точно также можем вытащить на середину экрана, и она у нас превратится, в плавающую. Но мы лучше вернем ее на место. Там, где она у нас была, так действительно удобнее. Вот, вернули. Мы позже с вами пройдем, как настраивать меню и панели инструментов, мы с вами создадим свою собственную панель. Сейчас это делать ненужно, перейдем к изучению палитр. Надо сказать, что помимо команд, некоторые панели инструментов содержат “Палитры”. С их помощью мы выбираем, какой не будь параметр из большого числа. Давайте, сделаем вот, что у нас вот имеется панель инструментов Форматирования, если мы нажмем на эту стрелочку и получим остальные команды, то вот здесь у нас ест пункт, который называется “Граница”. Как только мы наводим на него, курсор мыши, видите, у нас открывается вот такой вот список с параметрами. Мы можем схватить эту палитру за заголовок, вот он, и перетащить на середину экрана. У нас сейчас появилась вот такая вот палитра, которая называется “Граница”. В отличии, от панели инструментов палитры форму не меняют, видите она фиксированной формы. Куда бы мы ее не поместили, открываться она будет именно такой, какой вы ее видите сейчас. Для того чтобы вернуть, вот эту вот палитру на панель инструментов, мы делаем следующее. Перемещаем указатель мыши на панель команд и щелкаем правой клавишей мыши. Сейчас, здесь у нас появился пункт границы соответствующей галочкой с лева, это означает, что палитра в данном случае у нас на экране. Что мы делаем дальше. Мы, сбрасываем любой из этих флажков. Сбросили флажок, сейчас палитры здесь у нас нет, палитры границы, но она имеется вот здесь. Вот наша палитра. На этом мы с вами давайте закончим изучение панели инструментов, а на следующем уроке перейдем к изучению диалоговых окон.
Глава 1. Введение
33
1.4. Диалоговые окна Сейчас мы с вами начнем изучение диалоговых окон. Если вы обратили внимание, что в меню, после некоторых команд имеется вот такое вот многоточие. Это, означает, что после выполнения этой команды появится диалоговое окно. Для чего служит диалоговое окно? Оно служит для ввода дополнительной информации, настройка параметров обычно происходит с помощью диалоговых окон. Давайте, выполним, какую не будь команду, например “Сервис” и затем команду “Параметр”. Как вы, видите, после нее имеется тоже многоточие, значит, появится диалоговое окно. Выполняем эту команду. Перед нами появилось диалоговое окно “Параметры”. Это диалоговое окно имеет вот такие вот определенные вкладки. В данном случае у нас открыта вкладка “Вычисления”. Для того чтобы перейти на какую не будь другую вкладку, достаточно щелкнуто по ней левой клавишей мыши. Щелкаем. У, нас сейчас имеется другая вкладка. Можем щелкнуть на вкладки Проверка ошибок, затем Орфография, Безопасность, Диаграмма и т.д. Давайте щелкнем го вкладке “Вид”, здесь у нас имеются следующие объекты диалоговых окон. Первое, что мы видим, так называемые флажки. “Флажки” из себя, представляют вот такие вот квадратика с галочкой внутри, галочка проставлена, если флажок включен. Если мы щелкнем на нем левой клавишей мыши, то флажок у нас сейчас отключается и галочка соответственно пропадает. Что это означает? В данном случае с помощью вкладки “Вид” мы настраиваем, что именно отображать на нашем экране. У нас вот здесь имеется слово отображать и здесь перечисление, что именно. Мы можем отображать область задачи при запуске, а можем этого и не делать, в данном случае у нас флажок отключен и если мы сейчас нажмем кнопку “ОК”. У, нас вот эта вот область задач при запуске Excel видна, не будет. Восстановим, как было. Обратите внимание, что включение или отключение флажков совершенно не влияет на состояние других флажков в группе, каждый флажок может быть включен и отключен, другое дело переключатель. У нас имеется ниже группа примечаний, здесь имеются три переключателя. Переключатель от флажков отключается тем. Что может быть включен только один переключатель в группе, остальные будут отключены. Если мы сейчас наведем курсор вот сюда, и щелкнем левой клавишей мыши, то включится переключатель примечаний индикатор, а эти переключатели будут соответственно отключены. Давайте включим, как у нас это было, только индикатор и перейдем на следующую группу, здесь тоже, только переключатели. Таким образом, мы можем включить любой из них. Ниже группа флажков, которая называется параметры окна, как работают с флажками, мы с вами уже знаем, поэтому останавливаться на этом не будем. Имеется еще один незнакомый объект, так называемый открывающийся список. Если мы щелкнем вот на этой кнопочке со стрелочкой, то у нас откроется список. Из которой мы можем выбрать любой пункт, именно он будет, считается выборным, например, если мы сейчас щелкнем на этом зеленном цвете, то у нас цвет линии сетки будет отображаться зеленным, то есть мы в раскрывающемся списке выбрали определенный пункт. Давайте вернем, как было, а было у нас авто, и перейдем на следующие вкладки, чтобы посмотреть, какие именно объекты диалоговых окон мы с вами еще не рассмотрели. Перейдем на вкладку “Вычисление”. На вкладке вычисления мы видим дополнительный объект, который мы с вами еще не изучили и который называется поле ввода. В данном случае поле ввода у нас называется предельным
34
TeachPro Microsoft Excel 2003
числом итерации. Что такое итерация мы с вами пройдем позже, а сейчас пока научимся обращаться с полем ввода. Для этого щелкаем левой клавишей мыши не поле, у нас появляется вот такой вот курсор, это означает, что здесь мы можем вводить любой текст. С помощью клавиш на клавиатуре мы можем, это сейчас мы делаем с помощью стрелочек, правильно позиционировать курсор нажмем на кнопку “Delete”, видите, единицу мы с вами убрали и можем ввести любое другое число, например “3”, видите, мы с вами изменили параметры в поле ввода. Давайте сейчас пойдем на другие вкладки и посмотрим, какие еще объекты мы с вами не разобрали. Вот здесь мы видим дополнительный объект, вот он, в данном случае он у нас неактивен, потому что, не выбран этот флажок. Если мы установим этот, этот объект становится активным, он называется “Счетчик”. Что это значит? Это значит, что с помощью вот этих вот кнопочек мы можем уменьшать значение, здесь находящиеся, а можем его увеличивать. Видите, сейчас мы увеличиваем это значение. Кроме этого мы можем, изменяя значение с помощью клавиатуры, так же как это делали в поле ввода, то есть, стираем и проставляем с клавиатуры, например цифру “9”. Давайте, сейчас закроем это диалоговое окно, закроем с помощью кнопки “Отмена”. Чтобы наши изменения небыли бы задействованы. И вызовем другое диалоговое окно, которое называется “Шрифты”, потому, что там у нас имеются дополнительные объекты диалоговых окон. Команда шрифты вызывается с помощью пункта меню “Формат”. Вызываем команду “Ячейки”. И здесь переходим на вкладку “Шрифт”. Вот она. Здесь на этой вкладке “Шрифт” мы видим некоторые дополнительные элементы. Первый элемент, это вот такой вот список. Управляется список с помощью вот этих вот кнопочек, кроме того, мы можем управлять этим списком с помощью вот этой вот полосы прокрутки, мы ее захватываем левой клавишей мыши и протягиваем в нужное нам место. Предположим мы хотим, в качестве шрифта выбрать пункт, “Аrial”. Мы ее выделяем левой клавишей мыши, и видите, здесь уже активен пункт “Arial”. Точно так же работает список начертания и размер. Подчеркивание и цвет это обычные раскрывающиеся в списке, что это такое мы с вами уже изучали. Открывается список, выбирается нужный параметр. Вы видите в данный момент, он уже активен. Давайте, еще раз закроем это диалоговое окно с помощью команды “Отмена”, чтобы измененные параметры никак на нас не повлияли и перейдем к так называемым сворачивающимся диалоговым окнам. Как вы понимаете, размеры диалогового окна изменить, как правило, невозможно, но, на случай если мы захотим это делать, потому, что очень часто диалоговое окно нам мешает вести нам диалог, предусмотрено следующее решение проблемы. Диалоговые окна, в которых вводится ссылки на диапазоны введена, кнопка, при нажатии, на который окно сворачивается в узкую полоску. Давайте посмотрим, как это делается. Например, мы помним, команду “Файл”, “Параметры” Страницы. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, перейдем на вкладку “Лист”. Вот сейчас здесь мы видим три поля с кнопками сворачивания этого диалогового окна. Если мы нажмем, вот так, любую кнопку сворачивания, давайте мы ее нажмем, видите диалоговое окно у нас превратилось, вот в такую узкую полоску. Мы можем выделить, например, нужный диапазон, как это делать мы с вами пройдем позже и нажать соответственно на эту кнопку. Видите, диалоговое окно восстановилось, у нас в размерах. Точно так же, это делается, то это можно сделать с помощью этой кнопки и этой соответственно. Давайте проделаем это еще раз, нажали на кнопку. У нас диалоговое окно превратилось в узкую полоску. Выделили нужный нам диапазон, открыли диалоговое окно. То есть восстановили его в размерах. Здесь у нас имеется уже нужные введенные данные, а проделали мы это выделение так, что диалоговое окно нам совершенно не мешало. Точно так же делаем это с помощью вот этой кнопочки. Давайте, еще раз сделаем, нажали; выделили; отжали. Что такое вворачивающиеся диалоговые окна мы с вами уже поняли и, в общем, то научились работать со всеми объектами диалоговых окон. Давайте на этом закончим работу с диалоговыми окнами. Вы, в общем, то поняли, как с ними работать. Подробно, мы это все будем проходить, когда уже непосредственно будем изменять параметры с их помощью, а на следующем уроке мы с вами приступим к изучению справочной системы Microsoft Excel 2003.
Глава 1. Введение
35
1.5. Справка Сейчас мы с вами поговорим о получении справки Microsoft Excel. Microsoft Excel обладает большой справочной системой. Для того чтоб получить какую либо справку. Выполняем следующее. Выполняем команду, Справка. Справка Microsoft Excel. Вот здесь, справой стороны, если вы видите, у нас появилась новое изображение, которое называется помощь, и здесь мы можем задать что именно мы с вами хотим искать. Предположим, нас интересует, что не будь конкретное. На пример нас интересует формат. Что это такое? Справка по формату. Видите? Мы набрали этот текст и сейчас вот нажмем вот на эту кнопочку. У нас сейчас произошел поиск, и было найдено, двадцать результатов как, нам сообщает Microsoft Excel. Это все главы в справочной системе, которые имеют в себе слово формат. В данном случае нам предлагаются следующие главы. Преобразование арабских цифр в текстовый формат. Видите, здесь это слово имеется. Поиск ячеек имеющих условный формат и т.д. Вот это все вот такие вот пункты. Ну, давайте выберем, какой не будь из них. Предположим, нас интересует, вот этот вот пункт. Поиск ячеек имеющих условный формат. Давайте нажмем на вот эту вот ссылку. После того как мы нажали эту ссылку, у нас правой части нашего окна открывается вот такая вот справка. Где описаны, что именно надо сделать, чтоб найти ячейки, имеющие условный формат. Мы с вами еще не знаем, что такое условный формат, поэтому этот текст нам особенно ни чего не говори, но информация получается следующим образом. У нас в нашей справочной системе могут быть вот такие вот ссылки. Это изображенные синим цветом, какие то предложения или слова, наведя на которые курсор мыши и щелкнув левую клавишу можно перейти или открыть новый пункт или под пункт. Если вы обратили внимание? Вот у нас открылся такой интересный зеленый текст. После того как вы ознакомились со справкой с информацией. Мы можем закрыть вот это окно. И продолжить изучение. Вот это у нас были результаты. Предположим, нам не удается найти нашу справку. Щелкнем вот сюда, Не удается найти. После этого вот нам справочная система самостоятельно открыла текст по советам, по достижению лучших результатов поиска. И здесь нам советуют, что именно сделать, чтобы то, что нам нужно было бы найдено. Вот видите? Вот такая интересная информация. Давайте закроем опять тки эту справку. Щелкнем в области задач вот на этот черный треугольник и вернемся к нашей справочной системе. Кроме того, что мы можем искать интересующую нас информацию мы можем изучить полностью нашу справочную систему. Для этого достаточно щелкнуть по оглавлению. Сейчас у нас в правой стороне имеется вот такой список тем, нашей справочной системы. Запуск и параметры. Если мы щелкнем, по этой ссылке у нас вот эта книжечка с левой стороны, как бы откроется, и будут определенные пункты на экране. Те, которые уже с вопросительными знаками, они конечные, щелкнув по ним, мы можем получить, например вот информацию. А те с левой стороны, у которых расположены вот такие книжечки, они в свою очередь раскрываются. На такие, вот под темы. Если мы на пример вот это все просмотрели, можем, щелкнуть опять по книжечки и эти пункты закроются. Щелкнем вот по этой книжечке так же вот мы, таким образом, изучили оглавление. Что еще у нас здесь есть интересное? Если мы посмотрим на саму справочную систему Microsoft Excel. Мы, увидим здесь вот такую вот панель инструментов. Давайте нажмем на первую кнопочку. Если мы нажмем, на первую кнопочку у нас фактически наше окно справочной системы стало, как бы над Excel. То есть Excel сузился в размерах, наша рабочая книга сузилась, то есть не сузилась, а увеличилась в размерах и сейчас она находится
36
TeachPro Microsoft Excel 2003
полностью позади справочной системы. Если мы щелкнем, вот таким вот образом у нас наши окна расположатся по-другому. То есть они получиться, что расположены рядом близко друг другу. С помощью вот этих стрелочек мы передвигаемся соответственно вперед и назад по страницам справочной системы. Ну, в данном случае мы с этой страницы не куда не уходили. Ну, если мы, например, перейдем, куда не будь. К примеру, сюда. То с помощью, этой кнопки мы сможем, вернутся, назад. Видите, вернулись? Собственно еще раз, еще раз вернулись, а можем перейти вперед. Вот так вот. Имеется возможность распечатать грамматическую справку. Если мы, нажимаем на эту кнопку, у нас появляется, диалоговое окно Печать. Она нам еще не знакома. Поэтому давайте мы его с вами его закроем. И не будем в него углубляться. Закроем справочную систему и посмотрим. Что еще у нас имеется в этом окне. Давайте, посмотрим вот эту ссылку. Дополнительные сведения. То нам, будет предложено подключиться к “Web” узлу “Microsoft On Line”. Сейчас у нас подключения к, Интернет нет. По этому мы полностью постичь преимущества работы при подключении к Интернету не можем. Ну, давайте закроем опять таки это окно. В общем, справочную систему мы так вроде бы изучили. Давайте, еще раз, зайдем в меню Справка и посмотрим, что здесь у нас еще есть. У нас имеется возможность работы с так называемым помощником. Что это такое мы с вами узнаем на следующем уроке. А сейчас закончим этот урок.
1.6. Справка (продолжение) Сейчас, мы с вами поговорим о том, что такое Помощник. Помощник существует, в последних версиях Office. Вызывается, на экран с помощью команды, показать помощника. Сейчас помощник перед вами на экране. Что это такое? В данный момент он имеет вот такое вот изображение скрепки, на самом деле оно анимированная, в определенных ситуациях даже шевелиться, если вы сейчас обратите внимание. С помощью помощника мы можем получать информацию, вообще вступать в диалог с системой. Давайте попробуем это сделать. Щелкнем, на нем левой клавишей мыши. Сейчас, нам предлагается ввести свой вопрос, и нажать на кнопку найти. Ну, давайте введем, какой не будь вопрос. На пример, что то типа формула. И нажмем на кнопочку найти. Сейчас, у нас в правой части нашего окна мы видим результаты поиска нашей справочной системе по страницам, которые содержат слово формула. Вот у нас на пример появилась. Редактирование ячеек непосредственно в строке формул. Щелкаем на нем и получаем соответствующую, информацию, вот. Ну, закроем окно и продолжим изучение помощника. Если мы еще раз щелкнем на помощнике, мы обратим внимание, что здесь в этом окне кроме кнопочки найти имеется так же кнопочка параметры. Давайте ее нажмем. У нас появляется большое диалоговое окно, которое называется помощник. С помощью вот этих вот галочек мы можем настроить нашего помощника. Ну, давайте с вами по нему пройдемся. Во-первых, с помощью вот этой вот галочки использовать помощника или нет, мы можем регулировать его видимость на экране. Если мы эту галочку уберем, то соответственно помощника на экране у нас не будет и настраивать, собственно то же будет не чего. Включим галочку обратно. Далее идет отображать справку для мастеров. Что это означает? Это означает, что когда мы пользуемся
Глава 1. Введение
37
определенными мастерами, то есть визордами, последовательностью диалоговых окон у нас помощник может предоставлять справочную информацию, если включена вот эта галочка. Давайте мы ее с вами включим, чтоб помощник это делал. Следующий пункт, отображать сообщения помощника. Если здесь у нас установлена галочка то все сообщения, которые собственно нам помощник сообщает, будут изображены в его собственном диалоговом окне, а не в автономном от него. Далее, установить галочку, не закрывать данные. Что это значит? Если эта галочка у нас установлена, не закрывать данные, и мы, предположим, решаем поработать с ячейкой “G11”, и щелкаем по ней, то видите, помощник у нас сам вот таким вот образом отодвигается, что бы, нам не мешать. Давайте еще раз попробуем и перейдем на ячейку G8. Видите? У нас помощник опять как бы отпрыгнул. Это делается именно потому, что там уставлено соответствующая галочка. Нажмем на кнопку параметры, вот благодаря, этой галочки не закрывать данные. У нас здесь есть звуковое сопровождение. Если эта галочка включена, а у вас имеется звуковая карта и динамики. То вы услышите определенные так же звуковые сообщения, не только визуальные, но и звуковые. Последняя галочка в этой группе, отображать просматривать две справочных системы при работе с вижуал бейсиком. Что это значит? При работе с вижуал бейсиком, обычно справки выдаются по программированию. Если мы установим эту галочку, то мы будем иметь возможность просматривать обе справочных системы и по программированию и по продукту непосредственно. То есть по Microsoft Excel. Внизу у нас имеется другая группа переключателей, которая называется отображать советы. Помощник имеет свойства во время определенных наших действий отображать советы. С помощью этих галочек мы устанавливаем, какие именно. На пример. Мы можем отображать советы об использовании возможности программ, об операциях с мышью, например, о сочетании клавиш можно отображать только важные советы, а можно отображать все. И отображать полезный совет при запуске, к стати иногда бывает интересно его читать. С помощью кнопки очистить журнал мы можем очистить список ранее данных советов, тогда помощник будет их повторять. Вот. Была выполнена очистка журналов советов, и часть советов будет выведена по второму разу. Ну, мы вроде бы изучили вкладку параметры диалогового окна помощник. Давайте перейдем на вкладку коллекция. Здесь, мы можем выбрать внешний вид нашего помощника. В данном случае у нас установлен так называемый, Скрепыш. Видите? Здесь это написано, имя Скрепыш. Мы можем с вами выбрать любой другой вид. Вот на пример можем выбрать Колобка, вот он. Можем выбрать вот такой вот “F1”, эмблему Офис, Маг, планета земля, есть большое количество вот таких вот изображений помощника. Ну, давайте предположим мы выбрали Колобка. Нажмем на кнопку “ОК”. Вот наш помощник сменил свой вид. Теперь у нас вот такой вот колобок. Кроме того, на эту же вкладку можно перейти, если мы сделаем следующее. Вызовем контекстное меню помощника и выполним команду параметры. Мы вызвали то же самое диалоговое окно помощник с вкладками коллекция и параметры. Закроем диалоговое окно. И посмотрим, что у нас еще есть в контекстном меню. Параметры, открыть диалоговое окно на вкладке параметры. Мы с вами это только что делали. А выбрать помощника на вкладке коллекция. С помощью команды мотор мы можем заставить нашего, помощника проиграть какую не будь вот такую вот анимацию. Видите как интересно, давайте еще раз попробуем. Сейчас уже
38
TeachPro Microsoft Excel 2003
соответственно совершенно другой клип, ну еще раз. И с помощью так же контекстного меню мы можем просто на просто скрыть помощника. Все, мы его скрыли. Он как раз спрашивает, вступил с нами в диалог. Что мы с ним хотим сделать. Несколько раз подряд мы его отключали. Мы его просто хотим скрыть или полностью отключить. Ну, мы хотим его просто скрыть, соответственно щелкнем по первой ссылке. Для того что бы, показать его на экране, мы выполняем команду, справка показать помощника. Вот сейчас помощник на экране. Ну, давайте на этом закончим текущий урок, а с ним и изучение справочной системы Microsoft Excel.
Глава 2. Навигация и выделение данных
39
Глава 2. Навигация и выделение объектов 2.1. Рабочие книги и листы Сейчас мы с вами начинаем новую главу, которая называется навигация выделения объектов. Давайте для начала запустим наш Microsoft Excel, как это делается, мы уже помним, пуск, программа, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2003. Запустили нашу программу. Документы, с которыми работают в Excel, называются рабочие книги, в данном случае, прямо сейчас, у нас открыта рабочая книга, которая называется “Книга1”. Именно эти имена, по умолчанию дает Excel новым рабочим книгам, если мы создадим еще одну рабочую книгу. Давайте, попробуем сейчас это сделать. Сделаем это с помощью команды, которая находится в меню “Файл”, команда называется “Создать”. Если мы выполняем эту команду, у нас, здесь в области задач, предлагаются варианты создания новой рабочей книги. Это может быть чистая книга или создать рабочую книгу на основе имеющейся или шаблона. Ну, сейчас хотим создать чистую книгу, поэтому делаем соответствующий щелчок на соответствующей ссылке. Вот у нас сейчас создана “Книга2”. Если, мы опустим наш курсор мыши, то на панели задач Windows мы увидим, что в данном случае у нас открыты две рабочие книги. К сожалению, внешне друг от друга они ничем не отличаются. Потому, что обе из них в данный момент пусты, но мы видим, что одна из них “Книга 1”, другая из них “Книга 2”. В Excel допускается работа с несколькими рабочими книгами одновременно. Как вы видите, каждая из них открывается в своем рабочем окне. Активная или текущая, это та рабочая книга, с которым в данный момент мы работаем. Активной рабочей книгой может быть только одна. Для перехода, к одной из открытых рабочих книг можно выполнить одно из следующих действий. Первое действие. В пункте, меню “Окно” мы можем, выбрать соответствующую книгу, видите, рядом с активной рабочей книгой у нас стоит галочка. В данном, случае открыта “Книга1”. Именно она является активной рабочей книгой. Если мы сделаем щелчок вот здесь, вот. То у нас станет активной рабочая “Книга2”, и при открытии меню окно мы увидим, что галочка стоит рядом с рабочей “Книга2”. Это, один из способов. Другой способ использовать сочетание клавиш. Сочетание клавиш “Ctrl+Tab”, то есть “Ctrl с Табуляцией”. Видите, если вы обратите внимание на заголовок окна, то сейчас у нас активна “Книга1”, а затем “Книга2”, потому что в данный момент мы нажимаем комбинацию клавиш “Ctrl+Tab”. Кроме того, мы можем на панели задач щелкнуть по нужной нам рабочей книге. В данном случае, видите, картинка с Книгой 2, у нас с легка, нажата, если мы щелкнем здесь, то у нас станет активной “Книга1”. Видите? Именно ее изображение, сейчас у нас как бы вжато в панель задач. Каждая рабочая книга состоит из листов. Вот, здесь вот такие, вот как бы ярлычки листочков, по умолчанию Excel создает рабочую книгу, состоящую из трех листов. Количество этих листов можно регулировать. Можно добавлять новые листы, убирать имеющиеся и так далее. Кроме того, мы можем выполнить команду, переименовать, сделаем щелчок правой клавишей мыши на ярлычки листа и выполним команду, “Переименовать”. Сейчас мы можем ввести с клавиатуры, нужный нам текст. Предположим, введем слово “Листок”, нажмем клавишу “Enter”. То есть ввод.
40
TeachPro Microsoft Excel 2003
Сейчас у нас этот ярлычок называется “Листок”. Давайте, мы с вами изучим основные элементы, рабочей книги, рабочего листа, Excel. Для того чтобы не путаться в терминах. Во-первых, здесь у нас заголовок окна Microsoft Excel, вот он. У нас имеется заголовок приложений, то есть наша программа называется Microsoft Excel. И в ней открыта “Книга1”. “Книга1”, как мы только, что говорили, название рабочей книги. Далее идет строка меню. Ее мы с вами знаем, мы с вами ее изучали. Затем серия панелей инструментов, вот одна панель инструментов, как вы помните. Ода называлась “Стандартной”, затем наша вторая панель инструментов. Она у нас называлась панель инструментов “Форматирования”. Далее, вот здесь вот, это у нас называется, поле имен. “Поле имени”, которая, на самом деле представляет с собой вот такой вот раскрывающийся список. В данном случае в этом поле имен, у нас имеется только, как бы одно имя, то есть, это имя выделенной ячейки, в списке имен у нас ничего нет, поэтому соответственно этот список не во, что не раскрывается. Когда мы с вами будем работать с именами ячеек и диапазонов, вы увидите, как раскрывается этот список. Далее, вот здесь вот, большое поле, это у нас “Строка формул”. Далее у нас идут ячейки. “Ячейки” нашего рабочего листа, вот здесь вот, это у нас столбцы. Столбцы обозначены латинскими буквами А; В; С; D; Е; и так далее. И строки, которые обозначены у нас обычными числами. С помощью вот этой вот кнопочки, фактически, пересечения имен столбцов и строк, с помощью вот этой кнопочки мы можем выделить весь рабочий лист, если мы нажмем сюда левой клавишей мыши, давайте еще раз нажмем. Вот. Мы выделили весь наш рабочий лист. Здесь с этого бока у нас имеются полосы прокрутки, вот они, если у нас много информации, то соответственно полосы прокрутки у нас прокрутят наш лист. Прокручивать мы можем и перемещением вот этих вот ползунков, и нажатием вот на эти вот соответствующие кнопочки. Видите, вертикальные полоса прокрутки а это у нас горизонтальная, видите, полоса прокрутки, и можем воспользоваться уже непосредственно ползунком. Давайте все вернем в свое положение. И посмотрим, что у нас есть, дальше. Вот это у нас кнопочки прокрутки листов. Если мы нажмем, например, сюда, или сюда, то у нас соответственно будет прокручиваться список листов, их может быть много, они у нас могут не помещаться суда, кроме того, мы можем уменьшить эту область, в которой показаны наши листы, вот, давайте так уменьшим, и попробуем поработать с этими кнопочками. Видите у нас соответственно, каждый из ярлычков появляется вот в этой области видимости. С помощью этой кнопочки перейдем на последний лист, а с помощью этой на первый. Ну, все вроде бы понятно, с элементами нашей рабочей книги. Как мы уже увидели, рабочий лист состоит из ячеек, таких вот прямоугольных ячеек, каждая из этих ячеек имеет адрес. Вот, если мы выделяем, по очереди каждую ячейку, то ее адрес отображается вот здесь вот в поле имен. Адрес из, себя представляет пересечение фактически столбца и строки, наша вот эта ячейка, находится на пересечении столбцов “D” и строки “7”, соответственно она называется “D7”, и здесь мы ее вот это ее имя и видим. Самая верхняя, левая ячейка, называется ячейка “А1”. Иногда нам бывает необходимо, перейти к заданной ячейке. Переходим к заданной ячейке мы с помощью команды “Правка”, “Перейти”. Давайте откроем полностью это диалоговое окно и увидим команду, которое называется перейти, видите, здесь у нас стоит троеточие. Значит, у нас появится диалоговое окно, предположим мы хотим перейти на ячейку, которое называется “Е48”. Вот мы задали имя в нашей ячейке, как задаются, имена мы уже знаем. Нажимаем на кнопку “ОК”. У нас сейчас выделилась ячейка, которая и находиться на пересечение столбцов “Е” и “48”. Это “Е48”. Мы, примерно с вами ознакомились с внешним видом программы Microsoft Excel 2003. Узнали, что такое ячейка, познакомились с именами ячеек и собственно с названием элементов интерфейса Microsoft Excel 2003. На следующем уроке мы с вами изучим перемещение по элементам Microsoft Excel 2003.
Глава 2. Навигация и выделение данных
41
2.2. Перемещение по рабочему листу Сейчас мы с вами поговорим о перемещении по рабочему листу. Когда говорят о перемещении, обычно имеют, введу перемещение активной ячейки, вот той, которая отмечена вот таким вот прямоугольником, с таким черным квадратиком на конце. Для того чтобы перемещать эту ячейку, мы обычно пользуемся клавишами со стрелочками на вашей клавиатуре. Сейчас мы нажимаем стрелочку в низ, можем нажимать стрелочку вправо, стрелочку влево и наверх соответственно. Если у нас, включена на клавиатуре клавиша “Scroll lock”, давайте мы ее с вами включим. То нажатие стрелок на вашей клавиатуре, даст совсем другой эффект. Видите, у нас происходит перемещение не по рабочему листу, а перемещение самого рабочего листа. Если вы обратили внимание, при нажатии этих клавишей у нас становится, видимы совсем другие строки, видите, что у нас происходит. Давайте сейчас отключим клавишу “Scroll Lock” на вашей клавиатуре, все вернулось к своему исходному состоянию. Для перемещения активной ячейки на одно или несколько окон вверх пользуются клавишами “Page Up” и “Page Down”, соответственно индикатор “Scroll Lock” должен быть у вас погашен. Сейчас мы нажмем на клавиатуре, на клавишу “Page Down”. Видите, у нас активная ячейка перемещается сразу, на несколько строк, достаточно на большое число. То же самое при нажатии клавиши “Page Up”. Так, совершенно спокойно можно вернутся к своему исходному состоянию. Для прокрутки экранов, также, можно использовать комбинацию клавиш “Ctrl” и стрелка в низ. Видите, мы перешли на самый низ нашего рабочего листа, на ячейку “605536”, точно так же мы можем, вернутся обратно, вот, мы вернулись. Если мы нажмем клавишу “Scroll Lock” на вашей клавиатуре и нажмем на клавишу “Page Down”, у нас будет эффект не перехода активной ячейки, а просто прокручивание так называемого рабочего листа. В Excel существует возможность, перемещение по горизонтальным и вертикальным границам блоков данных. Давайте вернемся на начало нашего рабочего листа, отключим индикатор “Scroll Lock”, и поговорим о блоке данных. Блок данных это множество непустых ячеек, со всех сторон окруженный пустыми ячейками. Давайте введем здесь некоторое количество символов, ну введем просто несколько единичек, затем введем несколько единичек здесь, потом вот здесь, а здесь введем серию двоечек, вот. У нас сейчас имеются несколько блоков данных, вот это вот у нас блок данных. Блок данных у нас начинается с ячейки “В3” и заканчивается ячейкой “В10”, то же самое, здесь начинается с “D8” и заканчивается с “D10”, еще один блок данных, (D3;D4), (D14;D20), соответственно. Вот у нас имеется несколько блоков данных. Посмотрим, как мы будем по ним перемещаться. Если мы перейдем на ячейку “А1”, переходим ми с помощью стрелок на нашей клавиатуре, будем перемещаться от “В1” и попробуем нажать комбинацию клавиш “Ctrl” стрелка вниз. Видите, мы перешли на начало нашего блока, не в самый низ страницы, как перешли мы в прошлый раз, а на начало нашего блока. Дальше еще раз нажимаем “Ctrl” стрелка вниз, перешли на последнюю ячейку нашего блока. Сейчас, если мы опять нажмем клавишу “Ctrl” стрелка вниз, мы перейдем на самый низ нашего рабочего лиса, вернемся обратно и попробуем сделать то же самое, со столбцом “D”. “Ctrl” стрелка вниз, перешли на начало блока, затем конец блока, начало следующего блока, конец следующего и последний раз, два. Точно так же “Ctrl” стрелка вверх, вот таким вот образом
42
TeachPro Microsoft Excel 2003
можно переходить с помощью сочетаний клавиш “Ctrl” стрелка влево или “Ctrl” стрелка вправо по соседним блокам, вот так, вот. Нажатие клавиш “Ctrl+End” приведет нас к самой последней ячейке, самого последнего блока на нашем столбце. Если мы еще раз нажмем клавишу “Ctrl+End”, мы уже с вами соответственно некуда не перейдем, мы останемся на самой последней ячейке, самого последнего блока, давайте, сейчас вот здесь нажмем на “Ctrl+End” и посмотрим, что у нас получиться, мы вернулись на самую последнюю ячейку самого последнего блока. Мы с вами научились перемещаться по нашему рабочему листу, кроме того, необходимо заметить, что перемещаться мы также можем с помощью клавиш “Enter”. С помощью клавиши “Enter”, мы переходим на следующую нижнюю ячейку, то есть, переходим с ячейки, которая у нас активна, в этом же столбце в самый низ. Надо заметить, что еще с помощью комбинаций клавиш “Ctrl+Home” мы можем, вернутся на ячейку “А1”. Обычно это бывает очень удобно, вместо того, чтобы пошагово подниматься до этой ячейки, правда можно подниматься, используя вот эти вот полосы прокрутки, мы с вами уже ознакомились на пошлом уроке, но все равно “Ctrl+Home” всегда вас вернет, вот, по этому адресу, ячейку “А1”. Ну, давайте, не этом, закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами изучим понятие диапазоны и выделение на рабочем листе.
2.3. Диапазон и выделение области на рабочем листе На этом уроке мы с вами изучим понятие диапазона и выделение на рабочем листе. Диапазон это любой набор ячеек рабочего листа. Ячейки могут быть как смеженные, так и нет, однако, чаще всего, под диапазонам мы все-таки понимаем прямоугольную область, то есть пересечение нескольких столбцов и нескольких строк. Вот, например, вот такая область у нас может быть диапазоном, кроме того, диапазоном у нас может быть и такая область, куда входит пересечение нескольких столбцов и нескольких строк соответственно. Адрес диапазона прямоугольного вида записывается следующим образом, записывается адрес левой верхней ячейки и правой нижней. Эти два адреса друг от друга отделяются двоеточьем. Это, у нас будет прямоугольный диапазон, а именно, данный диапазон, у нас будет отмечен как “В3” двоеточие “D11”. Давайте, здесь напишем, это будет, “В3:D11”. То есть отсюда фактически до сюда, эта пустая строка тоже будет в него входить. Кроме того, диапазон может быть также, и непрямоугольный, в этом случае диапазон будет записываться, как последовательность входящих в него прямоугольных диапазонов. Например, предположим, у нас имеется вот этот диапазон и вот этот диапазон. Все вместе мы так же считаем диапазоном. Как, мы это запишем? Сначала мы записываем первый диапазон, это “В3:В10”, давайте здесь это запишем “В3:В10”, затем мы ставим точку запятой и записываем вот этот следующий диапазон, прямоугольный, это у нас был “D8:D11”. И таким образом не прямоугольный диапазон у нас записывается вот так, как мы с вами только, что это записали. Многие операции в Excel, например копирование, перемещение, форматирование выполняются не только над отдельными ячейками, но и над диапазонами, под выделением, мы понимаем маркировки одной ячейки или группу ячеек, с целью выполнения дальнейшем операции с этой ячейкой или группой. Давайте выделим прямоугольный диапазон ячеек, подводим сюда указатель мыши, нажимаем левую клавишу, в данном случае указатель имеет вид такого белого креста, держа нажатой левую клавишу мыши, мы протягиваем указатель
Глава 2. Навигация и выделение данных
43
в нужную нам позицию, например мы протянули его вниз. Видите. У нас соответственно выделился фрагмент нашего рабочего листа, мы выделили диапазон, если мы сейчас отпустим левую клавишу мыши и отведем курсор. Диапазон у нас будет все еще выделен. Точно также мы выделяем больший диапазон, как мы это делаем, опять щелкаем в нужном месте и протягиваем курсор нашей мышки, и отпускаем. Вот сейчас мы выделили большой диапазон. Фактически пересечение столбцов A, В, C, D, E и строк от третей до девятнадцатой, вот у нас выделен такой большой диапазон. Если нам нужно выделить диапазон, который не помещается на нашем рабочем листе, если его часть области находиться за пределами видимости, делаем следующее. Выделяем. И курсором мыши, вот так вот, переходим за педели нашего диапазона. Если вы посмотрите на название столбцов, вы увидите, что у нас продолжается наше выделение. Если мы отпустим клавишу то выделение у нас прекратиться, и видите мы, таким образом, выделили вот такой вот огромный диапазон, с помощью нижнего ползунка прокрутки мы делаем его всего видимым. Существует еще достаточно способов выделения диапазонов, фактически мы сейчас ознакомились, с основными из них. В процессе изучения материала мы будем, знакомится также и с другими. Надо просто заметить, что, если диапазон так велик, что постепенное выделение неудобно, то используют следующий метод, для выделения большого диапазона. Сначала, например, выделяем, какую не будь, нужную нам ячейку, предположим от начала диапазона. Вот, сейчас она у нас выделена, потом нажимаем, клавишу “Shift” удерживая ее нажатой. Выполняем команду ”Правка”, “Перейти” и здесь во вкладке Ссылка, мы задаем номер ячейки, куда мы хотим перейти. Предположим, это ячейка у нас “G188”, нажимаем “ОК”. Вот, у нас выделился огромный диапазон. Давайте вернемся сюда, вот он, начиная от той ячейки, где мы находились и до той, куда мы с вами перешли, вот “188”. На этом закончим сегодняшний урок на следующем уроке мы продолжим тему выделение элементов на рабочем листе, мы изучим выделение по блокам данных, выделение строк и столбцов, а также группы ячеек в соответствии с их содержимым.
2.4. Выделение по блокам данных Сейчас мы с вами продолжим говорить о выделениях на нашем рабочем листе. Сейчас займемся выделениям по блокам данных. На прошлом уроке мы с вами рассматривали, перемещение по блокам данных, а сейчас посмотрим, как выделить по границам горизонтальных и вертикальных блоков. Предположим мы находимся сейчас вот здесь, у нас выделена ячейка “В5”, если мы нажмем комбинации клавиш “Ctrl+Shift” и стрелочка вверх, на нашей клавиатуре, то у нас произойдет выделение до верхней ячейки нашего диапазона. Точно так же можно выделить до нижней ячейки нашего диапазона, держим нажатыми клавиши “Ctrl+Shift” и нажимаем на стрелку вниз. Видите, у нас выделился нижний блок данных. Если мы будем продолжать держать нажатыми клавиши “Ctrl+Shift” и нажмем на стрелку влево или вправо, в данном случае нажимаем на стрелку вправо, то у нас произойдет выделение до самого последнего блока. Самый последний блок данных, он считает вот эту ячейку, куда мы с вами ввели вот эти вот числа, и у нас выделился фактически вот такой вот диапазон. И выделили его по границам блоков данных.
44
TeachPro Microsoft Excel 2003
В общем, примерно понятно, давайте сейчас поговорим о том, как выделить целую строку, или столбец. Выделять это все мы будем с помощью мыши. Для того чтобы выделить, столбец с помощью мыши щелкаем стрелочкой по заголовку столбца. Щелкнем, например вот здесь, по буковке “А”. У, нас выделился весь столбец. Точно так же щелкаем по столбцу “F”, по столбцу “H” и так далее. Для того чтобы выделить строку, нам достаточно щелкнуть по ее заголовку, вот таким вот образом. Если мы будем с вами удерживать нажатой клавишу “Ctrl”, то мы сможем одновременно выделить и строки и столбцы, нажмем на клавишу “Ctrl” и щелкнем по заголовку столбца. У нас получилось вот такое вот выделение, крестообразное. Кроме того, мы можем выделить несколько столбцов, для этого щелкаем на заголовке одного из них, держа нажатой левую клавишу мыши, протащим курсор, вот так, вот. Точно так же можем делать со строками, щелкаем на заголовке одной из них и протаскиваем курсор. Таким образом, мы научились выделять столбцы и строки. Если у нас, просто выделена, какая не будь ячейка, то мы можем выделить строку, которая эту ячейку содержит, то есть вот пятую строку, как мы это делаем? Мы нажимаем комбинацию клавиш “Shift+пробел”. Нажимаем “Shift”, а затем пробел. Видите, у нас строка соответственно выделилась. Тоже самое, мы можем проделать и со столбцом. Выделим какую, не будь ячейку, и нажмем комбинацию клавиш “Ctrl+пробел”, вот так вот. У нас сейчас выделился соответствующий столбец. Если мы, нажмем комбинацию клавиш “Ctrl+Shift и пробел”, то у нас выделиться соответственно вот такой вот блок. А если мы щелкнем вот тут вот, и сейчас нажмем “Ctrl+Shift и пробел”, то у нас этим самим выделиться весь рабочий лист, вот так, вот. Выделения рабочего листа, можно еще добиться с помощью нажатия вот на эту вот область. Нажали на вот эту область, и у нас выделился весь рабочий лист. Щелкнем, по какой не будь ячейке, чтобы снять выделение и поговорим о выделении групп ячеек соответствии с их содержимым. Если мы хотим, выделить какой, не будь группу ячеек в соответствии с их содержимым, то выполняется команда, “Правка”, “Перейти”. У нас появляется давно знакомое нам диалоговое окно, в котором мы нажимаем, на кнопку выделить и у нас появляется новое диалоговое окно, которое называется выделение группы ячеек. Здесь, мы можем указать, как именно нам надо ячейки выделить. Давайте по очереди пройдемся по всем переключателям, первое у нас примечание с помощью этого переключателя мы выделяем ячейки, которые содержат примечание. Что такое примечание, мы с вами еще не знаем, потом мы научимся с этим всем работать. Давайте выделим пустые ячейки, ”ОК”. Вот сейчас, у нас в этом в этом промежутке, то есть в диапазоне, которое охватывают наши блоки, с данными выделены, пустые ячейки. Если вы обратите внимание, непустые ячейки они у нас невыделенны. Давайте попробуем выделить, что не будь еще раз. Давайте попробуем выделить текущую область, “ОК”. Видите, у нас был выделен вот такой вот фрагмент, содержащий наши блоки данных. Это у нас текущая область. Текущая область, это наименьший прямоугольный диапазон ячеек, который включает все смежные, заполненные ячейки. Сейчас нам с вами осталось только изучить выделение группы рабочих листов. Выделение нескольких листов рабочей книги обычно используются для выполнения, каких не будь действий на выделенных листах. Для выделения нескольких соседних листов рабочей книги достаточно щелкнуть ярлычок одного из них, вот щелкнули ярлычок “Лист 2”, затем при нажатой клавише “Shift”, выделить последний лист, предположим это у нас “Лист 3”. Сейчас если вы обратили внимание “Лист 2” и “Лист 3” у нас вот такого белого цвета. Это показывает, то, что они в настоящий момент выделены. Для снятия этого группового выделения достаточно щелкнуть любой ярлычок рабочей книги, вот щелкнем сюда, например, все, выделение тех двух рабочих листов было снято. Кроме того, мы можем щелкнуть правой клавишей мыши, и выполнить команду, выделив все листы. Тогда все листы вашей рабочей книги окажутся выделены. Ну, на этом мы с вами завершаем изучение выделения по нашему рабочему листу, на следующем уроке мы с вами начнем большую тему, которая называется обработка ввода данных.
Глава 3. Ввод данных
45
Глава 3. Ввод данных 3.1. Ввод данных и изменение их формата Сейчас мы с вами начнем новую тему, который называется ввод данных. Запустим для начала наш Microsoft Excel. Мы с вами это уже умеем делать. Запустили. Следует сказать, что вот в такую ячейку листа Excel, можно ввести число, текст, дату и время или, какую либо формулу. Ввод всегда производиться в активную ячейку, как вы помните, активная ячейка та, которая выделена вот таким вот прямоугольничком. Данные можно вводить либо в саму ячейку, либо с помощью строки формул. То есть данные вводятся сюда и здесь они просто уже отображаются. Давайте введем, что не будь, например, введем выражение заработная плата, нам это еще с вами пригодиться. Как вы видите, в строке формул у нас появился текст, который называется заработная плата, если вы обратили внимание, то вот здесь активизировались следующие три кнопки, после того, как мы в фокус ввода установили строку формул, то есть у нас здесь находиться вот такой вот мерцающий курсор. Давайте посмотрим, что это за кнопочки, первая кнопочка, вот эта вот галочка, это ввод. Она служит для того, чтобы подтвердить введенное значение. Если мы сейчас по ней щелкнем, давайте попробуем по ней это сделать, то у нас данный текст уже ввелся в нашу ячейку. И если мы отодвинем этот черный квадратик, как вы помните, мы это сделаем с помощью клавиш стрелок на вашей клавиатуре, то мы увидим, что этот текст у нас здесь введен. Давайте попробуем еще, что не будь ввести сюда, устанавливаем сюда курсор и вводим какое не, будь другое слово, например фамилия. Вот эта кнопочка, которая называется “Отмена”, служит для отмены ввода набранного значения, при этом мы так же выйдем из режима ввода. Давайте нажмем на эту кнопочку. Как вы видите ввод, у нас отменился, то есть слово, фамилия пропала, и фокус ввода, то есть мерцающий курсор уже к строке формул не установлен. Давайте, опять установим курсор сюда, и посмотрим, для чего служит нам третья кнопочка. Как вы видите по сплывающей подсказке, третья кнопочка служит для вставки функции. Если мы нажмем на нее, то у нас появиться диалоговое окно мастера функции. Первый шаг из двух имеющихся и с помощью вот этого списка мы должны будем выбрать нужную функцию и подставить в нее соответствующий аргумент. Сейчас мы с вами это делать не будем, функции мы с вами будем изучать на одной из следующих лекций, по этому сейчас просто нажмем на кнопку “Отмена”, для того, чтобы закрыть это диалоговое окно. Можно сказать, что ввод можно осуществлять так же прямо в активную ячейку. Что для этого нужно сделать? Достаточно просто начать набирать данные, давайте наберем здесь слово фамилия, и нажмем на клавишу “Enter”, для подтверждения введенных данных. Вот видите? У нас ввелось слово фамилия. Можно запретить ввод данных прямо в ячейку. Что мы для этого делаем? Мы вызываем диалоговое окно параметры, как вы помните, мы с вами на одном из прошлых уроков его уже вызывали, делается это с помощью меню “Сервис”. Вот у нас появилось диалоговое окно параметры, в нем мы переходим на вкладку “Правка” и убираем флажок “правка прямо в ячейке” и нажимаем на кнопочку “ОК.” Например. Введем здесь
46
TeachPro Microsoft Excel 2003
слово имя, вы увидите, что здесь непосредственно в ячейке мерцающего курсора нет, не смотря на то, что данные, отображаются в ячейке при вводе, но ввод происходит все-таки с помощью строки формул. Вот здесь, вот здесь у нас находиться мерцающий курсор. Именно здесь установлен фокус ввода и фактически именно здесь происходит ввод данных. Давайте, снимем этот флажок, а точнее, его установим, для того чтобы иметь возможность вводить данные прямо в нашу ячейку. Следует заметить, что в Excel при вводе данных в ячейку, устанавливается формат, то есть форму представления наших данных, например, если мы введем число, давайте мы введем какое не, будь дробное число. Вот, мы его ввели, с помощью формата определяются такие параметры, как, например, количество знаков после запятой, наличие вид разделителей и так далее. Excel автоматически распознает тип данных и устанавливает формат по умолчанию, для данных исконного типа. Каким образом, мы с вами можем поменять формат данных введенных в ячейку? Мы активизируем нужную нам ячейку, вот как мы сделали это сейчас и выполним команду формат в ячейке. У нас появиться диалоговое окно, которое называется формат ячеек, именно здесь перечислены все форматы, которые у нас задаются. Сейчас, у нас имеется вот такой вот список, первый, числовой формат называется “Общий”. Это общий формат представления данных и текста. Никого форматирования не производиться и данные отображаются в том виде, в котором они есть. Давайте отодвинем не много это диалоговое окно, вот эти наши данные. Следующий формат “Числовой”. Давайте переключимся сюда. Этот формат представление целых чисел и десятичных дробей. Видите? С помощью вот этого счетчика определяется, сколько десятичных знаков после запятой мы должны видеть на экране. Вот здесь. У нас показано, как будет выглядеть наше число после изменения формата с общего, на числовой. Вот именно таким образом, потому что десятичных знаков после запятой у нас два, следовательно, после запятой у нас должно быть пять и ноль. Следующий формат, это “Денежный”. Во-первых, при установке этого формата данные в столбце выравниваются по десятичной точке. Можете установить нужное количество знаков после запятой, кроме того, в этом раскрывающемся списке можно установить обозначение, в данном случае мы считаем, что деньги показываются в рублях. То есть у нас сейчас один рубль пятьдесят копеек, фактически, но мы можем установить даже монгольские денежный знак, в том числе и доллар, и фунт и так далее. Следующий формат “Финансовый”, он аналогичен формату денежный, но данные выравниваются не только по десятичным точкам, а так же выравнивается знак числа и символ валюты, это будет видно, если присвоить формат финансовый целому блоку. Позже мы с вами это будем делать. Ну, с форматом “Дата” все понятно. Excel сохраняет дату, как число дней, соответственно дата может быть представлена вот таким вот образом, какой образ вот здесь задан, вот в этом списке, вы можете выбрать любой из них. Дальше “Время”, “Процентный”, это представление числа в сотых долях, если у нас введено 1 и 5, то внешне будут наши данные выглядеть вот таким вот образом. Далее, “Дробный”, мы можем представить наши данные в идее обычной дроби, если у нас одна целая пять десятых, то естественно в виде дроби это будет одна целая, одна вторая. “Экспоненциальный”. Это, научный формат и все числа представляются со степень Экспоненциальной формы. Далее идет “Текстовый” формат, вот нам здесь Excel подсказывает, что значения в текстовом формате
Глава 3. Ввод данных
47
отображаются точно так же как вводятся. Далее, идет Дополнительный, то есть мы можем представлять данные как почтовый индекс, как номер телефона, табельный номер и так далее. И еще у нас имеются “Все форматы”. “Все форматы”, это формата определяемые пользователем, Чуть позже мы с вами изучим, как написать свой собственный формат и присваивать этот формат данным вашей ячейки. Ну, давайте нажмем на кнопку “Отмена”. И попробуем ввести наши первые данные. Слово, заработанная плата мы с вами уже ввели. Давайте, удалим имеющиеся здесь данные. Делается, это с помощью клавиши “Delete”. Мы с вами это уже сделали, данные имя мы тоже уберем. А еще лучше слово фамилия перенести к краю нашего рабочего листа, то есть начать со столбца “А”. Мы можем копировать содержимое нашей ячейки, давайте сделаем правка, копировать, активизировать ячейку находящеюся рядом и сделать правка, вставить. Хотя более рационально было бы использовать команду вырезать, тогда данные здесь сразу же исчезли, пока придется удалить их вручную. Здесь у нас будут перечислены фамилии работников некой организации, ну начнем, давайте введем, Иванов, затем, Петров, а затем, Сидоров. У нас получается вот три таких работника. Сюда мы введем ставку: сколько они у нас работают, часов в день. Предположим. Иванов у нас работает на половинную ставку, это ноль целых пять десятых. Петров на целую, а Сидоров на полтары. Что мы сейчас можем сделать интересного, мы можем сделать следующее, мы можем выделить вот этот вот диапазон, выделять мы с вами уже умеем и изменить его формат. Сделаем формат ячейки и сделаем дробный формат, вот так вот. Такими дробями мы хотим, чтобы отображались наши вставки. Нас простые дроби в полнее устраивают. Нажмем на кнопку “ОК”. Вот. Наши, данные теперь видны, вот таким вот образом, пол ставки, целая ставка и полторы ставки. Мы уже представили, как вводить наши данные и научились менять их формат. На следующем уроке мы продолжим разговор о вводе данных различных типов.
3.2. Текст, число, дата и время Ввод редактирования данных, как вы поняли, может выполняться по разному, в зависимость от типа данных. Давайте начнем с ввода текстовых данных, какие то определенные фрагменты текста мы с вами ввели на прошлом уроке. Вот здесь заработная плата, фамилия Иванов, Петров, Сидоров и ставка. Текстовыми вообще то считаются те данные, которые Excel не распознал как число дату или время. Текс содержит буквы, цифры и определенные символы. Надо запомнить, что длина текстового значения не может превышать 255 символов. Давайте мы с вами это сюда введем, как раз еще раз потренируемся по вводу текстов. Как мы производим ввод текста. Мы выделяем нужную ячейку, предположим вот это и начинаем вводить, длина не должна превышать 255 символов. После того, как текст мы ввели, мы нажимаем клавишу “Enter”. Вот у нас на экране получилось вот такое вот предложение. Иногда бывает необходимо ввести данные в качестве текста, но данные которые Excel воспринимает в другом формате. Например, если мы сейчас введем вот такой набор символов 12.03.70 и нажмем на “Enter”, то Excel воспримет введенные данные как дату и установит формат даты. Посмотрите, что у нас получится, нажимаем клавишу Enter, видите, формат представления даты у нас изменился, здесь появились два дополнительных
48
TeachPro Microsoft Excel 2003
символа 1900 и если мы установим сюда наш фокус активной ячейки и выполним команду формат ячейки, мы увидим, что формат у нас применен, как формат дата, а не как не общий. Для того чтобы этого не происходило, следует сделать следующее, ввести сначала знак апострофа, и только после этого ввести последовательность данных символов. Нажимаем на клавишу “Enter”, вы видите, что у нас формат не поменялся, и если мы сейчас выделим эту ячейку и посмотрим на формат данных, мы увидим, что у нас общий числовой формат. Тоже самое мы должны сделать, если хотим ввести текст, начинающийся, со знаком равняется. Если мы, здесь наберем, просто равняется и, например какую не будь последовательность символов, текст, и нажмем на клавишу “Enter”. То Excel нам выдаст ошибку. Почему, это происходит? Потому, что формулы в Excel начинаются, со знака равняется и затем пишется уже сама формула. В данном случае, мы написали, знак равняется, но формулы здесь нет, здесь есть просто какая то непонятная для Excel-а текстовая строка. Для, того чтобы вот здесь не было бы ошибочной ситуации, нам опять таки перед знаком равняется достаточно ввести апостроф, давайте мы его с вами просто добавим и нажмем на “Enter”, видите, уже равняется, текст у нас появилось без ошибки, это о вводе текстовых данных. Намного проще обстоят дела с вводом числовых данных, числа вводятся точно так же как и текст, в Excel существуют следующие форматы, это целые числа, десятичные дроби, простые дроби и числа в стенной форме. Что это такое мы с вами знаем, давайте здесь введем обычное число”123”, это обычное целое число, видите, вот оно, мы можем ввести, мы с вами это уже пробовали делать, вот здесь в виде десятичной дроби, вот она десятичная дробь. Давайте, это же число введем в виде обычной дроби. Достаточно, нам поменять формат, сделать его дробный и это число у нас будет выглядеть вот таким вот образом. И можем это же самое число вывести в экспоненциальной форме, давайте опять вызовем окно в ячейке и выделим, экспоненциальный, вот, такие числа Excel выводит в нормализованном виде, то есть мантисса у нас находиться в диапазоне от единицы до десяти, а при вводе нет ограничений на величину мантиссы. Сейчас поговорим, о вводе даты и времени. Надо сказать, что в Excel дата и время хранятся в виде вещественного числа, которая представляет с собой количество дней, проходящих с первого января 1900 года. Давайте введем, какую не будь дату 12.03.70, сейчас Excel нам не образовал это формат даты, если мы установим этой ячейки обычный формат, общий и нажмем на “ОК”, мы увидим количество дней, которое прошли с первого января 1900 года. Давайте попробуем поменять формат этого числа. Мы можем сделать формат даты, но установить представление не таким образом, а, например, чтобы марта была бы написана словами, “ОК”, видите сейчас 12 марта 1970 года у нас написано словами. Когда мы вводили это число, в качестве разделителя мы использовали вот такие вот точки. На самом деле, в качестве разделителя можно использовать запятую, тире и наклонную черту. Давайте еще раз попробуем, попробуем ввести с помощью наклонной черты 12/03/70 и нажмем на клавишу “Enter”, видите, у нас ничего не изменилось, формат даты поменялся и установился тот, который Excel принимает как формат даты по умолчанию. Мы опять, таки можем его изменить, формат, ячейки и, например, сделать его вот таким: предположим, пусть у нас дату вообще не показывает, только месяц и год, вот у нас получились вот такие данные. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, мы с вами научились вводить текст, числа, и дату и время. На следующем уроке мы с вами изучим дополнительные средства ввода.
3.3. Дополнительные средства ввода данных Сейчас мы с вами будем говорить о дополнительных средствах ввода. Одно из самых интересных дополнительных средств, ввода является автозамена. “Автозамена”, это возможность замена сочетаний одних символов на другие. В каких случаях, это может пригодиться? Например, откроем вот этот самый список.
Глава 3. Ввод данных
49
Автозамена, делается это с помощью меню сервис и команды параметров автозамена. Выполним эту команду. У нас появилось диалоговое окно автозамена, вот здесь вот в этом списочке у нас и приводятся, здесь, сочетание символов которое вы ввели, предположим, вы ошиблись, и соответственно вот здесь вот сочетание тех символов, которые должны получиться в результате. Это очень полезно при наборе данных с ошибками, кроме того, имеет смысл. Например, при вводе вот таких вот данных, (C), получить на выходе знак копирайта, к которому нет доступа просто с клавиатуры. Поэтому набирать его очень удобно, давайте попробуем собственно ввести вот это вот сочетание символов, давайте, (C), у нас на выходе получился знак копирайт. Собственно то, что мы и хотели. Вызовем окно еще раз и посмотрим, что у нас тут есть? У нас имеются следующие флажки, первый флажок, это показывает кнопки автозамены, если мы этот флажок уберем, то соответственно они показывать не будут. Установим флажок обратно и смотрим, что у нас есть дальше. Следующий пункт это автоматическое исправление двух заглавных прописных букв в начале слова, вторая прописная буква заменяется, на строчную. Нажмем, отмена и посмотрим, работает ли это в действительности. Предположим, наберем, что не будь на английском языке. Видите? У нас “H” автоматически исправилось на “h” маленькую, Вызовем окно еще раз. Далее, название дней с прописной буквы, это вообще то имеет смысл делать только для английского языка, на русском языке понедельник, вторник и так далее пишутся с маленькой буквы, а в английском они пишутся с большой. Делать первые буквы предложения прописными. Опять таки нужная возможность, вы можете ошибиться, и после точки продолжить предложение с маленькой буквы. С помощью средства автозамена у вас автоматически Excel поменяет строчную букву на прописную. Ну и соответственно устранит последствия случайного нажатия “Caps lock”. Если в веденном слове первая буква строчная, а остальные будут прописные то регистр во всем слове замениться, давайте попробуем это сделать, предположим, у нас в результате нажатия “Caps lock”, слово кошка на английском языке ввелось вот таким вот образом. Видите? После нажатия клавиши “Enter” у нас слово кошка, автоматически исправилось на правильный вариант. Давайте еще раз вызовем наше окно параметры автозамена и посмотрим, что еще у нас там есть. Здесь, мы видим две новые вкладки. Это автоформат при вводе с помощью этой вкладки при вводе адреса Интернета и сетевые пути заменяются гиперссылками. И соответственно вкладка Смарт-теги. Давайте посмотрим, что означает адреса Интернета и сетевые пути заменить гиперссылками, давайте нажмем отмену, и, к примеру, введем какой не, будь Интернет адрес, три W, например, mmt.dl.ru. Если, вы обратили внимание, сразу после ввода у нас наша гиперссылка подчеркнулась. синим цветом, она превратилась в реальную гиперссылку. При наведении на нее курсора мы видим, что здесь у нас уже есть нормальный Интернет адрес и это все произошло именно благодаря вот этому самому автоформату при вводе, установленному вот этому вот флажку. Ну и последняя вкладка называется Смарт-теги. Надо сказать, что Excel распознает, в книгах определенные типы данных, для каждого типа данных имеется определенный набор действий, который допускается выполнять с этими данными. Здесь нам предлагается пометить данные Смарт-тегами, мы можем поставить эту галочку, а можем собственно ее и убрать, подробнее Смарт-теги мы с вами пройдем позже, а сейчас давайте просто закроем это окно и продолжим изучение дополнительных средств, ввода.
50
TeachPro Microsoft Excel 2003
Нам осталось еще изучить понятие автоматическое завершение ввода, то есть автозавершение ввода. Оно помогает при вводе в столбец повторяющихся данных, давайте вызовем вот эту вот ячейку и представим, нам еще раз надо ввести слово Сидоров, переключимся на русский регистр, видите сразу после нажатия буквы “С”, у нас появилось слово Сидоров, вот это и называется автоматическое завершение ввода, еще раз, Сидоров, видите. Сейчас попробуем проделать то же самое с Петровым, опять получилось, Иванов. Опять все в порядке. Это работает автоматическое завершение ввода. Давайте на этом закончим текущий урок. На, следующем уроке мы с вами научимся выбирать данные из списка, проверять данные при вводе и вводить последовательности данных.
3.4. Выбор данных из списка Сейчас мы с вами поговорим о выборе данных из списка. Это, другой способ ввода повторяющихся значений. Что нам нужно сделать, для того чтобы ввести из списка. Предположим, данные мы хотим ввести вот в эту ячейку, “А14”. Мы вызываем, контекстное меню данной ячейки. Как вы помните, контекстное меню вызывается с помощью нажатия на правую клавишу мыши. Нажали. После этого мы выполняем команду, Выбрать из списка, вот эта команда. Давайте, мы с вами ее выполним. Вот как, вы видите, у нас здесь сейчас имеется список из четырех значений Иванов, Петров, Сидоров и Фамилия. Таким образом, Excel систематизировал данные, введенные в этот столбец, и предлагает, что мы можем захотеть ввести одно из них. Предположим, выбрали слово фамилия, сейчас, в данной ячейке у нас введена слово фамилия. Давайте, выделим другую ячейку, опять вызовем контекстное меню, и выполним опять таки команду, выбрать, из раскрывающегося списка. И сейчас выберем, какое не будь другое значение, к примеру, Петров. Все, так как мы с вами уже делали. Кроме того, то же самое можно сделать при помощи комбинаций клавиш. Достаточно нажать комбинации клавиш “Alt” и стрелка вниз, откроется список нужных нам значений. Выбираем, с помощью клавиатуры любую из них, предположим Сидоров, нажимаем клавишу “Enter”. И еще раз клавишу “Enter”, значение мы с вами ввели. Следует сказать, что мы можем, проверять данные при вводе. Это, для того чтобы не ошибиться. Как мы с вами это делаем? Для, того чтобы проверять данные, нужно вводить соответствующее условие. Выполняем команду, Данные. Проверка. У нас появляется вот это диалоговое окно. Во вкладке параметры, в списке тип данных мы выбираем нужный тип данных. Предположим это у нас число, действительно, его значение может быть, между, к примеру нулем, и например десятую. Давайте нажмем на кнопочку “ОК”, и посмотрим, что у нас при этом получится. Вводим, сюда число двенадцать. У нас Microsoft Excel выдал сообщение, что введенное значение неверно, потому, что мы сами задали ограничение, что число может быть в определенном промежутке, то есть набор значений, которые могут быть введены, в ячейку ограничен. Нажмем, на кнопку отмена, и давайте введем число два. Видите, число два Excel с удовольствием принял, это, число. Это, значение удовлетворяет диапазон, по которому и происходит проверка. Давайте еще раз вызовем диалоговое окно проверка данных. Вот посмотрим на вкладку сообщения для ввода. С помощью, этой вкладки мы можем вводить поясняющую подсказку при
Глава 3. Ввод данных
51
вводе данных в ячейку. Например, давайте сюда мы введем сообщение предупреждения, а сюда введем информацию, число должно быть в определенным промежутке. И поставим устрашающий восклицательный знак. Вот у, нас будет генерироваться вот такое сообщение, предупреждение, число должно быть в определенном промежутке. Давайте мы, здесь введем число десять, вот, Excel нас предупреждает, число должно быть в определенном промежутке. Давайте очистим это диалоговое окно, проверка, уберем эту галочку и сделаем, очистить все. Чтобы всяческие ограничения у нас исчезли. Посмотрим, подействовало, нет, значение не подействовало, то есть очистить все, нам нужно было здесь, тогда когда активна именно эта ячейка. Давайте, на этом мы с вами сделаем, все, очистить все, “ОК”. Все, теперь у нас уже здесь все нормально. Вводим число двадцать, Excel никак на это не реагирует. Давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке будем говорить о вводе последовательность данных.
3.5. Ввод последовательности данных Сейчас мы с вами поговорим о вводе последовательности данных. При работе с большим объемом данных возникает необходимость ввода последовательности. Ручной ввод, их ней достаточно обременительный. Специально для влечения подобного типа операций в Excel существует альтернатива для ввода равномерных последовательностей чисел дат и текстовых значений. Это автозаполнение. Давайте, перейдем на другой лист нашей рабочей книги, чтобы так сказать, ничего нам не мешало, и поговорим о вводе последовательности чисел дат и времени. Начальное значение мы задаем в первой ячейке, а затем в следующей ячейке задаем следующее значение с каким либо шагом, то в третью ячейку будет занесено соответственно уже измененное значение. Давайте, мы вот это выделим и протянем вот за этот черный квадратик, который называется маркер автозаполнения. Захватываем, левой клавишей мыши, и вот так вот тянем на нужную нам величину. Предположим до 25. После того как, их отпустим левую клавишу мыши, мы увидим, что наш диапазон заполнился вот такой последовательностью. Начиная, со значения 1 и с шагом равным единицы, потому, что следующее мы с вами определили как двойку. Давайте, попробуем изменить шаг, вводим единицу, а сюда вводим, например пятерку, после чего выделяем этот диапазон и протягиваем маркер автозаполнения. Как вы видите, сейчас у нас произошло автозаполнение, используя шаг равный четырем. Если первое значение единица, следующая пять, то разумно предположить, что следующее уже будет девять. Последовательность мы можем создать, так же совершенно другим способом. Если мы сюда вводим, какое не будь начальное число, пусть это будит тройка, затем выполняем команду, Правка, Заполнить, Прогрессия то с помощью вот этого диалогового окна мы уже можем установить шаг. Он может быть определен автоматически, а мы можем задать его сами с помощью этого поля ввода, ююю тип прогрессии Арифметическое, Геометрическое. Предположим, нас интересует Геометрическая прогрессия, шагом равным пяти и расположение у нас должно быть по столбцам, нажмем на кнопку ОК. В данном случае у нас не произошло никаких изменений. Потому, что мы совершили ошибку. Мы, не выделили предварительно диапазон, куда хотим это все поместить. Давайте, выделим для начала диапазон, потом выполним команду - правка, заполнить, прогрессия, по столбцам, геометрическая, шаг мы хотели равный к трем, предельное значение не устанавливаем вот, у нас сейчас здесь имеется геометрическая прогрессия, запомните еще раз предварительно надо выделить диапазон, в котором должна быть ваша прогрессия. Это был пример последовательность. Точно так же, мы можем вводить последовательности дат, предположим, нас интересует опять таки дата 12 марта 1970 года. Вот эта у нас дата. Если мы сейчас протянем маркер автозаполнения, то мы получим последовательность дат с шагом один. Мы можем переделать, эту последовательность, сделать заполнить, прогрессия, и установить, как именно менять наше
52
TeachPro Microsoft Excel 2003
значение. Единицей мы можем считать не день, а месяц, что у нас тогда получится, если вы обратили внимание, у нас сейчас следующая последовательность 12 марта, 12 апреля, 12 мая и так далее. То есть изменения произошли по месяцам. Ну, ко давайте вызовем, еще раз окно прогрессия, и сделать, например год, вот так вот. Точно так же, как с датами мы можем построить последовательность текстовых значений. Например, это очень полезно при составлении оглавления. Давайте введем сюда слово Глова 1, затем Глова 2, сейчас выделим эту последовательность и протянем левой клавишей мыши наш маркер автозаполнения. Видите, у нас получилось вот такая вот последовательность, причем данные в ячейке у нас в текстовом формате. Эта, последовательность выводиться с помощью списков автозаполнения. Для того чтобы увидеть такой список, нам достаточно выполнить команду сервис, параметры. После этого, появляется уже знакомое нам диалоговое окно параметры, мы переходим на вкладки списки и вот здесь есть у нас стандартные списки, это дни недели, написано в укороченном варианте, дни недели написаны в обычном длинном варианте и тоже самое с месяцами. Мы можем ввести любой нужный нам список. Давайте попробуем к стати это сделать. Мы хотим новый список, добавить, и задаем элемент списка, предположим, пусть это будет, знакомый нам Иванов, Петров, Сидоров, Сидоров сделаем с большой буквой, и даже можем написать Карапетов, добавить, вот у нас имеется вот такой список, ОК. Сейчас, если мы введем Иванов, можем, захватить его и у нас получится уже вот такой автоматически созданный списочек. Иванов, Петров, Сидоров и Карапетов. В общем, вы примерно поняли, что есть последовательность, каким образом она у нас создается. На этом мы закончим текущий урок, а на следующем уроке мы с вами будем изучать способы редактирования содержимого в ячейке.
3.6. Редактирование данных в ячейке Сейчас мы с вами поговорим о способах редактирования содержимого ячейки. Очень часто при работе с большим количеством информации у пользователя возникает необходимость исправления данных типа текст или формул. Редактирование производиться либо непосредственно в ячейке, либо в строке формул. Как это делается, мы с вами уже знаем. Давайте, попробуем отредактировать, какую не будь ячейку. Предположим Петров. Нам достаточно сделать здесь двойной щелчок мышью. Видите? Курсор ввода уже активен, и набрать какую не будь букву. Предположим Петрова. И нажать клавишу “Enter”. Видите, данные в ячейке соответственно поменялись. Можем еще сделать следующим образом, использовать строку формул. Щелкнем, по ней курсор ввода мы уже видим, вводим букву “а”. Предположим, если это изменение нас не устраивает, мы, можем нажать на кнопку отмена. Мы, с вами ее уже изучали. Тогда это изменение применено не будет. Выделение текста происходит точно так же как во всех переложениях Windows, вы нажимаете на клавиш “Shift” держите ее нажатой и можете выделять соответствующими стрелками нужный вам текст. Имеется большое количество горячих клавиш или команд. Мы с вами знаем следующее. Мы знаем, для того, что бы перейти в режим редактирования нашей ячейки, нам достаточно сделать по ней двойной щелчок мышью. Но кроме этого способа существует еще один, мы можем выделить нужную нам ячейку и нажать клавишу “F2”. Вот так мы сейчас опять видим мерцающий курсор. Для того чтоб перейти, в режим редактирования в строке формул нам не обходимо сделать щелчок левой клавиши мыши. К сожалению, комбинация горячих клавиш для этого случая не предусмотрена. Если мы хотим удалить символ, находящийся справа от курсора мы используем клавишу, “Del” Если мы хотим удалить символ, стоящий слева от курсора мы используем клавишу, “Backspace”, если мы хотим скопировать элемент в буфер обмена. Что мы делаем? Мы
Глава 3. Ввод данных
53
его выделяем, затем выполняем команду, копировать. Команду копировать, можно выполнить несколькими способами. Первый способ, выполнение с помощью контекстного меню. Нажимаем правую клавишу мыши, вот здесь имеется команда копировать. Так же можем сделать это с помощью нашей панели инструментов. Как вы помните, у нас там имеется команда копировать. Давайте откроем продолжение нашей панели инструментов, вот здесь вот такая вот кнопочка. Это кнопочка копировать. И на конец мы можем выполнить команду копировать с помощью меню правка. А так же с помощью комбинаций клавиш “Ctrl+C”. Ну, давайте, выполним с помощью, меню копировать, сейчас у нас вот эти данные “Гва 9”, занесены в буфер обмена. Если мы выделим любую другую ячейку и выполним здесь команду, вставить, эти данные будут скопированы. Команду вставить точно так же можно, выполнить разными способами. С помощью контекстного меню, вот имеется команда вставить. С помощью опять таки панели инструментов. Вот. И можно выполнить команду вставить с помощью опять таки меню правка. Или с помощью вот этой вот комбинаций клавиш, Выполним вставить. Видите у нас уже все отлично вставлено. Посмотрим, что у нас еще есть. Если мы опять придем сюда, то сможем поработать со следующими комбинациями клавиш. Во-первых, мы можем выделить часть строки от курсора до конца. Здесь у нас курсор расположен здесь, мы нажимаем на клавишу “Shift”. А потом нажимаем на клавише “End”. Видите, произошло выделение от той позиции, где стоял курсор до конца нашей ячейки. До конца данных. То же самое, мы можем выделить от позиции, где тот курсор до начала данных. Это делается с помощью комбинаций клавиш “Shift+Home”. Кроме того, мы можем выделить слово справа, от курсора, это делается с помощью клавиш “Shift+Ctrl” стрелка в бок. Видите, сейчас если у нас курсор находится в этой позиции, и мы нажмем, “Ctrl+Shift” стрелка в бок, то выделится вот таким вот образом целое слово. А если на стрелку влево то выделиться, таким образом, предыдущее слово. Ну, как работать с веденным текстом вы уже поняли. Этот урок у нас получился такой очень не большой. На следующем уроке мы с вами изучим средства поиска и замены, которые предоставляет нам программа, Мicrosoft Еxcel.
3.7. Поиск и замена Сейчас мы с вами поговорим о средствах поиска замены, программа Excel позволяет хранить большой объем информации, и возникает необходимость поиска данных. На поиск, бывает, что уходит огромное количество времени, давайте с вами изучим команду, которое называется найти, она позволяет, быстро найти ячейки, содержащие одинаковые данные. Выполняем команду, правка, найти. Вот у нас появляется такое диалоговое окно, которое называется найти и заменить. Здесь мы доем строку, которую хотим найти на нашем рабочем листе. Предположим нас, интересует, слово глава, вы видите, что на нашем рабочем листе, это слово присутствует. После того, как мы набрали слово глава, мы нажимаем кнопку – найти все. Если вы обратите внимание, здесь в низу, у нас сейчас показан список, наших ячеек, в которых имеется слово глава. Совершенно правильно, так как мы здесь занимались в свое время, автозаполнением и слово глава у нас присутствует во всем этом диапазоне, то соответственно Excel нашло очень много данных. Вот найденные данные. В книге один, а у нас эта книга 1, на листе 2, а это так и есть, в этих ячейках у нас были найдены эти значения. Кроме, найти все, мы можем использовать, найти далее,
54
TeachPro Microsoft Excel 2003
если мы нажимаем кнопку, найти далее, то мы видим, что у нас активизируется та ячейка, которая это слово собственно и содержит, давайте снова нажмем далее, видите, активизировалась следующая ячейка, ну с этим вроде разобрались. Давайте нажмем на кнопку параметры, после нажатия на кнопку параметры у нас открываются дополнительные элементы диалогового окна – найти и заменить. В этом списке искать выбираются границы поиска, мы можем искать на листе, и будет рассматриваться только этот текущий рабочий лист, а можем просматривать во всей рабочей книге. Ну, на листе в данный момент нас устраивает. С помощью этого списка выбирается направление поиска, оно может быть по строкам и по столбцам, соответственно, то есть если по строкам, то просматриваются по очереди все строки, а по столбцам, соответственно столбцы. В списке область поиска, выбирается, как именно искать, где именно, в формулах, то есть поиск в текстах формул, в значениях, то есть поиск в результатах и примечаниях, ну в данном случае нас интересуют, например формулы, пусть это так и останется. Если содержимое ячейки должно полностью совпадать с этим словом, то ставиться вот эта вот галочка. Давайте посмотрим, как влияет эта галочка на результаты поиска. Сейчас у нас галочка установлена, если мы нажмем на кнопку найти все, видите, список у нас здесь оказался совершенно пустой, почему это произошло, потому что в данный удовлетворяющий условию поиска не обнаружены. Эти ячейки содержат не слово глава, а слово, например слово с номером, глава 2, глава 2, глава 4, то есть целиком ячейка не совпадает с этим вот текстом. Если мы здесь введем, глава 6 и сейчас нажмем кнопку найти все, то одна ячейка у нас будет найдена, глава 6 абсолютно, целиком совпадает со значением вот в этой вот ячейки. Давайте уберем эту шестерку, и уберем соответственно галочку. Учитывать, регистр. В, данном случае, если мы, например слово глава введем с маленькой буквы, установим галочку учитывать регистр и нажмем на кнопку найти все, то у нас ничего найдено не будет, потому, что, несмотря на то, что слово глава здесь везде встречается, по регистру букв, эти главы с этой главой не совпадают. А если мы уберем галочку, учитывать регистр и сейчас нажмем на кнопку найти все, то соответственно у нас будет вот такой вот список, потому что, здесь слово глава присутствует, а регистр нас не интересует. Здесь имеется еще также дополнительная кнопочка формат, мы можем выбрать формат в ячейке и установить свой собственный, сейчас мы эту кнопку рассматривать не будем, потому что, окончательно с форматом пака не ознакомились, вместо этого перейдем на вкладку заменить. Вкладка практически идентична вкладки, найти за одним отличием, здесь мы даем, что, на что мы хотим заменить. Предположим слово глава мы хотим, заменить, на слово урок, давайте попробуем это сделать, вот, слово урок. Здесь мы можем нажать кнопку заменить, видите, здесь у нас соответственно текст меняется, а можем нажать кнопку заменить все. Сейчас нам Microsoft Excel сообщает, что поиск завершен, выполнено 22 замены, нажмем на кнопку ОК, и насладимся результатом, видите, вот здесь везде слово глава поменялось на слово урок, кроме вот этого места, где мы на одном из прошлых уроков втерли отдельные буквы в слове Глова. Ну, мы с вами разобрались с диалоговым окном, найти и заменить, то есть изучили средства поиска и замены, поняли, что это такое, сейчас мы закончим этот урок, а на следующем уроке займемся оптимизацией ввода данных.
3.8. Оптимизация ввода данных Сейчас мы с вами поговорим об оптимизации ввода данных, при вводе больших объемов данных имеет значение, то насколько быстро и качественно он производиться. Для того чтобы быстро и удобно вводить данные у нас имеется возможность настроить интерфейс нашей программы Microsoft Excel 2003. Как вы уже знайте, практически все команды меню дублируются в панелях инструментов. Вот у нас наши панели инструментов, и здесь практически все команды
Глава 3. Ввод данных
55
дублируются, более того, некоторые панели инструментов содержат кнопки, которые выполняют действия через меню, недоступны. Например, эта кнопка автосумма, ею вы еще пользоваться не умеете, научитесь вы это делать позже, но смею вас уверить, эта команда автосуммы, через меню недоступно. В Excel имеется удобная возможность изменения состава используемых панелей инструментов, как мы это делаем. Предположим мы хотим изменить состав стандартной панели инструментов, выполняем команду сервис, настройка. У нас появляется диалоговое окно, которое имеет следующие вкладки, панели инструментов, команды и параметры. Перейдем на вкладку панели инструментов, вот эта вкладка. Здесь у нас имеется несколько кнопок и вот такой вот список, мы сейчас видим список. С помощью этого списка мы можем вывести на экран определенные панели инструментов, ююю нам поставить галочку рядом с одной из них. Предположим мы хотим создать новую панель инструментов, что мы делаем, мы нажимаем, на кнопку создать. У нас появляется диалоговое окно создание панели инструментов, здесь мы должны ввести название нашей панели. Давайте так и назовем - наша панель, вот, мы ее прекрасно назвали, правда звучит несколько двусмысленно, но это неплохо, нажимаем на кнопку ОК, вот, у нас появилась вот такая вот строка, которая называется наша панель, галочка стоит, то есть она присутствует на экране. Если вы обратите внимание вот нашу панель инструментов, кнопок на ней в данный момент нет. Для того чтобы поместить, сюда какие не будь кнопки, мы должны перейти на вкладку команды, перешли на вкладку команды. Здесь имеются категории, вот в этом списочке, файл, правка, вид, вставка, формат и так далее, видите вот такой вот список категории. У каждой категории имеется свой набор команд, вот этот набор. Давайте, поместим, какую ни будь команду, на нашу вновь созданную панель инструментов. Давайте выберем категорию правка, и поместим на нашу панель инструментов, предположим команду копировать, как мы это делаем? Мы захватываем эту команду левой клавишей мыши и протаскиваем курсор до нашей панели инструментов, протащили, здесь мы курсор мыши отпускаем, вот. Сейчас на нашей панели инструментов имеется команда копировать. Если мы закроем наше окно, а мы закрыли наше окно, сейчас эта команда у нас доступна с помощью нашей панели инструментов. Что мы с ней можем сделать. Мы, можем ее пре стыковать, например вот сюда. Вот, мы ее пре стыковали, эта наша панель инструментов и здесь доступна команда, копировать. Посмотрим, работает ли она. Выделим любую ячейку, нажмем на эту кнопку, видите, у нас данная команда выполнилась. Теперь выделим другую ячейку, куда именно мы хотим скопировать наши данные. Кнопки вставить, на нашей новой панели инструментов нет, поэтому мы будем, вынуждены выполнить с помощью панелей инструментов, стандартный, вот наша команда вставить. Нажмем на нее, вот и мы увидели, что наша помещенная вот эта вот команда на нашу новую панель инструментов вполне нормально работает. Нажмем на клавишу Enter, все, урок 11 у нас благополучно скопирован. С помощью вот таких мот нами созданных панелей инструментов, мы можем наиболее употребляемые команды на них помещать и иметь к ним быстрый доступ. Стоит напомнить, что очень полезны контекстные меню, которые есть практически у всех объектов в Excel, они удобны тем, что открываются именно там, где мы их вызываем, на пример выделим эту ячейку, вызвали его контекстное меню и видим вот такой вот список команд, никуда нам
56
TeachPro Microsoft Excel 2003
курсором мыши нам лазить не нужно. Кроме того, сама программа Microsoft Excel определяет, какой набор команд вам нужен для данного объекта. Напоминаю, что для каждого объекта имеется свой набор команд. Если мы выделим другой объект, сделаем правой клавишей мыши нажатие, видите, здесь у нас уже имеется совершенно другой набор команд. Давайте, восстановим наш Excel таким, каким он был, то есть, уберем сюда нашу панель инструментов и закроем ее, сейчас у нас все хорошо. Сейчас поговорим о применении фиксированного десятичного формата. При вводе большого количества вещественных чисел с одинаковым количеством знаков после запятой можно избежать ошибок, если будем использовать режим фиксированного десятичного формата. Как мы устанавливаем этот самый режим, мы выполняем команду сервис, параметры, появляется знакомая нам диалоговое окно параметры, переходим на вкладку правка и устанавливаем флажок фиксированной десятичный формат при вводе, десятичных разрядов, вот этот вот флажок, давайте мы его установим, установили флажок. Здесь мы устанавливаем именно количество разрядов, в данном случае установим два разряда, мы можем, увеличит их количество, и можем и уменьшить, после этого нажимаем на кнопку ОК. и сейчас попробуем ввести какое не, будь число. Предположим, введем число 10, если вы заметили, у нас число 10 преобразовалось в число ноль целых одна десятая, этим самым, у нас поменялся фиксированный десятичный формат при вводе. Давайте попробуем ввести число 100, число 100 у нас преобразовывается, как число один, потому что два последних разряда воспринимается как десятичные, а если мы введем число тысячу, то у нас появится число 10, вот. Это происходит, потому что мы поставили галочку фиксированного десятичного формата при вводе и воспринимаем два разряда в качестве десятичных. Давайте на этом закончим сегодняшний урок, следующая тема у нас будет форматирование и защита и рабочих листов.
Глава 4. Форматирование и защита данных
57
Глава 4. Форматирование и защита данных 4.1. Работа со шрифтами Сейчас мы с вами поговорим на тему форматирование и защита рабочих листов. Начнем с изменения параметров шрифта. Для того чтобы начать работать со шрифтами, перейдем на лист 3. шрифт, который использует, Excel по умолчанию носит название Arial Cyrilik. Это Arial Cyrilik, то есть русская версия шрифта Arial. Установка шрифта для данной ячейки производится с помощью команды формат ячейки, давайте введем, какой не будь, текст в нашу ячейку и попробуем поменять шрифт. Ну, введем слово шрифт, вот. Мы ввели слово шрифт, сейчас попробуем изменить его начертание, для этого мы выделяем данную ячейку и выполняем команду формат ячейки. После чего переходим на вкладку шрифт, перешли, с этой вкладкой мы с вами уже знакомы, мы с ней познакомились тогда, когда изучали элементы диалоговых окон, сейчас попробуем рассмотреть это более подробно. В этом списке, мы можем установить нужный нам шрифт, давайте попробуем, установить шрифт который называется курьер, сейчас мы с вами его найдем, вот шрифт, который называется курьер. В соседнем окошке, в соседнем списке, мы видим начертание, что это значит. Начертание любого шрифта, может выть обычное, вот это, обычный шрифт, видите вот здесь, видите, пример, как будет выглядеть наш текст, может быть курсивным. Это, слегка наклонный шрифт, может быть полужирным, видите, он у нас более ярко показан, может быть полужирным курсивом, наклоны, но жирный, ну давайте выберем курсив. Кроме того, мы можем задать размер нашего шрифта. В данном случае нам предлагается три размера – 10,12 и 15, ну давайте выберем 12, как самый средний. Далее, идет открывающийся список подчеркивание, щелкнем на этой кнопочке. С, помощью этого списка мы показываем, стоит ли нам подчеркивать наш текст. А если стоит то, каким именно образом. Предположим нас, интересует двойное, подчеркивание вот мы с вами с помощью двойных черт подчеркнули наш текст. Кроме того, мы можем задать цвет, открывается вот такой вот список, предположим мы хотим получить текст вот такого лилового цвета, ну хватит экспериментов, нажмем на, кнопу ОК, и посмотрим, что у нас реально получилось. Нажали на кнопку ОК, мы получили вот такое вот начертание, нажмем на клавишу Enter, вот у нас получилось, вот таким вот обозом написанное слово шрифт. Этим самим мы поменяли параметры нашего шрифта. Давайте более подробно рассмотрим панель форматирования, именно с ее помощью мы можем указывать, каким именно образом менять изображение нашего текста. Для, начала, чуть-чуть спустим ее, чтобы она полностью открылась, вот так вот. С помощью вот этого окошка, мы задаем тип шрифта, давайте здесь напишем еще какой не, будь текст, предположим: шрифт 2 , нажимаем на Enter, видите у нас написано слово шрифт 2, выделим эту ячейку и попробуем поменять шрифт, предположим нас, интересует вот такое вот изображение Arial Nero. Наше начертание немного изменилось, шрифт стал уже, после этого, с помощью этого открывающегося списка, мы можем изменить размер, давайте зададим 24, вот так вот. У нас сейчас появился вот такой вот огромный можно сказать текст. С помощью этих трех кнопочек, на панели инструментов мы можем задать начертание, это может быть жирный текст, отключим кнопку, может быть курсивный, может быть подчеркнутый.
58
TeachPro Microsoft Excel 2003
Кроме того, эти кнопочки можно комбинировать, то есть может быть жирный и курсивный, одновременный даже подчеркнутый, уберем подчеркивание, уберем курсив, уберем жирное начертание. С помощью вот этой палитры меняется цвет шрифта, нажмем на эту кнопку и выберем, предположим, желтый цвет, хотя желтый цвет, к сожалению, плохо виден, давайте выберем, что ни будь другое, у нас теперь слово шрифт 2, изображено, синим цветом. Кроме того, мы можем сделать следующее, давайте напишем шрифт 3, выделим эту ячейку и выловим диалоговое окно, формат ячеек, здесь на вкладке шрифт, мы можем сделать вот что: мы можем задать видоизменение, что это значит, мы можем указывать, что наш текст имеет надстрочное изображение над, сточное видоизменение. После того как мы установили эту галочку и установили ОК, видите, наш шрифт поднялся. Подобного типа изображения удобно, если мы хотим задать степень, нам достаточно, например, написать 10 в 3-ей степени, выделить тройку, выполнить команду формат ячейки и задать надстрочное изображение. Видите, у нас визуально получилось, 10 в 3-ей степени. Точно так же, как тройку мы изобразили чуть выше, чем ей положено быть, мы можем любое число, или любой текст изобразить ниже, чем ему быть положено. Обычно так изображают индексы, попробуем написать например А1, выделим единицу, мы с вами это умеем делать. Например, с помощью мышки, вызовем формат ячейки и здесь зададим флажок построчный, нажмем на кнопку ОК, видите, у нас единица сейчас расположена, чуть ниже буквы А. Фактически, у нас получилось А, с индексом один, А первое. Ну, в общем, то мы с вами научились пользоваться диалоговым окном шрифт, увидели, какие у нас бывают шрифты, давайте на этом закончим наш урок. На следующем уроке мы с вами изучим форматирование ячеек и диапазонов.
4.2. Форматирование ячеек и диапазонов Сейчас мы с вами поговорим на тему форматирование и защита рабочих листов. Начнем с изменения параметров шрифта. Для того чтобы начать работать со шрифтами, перейдем на лист 3. шрифт, который использует, Excel по умолчанию носит название Arial Cyrilik. Это Arial Cyrilik, то есть русская версия шрифта Arial. Установка шрифта для данной ячейки производится с помощью команды формат ячейки, давайте введем, какой не будь, текст в нашу ячейку и попробуем поменять шрифт. Ну, введем слово шрифт, вот. Мы ввели слово шрифт, сейчас попробуем изменить его начертание, для этого мы выделяем данную ячейку и выполняем команду формат ячейки. После чего переходим на вкладку шрифт, перешли, с этой вкладкой мы с вами уже знакомы, мы с ней познакомились тогда, когда изучали элементы диалоговых окон, сейчас попробуем рассмотреть это более подробно. В этом списке, мы можем установить нужный нам шрифт, давайте попробуем, установить шрифт который называется курьер, сейчас мы с вами его найдем, вот шрифт, который называется курьер. В соседнем окошке, в соседнем списке, мы видим начертание, что это значит. Начертание любого шрифта, может выть обычное, вот это, обычный шрифт, видите вот здесь, видите, пример, как будет выглядеть наш текст, может быть курсивным. Это, слегка наклонный шрифт, может быть полужирным, видите, он у нас более ярко показан, может быть полужирным курсивом, наклоны, но жирный, ну давайте выберем курсив. Кроме того, мы можем задать размер нашего шрифта. В данном случае нам предлагается три размера – 10,12 и 15, ну давайте выберем 12, как самый средний. Далее, идет открывающийся список
Глава 4. Форматирование и защита данных
59
подчеркивание, щелкнем на этой кнопочке. С, помощью этого списка мы показываем, стоит ли нам подчеркивать наш текст. А если стоит то, каким именно образом. Предположим нас, интересует двойное, подчеркивание вот мы с вами с помощью двойных черт подчеркнули наш текст. Кроме того, мы можем задать цвет, открывается вот такой вот список, предположим мы хотим получить текст вот такого лилового цвета, ну хватит экспериментов, нажмем на, кнопу ОК, и посмотрим, что у нас реально получилось. Нажали на кнопку ОК, мы получили вот такое вот начертание, нажмем на клавишу Enter, вот у нас получилось, вот таким вот обозом написанное слово шрифт. Этим самим мы поменяли параметры нашего шрифта. Давайте более подробно рассмотрим панель форматирования, именно с ее помощью мы можем указывать, каким именно образом менять изображение нашего текста. Для, начала, чуть-чуть спустим ее, чтобы она полностью открылась, вот так вот. С помощью вот этого окошка, мы задаем тип шрифта, давайте здесь напишем еще какой не, будь текст, предположим: шрифт 2 , нажимаем на Enter, видите у нас написано слово шрифт 2, выделим эту ячейку и попробуем поменять шрифт, предположим нас, интересует вот такое вот изображение Arial Nero. Наше начертание немного изменилось, шрифт стал уже, после этого, с помощью этого открывающегося списка, мы можем изменить размер, давайте зададим 24, вот так вот. У нас сейчас появился вот такой вот огромный можно сказать текст. С помощью этих трех кнопочек, на панели инструментов мы можем задать начертание, это может быть жирный текст, отключим кнопку, может быть курсивный, может быть подчеркнутый. Кроме того, эти кнопочки можно комбинировать, то есть может быть жирный и курсивный, одновременный даже подчеркнутый, уберем подчеркивание, уберем курсив, уберем жирное начертание. С помощью вот этой палитры меняется цвет шрифта, нажмем на эту кнопку и выберем, предположим, желтый цвет, хотя желтый цвет, к сожалению, плохо виден, давайте выберем, что ни будь другое, у нас теперь слово шрифт 2, изображено, синим цветом. Кроме того, мы можем сделать следующее, давайте напишем шрифт3, выделим эту ячейку и выловим диалоговое окно, формат ячеек, здесь на вкладке шрифт, мы можем сделать вот что: мы можем задать видоизменение, что это значит, мы можем указывать, что наш текст имеет надстрочное изображение над, сточное видоизменение. После того как мы установили эту галочку и установили ОК, видите, наш шрифт поднялся. Подобного типа изображения удобно, если мы хотим задать степень, нам достаточно, например, написать 10 в 3-ей степени, выделить тройку, выполнить команду формат ячейки и задать надстрочное изображение. Видите, у нас визуально получилось, 10 в 3-ей степени. Точно так же, как тройку мы изобразили чуть выше, чем ей положено быть, мы можем любое число, или любой текст изобразить ниже, чем ему быть положено. Обычно так изображают индексы, попробуем написать например А1, выделим единицу, мы с вами это умеем делать. Например, с помощью мышки, вызовем формат ячейки и здесь зададим флажок построчный, нажмем на кнопку ОК, видите, у нас единица сейчас расположена, чуть ниже буквы А. Фактически, у нас получилось А, с индексом один, А первое. Ну, в общем, то мы с вами научились пользоваться диалоговым окном шрифт, увидели, какие у нас бывают шрифты, давайте на этом закончим наш урок. На следующем уроке мы с вами изучим форматирование ячеек и диапазонов.
4.3. Форматирование чисел Сейчас мы с вами поговорим о форматировании чисел, независимо от количества отображаемых разрядов, числа хранятся с точностью до 15 разрядов, если число имеет больше 15и значащих цифр, то разряды после 15-ого преобразуются в ноле. Очень маленькие числа, которые меньше десяти минус тридцатой степени и очень большие, которые больше десяти в двадцатой степени числа. А также числа, которые не помещаются, в ячейку отображаются в экспоненциальном формате.
60
TeachPro Microsoft Excel 2003
Давайте попробуем сейчас, здесь ввести какой не будь очень большое число, предположим это у нас восемнадцать тысяч, и после нажатия клавиши Enter вы увидите, как это число отобразилось в экспоненциальном формате, фактически, то число, которое мы ввели можно представить вот в таком виде. Давайте попробуем изменить ширину столбца, для того чтобы поменять ширину столбца, мы можем захватить вот эту его границу левой клавишей мыши и вот так вот ее протянуть. Если мы очень сильно протянем, и сделаем, ширину столбца вот такой вот маленькой у нас ячейка заполнится знаками диез. Это означает, что Excel просто не может отобразить данное число, но на самом деле, это число внутри ячейки храниться, просто мы его невидим, если мы посмотрим сюда в строку формул, мы увидим, что наше число на месте, вот она. Мы можем сделать следующее, увеличить ширину данного столбца, после того, как мы увеличили ширину данного столбца, наше число вновь появилось на экране, то есть, что бы мы с вами бы не делали в ячейке у нас все равно храниться введенная нами число. Видите, если мы вот так вот уменьшаем ширину ячейки, то в итоге Excel нам начинает показывать не одно целое восемь десятых, а фактически округляет вот это число и показывает уже здесь двойку, но все равно хранится в ячейке правильное число, хранится вот это. Теперь давайте поговорим о форматах чисел. Надо сказать, что та ячейка, которая ранее не использовалась, например вот эта, или ячейка, в которой изначально было какое то значение, но мы ее стерли, оно имеет числовой формат общий, давайте в этом убедимся. Делаем щелчок, правой клавишей мыши, вызовем контекстное меню, затем выполним команду формат ячеек и увидим, что на вкладке числовые форматы, что у нас сейчас к данной ячейке применен формат общий, закроем это диалоговое окно. Ну, как менять формат ячеек, вы уже знайте, давайте введем, какой не будь еще дополнительное число, и попробуем с ним поработать, посмотрим, как именно меняется его внешнее представление в зависимости от смены формата ячейки. Ну, пусть это будет 126. Ну, например вот так вот, что-то в этом роде. Опять из контекстного меню вызываем команду формат ячеек и пробуем работать. У нас имеется формат числовой, с помощью этого формата числовой можно задавать конкретные детали отображения чисел, то есть, мы можем задавать число десятичных знаков после запятой, можем задать, как именно отображать отрицательные числа. Например, отрицательные числа можно отображать, на пример со знаком минус просто или наоборот, просто отображать их красным цветом, а можно также красным цветом и со знаком минус впереди. Давайте сейчас нажмем на кнопку отмена и сделаем это наше число отрицательным, чтобы было более наглядно, вот так. Правой клавишей мыши, формат ячеек, числовой, давайте выберем вот такой вот формат отображения. Число десятичных знаков после запятой установим в четыре и нажмем на кнопку ОК, сейчас у нас не поместилось в нашей ячейке, давайте немножко увеличим наш столбец, вот. Теперь число у нас представлено вот в таком интересном виде, а у нас изображено красным цветом и со знаком минус. Следующий формат это денежный, или финансовый. Это форматы, для отображения денежных сумм, давайте еще раз, но уже с помощью меню формат вызовем диалоговое окно формат ячеек, и перейдем к этим двум форматам. В сквозь, мы с вами уже по ним проходили. Разница между этими форматами она состоит в том, что формат денежный позволяет отображать отрицательные суммы, а финансовый нет. Опять таки здесь устанавливается число десятичных знаков после запятой, и мы можем ввести
Глава 4. Форматирование и защита данных
61
отображение денежных сумм. То есть отображение денежного знака, например в России, деньги это рубли, по этому здесь мы можем установить букву, Р. Но, можем иметь любой из имеющихся. Например, даже для республики Уругвай, или для монгольских тугриков. Что тоже интересно, но мы здесь эти рубли оставим, согласимся с принятым форматом, видите у нас здесь сейчас отрицательное число и в конце буква Р, что показывает рубль. Ну, процентные мы с вами уже тоже проходили, давайте выберем процентный, здесь точно также устанавливается число десятичных знаков и в конец ставится значок процента, вот, вот так вот. То есть число представлено вот в таком виде. Но что такое экспоненциальный формат представления вы знаете, вот видите, мы выделяем пункт, в списке экспоненциальный и, видим, как именно будет представлено наше число. То есть, это представляется в следующем виде, в виде произведения двух составляющих, во первых числа, который находится в пределах от единицы до 10 и степени и в степени числа 10. То есть фактически, вот это число у нас одна целое и вот это вот дробная часть умноженное на десять в четвертой степени. После нажатия на клавишу ОК, у нас вот это вот самое число и получается. Ну и, на конец дробный формат. Вот он. Здесь мы показываем, как именно отображать наши дроби. Это могут быть десятые доли, половинные доли, дробями до двух цифр и так далее. К сожалению, то число, которое мы сейчас увидели оно не дробное. Давайте, мы его с вами представим в дробном формате, предположим минус 12 ююю целых восемь десятых, формат ячеек и сделаем дробный формат, вот если в виде простой дроби у нас будет вот так вот, может быть следующим образом, восьмыми долями, шестнадцатыми долями, наконец, сотыми долями. Здесь показано, что именно у нас будет отображаться, ну предположим, нас интересует, что-то вроде этого, четвертыми долями. Вот наше число представлено вот в таком виде. Кроме того, еще имеется формат дополнительный, на самом деле не совсем числовой, в основном его используют для хранения чисел специального назначения, то есть это телефонный номер, почтовый индекс и так далее. То есть на практике он используется чрезвычайно редко. Ну, вроде все форматы мы с вами сейчас прошли, ну, применим к числам. Давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами изучим форматирование дат и времени.
4.4. Форматирование даты и времени Сейчас, мы с вами поговорим о форматировании даты времени, для того, чтобы Excel распознал вводимую дату и время необходимо веси ее в соответствующем виде. Давайте, введем, например какую не будь дату, к примеру, в качестве разделителя мы можем вводить вот такую вот точку, пусть будет 80, если мы сейчас нажмем на клавишу Enter, вот, после нажатие, у нас это превратилось в следующий формат даты – 12 мая 1980 года. Кроме того, мы можем использовать, например наклонную черту, давайте эту же дату введем вот так вот. Мы с вами про это уже говорили на одном из прошлых уроков, вот так вот. У нас сейчас здесь две совершено одинаковые введенные даты, Excel преобразовал введенное нами число, введенное нами число фактически вот в следующий формат, вот формат дата. Давайте мы, сюда установим наше окно, вот сейчас у нас дата имеет вот такой вот формат. Мы формат нашей даты можем поменять, давайте установим любую другую, так чтобы слово марта писалось бы буквами, у нас получится наша дата отобразиться вот в следующем виде, если мы сейчас нажмем на кнопку ОК. Видите, вторая ячейка у нас
62
TeachPro Microsoft Excel 2003
отображается вот так вот. Записанная в ячейке рабочего листа дата хранится в виде числа, как мы с вами уже говорили это число дней отчитанные от первого января 1900 года. Давайте в этом убедимся, введем сюда это самое число, первое января, тоже первый месяц 1900года, вот у нас имеется вот такая вот дата, если сейчас мы сюда установим формат. Например, числовой, вот, или общий, мы увидим, что на самом деле здесь храниться число единица, то есть первое января 1900 года, это первый день, именно в этом виде Excel хранит дату. Если мы сейчас, наоборот, здесь вернем на числовой формат даты, то сейчас у нас на экране первое января 1900года. Время на самом деле храниться, как доля суток, которое отчитывается от нуля часов. Давайте мы в этом с вами убедимся, предположим, мы вводим 12.05, вот, у нас, если мы вызовем диалоговое окно формат ячеек, давайте отсюда мы это уберем, придем сюда, вот, это у нас время, на самом деле, мы можем его представить в таком формате. А можем, например или в таком, или в таком. Вот. Это, у нас наши часа. Давайте сейчас установим этой ячейке формат числовой. Если мы этой ячейке установим формат числовой, то увидим на экране вот такое вот число, то есть эта доля суток, а на самом деле 12 часов, это половина суток, то есть половина суток, или чуть больше, потому что у нас там были еще минуты. Давайте вернем на время, видите у нас 12.05, это значит, что у нас прошла половина суток, ноль целых, пять десяток и еще маленький кусочек, с помощью вот этой вот доли обозначается вот эти пять минут, то есть доля суток, так Excel хранит время. Почему Excel представляет дату и время в виде чисел, потому что, очень удобно и без больших проблем можно определять количество дней и часов, которые проходят между двумя моментами времени. Время тоже имеет большое количество встроенных форматов. Видите вот здесь у нас, вот такой большой список, мы можем вообще выводить это вот таким вот образом, например, часы, минуты, секунды и фактически буквы, которые показывают это время до 12 часа или после, ну давайте сделаем ОК, вот, еще время может быть таким. Ну, мы с вами, в общем, то поняли, что означает форматирование даты времени, поняли каким образом Excel. хранит даты и время, и каким образом мы это все можем представлять и видеть на экране. На следующем уроке мы пройдем интереснейшую тему, которое называется создание и использование пользовательских форматов. Мы создадим свой собственный формат и будем ее использовать.
4.5. Создание и использование пользовательского формата Сейчас мы с вами поговорим о создании использовании пользовательского формата, кроме тех стандартных форматов, которые мы только что изучали. Excel предоставляет нам возможность самим конструировать формат. Для того чтобы конструировать формат, нам необходимо использовать определенные символы, давайте мы сейчас с вами вызовем диалоговое окно формат ячеек, и перейдем на пункт все форматы, вот здесь, если вы обратите внимание, с помощью определенных символов задаются форматы. С помощью кнопки удалить, вот этой кнопки мы можем удалять, созданные нами не системные форматы, например, если мы выделим вот этот вот пункт, где есть ноль, мы можем его удалить, видите, мы его спокойно удалили, но есть определенные форматы, которые удалять нельзя, видите при выделении типа основной, кнопка удалить неактивна. Ну, давайте сейчас создадим какой не, будь формат. Во первых, давайте поговорим о вот этом вот символе, о символе диез. С помощью этого символа, мы обозначаем цифру, в данном месте формата, для цифры ноль, обозначается ноль при отсутствии цифры в данном месте формата. Давайте введем вот такой интересный формат ноль и диез. Теперь если мы нажмем на кнопку ОК, этот созданный нами формат будет при следующем запуске диалогового окна формат ячеек в этом списочке. Давайте, в этом убедимся, нажмем ОК. Сейчас мы здесь введем два числа, первое 12 второе 0, или 1, что еще лучше. Видите после того, как мы сюда применили вот этот
Глава 4. Форматирование и защита данных
63
созданный нами формат, у нас получилось число 12. Потому, что здесь у нас значившее число единица, по этому на 0 ее заменять не следует. Но так как, мы сюда во вторую ячейку ввели единицу впереди некого, числа нет, то давайте вызовем диалоговое окно формат ячеек, то вот здесь в созданном нами формате мы ясно показали, если числа нет, надо впереди поставить ноль, у нас именно так и получилось. Если мы вызовем диалоговое окно формат ячеек и поставим здесь, какой не будь другой формат, например ююю, то изображение в наших ячейках будет уже совсем другое, здесь число ноль не стоит. Давайте, в сквозь пройдемся, по всем символам. Для создания форматов данных, а потом уже создадим свой достаточно большой интересный формат. Символ подчеркивания, вот видите, здесь имеется символ подчеркивания, в данном формате. С помощью этого символа подчеркивания, устанавливается пропуск, ширина которого ровна ширине символа находящегося с права от него. С помощью процентов, давайте мы сейчас найдем, вот у нас значок процента мы переводим находящиеся в ячейке число в проценты. С помощью буквы е, мы указываем место, латинской буквы е, как вы знайте, оно заменяет, число 10, при записи числа в экспоненциальной форме. Что такое, запись числа в экспоненциальной форме мы знаем, на прошлом уроке работали. С помощью вот этого символа +, видите, здесь так же имеется символ +, с его помощью мы обозначаем, знаком плюс в данном месте формата. Вот, сейчас мы видим, фактически формат для записи числа в экспоненциальной форме. Как она у нас записывается, у нас записывается некоторое число, прибавляется степень десяти, если степени десяти у нас нет, число, то есть у нас не такое большое, то здесь у нас будет установлен значок 0, давайте нажмем на кнопку ОК, и в этом убедимся, видите у нас маленькое число. По этому у нас записывается вот в таком виде, 12 целых, ноль, именно так как было указано в формате е, тоже дано, прибавить, плюс там был, ноль. Давайте еще раз вызовем формат ячеек, отодвинем это вот немножечко сюда, чтобы были видны наши ячейки, у нас сейчас изображено именно так, каким образом здесь задана маска. Значок минус, соответственно показывает минус, например вот здесь, видите, у нас имеется минус, то есть, для отображения отрицательного числа впереди мы ставим минус, ничего от этого не меняется. Давайте найдем еще, какие не будь интересные символы, вот, например наклонная черта. Наклонная черта ставит саму себя, в данное место формата, обратная наклонная черта делает тоже, самое, точно так же как с + и минусом, устанавливается вот этот вот символ. Кавычки, вот видите, вот здесь имеются вот такие вот кавычки. Их используют для обозначения начала и конца, помещаемого произвольного текста, например вот здесь, вот этот значок будет расценен не как знак минус, а как текст, звездочка, давайте мы сейчас здесь ее с вами найдем, вот. У нас вот такая вот звездочка. Она используется, для того чтобы оставшуюся правую часть ячейки заполнить тем символом, который стоит с права от звездочки, в данном случае с права от звездочки стоит пробел и в этом формате он просто будет заполнен пробелом с помощью вот этой вот собачки, вот такой как бы, а в кружочке. С помощью этого символа указываем место, где будет отображен вводимый пользователем текст, ну и остались у нас вот такие вот квадратные скобки, вы видите их прямо здесь, с его помощью мы можем, например, задать название цвета, если мы зададим название цвета, то содержимое ячейки будет иметь этот цвет. Если внутри скобок условие, то это будет интерпретироваться как условный формат, что такое условный формат мы с вами изучим позже. В общем, примерно все понятно. Точно также существуют вот такие вот символы для задания форматов даты и времени, единичной буквы, D.
64
TeachPro Microsoft Excel 2003
Давайте мы сейчас с вами ее найдем, так… что-то у нас невидно единичное буква D, ладно ни будем продолжать искать, просто скажем, что единичной буквой D, обозначаются числа в диапазоне от единицы до 31, но без ведущего нуля. Двумя буквами D, вот как здесь, двумя буквами D, обозначается число в диапазоне от единицы до 31-ого, но если у вас число от единицы до 9, то добавляется ноль, если три буквы D, то этим самим отображаются дни недели. Давайте мы с вами введем, какое не будь число. Нет. Пусть, это будет на приме 8. Давайте, сделаем правой клавишей мыши, все форматы и здесь установим с какой D D D и нажмем ОК, фактически дата 8 января 1900 года отобразилось, как день воскресение, это день недели в сокращенном отображении. Если мы ставим еще одну букву сюда, то слово воскресенье у нас здесь будет написано полностью, вот так вот. Точно так же это для месяцев, если у нас одинарная буква М, это номер месяца, без нуля, если две буквы, номер месяца с ведущим нулем, три буквы М сокращенное название месяца, 4 буквы М, полное название месяца. Давайте сделаем правой клавишей мыши, вот как здесь видите, полное название месяца, поэтому число будет восприниматься 8 января, видите здесь, вот, так. Если у нас четыре буквы Г. То это год будет, обозначатся двумя последними цифрами, а если у нас 4 буквы Г, то полностью, 1900. Если мы сейчас здесь две буквы Г уберем, видите, у нас соответственно будет здесь 00. Давайте мы это обратно поставим, если мы здесь уберем одну букву Д, то будет в виде 8 января, а не в виде 08-ого. Две буквы Д, вот требуют, вот такого вот появления, 08-ое января. Две буквы М, соответственно будет написано янв., то есть три буквы М, вот, даже ююю написал на английском языке, таким образом, будет число, а вот таким число будет единицей, то есть дополнительного нуля не будет. Давайте вернем М и сделаем, вот что интересное, мы сейчас с вами вот сюда в квадратной скобочке введем обозначение цвета, и посмотрим какой, у нас будет формат. Давайте нажмем на кнопку ОК, видите у нас сейчас число здесь изображено, синим цветом, то есть мы даже научились пользоваться вот этим вот символом, квадратными скобочками. Давайте удалим созданный нами формат, чтобы не увеличивать вот это вот количество, закроем это диалоговое окно, видите, после того как мы удалили созданный нами пользовательский формат у нас число 8 отображено общим форматом. Совершенно обычным способом. На этом закончим текущий урок, а на следующем уроке мы с вами продолжим изучение пользовательского формата, а именно его секций.
4.6. Создание и использование пользовательского формата (часть 2) Сейчас мы с вами продолжим изучение создание пользовательского формата, давайте мы вызовем диалоговое окно формат ячеек. Если, вы обратили внимание, некоторые форматы здесь состоят из секций. Секции отделяются друг от друга, вот этими вот символами. Обычно он может состоять из четырех секций, первая секция используется для вывода, если отображается числовое значение больше нуля, вторая используется для отображения числового значение меньше нуля, третье для нуля, а четвертое для формата сопроводительного текста. Давайте мы сейчас с вами создадим свой собственный пользовательский формат, как мы с вами, знаем, первое значение используется для отображения чисел больше нуля. Предположим мы хотим создать некоторый финансовый формат, например, в монгольских тугриках, давайте с вами так и поступим. Предположим, монгольские
Глава 4. Форматирование и защита данных
65
тугрики у нас выражаются словом, дополнительным, тугрик, как называются монгольские копейки, мы незнаем, поэтому здесь мы можем еще задать запятую, поставить два нуля, здесь написать в кавычках, потому что мы помним, что кавычки используются, для обозначения текста. Здесь введем слово тугриков, вот очень хорошо получилось, ставим точку запятой, потому что именно так должны отображаться наши деньги, сколько то там тугриков, сейчас поставим здесь отрицательное значение, что мы хотим, чтобы отображала наша ячейка, если мы ввели отрицательное число. Ну, как вы сами понимаете, мы можем здесь ввести все, что мы хотим, например, мы можем здесь просто вывести текст, например, отрицательных, давайте переключимся на русский шрифт, отрицательных тугриков не бывает, вот. Именно это у нас будет показывать наша ячейка, если у нас будет там значение меньше нуля, ну а для значения больше, то есть, для значения равному нулю, мы введем следующую информацию, вернее выведем, денег не, мы забыли переключиться на русский шрифт, очень хорошо. Давайте сейчас нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас здесь изображен, ноль целых, ноль один тугриков. Предположим мы введем, какой не будь отрицательное значение, -12 и нажмем на кнопку ОК.Сейчас у нас здесь явно появилась вот такая вот информация, отрицательных тугриков не бывает, видите, несмотря на то, что ячейка на самом то деле хранит число 12, просто ее отображение вот в такой вот форме, но здесь у нас ячейка -12. Давайте введем здесь число ноль и нажмем на кнопку ОК. У нас, появляется информация, денег нет. Хотя на самом деле ячейка хранит число ноль. Мы также можем использовать условия в секциях пользовательского формата, давайте нажмем на правую клавишу мыши, вызовем диалоговое окно формат ячеек, это все мы с вами вообще уберем и продолжим изучение. Мы можем указать условие, при выполнении которого будет действовать формат в данной секции. Например, мы, можем вот здесь, когда у нас положительное число, сравнить его, например с 400-ми. И если, сравнение прошло успешно, то у нас есть, число в данной ячейки больше четырехсот. То вывести, например сообщение, как много тугриков. Давайте нажмем на кнопку ОК и посмотрим, сработает, ли у нас это, давайте перейдем в формат ячеек, давайте выведем здесь не больше 400, а, например больше 100, то у нас здесь будет выведено, как много тугриков, видите, потому что наше число 200, оно на самом деле больше чем 100. Ежели, мы сюда поставим, например 600, то число отображаться, просто, напросто, не будет, а будет оно отображаться, как ноль, будет информация, типа как ноль. Для этого, мы вот здесь, вместо денег нет. Выведем просто заданное нами число, то есть, вот таким вот образом 200, что это значит. Это значит, что если число будет больше 600, выведется информация как много тугриков. Число неотрицательно, поэтому отрицательных тугриков не бывает, оно не выводит и у нас остается случай, когда выводиться ноль, то есть последний вариант и будет выведена на экран именно последний вариант, нажимаем на ОК. Видите, сейчас выводится как бы для нуля. Давайте введем здесь 900, нажмем клавишу Enter, и получим информацию, как много тугриков. Вроде все понятно, пользовательский формат мы с вами освоили. На этом закончим его изучение, на следующем уроке мы с вами будем заниматься условным форматированием.
4.7. Условное форматирование Сейчас мы с вами поговорим об условном форматировании. Условные форматы предоставляют огромные возможности по количеству накладываемых условий, например в одном формате мы можем накладывать до трех условий и в зависимости от них мы можем менять не только цвет, но даже шрифт и обрамление. Давайте, выполним команду - формат, условное форматирование. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, в этом раскрывающемся списке условие один мы выбираем, как именно будет задаваться условие, по значению или по формуле. Если по значению и мы, например это, выбираем с вами, то в соседнем списке мы можем видеть следующее, что значение может быть между двумя.
66
TeachPro Microsoft Excel 2003
Например, определенными не равно чему-то; не равно, больше, меньше, больше равно, меньше равно соответственно. Предположим, нас интересует значение, что бы, было, больше какого не будь. Предположим, нас интересует, чтобы значение было больше трех тысяч, совершенно спокойно задали. В этом случае, если значение нашей ячейки будет больше трех тысяч, мы можем задать определенный формат отображения. У нас появляется диалоговое окно – формат ячеек, вот, мы можем здесь установить начертание и так далее, например, сделать его полужирным или курсивом, предать определенные видоизменение, то есть зачеркнутый и так далее. Давайте сейчас нажмем на кнопку отмена и перейдем, например, на какую не будь свободную ячейку. Введем, здесь следующее число, например 128, мы хотим, чтобы эта ячейка, каким то образом условно форматировалось, если значение этой ячейки лежит, между -200 и 200, то вывести эту ячейку в следующем виде, например полужирном, зачеркнутом формате. Кроме того, условное форматирование может включать в себя также изменение цвета, например, вывести вот таким синем цветом, если наше значение лежит вот в этом вот диапазоне. Давайте нажмем на кнопку ОК, и убедимся, что наше значение лежит в этом диапазоне от -200 до 200, поэтому у нас отобразилось вот в таком вот виде. Давайте вызовем это окно еще раз, условное форматирование и зададим здесь, например значение равное, к примеру, десяти, если у нас значение будет равное десяти, мы его с вами просто выведем красным цветом, а еще лучше вот таким, ОК. Сейчас если мы сюда введем, например, пять. То, у нас ничего не будит. Но если мы сюда введем десять, то у нас покажется вот в таком вот ярко розовом цвете. Вы можете одновременно задавать несколько условий, то есть значение равно десяти, если ююю на кнопку, а также ююю вторая часть данного окна, а далее еще и третья и последняя, как мы с вами только, что сказали условия, могут быть до трех. Видите совершенно такие идентичные фрагменты, здесь вы задаете, как именно проверять значение и в результате проверки, как именно его отобразить. Ну, давайте удалим этот имеющийся формат, вернее первое условие, которое мы с вами сделали и нажмем на кнопку ОК. Так как мы условие удалили, то у нас 10 выводиться в обычном виде, кроме того, условный формат можно осуществлять по формуле, мы с вами еще не походили, что такое формула, но давайте, в общем- то попробуем, что не будь сделать. После того как мы задали здесь по формуле, здесь мы можем задать эту самую формулу, как именно работают с формулами, мы с вами пройдем позже, просто надо запомнить, что вот здесь у вас будет задана формула. Ну что такое условное форматирование мы с вами поняли, задавать несколько условий, в общем, то тоже понятно как, с помощью вот этой кнопочки, по этому давайте закончим текущие урок. На следующем уроке мы с вами будем изучать форматирование строк и столбцов.
4.8. Форматирование строк и столбцов Сейчас мы с вами научимся форматировать строки и столбцы. Форматирование строк и столбцов включает в себя операции по изменению их ширины и высоты, также мы научимся скрывать стоки и столбцы. Ну, в общем-то, мы с вами примерно знаем, как меняется ширина столбца. Самый простой вариант, это зацепить его, вот так вот, правую границу и потянуть курсор мыши, вот таким вот образом. Кроме этого, мы можем, сделать следующее, выполнить команду, давайте выделим столбец, выполнить команду формат, столбец, ширина. У нас появится вот такое вот диалоговое окно в поле ввода, которого мы должны задать ширину столбца, сейчас у нас ширина столбца 27 целых 43 сотые. Предположим, давайте зададим, например, здесь десять. Видите? Ширина столбца изменилась, это мы с вами проделали с помощью диалогового окна ширина. Что здесь показывает число 10. число 10, показывает количество цифр, полностью помещающихся в ячейке. В данном случае, считается, что у нас здесь должно поместиться 10 цифр. Давайте посмотрим, вот здесь у нас, например, имеется вот такая вот запись 0.1, 01 1900, правильно ее длина 10 символов, и она целиком помещается в ячейке. Если мы здесь сделаем, например 12, то тогда будет помещено
Глава 4. Форматирование и защита данных
67
число шириной 12 символов. Если мы, предположим, хотим для нескольких столбцов установить одну и ту же ширину, что мы делаем, мы выделяем несколько столбцов, это мы с вами уже умеем делать, вот, например, выделили и для них выполняем команду формат, столбец, ширина. Здесь мы ставим нужное нам число, предположим ююю десятку и нажмем на ОК. видите, все четыре выделенные нами ране столбцы приобрели одну и ту же ширину. Для того чтобы при помощи мышки, а мы с вами умеем изменять ширину столбца при помощи мышки, установить одну и ту же ширину для нескольких столбцов. Что мы делаем, мы выделяем несколько столбцов, давайте мы с вами их выделим, вот они, потом подводим указатель мыши к правой границе любого столбца, например вот этого и начинаем изменять его ширину. Видите, пропорционально изменяется ширина всех четырех столбцов. Видите, как интересно. Кроме того, мы можем изменить ширину всех столбцов текущего рабочего листа, как это делается. Мы выполняем команду формат, столбец, стандартная ширина и если мы здесь ставим какое не, будь число, то оно будет применимо для всех столбцов данной рабочей книги, то есть данного активного рабочего листа. Если мы выделим все рабочие листы, и выполним эту команду, она применится ко всем столбцам рабочей книги, не только листа, но всей рабочей книги, вот так, вот. Кроме того, можно менять высоту строк, для изменения высоты строки выполняем команду, формат строка, высота. Давайте, зададим, например, здесь какое не будь число. В отличие, от столбцов надо заметить, что высоту строк Excel мерит в пунктах. Пункт, это одна 72 часть дюйма. Это сделано потому, что сам шрифт мерится в пунктах, а стандартная высота строки на прямую, связана с размером шрифта. Если мы здесь поменяем, например на 20, это будет 20 пунктов, нажмем ОК. Видите, у нас высота строки фактически изменилось. Кроме того, высоту строки мы тоже можем менять с помощью мыши, вот видите, захватили, потянули, и так далее. Можем сделать следующее, выделить несколько строк, выполнить команду строка и задать ее высоту, вот видите, что у нас получилось. Кроме того, и для столбцов и для строк существует такая команда, как автоподбор, то есть Excel сам определяет, для подобного типа данных, для такого размера шрифта и все остальное, каким должны быть размеры ячеек. Например, если мы сейчас выделим эти четыре столбца и сделаем команду, то видите, Excel сам определил, чтобы для того, чтобы отображалось, это ворожение, ширина данного столбца должна быть такая. Этого тоже соответственно. Точно также, для строк. Так, выделим, несколько строк. Например, формат, строка, автободбор высоты, вот Excel сам подобрал нужную высоту строк. Давайте сейчас поговорим о скрытии и отображении строк и столбцов. Предположим мы хотим скрыть, какие то определенные строки и столбец, например, там у нас какая то конфиденциальная информация, чтоб никто не зал как много у нас именно тугриков. Для этого мы выделяем соответствующий столбец и выполняем команду формат, столбец, скрыть. Сейчас у нас на экране нет столбца D, он у нас скрыт совершенно, вы даже можете не догадаться о том, что он у нас был. Хотя, в общем-то, если посмотреть чуть внимательнее, здесь вот видно, что эта серая полоска чуть жирнее, чем полоски рядом. Сейчас, предположим мы хотим отобразить данный столбец. Что мы делаем. Мы выделяем те столбцы, которые находились рядом, со скрытым, и выполняем команду формат столбец, соответственно отобразить столбцы, вот сейчас мы отобразили и информация как много тугриков у нас на экране. То же самое, совершенно то же самое, мы сделаем со строками, мы выделяем, например, одну строку, или группу, предположим несколько штук мы хотим с вами скрыть, выполняем команду – формат, строка, скрыть и у нас
68
TeachPro Microsoft Excel 2003
этих ячеек видите на экране, просто нет. Если мы хотим их показать, мы выделяем соответственно находящиеся рядом строки и выполняем команду – формат, строка, отобразить. Теперь все строки у нас на экране, в общем-то, можно скрыть и отобразить столбец с помощью мыши. Точно, так же со строкой, мы можем взять вот эту левую границу и вот так вот ее привести вот сюда, фактически столбец, В. У нас, сейчас не виден, давайте выделим эти две ячейки и выполним команду формат, столбец, отобразить, вот, столбец B. у нас сейчас на экране, в этом случае надо быть очень внимательным. Потому что если вы захватите и скроете столбец не до конца, это может быть незаметно взгляду, но не до конца, а патом выделите с целью отобразить столбец В. то у вас, команда отобразить ничего не даст. Потому что, сейчас здесь ширина столбца не ноль, а, именно с числом ноль сравнивает Excel ширину столбца, для того чтобы дать возможность его отобразить, а, например ноль целых, ноль одна тысячная, вот сейчас он его отобразить просто не может. Для этого нам достаточно выделить столбцы, и задать какую, не будь ширину, или выполнить команду автоподбор ширины, тогда у нас столбец В. появится. Это же самое надо иметь обязательно введу для строк, мы можем скрыть строку с помощью мыши, вот мы ее с вами скрыли, выделили, сейчас мы отобразим нашу строку. Сейчас она отобразилась, но если мы скроем строку не до конца. Например, вот так вот, и выполним строка, отобразить, то у нас ничего сделано не будет, потому что сейчас высота строки 17 не ровна нулю, и нам надо будет, либо вот так ее в ручную ее показать, либо опять таки выполнять команду автоподбор ширины, или просто изменение ширины. В общем-то, со скрытие и отображением строк и столбцов мы с вами тоже разобрались. Фактически мы с вами научились работать с этими пунктами меню, строка, высота автоподбор, ююю скрыть и отобразить строку и тоже, самое для столбца. На следующем уроке мы с вами научимся изменять цвет, узор и обрамление ячеек, а так же форматировать группы листов в рабочей книге.
4.9. Изменение цвета узора и обрамления Сейчас мы с вами поговорим об изменении цвета, узора и обрамления. Предположим, мы хотим выделить, какую не будь, группу ячеек, выделим, выполним команду формат ячейки, появится знакомое нам диалоговое окно формат ячеек. Во, первых мы можем с вами с помощью вкладки вид изменить цвет заливки наших ячеек, предположим мы хотим, чтоб наша ячейка выла бы вот таково вот цвета. И нажмем на кнопку ОК. Видите, сейчас вот эта группа ячеек у нас закрасилась вот соответственно в такой вот цвет. Давайте выделим эту группу еще раз и выполним команду формат ячейки. Кроме вот такого вот ровного цвета, мы можем покрыть наши ячейки узорами, например, можем задать вот такой вот узор. Тогда, у нас, наши ячейки будут иметь вот такую вот заливку, нажмем ОК и убедимся в этом, видите, сейчас наши ячейки имеют вот такую вот интересную заливку. Опять вызываем диалоговое окно формат ячеек, и смотрим, какие еще возможности здесь у нас есть. Узор может быть, также, другого цвета, например, если мы сейчас выберем вот этот узор и выберем здесь какой, не будь соответствующий цвет. То, у нас сам узор станет этого соответствующего цвета, если предположим мы с вами передумали и не хотим ничем заливать наши ячейки, то можем выбрать команду, нет цвета, и после нажатия на кнопку ОК. Вы видите, у нас сейчас никакого цвета нет, но давайте вернем какой не, будь цвет сюда, предположим, пусть
Глава 4. Форматирование и защита данных
69
это будет вот такой. Узоры устанавливать не будем, нажмем на кнопку ОК. все наша группа ячеек имеет вот такой вот вид. Кроме этого, мы с вами, можем задать обрамление ячеек, обрамление ячеек задается с помощью вкладки граница, здесь мы можем с вами установить, например, все или только внутренние, вот, например внешние, или внутренние, границы. Вот если бы мы с вами, предположим, выбрали внешние, и нажали на кнопку ОК, то у нас получится вот такой вот обрамление наших ячеек. Если же мы с вами, выбрали только внутренние обрамления, сначала выбрали в не, а потом только внутренние и нажали на кнопку ОК, то у нас видите, только внутренние границы нашего диапазона будут обрамлены, давайте вернемся к этому диалоговому окну и попробуем изменить тип линии. Во первых сбросим это все, установим внешние и внутренние и попробуем изменить тип линий. Для того чтобы изменить тип линии, во первых, надо его сначала выбрать, после того как мы выбрали тип линии мы, устанавливаем какие именно границы, с помощью вот этих вот кнопочек этим самим типом линий обрамлять, вот видите, нажали вот сюда, верхняя граница, нажали сюда нижняя граница. Можем, например, еще изменить боковые. Вот так вот, у нас будет вот такой вот внешний вид. Кроме того, можем поменять цвет, цвет обрамлений, например, сделать, его синим. Еще раз нажать на соответствующие кнопочки, предположим мы хотим только боковые границы иметь, синим цветом, а верхние границы мы хотим иметь красный, вот так вот, кроме того, мы можем еще, вот на эти кнопочки. Вот будет такая интересная ситуация. Видите, у нас наши ячейки имеют вот такой вот вид. Если нам, по каким то причинам не нравится иметь вот такие вот границы, мы можем спокойно убрать, вообще полностью все эти линии и нажать на кнопку ОК. Видите, наши ячейки в смысле обрамление границ вернулись в свое первозданное состояние. Предположим, вы хотите, отформатировать одновременно несколько листов рабочей книги, что вы делайте. Для этого вам надо выделить несколько листов, давайте мы с вами их выделим. Держа нажатой клавишу Ctrl, выделяем нужные нам листы, потом выделяем группу ячеек, опять таки выполняем формат ячейки, заливаем наши ячейки, предположим вот таким цветом, с таким узором и нажмем на кнопку ОК. Сейчас перейдем на другие листы и видим, что у нас на и первом и на втором листе имеется вот такой вот узорчик. Проверим, правильно ли это все у нас произошло, столбец В, от 18 до 22 строки. Проверяем здесь, В 18, 22 строка, и здесь то же самое, 18, 22 строка. Точно, так же, если мы с вами опять таки выделим несколько листов. Выделим этот диапазон, выполним команду формат ячейки, мы можем точно также поработать с границами, предположим мы хотим вот такой вот линий, ярко желтого цвета ограничить верхние, нижние боковые, вот стороны, нажмем на кнопку ОК. Вот, у нас что случилось, на всех остальных листах у нас получилось то же самое. То есть, таким образом, мы с вами смогли поработать одновременно с группой рабочих листов. Давайте закончим на этом урок, мы научились менять оформления наших ячеек, а на следующем уроке мы научимся защищать ячейки и листы рабочей книги.
4.10. Защита ячеек, листов и книг Сейчас мы с вами поговорим о защите ячеек, листов и рабочих книг. Excel имеет возможность устанавливать защиту на отдельные ячейки диаграммы и другие находящиеся на рабочих листах объекты. Также может установить защиту и на целый рабочий лист, и на всю рабочую книгу. Для чего устанавливается защита, во первых для того, чтобы защитить данные от неосторожного действия пользователя, к примеру, вот предположим в этой ячейке у нас очень важная информация. Ну, вот, например 1,2,3,4 и мы не хотим, чтобы какой не будь, случайный пользователь ее поменял, в данном случае это совершено, возможно, вы приходите, становитесь на эту ячейку и меняете ее значение. Там принципиально другое, это у вас может получиться случайно, в конце концов, вы можете просто локтем опереться на значок пробела и этого не
70
TeachPro Microsoft Excel 2003
заметить. Кроме, того, возможно, какие то данные нежелательно для просмотра посторонним человеком, и вы не хотите, чтобы посторонние люди видели ваши данные, для этого вы опять таки должны защитить свою информацию. Защита ячеек осуществляется с помощью диалогового окна формат ячеек, вот, сейчас мы как раз на вкладке защита. Каким образом мы можем защитить наши ячейки? Мы можем защитить наши ячейки с помощью этих двух галочек, во первых, защитить нашу ячейку от не санкционированного вмешательства, а во вторых мы можем скрыть формулы в наших ячейках. Это, делается для того, чтобы сохранить, какую не будь >, чтобы обычный пользователь не увидел, что у нас там есть и как что мы считаем. К сожалению, защитить ячейки мы можем только после того, как защитим рабочий лист. По этому сейчас мы не будем менять эти галочки, нажмем на кнопку отмена и защитим наш рабочий лист. Для того чтобы включить защиту активного рабочего листа, мы выполняем команду сервис, защита. И здесь выбираем команду, защитить лист, выполняем ее. Здесь мы защищаем лист и содержимое защищаемых ячеек. Если в определенных ячейках мы установили вон ту галочку, помните, диалогового окна формат ячеек, то после установки защита рабочего листа, те ячейки менять тоже не будет возможности. Введем, здесь какой не будь пароль, для того, чтобы иметь возможность отключать защиту листа, предположим, введем 3 единицы, и нажмем на кнопку ОК, здесь нам предлагается ввести пароль еще раз, набираем мы с комой тир единицы, сейчас у нас включена защита рабочего листа. Предположим, попробуем внести сюда какие не, будь изменения, видите, сейчас нам Microsoft Excel сообщает, что ячейка или диаграмма защищена от изменений, для того, чтобы изменить защищенную ячейку или диаграмму надо снять защиту. Для того чтобы снять защиту потребуется ввод пароля. Давайте попробуем снять защиту и посмотрим, как это происходит, защита, снять защиту листа. Вот здесь нам предлагается ввести пароль, потому что только вы можете снимать эту самую защиту, введем наши три единицы, ОК, все. Сейчас мы спокойно меняем данные нашей ячейки. Предположим, мы хотим, чтобы весь наш рабочий лист был защищен, но в определенной ячейке пользователь все-таки мог вносить информацию. Предположим мы хотим дать возможность пользователю, вводить информацию только в эти две ячейки. Что мы с вами делаем? Мы выделяем весь рабочий лист, выполняем команду формат ячейки, убеждаемся, что здесь у нас установлена эта галочка. Установим также вторую галочку, скрыть формулы, хотя, что такое формулы мы с вами еще незнаем, но в дальнейшем мы это пройдем, нажмем на кнопку ОК, после этого выполняем команду сервис, защита, защитить лист. Здесь опять вводим пароль, нажимаем, ОК. Подтверждаем его. У нас пароль 3 единицы. Снова, ОК. Сейчас, нигде мы с вами не можем делать никаких изменений, видите Excel очень отрицательно, на все реагирует. После чего, мы выделяем эти две ячейки и выполняем команду формат, видим, что сейчас мы с ячейками ничего делать не можем, потому что у нас полностью защищен наш рабочий лист. Давайте снимем защиту с нашего рабочего листа, введем наш пароль, сейчас мы можем делать изменения, но у нас все наши ячейки, если вы вызовите диалоговое окно формат ячеек, они все защищены. Сейчас мы сделаем следующее, эти две ячейки освободим от защиты, убираем эти галочки, ОК и только после этого защищаем рабочий лист. Сейчас, сюда никаких изменений мы с вами вносить не можем, но в эти две ячейки запросто, видите, вот, сюда уже не можем, нам Excel сообщает, что ячейка или диаграмма защищена от изменений. Сейчас попробуем защитить всю рабочую книгу, это делается опять таки с помощью команда сервис и защита. Здесь вот, имеется команда, защитить книгу, выполняем ее, здесь имеются следующие пункты, защита структуры,
Глава 4. Форматирование и защита данных
71
или окна, обычно устанавливается первая галочка, потому что обычно защищается структура книги, пароль, его вводить необязательно, но можно, и после этого нажимаем на кнопку ОК. Ну, давайте введем пароль, опять 3 единицы, нажмем на кнопку ОК, подтвердим его, все, наша рабочая книга защищена. Снимается защита с рабочей книги точно также, сервис, защита, снять защиту книги, надо подтвердить пароль, все наша рабочая книга сейчас свободна для коррекции, с помощью этой команды защищаются все рабочие листы одновременно, ну защитой мы с вами вроде тоже разобрались. Если мы сейчас вызовем диалоговое окно формат, а сейчас мы не сможем вызвать диалоговое окно, потому, что мы не сняли защиту с нашего рабочего листа. Давайте снимем защиту с нашего рабочего листа и вызовем диалоговое окно формат ячейки, вот. Сейчас мы видим, что со всеми вкладками этого диалогового окна мы с вами ознакомились, что такое защита, мы знаем, вид, мы с ним работали, это заливка, затем обрамление границ, изменение шрифта, выравнивание и число. Давайте закроем это диалоговое окно и закончим текущий урок. На следующем уроке, мы с вами научимся использовать стили, пир форматировании рабочих листов.
4.11. Использование стилей для рабочих листов Сейчас мы с вами поговорим об использовании стилей при форматировании рабочих листов. Что такое стиль? Стиль – это набор форматов. Каждая рабочая книга может иметь свой набор стилей. Предположим мы хотим использовать один из готовых стилей, мы выделяем, какую не будь группу ячеек, и выполним команду формат стиль. Вот у нас появляется диалоговое окно стиль. В этом раскрывающемся списке дается имя стиля. В данном случае у нас есть следующие возможности, это установить стиль который называется гиперссылка, два денежных, обычный, процентный и два финансовых. Что в себя включает стиль? Стиль включает в себя изображение числа, выравнивание, шрифт, как показывать рамку, узоры и также защиту. В данном случае, стиль обычный, включает в себя, изображение формата числа, как основной, обычное выравнивание, ничего интересного, шрифт Arial Kur, без рамок, без затемнения и с такой вот защитой. Мы можем применить имеющиеся стиль, можем его, например, поменять на, процентный. Процентный стиль включает в себя только изображение числа вот в таком виде, у нас будет число и процент. Выглядеть оно будет именно так, потому что, в данном случае у нас пустые ячейки, может быть финансовый, вот вам показана маска, что такое маска для форматирования вы знаете, мы с вами даже создали свой собственный пользовательский формат в свое время. Любой стиль можно изменить, то есть, выбрать, что-то соответствующее и установить, например вот с тем же самым шрифтом. Выберем, например, какой не будь другой шрифт. Вот, этот и красным или синим цветом, вот видите, после того, как мы нажали кнопку изменить и коечто поменяли, у нас здесь добавилась вот такая вот новая строчка. Где, изображен выбранный нами шрифт, что он у нас будет Bold, размером 10 и с таким вот номером цвета. Ну, давайте попробуем применить этот формат, ну сейчас у нас здесь никаких чисел нет. Но, если мы будем что-то вводить, то у нас это все будет вводиться уже вот таким вот новым видом шрифта и соответственно новым цветом.
72
TeachPro Microsoft Excel 2003
Дальше, у нас все будет по старому, потому что видите, эти ячейки у нас небыли включены в диапазон, к которым был применен тот или иной стиль. Давайте опять выделим этот диапазон и выполним команду формат стиль. Сейчас даже если мы уберем эту галочку, шрифт и нажмем на кнопку ОК, у нас внешний вид этих ячеек не изменится, почему? Если мы убрали, галочку шрифт. Значит, стиль уже не включает в себя изменение шрифта в данных ячейках, поменять шрифт с того измененного мы можем, только включив эту галочку изменить и установить, например то, что у нас было в прошлый раз. Например, Arial 10, вот, у нас сейчас вот так изображены наши числа, видите уже черным цветом. Мы можем создать свой собственный стиль, выполнить команду формат, стиль, выбрать какой не будь, например удобный нам. К примеру, выбираем вот этот денежный. Хотим, чтобы отображение было, например, с рамкой, с узором, меняем, например, устанавливаем такую вот рамку, даже вот такого синего цвета, давайте мы это с вами уже умеем делать, вот так вот, шрифт у нас будет вот такого цвета, ОК. Сейчас, на основе стиля денежный мы создали свой собственный стиль, если мы хотим, например, добавить, чтобы у нас был стиль с собственным именем, давайте установим галочку, то нам достаточно здесь поменять имя, к примеру, сделаем наш собственный стиль. Так, его и назовем, нажмем на кнопку добавить, сейчас этот стиль у нас будет в этом списке, видите, вот у нас есть – мой стиль. Применяем его, нажимаем, ОК. Ну, правда, здесь у нас, в общем, то так и было, давайте, применим этот стиль, например к этой группе ячеек. Выбираем, мой стиль, ОК. Созданный нами стиль можно также удалить, делается это опять таки с помощью диалогового окна стиль, выделяем нужный и нажимаем на кнопку, удалить. Ну, здесь со всеми кнопками вроде бы понятно, мы можем менять имеющийся стиль, при кнопке ОК, мы применяем данный стиль к выделенным ячейкам, при нажатии на кнопку закрыть, просто закрываем это диалоговое окно. У нас осталась еще одна кнопка, которую мы с вами сейчас разберем, эта кнопка объединить, давайте нажмем на эту кнопку, здесь нам предлагается объединить существующие стили и различных рабочих книг, для того, чтобы объединить несколько стилей у нас должно быть открыто несколько рабочих книг. Давайте, нажмем на закрытие этих диалоговых окон. Попробуем создать новую рабочую книгу, чистую, создадим, например, в этой рабочей книге опять таки наш собственный стиль. Видите, в этой рабочей книге, если вы обратили внимание, нет другого стиля, к примеру, здесь пусть будет, имя стиля - мой стиль, 2. Давайте, установим вот такой вот шрифт, синим цветом, видите вот, это мой стиль, 2. Делаем, добавить, а после этого нажимаем кнопку, объединить. Сейчас нам предлагается объединить стили из документа книга 1 Excel S, если мы ее выделим и нажмем на кнопку ОК, Microsoft Excel у нас спросит – объединить стили, имеющие одинаковые имена, мы ему скажем, нет, пусть только добавит в этот список, стили, которых не было в нашей рабочей книге. Правда, после открытия мы видим, что он ничего не добавил, это произошло, потому что в прошлой рабочей книге мы с вами стерли созданный нами стиль, мы его удалили, как вы помните, сейчас его здесь нет, поэтому мы в этом окне нажмем на кнопку объединить. И посмотрим, появится, ли здесь стиль, который мы назвали мой стиль 2. У нас опять спрашивают, объединить стиль, имеющий одинаковые имена. Мы, говорим, нет и уже в раскрывающемся списке, мы видим стиль – мой стиль ,,2,,. Таким, образом, мы добавили из рабочей книги – книга два, сюда стиль, ну все, вопросы стилей мы с вами полностью разобрали, на следующем уроке мы с вами бдим заниматься автоформатом.
4.12. Автоформат Сейчас мы с вами займемся использованием автоформата, для этого перейдем на лист 2, автоформатом мы будем заниматься здесь. Что такое автофориат? Это набор фиксированных форматов, для того чтобы работать с прямоугольными диапазонами. Если у вас имеется таблица стандартного вида, то с помощью автоформатов вы очень быстро сможете привести его в весьма,
Глава 4. Форматирование и защита данных
73
божеский вид. Что нужно сделать, чтобы применить автоформат, надо выбрать прямоугольный диапазон, давайте мы его выберем, предположим, вот этот, дальше выполняем команду формат, автоформат. Вот здесь у нас имеется список, вот таких вот форматов, которые можно применить в данной ситуации, предположим, нас больше всего интересует вот этот, выберем его и нажмем на кнопку ОК, вот наша таблица у нас приняла вот такой вот интересный вид. Фактически легким движением руки мы ее отформатировали. Может быть, вам будет нужно установить особые параметры автоформата, для этого мы опять таки выделяем наш прямоугольный диапазон, выполняем команду автоыормат, здесь выбираем нужный и нажимаем на кнопку параметры. Вот здесь, у нас открывается такая нижняя часть нашего диалогового окна, давайте немножко его поднимем наверх, где мы можем установить, что именно мы хотим менять. В данном случае этот автоформат включает в себя числа, рамки, шрифты, узоры, выравнивания в ширину и высоту. Если мы уберем эту галочку, то соответственно узоры у нас видны, не будут, видите, заливок, здесь у нас уже нет, убрали галочку, заливок нет. В ширину и высоту, убираем галочку. Видите, диалоговые, окна меняются. Выравнивание, если мы устанавливаем или убираем эту галочку, у нас соответственно сбрасывается тип выравнивания, ну и, наконец, рамки, вот нажали рамки, ушли, нажали, рамки появились, то же самое с форматом чисел. Видите, здесь у нас финансовый формат, если мы галочку выбрасываем, соответственно обычный общий формат у нас остается. Ну и соответственно выбираем при этом любой, и нажимаем на ОК, вот у нас сейчас вот такой вот формат. Предположим, мы хотим удалить форматирование наше таблицы, не понравилось оно нам, хотим все привести в исходный вид, для этого выделяем нужный диапазон, выполняем команду формат, автоформат и в данном списке выбираем вот эту возможность, который называется, нет. С помощью вот этого выбора у нас удалиться автоформат, нажимаем на кнопку ОК, все. У нас, сейчас никакого формата примененного, к данной таблицы нет. Правда надо сказать, что этой возможностью нужно пользоваться редко, таким снятием автоформата, потому, что фактически удаляет все форматирование соответственного диапазона. А также то, которого вы применили до использования автоформата, ведь на самом деле здесь могли быть даны, например, формат ячеек, какой не будь специальный финансовый формат, вот так вот. Затем, вы могли бы применить автоформат, который не затрагивал бы формат чисел, то есть все бы осталось, так как есть, давайте выберем, что не будь, видите, вот этот формат остался тем, который был. А потом вы выделили, вот это форматирование, сделали автоформат, выбрали возможность, нет. И нажали на кнопку ОК, видите, сделанная вами до того форматирование чисел, тоже исчезло, поэтому вы можете, таким образом, случайно испортить вашу таблицу и стоит быть очень внимательным. Ну, все. Мы, с вами изучили сейчас возможность автоформатирования в Excel, на следующем уроке мы с вами научимся копировать форматы и этим самым закончим главу форматирование в Excel и перейдем к программированию на рабочем листе.
4.13. Копирование формата Сейчас мы с вами поговорим о копировании форматов. Очень часто бывает, ситуация, когда вы удачно отформатировав какой, не будь диапазон, или какую не будь ячейку, хотите без труда применить этот формат на какие то другие ячейки. Давайте попробуем с вами это сделать. Отформатируем, какую не будь ячейку, например вот эту, урок 12, вызываем знакомую нам
74
TeachPro Microsoft Excel 2003
команду формат ячеек, зададим какой, не будь приятный нам шрифт, полужирный, такого вот красивого оранжевого цвета, даже установим двойное подчеркивание, вот так, нажмем на кнопку ОК. У нас, таким образом, ячейка отформатирована. Предположим мы хотим скопировать этот формат, вот на этот диапазон, что мы делаем, мы выделяем данную ячейку, выполняем команду правка, копировать. После этого мы выделяем тот диапазон, куда мы хотим применить данный формат, и выполняем команду, правка, специальная вставка. Здесь, мы устанавливаем следующую галочку, форматы и нажимаем на кнопку ОК. Видите, к данному диапазону был применен вот этот вот формат, который мы с вами ставили диалогового окна специальная вставка. Это мы можем делать не только с помощью меню правка, давайте еще раз скопируем этот формат. А еще лучше изменим с вами его. Например, сейчас сделаем такого вот, синего цвета. Нажимаем, на правую клавишу мыши, выполняем команду, копировать. Затем, выделяем нужный нам диапазон, опять таки нажатие правой клавишей мыши и выполняем команду специальная вставка, появляется все тоже диалоговое окно, устанавливаем форматы, нажимаем на кнопку ОК, вот. Теперь сюда применен формат из вот этой вот ячейки, ячейки F12, кроме того, мы можем копировать не только формат одной ячейки, а формат прямоугольного диапазона. Для этого, давайте выделим, какой не будь диапазон, отформатируем его, сделаем формат, автоформат, выберем какую не, будь возможность, предположим классический 3, нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас, сейчас вот так отформатирована наша таблица. Для полной ясности, изменим, шрифт двух последних ячеек, сделаем его, предположим, вот таким вот цветом, у нас вот такой вот формат диапазона. Теперь, если мы выделим весь этот диапазон, выполним команду, копировать, затем выделим диапазоны, куда нужно это вставить, предположим, вот такой вот большой диапазон, нажмем на правую клавишу мыши. И, выполним команду специальная вставка и установим переключатель формата. И нажмем на ОК. то мы увидим, что данное форматирование полностью применилось к выделенному диапазону, причем применилось следующим образом, количество ячеек, было специальным образом подобрано, у нас 3 синих и 2 красных, вот видите, у нас 3 синих написания и 2 вот таких вот розовых. Потом формат применился сначала, то есть опять таки заголовок, 3 синих, две розовых и так далее. Здесь у нас диапазон был короче, поэтому, два розовых написания просто не поместилось, вот такой вот очень интересный вариант, то есть понятно, что таким образом мы можем выделять диапазон для конечной ставки формата большего или меньшего размера, нежели исходный. Ну, все, на этом мы заканчиваем наш текущий урок, вместе с тем полностью заканчивается форматирование данных в Excel, на следующем уроке мы с вами начнем новую главу программирование на рабочем листе, мы начнем с вами писать формулы, пользоваться функциями, создавать именованные диапазоны.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе
75
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе 5.1. Понятие формулы Сейчас мы с вами начинаем тему, Формулы и имена на рабочем листе. Как вам известно, Excel был создан для того, чтобы производить определенные вычисления. Вычисления в Excel производятся с помощью формул, а в формулах используются операции. Операции могут быть арифметические, текстовые, сравнения и адресные. Давайте с вами введем здесь несколько чисел, предположим, в ячейку 1 мы вводим число 1, сюда число 2 и сюда число 3. Вот у нас записано три числа, предположим, мы хотим, в ячейке А5 получить результат сложения первых двух чисел, делается это с помощью формул. Формула всегда начинается, со знака равняется, давайте введем этот знак, после этого, после того, как вы ввели, знак равняется, вам нужно подставить операнды, операндами могут быть как числа, так и адреса ячеек. Ну, давайте подставим адреса ячеек, предположим, мы хотим к первой ячейке, вот у нас сразу выделилось первая ячейка прибавить ячейку А2, так и запишем. Вот ячейка А2 у нас выделилась соответственно зеленным цветом, сейчас у нас в ячейке опять имеется результат сложения, ячеек А1 и А2, Если мы посмотрим стоку формул, мы увидим, что здесь у нас изображена наша формула, к ячейке А1 прибавить ячейку А2, получили результат 3. Давайте в ячейке А6, введем формулу для вычитания, вычтем из одной ячейки другую, делается это так же, как и в первом случае, ровняется А2, вычесть А1, нажимаем клавишу Enter. Вот, сейчас у нас здесь, мы видим результат вычитания с одной ячейки в другую, давайте сейчас получим умножение, сейчас мы сделаем с ячейкой А3. Ее умножим на ячейку А1, вернее не сами ячейки, а их содержание, правильно мы получили результат равный трем, точно также мы можем сделать, для деления, А3 поделим на пример А1. Здесь результат у нас тоже тройка, более того, мы можем, вот возвести, например в степень. Возведение в степень, происходит следующим образом, предположим мы хотим в ячейку А3, возвести в степень, которая содержится в ячейке А2, как мы это делаем. Мы здесь вводим А3, значок степени у нас вот такая квадратная шапочка, и ввозим А2, нажимаем клавишу Enter. Вот здесь получилось 9, все правильно, 3 в степени 2, у нас равно 9. Ну и последняя арифметическая операция, которая нам осталась, это операция процент. Давайте попробуем сделать следующее, введем, ровняется, предположим, ячейка А1, процент и нажимаем на клавишу Enter. У нас получилось, что число 1 является фактически одной сотой от целой доли, то есть мы получили процент, как бы от сотой. Все правильно, теперь давайте сделаем вот что, попробуем изучить текстовые операции. На самом деле, для текстов у нас имеется только одна операция, операция сцепления. Давайте попробуем с ней разобраться, предположим, в ячейку В1, у нас введено слово имя, а в ячейку В2, слово фамилия. Сейчас мы с вами в ячейке В3 получим конкадинацию, то есть сцепление значений ячеек В1 и В2, давайте это попробуем, В1, конкотинация В2 и нажимаем клавишу Enter. В результате у нас две строки сцепились друг с другом, у нас имя и фамилия вот так вот друг к другу прилепились. Что еще интересного мы можем с вами сделать. Следует заметить, что формулы мы можем вводить не только в сами ячейки, еще мы их можем вводить непосредственно в стоку формул. Давайте попробуем, введем сейчас сюда, какую не будь формулу, например,
76
TeachPro Microsoft Excel 2003
равняется ячейка В2 сцепить, с ячейкой В3 и нажмем, на клавишу Enter. Сейчас у нас ячейка В3, которая содержит уже в свою очередь формулу. Участвует, вот в этой формуле и результат находящейся в этой ячейке сцепился с ячейкой В2. То, есть фактически мы можем создавать, вот такие вот, как бы вложенные формулы. Существует еще один интересный способ ввода формул. Это вводить адреса ячеек с помощью мыши, давайте здесь мы попробуем вот что, напишем опять, формулу равняется, которой мы хотим к содержимому ячейки А2 прибавить содержимое ячейки А3. В данном случае мы в ручную не вводим адреса ячеек, мы щелкаем левой клавишей мыши по ячейке А2, а затем прибавляем и щелкаем левой клавишей мыши А36 и только после этого нажимаем клавишу Enter, вот так вот. У нас опять получился в результате значение 5, а ввели адреса ячеек мы с помощью левой клавишей мыши. Давайте, на этом закончим текущий урок. На, следующем уроке мы с вами поговорим об абсолютных и относительных адресах ячеек.
5.2. Адреса ячеек На прошлом уроке мы с вами начали изучение формул, в формулах как вы помните, очень часто используются адреса ячеек, давайте введем здесь несколько чисел, предположим 9; 8; 7; 6; а здесь тоже введем какие не, будь числа, например 1,2,3, и 4. Вот у нас, имеются вот такие, дав столбика. Предположим, мы хотим с вами, создать формулу, которой произведем вычитание от ячейки А2 в ячейке В2. Вы, уже знаете, как мы это делаем. Мы, вводим, знак равняется, пишем адрес в первой ячейке, это у нас А2, от которой вычитаем в ячейку В2. Вот у нас получилась такая формула, которая дала результат 8. в данном случае используется относительная адресация ячеек. Что это значит? Это значит, что если мы сейчас скопируем эту формулу и перенесем ее на приме в ячейку С3. Давайте, мы это сделаем, с помощью клавиатуры копируем содержимое этой ячейки С2 и переносим содержимое в ячейку С3, мы в ячейке С3 уже получили формулу не А2 – В2, а А3 – В3, то есть, у нас содержимое ячейки автоматически изменилось, потому что использовались относительные адреса. Если мы вернемся сюда, ту увидим, что, здесь относительно ячейки С2, была взята ячейка А2 и В2. Соответственно, если мы перенесли формулу сюда, то у нас изменилась строка, то есть практически произошло изменение по строке, произошло изменение строки, 2 на, стоку, 3. Естественно, можно предположить, что если мы перенесем нашу формулу сюда, в ячейку D2, то у нас произойдет и изменение по столбцам, давайте мы попробуем это сделать, опять скопируем и переносим вот сюда. Правильно, у нас произошло сейчас изменение по столбцам, были взяты не столбцы, А и В, а были взяты столбцы, В и С. То есть, находящиеся на определенной позиции от столбца D, а строки получились неизменными. Чем, удобны относительные адреса? Очень, часто бывает необходимость, например, если у вас очень длинные данные, просто с помощью маркера автозаполнения протянуть нашу формулу и тогда соответственно у нас будет в определенной ячейке посажены соответствующие измененные адреса. Теперь, что делать, если мы не хотим менять адреса. Если мы не хотим менять адреса, для этого используются абсолютные адреса ячеек. Абсолютные адреса ячеек указываются с помощью значка доллара, если вы хотите оставить фиксированным столбец, то прямо рядом с ним ставится значок доллара, попробуем, значок доллара. Имя столбца, если вы не хотите не в коем случае менять стоку, еще раз ставится значок доллара и ставится уже номер строки, предположим это у нас А2. В данном случае, эта ссылка, указывает именно на эту ячейку. Отнимаем от нее, значок доллара, В, значок доллара А2, нажимаем клавишу Enter. У нас получился ответ совершенно идентичный тому, что был получен ячейке С, но здесь использовались относительные адреса, а здесь абсолютные. Если же мы с вами протянем маркер автозаполнения, то во всех ячейках мы получим число 8, потому что, формула у нас не изменилась. Она везде ссылается на одни и те же ячейки – А2 и В2.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе
77
В данном случае, у нас адреса зафиксированы и по столбцу и по строкам, что будет, если мы зафиксируем их только по столбцу, давайте попробуем. Фиксируем по столбцу, А2, не вписываем знак доллара, потому что по строкам мы не фиксируем, вычесть, В2, нажимаем клавишу Enter, здесь у нас получился результат 8, но если мы протягиваем маркер заполнения. Мы, видим, что результаты наши изменились, потому что мы разрешили менять формулу относительно строк, и она поменялась, здесь уде третья строка фигурирует, здесь четвертая и здесь пятая. Но, если мы вот это строчку, скопируем и перенесем, например, вот сюда. И вставим ее, то вы увидите, что столбцы здесь соответствующие не изменились, вот помните, когда мы скопировали вот эту формулу и вставили ее вот сюда, у нас поменялись столбцы, в данном случае у нас столбцы не поменялись, потому что, они у нас были зафиксированы. Вот такой вот тип адресации, когда зафиксированы либо столбцы, либо стоки, называется смешанным типом адресации. Мы сейчас можем очень легко построить, например таблицу умножения, для чисел до девяти, используя вот такой вот смешанный тип адресации. Давайте, с вами попробуем, введем числа от нуля до девяти, мы это даже можем ввести с помощью маркера автозаполнения, вот так вот, мы с вами ввели такие числа, сейчас введем мы также вот сюда, давайте потянем маркером, вот, что мы здесь хотим умножить? Мы, хотим умножить содержимое ячейки С10 на содержимое ячейки В10, но так, чтобы, если мы протянем маркером автозаполнения, строчки бы соответственно поменялись, давайте попробуем: ровняется, мы умножаем, ставим якорек, В10 умноженное на С9, видите, у нас получилась единица. Теперь если мы сейчас протянем маркером автозаполнения, то мы увидим, что здесь у нас соответственно произошли изменения, почему это произошло, потому что здесь мы ошиблись, на самом деле, здесь надо было тоже вставить знак доллара, сейчас давайте протянем эту нашу формулу, что у нас произошло. У нас произошло, что здесь, эта наша формула преобразовалась соответственно В11 умноженная на С9, это продолжает быть С9, потому что мы зафиксировали ее по строке, и она у нас не меняется, здесь у нас соответственно получилось В12, но продолжает оставаться С9 и так далее. Для чего мы это сделали, а мы сделали вот для чего, если мы сейчас протянем маркер автозаполнением вот сюда, то мы увидим вот такое интересное изменение формулы. Здесь соответственно у нас остается В10, остаются вот эти заглавные собственно сомножители, но меняется уже второй множитель, строка у нас остается той же, но меняется столбец. Видите, как интересно все получилось. Давайте протянем это все до конца. Есть кстати, вот такой секрет, если вы сделайте двойной щелчок на маркере автозапонения, то он протянется до самого конца, вот так вот, еще раз, двойной щелчок, видите как интересно. Сейчас посмотрим, что у нас с вами получилось? А у нас получилась вот такая интересная таблица умножения. Если, мы с вами, както видоизменим этот столбец. А еще лучше сделаем его более жирной и вот эту строчку, то у нас получится очень наглядно, у нас получится здесь правильный результат, можете проверить, 6 умноженная на 3, будет 18. Видите, мы это все сделали с помощью комбинирования смешанных адресов. Ну что такое смешанный адрес, что такое абсолютные и относительные адресация в ячейках вы уже поняли, давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами начнем изучать массивы.
78
TeachPro Microsoft Excel 2003
5.3. Редактирование формул Перед тем, как приступить к изучению массивов, все токи давайте повторим редактирование формул. Как мы редактируем формулы, во первых, мы можем точно так же, как и для изменения значения в ячейках выделить нужную, нажать клавишу F2, перейти в режим редактирования и здесь менять формулу. Кроме того, мы можем редактировать формулу, прямо в строке формул, делаем щелчок по строке формул, чтобы фокус ввода был бы именно там, и здесь редактируем. Очень часто нам может быть необходимо, изменение типа ссылки, с относительной на абсолютную, и обратно. Вот, например, здесь у нас имеется формула, где используется абсолютная ссылка, предположим нам нужно ее изменить. Первый способ, это можно сделать в ручную, просто сюда вставив несколько знаков доллара. Вот, например как мы сейчас это делаем с вами, вот так, вставили значки доллара, нет здесь, вот так вот, мы уже, таким образом, поменяли, но с другой стороны можем сделать следующее. Установить сюда, индикатор активной ячейки и нужное количество раз нажать на клавишу F4, вот видите, мы нажимаем на клавишу F4 и у нас данная ячейка меняется. Сейчас, у нас она абсолютная и по столбцу и по строке, нажимаем клавишу, F4. Сейчас, только по строке, только по столбцу и относительная ссылка. Видите? Вот, таким вот образом можно ее менять. После того как изменили, нажимаем клавишу Enter. Иногда, бывает необходимо, сразу на рабочем листе увидеть формулы. Вот видите, сейчас мы на рабочем листе видим только результат, формулы мы невидим, сами формулы мы видим вот здесь, в строке формул. На случай, если нам вдруг хочется видеть формулу прямо здесь, мы можем сделать следующее. Мы, можем выполнить команду, сервис, параметры, вызвать вот это диалоговое окно, перейти на вкладку вид. В данном, случае мы уже на вкладке и установить значок, формулы, если мы устанавливаем этот значок и нажимаем на кнопку ОК, то у нас видите, вместо результатов видны формулы, вот, нашей таблице умножения, видите, это все, все это формулы. Давайте сейчас вернем ситуацию к, первоначальной, то есть уберем этот флажок и нажмем на клавишу ОК. Теперь, у нас на экране только результат. Ну и нам осталась еще одна маленькая деталь, предположим мы хотим использовать результат вместо формул, что это значит. Предположим мы, хотим скопировать только результат, работы этой формулы, а не саму формулу. То, есть если мы скопируем содержимое данной ячейки и вставим ее в любое другое место. То у нас сюда вставилась фактически наша формула, а не как не результат. Для того чтобы вставить результат, делаем следующее, выделяем нужный нам диапазон, выполняем команду правка, копировать. Вы, можете это делать и с помощью мену, и с помощью панели инструментов и с помощью клавиатуры, контекстного меню и так далее, скопировали, потом выделили диапазон, куда мы хотим это вставить, мы выполняем команду специальная вставка, не вставить, а специальная вставка, здесь мы показываем, что именно мы хотим вставить. В данном случае, мы хотим вставить значение, то есть результат, а не как не формулу, а значения, вставить. На первый взгляд, мы получили то же самое, что здесь у нас, но на самом деле это не так. Если, мы выделим эту ячейку, то увидим здесь в стоке формул, что она содержит формулу, но если мы выделим, вот эту ячейку мы увидим, что она содержит только число, то есть в данный диапазон мы вставили только значения, полученный здесь результат. Вроде про редактирование формул, все, на следующем уроке мы на конец то перейдем к массивам.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе
79
5.4. Массивы Сейчас мы с вами начнем работать с массивом. Что такое массив в Excel. Массив в Excei это прямоугольный диапазон ячеек, который обрабатывается единообразно, давайте перейдем на лист 2 и начнем работать. Для того чтобы ввести формулу массива, нужно сделать следующее, во первых, выделить массив, давайте здесь введем пару промежуточных значений, например 1 и 2, у нас в ячейке А1, число 1, в ячейке А2, число 2, и попробуем поработать как бы с массивом. Выделим предварительно прямоугольный диапазон, вот мы с вами ее выделили. Вводим формулу, введем ее вот сюда, в строку формул, это у нас ровняется, А1 предположим, плюс А2. мы ввели формулу. После того, как мы ввели формулу, мы должны нажать ни клавишу Enter, а комбинацию клавиш Chift-Ctrl-Enter, после чего, видите, у нас формула преобразовалась, вот таким образом, она сейчас у нас в фигурных скобках. Это показывает, то что, эта формула для массива и весь диапазон нами ране выделенный запомнился одним и тем же результатом. Каждой данной ячейке имеется эта формула. То есть мы с вами сейчас в первый раз ввели формулу массива. Правда надо подчеркнуть, что в данном случае формула хранится в единственном экземпляре и эта запись не равна последовательности подобных формул в каждой ячейке. Она вводится один раз и вычисляется тоже один раз. Сейчас мы попробуем сделать вот что, мы с вами введем несколько значений сюда, 1; 2; 3; 4; 5; 6 и сюда, предположим вот так вот. Попробуем задать формулу массива, так чтобы она работала с диапазонами. Как вы помните, диапазон у нас задается следующим образом, в данном случае он начинается от А12, затем ставим двоеточие. Затем, последнюю ячейку диапазона, у нас это А17, прибавить, укажем соответственно вот этот диапазон - В12, двоеточие, В17 и сейчас нажмем комбинацию клавиш Chift-Ctrl-Enter, нажимаем. Видите, у нас везде получились, разные значения, почему, потому что, для вот этой ячейки работает фактически первый элемент, первого диапазона и второй элемент второго диапазона. Для этой ячейки - второй элемент, первого диапазона и второй элемент второго. На самом деле очень удобно, вот так вот все задавать с помощью диапазонов. Еще раз обратите внимание, вот на эти круглые скобочки. Именно они означают, что эта формула массива. А вот этот диапазон, он рассматривается, как единый элемент. Если у вас уже есть определенный диапазон и имеется формула для него, вы не сможете вставлять сюда, например ячейки или редактировать каждую ячейку, например в нутрии диапазона. Массив меняется как единое целое. Если вы обратили внимание, когда мы вводили вот это самую формулу массива. Этот диапазон мы выбрал равным, вот этому и этому диапазону. На самом деле это совершенно необязательно. Мы можем выбирать в качестве диапазона массива, диапазон меньшего или большего размера. Давайте попробуем сейчас с вами это сделать, сделать диапазон меньшего массива. То есть, мы пытаемся вот эту формулу, давайте мы ее все-таки скопируем, вот так вот. Мы ее скопировали в буфер обмена, так, часть массива мы не изменяем. Сделаем двойной щелчок, даже не так, сначала выделим меньший диапазон, введем сюда эту формулу, вот она и нажмем комбинацию клавиш Chift-Ctrl-Enter, как вы видите, несмотря на то, что этот наш конечный диапазон был меньше по размеру, чем исходный, все равно у нас все посчиталось правильно. Просто сюда формулы соответственно не применились. Давайте на этом закончим текущий урок, что такое массивы, мы с вами уже поняли, на следующем уроке мы с вами займемся именами, научимся именовать ячейки и диапазоны.
5.5. Имена ячеек и диапазонов Сейчас мы с вами начинаем работать с именами. Работать, с именами ячеек и диапазонов. Один способ задания диапазонов вы уже знаете, задаем через такое двоеточие. Сначала задаем первую ячейку, затем последнюю, ну двоеточие в середине. В Excel существует возможность
80
TeachPro Microsoft Excel 2003
указание на ячейки диапазона с помощью имени. Как задается имя? Имя задается следующим образом, предположим мы хотим присвоить, какое не будь имя этому диапазону. Что мы для начала делаем? Во первых, мы ее выделяем, во вторых выполняем команду вставка, имя, присвоить. У нас появляется вот это вот диалоговое окно, присвоение имени. В данном случае, в низу, в разделе формула, указана, какой именно диапазон мы хотим обозначить именем. В данном случае, нам сказано, что это на листе два, а это так и есть, вот у нас активен лист два. Диапазон, начиная от D12 кончая D14, смотрим внимательно на наш лист, так оно и есть. Ну, введем какое не, будь имя, предположим, введем, что не будь самое простое, диапазон 1, после того, как мы ввели имя, мы должны нажать на кнопочку ОК, давайте нажмем на эту самую кнопочку. Что мы сейчас с вами видим? Мы видим, что вот здесь, в списке имен, у нас сейчас имеется имя нашего диапазона, диапазон 1. Если мы перейдем, на какую не будь другую ячейку, то здесь соответственно этого имени не будет активным. Но оно будет иметься в списочке, давайте нажмем на него, видите у нас, сразу выделился наш диапазон. Чтобы нам выбрать в этом списке имя нашего диапазона. Предположим мы хотим ввести несколько имен, что мы делаем, на самом деле очень просто. Опять таки выделяем диалоговое окно вставка имя, присвоить, здесь нам достаточно ввести имя, например, введем диапазон 2, нажать вот на эту кнопочку, вот таким вот образом и выделить, тот диапазон, которому мы хотим присвоить это имя, выделили, вот таким вот образом. Сейчас откроем данное окно, с этой кнопочкой вы знакомы, мы ее изучали. Когда проходили диалоговые окна, после этого мы можем нажать либо на кнопку добавить, если планируем еще, в последствии задать какой не, будь диапазон, либо на кнопку ОК. Давайте нажмем на кнопку добавить, видите этот диапазон, это имя, прямо добавилось у нас в этот список. Мы можем задать третий диапазон. Давайте, здесь исправим это на тир и зададим формулу, можем нажать на эту кнопочку, чтобы уменьшить диалоговое окно, чтобы оно нам не мешало, а можем собственно и не нажимать. Можем просто выделить нужный нам диапазон, вот так вот, и опять таки нажать на кнопку добавить, вот у нас сейчас в списочке имеются три диапазона, если мы переключаемся, мы видим, как соответственно меняются здесь адреса. Нажмем на кнопку ОК, что мы сейчас с вами увидим? Мы увидим, что в этом списке, у нас имеется три вот таких вот диапазона, кроме того, мы можем задать имя нашему диапазону прямо вот здесь, что мы для этого делаем? Выделяем диапазон и прямо здесь вводим его имя – диапазон, ну в данном случае у нас 4. Если мы опять откроем этот список, мы увидим, что диапазон 4, добавился к первым трем. Ну, каким образом задавать имена диапазонов мы с вами уже поняли, мы научились это делать, научились переходить с помощью этого списка имен на нужный нам диапазон, видите, как у нас это получается. И научились пользоваться диалоговым окном, ставка, имя, вот присвоить, присвоение имен, вот здесь у нас соответствующее диалоговое окно, мы научились этим всем пользоваться. На следующем урок мы с вами, изучим область действий имен, научимся создавать имена на основе текста заголовка строк и столбцов.
5.6. Область действия имен Сейчас мы с вами поговорим об области действий имен, у вас может возникнуть следующий вопрос. А где собственно хранятся те имена, которые мы создаем, вот, например вот, эти все
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе
81
имена, которые у нас есть. Эти имена хранятся в той рабочей книге, где они были созданы. В данном случае, у нас эта рабочая книга, которая называется книга 1. Область действий этих имен, вся рабочая книга. Это означает, что в данный список имен доступен на всех листах. Давайте перейдем на лист 1 и посмотрим в раскрывающемся списке имена. И увидим, что здесь, несмотря на то, что мы находимся на листе 1, а данные имена относятся к листу 2, они все равно у нас доступны. Если, мы щелкнем, по одному из них, мы перейдем на нужный нам лис. Соответственно на нужный нам диапазон. Предположим, мы хотим ввести имя так, чтобы оно не было бы доступно. Например, с листа 1 или с листа 3, оно было бы доступно только с листа 2. Давайте введем здесь пару чисел, чтобы как-то обозначить нужный нам диапазон. Выделим его и введем, прямо здесь имя. Для того чтобы эти имена действовали только на данном конкретном листе, нам нужно сделать следующее, во первых, ввести имя листа, в данном случае у нас лист 2, затем указать восклицательный знак. И только после этого, ввести имя диапазона. У нас это будет уже диапазон 5. Все, нажимаем клавишу Еnter. В данном случае, у нас имеется диапазон 5, это имя относится именно к этому диапазону, но с листа 1, диапазон 5, у нас видите, не виден, потому что область действия имени диапазон 5, только данный конкретный лист. Сейчас предположим, мы хотим создать имена, на основе текстов заголовок, строк и столбцов. Для чего это может быть нужно? Предположим, у нас есть такая не большая ведомость, давайте перейдем на лист 3 и здесь создадим небольшую таблицу, первое, здесь у нас в нашей таблице будет имя, затем у нас здесь будет ставка, затем заработная плата, зарплата, долго вводить не будем, здесь у нас будет, какая ни будь, например сумма. Введем сюда список имен – Иванов, Петров, Сидоров и Карапетов, как вы помните, в свое время мы создали этот список. Здесь, введем какую, не будь ставку, ставка 1,2. К сожалению, это у нас воспринялось, как число, а не как, вот 1,2, поставим здесь все-таки запятую. Давайте, применим сюда формат дробный, вот такими простыми дробями изобразим это число, и у нас здесь, вот это, имеются заголовки, фактически столбцов. Давайте, сделаем их чуть пожирнее, чтобы визуально выделить, и мы хотим дать имена вот этим вот диапазонам в соответствии вот этими вот названиями. С начало выделяем нужный нам диапазон, вот так вот. Надо быть очень внимательным, чтобы вот это имя, которое мы хотим дать этим вот, этому диапазону, было бы включено ваше выделение, и выполняем команду вставка, имя, создать. У нас появляется, вот такое вот диалоговое окно создать имена. Здесь мы задаем, где именно находиться по тексту. В данном случае, наше имя находиться в строке выше, мы хотим про именовать, вот этот вот диапазон, и вот у нас наше имя, нажмем на кнопочку, ОК. После этого, если мы выделим вот этот наш диапазон, мы увидим, что ему присвоилось имя, которое вот так имя и называется. Давайте попробуем проделать вот с этим диапазоном, чтобы закрепить пройдено, ставка, имя создать, опять таки в строке выше, у нас это очень правильная галочка, нажали на кнопку ОК, после того как выделили этот диапазон, видим, что ему присвоено имя ставка. Кроме того, мы можем, выделив, вот этот весь диапазон, присвоить ему также имя, сделать ставка, имя, создать, но уже у нас имя находиться в столбце с лева, то есть вот здесь вот. Excel это очень правильно определил и предлагает нам свой вариант, если мы сейчас нажмем на кнопку ОК, нам предлагает заменить существующее определение Иванов, мы с ним соглашаемся, то мы увидим, что вот этот вот диапазон у нас сейчас имеет имя Иванов.
82
TeachPro Microsoft Excel 2003
Сейчас если мы с вами откроем диалоговое окно присвоение имени, мы увидим здесь вот весь список наших имен. У нас есть 4 диапазона, у нас есть Иванов, имя, ставка и так далее. Вот это все наши имена. Давайте закроем данное окно. Если вы правильно обратили внимание, вот в процессе создания имен подобного типа, Excel создает имена уровня рабочей книги. А не уровня листа, то есть вот все эти имена, будут видны и отсюда так же, видите, здесь есть Иванов, имя, ставка, на листе номер один эти имена так же видны, то есть это имена уровня рабочей книги. Предположим мы хотим изменить или удалить имена ячеек, как мы это делаем? Во, первых, мы вызываем ююю диалоговое окно, имя присвоить, вот оно, здесь у нас есть список имен, мы можем выделить, например нужное и просто его удалить. Вот, с помощью нажатия на эту кнопку, все имя у нас удалилось, больше оно в списке не присутствует, кроме того, мы можем изменить имя, предположим имя диапазон 3, нам не нравится. Мы хотим, чтобы это имя называлось, например, диапазон 18, мы это выбираем. И нажимаем, кнопку добавить. Вот у нас имя диапазон 18, после чего мы имя диапазон 3 можем просто удалить. Если мы хотим, переопределить диапазон, который связано с именем, делаем следующее. Мы, опять таки выделяем нужный диапазон, но на этот раз переходим в, стоку формул. Давайте отодвинем это диалоговое окно, перешли, сейчас выделим какой не, будь другой диапазон, например вот этот, мы выделили другой диапазон, теперь к имени диапазон 18 соответствуют совершенно другое имя. И после этого нажимаем на кнопку ОК. Все у нас диапазон изменился. Давайте мы с вами запустим опять таки наше диалоговое окно присвоить и увидим, что у нас сейчас совершенно другой диапазон, под именем диапазон 18. ну все со списком имен мы с вами научились работать, на следующем уроке мы с вами научимся использовать эти имена в формулах и применять их.
5.7. Использование имен Сейчас давайте попробуем использовать имена, для начала создадим два диапазона, например, это первый диапазон, давайте зададим, какое не будь имя, для этого здесь введем часть 2, а еще лучше часть 1, нажмем клавишу Enter. Вот здесь у нас имеется диапазон части 1, видите, сразу вот этот диапазон у нас выделяется, и зададим второй диапазон. Например, вот такой вот, имя этому диапазону зададим уже соответственно часть 2. Сейчас у нас на нашем рабочем листе имеется два вот таких вот диапазона, часть1 и часть 2. Предположим, мы с вами хотим их использовать, в какой не будь формуле, во первых, выделим в свою очередь, вот этот вот диапазон и напишем формулу. Предположим, мы хотим, от этого диапазона отнять вот этот, что мы делаем? Начинаем, формулу мы со знака равняется. Теперь мы хотим, ставить имеющиеся имя, давайте сделаем ставка, имя, вставить. Вставляем имя часть 2 и нажимаем на кнопку ОК. Вот, у нас вставилось имя часть 2, вот вставилось вот в этот вот диапазон. Сейчас, прибавляем или отнимаем, в зависимости от, того, что мы хотим делать, мы с вами собирались отнять от этого диапазона второй, снова выполняем ставка, имя, вставить, уде соответственно часть один. Вот сейчас, у нас здесь имеется вот такая вот строка. После этого если мы нажмем на клавишу CtrlShift-Enter, то у нас эта формула применится для массива, и получим вот такой вот результат. Если вы увидите, результат у нас правильный, у нас здесь тройка, потому что от четырех отнять единица, будет три, здесь двойка, соответственно, как результат и так далее.
Глава 5. Формулы и имена на рабочем листе
83
Таким образом, мы с вами применили имя в формулах. Предположим, в какой либо формуле мы хотим использовать, например вот этот диапазон, который называется часть 2. Давайте вставим сюда формулу, например, мы сюда вставляем первый диапазон, вот он. В данном случае, видите, автоматически подставляется часть 2, вычесть, к примеру, и сейчас автоматически подставляется, часть 1 и нажимаем опять таки совокупность клавиш Ctrl-Shift-Enter. Так как у нас предварительно не был выделен весь диапазон, то мы видим только первое значение, от четырех отнять единицу. Но может случиться следующее. Что мы с вами, когда будем вводить формулу, вручную введем диапазон. Давайте попробуем, от В, В4, это фактически, от В9, это фактически начало, вот этого диапазона, патом ставим двоеточие В13. Предположим, вычесть или сложить, давайте для разнообразия сложим, с диапазоном А9, двоеточие, соответственно А13 и нажмем на совокупность клавиш Ctrl- Shift-Enter, сейчас у нас опять таки применилась вот эта формула, где фигурировал диапазоны. Но предположим, мы хотим применить имя, мы хотим, чтоб вот этот диапазон, он заменился на имя, что мы при этом делаем, мы делаем вот что, мы выполняем команду, ставка, имя, применить. В данном случае мы можем применить любой из имеющихся имен, например, мы хотим применить имя часть один, для этого вот выделяем имя часть 1, отключаем имя часть 2 и нажимаем на ОК. После нажатия на ОК, если вы обратили внимание, второй диапазон у нас заменился на его имя, точно так же мы можем заменить первый диапазон, давайте, это сделаем, вставка имя, применить, и сейчас применим вот это имя, часть 2. Для, этого отключим, часть 1, у нас получилось имя часть 2, нажимаем на кнопку ОК. И если вы обратили внимание, у нас произошла вот такая вот замена. Таким образом, мы применили наше имя, кроме того, мы можем присвоить имя формуле и значению, как мы это делаем? Предположим, напишем, какую не будь, формулу, здесь напишем, к примеру, равняется, А9 прибавить В9. У нас получилась формула и имеется ее соответствующий результат, мы можем присвоить этой формуле имя, давайте попробуем это сделать. Выполняем команду вставка, имя, присвоить. В данном случае мы присваиваем имя этой формуле, фактически не числу, которая записана, а самой формуле. Давайте присвоим ей имя, например формула, а еще лучше формула 1, вот так вот, нажмем на кнопку ОК. Сейчас данной формуле присвоено имя формула 1. И если вот здесь, мы введем, знак равняется, и напишем, формула 1, и нажмем на клавишу Enter, то у нас результат тоже будет равен пяти, потому что мы присвоили к данной формуле имя формула 1 и соответственно сюда ее вставили. Вот здесь у нас так и получилось, равняется формула 1. Таким образом, мы можем присваивать имена так же нашим формулам. Ну, давайте этим закончим текущий урок, этим самим мы закончили работу с именами на наших рабочих листах и в наших рабочих книгах. На следующем уроке мы начнем с вами работать с функциями Microsoft Excel.
84
TeachPro Microsoft Excel 2003
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel 6.1. Функции рабочего листа Excel 6.1.1. Мастер функций Сейчас мы с вами начинаем обширную тему, которая, называется функции рабочего листа Excel. С помощью функций мы можем выполнять различные действия над аргументами. Давайте создадим новый лист, сделаем операцию вставки, лист и вот здесь, на листе 4 будем работать с нашими функциями, поймем, что это такое? Во первых, введем несколько предполагаемых аргументов нашей функции, то есть несколько чисел, вот, у нас здесь имеется несколько чисел, предположим мы хотим использовать функцию, которая называется суммирование. Начнем с того, что на панели инструментов у нас имеется вот такой вот значок, который называется автосумма. С помощью этого значка на прямую можно вызвать функцию суммирование, давайте мы попробуем это с вами сделать. Нажимаем на этот значок, вот у нас, после знака равняется в строке формул, мы видим функцию, которая называется функция суммирования, функция Сум. И Excel сразу нам предлагает предположительный диапазон, над которым эта функция должна заработать, от А1 до А4, вот от А1 до А4. Если вы сейчас обратите внимание, этот диапазон у нас выделен. После того как мы нажмем клавишу Enter, мы видим, результат работы нашей функции. В строке формул у нас вот имеется функция суммирования над этим нашим диапазоном, а в самой ячейке А5 вы видите результат работы этой функции. Если вы мысленно сложите вот все эти значения, вы получите результат 10, все правильно, давайте попробуем эту же самую функцию сумм вызвать другим способом. Выделим ячейку, куда мы хотим поместить эту функцию и нажмем вот сюда, вот на этот значок, который у нас так и называется вставка функции. Сейчас у нас запускается Мастер Функций. С помощью этого Мастера Функций, мы можем вызвать, любую из имеющихся, в Microsoft Excel функции. Во-первых, мы имеем здесь раскрывающийся список категория, наши функции определенным образом структурированы, то есть мы можем вызвать здесь категорию математический. Тогда, вот в этом списке у нас будут приведены функции относящихся к математике и тригонометрии, видите, вот они, можем вызвать любую другую категорию. Например, работа с базой данных, или текстовых, например, логические, и так далее, можем так же вызвать полный алфавитный перечень, вот у нас полный алфавитный перечень наших функций, видите вот он такой, а можем вызвать последние, 10 недавно использовавшихся. У нас наша функция Сумма недавно использовалась, по этому в этом списке, здесь недавно использовавшихся она имеется. Предположим, Она у нас выбрана, здесь в низу вы видите справку по данной функции, нам сообщается, что эта функция суммирует аргументы, давайте согласимся с этим, сейчас нам предлагается ввести аргументы данной функции. В данном случае Excel по умолчанию ввел числовой диапазон, от А1 до А6. На самом деле, мы хотим сложить только первые четыре составляющие, то есть диапазон от А единицы до А четвертых. Мы сейчас можем мышкой, вот так вот выделить этот диапазон, сейчас видите, значение в число А1 у нас
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
85
поменялось. Сейчас здесь приведен диапазон, начинающийся с А1, кончающийся А4, здесь показаны значения данного диапазона, в первой ячейке у нас единица, во второй ячейке у нас два, в третей ячейке, у нас тройка, и в четвертой соответственно четверка. И здесь даже показан результат, на самом деле аргументов может быть значительно больше. Мы можем аргументы привести следующим образом, не давать вот подобный диапазон, а сделать следующее. В качестве первого числа ввести А1, затем, позиционировать курсор в аргумент число два, ввести второй аргумент, затем в число 3, третий аргумент и в число 4, четвертый аргумент. Если вы обратили внимание, у нас при выборе последующего аргумента, количество аргументов увеличивается, вот сейчас мы ввели аргументы не в виде диапазона, а в виде отдельных ячеек, сейчас мы можем нажать кнопку ОК. результат у нас, как и следовало ожидать, тоже равен 10. Здесь у нас функция сумма имеет на входе диапазон, а здесь перечень ячеек, А1, А2, А3, А4, но результат от этого соответственно не меняется, кроме того, давайте вот здесь опять таки вызовем функцию Шума. Функцию мы можем вызвать кроме как, отсюда, с помощью меню вставка, функция. Появляется совершенно идентичное окно, которая называется Мастер Функции. Мы опять вызываем функцию сумма, здесь она выбрана, нажимаем на кнопку ОК, здесь нам предлагается в качестве аргумента соседняя ячейка, мы отказываемся, мы здесь просто, напросто, можем дать на адреса ячеек, а обычные числа, например, единицу, здесь двойку, здесь тройку и здесь четверку. При вводе каждого аргумента, количество аргументов увеличивается. Давайте, позиционируем курсор сюда, введем на пример пятерку, нажмем Enter, и у нас получилась сумма чисел от единицы до пяти. У нас получилось в результате 15, собственно как и следовало ожидать. Аргументы функции могут быть обязательными и необязательными, давайте еще раз попробуем вызвать мастер функции. И посмотрим, чем они друг от друга отличается. Здесь мы сможем сменить категорию, понятно, что функция сумма должна входить в категорию математический, выберем математический и попробуем здесь найти нашу функцию, которая называется Сумма, вот она, нажимаем на кнопку ОК. Обязательные аргументы обозначены жирным начертанием, вот вы видите, что здесь число 1, у нас обозначено жирным начертанием, то есть хотя бы один аргумент в данной функции должен присутствовать. Число 2 у нас обозначена, не жирным начертание, по этому второй аргумент не обязателен, мы можем здесь, задать, например, просто диапазон, а можем вообще задать только одно число. Зададим здесь единицу и нажмем на кнопку ОК. Понятно, что в результате сумма одного числа, которая равно единице будет тоже в свою очередь равна единицы, вот. У нас получилось, что сумма числа единица, равна единице, но один аргумент у нас обязателен. Если вы не знаете, какие именно аргументы и что обозначают в данной функции, вы можете сделать следующее, давайте, позиционируем активную ячейку, куда ни будь в другое место. Вызовем, Мастер функций, вызовем опять таки нашу функцию Сумм, но мы вызовем из категорий 10 недавно использовавшихся, вот наша функция Сумма, нажмем ОК. если вы не знайте, что именно должно использоваться в нашей функции, вы можете получить по ней справку, давайте нажмем вот на эту ссылку, справка по этой функции. В результате, в правой части нашего окна появляется справка именно по этой функции, нам здесь сообщается, что данная функция суммирует все числа в интервале ячеек, имеет вот такой вот синтаксис. Мы можем дать максимум 30 аргументов. Аргумент может являться массивом или ссылкой и здесь даже приведен пример, как может быть написана данная функция, что может быть, просто
86
TeachPro Microsoft Excel 2003
задано два числа и будет происходить суммирование двух чисел. Может, быть задано вот в таком виде, при этом, логическое значение истины преобразуется в число равной единицы, может быть задан диапазон. Может быть задан диапазон плюс число две ячейки, например плюс число и так далее. Давайте закроем справочное окно Microsoft Excel и нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас здесь определяется сумма от ячейки В9, результатом операции в ячейки В9 у нас единица, по этому как следствие здесь, у нас тоже единица. На этом уроке мы с вами познакомились с Мастером Функции Microsoft Excel и научились пользоваться функций, которая называется сумм, суммирование. На следующем уроке мы с вами начнем изучение некоторых функций Microsoft Excel. Сейчас закончим текущий урок.
6.1.2. Математические функции Сейчас мы с вами начнем изучение некоторых математических функций. Для этого мы начинаем работу с новой рабочей книгой. Давайте лист 1, мы с вами назовем математические функции. Вызываем контекстное меню данного листа 1. Выбираем, команду переименовать. И вводим сюда математические функции, вот так, нажимаем клавишу Enter. После этого вызываем, Мастер Функции. Вызываем мы с помощью вот этой вот кнопочки, вставка функции. На самом деле луче активизировать ячейку в столбце. В, только после этого вызвать этот самый мастер функции. Давайте выберем здесь категорию математически и начнем изучение данного мастера. Во первых, первая функция, которая нам попадается на глаза, называется Abs, Abs число, она возвращает модуль, то есть, абсолютную величину числа, именно по этому эта функция обозначается так Abs. Давайте нажмем на кнопку ОК, предположим, эта функция нас в полнее устраивает. Здесь нам необходимо, задать аргументы данной функции, нам в качестве обязательного, у нас один аргумент, мы можем здесь задать положительное число. Например, 10, а могли бы задать также отрицательное, давайте сейчас пока зададим положительное, как мы только что сделали и нажмем на кнопку ОК. Эта функция, нам в качестве результата возвращает также число 10, все правильно, модуль положительного числа не изменяется, он равен самому числу. Давайте в этой ячейке, в ячейке С1, вызовем эту же самую функцию, только от отрицательного числа. Здесь у нас уже наша функция выбрана, здесь выбираем -10 и нажимаем на кнопку ОК. В качестве результата, мы опять таки видим число 10. Давайте для наглядности в ячейке 1 напишем, что мы работаем с функцией Abs, вот так вот и будет понятно, что результатом работу этой функции в данном случае является число 10, в данном случае тоже число 10, но аргумент у нас при этом отрицательный. Очень хорошо, давайте вызовем, какую ни будь другую функцию, вызываем опять тем же самим методом, с помощью вставки функции. Что мы здесь еще с вами можем изучить? Например, очень интересная функция, которая называется, к примеру, ПИ. Мы ее с вами выбрали и нажали на кнопку ОК. Интересно следующее, что функция ПИ, она не имеет аргументов, эта функция возвращает число ПИ, округленная до 15 знаков. Здесь вот нам Мастер Функций сообщает, что в данной функции аргументов нет. Давайте посмотрим, что у нас при этом, получается, нажмем на кнопку ОК. Сейчас у нас на экране, в качестве результата работы функций ПИ, является само число Пи. Если мы немножечко с вами увеличим вот так вот ширину столбца, мы увидим число вот в таком вот виде, это число ПИ. Давайте, здесь мы это собственно изобразим. Это у нас число ПИ. Какой еще математической
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
87
функцией мы с вами можем заняться, давайте опять вызовем мастера наших функций и посмотрим, что здесь еще может быть интересного. Мы можем, вызвать очень интересную функцию, который, называется arc cosinus. Вот эта функция. Эта функция, как нам здесь в низу сказано, возвращает arc cosinus числа в радианах, в диапазоне от нуля до Пи. Аrc cosinus числа, это угол, косинус которого равен числу. Что такое arc cosinus, мы с вами отлично знаем, но попробуем поработать с этой функцией, нажмем на кнопку ОК. В данном случае, у нас один обязательный аргумент, функция возвращает arc cosinus числа от нуля до Пи. Давайте в качестве параметра дадим число, которое равно ноль целых, пять десятых. В результате эта функция нам вернет вот это вот значение, нажмем на кнопку ОК. На самом деле, мы в данном случае ошиблись, ввели функцию arc cosinus, не там где планировали, давайте мы скопируем данную функцию в буфер обмена, выделим эту ячейку, вставим сюда, видите наше значение, совершенно не изменилось, а сюда введем просто название этой функции, вот. Функция называется arc cosinus, и обозначается именно так. Правда, мы все с вами пишем не заглавными буквами, но это на самом деле не важно. Здесь мы видим результаты работы данной функции. Давайте функцию arc cosinus вызовем еще раз и введем отрицательное значение arc cosinus, ОК. введем минус ноль целых, пять десятых, и нажмем опять таки на кнопку ОК. в качестве результата у нас сейчас получилось совершенно другое число. Очень хорошо, Какую еще функцию мы с вами можем вызвать? Мы можем вызвать очень интересную функцию, которая называется число комбинаций. Предположим, у нас имеется 10 человек. Давайте мы с вами это обозначим. 10 и здесь с боку напишем человек. И нам необходимо, создать группы из пяти человек, группа, теперь, каким количеством комбинаций это возможно делать? Вычисляем это мы с помощью функции, которая называется число комбинаций, это математическая функция. Давайте, мы с вами вызовем, Мастер Функций, и выберем эту функцию, которая называется число комбинаций, вот очень интересная функция, число комбинаций. В качестве аргумента числа комбинации, нам необходимо ввести два аргумента, первое, это число элементов, как мы знаем у нас количество человек 10, мы можем просто с помощью щелчка мыши на данной ячейке ввести в качестве аргумента эту ячейку, сделаем это, вот так, здесь у нас появился адрес ячейки Е4 и это в качестве первого аргумента функции число комбинации. Перейдем на второе поле, а число выбранных у нас должно быть пять человек, вот Е4, Е5. Давайте посмотрим, какой результат, то есть какое количество комбинаций может быть для заданного числа элементом, как нам здесь уже показывает мастер функций у нас возможно 252 комбинации, нажмем на кнопку ОК, видим, что у нас 252 комбинации. Правда ввели мы это опять таки ни там. Давайте сотрем здесь нашу функцию и введем ее фактически заново, вот число комбинаций, ОК. Первый аргумент – это этот, второй аргумент это у нас этот, нажимаем ОК, все у нас здесь результат. Давайте здесь введем название функций, число комбинации, нажимаем на клавишу Enter. Давайте сделаем ширину столбца А немножко шире и продолжим изучение математических функций. Очень интересная функция, которая называется округление. Давайте перейдем на округление, вот у нас функция округление, кроме того, у нее ест два подвида, округление вверх, до, ближайшего большего по модуль и округление в низ до ближайшего меньшего по модулю. Мы сейчас почувствуем разницу, предположим нас, интересует функция округления, нажмем на ОК. Теперь, предположим, мы хотим с вами округлить число Пи. А число разрядов мы хотим, например 4. Если вы обратите внимание, вот здесь у нас уже появляется нужный результат. Правильно, если мы округлим число Пи, до 4 разрядов, здесь у нас уже в качестве пятого разряда идет девятка, по этому пятерка меняется на шестерку, нажмем на ОК. Получили первое округленное число. Это функция округлить. Давайте сейчас вызовем функцию округлить вверх, и сделаем то же самое, на вход мы зададим число Пи, округляем опять таки до четырех разрядов, в качестве округления вверх у нас получилось вот это вот число. Оно получилось таким же, как обычное округление, но если мы округлим в низ, то вместо шестерки у нас будет пятерка.
88
TeachPro Microsoft Excel 2003
Давайте попробуем это сделать. Вызываем эту функцию, округлить в низ, вот она, соглашаемся, здесь опять таки задаем на вход, число Пи, количество разрядов 4, видите, здесь последнее число у нас получилось пять, а не шесть, почему? Потому что, округляет число, до ближайшего меньшего по модулю, а ближайшее меньшее это пять. Округление вверх округляло до ближайшего большего. По, этому здесь получилось шесть, нажмем на кнопку ОК. Вот, это результаты работы математических функций округления. В общем, мы с вами познакомились с математическими функциями Microsoft Excel, понятно, что с частью из них, их на самом деле очень много. На этом давайте закончим этот урок. На следующем уроке мы с вами разберем инженерные функции.
6.1.3. Инженерные функции Сейчас мы с вами поработаем с инженерными функциями. Давайте переключимся на второй лист, назовем его инженерные функции. Мы, что-то вызвали неправильно. Вызываем, функцию переименовать и здесь пишем, инженерные функции. Нужно обратить ваше внимание на то, чтобы для того, что функции этой категории были бы доступны, необходимо установить надстройку пакет анализа, как это делается, мы с вами изучим позже. А сейчас начнем изучение этих самих функций. Давайте с вами вызовем, Мастер Функции и посмотрим, что входит в понятие инженерные функции. Вот здесь, имеется, большое количество функций, большинство, из которых предназначены для работы с комплексными переменными. Ну что такое комплексные переменные, мы можем и не знать. По этому давайте изучим просто на-просто несколько функций, которые нам могут пригодиться. Во первых, вот такая вот группа, которая начинается со слова Дес. Эти функции, для преобразования десятичного числа, например, восьмеричное, двоичное или шестнадцатеричное. Как мы с вами знаем, десятичная система исчисления у нас не одна, существуют еще много других и для преобразования вот в эти самые другие системы исчисления созданы эти функции. Предположим мы хотим перевести число десятичной исчисления в восьмеричное, давайте нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас получается. Число, это десятичное целое, подлежащее преобразованию, предположим мы с вами хотим перевести, число 10. Позиции, это число позиции, на самом деле, это необязательный аргумент, если мы зададим, например, вот сейчас результатом у нас является число из двух цифр. Если мы сюда зададим, например 4, то это число 12, у нас фактически заполниться еще двумя нулями. Здесь мы точно также можем дать, например шесть, тогда это число. будет шестнадцатиразрядное Предположим, нас это устраивает, давайте нажмем на кнопку ОК, сейчас в качестве результата мы получили вот такое число, к тому же число 10 восьмеричной формы и с шестью позициями будет иметь вот такой вот вид. Давайте попробуем перевести число 10 в шестнадцатеричную систему и посмотрим, что у нас получится. Вставка функция. Давайте здесь выберем 10 недавно использовавшаяся. Вот наша функция. Сюда, к сожалению, не вошла. Вернемся обратно, на инженерные функции, и найдем вот на этот список, десятичный, шестнадцатеричный. Здесь точно такой же список аргументов, мы можем задать число 10, опять таки задать число позиций. В данном случае, мы знаем, число 10 в шестнадцатеричной форме это А. теперь если мы здесь зададим шесть позиций, это число А, фактически заполниться нулями, очень хорошо.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
89
Далее, давайте для полноты картины переведем это в двоичную систему исчисления и на этом, пожалуй, остановимся, вот, в двоичную систему исчисления, нажмем на кнопку ОК. Здесь опять таки на вход дадим 10. Видите, вот такой вид в двоичном виде будет иметь число 10, в позиции опять таки зададим 6, это число у нас заполнилось, с левой стороны двумя нулями и нажмем на кнопку ОК, вот, это число 10. Это у нас число 10. Фактически. В восьмеричной системе исчисления, в шестнадцатеричной и в двоичной. Давайте сделаем вот этот столбик вот таким вот жирным, чтобы было понятным, что мы с вами здесь делали. Ну, какую еще интересную функцию мы с вами можем использовать. Мы с вами можем попробовать сделать следующее, использовать комплексное число, фикцию, для перевода в комплексное число. Давайте, вызовем, мастер функции, найдем здесь функцию, которая называется комплексная, и нажмем на кнопку ОК. Как мы знаем, комплексное число состоит из действительной части и мнимой части. Если мы сейчас здесь в качестве действительной части введем 3 а в качестве мнимой 4, то в результате у нас будет вот такое написание. Как вы знайте, комплексные числа записываются у нас именно таким образом, нажмем на кнопку ОК, суффикс мы можем просто даже не писать, вот у нас получилось комплексное число. Оно у нас было создано из действительной и мнимой части, мы их по очереди с вами задали. Очень полезная функция, функция преобразования, это инженерная функция. Давайте, вызовем, Мастер Функций и найдем эту самую функцию преобразования, вот она, функция преобразования, нажмем на кнопку ОК, что делает эта функция. С помощью функции преобразования можно переводить определенные значения из одних единиц в другие. Например, мы можем узнать, сколько будет, если десять метров перевести, например, в английские мили. Давайте попробуем. Из единиц, мы здесь должны задать метры. Метры тут задается в кавычках, латинскими буквами, вот так вот, мы задали слово метр. Мы число 10 хотим перевести из метров в мили, мили задаются вот так вот, это мили. У нас получился вот такой вот ответ, 10 метров у нас равно вот такому количеству миль, нажмем на кнопку ОК, вот. У нас получился вот такой результат. Давайте попробуем ввести другие единица для данной функции. Найдем опять таки функцию преобразования, с единицами расстояния нам все вроде понятно, давайте поработаем с весом и массой. Предположим, мы хотим узнать 600 грамм, это сколько футов. Грамм у нас обозначается, с помощью вот такой вот буквы, то есть число 600 грамм, мы хотим узнать сколько фунтов. Английский фунт в Excel обозначается следующим образом LBM, кавычку закрываем, получаем вот такой результат. 600 грамм, это ода целая и вот столько вот футов. Видите, как легко с помощью Excel преобразовывать единицы. Точно так же, мы можем, например, получить следующее, опять таки с помощью преобразования, функция преобразования, давайте мы ее еще раз найдем, вот она узнать, например, если у нас имеется 700 дней, то, сколько это лет. Фактически, мы переводим из единицы, которые называются Day, дней в годы. Года обозначаются вот так вот. Фактически 700 дней, это почти 2 года, одна целая и 9 десятых. Если, например, мы здесь заменим это число, на 365, то у нас получится почти целый год, а можем даже вставить 366 и получится, уже нечто, совсем приближенное к году, нажмем на кнопку ОК. С помощью этой функции, можно переводить практически все единицы измерения в другие, это может быть мощность, магнитное поле, температура, объем жидкости и так далее. Давайте на этом закончим текущий урок, в общем-то, с определенным набором инженерных функций мы с вами познакомились, на следующем уроке мы с вами изучим функции, для поверки свойств и значений.
6.1.4. Функции для проверки свойств и значений Сейчас мы начнем изучать функции, для проверки, свойств и значений. Эта группа функций появилась только в Excel 2003. Давайте перейдем на новый лист, переименуем его, так и введем проверка свойств и значений, вот так. Давайте вызовем данную категорию функций, вот, проверка
90
TeachPro Microsoft Excel 2003
свойств и значений. В этой категории у нас вот такое количество функций, например вот такая функция. Возвращая, значения истина, если значение не является истина и лож в противном случае, пустые ячейки не являются текстовыми. Давайте, введем, сюда какую ни будь информацию, например, просто слово текст, а сюда введем слово число, вернее, ни слово число, а введем настоящее какое не, будь число, например число 10. Здесь у нас текстовое значение, здесь у нас числовое. Вызовем данную функцию и попробуем вот, именно эту функцию, нажмем на кнопку ОК. Сейчас сюда мы должны дать значение. Даем в качестве значения ячейку А1, так как у нас ячейка А1 содержит текстовую информацию, то у нас эта функция вернулась значение лож, все верно, именно так и произошло. Значение истина было бы возвращено, если бы, значение которое располагается, было бы числовым, нажмем на кнопку ОК, вот, в качестве результата мы получили число лож. Давайте попробуем вызвать эту же самую функцию, но дадим ей в качестве входного параметра вот ячейку А2. Видите, в результате получилась истина, потому что, значение ячейки А2, текстовым не является. Нажимаем на кнопку ОК, очень хорошо. В результате получилось значение истина. Таким образом, мы проверили свойства или значения вот в этих двух ячейках. Какие еще функции здесь имеются, вызовем, наш мастер функции и посмотрим, что здесь есть, например функция Е, пусто. Она проверяет, ссылается ли данная ссылка на пустую ячейку, и возвращает значение истина или лож. Если в качестве входного аргумента мы дадим ячейку, которая ничего не содержит, вот, например вот эту, то в качестве результата у нас будет значение истинное, потому что ячейка пустая. Нажимаем на кнопку ОК. Ежели, мы ей дадим на вход, не пустую ячейку, а, например, вот эту, то в качестве результата у нас будет лож, потому как ячейка не пустая. Давайте еще вызовем несколько функций. То же самое, как функция Е текст, есть функция Е число. Она будет проверять, является ли данное значение числом, и возвращать соответственно, истинна или лож. Ну, мы сейчас вызывать не будем, потому, что это, в общем, то не интересно. Есть очень интересная функция информация – возвращает сведения о текущей операционной среде. Давайте нажмем на кнопку ОК, и посмотрим, что это за текущая информационная среда. Нас интересует тип информаций, здесь должна быть, например строка. Если мы, здесь, например, введем, вот такую строчку, то у нас эта функция вернет слово переменная, “colour” обозначает, показывает, ячейка форматирована для вывода отрицательных значений другим цветом или нет. Это у нас переменное значение, мы можем это сделать, чтобы цвет менялся, а можем, и нет. Что еще мы можем здесь сделать? Например, в место calor, ввести слово col, это тоже переменная. Словом col обозначается номер столбца ячейки, которая определяется аргументом ссылка, это так же изменяемое значение. Таким образом, мы можем ввести сюда очень много таких вот слов. Давайте, сейчас этим заниматься, не будим, нажмем на кнопку отмена, данную, функцию использовать не будем, а займемся одной очень интересной функцией, которая называется ячейка, вот она. С помощью функции ячейка, можем получить сведенья о форматировании, места положении или содержимом любой ячейки ссылки. Давайте закроем это окно, зададим сюда, какое либо, например число, вот так, давайте даже его отформатируем. Например, вызовем, формат ячеек дадим, к примеру, финансовый формат, можем даже вот такой вот и нажмем на кнопку ОК, вот. У нас имеется вот такое вот число. Давайте поработаем с ячейкой. Вызываем функцию ячейка. В качестве аргументов данной
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
91
функции, мы можем, мы должны задать тип сведений, который мы с вами хотим получить и ссылка, о какой именно ячейке мы с вами это хотим получить. Предположим, нас интересует номер столбца ячейки, вот, тип сведений номер столбца, если нас интересует номер столбца, в кавычках мы пишем кол от слова колумы, а здесь мы задаем вот эту ячейку. Давайте нажмем на кнопку ОК, и вы получили в результате пять. Потому что Е у нас пятый столбец, все верно, А; В; С; D; Е; Е;///// пятый столбец. Давайте вызовем функцию ячейка с другим типом информации, вот функция ячейка, предположим, нас интересуют вообще другие сведения. Что нас еще может интересовать? Ну? мы можем еще получить строку, это не интересно, нас может интересовать формат. Давайте напишем в кавычках слово формат, и вот что мы с вами здесь получим, если мы в качестве входного параметра дадим вот эту ячейку, нажмем на кнопку ОК. Мы сейчас с вами получили формат, ячейки. Если мы получили запятую два, это обозначает, что у нас финансовый формат. На самом деле существуют такие таблицы, с помощью которых, вот по возвращаемому этой ячейкой результату, можно определить именно формат ячейки. Например, если мы в качестве входного параметра просто дадим ячейку, содержащую основной формат, то сокращаемый результат функции ячейка, будит буква уже заглавная. Давайте попробуем это сделать. Опять вызываем функцию ячейка, нас интересует формат, вот этой вот ячейки, нет. Мы здесь ошиблись, это должно быть не тут. Ссылка, вот так, нажимаем на кнопку ОК. Видите, в качестве результата у нас буквы Ж. Буквой Ж обозначается основной формат. Кроме того, с помощью вот этого вот типа запрашиваемой информации, мы можем запросить, как тип данной ячейки, так и ее ширину. Информацию о том, защищена ячейка или нет и много, много другой информации. Это очень интересная функция. В свободное время изучите ее подробнее. А сейчас мы с вами заканчиваем изучение категорий проверка свойств и значений. На следующем уроке мы с вами попробуем поработать с логическими функциями.
6.1.5. Логические функции Сейчас мы с вами будем изучать логические функции. Для этого ставим лист в нашу рабочую книгу, лист, переименуем его в логические функции, вот так вот, и начнем изучение логических функций. Логические функции, они предназначены для проверки выполнения условия или для проверки нескольких условий. Давайте мы, вызовем, мастер наших функций, чтобы посмотреть, какие реально функции входят в эту категорию, вот, наши логические функции. Видите здесь очень немного функций, первая функция, если, с помощью которых можно проверить заданное условие, функция, и она комбинирует два логических значения, функция и, это то же комбинация, истинный ложь, они возвращают соответствующие значения и функция не, она изменяет значение лож на истинно, а истинно на лож. Давайте попробуем, во-первых, ввести функцию истина, для того чтобы получить это логическое значение, возвращает значение истина, ОК, то есть здесь у нас вот уже в качестве результата есть истина. То же самое, сделаем для функции лож, очень хорошо. А сейчас попробуем поработать с функцией не, сюда введем логическую функцию не, вот она. Логическое значение, изменяет значение лож, на истину, а истину, на лож. Посмотрим так это она и есть или нет? Спустим это диалоговое окно, введем сюда ячейку В2.
92
TeachPro Microsoft Excel 2003
Правильно предположить, что функция не применима, к истине даст, на выходе лож, видите вот здесь у нас так и показано. На выходе будет лож, нажмем на кнопку ОК, все правильно, все, что не истина есть лож. А все что не лож, будет истина. Давайте мы это с вами попробуем. Вводим вот это, будет истина, видите очень хорошо. Точно так же, мы можем поработать с функцией и или, или. Функция и, возвращает значение истина, только в том случае, если оба аргумента истины. В данном случае, у нас аргументы различны, по этому логично ожидать, что функция И, вернет значение лож, давайте попробуем это сделать. У нас и, здесь нам сказано, что проверяет, все ли аргументы имеют значение истина и возвращает значение истина, если истина все аргументы. В данном случае нам будет возвращено ложное значение. Логическое значение ююю, В2, логическое значение В3, видите в результате у нас получилось лож. Потому что ни все наши выражения истины, нажимаем на кнопку ОК. наоборот, функция или возвращает значение истина, если хотя бы один из аргументов истинен. Давайте проверим, эта наша функция или, даем этот аргумент, на вход, затем этот аргумент. Мы можем давать очень большое количество аргументов, видите, каждый раз количество их увеличивается. Но в качестве результата у нас будет истина, потому что у нас имеется один аргумент, который имеет значение, истина, нажимаем на кнопку ОК., вот. Ну и последняя функция, которую мы с вами не рассмотрели в этой категории, эта функция, если, вот она в данный момент сейчас выбрана. В данном случае, мы сюда должны ввести логическое выражение, потом мы должны задать, что сделать, если истина, и что сделать если лож. Например, мы можем сюда ввести логическое выражение: 5 > 2, это логическое выражение. Если пять больше двух, то давайте выведем вот такой текст, который называется, например УРА. Если 5 не больше двух, а меньше, то выведем следующий текст, например, ПЛОХО. Закроем кавычку, вот так, в данном случае у нас на выходе будет УРА, потому что пять всегда больше двух. Давайте попробуем согласиться, видим у нас на экране текст УРА. Если, например мы здесь двойку исправим на десятку, то на экране у нас получиться слово ПЛОХО, потому что пятерка в нас всегда меньше десяти. Вместо этих чисел у нас могут быть ссылки на ячейки, например, здесь у нас может быть число 12, Здесь у нас может быть число 16, и в данной формуле могут принимать участие, ссылки на ячейки. В данном случае В6 и В7. Давайте, убираем эту десятку и нажимаем на клавишу Enter. Сейчас у нас все равно на выходе плохо, почему? Потому, что В6 у нас меньше чем В7, поэтому срабатывает, третья часть логического выражения. Если мы вот это значение изменим, например на 50, то у нас получиться на выходе УРА. Правильно, так и есть, в данном случае у нас В6, именно больше чем В7. итак, мы с вами освоили все имеющиеся логические функции. Давайте на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами пройдем несколько статистических функций.
6.1.6. Статистические функции Сейчас мы с вами пройдемся по статистическим функциям. Давайте еще вставим один лист, дополнительно в нашу рабочую книгу, назовем ее статистические функции и продолжим работу. Статистические функции, они были созданы, для того, чтобы выполнять статистический анализ диапазона данных. Предположим, давайте создадим некоторый диапазон, например какой не будь такой, и попробуем с ней поработать. На самом деле, статистические функции они достаточно специализированы, по этому поработаем, только с такими, самими понятными. Первая статистическая функция, которая, например нам доступна, давайте выберем соответствующий пункт, в списке категории, это функция максимум, она позволяет получить максимальное значение из списка аргументов, нажмем на кнопку ОК. В качестве входного параметра, в данном случае, мы можем задать либо диапазон, либо последовательность чисел, вот. Вот этот наш диапазон, из которого мы хотим получить максимальное значение.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
93
Даже невооруженным взглядом видно, что максимальное значение в данном диапазоне у нас равно пяти. Собственно результат здесь, равно пяти и получился, нажмем на кнопку ОК и увидим, что это максимальное значение, вот этого нашего диапазона. Точно так же работает функция, которая называется минимум, то есть возвращает минимальное значение нашего диапазона. Давайте мы с вами, вот, ее вызовем, нажимаем на кнопку ОК, опять таки выделяем этот вес диапазон и видим, что минимальное значение, вот этого нашего диапазона равно единице, нажмем на кнопку ОК, очень хорошо. Мы получили максимальное значение нашего диапазона, и минимальное значение нашего диапазона. Кроме того, мы можем получить среднее значение в нашем диапазоне, давайте, вызовем соответствующую функцию, вот, среднее значение. Оно возвращает среднее арифметическое значение своих аргументов, давайте нажмем на кнопку ОК, отметим наш диапазон, вот так, среднее значение чисел в данном диапазоне, у нас две целых и семь десятых, и с таким вот продолжением. Нажмем на кнопку ОК, вот у нас появилось вот такое вот среднее значение нашего диапазона. Точно так же мы можем получить среднее геометрическое значение данного диапазона. Давайте попробуем с вами это сделать, вот средне геометрическое значение, числа у нас положительные, мы выделяем этот диапазон, нажимаем на кнопку ОК, и получаем вот такое вот среднее геометрическое значение. Очень интересна функция счет, давайте попробуем с ней поработать. Вызовем мастер функции. Найдем эту нашу функцию счет и посмотрим, что собственно она возвращает. Это у нас функция счет, она считает количество чисел в списке аргументов, то есть если мы нажмем ОК и введем вот этот диапазон, то будет посчитано количество в нем значений. Количество значений в данном диапазоне у нас равно 9, нажмем на кнопку ОК, кроме того, мы с вами можем подсчитать количество пустот в нашем диапазоне, то есть пустых строк. Давайте попробуем вызвать соответствующую функцию, вот, считать пустоты. Она подсчитывает количество пустых ячеек в диапазоне. В данном случае, в этом диапазоне, у нас пустых ячеек нет, по этому возвращается количество ноль. Но если мы изменим, наш диапазон и выделим, например вот такой, то справедливо предположить, что вот здесь имеются пустые ячейки и эта функция их подсчитает. В данном случае она возвращает число 9, давайте проверим, так это есть оно или нет. ЮЮЮ, 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; все правильно. Даная функция нам вернула совершенное правильное значение. Давайте посмотрим, какие еще интересные функции имеются в данном списке категорий. Знайте, здесь очень много разнообразнейших функций, к сожалению, надо обладать специальными знаниями, чтобы их пользоваться. Посмотрим, что здесь еще есть интересного. Есть функция Медина, давайте попробуем ею воспользоваться, она возвратит медиану исходных чисел, что это значит. Медиана, это значение, которое расположена в середине данного отрезка, то есть если мы выберем вот этот диапазон, то медиана будет ровна двум. Если мы выберем соответственно вот этот диапазон, то в середине него находиться число 3, вот. Соответственно медиана возвращает число 3. Давайте попробуем выбрать, вот этот весь диапазон, медиана у нас будет равна 3 с половиной. Эта Медиана исходных чисел, потому что она находиться фактически вот на этой вот границе 3 и 4, то есть в результате получилось 3 с половиной, давайте нажмем на кнопку ОК и насладимся, как говориться результатом. Очень хорошо. Ну, на этом давайте закончим изучение статистических функций, их на самом деле очень много. Есть такие функции, как - корреляция, линейные функции и так далее. Закончим этот урок, на следующем уроке мы с вами разберем функции для работы с текстом.
94
TeachPro Microsoft Excel 2003
6.1.7. Функции для работы с текстом Сейчас мы с вами поработаем с функциями, для работы с текстом. Давайте, сделаем давно знакомую нам операцию, ставим новый лист, переименуем ее, назовем ее функции, для работы с текстом и посмотрим, что за функции у нас имеются. Во-первых, введем несколько текстовых значений, например ту же самую фразу, работа с текстом, здесь работа с числами и так далее. Вот у нас есть несколько текстовых фраз. Давайте попробуем поработать с функциями, которые созданы для работы с текстом. Выберем соответствующую категорию, вот текстовые функции, посмотри, что у нас есть. Во-первых, у нас имеется функция, которая преобразует число в текст, опять нажмем на кнопку ОК, здесь мы можем задать либо число, либо ссылку на него, давайте зададим какое не, будь число, предположим число один. Данная функция преобразовало число один вот в такой вот текст, получился достаточно странный результат. Давайте получим справку по этой функции. Здесь нам сообщается, что эта функция создана для того, чтобы преобразовывать числа в текст на тайском языке и добавлять суффикс БАТ. Ну, для чего нам может понадобиться переводить текст на тайский язык не понятно. Закроем справочное окно Microsoft Excel и нажмем на кнопку ОК. Что здесь на тайском языке изображено, в общем, то непонятно, но факт тот, что данная функция перевела число один вот в такую вот фразу. Ну, давайте постараемся обойтись без тайского языка, и выполним совершенно простую операцию – определим длину строки. Эта функция, длина строки, возвращает количество знаков, текстовой строк, в качестве входного параметра, зададим А1, как мы предполагаем, данная функция нам должна вернуть количество букв, в данной строке. У нас 15 букв, посмотрим, так оно есть или нет? Видимо мы посчитали неправильно. Количество знаков в текстовой строке у нас 16, пробелы так же считаются знаками, нажмем на кнопку ОК и посмотрим вот на эти 16. Следующая функция, с которой мы можем поработать, это, например интересная функция заменить. Она заменяет часть строки текста на другую строку, давайте посмотрим, что у нас получится, давайте опустим это диалоговое окно и введем здесь старый текст. Наш старый текст, это ячейка А1. Начальная позиция, с кокой позиции старый текст нужно заменить часть строки на, новую. Предположим мы хотим заменить, начиная с начальной позиции, единица. Число знаков, в строке старый текст, который нужно заменить на, знаки строки нового текста. Предположим мы хотим заменить два знака. А новый текст у нас, например пусть будет вот такой вот – две буквы У. поставим кавычку обратно. Что у нас получиться? У нас, в этой фразе, работа с текстом, первые две буквы, потому что начальная позиция единица, а число знаков у нас два, замениться на новый текст, который из себя, представляет две буквы У., видите раз, два, работа с текстом. , Таким образом, мы часть строки текста попробуем заменить, на другую строку. Нажмем на кнопку ОК и получим результат. Мы получили загадочную фразу УБОТА с текстом. Давайте посмотрим, еще какие функции у нас имеются в данной категории. У нас имеется функция, которая называется подставить. Данная функция заменяет новым текстом, старый текст, в текстовой строке. Предположим, у нас имеется текст, вот он, старый текст у нас слово работа, давайте мы это введем, а новый текст, предположим, у нас будет слово занятие и закроем кавычку. В результате, в этом тексте, работа с текстом, слово работа у нас поменялось на слово занятие и в результате получилось
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
95
занятие с текстом. Нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас получилось в результате. Получилась фраза занятия с текстом. Давайте посмотрим, какие еще функции мы с вами сейчас можем посмотреть. Есть очень интересная функция, которая называется сцепить. С помощью этой функции, мы можем произвести конкотинацию двух строк. На подобие, той, которую мы раньше с вами производили с помощью операции сцепление. Предположим, мы хотим сцепить, текст 1 с текстом 2. В качестве, текст 1, задаем А1, в качестве текста 2, мы задаем А2. соответственно, у нас получиться длинная фраза на выходе, нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас получилось. У нас получилось, вот такая вот фраза – работа с текстом, работа с числами, потому что вот эти две строки у нас сцепились. На самом деле, здесь огромное количество функций для работы с текстом, рассмотреть все мы не можем, по этому давайте сейчас закруглимся. Определенное количество функций мы с вами рассмотрели. На следующем уроке мы с вами поработаем с функциями даты и времени.
6.1.8. Функции для работы с датой и временем Сейчас мы с вами рассмотрим последнюю категорию функции из тех, которые собираемся рассматривать в данном курсе, это функции для работы с датой и времени. Давайте вставим сюда еще один лист, переименуем его, назовем, его дата и время и посмотрим, какой список функции у нас имеется. Выберем здесь соответствующую категорию, дата и время, и вот увидим вот такой список. Во первых, здесь имеются такие функции, как время, год и так далее. Если нам задано время в часах, минутах и секундах, то Excel может преобразовать заданные в виде чисел часы, минуты или секунды в число, в коде, времени Excel. Вы уже знайте, что Excel хранит время в своем собственном виде, это фактически доли от суток прошедшей, и мы можем, просто, напросто задав сюда часы, предположим, зададим сюда 12 часов 00 минут и 00 секунд, получить в формате, в котором Excel хранит время. Как вы знайте 12 часов, это ноль целых пять, потому что Excel хранит время в долях суток. 12 часов, это, значит, прошло половины суток, поэтому в результате получается ноль пять, нажмем на кнопку ОК. В данном случае у нас эта ячейка отформатирована, как дата и время, мы можем дать ей общий формат и увидеть вот этот самый результат, ноль целых пять десятых. Год, если мы зададим дату в числовом формате, то она возвратит год в целое число, прошедшее от 1900 года до 9999. Дата, мы можем получить число представляющее дату в коде даты времени. Как вы знайте, Excel хранит дату в виде смещения, начиная с первого января 1900 года. Давайте, зададим здесь какой не, будь год, например 1970, к примеру, четвертого месяца 23 числа. Excel нам вернет вот это вот число, 25681, именно столько дней прошло с первого января 1900 года, нажмем на кнопку ОК, получили, в данном случае опять в виде даты, установим общий формат, чтоб уже видеть в числовом нормальном виде и попробуем воспользоваться вот с чем, другой функцией, функцией год. Мы зададим ему на вход дату в числовом формате, вот это самое число и получим результат. Давайте попробуем это с вами сделать, задаем дату в числовом формате, вот она и на выходе получаем результат. Именно этот год мы с вами и задали, как входной параметр для этой функции, при ее запуске. Нажмем на ОК, вот у нас получился 1970, если мы щелкнем сюда, мы увидим, что именно 1970, мы давали на вход функции даты. То есть эти функции, взаимно, правильно работают. Давайте запустим еще, какую ни будь функцию, например дата месяц, она вернет дату в числовом формате, отстоящую на заданное число месяцев, вперед или назад, от начальной. Если мы зададим начальную дату и смещение мы получим дату в числовом формате.
96
TeachPro Microsoft Excel 2003
Ну, сейчас нам это делать ненужно, какие нас еще здесь могут интересовать функции, очень хорошая функция, дни, день недели. На вход мы даем дату в числовом формате, и возвращает число, от единицы до семи, соответствующее номеру, для недели, для заданной даты. Давайте зададим на вход вот эту ячейку и увидим, что нам вернулось число пять, это значит, что данный день будет пятницей. Какой же день будет пятницей. Пятницей будет фактически 23 апреля семидесятого года. Оно, видимо было пятницей. Какие еще функции здесь имеются. Ну, здесь имеется большое количество функций, здесь есть номер недели, рабочий день, сегодня, то есть вернет текущую дату в формате даты, секунды, если зададим время в числовом формате. Вот, например, зададим время в числовом формате. Как мы помним, у нас в числовом формате имеется вот это время ноль пять, которое было равно 12 часам. Естественно в качестве секунд возвращается ноль, потому что, здесь мы задали ровно 12 часов, нажимаем на кнопку ОК. Вот получили ноль. Ну, мы с вами вот таким вот образом поработали с функциями даты и времени. Подробно мы их рассматривать не будем. Вы посмотрите их сами. На этом мы заканчиваем обзор функций Мicrosoft Excel . Если вы запустите, Мастер Функций вы здесь увидите на самом деле очень много функций из тех, которые мы с вами не рассмотрели, даже целые категории, например мы не рассматривали ссылки массивы, базы данных и так далее. Это все вы рассмотрите сами. Сейчас мы это рассматривать не будем. Здесь имеются, также, финансовые функции, которые предназначены, для финансистов, для работы с ними требуются специальные знания. На этом закончим этот урок. На следующем уроке мы с вами пройдем ошибки, которые генерирую формулы и функции Microsoft Excel.
6.1.9. Диагностика ошибок Сейчас мы с вами поговорим о диагностике ошибок в Excel. Если Excel не может обработать формулу или данные в ячейке и вывести результат, то генерируется сообщение об ошибке. Сообщения об ошибке бывает несколько видов, давайте мы вставим дополнительный лист в нашу рабочую книгу, назовем этот рабочий лист ОШИБКИ, и продолжим изучения ошибок. Первый тип ошибки, это несколько диезов. Во первых, все ошибки в Excel начинаются со знака диез. Несколько диезов, могут быть показаны, в нескольких случаях. Первый случай, когда ваше число слишком длинное и в вашем столбце не помещается. Давайте сузим величину столбца, еще немножко и видите у нас здесь несколько диезов, то есть Excel не может отобразить данное число. Еще возможен случай, если вы вводите, например две даты, вот так вот, а потом пытаетесь, отнять от меньшей большую. От этого числа пытайтесь отнять, например вот это число. Нажмем на клавишу Enter, и увидим опять таки серию диезов. Что это значит? Это значит, что Excel не может показать отрицательную дату. На самом деле, число здесь есть, и если мы с помощью формата ячеек изменим, формат на общий, то мы увидим, что число присутствует, он просто за знаком минус и Excel не может показать его в виде даты. Следующая ошибка, которая возможна, называется значение с восклицательным знаком. Вот именно вот так выглядит эта ошибка. Почему она может возникнуть, потому что, используется аргумент не допустимого типа. Давайте предположим, у нас в данной ячейке есть число единица. И здесь, вот тут вот, мы хотим, от одной ячейки, например от
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
97
ячейки D4 отнять ячейку D6. Но мы здесь ошибаемся и вводим D6 в кавычках. Нажимаем клавишу Enter, немножко расширим столбец и увидим, что здесь сгенерировалось, сообщение, об ошибке которое называется значение, то есть мы использовали аргумент не допустимого типа. Следующая ошибка, которая может возникнуть, это деление на ноль. Опять мы ставим здесь диез, косая черта, ноль с восклицательным знаком. Именно так выглядит данная ошибка. В каких случаях, это может произойти. Если мы, какое либо число делим на ноль. К стати не обходимо помнить, что пустая ячейка считается нулевой. Мы можем вот эту ячейку, например, поделить вот на эту. Пустая ячейка ничем она не заполнена, будет считаться нулевой. Нажимаем на клавишу Enter, вот сгенерировалось это сообщение об ошибке, произошло у нас деление на ноль, а вы знайте, что это не допустимо. Следующая ошибка, которая генерируется, называется имя, причем с вопросительным знаком, оно обычно генерируется. Это сообщение об ошибке появляется, когда вы ошиблись при наборе имени, например, вы сюда вводите функцию сумма и на вход ей должны дать ей какое не, будь имя диапазона, но вы ошибайтесь и даете не существующая имя, нажимайте клавишу Enter, вот у нас сгенерировалась вот эта вот ошибка. То есть Excel понял, что вы даете на вход функции сумма имя, пытается найти это имя в своем списке и не находит его. Следующее сообщение об ошибке, которое называется неопределенные данные. Давайте мы с вами введем, кстати, вот с помощью такого сообщения, вы можете указывать ячейке, куда еще данные не введены, то есть этим самым, вы предотвращайте использование ссылки на пустую ячейку. Например, вот сюда вот это значение введено, правильно, сейчас, если мы здесь, введем, какую не будь функцию, которая требует обязательно, какого ни будь параметра. То есть число, например она, здесь обязательный аргумент, и дадим ему на вход, вот это вот значение, закроем скобку и нажмем Enter, у нас вот сгенерируется это сообщение об ошибке. Мы использовали данные, которые неопределенны. Далее, ссылка, сообщение в каком случае может, появится эта ошибка. Например, у нас здесь есть два числа, единица и двойка. Здесь мы с вами даем их разность, от двойки отнимаем единицу. Получаем, вот, например такой результат. У нас имеется вот такая формула. Теперь представьте себе, адреса у нас относительны, вы это видите, что мы копируем эту формулу и вставляем вот сюда. То есть, тем самим у нас получается ссылка, на не существующую, как бы отрицательную ячейку. Вот у нас получилось, вот эта ошибочная ситуация. Давайте пойдем дальше. Следующая ошибка, которую генерирует Excel, это число. Она генерируется, в случае, если функции с числовым аргументом используется не приемлемый для Excel аргумент, например, если мы сейчас с вами, здесь хотим посчитать, к примеру, cosinus, например мы считаем cosinus, и в скобках указываем следующее число плюс, 10, к примеру. То после нажатия клавиши Enter, вы увидите сообщение об ошибки вида число. То есть мы задали неприемлемый аргумент. Ну и последнее сообщение об ошибке, оно называется пусто, давайте, его тоже изобразим, оно изображается с восклицательным знаком и генерируется в случае, если используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон. Например, задано пересечение, как вы знаете, пересечение у нас дается с помощью клавиши пробел, предположим, мы здесь используем опять таки функцию СУМ, ошибаемся, например, у нас А1, но здесь мы забываем, поставит двоеточие, ставим пробел и, например А2. В данном случае, это воспринимается, как пересечение диапазона, а пересечение диапазонов А1 и А2, на самом деле пусто. Вот нам excel именно это самое и сообщил. Если вы обратили внимание, рядом с каждым вот таким вот сообщением об ошибке, если мы выделяем данную ячейку вот такой вот восклицательный знак. Это, так называемый, Smart Tegi. Если мы наводим на них курсор мыши, нас сообщается, что значение в используемой формуле имеет не правильный тип данных. Если мы щелкнем по этой стрелочке, нам предлагается показать справку по ошибке, показать этапы вычисление, пропустить ошибку, изменить нечто в строке формул, задать параметры проверки ошибок и показать панель
98
TeachPro Microsoft Excel 2003
аудита формул. Сейчас мы ничего этого делать не будем. У нас в последствии будет целая тема, с помощью которых мы будем исправлять ошибки в наших вычислениях, а сейчас просто закончим этот урок. На этом уроке мы с вами изучили типы ошибок, которые генерирует Excel.
6.2. Копирование, перемещение и автозаполнение на рабочем листе 6.2.1. Копирование Сейчас мы с вами поговорим о копировании, перемещении и автозаполнении на рабочем листе. С элементами этой темы мы с вами ознакомились ранее. Мы научились с вами копировать из ячейки, вставлять в ячейку и так далее. Давайте, систематизируем наши знания. Во первых, предположим в наших ячейках есть определенный набор данных. Давайте мы с вами их тут наберем. У нас имеется вот такой вот диапазон. Начнем с того, что предположим нам надо скопировать содержимое нашей ячейки. Что мы с вами делаем, мы выделяем данную ячейку, потом выполняем с помощью, меню команды копировать, это делаем с помощью меню правка, копировать. Потом мы выделяем нужную нам ячейку, предположим это D6 и выполняем команду правка, вставить. Мы с вами скопировали содержимое ячейки А1, в ячейку D6. Теперь попробуем сделать следующее, попробуем скопировать целый диапазон. Выделим наш диапазон. Выполним команду правка, копировать, новый после этого выделим диапазон, предположим, мы выделяем, диапазон большего размера. Даже вот такое вот и выполним команду, правка вставить. Если вы обратите внимание, вставился только выделенный нами диапазон, не в зависимость от того, какой исходный размер занимал предыдущий, то есть у нас весь вот этот диапазон скопировалась вот сюда. Это мы сделали с помощью меню правка. Ежели мы с вами выделим изначально не весь диапазон, а только одну ячейку и выполним команду, правка копировать, то в последствии, выделив, например большой диапазон и выполнив команду, правка, вставить, мы с вами получим полностью заполненный диапазон. Заполненный, вот этой одной ячейкой А1. Мы с вами представили, что есть копирование и вставка диапазона, то же самое, копирование и вставку, мы можем с помощью контекстного меню, не с помощью основного меню, а с помощью контекстного. Что мы для этого делаем? Мы выделяем нужную нам ячейку, после этого выполняем нажатие правой клавишей мыши, выполняем команду, копировать, выделяем нужный нам диапазон, опять таки нажимаем правую клавишу мыши и выполняем команду, вставить. Весь выделенный нами диапазон, запенился значениями пять, это значит, что значение ячейки А5, полностью сюда скопировалось. Мы это сделали с помощью контекстного меню. Все то же самое мы с вами можем сделать с помощью клавиатуры, мы можем выделить нужную нам ячейку, на клавиатуре нажать комбинацию клавиш Ctrl,C, затем выделить ячейку, куда мы хотим вставить данное значение и выполнить нажатие горячих клавиш Ctrl,V. Видите, это значение у нас скопировалось. То же самое, мы можем сделать с помощью комбинаций клавиш Ctrl Insert,Shrift Insert.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
99
Выделяем нужный нам диапазон, выполняем сочетание горячих клавиш Ctrl Insert, затем выделяем другой диапазон и выполняем комбинацию клавиш Shrift Insert. В данном случае, в отличии, от предыдущего варианта, когда у нас конечный диапазон уменьшался в соответствии с исходным, сейчас у нас полностью, вес диапазон заполнен вот этими числами. У нас заполнено 3; 4; 5; затем диапазон повторяется, опять 3,4,5 и так далее, вот видите, весь диапазон, конечный у нас заполнен этими значениями. Мы это с вами сделали с помощью горячих клавиш. Кроме того, мы можем скопировать с помощью мыши. Давайте попробуем это сделать. Предположим, нами был выделен изначально вот этот диапазон. Он у нас выделен, после этого мы нажимаем клавишу Ctrl и с помощью мыши, с помощью технологии Drac and Drok. Перетаскиваем это в нужную позицию. Вот у нас оно выделено, нажимаем клавишу Ctrl, затем мы хватаем этот диапазон за границу, вот таким вот образом, и начинаем его, вот так вот перетаскивать. Видите, мы его перетащили в новое место. После этого, мы отпускаем мышь и клавишу Cntrl, вот. У нас вот данные скопировались сюда. Давайте попробуем еще раз. Предположим, скопируем вот этот диапазон, мы его выделили, нажимаем клавишу Cntr, ююю курсор к границе диапазона и начинаем его копировать в нужное место, скопировали, мышь отпустили, клавишу Ctrl отпустили. Предположим, у нас следующая ситуация, мы хотим скопировать вот этот диапазон на другой лист. Делаем мы это точно так же. Выделяем нужный нам диапазон, у нас сейчас выделен, выполняем команду правка, копировать, переходим на другой лист и здесь выполняем команду правка, вставить. Видите, на весь наш диапазон был вставлен фактически на другом листе. Точно так же мы с вами можем скопировать наши данные на другой рабочий лист, другой рабочей книги. Для этого, нам опять таки надо выполнить команду копировать, давайте, выполним ее с помощью контекстного меню, открыть либо, создать новую рабочую книгу, давайте его с вами просто-напросто создадим. Мы хотим создать чистую рабочую книгу, вот у нас есть книга 2 и вставим, с помощью контекстного меню сюда, наши данные, вот. У нас имеется другая рабочая книга, куда мы вставили наши данные, если вы переведете курсор мыши на вашу панель задач, вы увидите, что у нас сейчас здесь две активных, рабочих книги, которые в данном случае, практически друг от друга ничем не отличаются. Перейдем на книгу 1 и продолжим нашу работу. Каким образом, мы с вами копируем и вставляем ячейки, мы уже поняли. Давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами будем изучать перемещение информации, на нашем рабочем листе.
6.2.2. Перемещение На прошлом уроке мы с вами научились копировать информацию на рабочем листе, сейчас мы с вами научимся ее перемещать. Перемещение информации, как правило, выполняется по схеме сходной с копированием. Это делается точно также через буфер обмена Windous. Давайте попробуем заполнить несколько ячеек. Вот, мы сейчас заполнили вот попробуем такой вот диапазон. Сейчас перемесить. Начнем с перемещения ячейки. Для начала, выделяем перемещаемую ячейку, затем, выполняем команду - правка, вырезать. После этого, выделяем ту ячейку, диапазон, куда мы собственно хотим переместить данную информацию, пусть это будет, например, в данном случае ячейка. И выполняем команду – правка, вставить. Эта команда нам знакома, вот. Что у нас произошло? Мы фактически изъяли из ячейки А1 значение, в данном случае эта была
100
TeachPro Microsoft Excel 2003
единица мы, ее переместили в ячейку С2. давайте попробуем проделать то же самое, но с диапазоном. Выделяем наш данный диапазон, выполняем команду, правка вырезать, выделяем конечный диапазон и выполняем команду – правка, вставить. После этого, у нас в данном диапазоне информация как бы исчезла и скопировалась вот сюда. То есть она переместилась. То же самое, мы с вами можем сделать с помощью комбинации клавиш. То есть можем выделить нужный нам диапазон, нажать на комбинацию клавиш (Ctrl X), после этого, выделить конечный диапазон и нажать на комбинацию, (Ctrl V). (Ctrl V)-это комбинация вставить, она идентична и с ситуацией с копированием и с ситуацией с вырезанием, (Ctrl V). Видите, у нас данный диапазон был отсюда изъят, и перемещен вот сюда. То есть, таким образом, мы с вами переместили диапазон, с помощью горячих клавиш. То же самое, можно сделать следующим образом. Мы можем выделить диапазон, нажать комбинацию клавиш (Shift Delete), потом выделить конечный диапазон и выполнить комбинацию клавиш (Shift Insert). Видите, опять таки диапазон отсюда. Точно так же, как копирование, мы можем осуществлять перемещение с помощью мыши. Как это делается? Точно так же, мы выделяем нужный нам диапазон, перемещаем курсор так, чтобы он перешел за границу диапазона, и начинаем вот так вот тянуть. После того, как мы вытянули диапазон на нужную позицию, мы отпускаем левую клавишу мыши. Видите, таким образом, у нас диапазон переместился. Действие, аналогичны копированию, за исключением того, что клавишу (Ctrl) мы с вами не нажимаем, мы просто вот таким вот образом, перемещаем наш диапазон. Видите, давайте еще раз, его переместим, вот. Диапазон у нас переместился. Предположим, у нас вот эти вот ячейки заполнены некоторыми числами, и мы хотим данный диапазон переместить вот на эту позицию. Вот так вот хватаем и перемещаем вот сюда. После того как мы отпускаем левую клавишу мыши, у нас возникает вот это сообщение. Заменить ли содержимое конечных ячеек? Мы можем, согласиться, а можем, и нет. Если мы с вами соглашаемся, у нас данные ячейки оказываются замещенными. Ежели, мы с вами не соглашаемся, давайте здесь заполним несколько ячеек и опять перенесем сюда. Ежели, мы с вами не соглашаемся и нажимаем на кнопку отмена, то наши ячейки перезаписаны не будут и здесь останутся исходные значения. Мы с вами научились перемещать наши значения, с помощью мыши, клавиатуры, с помощью основного меню. На следующем уроке, мы научимся очищать содержимое рабочего листа.
6.2.3. Очистка рабочего листа Сейчас мы с вами поговорим об очистке рабочего листа, его содержимого, предположим, опять таки у нас есть некоторый диапазон. Давайте для полноты картины, мы с вами зададим два диапазона, вот Аким вот образом. Первый диапазон, у нас обычный, а второй диапазон мы с вами отформатируем некоторым образом. Для начала, мы укажем формат ячеек, предположим мы зададим данному диапазону форматирование дата. Вот такое вот, у нас получилось, следующее. И еще, зададим ему некоторое начертание и даже зададим с вами шрифт, выполним команду формат ячеек, перейдем на вкладку шрифт, зададим какой не, будь новый шрифт, давайте, что не будь с вами выберем, на пример Tims Nwe Roman, и даже зададим цвет, например вот такой вот симпатично бирюзовый. Вот у нас имеется два диапазона.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
101
Во первых, мы, можем просто очисть лист, и нужный диапазон ячейку с помощью следующей команды. Выбираем нужную ячейку, выполняем команду правка, очистить. В открывающемся подменю, мы можем выбрать, что именно мы с вами хотим очистить. Мы можем очистить, все имеющееся на данном листе, можно очистить только форма, содержимое и примечание Что такое примечание, мы с вами познакомимся с этим позже? А сейчас попробуем очистить просто содержимое. Выполем команду Del. Видите, сейчас у нас данная ячейка оказывается абсолютно пустая, в ячейке А1, у нас ничего нет. Она пуста. То же самое, мы можем сделать с помощью контекстного меню. Выделяем ячейку, вызываем контекстное меню и выполняем команду, очистить содержимое. Кроме того, мы можем выделить ячейку или диапазон. Опять таки, вызвать контекстное меню и выполнить команду удалить. В данном случае, у нас вызывается диалоговое окно удаление ячеек, что это такое, мы с вами узнаем позже. Сейчас примем предлагаемое, ячейки со сдвигом налево и нажмем на кнопку ОК. после того, как мы выполнили удаление ячеек со сдвигом налево, у нас фактически то, что имелось с права, сместилось на одну позицию влево. Это мы с вами пройдем чуть позже, но в этом же уроке. Кроме этого, мы можем удалить только формат, нам достаточно, выделить нужный диапазон, вот вы сейчас перед собой видите форматированный ячейки, выполнить команду правка, очистить и выполнить команду формат. В данном случае у нас удалился только формат. Мы получили исходные, числовые значения, которые, у нас сейчас даны фактически в формате общий. Вот сейчас вы это видите вот в этом диалоговом окне. То же самое мы можем сделать с помощью клавиши Delete. То есть удалить содержимое ячейки. Нажимаем на клавишу Delete, видите, у нас содержимое ячейки удаляется. То же самое можем сделать с содержимым ячейки В4 Delete и В3, клавиша Delete. Сейчас давайте дадим, какой ни будь, опять таки какой ни будь диапазон, так, мы даже можем заполнить его с помощью автозаполнения и попробуем удалить ячейку А12. Вызываем контекстное меню и выполняем команду, удалить. Нам опять таки приходит вот это вот диалоговое окно, которое мы сейчас видим на экране. Мы можем удалить ячейки со сдвигом влево, можем удалить полностью строку столбец, а так же ячейки со сдвигом вверх. Что это значит? Если мы удаляем ячейки со сдвигом вверх, то в этой позиции. В позиции ячейка А12, у нас начнет находиться ячейка А13, которое содержит значение 6. Давайте в этом убедимся. Нажимаем на кнопку ОК, видите у нас в ячейку А12, пришло значение 6. Фактически, у нас не осталось пустой ячейки, а диапазоны фактически как бы сошлись. Давайте вот здесь зададим новый диапазон, опять таки с помощью автозаполнения, вот таким вот образом. Теперь, предположим, мы хотим опять таки удалить ячейку А12. Выделяем ее, выполняем из контекстного меню, команду удалить. Сейчас нам опять предлагается удалить ячейки. Либо со сдвигом влево, либо со сдвигом вверх. Если мы выберем ячейки со сдвигом вверх? Что у нас получится? Вот эта семерка, которую вы видите в данный момент, перейдет на место ячейка А12. если мы выберем ячейки со сдвигом влево, то на место А12, придет ячейка В12, то есть содержащая число пять. Давайте предположим, что мы хотим выбрать первый вариант, ячейки со сдвигом влево, нажмем на кнопку ОК. Как и предполагалось, ячейка В12, содержащая значения пять, пришла на место ячейки А12, то есть, мы удалили ячейку А12, вот таким вот образом. Что у нас еще имеется. Опять вызовем контекстное меню, выполним команду, удалить, кроме того, что мы можем удалить определенные ячейки с определенными сдвигами, мы можем удалить целый столбец или целую строку. Предположим мы хотим удалить целую строку. Ставим соответствующий переключатель. После этого, вот этой строки, у нас фактически не будет на нашем экране. Давайте в этом убедимся, нажмем на клавишу ОК. Видите, на место А12 пришла первоначальная ячейка А13, вся строка удалилась, пустое значение ячейки В12 заполнилось с предыдущим значением. У нас получились такие вот данные. Давайте здесь еще раз зададим некоторый диапазон, продолжим его и попробуем удалить вот эту ячейку, которая называется В12. Выполняем нажатие правой клавиши мыши, команду
102
TeachPro Microsoft Excel 2003
удалить. Сейчас мы можем удалить с ячейки со сдвигом вверх, строку столбец или ячейки со сдвигом влево. Что это все значит, вы уже знайте, кроме опции удалить столбец. Если мы его выделим, нажмем на кнопку ОК, то видите, у нас весь серединный столбец перестал существовать. Сейчас давайте, удалим ячейку, А16 и посмотрим, какое значение в него придет. Если мы удаляем ячейки со сдвигом вверх, то логично, что в ячейку А16. придет значение 12. а если мы удалим ячейки со сдвигом влево, то в ячейку А16, придет число 9. Предположим, мы вот хотим поступить именно так. Нажмем на кнопку ОК, видите, девятка пришла сюда, ячейка была удалена. Вы поняли, что, значит, удалять ячейки. Либо с помощью контекстного меню, либо с помощью основного меню. На следующем уроке, мы с вами научимся пользоваться автозаполнением, при вводе информации на рабочий лист.
6.2.4. Автозаполнение На этом уроке, мы с вами научимся пользоваться автозаполнением, при вводе информации на рабочий лист. На прошлых уроках мы с вами пользовались уже автозаполнением и достаточно с ним знакомы, как именно мы с ним пользовались. В основном мы использовали маркер автозаполнения. Давайте, предположим, зададим опять таки некоторый диапазон. В данном случае, наиболее простой, вот единица и дав. Если мы выделим этот диапазон, захватим вот за этот маленький черный квадратик, то тем самим мы продолжим некоторую прогрессию. Excel предполагает, что если у нас изначальные числа были один и два, значит шаг прогрессии у нас равен единицы и фактически домысливает следующее значение нашего массива. Если мы, введем какие не, будь другие данные, мы это с вами пробовали на прошлом уроке, например, мы пробовали вводить, к примеру, два в один, это определенное текстовое данное. Давайте еще раз попробуем, глава 2. Сейчас выделим вот этот вот диапазон и продолжим маркером автозаполнения, то у нас Excel продолжит этот логический ряд. Собственно, что мы с вами еще можем. Мы можем задать здесь не целые числа а к примеру дроби. Здесь мы даем ноль целых, например, пять десятых. Если мы даем только одно значение в нашем диапазоне и продолжаем, то у нас, просто диапазон заполниться этими значениями, но если мы с вами зададим первое значение и второе, например ноль целых семь десятых. Затем выделим этот диапазон и ухватим, за маркер автозаполнения, то уже excel продолжит этот ряд совершенно правильным образом. Если первое значение у нас ноль пять, второе ноль семь, то логично предположить, что следующее будет ноль целых девять десятых и так далее. Видите, совершенно логично продолженный ряд. Тоже самое, мы с вами делали, когда занимались, например, формулами, мы здесь, с вами можем указать некоторую формулу, к стати в относительных ссылках. Давайте попробуем А1 прибавить А2. У нас сейчас, в данный момент юююю формула, значение ячейки А1 у нас ноль, потому что пустая ячейка, а два тоже ноль. В данном случае, это не важно, если мы ухватим за маркер автозаполнения и продолжим его на некоторый диапазон, то следующим значении будет соответственно А2 плюс А3. У нас на единицу увеличивается относительно адрес каждой ячейки. Это у нас А2 плюс А3, А3 плюс А4 и так далее. Если у нас даны абсолютные значения наших ячеек. То есть равняется якорь, то есть, знак доллара А, опять таки якорь, единица плюс якорь с большой буквы А2, нажмем на клавишу Enter,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
103
то в данном случае, если мы продолжим работать с маркером автозаполнения, у нас ничего не измениться. Относительные ячейки у нас не меняются, видите у нас везде та же самая формула, в отличие от этой вот ситуации. Аналогично, автозаполнение производиться с помощью списка. Как вы помните, в свое время, с помощью диалогового окна параметры, меню, сервис мы задавали списки. Давайте перейдем на соответствующую вкладку, и увидим вот этот список, который был создан нами. Это – Иванов, Петров, Сидоров, Карапетов, мы с вами создали этот список во время одного из прошлых уроков. Нажмем на клавишу отмена и попробуем ввести с помощью автозаполнения этот список, давайте, переключимся на русский регистр – Иванов. Нам даже не нужно далее вводить текст, достаточно ухватить за маркер автозаполнение и протянуть, видите, вот здесь на сплывающей подсказке мы видим, что если мы сейчас отпустим левую клавишу мыши, последним введенным значением у нас будет Карапетов. Необходимо заметить следующее. Если мы работаем с помощью маркера автозаполнения, давайте сделаем вот что, здесь опять таки введем некоторый диапазон, например 1; 2; 3. В ячейке содержащей значение два, придадим определенный формат, на пример вот такой, а ячейке содержащее значение 3, например, просто вот такой. У нас юююю некоторый форматированный диапазон. Если мы сейчас с вами продолжим заполнение с помощью маркера, вот таким вот образом, то у нас соответственно скопируются и форматы, видите, 5,8 и11 у нас жирны и подчеркнуты. А шестерка, девятка и двенадцать у нас даны курсивом. То есть, таким образом у нас копируется и формат также. Это всегда надо иметь в виду. Кроме этого, мы можем использовать контекстное меню, при заполнении. Например, если мы выделяем, например вот этот диапазон и захватываем маркер автозаполнения с помощью не левой клавиши мыши, а правой, давайте попробуем это сделать, и протянем его на нужную позицию, затем отпустим правую клавишу мыши, у нас появится контекстное меню. Где нам предлагается, либо копировать ячейки, либо заполнить, заполнить только форматами, только значениями, задать линейное приближение, экспоненциальное и задать прогрессию. С диалоговым окном прогрессия вы знаком, мы с вами изучали его в свое время. С линейным и экспоненциальным приближением еще нет, мы с вами его изучим на следующем уроке. А сейчас попробуем, например, заполнить, только значениями. Сейчас оно заполнилось только значениями. К сожалению, получилось не очень наглядно, потому что в данном столбце ни какого форматирования у нас не было, давайте попробуем поработать вот с этим столбцом. Зададим, какие то форматы вот этим вот значениям, видите у нас определенное форматирование, выделим данный диапазон, с помощью правой клавиши мыши протянем его и заполним, в общем, не только значениями, а всем остальным и форматами и значениями. И форматами и значениями. Видите, у нас получилось вот такое вот чередование форматов, то есть произошло автозаполнение, которое захватило и значение и форматы. То же самое, мы можем сделать с помощью основного меню, например, выделив нужный диапазон, выполнить команду правка, заполнить, соответственно вниз. В данном случае, нам надо выделить вот таким вот образом, правка, заполнить, вниз. В данном случае, было произведено заполнение только значениями. Если мы сейчас выполняем правка, заполнить, вниз, то у нас фактически в эту ячейку, вместо первоначального значения 36, посадилась глава 35, с нужным форматом. Если мы опять таки выделим, вот этот вот диапазон и выполним команду правка, заполнить, вниз, то у нас соответственно все значения вот так вот заполняться. Курсивным начертанием глава 35. Вы примерно себе представили, что у нас имеется, введу под определением автозаполнения, на этом закончим текущий урок, и вообще закончим тему копирование, автозаполнение и удаление значений, на следующем уроке мы с вами начнем обширную тему, который называется работы с файлами.
104
TeachPro Microsoft Excel 2003
6.3. Работа с рабочей книгой 6.3.1. Создание новой рабочей книги Как вы знайте, при запуске Microsoft Excel. Давайте, запустим его, автоматически создается пустая рабочая книга, вот сейчас вы ее видите на экране. По умолчанию, она обычно содержит три листа, это вы тоже знайте. Мы можем увеличить количество листов, или менять их название, типы листов одной рабочей книги так же могут различаться, они могут быть просто рабочим листами, могут быть, листами, содержащими диаграммы и так далее. Если предположим, мы хотим создать новую рабочую книгу, вы опять таки об этом знайте, мы должны выполнить следующую команду. Мы должны выполнить команду файл, создать. Вот здесь, у нас, вот в этой области задач, появляется вот такое новое фактически окно, которая, называется создание книги. Здесь мы можем создать книгу, на основе чистой книги. Мы с вами это многократно делали, у нас вот создалась новая рабочая книга, которая называется книга 2. Если мы опустим курсор мыши вниз, мы увидим, что сейчас у нас на экране присутствуют две рабочие книги, кроме того, новую рабочую книгу мы можем создать с помощью специальной кнопки на панели инструментов, вот эта кнопка. Если мы нажмем на нее, то у нас, видите, создастся третья рабочая книга, которая называется книга 3. Опустим наш курсор и увидим на нашей панели задач уже три рабочей книги. Кроме того, рабочую книгу можно создать с помощью комбинации горячих клавиш. Для этого надо нажать комбинацию клавиш Ctrl и букву N, то есть – new. После того, как мы с вами нажали эту комбинацию клавиш, если вы обратили внимание, у нас здесь появилась книга 4, если мы опустим курсор мыши, мы увидим, что книг у нас здесь уже четыре штуки, первая, вторая, третья и четвертая. Это все, что стоит говорить о создании чистых рабочих книг. Очень часто, в процессе повседневной работы, бывает необходимо создавать однотипные рабочие книги, например вы, можете создавать бланки, и эти бланки и эти бланки вам нужно будет создавать многократно. В этом случае используется понятие шаблона. Давайте мы создадим, какую ни будь рабочую книгу на основании шаблона, а потом поговорим, что этот шаблон из себя представляет. Давайте, опять таки выполним команду файл, создать. Выполняем эту команду с помощью меню, для того чтобы получить опять таки это предложение, о выборе в области задач. Давайте выберем вот этот пункт, который называется на моем компьютере. Что это значит? Это значит, что мы создадим рабочую книгу, на основании шаблона и эти шаблоны должны храниться на моем компьютере. Давайте нажмем на эту ссылку, вот. У нас появилось диалоговое окно, которое содержит две вкладки, общие и решения. На вкладке общие, у нас содержится просто пустая книга, но на вкладке решение у нас содержится насколько видов отчетов. Предположим, нас интересует обычная Счет Фактура. Давайте нажмем на этот пунктик и нажмем на кнопку ОК. сейчас перед нами, была создана новая рабочая книга, но на основании шаблона Счет Фактура. Если вы посмотрите в заголовке, наши программы, у нас эта рабочая книга называется Счет Фактура 1. То есть на основе шаблона Счет Фактура была создана рабочая книга. По умолчанию, всегда эта рабочая книга получает название имени шаблона и порядкового номера. Теперь, что есть шаблон. Шаблон, это фактически заготовка рабочей книги, куда входят, например, определенные уже введенные данные, видите вот они, здесь у нас имеется, фамилия,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
105
адрес город, телефон, форматирование, нам остается только заполнить вот подобный шаблон данными. Вот мы можем в вести, например фамилию, к примеру, тот же Иванов, здесь задать адрес. В соответствующих окошках задать область индекс, если вы обратили внимание, видите, определенные ячейки защищены от записей коррекции, то есть мы можем вводить информацию, только в специально разрешенные места, если мы щелкнем по ячейке содержащее адрес, она у нас даже не выделяется. То есть, сделано все, чтобы минимизировать ошибки пользователя, видите, вот на основе шаблона, мы с вами создали вот такую вот рабочую книгу. Здесь опять таки, повторюсь, хранятся данные, форматирование, параметры страницы, стиль ячеек, защищенные области, скрытые и так далее. Очень часто хранятся и формулы, например…. Ну мы с вами научились создавать файл, научились создавать новую рабочую книгу. Как чистую рабочую книгу, так и рабочую книгу на основе шаблона. Давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами продолжим работу с шаблонами.
6.3.2. Шаблон рабочей книги На этом уроке мы с вами продолжим работу с шаблонами. У вас может возникнуть вопрос. Если Excel нам предоставляет вот такие шаблоны для создания наших рабочих книг, можем ли мы шаблон создать сами. Ответ на этот вопрос может быть положительный. Давайте сейчас сами попробуем создать некоторый шаблон. Для этого создадим новую рабочую книгу. В нашем случае, сейчас эта будет книга 5, удалим из нее дополнительные листы, вы это умеете делать. Выделяем соответствующе и нажимаем, кнопку удалить, это так же удалим. Наша рабочая книга для шаблона должна содержать один лист. И давайте введем сюда, например, какие ни будь данные. К примеру, мы хотим создать шаблон, для создания какого ни будь списка, то есть мы, сюда введем данные Ф.И.О., а здесь, например, введем возраст, вот. У нас будет такая структура. Давайте это выделим. Делаем жирным и курсивным начертанием, вот так, запретим редактировать эти ячейки. Для этого мы их выделим, выполним нажатие на правую клавишу мыши, формат ячеек, защита, в данном случае это у нас вот защищаемая ячейка. Эти ячейки, у нас будут соответственно не защищаемые, давайте мы это с вами уберем. Это будет у нас не защищаемая ячейка. Этому диапазону, дадим какое не, будь обрамление, ну давайте, чтото в этом роде, даже вот, так вот, ОК. У нас получилась вот такая вот симпатичная таблица. Выполним команду сервис, защита, защитить лист, здесь мы вводим, защитить лист и содержимое защищаемых ячеек, вот, все здесь хорошо. Нажмем на кнопку ОК. Защищаем мы без пароля, просто не разрешаем изменения вот данных вот на этом листе, видите, после нажатия любой клавиши нам сообщается, что ячейка или диаграмма защищена от изменений. После того, как мы создали эту прекрасную таблицу, нам следует сделать следующее. Мы должны хранить эту рабочую книгу в качестве шаблона. Для этого, мы должны выполнить команду файл, сохранить, как и здесь в раскрывающемся списке выбрать команду шаблон. После того, как мы выбрали тип файла шаблон, мы уже автоматически оказываемся на нужной позиции, то есть в каталоге шаблон, applications data. Назовем наш шаблон, например, что-то типа мой шаблон и нажмем на кнопочку сохранить, нажали, теперь у нас имеется вот такой вот шаблон рабочей книги. Давайте мы закроем его и создадим файл на основе этого нашего шаблона. Опять выполняем команду ююю компьютере, и здесь в списке общий находим наш только что созданный шаблон. Давайте выделим его и нажмем на кнопку ОК, вот. У нас была создана новая рабочая книга, на основе
106
TeachPro Microsoft Excel 2003
нашего вот этого шаблона. Здесь прямо так и сказано, что это мой шаблон, это имя нашего шаблона и дан порядковый номер. Собственно именно так, как мы с вами собирались сделать. И здесь мы уже можем вводить любые нужные нам данные. То есть мы с вами научились создавать свой собственный шаблон. Если вам нужно сделать большое количество однотипных документов, то использование шаблонов, это наилучший способ. Кроме того, вы можете вставлять рабочий лист, на основе существующего шаблона. Предположим, у вас, вот в данном случае, в вашей рабочей книге, которая создана на основе шаблона мой шаблон 1. И вы хотите вставить новый рабочий лист, созданный на основе другого шаблона. Что мы для этого делаем. Сначала устанавливаем наш курсор мыши, около ярлычка листа, перед которым мы хотим вставить новый лист, и щелкаем правой клавишей мыши, щелкнули. Здесь выбираем, команду добавить. После того как выбрали команду добавить, мы здесь можем выбрать соответственно тот элемент, который хотим использовать на нашем рабочем листе. Переключимся на решение и, например пусть это будет кабельная карточка, и нажмем на кнопку ОК. Что у нас получилось, в нашей рабочей книге, вот этой, который мы с вами создали, был добавлен лист созданный на основе другого шаблона. На основе шаблона карточка табельного учета. Вот у нас вот такой вот получился шаблон. Вы можете спросить, а на основе какого шаблона Excel по умолчанию создает рабочую книгу? По умолчанию, рабочая книга создается на основе автошаблона. Автошаблон рабочей книги называется книга ююю. При необходимости вы его можете поменять. Давайте, выполним, команду сервис параметры, вот мы выполнили эту команду, перейдем на вкладку общий и если здесь не задан другой путь, каталог автозагрузки, то значит, он по умолчанию находиться в каталоге, куда установился ваш Microsoft Offis. Нажмем на кнопку отмена и попробуем сделать следующее, нажмем на кнопочку открыть и поищем наш шаблон. Фактически автошаблон, рабочей книги. Давайте перейдем в My computer, диск “С”, затем выполняем щелчок здесь, переходим на папку Microsoft offis, затем сюда и вот, вот наша папочка. Ююю, именно здесь будет находиться автошаблон рабочей книги, который запускается по умолчанию. Давайте сюда создадим, какую ни будь рабочую книгу, то есть какой не, будь шаблон. Предположим, вот этот шаблон, который мы с вами только что создали, мы хотим, чтобы использовалось по умолчанию. То есть, выполняем команду файл, сохранить, как, мы уже там, где собираемся находиться. Здесь выбираем шаблон, переходим на нужную нам папочку, мы с вами только что в ней были, вот она. И называем наш автошаблон, именем книга. Именно так должен называться автошаблон, книга и нажимаем на кнопку, сохранить. После чего, закрываем вообще Microsoft Excel, никаких изменений мы с вами сохранять не хотим. И запустим Excel еще раз, вот видите, по умолчанию, пустая книга у нас уже создалось на основе того шаблона, которого мы уже сделали. На основе автошаблона. И каждый раз, когда мы будем нажимать на кнопку создать, наша новая рабочая книга будет создана именно на основе этого автошаблона. Для того чтобы вернуть все обратно, нам следует сделать следующее. Закрыть полностью Microsoft Excel. И открыть, к примеру, мой компьютер, перейти на ту папочку, в которой мы с вами только что были, давайте сейчас найдем наш Microsoft offis, затем идем сюда, сейчас вот наша папочка и удаляем отсюда вот эту рабочую книгу, все. Сейчас, если мы запустим наш Microsoft Excel, у нас уже будет создана нормальная рабочая книга, к которой мы привыкли. Ну, давайте на этом закончим урок, посвященный автошаблону. На следующем уроке мы продолжим разговор об открытии, сохранении и закрытии рабочих книг.
6.3.3. Открытие и закрытие рабочей книги с сохранением После того, как вы создали вашу рабочую книгу, у вас может, появится необходимость, вопервых, открыть ее, а во-вторых, закрыть, с сохранением. Если вам, нужны данные, на рабочей,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
107
книге, с чего мы начинаем открытие стандартной рабочей книги, давайте мы опять запустим наш Microsoft Xecel, вот он. Для того чтобы открыть рабочую книгу, мы выполняем команду, Файл открыть. У нас появляется обычное диалоговое окно открытие файла. Здесь с помощью вот этого вот списка, мы выходим на нужную позицию в дереве каталогов. То есть, мы можем выйти, например, на позицию мой компьютер, тогда нам станут, доступны локальные диски и, например каталог общие документы. Можем выйти сразу на каталог общие документы, можем прийти в каталог мои документы, после тог, как пришли в каталог мои документы. После того, как пришли в каталог мои документы можем с помощью, например двойного нажатия на соответствующую ссылку переходить по каталогам, в общем, это все вы уже знайте. После того, как вы здесь выбрали нужную позицию, вам достаточно выбрать нужный вам файл. Предположим это у нас книга 1. выделили ее мышкой и нажимаем на кнопочку, открыть. После того как мы это с вами сделали, перед нами имеется рабочая книга, файл, который мы с вами использовали на одном из прошлых уроков. После этого, как мы открыли файл, и с ним поработали, мы должны будем сохранить. А сейчас продолжим тему открытие файлов. Давайте, еще раз нажмем на кнопку открыть, и обратим внимание вот на эту кнопочку. Если мы, например, выбрали какой не, будь файл, у нас эта кнопочка активизируется, и если вы увидите, здесь у нас имеется вот такая маленькая стрелочка. Если мы по ней щелкнем, у нас здесь имеется несколько возможностей, что именно сделать с данным файлом. Мы можем просто его открыть, тогда мы сможем его открыть и редактировать. Можем открыть только для чтения, в этом случае мы не сможем редактировать и сохранять наш файл. Можем открыть как копию, то есть откроется фактически второй экземпляр нашего файла и, можем выполнить команду отрыть и восстановить, но это используется только для испорченных, например файлов. В каждый раз вы должны согласно своим нуждам выбирать соответствующую здесь команду. Вот это вот второй способ открытия файлов. Давайте закроем это окно. Необходимо сказать, что кроме всего прочего вы можете открывать вши файлы с помощью обычного проводника Widows. Давайте мы с вами запустим этот самый обычный проводник, вот он, вот здесь у нас уже имеется список наших файлов. Список наших рабочих книг. Видите здесь в каталоге – мои документы, у нас имеется вот такой вот список рабочих книг. Рядом с каждым из них вот такой вот значок. Это иконка Microsoft Excel. Вот такой вот крестик. Если мы сейчас сделаем двойной щелчок по любому из этих рисуночков или по этой надписи, то эта книга у нас откроется соответственно в программе Excel, видите, совершенно простым способом мы открыли один из старых используемых нами на одном из прошлых уроков файлов. Что еще может быть интересного? О первых, очень часто, определенные файлы, определенной рабочей книги содержат макросы. И если вы открывайте рабочую книгу, которые такие макросы содержат, например, в данном случае у нас вот эта рабочая книга, нажмем на кнопку открыть, у вас появится вот такое вот диалоговое окно, которое называется предупреждение система безопасности. Что это значит? Это значит, что вас предупреждают, что макросы могут содержать вирусы, вы можете отключить макросы, или их не отлучать. Предположим, вы хотите отключить макросы, тогда ваша рабочая книга совершенно спокойно открылась, но нам Microsoft Excel сообщает, что макросы откручены из-за того, что выбран высокий уровень безопасности. Для запуска макроса, следует либо изменить уровень безопасности, на более низкий, либо попросить автора подписать
108
TeachPro Microsoft Excel 2003
макросы с использованием сертификата. Что такое макросы мы с вами будем проходить позже, а сейчас посмотрим, что означает уменьшить безопасность. Давайте, выполним команду сервис, параметры и прейдем на эту самую вкладку безопасность. Вот здесь имеется вот такая кнопочка безопасность макросов, и именно здесь ставится уровень безопасности. Если мы с вами здесь установим, например вот эту вот галочку, вот этот переключатель и нажмем на кнопку ОК. Закроем этот файл и откроем его еще раз, то в данном случае нас предупредят о том, что рабочая книга содержит макросы, и предложат их отключить. Но эта кнопка не будет пассивна, она будет активна. У вас будет возможность не отключать макросы. Сейчас мы их не отключили. Нам предлагается щелкнуть дважды на имени функции для справки. Вот это все у нас список наших функций. Правильно все. Ну, давайте закончим текущий урок, вроде мы все изучили по вопросу открытия рабочей книги, как это делается, на следующем уроке мы с вами поговорим о выборе режима представления файлов и о закрытии рабочих книг.
6.3.4. Свойства открытия файла При открытии или закрытии файла, давайте нажмем на кнопочку открыть, здесь у нас по умолчанию появляется некоторый каталог. Это тот каталог, который установлен в Excel, по умолчанию. По умолчанию рабочий каталог. В данном случае считается, что мы всегда работаем с каталогом мой документ. Если мы захотим изменить вот это место положения, что мы с вами должны делать. Давайте нажмем на кнопку отмена и выполним команду сервис параметры. В этом окне сервис параметры, мы перейдем на вкладку общий и увидим здесь, вот этот вот самый каталог, который установлен по умолчанию, рабочий каталог. Если мы с вами здесь ее поменяем, по умолчанию в каждый раз будет открываться соответственно другой каталог. Ну, в данном случае мы с вами ничего менять не будем, а продолжим изучение вот этого диалогового окна. Надо сказать, что в Excel, как и в других приложениях Windws имеется несколько режимов представления файлов. Режим представления файлов устанавливается с помощью вот этого вот списочка. Какие у нас есть возможности. Во-первых, у нас есть возможность показать эскизы страниц, давайте выберем их. Видите, у нас сейчас здесь появились, вот такие вот крупные значки. Далее, рядом, у нас появилось два вот таких аккуратненьких столбика, на самом деле, здесь не происходит, просто меняется расположение. Пока ничего полезного мы не обнаружили. На много интереснее, здесь будет, таблица, если вы видите, что у нас сейчас произошло. Вы, увидите, что, во-первых, мы увидим, когда был изменен, тот или иной файл, какого он размера, в данном случае изображен размер и его тип. То есть мы можем ориентироваться не только по иконке, не только по картинке, а еще и по записи. В данном случае нам указывается, что это лист Мicrosoft Excel. Что у нас здесь есть еще? Еще имеются свойства. Каждый файл имеет свой определенный набор свойств. Если мы сейчас будем щелкать по очереди на каждом файле, мы увидим соответственный набор свойств. В данном случае, файл, функц. Эта таблица функции. Автор корпорации Мicrosoft, соответственно и автор изменений и данные, когда был создан, когда был изменен его размер. Если мы книгу 1 выберем, то соответственно у нас будут и другие данные. Это очень интересная возможность. И самая интересная возможность, это возможность просмотра. В данном случае excel нам говорит, что возможность просмотреть нас отсутствует, но иногда, так сказать, есть возможность это делать.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
109
Давайте, здесь найдем, какой не будь другой файл, к сожалению, ничего не нашли, ну давайте закроем это окно, Кроме этого, если мы откроем наше вот это вот диалоговое окно, давайте переключим на таблицу, у нас есть следующая возможность. Мы можем отфильтровать файлы, которые сейчас показаны на экране. Делается это с помощью вот этого вот списка. Например, сейчас у нас на экране все файлы microsoft offis Excel. Если мы выберем все Web страницы, то мы увидим, что в данном каталоге Web страниц нет попросту. Или, например текстовые файлы. Если бы в этом каталоге было бы несколько файлов, то они бы были показаны на экране. Этой возможностью очень удобно пользоваться. Если у вас, большое количество файлов, вам надо их как-то отсортировать, вот имеются, значит, шаблоны, надстройки, панели инструментов, рабочая область и так далее. Резервные копии, вот вы можете по очереди фильтровать содержимое данной папки. Но это, в общем, все об открытии документа. После того, как мы с вами документ открыли и им поработали, необходимо его соответственно закрыть. Перед закрытием, необходимо его сохранить. Об этом мы с вами поговорим на следующем уроке.
6.3.5. Способы сохранения рабочей книги После того, как мы подготовили документ, его необходимо сохранить. Давайте с начала разберем способы сохранения наше рабочей книги, что мы делаем? Выполняем команду файл, сохранить. Если вы, ваш файл сохраняете повторно, то есть у файла уже имеется имя, то никаких добавочных вопросов Excel задавать не будет. Если ваша книга никогда не сохранялась, давайте откроем, какой ни будь, или еще луче создадим новую, вот мы создали новую рабочую книгу. После того, как мы в нее внесли определенные изменения и нажали на кнопочку файл сохранить, то есть, сохраняем мы ее в первый раз, у нас показывается вот это диалоговое окно, которое называется сохранение документа. Поле имя файла мы задаем название, которым мы хотим назвать нашу рабочую книгу, предположим мы хотим назвать My book. Мы с вами набрали, вот My book и нажимаем, на кнопочку сохранить. Сейчас данная рабочая книга, под именем My book сохранилась в каталоге мои документы. Это же самое окно, мы можем увидеть, если захотим сохранить нашу рабочую книгу, под другим именем. Предположим, имя My book у нас уже есть, мы хотим, чтобы эта книга была фактически сдублирована, что мы с вами для этого делаем. Выполняем команду файл, сохранить как. После выполнения этой команды у нас вот появляется это знакомое нам диалоговое окно, сохранения документа, здесь мы можем задать новое имя файла. Предположим новое имя файла My book 1, а здесь уже указан, тип файла. В данном случае у нас книга Microsoft offic Excel. Помните, когда мы с вами работали шаблонами, в этом списке мы выбрали шаблон, кроме того, имеется вот большое количество других опций, которые мы с вами будем проходить позже, например, тогда когда будем проходить ююю или как работать с Web страницами в Excel. Сейчас у нас имя файла My book 1, сохраняем. Сейчас наша рабочая книга сохранена под другим именем. Кроме того, мы можем сохранить его вообще в другое место. Нажмем сохранить, как, сейчас мы находимся в папке мой документ, мы можем выти на любую позицию, например, просто на диск С и сохранить сюда в корень. Давайте сохраним, вот сейчас My book 1 был сохранен в корень диска, С. В процессе, сохранения
110
TeachPro Microsoft Excel 2003
документа имеется возможность, назначить автоматическое создание резервной копии, на случай если вы ошиблись и сделали, что не будь не так. Кроме того, можете случайно удалить файл или его повредить. Для того чтобы установить этот параметр, делается следующее, выполняем команду, файл, сохранить как. Сейчас у нас открыто диалоговое окно сохранения документа. Мы здесь открываем вот этот списочек сервис и выполняем команду общие параметры. Здесь у нас даны параметры сохранения, например мы, можем всегда создавать резервную копию, нам достаточно установить эту галочку, или же, если мы хотим дополнительно защитить наш файл, можем, например, установить пароль для открытия, пароль для изменений, или рекомендовать доступ только для чтения. Ну, сейчас мы с вами это делать не будем, просто нажмем на кнопку ОК, для создания резервной копии. Перейдем в каталог мои документы и сохраним рабочую книгу My book 1, под именем, например My book 2. Вот так, сохранили, посмотрим, что за резервная копия у нас при этом получилось. Выполняем команду My computer, переходим на мои документы, вот здесь у нас вот такой вот каталог, давайте сохраним нашу рабочую книгу, мы ее вот так вот сохранили, вот. У нас здесь имеется вот такой вот дополнительный файл, который называется резервная корпия My book 2. Этот файл сохранился именно потому, что, мы поставили галочку соответствующее, Полю. Давайте, закроем это окно и сейчас поговорим о свойствах файла. Каждая рабочая книга имеет свои свойства. Диалоговое окно, которое к этим свойствам относится выводиться следующим образом. Файл, свойства. Вот здесь вы можете задать свойства книги My book. Во-первых, на вкладки общие, содержится системная информация, то есть тип файла, папка, где храниться, размер, имя нашего файла, когда создан, когда открыт и соответственно его атрибуты. На вкладке документы, вы можете задать данные об авторе документа. Если автор вы, здесь соответственно набирайте ваши данные. Предположим, давайте мы, здесь введем название, что это именно My book, а темы, например у нас нет. Перейдем на вкладку статистика. Ююю статистика по файлу, кто изменил, когда создан, когда изменен и так далее. Если мы перейдем на вкладку состав, мы увидим, какие рабочие листы содержит наша рабочая книга. Это состав документов, ну и соответственно вкладка прочие. С помощью этой вкладки вноситься дополнительные свойства пользователя. Ну, давайте перейдем на вкладку документ, на самом деле это самое интересное в данном случае вкладка, название это название рабочей книги, тема, тема которой посвящена данная рабочая книга, автор и руководитель, в общем, понятно по умолчанию, учреждение. Группу стоит вводить в категорию, к которой относится данная рабочая книга. К примеру, например, группа Счет Фактур, ключевые слова, ключевые слова – это фраза или любой набор символов, который идентифицирует вашу рабочую книгу при поиске. Давайте здесь дадим, например вот такое вот ключевое слово Key word потом мы с вами ею воспользуемся при поиске. Заметки это любые комментарии, фаза гиперссылки. Эта база относительно в адрес гиперссылки, которая в данном случае может быть использовано в адресе. В данном случае у нас ничего не использовано. Вот эта галочка, это создать рисунок, для предварительного просмотра, помнете, когда мы с вами включили предварительный просмотр в окне открыть файлы, предварительный просмотр был невозможным, потому что у тех файлов в свое время этой галочки было не установлено. Давайте включим галочку, нажмем на кнопку ОК, сохраним, и посмотрим, что же у нас тут получилось. Откроем, это у нас My book 2. Давайте, во-первых, здесь посмотрим, что у нас изменилось в свойствах, видите, сейчас нам даны свойства, мы сюда добавили ключевое слово, добавили название и добавили тему, а во-вторых, давайте включим просмотр, вот. У нас был создан рисунок. Для предварительного просмотра и он сейчас у вас на экране. Вот у этой книги просмотр не возможен, и у этой книги просмотр не возможен также. А здесь, благодаря, включенный, нам в свое время галочку мы уже видим, что это за рабочая книга. Ну, давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами продолжим разговор о сохранении рабочих книг.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
111
6.3.6. Автосохранение и сохранение по умолчанию В Excel существует такая возможность, как автоматическое сохранение рабочих книг. Чем удобна эта возможность. Она позволяет не отвлекаться в процессе работы на ее сохранение в ручную. Вы можете заработаться, забыть, что вы не сохраняли вашу рабочую книгу, и у вас, например, выключат свет, тогда вся ваша работа пропадет зря. Для этого, существует режим автоматического сохранения. Чтобы Excel автоматически сохранил вашу работу. Чтобы этот режим был установлен, не обходимо сделать следующее. Выполнить команду сервис, параметры. После того как вы выполнили эту команду, у вас появляется диалоговое окно параметры, оно вам знакомо. В этом диалоговом окне, переходите на вкладку сохранения. Вот здесь с помощью вот этой верхней галочки вы определяйте сохранять данные для автовостановления или нет. А здесь определяете, сколько минут, раз вам стоит это делать. Вы с помощью этого счетчика, можете соответственно менять это значение. Ниже у вас показан путь, где эти самые ваши данный будут сохраняться. Вот этот путь, вы можете его при желании изменить. После того, как вы установили эту галочку и соответственно, например, поменяли здесь какое не, будь значение, вам достаточно нажать на кнопку ОК, чтобы эти изменения вступили в силу. Ну, кроме того, как вы знайте в книге, Microsoft Excel защищаются паролю, это можно сделать для того, если вы не хотите, чтобы ваша информация попала в руки, ну каких не будь, не доброжелателей. Есть два типа пароля для рабочих книг. Во-первых, пароль для доступа данным и пароль на изменение данных. Если мы выполняем команду, файл, сохранить как, у нас открывается соответственно на экране диалоговое окно сохранение документа. Выполняем команду здесь сервис, общие параметры. Тут можем опять таки задавать пароли, на открытие или на изменение. Например, давайте зададим пароль на открытие, пусть это будет три единицы, а пароль для изменения у нас будет соответственно 3 двойки. Если мы здесь установим галочку, то при открытии рабочей книги нам будет рекомендоваться доступ только для чтений. Сейчас галочку устанавливать не будем, а просто нажмем на кнопку ОК. Нам предлагаются ввести пароль еще раз, не понятно который именно, видимо первый, давайте введем 3 единицы и второй введем 3 двойки. Добавим здесь к имени файла двойку и нажмем на кнопку сохранить. Сейчас мы с вами закроем эту рабочую книгу и попробуем ее открыть, вот она. Открываем нашу рабочую книгу. Здесь нам сообщатся, что наша рабочая книга защищена, предлагается ввести 3 единицы. Далее, нам сообщается, что книга My book ююю зарезервирован и требуется ввести пароль, в случае если мы хотим производить в данной рабочей книге определенные изменения. Если мы изменения производить не хотим, мы можем открыть рабочую книгу только для чтения, но при, например, определенных изменениях мы не сможем ее сохранить. Если мы нажмем на соответствующую кнопку, нам сообщат, что файл доступен только для чтения. Менять данные здесь мы с вами не можем. И предлагается сохранить копию этой рабочей книги, где мы, что-то поменяли. Закроем ее вообще, изменения сохранять не будем, откроем еще раз и попробуем ввести оба пароля, нет, здесь надо было ввести 3 двойки, все сейчас нам разрешено открыть для того, чтобы вносить коррекции, вот нажмем на кнопку сохранить, видите, сохранение прошло совершенно без осложнений. Как вы знайте, по умолчанию, Microsoft Excel сохраняет книги в формате, так сказать Microsoft Excel, вот если мы сделаем, сохранить как, у нас тип файла по умолчанию дал книга Microsoft Offis Excel. Если, нас этот формат, по каким то причинам не устраивает, мы
112
TeachPro Microsoft Excel 2003
можем открыть данный список и установить любой другой. Например, мы можем его даже установить в текст Uni Сod и нажать на кнопку сохранить. Нам здесь сообщается, что в файле выбранного типа может быть сохранен только текущий текст. Согласимся, нас предупреждают, что возможности могут быть не совместимые с форматом, мы опять таки соглашаемся и тем неимение, наш файл в текстовом виде Юникод, давайте мы здесь откроем на все файлы, чтобы увидеть все, вот. У нас получился вот такой вот файл. Видите, здесь его иконка отличается от всех остальных. То есть мы получили, вот такой текстовый файл. Если мы сейчас его откроем, нам, правда, сообщат, что данный файл уже открыт, открывать нам его не надо. Давайте закроем все, не сохраняя, откроем еще раз, вот, уже у нас происходит следующее. Допускается мастер текста, потому, что текстовый файл на, прямую, Excel не открывает. Его нужно фактически импортировать в рабочую книгу. Ну, давайте нажмем на кнопку отмена. Сейчас мы этим заниматься не будем, мы с вами это пройдем позже, а сейчас сделаем вот что, мы с вами можем так же, установит формат сохранения по умолчанию. Для этого, нам достаточно выполнить команду сервис, параметры, в диалоговом окне параметры перейти на вкладку переход и здесь открыть вот этот вот список, раскрывающийся здесь. Мы соответственно можем установить, как по умолчанию сохраняется наши рабочие книги. На пример установим шаблон, нажмем на кнопку ОК. Сейчас нам достаточно закрыть этот Microsoft Excel, потом запустить его еще раз. Давайте мы его запустим. Внесем, какие то изменения, и выполним команду файл, сохранить как. Сейчас нам будет предложено сохранять уже как шаблон по умолчанию, а не как книгу Excel. Давайте вернемся в исходную позицию, потому что самый удобный вариант был изначально предложен. Вернемся обратно и нажмем на кнопку ОК. Ну, все, вроде бы мы с вами полностью разобрались в сохранении файлов, давайте посмотрим, как же так закрываются рабочие книги. Закрываются рабочие книги с помощью нажатия, вот на этот крестик. Еще можно закрыть рабочую книгу, с помощью команды файл закрыть. Если с момента последнего сохранения вы сделали определенные изменения, то при, выполнении команды закрыть Microsoft Excel предложит сохранить изменения в файле книга 1. Если вы хотите, вы сохраните. В данном случае, сохранения у нас в первый раз происходит, по этому приходит окно сохранения документа. Здесь вы можете опять таки задать имя вашей рабочей книги, предположим, пусть это будет просто, ююю и нажать на кнопку сохранит. Видите, после сохранения информации, ваша рабочая книга закрылась. Ну, давайте на этом закончим урок, посвященный сохранению файлов. Эту тему мы полностью завершаем, на следующем уроке мы с вами займемся работой с группами файлов.
6.3.7. Работа с группой файлов Сейчас мы с вами научимся работать с группой файлов. Иногда бывает необходимо, выполнить определенные действия не над одним файлом, а сразу над группой. Предположим, у вас большое количество файлов, которое нужно распечатать. Намного легче делать это все вместе, нежели выбирать каждый раз один файл, распечатывать, потом выбирать следующий. Чтобы произвести групповые операции над файлами их нужно выбрать, например, нажмем на кнопочку открыть. В данном случае выберем все рабочие книги, давайте вернем это в режим таблица. Теперь предположим мы хотим открыть группу файлов.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
113
Мы можем с одной стороны открывать их по штуке, а можем сделать следующее. Выделить первый файл, нажать на кнопочку шрифт, а затем выбрать последний, тогда у нас вся группа в середине выберется. После того, как мы нажмем на кнопку открыть, они соответственно начнут открываться. Сейчас нам сообщается, что документ уже один открыт с этим же названием, но зато все открылись. В свое время мы этот файл защитили от записи тремя единицами, а затем тремя двойками. Нажимаем на кнопку ОК, все, все наши файлы открылись. Если мы отпустим курсор и откроем этот список, мы с вами это увидим. Фактически мы с вами открыли все наши файлы. Давайте закроем Microsoft Excel, а еще лучше выполним команду файл, закрыть. И закроем это все для каждой книги. А еще у нас есть возможность нажимать на этот крестик, вот таким вот образом, изменения никакие мы с вами сохранять не будем. И попробуем сделать следующее. Попробуем открыть группу файлов, но не подряд, а избранное количество. Например, предположим нам нужно открыть вот этот файл, затем мы нажимаем клавишу Ctrl на клавиатуре, выбираем следующий, а затем выбираем еще один, к примеру. Сейчас у нас выбрано три файла. Мы выбрали не целую группу файлов, а три по отдельности. Нажимаем, на кнопку открыть, файлы у нас соответственно открылись. Посмотрим сюда, да все файлы у нас сейчас здесь имеются. Что мы можем с вами сделать? Давайте закроем Microsoft Excel, никаких изменений мы опять таки вводить не будем и запустим проводник, вот он у нас. Мы сейчас на моих документах, вот наши файлы, предположим мы хотим перенести наши файлы в какое не, будь другое место. Мы опять выбираем их группой, вот, например вот таким вот образом. Выполняем, к примеру, правка, копировать или вырезать. В зависимости от того, хотим ли мы скопировать или просто их перенести. Предположим, хотим копировать. Выходим на нужную нам позицию, давайте выйдем – рабочий стол, мой компьютер, например на диск D. И вставим файлы сюда. Вставляем с помощью правой клавиши мыши. Кроме этого, вернемся в каталог мой компьютер, то есть в каталог мои документы, мы можем пачкой послать наши файлы на распечатку. Выделяем нужное нам количество, нажимаем правую клавишу мыши и выполняем команду печать. Тогда все эти файлы будут распечатаны. Правда в данный момент, если мы сейчас нажали, на печать у нас начинается наш Microsoft Excel, если вы обратили внимание. По очереди открываются файлы, посылаются на печать, вот здесь нам предлагается включить макросы, вот. Видите, у нас все было послано на печать. Вот происходит такое интенсивное распечатывание наших документов. Ну, сейчас мы с вами этим заниматься не будем, пусть оно продолжает таким вот образом печататься. В общем, основную идею вы уже уловили, вы можете работать с группами файлов. Давайте мы все это вообще закроем, вот. Вы можете работать с группами файлов, это значительно удобнее, чем работать с ними по одиночке. На этом давайте закончим текущий урок, на следующем уроке мы научимся искать файлы и закончим тему работы с файлами.
6.3.8. Поиск файлов Сейчас мы поговорим о способах поиска файла. Очень часто может возникнуть ситуация, когда вы не можете найти файл, просматривая папки. Например, когда у вас много файлов. Давайте посмотрим, что мы с вами можем сделать в такой ситуации. Для этого нам достаточно вызвать диалоговое окно – открытия файлов и в открывающемся меню сервис, выполнить команду найти. У нас откроется вот такое вот диалоговое окно. Это диалоговое окно поиска файлов. Здесь у нас имеется две вкладки, обычный и расширенный. Давайте с начала поищем наш файл с помощью вкладки обычный. Что нам для этого надо сделать. Во-первых, мы должны с вами указать какие именно файлы нам искать, то есть что должны содержать наши файлы. Предположим мы хотим найти файлы, которые содержат слово ввод. Давайте мы с вами это слово введем, вот, ввели, чуть ниже у нас имеется два открывающихся списка, с их помощью мы задаем другие параметры поиска. Первая открывающаяся список – это область поиска.
114
TeachPro Microsoft Excel 2003
Давайте откроем это диалоговое окно, и мы увидим здесь отмеченные галочками места, где именно мы должны искать наши файлы. Здесь мы можем искать их, например, в папке мой компьютер, если мы щелкнем по этому значку плюсик, откроется все дерево, входящее состав моего компьютера. Это рабочий стол, документы, локальный диск С, локальный диск D, дисковод, ваш флоппи диск. И можно искать их, вот так вот, в сети. С помощью установки или удаления вот этой галочки, мы определяем, где именно мы ищем наши файлы. Давайте отключим сетевое окружение, там мы с вами искать не будем, и выберем просто мой компьютер. Вот так. Это у нас получились выбранные размещения, то есть те места, где именно мы установили галочку. Везде мы убрали, по этому у нас мое сетевое окружение в места поиска не входят, у нас остался только мой компьютер. Далее, здесь в этом открывающемся списке, мы определяем, какие именно файлы мы ищем. В данный момент по умолчанию установлено, что мы ищем все файлы. Это могут быть и файлы offis и Web страницы. На самом деле, нас это не интересует, нас интересует только файлы Excel в данный момент, вот, таким вот образом мы можем включать или отключать, что именно мы хотим найти. Давайте отключим файлы, вот эти вои, то ест и Word и PowerPoint и Access и все остальное, Web мы так же отключим, и будем искать только файлы Excel, вот они, вот. Выбранные типы файлов и нажмем на кнопку найти. Сейчас у нас идет поиск, по папке мой компьютер. В данном случае нам показано, что у нас найдены следующие Екселовские файлы. В данном случае, не смотря на то, что у нас вот открылся такой список, у нас были найдены следующие файлы. Пять файлов. Это файл оглавление, функции и так далее. Ну, давайте откроем любой из них. Например, вот данный файл Функц, который находиться в папке мои документы. Мы его вот таким вот образом выделили, нажмем на кнопку ОК и вот здесь, в имени файла у нас появляется полный путь, к данному файлу, плююсь его имя, если мы сейчас нажмем на кнопочку открыть, у нас данный файл откроется. У нас появляется предупреждения системы безопасности, как именно мы хотим открыть наш файл, отключив макросы, или не отключив их. Давайте выберем, отключив макросы. И мы увидели, что, перед нами открылся наш файл. Мы его нашли с помощью соответствующего диалогового окна, вот. Вот наш файл. Если вы обратили внимание, то он содержит текст, который называется ввод, именно по нему мы искали наш файл, то есть мы все открыли правильно. Давайте еще раз вызовем диалоговое окно, открыть. Потом выберем, диалоговое окно поиска файлов и перейдем на вкладку расширенный. Мы перешли на вкладку расширенный. Здесь с помощью вот этих вот открывающихся списков мы определяем условия, по которому мы хотим найти тот или иной файл. Здесь у нас имеется вот такой вот список свойств, это и автор, и автор изменений, заметки, если они имеются в нашем файле, когда изменен, имя приложений, категории ключевые слова. На одном из предыдущих уроков, мы задали ключевое слово Kay Word. Давайте попробуем с помощью этого ключевого слова и найти нужный нам файл. Мы ищем по свойству ключевые слова. Нам нужно так же условие, содержит данное ключевое слово или точностью совпадает. Предположим мы хотим, содержит, выбрали соответствующее условие и здесь вводим значение. Ну, значение у нас будет Kay Word, потому что именно данное ключевое слово мы с вами ввели нужного в качестве ключевого слова. Давайте нажмем на кнопку добавить и данное условие уже у нас в списке. Мы можем комбинировать несколько условий. То есть мы можем найти файл, который содержит и ключевое слово и, например какой не будь другой параметр, к примеру,
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
115
автор. Мы считаем, что наш автор, здесь выбираем условие, совпадает точно, к примеру с автором, который называется ююю. Добавляем это условие. Теперь у нас имеется комбинация из двух условий, то есть ключевые слова содержат слово Kay word. И автор совпадает с точностью ююю. Два условия комбинированы друг с другом с помощью, и. Мы можем переключить, сделать с помощью или. Для этого, если мы хотим переключиться, нам достаточно удалить вот это условие, опять таки переключиться, на, или и добавить новое. Сейчас у нас два условия, комбинированы друг с другом с помощью союза или. Либо содержат Kay Word, либо автор совпадает точно с ююю. Очень хорошо, здесь мы опять таки, указываем место положение. У нас от прошлого поиска осталось место положение мой компьютер, оно и остается, и соответственно, выбранные типы файлов. В данном случае мы ищем файлы Excel, нажимаем на кнопку, найти. Сейчас происходит поиск. В данном случае, у нас появляется вот такая вот серия файлов. Видите, все файлы типа Excel, именно Excel их создал, вот они, автор которых, либо ююю, либо содержится ключевое слово Kay Word. На самом деле автор создания всех этих файлов это ююю, по этому такой список файлов нам собственно и пришел. Значит, мы столько вот нашли. Можем переключиться на следующий один результат. И вот мы видим уже, так сказать полный список. Открываем нужный нам файл, точно таким же образом. Выделяем его, щелкаем мышкой и после этого нажимаем на кнопку ОК. В данном диалоговом окне, открытие документа у нас появляется полный путь, к имени этого файла, нажимаем на кнопку, открыть. Нужный нам файл, вот таким вот образом был открыт. Очень хорошо. Давайте еще раз вызовем это диалоговое окно и выполняем команду, найти, и перейдем, например, на вкладку обычный. Мы здесь опять таки можем установить вот эту галочку искать везде. То же самое, и здесь. И искать например, нечто уже полностью, то же самое слово ввод. Давайте переключимся на русский шрифт. Здесь у нас уже область поиска везде и типы файлов результатов оно везде. Нажимаем опять таки на кнопочку, найти. Сейчас у нас, если вы обратили внимание, идет поиск не только в маем компьютере, но и система пытается найти данный файл в сетевом окружении. Кроме того, если вы обратите внимание на этот списочек, у нас были найдены файлы не только Excel, которые отмечены вот такими иконками, но и, например ююю файлы, которые то же содержат слово ввод, но имеют вот такую вот иконку. Это показывается, что у нас в файле, который открывается ююю, это не екселовский, файл, а именно, ююю, кроме того, в сети так же были найдены несколько файлов. То есть у нас происходит вот такой вот мощный поиск. Кроме того, на сетевом компьютере Ирина тоже была сделана попытка, найти, данный файл, но данное размещение нам не доступно, о чем нам, и указывает Excel. В общем, то, это все, что нам следует знать о поиске файла в Microsoft Excel. Надо заметить, что сам Windows располагает, своим собственным инструментом для поисков файлов, который будет вам доступен, например, с помощью команды ПУСК, найти файлы и папки. Но вопросы поисков файлов не входят в программу нашего курса, мы ищем файлы только с помощью самого Microsoft Excela. Если предположим, вы уже нашли нужный вам файл, но поиск еще происходит, вы можете нажать кнопку завершить. После чего поиск будет прекращен, вот и вы сможете выбрать, например нужный вам. Ну, все, на этом закончим урок, посвященный поискам файлов, на следующем уроке мы с вами начнем новую тему.
6.4. Операции с рабочими листами внутри рабочей книги 6.4.1. Переименование, копирование, вставка и удаление листов Сейчас мы с вами начинаем тему – операции с рабочими листами внутри рабочей книги. Большинство из этих операций мы с вами уже проходили, сейчас просто их систематизируем. Как вы знайте, работа с Microsoft Excel, вы работайте с рабочими книгами, которые в свою очередь
116
TeachPro Microsoft Excel 2003
состоят из листов. Что мы можем делать с нашими листами, во-первых, мы можем менять имя листа, во-вторых, мы можем вставлять и удалять листы, копировать и перемещать их, работать в режиме группового выделения и менять количество листов по умолчанию, ну давайте с вами начнем. Для начала изменим название листа. Это можно сделать двумя способами. Первый способ, выделяем нужный нам лист, предположим это лист один, вызвать его контекстное меню и выполнить команду переименовать. Здесь, сейчас вводим новое имя листа. Так и введем, новое имя листа, вот. Мы переименовали наш лист, теперь он называется новое имя листа. Давайте выделим другой лист и попробуем проделать ту же самую операцию, но с помощью меню. Это делается с помощью меню формат, лист и соответственно выбирается команда переименовать. Давайте введем еще, какое не будь имя листа, например другое имя, вот видите у нас сейчас, в нашей рабочей книге два листа имеют другое имя, не то, которое им было дано изначально. Кроме этого, мы можем вставлять и удалять листы. Как мы вставляем лист. Первый способ, пользуемся меню. Выполняем команду вставка, лист. Видите, у нас был вставлен лист, который называется лист 4. То же самое, мы можем сделать, выделив какой не будь, лист, перед которым мы хотим вставить новый, вызовем, его контекстное мню, и выполнить команду добавить. Сейчас у нас возникает диалоговое окно вставка. Мы можем вставить стандартный рабочий лист, а можем вставить, на основе какого не будь, шаблона. Давайте, например, вставим, к примеру, лист, Счет Фактура и нажмем на кнопку ОК. У нас вставился лис, который называется счет и имеет вот такой вот формат. Этот лист был создан на основе шаблона Счет Фактура. Кроме того, что еще мы можем сделать с нашими листами? Мы можем, например лист удалить. Для этого, опять таки, выделяем нужный лист, выполняем щелчок правой клавишей мыши и выполняем команду - удалить. Сейчас нас Excel предупреждает, что в листах выбранных для удаления могут существовать данные. Мы нажимаем, все равно, не взирая на это кнопку удалить. Листа нашей рабочей книги уже нет. Если мы хотим вставить лист в конец рабочей книги, а не перед активным рабочим листом, мы можем сделать следующее, вставить всетаки, нужный нам лист. Например, опять таки на основе Счет Фактуры, если вы обратили внимание, этот лист уже называется Счет 2, а потом с помощью команды, к примеру, правка, переместить, скопировать лист, уже поместить его в нужное место. Помещаем мы опять таки в книгу 1 и перемещаем, например, в конец и нажимаем на кнопку ОК. Сейчас лист Счет 2 у нас находится в самом конце нашей рабочей книги. Кроме этого, мы можем захватить за ярлычок нашего листа и потянуть его в любое нужное нам место, видите, вот таким вот образом мы его перетягиваем. Отпустим левую клавишу мыши и лист счет 2, у нас оказался на новом месте. Таким вот образом у нас копируются и перемещаются рабочие листы. Давайте еще раз вызовем контекстное меню и выполним команду - переместить скопировать. Предположим мы хотим выбранный лист переместить перед вот этим вот листом – другое имя, нажмем на кнопку ОК. сейчас этот лист у нас оказался вот здесь. Посмотрим, что будет, если мы выполним эту же команду, переместить и скопировать, но установим вот эту галочку, создавать копию и поместим на наш лист, например вот сюда, перед счетом 2, нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас образовался лист, который называется Счет 3, фактически образовалась копия нашего рабочего листа. Точно так же скопировать листы мы можем, например, в новую книгу. Вот мы с вами выбрали новую книгу и давайте скопируем туда. Сейчас у нас образовалась новая книга, которая называется книга 2. Если мы переместим курсор на панель задач мы, это с вами увидим, вот она, в отличии от нашей первой рабочей книги.
Глава 6. Рабочий лист и книга Excel
117
Именно туда скопировался наш вот этот лист, который назывался счет 3. Это все что вам следует знать о перемещении рабочего листа. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами поработаем с групповым выделением рабочих листов, и попробуем поменять количество листов новой рабочей книги.
6.4.2. Группа листов Сейчас мы с вами поговорим о режиме группового выделения рабочих листов. Вы с этим явление уже знакомы, вы знайте, что можно вводить данные одновременно на, несколько листах. Для того чтобы выделить группу из нескольких листов, делаем следующее, выделяем один из них, потом, держа нажатой клавишу, мы выделяем нужный нам. Сейчас у нас все три листа выделены, и мы можем вводить на них данные. Давайте, введем какой не, будь диапазон, уберем отсюда курсор мыши, вот так вот. Мы ввели, заполнили некоторый диапазон. Давайте посмотрим, что у нас получилось на других рабочих листах. На какой лист мы сейчас не перейдем, у нас везде введены вот эти данный, везде имеется диапазон. Кроме того, мы можем сделать следующим образом. Мы можем выделить листы с помощью следующей команды, выполняем вызов контекстного меню и выполняем команду, выделить все листы. После того, как все эти листы выделились, у нас на верху появляется такая запись, группа. В данном случае, все три листа представляют из себя, группу листов. Для того чтобы разгруппировать их в дальнейшем, мы опять таки должны вызвать контекстное меню и выполнить команду разгруппировать листы. Видите, теперь наши листы, здесь совершенно не выделены. Кроме того, что мы еще можем сделать с нашими листами, мы можем закрасить ярлычки в определенный цвет. Давайте вызовем контекстное меню, для какого не будь ярлычка, и выполним команду цвет ярлычка. После чего выберем нужный нам, например, вот этот, вот зеленный. Видите, наш ярлычок листа оказался, подчеркнут вот таким мот зеленным цветом. Когда не активный он уже полностью залит соответственно зеленным цветом. Давайте, зеленный, то же самое, для листа два, чтобы закрепить материал, цвет ярлычка. Сейчас он у нас уже темно зеленный, видите, вот мы, таким образом, закрасили наши ярлычки. Что мы с, вам еще можем сделать? Мы можем изменить количество листов новой рабочей книги. Как мы с вами это делаем. Мы выполняем команду сервис, параметры, вот. Мы выполнили, и появилось давно знакомое нам диалоговое окно параметры. На вкладки общие, вот оно, мы можем с помощью данного счетчика изменить количество листов новой книги. Предположим нас, интересует число 10, мы хотим, чтоб в каждый раз создавая новую рабочую книгу, Excel бы там создавал 10 рабочих листов. Давайте нажмем на клавишу ОК, вот мы с вами это сделали, а сейчас создадим, новую рабочую книгу. Выполняем команду – файл, создать. Здесь, выберем опцию – чистая книга. Как вы видите, сейчас Excel создал новую рабочую книгу, которая имеет 10, мы сейчас все с вами вот так вот посмотрим, 10 рабочих листов. Это было сделано, именно потому, что, мы вот в данном окне, параметры, накладки общий, установили этот счетчик – 10. В общем, то это все, что вам надо знать о работе с вашими рабочими листами. Давайте закончим сейчас эту тему, на следующем уроке, мы с вами поговорим о том, как выводить данные с рабочего листа на печать.
118
TeachPro Microsoft Excel 2003
Глава 7. Вывод на печать 7.1. Установка принтера Сейчас мы с вами начинаем тему, вывод данных рабочего листа на печать. Для того чтобы начать печать ваших рабочих книг, необходимо для начала установить принтер, в ваш Windows. Устанавливается принтер следующим образом – выполняем команду пуск, настройка, команда Принтеры и факсы. У нас сейчас, в системе по умолчанию установлено два принтера. Один принтер вот он. Это сетевой принтер, в нашем случае, а один, это ююю, на самом деле ююю, принтер не физический. Давайте начнем устанавливать принтер. Выполняем команду установка принтера. У нас появляется первое окно – мастера установки принтеров. Этот мастер помогает установить принтер или выполнить подключение к нему. Нажимаем на кнопку далее. После этого, мы должны выбрать тип устанавливаемого принтера. Это может быть локальный принтер, а может быть сетевой, который подключен к другому компьютеру. Если это локальный принтер, система может автоматически попробовать его определить и установить. Давайте, мы сейчас эту галочку уберем и сделаем все в ручную. Нажимаем на кнопку далее. Сейчас, здесь нам предлагается выбрать, порт, к которому мы собираемся подключить наш принтер. В данном случае, по умолчанию предлагается порт LPT 1. Если мы откроем вот этот вот список, то мы можем сделать следующее. Мы можем, во-первых, установить принтер на другой порт, к примеру, LPT 2 или LPT 3. Можем даже попробовать установить его к последовательным портам, можем печатать файл, использовать сетевой порт и так далее. Давайте оставим LPT 1, по умолчанию, обычно именно к нему бывает подсоединен принтер на вашем компьютере, нажимаем на кнопу, далее. Сейчас нам предлагается обеспечить программное обеспечение принтера. Здесь в левом списке, мы определяем, какой именно изготовитель нам нужен, вот здесь целый список изготовителей, нужно выбрать нужный. Предположим, у нас принтер фирмы ююю, а здесь уже соответственно в правом списочке, мы можем установить модель нашего принтера. Вот здесь все, вот это все модели наших принтеров. Ну, в данном случае у нас принтер Z-51, мы его с вами выбрали, нажимаем на кнопку далее. Сейчас нам предлагается указать имя принтера и сообщается, что некоторые программы не поддерживают имена принтеров, длина которых вместе с именем сервера превышает 31 знак. По этому лучше всего сделать ваш принтер максимально коротким, имеется виду, конечно имя. Давайте мы уберем, вот эти вот дополнения и оставим просто Z-51. Нам предлагается использовать этот принтер по умолчанию, то есть в каждый раз, когда мы будем просто нажимать печать Microsoft Excel, печать будет происходить именно этого принтера. Если вы до того другой принтер не выбрали. Мы согласны с тем, что стоит его использовать по умолчанию, нажимаем на кнопку далее. Так как наш компьютер находиться в Сити, то нам предлагается либо запретить общий доступ к этому принтеру, чтобы никто в локальной сети не имел бы возможности печатать, либо, если мы разрешаем пользоваться нашим принтером, задать имя общего ресурса. Если мы задаем имя общего ресурса, в данном случае нам предлагается Z-51, то другие члены нашей локальной сети смогут им пользоваться.
Глава 7. Вывод на печать
119
Мы запрещаем общий доступ к этому принтеру и нажимаем далее. Сейчас нам предлагается напечатать пробную страницу. Если вы будете устанавливать принтер, на всякий случай это стоит сделать. На самом деле, это занимает, какой то определенный промежуток времени. По этому мы, нажмем, на нет и нажмем, на кнопку, далее. Сейчас нам сообщается, что подключение к нашему компьютеру принтера закончено. У нас имеется принтер, который называется Z-51, общий доступ к этому принтеру отсутствует, на порту LPT 1, такой модели в пробной печати осуществлено не было. И предлагается нажать на кнопку готово. Сейчас систему копируют драйвера. Сейчас нам предлагается идентировать картриджи нашего принтера. Новый у нас картридж или картридж уже использовался, как правый черный, так и левый цветной. В нашем случае картриджи уже использовали. Нажимаем, кнопку продолжить. Это окно у вас может и не пройти. Это зависит от того какую модель, принтера вы выбирайте. Нажимаем, на кнопку продолжить. Сейчас нам предлагается выронить, для того, чтобы улучшить качество печать, нажимаем на, продолжить, здесь предлагается нам калибровка нашего картриджа. Сейчас мы эти с вами заниматься не будем, это длительный процесс. Нажмем на кнопку отмена и увидим, что вот у нас в системе сейчас имеется принтер Z-51 и он готов к использованию. Мы с вами установили принтер. После того, как мы с вами установили принтер, мы можем вызвать его контекстное меню и выполнить команду, например, настройка печати. Сейчас, нам здесь предлагается делать следующее, во-первых, нам предлагается, установить расположение, как мы будем именно располагать наши страницы. Ориентация может быть книжная, как в данном случае сейчас, а может быть и альбомная. Давайте установим на альбомную, видите, вот таким вот образом. Она у нас получается альбомная. Порядок страниц. Мы можем начинать от конца к началу или от начала к концу, соответственно. Страницы на листе. Обычно на листе располагается одна страница. Иногда для экономии печати, или, например, для печати буклетов, можно сделать четыре страницы. Тогда странички будут масштабироваться и вот таким вот образом располагаться на листе бумаги. Сейчас мы этого с вами не будем, установим на единицу. Соответственно о вкладке бумага и качество устанавливается следующее, во-первых, источник бумаги. Очень часто у принтеров бывает насколько лотков. Стоит обычно устанавливать на пункте автовыбор, тогда принтер сам определит, где у него находится бумага и начнет его затягивать. Носитель – печать происходит не только на обычной бумаге. Иногда бывает необходимо печатать на прозрачных пленках, если вам нужно сдать что не будь в типографию, на глянцевой бумаге, на переводной картинке, на специальной бумаге с покрытием и, на конец распечатать поздравительную открытку. В данном случае нас устраивает обычная бумага. Здесь мы ставим качество, для того чтобы сэкономить картридж, мы можем установить черновую распечатку, тогда она будет бледная, но ваши ресурсы, чернила это или порошок лазерный будут сэкономлены. Обычно, это вполне приемлемое качество. Наилучшее, это с максимальным расходом ресурсов. Это бывает очень хорошее качество, но и ресурсы тратятся безбожно. Давайте установим все-таки, обычная и перейдем к цвету. В данном случае наш принтер цветной, это принтер ююю, он поддерживает цветную печать также. По умолчанию мы можем установить черно-белую, тогда все будет распечатано черным картриджем или цветную, тогда будет печататься все в цвет. На самом деле, без необходимости, цветной печатью лучше не злоупотреблять. Потому что, на самом деле, это удовольствие из дорогих, лучше всегда оставлять черно-белым. Ну, здесь еще имеется кнопка дополнительная. С помощью этой кнопки мы ставим следующие опции, как какая у нас бумага. Это может быть форматы, А4; А5; А6; определенное количество конвертов, здесь ставиться размер бумаги, число копий, которые мы хотим печатать по умолчанию, сейчас у нас каждый раз будет печататься одна штука, одна штука рабочей книги. Если мы здесь изменим это количество, каждый раз будет печататься несколько. В данном случае наш принтер поддерживает качество 600, на 600 точек ююю, это достаточно приемлемое качество. Есть еще дополнительные параметры печати, которые могут быть включены и выключены, о
120
TeachPro Microsoft Excel 2003
свойствах принтера у нас имеется, такой как насыщенный цвет, он может быть яркий или естественный. Всегда лучше ставить естественнее и экономнее. Нажмем на кнопку ОК. Ну, все, мы с вами вроде бы разобрались со свойствами нашего принтера. Нажмем на кнопку ОК и вызовем следующее диалоговое окно, которое называется свойства. Только что, мы с вами работали с настройкой печати, а сейчас со свойствами. У нас уже появляется более такое солидное диалоговое окно, здесь у нас общие, имя нашего принтера, в размещении ничего не указано, потому что принтер не сетевой. Комментарий у нас нет. Используемая бумага А4, мы с вами это уже установили, доступ отключен, при установке данного принтера мы дали вот эту опцию, что мы не хотим, чтобы им пользовались в нашей локальной сети. Порты у нас LPT 1, опять таки, мы это сами с вами поставили. Управление цветом, в данном случае автоматически будет происходить, то есть принтер сам будет определять при цветной печати, как именно подбирать цвета. Мы можем это делать в ручную, но на самом деле это достаточно сложно. Параметры устройства у нас это уже установлены, А4, верхний лоток для бумаг. А если будем в ручную, тоже будет формат А4, ну и обслуживание картриджи. Так как, в данном случае у нас имеется два картриджа, черный и цветной, то здесь для него определенные опции. Возможно, этой вкладки у вас принтер иметь не будет, если он у вас не струйный и не цветной. Ну и последняя вкладка – дополнительная. Здесь у нас определенные возможности. Вопервых, доступен, всегда. Кроме того, мы можем сделать так, что принтер будет доступен по времени. Например, вы решаете, что печатать вы будете, только с 12 часов дня до двух. Здесь соответственно можно установить вот эти вот параметры, с помощью вот этих вот счетчиков. Вот, эти вот параметры, с помощью вот этих вот счетчиков. Ну, у нас он доступен всегда. Здесь можем задать приоритет, драйвер у нас установлен в системе, это у нас ююю. Здесь мы определяем, как именно использовать очередь печати, то есть использовать, накапливать задания, только патом пускать на печать или печатать прямо на принтер, тогда печать будет происходить быстрее, можем задерживать с неподходящими параметрами. Печатать документы без очереди, сохранять документы после печати, включить дополнительные возможности печати и так далее. Здесь огромное количество опций. На досуге сами с ними разберитесь. Нажмем на кнопку ОК и закончим урок, посвященный установке принтера в Windows.
7.2. Параметры страницы (Поля) Сейчас мы с вами поговорим об установке параметров страницы. После того как мы с вами, инсталлировали наш принтер, пришла пора распечатать наш файл. Предположим сейчас, перед вами, та рабочая книга, которую мы хотим распечатать. Что нам нужно сделать? Сейчас нам нужно установить параметры страницы. Параметры страницы устанавливаются с помощью меню файл – параметры страницы. Вот у нас появляется такое диалоговое окно, которое имеет 4 вкладки. С помощью первой вкладки, которая называется вкладка страницы, мы устанавливаем такие параметры, как ориентации искомой страницы, размер, печатной копии, кроме того, выбираем размер бумаги, вот здесь в нижней части этого окна и разрешающею способность принтера. Далее переходим на
Глава 7. Вывод на печать
121
следующее поле. Это у нас вкладка поля. С помощью этой вкладки, мы задаем размеры полей страницы и параметры центровки, третья вкладка – это колонтитулы. С помощью этой вкладки мы устанавливаем наши колонтитулы, как именно их отображать, верхний отображатель и нижний и что именно на них должно быть дано? Кроме того, есть вкладка лист, вот она, эта вкладка. Здесь мы устанавливаем область печати и порядок вывода на печать страниц. Кроме того, мы здесь определяем, что именно мы хотим печатать. Хотим ли мы печатать сетку, черно-белую страницу и так далее. Это все, что касается вот этого диалогового окна. Сейчас мы с вами пройдем это диалоговое окно более подробно. Для этого перейдем на вкладку поля. Начинаем с полей. С помощью этой вкладки, как мы с вами уже говорили, мы устанавливаем поля страницы. В дано случае, вот здесь указано числовое значение отступов. У нас может быть левое поле, если мы сейчас начнем менять вот этот счетчик, как мы сделали только что, вот давайте щелкнем, мы меняем левое поле страницы. Видите, у нас даже здесь, имеется такая соответствующая картинка. Если мы начинаем менять вот этот счетчик, у нас меняется соответственно правое поле. Таким же образом мы можем менять нижнее поле и верхнее. Кроме того, с помощью вот этих двух счетчиков мы изображаем, где именно задавать наши колонтитулы. Что такое колонтитулы? Мы с вами пройдем чуть позже. А сейчас просто давайте немного поменяем вот эти вот зачтения. Вот таким вот образом. В нежней части этой вкладки у нас имеются две галочки, с их помощью мы показываем, как именно центрировать на странице. Если вы обратили внимание, у нас в середине имеется вот такой вот рисунок. В данном случае, с помощью вот этой вот сеточки, показано, как именно располагается наша таблица на листе при печати. Видите, здесь она, прямо рядом с левым полем, а здесь имеется небольшой отступ. Если мы установим вот эту галочку горизонтально, то наша таблица, будет, таким образом, центрирована относительно листа. А если мы установим вот эту галочку, то соответственно уже она будет центрирована по вертикали. Вот наша таблица. Необходимо учитывать, при изменении полей, что очень многие принтеры не позволяют вводить не позволяют вводить информацию близко к краю страницы, потому что им нужен небольшой захват для бумаги. То есть, вы должны иметь в виду, что очень часто невозможно обнулить это поле. То есть номинально он, обнулиться, к примеру, мы хотим обнулить верхнее, давайте здесь просто установим ноль с клавиатуры, мы это тоже с вами можем сделать. В дано случае, так как мы нажали клавишу Entter, наше окно пропало с экрана. Но, в действительности же, здесь будет небольшой отступ. После того, как мы так славно все установили, мы можем нажать на кнопку просмотр и посмотреть, что в реальности получилось, и как именно наша страница будет выглядеть на листе бумаги. Сейчас мы на эту кнопку мы с вами нажимать не будем, потому что, возможности окна просмотр мы с вами пройдем чуть позже и в полном объеме. А сейчас закончим этот урок. На следующем уроке мы продолжим изучение диалогового окна параметры страницы.
7.3. Параметры страницы (Страница) На прошлом уроке, мы с вами изучили первую вкладку диалогового окна параметры страницы. То есть мы изучили вкладку поля. Сейчас давайте перейдем на вкладку страницы. Во, первых, с помощью вот этих вот переключателей мы меняем ориентацию бумаги. Что это значит? Это значит, что наш файл может распологоаться по вертикали на листе бумаги, а также по горизонтали. Если мы хотим, чтобы он располагался вот таким вот образом, мы меняем ориентацию бумаги на, альбомную. В таком случае, наш текс, будет располагаться именно вот так. Как изображено на нашей картинке. Далее, мы можем установить масштаб. Можем печатать наш файл в натуральную величину, в данном случае – это сто процентов от натуральной величины, а можем, например, уменьшить, или наоборот увеличить. К примеру, давайте мы его уменьшим и установим здесь тридцать. Затем, когда мы будем изучать диалоговое окно просмотр нашего документа, мы увидим, к чему
122
TeachPro Microsoft Excel 2003
привело, изменяя масштаба. В данном случае мы устанавливаем масштаб в ручную, кроме того, мы можем сделать следующее, мы можем установить переключатель вот сюда, разместить не более чем на. Это мы делаем в случае, если мы хотим напечатать документ в заданном объеме страниц. Здесь мы устанавливаем, не более чем на количество страниц в ширину, предположим мы хотим печатать не более чем на одну страницу в ширину и соответственно на нужное количество страниц в высоту. Если мы здесь оставим единицу, к примеру, одна страница в высоту, но реально наш файл занимает большее количество страниц, он может, соответственно масштабирован. Мы можем, изменить это значение, на любое нужное нам. Предположим мы хотим, напечатать наш файл, не более чем на 10 страниц в высоту, вот так вот. Далее переходим на размер бумаги. С помощью этого раскрывающегося списка, мы устанавливаем, на какой именно бумаге, мы с вами собираемся печатать наш файл. Обычно, печатается на бумаге, формата А4. Соответственно выбирается этот формат. В Америке больше принят формат ююю, он немного короче, чем формат А4 и немного шире. Кроме того, здесь есть большое количество форматов бумаги, на которые мы можем распечатать. Это может быть несколько видов конвертов, например, бумага формат А6, почтовая открытка и так далее. Ну, в данном случае, мы установили формат бумаги А4 и, в общем, этим удовлетворены. Далее переходим на качество печати. Эти параметры устанавливаются вот здесь, в зависимости от вашего принтера. 300 точек на дюйм, это в полнее приемлемое качество печати. Но если нам нужно очень хорошее качество, мы можем установить 600 точек на дюйм, а так же 1200. наш принтер ююю, нам в полнее это позволяет. Кроме того, мы можем установить номер первой страницы, что это значит? По умолчанию, когда мы печатаем наш файл, первая страница нумеруется, как страница 1, но может быть, наша рабочая книга, будет приложением, к какому либо документу, и мы хотим, чтобы номер первой страницы был не единица и не генерировался бы автоматически, а, например, номер первой страницы начинался бы с 10. Вот, мы с вами это число тоже установили вот в это поле. В общем, то это все, что следует делать с вкладкой, например, страница. Сейчас, давайте, перейдем с вами на вкладку лист. Перешли. С помощью этой вкладки, мы определяем, что именно мы выдаем на печать. Например, мы с вами хотим выводить на печать не весь файл, а некоторый диапазон. Если у нас ограниченный диапазон, мы можем, установив курсор сюда, выделить на нашем экране, тот диапазон, который мы с вами хотим печатать. Перейдем на начало нашего файла и вот таким образом выделим тот диапазон, который мы с вами собираемся печатать. Вот видите, мы выделяем, это похоже на то, как мы с вами выделяем диапазон, для, например использовании их функций, все. После того, как мы отпустили левую клавишу мыши, у нас здесь изображен диапазон, который мы здесь собираемся печатать, кроме того, например если наш файл, занимает несколько листов, то мы хотим, например, к примеру, печатать на каждой странице, сквозные строки, что это значит. Предположим у нас есть большой файл. Он достаточно длинный и мы хотим, чтобы мы знали, например, откуда начинается второй лист. Прочее, определенные ячейки печатать в качестве заголовков. Чтобы, к примеру, если вот здесь заканчивается наша страница при распечатке, а где заканчивается наша страница, мы можем видеть с помощью вот такой вот пунктирной линии, отодвинем это диалоговое окно, чтобы мы знали к чему относиться, например уже функция ВС. Мы хотим, чтобы на каждой странице, вот эта вот строка печаталась в качестве заголовка. Для
Глава 7. Вывод на печать
123
этого мы вот здесь выделяем соответственно вот эту вот строку. На каждой странице, эта строка у нас будет печататься и соответственно нам по листу бумаги будет очень легко определить, к чему относиться продолжение нашей рабочей книги. То же самое можем сделать со столбцами, правда, сейчас у нас здесь всего два столбца, по этому делать нечто аналогичное нам не нужно. Далее переходим вот к этому группе переключателей, которое называется печать. Иногда нам бывает необходимо печатать сетку нашей рабочей книги, то есть вот эти вот границы наших ячеек. Если нам это не нужно, то соответственно можем убрать эту галочку. Тогда наша рабочая книга будет печататься без вот этой вот самой сетки. В данном случае у нас цветной принтер, если мы хотим сэкономить картридж, то мы можем установить “черно-белую” печатью, чтобы все то, что у нас имеется в цвете, выходило бы в черно-белом виде. Соответственно, мы можем установить параметр черновая печать, если мы хотим сэкономить наш картридж. В заголовке строк и столбцов, с помощью установки вот этой вот галочки, можем просто печатать заголовки строк и столбцов. С помощью открывающегося списка мы можем печатать примечание, что такое примечание мы с вами еще не знаем, но у нас есть возможность их распечатки. Что это такое, мы с вами изучим позже. Далее мы можем изображать ошибки ячеек, мы можем печатать информацию об ошибках, так как мы видим это на экране, можем не печатать их вообще, а можно печатать вот с помощью вот такого вот индикатора ошибок, нет данных. С помощью этих двух переключателей задается последовательность страниц. То есть, как именно будет выводиться наша страница на экран. Сначала вот эта, затем вот эта и так далее, вниз затем вправо. А можем сделать вправо, затем вниз. Схема, как именно будет выводиться, наша страница соответственно здесь показано вот они таким вот образом меняются. Очень хорошо. Нам осталось изучить только вкладку колонтитулы. На самом деле вкладка колонтитулы требует более подробного изучения, по этому давайте сейчас закончим текущий урок и на следующем уроке займемся колонтитулами.
7.4. Параметры страницы (Колонтитулы) Сейчас мы с вами поговорим о вставке колонтитулов. Колонтитулы часто используются для того, чтобы снабдить каждый лист именем автора, названием издательства текущей главы и так далее. Очень часто колонтитулы используются для задания номеров страниц. Верхние, нижние колонтитулы, они могут быть и сверху и снизу, определяются специальными параметрами. Предположим, мы хотим сформировать колонтитулы. В данном случае, в данном файле, если вы обратили внимание, у нас есть как верхний колонтитул, которая называется функция, будет публиковаться такая строка, так и нижний, где задается номера страниц. Предположим в данном случае, имеющиеся колонтитулы нас не устраивают. В этом случае мы выполняем команду, создать верхний колонтитул. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, которое называется верхний колонтитул. В данном случае, нам показано, что в центре, у нас в качестве колонтитула изображается название нашего рабочего листа. Это лист, вот показан таким образом. В данном, случай наш лист называется, функции.
124
TeachPro Microsoft Excel 2003
По этому, если мы нажмем на кнопку отмена, мы увидим, что в качестве верхнего колонтитула у нас изображено слово функции. Это название нашего рабочего листа. Давайте еще раз нажмем на создание верхнего колонтитула и посмотрим, что еще у нас здесь имеется. У нас имеется три вот подобных списка. С помощью этих списков, мы задаем что именно, изображать слева в верхнем колонтитуле, затем в центре, это вот здесь вот и справа. С помощью вот этих вот кнопочек, мы собственно и конструируем наши колонтитулы. Ну, давайте сделаем следующее, с помощью вот этой вот кнопочки, на которой изображена буква, А. Мы задаем шрифт для колонтитула. Давайте нажмем на эту кнопочку и откроем знакомое окно ШРИФТ. Здесь мы можем выбрать нужный шрифт для нашего колонтитула. Давайте, что не будь, выберем, например шрифт ююю, можем выбрать начертание, к примеру, полужирный, размер, например вот такой вот 8, даже можем выбрать соответственное подчеркивание, например двойное и здесь можем выбрать видоизменения. Ну, предположим, все, что мы сейчас сделали, нас в полнее устраивает, нажмем на кнопку, ОК. Этим самым мы выбрали шрифт, для задания колонтитула. С помощью вот этой кнопочки, вставляется номер текущей страницы, если мы сейчас на нем нажмем, то у нас получится вот такая вот информация, с помощью вот этого вот слова, страницы в квадратных скобках, у нас здесь будет изображаться номер текущей страницы. Идем дальше, вот здесь имеется следующая кнопочка, с ее помощью мы можем задать число страниц в документе. Excel автоматически определит, сколько у нас листов на нашей распечатке и поставит сюда это число. Давайте нажмем на эту кнопку, вот у нас будет страница, страниц. Если мы сейчас здесь введем, например слово из, то у нас даже будет такая информация. Например, первая страница из стольких то, будет в полнее приемлемо, и мы будем сразу видеть какой номер страницы у нас в данный момент и из скольких имеющихся. Видите, как хорошо. Этим самим мы слева задали вот такой колонтитул. Давайте перейдем, на список справа. Благо, он у нас так сказать, совершенно пустой и продолжим изучение на нем. С помощью, вот этой вот кнопочки мы задаем текущую дату. Если мы сейчас нажмем на эту кнопочку, то у нас с права подставиться дата. Если учесть, что у нас сегодня 28 июля, то у нас здесь будет стоять 28 июля, соответствующего года. Очень хорошо! Следующая кнопочка, с ее помощью мы вставляем текущее время, например, давайте на нее нажмем. Здесь у нас будет изображена дата и время. С помощью вот этой кнопочки мы можем, вставит имя файла. Если мы сейчас на нее нажмем, то у нас здесь будет путь к нашему файлу и соответственно само название нашего файла. Вот с помощью этой кнопочки, вот этой вот, вставляется имя рабочего листа, вот, например вот эта информация была в свое время вставлена с помощью вот этой вот кнопочки. Давайте, позиционируем курсор сюда и на нее нажмем. Видите, мы получили совершенно идентичный код, точно такой же какой был. По этому давайте сотрем. Имеющийся, ююю скобочку тоже сотрем и продолжим. Ну и последнее, что мы с вами можем вставить, это вот эта кнопочка. Мы можем, вставит в колонтитул картинку. Если мы нажмем на эту кнопку, нам будет предложено выбрать с нашего жесткого диска какой не, будь рисунок. Ну, в данном случае, мы не какой рисунок с вами выбирать не хотим, по этому соответственно окно мы закрыли. Если бы мы с вами выбрали здесь, какой не будь рисунок, у нас активизировалась вот эта кнопка, с помощью которого мы бы соответственно изменяли параметры вставленного рисунка. Ну, так мы с вами никакой рисунок в результате не вставили, то эта кнопка у нас соответственно не активизировалась. Нажмем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас в результате получилось. Мы с вами вставили слишком много информации, по этому вся наша информация наехала, друг на друга, видите. У нас слишком длинный путь, плюс к тому мы с вами вставили число и время. Время тоже друг с другом вместе с числом как, то слились. Надо было установить там пробел, но, в общем, то основная идея вам ясна. Если по какой то причине колонтитул нас не устраивает, мы можем в этом открывающемся списке, выбрать, те колонтитулы, которые по умолчанию предлагает нам сам Excel, для данной рабочей книги.
Глава 7. Вывод на печать
125
Предположим, вот это, храниться один из стольких то. При нажатии на кнопку создать нижний колонтитул, появляется аналогичное окно, как только что у нас было. Подробно мы его разбирать не будем, все здесь то же самое, давайте просто его раскроем. И здесь точно так же, имеется открывающийся список, с помощью которого мы с вами, собственно и можем задать, например нужный нам вариант, к примеру. Выберем слово функции. Это имя нашего рабочего листа. В результате вместо верхнего колонтитула у нас будет страницы из стольких то, а вместо нижнего имя рабочего листа, то есть функции. Давайте нажмем на кнопку ОК, на следующем уроке мы с вами будем изучать окно просмотра.
7.5. Предварительный просмотр Сейчас мы с вами поговорим о режиме предварительного просмотра. Очень часто нам бывает необходимо прикинуть как именно наша рабочая книга, как именно наш рабочий лист будет располагаться на бумаге. Для того чтоб это увидеть воочию, необходимо сделать следующее. Выполнить команду файл, Предварительный просмотр. Вот мы с вами выполнили команду В результате предварительный просмотр. открывается окно предварительного просмотра, в данном случае у нас открыта страница первая из восьми. Что это значит? Это значит, что на бумаге наша рабочая книга, то есть наша область печати будет занимать восемь листов. В данном случае мы видим первую. Если мы с вами хотим, например, перейти на вторую страницу, мы можем нажать на кнопку Далее, вот мы тем самым переходим на следующие страницы. Если вы обратили внимание у нас здесь страница шестнадцать из восьми. Что это значит? Если вы помните, мы с вами заказали, чтобы на первой страницы нумерация начиналась бы с десяти. Поэтому здесь мы в результате получили такую странную нумерацию. Если, к примеру, нам сейчас с вами плохо видно, для того чтоб увеличить изображение листа, мы можем сделать следующее либо нажать на кнопку масштаб. Видите? Таким образом, наша страница то увеличивается, то уменьшается. Либо сделать вот, что. В данном случае у нас курсор мыши имеет внешний вид лупы, просто щелкнуть на нашем изображении. В данном случае видите, страница у нас увеличилась. Для того чтоб вернуть ее в исходное состояние щелкнем еще раз, давайте попробуем, раз, два. Как мы уже с вами поняли, переходим между страницами с помощью этих двух кнопок. Переходим, например, назад вот видите у нас нумерация, начинается с десяти, а на самом деле это первая страница. А можем идти вперед. Кнопка Страница, в данном случае у нас вызывает диалоговое окно параметры страницы, окно нам отлично знакомо. На прошлых уроках мы его отлично выучили и сейчас разбирать не будем. Но определенные изменения с помощью него могут быть сделаны. Нажмем на кнопку Отмена. Далее мы можем нажать на кнопку Поля. Если мы с вами нажали кнопку поля, соответственно видите, поля у нас сейчас не видны, эта кнопка работает в качестве переключателя. Нажмем, на кнопку еще раз видите, поля у нас сейчас на экране. Что здесь самое интересное? То, что мы можем менять поля и позицию колонтитулов. В данном случае с помощью технологии Drag and Drop. То есть привести курсор на вот эту вот линию нажать левую клавишу мыши и потянуть в нужную позицию. Видите, у нас соответственно происходят изменения. Точно так же и внизу, захватить, мышью потянуть и отпустить вот так вот. То же самое, мы можем делать с боковыми полями. Очень хорошо.
126
TeachPro Microsoft Excel 2003
Если еще раз нажмем на кнопку поля, поля исчезнут с нашего экрана. Включим их обратно. Что еще мы с вами можем сделать? Мы можем нажать на кнопку Разметка страниц. В данном случае у нас появится вот этот фрагмент собственно непосредственно нашего рабочего листа. В режиме разметки страницы, то есть, как именно наш рабочий лист выглядит на листе бумаги. Очерчено как именно наш рабочий лист выглядит на листе бумаги, с помощью вот таких вот темно синих черт. Это значит вертикальная черта, а эта горизонтальная. Нажмем на кнопку ОК, но перед этим прочтем, что для изменения границ страниц достаточно перетащить их с помощью мыши. Нажмем на кнопку ОК. И попробуем все-таки, что не будь перетащить, например эту границу вот сюда. После того как мы данную границу перетащили, столбец “F” у нас сейчас в области печати. Давайте в этом убедимся. Вернемся с помощью меню файл, в режим предварительного просмотра. Сейчас мы видим, что вот этот столбец “F” у нас сейчас тоже будет напечатан. Это мы сделали с помощью переходов в режим разметки. Если мы нажмем на кнопку Обычный режим, то вернемся просто в Excel. Его обычный режим. Давайте, опять выполним команду предварительный просмотр и вернемся туда, где мы с вами собственно и были. Что здесь еще есть интересного? Есть кнопка Закрыть. Если мы с вами закрываем, то есть, нажимаем, на эту кнопку возвращаемся в Excel. С помощью кнопки Справка, соответственно у нас происходит вызов по справки, то есть вызов справки, и мы можем узнать много интересного о режиме предварительного просмотра. Вот видите, у нас есть команды режима предварительного просмотра. Ну, давайте закроем сейчас справку. Она в данный момент не интересна. И у нас осталась неосвоенная кнопка Печать. С помощью вот этого диалогового окна печать у нас собственно и печатается наша рабочая книга. В данном случае выбирается, на какой именно принтер, какие страницы печатаются, все или некоторые, что именно выводить на печать диапазон, всю книгу. С помощи кнопки просмотр здесь вот мы можем перейти опять таки в режим предварительного просмотра, и радостно здесь еще, что не будь прокорректировать. И сейчас у нас, если вы успели заметить, наша рабочая книга пошла на печать. Давайте на этом закончим этот урок, но перед этим не забудем сказать следующее. Что вот здесь в параметрах страница, у нас есть кнопка Просмотр. Если вы видите, она на всех вкладках активна. Если мы нажмем на эту кнопку Просмотр, то соответственно мы опять перейдем в режим предварительного просмотра. Все на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами подведем некоторые итоги, по поводу печати наших документов.
7.6. Печать документов Сейчас мы с вами преступаем к последнему уроку главы печать. Это уже непосредственно к печати документов. Печать как мы с вами уже говорили, происходит с помощью вот этого диалогового окна “Печать”. Собственно это же диалоговое окно мы можем вызвать из режима предварительного просмотра. Собственно это мы прошлый раз с вами и сделали. Давайте ознакомимся с этим диалоговым окном более подробно. Здесь в раскрывающемся списке у нас имеется список доступных принтеров. Именно с помощью этого открывающегося списка мы и показываем, куда именно на какой принтер мы хотим распечатать наш документ. В данном случае если вы обратили внимание, у нас имеется “Image Writer” вот он, у нас имеется установленный нами на прошлых занятиях принтер “Lexmark” и имеется сетевой принтер, который установлен на другом компьютере в сети. Ну, пусть останется вот этот принтер, который мы с вами установили на прошлом уроке. Перейдем на вот этот вот. На эту группу переключателей, которая называется печатать. Мы можем задать на печать все страницы диапазона. Вот именно здесь и установлен заданный переключатель, а можем указать какие именно страницы мы с вами хотим распечатать. Если мы выберем вот этот переключатель, то здесь мы
Глава 7. Вывод на печать
127
уже можем конкретно указать, что именно, например, мы можем указать, что мы хотим распечатать с первой страницы, к примеру, по третью. И только эти страницы у нас будут даны на печать. То есть будут распечатаны. Кроме этого вот есть группа переключателей, которая называется вывести на печать. Этот блок предназначен для указания, что именно мы печатаем. В данном случае по умолчанию у нас эта группа переключателей установлена “Выделенные листы”. Мы можем вывести на печать, например выделенный диапазон, тот который мы в данный момент выделим на экране. А можем вывести на печать всю рабочую книгу. Ну, по умолчанию обычно бывает, указано выделенные листы. И печатаются те листы, которые в данный момент выделены. Это понятно из названия. Далее, у нас имеется счетчик, который мы можем указать чисто копий. Предположим мы хотим распечатать десять копий данной рабочей книги. У нас нет необходимости давать десять раз команду печатать. Нам достаточно вот здесь указать, например число десять, и у нас будет распечатана наша рабочая книга в количестве десяти экземпляров. С помощью этого флажка мы указываем, разобрать по копиям. Что это значит? В данном случае у нас указано, что мы печатаем число десять. Предположим, наша каждая рабочая книга занимает десять листов. У нас есть две возможности напечатать с начала десять первых станиц, если у нас не установлена здесь галочка, потом десять вторых, десять третьих и так далее. Или если у нас указана, галочка разобрать по копиям, сначала напечатать полностью одну копию с первой страницы до последней. Потом следующую и т.д. Здесь имеется галочка печать в файл, этой возможностью пользуются если по какой, то причине принтер не доступен. Далее, имеется две кнопки, свойства и найти принтер. Давайте, нажмем на кнопку “Свойства”. В данном случае у нас открываются свойства данного конкретного принтера. С этим окном мы с вами знакомы, мы с ним познакомились, на том уроке, когда собственно этот принтер и устанавливали в нашу систему. Здесь имеется две вкладки “Расположение” “Бумага качество”, и мы можем здесь указать источник бумаги носитель. Со всеми этими списочками вы знакомы, поэтому закроем это окно. И нажмем на кнопку “Найти принтер”. Если мы нажали на кнопку “Найти принтер”. То у нас открывается диалоговое окно Поиск принтеров, сейчас нам сообщают, что служба каталогов сейчас не доступна, поэтому вот это диалоговое окно нормально не работает. Вот так вот. С помощью этой кнопки мы можем перейти в режим просмотра. И вызвать команду “Печать” отсюда. Сейчас, у нас идет на печать десять копий нашего документа. Именно таким образом вам стоит выводить это все на печать. Ну, давайте закончим этот последний урок. Что такое печать вы уже знаете.
128
TeachPro Microsoft Excel 2003
Глава 8. Диаграммы 8.1. Мастер диаграмм Сейчас мы с вами поговорим о диаграммах. Диаграмма это мощное средство, которые предоставляет, нам Excel они служат для визуализации данных. Excel обладает большим выбором в смысле диаграмм. Предположим, у нас имеется вот такая табличка, которую мы с вами ввели заранее. Здесь показана зависимость продажи видеомагнитофонов от года, в девяносто пятом году предположим, было продано три тысячи штук в девяносто шестом четыре тысячи штук и т.д. Сейчас мы с вами хотим вот эти данные визуализировать. Что мы делаем? Для начала мы выделяем эту нашу таблицу. После этого мы вызываем, “Мастер диаграмм” это один из способов создания диаграмм. Мастер диаграмм мы можем вызвать с помощью панели инструментов, вот нажатием вот на эту кнопочку. Давайте нажмем. Сейчас мы видим первое окно мастер диаграмм, фактически первый шаг. Здесь мы выбираем тип диаграмм. Тип диаграммы мы выбираем с помощью этих двух вкладок на этом диалоговом окне. Здесь имеются стандартные, диаграммы. Например “Гистограммы”. Здесь соответственно выбор, затем Линейчатые диаграммы и т.д. Вот видите? Здесь очень большой выбор, мы с вами подробно по ним всем подробно пройдемся. Сейчас давайте выберем, что не будь, пусть то, что предлагает нам сейчас Excel по умолчанию гистограмма первый тип нас вполне устраивает. Нажмем на кнопку, “Далее”. Сейчас мы видим диапазон наших данных, к сожалению, так как мы с вами выбрали всю таблицу, то соответственно вот таким вот образом были показаны наши все данные, то есть и год и видеомагнитофоны. На самом деле это не правильно. Нас интересуют только видеомагнитофоны в данное время. По этому, что мы с вами делаем? Мы, ставим курсор вот сюда, диапазон, и заново выбираем, ряд который мы хотим визуализировать. Давайте мы его выберем вот так. Видите сейчас у нас на диаграмме правильное изображение за исключением того, что подписи к оси “Х” у нас не верны. Мы хотим, что бы подписями к оси “Х” служили бы года. Для этого, что бы это сделать переключаемся на вкладку “Рад”. На этой вкладке нам показано, что у нас сейчас визуализирован ряд видеомагнитофоны, имя его находится вот здесь, значение потому, что в ячейке “B1” у нас имя “Видеомагнитофоны” значение находится, начиная с ячейки “B2” до “B11” все верно. И вот здесь в нижней части нам предполагается подписи оси “Х”. Если мы установим сюда курсор и выделим, тот диапазон, который мы хотим, что бы служил подписями к нашим данным, вот так вот, то мы увидим, что этот диапазон стал подписями к нашим данным и у нас уже диаграмм имеет вот такой вот вид. Нажимаем на кнопку далее. Сейчас мы можем поочередно скорректировать подписи данных, саму таблицу данных, легенду, и т.д. Подробно все эти показатели мы с вами будем походить позже. Сейчас давайте просто нажмем на кнопку “Готово”. Что бы получить таки то, что мы с вами создали на нашем рабочем листе. Вот у нас появилась наша диаграмма. Мы видим здесь в зависимости от лет количество проданных видеомагнитофонов. То есть наши данные стали визуальные. Наша диаграмма называется видеомагнитофоны это заголовок диаграммы. Здесь в легенде вот этот квадратик у нас называется легендой, давайте уберем эту панель инструментов.
Глава 8. Диаграммы
129
У нас показано, что здесь отображаются видеомагнитофоны, мы можем увеличить нашу диаграмму, чтобы ее лучше было видно вот так вот и потянуть даже немного в бок. Вот мы получили такую славную диаграмму. Давайте, на этом текущий урок закончим. На следующем уроке мы подробно пройдемся, что такое диаграмма из чего она состоит и по типам диаграмм.
8.2. Автоматическое создание диаграмм На прошлом уроке мы с вами создали диаграмму с помощью мастера диаграмм. Есть еще другой способ создания диаграмм это автоматическое создание. Для этого на надо выделить наш диапазон и нажать на кнопку на клавиатуре “F11”. После того как мы с вами нажали кнопку на клавиатуре, у нас появляется в нашей рабочей книге, новый лист, которая называется “Диаграмма6”. Именно на нем изображена наша диаграмма. Если вы сейчас на нее посмотрите, вы поймете, что наша диаграмм была изображена не совсем корректно. Да у нас есть показатели по видеомагнитофонам но, к сожалению, год у нас тот же вошел в нашу диаграмму он фактически не служит подписями к данным подписи к оси категорий, а тоже изображен на нашей диаграмме. Это не правильно. Это у нас произошло потому, что вернемся на “Лист 1”. Автоматически когда Excel строит диаграмму, ему на вход должны быть соответственные данные. Давайте, с копируем то, что мы с вами ввели, вставим это на другой лист, вот так вот и попробуем изменить некоторые данные. Для того чтоб правильно автоматически построить диаграмму Excel ожидает, что данные для оси категорий будут располагаться вдоль строки. Давайте попробуем это с вами сделать, 95-й, у нас здесь будет год, 1996-ой продолжим этот ряд, мы хотим до 2004-ого года вот очень хорошо. Здесь у нас будут видеомагнитофоны, немножко сделаем этот столбец шире ну и введем наши данные. Это у нас 3000 и т.д. на самом деле, мы с вами можем сделать следующее. Можем вводить собственно и другие данные. В данном случае совершенно не важно, что мы сюда введем. Будут ли наши данные похожи на предыдущие или нет. Главное чтобы сейчас была бы правильно, задана наша таблица, чтобы Excel автоматически построил правильно нашу диаграмму вот. У нас уже, в каком то виде таблица есть. Теперь давайте сами выделим вот этот весь диапазон и посмотрим, что у нас при этом получится. Выполняем команду “F11”. Если вы обратили внимание, сейчас Excel автоматически построил, совершенно правильную диаграмму эта диаграмма идентична той, которая была построена на листе один вот она. И вот здесь у нас видите на отдельном листе полностью, построена правильно наша диаграмма. Вот она. То есть главное правильно расположить данные, если вы собираетесь пользоваться автоматическим созданием диаграммы. Если Excel автоматически строит вашу диаграмму, то по умолчанию выбирается тип гистограмма вот она. Если вы собираетесь, что, либо здесь менять то соответственно это надо делать уже позже. Ну, давайте завершим текущий урок мы с вами автоматически построили нашу диаграмму, то есть мы это уже умеем делать двумя способами. Закончим текущий урок. На следующем уроке мы посмотрим, как открывать и сохранять наши диаграммы.
8.3. Открытие и сохранение диаграммы Сейчас поговорим об открытии и сохранении диаграмм. Так как вы видите, диаграмма внедряется в нашу рабочую книгу то соответственно естественно ожидать, что она вмести и с ней сохранится. Давайте с вами попробуем сохранить нашу рабочую книгу. Так как мы с вами это делаем первый раз, у нас открывается соответственно окно сохранения документа. Назовем наш файл “Диаграмма”. И нажмем на кнопку “Сохранить”. После этого закроем нашу рабочую книгу и откроем ее еще раз. “Открыть”, в моих документах, наша диаграмма соответственно.
130
TeachPro Microsoft Excel 2003
Вот теперь у нас открылась наша диаграмма. Видите все наши листы у нас на месте, все внедренные нами диаграммы. Как вы видите, и здесь у нас наша самая первая диаграмма, которую мы создали с помощью мастера диаграмм и вот эти диаграммы также на месте. То есть они совершенно спокойно сохраняются с вашей рабочей книгой. Давайте попробуем здесь, в каком не будь ряду изменить данные. Например, изменим здесь 2000 на восемь. Это данные за девяносто восьмой год, то есть они у нас, где-то здесь, и посмотрим, что у нас при этом получится. Видите? После того как мы с вами изменили здесь, нашу, данную на восемь тысяч у нас соответственно наша диаграмма так же изменилась, этот показатель у нас вырос до 8000. То есть диаграмма отображает наши данные динамически. Она готова манятся вмести с нашими данными, это очень удобно. Давайте этот показатель уменьшим, например на один ноль. Вот уменьшили, и соответственно вот здесь этот показатель тоже уменьшилось до одной тысячи. То есть этим самым мы показали, что наша диаграмма связана с нашими данными. Кроме того, внешний вид нашей диаграммы можно совершенно спокойно менять. Это называется форматированием. Мы меняем внешний вид нашей диаграммы для тог, чтоб сделать ее внешне более эффективной. Форматированию диаграмм у нас будет посвящена целая тема, которая, так и будет называться форматирование диаграмм. Сейчас мы с вами этим заниматься не будем, а только упомянем о том, что это в принципе возможно. Кроме того, наши диаграммы мы с вами можем собственно, и копировать с листа на лист. Предположим вот эту диаграмму видеомагнитофоны мы с вами хотим скопировать на другой лист, например на “Лист3”. Давайте мы с вами вот так вот ее выделим. Выполним команду правка. Выделим, выполним, команду правка копировать, после этого, перейдем на “Лист3”. И выполним команду, правка вставить, вот у нас наша диаграмм была вставлена на наш новый рабочий лист. Вот она. Фактически она абсолютно идентична той, что была создана на листе один. Вот если вы посмотрите внимательно она совершено идентична. Кроме того, мы можем удалять наши диаграммы. Что мы для этого делаем, мы ее выделяем соответственно и, например, с помощью контекстного меню можем выполнить, команду очистить после этого у нас наша диаграмм пропадает с нашего рабочего лиса. Мы фактически ее удалили. Те диаграммы, которые были созданы на отдельных, рабочих листах могут быть удалены с помощью удаления листа. Ну, давайте удалим лучше диаграмму 6 потому, что она у нас все равно создалась не правильной. Удаляем, здесь нам сообщается, что в листах выбранных для удаления могут существовать данные, мы с этим соглашаемся и, не взирая на это, мы удаляем наш рабочий лист в месте с диаграммой. Ну, давайте на этом закончим имеющийся урок. На следующем уроке мы с вами научимся печатать наши диаграммы.
8.4. Вывод диаграммы на печать Сейчас поговорим о выводе наших диаграмм на печать. Естественно вы можете захотеть распечатать созданную вам диаграмму ну, например вот эту. Перед тем как вывести ее на печать необходимо выполнить команду файл параметры страниц. Если, вы обратили, внимание, сейчас к знакомому нам окну, параметры страницы, которая, раннее у нас имела три вкладки, добавилась, еще одна. Которая называется диаграмма. Здесь мы можем указать, как именно выводить диаграмму на печать. Мы можем использовать всю страницу, то есть полностью всю одну
Глава 8. Диаграммы
131
страницу посветить диаграмме, можем уместить ее на странице вот так им вот образом, здесь прямо показано как это будет, и дать пользовательский вот такой, вот маленький фактически рисуночек нашей диаграммы. Печать может быть черновая и собственно черно-белая. Давайте, выполним команду предварительного просмотра. Вот, именно так будет выведена наша диаграмма на печать, если вы ее сейчас видите. Мы можем менять поля, задавать масштаб, вот поля можно, на пример подтягивать их, соответственно менять, например масштаб видимости. Давайте закроем окно предварительного просмотра. И посмотрим, у нас еще, что имеется в параметрах страницы. Здесь если вы перейдете, например, на вкладку поля то вот здесь на нашей страничке вы уже увидите непосредственно вашу диаграмму, вы можете ее, центрировать на странице видите вот таким вот образом, можете центрировать по вертикали, соответственно опять таки задавать нужные поля. Можете опять таки, задать колонтитулы, например, здесь в данном случае если вы обратили внимание, колонтитулов нет. Ориентация у нас уже по умолчанию альбомная потому, что у нас широкая диаграмма и Excel , что именно так ее надо расположить на рабочем листе. Качество печати у нас повышенное потому, что это рисунок, а не текст, лучше ее печатать шестьсот точек на дюйм, а не триста как ранее. Вот таким образом, мы посмотрели на все вот эти четыре вкладки. Это, кнопочка вызовет свойства нашего принтера, в свойствах нашего принтера ни чего не меняется, по этому мы спокойно закрываем это окно. Опять таки после всех этих преобразований можем попасть в область предварительного просмотра вот она. И уже непосредственно отсюда можем начать печатать нашу диаграмму. У, нас откроется диалоговое окно, нашего принтера, которая называется печать, здесь мы выбираем соответственно принтер, сколько копий, разобрать по копиям или нет, печатать все. Если вы обратили внимание, выделенный диапазон, у нас эта возможность отключена, потому, что мы печатаем диаграммы, Excel, это собственно понимает. Можем распечатать собственно всю книгу, а можем, выделенные листы и после нажатия на кнопку “ОК” наша диаграмма пойдет на печать. На этом мы заканчиваем вот эту маленькую главу начало работы с диаграммами. На следующем уроке мы с вами подробно начнем изучать классификацию диаграмм и их, настройку.
8.5. Подбор типа диаграммы Итак, мы с вами начали изучать типы диаграмм. Необходимо заметить, что правильный выбор типа диаграммы, позволяет представить данные самым выигрышным способом. Если мы сейчас выделим нашу таблицу и начнем строить диаграмму, например, с помощью команды диаграмма, из меню, вставка. Мы вот здесь увидим, вот это вот окно. Мастер диаграмм, шаг один, из четырех, тип диаграммы. Вот здесь, у нас имеется список имеющихся типов. В правой части окна, выбирается соответственно вид диаграммы. Сейчас у нас выбрано тип гистограмма, и здесь первый вид. Давайте нажмем на кнопку готово и посмотрим, что у нас здесь получается. Самый первый тип, который мы с вами выбрали, это тип гистограмма, он используется для анализа изменений различных показателей с течением времени. То есть фактически, сейчас по нашей диаграмме мы можем проследить определенные тенденции. Например, в 2002 году вот это у нас продажа видеомагнитофонов и она к 2004 году увеличилась. Видите, вот такая вот тенденция. А продажа телевизоров наоборот уменьшилось.
132
TeachPro Microsoft Excel 2003
Вот здесь уже такая вот совсем маленькая. Продажа уже магнитофонов у нас наблюдается вот такая некоторая стабильность. Несмотря на уменьшение 2003 году. Мы можем поменять тип имеющейся диаграммы. Как мы это делаем? Во-первых, диаграмма должна быть выделена. Выделяем мы ее с помощью левой клавиши мыши. И из меню диаграмма можем выполнить команду тип диаграмма. У нас опять таки появляется знакомая нам окно. Следующий тип диаграммы, у нас линейчатый. Линейчатый тип диаграмм он аналогичен гистограммам, за исключением того, что ось «Х» у нас превращается в ось «У» а ось «У» превращается в ось «Х». Видите? У нас диаграмма фактически, как бы вот так вот повернутая. Следующий тип диаграммы это у нас графики. График, как мы с вами знаем, отображает зависимость оси «У», от величины, которая меняется с каким либо постоянным шагом, фактически от величины «Х». Ну, давайте нажмем, какой не, будь. Выберем, какой не, будь график, например вот этот. И нажмем ОК. Вот у нас появился, вот такой вот график. Фактически видеомагнитофоны, видите, у нас изображены, синим цветом, магнитофоны вот таким вот розовым, а телевизоры желтым. Изменение продаж каждого вида товара у нас, вот так вот определенным образом прослеживается. Следующий тип это круговые диаграммы. Давайте, снова выполним команду диаграммы, тип диаграммы и посмотрим на круговые диаграммы. Круговые диаграммы позволяют показывать соотношение частей, которые в сумме составляют 100%. В определенных случаях это очень удобно. К нашему примеру, вот к этому имеющемуся, применить круговую диаграмму достаточно сложно. Но мы сейчас попробуем это сделать. Давайте мы нажмем на кнопку ОК, вот, теперь у нас для видеомагнитофонов, фактически, только для видеомагнитофонов видна вот такая вот доля продаж. В 2002 году, 2003 и соответственно 2004. Давайте перейдем к следующему типу диаграммы, которая называется точечная. Точечная диаграмма похожа на тип диаграммы графики, ну давайте выделим какой не, будь из видов, например вот этот и попробуем его применить. Этот тип диаграммы, показывает дискретное изменение по шагам. То есть, отображается зависимость данных от величины, который меняется с произвольным, не постоянным шагом. Для нашего случая, тип диаграммы точечный, совершенно не подходит. Такой тип диаграмм, следует применять, когда необходимо показать дискретные изменение по осям «Х» и «У». Ну, давайте перейдем к следующему типу диаграммы, который называется с областями. Выберем, какой не будь вид, например, пусть это будет вот этот, и нажмем на ОК. Сейчас мы здесь видим, фактически зависимость количество от года. То есть, сколько штук, фактически было продано в каждом году. В данном случае, мы это видим только для телевизоров. Продажа же магнитофонов и видеомагнитофонов от нас скрыто, потому что, продажа телевизоров вот имеет максимальное значение. Фактически, именно они сейчас у нас на экране. Это у нас ряд телевизоры, точка 2002 или соответственно будет 2003 и так далее. Ну, давайте перейдем к следующему типу диаграмм. Это у нас кольцевые диаграммы. Кольцевые диаграммы, немного напоминают круговую диаграмму, фактически идея та же самая, по этому мы отдельно на ней останавливаться не будем. Потом идут лепестковые диаграммы. Этот тип диаграмм, на самом деле очень труден, для интерпретации восприятия, по этому их обычно на рекламных презентациях не строят. Их применяют, только для того, чтобы показать какое то отдельное соотношение рядов данных друг с другом.
Глава 8. Диаграммы
133
Потом идет поверхность. Этот вид диаграммы очень удобен. Если нам нужно представить максимальное минимальное значение, в каком не будь наборе данных, которые зависят от двух переменных. В данном случае у нас не такой случай. По этому мы представлять не будем, в этом виде. Потом у нас идут пузырьковые диаграммы. Они похожи на точечные. А размер пузырька отображает третью величину. Давайте попробуем нажать ОК. Сейчас нам сообщается, что не возможно объединение пузырьковой диаграммы с другими типами диаграмм и предлагается изменить тип диаграммы для всех рядов, данных на выбранный. Давайте мы с вами согласимся и вот у нас, вот такие вот получились фактически телевизоры. Ну, давайте, с вами опять вызовем окно тип диаграммы и пойдем изучать дальше. Что у нас здесь еще есть? У нас имеются биржевые диаграммы. Биржевые диаграммы служат для отображения изменения, например курса акций, они очень специфические. Пользоваться достаточно сложно. Вот, поэтому подробно, мы здесь останавливаться так же не будем. Далее идут трех мерные типы диаграмм, которые по сути своей очень похожи на гистограммы, просто они трехмерные. Цилиндрическая, Коническая и Пирамидальная. Ну, на этом мы с вами исчерпали все основные типы диаграмм. На самом деле, здесь имеется еще нестандартные типы диаграмм. Но, мы с вами, их будем проходить позже. А сейчас закончим текущий урок.
8.6. Модификация диаграммы Необходимо заметить, что диаграммы можно модифицировать. Как это делается? Во-первых, у каждого элемента диаграммы имеется свое контекстное меню, которое содержит только присущие данному элементу команды форматирования. Давайте вызовем контекстное меню, например, элемента ось. Наводим курсор мыши, например, вот сюда. У нас появляется такая всплывающая подсказка ось категории. Нажимам правую клавишу мыши. Контекстное меню оси у нас содержит две команды, это формат оси и очистить. Только две команды, если вы обратили внимание. Если мы наведем курсор мыши, на какой не, будь другой элемент. Например, давайте наведем его на ряд магнитофоны, вот так вот, и вызовем уже его контекстное меню. То это контекстное меню будет отличаться от конкретного меню элемента ось. Видите, у нас здесь совершенно другой набор команд. Таким образом, каждый элемент диаграммы имеет свой набор команд, свое конкретное меню. Что же относиться к элементам диаграмм? К элементам диаграмм относится все. Это и маркеры, это легенда, это оси, вот они, метки, надписи и так далее. Прежде чем приступать к форматированию или изменению, какого либо элемента диаграммы, этот элемент нужно выделить. Выделяется элемент следующим образом. Наводим на него курсор мыши и щелкаем один раз левой клавишей мыши. Вот так. Сейчас у нас выделен, как в низу нам показывает сплывающая подсказка ряд магнитофоны. Если эти сплывающие подсказки нам мешают их можно выключить. Каким образом это делается? Это делается следующим образом: в команде сервис выполняем команду параметры, переходим на вкладку диаграмма. Для того чтобы сплывающей подсказке не отображали бы, название элементов мы сбрасываем соответствующий флажок. Для того чтобы подсказки не отображали значение элементов, соответственно сбрасываем второй флажок. Мы сбросили сейчас оба флажка.
134
TeachPro Microsoft Excel 2003
Нажимаем на кнопку ОК и посмотрим, что у нас получилось на нашей диаграмме? Подводим курсор мыши, выделяем какой либо элемент сплывающих подсказок у нас сейчас нет. Вот так вот. Давайте, восстановим все, как было, установим соответствующие флажки, потому, что на самом деле они полезны и нажмем на кнопку ОК, вот так вот. Следует сказать, что для выделения элемента диаграмм можно воспользоваться раскрывающимся списком на панели инструментов диаграммы. Вот у нас наша панель инструментов диаграмма, вы про нее уже знайте, и мы можем воспользоваться соответственно раскрывающимся списком, вот у нас вот этот вот самый раскрывающийся список. Давайте попробуем выделить легенду. Видите, легенда у нас сейчас выделена, вот она, вокруг нее, такие вот черненькие точечки. А если мы сейчас откроем и выделим, например ось категории, то эти черные точечки у нас появятся вот здесь, соответственно, потому что у нас выделена ось категорий. Вот так вот. С помощью этого списка мы по очереди все элементы собственно с вами и можем выбирать, вот таким вот образом. Вот, например, ряд магнитофонов у нас выбран, или ряд видеомагнитофона. С помощью этого списка мы можем по очереди как уже сказали выбирать все элементы диаграммы, а сейчас попробуем изменить оси нашей диаграммы. Как это делается? Это делается следующим образом, выполняем команду, например диаграмма, параметры диаграмм. Перед нами открывается диалоговое окно параметры диаграммы, на ней мы выбираем вкладку оси, вот так, и с помощью этих флажков, вот этих вот флажков можно управлять появлением соответствующих осей, если мы, например, вот этот флажок с вами уберем, то у нас оси «Х» не будет. Если установим, то она появится. Соответственно то же самое с осью «У», вот здесь, ось «Х», а вот здесь ось «У». В качестве основной оси, вот оси «Х» Excel позволяет использовать так называемую ось времени. Если мы с вами установим вот этот вот переключатель, мы увидим, что Excel, вот здесь вот автоматически поставил какие то значения по датам. В данном случае, это свойство не очень полезно, но если бы данные с рабочего листа у нас были бы формата даты, то эта ось времени Excel применил бы, автоматически и данные у нас бы здесь шли бы в хронологическом порядке. Давайте это все вернем, как у нас было, и нажмем на кнопку ОК. На этом мы текущий урок завершаем.
8.7. Текстовые элементы диаграмм На этом уроке мы с вами начинаем изучение текстовых элементов диаграмм. Что такое текстовые элементы диаграмм? Это, так называемы заголовок диаграммы, заголовок оси значения и соответственно заголовок оси категорий. Это в том числе и текст на легенде, и вообще другие текстовые надписи. Для того чтобы добавлять и соответственно убирать на диаграмме названия, делаем следующее. Для начала мы ее выделяем, вот таким вот образом, одиночным щелчком левой клавиши мыши. Затем выполняем из меню диаграммы, команду параметры диаграммы. Вот здесь у нас имеется вкладка заголовки, именно здесь мы вводим или меняем соответствующие названия. Давайте в первом поле название диаграммы дадим ее название, предположим, это у нас будет объем продаж, вот так вот. Далее переходим к оси «Х», вот если вы обратили внимание, вот в этой правой части нашего окна сразу появляется надпись объем продаж. Ось «Х», пусть у нас называется, например, года. А ось «У», вот здесь вот. Уже соответственно у нас будет количество. Здесь мы сделали небольшою грамматическую ошибку, исправим это на,
Глава 8. Диаграммы
135
«и» вот так вот. Если вы сейчас обратите внимание, у нас имеется уже надпись количество, здесь надпись года, надпись объем продаж и так далее. Сейчас если мы нажмем на кнопку ОК, мы увидим, что все эти изменения у нас уже имеются на нашей диаграмме. Есть ее заголовок, есть соответственно название оси категории и есть название оси значений. Вот так вот. Мы можем менять наши текстовые элементы прямо на нашей диаграмме, то есть соответствующее диалоговое окно, мы можем и не вызывать. Достаточно просто щелкнуть курсором мыши на название. Например, щелкнули здесь и уже можем его менять. Видите, появился вот такой вот курсор. Например, можем добавить слово «Наш», вот так поставим пробел, у нас будет «Наш объем продаж». Точно также мы с вами можем это слово «Наш», убрать. Теперь попробуем просто добавить текст на нашу диаграмму. Предположим, нам нужны, какие то комментарии, на пример мы, хотим вставить комментарий о максимальной продаже магнитофонов. Что мы для этого делаем? Мы можем выделить любой не текстовый элемент, например вот этот и прямо в строке формул обратите внимание, мы сейчас выделим этот вот фрагмент, прямо в строке формул ввести какой не, будь текст. Например, максимальная продажа магнитофонов, вот так. После нажатия клавиши Enter, вот этот текст, максимальная продажа магнитофонов у нас появляется на экране, вот в такой вот соответствующей рамке. Мы можем этот текст перетащить в любую нужную нам область, вот так вот. Этот текст на экране, у нас уже есть. Мы можем, например, сделать вот такой вот щелчок мыши и изменить эту соответствующую надпись. Например, убрать слово максимальное, а продажи написать с большой буквы, вот так, продажа магнитофонов. Мы можем менять соответственно и шрифт и фон, но сейчас у нас вот такая вот просто будет надпись. Excel позволяет проверять грамматику орфографию не только на рабочих листах, но и на самих диаграммах. Как это делается? Для того чтобы это сделать, вот у нас выделена диаграмма, выполняем команду сервис, орфография. Сейчас нам Excel сообщает, что на текущей диаграмме проверка орфографии закончена, потому как ошибок у нас здесь нет. Давайте нажмем на кнопку, ОК и искусственно сделаем какую-нибудь ошибку. Давайте напишем слово магнитофонов, например через «о» «могнитофонов», вот так вот. Сейчас опять выделим нашу диаграмму и выполняем сервис орфография. Вот сейчас Excel нам сообщает, что слово магнитофоны у нас написано совершенно неправильно и предлагает такой вариант. Давайте мы нажмем на кнопку Заменить, после чего Excel сообщил, что проверка орфографии закончена, и мы видим, что слово магнитофонов у нас уже написано правильно. Итак, мы с вами вставили необходимый текстовый комментарий и научились вводить и редактировать имеющиеся текстовые блоки на нашей диаграмме. Кроме того, мы с вами проверили орфографию. На этом, работу с текстом на наших диаграммах мы заканчиваем. На следующем уроке мы будем изучать графические объекты диаграмм.
8.8. Графические объекты диаграммы Мы с вами приступаем к изучению графических объектов нашей диаграммы. Создаются эти графические объекты с помощью панели инструментов рисования. Давайте, выполним команду вид, затем панели инструментов и выведем на экран панель инструментов рисования, вот она. Устанавливаем здесь соответствующую галочку. Вот здесь, в низу у нас показалась панель инструментов рисования. На панели инструментов рисования мы можем, например, нажать вот на эту стрелочку. Курсор у нас превращается вот в такой крестик, с помощью которого мы рисуем, соответственно стрелку, вот так вот. Точно так же, например мы можем развернуть эту стрелку, вот так, ухватить ее и эту часть тоже ухватить. Давайте, например вот ее разместим вот так, это у нас будет идти как продажа магнитофонов, а этот кусочек будет идти вот сюда, вот это у нас продажа магнитофонов. Появился вот такой вот комментарий, кроме того, можем добавить какую не, будь фигуру, на пример, пусть это будет какая не, будь выноска, например, вот такая. Вот отсюда мы можем
136
TeachPro Microsoft Excel 2003
сделать вот такую вот выноску, и добавить сюда какой, не будь текст. В данном случае у нас это телевизоры. Вот так вот. То есть, мы с вами начали работать с панелью инструментов рисования и фактически умеем вставлять графические объекты на нашу диаграмму. Давайте перейдем сейчас к изучению линии сетки. Что такое линии сетки? Это параллельные линии, которые проходят через основные или промежуточные деления оси. Вот, например, здесь у нас имеются вот такие вот линии, это у нас основные линии сетки оси значений. Чтобы добавлять или убирать линии сетки с нашей диаграммы мы должны ее активизировать. В данном случае мы ее вот так вот просто выделяем, а затем выполняем команду из меню диаграмма, команду параметры диаграммы. Вот так вот. Затем мы должны перейти на соответствующую вкладку. В данном случае, это у нас линии сетки. С помощью вот этих вот флажков, у нас устанавливается тип линий на сетки. В данном случае у нас имеются только основные линии для оси «У», то есть вот фактически. Давайте установим здесь так же основные линии, вот. У нас появились вот такие вот основные линии. Если мы уберем флажок, то соответственно эти линии пропадут. Кроме того, мы с вами можем установить флажки, которые называются промежуточные линии, то есть фактически, вот таким вот образом по середине. В общем, понятно, как управлять линиями сетки, ничего в этом сложного нет. Промежуточные линии нам не нужны, именно по этому мы их с вами отключили. Давайте закроем это окно. Например, нажатием на кнопку отмена. Для того чтобы диаграмма выглядела более информативной, на нем можно добавлять метки данных. Такими метками, могут быть очень многие элементы, например, значение точек данных, либо соответствующие этим точкам данных метки оси категорий. Так мы работаем с метками. Мы опять таки активизируем нашу диаграмму, выделяем какую не, будь точку, или точки данных, пусть, например это будет вот это. Мы сейчас выделили весь ряд магнитофоны, а для того, чтобы выделить не весь ряд, а одну конкретную точку, в выделенном ряду данных щелкаем еще раз на мышь, вот так. У нас выделилась фактически одна точка, сколько магнитофонов продалось в 2002 году. Теперь, вызываем диалоговое окно, параметры диаграммы, мы с вами это уже многократно делали и переходим на вкладку подписи данных, перешли. Здесь мы устанавливаем фактически, соответствующие флажки. Первый флажок, это имена рядов. Если мы с вами включим этот флажок, то у нас около каждого элемента будет проставлено название ряда, вот видите, около телевизоров у нас простелены телевизоры и здесь, и здесь, и здесь и так далее. Давайте мы с вами уберем эту галочку, перейдем к именам категорий. Соответственно здесь, для всех точек будут данные по годам. Ну и соответственно значение. Здесь, у нас будут вот такие вот значения. Давайте оставим этот флажок включенным и нажмем на кнопку ОК. В данном случае мы сделали один такой добавочный щелчок по данному ряду магнитофонов и соответственно у нас прославились везде наши значения. Давайте, еще раз выполним команду диаграммы, параметры, диаграмма и увидим, что здесь имеются не активные два пункта. Это доли и размеры пузырьков. Флажок доли ставится только для круговых или кольцевых диаграмм. С его помощью ставят метку, которая является процентом значения в точке данных, а второй флажок, размером пузырьков, допустим фактически, только для пузырьковых диаграмм. У нас еще имеется, вот такой вот флажок, который называется, ключ легенды. Если мы сейчас с вами его установим, то у нас вот здесь, появляются, вот такие вот соответственно квадратики. То есть, с его помощью, мы показываем цветовые обозначения нашей диаграммы, и убираем их, вот
Глава 8. Диаграммы
137
так, вот. Еще, у нас здесь имеется вот такой вот раскрывающийся список, который называется, разделитель. Очень часто, к точкам данных бывает необходимо добавить несколько меток, например, можно одновременно добавить значение точек данных и соответствующие метки оси категорий. Вот, например, мы можем, вот так вот, что не будь сюда включить и соответственно использовать какой не, будь разделитель, например это, может быть точка. В данном случае видите, точка у нас здесь уже появилась, вот здесь около телевизоров. Нажмем на кнопку ОК, и вот здесь, видите, вот у нас вот эти точки имеются. Они провода сейчас плохо видны. Давайте немножко увеличим нашу диаграмму, выделим ее, вот так вот и соответственно увеличим, может быть станет видно нам лучше. Вот видите, здесь после телевизоров, у нас стоит точка. На практике, использование подписей, для всех рядов, усложняет восприятие диаграммы, фактически, она у нас видите, получилась очень насыщенной. Давайте, выделим ряд, какой не будь, затем вызовем контекстное меню, с помощью нажатия правой клавиши мыши и выполняем команду формат рядов данных. В открывшемся диалоговом окне мы переходим на вкладку опять таки подписи данных, здесь у нас видите, соответственно вот эти два флажка установлены, мы можем их убрать вообще, а можем включить только имена категорий и нажать на кнопку ОК. Видите, соответственно, для ряда видеомагнитофонов у нас, полностью пропала подпись магнитофона. Теперь ее на экране нет, то же самое, мы с вами можем сделать и для соответственно ряда телевизоры и для ряда видеомагнитофоны. Давайте, здесь это тоже с вами сделаем, ОК. Вот сейчас наша диаграмма приняла вполне приемлемый вид. Необходимо быть очень осторожным, потому что изменение подписи к данным иногда приводит к возникновению несоответствию между диаграммой и данными, по которым она была построена. Например, давайте мы с вами сейчас поменяем вот это значение, например на тройку, вот так вот и сделаем следующее, выделим этот ряд, и выполним команду диаграмма, параметры диаграммы. Вот здесь у нас, появляется дополнительный пункт, который называется автоматический текст. Его в предыдущем, случае не было. Если мы с вами этот флажок, вот так вот, установим, то у нас восстановится, фактически старые значения. Нажмем на ОК, и увидим, что здесь у нас опять 2002. На этом уроке, мы с вами узнали, как вставлять графические объекты на нашу диаграмму, как работать с линиями сетки и что такое метки нашей диаграммы. На следующем уроке, мы с вами будем работать с легендой диаграммы и добавлением данных к нашей диаграмме.
8.9. Легенда диаграммы Сегодняшний урок мы начинаем с изучения легенды нашей диаграммы. Что такое легенда? Это вот этот прямоугольник, который вы сейчас видите, вот он. Это специальное пояснение к маркерам, которые используются на диаграмме. Excel обычно, сам автоматически задает легенду. Для добавления или удаления легенды с нашей диаграммы. Делаем следующее. Опять таки выделяем нашу диаграмму и выполняем команду, параметры диаграммы. Здесь, мы должны перейти на вкладку легенда. С помощью вот этого вот переключателя, добавить легенду она добавляется или убирается с нашего экрана, вот таким вот образом. Если включаем, соответственно легенда появляется, на нашей диаграмме. Здесь у нас имеется вот такая группа переключателей, которая называется размещение. С ее помощью, мы можем менять расположение нашей легенды. Например, переключим на размещение внизу. Видите, легенда у нас сейчас появляется внизу нашей диаграммы. Она может располагаться также, например, в правом верхнем углу, вот здесь вот. Правда сейчас, она получилась у нас прикрытой, нашей вот этой вот надписью, нашей выноской. Можем располагать вверху, справа, ну и слева соответственно. Как вы помните, наша легенда была расположена справа. Давайте закроем это окно. Легенду можно поместить в одно из предопределенных положений. Что это значит? Давайте выделим
138
TeachPro Microsoft Excel 2003
нашу легенду, вот так вот и выполним команду формат, выделенная легенда. Сейчас у нас появляется вот такое вот диалоговое окно, которое называется формат легенды. Если мы перейдем на вкладку размещение, вот здесь мы можем с вами работать. Опять таки, регулируем расположения нашей легенды, вот таким вот образом. Давайте закроем это окно и перейдем к другой, очень интересной теме, которая называется, добавление данных. У нас сейчас имеется вот эта вот наша таблица, по которой собственно и построена наша диаграмма. А если, у нас, например, добавлена какая та новая строка нашей таблицы, как при этом перестроить диаграмму? Давайте, добавим какую не, будь строчку. Например, добавим продажу по телефонам, вот так, вот. И добавим сюда, какие не будь данные, например, здесь у нас будет 50, здесь у нас будет, к примеру, 30, а здесь у нас уже будет 65, вот такая вот новая строчка в нашей таблице. Первый способ, добавление наших данных на диаграмму следующее, выделяем нужные данные, которых у нас на диаграмме нет, и выполняем команду, правка, копировать. Теперь наши данные находятся в буфере обмена, активизируем нашу диаграмму, куда мы хотим вставить наши данные, и выполняем команду, правка, вставить. Сейчас мы видим, вот здесь вот, что у нас уже вставлены фактически, вот эти новые голубые столбики, которые относятся к продажам по телефонам. И здесь соответственно появилась нужная строчка на нашей легенде. Еще одним способом добавления новых данных на диаграмму, является использование следующей команды. Диаграмма, давайте откроем полностью это подменю, исходные данные. С помощью появившегося диалогового окна, мы спокойно можем добавлять наши данные, точно так же как делали это раньше, выделением нужного диапазона. Вот в данном случае, у нас имеется диапазон, мы можем заново собственно его с вами выделить, вот таким вот образом, и у нас уже вся таблица будет на нашей диаграмме. Давайте закроем это окно и посмотрим третий способ. Третий способ, это команда добавить данные опять таки из меню диаграммы. Полностью откроем это окно, вот добавить данные. С помощью этой команды, данные точно также ставятся в нашу диаграмму, просто здесь, вот в этом диапазоне, нам нужно выделить только тот диапазон, который мы с вами добавляем. В данном случае, это у нас диапазон, относящийся к телефонам. Если мы сейчас с вами нажмем ОК, то у нас фактически, мы же уже в первый раз телефоны с вами добавили, добавятся телефоны еще раз. Вот здесь вот этим вот цветом у нас фактически показаны, еще раз добавленные телефоны. Давайте нажмем на кнопку отмена, потому как телефоны нам здесь нужны только один раз и закончим текущий урок. На этом уроке, мы с вами, научились добавлять данные в нашу диаграмму, кроме того, мы научились работать с легендой, правильно располагать ее на нашей диаграмме, с помощью специальных диалоговых окон.
8.10. Формулы рядов данных Сейчас мы с вами начинаем работать, с формулами рядов данных мы уже несколько раз говорили, что при создании диаграмм Excel, связывает исходные данные нашего рабочего листа и нашу диаграмму. Чтобы в лишний раз в этом убедиться, нам достаточно изменить любое значение на нашем рабочем листе. Предположим, давайте переправим вот это значение с 30, например на 50. Смотрите внимательно на, вот эти вот данные по телефонам, сейчас после нажатия клавиши ввод, у нас видите, вот здесь вот произошло изменение. Фактически, в данных за 2003 год продаже по телефонам у нас уже отображается правильно.
Глава 8. Диаграммы
139
Эта связь данных на нашем рабочем листе диаграммы задается формулы рядов данных. Эта формула вводиться в поле диапазона диалогового окна исходные данные, давайте мы с вами его вызовем, в данном случае выделяем нашу диаграмму, исходные данные, вот у нас собственно, вот эта вот формула, формула диапазона. Перейдем на вкладку ряд, на этой вкладке мы видим, вот здесь вот, фактически, название каждого ряда, которое записано в данном случае вот здесь вот. Например, в ячейке В5, собственно вот здесь это и указано, у нас идет ряд диапазонов. Затем в ячейке «В6» магнитофоны, «В7», это у нас телевизоры, ну и телефоны, соответственно в ячейке «В8». То есть, в данном случае, мы видим абсолютную связь. Если мы что-то, мы меняем на рабочем листе, соответственно на рабочий диаграмме у нас тоже все поменяется. С помощью этого диалогового окна мы можем добавлять любой ряд, вот здесь с помощью кнопки добавить или удалять соответствующе. Давайте мы с вами сделаем следующее, закроем это окно, здесь телефоны поменяем, например, на миксеры, вот так вот, и посмотрим, что у нас при этом получилось. Здесь у нас соответственно изменилось слово телефоны, на слово миксеры и данные у нас идут уже именно так. Давайте, здесь, например, добавим слово телефоны. Вот так вот. И сделаем следующее, выделим нашу диаграмму, и вызовем команду исходные данные, вот у нас здесь ряды. Предположим, что мы хотим, вот это вот слово фактически этот ряд имя, которого задано здесь, поменять на телефоны. Вот одним вот образом выделяем и щелкаем вот здесь. У нас получилось, что мы сейчас, здесь, проставили имя телефона. Давайте нажмем на кнопку ОК, вот здесь, у нас уже показаны, в качестве названий телефоны, но данные, в данном случае, вот они, идут соответственно по миксерам. Фактически, мы изменили только вот ссылку на название. Если мы сейчас опять таки вызовем эту команду, исходные данные, то мы здесь увидим сейчас название телефоны. Если мы выделяем здесь соответствующий пункт, то у нас появляется вот эта вот формула. Фактически выделенного ряда. Формула у нас строится по следующему образцу, фактически, у нас идет название листа, и вот таким вот образом идут уже диапазоны. У нас начинается с «С6» и заканчивается с «Е6». Диапазон, например данных по магнитофонам. Давайте сейчас закроем это диалоговое окно и посмотрим вот что. Предположим, выделим вот этот вот ряд. Что мы здесь видим, в строке формул? В строке формул мы видим следующее, сначала у нас записано слово ряд, затем ячейка, в которой у нас находится имя нашего ряда. В данном случае, это ячейка, где у нас находиться вот это вот название телефона. Затем, у нас идут так называемая, ссылка на категории. Это вот здесь, вот, у нас расположены года, вот эти самые, начиная с «С4», кончая «Е4», у нас расположены года. И далее, у нас уже идут значения. В данном случае, это «С8», фактически до «Е8». Остается непонятным, что такое у нас четверка, вот здесь у нас имеется вот такая вот четверка. Четыре, это порядковый номер маркера, фактически, четвертый ряд значений. Если бы, мы выделили, например не вот эту вот четвертую строчку а, например видеомагнитофоны, то у нас здесь было бы значение один. Соответственно если бы, просто магнитофоны, то два и так далее. Необходимо заметить, что порядок рядов на диаграмме можно менять. Этот порядок рядов задается порядковым номером маркера. Для изменения порядка рядов выбираем команду, формат и должна быть команда, выделенный ряд. Но перед выполнением этой команды необходимо, какой не будь ряд все-таки выделить, например, ну давайте выделим, например, в данном случае, нажмем на клавишу Enter и выделим, какой не будь ряд. Например, пусть это у нас будет ряд вот этот. Выполняем команду формат, выделенный ряд. Вот эта команда,
140
TeachPro Microsoft Excel 2003
сейчас у нас здесь присутствует. В появившимся диалоговом окне переходим на вкладку порядок рядов, вот сюда. И вот здесь, с помощью, вот этих кнопочек вверх и вниз мы можем регулировать этот самый порядок. Давайте сдвинем, например, телефон наверх, пусть они у нас идут самими первыми, вот здесь, затем пусть идут телевизоры, а видеомагнитофоны идут в самом низу, вот так вот. Как мы видим, на нашей диаграмме все поменялось, причем, на самом рабочем листе, вот здесь вот, у нас ничего не изменилось. Давайте нажмем на кнопку ОК и убедимся в этом. Видите, у нас здесь идет та же самая последовательность, которая у нас собственно и была, а здесь уже последовательность изменилась. У нас с начала идут телефоны, затем телевизоры, магнитофоны, ну и соответственно видеомагнитофоны. На этом, мы заканчиваем наш урок. На следующем уроке, мы с вами будем проходить форматирование диаграмм.
8.11. Форматирование диаграмм На этом уроке мы с вами начинаем изучение форматирования диаграмм. Форматирование любого элемента диаграммы осуществляется с помощью диалогового окно формат. Выделим нужный элемент диаграммы, который мы хотим, форматировать, например, пусть это у нас будет выделен объем продаж, и выполняем команду, формат, соответственно у нас в данный момент выделено название диаграмма, по этому его мы с вами собственно и будем форматировать, вот так вот. Если у нас выделено, давайте закроем, это окно какой не, будь другой элемент диаграммы, пусть это будет легенда, в окне формат у нас будет соответственно уже пункт выделенная легенда. Мы выполняем эту команду и получаем уже диалоговое окно формат легенд, но мы с вами, хотели, собственно форматировать название диаграммы, давайте еще раз его выделим и выполним команду, выделенное название диаграммы. Вот сейчас у нас, имеется вот это вот, формат названия диаграммы. Ту же самую команду можно выполнить и с помощью контекстного меню. Достаточно, для выделенного объекта, щелкнуть правой клавишей мыши, у нас здесь появиться команда, формат заголовка, диаграммы. Точно так же мы можем выделять любой объект, щелкайте правой клавишей мыши, у нас значит, это будет, формат оси, в данном случае у нас будет, формат названия оси и так далее. В диалоговом окне формат, ну давайте мы сейчас вызовем вот эту команду, количество вкладок для каждого элемента различается. В данном случае, у нас формат названия оси, вот она. У нас имеется вкладка вид, вкладка шрифт и вкладка выравнивания. На вкладке вид, мы задаем, какая у нас должна быть, например рамка, в данном случае она невидимая. Ну, мы можем сделать ее обычной. Или, например, другая и задать здесь соответствующий тип линий, или соответствующий цвет. Ну и соответствующую толщину, например вот такую. Мы можем сделать ее, например, с тенью, вот здесь в низу, в образце у нас задано, как будет выглядеть эта диаграмма. Можно также задать, например заливку, это может быть прозрачная заливка или может быть, например обычная, к примеру, вот такого вот цвета, видите, у нас уже будет здесь такая заливка. Если у нас прозрачная, то соответственно она будет такая вот, слегка прозрачная, обычная будет достаточно яркая, если у нас выбран вот этот цвет. Мы с вами в данный момент все установили, нажмем ОК, и посмотрим, что у нас при этом получилось. Видите, у нас вот получилось, вот такое вот количество, фактически на зеленом фоне, вот с такой вот линией по бокам, с такой рамкой и вот фактически с тенью. Давайте еще раз вызовем для этого элемента формат, название оси и посмотрим, что у нас еще имеется на этом окне. У нас на этом окне, например, имеется вот такая вот кнопочка, способы заливки, после нажатия, давайте мы с вами ее нажмем. У нас появляется новое окно, которое имеет четыре вкладки, первая вкладка, это градиентная. Если мы хотим, сделать градиентную заливку, то должны пользоваться, как вы понимайте именно этой вкладкой. Во-первых, мы
Глава 8. Диаграммы
141
должны выбрать количество цветов, для градиентной заливки, мы можем выбрать один цвет, в данном случае, у нас был выбран, зеленный, этот цвет является текущим. Мы можем выбрать любой другой цвет, например вот такой вот синенький и с помощью вот этих вот ползунков можем установить прозрачность, то есть фактически цвет, видите, вот здесь у нас варианты показываются в нижнем окне. Ниже устанавливается тип штриховки, это может быть вертикальная, диагональная, из угла и так далее. Выберем, какой не будь из них, пуст это будет вот этот вот, и нажмем на кнопку ОК. Вот так тот, у нас получится. Давайте еще раз вызовем окно способа заливки и продолжим его изучение. Если мы, по какой то причине, использовать градиент не хотим, то мы можем использовать, например, текстуру их здесь имеется большое количество. Мы можем выбрать любую из них нажать на кнопку ОК и здесь мы увидим, как будет выглядеть наш образец. Можно создать текстуру самим. Давайте, еще раз вызовем окно способа заливки. Для этого достаточно нажать кнопку другая текстура. Здесь мы должны, выбрать какой не, будь рисунок, который собственно и будем использовать в качестве нашей текстуры. Пусть это будет рисунок голубые холмы, вот у нас здесь добавилось, вот такая вот текстура и если она у нас выбрана, мы с вами нажимаем на кнопку ОК, и вот наш образец будет выглядеть именно вот таким вот способом. Давайте еще раз посмотрим, что у нас получилось. Очень хорошо. Вызываем опять способы заливки и продолжаем. Перейдем на вкладку узор. На этой вкладке имеется варианты штриховки, мы можем выбрать любой из них. Давайте выберем здесь и соответственно мы должны выбрать цвет самой штриховки предположим, цвет будет такой, и цвет фона предположим, пусть это будет фиолетовым. Тогда здесь мы уже видим, как будет выглядеть тот или иной узор. Если нам, что-то не понравилось, мы можем выбрать узор заново. Вот видите, в образце мы видим, что мы выбрали, нажать на кнопку ОК, и увидим, что в данном случае это у нас будет выглядеть вот так вот. Давайте еще раз вызовем окно способа заливки и перейдем на последнюю вкладку, которая называется рисунок. В данном случае нам надо нажать на кнопку рисунок выбрать, какой не будь, например пусть это будет в данном случае зима вот так вот, в данном случае он у нас выбран, и нажать на кнопку ОК. В данном случае у нас наш образец будет выглядеть именно вот так. Фактически мы прошлись по всем вкладкам окна способа заливки. Закроем это диалоговое окно и посмотрим, что у нас при этом получилось. Получилось, правда, не очень симпатично. Но давайте мы это все с вами так и оставим. Сейчас мы попробуем, ко всей диаграмме, применить какие, не будь эффектные заливки. Давайте зальем фон нашей диаграммы, какой не будь градиентной заливкой. Для нашей диаграммы вызываем контекстное меню и выполняем команду формат области построения. Здесь мы опять таки вызываем окно способа заливки и зададим, какой не будь градиент из двух цветов, например, какой не будь горизонтальный или наоборот вертикальный. Первый цвет у нас пусть будет обычный серый, а второй мы с вами сделаем, например белый вот так вот. Нажмем на кнопку ОК, и далее на кнопку ОК. Ну, получилось к стати достаточно не плохо. Форматировать точно так же можно еще ряды данных. Это опять таки делается с помощью диалогового окна формат. А, что бы получить способ параметрам форматирования ряда данных, делам следующее выделяем кокой не, будь рад, пусть это будет вот этот вот, и выполняем команду формат, выделенный ряд. В диалоговом окне переходим на вкладку параметры и начинаем всех кнопок и переключателей, которые на этой вкладке собственно расположены. Первое, что бросается в глаза это счетчик перекрытия, который задает процент наложения линеек и столбцов, вот в данном случае он у нас установлен на ноль. Если мы здесь зададим, например сто процентов то у нас получится следующее. Давайте щелкнем, где не будь здесь вот, что у нас здесь получилось? У нас фактически все ряды выстроятся один за другим. Это соответствует полному наложению. Если мы хотим задать какое не, будь частичное наложение, параметр соответственно уменьшается. Например, зададим пятьдесят. Видите, вот здесь они уже наложены друг на друга таким вот
142
TeachPro Microsoft Excel 2003
образом. Ну а было у нас соответственно значение ноль. То есть столбцы совершенно небыли друг на друга наложены. Потом у нас имеется ширина зазора. Ширина зазора задает расстояние между группами ячеек или столбцов. И опять таки считается в процентном выражении. Теперь у нас на экране, вот есть такие не заполненные места. Если мы с вами, здесь установим, например, на ноль, то у нас незаполненных мест фактически не осталось, видите. Все элементы диаграммы близко друг от друга, практически нет расстояния. Давайте опять вызовем команду выделенный ряд. И посмотрим, что у нас здесь есть? Давайте здесь установим на сто процентов, как у нас собственно и было, видите, здесь у нас опять образовалось рабочее место. У нас в данном случае имеется два флажка, которые в данный момент не активны. Первый флажок это соединить значения рад, с помощью этого флажка мы получаем разрешение, провести линию между маркерами различных типов, он используется только в случае применения линейной гистограммы с накоплением, в остальных случаях он не используется. А во втором случае второй флажок у нас называется разноцветные точки, с его помощью задают другой цвет или узор по категории для каждого маркера ну в данном случае у нас это тоже как вы знаете, не используется. Давайте нажмем на кнопку ОК, и завершим сегодняшний урок. На этом уроке мы с вами научились форматировать наши диаграммы. На следующем уроке мы с вами научимся форматировать тексты и числа на нашей диаграмме, менять шрифт, размер, стиль, выравнивать текст и форматировать числа.
8.12. Тексты и числа на диаграмме На этом уроке мы начинаем работать с текстами, числами на нашей диаграмме. Любой текст и любое число может быть отформатирован произвольным образом. Для форматирования текста как мы уже знаем, примнется всего лишь несколько инструментов, большая часть из них расположена на панели инструментов форматирования, верхней части нашего окна. Например, если у нас выделен соответствующий вот так вот элемент, у нас вот здесь имеется панель инструментов форматирования. Панель форматирования убирается или устанавливается с помощью меню вид. Вы это уже знаете, вид, панели инструментов. Вот здесь у нас имеется панель инструментов форматирования в данном случае она у нас на экране, если мы галочку уберем, панель инструментов соответственно исчезнет с экрана. Если мы сейчас установим эту галочку, то соответственно панель инструментов у нас появилась. Форматирования чисел и текста точно так же как и других объектов диаграммы осуществляется с помощью диалогового окно формат. Что бы вызвать это окно и получить доступ, к командам мы делаем следующее. Вызываем в данном случае контекстное меню для названия нашей диаграммы, вот так вот, и видим здесь команду формат заголовка диаграмм, мы выполняем ее. Для того чтоб изменить шрифт, размер, наклон и ориентацию текста нужно перейти на вкладку шрифт. Сейчас мы попробуем изменить шрифт, его размер и стиль. Сначала вот здесь вот в списке шрифт мы выбираем другой тип, например пусть это будет Courier. Сейчас мы с вами его найдем, например, пусть это будет Courier New. Вот мы хотим иметь вот такой вот шрифт. Затем мы можем установить начертания, это может быть обычный, это может быть курсив, полужирный, соответственно полужирный курсив. Выберем обычный курсив, вот такой. В списке размер мы устанавливаем величину шрифта. Для этого можно просто щелкнуть на нужном
Глава 8. Диаграммы
143
нам размере, вот так вот. Или наоборот выделить здесь вот это поле, и ввести какой, не, будь размер с клавиатуры, например пусть это будет семь. Вот у нас наше название будет вот таким вот мелким шрифтом. Предположим нам нужно определенное подчеркивание текста, в данном случае подчеркивание у нас отсутствует. Подчеркивание, Microsoft Excel, откроем этот список. Может быть, одинарное по значению, и двойное по значению. Давайте, сделаем, двойное по значению. Цвет, мы у нас давайте, сделаем красным, для особой солидности. Фон пусть у нас останется автоматически, определяемым как у нас и было. А вот здесь у нас имеется следующие флажки, следующая группа флажков. Эта группа флажков называется видоизменения. У, нас может быть видоизменения зачеркнутый. В данном случае если смотреть вот сюда на образец мы увидим разницу. Может быть надстрочный, именно так пишутся степени, а вот так пишутся индексы. Ну, давайте мы сейчас все эти флажки уберем, потому, что нам это не нужно. Нажмем на кнопку ОК. сейчас у нас наше название диаграммы написано вот таким вот нами выбранным нами способом, красными буквами и подчеркнуто двумя линиями, правда, шрифт определено маловат. Шрифт мы с вами можем изменить, кстати, и отсюда тоже, вот сделаем шестнадцать. Видите, как у нас хорошо при этом все получилось. Как мы с вами уже говорили тексты можно выравнивать, можно поставить любой тип выравнивания, в данном случае у нас поставлено посередине. Хотя мы можем и таким вот образом и таким. В данном случае это у нас не видно потому, что у нас заголовок диаграммы в нашем случае расположен ровно по вот этому вот выделению, но на самом деле выравнивание здесь возможно. Фактически мы с вами научились обращаться со шрифтом и выравнивать текст. Сейчас перейдем к форматированию чисел. Необходимо заметить, что числа на диаграмме можно форматировать точно так же как на рабочем листе. Как это делается? Выделяем объект, который мы хотим с вами форматировать. Предположим пусть форматировать будем вот это, и выбираем команду формат подписи данных. Здесь мы выбираем вкладку число, на которой мы можем вот в этом списке числовые форматы изменить тип числа. Мы можем поставить, например дату, можем вообще поставить финансовый тип, на самом деле, хотя это у нас в данном случае будет не правильно, потому, что здесь у нас года, можем поставить просто тип даты, вот таким вот образом. А здесь выберем, например, только год. Давайте, здесь вот этот самый, только год и найдем. Хотя, можем на самом деле выбрать и, что-то вроде этого. На самом деле можем выбрать, например что-то такое и нажать на кнопку ОК. Но в данном случае у нас будет показано не правильно, потому, что 2002 у нас было воспринято как число, мы с вами говорили на одном из прошлых уроков, именно 2002 Excel-ом, было преобразовано в формат дат. Фактически у нас получилось, что-то в этом роде. Ну, это у нас не правильно, давайте нажмем на кнопку отмена, чтобы вернуть все в свое исходное состояние. На этом уроке мы изучили, как изменить формат нашего шрифта, а так же работать с нашими числами. На этом завершим этот урок. На следующем уроке мы с вами, будем изучать ост и шкалы, будем изучать, как настраивать оси, как изменять шкалы, и так далее.
8.13. Форматирование осей и шкал диаграммы Сейчас мы с вами начинаем изучение форматирования оси и шкал наших диаграмм. Давайте построим нашу диаграмму заново, с помощью команды вставка, диаграмма, здесь у нас выбрана гистограмма. Все правильно. У, нас выбран сейчас наш диапазон, совершено не верно, наши данные располагаются в строках, потому, что здесь у нас идут года. Если у нас данные будут, располагаться в столбцах то у нас будут вот такие вот данные, фактически по годам. А нам нужно вот так, нажмем на кнопку далее, затем на кнопку готово. Вот собственно наша диаграмма. Теперь приступим к настройке осей и шкал.
144
TeachPro Microsoft Excel 2003
Для начала мы выделяем ту ось, с которой мы с вами хотим работать вот она, или, например вот эту вот. В данном случае видите, здесь образуются вот такие вот черные маркеры, и выполняем команду формат выделенная ось. Диалоговое окно формат оси имеет пять вкладок. Первая вкладка в данном случае, у нас вкладка вид. В группе ось, мы выбираем нужный тип линии. Например, это может быть другая линия, здесь мы можем выбрать, к примеру, какой не будь вот такой вот пунктир. Цвет, например, задать красный, толщину сделать, например, пошире вот так, и нажать на кнопку ОК. Видите, у нас какая появилась соответственно линия. Давайте еще раз ее выделим, хотя в данном случае она у нас выделена, и опять вызовем диалоговое окно формат оси. Вот здесь у нас имеются вот такие вот группы переключателей. Первая группа переключателей, это основные и промежуточные. С их помощью настраиваются деления осей. В данном случае у нас деление осей наружу мы можем, например, сделать их вовнутрь и установить соответствующее промежуточные, например пусть они будут наружу. Нажмем на кнопку ОК. Видите, вот здесь что у нас появилось? У нас основные идут внутрь, а промежуточные, вот они, идут соответственно наружу. Вызовем окно еще раз, и посмотрим, что у нас здесь есть еще. Имеется вот такой вот переключатель, который называется, метки делений. Это особые подписи рядом с нашими значениями, вот здесь соответственно они меняются. Например, если мы, к примеру, поменяем наверху. Посмотрим, что у нас получится? Видите, метки делений сейчас у нас переместились наверх, они не рядом с осью, а фактически наверху. Заново вызовем это диалоговое окно, и установим, как было. У нас это было рядом с осью. Теперь займемся выбором шкалы осей. Для того чтоб диаграмма была, более информативной и более понятной, следует настраивать шкалу оси категорий и шкалу оси значений. Это делается на вкладке шкала. Здесь мы видим целую серию флажков, и соответственно вот таких вот полей. Давайте нажмем здесь на кнопку ОК, и то же самое окно вызовем для оси значений. Потому, что это в данном случае будет более информативна. Здесь вот есть такое огромное количество вот таких вот флажков. Здесь у нас имеется, например флажок максимальное значение. Где задано значение семь десять, но если мы с вами вот так вот опустим наше диалоговое окно, мы увидим. Что самое максимальные значение, которое имеется у нас в таблице это значение шестьдесят пять. Поэтому мы здесь спокойно можем поменять на шестьдесят пять и после нажатия на кнопку ОК. давайте мы с вами это сделаем. Видите, у нас уже здесь максимальное значение шестьдесят пять, а не так как было собственно раньше. Затем минимальное значение. Минимальное значение, после того как мы здесь поменяли на шестьдесят пять, минимальное значение у нас изменилось на минус пять. Фактически у нас вот такой вот график. Давайте минимальное значение мы изменим на ноль. Потому, что для количества это наиболее логично. Не может быть количество равным минус пяти, в нашем случае. И перейдем к оси делений. Так основные деления у нас идут в данном случае, вы это видите каждые десять шагов. Видите, с пятнадцати идет на двадцать пять на тридцать пять, и так далее. Мы можем сделать, цену основных делений, например четыре. Если мы сейчас с вами нажмем на кнопку ОК, вот видите. У нас теперь деления идут по четыре. Фактически, видите, с нуля идет на четыре, восемь, двенадцать, шестнадцать и так далее. Давайте еще раз вызовем наш формат оси, и посмотрим, что у нас есть дальше. Имеется цена промежуточных делений, в нашем случае это 0,8. мы можем сделать промежуточное деление
Глава 8. Диаграммы
145
равное двум, вот так вот. Ну, и последний флажок. Это где ось «Х» пересекается фактически с осью «У». В нашем случае она пересекается в нуле и нас это собственно вполне устраивает. Нажмем на кнопку ОК. Вот в данном случае у нас промежуточные деления не видны, потому, что они у нас не установлены. Если мы с вами опять таки выберем формат, и выделенная ось, мы можем продолжить работать с нашей осью. Ну, сейчас давайте, мы с вами нажмем на кнопку отмена, и попробуем то же самое выделить, сделать для оси «Х». Сейчас как вы видите, шкала у нас имеет, совершено другой вид. У нас имеется пересечения с осью «У» (значений) в категории номер, число категорий между подписями делений, число категорий между делениями, и так далее. Видите, они у нас совершено отличаются. Нажмем на кнопку отмена, и вернемся к оси «У». Здесь у нас имеются вот такие три флажка, давайте продолжим. Логарифмическая шкала, что такое, интуитивно понятно из названия, мы можем откладывать данные на логарифмической шкале. Обратный порядок значений, ставится для того, чтоб откладывать значения, от большего к меньшему. Установим, переключатель, нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас получилось вот в обратном порядке, ноль у нас наверху, шестьдесят четыре у нас внизу, фактически у нас развернулась наша диаграмма. Давайте это уберем, и здесь сделаем пересечение с осью «Х» максимальным значением. Максимальное значение в нашем случае шестьдесят пять, нажмем на кнопку ОК, и видите сейчас у нас «Х» и «У» пересекаются в этом максимальном значении. Значение равным шестьдесят пяти. Ну, давайте на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами научимся особым приемам форматирования трехмерных диаграмм.
8.14. Трехмерные диаграммы На этом уроке мы начинаем работать с трехмерными диаграммами. Для начала постоим такую диаграмму. Давайте мы удалим вот эту нашу имеющиеся диаграмму и построим новую, вставка, диаграмма. Давайте выберем, например, какую-нибудь, цилиндрическую диаграмму. Пусть она будет первого вида, нажмем на кнопку далее, так как наша таблица была уже выделена, соответственно здесь имеются данные. Но данные у нас расположены в строках, мы хотим иметь нашу диаграмму именно в таком виде, опять таки нажимаем кнопку далее и готово. Вот, у нас имеется наша диаграмма. Что можно делать с этой трехмерной диаграммой? Ее можно вращать. Вращаю диаграмму с помощью мыши. Как это сделать? Сначала выделяют один из концов осей, захватываем ось мышью, вот так, курсор мыши при этом становиться крестиком, и начинаем вот так вот, ее вот таким вот образом мы можем ее вот так вот вращать. Видите, как у нас это получается? Теперь, если мы ее отпустим, соответственно диаграмма может принять вот такой вот вид. Ее нынешнее состояние отличается от прошлого. Сейчас попробуем настроить объемный вид нашей диаграммы, с помощью соответствующего диалогового окна. Выделяем нашу диаграмму и выполняем следующую команду, диаграмма, объемный вид. Появляется диалоговое окно, которое называется, вот таким вот образом, формат трехмерной проекции. С помощью параметров этого диалогового окна, мы можем изменять и угол зрения, и перспективу изображения нашей диаграммы. Фактически делать то же самое, что мы с вами делали с помощью мыши. Первый параметр, вот, это возвышение, он измеряет высоту обзора диаграммы. Попробуем изменить имеющееся значение, которое задается в углах. Поставим сюда, например 47 градусов, вот так вот. Видите, у
146
TeachPro Microsoft Excel 2003
нас соответственно наша диаграмма изменилась. Здесь имеется образец. То же самое можем сделать с помощью кнопки применить. Давайте, еще раз исправим на 90, нажмем на кнопку применить. Видите, соответственно оно изменилось. Давайте введем сюда минус 90, и опять нажмем на применить, видите, соответственно диаграмма поменялась вообще. То есть фактически мы смотрим на нее, как бы снизу. Давайте вернем сюда обратно наши 90 градусов, нажмем на кнопку, применить и посмотрим, что мы с вами делаем дальше. Следующее поле, называется поворот. С его помощью наша диаграмма поворачивается вокруг вертикальной оси «Z». Диапазон, который мы можем вводить в это поле, от нуля до 360 градусов. Давайте введем, например 180, и опять таки нажмем на кнопку применить. Вот видите, у нас она стала как бы плоская. Давайте введем, например 320. Сейчас мы ее видим как бы сбоку. Еще имеются два таких флажка, автомасштабы и изометрии, если мы отключим вот этот вот флажок, то это значит, что осевые угли замораживаются, приравнивая к 90 градусам. После отключения флажка изометрия, активизируется поле перспектива, вот она, которой управляет точка исчезновения или видимой глубины диаграммы. В это поле вставляется число, от 0 до 100. фактически, это соотношение, переднего и заднего плана диаграмм. Давайте, предположим, вставим 70, нажимаем, на кнопку применить, вот она у нас немного изменилась. Фактически, немного разворачивается. Ну и последнее поле, вот это вот оно, это поле высота. С его помощью, мы можем управлять высотой вертикальной оси «Z», сюда ставятся проценты, к ширине диаграммы по оси «Х». Давайте, попробуем сюда ввести, какое не будь другое число, не 100, а пусть это будет 80. Нажмем на применить. Тут немного изменило свой вид, фактически. Давайте нажмем на кнопку ОК и согласимся со всеми сделанными изменениями. Правда, получился у нас не самый удачный вариант, но мы на этом уроке научились работать с трехмерными диаграммами и менять их формат. На следующем уроке мы начнем изучение так называемых рисованных диаграмм.
8.15. Рисованные диаграммы На этом уроке мы с вами пройдем рисованные диаграммы. В Excel предусмотрена возможность вставки графических изображений вместо маркеров данных, на диаграммах типа гистограммы или линейчатой гистограммы. Поменяем вот эту имеющуюся диаграмму на линейчатую. Можем сделать это вот таким вот способом, и продолжим. Сейчас мы попробуем вставить рисунок вместо маркеров гистограммы. Давайте, выберем какой не, будь маркер, и вызовем его контекстное меню. Затем выполним команду, формат, точки данных. А после этого выбираем способы заливки. В появившемся диалоговом окне переходим на вкладку рисунок и нажимаем соответственную кнопу. Выбираем рисунок, давайте выйдем сюда, перейдем на мои документы, здесь у нас вот есть вот такой вот рисунок, который называется MyPicture, после того как мы его выбрали, нажимаем кнопку, вставить. Вот он и вставился в соответствующий рисунок. В группе заполнения, вот эта группа заполнения, мы устанавливаем способ, каким будет заполнен рисунком элемент диаграммы, то есть растянуть или размножить, или соответственно размножить в каком то масштабе. Давайте установим сейчас просто размножить и нажмем на кнопку ОК, затем нажмем еще раз ОК и посмотрим, что у нас при этом
Глава 8. Диаграммы
147
получилось. У нас вот получилось, вот нечто вроде этого. Давайте немного увеличим нашу диаграмму, вот так вот, посмотрим что у нас вот сейчас здесь вот такие симпатичные цветочки. Мы можем выделить какой не, будь другой маркер, делать то же самое, нажать на кнопку способы заливки. Перейти на рисунок, опять таки вставить наш рисунок, вот он и выбрать какое не, будь другое заполнение. Например, можно попробовать просто растянуть. Нажмем на кнопку ОК и сейчас еще раз нажмем на кнопку ОК, видите, наша картинка оказалась просто растянута, вот таким вот образом. А сейчас попробуем размножить в некотором масштабе. Перейдем, например, сейчас уже на этот маркер, выполним опять эту команду, прейдем на способы заливки, рисунок, опять вставим наш рисунок, вот он и установим переключатель размножить в масштабе. Здесь мы можем изменить количество единиц или суммы. Например, давайте сделаем здесь вот, например что-то вроде 10 и нажмем на кнопку ОК, а затем еще раз на кнопку ОК. Посмотрим, чем будет отличаться? В данном случае, у нас произошло некоторое отличие от предыдущего варианта. Посмотрим, как можно создать рисованную диаграмму с помощью меню правка. Чтобы с помощью меню правка поработать нашей диаграммой, и ставить в нее какой либо рисунок, этот рисунок мы должны создать. Для этого нужно запустить специальную программу, в данном случае для нас это программа Paint. Давайте мы с вами ее запустим, вот наша программа Paint. Давайте в ней, что-нибудь, нарисуем. Правда, это, что не будь у нас должна быть, ну, например, нарисуем вот такой вот квадратик. Зальем его, например, вот таким вот цветом, как мы это всегда с вами делаем. Ну, давайте еще кисточкой пририсуем, что не будь вот подобное, затем немного уменьшим наш рисунок все-таки, потому как у нас он достаточно большой, вот так вот, что-то вроде этого, вот так. Затем мы выделяем вот этот наш рисунок, или его фрагмент, вот мы с вами его выделили и выполняем команду, правка, копировать. Переходим обратно в Excel, вот, и выделяем какие не, будь ряды данных, пуст это будет в нашем случае ряд миксеров, а еще лучше, пусть это будет, например, ряд магнитофонов, вот так вот. И выбираем команду, правка, вставить. Наш рисунок фактически заменил маркеры ряда. Предположим мы хотим растянуть, размножить или еще, что не будь сделать с нашим рисунком. Что мы для этого делаем? Мы должны выделить тот ряд, с которым мы работаем, в данном случае он у нас сейчас выделен, и выполнить команду формат, выделенные данные. Здесь на вкладке вид мы начинаем работать с нашим рисунком. Работаем с ним мы с помощью диалогового окна, способы заливки, где устанавливаем, что сделать с нашим рисунком. Например, пусть это будет растянуть, нажимаем ОК, затем еще раз нажимаем ОК. Теперь, в данном случае, вот для этого, вот столбика у нас появился вот такой вот фактически растянутый рисунок, он отличается фактически от вот этих вот двух. Ну, на этом уроке мы с вами научились создавать рисованную диаграмму и с ней работать.
8.16. Составные диаграммы На этом уроке мы с вами начинаем изучение составных диаграмм. Составные диаграммы, это те, которые построены с помощью двух или более типов диаграмм одновременно. Например, один ряд можно построить в виде гистограммы, а другой в виде графика. Для того чтобы построить новую составную диаграмму, можно использовать мастер диаграмм. Для начала, удалим имеющуюся диаграмму. Давайте мы ее вот так с вами выделим, и нажмем на клавишу Delete. Перейдем немножко вверх, чтобы увидеть нашу таблицу, выделим наши данные, вот они и вызовем, мастер диаграмм, например мы это можем делать с помощью панели инструментов стандартные. Вызвали. В первом окне, мастера диаграммы нам следует перейти на вкладку нестандартные. Excel располагает несколькими типами составных диаграмм. Это, например, гистограмма и области, график и гистограмма, график и гистограмма два, это второй вид, график и две оси. Давайте, выделим гистограмма и области, вот так вот. Далее продолжаем, как обычно, нажимаем
148
TeachPro Microsoft Excel 2003
кнопку далее, вот мы получили такую вот составную диаграмму. Ну, данные у нас расположены в строках, по этому у нас должно быть, что-то вроде этого. То есть, фактически, у нас, в данном случае, телевизоры и миксеры представлены в виде обычной гистограммы, а магнитофоны и видеомагнитофоны, у нас представлены в виде областей. Это первый способ создания составной диаграммы с помощью мастера. Давайте закроем это окно, например, с помощью клавиши отмена, и рассмотрим второй способ создания составной диаграммы. Вызовем на экран, какой не будь обычный тип диаграмм, давайте еще раз, нажимаем на эту кнопку. Пусть это будет, обычная гистограмма. Далее, данные у нас в строках, далее и готово. Вот у нас на экране, наша обычная гистограмма, ни чем не примечательная. После чего мы, вот так вот активизируем полученную диаграмму и выполняем команду, диаграмма, тип диаграммы. И здесь переходим на вкладку нестандартный. Выбираем любой из составных типов, например, опять таки, график гистограмма. И нажимаем на кнопку ОК. Мы опять получили составную диаграмму. Кроме встроенных в Excel составных типов диаграмм, могут быть созданы еще пользовательские составные диаграммы, то есть мы сами можем комбинировать любой тип диаграмм, который нам нужен. Как это делается? Ну, давайте, для начала, мы опять таки удалим эту составную диаграмму, давайте мы сейчас опять таки создадим, какую не будь стандартную диаграмму, вот. Вот наша обычная диаграмма, после этого, выделяем соответствующий ряд данных, пусть это будет в нашем случае миксеры, нажимаем правую клавишу мыши и выполняем команду тип диаграммы. На вкладке стандартные, мы можем выбрать любой тип изображения, но пусть это в нашем случае будет график, вот такого вот типа. Нажимаем на кнопку ОК, теперь вы видите, что наш ряд миксеры, представлен, вот таким вот графиком. Давайте то же самое сделаем для магнитофона. Выделяем этот ряд, нажимаем правую клавишу мыши и выполняем опять таки команду тип диаграмма. И, выберем, к примеру, вот такую вот точечную. Нажмем на кнопку ОК. сейчас у нас ряд магнитофона представлен вот такой вот фактически точечной диаграммой. То же самое можем сделать для ряда видеомагнитофоны, давайте сделаем, вызовем тип диаграммы и, например, пусть это будет такая цилиндрическая. В данном случае Excel, нам сообщает, что нельзя совмещать плоские и объемные типы диаграмм. И предложил изменить все типы диаграмм на объемные. Мы отменяем объединение диаграмм и нажимаем кнопку, нет. Объединение диаграмм нужно для того, чтобы все пришло к одному виду. Давайте покажем наши видеомагнитофоны опять таки обычным графиком вот, например, чем-то вроде этого, или еще луче, вроде вот этого, нажмем на кнопку ОК. Сейчас наша диаграмма на экране совмещает в себе несколько типов обычных стандартных диаграмм, то есть, называется пользовательской составной диаграммой. На этом уроке мы с вами изучили составные диаграммы, а на следующем мы начнем строить диаграммы на основе структурированных данных.
8.17. Диаграмма на основе структурированных данных На этом уроке мы начинаем строить диаграмму на основе структурированных данных. Давайте удалим имеющуюся диаграмму и дополним нашу таблицу. Предположим, мы вводим новые данные, которые назеваются, итого. Данные включают в себе информацию по продажам каждого товара за три года. Ну, давайте здесь это введем. Вот так, и потянем маркером автозаполнения.
Глава 8. Диаграммы
149
Предположим, каждый наш товар, стоил один доллар, поэтому мы сейчас создаем еще одно поле итого. Если каждый наш товар стоил один доллар, то до 2002 года мы с вами заработали, соответственно 125 долларов, давайте потянем это до конца, вот так вот. А в сумме, мы с вами заработали 378 долларов. Это мы делаем при условии того, что одна штука товара стоит один доллар. После этого мы скроем несколько столбцов. Предположим, мы скрываем, столбцы C и D, вот так вот. У нас получилась таблица, которую мы сейчас с вами можем выделить и построить диаграмму, на которой изображено, сколько было продано товара в 2004 году и сколько в итоге было продано товара за три года. Но на нашей диаграмме нет данных обо всех трех годах, потому, что мы скрыли два столбца. Вот мы с вами это выделили и продолжим. Предположим, мы хотим отобразить на нашей диаграмме все данные и включить так же скрытые ячейки, как это делается? Выполняется команда, сервис параметры. В диалоговом окне параметры, переходим на вкладку диаграмма, в данном случае мы уже на ней находимся. В данном случае, у нас сброшен флажок, отображать только видимые ячейки, именно этот флажок, и отвечает за отображения видимых данных. Давайте мы нажмем на кнопку ОК и попробуем построить диаграмму. Ну, пусть это будет вот эта диаграмма, и сейчас если мы установим ряды в строках, мы увидим. Вот эту следующую диаграмму. Давайте нажмем на кнопку готово, сейчас выполним команду, сервис параметры и убираем этот флажок. Отображать только видимые ячейки. Нажимаем на кнопку ОК, и мы сейчас видим, что, не смотря на то, что два столбца у нас скрыто, мы видим, что данные у нас представлены полностью. То есть и за 2002 год и за 2003. На этом уроке мы с вами научились строить диаграммы на основе структурированных данных. На самом деле ничего сложного в этом нет. Главное помнить, что диаграмме могут отображаться не все данные, многие данные могут быть скрыты и для того, чтобы их визуализировать, нужно устанавливать соответствующую галочку. Ну, давайте сегодняшний урок закончим, на следующем уроке, мы с вами продолжим изучение диаграмм.
8.18. Анализ данных с помощью диаграмм Сейчас мы с вами начинаем изучения анализа данных с помощью диаграмм. Как говорилось, ранее диаграммы могут использоваться не только для визуализации данных, но и как превосходный аналитический инструмент. Мы помним, что Excel позволяет изменять данные на рабочем листе зависимости от изменения соответствующего маркера на диаграмме. Давайте, мы с вами, например, сейчас какой не будь маркер, вот таким вот образом, например, опустим. Видите, вот мы так опускаем вот этот итоговый маркер и у нас соответственно значение здесь меняется. Для того чтобы хорошо оперировать нашей диаграммой и с нашей таблицей следует их расположить более удобно. Как мы располагаем данные на экране. Мы это делаем с помощью команды окно и здесь мы можем выполнить команду новое. Если мы сейчас с вами посмотрим на панель задач, у нас сейчас имеются два вот таких окна. Сейчас мы можем выполнить команду расположить, вот она и оставить включенный переключатель рядом. ОК. Вот сейчас у нас рядом расположены наши два окна. Здесь мы с вами видим нашу таблицу. А здесь мы сейчас с вами будем видеть нашу диаграмму. Кроме того, как вы помните, у нас здесь скрыты два столбца, давайте мы с вами их отобразим обратно, вернее они у нас были скрыты вот здесь, вот так вот. Сейчас у нас полностью видны
150
TeachPro Microsoft Excel 2003
наши два столбца, полностью видна наша диаграмма, вот она. Сейчас мы здесь хотим визуализировать таблицу, вот, а здесь мы видим нашу диаграмму. Как вы знаете, каждое значение может представлять с собой просто число, а может формулу. Если мы сейчас начнем перетаскивать на экране маркер, который у нас содержит формулу, вот так вот, мы его перетащили. У нас на экране появится диалоговое окно, подбор параметра. У нас в ячейке F9, было значение в нашем случае 417. Сейчас мы хотим изменить его фактически на 320. Какое же значение ячейки мы с вами будем изменять? А мы с вами будем изменять, например вот, к примеру, вот это значение ячейки. Нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас теперь найдено решение, фактически Excel все перечитал, подобрал параметр так, чтобы в результате мы получили 320, но, к сожалению, параметр, как вы видите, у нас получился отрицательный. К сожалению отрицательных штук, у нас быть в нашем случае не может. Видите, здесь у нас такое отрицательное значение. Выберем мы, вот этот вот, маркер и давайте мы с вами его все-таки изменим в положительном направлении, вот так вот. Видите, соответственно здесь опять таки у нас каким то образом меняются наши данные. Видите, у нас уже итоговое значение получилось равное 747. Давайте попробуем сделать здесь, что не будь в этом роде еще раз. Немножечко уменьшим это значение, уже совершенно не значительно. Правда, за счет, все еще вот этого, ОК, видите, пересчет параметров был осуществлен и сейчас у нас здесь имеется значение 301. То есть фактически, было найдено устраивающее нас решение. Нажмем на кнопку ОК. И сделаем вывод, что мы научились менять значения на нашем рабочем листе, с помощью изменения соответствующих маркеров на нашей диаграмме. На следующем уроке, мы с вами научимся пользоваться линей тренда.
8.19. Анализ погрешности Для глубокого анализа данных Excel предоставляет ряд статистических инструментов, с помощью которых можно производить этот анализ. Можно делать прогнозы, анализировать тренды и так далее. Что такое тренд? Тренд эта линия, которая показывает тенденцию изменения данных. При ее создании применяется та или иная аппроксимация. Давайте закроем одно из этих окон. Откроем оставшееся на весь экран. И продолжим. Для того чтобы, какому либо ряду данных добавить линию тренда, необходимо сделать следующее. Первое активизируем нужную диаграмму. В данном случае это делаем таким образом и выполняем команду, диаграмма, добавить линию тренда. В открывшемся диалоговом окне, мы можем построить линию тренда, для соответствующего ряда. Этот ряд соответственно выбирается, вот из этого списка. Ну, пусть в нашем случае это будет ряд магнитофона. Далее, с помощью вот этого вот переключателя, выбираем тип линии тренда. Вот таким вот образом. Первый тип тренда, называется линейная. Она представляет себой, аппроксимирующую прямую. Если мы нажмем на кнопку ОК, то мы вот здесь вот, видите, увидим вот эту самую линию тренда, то есть, прямую, которая показывает примерную закономерность. Уравнение прямой, как вы знайте Y=mx+b. Перейдем на следующий тип линии тренда. Следующий тип, это у нас логарифмический. Логарифмическая опраксимация. Это линия тренда, создается с использованием логарифмического уравнения. Логарифмическое уравнение у нас и себя представляет Y = сlne+b. Давайте нажмем на кнопку ОК. Вот сейчас у нас, в данном случае, тут имеется логарифмическая линия тренда. Вот таким вот образом мы даже можем вызвать ее формат. Вот, например, меняем на логарифмическую. Вон она у нас там имеется, логарифмическая. Затем идет полиномиальная. Это криволинейная линия тренда. Создается с использованием полиномиального уравнения. Потом степенная. Создается с использование степенной формулы, если наши данные содержали бы отрицательное или нулевые значения, эта опция была бы у нас не доступна. Затем идет экспоненциальная, это с помощью экспоненциального уравнения. Линией
Глава 8. Диаграммы
151
фильтрация, это скользящая линия тренда, среднее значение точки на линии получается путем усреднения определенного числа точек. Это число точек задается вот с помощью вот этого вот счетчика. Ну, нажмем на кнопку ОК и еще раз вызовем параметра, контекстное меню, который называется формат линии тренда. Здесь мы можем перейти на вкладку параметры. Во-первых, здесь есть группа переключателей, с помощью которых устанавливается название аппроксимирующей кривой. В данном случае, у нас переключатель установлен, на автоматическом. Это у нас логарифмическая линия тренда. Можно задать другое уравнение. Перейти сюда и написать здесь, например, наше какое не будь название, предположим можно просто написать, наше название. Давайте, уберем курсор, вот так. Группа прогноз. Можно спрогнозировать данные, вперед и назад с помощью счетчиков. Ну, давайте спрогнозируем данные, например на два периода. Затем, мы можем сделать следующее. Показывать уравнение на нашей диаграмме и поместить на диаграмму величину достоверной аппроксимации. Нажмем на кнопку ОК и увидим следующее. Если мы сейчас вот таким вот образом растянем нашу диаграмму, чтобы она у нас была, как бы побольше, вот здесь, вот видите, у нас написано уравнение. Это у нас фактически, 20 целых 476 тысячных, умноженное на логарифм от «Х», прибавить 12 целых 232. А вот здесь, у нас показан этот самый «R». На следующем уроке, мы с вами, изучим планку погрешности и на этом закончим изучение диаграмм.
8.20. Планка погрешности Сейчас мы с вами начинаем изучение планки погрешности, которые обычно используются, при нанесении на диаграмму статистических или инженерных данных. Планки погрешности показывают наблюдателю степень достоверности данных. Давайте для начала мы с вами уберем линию тренда, полностью, вот она, и так сказать вторую созданную нами и продолжим. Предположим мы хотим добавить планки погрешности к нашей диаграмме. Что мы для этого делаем? Выделяем, какой не будь ряд, и выполняем команды формат, выделенный ряд. Раскрываем вкладку «Y погрешности». В группе, показать планки погрешности по «Y», нам нужно выбрать нужный тип планок погрешностей. Предположим мы выберем вот эту, обе. Ниже имеется группа величина погрешности, с несколькими переключателями. Первый переключатель, это фиксированное значение. С его помощью, вводиться значение, которое используется в качестве, абсолютной величины погрешностей, во всех точках данных. В данном случае, это у нас сто. Следующий переключатель относительное значение. С его помощью вводиться значение, которое используется в качестве относительной величины погрешностей, у нас это пять процентов. Имеется также стандартное отклонение. С его помощью вводиться числовое значение в стандартном отклонении. Который используется при расчете величины погрешности. Есть понятие стандартная погрешность. Она используется, как величина погрешности для всех точек, данных. И вычисляется, собственно автоматически. Далее у нас имеется пользовательская погрешность. В соответствующих полях можно указать диапазон на рабочем листе, в котором хранятся положительные отрицательные значения погрешности.
152
TeachPro Microsoft Excel 2003
После установок нужных величин нажимаем на кнопку ОК. В данном случае, нам сообщается, что у нас неверная ссылка. Почему? Мы оставили включенным, пользовательскую погрешность, но не каких ссылок на ячейке мы не дали. Давайте установим фиксированное значение и только тогда нажмем на кнопку ОК. Сейчас на наших диаграммах видна вот погрешность. Вот видите, вот такие вот фактически планки. Итак, мы с вами познакомились с погрешностью, что собой представляет величина погрешности и что такое планки погрешности. Мы можем менять формат, вот этих самых полос погрешностей, например, с помощью контекстного меню. Давайте мы с вами их выделим, вызовем контекстное меню и выполним команду формат полос погрешностей. Здесь мы соответственно, например, можем поменять, что, либо и нажать опять таки на кнопку ОК. Теперь, они у нас будут, имеет такой вид. Можем опять вызвать контекстное меню, перейти на вкладку вид и на пример, дать какой не, будь другой тип линии, к примеру, вот такой вот ярко желтый. И нажать на кнопку ОК. Теперь у нас наши планки погрешности будут иметь такой вид. Кроме того, мы можем сделать следующее, опять таки с помощью контекстного меню здесь уменьшить величину погрешностей. Сделать ее равной десяти. Соответственно вот эти планки погрешности, стали вот такие вот маленькие. Чем меньше величина погрешности, тем короче будут эти планки. Ну, и соответственно наоборот. На этом мы с вами заканчиваем изучение диаграмм. На следующем уроке мы будем знакомиться с Excel дальше.
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
153
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне 9.1. Скрытие интерфейсных элементов На этом уроке мы с вами начинаем изучение внешнего представления в рабочем окне. Внешнее представление, это совокупность параметров отображения листов рабочей книги. Представлению можно присваивать имя, а за тем применять к листам рабочей книги. Начинаем мы с изучения скрытия отображения интерфейсных элементов. Интерфейсные элементы, это то, что вы видите на экране. Строка формул, это интерфейсный элемент. Строка состояния, вот здесь в низу. Заголовки строк, столбцов и так далее. Как скрываем отображение строки формул. Выполняем команду сервис, параметры. В появившемся диалоговом окне мы переходим на вкладку вид. В данном случае мы на ней собственно и находимся. В группе флажков, «отображать» мы регулируем скрытие или отображение определенных элементов интерфейса. Мы можем убрать вот этот флажок строку формул, нажать на кнопку ОК и увидим, что строка формул у нас скрылась с экрана. Для того чтобы она появилась заново, нужно опять выполнить команду сервис, параметры. И здесь установить вот этот самый флажок. Точно так же можно отключить флажок строка состояния, ОК. Видите, строки состояния на экране у нас нет. Точно так же, она включается обратно, строка состояния. Перейдем скрытию отображению заголовков строк и столбцов рабочего листа. На этой самой вкладке вид у нас имеются так называемые параметры окна, вот они, вот эта группа параметров. Где у нас имеется соответствующий флажок. Например, вот он, заголовки строк и столбцов. Мы можем, сбросить и нажать ОК и у нас в заголовке строк и столбцов соответственно пропадут. Для того чтобы включить их обратно, опять таки вызываем это диалоговое окно, устанавливаем флажок обратно и нажимаем на кнопку ОК. Видите, у нас все восстановилось. Точно так же, скрываются и показываются полосы прокрутки листа. Опять таки с помощью этой команды, параметры, мы можем убрать горизонтальную полосу прокрутки и соответственно вертикальную. Нажимаем на кнопку ОК, видите, полоса прокрутки полностью исчезла с нашего экрана. Точно так же скрываются или отображаются ярлычки наших листов. Выполняем нашу команду параметры. Вот здесь ярлычки листов, полностью убираем и нажимаем ОК. Видите, ярлычков у нас в данный момент тоже нет, они скрыты. Давайте вернем наши ярлычки обратно, вот так вот. Попробуем скрыть или отобразить сетку нашего рабочего листа. Как и в предыдущих случаях, мы отключаем соответствующий флажок. Вот он, отключаем флажок, ОК, ярлычки листа у нас сейчас имеются, но на нашем листе, лист один пропала наша сетка. Это очень неудобно, по этому лучше, включим нашу сетку обратно, вот включаем нашу сетку. Еще есть возможность авто-разбиения на страницы. С помощью соответствующего флажка. Вот так вот. С его помощью ставится линия разбиения нашего рабочего листа на странице, чтобы мы представили, как это все будет выглядеть при распечатке. Нажмем на кнопку ОК. Вот видите, вот здесь появились, вот такие вот линии. Это значит, что здесь заканчивается страница. Такие вот тонкие, пунктирные линии, вот здесь наша страница заканчивается уже как бы снизу. Фактически. При распечатке, на первом листе бумаги. У нас будет распечатана до столбца «М» включительно и соответственно до 36 строки.
154
TeachPro Microsoft Excel 2003
Все остальное у нас будет распечатано, уже на других листах бумаги. Имеется также возможность отображения рабочего листа во весь экран. Выполняем следующую команду, вид увеличим это, во весь экран. Вот так вот. Большая часть элементов интерфейса, у нас сейчас не видна. И строка формул, и панель инструментов, и строка состояния и так далее. Осталось фактически голое меню и рабочие листы. Для того чтобы, вернуться в обычный режим, мы нажимаем, вот на эту соответствующую кнопку, которую видим сейчас на экране. Вот так вот. На этом закончим урок. На следующем уроке, мы продолжим изучение представления Microsoft Excel 2003.
9.2. Сохранение созданного представления Мы с вами познакомились с внешним представлением Microsoft Excel. Научились скрывать и отображать отдельные элементы интерфейса. Ранее мы с вами умели работать с несколькими окнами, и открывать области документов в разных окнах. Сейчас мы с вами перейдем к самому главному. К сохранению созданного нами представления. Сейчас у нас открыта вот эта рабочая книга. У нас она назовется «Excel version 1». Сейчас попробуем сделать следующее. Каким то образом изменить наш интерфейс. Предположим мы не хотим видеть на экране строку состояния, строку формул так же не хотим. Эти два флажка отключим, и самое главное отключим сетку. Нажмем на кнопку ОК. Сейчас наш экран имеет вот такой вот вид. Что делать? Если мы хотим сохранить вот это вот внешнее представление. Мы выполняем из меню вид, команду, представления. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно. В данном случае никаких представлений у нас нет. Мы нажимаем, на кнопку добавить. Здесь, вводим название нашего представления. Давайте так и напишем, «Наше представление». После этого, можем нажать на кнопку ОК. Сейчас, если мы с вами, что не будь, вернем на экран, например мы, можем вернуть собственно все то, что мы с вами убрали, вот так вот. У нас сейчас все восстановилось. Мы можем сделать следующее, опять таки из меню вид, выполнить команду представления, здесь наше представление уже в списке присутствует, и можем нажать на кнопку применить. Видите, наше представление полностью применилось. Данное представление, вот которое применилось, мы можем собственно изменить, можем сделать следующее, опять таки с помощью кнопки параметры, например, убрать также ярлычки листов и заголовки строк и столбцов. Нажмем на кнопку ОК. Сейчас мы можем сделать следующее. Опять таки, меню вид представление, добавить и вот уже это представление добавить как еще одну. Давайте так и назовем, «Еще одну» и нажмем на кнопку ОК. Сейчас в нашем списке, у нас уже два представления. Например, если мы выделим наше представление и нажмем на кнопку применить, то у нас соответственно появиться на экране, например заголовки строк и столбцов и листы. А если мы выберем то второе представление, «Еще одно». И нажмем на, применить, соответственно это все, с экрана у нас пропадет. Давайте еще раз, выполним команду вид представления и удалим, например вот это «Еще одно» представление, удалим, «Еще одно» и применим вот это. Вот так. Теперь у нас на экране все вот таким вот образом. Кроме того, можем собственно с вами удалить и последнее представление, нажимаем на кнопку, удалить. ОК. И закрываем данное окно. После чего, мы совершенно
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
155
спокойно можем все вернуть на экран. Собственно все вернуть на экран мы с вами совершенно спокойно могли и до того. И нажимаем на кнопку ОК. На этом уроке мы научились работать с нашими представлениями. Фактически сейчас мы в нашей текущей рабочей книге не одного не имеем, но до того мы с вами создали два. На следующем уроке, мы с вами, будем изучать понятие структуры и структуризацию рабочих листов.
9.3. Структура 9.3.1. Структура, созданная вручную На этом уроке мы начинаем изучение понятия структуры. Что это такое? Предположим у нас есть определенные таблицы, и мы хотим, чтобы какие то данные не были видны. То есть мы хотим, как бы скрыть. Первое, что мы будем изучать, это создание вручную. Выполняетесь следующее действие, сначала выделяется, например, соответствующая строка или столбец, пусть будет, например вот этот, и выполняется следующая команда. Вот выделили мы столбец. Выполняется следующая команда данные, группа и структура, группировать. Затем выделяются следующие строки или столбцы, вот, например вот это. Опять таки выполняем эту команду, группировать, а затем, например вот это. Снова данные и, к примеру, группировать. Такое поочередное выполнение необходимо для несвязанных диапазонов. В нашем случае не было необходимости это делать, потому, что диапазон у нас связанный. У нас появляется вот такая линия, вот такими вот кнопочками. Если мы на эту кнопочку нажимаем, соответствующая информация исчезает. Вот так вот, видите? Кнопочка превращается в плюсик, нажали на плюсик, информация вот у нас собственно вся появилась. В чем преимущество пользования структурой по сравненью, например с обычным скрытием столбцов или строк которую мы с вами уже собственно проходили. Во-первых, в наглядности. То есть мы видим, где у нас собственно и расположены наши скрытые столбцы, мы видим здесь знак плюсик и можем собственно их восстановить. Если у нас просто скрыты строки и столбцы, нам приходиться очень долго и внимательно смотреть на заголовки строк и столбцов, чтобы понять, что именно скрыто. Структура в Excel имеет еще два типа управляющих элементов. Во-первых, номера уровней структуры. Сейчас мы имеем фактически вот такой вот один. Одну вот такую кнопочку, и вот два таких вот уровня структуры. Видите, сюда нажимаем, она закрывается, так соответственно открывается. Необходимо заметить, что структуру бывает значительно легче определять по отсортированной таблице. В данном случае у нас таблица не отсортирована. Попробуем отсортировать ее каким либо образом. Выделяем диапазон, в котором мы хотим отсортировать, и выполняем команду данные, сортировка. Появляется диалоговое окно, сортировка диапазона, в котором мы выбираем следующее. Во-первых, сортировать по полю ФИО, это у нас правильно. А затем сортировать по полю дата, это у нас так же верно. Нажмем на кнопку ОК. Сейчас данные у нас как вы видите, от сортировались. Сначала пошли данные, связанные с Ивановым, затем с Петровым, а затем уже с Сидоровым. Сейчас мы можем группировать наши данные не штучными выделениями, а по группам. Выделяем вот нашу группу, например вот так вот и выполняем, опять таки команду, данные,
156
TeachPro Microsoft Excel 2003
группа и структура, группировать. Вот так. Видите, у нас вот фактически мы сгруппировали, только данные, связанные с господином Ивановым. При желании мы можем их скрыть. Затем мы можем, уже в качестве не связанного диапазона сгруппировать данные, связанные с Сидоровым. Давайте мы с вами, это сделаем, данные, группа и структура, группировать. Вот у нас сейчас имеется группировка данных связанная уже с господином Сидоровым. Господину же Петрову не повезло, он у нас как бы остался на экране, видимый для всех. Мы с вами, научились в ручную структурировать нашу таблицу. К сожалению даже на отсортированных таблицах вручную структурировать достаточно трудоемко, если таблицы большие. На следующем уроке мы пройдем, автоматическое, подведение итогов.
9.3.2. Автоматическое подведение промежуточных итогов Сейчас мы с вами начинаем изучать автоматическое подведение промежуточных итогов. При этой операции производиться вычисление итоговых сумм, и их занесения на рабочий лист. В то же время создается структура, связанная с полученными итогами. Для начала давайте мы с вами уберем вот эти сделанные нами вручную группировки. С помощью команды разгруппировать. Убрали отсюда, сейчас мы вами уберем собственно и это, вот таким вот образом. Разгруппировать и все, что связано с этими столбцами. И продолжим наше изучение. Как автоматически подводят итоги? Для начала выбирается диапазон. У нас имеются здесь определенные фамилия, определенные даты, которые этими людьми были получены вот эти определенные суммы. Для того чтоб провести промежуточные итоги как мы только, что сказали, нам нужно выделить диапазон. Выделяем всю таблицу. Затем выполняем команду, данные вот так вот. А затем итоги. Перед нами появляется диалоговое окно, которое называется «Промежуточные итоги». Давайте подробно изучим это окно, разберем все его поля, а затем начнем работать непосредственно с нашими данными. Первое поле, которое называется «При каждом измени в». Здесь задается название нужного столбца таблицы. Мы можем выбрать любой столбец нашей таблицы. Считается нужно выбирать столбец, по которому сортировка уже проведена. В данном случае это у нас Иванов. Следующее поле «Операции». Это может быть сумма собственно, которая у нас выбрана, это может быть количество. То есть количество значений, может быть среднее, максимум, минимум, произведение и так далее. Видите, здесь достаточно большое количество операций, вот оно. И последнее поле, «Добавить итоги по». Здесь галочками выделены столбцы, по которым мы хотим провести наши операции, в данном случае в нашей таблице всего, три столбца. Это ФИО, по этому столбцу понятное дело, итогов не подведешь. Дата в данном случае, тоже бессмысленно. У нас выделен единственный столбец, по которому мы можем получить нормальные итоги, это столбец «Сумма». Далее идут три флажка. Первый флажок это «Заменить текущие итоги». Если флажок у нас установлен, произойдет замена ранее созданных итогов на новые. Если нет, вот таким вот образом, создают без замены предыдущих. В нашем случае, лучше чтоб флажок был установлен. Второй флажок «Конец страницы между группами». Эта галочка нам не обходима при печати, на случай если требуется чтобы, конец страницы не разрывал данные по одной группе.
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
157
Здесь у нас галочка в данный момент не стоит, и ставить мы ее не будем. Третий флажок. «Итоги под данными». В этом случае окончательные итоги будут выведены в нижней части таблицы. Нас это собственно в полнее устраивает. По этому мы эту галочку не убираем и нажимаем на кнопку ОК. Вот, у нас получилась вот такая структура. В данном случае у нас имеется итог по Иванову, и здесь имеется сумма, вот этих вот чисел. Далее. Имеется ввиду, итог по Петрову, затем итог по Сидорову и имеется общий итог. Предположим то, что получилось, нас совершенно не устраивает. Выполняем команду, данные, итоги и нажимаем на кнопку «Убрать все». Еще раз выделяем весь наш диапазон, вот так вот. И выполним опять таки команду, сортировка. Данные сортировка. И давайте отсортируем на пример, по убыванию. Вот так вот. Сделаем вот так. И сейчас опять, выполним команду, данные, итоги. При каждом изменении у нас уже установлено ФИО, здесь операция сумма у нас имеется, а в поле «Добавить итоги» мы с вами устанавливаем не только долг, не только сумма, но и, например, пусть это будет ФИО. Хотя не понятно, что при этом сделает Excel, и нажмем на кнопку ОК. Ну, давайте здесь немножко мы с вами сделаем вот так. Понятно, что в данном случае, по ФИО были проведены, какие то промежуточные итоги. Ясно, что не понятно каким образом обрабатывать список фамилий, по этому у нас здесь у нас получились, вот такие вот нули. Но здесь уже у нас все, подсчитано правильно, и хорошо. Вот таким вот образом мы можем собственно оставить, например либо только итоговую сумму, либо только итоги, например, по Сидорову Петрову и Иванову, в том числе и общий итог. А можем собственно раскрыть вот это все, вот таким вот образом. И так, на этом уроке мы создали итоговую таблицу, причем создали мы ее автоматически с промежуточными общими итогами. На следующем уроке мы научимся создавать вложенные промежуточные итоги.
9.3.3. Создание вложенных промежуточных итогов Сейчас мы с вами займемся созданием вложенных промежуточных итогов. Для начала уберем имеющиеся итоги. С помощью кнопки убрать все, вот так вот. Фактически мы восстановили нашу таблицу в том виде, в котором она была. Пусть в этой таблице, мы хотим подвести промежуточные итоги, по месяцам, а затем внутри каждого месяца уже по людям. В начале мы отформатируем вот этот столбец, таким образом, чтоб у нас отображался только месяц и год. Нажимаем правую клавишу мыши и выполняем команду формат ячеек. Здесь мы сейчас найдем такое представление даты, чтоб отображался только месяц и год. Вот, например таким вот образом и нажмем на кнопку ОК. Давайте немножко увеличим данный столбец, очень хорошо. Затем выполняем следующую, команду, сервис, параметры. На вкладке вычисления. Вот здесь, устанавливаем флажок «Точность как на экране» и нажимаем на кнопку ОК. Сейчас Excel нам сообщает, что данные у нас будут изменены и точность у нас будет понижена. Мы с этим соглашаемся. Сейчас выделяем всю нашу таблицу и выполняем сортировку. Данные. Сортировка. Сортируем мы сначала по полю дата, а только за тем, по полю ФИО и все делаем здесь по возрастанию. Нажимаем на кнопку ОК. Теперь наша промежуточная таблица выделена. Выполняем команду, данные, итоги. В заданном диалоговом окне, здесь мы
158
TeachPro Microsoft Excel 2003
устанавливаем, дата. Операция у нас стоит сумма, это все правильно. Поле, добавить итоги мы ставим, галочку около суммы, она у нас уже стоит. И нажимаем на кнопку ОК. Полученные таблицы. Мы опять выполняем команду, данные затем итоги. А здесь уже опять таки указываем, ФИО. Поле операции у нас продолжает стоять сумма, а в поле добавить итоги, остается то же самое, что было сумма. Сбрасываем, флажок заменить текущие итоги, и нажимаем ОК. Что у нас получилось сейчас? У нас получились вложенные итоги. И детализация уже имеет несколько уровней. Еще возможно создание промежуточных итогов, по нескольким критериям. Но этим мы начнем заниматься на следующем уроке. Ну, вот сейчас. У нас имеются вот такие вот, по четырем фактически уровням у нас имеются итоги. Фактически, по именам и по месяцам, что у нас было в январе, сколько было получено в феврале в марте и в апреле. Так же идут итоги уже соответственно и по людям.
9.3.4. Подведение промежуточных итогов по нескольким критериям На этом уроке мы будем проходить подведение промежуточных итогов по нескольким критериям. Давайте сейчас мы с вами, уберем эти итоги, убрать все. Получим нашу таблицу в исходном виде и предположим следующее. Например, мы хотим найти одновременно сумму и количество значений. Вот это наша исходная таблица, и здесь нам нужно найти не только сумму по всем людям, но и количество. Что нам для этого нужно сделать? Выделяем, нашу таблицу она у нас выделена и сортируем ее по полю ФИО. Давайте мы это с вами сделаем сортировка, здесь мы делаем по ФИО. А здесь уже соответственно по, например дате. И ОК. Вот так вот. Теперь подведем итоги, точно так же как мы с вами уже делали. Выполняем команду, данные, итоги. При каждом изменении ФИО, это все правильно. Здесь у нас операция сумма остается, здесь точно так же. Нажимаем на кнопку ОК. Очень хорошо. Выполняем команду еще раз. Данные. И итоги. Вот так. В этом диалоговом окне. При каждом изменении у нас совершено правильно, установлен пункт, но в операциях мы укажем количество, а не как не сумму. В данном случае, галочка около того столбца, которую мы хотим считать, у нас стоит. Флажок, заменять текущие итоги не должен стоять. В данном случае это у нас это правильно. И нажимаем на кнопку ОК. Вот сейчас у нас подведены, вот такие сложные итоги. Правильно Петров у нас встречается четыре раза, вот здесь есть четверка. Иванов количество. Точно так же встречается четыре раза, но итог должен присутствовать. То есть фактически мы правили сложные промежуточные итоги, по двум критериям, и по сумме и по количеству. Необходимо не забывать в этом случае про диаграмму. Во многих случаях при построении диаграмм, по структурированным данным требуется скрыть некоторые детали, и отобразить только верхние уровни структур. Давайте мы с вами их скроим и отобразим только верхний уровень структуры. Построим, какую не будь диаграмму. Давайте это все вот так вот, выделим, построим какую не, будь диаграмму. Пусть это будет обычная гистограмма. Вот такая. Нажмем на кнопку готово. Видите, причем в зависимости, от того какой уровень структуры, видите, мы с вами открываем, у нас соответственно меняются данные на диаграмме. Видите? Вот сейчас этих данных нет, вот сейчас они появились. Точно так же вот это закрыли, у нас остался, единственный, общий итог. А сейчас диаграмма имеет такой вид, давайте мы откроем этот плюсик так же. Причем вы это видите, собственно и по легенде, сколько чего у нас, например, есть в данном случае. Видите у нас ряд один, ряд два. Нам надо быть очень осторожными, когда мы строим диаграмму по структурированному рабочему листу, потому, что она у вас может, вот так вот, странно выглядеть. Поэтому надо быть очень внимательным. На этом уроке мы заканчиваем работу со структурами Microsoft Excel. На следующем уроке мы с вами, перейдем к большой теме, элементом графики на рабочих листах.
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
159
9.4. Элементы графики на рабочих листах 9.4.1. Векторный графический редактор На этом уроке мы с вами начинаем такую объемную тему, как элементы графики на рабочих листах. С начала мы начнем создание графики средствами Excel.В Excel имеется встроенный, специализированный векторный графический редактор. Он доступен с панели инструментов рисования. Включать или отключать эту панель мы можем с помощью команды панели инструментов. Который находиться в меню вид, открываем вид, панель инструментов. Если мы установим соответствующую галочку, панель инструментов появиться на экране. Вот здесь, она внизу в данный момент находиться. Теперь попробуем слегка пройтись по всем командам панели инструментов рисования. Первое, что бросается в глаза, это меню действия. При выборе этого элемента, появляется раскрывающееся меню, с помощью которого можно определить параметры графических объектов, а так же параметры их расположения. Далее идет вот такая вот кнопочка, она называется выбор объекта. При выполнении этой команды, если мы ее выполняем, курсор мыши приобретает вот такую вот форму и это позволяет нам выбирать необходимые объекты. Эта кнопочка работает как переключатель, она нажимается, а затем ее можно собственно отжать. Далее идет палитра, которая называется автофигуры. Эта палитра, готовых графических примитивов. Она включает в себя линии, соединительные линии, основные фигуры. Фигурные стрелки, блок схемы. Звезды и ленты, выноски, а так же другие автофигуры. Это все готовые графические примитивы. Далее идет вот такая вот кнопочка, которая называется линии. Она приводит курсор мыши в режим рисования линии. Вот если мы сейчас сюда нажмем, у нас будет вот такой вот режим, курсор примет другую форму и соответственно мы сможем рисовать линии. Далее идет стрелка, она переводит курсор мыши в режим рисования стрелки. Это понятно уже из самого названия, вот так вот. Далее идет прямоугольник, с помощью этой кнопки курсора мыши можно нарисовать прямоугольник. Выбираем, ну и соответственно рисуем. Следующая кнопка называется эллипс. С ее помощью мы рисуем соответственно круг или эллипс. Иногда еще ее называют овалом, вот так вот. Затем идет вот эта вот кнопочка. Которая называется надпись, она позволяет задать область, которая содержит текст. Вот, например, нажали на эту область, сделали щелчок мышкой и здесь можем набрать, что не будь, вот так вот, текст. Затем идет кнопка, с помощью которой вставляется объект WordArt вот эта кнопка. Что такое WordArt? Это текст, которое отображается в трехмерном виде, со своим определенным спецэффектом. Далее идет кнопочка, которая называться добавить диаграмму, или организационную диаграмму. С помощью этой специфической кнопки происходит вставка диаграммы, или объекта Microsoft Organization Chart. Organization сhart. Это такая схема, которая показывает иерархическую зависимость. Следующая кнопка называется добавить картинку. Microsoft office, имеет в себе библиотеку рисунков и карт. И с помощью этой кнопки мы можем из этой самой библиотеки вставить соответствующую картинку. С помощью следующей кнопки, также происходит вставка картинки. Но в отличие от предыдущего случая, с помощью этой кнопки мы вставляем картинку из файла, а не из готовой библиотеки. С помощью вот этой
160
TeachPro Microsoft Excel 2003
вот палитры, которая вызывается с помощью нажатия мыши, определяется цвет заливки. Вот таким вот образом, если вы щелкните на ней, палитра откроется. То есть, как именно, закрасить определенную фигуру. С помощью следующей палитры мы закрашиваем цвет линии, а далее, с помощью вот этой вот палитры закрашиваем шрифт, то есть, определяем цвет шрифта. С помощью вот этой вот палитры, мы определяем вид линии, а именно ее толщину и форму. Плюс ко всему, линия может быть нарисована разными способами, вот с помощью соответствующей вот этой вот кнопочки мы уже выбираем тип штриха. Далее, далее идет вот такая кнопочка, которая называется стиль стрелок, то есть определение типа стрелки, как она будет выглядеть. Ну, затем идет кнопка тень, здесь мы выбираем, какая именно тень должна быть установлена. Далее идет объем, с помощью этой палитры, мы создаем объемный эффект, для какого не будь выделенного объекта. Ну, мы с вами вскользь пробежались по элементам. Данной панели инструментов, теперь давайте попробуем, что не будь нарисовать. Как мы уже сказали, для того чтобы, нарисовать какой не будь, приметив, линию, стрелку, прямоугольник или овал, следует следовать вот следующей процедуре. Сначала выбираем, какой не будь, графический приметив, ну давайте выберем, вот такой вот прямоугольник. Выбрали. После чего, у нас курсор мыши принимает вид крестика, нажимаем левую кнопку мыши в том месте, где мы хотим нарисовать прямоугольник, и протягиваем курсор мыши. После того, как прямоугольник приобрел устраивающие нас размеры, мы отпускаем левую клавишу мыши. И у нас перед глазами появляется нарисованный нами прямоугольник. Теперь предположим, мы хотим, этот прямоугольник, чем-либо закрасить. Что мы делаем? Вопервых. Первое, что мы должны сделать, прямоугольник должен быть выделен. Для этого мы щелкаем по нему левой клавишей мыши. Затем на панели инструментов рисования, нажимаем вот эту вот самую кнопочку, цвет заливки. Предположим, нас интересует не однородная заливка, а мы хотим. Залить какой не будь необычной текстурой. Для этого мы выбираем. Способы заливки, переходим на вкладку текстуры и выбираем какой, не будь из них, например вот это, и нажимаем на кнопку ОК. сейчас наш прямоугольник имеет вот такую вот необычную текстуру. Предположим мы еще хотим изменить тип линий. Вот сделаем нашу линию вот здесь, которая, собственно этот наш прямоугольник очерчивает потолще, и изменим ее цвет. Ну, предположим, мы хотим, чтобы линия у нас была салатовая, вот такая. Сейчас мы можем изменить толщину с помощью этой палитры, например, сделать его вот такой толстой. И даже можем сделать ее вот такой пунктирной. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами будем продолжать изучение панели инструментов рисования.
9.4.2. Редактирование нарисованных объектов Итак, на прошлом уроке мы с вами, начали использовать панель рисования по назначению, и нарисовали вот такие вот фигуры. Сейчас мы продолжаем изучение, панелей рисования и будем продолжать рисовать различные объекты. Можно выбрать какой не, будь готовый графический элемент. Давайте выберем его из палитры, звезды и ленты. Ну, например, выберем вот такой, какой не будь свиток. Рисуем, точно так же как рисовали в прошлый раз. Вот у нас получился такой свиток. Теперь, в этой выбранной фигуре, мы можем даже написать какой не, будь текст. Как это делается? Свиток должен быть выделен. Нажимаем правую клавишу мыши, и выполняем команду, добавит текст. Теперь мы можем здесь в свитке нарисовать все, что мы хотим. Ну, давайте просто напишем, добавили текст. Сейчас мы можем задать выравнивание текста по центру. Нам достаточно его выделить и нажать вот на эту кнопочку. И текст у нас будет выровнен по центру. Даже можем попробовать все это перекрасить. Ну, давайте еще раз выделим наш свиток, зальем его, например, желтим цветом, с теми же самими салатовыми линиями, как мы сделали в прошлый раз. Цвет шрифта мы можем, под цвет. Например, так же зеленным.
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
161
И кстати можем увеличить его размер.Давайте сделаем вот таким большим. Кроме того, мы можем нарисовать несколько стрелок. Давайте мы нарисуем еще так же стрелочки наши. Вот такие у нас будут стрелки. Причем, если вот одна стрелка выделена, мы можем вот таким вот образом сделать его. Потолще. Вот. Можем поменять ее цвет, ну давайте выберем, например, вот такой красный. И даже можем сделать стрелку вот такой, слегка пунктирной. Кроме того, если мы сейчас выберем вот эту стрелку, мы здесь можем выбрать ее стиль. У нас получится вот такая вот стрелочка. А можем выбрать и собственно вот такое вот с кружочками на концах. Если мы утолстим эту стрелку, то будет особенно интересно. Сейчас мы попробуем изучить меню действия, что мы с его помощью можем делать? Мы можем группировать, и разгруппировывать объекты. Что это значит? Сейчас, в данном случае у нас каждый объект совершенно самостоятельный. самостоятельно Видите, они совершенно передвигаются друг относительно друга. То есть каждый объект существует сам по себе. Несколько объектов мы можем соединить в одну группу, так что они станут единым целым, для этого нам нужно выделить каждый объект, по очереди, с помощью нажатой клавиши Shift. Мы нажимаем клавишу Shift и начинаем выделять все по очереди, вот таким вот образом. Видите, здесь такие белые кружочки, они показывают, что данный объект у нас выделен. В данный момент у нас выделено три объекта. Сейчас отпускаем клавишу Shift и с помощью меню действия их группируем. Сейчас меню полностью откроется, и выполняем команду, группировать. После этого, видите, у нас получился один объект, он имеет, вот такие вот соответственно кружочки уже, по своим кроям. Если мы захотим, например, перетащить данный объект, перетаскиваются они уже все вместе, а не каждый сам по себе. Точно так же мы можем выполнить обратную процедуру, которая называется разгруппировать. С помощью меню действия, опять таки, подождем, пока окно полностью откроется, выполняем команду. Разгруппировать. И все вернулось на круги своя. Мы уже совершенно спокойно можем взять любой объект. Сейчас мы его выделим, и перетаскивать совершенно самостоятельно, вот так вот. Далее, меню действия идет подменю, которое называется порядок. Что это значит? Каждый объект располагается в том порядке, в котором он нарисован. Но очень часто, объект, который мы с вами нарисовали раньше, бывает необходимо переместить на передний план. Вот в данном случае, у нас вот этот свиток, он на заднем плане, фактически он находиться позади стрелки. Предположим мы хотим его переместить. На передний план. Мы его выделяем, выполняем команду действия порядок и соответственно, команду на передний план. Видите, сейчас свиток у нас перекрыл нашу стрелку, то есть стрелка у нас находиться под свитком. Если по какой то причине мы передумали держать стрелку на заднем плане, мы точно также можем ее выделить, выполнить команду, переместить на передний план. Фактически, стрелка у нас сейчас впереди. Продолжаем изучать меню действия. Следующий пункт, у нас называется привязать. Это, значит, определить относительное положение, нескольких наложенных друг на друге ячеек, или объектов. То есть мы, фактически выравниваем положение какого либо объекта, относительно ячейке. Предположим, у нас уже имеется вот некоторая выделенная фигура, в данном случае у нас эта стрелка, и мы хотим выполнить команду, привязать к сетке. Выполняем эту команду. У нас получилось следующее. При перетаскивании нашего объекта, у нас в данный момент сейчас он перетаскивается не на аналоговое расстояние, а на дискретное. Он привязан к сетке, и
162
TeachPro Microsoft Excel 2003
перемещается только на определенные расстояния. Мы, в общем, то этого не очень то замечаем, но так оно и есть. На самом деле видите. Он перетаскивается на вполне определенные расстояния. Например, сейчас вот в середину ячейки он не попадает, он попадает только на линию сетки. Фактически он к ней привязан. Далее с помощью команды сдвиг, давайте мы, опять полностью откроем это меню. С помощью подменю сдвиг, мы сдвигаем объект выше, ниже, неправо и налево. Вот здесь соответственно команды указаны. Ну, например. Сдвинем вниз, видите, объект переместился вниз. Все остальное работает точно так же. Следующий пункт, это выровнять и распределить. Мы можем несколько объектов выровнять по правому краю, по левому краю, по центру и так далее. Эти объекты выравниваются относительно друг друга. Для этого их нужно выделить, например, выделим два объекта, с помощью клавиши Ctrl или клавиши Shift нажатой и выполним эту команду, действия. Давайте, откроем ее полностью. Например, выровнем ее по центру. Видите, фигуры сместились друг относительно друга и сейчас выровнены по центральной точке. Все остальные команды работают точно также. Следующий пункт меню. Повернуть отразить. Давайте мы откроем этот пункт меню, повернуть отразить. Любой объект, может быть, повернут или отражен. Например, возможно свободное вращение, видите вот таким вот образом. Сейчас мы можем любой объект вращать, давайте с вами это сделаем, свободное вращение, вот так взяли курсоры мыши и вот таким вот образом начали вращать. С помощью следующих команд, уже соответственно делаются нужные повороты, повернуть влево на 90 градусов, вот так. Вот. Повернуть вправо на 90 градусов, отразить и так далее. Далее идет вот такой вот пункт, который называется, изменить автофигуру. То есть, выделенную в данный момент стрелку, мы в любой момент можем заменить, какой либо другой автофигурой, который находиться в данном случае в подменю. Ну и последний пункт, если мы сейчас откроем этот пункт полностью, здесь имеется вот такая команда, которая называется начать изменение узлов. На самом деле эта команда выполняется не для всех фигур. Если мы сейчас выберем, мы сможем вот таким вот образом менять узлы, но в данном случае, в этой фигуре у нас всего два узла, это ее начало и конец, по этому максимум что мы можем сделать, это вот таким вот образом менять ее расстояние. Ну и соответственно у нас имеется последняя команда, по умолчанию для автофигур. Если мы это команду с вами выполняем наш объект, получает те опции, которые по умолчанию принимает Excel. Ну, на этом давайте сейчас закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами будем продолжать изучать, возможности рисования в Excel.
9.4.3. Рисование стандартных фигур Сейчас мы с вами продолжаем изучение возможностей рисования. Зачастую возникает необходимость рисовать стандартные фигуры. Их мы можем рисовать с помощью вот этого вот подменю, которая называется автофигура. С помощью этого подменю можно очень бистро рисовать стандартные фигуры, обычным выбором, из нескольких вариантов. Давайте, перечислим список автофигур. Которые собственно Microsoft Excel поддерживает. Первый пункт в списке. Это линии. Видите? Оно раскрывается, это подменю и здесь имеется различные виды стрелок и кривых. Далее идет пункт, соединительные линии. Чем же соединительные линии, отличаются от обычных? Соединительные линии очень полезны, если мы рисуем блок схему. С их помощью можно привязывать отдельные объекты друг к другу. Далее идет пункт, основные фигуры. Это базовые, наиболее часто использующиеся фигуры. Например, квадрат, ромб, трапеция и так далее. Вот имеется вот такой вот смайлик. Улыбающееся лицо, имеется сердечко, молния и так далее. Далее идут фигурные стрелки. Это такие вот широкие, блочные стрелки. Чаще всего их рисуют при создании диаграмм и блок-схем. Вот такое вот большое разнообразие.
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
163
Далее идет пункт блок-схема. С помощью этих элементов мы строем практически любую блоксхему. Видите, вот есть все необходимое со своими правильными названиями, видите типовой процесс, это просто процесс, решение и так далее. Ну, потом идет пункт звезды или ленты. С помощью этих фигур оформляются заголовки и маркированные списки. Затем идет пункт выноски. С помощью выносок мы создаем комментарий к текстам и рисункам. Вот такие, например овальные выноски, скругленные прямоугольные выноски и так далее. Ну, давайте, что не будь изобразим. Например, возьмем вот такую вот симпатичную рожицу, изобразим ее вот здесь вот. Вот такая у нас получилась рожица, мы даже можем залить ее. Вот таким вот желтым цветом, толщину линий давайте сделаем обычную. Потому, что у нас как-то линия получилась основательно толстая, вот, еще можем сделать к ней выноску. Вот, например вот такую. Как в мультипликационных фильмах. Вот такая у нас будет выноска. Если мы сейчас даже ее как не будь, передвинем вот таким вот образом. То у нас получится, что рожа в некотором смысле говорящая. Даже можем, что не будь изобразить, например, но пусть это будет, к примеру, слово ура. Сделаем шрифт потолще. Ну и вынесем его на середину, вот получилось вполне симпатично. Ну, давайте подробнее посмотрим пункт линии, здесь есть вот такие подпункты, вы их видите. Пройдемся по ним. Линиями мы пользуемся постоянно, поэтому это нам пригодиться. Первый пункт, это обычная линия, вот она. С ее помощью обычные линии рисуются. Собственно точно таким же образом как мы рисовали вот линию с помощью вот этой кнопочки. Вот так взяли и нарисовали. Далее идет стрелка, идет двунаправленная стрелка, здесь ничего интересного нет, затем идет кривая. Для того чтобы правильно нарисовать кривую, надо последовательно задать вот так вот несколько линий. Видите? Если мы хотим прекратить рисование, делаем двойное нажатие. Вот у нас получилась кривая линия. Следующий пункт это поле линия. Давайте выберем. Выбрали линию, у нас вот так курсор превращается карандашик и вот таким вот образом, мы можем эту собственно поле линию нарисовать. Как только отпустим курсор мыши, у нас уже линия нарисуется, но она все равно будет продолжаться двигаться за курсором. Сделали двойной щелчок, вот линия у нас стала такого вида. Ну и последний пункт, это рисованная кривая, давайте мы ее тоже выберем, вот она и точно так же рисуем. Как только отпустили курсор мыши, кривая у нас была создана. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, на следующем уроке мы поработаем с размещением и настройкой изображений.
9.4.4. Вставка графического объекта из другого приложения Windows На этом уроке мы с вами научимся вставлять графический объект из другого приложения Windows и размещать их. Первый способ, вставки графического объекта из другого приложения, это вставка, путем внедрения. Что это значит? Это значит, что для вставки объекта, мы будем пользоваться буфером обмена. Предположим, у нас имеется другое приложение Windows. Пусть в нашем случае, это будет графический редактор, который называется Microsoft Paint вот он. И мы в этом самом редакторе откроем, какую не будь картинку. Ну, здесь у нас вот имеется папка, образцы рисунков, давайте, что не будь, выберем. Ну, пусть это будет зима. Для того чтобы
164
TeachPro Microsoft Excel 2003
поместить картинку в буфер обмена Windows, что мы должны сделать? Мы должны ее выделить, либо полностью, либо часть. Давайте выберем, вот такую часть нашей картинки. И выполним команду правка. Копировать. Потом перейдем уже на наше приложение Windows, то есть Microsoft Excel и выполним правка. Вставить. Вот наша картинка была сюда вставлена. Ее мы сейчас видим на нашем рабочем листе, именно тот фрагмент, который мы с вами до того выделили. Этот способ и называется вставка графического объекта путем внедрения. Приложение, откуда мы вставляем объект, в нашем случае это редактор Microsoft Paint, называется приложение сервер. Давайте еще раз выделим, какой не будь фрагмент, но уже, например другой, вот такой вот маленький, опять выполним команду правка, копировать, перейдем сюда и выполним команду правка, вставить. Вот у нас вставился, вот еще один такой вот фрагмент нашей картинки. Он совершенно простым способом переноситься с места на место. Нам достаточно захватить фрагмент мышкой и перетаскивать в нужное место. В тот момент, когда у нас активна, та или другая картинка, активизируется панель инструментов, которая называется настройка изображения. Вот сейчас вы собственно эту панель инструментов и видите. Что делает настройка изображения? Давайте по всем кнопкам пройдемся. Первая кнопка называется, добавить рисунок из файла. Чем отличается, добавление рисунка из файла, от того способа, которым мы только, что воспользовались? Только что как вы помните, мы вставили рисунок из буфера обмена. Давайте попробуем эту команду выполнить. При выполнении этой команды, появляется диалоговое окно, где мы собственно можем выбрать рисунок. Ну, давайте перейдем вот в эту папочку. Собственно, здесь мы можем любую картинку выбрать. Ну, например вот эту. Вот видите, у нас вот сюда была бы вставлена, уже соответственно вот эта вот большая картинка. А вставили ее мы с помощью вот этой вот кнопочки. Следующая кнопка называется цвет. Что можно выбрать, с помощью этой кнопки? Наша картинка может приобрести, например следующий цвет, оттенки серого цвета. Ну, давайте это сделаем. Видите, наша картинка стала, как бы черно-белой. Эти серые тана удобны для распечатки, например на черно-белом принтере. Можно выбрать категорично чернобелый цвет. Вот таким вот образом, без серых цветов, либо черное, либо белое. Можно выбрать вариант подложка. Если мы выбираем вариант подложка, это получается размытый, водяной знак. Наша картинка стала совершенно светлой, и вот имеет вот такой вот вид. Ну, мы можем нашу картинку в результате вернуть в первоначальное состояние. Далее, имеются вот эти следующие кнопки, увеличить контрастность, если мы нажимаем на эту кнопку. Контрастность у нас увеличивается или соответственно уменьшить контраст, если вы внимательно посмотрите, контрастность у нас соответственно уменьшается. Ну и соответственно работают эти кнопки, увеличить яркость и уменьшить яркость. Далее имеется кнопка обрезка изображения, что она делает? Выберем кнопку и начнем вот так вот дергать за край картинки. Давайте начнем, вот таким вот образом мы можем дергать за край картинки. Картинка при этом обрезается, если вы обратили внимание, сейчас мы этот вот цветок, таким образом, уничтожим. Сами детали при этом ее в своих размерах не уменьшаются. Следующая кнопка называется повернуть налево на 90 градусов. Вот если мы будем на эту кнопочку нажимать, вот наша картинка будет таким вот образом переворачиваться. Следующая кнопка называется тип линии. Вокруг нашего изображения мы можем получить нечто вроде рамки. Ну, давайте получим, видите вот. У нас появилась рамка.
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
165
Далее идет команда, которая называется сжатие рисунков. Что это значит? Дело в том, что, не смотря на то, что мы нашу картинку, как бы обрезали. На самом деле внутри себя она осталась старого размера. Мы просто видим часть ее. А на самом деле, в файле, она храниться полностью. Если мы увеличим область видимости, вот так, то видите, старая часть картинки она появляется. С помощью кнопки, сжатие рисунков, мы уменьшаем фактически объем рисунка. Картинка действительно обрежется и больше восстановиться не сможет. Выполнили команду сжатие рисунков.Excel нам предлагает применить сжатие рисунков. Во первых к выделенным рисункам. У нас выделен только один рисунок, как вы видите. Мы можем применить сжатие ко всем рисункам, имеющимся на документе, но оставим только к выделенным. Далее, изменить разрешение, мы можем сделать разрешение для Интернета и экрана, для печати и не изменять вообще. Ну, давайте сделаем для Интернета и экрана. Разрешение у нас соответственно будет 96 точек на дюйм, для печати мы используем 200 точек на дюйм. Ну, имеются следующие параметры, сжать рисунки и удалить обрезанные области рисунков. Соответствующие галочки у нас проставлены. Нажмем на кнопку ОК. Сейчас нас предупреждают, что сжатие рисунков приводит к снижению качества изображений, мы с этим соглашаемся, но теперь если мы с вами начнем, увеличивать вот видите вот эту рамку, у нас здесь будет пустое место, потому что мы рисунок обрезали. Следующая кнопка называется формат рисунка. С помощью этой кнопки вызывается диалоговое окно, формат рисунка. Давайте мы ее вызовем. С помощью, которого мы устанавливаем, например, цвета и линии, которые мы установим рамку вокруг нашей картинки. Можем установить, соответственно размер и поворот нашего рисунка и так далее. Эти возможности Excel мы пройдем позже, а сейчас закроем диалоговое окно, нажав на копку ОК. Мы со всем как бы согласны. Следующая кнопочка, установить прозрачный цвет, любой цвет на нашем рисунке мы можем сделать прозрачным. Ну, давайте выберем эту кнопочку. И сделаем этот цвет прозрачным. Видите, что у нас получилось. Все закрашено этим цветом у нас пропало и видна рабочая книга снизу. К сожалению, тот цвет, который мы с вами выбрали, у нас был достаточно неоднородный, и по этому у нас осталось вот много вот таких точек. Ну и последняя кнопочка, которая у нас осталась, называется сброс параметров рисунка. Все произведенные ранее изменения форматирования изображения сбрасываются. Ну, давайте нажмем на эту кнопку. Видите, у нас все восстановилось, как было. Если бы мы наш рисунок не сжимали бы, то есть не обрезали бы его края, то соответственно у нас восстановился бы и размер. На этом уроке мы с вами научились вставлять готовые рисунки, как из файла, так и с буфера обмена, и научились менять его параметры и атрибуты. На следующем уроке мы с вами начнем работать со встроенной Microsoft Office галерей, которая называется ClipArt.
9.4.5. Библиотека изображений ClipArt Сейчас мы с вами научимся составлять объекты из библиотеки изображений ClipArt. Эта библиотека поставляется вместе с Microsoft office. Это делается практически аналогично ставке к готовой картинке. Выполняем команду вставка, рисунок, картинки. С правой стороны у нас появилась область задач, которая называется вставка картин. С ее помощью мы можем вызвать ту коллекцию картин, которые в настоящий момент находятся в нашем компьютере. Мы можем вызвать коллекцию картинок в Интернет, которые вот называются Web коллекции и так далее. Кроме того, мы можем искать определенный клип, то есть, как задать здесь какие то параметры для поиска, при этом просматривать либо все коллекции, в том числе и в Интернете, либо отметить те коллекции, которые хотим просматривать. Здесь мы определяем, какие именно объекты мы с вами хотим искать и так далее. Сейчас мы с вами ничего искать не будем, а сделаем следующее, выполним эту команду. С помощью, которой мы с вами попадаем в коллекцию ClipArt. Сейчас нам предлагается систематизировать файлы мультимедиа. Сейчас мы с вами этого делать не будем, поэтому
166
TeachPro Microsoft Excel 2003
нажимаем на кнопку позже. Вот у нас сейчас имеется коллекция картинок. Здесь у нас имеется, папка, мои коллекции. При инсталляции Microsoft office собирает под пунктом, мои коллекции все те картинки, которые находятся на нашем жестком диске. Нам сейчас это совершенно не интересно. Нам интересно поработать в собственной коллекции Microsoft office. Вот таким вот образом мы с вами можем ее открыть. Вы видите огромное количество подпунктов, это и автофигуры и бизнес и web элементы и так далее. Предположим мы остановились, на каком то рисунке, давайте перейдем в папочку животные. Например. И поработаем с его фигурами. Наводим на картиночку курсор мыши, после того, как мы навели на картинку курсор мыши. Здесь появляется вот такая вот стрелочка. После нажатия на нее, мы можем работать со списком имеющихся команд. Мы можем копировать из ClipArt данную картинку, мы можем вставить в ClipArt картинку, мы можем удалить вообще картинку из коллекции, копировать в коллекцию, изменить ключевые слова, искать по похожему стилю и так далее. Ключевые слова, это те слова для поиска, по которым производят поиск в нашем ClipArt-е. Ну, давайте, выполним эту команду. Изменить ключевые слова. Как вы видите, выбранный нами вот этот вот Clip, вот этого вот зайца мы можем найти по следующим словам, это и животные и знаменательные события, кролики, пасха, пасхальные кролики, пасхальные яйца и так далее. Если мы сейчас начнем искать, например, по слову кролики, давайте мы с вами попробуем это сделать, здесь напишем слово кролики. После нажатия клавиши Enter у нас появился вот этот вот кролик в нашем списке. После того как сделаем по ней двойной клик, эта картинка окажется на нашем рабочем листе. Ну, мы с вами разобрали, как работать с библиотекой картинок и даже научились искать, что-либо в ней. Попробуем сейчас вставить еще один последний графический объект Microsoft Excel, который называется коллекция WordArt. Что это такое? WordArt, это специальный инструмент, для оформления текстовых фрагментов. Вот здесь на панели инструментов рисования у нас есть вот такая вот кнопочка. Давайте мы с вами ее нажмем. У нас открылась коллекция WordArt. Сейчас перед нами вот это диалоговое окно появилось, и мы можем выбрать любой элемент. Предположим, нас интересует вот такая вот форма написания. Нажмем на ОК. Сейчас возникло диалоговое окно, которое называется изменения текста WordArt. В соответствующей части окна мы можем написать любой текст. Ну, давайте напишем, например что-то в этом роде, текст WordArt, и нажмем на кнопочку ОК. У нас появился вот этот самый графический элемент, вот такой вот текст WordArt, который мы опять таки можем перетаскивать. Здесь у нас соответственно имеется панель инструментов. С помощью которого, мы можем работать с этим графическим объектом работать. Первое, что мы можем сделать, добавить еще один объект WordArt. Нажали на кнопку, появилось знакомое диалоговое окно. Мы можем изменить текст, содержащейся вот в этом графическом элементе, сделать не текст, например, а просто WordArt. Давайте этот фрагмент уберем и нажмем на ОК. Далее мы можем поменять данный объект, вызвать коллекцию еще раз и изменить, на что не будь. Далее идет формат объекта WordArt. При нажатии на эту кнопку появляется стандартное окно формат объектов, с которым мы опять меняем цвета и линии, размер, свойства, замечающий текст на Web, если мы хотим нашу рабочую книгу опубликовать в Интернет и так далее. Далее имеется кнопочка, которая называется форма объекта
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
167
WordArt, при нажатии на эту кнопку у нас вот появляется выбор, предположим, нас интересует, ну вот давайте вот такой вот элемент. Видите, у нас сейчас WordArt изображен вот таким вот образом, далее у нас можно выровнять буквы по высоте, сделать текст вертикальным, выровнять его, соответственно каким то образом, например за счет интервалов, ну и соответственно межзнаковый интервал WordArt. Например, можем сделать очень широким. Или наоборот настраиваемый или узким. Ну, в данном случае так у нас текст, принял вот такой вот вид. Давайте как-то его вернем не видно, что у нас получается, но с помощью этих кнопок можно сделать все, что хотите. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, мы с вами научились работать с ClipArt, который поставляется вместе с Microsoft office и с такими графическими объектами, которые называются WordArt.
9.5. Элементы управления 9.5.1. Создание элементов управления Итак, на этом уроке мы с вами начинаем достаточно объемную тему, которая называется элементы управления. Элементы управления позволяют лучше организовывать ввод данных, вычисления на рабочем столе. Что такое элементы управления? Это общее название составных частей графического интерфейса Windows. Это могут быть и кнопки, которые обычно вы видите на панели инструментов, вот такие вот, это могут быть и раскрывающиеся списки, полосы прокрутки, различные переключатели и так далее. Все это называется элементы управления. Элементы управления доступны на двух панельных инструментов Excel. Первая панель, эта элементы управления, давайте мы сейчас ее с вами вызовем. Вызываем с помощью подменю панели инструментов, вот элементы управления, вызвали. Сейчас перед нами эта панель инструментов, на которой собственно эти элементы управления вы видите. Вот видите, это флажок, поле ввода, переключатель, кнопка и так далее. Еще имеется вторая панель инструментов Excel, которая называется форма, сейчас мы с вами выведем и ее. Если посмотреть внимательно, то можно увидеть, что здесь много пересекающихся элементов, вот, например флажки. Зачем же здесь две панели инструментов? Необходимо заметить, что элементы управления, которые расположены на панели инструментов формул, вот она, предназначены в первую очередь для обеспечения совместимости старых версий Excel. Кроме того, в ней отсутствуют многие элементы управления, которые доступны в современных документах Excel. Например, поле ввода здесь имеется. А здесь собственно его нет, если вы внимательно его посмотрите. Элементы управления, которые располагаются на современной панели инструментов, то есть на этой вот. Называются элементами ActiveX. Это независимые элементы, не для различных приложений, кроме стандартных элементов, можно построить дополнительные элементы самостоятельно. Кроме того, существует возможность, подключать элементы управления, которые используются в других программах. Например, элемент управления календарь и так далее. Давайте начнем тему использования элементов управления на рабочем столе. Как мы только что сказали, пользоваться мы будем двумя панелями инструментов. Это элементы управления и элементы форм. Сейчас они у нас отображены. Как вы помните, отобразили мы их с помощью вид и команды панели инструментов, то есть проставили соответствующие галочки. Если вот эти галочки уберутся,
168
TeachPro Microsoft Excel 2003
давайте еще раз их покажем, это элементы управления и формы, то соответственные панели инструментов с экрана просто исчезнут. Создание элемента управления, включает в себя два этапа, первый, размещение на рабочем столе, а второй его настройка. Что такое настройка? Это задание определенных свойств элементов управления, начиная с первого этапа. Размещаем элементы управления на рабочем столе. Выбираем, какой не будь элемент управления. Давайте выберем вот этот вот флажок. Выбираем, то есть, нажимаем вот эту кнопку. После чего перетягиваем указателем мыши в нужное место, то есть в то, куда требуется поместить элемент управления, и щелкаем левой клавишей мыши. Сейчас перед нами появился вот такой вот элемент управления. Мы можем менять его размер, по своему желанию, например вот таким вот образом, поменяли размер, белые кружочки, которые вы сейчас видите, называются маркеры. В данном случае элемент управления имеет внутри себя текст, вот этот вот самый текст CheckBox1, его нужно изменить. Для этого мы должны перейти в режим редактирования. Нажимаем правую кнопку мыши и тоже вызываем контекстную меню и выполняем следующую команду, в объект CheckBox выполняем команду Edit. После чего у нас вот здесь образуется такой курсор, и мы можем проставить любое имя, которое мы хотим. Давайте переименуем данный элемент управления, просто флажок, после чего мы щелкнем в не области данного флажка, щелкнули. Предположим мы хотим выбрать дополнительный элемент управления, то есть тот который не присутствует на данной панели инструментов. Что мы для этого делаем. Мы нажимаем вот на эту кнопку, с картинкой c двумя молоточками, давайте нажмем. Далее в этом списке, выбираем любой из нужных нам элементов. Пусть мы хотим выбрать элемент управления, который называется календарь. Выбрали, сейчас щелкаем на какой-нибудь области нашего окна, вот у нас сейчас имеется вот этот вот элемент календарь. Если мы хотим вызвать его свойства, вызываем его контекстное меню и здесь мы уже можем, во-первых, вызвать свойства, у нас появляется вот такое вот диалоговое окно, где мы можем задать параметры форматирования. Вот имеются вот такие вот вкладочки, сейчас мы с ними работать не будем, закроем диалоговое окно. А удаляется данный элемент, как был собственно вставлен, выделяем его, маркеры у нас имеются, и нажимаем клавишу, Delete на нашей клавиатуре. Любой элемент управления можно перемещать по экрану, для этого достаточно выделить нужный элемент. Выделили элемент флажок, если мы хотим переместить его, вот таким вот образом перемещаем. Если вы обратили внимание, после того, как мы выделили данный элемент управления. У нас оказывается нажатой вот эта вот кнопочка. Это значит, что у нас в данный момент имеется режим конструктора. Если мы выйдем из режима конструктора. То есть нажмем на вот эту кнопочку, то наш элемент управления начинает нормально функционировать. Видите, вот таким вот образом нажимая на элемент управления, мы его активизируем. То есть сейчас он у нас в нажатом состоянии. Щелкнули еще раз, он стал в отжатом состоянии. Ежели у нас режим конструктора, то нажатие левой клавишей мыши не приведет к работе элемента. То есть прейдем в режим конструктора, выделим наш элемент, сейчас мы не можем его нажимать и отжимать, но зато мы можем его перетаскивать собственно в любое место. Перетаскивать мы его можем и с помощью клавиатуры, видите, сейчас мы оперируем стрелками на нашей клавиатуре, совершенно спокойно его перетаскиваем. Если мы опять таки хотим, чтобы этот элемент работал бы нормально, мы выходим из режима конструктора, то есть, нажимаем на эту кнопочку. И все. Сейчас у нас наш флажок нормально функционирует. На следующем уроке мы начнем настраивать элементы управления, которые расположены, например, на панели формул.
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
169
9.5.2. Настройка элементов управления Сейчас мы с вами поговорим о том, как настраивать элементы управления. Настройка элементов управления, заключается на настойке цвета и обрамления объекта. Кроме того, имеется параметры защиты, связи с ячейками и так далее. Большая часть обычных настроек форматирования выполняется в диалоговом окне, который называется формат элементы управления. Для того чтобы открыть это окно. Необходимо сначала выделить элемент управления. Вот таким вот образом мы его выделяем. Необходимо следить, чтобы мы были в режиме конструктора, то есть, эта кнопочка была бы нажата. Если кнопочка отжата, то у нас наш объект не выделяется. Необходимо сначала нажать это кнопку, и только после этого выделить элемент управления. Сейчас выполним следующую команду. Формат, давайте откроем наш формат полностью и выполним команду элемент управления. Перед нами появляется диалоговое окно, формат, элемента управления. Оно имеет несколько вкладок. Первая вкладка, эта вкладка размер, затем идет вкладка защита, свойства и, наконец, Web. У нас доступны, все четыре вкладки. Если мы, на экране поместим элемент управления не с панели инструментов элемента управления, а с панели формы, давайте мы с вами это сделаем. Сюда вот нажмем на кнопочку флажок, затем на рабочий лист, вот у нас имеется вот такой вот флажок и сейчас, например из контекстного мену вызовем команду формат объекта, то у нас будет дополнительная вкладка, которая будет называться элемент управления. Давайте перейдем на вкладку размер. Во вкладке размер имеется несколько подгрупп, первая подгруппа называется размер и поворот, в нее входят три счетчика, первый это высота, вот этот счетчик, второй это ширина, а третий это поворот. С помощью вот этих вот стрелочек, мы изменяем соответственно высоту и ширину. В данный момент счетчик поворот не активен, по этому его значение мы менять не можем. Следующая подгруппа, масштаб. Здесь можно изменять масштаб, отображения элементов по высоте и по ширине. Можно сделать собственно элемент непропорциональным. Если у нас установлен, флажок сохранить пропорции, то изменения одного списка, например вот это вот, если вы обратили внимание, приводит к изменению второго. Если этот флажок не установлен, то мы это можем делать совершенно независимо. На вкладке защита. Изображено также несколько флажков. Первый флажок. Это защищаемый объект. Он отвечает за защиту элемента управления, от перемещения удаления и изменения. Если лист не защищен, в этом смысле будете внимательны, обязательно лист должен быть защищен, данный флажок не действует. Следующий флажок вскрыть текст. Он отвечает за запрет на изменение, перенос, измене размера и удаления текста выделенных объектов. Давайте перейдем на следующую вкладку, которая называется свойства. На этой вкладке определяется поведение элемента управления, при перемещении и изменении размера ячейки на котором находиться. Мы можем выбрать пункт, перемещать, но не изменят размеры, или второй пункт, не перемещать и не изменять размеры, кроме того, имеется флажок, выводить объект на печать, то есть, разрешать печать элемента управления или нет. Предпоследняя вкладка у нас называется Web. Она используется только в том случае, если книгу или рабочий лист предполагается использовать как Web страницу. Вот в этом самом поле, замещающий текст, можно ввести текст, который будет отображаться на месте элемента управления, во время загрузки Web страниц.
170
TeachPro Microsoft Excel 2003
Ну и последняя вкладка, давайте не нее перейдем, он называется, цвета и линии. Она стандартна для диалогового окна формат, очень многих объектов и мы ее подробно изучали ранее. Сейчас фактически мы полностью прошли диалоговое окно формат, элементы управления. Давайте попробуем поработать с нашим флажком. Флажок может находиться в одном из трех состояний, он может быть установленным, сброшенным и неопределенным. Правда, неопределенное состояние является вспомогательным. В этом состоянии элемент находиться с момента помещения на рабочий лист. Перейдем на вкладку, элементы управления. Перешли. Эта вкладка предназначена для установки параметров элемента, которая напрямую относиться к его функции. Основное назначение этой вкладки, установка связи флажка с одной из ячеек рабочего листа. Вот в этом поле устанавливается связь с ячейкой. Ну, давайте установим ячейку, например ну, к примеру, «Н6». Кроме того, мы можем установить объемное затемнение для нашего флажка, вот с помощью вот этой галочки. Если мы нажмем на кнопку ОК, то у нас флажок, вот такой вот, приобретает некоторую трех мерность. После того как мы начинаем включать наш флажок, если вы обратили внимание на ячейку «Н6», то у нас «Н6» приобретает либо значение лож, если флажок выключен, либо значение истина. Вот таким вот образом мы меняем данный флажок. Итак, на этом уроке, мы с вами, начали изучение элементов управления и познакомились их настройкой. На следующем уроке мы продолжим работу с этими элементами.
9.5.3. Переключатель. Список. Полоса прокрутки. Счетчик и Кнопка На этом уроке мы продолжаем изучение некоторых элементов управления. Элемент управления переключатель, давайте мы с вами его покажем. Он предназначен для выбора одного значения из нескольких. Выберем на панели инструментов форму вариант переключатели. Выбрали, установили сюда, он может сброшенным или в установленном состоянии. Для того чтобы организовать несколько переключателей их нужно заключить в отдельную рамку, которая имеется собственно на этой же панели инструментов. Вот эта рамка называется группа. В нее соответственно устанавливаются переключатели. Давайте, выделим вот эту нашу группу, вот в ней имеется вот такой переключатель, давайте установим еще второй, вот таким вот образом. У нас сейчас в нашей группе имеется несколько переключателей. Когда мы щелкаем на одном, другой соответственно выключается. Все положения переключателей в данном случае связываются с одной и той же ячейкой. Давайте перейдем в режим конструктора. Вызовем команду формат, элемент управления, вот здесь имеется связь с некоторой ячейкой. Давайте собственно проставим, какую не будь ячейку, ну, пусть это будет, например, «J;10». Вот мы включили «J;10», нажимаем на ОК, видите, в ячейке «J;10» образовалось уже вот такое вот число один, оно показывает, что включен первый переключатель. Если мы с вами начнем, вот таким вот образом переключаться, здесь у нас будет показано, какой именно переключатель в данный момент работает. Сейчас первый. Сейчас второй. Очень хорошо. Ячейка, как вы видите, тут же на наше действие реагирует. Далее, если мы будем продолжать изучать панели элементов формы, у нас идут следующие элементы управления. Первый элемент управления у нас называется список, а второй поле со
Глава 9. Внешнее представление в рабочем окне
171
списком. Они представляют собой список из фиксированного набора значений. Ну, давайте сразу оба установим, это первый элемент, а вот это второй. Устанавливаем вот здесь рядышком. Ну, давайте даже немножко сделаем его вот таким вот образом пошире. Список формируется, на основе диапазона ячеек в свойствах этих элементов имеется такое понятие, как форматировать список по диапазону. Давайте, создадим какой не, будь диапазон, ну прямо здесь, чтобы так сказать далеко не ходить. Это у нас будит значение один, затем значение два. Давайте с помощью мастера увеличим их, вот таким вот образом и сейчас поработаем со свойствами данных элементов управления. Вызываем диалоговое окно, форматы и объекты, для этого нам надо перейти в режим конструктора, вызвали формат объекта, вот он. В поле форматировать, список по диапазону указываем наш вновь созданный список. Вот он. Указали. С какой ячейкой мы хотим связать? Ну, давайте свяжем, вот с какой не будь ячейкой «I;14», собственно ее вручную и введем, «I;14».И нажмем на кнопку ОК. Если вы обратили внимание у нас в списке, давайте выйдем из режима конструктора. У нас в списке появились наши вот эти вот значения. И если мы выбираем, какой не будь из них, в данном случае у нас просто наш список у нас немножко узковат, здесь появляется номер того значения, который мы собственно выбрали. Давайте перейдем в самое начало. Вот. Здесь видите, номер один. Поле со списком работает точно таким же образом. Мы можем перейти в режим конструктора, вызвать свойства формат объекта, форматировать список по диапазону. У нас будет вот этот вот. Связать с ячейкой, ну давайте в данном случае свяжем с соседней ячейкой, не «I;14», а, например «I;15» и нажмем на кнопочку ОК. После того, как мы выйдем из режима конструктора и нажмем вот на эту кнопочку, у нас уже будет соответственное значение. После того, как мы его выбираем, значение этой ячейки соответственно меняется. Переходим на элементы управления, которая называется полоса прокрутки, вот она и соответственно счетчик, счетчик вот здесь рядышком. Который соответственно тоже доступен формат объекта. Давайте установим счетчик. Вот таким вот образом. И выберем именно для него это диалоговое окно, формат объекта. В данном случае, если вы обратили внимание, у нас имеется следующее значение. Во-первых, текущие значения, вот они, максимальное значение, здесь в низу и минимальное значение. Установим текущее значение, равным 12, вот мы сейчас с вами это сделали. Давайте установим связь, с какой не будь ячейкой, пусть это будет ну, в данном случае «I;16». Давайте, собственно это и введем и нажмем на кнопку ОК. Если вы обратили внимание. Сейчас мы с вами вот таким вот образом изменяем, значение вот этой вот собственно ячейки, видите, оно сейчас 20;21;22; и здесь оно соответственно тоже меняется. Сейчас давайте построим полосу прокрутки, вот она. Построили такую вот полосу прокрутки. Точно так же, как мы с вами делали до того. Сейчас мы с вами свяжем ее, с какой не будь ячейкой, предположим, что сейчас мы связываем с ячейкой «I;17». Давайте это с вами сделаем, ОК, вот так. Вот видите, при прокручивании, соответственно вот таким вот образом у нас значение в ячейке опять таки меняется. Если вы внимательно сюда посмотрите. Далее переходим к элементу управления кнопка. Вот собственно у нас элемент управления кнопка. В отличии от большинства других элементов управления с кнопкой связываются не ячейки. Как вот в данном случае, а некоторый макрос. После того, как мы помещаем, например, кнопку на рабочий лист, мы сейчас ее поместили. Автоматически открывается следующее окно, назначить макрос объекту. В этом окне можно либо сопоставить один из имеющихся в книге макросов, к сожалению, в нашей книге сейчас макросов не имеется. Или создать новый макрос. Сейчас мы никакого макроса создавать не будем, а посмотрим, как именно еще мы можем управлять объектом кнопка. Давайте, зароем это окно. И вызовем его диалоговое окно формат элементы управления. Вот форматы объекта можем вызывать из контекстного меню. Его диалоговое окно формат элементы оправления содержит вкладку шрифт. С помощью, которой мы создаем тип шрифта на нашей кнопке. Что такое вкладка шрифт мы с вами отлично знаем. Ну, давайте закроем это диалоговое окно. И скажем следующее.
172
TeachPro Microsoft Excel 2003
Что на этом уроке мы с вами закончили перечисление основных элементов управления Active. На следующем уроке мы перейдем к настойке элементов управления ActiveX.
9.5.4. Настройки элементов управления ActiveХ Сейчас мы с вами переходим к теме настройки элементов управления ActiveХ. До этого мы работали с панелью инструментов формы, давайте щелкнем, на нашем рабочем листе и собственно эти две панели у нас активизируется. Сейчас мы начинаем работать с панелью инструментов, которая называется элементы управления. Вот она. Поэтому давайте закроем панель инструментов формы. Закрыли. Поставим на наш рабочий лист большую красивую кнопку. Выбираем ее и щелкаем на нашем рабочем листе. Сейчас она у нас выделена, потому что окружена вот такими большими белыми шариками. Сейчас мы нажмем на кнопку свойства на панели инструментов элементы управления. Вот эта самая кнопка свойства. Нажимаем. У нас появляется следующее диалоговое окно. Оно называется Properties. С помощью, которого устанавливаем свойства всех элементов управления. Это окно включает в себя две вкладки. Вот эти вкладки и один раскрывающейся список. Этот список не относится ни к одной из этих вкладок, а существует сам по себе. Список содержит все доступные элементы управления данного листа. Давайте еще раз его откроем. Вот. Полужирным шрифтом выделяется название объекта, это у нас CheckBox1, а второе название, это тип элемента управления. Если мы посмотрим внимательно на экран, у нас здесь видно, CheckBox1, имеется, типа CheckBox, CommandBaton , типа CommandBaton и так далее. На вкладке, давайте прейдем на вкладки, вот этой первой вкладки alphabetic располагаются свойства элемента. С помощью этой вкладки можно задавать внешний вид элемента, его поведение и так далее. На второй вкладке, которая называется, по категориям свойства сгруппированы по смысловому признаку. Здесь собственно легче ориентироваться. Для каждого элемента управления имеется соответствующий элемент управления на панели инструментов ActiveХ. Предположим мы хотим представить наш рабочий лист в виде формы, для этого выбираем команду, сервис, параметры. Появившийся в диалоговом окне, переходим на вкладку вид, в данном случае мы на нее перешли уже как бы автоматически, в группе параметры окна, установкой или сбросом флажков, которые задают режимы отображения текста, его фактически автоматизируем. При защите листа необходимо учитывать то, что ячейки, с которыми связаны элементы управления, должны быть доступны для записи. По умолчанию, при изменении значении одной из ячеек рабочего листа, автоматически происходит пересчет всех формул на листе. При использовании элементов управления, например, таких как список или счетчик значение связанной ячейки изменяется при каждом изменении значения элемента управления на один шаг. Это значит. Что если мы хотим, продвинуть движок полосы прокрутки так, что значение изменится от нуля до ста. При этом шаг устанавливаем равным единице. Связанная ячейка изменит свое состояние 100 раз. Если лист содержит много данных и формул, то это может значительно замедлить работу. Один из выходов следующий. После выбора команды сервис и параметры, прейти на вкладку вычисления и перевести переключатель на положение вручную. Закроем это окно. Нам осталось изучить только следующий пункт. Печать рабочего листа с элементами управления. Мы открываем диалоговое окно формат, элементы управления. Давайте выделим, какой не будь из них, для этого нам надо прейти в режим конструктора. На вкладке свойства, на котором мы сейчас находимся, имеется следующая галочка, выводить объект на печать или нет, если мы хотим данный объект получить на бумаге. Галочка должна быть установлена. Только после этого элемент установки выйдет на печать. Итак, на этом уроке, мы закончили изучение элементов управления.
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
173
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями 10.1. Обмен данных Excel с другими приложениями На этом уроке мы начинаем тему Совместная работа Excel с офисными приложениями. является Операционная система windows многозадачной операционной системой. Это означает, что одновременно в операционной системе windows мы можем работать с несколькими приложениями. И мы можем в этих приложениях использовать общие данные, то есть передавать информацию в приложениях. Рассмотрим общие принципы обмена данных Excel с другими приложениями. Как мы знаем в среде windows различные приложения, могут получать информацию друг от друга. И проще всего передавать эту информацию через так называемый буфер обмена. С буфером обмена работают при помощи пункта меню, правка, вот этот вот самый пункт меню и соответственно команд копировать и вставить. Для того чтобы занести любой вид данных в буфер обмена, необходимо выделить эти данные, выполнить команду правка копировать, помещая, таким образом, эту информацию в буфер обмена, а соответственно нужно выделить место, куда мы хотим вставить нашу информацию и выполнить команду правка вставить. Давайте мы с вами это сделаем. Во-первых, мы сейчас с вами сделаем вот так, выделим информацию, правка копировать, пришли сюда, правка вставить. Очень хорошо. Необходимо напомнить, что Microsoft office имеет свой собственный буфер обмена, в котором может быть помещено достаточно большое количество объектов. Фактически, он отделен от буфера обмена windows, в котором одновременно может быть помещен только один объект. Для того чтобы увидеть содержимое буфера обмена Microsoft office нам необходимо сделать следующее. Меню вид поставить галочку около пункта область задачи. Сейчас у нас эта область задач активизировалась. В последний раз мы использовали собственно коллекцию клипов, давайте мы с вами собственно откроем этот список и прейдем на буфер обмена. После того, как мы с вами перешли на буфер обмена и собственно его увидели, у нас показан один объект, содержимое вот этих вот ячеек. Это у нас 10; 20; 45; 50 и 125. вот содержимое вот этих вот ячеек. С помощью кнопок в области задач мы можем работать с буфером обмена. Например. Выделим, какое не, будь место на нашем экране, и нажмем на кнопку вставить все. После чего содержимое этого буфера обмена вставилось в нужное нам место. Кроме того, нужно нажать кнопку очистить все. После чего, как вы видите, буфер обмена полностью очистился. Давайте перейдем непосредственно к переносу данных. Данные, которые переносятся, из Excel в другие приложения могут представлять с собой текстовую информацию или графические изображения. Графические изображения как вы знайте это рисунки, диаграммы, вот наши диаграмма, у нас также имеется на экране, области экрана и так далее. Предположим мы хотим скопировать содержимое, каких либо ячеек в Microsoft Word. Мы выделяем нашу информацию, давайте мы с вами ее собственно выделим вот эту всю таблицу, после чего выполняем команду правка, копировать. Если вы обратили внимание на область задач,
174
TeachPro Microsoft Excel 2003
у нас вот здесь имеется вот такая вот информация. Затем, запускаем Microsoft Word, давайте мы собственно его с вами запустим. Запустили Microsoft Word, если мы сейчас здесь откроем точно так же буфер обмена, мы увидим, что здесь имеется точно такой же элемент, как был на прошлом окне, даты, итого, видеомагнитофоны и так далее. Сейчас выполняем команду правка, вставить. Все наши данные были вставлены вот в такую вот аккуратную вордовскую таблицу, то есть фактически текстовую информацию мы без труда перенесли из одного приложения в другое. Данные, которые мы с вами переносим таким образом, связи с первичным приложением не имеют. То есть если мы сейчас перейдем в Excel и здесь поменяем, например наше значение, давайте мы с вами его поменяем на 20 и перейдем обратно в Word, то здесь у нас 10 на 20 соответственно не изменилось. О том, как сохраняется, связь с исходным документом мы проходим чуть позже, когда будем проходить связывание данных. Текстовую информацию мы копировать научились, сейчас попробуем скопировать графическую информацию. Что мы для этого с вами делаем. Вернемся в Excel, выделим нашу диаграмму. Опять выполняем, правка копировать. Переходим в Word и выполняем следующую команду, правка, соответственно, вставить. Давайте полностью откроем данное окно. В данном случае мы выполняем команду специальная вставка. И здесь нам предлагается выбрать, как именно вставить наш графический объект. Мы хотим вставить именно как объект Microsoft office Excel, а не как метафайл, нажимам на кнопку ОК и в данном случае у нас вставлена диаграмма. Какой еще объект мы можем внедрить в наш документ. В некоторых случаях бывает очень полезно сохранить в документе графический образ нашего экрана. Это называется дамп экрана и представляет он собой фактически графический образ. Давайте мы с вами нажмем клавишу Print Screen на клавиатуре. В буфере обмена, если вы обратили внимание, вот здесь у нас отразилась изображение нашего экрана. Теперь мы можем активизировать приложение Windows, куда мы хотим его поместить. Поместить мы с вами хотим его в Microsoft Excel. Предположим вот сюда. И выполняем команду, правка, вставить. Вот сейчас у нас на экране отобразилась вот такая вот картинка, которая фактически является копией нашего на тот момент существующего экрана. Эту же самую картинку, мы можем вставить в приложение Microsoft Word. Давайте сделаем, переключились на Microsoft Word, пришли сюда, опять таки делаем правка, вставить. В программе Microsoft Word отобразилась та же самая картинка, сейчас вы собственно ее видите. Кроме того, можно скопировать изображение части рабочего листа Excel. Что для этого нужно? Давайте перейдем обратно в Microsoft Excel. Вот, мы у нас здесь, выделим какой не, будь диапазон. Выделили. Сейчас выполняем следующую команду, правка, давайте полностью откроем данное окно, выполняем команду, копировать. После того как перешли в Word, давайте перейдем куда не будь суда, выполняем команду правка и выполняем следующую команду, специальная вставка. И вот здесь мы с вами выберем следующее. Что мы хотим вставить данный фрагмент, именно как картинку, например как точечный рисунок и нажмем на кнопку ОК. Вот сейчас тот фрагмент, который мы с вами выделили, вот он, вставился как рисунок, а не как таблица. Давайте, сравним для наглядности вот с этой таблицей, значение которой мы можем редактировать, а здесь у нас просто рисунок. Ну, давайте на этом закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами продолжим знакомство с копированием и вставкой различных объектов. И собственно узнаем, что делать, чтобы данные были связаны, то есть начнем изучение темы связывание данных.
10.2. Обмен информации с помощью связывания объектов На этом уроке мы начинаем изучения обмена информации с помощью связывания. Связанный объект это лист или диаграмма, которая отображается в любом документе. Новая информация хранится в исходной книге Microsoft Excel. Если такие данные будут редактированы, то соответственно лист или диаграмма будут обновлены. Для того чтобы связать объекты
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
175
применяются команды правка, копировать и правка, специальная вставка, соответственно. Ну, давайте предположим. Мы из Excel хотим, скопировать какую не будь таблицу. Выбираем ее и выполняем правка, копировать. После чего, активизируем то приложение, куда мы должны вставить наши данные. Вот пусть это будет у нас Microsoft Word, и выполним команду правка, специальная вставка. Здесь необходимо быть внимательным, мы выполняем не команду, вставить, как здесь, в данном случае сейчас указано, а команду, связать. После чего, мы должны нажать на кнопку ОК. Но в данном случае мы с вами должны, выбрать в каком виде должны быть показаны наши данные. В нашем случае, это у нас лист Microsoft office Excel. И мы здесь с вами его собственно и выбрали. Нажимаем на кнопочку ОК. Вот сейчас у нас установлена вот такая вот таблица. Сейчас мы должны установить, как именно происходит обновление наших данных, автоматически или вручную. Для этого мы выбираем следующую команду, это правка, давайте откроем полностью нашу команду. Связи. Сейчас у нас показана, с каким именно файлом Excel создана связь и предлагается установить способ обновления связи. В данном случае у нас установлено, автоматически, может быть установлено по запросу, а может быть установлен флажок, не обновлять связь соответственно. Ну, пусть будет установлен, автоматически нас это вполне устраивает. Нажимаем ОК. И как только мы будем вводить, какие не будь изменения у нас тут же они отображаться в Word-е. Давайте в этом убедимся. Перейдем сюда. Предположим мы хотим сделать следующее, мы хотим, чтобы видеомагнитофонов у нас было бы подано не 20 штук, а 2000, вот так вот и нажмем на клавишу Enter. Сейчас мы с вами переключимся на Word, и посмотрим, произошло ли обновление данных. Видим, что обновление данных у нас произошло, магнитофонов здесь точно так же 2000 штук. То есть у нас данные связаны. Альтернативой такого связывания при работе в офисах приложениях является внедрение объекта. Что такое внедренный объект? Это лист или диаграмма, которая хранит информацию непосредственно в книге Excel. Существует два способа внедрения объекта в рабочую книгу Excel. Например, с помощью команда вставка, объект. Ну, давайте, например мы здесь это покажем, откроем полностью, вставка, объект. С ее помощью задается внедряемый объект непосредственно в Excel. Кроме того, мы можем вставить объект из самого файла. Сейчас попробуем вставить новый объект с помощью диалогового окна, вставка объекта. Работаем мы, в данном случае в программе Excel, но сейчас переключимся на Word и посмотрим, что у нас при этом получиться. Делаем то же самое. Как в предыдущем случае, вставка, объект. В появившемся диалоговом окне выбираем, следующий пункт, лист Microsoft Excel. Нажимаем на кнопку ОК и видим, что перед нами, вот если вы сейчас посмотрите очень внимательно вот он, появляется фрагмент приложения Microsoft Excel. Правда в очень усеченной форме, но это он и есть. Мы можем вводить какие не, будь данные. Ну. Давайте, например, введем, что не будь. Вот так вот. Если мы щелкнем, где не будь в не поверхности экрана, здесь у нас вот эти введенные нами данные будут в виде вот такой вот таблички. Давайте попробуем сделать это еще раз, вставка, объект. И здесь выбираем лист Microsoft Excel. Давайте найдем этот самый лист Microsoft Excel и нажмем на ОК. Вот у нас появился еще один вот такой вот фрагмент. Здесь мы можем опять таки вводить все что хотим. И щелкнем вне нашего фрагмента Excel. Видите, вот все введенные данные у нас сейчас имеются.
176
TeachPro Microsoft Excel 2003
Кроме возможностей создания внедренного объекта с абсолютного нуля, мы можем вставить готовый файл. Это делается с помощью следующей команды. Опять таки вызываем меню, вставка, объект. Но в данном случае, вот переходим на вкладку создания из файла. В диалоговом окне нажимаем на кнопку обзор. И можно вставить любой файл. Ну, давайте вставим, какой не будь из имеющихся здесь файлов. Пусть это будит ExcelVersion1, нажимаем на кнопку ОК. Вот сейчас здесь имеется наш файл, который мы с вами собственно только что вставили, вот он. Если мы сделаем на нем двойной щелчок мыши, то у нас Excel в этом файле как то восстановится. Видите, имеются заголовки строк и столбцов, и мы можем корректировать наши данные. Сейчас мы с вами посмотрим, как делается внедрение объекта с помощью значка и что это собственно означает. Давайте немножко спустимся вниз и попробуем это сделать. Выполняем следующую команду, вставка, объект. Предположим создание из файла, давайте найдем, ну опять таки пусть это будет ExcelVersion1, но в данном случае устанавливаем опцию в виде значка. После нажатия на кнопку ОК, у нас появляется вот такой вот значок. Но если мы щелкнем по нему левой клавишей мыши два раза, то у нас откроется этот лист, в приложении Microsoft Excel и мы можем его корректировать. Итак, на этом уроке мы научились связывать данные, при переносе информации с одного приложения в другое и научились внедрять объект. На следующем уроке мы начнем изучение взаимодействий Microsoft Excel и Microsoft Access.
10.3. Взаимодействие Microsoft Excel и Microsoft Access На этом уроке мы начинаем изучение взаимодействия Microsoft Excel и Microsoft Access. Необходимо заметить, что в Microsoft office предусмотрена возможность вставки листов Excel формы отчета Microsoft Access. Это делается несколькими способами, с помощью свободных и присоединенных рамок объектов. А так же вставки листов Microsoft Excel в таблицы Microsoft Access, в виде объектов Ole. Сейчас мы разберем самый распространенный способ, с помощью свободных рамок объектов. Этот способ считается самым популярным. Необходимо заметить, что лист Microsoft Excel можно вставлять форму или отчет или связать с ним, при этом вставленный лист автоматически сохраняется в базе данных. Сейчас мы с вами рассмотрим процесс. Вставки листа Microsoft Excel, в формуле отчет Microsoft Access с помощью свободной рамки объекта. Как мы это делаем? Предположим, мы хоти вставить новый лист в форму Microsoft Access. Давайте для начала Microsoft Access запустим. Запустили. Сейчас откроем созданную ранее базу данных. Вот эта она у нас db1. Открыли. Работать мы будем с формами. В данный момент формы у нас выделены. Теперь эту имеющуюся, форму мы хотим открыть в режиме конструктора. Для тех, кто не знает Access, открыть в режиме конструктора, это значит, объект должен быть выделен, а мы с вами нажимаем вот на эту линеечку, на которой написано конструктор. Сейчас у нас открылась форма в режиме конструктора. Выполняем команду, вставка, объект. У нас появляется диалоговое окно Microsoft Office Access. Здесь, у нас должен быть нажат переключатель, создать новый. Потому, что мы создаем лист с нуля и естественно в этом списочке мы должны выбрать пункт, который называется, Лист Microsoft Excel. Выбрали. После этого нажимаем на кнопку ОК. Перед нами опять таки открывается фрагмент рабочей книги Microsoft Excel, с усеченным вариантом
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
177
рабочего листа. Именно здесь мы с вами будем вводить, например какие не будь наши данные, вот таким вот образом, можем вводить любые данные. Ну, давайте, что не будь, введем более внятное. Например, пусть это будет, пункт 1, пункт 2. Вот, что-то в этом роде. Закрываем лист нажатием на соответствующую кнопку. Сейчас нам предлагается сохранить изменения макета или структуры. Мы соглашаемся с этим любезным предложением. И теперь в нашей форме имеются новые данные. Для того чтобы это проверить, нам нужно просто открыть нашу форму, но не в режиме конструктора, а обычным двойным щелчком. Вот у нас здесь наша форма. Давайте мы, немножко увеличим этот экран. Вот она у нас вот в таком вот виде. И если мы обратили внимание, видите, данные у нас внедрены. Здесь написано, пункт 1 и пункт 2, соответственно. С формами вроде бы разобрались, теперь поработаем с отчетами. Давайте закроем этот фрагмент и перейдем на пункт отчета. В данном случае у нас никакого готового отчета не имеется. Давайте просто создадим некий отчет в режиме конструктора, вот здесь нам это любезно предлагается, вот наш отчет, именно с ним будем работать. Сделаем точно так же, выполняем команду вставка, объект. Здесь опять таки, в окне, тип объекта, выбираем, Лист Microsoft Excel. Вот он и нажимаем на кнопочку ОК. Сейчас мы опять таки можем вводить любые данные, ну давайте введем, например обычный алфавит, вот. Мы с вами ввели обычный алфавит и при закрытии наши данные, безусловно, сохраняются. Сейчас нам предлагается, сохранит изменение макета, мы опять таки отвечаем да. Отчет у нас будет называться, отчет 1. И сейчас если щелкнем двойным щелчком, видите, здесь у нас в отчете наша таблица обязательно присутствует. То же самое мы можем сделать, но ставить данные в виде значка. Давайте закроем этот макет. Откроем его в режиме конструктора. И сделаем вот что. Опять выполняем команду вставка, объект. Устанавливаем опять таки лист Microsoft Excel, но в данном случае ставим вот эту галочку, в виде значка. И нажимаем на кнопочку ОК. Мы здесь опять таки можем ввести какие не, будь новые данные, пусть это у нас будет О; П; Р. Закроем данное окно, если вы обратили внимание. У нас здесь имеется вот такой вот значок, то есть все успешно вставилось. Если мы делаем двойной щелчок, в общем, то оно должно открыться. В данный момент оно открыться не может. Потому что, у нас Excel уже один раз открыт, нам предлагается восстановить данный объект. Сейчас он будет восстановлен. Сейчас устанавливаются компоненты, для Microsoft office Access, который называется сервер приложений. Вот так. И наш лист совершенно спокойно вот таким вот образом открылся. Ну, давайте закроем его еще раз и продолжим с ним работать. Предположим. Мы хотим вставить лист Microsoft Excel из файла с помощью свободной рамки объекта. Как это делается. Давайте закроем отчет, предварительно его, схоронив, войдем в форму, откроем ее в режиме конструктора. Ну выберем здесь какое не, будь место, давайте вот это вот, мы с вами уменьшим, а работать будем вот с этим фрагментом, и делаем следующее, опять таки выполняем команду вставка, объект. Но здесь переходим сюда, на эту опцию, создать из файла. С помощью кнопки обзор, вот наша кнопочка. Находим нужный нам файл, но пусть это будет Excel version 1. И нажмем на кнопочку ОК. Посмотрим, что у нас при этом получилось. Если вы обратили внимание, наш вот этот файл, полностью вставился в нужную нам форму. Теперь если мы вот ее закроем, изменения мы
178
TeachPro Microsoft Excel 2003
сохраним. И откроем форму в нормальном режиме. Вот видите, здесь у нас, вот в этой форме имеется наш, фактически наш рабочий лист. Вот он. Необходимо заметить, что, мы можем использовать данные Access в Excel. Как мы переносим данные Access в Excel? Мы можем сделать следующее. Давайте мы закроем эту самую нашу таблицу. Вот к стати у нас здесь имеется вот такая вот таблица, хотя она, в общем, то заполнена достаточно не внятно. Ну, предположим, мы хотим вот что сделать! В приложении Access, в данном случае мы выбираем следующую команду, сервис. Давайте полностью откроем данные в подменю, Связи с Office. И можем выбрать следующее, Анализ Microsoft Office Excel. Вот у нас имеются собственно наши данные, которые у нас были в свое время записаны в таблице Microsoft Access. Давайте в этом убедимся, вот наша таблица, вот наши данные. Перейдем на только что открытый Excel. Вот таблица 1, вот эти же данные здесь присутствуют. Попробуем сделать, то же самое, но другим способом, давайте перейдем на Access, вот так вот и делаем вот что, выполняем команду файл, экспорт. После того, как мы выбрали команду, файл, экспорт. Мы должны в качестве типа файла установить вот один из имеющихся здесь вариантов. В нашем случае нам нужен, Microsoft Excel 97-2003. Нажмем экспорт. Сейчас нам сообщается, что наша таблица открыта другим пользователем, на самом деле это так и есть, эта таблица у нас открыта в Microsoft Excel и именно там анализируются наши данные. Ну, сейчас мы с вами ее закрыли, давайте еще раз сделаем этот самый экспорт. Как мы с вами уже договорились это у нас Microsoft Excel, таблица 1, экспорт всех. Все экспорт у нас уже совершен. Сейчас в Microsoft Excel, мы с вами откроем этот самый файл. Открываем, давайте немножко спустимся сюда и видим вот этот самый таблица 1. Открыли, вот наша таблица. В базе Access у нас было заполнено только вот эти три поля, собственно сейчас они у нас, тоже заполнены. Таким образом, у нас заработал обратный перенос данных, из Access в Excel.
10.4. Использование данных Excel с помощью Outlook Одним из приложений Microsoft Office является Microsoft Outlook. Это средство эффективная работа с данными, которая позволяет посылать и получать сообщения, планировать контакты и так далее. На данном уроке мы рассмотрим процесс совместного их использования, то есть использования данных Excel с помощью Outlook. Рабочую книгу Excel всю целиком, или отдельные части можно отправлять электронной почтой. Для того чтобы внедрить файл в электронные сообщения, мы делаем следующее. Сначала, выполняем запуск программы Microsoft Outlook, вот сейчас мы вот эту программу с вами запустили, после этого, выполняем команду, создать сообщения. Давайте его собственно создадим. Затем заполняем поля ввода, то есть, кому мы посылаем данное сообщение и тему данного сообщения. Ну, давайте введем адрес, предположим, мы посылаем по адресу
[email protected]. Вот адрес мы с вами сюда ввели, сейчас введем тему. Тема нашего сообщения, предположим это, будет лист Excel. Вот такая вот у нас собственно тема. Сейчас в это письмо мы поместим наши данные, выполняем следующую команду, вставка, соответственно файл. Наш файл находиться именно в этой папке, которая называется в данном случае мои документы. Файл у нас
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
179
назывался Excel version 1. В данном случае он у нас выделен. И нажимаем на кнопочку, вставить. Сейчас этот файл, как вложение, вот он присутствует в нашем письме. Если мы два раза на нем щелкнем, то Excel у нас спросит, открывать его или нет. Мы разрешаем его открыть. И в данном случае видите вот таким вот мельканием здесь показано, что, во-первых, документ с именем Excel уже открыт, потому что он у нас был открыт, мы с этим соглашаемся, закрываем этот документ и делаем операцию еще раз. Два раза щелкаем, не взирая на предупреждения, открываем, все на заднем плане у нас открылся наш файл. После того, как мы вставили его как вложение, данное письмо, мы должны его отправить. Отправляем нажатие на соответствующую кнопку. Вот таким вот образом, мы должны его отправить. Сейчас нас опять предупреждают, что вложенное сообщение открыто в другой программе. Мы, не взирая на это, смело, продолжаем и, в общем, то у нас в данном случае начинается посылка нашего письма. Оно было помещено в папку исходящие и при первой возможности оно будет послано. Ну, давайте продолжим. Следующий пункт работы Microsoft Outlook, это задачи, предположим мы хотим связать рабочий лист Excel с некоторой задачей Outlook, которая предназначена для отслеживания хода выполнения, какого либо дела. Если вы обратите внимание вот на эту левую часть панели Outlook, здесь есть пункт, которая называется задачи. Вот он. Давайте на него собственно переключимся. С помощью двойного щелчка на соответствующем поле, вот здесь вот, к примеру, мы можем добавлять на какие то определенные элементы нашей задачи. Давайте создадим, какую не будь, например задачу. Ну, давайте, вот. Вот в данный момент у нас сейчас будет создана наша задача, давайте ее как-то назовем, например составление отчета по продажам. Именно так будет называться наша задача. Давайте установим для нее какой не, будь срок. Предположим, ну давайте пусть это будет 22 декабря. Затем устанавливаем, например состояние, в данном случае давайте мы нажмем, выполняется. Предположим, она уже у нас выполняется, когда она была начата. Ну, по умолчанию подразумевается, что начата она была сегодня, давайте предположим, что начата она была вообще 18-ого числа. Здесь устанавливается его важность, процент готовности и так далее. Здесь, именно здесь, выполняем следующую команду, вставка, файл. Находим наш файл, это у нас был Excel version 1. После того как мы сделаем на нем двойной щелчок, файл будет соответственно вставлен. После того, как мы с вами сохраняем сделанное изменение, давайте нажмем на соответствующую кнопочку, то у нас получается вот такая вот задача, которая так и называется составление отчета по продаже. Если мы сделаем на ней двойной щелчок, вот мы сейчас его сделали. То мы увидим, что наш вот файл Excel version 1, совершенно цел и не вредим. То есть рабочий лист Excel и задачу Outlook мы благополучно друг с другом связали. На этом давайте закончим текущий урок, мы с вами научились пользоваться почтовым клиентом Microsoft Outlook 2003. И научились отправлять файлы как вложение в сообщениях. Кроме того, научились вставлять их в наши задачи. На этом давайте данный урок закончим.
10.5. Основные операции при работе с сообщениями Сейчас мы начинаем урок, посвященный основным операциям при работе с сообщениями. Что это значит? Для того чтобы отправить документ Excel по электронной почте, по факсу или по любому другому маршруту. Не обязательно специально переключаться между приложениями, то есть не обязательно запускать Outlook и не обязательно вкладывать файлы в его сообщении. Что нужно сделать, для того чтобы отправлять сообщение прямо из среды Microsoft Excel. Выполняем следующую команду, файл, отправить. Вот здесь открывается вот такой вот списочек, здесь имеются пункты, которые уточняют, как именно мы отправляем наш файл. Мы можем отправить просто как (сообщения), как (сообщения для ознакомления), как (вложения), (по маршруту), (папка Exchange), (факс пользователю службы факсов Интернета) и так далее. Давайте выберем сообщения, как вложения. Перед нами открывается окно нашего почтового клиента, которое так и называется сообщение, вот оно. Нам предлагается ввести адрес.
180
TeachPro Microsoft Excel 2003
Тема послания у нас уже есть, называется Excel (version1) xls. Оно таким может собственно и остаться. Можно набрать адрес. Давайте нажмем на кнопочку кому и посмотрим, есть, ли у нас, что не будь подходящее в адресной книге. Нечего подходящего нет, в общем, то адресная книга у нас абсолютна пуста. По этому придется вот вводить вручную. Ну, здесь с помощью нажатия на клавишу Enter мы уже этот адрес собственно и ввели. Нам достаточно здесь написать текст, какого не, будь письма ну, давайте наберем, чтото типа Hello. И нажмем на кнопочку отправить. И письмо у нас ориентировочно уходит. Для того чтобы наше письмо было включено в тело сообщение, мы должны выбрать следующую команду, файл, отправить, именно как, сообщение. Здесь мы можем отправить, всю книгу как вложение или вложить текущий лист в текст сообщения, давайте выберем второй пункт, нажмем ОК и посмотрим, что у нас при этом получиться. А у нас получиться следующее, если вы обратили внимание, вес наш лист, сейчас занимает нижнюю область окна и просто являет собой именно сообщение. То есть, в данном случае мы можем просто набрать адрес, тот же, искомый (info). И, здесь написать небольшое введение в наши данные, например данные, смотри ниже. В данном случае у нас уже эта кнопочка называется отправить диаграмму, после отправления окно у нас соответственно закрывается. При отправке сообщении по электронной почте или факсу, поле кому, содержит как минимум один адрес. Кроме того, существуют поля для указания адресатов, которым мы можем отправить копии. Ну, давайте еще раз это с вами сделаем, отправить, предположим, просто, сообщение. Вот наше сообщение, которое в данном случае у нас имеется, вот здесь мы можем ввести те адреса, которым мы должны послать копию. Кроме этого имеется еще понятие, слепая копия, в данном случае здесь это окно, слепой копии не активно, но с помощью определенных настроек мы можем собственно его и привести. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами разберем, что такое маршрут.
10.6. Маршрутизация сообщения Продукты семейства Microsoft office поддерживают функции документооборота, то есть так называемой маршрутизации. Маршрутизация сообщения является одной из самых интересных и полезных возможностей Excel. Для чего она нужна? Предположим, исполнителю требуется, создать какую не будь сводку о деятельности предприятия за определенный срок. После этого, этот документ по очереди каждый в свою очередь заполняют различные представители отделов предприятий, а затем он передается для просмотра директору. То есть нам необходимо создать весь путь рассылки. Давайте, выполним эту самую команду, файл, отправить по маршруту. Сейчас нам сообщается. Что программа пытается получить доступ к адресам в электронной почте, которые хранятся в outlook, разрешить или нет? Разрешаем, разрешаем еще раз. Сейчас у нас на заднем плане, вот создалось вот такое вот диалоговое окно, которое называется проверка имен. И нам сообщается, что Microsoft outlook не смог распознать имя Alex. Ну, давайте указанного адресата, заменим, каким не будь другим. Ну, например пуст это будет Mark, очень хорошо, что мы сейчас сделаем, мы сейчас нажимаем кнопку адрес и по очереди вводим имена людей, по маршруту между которыми собираемся отправлять наши файлы. Ну, давайте собственно всех вот таким вот образом включим, нажимаем на кнопочку ОК, если вы обратили внимание, у нас вот все
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
181
три человека здесь имеются. Причем, четко указан порядок, кому в первую очередь, во вторую и в третью. Если мы хотим с самого начала послать письмо, например нашему шефу, нам достаточно выделить вот эту вот строку и вот таким вот образом порядок поменять. Тема данного файла у нас отправка лист 1, диаграммы 8. Можем также указать, текст сообщением с помощью вот этих вот кнопочек. Мы указываем, по очереди ли посылать наш файл, то есть дождаться ответа, а потом посылать следующему или посылать всем сразу. Ну, в данном случае рационально это делать по очереди. Здесь имеется два флажка, первый флажок, это возврат по окончании, он показывает, что после просмотра и внесения исправлений, наш файл обязательно нам вернуть. С помощью этого второго флажка, отслеживать состояние, мы непрерывно следим за дальнейшей рассылкой документа и получаем определенные электронные уведомление. После изменений в этом диалоговом окне мы нажимаем на вот эту вот кнопочку, добавить маршрут. Теперь этому документу присоединен маршрут, если мы выполним вот эту вот команду, файл, отправить. И вот здесь откроем это подменю, у нас здесь будет уже команда, который называется другой адресат. Давайте, ее выполним. И мы видим вот этот вот собственно наш маршрут. Сейчас мы можем нажать на кнопочку отправить. Программа пытается автоматически отправить наш файл, от нашего имени. Ну и здесь соответственно спрашивает, разрешить ли это действие или нет. Если мы хотим разрешить мы должны нажать на кнопку ОК. Итак, мы с вами, изучили большинство тонкостей посылки наших рабочих книг по электронной почте. Этим уроком мы заканчиваем изучение работы Excel с другими офисными приложениями.
10.7. Работа в Интернет 10.7.1. Настройка подключения Сейчас мы с вами начинаем изучение темы, которое называется управление файлами в сети. Мы уже знаем, что приложение Microsoft Office, как и многие другие продукты Microsoft, позволяют осуществлять обмен информации, при помощи локальных и глобальных сетей соответственно. Для того чтобы успешно работать над проектами в Excel сети, необходимо настроить сетевое обеспечение. Сейчас мы с вами этим и займемся. Первая тема, которой мы с вами сейчас займемся, эта настройка параметров сети. Начинаем. Сетевое подключение, Windows, XP, а в данном случае мы работаем с Windows XP professional, находиться вот здесь, переходим на меню настройка и имеются вот сетевые подключения. Сейчас давайте выберем подключение по локальной сети и вызовем его свойства. Делаем правый щелчок мышью. И выполняем команду свойства. Вот, у нас появилась следующее окно. Сейчас мы поочередно пройдемся по всем его вкладкам. Первый компонент, вот он, называется клиент для сети Microsoft. Этот компонент служит для подключения компьютера к общим сетевым ресурсам, то есть к дискам, папкам, принтерам и так далее. В верхней части окна показана наша сетевая плата, то есть драйвер аппаратного устройства, которая используется для подключения к сети. Мы можем нажать на кнопочку настроить, давайте сделаем это. И откроется окно, с помощью которого сетевая плата собственно и настраивается.
182
TeachPro Microsoft Excel 2003
Давайте изучим вот это вот диалоговое окно, которое у нас появилось. Мы сейчас находимся на вкладке, общий. Здесь у нас показано текущее состояние устройства. В данном случае это устройство используется, включено, если мы откроем этот списочек, мы увидим, что с его помощью мы можем отключить данное устройство. Можем перейти на вкладку, дополнительно. Здесь мы можем установить скорость линии, в данном случае у нас вот это значение полудуплекс, если мы откроем, мы увидим еще вот такие вот возможности. Мы можем установить полный дуплекс, можем установить BNC сеть, скорость 10. И так далее. На вкладке драйвер, давайте перейдем на вкладку драйвер. У нас показано, какой именно драйвер у нас установлен в данный момент, мы можем нажать на эту кнопочку, которая называется сведения и внимательно это изучить. Вот, здесь у нас показан, файл, драйвер, он находиться в директории System32, каталога Windows. Нажмем на кнопку ОК и продолжим. С помощью этой кнопки мы можем обновить драйвер для этого устройства. Если мы, например, изменили драйвер для этого устройства, но он у нас сейчас не работает, с помощью нажатия на эту кнопку мы можем ее откатить, то есть восстановить прежний и отменить установку драйвера соответственно. Перейдем на вкладку, ресурсы. Здесь у нас имеется два пункта, это диапазон ввода вывода и соответственно номер прерывания. Сейчас наша сетевая карта работает на прерывании номер 10. Если вы не знакомы с настройкой сетевых параметров, то здесь лучше ничего не трогать и соответственно ничего не менять. Давайте, закроем это диалоговое окно. Вызовем команду свойства для данного сетевого подключения еще раз и продолжим. Следующий пункт, у нас это протокол Интернета. Протокол это стандарт, который определяет сетевое взаимодействие компьютеров. Наиболее часто используются протоколы в данном случае TCP/IP, есть еще, например IP/XPX Net/BUI и так далее. В данном случае у нас установлен, TCP/IP. Если мы сейчас нажмем на кнопочку, свойства мы увидим, что в данном случае для нашей локальной сети мы используем вот этот во IP адрес, соответственно вот имеется вот здесь ююю по сети, имеется основной шлюз, это адрес компьютера, с помощью которого мы выходим в Интернет. Далее DNS сервера. Эта информация на самом деле может быть известна разве что сетевым администраторам. Нажмем на кнопку отмена и перейдем к последнему неохваченному нами пункту. Что такое служба? Служба дает возможность подключения других компьютеров сети к дискам, принтерам или к папкам данного компьютера, то есть фактически разрешает другим компьютерам пользоваться вашими ресурсами. Если вы в данном окне, произвели какие не, будь действия, то вам нужно нажать на кнопку ОК. В данном случае, мы не каких действий с вами не производили, по этому нажимаем на кнопку отмена. И продолжаем изучение. Сейчас мы с вами попробуем обеспечить доступ к нашему диску, других компьютеров в нашей сети. Давайте откроем папочку мой компьютер. Зайдем, например, на диск (D). У нас вот имеются вот такие папки на нем. Предположим мы хотим обеспечить доступ вот к этой папочке, который называется Winvideo. Что мы для этого делаем? Мы выделяем эту папку, вызываем его контекстное меню. Здесь имеется вот такая вот команда, которая называется, общий доступ и безопасность. Мы соответственно ее выполняем и продолжаем изучение. Вот у нас открылось окно свойства папки Winvideo, уже на правильной вкладке, которые называется, доступ. Здесь нам сообщается, что бы открыть доступ пользователям этого компьютера, и по сети установите флажок и задайте имя ресурса. Мы сейчас устанавливаем здесь флажок. И можем задать какое не, будь имя, например
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
183
пусть это будет My folder, именно под этим именем будут видеть нашу папку другие пользователи сети. Если мы с вами установим вот эту вот галочку, которая называется, Разрешить изменения файлов по сети. То пользователи могут менять наши файлы, переписывать и стирать их соответственно. Если мы не хотим давать им этой возможности, мы эту галочку соответственно убираем. Ну, в данный момент мы хотим это сделать, давайте, разрешим, соответственно мы нажали на эту галочку и нажмем на кнопочку, применить. После чего, если мы сейчас… Давайте закроем это окно, мы увидим, что вот здесь образовалась вот такая вот рука, фактически такое вот разрешение пользоваться данными ресурсами. Если мы сейчас уберем наше разрешение. Давайте полностью это уберем, нажмем на, применить и закроем окно. Видите, вот эта рука соответственно у нас исчезла. Продолжаем работу, сейчас мы попробуем сделать вот что, давайте закроем вот это окно. И попробуем задать разрешение на пользование принтером. Как мы это с вами это делаем? Нажимаем на кнопку пуск, переходим, настройка, а затем на папку, принтеры и факсы. После выполнения этой команды у нас открылась вот такая вот папочка, где имеются установленные нами принтера. Предположим мы хотим задать общий доступ вот к этому принтеру, чтобы в других компьютерах можно было печатать по сети. Опять таки вызываем контекстное меню и выполняем команду общий доступ. Сейчас в данном случае нам сообщается, что общего доступа к нашему принтеру нет. Если мы с вами переключим переключатель. И оставим, предположим, вот это вот сетевое имя и нажмем на кнопочку, применить. То если вы посмотрите внимательно, у нас здесь тоже образовалась вот такая вот рука. Давайте нажмем на кнопку, которая называется, дополнительные драйверы. Для чего вообще служит эта кнопка? Дело в том, что, если вы собирайтесь свой принтер объявить доступным в сети, то соответственно когда другие пользователи будут его инсталлировать в качестве сетевого принтера, они должны иметь возможность скачать драйвера. В вашей сети может быть система, компьютеры с операционной системой, не только Windows 2000 или XP. Например, это может быть Windows 95 или 98, Windows NT 4.0 или 2000 и так далее. Для этого лучше иметь доступными все эти драйвера, чтобы в момент инсоляции принтера, как сетевого иметь к ним доступ, а не пользоваться соответственно отдельными драйверами. Ну, здесь в нашем случае у нас установлено драйвера только для 2000-ного или XP, а не каких других драйверов в системе нет. Давайте нажмем на кнопку, отмена. И на этом закончим текущий урок. Мы примерно разобрались, как настраивается локальные сети, и узнали, каким образом делаются общими принтеры и диски. На следующем уроке мы введем понятие общие рабочие книги и научимся с ней соответственно работать.
10.7.2. Общая рабочая книга Сейчас мы с вами начинаем изучение общей рабочей книги. Эта книга, с которой будут работать одновременно несколько пользователей в сети. Соответственно, файл рабочей книги должен храниться на сетевом диске. Как обеспечить общий доступ, к общей рабочей книге? Ну, во-первых, файл должен быть открытым, примерно, так как у нас. У нас рабочая книга сейчас открыта. Выполняем следующую команду. Из меню сервис, выполняем команду, которая называется доступ к книге. После этого, на экране появляется диалоговое окно, которое называется управление доступом к файлу. Сейчас у нас открыта вкладка правка.
184
TeachPro Microsoft Excel 2003
Здесь мы включаем вот этот флажок. Разрешить изменять файл несколькими пользователями одновременно. Включили этот флажок. После установки этого флажка, Excel начинает по умолчанию вести в журнал последних изменений. После того, как флажок установили, переходим на следующую вкладку. Она называется, подробнее. На ней, во-первых, мы можем назначить количество дней в течения, которых Excel будет отслеживать последние изменения. Здесь по умолчанию установлено 30 дней. Но собственно мы можем задать любое число. Давайте зададим, например 10. Следующий пункт, это не хранить журнал изменений. Но сюда мы переключаться, с вами не будем. Следующая группа, обновлять изменения. С помощью этой группы, мы устанавливаем порядок оповещения, о последних изменениях в обновлений. Мы можем оповещать при сохранении файла, у нас именно так установлен первый значок или обновлять изменения, например каждые 15 минут, если мы переключимся сюда. Кроме того, мы можем сохранить свои собственные изменения и просматривать чужие или только просматривать чужие изменения. Соответственно вот за это отвечают, вот эти вот два флажка. Что делать для противоречивых изменений? Здесь мы, во-первых, запрашиваем какие изменения, имеют преимущества, то есть, определяем их приоритет, а во вторых, вот здесь мы можем предполагать, что ране сохраненные имеют преимущество. Можем сделать вот так, а вообще то на самом деле первый переключатель более предпочтителен. И последняя группа, которая называется включить в личные представления параметры печати и фильтры. Ну, давайте подтвердим сделанные установки. Нажимаем на кнопочку ОК. Сейчас нас предупреждают о том, что данное действие приведет к сохранению файла, предлагается продолжить, мы соглашаемся с этим. Дальше. Что можно делать при работе с рабочей книгой, какие ограничения нас при этом ожидают и как именно отменить совместный доступ к нашей книге. Ну, давайте закроем эту книгу. Начнем все заново. Открытие совместно используемой книги выполняется точно так же как открытие обычной. Как мы открываем обычную… Делаем очень просто, файл открыть. Открываем книгу, которая называется, Excel (version1). Если вы обратите внимание, вот здесь, у нас уже есть следующее слово. У нас здесь слово, общий. Это означает, что данный файл у нас общий, то есть эта общая рабочая книга. Раньше этой надписи у нас не было. Все наши изменения Excel будет отслеживать, и он захочет идентифицировать имя того пользователя, который сейчас редактирует общую рабочую книгу, по этому необходимо сообщить все эти данные. Как мы это делаем? Мы выполняем команду сервис и соответственно параметры. Переходим на вкладку, общий, вот сюда. И здесь вводим имя пользователя. Ну, некоторое имя пользователя у нас уже введено, в данном случае это PC. Это то имя пользователя, которым мы пользуемся для входа Microsoft Windows, на самом деле мы можем его поменять, а можем оставить и это. Нажмем на кнопочку, ОК и попробуем сделать какие, не, будь изменения. Ну, давайте введем какой не, будь текст, например пусть это будет, давайте немножко отодвинем курсор мыши, наше изменение, вот так вот. После чего мы сохраняем наш файл. Нажимаем команду файл, сохранить. Файл мы сохранили. При сохранении общей рабочей книги, возможны два варианта разрешения конфликтов, между теми людьми, что сейчас корректируют этот документ и теми людьми, которые корректировали его до того. Если мы хотим просмотреть, кто именно и что корректировал, мы можем выполнить следующую команду. Сервис, давайте откроем полностью, исправление, соответственно выделить исправления.
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
185
Здесь у нас открывается следующее окно, которое называется исправление, отслеживать исправление, когда книга становиться общей, этот флажок у нас установлен, и мы можем выяснить, какие именно исправления нам нужно отслеживать. Вот здесь, мы вот тут их устанавливаем. Во-первых, мы отслеживаем, исправление во времени, со времени последнего сохранения. Здесь можно нажать эту галочку и выбрать пользователем все, все кроме меня или только PC. Давайте пусть это будет в данном случае, все. И точно так же можем выбрать на самом деле диапазон, в каком именно диапазоне нашего рабочего листа нужно отслеживать изменения. Ну, давайте диапазон мы с вами включать не будем, нас интересуют собственно все исправления. Затем, у нас имеется следующее, выделять исправление на экране, или вносить изменения на отдельный лист. Давайте нажмем ОК. Никаких других изменений делать не будем. Сейчас нам сообщается, что изменения с указанными свойствами на самом деле не обнаружены. Для выделения всех изменений снимите все условия. Давайте сделаем то же самое еще раз, сервис, исправления, выделить исправления и сделаем здесь, все. На самом деле все. И нажмем на кнопочку ОК. Если вы обратили внимание, вот здесь у нас уже имеется вот такое вот исправление, что пользователь PC 24 ноября 2004 года переправил ячейку H;8 с «нет» на наши изменения. Видите, у нас сейчас здесь вот эта надпись имеется. Необходимо заметить, что при работе с общими рабочими книгами, некоторые возможности Microsoft Excel становятся не доступными. Например, нельзя объединять ячейки, нельзя удалять или вставлять блок ячеек, удалять или вставлять рабочие листы и так далее. Если мы сейчас вызовем контекстное меню, то мы увидим, что команда удалить рабочий лист у нас оказывается закрытой. Удалять рабочие листы нельзя. Также нельзя изменять цвета условного форматирования. Правда, в данном случае у нас условного форматирования не имеется, но, в общем, то надо помнить, что этого делать будет нельзя. Также запрещено вставлять или изменять рисунки, объекты, или вставлять новые диаграммы. Если вы обратили внимание, видите, вот эта кнопочка с диаграммой у нас закомментирована фактически, она у нас не активна, мы с вами этого делать не сможем. Со сценариями мы, правда, то же не знакомы, но следует заметить, что работа со сценариями тоже полностью прекращается. Не возможно группировать данные, все подменю группа, и структура у нас будет закрыта. Сводную таблицу мы также с вами не можем построить, невозможно будет записывать также макросы. Теперь нам осталось последнее. Отменить совместный доступ к рабочей книге. Как мы это делаем? Мы выполняем команду сервис, доступ книги. На вкладке правка, перейдем сюда, этот флажок у нас сбрасывается. Теперь нажмем на кнопку ОК. Сейчас если мы с вами сохраним этот файл, мы увидим, что вот это вот отслеживание наших изменений практически прекратилось, вот здесь вот этой рамки у нас не имеется, и все вернулось так сказать на круги своя. Мы стали единолично владельцем нашей рабочей книги. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. Мы узнали, что такое рабочая книга, что такое общая рабочая книга, как именно с ней можно работать. На следующем уроке мы с вами начнем работать с файлами в сети.
10.7.3. Работа с узлом ftp На этом уроке мы с вами начинаем изучать работу с файлами в сетях Интернет и Интранет. Для того чтобы это было удобнее делать, мы выводим на экран очень полезную для данного случая панель инструментов, которая называется Веб-узел. Это у нас, вид, панель инструментов, сейчас мы с вами найдем вот эту вот строчку, Веб-узел. Вот, она у нас вот здесь появилась. Давайте начнем с поля адрес, собственно вот оно и есть. Это поле адрес. Сейчас здесь показан полный путь на наш файл, это C:\Documents and Settings\PC1\Мои документыExcel (version1). Полный путь к тому файлу, который как вы сами догадываетесь, у нас в данный момент открыт на
186
TeachPro Microsoft Excel 2003
экране. После того, как мы сюда ведем другой путь, нам надо будет нажать на клавишу ввод и после этого откроется соответственно другой файл. Предположим любой из открытых файлов, в данном случае у нас открыт этот, мы хотим занести список избранное. Если вы обратили внимание, у нас здесь имеется вот такой вот список, которое называется избранное. Мы можем открыть его и выполнить эту команду, Поместить в папку избранное. Вот у нас здесь появляется диалоговое окно, мы в нем просто на просто нажимаем кнопку, добавить. С этим названием нашего избранного файла мы согласны. Добавляем, и сейчас посмотрим, что у нас получилось. Опять открываем список избранное и здесь видим в этом списке наш файл, который называется Excel (version1).xls Очень хорошо, если мы сейчас с вами закроем этот файл. А затем откроем список избранное, мы сможем запросто вызвать его на экран. Сейчас нас Microsoft предупреждает, что мы используем гиперссылку, на самом деле они представляют угрозу для компьютера и предупреждают, что, щелкать стоит только по гиперссылкам полученных из надежных источников. Мы, не взирая на это грозное предупреждение, собираемся продолжать, нажимаем на кнопку, да. И соответственно наш файл у нас открылся. Ююю с помощью вот этой уже строки адреса мы можем открыть любой другой ююю, то есть Интернет адрес, например, давайте, сделаем вот так, нажмем три www и, что не будь, например rambler.ru. У нас открывается соответственно Internet Explorer, уже соответственно вот с этой ссылкой, rambler.ru. Если мы сейчас минимизируем мы увидим, за нашим этим, нашу старую версию Excel, соответственно с нашим старым адресом. Автоматически был открыт Internet Explorer. Вот так вот. Что мы дальше делаем, а мы с вами делаем следующее, мы сейчас попробуем поработать с узлом FTP в Internet или Intranet. Как мы собственно с вами это собираемся делать? Во-первых, для начала нам необходимо добавить адрес узла FTP, список доступных узлов. Что мы для этого делаем, мы выполняем команду файл, открыть. В раскрывающемся списке, которое называется папка, давайте мы с вами сейчас его раскроем. Вот так вот, мы выполняем команду, добавить/изменить адреса FTP. Сейчас здесь, мы должны ввести имя узла и определить, мы будем входить в режиме anonymous или под определенным именем. Если мы будем вводить под определенным именем, то нам будет нужно соответственно ввести и пароль, давайте собственно это и сделаем. Имя узла в нашем случае у нас FTP, ну предположим ufar.am Входить мы туда будем обязательно под именем. Имя у нас будет ufar и соответственно, введем с вами пароль, вот так. Что мы делаем дальше? Мы дальше нажимаем на кнопку, добавить. Если мы хотим этот узел увидеть здесь, а потом его собственно закрываем, вот так. Что мы делаем дальше? Видите, здесь у нас уже этот узел имеется. Мы можем, просто-напросто, например, сделать двойной щелчок. И зайти на этот узел. Здесь у нас имеется вот такой вот списочек папок на этом узле, мы можем сохранить туда наш файл, а можем собственно оттуда его и прочитать. В данном случае у нас на этом FTP никаких файлов нет, поэтому открывать оттуда мы с вами не сможем. Давайте лучше, сделаем вот что, попробуем сохранить этот наш файл, соответственно на FTP, который мы с вами только что создали, вот он. Мы с вами сейчас его туда сохраним. Вот. У нас сейчас происходит сохранение файла, как вы увидели. Файл сохранился, давайте закроем этот файл, и попробуем уже соответственно открыть его с узла. Опять открываем эту папку, вот наш узел FTP. Видите, у нас там уже имеется вот этот файл, который называется Excel (version1).xls
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
187
Он у нас даже выделен. Нажимаем, на кнопочку открыть и у нас сейчас происходит открытие нашего файла, вот. Файл у нас теперь открыт. Итак, на этом уроке мы с вами научились работать с файлами в сетях Internet и Intranet, а так же научились работать с рабочей книгой на узле FTP. На следующем уроке мы начнем изучать тему, которая называется публикация данных WEB с помощью Excel.
10.7.4. Работа с гиперссылками Сейчас мы с вами поговорим о публикации данных Web с помощью Excel. На этом уроке мы продолжим беседовать об особенностях работы с файлами в локальной сети Интернет. Необходимо заметить, что работа с файлами в локальной сети нечем не отличается от работы с файлами на локальном диске, то есть имеется возможность выполнять операции чтения и записи, но естественно, если у вас есть определенное право доступа. По этому разбирать работу с файлами в локальной сети мы сейчас не будем. Работа с ними не отличается от работы с папками и файлами на жестком диске, как мы только что сказали. Более подробно мы сейчас остановимся на работе с файлами в Интернет и в корпоративной сети. Чем отличается работа с файлами в Интернет? Во-первых, в Интернет адреса дается с помощью URL. Это специальная форма указания пути к файлу. Давайте сейчас мы с вами попробуем открыть файл, который мы с вами ранее сохранили на узел FTP. Открываем, как мы с вами уже сказали узел у нас FTP ufar.am Мы войдем туда под именем ufar и соответственно введем пароль, вот так вот, ufar544114 ОК. Вот наш узел, он у нас сейчас появился. Как вы помните, мы с вами ранее сохранили вот этот вот файл. Сейчас мы с вами ее откроем, у нас сейчас открывается данный файл. Вот. Давайте выведем на экран нашу панель инструментов Веб-узел. Чтоб подробно изучить адрес, который ведет к данному файлу. Это перед вами URL. Во-первых, самое первое, что мы указываем, это тип протокола. В данном случае, тип протокола у нас указан FTP, это означает, файл трансферт протокол. Протокол точно так же может быть HTTP, затем идет имя пользователь, в данном случае это ufar. Затем наш пароль для пользования, вот он. А потом, название самого FTP, после собачки, это у нас uafr.am а затем, уже непосредственно путь на сервере. Если мы сейчас с вами внимательно посмотрим на адресацию, мы собственно это все поймем. Любой URL адрес имеет одну и ту же структуру адреса. С адресацией мы разобрались. Сейчас мы с амии поговорим о так называемой работе с гиперссылкой. Несколько раз мы с вами уже отмечали, что в Microsoft Office имеется возможность создания этих самых гиперссылок. А, созданные гиперссылки, соответственно, можем модифицировать. Давайте создадим нашу первую гиперссылку, наберем вот это самое слово, переключимся на русский шрифт, это у нас будет гиперссылка, вот так вот. Исправим. Мы с вами набрали это несколько неправильно и посмотрим, что сейчас мы с вами это сделаем. Во-первых, выделим эту ячейку и выполним следующую команду, вставка, гиперссылка. У нас появилось диалоговое окно, которое называется, добавление гиперссылки. Сейчас вы должны, связать гиперссылку с какой, не будь, например, либо рабочей книгой в текущей папке, либо с просмотренными ранее страницами, либо с последними открытыми файлами и так далее. Ну, давайте попробуем связывать, с какими не будь файлами в текущей папке. Текущая папка в данном случае у нас вот эта вот самая FTTP узел. Давайте перейдем, на
188
TeachPro Microsoft Excel 2003
какую не будь другую папку, войдем, Documents and settings, затем сюда, войдем в папку, мои документы и попробуем найти, какой не будь Excel-ий файл. Вот предположим вот этот, нажмем на кнопку ОК. Видите, у нас сейчас имеется гиперссылка. Если мы подведем суда курсор мыши и нажмем, во-первых, нас предупредят о том, что гиперссылки могут предоставлять угрозу для компьютера и необходимо открывать только надежные гиперссылки. Предположим, мы уверены в надежности нашей ране созданной гиперссылке, нажимаем на кнопку, да и сейчас перед нами откроется запрошенная нами ссылка. Вот ссылка пытается открыться, в данном случае наша система безопасности нас предупреждает, что стоит отключить макросы. Мы с вами это делаем. Видите, у нас открылась вот источник нашей гиперссылки, вот он, если мы перейдем сюда мы увидим, что открылся новый файл. Вернемся обратно и поработаем дальше с гиперссылками. Давайте введем слово гиперссылка еще раз. В данном случае у нас будет, Гиперссылка 1 и попробуем связать нашу гиперссылку уже с внешним источником, а не с внутренним. Например, с каким не будь HTP адресом. Давайте мы с вами это введем, ну, например, сейчас нам подсказывает, сто можно ввести rambler.ru Предположим, нас это вполне устраивает, вторая гиперссылка у нас осуществит переход по сайту rambler.ru. Нажимаем. Сейчас в данном случае у нас открылся explorer, в котором уже загружен вот этот сайт rambler.ru закрываем его. И продолжаем работать с гиперссылками далее. Сейчас мы попробуем с вами создать гиперссылку в пределах документа. Например, для чего это может быть нужно? Это удобное средство при работе с большими документами и собственно может повысить производительность данной работы. Давайте введем слово гиперссылка, переключимся на русский шрифт соответственно, гиперссылка 2 ?????, выделяем данную ячейку и соответственно вставляем гиперссылку. Сейчас мы с вами хотим связать не с файлом и не с Web страницей, а на самом деле с, местом в документе. Здесь мы с вами можем ввести, во-первых, адрес ячейки, с какой именно мы хотим связать нашу гиперссылку, а собственно и номер листа. Предположим мы хотим связать нашу гиперссылку с листом 2, но с ячейкой не А;1, а к примеру С;1. Давайте так и сделаем, а еще лучше не С;1 а D;1, переключимся на латинский шрифт при этом. Нажмем на кнопку ОК. И посмотрим, что у нас при этом получится. Подвели курсор мыши, нажали. Видите, мы сейчас находимся на втором листе, на ячейке D;1. Точно так же мы можем поставить ссылку на новый документ. Давайте здесь введем опять таки слово гиперссылка. К стати уже не понятно, какой номер, предположим, пуст это у нас будет 5, хотя на самом деле номер не совсем правильный, вставка, гиперссылка, и здесь мы пытаемся связать с новым документом и указать имя нового документа. К стати здесь указан и путь. На самом деле давайте на FTP узле путь мы с вами указывать не будем. Предположим, сохраним на, моих документах и это будет, например файл F1, переключимся соответственно на латинский шрифт, имя файла F1, видите, здесь имеется уже имя нового документа. Нажимаем на ОК, вот у нас открылся файл F1 соответственно, параллельно с нашим файлом, Гиперссылка 5. Меняются гиперссылки следующим образом, выделяем данную ячейку, вот так вот. Сейчас мы с вами ее открывать не будем, и выполняем следующую команду. Опять таки, вставка гиперссылка. Вот сейчас мы видим, что у нас гиперссылка идет на текущую папку вот на этот файл, F1.htm мы можем его поменять, например, на просмотренные страницы, на последние файлы, на навое место в документе и так далее. И точно так же, после того как мы поменяем, нажать на кнопку ОК. И гиперссылка у нас собственно будет изменена. Таким образом, мы с вами научились пользоваться гиперссылками. На следующем уроке мы с вами научимся пользоваться программой Интернет Explorer.
10.7.5. Internet Explorer Так, мы начали разговор об Internet то не возможно при этом не рассказать об использовании программы Internet Explorer. Для того чтоб открыть, веб-страницу мы запускаем Internet Explorer. Давайте запустим ее вот отсюда. Сейчас у нас открывается Internet Explorer. Для начала
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
189
нажмем на кнопку стоп. Чтобы наш браузер не открывал ту страницу, которая загружена у нас по умолчанию, и продолжим разговор. Во-первых? в Internet Explorer имеется возможность открыть веб-страницы по, заданному, URL. Эта возможность имеется во всех Internet браузерах потому, что открывать те страницы URL это и есть основное предназначение. В поле адрес собственно вы вот сейчас его видите. Мы вводим адрес, какой не будь веб-страницы. Давайте попробуем сейчас это сделать введем уже знакомый нам адрес rambler.ru и нажмем на клавишу Enter, клавишу ввода. Сейчас перед нами открывается сайт который называется, rambler.ru Очень часто с помощью Internet Explorer-а нам приходится открывать документ, который находится на нашем локальном диске. То есть задавать адрес не в поле адреса, а открывать файл. Для этого удобнее всего сделать следующее. Меню, файл. Выполняем команду, открыть. Сейчас у нас открылась диалоговое окно, в котором с помощью этой кнопочки, обзор мы можем увидеть содержимое любого нашего локального диска. Собственно найти любой файл. В данном случае у нас здесь внизу устанавливается файл HTML. Но мы собственно с вами можем в этом списке файлов выбрать другой тип. Вот так. В данном случае, мы с вами изучаем Internet Explorer. И не какой файл мы с вами открывать не собираемся. По этому нажимаем на кнопку отмена. И давайте вот это главное окно тоже собственно закроем. Здесь у нас иметься вот такие две кнопочки, кнопочка, назад. И кнопочка, вперед. С их помощью мы передвигаемся между ранее открытыми, веб-страницами. Если мы нажмем, саму кнопочку. Мы в идеале здесь увидим список ранее открытых страниц. Сейчас мы только, что Internet Explorer, поэтому страниц для отображения у нас собственно нет. Необходимо заметить, что существует возможность настройки параметров работы с Internet, а так же параметров внешнего вида веб-страниц документов. Как мы это делаем? Для этого, из меню, сервис. Вот собственно это меню. Мы вызываем диалоговое окно, которое называется, свойства обозревателя. С помощью этого диалогового окна и настраивается Internet Explorer. Изучение этого диалогового окна мы начнем с вкладки, общие. В поле адрес вот у нас вот это самое поле, адрес мы задаем адрес, начальной веб-страницы с которой Internet Explorer начнет свою работу. Как только мы эго запустим, он начнет открывать установленную страницу. На самом деле лучше всего, если он начинает с пустой страницы. Давайте мы собственно это и установим. Вот так вот. Во-первых, это будет быстрее, не нужно ждать пока он откроет какую там страницу и не нужно нажимать на кнопку стоп. Internet Explorer, имеет специальный, Кеш, для ускорения работы. Иногда появляется необходимость его отчистки. Если эта необходимость иметься, мы нажимаем на кнопку, которая называется, удалить файлы. Вот эта кнопка. Кроме того, Internet Explorer ведет специальный журнал, который называется, history в английской версии, или журнал. В котором регистрируются, те страницы, которые мы посещали ранее. Например, сейчас вы здесь видите, что нужно хранить ссылки в течении двадцати дней. Если мы, по какой то причине хотим очистить эти ссылки, мы должны нажать на соответствующую кнопочку, вот собственно кнопочка, очистить. С помощью, вот этих следующих, четырех кнопок, вы сейчас их видите. Мы определяем цвета, шрифты, языки и оформление. Давайте попробуем нажать на кнопочку, цвета. Здесь предлагается использовать цвета установленные Windows, для просмотренных ссылок, и не просмотренных. Видите, вот просмотренные ссылки у нас будут обозначаться таким фиолетовым цветом, а не просмотренные соответственно синим. Закроем данное окно. И перейдем
190
TeachPro Microsoft Excel 2003
на кнопочку, шрифты. Сейчас, здесь, мы определяем, какой набор знаков и шрифтов изображать особенно то, что мы хотим. Закрываем данное окно. И продолжаем далее. Ну, языки и оформление, собственно понятно. Перейдем на вкладку, безопасность. Здесь мы с вами устанавливаем уровень безопасности, выбора какой то определенной зоны. Чем отличаются уровни безопасности? Уровень безопасности, вот здесь, он может быть высоким, средним и низким соответственно. Давайте нажмем на копку, другой. И, посмотрим собственно, чем они могут отличаться. Вот здесь видите? Здесь, для каждого уровня безопасности мы устанавливаем соответствующий параметр. В результате чего ??? уровень безопасности на самом деле не заменяется. Перейдем на вкладку, содержание. Здесь мы с вами, во-первых, можем ограничить доступ к информации, которая получается из Интернета. Вот здесь мы сейчас видим ограничения доступа к информации, получаемой из Интернета. Здесь содержится информация о насилии не нормативной лексики, обнаженных тел и страниц, связанных с сексом. Если, мы нажмем на кнопочку, включить мы собственно увидим диалоговое окно ограничения доступа. Эта возможность на самом деле очень полезна с учетом, того, что дети имеют доступ к компьютерам и могут собственно увидеть там и секс, и обнаженные тела и так далее. Ну, давайте закроем это окно. И продолжим. Что здесь у нас имеется еще? У нас имеется такое понятие как автозаполнение. Нажмем на кнопочку и поговорим о нем. Автозаполнение это возможность в Internet Explorer завершать начатый вами набор. Допустим мы уже один раз, набрали какой не, будь адрес, или какое не будь слово, следующий раз, как только мы введем первую букву данного слова, то оставшиеся автоматически подставятся. Эта возможность к стати и имеется в Excel, она называется автозавершение, мы с ней на самом деле знакомы. Нажмем на кнопку, отмена. И перейдем на вкладку, подключение. Вот так. Если мы с вами не имеем подключение Интернет, то следует нам нажать на кнопку, добавить, чтоб это самое подключение с вами инсталлировать. Ну, в данном случае если мы нажмем на кнопку, отмена, мы увидим, что подключение у нас есть. Оно у нас называется, arminco, по этому мы можем на самом деле либо его просто удалить, либо нажать на кнопку настройка, чтоб каким то образом его настроить. Первая группа автоматическая настройка. Она изменяет, уставленную в ручную, параметры. Это опция как вы видите, у нас собственно отключена. Автоматически мы с вами не чего не определяем. Переходим на proxy сервер. Очень часто Интернет провайдеры используют, proxy сервер, он промежуточный, фактически между ними и пользователем. Соответственно нам сообщается установки proxy сервера, то есть адрес и порт для определенных протоколов и типов серверов. В данном случае у нас используются для всех протоколов, proxy сервер, который называется, proxy.aic.net а порт соответственно, 3128. Это для всех протоколов. Кроме того здесь настраивается, удаленный доступ. Давайте нажмем на кнопочку, свойства. Здесь мы имеем свойства нашего подключения, номер телефона, по которому мы дозваниваемся. Модем, который в данный момент у нас имеется, и так далее. Нажмем на кнопку, ОК. На самом деле ходить по всем этим бесконечным вкладкам, которые тут имеются, смысла нет. Лучше мы с вами поговорим… Закрыв к стати это окно так же, о прочих вкладках вот этого главного окна, которое называется, свойства обозревателя. Перейдем на вкладку, программа. Это очень важная вкладка, она содержит список программ, которые работают параллельно с Internet Explorer. Во-первых, мы можем выбрать редактор HTML. Предположим, мы хотим отредактировать ту или иную страницу. В данном случае нам предлагаются, следующие
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
191
возможности. Это Word, Publisher и Excel по умолчанию у нас был установлен Word. Кроме того, необходимо установить почтовый клиент, по умолчанию. Которым именно почтовым клиентом мы с вами хотим получать и отправлять нашу почту. Сейчас здесь установлен, Microsoft Outlook. Можем установить Outlook Express, а собственно и Hotmail и также MSN Explorer. Ну, на самом деле Outlook, наверное, оптимальный вариант. Продолжаем. Группа новостей, чем мы именно получаем новости. В данном случае у нас выбор один, Outlook Express. Связь по Интернету, точно так же один выбор, NetMeeting. Ну, собственно календарь и адресная книга нас не интересуют. Кстати надо сказать, что Microsoft Office Outlook имеют свою адресную книгу, которая отличается от адресной книги Microsoft Windows. Мы к стати можем выбрать именно ее. Здесь, имеется флажок, проверять является ли Internet Explorer используемым по умолчанию, обозревателем. На самом деле, если у нас установлено, несколько Интернет обозревателей, например NetSkip или Opera, тогда стоит проверять Internet Explorer обозревателем по умолчанию, или нет в данном случае у нас один обозреватель Интернет. По этому стоит эта галочка или не стоит, разницы нет. Нажимаем на кнопку, ОК. И попробуем завершить текущий урок, потому, что мы с вами познакомились, с тем как настроен обозреватель Интернет, и пробежались практически по всем вкладкам диалогового окна свойства обозревателя. На следующем уроке мы с вами научимся просматривать документы Microsoft Office с помощью Internet Explorer.
10.7.6. Панели инструментов Web-узел Сейчас мы с вами поговорим о просмотре документов Microsoft Office в Internet Explorer. Как мы с вами уже говорили, Internet Explorer позволяет непосредственно открывать просматривать и редактировать документы Microsoft Office. Для того чтобы открыть какую не будь страницу, мы должны сейчас задать ее адрес. Вот, предположим, зададим здесь какой не, будь адрес, к примеру, www.mail.ru. Сейчас перед нами откроется страница вот этого известного mail сервера. Открывается именно вот таким вот образом. Если мы хотим, открыть какой не будь именно файл, мы делаем вот что. Меню файл, выбираем команду, открыть. После того как у нас открылось вот такое диалоговое окно. Мы либо здесь должны ввести адрес документа или папки в Интернете или выполнить нажатие на кнопку обзор и уже искать непосредственно на нашем компьютере. В качестве типа файлов мы можем оставить файлы HTML, а можем выбрать любой другой, например все файлы. Мы здесь увидим весь список файлов, который в данный момент имеется на нашем компьютере. Ну, мы сейчас с вами этого делать не будем, попробуем закрыть эти окна и сделать вот что. В Internet Explorer имеется возможность поиска нужной информации. Делается это с помощью нажатия на кнопку поиск, вот эта самая кнопка. С левой стороны экрана у нас появляется инструменты для поиска. Сейчас собственно у нас и появится. Что мы можем в этом случае сделать? Во-первых, вот видите, у нас уже имеется предложение выбрать категорию поиска, мы можем искать веб-страницу, здесь мы можем дать ключевое слово, которое должна содержать та или иная веб-страница. А можем искать любые другие объекты. Собственно в качестве содержания той или иной веб-страницы мы можем определить слова, последовательность слов, которые могут быть соединены знаками и, или, не и так далее.
192
TeachPro Microsoft Excel 2003
Нам сейчас ничего искать не нужно мы просто хотели посмотреть, что представляет собой поиск информации в Internet Explorer, собственно мы это и увидели. Примерно понятно, здесь также имеются кнопочки, избранное, медиа и так далее. Давайте прикроем Internet Explorer. И вернемся обратно, мы вернемся к этой самой панели инструментов, которая называется, веб-узел. Если вы обратили внимание, у нас в данный момент открыт файл, который находится на узле FTP. Мы уже упоминали с вами эту панель и собственно упоминали кнопки назад в данном случае, а если мы нажмем на кнопку, назад, мы сможем перейти на кнопку собственно вперед. Последовательно, таким образом, мы с вами переходим между открытыми ране документами. Следующая кнопка, вот это вот, которая сейчас закомментирована, она называется остановить. Она сейчас не активна, потому что в данный момент не одна страница не находиться в процессе загрузки. С помощью этой кнопки мы останавливаем загрузку документа. Следующая кнопка обновить, то есть перезагрузить документ, а именно начать его загрузку заново. Далее идет переход на домашнюю, веб-страницу. Мы можем указать любую веб-страницу, в качестве, нашей домашней. После этого, ну, например, сейчас мы нажали на эту кнопку. Как вы помните, ранее в Internet Explorer мы дали, пустую страницу в качестве нашей домашней, о чем нам сейчас сообщается, открывается about:blank, то есть пустая страница, но, не взирая на это, Microsoft Excel предупреждает нас о том, что гиперссылка представляет угрозу для компьютера. Мы игнорируем это суровое предупреждение и сейчас у нас в Internet Explorer, если вы обратили внимание, вот он у нас, пытается открыться пустая страница. Чем она собственно здесь и откроется. Просто происходит несколько медленно, ну давайте прикроем сейчас, не будем дожидаться пока, у нас откроется, и перейдем к следующей кнопке, которая называется найти в Интернете. Это копия той кнопки, которую мы только что запускали на обозревателе Интернет. Правда там она называлась поиск. Вот сейчас мы с вами ее нажали, видите, опять таки в левой части окна открывается панель поиск. Мы здесь можем собственно опять таки задать ключевые слова, которые содержит данная страница. Правда нам сейчас сообщается, что произошла ошибка, мы собственно эту ошибку игнорируем. Вернемся к нашему приложению Интернет и посмотрим на следующую кнопку. Ну, кнопка избранное, это, в общем, понятно. Мы собственно с этой кнопкой уже познакомились и даже успели поработать, вот здесь у нас ссылка на наш файл Excel (version)1. Следующий открывающийся список, это переход. Этот список дублируют клавиши перехода, то есть, например можно входить назад вперед, открыть определенную гиперссылку, начальную страницу, найти в Интернете и так далее. Ну, с панелью адреса мы уже, в общем, то мы отлично знакомы. Сюда мы ввозим адрес нашему документу, таким образом, мы бегло прошлись по просмотру в документах в Microsoft Office, то есть вот по этой самой панели, которая называлась у нас веб-узел. У нас получился такой коротенький урок, на следующем уроке мы с вами начнем новую тему, которая называется публикация данных в Интернет средствами Excel.
10.7.7. Статическая публикация рабочей книги Сейчас мы с вами начнем новую тему, которая называется публикация данных в Интернете средствами Excel. Необходимо заметить, что уже достаточно давно Microsoft Office имеет возможность сохранять свои документы в формате HTML. Это значит, что мы сохраняем наши данные в таком формате, что можем открывать их с помощью любого Интернет браузера. Более того, мы сможем опубликовать их на каком не, будь веб-узле. Давайте попробуем, для начала сохранить нашу книгу в формате HTML, для этого, для начала мы сохраняем нашу книгу в виде статической страницы. То есть такой страницы, которая не обладает возможностью обновления данных, и мы не сможем вводить и производить вычисления в таблицах, то есть в виде просто картинки. Для этого делаем вот что. В меню файл выполняем команду, сохранить как веб-страницу. Перед нами открывается окно, которое называется сохранение документа.
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
193
Во-первых, для начала нужно выбрать имя файла, под которым нужно сохранить документ. В данном случае, по началу у нас выбрано Excel (version)1. А тип файла у нас веб-страница, папки при этом у нас никакой нет. Давайте перейдем на наш жесткий диск. Потому как если вы обратили внимание, у нас находитесь на нашем веб-узле. Перейдем в папку, мои документы, здесь создадим новую папку. Которую например, назовем web. Нажмем на кнопочку ОК и нажмем на кнопку, сохранить. Сейчас нам сообщается, что некоторые возможности книги не будут сохранены в таблице, а именно пользовательские представления. Затем задается вопрос, продолжит ли сохранение в идее веб-странице. Мы согласны с предупреждением. По этому нажимаем на кнопочку, да. Сейчас наш файл сохранен. Давайте попробуем открыть публикацию в Интернет браузере. Запустим наш Интернет браузер. Отключим кнопочку поиск, из меню файл, выполним команду, открыть, обзор, перейдем на папку мои документы, затем в папку web и попробуем открыть то, что мы с вами сохранили и нажмем на кнопку открыть. Затем нажмем на кнопочку ОК. Посмотрим, что у нас при этом получилось. У нас получилось вот это следующее. Мы увидели нашу страницу, то есть всю таблицу созданную, даже созданные гиперссылки и даже диаграммы, вот так. Предположим мы хотим сохранить, на нашей вебстранице не всю рабочую книгу, а только ее часть. Давайте закроем Интернет браузер и попробуем с этим поработать. Что мы с вами делаем? Нам нужно сохранить часть нашей рабочей книги, то есть определенный диапазон, давайте его для начала выделим. Предположим, только этот диапазон мы с вами хотим сохранить, опять выполняем команду файл, сохранить как веб-страницу. В данном случае, мы с вами должны сделать вот что, выбрать флажок не всю книгу, а только выделенное. В данном случае у нас файл будет страница HTM. Сохраняем, попробуем опять таки запустить наш браузер, открыть наш файл, обзор, и вот здесь имеется файл страница. ОК. Видите, сейчас у нас на экране, фактически часть нашего рабочего листа. То есть, часть информации, которую мы только что выделили. Таким образом, мы с вами сохранили отдельный элемент рабочей книги, то есть некоторый диапазон. Что сейчас мы с вами хотим сделать? Предположим, мы хотим опубликовать наш фрагмент. Перейдем на Excel. Предположим мы хотим опубликовать вообще только вот столько вот. Файл. Сохранить как веб-страницу, выделенное, но нажимаем кнопку, не сохранить, а опубликовать. Что у нас сейчас появляется на экране? У нас открывается диалоговое окно, которое называется, как вы видите публикация веб-страниц. Диапазон ячеек у нас здесь уже собственно с вами выбран. Продолжаем, имеется вот группа, которая называется параметры просмотра, что мы здесь можем сделать? Мы можем нажать на следующий флажок, который называется добавить, и можем выбрать нужный вариант связи, например работа с электронными таблицами, или работа со сводными таблицами. В нашем случае нам нужна работа с электронными таблицами, тем более что такое сводная таблица мы с вами еще абсолютно не знаем. Продолжаем, здесь этот флажок собственно не будет установлен, то страница будет опубликована, как статистическая, а нам на самом деле нужна динамическая страница. Продолжаем. Опубликовать, как здесь у нас имеется путь к имени файла, мы хотим убедиться, что путь ведет верно, на самом деле так оно и есть. Нам необходимо, установить флажок, на, открыть страницу в обозревателе. И нажать на кнопку опубликовать.
194
TeachPro Microsoft Excel 2003
Здесь нам предлагается сделать вот что. Так как в свое время у нас страница HTML уже существовала, нам предлагается заменить файл, или, добавить данные в имеющиеся. Давайте выберем, заменить файл, посмотрим, что у нас при этом с вами получиться. В данном случае, у нас открылся вот такой вот фрагмент. Причем который в себе на самом деле копирует фрагмент Microsoft Excel. Мы здесь можем вводить, например отдельные, даже взятые элементы, как вы видите. Таким образом, страница у нас фактически является динамической, например даже нажмем на кнопочку сумма и нажмем клавишу Enter. Здесь, в данном случае у нас даже произошло суммирование. То есть наша страница получилась динамической. Введем здесь, например число 10 и мы уведем, что сумма меняется соответственно. Итак, на этом закончим текущий урок. На следующем уроке, мы продолжим знакомство с редактированием веб-страницы и собственно уже непосредственно начнем тему публикации.
10.7.8. Повторная публикация На этом уроке мы продолжаем работу с веб-страницами и с повторной публикацией. При повторной публикации могут возникать задачи следующих типов. Во-первых, добавление к опубликованным данным нескольких объектов. Во-вторых, в замен на опубликованных ранее, данных, другим. Давайте начнем с добавления. Ну, закроем открытый нами ранее Internet Explorer. И откроем веб-страницу, которую мы с вами сохранили ранее. Файл открыть, здесь выбираем, страница и нажимаем на кнопочку, открыть. Вот наша собственна сохраненная ране страница. Давайте добавим, какие не будь строки, данной странице, ну давайте здесь, пусть у нас будет, перейдем на русский шрифт, Пункт1, Пункт2, Пункт3. Ну, наверное, достаточно. То есть определенные данные на нашу веб-страницу мы добавили. Сейчас попробуем сохранить их, вот сюда нажимаем. То есть конкретно на кнопочку сохранить. В данном случае книга сохранена, как веб-страница, давайте закроем этот файл, откроем, Internet Explorer. Файл открыть, обзор, ну и вот у нас была сохранена наша страница. Вот мы сейчас все открыли, и здесь у нас имеется Пункт1, Пункт2 и Пункт3. То есть у нас открылся файл с изменениями. То есть была завершена, как мы уже с вами сказали повторная публикация, и совершена она была совершенно правильно. Сейчас перейдем к более сложному варианту, то есть поэлементно добавим данные на нашу рабочую книгу. То есть на нашу веб-страницу. Предположим, перейдем обратно в Excel. Продолжаем. Сейчас мы с вами сделаем вот что, выделим какой не, будь диапазон, вот, например вот такой вот. И выполняем команду, файл, сохранить как вебстраницу. Что мы с вами здесь делаем, во-первых, мы добавим с вами интерактивность. И сохраним собственно непосредственно выделенное. Сейчас нажимаем на нашу страницу. Во-первых, а вовторых, нажимаем кнопочку, опубликовать, у нас открывается диалоговое окно публикации вебстраницы. Мы указываем, куда именно ее публиковать и что именно выбрать, публикуем мы собственно сюда. Что у нас здесь имеется, у нас имеется добавить работу с электронными таблицами. Давайте нажмем на кнопочку опубликовать, сейчас здесь у нас имеется 3 альтернативы. Первое, это заменить файл, добавить данный файл и отмена. Мы с вами планировали добавление в файл. Так и с вами поступим и посмотрим, что у нас при этом получится. Если вы внимательно посмотрите, у
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
195
нас получилось следующее, у нас в файле два фрагмента с электронной таблицей, первый фрагмент, который мы с вами создали ранее и второй который мы создали в данный момент, вот он. То есть, у нас на веб-сайте одновременно получились две таблицы, тем самым мы с вами научились добавлять файл в наши данные, то есть редактировать веб-страницу и повторно ее публиковать. На следующем уроке мы, с вами, займемся заменой опубликованных ране страниц.
10.7.9. Настройка публикации Сейчас мы с вами поговорим о замене опубликованных ранее данных. Допустим, нам нужно, заменить опубликованные данные в рабочей книге. Мы открываем с помощью команды файл, и открыть, мы собственно это с вами проходили. Наша HTML страницу, в нашем случае, это у нас просто страница. И собственно здесь совершаем определенные изменения. Предположим здесь у нас не видеомагнитофоны, а, к примеру, стиральные машины, давайте переключимся на русский шрифт, стиральные машины, после того, как мы сохраним данный файл. Закроем его. А потом попробуем открыть в Explorer-е. Сейчас мы с вами вот так сделаем, вот наша страница, мы увидим, что изменения у нас собственно были проведены. То есть Internet Explorer загрузил фактически новую версию нашего файла. Заменит данные Excel опубликованные на веб-странице в качестве отдельного элемента рабочей книги, это более трудоемкая задача, по этому мы сейчас этим заниматься не будем. Делается, точно так же как мы делали до того, то есть корректируется и сохраняется, просто изменяется не сама, HTML страница, а ее прототип. То есть сам Excel-ий файл. Дело в том, что когда сохраняются статистические HTML файлы, то мы затем можем их редактировать, по этому в начале редактируется HTML файлы, а потом опубликовывается WEB. Сейчас мы займемся настройкой параметров публикации WEB. Что, собственно говоря, интересно и полезно. Давайте перейдем на Excel, вот он сюда и выполним следующую команду, сервис, параметры и перейдем на вкладку общий. Вот так. Здесь у нас имеется кнопочка, которая называется, параметры веб-документа. Нажмем на нее. Появилось соответствующее диалоговое окно, с которым мы начинаем работу. Ну, начинаем мы работу естественно с вкладки, общий. Для того чтоб сохранить возможность работы с файлом мы должны проследить за тем, чтобы флажок, сохранять скрытые данные, необходимы для обновления формул, обязательно был бы включен. Кроме того, если необходимо загружать картинки с веб-страницы, не созданные в Excel, то соответственно у нас должен быть включен вот и этот флажок. Если это необходимости нет флажок можно вот таким вот образом сбросить. Следующая вкладка обозреватели. На этой вкладке, вот здесь, первым раскрывающемся списке. Лучше всего установить Microsoft Internet Explorer версии 5,0 или более поздней версии, а еще луче 6,0. Есть пользователи, которые на приме используют Netscape Navigator навигатор и есть пользователи, которые используют Internet Explorer более старой версии. Ну а мы соответственно будем использовать самую новую. То есть Internet Explorer 6,0 или более поздний. Далее вот здесь, идет список параметры. Мы должны последить, чтобы был, во-первых, установлен вот этот вот значок, использовать CSS при форматировании шрифтов, это список стилей, который поддерживает Internet Explorer, начиная с версии 5,0, затем обязательно использовать VML, при отображении графики в обозревателях, он тоже должен быть установлен. Мы устанавливаем флажок в том случае, если графических файлов необходимо
196
TeachPro Microsoft Excel 2003
использование современных технологий и, например сохранение новых веб-страниц в виде вебстраниц в одном файле. Пусть этот флажок так же будет установлен. Ну и установлен флажок, разрешить графический формат PNG. Перейдем на вкладку файлы, здесь мы определяем параметры файлов. Во-первых, стоит этот флажок оставить включенным, то есть создать папку, для вспомогательных файлов. Затем по возможности использовать длинные имена файлов, он тоже должен быть установлен. И соответственно обновлять, ссылки при сохранении, причем устанавливаем этот флажок, для того, чтобы при сохранении и при записи документов связи бы обновились, ссылки шли не из Интернета, а из локальной папки. Далее, редактор, используемый по умолчанию. Необходимо всегда проверять является ли приложение Microsoft Office редактором по умолчанию для вебстраниц. Ну и последний пункт, загрузить веб-компоненты Office. А собственно здесь имеется тот путь, откуда мы с вами Microsoft Office и устанавливали. Переходим на вкладку картинки, здесь задаются параметры сохранения изображения, для большей экономичности документа, нужно задать параметры монитора. Здесь мы задаем размер экрана. А здесь число точек, на дюйм соответственно. Переходим на вкладку кодировка, в которой имеется два списка, во-первых, загрузить текущий документ как, у нас здесь установлена кириллица Windows, затем имеется вот этот флажок. Всегда сохранять веб-страницы кодировки по умолчанию, флажок на самом деле луче не устанавливать, потому что сохранение документов на самом деле должно быть гибким. И имеется вот этот точно так же, вот этот вот, второй список. Сохранить документ, как? Вот последняя вкладка, которую мы с вами сейчас видим, это у нас вкладка шрифты, для нас служат для задания шрифтов используемых для каждого набора знаков. Если вы обратите внимание, вот этот сейчас набор знаков. Для каждого используется определенный шрифт, выбирается и пропорциональный шрифт и моно ширенным, соответственно. Моно ширенным, как вы понимаете, название, каждый шрифт имеет одинаковую ширину, вот так. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, мы с вами научились настраивать параметры публикации в Excel. Ну, и завершим рассмотрение вопросов настройки. На следующем уроке мы с вами начнем изучать азы разметки текста HTML. А сейчас закончим текущий урок.
10.7.10. Основы HTML На этом уроке мы с вами поговорим немного HTML. Это язык разметки текста, который описывается тегами. Что такое тег? Сейчас перед нами открыта веб-страница, которая называется www.rambler.ru Постараемся получить общее понятие о том, что такое HTML. Давайте, выполним следующую команду. Вид. Просмотр html-кода. Сейчас в программе блокнот у нас открылся код данной страницы. Фактически мы видим очень много непонятных символов. Что мы видим в первую очередь? Первое, код заключенный вот в эти знаки, соответственно больше и меньше, называется тегом. Тег должен быть открывающий или закрывающий. Если имеется, какой то открывающий тег, в данном случае представляете, видите, вот в этот HTML, соответственно где-то в низу будет и закрывающий тег. Давайте, выровняем блокнот, перейдем на самый конец, вот мы видим сейчас закрывающий тег, он с такой вот кассой чертой. Точно так же собственно вот, если вы посмотрите внимательно тег (body), вернемся наверх, здесь
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
197
вы его видите в закрывающемся виде, а тут на верху вы его увидите в открывающем виде, если мы сейчас его здесь, где не будь, собственно с вами найдем. Вот к стати он, вот (body) в открывающем виде. Точно так же и (title). Видите, имеется, тег (title), заголовок нашей веб-страницы, это открывающий тег, а этот с косой чертой, соответственно закрывающий тег. То есть насколько вы понимайте, любой документ в формате html, включает в себя парные теги. Сейчас мы с вами постараемся самостоятельно создать блокнотик, какой не будь html документ. Давайте закроем вот это все. Откроем программу блокнот, давайте полностью откроем данное окно, стандартный, вот имеется у нас программа блокнот. Сейчас мы с вами сохраним этот пустой файл, как html документ. Сохраняем мы его, на наш рабочий стол и назовем таким вот образом, 111.html Вот такой вот у нас файл. Видите, он у нас сейчас сохранен на нашем экране, если мы его откроем, откроется автоматически Internet Explorer и в нутрии будет совершенно пустой документ. Сейчас мы с вами открываем его с помощью программы блокнот и начнем сюда, что не будь записывать. Самый главный тег, это тег html. Он означает, что начата страница html. Давайте с вами собственно это сделаем. Html это, открывающий, тег и сейчас вставим, закрывающий. Закрывается, с помощью как мы с вами уже сказали с косой черты. Вот так. У нас сейчас имеется два парных тега. Сохраним. То, что мы с вами только, что создали, попробуем открыть это в Интернет браузере и посмотрим, что у нас при этом получится. Понятное дело никаких изменений у нас нет, потому, что html страница у нас совершенно пуста. Откроем программу блокнот и продолжим то, что мы сделаем. После того, как мы с вами создали открывающий и закрывающий тег html, нам нужно проставить заголовок. Заголовок у нас ставиться в виде тега, который называется (head). Давайте это сделаем, это открывающий тег и соответственно мы сейчас закроем, у нас будет закрывающий тег, вот. Два таких тега. Как только мы поставили открывающий закрывающий теги, которые, как правило, содержат информацию о названии некоторой общей установки документа. Нам необходимо ввести название. Это мы делаем с помощью тега, который называется title. Обратите еще раз внимание, мы это делаем в нутрии тегов (head), (title), открывающий тег и соответственно давайте прямо рядышком и введем, у нас будет закрывающий. Сейчас введем соответственно название нашей веб-страницы. Ну, пусть это будет, например My web. Вот такое название будет иметь наша страница. Давайте попробуем сохранить данный файл и открыть его в Internet Explorer. И посмотрим, что у нас при этом получиться. Если вы обратили внимание, вот здесь прямо в заголовке Internet Explorer у нас уже есть информация, что, мы открываем страницу, который называется My Web. То есть наш (title), фактически загрузился сюда. Давайте закроем соответственно Explorer, откроем программу блокнот. И будем продолжать. После того, как мы с вами описали заголовок, нужно описать еще и тело документа. Для тела документа существует специальный тег, который называется соответственно (body). Тег (body) мы с вами будем вводить после тега (head), вот так вот, это открывающий, ну и соответственно сейчас введем закрывающий, то есть тело html у нас будет именно это, фактически мы сейчас с вами познакомились с тремя главными тегами нашего документа. Сейчас перейдем к форматированию текса, Давайте, например, введем вот сюда (body) какой не, будь текст. Ну что мы с вами можем ввести, давайте на русском языке введем ну, например информацию, что это, Наш web. Вот, что-то в этом роде. Сохраняем соответственно и открываем с помощью explorer, посмотрите, что у нас при этом получилось. Видите, информация о том, что это Наш Web, мы сейчас, в нашем браузере видим. Сейчас постараемся наш текст отформатировать. Закроем Internet Explorer, откроем собственно наш блокнот и посмотрим, что мы с вами можем здесь сделать. Во-первых, если мы хотим сделать текст полужирным, мы можем проставить тег, который называется (bold). Давайте скопируем вот этот фрагмент, буфер обмена и размножим его вот таким вот образом несколько раз. Первый тег, который мы только что с вами упомянули, это тег (b), то есть тег (bold). Давайте здесь мы его закроем, посмотрим, что у нас при этом получится, а, кроме того, до
198
TeachPro Microsoft Excel 2003
этого мы можем вставить еще тег, который называется (i), (italic). Сейчас собственно мы с вами его тоже вот так вот красиво вставим. Сейчас сохраним нашу страничку, откроем explorer и посмотрим, что у нас при этом получилось. А у нас получилось вот, что. Здесь у нас имеется (bold), здесь у нас имеется (cursive), а здесь у нас собственно ничего не имеется. Сейчас мы видим один из самых больших недостатков нашей страницы. Абзацы у нас не проставлены, все идет друг за другом. Что делать, чтобы были проставлены абзацы? А это на самом деле очень просто, нам достаточно вот здесь, везде проставить тег, который называется (break), вот так вот. Этот тег может быть и не закрывающим, то есть закрывающей части не иметь, давайте вот так вот его собственно проставим, сохраним наш фрагмент, откроем его в Internet Explorer. Видите, сейчас у нас каждая фраза на новой строчке. Сейчас попробуем познакомиться с понятием списка. Список у нас может быть нумерованным, а может быть не нумерованным. Для того чтобы создать список, мы должны вставить следующие теги, давайте закроем данный фрагмент, откроем нашу страницу и попробуем создать наш первый список. Список у нас создается с помощью тегов, которые для того чтобы создать соответственно обычный список называется (ul). По началу списка и по его окончанию, предположим, давайте сделаем это вот здесь, (ul) здесь, ну и соответственно закроем список с закрывающим тегом (ul). Это первое, что мы с вами сделали, начало и конец. Затем, помещается заголовок списка, называется лист (head) и его закрывающий тег. Ну, давайте попробуем, это лист (head), давайте здесь на русском языке напишем список, закроем, закрывающим тегом, вот так, а затем элементы идут с тегом, который называется (li), (list item). Ну, давайте здесь сделаем (li), это у нас (list item) закрывающим тегом. Соответственно здесь сделаем (li) открывающий. Тоже самое давайте сделаем вот здесь. Здесь пусть он тоже будет закрывающим. Давайте сохраним и посмотрим, что у нас здесь при этом получилось. На самом деле нам достаточно открыть старую. Ранее открытую веб-страницу и нажать на кнопочку обновить. Видите, у нас здесь имеется список, собственно здесь это сказано и вот, два элемента, не нумерованного списка соответственно. Если мы хотим создать нумерованный список, давайте мы все это прикроем, здесь у нас будет не (ul) соответственно, а по-другому (ol), соответственно давайте закроем соответствующий тег. Сохраняем, и открываем, вот видите, здесь у нас уже автоматически добавились цифры один и два, потому что список у нас нумерованный. Кроме того, имеется понятие, выделение заголовков. Мы можем выделять заголовки первого уровня, второго уровня и так далее. Как это делается? Предположим, у нас имеется заголовок первого уровня, давайте минимизируем. На самом деле здесь нам ничего открывать не нужно, мы просто откроем вот отсюда. Давайте, эти теги со списками мы уберем, они в данный момент нам абсолютно не нужны, кроме того, уберем и вот, эти фрагменты, вот так. Вот мы так основательно почистили наш html. Сейчас попробуем обозначить заголовки первого уровня, это у нас будет (h1), соответственно закрывающийся тег, (h1), затем (h2), естественно закрывающий (h2), ну и давайте для разнообразия, пусть у нас будет (h3). Вот нечто вроде этого, опять таки сохраним, и откроем любой из ранее открытых. И нажмем на кнопку обновить. Сейчас вы видите, что у нас каждый из трех написан своим видом заголовка. Кроме того, текст html также можно вставлять гиперссылки, они делаются с помощью тегов, которые называются (Ancor), это первый тег, а второй с помощью ключевого тега (href). Ну, давайте попробуем сейчас ввести какую не, будь, гиперссылку. Ну, давайте пусть гиперссылка у нас будет на это слово, которое гласит юююю. Так, открываем, проставляем (Ancor), это первый тег, затем, (href), затем равняется и здесь в кавычках мы с вами набираем непосредственно гиперссылку, предположим мы хотим перейти в гиперссылке http, собственно www.rambler.ru вот, по такой гиперссылке мы с вами хотим перейти. Что с вами делать дальше. Дальше, закрываем данную гиперссылку, сразу Наш Web мы оставляем, а здесь опять таки закрываем, тег (А). Ну, у нас получился нечто, вроде этого. Давайте сохраним и попробуем посмотреть, что у нас при этом получиться. Видите, вот эта последняя фраза, Наш Web сейчас имеет гиперссылку, если мы собственно на нее нажмем, у нас
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
199
откроется непосредственно rambler, как вы видите. Ну, на этом мы с вами освоили основную часть языка html, выяснили, что такое открывающий тег, что такое завершающий. На этом урок мы заканчиваем и закрываем нашу программу блокнот, собственно.
10.7.11. Web-компоненты На этом уроке мы с вами поговорим об использовании Web компонентов в Microsoft Office. В нем существуют возможность представления данных в Интернет. Страницы, которые мы с вами пробовали создать на прошлых уроках, они были интерактивны, имели частичные функциональности Excel, которые собственно реализуются с помощью специальных средств. Эти средства называются Web компоненты и являются элементами ActiveХ, один из таких компонентов таблица, которая обеспечивает публикуемым данным ограниченную функциональность рабочего листа. Другой компонент соответственно диаграмма, она позволяет создавать на веб-странице диаграмму, которая изменяется соответственно при изменении в данных компоненте таблиц. Имеется, также третий компонент, с которым мы с вами пока не знакомы, он называется, сводная таблица, позволяет публиковать сводную таблицу соответственно. Давайте попробуем создать интерактивную веб-страницу, с использованием Wed компонента, выполняем команду файл, сохранить как веб-страницу. В данном случае, мы хотим с вами сохранить наш весь рабочий лист, мы с вами это соответственно выбрали, пусть называется страница html. Нажимаем на кнопочку опубликовать. Что мы с вами здесь делаем, соответственно флажок, добавить, у нас активизирован. Имя файла у нас здесь имеется и соответственно открыть страницу в обозревателе, давайте нажмем на кнопочку опубликовать и посмотрим, что у нас при этом получилось. У нас открывается вот такой вот фрагмент, это таблица с усеченным как вы видите вариантом Excel. Которым мы можем соответственно редактировать наши данные. Это и есть результат публикации Web. Если вы обратите внимание, вот здесь на верху имеется соответствующая панель инструментов. И эти кнопки соответственно интерактивность собой представляют, вот выбрали, нажали на сортировку, видите у нас соответственно, все от сортировалось. Необходимо заметить, что компонент таблицы после публикации имеет некоторые ограничения. Элементы управления, если они были до того, при публикации у нас потеряются. Кроме того, не видна строка формул, что делает ввод и редактирование, достаточно неудобным занятием. Имеется у нас здесь правда возможность фильтрования, так называемая кнопочка автофильтр, что это такое, вы пока не знайте. И несколько еще других кнопочек. Например, экспорт, в Microsoft Office Excel, кнопочка, Команды и параметры. И так далее. Необходимо заметить, что сводные таблицы, а это понятие как мы уже сказали нам пока не знакомо. Таким способом не публикуются. Что мы сейчас попробуем сделать? Мы сейчас попробуем опубликовать интерактивную диаграмму. Давайте вернемся в Microsoft Excel, на ту страницу, где у нас имеется диаграмма, и выполним следующую команду, файл, сохранить как веб-страницу. Флажок, отвечающий, за интерактивность, мы с вами добавим и нажмем на кнопку опубликовать. Выбираем опубликовывать, в данном случае всю книгу или нет, вот здесь имеется вот такой вот списочек, ну мы сейчас с вами хотим опубликовать всю рабочую книгу, а собственно можем даже выбрать просто элементы. И опубликовать, например, просто диаграмму, вот. И соответственно пункт, работа с диаграммами, после чего нажимаем на кнопочку, опубликовать. Здесь опять таки нам
200
TeachPro Microsoft Excel 2003
предлагается заменить файл, добавить файл и отмену, ну давайте добавим файл. Вот если вы обратите внимание, у нас внизу сейчас имеется вот такая вот наша диаграмма. Давайте, попробуем поменять наши данные, например. Ну, что мы с вами можем поменять? Ну, за 2000 год видеомагнитофонов сделать, к примеру, соответственно сто штук и нажать на кнопку ОК. Ну, давайте немножко спустимся, если вы обратите внимание, у нас соответственно какие то данные, ну-ка давайте немножечко опустимся сюда, на самом деле мы с вами данные изменили не там где нужно, данные нам нужно менять вот тут и если видите, соответственно диаграмма у нас меняется. Давайте, сделаем две тысячи. Видите, диаграмма у нас изменилась вообще. То есть, у нас, получилась интерактивная диаграмма. С полученной веб-страницей, мы совершенно спокойно можем менять данные. Ну, на этом мы заканчиваем тему коллективной работы Microsoft Office, на следующем уроке мы начинаем новую тему, связанную с базами данных.
10.8. Списки и базы данных 10.8.1. Основные сведения о базах данных Сейчас мы с вами поговорим о базах данных в Excel. Основными операциями при работе с базами данных являются ввод новой записи в базу данных, удаление записи с базы данных, редактирование. Упорядочивание, записи, а так же поиск информации, по какому либо критерию. Excel позволяет создавать базы данных непосредственно на рабочем листе. База данных это обычная таблица, которая называется списком. Кроме него еще имеется несколько понятий. Давайте с вами создадим небольшой список, чтобы уже над ним поработать. Предположим, у нас имеется следующий список, это фамилия, ну и год рождения соответственно. У нас имеется Иванов, как раньше, Петров и Сидоров. Соответственно можем прибавить, даже какого не будь, например, Калинина. Ну, и давайте введем год рождения. Предположим, Иванов родился 1960 году, Петров 1970, Сидоров пусть тоже 1960, ну а Калинин вообще 1980 года рождения. Вот у нас имеется такой вот список. Фактически база данных обычная таблица, она называется списком. Что такое диапазон базы данных? Это область на рабочем листе, где непосредственно находиться наша таблица. Она собственно в роли базы данных и выступает. Далее идет диапазон критериев. Хотя Excel и позволяет поводить поиск, в простых списках. Однако при формировании сложных условий поиска, становиться необходимым, помещать критерий в область рабочего листа. Давайте скопируем вот этот вот фрагмент. Например вот сюда и мы будем с вами предполагать, что критерий у нас будет на равенство 1960 году. То есть из этого списка мы хотим выбрать те записи, где год рождений равен 1960 году. Вот это у нас будет диапазон критерия. Ну, а следующее понятие, давайте опять таки скопируем этот фрагмент. Это будет то, что будет извлечено. Извлечено из нашей таблицы. Существуют несколько путей задания диапазона баз данных. Первое, это присваивание диапазона ячеек, которые выступают собственно в этой роли, именно в базе данных, давайте присвоим это имя нашему диапазону. Вот наш диапазон. Вот сюда в поле имя собственно и вводим, база данных. Вот так, соответственно сюда мы можем ввести, к примеру, критерии, сюда, например, извлечено и так далее. Ну, мы сейчас с вами этого делать не будем, базу данных ввели,
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
201
этого вполне собственно и достаточно. К стати надо сказать, что такой способ совершенно не пригоден, если списков у нас несколько, потому что нескольким списком соответственно одно и тоже имя присвоить не возможно. Для большинства команд в этом меню можно отдельно указывать диапазоны в базы данных. Причем, имеется ввиду, вот это меню команд. Именно с его помощью мы будем работать с нашими базами данных. Это, во-первых, а во-вторых, если вы хотите указать еще один список, то в списке друг от друга должно отделять не мене одного столбца и не менее одной строки. Перейдем, к диапазону критерии. Диапазон критерий используется пир работе с командой данные, соответственно фильтр и расширенный фильтр. Давайте выделим нашу базу данных и выполним собственно эту команду, расширенный фильтр. Сейчас у вас на экране собственно вот это вот диалоговое окно. В данном случае, у нас выделен исходный диапазон, вот это собственно база данных. Сейчас мы с вами должны выделить также диапазон условий, вот он. Это фактически наши критерии и если мы хотим поместить результат в отдельный диапазон, нам не обходимо указать вот этот вот переключатель, а для этого диапазона соответственно выделить определенный фрагмент. Ну, давайте вот так его и выделим. Также мы можем проставить флажок только уникальные записи, для того, чтоб, если имелись повторяющиеся, они бы не выводились на экран. И нажмем на кнопочку ОК. После нажатия на кнопочку ОК, что у нас получилось? У нас получилось следующее, что мы выделили только Иванова и Сидорова, почему, потому что их год рождения равен 1960-ому. А собственно 1960 у нас был критерием. Итак, мы с вами фактически завершили наш первый урок знакомства с базами данных. Фактически мы с вами получили, наши базы данных, определенный результат. На следующем уроке мы с вами все это изучим более подробно.
10.8.2. Ввод данных в списке Итак, на этом уроке мы продолжаем, знакомится с вводом данных. Во-первых, списки стоит располагать таким образом, чтобы было бы предусмотрено место для их роста. Например, вот здесь у нас имеется список, которое называется, база данных, если мы его продолжить собственно мы сможем, это сделать всего лишь на три записи, дальше, нижние будут мешать. Что мы сейчас должны с вами сделать? Мы должны переместить наши данные в другие ячейки, но затруднение у нас следующее. У нас эти данные имеют имена, например, если мы сделаем, извлечь, у нас соответственно выделиться вот этот фрагмент, видите, у нас вот этому фрагменту присвоено, имя, извлечь. А вот этому фрагменту критерий, причем присвоение имен у нас произошло автоматически, тогда, когда мы выбирали данный фильтр, соответственно, расширенный фильтр. Сейчас мы с вами удалим данные имена. С помощью, например команды, присвоить. Мы фактически удалим имена, извлечь и имена, критерий. База данных пусть остается, она у нас останется на своем месте. Сейчас, просто на просто переносим наши данные сюда, вставить, ну и соответственно. Вот этот фрагмент. Вставляем на свое место. Что мы сейчас делаем, перемещенному диапазону присваиваем имена обратно, это у нас будет критерий. А это у нас будет соответственно извлечь, вот так. Фактически присвоили имена обратно. Теперь поговорим немного о способах ввода данных в список. Существует несколько способов, первый это непосредственно ввод данных, то
202
TeachPro Microsoft Excel 2003
есть мы вручную набираем, что не будь. Ну, давайте введем какой не, будь, что не будь, предположим, Прохоров. Предполагаем, что Прохоров у нас родился в 1978 году. Нажимаем клавишу ввод и любуемся результатом. Этот ввод данных называется вручную, следующий способ, это ввод данных в список с помощью формы ввода. Это очень наглядный способ, но с ним познакомимся мы чуть позже. Кроме того, при непосредственном вводе данных мы можем использовать возможности автозавершения. И далее мы можем вводить данные, выбирая из списка по средствам форм Access или с помощью средства, который называется мастер шаблонов. При вводе данных в ячейки, проблемы возникают с именованными списками. Видите, данные мы добавили, но на самом деле, если мы выберем весь этот диапазон. У нас не именованный. У нас именована только вот эта часть диапазона. Которая называется соответственно база данных. Как в данном случае нам правильно осуществить ввод. Давайте удалим эту строку. Удаляем. Куда именно будем воздвигать ячейки в данном случае не интересно. А выполним следующую команду, вот сюда, выполняем команду, вставка, соответственно строки. И уже сюда вводим вручную, Прохоров, ну те же самые наши 1978, было там девять, не важно, на самом деле, что у нас сейчас получилось. Давайте проверим, является ли этот диапазон у нас базой данных. Является, фактически нам следовало вводить данные в середину, а не в конец. Следующим способом ввода данных является использование формы, как мы с вами сказали ранее. В Excel предусмотрено мощное, удобное и простое средство форма вода данных. Что мы должны сделать в самом начале. Сначала выделяем вот этот самый диапазон базы данных, выделили, надо отметить, что он может и не иметь имени, базы данных. Выполняем команду, данные. Давайте, полностью откроем это меню, форма. Перед нами открывается диалоговое окно с именем нашего рабочего листа. На котором находиться, база данных. Наша база данных находиться на рабочем листе, (Лист1), соответственно здесь у нас, (Лист1) и указан. Мы можем выбирать любую запись. Мы можем выбирать на самом деле, как мы только что уже сказали, любую запись. Можем создавать новую запись, давайте введем сюда, что не будь, например пусть это будет, к примеру, Распутин. Ну, какого года рождения у нас может быть Распутин. Ну, пусть он у нас будет 1968-ого, и нажимаем на кнопочку, добавить. Если вы обратили внимание, вот здесь у нас возникла новая фамилия, Распутин, 1968-ой год. Что мы еще можем сделать, можем вернуться назад. Вот так пробежаться, по всем фамилиям, соответственно. Можем, нажимая на кнопку, далее пойти вперед. Можем перейти на критерии, можем удалить ту или иную фамилию и так далее. Ну, давайте удалим фамилию Распутин или еще лучше удалим фамилию Калинин. Давайте, попробуем с вами ее каким то образом найти Калинин, удалить. Нам сообщается, что запись выведена на экран будет удалена. Мы соглашаемся, с этой мыслю. Фамилия Калинин у нас удалена, но если вы обратите внимание, у нас фактически пустая строка захлопнулась, ну закроем данное окно, мы произвели ввод с помощью этой формы, перед нами опять наша, база данных. Вот такая вот. Имеется несколько способов ускорения ввода, например выбора списка и автозавершение. Что такое автозавершение вы знайте, например, если мы сейчас нажмем на букву, Р. Видите, у нас появляется слово Распутин. Правда, слово Распутин мы с вами вводить не хотим. Следующий способ ускорения ввода, это выбор из списка, как это делается. Мы можем выполнить, вызвать контекстное меню и выполнить команду, выбрать из раскрывающегося списка. И соответственно выбирать любую из имеющихся, здесь фамилий, вот таким вот образом. Выбрать из раскрывающегося списка, ну опять таки можем выбрать Распутина. Ну, на самом деле, эти два элемента нам в принципе не нужны, это было сделано для того, чтобы показать пример. Петров один у нас уже был и второй нам был совершенно не нужен. Ну, мы с вами коротко ознакомились с вводом данных в Excel. Выяснили, как нужно пользоваться формой ввода, повторили авто завершения и выбор из списка. На этом давайте закончим текущий урок, на следующем уроке мы начнем изучение форматирование данных в списке.
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
203
10.8.3. Форматирование данных в списке Довольно наглядного представления данных в списке, их можно отформатировать. Форматирование осуществляется с помощью встроенного в Excel средства, которое называется автоформатирование. Для его запуска мы выполняем следующую команду, формат. Автоформат. Сейчас нам сообщается, что в Microsoft Office Excel не может определить, к каким ячейкам применять автоформат, так как выбрана одна ячейка, окружающие ячейки пусты. Давайте, отодвинем это диалоговое окно, нажав на кнопку ОК предварительно, мы увидим, что это действительно так оно и есть. Выделим нашу базу данных и вызовем эту команду еще раз, вот так, сейчас перед нами имеется определенные способы автоформатирования. Ну, давайте выберем, какой не будь подходящий вариант, что-то вроде этого, Финансовый 2. И посмотрим, что у нас получиться после нажатия на кнопочку ОК, вот у нас будет такое изменение формата, видите, у нас здесь имеются даже такие линии. Надо сказать, что, к сожалению, изменились не только способы начертаний фамилии собственно и окружающих ячеек, а изменился и формат собственно чисел. В данном случае у нас здесь был год рождения, а сейчас имеется денежная единица. Фактически даже вот здесь проставлена буква, Р. Давайте, нажмем на кнопочку, отмена и попробуем применить какой не, будь другой способ автоформатирования, формат, автоформат. Ну, не смотря на то, что у нас вот имеется этот же, Финансовый 2. Нажмем на кнопочку, параметры. Сейчас у нас наше окно открылось в свою полную величину, давайте немножко приподнимем, что мы с вами хотим делать, мы хотим, чтобы формат чисел у нас при этом не менялся, и нажмем на кнопочку, ОК. Видите, сейчас у нас форматирование применено, но формат чисел не поменялся, у нас здесь то, что было написано ране. Вернемся, к дальнейшему изучению диалогового окна автоформат. Давайте вызовем его и опять таки нажмем на кнопку параметры. Перейдем к опции, который называется шрифт. Если мы с вами не желаем форматировать шрифт, то есть не хотим менять не тип шрифта, цвет, шрифта не его, начертание, то соответственно, галочку следует, отключать. Далее идет следующая опция, которая называется опция, узоры. Видите, соответственно появляется или преподает, цвет закраски, собственно если мы отключим, рамки, то у нас будут появляться они и пропадать. Ну, здесь соответственно, ширина и высота, она у нас не будет регулироваться, если мы отключим данный, флажок и соответственно выравнивание, то есть будет все так, как было изначально. Имеется очень много вариантов автоформатирования, если вы внимательно прокрутите вот эту полосу, то собственно увидите их все. Как говориться, выбирай на любой вкус. Как используют, мы уже то же поняли. Давайте, закроем это окно. На следующем уроке мы с вами будем изучать, мастер шаблонов. И ввод данных с помощью искомого, мастера.
10.8.4. Работа с шаблонами На этом уроке мы с вами начинаем изучение ввода данных с помощью мастера шаблонов. Необходимо заметить, что Excel имеет возможности переносить выделенные данные в базы данных. Это обеспечивается средством, который называется, мастер шаблонов. Для того чтобы им пользоваться, естественно его нужно предварительно установить. Как проверить установлен он или нет. Для этого мы выполняем команду сервис, надстройки. Как вы видите, в данный момент
204
TeachPro Microsoft Excel 2003
он у нас установлен. Здесь имеется строка мастер шаблона, рядом которого стоит галочка. Если у вас подобной строки нет, вам следует сделать вот что. Вам следует подсоединиться, в Интернет, выйти на сайт который называется Office update это сайт фирмы Microsoft и загрузить соответственный vise art. После чего с помощью кнопки, обзор выйти на него и подключить его соответственно к вашей системе, ну в данном случае у нас есть, нажмем на кнопку, ОК и продолжим работать. Для того чтобы его запустить, мы с вами должны сделать вот что. Мы должны в меню, данные, выполнить команду, которая называется, мастер шаблонов. После того, как мы это сделали, у нас открывается шаг один из пяти, мастера шаблонов. В первом вот этом самом списочке, мы должны, с вами указать имя книги, на основе, которой мы собираемся этот самый шаблон и строить. Наша книга если вы обратили внимание, называется Excel (version1), далее нам следует указать имя шаблона. По умолчанию, Excel создает имя шаблона точно таким же, как и имя книги, на основе которой он ее делает. Ну, сейчас мы с вами ничего менять не будем, просто нажмем на кнопочку, далее. После того как мы с вами нажали на кнопочку, далее. У нас возникает, мастер шаблонов, шаг два из пяти. Во-первых, в этом списке мы с вами должны указать формат базы данных, в которую мы помещаем записи, ну сейчас здесь установлен Microsoft Excel, хотя на самом деле это могут быть и другие форматы, например, Access, dBASE lll. dBASE lV. Следующая строчка, где нас приглашают указать, имя и положение, базы данных, если нас вот это самое положение не устраивает, мы можем нажать на кнопочку обзор и выти на любое другое. Ну, сейчас нас это устраивает, нажимаем на кнопку далее. Здесь у нас имеется мастер шаблонов шаг три из пяти. Здесь нас приглашают указать ячейку, значение которой следует помещать базу данных. А затем указать имя поля. Что это значит, это значит, что вот, например если мы собираемся фамилию вводить вот здесь то мы должны указать адрес ячейки, В;9. Вот так вот. А имя поля у нас пусть будет, фамилия. Так, давайте эту самую фамилию здесь укажем. Давайте, перейдем сюда, здесь мы малость, ошиблись. Вот так. Это у нас, фамилия, давайте поднимемся ююю этих данных и посмотрим, что здесь у нас еще имеется. Соответственно у нас должна быть следующая строчка, которая называется, С;9. А здесь у нас собственно год рождения, давайте это мы здесь, введем, вот так. После того, как мы это все здесь ввели, мы со спокойной совестью нажимаем кнопочку, далее. Здесь нам сообщается, что мы можем добавить в базу данных данные из других книг Excel. Мы этот шаг с вами сейчас пропустим, потому что на самом деле ничего некуда добавлять не собираемся. Нажимаем на кнопку, далее и сейчас нам сообщается, что, мастер шаблонов создал базу данных и шаблон. Нажмем на кнопочку готово. После того, как мы нажали на кнопку, готово. У нас фактически создается файл шаблона и файл, базы данных. Работать с ними мы с вами будем на следующем уроке.
10.8.5. Создание файла на основе шаблона Сейчас мы с вами продолжаем работать с нашим шаблоном. На прошлом уроке мы собственно его создали. Как же с ним работают? Шаблоны используются для того, чтобы на их базе создавать новые рабочие книги. Что для того нужно? Для этого нужно выполнить команду, файл. Создать. В данном случае выбрать, что мы хотим создавать рабочую книгу именно на основе шаблона. Или на основе тех шаблонов, которые хранятся на нашем компьютере. Вот здесь в списке общих шаблонов у нас имеется следующий пункт, Excel (version1). Это тот самый шаблон, который мы с вами создали на прошлом уроке. Нажмем на кнопку, ОК. Сейчас система безопасности нас предупреждает, что наш шаблон может содержать вирусы, потому что он содержит макросы, а макросы могут содержать вирусы. Безопаснее всего отключать макросы, но при этом часть функциональности может быть утеряна. Ну, давайте выберем не отключать макросы и откроем наш шаблон. Перед нами файл, который создан на основе нашего шаблона. Выглядит он собственно точно так же, как и предыдущий, вот
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
205
таким образом мы собственно можем их сравнить, вот, мы с вами их сравнили и видим что-то же самое. Давайте его сохраним. После того, как мы сохраняем вот этот вот файл, который создан на основе шаблона, Excel нам сообщает следующее, он сообщает, что данный документ связан с базой данных и предлагает, добавить новую запись или не изменять базу данных. Давайте выберем вариант добавить новую запись и нажмем кнопку, ОК. После чего, сохраним данный документ. Что мы сейчас можем с вами еще сделать, давайте введем, какую не будь другую информацию, например Прохоров и какое не будь число, предположим 1970-ый. Ввели, еще раз сохраним нашу книгу, нам сообщается то же самое. Нам сообщается, что данный документ связана с базой данных, который, такая запись уже существует. Мы можем обновить существующую запись, добавить новую запись и не изменять базу данных. Ну, мы можем опять таки обновить выбираем первый вариант и нажимаем собственно, ОК. Таким образом, мы сейчас в шаблон вводим записи и после того как мы питаемся сохранить файл. Excel задает вопрос. Что делать с файлами? Ну, давайте закроем данный файл. Вот так вот. И на этом закончим текущий урок. Если вы обратили внимание, файл у нас остался один.
10.8.6. Сортировка Сейчас мы с вами начинаем новую тему, которая называется сортировка данных. Для чего предназначена сортировка данных? Она предназначена для удобного их представления. Предположим у вас есть огромная телефонная книга, она была бы совершенно бесполезна. Если бы его нельзя было бы сортировать. Как делают сортировку в Excel? Это делается с помощью следующей команды, данные, сортировка. Предварительно нужно выделить некоторый список. Давайте попробуем, что не будь выделить. Например, вот этот вот списочек и выполнить команду данные сортировка, как мы только что сказали. Вот у нас открывается диалоговое окно. Вот оно. Которая называется сортировка диапазона. В этом окне, во-первых, мы можем задавать дополнительные параметры сортировки. То есть, как именно сортировать строки? Например, по возрастанию, по убыванию. Какой первый столбец сортировать? Видите, здесь имеется, вот имеется вот такой вот списочек. И как идентифицировать диапазон данных, то есть, по подписям, или по, обозначениям столбцов листа, вот такой вот список, опций. В Excel при сортировке используются следующий порядок данных, сначала это числа, затем текст, который упорядочивается по алфавиту, затем логические значения типа лож и истина, значение ошибок или пустых значений. Давайте закроем это диалоговое окно и продолжим разговор о средствах сортировки Excel. Необходимо заметить, что Excel предлагает на самом деле несколько средств сортировки, которые частично дублируют друг друга. Для сортировки данных у нас имеется команда сортировка, которую мы собственно с вами только что видели, вот она. Сейчас нам сообщается, что команда не может быть выполнена над указанным диапазоном, именно потому, что, мы предварительно никаких данных с вами не выбрали, вот. Кроме этой самой команды, у нас вот здесь имеются две такие кнопочки, которые называются сортировка, по возрастанию и сортировка, по убыванию. Кроме того, имеются еще некоторые способы сортировки списков, ну давайте займемся непосредственно сортировкой. Как мы только что сказали, данные сортируются при помощи
206
TeachPro Microsoft Excel 2003
команды сортировка. Еще раз выделяем диапазон, который мы с вами собирались сортировать, выполняем команды данные сортировка. Что мы здесь с вами делаем, во-первых, мы можем сортировать по фамилиям, то есть именно фамилии выставить в алфавитном порядке, а можем по году рождения, чтобы они были выстроены по возрастанию или по убыванию, это уже как мы решим. Ну, давайте пусть будет по фамилиям. Предположим, мы хотим, по возрастанию, то есть, по алфавитному порядку, здесь имеется вот эта группа, которая называется, идентифицировать диапазон данных, по. Мы с вами будем идентифицировать их по подписям, то есть первая строка диапазона. Если мы с вами переключимся, то здесь у нас уже будут не фамилия и год рождения, вот не эти колонки, а столбец, В и столбец, С. На самом деле удобнее это делать вот таким вот образом. Нажмем на кнопку ОК, посмотрим, что у нас при этом получиться. Если вы обратили внимание. У нас сейчас все отсортировалось, на самом деле в алфавитном порядке. Итак, поля мы отсортировали, все по алфавиту у нас расположено, рядом года рождений. К сожалению, здесь у нас нет дублирующихся фамилий. На самом деле, давайте попробуем их продублировать. Ну, давайте введем их, куда не будь сюда несколько строчек, предположим, создадим еще одного Иванова, вот он и предположим еще одного Сидорова, ну года рождения введем другие. Здесь предположим, у нас 1969 пусть будет, а здесь у нас пусть будет 1972. Сейчас попробуем отсортировать еще раз. Выделили эту таблицу и выполнили команду данные сортировка. Сейчас мы будем сортировать, по убыванию, на самом то деле, а годы рождений вот здесь мы с вами их выберем по возрастанию. Посмотрим, что у нас при этом получиться. Нажмем на кнопку ОК. Что у нас вышло? Самый близкий к началу алфавита, это у нас был Иванов, переместился на самое последнее место, а самый близкий к концу алфавита Сидоров на начальное, потому что мы с вами отсортировали по убыванию. Что же у нас получилось с годами? У нас получилось, с годами следующее, что года у нас на самом деле возрастают. Правда, они возрастают относительно имен. Сначала сортируются имена, а затем относительно их года, то есть сначала 1960 год потом 1969, потому что мы года поставили сортировать по возрастанию. Ну, таким образом мы с вами упорядочили значения по двум ключам. Давайте попробуем выполнить по трем ключам. Введем здесь произвольно, какие не будь значения, пусть они будут даже вот такие вот цифровые и посмотрим, что у нас при этом получится. Выделили весь списочек, выполнили команду, данные, сортировка, предположим мы хотим вообще сортировать по столбцу D. Так как данный столбец у нас не имеет заголовка, здесь он просто обозначен столбец D, за тем по фамилиям, а уже затем по годам соответственно. Нажимаем на кнопку ОК. Видите, сортировка у нас произошла. Сначала идут пятерки, потом четыре, два и единица соответственно. Ну, на этом мы с вами поняли, что такое сортировка. На следующем уроке мы будем изучать, реорганизацию списка.
10.8.7. Реорганизация списка Сейчас мы с вами поговорим о реорганизации списков. Как мы с вами уже говорили, Excel позволяет упорядочить не только строки списков, но и столбцы. Этой возможностью мы пользуемся для реорганизации списков взамен таких трудоемких операций как вырезать вставить и так далее. Допустим, нам необходимо поменять местами, вот эти вот, два столбца. Что мы для этого делаем? Мы вызываем, исходный список, вот таким вот образом и выполняем команду, данные, сортировка. У нас появилось знакомое диалоговое окно. Здесь мы нажимаем на кнопку, параметры. И у нас открывается диалоговое окно, которое называется, параметры сортировки. Для
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
207
того чтобы поменять местами наши столбцы, то есть отсортировать их по какому то признаку, нам достаточно вот здесь в строке диапазона переключить на столбцы диапазона. Тут у нас имеется так же сортировка по первому ключу. В данном случае она у нас отсутствует. Предположим мы хотим при этом учитывать регистр, хотя на самом деле у нас здесь это делать не обязательно, ну нажмем на кнопочку, ОК. И затем также на, ОК. Здесь у нас будет отсортировано, как вы видите, по Строке 4. Ну, в данном случае у нас ничего не произошло, как вы видите, почему, потому что у нас здесь по убыванию. На самом деле строки у нас так и отсортированы по убыванию. Если мы переключим и нажмем на ОК. Видите, у нас соответственно порядок изменился. Сейчас у нас здесь имеется год рождения, фамилия имя отчество, а затем пустая строка, вот так вот. Необходимо заметить, что во избежание всевозможных накладок при работе с формулами, потому что если бы у нас здесь были бы формулы, то они бы сейчас фактически сбились бы, то следует использовать вместо относительных адресов абсолютные. Следующая тема, которую мы сейчас затронем, это индексация записи списка. Иногда в процессе работы возникает необходимости вернуться к тому состоянию, которая была до сортировки. Именно в таких случаях водиться понятие индексации. Что такое индекс? Индекс это специальное поле, в котором содержится уникальный номер для каждой записи. В качестве индекса обычно используют ну либо порядковый номер, либо дату и время внесения записи. Что нам следует сделать для того, чтобы индексировать нашу запись. Во-первых, нам понадобится определенный столбец, который смежен с нашим списком. Вот у нас предположим вот этот самый столбец, что мы дальше делаем. Для первой записи вводим, число 1, выделяем эту ячейку, нажимаем клавишу Ctrl и протаскиваем мышь по всему столбцу. Индексация у нас фактически произведена. Потому, что столбец в нашем случае заполнен возрастающей последовательностью. Фактически он и является индексной последовательностью. В дальнейшем если мы будем проводить сортировку, вот давайте, например ее мы сейчас с вами проведем. Данные, сортировка, давайте, вернемся к строкам диапазона, ну предположим, хотя мы сейчас выделили на самом деле не совсем удачно. Нажмем, на кнопку, отмена, вот таким вот образом мы сейчас произведем выделение и опять выполним команду, данные, сортировка. Вернемся, на кнопочку, параметры и установим строки диапазона. Нажмем на кнопку, ОК и, предположим, сортировать мы будем вот по этому ключу, причем, сортировать по убыванию к примеру. Ну, пусть в данном случае это будет, например, Столбец С. Вот, по убыванию, нажмем на кнопочку, ОК. Видите, у нас отсортировалось. Но фактически индексы у нас тоже поменялись местами, тройка и четверка тоже поменялись местами. Если мы, захотим вернуться в исходное положение, нам достаточно будет отсортировать уже по первому столбцу, по Столбцу А. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами поговорим о поиске и фильтрации данных.
10.8.8. Форма, автофильтр На этом уроке мы с вами изучим средства поиска фильтрации данных по критерию. Как мы с вами уже знаем, критерий предназначен, для задания поиска и фильтрации. Ну, а с прошлых уроков, мы с вами уже говорили о формах для ввода данных. К стати эти же форма мы с вами можем использовать для выборки по определенному критерию. Давайте, выделим нашу базу данных, вот она. И выполним команду, данные, форма. У нас появилась вот наша форма, сейчас мы можем нажать на кнопочку, критерии. И ввести определенные критерии. Ну, давайте предположим, мы хотим с вами, вывести данные из этого списка, тех людей чьи, года рождения больше, например шестьдесят девятого года. Ну, давайте так и введем. Больше 1969-ого года. Ввели. Сейчас, нам надо нажать на кнопочку, далее. Первый, элемент у нас сейчас Сидоров, следующий, Сидоров который, родился в восьмидесятом году, и всё. Давайте, вот таким вот образом, просмотрим, все записи в нашей базе данных. Если вы
208
TeachPro Microsoft Excel 2003
видите, у нас первый идет, Петров который семидесятого года рождения, затем, Сидоров так сказать номер один. Затем, Сидоров номер два, и всё. Все остальные элементы данного списка не удовлетворяют нашему критерию. Сейчас, попробуем задать какой не, будь другой критерий. Как вы знаете, критерии можно задавать так же с помощью определенных шаблонов. Давайте, нажмем на кнопочку, критерий. Год рождения, мы сейчас с вами отсюда уберем. И хотим сделать выборку, по фамилиям. Причем, по фамилиям так чтоб, например, выбрались все элементы, которые начинаются с буквы, И. Ну, давайте введем вот это вот, (И), и поставим звездочку. Сейчас если мы будем жать на кнопку, далее у нас будут появляться только элементы только с фамилией Иванов. Потому, что только эти фамилии у нас начинаются на букву, И. Ну, в общем, то, как работать с формой для ввода в целях фильтрации данных вы уже поняли. Сейчас, мы перейдем к следующему понятию, которое довольно сложному понятию, Он позволяет, производить автофильтр. фильтрацию данных, в списке достаточно простым способом. Сейчас, мы с вами, хотим поработать, вот с этим вот списочком. Перед этим, как использовать автофильтр, его нужно выделить. Затем, выполняем команду, данные, фильтр, автофильтр. Что у нас здесь происходит? У нас, вот здесь происходит появление вот таких вот кнопочек. Когда мы на них нажимаем, соответственно появляется, вот такой вот, списочек. Если мы, выделяем какой не, будь элемент с этого списочка, например, давайте выделим 1960-ый, у нас автоматически фильтруются данные, и мы видим на экране только, те элементы, которые удовлетворяют данному условию. То есть, годы рождений, которых равны 1960-и. Мы можем, например, сделать то же самое 1970. Но здесь у нас, в этом случае будет одна запись. Или, к примеру, восемьдесят, в данном случае, тоже одна запись. Если мы хотим увидеть всё, мы нажимаем на соответствующий элемент, увидеть всё. Какие еще элементы имеются? Имеются, первые десять. Если бы, наш список был большой, то на экране у нас, были бы видны, только первые десять записей. В данном случае, так как у нас, наша база данных, достаточно маленькая, то после того как мы это выбрали, у нас вот здесь проявляется вот такое вот окно. Где нам предлагается вообщем, каким то образом уменьшить. Ну, пусть, например, у нас будет три. Видите. Сейчас, у нас видны три наибольших элементов, в нашем списке. Ну, давайте получим, на экране все элементы. Затем еще имеется пункт, условие. Давайте мы его выберем. И получим вот такое вот диалоговое окно. Что мы здесь, можем сделать? Это диалоговое окно, называется, пользовательский автофильтр. Предположим, мы с вами хотим, опять таки выбрать, что бы, либо год рождения, к примеру, был бы больше 1970-и. Либо меньше. Давайте, здесь переключим, соответственно вот на этот элемент, потому, что мы хотим либо меньше, например 69-ого года. Вот так. Нажмем на кнопочку, ОК и посмотрим, что у нас получилось на экране. Мы сейчас видим, те элементы списка, которые удовлетворяют данные комбинации условий. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. Мы научились, производить выборку данных, как с помощью формы, так и пользоваться автофильтром. Кроме того, поняли, что такое, пользовательский автофильтр. На следующем уроке, мы будем изучать, расширенный фильтр.
10.8.9. Обработка фильтрованных данных Продолжаем изучение обработки отфильтрованных данных. С отфильтрованными данными можно производить большую часть тех же действий что и с обычными. Предположим мы хотим вывести отфильтрованные списки. Очень часто списки бывают достаточно большие. В данном
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
209
случае у нас маленький список, но мы сейчас его увеличим. Мы скопируем вот этот фрагмент. И вот таким вот образом его размножим, вот так вот. Ну, здесь надо быть внимательным, после того как мы с вами это сделали нужно задать имя данному диапазону заново. Имя как вы помните, у нас была, база данных. Вот, вот так вот. Задали заново имя. Продолжаем. Очень часто, когда мы начинаем путешествовать по такому большому списку, заголовки у нас становятся не видимыми, вот, например как сейчас, видите. Мы вот так прокручиваем наше окно и заголовки у нас при этом совершенно не видны. Для того чтобы их видеть в список с нескольких позиций мы можем сделать вот что. Мы можем выполнить команду окно, давайте полностью откроем данный диапазон, и выполнить команду которое называется. Разделить. Что у нас получилось? У нас каждая область сейчас вида самостоятельно. На самом деле, это один и тот же файл, просто вот мы его можем вот таким вот образом, видите, вот так вот отдельно видеть. После того, как нам это надоест, мы выполняем команду окно и соответственно. Снять разделение. Все вернулось на круги своя. Необходимо заметить, как мы только что сказали, что отфильтрованные данные мы можем редактировать точно так же, как и не отфильтрованные. Давайте, выполним команду, автофильтр, выделим наш диапазон, вот так вот и выполним команду, данные, фильтр, автофильтр. Вот мы, у нас здесь появились вот эти кнопочки, предположим, нас интересует вообще фамилия Иванов. Выбрали Иванов и сейчас на экране мы видим записи, в ячейки которых содержат вот эту самую фамилию, содержит Иванов. Мы с вами список несколько раз копировали, и Ивонов у нас встречается достаточно часто. Строки, которые данному критерию не соответствуют, у нас сейчас не видны, но они на самом деле не пропали. После того, как мы с вами уберем автофильтр, делается вот точно таким же образом, каким он ставиться, то мы эти строки видим на экране. Давайте, еще раз выполним команду автофильтр, вот так, вот у нас эти кнопочки и сейчас опять вызовем списки, содержащие фамилию Ивонов. Сейчас давайте попробуем скопировать эту информацию. Выделяем данный диапазон, выполняем команду, правка, копировать, а здесь сюда выполняем команду, правка, вставить. Если вы обратите внимание, вот по порядковым номерам у нас вставились только вот эти вот отфильтрованные данные. Если здесь у нас, например, выделилась строка 9, затем 10, а потом 15, потому что промежуточные данные не видны. Здесь мы с вами смогли скопировать, только отфильтрованные данные. Порядок строк идет, так как он должен идти, последовательно. Давайте сейчас выведем на экран все элементы нашего фильтра, необходимо сказать вот, что, во-первых, отфильтрованные данные сортируются точно так же как и не отфильтрованные. Давайте здесь выделим условия. И введем следующее условие. Мы хотим видеть данные больше чем 1969-й год, вот так. Вот сейчас мы видим вот эти данные, попробуем отсортировать, выделим, выполняем команду, данные, сортировка. Мы отсортируем, например по… На самом деле фамилии имени и отчеству, так удобнее. Нажмем, на кнопку ОК. Видите, совершенно простым способом все данные у нас от сортировались. У нас сейчас на экране Сидоров, затем Петров. То есть мы с вами можем это делать, на отфильтрованных данных. Вот. Точно так же мы можем построить по отфильтрованным данным диаграмму. Делаем к стати точно так же, как построение любой диаграммы. Давайте попробуем это сделать. Сейчас у нас данные отфильтрованные, выделим их и построим, какую не будь диаграмму. Ну, на самом деле понятно, что диаграмма у нас будет достаточно странная, по таким то данным, ну можем сделать, что-то в этом роде, хотя можно сделать и вот так. Значения пусть у нас будут вот эти вот, нажмем
210
TeachPro Microsoft Excel 2003
на кнопку, далее, далее и готово. Ставим на имеющийся лист, вот у нас получились вот такие вот данные. То есть вот такая вот диаграмма. Причем обратите внимание, построена эта диаграмма именно по отфильтрованным данным, то есть на экране мы видим только данные по Петрову с Сидорову. Все, что у нас осталось, как бы между строк, на диаграмме не видно. К стати попробуем убрать фильтр. Давайте выведем на экран все элементы, вот сейчас у нас на экране все элементы и если вы обратите внимание. Диаграмма у нас соответственно изменилась. У нас сейчас на экране есть и Иванов и Петров и сидоров. Все элементы присутствуют в списке. Вот такая вот у нас получилась диаграмма. Что еще мы с вами можем сделать? Надо сказать, что имеется возможность построение диаграммы, которая не будут обновляться при изменении фильтрации, как у нас только, что с вами, произошло. Для этого нужно сделать доступной команду, которая называется выделить видимые ячейки, и диапазон, по которому будем строить диаграмму выделять таким образом. Давайте, эту диаграмму мы с вами уберем. Сейчас она нам не нужна, отфильтруем наши данные, ну введем это любимое нами условие больше 1969-ого года, нажмем на кнопочку, ОК, вот наши данные на экране и попробуем обнаружить вот эту команду, о которой мы только что говорили. Выделить, видимые ячейки. Для этого вызовем настройку, для наших панелей инструментов, вот наша команда. Давайте, будем искать данную кнопочку. Сейчас мы найдем вот эту самую команду, которая называется, выделить видимые ячейки. Ну, вероятнее всего, это должно быть где-то в правке. Вот эта команда. Давайте, вытащим ее, куда не будь на панель инструментов, вот. Закрыть. Сейчас вот этот фрагмент мы с вами выделим именно таким образом. Видите, вот мы так вот нажали, сейчас построим диаграмму, она у нас опять таки линейчатая, такая, какую мы строили только что, перейдем на ряд, значения мы с вами как уже собирались, зададим вот эти, вот, далее и готово. Вот наша диаграмма. Теперь попробуем снять автофильтор и посмотрим, что у нас получиться, если вы обратили внимание, ничего у нас глобально собственно и не изменилось. Вот у нас сейчас на экране все, но видим мы только на самом деле подписи Петрову и Сидорову, все остальное мы просто не видим. Ну, на этом мы с вами закончили тему фильтрации. На следующем уроке мы начинаем сложную тему, которая назовется, применение Microsoft Query для работы с внешними источниками данных.
10.9. Знакомимся с Microsoft Query 10.9.1. Использование Microsoft Query для работы с внешними базами данных На этом уроке мы с вами начинаем очень интересную тему, которая называется применение Microsoft Query для работы с внешними источниками данных. Microsoft Query, используется для доступа к внешним базам данных. Внешняя база данных, эта та, которая создана вне среды Microsoft Excel. Например, для Excel эта внешняя база данных, например база данных Access, dBASE, SQL Server и так далее. Сейчас мы с вами научимся выбирать источник данных, задавать критерии выборки необходимой информации и получать данные. После чего будем внедрять их в листы Excel. Как установить Microsoft Query? Устанавливается он
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
211
точно так же как любое приложение Microsoft Office. Давайте, посмотрим на наши компоненты. Выполняем из меню, пуск команду, настройка, затем, панель управления, выбираем, установку и удаления программ, сейчас мы с вами их найдем, вот, сделаем двойной щелчок мышью. И выбираем Microsoft Office профессиональный выпуск версии 2003. Нажимаем, на кнопочку, изменить. Ну, давайте, предположим мы хотим добавить или удалить компоненты. Нажмем на кнопку, далее и посмотрим, что у нас здесь имеется. У нас в данном случае имеется, в общем, список тех приложений, которые установлены. Можем поставить вот эту галочку и нажать на кнопку далее. Сейчас если мы внимательно поищем вот здесь, мы собственно найдем Microsoft Query. Ну, давайте средства Microsoft Office, что у нас здесь имеется? Вот он Microsoft Query. Как нам сообщается, он обеспечивает прямую связь с базами данных для анализа данных в Excel. Ну, в данном случае он у нас установлен, как вы видите, по этому мы нажмем на кнопку, отмена, прерывая установку. И продолжим, работать. Мы убедились, что он у нас есть. Что мы сейчас с вами сделаем? Мы сделаем вот, мы попробуем запустить Microsoft Query. Он у нас запускается двумя способами. Первый способ заключается в следующем, если нам требуется возвратить полученные данные прямо в Excel, то в Microsoft Query мы запускаем именно из Excel, при этом вы должны помнить, что Microsoft Query является самостоятельным приложением, который собственно тоже можно запускать из меню? пуск. Сейчас, мы пробуем, это сделать из Excel. Выполняем команду? данные, импорт внешних данных. В данном случае у нас все эти команды не активны. Нам нужно создать новый лист Excel и только после этого попробовать выполнить эту команду, вот у нас уже три команды здесь активны. Сейчас мы выполним следующую команду, создать запрос. Здесь мы должны, выбрать какой именно базой данных мы с вами хотим работать. Перед нами как вы видите, открылось окно, который называется выбор источника данных. Нам сейчас нужно определить определенный источник. Ну, давайте предположим мы хотим работать с базой данных в Microsoft Access. Мы ее выделили, нажали на кнопочку, ОК. Сейчас у нас происходит подключение к базе данных. Давайте, сейчас попробуем найти ту базу данных, которую поставляет Microsoft для обучения работе в Access. Эта база данных называется база данных, Борей. Сейчас мы с вами и ее, ну я думаю вот здесь мы с вами ее, и обнаружим. Вот у нас имеется база данных Борей. Нажмем, на кнопку, ОК. И у нас возникло вот такое вот диалоговое окно. Ну, сейчас мы с вами не будем ничего включать в запрос, мы с вами просто показали, как именно запускать Microsoft Query, нажмем на кнопку отмена. Изменять запрос Microsoft Query мы не будем. Нажмем на кнопочку, нет, И попробуем вместо выбора существующего источника данных, создать новый. Опять выполняем команду данные, импорт внешних данных, создать запрос. Но в диалоговом окне, выбор источника данных мы можем выбрать собственно совершенно новый источник, не существующий Access, не dBASE, не даже Excel, а просто новый источник данных. И после чего нажмем на кнопочку, ОК. У нас появилось диалоговое окно, которое называется, создание нового источника данных. Сейчас мы попробуем создать какое не, будь имя. Ну, давайте просто назовем его, источник. Вот что-то в этом роде. В следующем окне следует выбрать драйвер, для требуемого типа базы данных. В этом списке мы с вами опять выберем драйвер для Microsoft Access. Но вот, к примеру, вот он и нажмем на кнопочку связь. Вот у нас возникла следующее диалоговое окно, которое называется, Установка драйвера ODBS для Microsoft Access. Данные, которые сюда необходимо вводить зависит от конкретного источника для данных, для Microsoft
212
TeachPro Microsoft Excel 2003
Access нужно вводить следующее. Во-первых, имя, базы данных и установить, что именно делать, выбрать базу данных, например, нажмем на кнопку, отмена. Создать, с помощью этой кнопочки мы создадим новую базу данных, восстановить, к примеру, здесь надо указать какую именно базу данных, ну и сжать соответственно. Здесь опять таки нужно выбрать какую именно базу данных мы будем сжимать. Сейчас мы с вами ничего этого делать не будем, мы просто нажмем на кнопку отмена и закроем эти диалоговые окна. Хотя на самом деле мы можем сделать вот что, мы могли бы нажать на кнопочку связь и выбрать нашу базу, Борей. Вот, тут нам опять придется, найти установленный, Microsoft Office, затем Office11. И здесь найти Samples, для того, чтобы найти, где именно находиться наша база, Борей. К стати вот он. Нажмем на кнопку, ОК. И еще раз на кнопку, ОК. Вот связь, мы с вами создали. Ну, давайте нажмем на кнопку, ОК и посмотрим, что мы с вами делаем дальше. Вот у нас сейчас имеется здесь новый пункт, который называется источник, мы только что с вами его создали. Давайте нажмем на кнопочку, ОК. Но перед этим посмотрим вот сюда. Здесь у нас имеется галочка, которая называется использовать мастер запросов. Если галочка установлена, и мы нажмем на кнопку, ОК. Первое, что у нас появится, это диалоговое окно мастера запросов. Ну, давайте нажмем на кнопку, ОК, вот у нас следующее окно, создание запроса. С помощью этого окна мы выбираем требуемые таблицы и поля. Для этого из этого списочка, с помощью вот этих кнопок выбираются поля. Ну, давайте найдем здесь, например таблицу, сотрудники, вот. Вот у нас имеется таблица сотрудники, и откроем, чтобы увидеть все поля данной таблицы, вот они. Предположим мы хотим полностью перенести всю эту таблицу, для этого мы с вами ее выделяем и нажимаем вот на эту кнопочку, видите, у нас вся таблица сотрудники полностью перенеслась вот сюда, со всеми составляющими. В зависимости от того, какой элемент мы выделили, с помощью этих кнопочек соответственно мы их перемещаем. Ну, сейчас мы, что-то выделили, нажимаем на кнопочку, далее. Сейчас, здесь мы можем, создать правела для отбора. Если мы хотим получить на экране все данные, никаких условий не вводить, то нам достаточно просто нажать на кнопку далее. Если мы хотим получить определенные данные, то делаем следующее. Предположим мы хотим получить следующие данные, мы хотим, чтобы домашний телефон данного сотрудника был бы равен, давайте здесь напишем нулю, то есть был бы, например пустым, его бы, например не было или начинался бы ну, например с 251, вот так. Мы ввели, какие то определенные критерии, какие то определенные условия. Давайте, сейчас нажмем на кнопку, далее и посмотрим, что нас ждет дальше. Здесь нам предлагается установить, по какому именно столбцу нам нужно сортировать данные. Ну, давайте логично выбрать по фамилии сотрудников. Ну, и соответственно по возрастанию, то есть, чтоб это у нас было бы от, А до, Я соответственно. Затем, опять нажимаем на кнопочку, далее. Здесь мы с вами выбираем из трех пунктов, первый, Вернуть данные в Microsoft Office Excel. Второй пункт просмотреть или изменить данные Microsoft Query и Создание куба OLAP из данного запроса. Что такое, куб OLAP, мы с вами совершенно не знаем. По этому пусть у нас останется, Вернуть данные в Microsoft Office Excel. Ну, давайте сейчас нажмем на кнопку, готово, Microsoft Query нам сообщает, что у нас имеется синтаксическая ошибка. Почему это может произойти? Потому, что данные в таблице могут быть, чем-то не устраивать Microsoft Query, но может быть пустые строки, пустые символы и так далее. Ну, давайте нажмем на кнопку, ОК. И постараемся вернуться обратно. Предположим мы вообще не хотим, чтобы были, какие не будь критерии. В данном случае, критерий у нас есть, мы сейчас установим так, чтобы их не было вообще, чтобы нормально все у нас как-то работало бы. Готово. Видите, сейчас нам предлагается поместить данные на имеющийся лист, давайте согласимся с этим и мы видим, вот следующий список наших сотрудников. Они у нас были выведены соответственно уже, без каких либо критериев. Просто выведено все подряд. Таким образом, мы с вами смогли с помощью Microsoft Query из базы данных Access получить в Excel-е определенные данные. На следующем уроке мы с вами научимся писать по этим данным более интересные запросы, а сейчас завершим знакомство с Microsoft Query.
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
213
10.9.2. Импорт внешних данных. Запросы Итак, на прошлом уроке мы с вами попробовали создать наш первый запрос. Рассмотрим все окна мастера запросов более подробно. Давайте, выполним еще раз команду, данные, импорт внешних данных, и соответственно, создать запрос. Но сейчас мы с вами пойдем другим путем. Что мы сейчас с вами сделаем? Мы выберем не источник данных, который у нас был, а собственно базу данных Microsoft Access. Нажимаем, кнопочку, ОК и в появившемся окне пытаемся найти еще раз нашу базу, Борей. Как вы помните, это у нас в программах, Microsoft Office, Office11 и примеры, то есть Samples. Сейчас мы с вами найдем. Вот Борей.mdb. Давайте, сейчас опять выберем список сотрудников, давайте найдем этот списочек. Вот наши сотрудники. Выберем весь список. Вот так, нажмем на кнопку, далее. Вот здесь мы можем, создать определенный запрос, а можно выбрать собственно весь список. Здесь можем задать условия. Ну, сейчас мы с вами это задавать не будем, сортировать собственно тоже не будем, и нажмем на кнопку, далее. Вот здесь, у нас имеется последнее окно создание запроса, заключительный шаг, здесь мы это окно на прошлом уроке рассмотрели поверхностно. А сейчас рассмотрим более подробно. Здесь имеется вот этот вот переключатель, у которого собственно три состояния, как мы с вами уже сказали. Первым пунктом мы с вами воспользовались на прошлом уроке, мы вернули данные Microsoft Office Excel. Второе состояние. Просмотр или изменение данных Microsoft Query. При выборе этого переключателя, мы можем усовершенствовать запрос, который создается мастером запросов. То есть, например, установить, дополнительные условия фильтрации. Или, например, сформатировать данные. И полученные в результате данные все равно вернуться в Excel. Ну, и последний пункт. Это создание куба OLAP, из данного запроса, вот это состояние. Что такое куб OLAP. OLAP, это данные, которые иерархически собраны, таким образом, что хранятся в кубах. Не в таблицах, а кубах, они трехмерные. Это достаточно сложное понятие, сейчас мы на нем останавливаться не будем, а изучим его в дальнейшем. Ну, если мы с вами вернем данные в Excel и нажмем на кнопочку, готово. То, в данном случае, точно так же как на прошлом уроке нам будет предложно вставить данные либо, в имеющиеся листы, либо в новый. Собственно мы с вами можем поместить их в новый лист. И нажать на кнопку, ОК. Вот у нас, на листе номер четыре, образовалась точно такая же таблица, как на прошлом уроке. Если мы с вами, хотим схоронить запрос, то нам необходимо для этого нажать на соответствующую кнопочку. Предположим, что мы хотим создать сложный запрос. Необходимо заметить, что в не зависимости от того используется мастер запросов или нет, создание запроса начинается с выбора источника данных. В диалоговом окне выбор источника данных, соответственно. Давайте, еще раз выполним команду, данные, импорт внешних данных, создать запрос. Ну, в данном случае у нас уже результат запроса выведен на экран. Давайте, перейдем на новый чистый лист и сделаем это еще раз, создать запрос. Предположим мы с вами не хотим использовать мастера запросов. Уберем эту галочку и продолжим работу. Выберем собственно нашу базу, сейчас мы с вами ее выберем, она находиться в Program Files, Microsoft Office, Office11, база, сначала Samples. Вот база, Борей. Сейчас мы с вами видим интерфейс Microsoft Query, это стандартный интерфейс. Окно запроса имеет несколько подокон, давайте откроем, какие не будь таблицы. Ну, например заказы, пусть это будет, добавить, ну затем откроем таблицу клиенты.
214
TeachPro Microsoft Excel 2003
Вот она, ну и, например таблицу, сотрудники. Сейчас мы с вами ее найдем, вот. После того, как мы это все, добавили, нажимаем, кнопку закрыть. Первое, что нам бросается в глаза, это несколько рабочих областей, первая рабочая область, это вот наши таблицы, давайте откроем, этот фрагмент, вот таким вот образом, чтоб нам луче было бы видно. Вот у нас имеются наши таблицы. Как показываются и скрываются таблицы? Это делается с помощью меню, вид. Вот имеется, вид, таблицы, убрали галочку, поставили галочку. Точно так же открывается и показывается область условий, вот сейчас у нас видна область условий. Можем ее собственно убрать, вот так. Ну, лучше на самом деле, если она видна. Сейчас предположим мы хотим составить запрос. На экране у нас как вы видите, три таблицы, это заказы, клиенты и сотрудники, таблицы у нас связанные. Давайте, вот так вот перенесем вот эти таблицы, и мы увидим вот такую вот связь, вот. Сейчас, здесь тоже мы немножко увеличим, мы сейчас видим, что здесь имеются вот эти вот поля, код клиента, который имеется здесь, связь происходит за счет этих полей и соответственно код сотрудников, вот одно поле, связанно здесь с другим. Сейчас мы это поле тоже немножко откроем, вот он, код сотрудников, у нас имеется связанные таблицы. Теперь предположим мы хотим задать условия отбора записи. Выполним следующую команду. В условиях выполняем команду, добавить условия, вот. Перед нами появляется диалоговое окно, которое так и называется, добавление условия. Выберем поле, которое участвует в описании. Предположим мы хотим задать следующее условие. Давайте, здесь, во-первых, найдем дату размещения нашего заказа, сейчас мы с вами… Вот дата размещения, предположим мы хотим задать, следующее условие. Дата размещения нашего заказа больше или равно первого январю 1995-ого года. Больше или равно соответственно выбрали здесь и здесь выберем значение. Если мы нажмем на кнопку, значение, мы собственно можем выбрать его и тут. Вот у нас имеются вот такие вот, например значения. Ну, давайте выберем, какое не будь одно из них. Например, вот это, вот так. Вот, мы получили вот такие вот данные. Сейчас мы нажимаем на кнопочку, добавить и у нас вот сюда помещается вот это вот условие. Мы можем так же добавить еще одно условие, связать с предыдущим, с помощью либо знака (и) либо знака (или). На самом деле нам сейчас одного условия вполне хватит, мы закрываем данное окно и посмотрим, что у нас при этом получиться. Сейчас нам нужно выбрать поля в качестве столбцов таблицы результатов. Понятно, что после того как запрос выполниться в таблице результатов окажутся те поля, которые были помещены в область данных. Так мы с вами сейчас это сделаем. Предположим, нас интересует код заказа, давайте перетащим это в эту область. Код заказа, затем название, получателя, давайте, здесь вот это тоже перетащим вот сюда. Это у нас будет, название получателя, ну, и, к примеру, дату размещения. Сейчас мы тоже собственно ее с вами найдем, вот, дата размещения, тоже перетащили вот сюда и получили какие то данные. Давайте, немного увеличим данное окно и посмотрим, что у нас при этом получилось, сейчас мы его вот таким вот образом разместим. Все вот эти вот данные удовлетворяют этому условию. Давайте, мы в этом убедимся на самом деле. Давайте, здесь уже вручную введем, не 1996-ой год, а 1998-ой, например. И нажмем на клавишу, ввод. Видите, сейчас здесь не каких данных нет, потому, что не одно из них не удовлетворяет данному условию. Введем, 97. Видите, данные здесь соответственно меняются. Итак, на этом уроке мы с вами создали первый запрос Microsoft Query,
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
215
в среде Microsoft Query, что особенно важно. На следующем уроке мы продолжим изучение этой среды и займемся, объединим таблицы. Далее создадим определенные связи.
10.9.3. Работа с запросам и базами данных Microsoft Access Итак, на прошлом уроке мы с вами создали наш прошлый запрос в среде Microsoft Query. Его результат мы сейчас в данный момент наблюдаем на нашем экране. Давайте, попробуем сделать еще раз. Закроем, Microsoft Query. Не будем ничего импортировать на наш лист, нажмем на кнопку, отмена и продолжим. Еще раз выполняем команду, данные, импорт внешних данных, создать запрос. Сейчас у нас, снята галочка, использовать мастер запросов, собственно мастер запросов и не появиться. Вызываем базу данных Microsoft Access, ОК. Сейчас, найдем нашу базу данных, эта база данных Борей. Сейчас, она у нас появиться на экране, вот Samples, вот наша база, Борей. Так как галочка у нас не стояла, соответственно у нас сразу появляется Microsoft Query. Сейчас, мы видим диалоговое окно, добавление таблицы. Сейчас добавляем следующие таблицы, как уже только что сделали, заказы, затем, клиенты, а затем сотрудники, точно так же как мы это делали это в прошлый раз, добавили. После чего нажимаем на кнопочку, закрыть. Как мы с вами уже говорили база данных, Борей это готовая база данных, она поставляется вместе с Microsoft Office. Сейчас, мы еще раз видим, что эти таблицы у нас связанные, вот они, видите, вот эти вот связи у нас здесь имеются. Необходимо заметить, что когда в качестве источника данных используется реляционная база данных, а реляционная база данных, это которая состоит из нескольких таблиц, необходимо принимать во внимание особенность организации этой самой базы данных. Таблицы реляционные базы данных, как мы только, что сказали, связаны друг с другом. Они связаны друг с другом посредством специальных общих полей, которые называют ключами. Вот здесь код клиента является ключом, код сотрудника. Давайте, откроем эти окна на весь экран, чтобы нам было лучше видно, вот таким вот образом, вот код сотрудника, это тоже ключ. Здесь, если мы хорошо откроем эту базу, вот здесь тоже увидим, что это вот у нас фактически связь происходит за счет вот этих вот ключей. Для указания связи таблицы используют такой интересный термин, который называется, обеднение. Обеднение показывает, какого типа связь между двумя таблицами. Мы сейчас, выбрали три таблицы. Microsoft Query, автоматически создал их объединение. Он обнаружил, что здесь имеются код сотрудника, код клиента, соответственно показал эти связи и так далее. То есть две связи Microsoft Query создал автоматически. Сейчас мы с вами попробуем создать еще один запрос. Для начала откроем поле условия, давайте мы с вами это сделаем. Во-первых, чтобы оно было видно на экране. Предположим мы хотим для поля условия, вот здесь сделать вот что. Мы хотим, чтобы поля условий входили бы, во-первых, сотрудники. Где у нас, сейчас мы их найдем и еще сейчас мы найдем имя сотрудника и мы хотим, чтобы это имя имело бы значение, например, Анна. Сейчас, мы на русском языке мы с вами введем, вот, слово Анна мы с вами ввели. А, что мы хотим получить на экране? На экране мы с вами хотим получить тех же сотрудников, например следующие данные, сотрудники и имя, давайте здесь чуть-чуть увеличим, чтобы было видно, что мы здесь с вами выбираем, сотрудники имя, затем сотрудники, например фамилия, мы сейчас это тоже найдем. И соответственно последний элемент, вот, например город. Пусть это будет сотрудники город, вот сейчас мы здесь город обнаружим, на самом деле чего-то,
216
TeachPro Microsoft Excel 2003
вот, что мы с вами получили, мы с вами получили вот что, мы получили данные по Анне Крыловой из город Москвы. Давайте посмотрим, какие у нас здесь есть данные, да Анна Крылова из Москвы, все записи посвящены собственно ей. Продолжим, тему объединение таблиц и создание связей. Необходимо заметить, что по умолчанию Microsoft Query создает так называемое внутреннее объединение, то есть такое объединение, при котором выбираются записи, имеющие одинаковое значение объединяемых полей. Вот, например, в данном случае у нас эти поля. То есть, если у нас код клиента имеет значение 0,1, то выбирается та запись, в которой здесь соответствует этому клиенту, коду клиента 0,1. Ну, и соответственно вот таким же образом выбираются коды сотрудника. Ещё может быть, создана внешнее, объединение. При котором, из одной таблицы выбираются все записи в независимости от того, есть ли совпадающее с ними, записи в другой таблицы или нет. Связь, между двумя таблицами устанавливается, как в ручную, так и используя команды, меню. Давайте, сейчас мы с вами попробуем это сделать. Выполняем команду, таблица, объединение. Вот, выполнили эту команду, перед нами открывается, вот это диалоговое окно, которое называется объединение. Слева в списке, вот у нас имеется список, мы можем выбрать первую таблицу и ее поле для объединения. Давайте, выберем таблицу заказы, а поле, ну, к примеру, пусть это будет адрес получателя. В списке оператор, вот этот список мы выбираем, оператор сравнения. Предположим, что мы хотим выбрать, оператор равно. К стати на самом деле, это самый часто используемый оператор. Здесь имеется вторая таблица, здесь мы выберем, например, ну пусть будет клиенты адрес, вот так. Сейчас вот здесь нам необходимо установить один из имеющихся переключателей. Первый переключатель, это внутреннее объединение таблиц, соответственно переключатель два и три соответствуют внешнему объединению. При котором используются все записи из таблицы. Ну, давайте, оставим включенным первый переключатель. И нажмем на кнопку, добавить. Если вы обратили внимание, добавилось еще одна связь, вот такая вот связь имеется у нас на экране. Сейчас, мы нажимаем на кнопочку, закрыть, и эту связь уже видим более отчетливо. Точно таким же образом мы можем менять связь удалять и вообще передвигать, составлять связь вручную. Давайте, для начала, изменим тип связи. Выберем, ту нашу связь, которую мы с вами только, что создали и щелкнем на ней левой клавишей мыши, вот у нас еще раз появилось диалоговое окно, которое называется объединение. Точно так же мы можем выделить эту связь, давайте попробуем ее выделить и нажать на клавишу Delete. Видите, сейчас ее нет. А еще мы можем сделать ее ручным способом, выделяем здесь это поле и методом Drag And Drop двигаем курсор мыши вот сюда, после того, как мы отпустим, здесь создается вот такая вот связь. Итак, на этом уроке мы с вами прошли типы объединения, повторно создали запрос с помощью среды Microsoft Query. На следующем уроке мы с вами продолжим тему использования запросов.
10.9.4. Запросы Microsoft Access и запросы SQL Продолжаем тему создания запроса. Необходимо заметить, что в Microsoft Query, во-первых, мы можем запоминать запрос, а затем одновременно работать с несколькими запросами. В процессе определения запроса, можно открыть имеющийся запрос, или создать новый. Давайте, сохраним какой не, будь запрос, то есть тат, который создан нами сейчас. Сохранить запрос. Ну,
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
217
предположим запрос из базы данных Microsoft Access, сохраняем. Что мы сейчас с вами будем делать? Давайте, все закроем, все, что у нас есть на экране и выполним команду, файл. Открыть запрос, вот запрос, который мы с вами только что сохранили. Нажимаем, на кнопочку, открыть и вот этот запрос перед нами. Мы сейчас его и видим, и видим собственно результат его выполнения. Как вы знайте, выполнение запросов позволяет получать или обновлять информацию из области данных. Выполнение запроса осуществляется либо вручную, либо в автоматическом режиме. Переключение осуществляется с помощью вот этих вот двух кнопочек, вот это вот у нас автоматический режим. Вот эта кнопка, а это выполнение запроса вручную. Давайте, изучим вот эту вот панель инструментов, вообще посмотрим, что здесь у нас имеется. Первые кнопочки, первое это создать запрос, открыть запрос, сохранить запрос и вообще выйти и вернуть данные. Далее идет кнопка режим SQL, затем кнопки связанные с отображением таблиц, отображение условий, далее идет кнопочка добавить таблицу, фильтр по выделенному, цикл по групповым операциям, сортировки, ну про эти две кнопки мы с вами уже сказали, переключение ручного автоматического режима и соответственно справка. Если мы хотим, чтоб наш запрос выполнялся бы автоматически, вот здесь записи, следует устанавливать вот эту галочку, автоматический режим. Предположим, мы с вами отключаем этот автоматический режим, давайте проверим, что у нас выключен, сейчас посмотрим, как выполняется вручную. Давайте, что не будь, изменим в данном запросе, здесь сделаем не Анна, а, например, Нина. Для того чтобы сейчас вручную выполнить запрос нам нужно сделать вот, что. Либо, например, нажать вот эту кнопочку выполнения запроса. Давайте нажмем. Со значением Нина, у нас в данном случае ничего нет. Давайте, попробуем поменять это на, Елена, может быть в данном случае, нам повезет больше. Нет. Кстати, в общем, то не повезло. Ну, давайте, переменим это на, Анна соответственно, точно так же как у нас было, вот видите, несмотря на то, что мы ввели значение, у нас данные автоматически не приводятся, потому что выключена вот эта галочка, автоматический режим. Мы выполняем запрос, сейчас у нас данные имеются на экране. Необходимо заметить, что в среде Microsoft Query можно выполнять инструкции на языке SQL, то есть можно создавать запрос вообще без интерфейса Microsoft Query. Изучение этого языка, к стати не входит в рамку данного курса, но мы можем просмотреть вот этот вот запрос, который вот у нас сейчас в данный момент имеется на вот этом самом языке. Как мы это делаем? Мы из меню, вид выполняем команду, запрос SQL. Вот, сейчас мы видим, инструкцию SQL, вот она. Первая команда Select. Select это выбрать. У нас выбирается из таблицы сотрудники, сначала идет таблица, затем через кочку идет ее поле. Выбирается поле имя, затем поле фамилия, поле город, соответственно из базы Борей, который у нас на экране имеются заказы, клиенты и сотрудники, вот. Собственно вот такие вот условия, вот это все запрос. Выбирается, что затем откуда, а затем вот слово, Where, где идет уже непосредственно условия, вот. Вот эта наша собственно идет условия, условия это имя сотрудника должно быть равно Анна. В общем, понятно. Этот запрос можно соответственно вручную редактировать. Ну, что мы с вами можем сделать? Мы можем, например, выбирать ни полный вот этот вот комплект, а только сотрудники и имя. Сейчас мы аккуратно это сотрем. Вот так вот, нажмем на кнопочку, ОК. И посмотрим, что у нас при этом поменялось, все, здесь в результате мы видим только Анна, мы не видим не фамилии не
218
TeachPro Microsoft Excel 2003
города соответственно. Наша таблица, в общем, значительно уменьшилась. На этом уроке мы с вами фактически научились редактировать и использовать запросы, давайте на этом урок закончим. На следующем уроке мы будем форматировать данные Microsoft Query.
10.9.5. Форматирование результатов На этом уроке мы начинаем тему форматирование данных Microsoft Query. Необходимо заметить, что для большей наглядности и удобства иногда требуется изменять представление данных. То есть можно скрывать или показывать отдельные столбцы, менять их ширину и так далее. Необходимо заметить, что если мы будем каким то образом форматировать результирующую таблицу Microsoft Query, то это форматирование совершенно не отобразиться в таблице результатов который получит Excel. Предположим. Мы хотим изменить заголовок столбца. Мы выбираем следующую команду, записи, изменить столбец. Вот у нас здесь имеется поле сотрудники имя, но мы можем сюда еще вписать заголовок столбца. Ну, давайте, что не будь сейчас сюда, впишем. Ну, например, что-то вот такое и нажмем на кнопочку, ОК. Если вы обратили внимание, заголовок столбца у нас тут же изменился. Ну, давайте вернем все обратно, изменить столбец, мы выполняем команду и здесь можем соответственно это удалить, так же как у нас это все собственно и было, вот так вот. Ну, давайте, вручную выполним наш запрос, чтобы все вернуть на место, как вы помните, мы на прошлом уроке отключили автоматический режим. И продолжим работу. Ширину столбцов и высоту строк то же можно соответственно менять. Делается это с помощью мыши, вот таким вот образом, вот так, вот. Соответственно у нас все меняется, то же самое мы с вами можем сделать с помощью команд меню формат, вот у нас здесь имеется, меню, с помощью которого это все мы можем делать. Первая кнопочка, то есть команда, называется, шрифт, здесь мы можем выбрать любой шрифт, который нас интересует. Это стандартное окно шрифтов, с которым вы, в общем, то знакомы. Ну, давайте выберем, что не будь. Например, какой не будь Mistral, хотя на самом деле, он очень не наглядный или что-то в этом роде. Вот мы можем выбрать и даже каким то образом это все подчеркнуть, нажать на кнопку, ОК и наши данные будут представлены вот в таком то виде. Что у нас еще имеется? Сейчас посмотрим. Лучше на самом деле постараться вернуть это все, к какому то хотя бы примерно исходному варианту, потому, что в том виде, в котором сейчас это присутствует, на экране, оно, в общем, то нечитабельно вообще. Ну, сейчас в общем вроде чуть получше. Давайте, перейдем к вскрытию отображения отдельных столбцов. Предположим вот этот вот столбец мы с вами хотим вскрыть или еще лучше давайте выведем, что не будь еще на экран, ну лучше это сделать из таблицы сотрудники все-таки, вот так вот. И попробуем скрыть какой не, будь столбец. Ну, предположим вот этот вот. Что мы делаем, формат, скрыть столбцы. Теперь видите, этого столбца у нас уже нет, на экране у нас не присутствует. Выполняем команду, показать столбцы. Сейчас нам предлагается показать дату исполнения, выполняем, команду показать, и закрываем данное окно. Ну, давайте к стати нажмем на соответствующую кнопку, чтобы выполнился запрос и данные столбцы, имели бы какое то содержимое. Что дальше мы можем делать? Мы можем менять порядок столбцов, нам достаточно вот таким вот образом выделить соответствующий столбец, вот выделяем его заголовок и вот пытаемся перетащить в новое место, вот так вот. Видите, вот таким вот образом мы его перетащили.
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
219
Вот так. Сейчас, перетаскиваем обратно фактически, вот мы, таким образом, перетащили наши столбцы. Что еще у нас имеется? Мы можем, выполнить команду, например записи и соответственно добавить столбец. Ну, давайте, добавим какой не, будь столбец, например вот, всетаки, добавим фамилию. Вот так вот. И закроем данное окно. Видите, у нас здесь добавилась также фамилия, выполнить, запрос. Сейчас фамилия у нас присутствует на экране. Ну, на этом уроке мы поняли, как форматировать данные Microsoft Query. Как работать соответственно со столбцами, как их добавлять менять ширину или высоту? На следующем уроке мы будем изучать таблицу результатов.
10.9.6. Возврат данных в Excel На этом уроке мы с вами начинаем тему, которая касается перемещения и выделения таблицы результатов. Как мы уже говорили на прошлых уроках, записи и поля базы данных в таблице результатов представлены в виде строк и столбцов, вот собственно строки и столбцы. Что мы сейчас с вами будем делать? Мы сейчас заметим, что текущая строка у нас помечена с боку вот такой вот стрелочкой. Предположим мы хотим переместиться на строку с определенным номером. Что мы сейчас сделаем? Мы фактически вот здесь, предположим, хотим переместиться, на пятую строку вели, 5 нажали клавишу Enter, то есть клавишу ввод. Сейчас мы для перехода будем попробовать некоторые комбинации клавиш. Если мы нажмем сейчас клавишу F5, то, что у нас получиться? Ну, например, давайте перейдем сюда и нажмем клавишу F5. Вы видите, активизировалась вот это вот нижнее поле фактически, сейчас мы можем ввести туда, уже любое число и нажать на клавишу Enter. Опять нажимаем F5, активизировалось вот это нижнее поле, фокус ввода вот здесь, мы введем, например 12, нажмем клавишу Enter, мы перешли соответственно на 12-ое поле. Давайте к стати здесь уберем вот этот вот критерий, вот это вот условие. Для того, что бы мы получили больше данных, вот так вот, мы хотим получить наши данные, чтобы были бы и Павел и Ольга и Мария, чтоб было бы какое то разнообразие. Что еще у нас имеется, ну давайте введем сюда, например цифру 6. Нажмем на клавишу Enter. Если мы нажмем сочетание клавиш Ctrl+Enter, то мы фактически перейдем вот таким вот образом, если у нас здесь введено, например 8, нажали Ctrl+Enter, мы вот таким вот образом стерли старые данные, вот еще раз попробуем 78, видите. Фактически мы стираем данные, вот так вот. Что еще у нас имеется? С помощью стрелочек, если у нас активизировано вот это поле, стрелки в бок вот таким вот образом у нас переключаются с записи на записи. С помощью стрелочек вверх и вниз, соответственно мы перемещаемся по вертикали, вот. Предположим мы хотим выделить, всю текущую строку, мы нажимаем клавишу Shift и пробел. Вот видите, у нас выделилась вся текущая строка. Если у нас большая таблица результатов то с помощью нажатой клавиши Shift и Page Down, вот так вот, мы можем соответственно вот таким вот образом на весь выделенный диапазон перемещаться по нашему экрану. То же самое соответственно Shift+Page Up, просто это происходит соответственно вверх. Если мы хотим выделить всю таблицу результатов, что мы делаем? Мы нажимаем следующее сочетание клавиш, Ctrl+Shift и пробел. Вот у нас произошло выделение всей таблицы результатов. Сейчас мы с вами поговорим о редактировании данных в таблице результатов. Необходимо заметить, что редактирование данных
220
TeachPro Microsoft Excel 2003
в этой самой таблице влечет за собой соответствующие изменения в исходной базе данных. Ну, это, в общем, то и понятно. В каких случаях изменение содержимого базы данных, которые участвуют в запросе не возможно. Во-первых, естественно, когда источник данных защищен от изменения. Во-вторых, когда запрос строиться на нескольких таблицах и содержит групповые операции. То есть те, которые соединены с помощью (и) или (или). Или, например, содержит такие операции как сумма, среднее значение и так далее. И, последнее. К стати наиболее часто встречающийся случай, когда администратор базы данных запретил изменение содержимого. Давайте, изменим содержимое, таблицы результатов. Выполняем, следующую команду, записи, разрешить правку. Нам сейчас сообщается, что многотабличный запрос редактировать невозможно. Согласимся с этим. Вообще, создадим запрос за ново, а еще лучше предварительно закроем, сохраним запрос. Вот мы сейчас его с вами, сохранили, закрыли. Сейчас мы с вами вообще создадим запрос заново. Пусть это будет источник, как вы помните, у нас это была наша старая таблица, и просто выведем, сотрудники. У нас сейчас будет однотабличный запрос. Вот так вот. Даже у нас не будет никакого условия. У нас будет, например, только имя на экране. Нажимаем вот эту кнопочку, чтобы получить этот список, ну давайте здесь еще сделаем фамилия, потому, что только имя как-то видеть достаточно не привычно, вот. Вот у нас имеется вот такой вот список. Сейчас мы с вами попробуем менять содержимое записей результатов, как мы уже с вами только что сказали. По этому выполняем команду, записи, разрешить правку, вот сейчас если вы обратили внимание, ничего нам не сообщается, что у нас многотабличный запрос. Таблицы результатов выбираем, например какой не будь столбец, где мы хотим что-то поменять. Предположим мы хотим поменять, к примеру, Инна на ну что-то типа Ирина. Давайте, это введем, вот. Мы сейчас изменили и нажимаем клавишу ввод, то есть клавишу Enter. Изменения у нас произошли. Предположим мы хотим, удалить какой либо кусок с содержимым таблицы результатов. Как мы это делаем? Перед этим нам опять нужно выполнить команду, разрешить правку, в случае если эта галочка не установлена, в данном случае эта галочка у нас есть. Выделяем нужную сточку и выполняем следующую команду, правка соответственно удалить. Сейчас нам задается вопрос. Удалить ли следующее число записи, равное единицы. Мы с этим соглашаемся. Давайте, мы сейчас это все удалим. На, что нам сообщается, что удаление или изменение записи не возможно, в таблице заказы, имеются связанные записи. Это кстати то, о чем мы говорили в самом начале. Удалить записи, если имеются связанные с ними не возможно. Нам придется, с этим согласится, нажмем на кнопку, ОК. Кстати именно по этому у нас была закрыта, операция, вырезать. Потому, что Microsoft Query знал, что здесь имеются связанные элементы. Сейчас нам осталось освоить последнюю операцию. Передачу данных из Microsoft Query обратно в Excel. Так как Microsoft Query, у нас был запущен не как отдельное приложение, а непосредственно из среды Microsoft Excel, то мы выполняем следующую команду, меню, файл, выполняем команду? которая называется, вернуть данные в Microsoft Office Excel. Сейчас нам предлагается, поместить наши данные, либо в имеющийся лист на эту выделенную ранее позицию, либо на новый лист. Нажимаем на кнопочку, ОК и соответственно получаем вот эти вот данные. Именно те, которые у нас были, в свое время там созданы. Если бы у нас Microsoft Query, был бы запущен как отдельное приложение, то мы могли бы, например, эти данные получить здесь с помощью буфера обмена. Необходимо заметить, что с результатами запросов к внешним базам данных можно работать, так же как и с любыми другими данными. То есть мы можем их копировать, изменять и так далее. Если нам необходимо результаты запросов обновить, что мы должны сделать? Мы должны выполнить команду данные и здесь имеется вот эта команда, которая называется, обновить данные, вот так. Сейчас нам сообщается, что запрос используется при обновлении данных, для импорта, внешних данных в Excel, но предупреждают, что данные могут быть, на самом деле созданы, злонамеренными пользователями. Мы сообщаем, что мы доверяем источнику, данного файла нажав на кнопку, ОК. И в данном случае у нас происходит
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
221
такое вот фоновое обращение к Microsoft Query, и данные на самом деле обновляются. Вот к стати здесь имеется даже вот такая вот кнопочка, которая называется, обновить все. Ну, сейчас давайте на этом, закончим текущий урок, мы фактически научились работать с Microsoft Query, получать данные из Microsoft Query и передавать данные соответственно в неё. На следующем уроке мы с вами начнем тему, работа в Excel с данными различных форматов.
10.10. Работа с данными различных форматов в Microsoft Excel 10.10.1. Типы данных, с которыми работает Microsoft Excel На этом уроке мы начинаем работу в Excel с данными в различных форматах. Необходимо заметить, что Excel может получать данные не только с расширением xls и баз данных, но и с файлов других типов, а также, например, непосредственно со страниц Web. В Excel имеется целый набор средств для работы с данными нестандартного формата. 90% случаев экспортирования файлов совершается с помощью вот этой команды. Из меню File выполняем команду Cохранить как… Вот здесь раскрывается вот такое вот окно. И вот здесь в нижнем списке мы можем посмотреть, как именно мы можем сохранить наш файл. Первый тип, это книга Microsoft Office Excel. Это обычный файл, который поддерживается Microsoft Office Excel. Затем идет Таблица XML. Поддержка языка XML появилась, начиная с Office-а 2002. Ранее этой возможности, собственно, не было. А сейчас уже и наша версия, а это 2003, может это делать, поддерживать XML. Ну, соответственно XML данных. Затем идут Web страницы. Web страницы в одном файле. И просто Web страницы. Разницу мы с вами пройдем чуть позже. Шаблон. Что такое Шаблон вы знаете. С шаблонами мы с вами уже работали. Затем идут текстовые файлы. На самом деле текстовых файлов может быть несколько. Мы сейчас их увидим. Все зависит от разделителей. Может быть разделители между данными табуляции, как в данном случае. Может быть запятая, Может быть пробел и так далее. Мы сейчас позже это посмотрим. Tекст Юникод. Символы Юникод это те символы, которые кодируются не одним байтом, как обычно, а двумя. Затем идет устарелый формат. Это книга Microsoft Excel версии 5.0 / девяносто пятого И, соответственно, вот такая вот. Затем, CSV – разделители - запятые. Фактически тот же самый текстовый формат, только разделитель у нас будет уже не табуляция, а запятая. Затем идут опять таки старые версии File Microsoft Excel 4.0, 3.0, 2.1 и так далее. Вот здесь. Вот здесь у нас это форматы электронных таблиц LOTUS. LOTUS – это распространенная программа, работающая с табличными данными. И для совместимости, собственно, из Excel прямо можно сохранять формат LOTUS. Дальше идет вот этот формат. Это Quattro Pro/DOS. Как Windows-овская версия, так и вы видите здесь DOS-овская. Затем идет тип баз данных, созданных на языке dBAZE - dBASE IV, dBASE III и dBASE II. Потом форматированный текст с разделительными пробелами. Для совместимости имеется так же текстовый формат Macintosh. Все Macintosh, собственно их версии для Dos-а так же имеются. Также Interchange Format. SYLK это Symbolic Link. Этот формат используется при переносе данных в программу Multyplan. Ну, и последний пункт,
222
TeachPro Microsoft Excel 2003
соответственно, Настройка Microsoft Office Excel. Ну давайте попробуем что-нибудь экспортировать, например, имеющуюся таблицу, к примеру в XML. Выбираем здесь таблицу XML, И выбираем какое-нибудь название. Предположим table, или таблица1, к примеру. Таблица1 – сохраняем. Вот. Сохранили наш файл в виде XML. Давайте попробуем с помощью программы блокнот, его с вами открыть. Сейчас мы с вами найдем программу блокнот. Вот она. Откроем созданный файл. Как вы помните, это у нас был table1. Тип файлов сделаем - Все файлы, чтобы увидеть сразу все. И поищем table1. Вот он. Открыли. Вы сейчас видите здесь перед собой обычный XML файл. Если посмотрите внимательно, везде присутствуют открывающий тег, вот, например, Author. Закрывающий тег. Нормальный обычный XML файл. Экспорт данных в виде текста позволяет легко решать проблему совместимости платформ. Основный недостаток теряется форматирование. А достоинство - это независимость и небольшой объем. Ну, давайте попробуем сохранить нашу рабочую книгу, как текст. Выполняем команду File - Сохранить как. Давайте здесь выберем текст. Ну. Давайте, текстовый файл с разделителями табуляции. Вот так. А имя файла, у нас будет просто текст. Сохраняем. Сейчас нас Excel предупреждает, что в файле выбранного типа, может быть сохранен только текущий лист. Мы с этим соглашаемся. Затем нас предупреждают, что форматирование может быть утеряно. Мы, собственно, даже готовы на это. Все, мы с вами все сохранили. А теперь попробуем открыть наш файл, опять таки при помощи программы Блокнот. И посмотреть, что у нас, при этом получилось. Здесь мы тип файлов выбираем. Можем выбрать все файлы. А можем, собственно, оставить и текстовые. Видите, текст наш на экране имеется. Вот у нас получился вот такой вот текстовый файл. Если вы обратите внимание, разделитель у нас от табуляции. С помощью стрелок вот таким вот образом по ним перепрыгиваем по нашим данным. Ну способы импорта данных мы пройдем на следующем уроке. А на этом мы, фактически, представили, как делается экспорт данных из Microsoft Excel.
10.10.2. Способы обработки данных Сейчас поговорим о способах импорта данных. Большим достоинством Excel является возможность обработки данных, которые созданы в другом приложении. Это свойство позволяет производить более простую интеграцию различных программных средств. Для того, чтобы открыть файл, сохраненный в одном из допустимых форматов, выполняем следующие действия. С помощью меню File выполняем команду Открыть. Вот у нас открылось вот такое вот диалоговое окно – Открытие документов. В списке Тип файлов мы выбираем нужный нам. Предположим мы хотим открыть файлы XML. Здесь у нас имеется сохраненный нами ранее файл XML. Пусть это будет в нашем случае table1. Ну давайте сделаем двойной щелчок. И мы увидим тот файл, который сохранили с вами ранее, а именно на прошлом уроке. Ну давайте попробуем открыть, например, базу данных. Какую-нибудь базу данных, к примеру, например Access. Посмотрим, имеется ли она у нас. Здесь вот имеется вот такая вот база данных, которая называется Заказы на работу. Теперь нам сообщается, что тот файл содержит запросы на внешние данные. А запросы используются для импорта внешних данных в Excel. То есть, спрашивают нас, надежен ли источник данных? Ну, мы, предположим, согласны. Считаем источник надежным. Вот . у нас имеются следующие таблицы, и следующие запросы. Вот они. Внизу у нас расположены таблицы. И следующие запросы. Вот они. Внизу у нас расположены таблицы. А вот сверху такими вот значечками помечены запросы. Ну, предположим, нас интересует только одна таблица, к примеру, Клиент. Мы с вами ее выбрали. И нажмем на кнопочку OK. Вот. У нас открылись вот такие вот данные. На самом деле данных у нас сейчас нету, а есть только названия полей. То есть таблица у нас оказывается была не заполнена. На самом деле вообщем-то
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
223
понятно, как это делается. Давайте закроем не сохраняя изменений Книги3. И продолжим нашу работу. Сейчас попробуем поработать с текстовым форматом. Выполняем команду File. Опять таки Открыть. Здесь мы с вами выбираем уже не Базы данных, а соответственно Текстовый файл. У нас был сохраненный ранее текст. Вот он. Сейчас нам здесь предлагается выбрать разделители. Видите у нас. Мы сейчас видим список. Но нам нужно сделать так, чтобы каждый столбец был в своей колонке, то есть, в своем месте. Так в случае у нас с разделителями, то есть, значение полей отделяются знаками разделителей. А сейчас здесь уже Excel автоматически распознал, что разделители у нас – знак табуляции. Ни точка с запятой. К примеру, ни пробел, ни запятая, а, именно, знак табуляции. Кстати, если мы поставим пробел и уберем знак табуляции, у нас будет вот таким вот странным образом поделен файл. На самом деле мы с вами сами помним, что у нас разделение происходит табуляциями. Вот так. Нажмем на кнопку далее. Здесь, вот на этом этапе, нам предлагается сделать вот что: Excel поставил формат данных столбцов общий. Видите вот здесь вот написано Общий, Общий, Общий. На самом деле же это не так. Например, здесь у нас явно текстовый формат должен быть. Вот здесь. Здесь не понятно. У нас здесь присутствует и объем продаж, и, вообщем-то, год, и, просто, данный. Значит, он вполне может остаться и общим. Собственно, как и здесь. Вот это, то, что текстовый, достаточно однозначно. Сейчас мы можем сделать вот что. Можно нажать на кнопочку готово. И в результате, если вы обратили внимание, у нас текстовый файл был импортирован вот в нашу таблицу. Причем если посмотрите совсем внимательно рабочий лист у нас имеет имя, название файла. Можно попробовать сделать то же самое, но сделать собственно с другими разделителями. Давайте попробуем. Выберем опять таки Текст. Нам сообщается что файл Текст уже открыт. Но мы не взирая на грозное предупреждение, его сейчас откроем. Сейчас мы можем здесь выбрать формат файла, например, скажем кириллицу в Windows. Например, вот такая кириллица KOI8-U. Видите, здесь у нас начертания все изменилось. Нам нужно обязательно вернуть обратно. А здесь указывается с какой строки нужно начать импорт. Фиксированная ширина, это, когда поля имеют заданную ширину. Ширина определяется по количеству символов. А здесь будут искать разделитель. Ну давайте попробуем сделать вот что. Этот знак табуляции убрать. И мы предположим, что разделен другими элементами, например запятой. Посмотрим, что у нас, при этом, получится. Давайте здесь просто пробежимся. Вот так вот, видите у нас все вот эти элементы были помещены в один столбец. То есть Excel сделал все неправильно. Это произошло все потому, что мы дали неправильный разделитель. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы попробуем получить данные со страницы Web.
10.10.3. Получение данных со страниц Web На этом уроке мы с вами будем изучать получение данных со страниц Web. Microsoft Office 2003 очень тесно интегрирован с Web. Как мы создаем новый веб-запрос? Давайте попробуем это сделать. Для того, чтобы получить данные с Web страницы, делаем следующее. Выполняем команду Данные - Импорт внешних данных. Далее создаем веб-запрос. Сейчас у нас открывается вот такое вот окно, которое называется Создание веб-запроса. Вот сюда, в поле Адрес, мы должны ввести URL. Давайте введем какой-нибудь простенький URL. Ну, пусть это будет, например, mail.ru. И нажмем на кнопочку Пуск.
224
TeachPro Microsoft Excel 2003
Сейчас у нас происходит открытие этой самой Web страницы. Если вы обратили внимание, она у нас вот таким вот образом, тихо – тихо открывается. Вот, открывается наша Web страница. Давайте еще немножечко подождем. И увидим вот что. После того, как страница откроется, видите, она уже почти вся, у нас открылась. У нас данная страница вся покроется вот такими вот желтенькими значками, которые будут обозначать на самом деле, таблицы. Сейчас откроется страница. В данном случае, у нас происходит загрузка определенных рисунков. Вот. Уже, значит, у нас страница загрузилась. Если вы обратили внимание, у нас имеются вот такие вот симпатичные стрелочки. Мы должны щелкнуть на тех стрелочках, таблицы которых мы хотим получить на нашем листе. Ну, предположим, мы хотим получить вот эту симпатичную страницу и вот эту. Вот эти две. Давайте нажмем на кнопочку Импорт. В данном случае, у нас появляется окно Импорт данных, где нас спрашивают, куда следует поместить данные? Имеется следующее предложение в Имеющийся лист или в Новый. Давайте поместим в Новый лист. Нажмем на кнопочку OK. И сейчас у нас происходит фактически получение данных. Если мы подождем пару секунд, то данные у нас появятся на экране. Вот у нас имеются эти вот данные. Давайте это вот на самом деле уберем. Вот такая вот табличка. Вот, мы ее фактически получили на нашем экране с помощью веб-запроса. Что у нас здесь имеется? У нас здесь имеется следующее. Мы можем собственно поменять запрос. Видите, у нас опять возникает вот это вот диалоговое окно. И кстати сейчас вот, после того, как оно полностью появится, мы увидим вот что. Давайте. Мы увидим, что те таблицы, которые мы с вами импортировали ранее, они, вообщем-то отмечены, они есть на экране. Вот с помощью этих вот галочек. Что еще интересно посмотреть нам в данном экране? На данном экране интересно изучить следующую кнопочку, которая называется Параметры. Что у нас имеется в этом диалоговом окне? Во-первых, имеются следующие опции по настройке веб-запросов. Во-первых, Формат. Это видите, такой большой список переключателей. Во-первых, можем вообще формата не иметь, как у нас в данном случае. Можем использовать формат RTF. И можем полностью иметь формат HTML с ссылками, линками и со всем остальным. Далее, Импорт настроек для блоков PRE. В данном случае мы определяем параметры преобразования текста, в которые включен тек PRE. Мы можем установить следующие флажки: первое - Импорт блоков PRE в столбцы. Второй – считать последовательно разделители одним и третий - Одинаковые настройки для всего раздела. Вот. Все эти параметры лучше всего оставлять по умолчанию. Здесь другие параметры импорта. Отключить распознавание дат и отключить направление Web запроса. На самом деле лучше это включать. Давайте нажмем на кнопочку OK. А еще лучше опять вызовем параметры, в данном случае, мы с вами вызвали не то, вызываем так. Мы хотим сейчас полностью формат HTML, чтобы посмотреть в чем разница. Ну кодировки, предположим, нас вообщем-то не интересуют. Давайте запрос выполним еще раз. Сейчас у нас происходит опять таки запрос. Смотрите внимательно на экран. Видите, сейчас у нас пришли гиперссылки, то есть подчеркнуты синим цветом. И курсор преобразуется вот в такую руку. Вот так. Давайте посмотрим, что здесь еще у нас имеется. Здесь у нас имеется Свойство диапазона данных. Мы нажали вот на соответственно эту кнопку. И у нас появилось вот это диалоговое окно. С его помощью мы сможем внешний диапазон, а именно, его свойства, каким-то образом менять. Можно сделать следующее. Можно, во-первых, сохранить определение запроса. Это первое. Что еще можно установить? Как часто обновлять экран? То есть, фоново обновлять, обновлять каждые сколько-то минут, обновлять при открытии файлов, можно удалять внешние данные гиперссылки с листа сохранения. Видите здесь имеются такие вот опции. Что у нас еще есть? у нас еще есть формат разметка данных. На самом деле здесь мы можем указать, задавать ширину столбца, Автоформатировать, например, данные. Но, если продолжить в таком случае обновление, с гиперссылки во внешнем диапазоне работать не будут, если у нас будет применен Автоформат. Здесь мы указываем, что именно делать, если, количество строк в
Глава 10. Совместная работа Excel с офисными приложениями
225
диапазоне изменится, то есть добавлять новые строки, удалять существующие; добавлять новые строки и очищать пустые ячейки и так далее. И кстати можем заполнять формулами соседние столбцы. Ну, давайте будем заполнять. И нажмем на кнопочку OK. На самом деле, в данном случае, у нас ничего не изменилось. Что мы еще сейчас с вами будем делать? Мы будем делать вот что. Как мы с вами уже сказали, свойства внешнего диапазона данных можно менять. Его можно создавать и при создании запросов, так и после получения данных. Вот у нас имеется следующая Панель инструментов. Она называется, собственно, Внешние данные, если вы посмотрите, например, внимательно. Вот они. Что мы здесь можем сделать? Ну, свойства диапазона данных мы, собственно, уже нажимали, и убедились в том, что менять их можно. Посмотрим, что здесь еще имеется. Мы можем обновить данные. Видите. Начинаем обновлять. Сейчас у нас опять идет подсоединение к Интернету. И данные обновляются. Это следующее. Ну, со свойствами мы уже знакомы. Затем можем обновить все, не только данные, но и все. И имеется еще несколько закомментированных кнопок, которые в данный момент у нас сейчас не активны. А можем собственно даже, как мы сделали это раньше, менять запрос. Ну, давайте закроем это окно. Менять мы с вами сейчас ничего не будем. Ну, на этом уроке давайте закончим текущий урок. Вообщем-то мы поняли, как именно нам нужно обращаться с веб-запросами.
226
TeachPro Microsoft Excel 2003
Глава 11. Анализ данных 11.1. Что такое консолидация 11.1.1. Связывание ячеек Итак, на этом уроке мы с вами начинаем вторую часть нашего курса для подготовленных пользователей. И начинаем эту вторую часть мы с темы Анализ данных. Начинаем с консолидации. Консолидация данных – это определенные способы связывания между собой рабочих книг и листов. Если мы связываем отдельные листы рабочей книги, или две различные книги друг с другом, посредством определенных ячеек, то данные в этих ячейках будут одними и теми же. Это понятно. Если в одной ячейке данные изменяются, то, соответственно, они изменятся и в другой ячейке. Сейчас у вас на экране открыта рабочая книга, в которой есть данные по Франции, и данные по Германии. Это площадь и население соответственно, по этим двум странам. Предположим, на каком-нибудь другом листе мы с вами хотим построить таблицу, которую назовем Площадь. Вот такая вот у нас будет таблица. Здесь у нас будет Франция. Здесь у нас будет, соответственно, Германия. Здесь у нас должны быть данные по площади. Если мы введем их вручную, то соответственно, если по каким-то причинам мы решим эти данные изменять, нам надо будет менять их в нескольких местах. В данном случае, мы сделаем проще. Мы здесь вводим равняется. Переходим на Лист1, и выделяем вот эту ячейку. Затем нажимаем на клавишу Enter. Вот. Если вы обратили внимание, у нас здесь имеется ссылка на Лист1, и на ячейку B3. То же самое мы можем сделать и для данных по Германии. Но щелкаем мы в этот раз на ячейке E3, соответственно. У нас имеются вот такие вот данные, в данный момент. Лист1 Е3, и соответственно, Лист1 B3. Если по какой-то причине здесь у нас данные изменятся, давайте попробуем это сделать. Пусть будет не 552, а 560, и перейдем на Лист2, то мы увидим, что здесь данные, соответственно, поменялись. Ну давайте введем их обратно. Вот так вот. И увидим, что изменения произошли здесь так же. То есть, мы фактически связали наши данные. Кстати, надо сказать, что работа со связанными книгами значительно упрощается, если в книгах – источниках использовать именованные диапазоны или ячейки. Предположим, мы вот здесь, вот для этих данных, назовем данную ячейку площадь Франции. Давайте так и сделаем. Это у нас будет площадь, знак подчеркивания поставим, Франции. Вот так. А эти данные у нас соответственно будут уже площадь Германии. Вот так. У нас имеются вот такие вот данные. Теперь мы можем таким образом найти суммарную площадь этих стран. Например, давайте здесь введем слово сумма. А сюда, в данную ячейку мы вводим следующее, выводим функцию суммирования. Но в данном случае, у нас не будет диапазон Е3 – Е6, а будет следующее: у нас будет здесь площадь Франции. Давайте так и введем. Ставим точку с запятой. А затем, соответственно, площадь Германии. Ну и, соответственно, берем ячейку Е6. Видите, у нас, соответственно, выделена синим цветом площадь Франции. И, соответственно, зеленым цветом, площадь Германии. Нажмем на клавишу Enter, и мы увидим, что мы очень просто, с помощью именованных диапазонов получаем результат.
Глава 11. Анализ данных
227
Именованный диапазон для данных случае, кстати, всегда удобен, стоит им пользоваться. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами продолжим изучение способов связывания ячеек и диапазонов.
11.1.2. Способы связывания ячеек В Excel предусмотрено несколько способов связывания ячеек. Начинаем изучение первого способа. Это с помощью команд меню. Причем эти команды располагаются вот здесь, в меню Правка. Как мы связываем ячейки? Предположим мы хотим вот в эту ячейку C11 поместить вот эти вот данные, то есть связать ячейку C11 ячейку B3. Как мы это делаем? Для начала мы выделяем ячейку B3 и выполняем команду Правка – Копировать. После того, как мы с вами эту команду выполнили, мы возвращаемся в ячейку C11, и выполняем команду Правка – Специальная вставка. Тут надо быть внимательным. Мы выполняем команду Специальная вставка. После появлкния вот этого вот диалогового окна, которое вы сейчас видите, мы нажимаем на кнопочку Вставить связь - ни копируем содержимое этой ячейки, ни ее формулу, ни ее значение, ни форматы, ничего, а именно нажимаем на кнопку Вставить связь. Нажали на кнопку. Что у нас получилось? Если вы обратили внимание, в данной ячейке у нас значение 552, оно совпадает вот с этим значением, но содержимое ячейки как раз ссылка на ячейку B3. То есть, таким образом нам удалось связать эти две ячейки. Это первый способ. Второй способ, мы то же самое можем сделать с помощью перетаскивания. Давайте сотрем содержимое этой ячейки. Выделим вот эту. Приведем курсор мыши на самый край рамки, так, чтобы курсор превратился в крестик. И с помощью правой клавиши мыши нажимаем на нее, на правую клавишу. В этом месте надо быть очень внимательным. Это именно правая клавиша. Начинаем, при нажатой правой клавише, вот так вот перетаскивать. Потом мы здесь отпускаем правую клавишу. Появляется контекстное меню, в котором надо выполнить команду Связать. Выполним команду Связать. Обратили внимание, здесь у нас опять 552. И в строке формул видна ссылка вот на эту ячейку. То есть, у нас две эти ячейки получились связанные. То же самое, создание связи может быть сделано между двумя разными рабочими книгами. Давайте попробуем это с вами сделать. Как вы помните, у нас здесь эта ячейка B3 Лист1, соответственно, книга называется Книга2. Давайте попробуем создать новую рабочую книгу. У нас она сейчас новая. И в ячейке приемники, то есть, в той ячейке, которую мы хотим связать с исходной, давайте мы с вами напишем здесь это слово. Вот приемник. Вот здесь в этой самой ячейке мы вводим следующие данные. Во-первых, в квадратных скобках вводим Книга2, ну, вводить, это понятно, надо русскими буквами. Книга2, точка, xls, это уже, соответственно, латинскими. После того, как столько мы ввели, мы идем вот сюда, и вводим здесь соответственно, Лист1, потому что у нас располагаться должна в Листе1. Лист1 - не забудем восклицательный знак, для того, чтобы сейчас уже назвать ячейку. А ячейка у нас, как вы помните, B3. B3. Вот так. И нажимаю клавишу Enter. Видите у нас сейчас здесь, невзирая, что написана вот такая вот формула, у нас здесь значение 552. В квадратных скобках у нас название нашей рабочей книги, затем Лист1, название рабочего листа, восклицательный знак и номер ячейки. В данном случае, мы набрали это значение вручную. Если мы не хотим набирать значение вручную, что мы здесь делаем? Мы здесь делаем равняется. Переходим соответственно на нашу
228
TeachPro Microsoft Excel 2003
книгу, и вот таким вот образом выделяем нужную ячейку. Затем нажимаем клавишу Enter. И если вы обратили внимание, здесь у нас уже ввелось автоматически. Но у нас не номер ячейки, а в данном случае, даже именованный диапазон. То же самое можно сделать и с помощью меню Правка. Там Правка - Копировать, а здесь Правка - Специальная вставка, а затем Вставить связь. Ну на этом уроке мы с вами прошли несколько способов связывания ячейки диапазонов. На следующем уроке мы начнем тему Изменение и удаление связей.
11.1.3. Изменения и удаление ячеек На этом уроке мы с вами будем изучать Изменение и удаление связей. В процессе работы наша рабочая книга может переместиться. Мы можем добавить новые столбцы и строки и так далее. То есть возникнет необходимость изменения и удаления связей соответственно. Как же нам поменять связь? Вот здесь у нас имеется ячейка, которая ссылается соответственно на Лист1 ячейку B3. Самый простой способ выделить одну ячейку и в строке форма изменить. Например, у нас B3 можем написать Е3. И нажать на клавишу Enter. После того, как мы здесь написали Е3, у нас в данном случае опять таки ссылается на Е3, и появились вот эти вот данные. Ну, давайте вернем все, как говорится, на «круги своя». Вот так вот. Вернем старое значение. То есть, меняем в строке Форма. Но если нам придется изменить большое количество ссылок, то вручную менять не представляется рациональным. Что нам нужно сделать для этого? Нам нужно сделать вот что. В команде Правка, нам нужно выполнить команду Связь. На самом деле эту команду мы сейчас выполнить не можем, потому что у нас она не активна. Почему? Потому что здесь, на этом листе, у нас нет ссылок на другую рабочую книгу. Давайте перейдем на нашу Книгу4, которая содержала, как вы помните, в себе ссылки на другую рабочую книгу. Видите, вот они. И отсюда выполним команду Правка – Связи. Вот у нас возникла вот это вот диалоговое окно, которое называется Изменение связей. Что это у нас за диалоговое окно? Ну, первое, что мы можем сделать, первое, что напрашивается, это нажать на кнопочку Изменить. В данном случае, нам предлагается изменить источник Книга2.xls. Для чего это сделано? Например, предположим, ваша Книга2 поменяла свое местоположение. Сейчас она находится не в папке, к примеру, Мои документы, а где-нибудь в другом месте, чисто гипотетически. Если она поменяла свое местоположение, вы, таким образом, с помощью диалогового окна Изменить источник ее находите. Что еще у нас здесь имеется? Ну, обновить, понятно из названия. Сейчас сообщается, что у нас источник открыт. Так оно и есть, Книга2 у нас открыта. Если нажмем на кнопку Открыть, нам сообщат, что Книга2.xls уже открыта. Мы отказывается это делать. Давайте еще раз выполним команду Правка – Связи. И посмотрим, что еще у нас здесь есть. Ну, состояние, вообщем-то тоже понятно из названия. Обновление. Обновление в данном случае у нас автоматическое. Если мы нажмем на кнопку Запрос на обновление связей, здесь мы можем выбрать, что нам делать при открытии этой книги Excel. Во-первых, Excel нам может задавать вопрос, нужно ли обновлять связи с другими книгами? И здесь мы указываем нужно или нет. В данном случае, ждать ответа пользователя - Не задавать вопросы, не обновлять связи, Не задавать вопрос и обновлять связи. Ну, пусть останется первый вариант, который у нас, соответственно и был. При нажатии на кнопку Разорвать связь, у нас, соответственно, внешние ссылки будут преобразованы, в принимаемые ими на данный момент значения. Эту операцию, кстати, невозможно отменить. И спрашивается, разорвать связь или нет? Давайте выберем Разорвать связь. И посмотрим, что у нас, при этом получилось. А получилось у нас вот что. Видите, в этих ячейках у нас уже не ссылки на книгу два, соответственно, а просто простые значения, полученные из Книги2. Ну, вообщем-то, поняли, как изменять и удалять связи. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами изучим Связанные изображения ячеек.
Глава 11. Анализ данных
229
11.1.4. Изображения ячеек На этом уроке мы с вами будем изучать Связанные изображения ячейки. Изображение ячейки это картинка, на которой изображена ячейка. Причем изображена она именно так, как выглядит на рабочем столе, то есть видно не только содержимое ячейки, но ее рамка, фон, вообщем оформление. Если включены линии сетки, то они тоже будут видны на изображении. Изображение ячеек может быть связано с исходными ячейками. И соответственно при изменении исходных ячеек, изображение тоже будет обновляться. Такое изображение называется Связанным. А изображения, на самом деле, представляют собой обычные растровые картинки. Давайте с вами создадим первое наше изображение. Для создания изображения предназначены команды, которые находятся обычно в меню Правка. В данном случае они здесь не находятся, потому что это самое меню Правка для создания изображения ячеек, нужно вызывать специальным образом, нажать клавишу Shift и только после этого выполнить команду Правка. Здесь у нас появляются вот такие вот не активные команды Вставить рисунок и Вставить связь с рисунком. Мы сейчас попробуем с ними поработать. Команда у нас не активна, потому как буфер обмена у нас в данный момент пустой. Выделим вот этот фрагмент. И выполним команду Правка – Копировать. Для того, чтобы буфер обмена был заполнен Правка – Копировать. Сейчас переносим курсор, например, сюда. Нажимаем клавишу Shift, это обязательно и выполняем команду Правка – Вставить рисунок. Если вы обратили внимание, вот эти вот ячейки у нас скопировались вот сюда, но уже в виде рисунка. При этом, если вы будете особенно внимательны, вы увидите, что у нас автоматически возникла Панель инструментов, которая называется Настройка изображений. В данном случае, вот этот рисунок он ни какой связи с исходными ячейками не имеет. Давайте в этом убедимся. Он меняет значение, например на 600. Нажмем на клавишу Enter и увидим, что никаких изменений у нас не произошло. Давайте сейчас сделаем вот что. Выделим опять таки этот фрагмент. Выполним команду Правка – Копировать. Нажмем на клавишу Shift, но на этот раз выполним команду Правка - Вставить связь с рисунком. Здесь у нас опять таки появился рисунок, вот он. Но в данном случае, это рисунок, который реагирует на изменение. Смотрите внимательно. Нажимаем и здесь соответственно произошло изменение, потому что в данном случае, изображение мы создали с помощью другой команды Создать связь с рисунком. Теперь для того, вот если вы обратили вынимание, чтобы изменить ссылки, предположим, нам нужно будет их изменить, нам достаточно поменять здесь в поле Формул соответственно и значения. В данном случае у нас ссылка на ячейки A3 – C4, то есть, начиная вот от сюда и кончая вот это ячейкой. Если мы посчитаем нужным, что нам нужно что-то поменять, давайте, кстати, попробуем это сделать, поменять данные от Германии, у нас это первое значение будет Е3. Мы сейчас с вами это сделаем, а второе значение у нас будет соответственно F4, а не C. Вставим F, нажимаем на клавишу Enter. Видите, значения у нас соответственно изменились. В данном случае, у нас не эти значения, а вот эти. Если же у нас изображение ячеек сделано из другой книги, то менять в данном случае, если у нас есть ссылка на другую книгу, то выполняем команду правка - –вязи. В данном случае связь у нас не активна, там же ссылки на других рабочих книг мы не имеем. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами начнем обширнейшую тему, которая называется консолидация данных.
230
TeachPro Microsoft Excel 2003
11.2. Консолидация данных 11.2.1. Консолидация данных по физическому расположению На этом уроке мы с вами начинаем одну из самых интересных тем Excel – консолидацию данных. Пот консолидацией данных мы понимаем обобщение однородных данных из разных источников. При консолидации на основе значений нескольких ячеек формируется значение результирующей ячейки. Это может быть путем суммирования, нахождения среднего арифметического и так далее. Давайте попробуем понять принцип консолидации на примере. Сейчас у нас открыта наша вот эта рабочая книга. Предположим мы хотим, чтобы у нас данные по Франции, Германии, были бы, например, на разных листах. Давайте собственно так с вами и сделаем. Здесь у нас будет Франция. Ячейки с Германией мы сейчас просто с вами удалим. А здесь мы с вами удалим вот эти ячейки. У нас останется Германия. Давайте для этого дополнительный столбец, удалим так же. Вот такие у нас имеются однородные данные. Сейчас мы с вами будем с ними работать. Существует два способа консолидации данных. Первый способ называется По физическому расположению. Это когда ячейки задаются на прямую. Второй способ, это По заголовкам. Давайте с вами начнем изучение с первого способа. При консолидации По физическому расположению, необходимо быть очень осторожным, потому что в этом случае указываются только местоположение ячеек, которые содержат исходные данные. То есть во всех исходных ячейках у нас должны быть однородные данные. То есть, например, в ячейке B3 у нас на всех листах должна быть площадь, а, соответственно в B4 должно быть народонаселение. Но в данном случае, у нас вроде бы так оно и есть. Если мы этого правила соблюдать не будем, то результат получим весьма бессмысленный. Ну, давайте начнем. Предположим мы хотим получить среднюю площадь вот этих двух стран. Именно среднюю. Давайте на новом листе мы с вами введем фразу Средняя площадь, и именно здесь мы с вами хотим ее получить. Выполняем команду Данные. Давайте полностью откроем это меню. И выполняем команду Консолидация, естественно. Что мы здесь делаем? Во-первых, в первом поле у нас имеются функции, с помощью которых собираемся мы наши данные, собственно консолидировать. Первое, это у нас Сумма. Что такое, понятно. Количество, Среднее, Максимум, Минимум и так далее. Ну, мы с вами собирались вычислять Среднюю площадь, собственно. Так с вами и сделаем. Средняя площадь. Во второе поле мы начинаем вводить ссылку на первый исходный диапазон, то есть переходим вот сюда, на первый лист, и вводим вот эту вот ссылочку. Что мы делаем дальше? Добавляем, затем переходим на второй лист. Видите, у нас здесь уже данные выделены. Нам остается только нажать на кнопку Добавить. Все. У нас и Лист1, и Лист2 имеется в списочках. Сейчас что мы делаем дальше. А дальше мы делаем вот что, мы нажимаем на кнопку OK. Сейчас у нас здесь имеется Средняя площадь. Давайте запомним 454,5. Попробуем поменять что-нибудь. Ну, поменяем здесь на 600. И перейдем на Лист3. В данном случае, если вы обратили внимание, наша Средняя площадь, собственно, ничуть не изменилась. Давайте попробуем здесь дать какое-нибудь особенно большое число. Но наша Средняя площадь осталась такой какой собственно и была. Почему это у нас произошло? А у нас произошло это по следующей причине. Потому что, при добавлении диапазонов, мы не
Глава 11. Анализ данных
231
поставили галочку в области Сохранять связь с исходными данными, соответственно, у нас здесь результат никоем образом не меняется. Давайте уберем данные. И выполним Консолидацию еще раз. Вот здесь у нас должна была быть проставлена галочка Создавать связи с исходными данными. После того, как галочка проставлена, вот у нас здесь имеется некоторая Средняя площадь. Вернем данные обратно, такие, какие у нас были и видите, у нас соответственно Средняя площадь поменялась. Изменим еще раз, например, поставим 600. Перейдем на Лист3. Видите, здесь значение меняется соответственно. Сейчас давайте посмотрим, что за формулы нам были предложены для Консолидации данных. Вызовем диалоговое окно Консолидация еще раз и будем изучать этот список более подробно. Ну, первое - это Сумма. Что такое Сумма? Ну давайте выберем ее и нажмем на кнопку OK. Ну, в данном случае, давайте попробуем вот таким вот образом открыть. Вот у нас здесь, вот эта Сумма, собственно имеется. Давайте внимательно посмотрим. Хотя Сумма на самом деле у нас, в данном случае, совершенно неправильная. Давайте вернем это все на свои места. Вернемся. Посмотрим, что у нас произошло с нашими ссылками. Ссылки у нас совершенно правильны. Связи у нас созданы. Функцию хотим Сумма. Именно Сумма и ничто иначе. Вот сейчас у нас здесь имеется Сумма 600 и 357. Все правильно. Сумму мы получили. Дальше. Введем количество. Сервис - далее консолидация. Здесь у нас уже будет соответственно не Сумма, а Количество. Ну, вот для этих вот диапазонов. Давайте посмотрим, правильно ли у нас все выделено. И сделаем это еще раз. Вот наши данные. Вот Средняя площадь, в данном случае, не правильное название, но Количество у нас определенно равно двум. Потому как считаем мы по двум листам. Дальше, Данные консолидации. Ну, давайте не будем уже все приводить в пример, а просто посмотрим, что здесь имеется. Со Средним мы уже тоже знакомы. Максимум, Минимум понятно, Произведение, Количество чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия, в основном нужны специалистам по статистике. Ну, что такое, например, Смещенное отклонение? Смещенное отклонение - это оценка стандартного отклонения генеральной совокупности. При этом предполагается, что в исходных значениях находится только выборка из генеральной совокупности. Ну, вообщем-то, вряд ли обычным людям это когда-нибудь понадобится. Ну давайте закроем диалоговое окно нажатием на кнопку Закрыть. И на этом уроке мы закончили изучение консолидации по физическому расположению. На следующем уроке мы начнем изучение консолидации по заголовкам строк и столбцов.
11.2.2. Консолидация по заголовкам строк и столбцов Сейчас мы с вами начнем изучение Консолидации По заголовкам строк и столбцов. Необходимо заметить, что использование Консолидации По заголовкам более удобно, чем По физическому расположению. Что происходит при Консолидации По заголовкам? Вот давайте рассмотрим таблицу, которая называется Франция. Мы будем ориентироваться по тому, что используемая для консолидации ячейка будет названа по имени строки, либо по имени столбца. На самом деле, нам выгодно, чтобы она была бы названа в данном случае по вот этому названию, по площади. Предположим, нас интересует именно площадь. Давайте что мы сейчас сделаем. Мы перейдем на Лист номер три, выделим какую-то ячейку и выполним следующую команду. Данные - давайте откроем полосу Консолидация. С прошлого урока у нас здесь остались какие-то определенные значения. Мы сейчас их с вами удалим. В данном случае, надо быть внимательным, что мы будем использовать в качестве имен. В данном случае, в качестве имен мы будем использовать значение левого столбца. Сейчас давайте введем диапазон – в данном случае, вот. Вводим первый диапазон, и нажимаем на кнопочку Добавить, после чего переходим на Лист2 и видим, что здесь у нас этот диапазон также выделен - нажимаем кнопку Добавить и нажимаем на
232
TeachPro Microsoft Excel 2003
кнопку OK. Перед этим можем установить вот эту прекрасную галочку Создавать связи с исходными данными - OK. Если вы обратили внимание, у нас произошло вот что: у нас здесь уже указана площадь. Эта фраза, это слово было взято вот отсюда, потому что мы там указали, что значения в столбцах слева и соответственно, имеется какой-то при этом результат. Очень хорошо. То есть, значения левого столбца были восприняты как имя ячейки, то есть, фактически, мы, таким образом, консолидировали наши данные. Ну, в этом случае, надо быть внимательным, потому что слова “площадь” во всех диапазонах для консолидации должны быть написаны абсолютно одинаково. Если вы ошибетесь хоть где-нибудь, будет написано не «Д» с «мягким знаком», а просто «Д», то произойдет сбой, произойдет ошибка. Необходимо заметить, что есть еще один способ консолидировать наши данные, без помощи диалогового окна Консолидация. Правда, это очень приблизительный метод. Предположим, мы хотим консолидировать два значения площадей. Первую площадь мы заносим в буфер обмена. Давайте так и сделаем. Предположим площадь Франции мы занесли в буфер обмена. Правка – копировать - перешли на Лист3. Что мы затем делаем? Затем делаем вот что. Выполняем следующее. Предположим здесь у нас уже имелись какие-то данные. Ну, как, или, у нас вот имеются ни здесь. Сейчас мы выполним команду Правка - Специальная вставка. И вот здесь в группе операции можем выбрать необходимую операцию. Если нам нужна была для консолидации Сумма, то здесь мы можем выбрать Переключатель сложить, Нажать OK, и получить уже соответственно больший результат. Обратите внимание, здесь у нас уже имеется плюс 552, то есть многократно это проделывая, мы можем получить какой-то суммарный результат или, еще раз Правка – Специальная вставка. И здесь вот опять таки можем выбрать любую операцию. Здесь имеется флажок, который называется Пропускать пустые ячейки. Что это значит? Сейчас у нас пустых ячеек нет. Поэтому неважен установлен этот флажок или нет. На самом деле - это для того, чтобы знать Пропускать искомые пустые ячейки. Больший интерес вызывает флажок, который называется Транспланировать, потому что слово вообщем-то не очень знакомое. Что это значит? В результате транспланирования диапазона строки и столбцы меняются местами. Первая строка становится первым столбцом и наоборот, то есть таблица перестраивается. Нам сейчас ничего перестраивать не надо. Поэтому этот флажок мы, соответственно не устанавливаем, мы его отключаем и опять нажмем на кнопку OK. В данном случае у нас там была нажата Вычесть. Здесь, соответственно было заведено Вычитание. В строке формул мы собственно это видим. Если необходимо, чтобы содержимое обоих исходных диапазонов сохранялось, а не так выполнялось, как здесь выполнялось поэтапно, то следует применять стандартный способ консолидации. На следующем уроке мы с вами научимся связывать консолидированные данные, изучим обновление связанных данных и изображений.
11.2.3. Связывание консолидированных данных с исходными Сейчас мы с вами поговорим о Связывании консолидированных данных с исходными. Данные могут быть консолидированы Со связью с исходными, и Без связи с исходными. Предположим, мы опять вычисляем среднее значение, но Без связи с исходными. Выполняем команду Данные – Консолидация, но перед этим нам надо перейти на Лист3. Данные - Консолидация - выполнили исходную команду. В этом случае, мы должны отключать вот эту вот галочку - Создавать связь с исходными данными, если мы хотим обойтись без искомых связей. Вот здесь у нас имеется
Глава 11. Анализ данных
233
следующее значение, но если мы здесь что-нибудь поменяем на 600, перейдем на Лист3 - видите верхнее значение изменилось, а нижнее нет, потому, как Связи с исходными данными у нас нет, мы ее убрали. Давайте посмотрим сюда. В данном случае, вот здесь, в том месте, где у нас имеется связь с исходными данными, у нас появились вот эти знакомые нам плюсики. Это значит, что перед нами структурированный документ. Вот он, видите. Этот структурированный документ. После того, как мы щелкаем левой клавишей мыши по плюсикам, то увидим, фактически, вот здесь ссылки на наши листки. Это у нас Книга2, а здесь, соответственно, ссылки на соответствующие листки, на Лист1 и Лист2. Вот. Там, где мы скопировали Без связи с исходными значениями, вот здесь у нас вот этой вот самой структуры нету - нет плюсиков, и нет вот таких вот взаимосвязей соответственно. Они абсолютно отсутствуют. Их, собственно, не может быть потому, как значение при изменениях не меняется. Мы с вами это попробовали. Необходимо заметить, что обновление связанных ячеек происходит при каждом пересчете рабочего листа. И счет обычно происходит автоматически. Меняем значение исходной ячейки. Давайте вернулись сюда. Значение поменяли. Вот так. Вернулись обратно. Видим, что пересчет у нас собственно, произошел. Кроме того, можно Автоматический пересчет листа отключить, например, очень много формул - пересчет занимает большое время. При каждом изменении весь пересчет происходит, и больше машина начинает работать медленнее. Для того, чтобы отключить, выполняем следующую команду Сервис – Параметры. Здесь имеется следующая вкладка, которая называется Вычисление. Вот с помощью переключателя, который вот у нас имеется здесь, мы можем определить, как именно нам нужно производить вычисление - Автоматически, Вручную, например, здесь стоит галочка Пересчет При сохранении. Это может быть автоматически кроме таблиц, автоматически полностью, как мы только что с вами сказали. Вот. Если у нас установлено Вручную, то каждый раз, когда мы будем нажимать клавишу F9, у нас будет происходить пересчет. Ну, давайте закроем, пожалуй, это окно. Здесь у нас сейчас установлено Вручную. Надо об этом помнить. И сделаем вот что. Что у нас сейчас имеется? Меню Правка - посмотрим на нашу команду Связь. Команда Связь, у нас к сожалению, сейчас пассивна, потому что связи, на самом деле, с никакими внешними объектами у нас нет. Давайте свяжем все таки данную книгу с чем-нибудь, ну давайте здесь напишем равняется Книга4. Как вы помните, книга пишется в квадратных скобочках. Так, это у нас здесь должно быть Книга4 точка xls, затем, уже здесь пишем Лист1, восклицательный знак. И предположим ячейка B1 - на самом деле что расположено в этой самой ячейке мы не помним, как выяснилось, расположен ноль. Но вот сейчас у нас имеется ссылка на какую-то внешнюю рабочую книгу. И как следствие, команда связи у нас сейчас активна. Вот мы с вами ее вызвали. Соответственно появилось диалоговое окно, которое называется Изменение связи. В этом диалоговом окне мы можем менять имеющиеся параметры. И, собственно, можем задать, как именно обновлять наши связи. В данном случае Автоматически. А можно собственно, делать это с помощью определенных вопросов, например, вот таким вот образом, или вот таким вот образом. Как мы считаем в данный момент, собственно, нужным. Следует сказать вот что, что выбор между консолидацией или обычным связыванием, на самом деле вопрос вкуса. В принципе, установка связи между чиками решает те же задачи, что и консолидация данных. Однако, к сожалению, консолидация данных обладает меньшей гибкостью, чем, вообщем-то ручное редактирование связи. Правда, при ручном редактировании вероятность совершить ошибку, и, как следствие, ломать над ней голову, больше. Лучше всего, с помощью консолидации получать черновые результаты, а затем строить окончательный вид рабочего листа, путем перестановки некоторых связей вручную.
234
TeachPro Microsoft Excel 2003
11.3. Проведение анализа с помощью функций и таблиц подстановок 11.3.1. Использование функций ВПР() и ГПР () На этом уроке мы с вами начинаем очень интересную тему -.это Проведение анализа с помощью функций и таблиц подстановок. Необходимо заметить, что в Excel очень часто возникает необходимость просмотра результатов при определенном условии. Это условие может зависеть от некоторых данных, которые располагаются в ячейках. Сейчас у нас вот имеется такая таблица, где у нас есть несколько моделей сотовых телефонов, структурированных по следующему принципу: здесь Изготовитель, затем идет Модель, и, соответственно, идет Цена. Как вы помните, в Excel существует возможность просмотра данных с помощью следующих функций: это ВПР – вертикальный пояс, и ГПР – горизонтальный. Функция находится вот здесь, в категории Ссылки и массивы. Категория у нас сейчас выбрана. Вот ВПР, вот ГПР. Какие еще функции нам понадобятся? Нам понадобится функция Индекс, вот она, и, соответственно, функция Поиск позиции. Давайте поговорим про эти функции. Функция ВПР ищет значения в крайнем левом столбце таблицы. И возвращает значения в той же строке из указанного столбца таблицы. По умолчанию, таблица должна быть отсортирована по возрастанию. Следующая функция – ГПР.- эта функция горизонтального поиска. Она ищет значения в верхней строке таблицы и возвращает значения в ячейки, которые находятся в указанной строке того же столбца. Этими двумя функциями мы с вами пользовались, когда изучали категорию Ссылки и массивы. Далее функция Индекс - возвращает значения или ссылку ячейки на пересечении строки и столбца, а Поиск позиции -возвращает относительную позицию в массиве элемента, которая соответствует указанному значению, с учетом указанного порядка. Ну , давайте закроем это окно мастера функций и посмотрим, как мы сможем их использовать. Вот сейчас, как мы с вами уже сказали, на экране фрагмент данных по сотовым телефонам. Здесь, как мы уже говорили - Изготовитель. Затем имеющаяся Модель и Цена. Сейчас мы попробуем построить еще одну таблицу, которую назовем Поиск. Давайте здесь, собственно введем это Поиск. Затем, что мы с вами здесь сделаем? Здесь мы с вами введем Первый, название первого столбца. Это у нас Изготовитель. Затем ведем Модель. Ну, и, соответственно, слово Цена. Вот. Все это мы с вами ввели. Сейчас мы с вами введем некоторую модель для тестирования сюда. Предположим, пусть это будет NOKIA. Переключимся на латинский шрифт. Вот. Вот по этой надписи мы хотим получить ее модель, оответственно, и цену. Как мы с вами это будем делать? Мы это делаем с помощью функций ВПР. Выполняем команду Вставка – Функция - ВПР, соответственно, нажимаем на кнопочку OK. Вот. У нас имеется искомое значение таблиц и номер столбца. В поле Искомое значение, вот оно, мы вводим, соответственно, изготовителя. Вот B12. Ввели. Далее, в таблицу вводим диапазон ячеек. Сейчас мы с вами его введем. Вот, соответственно, наша таблица. Ну, и следующее. Нам нужно ввести номер столбца. Номер столбца, откуда мы с вами
Глава 11. Анализ данных
235
хотим получить данные, у нас вот. Это двойка, потому что мы сейчас с вами хотим получить Модель. Давайте введем сюда два. А в интервальный просмотр мы вводим следующее: так как у нас столбец по возрастанию не отсортирован, сюда просто вводим, например, слово «ложь». Ну, давайте мы с вами это сделаем. Вот так. Ввели, соответственно, слово «ложь». И нажмем на кнопочку OK. Сейчас мы здесь с вами получили модель телефона NOKIA, который имеется вот в этой таблице. Соответственно мы сюда ввели NOKIA и здесь получили, соответственно, Модель. Давайте то же самое сделаем с Ценой. Как вы уже помните – Вставка – Функция – ВПР - это вертикальный поиск. Искомое значение у нас вот. Таблица у нас соответственно. Так, мы здесь немножко ошиблись. Искомое значение у нас вот. Затем надо перевести курсор на таблицу, прежде чем ее отметить. Делаем вот так и номер столбца у нас соответственно будет три. Ну, так как у нас вообщем-то ничего не отсортировано, опять вводим слово «ложь». И нажимаем на кнопочку OK. Вот здесь мы получили так же Цену. Теперь попробуем вместо NOKIA ввести что-нибудь другое. Давайте введем слово SIEMENS. Вот так. После того, как мы ввели слово SIEMENS, логично ожидать, что вот эти значения у нас изменятся. В данном случае они не изменились. Они не изменились, потому что здесь в параметрах и в вычислениях у нас проставлен флажок вручную, а не автоматически. Это у нас осталось с прошлого урока. Если мы введем флажок сюда, то здесь мы, соответственно, получим новые данные. Давайте в этом убедимся, и введем модель телефона PONTECH и нажимаем на клавишу Enter. Соответственно, у нас поменялась и Модель и Цена. Ну, как вы видите, изменения соответственно происходят. Ну, давайте попробуем еще поработать с SAMSUNG. Нажимаем опять таки клавишу Enter - получаем новую модель, и новую цену, соответственно. Вообщем, как, примерно, работает функция ВПР, мы уже поняли. На следующем уроке мы попробуем воспользоваться функцией поиска позиций и индексов, а только затем, перейдем к анализу данных.
11.3.2. Поиск ПОЗ() и ИНДЕКС() Сейчас мы с вами поговорим об использовании функций Поиск позиции и индекс. Эти функции являются альтернативой функциям вертикального и горизонтального поиска. Сейчас мы рассмотрим функцию Индекс. На вход функции мы дали номер столбца и номер строки, а нам возвращаются находящиеся на пересечении значения. Давайте попробуем это сделать. Выполним следующую команду – Вставка - Функция, ну, и, соответственно - Индекс. Сейчас мы с вами его найдем. Вот он. Ну, нажимаем на кнопочку OK. Нам сообщается, что данная функция имеет разные списки аргументов и предлагается выбрать один из них. Нас интересует массив, номер строки и номер столбца. Нажимаем на OK. И попробуем уже работать. Что сейчас мы с вами сделаем? В массиве мы задаем Диапазон ячеек. Вот наш диапазон ячеек. Мы с вами его задали. Что нас интересует здесь? Нас интересует соответственно номер строки. Нас интересует вторая строка, соответственно, пусть будет первого столбца. Что мы получим? Здесь надо иметь ввиду, что номер строки и номер столбца задаются относительно того массива, который в данный момент выделен. Так у нас номер столбца единица. То вот номер столбца, номер строки двойка. Но выделен вот этот диапазон. Поэтому попадаем прямо на, собственно Nokia. Нажмем на кнопочку OK. И увидим слово Nokia в нашей ячейке, соответственно. Таким образом, мы его нашли по
236
TeachPro Microsoft Excel 2003
пересечению строки и столбца. И задание нужного массива. Если мы хотим, например, получить Siemens, то здесь нам соответственно нужно дать не вторую строку, а первую. Давайте справим это прямо в строке формул, и просмотрим, что у нас получится. Да, именно, так. У нас получилось Siemens. Ну, вообщем-то понятно. Сейчас мы посмотрим, что из себя представляет функция Поиск позиции. Как мы уже с вами говорили ранее, она возвращает относительно положения элемента массива. Сейчас мы попробуем использовать эту функцию. Выполняем команду – Вставка – Функция и соответственно - Поиск позиции. Сейчас мы с вами найдем - вот эта функция. Предположим, давайте нажмем на кнопочку OK. Предположим, в качестве искомого значения мы зададим Pantech, мы ищем именно его. Вот так. Какой массив мы просматриваем? Да, все тот же. Вот наш, собственно, массив. Теперь перешли к самому важному - Тип сопоставления. Что означает Тип сопоставления? Здесь у нас внизу написано. Оно определяет возвращаемое значение. Ну, давайте сюда установим, например, ноль, просто на просто. Вот так вот. И нажмем на кнопочку OK. Посмотрим, что у нас при этом получится. А, собственно, у нас ничего с вами и не получилось. Давайте попробуем определить почему. Сейчас нам сообщается, что значение не доступно. В данном случае, у нас произошла ошибочная ситуация только потому, что мы не правильно выделили диапазон. Давайте мы это исправим. Выделим. Вот этот. Нам нужно было выделить вот только вот эту часть, а не, собственно весь диапазон. Нажали на клавишу Enter и получили, в данном случае, цифру четыре. Что за цифра четыре? Если мы внимательно посмотрим на этот столбец, а выделили мы в свое время вот этот столбец, то у нас Pantech четвертое значение. Вот эту, собственно, четверку, мы с вами и получили, то есть элемент Pantech в этом значении у нас четвертый по счету. Теперь мы попробуем с помощью функций Поиск позиции и Индекс получить те же результаты, что и при использовании функций вертикального поиска. Сначала нам необходимо найти номер элемента, то есть фактически, номер строки, где расположен вот данный, например, Изготовитель. Давайте мы с вами это сделаем. Добавим здесь лишь несколько строчек, то есть скорее, столбцов. Это у нас был первый способ. Сейчас мы это с вами делаем вторым способом. Здесь мы будем вводить Изготовителя, то есть, с помощью Поиска позиции мы должны найти соответственный номер строки. Номер той строки, где расположен данный Изготовитель. Давайте попробуем это сделать. Это делаем уже в Модели - Вставка. Функция. Как мы с вами только что сказали, Поиск позиции. Поиск позиции. Искомое значение мы берем соответственно вот это, а просматриваемый массив у нас соответственно вот. Ну, тип сопоставления, как и раньше мы с вами создадим вновь. Вот. У нас получилось три. То есть у нас имеется для значения Sаmsung третья строка, соответственно. Что сейчас мы с вами сделаем? Фактически, вот это значение мы используем в функции Индекс. Давайте мы с вами сейчас вызовем функцию Индекс. Это у нас Вставка – Функция - соответственно сейчас мы с вами найдем Индекс - OK. Нас интересует опять таки первое – разновидность. Массив у нас, собственно, вот. Номер строки у нас, мы с вами, уже нашли, с помощью функции Поиск позиции, а номер столбца, в котором в данном случае мы ищем модель, то номер столбца у нас будет, соответственно, два. Нажимаем на кнопочку OK. И получаем здесь модель телефона Sаmsung. То же самое мы с вами можем сделать и для Цены. Опять таки делаем это с помощью функции Индекс. Сейчас мы с вами это сделаем. Сейчас мы с вами найдем Индекс. OK. Массив у нас вот. Номер строки мы получили ранее с помощью этой функции, а номер столбца, в данном случае, будет три, потому что сейчас мы с вами получаем именно Цену. Нажимаем OK и получаем соответственно уже и Цену. Все как в предыдущем случае - мы получили фактически те же значения. Таким образом, с помощью функций Индекс и Поиск позиции, мы получили тот же результат, что и с функциями Поиска. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами поговорим об использовании функции ветвления Если.
Глава 11. Анализ данных
237
11.3.3. Если () На этом уроке мы с вами пройдем функцию Ветвления, которая называется Если. Давайте перейдем на Лист3.и просмотрим список наших функций. Вот здесь у нас имеется полный алфавитный перечень. Давайте пройдемся по этому списку и найдем нашу функцию Если. Посмотрим, что она делает. Здесь сказано, что функция Если проверяет, выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется, и другое значение, если нет. Давайте предположим, нам нужно вот что. Предположим, нам требуется, по имеющейся фамилии и полу, то есть мы вводим фамилию или пол. Нам нужно составить некоторое приветствие. Давайте здесь напишем слово «Приветствие». Если пол у нас будет мужской, то у нас должна появится следующая информация: «Здравствуйте Господин такой-то». Если пол у нас женский, то , соответственно должна появится информация: «Здравствуйте Госпожа такая-то». Делать это мы с вами будем с помощью функции Если. Давайте вставим эту функцию. Вставляем функцию Если. Вот это наша функция. Сначала мы вводим логическое выражение. В нашем случае, мы будем вводить вот в эту ячейку, то есть, если эта ячейка равна, предположим, букве М, то есть это мужской пол, то у нас должно на экране появится следующее: «Здравствуйте, Господин». В этом случае, у нас должна появится фраза «Здравствуйте, Госпожа». Очень хорошо. Вот такая информация. Нажимаем на кнопочку OK. У нас на экране появилось следующее «Здравствуйте, Госпожа». Почему же это произошло? Пол у нас в данном случае не заполнен. Предположим мы поменяем его значение, вставим букву М. Видите, у нас поменялось значение результирующей ячейки. У нас появилось «Здравствуйте Господин», но если мы сотрем букву М, у нас останется «Здравствуйте Госпожа». Это произошло вот по какой причине. Дело в том, что у нас проверяется только буква М. Если не буква М, а любое другое значение, то у нас появляется фраза «Здравствуйте Госпожа». Если ячейка пуста, считается, что в ней находится нулевое значение. Если мы сюда введем любое другое значение, то, соответственно, здесь у нас опять таки «Здравствуйте Госпожа» останется. То есть в данном смысле мы обеспечили некоторую интерактивность, но вообщем-то она достаточно не полная. Сейчас мы с вами попробуем сделать следующее. Мы попробуем сделать так, чтобы приветствие появилось на экране только тогда, когда данный единый корректор. То есть ячейка Фамилии обязательно должна быть заполнена. Далее, что еще у нас должно быть? У нас должно быть в следующей графе либо М, либо Ж, то есть хотим, чтобы вот эта ячейка не была бы равна пустому значению, и соответственно, здесь должна была бы быть либо М, либо Ж. Попробуем сделать вот что: в данном случае функции Если, мы начинаем несколько переделывать. Давайте уберем эту часть, и мы будем это переделывать с помощью двух логических функций «И», «ИЛИ». Мы этими функциями пользовались, когда работали с базами данных. Во-первых, мы хотим, чтобы приветствие показывалось только тогда, когда фамилия не пустое значение, а пол или мужской, или женский. В данном случае, это если. Вот сейчас мы вводим функцию «И». Затем в скобках для этой функции мы делаем проверку. Во-первых, данная ячейка не должна быть пуста. То есть у нас C1 не должно быть равно, давайте мы это введем, не должно быть равно пустому значению, это, во-первых это первая часть функции «И». И, во-вторых, у нас в значении Пол, должно быть или мужчина, или женщина, то есть сюда мы вводим функцию «ИЛИ»,а в данной
238
TeachPro Microsoft Excel 2003
функции «ИЛИ» мы сравниваем. Так давайте переведем курсор сюда. Мы сравниваем эту ячейку на равенство с буквой М, в данном случае. Вот так вот. Ставим точку с запятой. И, соответственно, ее же сравниваем с буквой Ж. Вот так. Что у нас получилось? Только в случае, если это все заполнено, у нас появится строчка «Здравствуйте». Кстати давайте вот эту часть мы просто уберем. В противном случае, у нас будет на экране просто пустая строка. Нажмем на клавишу Enter, и посмотрим, что у нас получится. Все правильно, у нас Фамилия не заполнена. Давайте заполним каким-нибудь значением. Пусть это будет Иванов. Нажмем на клавишу Enter. У нас получилось «Здравствуйте» или , собственно сюда мы можем уже просто проставить Иванов. И получится «Здравствуйте Иванов». Но в данном случае мы сделали вот такое вот сложное выражение. С помощью функции «Если», «И», «ИЛИ», например, если мы сюда введем , например, «РРР», то слова «Здравствуйте» у нас на экране не будет. Потому что у нас ячейка C2 не равна ни М, ни Ж, соответственно. Вот так. Давайте на этом закончим текущий урок. Вообщем-то мы поняли что из себя представляет функция Если. На следующем уроке мы с вами начнем проведение анализа с помощью таблиц подстановок.
11.3.4. Таблица подстановок с одной переменной Очень часто нас заботит вопрос, как меняет изменение данных на конечный результат? Ответ на него можно получить, воспользовавшись Таблицей подстановок. С ее помощью не трудно проследить, как будут развиваться события при различных условиях. Делается это с помощью следующей команды - Данные – Таблица подстановок. С помощью этой команды проводят анализ чувствительности. Анализ чувствительности - это анализ, позволяющий определить, на сколько необходимо изменить исходные данные, чтобы конечный результат претерпел определенные изменения. Сейчас мы с вами начнем работать с Таблицей подстановки с одной изменяющейся переменной. Создание этой таблицы оказывается очень полезной, если существует множество данных. Сейчас мы с вами рассмотрим практическую задачу. Начнем с зарплаты ну некоторого токаря, в зависимости от количества часов, которые он проработал в неделю. Для того, чтобы создать Таблицу подстановки, нужно сформировать таблицу так, чтобы введенные значения были расположены последовательно в столбце. Ну, давайте назовем эту задачу «Зарплата токаря», ну, к примеру, шестого разряда. Вот так вот. Что мы с вами можем предполагать? Во-первых, предположим, у нас имеется некоторый тариф. Этот тариф у нас при следующих часах. Давайте сделаем обзор при сорока часах в неделю. Так вот, этот тариф расположен у нас в шесть тысяч рублей. Вот такой вот у нас имеется тариф. И предположим, мы хотим посчитать сколько он получит денег при следующей занятости – десять часов в неделю. Предположим у нас десять часов, и имеется, давайте мы это здесь напишем. Так у нас это написалось весьма…, часов в неделю. Давайте сделаем столбец чуть шире. Ну, и соответственно здесь у нас будет зарплата. Если у нас количество часов в неделю десять, то зарплата у нас, соответственно, будет следующая. Тариф умноженное на количество проработанных часов поделить на сорок, потому что тариф у нас, исходя из сорока часовой рабочей недели. То есть зарплата у нас при десяти часах в неделю у нашего токаря шестого разряда в 1500 рублей. Давайте сейчас посмотрим, что мы будем делать дальше. Предположим, нам необходимо рассчитать зарплату для всех возможных вариантов занятости. Начиная от десяти часов искомых,
Глава 11. Анализ данных
239
затем одиннадцати, ну давайте испорчу маркер. А теперь определим, но понятно, что токарь не может работать больше двадцати четырех часов. Ну, например, пусть это будет сутки. Хотя на самом деле мы считаем исходя из недельной оплаты. Ну, предположим, у нас крайнее число пусть будет двадцать четыре. Сейчас мы с вами начнем работать с Таблицей подстановки. Что мы делаем в первую очередь? В первую очередь мы выделяем вот этот следующий диапазон. Затем выполняем команду Данные – Таблица подстановки. В данном случае, появляется следующее диалоговое окно, где нам предлагается выбрать, какими именно образом подставлять значения в данный диапазон по столбцам или по строкам. В нашем случае, мы должны подставлять именно по строкам, потому что данные у нас находятся в столбце, то есть вот таким вот образом мы будем на них как бы смотреть. Что мы делаем дальше? Так как в нашем случае, в случае зарплаты имеется ввиду, что расчет времени у нас показывает вот эта ячейка, именно сюда мы должны были бы вручную вводить вот эти вот значения, то соответственно, нам здесь нужно сделать вот что, подставлять значения по строкам вот сюда, в эту ячейку. Каждое значение у нас будет подставляться вместо вот этой ячейки, и, соответственно, будет рассчитываться зарплата. Вот так. Мы нажали на кнопочку OK, и у нас здесь имеются следующие значения, исходя из соответственно занятости. В данном случае, у нас имеется ячейка Е4. Здесь, соответственно, Е4 у нас указано. Имеется ввиду, что здесь у нас Таблица подстановки, обратите внимание, что вот здесь у нас это есть. Кстати тот же самый ответ мы могли бы получить таким образом: мы бы здесь могли ввести равняется, тариф умноженное на количество часов, и поделенное, конечно, на сорок, потому что тариф у нас исчисляется из количества сорока часов в рабочую неделю. Кстати, если мы протянем маркеры - марки заполнения - у нас в данном случае получилось не совсем правильно, потому что для этой ячейки, вот для ячейки Е3, мы должны были бы здесь поставить не изменение по строкам, то есть вот этот самый анкор. Мы сейчас с вами его поставили. Протянем вниз, и увидим, для того чтобы смещение этой ячейки не проходило, мы увидим, что у нас уже получились совершенно идентичные значения. То есть, в данном случае, таблица подстановки нам не совсем была нужна. Вот так вот. Ну, давайте на следующем уроке мы изучим таблицу подстановок на двух изменяющихся переменных.
11.3.5. Таблица подстановок с двумя переменными Сейчас мы с вами попробуем разобраться с Таблицей подстановки двух перемен. На прошлом уроке мы с вами это сделали для одной. У нас была вот зарплата. У нас были часы, которые данный токарь шестого разряда работал, в неделю и был вот такой вот тариф. Сейчас попробуем сделать вот что. Мы попробуем сделать то же самое, но в зависимости от двух перемен. Предположим тариф у нас меняется. И тариф у нас меняется в зависимости от разряда. Предположим у нас здесь имеется шестой разряд. Давайте вот эту часть мы просто отсюда уберем. Точно так же, как, собственно и вот эту. Работать мы будем со следующими разрядами, с шестого по одиннадцатый. Вот так вот. Соответственно у нас будет меняться и тариф. Как у нас меняется в данном случае, тариф? Тариф у нас в данном случае меняется следующим образом. Предположим, токарь шестого разряда у нас получает искомые шесть тысяч рублей, токарь седьмого разряда у нас уже будет получать шесть пятьсот. Давайте с помощью маркера автозаполнения протянем это до одиннадцатого разряда, изменим формат данных, потому что видите, у нас образуется разница. Часть у нас с рублем, другая часть у нас без рубля. Предположим количество десятичных знаков нам не нужно, в принципе. Вот такие красивые данные. А здесь мы с вами вычислим нашу зарплату. Как вы помните, наша зарплата имела следующий вид. Мы тариф умножали на количество часов, а затем делили на сорок, потому что тариф исходя из сорока часовой рабочей недели. Вот такие вот данные. Что мы сейчас с вами делаем? Мы сейчас с вами выделяем весь этот диапазон. Вот так вот. И выполняем команду данные - Таблицы подстановки. Сейчас мы с вами должны заполнить два этих поля, ни одно, как раньше, а два, потому что у нас и значение по столбцам подставляются, и соответственно значение по строкам. Как мы это делаем?
240
TeachPro Microsoft Excel 2003
Значение по строкам у нас подставляются, вот они, это у нас время. А время, как вы помните, мы считали исходя из этой ячейки, то есть значение по строкам у нас подставляются вот сюда. Значение по столбцам - это у нас тариф, который изменяется, в зависимости от разряда. Мы подставляем, соответственно, вот сюда. Потому что тариф мы брали вообщем-то отсюда. Нажимаем на кнопочку OK и мы видим, что наша таблица заполнилась данными, которые были посчитаны, исходя из разрядов, то есть исходя из тарифов, которые тот или иной токарь получает за свой разряд и за количество проработанных часов в неделю. Ну, естественно, получит больше всех тот, кто работал большее количество часов, вот у нас эти данные, и соответственно обладает большим разрядом, а меньше всего получит тот токарь, который обладает в данном случае шестым разрядом, и работал меньше всех - работал именно десять часов. Надо сказать, что точно также, как и в прошлом случае, мы можем получить эти же самые результаты, используя обычный маркер автозаполнения. Давайте попробуем это сделать. Удалим вот эту вот часть, и попробуем ввести сюда совершенно простую формулу. Это у нас будет равняться этой ячейке, умноженной на эту ячейку, и деленной на сорок часов, но при этом тут следует учесть то, что мы с вами не учли на прошлом уроке, что при протягивании маркера к исполнению, у нас произойдут смещения. Это значение не восемь, на Е7 у нас не должно изменяться по строке, то есть сюда мы можем до семерки вставить анкор, а D8, после того, как мы потянем соответственно маркер автозаполнения сюда, не должен изменяться по столбцу, то и сюда тоже ставим анкор после чего вот эту формулу мы можем совершенно спокойно, вот таким вот образом протянуть. И если мы с вами обратим внимание, получили мы те же самые данные. Здесь у нас пять тысяча сто, здесь – тысяча пятьсот. То же самое, что было у нас и раньше. Ну на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами изучим особенности работы с Таблицами подстановок.
11.3.6. Особенности работы с таблицами подстановок Сейчас мы с вами рассмотрим особенности работы с Таблицами подстановок. Что это значит? На прошлом уроке мы с вами создали Таблицу подстановок с двумя переменными, но потом ее заменили, для того, чтобы продемонстрировать, как именно работает автомаркер. Давайте мы уберем эту часть, и еще раз попробуем вставить нашу Таблицу подстановки. Как мы с вами это делали. Мы вызвали Данные - выбирали команду Таблица подстановки. Значения по столбцам мы с вами подставляли вот сюда, в тариф, значение по строкам мы с вами подставляли соответственно сюда. И вот у нас наша Таблица подстановки автоматически заполнилась. Если внимательно посмотрите вот в эту часть таблица, в строку формул, здесь у нас написано таблица Е3; Е4. Фактически это функция работы с массивом и как вы видите, нигде она соответственно не изменяется. Редактировать отдельно вот таким вот образом Excel нам не позволяет, потому что говорит, что изменять часть Таблицы подстановки совершенно нельзя. Нажмем на клавишу Esc, чтобы вернуть все обратно. В зависимости от того, установлена ли галочка вот здесь, Сервис давайте вызовем Параметры - затем - Вычисление.
Глава 11. Анализ данных
241
В зависимости от того, какая галочка установлена вот здесь, у нас в Таблицах подстановки либо будут пересчитываться автоматически, либо вручную. Ну давайте, например, установим на вручную. И что мы с вами увидим. Если мы здесь изменим какиенибудь данные, например, здесь сделаем не десять, а к примеру целых сорок. Вы увидите, что Таблица подстановки у нас при этом совершенно не пересчитывалась. Давайте вернем эти данные обратно. И попробуем, убрав данную галочку, посмотреть, произойдет ли у нас пересчет Таблицы подстановок в данном случае. Но мы сейчас вставим сорок. Если вы обратили внимание, соответственно вот эта строка у нас полностью пересчиталась, если же галочка не стоит, то пересчет таблицы будет осуществлен только после того, как мы нажмем Shift F9. Тогда она будет пересчитываться вручную. Если мы хотим перестроить Таблицу подстановок или ее расширить, то нам следует, соответственно создать ее заново. Давайте мы в этом убедимся. Предположим у нас есть здесь еще двадцать пять часов в неделю, и мы хотим, чтобы эта часть у нас была бы соответственно тоже заполнена. Что нам для этого нужно? Нам для этого нужно опять выделить этот фрагмент. Опять таки выполнить команду Данные - Таблица подстановки - значение по столбцам подставляем сюда, по строкам соответственно вот сюда, OK. Вот сейчас Таблица подстановок у нас соответственно расширилась. Вот здесь имеются вот такие вот новые значения, соответственно. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. Как вы увидели, старая таблица у нас сейчас замещена новой. На следующем уроке мы с вами изучим использование так называемого Мастера подстановок.
11.3.7. Мастер подстановок Сейчас мы с вами научимся пользоваться так называемым Мастером подстановок. Мастер подстановок, иначе говоря, Lookup Wizard- это встроенное средство для создания формулы, которая основана на функции Индекса и Поиска позиции. В английской версии эта формула тоже INDEX, просто латинскими буквами, и MATCH. Для запуска Мастера подстановок, необходимо выполнить следующие команды. Из меню Сервис открываем подменю Мастер, а затем выполняем команду Поиск. У нас здесь откроется Мастер подстановок - шаг один из четырех. Давайте сейчас пока прикроем данную возможность. В случае, если у вас нету этого подменю в меню Сервис, вам следует сделать вот что выполнить команду Надстройки - и проставить галочку вот здесь в Мастере подстановок. Ну, давайте сейчас закроем это окно. У нас имеется список наших сотовых телефонов, имеющихся в ассортименте. Это название фирмы изготовителя, модель и соответственно цена. Предположим, мы хотим найти формулу, получить формулу поиска, например какой-либо модели по соответственно изготовителю. Как мы это с вами делаем? У нас имеется Изготовитель. У нас имеется Модель. И эту самую Модель мы с вами хотим получить. Изготовитель у нас предположим, ну, искомая Nokia, в нашем случае. Что мы сейчас с вами делаем? Вызовем Сервис - выполняем команду Мастер, а затем Поиск. Сейчас мы с вами должны получить на экране формулу. Потом задаем интервал для поиска, который включает подписи строк и столбцов. Интервал у нас вот. Нажимаем на кнопочку Далее. Сейчас нам следует выбрать столбец, который содержит искомые значения. Столбец, который содержит у нас искомые значения - это Модель. Собственно она в данном случае выбрана. В
242
TeachPro Microsoft Excel 2003
следующем случае, мы можем выбрать, например Цену. Ну, в данном случае, нам нужна Модель. Затем нам следует выбрать строку, которая содержит искомое значение. Вот она. Это предположим у нас строка. Нажимаем на кнопочку Далее. Сейчас нам предлагается Копировать формулу в отдельную ячейку, если мы хотим получить модель в таком чистом виде. Если мы хотим скопировать формулу и параметры выбора, то мы должны выбрать второй вариант. Ну, давайте пока выберем первый и посмотрим, что за формулу нам покажет Мастер подстановок. Формулу мы хотим получить вот здесь, в той ячейке, которая в данном случае, выделена. Ну, давайте щелкнем на ней еще раз. Сейчас мы увидим на экране изображена та формула, которую мы с вами хотели получить написана она с помощью английских функций, не русских. Это видимо издержки локализации. С помощью функции INDEX, и соответственно функции Поиск позиции, в латинской версии, это функция MATCH. Вот мы ее получили на экране. Если мы захотим сделать то же самое, например, для цены, давайте попробуем это сделать здесь, мы получим нечто похожее. Ну, давайте выделим данную ячейку – Сервис - Мастер – Поиск - это наш нужный нам диапазон. Соответственно здесь мы выбираем уже Цену, а не Модель. Предположим, нас продолжает интересовать телефон Nokia. Получим мы именно вот это значение. Нам здесь это показано, но у нас будет скопирована формула. Это у нас копия формулы. Вот так вот. Сейчас мы зададим данную ячейку - Готово. В данном случае, мы с вами получили уже значение, уже вот такое вот оно посчитанное, но на самом деле здесь точно также вот, в данном случае, с помощью русских функций, на русском языке, написана вот наша функция фактически. Вот так вот. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. Вообщем-то примерно понятно, что мы с вами делали.
11.4. Сводные таблицы 11.4.1. Сводные таблицы Сейчас мы с вами начинаем изучение Сводных таблиц. Надо сказать, что Сводные таблицы обеспечивают очень удобный интерфейс к хранилищам данных. Как правило, эти данные различной сложности и различного объема. Сводная таблица, как мы уже сказали, таблица специального вида. Для создания Сводных таблиц используются различные источники данных. Это могут быть списки таблиц, которые расположены на рабочих листах Excel, могут быть внешние источники данных, и так далее. Сейчас у нас имеется вот такая вот таблица. В зависимости от городов, вот у нас, и компаний в них расположенных, и соответственно в памяти цен, у нас имеются различные отчеты. Имеется собственно прибыль, имеются результирующие продажи. При создании Сводной таблицы, обычно пользователь распределяет информацию, указывая какие элементы и в каких полях Сводной таблицы обычно содержатся. Поле - это некоторая совокупность данных, которые собраны по одному признаку, а элемент - это отдельное значение, содержащееся в поле. Вот это вот - у нас имеются отдельные значения. Обычные таблицы они могут быть плоские, фактически - двухмерные. Вот одно измерение, вот, собственно, например, второе для данного случая. Вот поэтому, некоторые элементы приходится дублировать. Вот, например слово Atlanta у нас здесь дублируется, потому что в
Глава 11. Анализ данных
243
Atlant-e, в городе Atlanta у нас расположено несколько компаний. Соответственно идет дублирование и по месяцам. Сводная же таблица является многомерной. Фактически, если ее сравнить, мы ее можем сравнить со стопкой листков. Виден только верхний лист, но в любой момент можно вытащить необходимый. Для работы в Excel со Сводными таблицами, существует специальная Панель инструментов. Давайте попробуем ее отобразить на экране. Панель инструментов так и называется - Сводная таблица. Вот эта самая панель инструментов. Как мы уже только что сказали, большие таблицы с повторяющимися данными, а перед нами именно такая таблица, она не удобна для просмотра информации и ее анализа. Для более наглядного представления данных, используются Сводные таблицы. Сейчас мы с вами попробуем создать соответствующую Сводную таблицу, но текущая таблица у нас уже есть, так называемая Исходная. Сейчас мы хотим подвести определенные итоги, например, эти итоги могут быть по месяцам, по соответственно компаниям, и предположим по результирующим продажам. Что мы делаем? Мы выполняем следующую команду – Данные - Сводная таблица. На экране появляется первое диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм. Фактически это у нас первый шаг. Здесь нас спрашивают, во-первых, какой тип сводного отчета мы хотим создать - таблицу или сводную диаграмму. В данном случае мы хотим создать таблицу. Затем идет вопрос - создать таблицу на основе каких данных, которые хранятся в списках Microsoft Office Excel, во внешнем источнике данных, или в нескольких диапазонах консолидации? В нашем случае мы имеем дело со списком Microsoft Office Excel. Сейчас нам необходимо указать диапазон. Как вы видите, по умолчанию был уже выбран весь диапазон - вся наша таблица. Нам остается либо с этим согласиться, и вообщем мы так и сделаем, потому что диапазон был выбран правильно, или нажав кнопку Обзор, соответственно выбрать другой. Ну, давайте нажмем кнопку Далее. Сейчас здесь нам предлагается поместить таблицу либо в новый лист, либо в существующий. Мы с вами поместим в новый лист, тем более весь существующий практически заняла наша исходная позиция. Ну, давайте нажмем на кнопочку Готово. Сейчас нам нужно перетащить элементы в Сводную таблицу. На самом деле, как именно располагать данные Сводной таблицы решает пользователь. Мы же можем собственно просто посоветовать. Предположим, нам нужен отчет по городам. Поэтому мы берем элемент City – город, и перетаскиваем ее в самый верх. Вот мы перетащили отдельно, будем смотреть по городам. Давайте уберем Сводные таблицы и продолжим. Далее, предположим, в верхней части нас интересуют месяца, вот здесь. Очень хорошо. Затем, компании мы с вами расположим вот здесь. Вот таким вот образом и в результате, здесь, в середине, элемент данных у нас будут результирующие продаж. Сейчас, перед вами на экране, фактически полный отчет по полю Resulting Sale. Что мы здесь можем делать? Во-первых, мы можем вот таким вот образом открывать этот списочек, например, компании и выбирать нужную нам. В данном случае, у нас - Показать все. Предположим, нас интересует только эта компания. Видите, соответственно у нас данные только по этой компании. Еще раз откроем список. Включу на экран вторую компанию. Сейчас у нас общий итог, кстати, вот здесь имеется общий итог по вот этим двум компаниям. Посмотрим, что у нас имеется в городах? Сейчас у нас изображены все города. Предположим, нас интересует только Atlanta. и, соответственно все компании, которые расположены в городе Atlanta. Имелись соответственные в них продажи. Вот видите, у нас получился вот такой общий итог. Кроме того, мы можем выбрать соответствующий месяц, предположим, нас интересует только отчет по январю. Видите, у нас в январе месяце отчет имеется только вот по городу Atlanta, соответственно, по компании Direct Mail. Давайте откроем какой-нибудь другой город, предположим это Columbus. В городе Columbus у нас имеется отчет по трем компаниям соответственно. Имеется ввиду январь месяц. Вообщем, что такое сводные таблицы вы примерно поняли. Давайте на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы продолжим изучение сводных таблиц.
244
TeachPro Microsoft Excel 2003
11.4.2. Изменение и обновление сводной таблицы Сейчас мы с вами поговорим об изменении внешнего вида Сводной таблицы и об ее обновлении. Сводные таблицы предназначены только для чтения. Данные в них менять нельзя. Но очень часто возникает необходимость изменить формат таблицы, переименовать поля элементы, добавить новые строки, или, соответственно, что-нибудь удалить. Давайте начнем с изменений имен полей и элементов. Представим следующую ситуацию. Для построения Сводной таблицы мы использовали не все поля исходной таблицы и сейчас хотим эти самые исходные поля как-то отобразить. Например, вот Профиль мы совершенно здесь не использовали. Давайте попробуем это сделать. Что мы делаем? Выполним команду Данные - Сводная таблица. Вот у нас открывается опять так Мастер сводных таблиц и диаграмм. Ну если мы нашу Сводную таблицу при этом , например, выделим, давайте мы ее выделим вот таким вот образом и сейчас выполним команду Сводная таблица, у нас Мастер сводных таблиц откроется уже на шаге третьем, из трех, то есть спросит фактически куда именно ставить новую сводную таблицу. Давайте вернемся на пару шагов назад, чтоб проверить, правильно ли у нас выделена таблица. Пойдем далее. И выполним команду - Макет. Здесь кстати, эту команду мы с вами раньше не выполняли. Работают в этом окне точно так же, как мы работали при постройке Сводных диаграмм. Например, есть у нас Сумма по полю RES. Предположим мы хотим иметь также Сумму по полю PROFIT. Захватили PROFIT и перетянули сюда. Вот, у нас получилось нечто в этом роде. Если мы сейчас нажмем кнопку OK, а затем поместим туда же откуда, собственно мы нашу сводную таблицу и взяли, у нас вот получатся следующие данные - у нас будет сумма по полю Resulting Sale и сумма по полю PROFIT, потому что у нас в данных два столбца: Resulting Sale и PROFIT и здесь, соответственно, их данные. Если вы обратите внимание вот на этот списочек, вы увидите, что сейчас у нас не принимают участие только два столбца, которые не помечены жирным шрифтом. Это Цена, и фактически вот этот вот второй параметр. Любой из них мы также можем выбрать, например вот этот, и поместить в какуюнибудь область, например, опять таки область данных. Давайте нажмем на кнопочку Поместить в и видите у нас уже имеется так же сумма по полю Cost соответственно. Мы можем точно так же перемещать какие-то определенные параметры. Предположим мы хотим сделать вот что. Мы хотим отчет по месяцам иметь вот здесь, в области страниц у нас месяца получились так, здесь. А город соответственно, мы хотим иметь, например, в области столбцов соответственно. Вот видите, у нас полностью перестроилась наша Сводная таблица. Давайте закроем это окно, чтобы увидеть, что именно у нас получилось. Здесь у нас сейчас имеется город. Вот наши, собственно города, а здесь у нас уже имеется месяц, соответственно мы можем выбирать, к примеру, нужный нам . Или выбрать, например только к примеру один. Вот так вот. Фактически мы с вами вот это сделали. Давайте уберем и оставим, например, только New-York, что у нас собственно и получилось. Что еще мы можем здесь сделать? Сейчас мы с вами поговорим об обновлении Сводной таблицы, и о сохранении файлов со Сводными таблицами. Если мы в исходную таблицу внесем какие-нибудь изменения, то результат этих изменений на Сводные таблицы не отразятся. Давайте попробуем что-нибудь сделать. Вернемся сюда и введем здесь какое-нибудь новое значение, к примеру пусть здесь будет не 35, a 60 тысяч, не смотря на это, здесь на нашем общем итоге это никак не отражается. Хотя собственно у нас здесь отчет с другой стороны по Atlante, а не по New-
Глава 11. Анализ данных
245
York-у, давайте перейдем на Atlant-у, но все равно убеждаемся, что никаких результатов нам это не дало. Почему? Потому что для того, чтобы оно дало какой-нибудь результат, нам нужно сделать вот что, нам нужно открыть вот этот списочек здесь и выполнить команду Обновить данные. Только в этом случае у нас будет какой-то определенный, к примеру, результат. И то, если мы выберем нужную нам компанию. Давайте вернемся сюда. Посмотрим, где мы поменяли. Мы поменяли в Coupon-е. Выберем соответственно только эту компанию. Вот так, чтоб нам было проще . Ну, отчет у нас пусть будет собственно весь. Хотя общего итога у нас в данном случае, собственно и нет. Ну, давайте здесь Atlanta собственно имеется. Вернемся сюда, и посмотрим, что у нас здесь произошло. От нас требуется собственно данные за апрель месяц. Хотя мы можем перейти сюда на январь, и сделать изменения вот здесь. Давайте здесь вот сделаем такое глобальное изменение, большое. Это у нас Direct Mail. Вернемся сюда Выберем здесь Direct Mail, вот так, видите изменений у нас собственно у нас не произошло. Выполняем команду Сводная таблица - Обновить данные. Видите, данные у нас обновились. Только после этого - выполнения этой команды у нас обновляются соответственно данные, как вы в этом убедились. Вот так вот. Как мы сохраняем файлы со сводными таблицами? Дело в том, что при создании Сводных таблиц Excel копирует исходные данные в ту рабочую книгу, где Сводная таблица построена. Из-за этого, размер рабочей книги может быть большой. Для того, чтобы это не происходило, с помощью панели инструментов, вот этой самой, выполняется следующая команда, которая называется Параметры таблицы. Вот здесь имеются различные галочки, с помощью которых мы настраиваем собственно нашу Сводную таблицу. Что мы здесь должны сделать? В пункте Сохранить данные вместе с таблицей, мы можем просто на просто убрать эту галочку, и тогда файл будет значительно меньше. Ну, на этом мы с вами закончили изучение имен полей элементов. Как добавлять новые строки, их удалять и обновлять Сводную таблицу. На следующем уроке мы будем изучать изменения макета Сводной таблицы, и соответственно ее форматирование.
11.4.3. Изменение макета и сводной таблицы На прошлом уроке мы с вами построили наши Сводные таблицы. Сейчас мы поймем, как изменять Макет сводной таблицы и менять ее форматирование. Сводная таблица отличается от обычных таблиц тем, что представляет собой не просто диапазон ячеек, а единый объект, который связан с другими диапазонами, поэтому, для форматирования Сводных таблиц в Excel существует несколько методов. Первый метод это автоматическое форматирование. Надо сказать, что первый метод самый легкий. Эта возможность намного удобнее и эффективнее, чем форматирование вручную. Необходимо помнить, что ручное форматирование, оно пропадает, если данные будут пересчитаны, или сама таблица будет реорганизована. Предположим, мы с вами сейчас начинаем форматировать нашу таблицу. Выполняем следующую команду Формат - Автоформат. У нас возникает диалоговое окно Автоформат, где имеется вот такой вот огромный список - список готовых форматов, которые мы можем применить к нашей таблице. Ну, давайте выберем какой-нибудь - например, Таблица десять и нажмем на кнопку OK. После того, как мы нажали на кнопку OK, мы видим, что сейчас у нас применен новый формат.
246
TeachPro Microsoft Excel 2003
Видите, здесь такие черные строчки, желтый текст и так далее. Давайте отменим данное форматирование, чтобы попробовать еще какой-нибудь вариант. Вот здесь, на панели инструментов Сводные таблицы - так же имеется возможность форматировать нашу Сводную таблицу. Для это нам достаточно нажать вот на эту кнопку, которая называется Форма отчета, нажимаем на эту кнопку, появляется знакомое диалоговое окно Автоформат. Здесь мы опять таки можем выбрать любой внешний вид, ну, пусть, это будет Отчет шесть, к примеру. Нажимаем на кнопку OK и видим уже совершенно другое форматирование. Ну, подобных готовых форматов, как вы только что убедились, создано достаточно много. Сейчас мы с вами посмотрим, как форматировать данные нашей Сводной таблицы. Обычно, при создании Сводной таблицы, к ячейкам в поле данных применяется формат Общий. Давайте в этом убедимся. Вызовем диалоговое окно, вызовем Формат ячеек. Вот. И видим, что здесь Общее. И, собственно, образец у нас в данном случае, имеется. Давайте попробуем с этим что-нибудь сделать. Предположим, в этой Сводной таблице мы хотим показать все данные по полю, к примеру, Общий итог, в процентах, или, например, вот здесь, так же в процентах относительно общего итога. Что нам для этого нужно сделать? Мы выделяем данную ячейку, к примеру, или, давайте в виде компании мы выберем Показать все, вот так вот. Соответственно выберем все города. Вот очень хорошо. Вот у нас получилось что-то вроде этого. Сейчас мы хотим именно поменять Общий итог, получить некоторый процент, или, например, мы хотим это сделать, к примеру, вот здесь. Давайте попробуем. Что мы для этого делаем? Мы выделяем данное поле и нажимаем вот на эту кнопочку Параметры поля. Здесь у нас имеется исходное поле Cost. Сумма по полю Cost, нам достаточно нажать на кнопку Дополнительно. Выбрать здесь, к примеру, Доля от общей суммы перейти на Формат, и в данном случае, убедиться, что у нас здесь числовой формат уже не Общий, как было ранее, а Процентный. то есть, в зависимости от действий, Формат у нас соответственно меняется. Если мы сейчас нажмем на кнопку OK, то у нас соответственно здесь уже будет иметься процент, процент по полю Cost и соответственно, формат ячеек у нас уже будет Процентный, а не Общий, как ранее. И общий итог у нас считается сто процентов, а здесь уже соответственно его составляющие. Вообщем-то все понятно. Что мы сейчас с вами сделаем? Мы сейчас с вами рассмотрим тему, которая называется Использование нескольких полей страниц. Если у нас несколько полей в странице, то благодаря этому мы можем увеличивать детализацию данных. Что это значило? Давайте в нашей Сводной таблице добавим один столбец, который назовем «Year». Предположим, у нас данные также перегруппированы, к примеру, по годам. Имеется 2004 год, и имеется, например 2005. Вот что-то вроде этого. Здесь у нас опять идет соответственно 2004, соответственно 2005 и вот таким вот образом продолжается. Попробуем протянуть за маркер автозаполнение. Видим, что у нас вообщем-то это не очень хорошо получается. Потому что Excel каким-то своим образом подводит вот эту вот арифметическую прогрессию, как ему кажется. Сейчас мы просто вот таким вот образом добавим. На самом деле стоило бы это сделать более рациональным способом, а не методом Copy-Paste, но сейчас мы делаем именно вот так. Вот, ну все вроде мы все забили. Вот у нас имеется вот такая новая Сводная таблица. Новая обычная таблица - совершенно не сводная.
Глава 11. Анализ данных
247
Давайте мы это назовем Книга3, чтобы ни что ни с чем не перепуталось. Вот так, у нас имеется вот такая вот таблица. Сейчас на ее основе мы с вами построим новую Сводную таблицу. Давайте это просто на просто удалим. Она в данном случае нам не нужна. Выполняем команду Данные как вы помните - Сводная таблица. Строим именно Сводную таблицу. Диапазон ячеек у нас уже выделен. Делать это будем на новом листе. Сейчас будьте внимательны, что мы сейчас будем делать? А мы с вами будем делать вот что. Здесь у нас уже имеется так же и год. Мы сейчас так же, как и ранее, города перетягиваем сюда, компании сюда, а в полях страниц - мы с вами помещаем не только месяц, но и год, соответственно. Вот так вот. Год и месяц. Далее уже вот сюда мы перетаскиваем элементы наших данных. Вот так. У нас получилась вот такая Сводная таблица. Давайте мы вот это вот закроем это вот наше окно. Вот у нас получилось что-то вроде вот этого. На самом деле созерцать такую таблицу не очень удобно. Тем более мы здесь может быть, хотим смотреть например данные только по июлю за все года, или данные по июлю за 2005 год. На самом деле, если вы обратили внимание, детализация у нас действительно увеличивается. Предположим сейчас мы хотим сделать вот что - разместить страницы на разных рабочих листах, в зависимости от вот этого вот поля, от поля страниц. Для этого нам достаточно выполнить команду меню Сводная таблица, которая называется Отобразить страницы, т. е. показать все страницы из Month или из Year. Предположим, нас интересуют года. Если вы обратили внимание, вот у нас имеются данные за 2004 год. Вот. У нас получился отдельный рабочий лист, если вы обратили внимание. Здесь у нас 2005, дополнительно появился лист 2004 год, и, соответственно, вот с этими вот данными. Ну, вообщем –то все понятно. На этом закончим текущий урок. Мы научились работать с полями страниц. Научились форматировать данные Сводной таблицы, работать с Автоформатом, и изменять формат ячеек Сводной таблицы. На следующем уроке мы начнем перестраивать нашу сводную таблицу соответственно.
11.4.4. Перестройка сводной таблицы Сейчас мы с вами научимся перестраивать нашу Сводную таблицу. Предположим мы хотим, чтобы данные по компаниям у нас были бы вот здесь, а сверху соответственно были данные по городам. Что мы с вами для этого должны сделать? Сейчас мы с вами попробуем ее перестроить. Берем поле Город и начинаем его вот так вот перетаскивать. Если вы обратили внимание, у нас соответственно хвостик нашей мыши приобрел несколько другой вид, и, синим подчеркнуто поле, куда мы можем в данный момент поставить наши города. Вот мы хотим поставить их сюда. Вот так, поставили. Сейчас берем соответственно Компании и перетаскиваем их вот сюда обратно. Вот так вот. Как вы видите, нам легко и просто удалось перестроить нашу таблицу. Здесь у нас сейчас имеются наши компании, а здесь соответственно, имеются наши города. Очень хорошо. Давайте перестроим обратно. Опять таки берем наши города, и вот таким же образом тащим обратно. Затем берем компанию и перетаскиваем их соответственно сюда или, в данном случае, мы ошиблись, перетаскиваем их вот так вот сюда вот наша компания. Давайте не будем показывать все, а покажем только одно, чтобы сделать нашу таблицу немного компактнее. Перестраивать достаточно легко. Иногда может возникнуть ситуация, когда Excel неадекватно обрабатывает наши данные. Что это значит? Давайте перестроим нашу таблицу. Города поднимем вот сюда, а в это поле приведем данные по месяцам. Если вы видите, у нас отсортированы наши месяца по алфавиту, на самом деле здесь сначала идет апрель, и только потом идет январь. Затем идет июль и октябрь. В данном случае, правильно, вот эти места у нас определенно не логично. Потому, как мы знаем, сначала идет месяц январь, а затем должен идти месяц апрель. В таких случаях, когда у нас происходит нечто вроде этого, следует поменять данные на рабочем листе. Делать не апрель, январь и июнь, в данном случае проблема в том, что здесь у нас текст. А можем, например, задать, к примеру, в месяц числами, например апрель у на четвертый
248
TeachPro Microsoft Excel 2003
месяц, да? Январь первый, июль у нас по-моему шестой, нет на самом деле седьмой, и октябрь у нас десятый. Вот видите, таким вот образом зададим наши данные, то здесь соответственно, они будут уже перестроены совершенно правильным образом. Но сейчас мы это делать не будем, потому что это у нас достаточно долго. Вы можете попробовать сделать это самостоятельно, и увидите, что данные наши здесь уже будут иметь намного более приемлемый вид. Ну, давайте на этом закончим изучение по страницам Сводной таблицы. На следующем уроке мы начнем обширнейшую тему, которая называется Анализ данных.
11.5. Анализ данных с использованием сводных таблиц 11.5.1. Создание сводной таблицы на основе данных из нескольких диапазонов консолидации Сейчас мы с вами начинаем интереснейшую тему, которая называется Анализ данных. Мы будем рассматривать дополнительные возможности работы со Сводными таблицами. Как мы знаем Сводная таблица, вот одна из них перед вами, эффективно анализирует информацию. Бывают случаи, когда таблицы с данными, которые имеют одинаковую структуру, расположены в разных диапазонах, или даже на разных рабочих местах. Вот у нас имеется такая таблица. Давайте мы сейчас удалим отсюда год. Имеется вот такая вот таблица. Предположим эта таблица - это у нас данные за 2004 год. Тут у нас уже имеется подобного типа таблица. Ладно, предположим, здесь еще проставим какой-нибудь вот такой значок, чтобы имена не пересекались. Кстати, давайте эту таблицу мы с вами просто удалим. Собственно, как и эту. Сейчас работаем только с данными. Предположим это данные за 2004 год. Предположим, у нас имеются еще подобного типа данные, но за 2005-й. Давайте просто скопируем данный лист. Вот так. И назовем его 2005 год. Сейчас нам надо подвести как бы суммарный итог. Что мы с вами для этого делаем? У нас имеются две таблицы, совершенно с одинаковым форматом, с одинаковыми заголовками столбцов. Кстати это необходимо. Сейчас выполняем следующую команду - мы вызываем Мастер сводных таблиц – Данные - Сводная таблица. Сейчас перед нами знакомый нам Мастер сводных таблиц и диаграмм. Так как, сейчас у нас таблица расположена на нескольких рабочих листах, то мы выбираем вот этот третий пункт: нескольких диапазонных консолидаций. Нажимаем на кнопочку Далее. Сейчас мы находимся на втором шаге. Сейчас нам предлагается - Создать одно поле страницы или Создать поля страниц. Если мы выберем вот этот вот второй переключатель, что у нас получится? У нас будет создано до четырех полей страниц. Нас устраивает одно поле страницы. Вот одно поле страницы у нас имеется. Очень хорошо. Нажимаем на кнопку Далее. Здесь нам предлагается добавить диапазоны. Во-первых, сначала мы выделяем нашу первую таблицу - это у нас 2005 год – Добавить - переключаемся на второй диапазон, и, соответственно, его также выделяем. И опять нажимаем на кнопочку Добавить. Вот. Добавили. Далее нажимаем кнопку Далее. Сейчас у нас интересуются куда именно поместить таблицу, в новый лист или уже в существующий. Давайте, пусть поместим в новый лист и у нас появилась вот такая вот таблица. Если мы эту таблицу сравним с предыдущей таблицей, то увидим, что это у нас значительно проще. Вот у нас имеются фактически два объекта здесь. Имеется количество по полю значений. Именно их показываем. Имеются наши фирмы и, соответственно, имеются данные по месяцам. Соответственно по прибыли и так далее. Например, дополнительной информации по фирмам в данной таблице просто нет, если вы обратили внимание.
Глава 11. Анализ данных
249
Если мы хотим получить развернутые результаты, то следует сначала объединить данные вручную и уж затем получать результат. Как это делается? Нам нужно всего лишь скопировать эти данные, например вот сюда. Соответственно проставить лот и уж по ней, с нуля построить новую Сводную таблицу. Ну в данном случае мы это делать не будем, потому что как это делается, мы это уже знаем, уже несколько уроков изучаем Сводные таблицы. А в данном случае, тяжело построить таблицу по консолидированным данным, то есть фактически мы сравнили два способа постройки Сводных таблиц, в случае если они у нас расположены в разных диапазонах или в одном и том же. На следующем уроке мы изучим группировку элементов Сводных таблиц.
11.5.2. Группировка данных сводной таблицы Сейчас мы с вами разберем следующий вопрос: Группировка элементов по их именам. Необходимо заметить что в процессе работы с насущными задачами, нередко приходится иметь дело с большим объемом данных. Чаще всего эти данные можно организовать в виде дерева. Они могут иметь иерархическую структуру, то есть ту структуру, которая в виде дерева именно и организована. Для того, чтобы использовать иерархические свойства данных в Excel необходимо создать дерево уровней. Дерево уровней создается с помощью операции Группировка элементов. У нас в данный момент уже имеется некоторая Сводная таблица, которая построена на основе определенных данных. Ну, как вы знаете, в этой таблице у нас представлены не все данные, а только некоторые. Предположим мы хотим сделать вот что, мы хотим по какому-то принципу объединить вот эти компании. Предполагаем, что часть компаний у нас находится на востоке, а другая часть компаний у нас находится на западе. Что мы с вами делаем? Предположим, мы выбираем те компании, которые предполагаем, что находятся на востоке или на западе. В данном случае не важно. Выполняем вызов контекстного меню и далее команду Группа и Структура. Здесь мы выполняем следующую компанию, которая называется Сгруппировать. Вот мы ее сгруппировали. Если вы обратили внимание, у нас здесь уже имеется следующая группа. И только после этого идут имена компаний. То же самое давайте сделаем для этих двух. Опять таки выполняем команду Группы и структура и затем команду Сгруппировать. Вот у нас сейчас имеются вот такие вот две группы - Группа один и Группа два. Кстати при желании мы можем их переименовать также. Но сейчас мы с вами этого делать не будем. Хотя на самом деле с другой стороны можно собственно и поменять. На этом следует вызывать команду Параметры поля. Вот здесь имеется вот это название Компания два. На самом деле это вот название вот этого поля. Вот так вот. Если мы выполним команду опять таки Параметры поля, сейчас мы можем здесь его поменять, предположим, давайте введем сюда Группы. Вот так вот. И вот видите здесь у нас уже имеется ввиду Группы. Хотя на самом деле, название не очень правильное, потому что не отражает сути деления. Что мы сейчас будем делать? Мы сейчас делаем вот что. У нас новый вид фактически Сводной таблицы. Мы можем с вами увидеть фактически только одну группу. Если мы ее выделим, здесь соответственно у нас будут уже только две компании, то есть фактически у нас произошла Группировка, если мы опять таки откроем это поле и захотим увидеть только Группу два, у нас есть для этого всяческая возможность - мы видим только Группу два. Ну, и, наконец, если мы хотим увидеть все, мы
250
TeachPro Microsoft Excel 2003
ставим вот эту галочку и сейчас мы видим все, что у нас было, просто немного другое изображение, потому что имеется вот дополнительное поле Группы. Сейчас мы с вами сделаем вот что. Вот у нас имеются какие-нибудь итоговые данные. Предположим, нас интересует, на основе чего было это вычислено. Если мы сделаем вот такой двойной щелчок мышью, у нас открывается вот наш лист, и мы видим тот фрагмент, на основе которого были вычислены вот эти данные, данные по Общему итогу. То же самое можно сделать, если, например, щелкнуть вот по этому пункту. Видите, здесь уже соответственно то, что относится к компании Local Ads. Давайте попробуем сделать то же самое, например, для компании Coupon и убедимся, что вот таким образом Excel создает новый лист, и показывает все те данные, которые были необходимы для вычисления вот этого вот поля фактически компания Coupon. Ну, давайте щелкнем еще куданибудь, и посмотрим, как говорится что-то. Вот так. Видите, все за месяц апрель. У нас месяц апрель и Общий итог. Соответственно, нам нужны все имеющиеся фирмы, но только за месяц апрель. Вот таким вот образом мы можем смотреть и видеть все наши данные. Таким образом, мы научились обращаться со Сводной таблицей, поняли что такое Группировка элементов, научились Группировать элементы, и более детально отображать нашу Сводную таблицу. На следующем уроке мы научимся Группировать числа по диапазонам, научимся Группировать элементы по временным диапазонам, и, вообще, пройдем понятие Группировки элементов более подробно.
11.5.3. Группировка данных по диапазонам Сейчас мы с вами рассмотрим Группировку чисел по диапазонам и по временным диапазонам. Для того, чтобы рассмотреть Группировку чисел по диапазонам, составим, например, таблицу колебаний температуры, ну, к примеру, на 2004 год. Предположим, у нас наше измерение начинается ну, с первого января. Давайте сделаем это вот так, 2004 года. Вот, наши, собственно, данные. Соответственно, второй день будет у нас ноль два, ноль один, 2004 год. Вот так вот. Ну, давайте немножечко протянем наши данные. Предположим, нас интересуют данные, ну, к примеру, пусть это будет до двадцатого числа. Очень хорошо. Далее, каждый день у нас была замерена средняя температура за сутки. И был составлен отчет примерно за три месяца. Ну, давайте, так как у нас за три месяца имеются данные, то сделаем их по март включительно. Сейчас мы с вами это сделаем по март. Вот у нас данные по март. Вот. По март включительно. Очень хорошо. Продолжаем. Сейчас здесь нам необходимо замерять температуру. Что, как мы с вами это сделаем? Предположим мы сейчас просто сюда добавим функцию, которая называется Рандом. Собственно, математическая строгость, нас, при этом, совершенно не интересует. Сейчас мы с вами это сделаем. Лучше всего вывести весь полный алфавитный перечень, и здесь найти функцию Рандом. Так. Сейчас мы с вами это сделаем. Вот. Нам эта функция возвращает равномерно распределенное случайное число больше или равное нулю, или меньше единицы. Вот так вот. Ну, сейчас, конечно не понятно в каких единицах мы мерим эту самую температуру, но для нашего случая, вообщем-то это не столь важно. Вот у нас имеются вот такие данные. Сейчас мы попробуем создать таблицу, построенную по этим данным. Ну, во-первых, для начала давайте сделаем вот что. Все таки это у нас Дата.
Глава 11. Анализ данных
251
Сейчас, предположим, мы хотим получить, на самом деле, Месяц и, соответственно, День. Здесь у нас будет Месяц. Сейчас мы, кстати очень достойно сделаем это опять таки функцией. Функции у нас будут соответственно следующие, Дата и Время. И мы из соседней Даты хотим получить День. Вот так вот. Вот у нас возникло соответственно Число - Месяц. Хотя на самом деле мы здесь получили Месяц, а не День. Давайте поправим нашу функцию еще раз. Мы здесь в данном случае с вами ошиблись. Вызываем Функцию. Вот так вот. Подпускаем ее еще раз. Нас интересует в данном случае Месяц от соседнего числа – ОК, но формат данных у нас будет соответственно число. Все правильно. То же самое делаем здесь для Дня. Месяц. Здесь у нас будет соответственно, День. Вот так вот. И соответственно вызывается Функция, вызывается День. Параметр функции - наша Дата и изменим соответственно Формат ячеек, потому что должен быть Общий формат или на крайний случай Числовой. И здесь соответственно у нас температура. Вот. На самом деле, у нас все сделано вот что - так как это генератор случайных чисел, то каждый раз обновляется в зависимости от того, что мы делаем в той или иной ячейке. Сейчас если мы скопируем эти данные, а потом совершим Специальную вставку, вот она, и вставим только значение, то здесь у нас уже будут, если вы обратили внимание на вот это вот поле, у нас уже будут соответственно именно Числовые значения, а ни как не Вычисление функции случайное число. Вот так , у нас имеется вот такая вот таблица. Теперь по ней мы будем строить Сводную таблицу. Выполняем команду Данные - Сводная таблица - Мастер сводных таблиц запустился. Предполагаем, что все что делает Мастер это правильно. Нажимаем кнопку Готово. Сейчас поле строки. В нашем поле строки, вот мы вставим сюда соответственно Месяц. Поле столбцов - мы вставим День. Далее, предположим мы хотим показать среднюю температуру по декадам каждого месяца. Температура у нас вот. Давайте перетащим ее вот сюда. Очень хорошо. Что мы сейчас делаем? Предположим мы хотим показать среднюю температуру по декадам, как только что сказали. Для этого нужна операция Группировки чисел по диапазонам. Помещаем указатель мыши в одну из ячеек в поле Дата. Сейчас мы хотим сделать вот что. Мы хотим показать среднюю температуру по декадам каждого месяца. Для этого нужна операция Группировки чисел по диапазонам. Помещаем сюда соответственно наш курсор мыши и выполняем команду Группы и структуры - соответственно Группировать. Вот так вот. У нас появляется вот такое окно, которое называется Группирование. Что мы сейчас с вами должны сделать? Мы должны ввести начальное и конечное значение диапазонов. В нашем случае это с первого по тридцать первое. Имеется шаг десять, то есть по декадам. Правильно с первого по тридцать первое с шагом десять, то есть у нас получается декада соответственно. Нажимаем OK. Вот у нас получилась вот такая вот Группировка. В данном случае Сводная таблица содержит суммарные температуры за каждую декаду. В понятии суммарная температура на самом деле нет никакого смысла. Нам нужна была средняя температура. Что мы для этого делаем? Мы переходим на наши Данные, к примеру, и выполняем следующую команду - Параметры поля. Вот здесь имеются операции. И сводное поле у нас называется Сумма по полю Температура. В нашем случае нужна не Сумма, а Среднее. Давайте выберем Среднее. И нажмем на кнопочку OK. Соответственно у нас здесь параметры не изменились. В данном случае у нас имеется не Сумма по полю температура, а Среднее. Давайте убедимся в этом и увидим, что у нас имеется Среднее по полю температура. Microsoft Excel помогает группировать элементы, которые содержат значение Даты и Времени. Для того, чтобы нормально строить Сводную таблицу по этим данным, мы можем удалить какие-то определенные столбцы, и строить их по двум другим. Ну, давайте с вами это сделаем. В данном случае, мы можем удалить День и Месяц. Давайте мы с вами это удалим. И построим вот такую вот Сводную таблицу. Выполняем команду Данные Сводная таблица. Далее диапазон у нас выделен. Мы хотим создать независимый отчет, о чем заранее предупреждаем мастер. И сейчас мы c вами собственно все сделаем. Это сюда, у нас Дата.
252
TeachPro Microsoft Excel 2003
Имеется, к примеру, температура. Вот такие вот итоги. Сейчас мы сгруппируем наши данные Группы и структуры соответственно Группировать. Вот. Здесь у нас имеются следующие параметры. Мы можем группировать наши даты с шагом - секунды, минуты, месяцы и даже кварталы. Давайте попробуем это сделать, с шагом - кварталы и посмотрим, что у нас при этом получится. Нажимаем OK и получаем все данные за первый квартал. На самом то деле, так как наши данные вообщем-то все относятся к первому кварталу, потому что они начиная с января по март включительно, то у нас соответственно, имеется здесь один квартал. Данные за второй, третий и четвертый квартал у нас просто нет, то есть, таким образом, мы нормально сгруппировали элементы по временным диапазонам, то есть Excel определил, что у нас временные диапазоны, и позволил это делать. Ну, на этом уроке мы с вами завершаем изучение понятия Группировки. Мы научились Группировать элементы. На следующем уроке мы более подробно изучим промежуточные итоги Сводной таблицы. И, кроме того, научимся сортировать данные Сводной таблицы.
11.5.4. Общие и промежуточные итоги. Сортировка данных Сейчас мы с вами поговорим о сортировке данных Сводной таблицы, об ее общих и промежуточных итогах. Очень часто бывает необходимо отсортировать данные, которые в Сводной таблице у нас представлены. Пользовательские таблицы могут быть очень большими. Быстро найти требуемые данные в не отсортированных таблицах бывает очень сложно. Самый быстрый способ упорядочивания данных ячеек как это - использование панели инструментов Стандартная. Вот она, собственно, а именно, вот этих вот кнопочек. Давайте предположим мы хотим отсортировать, к примеру, поле Компании. Выделили соответственно поле, и нажали на соответственную кнопочку. Ну, давайте отсортируем по возрастанию. Вот сейчас она у нас отсортировалась по возрастанию, наша таблица. Если нажмем на эту кнопку- отсортируется по убыванию, соответственно. Вот так вот, туда и сюда. Имеется еще способ сортировки. Что мы можем сделать? Мы можем выполнить команду Данные - и соответственно Сортировка. Вот. У нас появляется вот такое вот диалоговое окно, где мы можем выставлять, как именно сортировать наши данные - по возрастанию или по убыванию, соответственно. Мы можем выставить по убыванию. Здесь что именно сортировать - значения или подписи. Ну, предположим, нас интересуют в данном случае, подписи. Нажимаем на кнопочку OK. Соответственно, данные у нас отсортировались уже соответственным образом. Видите, у нас идет сначала D, потом C. Здесь R и L соответственно, по убыванию. Давайте попробуем поле данных, в данном случае, вот это у нас поле данных, отсортировать, соответственно, по значению. Здесь когда мы ставим указатель мыши в соответственно активную ячейку на значение, здесь у нас доступно только значение. Нажимаем на кнопку OK. В данном случае у нас было установлено по возрастанию, поэтому у нас собственно ничего не изменилось. Давайте сделаем то же самое, только переключим соответственно по убыванию. Вот так вот. Видите соответственно у нас наши данные изменились. Данное поле было отсортировано по убыванию. Ну, давайте попробуем еще что-нибудь сделать. Например, опять таки Direct Mail сортировка. И в данном случае, опять таки будем сортировать по значениям, но здесь мы должны указать ячейку, одну из этих ячеек, все таки. Ну, давайте сделаем вот так, и нажмем на OK. Ну, соответственно у нас
Глава 11. Анализ данных
253
видите здесь уже отсортировалось по значению. Ну, с сортировкой вроде бы разобрались. Сейчас продолжим. Давайте этот список полей в нашей Сводной таблице закроем. Вообщем-то панель инструментов давайте закроем также, и будем продолжать изучение Сводной таблицы, а в данном случае поговорим об итогах. На самом деле, в Excel можно показать промежуточные итоги соответственно. Наша Сводная таблица. Мы это делаем следующим образом. Вызываем вот это вот меню, и вызываем Параметры поля. Здесь имеются следующие опции. Мы можем показывать другие итоги соответственно. Выставили вот этот вот флажок, и выполнили, например, пусть нас интересует промежуточный итог Средний. Если вы обратили внимание, у нас вот здесь появились вот такие вот соответственно промежуточные итоги. Кроме того, мы это можем сделать не только со средним, но так же с суммой вот так вот. И вот опять таки у нас имеется сейчас и среднее, и сумма соответственно. Кроме того, мы можем скрывать соответственные итоги. Мы можем скрывать и эти промежуточные итоги, и можем скрывать соответственно общий итог. Как мы это делаем? Ну, как скрывать промежуточный итог, вообщем-то понятно. Достаточно нам здесь выбрать нет. Выбрали Нет - никаких промежуточных итогов у нас нет. Если мы хотим скрыть вот эти общие итоги, мы делаем следующее - мы выполняем команду Параметры таблицы. После того, как мы выполнили команду Параметры таблицы, у нас возникает на экране вот это диалоговое окно – Параметры сводной таблицы. И нам здесь достаточно отключить вот эти галочки. Мы их отключили, нажали на кнопочку OK, и соответственно, у нас сейчас никаких итогов на экране нет. Если мы хотим вернуть их обратно, делаем опять таки параметр таблицы, и выставляем галочки. Вот так вот. То есть, таким образом, мы можем видоизменять нашу таблицу. Итак, на этом давайте закончим данный урок. Здесь мы изучили работу с общими и промежуточными итогами, а так же научились сортировать данные в нашей Сводной таблице. На следующем уроке мы с вами научимся менять итоговые функции для анализа данных.
11.5.5. Итоговые функции для анализа данных Сейчас мы с вами поговорим об Итоговых функциях для анализа данных. При создании Сводной таблицы, Excel по умолчанию, подводит Общие промежуточные итоги при помощи суммирования, но нам может быть необходимо использовать другие итоговые функции. На одном из прошлых уроков мы использовали функцию подведения итогов Среднее. И тогда нам требовалось вычислить температуру за каждую декаду определенных месяцев. Давайте просмотрим еще раз, как изменяется Итоговая функция. Для того, чтобы изменить Итоговую функцию, которую мы используем при подсчете итогов таблицы, делаем вот что: помещаем курсор мыши в определенную область данных, вот так вот, далее, щелкаем правой клавишей мыши и выполняем соответственно команду Параметры поля. Появляется вот такое вот диалоговое окно. Для каждого поля мы соответственно можем выбрать свою Итоговую функцию. Например, предположим, нас интересует функция не Сумма, а Количество. Выбрали Количество и нажали на кнопку OK, соответственно, у нас наша таблица изменилась. Что у нас получилось? У нас получилось, что записей за апрель - это фирма Coupon, у нас три штуки; за январь соответственно - девять; за июль – четыре, и так далее. Вот такие у нас получились итоги.
254
TeachPro Microsoft Excel 2003
Что еще мы можем сделать? Кстати для функции Общий итог, тоже используется функция Количество, в данном случае. Давайте продолжим. Попробуем найти Максимум. Соответственно, опять выполняем команду Параметры поля, и делаем не Количество, а Максимум по полю Profit. Вот. У нас получился сейчас Максимум по полю Profit. Для этой фирмы у нас максимум был зафиксирован в апреле, и соответственно Общий итог, как итоговая сумма, это у нас получилось сорок восемь тысяч, потому что в данной строке, это максимальное значение. То же самое, у нас соответственно вот здесь - было вот это значение, Общий итог, как Максимальное - это. Если мы просмотрим внимательно эту строчку, то увидим, что здесь максимум - это совершенно правильно. Ну, вообщем понятно. Предположим, при работе со Сводной таблицей необходимо использовать некоторые дополнительные вычисления. Например, мы хотим узнать долю, или, еще что-нибудь. Давайте опять нажмем на правую клавишу мыши. Выполним команду Параметры поля. И нажмем вот на эту кнопочку, которая называется Дополнительно. У нас наше диалоговое окно вот таким вот образом, соответственно раскрывается. Ну, давайте выберем здесь какое-нибудь дополнительное вычисление. Предположим это Доля от суммы по строке, в данном случае и нажмем на кнопочку OK. Итак, здесь лучше, чтобы у нас была бы сумма на поле Profit, то есть вернем все на круги своя. Что у нас получилось? Получилось, что Общий итог у нас фактически считается сто процентами, а здесь, уже в качестве Общего итога показана Доля от нашего общего итога, соответственно. Это у нас такие вот дополнительные вычисления. Ну давайте посмотрим, что у нас еще имеется? Какие дополнительные возможности? Давайте опять таки выполним команду Параметры поля. Вот у нас наше диалоговое окно и посмотрим, что у нас есть. Ну, вот это первый пункт - Отличие. Это у нас итоговое значение, вычисляется как разность между результатом и значением, которое указано в списке поля элемент. Давайте выберем вот это Отличие и здесь соответственно нам надо будет выбрать поле, собственно, какое поле, и какой элемент, ну, предположим, пусть у нас останется City и Atlanta. Нажмем на кнопку OK, и посмотрим, что у нас при этом получается. на самом деле ничего удивительного у нас не получилось. Excel нам выдал ошибку, а Excel нам выдал ошибку по очень простой причине, потому что отличие в данном случае у нас собственно как бы и нет, то есть, подсчитать, в данном случае не возможно. Ну, давайте пойдем дальше. Здесь у нас имеется доля – доля - вы это знаете. Ну что такое, мы с этим уже как-то познакомились. Нарастающий итог в поле, это значение накапливается в ячейках и приближается к общей сумме. Ну, а с этими двумя вы вообщем-то уже вполне знакомы. Точно также и Доля от общей суммы и Индекс. Что такое у нас Индекс? Индекс это то значение, которое вычисляется следующим образом: результат умножается на Общий итог, и соответственно делится на итог в строке, умноженный на итог по столбцу. Ну, давайте попробуем вычислить что-нибудь в этом роде и посмотрим, что у нас при этом получится. Вот. У нас получилось, что Общий итог - это единица, а здесь соответственно получились вот такие вот значения. Ну, давайте на этом закончим текущий урок. Фактически мы прошлись по итоговым функциям, научились выбирать Итоговые функции и научились пользоваться Дополнительными вычислениями. На следующем уроке мы научимся пользоваться Сводными диаграммами.
11.5.6. Сводные диаграммы Для наиболее эффективного анализа данных Microsoft Excel предоставляет Сводные диаграммы. Их можно строить на основе уже существующих Сводных таблиц, а можно строить на основе исходных. Давайте построим Сводную диаграмму на основе исходной таблицы. В этом случае Сводная диаграмма построится параллельно со Сводной таблицей. Когда диаграмма будет построена, ее можно будет перестраивать. Ну, давайте попробуем с вами это сделать. Перейдем, ну, в данном
Глава 11. Анализ данных
255
случае, у нас на Лист4. Вот наша таблица и построим соответственно, Сводную. Открывается Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг первый из трех. В данном случае, у нас список или база данных Microsoft Office Excel, вот она, так как в этом случае у нас здесь имеется, а тут надо поставить вот этот переключатель Сводная диаграмма. Обратите еще раз внимание - Сводная диаграмма у нас будет построена вместе со Сводной таблицей. Нажимаем на кнопку Далее. Здесь Excel сам выбирает диапазон, в данном случае у нас вот такая неразрывная таблица. Нажимаем на кнопку Далее, хотим Построить на новом листе и нажимаем на кнопочку Готово. Вот у нас появляется диалоговое окно, похожее, соответственно на ту, которое мы видели раньше - Поля страниц - ну, поля страниц у нас всегда по умолчанию, было City – Далее - Элементы данных. Ну, элементы данных, у нас был Profit. Продолжаем. Смотрим, что у нас еще есть. Поля категорий - Пусть у нас это будет, соответственно, Campaign. Ну, и посмотрим, что у нас еще здесь имеется. Поле рядов. Поле рядов, у нас будет соответственно - Месяц. Вот так вот. У нас получилась вот такая диаграмма. Диаграмма у нас соответственно Сводная. Давайте закроем это диалоговое окно, и попробуем поработать. Здесь у нас сумма по полю Profit - что правильно. Это у нас соответственно Месяцы. Мы можем, например, получить на экране несколько штук. Соответственно давайте посмотрим и январь. Ну, в данном случае у нас вот такой вот лидер по продажам есть, по сравнению, с которым, все остальное у нас, просто не видно. Можем сделать вот так. Видите, у нас максимальное количество продаж было в январе, и соответственно остальные просто не видны. А вот так вот будет, к примеру, очень даже хорошо. Здесь у нас соответственно сумма. Здесь у нас отчет по всем городам. Мы можем, например, сделать только по Columbus, или только по New-York-у, вот так вот меняется наша Сводная диаграмма. Ну, и соответственно у нас здесь имеются фирмы, которые должны быть выведены на экран. Предположим у нас хотим иметь на экране две фирмы, или, соответственно вот эти две. Или, например, три, но не все. Если хотим все, выставляем соответствующий выключатель. Вот у нас получается такая вот Сводная диаграмма. Ну а здесь, соответственно, сумма по полю Profit. Данные мы не меняем, то есть, фактически построили нашу первую Сводную диаграмму. Вот так вот. Это у нас, мы ее построили соответственно с нуля. Что же делать, если мы хотим построить Сводную диаграмму, на основе уже имеющейся Сводной таблицы. Вот наша Сводная таблица. Давайте только соответственно Параметры поля уберем Дополнительное вычисление, и вернем нашу таблицу к какому-то все таки относительно правильному исходному состоянию. Вот. Это наша Сводная таблица. И мы сейчас построим, соответственно щелкнув вот на этой кнопочке Диаграмму - Сводную диаграмму, на основе этой нашей Сводной таблицы. Вот так, здесь у нас соответственно имеются группы, потому что там у нас имелась группа. Значения по этим фирмам у нас соответственно, видите очень маленькие по сравнению с Direct Mail. Давайте мы Direct Mail отсюда просто уберем, чтобы увидеть все остальное, в каком-то вот нормальном виде. У нас получилась вот такая Cводная диаграмма, построенная уже на основе Cводной таблицы. Если мы хотим изменить внешний вид нашей диаграммы, мы делаем вот что: указатель мыши помещаем в область диаграммы, и нажимаем правую клавишу соответственно, здесь уже, знакомым нам способом, мы выбираем тип диаграммы. Вот здесь имеется несколько типов, мы можем выбрать любую. Ну, предположим, пусть нас вот что-то в этом роде интересует. Нажимаем
256
TeachPro Microsoft Excel 2003
на кнопку OK и получили вот такие вот странные данные для соответственно рядя July. Мы можем таким образом менять для любого ряда наши данные. Давайте, тип диаграммы опять таки сделаем график. Потом сюда. И нам осталось только вот это фиолетовое. Вот получился вот такой вот интересный график. Ну, давайте на этом закончим текущий урок. Мы вообще-то поняли, как именно работать со Cводными диаграммами. Как строить Cводную диаграмму на основе Cводной таблицы, или на основе исходной таблицы.
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
257
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев 12.1. Режим просмотра рабочего листа для нахождения ошибок Сейчас мы с вами начинаем новую главу, которая называется Поиск, Исправление ошибок и Использование сценариев. Как вы знаете, грамотный пользователь должен уметь правильно планировать работу и проверять информацию в таблицах, особенно если данных много. Кроме того, это не маловажно, если речь идет о большой фирме или компании, где используется, соответственно, большое количество документов Excel. На одном из прошлых уроков мы с вами уже разбирали те ошибки, которые выдает Excel в зависимости от того или иного действия. Давайте примерно это повторим. Предположим в ячейке А1 у нас находится цифра 9, в ячейке B1 нас находится цифра 0 и в ячейке C1 мы хотим поделить одно на другое. Сейчас мы с вами это делаем. Девять, соответственно делим на содержимое ячейки B1 - у нас здесь Excel сообщил об ошибке деление на ноль, потому что ячейка B1 у нас содержала ноль. Все виды ошибок Microsoft Excel мы с вами подробно рассматривали в свое время. Для того, чтобы нормально последить какая ячейка дала ошибку, существует несколько режимов просмотра рабочего листа. То есть, мы можем изменить режим вывода информации на экран, например, показать на экране формулы, вместо просмотра результата. Как это, собственно, делается? В меню Сервис выполняем команду Параметры. У нас появляется вот это вот диалоговое окно, параметры которого вам знакомы. Если вот здесь, в этом диалоговом окне мы проставим вот эту галочку Формулы, и нажмем на кнопку OK, то мы, соответственно увидим место результата Формулы. Вот ее написание: А1 деленное на B1. Данный режим удобно использовать следующим образом. Вот сейчас мы с вами видим саму формулу. Давайте сохраним данную рабочую книгу. Пусть это будет, например, «ОШ» от слова «ошибка». Можем сделать вот что - мы можем выполнить сейчас команду File - Открыть. Здесь найти нашу рабочую книгу. Она у нас называлась «ОШ», как вы помните, вот она, а здесь выбрать соответственно - Открыть как копию. После чего выполняем команду Расположить все, например, пусть это будет рядом. В данном случае, у нас открыто вот это окно. Оно нам собственно совершенно не нужно. Вот. У нас открыты рядом следующие окна, и мы можем сделать вот что. Здесь у нас предположим режим просмотра формул, а здесь у нас будет режим просмотра соответственно результатов. Давайте мы с вами отключим эту галочку. Вот. Сейчас у нас здесь ошибочный результат, потому что мы наблюдаем результаты, а здесь, собственно режим просмотра формул - видим уже с формулой. Так работать значительно удобнее. Следующее - если мы хотим быстро переместиться к определенной ячейки для исправления ошибки, или выйти из группы ячеек, то мы можем сделать вот что - мы можем выполнить команду, которая называется Правка. Давайте полностью откроем данное окно, и соответственно Перейти. Вот. Мы с вами выделили вот эту команду, и соответственно получили данное диалоговое окно. Сейчас мы нажимаем на кнопочку Выделить. У нас появляется вот это диалоговое окно, которое называется Выделение группы ячеек. Если нам
258
TeachPro Microsoft Excel 2003
нужно, соответственно куда-нибудь перейти, мы здесь можем выделить соответствующий фрагмент. Давайте подробно просмотрим. Ну, первый пункт - это Выделение ячеек с примечаниями. Следующий пункт - Выделение ячеек, содержащих константы - Формулы, ну понятно из названия. Выделение ячеек, например, содержащих числа, текст, логические операции, и ошибки, две ячейки, содержащие значения ошибки. Ну, давайте, кстати мы все это отключим, и впоследствии мы перейдем именно сюда, пока попутно разобрав остальные пункты. Здесь пустые ячейки. Если мы выделим данный фрагмент, у нас будет выделение пустых ячеек рабочего листа. Если весь рабочий лист пуст, то ничего выделено соответственно не будет. Далее текущая область выделяется вокруг активной ячейки. Выделение массива понятно из названия. Объекты. Объекты это у нас Выделение всех графических объектов на рабочем листе. В данном случае у нас никаких графических объектов нет, поэтому ничего не выделится. Отличие по строкам. В этом случае, выделятся ячейки, находящиеся в одном столбце с активной, если их значение не равно значению активной ячейки. То же самое, насчет столбцов. Влияющие ячейки - выделятся все ячейки, которые, так или иначе влияют на активную, то есть принимают участие в формуле, или соответственно по каскаду, в формулах, которые принимали значение в активной ячейке. Зависимые ячейки. Если мы выделим этот фрагмент, то у нас будут выделены Зависимые ячейки непосредственно зависимые, то есть, имена которых входят в состав формулы, или на всех уровнях, то есть по каскаду. Здесь мы можем выделить последнюю ячейку, соответственно видимые ячейки, ячейки, содержащие условное форматирование. Ну, и соответственно, Проверка данных, то есть данных, на которые наложены определенные условия, имеющие ограничения или ячейки с теми же условиями проверки, которые имеют активные ячейки. Ну, предположим мы хотим все таки посмотреть на ошибки в формулах. Давайте нажмем на кнопку OK. Соответственно она у нас продолжает быть выделена, потому что именно она у нас содержит ошибку. Если мы собственно в это не верим, мы можем это сделать еще раз. Выполняем команду соответственно, Правка – переход - Выделить, и опять таки формула, содержащая ошибки. Ну, нажмем на кнопочку OK. Видите, эта ячейка опять таки выделяется, то есть именно данная ячейка у нас содержит ошибку. Этот способ можно использовать для обнаружения такой распространенной ошибки, как например ввод числового значения вместо формулы и так далее. Ну давайте, на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами разберем дополнительные средства поиска и исправления ошибок.
12.2. Дополнительнве средства поиска и исправления ошибок Сейчас мы с вами поговорим вот о чем. Вопервых, в Excel существует возможность проследить зависимости между ячейками путем наглядного представления с помощью стрелок. Это бывает проверено, если мы хотим выявить ошибки. Если выделенная ячейка содержит формулу, а в данном случае она у нас содержит, посмотрите внимательно здесь на строке формула это видим, то мы можем просмотреть данные каких ячеек используют для ее вычисления. Ну, в данном случае зависимость однозначна, мы ячейки видим, которые используются для ее вычисления. На самом деле это может быть значительно более сложно. Во-первых, те ячейки, которые принимают участие в формуле,
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
259
называются Влияющими. В данном случае у нас Влияющие ячейки - А1 и В1 соответственно. Данная ячейка, которая у нас сейчас активна, называется Зависимой, потому что она зависит от данных в этих ячейках - соответственно A1 и B1. Для того, чтобы удобнее было просматривать зависимости, можно отключить вывод сетки. Вывод сетки отключается, как вы помните, следующим образом: в меню Сервис выполняем команду Параметры и соответственно сбрасываем вот этот вот флажок. Если мы нажмем на кнопку OK, мы сетку уже в данном случае не увидим. Если мы хотим отобразить стрелки вот этих вот зависимых влияющих ячеек, мы должны сделать вот что - во-первых, необходимо в самом начале выбрать ячейку, связи которых следует проследить. Ну, пусть у нас будет данная ячейка. Затем выполняем команду Сервис. Давайте полностью откроем данное меню и здесь необходимо выполнить команду, которая называется Зависимости. Вот эта команда, которая называется Зависимости формул. Открывается соответствующее подменю. Вот оно. Что мы здесь видим? Мы можем выбрать одну из следующих команд - во-первых, Влияющие ячейки - Эта команда для ячейки, в которой содержатся формулы. При выполнении этой команды будут отображены стрелки, которые указывают на ячейки, которые в результате, влияют, соответственно, на результат. Давайте выполним эту команду. Видите, соответственно, мы здесь эти стрелочки видим. Вот они. В данном случае, стрелки идут с A1 и B1 на C1, потому что эти ячейки соответственно влияют. Давайте откроем подменю еще раз, и посмотрим, что у нас здесь есть еще. Влияющие ячейки мы уже выполнили. Зависимые ячейки команда, которая позволит отобразить, на какие ячейки влияет данная активная ячейка. Ну, в данном случае, активная ячейка у нас ни на что не влияет. Давайте, мы с вами перейдем вот сюда, в данном случае, отключим эти самые зависимости. Отключаются зависимости с помощью вот этой команды Убрать все стрелки, потом перейдем, например, на ячейку A1и выполним команду Зависимые ячейки. Вот так вот. Видите, сейчас у нас получается следующее, что данная ячейка опять таки влияет вот на эту. В данном случае, зависимая ячейка от A1 у нас данная. Дальше. Опять таки отключаем стрелки и выполняем следующую команду Источник ошибки. Вот так вот. Эта команда используется для ячейки, которая содержит ошибку. После ее выполнения, на экране появляются стрелки к ячейкам, которые, собственно, могут вызывать данную ошибку. Ну, данную ошибку у нас на самом деле могут выполнять обе ячейки. Ну, давайте снова выполним команду Убрать все стрелки. Вот так вот. Если вы обратите внимание, рядом вот с этой выделенной ячейкой у нас имеется вот такой вот смарт-теги, в котором мы можем выбрать что мы именно хотим делать - Показать панель аудита формул, Показать все этапы вычисления, и так далее, Изменить в строке формул. Предположим, если мы хотим Показать все этапы вычисления - у нас здесь показывается, что именно у нас было вычислено. Ну это мы с вами пройдем чуть позже. Давайте закроем это окно и продолжим, что у нас имеется. Если в данной ячейке нет зависимых или влияющих ячеек, то будет выведено соответствующее сообщение. Предположим здесь у нас никаких ячеек нет. Давайте выполним команду Зависимости формул - и выполним команду Зависимости ячейки. Соответственно у нас появилась эта информация, что Значение данной ячейки не используются для вычисления значений других ячеек. Что вообщем совершенно справедливо. Связи, как вы только что видели, отображаются на экране стрелками синего цвета. Если мы будем выполнять последовательные двойные щелчки на стрелки, то можно перемещаться вдоль пути помеченного стрелкой. Что это значит?
260
TeachPro Microsoft Excel 2003
Давайте мы это окно с вами закроем. Еще раз выполним команду, например, Влияющие ячейки - вот они. Если мы сейчас будем вот так вот щелкать на данных стрелках, мы будем соответственно вот таким вот образом переходить на зависимые ячейки. Вот так вот видите? Щелкнули здесь два раза - перешли на конечную. Щелкнули здесь два раза - опять таки перешли на конечную. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы более подробно с вами пройдем панель инструментов зависимости.
12.3. Панель инструментов Зависимости Сейчас мы с вами начинаем изучение использования Панели инструментов Зависимости. Иногда бывает удобно вывести на экран Панель инструментов Зависимости, вместо того, чтоб каждый раз обращаться к ней. Как мы выводим эту самую панель? Делаем следующее. Сервис - Зависимости формул - Панель зависимостей. Вот эта панель у нас оказывается на экране. На этой панели соответственно находится определенное количество кнопочек. Сейчас мы подробно рассмотрим, каждая кнопочка, что именно у нас делает. Первая кнопочка называется Проверка наличия ошибок нажали мы на эту кнопку. У нас появляется вот это диалоговое окно, которое называется Контроль ошибок. Что мы здесь можем сделать с помощью этого диалогового окна? Первый способ, что мы с вами делаем, мы выводим справку по данной ошибке. У нас открывается страница Help справки Microsoft Excel и здесь мы видим, что именно у нас происходит. В данном случае у нас сообщается, что это деление на ноль. Далее, давайте закроем это окно. Мы можем показать Этапы вычисления. При нажатии на эту кнопку соответственно у нас появляется вот это вот числовое выражение нашей формулы. У нас действительно происходит деление девятки на ноль. Закрываем. Мы можем пропустить ошибку, в данном случае, если мы нажмем эту кнопку - ошибка обрабатываться не будет, а можем изменить в строке формул данную формулу. Ну мы сейчас ничего с вами менять не хотим, поэтому нажимаем опять таки на кнопку Продолжить. Что делает Контроль ошибок, вообщем-то уже понятно. Мы можем вернуться назад, а можем нажать на кнопку Далее. Следующее. Влияющие ячейки. При нажатии на эту кнопку появляются стрелки зависимости от активной к влияющим ячейкам. Нажали, видите, кнопочка, эти стрелочки у нас уже соответственно есть. Если мы нажмем еще раз, вообщем-то может увеличится глубина сортировки, но в данном случаен, у нас глубина один, поэтому увеличится она никак не может. Здесь соответственно противоположная команда Убрать стрелки к влияющим ячейкам – нажали стрелки убрались. Следующая команда – Зависимые ячейки. В данном случае, данная ячейка, которую нам только что сообщила Excel, не используется для вычисления других, но если мы выделим вот эту ячейку и нажмем на Зависимые, то у нас соответственно стрелочки покажутся, потому что в данном случае, у нас эта ячейка Зависима от A1. Ну, соответственно, сейчас мы с вами уберем вот таким вот образом данные стрелочки, потому что эта кнопка выполняет совершенно противоположное действие, вот, и продолжим изучение данной панели инструментов. Следующая кнопочка называется Убрать все стрелки. Вне зависимости от того, это стрелки к влияющим ячейкам, или стрелки к зависимым ячейкам, при нажатии этой кнопки, стрелки убираются соответственно. Источник ошибки. При нажатии на кнопку, появляются стрелки от активной ячейки к источнику ошибки. Это у нас активная ячейка. Нажали сюда. Вот. Данные
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
261
ячейки у нас соответственно могут быть источником данной ошибки. Вот так вот. Собственно вот таким вот образом, мы можем опять таки убрать все стрелки. С помощью вызова вот этой кнопочки, мы можем Создать примечание, то есть можно ввести примечание к ячейке. Таким вот образом, нажали, и здесь уже можно ввести это самое примечание. Если нам что-то не нравится, мы можем соответственно его удалить. Примечание мы с вами рассмотрим чуть позже. Продолжаем. С помощью вот этой кнопки мы можем Обводить неверные данные. В данном случае, у нас нет никаких ограничений ни на одной ячейке, поэтому неверные данные у нас соответственно не обводятся, но, если бы они у нас были, они соответственно обвились. Эта кнопка Отменяет обводку неверных данных соответственно. Следующая кнопочка, это Показать окно контрольного значения. Вот, при нажатии на эту кнопочку открывается вот данное окно - окно контрольного значения. И здесь мы можем динамически оценивать содержимое отдельных ячеек и значений переменных, мы с вами будем это делать, собственно чуть позже. Поэтому пока давайте это окно закроем. И последняя кнопочка, вот эта вот, это называется Вычислить формулу. Мы нажали на эту кнопку, появилось окно Вычисление формулы. Мы можем вычислить, например, вот, ну, собственно, никаких изменений у нас не произошло, потому что ячейка В1 содержит ноль, можем сделать Шаг за ходом - соответственно Шаг с выходом, то есть использовать некоторое вложение, ну, сейчас мы с вами это делать не будем, а просто закроем данное окно. Вообщем-то со всеми кнопками Панели инструментов Зависимости, мы с вами ознакомились. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы продолжим изучение поиска исправления ошибок в Excel.
12.4. Проверка орфографии В Microsoft Excel, подобно многим другим приложениям под Windows, существуют встроенные средства проверки орфографии. С помощью этих средств мы можем проверять текст как в выделенном диапазоне, так и во всем файле. Проверка осуществляется посредством сравнения слов документа со словарями словарей Windows. Эти словари используются всеми другими приложениями Microsoft Office, так же кроме того, можно создавать свои собственные словари. В данном случае, перед вами находится примерное оглавление нашего курса и предположим именно его мы хотим проверить на базе основного стандартного словаря. Что мы с вами делаем? Во-первых, необходимо выделить диапазон ячеек, которые мы с вами хотим проверить. Предположим мы хотим проверить весь файл. Далее, что мы с вами делаем? Мы делаем вот что: выполняем команду Сервис - Орфография. Перед нами появляется вот такое вот диалоговое окно, которое называется Орфография русским. В данном случае, проверяется согласно русскому языку. Например, в данном случае, ошибка у нас на слове «автозаполнение», написано «аватозаполнение». Соответственно, если Excel не предлагает какую-нибудь свою версию ответа, мы должны уже вручную здесь вот таким вот образом подправить и нажать кнопку Заменить. Нас предупреждает, что слово «автозаполнение» не найдено в словаре. Изменить ли его, или нет? Мы меняем, потому что мы знаем, что «автозаполнение» пишется «автозаполнение» и продолжаем. Здесь у нас создание Автошаблона. Автошаблона опять таки нету в словаре Microsoft Excel. Мы можем либо пропустить это слово, если мы уверены, что оно встречается один раз или нажать кнопку Пропустить все, тогда все данные слова, если у нас слово «Автошаблон» используется несколько раз, они будут пропущены.
262
TeachPro Microsoft Excel 2003
Ну, предположим нас интересует Пропустить все. В данном случае, у нас произошло вот что. Слово «Windows» написано на английском языке, соответственно в русском словаре его нет и быть не может, если мы нажмем на кнопку Параметры, вот, мы здесь увидим вот что. Мы увидим соответственно вот такое вот, диалоговое окно, где у нас имеется Язык словаря. В данном случае, мы проверяем русский текст. У нас должен быть русский язык и соответственно, имеется Пользовательский словарь. Что такое Пользовательский словарь мы с вами узнаем чуть позже. Кроме того, имеются вот такие вот опции. С опциями мы познакомимся так же чуть позже. Слово «Windows» - оно вполне нормальное, поэтому нажимаем кнопку Пропустить все и посмотрим, что у нас здесь еще есть. Здесь у нас неправильно написано слово «сетки». Здесь должно быть «графические объекты линии сетки», а написано «сетики». Соответственно, Excel обнаружил, что слово «сетики» отсутствует у него в словаре, и предлагает следующие варианты ответа: «светики», но в данном случае оно для совершенно неприемлемо, «септики», «сетки», «сетник», и так далее. Естественно, нам нужно «сетки». В данном случае мы можем заменить только это вхождение, то есть только в этой строчке, или заменить все неудачные слова на «сетки». Ну давайте сделаем Заменить все, может быть мы где-нибудь ошиблись еще раз. ClipArt и WortArt опять таки английское слово, нажимаем Пропустить. Соответственно WortArt Пропустить так же. Пропустить ActiveX. Слово Excel у нас опять таки отсутствует в основном словаре, потому что слово Excel слово вообщем-то английское, но мы нажмем кнопку Пропустить все, потому что слово Excel у нас встречается достаточно часто. Слово Access, Outlook, ftp, Internet, Explorer, Вебузел соответственно данного слова из-за того, что оно новое, вообщем-то в данном словаре отсутствует, Web. Слово «сортировка» у нас было объективно написано неправильно. Давайте мы его сейчас заменим - нажимаем на кнопку Заменить. Автофильтр просто отсутствует в словаре. Если мы уверены, что слово написано правильно, но в словаре оно отсутствует, мы можем нажать вот эту кнопку Добавить в словарь - после чего уже это слово будет присутствовать в словаре и не будет выдаваться ошибка. Знакомство с Microsoft Query – Microsoft у нас опять таки на английском языке, Query также - лучше всего Пропустить все. Видите, когда у нас встретился Microsoft, мы нажали на кнопку Пропустить, поэтому дало ошибку в следующий раз. Давайте нажмем Пропустить все. Web как современное заимствование у нас также в словаре отсутствует. Здесь у нас название функции. Мы Пропускаем все, потому что название функции объективно не может быть в словаре. Это следующая функция, опять таки Пропустить все, опять название функции. Слово «консолидирование» мы написали не правильно, поэтому совершенно спокойно нажимаем на кнопку Заменить. Сейчас нам предлагается Продолжить проверку орфографии сначала листа. Слова «автозамена» у нас опять таки нет – Пропустить, «автозавершение» - Пропустить, «автоформат» - Пропустить. Все. Весь лист у нас был проверен. Мы совершенно спокойно можем нажать на кнопочку OK, будучи уверенными, что ошибок на листе, кроме орфографических, у нас нет. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы продолжим работу с Microsoft Excel.
12.5. Орфография. Словари Продолжаем изучение Проверки орфографии. Давайте вызовем сейчас наше диалоговое окно Проверка орфографии еще раз – Сервис - Орфография. Что мы здесь можем сделать? Кстати в нашем тексте достаточно часто встречаются английские слова, мы можем здесь переключить язык словаря на английский, но английских имеется несколько словарей. Как вы знаете, например, орфография английского английского отличается от орфографии американского английского. Ну, мы сейчас, предположим, выберем английский США и продолжим проверку орфографии. В данном случае, все слова написанные русскими буквами, у нас будут восприниматься, как ошибочные. Вот, сейчас видите, «ввод» у нас стало ошибкой, хотя на самом деле это стандартное слово. Давайте еще раз нажмем на кнопочку Параметры. Сейчас
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
263
здесь нам сообщается, что язык словаря у нас английский, потому что мы с вами это переделали в английский язык. Пользовательский словарь у нас CUSTOM. DIC - здесь, если мы проставим эту галочку, то параметры для замены, то есть слова для замены у нас будут предлагаться только из основного словаря, то есть, из пользовательского предлагаться не будут. Мы можем установить вот этот флажок - и будут пропускаться слова, которые состоят из больших букв. В данном случае стоит галочка пропускать слова с цифрами, то есть, если слово у нас имеет еще цифры внутри себя, то они будут просто пропускаться. Если нет, то пропускаться не будут и, соответственно, пропускать адреса Интернета, имена файлов. Если мы нажмем на Параметры автозамены - у нас появится знакомое нам диалоговое окно Автозамена, соответственно. С этим окном вы знакомы. Мы на одном из прошлых уроков его собственно проходит. Ну, давайте вернемся в наше окно Орфография. С помощью кнопочки Добавить в словарь, у нас открывается пользовательский словарь. В данном случае, так как данное слово у нас написано с помощью кириллицы, то нам сообщается, что слово содержит не допустимые знаки, и не может быть добавлено. Давайте заменим это на русский язык, все таки, и постараемся добавить слово «автоформат» в наш словарь. Нажали на кнопку - слово «автоформат» добавлено. Точно так же поступили со словами «автозамена», затем «автошаблон» и так далее. Предположим мы хотим создать новый дополнительный словарь. Что нам для этого нужно сделать? Надо закрыть это диалоговое окно и выполнить команду Сервис - соответственно Параметры. В этом диалоговом окне нам следует перейти на вкладку Орфография, на которой мы сейчас, собственно, и находимся. Здесь нам предлагается добавлять слова в CUSTOM. DIC. Мы можем дать другое имя словаря, предположим пусть это будет вот такими латинскими буквами nash.DIC, то есть наш словарь и, соответственно, добавляться слова новые будут уже туда. CUSTOM. DIC у нас как бы останется. Давайте в этом убедимся. Орфография - нажмем на Параметры - видите, здесь у нас уже имеется два словаря CUSTOM. DIC и nash.DIC, куда именно добавляются слова. На самом деле это очень удобно. Вы можете сделать на самом деле тематические словари. Например, термины, которые не может распознать Excel, к примеру, финансовые - добавлять в один словарь, термины, посвященные информатике - соответственно, в другой, и так далее. Ну, вообщем-то понятно. Давайте на этом закончим изучение соответственно орфографических возможностей Microsoft Excel. На следующем уроке мы с вами займемся Примечаниями.
12.6. Примечания. Создание Сейчас мы с вами начинаем новую тему, которая называется Примечание. Для любой ячейки рабочего листа можно написать примечание. Оно будет выводиться на экран, когда пользователи будут проводить указателем мыши по ячейке, в которую, собственно, это Примечание и вставлено. В Примечаниях обычно пишут какие-нибудь пояснения к рабочему листу, или соответственно к данным. Если вы хотите передать документ другому человеку, например, начальнику на проверку, то с помощью примечания, ему будет легче понять, что вы делали. Примечание может писать любой человек, который данный документ просматривает. Ну, давайте попробуем создать наше новое Примечание. Во-первых, для этого требуется выделить ячейку, для которой мы это самое примечание создаем. Например, вот это - потом
264
TeachPro Microsoft Excel 2003
выполняем команду Вставка. Давайте полностью откроем данное меню и выполним команду Примечание. Вот. У нас открывается вот такой вот желтый квадратик, в котором собственно мы можем это примечание и вписать. Ну, например, давайте напишем здесь что-нибудь, к примеру фразу: «Здесь у нас ошибка», но на самом деле, это понятно и без данного примечания. Но, с другой стороны что-нибудь написать вообщем-то и нужно. Теперь щелкаем левой клавишей мыши вне области нашего примечания. Что у нас теперь получается? Если мы вот так вот подведем курсор мыши к данной ячейке, у нас примечание обнаружится. Если вы обратите внимание, здесь в верхнем углу у нас такой красный треугольничек, именно он обозначает, что здесь у нас находится примечание. Чтобы установить способ отображения примечания на рабочем листе, мы можем выполнить следующую команду. Команду, кстати давно нам знакомую – Сервис - Параметры. Здесь, в данном окне, мы переходим на вкладку Вид и, примечаниям у нас посвящены вот эти три переключателя. Как именно отображается наше примечание? Во-первых, если мы выберем, не отображать, то даже индикатор отображаться у нас не будет. Давайте попробуем это сделать. Вот видите красный треугольничек исчез и собственно, ничего у нас не отображается. Ну, давайте вернем, хотя бы как было. Если мы выберем только индикатор, соответственно будет отображаться красный треугольничек, а само примечание будет обнаруживаться, когда мы будем подводить курсор мыши. Ну, и третий пункт соответственно, у нас остался примечание – индикатор. Если мы выберем вот этот третий пункт, то у нас примечание все время будет на экране, вне зависимости от того, где находится в данный момент курсор мыши. Вот так вот. Вообще-то мы разобрались, как именно создавать примечание. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы научимся использовать Примечание.
12.7. Работа с Примечаниями Сейчас мы с вами научимся пользоваться Примечаниями. Во-первых, что мы с вами сделаем в самом начале? Давайте изменим способ показа нашего примечания. Выберем только индикатор вот таким вот образом, а во-вторых вставим несколько новых примечаний, предположим это у нас будет Примечание1 соответственно сюда вставим новое примечание, которое назовем Примечание2. Вот у нас имеются три таких примечания на нашем рабочем листе. Что мы с вами можем сделать? Во-первых, мы можем пометить все ячейки, которые вставлены в исходные примечания. Для этого из меню Правка - выполняем команду Перейти. После того, как мы с вами это сделали, мы нажимаем кнопочку Выделить. Сейчас можем делать вот что. Мы можем здесь Выделить группу ячеек, а именно, содержащие примечания. В данном случае, именно этот флажок здесь проставлен. Если мы сейчас нажмем на кнопочку OK, мы видим, что все три наши ячейки соответственно выделились, потому что именно тут у нас имеется примечание. Предположим, мы хотим найти примечание, которое содержит какое-нибудь конкретное слово. Если вы обратили внимание, это Примечание1, это Примечание2, а здесь соответственно информация «Здесь у нас ошибка». Предположим мы хотим найти примечание, которое содержит слово «ошибка». Выполняем команду Правка - Найти. Открывается диалоговое окно, которое называется Найти и заменить. Нажимаем кнопочку Параметры. Вот так вот и определяем что надо искать. Во-первых, что именно мы ищем, предположим, на листе? Предположим мы ищем слово
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
265
«ошибка», вот так вот. Далее - Область поиска. Открываем. И именно здесь мы открываем пункт Примечание, то есть, где именно искать. Если мы сейчас нажмем кнопку Найти далее, соответственно у нас выделилась вот эта ячейка, потому что в его примечании у нас имеется слово ошибка. Вот так вот. После того, как, предположим, нашли все примечания с данным словом, хотя у нас на самом деле, даже если мы сейчас нажимаем Найти далее, у нас больше ничего не находится, потому что данного слова у нас больше нигде нет. Во всех остальных примечаниях, у нас просто слово Примечание. Вот. После того, как мы обнаружили все ячейки в данном Примечании, мы можем нажать на кнопочку Закрыть. Данное окно у нас будет просто на просто закрыто. Вот так вот. Что мы еще с вами можем сделать? Мы с вами можем Изменить примечание. Во-первых, для этого надо выделить ячейку, которая имеет определенное примечание, выполнить команду Вставка. Вот так вот и здесь выполнить команду Изменить примечание, после чего, мы уже можем его спокойно менять, например, написать новое примечание. И соответственно, у нас здесь уже будет соответственно новый текст. Предположим, мы хотим удалить примечание из нашей ячейки. Ну, во-первых, мы можем сделать следующее. Меню Правка - выполнить команду Очистить и здесь в подменю выбрать пункт Примечания. Вот так вот. Соответственно, видите в данной ячейке примечание у нас было удалено, а если мы хотим удалить все ячейки - в Примечании нужно выделить соответственно ячейки, содержащие примечание. Для этого мы выполняем команду Правка – Перейти - Выделить, и здесь соответственно оставляем Примечания. Мы это сделали сначала, а потом выполняем команду Правка - соответственно Очистить примечания. Тогда будут удалены все примечания одновременно. Ну, на этом давайте закончим работу с Примечаниями. В общем-то, мы разобрали все возможные случае. Что именно нам пригодится для работы с ними. На следующем уроке Мы с вами начнем новую тему, которая называется Проверка результатов с помощью сценариев.
12.8. Проверка результатов с помощью сценария 12.8.1. Задача физического маятника Сейчас мы с вами начинаем тему: работа со сценариями. В работе сейчас возникают задачи, которые имеют много исходных данных, и множество результатов соответственно. Причем необходимо четко представлять, как изменения первых влияют на изменения последних. Ощутимую помощь в анализе такого рода задач, могут оказать сценарии EXCEL, то есть сценарии EXCEL, это инструмент, который позволяет моделировать различные физические, экономические, математические и другие задачи. Фактически, сценарий, это зафиксированный в памяти компьютера набор значений ячеек рабочего листа. Как мы с вами начинаем работать со сценарием. Процесс создания и простейшая операция над сценариями, рассмотрим на примере математической задачи. Во многих учебниках EXCEL приводится классическая задача, это модель математического маятника, который нам известен из курса школьной физики. Давайте напомним несколько положений. Во-первых, математический маятник состоит из невесомой не растяжной нити, и точки, которые обладают некоторой массой. Предполагается, что
266
TeachPro Microsoft Excel 2003
угол наклона достаточно мал. Воздействие внешней среды пренебрежительно мало. И решаем следующую задачу. Дано: у нас имеется длина нити L. Имеется ускорение свободного падения данной точки земной поверхности. Вы это из школьного курса физики помните, что это у нас ??. Имеется масса груза M. Имеется начальное значение угла. Предположим это у нас будет на ноль. Рассматривая это состояние системы в момент времени T. Что нам нужно найти? Нам нужно найти период колебаний маятника, амплитуду колебаний, собственную частоту, значение дуговой координаты материальной точки, потенциальную кинетическую полную энергию системы в момент времени T. Вообщем найти нужно все что можно. Как вы помните, опять таки из курса физики, уравнением движения рассматриваемое математической системы, является дифференциальное уравнение свободного колебания. Что оно из себя представляет? Это у нас, давайте введем это здесь для иллюстрации. Это, у нас соответственно производная, прибавить два, фактически в степени два, умноженное на X. И соответственно равняется, равное нулю. Именно вот это уравнение движения и имеется. Что такое X? X – это дуговая координата, которая меняется в зависимости от времени. Давайте это тоже изобразим. Вот так вот. Она меняется в зависимости от времени. А K – это, собственно, частота системы. Причем K, у нас равна корню квадратному из G деленное на L. Ну, давайте, корень квадратный мы в данном случае покажем следующим образом. Мы все это возьмем в скобочки. Покажем степень. Вот так вот. И соответственно здесь у нас будет единица деленная на два. Вообщем не очень красиво, но это корень квадратный собственно и есть. Общее решение этого уравнения имеет следующий вид, соответственно X равняется X ноль умноженное на косинус K умноженное на T плюс A ноль. Где соответственно X ноль – амплитуда колебаний. Сейчас мы с вами на рабочем листе введем данные и соответственно результат. Задача у нас как вы помните, называется математический маятник. Ну, давайте это начнем. Здесь у нас вот эти данные уже введены. Ну, давайте сделаем просто их немножко более симпатичными. Это у нас будет в метрах. G у нас имеется, это ускорение свободного падения. Ну не падение, а падения. Давайте мы здесь это подправим. M – у нас масса груза. A ноль – это у нас соответственно начальный угол. А T у нас соответственно момент времени. Ну ?? давайте все таки заменим на момент. А измеряется соответственно в секундах. Вот у нас получились вот такие вот данные. Давайте введем некоторые начальные значения. Первое начальное значение предполагаем что длина нити у нас один метр. Масса груза у нас предположим один килограмм. Ускорение свободного падения у нас 9,81, мы это собственно из курса физики помним. A ноль – начальный угол – предположим у нас будет 0,03. Измеряем его в радианах. А момент времени в секундах, у нас будет 0,02. Вот имеются такие вот данные. Сейчас нам необходимо получить результаты. Результаты соответственно получаем по определенным формулам. Сейчас с вами начнем это делать. Вообще –то давайте сюда введем дополнительную строчку. Это у нас будут данные. А здесь соответственно у нас будут результаты. Вот так. Какие у нас будут результаты? Первое, что мы с вами должны вычислить, это мы должны вычислить период, период колебаний. Как мы вычисляем период? Для того, чтобы вычислить период, нам нужно два умноженное соответственно. Значит период. Начинаем два умноженное, кстати, необходимо поставить равняется, мы это сделать с вами забыли. Два умноженное, вставляем функцию, нам нужна математическая функция Пи. Давайте выведем на экран все, полный алфавитный перечень, и найдем здесь таки функцию Пи. Вон она. Очень хорошо. Функция никаких аргументов у нас не
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
267
требует. Затем, умножаем на корень, как мы с вами уже об этом говорили, вот этот вот, умножаем на корень, который получаем опять таки с помощью данного диалогового окна. Это у нас будет корень где-то здесь. Сейчас мы его с вами найдем. Вот корень. Очень хорошо. А здесь мы задаем соответственно, вот что: мы задаем длину нашего маятника, фактически деленного на ускорение свободного падения. И нажимаем на кнопочку OK. Это у нас соответственно получился период. Дальше следующий пункт, это амплитуда колебаний. Амплитуда колебаний у нас вычислялась вот по следующей формуле. Сейчас мы с вами ее здесь посмотрим. Это у нас амплитуда. Давайте мы это введем. Вот так вот. Амплитуда. И начинаем соответственно вводить формулу. При вводе формулы, мы увидим, что амплитуда это у нас фактически начальный угол, вот он, умноженный, соответственно на длину нити, вот так вот, и деленная, сейчас мы с вами здесь поделим, деленная соответственно на косинус. Функцию косинус мы вот таким вот образом можем ввести вручную, соответственно деленное на косинус начального угла. Вот так вот. И нажимаем на, соответственно клавишу ENTER. Таким образом, мыв с вами получили амплитуду колебаний. Давайте перейдем дальше. Сейчас переходим на собственную частоту. Собственная частота. Давайте немножко формат здесь поменяем. Собственная частота у нас равна следующей величине: фактически собственная частота это ускорение свободного падения деленного на длину нити, причем корень из этого деления. Сейчас мы с вами опять вызовем функцию корень, которой мы недавно пользовались. Вот у нас корень. Сейчас мы выбираем соответственно ускорение свободного падения и деленное на соответственно длину нити. Вот так вот. Вот мы получили собственную частоту. Далее идем. Дуговая координата. Дуговая координата у нас будет равна следующему числу. Фактически, здесь мы с вами ее вот таким вот образом получали. Дуговая координата у нас будет вот такая. Мы должны амплитуду колебаний, а в данном случае, это у нас равняется, амплитуда колебаний у нас находится вот здесь. Амплитуду колебаний мы должны умножить на косинус. А умножить на косинус следующего числа. Собственной частоты, давайте здесь косинус напишем здесь по-человечески, собственной частоты, умноженной, соответственно, на момент времени. Это мы с вами сделали. Далее прибавляем к этому числу, соответственно вот здесь у нас это имеется. Здесь мы соответственно прибавляем угловой коэффициент, то есть начальный угол. Вот он. Эта формула у нас здесь соответственно имелась. Мы все делаем вот по этим вот формулам. Нажимаем на ENTER, и получаем очередное значение. Далее скорость груза. Скорость груза у нас соответственно будет равна следующему значению: у нас будет равна… А, хотя, на самом деле, давайте ограничимся. Тут нам главное использование сценария, а не решение физической задачи. Поэтому скорость груза мы с вами просто уберем. И вот у нас имеются вот такие вот результаты: давайте выделим данные и результаты вот таким вот образом. Главное понять систему, а не решить задачу. Вот сделаем вот так, чтоб было даже симпатично. На этом давайте закончим работу над нашей моделью. На следующем уроке мы продолжим работу со сценариями. Сейчас фактически мы ввели данные и получили с помощью формул некоторые результаты.
12.8.2. Подготовка рабочего листа к созданию сценария Ну, на прошлом уроке мы создали наш рабочий лист работы со сценариями. Сейчас сделаем вот что: следует сказать, что при работе со сценариями удобно присваивать ячейкам запоминающиеся имена. Вот этим ячейкам предположим мы хотим присвоить какие-то запоминающиеся имена. Что такое присвоение имени, вы уже знаете. Дело в том, что, когда будет создаваться отчет по сценарию, мастер по отчету будет сопоставлять каждый, заносимый в отчет ячейки какой-либо идентификатор. Если мы с вами не зададим имена, то по умолчанию будут использоваться ссылки.
268
TeachPro Microsoft Excel 2003
Это достаточно не наглядно. Например, будет использоваться ссылка Е5. Для того, чтобы избежать загромождение отчета вот такими вот нечитаемыми данными, то будут присваивать имена. Что мы для этого делаем? Во-первых, для начала мы выделим вот этот вот диапазон. И выполним следующую команду. Мы выполним команду, давайте для начала выделим диапазон правильно, вот так вот. И выполним команду вставка. Имя. А затем, создать. Вот у нас появилось диалоговое окно, которое называется создать имена. В нем нам необходимо установить флажок, который называется в столбце слева. Почему? Потому что у нас вот здесь данные. Здесь наши фактически имена, и они находятся от наших данных слева. Собственно имеется возможность задать имена, которые находятся в строке выше, в столбце справа и так далее нас устраивает вариант в столбце слева. Ну, давайте нажмем на кнопочку OK, и посмотрим что у нас при этом получится. А получилось вот что. Если вы обратите внимание, то при выделении каждой из этих ячеек , здесь у нас открывается уже список соответственно имен. Вот так вот. То же самое мы должны сделать для этой таблицы также. Выделяем нашу таблицу. Выполняем команду вставка. Имя. Создать. Здесь у нас опять таки правильно стоит галочка, в столбце слева, все правильно. Нажимаем на кнопочку OK. И убеждаемся в том, что в данном случае имена у нас есть. Вот видите, вот мы выделяем соответствующую ячейку, и здесь у нас видно имя. Если вы обратили внимание, вот, например, выделим эту ячейку, все знаки пробелов EXCEL заменил вот такими знаками подчеркивания. Вот здесь у нас имеются вот такие вот знаки подчеркивания. Это имеется везде. Если мы вставим курсор в ячейку, которая не имеет своего имени, то здесь у нас отображается просто имя этой ячейки C 8 в данном случае. Ну, вот мы с вами окончательно подготовили наш рабочий лист для создания сценариев. Следует сказать вот что, что имеется два способа создания сценариев. Первый способ, это использование раскрывающегося списка сценариев на панели инструментов. А второй способ, это при помощи средства диспетчеров сценариев. Так вот на следующем уроке мы с вами начнем создавать наш сценарий с помощью использования списка.
12.8.3. Создание сценария с помощью использования списка Как мы сказали на прошлом уроке мы начинаем работу с использования списка сценариев. Прежде всего этот самый список следует установить на нашу панель инструментов. Что мы для этого делаем? Мы выполняем команду сервис. И соответственно настройка. Появляется вот это диалоговое окно, в котором мы должны, вот на этой вкладке команды выбрать категорию сервис, и здесь найти список сценариев. Сейчас мы с вами этот список найдем. Вот этот самый список. После чего, мы с вами захватываем его мышью и перетаскиваем на любую панель инструментов. Давайте это сделаем. Захватили мышью и перетащили, к примеру вот сюда. Вот, здесь у нас имеется список сценариев. Сейчас мы с вами закроем это диалоговое окно. И продолжим работать вот с этим самым список. В данном случае список у нас пуст. Что мы должны сделать? Сейчас мы должны сделать вот что. Здесь у нас введены исходные данные. Каждый набор исходных данных мы будем записывать в отдельный сценарий. Ну, предположим здесь у нас уже какие-то значения есть. Они на самом деле есть. Что мы делаем, мы выделяем эти наши ячейки. Мы их выделили. Указатель мыши в области сценариев
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
269
устанавливаем. И вводим имя сценария. Предположим, пусть этот сценарий называется сценарий один. Вот так. Вывели имя сценария. Очень хорошо. Нажимаем клавишу один. Вот список данных для одного сценария у нас уже есть. Давайте предположим мы хотим создать другой сценарий. Другой сценарий у нас будет соответственно иметь другой начальный угол. Пусть это будет не три, а четыре. Другой момент времени, предположим пусть это будет три. И, соответственно, другую массу груза. Пусть это будет два килограмма, а не один. Вот, данные мы с вами поменяли. Точно так же выделяем в ячейке исходных данных, и вписываем здесь имя нового сценария. Совершенно не надо, что мы это делаем поверх старого имени. На самом деле все сценарии у нас сохранятся. Сценарий, соответственно два. Нажимаем клавишу ENTER. Нажать. Ну, давайте введем для полноты картины еще и данные для третьего сценария. Предположим, в данном случае, у нас веревка будет, переключимся на русский шрифт, 0,7 метра. Масса груза у нас останется единицей. Начальный угол у нас будет 0,5. А момент времени, например, здесь будет единица. Вот так. И это у нас соответственно выделив предварительно этот диапазон, у нас будет соответственно сценарий три. Ну, давайте здесь просто поменяем на тройку, и нажмем на клавишу ENTER. Вот так, у нас сейчас создано три фактически, сценария. Если мы откроем вот этот наш списочек, мы все три сценария здесь увидим. Вот они. Причем обратите внимание, если мы выбираем, данные у нас здесь соответственно меняются, в соответствии с тем, который сценарий мы с вами выбираем. Вот так вот. Ну, на этом давайте закончим работу с использование списка. На следующем уроке мы с вами создадим сценарий при помощи средства, который называется диспетчер сценариев.
12.8.4. Диспетчер сценария Сейчас мы с вами делаем то же самое что и на прошлом уроке, но на этот раз с использованием диспетчера сценариев. Диспетчер сценариев несколько более медленный способ, чем предыдущий, но эффективный. Давайте начнем создавать сценарий. Во-первых для этого сюда мы должны ввести новые значения. Ну, давайте введем какие-нибудь значения. Масса груза пусть будет три килограмма. Начальный угол пусть у нас будет здесь пятерка. А момент времени менять не будем. Вот у нас сейчас имеются новые значения. После чего мы выделяем все упомянутые ячейки, как это делали на прошлом уроке. После чего выполняем команду сервис. Давайте полностью откроем это меню И выполняем команду сценарии. Вот здесь у нас имеются ранее введенные нами сценарии, то есть те сценарии, которые мы с вами создали на прошлом уроке. Сейчас мы будем создавать уже другие. После чего, после появления этого диалогового окна, мы выполняем команду добавить. Здесь мы на этот раз вводим другое название сценария. Пусть это будет сценарий в данном случае, у нас должен быть четвертый. Здесь у нас выделены изменяемые ячейки. Можно проверить правильно ли они у нас выделены, выделены они правильно. Вы здесь это видите. И после чего делаем вот что, нажимаем на кнопочку OK. Здесь имеются значения ячеек сценария. В данном случае мы меняли их здесь. И соответственно эти изменения здесь отражены. Мы можем, на самом деле менять их прямо тут. Например, попробуем поставить здесь не пять, а обратно три. И посмотрим, что у нас при этом получится. Если мы нажмем на кнопочку OK, то у нас этот сценарий будет уже соответственно с этими новыми числами. Здесь мы нажмем на кнопочку изменить. И после чего нажмем на OK, мы увидим, что у нас при этом произойдет. Ну давайте создадим еще один сценарий. Выполним команду добавить. Название сценария у нас будет соответственно сценарий,
270
TeachPro Microsoft Excel 2003
но уже пять. Нажмем на OK. Здесь сделаем длину нити три. А может ничего менять не будем. И нажимаем на кнопочку OK. Ну, сейчас у нас имеется в нашей системе пять сценариев. После чего, мы можем нажать на кнопочку закрыть. Это окно у нас пропадет с экрана. После чего, уже с этого окна, мы можем, во-первых, выбирать любой сценарий. Видите, вот таким вот образом мы его выбираем. У нас уже все пять сценарии уже видны. Соответственно у нас меняются результаты. Сейчас нас спрашивают, при определителе сценария два, основываясь на результатах ячеек? Нет, просто неудачно открыли наш список. Вот сейчас открывается вполне хорошо. И кстати выбрать сценарий, мы можем точно также из окна диспетчер сценария. Давайте это попробуем с вами сделать. Выполняем команду сценарий. Вот открылся наш диспетчер сценария. Выбираем нужный нам, и делаем двойной щелчок мышью. Если вы обратили внимание, посмотрите вот сюда на фон, вот сюда. У нас соответственно данные вот так вот меняются, в зависимости от того, где мы щелкаем мышкой. Если мы со сценариями поработали, мы со спокойной совестью выполняем команду закрыть. Мы на этом уроке поговорили о создании сценариев с помощью диспетчера, и об соответственно, выборе сценария. И с помощью этого списка, и с помощью соответствующего диалогового окна диспетчер сценария. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами займемся изменениями сценария и их комбинированием.
12.8.5. Изменение сценариев Сейчас мы с вами научимся изменять наши сценария. Первый способ с помощью которого можно это сделать, вот следующий. Предположим мы хотим отредактировать ячейки для сценария четыре. Сделать длину нити не два метра, а три. Вот. Что мы делаем дальше. Устанавливаем указатель наши мыши в области списка. И щелкаем по нему кнопкой, соответственно. После чего, нажимаем клавишу ENTER. Нажали клавишу ENTER. У нас появляется вот такое диалоговое окно. Здесь спрашивается переопределить ли сценарий четыре, основываясь на текущих значениях ячеек. А вы помните, что текущие значения ячеек мы с вами поменяли. Мы соглашаемся. Мы говорим два. После чего, сценарий четыре уже внутри себя имеет длину нити равную трем. Давайте убедимся в этом. Переключимся сюда, а потом обратно в сценарий четыре. Видите, соответственно у нас изменения произошли. Точно так же мы можем менять данные при помощи диспетчера сценариев. Что нам для этого нужно сделать? Во-первых, необходимо для начала это диалоговое окно собственно на экраны вывести. Вот мы его вывели. Если мы хотим изменить какой-либо сценарий, пусть, например, это будет сценарий пять, во-первых, мы можем сделать на нем двойной щелчок мыши. А, во-вторых, можем просто его выделить вот таким вот образом, и нажать на кнопочку изменить. Вот появилось это диалоговое окно. В нем соответственно можно изменить название. Можно изменить изменяемые ячейки, и так далее. Если мы сейчас нажмем на кнопку OK, у нас будут уже соответственно новые значения. А можем, собственно здесь вообще ввести значения вручную, сказать, что длина нити у нас будет равна шести. И соответственно у нас нужный сценарий уже поменялся. То есть, сценарий меняется на самом деле очень легко. Следует сказать вот что: что можно комбинировать сценарии. В некоторых задачах бывает необходимо исследовать зависимость выходных параметров от некоторого подмножества исходных данных,
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
271
при фиксированных значениях остальных исходных данных. То есть, говоря простым языком, когда меняется отсюда в общем-то только один параметр. Вы этом случае имеется возможность в EXCEL построение на одном листе более одного сценария. Давайте попробуем это сделать. Мы продолжаем работу с нашим математическим маятником. Имеются вот эти данные. И предположим мы с вами хотим иметь несколько сценариев, при которых меняется только длина нити. Давайте попробуем это с вами сделать. Предположим, в первом случае, длина нити равна одному. Здесь мы с вами введем название этого сценария, который назовем длина один. Затем, длина нити равна двум. Это у нас будет соответственно длина два. Ну, давайте, трем. Соответственно, это у нас уже длина три. То же самое мы сейчас сделаем для массы. Масса у нас предположим равна единице, соответственно это у нас будет масса один. Так, слово масса мы ввели не туда. Давайте это все исправим. Масса один. Затем масса у нас будет равная двум. Здесь у нас уже будет соответственно масса два. Ну и масса равная трем. Здесь у нас будет соответственно масса три. Вот. Мы с вами создали вот такой вот дополнительный список сценариев, в котором меняется в зависимости от предыдущего только один параметр, то есть меняемая ячейка только одна. Сейчас попробуем их соответственно скомбинировать. Выполняем команду сервис сценарии. И попробуем, вывести соответственно вот этот сценарий на экран, сейчас вы его увидите. Или вот, например, вот этот. Видите, соответственно оно меняется. Но, если мы выведем вот этот, а затем выведем, к примеру, вот этот, то у нас изменится соответственно только эта вот одна ячейка соответственно. Но перед этим следует сделать вот что. В данном случае, когда мы создавали эти сценарии, мы это сделали автоматически, соответственно неправильно дали изменяемые ячейки. Давайте мы здесь нажмем изменить. Изменяемые ячейки для длины у нас на самом деле только вот это. Пусть это будет единица. Изменяемая ячейка для длиной у нас опять таки только вот эта. OK. И для длины еще раз мы это сделаем. Потому что, если мы изменяемые ячейки соответственно оставим старые, оставим весь этот диапазон, то будут меняться, комбинировать будет невозможно. Вся идея в том, что у этих сценариев и у этих разный диапазон изменяемых ячеек. То есть мы можем выбрать один сценарий, второй сценарий и получим здесь результат. Сейчас мы это все исправим, потому что изначально было сделано не очень правильно. Вот так вот. Опять это сюда. Ну и соответственно нам осталась последняя ячейка. Вот так вот. Все, у нас соответственно все изменилось. Сейчас мы спокойно можем комбинировать. То есть мы можем выбрать длину один или длину два, при которой изменяется только эта ячейка. А затем массу два, при которой изменяется только эта ячейка. У нас получилась комбинация двух и двух. Соответственно получился вот такой вот результат. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы закончим работу со сценариями, а именно насладимся со сценариями.
12.8.6. Итоговый отчет На предыдущих уроках мы с вами разбирали как работать со сценариями. Теперь пришло время насладиться результатом их работы. Очень часто, для того, чтобы легко было распечатать отчет на принтере, пользуются итоговыми отчетами, или отчетами в виде сводных таблиц. Сейчас мы с вами постараемся создать наш итоговый отчет. Как мы с вами это делаем? Мы делаем следующим образом: выполняем команду сервис. Сценарий. Вот, у нас открывается знакомое нам окно, вот. И сейчас мы с вами насладимся на самом деле, созданием итогов. Что мы с вами в первую очередь делаем? Мы нажимаем на кнопочку отчет. После нажатия на кнопочку отчет, у нас появляется вот такое диалоговое окно, где предлагается создать тип отчета, либо структура, либо тип отчета, соответственно сводная таблица. Сейчас мы с вами оставляем структуру, вот так вот. Если необходимо изменить ячейки результатов, то
272
TeachPro Microsoft Excel 2003
соответственно они должны поменяться. Если нет, то соответственно нет. Ну, давайте попробуем с вами все таки изменить это вот таким вот образом. И нажать на кнопочку OK. Сейчас EXCEL пытается создать нам сценарий. Вот, у нас открывается новый рабочий вид, который называется структура, сценарий. И что мы здесь видим? У нас имеется текущее значение, у нас имеется результат. Если мы вот так вот продвинем вот этот скрол, мы увидим, вопервых, все сценарии. Серым цветом выделены изменяемые ячейки. Вот здесь видите, изменяется только длина, а здесь соответственно, изменяется только масса. И список полученных результатов. Кроме того, этот список можно вот таким вот образом группировать. То есть мы с вами видим, соответственно список отчета по сценарию в виде структуры. Ну, соответственно можем закрыть и вот эту кнопочку, и, соответственно, увидеть только наши изменяемые и результаты соответственно. Вот так вот. Это у нас вот такая вот структура.Теперь попробуем сделать то же самое другим способом. Получить отчет в виде сводной таблицы. Давайте вернемся на наш сценарий. Вот это было у нас вот здесь. Опять выполняем команду сервис, сценарий. Выполняем команду отчет. Но здесь выполняем соответственно переключатель сводная таблица. Давайте внимательно посмотрим на диапазон ячеек результаты. Соответственно все верно. Нажимаем на кнопочку OK. И у нас получается сводная таблица по сценарию. Вот такая вот соответственно у нас получается таблица. Здесь у нас соответственно большинство изменяемых ячеек. Давайте мы эту закроем в данный момент. Посмотрим что у нас получилось? Соответственно здесь у нас масса груза. Здесь у нас длина. Это у нас ячейки результатов. Мы можем увидеть любую ячейку. Предположим нас интересует только амплитуда. Нажмем на кнопку OK, и здесь получим соответственно вот такой вот итог. Ну, и здесь соответственно мы можем иметь только длину один. Здесь у нас это сценарий. Предположим, нас вообще интересует только сценарий два. Вот у нас получилась вот такая сводная таблица. Собственно это то, к чему мы с вами привыкли. Вот так вот. Фактически мы создали рабочий лист, который содержит по несколько наборов сценариев, в форме соответственно сводной таблице. Со сводной таблицей вы собственно знакомы. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами перейдем к средству управления сценариями.
12.8.7. Средства управления сценариями Сейчас мы поговорим о средствах управления сценариями. Ну, понятно, что с течением времени может быть создано очень большое количество сценариев. В них соответственно не трудно запутаться. Видите, даже вот за несколько уроков мы с вами создали вот такое вот их количество. Сейчас мы с вами поговорим об объединении сценариев, и на другие темы, такие как разрешение конфликта имен, и защита от несанкционированного доступа к сценарию. Ну, давайте рассмотрим сначала объединение сценариев. Предположим у нас имеется несколько рабочих книг, листы которых содержатся на несхожей структуре. Теперь мы хотим переместить сценарий из других рабочих книг на текущий лист. Ну, давайте, для начала подготовим наши данные. Во-первых, сохраним вот этот вот файл под именем ОШ 2. Вот так вот. Фактически тем самым сейчас у нас имеются две рабочие книги со сценариями. Вот эта рабочая книга. И соответственно, вот эта. Ну, давайте здесь мы изменим как нибудь сценарий, а именно добавим еще один. Ну, здесь давайте предположим, пусть это будет
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
273
тридцать три вообще. И сделаем в сценарий восемь. В результате чего сохраним и откроем файл, который называется просто ОШ. И сейчас попробуем объединить сценарии. Выполняем команду сервис. Сценарий, соответственно. Посмотрим, что здесь у нас произошло. А у нас не объединены сценарии. Перейдем на файл ОШ2. Здесь у нас сценарии есть. Ладно хорошо. Видимо здесь у нас что-то произошло. Здесь сценарий пусть будет под номером ноль. Все. У нас здесь тоже имеется сценарий. Сейчас выполняем команду сервис сценарий. Здесь у нас сценарий имеется. Сейчас выполняем команду объединить. Объединяем с какой рабочей книгой? У нас здесь, соответственно, открыта еще рабочая книга ОШ 2. И здесь имеются соответственно рабочие листы, на которых имеются сценарии. Как мы помним, сценарии мы создавали на листе 2 соответственно. Нажму ??, после чего мы видим вот такое количество наших сценариев, которые у нас в свое время были созданы. И, в том числе у нас был еще наш сценарий, в который мы объединили сценарии. Если необходимо объединить сценарии с еще какой-нибудь рабочей книгой, опять нажимаю кнопку объединить, и соответственно здесь выбираем уже другую рабочую книгу. Но сейчас мы с вами ничего делать не будем. Очень часто, когда таким вот образом импортируются сценарии из других рабочих книг, могут возникнуть конфликты, которые связаны с совпадением имен сценариев. Что же происходит в этом случае? Давайте попробуем объединить еще раз. Это будет раз. Это у нас будет два. Вот, видите, мы объединили. Конфликт име6н у нас присутствовал. И в данном случае, к имени сценария у нас прибавляется дата. EXCEL автоматически проставляет дату, для того, чтобы конфликта имен у нас соответственно не было. Вот так вот. В процессе совместной работы со сценариями группы людей, когда работает группа людей, неизбежно возникают конфликты, которые связаны с внесением нежелательных изменений в наш сценарий. Если мы хотим защитить наш сценарий, мы делаем следующее: вот в этом самом окне диспетчер сценария м, в котором у меня открыто, мы нажимаем на кнопочку изменить, вот таким вот образом. Нижняя часть окна имеет вот такой вот флажок запретить изменения или нет. Если флажок стоит, соответственно изменения будут запрещены. Кроме того, если мы нажмем на кнопочку, на флажок скрыть, то имена сценариев вообще не будут, в данных сценариях, которые мы собственно таким образом отредактировали, вообще не будет виден вот в этом списке. Давайте закроем данное окно. Это у нас сценарий 22.02.2005, и мы увидим, что здесь его просто нет. Ну, давайте вот внимательно посмотрите в списке он, соответственно не появляется. Ну, на этом давайте закончим текущий урок, хотя перед этим можем сделать вот что: сказать , что имеется следующая защита также. Сервис. Защита. И выполнение команды защитить лист. Вот здесь в списке вы так же можете вставить эту галочку, которая называется изменение сценария. Если вы проставите эту галочку, то соответственно, возможно будет изменение сценариев. Если галочка не проставлена, то изменять сценарий будет соответственно невозможно. Ну давайте нажмем на кнопку отмена. И на этом закончим текущий урок.
274
TeachPro Microsoft Excel 2003
12.9. Статистический анализ и планирование 12.9.1. Аппроксимация функции прямой Сейчас мы с вами начинаем разговор о статистическом анализе и планировании в EXCEL. Следует сказать следующее: что EXCEL обладает обширным арсеналом средств для проведения статистического анализа, собственно, как это проведение планирования и моделирование. Во-первых, имеется огромное количество специальных функций. Во-вторых, имеются средства для подбора и оптимизации параметров, так называемый GO SIG, это подбор параметра, настройка и поиск решений, это SOVER, ну, сценарий вы уже знаете. Кроме того, с EXCEL подставляется пакет анализов, это знаменитый ANALIZIS TO PAC, это специальная настройка, которая содержит набор инструментов для анализа данных. Ну, начнем мы с вами разговор о статистическом анализе. EXCEL имеет большое количество функций, которые специально предназначены для статистического анализа. Предположим, у нас имеется некоторая зависимость. У нас имеется значение X. И зависящее от нее значение Y. Это может быть курс валют, может быть курс акций, спрос, предложения, и так далее. На самом деле не важно. X у нас меняется до десяти. Некоторая зависимость, предположим замеры за десять дней. Ну, замеры чего, на самом деле не важно. Мы предполагаем, что мы хотим найти апроксимирующую прямую, со множеством точек Y. Для чего? Для того, чтобы найти закономерность, то есть мы хотим найти формулу. Сейчас мы с вами попробуем это делать. Предполагаем что имеется ряд данных. Это ряд данных Y, который зависит соответственно от ряда X. Ну, давайте введем какие-нибудь производные данные. Это у нас может быть ноль семь. Дальше у нас, предположим, идет ноль восемь. Ноль восемьдесят пять, соответственно ноль девять. Потом, предположим единица. Единица и два, единица и пять. Единица восемь, и соответственно, здесь пусть будет вообще двойка. Вот у нас имеется такая зависимость. Сейчас мы с вами немножечко приведем в божеский вид. Сделаем ее такой достаточно симпатичной. Ну, пусть, у нас будет закрашена вот эта часть в серый цвет. Вот такая милая функция. Давайте с вами вообще построим ее график. Посмотрим, на самом деле, как эта функция у гас выглядит. Это у нас наши данные. Данные у нас в столбцах. X нам строить совершенно не нужно. Мы сейчас X просто удалим. А подписи X у нас будут браться соответственно из этого диапазона. Вот у нас такая милая зависимость. Что мы сейчас хотим сделать? Мы хотим вот эту зависимость описать, с помощью следующего уравнения, уравнения прямой, которое вы собственно знаете еще со школьного курса. Любая прямая, как вы знаете, описывается с помощью уравнения A умноженное на X прибавить соответственно B. Это вы знаете, и должны помнить. Теперь, если мы найдем коэффициенты A и B, считайте, что прямую мы с вами описали. Предполагаем, что здесь у нас будет коэффициент записан A, а здесь у нас будет записан коэффициент B. Давайте приведем таблицу в приличный вид. Вот здесь тоже сделаем вот такое серенькое. И сюда предположим мы хотим, чтоб были записаны наши коэффициенты. Сейчас мы с вами попробуем это сделать, с помощью функции статистического анализа, которая называется линейная. Выделили вот этот самый диапазон. После
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
275
чего, вызываем в статистических функциях, а это у нас категория статистическая, вот эту нужную нам функцию, которая называется линейная. Сейчас нам нужно подобрать параметры. Во-первых, известны значения Y. Вот они у нас. Они у нас есть. Во-вторых, известны значения X. Они у нас также имеются. Здесь у нас осталось два параметра. Сейчас мы с вами их выводить не будем. Но на самом деле следует сказать вот что: этот логический параметр, он принимает значение либо истина, либо ложь. Если принимает значение истина, то B, вот этот коэффициент B вычисляется. Если этот параметр имеет значение ложь, то коэффициент B просто на просто не вычисляется. Мы считаем что его нету. Он равен нулю.Статистика, это логическое значение, которое указывает требуется ли вычислять дополнительную статистику по регрессии, то есть такие вещи, как стандартные значения ошибок, остаточную сумму в квадратах и так далее. В данном случае ничего подобного вычислять ненужно. Мы все оставляем, как есть. Сейчас будете внимательны, при нажатии на клавишу OK у нас здесь соответственно ничего нормально не видно. Функция имеет вот такой вот вид. Но дело в том, что эта функция, она функция для массивов, то есть для списков. Для того, чтоб нормально она показала бы результаты здесь, нужно ее применить, как функцию относящуюся к массивам. Для этого мы делаем щелчок в строке формул, и по очереди нажимаем CONTROL SHIFT ENTER. Только после этого, эта функция покажет правильные данные. Вот данные у нас уже есть. Сейчас попробуем по этой формуле получить здесь зависимость. Предположим это у нас будет Y один. Что у нас будет здесь? X умноженное на A, прибавить, соответственно, B. Нажимаем клавишу ENTER. Но здесь надо быть внимательным: если мы сейчас протянем маркер автозаполнения, у нас коэффициенты A и B сместятся. Поэтому здесь мы ставим не относительные ссылки, а соответственно абсолютные. Для того, чтобы совершенно со спокойной совестью могли бы воспользоваться маркером автозаполнения. Вот таким вот образом. Давайте попробуем сейчас вообще убрать этот график. И построить эти графики снова, предварительно выделив весь вот этот диапазон. Вы посмотрите, что в действительности у нас получилось. Какой вид имеет наша апроксимация? X нам не нужен. Его мы удаляем. Для Y у нас подписи к X, это вот это. Для Y один аналогично. Вот это у нас, давайте вот это выделим, соответственно X. Нажимаем на кнопку далее. Затем на кнопку готово. Вот. Розовая это у нас наша функция. А желтая это у нас апроксимирующая. Таким образом, мы получили прямую, которая вообщем-то в некотором виде апроксимирует нашу закономерность. Как мы с вами сказали, эта функция у нас возвращает, функция линейная, в массив. В нашем случае, он состоял из двух значений. То есть из двух коэффициентов, которые описывают нашу полученную прямую. А так как возвращается массив, то необходимо после ввода формулы, нажать комбинацию клавиш CONTROL SHIFT ENTER. После чего, эта функция будет взята вот в такие фигурные скобки, что будет показывать то, что выходным данным у нее является массив. В этом случае надо быть очень внимательным. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы будем продолжать анализ данных.
12.9.2. Подбор параметров Как мы с вами уже говорили в EXE#L имеется два мощных средства для анализа данных. Один это подбор параметров, так называемый GALL SIK. Он служит для определения входной величины, которая обеспечивает определенное значение функции. И, собственно поиск решения, с помощью которого определяется величина, или группа величин, обеспечивающих оптимальное в некотором смысле значение функции. Сейчас мы с вами начнем изучение. Начинаем с подбора параметров, так называемого GALL SIK. С помощью этого средства можно найти аргумент, при котором получается задаваемое решение. Как это делается? Давайте перейдем на другой рабочий лист, и попробуем сделать вот что. Предположим у нас есть результаты некоторого исследования спроса и предложения. Мы
276
TeachPro Microsoft Excel 2003
хотим определить рыночную цену некоторого товара. Пусть, предположим у нас имеется некоторый товар, на самом деле, не важно какой. Просто назовем его товар. Давайте сделаем это русскими буквами. Вот имеется некоторый товар. Предположим его себестоимость равна пятьдесят долларов. Далее, спрос и предложение нам известны. У нас есть некоторые данные. И нам необходимо выяснить, по какой цене будет продаваться этот некоторый товар. Предположим, у нас было опрошено какое-то количество покупателей. Предположим, пусть их будет тысячу штук. Давайте здесь это тоже аккуратно напишем. Посетители – тысячу человек. И предположим, давайте сделаем немножко пошире. И предположим, у нас есть, соответственно, производители. Их предположим у нас соответственно десять человек. Теперь у нас есть данные. У нас есть тысяча покупателей. Десять производителей. И есть некоторый товар, себестоимость которого равна пятьдесят рублей. Пока покупатели спрашивали по какой цене они готовы покупать этот товар, а производители - по какой цене они готовы продавать товар, соответственно. Ну, у нас имеется предположим некоторый разброс цен. Сейчас мы с вами здесь это напишем. Пусть у нас это будет соответственно цена. Это у нас будет спрос. А, соответственно, это будет предложение. Вот так. Цена. Ну, начинается данный диапазон, если себестоимость у нас равна пятидесяти долларам. Соответственно, за себестоимость продавать совершенно бессмысленно. Предположим, начинают исследовать спрос, предполагая, что товар будет продаваться, ну, за 55 долларов. Следующее у нас будет соответственно 65, 75, и так далее. Имеется какое-то количество вот таких вот диапазонов. Ну, сейчас мы соответственно вот так вот протянем. Ну, пусть это будет, например, до двухсот. Хотя может быть и не имеет смысл это делать. Ну, пусть будет, например вот что-то в этом роде. Теперь исследуем спрос. Сколько покупателей готовы покупать данный товар по этой цене. Предположим за 55 долларов у нас их 900. Здесь соответственно 750. Здесь пусть будет 650. Здесь пусть будет 500. Здесь у нас будет соответственно 1000, 350, 270, 230, 200, затем 189 человек, такой странный результат. Потом 150. Здесь у нас будет уже 100. Здесь предположим у нас будет 80. И за 185 долларов данный товар с нами согласен купить вообще один человек. Очень хорошо. Предложение. Сколько продавцов готовы продавать данный товар по этой цене. Ну, предположим за 185 долларов согласны все. Здесь у нас предположим у нас будет девять человек. И сейчас мы вот такую вот зависимость попробуем создать. Здесь у нас будет восемь, семь, шесть, пять, четыре, три, два. А здесь уже все будет, единица. Вот, у нас имеются вот такие данные. Это результат исследования спроса и предложения. Ну, давайте сделаем таблицу чуть более симпатичнее. Здесь опять таки сделаем ввод. Ну, вот, теперь людям показать не стыдно. Сейчас попробуем построить графики данных функций. Первый график у нас будет график спроса, так называемый. Кстати, для чего мы это делаем? Для того, чтоб построить линию тренда и увидеть закономерность. Это у нас, мы сейчас рисуем график спроса. Цена нас не интересует в принципе. Вот, у нас график спроса. Соответственно это у нас подписи X, вот так вот. Нажимаем кнопочку далее. И вот у нас имеется соответственно вот такой вот некоторый график. Давайте опять нажмем на кнопку далее. Готово. И сейчас попробуем изобразить на самом деле некоторую линию тренда. Хотя, в общем-то мы можем изобразить так же некоторую линейную зависимость. Давайте попробуем сделать это при помощи линейной зависимости. Предположим это у нас будет A. Это у
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
277
нас здесь будет B. Делаем то же самое. Это для первой функции. А здесь у нас уже будет соответственно A, B – для второй функции. Делаем так же, как делали это на прошлом уроке. Выделяем. Выбираем функцию линейную. Давайте выберем десять недавно использовавших. Y – это у нас спрос. X , это у нас, соответственно, цена. Нажимаем на кнопочку OK. После чего щелкаем в строке формул. И нажимаем CONTROL SHIFT ENTER. Вот данные у нас есть. То же самое делаем для второго графика. Вызываем функцию линейная. В данном случае, это у нас Y. Соответственно это у нас X, потому что все у нас зависит от цены. Нажимаем на кнопочку OK. Щелкаем в области строки формул, и нажимаем CONTROL SHIFT и ENTER, потому что функция для массива. Вот, у нас имеется соответствующая закономерность. Теперь, что мы здесь пишем? Пишем вот что: спрос. При условии, что если у нас здесь написана цена. Давайте дадим ей некоторое изначальное значение. Пусть начальное значение цены у нас будет 50 долларов. Это в данный момент не важно. Спрос у нас имеет следующий вид. Это A умножить на цену, прибавить, соответственно B. Нажимаем клавишу ENTER. Предложение у нас имеет следующий вид. Его A умноженное на цену, прибавить соответственно B. И нажимаем ENTER. На самом деле, рыночная цена у нас находится на пересечении этих двух функций: на пересечении функций спроса и предложений. Давайте сейчас мы сюда сделаем вот что. Это у нас формат рядов данных. В данном случае они нам не нужны. А мы можем сделать следующее: вопервых, мы могли добавить линию тренда. Но мы лучше всего добавим еще один ряд. Добавим сюда ряд, который называется предложение. И имя его будет именно так: предложение. И, на самом деле, на пересечении вот этих двух графиков, у нас собственно и будет его реальный спрос. Ну, в данном случае графики получились не очень симпатичные. Но, для того, чтобы найти вот это самое пересечение, мы здесь должны ввести следующую фразу: что это у нас будет целевая функция. И чему она должна быть равна? Она у нас должна быть равна спросу вычесть предложение. И нажимаем клавишу ENTER. Сейчас мы начинаем работать с параметром. Что мы для этого делаем? Выполняем команду сервис. Подбор параметра. То есть сейчас мы его с вами найдем. Вот он. Установить в ячейке. Это у нас та ячейка, где у нас имеется целевая функция. Значение ноль. Почему значение ноль? Потому что эти две функции у нас должны пересечься. Это будет вот здесь. Какое значение ячейки при этом должно изменяться? При этом должно изменяться значение ячейки, которое содержит цену. Вот эта. Нажимаем на кнопочку OK. И получаем вот такое максимальное значение. Вот оно. На самом деле, цена должна быть 174 доллара. На самом деле, если вы внимательно посмотрите, на функции, здесь значения чуть больше, чем 175. Они пересекаются реально в другой точке. Необходимо помнить, что спрос и предложение в данном случае выражены не самими функциями, а проксимирующими их прямыми. Поэтому некоторое расхождение возможно. Но результат, на самом деле здесь вы уже получили. Ну, давайте, на этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы будем продолжать заниматься анализом данных в EXCEL.
12.9.3. Задачи, которые решаются подбором параметров Продолжаем изучать возможности функции, которая называется подбор параметра. Как уже стало понятно, с помощью подбора параметра можно решать даже уравнение. Предположим мы хотим посчитать следующее уравнение: синус X минус X равен нулю. Хотим почитать это уравнение. Что мы с вами делаем? Во-первых , сюда, в данную ячейку, которая у нас будет называться целевая функция. Мы ее собственно ведем. При этом у нас где-то должен иметься X. Предположим, зададим X начальное значение 0,5. Целевая функция у нас равна. Вызовем математические функции, где у нас синус X. Сейчас мы с вами найдем Это у нас должно быть где-то здесь. Вот синус, нашли. Синус от данного значения, соответственно продолжаем . вычесть, не можем. Нажимаем на ENTER. Как мы решаем данное уравнение? А решаем следующим образом. Выполняем команду сервис подбор параметров. В данной ячейке
278
TeachPro Microsoft Excel 2003
должен быть установлен ноль. Почему? Потому что это равно нулю. Вот здесь ноль имеется. Поставим ноль сюда. Какое значение меняем? Очевидно, что X. Нажимаем на кнопочку OK. Все у нас произошел подбор параметра. Некоторое решение у нас было найдено. Понятно, весьма в приближенном состоянии. Текущее значение у нас так и не приравнялось к абсолютному нулю. Но, в общем-то решение было найдено. Здесь надо быть внимательным. На самом деле это уравнение имеет два решения. Но EXCEL здесь нашел в действительности только одно. X ведь может быть и равен нулю. Если X будет равно нулю, то это значение, соответственно у нас тоже будет равно нулю. Давайте внимательно посмотрим на вот это вот окно. Если задача обладает плохой сходимостью, то есть многократно нужно подбирать параметр, то можно, в данном случае, пользоваться кнопочкой пауза. В данном случае, она не активна. Но, в тот момент, когда EXCEL производит подсчеты, эта кнопочка активна. И если вы сразу нажмете на эту кнопку, то соответственно процесс притормозится. Кроме того имеется кнопка отмена. И если мы не хотим принимать данное решение, мы просто нажимаем на кнопку отмена. Соответственно в ячейку возвращается его старое значение. Ну, давайте посмотрим, что мы еще можем сделать? Опять выполняем команду подбор параметров. В этой ячейке, мы устанавливаем значение ноль, изменяя, соответственно, вот эту ячейку. Нажимаем OK. Нет на паузу мы с вами нажать опять не успели. Ну, в общем-то это с другой стороны и не важно. Что дальше. Во-первых, мс можем определить ячейки, которые влияют у нас на заданные. Мы можем закрыть данное окно, и сделать вот что. Выполнить команду правка. Перейти. Здесь нажать на кнопочку выделить. И вот откроется выделение группы ячеек. Такое диалоговое окно. И если мы здесь выделим следующий пункт, который называется влияющие ячейки, вот так вот. Причем мы можем выбрать влияющие ячейки непосредственно, или на всех уровнях. Так же, собственно, и зависимые ячейки. То соответственно у нас они будут показаны. Ну, в данном случае у нас ничего и не показано, потому что на эту ячейку у нас собственно ничего и не влияло. Влияет у нас в общем-то на эту ячейку. Потом переходить переход вот сюда. Ну, в принципе, понятно. Кроме того, мы можем установить точность при поиске решений и максимально допустимое количество итераций. Делается это с помощью команды сервис. Параметры. И, соответственно, на вкладке, которая называется вычисление. Вот здесь. Мы можем установить соответственно количество итераций, если нам необходимо предельное число. И собственно, относительную погрешность. Ну, в данном случае, мы с вами ничего менять не будем, мы просто знаем, что делается это вот отсюда. Ну, нажмем на кнопочку отмена. И закончим на этом текущий урок. На следующем уроке мы с вами научимся пользоваться диаграммами для подбора параметров.
12.9.4. Использование диаграмм для подбора параметра Продолжаем изучение подбора параметров. Сейчас мы с вами в нашей той старой задаче, когда изучали спроси предложение задавали целевую функцию, попробуем воспользоваться диаграммами для подбора параметров. Во-первых, для начала давайте ее построим. Выделяем этот диапазон, и начинаем строить график. Тут необходимо сказать следующее: во-первых, график может быть линеечной диаграммой, гистограммой и просто графиком. Ну, давайте попробуем построить обычную гистограмму, ну, примерно вот такого внешнего вида. Вот. Предположим нас все устраивает. У нас получилась отличная диаграмма. Вот она. Что сейчас мы с вами делаем? Устанавливаем указатель мыши, давайте немножко здесь сбросим на край маркера ряда данных. Ну, давайте, вот таким вот образом мы это сделаем. Щелкаем левой клавишей мыши. Что делаем дальше? Вот здесь видите область, на самом деле у нас соответственно выделяется вот таким вот образом. Вокруг маркера появляется вот такая вот область с черными квадратиками. После чего, верхний серый квадратик перетаскиваем в нужное положение. Очень просто. Здесь у нас автоматически, после того, как мы стали перетаскивать в нужную позицию, появляется окно подбор параметра. Здесь уже соответственно, мы ставим в какой ячейке мы задаем наши данные, какое значение мы с вами хотим получить, изменяя какое
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
279
значение ячейки соответственно. То же самое касается любой другой, ну, в данном случае левая функция к сожаленью минимальна. Ну, мы с вами сейчас можем это сделать. Видите, вот точно так же мы начинаем дергать наш график. И здесь ук нас опять появляется вот это диалоговое окно. Предположим мы хотим это сделать, чтобы целевая функция у нас приняла бы. А целевая функция у нас, предположим, у нас пусть будет вот эта. Целевая функция у нас приняла бы не ноль, а предположим девять. И соответственно менять будем это значение. Хотя на самом деле это не очень логично, в данном случае. Но мы видим, что целевая функция у нас соответственно вот таким вот образом увеличилась. Вот так вот. Взяли. Опять мы можем его увеличивать. Точно так же появляется окно подбор параметров. Мы вообще можем сделать все равно нулем, и изменять значение вот этой ячейки. Вот видите, она у нас опять уменьшилась соответственно. Целевая функция у нас где-то внизу. Ну, тем самым мы с вами показали, как пользоваться диаграммами для подбора параметров. На этом мы с вами завершаем изучение возможности подбора параметров. Мы с вами повторим его в разделе повторение. Решим специальную задачу по составлению штатного расписания. А сейчас заканчиваем урок. На следующем уроке мы начнем заниматься поиском решения.
12.10. Поиск решения 12.10.1. Поиск решения задач оптимизаци Сейчас мы с вами переходим к главе, которая называется поиск решений. Традиционные задачами, которые решаются с помощью этой настройки поиск решений, являются например, ассортимент продукции, то есть товаров надо выпустить как можно больше. А ресурсов у вас в общем-то ограниченное количество. Второй пункт, это штатное расписание. То есть вы можете составить штатное расписание, для достижения наилучших результатов, при соответственно наименьших расходах. Следующая задача, это планирование перевозок, так называемая транспортная задача. Далее составление смеси, и так далее. Задачи, которые лучше всего решаются с помощью этого средства имеют три свойства, во-первых, у них цель максимизировать или минимизировать нечто. То есть максимизировать прибыль, или минимизировать расходы. Вовторых, имеются ограничения, которые как правило выражаются в виде неравенств. Давайте сделаем вот что: во-первых, в MICROSOFT OFFIS имеется пример задач, которые решаются с помощью надстройки поиска решений. Давайте мы сейчас с вами откроем соответствующий рабочий лист. Обычно, эти задачи располагаются в PROGRAM файле, вот здесь. Вы должны открыть папку, которая у вас ин6сталировапна в MICROSOFT OFFIS. Далее OFFIS11. Здесь имеется каталог, немножко спустимся в SAMPLES. Ну, и соответственно, вот этот SOLVER SEMPLES XLS. Откроем этот файл. Внимательно посмотрим, что у нас вот здесь имеется. У нас имеются вот эти вот рабочие листы. Структура производства, это транспортная задача, график занятости, управление капиталом, портфель ценных бумаг соответственно, проектирование цепи, и так далее. Давайте просмотрим задачи, которые решаются с помощью надстройки поиск решения. А затем решим одну задачу самостоятельно. Во-первых, перед тем, как работать с помощью поиска решений, надо убедиться, что эта надстройка установлена. В нашем EXCEL- е. Как мы это делаем? Мы
280
TeachPro Microsoft Excel 2003
выполняем команду сервис. И смотрим, есть ли здесь пункт, который называется поиск решения. После того, как видим, что данного пункта здесь не установлено, выполняем следующую команду. Выполняем команду надстройки, и ставим здесь соответствующую галочку. Здесь поиски решений. И нажимаем на кнопочку OK, соответственно. После чего, команда соответственно, поиск решения, уже становится доступной. Вот она. У нас откроется вот такое вот диалоговое окно. На самом деле сейчас разбирать мы с вами его не будем. Диалоговое окно мы закроем. И в обще поговорим о математических моделях, которые используются в задачах оптимизации. Следует сказать, что при решении задач с помощью надстройки поиск решений, полезно различать линейные и нелинейные модели. Что такое линейные модели в общем-то понятно. Общий вид линейной функции в общем-то вам ясен из курса средней школы. Соответственно еще имеется и нелинейная модель. В данном случае имеются нюансы при использовании надстройки поиск решения. Мы с вами это подробно просмотрим. Давайте перейдем сейчас к транспортной задаче. Вот она. Именно на ее примере, мы с вами разберем, как работает вот эта самая надстройка. У нас имеется некоторое количество заводов. Вот, это места, где расположены наши заводы. Каждый из заводов производит известное число единиц товаров. Так же имеются несколько складов, которые расположены около рынков, которые, собственно, потребляют этот самый товар. Для каждого склада, вот здесь у нас собственно имеются склады, для каждого склада дается число, которое указывает сколько единиц товара потребляет рынок соответствующий складу. Кроме того известна таблица совместимости перевозок, которая показывает в какую сумму обойдется транспортировка одной единицы товара с любого завода на любой склад. Вот здесь соответственно эти затраты на перевозку имеются. Сейчас мы подробно посмотрим какие здесь имеются данные. Во-первых, начиная с ячейки C8, вот отсюда, до, соответственно G10, вот этот диапазон. Здесь у нас изначально записаны единицы. Это таблица. Туда будут записаны решения. То есть это у нас, как вы видите вот здесь, изменяемые данные. То есть решения у нас будут записаны сюда. Далее. Ячейка 8. Вот она. Это количество единиц товара, отправляемое с первого завода. Соответственно это сумма вот этой строчки. То же самое для завода на Урале. То же самое для завода на Украине. Соответственно, вот эта вот C12, это количество единиц товара, которое отправляется на первый склад. То есть именно сумма вот этих вот ячеек. То же самое отправляется на второй склад, на третий склад , на четвертый, и в конечном итоге, вот здесь, на Москву. С этими данными все понятно. Дальше. Следующие данные. C14, вот это. И, соответственно G14. Это у нас константы. Это потребность пяти рынков в единицах товаров. То есть больше сюда привозить не нужно. Больше чем 180, город Казань. Больше, чем 80 штук в Ригу привозить тоже не имеет смысла. Это потребности. Далее C16 – G18, вот. Здесь у нас находится матрица стоимости доставки единиц товара с завода одного, соответственно на рынок другого. Вот эта ячейка, стоимость доставки завода Беларусь, в город Казань. Стоимость доставки с завода Беларусь в город Рига. И так далее. Что у нас здесь еще имеется? Соответственно в ячейке C20, у нас имеется общая стоимость доставки всех товаров на первый склад. Соответственно, если мы захотим повести с Беларуси с Урала на Украину, соответственно это у нас будет общая стоимость доставки. Вот у нас C8 на C16. C9 на C17, и так далее. То же самое для всех остальных заводов. В общем-то здесь тоже понятно. В ячейке B20 имеется суммарная стоимость доставки товаров.
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
281
Продолжаем. В ячейке C35, это в самом низу, давайте посмотрим здесь, у нас имеются ограничения. Во-первых, количество перевезенных грузов не могут превышать производственных возможностей заводов, то есть больше, чем может поставить тот или иной завод, это, во-первых. Количество доставляемых грузов не должно быть меньше потребности складов. Здесь потребность складов у нас есть. И следующее ограничение: число перевозок не может быть отрицательным. Естественно невозможно перевести меньше, чем ноль. В общем-то какие даны у нас данные, уже понятно. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы уже приступим к непосредственному поиску оптимального решения.
12.10.2. Решение транспортной задачи Ну сейчас мы с вами переходим непосредственно к использованию настройки поиск решения. Во-первых, нам необходимо выделить ячейку, которую мыв собственно будем оптимизировать. В нашем случае, это у нас вот эта вот ячейка, B20, то есть суммарная стоимость доставки товаров. Очевидно, что стоимость доставки товаров у нас должна быть минимальной. После чего выполняем команду сервис. И соответственно поиск решений. У нас открывается то самое диалоговое окно, которое открылось на предыдущем уроке, но мы его подробно не изучали. Здесь уже установлены данные, которые собственно должны фигурировать в поиске решений. Во-первых, целевая ячейка у нас установлена. Это у нас затраты на перевозку. Понятно, что они у нас должны быть минимальны. Установлен соответствующий переключатель. Далее, какие ячейки мы с вами изменяем? Здесь у нас показано, что изменяем мы вот эти вот зеленые ячейки. То есть мы должны правильно соптимизировать эти данные. Проверим еще раз. Действительно у нас здесь вот этот вот диапазон. Что мы делаем далее? Смотрим на ограничения. В поле ограничения, вот здесь вот, у нас перечислены те самые ограничения, которые собственно у нас были перечислены вот здесь. Если посмотрите внимательно, они здесь у нас соответственно даны. Правда у нас сейчас изменился диапазон изменяемых ячеек. Давайте восстановим все как было, вот таким вот образом. Здесь имеется интересная кнопка, которая называется предположить. Давайте мы с вами ее нажмем. Для чего у нас эта кнопка. В некоторых случаях, можно пользоваться возможность автоматического поиска ячеек параметров, то есть тех самых ячеек, от которых зависит целевая. В этом случае мы нажимаем на кнопку предположить. Но у нас в данном случае, на самом деле параметры оказались не очень правильные. Эти ячейки действительно участвуют в конечной сумме, фактически, конечных перевозках безусловно. Но в данном случаен, работаем мы именно вот с этим изменяемым диапазоном, а не с затратами на перевозку. То есть в данном случае, предположение оказалось не очень верно. Что мы делаем сейчас? Так как у нас уже все параметры имеются, мы можем со спокойной совестью нажать на кнопку выполнить. Давайте мы с вами это сделаем. В данном случае нам говорится, что смежные ячейки должны находится на активном листе EXCEL, Давайте щелкнем еще раз по нашему листу. И нажмем на кнопку выполнить. В данном случае, у нас сейчас происходит поиск этого самого решения. Все. Если вы обратили внимание, здесь у нас данные изменились. Соответственно изменились затраты на перевозку. EXCEL нам сообщает, что решение у нас найдено, и все ограничения и условия оптимальности выполнены. Что мы делаем сейчас? У нас на самом деле несколько возможностей. Во-первых, мы
282
TeachPro Microsoft Excel 2003
можем сохранить ссылки на изменяемые ячейки, чтобы потом использовать их, например, в окне диспетчера сценария. Что мы для этого делаем? Мы нажимаем кнопку сохранить сценарий. И можем дать название этому сценарию. Например, дадим название оптимальный сценарий. Вот так вот. И нажмем на кнопочку Ok. Теперь в диспетчере сценарий у нас этот сценарий будет обязателен. Кроме того, мы можем сохранить найденное решение, тогда у нас этот лист сохранится именно с этими значениями. А можем восстановить исходные значения. Тогда у нас будет все как раньше до запуска надстройки поиск решения. Здесь у нас имеется также тип отчета. Ну, в данном, случае, тип отчета нам совершенно не нужен. Мы просто восстановим исходные значения. Все исходные значения мы восстановили. Перевозка у нас опять стоит 83 рубля. Но если мы выполним команду сервис сценарии, диспетчер сценариев у нас показывает, что у нас имеется вот тот самый оптимальный сценарий. Если мы соответственно его запустим, то у нас что-то произойдет на экране.Ну, в данном случае, мы ничего запускать не будем, потому что на самом деле, в данный момент, это сейчас смысла не имеет. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами попробуем поэкспериментировать с различными параметрами задачи, для определения наилучшего варианта решения.
12.10.3. Параметры задачи и их влияние на результат Как мы с вами сказали на прошлом уроке, настройка поиск решений, позволяет экспериментировать с различными параметрами задачи. Это делается для того, чтобы лучше определить наилучший вариант решений. Например, если мы будем менять ограничения, соответственно может быть изменен и результат. Если мы выполним команду сервис поиск решения, ну проставится знакомое нам диалоговое окно, вот это. И наши ограничения введены здесь. Каким образом мы можем менять эти ограничения? Во-первых, мы можем нажать на кнопку изменить. После чего у нас возникнет вот это диалоговое окно, которое называется изменение ограничений. Если нам нужно его каким-то образом изменить, либо диапазон, либо непосредственно само ограничение, то делаем следующее: для этой ячейки выделяем диапазон соответствующий. Здесь выбираем тип ограничения, то есть какой именно он должен быть. Он может быть меньше, равно; равно, больше равно, и так далее. И соответственно вводим ограничения. Ну, здесь у нас показано, что эти ячейки у нас обязательно должны быть положительными. Понятное дело, что отрицательных перевозок быть не может. Сейчас нажмем на кнопку отмена, и попробуем поэкспериментировать с ограничениями еще раз. Во-первых, помимо ограничений, которые представляются в виде равенств и неравенств, можно использовать условие целочисленности. Что это значит? Если мы с вами сейчас выполним, например, вот этот вот самый поиск решения, то что мы увидим? Мы увидим, что здесь имеются конечно какие-либо значения, но они не обязательно целочислены. На самом деле, здесь, в Курске, давайте сохраним найденное решение. Если мы выделим вот эти ячейки, мы увидим, что на самом деле здесь дробная величина. Мы видим, на самом деле величину целую. То здесь имеется дробная величина. То есть она округляется при выводе на экран. Однако, при вычислении результата используются соответственно не округленные значения.
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
283
Если мы хотим, чтобы в поиске решений играли роль только округленные выражения, то есть только целые, то делается вот что: во-первых, вызываем наш поиск решения. После чего, с помощью кнопочки добавить, вводим новое ограничение. Для вот этого диапазона мы с вами требуем условие целочисленности. Здесь уже ставится ограничение. Какое именно? Да, мы хотим, чтобы оно было бы целое. Нажмем на кнопочку OK. Видите, здесь уже у нас имеется новая строчка, в нашем списке ограничений. Сейчас если мы нажмем на кнопку выполнить, то у нас соответственно что-то пересчитается. Сейчас у нас происходит определенный пересчет с условием нового требования. Если вы обратили внимание, соответственные значения у нас поменялись. То есть в данном случае, было найдено другое решение. А это произошло потому что у нас на самом деле другое условие. Кстати, в данном случае, мыв можем вполне спокойно убедиться, что данные значения кстати у нас вот можно сказать практически целочисленные. Далее, мы можем изменить параметры работы при поиске решения. Например, поменять метод поиска ответа, ограничить время поиска, задать другую точность вычисления, и так далее. Как мы это делаем? Мы выполняем команду поиск решения. Давайте с вами опять таки выведем, вот так. И нажимаем на кнопочку параметр. Вот здесь у нас имеются параметры поиска решения. Что мы с вами можем здесь сделать? Во-первых, мы с вами можем изменить максимальное время в секундах, которое будет затрачено на поиск решения. В данном случае, у нас 100 секунд. Мы можем запросто поставить, например 300. Предельное число итераций, в данном случае у нас 100. Это максимальное число итераций, которые могут быть сделаны. Что такое итерация? Это вычисление очередного значения, то есть приближения, и соответственно проверка, на сколько это решение подходит в качестве ответа. Относительная погрешность. Это точность выполнения ограничений. Обычно это поле содержит число из интервала от нуля до единицы. Допустимое отклонение в случае целочисленных ограничений задает насколько близко в процентном отношении должен быть ответ к возможному наилучшему решению. Вот в данном случае у нас здесь было установлено 5%. Поэтому при этих целочисленных решениях, то есть целочисленных ограничениях, на самом деле, на все 100% не было равно 160 значений в ячейке. Но допустимое отклонение у нас было 5%. Далее идет сходимость. Когда относительное изменение значений в целевой ячейке зав последние 5 итераций становится меньше числа, указанного в этом поле, то поиск соответственно прекращается. Что такое сходимость, вы в общем-то знаете еще со школьной программы. Линейная модель, вот этот вот флажок. Если флажок выставлен, то поиск решения линейной задачи оптимизации, или линейной оптимизации, он несколько ускоряется. И ускорение это достигается путем использования методов линейного программирования. Если у вас на рабочем месте не линейная модель, то соответственно если будете запускать поиск решения, то будет возникать некоторое сообщение. Неотрицательные значения. На самом деле, здесь, в наших ограничениях было задано, что поиск у нас должен быть положительным, то есть перевозки, они не могут быть отрицательными. Но если бы мы это с вами не сделали, а выставили бы этот флажок, то это произошло бы у вас автоматически. Поиск решений происходил бы, при условии того, что все значения в ячейках должны быть не отрицательны. Ну, давайте уберем эту галочку, и продолжим. Показывать результаты итераций. Если мы установим это флажок, то у нас будет соответственно выводиться промежуточный результат, и делаться пауза, при каждой итерации.
284
TeachPro Microsoft Excel 2003
Автоматическое масштабирование A, служит для автоматической нормализации входных и выходных значений. Потом у нас идут переключатели оценки. Здесь выбирается линейная или квадратичное. Квадратичный метод используется в том случаен, когда зависимости модели слишком отличаются от линейной. В остальных случаях линейная должна остаться. Разности. Здесь мы устанавливаем метод численного дифференцирования, то есть прямой и центральны. Ну, в данном случае, пусть остаются прямые. Прямые разности используются для гладких непрерывных функций. А центральные используются для функций имеющих разрывную производную. Ну, и последний пункт, это метод поиска, служит для выбора алгоритма оптимизации. Это может быть метод Ньютона, или метод сопряженных градиентов. При методе Ньютона запрашивается больше памяти, но выполняются меньшие итерации. Здесь, в этом случае, наоборот. Ну, давайте закроем это окно. И на этом закроем текущий урок. На следующем уроке мы с вами разберем, что делать, если оптимальное решение не найдено.
12.10.4. Что делать, если оптимальное решение не найдено? Сейчас поговорим о том, что будет, если оптимальное решение не найдено. Может случится ситуация, вот этот самый SOVER у нас закончить свою работу, не найдя оптимального решения. Это может быть вызвано следующими причинами. Ну, во-первых поиск оптимального решения будет прерван пользователем. ВА диалоговом окне параметры, вот здесь вот, может быть установлен флажок, показывать результаты от итераций. Хотя давайте посмотрим, что на самом деле у нас получится. Делаем выполнить. И сейчас нам здесь сообщается, что поиск решений приостановлен . Текущее значение и показано на рабочем листе. Это первое значение итераций. Если мы нажмем продолжить, соответственно следующая итерация, следующая, видите числа, последовательно меняются. И так далее. Во-первых, в чем можно нажать кнопку STOP. Вот в этом самом пошаговом выполнении операции. Количество итераций или время поиска решений вы может превысить максимально допустимое. И так далее. На самом деле очень много причин, при которых оптимальное решение может быть не найдено. В этих случаях необходимо, во-первых, внимательно изучить вот в этом окне поиск решения ваши ограничения. Особенно внимательно следует изучить значения, установленные в диалоговом окне параметров поиски решения. Потому что, например может решаться не линейная задача с медленной сходимостью и здесь это значение может быть слишком большим. На самом деле, надо бы постараться уменьшить. Модель может включать переменные значения, которых могут отличатся друг от друга на несколько порядков. При этом, если это так, обязательно должен быть установлен флажок, автоматическое масштабирование. Если этот флажок не будет установлен, то соответственно оптимальное решение может и не быть найденным. Внимательно надо смотреть на допустимое отклонение. Если вы используете условие целочисленности, и здесь задали слишком маленькое значение, то пять таки оптимальное решение может быть и не найдено. Кроме того, целевая ячейка может неограниченно возрастать или убывать. В этом случае так же не будет найдено оптимальное решение. Особенно надо будет внимательно вот здесь. Если вы
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
285
решаете не линейную задачу, и установили флажок линейная модель, то соответственно оптимальное решение тоже может быть не найдено. Если при решении какой-нибудь не линейной задачи, найденное решение будет значительно отличатся от того, что вы соответственно ожидали, то можно сделать вот что. Давайте нажмем на эту кнопку отмена, и вообще закроем это окно. Вот здесь в качестве начальных значений, можно задать значения, приближенные к ожидаемым. Когда вероятность того, что будет найдено оптимальное решение возрастает. Если для решения задач используются линейные методы, начальные значения вот этих ячеек на самом деле никакого влияния не имеют. То что было сказано, это сказано для не линейных задач. Ну, давайте на этом закончим текущий урок. Почему не бывает найдено оптимальное решение, мы с вами поняли. На следующем уроке продолжим изучение поиска решений.
12.10.5. Отчеты по результатам поиска решения Сейчас мы попробуем создать отчеты по результатом поиска решений. Давайте выполним команду сервис поиск решения. Нажмем на кнопку выполнить. И дождемся конечного окна. В данном случае, у нас поиск решения был приостановлен. Давайте закроем это окно. Потому что на прошлом уроке мы с вами установили флажок показывать результаты итераций. Сейчас мы это с вами уберем. Сделали мы это с вами в параметрах. Убираем это флажок OK. Нажимаем кнопочку еще раз. И пытаемся дождаться результата. Вот. У нас сейчас на экране наше финальное окно результата поиска решений. Здесь, вот в этом списке у нас показан тип отчета. Какой именно отчет выводить по поиску решения. Такие отчеты полезны для сравнения влияния на решения различных ограничений, или исходных данных. Как вы видите, у нас отчет может быть трех типов. Это могут быть результаты. Это может быть устойчивость. И соответственно это могут быть пределы. Ну уже понятно, что этот тип отчета у вас может быть выбран по окончании у вас поиска решения. Можно выбрать один тип, два типа, или сразу три. Вот видите, мы делаем щелчок мышью, и у нас сразу три типа, и все выбираются. Давайте создадим все эти три отчета, и посмотрим, что у нас при этом получится. Сейчас у нас формируется отчет. Вот здесь внизу вы видите, какой именно отчет в данный момент у нас формируется. По новому типу дошли до последнего отчета. Вот. Давайте сейчас посмотрим, что у нас при этом получилось. Давайте переключимся на эти отчеты, и посмотрим, что у нас собственно здесь получилось. Первый, это отчет по результатам. Он был создан в отдельном окне. Сейчас посмотрим, что у нас здесь имеется. Первое, следует сказать, что отчет состоит из целевой ячейки и списка влияющих ячеек соответственно. У нас вот это целевая ячейка. Исходное значение у нас было 83 рубля, в результате стало 3200 рублей. Здесь у нас имеются и0меняемые ячейки. То есть, что у нас именно происходило. У нас было ячейка C8. Исходное значение ее была единица, стала нулем, и так далее. Вот такой вот списочек. И идут ограничения. Ограничение задано вот такой вот формулой. Имеется значение, имеется статус, и имеется собственно разница. Вот такой вот список. Переходим к следующему отчету, который называется отчет по устойчивости. Этот отчет содержит сведения о чувствительности решения к малым изменениям в формулах при модели, и, соответственно в формулах ограничений. Этот отчет создается , не создается для моделей,
286
TeachPro Microsoft Excel 2003
значения которых ограничены множеством целых чисел. Ну, давайте посмотрим, что у нас было сделано здесь. У нас были даны здесь изменяемые ячейки. Имеются параметры, имеются допустимое увеличение, имеется допустимое уменьшение. Это по изменяемым ячейкам, и соответственно по ограничениям. То есть устойчивость. На сколько можно увеличить значения, и на сколько можно их уменьшить. Вот так вот. Ну, и последний пункт, это отчет по пределам. Этот отчет состоит из целевой ячейки, и списков влияющих ячеек модель. Их значений, а так же верхних и нижних границ. Такой отчет не создается для моделей, значения в которых ограничены множеством целых чисел. Нижний предел, это наименьшее значение, которое может содержать влияющая ячейка. Вот, соответственно, наименьшее значение. Значения остальных влияющих ячеек фиксированы, и удовлетворяют наложенным соответственно ограничениям. Соответственно верхний предел, это, верхнее возможное значение, наибольшее. Таким образом, мы с вами ознакомились с отчетами по результатам поиска решения. Мы построили все три отчета, вот. Примерно, поняли, в чем разница между ними. На следующем уроке мы поработаем с сохранение и загрузкой параметров модели.
12.10.6. Сохранение и загрузка параметров модели Сейчас мы с вами поговорим о сохранении загрузки параметров модели. Последние использованные параметры модели сохраняются на рабочем листе. Для этого применяются именованные формулы. Если мы сейчас вызовем команду поиск решения, то у нас откроется вот это вот диалоговое окно, с последними параметрами модели. В некоторых случаях желательно иметь несколько параметров набора, например, если мы пытаемся найти разные типы решений, при разных ограничениях. Каждый из таких наборов ограничения можно хранить в ячейках рабочего листа, и соответственно быстро загружать установки. Если мы нажмем на кнопочку параметров, то здесь мы увидим кнопку, которая называется сохранить модель. Если мы ее нажмем, то здесь нам необходимо будет выбрать область модели. Область модели, диапазон ячеек, где имеются фактически наши, в некотором смысле, данные. Число выделенных ячеек, должно равняться числу ограничений модели плюс три. Вот давайте выделим это, соответственно, не здесь, а вот здесь. Вот так вот. Мы задали область модели. Сейчас нажимаем на кнопочку OK. У нас соответственно вот сюда была сохранена наша модель. Что это значит? Давайте закроем это диалоговое окно. Соответственно это так же. Немножко увеличим диапазон. Вот. И сейчас здесь у нас были сохранены наши параметры фактически модели. Давайте попробуем сделать вот что. Давайте попробуем еще добавить ограничение по целочисленности. Сейчас мы с вами это сделаем. Добавить. Считаем что этот весь диапазон обязан у нас быть целочисленным. Нажимаем на кнопочку добавить. И жмем на OK, вернее на отмену. Видите, здесь у нас имеется еще одно ограничение. Тог есть фактически сейчас у нас сейчас должно быть выделено, если мы хотим сохранить модель, на одну ячейку, больше, чем было выделено ранее. Давайте с вами это сделаем. Нажимаем параметры. Нажимаем сохранить модель. И выделяем место вот здесь. Вот так вот. OK. Сейчас, если вы обратили внимание у нас сохранилась еще одна модель. Ну, нажмем на кнопку OK, чтоб посмотреть, что в конечном итоге у нас получилось. И это окно закрываем.
Глава 12. Поиск и исправление ошибок. Использование сценариев
287
Видите, вот одна модель у нас загружена. И вторая модель фактически на одно ограничение имеющая большую строчку. Давайте сейчас попробуем загрузить модель, то есть сохранить мы ее сохранили, сейчас попробуем обратный процесс. Опять таки выполняем команду сервис. Поиск решения. Параметры. В данном случае нас интересует загрузить модель. Все, здесь мы должны задать область модели. Задаем область модели. Вот наша область модели. Нажимаем на кнопку OK. Сейчас нас спрашивают восстановить исходное выделение? Восстановить. Все, у нас была загружена фактически наша модель. Нажмем на кнопку OK, и убедимся, что здесь уже условия целочисленности у нас нет, потому что была загружена вот эта модель. Вот так вот. Сейчас давайте попробуем загрузить другую модель, чтобы убедиться в том, что у нас все нормально и хорошо работает. Загружаем модель. На этот раз мы загружаем вот эту модель. OK. Восстанавливаем исходное выделение. Все, новая модель у нас загружена. Видите, целочисленное условие у нас здесь присутствует. Ну, на этом давайте закончим изучение поиска решений. На следующем уроке мы с вами начнем новую тему, которая называется анализ данных.
288
TeachPro Microsoft Excel 2003
Глава 13. Инструменты для анализа данных 13.1. Пакет средств для анализа данных Сейчас мы с вами поговорим о наборе средства пакет анализа данных. Как вы знаете, EXCEL традиционно содержит большой набор инструментов для анализа данных. И туда входит ряд средств, который упрощает элементарную обработку данных. Давайте попробуем поработать с этой самой надстройкой, которая входит в пакет EXCEL. Для того, чтобы поработать с настройкой, надо, во-первых, убедиться, что она у нас активна. Делается это вот здесь. В данном случае, нам надо убедиться, что у нас стоит галочка рядом с пунктом пакт анализа. В данном случае она у нас стоит. Если бы она у нас не стояла, следовало бы ее поставить, и нажать на кнопочку OK. Сейчас мы с вами попробуем поработать с самым простым инструментом анализа данных, который называется равномерное распределение. Предположим, у нас имеются следующие данные. У нас имеются данные по температуре. Давайте ее обозначим просто через T. Мы предполагаем смоделировать последовательность реальных данных. К примеру, нас интересует некоторая среднесуточная температура. Мы сейчас еще раз повторяю, всего лишь моделируем. Предполагаем, что среднесуточная температура меняется от 15 градусов по Цельсию, до примерно 35. Сейчас нам нужно смоделировать некоторый ряд данных. Предполагаем, что значения температуры в данном интервале распределены равномерно. Сейчас попробуем создать последовательность, которая собственно эти вот реальные данные и смоделирует. Во-первых, куда мы с вами поместим последовательность. Предполагаем, что вот сюда. Затем выполняем команду сервис. Соответственно анализ данных. Здесь у нас имеется вот такой вот список инструментов анализа. В данном случае, нас интересует генерация случайных чисел, потому что мы всего лишь создаем модель. Вот у нас генерация случайных чисел. Нажимаем на кнопочку OK. Здесь мы в число переменных должны ввести число, которое будет соответствовать количеству столбцов, которые заполнятся последовательность смоделированных данных. В нашем случае, у нас один столбец, поэтому мы сюда вводим соответственно единицу. Число случайных чисел. Ну, предполагаем, что мы хотим ввести сюда данные к примеру или за декаду, или, например, даже за целый месяц, ну предположим, пусть это у нас будет 30. Распределение. Распределение у нас может быть нескольких типов: ну, это равномерное, нормальное, вернули, и так далее. Ну, давайте выберем равномерное, как самое простое. После того, как мы с вами выбрали равномерное, здесь мы должны ввести параметры. Между какими и какими значениями могут быть? Ну, понятно, что у нас здесь должно быть 15. А здесь соответственно 35. Между 15 градусами и 35. Вот эти ограничения у нас здесь имеются. Дальше. Случайное рассеивание. Мы сюда можем ввести в общем-то наугад любую величину, в случае если необходимо создать несколько одинаково распределенных последовательности, ну, с отличающимися соответственно, значении. Если нам одной последовательности достаточно, а нам в нашем случае, одной действительно достаточно, это поле оставляем пустым. Сейчас переходи к параметрам вывода. Во-первых, поле выходной интервал. Мы должны ввести соответственно
Глава 13. Инструменты для анализа данных
289
ссылку на первую ячейку диапазона, который должен быть заполнен последовательностью. Ну, у нас первая ячейка диапазона это, собственно, вот эта. Кроме того, у нас может быть выведена наша последовательность на новый рабочий лист, и, соответственно, на новую рабочую книгу. Но, в данном случае у нас вот эта ячейка нас вполне устраивает. Нажимаем на кнопочку OK. Вот. Наш столбец заполнился данными. Если вы обратили внимание, их действительно 30 штук. То есть, 30 произвольных данных, которые попадают соответственно в этот диапазон. Очень хорошо. На этом уроке мы с вами получили реальные данные при условии известности критериев их определения, то есть, фактически, смоделировали некоторый процесс. На следующем уроке мы начнем строить гистограммы.
13.2. Инструмент анализа Гистограмма Сейчас мы с вами попробуем построить гистограмму. Как вы знаете во всех науках имеющих какое-либо отношение к статистике, исследуемыми данными, являются результат каких-либо измерений, наблюдений и так далее. Например, в экономике, это может быть готовой доход гражданина, или кур каких-то акций. В видите физики результата эксперимента и так далее. Измеряемые величины делятся на две группы. Во-первых, измеряемая величина может являться по своей природе случайной. Причем, результат отдельного наблюдения такой величины может быть заранее не известен. Например, рост человека в определенном возрасте. Хотя результат отдельных наблюдений не предсказуемы, их совокупность при большом количестве наблюдений подчиняется определенным закономерностям. Это первая группа. Вторая группа измеряемая величина является постоянной. Например, это измерение роста конкретного человека. На измерение величины такого типа оказывают влияние не контролируемые внешние факторы. Закономерности в распределении изучаемой величины становятся более наглядными, если на базе результатов построить гистограмму. Давайте мы сделаем вот что. У нас имеются вот эти данные по температуре. Предположим мы хотим разделить промежуток попадания случайной величины на интервалы. И зафиксировать изх на рабочем листе. Давайте попробуем это сделать. Вот в этих ячейках, вот это мы с вами сейчас уберем. Вот в этих ячейкам мы сделаем вот этот самый разброс. Здесь у нас будет предположим 20, здесь у нас будет 25, а еще лучше 23. Потом у нас будет 25. Потом у нас будет 26, 27, 30, ну и т33, соответственно. Вот так вот. Что мы делаем дальше? Дальше выполняем команду, которая называется сервис, анализ данных. После чего, здесь мы выбираем пункт, который называется гистограмма. У нас появляется вот это вот диалоговое окно. Входной интервал, у нас соответственно вот эти данные. Это, в общем, понятно. Интервал карманов. Давайте поднимемся немножко наверх. Интервал карманов у нас соответственно будут вот эти вот группки. Это у нас интервал карманов. Если мы в интервал карманов ничего не введем, оставим его пустым, то EXCEL создаст равномерно распределенный диапазон. Мы с вами это попробуем обязательно. Дальше. Вывод графиков. Вывод графиков для совершенно желателен. В этом случае, мы получим на экране графическое изображение гистограммы. Далее у нас имеются вот следующие пункты. Что это значит? Во-первых, первый пункт Парето. Парето, это отсортированная диаграмма. С ее помощью мы можем создать дополнительную копию результатов, в которых интервалы разбиения, будут соответственно отсортированы. Ну, в данном случае, нам это ненужно.
290
TeachPro Microsoft Excel 2003
Интегральный процент. Если мы поставим эту галочку, то создастся дополнительный столбец в результатах, который отразит процент попадания в каждый интервал разбиения. Сейчас давайте посмотрим, что у нас при этом получится? Нажмем на кнопочку OK. Вот, у нас на новом рабочем листе, вот здесь на листе четыре, показана частота распределения вот этой вот величины соответственно. Проставлен интегральный процент, это процент попадания, естественно. И построена вот такая вот гистограмма. Что дальше мы с вами сделаем? В данном случае, мы с вами можем вот этот элемент пакета анализов заменить на встроенную статистическую функцию в EXCEL. В данном случае это сделать даже удобнее. Для того, чтобы в случае, если мы зададим имена этим диапазонам, давайте мы кстати с вами это сделаем. Пусть это у нас будет входной. А это у нас будет соответственно карман. Мы сейчас с вами вызовем нужную статистическую функцию. В данном случае, нам нужна статистическая функция, называется FREQVENSY, это у нас частота, вот она. И сюда, в качестве массива данных, мы можем, одну секундочку, сейчас мы это с вами сделаем еще раз. Это у нас была частота. Сюда мы можем дать именованный диапазон вот этот. Это у нас был входной. А массив интервалов, у нас был соответственно карманный. Вот так вот. Что мы делаем после этого? После этого мы, в общем-то должны либо нажать на клавишу ENTER. Потом выделить весь этот диапазон, который нам нужен. И нажать клавиши CONTROL SHIFT ENTER. Вот у нас соответственно получился вот такой вот разброс. Чем удобно подобное написание? Подобное написание удобно следующим, что если мы можем здесь добавить или удалить какие-нибудь данные, при этом сохранив имя данного диапазона. Он должен сохраняться как входной. Здесь тоже можем добавлять, убавлять или менять какие-то данные, но имя данного диапазона должен быть карман. Соответственно, нам не надо бы каждый раз вводить эту функцию заново. У нас на входе входной, и карман, соответственно. Вот так вот. То есть исходные данные могут меняться, и соответственно будут меняться значения результатов функции частота, или в английской версии EXCEL это FREQVENSY. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы продолжим изучение пакета анализа.
13.3. Биномиальное распределение Сейчас мы с вами поговорим о биномиальном распределении. Равномерное распределение подходит для представления результатов не каждой задачи. Некоторые процессы лучше всего выполнять с помощью биномиального распределения. Его использование предполагает, что событие может иметь два исхода с определенными заданными вероятностями. Биномиальное распределение в основном применяется для математического описания вероятностных событий. бросили монетку, ее Например, мы результаты. Данные социологических опросов, результаты лотереи и так далее. В качестве примера мы можем рассмотреть задачу тестирования некоторых чипов на заводе производителе. Давайте предположим следующее. Что мы с вами можем предположить, что во-первых, в день на заводе изготавливается 50 ящиков этих самых чипов 50 ящиков. Производство годных к применению деталей, составляет, предположим 85%. Тогда для того, чтобы выполнить моделирование процесса изготовления собственно годных деталей, за, например тридцать дней, с помощью биномиального распределения нужно сделать вот что: во-первых, выполняем команду сервис, анализ данных. Это уже понятно, мыв все делаем с
Глава 13. Инструменты для анализа данных
291
помощью анализа данных. Опять таки выделяем элемент, который называется генерация случайных чисел. Нажимаем на кнопочку OK, Но здесь, в распределении, мы выбираем биномиальное, а не равномерное, как раньше. Число переменных, у нас опять таки должен быть столбец. Нам нужен столбец один. Число случайных чисел. Ну, число случайных чисел, у нас так как 30 дней, то, соответственно здесь 30 и должно остаться. Далее, значение вероятности. Что это такое? Значение вероятности у нас 85%. То есть сюда 0,085 тысячных. Число испытаний у нас уже вот здесь. Мы вводим число 50. Почему? Потому что это количество производимых чипов. Далее выходной интервал. Предположим выходной интервал, ну пусть выводится у нас, наши данные выведутся вот сюда. Сейчас мы нажимаем на кнопку OK, и у нас будет соответственно сгенерированы какие-нибудь данные. Вот, данные у нас сгенерировались. Вот так вот. Кроме того, мы можем построить гистограмму соответственно для биноминально распределенной случайной величины. Что мы с вами сделаем? Опять таки выполняем команду сервис, анализ данных. Здесь выбираем гистограмму. Это входной интервал. Предполагаем, что выходного интервала у нас нет в принципе. И пусть строит на новом рабочем листе соответственно. Нажимаем на кнопочку OK, и посмотрим, что у нас при этом было построено. Вот. У нас было построено, на самом деле нечто не совсем верное. Проверим почему. А это произошло, потому что у нас входной интервал должен быть вот этот. Соответственно, интервал карманов у нас отсутствует. И пусть это ладно будет на новом рабочем листе. Вот. В данном случае у нас вот были построены вот такие вот, соответственно такой вот график. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. Что такое биноминальное распределение, вы в общем-то уже поняли. На следующем уроке мы продолжим изучение пакета анализа, а именно изучим методы сглаживания данных.
13.4. Сглаживание колебаний При обработке данных довольно часто исследуемая величина изменяется по какому-либо закону. Из-за случайных колебаний становится трудно понять характер этой зависимости. Например, вы проводите физическое исследование, но, естественно, приборы, с помощью которых вы делаете определенные замеры, вносят свою погрешность. Для того, чтобы понять и увидеть закономерности изменения величин, используют сглаживание колебаний. В пакет анализа данных включены два метода сглаживания. Первое, это скользящая средняя и экспонициальное сглаживание. Оба метода реализуют сглаживание данных, но разными способами. Предположим мы сейчас рассматриваем с вами скользящее среднее. Суть этого метода состоит в том, что для каждого интервала вычисляется среднее значение, на основе значений из нескольких предыдущих интервалов. Параметры сглаживания задается количество используемых для этого интервалов. Методы экспонициальное сглаживание, значение для каждого интервала вычисляется на основе значений предыдущих интервалов, но по иной формуле. В общем давайте попробуем что-нибудь сделать. Предположим имеются вот эти вот наши данные моделирования среднесуточной температуры воздуха за месяц. Сейчас предполагаем, что хотим воспользоваться методом скользящее среднее.
292
TeachPro Microsoft Excel 2003
Выполняем команду сервис. Анализ данных. Здесь, в этом списке находим пункт, который так и называется скользящее среднее. Вот этот пункт. Нажимаем на кнопочку OK. Появилось диалоговое окно, которое называется скользящее среднее. Что сейчас здесь надо сделать? Нам нужно, во-первых, заполнить поля. Это у нас входной интервал. Здесь нам необходимо задать интервал. В данном случае, мы ничего не вводим. И параметры вывода – выходной интервал. Ну, давайте выходной интервал мы выведем, например вот сюда. К примеру F, входной интервал сюда мы зададим, например тройку. График нас тоже с вами интересует, равно, как и стандартные погрешности. Нажимаем на кнопочку OK. Вот, у нас появился на экране вот такой рисунок. Это фактический. А это прогноз. И, соответственно, вот подобного типа данные. То есть, у нас синим цветом изображены фактические данные, а прогноз, то, что построил сам EXCEL, изображены красным. Давайте попробуем сделать то же самое, но для экспонициального сглаживания. И посмотрим, кстати, в чем у нас получится разница. Опять таки выполняем команду сервис анализ данных. И здесь пытаемся найти экспонициальное сглаживание. Сейчас мы с вами это сделаем. Вот оно. OK. Здесь опять таки задаем входной интервал. Здесь нам необходимо задать фактор затухания. Это весовой коэффициент для предыдущего интервала. Введем, например, 0,3. Выходной интервал. Ну, пусть выходной интервал у нас будет, давайте немножко отодвинем, хотя ладно, пусть посадят его сюда, прямо рядышком. График нас интересует. Стандартные погрешности так же. Нажимаем на кнопочку OK. Сейчас мы правильно все расположим на нашем экране. Это давайте перенесем сюда. Скользящее среднее сюда. И можем сказать, что графики на самом деле примерно похожи, если вы внимательно посмотрите. Точно так же, как примерно в общем-то похожи данные по факту и прогнозам. Ну, вот, например. Или сравниваем вот эту. В общем-то мы получили данные примерно похожие. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. И закончим изучение пакета анализа данных. В части повторения мы с вами попробуем решить задачи с помощью использования этой надстройки.
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
293
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003 14.1. Настройка экрана Сейчас мы с вами поговорим о настройке интерфейса MICROSOFT OFFIS EXCEL. Обычно все то, что вы видите на экране, работая в системе WINDOWS, можно назвать одним термином, графический интерфейс пользователя. Это GRAFIKAL UYSER INTERFACE , и называется это коротко GUI. С помощью интерфейса осуществляется взаимодествие между пользователем и приложением. Любые кнопки , любой пункт меню и так далее, это все элементы графического интерфейса. На прошлых уроках мы с вами научились показывать и убирать определенные элементы. Это, и строка меню, это и панели инструментов, и строка формул, строка состояния и так далее. Сейчас мы с вами рассмотрим следующие вопросы: настройки самого EXCEL. Научимся менять цветовую палитру EXCEL менятьстандарты, настраивать клавиатуру и так далее. Надо сказать что в операционной системе WINDOWS, внешний вид приложения, в том числе и EXCEL, во многом зависит от общих настроек экрана. Если вы хотите эти самые настройки экрана изменить, необходимо сделать следующее: во-первых, минимизируем данное окно. Затем, щелкаем правой клавишей мыши, и выполняем команду свойства. Это мы с вами делаем на нашем рабочем столе. УК нас появляется диалоговое окно, которое называется свойства экрана. В этом диалоговом окне мы можем открыть, например, вкладку оформления. Если мы с вами хотим получить информацию об элементах диалогового окна, то нам следует сделать вот что: щелкнуть вот по этой кнопочке. Курсор мыши при этом превращается вот в такую стрелку с вопросительным знаком. А затем щелкнуть по тому элементу, которое нас, собственно, интересует. Ну, давайте щелкнем сюда. После того, как мы щелкнули, появилось вот такое всплывающее окно, где написано, за что отвечает вот этот раскрывающийся список. В данный момент здесь ?? стилей окон и кнопок, доступных для темы, выбранной на вкладке тема. И нам необходимо выбрать нужный стиль. Давайте попробуем открыть этот самый список, и посмотреть, что у нас здесь имеется? С помощью этого списка мы можем выбрать стиль окон и кнопок. В данном случае, у нас доступен стиль WINDOWS XP, это вот этот вот стиль, который вот с таким вот красивым градиентным заголовком, таким красивыми градиентными кнопками, и так далее. Еще имеется классический стиль. Классический стиль представляет из себя, вот пример вы видите в этом диалоговом окне, обычный стиль, к которому мы привыкли со времен, например WINDOWS2000. То есть серые кнопки они не градиентные. Но в данный момент нас интересует скорее вот такая старая схема. Она на самом деле более интересная. Она более красивая. Далее идет цветовая схема. Мы здесь можем выбрать цвет нашего WINDOWS XP. Предположим, выберем цветовую схему оливковую. У нас в этом случае, если мы выберем эту цветовую схему, наш WINDOWS будет иметь вот такой внешний вид. Можем выбрать серебристый. В таком случае у нас вот такого будет цвета металла, как бы цвета серебра. Ну, и стандартная, голубая, которая у нас была активна в свое время. Она более традиционна и привычна. Если мы хотим изменить готовую схему, мы можем нажать вот на эту кнопочку
294
TeachPro Microsoft Excel 2003
дополнительно. И задать определенные дополнительные элементы для каждого вот элемента графического интерфейса. Например, если мы хотим, чтобы всплывающая подсказка, которая у нас обычно бывает вот такого желтенького цвета, имела бы другой фон, то соответственно в этой открывающейся палитре мы можем его выбрать, например, выбрать ярко-желтый, к примеру. Или выбрать, наоборот, темно-синий. Хотя в данном случае будет видно не очень хорошо. Или белый. Ну, давайте пусть останется белый, или вот такой вот сероватый. В нижнем списке мы можем выбрать как шрифт, какого типа шрифтом делать надписи на вскрывающихся подсказках. Можем выбрать размер, и соответственно можем выбрать цвет. Если мы с вами здесь выберем, например какой-нибудь темный цвет, к примеру темно-синий, то логично что цвет написания лучше выбрать светлый. В данном случае желтый. Мы можем сделать, чтоб надписи осуществлялись болдом, можем сделать, чтоб надписи осуществлялись курсивом. При этом, это все мы можем менять для всех элементов рабочего стола, например, можем изменять для окна. Если мы выберем окно, то соответственно вот видите, здесь у нас окно имеет белый цвет. Мы можем сделать так, чтобы окно имело зеленый. В этом случае, наши окна будут выглядеть вот таким вот образом. Хотя, на самом деле, зеленый не самый удачный цвет. Давайте посмотрим, что еще имеется здесь. Например, заголовок активного окна. Вот этот самый голубой. В данном случае, градиентом показано, как именно будет видно вот это активное окно. Изменение цвета осуществляется от темно-синего, до соответственно, вот такого светло-синего. Мы можем поменять, сделать, например, чтоб градиент шел от такого темно-зеленого, ну, соответственно, до такого светло-зеленого, к примеру. Тогда активное окно будет иметь вот такой вот внешний вид. Если мы хотим изменить соответственно надпись, чтобы окно сообщения было написано не белым цветом, а каким-нибудьдругим, то соответственно, выбирается вот в нижнем списке. У нас будет иметься вот некоторый вот такой вот интерфейс. не будем сохранять наши Ну, давайте эксперименты с дизайном, потому, что на самом деле, очень привычный вид нашего WINDOWS и соответственно заголовка EXCEL, вот такой. Мы можем нажать на кнопку эффекты, и установить следующие элементы. Во-первых, какой переходный элемент для меню подсказок применять? Ну, в данном случае, активно затемнение. Мы можем выбрать развертывание. Именно таким образом, будут открываться элементы меню. Но, на самом деле, лучше пусть останется затемнение. Применять ли метод сглаживания экранных шрифтов или нет? Если мы установим этот флажок, то здесь мы уже сможем выбрать какой именно метод сглаживания экранных шрифтов следует применять. Если нас интересуют крупные значки, мы можем поставить соответствующую галочку. Отображать или нет тени, которые отбрасывает меню. Ну, красиво, когда они отображаются. Но, если вы хотите экономить видеоресурсы, и немного ускорить работу системы, то лучше на самом деле, эти тени не отображать. Ну, в данном случае, пусть они останутся. Отображать содержимое окна перед перетаскиванием или нет? Вот видите, сейчас мы перетаскиваем это окно, и содержимое окна отображается. Если мы эту галочку уберем, на самом деле, сейчас видно не будет, нам нужно применить это изменение. Но при перетаскивании будет виден только прямоугольник, содержимое окна при этом видно не будет. И последний пункт, скрывать указатели вызова с клавиатуры до нажатия ALT, то есть подчеркивание , например, определенных букв, у нас не будет видно, если у нас стоит эта галочка.
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
295
Ну, давайте нажмем на кнопку отмена. И на этом закончим текущий урок. В общем-то, как менять оформление с помощью диалогового окна свойства экрана, вы уже поняли.
14.2. Настройка языка и региональных стандартов Сейчас мы поговорим о панели управления в настройках. Кроме экранных настроек, которые определяют вид окна приложения, существуют весьма важные параметры, на которые необходимо обратить внимание. Почему на них необходимо обратить внимание? Потому что они влияют на саму работу приложения MICROSOFT OFFIS EXCEL. Эти параметры мы задаем с помощью так называемой панели управления. Для того, чтобы отобразить эту панель управления на экране, а представляет она из себя системную папку, мы делаем следующее: выполняем команду пуск. Настройка, и соответственно, панель управления. Вот в данном случае она у нас сейчас на экране. На самом деле, существуют два способа отображения этой самой панели. Первый способ это переключение к виду по категориям. Сейчас мы ее нажмем. Сейчас вы видите нашу панель управления вот в таком необычном виде. Это называется по категориям. Определенные ее возможности сгруппированы. Мы можем переключиться обратно к классическому виду, тому, к которому мы с вами привыкли. Вот. Сейчас мы с вами попробуем поработать с настройками региональных стандартов. Это делается с помощью следующего пункта. Сейчас мы вами его здесь найдем. Пункт называется язык и региональные стандарты. Давайте сделаем двойной щелчок мышью, и у нас откроется соответствующее диалоговое окно. Эти настройки региональных стандартов представления даты времени числовых и денежных форматов, на самом деле влияют на работу многих приложений WINDOWS. И в частности, что самом собой разумеется отражаются на форматировании рабочих листов EXCEL. Давайте попробуем сделать вот что. Попробуем подробно пройтись по всем вкладкам данного диалогового окна. В данном случае мыв находимся на вкладке региональный параметр. Здесь мы можем задать параметр отображения чисел, денежных сумм, дат и времени, которые соответствуют тому или иному региону. В данном случае, у нас выбран регион русский, вот здесь. Как следствие, число наше представляется вот в таком вот виде. Если вы обратили внимание, это делается вот здесь. Сумма деньги, у нас изображаются соответственно вот в таком виде. Во-первых, ставится Р, что естественно, это рубль. Дробная часть от целой отделяется запятой. Собственно точно так же, как это у нас сделано в числах. Время из себя представляет вот такой вот формат. Короткая дата пишется вот так, то есть сначала день, потом месяц, потом число. А не так, как это например, любят делать американцы сначала месяц, потом число. А полная дата, соответственно вот таким образом. Давайте перейдем на другую вкладку, которая называется, например, языки. Что у нас имеется вот здесь? В языках у нас имеется во-первых, кнопочка подробнее. Это для того, чтобы настраивать или менять язык для ввода. Если мы нажмем на эту кнопочку, у нас появится вот такое диалоговое окно, которое называется языки службы текстового ввода. Здесь у нас язык ввода по умолчанию. В данном случае у нас здесь английский США. Мы можем установить на русский, соответственно, если это нам нужно. Это, во-первых. Во-вторых, имеется вкладка дополнительно, где для совместимости нам предлагается включить поддержку текстовых
296
TeachPro Microsoft Excel 2003
служб для всех программ, и соответственно, настроить систему, то есть включить дополнительную текстовую службу. Ну, в нашем случае, нам этого делать ненужно. В нижней части мы можем установить дополнительную языковую поддержку. Поддержка большинства языков устанавливается по умолчанию, вы это знаете. Но существуют необычные языки. Если мы проставим эти галочки, например, вот здесь и внизу, то у нас появится вот такое вот диалоговое окно, где нам сообщается, что мы установить поддержку арабского, армянского, грузинского и так далее языков. И сообщается что нужно десять мегабайт места на диске. И если мы нажмем на кнопку OK, соответственно это все будет установлено. Но сейчас нам это делать совершенно не нужно. Ну, и соответственно мы это удалили. Можем также установить поддержку языков с письмом и иероглифами. Нажали кнопочку. Здесь соответственно нам сообщается, что мы хотим установить поддержку китайского, японского и корейского языков. Но сейчас мы это делать, кстати, тоже не будем. Закроем диалоговое окно, и перейдем обратно на региональный параметр. И попробуем нажать на кнопку настройка. После того, как мы нажали на кнопку настройку, у нас появляется другое диалоговое окно, соответственно со следующими вкладками. Во-первых, на вкладке числа мы можем первое, установить разделитель целой и дробной части. Давайте немножко сдвинем вбок вот это диалоговое окно. Если вы обратите внимание, здесь у нас разделитель целой дробной части запятая. Точно так же, как вот установлено вот здесь. Во-вторых, количество дробных знаков, в нашем случае у нас два. Потому что мы хотим иметь два знака после запятой. Разделитель групп разрядов. В нашем случае пробел. Совершенно верно. Видите у нас группы разрядов разделены вот такими вот пробелами. Здесь это видно. Ну и здесь соответственно количество цифр в группе. Как это должно быть видно, в данном случае неважно. Признак отрицательного числа, понятно, что знак минус перед самим числом. Формат отрицательных чисел. Каким образом это должно изображаться? Во-первых, мы хотим, чтоб минус ставился перед числом. И соответственно, не скобочный вариант, а вот такой обычный. Вывод нулей вначале числа. Мы можем писать таким образом, когда ноль в начале числа не выводится. И соответственно вот таким, чтобы ноль на экране появлялся. Ну, это естественно както более привычно. Разделитель элементов списка. В нашем случае точка с запятой, что соответственно совершенно правильно. И система единиц у нас метрическая, а не американская. Переходим на вкладку денежная единица. Здесь мы устанавливаем обозначение денежной единицы. В данном случае это у нас рубль. Мы можем установить доллар, можем установить евро, как нам удобно. У нас рубль. Положительная денежная сумма пишется вот таким вот образом, сначала число потом рубль. Можем это делать соответственно наоборот. Можем это делать через пробел, как вам нравится. Отрицательная сумма. Мы здесь соответственно можем выбрать любую. Установлено по умолчанию вот такое. Разделитель целой и дробной части в случае денежных сумм. Тут главное не путать с числом. В случае денежных сумма у нас также запятая. Количество дробных знаков два. Разделитель групп разрядов у нас опять таки пробелы. Количество цифр в группе вот здесь соответственно вот такой. Мы группируем по три. Видите, здесь они не сгруппированы, или сгруппированы вот таким вот образом. Перейдем на вкладку время. Здесь мы представляем именно время, таким, каким привыкли его видеть. Формат времени у нас может быть вот такой: часы, минуты, секунды. Или соответственно часы написаны двумя цифрами, а не одной.
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
297
Компоненты времени разделяются двоеточиями. Если бы у нас был бы другой вид времени, у нас бы соответственно здесь было бы обозначение времени до полудня AM и PM соответственно. Ну, и последний пункт, это у нас дата. Перешли сюда. Это у нас календарь. Формат даты соответственно, как мы уже говорили, день месяц, число. Краткий формат даты. Полный формат даты. Мы можем любой из них соответственно менять с помощью вот этих списочков. Ну, в данном случае, мы ничего менять не будем. Нажмем на кнопку отмена. И перейдем на вкладку языки, где мы только что собственно с вами были. Ну, здесь мы с вами уже были. Ничего нового нас здесь не ждет. Ну, и соответственно, дополнительно. На вкладке дополнительно мы, вопервых, устанавливаем язык не поддерживающий юникод. Это сделано для совместимости со старыми программами. В этом списке мы можем выбрать нужный нам язык для этих программ. И здесь имеются кодовые страницы таблиц преобразования. Вот такой огромный список этих самых кодовых страниц. В данном случае, лучше здесь ничего не трогать, оставить все как есть. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы начнем реконструкцию меню и панели инструментов EXCEL.
14.3. Реконструкция меню и панели инструментов Сейчас мы с вами поговорим о реконструкции меню и панели инструментов EXCEL. Как вы знаете корпорация MICROSOFT стремится к созданию офисных приложений, которые пользователь может редактировать и изменять по своему усмотрению. Сейчас мы с вами поговорим о создании элементов управления. Кстати, сделаем это на примере. Предположим мы хотим поместить некоторую новую кнопку команду сначала на панель инструментов, а затем в меню. Нечто похожее мы с вами делали, когда устанавливали сюда вот этот вот список сценарий. Сейчас мы с вами попробуем это сделать. Если мы хотим добавить кнопку, или команду на любую панель инструментов, то делаем вот что: во-первых, можно щелкнуть правой клавишей мыши, вот таким вот образом, в любом месте на панели команд. После чего выполняем команду настройка. Вот так вот. У нас откроется это диалоговое окно. Давайте сейчас его закроем, и вызовем его другим способом. Мы это можем сделать с помощью меню вид, соответственно панелью инструментов. И здесь у нас тоже имеется настройка. В общем выполнили эту команду. В этом диалоговом окне мы можем перейти на вкладку панели инструментов. Перешли. Здесь можно установить соответствующие флажки отображения на экране необходимых панелей инструментов. Вы, собственно, это знаете. Сейчас у нас имеется на экране панель инструментов, стандартная; панель инструментов форматирования и так далее. Если мы сейчас соответственно уберем этот флажок, если вы обратили внимание, панель инструментов форматирования у нас пропало с экрана. Поставили флажок – отобразилось. Точно так же можем отобразить панель инструментов диаграмма, можем убрать ее. Собственно, точно так же и границы, панели инструментов во весь экран и так далее. После чего, так как мы уже поняли для чего у нас имеется вкладка панель инструментов, мы переходим на вкладку команды. Сейчас мы хотим выбрать какую-либо команду, чтобы перетащить ее на панель инструментов. Во-первых, все команды у нас сгруппированы по категориям. Предположим нас интересует команда, которая располагается вот в категории PAL, и пусть это будет, давайте найдем здесь чтонибудь подходящее, ну, например, пусть будет вот эта команда, которая называется только для
298
TeachPro Microsoft Excel 2003
чтения. На самом деле это у нас такой вот переключатель. Выбрали кнопочку. Сейчас начинаем перетаскивать ее на какую-нибудь панель инструментов. Вот так захватываем мышкой и начинаем просто на просто перетаскивать. Перетащили, и установили на нашу панель инструментов. Теперь она вон там. Закрываем наше диалоговое окно. Вот окно оказалось у нас на панели инструментов. Вот оно таким вот образом работает. Нажали и отжали. Нормально функционирует. Что мы еще можем делать? Кстати, сейчас уже кнопку перетаскивать никуда мы не можем. Кнопку можно перетаскивать только в том случае, когда открыто диалоговое окно настройка. Давайте в этом убедимся. Вызовем диалоговое окно еще раз. Все вот сейчас мы можем захватить эту кнопочку на самом деле и перетащить на другую панель инструментов, или перетащить обратно. Если это диалоговое окно закрыто, перетаскивать эту кнопку мы уже не можем. Можем несколько раз попробовать, мы видим, что она уже не перетаскивается. Сейчас мы с вами перетащим эту кнопочку, вот эту команду в строку меню. Это мы можем делать опять таки, только после того, как диалоговое окно настройка у нас открыта на экране. Настройку открыли. Схватили нашу кнопочку и потащили в какое-нибудь меню. Ну, давайте всунем его в меню окно. Окно, например, куда-нибудь сюда. Видите, здесь у нас оказалась эта команда только для чтения. Закрываем. Убеждаемся, что оно у нас здесь. Вот, только для чтения. А сейчас мы никуда перетащить его не можем. Перетаскивать его можем только тогда, когда открыто диалоговое окно настройка. Давайте откроем окно. Захватим эту команду, и перетащим ее куда-нибудь в другое место, например сейчас меню данные. И установим ее вот здесь. Видите, сейчас у нас эта команда у нас находится вот в этом меню. Кстати вот таким вот образом, мы можем копировать не только отдельные команды, но и еще полностью какие-нибудь меню и подменю. Давайте попробуем это сделать. Опять выведем на экран настройку, вот так вот схватим кнопочку данные, и потащим ее куда-нибудь, например вот сюда. Если вы обратили внимание, сейчас меню данные. Давайте закроем. Меню данные у нас находятся на этой панели инструментов. Видите, все полное меню данные. Здесь этого меню уже нет. Ну, вообще-то хорошо было бы вернуть его на свое место. Давайте мы с вами это сделаем. Захватим опять таки меню данные. Если не ошибаюсь оно было где-то вот здесь. И закроем опять таки окно. Все, меню у нас нормально и хорошо работает. Кстати, предположим мы хотим восстановить исходное состояние встроенной панели инструментов или строки меню. Что нам нужно сделать? Нам нужно на вкладке панели инструментов в диалоговом окне настройка, вот, панели инструментов, выделить это самое наше меню. Предположим нас интересует меню стандартное. И нажать на кнопочку сброс. В этом случае, мы хотим отменить все изменения панели инструментов стандартное. OK. И если вы обратите внимание, список сценариев исчез. И наша стандартная панели инструментов. То есть таким образом мы восстановили ее исходное состояние. После чего мы можем нажать на кнопочку закрыть. Ну, на этом давайте мы закроем текущий урок. На следующем уроке мы продолжим работу с меню и панелями инструментов.
14.4. Реорганизация панели инструментов и создание нового меню Сейчас попробуем сделать вот что, попробуем реорганизовать панели инструментов. Например, давайте выведем на экран некоторую дополнительную панель инструментов. Ну пусть это будет панель инструментов, ну, к примеру, рисования. Вот вывели ее на экран. Видите она у нас сейчас находится внизу. Вот наша панель инструментов. Теперь попробуем ухватить ее за эту часть и передвинуть вот сюда. Вот, сейчас наша панель инструментов находится в левой части окна. Что мы сейчас сделаем, мы нажимаем вот на эту кнопочку. После чего мы можем сделать следующее: мы можем выбрать команду добавить или удалить кнопки. Далее мы можем перейти на рисование, и здесь добавить установить или сбросить какие-нибудь флажки. Что мы здесь можем сделать? Вот, например, установить флажок вот сюда, выделить несколько объектов, или
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
299
убрать вот эти вот флажки, например тип линии. Ну еще и это на самом деле можем убрать. Вот так вот. То есть фактически мы с вами реорганизовали вот эту вот панель инструментов, если вы обратите внимание. Посмотрим, какие еще здесь имеются команды. Здесь у нас еще имеется интересная команда, которая называется настройка. Если мы выполним эту команду, у нас появится на экране, вот это знакомое нам диалоговое окно. Если мы здесь перейдем на вкладку параметры, мы можем сделать следующее. Мы можем установить флажок. Стандартная панель и панель форматирования две строки. Это означает, что при низком разрешении экрана и при каком-либо другом случае, у нас стандартная панель и панель форматирования будет показываться две строки. Можем установить флажок показывать всегда полное меню. Когда вы открываете полное меню, в этом случаен оно будет открываться полностью. Ну, сейчас нам это собственно делать не надо. Давайте мы закроем данное окно, и посмотрим, что мы еще раз делаем. Предположим мы с вами хотим добавить новое меню, или элемент строки меню. Что мы с вами для этого должны сделать? Во-первых, дважды щелкаем в любом свободном месте панели команд. Или выбираем команду вид панели инструментов настройка. Вы это уже хорошо знаете. Выбрали настройка. Вот она. Продолжаем, здесь открываем вкладку команды. Открыли. Списки категории. Выбираем элемент, которое называется новое меню выбрали. Перетаскиваем элемент новое меню из этого списка команд, соответственно в нужную позицию на строке меню. Ну, давайте перетащим сюда, или вот сюда. Вот так вот. У нас новое меню имеется здесь. Сейчас мы хотим его переименовать, что вполне естественно. Новое меню, это не информативно. Щелкаем на нем правой кнопкой мыши. И вот здесь в области имя, соответственно переименовываем. Предположим это будет не новое меню, а наше меню. Вот. Мы переименовали. Если мы хотим, чтобы была указана какая-то комбинация горячих клавиш для запуска этого элемента, перед соответственной буквой должен стоять знак амперсант. Ну давайте пусть поставим его перед буквой Ю. Ну, давайте сейчас закроем наше диалоговое окно, видим, что сейчас меню называется наше меню, и никаких элементов оно не имеет, и буква Ю у нас подчеркнута. Что мы сейчас можем с вами сделать? Во-первых, опять можем вызвать диалоговое окно настройка, и вот здесь, где у нас имеется наше меню, на самом деле. Здесь мы можем построить новое меню, и сделать то же самое, что делали раньше, только установить уже на этот раз сюда. Это будет меню, как бы второго уровня. После чего мы опять таки переименовываем, называем его второе меню. И если мы закроем, увидим, что здесь имеется еще один элемент. Ну, соответственно до конца мы это с вами не построили. Давайте добавим в наше меню какие-нибудь команды, потому что меню без команд соответственно совершенно бессмысленно. Предположим мы хотим иметь в нашем меню команду создать. Ну, команду, открыть. Давайте сделаем это еще раз. Это не так просто, но и команду сохранить. Вот так. Закрываем диалоговое окно, и видим, что у нас имеется вот три такие команды в нашем меню. И наше меню мы с вами создали совершенно самостоятельно. Ну давайте удалим сейчас это наше меню. Делается это следующим образом. Опять таки вызываем команду настройка. После чего, щелкаем здесь правой клавишей мыши, и выполняем команду удалить. Все, теперь элеме6нтов меню на нашем экране нет. Нажимаем на кнопку закрыть. Мы с вами подробно рассмотрели как добавлять элементы, и соответственно работать со
300
TeachPro Microsoft Excel 2003
строками меню. На следующем уроке мы с вами займемся преобразованием элементами управления.
14.5. Преобразование элементов управления Сейчас мы с вами поработаем над преобразование элементов управления. Для преобразования соответствующего элемента, можно воспользоваться командами контекстного меню вызванного объекта. Например, для того чтобы вы могли изменить вид элемента в MICROSOFT OFFIS EXCEL заготовлена коллекция 42 значков. Что мы с вами делаем? Предположим мы захотим изменить вот этот вот элемент управления. Выполняем вывод диалогового окна настройка. Вы это знаете, мы его собственно выделим. Затем изменяем элемент, который нужно изменить. И выполняем команду изменить выделенный объект. В данном случае, у нас открылась палитра. Здесь мы можем изменить имя. Начать группу и так далее. Или удалить нужный элемент. На самом деле, давайте выберем просто какую-нибудь иконку. Предположим нас интересует вот эта иконка. Если мы выполняем команду изменить выделенный объект, то здесь, соответственно у нас становится активным большое количество пунктов меню. Предположим мы хотим выполнить следующую команду, либо изменить значок на кнопке, либо выбрать другой значок. Ну, давайте выберем вот эту славную рожицу. Выбрали рожицу, и мы здесь видим вместо кнопки K вот такой вот смайлик. Ну, соответственно, если мы хотим вернуть, то мы должны выполнить команду восстановить значок на кнопке. Тогда у нас наша буква К соответственно вернется. Давайте посмотрим какие здесь еще имеются элементы. На самом деле мы можем сделать вот что. Мы можем в данном случае выбрать основной стиль. Этот пункт позволяет в любом случае отображать значок назначенный команде по умолчанию. Мы можем выводить только текст. Видите, здесь у нас уже не картинка а написано курсив. Если у нас в данном случае в меню имеется эта команда, то соответственно будет выводиться курсив в меню а можем еще выбрать значок и текст. Значок и текст позволят видеть и значок, это у нас К, и курсив соответственно. Ну давайте мы все таки выберем основной стиль, потому что это на самом деле нам больше подходит. Ну, естественно мы можем поменять имя команды. А можем восстановить все как было, выполнить команду сброс соответственно. И после этого нажимаем на кнопочку закрыть, и видим все что у нас было раньше. Надо сказать, что вы можете не только применять стандартный набор кнопок, но и с помощью редактора кнопок создать собственный значок. Редактор кнопок доступен, когда открыто диалоговое окно, настройка. Давайте выведем опять таки это диалоговое окно. Вывели. И сейчас нарисуем собственное изображение кнопки, или отредактируем существующее. Настройка у нас открыта. Ну какое, мы с вами, давайте будем редактировать этот элемент. Выполняем команду изменить значок на кнопке. Вот. Сейчас у нас открывается редактор кнопок, с помощью которого мы с вами можем изменить соответствующий рисунок. Давайте попробуем сделать. Ну в данном случае видите, у нас курсивом написана буква К. Во-первых, мы можем сделать вот что. Мы можем сделать вот что: мы можем с вами поставить эту букву К вот в такую симпатичную рамочку. Давайте попробуем с вами это сделать. Хотя на самом деле сделать это не просто. Вот так вот. Давайте это, ну здесь у нас получилось не очень хорошо. Ну мы это
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
301
сотрем. Вот так. Вот так, и вот так. Ну, на самом деле как-то с рисованием нам не очень удается. Соответственно, вот здесь в уголке мы видим, как будет выглядеть данная кнопочку. Вот. Ну, в общем ничего. Соответственно мы можем вот таким вот образом ее сдвигать. Ну давайте еще чтонибудь сюда пририсуем. Ну сделаем еще внизу вот такое подчеркивание синим цветом. Вот, чтото в этом роде. У нас наша кнопка будет иметь вот такой вот вид. Если мы нажмем на кнопочку OK, то соответственно кнопка у нас изменится. Если мы выполним команду сброс, то кнопка у нас соответственно восстановится. Что мы еще можем сделать? Мы можем выставить команду копировать значок на кнопке. Если мы сейчас выполним команду копировать значок на кнопке, а затем выделим какую-нибудь другую команду, то здесь у нас уже будет доступна команда вставить значок для кнопки. И видите, вместо значка выравнивания, у нас здесь то же появился курсив. Давайте сбросим, восстановим все как было, чтоб потом не запутаться, и посмотрим, что еще у нас здесь имеется. Надо сказать, что при преобразовании панели инструментов и, например, строк меню, можно не только добавлять кнопки команды, но и изменять размер и вид элементов. Соответственно изменять тип шрифта. Например, мы хотим изменить ширину раскрывающегося списка. К примеру, вот этого вот шрифта. Вот он. Что мы для этого делаем? У нас должно быть открыто диалоговое окно настройка. Здесь мы должны выполнить команду изменить в раскрывающийся объект. Увидеть, что именно шрифт у нас здесь активен. После чего, вот таким вот образом подводим курсор сюда, и спокойно вот так вот меняем ширину этого открывающегося списка. Как вы видите, видите мы совершенно спокойно это делаем. Соответственно у нас он меняется. После того, как мы поменяли его, так, как нам было нужно, мы со спокойной совестью закрываем окно настройка. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами создадим несколько панелей инструментов и строк меню.
14.6. Создание пользовательских панелей инструментов и строк меню Сейчас мы с вами попробуем создать нашу собственную панель инструментов и строку меню. OFFIS EXCEL, как и другие приложения пакета MICROSOFT OFFIS позволяют не только настраивать встроенные меню, и панели инструментов, но и конструировать собственные. Предположим мы хотим создать нашу панель инструментов. Сейчас мы с вами это сделаем. Вызываем настройку, как мы всегда это раньше делали. На вкладке панель инструментов, вот здесь, выполняем команду создать. Выполнили команду создать, и у нас появилось диалоговое окно создание панели инструментов. Здесь мы должны ввести название нашей панели инструментов. Ну, давайте введем какоенибудь название. Ну, можно назвать просто панель. И нажать на кнопочку OK. Вот если вы обратили внимание, у нас здесь сбоку эта самая панель инструментов и появилась. Сейчас мы с вами перейдем на вкладку команды. И отсюда уже можем выбрать соответствующую команду, для того, чтобы поместить ее на нашу панель инструментов. Предположим нас интересуют следующие команды: вот сгруппировать, разгруппировать, перегруппировать, вот такой вот набор команд. Видите, у нас на нашей панели инструментов эти команды уже есть. Если мы нажмем на кнопочку закрыть, соответственно вот эта панель инструментов у нас уже есть. Мы можем вот таким вот образом менять ее размер, можем вклеить ее куда-нибудь. Как мы с
302
TeachPro Microsoft Excel 2003
вами сюда это делаем, или сюда. То же нормальная такая полноценная панель инструментов. Ну, давайте вернем ее обратно. Надо сказать, что пользовательскую панель инструментов, в этом случае, будьте внимательней, только пользовательскую, можно переименовать, или удалить вообще. Предположим мы хотим ее переименовать. Выполняем команду опять таки настройка. Переходим на панель инструментов, и соответственно выбираем нашу панель. Вот здесь имеются команды переименовать. Нажали на кнопку, и можем здесь просто назвать панель два. И нажать на кнопку OK. Соответственно, эта наша панель будет называться панель два. Что еще мы можем сделать с нашей панелью? Мы можем ее удалить. Для того чтобы ее удалить, нам нужно нажать на эту кнопку. Еще здесь у нас доступна команда вложить. В данном случае мы с вами ею пользоваться не будем, мы с вами изучим ее чуть позже. А сейчас давайте просто удалим нашу панель. Ее уже на экране у нас не будет. Ну, давайте следующую панель тоже удалим, вот так вот. И закроем наше диалоговое окно. Таким образом, мы с вами научились добавлять и удалять пользовательские панели инструментов. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами научимся удалять и восстанавливать элементы управления.
14.7. Работа с элементами управления Сейчас мы с вами попробуем удалять или соответственно восстанавливать элементы управления. К примеру, может возникнуть необходимость вернуть строку меню, или панели инструментов в исходное состояние. Чтобы удалить встроенные или пользовательские кнопки команды или меню, либо восстановить их исходное состояние, необходимо сделать вот что. Опять вызываем на экран диалоговое окно настройки. После чего, щелкаем правой кнопкой мыши на объекте, который мы хотим удалить. Ну, в данном случае не понятно что именно мы хотим с вами удалить. Ну, давайте удалим например вот этот элемент, щелкаем правой кнопкой мыши. После чего, мы можем делать следующее, мы можем просто удалить данную команду. Кстати, то же самое мы можем сделать, перейти на вкладку команды соответственно, и открыть кнопку изменить выделенный объект. На экране мы получим фактически все то же самое. Мы можем после этого, либо удалить данный элемент, выполнив соответственную команду, либо восстановить исходное состояние объекта, с помощью выполнения команды сброс. Ну, давайте попробуем удалить данный объект. Вот мы с вами удалили. Затем для меню стандартное, а мы с вами удалит, кстати не с меню стандартное, а с меню форматирование. Нажмем на кнопочку сброс, и получим нужный нам элемент фактически обратно. Вот так вот. И кстати у нас соответственно восстановилась с прошлого урока ширина вот этого вот элемента. Кстати давайте сделаем то же самое, то есть сброс для нашей панели инструментов рисование. Потому что мы ее значительно видоизменили. Вот так вот. Фактически мы сейчас все вернули на свои места, и давайте просто уберем ее с экрана, чтоб она нам соответственно не мешала. Фактически вы поняли, как удалять элементы с наших панелей инструменты. Сейчас мы с вами сделаем вот что. Мы попробуем вложить пользовательскую панель инструментов в рабочую книгу. Давайте, для начала создадим еще одну пользовательскую панель. Это делаем с помощью команды настройка. Выполняем команду создать. Пусть она
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
303
называется настраиваемая один. В данном случае, нам это не мешает. Добавим сюда несколько элементов. В нашем случае, совершенно не важно, что это будут за элементы. И предположим эту панель инструментов мы хотим присоединить к нашей текущей рабочей книге. Что мы для этого делаем? Мы должны выполнить команду, перейдя сюда, которая называется вложить. Причем мы должны быть уверены, что наша панель инструментов в данный момент выделена. Выполняем команду вложить, и смотрим что делаем дальше. Перед нами открылось диалоговое окно, которое называется управление панелями инструментов. После чего, выделяется нужная панель. А пользовательская панель инструментов в настоящий момент одна единственная. И после чего жмется кнопка копировать. Затем нажмем на кнопочку OK. И совершенно закрываем данное диалоговое окно. Надо сказать, что после этого необходимо сохранить нашу рабочую книгу. И после этого, наша рабочая книга будет уже соответственно открываться с этой панелью инструментов. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. Фактически мы с вами изучили как удалять элементы управления, и соответственно вкладывать в пользовательскую панель инструментов нашу рабочую книгу. На следующем уроке мы с вами займемся общими настройками меню и панелями инструментов.
14.8. Общие настройки меню и панели инструментов Сейчас мы с вами поговорим об общих настройках меню и панелях инструментов. Для того, чтобы изменить настройки меню и панель инструментов соответственно, необходимо выполнить следующие действия. Для начала выводим на экран диалоговое окно настройка, вот так вот. А затем переходим на вкладку параметр. Что мы здесь делаем? Во-первых, начинаем работать с группой, которая называется другие. Если нам необходимо отображать всплывающие подсказки о функциях кнопок и клавиатурных сочетаниях, у нас обязательно должна стоять вот эта галочка. Если вам необходимо видеть крупные значки, опять таки ставится вот эта галочка. Видите, у нас соответственным образом меняется интерфейс. Еще раз посмотрите внимательно. Вот так вот. Имеется вот этот вот список, который называется эффект при выводе меню. Здесь мы можем выбирать соответствующий эффект. Это может быть случайный выбор, то есть любой. Может быть развертывание, соскальзывание, может быть угасание, а может быть то, что установлено по умолчанию. В этом случае надо выбрать тот, который вам наиболее симпатичен. Имеется флажок, отображать название шрифтов тем же шрифтом. Что это значит? Если эта галочка установлена, обратите внимание, мы открываем список шрифт. И видим, что название каждого шрифта написано именно тем шрифтом, который на самом деле есть. то есть, что это значит, эта загадочная фраза. А это значит следующее: что фраза AREAL UNIKOD MS написана именно AREAL UNIKOD MS. Это соответственно написано этим же шрифтом. Если мы с вами удалим эту галочку, которая у нас соответственно была, и нажмем на кнопочку закрыть, то этот эффект наблюдаться уже не будет. Видите, все у нас написано одинаково. На самом деле, это достаточно не удобно. Потому что лучше будет, если мы будем видеть, как будет выглядеть тот или иной шрифт. Дальше переходим в верхнюю группу, которая называется настраивание меню и панели инструментов. Во-первых, лучше если установлен флажок, всегда показывать полный меню. Что это значит? Это значит, что если мы сейчас будем нажимать сюда, на любое меню, оно будет
304
TeachPro Microsoft Excel 2003
полностью здесь показано. Наоборот, если мы с вами эту галочку уберем, то при открытии меню, видите у нас будет здесь изображена вот такая стрелочка. И только при наведении курсора на нее, меню будет открываться полностью. Ну, в общем-то идея понятна. Давайте вернем диалоговое окно обратно, и посмотрим что здесь еще имеется. Ну, соответственно, здесь полное меню, если они у нас изначально не установлены, будут показаны после короткой задержки. Или соответственно, мы можем щелкнуть на кнопки с двумя стрелочками. Кстати, надо сказать, что вот все эти настройки, все что мы сделаем на этой вкладке параметры, оно будет распространено на поведении меню панелей всех приложений MICROSOFT OFFIS 2003. То есть тоже самое будет наблюдаться и в MICROSOFT WORD и в MICROSOFT POUER POIND и так далее. Что у нас еще имеется? Здесь у нас имеется следующий пункт, стандартная панель и панель форматирования в две строки. Обычно они, эта галочка у нас не установлена. Если мы эту галочку устанавливаем, то соответственно они будут выводиться в две строки, вполне таким официальным образом, стоит нам убрать галочку. В данном случае, галочку мы убрали, и видите панель форматирования и стандартная панель инструментов, у нас сейчас находится в одной строке. Кстати надо сказать, что этот пункт действует только в EXCEL, а не соответственно во всех приложениях MICROSOFT OFFIS. Давайте установим галочку, чтобы видеть это все таки в две строки, чтобы полностью видеть панель и инструменты, как стандартные, так и форматирования. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами перейдем к общим настройкам OFFIS EXCEL, то есть к диалоговому окну параметры.
14.9. Диалоговое окно Параметры. Вкладка Вид Сейчас мы с вами займемся изучением общих настроек OFFIS EXCEL, а именно диалоговым окном параметр. Как вы знаете, в EXCEL 2003, имеется целый ряд настроек, большинство которых задаются на 13 вкладках диалогового окна параметр. Давайте попробуем это диалоговое окно сейчас с вами вызвать. Вызывается оно из меню сервис, выполнение команды параметр. У нас появляется наше диалоговое окно. Что мы сейчас с вами будем делать? Сейчас мы с вами будем изучать вот эту вкладку вид. Первая группа, которую мы видим, называется отображать. Если мы хотим отображать строку формул, вот она, то мы можем установить соответствующий флажок, или снять его, если отображать его мы не хотим. То же самое относится к окнам на панели задач, строке состояния и к области задач при запуске. Ну, давайте начнем со строки формул. Предположим мы не хотим ее отображать. Нажмем на кнопку OK, и видим, что строка формул у нас сейчас исчезла, ее просто нет на экране. Давайте вернем ее, установив соответствующую галочку. И посмотрим, что еще у нас имеется. Точно так же можем убрать или установить строку состояния. Предположим убрали строку состояния. Видите ее уже нет. Наш экран кончается вот этим местом листа. Давайте установим ее обратно. Установили, и смотрим, что еще у нас имеется. Флажок, область задач при запуске. При установленном флажке, а в данном случае флажок у нас установлен, при запуске EXCEL на экран будет выводиться область задач создание книги. С помощью которой пользователь может выбрать в списке нужный файл, либо открыть новую
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
305
рабочую книгу. Если эту галочку убрать, то соответственно, область задач выводиться не будет. Ну давайте установим ее обратно. Ну, то же самое касается в общем-то окон на панели задач. Что это значит? На панели задач будут или соответственно не будут выводиться кнопки документов открытых в OFFIS EXCEL. Сейчас у нас галочка стоит. Если мы переключимся сюда, мы видим, что вот имеются такие кнопки. В данном случае у нас открыты два файла EXCEL: ?? и книга 4 соответственно. Если мы эту галочку уберем, то эти самые окна отображаться не будут. И EXCEL будет представлен только одной кнопкой. Ну, давайте установим галочку обратно, и посмотрим что у нас здесь еще имеется. Пора переходить к группе примечание. Здесь у нас имеется на самом деле три переключателя. Во-первых, мы можем не отображать примечание в принципе. Мы можем отображать только индикатор в примечании. И отображать примечание индикатор. На самом деле мы с вами проходили эти переключатели, когда изучали примечание. Сейчас просто мы их повторяем. Далее, группа объекты. Здесь объект может быть отображен. Может быть отображены только очертания объектов, и не отображены принципы. Это касается в основном графических объектов. И их отображение будет в соответствии с выбранным переключателем. Следующий пункт параметры окна. Во-первых, флажок авторазбиения на страницы. Если мы с вами снимаем этот флажок, кстати в данном случае вот он снят. Можем его поставить можем снять. Так вот, если он убран, то разделители страниц, которые EXCEL автоматически устанавливает в соответствии с настройками параметра страницы, выводиться на экране будут. Флажок ФОРМУЛЫ. Его мы устанавливаем тогда, когда мы хотим чтобы в ячейках были видны не результаты вычисления формул, а сами формулы. Ну, в данном случае, уберем. Сетка. Что такое сетка, понятно из названия. На рабочем листе должна быть показана сетка. Показана сетка бывает только в том случае, если галочка стоит. Если галочку убрать, то стрелки соответственно видно не будет. Если сетка установлена, мы можем даже выбрать ее цвет. Для этого, нам достаточно вот открыть эту палитру, и выбрать соответственно нужный цвет. Можем даже сделать фиолетовый. После нажатие кнопки OK. Если вы обратили внимание, наша сетка стала фиолетовой давайте опять выполним команду параметры. Вернемся сюда и вернем цвет сетки по умолчанию, то есть это авто. Переходим уже в этот столбик. Пункт заголовки строк и столбцов. Если эта галочка стоит, то мы на экране видим заголовки столбцов и заголовки строк соответственно. Можем убрать эту галочку, нажать на кнопку OK. Видите, сейчас ни заголовки строк, ни заголовки столбцов у нас не видны. Соответственно давайте это вернем обратно. Затем символы структуры. Вот они. Если структура у нас была создана на рабочем листе, в данном случае на рабочем листе ее у нас просто нет. И галочка у нас будет установлена, то символы структур у нас будут показаны. Если галочка установлена не будет, соответственно они показаны не будут. Затем, нулевые значения. Если нулевые значения у нас галочка стоит, то в ячейках, содержащих нулевые значения, будет отображен ноль. Если галочка стоять не будет, ноль отображен соответственно не будет так же. Горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки, отвечают за то, что вот эти полосы прокрутки у нас будут показаны. Галочку убрали. Нажали на кнопку OK. Видите полос прокрутки у нас на экране нет. Давайте вернем их обратно, все таки с ними как-то привычней. Ну, и соответственно ярлычки листов. Убрали флажок, нажали на кнопку OK, видите ярлычки листов у нас не видны. Сейчас возвращаем их обратно. Ну, на этом давайте закончим текущий урок. Вкладку вид мы с вами полностью изучили, нажмем на кнопку KISH, чтобы вернуть наши ярлычки листов. На следующем уроке мы с вами продолжим изучение окна параметры.
306
TeachPro Microsoft Excel 2003
14.10. Диалоговое окно Параметры. Вкладки Диаграмма, Правка, Вычисления и Международные Сейчас давайте еще раз вызовем диалоговое окно параметров, и продолжим изучение вкладок. Следующая вкладка, которая так или иначе отвечает за внешний вид EXCEL, это вкладка диаграмма. Давайте перейдем на нее, и посмотрим что у нас здесь имеется. В данном случае, у нас на вкладке диаграмма мы ничего не видим, потому что у нас на самом деле диаграмма не активна. Давайте попробуем ее как-то активизировать, и только после этого вызвать команду параметров. Видите, сейчас у нас больше активных элементов. И сейчас мы соответственно все посмотрим. Во-первых, следующая группа, которая называется всплывающие подсказки отображают. Здесь у нас установлены две галочки: название и значение. Если галочка название установлена, давайте отключим, снова установим, это значит, что при указании на элемент диаграммы, будут выходить ее названия. Ну, в данном случае, мы таким вот образом вряд ли мы его увидим. Но после закрытия окна, это будет видно. Следующий пункт, это значение. При указании на маркер данных, будет выводиться его значение соответственно. Для активной диаграммы что у нас имеется: для пустых ячеек точки не отображаются. Могут подразумеваться нулевые значения, а еще значения могут интерполироваться. Ну, в данном случае точки не отображаются. На самом деле наиболее правильное решение. Здесь отображаются только видимые ячейки. В данном случае при установлении этого флажка, отображаться будут только видимые ячейки. Если флажок уберем, отображаться будут все ячейки. Так же и скрыты. Ну пусть флажок останется. На самом деле, за что отвечает эта вкладка, вроде бы уже понятна. Перейдем к вкладке правка. Здесь у нас, во-первых, имеется следующий флажок, который называется правка прямо в ячейке. Здесь этот флажок стоит. Давайте убедимся в этом. Мы можем дважды щелкнув по, к примеру, ячейке, спокойно, не корректировать данные. Вот что-то мы ввели. Если данный флажок установлен не будет, давайте попробуем его убрать, то это у нас будет невозможно. Сколько раз бы мы не щелкали бы эту ячейку, корректировать значение здесь, у нас нормально не получится. То есть курсор мыши у нас фактически будет не виден. Ну, в данном случаен, мы вообще все перепутали. Видите, у нас курсор мыши не активизируется на самом деле. Если мы с вами поставим флажок, то соответственно у нас будут, вот видите, вот так вот активизируется курсор мыши. Следующий элемент, давайте вызовем окно параметры, следующий элемент, это у нас переход другой ячейки после ввода. После нажатия клавиши ENTER, мы обычно переходим на нижнюю ячейку. Если мы хотим переходить куда-нибудь в другое место, мы должны выбрать здесь соответствующий элемент. Давайте предположим, мы хотим переходить вообще вправо. После чего вводим здесь какойнибудь текст, нажимаем клавишу ENTER, и перешли вправо, а не вниз, как мы привыкли. Давайте вернем это все обратно, потому что переходить вниз, на самом деле, наиболее логично. Ну и, соответственно, флажок, который так или иначе отвечает за внешний вид окна или данных EXCEL, это вот этот, фиксированный десятичный формат при вводе. Если у нас этот флажок установлен, то автоматически отделяется во-первых, десятичным разделителем нужное число знаков при вводе чисел с помощью цифровой клавиатуры. Вот таким вот образом. И, соответственно, здесь еще имеются десятичные разряды. И мы можем установить нужное нам количество. Ну, на само деле, лучше сейчас этот флажок не ставить. Давайте перейдем на последок к вкладке вычисления. Здесь за внешний вид окна
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
307
отвечает флажок, который называется точность, как на экране, вот он. В этом случае, точность вычисления будет понижена с внутреннего представления чисел. А это у нас пятнадцать значит, цифр для точности, которые используются при отображении ячеек на экран. Как вы знаете, очень часто на экране отображается одно, а внутри ячейка хранит в себе совершенно другое. В данном случае, если галочка установлена, это фактически будет уравнено. В этом случае, надо быть очень внимательным, потому что это не отменяемая операция. И она может привести к потери значащих разрядов. И, нам осталась вкладка международная. Здесь, если мы уберем вот этот вот значок, который называется системные разделители, то есть здесь мы можем уже соответственно, поставить наши собственные. Разделители целой и дробной частей, установить свои, а не те, которые были проставлены в разделе язык и региональные стандарты. Если же этот флажок устанавливаем, то будем пользоваться системными настройками, то есть теми разделителями, которые мы установили в разделе язык и региональные стандарты панели управления. Если флажок убираем, здесь можем поставить нечто свое собственное. В общем-то, примерно понятно, как именно мы с вами управляем внешним видом в MICROSOFT EXCEL. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами займемся цветовой палитрой.
14.11. Цветовая палитра MS Excel Сейчас мы с вами займемся цветовой палитрой в MICROSOFT OFFIS EXCEL. Вы можете подумать, что цвет не имеет большого значения EXCEL. Тем не менее он играет важную роль, так как назначение EXCEL заключается не только в обработке и хранении информации, но и в представлении данных в удобном и наглядном виде. Цветовая палитра EXCEL по умолчанию состоит из 56 цветов. 40 из которых представлены в качестве стандартных цветов, доступных для использования на рабочих листах и диаграммах. 8, определены, как цвета заливки диаграмм. Еще 8 – как цвета линий диаграмм. Это стандартный набор цветов. Как меняется цвет в палитре? Предположим мы сейчас с вами вызовем диалоговое окно, которое называется цвет. Выполняем команду сервис, параметры. И переходим на вкладку цвет. Сейчас мы с вами будем работать с этой вкладкой. Предположим мы с вами находим цвет в палитре, который хотим изменить. Кстати все цвета здесь представлены. Давайте повторим что у нас есть. у нас есть стандартные цвета, у нас есть заливки диаграмм, и есть, соответственно линии диаграмм. Предположим хотим поменять мы, ну давайте поменяем для заливки диаграмм вот это цвет. После чего нажимаем на кнопку изменить. У нас возникает на экране диалоговое окно цвета. Диалоговое окно цвета имеет две вкладки: обычные цвета и спектр. Предположим у нас в данный момент активизирована вкладка обычное. Здесь мы с вами выделяем необходимый цвет, он может быть любой. Вот, например, вот этот, или вот этот. Ну, давайте что-нибудь в этом роде выберем. Вот в данном окне, мы видим, какой у нас был прошлый цвет. Он же называется текущим. И каким стал новый цвет. Вот у нас в данном случае, у нас вот такой вот зеленый. После чего мы с вами нажимаем OK, для закрытия этого диалогового окна. Видите, вот сейчас здесь у нас новый цвет. Если мы еще раз нажмем на кнопочку OK, то этот цвет у нас фактически сохранится. Таким образом, мы с вами могли сюда записать как бы новый цвет. Давайте еще раз убедимся в том, что
308
TeachPro Microsoft Excel 2003
он у нас на месте. Он у нас на месте. То есть диаграмму можно залить вот таким вот цветом. Что еще мы можем с вами сделать? Мы можем выбрать цвет на самом деле из вкладки спектр, а не только из вкладки той, которой мы сделали. У, давайте предположим мы хотим заменить вот этот. Изменить. Мы с вами работали с вкладкой обычной. А сейчас переходим на вкладку спектр. И внимательно смотрим, что у нас здесь имеется. Во-первых, мы можем выбрать любой цвет. В этом поле цвета мы можем щелкнуть мышью, вот таким вот образом, в любом месте, которое нам нравится или нет, и соответственно будет возникать новый цвет. Если вы посмотрите внимательно, здесь он вот таким вот образом возникает. И соответственно, меняются эти значения. Это первый способ. Во-вторых, мы можем здесь выбрать соответствующую цветовую модель. Например, у нас выбрано RGB, когда каждый цвет представлен сочетанием красного, зеленого и голубого – RED, GREEN, BLUO. И здесь, соответственно можно ввести значение каждого. Можно вводить вручную, а можем увеличивать с помощью вот этого вот переключателя. Давайте попробуем ввести что-нибудь вручную. Предположим хотим ввести здесь сто. Кстати когда все четыре цвета одинаковые, то получается серый цвет. Давайте в этом убедимся. Здесь тоже введем сто. И вместо синего тоже введем сто. Видите, у нас получился вот такой синий цвет, который мы видим соответственно вот в этом окне. Что мы еще можем сделать? Мы можем вот таким вот образом подергать за вот этот маркер. Видите, у нас соответственно, будет осуществляться переход к самому светлому, и к самому темному, в соответствующих пропорциях. У нас красный, зеленый и синий были равны друг другу. Мы ввели в все три поля значение сто. И соответственно меняются они у нас то же совершенно одинаково, от черного до белого. Давайте попробуем обнулить вот этот цвет, и сейчас подергать за, соответственно вот этот вот треугольничек. Вот у нас вот получается нечто такое. Ну, давайте предположим мы хотим нечто вот такое голубоватое. Посмотрим, что у нас при этом получилось. Нет, голубоватого, мы ничего не выбрали. Здесь у нас осталось 255, потому что у нас самый яркий цвет. Ну, давайте выберем что-то в этом роде. Вот цвет у нас соответственно изменился. Что мы еще можем с вами сделать? Мы можем нажать на кнопочку сброс. И соответственно у нас произойдет сброс все вот этих нами установленных цветов. Видите, кнопочку сброс нажали. Здесь у нас возник этот цвет обратно. И здесь – фиолетовый. Кроме того мы можем скопировать цвета из какой-нибудь рабочей книги. В данном случае, у нас активна только вот эта рабочая книга, кроме текущей. Это угол XLS. Если мы с вами выберем ее и нажмем на кнопочку OK, то цветовая палитра будет с нее соответственно скопирована. Ну, давайте например нажмем на OK, и предполагаем, что цветовую палитру мы уже скопировали, хотя на самом деле она должна быть идентична этой, потому что мы ее не меняли. Нам остался, на самом деле, последний пункт, который называется автосохранение. Хотя настройка автосохранения документов MICROSOFT OFFIS EXCEL хоть и число не обязательное, она на самом деле является одной из важнейших. На нее следует обратить особо пристальное внимание. Выполняем команду сервис параметры, и переходим на вкладку сохранение. Вот она у нас. Если мы хотим, сохранять данные для авторвосстановления, то у нас должен быть обязательно установлен вот этот флажок. После чего мы должны здесь указать, как часто мы хотим это делать. То есть каждые три минуты, каждые четыре минуты и так далее. Здесь мы можем ввести вручную с клавиатуры, например, любое число. А можем установить его вот этими вот штучечками. Имеется каталог данных для автовосстановления. Обычно он установлен
Глава 14. Пользовательский интерфейс программы Excel 2003
309
по умолчанию. Если вам что-то не нравится, вы можете установить свой собственный каталог. Для этого вам надо ввести сюда собственно путь. Это не трудно. Дальше. У нас имеется параметр книги, и соответственно отключить автовосстановление. Если вы не хотите, чтоб была возможность автовосстановление, вам достаточно снять этот флажок. На самом деле делать это не рекомендуется, лучше иметь его включенным. С чем черт не шутит, могут выключить свет. Компьютер может случайно перезагрузиться, и вы тогда потерять свои данные. Поэтому на всякий случай, лучше этот флажок иметь включенным. Ну, после всех этих изменений, нажимаем на кнопку OK. И на этом заканчиваем урок, посвященный панели инструментов, вернее диалоговому окну параметры.
310
TeachPro Microsoft Excel 2003
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application 15.1. Макросы 15.1.1. Запись макроса Сейчас мы с вами поговорим о записи макросов и о работе с Visual Basic-ом для приложений. Visual Basic является единой средой разработки приложений во всех программах Microsoft Office 2003. С помощью Visual Basic-а можно записывать последовательности повторяющихся команд, характерных для какоголибо приложения, назначать правила, в соответствии с которым эти приложения выполняются. Например, после нажатия некоторой кнопки, рабочий лист Excel может быть отформатирован с учетом всех ваших требований. Применив средства Visual Basic-а можно обеспечить нестандартный диалог с пользователем, создавать диалоговые формы и обрабатывать реакцию пользователя на события в приложении. Сейчас мы с вами начнем записи макроса. В Excel, как мы уже сказали, существует возможность создавать собственные макросы и таким образом, автоматизировать выполнение основных операций. Макрос – это последовательность команд и функций. Во-первых, прежде чем записать макрос, нам нужно понять, что мы именно хотим сделать, после чего, нам надо будет его тестировать и т.д. А сейчас, давайте начнем просто с записи. Меню Сервис – здесь откроем меню полностью. Сейчас мы выполним команду Макрос. Здесь у нас имеется список всех макросов, которые имеются в системе и, например, Начать запись. Если мы выполним команду Начать запись – у нас на экране появится вот такое вот диалоговое окно, которое называется Запись макроса. Здесь следует указать, во-первых, имя макроса, во-вторых, Описание, описание можно задать вот здесь, что именно он делает, каким сочетанием клавиш вызывается данный макрос, и где он собственно должен сохраняться. Вот здесь имеются три возможности – личная книга макроса, когда макросы будут общие для всех рабочих книг, новая рабочая книга и та рабочая книга, которая в данный момент активна. Она называется Эта книга. По умолчанию, имя макроса у нас будет макрос и соответственный номер. Номер, это порядковый номер макроса. Мы можем назначить ему свой собственно имя, пусть это будет, например, давайте переключимся на кириллицу, наш макрос, нечто вроде этого. Следует помнить, что имя макроса может состоять максимум из двухсот пятидесяти символов, желательно, чтобы оно не содержало пробелов, поэтому давайте поставим здесь знак подчеркивания, вот так вот. При наличии комбинации клавиш для запуска макроса учитывается регистр символов, об этом надо помнить, т.е. количество комбинаций клавиш для запуска макроса вдвое превышает количество клавиш с буквами алфавита. Давайте пусть наш макрос вызывается комбинацией клавиш Ctrl+Shift+S. Вот так вот. Здесь мы вводим описание нашего макроса, но так как мы не знаем, что он будет делать, то описывать его пока не нужно, и собственно где он будет хранится. После того как мы щелкнули на кнопочку ОК у нас появляется вот это диалоговое окно, которое имеется сейчас.
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
311
В данном случае, считается, что запись макроса уже идет. С помощью этой кнопочки мы с вами остановим макрос в случае необходимости. С помощью вот этой кнопки, которая называется Относительная ссылка – определяется режим адресации при записи макроса, т.е. какие ссылки на ячейки абсолютные или относительные используются. Если кнопка неактивна, т.е. в данном случае она у нас не нажата, то по умолчанию будут использоваться абсолютные ссылки, а не относительные. Давайте сейчас некоторую последовательность действий мы с вами запишем. Предположим, мы хотим сделать вот что. Мы хотим, во-первых, полноэкранное представление для окна рабочей книги – делается это с помощью команды Вид. Давайте полностью его откроем и сделаем, например, Во весь экран. Ну что-то в этом роде. После чего, Отменить отображение сетки путем снятия соответствующего флажка в меню Options. Давайте вызовем Параметры, для английской версии это Options, а для нас это соответственно Параметры и мы с вами уберем изображение сетки. Вот так вот. Убрали. Что мы делаем дальше. Дальше мы выделяем весь рабочий лист и задаем, например, для всех выделенных ячеек, к примеру, ну давайте пусть это будет какой-нибудь денежный формат. Тоже сделали. И изменим вид и размер шрифта текста ячеек. Соответственно Формат – к примеру, пусть у нас будут ячейки, перейдем на Шрифт – ну давайте установим что-нибудь необычное, вот что-то в этом роде и немного увеличим размер. Нажмем на кнопочку ОК. Вот так. Действие мы с вами выполнили. Сейчас мы должны с вами остановить запись. Останавливается запись с помощью нажатия на эту кнопочку. Все. Запись мы с вами закончили. Давайте все вернем в свой обычный вид – вот так вот. Сейчас, если мы с вами выполним команду Сервис – Макрос – а затем Макросы – мы увидим, что в списке у нас имеется Наш макрос – тот макрос, который мы с вами записали. На этом давайте закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами продолжим работу с нашими макросами.
15.1.2. Панель инструментов Visual Basic И так на прошлом уроке мы с вами записали наш первый макрос. В случае, когда надо записывать несколько макросов подряд, лучше всего использовать специальную панель инструментов. Давайте попробуем его вывести на экран. Это делается с помощью меню Вид – Панель инструментов – а панель инструментов у нас называется соответственно Visual Basic. Вот. У нас открылась вот такая вот панель инструментов Visual Basic вот с такими кнопками. Сейчас мы постараемся по очереди изучить каждую из этих кнопочек. Первая кнопка у нас называется Выполнить макрос. Если мы нажмем на нее, у нас откроется диалоговое окно Макрос, в котором соответственно выбирается макрос для запуска или редактирования. Кроме того, здесь же расположена кнопка, которая называется Изменить. С помощью этой кнопочки открывается редактор Visual Basic-а вот таким вот образом. Открывается редактор Visual Basic, где соответственно меняется наш макрос, уже который написан соответственно на языке Visual Basic. Ну давайте закроем это окно, которое у нас толь что открылось, помните что оно делает, на самом деле понятно. Следующая кнопка – Записать макрос. Если мы нажимаем на эту кнопочку – у нас открывается вот это вот окно, которое нам уже знакомо, во время записи макроса эта кнопка у нас остается нажатой, и если вы по какой-то причине решили остановить запись макроса, то
312
TeachPro Microsoft Excel 2003
можете щелкнуть по этой кнопочке. Она работает, фактически, в режиме нажал – отжал. Закрываем это окно, переходим к следующей кнопке. Следующая кнопка называется Безопасность. После того, как мы нажмем на нее открывается соответствующее диалоговое окно, в котором задается уровень защиты от макровирусов и соответственно указатель надежных разработчиков макросов. Вот здесь имеются уровни безопасности, например, уровень безопасности может быть очень высоким и будет разрешен запуск только макросов, которые установлены в надежных расположениях, высокая соответственно, когда разрешается запуск только подписанных макросов, средняя, когда можно запускать потенциально опасные макросы и низкая - низкая не рекомендуется – и защита от потенциально опасных макросов на самом деле отсутствует. Давайте переключим на среднюю и перейдем на вторую вкладку. Здесь у нас нет списков разработчиков макросов, но чтобы они были видно, здесь были бы соответствующие сертификаты. Нажмем на кнопочку Отмена и перейдем к следующей кнопке. Следующая кнопка называется Редактор Visual Basic-а. С ее помощью запускается редактор. Редактор вам знаком. Мы только что его запустили. Следующая кнопка называется Элементы управления. Если мы нажали на эту кнопку у нас появляется вот эта знакомая нам Панель инструментов, которая необходима для вставки документа приложения элементов управления. Вот соответственно. Мы с вами работали, у нас целая глава была посвящена работе с элементами управления. Закрываем окно и переходим вот сюда, которая называется Режим конструктора – дизайн мод. Если мы нажмем на эту кнопочку – устанавливается Режим конструктора текущего документа, Вы можете войти в Режим конструктора таким образом, ну и соответственно, выйти из режима конструктора. Вот так вот. Данная кнопка действует как выключатель. И следующая кнопка – самая последняя – она называется Редактор сценариев Microsoft Script Editor. Если мы нажмем на эту кнопочку, вот так вот, у нас запустится редактор Microsoft Script Editor. Вот он перед вами запустился. С его помощью создаются html xml страницы. Видите, здесь соответственно мы видим первую вот такую вот страницу. Ну мы с вами этого опять таки делать не будем, а просто напросто закроем это окно. Чтобы начать процесс записи макросов, вам необходимо нажать на эту кнопку, что понятно, давайте попробуем что-нибудь сделать еще раз, пусть это у нас будет Макрос1. Предположим, в данном случае, мы хотим наоборот этому диапазону дать формат ячеек , например, не денежный, а текстовый, а потом переключиться сюда и вот этому диапазону дать значение пусть будет финансовый. Видите, у нас кнопка нажата. Стоит нам вот таким вот образом отжать, все – мы считаем макрос записанным. При этом эта панель инструментов у нас открыта и мы можем совершенно спокойно переходить к записи другого макроса. Следует нажать кнопку и отжать. Во общем-то примерно понятно то, что мы с вами сделали, Давайте на этом закончим текущий урок. На следующем уроке ы научимся запускать наши макросы.
15.1.3. Запуск макроса Сейчас мы снова запустим наш макрос. В Excel существует несколько способов запуска макроса, но мы опишем на самом деле только два из них они в основном и используются. Вопервых, макрос можно запустит путем выбора имени макроса. Здесь на нашей этой странице в процессе записи макроса уже некоторые изменения совершили, поэтому давайте попробуем запустить макрос на другом листе. Давайте вот здесь введем опять таки последовательность чисел, вот так вот, пусть это будет вот так, и сейчас мы с вами запустим макрос. Что мы с вами делаем. Первый способ, это следующий. Меню Сервис – выбираем команду Макросы – здесь выбираем Наш макрос – как вы помните мы с вами записали два, но главный макрос у нас назывался Наш макрос и после этого нажимаем на кнопочку Выполнить. Вот. Если вы видите, у нас Наш макрос выполнился, т.е. данный лист
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
313
развернулся в полный экранный режим, сетка была уничтожена, и соответственно изменился как шрифт, так и формат ячеек, т.е. все выполнилось, вся последовательность действий. После чего мы с вами можем вернуться в обычный режим и наслаждаться результатом. Фактически, у нас на экране тоже самое, что было собственно и здесь, т.е. последовательность действий у нас выполнилась. Тоже самое мы можем сделать с помощью сочетаний горячих клавиш. Давайте перейдем на Лист3, опять таки введем какую-нибудь последовательность чисел, вот так вот, и сейчас сделаем вот что. Как вы помните, давайте вызовем меню Сервис – Макросы – вот Наш макрос – выполним команду Параметры и увидим, что мы ему назначили вот такое сочетание клавиш Ctrl+Shift+S. Закрываем это окно и нажимаем на клавиатуре последовательность этих клавиш - Ctrl+Shift+S. У нас соответственно выполнился Наш макрос. Теперь уже и на Листе3 тот же самый результат, который мы с вами наблюдали здесь. Вернемся в обычный режим и продолжим урок. Кстати, надо сказать следующее, что клавишу Caps Lock при запуске макроса нельзя использовать. Можно любое сочетание клавиш назначить для выполнения данного макроса, но Caps Lock назначать нельзя. На этом давайте закончим текущий урок, На следующем уроке мы научимся редактировать наш макрос.
15.1.4. Редактирование макроса Сейчас мы с вами научимся редактировать наши макросы. При использовании макросов, которые записаны с помощью макрорекордера выполнение операции не всегда происходит так, как предполагалось. Поэтому очень часто, намного чаще чем хотелось возникает необходимость в редактировании этого самого нашего макроса. Каким образом мы с вами можем видеть текст макроса. Мы с вами это проходили на одном из прошлых уроков. Меню Сервис – выполняем команду Макросы – затем выбираем, например, редактор Visual Basic и вот здесь мы видим собственно уже непосредственно наш макрос. Наш макрос у нас называется вот таким вот образом – Наш макрос. В Visual Basic-е текст макроса оформляется в виде процедур Sub – процедура начинается со слова Sub. Эта процедура создается на основе событий, т.е. это может быть изменение окна, щелчок на кнопки и соответственно с помощью методов. Каждому событию, которые задают необходимость выполнения определенных операций при наступлении данного события. Давайте внимательно посмотрим на текст нашего собственно макроса. Как мы видим, макрос начинается с ключевого слова Sub, потом идет имя нашего макроса, вот оно, имя как вы помните, мы ввели самостоятельно. Соответственно, макрос заканчивается с помощью выражения End Sub. Давайте попробуем понять, что у нас здесь было сделано. С помощью этой строчки Application – это наш Excel в данном случае, который активен, затем дисплей Full screen – это развернуть на полный экран – true – т.е. развернуть на весь экран. Затем для активного окна – вывод линии клетки –, т.е. чтобы их на экране не было. Потом, все ячейки ююююю – Select – Выделить – после того как мы их выделили, вот этому выделенному, т.е. Selection – выделению как бы, применить следующий числовой формат – вот здесь у нас соответственно маска данного формата, что это такое вы знаете, мы это проходили том уроке, когда изучали создание наших форматов. Затем, там где мы выделили – Selection – весь фон установить вот таким вот образом, чтобы имя у него была юююююю, стиль, т.е. начертание – Обычный, размер 14, подчеркивание – верхний индекс, нижний индекс и т.д. это все у нас ююююю. И все.
314
TeachPro Microsoft Excel 2003
Цвет у нас остается автоматическим, т.е. выбранным фактически по умолчанию. На этом все заканчивается. Т.е. этот макрос из себя именно это и представляет. Часто, при отладке макросов возникает необходимость поэтапно следить за его выполнением. Для этого пользуются специальным пошаговым режимом выполнения этого самого макроса. Если мы хотим отлаживать фактически наш макрос, т.е. следует сделать вот что. Давайте мы сперва закроем это окно и посмотрим, что нам нужно сделать в этом случае. Нам нужно будет сделать вот что. Давайте вызовем вот это вот диалоговое окно и нажмем на кнопочку Войти. После того, как мы нажмем на эту кнопку, для начала сначала выберем Наш макрос, а потом нажмем на эту кнопку Войти, то у нас откроется вот это диалоговое окно Visual Basic-а, текст макроса оно содержит и делаем переход на следующий шаг мы либо с помощью команды Step in to – или при помощью нажатия клавиши F8. Вот таким вот образом. Сейчас я нажимаю клавишу F8 и у нас соответственно пошагово, именно желтым цветом выделяется та строка, которая выполняется в данный момент, происходит выполнение нашего макроса. А мы можем совершенно спокойно за этим наблюдать. Вот так вот. Видите, у нас происходит выполнение макроса, потому что в данный момент я жму на кнопку F8. Вот так вот. Если мы по какой-то причине хотим удалить какой-либо макрос, то мы должны сделать вот что. Давайте закроем это диалоговое окно, Нам сообщается, что если мы сейчас закроем окно недоделав, недовыполнив скорее данный макрос, то он остановится, мы с этой мыслью с вами согласились. Предположим мы хотим удалить один из созданных нами макросов, а это проще простого. Нам достаточно его выделить, любой из них, давайте выделим Макрос1 и нажать на кнопочку Удалить. Excel нас еще раз переспрашивает Удалить его или нет – мы говорим Удалить. Все. Теперь у нас этого макроса нет, от удален. На этом давайте закончим текущий урок, На следующем уроке мы научимся создавать Панель инструментов для запуска наших макросов.
15.1.5. Панель инструментов для запуска макроса Сейчас мы с вами поговорим о том, как создать Панель инструментов для запуска макросов. В Excel пользователи могут создавать собственные панели инструментов, вы это знаете. Для этого в меню Tools, т.е. в нашем случае меню Сервис, мы выполняем команду Настройка, Сейчас мы с вами ее найдем. Вот наша команда Настройка – здесь на вкладке Панель инструментов – сейчас мы с вами сюда перейдем – выполним команду Создать. После чего у нас возникает вот это диалоговое окно, где мы вводим название панели инструментов, которую сейчас создаем. Ну давайте, предположим, мы хотим назвать наш панель инструментов – Макросы. У нас осталась нажатой Caps Lock, поэтому макросы нам не особо удались. Макросы – нажимаем на кнопочку ОК. Вот, панель инструментов мы с вами уже создали. Сейчас нам нужно вставить кнопки на нашу эту новую панель инструментов. Для этого – переход на вкладку Команды, Здесь представлены, как вы знаете, все доступные в Excel элементы панели инструментов, соответственно все команды, которые объединены соответственно в категории. Наша задача найти вот в этих категориях макросы, вот мы их нашли, вот так вот. А здесь уже команды, мы должны выбрать вот это понятие, которое называется настраиваемая кнопка, Схватили настраиваемую кнопку и перетащили его вот сюда. Сейчас мы с вами зададим ей команду, т.е. зададим некоторую команду для данной кнопки. Как мы с вами должны это сделать.
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
315
Мы должны выполнить Назначить макрос – в списке выбрать нужный нам макрос – у нас один, выбирать не из чего и нажать на кнопочку ОК. После того, как мы закроем наше диалоговое окно, у нас здесь уже имеется кнопка, она настраиваемая, и предполагается, что ей назначен некоторый макрос. Давайте проверим это, Для начала вставим новый рабочий лист в нашу рабочую книгу, введем здесь какие-нибудь произвольные значения, что вводим неважно, и выполняем макрос. Все, макрос у нас выполнился. Здесь у нас денежный формат, линии сетки у нас пропали, окно с полноэкранный режим раскрылось. Очень хорошо. Сейчас, мы попробуем запустить макрос с помощью меню, не с помощью панели инструментов, а отдельно, с помощью меню. Предположим мы хотим это сделать. Делаем на самом деле точно также. Опять таки, из меню Сервис вызываем команду Настройка – после чего на вкладке Команды мы опять таки выбираем Макросы, но здесь уже выбираем настраиваемую команду Меню, а не настраиваемую кнопку как в прошлый раз. Что мы делаем дальше. Мы перетаскиваем эту настраиваемую команду к примеру вот сюда, вызываем ее контекстное меню, соответственно здесь выполняем команду Назначить макрос – выбираем тот же самый макрос, потому как другого у нас нет, а если нам очень хочется, мы можем даже поменять и имя, и сделать не настраиваемая команда меню, а к примеру, Запуск нашего макроса. Вот так вот. Вот у нас вот такое меню. Если мы сейчас все это закроем и выполним эту команду, то соответственно, вот, у нас она запустилась, правда изменения в этой колонке мы не увидели, потому что у нас был и до того измененный шрифт и формат ячеек, но по крайнем мере, Excel открылся во весь экран. Возвращаемся в обратный режим и завершаем текущий урок. На самом деле мы с вами заканчиваем главу, посвященным макросам. На следующем уроке мы с вами начнем изучать Visual Basic в целом.
15.2. Visual Basic for Application 15.2.1. Создание кода макроса при помощи VBA Сейчас мы с вами начнем более подробно рассматривать язык Visual Basic for Application. Так называемый VBA. Начнём опять-таки его изучение с помощью создания макроса, как вы помните, это делается с помощью меню Сервис – Сервис, Макрос и, соответственно, сейчас выполним команду – Макрос. Здесь поле макроса, мы введём, например, название нашего макроса, пусть это будет my. Поле находится… мы выберем именно в этой книге, в книге, которая в данный момент активна. Сейчас, если мы с вами нажмём на кнопочку Создать, у нас появится Visual Basic и мы сюда можем, собственно, ввести код. Как вы видите, начало макроса у нас уже есть и, собственно имеется конец макроса. Здесь достаточно ввести следующую строчку, которая будет всего лишь выводить Message box, так называемый, на экран. например, выведем вот что MsgBox, а в кавычках мы выведем, что именно мы хотим, чтобы выводил наш MsgBox, наше, фактически, информационное окно. Предположим, мы хотим просто вывести приветствие Hello – нам вполне достаточно, после этого мы совершенно спокойно закрываем окно Visual Basic и возвращаемся, собственно к нашему знакомому листу Excel. Сейчас привяжем макрос к кнопке. Вот у нас была создана панель инструментов, на ней у нас имеется вот такая кнопочка от старого нашего макроса. Сейчас мы сделаем вот что – мы выполним команду Вид, затем панели инструментов, Настройка, затем переходим на вкладку Команды. Мы здесь сейчас внимательно всё посмотрим: Категории… должны выбрать Макросы; это у нас опять-таки настраиваемая кнопка, тащим её на панель, сейчас у нас будет их две, закрываем окошечко, хотя можно, собственно, и не закрывать, а сразу вызвать контекстное меню, выполнить команду Назначить макрос и, соответственно, выбрать вот этот макрос my, OK, всё закрываем. У нас имеется уже панель инструментов с двумя такими рожицами, нажмём на нашу, получили вот этот самый Message box на экране, т.е. Hello и, соответственно, кнопочка, кнопочку нажмём – окно исчезнет, снова давайте это сделаем- нажали, OK, нажали,OK, всё. Всё отлично работает,
316
TeachPro Microsoft Excel 2003
таким образом, мы с вами создали первый макрос вручную, т.е. мы вручную написали код, мы не пользовались готовой последовательностью команд, а вручную написали код. На этом давайте закончим текущий урок, на следующем уроке мы с вами поработаем с объектной моделью Excel.
15.2.2. Редактирование кода макроса Сейчас мы с вами будем изменять наш макрос. Для этого опять заходим в меню Сервис – Макрос – Макросы. Выбираем вот этот наш этот макрос нажимаем на кнопочку Изменить и все. Мы уже готовы с ним работать. Во-первых, следует сказать, что программирование на Visual Basic-е можно рассматривать как управление объектами приложения. Наше приложение управляет именно объектами. Если иерархическую структуру упростить, то это будет выглядеть следующим образом. Давайте мы сейчас в комментариях будем с вами соответственно писать иерархическую структуру. Самый главный объект у нас приложение. Это у нас Application. Более того, надо сказать, что это самый главный объект. Сейчас так как мы пишем в комментариях – у нас соответственно, эти точки компилятором учитываться не будут, поэтому спокойно можем писать. Следующий объект по иерархии – это у нас Workbook – Рабочая книга. Следующий объект соответственно Рабочие листы – это у нас Worksheets. Следующий объект – соответственно у нас Ячейка – Cell. Вот так вот. Давайте вот здесь поставим отступы, чтобы было понятно, какой объект у нас главный, а какие, соответственно, имеют более низкую степень в иерархии. Вот так. В приложении могут быть несколько рабочих книг. В рабочей книге у нас находятся листы - Worksheets. Листы у нас разбиты на ячейки – на Cells. При работе активными могут быть только одна книга и только один лист. Сейчас мы попробуем написать Макрос – с помощью которого, мы это выясним, а заодно посчитаем, сколько листов у нас в текущей рабочей книге. Для начала, мы можем объявить переменную типа String. Объявление переменной в Visual Basic-е – давайте уберем вот эту строчку за ненадобностью. Начнем работать. Объявляем переменную мы с помощью ключевого слова DIM. Объявили. Первую переменную мы с вами назовем book. И объявляем ее соответственно типу String. Вот так. Вот видите у нас, соответственно вызываются вот такие вот подсказки в процессе нашего набора. Далее, объявляем следующую переменную, которую назовем sheet. Это у нас тоже будет соответственно String. Уже можем дальше не вводить, а просто нажать на клавишу Enter. Что мы делаем далее. Опять DIM (dimension) и адрес – нас интересует адрес. Опять таки String. Переменный адрес и мы присваиваем начальное значение – строковое значение «С». Очень хорошо. Далее мы хотим получить имя активной рабочей книги. Как мы с вами это делаем. Переменная book – мы присваиваем – сначала пишем Application, потому что это у нас фактический главный объект в иерархии – Application. Потом, получаем из объекта Application активную рабочую книгу. Это у нас ActiveWorkbook. Видите сразу, в процессе набора, мы снизу получаем подсказку. Уже можем Workbook до конца не вводить, а просто нажать на Enter. Но нам этого не достаточно, нам нужно имя активной рабочей книги. Поэтому мы ставим точку и получаем соответственно имя – Name. Далее тоже самое делаем для листа. Это у нас будет sheet равняется Application. Мы уже получаем активный рабочий лист – это у нас ActiveSheet. Вот видите, вот ActiveSheet у нас от уже активный, и соответственно сразу интересует его имя – соответственно Name. Что мы делаем
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
317
дальше. Дальше здесь пойдет немного непонятной строчки, но впоследствии мы с вами их подробно их разберем. Мы активизируем нашу рабочую книгу – это у нас будет Workbook – в скобочках мы даем имя нашей книге book и выполняем команду Activate. Тоже самое делаем с листом, это у нас будет соответственно sheet, и точно также выполняем команду Activate. Далее, с помощью Range мы можем выделить ячейку и поместить в нее значение или соответственно считать. Предположим это у нас Range, выделяем ячейку “А1” и помещаем в нее значение book и продолжаем Range здесь будет соответственно “В1” и сюда мы уже проставляем имя листа. А вот сейчас мы попробуем посчитать количество ячеек в активной рабочей книге. Для этого нам надо, во-первых, объявить некоторую переменную типа Integer, предположим это у нас будет count. Так как это у нас число, то должно быть Integer, мы это чуть позже более подробно проверим. Дальше count – это у нас Application sheet count – есть такая переменная. А сейчас мы с вами поработаем с циклом. Цикл мы более подробно пройдем позже. Но сейчас мы сделаем For x=1 To count - сделать следующее. Объявить переменную «S» типа String. Переменной S приравнять адрес, прибавить соответственно LTrim это фактически добавка Str(x) и соответственно мы сейчас запишем по адресу S число Х, после чего мы с вами перейдем на следующий Х – next X. Вот таким вот образом мы с вами создали программу. Считается, что перед циклом нужно писать с небольшим отступом, чтобы было наглядно, что у нас имеется цикл. Сейчас мы с вами сохраняем нашу рабочую книгу. Закрываем редактор Visual Basic-а и попробуем поработать. Сейчас у нас произошла некоторая ошибка. Как обрабатываются ошибки мы с вами пройдем позже. Сейчас самое главное следующее, чтобы получить на экран какие-то данные. У нас получилась книга2xls – а это название нашей книги – это у нас обнаружилось в ячейке «А1», как мы и планировали, а в ячейке «В1» - у нас название текущего активного рабочего листа. Мы заканчиваем выполнение макроса. На следующих уроках мы изучим, как именно отлаживают ошибки. На этом закончим урок. На следующем уроке мы изучим Коллекции в Visual Basic-е.
15.2.3. Коллекции Visual Basic Сейчас мы с вами поговорим о Коллекциях в Visual Basic-е. В любом языке программирования Массивы или Коллекция занимают большое место, при этом именно понятие Коллекция принимает широкое распространение. При программировании на Visual Basic-е понятие Коллекции приобретает большой смысл. Давайте перейдем в Макросы. В данном случае мы будем создавать новый. Давайте его каким-нибудь образом обозначим – наш макрос будет называться Тест. Нажимаем на кнопочку Создать – и работать будем вот здесь. Обычно Коллекции имеют четыре метода. Давайте сейчас в комментариях их напишем : первый метод – это Add, второй – это Remove. Add – это соответственно добавить в Коллекцию, Remove – убрать оттуда, пересчитать элементы Коллекции, и соответственно Item один элемент Коллекции. Четыре метода мы с вами сейчас видим на экране. Сейчас попробуем понять как именно работать с Коллекцией и попробуем написать некоторый макрос, вернее некоторую программу. На самом деле сейчас мы пишем программу, потому что это мы делаем в ручную.
318
TeachPro Microsoft Excel 2003
Во-первых, объявим переменную типа Коллекции. Это мы делаем с помощью DIM (dimension). Назовем MyCollection нашу Коллекцию. Назвали. As New соответственно “Collection” . Вот, кстати, Collection у нас имеется на экране. Вот так. Что мы делаем далее. Далее мы используем оператор With, чтобы не использовать многократно MyCollection и тем самым сократить код. Мы делаем With, работаем с MyCollection и спокойно с помощью точки, уже многократно MyCollection не используем, вызываем методы Add – первое у нас будет Книга1, Далее Add – соответственно у нас будет уже Книга2. Сделаем еще третью книгу. Затем выведем на экран соответствующий MsgBox, в котором покажем количество элементов данной коллекции. Далее с помощью MsgBox-а выводим на экран первый элемент Item и в скобочках 1 – Item, как вы помните это элемент Коллекции. Затем удалим этот элемент – Remove и в скобочках укажем именно какой именно – пусть будет первый, а затем выведем снова с помощью MsgBox-а первый элемент Коллекции на экран. Ну и соответственно здесь – 1. После того, как вызываем ключевое слово With – у нас соответственно должно быть вызвано ключевое слово End With. Сделаем небольшие отступы. Сохраним этот модуль. Закроем Visual Basic. Кроме этого выведем третий макрос сюда. Это у нас будет третий макрос. Назначить макрос Тест. Посмотрим, что при это получится. Нажимаем на третий макрос. Появилась сначала цифра «3», что значит, что у нас имеется три элемента Коллекции, затем Книга1, потому что это первый элемент данной Коллекции. И после того, как мы первый элемент Коллекции удалили у нас в элементе Книга2 соответственно. На этом месте мы закончим текущий урок. Мы с вами фактически начали изучение Коллекции, на следующем уроке мы продолжим их изучение.
15.2.4. Коллекция рабочих книг Excel И так в Excel самую верхушку составляет объект Application. Мы с вами это уже проходили. Это объект Приложения. Этот объект содержит ряд коллекций. Первая коллекция называется Workbook – т.е. коллекция рабочих книг. Сейчас посмотрим как это выглядит на экране. Вот то что вы видите на экране и есть коллекция рабочих книг. В данном случае у нас на экране две коллекции рабочих книг – это Оглавление и фактически Книга1. Ну и как программисты, а мы, не теряем надежды им стать, мы должны работать со всем этим. Нужно определять, какие книги загружены, добавлять и удалять книги и т.д. Это можно делать без меню и мышки, т.е. программы. Как мы с вами уже сказали, первая коллекция – это коллекция книг. Во-первых, предположим мы с вами хотим узнать, сколько книг открыто. Как мы это соответственно делаем. Давайте вызовем наш макрос Тест. Нажимаем на кнопочку Изменить. Уберем все что у нас имеется вот здесь и поменяем код нашей программы. Предположим мы с вами хотим вывести на экран количество открытых рабочих книг. MsgBox – количество рабочих книг мы должны перевести в строчку Str, а в качестве параметров Str – мы должны брать Application, у которого мы считываем коллекцию рабочих книг WorkBooks соответственно, и после этого вызываем соответственно Count. Вот он кстати здесь и виден. OK. Зря мы тут нажали Enter. Basic-у это не понравилось. Давайте закроем и попробуем нажать кнопку. После нажатия кнопочки у нас появляется двойка. Почему двойка? Потому что у нас в данный момент на экране открыты две рабочие книги. Очень хорошо. Вернемся в наш макрос – макросы – соответственно Изменить. Мы здесь находимся. Что дальше мы с вами сделаем. Книги могут храниться в файлах. Поэтому при работе с этой коллекцией
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
319
предусмотрены две функции добавления – это Add, а у нас Add всегда имеется для коллекции, вы это знаете, но вторая функция у нас называется Open. Давайте разберемся сначала с функцией Add. Пишется она следующим образом. Давайте напишем ее соответственно в комментариях. Add, а внутри у нас пишется (template). Что такое шаблон, вы знаете из уроков Excel. Добавляется книга на основе некоторого шаблона. Шаблоном может выступать и настоящий шаблон с расширением xlt, так и просто обычный файл, обычная рабочая книга xls. Давайте сделаем вот что. Давайте добавим следующую рабочую книгу. Сюда мы пишем Application, затем Wordbooks, затем вызываем Add, затем соответственно, название шаблона, предположим название шаблона у нас будет, к примеру, «Шаблон». Вот так. Почему Шаблон. Мы сейчас шаблон создадим и все. Где у нас находятся наши шаблоны? Давайте мы с вами откроем нашу рабочую книгу, пусть положим пусть даже будет вот эта. И сохраним ее как Шаблон. Вот Шаблон. Соответственно Шаблон автоматически попадает в каталог Шаблон. Давайте просто так и назовем. А как вы помните, мы из любой рабочей книги можем создать шаблон. Пусть это будет сохранить. Ну давайте, например, сделаем какую-нибудь заливочку вот здесь, чтобы соответственно можно было от чего-то отличить, и вернем обратно нашу рабочую книгу на экран. Сейчас она вернется. Сейчас у нас Антивирус проверяет на отсутствие вирусов. Шаблон мы с вами соответственно закроем и вернемся в наш Visual Basic. Вот здесь у нас соответственно уже где мы с вами находились. Мы с вами не сохранили макросы и соответственно не сохранился наш Тест, который мы с вами писали. Но это, на самом деле и неважно. Сейчас мы это с вами сделаем еще раз. Давайте закроем то что у нас есть, опять откроем макросы – изменить, но на самом деле нам не нужно изменить, нам нужно создать новый. Это у нас должен быть Тест. Тест – создать – и сюда мы с вами, во-первых, выведем, как мы сказали, в MsgBox, в котором, во-первых, посчитаем количество открытых рабочих книг. Немного повторим – это у нас Wordbooks, соответственно, Count, а сейчас добавим, а нет не сейчас, а до этого добавим какую-нибудь соответственно рабочую книгу – наше приложение. Делаем опять таки Application – WorkBooks – выполняем Add – и соответственно пишем здесь Шаблон. Сейчас у нас получается более быстро, т.е. энергично и весело. Все. Сейчас попробуем это все запустить. Закрываем. Вот у нас здесь третья кнопочка. Запускаем. У нас сейчас происходит проверка на наличие вирусов. На самом деле это не беда, сейчас все будет. Нам сообщается, что шаблон xlt содержит макросы. Макросы мы с вами не отключаем и у нас создалась рабочая книга на основе нашего шаблона, хотя появилась и некоторая ошибка, где сообщается, что нельзя создать копию. Но в данном случае это неважно. Мы с вами научимся соответственно, в последствии исправлять эти ошибки. Важно то, что у нас каким-то образом происходит создание книги. Ну давайте продолжим. Что мы с вами еще сделаем. Следующий метод, который мы с вами изучим называется Open. Давайте мы с вами перейдем на нашу фактически Книгу2, с которой мы работаем. Шаблон мы с вами закроем. Не нужен он нам сейчас. Соответственно закрыли наш шаблон. Вот здесь мы и что мы с вами здесь делаем – мы сейчас попытаемся открыть файл – макрос – макросы – Тест – Изменить. Здесь мы уже не создаем шаблон, а фактически открываем какую-нибудь рабочую книгу. Например, вот таким вот образом. Здесь у нас должно быть Open. В скобочках мы даем, что именно мы с вами хотим открыть. Предположим у нас на С имеется некоторый файл, т.е. мы пишем С, двоеточие, косую черту,
320
TeachPro Microsoft Excel 2003
соответственно номер каталога, если есть, а если нет, мы должны написать имя файла, например, Оглавление.xls. В таком случае откроется файл Microsoft Excel. Вот так вот. Ну сейчас мы с вами открывать ничего не будем, просто необходимо знать, что пишется это именно так. На этом давайте окончим текущий урок. На следующем уроке мы изучим продолжение главы, посвященным рабочим книгам в Excel.
15.2.5. Метод Close На прошлом уроке мы поняли, как добавляются книги в коллекцию. Сейчас будем удалять их. Давайте опять откроем наш макрос Тест, и сейчас будем соответственно удалять книги из коллекции. Во-первых, давайте уберем вот это все, что у нас здесь есть и сделаем следующее. Во-первых, мы можем закрыть отдельный элемент нашей коллекции. Это делается следующим образом. Опять таки Application, затем WorkBooks, это наша коллекция, вы это уже знаете, вот она, и из этой коллекции мы выбираем нужный элемент – делается это с помощью вызова метода Item, и соответственно в скобочках даем какой это элемент. В данном случае, нас интересует, предположим, элемент 1. После этого соответственно выполняем команду Close. В этом случае закроется первый элемент коллекции рабочая книга. Кроме этого, давайте мы это уберем, мы можем закрыть все рабочие книги, присутствующие на экране. Это делается соответственно Application, коллекция и сейчас выполняем команду Close именно для всей коллекции. Вот так вот. В этом случае закроются все рабочие книги. Надо сказать, что функция Close имеет ряд необязательных параметров. Давайте попробуем эти параметры каким-то образом получить на экране с помощью Help-а – справки по Microsoft Visual Basic. Сейчас нас интересует функция Close. Close Method – давайте выберем его и посмотрим какие параметры у нас здесь имеются. Нас интересует Close Method для объекта WorkBooks. Вот нужная нам справка. Что здесь сказано. Во-первых, с помощью этого флажка SaveChanges – мы указываем, сохранять ли сделанные изменения или нет. Если SaveChanges у нас будет true, то соответственно изменения будут сохранены. Если false, то сохранены не будут. Далее идет Filename. В данном случае мы можем сохранить, например, конкретную рабочую книгу. Далее у нас имеется RouteWorkBook. Этот параметр связан с одновременной работой над книгой. Давайте закроем справку и продолжим. Как мы уже сказали, получить доступ к книгам коллекции можно используя метод Item. Давайте выведем два диалоговых окна. С помощью первого диалогового окна MsgBox мы с вами получим название первой рабочей книги. Application – WorkBooks – соответственно первое это у нас Item 1 и получим переменную Name. Следующий MsgBox у нас будет опять таки Application – WorkBooks – но в данном случае для метода Item вызываем следующий параметр – вызываем имя файла. Наш файл в данном случае, для которого мы это делаем, называется Книга2.xls. И мы хотим фактически для этого элемента вызвать полное имя. Полное имя вызывается вот таким вот методом FullName. Как вы видите доступ можно получить по индексации, как мы это сделали здесь, и по, соответственно, имени книги. Для этого следует знать, что имя книги это имя файла, в которой данная книга хранится. Давайте попробуем закрыть это диалоговое окно и запустить наш тест и посмотрим, что у нас при этом получится. Сейчас у нас опять проходит проверка на наличие
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
321
вируса, поэтому происходит небольшая задержка. Тест находится там, где от должен находится. Сейчас сделаем вот что. Еще раз с помощью Вид панели инструментов и Настройка выведем правильный макрос на экран. Макросы – настраиваемая кнопка – закрыть. Кстати сделали мы это совершенно неправильно. Зря нажали команду закрыть. Настройка – Макросы – сейчас все сделаем заново – настраиваемая кнопка – назначить макросы – у нас макрос Тест – ОК – закрыть. Сейчас мы на экране получили первый элемент – это у нас Оглавление.xls, а второй полный путь – это у нас С-Книга2.xls. Все хорошо. Мы получили то, что с вами хотели. Давайте вернемся в окно макросов и продолжим работу с модулем Тест. Нажимаем Изменить и делаем следующие добавки. Еще одно свойство – это так называемый создатель книги. И еще имеется понятие Parent. С помощью Parent можно получить доступ к старшему объекту коллекции. Что это значит. Давайте с вами закроем данные элементы и попробуем поработать с командой Parent. Это у нас будет MsgBox, в скобочках выполняем Application – WorkBooks – соответственно Parent и соответственно Name. Посмотрим, что у нас при этом получится. Закрываем и нажимаем на нужную нам кнопочку. Правильно, Parent нашего фактически приложения есть Microsoft Excel. Это старший объект – фактически объект родитель. На этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы перейдем к изучению имен ячеек и адресации в Excel.
15.2.6. Имена ячеек и адресация в Excel Сейчас мы с вами посмотри на имена – адреса ячеек и адресацию в Excel. Во-первых, если мы хотим что0то программировать, то мы должны разобраться, как можно собственно им давать имена. По умолчанию, как вы знаете, используется стиль, который называется А1. Это когда по строкам у нас идут цифры, а по столбцам у нас идут буквы. Например, С1 – это колонка третья, вот здесь в Excel АВС и соответственно первая строка. Есть другой стиль, который называется R1C1, который наиболее полезен при вычислении позиции строки и столбца в макросах, а также при отображении относительных ссылок. Поменять один тип адресации на другой можем следующим образом. Меню Сервис – выполнить команду Параметры соответственно, затем перейти на вкладку Общие и здесь установить вот этот вот флажок – Стиль ссылок R1C1. Сделаем ОК. Видите, у нас соответственно, цифры и здесь, и здесь. Вот так вот. На самом деле наиболее удобно пользоваться ни этим стилем и другим стилем А1 и R1C1, а наиболее удобно пользоваться именами ячеек. Тогда работа с ячейкой похожа на работу с обычной переменной – это наиболее привычно и удобно. Ну как даются имена ячейкам вы уже знаете. Предположим мы хотим вот этой ячейке дать какое-нибудь имя. Что мы с вами делали. Выполняем команду Вставка – Имя – и команду Присвоить – а здесь уже даем нужное нам имя. Предположим, пусть это у нам будет ячейка, которая будет называться First. Ячейка номер 1 фактически и нажимаем на кнопку ОК. Здесь уже у нас дана эта ячейка и в списке имен мы видим ее имя. После этого мы можем сюда внести какую-нибудь цифру, а в другую можем внести формулу, вот так вот, равняется First – это у нас Имя и здесь это обозначено уже, First предположим плюс 20 или 30, на самом деле без разницы. Видите, здесь имеется ссылка по имени на данную ячейку. Во-первых, данная запись на много информативнее, кроме того, мы при этом не заботимся о местоположении имени в таблице. Это при программировании на самом деле очень удобно. С помощью этого мы можем сложной адресации. Вот так вот, все имена находятся в этом списке. Если у нас имеется несколько имен, давайте запишем еще какое-нибудь имя – Вставка – Имя – Присвоить – это предположим Second – ОК. То, соответственно, выбирая из данного списка нужное имя First мы сразу попадаем сюда, а выбирая нужное имя Second – мы сразу попадаем сюда. Вот так вот.
322
TeachPro Microsoft Excel 2003
Чтобы мы не выбрали – сразу переносимся по нужной нам ячейке. На этом давайте закончим текущий урок. Мы с вами напомнили для чего используются имена ячеек. На следующем уроке мы с вами вернемся к записи макроса, и посмотрим, что это нам дает для изучения Visual Basic-a.
15.2.7. Код макроса, созданного без VBA На одном из прошлых уроков мы с вами пробовали писать макрос. Давайте сделаем это еще раз и посмотри, что дает нам запись макросов в области изучения Visual Basic. Как мы с вами это делаем, вы помните. Меню Сервис, мы выполняем команду Макрос и Начать запись. Здесь мы задаем имя макроса, предположим, пусть он у нас останется макросом 1, нажмем на кнопочку ОК и начнем запись. Предположим мы хотим, во-первых, создать новую книгу – это у нас будет чистая книга. Создали. После этого вводим два числа в колонку, предположим, это у нас будет 5 и 10. Вот так вот. Затем, предположим, мы хотим применить Автосумму. Вот так. После чего сохраняем книгу. Файл – Сохранить – предположим, это у нас останется Книга3.xls. Хотя книга с таким именем у нас уже существует, ну давайте пусть у нас будет книга, которая называется Макрос. Сделаем вот так и нажмем на кнопочку Сохранить. Все. После того как мы с вами это сделали, мы останавливаем запись макроса. Сейчас мы с вами, уже выполнив команду Макросы, найдем наш Макрос1 и нажмем на кнопочку Изменить. Вот только что мы с вами записали вот такой вот макрос. Фактически это код Visual Basic-а. Код наших операций. Конечно, в данном случае, здесь нету циклов и массивов, безусловно, но есть решение конкретно поставленной задачи. Если мы знаем как это в ручную делать, но не знаем как программировать, пишем макрос – добавляем функциональность за счет выборов и циклов и соответственно продумываем адресацию, но запись макросов на дает фактически общую стратегию. Кроме того, если мы хотим программировать открытие файла, ну к примеру, dbf , то с параметрами нам будет трудно разобраться. Самый легкий способ - записать макрос и уже там на самом-то деле разбираться. Ну давайте посмотрим, что у нас было сделано. Во-первых, у нас было сделано вот что. Первое – создание рабочей книги. Фактически в массив коллекция рабочих книг была добавлена еще одна. Затем в активную ячейку у нас было записано число 5. Затем мы активизировали следующую ячейку А2, в которую было записано число 10. Мы активизировали третью ячейку и в эту активную третью ячейку мы с вами фактически записали вот такую вот формулу. Это у нас была Автосумма. После чего, нажатием клавиши Enter мы фактически выделили четвертую ячейку, но она нам уже не пригодилась. Затем мы сохранили нашу рабочую книгу SaveAs Filename вот под таким вот именем C – Documents and Settings – макрос.xls. Вот так вот. И соответственно имеется огромное количество параметров, которые мы бы и не вспомнили не будь у нас записанного макроса. На этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы поговорим с вами о коллекции рабочих листов, которая называется коллекция Sheets.
15.2.8. Коллекция Sheets Сейчас мы с вами поговорим о коллекции, которая называется Sheets. Данная коллекция представляет собой коллекцию листов, как и понятно из названия и это Sheets книги Workbook. Сейчас мы с вами попробуем получить количество листов книги. Для этого мы опять таки
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
323
переходим на наш макрос – макросы – тест – изменить. Вот наш макрос Тест. Первое, что мы хотим получить – это количество листов книги. Сделаем это опять таки с помощью диалогового окна MsgBox. В качестве параметров к данному диалоговому окну мы задаем следующие. Вопервых, преобразовываем строку в следующую информацию. Во-первых, Application, с коллекции Workbook мы получаем элемент – это у нас Item. А какой именно элемент нас интересует? Нас интересует одна конкретная рабочая книга. В данном случае наша рабочая книга называется Книга2 соответственно с расширением xls. Вот так вот. После того, как мы с вами это ввели, мы хотим получить данные рабочей книги – количество листов, т.е. вызываем коллекцию, это у нас Sheets, а после этого метод Count. Вот так вот. Вот таким вот образом мы с вами получим количество листов нашей рабочей книги, которая называется Книга2.xls. Давайте попробуем собственно это сделать. Понятно по определению, что в данной рабочей книге у нас будет количество листов 3. Давайте с вами еще раз выведем на экран настраиваемую кнопку, потому что уже забылось, что именно вызывает данная текущая кнопка, давайте мы с вами что-нибудь сделаем, а именно выберем макросы – предположим настраиваемая кнопка – к стати, мы зря закрыли наше диалоговое окно, на самом деле нам нужно просто перетащить – это последняя кнопочка, назначить макрос – нам нужен Тест – ОК – Закрыть. Вот последняя это у нас кнопочка Тест. После нажатия у нас появляется 3, т.е. у нас три рабочих листа. Нажимаем ОК. т.е. соглашаемся. Надо сказать, что под листом в данном случае понимается не только клетки, но и диаграмма, т.е. и обычный лист включается для расчета и обычная диаграмма. Давайте в этом убедимся, введем несколько последовательных значений, и построим некоторую диаграмму на новом рабочем листе соответственно. Ну, предположим, пусть это будет точно, на самом деле это непринципиально. Вот наша рабочая область, Next и мы хотим построить на отдельном рабочем листе для того, чтобы в нашу рабочую книгу добавился отдельный лист, который называется Диаграмма. Соответственно, у нас есть обычные рабочие листы и соответственно диаграммы. Давайте убедимся в том, что при вызове команды у нас лист Диаграммы также считается. Ну мы нажали на кнопку – видите здесь 4, т.е. лист Диаграммы считает в качестве рабочих листов. Давайте просмотри имена листов. Опять команда Сервис – Макросы – переходим на макрос Тест – Изменить – и сейчас здесь попробуем вывести именно рабочие листы. Что мы делаем. Это убираем. Вводим ключевое слово With – Application – в Application-е вызываем коллекцию Workbooks. В коллекции Workbooks вызываем Элемент. Какой именно Элемент - мы сейчас укажем в скобочках, а нас интересует элемент, который называется Книга2.xls. Вот так вот, и начинаем перебор соответственно рабочих листов. For x = 1 от первого листа до - to – так как у нас здесь With, то мы можем просто задать точку – Sheets соответственно Count до количества рабочих листов и выводим на экран с помощью диалогового окна MsgBox соответственно имена этих самых листов. А имена этих самых листов мы получаем из коллекции листов Sheets. Sheets – Item – сюда вставляем текущий индекс соответственно Name. Ну и после этого у нас соответственно, закрывается цикл, т.е. мы переходим на следующий элемент цикла Next х. После чего завершаем With - End With. Вот так вот. Наш макрос как бы и закончился. Закрываем, запускаем. Соответственно, первый лист у нас диаграмма 1, и собственно это мы видим на экране, затем у нас идет лист 1 – вот он, затем лист 2,
324
TeachPro Microsoft Excel 2003
лист 3 и все на этом листы у нас закончились. Теперь, предположим, мы хотим лист с формулами отличить от диаграммы. Это мы можем сделать с помощью ключевого слова Type. Давайте опять вернемся в наш макрос – макросы – тест – изменить – и вот сейчас, здесь, в этом теле For мы с вами получим на экран вот что. Во-первых, с помощью диалогового окна, который у нас MsgBox, мы получим на экран тип данного листа Sheets. Соответственно Sheets, вызываем метод Item, а именно его х–овый элемент. Х – это у нас индекс – это понятно, а затем метод Type, какой именно тип имеет данный элемент. Вызвали. Затем, с помощью ключевого слова If – это у нас если – вы помните еще из функции Excel, что такое If. If – Sheets – Item – соответственно х, т.е. проверяем тип данного листа If Sheets. Item (х) Type = 3. Если это 3, то Then. И вот здесь мы вызываем это – то, что у нас было введено раннее и у нас получается вот что. Если равен 3, то получается его имя в диалоговом окне. Закрываем, запускаем. В данном случае у нас Next без for. Посмотри, что у нас при это получилось. Скажем ОК. И посмотри, что мы с вами здесь неправильно сделали. На самом деле мы здесь с вами все сделали правильно. Единственное, что у нас получилось не хорошо, мы с вами плохо отделили все это друг от друга. Вот так вот. На самом деле это Then. Очень хорошо. Next x. End With. End Sub. Все у нас отлично. На всякий случай мы можем вот таким вот образом пробежаться по нашей программе и увидеть, что все нормально. Но как мы исправляем ошибки мы с вами пройдем чуть позже. Сейчас мы с вами этим заниматься не будем. Было бы желательно здесь поставить вот такую заглавную букву. Хотя как вы видите на самом деле это не очень помогло. Т.е. мы с вами ничего делать не будем. Все остальное мы с вами разберем потом как именно исправляются ошибки. Но дело в том, что именно таким образом ы можем на экране получить список имен наших рабочих листов, исключая лист с диаграммой. Вот это самое главное, что лист с диаграммой мы с вами исключаем. В коллекцию листов мы можем добавлять свои листы. Для этого существует метод, который называется Item. Как мы с вами это делаем. Давайте мы с вами уберем лист фрагмент вот таким вот образом и добавим сюда, предположим какой-нибудь рабочий лист. Это мы опять делаем с помощью ключевого слова With – Application – Workbooks – соответственно Item – куда именно, как вы помните, это у нас Книга2.xls и сюда мы с вами прибавляем рабочий лист. И здесь у нас будет End With. Вот так вот и соответственно конец макроса, т.е. конец программы. Давайте попробуем запустить. Видите у нас прибавился соответственно новый рабочий лист. У нас образовался лист4. На этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы продолжим разговор о коллекции Листы.
15.2.9. Метод Copy Продолжим разговор о Листах, о коллекции Sheets и перейдем к одному из самых полезных методов, который называется Copy. Как понятно из названия – позволяет создавать новый Лист на основе какого-либо существующего, т.е. использовать некий лист, как шаблон для других листов. Сейчас вот имеется лист, который называется Диаграмма. Эту саму Диаграмму мы с вами построили на предыдущем уроке. Что мы сейчас с вами сделаем. Мы откроем какой-нибудь наш макрос – макросы – это у нас макрос Тест соответственно, нажимаем на кнопочку Изменить и начинаем работу уже соответственно с этим макросом Тест. Ну что мы здесь с вами сделаем. Мы сделаем с вами вот что. С помощью листа – Application соответственно вызываем коллекцию Workbooks, затем с помощью метода Item вызываем соответствующую рабочую книгу, ну в нашем случае, наша рабочая книга как видите, называется Книга2.xls, собственно это мы сюда и запишем. Это у нас Книга2xls и делаем вот что. Sheets соответственно лист у нас называется Диаграмма1, его мы с вами копируем. Здесь ставим точку – вызываем метод Copy, ставим запятую, а потом в качестве параметра ставим – где именно, куда именно копировать. After – после – соответственно из коллекции листов, ну предположим, пусть
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
325
это будет Лист 3. Давайте убедимся в то, что лист у нас называется именно Диаграмма1, так оно и есть, возвращаемся в редактор Visual Basic и здесь соответственно должен быть End With который нам и дан. Закрываем. Кстати, давайте с помощью настройки выведем это соответственно на экран. Назначить макрос Тест, ОК. Закрываем и запускаем наш макрос. Если вы обратили внимание у нас здесь образовался лист, который называется Диаграмма2 и расположен этот лист именно после Листа 3. Давайте вот так вот пройдемся и увидим, что есть Диаграмма1 и есть его копия, соответственно Диаграмма2 При необходимости можно передвинуть любой лист, т.е. соответственно использовать команду Move. Давайте с вами попробуем это сделать с помощью наших макросов. Опять возвращаемся в наш код макрос тест и попробуем сделать вот что. Здесь у нас будет не команда Copy, а соответственно команда Move. Переключимся на латинский шрифт. Это у нас уже будет Move, а здесь мы устанавливаем после какого именно листа мы с вами хотим видеть именно Диаграмму1. Ну давайте пусть это будет Лист1, на самом деле это неважно. Закрываем и запускаем. Вот если обратите внимание сейчас у нас лист Диаграмы1 идет после Листа1 соответственно. Один из самых полезных методов называется PrintPreview. С помощью этого метода вызывается предварительный просмотр. Давайте вернемся в наш макрос и попробуем поработать с этим методом. Что нам здесь интересно. Мы здесь ничего глобально менять не будем, заново писать тоже, просто вместо Move, вот здесь вот, мы вызываем другой метод, который называется PrintPreview. Вот так вот. Больше мы здесь ничего не трогаем. Закрываем, запускаем и если обратите внимание у нас сейчас появилось окно предварительного просмотра для печати. Закроем данное окно, перейдем обратно в исходный код макрос – макросы – тест – и посмотрим, что еще можем еще здесь сделать. Программным путем мы можем выделять листы. Выделяются листы с помощью метода Select, что должно быть вообще-то очевидно. У метода Select два параметра True и False. Фактически это один из параметров, который может принимать значение и True и False. Давайте посмотрим, что у нас получится. Предположим мы хотим, чтобы был выделен лист диаграммы1. Здесь мы соответственно, вызовем метод Select и предположим, в качестве параметра дадим False. Посмотрим, что при этом выйдет. Закрываем. Предположим выделим мы сейчас Лист3 и нажмем на соответственно нашу рожицу. Одновременно выделился и лист Диаграммы1, т.е. это объединяющее выделение. Если мы сейчас с вами вернемся в наш макрос и исправим здесь False на True, то у нас получится вот что. Предположим у нас выделен этот лист, мы соответственно нажимаем на кнопку и у нас просто выделяется диаграмма1. Лист2 при этом оказывается невыделенным. У нас просто происходит выделение листа. На этом завершим разговор о коллекции листы о коллекции WorkSheets. На следующем уроке мы с вами поговорим о Range о выделении ячеек.
15.2.10. Метод Range. Присвоение значений ячейкам Сейчас мы с вами поговорим о Range и это свойство мы будем использовать для выделения ячеек. Мы помним, что ячейки можно выделять многочисленными способами – просто щелкаем на одну из ячеек и она оказывается выделенной. Если нам нужно выделить диапазон мы помещаем курсор в одну ячейку и вот таким вот образом протягиваем. Если нужно выделить какие-нибудь не смежные ячейки, то нажимаем клавишу Ctrl и соответственно выбираем нужную нам область вот таким вот образом. Это очень просто.
326
TeachPro Microsoft Excel 2003
Сейчас мы с вами попробуем программно реализовывать выделение ячеек и для этого будем использовать свойство, которое называется Range. Оно есть у многих объектов Excel. Давайте вернемся в наш макрос. Это у нас был макрос Тест, Выделим ячейку и поместим туда число. Давайте этот кусок просто уберем. Ничего заново писать не будем, просто будем переделывать имеющийся у нас макрос. В данном случае у нас происходит работа с книгой Книга2.xls. С ней мы именно и работаем. Теперь продолжим. Коллекция листов WorkSheets, а именно мы выбираем соответственно Лист2, а это Лист1. Именно его мы с вами и активизируем и активизация происходит с помощью метода Activate. После этого свойство Range в ячейку А1 записываем число 2. Далее, в следующую ячейку Range – ячейку А2 – записываем число 3. Больше ничего никуда не записываем – оставляем все так как есть. Закрываем окно Visual Basic-а и смотрим, что у нас получилось. На всякий случай давайте мы с вами на вкладке Общие уберем Стиль ссылок R1C1, для того, чтобы точно убедиться правильно ли у нас все работает или нет и запускаем тест. Вот 2 и 3 у нас автоматически появились на экране. Что дальше. С помощью этого метода Range можно помещать формулу в соответствующие ячейки. Давайте попробуем это сделать. Что мы сейчас сделаем. Вызываем опять макрос – макросы – тест – изменить и сейчас в ячейку А3, это мы опять делаем с помощью вызова метода Range А3. Мы с вами получаем сумму ячеек А1 на А2, т.е. пишем вот что – равняется А2 плюс А1. Закрываем, запускаем и вот здесь у нас появилась сумма – появилась 5 соответственно. Предположим мы с вами хотим получить из ячейки формулу или значение. В данном случае мы записали, а мы хотим получить, мы хотим прочитать, что именно там находится. Для этого делаем вот что. Опять переходим в наш макрос тест – изменить и прибавим сюда строчку с помощью MsgBox-а получим следующие данные Range. MsgBox - Range – в скобочках нас интересует ячейка А3, затем нас интересует формула, после этого мы прибавляем пустую строчку, т.е. фактически конкатенируем, прибавляем переведенную строковую константу Str значение опять таки ячейки А3. Мы опять значение ячейки А3 получаем с помощью Range. Range А3, но уже с помощью Value. Там была формула, а здесь имеется значение. Вот так и соответственно End With и у нас все кончается. Давайте попробуем это запустить и посмотреть что у нас при этом получается. Запускаем и у нас на экране появилась вот что. У нас появилась сначала формула – данная ячейка содержит формулу А2 + А1, совершенно верно, а значение данная ячейка содержит 5. Очень хорошо. Перейдем обратно в макросы и продолжим работу с нашим Range. Сейчас мы хотим посмотреть возможность абсолютной и относительной адресации. Для этого мы создадим объект типа Range, а на его основе произведем адресацию. Что мы делаем для этого. У нас все уже хорошо дано. Эти строчки мы с вами убираем и заменяем вот каким. Во-первых, объявляем, а объявление делаем с помощью слова DIM, вы это помните, объявляя некоторую переменную helloRange и переменная у нас будет типа Range. После того, как мы это объявили, мы устанавливаем, установка у нас происходит с помощью ключевого слова Set, устанавливаем эту самую переменную helloRange следующее значение, которое мы получаем отсюда Range пусть будет D3 : D10 вот такой вот будет диапазон. А затем helloRange, а именно Range – здесь мы ставим 1 и посмотри, что у нас при этом получится. Фактически мы сейчас выделяем диапазон по абсолютному адресу, а внутри его используем относительную адресацию.
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
327
Вот здесь мы выделили весь диапазон D3 : D10, но внутри него обратились как бы к А1, т.е. к первой ячейке данного диапазона. Таким образом, у нас тройка запишется в ячейку D3. Давайте убедимся, что так оно и будет, тем более, что ячейка D3 у нас свободна. И видим, что в ячейке D3 у нас появилось число. Т. е. У нас сработал наш макрос. На этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы далее поговорим о Range.
15.2.11. Метод Range. Работа с множествами Сейчас мы с вами продолжаем разговор о выделении ячеек с помощью Range. Мы с вами должны знать, что этот метод возвращает множество. Множество может состоять из одной или нескольких ячеек. Если имеется множество ячеек, то необходимо иметь возможность на объединение этого множества. Давайте перейдем в наш макрос и дополним наш код следующим фрагментом. Здесь вводим следующую строчку Set – helloRange – равняется соответственно Range и вводим некоторый объединенный диапазон. Предположим это у нас будет D3 по D10, ставим запятую А3: А10, ну давайте поставим запятую, ну и к примеру F3. Очень хорошо. И после этого, здесь для уже объекта helloRange вызываем метод, который называется Select, т.е. выделить. Закрываем, запускаем, видим, что соответствующие диапазоны были выделены. Мы произвели фактически объединение ячеек. Давайте вернемся в наш макрос – изменить, и вот здесь сделаем вот что. Так как объединения имеются, то соответственно должны быть и пересечения. Получаем пересечения следующим образом. Предположим это у нас будет А1 ну к примеру А10, а здесь будет, например, А3 и D3 соответственно. Этот фрагмент вообще убираем, запятую убираем также, а здесь делаем не Select, а Value и дадаим какое-то значение, ну, например, 1. Закрываем, запускаем и видим, что здесь соответственно на пересечении данных ячеек у нас появилась единица. Соответственно сюда мы с вами записали – это пересечение диапазонов. Используя пересечения объединения можно построить Область любого уровня сложности. Это понятно. Если у нас имеется объединение или пересечение ячеек, мы можем узнать соответственно их количество. Давайте перейдем на наш макрос тест. Предположим мы с вами хотим узнать количество ячеек в выделенном диапазоне. Этот фрагмент мы с вами убираем, он сейчас нам не нужен, а вводить количество ячеек будем с помощью MsgBox-а. Что мы здесь делаем. Преобразовываем строчку, т.е. String в следующий параметр helloRange, а именно его Count. Вот так. Давайте закроем, запустим и здесь видим 14 – видимо количество выделенных ячеек, т.е. фактически помеченных у нас, 14 штук. Давайте вернемся в наш тест – изменить. Давайте немного подробнее поговорим об этой функции, которая называется Str. Как мы уже несколько раз сказали, функция переводит число строк. Сделаем следующий пример, уберем все, что есть и сделаем вот что. Объявим переменную Х типа Integer, дадим переменной Х значение 10, после этого объяви переменную типа S, а именно строковую переменную String и переменной S присвоим преобразованную строку - переменную Х – Str – соответственно Х. И эту самую переменную получим с помощью MsgBox-а. Попробуем запустить. Вот 10. Давайте посмотрим, что произойдет с типом не Integer, а Double. Макросы – тест – изменить – здесь соответственно Х будет не Integer, а Double. Дадим вот такое значение. Вот, соответственно, его мы получили на экране. На этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами перейдем к обработке ошибок Visual Basic-а.
328
TeachPro Microsoft Excel 2003
15.2.12. Обработка ошибок Visual Basic. Операторы On Error и Resume Next Сейчас мы с вами перейдем к обработке ошибок Visual Basic-а. Для обработки ошибок в Visual Basic-е есть специальный оператор, который называется On Error. Его задача, при возникновении ошибки передать управление в то место, это может быть процедура или кусок кода, в котором это ждут. Давайте напишем новый пример. Делать мы это будем как всегда, переделывая нашу процедуру тест. Что мы здесь делаем сейчас. Этот фрагмент мы полностью уберем. Во-первых, изобразим оператор On Error. В случае, если у нас будет ошибка, On Error – в этом случае переходим, а переход осуществляется с помощью оператора GoTo, Error1. В случае, если ошибка возникла, у нас будет переход на метку Error1. И дальше – x As Integer – это мы объявили одну переменную. Объявим другую переменную – у As Integer – и третью переменную – хотя можем ее объявить не как Integer, а Double. Сейчас постараемся вызвать классическую ошибку – ошибку деления на 0. х предположим у нас = 10, у у нас = 0. Будем делить х на у. Что мы дальше делаем. Мы с вами здесь, с помощью MsgBox-а выведем следующую информацию, ну например, пусть это будет Fatal.. И после этого мы совершим переход на конец. Конец мы тоже отдельно обозначим меткой – GoTo End или End1. Сейчас установим вот что. Здесь у нас будет метка Error1 переход на который мы собирались осуществлять вот отсюда. Это у нас будет Error1 – двоеточие – здесь у нас будет соответственно выходить MsgBox, но с какой-нибудь другой информацией, например, просто Error. Вот так вот. А вот здесь, в самом конце у нас будет метка End1. В данном случае, при возникновении ошибки управление должно будет передаваться вот по этой метке End1 вот сюда и дальше будет выполняться код. Давайте закроем, и попробуем запустить наш макрос. Нажимаем ОК и обратите внимание на то, что MsgBox с текстом Fatal на экране не появляется. Т.е. код у нас фактически прерывается. Давайте еще раз посмотрим на наш код – идем тест – изменить – вот здесь, вот этот MsgBox у нас не выполняется. Потому что, как только возникла ошибка, у нас произошел переход вот сюда. В Visual Basic-е имеется оператор, который называется Resume Next. Этот оператор фактически реализует принцип ни шагу назад. Выполнение пойдет дальше, несмотря на ошибку. Давайте попробуем с вами это сделать. Для этого нам достаточно вот сюда вставить следующую строчку Resume Next. Вот так. Давайте посмотрим, что у нас произойдет. Нажимаем, Error , но соответственно, код продолжает выполняться. Появился MsgBox портал. Т.е. происходит выполнение кода далее. Если мы ничего не хотим говорить по поводу ошибки, то можно сделать вот что. Давайте вернемся обратно и поступим наиболее суровым образом – не будем обрабатывать ошибки. Вот здесь On Error мы не будем делать переход по метке, а прямо здесь выполним оператор Resume Next. После этого этот момент у нас лишний, мы его убираем, как и все остальное. Все убрали, пробуем закрыть и запустить. Fatal у нас выполнился ну и все. Никакой обработки ошибочной ситуации у нас и небыло. На этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы с вами поговорим об объекте Err.
15.2.13. Объект Err Сейчас мы с вами поговорим об объекте, который называется Err. Этот объект хранит информацию о последней ошибке в результате выполнения того, что вы запрограммировали. Давайте попробуем опять таки поработать с нашим тестом и сделать здесь вот что. Вернем эту часть к исходному состоянию. Здесь GoTo на соответственно метку Error1. Дальше, предположим, мы с вами хотим стереть какое-то количество листов. Листы можно получить, как вы помните, следующим образом – с помощью коллекции Sheets. Sheets – Item – а еще лучше не количество листов, а предположим, тысячный лист. В нашей рабочей книге очевидно, что тысячнего листа нет, поэтому у нас будет возникать ошибка, с которой мы сейчас будем работать. Делаем Delete. Потом переходим соответственно на метку
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
329
End1 – эту часть мы полностью уберем, здесь у нас будет Error1 вот с таким двоеточием, здесь у нас будет сообщение о том, что ошибка у нас возникла, Error. А дальше мы сделаем вот что. Во-первых, выведем на экран с помощью MsgBox-а номер ошибки, причем номер ошибки у нас должен быть преобразован соответственно в строку. Для этого используем объект R. R – точка – Number. Дальше, опять с помощью MsgBox-а выводим на экран сообщение об источнике ошибки. Это у нас будет Err. соответственно Source, а потом мы выводим сообщение, фактически не сообщение, а описание ошибки. Опять таки MsgBox – здесь у нас будет уже Error Description. Затем здесь нужна опять метка End1. Закрываем Basic, у нас появилась эта ошибка, затем номер ошибки – это 9, затем где она появилась и соответственно ее описание, что мы находимся за границей массива. Вот так вот, ну и ОК. Вернемся обратно и поработаем дальше. Надо сказать, что у объекта Error есть метод очистки, который называется Clear – он все очищает. В этом случае вы не получите никаких сообщений. После обработки ошибки обычно неплохо этот метод применять. Вот здесь вот, мы можем этот метод применить. Посмотрим, что при этом получится. Закроем, ОК. 0 – и соответственно, если вы заметили, у нас нет никаких ошибок. У нас уже все обнулено. Надо сказать, что при отладке бывает часто необходимо сгенерировать ошибку самостоятельно. В Visual Basic-е это делается с помощью метода, который называется Raise. Сейчас мы с вами попробуем это сделать. Изменить – вот здесь уже ничего делать не будем, а генерируем ошибку самостоятельно и опять таки с помощью объекта Err. Err Raise. Вот этот метод. Во-первых, в качестве параметра мы с вами задаем номер ошибки. По умолчанию тысяча ошибок зарезервировано в Visual Basic-е. Максимальный код может быть 65535, поэтому здесь можем сделать любой, например, поставить вот такие вот четыре единицы. Затем – где это у нас происходит, источник ошибки, в данном случае, это у нас тест, а затем мы должны ввести, к примеру, описание – ну какое описание нас здесь устраивает. Предположим My Error. Сейчас уберем вот эту вот очистку ошибки и посмотрим, что у нас при этом получилось. Закроем и запустим. Видите у нас пришло сообщение об ошибке, потом пришел номер, который мы сами назначили, мы искусственно вызвали ошибку, сообщение, где именно она возникла, и соответственно сообщение, что это My Error, т.е. наш Description. На этом закончим наш урок. На следующем уроке мы с вами изучим события объектов.
15.2.14. Обработка событий объекта Сейчас мы с вами поговорим об обработке событий объектов. Обрабатывать можно следующие события следующих объектов – это приложение, это рабочая книга, рабочий лист и соответственно диаграмма. Функция обработки задается автоматически. Давайте откроем редактор Visual Basic. Это мы делаем с помощью вызова вот этой вот команды. Вот, фактически наши коды. Что мы сейчас можем сделать. Мы можем выбрать любой лист, вот здесь имеется такой вот список листов, это фактически объекты Microsoft Excel – это книга, каждый лист по отдельности, диаграмма и т.д. Давайте два раза щелкнем, например, по листу1. У нас появилось вот такое вот белой окно. Здесь нам нужно выбрать соответственно, какое-либо событие и где оно должно у нас происходить. Ну, например, выбираем WorkSheet и соответственно выбираем какое-нибудь событие. Ну, к примеру, Deactivate, когда лист деактивизируется..
330
TeachPro Microsoft Excel 2003
Давайте закроем этот лист или выберем какой-нибудь другой и можем делать соответственно тоже самой. Или тоже самое, например, для диаграммы. Многие события имеют определенные параметры. Например, если мы здесь выберем WorkSheet – в данном случае это у нас Chart, ну например, BeforeRightClick. Вот здесь у нас соответственно имеется вот такой вот параметр. Соответственно здесь пишется о работе. Главное понять технологию, что делается это именно таким образом. Давайте посмотри еще раз, выбираем нужный объект, например, Лист2, здесь у нас уже соответственно имеются начала каких-то функций обрабочек объектов фактически и соответственно уже имеются какие-то определенные здесь макросы. Мы можем сделать Activate и соответственно вывести какое-то сообщение и т.д. Вот так вот. Можем здесь сделать с помощью MsgBox-а вынести какую-нибудь информацию при активизации данного рабочего листа. Надо запомнить, что это Лист2. Ну давайте это будет типа hello. Закроем. Пришли сюда и здесь у нас появилось hello – фактически приложение отреагировало на событие. Вернулись. Соответственно, нигде ничего не получается. Но стоит перейти на Лист2, появляется вот такой вот диалог. Фактически мы с вами обработали событие – активизация Листа2. Давайте на этом закончим урок. Он у нас получился достаточно коротким. Все остальное стоит сделать самостоятельно. На следующем уроке мы с вами начнем изучение пользовательских форм. Это очень важная тема в Excel.
15.2.15. Пользовательские формы Сейчас мы с вами поговорим о так называемых пользовательских формах. Для этого нам нужно запустить редактор Visual Basic-а, как мы это сделали в прошлый раз, а сделали мы это вот таким вот простым и элементарным образом, затем необходимо навести курсор мыши вот сюда, на Microsoft Excel Objects, вызвать контекстное меню и с помощью команды Insert вставить пользовательскую форму. У нас появится вот такой вот экран – фактически это из себя представляет диалоговое окно и вот такая вот панель инструментов, с помощью которой мы с вами здесь соберем наше диалоговое окно. Ну, во-первых, предположим мы не хотим, чтобы на нашей форме был вот такой вот заголовок UserForm2. Если мы этого не хотим, нам достаточно вызвать с помощью контекстного меню окно свойств и вот здесь вот в отделе Caption изменить соответственно название. Пусть это будет хотя бы My Form. Здесь имеется большое количество параметров, которые связаны и с цветом – цвет кнопок, цвет текста, который не активен. Далее изменяется цвет активного текста и т.д. Можем даже вставить некоторую картинку с фоном. В данном случае ничего интересного здесь нет, поэтому ничего вставлять не будем. Имеются полосы прокрутки и т.д. все, как для нормального диалогового окна. Давайте закроем окно свойств и посмотрим, что мы делаем здесь. Во-первых, для того, чтобы увидеть, чес именно занимается каждый объект, т.е. что он из себя представляет, нам достаточно вот так вот подводить мышь к объекту и внизу возникает подсказка. В нашем случае, нам нужно всего две кнопки – вот такие CommandButton-ы. Выбираем кнопки. На одной будет написано Test, а другая будет называться соответственно выход - Exit. Названия опять таки меняются в отделе Caption – вот здесь у нас будет Тест. Давайте закроем и приделаем другую кнопочку, которую назовем, соответственно, Exit и сделаем это опять таки вот тут вот. Она будет называться Exit.
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
331
Сейчас, предположим, мы хотим к нашим кнопочкам прибавит код. Как это сделать. Кнопочки получились не очень красивые и не очень одинаковые, но это неважно. Делаем вот что. На каждой кнопке делаем двойной щелчок мышкой. Вот так вот. У нас открывается окно процедуры. Здесь мы можем написать все, что нам нужно. Предположим, давайте с помощью MsgBox-а выведем информацию. У нас произошел клик по кнопке Test. Давайте так и напишем Test button. Вот так. Закрыли. Кнопка осталась. Что нам нужно для второй кнопки. Для второй кнопки нам нужно закрыть форму. Закрытие формы происходит следующим образом. Вызывается метод, который называется Unload Me, т.е. выгрузить меня. Вот так вот - Unload Me – Это называется форма из памяти. Сейчас нам нужно создать макрос для загрузки нашей с вами формы. Сейчас посмотрим, что мы должны при этом сделать. Наша форма как вы помните, имеет название UserForm2. Вот так вот. Давайте попробуем закрыть UserForm2 и загрузить ее, например, вот здесь. Убрать весь этот фрагмент, сделать здесь UserForm2 соответственно точка и вызвать метод Show. Сейчас посмотрим, заработает у нас чтонибудь или нет. Нажимаем. Наша форма появилась на экране. Если мы нажимаем на кнопочку Тест у нас возникает соответственно еще одно диалоговое окно Test button. Если мы нажмем на кнопку Exit – форма у нас просто закроется. Можем попробовать это сделать еще раз. Вот так вот. На этом давайте закончим работу с пользовательскими формами. На следующем уроке мы с вами научимся читать и записывать текстовые файлы.
15.2.16. Работа с текстовыми файлами Сейчас мы с вами научимся работать с текстовыми файлами. Можно смело утверждать, что умение читать и записывать информацию в текстовые файлы это основа Import-а и Export-а. Практически, любая серьезная программа, хранящая информацию, позволяет хранить его в текстовом формате, при чем какое бы расширение он не имел. Открываются такие файлы командой Open. Давайте сделаем вот что – в Моем компьютере – на диске С – мы создадим файл, который будет называться 1.txt. Давайте сделаем Создать – это у нас будет соответственно текстовый документ, который назовем 1.txt. Ну что мы в нем создадим, например, какую-нибудь последовательность цифр. Вернемся в наш Excel. Откроем наш макрос. Макрос – это у нас Тест, как вы помните, Изменить – и сейчас в теле макроса Тест откроем наш текстовый файл. Открывается текстовый файл с помощью команды Open. В кавычках задаем путь к нашему файлу. Это будет С, двоеточие, косая черта, 1.txt. Вот так вот. Мы можем его открывать и для чтения и для записи. В данном случае мы с вами открываем его для чтения, что отдельно укажем. Здесь у нас будет написано for input – открываем для чтения. После этого указываем ключевое слово As – и должны указать идентификатор файла. Ну давайте укажем так, пусть это будет диез 1. С этим идентификатором мы с вами будем работать дальше. Предположим после этого мы хотим его просто закрыть Close и соответственно диез 1. Давайте посмотрим, что у нас при это получится. Закрываем, запускаем, ну в данном случае мы ничего не видим, потому что как он у нас открылся, так и у нас закрылся. Возвращаемся и продолжаем работать с нашим текстом. Что мы сейчас можем сделать. Мы можем прочитать и записать файл. Сейчас мы его открываем, но уже не для чтения, а для записи. Здесь у нас будет не Input, а Output. После чего, в этот самый файл мы что-нибудь записываем. Записывается с помощью команды Print. Вот так вот. Print в наш файл, который имеет идентификатор 1, мы с вами пишем какую-нибудь строчку. Ну, например, My File. Вот так
332
TeachPro Microsoft Excel 2003
вот. Записали. После этого файл закрывается. Дальше его же мы открываем. Давайте скопируем это все в буфер обмена, чтобы долго не нужно было вводить, но открываем его уже соответственно для чтения, здесь у нас будет Input, потом объявляем, а это мы делаем с помощью ключевого слова Dim – S – это у нас переменная – строка – String – читаем из файла с идентификатором 1 переменную S в нашу строчку, после чего с помощью MsgBox-а получаем ее на экране. Сейчас мы с вами это сделаем. MsgBox S и соответственно после этого опять нам надо открыть файл, который мы с вами открыли уже соответственно для чтения. Вот что-то в этом роде. Давайте посмотрим, что у нас получится. My File – мы открыли файл и записали что-то туда. Давайте минимизируем окно и посмотрим, что она содержит текстовый документ. Если вы обратили внимание, текстовый документ у нас сейчас содержит My File. У нас затерлась старая информация и фактически записалась новая. Вот так вот. Давайте это закроем и откроем наш файл, над которым мы собственно работали. Вернемся обратно в наш макрос. Вот так вот. Делаем Изменить соответственно и сделаем здесь вот что. Попробуем прочитать соответственно с помощью оператора, который называется Line Input, не просто Input, а Line Input. Давайте попробуем это здесь сделать. Закроем, запустим, разницу мы не увидели, но на самом деле этот оператор читает по строкам полностью. В данном случае, у нас просто одна строка в файле. Возникает важный вопрос – Как узнать, когда конец файла? Для этого есть функция, которая называется EOF и соответственно идентификатор, которая позволяет определить конец файла. Давайте мы с вами опять таки поменяем исходный код нашей процедуры тест. My File – Close – идентификатор есть, Dimension есть и вот здесь сделаем следующее. До тех пор, это мы устанавливаем с помощью ключевого слова While – пока не наступил Not конец файла EOF, это у нас функция, которая задает идентификатор, а идентификатор у нас 1, до тех пор мы будем считывать соответственно строки с нашего файла и выводить их на экран. Оператор While заканчивается соответственно Wend и после этого закрываем. Т. е. До тех пор, пока не конец файла, у нас в цикле будет считываться с него информация. Закроем и попробуем. В данном случае, так как у нас была одна строка у нас показался MsgBox один раз, но если бы у нас было несколько строк у нас бы по очереди соответственно появлялось бы вот это вот диалоговое окно. На этом закончим текущий урок. На следующем уроке мы продолжим изучение Visual Basic-а.
15.2.17. Просмотр объектов Сейчас мы с вами поговорим о просмотре объектов. Весь офис можно рассматривать как набор объектов. Кроме того, операционная система предоставляет дополнительные объекты. Каждый объект имеет свои свойства. Объекты операционной системы предоставляются с использованием технологии OLE и интерфейсов следующих поколений на базе него. С помощью редактора Visual Basic-а, давайте его запустим, мы можем просматривать доступные объекты и их свойства. Для этого, нам необходимо выполнить следующую команду. Меню View – вот наша команда – мы должны выполнить вот это Object browser – просмотр объектов. Появилось окно, которое в некотором смысле у нас разделено на несколько частей. Здесь у нас библиотеки. Вот они. В данном случае мы видим все. Далее, вот здесь у нас имеются объекты библиотек, а слева соответственно их свойства. Давайте посмотрим, что у нас есть. Как вы видите, количество объектов у нас достаточно ограничено. Собственно, ограничены и количества библиотек. Вот в данном случае мы не видим, к примеру, ни библиотек Access, ни библиотек DAO. Для того, чтобы их увидеть данные библиотеки следует подключать, например, если мы хотим работать с базами данных или хотим расширить возможности среды и т.д. Как подключают библиотеки. Библиотеки подключают следующим образом.
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
333
Давайте закроем это окно и из меню соответственно Tools выполним команду соответственно Ссылки. Здесь у нас имеются библиотеки, которые стоят подключать. Вот видите здесь огромный список. Предположим, нас с вами интересуют библиотеки Microsoft DAO. Сейчас мы с вами вот здесь и найдем. Соответственно, надо выйти на Microsoft, сейчас мы с вами это сделаем, вот Microsoft DAO Object Library. Вот здесь нам достаточно поставить галочку. Если в системе данная библиотека не зарегистрирована, в списке ее не будет. В этих случаях следует сделать вот что. Надо нажать на кнопочку Обзор и соответственно найти нужную вам библиотеку. В данном случае, у нас имеется вот такой огромный список библиотек, ну непонятно какой сейчас стоит выбрать, для того, чтобы потренироваться, предположим, давайте выберем вот это и нажмем на Открыть. Правда, Visual Basic нам сообщает, что не может дать ссылку на этот файл, ну мы и не будем мучаться. Мы здесь уже выбрали Microsoft DAO 3.6 и после того, как нажмем на кнопку ОК, уже далее, если мы сделаем команду Object browser, в этом списочке у нас уже будут библиотеки DAO и соответственно, у нас есть объекты этой самой библиотеки и как следствие все связанные с ними свойства. Давайте посмотрим, что здесь имеется. Например, Запросы, Записи, Таблицы и т.д. Все, что касается DAO, у нас уже имеется. Мы с вами научились подключать нужные библиотеки для работы. Давайте на этом закончим текущий урок , от у нас получился короткий. На следующем уроке мы с вами поговорим о типах переменных.
15.2.18. Типы переменных Сейчас мы с вами поговорим о типах переменных. В Visual Basic-е есть тип переменных, который называется Variant и он может быть любого типа, за исключением пользовательского. Давайте проверим это на примере. Опять начнем редактировать наш макрос Тест. Все, что осталось, мы с вами убираем и начинаем делать вот что. Во-первых, объявляем некоторую переменную типа String. Объявляем с помощью ключевого слова Dim – Str предположим Variable – Var. Оно у нас будет типа String. Далее объявляем другую переменную – это у нас будет int_var – и как не сложно догадаться она у нас будет типа Integer. Потом, мы объявляем уже нашу переменную типа Variant. Для того, чтобы проверить, может ли этот тип фактически любым. Переменная у нас будет называться My var и объявляем ее как соответственно Variant. Вот так вот. Теперь нашей первой переменной задаем какое-нибудь значение. Что задать не понятно, зададим My var. Второй переменной задаем какое-нибудь числовое значение – пусть будет 10. Ну а потом, нашей переменной, которая называется My var мы присваиваем последовательно сначала строковую переменную, а затем числовую и в обоих случаях наша программа отлично будет работать. Мы здесь пишем уже соответственно int_var. Вот так вот, и на этом функция наша кончается. Ну как вы помните, мы запустить можем и другими методами, например, с помощью команды Run или мы можем вернуться и соответственно запустить уже из нашей формы. Ну работать будет, если хотите мы в этом можем убедиться просто на экран ничего не выводится, потому что никаких MsgBox-ов у нас не имеется. Вот так вот. Все сработало. Ошибочных ситуаций не было. Значит переменная Variant вполне может принимать и строковые значения и числовые. Давайте посмотрим вот что. Давайте вернемся в наш Тест и попробуем немного поменять наш код. Наши переменные здесь уже объявлены. Variant соответственно есть. Это все у нас здесь имеется. Выведем с помощью MsgBox-а следующую информацию. Выведем тип переменной, которая в
334
TeachPro Microsoft Excel 2003
данный момент работает. Это делаем с помощью вызова метода TypeName, которому на вход даем нашу переменную My var, после этого, когда переменной My var присваиваем числовое значение делаем тоже самое. Давайте закроем и попробуем запустить. В первом случае – она строка, а во втором случае она стала – числом – стала Integer. Кроме того, давайте перейдем опять таки на Тест – мы можем сделать вот что. Мы можем здесь объявить еще одну переменную, а именно не переменную, а массив из, например, десяти элементов. Делается вот так вот, как мы сейчас это сделали. Пусть это будет, например, строковый массив. После чего, мы можем сделать вот что. Присвоить нашей переменной arr_var, сейчас мы это сделаем, вот здесь, My var равняется arr_var и проверим, кстати, что у нас при этом получится. Вот таким вот образом, с помощью Integer и вот здесь, здесь имеются скобочки, показывает, что эта переменная является строковым массивом. Давайте перейдем обратно на наши макросы – тест – изменить – и посмотрим, что мы с вами можем изменить еще. Во-первых, массив данная переменная или не массив можем проверить следующим образом. Ну мы знаем, что это массив, но проверяем с помощью метода, который называется IsArray – If IsArray. Соответственно, даем на вход нашу переменную My var, которая в данном месте уже является массивом, после этого пишем Then и соответственно выводим после этого Then некий MsgBox, где скажем, что Array. Давайте убедимся, что все у нас работает. В данном случае у нас произошла ошибка, потому что мы с вами не написали End If. Мы с вами забыли это сделать. Сейчас мы с вами это запишем. End If. Давайте запустим еще раз. String – Integer – Array – потому что в данный момент он является массивом. Возвращаемся в макросы – тест – смотрим, что мы еще можем здесь сделать. Точно также, мы можем проверить наличие переменной. Например, имеется ли какая-либо переменная. Например, давайте уберем эти строчки, а еще лучше не уберем, а просто переделаем. Проверка наличие переменной происходит с помощью метода, который называется If Empty. В данном случае My var. Если она имеется – MsgBox будет выводить No. Закрываем, запускаем . Видите No у нас соответственно не выводилось. Но если мы сейчас сделаем вот что, например, уберем объявление – закомментируем – уберем эту строчку, а здесь используем название вот этой вот переменной, то у нас No появится на экране, потому что объявления переменной arr_var у нас соответственно нет. Давайте в этом мы убедимся - String – Integer – No – такой переменно у нас нет. Вернемся и попробуем воспользоваться еще одним интереснейшим методом, который называется If Date. С помощью этого метода происходит проверка – можно ли преобразовать переменную к типу даты. Давайте попробуем это сделать. Во-первых, объявление нашего массива, это пусть тоже у нас останется. Сейчас проверим уже не Empty, а Date – получится ли преобразовать данную переменную к типу Date. Здесь соответственно должно быть не No, а Yes. Т.е. получится. Давайте запустим. Yes у нас не вернулось, потому что строку преобразовать не получится и не просто строку, а массив. Что еще можно сделать, можно проверить можно ли перевести в число, т.е. IsNumeric. Делается это следующим образом. Предположим, вот этой переменной arr_var мы сейчас присвоим некоторое значение. Например, присвоим значение bububu. В таком случае метод IsNumeric нам ничего не выведет, потому что bububu ни в какое число не превратится. Давайте мы в этом убедимся. Ну в данном случае произошел Error. Давайте уберем этот массив, пусть это
Глава 15. Макросы и Visual Basic for Application
335
будет просто строчка и еще раз запустим. Посмотрим, что у нас здесь произошло. Просто слово написали с грамматической ошибкой. Закрываем и еще раз попробуем запустить. Все, наконец-то. Ничего не вышло потому что bububu у нас соответственно ни в какое число не переведется. Давайте попробуем здесь записать не bububu, а какое-нибудь число. Пусть это будет, например, 1088. Закрываем, запускаем. Вот здесь получилось Yes, потому что даже строковую переменную 1088 вполне можно перевести в число. Ну еще имеется ряд подобных функций – это например проверяется из Object является ли переменным объектом. Функция из Nule? проверяется на пустое значение. И из Error – проверка на то, является ли значение ошибочным.
336
TeachPro Microsoft Excel 2003
Предметный указатель С Clear, 319 Close, 310, 322 Copy, 237, 314, 315 Ctrl, 8, 9 D Drag, 8 E Enter, 3 EOF, 322 F ftp, 175, 252 FullName, 311 I IsArray, 324 IsNumeric, 325 M Microsoft Access, 166, 168, 201, 202, 203, 205, 207 Microsoft Internet Explorer, 185 Microsoft Outlook, 168, 169, 181 Microsoft Query, 200, 201, 202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 211, 252 Move, 315 N Name, 307, 311, 314 O Ok, 4 OK, 3 On Error, 318 Open, 309, 310, 321, 322 P Parent, 311 PrintPreview, 315 R Range, 307, 316, 317 Resume Next, 318 S Select, 208, 304, 315, 317
Sheets, 313, 314, 315, 319 Shift, 8, 9 Str, 307, 309, 316, 318, 323 T Type, 314 V VBA, 305, 312 Visual Basic, 300, 301, 302, 303, 304, 305, 306, 307, 308, 309, 310, 312, 315, 316, 318, 319, 320, 322, 323 Visual Basic for Application, 300, 305 W WordArt, 148, 155, 156 А Автозамена, 37, 38, 253 Автосохранение, 100 Автоформат, 61, 193, 215, 236 Анализ данных, 265, 277, 278, 279, 281, 282 Анализ данных, 138, 216, 238, 282 Б Базы данных, 85, 190, 191, 192, 194, 202, 203, 206, 207, 209, 210 Библиотеки, 149, 154, 323 Буфер обмена, 42, 68, 76, 88, 153, 163, 164, 188, 219, 222, 322 В Ввод данных, 34, 191 Ввод последовательности, 40 Влияющие ячейки, 268 Влияющие ячейки, 248, 249, 250 Вложенные промежуточные итоги, 146 Выбор данных из списка, 39 Выделение, 22, 27, 30, 31, 32, 42, 70, 188, 197, 210, 248, 268, 277, 315, 316 Выделение группы ячеек, 248 Выделение ячеек, 316 Вычисление формулы, 251 Вычислить формулу, 251 Г
Предметный указатель Гистограмма, 117, 118, 121, 133, 137, 147, 279, 280 Графический интерфейс пользователя, 283 Группировать, 240, 241, 242 группировка данных, 145 Д День, 241, 242 Диагностика ошибок, 85 Диаграммы, 58, 93, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 136, 137, 138, 139, 148, 163, 171, 175, 183, 200, 245, 246, 296, 313, 314, 320 Диаграммы на основе структурированных данных, 138 Диапазон, 30, 31, 69, 89, 128, 135, 183, 191, 225, 237 Диспетчер сценариев, 259, 272 Диспетчер сценариев, 259 Для перевода в комплексное число, 78 Для работы с датой и временем, 84 З Завершение ввода, 39 Зависимости формул, 249, 250 Зависимые ячейки, 250, 268 Зависимые ячейки, 248, 249, 250 Запись макроса, 301, 302, 312 Запись макроса, 300 Защита ячеек, 58, 59 Значок и текст, 290 И Изменение сценариев, 264 Изменить примечание, 255 Имя ячейки, 222 Инженерные функции, 77 Интернет, 24, 38, 154, 156, 171, 172, 175, 176, 177, 178, 180, 181, 182, 183, 187, 189, 194 Интранет, 175 Источник ошибки, 249, 251 итог, 146, 147, 233, 236, 238, 240, 243, 244, 262 Итоги, 146
337 Итоговые функции, 243 Итоговый отчет, 262 К Коллекций, 308 Консолидация данных, 220, 224 Контекстное меню, 18, 122 Контроль ошибок, 250 Л Логические функции, 80 М Макрос, 300, 301, 305, 306, 312, 322 Макросы, 300, 301, 303, 305, 306, 308, 309, 311, 312, 313, 318 Максимально допустимое количество итераций, 268 Массивы, 68, 307 Мастер диаграмм, 117, 120 Мастер сводных таблиц, 234, 238, 241, 245 Мастер функций, 73, 74 Мастер шаблонов, 192, 193, 194 Математические функции, 75 Месяц, 241, 242, 245 Н Найти, 11, 116, 255 Настройка, 158, 171, 185, 212, 219, 283, 285, 290, 304, 305, 306, 311 Настройки экрана, 283 Начать запись, 300, 312 Новое меню, 289 О Общая рабочая книга, 174, 175 Объединение сценариев, 263 Объект, 18, 21, 22, 45, 129, 132, 148, 150, 151, 152, 153, 155, 156, 157, 158, 159, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 235, 290, 291, 292, 295, 306, 307, 308, 311, 317, 319, 320, 321, 323 Объект, 319 Операции с рабочими листами, 104 Оптимизация ввода данных, 44 Орфография, 124, 253 Орфография, 21, 252, 253 Отобразить страницы, 237
338 Отчет в виде сводной таблицы, 262 Очистить, 255 П Палитры, 20 Панель инструментов, 19, 20, 24, 28, 44, 45, 118, 123, 125, 131, 143, 148, 153, 155, 156, 161, 175, 177, 189, 200, 207, 233, 243, 250, 258, 287, 288, 291, 292, 293, 294, 301, 302, 305, 306, 320 Панель инструментов, 215, 219, 233, 250, 301, 302, 304 Панель инструментов Visual Basic, 301 Панель управления, 9, 201, 285 Панель форматирования, 131 Параметры, 21, 22, 26, 109, 110, 112, 214, 223, 231, 235, 236, 239, 241, 243, 244, 246, 247, 249, 252, 253, 254, 255, 268, 272, 277, 281, 294, 296, 301, 303, 311 Параметры поиска решения, 273 Параметры поля, 236, 239, 241, 243, 244, 246 Параметры страницы, 94, 109, 110, 114, 120 Параметры страницы, 109, 110, 112 Параметры таблицы, 235, 243 Переименовать, 27 Перейти, 7, 9, 10, 11, 28, 31, 32, 136, 140, 247, 255, 268 Перемещение информации, 88 Перемещение по рабочему листу, 29 Печать, 24, 115, 116, 120, 162 ПИ, 75, 76 Повторная публикация, 184 Подбор параметра, 139, 264, 267, 268, 269 Подбор параметров, 265 Подведение промежуточных итогов, 145, 147 Поиск решения, 269, 277 Поиск файлов, 102 Показать окно контрольного значения, 251 Поле имени, 28 Пользовательская панель инструментов, 293 Преобразование элементов управления, 290 Преобразования, 77, 78, 215, 287, 290 Примечания, 254, 255 Присвоить, 311, 312, 324
TeachPro Microsoft Excel 2003 Проверка наличия ошибок, 250 Проверка орфографии, 124 Промежуточные итоги, 145 Процедуры, 321, 322 Р Работа с группой файлов, 101 Рабочих книг, 27, 58, 61, 72, 88, 93, 94, 95, 96, 97, 100, 107, 171, 216, 220, 263, 300, 306, 308, 309, 312 Равномерное распределение, 278 Разгруппировать, 145, 150 Режим предварительного просмотра, 115 Рисованные диаграммы, 135 С Сводная таблица, 183, 189, 262 Сводная таблица, 232, 233, 234, 235, 237, 238, 239, 241, 242, 243, 246 Свойства обозревателя, 179, 181 Связи, 158, 159, 164, 165, 183, 186, 205, 206, 207, 217, 218, 219, 221, 222, 223, 224, 249 Связи, 165, 168, 218, 221, 223, 250 Скользящее среднее, 282 Создать примечание, 251 Сортировка, 147, 195, 242 Составные диаграммы, 137, 138 Сохранение диаграммы, 118 Сохранение рабочих книг, 100 Специальная вставка, 217, 218, 222 Способы сохранения рабочей книги, 98 Справка, 23, 24, 115 Статистические функции, 81 Статистический анализ, 81 Столбцы, 28 Строка формул, 142 Структура, 144, 239, 270 Сценарий, 256, 258, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 272, 287 Счетчик, 22, 159 Т Текстовый документ, 321, 322 Текстовый файл, 101, 212, 214, 322 Тип диаграммы, 120, 121, 122, 137, 138, 246
Предметный указатель Тренд, 140 У Убрать все стрелки, 249, 251 Условие целочисленности, 273, 275 Условные форматы, 54 Установка принтера, 107 Ф Форма, 198, 218, 236 Форматирования чисел, 131 Формулы и имена на рабочем листе, 64 формулы рядов данных, 128 Функции для работы с текстом, 83 Функции рабочего листа Excel, 73 Ц цветовая палитра, 298 Ш Шаблоны, 194 Э Элементы графики на рабочих листах, 148 Элементы управления, 156, 157, 158, 159, 160, 161, 162, 292, 293
339
340
TeachPro. Macromedia Flash MX 2004
е-Издательство «Мультимедиа Технологии и Дистанционное Обучение» Основные направления деятельности е-Издательства ММТиДО — разработка и создание мультимедийных обучающих программ (учебников и пособий). За истекшие годы создано более 160 наименований CD-ROM для России, Западной Европы и США. По иностранным языкам (серии Gold и Platinum), по компьютерной грамотности, по школьным и некоторым специальным дисциплинам (серия TeachPro). ММТиДО является одним из лидеров в РФ в области разработки мультимедийных обучающих программ, предназначенных для индивидуального и группового обучения. Курс французского языка — «Français d`Or 2000» — выбран Министерством образования РФ для поставки в 40 тысяч городских и сельских школ России по Президентской программе. ММТиДО по заданию Минобразования разработало курс "Компьютерная грамотность и дизайн", "Немецкий язык, 5-9 классы" и "Организация и технология механизированных работ в животноводстве". Совместно с МЧС РФ создана обучающая программа «TeachPro ОБЖ, 10 класс», которая удостоена золотой медали на международной выставке в Сеуле — «SIIF 2002». Программа имеет Гриф Министерства Образования РФ. Большинство ведущих вузов России (МЭСИ, РАГС, СГА, МГУ, МПГУ, РУДН, ВЗФИ, РТА, МГОУ, МПСИ, МГСУ, ЛГУ и др.), а также сотни школ и лицеев г. Москвы используют обучающие программы ММТиДО в образовательном процессе. Курсы серии TeachPro по Математике, Физике и Химии, разработанные совместно с СГА, получили золотую медаль и Диплом ВВЦ (№82 от 29.10.02) на выставке "Современная образовательная среда 2002 г. ". ММТиДО успешно выполнил государственные заказы Госкомстата РФ по разработке и созданию мультимедийных обучающих программ для временных переписных работников – «TeachPro Перепись 2002», за что несколько сотрудников ММТиДО Указом Президента РФ от 14.10.02 награждены медалью "За заслуги в проведении всероссийской переписи населения", а также «TeachPro Сельскохозяйственная перепись 2006». Курс "TeachPro Internet Trading" по мнению самого авторитетного американского профессионального издания в области трейдинга — "Technical Analysis Of Stocks And Commodities" "не имеет равных на всем американском рынке". (См. www.terratrade.ru/vcollege.html).
e-Издательство «ММТ и ДО»
341
В разное время наши заявки на конкурсы, проводимые Минобрнауки, поддерживали: Фельдштейн Д.И. — вице-президент РАО, Бондырева С.К. — академик РАО, Гулидов А.Д. — заместитель гендиректора Росстата, Песоцкий Ю.С. — гендиректор «Росучприбор", Солдаткин В.И. — гендиректор "Российского государственного. института открытого образования» и др. ведущие специалисты. Наши партнеры — ЦБ РФ, Госдума РФ, Мэрия Москвы, МЧС, Госкомстат, Русский Алюминий, Тюменская Нефтяная Компания, 1С, Лукойл, РБК и др. известные организации.
Мультимедийные самоучители на CD-ROM Серия «TeachPro™» «TeachPro™» — это серия интерактивных компьютерных учебников. При использовании этих программ обучаемому не требуется иметь никакой справочной или учебной литературы, не понадобится обращаться к преподавателю или более опытному пользователю, заниматься на дорогостоящих курсах, — полный цикл лекций и практические занятия позволят самостоятельно освоить данный предмет. Обучение в системах TeachPro™ построено следующим образом: компьютер, выступая в роли опытного педагога, использует приемы реальной работы с учащимися. Каждый цикл лекций предоставляет исчерпывающий набор знаний, умений и навыков, достаточных для работы с изучаемым предметом. Занятия осуществляются в форме диалога, таким образом проверяется объем изученного материала. Тесты в конце каждого урока позволят оценить и закрепить знания учащегося. Для группового обучения в локальных сетях «ММТ и ДО» предлагает сетевые версии обучающих программ TeachPro™.
342
TeachPro. Macromedia Flash MX 2004
Мультимедийные самоучители серии «TeachPro™» по программным продуктам Microsoft. Серия представляет собой набор интерактивных курсов, предназначенных для обучения работе с программами пакета Microsoft. Учебники будут в равной степени полезны как новичкам, так и опытным пользователям. Люди, не имеющие навыков работы с компьютером, смогут быстро освоить выбранный продукт; опытные же пользователи наверняка узнают множество приемов по работе с системой. Занятия организованы таким образом, что, прослушав только первые лекции, вы уже сможете начать реальную работу с изучаемой программой. Продолжая занятия, вы, максимально автоматизируя свою работу, будете постепенно расширять круг решаемых задач, использовать новые инструменты, создавать все более серьезные и объемные проекты. На практике программные продукты Microsoft применяются почти повсеместно. Но, как уже говорилось, используются далеко не так широко, как могли бы. И дело здесь не только в недостатке знаний у пользователей. В этом повинны, в частности, многочисленные справочники и руководства (всех видов, мастей и названий), которыми усыпаны книжные прилавки. Авторы данных курсов уполномочены заявить со всей ответственностью — нам не встретился ни один учебник, который позволил бы качественно освоить любой из продуктов Microsoft, не имея начальной подготовки. Хорошие комплексные знания предмета можно получить, занимаясь с группой на курсах, но, во-первых, далеко не каждые курсы дают действительно полные и хорошие знания, а, во-вторых, это весьма дорогое удовольствие, и отнимает оно много времени (одна дорога туда и обратно чего стоит). Курсы серии «TeachPro™» совмещают в себе качество знаний, получаемых при занятиях в хорошей группе с опытным преподавателем, с индивидуальной работой с учебником и справочным руководством. Вы будете поражены, убедившись, как легко и быстро усваиваются новые знания, методы и приемы работы.
e-Издательство «ММТ и ДО»
343
Мультимедийные самоучители по изучению иностранных языков Cерия «DeLuxe» «DeLuxe» — серия мультимедийных учебников для самостоятельного изучения иностранных языков, разработанное в соответствии с концепцией современного интенсивного и интерактивного обучения иностранным языкам. Благодаря нашим курсам вы сможете корректировать своё произношение с помощью компьютера; научитесь быстро и правильно конструировать предложения; изучите грамматику и фонетику; озвученный и иллюстрированный словарь (12000 слов) позволит быстро пополнить словарный запас. Глубоко продуманная методика, разработанная специально для компьютерного обучения иностранным языкам, огромный объем тщательным образом подобранного материала и интеллектуальные средства контроля в совокупности создают все предпосылки для эффективного изучения иностранного языка. Диалог. Раздел состоит из 144 диалоговых ситуаций из жизни. Каждый урок содержит словарь, грамматические пояснения, упражнения по отработке произношения, написания и перевода слов и фраз. Вы сможете стать активным участником диалогов, моделируя речевые ситуации с помощью микрофона. Фильм. Звуковой ряд, слайды и текст помогают понять, как говорят в стране, язык которой вы изучаете, уловить различие диалектов и просто почувствовать язык. Если возникнут сложности с пониманием фильма, перейдите в пошаговый режим. В нем вы сможете проработать каждую фразу. Словарь. Иллюстрированный и озвученный словарь курса содержит более 12000 слов, что достаточно для свободного общения на языке. Работа со словарём делится на 4 этапа и проходит в интерактивном режиме, где вместе с виртуальным учителем Вы сначала знакомитесь со словами и их произношением, потом учитесь правильно писать, а затем и произносить их. Такая система, мобилизуя все механизмы памяти, делает процесс запоминания наиболее эффективным и быстрым. Раздел снабжён поисковой системой, что облегчит поиск интересующего вас слова. Грамматика. С помощью доступного и удобного грамматического раздела курса вы научитесь грамотно и красиво говорить и писать на изучаемом языке.
344
TeachPro. Macromedia Flash MX 2004
Фонетика. Этот раздел курса содержит исчерпывающий теоретический материал по фонетике и практические занятия по отработке произношения отдельных слов, интонации, скорости и ритмичности речи. Администрирование. Курс снабжён уникальной системой контроля и координации учебного процесса, которая состоит из системы сбора статистики успеваемости каждого пользователя по всем разделам и системы администрирования, которая позволяет привилегированному пользователю отслеживать успеваемость всех пользователей курса и настраивать индивидуальные уровни сложности для каждого из них. Система пригодна для использования в дистанционном обучении: статистические данные через Internet отправляются на сервер Дистанционного Обучения, который таким же образом управляет локальным компьютером в зависимости от успеваемости пользователя. Курсы снабжены дополнительным сервисом: теперь пользователь может самостоятельно настраивать систему (таймер, будильник, настройка временных интервалов между фразами в диалогах). Весь учебный материал из любого раздела можно вывести на печать. Важным отличаем DeLuxe от предыдущих версий и аналогичных обучающих программ является интеграция всех подсистем курса (диалоги, словарь, фильм, грамматика) в единую обучающую среду, что позволяет развивать все аспекты языка взаимосвязанно.
Мультимедийные самоучители по программным продуктам Microsoft на CD-ROM TeachPro Word 2003
Cамоучитель по Microsoft Word 2003.
TeachPro Excel 2003
Cамоучитель по Microsoft Excel 2003.
TeachPro Access 2003
Cамоучитель по Microsoft Access 2003.
TeachPro PowerPoint 2003 Cамоучитель по Microsoft PowerPoint 2003. TeachPro Outlook 2003
Cамоучитель по Microsoft Outlook 2003.
TeachPro FrontPage 2003
Cамоучитель по Microsoft FrontPage 2003.
TeachPro Visio 2003
Cамоучитель по Microsoft Visio 2003.
TeachPro Publisher 2003
Cамоучитель по Microsoft Publisher 2003.
TeachPro OneNote 2003
Cамоучитель по Microsoft OneNote 2003.
TeachPro Internet 2003
Cамоучитель по Microsoft Internet 2003.
e-Издательство «ММТ и ДО»
345
TeachPro Office 2003
Cборник самоучителей по Word 2003, Excel 2003, Access 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, FrontPage 2003, Visio 2003, Publisher 2003 и OneNote 2003.
TeachPro Windows XP
Cамоучитель по Microsoft Windows XP.
TeachPro Word 2002
Cамоучитель по Microsoft Word 2002.
TeachPro Excel 2002
Cамоучитель по Microsoft Excel 2002.
TeachPro Access 2002
Cамоучитель по Microsoft Access 2002.
TeachPro PowerPoint 2002 Самоучитель по Microsoft PowerPoint 2002. TeachPro Outlook 2002
Cамоучитель по Microsoft Outlook 2002.
TeachPro FrontPage 2002
Cамоучитель по Microsoft FrontPage 2002.
TeachPro Win&Office XP
Cборник самоучителей по Windows ХР, Word 2002, Excel 2002, Access 2002, Outlook 2002, PowerPoint 2002, FrontPage 2002 и Internet 2002.
Самоучители для школьников и абитуриентов TeachPro ОБЖ
Основы безопасности жизнедеятельности для 10 класса.
TeachPro Физика 11 класс
Физика по программе для 11 класса.
TeachPro Физика
Физика для абитуриентов для 7-11 классов.
TeachPro Математика
Математика для абитуриентов для 7-11 классов.
TeachPro Химия
Химия для абитуриентов для 7-11 классов
TeachPro Решебник по Физике
Решебник по физике для 7-11 классов.
TeachPro Решебник по Математике Решебник по математике для 711 классов. TeachPro Решебник по Химии
Решебник по химии по 7-11 классов.
TeachPro Информатика
Информатика для абитуриентов.
346
TeachPro. Macromedia Flash MX 2004
Самоучители по языкам программирования TeachPro С++
Самоучитель С++.
TeachPro JAVA
Самоучитель JAVA.
TeachPro Visual Basic .Net
Самоучитель Visual Bacic. Net.
TeachPro Visual Basic for Applications
Самоучитель Visual Basic for Applications
Самоучители по графическим программам TeachPro Flash MX
Самоучитель по Flash MX.
TeachPro AutoCad 2005
Самоучитель по AutoCad 2005.
TeachPro Adobe Premiere Pro 1.5
Самоучитель по Adobe Premiere Pro 1.5.
TeachPro Adobe Photoshop CS
Самоучитель по Adobe Photoshop CS.
TeachPro Adobe Photoshop 6.0
Самоучитель по Adobe Photoshop 6.0
TeachPro Adobe Illustrator CS
Самоучитель по Adobe Illustranor CS.
TeachPro Adobe Illustrator CS2
Самоучитель по Adobe Illustranor CS2
TeachPro 3D Studio Max6
Самоучитель по Adobe по 3D Studio Max6.
TeachPro CorelDraw 12
Самоучитель по Adobe по CorelDraw 12.
TeachPro Web-дизайн
Самоучитель по Web-дизайну.
TeachPro Quark XPress 6.0
Самоучитель по Quark XPress 6.0.
TeachPro Adobe Photoshop
Самоучитель по Adobe Photoshop 6.0.
TeachPro Macromedia Studio MX 2004 TeachPro Adobe PageMaker 7.0 TeachPro Macromedia Flash MX 2004 TeachPro Adobe InDesign CS2 TeachPro Компьютерная
Самоучитель по Macromedia Studio MX 2004 Самоучитель по Adobe PageMaker 7.0 Самоучитель по Macromedia Flash MX 2004 Самоучитель по Adobe InDesign CS2 Самоучитель по Компьютерной Графике 2006
e-Издательство «ММТ и ДО»
Графика 2006 TeachPro MathCAD 13 TeachPro ArchiCAD 9 TeachPro Alias Wavefront Maya 6 TeachPro Macromedia Dreamwaver MX 2004 TeachPro Macromedia Director MX 2004
347
Самоучитель по MathCAD 13 Самоучитель по ArchiCAD 9 Самоучитель по Alias WaveFront Maya 6 Самоучитель по Macromedia Dreamwaver MX 2004 Самоучитель по Macromedia Director MX 2004
Самоучители по другим приложениям TeachPro Утилиты
Самоучитель по утилитам.
TeachPro Утилиты 2006
Самоучитель по утилитам 2006.
TeachPro Excel
Учебник. Проектирование производственного на производстве программного обеспечения в среде Microsoft Excel.
TeachPro Лекции по
Самоучитель математики математике для юристов
TeachPro Internet Trading
Самоучитель по операциям с ценными бумагами в Internet (на английском языке).
Евангелия
Мультимедийное издание.
TeachPro Программы
Самоучитель компьютерных программ для профессионального перевода профессиональных переводчиков.
TeachPro Основы бизнеса
Самоучитель по Основам бизнеса
TeachPro Маркетинг товаров и услуг TeachPro Концепция совр. естествознания TeachPro Словарь 7 языков
Самоучитель по маркетингу товаров и услуг
TeachPro Механизация Работ в животноводстве TeachPro БНП по немецкому языку
Самоучитель по механизации работ в животноводстве Мультимедийное издание.
TeachPro Препринт
Мультимедийное издание.
TeachPro Компьютер и Периферия
Мультимедийное издание.
для
юристов.
Самоучитель по концепции совр. естествознания Мультимедийное издание.
348
TeachPro. Macromedia Flash MX 2004
TeachPro е-коммерция и е-подпись
Самоучитель по е-коммерции и е-подписи
Самоучители по иностранным языкам English DeLuxe
Самоучитель американского английского языка.
Oxford DeLuxe
Самоучитель английского языка.
Deutsch DeLuxe
Самоучитель немецкого языка.
Franсais DeLuxe
Самоучитель французского языка.
Espanol DeLuxe
Самоучитель испанского языка.
Italiano DeLuxe
Самоучитель итальянского языка.
Japanese DeLuxe
Самоучитель японского языка.
Немецкий язык
Библиотека наглядных пособий.
Английский язык. 5-9 классы
Самоучитель английского языка для 5-9 классов.
Немецкий язык. 5-9 классы
Самоучитель немецкого языка для 5-9 классов.
Французский язык. 5-9 классы
Самоучитель французского языка для 5-9 классов.
Испанский язык. 5-9 классы
Самоучитель испанского языка для 5-9 классов.
Японский язык для детей
Самоучитель японского языка для детей.
Итальянский язык для детей
Самоучитель итальянского языка для детей.
Китайский язык для детей
Самоучитель китайского языка для детей.
Armenian Gold 2000
Самоучитель армянского языка.
Financial English 2000
Самоучитель английского языка.
Самоучители русского языка для иностранцев Golden Russian 2000
Учебник русского языка для англичан.
Russe d’Or 2000
Учебник русского языка для французов.
Goldenes Russisch 2000
Учебник русского языка для немцев.
Ruso de Oro 2000
Учебник русского языка для испанцев.
Golden Russian 2000
Учебник русского языка для японцев.
Golden Russian 2006
Учебник русского языка для китайцев.
Спрашивайте продукцию e-Издательства ММТиДО в книжных магазинах Москвы и других городах России 9
«Библио-Глобус»
Мясницкая д.6/3, стр.5
9
Сеть магазинов «Московский Дом книги»
ул.Н. Арбат, 8
9
магазин № 27 "Новый"
9 ТД Книги "Москва" (иностранные языки)
ш. Энтузиастов 24/43 ул. Тверская, 8, стр.1
9
Библиосфера ( "Дом деловой книги")
ул. Марксистская, 9
9
Дом книги на Ладожской
ул. Ладожская, д.8
9
Дом книги "Молодая Гвардия"
ул. Б.Полянка, д.28
9
Дом книги
Варшавское шоссе 9
9
ОАО "Торговая фирма" СанктПетербургский Дом книги"
г. Санкт-Петербург, Невский проспект, 28
9
ООО "Техническая книга"
г. Тверь, Тверской пр-т, 15
Интернет-магазины Books.ru — www.books.ru Зона Икс — www.zone-x.ru — принимает заказы по всей России
Внимание! Дистанционное обучение: www.teachpro.ru
Работает услуга «Книга-почтой»
[email protected] Тел.: (495) 362-58-96; (495) 542-11-60 Наши координаты:
111024, Москва, Шоссе Энтузиастов, д. 20А тел. (495) 673-7692, (495) 673-7693; факс (495) 673-5975 www.mmt-dl.ru; http://teachpro.ru
[email protected] Учебное издание
И.М. Погосян
TeachPro™
Microsoft Excel 2003 Ответственный редактор В.Ф. Гончаров Художественный редактор Ю.М. Славнова Компьютерная верстка К.А. Савичев
Издательская лицензия ИД № 06489 Гигиенический сертификат №77.99.02.953.П.000415.02.02 от 28.02.2002
Наши координаты: 111024, Москва, Шоссе Энтузиастов, д. 20А тел. (495) 673-7692, (495) 673-7693 факс (495) 673-5975 http://www.mmt-dl.ru
[email protected] — отдел продаж
[email protected] — служба технической поддержки
[email protected] — замечания и предложения по сайту
[email protected] — общая информация о наших продуктах
[email protected] — другие вопросы
