Пакет программ OpenOffice в офисных технологиях: Методические указания к практическим занятиям

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Ульяновский государственный технический университет»

Пакет программ OpenOffice в офисных технологиях Методические указания к практическим занятиям

Составитель В. Н. Арефьев

Ульяновск 2009 1

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7 П 13

Рецензент доцент, кандидат техн. наук Елягин С. В., УлГТУ

Одобрены секцией методических пособий научно-методического совета университета

П 13

Пакет программ OpenOffice в офисных технологиях : методические указания к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Ульяновск : УлГТУ, 2009. – 48 с. Указания к проведению практических занятий составлены в соответствии с программой дисциплины «Офисные технологии»/«Текстовые и табличные процессоры», включают пояснительный материал, задания, контрольные вопросы и рекомендуемую литературу к семи практическим занятиям в форме лабораторных работ. Предназначены для студентов 1-го курса специальностей 230100 «Информатика и вычислительная техника» и 031301 «Теоретическая и прикладная лингвистика». Могут быть использованы студентами других специальностей. Подготовлены на кафедре «Вычислительная техника».

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7

 В. Н. Арефьев, составление, 2009  Оформление. УлГТУ, 2009

2

СОДЕРЖАНИЕ В В Е Д Е Н И Е ................................................................................................................................ 4 ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ ..................................................................................................... 5 З А Н Я Т И Е №1 ........................................................................................................................... 5 1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТКП) .............. 5 1.2. ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ............................... 6 1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER.................................................................................... 8 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1 .................................................................. 8 З А Н Я Т И Е №2 ......................................................................................................................... 10 2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER ................................................................................... 10 2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ ВО WRITER ...................................................................... 11 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №2 ................................................................ 12 З А Н Я Т И Е №3 ......................................................................................................................... 14 3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТКП WRITER ............................................................... 14 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ .............................. 16 3.3. РЕДАКТОР ФОРМУЛ OPENOFFICE.ORG MATH ........................................................... 17 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №3 ................................................................ 18 ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ .................................................................................................. 20 З А Н Я Т И Е №4 ......................................................................................................................... 20 4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ .......... 20 4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП CALC ............................................................. 21 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В CALC ................................................................... 23 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №4 ................................................................ 24 З А Н Я Т И Е №5 ......................................................................................................................... 27 5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ CALC ...................................................................................... 27 5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В CALC .................................................... 27 5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ (БД) В CALC ............................................ 28 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №5 ................................................................ 29 З А Н Я Т И Е №6 ......................................................................................................................... 32 6.1. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ В CALC ................................................................... 32 6.2. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ПС ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ .................................. 33 6.3. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ .......................................................... 34 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №6 ................................................................ 35 З А Н Я Т И Е №7 ......................................................................................................................... 38 7.1. КВП. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ .......................................................................................... 38 7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE .......................................................................................... 39 7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕ СИСТЕМЫ ....................................................................................... 41 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №7 ................................................................ 42 СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ .......................................................................................................... 46 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ....................................................................................... 47 3

ВВЕДЕНИЕ Основа офисной технологии – это создание и работа с различного рода деловыми документами, что является неотъемлемой частью деятельности любого учреждения (офиса). От эффективной организации этой работы зависит успешность функционирования учреждения, что реализуется автоматизацией делопроизводства на основе компьютерной техники. К числу программных средств (ПС), которые с успехом и достаточной эффективностью могут быть использованы для этих целей, относятся: текстовые и табличные процессоры, редакторы научных текстов, средства деловой графики, системы автоматического перевода, системы оптического распознавания, средства корректировки изображений и т. п. Указанные средства необходимы руководителям, инженерам, научным работникам, экономистам, бухгалтерам, служащим для подготовки и редактирования технической документации и прочих текстовых документов, выпуска рекламной продукции, ведения делопроизводства, расчета смет и калькуляций, создания ведомостей форм бухгалтерской отчетности, прайс-листов и т. п. Данный учебный курс включает знакомство с основными ПС, поддерживающими названную технологию. Настоящее пособие содержит описания принципов работы и функциональных возможностей наиболее используемых компонент открытого пакета офисных программ OpenOffice и других сопутствующих ПС, а также задания на 7 практических работ, выполнение которых позволит приобрести первичные навыки, необходимые для работы с офисными ПС и послужит достаточной основой для их реального использования в практической деятельности.

4

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А Н Я Т И Е №1 1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТкП) Текстовые процессоры – это программные средства для подготовки на компьютере текстовых документов и разработки исходных текстов программ, в режиме WISIWIG («Вы получите то, что видите»). Подготовка текста на персональном компьютере (ПК) с помощью ТкП на несколько порядков более эффективна, чем это обеспечивают самые современные пишущие машинки. ТкП обеспечивают простоту набора и корректировки текста, удобство форматирования, возможность работы с фрагментами текста. На ТкП имеется возможность создания шаблонов типовых документов, возможность создания электронных архивов документов и т. п. Таким образом, ТкП реализует быстроту, удобство и качество подготовки документов. В практике используется достаточно много ТкП, которые можно различать: а) по количественным параметрам (объём занимаемой памяти, количество одновременно обрабатываемых файлов и т. п.); б) по функциональным возможностям (уровень диалогового взаимодействия, степень автоматизации функций редактирования, возможности операций с элементами текста и т. п.); в) по набору дополнительных возможностей (орфографический контроль, использование шаблонов документов, возможности создания таблиц, выполнение математических операций и т. п.). По функциональному назначению ТкП подразделяются на: 1. Текстовые редакторы (ТР) для небольших документов простой структуры, которые позволяют работать с одним текстовым файлом и имеют ограниченные возможности. К ним можно отнести встроенные редакторы оболочек типа Far, Unreal Commander, стандартные редакторы Блокнот, WordPad, редакторы компиляторов и т. д. 2. ТкП для документов средней сложности, т. е. состоящих из абзацев, разделов, страниц и т.д. ТкП этого типа позволяют одновременно работать с несколькими файлами, используя нужные фрагменты для создания единого документа. 3. Специализированные системы для обработки сложных документов, обеспечивающие набор, оформление, компоновку элементов и подготовку материалов к типографскому изданию. Эти средства обладают широким набором шрифтов и вспомогательных средств.

5

ТкП также являются одной из компонент интегрированных систем и пакетов офисных программ. К числу последних относится OpenOffice (полное название – OpenOffice.org) – это полноценный офисный пакет программ. OpenOffice во многом похож на другие, давно известные и привычные офисные наборы программ. Однако есть у него и важные отличия:  существуют версии OpenOffice под операционную систему Linux и под Windows (поддерживаются также другие операционные системы – FreeBSD, Mac OS X). Это позволяет полноценно работать с одними и теми же документами на компьютерах с разными операционными системами;  OpenOffice легально свободно распространяется с исходными текстами. Таким образом, отсутствует проблема нелицензионного программного обеспечения;  форматы файлов OpenOffice открыты, документированы и широко известны. Кроме того, OpenOffice может успешно работать с файлами многих форматов, включая и файлы, созданные другими известными офисными пакетами. 1.2. ТКП OPENOFFICE.ORG WRITER. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Текстовый процессор OpenOffice.org Writer (далее Writer) обладает значительным набором функций по редактированию и оформлению документов, имеет интерфейc и средства управления незначительно отличающиеся от Windows-приложений. Работа в Writer также выполняется с помощью команд меню, кнопок инструментальных панелей (ИП), служебных кнопок, функциональных клавиш и вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Выбор действий может выполняться клавишами управления курсором или с помощью манипулятора типа «мышь». Перемещение текста по экрану выполняется клавишами управления курсора или с помощью движков полос прокрутки, которые могут быть включены/выключены из пункта Сервис/Параметры/ Writer /Вид. Линейки и строку состояния можно включить из п. Вид. Процессор Writer представляет возможности работы в следующих режимах: 1. Режимы представления документов: разметка печати и режим webстраницы, которые включаются из пункта Вид. В режиме разметки удобно пользоваться границами текста (см. п. Вид/Границы текста). 2. Режим «Вставки/Замены». Переключение кнопкой на строке состояния – ВСТ/ЗАМ. 3. Режим клавиатуры «Русский/Английский». Переключение соответствующей кнопкой на строке состояния. 4. Режим автосохранения, используемый для исключения потери текста при сбоях. Время сохранения указывается в минутах в окне Сервис/Параметры/Загрузка-Сохранение/Общие. Здесь же можно установить режим создания резервной копии.

6

Открытие окон для создания новых документов выполняется командой Создать (пункт Файл или кнопка ИП). Перед набором текста целесообразно: - установить необходимые режимы; - задать параметры страницы (Формат/Страница…), включающие размеры страницы, величины полей и ориентацию страниц и т. д.; - включить опцию переноса слов в окне Сервис/Язык/Расстановка переносов… При условия этом могут быть заданы в окне Формат/Абзац/ Положение на странице. - выбрать необходимый шрифт в окне Формат/Символы; - задать параметры абзаца в окне Формат/Абзац. В большинстве текстовых редакторов операции с символами, словами, строками аналогичны, поэтому и в Writer небольшие корректировки выполняются следующим образом: - удаление символа, пустой строки, соединение строк – клавиша Del; - разделение строки – клавиша Enter или п.Вставка/Разрыв; - сдвиг строки влево/вправо, центрирование – кнопки «Выравнивание влево» и т. п. Отмена неправильных процедур выполняется из пункта меню Правка/Отменить или соответствующими кнопками ИП. Первоначальное сохранение подготовленных файлов производится командой Файл/Сохранить как… с указанием имени файла, типа формата, папки размещения. Для сохранения поименованного документа можно использовать кнопку Сохранить. Для загрузки файлов ранее созданных документов используется пункт Файл/Открыть или соответствующая кнопка ИП. Масштабирование изображения на экране. Данную операцию используют для получения наибольшего удобства при работе, уменьшая или увеличивая изображение на экране. Масштабы 25, 50, 75, 100% и т. д. можно установить кнопкой ИП, произвольный – через окно Вид / Масштаб. Предварительный просмотр и печать документов. При работе с многостраничными документами перед выводом на печать целесообразно использовать команду Предварительный просмотр страницы (п. Файл или ИП). Эта операция позволит заметить и устранить погрешности размещения текста. Задание параметров печати документа и ее реализация выполняется через окно Файл/Печать. При этом можно распечатать выделенный фрагмент, заданные по номерам страницы, весь документ, сведения о документе, несколько копий документа. Перед печатью целесообразно проверять указанные установки, а так же необходимые параметры в окне Сервис/Параметры/Печать.

7

1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ ВО WRITER Операции с блоками (фрагментами текста) существенно упрощают подготовку текста за счет копирования однотипных фраз, названий и т. п., а также использования фрагментов имеющихся документов. Операциям с блоками предшествует их выделение. Если нужно выделить только одно слово, то достаточно произвести двойной щелчок по нему ЛКМ. Для выделения полной строки применяется тройной щелчок. Для выделения текста с помощью клавиатуры поместите курсор в начало выделяемого фрагмента текста и при нажатой клавише Shift переместите его в конец. Для того, чтобы выделить все содержимое документа, используйте сочетание клавиш Ctrl+A. Выделение текста возможно в нескольких режимах, отображаемых на панели состояния: СТАН – стандартный (по умолчанию), РАСШ – расширенный (началом выделения будет текущее положение курсора) и ДОБАВ – с добавлением (возможно выделение нескольких не связанных друг с другом фрагментов текста). В режиме БЛК выделяется прямоугольный фрагмент. Клавишей Shift включается расширенный режим выделения мышью, т. е. текущее положение курсора становится началом выделения, а мышью указывается его конец. Клавишей Ctrl включается режим с добавлением, когда можно выделять несвязанные друг с другом фрагменты. Выделенный блок может быть: а) удален (кн. Del или п. Правка/Очистить); б) удален в буфер (кн. Вырезать); в) перемещен (кн. Вырезать-Вставить); г) скопирован (кн. Копировать-Вставить). Кроме того, перемещение в пределах экрана можно выполнить «буксировкой мышью» (БМ), а копирование – БМ+Ctrl. Буфер обмена, используемый в названных процедурах, представляет собой область оперативной памяти компьютера, в которую на время помещается блок документа. Эта информация хранится до следующей операции с буфером в пределах одного сеанса работы. ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №1 Ознакомление с основными функциями ТкП Writer 1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-1. 2. Откройте окно Writer. 3. Ознакомьтесь: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначением кнопок инструментальных панелей, содержанием справки. 4. В окне Без имени 1 включите режимы: Автосохранение (установите интервал 2 мин), Автоматический перенос слов (см. п. Формат…), оставив параметры по умолчанию. Установите шрифт Times New Roman, размер

8

шрифта 14 и поля страницы соответственно 2,×2,0×2,0×2,5 см, включите Границы текста и Выравнивание по ширине. Подготовьте библиографический список литературы по курсу и выходные данные методички (см. стр. 47 данного методического указания), соблюдая использованное в примере форматирование. Сохраните файл под именем lab1-1 (формат .sxw) в папке PROBA-1. 5. Откройте окно Без имени 2. Сделайте установки параметров, как в п. 4. Подготовьте текст со стр. 2 данного методического указания с сохранением имеющегося форматирования. Сохраните файл под именем lab1-2 (формат .sxw) в папке PROBA-1. 6. Откройте файл pr1-1 (одностраничный учебный текстовый файл в папке PROBA). Удалите последнюю часть текста, не помещающуюся на экран. Оставьте только 4 абзаца (абзацы помечены *). Откройте окно Без имени 3 и скопируйте в него данный текст. Вернитесь к файлу pr1-1. 7. На тексте файла pr1-1 опробуйте (по одной операции в строке): разделение строки на две, соединение двух строк, центрирование строки, сдвиг строки влево-вправо. Изменения выделите зеленым цветом. Сохраните файл под именем lab1-3 (формат .sxw) в папке PROBA-1. 8. Перейдите в окно Без имени 3 и в имеющемся тексте выделите строчный, поточный и прямоугольный фрагменты текста, опробуйте функции работы с фрагментами текста (удаление, перенос, копирование, сдвиг). Выделите некоторые фрагменты разными шрифтами (Arial, Courier New, полужирный, курсив, высота шрифта 16). Изменения выделите желтым цветом. Сохраните файл под именем lab1-4 (формат .sxw) в папке PROBA-1. 9. Запишите контрольные вопросы. 10. Предъявите преподавателю открытые файлы lab1-1 - lab1-4. Контрольные вопросы: По lab1-1: 1. Как включить режим Автосохранение? 2. Как задать режим Автоматический перенос слов? 3. Как установить размеры полей страницы? По lab1-4: 1. Как выделяются фрагменты текста различных видов? 2. С помощью каких команд выполняются функции работы с фрагментами текста (перенос, копирование, сдвиг)?

9

З А Н Я Т И Е №2 2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ ВО WRITER Операция форматирование – это определение необходимых параметров элементов текста, что может относиться к символу, слову, группе слов, строке, абзацу, странице, разделу (глава, часть) и всему документу в целом. Форматирование символов заключается в задании типа, начертания, размера, характеристик шрифта, а также в определении интервала между символами и т. п. Форматирование слов и строк может заключаться в их выделении отличающимся шрифтом или цветом, а также заданием способа выравнивания. Задание шрифта может действовать на отдельные абзацы, страницы, главы и весь документ в целом. Во всех случаях выбор шрифта производится из окна Формат/Символы… Здесь указываются тип, начертание, размер, цвет символа, интервал между символами и другие параметры шрифта. Данные установки действуют в пределах выделенного блока текста. Как и во всех других случаях, эту процедуру можно выполнить с помощью соответствующих кнопок ИП или команд ДМ. Замена строчных букв на прописные и наоборот выполняется в окне Формат /Регистр. С помощью кнопки ИП Копировать форматирование удобно приводить к единообразию тексты, подготовленные разными шрифтами из других документов. В деловых документах чаще всего используются шрифты типов Arial, Courier New, Times New Roman размером 12, 14 пт. Неполные строки (заголовки, обращения и т. п.) могут быть выровнены влево, вправо, по центру, по ширине соответствующими кнопками ИП. Межстрочный интервал определяется в окне Формат/Абзац/Отступы и интервалы. Одинарный задается по умолчанию. Абзацы отделяются клавишей Enter. Форматирование абзацев выполняется заданием их параметров, в т. ч. размера абзацного отступа, в окне Формат / Абзац. Для одиночного абзаца при этом курсор должен находиьтся в его любом месте. Для нескольких абзацев эта операция выполняется с их выделением. Форматирование страниц заключается в определении их размеров, границ текста, размещении сносок, создании списков – перечислений и формировании текста в несколько колонок. О задании параметров страниц указано ранее. Окна Вставка/Сноска… и Формат/Страница… позволяют вставлять сноски и управлять их размещением и нумерацией. Списки – перечисления создаются после выделения абзацев использованием команды Формат/Маркеры и нумерация. Во многих случаях списки удобно упорядочить, используя п. Сервис/Сортировать…

10

Часть текста может быть оформлена в виде нескольких колонок. Для этого она помечается и используются команды окна Формат/Колонки. Форматирование документа состоит в разделении его на страницы, их нумерации и составлении оглавления. Текст документа в режиме разметки страниц делится после задания параметров страниц, как указывалось ранее. Нумерация страниц выполняется следующим образом. Вначале вставляются соответствующие колонтитулы п. Вставка Колонтитул. Затем выполняется команда Вставка/Поля/Номер страницы. Далее определяется место номера страницы, способ его выравнивания, тип и размер шрифта. Если титульный лист не нумеруется, то ему необходимо задать стиль «Первая страница» двойным щелчком левой клавиши « мыши» (ЛКМ) в окне «Стили и форматирование» (клавиша F11). При простановке номеров страниц в окне Сервис/Параметры/Writer/Вид должен быть выключен флажок Коды полей. При неудачном разделении текста на страницы можно выполнить местную корректировку командой Вставка/Разрыв, которая обеспечивает обозначение конца страницы в месте установки курсора. 2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ ВО WRITER Редактор включает довольно большое количество служебных операций Некоторые рассмотрены ранее. Дополнительно рассмотрим следующие: 1. Изменение ориентации страницы внутри документа. Документ может содержать страницы с разной ориентацией. Например, посередине документа вставлены страница с альбомной ориентацией, при этом остальные страницы имеют книжную ориентацию. Для выполнения этого необходимо кн. F11 вызвать окно «Стили и форматирование» и в нем создать новый стиль – Альбомный – щелкните правой кнопкой мыши на текущем стиле страницы и выберите п. Создать. Далее на вкладке «Управление» диалогового окна «Стиль страницы» дайте Имя новому стилю Альбомный и также выставите свойство Следующий стиль Альбомный, чтобы, в случае необходимости, разрешить использование нескольких альбомных страниц подряд. На вкладке Страница установите переключатель Альбомная. Когда Альбомный стиль страницы создан, возможна вставка альбомной страницы в документ, состоящий из книжных страниц. Для этого установите курсор в абзац в начале страницы, которую надо сделать альбомной. На вкладке «Положение на странице» диалогового окна Абзац установите флажки Добавить разрыв и Со стилем страницы, установите стиль страницы Альбомный. Возвращение к книжной ориентации выполняется в обратном порядке. 2. Формирование оглавления. Для документа, разделенного на страницы, можно сформировать оглавление. Для этого необходимо вначале пометить все заголовки через окно Вставка/Оглавление/Вставка элемента указателя с указанием соответствующего 11

уровня. Далее курсором помечается место вставки оглавления и выполняются соответствующие установки в окне Вставка/Оглавление/Вставить оглавление. При необходимости изменения в дальнейшем параметров оглавления в вышеуказанном окне должен быть снят флажок «Защищено от изменений вручную». Для исключения затенения оглавления следует в пункте меню Вид выключить опции «Затенение полей» и «Непечатаемые символы», а в опции Сервис/Параметры/OpenOffice.org/Внешний вид/Текстовые документы снять флажок Затенение индексов и таблиц. 3. Работа с файлами. В редакторе можно обрабатывать не только созданные в нем файлы. Можно открыть файлы, созданные в других приложениях, а также сохранять в других форматах. OpenOffice.org может осуществлять экспорт документов в формат PDF (Portable Document Format). Этот промышленный стандартный файловый формат для просмотра идеален для того, чтобы переслать файл кому – либо для просмотра с использованием Acrobat Reader или другого просмотрщика PDF-файлов. Эта процедура выполняется командой Файл/Экспорт в PDF в окне Параметры PDF. Объединение файлов без использования буфера можно выполнить командой Вставка/Файл. 4. Поиск и замена. Эта функция удобна при исправлении типовых ошибок в тексте, при однотипных изменениях и т. п. Выполняется через окна Правка/Найти или Правка/ Заменить, где указываются необходимые данные и параметры поиска/замены. При этом в качестве объектов могут быть слова, текстовые фрагменты, форматы и специальные символы. ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №2 Ознакомление с функциями форматирования ТкП Writer 1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-2. 2. В окне Writer откройте файл pr1-1.doc (папка PROBA-Open). 2.1. Для документа установите: – шрифт 10 пт, поля страницы соответственно 2,5×2,5×2×3 см, Автоматический перенос слов (максимальное количество последовательных переносов – 5), режим Разметка печати, включите Границы текста. 2.2.Уберите лишние знаки конца строки и лишние пробелы. 2.3. Проведите проверку орфографии текста и исправьте ошибки. 2.4. Сцентрируйте заголовок и отформатируйте абзацы, помеченные (*) со следующими параметрами абзаца: отступы слева, справа – 0, первая строка – 1 см, выравнивание – по ширине, интервал (отбивка) после абзаца – 0,5 см).

12

2.5. В 3-м абзаце сделайте список – перечисления с использованием маркеров. Отсортируйте список По возрастанию. Выделите цветом Светлобирюзовый. 2.6. В 5-м абзаце сделайте межстрочный интервал – полуторный (цвет – Зеленый 8), в 6-м – двойной (цвет – желтый 3). Сохраните файл под именем lab2-1 (формат .sxw) в папке PROBA-2. 3. Откройте окно Без имени 1 и скопируйте в него файл lab2-1. Установите поля страницы аналогично п. 2.1. 3.1. Отформатируйте текст в 2 колонки одинаковой ширины – 7,5 см с интервалом 1 см. 3.2. Конец 2-го абзаца преобразуйте в сноску с автоматической нумерацией, предварительно задав параметры: разделительная линия – слева, толщина линии – 0,5 pt, длина линии – 50%, остальное – по умолчанию. Сохраните файл под именем lab2-2 (формат .sxw) в папке PROBA-2. 4. Откройте файл lex.doc (учебный многостраничный файл в папке PROBA-Open). 4.1. Выделите весь текст и в п. Абзац установите «отбивку» по 0,10 см по всему файлу. 4.2. Выполните «разрыв» по титульному листу. 4.3. На первых 4-х страницах исключите «висячие» заголовки. 4.4. Удалите последние страницы текста, оставив только 4 первые. 4.5. Равномерно расположите текст на титульном листе и измените шрифт на 14. 4.6. В окне «Стили и форматирование» (клавиша F11) сформируйте стиль «Альбомный», титульному листу задайте стиль «Первая страница», а остальным – «Обычный». 4.7. Выполните расстановку номеров страниц (кроме титульного листа) шрифтом 14 в правом верхнем углу. 4.8. 2-му и 3-му листам задайте стиль «Альбомный». Проверьте правильность выполнения задания в окне «Предварительный просмотр страницы». Сохраните файл под именем lab2-3 (формат .sxw) в папке PROBA-2. 5. Вновь откройте файл lex.doc. 5.1. Выполните расстановку номеров страниц. 5.2. Сформируйте 2-х уровневое оглавление и поместите его в конце документа. Задайте шрифт оглавления аналогичный шрифту текста документа. 5.3. Скопируйте только оглавление в свободное окно с размерами полей страницы, как в п. 2.1. и сохраните его файлом под именем lab2-4 (формат .sxw) в папке PROBA-2. 6. Запишите контрольные вопросы. 7. Предъявите преподавателю файлы lab2-1,2,3. Контрольные вопросы: По lab2-1: 1. В каком окне устанавливаются параметры абзаца? 13

2. Как формируется список – перечисления? По lab2-2: 1. В каком окне выполняется разбиение текста на колонки? 2. Каким образом формируются сноски? По lab2-3: 1. Как выполняется расстановка номеров страниц? 2. Опишите порядок задания отдельным листам многостраничного текста стиля «Альбомный». По lab2-4: 1. Опишите порядок формирования оглавления многостраничного текста. З А Н Я Т И Е №3 3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТКП WRITER ТкП WRITER имеет многочисленные функции, значительно упрощающие создание документов, обеспечивающие встраивание в текст таблиц, рисунков и графических объектов, улучшающие вид документа и т. д. Трудоемкость подготовки документов существенно снижается при использовании стилей, шаблонов, автоформатирования, применении элементов автотекста и слияния документов. Трудоемкость исправления часто повторяющихся ошибок, кроме способа поиска/замены, можно уменьшить использованием автокоррекции. Эта функция обеспечивает автоматическое исправление стандартных ошибок, характерных для пользователя (двойные заглавные, смещение порядка букв, лишние пробелы и т. п.). Необходимые установки выполняются в окне Сервис/Автозамена. Автокоррекцию можно использовать и для других целей, например, для расшифровки сокращений, контроля терминов и т. п. Автотекст – это сохраненные, часто используемые фрагменты текста (например, заключительная часть делового письма). Применение элементов автотекста существенно сокращает время подготовки деловых бумаг. Окно Правка/Автотекст позволяет вставлять текст имеющиеся элементы, добавлять новые и удалять ненужные. Добавление производится из имеющегося текста с использованием буфера обмена и кнопки Автотекст в окне Автотекст. Автозавершение слов. Если Вы набрали несколько первых букв слова, которое ранее уже набирали, Writer автоматически подставляет это слово. Если предложенный вариант не подходит, просто продолжайте набирать. А если он подходит, нажмите клавишу Enter – слово будет набрано полностью, и Вы сможете продолжать набор со следующего слова. Автозавершение можно отключить, а также удалить какое-то конкретное не устраивающее Вас слово. Эти операции выполняются командой Сервис/Автозамена/Дополнение слов. Слияние документов – это процедура объединения основного документа, содержащего неизменяемую часть данных, и источника данных, включающего переменную информацию. Процедура основана на использовании в основном 14

документе полей, т. е. специальных кодов, указывающих место вставки переменной информации. Для деловых писем источником данных могут быть названия и адреса фирм, фамилии руководителей и т. п., которые целесообразно представлять в виде таблицы. Используя метод слияния, можно подготовить несколько писем одинакового содержания в разные адреса. В ТкП Writer этот метод реализуется в следующей последовательности: 1. Подготавливается и открывается исходный документ. 2. Запускается Мастер рассылки писем (МРП) п. Сервис/Рассылка писем. Далее выполняются действия по шагам МРП: - указывается начальный документ; - указывается тип документа; - создается блок адреса. При этом в окне Выбор списка адресов указывается имеющийся список, например, сформированный с помощью OpenOffice Base или создается новый в окне Новая адресная книга, в котором оставляются только необходимые поля; - на шаге «Правка документа» указываются места расположения необходимых полей; - на последнем шаге документ сохраняется и может быть отпечатан или отправлен электронной почтой. Грамматический контроль. Существенной сервисной возможностью является возможность исключения ошибок в набираемом тексте, что также упрощает подготовку документов. Команда Сервис/Орфография и грамматика… позволяет проверять правильность написания слов сравнением их с соответствующим словарем. Проверка выполняется в соответствии с правилами, установленными по умолчанию или уточненными в окне Сервис/Параметры/Настройки языка/Лингвистика/Параметры. Проверка текста может выполняться автоматически (при включенной кнопке ИП Автопроверка орфографии) в процессе набора, в выделенном фрагменте или по всему тексту. При выявлении ошибки её можно сразу исправить, игнорировать или добавить нераспознанное слово в словарь. Для улучшения стилистики текста, исключения повторений слов Writer предоставляет возможность использования словарей синонимов. Подбор и замена слов синонимов выполняется в окне Сервис/Язык/Тезаурус. Использование в документе нетекстовых элементов обеспечивают следующие сервисные возможности Writer:  создание и работа с несложными таблицами с использованием команд меню Таблица;  создание несложных рисунков и блок-схем средствами встроенного графического редактора, включаемого кнопкой Функции рисования на ИП. Графические построения здесь выполняются с использованием простейших геометрических элементов. Созданные объекты могут быть сгруппированы, скопированы, повернуты и т. п. В элементы можно вставить необходимые надписи, изменить их свойства. При этом используются ИП «Свойства рисунка», «Дизайн формы», «Текстовый объект» и команды контекстного меню; 15

 с помощью «Галереи текстовых эффектов» можно создавать различные спецэффекты оформления текстов. Часто они используются для заголовков, обеспечивая растягивание, повороты, тени и т. п. Эти действия выполняются с использованием соответствующей кнопки на панели Функции рисования. При этом требуемый текст вносится после двойного щелчка по надписи;  импорт рисунков и графических объектов других систем через окна Вставка/Объект. Для улучшения внешнего вида документов могут применяться:  обрамление и цветовое оформление элементов документа. Здесь используются команды Формат/Страница/Обрамление или /Фон и соответствующие кнопки ИП; 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ При подготовке текстовых документов, кроме классических ТкП, используются редакторы научных текстов, издательские системы и специализированные сопутствующие средства. Редакторы научных текстов предназначены для текстов, включающих большое число формул, математических и др. символов. К редакторам такого типа относятся Math, TEX, редактор формул MS Word и т. д. Системы Math и TEX удобны для подготовки текстов сильно насыщенных формулами, но в них сложно исправление ошибок, т. к. используется принцип программирования формул. Для подготовки научных текстов можно использовать и интегрированную систему математических и инженерно-технических расчетов MathCAD. Для оформления рекламных проспектов, журнальной, книжной и т. п. продукции используются настольные издательские системы. Они позволяют подготавливать и выводить на фотонаборные автоматы сложную типографскую продукцию, обеспечивают верстку документа, т. е. рациональное размещение текста, заголовков, рисунков и т. д. К этой категории ПС относятся: AmiPro, PageMaker, MS Publisher, QuarkXPress и др. К специализированным средствам, сопутствующим ТкП, можно отнести: 1. Системы оптического распознавания, обеспечивающие ввод информации со сканера, средства корректировки фотоизображений и т. п.: ClaraOcr, FineReader, Adobe Photoshop, GIMP, CuneiForm и т. п. 2. Системы автоматического перевода: Stylus, Promt, Сократ и т. п. 3. Специализированные системы эффективного грамматического контроля текста: Orfo, LingvoCorrector, Propis и т. п. Перечисленные средства позволяют реализовать сквозную комплексную технологию сканирования, перевода, редактирования и контроля документов в системе Stylus Lingvo Office.

16

3.3. РЕДАКТОР ФОРМУЛ OPENOFFICE.ORG MATH Math – это компонент OpenOffice.org, предназначенный для создания и редактирования математических формул. Обычно он используется как редактор формул в текстовых документах, но может также использоваться с другими типами документов или автономно. Когда используется внутри Writer, уравнение обрабатывается как объект в текстовом документе. Для создания формулы используется команда Вставка/Объект/ Формула. При этом внизу экрана открывается Редактор формул, появляется всплывающее окно Выбор, а также маленький блок (с серой границей), где будет отображаться формула. В редакторе формул используется специальный язык разметки для представления формул. Эта разметка позволяет читать формулу подобно английскому языку. Например, a over b отображается как дробь: a/b. Верхняя часть окна редактора формул является областью документа, а нижняя – областью для размещения команд языка разметки. Для ввода формулы можно использовать следующие три способа:  выбирать символы из окна Выбор;  выбирать символы из контекстного меню;  применить язык разметки формул с использованием клавиатуры. Следует отметить, что использование языка разметки является самым быстрым способом ввести формулу.

n '2 2 ' Например, формуле (a )    *  соответствует следующая запись на i i i 1

языке разметки:

overline (%DELTA a^{,})^{2}=sum from i=1 to n %DELTA a^{, 2}_{i}*P_{i}

Список общих формул и соответствующие им конструкции языка разметки Math можно найти в Справке OpenOffice.org Math в разделе Таблицы ссылок на формулы. Греческие символы, используемые в математических формулах, вводятся с помощью языка разметки. При этом перед названием символа по-английски (в соответствующем регистре) вставляется признак %. Другой способ вводить греческие символы – использование окна Символы, открываемого командой Сервис/Каталог. Для задания порядка обработки операторов необходимо применять скобки. Для задания нижнего и верхнего пределов сумме/интегралу (команды «sum» и «int») команды должны иметь параметры «from» и «to», которые могут использоваться отдельно или вместе.

17

Простановка индексов выполняется по правилам, изложенным в разделе Справки OpenOffice.org Math Таблицы ссылок на формулы/Форматирование, при этом индекс заключается в фигурные скобки. Размер шрифта и символов формулы задаются в окне Формат/Размер шрифта. Для формирования формулы в документе курсором указывается ее место и открывается окно OpenOffice.org Math командой меню Вставка/Объект/Формула. ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 3 I. Ознакомление с дополнительными функциями ТкП Writer 1. В папке PROBA –Open создайте папку PROBA-3. 2. С использованием процедур п. Таблица подготовьте нижеуказанную таблицу со сформированным с помощью Галлереи текстовых эффектов заголовком и выравниванием по центру текста в ячейках таблицы. Обрамление таблицы выполните двойной линией.

БИОЛОГИЧЕСКОЕ

ТЕХНИЧЕСКОЕ (ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ)

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ

УПРАВЛЕНИЕ В ПРИРОДЕ

УПРАВЛЕНИЕ ВЕЩАМИ

УПРАВЛЕНИЕ ЛЮДЬМИ

II. К оформлению научных документов 1. Введите нижеуказанный текст и выполните сгруппированный рисунок средствами встроенного графического редактора. Поместите их в рамку. Встроенный графический редактор дает возможность выполнять следующие схемы: Образ Образ

АПК

СОИ

Глаз

Мозг

Память

Рис. 1.1.

18

2. С помощью языка разметки редактора Math, используя следующую запись: overline (%DELTA 2}_{i}*P_{i}

a^{,})^{2}=sum

from

i=1

to

n

%DELTA

a^{,

подготовьте нижеприведенную формулу и надпись. Поместите все в рамку. Редактор формул Math позволяет записывать формулы вида:

n ' 2 (  a )    '2 *  ; i i i 1 Все подготовленные объекты (таблица, схема, формула) скомпонуйте на одном листе и сохраните файлом под именем lab3-1 (формат .sxw) в папке PROBA-3. III. Применение процедуры «Слияние документов» 1. Откройте файл pr3.sxw, имеющийся в папке PROBA–Open. 2. Откройте окно Мастера рассылки писем – МРП (п. Сервис/Рассылка писем). 3. Выполните шаги 1,2 МРП, используя документ pr3.sxw, как начальный документ (типа Письмо). 4. На шаге 3 МРП создайте список адресов, включающий информацию нижеследующей таблицы, используя при этом только реквизиты Фамилия и Имя. Фамилия Имя Абрамову В. А.

Валерий Алексеевич !

Бородину Л. И.

Леонид Иванович !

Васину П. И.

Петр Иванович !

Грибову Г. Н.

Геннадий Николаевич !

Давыдову В. В

Вячеслав Валентинович !

Жаркову К. К.

Константин Константинович !

Ивановой Н. Г. Наталья Георгиевна ! 5. Созданный файл списка рассылки сохраните в папке PROBA-3 под именем Список. 6. На шаге 5 МРП укажите место размещения блока адреса в документе. 7. На шаге 6 МРП выполните необходимую расстановку полей «Фамилия» и «Имя» (задайте их курсивом). Проверьте смену информации в указанных полях.

19

8. Сохраните объединенный файл под именем lab3-2 (формат .sxw) в папке PROBA-3. 9. Запишите контрольные вопросы. 10. Предъявите преподавателю файлы lab3-1, lab3-2. Контрольные вопросы: По lab3-1: 1. Как выполняются таблицы, выравнивание по центру текста в ячейках таблицы? 2. Как выполняется формирование графических схем, надписей в объектах схемы и группировка объектов? 3. Что необходимо учитывать при подготовке формулы в редакторе Math? По lab3-2: 1. Укажите основные шаги, используемые в Мастере рассылки писем. ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А Н Я Т И Е №4 4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ В офисной практике часто возникает необходимость создания деловых документов в табличной форме. В инженерной и научной практике часто результаты формируются и обрабатываются с помощью таблиц. Для этих целей используются табличные процессоры (ТбП). ТбП – это комплекс программных средств для формирования и обработки информации в «электронной таблице» (ЭТ). ЭТ представляет собой поле, разделенное на клетки, которые образуют столбцы, обозначаемые буквами, и строки, которые нумеруются цифрами. Упрощенно ЭТ выглядит так: A

B

C

1 2 3 Заголовки столбцов и строк определяют адрес клетки (ячейки). (Например, В2). Ввод информации в ЭТ выполняется через «активную» клетку, выделяемую цветом или рамкой, перемещение которой аналогично текстовому курсору.

20

Группа клеток, выделяемая для выполнения каких-либо действий, называется интервалом или диапазоном (А1:С1, А1:А3, А1:С3). В активную клетку можно помещать числа, текст, формулы, логические условия и т.п., формируя таким образом необходимую таблицу. ТбП обычно предоставляют следующие возможности: 1. Редактирование, копирование, удаление содержимого клеток. 2. Данные в клетке могут быть рассчитаны по заданной формуле. 3. Пересчет итоговых значений таблицы при изменении значений в ячейках может выполняться автоматически, что дает возможность проводить необходимые анализы, меняя исходные значения. 4. ЭТ с внесенной в нее необходимой цифровой и текстовой информацией (заголовки, примечания, подписи и т. п.) является документом, который можно печатать, хранить, копировать, корректировать. 5. Внесенные в ЭТ данные могут рассматриваться как база данных, что позволяет выполнять сортировку, поиск, выборку необходимой информации. 6. Для более наглядного представления информации в ТбП обычно предусматриваются режимы деловой графики, позволяющие отображать табличную информацию в виде диаграмм и графиков. Современные ТбП располагают большим набором средств обработки таблиц, различными вычислительными функциями, возможностями разнообразного оформления и взаимодействия таблиц и т. п. Основные недостатки – в некоторой нерациональности использования ресурсов ЭВМ, сложности ветвления расчетов и контроля правильности вычислений. В настоящее время используются в практике ТбП: Ouattor Pro, Excel и др. Кроме того, ЭТ встроены в ряд интегрированных систем: Framework, Works и т. п. Имеются элементы работы с ЭТ и в MS Word`, но в сильно усеченном виде. Среди свободно распространяемых достаточно многофункциональным ТбП является модуль электронных таблиц OpenOffice.org Calc, работающий в оболочке Windows. На примере данного ТбП можно ознакомиться с возможностями этого вида программных средств. 4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП CALC Экран Calc содержит в основном элементы, имеющиеся в любом пакете OpenOffice.org, но дополнительно включает:  поле адреса ячейки ниже ИП и строку редактирования ячейки;  электронную таблицу с заголовками строк и колонок (1,2,3,…А,В,С,…);  ярлыки рабочих листов (Лист1, Лист2…). Движение активной клетки выполняется «мышью» или клавишами управления курсором. Переход на нужную клетку можно также выполнить указанием ее адреса в поле адреса. 21

При входе в ТбП открывается ЭТ Без имени 1. Каждая ЭТ – это файл, с которым выполняются операции открытия, сохранения и т. п. Calc представляет возможность открытия и работы с несколькими ЭТ. Каждый лист ЭТ в свою очередь состоит из 245 колонок и 65536 строк. Каждому листу ЭТ может быть присвоено свое имя командой Формат/Лист/Переименовать или двойным щелчком по ярлыку листа. С листами ЭТ можно производить необходимые операции: удаление, вставка, копирование и т. п. см. Правка/Лист. В клетки ЭТ можно вносить видимую информацию (текст, числа) и скрытую: формула, название ячейки (Вставка/Названия), примечание (Вставка/Примечание). Подгон размеров клетки под вносимую информацию можно выполнить командой Формат/Столбец, Формат/Строка или БМ за границу адреса столбца/строки. С содержимым клеток можно выполнять действия: удаление, редактирование, копирование и т. д. Строками и колонками можно также манипулировать: вставлять, перемещать, удалять, копировать, сортировать и т. д. При этом вставка пустого столбца или строки производится перед выделенными. Выполнению операций с клетками, столбцами, строками и блоками клеток должно предшествовать их выделение. Перемещение, копирование элементов ЭТ выполняется кнопками ИП. Объединение нескольких клеток выполняется кнопкой на ИП . В Calc возможно простое и логическое копирование. При этом простое обеспечивает копирование в заданные клетки один к одному, а логическое – с адаптацией адресов клеток или под конкретное содержание. Логическое копирование дней недели или названий месяцев выполняется на основе списка (см. Сервис/Параметры/Списки сортировки) с использованием БМ за опорную точку в правом нижнем углу клетки. Данный вид копирования можно применять для внесения последовательных значений выполнить в клетки таблицы (п. Правка /Заполнить/Ряды…). В Calc может использоваться создание динамической связи (DDE), что очень похоже на создание ссылки на ячейку. Эта процедура выполняется следующим образом: 1) выделите ячейки, на которые надо установить ссылку; 2) скопируйте их: Правка/Копировать; 3) перейдите в то место электронной таблицы, где вы хотите разместить ссылку; 4) выполните команду Правка/Вставить как, которая появляется при наличии информации в буфере обмена ; 5) в диалоговом окно установите флажок Вставить связь.

22

Теперь ячейки ссылаются на скопированные данные, которые могут находиться на другом листе. При редактировании исходных ячеек связанные ячейки также будут изменяться. 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В CALC Модель ячейки в Calc имеет 5 уровней: значения, формат, формула, название и примечание. Первый уровень – это отображаемые в ячейке на экране текст или число. Остальные уровни скрыты, но с ними можно проводить необходимые манипуляции. Числовые данные в зависимости от видов расчетов должны быть представлены в соответствующем формате, который выбирается из списка диалогового окна пункта Формат/Ячейки/Числа, где предоставлены возможности выбора числового, процентного, денежного, и др. категорий форматов. Здесь же устанавливается необходимое число знаков после запятой. Клетки, в которых изменяется формат, предварительно выделяются. Существенной особенностью ЭТ является возможность помещать в клетку расчетные, логические или другого вида функции, что позволяет производить различные вычисления по клеткам, строкам и столбцам. В Calc формула находится на третьем, скрытом уровне клетки, а в клетке виден только числовой результат. Сама же формула отображается в строке редактирования ячейки (для активной клетки). Формулы в Calc вводят, начиная со знака = . Они обычно включают имена клеток, с которыми выполняются соответствующие математические или логические действия. Например, в клетку А5 можно поместить формулу: =(А1-А2)/3 + А3*2 + А4^2. Во многих случаях вместо составных формул можно использовать функции (готовые формулы). Например, вместо =А1 + А2 + А3 + А4 можно записать: =SUM (А1:А4), где указан диапазон клеток, значения в которых складываются, или сложение значений отдельных клеток =SUM (А1;А2;А6). Имеющиеся в Calc функции вводятся с использованием диалога, называемого Мастером функций - кнопка ƒ(х). Наиболее часто при обработке ЭТ встречается задача суммирования, для чего используется кнопка ∑ Сумма. При этом выделяется необходимый диапазон суммируемых клеток, включая пустые клетки, куда должны быть помещены результаты суммирования. Редактирование формул выполняется в строке редактирования ячейки. По умолчанию пересчет при этом выполняется автоматически. Повторяющиеся формулы, но привязанные к разным клеткам, могут быть логически скопированы с автоматическим изменением адресов клеток. При этом используются так называемые относительные ссылки. Когда этого не требуется, применяются абсолютные ссылки. Для их обозначения используют знак $. Например, $А$2. 23

Для проверки отображения формул в клетках используется пункт Сервис/Параметры/Calc/Вид/Показать формулы. Форматирование текста в клетках. Эта проблема возникает при необходимости включения в клетки заголовков столбцов. Здесь для клетки заданной ширины используются установки в окне Формат/Ячейки/Выравнивание: Переносить по словам, Переносить по слогам. В вышеуказанном окне можно также задать необходимую ориентацию текста. Для рационального размещения текста можно использовать операции объединения клеток Формат/Объединить ячейки. Тип и стиль шрифта в клетках таблицы устанавливается после их выделения с использованием п. Формат/Ячейки/Шрифт. Применение выбранного шрифта в других клетках может выполняться копированием. Выделение полей таблицы цветом и узорами производится из пункта Формат/Ячейки/Фон. Обрамление фрагментов и таблиц – пункт Формат/Ячейки/Обрамление. Эти операции можно выполнить также соответствующими кнопками на ИП.

ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №4 Табличный процессор OpenOffice.org Calc. Подготовка и обработка таблиц 1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-4. 2. Откройте табличный процессор Calc. 3. Ознакомьтесь: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначением кнопок инструментальных панелей, содержанием справки. 4. Сохраните файл под именем lab4 (формат .sxс) в папке PROBA-4. 5. На Листе 1 с форматированием данных по центру подготовьте нижеприведенную таблицу: Оплата труда на фирме за II-е полугодие 2008 года Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Отдел 10 4000 4500 4250 5000 5000 4500 Отдел 11 5000 5500 5250 6000 6000 5500 Отдел 12 6000 6500 6250 7000 7000 6500 Отдел 13 5000 5500 5250 6000 6000 5500 Всего: 20000 22000 21000 24000 24000 22000 Присвойте Листу 1 имя Оплата. Сохраните файл. 5. На Листе 2 в нижеуказанной последовательности подготовьте следующую таблицу:

24

1 2 3 4 5 6 7 8

A РАСХОДЫ ФИРМЫ II-е полугодие 2008 года Статьи расходов Матзатраты Оплата труда Отчисления Прочие расходы Всего:

B

C

D

E

F

G

Июль 11100

12200

11900

12700

12900

12900

14500

15300

15100

15100

14900

13700

H

I

Всего:

%

- подготовьте заголовки в строках 1, 2; - заполните статьи расходов в колонке А, подогнав ширину колонки под длину записи; - в ячейку В3 внесите «июль» и логическим копированием заполните месяцы в данной строке до G3 (включительно); - в диапазоне ячеек В4:Н8 установите формат – Числовой (целые числа); - внесите числовые данные в строки 4, 7, используя копирование одинаковых значений; - динамически свяжите итоговые данные таблицы листа Оплата со строкой Оплата труда подготавливаемой таблицы; - в ячейку В6 введите формулу =B5*0,4 (используется латинский шрифт!). логически скопировав ее до ячейки G6 (включительно); - выделите диапазон ячеек В4:Н8 и проведите суммирование по строкам и колонкам, проверьте полученные результаты (в ячейке H8 должен получиться результат 348500); - в колонке I вычислите % по статьям расходов относительно общих расходов в ячейке H8; - сцентрируйте заголовки в строках 1 и 2; - измените тип и размеры шрифта в строке 1 на Полужирный, 14; - измените тип шрифта в строке 2 на Полужирный; - обрамите и раскрасьте отдельные части таблицы (на усмотрение студента); - опробуйте изменение форматов в диапазоне B4:H8. Присвойте Листу 2 имя Расходы. Сохранить файл. 7. Скопируйте таблицу Расходы на Лист 3. Последовательно изменяя числа в строках 4,7, наблюдайте изменение итогового результата в ячейке H8 и добейтесь получения итога 300 000. Изменения в строках 4,7 выделите зеленым цветом. Присвойте Листу 3 имя Анализ и сохраните файл.

25

8. Скопируйте таблицу Расходы на Лист 4 и в ней произведите следующие перемещения: - строку 4 разместите ниже строки 6; - поменяйте местами содержимое колонок B и G по строкам 4-7; - проведенные изменения выделите красным цветом. Примечание. В результате указанных манипуляций итоговый результат (348500) не должен измениться. Присвойте Листу 4 имя Замена и сохраните файл. 8. На листе 5 с использованием объединения ячеек, центрирования, соответствующей ориентации надписей и соблюдением видов шрифтов (как в задании) подготовьте нижеприведенную таблицу:

Районы города

Годы 1996

Ленинский

Железнодорожный

Засвияжский

Заволжский

120000

110000

140000

200000

Всего по городу

Численность населения города

Оформите данную таблицу с использованием процедуры Заполнение. По графе Годы с интервалом 1 год до 2000 года, по колонкам Районы города – с интервалом 10000, а в графе Всего по городу выполните подсчет итоговых сумм. Присвойте листу 5 имя Формат и сохраните файл. 9. Запишите контрольные вопросы. 10. Предъявите преподавателю файлы листы 1, 2, 3, 4, 5 файла lab4. Контрольные вопросы: По листу Расходы: 1. Для каких ячеек использовалось логическое копирование? 2. Как выполнена динамическая связь по строке Оплата труда? 3. Как получены итоговые результаты по строкам и колонкам таблицы? По листу Формат: 1. Какое диалоговое окно используется для форматирования заголовков таблицы? 2. Какая команда используется для реализации процедуры Заполнение?

26

З А Н Я Т И Е №5 5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ CALC Calc предоставляет множество процедур, существенно облегчающих работу с ЭТ и позволяющих рационально оформить документы. С частью мы уже познакомились. Здесь можно дополнительно назвать некоторые: Поиск и замена. Для поиска информации в больших таблицах, и если при этом необходимо заменять данные, целесообразно использовать окно Правка/Найти и заменить. Создание окон для работы с фрагментами больших таблиц и фиксирования заголовков используется разбиение рабочих листов на окна. Эта операция выполняется п. Окно/Разбить (влево вверх от выделенной клетки). Дополнительные окна можно открыть из п. Окно/Новое окно. Открытые окна автоматически нумеруются. Соответствующими командами можно менять, упорядочивать, скрывать и закрывать. Для фиксации заголовков таблиц (титулов) после установки «активной» клетки в нужное место используется команда Окно/Зафиксировать. При этом данные заголовки блокируются от прокрутки, что очень удобно для просмотра больших таблиц. Формирование таблиц, объединяющих данные нескольких таблиц, выполняется с помощью окна Данные/Объединить. При этом можно связать информацию этих таблиц, включив последовательно кнопки Дополнительно и Связать с исходными данными в указанном окне. 5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В CALC Если в ЭТ представлены взаимосвязанные данные, то их можно отобразить плоскостными или объемными диаграммами. В Calc имеется 9 типов диаграмм, каждый из которых содержит также несколько видов. Диаграммы могут быть внедренными и диаграммами-страницами. Первые – это графики, размещаемые на одном листе с таблицей. Диаграммы-страницы располагаются на отдельных листах. Графическому отображению, естественно, должна предшествовать подготовка таблицы, после чего целесообразен следующий порядок действий: 1) Выделить интервал ячеек, из которых берутся данные, включая левый и верхний титулы. При этом можно выделять как смежный интервал ячеек, так и любые несмежные диапазоны данных с использованием кл. Ctrl. 2) Вызвать Мастер диаграмм (МД) кнопкой на ИП или через меню п. Вставка/Диаграмма. Мастер диаграмм – последовательность действий (шагов), позволяющая построить необходимое графическое отображение таблицы. 3) В окне МД «Тип диаграммы» указать тип и вид диаграммы.

27

4) В окне МД «Диапазон данных» проверить правильность выбранного интервала и включить необходимые кнопки «Ряды данных» в строках или в столбцах в зависимости от того, какой титул выносится на ось X. 5) В окне МД «Ряд данных» при необходимости можно расположить нужным образом ряды данных. 6) В окне МД «Элементы диаграмм» задать названия осей, заголовок всей диаграммы, при необходимости сетку и расположение легенды. Легенда – это расшифровка переменных при наличии нескольких рядов данных. Если представленная в окне диаграмма устраивает пользователя, то при нажатии кнопки «Готово» формируется её изображение. При работе с Мастером диаграмм необходимо учитывать, что его диалоговое окно можно перемещать, отменять установки, возвращаться назад и т. п. Полученная диаграмма и ее компоненты (область построения диаграммы, оси, заголовки, легенда и т. д.) могут быть изменены в размерах, перемещены БМ. Кроме того, Calc дает возможность изменять шрифты, цвета и другие технические детали диаграмм после выделения соответствующих компонент или использования пунктов меню Формат, содержание которого меняется при выделении диаграммы. Для лучшей информативности диаграммы по отдельным переменным могут быть визуализированы их фактические значения. При этом в окне Ряд данных (вызывается двойным щелчком ЛКМ по нужной переменной) используется вставка Надписи данных. Необходимо также помнить, что диаграммы привязаны к конкретным данным таблиц и при их изменении автоматически корректируются. 5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ (БД) В CALC ЭТ предоставляют возможность формирования и работы с простейшими базами данных, которые обладают определенными средствами управления данными. В качестве БД может быть использована любая таблица, имеющая заголовки столбцов. Например, список продавцов: А B C D E 1 Фирма Город Изделие Цена Количество 2 В такой таблице совокупность заполненных клеток каждой строки называется записью. Формирование БД выполняется обычным заполнением клеток. Для создания больших БД можно использовать копирование соответствующих таблиц, а также применять системы оптического сканирования, например, CuneiForm (см.раздел 6.3 данных методических указаний). Упорядочение информации в БД обеспечивается процедурой сортировки. Эта процедура выполняется из п. Данные/Сортировка или соответствующими кн. ИП. Сортировку производят по возрастанию или убыванию, по одному или нескольким столбцам, предварительно выделив таблицу с заголовками. 28

Простой поиск в БД можно выполнять с помощью процедуры Правка/Найти и заменить. Выборка необходимых записей из БД обеспечивается режимом фильтрации данных, при помощи которого из БД выбираются только записи, соответствующие заданным условиям (критериям). В Calc применяются: автофильтр, стандартный и расширенный фильтры, работа с которыми выполняется из п. Данные/Фильтр. Для установки автофильтра помечается таблица с данными, включая заголовки, и выполняется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. При этом в заголовках колонок появляются стрелки автофильтра, с помощью которых можно выбрать записи по одному условию. В результате такой фильтрации в таблице остаются только записи, соответствующие заданному критерию. Стандартный фильтр дает возможность проводить выборки с использованием 1-3 критериев. Он реализуется с использованием окна, открываемого командой Данные/Фильтр/Стандартный фильтр. Для фильтрации на месте в зоне указанного окна необходимо снять флажок «Копировать результат в …». При включении указанного флажка полученные результаты помещаются вне анализируемой таблицы в заданное место ЭТ. Для более сложных выборок (до восьми условий фильтрации) используется процедура Расширенный фильтр. Здесь работа выполняется в следующем порядке: 1. Формируется область критериев дублированием заголовков рассматриваемой таблицы в свободную часть ЭТ и ниже задаются величины критериев. 2. Выделяется анализируемая таблица. 3. В диалоговом окне Данные/Фильтр/Расширенный фильтр задаются необходимые условия поиска данных. Если в указанном окне установлен флажок Регулярные выражения, то можно также использовать в определении фильтра знаки РАВНО (=), НЕ РАВНО () и другие символы из списка регулярных выражений, поддерживаемых OpenOffice.org (см. справку по Расширенному фильтру). Это также относится к соответствующим ячейкам, указанным в Расширенном фильтре. ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ №5 Графическое отображение таблиц, работа с данными в ТбП OpenOffice.org Calc. 1. В папке PROBA-Open создайте папку PROBA-5. 2. Откройте в Calc файл lab4 (папка Prоba). 3. Постройте диаграмму, соответствующую таблице Расходы в следующей последовательности: - в таблице Расходы выделите диапазон клеток A3:G7 и откройте окно Мастера Диаграмм (МД);

29

- в окне МД «Тип диаграммы» укажите тип диаграммы - Гистограмма и вид - Обычная; - в окне МД «Диапазон данных» проверьте правильность выбранного интервала клеток и включите кнопку «Ряды данных в строках»; - в окне МД «Элементы диаграмм» задайте заголовок диаграммы РАСХОДЫ ФИРМЫ, название оси X – II-е полугодие 2008 года, название оси Y – Тысячи рублей, размещение Легенды – справа; - «вырежьте» диаграмму с листа Расходы и вставьте ее на лист 2; - рационально разместите диаграмму на экране, при необходимости, изменив ее размеры, подберите рациональные шрифты заголовков, Легенды, надписей по осям и откорректируйте их расположение, измените цвет переменной «Матзатраты» на Бирюзовый 1; - введите надписи значений данных по переменной «Оплата труда» с подбором рационального шрифта; - присвойте листу имя График. Сохраните файл под именем lab 5-1(формат .sxс) в папке PROBA-5. 4. На листе Расходы файла lab5-1 выполните: - по строкам – месяцы и оплата труда таблицы Расходы фирмы (диапазоны клеток B3:G3 и B5:G5) линейчатую диаграмму с заголовком Оплата труда и названием оси Y – Тысячи рублей. Оцифровку оси Y выполните через 2000; - по столбцам – статьи расходов и % той же таблицы (А4:А7 и I4:I7) разделенную круговую диаграмму с заголовком Расходы фирмы с надписями значений данных как проценты. Поле данных диаграмм выделите сине-серым цветом. Сохраните файл. 5. Выполните формирование базы данных и операции с ней в Calc в следующей последовательности: - выполните команды Создать, Файл/Сохранить как..., присвоив файлу имя lab5-2 (формат .sxс) в папке PROBA-5 (в файле должно быть 4 листа); - на Листе 1 для колонок A, B, C установите категорию формата «Текстовый», для D – «Числовой» и переименуйте Лист 1 в База; - здесь же подготовьте нижеследующую таблицу: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 30

A

Фирма Система Оргтех Аякс Венс Март Арт Взлет Экон Анкор Апрель Аргон Симбирск-М

B Изделие Принтер Сканер ПЭВМ ПЭВМ Принтер ПЭВМ ПЭВМ ПЭВМ ПЭВМ ПЭВМ Принтер

C

Тип Струйный Ручной Сeleron Сeleron Лазерный Сeleron Pentium Pentium Pentium Pentium Лазерный

Цена

D 300 250 600 800 400 900 1200 1800 1100 1900 500

- заключите данную таблицу и все последующие в рамки; - выполните сортировку таблицы по колонке «Фирма – по возрастанию»; - опробуйте выборку записи по названию фирмы (например, «Взлет») с использованием функции «Найти». Выборку пометьте зеленым цветом. Сохранить файл. 6. Скопируйте таблицу База на Лист 2, а затем: - с использованием Автофильтра сделайте из таблицы выборку по условию: Изделие – ПЭВМ. Лист 2 переименуйте в А-фильтр. Сохраните файл. 7. Скопируйте таблицу База на Лист 3, а затем: - с использованием Стандартного фильтра по критериям: Изделие – ПЭВМ, Цена –