М. Додж К. Стинсон
Microsoft
Office Excel
2003
Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж Ростов-на-Дону • Екатеринбург • Самара • Новосибирск Киев • Харьков • Минск 2005
ББК 32.973.23-018.2 УДК 681.3.06 Д60
Д60
Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил. ISBN 5-94723-881-0
Книга, издаваемая по лицензии Microsoft Press, представляет новую версию программы для обработки электронных таблиц Excel, входящую в пакет Office 2003. На ее страницах смогло уместиться невероятное количество информации: настройка интерфейса и домашняя бухгалтерия, обработка результатов эксперимента и вебтехнологии, финансовый анализ и графическое представление данных, подводные камни и их обходные пути, сотни примеров и иллюстраций. Для одних эта книга станет настольным справочником, другие будут заинтересованы дополнительными усовершенствованиями в плане совместной работы, а третьим она в доступной форме объяснит, как пользоваться Excel на все 100 %.
ББК 32.973.23-018.2 УДК 681.3.06
Права на издание получены по соглашению с Microsoft Press. Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.
© 2004 by Craig Stinson and Mark Dodge ISBN 0-7356-1511-Х (англ.) © Перевод на русский язык, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005 ISBN 5-94723-881-0 © Издание на русском языке, оформление, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005
Краткое содержание Введение..................................................................................................................................................................... 21 Часть I. Начало работы _____________________________________________________________ Глава 1, Что нового в Microsoft Office Excel 2003...................................................................................................... 24 Глава 2. Запуск Excel .................................................................................................................................................. 35 Глава 3. Настройка рабочей области Excel.................................................................................................................. 95 Часть II. Рабочие листы ____________________________________________________________ Глава 4. Практические советы .................................................................................................................................... 126 Глава 5. Основы работы с листами .................................. .................................................................................. 135 Глава 6. Работа с книгами . . ................................................................................................................................ 170 Часть III. Форматирование и редактирование листов - ________________________________ Глава 7. Редактирование листов.................................................................................................................................. 184 Глава 8. Форматирование листов ................................ ......................................................................................... 240 Глава 9. Эффективная работа с листами ..................................................................................................................... 291 Часть IV. Графические объекты и печать листов ■ ____________________________________ Глава 10. Графические объекты.................................................................................................................................. 336 Глава 11. Печать листов.............................................................................................................................................. 387 Часть У. Создание формул и анализ данных __________________________________________ Глава 12. Создание формул......................................................................................................................................... 406 Глава 13. Использование функций ............................................................................................................................. 455 Глава 14. Основные функции .................................................................................................................................. 464 Глава 15. Даты и время............................................................................................................................................... 490 Глава 16. Финансовый анализ .................................................................................................................................... 504 Глава 17. Статистический анализ ............................................................................................................................... 520 Глава 18. Анализ «что-если» ....................................................................................................................................... 552
6 ♦ Краткое содержание
Часть VI. Совместная работа и Интернет _____________________________________________ Глава 19. Совместная работа.............................................................................................................. 582 Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет.................................................................... 616 Часть VII. Интеграция Excel с другими приложениями_________________________________ Глава 21. Связывание и внедрение..................................................................................................... 632 Глава 22. Гиперссылки ...................................................................................................................... 645 Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint............................................................................... 654 Часть VIII. Диаграммы _____________________________________________________________ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм............................................................................... 674 Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм ................................................................................. 689 Глава 26. Работа с данными диаграмм .............................................................................................. 738 Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами................................................................... 755 Часть IX. Базы данных и списки ________________________________________________ . Глава 28. Работа со списками............................................................................................................ 772 Глава 29. Работа с внешними данными...............................................................................................832 Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц......................................................................879 Часть X. Автоматизация Excel _______________________________________________________ Глава 31. Создание макросов .............................................................................................................926 Глава 32. Пользовательские функции ................................................................................................ 944 Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций..................................................................953
Приложения __________________________________________________ Приложение А. Установка Microsoft Excel........................................................................................ 966 Приложение Б. Сочетания клавиш .................................. ..................................................................972 Приложение В. Встроенные функции Excel ................................................................................... 989 Алфавитный указатель..................................................................................................................... 1065
Содержание Введение........................................................................................................................... 21 Терминология.......................................................................................................................22 От издательства....................................................................................................................22 Часть I. Начало работы _____________________________________________________ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 .................................................... 24 Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 ..............................................25 Интерактивная помощь ................................................................................................. 25 Сравнение листов...........................................................................................................27 Улучшенные статистические функции.........................................................................27 Новые панели задач........................................................................................................28 Рабочие области для документов ..................................................................................29 Управление правами на доступ к данным....................................................................29 Новые возможности списков ............................................................................. 30 Поддержка пользовательских структур XML .......................................................... . 30 Если вы пропустили последнее обновление ......................................................................30 Глава 2. Запуск Excel......................................................................................................35 Что произойдет после установки Excel ..........................................................................36 Регистрация Excel и подлиска на обновления.............................................................36 Почему в новых программах бывает много ошибок?.................................................37 Обновление программы.................................................................................................38 Восстановление после сбоя.................................................................................................39 Настройка автовосстановления.....................................................................................40 Чрезвычайные меры.......................................................................................................41 Знакомство с рабочей областью Excel...............................................................................41 Рабочие листы .................. .............................................................................................42 Окно рабочей книги ......................................................................................................42 Изменение размеров окна книги ............................................................................46 Меню и диалоговые окна..............................................................................................47 Строка формул ...............................................................................................................51 Строка состояния........................................................................................................... 52 Панели инструментов....................................................................................................53 Основы работы с файлами ........................................................................................... .54 Создание и открытие рабочих книг.............................................................................54 Сохранение файлов........................................................................................................ 60 Открытие файлов ...........................................................................................................68 Поиск файлов .................................................................................................................74
8 ♦ Содержание Импорт и экспорт файлов ..................................................................................................................76 Команды Открыть и Сохранить как ........................................................................................77 Импорт и экспорт текстовых файлов ......................................................................................78 Обмен данными между Excel для Windows и Excel для Macintosh............................................79 Помощь в интерактивном режиме . .............................................................................................80 Оптимальный способ обращения к справке .....................................................- .......................80 Управление Помощником............................................................................................................84 Работа с Помощником ................................................................................................................. 85 Обзор справочной системы .........................................................................................................88 Параметры обратной связи.......................................................................................................... 90 Меню Справка .............................................................................................................................. 93 Прежде чем обращаться в службу технической поддержки ..................................................... 93 Глава 3. Настройка рабочей области Excel ................................................................................ 95 Настройка панелей инструментов и меню........................................................................................ 96 Управление кнопками и командами ........................................................................................... 96 Быстрая настройка панелей инструментов ............................................................................. 97 Изменение расположения меню и подменю ............................................................................ 104 Создание и редактирование значков кнопок ........................................................................... 105 Работа с панелями инструментов..................................................................................................... 107 Позиционирование панелей инструментов .............................................................................. 108 Создание панелей инструментов и меню ....................................................................................... 109 Создание панели инструментов .................................................................................... 110 Присоединение панели инструментов к книге........................................................................ 111 Создание меню ........................................................................................................................... 112 Сохранение конфигурации панели инструментов и меню...................................................... 113 Восстановление панелей инструментов и меню ...................................................................... 114 Другие параметры панелей инструментов и меню .................................................................... 115 Другие элементы интерфейса Excel ................................................................................................ 116 Отображение формул ............................................................................................................. 117 Нулевые значения ....................................................................................................................... 118 Изменение стандартного шрифта ......................................................................................... 119 Изменение цветовой палитры ................................................................................................ 120 Дополнительные возможности........................................................................................................ 122 Часть II. Рабочие листы Глава 4. Практические советы................................................................................... . . 126 Какие данные вводятся в строки, а какие в столбцы? ................................................................... Планируется ли напечатать рабочий лист? ..................................................................................... Для кого предназначена эта информация? ..................................................................................... Обойдутся ли коллеги без вашей помощи при работе с вашими электронными таблицами? . . Можно ли для рабочих листов использовать внешние данные? •.................................................. Зачем нужны дополнительные листы?............................................................................................ Допускается ли вставка новых строк и столбцов? .......................................... .........................
127 128 130 131 132 133 133
Глава 5. Основы работы с листами ...................................................................................... 135 Перемещение по листу..................................................................................................................... 136 Управление блоками ячеек ........................................................................................................ 136 Индикаторы клавиатурных режимов ........................................................................................ 137 Перемещение с помощью специальных клавиш ...................................................................... 138 Выделение ячеек ............................................................................................................................... 139 Выделение с помощью мыши.................................................................................................... 139 Выделение с помощью команды Перейти .......................................................... 142 Ввод данных.......................................................................................... . . ..................................... 143 Ввод значений в ячейки и в строку формул ......................................................................... 144 Ввод данных в диапазоны ячеек.............................. ............................................................ 152 Редактирование и удаление данных.......................................................................................... 153 Управление листами ......................................................................................................................... 154 Вставка и удаление листов ........................................................................................................ 154 Присвоение имен листам и переименование листов . . . ................................................... 156 Изменение цвета ярлыка............................................................................................................ 156 Перемещение и копирование листов........................................................................................ 156
Содержание ♦ 9 Просмотр листов............................................................................................................................... Разделение листов на области.................................................................................................... Изменение масштаба отображения листов............................................................................... Представления............................................................................................................................. Защита данных .................................................................................................................................. Снятие защиты с отдельных ячеек ............................................................................................ Защита рабочих книг ................................................................................................................. Доступ по паролю к диапазонам ячеек .................................................................................... Скрытие формул и листов.......................................................................................................... Ввод паролей ..............................................................................................................................
157 157 161 162 163 164 164 165 168 169
Глава 6. Работа с книгами ......................................................................................................... 170 Работа с несколькими книгами ....................................................................................................... 171 Перемещение между открытыми книгами ............................................................................... 171 Размещение окон на экране ....................................................................................................... 172 Полноэкранный режим .............................................................................................................. 173 Сравнение листов ....................................................................................................................... 175 Открытие нескольких окон для одной книги . . ........................................................................ 176 Приемы работы с несколькими окнами.................................................................................... 178 Скрытие и защита книг.................................................................. " ............................................... 179 Скрытие окон книг....................................................................................................................... 179 Защита книг ............................................................................................................................ 180 Сохранение книг или окон как скрытых ................................................................................. 181 Скрытие отдельных листов........................................................................................................ 182 Часть III. Форматирование и редактирование листов __________________________________ Глава 7. Редактирование листов................................................................................................ 184 Копирование, вырезание и вставка................................................................................................. 185 Копирование и вставка.............................................................................................................. 185 Команда Специальная вставка .................................................................................................. 189 Вставка гиперссылок................................................................................................................. 194 Перемещение и копирование с помощью мыши .................................................................... 195 Добавление и удаление элементов листа .................................................................................... 197 Добавление столбцов и строк ................................................................................................... 197 Вставка ячеек.............................................................................................................................. 199 Удаление ячеек, столбцов и строк ............................................................................................ 202 Добавление, удаление и очистка ячеек с помощью мыши...................................................... 204 Отмена выполненных действий....................................................................................................... 207 Восстановление отмененных действий..................................................................................... 208 Повтор последнего действия .................................................................................................... 208 Редактирование содержимого ячеек............................................................................................... 209 Редактирование в строке формул ............................................................................................. 209 Редактирование непосредственно в ячейках ........................................................................... 209 Вкладка Правка диалогового окна Параметры........................................................................ 210 Очистка ячеек и сброс форматирования .................................................................................. 212 Заполнение ячеек и создание рядов данных ............................................................................ 213 Автоматическое применение форматирования ....................................................................... 222 Поиск и замена данных ................................................................................................................... 222 Поиск форматированных данных ............................................................................................. 225 Поиск с использованием подстановочных символов.............................................................. 226 Замена найденных данных ........................................................................................................ 227 Редактирование группы листов ...................................................................................................... 228 Группирование листов для редактирования ............................................................................ 228 Заполнение группы листов........................................................................................................ 231 Ввод текста и проверка орфографии ...................................: ......................................................... 232 Исправление ошибок при вводе ............................................................................................... 232 Автозавершение ввода............................................................................................................... 236 Проверка орфографии ............................................................................................................... 238 Глава 8. Форматирование листов ............................................................................................... 240 Основы форматирования.................................................................................................................. 241 Панель инструментов Форматирование................................................................................... 243 Автоформатирование................................................................................................................. 244
10 ♦ Содержание Форматирование ячеек .................................................................................................................... 246 Форматирование отдельных символов ..................................................................................... 247 Форматирование чисел при вводе ............................. "............................................................. 247 Общий формат............................................................................................................................ 249 Числовые форматы ..................................................................................................................... 249 Денежный формат ...................................................................................................................... 250 Финансовые форматы ................................................................................................................ 254 Процентные форматы ............................................................................................................. 255 Дробные форматы ...................................................................................................................... 256 Экспоненциальный (научный) формат..................................................................................... 256 Текстовый формат . . ............................................................................................................... 257 Дополнительные форматы ......................................................................................................... 257 Нестандартные форматы .................................................................................................................. 259 Создание новых форматов ......................................................................................................... 259 Многовариантные форматы............................ .......................................................................... 263 Окрашивание форматированных данных.................................................................................. 264 Использование условий в кодах форматов............................................................................... 265 Скрытие значений с помощью форматирования ..................................................................... 266 Выравнивание содержимого ячеек ........................................................................................... . 266 Выравнивание по горизонтали.................................................................................................. 267 Выравнивание по вертикали ..................................................................................................... 270 Автоподбор размеров символов ............................................................................................... 273 Изменение шрифта........................................................................................................................... 274 Изменение шрифта с помощью панели инструментов............................................................ 275 Выделение границ ............................................................................................................................ 277 Установка границ с помощью панели инструментов ............................................................. 278 Диагональные границы.............................................................................................................. 279 Рисование границ .................................................................... ......................................... 280 Применение цвета и узоров............................................................................................................. 281 Окрашивание ячеек с помощью панели инструментов........................................................... 283 Добавление подложки к рабочему листу ................................................................................. 283 Настройка размеров ячеек ....................................................................... ................................... 284 Ширина столбцов ...................................................................................................................... 284 Высота строк...............................................................................................................'.............. 286 Скрытие столбцов или строк .................................................................................................... 287 Объединение ячеек..................................................................................................................... 287 Глава 9. Эффективная работа с листами ........................................................................ . 291 Условное форматирование............................................................................................................... 292 Использование формул при условном форматировании ........................................................ 294 Стилевое форматирование ............................................................................................................... 295 Создание стиля ........................................................................................................................... 297 Изменение стиля ........................................................................................................................ 299 Копирование стилей между книгами....................................................................................... 299 Удаление стиля ........................................................................................................................... 300 Сохранение форматирования в шаблонах....................................................................................... 300 Добавление шаблонов в папку XLStart .................................................................................... 302 Шаблоны стандартных электронных таблиц............................................................................ 303 Проверка и документирование листов .................................................................................. • • • 303 Проверка наличия ошибок ........................................................................................................ 303 Вычисление и проверка формул.............. ........................................................................... 305 Трассировка формул .................................................................................................................. 307 Зависимости между ячейками .................................................................................................. 309 Добавление примечаний.......................................................... .............................................315 Выделение группы ячеек........................................................................................................... 317 Структурирование листов ........................................................................................................... 321 Создание панели инструментов Структура ............................................................................. 323 Структурирование листа с нестандартным расположением данных ..................................... 324 Расширение структуры на другие области листа .................................................................... 324 Удаление структуры и скрытие символов структуры ............................................................. 325 Скрытие и отображение уровней структуры ........................................................................... 325 Нумерация уровней структуры ................................................................................................. 327 Исключение из выделения скрытых ячеек............................................................................ . 327 Группирование столбцов и строк............................................................................................. 327
Содержание ♦ 11 Объединение данных с разных листов .................................................................................................................. Консолидация по расположению ................................................................................................................... Консолидация по категориям ......................................................................................................................... Связывание итогового и исходных листов....................................................................................................
328 329 332 334
Часть IV. Графические объекты и печать листов _______________
Глава 10. Графические объекты .......................................................... 336 Инструменты для рисования ......................................................................................................... .................. 337 Рисование объектов правильной формы ........................................................................................................ 338 Использование палитр ..................................................................................................................................... 340 Создание графических объектов ..............................- ........................................................................................... 340 Линии произвольной формы и многоугольники ..................................................................................... 341 Надписи ......................................................................................................................................................... 344 Автофигуры ...................................................................................................................................................... 346 Объекты WordArt ............................................................................................................................................. 348 Работа с графическими объектами........................................................................................................................ 350 Выделение и группирование объектов.......................................................................................................... 350 Форматирование объектов ............................................................................................................................. 352 Размещение объектов ...................................................................................................................................... 359 Защита объектов............................................................................................................................................... 361 Управление отображением объектов............................................................................................................. 362 Вставка объектов из других приложений............................................................................................................. 362 Работа с коллекцией мультимедийных элементов ........................................................................................... 364 Импорт графики............................................................ ............................................................................ 369 Вставка рисунков............................................................................................................................................. 370 Форматирование рисунков.................................................................... ........................................... 373 Дополнительные возможности .............................................................................................................................. 376 Назначение объектам макросов ..................................................................................................................... 378 Копирование изображения листа................................................................................................................... 378 Показательные примеры ......................................................................................................................................... 382
Глава 11. Печать листов
................................
........................ 387
Управление внешним видом страниц ................................................................................................................... 388 Параметры страниц ...................................................................................................................................... 388 Поля................................................................................................................................................................... 390 Колонтитулы..................................................................................................................................................... 391 Параметры листа .............................................................................................................................................. 394 Настройка разрывов страниц................................................................................................................................. 397 Принудительные разрывы страниц ............................................................................................................. . 399 Предварительный просмотр................................................................................................................................... 399 Печать......................................... .........................................................................................................................401 Печать в файл.................................................................................................................................................... 403 Область печати ................................................................................................................................................. 403 Параметры драйвера принтера .............................................................................................................................. 404
Часть У. Создание формул и анализ данных _________________________
Глава 12. Создание формул.................................................................. 406 Основные сведения о формулах ......................................................................................................................... . 407 Приоритет операторов .................................................................................................................................... 407 Использование в формулах ссылок................................................................................................................ 408 Поведение ссылок при копировании формул............................................................................................... 411 Редактирование формул ......................................................................................................... ................ 415 Использование функций: обзор ........................................................................................................................ 417 Автосумма ........................................................................................................................................................ 418 Вставка функций.............................................................................................................................................. 419 Создание «трехмерных» формул.............................................................................................................. . 419 Форматирование в строке формул................................................................................................................. 420 Обозначения диапазонов в формулах ............................................................................................................ 420 Присвоение имен ячейкам и диапазонам ......................................................................................................... 424 Использование имен в формулах ................................................................................................................... 425 Определение имен и правила именования............................................ ........................................................ 426
12 ♦ Содержание Редактирование имен ...................................................................................................................................427 Имена на уровне листа в сравнении с именами на уровне книги .......................................................... 427 Полуавтоматическое создание имен..............................................................................................................428 Именованные константы и формулы.............................................................................................................. 429 «Трехмерные» имена ........................................................................................................................................ 429 Вставка имен в формулы................................................................................................................................. 430 Создание списка имен ..................................................................................................................................... 430 Замещение ссылок именами ....................................................................................................................... , 431 Переход к заданному диапазону .................................................................................................................... 433 Сообщения об ошибках .......................................................................................................................................... 433 Вычисления на листе............................................................................................................................................... 434 Управление вычислениями.............................................................................................................................. 434 Копирование значений формул...................................................................................................................... 435 Промежуточные значения в формулах........................................................................................................... 436 Циклические ссылки ....................................................................................................................................... 437 Точность числовых значений .......................................................................................................................... 438 Массивы ................................................................................................................................................................... 439 Одномерные массивы...................................................................................................................................... 440 Формулы массива ............................................................................................................................................ 441 Двумерные массивы ........................................................................................................................................ 441 Применение формул массива ...................................................................................................................... 442 Массивы констант . . . . ■ ........................................................................................................................... 443 Расширение массивов-аргументов................................................................................................................. 444 Связанные книги ..................................................................................................................................................... 444 Сохранение связанных книг ........................................................................................................................... 445 Открытие зависимых книг . . . .'............................................................................................................... 445 Редактирование связей .................................................................................................................................... 446 Копирование зависимых формул ................................................................................................................... 447 Условные выражения .............................................................................................................................................. 448 Создание формул с помощью Мастера суммирования................................................................................. 449 Создание формул с помощью Мастера подстановок ................................................................................... 451
Глава 13. Использование функций . . .............................................. 455 Справочная информация о функциях .................................................................................................................... 456 Установка пакета анализа . .................................................................................................................................. 458 Синтаксис функций ................................................................................................................................................ 459 Выражения как аргументы .............................................................................................................................. 460 Типы аргументов...................................... А ..................................................................................................... 460 Добавление функций на рабочий лист.................................................................................................................. 461 Из-за чего возникает ошибка #ИМЯ? ........................................................................................................... 463 Вставка ссылок и имен.................................................................................................................................... 463
Глава 14. Основные функции............................................................... 464 Математические функции ...................................................................................................................................... 465 Функция СУММ .............................................................................................................................................. 465 Наиболее полезные математические функции .............................................................................................. 466 Функции округления....................................................................................................................................... 468 Текстовые функции................................................................................................................................................. 471 Наиболее полезные текстовые функции ........................................................................................................ 471 Функции для работы с подстроками ............................................................................................................. 474 Логические функции .............................................................................................................................................. 476 Функция ЕСЛИ ................................................................................................................................................ 476 Функции И, ИЛИ и НЕ ................................................................................................................................... 477 Вложенные функции ЕСЛИ ............................................................................................................................ 478 Другое применение логических функций .................................................................................................... 478 Информационные функции .................................................................................................................................... 479 Функции ТИП и ТИП.ОШИБКИ ................................................................................................................... 479 Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ........................................................................................................................ 479 Функции проверки типа значения ............................................................................................................. 480 Функции для списков и массивов ..................................................................................................................... 481 Функции ВПР и ГПР ................................................................................................................................... 482 Функция ПРОСМОТР...................................................................................................................................... 484 Функция АДРЕС............................................................................................................................................... 485
Содержание ♦ 13 Функция ВЫБОР.............................................................................................................................................. 485 Функция ПОИСКПОЗ...................................................................................................................................... 485 Функция ИНДЕКС ........................................................................................................................................... 486 Функция ДВССЫЛ ...................................................................................................................................... 488 Функции СТРОКА и СТОЛБЕЦ .................................................................................................................. 488 Функции ЧСТРОК и ЧИСЛСТОЛБЦОВ . . ................................................................................................. 488 Функция ОБЛАСТИ ......................................................................................................................................... 489 Функция ТРАНСП ............................................................................................................................................ 489
Глава 15. Даты и время ....................................................................... 490 Как Excel хранит даты и время............................................................................................................................... 491 Ввод дат и времени ............................................. -............................................................................................... 492 Автоэаполнение дат ......................................................................................................................................493 Расширение временных рядов ........................................................................................................................ 494 Форматирование дат и времени.............................................................................................................................496 Пользовательские форматы дат и времени .................................................................................................497 Форматы для промежутков времени..............................................................................................................497 Арифметические операции с датами и временем .................................................................................................499 Функции дат и времени ..........................................................................................................................................500 Функции СЕГОДНЯ и ТДАТА .....................................................................................................................500 Функция ДЕНЬНЕД..........................................................................................................................................501 Функции ГОД, МЕСЯЦ и ДЕНЬ......................................................................................................................501 Функции ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ .........................................................................................................501 Функции ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЗНАЧ ..........................................................................................................501 Специальные функции для работы с датами ..................................................................................................502
Глава 16. Финансовый анализ ............................................................. 504 Функции для анализа инвестиций...............................................................................................................• • ■ 505 Функция ПС ......................................................................................................................................................506 Функция ЧПС ....................................................................................................................................................506 Функция ВС ......................................................................................................................................................507 Функция ПЛТ....................................................................................................................................................508 Функция ПРПЛТ ...............................................................................................................................................509 Функция ОСПЛТ ...........................................................................................................................................509 Функция КПЕР..................................................................................................................................................509 Функция СТАВКА............................................................................................................................................510 Функция ВСД ...................................................................................................................................................510 Функция МВСД........................................................................................................ .................................511 Функции для вычисления амортизации ................................................................................................................511 Функция АПЛ ...................................................................................................................................................512 Функции ДДОВ и ФУО ...................................................................................................................................512 Функция ПУО ...................................................................................................................................................513 Функция АСЧ....................................................................................................................................................514 Функции для анализа ценных бумаг......................................................................................................................514 Функции РУБЛЬ.ДЕС и РУБЛЬ.ДРОБЬ . ...............................................................................................515 Функции НАКОПДОХОД и НАКОПДОХОДПОГАШ .................................................................................515 Функции ИНОРМАи ПОЛУЧЕНО .................................................................................................................516 Функции ЦЕНА, ЦЕНАСКИДКА и ЦЕНАПОГАШ.......................................................................................516 Функция СКИДКА...........................................................................................................................................517 Функции ДОХОД, ДОХОДСКИДКА и ДОХОДПОГАШ ...............................................................................517 Функции РАВНОКЧЕК, ЦЕНАКЧЕК и ДОХОДКЧЕК .................................................................................518 Функции ДНЕИКУПОНДО, ДНЕИКУПОН, ДНЕИКУПОНПОСЛЕ, ДАТАКУПОНПОСЛЕ, ЧИСЛКУПОН и ДАТАКУПОНДО . ..................................................................518 Функции ДЛИТ и МДЛИТ .............................................................................................................................519
Глава 17. Статистический анализ .......................................................520 Анализ распределения данных ............................................................................................................................... Встроенные статистические функции ........................................................................................................ Функции для вычисления порядковых статистик......................................................................................... Функции для оценки разброса данных ......................................................................................................... Линейная и экспоненциальная регрессии ............................................................................................................. Линейная регрессия ......................................................................................................................................... Экспоненциальная регрессия ......................................................................................................................
521 522 523 526 527 528 534
14 ♦ Содержание Инструменты пакета анализа ................................................................................................................................. Описательная статистика ................................................................................................................................ Гистограмма..................................................................................................................................................... Ранг и персентиль............................................................................................................................................ Генерация случайных чисел ......................................................................................................................... Выборка ........................................................................................................................................................ Скользящее среднее..........................................................................................................................................
535 535 538 541 544 548 549
Глава 18. Анализ «что-если»..................................................................................................... 552 Таблицы подстановки ........................................................................................: .................................................... Таблицы подстановки для одной переменной ............................................................................................... Таблицы подстановки для двух переменных.................................................................................................. Редактирование таблиц подстановки ............................................................................................................. Диспетчер сценариев........................................................ '...................................................................................... Создание сценария ........................................................................................................................................... Просмотр сценариев ........................................................................................................................................ Добавление, редактирование и удаление сценариев ..................................................................................... Объединение сценариев ................................................................................................................................... Создание отчетов по сценариям....................................................................................................'................. Команда Подбор параметра .................................................................................................................................... Замечания о точности и множественности решений .................................................................................... Поиск решения ......................................................................................................................................................... Указание ожидаемого результата ................................................................................................................ Задание переменных ........................................................................................................................................ Задание ограничений........................................................................................................................................ Сохранение модели поиска решения ....................................................................*г ...................................... Сохранение результатов в виде сценария ...................................................................................................... Другие параметры поиска решения .......................................................................................................... Создание отчетов ............................................................................................................................................. Если решение не найдено ................................................................................................................................
Часть VI. Совместная работа и Интернет
553 553 556 557 558 559 561 562 563 565 568 570 571 573 573 573 576 577 * 577 579 580
______________
Глава 19. Совместная работа............................................................... 582 Сохранение и получение файлов на удаленных компьютерах................................................... .................... Совместное использование книг в сети................................................................................................................ Ограничения при работе с общей книгой ..................................................................................................... Настройка параметров совместного доступа................................................................................................ Отслеживание изменений................................................................................................................................ Защита журнала изменений...................................................................... Т . . . .................. .................... Просмотр изменений........................................................................................................................................ Завершение сеанса работы с общей книгой.................................................................................................. Объединение изменений из нескольких книг ...................................................................................................... Отправка книг и листов по электронной почте ................................................................................................... Отправка книги как вложения в почтовое сообщение.................................................................................. Отправка текущего листа в качестве текста сообщения............................................................................... Отправка рабочей книги на рецензию........................................................................................................... Отправка книг по маршруту членам рабочей группы .................................................................................. Управление правами на доступ к документам................................. .................................................. Защита документа при помощи IRM............................................................................. %............................. Работа с защищенным документом................................................................................................................ Работа с веб-узлом SharePoint . ............................................................................................................................. Загрузка документов с сайта и помещение их обратно ........................................................................... Выдача и возврат документа........................................................................................................................... Общая рабочая область ................................................................................................................................. Создание рабочей области для документов................................................................................................... Веб-обсуждения.......................................................................................................................................................
583 584 587 587 588 590 591 592 593 594 595 596 597 598 600 601 603 604 605 607 607 612 614
Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет............... 616 Работа с узлами FTP.................................................................................................................................................617 Добавление узла FTP на панель адресов.........................................................................................................618 ' Добавление узла FTP в папку Мое сетевое окружение .................................................................................619
Содержание ♦ 15 Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML ................................................................................. Выбор возможностей....................................................................................................................................... Сохранение всей рабочей книги без интерактивности ............................................................................... Публикация без интерактивности .................................................................................................................. Публикация с интерактивностью ................................................................................................................... Работа с веб-компонентами ......................................................................................... .........................................
620 620 624 625 626 627
Часть VII. Интеграция Excel с другими приложениями ____________ Глава 21. Связывание и внедрение
................................................ 632
Внедрение или связывание? ................................................................................................................................... 633 Внедрение или статическая вставка?..................................................................................................................... 634 Внедрение и связывание при вставке из буфера обмена ................................................................................ . 635 Внедрение и связывание при помощи команды Объект..................................................................................... 638 Вкладывание исполняемых файлов в документ Excel ............................................................. 640 Манипулирование внедренными объектами ...................................................................................................... 640 Управление связями .......................................................................................................................... 642 Выбор обновления: автоматическое или по запросу ................................................................................... 643 Обновление при открытии файла ................................................................................................................... 643 Восстановление разорванных связей ...........................................................................................................643 Связывание или гиперссылки?............................................................................................................................... 644
Глава 22. Гиперссылки ......................................................................... 645 Создание гиперссылки в ячейке ............................................................................................................................ Преобразование текста в гиперссылку,.......................................................................................................... Гиперссылка на веб-узел или файл................................................................................................................. Гиперссылка на место в текущей книге ................................................................................................... Гиперссылка на новый файл ........................................................................................................................... Гиперссылка на адрес электронной почты ................................................................................................... Назначение гиперссылки элементу интерфейса..................................... .............................................. Изменение и удаление гиперссылки..................................................................................................................... Форматирование гиперссылки ...................................................................................................................... Функция ГИПЕРССЫЛКА .....................................................................................................................................
647 647 648 650 650 650 652 652 653 653
Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint ........................... 654 Использование таблиц Excel в документах Word.............................................................................................. . 655 Вставка таблицы Excel из буфера обмена...................................................................................................... 655 Форматирование таблицы при помощи команды Специальная вставка ....................................................657 Применение команды Объект..........................................................................................................................664 Работа с диаграммами, Excel в документах Word .................................................................................................665 Слияние данных Excel в Word для создания почтовых сообщений .......................................................................666 Использование данных Excel в PowerPoint............................................................................................................669 Вставка данных Excel в PowerPoint и связывание...........................................................................................671 Работа с диаграммами Excel в PowerPoint .....................................................................................................672
Часть VIII. Диаграммы
____________________ _^^_____
Глава 24. Основные приемы создания диаграмм ............................. 674 Создание диаграмм.............................................................................................................................................. . 675 Этап 1. Выбор типа диаграммы .................................................. .......................................................... 676 Этап 2. Задание исходных данных ................................................................................................................. 677 Этап 3. Настройка параметров диаграммы ................................................................................................... 679 Этап 4. Размещение диаграммы..................................................................................................................... 684 Создание комбинированных диаграмм ................................................................................................................ 685 Изменение размеров и расположения диаграммы .............................................................................................. 685 Отображение скрытых ячеек ................................................................................................................................. 686 Отображение пустых ячеек ...........................................* ...................................................................................... 686 Изменение типа диаграммы по умолчанию .......................................................................................................... 687 Печать диаграмм ..................................................................................................................................................... 687 Сохранение и защита диаграмм............................................................................................................................ 686 Работа с внедренными диаграммами .................................................. ............................................................ 688
16 ♦ Содержание
Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм............................... 689 Меню Диаграмма и панель инструментов Диаграммы.......................................................... ....................... 690 Выбор элементов диаграммы ................................................................................................................................ 692 Копирование параметров форматирования диаграммы...................................................................................... 692 Добавление диаграммы в галерею типов.............................................................................................................. 692 Перемещение элементов диаграммы мышью ...................................................................................................... 693 Перемещение и изменение размера области рисования ................................................................................. 694 Работа с заголовками . . . . I ............................................................................................................................... 694 Создание заголовка на двух строках.............................................................................................................. 695 Форматирование заголовка ........................................................................................................................ 695 Форматирование отдельных символов заголовка ........................................................................................ 698 Добавление текстовых примечаний . . .* .......................................................................................................... 698 Работа с подписями данных ................................................................................................................................... 699 Позиционирование и выравнивание подписей............................................................................................. 700 Числовое форматирование подписей данных............................................................................................... 701 Вид и шрифт подписей данных...................................................................................................................... 701 Редактирование подписей данных ................................................................................................................. 702 Форматирование одной подписи данных ..................................................................................................... 702 Генерация подписей для точечных диаграмм................................................................................................702 Работа с осями ..........................................' ..............................................................................................................705 Выбор типа, цвета и толщины линии .............................................................................................................705 Расположение делений и подписей делений .................................................................................................706 Изменение числового формата подписей делений .......................................................................................707 Масштабирование осей ................................................................................................................................707 Добавление, удаление и форматирование линий сетки .......................................................................................716 Форматирование рядов и маркеров данных...........................................................................................................716 Использование вспомогательной оси значений ............................................................................................716 Создание комбинированных диаграмм ..........................................................................................................717 Изменение порядка рядов данных ..................................................................................................................718 Изменение ориентации рядов данных............................................................................................................718 Изменение внешнего вида маркеров данных ................................................................................................719 Настройка размещения маркеров данных в гистограммах и линейчатых диаграммах .... 720 Настройка расстояния между маркерами данных в объемных диаграммах ..............................................721 Линии рядов в гистограммах и линейчатых диаграммах с накоплением ...................................................723 Изменение формы маркеров данных в объемных гистограммах и линейчатых диаграммах . . 723 Сглаживание линий в графиках и точечных диаграммах ...........................................................................723 Изменение атрибутов линий и маркеров в графиках, точечных и лепестковых диаграммах . . . 725 Линии минимума-максимума и полосы открытия-закрытия......................................................................725 Отображение линий проекции на графиках и диаграммах с областями.....................................................726 Разъединение секторов круговых и кольцевых диаграмм ...........................................726 Параметры форматирования и распределения для вторичных диаграмм и кольцевых диаграмм.................................................................................................................................726 Изменение угла поворота первого сектора круговой или кольцевой диаграммы ................................727 Работа с таблицами данных ....................................................................................................................................728 Форматирование фоновых областей......................................................................................................................728 Заполнение области градиентной заливкой........................................................................................ ■ • • 729 -Заполнение области узором........................ ....................................................................................................730 Заполнение области текстурой или рисунком ..................................................730 Изменение вида трехмерной диаграммы ..............................................................................................................734 Настройка возвышения ....................................................................................................................................736 Настройка поворота .........................................................................................................................................736 Настройка высоты ............................................................................................................................................736 Настройка перспективы ..........................: ...................................................................................................736 Изометрия и автомасштабирование ...............................................................................................................737
Глава 26. Работа с данными диаграмм.............................................. 738 Добавление данных..................................................................................................................................................739 Копирование и вставка данных ......................................................................................................................739 Добавление рядов данных................................................................................................................................740 Создание расширяющихся диаграмм ................................................................................................................742 Удаление данных......................................................................................................................................................743 Редактирование и замена данных...........................................................................................................................743 Выборочное отображение и выделение точек......................................................................................................744 Изменение порядка отображения рядов ...............................................................................................................746
Содержание ♦ 17 Многоуровневые диаграммы................................................................................................................................. Добавление линий тренда ...................................................................................................................................... Добавление планок погрешностей ....................................................................................................................... Прогнозирование при помощи диаграмм: графический подбор параметра .....................................................
749 749 751 752
Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами.............. 755 Создание динамических диаграмм при помощи именованных диапазонов ...................................................... Автоматическое отображение новых данных ............................................................................................. Отображение только новых точек .................................................................................................................. Создание статических диаграмм при помощи массивов ................................................................................... Работа с пузырьковыми диаграммами.................................................................................................................. Работа с лепестковыми диаграммами................................................................................................................... Создание диаграмм Ганта ...................................................................................................................................... Специфическое форматирование ....................................................................................................................... Подписи делений без осей .............................................................................................................................. Подписи делений в области рисования ..................................................................................................... Форматирование выделенных линий сетки или подписей делений ....................................................... Ступенчатые подписи делений .............................................................. ................................................... Отображение собственной линии прогноза .................................................................................................
756 757 758 759 760 762 765 767 767 767 769 769 770
Часть IX. Базы данных и списки________________________________ Глава 28. Работа со списками.............................................................. 772 Создание и ведение списков ..................................................................................................................................773 Использование заголовков в формулах ......................................................................................................774 Вспомогательные средства Excel для создания списков .......................................................................... . 777 Работа со списками как с объектами ............................................................................................................ 779 Публикация списка................................................................................................................................... ■; . 781 Работа со списками SharePoint........................................................................................................................790 Отображение строки итогов ...........................................................................................................................790 Изменение размеров списка............................................................................................................................791 Проверка вводимых значений.................................................................................................................................792 Задание типа данных и допустимых значений ..............................................................................................793 Задание подсказки............................................................................................................................................794 Задание вида и текста сообщения об ошибке ...............................................................................................794 Формы при работе со списками............................................................................................................................ 795 Добавление строк .......................................................................................... .........................................795
Поиск записей............................................................................................................................. 796
Сортировка списков и диапазонов .................................................................................................................... . 797 Сортировка по одному столбцу......................................................................................................................797 Сортировка по нескольким столбцам............................................................................................................798 Сортировка части списка ................................................................................................................................799 Сортировка столбцов ....................................................................................................................................... 799 Сортировка ячеек с формулами ..................................................................................... . .............................801 Последовательность сортировки данных в Excel...........................................................................................802 Пользовательские списки и сортировка месяцев и дней недели .................................................................803 Сортировка с учетом регистра букв ..............................................................................................................803 Фильтрация списка .................................................................................................................................................804 Автофильтр ...................................................................................................................., ..................................804 Расширенный фильтр . . . .' .............................................................................................................................808 Промежуточные итоги в анализе списков ........................................................................................................817 Подведение итогов по нескольким столбцам ................................................................................................820 Применение к столбцу нескольких итоговых формул.................................................................................. 820 Автоматические разрывы страниц..................................................................................................................820 Удаление или замена промежуточных итогов ...........................................................................................821 Группировка по датам .....................................................................................................................................821 Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ ...........................................................................................................822 Функции в анализе списков ...............................................................................................................................823 Статистические функции баз данных ............................................................................................................823 Функции СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИ . ........................................................... .....................................824 Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ ........................................................................................................................826
Функции ВПР и ГПР .............................................................................................................. , 826
Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС .................................................................................................................828
18 ♦ Содержание
Глава 29. Работа с внешними данными .............................................832 Импорт внешних данных с помощью команды Открыть ............................................................................... 833 Открытие текстовых файлов............................................................................................................................ 833 Открытие таблиц Microsoft Access ................................................... _........................................................... 838 Открытие файлов dBase...................................................................... " ........................................................... 838 Работа с файлами в формате XML ......................................................................................................................... 839 Открытие и импорт списка XML ................................................................................................................ 839 Экспорт списка XML .......................................................... ...................................................................... 844 Импорт данных посредством запросов................................................................................................................. 844 Повторное использование запроса................................................................................................................. 845 Создание запроса к базе данных..................................................................................................................... 846 Создание DSN-файла ......................................•................................................................................................ 847 Создание простого запроса ............................................................................................................................ 848 Режимы обновления и другие свойства запроса........................................................................................... 851 Редактирование запроса .................................................................................................................................. 854 Сохранение запроса ......................................................................................................................................... 857 Непосредственная работа с Microsoft Query ........................................................................................................... 858 Запуск Microsoft Query.................................................................................................................................... 858 Добавление и удаление таблиц .................................................................................................................... 860 Объединение таблиц ........................................................................................................................................ 860 Добавление, удаление и перемещение полей................................................................................................ 861 Переименование полей ...........................................................................................................- ....................... 861 Сортировка таблицы результатов ................................................................................................................... 861 Фильтрация таблицы результатов................................................................................................................... 863 Вычисление итогов .......................................................................................................................................... 868 Создание запроса с параметрами ................................................................................................................... 870 Сохранение запроса ......................................................................................................................................... 871 Передача таблицы результатов в Microsoft Excel ......................... ........................................................... 871 Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов ..................................................................... 872 Использование готового веб-запроса............................................................................................................ 872 Создание веб-запроса ........................................................................................................................................ 874
Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц.................. 879 Знакомьтесь: сводная таблица................................................................................................................................ Создание сводной таблицы..................................................................................................................................... Запуск Мастера сводных таблиц и диаграмм ......................................................................................... Шаг 1: задание типа источника данных ........................................................................................................ Шаг 2: указание местонахождения исходных данных .................................................................................. Шаг 3: указание места для размещения таблицы ........................................................................................... Задание начальной структуры таблицы ......................................................................................................... Реорганизация сводной таблицы............................................................................................................................ Использование оси страниц............................................................................................................................ Отображение итогов для поля страницы........................................................................................................ Перемещение элементов поля страницы на отдельные листы книги .......................................................... Скрытие элементов на осях строк и столбцов .............................................................................................. Создание сводной диаграммы ............................................................................................................................... Обновление сводной таблицы ................................................................................................................................ Обновление таблицы при открытии файла .................................................................................................... Выделение элементов сводной таблицы ............................................................................................................... Форматирование сводной таблицы ....................................................................................................................... Автоформатирование сводной таблицы......................................................................................................... Применение числовых форматов.................................................................................................................... Отображение пустых ячеек ............................................................................................................................. Отображение значений ошибки ................................................................................................................. Центрирование надписей ................................................................................................................................ Использование нескольких полей данных ..................................................................................................... Переименование полей и элементов...................................................................................................................... Сортировка элементов ............................................................................................................................................ Автосортировка................................................................................................................................................ Ручная сортировка элементов ......................................................................................................................... Отображение наибольших и наименьших элементов поля ................................................................................. Отображение и скрытие элементов внутреннего поля....................................................~:................................. Вывод развернутой информации для значения поля данных..............................................................................
880 882 883 883 884 884 885 886 887 888 888 888 889 890 891 891 891 892 892 892 893 893 893 895 896 896 897 897 898 899
Содержание ♦ 19 Группировка данных............................................................................................................................................... 900 Создание групп элементов .............................................................................................................................. 900 Группировка числовых элементов.................................................................................................................. 901 Группировка элементов по временным диапазонам .................................................................................... 902 Удаление групп................................................................................................................................................. 904 Общие и промежуточные итоги ............................................................................................................................ 904 Общие итоги..................................................................................................................................................... 905 Промежуточные итоги ................................................................................................................................. 905 Промежуточные итоги для самых внутренних полей................................................................................... 906 Вычисления в сводных таблицах ........................................................................................................................... 906 Использование других итоговых функций ............................................................................................... 906 Несколько итоговых функций для одного гюля ........................................................................................... 907 Дополнительные вычисления.......................................................................................................................... 907 Вычисляемые поля и элементы ...................................................................................................................... 909 Ссылки на данные сводной таблицы ......................................................................................................................913 Построение сводной таблицы на внешних данных ............................................................................................. 914 Обновление сводной таблицы из внешнего источника данных.................................................................. 915 Работа с данными OLAP .................................................................................................................................. 916 Использование сводной таблицы для консолидации диапазонов...................................................................... 916 Построение сводной таблицы на основе другой сводной таблицы ................................................................... 921 Печать сводных таблиц ........................................................................................................................................... 922 Заголовки строк и столбцов в качестве заголовков печати .................................................................... 922 Повтор заголовков элементов на каждой странице ......................................................................................922 Печать каждого элемента внешнего поля на новой странице..................................................................... 922 Веб-компонент Сводная таблица .......................................................................................................................... 923
Часть X. Автоматизация Excel Глава 31. Создание макросов.................................................................................................... 926 Запись макроса........................................................................................................................................................ Запуск макроса из диалогового окна Макрос .......................................................................................... За сценой: среда VBA.............................................................................................................................................. Получение справки по ключевым словам VBA ............................................................................................. Объекты, свойства и методы ........................................................................................................................... Просмотр объектов........................................................................................................................................... Семейства объектов ......................................................................................................................................... Изменение свойств объекта без его выделения ............................................................................................ Имена аргументов метода ............................................................................................................................... Редактирование макросов ...................................................................................................................................... Абсолютные и относительные ссылки в макросах.............................................................................................. Макросы и процедуры............................................................................................................................................ Личная книга макросов .......................................................................................................................................... Резюме......................................................................................................................................................................
927 929 929 930 931 932 933 935 935 936 938 940 942 942
Глава 32. Пользовательские функции .................................................................................... 944 Применение пользовательских функций .............................................................................................................. Как работает пользовательская функция ..................................., .................................................................. Правила создания пользовательских функций ..................................................................................................... Ключевые слова VBA в пользовательских функциях........................................................................................... Документирование макросов и пользовательских функций ........................................................................... Пользовательские функции с необязательными аргументами........................................................................... Доступ к пользовательским функциям .....................................................................................'...........................
946 947 948 948 949 950 952
Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций ...............................................953 Отладка программ при их разработке.................................................................................................................. Обнаружение синтаксических ошибок ......................................................................................................... Ошибки в именах переменных....................................................................................................................... Пошаговое исполнение кода .......................................................................................................................... Установка контрольных точек ........................................................................................................................ Программное задание условных контрольных точек .................................................................................. Наблюдение за значениями переменных и свойств ..................................................................................... Работа с окном отладки ............................................................................................................................... Обработка ошибок на этапе выполнения .............................................................................................................
954 954 956 957 957 958 959 961 961
20 ♦ Содержание Приложения
Приложение А. Установка Microsoft Excel ........................................ 966 Требования к системным ресурсам ....................................................................................................................... 967 Дополнительные требования и рекомендации.............................................................................................. 968 Установка Office .................................................................................................................................................. 968 Удаление Office........................................................................................................................................................ 969 Установка дополнительных компонентов............................................................................................................. 969 Установка национальных компонентов Office ............................................................................................. 970 Использование экранной клавиатуры ........................................................................................................ 971 Устранение неполадок Microsoft Office................................................................................................................971
Приложение Б. Сочетания клавиш..................................................... 972 Диаграммы и их элементы ..................................................................................................................................... Формы ....................................................................................................................................................................... Редактирование полей диалоговых окон................................................................................................................ Диалоговые окна ...................................................................................................................................................... Редактирование данных ........................................................................................................................................... Ввод формул и вычисления ..................................................................................................................................... Ввод данных ............................................................................................................................................................. Вставка специальных символов .......................................................................................................................... Расширение выделенных фрагментов .................................................................................................................... Фильтрация списков ............................................................................................................................................... Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек ............................................................................................ Форматирование данных......................................................................................................................................... Справка...................................................................................................................................................................... Окно Справка Microsoft Excel ................................................................................................................................ Вставка, копирование и удаление ячеек................................................................., ............................................. Языки......................................................................................................................................................................... Макросы.................................................................................................................................................................... Меню и панели инструментов................................................................................................................................ Перемещение и прокрутка в режиме End .......................................................................................................... Перемещение и прокрутка в режиме Scroll Lock ................................................................................................ Перемещение и прокрутка в рабочих листах........................................................................................................ Перемещение внутри выделенного диапазона ..................................................................................................... Диалоговые окна Открытие документа, Сохранение документа и Добавление рисунка................................. Диалоговое окно Мастера сводных таблиц и диаграмм ..................................................................................... Отображение и скрытие элементов сводных таблиц ........................................................................................... Изменение макета сводной таблицы ...................................................................................................................... Печать........................................................................................................................................................................ Предварительный просмотр данных для печати ................................................................................................... Выделение ячеек, столбцов, строк и объектов ..................................................................................................... Выделение ячеек со специальными характеристиками........................................................................................ Отправка сообщений электронной почты............................................................................................................. Отображение, скрытие и группировка данных..................................................................................................... Смарт^теги............................................................................................................................................................... Панели задач............................................................................................................................................................. Интерфейс Office и Windows .................................................................................................................................. Рабочие листы..........................................................................................................................................................
974 974 974 975 975 976 976 977 977 978 978 979 979 980 980 980 981 981 982 982 982 983 983 984 984 984 985 985 985 985 986 986 987 987 988 988
Приложение,В. Встроенные функции Excel ....................................... 989 Алфавитный указатель ........................................................................ 1065
Введение В данной книге встречаются условные обозначения, призванные обратить внимание читателя на ряд ключевых моментов и базовых понятий. Так, курсивным шрифтом выделены раскрываемые в данном абзаце специальные термины и определения, которые далее используются без дополнительных пояснений; полужирным шрифтом обозначены важные моменты в тексте книги; специальный шрифт используется для выделения элементов интерфейса, названий мастеров, окон, команд, меню и функций. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Эта врезка содержит обычно полезные рекомендации, соблюдение которых может способствовать большей эффективности практического применения полученных вами в тексте книги теоретических знаний. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Врезка «примечание» включает пояснения к излагаемому в данном абзаце тексту, которые автор посчитал необходимым вынести в отдельный блок или подвергнуть дополнительному анализу. ВНИМАНИЕ--------------------------------------------------------------------------------------------Врезка «внимание» указывает на то, что приведенный в ней текст имеет особое значение, на которое следует обратить пристальное внимание во избежание возникновения ошибок или недочетов в работе. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Эта врезка указывает на разделы и главы книги, которые имеют отношение к понятиям, обсуждаемым на текущей странице, или в которых рассказывается о них.
22 ♦ Введение
Терминология Используемая в настоящей книге терминология в целом является стандартной для технической документации, описывающей программное обеспечение. Диалоговое окно — это окно, в котором пользователь может изменить какие-либо настройки либо ввести те или иные значения. Мастером называется служебный компонент, предназначенный для пошаговой настройки программы с помощью набора диалоговых окон. Вкладка — это один из разделов диалогового окна, который открывается щелчком мыши на его заголовке. Флажок — элемент настройки системы, устанавливаемый рядом с каким-либо пунктом щелчком мыши и отображающийся на экране в виде символа «галочка». С помощью флажков можно отметить несколько пунктов в одном меню или логической группе функций, тогда как переключатель позволяет выбрать только один из предложенных вариантов. Кнопкой называется управляющий графический объект различных окон и мастеров, в то время как клавиша — это один из компонентов клавиатуры компьютера. Встречающиеся в тексте последовательности команд предполагают, что пользователь по очереди переходит от одного такого пункта к другому, причем в качестве пунктов в зависимости от контекста могут выступать компоненты разного рода меню. Очередность действий пользователя обозначается символом ► . Предложение щелкните мышью на ... означает, что следует сделать однократный щелчок левой кнопкой мыши на указанном далее объекте. Если на каком-то объекте следует щелкнуть правой кнопкой мыши, об этом сказано особо. И наконец, следует помнить, что все настройки вступают в силу после щелчка мышью на кнопках ОК, Да (Yes) или Применить (Apply). Если в тексте не сказано о необходимости использования этих кнопок для сохранения настроек, это предполагается по умолчанию.
От издательства Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты
[email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция). Мы будем рады узнать ваше мнение! Все файлы примеров, использующихся в этой книге, можно найти на web-сайте издательства по адресу http://www.piter.com/download. Подробную информацию о наших книгах вы найдете на веб-сайте издательства http://www.piter.com.
ЧАСТЬ I
Начало работы Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 Глава 2. Запуск Excel Глава 3. Настройка рабочей области Excel
Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 'с*
• Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 • Если вы пропустили последнее обновление...
Не всегда очередная реализация программного обеспечения вызывает у вас страстное желание обновить предыдущую версию. Вам, естественно, хотелось бы знать, насколько она ушла вперед с точки зрения удобства работы и функциональности. И тут сомнений нет — Microsoft Excel стала «зрелой» программой. Данная версия не является просто косметическим обновлением предыдущей, хотя многие из новых возможностей скрыты «под капотом» и не выглядят очевидными для рядового пользователя. Самое основное из явно видимых улучшений — это новый внешний облик офисного пакета, который Microsoft описывает как «более открытый и энергичный». Кроме того, претерпели изменения старые и появились дополнительные панели задач, в том числе такие, как Справка, Общая рабочая область и Справочные материалы. Поддержка планшетного ПК теперь позволяет быстро вводить рукописные данные непосредственно в документы Microsoft Office. В Microsoft Office Excel 2003 улучшены и расширены существующие возможности, появилось несколько новых средств, которые обеспечивают более удобную и безопасную совместную работу с документами, эффективное взаимодействие пользователей, получение наиболее полной справочной информации, в том числе и через Интернет. Изменения также затронули вопросы программирования приложений. В этой главе представлен обзор новых возможностей Microsoft Office Excel 2003 и Microsoft Office 2003.
Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 Сначала мы рассмотрим новые возможности Microsoft Office 2003 в целом и конкретно Microsoft Excel последней версии, а затем проведем обзор средств, которые окажутся для вас незнакомыми, если вы пропустили последнее обновление этих продуктов.
Интерактивная помощь Справочная система Microsoft Office все время меняется, и текущая версия не является исключением. Сейчас приоритет отдан веб-технологиям, и новые команды, такие как Свяжитесь с нами (Contact Us) и Проверить наличие обновлений (Check For Updates), предоставляют прямой доступ к веб-узлу Microsoft. Интерактивная справка теперь автоматически ищет дополнительные справочные разделы, имеющиеся на веб-узле Office Online, что делает ее более полной и точной, чем когда-либо прежде. Интеграция автономной и сетевой справок происходит совершенно незаметно: все, что вам надлежит сделать, — это подключиться к Интернету, и ответ на ваш запрос частично будет включать в себя информацию из сети, как показано на рис. 1.1. СМОТРИ ТАКЖЕ----------------- — -----------------------------------------------------------------Дополнительная информация об интерактивной справке приведена в разделе «Помощь в интерактивном режиме» главы 2.
26 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003
Рис. 1.1. Если вы подключены к Интернету, результаты поиска содержат данные, найденные как в автономной справке, так и на веб-узлах
Настройка параметров сетевых служб Excel Команда Параметры отзывов пользователей (Customers Feedback Options) меню Справка (Help) предоставляет доступ к параметрам новых сетевых служб Excel. При желании вы можете принять участие в интерактивной программе улучшения качества программного обеспечения, призванной сделать следующие версии Microsoft Office более дружественными к пользователям. Вы также можете настроить-доступ к общим документам на узле SharePoint и параметры подключения к веб-узлу Microsoft Office и отображения его содержимого. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Более подробно команда Параметры отзывов пользователей рассматривается в разделе «Параметры обратной связи» главы 2.
Обновление программного обеспечения Теперь, чтобы обновить свое программное обеспечение Microsoft Office, вам достаточно щелкнуть на команде Проверить наличие обновлений (Check For Updates) в меню Справка. После этого в окне вашего браузера будет отображена страница Office Update, где вы найдете все доступные обновления, которые сразу можно загрузить.
Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 ♦ 27 СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об обновлении программного обеспечения см. в разделе «Обновление программы» главы 2.
Сравнение листов Команда Сравнить рядом с... (Compare Side By Side) из меню Окно (Window) позволяет легко выявить различия между двумя листами, как показано на рис. 1.2. При этом вы можете прокручивать оба листа синхронно. СМОТРИ ТАКЖЕ ---------------------------------------------------------- --------------------------Сравнение рабочих листов рассматривается в разделе «Работа с несколькими книгами» главы 6.
Рис. 1.2. Используя команду Сравнить рядом с, вы можете прокручивать два листа одновременно
Улучшенные статистические функции У целого ряда встроенных функций Excel, применяемых при статистическом анализе данных, улучшены некоторые характеристики. За счет нового подхода к точности вычислений и округлению результатов при этом можно получить несколько иные результаты, в отличие от предыдущих версий Excel. Усовершенствования были внесены в следующие функции:
28 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003 БИНОМРАСП (BIN0MDIST), ХИ20БР (CHIINV), ДОВЕРИТ (CONFIDENCE), КРИТБИНОМ (CRITBIN0M), ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV), ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP), БДДИСП (DVAR), БДДИСПП (DVARP), FPACnOBP (FINV), ПРЕДСКАЗ (FORECAST), ГАММАОБР (GAMMAINV), РОСТ (GROWTH), ГИПЕРГЕОМЕТ (HYPGE0MDIST), ОТРЕЗОК (INTERCEPT), ЛИНЕЙН (LINEST), ЛГРФПРИБЛ (L0GEST), Л0ГН0РМ0БР (L0GINV), ЛОГНОРМРАСП (L0GN0RMDIST), ОТРБИНОМРАСП (NEGBINOMDIST), НОРМРАСП (N0RMDIST), НОРМОБР (N0RMINV), НОРМСТРАСП (NORMSDIST), Н0РМСТ0БР (NORMSINV), ПИРСОН (PEARSON), ПУАССОН (P0ISSON), СЛЧИС (RAND), КВПИРСОН (RSQ), НАКЛОН (SLOPE), СТАНДОТКЛОН (STDEV), СТАНДОТКЛОНА (STDEVA), СТАНДОТКЛОНП (STDEVP), СТАНДОТКЛОНПА (STDEVPA), CTOUJYX (STEYX), СТЬЮДРАСПОБР (TINV), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND), ДИСП (VAR), ДИСПА (VARA), ДИСПР (VARP), ДИСПРА (VARPA), ZTECT (ZTEST).
СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о статистическом анализе см. в главе 17, «Статистический анализ».
Новые панели задач Новая панель задач Справочные материалы (Research) предлагает разнообразную справочную информацию и дополнительные ресурсы, если вы подключены к Интернету. Она позволяет проводить поиск интересующих вас тем в энциклопедиях, веб-ресурсах и материалах, предоставляемых другими организациями. Excel 2003, опираясь на возможности служб SharePoint Team версии 2, обеспечивает надежную поддержку совместной разработки проектов1. Новая панель задач Общая рабочая область (Shared Workspace) показывает, кто из ваших партнеров в текущий момент работает в сети с общими документами, и облегчает взаимодействие с другими членами рабочей группы (рис. 1.3). Достаточно одного щелчка, чтобы отправить сообщение электронной почты одному человеку или всем работающим над проектом, а также начать сетевое обсуждение. Отсюда вы можете назначить задачу другому сотруднику и отследить ее выполнение. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию о новых панелях задач вы найдете в разделе «Оптимальный способ обращения к справке» главы 2 и разделе «Общая рабочая область» главы 19.
1
Уточнение: на момент выпуска окончательной версии Office 2003 цифра 2 относится к продукту Microsoft SharePoint Portal Server, для работы которого требуется операционная система Windows Server 2003. Его совместное использование с Microsoft Windows SharePoint Services (решение, которое ранее называлось SharePoint Team Setrvices) дает возможность создавать собственные узлы и управлять ими в рамках всей организации. Windows SharePoint Services обеспечивает технологию построения и поддержания узлов, a SharePoint Portal Server объединяет узлы группы в каталоги порталов и делает их доступными для обнаружения и поиска необходимых данных. Кроме того, страницы веб-компонентов SharePoint Portal Server могут содержать общие данные, находящиеся на узле Windows SharePoint. — Примеч. ред.
Новые возможности и усовершенствования в версии 2003 ♦ 29
Рис. 1.3. Панель задач Общая рабочая область позволяет организовать рабочее пространство для совместной работы с документами на узле SharePoint, с правами доступа на уровне пользователя
Рабочие области для документов Пользователи, имеющие доступ к SharePoint, вправе создавать собственнее узлы для так называемых рабочих областей для документов. Все документы Microsoft Office, относящиеся к определенному проекту, могут быть собраны вместе в отдельной рабочей области для документов, доступ к которой получат только сотрудники, принимающие участие в этом проекте. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------ : -----------------------------Дополнительная информация о рабочих областях для документов приведена в разделе «Создание рабочей области для документов» главы 19.
Управление правами на доступ к данным Новое средство IRM (Information Rights Management — управление правами доступа к данным) дает вам возможность управлять доступом других пользователей к вашим книгам Excel. Вы монете предоставить пользователям (или их группам) разрешения на чтение или редактирование, используя систему авторизации сервера или паспортную систему авторизации .NET, и установить срок действия разрешений, по истечении которого документы станут недоступны для других пользователей. Защита IRM всегда сопровождает файл, где бы он ни находился.
30 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003
СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация приведена в разделе «Управление правами на доступ к документам» главы 19.
Новые возможности списков Новые средства работы со списками помогают сохранять целостность списков и публиковать списки на узле SharePoint. Панель инструментов Список (List) дает вам возможность одним щелчком кнопки мыши обновить данные списка, включить или выключить отображение строки итогов и т. д. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительная информация о работе со списками приведена в разделе «Работа со списками как с объектами» главы 28.
Поддержка пользовательских структур ХМL Теперь Excel умеет импортировать и экспортировать данные файлов XML согласно любой схеме. С помощью новой панели задач Источник XML вы можете отобразить элементы XML на столбцы списка в рабочем листе.
СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию об импорте и экспорте данных XML см. в разделе «Работа с файлами в формате XML» главы 29.
Если вы пропустили последнее обновление... На тот случай, если вы своевременно не озаботились «апгрейдом» программного обеспечения и прошли мимо последних обновлений Microsoft Office, ниже приведены краткие описания тех возможностей, которые могут оказаться для вас новыми, но на самом деле они были реализованы еще в Excel 2002. ► Область задач. Объединяет ряд ранее существовавших средств. Ее панели более гибкие и менее назойливые по сравнению с диалоговыми окнами. Обсуждение панелей задач встречается во многих местах книги, включая разделы «Восстановление после сбоя» и «Создание и открытие рабочих книг» главы 2, «Сохранение форматирования в шаблонах» главы 9, разделы «Другие автофигуры» и «Работа с коллекцией мультимедийных элементов» главы 10. ► Восстановление после сбоя. Если во время работы Excel возникает критическая ситуация, программа пытается сохранить все открытые файлы, которые становятся доступными при следующем запуске Excel. Смотри раздел «Восстановление после сбоя» главы 2.
Если вы пропустили последнее обновление... ♦ 31
► Автовосстановление. Excel сохраняет информацию, необходимую для восстановления файлов, с заданной периодичностью, что позволяет Microsoft Office более эффективно восстанавливать файлы после сбоя. Смотри раздел «Настройка автовосстановления» главы 2. ► Открытие и восстановление. Команда Открыть и восстановить (Open And Repair) может восстановить поврежденный файл или извлечь из него данные, что вносит дополнительную гибкость в функцию восстановления. Смотри раздел «Восстановление поврежденных файлов» главы 2. ► Открытие и сохранение файлов.-Диалоговые окна Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save As) несколько изменили свой внешний вид. Теперь при желании вы можете изменять их размеры, перетаскивая маркер в правом нижнем углу диалогового окна. Смотри разделы «Сохранение файлов» и «Открытие файлов» главы 2. ► Поиск файлов. Средства поиска файлов имеют новый интерфейс и новые параметры поиска по заданному тексту. Смотри раздел «Поиск файлов» главы 2. ► Смарт-теги. Эти раскрывающие меню предоставляют быстрый доступ к командам и операциям, которые могут потребоваться вам при выполнении текущей задачи. Например, смотри разделы: «Как сохранить числа в виде текста» главы 5, «Отслеживание ошибок» главы 9, «Копирование значений формул» главы 12 и «Автозаполнение дат» главы 15. ► Цветные ярлычки листов. Ярлычки листов могут быть цветными, что позволяет более гибко организовывать структуру книг. Смотри раздел «Изменение цвета ярлыка» главы 5. ► Вставка символов. Теперь в Excel предусмотрен доступ ко всем наборам шрифтов, установленных на вашем компьютере, так что вы можете вводить любые символы, которые не представлены на клавиатуре. Смотри раздел «Ввод специальных символов» главы 5. ► Защита диапазонов ячеек с помощью пароля. Такая защита обеспечивает доступ к определенным областям защищенного листа и позволяет устанавливать индивидуальные разрешения. Смотри раздел «Доступ по паролю к диапазонам ячеек» главы 5. ► Копирование нескольких объектов. Улучшенный буфер обмена дает возможность теперь хранить в два раза больше (до 24) скопированных объектов, а работа с ними выполняется при помощи панели задач Буфер обмена (Clipboard). Смотри раздел «Копирование нескольких объектов в буфер обмена» главы 7. ► Поиск и замена.- Операции поиска и замены теперь можно выполнять также для данных с учетом дрорматирования и во всей книге, а не только в текущем листе. Смотри раздел «Поиск и замена данных» главы 7. ► Форматирование ячеек. В диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Число (Number) список дополнительных числовых форматов расширился до 120 форматов телефонных номеров и почтовых индексов различных стран. Вкладка Выравнивание (Alignment) этого диалогового окна содержит новые параметры По ширине (Distributed) и По правому краю с отступом (Right Indent), а также позволяет, при определенных условиях, отображать текст справа налево. Смотри разделы «Нестандартные форматы» и «Выравнивание содержимого ячеек» главы 8.
32 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003
► Рисование границ. С помощью инструмента Карандаш (Pencil) вы можете обвести границами любое место листа. Смотри раздел «Выделение границ» главы 8. ► Объединение ячеек. Кнопка Объединить и поместить в центре (Merge And Center) теперь умеет не только объединять ячейки, но и работает в обратную сторону. Смотри раздел «Установка границ с помощью панели инструментов» главы 8. ► Команда Вычислить формулу. Команда Вычислить формулу (Evaluate Formula) облегчает отладку сложной формулы, позволяя выполнить вычисление по шагам и понять, каким образом получается итоговый результат. Смотри раздел «Проверка и документирование листов» главы 9. ► Окно контрольного значения. Окно контрольного значения предназначено для отслеживания содержимого в интересующих вас ячейках на всех открытых листах в то время, когда вы вносите изменения совсем в других местах книги, и предоставляет текущую информацию о каждой формуле, включая ее расположение и значение, и многое другое. Смотри раздел «Трассировка формул» главы 9. ► Преобразование текста в речь. Теперь Excel может проговаривать содержимое ячеек, облегчая просмотр и проверку данных рабочего листа. ► Смарт-тег обнаруженных ошибок. Excel обнаруживает аномалии после редактирования формулы и отображает смарт-тег, меню которого содержит список возможных действий для исправления ошибки. Смотри раздел «Отслеживание ошибок» главы 9. ► Проверка ошибок. С помощью команды Проверка наличия ошибок (Error Checking) вы быстро найдете ошибочные значения в текущем рабочем листе. Смотри раздел «Проверка наличия ошибок» главы 9. ► Форматирование рисунков. Новый параметр Подложка (Washout) позволяет создавать на рисунке эффект водяных знаков, а параметр Сжать (Compress) дает возможность уменьшить дисковое пространство, используемое для хранения рисунков. Смотри раздел «Форматирование рисунков» главы 10. ► Коллекция клипов. Кнопка Добавить картинку (Insert Clip Art) теперь открывает панель задач Коллекция клипов (Clip Art). Смотри раздел «Работа с коллекцией мультимедийных элементов» главы 10. ► Добавление диаграмм. Вы можете добавлять в свои документы полноценные организационные диаграммы, диаграммы Вина и других типов и затем редактировать их. Смотри разделы «Вставка организационных диаграм» и «Добавление диаграмм» главы 10. ► Поворот автофигур. Все двухмерные графические объекты теперь отображаются со специальными маркерами, предназначенными для поворота этих объектов. Смотри раздел «Автофигуры» главы 10.
Если вы пропустили последнее обновление... ♦ 33
► Кнопка Найти принтер. Для поиска доступного в вашей сети принтера можно использовать кнопку Найти принтер (Find Printer) в диалоговом окне Печать (Print). Смотри главу 11, «Печать листов». ► Пропуск пустых страниц. Excel не просто бездумно отправляет текущий лист на печать, но и предварительно просматривает его содержимое. Смотри главу 11, «Печать листов». ► Графические колонтитулы. Теперь вы можете добавлять в колонтитулы графические элементы. Смотри главу 11, «Печать листов». ► Автосуммирование. Такие функции, как СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и МИН, используются аналогично функции СУММА. Смотри раздел «Автосумма» главы 12. ► Мастер функций. Поиск нужной функций значительно упрощается благодаря возможности производить поиск по краткому описанию действия, которое вы хотите выполнить. Смотри раздел «Вставка функций» главы 12. ► Экранные подсказки по функциям. «Повзрослевший» Excel при вводе и редактировании функции отображает на экране окно, содержащее описание синтаксиса функции. Смотри раздел «Справочная информация о функциях» главы 13. ► Рецензирование книг. Новая команда Отправить (Send To) меню Файл предоставляет удобный способ рассылки книги Excel другим членам вашей рабочей группы для редактирования и рецензирования этой книги. Смотри раздел «Отправка рабочей книги на рецензию» главы 19. ► Службы Microsoft SharePoint. Эта интернет-технология обеспечивает эффективную работу группы над общими проектами. Смотри раздел «Работа с узлом SharePoint» главы 19. ► Веб-архивы. В прежних версиях Excel сохранение книги в формате HTML разделяло ее на отдельные файлы. Текущая версия предлагает дополнительный формат Веб-архив (Web Archive), при использовании которого книга Excel сохраняется в едином файле. Смотри раздел «Веб-страница или веб-страница в одном файле?» главы 20. ► Автоматическое переиздание. Новый параметр Автопереиздание (AutoRepublish) облегчает обновление веб-страницы текущими данными в книге Excel. Включите его, и Excel будет обновлять HTML-копию книги каждый раз, когда вы сохраняете исходный файл. Смотри раздел «Сохранять или публиковать?» главы 20. ► Доступ к FTP-узлам. Если при работе в Excel вы регулярно сохраняете файлы или получаете их с определенного FTP-узла, вы можете добавить этот узел на панель адресов, которая отображается в левой части диалоговых окон Открытие документа (Open) и Сохранение документа (Save As). Смотри раздел «Добавление узла FTP на панель адресов» главы 20. ► Поддержка XML. Вы можете открывать и сохранять документы Excel в формате XML, а также создавать запросы к источникам XML-данных. Смотри раздел «Работа с файлами в формате XML» главы 29.
34 ♦ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003
► Редактирование гиперссылок. Обычно гиперссылки довольно сложно редактировать. Но теперь все обстоит иначе. Смотри раздел «Создание гиперссылки в ячейке» главы 22. ► Веб-запросы. Для формулировки запроса на получение данных с веб-узлов не обязательно учить HTML и вникать в конструкцию этих веб-узлов. Смотри раздел «Извлечение информации из Интернета с помощью веб-запросов» главы 29. ► Панель инструментов Сводные таблицы. Эта панель сейчас выглядит иначе и не содержит кнопок с именами полей текущей сводной таблицы. Имена полей появляются в отдельном окне Список полей сводной таблицы (PivotTable Field List), отображаемом как автоматически, так и по вашему желанию. Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц». ► Ссылки на данные сводной таблицы. Если вы создаете формулу вне сводной таблицы, которая содержит ссылку на ячейку этой таблицы, Excel генерирует для вас функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIV0TDATA). Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц». ► Свойства сводной таблицы. При создании сводной таблицы, источником данных которой является куб OLAP, можно комментировать обобщенные данные, привлекая для этого свойства элементов. Смотри главу 30, «Анализ данных при помощи сводных таблиц». ► Распознавание речи. Работая с Excel и другими программами Office, пользователи могут диктовать текст, а также перемещаться по таблицам и отдавать различные команды, используя микрофон1. ► Распознавание рукописного ввода. Пользователи, имеющие графический планшет или световое перо, в состоянии вводить рукописный текст прямо в лист Excel и документы других приложений Office2.
1
Данное средство ввода информации задействовано в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках. — Примеч. ред. 2 Эта возможность доступна в версиях Microsoft Office на китайском (упрощенное и традиционное письмо), английском, японском и корейском языках. — Примеч. ред.
Глава 2. Запуск Excel • Что произойдет после установки Excel • Восстановление после сбоя • Знакомство с рабочей областью Excel • Основы работы с файлами • Импорт и экспорт файлов • Помощь в интерактивном режиме
Чтобы научиться без затруднений управлять программой, необходимо знать, как работают элементы ее интерфейса. В данной главе речь пойдет об основных инструментах и приемах работы в Excel.
Что произойдет после установки Excel Конечно, это азы, но мы имеем моральные обязательства и просто не можем не упомянуть вкратце о том, как начать работу с программой, то есть запустить ее. Существует два различных по своему принципу способа запуска Excel: ► в Windows выберите в меню Пуск (Start) команду Программы (Programs), а затем — Microsoft Excel; ► открыв Проводник (Windows Explorer), дважды щелкните на любом Excel-файле.
Регистрация Excel и подписка на обновления При первом запуске Excel на экране монитора появится предложение зарегистрировать программу. Проще всего сделать это, позволив Excel зарегистрироваться в интерактивном режиме, то есть через Интернет. Пожалуй, это самый быстрый и надежный способ, по сравнению, скажем, с отправкой письма или открытки с помощью обычной почты. И мы рекомендуем поступать именно так. Не исключено, что вы немного опасаетесь любого вида регистрации собственности, но, когда речь идет только о программном обеспечении, бояться нечего — поверьте нам. Поставив на учет свою копию, вы автоматически получите доступ к обновленным версиям приложения с исправлениями и новыми инструментами — примерно в течение года обязательно выходит пакет обновлений (Service Pack (SP) или Service Release (SR)), — а также к «специальным предложениям» и технической поддержке Microsoft. Бывает, что идея регистрации не вызывает положительных эмоций, особенно в отношении анонсов «специальных предложений», но, получив бесплатно полезный инструмент, вы наверняка оцените ее. И хотя вам, скорее всего, не требуется слишком часто «освежать» свои копии, их готовность к обновлению в любой момент не может не радовать. Считается, что за подпиской будущее всего программного обеспечения. Идея поставки программных средств через Интернет родилась относительно давно, но лишь в последнее время получила признание среди широких слоев пользователей. Вы, конечно, понимаете, что процесс модернизации приложений никогда не стоит на месте. Как только выпускается текущая версия программы, команда разработчиков немедленно начинает трудиться над следующей редакцией, но в то же самое время другая группа тестирует и дорабатывает только что вышедшую программу, ищет и исправляет ошибки. Поэтому когда вы покупаете красиво упакованную коробку с программным обеспечением, будьте настороже: это еще не конечный продукт, работа над ним до сих пор продолжается. Регулярное обновление программного обеспечения выглядит как подписка на какое-либо периодическое издание. Идея подписки заключается в том, что, проводя небольшие, но регулярные оплаты, вы автоматически получаете возможность периодической модернизации пакета. Соответственно, подписка очень удобна, если обновления требуется проводить часто.
Что произойдет после установки Excel ♦ 37
В общем-то, можно работать, приобретя только стандартную версию Office или Excel в фирменной коробке. Подписка — дело независимое и оплачивается отдельно. Но когда она есть, обновления обойдутся дешевле — точно так же, как это происходит с подпиской на журналы. Кроме того, достаточно удобно, что в течение 60 дней до окончания срока Мастер активизации Microsoft Office (Microsoft Office Activation Wizard) будет напоминать об окончании оплаченного времени и необходимости возобновить подписку.
Почему в новых программах бывает много ошибок? Прежде всего, далеко не все потаенные ошибки существенно влияют на повседневную работу. В основном пользователи имеют дело с незначительными огрехами, которые в крайнем случае могут привести к «зависанию» компьютера. К сожалению, ни один продаваемый программный продукт не избавлен от подобных сюрпризов. Дело в том, что даже тщательное бета-тестирование выявляет в основном крупные очевидные недочеты и значительные недоработки в программе. Все торговые компании заведомо продают программное обеспечение с возможными мелкими недоработками, поскольку таков современный рынок и никуда от этого не деться. В этом смысле вина Microsoft и любой другой компании одинакова. Давайте разберемся, в чем тут дело? Когда среди разработчиков программного продукта в 80-х и 90-х годах развернулась битва за потенциального покупателя, единственным лозунгом всех без исключения компаний было: «Продавать, продавать и продавать!» Каждый из них старался побыстрее закончить очередную версию своей программы, чтобы тотчас же приступить к следующей. Главным оправданием такой спешки служили два обстоятельства. Прежде всего, все компании продвигались к цели одними и теми же ускоренными темпами, и каждая из них старалась не отстать от конкурентов. Приложения жили или умирали в зависимости от того, появлялись ли они в обновленном списке программных продуктов основных компьютерных изданий или нет. Если продукт был плохо или недостаточно представлен в прессе по сравнению с решениями конкурентов, то разрабатывающая его компания могла запросто потерять потенциальных покупателей. Поэтому если информация о новой версии программы не печаталась, скажем, в какомнибудь специальном бюллетене, то и сама компания и группа разработчиков оказывались далеко позади своих соперников. Вторая причина ускоренной модернизации программ связана с тем, что регулярное обновление существующего коммерческого программного продукта является основным финансовым вливанием в бюджет его компании-разработчика. Это тот путь, каким в настоящее время идет любая подобная фирма, и создатели Excel в том числе. Таким образом, рынок подталкивает разработчиков к выпуску новых версий каждый год, а иногда и каждые полгода! Но не только пользователи вынуждены отслеживать и оплачивать обновление и модернизацию — на плечи разработчиков программного обеспечения ложится тяжкое бремя сохранять предложенный темп работ. Вначале необходимо затратить определенное время для генерации новых идей, затем оформить эти идеи в виде программного кода, внедрить новые фрагменты в существующие пакета не конфликтуют друг с другом, и лишь потом документировать внесенные новшества, произвести маркетинговые исследования, подготовить и выпустить программный продукт на рынок. В таком жестком и ускоренном ритме программы зачастую выпускаются «сырыми», не до конца отлаженными, и чем более «сырым» является конечный продукт, тем более сложным и непредсказуемым становится его поведение. Как тут не вспомнить «Парк юрского периода»?
38 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Заключительная, но не менее важная проблема — компьютерные технологии тоже не стоят на месте, возможности компьютеров все расширяются, и создаваемые сложные, многофункциональные программы должны оставаться полностью совместимыми с любыми системами. Это означает, что новые версии программы должны легко распознавать собственные файлы, созданные версиями-предшественниками. Иногда также требуется поддержка устаревших, но используемых в предыдущих версиях команд и комбинаций клавиш. Чтобы полностью избавить программу от всех без исключения ошибок, могут потребоваться годы кропотливого труда. Существует мнение, что это просто невозможно. Всем известно, что специально учрежденная организация, отвечающая за качество выпускаемой продукции, спокойно признается в том, что в любимых всеми американцами хот-догах вполне допустим совсем небольшой процент крысиных «включений», но тем не менее сертифицирует данный продукт как годный к употреблению. Действуя аналогично, компании-разработчики допускают возможность выявления впоследствии некоторых ошибок в так называемом «конечном» программном продукте. При этом компания должна определить для себя приемлемый уровень качества, то есть в первую очередь исключить из программы большинство очевидных и серьезных ошибок и недоработок. Остаются же обычно настолько мелкие и специфические погрешности, что найти и обнаружить их при тестировании практически невозможно, и пользователь может вообще не столкнуться с ними за все время работы.
Обновление программы Корпорация Microsoft позволяет пользователям проводить бесплатное обновление своих копий программ. Данный вид обслуживания называется Service Release (SR), для Office он обычно становится доступен примерно через год после выпуска очередной версии. То есть для каждой новой версии Office/Excel появляется по крайней мере один пакет обновлений. Указанный способ обновления пакета подразумевает замену отдельных программных кодов, в которых выявлены какие-либо технические погрешности или решены другие проблемы. Прижилось, что такие дополнительные выпуски обычно называют «патчами» (от англ. patch — заплатка). Также обновление программ через Интернет позволяет активизировать ранее скрытые части интерфейса, которые были еще не закончены или не отлажены на момент продажи пакета. Этот вид обслуживания бесплатен, но выход пакетов обновлений не очень хорошо анонсируется. Если ваш компьютер подсоединен к Интернету, проще всего выяснить, не появился ли очередной пакет обновлений, выбрав команду Проверить наличие обновлений (Check For Updates) меню Справка (Help). Это приведет к загрузке веб-страницы, на которой располагаются ссылки на доступные обновления.
Восстановление после сбоя ♦ 39
Кроме того, в меню Справка присутствует команда Office в Интернете (Office On The Web). С ее помощью можно попасть на веб-страницу Microsoft Office (http:// office.microsoft.com), являющуюся центром по модернизации и поддержке в интерактивном режиме всего пакета Office, включая шаблоны, техническое обслуживание, корпоративную (Microsoft) информацию, обучение и пр. Каждому пользователю имеет смысл посетить эту страницу и изучить ее содержимое.
Восстановление после сбоя Еще совсем недавно восстановление программы после сбоя начиналось с оглашения нелицеприятных выражений в адрес разработчиков пакета, затем следовало нервное беспорядочное хождение по офису и, возможно, в некоторых случаях не обходилось и без пары таблеток валидола. В Excel 2002, наконец, реализован механизм, позволяющий в случае «зависания» программы «спасти» открытые файлы. Надо признать, что работает этот механизм весьма достойно. Как только Excel сталкивается с какой-либо проблемой, он в первую очередь старается сохранить любые открытые в данный момент файлы, пока с ними не случилось чего-либо непоправимого, например, если сбой окажется критическим. При следующем запуске Excel список сохраненных и восстановленных файлов отображается в панели задач, с левой стороны экрана, как показано на рис. 2.1. Если файл в списке помечен как Восстановленный (Recovered), то это означает, что программа, весьма успешно справилась с задачей сохранения файла.
Рис. 2.1. В списке Восстановленные документы отображается список файлов, сохраненных Excel при неполадках в работе программы
40 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Если файл в списке Восстановление документов (Document Recovery) обозначен как Исходный (Original), значит, Excel определил, что на момент, когда случились неполадки в работе программы, данный файл был открыт, и теперь автоматически откроется последняя сохраненная версия этого файла. В подобном случае процедура восстановления или была необязательна, поскольку документ не редактировался после последнего сохранения, или же восстановить сделанные изменения оказалось невозможно. Что касается содержимого панели задач на рис. 2.1, то после сбоя системы (инициированного автором) Excel уже не сумел «реанимировать» в полной мере измененный, но еще не сохраненный документ, поэтому в списке предлагается исходный файл. Если же в списке восстановленных документов один и тот же файл значится и как «восстановленный» и как «исходный», то пользователю предоставляется право сравнить версии и решить, какую из них сохранить для дальнейшей работы.
Настройка автовосстановления Несмотря на то что возможности Excel по восстановлению файлов после неполадок в системе значительно развились, можно дополнительно подстраховать себя, настроив режим сохранения данных для автовосстановления (autorecover). Задаются его параметры на вкладке Сохранение (Save) диалогового окна Параметры (Options), как показано на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Средство автовосстановления дополнительно защищает от потери информации
По умолчанию режим автовосстановления активен. Чтобы отключить его, выберите команду Сервис ► Параметры (Tools ► Options), откройте вкладку Сохранение
Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 41
и обнулите значение в поле со счетчиком Сохранять данные для автовосстановления каждые: (Save AutoRecover Info Every). В текстовом поле Каталог данных для автовосстановления (AutoRecover Save Location) указывается путь к папке, в которую записывается информация, необходимая для будущего восстановления файлов.
Чрезвычайные меры По замыслу разработчиков, Excel будет прилагать максимальные усилия, чтобы спасти не сохраненные, но открытые файлы при неполадках в работе программы или системы. Но в некоторых ситуациях даже этих усилий оказывается недостаточно, и тогда приходит время других дополнительных, а иногда и чрезвычайных мер. Если программа «зависла» — не реагирует на команды и не закрывается, попробуйте воспользоваться средством Восстановление приложений Microsoft Office (MOAR — Microsoft Office Application Recovery). Оно вызывается одноименной командой меню Средства Microsoft Office (Microsoft Office Tools) (в Windows нужно выбрать Пуск ► Программы ► Средства Microsoft Office). На экране появится диалоговое окно, представленное на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Диалоговое окно Восстановление приложений Microsoft Office дает шанс сохранить открытые файлы в случае сбоев в Excel
Если программа остается открытой и не реагирует на внешние воздействия, попробуйте в этом диалоговом окне щелкнуть на кнопке Восстановить приложение (Recover Application). Возможно, вам удастся сохранить документ, над которым в данный момент шла работа. Если необходимо просто закрыть программу, нужно щелкнуть на кнопке Завершить приложение (End Application).
Знакомство с рабочей областью Excel Данный раздел посвящен знакомству не только с «приборной доской» Excel, но и с содержимым его «багажника» и «бардачка».
42 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Рабочие листы В окне Excel вы прежде всего видите сетку, называемую рабочим листом (worksheet): ► Названия столбцов маркируются от А до IV (после столбца Z следует столбец АА, а после AZ — ВА, и так далее до IV). Количество строк лежит в диапазоне от 1 до 65 356. ► Текущая выделенная ячейка называется активной ячейкой. Если выделить некоторый блок, состоящий из нескольких ячеек, то все равно как активная будет рассматриваться программой только одна ячейка, расположенная в верхнем левом углу выделенного блока. Ссылка на активную ячейку появляется с левой стороны строки формул (formula bar) в поле имени (name box). ► Заголовки столбцов и строк для выбранных ячеек выделяются цветом, что позволяет легче находить в таблице такие ячейки. ► 256 столбцов и 65 356 строк дают в общей сложности более 16 млн отдельных ячеек. Прежде чем вторгаться в необъятные тайны простого рабочего листа, помните, что ограничитель количества доступных при работе в Excel ячеек — вместимость вашего компьютера. Хотя Excel резервирует память лишь для ячеек, содержащих какие-либо данные, использование всех ячеек рабочего листа может привести к определенным проблемам. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Окно книги, которое вы видите перед собой на экране монитора после запуска Excel, подобно иллюминатору — через него можно наблюдать только очень малую часть одного рабочего листа. Представьте, что вы вырезали в куске картона небольшое квадратное отверстие и положили этот кусок на страницу какого-либо текста. Перемещая картон по странице, вы в конце концов прочитаете всю страницу целиком, но на это потребуется определенное время. Точно так же происходит и просмотр рабочих листов в Excel, за исключением того, что в Excel вы перемещаете сам лист, а иллюминатор остается неподвижным. Кроме того, можно открыть несколько окон для одновременного просмотра разных частей одного и того же рабочего листа.
Окно рабочей книги Новая книга появляется на экране плавающей — не развернутой и не свернутой, как показано на рис. 2.4, и первоначально состоит из трех рабочих листов. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------ Более подробную информацию о книгах можно найти в главе 6, «Работа с книгами».
Рабочая книга является отличным средством для организации и размещения табличных данных. Например, в одной книге можно собрать вместе все документы, относящиеся к определенному проекту, или все документы, ведущиеся одним человеком, а листы книги — сгруппировать по выполняемым задачам или пользователям. Более того, для любой книги допускается установка режима совместного доступа. В таком случае с ней могут работать одновременно несколько пользователей. Более подробно этот вопрос мы рассмотрим в главе 19, раздел «Совместное использование книг в сети». Если вам регулярно приходится создавать папки для хранения в них взаимосвязанных файлов, то вам легко понять, что рабочая книга — это «папка», а роль файлов выполняют рабочие листы.
Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 43
Поле выделения всего листа
Строка заголовка окна
Полеменю выделения всего окном Значок Управления л
Кнопка Свернуть
Заголовки столбцов
Кнопка Свернуть Кнопка Свернуть Кнопка Закрыть Разделитель окна по вертикали Стрелки прокрутки Ползунок прокрутки
Полоса прокрутки
Кнопки прокрутки ярлыков листов
Маркер разделения ярлыков
Разделитель окна по горизонтали
Поле для изменения размеров окна по диагонали
Рис. 2.4. Каждая новая рабочая книга первоначально состоит из трех рабочих листов
Строка заголовка В самом верху окна Excel находится строка заголовка (title bar), где выводится название приложения и имя книги, с которой вы работаете в данный момен Если окно книги «плавающее», как показано на рис. 2.4, то ее имя появляетс в строке заголовка окна книги, но не окна рабочей области Excel. Более подробно о разворачивании и сворачивании книги Excel рассказывается далее, в раздле «Изменение размеров окна книги».
Перемещение по книге В нижней части окна книги расположено несколько кнопок, с помощью которых осуществляется перемещение между отдельными рабочими листами книги. Строка с этими кнопками изображена на рис. 2.5. Перейти к следующему ярлыку Перейти к последнему ярлыку
Маркер разделения ярлыков
Перейти к предыдующему ярлыку Перейти к первому ярлыку Рис. 2.5. Для перемещения по листам книги используются специальные кнопки управления
44 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Кнопки прокрутки листов книги необходимы, когда выделенная под ярлыки область полностью заполнена названиями ярлыков и часть из ярлыков скрыта. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Если вы работаете мышью, аналогичной модели Microsoft IntelliMouse, то прокручивать лист можно с помощью колесика мыши. Для перемещения вверх покрутите колесико от себя, вниз — на себя. Чтобы быстро переместиться по рабочему листу влево или вправо, нажмите на колесико мыши и, не отпуская его, перетащите указатель мыши в нужном направлении. При этом в момент нажатия на колесико в точке расположения указателя появится «якорь» серого цвета, а затем, во время перетаскивания указателя, — черная стрелка, обозначающая направление прокрутки, как продемонстрировано на рисунке ниже. Скорость прокрутки зависит от того, насколько далеко от «якоря» переместится указатель мыши. При желании можно изменить стандартную функцию колесика мыши — прокрутку, на функцию изменения масштаба. Для этого выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и затем на вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна установите флажок Панорамирование с помощью IntelliMouse (Zoom On Roll With IntelliMouse). Дополнительную информацию см. в разделе «Изменение масштаба отображения листов» главы 5.
Практические советы В Excel существует довольно много элементов управления, позволяющих перемещаться по столбцам, строкам и рабочим листам книги, и, следовательно, много способов выполнения этой операции. Ниже приведены советы, как эффективнее использовать данные средства: ► Для просмотра листов книги используйте кнопки прокрутки листов в нижней части рабочего окна. Чтобы открыть конкретный лист, щелкните на ярлыке с его названием. ► Перетащите маркер разделения ярлыков вправо, чтобы увеличить количество видимых на экране ярлыков. Обратите внимание, что при этом горизонтальная полоса прокрутки станет короче. Чтобы восстановить исходное положение маркера, просто дважды щелкните на нем. ► Перейти от одного листа книги к другому можно и с помощью клавиатуры. Для перехода к предыдущему листу книги нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Page Up, к следующему — Ctrl+Page Down. ► Для просмотра содержимого листа удобнее всего пользоваться полосами прокрутки, расположенными вдоль правой и нижней сторон окна книги. Полосы прокрутки есть только в активной рабочей книге. Щелчок правой кнопкой мыши на любой из полос вызывает связанное с ней контекстное меню, как показано на рис. 2.6. Передвигаться по листу можно и с его помощью. ► Для перемещения по листу нужно передвигать ползунки на полосах прокрутки. А чтобы перейти на один полный экран, щелкните на полосе прокрутки вне ползунка.
Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 45
Рис. 2.6. Контекстное меню полос прокрутки также предназначено для перемещения по листу
► Размер ползунка меняется в зависимости от величины области листа, содержащей данные. Так, если ползунок занимает больше половины всей полосы прокрутки (как на рис. 2.6), значит, в данный момент видна практически вся область рабочего листа. По мере добавления новых строк и столбцов с данными ползунки на полосах прокрутки пропорционально уменьшаются, давая наглядное представление о размерах листа. ► Стрелки на концах полос прокрутки позволяют за один щелчок переместить лист на одну строку или на один столбец. ► В поле имени в левой части строки формул всегда отображается название активной ячейки, независимо от того, какую область рабочего листа вы просматриваете в данный момент. ► Есть еще один способ прокрутить рабочий лист, не меняя активную ячейку (помимо работы с полосами прокрутки): клавиша Scroll Lock. Например, чтобы прокрутить лист на один полный экран, нажмите клавишу Scroll Lock, а затем — Ctrl и одну из кнопок со стрелками. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------Активной областью рабочего листа называется прямоугольный фрагмент, в который попадают все данные этого листа, и ничего более. То есть если в левую часть листа, в три строки и три столбца, введена какая-то информация (а в другие ячейки нет), то активной областью является диапазон А1:СЗ. Но если в ячейку АВ1299 случайно или специально попал какой-нибудь знак, пусть даже пробел, активной областью станет диапазон А1:АВ1299. Однако в новом, чистом рабочем листе за активную область Excel по умолчанию принимает фрагмент, который умещается на экране, даже если он абсолютно пуст.
46 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Изменение размеров окна книги В правом верхнем углу окна книги расположены три кнопки: Свернуть (Minimize), Развернуть/Восстановить (Maximize/Restore) и Закрыть (Close). Когда окно книги развернуто, активный лист занимает все свободное пространство рабочей области Excel. После того как вы развернете окно, в строке меню появляется кнопка с двумя маленькими прямоугольниками — она называется Восстановить и заменяет кнопку Развернуть. Если щелкнуть на ней, окно станет «плавающим», то есть станет возможным изменение его размеров и местоположения. Кнопка Свернуть (с небольшой линией внизу) позволяет превратить окно рабочей книги в кнопку с короткой строкой заголовка. Сворачивание рабочих книг — удобный способ наведения порядка в рабочей области, когда одновременно открыто сразу несколько книг. Чтобы вернуть книгу к исходным размеру и состоянию, достаточно щелкнуть на кнопке Восстановить, а в результате щелчка на кнопке Развернуть окно книги заполнит всю рабочую область. Кроме того, подобрать нужные размеры плавающего окна книги можно, изменив положение его границ. Конечно, чем меньше окно, тем меньшую часть листа видно в нем. Однако иногда бывает очень удобно размещать на экране одновременно несколько небольших окон, например когда для работы требуются различные части книги или даже одного листа. Если открыть рядом несколько окон для одной и той же книги, вам не понадобится больше переключаться с одного листа на другой с помощью ярлыков или прокручивать взад и вперед содержимое одного большого окна. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы видеть на экране больше строк, можно установить для панели задач Windows режим, когда она, будучи невостребованной, автоматически «уходит» с экрана. Для этого в версии Windows, отличной от ХР, нажмите кнопку Пуск (Start), выберите пункт Настройка (Settings) и затем — Панель задач и меню «Пуск» (Taskbar & Start Menu). Откроется диалоговое окно Свойства: Панель задач и меню «Пуск» (Taskbar Options). В Windows XP следует выбрать команду Пуск ► Панель управления ► Панель задач и меню «Пуск» (Start ► Control Panel ► Appearance and Themes ► Taskbar And Start Menu). Далее в обоих случаях нужно установить флажок Автоматически скрывать панель задач (Auto Hide) и нажать кнопку ОК. После этого панель задач пропадет с экрана и появится только тогда, когда вы подведете указатель мыши к нижней его части.
Microsoft и SDI Не пугайтесь, мы совершенно не имеем в виду Стратегическую Оборонную Инициативу (Strategic Defense Initiative, сокращенно SDI), имеющую отношение к звездным войнам и тому подобным вещам, вызывающим ужас у рядовых американских налогоплательщиков. В нашем случае SDI — Single Document Interface («Каждому документу свой интерфейс») — всего лишь инициатива, которую Microsoft внедрила в последние две версии Office. Дело в том, что раньше было не очень удобно работать с несколькими открытыми документами — приложениями Office. Еще памятны времена, когда на панели задач Windows или в окне, появляющемся при переключении между различными документами с помощью клавиш Alt+Tab, находились только ярлыки приложений, независимо от того, сколько в них открыто документов на данный момент. Так, при одновременно открытых трех рабочих книгах Excel на панели задач отображался только один ярлык — самого приложения.
Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 47
Упомянутое нововведение Microsoft предписывает создание своего собственного окна для каждого открытого документа, которое и показывается на панели задач. Откройте три рабочих листа Excel, и вы увидите для них три кнопки. Такой способ обращения с несколькими документами более удобен в работе.
Меню и диалоговые окна После того как вы занесете в книгу Excel первые значащие данные, наверняка потребуется некоторое время, чтобы упорядочить и обработать их с помощью различных команд меню и диалоговых окон. Поэтому сейчас мы вкратце расска жем о приемах работы с меню и окнами Excel.
Краткие и полные меню По умолчанию сразу после открытия какого-либо меню в нем будет представлено только определенное, ограниченное количество команд. Через несколько секунд меню автоматически расширяется, и в нем отображаются уже все пункты, как показано на рис. 2.7. Подобное поведение существенно облегчает работу с большими наборами команд. В кратком (начальном) виде собраны наиболее часто применяемые из них, но чем дольше вы работаете и чем большее количество различных команд Excel используется, тем полнее становится краткое меню. В принципе, краткое меню сродни списку недавно использованных команд — таким образом Excel подстраивает интерфейс под особенности работы индивидуального пользователя.
Рис. 2.7. В кратком меню (слева) отображается список наиболее часто используемых команд. Справа показано полное меню, содержащее все команды
48 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Если вас не устраивает, что для отображения полного меню требуется некоторое время, есть несколько выходов из положения. Во-первых, можно просто дважды щелкнуть на заголовке меню. Во-вторых, можно щелкнуть на двойной стрелке внизу меню (см. рис. 2.7). Наконец, третий вариант позволяет решить проблему раз и навсегда. Выберите в меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize) и затем в раскрывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Параметры (Options). Она представлена на рис. 2.8. Затем установите флажок Всегда показывать полные меню (Always Show Full Menus). Если же снять флажок Показывать полные меню после короткой задержки (Show Full Menus After Short Delay), любое краткое меню не будет расширяться до полного до тех пор, пока вы дважды не щелкните на его заголовке или на двойной стрелке в его нижней части. Нажатие кнопки Сброс (Reset My Usage Data) возвратит меню к исходному состоянию, то есть информация о наиболее часто используемых командах стирается и с этого момента начинает накапливаться заново.
Рис. 2.8. На данной вкладке можно установить режим вывода только полных меню или отключить автоматическое разворачивание кратких меню ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------При желании вы можете легко настроить Excel под собственный стиль работы, изменив стандартные меню и команды или создав собственные пользовательские меню. Дополнительная информация находится в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3. СОВЕТ ------------------------------------------------------------- — ---------------------------------Для некоторых команд в меню приведены их клавиатурные эквиваленты, то есть комбинации клавиш. Эти комбинации позволяют выбрать соответствующую команду без предварительного обращения к меню.
Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 49
Доступ к командам меню с клавиатуры Иногда удобнее выбирать команды меню, пользуясь клавиатурой вместо мыши. При нажатии клавиши Alt Excel автоматически активизирует строку меню. Далее с помощью клавиш со стрелками можно перейти к нужному пункту меню и вызвать команду, нажав клавишу Enter. Есть и другой способ: нажать подчеркнутую букву в требуемой команде, предварительно раскрыв меню, в котором она находится. Например, после активизации меню клавишей Alt нажатие клавиши Е приведет к отображению меню Сервис (клавиша Т для меню Tools), так как именно она подчеркнута в данном меню. Затем, чтобы выбрать команду, например, Параметры (Options), достаточно нажать клавишу А (0), и на экране появится диалоговое окно Параметры. Таким образом, клавиши Alt, E, А делают то же, что и продолжительная «мышиная возня». Подобный способ работы с меню значительно ускоряет диалог с программой, делает его более эффективным, необходимо всего лишь выучить клавиатурные эквиваленты наиболее часто используемых команд. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Клавиша / (слеш, знак деления, наклонная черта) используется для активизации строки меню наравне с клавишей Alt. При желании можно назначить эту операцию любой другой клавише. Для этого выберите команду Сервис ► Параметры. Затем на вкладке Переход (Transition) окна Параметры (Options) в поле Клавиша перехода в меню Microsoft Excel или в справке (Microsoft Excel Menu Or Help Key) укажите нужную клавишу и нажмите кнопку ОК.
Диалоговые окна и их вкладки Некоторые команды меню заканчиваются многоточием. Это означает, что, выполняя данную команду, Excel выведет на экран диалоговое окно, запрашивающее от пользователя какую-либо информацию. Например, на рис. 2.9 показано диалоговое окно, которое появляется при выборе команды Удалить (Delete) в меню Правка (Edit).
Рис. 2.9. Команды меню, заканчивающиеся многоточием, выводят на экран диалоговое окно
Иные команды имеют бессчетное число настроек. Их диалоговые окна содержат вкладки, на которых и располагаются все соответствующие элементы управления, разделенные по группам. На рис. 2.10 представлено диалоговое окно с вкладками, которое появляется при выборе в меню Сервис команды Параметры. Можно изменить параметры на любой или даже на всех вкладках одного диалогового окна, последовательно пройдясь по ним. Чтобы применить все внесенные изменения после завершения настройки, достаточно щелкнуть на кнопке ОК в диалоговом окне.
50 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Рис. 2.10. Диалоговые окна части команд содержат вкладки, на которых находятся несколько наборов параметров ПРИМЕЧАНИЕ-----------------------------------------------------------------------------------------Диалоговое окно с вкладками, появляющееся на экране при вызове команды Сервис ► Параметры, является одним из самых важных окон в Excel. Как видно из рис. 2.10, оно содержит целый набор вкладок, охватывающих почти все аспекты работы Excel, включая такие общие, как число листов в новой книге, шрифт, выбираемый по умолчанию, и его размер., Это же окно предоставляет доступ и к более специальным параметрам: для сохранения файлов Excel как веб-страниц, форматирования в соответствии со стандартами определенных стран и многие другие настройки. Если вы найдете время и просмотрите все вкладки данного окна, познакомитесь с различными вариантами настроек, то получите неплохое представление как о потенциале программы, так и о своих возможностях по управлению ими. Если необходимо уточнить, для чего именно служит тот или иной параметр, просто нажмите кнопку справки (кнопка с вопросительным знаком) в строке заголовка диалогового окна, а затем щелкните на интересующем параметре, и вы немедленно получите соответствующую разъяснительную информацию.
Контекстные меню Контекстные меню содержат только те команды, которые применяются к выделенному, то есть активному, в данный момент элементу интерфейса. Активный элемент определяется тем, где находится в данный момент указатель. Таким образом, контекстные меню сводят к минимуму необходимые перемещения мыши (а от них так устают наши запястья!).
Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 51
Итак, контекстное меню вызывается на экран нажатием правой кнопки мыши и появляется рядом с позицией указателя, как изображено на рис. 2.11.
Рис. 2.11. Нажатие правой кнопки мыши на заголовке столбца активизирует контекстное меню
Набор команд в контекстном меню меняется в зависимости от позиции указателя и типа рабочего листа. Например, если вы нажмете правую кнопку мыши, когда указатель находится на ячейке или на заголовке столбца, набор команд в каждом из этих контекстных меню будет различным. В первом случае он будет относиться к отдельной ячейке, во втором — к свойствам заголовка столбца. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Для многих команд меню предусмотрены также дублирующие их кнопки на панелях инструментов, которые предоставляют альтернативный, зачастую более удобный и эффективный способ достижения того же самого результата. Значок слева от команды меню, как, например, значок «копирования» рядом с командой Копировать (Сору) на рис. 2.11, выглядит так же, как и соответствующая кнопка на панели инструментов. Если значок из меню в данный момент не отображен на панелях инструментов, значит, соответствующая панель не выведена на экран или эта кнопка не входит в стандартные панели, то есть ее можно использовать при создании или изменении собственной панели инструментов. Пользовательские панели инструментов подробно рассматриваются в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.
Строка формул Каждая ячейка листа в Excel является неким строительным блоком. В каждой из них хранится и отображается информация, вводимая на рабочий лист, и над содержимым ячейки производятся различные математические действия. Данные можно вводить непосредственно в отдельную ячейку листа или же воспользоваться для этого строкой формул, как показано на рис. 2.12.
52 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Ввод Отмена
Вставка функции Строка формул
Рис. 2.12. В строке формул отображается содержимое активной ячейки
Содержимое активной ячейки всегда появляется в строке формул, а адрес (местоположение) активной-ячейки отображается в поле имени слева от строки формул. Кнопка Вставка функции (Insert Function) всегда доступна, как показано на рис. 2,12, слева, но две другие кнопки редактирования формул появляются в строке формул только в случае ввода или редактирования данных в ячейке, как на рисунке справа. Щелчок на кнопке отмены (кнопка с символом х) влечет отказ от текущего действия с ячейкой, аналогично действию клавиши Esc. Реакция на нажатие кнопки ввода (со значком «птички») подобна таковой для клавиши Enter за исключением того, что последняя обычно дополнительно активизирует ячейку, расположенную непосредственно ниже той, в которую вы вводили данные. Щелчок на кнопке Вставка функции выводит на экран диалоговое окно Мастер функций (Insert Function), которое разбивает процесс создания нужной формулы на последовательные этапы. Процесс построения формул и работа с Мастером функций подробно рассматриваются в главе 12, «Создание формул». СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------По умолчанию Excel всегда отображает строку формул в рабочей области. Если вы предпочитаете не видеть ее на экране, то выберите в меню Вид (View) команду Строка формул (Formula Bar). Чтобы вернуть строку на место, просто повторите это действие.
Строка состояния В строке состояния выводятся сведения о том, что происходит в рабочей облас ти. Например, большую часть времени на левом краю строки состояния находит ся надпись Готово (Ready). Как только вы начнете вводить новые данные, на ее месте появится слово Ввод (Enter). А если активизировать строку формул или дважды щелкнуть на содержимом ячейки, вы увидите в строке состояния слово Правка (Edit). С правой стороны строки состояния расположены индикаторы различных режимов клавиатуры, которые (режимы) можно включать и отключать. Так, если нажать клавишу Caps Lock, высветится индикатор Caps, а после нажатия клавиши Num Lock (для активизации правой цифровой клавиатуры и использования ее для ввода числовых значений) — Num. СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Более подробно о различных режимах работы клавиатуры рассказывается в разделе «Индикаторы клавиатурных режимов» главы 5.
Знакомство с рабочей областью Excel ♦ 53
Вывод результатов в строке состояния Если выделено несколько ячеек и хотя бы одна из них содержит какие-либо числовые данные, Excel в строке состояния выводит суммарное значение, как показано на рисунке ниже. Это называется автоматическим вычислением результатов, или автоитогами (AutoCalculate). Обычно под ним подразумевается суммирование значений в выделенных ячейках. Но если при наличии выделенной области щелкнуть правой кнопкой мыши на строке состояния, появится контекстное меню, позволяющее получить информацию о количестве непустых ячеек (команда Количество значений (Count)), узнать, сколько из них содержат числовые значения (команда Количество чисел (Count Nums)), вычислить среднее и определить минимальную или максимальную величину в выделенном диапазоне. Режим отображения результатов можно отключить, щелкнув на команде Нет (None) в верхней части контекстного меню.
СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Excel отображает строку состояния по умолчанию. Если желательно скрыть ее, выберите команду Вид ► Строка состояния (View ► Status Bar). Чтобы вернуть строку состояния на экран, повторите это действие.
Панели инструментов При первом запуске Excel на экране появляются две панели инструментов: Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting), изображенные на рис. 2.13. Они содержат множество полезных кнопок, но это лишь верхушка айсберга. Кроме представленных двух в Excel существует множество других панелей инструментов, на которые можно поместить огромное количество дополнительных кнопок. Excel предлагает своего рода «шведский стол» разнообразных панелей инструментов, с различными кнопками, разработанных для упрощения выполнения повторяющихся операций. В вашей власти сформировать свои собственные панели инструментов, выбрав для них любой набор из более чем 500 готовых кнопок, палитр и полей с раскрывающимися списками или же использовать кнопки, созданные лично вами. Более того, даже строку меню, поскольку она ничем не отличается от прочих панелей инструментов Excel, можно изменить и расположить на экране по своему усмотрению.
54 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Панель инструментов Форматирование Панель инструментов Стандартная
Рис. 2.13. При первом запуске Excel на экране появляются эти две панели инструментов
В Excel имеется и целый ряд встроенных панелей инструментов, которые обеспечивают быстрый и удобный способ выполнения многих типовых действий. Некоторые из них выводятся на экран автоматически, когда оказываются необходимы. Например, при работе с диаграммой Excel автоматически отображает панель инструментов Диаграммы (Charts). СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------------- : --Более подробная информация о панелях .инструментов приведена в разделе «Настройка панелей инструментов и меню» главы 3.
Основы работы с файлами Одним из преимуществ работы на компьютере, безусловно, является возможность хранения результатов труда в электронном виде, в файлах. В этом разделе мы рассмотрим стандартные и специфические способы создания, открытия, сохранения и поиска файлов в Excel.
Создание и открытие рабочих книг Чтобы открыть существующую рабочую книгу, щелкните на кнопке Открыть (Open) (вторая кнопка слева на «стандартной» панели инструментов). На экране появится диалоговое окно Открытие документа (Орел), представленное на рис. 2.14. Для создания новой книги щелкните на кнопке Создать (New) (первая кнопка «стандартной» панели инструментов). На экране появится чистый рабочий лист. Каждая новая создаваемая книга отображается поверх предыдущей. По умолчанию Excel присваивает им последовательные имена: Книга 1, Книга 2 и т. д. В другом варианте — с помощью команды Создать (New) меню Файл — в правой части рабочей области появится панель задач Создание книги (New Workbook), как показано на рис. 2.15.
Основы работы с файлами ♦ 55
Рис. 2.14. Попасть в диалоговое окно Открытие документа также можно, выбрав в меню Файл команду Открыть
Рис. 2.15. Чтобы отобразить панель задач Создание книги, выберите команду Файл ► Создать
Эта панель предоставляет доступ к большинству наиболее часто используемых операций, выполняемых при создании файлов в Excel: ► Создание (New). Щелчок на значке Чистая книга (Blank Workbook), как следует из названия, создает новый документ Excel так же, как если бы вы щелкнули на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная.
56 ♦ Глава 2. Запуск Excel
► Из имеющейся книги (From Existing Workbook). Если щелкнуть на значке Из имеющейся книги (From Existing Workbook), на экране появится диалоговое окно, полностью повторяющее окно Открытие документа (Open), которое мы уже видели на рис. 2.14. Несмотря на одинаковый вид окон, в данном случае выбор файла приводит к другому результату: Excel воспринимает его как шаблон, и появляются следующие различия. Во-первых, открывается не оригинальная рабочая книга, а ее копия. Вовторых, при попытке сохранить эту книгу обычным способом на экран выводится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), и Excels предлагает'добавить к названию файла порядковый номер. Таким образом реализуется простая защита исходного файла от несанкционированной перезаписи. ► Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Подсоединившись к Интернету, можно щелкнуть на значке Шаблоны на узле Office Online (Templates On Office Online). Это позволит перейти к веб-узлу Microsoft, на котором находятся дополнительные шаблоны. Также можно искать конкретный шаблон; для этого следует ввести ключевое слово в поле Поиск в сети (Search Office Online) и щелкнуть на кнопке Найти (Go). ► На моем компьютере (On My Computer). Вместе с Excel устанавливается несколько шаблонов, которые, помимо прямого назначения, полезны в качестве примеров, демонстрирующих некоторую часть огромных возможностей программы по форматированию данных и структурированию рабочих книг. При щелчке на значке На моем компьютере (On My Computer) появляется диалоговое окно, изображенное на рис. 2.16. Названия имеющихся готовых шаблонов находятся на вкладке Решения (Spreadsheet Solutions).
Рис. 2.16. В диалоговом окне Шаблоны отображаются установленные шаблоны
Основы работы с файлами ♦ 57
► На моих веб-узлах (On My Web Sites). Щелчок на этом значке вызывает диалоговое окно, опять аналогичное окну Открытие документа, но с содержимым сетевого окружения компьютера. Здесь перечислены документы, расположенные в Интернете и в локальной сети, к которым вы обращались в последнее время. Если компьютер в данный момент подсоединен к Интернету или локальной сети, можно щелкнуть на любой ссылке, и в окне будут показаны все доступные шаблоны. ► Последние использовавшиеся шаблоны (Recently Used Templates). Под этим заголовком перечислены все-шаблоны, использовавшиеся в последнее время, если таковые имеются. Обратите внимание, что значки в диалоговом окне Шаблоны выглядят как небольшие блокноты. Это означает, что данные файлы были специально сохранены как шаблоны, а не как обычные документы Excel. Как выполнить такое сохранение, говорится далее в разделе «Форматы файлов».
Добавление собственных шаблонов Собственные шаблоны незаменимы там, где часто требуется работать с однотипными листами нестандартной структуры. Как уже было сказано, чтобы использовать какуюлибо существующую книгу в качестве шаблона для новой, можно выбрать в панели задач вариант Из имеющейся книги (From Existing Workbook). Но еще проще сохранить книгу, на основе которой часто создаются документы, в определенной папке, и тогда при загрузке она автоматически попадет в список установленных шаблонов. Местоположение этой папки зависит от операционной системы: ► Microsoft Windows 98 без пользовательских профилей: \Windows\Application Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates); ► Microsoft Windows 98 с пользовательскими профилями: \Windows\Profiles\\Аррlication Data\Microsoft\Шaблoны (или Templates); ► Microsoft Windows NT 4: \Winnt\Profiles\\Аррlication Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates); ► Microsoft Windows 2000 и ХР: \Documents and Settings\\Аррlication Data\Microsoft\Шаблоны (или Templates)1.
1
Приведенная информация относится к предварительной версии Office 2003. Окончательная версия не устанавливается в Windows 98/NT4. Согласно минимальным требованиям для работы системы Microsoft Office System необходима ОС Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3), Microsoft Windows XP или более поздняя версия. По графику поддержки программных продуктов платная техподдержка Windows 98 и Windows 98 SE должна была прекратиться 16 января 2004 года. По определенным причинам срок прекращения платной технической поддержки этих ОС был передвинут на 30 июня 2006 года. До этой даты специалисты Microsoft будут осуществлять платное консультирование легальных пользователей по телефону. Бесплатная поддержка Windows 98 была прекращена летом 2003 года. — Примеч. ред.
58 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Под понимается имя пользователя, с которым вы входите в систему Windows. Все файлы, помещенные в папку Шаблоны (Templates), появляются в списке на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны, показанной на рис. 2.17. Все очень просто, не правда ли?
Рис. 2.17. Скопируйте свои шаблоны в указанную папку, и в диалоговом окне Шаблоны появятся их ярлыки
Работа с собственными папками с шаблонами Как уже говорилось, содержимое диалогового окна Шаблоны определяется специальной папкой Microsoft Office. Если в эту папку скопировать другую папку вместе с рабочими книгами или шаблонами, в диалоговом окне Шаблоны будет создана новая вкладка. В качестве названия вкладки выступает название папки. На рис. 2.18 такая папка называется Отчеты. Обратите внимание, что на рис. 2.18 только один значок выглядит как маленький блокнот. Значит, только один файл является шаблоном, остальные — обычные документы Excel. На самом деле очень необычно и достаточно удобно, что после помещения обычной рабочей книги в папку шаблонов она трактуется как шаблон. То есть пропадает необходимость сохранять файлы в формате шаблонов, теперь достаточно всего лишь скопировать их в папку Шаблоны. Когда через диалоговое окно Шаблоны открывается обычная рабочая книга, программа создает ее копию, с которой и ведется работа, а к названию файла добавляет порядковый номер, чтобы не записывать этот файл поверх исходного. Например, если открыть книгу 01_01_04, присутствующую в диалоговом окне на рис. 2.18, Excel воспримет ее как шаблон и открытый файл назовет 01_01_041.
Основы работы с файлами ♦ 59
Рис. 2.18. Собственная вкладка в диалоговом окне Шаблоны создается очень просто ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Если добавить в папку Шаблоны собственную папку, последняя становится доступна не только для Excel, но и для всех приложений Office. Но отображаться в виде отдельной вкладки в диалоговом окне Шаблоны каждого из приложений она будет только в том случае, если содержит хотя бы один документ, записанный в родном формате этого приложения. Например, скопируем в подпапку Отчеты документ Microsoft Word. Тогда при открытии окна Шаблоны из приложения Word в нем появится вкладка Отчеты.
Изменение свойств новой книги и рабочего листа Предположим, вы решили создать свою собственную «чистую» рабочую книгу. Для этого необходимо разработать два шаблона: один задает свойства (формат и содержимое) всех новых книг (Книга.xlt или Book.xlt), втором определяются формат и содержимое отдельных листов новой книги, вставляемых в документ командой Вставка ► Лист (Insert ► Worksheet) (Лист.xlt или Sheet.xlt). Данные файлы нужно сохранить в папке: \Documents and Settings\\Application Data\ Microsoft \Excel\XLStart. Чтобы сохранить файл в формате шаблона (*.XLT), выберите в меню Файл команду Сохранить как и в раскрывающемся списке типов файлов диалогового окна Сохранить как задайте вариант Шаблон (Templates). ПРИМЕЧАНИЕ — ------------------------------------------- ---------------------------------------Любые рабочие книги, находящиеся в папке XLStart, автоматически открываются при запуске Excel (кроме книг с именами Книга.xls или /IHCT.XIS).
Подготовленные вами для автоматической загрузки файлы изменяют свойства, применяемые по
умолчанию к новым книгам и рабочим листам. Даже характеристики привычной Книги1, которая откроется на экране при последующем запуске Excel, изменятся в соответствии с настройками, запомненными в шаблоне Книга.xlt. Чтобы вернуться к стандартным параметрам, просто удалите созданный вами файл шаблона из папки XLStart.
60 ♦ Глава 2. Запуск Excel
Следует обратить внимание, что с помощью собственных шаблонов можно изменять не только формат книги, но и текст, графику, формулы, пользовательские панели инструментов, макросы, некоторые окна и параметры обработки данных. Также допускается определение количества и типа листов, которые будут по умолчанию загружаться в новую книгу или вставляться в нее по команде Лист (Sheet) меню Вставка (Insert). Например, если задать в шаблоне Лист.хlt: это значение равным четырем, то вместо одного листа, как обычно, по команде Лист из меню Вставка в книгу будет добавлено четыре новых рабочих листа. Если это в действительности не требуется, нужно удалить лишние листы, прежде чем сохранять файл шаблона Лист.xlt..
Сохранение файлов Без сомнения, наиболее важной функцией любой программы является сохранение данных. В Excel, например, предусмотрено множество различных способов сохранения файлов, включая команды: Сохранить (Save), Сохранить как (Save As), Сохранить как веб-страницу (Save As Web Page), Сохранить рабочую область (Save Workspace), Закрыть (Close) и Выход (Exit), а также самый простой вариант — щелчок на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------------------Сохранение книги как веб-страницы рассматривается в разделе «Сохранение и публикация файлов Excel в формате HTML» главы 20.
Есть одна команда, которая также сохраняет книги, хотя на первый взгляд это неочевидно, — Доступ к книге (Share Workbook) меню Сервис (Tools). При вызове данной команды книга автоматически получает статус общей, то есть файл становится доступным для других пользователей сети, и они с этого момента получают возможность открывать книгу и вносить в нее изменения. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------ : -----------------------------------------За дополнительной информацией обращайтесь к разделу «Совместное использование книг в сети» главы 19. СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы чаще всего используете для файлов книг одну и ту же папку, имеет смысл определить ее как рабочую. Тогда, выполняя команды Открыть (Open), Сохранить (Save) и Сохранить как (Save As), Excel всегда будет открывать в диалоговых окнах именно эту папку. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Общие (General) и введите в текстовое поле Рабочий каталог (Default File Location) полный путь к вашей папке.
При первом сохранении файла на экране появится диалоговое окно Сохранение документа, показанное на рис. 2.19.
Основы работы с файлами ♦ 61
Создание новой папки
Изиенение вида списка файлов
Переход на один уровень вверх
Рис. 2.19. При первом сохранении файла вы увидите диалоговое окно Сохранение документа РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------При сохранении новой копии файла Excel создает временный файл, затем удаляет оригинал и присваивает временному файлу имя исходного. Это позволяет избежать одновременной потери оригинала и новой версии в случае нештатной ситуации по ходу сохранения. Поэтому вы не можете открыть, изменить и затем сохранить файл, который занимает больше половины доступного пространства на рабочем диске. Например, при работе с гибким диском объемом 1,44 Мбайт невозможно открыть, отредактировать и затем вернуть на место файл, превышающий по объему 720 Кбайт (а это довольно «солидный» файл). В такой ситуации все изменения следует вносить в копию книги, расположенную на жестком диске, сохранить ее и лишь затем скопировать на гибкий диск.
Правила именования файлов Названия файлов в Excel могут содержать до 218 символов и представлять собой любую комбинацию из буквенных, цифровых, специальных символов и пробелов, исключая косую черту (слэш, /), обратную косую черту (обратный слэш, \), знаки «больше» (>) и «меньше» ( Формула содержит подпрограмму VBA, имя которой совпадает с обозна чением диапазона. > Формула включает в себя ссылку на другую книгу, в свою очередь, содержащую подпрограмму VBA, имя которой и обозначение одинаковы. > В данной рабочей книге уже присутствует идентичное имя (вопросы именования ячеек и их диапазонов рассматриваются ниже в разделе «Присвоение имен ячейкам и диапазонам»). > Диапазон назван так же, как и встроенная функция Excel. Чтобы избежать подобных казусов, всегда заключайте обозначения в апострофы. Соответственно, формулу =Кв 1 Регион 1 лучше записать в виде ='Кв 1’ ‘Регион 1'.
Замечания о пересечениях диапазонов Если в ячейку I4 листа, изображенного на рис. 12.11, ввести формулу =Кв 1*4, Excel будет считать, что нас интересует только одно значение Кв 1 из диапазона В4:В7 — именно то, которое находится в той же строке, что и формула (в данном случае в ячейке В4). Это называется неявным пересечением (implicit intersection). Если скопировать формулу =Кв 1*4 в диапазон I5:I7, каждая ячейка этого диапазона станет содержать одну и ту же формулу, с той разницей, что в ячейке I5 она будет фактически ссылаться на В5, в I6 — на В6 и т. д. Явное пересечение (explicit intersection) указывает на конкретную ячейку и задается с помощью оператора пересечения (intersection operator) — символа пробела. Если в любом месте листа ввести формулу =Кв 1 Регион 1*4, программа воспримет это так, как будто мы собираемся в данной ячейке использовать значение, лежащее на пересечении диапазона Кв 1 и диапазона Регион 1, то есть значение из ячейки В4.
Автоматическая подстановка обозначений диапазонов Excel умеет автоматически заменять ссылки на ячейки обозначениями диапазонов таблицы. Для этого их необходимо зарегистрировать: 1. Выберите в меню Вставка команду Имя (Name), а затем — Заголовки диапазонов (Label). На экране появится диалоговое окно Заголовки диапазонов (Label Ranges), показанное на рис. 12.12. 2. Щелкните в поле Добавить диапазон (Add Label Range) и выделите с помощью мыши нужный диапазон. 3. Установите переключатель в одно из положений: Названия строк (Row Labels) или Названия столбцов (Column Labels). 4. Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы включить выделенный диапазон в список Имеющиеся диапазоны (Existing Label Ranges).
424 ♦ Глава 12. Создание формул
После того как обозначения диапазонов определены, любые ссылки на принадлежащие им ячейки автоматически заменяются ссылками на дружественные названия диапазонов.
Рис. 12.12. Диалоговое окно Заголовки диапазонов
Впоследствии ссылки в уже существующих формулах не претерпят никаких изменений, но при вводе любых новых формул Excel автоматически будет замещать в них ссылки на ячейки на соответствующий текст. Так, если в примере на рис. 12.12 щелкнуть на ячейке I5, затем ввести знак равенства и щелкнуть на ячейке С5, то в обычном случае Excel вывел бы в этой ячейке ссылку на С4, но теперь в ней появится значение Кв 2 Регион 2. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -------------------------------------------------------------------------------Всегда оставляйте пустую строку снизу и пустой столбец справа от таблицы, содержащей формулы, в которых используются обозначения диапазонов. В противном случае результаты могут быть непрогнозируемыми, особенно если таблица имеет несколько уровней итоговых формул, как пример на рис. 12.10. Здесь, без пустой строки, отделяющей строки Всего и Среднее от остальных данных в таблице, в строке Среднее были бы подсчитаны неправильные результаты, поскольку значения в строке Всего рассматривались бы как данные за дополнительный мифический квартал. Чтобы избежать таких вторжений в пространство-время, используйте в формулах вместо обозначений ссылки на имена диапазонов.
Присвоение имен ячейкам и диапазонам Ячейкам и диапазонам ячеек можно присваивать имена и затем использовать эти имена в формулах. Работать с именами удобнее и проще, поскольку отпадает необходимость каждый раз вводить в формулу загадочную тайнопись из букв и цифр наподобие !A1:AJ51, кроме того, в отличие от обозначений, по ссылкам доступны ячейки таблицы в любом месте любой книги.
Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 425
Имена, определенные на текущем листе книги, не теряют область видимости и на других ее листах. Например, присвоенное имя диапазону ячеек на Листе6, в той же мере применимо в формулах, расположенных на Листе1, Листе2 и т. д. Но вы также можете назначать имена на уровне листа; в этом случае они будут доступны только на том листе, на котором они определены. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Об именах на уровне листа см. далее раздел «Имена на уровне листа в сравнении с именами на уровне книги». СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------В простой таблице совсем не обязательно явно именовать ячейки, используйте в формулах обозначения диапазонов строк или столбцов.
Использование имен в формулах Результат применения имени ячейки или диапазона в формуле будет тем же самым, что и при вводе ссылки на ячейку или диапазон. Предположим, что в ячейке A3 содержится формула =А1+А2. Если ячейке А1 присвоить имя Вася, а ячейке А2 — имя Маша, то формула =Вася+Маша возвратит то же значение, что и формула =А1+А2. Для того чтобы присвоить имя ячейке, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку. 2. Щелкните в поле Имя (Name) в строке формул, как показано на рис. 12.13. 3. Введите имя для ячейки и нажмите клавишу Enter.
Рис. 12.13. Самый простой и быстрый способ назначить имя ячейке или диапазону — это ввести его в строке формул, в поле Имя
При работе с именованными ячейками следует знать некоторые особенности поведения Excel: ► В поле Имя обычно отображается адрес выделенной ячейки (диапазона). Но если ей уже присвоено какое-либо имя, выводится именно оно, а не ссылка на ячейку. ► Если имя определено для диапазона ячеек, оно не появится в поле Имя, пока не будет полностью выделен весь диапазон. ► При щелчке на поле Имя и выборе имени из списка соответствующая именованная ячейка или диапазон автоматически выделяются.
426 ♦ Глава 12. Создание формул
► Если вы вводите имя, которое уже есть в списке имен, Excel не станет дублировать его в списке, а просто выделит связанную с ним ячейку или диапазон. В определение имени обязательно включается имя листа и абсолютные ссылки на ячейки. Например, если присвоить ячейке С5 листа Лист1 имя Вася, фактически определение этого имени будет все равно выглядеть как Лист1!$С$5. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее об абсолютных ссылках см. ранее раздел «Относительные, абсолютные и смешанные ссылки».
Определение имен и правила именования Вместо того чтобы придумывать разнообразные имена ячейкам и диапазонам, проще использовать уже существующие обозначения. Выберите в меню Вставка команду Имя (Name), а затем — Присвоить (Define), выделите нужную ячейку или диапазон, и Excel автоматически предложит вам свой вариант, в соответствии с названиями заголовков таблицы, как показано на рис. 12.14. Вы вправе как согласиться с предложением, так и отказаться от него и назначить любое другое имя.
Рис. 12.14. Диалоговое окно Присвоение имени
При назначении имен ячейкам и диапазонам не забывайте про следующее: ► имя должно начинаться с буквы, обратной косой черты (\) или символа подчеркивания (_); ► в именах нет ограничений на числовые символы; ► пробелы в именах недопустимы; ► Excel автоматически заменяет все пробелы в обозначениях диапазонов символами подчеркивания; ► никакие другие знаки, кроме обратного слэша (косой черты) и подчеркивания, использовать нельзя; ► остерегайтесь имен, которые могут трактоваться как ссылки на ячейки, например АВ$5 или R1C7; ► в качестве имен могут выступать любые буквы, кроме R и С.
Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 427
► Длина имени ограничена 255 символами. Но если оно будет больше, чем 253 символа, вы не сумеете выделить его в поле Имя. Обратите внимание, программа не различает в именах регистр букв, поэтому избегайте перекрытия имен вида Налог и НАЛОГ. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы быстро вывести на экран окно Присвоение имени, нажмите клавиши Ctrl+F3.
Если вас устраивает предложенное имя, нажмите Enter. В следующий раз, когда вы откроете окно Присвоение имени, это имя уже появится в списке Имя (Names In Workbook), в котором отображаются все назначенные имена текущей книги. Имя можно определить без предварительного выделения ячейки или диапазона. Для того чтобы, например, ячейка D20 «отзывалась на имя» Коля, наберите его в списке Имя (Name) диалогового окна Присвоение имени, а в поле Формула (Refers To) укажите ссылку на эту ячейку — =D20. Щелкните на кнопке Добавить (Add), и Колино имя попадет в общую копилку. Диалоговое окно все еще остается открытым, а в поле Формула появляется ссылка =Лист!D20. Excel добавляет ссылку на лист, но обратите внимание, что ссылка на ячейку остается относительной, такой, какой вы ее ввели. Если перед ссылкой не поставить знак равенства, программа воспримет это определение как текст. Так, если вместо =D20 ввести просто D20, в поле Формула в качестве определения имени Коля будет отображаться текстовая константа ="D20". Вы вправе выделять ячейки рабочего листа и при открытом окне Присвоение имени. Поэтому, вместо того чтобы вводить в поле Формула ссылку на диапазон вручную, легче просто щелкнуть на этом поле, а затем обвести нужный диапазон ячеек. Если вы назначаете имена нескольким диапазонам, не забывайте после ввода каждого нового имени нажимать кнопку Добавить. (При нажатии OK Excel закроет диалоговое окно).
Редактирование имен Чтобы изменить содержимое поля Формула, в диалоговом окне Присвоение имени следует выбрать в списке нужное имя ячейки или диапазона, а затем отредактировать ссылку в поле Формула. Вы можете ввести в это поле новую ссылку или выделить новый диапазон; таким образом, вы создадите дополнительное имя, не закрывая диалогового окна. Чтобы удалить имя из списка, выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete). Имейте в виду, что в дальнейшем любая формула на листе, которая ссылается на это имя, будет возвращать значение #ИМЯ?, свидетельствующее об ошибке.
Имена на уровне листа в сравнении с именами на уровне книги Имена в Excel обычно определяются на уровне книги. То есть имя, присвоенное ячейке или диапазону одного листа, доступно для использования в формулах на любом листе текущей книги. Но имена можно задавать и на уровне листа, и они будут видимы только
428 ♦ Глава 12. Создание формул
в пределах этого листа. Чтобы задать имя подобным образом, предварите его названием листа с восклицательным знаком. Например, чтобы присвоить какому-либо диапазону листа Лист1 имя Вася, имеющее силу только на текущем листе, выделите ячейку или диапазон, далее выберите в меню Вставка команду Имя, а затем — Присвоить. Введите текст Лист1!Вася в поле Имя диалогового окна Присвоение имени. При работе с именами, определенными для листа или для всей книги, обратите внимание на следующее: ► имена на уровне листов не отображаются в списке Имя и в окне Присвоение имени для всех остальных листов текущей книги; ► при выделении именованной на уровне листа ячейки или диапазона соответствующее имя (в нашем примере Вася) появится в поле имени в строке формул, но часть его с названием листа при этом (Лист1) будет скрыта. Чтобы, например, использовать слово Лист в качестве части текста имени, с этой точки зрения разумно иметь характерные имена листов; ► чтобы отредактировать имя на уровне листа, активизируйте лист, на котором это имя определено, и измените его, открыв окно Присвоение имени; ► когда лист содержит имя на уровне листа, совпадающее с именем на уровне книги, первое имеет более высокий приоритет; ► соответственно, Excel не позволяет создать имя уровня книги на листе, на котором идентичное имя определено уже на уровне листа; ► все вышесказанное не ограничивает обращение к имени уровня листа в формулах на других листах при том условии, что вы укажете полную ссылку на это имя. Например, в любую ячейку листа ЛистЗ вы вправе ввести формулу =Лист1!Вася.
Полуавтоматическое создание имен Если в меню Вставка выбрать команду Имя, а затем — Создать (Create), программа предложит опереться на текстовые значения в соседних ячейках или диапазонах. Свой выбор вам предстоит сделать в диалоговом окне Создать имена (Create Names), представленном на рис. 12.15.
Рис. 12.15. Окно Создать имена позволяет присвоить имена сразу нескольким ячейкам или диапазонам на основании обозначений диапазонов
Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 429
Например, слева на рисунке выделен диапазон АЗ:Е7, а в диалоговом окне Создать имена установлены флажки В строке выше (Top Row) и В столбце слева (Left Column). Таким образом сразу создается два набора имен: по обозначениям Кв и Регион. Заметьте, что для работы с этим окном вам требуется предварительное выделение заголовков диапазонов. Если щелкнуть на стрелке справа от поля имени в строке формул, то в раскрывшемся списке можно увидеть все захваченные выделением имена (например, имя Регион_1 определяет диапазон $В$4:$Е$4), как показано на рис. 12.15, справа.
Именованные константы и формулы В Excel предусмотрена возможность присвоения имен константам и формулам, даже если эти константы и формулы не отображаются в ячейках рабочего листа. В качестве имен могут выступать абсолютные и относительные ссылки, числа, текст, формулы и функции. Так, если в своих расчетах вы часто используете значение 25% для расчета торговой наценки, то и назовите его Наценкой. Чтобы это сделать, откройте диалоговое окно Присвоение имени и в поле Имя введите слово Нацепка, а в поле Формула наберите 25% или просто 0.25. Теперь ваши формулы станут легче читаться, как, например, такая: =Цена+(Цена*Наценка). Нетрудно понять, что в конечную стоимость товара вы заложили 25%-ную добавку за посреднические услуги. Обратите внимание, что именованные константы и формулы не отображаются в поле Имя в строке формул, но выводятся в диалоговом окне Присвоение имени. В качестве имени в поле Формула можно ввести и формулу. Допустим, имя Цена поставлено в соответствие .формуле =Лист1!А1*190%. Тогда, если выделена ячейка В1, вы вправе набрать запрос =Цена в этой ячейке, а программа выполнит необходимые вычисления. Поскольку здесь используется относительных ссылка, результат выводится по значению в ячейке или диапазоне, расположенных непосредственно слева от ячейки с формулой. Excel автоматически обновляет и именованную формулу, когда значения в ячейках изменяются. Относительные ссылки в именованных формулах При создании именованной формулы, содержащей относительные ссылки, такой как Лист1!В22+1.2%, программа интерпретирует ссылку на ячейку в поле Формула относительно позиции активной ячейки. Позднее, если вы используете это имя в формуле, ссылка будет рассматриваться относительно ячейки, в которой находится сама формула. Таким образом, если ячейка В21 являлась активной, когда вы определяли имя Наценка как =Лист1!В22+1.2%, это имя всегда будет ссылаться на ячейку, расположенную одной строкой ниже ячейки с формулой.
«Трехмерные» имена Excel позволяет определять имена с участием ранее уже рассмотренных нами (в разделе «Создание „трехмерных" формул») «трехмерных» ссылок. Чтобы создать такое имя, выполните следующие действия: 1. Выделите ячейку В5 на Листе 1. 2. Выберите в меню Вставка команду Имя, а затем — Присвоить.
430 ♦ Глава 12. Создание формул
3. Введите значение Сквозное_имя в поле Имя и значение =Лист2:Лист13!В5 в поле Формула. 4. Нажмите клавишу Enter. Теперь присвоенное ссылке имя готово к применению в формуле, которая содержит любую из перечисленных в упомянутом выше разделе функций. Например, формула =МАКС(Сквозное_имя) возвращает наибольшее значение из диапазона с именем Сквозное_имя. Так как в определении имени мы оперировали относительными ссылками, при выделении на листе других ячеек меняется и определение диапазона Сквозное_имя. Соответственно, если выделить ячейку СЗ, в поле Формула окна Присвоение имени вы увидите значение =Лист2:Лист13!СЗ.
Вставка имен в формулы После того как на рабочем листе определено одно или несколько имен, вы можете вставлять эти имена в формулы из диалогового окна Вставка имени (Paste Name), изображенного на рис. 12.16.
Рис. 12.16. Диалоговое окно Вставка имени
К примеру, чтобы добавить имя Регион_1 в формулу, нужно выполнить следующие действия: 1. Начните ввод со знака равенства, затем введите операторы, функции или константы создаваемой формулы. 2. Установите точку ввода в том месте формулы, куда вы собираетесь вставить имя, и выберите в меню Вставка команду Имя, а затем Вставить (или нажмите клавишу F3). 3. В списке имен выберите Регион_1 и нажмите кнопку ОК. 4. Введите в формулу все остальные операнды и операторы и нажмите Enter. Хотя наш пример это и не демонстрирует, а процедура вставка имен не кажется столь необходимой, вы почувствуете разницу, когда столкнетесь с очень длинными именами или трудно воспроизводимыми «иероглифическими наборами» символов.
Создание списка имен Большой проект — это, как правило, и большое множество имен, разбросанных по всей таблице. Чтобы иметь их перед глазами одновременно, вставьте в рабочий лист весь
Присвоение имен ячейкам и диапазонам ♦ 431
список используемых имен. Сложности здесь нет — просто нажмите кнопку Все имена (Paste List) в диалоговом окне Вставка имени. Список заполнит собой некоторый диапазон в направлении вниз, начиная с активной ячейки, как показано на рис. 12.17.
Рис. 12.17. Используйте кнопку Все имена диалогового окна Вставка имени для контроля своих действий ЗАМЕЧАНИЕ ------------------------------------------------------------------------------------------Если вы непреднамеренно перекрыли в результате данной операции содержимое других ячеек, отмените команду вставки, нажав клавиши Ctrl+Z.
Замещение ссылок именами Чтобы заменить ссылки в формуле на соответствующие имена, выберите в меню Вставка команду Имя, а затем — Применить (Apply). Если перед выполнением команды Применить была выделена только одна ячейка, программа заместит все найденные на листе имена, а при выделении диапазона ячеек команда будет применена только к выделенным ячейкам. На рис. 12.18 изображено диалоговое окно Применение имен (Apply Names), в котором содержится список всех именованных ячеек и диапазонов. По умолчанию список выделен целиком; если вы не хотите производить глобальную замену, просто щелкните на нужном имени, чтобы снять с него выделение, или щелкните еще раз, чтобы вновь включить его в общий список. При применении имен к формулам Excel обычно опускает имя столбца или строки, если они являются излишними, то есть когда ячейка с формулой находится в этом же столбце или строке. Например, такую картину мы наблюдаем на рис. 12.18. Ячейка J14 выделена, и в строке формул можно прочитать формулу, содержащуюся в этой ячейке, =Регион_2 Кв_3. До применения имен в ячейке хранилась формула =D5. Так как ячейка J14 не принадлежит ни к одному из определенных диапазонов, в новую формулу включены имена и строки и столбца. Теперь поместим ту же формулу =D5 в ячейку D14. Поскольку здесь обе ячейки, с формулой и влияющая, находятся в одном столбце, для определения формулы достаточно только имени строки (так называемое неявное пересечение). В результате формула для ячейки D14 будет выглядеть как =Регион_2.
432 ♦ Глава 12. Создание формул
Рис. 12.18. Диалоговое окно Применение имен
Если вы предпочитаете видеть в формулах и имена столбцов и имена строк, даже когда в этом нет необходимости, снимите флажки Опускать имя столбца, если тот же столбец (Omit Column Name If Same Column Option) и Опускать имя строки, если та же строка (Omit Row Name If Same Row). СМОТРИ ТАКЖЕ-------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о неявном пересечении см. ранее раздел «Замечания о пересечениях диапазонов».
Переключатель Порядок имен (Name Order) предназначен для задания последовательности отображения имен строки и столбца. Например, при установке переключателя в положение Столбец, строка (Column Row) формула в ячейке J14 на рис. 12.18 читалась бы как =Кв_3 Регион_2. Если установлен флажок Игнорировать тип ссылки (Ignore Relative/Absolute), при замене ссылок именами тип ссылок не учитывается. В принципе лучше, чтобы этот флажок всегда был активен. Большинство определений имен содержат абсолютные ссылки (именно они используются по умолчанию при создании имен). В то же время большинство формул включают в себя относительные ссылки (данный тип ссылок применяется неявно при вставке в строку формул ссылок на ячейку или диапазон). Сбросьте этот флажок, если хотите подставить вместо абсолютных, относительных и смешанных ссылок только те имена, в определении которых задействуется соответствующий тип ссылок. Флажок Использовать имена строк и столбцов (Use Row And Column Names) следует установить, когда вы собираетесь применять имена в формулах, в которых присутствует оператор пересечения, как в рассмотренном ранее примере. Если вы назначили имена отдельным ячейкам листа, данный флажок можно сбросить, тогда в формулах
Сообщения об ошибках ♦ 433
будут использоваться не имена строк и столбцов, а заданные имена диапазонов.
Переход к заданному диапазону Если в меню Правка выбрать команду Перейти (Go To) или нажать клавишу F5, на экране появится диалоговое окно Переход (Go To), изображенное на рис. 12.19. Чтобы перейти к одному из этих диапазонов, просто выделите в списке нужное имя и нажмите кнопку ОК. Обратите внимание, что в окне не отображаются именованные константы и формулы.
Рис. 12.19. Диалоговое окно Переход СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------• Программа запоминает четыре последние точки перехода. Самое недавнее место отображается в поле Ссылка (Reference) при открытии этого диалогового окна. Для быстрого перемещения между текущей позицией и последним местом посещения используйте клавиши F5 и Enter.
Сообщения об ошибках Значение, свидетельствующее об ошибке (error value), — это результат обработки формулы, которую Excel не в силах вычислить корректно. Все семь стандартных сообщений об ошибках в формулах представлены в табл. 12.2. Таблица 12.2. Ошибки при обработке формул Ошибка Описание #ДЕЛ/0! (#DIV/0!) Попытка деления на нуль. Ошибка обычно связана с тем, что вы создали формулу, в которой делитель ссылается на пустую ячейку #ИМЯ? (#NAME?) В формуле используется имя, отсутствующее вхписке имен диалогового окна Присвоение имени. Возможно, вы ошиблись при вводе или указали имя, которое было удалено. Также это сообщение выводится, если строка символов не заключена в кавычки
продолжение ®
434 ♦ Глава 12. Создание формул Таблица 12.2 (продолжение) Ошибка #ЗНАЧ! (#VALUE!)
Описание Введена математическая формула, ссылающаяся на текстовое значение
#ССЫЛКА! (#REF!) Отсутствует диапазон ячеек, на который ссылается формула (возможно, вы его удалили) #Н/Д (#N/A)
Нет данных для вычислений. При построении модели таблицы можно ввести значение #Н/Д в ячейки и тем самым зарезервировать их на будущее. Любая формула, которая ссылается на ячейки, содержащие значение #Н/Д, его и возвращает
#ЧИСЛО! (#NUM!)
Задан неправильный-аргумент функции. Также сообщение #ЧИСЛО! может свидетельствовать о том, что значение формулы слишком велико или чересчур мало и не может быть выведено на листе
#ПУСТО! (#NULL!) В формуле указано пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек
Вычисления на листе Разработчики Excel ходят в изношенных футболках, на которых красуется боевой клич «Вычисли или умри». Этот лозунг означает только их обязательство ни при каких обстоятельствах не наносить ущерба вашим данным, чем бы ни занималась программа. Именно поэтому под обманчиво простым понятием вычисления скрывается сложный процесс обработки всех формул и последующего отображения их результатов в ячейках, содержащих формулы. При изменении значений в ячейках, на которые ссылаются формулы, Excel обновляет значения (пересчитывает заново), возвращаемые формулами. Этот процесс называется пересчетом (recalculating) и затрагивает только те ячейки, в которых имеются ссылки на изменившиеся данные. По умолчанию вычисления производятся в то время, когда пользователь не работает с таблицей. Если пересчету подвергается большое количество ячеек листа, в левой части строки состояния появляются слова Расчет ячеек (Calculating Cells) и некоторое число. Оно указывает процентное соотношение выполненной работы к ее общему объему. Процесс пересчета можно прервать, выполнив любую команду или введя любое значение в ячейку. Excel приостановит вычисления и продолжит их по завершении выполнения команды или ввода.
Управление вычислениями Порой, чтобы сэкономить время, особенно когда речь идет о пересчете книги с большим количеством формул, имеет смысл переключиться с автоматического выполнения на ручное обновление. Тогда Excel будет производить пересчет только по вашей команде. Для этого откройте командой Сервис ► Параметры (Tools ► Options) диалоговое окно Параметры (Options) и перейдите на вкладку Вычисления (Calculating), изображенную на рис. 12.20. Элементы управления вкладки Вычисления используются следующим образом: ► Чтобы отключить автоматическое обновление значений в книге, установите переключатель Вычисления (Calculation) в положение Вручную (Manual).
Вычисления на листе ♦ 435
Рис. 12.20. Вкладка Вычисления диалогового окна Параметры
► Установив флажок Пересчет перед сохранением (Recalculate Before Save), вы получите уверенность, что в сохраненной книге содержатся актуальные данные. ► Если выбран вариант Автоматически кроме таблиц (Automatic Except Tables), программа без вашего участия пересчитывает все данные, на которые влияет изменение значений в ячейках, кроме таблиц подстановок. Подробнее об этом см. раздел «Таблицы подстановки» главы 18. ► Чтобы произвести обработку всех открытых книг, нажмите клавишу F9 или щелкните на кнопке Вычислить (Calc Now). ► Если вы хотите пересчитать только активный лист, щелкните на кнопке Пересчет листа (Calc Sheet) или используйте комбинацию клавиш Shift+F9.
Копирование значений формул Обычно при копировании ячейки, которая содержит формулу, вместе с возвращаемым значением в буфер обмена помещается и сама формула. При необходимости скопировать только результат выберите в меню Правка команду Специальная вставка (Paste Special). На экране появится одноименное диалоговое окно, как показано на рис. 12.21. Среди множества элементов управления этого окна вам нужен лишь тот, который отвечает за результаты вычисления формул. Чтобы вставлять в ячейки только возвращаемые значения, установите переключатель Вставить (Paste) в положение Значения (Values). Подробнее см. раздел «Команда Специальная вставка» главы 7.
436 ♦ Глава 12. Создание формул
Рис. 12.21. Для извлечения результирующей информации из копируемых ячеек установите переключатель в диалоговом окне Специальная вставка в положение Значения
Промежуточные значения в формулах При желании вы можете видеть результат вычислений только определенной части сложной формулы, когда, например, вы проводите трассировку зависимостей или ищете ошибки в вычислениях. Чтобы изменить часть формулы на возвращаемое значение, выделите эту часть формулы и нажмите клавишу F9. Точно таким же способом заменяются отдельные ссылки на ячейки их значениями. Сказанное иллюстрирует рис. 12.22. Закончив проверку, нажмите Esc, чтобы вернуть формулам их первоначальный вид. Нажав клавишу Enter, вы зафиксируете изменения в формуле, то есть замените ее часть возвращаемым значением. СОВЕТ --------------------------------------------------------------------------------------------------В вашем распоряжении также команда Сервис ► Зависимости формул ► Вычислить формулу (Tools ► Formula Auditing ► Evaluate Formula), помогающая разрешить имеющиеся вопросы. Подробнее об этом см. раздел «Вычисление и проверка формул» главы 9.
Рис. 12.22. Выделите фрагмент формулы и нажмите клавишу F9 для преобразования его в значение
Вычисления на листе ♦ 437
Циклические ссылки Циклическая ссылка (circular reference) — это формула, которая зависит от своего собственного значения. Наиболее очевидный пример — формула, содержащая ссылку на свою собственную ячейку. Так, если ввести в ячейку А1 формулу =С1-А1, Excel выдаст сообщение об ошибке, показанное на рис. 12.23.
Рис. 12.23. Подобное сообщение об ошибке появляется при попытке ввода формулы, содержащей циклическую ссылку
Чтобы найти ошибку в вычислениях, нажмите ОК и взгляните на формулу. Если причина не бросается в глаза, проверьте ячейки, на которые эта формула ссылается. Для этого выберите в меню Вид команду Панели инструментов, а затем — Циклические ссылки (Circular Reference). Нажмите кнопку Влияющие ячейки (Trace Precedents) или Зависимые ячейки (Trace Dependents) появившейся панели инструментов, чтобы отследить причину неполадок. Программа в виде стрелок наглядно покажет путь ко всем ячейкам, вовлеченным в процесс вычисления формулы с круговой ссылкой, как продемонстрировано на рис. 12.24.
Рис. 12.24. Панель инструментов Циклические ссылки помогает исправить ошибки в формулах, связанные с циклическими ссылками
Если нажать кнопку Влияющие ячейки (Trace Precedents), будут нарисованы линии от ячейки, хранящей формулу с циклической ссылкой, ко всем ячейкам, на которые эта формула ссылается. Каждый щелчок на кнопке Влияющие ячейки отображает новый уровень зависимостей в случае, когда какие-либо влияющие ячейки сами содержат другие формулы. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о трассировке ячеек см. раздел «Проверка и документирование листов» главы 9.
438 ♦ Глава 12. Создание формул
Большинство циклических ссылок создается преднамеренно, аналогично примеру на рис. 12.25. Они здесь циклические, поскольку формула в ячейке А1 зависит от содержимого ячейки A3, которое, в свою очередь, определяется значением ячейки А1.
Рис. 12.25. Этот лист содержит циклическую ссылку
Чтобы разрешить обработку ссылок подобного типа, установите флажок Итерации (Iteration) на вкладке Вычисления, показанной ранее на рис. 12.20. В этом случае Excel пересчитывает заданное количество раз все ячейки открытых листов, на которых присутствуют циклические ссылки. Число итераций задается в поле со счетчиком Предельное число итераций (Maximum Iterations); по умолчанию оно равно 100. При каждом пересчете формул результат в ячейках приближается к правильным значениям. Процесс вычисления заканчивается, когда заданное количество итераций пройдено, либо когда разница значений между итерациями станет меньше величины, указанной в поле Относительная погрешность (Maximum Change); по умолчанию это 0,001. Если в строке состояния после завершения вычислений появляется слово Вычислить (Calculate), процесс может быть продолжен. Для этого необходимо или принять текущий результат, или увеличить количество итераций, или уменьшить погрешность. Если программа не в состоянии разрешить циклическую ссылку, второй раз предупреждающее сообщение на экран не выводится. Вы должны сами определить, когда прервать вычисления, то есть задать условия, при которых ответ будет считаться достаточно близким к ожидаемому результату. Excel работает очень быстро, но если на листе много формул, не пренебрегайте советом установить ручной режим вычислений (положение переключателя Вручную (Manual)). В противном случае программа будет пересчитывать циклические ссылки при каждом изменении значений в ячейках. Сценарий, когда последовательно получаемые значения сближаются, называется конвергенцией (convergence). Название обратного процесса звучит похоже — дивергенция (divergence) и означает, что разность между результатами с каждой последующей итераций возрастает. В этом случае программа продолжает вычисления, просто пока не выполнит заданное количество повторений.
Точность числовых значений Excel сохраняет числа с точностью до 15 цифр и преобразует любые значащие цифры после пятнадцатой в нули. Также в десятичной дроби отбрасываются все разряды после пятнадцатого. Кроме этого, все числовые значения, слишком длинные, чтобы поместиться в ячейке, Excel выводит в экспоненциальном виде.
Массивы ♦ 439
В табл. 12.3 приведены примеры того, как программа обращается с целыми числами и десятичными дробями длиной более 15 цифр, когда они вводятся в ячейку с установленной по умолчанию шириной 8,43 символа. Таблица 12.3. Точность числовых значений Введенное значение
Отображаемое значение
Хранимое значение
123456789012345678
1.23457Е+17
123456789012345000
1.23456789012345678
1.234568
1.23456789012345
1234567890.12345678
1234567890
1234567890.12345
123456789012345.678 _________ 1.23457Е+14 _____________
123456789012345___________
Диапазона положительных значений, с которыми справляется Excel, хватает практически для любых вычислений — от 1.00Е-307 до 9.99Е+307. Если формула возвращает значение вне этого интервала, оно сохраняется как текст, а в ячейке с формулой отображается сообщение об ошибке #ЧИСЛ0! (#NUM!). РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------При наличии на листе округленных значений вы можете столкнуться с ошибками при суммировании таких чисел. Например, в ячейке, отформатированной для вывода чисел в денежном формате, то есть с двумя десятичными знаками после запятой, значение 10,006 округлится до $10,01. Если просто сложить 10,006 и 10,006, правильным результатом будет 20,012. Но когда для этих чисел используется указанный формат, вы увидите число $20,01, что не является ошибкой, однако совершенно неприемлемо в некоторых случаях, например для презентаций. Эта ситуация легко исправима. Просто установите флажок Точность как на экране (Precision As Displayed) на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры. Однако пользуйтесь данным режимом с осторожностью, так как хранимые значения здесь заменяются на отображаемые. Другими словами, если для ячейки, содержащей значение 10,006 и ассоциированной с денежным форматом, установить флажок Точность как на экране (Precision As Displayed), это значение навсегда заменится на 10,01. Подробнее о форматировании чисел см. раздел «Форматирование ячеек» главы 8.
Массивы Массивы (arrays) как понятие хорошо знакомы программистам. Для остальных проще всего сказать, что массивы представляют собой набор элементов. Excel — одна из немногих программ, которые облегчают обработку массивов посредством индивидуальной и групповой адресации их элементов в простых терминах. t Прежде всего познакомимся с некоторыми специфическими понятиями Excel, связанными с обработкой массивов. ► Формула массива оперирует двумя или более множествами значений, называемых массивом-аргументом (массивом аргументов), и возвращает одно или несколько значений. Применяется для выполнения групповых вычислений с целью одновременного получения результатов. Позволяет заменить собой несколько отдельных формул и тем самым упростить организацию листа. ► Диапазон массива — это блок ячеек, который разделяется общей формулой массива (пример в следующем в разделе скажет вам больше).
440 ♦ Глава 12. Создание формул
► Массив констант (array constant) — специальным образом организованный список постоянных значений, используемых в качестве аргументов в формулах массива. Вычисления над массивами не похожи на какие-либо другие знакомые нам действия, и это свойство выгодно будет привлечь для усиления защиты рабочих листов, для информирования управляющих программ и др.
Одномерные массивы Самый простой способ понять, что такое массивы и как они работают, — это рассмотреть несколько примеров. Скажем, определив простой массив-формулу, нетрудно вычислить средние значения на листе, показанном на рис. 12.26.
Рис. 12.26. Для вычисления средних значений в диапазоне F4:F8 мы использовали формулу массива
Этот пример, в частности, демонстрирует способ защиты формул от подмены, так как отдельные формулы в ячейках, объявленных частью массива, Excel изменять не позволяет. Чтобы ввести формулу массива, выполните следующие действия: 1. Выделите диапазон F4:F8. 2. Введите выражение в строку формул, как показано на рис. 12.26, без фигурных скобок. 3. Нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. В результате одна формула оккупировала пять ячеек сразу. Может показаться, что это пять отдельных формул, но для того чтобы изменить содержимое хотя бы одной из ячеек,
Массивы ♦ 441
необходимо выделить всю формулу массива, другими словами, весь диапазон F4:F8.
Формулы массива Чтобы ввести формулу массива, прежде всего нужно выделить ячейку или диапазон, в котором будут выводиться результаты. Если формула возвращает несколько значений, диапазон должен быть тех же размеров и формы, что и диапазон или диапазоны с исходными данными. При создании формул массива и работе с ними придерживайтесь следующих правил: ► Для указания на то, что формула является формулой массива, используйте комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter. После их нажатия Excel заключает формулу в фигурные скобки, которые как раз и являются опознавательным признаком. Не вводите скобки самостоятельно — программа воспримет это как текстовое значение. ► Нельзя редактировать, удалять и перемещать содержимое отдельных ячеек массива точно так же, как нельзя добавлять и удалять сами ячейки. Массив-диапазон нужно рассматривать как монолитный объект и соответственно редактировать как единое целое. ► Чтобы отредактировать массив, выделите его целиком и щелкните в строке формул (фигурные скобки вокруг формулы исчезнут). Закончив сеанс редактирования, вновь нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. ► Если вы хотите удалить массив, выделите его диапазон и нажмите клавишу Delete. ► Чтобы быстро выделить весь массив, щелкните на любой его ячейке и нажмите клавиши Ctrl+/. ► Чтобы переместить диапазон массива, выделите весь массив, а затем либо вырежьте и вставьте его на новое место, либо перетащите с помощью мыши. ► Как уже было сказано, вырезать, очищать и редактировать ячейки массива нельзя, но зато им можно назначать различное форматирование. Также разрешено копировать отдельные ячейки массива и вставлять их на любое место рабочего листа.
Двумерные массивы В предыдущем примере формула массива размещалась в вертикальном одномерном массиве (столбце или строке). Более сложные массивы, располагающиеся на нескольких строках и столбцах, называются двумерными (рис. 12.27). Чтобы сформировать двумерный массив, выполните следующие действия: 1. Выделите диапазон такого же размера и формы, что и диапазон с исходными данными. 2. Введите формулу в строку формул и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter.
442 ♦ Глава 12. Создание формул
Рис. 12.27. При вычислении рейтинга экзаменуемых использовалась формула для двумерного массива В10:Е14. Простой одномерный массив применен для ячеек F10:F14 ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------К сожалению, нельзя создавать трехмерные массивы, как бы сквозные для нескольких листов книги.
Применение формул массива Формулы массивов выполняют вычисления сразу для большого количества значений, но под результат отводится единственная ячейка. Отсюда очевидно, что формула массива возвращает всего одно значение. Например, чтобы подсчитать количество «ошибочных» значений в заданном диапазоне, простейшим будет выражение с привлечением функции ЕОШИБКА (ISERROR), как показано на рис. 12.28.
Рис. 12.28. Результат подсчета ошибочных значений в диапазоне B4:N38 мы поместили в ячейку A3
Формула в этом примере может быть введена как обычная формула (нажатием Enter) или как формула массива (нажатием клавиш Ctrl+Shift+Enter). В последнем случае ее применение несколько отличается от стандартного. Дело в том, что при обычном вводе без разницы, сколько ошибок найдено на листе, — формула всегда возвратит значение 1, поскольку функция СУММ (SUM) имеет только один аргумент — результат вычисления функции ЕОШИБКА. Если же ввести формулу массива, она вернет общее количество ошибок на листе, поскольку теперь аргументом функции СУММ станет набор
Массивы ♦ 443
отдельных результатов вычисления функции ЕОШИБКА. Подробнее о функции ЕОШИБКА см. раздел «Информационные функции» главы 14. Допустим, перед вами стоит задача подсчитать количество элементов таблицы, удовлетворяющих двум условиям. Вы хотите выяснить, сколько транзакций величиной более $1000 произошло после указанной даты. Для этого вы можете добавить к таблице столбец, содержащий функции ЕСЛИ (IF) для обнаружения каждой транзакции, подпадающей под указанные критерии, и результат тогда будет показан в том же столбце. Простейшим способом решения задачи является формула наподобие =СУММ((А1:А100>37266)*(С1:СЮ0>999)). Число 37266 является числовым представлением даты, соответствующим 01.10.2002. Введите формулу и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter. При расчете каждая часть формулы, заключенная в первые круглые скобки, сведется к логическому значению 1 (TRUE) или 0 (FALSE), в зависимости от даты; каждый элемент во второй паре вложенных скобок также выродится в 0 или 1, исходя из того, больше или нет он значения 999. При обработке формулы будут перемножаться нули и единицы, и когда оба сомножителя окажутся равны TRUE, результирующее значение также будет 1. Функция СУММ складывает эти единицы для подсчета общего количества. Вы можете увеличить количество условий и добавить, соответственно, больше заключенных в скобки фрагментов в формулу; любое выражение с результатом FALSE (0) будет исключено из итога, поскольку промежуточное умножение даст нуль. Есть несколько способов развития данной формулы. Например, замените числовое представление даты на функцию ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE), и тогда формула будет работать с достаточно произвольным видом даты (например, 31 Декабрь 2003 или 1/10/2002). Еще лучше использовать ссылки на ячейки в качестве аргументов для каждого элемента; тогда разнообразные условия можно набирать прямо в ячейках, а не встраивать их в формулу. За информацией о функции ДАТАЗНАЧ обращайтесь к разделу «Форматирование дат и времени» главы 15.
Массивы констант Массив констант (array constant) — это специально организованный лист значений, которые можно использовать как аргументы формул массива. Массив констант может состоять из числовых, текстовых или логических значений. При этом он должен быть заключен в фигурные скобки, причем его элементы, расположенные в разных столбцах, отделяются символами точки с запятой, а в разных строках — двоеточием. Например, для формулы на рис. 12.29 задействованы значения всех девяти выделенных ячеек.
Рис. 12.29- В качестве аргумента для этой формулы используется массив констант
444 ♦ Глава 12. Создание формул
Чтобы ввести в формулу массив констант, выполните следующие действия: 1. Выделите диапазон ячеек, в котором будут находиться результаты вычисления формулы. В нашем примере аргумент для функции ЦЕЛОЕ (INT) состоит из трех групп констант, отделенных друг от друга символами точки с запятой (между значениями в столбцах) и двоеточиями (между значениями в строках)1. 2. Поставьте фигурные скобки вокруг аргумента (самостоятельно), чтобы указать, что эти значения представляют собой массив констант. 3. Нажмите клавиши Ctrl+Shift+ Enter. Таким образом, формула окажется заключена в две пары фигурных скобок: одна пара для констант, а другая — вокруг всей формулы. Помните, что точки с запятыми разделяют элементы в отдельных столбцах, а двоеточия означают переход к другой строке. Кроме того, фигурные скобки вокруг массива констант необходимо вводить вручную.
Расширение массивов-аргументов При использовании массивов в качестве аргументов формул все массивы должны быть одинаковой размерности. Если размерности массивов не совпадают, Excel в некоторых случаях расширяет аргументы. Так, чтобы перемножить все значения в диапазоне А1:В5 на 10, подходит каждая из следующих формул: {-А1:В5*10} или {={1;2:3;4:5;6:7;8:9;10}*10}. Обратите внимание, что обе формулы не сбалансированы: десять значений находится слева от оператора умножения и только одно — справа. Excel в этом случае расширяет второй аргумент так, чтобы он количественно соответствовал первому. Теперь первая формула перепишется в таком виде: {-А1:В5*{10;10:10;10:10;10:10;10:10;10}} а вторая будет выглядеть так: {={1;2:3;4:5;б:7;8:9;10} *{10;10:10;10:10;10:10;10:10;10}} Когда вы работаете с двумя и более массивами, распределенными на несколько строк и столбцов, каждый из них должен иметь то же количество строк, что и массив-аргумент с наибольшим количеством строк, и столько же столбцов, что и аргумент с максимальным числом столбцов.
Связанные книги Создание динамических связей между книгами с помощью формул, содержащих внешние ссылки, имеет целый ряд достоинств. Например, вы можете разбить сложный объемный бюджет организации на ряд более простых таблиц по отдельным подразделениям или направлениям деятельности. Затем создать итоговый документ — зависимую книгу, в которой будут учтены данные всех отдельных исходных книг с бюджетами подразделений. Связывание книг не только упрощает работу с ними, вы также
_______________________________________ 1
В англоязычной версии Excel используются запятая и точка с запятой соответственно, а десятичная точка точкой и представлена. — Примеч. ред.
Связанные книги ♦ 445
существенно экономите время на пересчет и обновление данных, а также память компьютера. В этом разделе речь пойдет о некоторых приемах работы со связанными посредством внешних (external) ссылок книгами. Подробнее о внешних ссылках см. ранее разделы «Ссылки на другие листы той же книги» и «Ссылки на листы других книг».
Сохранение связанных книг Когда вы имеете набор связанных книг, прежде чем сохранять итоговую книгу, необходимо зафиксировать изменения во всех исходных. Пусть вы моделируете бюджет фирмы на 2004 год в новой и пока не сохраненной книге Книга1.. Затем вы записываете ее в файл уже с именем Бюджет 2004. Теперь, предположим, что для документирования фактических расходов по этим же статьям бюджета вы создали другую книгу и дали ей имя Расходы 2004. Она содержит ссылки на книгу Бюджет 2004, и поэтому является зависимой. Однако при создании связей вы ссылались на имя Книга1. Если вы сохраняете Книгу1 под именем Бюджет 2004, пока открыта книга Расходы 2004, все ссылки на Книгу1 в ней автоматически заменятся ссылками Бюджет 2004. То есть, например, ссылка =[Книга1]Лист1!$А$1 при сохранении преобразуется к виду =[Бюджет 2004.х15]Лист1!$А$1. Когда вы закроете зависимую книгу Расходы 2004 и попытаетесь сохранить исходную бюджетную Книгу1, на экране появится предупреждение: «Сохранить Расходы 2004 со ссылками на документы, которые не были сохранены?» Щелкните на кнопке OК, подтверждая свои намерения. Если затем переименовать Книгу1 в Бюджет 2004, ссылки на нее в книге Расходы 2004 не обновятся, и формулы будут по-прежнему ссылаться на Книгу1. Поэтому, вновь открыв книгу Расходы 2004, вы увидите сообщение, что она содержит связи с другой книгой, и программа предложит обновить их. Если нажать кнопку Да, Excel попытается найти файл Книга1. Поскольку такого файла уже не существует (он переименован в Бюджет 2004), вам придется указать местонахождение реального файла, чтобы программа сумела обновить связи в книге Расходы 2004.
Открытие зависимых книг При сохранении книги, в которой присутствуют зависимые формулы, Excel запоминает самые последние результаты вычислений по ним. Если вы откроете и измените содержимое ячеек в исходной книге после закрытия зависимой книги, эти значения не будут обновлены. Когда вы в следующий раз загрузите зависимую книгу, она будет содержать старые значения и на экране появится сообщение: «Данная книга содержит автоматически обновляемые связи с другой книгой. Обновить их?» Если нажать кнопку Нет (Don't Update), откроется зависимая книга без обновления ссылок на исходную, а все зависимые формулы будут содержать последние вычисленные и сохраненные значения.
446 ♦ Глава 12. Создание формул
При выборе варианта Да (Update) программа осуществит поиск исходной книги — и, найдя ее, прочтет исходные значения и обновит формулы в зависимой книге. Обратите внимание, что программа не открывает зависимую книгу, а только считывает из нее соответствующие данные для обновления. Если же программа не найдет исходной книги, появится сообщение, уведомляющее, что книга содержит связи, которые не могут быть обновлены. Перед вами опять выбор: либо нажать кнопку Продолжить (Continue) для обязательного открытия этой книги, либо щелкнуть на кнопке Изменить (Edit Links) в диалоговом окне Изменение связей (Edit Links), чтобы выбрать другую текущую папку или указать нужный файл.
Редактирование связей Исходные книги можно открывать командой Связи (Links) меню Правка. Эта команда становится доступной, только если активная книга содержит формулы с внешними ссылками. Ее действием является открытие диалогового окна Изменение связей (Edit Links), показанного на рис. 12.30.
Рис. 12.30. Диалоговое окно Изменение связей отображает внешнюю ссылку на исходную книгу
Остановимся подробнее на том, что мы видим в.данном окне: ► Буква А (А) в столбце Обновление (Status) обозначает автоматически обновляемую связь, а буква 3 (М) — связь, которая обновляется вручную, то есть только при нажатии кнопки Обновить (Update Values). ► Чтобы открыть исходную книгу, выберите имя и нажмите кнопку Открыть (Open Source). ► Если вы хотите выбрать другую исходную книгу, щелкните на кнопке Изменить (Change Source). ► Щелкните на кнопке Разорвать связь (Break Link) для преобразования всех существующих внешних ссылок в формулах в их текущие значения. Будьте внимательны, эта команда не имеет обратного действия.
Связанные книги ♦ 447
► Если нажать кнопку Обновить, Excel извлечет все измененные данные из файлов исходных книг, не открывая их. ► Вы можете установить связь с объектами и документами, созданными в других приложениях, например в Microsoft Word. При этом в столбце Тип (Туре) отображается название приложения и тип объекта. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Будьте внимательны и осторожны при перемещении связанных документов. У вас не возникнет никаких проблем, если вы работаете с операционной системой Windows 2000 (или с более поздней версией) или Windows NT. Например, если вы создали связь с каким-либо документом Word, а затем переименовали или изменили местоположение файла документа, Excel все равно найдет его, благодаря возможностям файловой системы NTFS, а.именно системным журналам. (Тем не менее при использовании гиперссылок перемещение или модификация документа-источника разрушает связь.) Если же вы переместили документ на диск с файловой системой FAT32 (MS-DOS и ранние версии Windows), программа не сумеет его найти.
Копирование зависимых формул Как уже говорилось, вы вправе применять относительные и абсолютные ссылки на ячейки других книг таким же образом, как ссылаетесь на ячейки текущей книги. Значит, в отношении исходных книг вы также можете копировать, вырезать и вставлять ссылки на их ячейки, выбирая для этого соответствующие команды меню Правка или кнопки панели инструментов. Предположим, мы создали формулу =[Форма2]Лист1!F1 в ячейке А1 листа Лист1 книги Форма1, а затем с помощью команд Вырезать и Вставить продублировали эту формулу в ячейку В1. Поскольку ссылка на ячейку F1 относительная, в ячейке В1 формула преобразуется к такой: =[Форма2]Лист1!С1. Естественно, если бы ссылка в ячейке А1 была абсолютной, формула сохранила бы свой исходный вид =[Форма2]Лист1!$F$1.
Копирование и вставка в другие книги Когда зависимая формула копируется из одной книги в другую, содержащую ссылку на какую-либо третью книгу, ссылки изменяются в зависимости от местонахождения формулы. Например, пусть в ячейке А1 книги Форма1 содержится формула =[Форма2]Лист1!А1. При копировании и вставке этой формулы в ячейку В5 книги ФормаЗ мы увидим выражение =[Форма2]Лист1!В5. Точно так же при копировании формулы с абсолютной ссылкой в другие книги эта формула не меняется. Так, если скопировать формулу =[Форма2]Лист1!$А$1 из ячейки А1 книги Форма1 в ячейку В5 книги ФормаЗ, ее вид останется прежним. Даже если зависимая формула вставляется в книгу, на которую сама ссылается, она все равно останется зависимой. Соответственно, если скопировать, формулу =[Форма2]Лист1!$А$1 из ячейки А1 книги Форма1 в ячейку A3 книги Форма2, она не изменится, за исключением того, что ссылка на книгу станет лишней, поскольку находится в той же книге. В результате формула сократится до =Лист1!$А$1.
448 ♦ Глава 12. Создание формул
Вырезание и вставка в другие книги Excel не настраивает относительные ссылки в формулах при вырезании и вставке формул в другие книги так, как это происходит в случае копирования зависимых формул. То есть при вырезании формулы =[Форма2]Лист1!А1 из ячейки А1 листа Лист1 книги Форма1 и вставке ее в ячейку В5 книги ФормаЗ формула сохранит свой прежний вид.
Вырезание и вставка влияющих ячеек Когда вы вырезаете и вставляете ячейки, Excel по умолчанию настраивает все ссылки на эти ячейки в формулах книги. Зависимые формулы, однако, не подчиняются данному правилу. Пусть вы создали формулу =[Форма2]Лист1!А10 в ячейке А1 книги Форма1. Если закрыть последнюю, а затем вырезать значение из ячейки А10 книги Форма2 и вставить его в соседнюю ячейку В10, формула в ячейке А1 книги Форма1 останется без изменений. И дело не в том, что она не была обновлена, раз исходная книга была закрыта — программа, безусловно, следит за изменениями в исходных данных. Поэтому при последующем открытии книги Форма1 вы увидите информационное окно с текстом: «Данная книга содержит автоматически обновляемые связи с другой книгой. Обновить их?»
Условные выражения Условные выражения (conditional test) служат для сравнения чисел, функций, формул, текстовых или логических значений. С их помощью можно производить выборку значений, попадающих в определенный диапазон, например выше или ниже заданных пороговых величин. При создании условий сравнения допустимо использовать простые математические и логические операторы, а также разнообразные встроенные функции, о которых подробно говорится в разделе «Логические функции» главы 14. Все приведенные ниже примеры включают в себя условные выражения: =А1>А2 =5-3А2 оператор «больше» (>) сопоставляет значения в ячейках А1 и А2. Результатом условного выражения является логическая величина ИСТИНА (TRUE или 1) или ЛОЖЬ (FALSE или 0). Например, формула =А1=10 возвращает значение ИСТИНА,
Условные выражения ♦ 449
если в ячейке А1 действительно находится значение 10, и ЛОЖЬ в случае любого другого значения. Таблица 12.4. Операторы сравнения Оператор = > < >= Exp Form P$ = Mid$(R$, 3, IA): If Val(P$) > 0 Then P$ = "." + P$ Else P$ = "" R$ = Left$(R$, 2) + P$ + "e+" + FnAbs$(Len(R$) - 2) End If If InStr(R$. ".") = 2 Then R$ = Left$(R$, 1) + "0" + Mid$(R$, 2) ' 0...1 I = InStr(R$, "."): If I 0 Then Mid$(R$, I) = "," ' Системный разделитель Rnd = R$ End Function Function FnAbs$(Value%) If Value% >= 0 Then FnAbsS = Mid$(Str$(Value%). 2) Else FnAbs$ = Str$(Value%) End Function
Текстовые функции ♦ 471
Аргумент количество_цифр определяет позицию в числе справа от десятичной точки, после которой все прочие цифры не принимаются во внимание. Если он опущен, отбрасываются все цифры после десятичной точки. Соответственно, формула =ОТБР(13,978) возвращает значение 13, а формула =ОТБР(13,978;1) — число 13,9.
Текстовые функции Текстовые функции в Excel заменяют .большинство наиболее полезных инструментов по обработке текста, которые можно встретить в обычных текстовых редакторах. Например, такие функции, как СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN), удаляют из текста лишние пробелы и непечатаемые символы — это очень важно при чистке импортированных текстовых файлов и достаточно сложно выполнить с помощью обычных операций поиска и замены. Функции ПРОПИСН (UPPER), СТРОЧН (LOWER) и ПРОПНАЧ (PROPER) влияют на регистр букв, переводя строчные буквы в прописные или, наоборот, заменяя на заглавную каждую первую букву слова. Встроенные текстовые функции позволяют преобразовывать в текст Excel документы, созданные в других приложениях, включая формулы. Это возможно благодаря команде Специальная вставка (Paste Special) меню Правка. Здесь мы остановимся лишь на некоторых, максимально полезных представителях данной категории. Информацию обо всех текстовых функциях вы найдете в приложении В, «Встроенные функции Excel».
Наиболее полезные текстовые функции Рассматриваемые ниже функции преобразуют числовые текстовые значения в числа, а числа — в строки символов, а также выполняют различные операции над строками символов. Функция ТЕКСТ Функция ТЕКСТ (TEXT) представляет число текстовой строкой заданного формата. Она записывается так: =ТЕКСТ(значение;формат) где аргумент значение может быть любым числом, формулой или ссылкой на ячейку, а аргумент формат определяет формат возвращаемой строки. Например, по формуле =ТЕКСТ(98/4;"0,00") мы получим текстовую строку 24,50. Для задания необходимого формата используются стандартные символы Excel ($, #, 0, пробелы и т. д.), кроме символа звездочки (*); также не допускается применение формата Общий (General).СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее о символах форматирования см. главу 8, табл. 8.1, «Символы, используемые для кодировки форматов», и табл. 8.2, «Встроенные коды форматов».
472 ♦ Глава 14. Основные функции
Функция РУБЛЬ Подобно функции ТЕКСТ, функция РУБЛЬ (DOLLAR) также преобразует число в текст, но возвращает его всегда в денежном формате с заданным количеством десятичных знаков. Функция имеет синтаксис =РУБЛЬ(число;число_знаков) Аргументы определяют число или ссылку на ячейку, содержащую числовое значение, и количество знаков после запятой. Соответственно, формула =РУБЛЬ(45,899;2) возвращает текстовую строку 45,90р. Обратите внимание, что программа при необходимости округляет результирующее значение. Если аргумент число_знаков опущен, Excel по умолчанию отображает число с двумя десятичными знаками; если же он отрицательный, возвращаемое значение округляется до заданного знака слева от десятичной точки. И третий вариант: если ввести после первого аргумента точку с запятой, но второй аргумент опустить, число округляется до целого. Функция ДЛСТР Функция ДЛСТР (LEN) возвращает количество символов в текстовой строке. Аргументом этой функции может являться число, строка символов, заключенная в кавычки, а также ссылка на ячейку. Незначащие нули игнорируются. Таким образом, по формуле =ДЛСТР("Тест") получится значение 4. Функция ДЛСТР выдает число символов отображаемой, а не хранимой в ячейке строки. Пусть, например, в ячейке А10 содержится формула =А1+А2+А3+А4+А5+ +А6+А7+А8, результат выполнения которой равен 25. В этом случае формула =ДЛСТР(А10) вернет значение 2, то есть количество символов в строке 25. Ячейка, на которую ссылается аргумент функции ДЛСТР, может содержать и другие текстовые функции. Так, если в ячейке А1 хранится формула =П0ВТОР("-*";75), по которой 75 раз повторяется группа из двух символов — дефиса и звездочки, формула =ДЛСТР(А1) возвратит значение 150. Функции СИМВОЛ и КОДСИМВ В любом компьютере символы представляются с помощью числовых кодов. Наиболее распространенной системой кодировки является ASCII (American Standard Code for Information Interchange). В этой системе все цифры, буквы и другие символы записываются числами от 0 до 127 (с учетом национальных алфавитов — до 255). Функции СИМВОЛ (CHAR) и КОДСИМВ (CODE) как раз и имеют дело с кодами ASCII. Функция СИМВОЛ возвращает символ, ассоциированный с заданным числом, а функция КОДСИМВ, наоборот, возвращает код ASCII для первого символа ее аргумента. Таким образом, по формуле =СИМВ0Л(83) получится буква S, а формула =KОДCИMB("S") выдаст число 83. Если в качестве аргумента функции КОДСИМВ используется текст, обязательно заключите его в кавычки; в противном случае в ячейке появится ошибочное значение #ИМЯ?.
Текстовые функции ♦ 473 СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Если вы часто вставляете в документы нестандартные, отсутствующие на клавиатуре символы, то вместо вызова команды Вставка ► Символ (Insert ► Symbol) и работы с диалоговым окном удобнее воспользоваться функцией СИМВОЛ. Например, чтобы создать знак торговой марки ®, нужно ввести формулу =СИМВОЛ(174).
Функции СЖПРОБЕЛЫ и ПЕЧСИМВ Случайно попавшие перед строкой данных и после нее пробелы влияют на сортировку записей на рабочем листе или в базе данных. Если же введенный текст обрабатывается строковыми функциями, лишние пробелы могут помешать получению по формулам правильного результата. Функция СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) исключает все лишние пустоты из строки данных, оставляя ровно по одному пробелу между «словами». Функция ПЕЧСИМВ (CLEAN) действует аналогично функции СЖПРОБЕЛЫ за одним исключением: она обрабатывает непечатаемые символы, такие как знаки табуляции и специальные коды. Эта функция полезна при импорте данных из другого приложения, поскольку в процессе преобразования информации часто появляются непечатаемые символы — различные значки либо пустые квадратики.
Функция СОВПАД Функция СОВПАД (EXACT) сравнивает две строки на предмет полного совпадения, включая и регистр букв. Игнорируется только различное форматирование. Если обе строки идентичны, функция возвращает значение ИСТИНА, в противном случае — значение ЛОЖЬ. Оба аргумента должны быть цепочками символов, заключенными в кавычки, или же ссылками на ячейки, в которых хранится текст. Например, если ячейки А5 и А6 содержат один и тот же текст Итого, то формула =С0ВПАД(А5;Аб) вернет значение ИСТИНА. СМОТРИ ТАКЖЕ--------------------------------------------------------------------------------------Подробнее сравнение строк символов рассматривается в разделе «Условные выражения» главы 12.
Функции преобразования регистра букв Для управления регистрами символов в текстовых данных в Excel предусмотрены три функции. Первые две - ПРОПИСН (UPPER) и СТРОЧН (LOWER) - преобразуют все буквы строки в прописные (заглавные) или строчные соответственно. Функция ПРОПНАЧ (PROPER) делает прописной первую букву каждого слова, а остальные буквы слов заменяет на строчные. Пусть, например, в ячейке А1 содержится текст Сергей ИВАНОВ. Тогда формула =ПР0ПИСН(А1) вернет значение СЕРГЕЙ ИВАНОВ, формула =СТРОЧН(А1) — значение Сергей иванов; а формула =ПР0ПНАЧ(А1) — Сергей Иванов. Стоит учесть, что если в тексте встречаются знаки пунктуации, дефисы и т. д., с помощью этих функций можно получить неожиданный результат. Так, если в ячейке А1 хранится текст черно-белая фотография, после обработки его функцией ПРОПНАЧ вы увидите строку Черно-Белая Фотография.
474 ♦ Глава 14. Основные функции
Функции для работы с подстроками Функции НАЙТИ (FIND), ПОИСК (SEARCH), ПРАВСИМВ (RIGHT), ЛЕВСИМВ (LEFT), ПСТР (MID), ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) и СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) находят и возвращают фрагменты текстовых строк или используются для объединения нескольких строк символов в одну. Функции НАЙТИ и ПОИСК
Функции НАЙТИ (FIND) и ПОИСК (SEARCH) предназначены для определения положения текстового фрагмента в строке. Обе функции возвращают номер символа, с которого начинается строка-образец. (Пробелы и знаки пунктуации рассматриваются Excel как символы.) Обе функции работают практически одинаково, за исключением того, что при поиске с помощью функции НАЙТИ учитывается регистр букв, а функция ПОИСК допускает применение подстановочных символов. Синтаксис в обоих случаях одинаков: =НАЙТИ(искомый_текст;просматриваемый_текст;нач_позиция) ПОИСК(искомый_текст ; просматриваемый__текст ; нач__позиция)
-
Аргумент искомый_текст задает последовательность символов, которую надо найти, а аргумент просматриваемыйjnencm определяет собственно текст, в котором производится поиск. Необязательный аргумент иач_позиция задает позицию в тексте, символы левее которой из рассмотрения исключаются. Он используется тогда, когда искомый_текст встречается в просматриваемом_тексте несколько раз. Если опустить последний аргумент, Excel возвратит позицию первого вхождения искомого _текста. Например, чтобы определить порядковый номер символа «п» в строке Логические операторы, введите формулу =НАЙТИ("п";"Логические операторы"). По ней вернется значение 13, как и следовало ожидать. Когда точная последовательность символов искомого текста неизвестна, лучше использовать функцию ПОИСК, которая понимает подстановочные символы: знак вопроса (?) и звездочку (*). Знак вопроса заменяет собой один произвольный символ, а звездочка соответствует любой последовательности символов в указанной позиции строки-образца. Предположим, что имя Петр на рабочем листе фигурирует в разном написании. Чтобы определить, есть ли это имя в ячейке А1, введите формулу =ПОИСК("П?тр";А1). Если ячейка А1 содержит текст Романов Петр или Романов Пётр, то по заданной формуле возвратится число 9, то есть начальная позиция искомой строки П?тр. Если вам заранее неизвестны длина и точный состав искомого текста, применяйте символ шаблона *. Так, чтобы узнать положение слова Ввод или Вывод в ячейке А1, напишите формулу =ПОИСК("В*од";А1). Функции ПРАВСИМВ и ЛЕВСИМВ
Функция ПРАВСИМВ (RIGHT) возвращает крайние справа символы в строке, а функция ЛЕВСИМВ (LEFT) — все символы, отсчитываемые от начала строки. Обе функции принимают одинаковые аргументы: текст и количество_символов, где аргумент количество_символов указывает длину фрагмента, выбираемого с правого или левого конца аргумента текст соответственно.
Текстовые функции ♦ 475
Эти функции воспринимают пробелы как символы, поэтому если текст начинается с пробелов или заканчивается ими, в ряде случаев имеет смысл в аргументе текст использовать функцию СЖПРОБЕЛЫ (TRIM). Например, пусть в ячейке А1 хранится текст Это текст, тогда формула =ПРАВСИМВ(А1;5) возвратит слово текст. Функция ПСТР Функция ПСТР (MID) используется для извлечения заданного числа символов из строки текста с указанной позиции: =ПСТР(текст;нач_позиция;количество_символов) Исходя из синтаксиса функции, видно, что если в ячейку А1 поместить строку Это просто очень длинное текстовое выражение, на выходе формулы =ПСТР(А1;12;13) получится значение очень длинное. Функции ЗАМЕНИТЬ и ПОДСТАВИТЬ Эти две функции заменяют часть символов в тексте на новые. Функция ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) работает сразу с четырьмя аргументами: старый_текст; нач_пози-ция; количество_символов; новый_текст, благодаря чему способна на многие чудеса. Предположим, в ячейке А1 содержится некоторое «содержимое ячейки» и вы хотите заменить его на «наполнение ячейки». Для этого введите формулу =ЗАМЕНИТЬ(А1;1;10;"наполнение"). В функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) начальная позиция и число заменяемых символов не задаются, вместо них указывается конкретный текст. Она имеет следующий синтаксис: =ПОДСТАВИТЬ(текст;старый_текст;новый_текст;номер_вхождения) Допустим, что в ячейке А1 хранится, скажем, стол, который требуется поместить в ячейку А2, трансформировав при этом в стул. С этой задачей справится введенная в ячейку А2 формула =ПОДСТАВИТЬ(А1;"о";"у"). Аргумент номер_вхождения можно опускать. Он предписывает Excel заменять новым текстом только заданное вхождение строки старый_текст. Его полезность весьма относительна. Например, если ячейка А1 содержит Большое число нолей и вы хотите исправить слово нолей на нулей, введите формулу =ПОДСТАВИТЬ(А1;"о";"у";4). При опущенном аргументе номер_вхождения программа подставила бы вместо всех букв «о» в заданной строке букву «у»; в данном же случае заменяется только четвертая по порядку буква «о». Не проще ли было сделать это с клавиатуры? СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------------------------------С помощью функции ПОДСТАВИТЬ можно создать формулу обработки массивов, которая подсчитывает число вхождений заданной строки в данные, хранящиеся в определенном диапазоне ячеек: =СУММ(ДЛСТР()-ДЛСТР(П0ДСТАВИТЬ( ;"текст";"")))/ ДПСТР("текст") По этой формуле вычисляется количество вхождений аргумента «текст» в . Введите ее, следуя правилам создания формул массивов, описанным в главе 12, и нажмите клавиши Ctrl+Shift+Enter.
476 ♦ Глава 14. Основные функции
Функция СЦЕПИТЬ Функция СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) является эквивалентом текстового оператора & и используется для конкатенации текстовых строк. Ее синтаксис следующий: =СЦЕПИТЬ (текст1; текст2;...) В качестве аргументов выступают как текст, так и ссылки на ячейки, и их число может достигать 30. Так, если в ячейке В4 содержится текст 1-й квартал, формула =СЦЕПИТЬ(В4;"Всего за") возвращает строку Всего за 1-й квартал. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ---------------------------------------------------------- —— --------------Результат объединения значений ячеек, отформатированных как даты, чреват неожиданностями. Дело в том, что отображаемая на листе дата хранится в ячейке как обычное число, и лишь за счет форматирования оно предстает в привычном для нас виде. Во избежание сложностей, еще до применения функции СЦЕПИТЬ преобразуйте содержимое ячеек в текстовую строку с помощью функции ТЕКСТ. Пусть, например, в ячейке А1 находится текст «Сегодня», а в ячейку А2, отформатированную для отображения даты в виде ДЦ.ММ.ГГГГ, введена формула =ТДАТА(). Если просто применить формулу =СЦЕПИТЬ(А1;" ";А2), получится что-нибудь вроде Сегодня 38050 (в зависимости от текущей даты). Чтобы получить правильный результат, нужно использовать формулу =СЦЕПИТЬ(А1;" ";ТЕКСТ(А2;"ДД.ММ.ГГТГ")). Обратите внимание, что между двумя сцепляемыми текстовыми строками вводится символ пробела в виде дополнительного аргумента ("").
Логические функции Логические функции применяются для проверки данных на соблюдение каких-либо условий. Эти функции в терминах булевой логики (по имени известного английского математика Джорджа Буля) также часто называют логическими операторами. Они повсеместно встречаются в теории множеств, которую изучают на технических и математических специальностях в высших учебных заведениях. Логические функции возвращают одно из двух значений: ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ (FALSE). В этом разделе мы подробно рассмотрим только некоторые из предоставляемых программой функций. Полную информацию смотрите в приложении В, «Встроенные функции Excel». Excel предлагает богатый выбор различных логических функций, часть из которых включена в надстройку Пакет анализа (Analysis ToolPak). Как правило, к определению истинности заданного условия в них привлекаются условные выражения. И то и другое мы уже рассматривали. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Дополнительную информацию см. в разделе «Установка Пакета анализа» главы 13 и в разделе «Условные выражения» главы 12.
Функция ЕСЛИ Функция ЕСЛИ (IF) возвращает определенное значение в зависимости от выполнения логического выражения. Она имеет следующий синтаксис: =ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)
Логические функции ♦ 477 СОВЕТ ---------------------------------------------------------------------------- : ---------------------Если вам приходится достаточно часто проверять выполнение некоторых условий в отдельных строках или столбцах таблицы с помощью функции ЕСЛИ (IF), а потом суммировать прошедшие тест значения, используя функцию СУММ, то вы, несомненно, обрадуетесь, узнав о наличии функции СУММЕСЛИ (SUMIF). Она значительно упростит решение этой задачи, поскольку обрабатывает содержимое только тех ячеек из заданного диапазона, которые удовлетворяют определенному критерию. Так, по формуле =СУММЕСЛИ(С12:С27;"Да";А12:А27) будет подсчитана сумма тех ячеек из диапазона • А12:А27, напротив которых в столбце С стоит слово «Да». То есть не нужно создавать дополнительный столбец с формулами ЕСЛИ — все необходимые расчеты выполняются в одной ячейке. Более подробно функция СУММЕСЛИ рассматривается в разделе «Функции СУММЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ» главы 17.
Записанная таким образом формула =ЕСЛИ(А60;СУММ(А1:А10);0) возвращает сумму значений в диапазоне от А1 до А10, если эта сумма больше 0; иначе результатом становится число 0. Аргументами функции ЕСЛИ вправе быть и текстовые значения. Так, по формуле =ЕСЛИ(СУММ(А1:А10)>0;СУММ(А1:А10);"") возвращается пустая строка, если условие А1:А10>0 не выполняется; а на выходе формулы =ЕСЛИ(А1="Тест";100;200) будет число 100, если в ячейке А1 содержится строка Тест, или 200 — если любое другое значение. Правда, при
проверке совпадения двух строк символов не учитывается регистр.
Функции И, ИЛИ и НЕ Три дополнительные логические функции — И (AND), ИЛИ (OR) и НЕ (NOT) — позволяют составлять сложные условные выражения. Они работают так же, как логические операторы =, >, =, =80 ; АК100) ; "Обычно"; ЕСПИ(И(А1>=60 ;А1А2;А2 то есть номерами строк каждой ячейки аргумента.
Функции ЧСТРОК и ЧИСЛСТОЛБЦОВ Функции ЧСТРОК (ROWS) и ЧИСЛСТОЛБ (COLUMNS) возвращают количество строк или столбцов соответственно. Их единственный аргумент может быть массивом констант, ссылкой на диапазон или именем диапазона. Например, формула =ЧСТРОК({100;200;300:1000;2000;3000}) возвратит число 2, поскольку массив состоит
Функции для списков и массивов ♦ 489
всего из двух строк (они разделяются двоеточием). Формула =ЧСТР0К(А1:А10) вернет значение 10 по количеству строк в диапазоне А1:А10, а формула =ЧИСЛСТОЛБ (А1:С10) — значение 3, то есть число столбцов в диапазоне А1:С10.
Функция ОБЛАСТИ Для информирования о количестве областей в ссылке используется функция ОБЛАСТИ (AREAS). Единственный аргумент этой функции — ссылка на ячейку или на диапазон или несколько ссылок на диапазоны. (В случае нескольких ссылок их необходимо заключать в круглые скобки; тогда Excel не будет воспринимать точки с запятыми, отделяющие один диапазон от другого, как разделители аргументов.) Вряд ли здесь нужен пример, но пожалуйста: пусть группе диапазонов: А1:С5, D6 и E7:G10, присвоено имя Тест; тогда формула =ОБЛАСТИ (Тест) возвратит значение 3, то есть количество областей в группе Тест.
Функция ТРАНСП Функция ТРАНСП (TRANSPOSE) транспонирует массив, то есть изменяет ориентацию массива с вертикальной на горизонтальную и наоборот. Она имеет только один аргумент — массив. Первая строка исходного горизонтального массива становится первым столбцом транспонированного (вертикального) массива и т. д. Функция ТРАНСП должна вводиться как формула массива в диапазон, имеющий точно такое же количество строк и столбцов, что и массив, задаваемый аргументом функции. СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Быстро и легко выполнить транспонирование можно следующим образом: выделите исходный диапазон и нажмите клавиши Ctrl+C, чтобы скопировать его в буфер обмена. Затем щелкните на ячейке, в которой будет располагаться верхний левый угол транспонированного диапазона, в меню Правка выберите команду Специальная вставка и в открывшемся окне установите флажок Транспонировать (Transpose). Нажмите кнопку ОК.
Глава 15. Даты и время • Как Excel хранит даты и время • Ввод дат и времени • Форматирование дат и времени • Арифметические операции с датами и временем • Функции дат и времени
Инструментарий для работы с датами и временем необходим любой программе, имеющей дело с электронными таблицами. Хронологическая информация сопровождает нас повсеместно: это датировка документов, расписания и планы работ и прочее-прочее. Microsoft Excel в состоянии запечатлеть каждую наносекунду с начала XX века и предлагает ряд форматов, с помощью которых вы можете отобразить даты по своему желанию.
Как Excel хранит даты и время Excel записывает все дни, часы, минуты и секунды в числовом виде, что позволяет в дальнейшем использовать эти значения для выполнения арифметических операций. Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Каждым суткам назначается свой порядковый номер. Базовый номер 1 — это воскресенье, 1 января 1900 года. С этого рубежа начинается отсчет времени в Excel для Windows. To есть все последующие даты программа хранит в виде числового значения, равного количеству суток между базовой и заданной датой. Например, 1 января 2004 года соответствует число 37 987, то есть количество дней между 1 января 1900 года и 1 января 2004 года. Время сохраняется в виде десятичной дроби, представляющей часть суток, прошедшую от их начала (00:00) до заданного момента. Поэтому время 12:00 пополудни хранится как 0,5, что означает половину суток. Отсюда, числовое значение времени 38 283,5896180556 расшифровывается так: 38 283 — это 23 октября 2004 года (порядковый номер дня), а 0,5896180556 представляет собой десятичное выражение отрезка суток между полночью и моментом 14:09:03. СОВЕТ — -----------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы увидеть последовательный номер даты, выделите ячейку, в которой она хранится, и нажмите клавиши Ctrl+Shift+~ (тильда). Чтобы вернуться к нормальному виду, воспользуйтесь клавишами Ctrl+Z.
При обмене документами между Excel для Macintosh и Excel для Windows выполняется автоматическая настройка дат на рабочих листах в соответствии со стандартами каждой системы. Изменение системы записи дат влечет другую интерпретацию хранимого порядкового номера даты, но сам он остается прежним. То есть если изменить систему исчисления дат, все введенные на лист даты сдвинутся на четыре года. Базовая дата равна либо 1 января 1900 года, как это принято в Excel для Windows, либо 2 января 1904 года, как в версии для Macintosh. Для ее настройки перейдите на вкладку Вычисления (Calculation) диалогового окна Параметры и установите флажок Система дат 1904 (1904 Date System). После этого порядковые номера введенных дат не изменятся, но трактоваться они будут уже по-другому, так, чтобы номер любой даты, введенной в Excel для Windows, соответствовал номеру даты в Excel для Macintosh. При импорте информации из Windows в Excel для Macintosh этот флажок обеспечивает правильность преобразования дат.
492 ♦ Глава 15. Даты и время
Ввод дат и времени Несмотря на то что даты и время хранятся внутри Excel в виде чисел, весьма затруднительно вводить их именно в такой форме, да это и не требуется. Информацию, представляющую даты и время, можно включать в формулы подобно любым другим значениям. Для дат существует несколько предопределенных форматов: Д.М.ГГ, Д МММ ГГ, Д МММ или МММ ГГ (для записи года можно использовать и четыре цифры). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Текущая дата, время, язык, валюта и числовые форматы изменяются в диалоговом окне Язык и региональные стандарты, которое открывается, если выбрать одноименную команду в Панели управления Windows (она может несколько отличаться по названию в разных операционных системах). Помимо всего прочего, настройки этого окна определяют вид дат, распознаваемый операционной системой. Например, если на вкладке Общие (General) установлен русский язык, Excel интерпретирует как дату любую строку в формате Д/М/ГГ, но если установить английский язык, та же строка будет воспринята как текст.
Если введенное значение не соответствует ни одному из указанных встроенных форматов, Excel применяет к нему наиболее подходящий. Так, при вводе строки 1 Дек вы увидите в ячейке отформатированное значение 01.дек, в строке формул при этом будет отображаться 01.12.2004 (считаем текущим годом 2004), что позволяет при необходимости легко отредактировать дату. Для времени также существуют встроенные форматы: ч:мм АМ/РМ, ч:мм:сс АМ/РМ, ч:мм, ч:мм:сс, или комбинированные форматы даты и времени — Д.ММ.ГГ ч:мм. Обратите внимание, что часы, минуты и секунды в значении времени должны отделяться двоеточиями. СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Создание форматов дат и времени рассматривается далее в разделе «Пользовательские форматы дат и времени» этой главы.
Если при вводе времени не указываются символы AM, PM, am или pm, Excel применяет 24-часовой цикл. Другими словами, значение 3:00 всегда воспринимается как три часа ночи, только если вы специально не укажете его как 3:00 РМ. СОВЕТ —-----------------------------------------------------------------------------------------------Чтобы ввести в ячейку или в формулу текущую дату, нажмите клавиши Ctrl+; (точка с запятой). Текущая дата будет представлена в формате, определенном на панели управления Windows. Если требуется вставить в ячейку или в формулу текущее время, воспользуйтесь сочетанием Ctrl+Shift+: (двоеточие). Время будет указано в формате «ч:мм АМ/РМ».
31 декабря 2029 года по умолчанию считается критической точкой, то есть последним днем, который Windows воспринимает, если год указать только двумя цифрами. Например, если ввести в ячейку дату 12.31.29, система интерпретирует ее как 12 декабря 2029'года, а если ввести значение 01.01.30, то — уже как 1 января 1930 года.
Ввод дат и времени ♦ 493
Установленную по умолчанию критическую дату нетрудно изменить. Для этого откройте диалоговое окно Язык и региональные стандарты, используя Панель управления Windows, и перейдите на вкладку Дата (Date). Разумеется, по-прежнему сохранится ограничение 100-летним циклом, поэтому, чтобы избежать ошибок и неожиданностей при работе с датами, старайтесь при вводе года указывать не две, а четыре цифры.
Автозаполнение дат Упорядоченную последовательность дат в строке или столбце можно создать несколькими способами, но проще всего это сделать с помощью маркера заполнения. Предположим, в первой строке требуется сформировать серию дат, начинающуюся с 1 марта 2004 года, и значения должны следовать друг за другом с интервалом в один месяц. Сначала введите в ячейку А1 дату 1.03.2004 и перетащите маркер заполнения вдоль строки направо. Excel автоматически заполнит весь ряд, увеличивая каждое последующее значение на один день, как показано на рис. 15.1. После того как вы отпустите кнопку мыши, на экране появится значок смарт-тега. Щелкните на нем, чтобы открыть меню с набором дополнительных команд автозаполнения (оно также продемонстрировано на рисунке). Установите переключатель в положение Заполнить по месяцам (Fill Month), и программа вставит на лист серию дат с интервалом в один месяц.
Рис. 15.1. После автоматического создания ряда дат настройте его с помощью меню смарт-тега
Если потянуть за маркер заполнения при нажатой правой кнопке мыши, на экране появится контекстное меню, похожее на меню смарт-тега. В нем собраны практически те же самые команды, но их можно применить до выполнения любой операции заполнения. Если ни одна из команд этого меню вам не подходит, щелкните на последней команде Прогрессия (Series), чтобы открыть одноименное диалоговое окно, представленное на рис. 15.2. Диалоговое окно Прогрессия позволяет создавать различные временные серии более сложной структуры, чем обычные ряды, получаемые с помощью маркера заполнения. Чтобы сформировать ряд дат таким способом, введите в ячейку начальную дату,
494 ♦ Глава 15. Даты и время
выделите диапазон ячеек, который требуется заполнить, и выберите в меню Правка команду Заполнить ► Прогрессия (Fill ► Series).
Рис. 15.2. Сложные временные ряды создаются с помощью диалогового окна Прогрессия
При работе с-диалоговым окном Прогрессия имейте в виду следующее: ► Переключатель Расположение (Series In) позволяет выбрать, как будут заполняться выделенные ячейки: По строкам (Rows) или По столбцам (Columns). ► В поле Шаг (Step Value) устанавливается интервал между значениями. Например, введя число 2 в поле Шаг и выбрав вариант Месяц (Month) для переключателя Единицы (Date Unit), вы получите хронологическую последовательность с шагом в два месяца. Если же в поле Шаг ввести отрицательное значение, будет создан ряд с убывающими временными значениями. ► В поле Предельное значение (Stop Value) задается конечная дата ряда. В этом случае не обязательно предварительно выделять точное количество ячеек — Excel заполнит нужный диапазон автоматически. Так, чтобы создать временной ряд с 01.01.2004 по 31.12.2006, введите опорную дату в ячейку. Затем выделите эту ячейку, откройте диалоговое окно Прогрессия, установите переключатель Расположение в положение По столбцам, а в поле Предельное значение введите дату 31.12.2006. Нажмите кнопку ОК, и программа сформирует ряд дат, заполнив столбец вниз, начиная с выделенной ячейки. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробнее об автозаполнении и создании прогрессий рассказывается в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» главы 7.
Расширение временных рядов Расширение временных рядов легко выполнить с помощью мыши. Для этого достаточно выделить несколько дат и потянуть в нужном направлении маркер заполнения. Средство автозаполнения по выделенным ячейкам определяет тип ряда и соответствующим образом продолжает его. Поскольку даты хранятся как числа, Excel автоматически заполнит выделенный диапазон последовательными временными значениями, как показано на рис. 15.3.
Ввод дат и времени ♦ 495
Рис. 15.3. Все значения справа от выделенной области получены автозаполнением
Функция автозаполнения создает ряд дат даже на основании одной выделенной ячейки. В этом случае происходит последовательное увеличение исходного значения на единицу. (Если требуется скопировать дату, при перетаскивании маркера заполнения следует удерживать нажатой клавишу Ctrl.) Обратите внимание, что ячейки на рис. 15.3 в строках с 6 по 8 содержат текстовые значения. Однако средство автозаполнения распознает текстовое представление дней недели и месяцев и изменяет значения так, как если бы они были обычными числами. Кроме того, если в ячейке находится смешанное содержимое (и текст, и число, как в строках 4 и 5), то при автозаполнении текстовая часть, не относящаяся к датам, копируется, а числа последовательно увеличиваются или уменьшаются, но только если они расположены в начале или конце значения (не в середине). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Уже упоминавшаяся надстройка Spreadsheet Assistant предоставляет множество очень полезных, экономящих время средств. Она не только добавляет в Excel подменю Assistants (Помощь) и одноименную панель инструментов, но и вставляет команды в другие меню. Так, внизу меню Вставка появляются команды Months (Месяцы) и Years (Годы), предлагающие удобный способ создания временных рядов. В результате выбора любой из этих команд открывается представленное ниже диалоговое окно.
496 ♦ Глава 15. Даты и время
Форматирование дат и времени Формат введенной даты или времени можно легко изменить с помощью диалогового окна Формат ячеек (Format Cells). Для этого выберите в меню Формат (Fbrmat) команду Ячейки (Cells), перейдите на вкладку Число (Number) и в разделе Числовые форматы (Category) выберите категорию Дата (Date) или Время (Time). С правой стороны диалогового окна в списке Тип (Туре) появится список доступных форматов дат или времени соответственно, как показано на рис. 15.4. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------------------------------------------------------------------Первые несколько пунктов списка помечены звездочкой (*). Эти форматы изменяют свой вид при редактировании настроек дат и времени, установленных по умолчанию на соответствующих вкладках диалогового окна Язык и региональные стандарты, открываемого из Панели управления Windows. На все остальные форматы эти изменения не влияют.
Большинство представленных в окне образцов не требует объяснений, но есть среди них и несколько особых, отличающихся от других (для категории Время): ► варианты 13:30 и 13:30:55 соответствуют полным суткам — 24-часовому циклу; ► в формате 30:55,2 отображаются только минуты и секунды; десятые доли секунды отделяются от основного значения запятой; ► для случая 37:30:55 время отображается в часах, истекших с 1 января 1900 года до текущего момента, то есть мы видим интервал времени.
Рис. 15.4. Для изменения форматов дат и времени предназначена вкладка Число диалогового окна Формат ячеек
Форматирование дат и времени ♦ 497
Пользовательские форматы дат и времени В дополнение к стандартным встроенным форматам дат и времени позволено определять и собственное форматирование, посредством той же техники, что и при работе с числами. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------------------------------------------------------------------------Подробную информацию см. в разделе «Создание новых форматов» главы 8.
Допустим, вам понадобился формат, в котором дата выводилась бы в максимально развернутом виде. Например, при вводе значения 24.02.04 на экране отображалась бы строка: вторник, 24 Февраль, 2004, 0:00:00,0. Чтобы создать такой формат, выполните следующие действия: 1. Выделите содержащую дату ячейку. 2. Откройте диалоговое окно Формат ячеек, выбрав в меню Формат команду Ячейки или нажав клавиши Ctrl+1, и перейдите на вкладку Число. 3. В разделе Числовые форматы выберите категорию Все форматы (Custom). 4. В поле Тип (Туре) введите код своего формата, в нашем случае: ДДДД, Д ММММ, ГГГГ, ч:мм:сс,0. 5. Щелкните на кнопке ОК. Excel добавит новый пункт в нижнюю часть списка Тип для категории Все форматы и отобразит содержимое ячейки в соответствии с вашими настройками. Этот же метод имеет смысл применять, когда требуется показать лишь определенную часть даты или времени. Так, по коду ММММ дата 24.02.2004 будет представлена просто как слово Февраль. В табл. 15.1 приведены все коды, из которых составляются собственные представления дат и времени. Всегда помните о двух вещах: во-первых, код м Excel всегда считает минутами, а код М обозначает не минуты, а месяцы; во-вторых, если в схему включены коды АМ/РМ, am/pm, А/Р или а/р, Excel использует 12-часовой цикл, во всех остальных случаях по умолчанию применяется полный суточный формат времени. После того как новый формат попадает в список Тип, его можно применять к любым значениям дат и времени. Для этого достаточно выделить ячейку, открыть диалоговое окно Формат ячейки, выбрать категорию Все форматы, выделить нужный формат (все добавляемые форматы помещаются в нижнюю часть списка Тип) и нажать кнопку ОК.
Форматы для промежутков времени Чтобы отобразить значения времени большие, чем 24 часа, 60 минут или 60 секунд, первый код времени необходимо заключить в квадратные скобки — об этом говорится в нижней строке табл. 15.1. В списке доступных вариантов имеется только один подобный встроенный образец [ч]:мм:сс; его вы найдете в списке Тип категории Все форматы. Соответственно, можно создать другие форматы для интервалов, например: [мм]:сс и просто [сс].
498 ♦ Глава 15. Даты и время
Квадратные скобки не дадут никакого эффекта, если в них поместить код, находящийся в любой позиции, отличной от первой. Так, код ч:[мм]:сс будет восприниматься Excel как обычный формат ч:мм:сс. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------В списке Тип для категории Время есть один формат, отображающий промежутки времени — 37:30:55. Впрочем, это просто другая форма записи варианта [ч]:мм:сс из категории Все форматы.
Предположим, вы хотели бы узнать интервал времени между двумя датами. Введите в ячейки А1 и А2 даты 23.11.04 13:32 и 25.11.04 23:59 соответственно, а в ячейку A3 — формулу =А2-А1. Теперь, если к ячейке A3 применить встроенный формат [ч]:мм:сс, формула вернет значение 58:27:00, то есть время в часах, минутах и секундах между двумя этими датами. Если же отформатировать ячейку A3 по стандартному образцу ч:мм:сс, мы увидим значение 10:27:00 — просто разницу по времени без учета дат. Таблица 15.1. Коды для создания пользовательских форматов дат и времени Код Отображаемое значение Основной Числовые значения даты и времени в формате Общий (General) Д
День месяца без начального нуля (1-31)
ДД
День месяца с начальным нулем (01-31)
ДДД
Сокращенное название дня недели (Пн-Вс)
ДДДД
Полное название дня недели (Понедельник-Воскресенье)
М
Номер месяца без начального нуля (1-12)
ММ
Номер месяца с начальным нулем (01-12)
МММ
Сокращенное название месяца (Янв-Дек)
ММММ
Полное название месяца (Январь-Декабрь)
ГГ
Последние две цифры года (00-99)
ГГГГ
Полная запись года (1900-2078)
ч
Часы без начального нуля (0-23)
чч
Часы с начальным нулем (00-23)
м
Минуты без начального нуля (0-59)
мм
Минуты с начальным нулем (00-59)
с
Секунды без начального нуля (0-59)
ее
Секунды с начальным нулем (00-59)
с,0
Секунды и десятые доли секунды без начального нуля
с,00
Секунды и сотые доли секунды без начального нуля
се,0
Секунды и десятые доли секунды с начальным нулем
сс.ОО
Секунды и сотые доли секунды с начальным нулем
АМ/РМ
12-часовой формат времени с выводом АМ/РМ
am/pm
12-часовой формат времени с выводом am/pm
Арифметические операции с датами и временем ♦ 499 Код
Отображаемое значение
А/Р
12-часовой формат времени с выводом А/Р
а/р
12-часовой формат времени с выводом а/р
[]
Код времени1, заключенный в квадратные скобки, используется для отображения интервалов времени между двумя датами, что позволяет демонстрировать значения, превышающие 24 часа, 60 минут или 60 секунд
РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ -----------------------------------------------------------------------------Предположим, на рабочем листе Exoel собраны сведения о количестве налетанного времени авиаторов, причем используется встроенный формат времени. Однако если попытаться ввести значение, превышающее 9999 часов (вполне реальный летный стаж), программа воспримет его как текст. Что же неправильно? Да нет, все верно — не нужно устраивать «разбор полетов». Просто мы столкнулись с ограничением Excel. Существует два способа решить проблему. Первый: воспользоваться форматом для измерения промежутков времени. Выберите в списке Тип для категории Все форматы случай [ч]:мм:сс. Чтобы не отображались секунды, измените этот формат на [ч]:мм. Теперь можно вводить неограниченное количество часов летного времени. Второй вариант: разбить часы, проведенные летчиками в воздухе, на несколько частей и показывать их в нескольких ячейках. Также следует знать, что при вводе значения, превышающего 24 часа (даже 24:01), Excel автоматически добавляет к нему дату, которая отображается в строке формул. До тех пор пока введенное число часов не превысит количество часов в году, программа будет датировать время 1900 годом. Поэтому при вводе подобных значений должным образом форматируйте ячейку.
Арифметические операции с датами и временем Так как программа хранит все даты в числовом виде, их можно использовать в формулах точно так же, как любые другие значения. Предположим, требуется вычислить дату, отстоящую вперед на 200 дней от 4 Июля 2004 года. Для этого нужно в ячейку А1 ввести известное значение 4.07.04, а в другую ячейку — формулу =А1+200, которая возвратит дату 20.01.2005 (или 38 372). Другой пример: пусть нас интересует количество недель между 31 Октября 2003 года и 13 Мая 2004 года. Получить его можно с помощью формулы =(("13.05.04")-("31.10.03"))/7. Это составит приблизительно 27,9 недели. Проводить вычисления разрешено не только с датами, но и со временем, однако получаемый результат не всегда очевиден — иногда его довольно сложно осмыслить. Например^ чтобы посчитать время, прошедшее между 8:22 AM и 10:45 РМ, достаточно составить простую формулу ="22:45"-"8:22", которая вернет результат 0,599306. Теперь необходимо отформатировать это значение с помощью любого 24-часового формата. В этом случае Excel отображает значение по отношению к моменту полуночи, поэтому результат будет равен 14:23. Предположим, нужно определить момент времени, который наступит через 2 часа, 23 минуты и 17 секунд после 12:35:23 РМ. Формула =("12:35:23 РМ")+("2:23:17") возвратит правильный ответ 0,624074, который после форматирования преобразуется в 14:58:40. В этой формуле значение 2:23:17 представляет собой не абсолютное время (2:23:17 AM), а интервал (2 часа, 23 минуты и 17 секунд).
500 ♦ Глава 15. Даты и время СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------Excel не умеет отображать отрицательные значения дат и времени. Если при вычислениях получен отрицательный результат, который должен быть представлен в одном из форматов дат и времени, вместо него в ячейке появится строка символов вида #####, причем ячейка заполнится целиком, независимо от ее ширины. Подобная ошибка возникает чаще всего при вычитании более поздней даты из более ранней. Чтобы избежать проблем такого рода, лучше всего преобразовать результат в количество часов. Для этого умножьте его на 24 и примените к ячейке обычный числовой формат, а не формат даты и времени.
Функции дат и времени Функции дат и времени, предоставляемые Excel, позволяют быстро и точно производить различные вычисления на рабочем листе. Например, с помощью функции ЧАС (HOUR) можно моментально подсчитать ежедневное количество рабочих часов по ежемесячной платежной ведомости, составленной на листе Excel, а функция ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) окажет вам помощь в вопросе выбора оплаты труда работника: стандартной ставки (с понедельника по пятницу) или повышенной (с учетом выходных дней). В этом разделе будет рассказано о нескольких (но не обо всех), помимо упомянутых, функциях Excel для работы с датами и временем. Полный список всех функций приводится в приложении В, «Встроенные функции Excel».
Функции СЕГОДНЯ и ТДАТА Функция СЕГОДНЯ (TODAY) возвращает числовое значение текущей даты и не требует задания аргументов. Но при этом нужно не забывать после имени функции добавлять пару скобок. (Вы, несомненно, помните, что аргументами называются переменные, которые передают функции значения для вычислений. Аргументы всегда заключаются в круглые скобки.) Если ячейка, в которую введена формула =СЕГ0ДНЯ(), имеет,формат Общий, итоговому значению будет назначен формат ДД ММ ГГГГ. Подобным образом работает и функция ТДАТА (NOW). Она также не требует аргументов, и если ввести в ячейку формулу =ТДАТА(), она возвратит числовое значение текущих даты и времени, где целая часть числового значения будет соответствовать дню, а дробная часть — доле суток. Excel не обновляет значение функции ТДАТА самостоятельно. Чтобы привести значение в ячейке, содержащей формулу =ТДАТА(), в соответствие текущему моменту, необходимо произвести пересчет рабочего листа. (Для этого достаточно просто ввести любое новое значение или нажать клавишу F9.) Также все значения, получаемые с использованием функции ТДАТА, обновляются при открытии или печати листа. Функция ТДАТА — это пример зависимой от среды функции, то есть такой, у которой вычисляемое с ее помощью значение «приспосабливается» к окружению. Если открыть лист, содержащий одну или несколько функций ТДАТА, и затем сразу же закрыть его, Excel все равно предложит вам сохранить изменения, хотя вы ничего и не делали на листе, поскольку текущее выходное значение функции ТДАТА стало иным со времени последнего редактирования листа. (В качестве другого примера подстраиваемой функции можно привести СЛЧИС (RAND).)
Функции дат и времени ♦ 501 СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее функция СЛЧИС рассматривается в разделе «Функции СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ» главы 14.
Функция ДЕНЬНЕД Функция ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) возвращает день недели (число) для заданной даты. Первый ее аргумент дата_в_числовом_формате может быть числовым значением даты, ссылкой на ячейку, в которой хранится функция даты или числовое значение даты, либо текстом в виде даты, таким как 27.01.02 или 27 Январь 2002. Если в качестве аргумента используется текст, не забудьте заключить его в кавычки. Второй аргумент тип определяет способ отображения результата и может быть опущен. В табл. 15.2 приведены возможные значения аргумента тип. Таблица 15.2. Значения аргумента «тип» функции ДЕНЬНЕД Тип Возвращаемое значение 1 (или опущен) Число от 1 до 7, где 1 — воскресенье, а 7 — суббота 2 Число от 1 до 7, где 1 — понедельник, а 7 — воскресенье 3 Число от 0 до 6, где 0 — понедельник, а 6 — воскресенье СОВЕТ---------------------------------------------------------------------------------------------------К ячейке, содержащей функцию ДЕНЬНЕД, можно применить нестандартный формат даты, например ДДДД. В этом случае в ячейке будет отображаться собственно день недели, что не повлияет на хранимое значение, по-прежнему доступное в других формулах.
Функции ГОД, МЕСЯЦ и ДЕНЬ Функции ГОД (YEAR), МЕСЯЦ (MONTH) и ДЕНЬ (DAY) возвращают год, месяц и день для заданного числового значения даты. Аргумент каждой из этих функций может представлять собой десятичное числовое значение даты, ссылку на ячейку, содержащую функцию даты или числовое значение даты, либо быть текстом в виде даты, заключенным в кавычки. Например, если в ячейке А1 содержится дата 25.03.2002, формула =МЕСЯЦ(А1) вернет число 3, а формула =ДЕНЬ(А1) — число 25.
Функции ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ Функции ЧАС (HOUR), МИНУТЫ (MINUTE) и СЕКУНДЫ (SECOND) возвращают, соответственно, значения часов, минут и секунд для заданного аргумента, представляющего собой числовое значение времени. Так, если в ячейке В1 хранится время 12:15:35, формула =ЧАС(В1) возвратит значение 12, а формула =МИНУТЫ(В1) — значение 15.
Функции ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЗНАЧ Функция ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE) преобразует дату в числовое представление. Она имеет единственный аргумент, который должен представлять собой дату из диапазона 01.01.1900-31.12.9999, записанную как текст в любом из встроенных форматов даты
502 ♦ Глава 15. Даты и время
и заключенную в кавычки. Будьте внимательны: если вы не введете год, Excel присвоит дате текущее значение года. Например, формула =ДАТАЗНАЧ("31 Декабрь 2010") возвратит числовое значение 40 543. Подобным образом работает и функция ВРЕМЗНАЧ (TIMEVALUE) — она возвращает числовое значение времени. Точно так же ее единственный аргумент должен быть текстом, записанным в одном из встроенных форматов времени и обрамленным кавычками. Например, по результату вычисления формулы =ВРЕМЗНАЧ("4:30 РМ") вы увидите значение 0,6875.
Специальные функции для работы с датами В набор средств Excel для работы с датами включены некоторые специальные функции, позволяющие выполнять вычисления в задачах для погашения ценных бумаг, ведения платежных ведомостей и составления расписаний. Все функции, описанные в этом разделе, доступны только в том случае, если установлена надстройка Пакет анализа (Analysis ToolPak). СМОТРИ ТАКЖЕ ------------------------------------------------------------------------------------Подробнее см. раздел «Установка Пакета анализа» главы 13.
Функции ДАТАМ ЕС и КОН МЕСЯЦА Функция ДАТАМЕС (EDATE) предназначена для вычисления точной даты по заданному количеству месяцев до или после исходной, указанной даты. Это количество является вторым аргументом функции, а первый аргумент начальная_дата — дата, от которой ведется отсчет времени. Если последний аргумент положительный, функция ДАТАМЕС прибавляет к начальной дате заданное число месяцев, если отрицательный — вычитает. Например, чтобы получить дату, отстоящую на 23 месяца после 12 июня 2003 года, введите формулу =ДАТАМЕС("12.06.01";23). Она возвратит значение 38 484, то есть 12 мая 2005 года. Функция КОНМЕСЯЦА (EОMОNTH) вычисляет дату, предшествующую или грядущую, с разницей в заданное количество месяцев до или после базового значения. Она имеет те же самые аргументы, что и функция ДАТАМЕС, и практически полностью аналогична ей, за исключением того, что возвращаемое значение всегда округляется до последнего дня месяца. Так, чтобы вычислить числовое значение даты, «перегоняющей» на 23 месяца дату 12 июня 2003 года, причем являющейся последним днем месяца, достаточно ввести формулу =КОНМЕСЯЦА("6.12.2001";23). Вернется значение 38 503, то есть — 31 мая 2005 года. Функция ДОЛЯ ГОДА Функция ДОЛЯ ГОДА (YEARFRAC) возвращает в виде десятичной дроби интервал времени между двумя заданными датами одного года. Ее аргументы в порядке ввода — начальная_дата и конечная_дата — задают период времени, который необходимо выразить в виде доли этого года. Последний аргумент, базис, отвечает за способ расчета; его возможные значения описаны в табл. 15.3.
Функции дат и времени ♦ 503 Таблица 15.3. Значения аргумента «базис» функции ДОЛЯГОДА Значение Описание 0 (или (30/360). Вычисления производятся в соответствии с правилами организации опущен) NASD (National Association of Security Dealers), разработанными для США, где год принимается равным 360 дням, а каждый месяц состоит из 30 дней 1
(по факту/по факту). В данном случае при расчетах используется фактическое количество дней в месяце и в году
2
(по факту/360). Количество дней в месяце фактическое, но число дней в году приравнивается 360
3
(по факту/365)
4
(30/360). Европейский метод, подразумевающий, что в месяце 30 дней, а в году — 360
Чтобы определить долю, занимаемую в году промежутком времени между 12.04.04 и 15.12.04, введите формулу =Д0ЛЯГ0ДА("12.04.02";"15.12.02"). Основываясь на принятом по умолчанию соотношении 30/360 (30 дней в месяце и 360 в году), вы получите значение 0,675. Функции РАБДЕНЬ и ЧИСТРАБДНИ Функции РАБДЕНЬ (WORKDAY) и ЧИСТРАБДНИ (NETWОRKDAYS) окажутся бесценными для тех, кто ведет платежные ведомости или составляет графики выполнения работ. Обе они принимают в расчет только рабочие дни или, иначе, исключают выходные. Кроме этого, к выходным дням можно причислять праздники, с указанием их точных дат. Функция РАБДЕНЬ возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней от исходной даты. Она записывается так: =РАБДЕНЬ(начальная_дата;количество_дней;праздники), где иачальная_дата — это исходная дата, от которой начинается отсчет, количество_дпей — число рабочих дней до или после начальной даты, исключая выходные и праздничные дни. Положительные значения аргумента количество_дней определяют отсчет времени вперед от заданной даты, а отрицательные — соответственно в обратном направлении. Необязательный аргумент праздники может быть массивом или ссылкой на диапазон, содержащий даты, которые требуется исключить из расчета. Если опустить последний аргумент, функция РАБДЕНЬ будет выполнять вычисления, не учитывая только выходные дни и не подозревая о существовании праздников. Например, по формуле =РАБДЕНЬ(ТДАТА();100) можно определить дату, которая наступит через 100 рабочих дней после момента вычисления. Аналогично работает и функция ЧИСТРАБДНИ. Она возвращает количество рабочих дней между двумя заданными датами и имеет те же самые аргументы: начальная_дата\ количество_дней; праздники. Таким образом, количество рабочих дней между 15 января и 30 июня 2004 года определяется с помощью формулы =ЧИСТРАБДНИ("15.01.02";"30.06.02"), которая возвратит значение 120.
Глава 16. Финансовый анализ • Функции для анализа инвестиций • Функции для вычисления амортизации • Функции для анализа ценных бумаг
Рассматриваемые в данной главе функции Microsoft Excel позволяют выполнять стандартные финансовые вычисления, например расчеты чистой текущей стоимости и стоимости ожидаемой, без построения длинных и сложных формул. Они являются ключом к обработке сложных электронных финансовых таблиц и прекрасно заменяют устаревшие бумагу в клетку и калькулятор, бывший в свое время основным инструментом в руках профессиональных финансистов и бухгалтеров. ПРИМЕЧАНИЕ ---------------------------- ; ---------------------------------------------------------Большинство из перечисленных в этой главе финансовых функций включены в надстройку Пакет анализа (Analysis ToolPak). Ее установка рассматривается в разделе «Установка Пакета анализа» главы 13.
Функции для анализа инвестиций Многие из финансовых функций имеют схожие аргументы. Чтобы сократить размеры раздела, мы объединили описание общих аргументов в табл. 16.1, а различия в их использовании рассмотрим в подразделах, посвященных конкретным функциям. Еще один список общих аргументов находится в разделе, повествующем об амортизации. Список же всех функций приведен -в приложении В, «Встроенные функции Excel». Таблица 16.1. Аргументы функций анализа инвестиций Аргумент бс
значение 1, значение 2, ... кпер плт
тип
период пс ставка
Описание будущая (ожидаемая) стоимость или баланс наличности, который нужно достичь после последней выплаты. Если аргумент опущен, он полагается равным О Выплаты, производимые в каждый период, в случае, когда размеры этих выплат различны Общее количество периодов платежей Выплата, производимая в каждый период; это значение не может меняться в течение всего времени погашения. Обычно подразумевает основной платеж и платеж по процентам, но не включает других налогов и сборов Число 0 или 1, обозначающее, когда должна производиться выплата (0 — в конце периода; 1 — в начале периода). Если аргумент опущен, он полагается равным 0 Номер конкретной периодической выплаты Приведенная стоимость — общая сумма, которая на текущий момент равноценна ряду будущих инвестиционных платежей Процентная или учетная (дисконтная) ставка
предположение Начальная величина процентной ставки для выполнения последовательных итераций. Если этот аргумент опущен, он полагается равным 10% ставка_финанс Ставка процента, выплачиваемого за вложения, используемые в денежных потоках ставка_реинвест Ставка процента, получаемого на денежные потоки при их реинвестировании
506 ♦ Глава 16. Финансовый анализ
Функция ПС Использование функции ПС (PV) — один из наиболее распространенных способов оценки привлекательности долгосрочных капиталовложений. Эта функция возвращает приведенную к текущему моменту стоимость инвестиции, то есть общую сумму, равноценную ряду будущих выплат. Если приведенная стоимость поступлений от инвестиций оказывается больше самого вклада, вложение считается удачным. Общую сумму постоянных денежных выплат, делаемых в течение длительного периода, называют обыкновенной рентой, или аннуитетом. Функция ПС предполагает задание входных величин: ставка; кпер; плт; 6с; тип, описание которых приведено в табл. 16.1. Чтобы вычислить приведенную стоимость серии поступлений, нужно задать аргумент плт; а если требуется рассчитать приведенную стоимость некоторой единовременной выплаты, необходимо определить аргумент 6с. Для расчета инвестиций с обоими видами поступлений задействуются оба указанных аргумента. Посмотрим, как работает эта функция. Предположим, вы получили предложение вложить средства с тем, чтобы в течение последующих пяти лет получать ежегодный доход в $1000. Для этого нужно инвестировать $4000. Выгодно ли сделанное вам предложение? Стоит ли жертвовать сегодня $4000, чтобы в течение следующих пяти лет заработать $5000? Чтобы это понять, нужно подсчитать приведенную стоимость вложения с учетом предполагаемого дохода в $1000. Поскольку вместо инвестирования можно просто положить деньги в банк на краткосрочный счет под 3,5%, то именно это значение мы и будем использовать в качестве учетной ставки инвестиции (аргумент ставка). Учетная ставка — это своего рода «барьер», который должен быть превышен, для того чтобы вложение стало привлекательным, поэтому учетную ставку часто называют барьерной ставкой. Для расчета приведенной стоимости введем формулу =ПС(3,5%;5;1000), которая возвратит значение -4515,05. Это число показывает, что для получения через пять лет суммы $5000 сейчас необходимо затратить $4515,05. Поскольку при инвестировании общая сумма вложения составляет только $4000, то, безусловно, такое предложение можно считать выгодным. Теперь предположим, что сумма $5000 будет выплачиваться не в течение пяти лет по $1000 в год, а единовременно в конце последнего периода. Будет ли выгодно такое инвестирование? Перепишем нашу формулу в следующем виде: =ПС(3,5%;5;;5000). (Не забудьте включить в нее дополнительный знак точки с запятой вместо аргумента плт (выплата), чтобы программа воспринимала значение $5000 как аргумент бс (будущая стоимость), а сумму ежегодных выплат не учитывала.) По этой формуле вернется значение -4209,87. То есть при барьерной ставке в 3,5% вы должны вложить сейчас $4209,87, чтобы через пять лет иметь уже $5000. Как видно, предложение на подобных условиях менее привлекательно, хотя и может быть принято, поскольку вклад составляет только $4000.
Функция ЧПС Функция ЧПС (NPV ) вычисляет чистую приведенную стоимость (net present value), отсюда и ее название. Она также очень полезна для оценки перспективности вложения. Вообще говоря, любая инвестиция, чистая приведенная стоимость которой больше нуля,
Функции для анализа инвестиций ♦ 507
считается выгодной. Эта функция имеет следующие аргументы: ставка; значение_1; значение_2;... (см. табл. 16.1). По правилам число аргументов значение не должно превышать 29, но, в принципе, оно не ограничено, если в качестве аргументов использовать массивы. Функция возвращает величину чистой приведенной стоимости инвестиции, основываясь на ставке дисконта (ставка), а также размере будущих платежей — отрицательных значений и получаемых доходов, выраженных положительными числами (аргументы значение 1; значение 2; ...). Функция ЧПС отличается от функции ПС в двух важных аспектах. Во-первых, случай просто приведенной стоимости предполагает постоянный размер выплат в течение срока действия предложения, в то время как функция ЧПС допускает выплаты переменной величины. Во-вторых, функция ПС не исключает такой вариант, чтобы платежи и поступления происходили или в начале, или конце периода, а функция ЧПС подразумевает, что все платежи и поступления распределены во временном промежутке равномерно и осуществляются только в конце периодов. Считается, что инвестиция, значение которой вычисляет функция ЧПС, начинается за один период до даты денежного взноса значение и заканчивается с последним денежным взносом в списке. Если сумма инвестиции выплачивается заранее, ее не следует включать в функцию в виде одного из аргументов значение, но нужно не забыть вычесть ее из полученного результата. Если же сумма инвестиции выплачивается в конце первого периода, ее необходимо включить в функцию в качестве первого отрицательного аргумента значение. Теперь, чтобы пояснить все сказанное выше, рассмотрим несколько примеров. Допустим, вам поступило предложение вложить $250 000 на условиях, что за первый год вы понесете убыток $85 000, но за второй, третий и четвертый ваш капитал увеличится на $95 000, $140 000 и $185 000 соответственно. При этом барьерная ставка составляет 8%. Для оценки перспективности данного предложения введем формулу =ЧПС(8%;85000;95000;140000;185000)-250000. Полученный по этой формуле результат -139,48 говорит о том, что при таких условиях рассчитывать на чистую прибыль не приходится. Отрицательные значения показывают, что вы потратите на инвестирование больше средств, чем приобретете в дальнейшем. (Чтобы определить, какая приведенная стоимость или процентная ставка делает это предложение выгодным, используйте команду Подбор параметра (Goal Seek), описание которой можно найти в разделе «Команда Подбор параметра» главы 18.) Приведенная выше формула учитывает, что вы производите единовременное вливание всей суммы авансом. Но если бы эта сумма вносилась в конце первого периода, формула выглядела бы так: =ЧПС(8%;(-250000-85000);95000;140000;185000). Результат стал бы положительным — $18 379,04, что говорит о выгодности такого инвестиционного предложения.
Функция БС Функция БС (FV) возвращает будущую стоимость инвестиции на основе постоянной процентной ставки и периодических постоянных (равных по величине сумм) выплат или одной единовременной выплаты. Фактически она противоположна функции ПС и имеет
508 ♦ Глава 16. Финансовый анализ
те же аргументы: ставка; кпер; плт; пс; тип (см. табл. 16.1). Когда требуется рассчитать будущую стоимость инвестиции по серии равных платежей, используется аргумент плт, если же результатом инвестиции является единовременная выплата, указывается аргумент пс. Предположим, вы собираетесь открыть счет IRA1. Вы планируете в начале каждого года вносить на этот счет $2000 и рассчитываете, что средняя ставка в течение всего периода времени составит 6% в год. Предположим, что сейчас вам 30 лет; сколько же денег накопится на счете, когда вам исполнится 65? Составьте формулу =БС(б%;35;-2000;;1), и она вернет значение $236 241,73. Именно столько денег будет на вашем счету через 35 лет. Изменим условия: вы открыли счет IRA уже три года назад и накопили на данный момент $7500. В этом случае формулу следует переписать так: =БС(б%;35;-2000; -7500;1). В результате выясняется, что за 35 лет сумма на вашем счете вырастет до $293 887,38. В обоих примерах значение аргумента тип было равно 1, поскольку все выплаты производились в начале периодов. Но чем продолжительнее срок инвестирования, тем более существенное влияние оказывает этот параметр на результат вычислений. Если в последней формуле опустить аргумент тип (предполагая, что выплаты происходят не в начале, а в конце каждого периода), сумма составит до $280 515,21. Таким образом, почувствуйте разницу в $13 372,17!
Функция ПЛТ Функция ПЛТ (РМТ) возвращает сумму периодического платежа для погашения ссуды, осуществляемого за определенный период времени, на основе постоянных сумм платежей и неизменной процентной ставки. Ее аргументы вводятся в следующем порядке: ставка; кпер; пс; бс; тип (см. табл. 16.1). РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ-------------------------------------------------------------------------------функция ПЛТ может возвращать и совершенно неправдоподобный результат — слишком высокий размер периодической выплаты. Подобный исход не исключен и для других функций анализа инвестиций. Если вы сомневаетесь в результате, обратите внимание на используемые в вычислениях единицы, в первую очередь для аргументов «ставка» и «кпер». Например, если 6% — это годовая учетная ставка, то и количество периодов (кпер) должно измеряться в годах. Если ввести для аргумента «ставка» значение 6%, а количество выплат установить равным 360, Excel вернет размер периодической выплаты для погашения взятой ссуды под 6% в месяц в течение 30 лет или же 6% в каждый из 360 последующих годов! Вы должны решить этот вопрос сами: либо использовать размер ежемесячной ставки, поделив_6% на 12 месяцев (стандартный способ), либо сократить количество периодических платежей с 360 до 30, что соответствует числу годовых долей. Обратите внимание, что результат вычислений для обоих указанных способов получится разный, поскольку это совершенно разные величины: в первом случае — размер ежемесячного отчисления в рассрочку, а во втором — единовременной ежегодной выплаты. В принципе, в подобных расчетах нужно использовать единицы измерения, принятые вашим кредитором.
___________________________ 1
Специальный пенсионный счет, не облагаемый налогами. — Примеч. перев.
Функции для анализа инвестиций ♦ 509
Предположим, вы собираетесь взять кредит на 30 лет в размере $100 000. Если считать, что банковский процент составляет 6%, то какова же будет сумма ежемесячных выплат? Прежде всего, разделите годовую процентную ставку на 12, чтобы получить месячную; она составит приблизительно 0,5%. Далее определите число выплат, умножив 12 (месяцев) на 30 (лет). В итоге получится 360 периодов. Теперь составьте формулу =ПЛТ((б%/12);(30*12);100000), которая д&ст результат — $599,55. (Значение отрицательное, поскольку долг погашается вами ежемесячно.)
Функция ПРПЛТ Функция ПРПЛТ (IPMT) возвращает процентную часть периодического платежа по погашению кредита за определенный период времени при постоянных суммах выплат и постоянной процентной ставке. Соответственно, ее аргументы: ставка; период; кпер; пс; бс; тип (см. табл. 16.1). Сделаем предположение, вы взяли ссуду $100 000 на 30 лет под 6% годовых. Чтобы подсчитать размер выплаты по процентам за первый месяц, составьте формулу =ПРПЛТ((б/12)%;1;360;100000). Она вернет значение -$500,00. Немного преобразовав эту же формулу: =ПРПЛТ((б/12)%;360;360;100000), можно подсчитать размер отчислений по процентам за последний месяц. Он составит всего -$2,98.
Функция ОСПЛТ Функция ОСПЛТ (РРМТ) аналогична функции ПРПЛТ, но возвращает основную долю периодического платежа (то есть без учета процентов) по погашению долга за определенное время при постоянных суммах выплат и неизменной процентной ставке. Если вычислить значения функций ПРПЛТ и ОСПЛТ за один и тот же период, сумма результатов даст общий размер всех выплат по амортизации ссуды за этот период. Функция ОСПЛТ имеет те же аргументы {ставка; период; кпер; пс; бс; тип ); их описание приведено в табл. 16.1. В условиях предыдущего примера (ссуда $100 000 на 30 лет под 6% годовых) по формуле =ОСПЛТ((6/12)%;1;360;100000) мы получим размер основного платежа за первый месяц -$99,55. Аналогично, формула =ОСПЛТ((6/12)%;360;360;100000) позволит выяснить величину основных платежей за последний месяц. Она составит -$596,57.
Функция КПЕР Функция КПЕР (NPER) возвращает общее количество периодов выплат по погашению кредита при условии постоянных периодических выплат и постоянной процентной ставки. Эта функция имеет следующие аргументы: ставка; пят; пс; бс; тип (см. табл. 16.1). Рискнем предположить, что у вас есть возможность ежемесячно выплачивать $1000, и теперь вы хотите узнать, какое количество ежемесячных платежей необходимо для погашения ссуды $100 000, взятой под 6% годовых. Для этого нужно составить формулу =КПЕР((6%/12);-1000;100000), по которой будет вычислено искомое значение — 138,98 месяца. Если размер выплат слишком мал, чтобы погасить ссуду с указанным процентом, функция КПЕР вернет ошибочное значение. Ежемесячный платеж должен превышать
510 ♦ Глава 16. Финансовый анализ
величину месячной процентной ставки, умноженной на сумму кредита; в противном случае такая ссуда никогда не будет списана. Например, формула =КПЕР((6%/12);500;100000) возвратит ошибку #ЧИСЛО!, поскольку при таких аргументах размер ежемесячных выплат должен быть не менее $666,67 (то есть $100 000*(8/12)%).
Функция СТАВКА Функция СТАВКА (RATE) возвращает норму прибыли — процентную ставку, рассчитанную по ряду постоянных периодических выплат или по единому платежу для заданной суммы займа. Функция имеет аргументы: кпер; wirrv, пс; бс; тип; предположение, описание которых находится в табл. 16.1. Для вычисления можно использовать либо аргумент плт, чтобы узнать размер процентной ставки по ряду равных периодических выплат, либо аргумент бс (будущая стоимость) — для определения процентной ставки по единовременному погашению займа. Допустим, вы рассматриваете инвестиционное предложение стоимостью $3000, согласно которому будет сделано четыре ежегодные выплаты по $1000. Какова в данном случае норма прибыли? Составим формулу =СТАВКА(4;1000;-3000), которая вернет значение 13%. Очень неплохое предложение. ПРИМЕЧАНИЕ----------------------------------------------------------------------------------------В функции СТАВКА подход к вычислениям итерационный. Сначала рассчитывается чистая приведенная стоимость инвестиции при ставке, равной аргументу «предположение». Если полученная величина больше нуля, функция увеличивает значение ставки, в противном случае — уменьшает, а затем повторяет вычисление чистой приведенной стоимости. Процесс приближения значения ставки к искомому продолжается до достижения заданной точности, либо когда число итераций достигнет 20. Подробнее об итерациях рассказывается в разделе «Циклические ссылки» главы 12. Если функция СТАВКА возвращает ошибку #ЧИСЛО!, возможно, дело в том, что программе недостаточно 20 повторов. В этом случае попробуйте изменить значение аргумента «предположение»; по умолчанию оно равно 0,1, то есть 10%. Обычно удается получить результат при начальной ставке между 10% и 100%.
Функция ВСД Функция ВСД (IRR) возвращает внутреннюю норму прибыли инвестиции в процентах, то есть ставку, при которой чистая приведенная стоимость инвестиции равна нулю. Другими словами, внутренняя норма прибыли (рентабельности) — это ставка, при которой все доходы, получаемые от вложения, равны его стоимости. Значение внутренней нормы рентабельности может использоваться для оценки привлекательности вложения средств так же, как и значение чистой приведенной стоимости. Как уже было сказано, если чистая приведенная стоимость инвестиции при заданной барьерной ставке больше нуля, такое вложение можно считать выгодным. Это же утверждение другими словами: инвестиции считаются перспективными, если учетная ставка, при которой чистая приведенная стоимость равна нулю, — то есть внутренняя норма прибыли, — больше барьерной ставки. Функция ВСД имеет два аргумента: значения и предположение, где значения — это массив или ссылка на диапазон ячеек, содержащий числа. Допускается только один
Функции для вычисления амортизации ♦ 511
первый аргумент значения, причем он должен передавать, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное число. Функция ВСД игнорирует текстовые и логические значения, а также пустые ячейки. В массив или диапазон, выступающий в качестве аргумента значения, записываются суммы инвестиций (со знаком «минус») и доходов, то есть поступлений (со знаком «плюс»), и они необязательно должны быть равными по величине. Но при вычислении функции, считается, что все платежи производятся в последовательные и одинаковые по продолжительности периоды времени, причем в конце этих периодов. Функция возвращает соответствующую процентную ставку за амортизационный период. Аргумент предположение (см. табл. 16.4) требуется, если функция выдает ошибку #ЧИСЛО!. Здесь, как и для функции СТАВКА, используется итеративный подход, соответственно, ошибка возникает, если программа не достигла нужного результата за 20 шагов. По умолчанию аргумент предположение равен 0,1, то есть 10%, однако если получена ошибка, можно попробовать поварьировать этот параметр. Предположим, вы решили купить доходный участок земли за $120 000 с тем, чтобы в дальнейшем сдать его в аренду. В течение следующих пяти лет вы полагаете получить от этой сделки чистый рентный доход в виде выплат: -$22 000, $24 000, $28 000, $31 000 и $33 000. Выгодно ли такое вложение? Чтобы определить это, создайте небольшой лист, в шести ячейках которого поместите все упомянутые выше значения: общую сумму вложения и пять сумм ежегодных арендных платежей. (Не забудьте, что стоимость участка нужно вводить со знаком «минус».) Введите формулу =ВСД(А1:А6), она вернет значение 5%. Это означает, что при барьерной ставке в 3,5% данное вложение можно считать привлекательным.
Функция МВСД Функция МВСД (MIRR) аналогична функции ВСД, но возвращает модифицированную внутреннюю норму прибыли инвестиции, в которой учитываются как затраты на привлечение инвестиции, так и процент, получаемый от реинвестирования денежных средств. Предполагается, что все выплаты производятся, в конце периода и возвращается соответствующая процентная ставка за этот период. Функция ВСД имеет следующие аргументы: значения; ставка _финанс; ставка_ реинвест (см. табл. 16.1), где значения — это массив или ссылка на диапазон ячеек, представляющих собой ряд инвестиционных платежей и поступлений, производимых через одинаковые промежутки времени. Вы вправе использовать только один аргумент значения, причем он должен передавать в функцию, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное число. В условиях рассмотренного в предыдущем разделе примера и при финансовой ставке 7%, а ставке реинвестирования 3,5% формула =МВСД(А1:Аб;7%;3,5%) вернет значение модифицированной нормы прибыли, равное 4%.
Функции для вычисления амортизации Вопрос амортизации активов имеет очень большое значение для любого бизнеса, и своевременные расчеты позволят повысить эффективность ведения финансовой и экономической деятельности предприятия. В табл. 16.2 собраны все основные аргументы функций, связанных с амортизацией.
512 ♦ Глава 16. Финансовый анализ Таблица 16.2. Аргументы амортизационных функций Аргумент
Описание
нач_стоимость
Исходная стоимость актива
время_эксплуатации
Количество периодов, за которые основные активы полностью амортизируются
период
Период, для которого требуется вычислить амортизацию
ост_стоимость
Стоимость актива в конце периода амортизации (иногда называется остаточной или ликвидной стоимостью актива)
Функция АПЛ Функция АПЛ (SLN) возвращает величину снижения стоимости актива за один период, рассчитанную линейным методом. В этом случае предполагается, что амортизация постоянна для любого определенного периода на протяжении полезного времени эксплуатации имущества, то есть стоимость актива за вычетом его оценочной остаточной стоимости равномерно распределяется по сроку эксплуатации средств. Соответственно, эта функция имеет аргументы: нач_стоимость; ост_стоимость\ время эксплуатации, описание которых приведено в табл. 16.2. Положим, требуется определить ежегодную амортизацию установки стоимостью $8000, работающей в течение 10 лет до стоимости износа $500. Запишем формулу =АПЛ(8000;500;10), которая вернет значение $750. Именно такова норма ежегодного обесценивания оборудования, рассчитанная линейным методом.
Функции ДДОВ и ФУО Функция ДДОВ (DDB) возвращает значение амортизации актива за данный период, используя метод двойного уменьшения остатка или иной явно указанный метод. Здесь изнашивание имеет переменную величину: амортизация велика в начальные периоды и уменьшается в последующие, то есть вычисляется как процент от чистой балансовой стоимости имущества (начальная стоимость имущества минус амортизация за предыдущие годы). Четыре первых аргумента функции (нач_стоимость; ост_стоимостъ; время_ эксплуатации; период) описаны в табл. 16.1. Все пять аргументов должны быть положительными числами, а аргументы время эксплуатации и период — иметь одну и ту же размерность (например, месяц). Необязательный пятый аргумент коэффициент обозначает процентную ставку снижающегося остатка. Если он опущен, ставка полагается равной 2 (метод двойного уменьшения остатка). Если этот аргумент равен 3, при расчете будет использоваться метод тройного уменьшения остатка. Рассмотрим пример. Требуется определить амортизацию новой установки стоимостью $5000, эксплуатируемой в течение 5 лет (60 месяцев), с конечной стоимостью $100. По формуле =ДДOБ(5000;100;60;1) получаем, что сумма амортизации за первый месяц, рассчитанная методом двойного уменьшения остатка, равна $166,67. (Обратите внимание, что аргумент время эксплуатации выражен в месяцах.) Чтобы подчитать износ установки за первый год эксплуатации, нужно применить формулу =ДДOБ(5000;100;5;1). Она вернет
Функции для вычисления амортизации ♦ 513
значение $2000,00. (В этом случае аргумент время эксплуатации задается в годах.) Функция ФУО (DB) аналогична функции ДДОБ, за исключением того, что к вычислениям в этом случае привлекается метод фиксированного уменьшения остатка, и с помощью данной функции можно рассчитать амортизацию за любой период эксплуатации. Эта функция принимает следующие аргументы (см. табл. 16.2): нач_стоимостъ; ост_стоимостъ; время эксплуатации; период; месяцы. Аргументы время эксплуатации и период должны иметь одну и ту же размерность. Необязательный аргумент месяцы обозначает количество месяцев в первом году, по умолчанию он равен 12 (целый год). Например, чтобы рассчитать амортизацию имущества стоимостью $1 000 000, остаточной стоимостью $100 000 и сроком эксплуатации шесть лет для первых семи месяцев первого года эксплуатации, нужно составить следующую формулу: =ФУО(1000000;100000;6;1;7), которая вернет значение $186 083,33.
Функция ПУО Функция ПУО (VDB) возвращает величину амортизации актива для любого выбранного промежутка времени, в том числе для частей периодов, используя либо метод двойного уменьшения остатка, либо иной указанный метод. Функция имеет аргументы: нач_стоимость; ост_стоимостъ; время эксплуатации; нач_период; кон_период; коэффициент; 6ез_переключеиия. Описание большинства из них дано в табл. 16.2. Аргументы нач_период и кон_период - это начальный и конечный периоды, определяющие интервал времени, для которого вычисляется амортизация. Такой подход позволяет выполнить расчет амортизации для любого интервала в течение времени эксплуатации. Оба эти аргумента, а также аргумент время эксплуатации должны иметь одну и ту же размерность (дни, месяцы или годы). Необязательный аргумент коэффициент обозначает коэффициент снижения стоимости остатка. Если он опущен, то полагается равным 2 (расчет выполняется по методу двойного уменьшения остатка). Необязательный аргумент 6ез_переключения — это логическое значение, определяющее, следует ли использовать амортизацию, вычисленную линейным методом, в том случае, когда линейная амортизация превышает величину, рассчитанную методом уменьшения остатка. Если опустить этот аргумент или задать его равным 0 (то есть ЛОЖЬ), Excel будет применять линейный метод. Если же аргумент без_переключения имеет значение 1 (ИСТИНА), переключения на линейный метод не происходит, даже если линейная амортизация больше величины, вычисленной методом уменьшения остатка. Предположим, в конце первого квартала текущего года было приобретено имущество на сумму $15 000, и остаточная стоимость этого имущества через пять лет составит $2000. Чтобы рассчитать износ за следующий год (с 4-го по 7-й квартал), напишем формулу =ПУО(15000;2000;20;3;7). Амортизация за этот период составит $3 760,55. В качестве единицы измерения в данном случае использовались кварталы. Обратите внимание, что аргумент нач_период равен 3, а не 4, поскольку мы «перепрыгнули» через первые три квартала текущего года, чтобы начать сразу с четвертого.
514 ♦ Глава 16. Финансовый анализ
Функция АСЧ Функция АСЧ (SYD) возвращает величину амортизации актива за определенный период, рассчитанную методом суммы годовых чисел. Ее аргументы следующие: пач_стоимость; ост_стоимость; время_эксплуатации; период (см. табл. 16.2). Для времени эксплуатации и периода необходимо использовать одни и те же единицы измерения времени. Подобно двойному уменьшению остатка, рассматриваемый метод относится к методам ускоренного определения амортизации, основывающимся на начальной и конечной стоимости активов. Например, требуется определить амортизацию установки стоимостью приобретения $15 000, временем эксплуатации три года и остаточной стоимостью $1250. Формула =АСЧ(15000;1250;3;3) рассчитает амортизацию методом суммы годовых чисел для третьего года ее службы. Она составит $2 291,67.
Функции для анализа ценных бумаг Excel предлагает целый ряд функций, предназначенных для оценки и анализа различных типов ценных бумаг. Все эти функции входят в надстройку Пакет анализа. О том, как установить последнюю, рассказывается в разделе «Установка Пакета анализа» главы 13. Большинство функций данной группы имеют одинаковые аргументы, описание которых представлено в табл. 16.3. Таблица 16.3. Аргументы функций для анализа ценных бумаг Аргумент
Описание
базис
Тип способа расчета продолжительности временных периодов. Если 0 (или опущен), применяется американская система NASD — 30/360 (30 дней в месяце и 360 в году). Другие возможные значения аргумента «базис»: 1 — по факту/по факту; 2 — по факту/360; 3 — по факту/365; 4 — европейская система 30/360
купон частота
Годовая процентная ставка по купонам ценных бумаг Периодичность выплат по купонам (количество выплат за год): 1 — один раз в год 2 — один раз в полгода 4 — один раз в квартал
инвестиция
Первоначальная стоимость покупки ценных бумаг
дата_выпуска
Дата выпуска ценных бумаг
дата_вступл_в_силу Дата погашения ценных бумаг (должна быть более поздней, чем дата сделки) номинал
Номинальная стоимость ценных бумаг; если аргумент опущен, используется значение 1000 руб. (долларов)
Функции для анализа ценных бумаг ♦ 515 Аргумент цена ставка погашение дата_согл доход
Описание Процентная или учетная ставка Процентная ставка по ценным бумагам на дату их выпуска (должна быть больше или равна нулю) Стоимость ценных бумаг при их погашении Дата сделки (день оплаты) с ценными бумагами (должна быть более поздней, чем дата выпуска ценных бумаг) Годовой доход по ценным бумагам в процентах, должен быть больше нуля или равен ему
Даты можно указывать одним из трех способов: в виде числового значения, в виде даты, заключенной в кавычки, или как ссылку на ячейку, в которой содержится дата. Например, 30 июня 2004 года может быть введено: как 38168 — числовое значение даты, как «30.06.04» или же — как обычная ссылка на ячейку с этой датой. Если какая-либо из функций для работы с ценными бумагами возвращает ошибку #ЧИСЛО!, то в первую очередь следует проверить формат записи даты, а также значения аргументов — они должны удовлетворять условиям, приведенным в табл. 16.3. СМОТРИ ТАКЖЕ -------------------- '- --------------------------------------------------------------Подробнее о числовых значениях дат и времени рассказывается в главе 15, «Даты и время».
Функции РУБЛЬ.ДЕС и РУБЛЬ.ДРОБЬ Первая из этих функций преобразует дробные значения денежных сумм, например стоимость ценных бумаг, в число, записанное в десятичной системе счисления, а вторая выполняет обратное действие. Аргументы функции РУБЛЬ.ДЕС (D0LLARDE) предназначены для записи дробного значения, которое требуется перевести в десятичное (дроб_руб; дроб). Левая часть значения аргумента дроб_руб равна целой части исходного числа, а после десятичной точки записывается числитель исходной дроби. В качестве аргумента дроб подставляется знаменатель дроби. Вторая функция РУБЛЬ.ДРОБЬ (D0LLARFR) имеет полярные аргументы: дес_рубль; дроб, где дес_рублъ — десятичное число, которое нужно преобразовать в дробь, дроб — целое число, обозначающее знаменатель возвращаемой дроби. Для функции РУБЛЬ.ДРОБЬ в качестве знаменателя выбираются значения для округления десятичного значения до ближайшей половины, четверти, восьмой, шестнадцатой, тридцать второй и т. д. Например, формула =РУБЛЬ.ДЕС(1,03;32) преобразует дробь 1 3/32 в десятичное значение 1,09375. И наоборот, формула =РУБЛЬ.ДР0БЬ(1,09375;32) вернет значение 1,03.
Функции НАКОПДОХОД и НАКОПДОХОДПОГАШ Функция НАКОПДОХОД (ACCRINT) возвращает размер накопленного дохода по ценным бумагам в варианте с перибдической выплатой процентов. Ее аргументы следующие: дата_выпуска; первый_доход; дата_согл; ставка; поминал; частота; базис.
516 ♦ Глава 16. Финансовый анализ
Аргумент первый_доход задает дату выплаты первого накопленного процента, а остальные аргументы этой функции описаны в табл. 16.3. Предположим, что ценная бумага (пусть это будет долгосрочный казначейский вексель) имеет дату выпуска 1 марта 2004 года, первая операция с ней была проведена 1 апреля 2004 года, дата первого начисления процента — 1 сентября 2004 года, ставка по купонам равна 7% с выплатой процентов один раз в полгода, номинал ценной бумаги — $1000, а базис — 30/360. Тогда накопленный процент можно подсчитать по формуле =НАКОПДОХОД("01.03.04";"01.09.04";"01.04.04";0,07;1000;2;0) Эта формула возвратит значение 5,833333, указывающее, что доход с 1 марта по 1 апреля 2004 года составит $5,83. Подобным же образом работает и функция НАКОПДОХОДПОГАШ (ACCRINTM). Только она возвращает размер накопленного дохода по ценным бумагам, процент по которым выплачивается в срок погашения, а число ее аргументов {дата _выпу ска; дата_согл; ставка; номинал; базис), соответственно, меньше. Опираясь на предыдущий пример и считая датой погашения ценной бумаги 31 июля 2008 года, рассчитаем накопленный процент по формуле: =НАКОПДОХОДП0ГАШ("01.03.04";"31.07.08";0,07;1000;0) Результирующее значение 309,1667 означает, что ценная бумага номиналом $1000 к моменту своего погашения 31 июля 2008 года принесет прибыль в $309,17.
Функции ИНОРМА и ПОЛУЧЕНО Функция ИНОРМА (INTRATE) возвращает процентную ставку для полностью инвестированных ценных бумаг. Ее аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; инвестиция; погашение; базис (см. табл. 16.3). Пусть бумага вступила в силу 31 марта 2004 года и погашена 30 сентября 2004 года. Объем инвестиций составляет $1 000 000, а стоимость бумаг при погашении будет равна $1 032 324, базис — 30/360. Отсюда нетрудно вычислить процентную ставку по этим ценным бумагам, используя формулу =ИНОРМА("31.03.04";,,30.09.04";1000000;1032324;0), которая вернет значение 0,064648 или 6,46%. Подобным образом работает и функция ПОЛУЧЕНО (RECEIVED). Она возвращает сумму, полученную к сроку погашения полностью обеспеченных ценных бумаг, и имеет аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; инвестиция; скидка; базис. В условиях предыдущего примера, считая учетную ставку равной 5,5%, с помощью формулы =ПОЛУЧЕНО("31.03.04";"30.09.04";1000000;0,055;0) можно подсчитать общую сумму при погашении этих бумаг. Она составит $1 028 277,63.
Функции ЦЕНА, ЦЕНАСКИДКА и ЦЕНАПОГАШ Функция ЦЕНА (PRICE) возвращает цену за 100 рублей номинальной стоимости ценных бумаг, процент по которым выплачивается периодически. Она имеет следующие аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; ставка; доход; погашение; частота; базис; их описание дано в табл. 16.3. Представим, что в вашем распоряжении есть облигации
Функции для анализа ценных бумаг ♦ 517
с дата_согл 31 марта 2004 года, датой погашения 31 июля 2004 года, на условиях процентной ставки 5,75% и с выплатой процентов раз в полгода. При этом годовой доход по облигациям составляет 6,5%, при погашении стоимость бумаг будет $100, а в расчетах используется стандартный базис 30/360. Тогда формула =ЦЕНА("31.03.04";"30.07.04";0,0575;0,065;100;2;0) вернет цену одной облигации — $99,73498. Функция ЦЕНАСКИДКА (PRICEDISC) возвращает цену за 100 рублей (долларов) номинальной стоимости ценных бумаг, на которые сделана скидка, вместо периодических выплат процентов. Зта функция имеет похожие аргументы (дата_согл; дата_вступл_в_силу; скидка; погашение; базис); их описание приводится в табл. 16.3. На базе предыдущего примера при скидке 7,5% по формуле =ЦЕНАСКИДКА("31.03.04";"31.07.04";0,075;100;0) можно подсчитать прикидочную стоимость облигации — $97,50. Наконец, функция ЦЕНАПОГАШ (PRICEMAT) возвращает цену за 100 рублей (долларов) номинальной стоимости ценных бумаг, доход по которым выплачивается при их погашении. Ее аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; дата_выпус-ка; ставка; доход; базис. Беря все тот же пример, с датой урегулирования 31 июля 2004 года, датой выпуска облигаций 31 марта 2004 года, но с датой погашения, измененной на 31 июля 2005 года, по формуле =ЦЕНАПОГАШ("31.07.04";"31.07.05"; "31.03.04";0,0575;0,0б5;0) подсчитаем стоимость облигации. Она составит $99,18.
Функция СКИДКА Функция СКИДКА (DISC) возвращает ставку дисконта для ценных бумаг и имеет следующие аргументы (см. табл. 16.3): дата_согл; дата_вступл_в_силу; цена; погашение; базис. Пусть, например, их значения таковы: дата соглашения — 15 июля 2004 года, дата погашения — 31 декабря 2004 года, цена — $96,875, стоимость при погашении — $100 и при расчетах используется стандартный базис 30/360. Тогда формула =СКИДКА("15.0б.04";"31.12.04";9б,875;100;0) вернет ставку дисконта, равную 0,057398 или 5,74%.
Функции ДОХОД, ДОХОДСКИДКА и ДОХОДПОГАШ Функция ДОХОД (YIELD) вычисляет доходность ценных бумаг, по которым производятся периодические выплаты процентов. Она имеет аргументы (см. табл. 16.3): дата_согл; дата_вступл_в_силу; ставка; цена; погашение; частота; базис. Подставим вместо них значения: 15 февраля 2004 года, 1 декабря 2004 года, 5,75%, $99,2345, $100, 2 30/360. Тогда годовой доход, подсчитанный по формуле =ДОХОД ("15.02.04";"01.12.04";0,0575;99,2345;100;2;0), будет равен 0,067406 или 6,74%. Функция ДОХОДСКИДКА (YIELDDISC) возвращает годовую доходность по ценным бумагам с учетом скидки. Она имеет похожие аргументы: дата_согл; дата_ вступл_ в_силу; цена; погашение; базис. Используя предыдущий пример, но изменив цену облигации на $96,00, можно подсчитать годовой доход по формуле =ДОХОД (,,15.02.04,,;,,01.12.04";9б;100;0), которая вернет значение 0,052448 или 5,25%. Функция ДОХОДПОГАШ (YIELDMAT) возвращает годовую доходность ценных бумаг, проценты по которым выплачиваются при наступлении срока погашения.
518 ♦ Глава 16. Финансовый анализ
Ее аргументы: дата_согл; дата_вступл_в_силу; дата_еыпуска; ставка; цена; базис. В условиях первого примера, при дате выпуска облигации 1 января 2004 года и ее нарицательной стоимости $99,234, по формуле =ДОХОДПОГАШ("15.02.04";"01.12.04";"01.01.04";0,0575;99,2345;0) можно определить годовую прибыль, которая составит 0,067178 или 6,72%. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ------------------------------------------------------------------------------Способ вычисления трех функций Excel — ДОХОД, ДОХОДПЕРВНЕРЕГ (ODDFYIELD) и ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ (ODDFPRICE) — некоторое время назад был изменен. Соответственно, результаты, получаемые с помощью этих функций в рабочих книгах из Excel 7 и более ранних версий, могут отличаться от значений, получаемых по тем же самым формулам, но в более поздних реализациях программы. Причем некорректные результаты не исключены даже в том случае, если документ открывался и сохранялся последовательно во всех версиях Excel. Если у вас возникли подобные трудности, нужно выполнить принудительный пересчет рабочей книги, нажав клавиши Ctrl+Alt+F9. Функции ДОХОДПЕРВНЕРЕГ и ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ кратко рассмотрены в приложении В, «Встроенные функции Excel».
Функции РАВНОКЧЕК, ЦЕНАКЧЕК и ДОХОДКЧЕК Функция РАВНОКЧЕК (TBILLEQ) возвращает эквивалентный облигации доход по казначейскому векселю. Она имеет три аргумента: дата_согл; дата_вступл_ в_силу; скидка (см. табл. 16.3). Пусть дата соглашения казначейского векселя — 1 февраля 2004 года, дата погашения — 1 июля 2004 года и дисконтная ставка — 8,65%. Формула =РАВНОКЧЕК("01.02.04";"01.07.04,,;0/08б5) возвратит размер соответствующего дохода, который составит 0,091 или 9,1%. Функция ЦЕНАКЧЕК (TBILLPRICE) вычисляет номинальную стоимость для казначейского векселя на 100 рублей (долларов). Она имеет те же аргументы, что и функция РАВНОКЧЕК. В условиях предыдущего примера можно рассчитать цену за $100 номинальной стоимости векселя по формуле =ЦЕНАКЧЕК("01.02.04";"01.07.04"; 0,0865), которая вернет значение 96,3718 или $96,37. Наконец, функция ДОХОДКЧЕК (TBILLYIELD) возвращает доходность казначейского векселя. Ее аргументы: датасогл; дата_вступл_в_силу; цепа. Используя предыдущий результат - $96,37, по формуле =ДОХОДКЧЕК("01.02.04"; "01.07.04";96,37) легко подсчитать доходность такого векселя. Она составит 0,0898 или 8,98%.
Функции ДНЕЙКУПОНДО, ДНЕЙКУПОН, ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ, ДАТАКУПОНПОСЛЕ, ЧИСЛКУПОН и ДАТАКУПОНДО Следующая группа функций выполняет вычисления, связанные с купонами ценных бумаг. Для всех формул этого раздела будем использовать в качестве примера облигации с датой соглашения 1 марта 2004 года и датой погашения 1 декабря 2004 года. Выплата по купонам пусть производится два раза в год, а в качестве базиса примем систему измерений «по факту/по факту» (то есть аргумент базис равен 1). Все функции этой категории имеют одни и те же аргументы: дата_согл; дата_вступл_в силу; частота; базис, описание которых приведено в табл. 16.3.
Функции для анализа ценных бумаг ♦ 519
Функция ДНЕЙКУПОНДО (COUPDAYBS) позволяет вычислить количество дней от начала действия купона до даты соглашения. В приведенных выше условиях по формуле =ДНЕЙКУПОНДО("01.03.04";"01.12.04";2;1) получаем значение 91 (день). Функция ДНЕЙКУПОН (CОUPDAYS) вычисляет число дней в периоде купона, который содержит дату расчета. В нашем случае по формуле =ДНЕЙКУПОН("01.03.04"; "01.12.04";2;1) мы получим значение 183 (дня). Функция ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ (COUPDAYSNC) возвращает число дней от даты расчета до срока следующего купона. В нашем случае по формуле =ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ ("01.03.04";"01.12.04";2;1) получаем значение 92. Функция ДАТАКУПОНПОСЛЕ (CОUPNCD) вычисляет число, представляющее следующую дату купона после даты расчета. У нас формула =ДАТАКУПОНПОСЛЕ("01.03.04"; "01.12.04";2;1) возвратит числовое значение даты 38 139, что соответствует 1 июня 2004 года. Функция ЧИСЛКУПОН (CОUPNUM) возвращает количество купонов, которые могут быть оплачены между датой расчета и сроком погашения, округленное до ближайшего целого количества купонов. Для того же примера мы, используя формулу =ЧИСЛКУПОН("01.03.04,,;"01.12.04";2;1), получим значение 2. Наконец, функция ДАТАКУПОНДО (CОUPPCD) вычисляет дату купона, предшествующую дате соглашения. В условиях нашего примера формула =ДАТАКУПОНДО ("01.03.04";"01.12.04";2;1) возвратит числовое значение даты 37 956, то есть 1 декабря 2003 года.
Функции ДЛИТ и МДЛИТ Функция ДЛИТ (DURATION) вычисляет ежегодную продолжительность действия ценных бумаг с периодическими выплатами по процентам. Срок действия определяется как средневзвешенное приведенной стоимости денежных потоков и используется как мера реакции цен облигаций на изменение доходности. Эта функция имеет следующие аргументы: датасогл; дата_вступл_в_силу; купон; доход; частота; базис; их описание приводится в табл. 16.3. Предположим, что облигации датированы 1 января 2004 года, подлежат погашению к 31 декабря 2009 года, выплата по купонам производится два раза в год, процентная ставка составляет 8,5%, доход равен 9,5% и по умолчанию используется базис 30/360. Формула =ДЛИТ("01.01.04";"31.12.09";0,085;0,095;2;0) вернет значение 4,78708. Функция МДЛИТ (MDURATIОN), с теми же аргументами, позволяет рассчитать модифицированную продолжительность Макалея для ценных бумаг с предполагаемой номинальной стоимостью 100 рублей (долларов) и периодической выплатой по процентам. Используя приведенные выше данные, по формуле =МДЛИТ("01.01.04";"31.12.09";0,085;0,095;2;0) она составит 4,57.
Глава 17. Статистический анализ • Анализ распределения данных • Линейная и экспоненциальная регрессии • Инструменты пакета анализа
Microsoft Excel предоставляет широкий диапазон средств для анализа статистических данных. Некоторые из инструментов, помогающие в проведении простейшего статистического анализа, встроены в программу — это функции СРЗНАЧ (AVERAGE), МЕДИАНА (MEDIAN) и МОДА (MODE). Если их недостаточно, можно обратиться к Пакету анализа (Analysis ToolPak) — надстройке, содержащей целую коллекцию функций, которые существенно расширяют встроенные аналитические возможности Excel. С помощью этих дополнительных инструментов можно создавать гистограммы, сортировать данные, проводить поиск в базах данных, выполнять регрессионный анализ, генерировать выборки, применять преобразование Фурье и многое другое. В данной главе мы познакомимся с основными встроенными статистическими функциями Excel, а также рассмотрим некоторые из инструментов Пакета анализа. СМОТРИ ТАКЖЕ --------------------------------------------------------------------------------------Установка Пакета анализа рассматривается в одноименном разделе главы 13. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------В Excel 2003 была изменена часть встроенных функций, связанных со статистическим анализом и работой с базами данных, и теперь они выдают более правильные результаты, которые иногда отличаются от получаемых в предыдущих версиях программы. Также была увеличена точность вычислений. Вот список улучшенных функций: БИНОМРАСП (BINOMDIST), ХИ2ОБР (CHIINV), ДOBEPИT(CONFIDENCE), КРИТБИНОМ (CRITBINOM), ДСТАНДОТКЛ (DSTDEV), ДСТАНДОТКЛП (DSTDEVP), БДДИСП (DVAR), БДДИСПП (DVARP), FPACПOBP (FINV), ПРЕДСКАЗ (FORECAST), ГАММАОБР (GAMMAINV), РОСТ (GROWTH), ГИПЕРГЕОМЕТ (HYPGEOMDIST), ОТРЕЗОК (INTERCEPT), ЛИНЕЙН (LINEST), ЛГРФПРИБЛ (LOGEST), ЛОГНОРМОБР (LOGINV), ЛОГНОРМРАСП (LOGNORMDIST), ОТРБИНОМРАСП (NEGBINOMDIST), НОРМРАСП (NORMDIST), НОРМОБР (NORMINV), НОРМСТРАСП (NORMSDIST), HOPMCTOBP(NORMSINV), ПИРСОН (PEARSON), ПУАССОН (POISSON), СЛЧИС (RAND), КВПИРСОН (RSQ), НАКЛОН (SLOPE), СТАНДОТКЛОН (STDEVA), СТАНДОТКЛОНА (STDEVA), СТАНДОТКЛОНП (STDEVP), СТАНДОТКЛОНПА (STDEVPA), СТОШУХ (STEYX), СТЬЮДРАСПОБР (TINV), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND), ДИСП (VAR), ДИСПА (VARA), ДИСПР (VARP), ДИСПРА (VARPA) и ZTECT (ZTEST).
Анализ распределения данных При анализе данных часто возникает необходимость определения различных статистических характеристик или параметров распределения. В статистике набор данных, полученных путем измерений, называется распределением. Excel предлагает ряд средств, предназначенных для анализа распределения данных. Это встроенные статистические функции, функции для оценки разброса данных, а также инструмент Ранг и персентиль (Rank And Percentile). ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Анализировать распределения данных можно также с помощью инструментов Описательная статистика (Descriptive Statistics) и Гистограмма (Histogram), которые входят в состав надстройки Пакет анализа. Подробнее об этих инструментах рассказывается далее в разделе «Инструменты пакета анализа».
522 ♦ Глава 17. Статистический анализ
Встроенные статистические функции Встроенные статистические функции используются для анализа распределения группы (совокупности) измерений. В этом разделе мы ограничимся рассмотрением только некоторых, чаще других применяемых статистических функций. ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Кроме стандартных средств, Excel предлагает набор других более сложных функций: ЛИНЕЙН (LINEST), ЛГРФПРИБЛ (LOGEST), ТЕНДЕНЦИЯ (TREND) и РОСТ (GROWTH), оперирующих массивами данных. Подробнее о них рассказывается в разделе «Линейная и экспоненциальная регрессии» данной главы.
Функция СРЗНАЧ Функция СРЗНАЧ (AVERAGE) вычисляет среднее арифметическое: ряд числовых значений суммируется, а затем делится на количество значений в этом ряду. Функция имеет следующие аргументы: число 1; число 2; ...; количество которых может достигать 30, при этом, если в число аргументов попадают ссылки на пустые ячейки и ячейки, содержащие логические и текстовые значения, ошибки не возникнет — они просто будут проигнорированы. Например, чтобы вычислить среднее значение в ячейках В4:В15 рабочего листа, можно записать выражение =(В4+В5+Вб+В7+В8+В9+В10+В11+В12+В13+В14+В15)/12, но гораздо проще применить формулу =СРЗНАЧ(В4:В15). Функции МЕДИАНА, МОДА, МКС, МИН и СЧЕТ Аргументами всех этих функций может быть диапазон ячеек или список чисел, разделенных знаком точки с запятой, например: число 1; число 2;.... Их количество не должно превышать 30. В качестве аргументов нельзя использовать текстовые, «ошибочные» и логические значения, но если аргументом является ссылка на ячейку с текстом, ошибкой или логическим значением, она просто игнорируется. Ниже приводится краткое описание указанных функций. ► Функция МЕДИАНА (MEDIAN) вычисляет медиану исходных чисел. Медиана — это число, являющееся «серединой» множества чисел, то есть половина чисел набора имеют значения большие, чем медиана, а половина чисел — меньшие, чем медиана. Если количество чисел четное, функция возвращает среднее значение между двух чисел, находящихся в середине множества. ► Функция МОДА (MODE) определяет наиболее часто встречающееся или повторяющееся значение в массиве или интервале данных. Как и функция МЕДИАНА, она является мерой взаимного расположения значений. Если множество данных не содержит одинаковых значений, функция МОДА выдает ошибку #Н/Д. ► Функция МАКС (МАХ) возвращает наибольшее значение из диапазона, заданного аргументами. ► Функция МИН (MIN) возвращает наименьшее значение из диапазона, заданного аргументами.
Анализ распределения данных ♦ 523
►
Функция СЧЕТ (COUNT) подсчитывает количество чисел в диапазоне, заданном аргументами. Даты и формулы приравниваются к числам.
ПРИМЕЧАНИЕ ----------------------------------------------------------------------------------------Для определения количества непустых ячеек (независимо от их содержимого) используется функция СЧЕТЗ (COUNTA), принадлежащая к разряду дополнительных, общая информация о которых представлена далее в разделе «А-версии статистических функций».
Функции СУММЕСЛИ и СЧЕТ ЕС Л И Функция СУММЕСЛИ (SUMIF) аналогична функции СУММ, но прежде чем произвести операцию сложения, она проверяет каждую ячейку диапазона суммирования на выполнение условия. Ее аргументы: диапазон; критерий; диапазон суммирования, где в качестве аргумента диапазон задается диапазон проверяемых ячеек, критерий — условие, которое должно выполняться в каждой ячейке проверяемого диапазона, а диапазон ^суммирования — это те ячейки, значения которых будут складываться. Так, если для столбца, в котором записаны названия месяцев, определено имя Месяц, а в смежном столбце с названием Продажи введены данные о продажах за каждый месяц, формула =СУММЕСЛИ(Месяцы;"Июнь";Продажи) вернет значение объема продаж в июне. Второй пример: по формуле =СУММЕСЛИ(Прода-жи;">=999";Продажи) можно вычислить совокупный объем продаж только для тех месяцев, в которых каждая отдельная выручка превысила $999. СОВЕТ -----------------------------------------------------------------------------------------Для составления сложных формул удобно использовать надстройку Мастер суммирования. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Создание формул с помощью Мастера суммирования» главы 12.
Функция СЧЕТЕСЛИ (C0UNTIF) аналогичным образом определяет количество ячеек, удовлетворяющих заданному критерию. Она оперирует похожими аргументами: диапазон; критерий. В условиях приведенного выше примера можно узнать количество месяцев, в которых объем продаж оказался ниже $600. Для этого достаточно составить формулу =СЧЕТЕСЛИ(Продажи;"=$G$15 подразумевает, что значение в любой ячейке диапазона D2:D7 обязано быть больше 6 или равно этому числу, а условие $F$2:$F$7=45") Обратите внимание, что аргумент критерий применяется только к диапазону, в котором производится подсчет, а не ко всему списку. Синтаксис функции СУММЕСЛИ напоминает предыдущий случай: =СУММЕСЛИ(диапазон;критерий;диапазон_суммирования) Здесь аргумент критерий — это условие, применяемое к диапазону, а диапазон суммирования задает диапазон суммируемых значений. Например, в списке с рис. 28.36 задаче вычисления общих затрат на выплату заработной платы сотрудникам младше 30 лет соответствует формула =CУMMECЛИ(G7:G24;"