Система управления базами данных Microsoft Access 2000: Методические указания и задания к изучению дисциплины ''Экономическая информатика''

ФИНАНСОВАЯ АКАДЕМИЯ ПРИ

ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РФ Кафедра

И

Кафедра “Информационные технологии” Обсуждено на заседании кафедры "Информационные технологии" (протокол № 8 от 25.03. 2004 г.) Зав.кафедрой________Чистов Д.В.

Т

"Утверждаю" Первый проректор _______________________ проф. Эскиндаров М.А "____"____________ 2004 г.

И.В.Миронова О.Н.Цветкова Е.А.Мамонтова

Система управления базами данных Microsoft Access 2000 Методические указания и задания к изучению курса “Экономическая информатика” («Информатика»)

Москва - 2004

3

УДК 001.1(073) ББК 32.973.23 М 64 Миронова И.В., Цветкова О.Н., Мамонтова Е.А. «Система управления базами данных Microsoft Access 2000» Методические указания и задания к изучению дисциплины "Экономическая информатика" ("Информатика") —М.: Финансовая академия при Правительстве РФ, кафедра «ИТ», 2004. 75 с. Методические

указания

предназначены

для

использования

при

проведении практических занятий и самостоятельного изучения системы управления базами данных MS Access. В работе рассматриваются основные возможности MS Access 2000, приведены упражнения по их практическому применению. Пособие может быть рекомендовано для студентов дневной и очно-заочной форм обучения всех специальностей, изучающих дисциплину «Экономическая информатика» («Информатика»), а также для магистрантов и слушателей ИПК преподавателей вузов. © Финансовая академия при Правительстве РФ, 2004. © Миронова Ирина Васильевна, Цветкова Ольга Николаевна, Мамонтова Елена Анатольевна, 2004. Учебное издание

Формат 60 90/16. Гарнитура Times New Roman наименование использованного шрифта

Усл. п.л. 4.7. Изд. №00.0 – 2004. Тираж 1200 экз. Заказ № ____

4

1. Основные понятия теории баз данных База данных представляет собой совокупность хранимых операционных данных, используемых прикладными системами некоторого предприятия.1 Это определение требует пояснения. Любое предприятие неизбежно должно хранить и обновлять большое количество данных, отражающих его деятельность. Это и есть «операционные данные». Для иллюстрации понятия операционных данных рассмотрим случай Holding-центра. Предположим, в Holding-центре хранятся данные обо всех товарах, реализуемых со складов фирм Holding-центра; о складах, где хранятся товары; о фирмах, которые занимаются оптовыми продажами товаров со складов и т.д. Все перечисленное представляет собой те основные объекты, данные о которых записаны в БД:

Склады

Продажи Хранение

Фирмы

Товары

Между этими объектами существуют связи или отношения (эти связи представлены стрелками). Например, существует связь между Фирмами и Складами: каждая фирма имеет несколько складов, и каждый склад принадлежит конкретной фирме. Эти связи составляют такую же часть операционных данных, как и объединяемые ими объекты. Поэтому они также должны быть представлены в БД. Чтобы понять процесс электронной обработки данных, необходимо знать ряд терминов, которые применяются при описании и представлении данных. Предметная область – часть реального мира, подлежащая изучению с целью автоматизации процесса управления в этой сфере (например, банк, академия, больница). Объект – элемент информационной системы, сведения о котором хранятся в базе данных. Объектом может быть человек, предмет, событие, место или явление (например, в банковском деле примерами объектов могут служить клиенты, банковские счета, ссуды по закладным и т.п.). Атрибут (или элемент данных) – информационное отображение свойств объекта. Каждый объект характеризуется некоторым набором атрибутов (например, клиент банка имеет такие атрибуты как фамилия, адрес и, возможно, идентификационный номер). Ключевой элемент данных. Уникальное значение, которое принимает такой элемент данных объекта, позволяет идентифицировать значения, которые принимают другие элементы данных этого же объекта. (Например, зная идентификационный номер клиента, можно узнать фамилию клиента, его адрес.) Элементы данных, по которым можно определить другие элементы данных, называются ключевыми. Совокупность значений связанных элементов данных образует запись данных. Система управления базой данных (СУБД) – программа, которая управляет всем доступом к базе данных. Система управления базами данных основывается на использовании определенной модели данных. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Из существующих основных типов моделей данных: иерархической, сетевой и реляционной остановимся на рассмотрении наиболее широко распространенной реляционной модели. Главными достоинствами реляционного подхода являются его простота и теоретическое обоснование. Реляционная модель данных

1

К.Дейт. Введение в системы баз данных. М., Наука, 1980г.

5

основана на хорошо проработанной теории отношений (Relation – отношение). При проектировании базы данных применяются строгие методы, построенные на нормализации отношений. Для других моделей таких методов проектирования в настоящее время нет. Данные в реляционной модели представляются в виде таблицы. В терминологии реляционной модели таблицы называются отношениями. Каждый столбец в таблице является атрибутом. Значения в столбце выделяются из домена (домен суть множество значений, которые может принимать некоторый атрибут). Строки таблицы называются кортежами. В соответствии с традиционной терминологией можно сказать, что столбцы таблицы представляют элементы данных, а строки – записи. Одним из фундаментальных понятий теории реляционных баз данных является понятие нормализации. Единственными отношениями, допустимыми в реляционной модели, являются те, которые удовлетворяют следующему условию: каждое значение в отношении, т.е. значение каждого атрибута в каждом кортеже должно быть атомарным (неделимым). Другими словами, на пересечении любой строки и любого столбца в таблице должно быть точно одно значение, а не множество значений. Отношение, удовлетворяющее приведенному условию, называется нормализованным. Ненормализованное отношение (атрибут «Количество товара» сам является отношением) Количество товара №Склада КодТовара Кол–во 1 100 16 2 200 3 100

Нормализованное отношение №Склада 16 16 16

6

КодТовара 1 2 3

Кол–во 100 200 100

Атрибут является первичным ключом отношения, если его значения однозначно идентифицируют кортежи (строки) данного отношения. Не каждое отношение будет иметь первичный ключ в виде единственного атрибута. Но каждое отношение будет иметь некоторую комбинацию атрибутов, которые взятые вместе, будут однозначно идентифицировать кортеж в отношении. Тогда первичный ключ называется составным первичным ключом. (Существование такой комбинации гарантируется тем, что отношение является множеством.) Атрибут отношения R1 является внешним ключом, если этот атрибут – не первичный ключ отношения R1, но его значения являются значениями первичного ключа некоторого отношения R2. Ключи первичный и внешний представляют собой средства выражения связей между кортежами.

2. Система управления базами данных MS Access MS Access представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных. Прежде чем начинать практическую работу с MS Access, полезно получить общее представление об этой программе, попытаться понять взаимосвязь основных компонентов MS Access с тем, чтобы ориентироваться внутри СУБД.

Архитектура MS Access MS Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страница доступа к данным, макросы и модули. Таблица – объект, который определяется пользователем и используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа (например, студентах). Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, фамилий, адресов студентов), а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте (например, данные о студенте по фамилии Иванов). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным. Запрос – объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для определения запроса можно использовать бланк QBE (Query By Example, запрос по образцу) или написать инструкцию SQL. Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление, или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Форма – объект, предназначенный в основном для ввода и редактирования данных. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску–формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю. Отчет – объект, предназначенный для вычисления итогов и печати выбранных данных.

7

Страница доступа к данным – объект, содержащий файл HTML и вспомогательные файлы, обеспечивающий доступ к данным из MS Internet Explorer. Можно опубликовать страницы доступа к данным в своей корпоративной интрасети, что позволит другим пользователям, установившим Office 2000 и Internet Explorer версии 5 или более поздней, находить, просматривать и изменять ваши данные. Макрос – объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить MS Access в ответ на определенное событие. Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic для приложений, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. В таблицах хранятся данные, которые можно извлекать с помощью запросов. Используя формы, можно выводить данные на экран или изменять их. Формы и отчеты получают данные как непосредственно из таблиц, так и через запросы. Для выполнения нужных вычислений и форматирования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, созданные с помощью VBA. События2, происходящие в формах или отчетах, могут запускать макросы или процедуры VBA. С помощью макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения; открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах; выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Импорт данных Хотя можно использовать MS Access как замкнутую систему, одним из основных преимуществ данного продукта (что ясно из самого его названия Access – «доступ») является возможность работы с самыми разнообразными данными других баз, электронных таблиц или текстовых файлов. Работая с собственной БД, можно импортировать или связывать данные, хранящиеся в других БД Access, в файлах dBASE и в любых других БД SQL, поддерживающих стандарт ODBC. Можно также экспортировать данные из таблиц Access в БД, электронные таблицы или текстовые файлы. ODBC (Open Database Connectivity, Открытый доступ к данным) В Access для чтения, вставки, обновления и удаления данных используется язык SQL (Structured Query Language – Структурированный язык запросов). Этот язык был создан в 1970-х годах в компании IBM для реляционных БД и в дальнейшем утвержден в качестве их официального стандарта. В идеале любой программный продукт, который говорит на SQL, должен уметь общаться с любой понимающей тот же язык программой. Но по разным причинам появились различные диалекты или расширения языка SQL, отличающиеся от официального стандарта. В 90-х годах был разработан интерфейс Common Language Interface (CLI, Стандартный интерфейс языка) для всех основных диалектов языка SQL. Формализованный интерфейс получил название ODBC.

2

Событие – любое изменение состояния объекта MS Access.

8

2.1.1.

Импорт объектов MS Access

Чтобы импортировать объект из другой БД Access, выполните следующие действия. Откройте базу данных Access, в которую вы хотите импортировать объект. Выберите команду Файл/ Внешние данные/ Импорт. MS Access откроет окно диалога Импорт. В раскрывающемся списке Тип файлов выберите MS Access, затем найдите нужный файл базы данных. После щелчка на кнопке Импорт MS Access откроет окно диалога Импорт объектов. В этом окне выделите имя или имена импортируемых объектов.

2.1.2.

Импорт данных из электронных таблиц, созданных в MS Excel

MS Access позволяет импортировать данные из файлов электронных таблиц, созданных в MS Excel версии 2 и выше. Можно импортировать всю электронную таблицу или только ее часть, как в новую, так и в существующую таблицу Access. Если первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов, можно использовать их в качестве имен полей новой таблицы Access. MS Access определяет типы данных для полей новой таблицы, анализируя значения в первых импортируемых строках. Чтобы импортировать электронную таблицу в базу данных Access, выполните следующие действия. Откройте базу данных Access, в которую вы хотите импортировать электронную таблицу. Выберите команду Файл/ Внешние данные/ Импорт. MS Access откроет окно диалога Импорт. В раскрывающемся списке Тип файлов выберите Ехcel, затем найдите нужный файл, содержащий импортируемую электронную таблицу. После щелчка на кнопке Импорт MS Access откроет окно мастера импорта электронных таблиц, следуйте его указаниям. В одном из окон появится предложение определить первичный ключ таблицы Access. Можно создать поле таблицы с типом данных Счетчик. Или, если Вы планируете включить в первичный ключ несколько полей, установите флажок «Не создавать ключ». Позднее Вы откроете таблицу в режиме конструктора и определите нужный первичный ключ.

3. Проектирование базы данных Проектирование базы данных (БД) представляет собой длительный, трудоемкий и слабо формализованный процесс, от которого зависит жизнеспособность и эффективность проектируемой БД, ее способность к развитию. Если Вы плохо спроектировали БД, это приведет к необходимости постоянно ее переделывать. Результатом проектирования должны стать таблицы, представляющие объекты и их взаимосвязи.

9

В реляционной модели допускаются только нормализованные отношения. Нормализованным отношением называется отношение, каждое значение которого является атомарным (неделимым). Процесс проектирования – есть процесс преобразования форм, т.е. процесс приведения произвольного отношения к эквивалентной совокупности отношений в четвертой нормальной форме (4НФ). Процесс проектирования можно разбить на несколько шагов. 1-й шаг. Произвольное отношение приводится к первой нормальной форме (1НФ). 2-й шаг. Отношение, находящееся в 1НФ, приводится к эквивалентной совокупности отношений, находящихся во второй нормальной форме (2НФ). 3-й шаг. Отношение, находящееся в 2НФ, приводится к эквивалентной совокупности отношений, находящихся в третьей нормальной форме (3НФ). На практике процесс нормализации, как правило, на этом этапе заканчивается. Введем ряд определений. Отношение находится в 1НФ тогда и только тогда, когда все входящие в него элементы содержат только атомарные (неделимые) значения. Это определение просто устанавливает, что любое нормализованное отношение находится в 1НФ. Первостепенно важным понятием является понятие функциональной зависимости (внутри отношения). Если задано отношение R, то атрибут Y отношения R функционально зависит от атрибута X отношения R тогда и только тогда, когда каждое значение X в R в каждый момент времени связано точно с одним значением Y. Например, в отношении Товары нашей реляционной модели данных «Продажи» каждый из атрибутов Наименование, Марка, Цена функционально зависит от атрибута КодТовара. То есть для определенного значения КодТовара существует в точности одно соответствующее значение каждого из атрибутов Наименование, Марка, Цена. Можно представить функциональную зависимость с помощью диаграммы:

Наименование Марка

КодТовара

Цена В случае составного ключа вводится понятие функционально полной зависимости. Атрибут Y находится в полной функциональной зависимости от атрибута X, если он функционально зависит от X и не зависит функционально от любого подмножества атрибута X (X – составной ключ). Например, атрибут Количество находится в полной функциональной зависимости от составного ключа КодТовара и НомерСклада.

КодТовара

10

Количество

НомерСклада

11

Приведем другой пример:

Наименование КодТовара

Марка

НомерСклада

Цена Количество

Атрибут Количество находится в полной функциональной зависимости от составного ключа КодТовара и НомерСклада. Атрибуты Наименование, Марка, Цена не находятся в полной функциональной зависимости от составного ключа КодТовара и НомерСклада, так как эти атрибуты функционально зависят от части составного ключа, а именно от атрибута КодТовара. В таком случае при проектировании данное отношение разбивают на два:

Наименование Код Товара

=

Количество

+

НомерСклада

КодТовара

Марка Цена

Атрибут Y находится в транзитивной зависимости от атрибута Х, если он находится в функциональной зависимости от атрибута Z, а атрибут Z – в функциональной зависимости от атрибута X.

АдресСклада НомерСклада

Телефон КодФирмы

АдресФирмы

Атрибут АдресФирмы находится в транзитивной зависимости от атрибута НомерСклада. В таком случае при проектировании данное отношение разбивают на два:

=

+

НомерСклада

КодФирмы

Отношение R находится во 2НФ, если оно находится в 1НФ и каждый неключевой атрибут функционально полно зависит от первичного ключа.

12

АдресФ

Отношение R находится в 3НФ, если оно находится во 2НФ и при этом любой неключевой атрибут зависит от ключа нетранзитивно. Отношение R находится в 4НФ, если оно находится в 3НФ и каждый кортеж отношения состоит из значения первичного ключа, которое идентифицирует некоторый объект, и из множества взаимно независимых произвольных значений атрибутов, некоторым образом описывающих этот объект. 4НФ заключает в себя очень простую и общедоступную идею. Понятие 4НФ можно на интуитивном уровне сформулировать так: «один факт хранится один раз». Важнейшей проблемой, решаемой при проектировании баз данных, является создание такой их структуры, которая бы обеспечивала минимальное дублирование информации и упрощала процедуры обработки и обновления данных. Введение нормализации отношений при разработке модели базы данных обеспечивает ее работоспособность. Это вовсе не означает, что ненормализованная концептуальная модель обязательно окажется неработоспособной. Просто ненормализованная модель может вызвать определенные трудности при работе базы данных и ее модификации. Уточним шаги нормализации. 1-й шаг заключается в образовании двумерной таблицы, содержащей элементы данных. 2-й шаг нормализации состоит в том, чтобы выделить ключи и зависящие от них атрибуты. Для того чтобы привести отношение ко 2НФ, нужно выделить группы атрибутов, зависящие от частей составного ключа. Эти группы могут образовывать отдельные отношения (таблицы). Выделение из отношения, находящегося в 1НФ, таких отношений, в которых неключевые атрибуты зависят только от ключа в целом, называется приведением ко 2НФ. 3 шаг заключается в выделении в отдельные отношения те отношения, в которых атрибуты находятся в транзитивной зависимости от ключа. Процессу приведения отношения произвольной формы к 4НФ предшествует большая предварительная работа по созданию этого первичного или произвольного отношения. Это не менее важный момент в проектировании базы данных. Создание базы данных, которая удовлетворяла бы текущим и перспективным информационным потребностям предприятия связано с необходимостью проектирования концептуальной модели предметной области. Проектирование концептуальной модели основано на анализе решаемых на этом предприятии задач по обработке данных. Концептуальная модель включает описания объектов и их взаимосвязей. При проектировании концептуальной модели все усилия разработчика должны быть направлены на структуризацию данных и выявление взаимосвязей между ними.

4. Пример проектирования БД Задача: Разработать БД реализации товаров со складов фирмами Холдинг-центра. Пояснения и ограничения: Холдинг – объединение четырех фирм: Citilink, Dinikin, Elce, Lizarin. Каждая из этих фирм имеет несколько складов в Москве, где хранятся товары.

13

Номенклатура товаров единая для Холдинг-центра. Любой товар может храниться на одном или нескольких складах; на каждом складе хранятся различные товары. Со складов осуществляется оптовая торговля. Каждая фирма осуществляет продажи только со своих складов. Исследование предметной области, анализ данных, установление связей между данными (авторы не ставили целью подробно рассматривать этот этап проектирования) позволили создать первичное отношение: С целью наглядности в таблице заполнены не все поля.

Выделим ключи и зависящие от них атрибуты: 1.

Атрибуты Название Фирмы, Адрес Фирмы, Телефон Фирмы, находятся в функциональной зависимости от Кода фирмы;

2.

Атрибуты АдресСклада, Телефон, Код фирмы (т.к. каждый склад принадлежит конкретной фирме) находятся в функциональной зависимости от поля № склада;

3.

Атрибуты Наименование, Марка, Цена находятся в функциональной зависимости от поля Код Товара.

4.

Атрибут Количество (это количество данного товара, хранящегося на данном складе) находится в полной функциональной зависимости от составного ключа Код товара, № склада.

5.

Атрибуты Количество проданного товара и Скидка находятся в полной функциональной зависимости от составного ключа Дата Продажи, Код товара, № склада.

14

Таким образом, из первичного отношения образовалось пять отношений: Склады

Фирмы

№ склада

АдресСклада Телефон КодФирмы

Товары

КодФирмы НазваниеФирмы АдресФирмы Телефон

Хранение

КодТовара Наименование Марка Цена

Продажи

КодТовара № склада Количество

Дата Продажи КодТовара № склада

Количество Скидка Сочетание полей КодТовара, № склада определяется в таблице Хранение.

Чтобы избежать противоречивости данных (нельзя

продать товар со склада, если он там не хранится) создадим поле ID в таблице Хранение, которое «закрепит» сочетания КодТовара – № склада. И будем использовать его в таблице Продажи. Тогда получим следующую схему данных:

5. Соз дан ие нов ой (пу сто й) базы данных Чтобы создать новую БД, находясь в главном окне MS Access: 1.

Выберите команду Создать базу данных… (меню Файл).

2.

Перейдите на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных.

3.

Введите имя новой БД в поле «Имя файла».

4.

Нажмите кнопку Создать.

15

MS Access открывает окно для создания базы данных.

Создание таблицы в режиме конструктора Существует несколько инструментов для создания таблиц в Access (режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц). Но гораздо полезнее изучить технологию построения таблиц в режиме конструктора, т.к. этот инструмент предоставляет ряд дополнительных возможностей для настройки таблиц. Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. 1.

Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2.

В появившемся окне диалога Новая таблица выберите пункт конструктор.

Рисунок 1. Таблица в режиме конструктора В верхней части окна таблицы в режиме конструктора расположены столбцы, предназначенные для ввода имени, типа данных и краткого описания полей. В нижней части окна таблицы в режиме конструктора отображаются свойства текущего поля. Определение полей В столбце Имя поля печатаются имена полей таблицы. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок. В столбце Тип данных определяется тип данных этого поля. В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Типы данных MS Access поддерживает девять типов данных:

Тип данных

Использование

Размер

Текстовый Поле МЕМО

Алфавитно-цифровые данные Алфавитно-цифровые данные

До 255 байт До 64 000 байт

16

Числовой Дата/время Денежный Счетчик Логический Поле объекта OLE Гиперссылка

Для

Числовые данные Даты и время Данные о денежных суммах Уникальное длинное целое, генерируется Access при создании каждой новой записи Логические данные Картинки, диаграммы Адрес ссылки (путь) на документ или файл

каждого

поля

таблицы

выберите

тип

1,2,4,8 или 12 байт 8 байт 8 байт 4 байта 1 бит До 1 Гбайт До 2048 символов

данных

в

соответствии с назначением и использованием поля. Для символьных данных следует выбирать Текстовый тип. Поле Мемо используется в случаях, когда размер текста превышает 255 символов или в тексте встречаются такие символы форматирования, как табуляция или возврат каретки. Тип данных Дата/время используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах и годах. Тип данных Счетчик специально предназначен для автоматической генерации значений первичного ключа. Таблица не может содержать более одного поля с таким типом данных. Логический тип данных используется для хранения значений Истина и Ложь. Он особенно полезен, когда нужны флажки, отмечающие оплаченные счета, выполненные заказы и т.п. Поле OLE позволяет хранить такие данные, как рисунки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows. Тип данных Гиперссылка предназначен для хранения простых или сложных «ссылок» на внешний файл или документ. Мастер подстановок Кроме перечисленных выше девяти типов данных Access предоставляет мастер подстановок, который, в частности, помогает заполнить поля внешних ключей, не нарушив целостности данных. Кроме того, мастер помогает установить свойства подстановки для кодового поля основной таблицы таким образом, что вместо кодов будут видны более информативные значения из таблицы подстановок. В первом окне мастера необходимо выбрать, откуда столбец подстановок получает значения: из фиксированного набора (и тогда этот столбец Вы должны будете сами ввести в следующем окне мастера) или из другой таблицы или запроса. В следующем окне выберите таблицу, в которой находятся подстановочные значения. Далее выберите поля таблицы, которые вы хотите включить в список подстановки (включите ключевое поле и одно или несколько описательных полей, которые помогут вам различать элементы столбца подстановки). Свойства полей Для каждого поля таблицы можно задать значения свойств, список которых зависит от выбранного типа данных. Некоторые значения свойств устанавливаются по умолчанию.

Свойство

Назначение

17

Свойство Размер поля Новые значения Формат поля Число десятичных знаков Маска ввода Подпись Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Обязательное поле Пустые строки Индексированное поле

Назначение Задает максимальное число символов для ввода в данное поле Определяет способ генерации новых значений для поля счетчика Задает формат вывода значений данного поля Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле Определяет более содержательное название поля, которое выводится в качестве подписи поля Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи Определяет требования к данным, вводимым в поле Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («») Определяет индекс, создаваемый по одному полю

Прокомментируем некоторые свойства. Для символьных данных обычно выбирают тип данных текстовый. Свойство Размер поля определяет объем памяти, необходимый для хранения данных (по умолчанию 255 символов). Указав максимальную длину текстового поля в свойстве Размер поля, можно сэкономить память, необходимую для хранения данных. Например, очевидно, что для поля Название Фирмы достаточно установить Размер поля 20 символов. Свойство Подпись. Несмотря на то, что Access разрешает использовать пробелы в любых именах, целесообразнее обходиться в именах полей без пробелов. Тогда можно использовать свойство Подпись, чтобы задать более содержательное название поля с пробелами, которое Access будет выводить в элементах управления форм и в заголовках отчетов. Свойство Условие на значение. Заданное условие всегда будет проверяться при вводе или изменении значения поля в таблице. Access не позволит ввести данные, не удовлетворяющие этому условию. Условие на значение задается выражением, которое состоит из операторов сравнения и операндов. Операторы сравнения: =, =, , IN (проверяется на равенство любому значению из списка), BETWEEN (проверяется, что значение поля находится в заданном диапазоне; верхняя и нижняя границы разделяются логическим оператором AND); LIKE (проверяется соответствие текстового поля заданному шаблону символов). Если выражение не содержит оператора, Access использует оператор «=». Можно использовать несколько сравнений, связанных логическими операторами OR, AND. Текстовые значения всегда должны заключаться в кавычки. Например, чтобы ограничить ввод в поле Название Фирмы двумя фирмами Sitilink и Lizarin можно использовать в качестве условия

18

на значение для этого поля выражение: «Sitilink» OR «Lizarin», или IN («Sitilink», «Lizarin»). Если в качестве операнда используется дата, она должна быть заключена в символы (#), например, BETWEEN #01/01/2000# AND #31/12/2000#. Тогда Access позволит вводить в данное поле только данные за 2000 год. Оператор LIKE проверяется соответствие текстового поля заданному шаблону символов. Для задания шаблона используются следующие подстановочные символы: ? – один произвольный символ; * – любое (включая нулевое) количество произвольных символов; используется для замены последовательности символов; # – одна произвольная цифра; [ ] – позволяют определить условие, чтобы определенная позиция текстового поля содержала только символы, указанные в квадратных скобках; [А–Я] – любая буква; [0–9] – любая цифра; ! – позволяет определить условие, чтобы указать, что определенная позиция может содержать любой не входящий в список символ: условие

LIKE«[!0–9АВ]»

проверяет строку, начинающуюся с любого символа кроме цифры и букв А и В. Индексированное поле. Индекс - средство MS Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и «Гиперссылка» или полей объектов OLE. Задание маски ввода Чтобы облегчить ввод форматированных данных (например, номеров телефонов или дат), Access позволяет задать маску ввода. Некоторые символы, используемые для задания маски ввода:

Символ маски 0 9 # L ? А а & \

Описание В данную позицию должна быть введена цифра; не допускается ввод знаков «плюс» и «минус» В данную позицию может быть введена цифра или пробел; не допускается ввод знаков «плюс» и «минус» В данную позицию может быть введена цифра, пробел, знак «плюс» или «минус» В данную позицию должна быть введена произвольная буква В данную позицию может быть введена буква В данную позицию должна быть введена буква или цифра В данную позицию может быть введена буква или цифра В данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел Указывает, что следующий символ следует рассматривать в качестве постоянного символа. Преобразует все цифры справа к верхнему регистру Преобразует все цифры справа к нижнему регистру

> < Маска ввода состоит из трех частей, разделенных точкой с запятой. Первая часть представляет

собственно маску ввода, состоящую из символов маски и постоянных символов. Необязательная вторая часть указывает Access, нужно ли сохранять постоянные символы маски в этом поле (0 – постоянные символы маски включаются в значение поля, 1 – сохраняться будут только

19

введенные символы). Необязательным третьим компонентом маски ввода является символ, используемый для указания заполняемых при вводе позиций (по умолчанию используется знак подчеркивания). Проще всего задавать маску ввода с помощью мастера по созданию масок ввода. Для этого щелкните на поле (в верхней части окна таблицы в режиме конструктора), для которого необходимо создать маску ввода. А затем – на ячейке свойства Маска ввода, расположенной в нижней части этого окна. Справа появится кнопка с тремя точками – кнопка построителя. Щелкните на ней, чтобы воспользоваться помощью мастера по созданию масок ввода. Создание первичного ключа Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Первичный ключ создается в режиме Конструктора таблиц: 1.

Выделите поле (или поля в случае составного ключа), которое должно стать полем первичного ключа.

2.

Вызовите команду Ключевое поле (меню Правка) или нажмите кнопку КЛЮЧ панели инструментов.

Определение связей Создав несколько таблиц, необходимо связать их друг с другом. 1.

Выберите команду Схема данных (меню Сервис).

2.

Используя команду Добавить таблицу из меню Связи, укажите имена таблиц, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне.

3.

Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь и "перетащите" это поле на связующее поле другой таблицы.

4.

Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, тогда при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменяться и соответствующие значения связанных записей. Установите флажок Каскадное удаление связанных полей, тогда при удалении записи в главной таблице будут удалены и все связанные записи в подчиненной таблице.

Сжатие базы данных В результате удаления одних и создания других объектов файл базы данных может стать фрагментированным. С течением времени он разрастается и занимает гораздо больше места, чем необходимо для хранения всех объектов и данных. Поэтому следует периодически сжимать базу данных. Перед сжатием базы данных все объекты БД должны быть закрыты. Выберите команду Сервис/ Служебные программы /Сжать и восстановить базу данных.

Работа с данными таблицы Вставка в запись рисунка или объекта Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

20

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись: 1.

Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2.

Добавьте поле объекта OLE.

3.

В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Объект (меню Вставка).

Если объект вставляется из существующего файла: 1.

В появившемся окне выберите переключатель СОЗДАТЬ ИЗ ФАЙЛА.

2.

Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3.

Нажмите кнопку ОК. Если объект нужно создать:

1.

Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush).

2.

Нажмите кнопку ОК.

3.

После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду Выход (меню Файл) или Выход и возврат (меню Файл) приложения OLE.

Подтвердите обновление объекта в MS Access.

Просмотр данных в виде формы Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для автоматического создания простой формы: 1. Нажмите кнопку ОКНО БАЗЫ ДАННЫХ панели инструментов для перехода в соответствующее окно 2. Щелкните на вкладке ТАБЛИЦА. 3. Выберите нужную таблицу. 4. Выберите команду Автоформа ( меню Вставка).

Добавление записей с помощью формы С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись и ввести новые данные в пустые поля формы.

Поиск и замена данных 1.

В окне БАЗА ДАННЫХ выберите вкладку ТАБЛИЦА или ФОРМА, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором хотите осуществить поиск.

2.

Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск.

3.

Щелкните на кнопке НАЙТИ панели инструментов или выберите команду Найти… (меню Правка).Появляется диалоговое окно ПОИСК В ПОЛЕ. Заголовок окна содержит наименование соответствующего поля.

4.

В поле "Образец" введите последовательность символов, которую нужно искать.

5.

В поле "Совпадение" укажите: С начала поля, если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

21

6.

Установите область и направление поиска.

7.

Щелкните на кнопке НАЙТИ.

8.

Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкните на кнопке НАЙТИ ДАЛЕЕ.

9.

Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, намерены ли Вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.

10. Щелкните на кнопке ЗАКРЫТЬ, чтобы закрыть диалоговое окно. Для выполнения замены данных используйте команду Заменить из меню Правка.

Сортировка данных Для выполнения сортировки данных в таблице или форме: 1.

Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки.

2.

Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите команду Сортировка (меню Записи).

Фильтрация данных Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. В MS Access существует четыре вида фильтров: 1.

Фильтр по выделенному фрагменту: определяет какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в Режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор).

2.

Обычный фильтр: по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).

3.

В Поле Фильтр для: (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.

4.

Расширенный фильтр: позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

В режиме работы с таблицами выберите команду Фильтр/ Расширенный фильтр (меню Записи). В окне ФИЛЬТР укажите все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия: 1.

Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки "Поле" бланка фильтра или из предложенного в строке "Поле" бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.

2.

В клетку "Условие отбора" введите с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (*, ?, #, [] и др.)

22

3.

Нажмите клавишу Enter. Microsoft Access добавляет к вашему критерию недостающие символы (кавычки - для текста, знак # - для даты и т.д.)

4.

Щелкните на кнопке ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР панели инструментов или выберите команду Применить фильтр (меню Фильтр).

Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду Удалить фильтр (меню Записи).

Упражнение 1 1) Создайте новую базу данных Продажи (стр.15). 2)

В режиме конструктора создайте таблицу «Фирмы» (стр.16):

3) Для поля [КодФирмы] определите Тип данных – Числовой, Размер поля – Целое, Подпись – Код Фирмы. 4) Для поля [Название] определите Размер поля – 20, Подпись – Название Фирмы, ограничьте значения поля названиями четырех фирм: «Citilink»; «Dinikin», «Elce», «Lizarin». Для сообщения об ошибке задайте текст: «Название фирмы введено неверно». 5) Для поля [Телефон] введите маску ввода: \(999\)999\-99\-99;;_. Размер поля – 20. 6) Сохраните таблицу под именем [Фирмы]. Перейдите в режим таблицы. Введите данные:

7) Импортируйте из базы данных Поставки (Оbmen\Teacher\Mek\Поставки) таблицы (структуру и данные) (стр.9): [Товары], [Склады], [Хранение], [Продажи]. 8) Для полей [Наименование], [Марка], [Размер] таблицы [Товары] установите Размер поля – 50 символов. Для поля [Товары].[КодТовара] установите Размер поля – Целое, Подпись – Код Товара. 9) Для поля [Цена] таблицы [Товары] обеспечьте ввод только положительных значений. Для сообщения об ошибке введите текст: «Введите положительное число». Определите Тип данных - числовой, Размер поля – Одинарное с плавающей точкой, Формат поля - $#, Число десятичных знаков - 2. 10) Для поля [Склады].[НомерСклада] установите подпись № склада, для поля [Склады].[Телефон] введите маску ввода, Размер поля задайте - 20.

23

11) Для поля [Продажи].[Дата] задайте Подпись – Дата продажи, маску ввода 99\->L