Справочник по подготовке учебных и научных работ к изданию

СПРАВОЧНИК ПО ПОДГОТОВКЕ УЧЕБНЫХ И НАУЧНЫХ РАБОТ К ИЗДАНИЮ

Федеральное агентство по образованию Байкальский государственный университет экономики и права

Справочник по подготовке учебных и научных работ к изданию

Иркутск Издательство БГУЭП 2004

УДК 001.816(03) ББК 72я2 С 74 Печатается по решению редакционно-издательского совета Байкальского государственного университета экономики и права Составитель канд. экон. наук, доц., зам. начальника учебнометодического управления БГУЭП С.А. Астафьев Рецензенты: канд. физ.-мат. наук, доц., начальник учебно-методического управления БГУЭП Н.В. Деренко директор издательства БГУЭП Т.И. Сизых заведующая научно-библиографическим отделом БГУЭП Т.Н. Волкова

С 74

Справочник по подготовке учебных и научных работ к изданию / сост. С. А. Астафьев. – Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2004. – 66 с.

Содержатся основные рекомендации по оформлению учебнометодической литературы (программы курса, методические указания, учебные пособия и т.п.); правила сокращения слов, оформления библиографического аппарата, формул, таблиц, рисунков и т.п. Справочник будет полезен не только преподавателям – авторам учебных изданий, но и студентам при написании курсовых и дипломных работ.

ББК 72я2

© Издательство БГУЭП, 2004

2

Оглавление Предисловие......................................................................................................... 4 1. Виды учебных изданий................................................................................... 5 2.Основные элементы вузовского издания....................................................... 9 2.1. Титульные элементы.................................................................................. 9 2.2. Введение и заключение ........................................................................... 10 2.3. Оглавление и содержание ....................................................................... 11 2.4. Приложения.............................................................................................. 12 2.5. Библиографический аппарат................................................................... 12 3. Правила и рекомендации по оформлению текстового материала ........ 17 3.1. Графические сокращения ........................................................................ 17 3.1.1. Усечение конечной части слова....................................................... 18 3.1.2. Точка как знак сокращения .............................................................. 18 3.1.3. Дефис как знак сокращения ............................................................. 18 3.1.4. Косая черта как знак сокращения .................................................... 19 3.1.5. Сокращения при нескольких числах, названиях, именах ............. 19 3.1.6. Самостоятельно употребляемые сокращения (и др., и пр., и т. п., и т. д., т. е.) ................................................................. 19 3.1.7. Сокращения при внутритекстовых ссылках и сопоставлениях ( гл., п., подп., разд., рис., с., см., ср., табл., ч.) ....................................... 20 3.1.8. Слова, сокращаемые при числах в цифровой форме (млрд, млн, тыс., р., к., экз).............................................................................................. 20 3.2. Числа и знаки............................................................................................ 20 3.2.1. Количественные числительные ...................................................... 21 3.2.2. Порядковые числительные.............................................................. 22 3.3. Даты и время дня...................................................................................... 24 3.4. Формулы ................................................................................................... 24 3.5. Таблицы .................................................................................................... 28 3.6. Иллюстрации ............................................................................................ 35 4. Стандартные корректурные знаки (ГОСТ 7.62–90)................................... 37 5. Требования к авторским оригинал-макетам............................................... 39 6. Некоторые особенности работы с текстом в MS Word ............................. 41 Приложения ....................................................................................................... 64 Список использованной литературы............................................................... 65

3

Предисловие Данное издание предназначено для систематизации знаний преподавателей и студентов в такой обширной области знаний, как подготовка издания к публикации. По правилам оформления изданий разработаны различные ГОСТ, и написано значительное количество объемных и качественных справочников, однако ни студент, ни преподаватель обычно не может переработать столь значительное количество материала. Поэтому в данный справочник вошли только самые необходимые сведения, которые помогут облегчить труд автора по оформлению своих работ. Данный справочник предназначен, с одной стороны, для тех, кто разрабатывает учебные, учебно-методические работы, подготовленные для публикации, а также составляет научные отчеты, пишет диссертации и т.п. С другой стороны, он может стать хорошим подспорьем студенту при написании рефератов, курсовых работ, дипломов. Вследствие того, что авторов учебных и научных изданий специально не учили технологиям подготовки текстов, возникла необходимость объединения в одном справочнике максимального количества полезных советов как по подготовке текста, списка литературы и т.п., так и по способам внедрения данных советов в офисной программе, получившей наибольшее распространение в нашей стране – MS Word. Следует обратить внимание, что в справочник включены правила оформления библиографического аппарата по ГОСТ 7.1. – 2003, введенного в 2004 г.

4

1. Виды учебных изданий В настоящее время утвердилась определенная типологическая модель системы учебных изданий для вузов, которая включает четыре группы изданий, дифференцированных по функциональному признаку, определяющему их значение и место в учебном процессе (рис. 1) [11]. Учебный план Программно-методические

Учебная программа Учебник Учебное пособие Учебно-методическое пособие

Обучающие

Конспект лекций Сборник лекций Практикум Хрестоматия Вспомогательные

Сборник задач и упражнений Книга для чтения Методические указания и рекомендации

Учебно-методические

Рис.1. Классификация учебных изданий 5

1. Программно-методические издания. Способствуют организации учебного процесса и управлению им. Учебный план определяет формы и виды обучения; порядок, последовательность и сроки теоретических, практических и лабораторных занятий, семинаров, самостоятельных работ, курсовых и дипломных проектов, зачётно-экзаменационных сессий; состав, структуру и последовательность учебных дисциплин, формы обучения, виды учебных занятий; объем учебного времени, отводимый на аудиторные и самостоятельные занятия. Учебная программа (примерная, авторская или рабочая) конкретизирует учебный план на уровне курса и отдельной учебной дисциплины. В ней даются перечень тем, номенклатура изучаемых вопросов, объединенных в микротемы, последовательность их изучения, время, отводимое на аудиторные и самостоятельные занятия. В программе раскрываются цели и задачи дисциплины, ее связь с другими предметами, содержание тем, определяются области и характер знаний, умений и навыков, которыми студент должен овладеть в результате изучения дисциплины. В программах указываются виды учебных занятий в зависимости от формы обучения, обозначается круг литературных источников, которые студент должен использовать для наиболее полного овладения дисциплиной. 2. Обучающие издания. Учебник является основной учебной книгой по дисциплине. Прежде всего, в нем должна найти место базовая информация, определенная дидактическими единицами ГОСа для каждой дисциплины. Эти единицы определяют основные направления и аспекты рассмотрения предмета, а также последовательность расположения материала. Следует иметь в виду, что учебник не только включает теоретическую информацию, но и призван раскрыть методические аспекты ее получения. При отборе фактического материала необходимо учитывать, что содержание учебника рассчитано, прежде всего, на то, чтобы раскрыть важнейшие процессы и явления, которые определяют специфику данной сферы деятельности. Кроме того, в нем должна быть полностью представлена «школа» – те основы, которые необходимо усвоить обучаемому для дальнейшего овладения предметом. Содержание учебника отражает систему научно-предметных знаний об определенной отрасли науки, сфере человеческой деятельности, необходимых и достаточных для дальнейшего овладения профессией и для применения их в конкретной области. Особенность содержания учебника заключается в отборе авторитетных данных и сведений. Учитывая, что студент воспринимает информацию учебника как основную, необходимо обеспечить тщательный отбор материала, исходя из его достоверности, научности, что и определяет авторитетность и апробированность теоретиче6

ского и фактического материала обучающих изданий. Кроме того, учебник включает характеристику методов получения и использования знаний в данной области, а также методологические основания, определяющие базовые законы и закономерности функционирования и развития отраженной в учебнике деятельности или области знания, ключевые проблемы и важнейшие тенденции развития науки, сферы деятельности. Теоретические и прикладные основные вопросы рассматриваются во взаимосвязи. Содержание учебника излагается последовательно, системно, логично, обоснованно. Учебное пособие обычно выпускается в дополнение к учебнику. Однако если по данной дисциплине учебник еще не создан, то также прибегают к созданию учебного пособия. Это бывает в тех случаях, когда в учебный план вводятся новые дисциплины. Пособие может охватывать не всю дисциплину, а лишь один или несколько разделов, то есть часть учебной программы, однако следует помнить, что это должна быть достаточно содержательная, объемная и завершенная часть. Пособие выпускается более оперативно, чем учебник, поэтому, как правило, в нем содержатся более актуальные сведения. Тем не менее, новый материал, отражающий современные проблемы и тенденции развития отрасли науки, сферы деятельности, необходимо раскрывать в русле фундаментального содержания учебника. Пособие может также включать спорные вопросы, демонстрирующие разные точки зрения на решение той или иной проблемы. Учебно-методическим пособием называется учебное издание, содержащее материалы по методике преподавания учебной дисциплины (ее раздела, части) или по методике воспитания. Учебно-методические пособия по изучению отдельных курсов ориентированы на утвержденные учебники и рекомендуемые учебные пособия. Их основная задача – научить работать с материалом, порекомендовать объем изучения дисциплины, пояснить задачи учебного плана, методические и дидактические принципы учебника и учебного пособия. Учебно-методические пособия бывают двух разновидностей: одни рассчитаны на преподавателей вузов, другие – на студентов. Первые содержат рекомендации наиболее целесообразных методов, приемов и средств подготовки и проведения лекций и семинарских занятий. Вторые включают рекомендации наиболее целесообразных методов, приемов и средств подготовки к лекциям и семинарским занятиям. Среди обучающих изданий значительное место занимают и конспекты лекций. Конспект лекций готовится по новой дисциплине или в дополнение к учебнику. Во втором случае в конспекте лекций ставятся новые 7

проблемы, предлагаются альтернативные решения, оригинальные направления развития отрасли науки или области человеческой деятельности. Сборник лекций включает тексты лекций одного или нескольких авторов по отдельным темам или по курсу в целом. Это издание можно рассматривать как дополнение к учебнику. Как правило, оно развивает содержание учебника за счет новых, оригинальных материалов. В лекциях ярко проявляются авторские начала. Однако оригинальность авторского текста, манера изложения не должны затруднять восприятие основного содержания учебного материала. 3. Вспомогательные издания. Одно из ведущих мест в группе вспомогательных изданий занимают практикумы. Цель практикума – формирование и закрепление умений, практических навыков, обучение способам и методам использования теоретических знаний в конкретных условиях. Практикумы содержат задания и упражнения практического характера, способствующие усвоению пройденного теоретического курса. Структура практикума отражает последовательность изложения материала, принятую в учебной программе. К практикумам относятся: – сборники задач, упражнений и контрольных работ; – пособия, руководства по выполнению курсовых и дипломных работ, курсовых и дипломных проектов; – пособия по проведению лабораторных, практических, домашних, технологических и других работ; – дневники наблюдений. Практикумы условно можно разделить на следующие издания: – состоящие только из заданий, без наличия методических указаний; – сопровождающиеся методическими указаниями. Хрестоматия – сборник текстов, иллюстрирующих содержание учебника. В состав хрестоматии могут входить документы, литературные произведения и фрагменты из них. Важное место в хрестоматии занимают методические указания, в которых разъясняются особенности включенного текста, раскрывается его связь с учебным материалом. Методические указания ориентируют студента при подготовке к семинарским и практическим занятиям. Каждый текст, включенный в хрестоматию, должен сопровождаться библиографическим описанием издания, из которого он взят. 4. Учебно-методические издания. Содержат материалы о методике преподавания учебной дисциплины, изучения курса, выполнения курсовых и дипломных проектов, контрольных работ, организации самостоятельной работы студентов (СРС). В них включают характеристику методов овладения дисциплиной и подготовки различных заданий, а также дипломных и 8

курсовых работ. Эта группа изданий помогает организовать работу студента и преподавателя. В методические рекомендации и указания должны быть включены требования к содержанию, оформлению и защите курсовых и дипломных проектов. Особую группу учебно-методических изданий составляют методические указания к организации самостоятельной работы студентов (СРС), которые готовятся для каждого предмета (дисциплины). Указания включают в себя общую характеристику дисциплины (цели, задачи ее изучения, комплекс предметов, на которые она опирается), описание форм, методов и видов самостоятельной работы студентов (изучение литературных источников, конспектов лекций, подготовка к практическим занятиям, семинарам, составление докладов, выступлений и др.). Излагаемый материал должен показать особенности СРС по данной дисциплине, раскрыть общие требования к знаниям и навыкам, которые формируются при ее изучении.

2.Основные элементы вузовского издания 2.1. Титульные элементы Общие требования к титульным элементам определены ГОСТ 7.4–95. Под титульными элементами понимается комплекс элементов аппарата книги, предназначенных для ее характеристики и идентификации среди других книг. Основным титульным элементом является титульный лист – это обязательная часть книги, наиболее точно и полно отражающий необходимые титульные элементы и состоящий из лицевой и оборотной сторон [1]. Требования к оформлению титульных элементов в БГУЭП подробно изложены в памятке по оформлению учебно-методической, учебной и научной литературы [5]. Обязательным элементом оборота титульного листа является аннотация. Аннотация — это краткая характеристика тематического содержания издания (произведения), его социально-функционального и читательского назначения, формы и других особенностей. Она должна быть четкой, краткой, максимально информативной. Это своего рода реклама книги. Обычно в аннотации указывают номер и названия дисциплины по государственному образовательному стандарту (ГОС), направления (указываются № и название направления по классификатору) высшего и профессионального образования, для подготовки бакалавров, магистров или специалистов. Текст аннотации включает 3-5 строк.

9

Последний абзац аннотации определяет читательский адрес издания, здесь указывается студентам каких курсов, специальностей и факультетов предназначено данное издание. Содержательная часть аннотации включает в себя следующие части: - назначение издания (цель, функция); - сведения об авторах; - соответствие программе и другим дидактическим требованиям; - тема (объект, проблема), лежащая в основе содержания (изложения); - предмет, цель издания; области применения; - новизна издания по сравнению с предшествующими - читательское назначение (адрес) с указанием направления, специальности. В правом нижнем углу оборота титула всех видов изданий помещается знак охраны авторского права: латинская буква С в кружке ©, наименование обладателя исключительных авторских прав – копирайт (от англ. copyright – авторское право), год первого опубликования произведения. Авторское право распространяется на произведения, являющиеся результатом творческой деятельности. Исключительные права автора — имущественные права на использование своего произведения, исключают возможность использования данного произведения другими лицами без согласия автора. В книге с несколькими авторами и многими охраняемыми объектами (иллюстрации, оформление, вступительная статья, примечания и т.д.) ставят несколько знаков охраны, уточняя к какому объекту относится каждый. В методических указаниях составитель не является автором, так как это произведение не результат творческого труда. После написания титульного листа переходят к составлению оглавления издания, которое может приводиться как в начале издания перед введением, так и в конце его после списка рекомендованной литературы. 2.2. Введение и заключение Практически любое издание начинается с введения и заканчивается заключением. Главное требование к введению: ввести в содержание, проблематику учебной дисциплины (лекции, семинара, лабораторных занятий и т.п.), в основные направления, методы и формы ее освоения, теоретически, методически и психологически (вызвать интерес у читателя, активизировать и т.п.). Включает следующие аспекты: 1. Зачин – актуальность и значимость данной учебной дисциплины; 10

2. Предметная (содержательная) характеристика учебной дисциплины а) теоретическая: объект и предмет, методология, принципы, система базовых категорий (понятий), структура и особенности основных составляющих, место в системе наук и общественной деятельности; б) историческая: краткий исторический обзор становления и развития, основные тенденции и достижения, вклад выдающихся деятелей и коллективов, современное состояние, дискуссионность, проблемность; в) методическая: особенности использования знаний, умений и навыков по результатам освоения учебного курса, преемственность знаний, полученных при изучении предшествующих и последующих дисциплин, основные приемы междисциплинарных связей, наиболее важные, трудные и перспективные темы учебного курса, рекомендуемые последовательность, методы и формы изучения предмета, отдельных тем и проблем, использования учебной книги. 3. Концовка – переход к основной части – структура и особенность изложения основной части учебного курса; установка на определенные (заданные) условия чтения, усвоения и использования учебного материала; возможные ограничения в изложении учебного материала. Главное требование к заключению: обобщение учебного материала, основные выводы, рекомендации и прогноз развития учебной дисциплины. Включает следующие аспекты: 1. Обобщение информации, изложенной в основной части учебного издания, основные выводы и тенденции развития учебной дисциплины. 2. Краткая характеристика основных нерешенных или труднорешаемых проблем. 3. Рекомендации по дальнейшему изучению данной учебной дисциплины, кругу самостоятельного чтения специальной литературы. 4. Прогноз развития учебного предмета. 5. Концовка учебного издания. 2.3. Оглавление и содержание И оглавление и содержание – это указатели заголовков издания. Оглавление раскрывает в первую очередь строение произведения в моноиздании или только строение сборника (из каких частей или разделов он состоит). Содержание представляет прежде всего состав полииздания (какие произведения в него включены) или состав моноиздания – издания одного произведения (какие части, кроме этого произведения, в него вошли). Заголовки внутри издания и в оглавлении (содержании) должны текстуально совпадать: грубые ошибки могут вводить читателя в заблуждении, мелкие – подрывать доверие к изданию и издательству. 11

Все элементы заголовков в оглавлении (содержании) рекомендуется воспроизводить в той же форме, в какой они напечатаны внутри издания. Правильно: В тексте: Глава 1

Неправильно: В тексте: Глава 1

В оглавлении: Глава 1

В оглавлении: Глава 1-я Глава первая

2.4. Приложения Материал, дополняющий содержание работы, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, иллюстративный материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д. После слова «Приложение» следует арабская цифра, обозначающая его последовательность. В тексте работы на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте работы. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху справа страницы слова «Приложение» и его номер. Приложение должно иметь заголовок, который записывают по центру относительно самого приложения с заглавной буквы отдельной строкой. Приложения должны иметь общую с остальной частью работы сквозную нумерацию страниц. Все приложения должны быть перечислены в оглавлении работы (при наличии) с указанием их номеров и заголовков. 2.5. Библиографический аппарат Библиографический аппарат – это ключ к источникам, которыми пользовался автор при ее написании. Библиографический аппарат работы должен быть представлен библиографическим списком и библиографическими ссылками. Для описания библиографического списка используется ГОСТ 7.1. – 2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. – М. : Изд-во стандартов, 2004. – 47 с. Рассмотрим оформление библиографического списка, который в настоящее время рекомендуется называть списком использованной литературы. Библиографический список – элемент библиографического аппарата, который содержит библиографические описания использованных источ12

ников и помещается после заключения. Такой список составляет одну из существенных частей диссертации, отражает самостоятельную творческую работу ее автора и позволяет судить о степени фундаментальности проведенного исследования. Чаще используется построение библиографических списков по алфавиту (по фамилиям авторов или заглавиям, по тематике, по видам изданий, по характеру содержания), по другому основанию, выбранному автором (списки смешанные). Алфавитный способ группировки литературных источников характеризуется тем, что фамилии авторов или заглавия (если автор не указан) размещены по алфавиту. Однако не следует в одном списке смешивать разные алфавиты. Источники на иностранных языках обычно размещают по алфавиту после перечня всех источников на русском языке. Принцип расположения в списке библиографических описаний источников – «слово за словом». Записи рекомендуется располагать: а) при совпадении первых слов – по алфавиту вторых и т.д.; б) при нескольких работах одного автора – по алфавиту заглавий; в) при автораходнофамильцах – по идентифицирующим признакам (младший, старший, отец, сын – от старших к младшим); г) при нескольких работах одного автора, написанных им в соавторстве с другими, по алфавиту фамилий соавторов. Форма связи записей с основным текстом здесь – по номерам их в списке. Такие номера обычно заключают в круглые или прямые скобки. Цифры в них показывают, под каким номером следует в списке литературы искать нужный источник. Библиографический список, построенный по тематическому принципу, применяется, когда необходимо отразить большое число библиографических описаний. Такое построение позволяет быстро навести справку о книгах на одну из тем, в то время как при алфавитном или хронологическом построении для этого пришлось бы прочитывать весь список, отыскивая книги на нужную тему. Расположение описаний в таком списке может быть различным: а) по темам глав произведений с выделением в отдельную рубрику общих работ, охватывающих все темы или значительную их часть; б) по рубрикам того или иного раздела тематической классификации литературы, который соответствует общей теме диссертации. В тематическом библиографическом списке расположение источников внутри рубрик может быть: а) по алфавиту фамилий авторов или первых слов заглавий; б) по характеру содержания (от общих по содержанию источников к частным); в) по виду издания и алфавиту фамилий авторов или первых слов заглавий. 13

Форма связи описаний с основным текстом здесь – по номерам записей в списке. Во внутритекстовой ссылке на произведение, включенное в список использованной литературы, после упоминания о нем или после цитаты в квадратных или круглых скобках проставляют номер, под которым оно значится в библиографическом списке, и, в необходимых случаях, страницы. Пример: Основной титульный лист – это титульный лист, являющийся обязательной частью книги, наиболее точно и полно отражающий необходимые титульные элементы и состоящий из лицевой и оборотной сторон [1] После заполнения всех титульных элементов, написания аннотации и введения переходят к написанию основной части издания. Некоторые слова могут быть сокращены по определенным правилам, о чем речь пойдет ниже [3 с.86]. Если ссылаются на несколько работ одного автора или на работы нескольких авторов, то в скобках указываются номера этих работ. Далее приведены примеры библиографического описания различных видов зданий. Особо следует отметить, что с введением в 2004 г. нового ГОСТ, необходимо после и перед каждым знаком препинания делать пробел. Исключение составляет только отсутствие пробела перед точкой и запятой. Следующее слово после двоеточия необходимо писать со строчной буквы (не относится к городу и наименованию издательства). Государственные стандарты и сборники документов. Сборники типовых инструкций по охране труда для рабочих лесной промышленности. – М. : Лесн. пром-сть, 1989. – 471 с. ГОСТ 7. 9-77. Реферат и аннотация. – М. : Изд-во стандартов, 1981. – 6 с. Описание законодательных актов О представительствах Министерства по делам Федерации, национальной и миграционной политики РФ за рубежом: указ Президента РФ от 24 февр. 2001 г. № 236 // Рос. газ. – 2011. – 28 февр. Описание книги с указанием авторов Азимов А. Язык науки / А. Азимов – М., 1985. – 159 с. (Краткое описание; применяется, как правило, в библиографических ссылках).

14

Азимов А. Язык науки / А. Азимов : пер. с англ. И. Э. Лалаянца ; под ред. и с предисл. Б. Д. Сергиевского. – М. : Мир, 1985. – 159 с. (Расширенное описание; применяется, как правило, в библиографических списках). Розенталь Д. Э. Словарь-справочник лингвистических терминов : пособие для учителей / Д. Э. Розенталь, М. А. Теленкова. – М. : Просвещение, 1976. – 543 с. Описание книги под заглавием Книга и время. – М. : Книга, 1970. – 115 с. Книга и время : сб. ст. / сост. В. А. Петрицкий ; Всесоюз. добр. о-во любителей книги – М. : Книга, 1970. – 115 с. Книги одного, двух, трех авторов Рузавин Г. И. Научная теория : логико-методологический анализ / Г. И. Рузавин. – М. : Мысль, 1978. – 237 с. Госс В. С. Категории современной науки: становление и развитие / В. С. Госс, Э. П. Семенюк, А. Д. Урсул – М. : Мысль, 1984. – 268 с. Коротеев Л. М. Планирование, организация и управление транспортным строительством / Л. М. Коротеев, Т. Л. Беляев; под ред. Л. М. Коротеева. – М. : Транспорт, 1989. – 286 с. Книги более трех авторов Теория статистики: учебник / Е. Б. Шувалова [и др]. – М. : Финансы и статистика, 1999. – 558 с. Сборники одного автора Методологические проблемы современной науки / сост. Л. Т. Москаленко. – М. : Политиздат, 1992. – 295 с. Сборники с коллективным автором Непрерывное образование как педагогическая система : сб. науч. тр. / отв. ред. Н. Н. Нечаев ; Науч.-исслед. НИИ высш. образования. – М. : НИИВО, 1995. – 156 с. Описание многотомной книги – описание отдельного тома Бестужев-Марлинский А. А. Сочинения. В 2 т. Т. 1. / А. А. БестужевМарлинский ; сост., подгот. текста, вступ. ст. и коммент. В. И. Кулешова. – М. : Худож. лит., 1991. – 487 с. История русской литературы : в 4 т. Т. 3 : Расцвет реализма /АН СССР; Ин-т рус. лит. (Пушкин. дом). – Л. : Наука. Ленингр. отд-ние, 1982. – 80 с. 15

Описание составной части книги Составная часть собрания сочинений Гончаров И. А. Литературный вечер // Собр. соч. : в 8 т. М., 1980. Т. 8. С. 98. Тюньков К. И. Великий романист // Гончаров И. А. Собр.соч. : в 8 т. М., 1977. Т. 1. С. 5-30. Составная часть сборника Синельников И. Молодой Заболоцкий / И. Синельников // Воспоминание о Н. Заболоцком. – 2-е изд. М., 1984. С. 101-120. Составная часть энциклопедического издания Каммари М. Национальный вопрос / М. Каммари // Филос.энцикл. М., 1967. Т. 4. С. 11-12. Ляхов В.Н. Книга / В. Н. Ляхов, Е. Л. Немировский // БСЭ. – 3-е изд. М., 1974. Т. 12. С. 305-310. Материалы конференций, съездов. Проблемы вузовского учебника : тез. докл. Третьей всесоюз. науч. конф. – М. : МИСИ, 2000. – 156 с. Описание автореферата диссертации Поликарпов В. С. Философский анализ роли символов в научном познании: автореф. дис.... канд. филос. наук / В. С. Поликарпов – М., 1995. – 35 с. Описание неопубликованной диссертации Ахалая Т. Н. Теоретические основы и методы оценки и измерения качества систематического каталога : дис.... канд.пед.наук / Т. Н. Ахалая. – М., 1996. – 146 с. Описание депонированной работы Костромитинов К.Н. Особенности экономико-математического моделирования рентабельности эксплуатации сложноструктурных россыпей / К. Н. Костромитинов, А. В Щур; ИГЭА. – Иркутск, 1984. – 15 с. – Деп. в ВИНИТИ 24.01.94, № 182-В94 Описание составной части журнала Сахаров В. А. Рубль считанный и бессчетный / В.А.Сахаров // Экономика и организация пром. пр-ва. 1986. №10. С. 195-197.

16

Белох Н. В. Доходы, предложения и цены – проблема сбалансированности / Н. В. Белох Н. Я. Петрарков, В. П. Русакова // Изв. АН СССР. Сер.экон. 1972. № 2. С. 71-77. Описание составной части газеты Райцын Н. В окопах торговых войн / Н. Райцын // Деловой мир. 1993. 7 окт. Статьи из продолжающихся изданий Сафронов Г. П. Итоги, задачи и перспективы развития книжной торговли / Г. П. Сафронов // Кн. торговля : опыт, пробл., исслед. 1981. Вып.8. С. 3–17. Статьи из ежегодников Народное образование и культура // СССР в цифрах в 1985 г. М., 1986. С. 241–255. Статьи из энциклопедий и словарей Бирюков Б.В. Моделирование / Б. В. Бирюков, Ю. А. Гастев, Е. С. Геллер // БСЭ. – 3-е изд. М., 1974. Т.16. С. 393–395. Диссертация // Сов. энцикл. слов. М., 1985. С. 396. Библиографическое описание электронных изданий осуществляется по тем же правилам, что и изданий на бумажном носителе [6]. После знака // следует либо электронный адрес, либо название электронного ресурса: Дронов Р. Оценка финансового состояния предприятия [электронный ресурс] / Дронов Р., Разник А. И., Бунина Е. М. // http://www.spsl.nsk.ru Нормативы затрат на службу заказчика-застройщика : постановление Минстроя России от 11 марта 1997 г. № 18-14 [электронный ресурс] // Стройэксперт-Кодекс. Основы правового регулирования строительства Об основах федеральной жилищной политики : закон РФ от 24.12.92 № 4218-1 [электронный ресурс] // Консультант Плюс. ВерсияПроф

3. Правила и рекомендации по оформлению текстового материала 3.1. Графические сокращения При написании работы автор сталкивается с проблемой правильного сокращения слов. Некоторые слова сокращаются по определенным правилам, о чем речь пойдет ниже [3].

17

3.1.1. Усечение конечной части слова Оставшаяся часть слова должна: 1) позволять легко и безошибочно восстанавливать полное слово Например: филос., филол., не: фил.; 2) заканчиваться на согласный (исключая однобуквенные сокращения); Например: архит.; не: архите.; 3) при стечении в конце двух одинаковых согласных заканчиваться на одном из них; Например: ил.; не: илл.; 4) при стечении в конце нескольких разных согласных заканчиваться на последнем из них; Например: геогр.; не: геог. 3.1.2. Точка как знак сокращения Ставится точка как знак сокращения, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не ее сокращенной форме. Например: г. – при чтении произносят год, а не «гэ». Исключение – обозначения единиц физ. величин; они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417–81, пишутся без точки на конце. Точка не ставится: 1) в конце сокращения, если выброшена срединная часть слова, замененная дефисом, и сокращение заканчивается на последней букве полного слова; Например: г-н, изд-во, ин-т, ин-тов; 2) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); Например: п/п, н/Д; 3) в середине удвоенного однобуквенного графического сокращения (сокращение пишется слитно, и точку ставят только в конце); Например: вв., гг., пп.; 4) в конце сокращений, образованных путем удаления гласных; Например: млн, млрд; 5) после сокращенных обозначений единиц физ. величин, поскольку такое написание установлено стандартом; Например: 25 мм; 45 кг; 200 т (если ими не заканчивается предложение). 3.1.3. Дефис как знак сокращения Ставится дефис: 1) когда выбрасывается срединная часть слова (дефис ее заменяет) при сохранении окончания; Например: г-жа, б-ка, ин-т, но стб. — столбец отсечено); 2) когда сокращается сложное слово, части которого в полной форме 18

пишутся через дефис; Например: инж.-мех. — инженер-механик; 3) когда сложное прилагательное сокращается так же, как и словосочетание из которого оно образовано (сельскохозяйственный, как сельское хозяйство); дефис между сокращаемыми частями прилагательного служит указанием для читателя, что он имеет дело со сложным прилагательным, а не с сочетанием из прилагательного и существительного; Например: с.-х. — сельскохозяйственный, в отличие от с.х. — сельское хозяйство; ж.-д. — железнодорожный, в отличие от ж.д. — железная дорога. 3.1.4. Косая черта как знак сокращения Ставится косая черта: 1) если в словосочетании усечен предлог на, по и т.п. Например: п/п – по порядку; н/Д – на-Дону; 2) если сокращены до одной буквы составные части сложного слова, пишущегося через дефис. Например: г/к – гарнитуро-кегли. 3.1.5. Сокращения при нескольких числах, названиях, именах Если сокращение относится к идущим подряд нескольким числам, названиям, именам и т. п., то оно указывается только один pаз перед таким рядом или после него; повторять сокращение у каждого ряда нет необходимости. Рекомендуется: На рис. 60, 65,72... Длиной 5, 25, 100 м...

Не рекомендуется: На рис. 60, рис. 65, рис. 72... Длиной 5 м, 25 м, 100 м…

3.1.6. Самостоятельно употребляемые сокращения (и др., и пр., и т. п., и т. д., т. е.) Употребляются в любом контексте, с любыми соседними словами, за одним исключением – не рекомендуется в изданиях, не относящиеся к справочным, употреблять сокращения и др., и пр., и т.п. в середине фразы, если далее следует согласованное с сокращением слово. Например: Рекомендуется: Н.И. Петров, В.Г. Николаев и другие ученые… Эти и тому подобные книги…

Не рекомендуется: Н.И.Петров, В.Г.Николаев и др. ученые … Эти и т.п. книги… 19

3.1.7. Сокращения при внутритекстовых ссылках и сопоставлениях ( гл., п., подп., разд., рис., с., см., ср., табл., ч.) Все сокращения, кроме см. и ср., употребляются только в сочетании с цифрами или буквами; Например: в гл. 22, в подп. 5а; согласно п. 10; в разд. 1; по данным разд. А; на рис. 8; в табл. 2; с. 8~9. Ранее широко применявшееся сокращение стр. (страница) рекомендуется заменять сокращением с., поскольку оно закреплено ГОСТ 7.12–93. 3.1.8. Слова, сокращаемые при числах в цифровой форме (млрд, млн, тыс., р., к., экз) Употреблять сокращения руб. и коп. взамен р. и к. допустимо лишь в изданиях для малоподготовленного читателя. В любом случае в пределах одного издания должна употребляться только одна форма сокращения – либо однобуквенная, либо трехбуквенная. Млн, млрд, тыс. рекомендуется употреблять взамен нулей в круглых числах; Например: 45 млн экз.; 10 млрд р.; 10 тыс. экз. Недопустимы все эти сокращения перед цифрами (при инверсии) случаях, когда сокращения отделены от цифр словами. Например: Правильно: На это потребовалось бы рублей 500. Примерно тысяч 40... Царь послал 10 тысяч серебряных рублей. ...10 тыс. серебряных рублей.

Неправильно: На это потребовалось бы руб. 500 Примерно тыс. 40... Царь послал 10 тыс. серебряных. ...10 тысяч серебряных руб.

3.2. Числа и знаки В тексте работы числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти – словами. Приводя наибольшие или наименьшие значения, следует применять словосочетание «должно быть не более (не менее)».

20

3.2.1. Количественные числительные Могут быть написаны прописью или в цифровой форме. Словесная форма чисел (прописью) Рекомендуется в следующих случаях: 1. Когда однозначные числа стоят в косвенных падежах не при единицах величин, денежных единицах поскольку в подобных случаях цифровая форма усложнила бы чтение (поначалу читатель мысленно произносит цифру в им. Падеже и лишь при дальнейшем чтении понимает, что падеж должен быть иным, а это ведет к ненужной остановке, замедляет чтение). Например: Рекомендуется: Лабораторию следует оборудовать четырьмя мойками.

Не рекомендуется: Лабораторию следует оборудовать 4 мойками.

2. Когда стечение нескольких чисел в цифровой форме может затруднить чтение вставить, а вставить между этими числами слово или изменить порядок слов, чтобы развести числа, сложно или нежелательно. Например: Рекомендуется: ... пять 30-местных автобусов…

Не рекомендуется: ... 5 30-местных автобусов…

Если изменить порядок слов сложно то предпочтительней вставить между цифрами новое слово, чем менять цифровую форму числа на словесную. Например: …25 новых 30-местных автобусов. 3. Когда количественное числительное начинает собой предложение поскольку при цифровой форме исчезает, как правило, прописная в первом слове предложения, служащая для читателя сигналом о его начале (одна точка – слабый сигнал для этого). Например: Не рекомендуется: ... при такой планировке. 5 станков размещают…

Рекомендуется: ... при такой планировке. Пять станков размещают…

Цифровая форма. Рекомендуется в следующих случаях: 1. Когда однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел чита21

телю, как правило, не требуется мысленно переводить их в словесную форму. Не рекомендуется: За сериями из трех, пяти, двенадцати упражнений следовали…

Рекомендуется: За сериями из 3,5,12 упражнений следовали…

2. Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физ. Величин, денежными единицами и т.п. Например: Рекомендуется: При массе до 7 кг…

Не рекомендуется: При массе до семи кг (до семи килограммов)…

Цена до 7 р.

Цена до семи р. (до семи рублей)… Словесно-цифровая форма чисел. Рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд, поскольку читатель быстрее, легче воспринимает 20 млрд, 12 млн, чем 20 000 000 000, 12 000 000. Интервал значений Обозначение интервала значений. Для обозначения интервала значений ставят: а) многоточие; б) тире; в) знак ÷ ; г) предлог от перед первым числом и до – перед вторым. Например: Длиной 5…10 метров; Длиной 5-10 метров; Длиной 5÷10 метров; Длиной от 5 до 10 метров. При этом, между числами в цифровой форме, тире, по тех. правилам набора, не должно отбиваться от цифр. 3.2.2. Порядковые числительные 1) Правила наращения падежного окончания Падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, по закрепившейся традиции должно быть: 1. Однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук. Например:

22

Правильно: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая) 5-е (пятое, пятые), 5-м (пятым, пятом) 5-х (пятых)

Неправильно: 5-ый, 5-ой, 5-ая, 5-ое, 5-ые, 5ым, 5-ом, 5-ых

2. Двухбуквенным, если последней букве числительного предшествует согласный. Например: Правильно: 5-го, 5-му, 30-ми

Неправильно: 5-ого, 5-ому, 30-ыми

2) Наращения падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд Написание порядковых числительных с наращением падежного окончания различается в этом случае в зависимости от их числа и формы разделения (соединения): 1. Если один за другим следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них. Например: 1-й, 2-й ряды; 9-е и 10-е классы; 40-е и 50-е годы; в 8-й или 9-й класс. 2. Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного. Например: Ученики 5, 7, 9-х классов; 40, 60, 70-е годы; в 7, 8 или 9-й класс. 3. Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают: а) только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных, Например: 50–60-е годы; в 20–30-х гг.; б) у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым, Например: в 20-м – 30-х секторах; в начале 70-х – 80-е годы. 3) Числительные в составе сложных существительных и прилагательных В изданиях деловой и научной литературы рекомендуется словесно23

цифровая форма, даже когда числа малы. Например: 1-, 2- и 3-секционный шкафы. Знаки №, §, % - ставятся в тексте только при числах в цифровой форме. При двух и более числах набираются только перед рядом чисел или после него, без постановки у каждого числа в числовом ряду. Например: Правильно: № 5, 6, 7; 50, 60 и 70%

Неправильно: № 5, №6, №7; 50%, 60% и 70%

3.3. Даты и время дня В современных документах принята следующая стандартная форма написания дат: 07.08.2001 г.; 2000/2001 учебный год; 90-е годы XX века; в 1960-1980 гг.; в период 1890-1910 годы. При датах в круглых скобках (1789-1793) – без сокращения гг. Слово год требуется опускать при цифровом его обозначении на тит. л., обложке, переплете, а также в библиографическом описании в выходных данных. 3.4. Формулы Латинские обозначения, кроме устойчивых форм, наименований типа max, min, cos, sin, tg, log, exp, det и т.д. набираются курсивом. Русские, греческие обозначения и цифры всегда набираются прямым шрифтом. В качестве символов необходимо использовать буквы русского, латинского, греческого и готического алфавитов. Чтобы избежать совпадения символов различных величин, следует применять индексы. Индексом могут служить строчные буквы русского, латинского и греческого алфавитов, арабские и римские цифры, штрихи. Располагать индексы следует справа от символа вверху или внизу; например: Dв, da. Однако верхние индексы рекомендуется использовать крайне редко, так как это место расположения показателя степени. Не допускается применение одновременно и верхнего и нижнего индексов. При использовании символов и индексов необходимо соблюдать следующие требования [10].

24

1. Одна и та же величина в одном издании должна быть обозначена одинаково. 2. Символы и индексы физических величин и их единиц измерения должны соответствовать СТ СЭВ 1052-78; например: длина – L – м; количество вещества – N – моль и т.д. 3. Буквенные индексы должны соответствовать начальным или наиболее характерным буквам наименования понятия или величины, на связь с которым указывает индекс; например: Kp– константа равновесия; dr – фактор тепловой диффузии; Gсм– напряжение смятия. Если индекс указывает на понятие, состоящее из двух и более слов, то следует составлять индекс из нескольких букв, разделяемых точкой, или двух-трех букв, характеризующих данное понятие; например: Dот – диаметр обсадной трубы. 4. Индекс (ноль) необходимо использовать только в случаях, указывающих на начальные или исходные показатели. Единицы физических величин необходимо указывать в экспликации к формуле или в тексте, относящемся к данной формуле. Непосредственно после формулы единицы можно приводить только в случае окончательного количественного расчета; например:

неправильно

правильно

F = mg, H

F = mg = 3 · 29,4H .

- Математические знаки – это условные обозначения, служащие для записи математических понятий, предложений и выкладок, которые следует применять только в формулах. В тексте их следует заменять словами: более, менее, равно, угол, точка и т.д. - Экспликация – это объяснение символов, входящих в формулу. Экспликация должна отвечать следующим требованиям. 1. Размещаться только после формулы, от которой отделяется запятой, если начинается со слова где, и точкой, если начинается со слова здесь. 2. Символы надо располагать в порядке упоминания в формуле: в формулах с дробями сначала поясняют числитель, затем – знаменатель; одинаковые символы с различными индексами допускается группировать. 3. Должна включать абсолютно все символы из формулы или группы формул, после которых расположена. Допускается не включать лишь те символы, которые объяснены в предыдущем тексте или экспликациях. 4. Знаки препинания расставляют следующим образом: между символом и расшифровкой ставят тире; 25

внутри расшифровки единицы измерений отделяют от текста запятой; после расшифровки перед следующим символом ставят точку с запятой; в конце последней расшифровки ставят точку, например:

hтр = λ

l , d

где hтр – потери напора, м; λ – коэффициент гидравлического сопротивления; l – длина камеры, м; d – диаметр трубы, м. Формулы можно располагать отдельными строками посередине полосы и внутри текстовых строк в подбор. В подбор рекомендуется помещать формулы короткие, простые, не имеющие самостоятельного значения и не пронумерованные. Нумерацию формул применяют в тех случаях, когда в тексте на них есть ссылки. Порядковые номера всех формул пишут в скобках у правого края страницы. Ссылку на формулу в тексте необходимо заключать в круглые скобки и снабжать словами: уравнение, выражение, формула, равенство и т.п., например: ... в формуле (18) приведены ... ... из уравнения (1.25) видно ... При переносе формулы номер ставят на уровне последней строки. Перенос формул необходимо производить по знакам математических соотношений: = ≠ ≈ ≡ ≤ ≥ < >. Если по этим знакам перенос невозможен, то по знакам операций сложение (+), вычитание (-) или умножение. Знак умножения в этом случае показывают не точкой, а косым крестом. Не рекомендуется переносить формулы на знаке деления. При переносе знак повторяют два раза: первый – в конце первой строки; второй – в начале следующей. Если формулу переносят на отточии, то его также повторяют у перенесенной части. Дроби с длинным числителем и коротким знаменателем необходимо преобразовать таким образом, чтобы числитель становился многочленом, например: До исправления S=

После исправления

a+b+c+d . l

1 S = ( a + b + c + d ). l

Правила переноса:

1 S= × l ×( a + b + c + d ).

1 S = (a +b + l + c + d ). 26

Дроби с коротким числителем и длинным знаменателем следует преобразовывать, вводя вместо знаменателя условные обозначения, например: До исправления

∆p =

После исправления

a ( l + A1 )rn + ( l + A2 )ln + ( l + A3 ) ,

∆p =

a , Q где

Q = ( l + A1 )rn + ( l + A2 )ln + ( l + A3 )

В формулах допускается использовать все виды скобок (),{},[], и т.д. Высота скобок должна быть достаточной, чтобы охватывать находящееся в них выражение. Основным знаком умножения является точка на средней линии. Точка ставится: а) между числовыми сомножителями: 20 ·75 ; б) для выделения какого-либо множителя: 2 ·2ху · z; в) для записи скалярного произведения векторов: а · b; г) между аргументом тригонометрической функции и буквенным обозначением: a cos x·b sin y ; д) между знаком радикала и сомножителем:

y· a sin x .

Точка как знак умножения не ставится: а) между числом и буквенным символом: 5ab. б) перед скобками и после них: (b + c)(a – d). в) перед дробными выражениями и после них: 5

cos b 2 . b a t

г) перед знаком интеграла, радикала, логарифма: 2a ∫ sin x dx 0

д) перед аргументом тригонометрической функции: arccos wt. Косой крест в качестве знака умножения ставят: а) при указании размеров: 4,5×3м; б) при записи векторного произведения a × b; в) при переносе формулы на знаке умножения:

27

y=(

x+2 + 5) × x

×( x + 4) 2 . Двоеточие перед формулами ставят: а) после обобщающего слова; б) если этого требует построение текста, предшествующего формуле. Многоточие применяется при пропуске членов в ряду суммирования, вычитания или равенства. При этом знаки операции ставятся и перед многоточием, и после него:

φ( x1 , x2 ,..., xn ) = b1 + b2 + ... + bn . В системах уравнений, в матрицах и определителях при пропуске строк делается отточие на полную строку: ⎛5 0 0 0⎞ ⎜ ⎟ ⎜0 5 0 0⎟ ⎜ LLLLL ⎟ . ⎜ ⎟ ⎜ 0 0 0 5⎟ ⎜ ⎟ ⎝ ⎠

3.5. Таблицы

Обычно таблица состоит из следующих элементов: порядкового номера и тематического заголовка, боковика, заголовков вертикальных граф (головки), горизонтальных и вертикальных граф (рис. 2). Таблица … Название таблицы Заголовки граф Головка

Подзаголовки граф

Боковик (графа для заголовков)

Графы (колонки)

Рис. 2. Элементы таблицы

28

Строки (горизонтальные ряды)

Основные требования к тематическому заголовку таблицы

Эти требования – точность, соответствие назначению и содержанию таблицы, выразительность и краткость. Ниже приводятся образцы замены маловыразительных заголовков точно выражающими тему таблицы [3]. До исправления: Производительность труда в 1946– 1950 гг. Себестоимость продукции в 1950– 1954 гг.

После исправления: Рост производительности труда в 1946–1950 гг. Снижение себестоимости продукции в 1950-1954 гг.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом. При этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят. Над продолжением таблицы на новой странице принято ставить заголовок типа Продолжение табл. 5 (если таблица на этой странице не кончается) или Окончание табл. 5 (если таблица здесь завершается). Такой заголовок можно выделять курсивом или разряженным шрифтом. При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире). В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. Приемы правильного написания таблиц

1) Устранение повтора тематического заголовка. Прим.:

29

До обработки Температура горячих мастик при приготовлении и применении, ºС Вид мастики Температура горячих мастик во время приготовления укладки в летнее в зимнее в летнее вре- в зимнее время время мя время После обработки Температура горячих мастик во время приготовления и укладки, ºС Вид мастики

Приготовление летом зимой

летом

Укладка зимой

2) Вынос повторяющихся элементов в верхний ярус или в тематический заголовок таблицы. После обработки:

До обработки:

Основные размеры, мм Диаметр Длина Высота

Основные размеры Диаметр, Длина, Высота, мм мм мм До обработки:

После обработки: Масса листа стали, кг Размер листа, см Толщина стали, мм 71*142 100*200

Толщина Масса од- Масса одстали, мм ного лис- ного листа разме- та размером ром 71*142, кг 100*200, кг

3) Перенос части многословных заголовков граф в тематический заголовок, основной текст или подтабличное замечание.

30

До обработки: Труд квалифицированных рабочих и инструкторов, руководящих обучением новых кадров, оплачивается в размерах, указанных в таблице. Срок обуче- Индивидуальное обучение (в рублях) ния в месяцах Оплата за Премия за каждого выпуск кажученика за дого ученика весь срок в срок на усобучения тановленный разряд

Бригадное обучение (в рублях) Оплата за Премия за каждого выпуск кажученика за дого ученика весь срок в срок на усобучения тановленный разряд

После обработки: Размер оплаты труда квалифицированных рабочих и инструкторов, руководящих обучением новых кадров (за каждого ученика за весь срок обучения), и размер премии им (за выпуск каждого ученика в срок на установленный разряд) указаны в таблице. Срок обучении, месяцы

Бригадное обучение Оплата Премия

Индивидуальное обучение Оплата Премия

4) Устранение лишних слов Лишним в заголовках граф является слово Наименование (Название) при существительном. Например: До обработки: Наименование продукции Наименование материала

После обработки: Продукция Материал

В заголовках так же можно обойтись и без слов число, человек, штук и др. Например: вместо Число рабочих – Рабочих; Продано столов, шт. – Продано столов. 5) Перевод числительных в цифровую или смешанную форму Такой перевод уменьшает число знаков в заголовках граф и позволяет сузить графы или расположить удобно сами заголовки. 31

После обработки: Возраст

Третье вливание

Второе вливание

Возраст

Первое вливание

До обработки:

Вливание 5%-го раствора, мл 1-е

2-е

3-е

в мл 5% раствора 6) Заполнение ячейки головки над боковиком Оставлять указанную ячейку пустой нежелательно, т.к. заголовок в ней помогает читателю быстрее ориентироваться в таблице, позволяет упростить ее. После обработки:

До обработки:

Пшеница Твердая Мягкая: озимая яровая

Сорта твердой пшеницы Сорта озимой мягкой пшеницы Сорта яровой мягкой пшеницы 7) Графа Номер по порядку

Допустима только в случаях, когда понадобится ссылка на строки таблицы. Обозначается № п/п. 8) Грамматическая форма заголовков граф Заголовки ставят в им. падеже или мн.ч., без произвольного сокращения слов. мн.ч. ставят только тогда, когда среди текстовых показателей графы есть такие, которые поставлены во мн. ч., или когда в ед. ч. заголовок передает не то значение, которое нужно, или когда слово в ед. ч. не употребляется. В остальных случаях употребляют форму ед. ч.

32

Не рекомендуется:

Рекомендуется: Область Воронежская Орловская Тульская

Год 1966 1967 1968

Машины Металлорежущие то же Сварочный автомат

Области Воронежская Орловская Тульская

Годы 1966 1967 1968

Машины Металлорежущие то же Сварочный автомат

9) Знаки препинания В конце заголовка точка не ставится. Элементы одного заголовка разделяются запятыми. После старшего заголовка, которому подчинены заголовки низшей ступени, грамматически зависимые от него, ставится двоеточие. 10) Употребление прописных и строчных букв а) Заголовки 1-й или единственной ступени пишутся с прописной буквы. б) Заголовки подчиненных ступеней пишутся со строчной буквы, если они не начинаются с имени собственного и грамматически подчиняются старшему заголовку, и с прописной, если грамматически самостоятельны. Например: Воздухонагреватели: Кожухи и купола с лестницами и площадками Воздуховоды с опорами

Реальные доходы: рабочих крестьян

Заголовок В том числе, как грамматически не подчиненный старшему заголовку, следует писать с прописной буквы, а заголовки после В том числе – со строчной. При соответствующем графическом и пространственном выражении соподчиненности заголовков боковика заголовок В том числе не обязателен.

33

Виды изданий: Всего…………………………… В том числе собрания сочинений…… избранные сочинения…. сборники произведений отдельные работы………

Виды изданий: Всего…………………………… Собрания сочинений…... Избранные сочинения…. Сборники произведений Отдельные работы……...

11) Замена повторяющегося текста словосочетанием То же При повторении подряд двух-, трех- и многострочного заголовка боковика 1-й повторяющийся заголовок рекомендуется заменять словосочетанием То же, а последующие кавычками. Например: Сварочные агрегаты постоянного тока То же »

Республиканские общестроительные организации То же » 12) Отточие в таблице или оглавлении

Не является обязательным. Ставится для того, чтобы не дать глазу читателя соскользнуть на нижнюю или верхнюю строчку. Решение ставить или нет отточие должно быть единым для всей книги. Недопустимо проставлять отточие: 1) после двух- или многострочного заголовка при выравнивании табличной строки по его верхней строке; 2) после чисел в цифровой форме, составляющих боковик; 3) если после заголовка боковика умещается меньше трех точек. 13) Единицы физических величин Пишутся в виде стандартного обозначения, как правило, без предлога в, отделяются от заголовка запятой. 14) Указание единицы величины у числа в прографке Если у одного из чисел графы или строки другая единица величины, чем у всех остальных, то эту единицу как исключение оставляют у числа в 34

прографке. Это позволяет не вводить лишнюю почти пустую графу. Например:

Бетон

Состав 1:5 С щебнем С цементом

До обработки:

После обработки:

Состав бетона

Объемный состав бетона, м3

ИзПевестко- сок, вое м3 тесто, м3 0,2 1 0,17 0,89 0,1 1

Щебень м3

Цемент , кг

0,17 -

39

Бетон

Состав 1:5 С щебнем С цементом

ПеИзвестко- сок вое тесто 0,2 1 0,17 0,89 0,1 1

Щебень

Цемент

0,17 -

39 кг

Если часть ячеек в таблице остается незаполненными, то в них необходимо поставить прочерки. 15) Выравнивание строк в шапке таблицы Табличные строки с двух- или многострочными текстовыми элементами ровняют по верхней строке, даже если строка с двух- или многострочными элементами одна в таблице. 1 год в самых Ингибированное жарких климати- масло НГ 203А, ческих условиях разбавленное растворителем в отношении 1:3

0,34

ТУ 561-60

3.6. Иллюстрации

1) Сквозная нумерация При ней иллюстрации нумеруют от первой до последней в издании: Рис. 1; Рис. 2; … Рис. 99. Этот вид нумерации применяется в моноизданиях, если число иллюстраций не очень велико. 2) Индексационная нумерация Данная нумерация включает номер главы и порядкового номера иллюстрации в этой главе. Например:

35

В главе 8: Рис 8.1.; Рис 8.2.; Рис 8.3.

В главе 1: Рис. 1.1; Рис. 1.2; Рис 1.3 .

Этот вид нумерации удобен, когда книгу пишет коллектив авторов, т.к. как каждый может быть свободен в нумерации своих иллюстраций. 3) Иллюстрация, единственная в издании или в произведении Такую иллюстрацию не нужно нумеровать по той простой причине, что при ссылке на нее в основном тексте достаточно назвать только вид изображения (схема, чертеж, рисунок, фотография) или употребить слово иллюстрация, чтобы читатель нашел эту иллюстрацию. 4) Знаки препинания в подписи Между номером и тематической частью подписи ставят точку. Например: Рис. 1.18. Горизонтальные и вертикальный репродукционные фотоаппараты После тематической части, если далее следует экспликация, - двоеточие. Между элементами экспликации – точку с запятой. После условного обозначения каждого изображения – тире. Наприм.: Рис. 3.74. Накопление краски на валиках: 1 – пробельный участок печатной формы; 2 – накопление краски на валиках; 3 – слой краски увеличенной толщины на печатной форме Слово Рис. и номер для большей значимости, т. к. они служат поисковыми знаками, выделяют чаще всего курсивом. Слово Рис. от номера и номер от текста по техническим правилам набора должны быть отделены пробелом. На все иллюстрации обязательно должны быть ссылки в тексте. Ссылки или входят в текст как его составная часть или помещаются в скобки. Например: Рассмотрим сеть, имеющую цикл (рис.19)... Для конфигурации сети, представленной на рис.38, матрица коэффициентов (рис. 39) принимает вид... Если иллюстрация располагается на другой странице, то ссылка в тесте должна выглядеть следующим образом: (см. рис.19).

36

Необходимо следить за тем, чтобы подпись под иллюстрацией не дублировалась полностью в тексте.

4. Стандартные корректурные знаки (…ГОСТ 7.62–90) Представленные в данном справочнике корректурные знаки – это тот минимум, который могут освоить авторы и рецензенты, студенты и преподаватели и найти взаимопонимание между собой. Выборка представленных знаков приведена из Справочника издателя и автора [3]. - данные символы свидетельствуют о необходимости замены одной буквы на другую.

═

- двойная линия проведенная над буквой свидетельствует о необходимости замены прописной буквы на строчную. Если же двойная линия проведена снизу буквы, то необходимо заменить строчную букву прописной.

═

- такими знаками отмечают текст, который нужно удалить (соответственно: букву, слово, предложение или несколько предложений). Данные символы служат для указания места для вставки пропущенных букв или слов. –

– Данные символы применяются в случае необходимости передвинуть заголовок вправо или влево, вверх или вниз.

37

– Данные символы применяются в случае необходимости указания абзацного отступа. Ставится перед предложением, с которого должен начинаться новый абзац.

– Данные символы применяются в случае необходимости соединения абзацев.

– Данные знаки применяются в случае необходимости установить заголовок посередине.

– Данные символы применяются в случае необходимости введения пробела между символами.

– Волнистая линия поставленная под словом свидетельствует о необходимости выделения слова курсивом. Прямая линия проведенная под словом свидетельствует о необходимости выделения слова полужирным шрифтом. – Данные символы применяются для выравнивания абзаца по вертикали и горизонтали.

38

5. Требования к авторским оригинал-макетам К учебникам, учебным пособиям, методическим указаниям, программам курса и т.п. предъявляются требования, указанные в Памятке по оформлению учебно-методической, учебной и научной литературы [5]: Оригинал-макеты должны быть представлены в текстовом редакторе Word. Текст должен быть пронумерован по центру внизу. Нумерация начинается с титульного листа. Желательно, чтобы количество страниц было кратно 4. Необходимо избегать разнобоя в сокращениях в тексте, таблицах (например: г., гг., в., вв., млн, млрд, кВт·ч, м2, %, ст., п., ч., и др.). Буква «ё» при наборе не употребляется! Параметры страницы Установить в «Файл – Параметры страницы» следующие установки: поля: верхнее – 30 мм, нижнее – 30 мм, левое – 25 мм, правое – 25 мм, верхний колонтитул – 20 мм, нижний колонтитул – 20 мм. Формат А4. Параметры основного текста Шрифт – Times New Roman Cyr, размер – 14 пт., начертание – нормальное, межстрочный интервал – одинарный, абзацный отступ (отступ первой строки) – 8-10 мм, форматирование – по ширине. Установка функции «переноса» обязательна. Параметры заголовка Шрифт – Times New Roman Cyr, размер – 16 пт., начертание – полужирное, межстрочный интервал – одинарный, интервал перед – 12 пт., интервал после – 6 пт., абзацный отступ (отступ первой строки) – 0 мм, форматирование – по центру. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются. Параметры подзаголовка Шрифт – Times New Roman Cyr, размер – 14 пт., начертание – полужирное, межстрочный интервал – одинарный, интервал перед – 6 пт., интервал после – 6 пт., абзацный отступ (отступ первой строки) – 0 мм, форматирование – по центру.

39

Размещение таблиц и рисунков Если используются таблицы и схемы, то их границы не должны выходить за границы основного текста. В параметре «высота и ширина ячейки» не должно быть отрицательных значений. Используется шрифт основного текста, размер шрифта на два–три пункта меньше, чем у основного текста (11–12 пт.) Рисованные объекты обязательно группируются. Использование формул Формулы набираются в Microsoft Equation, шрифт – Times New Roman Cyr, размер: обычный – 14 пт., крупный индекс – 10 пт., мелкий индекс – 9 пт., крупный символ – 17 пт., мелкий символ – 13 пт. Буквенные обозначения и греческие символы – курсивом. Необходимо соблюдать следующие правила при наборе (строгое соблюдение): – не допускать 2 и более пробелов; – не делать абзацный отступ пробелами и табуляцией; – не допускать висячих строк (т.е. состояния, когда на последнюю строку абзаца переходит количество символов, меньше абзацного отступа). Для исправления этой ситуации можно применить комбинацию клавиш Shift+Enter, чтобы перенести необходимое слово или несколько слов на другую строку. Дефисы и тире В соответствии с правилами русского языка должны ставиться дефисы (-), тире (—) (Ctrl+Alt+Num(-) и соединительные тире (–) (Ctrl+Num(). Дефис никогда не отбивается пробелами: все-таки, финансовоэкономический, компакт-диск. Тире, напротив, должно отбиваться пробелами с обеих сторон: «Счастье — это когда тебя понимают». Неразрывный пробел перед тире тем более уместен, что в середине предложения тире не должно переходить на следующую строку и начинать ее. Соединительное тире, или знак «минус», ставится обычно между цифрами для обозначения периода «от … до»: 1990-1996 гг., 8-10 км/ч, пять-шесть минут, и тоже не отбивается пробелами. Рекомендуется так же пользоваться комбинацией клавиш в MS Word Ctrl+Дефис, которая осуществляет «мягкий перенос» слова. Данная комбинация может применяться в том случае, если вас не устраивает перенос слова, сделанный автоматически.

40

Где ставить запятую При отделении десятичных долей от целых чисел: 0,5; 12,75. Пробелы Точка, запятая, а также двоеточие, точка с запятой, восклицательный и вопросительный знаки, знак процента, градуса, минуты, секунды не отбиваются от предшествующего слова или цифры. Знаки номера (№), параграфа (§) и слово «страница» (с.) отбиваются от идущей за ними цифры неразрывным пробелом. Многозначные числа должны быть разбиты на разряды: 9 876 543. Пробелы здесь только неразрывные, простые и десятичные дроби не отбивают от целой части: 0,5; 13/4, как и обозначение степени (м2). Число от размерности, напротив, отбивается неразрывным пробелом: 3 кг, 200 кВт, а также 1927 г., XIX–XX вв. Всегда отбиваются неразрывным пробелом (Ctrl+Shift+пробел) инициалы от фамилии и инициалы друг от друга, а также делаются отбивки в сокращениях типа «и т. д.» Кавычки и скобки Они набираются вплотную к слову, без пробелов. При наборе необходимо использовать типографские кавычки – «елочки». Скобки ставятся точно так же, как и кавычки. Если скобка завершает предложение, точка ставится после нее. Если же точка необходима внутри скобки, то снаружи она уже не ставится.

6. Некоторые особенности работы с текстом в MS Word Как избавиться от лишних пробелов [9] Иногда приходится работать текстом, где выравнивание производилось набором пробелов. Такой текст форматировать очень сложно, и, как правило, приходится вручную убирать лишние пробелы. В этом случае лучше прибегнуть к операции поиска и замены (Правка→Заменить). Для этого в строке поиска введите два пробела, а в строке замены — один и щелкайте на кнопке «Заменить все» до тех пор, пока не будут найдены все лишние пробелы.

41

Специальные символы и подстановочные знаки в операциях поиска и замены

Рис.3. Выбор специальных знаков в окне поиска при отключенной опции «Подстановочные знаки» Word предоставляет удобные возможности для проведения поиска и замены, что существенно упрощает редактирование документов, особенно при использовании специальных знаков. Существуют два типа специальных знаков — специальные символы и подстановочные знаки. Те и другие удобно вводить в строки поиска и замены, используя кнопку «Специальный» в диалоге поиска и замены (Правка →Заменить) (рис.3). Специальными называют символы, которых нет на клавиатуре и (или) которые невозможно непосредственно вписать в строку поиска или замены, например принудительный обрыв строки, мягкий перенос, неразрывный пробел и т.п. Кроме того, включив опцию «Подстановочные знаки», можно формировать сложные условия поиска и замены, задавая диапазоны символов и выражения, отвечающие ряду условий (см. рис.4).

42

Рис.4. Выбор специальных знаков в окне поиска при включенной опции «Подстановочные знаки» Специальных знаков достаточно много, и коды их можно посмотреть в справке. Мы же остановимся на некоторых конкретных примерах их использования при включенной опции «Подстановочные знаки». Например, в документе много десятичных дробей: часть из них набрана через точку, а часть — через запятую. Нужно сделать замену так, чтобы все дроби оказались с запятой. Для этого достаточно в строке поиска ввести комбинацию () (означает, что перед точкой и после точки стоит несколько цифр из интервала от 0 до 9), а в строке замены — \1,\2 (означает, что берется первое выражение из строки поиска, поле него ставится запятая, а затем второе выражение из строки поиска). Другой пример — в документе присутствуют пробелы перед знаками препинания и их нужно удалить. В этом случае в строке поиска следует ввести ^0032([.,:;\!\?]) (означает пробел и следующий за ним знак препинания), а в строке замены — \1 (означает, что остается первое выражение из строки поиска). Или представим такую ситуацию — в документе встречаются английские термины и изначально нет никаких текстовых выделений. Нужно вы43

делить все английские слова курсивом. В этом случае в строке поиска следует ввести ([A-Za-z^0032]) (означает английское слово и следующий за ним пробел), а строку замены оставить пустой. Одновременно с этим для строки замены необходимо установить соответствующий формат, воспользовавшись кнопкой «Формат». Кроме того, встречаются обозначения с большой буквы на русском языке в кавычках вида «Формат». Нужно убрать кавычки, а сами обозначения выделить полужирным начертанием. Для этого введите в строке поиска выражение вида ([А-яа-я]@) (означает русское слово с большой буквы в кавычках), а в строке замены — \1 и установите соответствующий формат. Неразрывный пробел Word автоматически разбивает текст по отдельным строкам в тех местах, где поставлены пробелы, – в результате возможно появление нежелательных разрывов некоторых словосочетаний, например переход на другую строку инициалов (инициалы отделяются от фамилий), названия улицы или телефона (сокращение «ул.» отделяется от названия улицы, а «тел:» – от самого телефона) либо единиц измерения (единица измерения отделяется от цифрового показателя) и пр. Чтобы этого избежать, поставьте между такими словосочетаниями неразрывный пробел, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Shift+Пробел». Как подогнать текст по месту Бывают ситуации, когда текст нужно обязательно разместить на странице, а он слегка не помещается – буквально на 2-3 строчки. Проблема эта легко разрешима за счет уменьшения межсимвольного интервала. Выделите текст, который не помещается должным образом, и воспользуйтесь командой Формат→Шрифт (рис.5). В открывшемся окне перейдите на закладку Интервал, выберите уплотненный интервал и определите степень уплотнения шрифта, введя нужное количество пикселов. Следует иметь в виду, что устанавливать слишком большой интервал не желательно – в этом случае буквы будут располагаться слишком близко друг к другу и текст будет сложно читать.

44

Рис.5. Окно изменения интервала шрифта А можно поступить и по-другому — немного уменьшить размер шрифта. Сделать это несложно и вручную, но лучше обратиться к специально предназначенной функции «Подгонка страниц», при помощи которой Word мгновенно сократит число страниц в документе за счет уменьшения всех шрифтов на очень малую величину, например на полпункта. Воспользуйтесь командой Файл→Предварительный просмотр и щелкните по кнопке Подгонка страниц. Документы с разной ориентацией страниц В больших документах, к примеру в отчетах, нередко возникают ситуации, когда за страницами с обычной книжной ориентацией идут одна или несколько страниц с альбомной ориентацией (например, с таблицами или графиками), а затем — вновь с книжной и т.д. В этом случае пользователи, как правило, создают отдельные документы, в которых страницы проставляют вручную. Удобнее создавать документы с разной ориентацией страниц – в этом случае и вся информация будет находиться в одном документе, и никаких проблем с нумерацией не возникнет. Для этого предварительно в местах смены ориентации страниц следует вставить разрывы страниц с обязательным созданием нового раздела, 45

применив команду Вставка→Разрыв и подсветив строку Новый раздел со следующей страницы (рис.6.)

Рис.6. Создание нового раздела Затем внутри каждого раздела воспользуйтесь командой Файл→Параметры страницы и установите нужный вариант ориентации, применив его «к текущему разделу» (см. рис.7.) Форматирование группы текстовых блоков Одна из наиболее часто выполняемых пользователями задач — форматирование и переформатирование существующих документов. Эта операция легко и просто осуществляется в том случае, если при наборе документа вы строго придерживались применения стилей. В противном случае при переформатировании документа у вас возникнут серьезные проблемы. Однако их можно избежать. Для этого выделите все фрагменты документа, отформатированные одинаковым образом (они могут иметь разные стили), щелкнув правой кнопкой мыши на любом текстовом блоке из данного набора и выбрав из контекстного меню команду Выделение текста, имеющего такой же формат. В результате весь текст, который отформатирован с использованием тех же параметров, окажется выделенным. После этого достаточно просто задать новые параметры форматирования, и Word применит их ко всему выделенному тексту.

46

Рис.7. Установка ориентации страниц Выравнивание верхнего и нижнего полей Представим ситуацию, что вам нужно отформатировать титульный лист. В идеальном случае отформатированный на нем текст должен оказаться в середине страницы, чтобы сверху и снизу получились одинаковые белые поля. Большинство пользователей такую ситуацию решают очень просто, добавляя пустые строки перед текстом до тех пор, пока им визуально не покажется, что текст находится примерно посередине листа. Неудобство данного способа заключается в том, что каждый раз при добавлении или удалении части текста оставшаяся его часть оказывается вовсе не посередине, в связи с чем операцию выравнивания приходится повторять. Поэтому гораздо лучше автоматически установить вертикальное выравнивание. Для этого зайдите в меню Файл=>Параметры страницы, откройте вкладку Источник бумаги и выберите в выпадающем списке Вертикальное выравнивание вариант По центру (см. рис.8.) После этого Word автоматически настроит вертикальное выравнивание на каждой странице.

47

Рис.8. Изменение параметров выравнивания документа Чтобы применить вертикальное выравнивание по центру только к некоторым страницам документа, например только к титульному листу, к листам с отдельно напечатанными таблицами или диаграммами, потребуется вставить до и после текста этих страниц разрыв страницы вида Новый раздел со следующей страницы (см. рис.9.) После этого для каждой из интересующих вас страниц придется индивидуально установить способ выравнивания, указывая при этом в выпадающем списке Применить вариант К текущему разделу.

48

Рис.9. Установка параметров выравнивания к текущему разделу Оглавление Если вам приходится работать с объемными документами, требующими оглавлений, то вы прекрасно понимаете, насколько утомительной может оказаться создание оглавления, когда приходится вручную выверять по документу его страницы и заголовки разделов. Можно автоматизировать данный процесс. Единственное, что для этого необходимо, чтобы в вашем документе все заголовки, которые должны попасть в оглавление, были оформлены с помощью стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Для генерации оглавления создайте новую страницу в начале документа, войдите в меню Вставка=>Ссылка=>Оглавление и указатели и выберите вкладку Оглавление (см. рис.10.) Затем укажите один из встроенных форматов и определите количество уровней.

49

Рис.10. Окно Оглавление и указатели В итоге Word просканирует весь документ, скопирует все элементы, выделенные стилем Заголовок 1 (и стилями Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д.), и поместит их вместе с номерами соответствующих страниц в оглавление. Создавать оглавление, конечно, разумнее всего по окончании работы с документом, но на практике это далеко не всегда удается. Поэтому предусмотрена возможность обновления оглавления — для этого нужно поместить курсор в тело оглавления и нажать клавишу F9. Возможно, что созданное таким способом оглавление будет вас не устраивать из-за несоответствия оформления оглавления с оформлением вашего документа: не те шрифты, не тот размер букв и пр. Эту проблему легко решить, вручную отформатировав автоматически созданное оглавление. Для изменения шрифта оглавления достаточно выделить текст оглавления и изменить шрифт обычным образом, применяя соответствующие кнопки или меню Формат=>Шрифт. Чтобы визуально отделить один раздел оглавления от другого, потребуется изменить абзацные отступы. Кроме того, можно дополнить строки оглавления вручную, вставляя в них текст, который отсутствует в заголовках. Возможно, что вас не устраивает выбранный по умолчанию стиль за50

полнителей промежутков табуляции, но его тоже несложно изменить. Для этого, выделив оглавление, выберите команду Формат=>Табуляция и в разделе Заполнитель установите тот вариант, который хотите использовать (рис.11).

Рис.11. Изменение вида заполнителя промежутков табуляции Однако не стоит тратить время на форматирование и редактирование оглавления до того, как будет закончена работа над текстом документа, поскольку при каждом обновлении оглавления Word будет возвращать все исходные опции форматирования, которые использовались при создании оглавления в первый раз. Пустая строка над таблицей Многие, наверное, оказывались в ситуации, когда сразу создали в начале документа таблицу и только потом решили заняться заголовком документа. Проблема в том, что добавить пустую строку перед таблицей для печати заголовка не удается, так как не получается поставить курсор перед таблицей. Чтобы добавить строку, нужно поместить курсор в первой ячейке таблицы в крайнее левое положение и нажать клавишу Enter. Вставка тире Если обычный дефис присутствует на клавиатуре, то для вставки разных вариантов тире приходится прибегать к различным хитростям. В част51

ности, длинное тире, использующееся в русскоязычных текстах, можно вставить, набрав комбинацию клавиш Ctrl+Alt+Num(-), а короткое тире для англоязычных текстов — комбинацию Ctrl+Num(-). Если это слишком сложно, то вставку тире можно осуществлять с помощью автозамены, набрав команду Сервис > Параметры автозамены > Автозамена (рис.12).

Рис.12. Окно настройки автозамены Сверка документов Работа с документами, подготовка которых требует участия более чем одной стороны, предполагает многократную сверку текста, представляющую собой очень утомительную и длительную процедуру. В редакторе Word при работе с такими документами можно использовать режим рецензирования. Для его установки выберите команду Сервис > Установить защиту, а затем подсветите вариант Запись исправлений. Однако это не всегда возможно в силу того, что вносить исправления должны обе стороны, а достичь согласия с партнерами в этом вопросе не всегда удается. В таком случае можно пойти другим путем. Получив отредактированную копию документа, можно автоматически сверить текст. Для этого откройте полученный документ в редакторе Word, выберите команду Сервис > Сравнить и объединить исправления — откроется окно, напоминающее окно открытия файлов. Выберите в нем предыдущую копию документа, с которой вы 52

собираетесь сравнить новый текст, подсветите флажок Черные строки и щелкните на кнопке Сравнить. В итоге будет создан новый документ, в котором все сделанные противоположной стороной исправления будут выделены красным цветом (рис.13).

Рис.13. Результат сверки двух копий документа Ввод русских и английских слов без переключения клавиатуры Те, кому приходится много работать с текстовой информацией на русском и английском языках, прекрасно знают, как досадно то и дело перенабирать текст, по ошибке напечатанный на непереключенной клавиатуре. Например, вместо «Полезные советы по Word» вы получаете «Полезные советы по Цщкв», а все из-за того, что вы в нужный момент не переключили раскладку клавиатуры. Эту проблему легко и просто решить, установив программу Punto Switcher (http://futura.ru/ps/setup_ps29.exe), которая помогает набирать текст как в Word, так и в Excel. После установки программы о переключении клавиатуры при наборе текста можно будет забыть, а в правой части панели задач появится иконка Punto Switcher. Текст всегда будет набран нужным алфавитом независимо от того, на русском или на английском языке он должен быть напечатан. В основу программы положен принцип невозможности сочетания некоторых букв для русского и английского языков. Когда программа видит недопустимое сочетание (для этого Punto Switcher использует словарь), то происходит автоматическое переключе53

ние раскладки, а набранный текст преобразуется из одной раскладки в другую. Подавляющее большинство слов программа распознает правильно, но если слово все-таки набрано неверно, то для исправления выделите нужный текст и нажмите комбинацию клавиш Shift+Break — и выделенный текст конвертируется. Бывает, что программа не срабатывает автоматически, и тогда с помощью данной комбинации клавиш текст можно быстро конвертировать. Пустые строки между абзацами При работе с неумело набранными документами или после импортирования текста бывают ситуации, когда между абзацами присутствуют пустые строки. Удалять их вручную в случае большого документа — удовольствие сомнительное, однако процесс можно автоматизировать, воспользовавшись возможностями замены — команда Правка > Заменить. В поле Найти введите комбинацию ^p^p, а в поле Заменить на — комбинацию ^p (^p — знак конца абзаца), и дальше щелкайте на кнопке Заменить все (рис.14). Повторять процедуру замены придется до тех пор, пока не появится сообщение о том, что произведено 0 замен. В результате будут удалены все лишние пробелы между абзацами, а значит и все пустые строки.

Рис.14. Окно замены Почему рисунки могут не отображаться на экране Если при открытии или создании документов с рисунками последние на экране не отображаются, то причин данного явления в Word может быть несколько. Во-первых, может быть установлен флажок Пустые рамки рисунков, что рекомендуется для увеличения скорости просмотра документа за счет отображения только контуров рисунков и эффективно при работе с объем54

ными документами с большим количеством рисунков. Чтобы отменить данную установку, выберите команду Сервис > Параметры > Вид и снимите флажок Пустые рамки рисунков (рис.15).

Рис.15. Отказ от установки Пустые рамки рисунков Во-вторых, снят флажок Рисунки в группе Параметры режима разметки и веб-документа на вкладке Вид команды Сервис > Параметры, что также увеличивает скорость просмотра документа с графическими объектами, например автофигурами. Для вывода рисунков на экран данный флажок должен быть включен (см. рис.16).

55

Рис.16. Включение вывода рисунков в режимах разметки и Web-документа Кроме того, нужно иметь в виду, что графические объекты не отображаются на экране в обычном режиме, поэтому вы, вероятно, сможете увидеть рисунки, просто сменив данный режим на режимы разметки, Webдокумента или предварительного просмотра. Автофигуры без полотна Word 2002 при рисовании автофигур автоматически создает полотно. В случае если вы рисуете большую схему из многих элементов, то это действительно удобно, а вот когда речь идет о нескольких небольших объектах, создание полотна только замедляет процесс. Если в большинстве случаев вам полотно не требуется, лучше от него отказаться, воспользовавшись командой Сервис > Параметры > Общие и убрав флажок Автоматически создавать полотно при вставке автофигур.

56

Произвольная нумерация страниц Ввести нумерацию страниц в Word совсем несложно — достаточно просто воспользоваться командой Вставка > Номера страниц и настроить параметры нумерации. Сложнее дело обстоит в том случае, если настройки нумерации страниц различны для каждой отдельной страницы (или группы страниц). Такая ситуация возможна, когда некоторые страницы будущего печатного документа готовятся не в текстовом редакторе, а, например, в таблицах и будут распечатаны непосредственно из них. В результате отдельные номера страниц в распечатываемом из Word документе должны быть специально пропущены. Это означает, что нумеровать страницы придется не по порядку, а, скажем, первым пяти страницам нужно присвоить номера с 1-го по 5-й, следующим — с 9-го по 16-й и т.д. Подобная необходимость может возникнуть и в случае сложного текста с рисунками, графиками и пр., когда нужно поменять страницы местами, что не всегда получается путем обычного вырезания и вставки, поскольку может нарушить взаимное расположение частей документа и потребует дополнительного редактирования. В такой ситуации в местах разрыва номеров страниц создайте новые разделы, начинающиеся с новой страницы, применив команду Вставка→ Разрыв и включив флажок Новый раздел со следующей страницы (рис.17).

Рис. 17. Создание нового раздела После этого установите нумерацию отдельно для каждого раздела с помощью команды Вставка номера страниц, каждый раз щелкая на кнопке Формат и указывая номер страницы, с которой необходимо начать нумерацию (см. рис.18).

57

Рис.18. Определение номера для начала нумерации Арифметические действия в Word Вычислить любую сумму в Excel не составляет труда: напишите в ячейке, например, =234+45, нажмите клавишу Enter, и результат перед вами. Оказывается практически то же самое возможно и в Word. Для вычисления арифметического выражения нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9, напечатайте выражение, а затем нажмите клавишу F9 — программа посчитает и выдаст результат (рис.19).

Рис.19. Промежуточная стадия выполнения вычислений в Word Головка таблицы Довольно неудобно работать с многостраничными таблицами, когда головка таблицы приводится лишь на первой странице, а на всех после58

дующих приходится только гадать, какая информация расположена в том или ином столбце. Исправить этот недостаток можно, включив отображение шапки таблицы на всех последующих страницах. Для этого выделите первую строку (которая и является головкой таблицы), а затем в контекстном меню, вызванном правой кнопкой мыши, выберите команду Свойства таблицы => Строка и установите флажок Повторять как заголовок на каждой странице (рис.20). Сложнее обстоит дело, если печатать таблицу нужно в соответствии с ГОСТом. В этом случае перед многостраничной таблицей должен фигурировать заголовок «Таблица …», на последней странице таблицы необходимо указать «Окончание таблицы», а на всех прочих страницах таблицы — «Продолжение таблицы». На практике подобную таблицу приходится создавать из трех отдельных, если, конечно, вы не хотите каждый раз печатать заголовки таблицы вручную.

Рис.20. Повтор двух строк в качестве головки многостраничной таблицы Первая и последняя страницы таблицы в этом случае оформляются отдельно. Соответственно на первой странице добавляется заголовок «Таблица ...», на последней — «Окончание таблицы». 59

Перед второй страницей нужно сделать разрыв страницы и создать новый раздел командой Вставка => Разрыв => Новый раздел со следующей страницы. Далее добавьте перед таблицей две строки: первую — для заголовка «Продолжение таблицы» с границей только снизу, а вторую — с головкой. Затем повторите эти две строки в качестве заголовка таблицы командой Свойства таблицы из контекстного меню, установив на вкладке Строка флажок Повторять как заголовок на каждой странице. Результат может напоминать рисунок (рис.21).

Рис.21. Предварительный просмотр промежуточной части многостраничной таблицы Подписи к рисункам Вставляемые в документ рисунки, диаграммы и таблицы принято нумеровать и подписывать. Сделать это очень просто: выделите рисунок (диаграмму или таблицу), щелкните правой кнопкой, выберите команду Название и определите вариант обозначения рисунков, щелкнув по кнопке Создать (см. рис.22). При необходимости измените положение подписи и особенности нумерации. Правда, эту процедуру придется проделывать для каждого рисунка.

60

Рис.22. Определение варианта подписи рисунка Быстрое форматирование Если вам необходимо быстро изменить какие-то параметры форматирования документа (например, поменять размер или фонт шрифта), то лучше всего просто изменить соответствующий стиль. Однако бывает, что документ набран без использования стилей или требуемые изменения касаются нескольких стилей одновременно. В этом случае воспользуйтесь возможностями замены. Вызовите команду Правка=>Заменить и щелкните на кнопке Больше, чтобы открыть окно замены в полном варианте. На вкладке Найти щелкните на кнопке Формат и укажите признаки искомого текста, например выбрав из всплывающего меню команду Шрифт и установив параметры шрифта Times New Roman 12. Перейдите на вкладку Заменить, вновь щелкните на кнопке Формат и, выбрав из всплывающего меню команду Шрифт, установите параметры для замены Times New Roman 11 . Для осуществления замены щелкните на кнопке Заменить все (см. рис. 23-24).

61

Рис.23. Вкладка Найти с установленными параметрами поиска

Рис.24. Вкладка Заменить с установленными параметрами замены

62

Работа с рисунками Помимо неправильной работы со стилями авторы часто допускают ошибки при работе со стрелками, картинками и т.п., которые авторы статей кладут прямо поверх основного текста. Если в тексте должны быть иллюстрации, рекомендуется: • Первое – и главное! – посоветоваться с дизайнером, как необходимо готовить иллюстрации. Если этого не сделать, зачастую все приходится переделывать «с нуля», так как требования типографии подчас весьма специфичны и дизайнер их знает, а автор – нет; • Если графика готовится в Word (что, вообще-то, нежелательно) все объекты должны быть внутри единого объекта «Рисунок Microsoft Word», иначе при малейшем сдвиге границ страницы, неизбежном при работе с документом, объекты смещаются непредсказуемо и бывает сложно понять, что где находилось. Создать этот требуемый объект весьма просто: Вставка > Объект… В диалоговом окне выбрать тип объекта «Рисунок Microsoft Word». После этого откроется новое окно для рисунка. Вот именно в этом окне и нужно творить. После закрытия окна рисунка в тексте появится новый объект, который уже не будет разваливаться на части при попадании на границу страницы. Как это происходит, показано на рис.25.

Рис. 25. Последствия неправильной работы с рисунками в документе

63

Приложения Приложение 1 Часто используемые сокращения акад. – академик мл – миллилитр архит. – архитектор млн – миллион ассист. – ассистент млрд – миллиард б-р – бульвар мм – миллиметр бух. – бухгалтер Например – например в. – век о. – остров вв. – века обл. – область вып. – выпуск об/мин – оборотов в минуту г – грамм оз. – озеро г.– город пер. – переулок гг. – годы пл. – площадь га – гектар пос. – поселок гл. – главный проф. – профессор гр. – гражданин, гражданка (при р., руб. – рубль фамилии) р. – река д-р – доктор (в названии ученой рис. – рисунок степени) р-н – район доц. – доцент с – секунда ж.д. – железная дорога с. – страница ж.-д. – железнодорожный с. – село журн. – журнал с.г. – сего года зав. – заведующий сл – слово см. – смотри зам. – заместитель см – сантиметр изд. – издание с.-х. – сельскохозяйственный изд-во – издательство и.о. – исполняющий обязанности т.е. – то есть к., коп. – копейка т.д. – так далее канд. – кандидат т.п. – тому подобное кв. – квартира и др. – и другие кг – килограмм т – тонна км – километр т. – том л – литр табл. – таблица л. – лист фин. – финансовый м – метр ч – час мин. – минута ч. – часть мг – миллиграмм чл.-корр – член корреспондент 64

Список использованной литературы 1. Буга П. Г. Создание учебных книг для вузов : справочное пособие / П. Г. Буга – 3-е изд. перераб. и доп. – М. : Изд-во МГУ, 1993. – 223 с. 2. Горбачев Сергей. Немного самых нужных правил…, или О том, как я чужие тексты правил… [электронный ресурс] // www.ukrprint.com 3. Мильчин А. Э. Справочник издателя и автора. Редакционноиздательское оформление издания. / А. Э. Мильчин, Л. К. Чельцова – М. : АСТ : Олимп, 1999. – 685 с. 4. Орлова Г. Р. Методические рекомендации в помощь автору вузовской книги. – Уфа : Изд-во УГАТУ, 2001. – 45 с. [электронный ресурс] // www.ugatu.ac.ru 5. Оформление учебно-методической, учебной и научной литературы : памятка / сост. Т. И. Сизых. – Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2004 – 36 с. 6. Правила оформления библиографического списка. Новосибирск. : НГАСУ [электронный ресурс] // www.sibstrin.ru/lit2002.html 7. Практическое пособие для аспирантов и соискателей ученой степени доктора наук и кандидата наук. – 2-е изд., доп. – Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2004. – 286 с. 8. Поспелов Ю.И. Как быть студентом / Ю.И. Поспелов. – Иркутск : Восточно-Сибирское книжное изд-во, 1996. – 144 с. 9. Полезные советы по MS Word. Казанский государственный технический университет. Елабужский филиал. [электронный ресурс] // http://efkgtu.narod.ru/word.html 10. Соловьев В. И. Редакторская подготовка периодических изданий. / В. И. Соловьев, Рябинина Н. З. – М. : Центр дистанционного образования МГУП, 2001 [электронный ресурс] // www.hi-edu.ru/ebooks/RedPodgotPeriodIzd/cont.htm 11. Тетерева А. М. В помощь автору вузовского учебного издания: справочное пособие / А. М. Тетерева, Л. С. Пазина. – Омск : Изд-во ОмГАУ, 2003. – 56 с. 12. Энциклопедия книжного дела / Ю.Ф. Майсурадзе [и др.]. – М. : Юристъ, 1998. – 536 с.

65

Учебно-методическое издание

СПРАВОЧНИК ПО ПОДГОТОВКЕ УЧЕБНЫХ И НАУЧНЫХ РАБОТ К ИЗДАНИЮ

Составитель Астафьев Сергей Александрович

Издается в авторской редакции

ИД №06318 от 26.11.01. Подписано в печать 13.10.01. Формат 60х901/16. Бумага офсетная. Печать трафаретная. Усл.печ.л. 4,12. Уч.-изд.л. 3,66. Тираж 100 экз. Заказ Издательство Байкальского государственного университета экономики и права. 664003, Иркутск, ул. Ленина, 11 Отпечатано в ИПО БГУЭП 66