Организация и технология документационного обеспечения управления: методические указания к написанию курсовых работ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет» Кафедра государственного и муниципального управления

Ю.В. СУХАЧЕВА, А.М. САВИНА, Е.С. ЗДОРОВА

ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К НАПИСАНИЮ КУРСОВЫХ РАБОТ

Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет»

Оренбург 2005

УДК 651 (07) ББК 65.050.2я7 С 91

Рецензент кандидат экономических наук, доцент Ф.З. Аралбаева

С 91

Сухачева, Ю.В. Организация и технология документационного обеспечения управления [Текст]: методические указания к написанию курсовых работ / Ю.В. Сухачева, А.М. Савина, Е.С. Здорова. – Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – 24 с.

Методические указания предназначены для студентов очного, и заочного отделения специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», выполняющих курсовую работу по Организации и технологии документационного обеспечения управления.

ББК 65.050.2я7 © Сухачева Ю.В, 2005 © Савина А.М, 2005 © Здорова Е.С, 2005 © ГОУ ОГУ, 2005

Введение Методические указания подготовлены для студентов, обучающихся по специальности 032001 – «Документоведение и документационное обеспечение управления» и выполняющие курсовую работу по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления». Подготовка курсовой работы является завершающим этапом изучения дисциплины. В процессе написания курсовой работы студенты приобретают навыки сбора и обобщения научных данных, анализа правовых актов, нормативно-методических документов, специальной литературы по теме. Курсовая работа должна продемонстрировать умение студента: - обосновать актуальность выбранной темы в научном и практическом планах; - показать степень изученности и разработанности проблемы в научной литературе; - формулировать цель и задачи работы; - обосновать структуру работы; - изложить содержание разделов и подразделов работы литературным языком с использованием стандартизированной терминологии; - анализировать собранный материал, сопоставлять различные подходы, решения отдельных проблем; - формулировать выводы; - оформлять работы в соответствии с требованиями, предъявляемыми к научно-исследовательским работам. При написании настоящей работы использованы Стандарт предприятия "Общие требования и правила оформления выпускных квалификационных работ, курсовых проектов (работ), отчетов по РГР, по УИРС, по производственной практике и рефератов" (СТП 101- 00), а также методические разработки кафедр Московского, Пензенского и других университетов.

1 Цель и задачи написания курсовой работы Выполнение курсовой работы – один из важнейших заключительных этапов в изучении дисциплины «Организация и технология документационного обеспечения управления» Целью написания курсовой работы является систематизация и расширение теоретических знаний и формирование умений применять их для решения конкретных практических задач. В соответствии с данной целью в процессе выполнения курсовой работы студенту необходимо решить следующие задачи: - обосновать актуальность выбранной темы и ее значение для документационного обеспечения управления; - изучить теоретические основы, информационную и справочную литературу по выбранной теме; - собрать необходимый материал для проведения практического анализа на конкретном объекте исследования; - провести анализ собранных данных, используя необходимые методы обработки информации; - сделать выводы и разработать рекомендации на основе проведенного анализа по повышению эффективности работы объекта исследования; - оформить курсовую работу в соответствии с нормативными требованиями.

2 Выбор темы курсовой работы Выбор темы курсовой работы осуществляется студентом после знакомства с теоретическими проблемами дисциплины, изложенными в лекционном курсе. При выборе темы студент может исходить из примерной тематики курсовых работ, разработанных на кафедре, которые представлены в приложении А. Примерная тематика, предложенная кафедрой, отвечает направлениям научно-исследовательской работы. По согласованию с преподавателем, осуществляющим научное руководство подготовкой курсовых работ, студент может предложить тему, не включенную в тематику кафедры, с учетом интересов, специфики деятельности конкретной организации. Тема курсовой работы должна отвечать тематике проблем, рассматриваемых в теоретическом курсе и включенных в программу курса. Выбор темы осуществляется студентом и с учетом доступности основных источников и литературы. Выбор темы определяется интересами и склонностями студента к той или иной проблеме, выделенной и рассмотренной в течении изучения курса «Организация и технология документационного обеспечения управления» и других смежных дисциплин. При выборе темы следует руководствоваться актуальностью проблемы, возможностью получения конкретных статистических данных, наличием специальной научной литературы, практической значимостью для конкретного объекта исследования. Курсовая работа, как правило, является теоретическим исследованием выбранной темы. Допускается подготовка курсовой работы на основе практических разработок, проведенных с участием студента или выполненных им самостоятельно. Выбранная тема курсовой работы должна быть утверждена руководителем работы. Студент желающий выполнить курсовую работу на тему, не предусмотренную примерной тематикой, должен обосновать свой выбор и получить утверждение у руководителя.

3 Структура и содержание курсовой работы Курсовая работа состоит из текстовой части и графического материала, содержащих решение задач, установленных заданием. Курсовая работа должна содержать следующие структурные элементы: - титульный лист; - задание на курсовую работу; - аннотацию; - содержание; - введение; - разделы, состоящие из трех глав, (допускается деление на подразделы); -заключение; - список использованных источников; - приложения. Независимо от выбранной темы и объекта исследования необходимо придерживаться следующих требований к написанию курсовой работы. Титульный лист Титульный лист является первым листом курсовой работы, на котором в обязательном порядке указывается классификационный код. Титульный лист содержит наименование организации, наименование факультета, название кафедры, название темы курсовой работы, указание курса, фамилию, имя, отчество студента и преподавателя, ученую степень, звание. Пример оформления титульного листа в приложении Б. Задание Задание на курсовую работу включает описание исходных данных для написания курсовой работы. Исходными данными могут являться нормативноправовые акты, монографии, газетные и журнальные статьи, разработки отечественных и зарубежных авторов. Также в задание включается перечень рассматриваемых вопросов и перечень графического материала. Задание подписывается руководителем и студентом. Бланк задания показан в приложении В. Аннотация Аннотация – это краткая характеристика курсовой работы с точки зрения содержания, назначения и новизны результатов работы. Аннотация является третьим листом курсовой работы. На листе аннотации располагается рамка высотой 40 мм. Пример оформления аннотации указан в приложении Г.

Содержание В структурный элемент «Содержание» следует вносить номера и наименования глав, пунктов и подпунктов, а также перечислить все приложения с названиями с указанием соответствующих страниц. Пример содержания представлен в приложении Д. Введение Введение представляет собой вводную вступительную часть в курсовую работу. Здесь необходимо обосновать теоретическую и практическую актуальность темы, ее изученность в современной литературе. Также во введении формируются цель и задачи написания курсовой работы, обзор источников и литературы с изложением альтернативных подходов. Не допускаются к защите курсовые работы, в которых обзор подменяется перечислением названий работ или источников. Объем введения не должен превышать 4% от общего объема курсовой работы (1-2 страницы). Введение не включают в общую нумерацию разделов и размещают на отдельных листах. Слово «Введение» пишется с прописной буквы по центру страницы. Разделы курсовой работы Разделы курсовой работы могут содержать характеристику объекта исследования; описание проблемы; анализ организационных или технологических особенностей документирования; историю вопроса или проблемы. Количество разделов определяется исходя из задач курсовой работы и собранного материала. 1 Теоретические и методические основы изучения проблемы Написание первого раздела основывается на всестороннем изучении теоретических аспектов исследуемой проблемы. Описывается объект и предмет исследования, оценивается степень изученности проблемы. В процессе изучения имеющихся литературных источников очень важно найти сходство и различия точек зрения разных авторов, обосновать свою позицию по данному вопросу. К рассмотрению проблемы надо подходить с точки зрения системного подхода, рассмотреть принципы, классификации, методы изучения проблемы, ее составные элементы и взаимосвязь между ними. В первом разделе следует осветить изменения изучаемой проблемы с целью выявления тенденций и особенностей ее развития. Также необходимо рассмотреть зарубежный опыт в изучении выбранной темы. Объем теоретической главы составляет 30-35 % от общего объема работы.

2 Анализ состояния вопроса на объекте исследования В этом разделе на основе методики анализа исследуется состояние проблемы на объекте. Необходимо дать полную характеристику объекта, описать его организационную структуру, проанализировать его деятельность. Также на основании Положения о службе ДОУ и Инструкции по делопроизводству необходимо выделить особенности организации работы с документами на исследуемом объекте. Материалами для анализа могу быть годовые отчеты, статистическая информация и другая документация, полученная на исследуемом объекте. Характер и объем собранного материала зависят от особенностей принятой методики исследования, при этом важно использование определенных методов работы на ЭВМ. Для установления зависимостей, тенденций и закономерностей, информацию рекомендуется представлять в наглядной форме в виде таблиц, графиков, оперограмм, схем и т.д. Объем практической части составляет 3035% от общего объема работы. В конце каждого раздела студенты должны представить выводы по содержанию выполненной работы. 3 Разработка рекомендаций и мероприятий по решению изучаемой проблемы Опираясь на изученную теорию и на выводы по результатам анализа, обосновываются рекомендации и мероприятия по решению поставленной проблемы. Разработка рекомендаций предполагает, что на основании анализа, выявления недостатков и возможностей разрешения проблемы, студент приводит полные и аргументированные предложения и рекомендации. При внедрении новых информационных технологий в качестве рекомендации необходимо рассчитать экономическую эффективность от внедрения. Если точные экономические расчеты затруднены, то необходимо указать проблемы и перспективы предложенных рекомендаций. В данном разделе рассматриваются организационная, информационная и экономическая сторона работы. Характеризуется также степень внедрения данных предложений на исследуемом объекте и перспективы дальнейшего развития в данной области. Объем данной главы составляет около 30 % от выполненной работы. Заключение В заключении следует сформулировать основные выводы и рекомендации, вытекающие из результатов проведенного исследования. Выводы делаются по теоретической, практической и рекомендательной частям работы. Заключение не включается в общую нумерацию. Объем заключения составляет 3-5% от общего объема исследования.

Список использованных источников В конце текстового документа приводится «Список использованных источников», которыми пользовался студент при написании курсовой работы. Выполнение списка и ссылки на него по тексту обязательны и оформляются в соответствии с ГОСТ 7.1-2003.Библиографическая запись. Библиографическое описание. Список использованных источников и нумерация составляется в порядке его упоминания в тексте. Ссылки на литературные источники приводятся в тексте в косых скобках в порядке перечисления по списку источников. Пример - /1/, /19/. Пример написания списка использованных источников дан в приложении Е. Приложение Приложения служат иллюстративным материалом к курсовой работе. Это могут быть образцы документов, примеры их оформления, графики и схемы, диаграммы, таблицы и т.п. Размещают приложения в порядке упоминания о них в тексте. Каждое приложение следует начинать с нового листа с указанием наверху посередине слова Приложение и его обозначение, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информативного – «рекомендуемое» или «справочное». Приложение должно иметь заголовок. Например:

Приложение А (обязательное) Положение о службе документационного обеспечения управления Администрации г. Медногорска Приложения обозначают А, Б и т.д. Если в курсовой работе только одно приложение, то оно обозначается «Приложение». Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте.

4 Требования к оформлению текста курсовой работы Курсовая работа оформляется на листах формата А 4 (210×297 мм) с рамкой, соблюдаются следующие размеры полей: левое – 20 мм, правое, верхнее и нижнее не менее 5 мм. Текст должен быть оформлен с помощью ЭВМ текстовом редакторе Word for Windows. Тип шрифта Times New Roman. Шрифт основного текста обычный, размер 14 пт. Шрифт заголовков разделов – полужирный, размер 16 пт. Шрифт заголовков пунктов и подпунктов полужирный, 14 пт. Межстрочный интервал одинарный. Номер страницы проставляется в правом нижнем углу без точки в конце в рамке углового штампа. Нумеровать следует арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Расстояние от верхней или нижней строки текста пояснительной записки до верхней или нижней рамки листа должно быть не менее 10 мм. Расстояние от рамки до границ текста – не менее 3-5 мм. Абзацы в тексте начинают отступом 12-15 мм. Текст основной части разделяют на три раздела, пункты и подпункты. Разделы имеют порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами без точек. Наименование разделов и подразделов записывают с абзацного отступа с первой прописной буквы без точки в конце. Пример: 2 Анализ организации документооборота на ООО «Живая вода» Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Пример: 2.1 Основные этапы развития информационных технологий Подразделы допускается разбивать на подпункты, нумерация которых выполняется аналогично. Расстояние между заголовками и текстом должно быть равно 15 мм, расстояние между заголовками разделы и подразделы – 8 мм, расстояние между последней строкой текста и следующим заголовком – 15 мм. Внутри пунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа. Пример: а) -------------------------------б) --------------------------------

1) -----------------------2) -----------------------в) -------------------------------В тексте могут встречаться иллюстрации - рисунки и таблицы. Все иллюстрации нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией. По тексту необходимы ссылки на рисунки или таблицы, например «…в соответствии с таблицей 1…». И рисунки и таблицы должны иметь названия. Слово «Таблица», ее номер и название помещаются над таблицей. Если таблица не размещается на одном листе, допускается делить ее на части. Пример: Таблица 1 – Примерная форма номенклатуры дел предприятия Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел

1

2

3

Срок хранения дела (тома, части), № статей по перечню 4

Примечание

5

Слово «Таблица….» указывается один раз над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы…» с указанием номера. Слово «Рисунок» и его название помещают после пояснительных данных и располагают под самим рисунком. Пример: кол-во док-ов/год 800 700 600 500 400 300 200 100 0

поступ. отправ. внутрен.

2001

2002

2002

2004

Годы Рисунок 2 - Объем документооборота предприятия в 2001 -2004 гг.

5 Работа с литературой и другими материалами Одним из важнейших этапов работы над курсовой работой является работа с литературой и другими материалами. Особое внимание при этом обращается на их подбор и соответствующую обработку. Много нужного и полезного для своей работы может почерпнуть студент, ведущий научные исследования, регулярно следя за важнейшими периодическими экономическими и аналитическими изданиями. В зависимости от темы работы можно использовать многие периодические журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Человек и труд», «Консультант», «Секретарь и офис-менеджер», «Кадры предприятия», «ПК для вас», «Компьютерра» и др. Наиболее широкий выбор периодических изданий обычно предоставляют крупные городские и областные библиотеки. Кроме того, практически все перечисленные издания могут предоставить студентам читальные залы нашего университета. Очень важным источником информации являются различные справочные издания, хотя в этом случае следует учитывать быстрое старение фактического материала. Желательно использовать официальные законодательные и нормативные материалы, которые публикуются в периодических изданиях, в частности, в «Российской газете». Как показывает практика, основным источником подбора литературы являются систематические (тематические) и алфавитные каталоги, имеющиеся в каждой библиотеке. При изучении литературы студент должен отбирать и осмысливать необходимый для курсовой работы материал исходя из намеченных разделов будущей работы. В конспекте желательно отметить, в какой части работы будет использован тот или иной материал, то или иное положение, развиваемое автором соответствующего литературного источника. Таким образом, обработка собранного первичного материала заключается в его систематизации, обобщении, анализе, увязке с литературными данными и формулировании выводов.

6 Рекомендации по содержанию курсовой работы 6.1 Тема Новые информационные технологии в документационном обеспечении управления на предприятии Понятие и классификация информационных технологий. Основные этапы развития информационных технологий. Анализ использования информационных технологий на предприятии для обеспечения управленческой деятельности. Предложения по внедрению и использованию современных технологий в обеспечении управленческой деятельности. Расчет и оценка эффективности применения информационных технологий на предприятии. 6.1.1 Рекомендуемая литература 1 Информационные системы в экономике [Текст]: учебник/ под ред. проф. В.В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 234 с. 2 Гейман, Л.М. Этапы развития информатики как системы знаний [Текст] // Микропроцессорные средства и системы, 1989. - №3. – С. 31-34. 3 Организация работы с документами [Текст]: учебник /под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с. 4 Цветков, В.Я. Геоинформационные системы и технологии [Текст]/ В.Я. Цветков. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 143 с. 5 Компьютерные технологии обработки документов [Текст]: учебное пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев / под ред.С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 325 с. 6.2 Тема Организация построения информационно-поисковых систем на предприятии Регистрация документов как составная часть технологии документационного обеспечения управления. Формы, методы и принципы регистрации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Информационно – справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительной техники. Предложения и оценка эффективности использования автоматизированных информационно-поисковых систем. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Формирование требований к организации контроля за сроками исполнения документов в службе документационного обеспечения управления. Этапы, виды, уровни и методы контроля за исполнением документов на предприятии. Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов на предприятии. Основные предложения по совершенствованию по организации контроля за исполнением документов.

6.2.1 Рекомендуемая литература 1 Единая государственная система делопроизводства. Основные положения [Текст]. - М.: Госстандарт России, 1974. - С. 23-60. 2 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документации [Текст]. (Одобрено коллегией Главархива СССР от 27.04.88. приказ Главархива ССС от 25ю05.88 № 33). - М.: Главархив, 1991. - С. 25-28. 3 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Текст]: - М.: Росархив, 2001. - 87 с. 4 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интелсинтез», 2003. - 408 с. 5 Организация работы с документами [Текст]: учебник / под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с. 6 Делопроизводство. [Текст]: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с. 7 Пшенко, А.В. Структура баз данных документального фонда организации. [Текст] // Секретарское дело,2003. - № 7. – С. 30 - 33 6.3 Тема Организация документооборота на предприятии Определение понятия «документооборот» и его этапы. Принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах. Структура и общая характеристика документопотоков. Анализ организации документооборота на предприятии. Влияние автоматизации документооборота на качественные и количественные характеристики документооборота. Учет количества документов. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения. 6.3.1 Рекомендуемая литература 1 Единая государственная система делопроизводства. основные положения [Текст]. - М.: Госстандарт России 1974. - С. 23-60. 2 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документации [Текст]. (Одобрено коллегией Главархива СССР от 27.04.88. приказ Главархива ССС от 25.05.88 № 33). - М., 1991. - С. 25-28. 3 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Текст]: - Введ. 27.11.2000. - М.: Росархив, Научная книга, 2001. - 87 с.

4 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «»Интелсинтез», 2003. - 408 с. 5 Организация работы с документами [Текст]: учебник /под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с. 6 Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства [Текст] // Делопроизводство, 2004. - № 4. - С. 19-27. 7 Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ [Текст] // Секретарское дело, 2003. - № 3. - С. 11 – 15. 8 Кирюхин, Ю.Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы [Текст] // Делопроизводство, 2002. - № 4. - С. 17- 21. 9 Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления – особенности нового этапа [Текст]// Делопроизводство, 2002. - № 4.- С. 9-16. 10 Кузнецова, Т.В. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства [Текст] // Делопроизводство, 2004. - № 4. – С. 19 – 29. 11 Пшенко, А.В. Типовые технологии документооборота [Текст] // Секретарское дело,2003. - № 6. - С. 32 – 35. 6.4 Тема Организация экспертизы ценности документов на предприятии Понятие «экспертиза ценности» и этапы проведения. Нормативнометодические и теоретические основы проведения экспертизы ценности и требования к проведению. Анализ организация работы и проведение экспертизы ценности документов на предприятии. Предложения по совершенствованию организации проведения экспертизы ценности документов на предприятии. 6.4.1 Рекомендуемая литература 1 ГОСТ 17914 – 72. Обложка дел постоянного хранения [Текст]. Введ. 1972-01-01. - М.: Изд-во стандартов, 1972 . - 4 с. 2 Основные правила работы ведомственных архивов [Текст]. Введ. 1986-01-01 - М., 1986 . - С. 25-28. 3 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документации [Текст]. (Одобрено коллегией Главархива СССР от 27.04.88. приказ Главархива ССС от 25.05.88 № 33). - М., 1991. - С. 25-28. 4 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [Текст].

(Утверждено Федеральной архивной службой России от 06.10.2000.) - М.: Росархив. ВНИИДАД, 2002 г. - 107 с. 5 Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации (Утверждено приказом Росархива РФ от 17.03.98 № 19.) [Текст]. – М.: Росархив, 1995. – 15 с. 6 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «»Интелсинтез», 2003. 408 с. 7 Делопроизводство [Текст]: учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.А. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с. 8 Организация работы с документами . [Текст]: учебник / под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с. 9 Алексеева, Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни [Текст] // Делопроизводство,2003. - № 2. С.85- 93. 6.5 Тема Организация работы по обращениям граждан Развитие отечественного делопроизводства по обращениям граждан. Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан. Законодательная регламентация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Организация приема, регистрации, контроля и принятие решений по обращениям граждан. Формирование и хранение дел с обращениями граждан. Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления. Предложения по совершенствованию организации работы по обращениям граждан. 6.5.1 Рекомендуемая литература 1 Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях [Текст] // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР, 1982. - №2. - С. 26 – 31. 2 Вялова, Л.М. Проблемы современной регламентации работы с обращениями граждан [Текст] // Делопроизводство, 1999. - № 1. – С. 16 -18. 3 Жужакина, В.А. Заявления и жалобы граждан в центре внимания Московских архивистов [Текст] //Делопроизводство, 2003. - № 1. – С. 19 – 24. 4 Ермолаева, А.В. Работа с обращениями граждан в органах государственной власти субъектов РФ и органах местного самоуправления [Текст] // Секретарское дело, 2004. - № 12. - С. 34 – 44.

7 Защита курсовой работы Защита курсовых работ производится в назначенный преподавателем день. Во время доклада студент может пользоваться кратким написанным (напечатанным) планом. Чтение доклада недопустимо. Хорошее впечатление производит свободное обращение с иллюстративным материалом, который докладчик демонстрирует слушателям. Затем преподаватель задает вопросы, которые должны выявить отдельные неясности или спорные места в работе, а также определить общий теоретический уровень подготовки студента в области темы исследования. Внимательно выслушав все вопросы, студент отвечает на них. Ответы должны быть продуманными, точными и лаконичными.

8 Оценка курсовой работы Курсовая работа должна быть подготовлена студентом в сроки предусмотренные учебным планом, которые преподаватель доводит до сведения студентов. Проверив работу, преподаватель выставляет на титульном листе итоговую оценку и пишет краткую рецензию. Преподаватель оценивает полноту изложения, аргументированность, научную содержательность работы, соблюдение правил оформления научно-справочного аппарата, соответствие оформления работы настоящим методическим указаниям. Общая оценка курсовой работы складывается из двух оценок: 1) оценки качества самой работы, ее содержания и оформления; 2) оценки защиты работы студентом (содержание доклада, ответов на вопросы, убедительность обоснования своих выводов и положений). Работа оценивается по четырехбальной системе: "отлично", "хорошо", "удовлетворительно", "неудовлетворительно". Оценку" отлично" получает студент, который показал в работе и при ее защите глубокие знания по теме, творчески использовал их для анализа современного состояния проблемы, смог обобщить фактический материал и сделал выводы и предложения. Оценку "хорошо" получает студент, который выявил глубокие знания по теме в работе и в процессе защиты, широко осветил все вопросы, но не проявил творческого отношения к работе. Оценку "удовлетворительно" получает студент, правильно раскрывший в работе и при ее защите основные вопросы выбранной темы, но изложивший вопросы недостаточно логично и допустивший частые неточности. Оценку «неудовлетворительно» получает студент, который не раскрыл тему работы, допустил грубые ошибки и неточности, не смог защитить свою работу. Курсовая работа, получившая оценку "отлично", может быть рекомендована на конкурс научных студенческих работ, использована при подготовке доклада выступления на студенческой конференции. В случае получения оценки "неудовлетворительно" в ходе защиты, студенту предлагается переработать курсовую работу с учетом замечаний преподавателя или подготовить курсовую работу на другую тему и защищена повторно. Курсовая работа, являющаяся плагиатом, автоматически получает оценку "неудовлетворительно", в известность ставится заведующий кафедрой.

Приложение А ( рекомендуемое) ____________________________________________________________________ Примерная тематика курсовых работ 1 Регламентация делопроизводства в законодательных актах дореволюционной России. 2 Службы делопроизводства в учреждениях дореволюционной России. 3 Технология обработки документов учреждениях России (XVI-XVII вв., XVIII в., XIX в.) 4 Рационализация делопроизводства в учреждениях России в XIX начале XX вв. 5 Направление рационализации делопроизводства в центральных и местных учреждениях в 1920-е гг. 6 Обзор отечественной литературы 1920-1930-х гг. по вопросам делопроизводства. 7 Обзор отечественной литературы 1960-1970-х гг. по вопросам делопроизводства. 8 Обзор отечественной литературы 1980-1990-х гг. по проблемам делопроизводства. 9 Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкции конкретного учреждения) 10 Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ (на примере конкретной организации) 11 Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретной организации. 12 Организация работы канцелярии учреждения (на примере конкретного учреждения) 13 Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства. 14 Организация документооборота учреждения (на конкретном примере) и основные направления его совершенствования. 15 Анализ документооборота учреждения (на примере конкретного учреждения) 16 Организация регистрации документов (на примере конкретной организации) 17 Методы организации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве (на примере конкретного учреждения) 18 Проблемы автоматизации регистрации документов 19 Автоматизированные системы контроля за исполнением 20 Организация работы с обращениями граждан в государственных и муниципальных учреждениях 21 Методика составления номенклатуры дел учреждения 22 Проблема экспертизы ценности документов в делопроизводстве

23 Классификационные справочники в делопроизводстве. Проблемы разработки и применения 24 Опыт организации работы с документами за рубежом 25 Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства. 26 Проблема внедрения информационных технологий в деятельности службы ДОУ. 27 Проблемы перехода системы регистрации документов от журнальной к автоматизированной форме. 28 Организация текущего хранения документов в электронном виде ( на конкретном примере).

Приложение Б (обязательное) ___________________________________________________________________ Пример оформления титульного листа

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Факультет экономики и управления Кафедра государственного и муниципального управления

КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления» Тема ГОУ ОГУ 032001.5002. 01 ОО

Руководитель работы ________ФИО «__»__________200 г. Исполнитель Ст. гр. ________ФИО «__»_________200 г.

Оренбург 2005

Приложение В (обязательное) __________________________________________________________________ Пример оформления задания на курсовую работу Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Факультет экономики и управления Кафедра государственного и муниципального управления

Задание на курсовую работу «Тема» Исходные данные: ___________________________________ ____________________________________________________ Перечень подлежащих разработке вопросов: а) _______________________________________ б) _______________________________________ в) ________________________________________ Перечень графического материала: ______________________________________________________ _________________________________________________

Дата выдачи задания «__»__________________2005г. Руководитель Исполнитель студент группы Срок защиты работы «___»_________________2005г.

Приложение Г (обязательное) ____________________________________________________________________ Пример оформления аннотации

Аннотация В данной работе рассмотрена тема «Организация текущего хранения документов на примере Отдела ЗАГС администрации г. Оренбурга». Изучение темы направлено на рассмотрение проблем и рекомендаций по их решение составления номенклатуры дел и формирования дел. Курсовая работа состоит из 46 страниц, в том числе 5 рисунков, 3 таблицы, 2 приложения.

Основная надпись по ГОСТ 2.104.

Приложение Д (обязательное) _____________________________________________________________ Пример оформления содержания

Содержание

Введение ............................................................................5 1 ..........................................................................................7 1.1 ....................................................................................... 1.2 ....................................................................................... 1.3 ....................................................................................... 2 .......................................................................................... 2.1 ....................................................................................... 2.2 ....................................................................................... 3 .......................................................................................... 3.1 ....................................................................................... 3.2 ....................................................................................... Заключение........................................................................36 Список использованных источников.............................. Приложение А – Организационная структура управления ПО «Стрела»...................................................................... Приложение Б – Инструкция по делопроизводству, принятая на ПО «Стрела»......................................................................

Приложение Е (обязательное) ___________________________________________________________________ Список использованных источников Законодательные материалы Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации [Текст]: офиц. текст. – М.: Маркетинг, 2000. – 120 с. Стандарты ГОСТ Р 51141- 1998. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] Введен в действие. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 7 с. Общероссийский классификатор управленческой документации [Текст]. – офиц. изд. (Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ 30 декабря 1993 г.) – М.: «Книга сервис», 2003. – 64 с. Журнал Пшенко,А.В. Структура баз данных документального организации. [Текст] // Секретарское дело,2003. - № 7. – С. 30 – 33

фонда

Учебники и учебные пособия Организация работы с документами [Текст]: учебник /под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592 с. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интелсинтез», 2003.- 408 с.