Информационные технологии в экономике: Учебно-методический комплекс

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования У...

Author: Гущин А.Н.

64 downloads 579 Views 2MB Size Report

This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form

DOWNLOAD PDF

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Уральская государственная архитектурно-художественная академия

УТВЕРЖДАЮ:

Проректор по учебной работ _______________В.А. Колясников

«_____» _____________ 2007 г.

Информационные технологии в экономике ЕН.Ф.09 УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ. КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ. ПРИМЕРЫ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ САМОСТОЯТЕЛЬНЫХ ЗАНЯТИЙ. Рекомендовано Советом института УРБАНИСТИКИ для студентов, обучающихся по специальности 080502 (060800) – Экономика и управление на предприятии (природопользование), специализация «Экономика градостроительства», очное обучение. УМК. 3 (500) – 080502 – ЕН.Ф.09/03 – 2007 Екатеринбург 2007

Copyright © 2010. Все права защищены. 1

Гущин А.Н.

Кафедра ИМЭЭС (информационного моделирования эколого-экономических систем) Программа составлена в соответствии с Государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования (ГОС ВПО) по специальности 060800 (080502) – Экономика и управление на предприятии (номер государственной регистрации 238 эк/сп от 17.03.2000 г.) и учебным планом подготовки по специальности 060800 (080502), утвержденным ректором УралГАХА 24.02.2005 г. Программу составил: преподаватель, канд. физ.-мат. наук Гущин А.Н.

_____________________ подпись

Рецензент: преподаватель кафедры ИМЭЭС, преподаватель, Голомолзина Н.В.

_____________________ подпись

Программа одобрена на заседании кафедры МЕНЕДЖМЕНТА "___" __________ 200__ г., протокол №____ . Заведующий кафедрой: доцент, канд. физ.-мат. наук Клечин Ю.И.

_____________________ подпись

Согласовано с методической комиссией института УРБАНИСТИКИ _____________________ Фамилия И.О. председателя

_____________________ подпись

"___" __________ 200__ г. Нормоконтролер: _____________________ Фамилия И.О.

_____________________ подпись

"___" __________ 200__ г.


Гущин А.Н.

Аннотация содержания дисциплины Программа в систематизированной форме раскрывает основное содержание и понятийный аппарат Управления качеством как учебной дисциплины.

ЕН.Ф.09 “Информационные технологии в экономике”: В условиях современной экономики кардинальным образом меняется подход к управлению – от функционально-ориентированного к бизнес-ориентированному (ориентированному на задачи). Сегодня ориентация на управление, основанное на бизнеспроцессах, обеспечивает организации конкурентное преимущество. Чтобы воплотить конкурентное преимущество в жизнь, организация должна заботиться о развитии информационных технологий как о средстве для решения управленческих задач. В учебном курсе рассматривается эволюция взглядов на корпоративную информационную систему, начиная от простой автоматизации рутинных работ до разработки «клиенториентированного» бизнеса (CRM) и средства решения стратегических задач предприятия. Второй важной особенностью информатизации является развитие телекоммуникационного потенциала, что приводит к резкому снижению транзакционных издержек предприятия, изменяет характер внешнего рынка. Интенсивное развитие рынка телекоммуникаций и возможности сбора и обмена информацией также открывают новые возможности в сфере предоставления услуг, государственного управления и электронной торговли. Принципиально новым моментом курса является отражение экономических аспектов информатизации: роли и места отдела информационных технологий на современном предприятии, оценки экономической эффективности внедрения информационных систем, понятия IT-индустрии и рынка высоких технологий. Рассмотрены исторические аспекты формирования рынка HiTech и его основные участники. В целом учебный курс призван показать, что информационная технология — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. ВИДЫ И ОБЪЕМ УЧЕБНОЙ РАБОТЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ Номер семестра Всего Виды работ часов 3 Общая трудоемкость дисциплины 129 129 Аудиторные занятия 85 85 Лекции 24 24 Практические занятия (ПЗ) Семинары (С) 10 10 Лабораторные работы (ЛР) Другие виды аудиторных занятий 4 4


Гущин А.Н.

Самостоятельная работа Курсовой проект Курсовая работа Расчетно-графическая работа Графическая работа Расчетная работа Домашняя работа Домашнее задание Реферат Другие виды самостоятельных занятий Вид итогового контроля (зачет, экзамен)

44 -

44 -

Экзамен

Экзамен

I. Организационно-методический раздел 1. Цель курса Дать системное представление принципов и методов построения и эксплуатации информационных систем (технологий) в различных сферах экономики. Особый акцент делается на обосновании экономической эффективности информационных технологий, методах описания технологических процессов (бизнес-процессов) в практической деятельности современного экономиста и менеджера. 2. Задачи курса · показать, каким образом современные информационные технологии меняют внешнюю и внутреннюю среду предприятия; · показать современные концепции и стандарты корпоративных информационных систем; · дать теоретические знания и практические навыки обоснования экономической эффективности информационных технологий; · дать теоретические знания и практические навыки описания технологических процессов (бизнес-процессов); · дать представление о рынке информационных услуг; 3. Содержание курса · Предмет, история и основные понятия информатики; · Изучение методик описания бизнес-процессов на основе семейства стандартов IDEF (ГОСТ Р 50.1.028-2001) и UML; · Базы данных. Эволюция баз данных. Реляционное исчисление Кодда. Нормальные формы. Уровни абстракции баз данных. Системы управления базами данных. Диаграммы потоков данных (DFD диаграммы). · Понятие корпоративной информационной системы и ее эволюция. Корпоративные системы на основе MRP,MRPII. Концепция ERR-системы. Концепция CRM-системы. · Проектирование технологических процессов (бизнес-процессов), инжиниринг и реинжиниринг. Copyright © 2010. Все права защищены. 4

Гущин А.Н.

· ·

·

·

·

Электронный документ. Электронный документооборот. Цифровая подпись и криптографическая защита. Информационные ресурсы. Понятие кадастра и кадастровый учет. Геоинформационные системы. Обновление данных по космическим снимкам. Задача управления имуществом. Моделирование чрезвычайных ситуаций. Принципы оценки стоимости земли и природных ресурсов. Интернет/интранет технологи. Принципы организации всемирной сети. Поисковые машины. Распределенные информационные системы. Новые возможности в сфере услуг: муниципальные информационные системы, электронная коммерция. Экономическая оценка эффективности внедрения информационной системы на предприятии. IT-отдел на предприятии. Полная стоимость владения (ТСО). ITпроект как инвестиционный проект. Обоснование выгод. Лучшие практики управления финансами в сфере информационных технологий (библиотека ITL). IT-индустрия. История формирования HiTech рынка. Экономические войны. Отечественный рынок. Основные участники рынка. Состояние и перспективы рынка. Сценарии развития. Основы инвестиционного анализа рынка.

4. Место курса в профессиональной подготовке выпускника Дисциплина "Информационные системы в экономике" является одним из курсов, завершающих подготовку экономиста-менеджера. Она базируется на общетеоретических и специальных экономических дисциплинах. "Информационные системы в экономике" изучается одновременно с такими дисциплинами специализации, как "Градостроительный маркетинг", "Инвестиционный менеджмент" в градостроительстве и связана с ними общей идеей. 5. Требования к уровню освоения содержания курса В результате изучения дисциплины экономист-менеджер должен Знать: · Отечественный и зарубежный опыт информатизации; · Нормативные акты, регламентирующие описание бизнес-процессов, описание баз данных, электронный документооборот, обмен информацией, криптографическую защиту. · Концепцию построения сети Internet. Новые возможности в сфере предоставления услуг: электронная торговля, муниципальные информационные системы. · Основы кадастрового учета и возможности геоинформационных технологий. · Иметь представление о рынке высоких технологий и IT-индустрии. Знать особенности отечественного рынка. Владеть: · Специальной терминологией лексикой в области описания технологических процессов (бизнес-процессов), баз данных, управления предприятием, документооборота, защиты информации, обмена информацией: · Методами оценки экономической эффективности внедрения информационных систем.


Гущин А.Н.

·

Методами анализа, проектирования, инжиниринга и реинжиниринга технологических процессов (бизнес-процессов). Уметь: · Описывать технологические процессы (бизнес-процессы) в нотациях IDEF0 и UML в том числе средствами MS Visio; · Описывать концептуальную схему базы данных на уровне «сущность-связь» в том числе средствами MS Visio; · Решать задачи профессиональной деятельности, связанные с технологическими процессами (бизнес-процессами) на предприятии, в том числе: анализ, проектирование, инжиниринг и реинжиниринг технологических процессов (бизнес-процессов); · Оценивать эффективность внедрения информационных технологий и владеть основами инвестиционного анализа при разработке бизнес-планов конкретных проектов и при технико-экономическом обосновании инвестиционных проектов.


Гущин А.Н.

Конспект лекций по дисциплине «Информационные технологии в экономике» Тема 1. Предмет, история, основные понятия информатики. Организационные предпосылки информатизации История информационных революций: книгопечатание, промышленная революция (телеграф, телефон), изобретение компьютера. Идеология информационного общества. · · ·

·

·

·

· · ·

3000 лет до н. э. — в Древнем Вавилоне были изобретены первые счёты — абак. 500 лет до н. э. — в Китае появился более «современный» вариант абака с косточками на проволоке. 1492 год — Леонардо да Винчи в одном из своих дневников приводит эскиз 13разрядного суммирующего устройства с десятизубцовыми кольцами. Хотя работающее устройство на базе этих чертежей было построено только в XX веке, всё же реальность проекта Леонардо да Винчи подтвердилась. 1623 год — Вильгельм Шиккард, профессор университета Тюбингена, разрабатывает устройство на основе зубчатых колес («считающие часы») для сложения и вычитания шестиразрядных десятичных чисел. Было ли устройство реализовано при жизни изобретателя, достоверно неизвестно, но в 1960 году оно было воссоздано и проявило себя вполне работоспособным. 1642 год — Блез Паскаль представляет «Паскалин» — первое реально осуществлённое и получившее известность механическое цифровое вычислительное устройство. Прототип устройства суммировал и вычитал пятиразрядные десятичные числа. Паскаль изготовил более десяти таких вычислителей, причём последние модели оперировали числами с восемью десятичными разрядами. 1786 год — немецкий военный инженер Иоганн Мюллер выдвигает идею «разностной машины» — специализированного калькулятора для табулирования логарифмов, вычисляемых разностным методом. Калькулятор, построенный на ступенчатых валиках Лейбница, получился достаточно небольшим (13 см в высоту и 30 см в диаметре), но при этом мог выполнять все четыре арифметических действия над 14-разрядными числами. 1801 год — Жозеф Мария Жаккард строит ткацкий станок с программным управлением, программа работы которого задается с помощью комплекта перфокарт. 1820 год — первый промышленный выпуск арифмометров. Первенство принадлежит французу Тома де Кальмару. 1927 год — в Массачусетском технологическом институте (MIT) был изобретён аналоговый компьютер. Слово компьютер является производным от английских слов to compute, computer, которые переводятся как «вычислять», «вычислитель» (английское слово, в свою очередь, происходит от латинского computo — «вычисляю»). Первоначально в английском языке это слово означало человека, производящего арифметические вычисления с привлечением или без привлечения механических устройств. В дальнейшем его значение было перенесено на сами машины, однако современные компьютеры выполняют множество задач, не связанных напрямую с математикой.


Гущин А.Н.

Впервые трактовка слова компьютер появилась в 1897 году в Оксфордском английском словаре. Его составители тогда понимали компьютер как механическое вычислительное устройство. В 1946 году словарь пополнился дополнениями, позволяющими разделить понятия цифрового, аналогового и электронного компьютеров. Таким образом, первоначальгное понимание компьютера – вычислитель. Если проследить историю развития вычислительных устройств, начиная с 1900 года, можно заметить характерное удвоение производительности за каждые 18— 24 месяца. Впервые эту особенность в 1965 году описал соучредитель компании «Intel» Гордон Е. Мур. (см. Закон Мура). Столь же стремительно развивается и процесс миниатюризации компьютеров. Первые электронно-вычислительные машины (например, такие, как созданный в 1946 году Эниак) были огромными устройствами, весящими многие тонны, занимавшими целые комнаты и требовавшими большого количества обслуживающего персонала для успешного функционирования. Они были настолько дороги, что их могли позволить себе только правительства и большие исследовательские организации. Предпосылками содания послужил информацонный взрыв в 60-х годах прошлого века, когда количество публикаций стало расти экспоненциально – произошел «информационный взрыв». Термин информационное общество и масштабные проекты, нацеленные на создание такого общества, впервые появились на Западе. Например, понятие национальная глобальная информационная инфраструктура ввели в США после известной конференции Национального научного фонда и знаменитого доклада Б. Клинтона — А. Гора; информационное общество — появилось в работах Экспертной группы Европейской комиссии по программам информационного общества под руководством Мартина Бангеманна; информационные магистрали и супермагистрали — в канадских, британских и американских публикациях. Компьютер меняет свое назначение – из устройства для вычислений он превращается в устройство для обработки информации, а сама информация превращается в инструмент прнятия решений. Информация Информация (от лат. informatio — «разъяснение», «изложение») — сведения, оповещение — то есть знание, передаваемое системой знаков любого рода. Точное общепринятое определение отсутствует. В XX веке ряд термин «информация» появился в ряде научных областей, получив различные значения и толкования. Вот пределение из Википеди. ·

Понятие информации по отраслям знаний o Аэронавигационная информация o Геологическая информация o Инсайдерская информация


Гущин А.Н.

· ·

·

·

o Социальная информация o Генетическая информация — совокупность хранимых и передаваемых (наследственных) биологических признаков. Связанные понятия o данные, сигнал, сообщение o знание, смысл, семантика В информатике o Единицы измерения информации o Носитель информации o Передача информации o Свободное программное обеспечение o Скорость передачи информации В общественных науках o Асимметричность информации o Общение o Рабочие источники информации переводчика o Раскрытие информации o Средства массовой информации В других областях o Фильтрация сенсорной информации o Игра с полной информацией

Сейчас выделяют три подхода к определению информации: антропоцентрический, техноцентрический и недетерминированный. Антропоцентрический подход В антропоцентрическом подходе информацию отождествляют со сведениями ли фактами, которые могут быть преобразованы в знания. Именно такой трактовки придерживается Российское законодательство (Федеральный закон 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации») «Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, предметах, явлениях и процессах, независимо от формы их представления». Техноцентрический подход В техноцентрическом подходе информацию отождествляют с данными, например говорят «информация хранится в базе данных, передается по сетям» и пр. Недетерминированный подход Недермнированный подход состоит в том, что понятие не определяют, считая его таким же фундаментальным как время, пространство, энергию и пр. Так поступают в законах «О государственной тайне» и «Законе о средствах массовой информации». В контексте человеческой деятельности информация имеет различные аспекты: Синтаксический аспект отражает физические характеристики: способ представления, скорость передачи, тип носителя, способ кодирования, каналы передачи, надежность и безопасность передачи. В этом аспекте не рассматривается содержательная сторона, поэтому ее можно отождествить с данными. Семантиченский аспект


Гущин А.Н.

характеризует содержательную сторону, рассматривает состав сведений и взаимосвязи между ними. Прагматический аспект характеризует ценность сведений (пример с предсказанием погоды) Сейчас считается, что основными свойствами информации являются достоверность, полнота, актуальность, доступность. Достоверность информации. Под достоверностью информации понимается ее соответствие объективной реальности (как текущей, так и прошедшей) окружающего мира. Полнота информации. Достаточность сведений для принятия решения. Актуальность информации степень соответствия информации текущему моменту времени. Нередко с актуальностью и полнотой связывают коммерческую ценность информации. Актуальность является важным свойством для принятия решений, т.к. устаревание приводит к управленческим ошибкам. Доступность информации мера возможности получить ту или иную информацию. Доступность складывается из доступности самих сведений и и з доступности способов их получения. Количественная оценка. (Норбер Винер, Клод Шеннон, АН. Колмогоров) за единицу принимают количество информации, заключенное в выборе одного из двух равновероятных событий – 1 бит. Если сообщение указывает на то, какой вариант из двух был выбран, то количество информации log2(n). Байт – группа из взаимосвязанных битов - 8 бит. Всего можно закодировать 2^8 варантов, этого количества хватало, чтобы закодровать все символы латнсокго алфавита. Сейчас такое определение устарело, нужно понятие ценности ифнормации. Информатика В широком смысле информа́тика (англ. computing science — вычислительная наука) есть наука о вычислениях, хранении и обработке информации. Она включает дисциплины, так или иначе относящиеся к вычислительным машинам: как абстрактные, вроде анализа алгоритмов, так и довольно конкретные, например, разработка языков программирования. Информатика как самостоятельная отрасль научного знания и область практической деятельности появилась во второй половине ХХ в. Ее истоками можно считать: · теорию информации, тесно связанную с теорией связи в технических системах (телефон, телеграф, радиосвязь), в частности, математическую теорию связи (Клод Шеннон, 1948 г.); · кибернетику, исследующую общие законы управления в системах различной природы, основы которой заложил Ноберт Винер (1948 г.); · теорию автоматов, основы которой заложил Джон фон Нейман (1946 г.); · теорию алгоритмов (Н. Вирт, Э. Дейкстра, А.П. Ершов, Д. Кнут и др.). Отдельной наукой информатика была признана лишь в 1970-х; до этого она развивалась в составе математики, электроники и других технических наук.


Гущин А.Н.

Некоторые начала информатики можно обнаружить даже в лингвистике. С момента своего признания отдельной наукой информатика разработала собственные методы и терминологию. Первый факультет информатики был основан в 1962 году в университете Пердью (Purdue University). Сегодня факультеты и кафедры информатики имеются в большинстве университетов мира. Информационные технологии процессы, использующие совокупность методов и программно-технических средств для сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации с целью получения информации нового качества, снижения трудоемкости и повышения эффективности использования информационных ресурсов. Информационное общество информационное общество можно определить как общество, в котором качество жизни так же как перспективы социальных изменений и экономического развития в возрастающей степени зависят от информации и ее эксплуатации. В таком обществе стандарты жизни, формы труда и отдыха, система образования и рынок находятся под значительным влиянием достижений в сфере информации и знания. Основные характеристики информационного общества · Технологический: ключевой фактор — информационная технология, которая широко применяется в производстве, учреждениях, системе образования и в быту. · Социальный: информация выступает в качестве важного стимулятора изменения качества жизни, формируется и утверждается «информационное сознание» при широком доступе к информации. · Экономический: информация составляет ключевой фактор в экономике в качестве ресурса, услуг, товара, источника добавленной стоимости и занятости. · Политический: свобода информации, ведущая к политическому процессу, который характеризуется растущим участием и консенсусом между различными классами и социальными слоями населения. · Культурный: признание культурной ценности информации посредством содействия утверждению информационных ценностей в интересах развития отдельного индивида и общества в целом. Этические аспекты информатизации Появилась необходимость правого регулирования аспектов, связанных с информатизацией общества. Первый добровольный кодекс компьютерной этики разработан институте инженеров электроники и электротехники (IEEE) в 1979 г. Позднее было принято еще несколько стандартов. Сейчас международная федерация по информационным технологиям (IFIP) рекомендовала различным странам принимать свои кодексы с учетом национальных особенностей, опираясь на 10 заповедей: · Вы не будете использовать компьютер с целью повредить другим людям, · Вы не будете создавать помехи, и вмешиваться в работу других пользователей компьютерных сетей,


Гущин А.Н.

· · · · · · · ·

Вы не будете совать нос в файлы, не предназначенные дял свободного пользования, Вы не будете использовать компьютер для воровства, Вы не будете использовать компьютер для распространения ложной информации, Вы не будете использовать ворованное программное обеспечение, Вы не будете использовать компьютерное оборудование или сетевые ресурсы без разрешения или соответствующей компенсации, Вы не будете присваивать чужую интеллектуальную собственность, Вы будете думать о возможных общественных последствиях тех, программ, которые Вы разрабатываете, Вы будете использовать компьютер с самоограничениями, которые показывают Вашу предупредительность и уважение к другим людям.

Технические основы информационных технологий Типизация по назначению · Калькулятор · Консольный компьютер · Миникомпьютер · Мэйнфрейм · Персональный компьютер o Игровая приставка (Игровая консоль) o Карманный компьютер (КПК) · Рабочая станция o Настольный компьютер o Ноутбук (Лэптоп) · Сервер · Суперкомпьютер Перспектвные технологии для разработки. · Квантовый компьютер · Механический компьютер · Оптический компьютер · Электронный компьютер Компьютерные сети. Понятие локальной вычислительной сети. Топология сети. Понятие сетевого протокола. Принцип работы сети Ethernet. Семиуровневая модель. Принципы интеграции сети и основы работы протокола TCP/IP. Программное обеспечение. Системное ПО: операционные системы, сервисные программы, трансляторы, программы технического обслуживания. Прикладное ПО: пакеты прикладных программ общего и функционального назначения


Гущин А.Н.

Средства описания предметной области Онтология. Эволюция средств описания предметной области. Трансляторы. Языки программирования. Средства проектирования. Модели баз данных и их абстракции («сущность-связь», объектный подход). Универсальные средства описания. Стандарты семейства IDEFX (X=1,9). Тема 2. Изучение методик описания технологических процессов (бизнес-процессов) Метод SADT Метод SADT – структурный анализ и декомпозиция. Предпосылки возникновения. Системы и модели. Синтаксис и применение диаграмм. Синтаксис моделей и работа с ними. Процесс моделирования. Сбор информации. Начало моделирования. Декомпозиция диаграмм. Рецензирование диаграмм и моделей. Конструктуивное комментирование. Управление процессом моделирования. Лучше всего посмотреть книгу Дэвид А. Марка и Клемент МакГоуэн, предисловие Дугласа Т. Росса «МЕТОДОЛОГИЯ СТРУКТУРНОГО АНАЛИЗА И ПРОЕКТИРОВАНИЯ SADT Structured Analysis & Design Technique». Прилагается в электронном виде. Системы и модели Под словом "система" мы понимаем совокупность взаимодействующих компонент и взаимосвязей между ними. Мир, в котором мы живем, можно рассматривать как сложную взаимосвязанную совокупность естественных и искусственных систем. Это могут быть достаточно сложные системы (например, планеты в составе Солнечной системы), системы средней сложности (космический корабль) или сверхсложные системы (системы молекулярных взаимодействий в живых организмах). Например, всемирная телефонная сеть содержит десятки или даже сотни тысяч переключателей, однако количество взаимодействий этих переключателей не идет ни в какое сравнение с количеством взаимодействий молекул даже в небольшом стакане воды. С точки зрения общей теории систем такие системы обычно рассматриваются как системы средней сложности. Под термином "моделирование" мы понимаем процесс создания точного описания системы. SADT – модели. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным и однозначным образом, за счет чего SADT и позволяет описывать системы, которые до недавнего времени не поддавались адекватному представлению. С точки зрения SADT модель может быть сосредоточена либо на функциях системы, либо на ее объектах. SADT-модели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы - моделями данных, функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые в свою очередь отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Это назначение, называемое целью модели, вытекает из формального определения модели в SADT:


Гущин А.Н.

М есть модель системы S, если М может быть использована для получения ответов на вопросы относительно S с точностью А. Эти вопросы неявно присутствуют (подразумеваются) в процессе анализа и, следовательно, они руководят созданием модели и направляют его. Это означает, что сама модель должна будет дать ответы на эти вопросы с заданной степенью точности. Какая степень точности приемлема для модели экспериментального механического цеха? Поскольку модель будет использована для подготовки учебного руководства, разумная степень точности будет достигнута, если каждая описанная в модели функция экспериментального цеха будет изложена в одном абзаце текста. Такая точность достижима и измерима. Модель имеет единственный субъект Модель является некоторым толкованием системы. Поэтому субъектом моделирования служит сама система. Однако моделируемая система никогда не существует изолированно: она всегда связана с окружающей средой. Причем зачастую трудно сказать, где кончается система и начинается среда. По этой причине в методологии SADT подчеркивается необходимость точного определения границ системы. У модели может быть только одна точка зрения С определением модели тесно связана позиция, с которой наблюдается система и создается ее модель. Поскольку качество описания системы резко снижается, если оно не сфокусировано ни на чем, SADT требует, чтобы модель рассматривалась все время с одной и той же позиции. Эта позиция называется "точкой зрения" данной модели. "Точку зрения" лучше всего представлять себе как место (позицию) человека или объекта, в которое надо встать, чтобы увидеть систему в действии. С этой фиксированной точки зрения можно создать согласованное описание системы так, чтобы модель не дрейфовала вокруг да около, и в ней не смешивались бы несвязанные описания. Иногда только одна из множества возможных точек зрения может дать описание, удовлетворяющее цели модели. Например, для создания согласованной модели механического цеха можно встать на точку зрения как мастера, так и механика или контролера, но ни одна из них сама по себе не даст модели, которая позволила бы написать учебное руководство для всего персонала. Только с позиции начальника цеха можно увидеть все виды работ, выполняемых в цехе. Аналитики, использующие SADT, обязаны владеть искусством согласованного изложения. Для согласованного изложения существенным является понятие точки зрения. В SADT модель должна быть построена исходя из одной точки зрения. Выбирая единую точку зрения для данной модели и придерживаясь ее, автор достигает двух важных целей. Во-первых, определенная точка зрения всегда выделяет одни аспекты системы и игнорирует другие. Выбор одной точки зрения обеспечивает согласованность терминологии. Точку зрения лучше всего понимать как "вид на систему" с позиции определенного человека.


Гущин А.Н.

Модель как иерархический набор диаграмм После того как определены субъект, цель и точка зрения модели, начинается первая интеграция процесса моделирования по методологии SADT. Субъект определяет, что включить в модель, а что исключить из нее. Точка зрения диктует автору модели выбор нужной информации о субъекте и форму ее подачи. Цель становится критерием окончания моделирования. Конечным результатом этого процесса является набор тщательно взаимоувязанных описаний, начиная с описания самого верхнего уровня всей системы и кончая подробным описанием деталей или операций системы. SADT-модель объединяет и организует диаграммы в иерархические структуры, в которых диаграммы на верху модели менее детализированы, чем диаграммы нижних уровней. Другими словами, модель SADT можно представить в виде древовидной структуры диаграмм, где верхняя диаграмма является наиболее общей, а самые нижние наиболее детализированы. Идентификация декомпозиции номерами узлов SADT-модели развиваются в процессе структурной декомпозиции сверху вниз. Сначала декомпозируется один блок, являющийся границей модели, на одной диаграмме, которая имеет от трех до шести блоков, затем декомпозируется один (или больше) из этих блоков на другой диаграмме с тремя-шестью блоками и т.д. Название


Гущин А.Н.

диаграммы совпадает с названием декомпозируемого блока. Результатом этого процесса является модель, диаграмма верхнего уровня которой описывает систему в общих терминах "черного ящика", а диаграммы нижнего уровня описывают очень детализированные аспекты и операции системы. Таким образом, каждая диаграмма представляет собой некоторую законченную часть всей модели. В методологии SADT идентифицируется каждая диаграмма данной модели посредством того, что называется "номер узла". Номер узла для контекстной диаграммы имеет следующий вид: название модели или аббревиатура, косая черта, заглавная буква A (Activity в функциональных диаграммах), дефис и ноль. Например, номером узла для контекстной диаграммы модели экспериментального механического цеха является ЭМЦ/А-0. Номером узла диаграммы, декомпозирующей контекстную диаграмму, является тот же номер узла, но без дефиса (например, ЭМЦ/АО). Все другие номера узлов образуются посредством добавления к номеру узла родительской диаграммы номера декомпозируемого блока. На рис. 3-2 показаны две диаграммы модели экспериментального механического цеха. Номер узла на первой диаграмме ЭМЦ/АО, а номер узла на второй диаграмме - ЭМЦ/А1. Диаграмма ЭМЦ/А1 декомпозирует блок 1 диаграммы ЭМЦ/АО. (Первый ноль при образовании номера узла принято опускать, поэтому вместо ЭМЦ/А01 пишется ЭМЦ/А1.) Декомпозиция диаграмм Процесс разбиения диаграммы верхнего уровня на диаграммы нижнего уровня называется декомпозицей. Декомпозиция формирует границы, и каждый блок в SADT рассматривается как формальная граница некоторой части целой системы, которая описывается. Другими словами, блок и касающиеся его дуги определяют точную границу диаграммы, представляющей декомпозицию этого блока. Эта диаграмма, называемая диаграммой с потомком, описывает все, связанное с этим блоком и его дугами, и не описывает ничего вне этой границы. Декомпозируемый блок называется родительским блоком, а содержащая его диаграмма соответственно родительской диаграммой. Таким образом, SADT-диаграмма является декомпозицией некоторого ограниченного объекта. Принцип ограничения объекта встречается на каждом уровне. Один блок и несколько дуг на самом верхнем уровне используются для определения границы всей системы. Этот блок описывает общую функцию, выполняемую системой. Дуги, касающиеся этого блока, описывают главные управления, входы, выходы и механизмы этой системы. Диаграмма, состоящая из одного блока и его дуг, определяет границу системы и называется контекстной диаграммой модели. Таким образом, этот блок изображает границу системы: все, лежащее внутри него, является частью описываемой системы, а все, лежащее вне него, образует среду системы. Порядок декомпозиции и правильность разбиения блоков определяются специальными правилами по нумерации блоков и дуг, которые будут изложены ниже.


Гущин А.Н.

Диаграмма содержит блоки и дуги Диаграмма является основным рабочим элементом при создании модели. Каждая SADT-диаграмма содержит блоки и дуги. Блоки изображают функции моделируемой системы. Дуги связывают блоки вместе и отображают взаимодействия и взаимосвязи между ними. Диаграмме дается название, которое располагается в центре нижней


Гущин А.Н.

части ее бланка. На каждой диаграмме написана стандартно идентифицирующая ее информация: автор диаграммы, частью какого проекта является работа, дата создания или последнего пересмотра диаграммы, статус диаграммы. Вся идентифицирующая информация располагается в верхней части бланка диаграммы. Блоки представляют функции Функциональные блоки на диаграммах изображаются прямоугольниками. Блок представляет функцию или активную часть системы, поэтому названиями блоков служат глаголы или глагольные обороты. Например, названиями блоков диаграммы выполнить задание являются: определить степень выполнения задания, выбрать инструменты, подготовить рабочее место, обработать на станке и собрать. Кроме того, SADT требует, чтобы в диаграмме было не менее трех и не более шести блоков. Эти ограничения поддерживают сложность диаграмм и модели на уровне, доступном для чтения, понимания и использования. Блоки в SADT должны быть перенумерованы. Номера блоков служат однозначными идентификаторами для системных функций и автоматически организуют эти функции в иерархию модели. Блоки доминируют друг над другом Блоки SADT никогда не размещаются на диаграмме случайным образом. Они размещаются по степени важности, как ее понимает автор диаграммы. В SADT этот относительный порядок называется доминированием. Доминирование понимается как влияние, которое один блок оказывает на другие блоки диаграммы. Например, самым доминирующим блоком диаграммы может быть либо первый из требуемой последовательности функций, либо планирующая или контролирующая функция, влияющая на все. Наиболее доминирующий блок обычно размещается в верхнем левом углу диаграммы, а наименее доминирующий - в правом нижнем углу. В результате получается "ступенчатая" схема, подобная представленной на рис. для блоков 1, 2, 3. Расположение блоков на странице отражает авторское определение доминирования. Таким образом, топология диаграммы показывает, какие функции оказывают большее влияние на остальные. Чтобы подчеркнуть это, SADT-аналитик может перенумеровать блоки в соответствии с порядком их доминирования. Порядок доминирования может обозначаться цифрой, размещенной в правом нижнем углу каждого прямоугольника: 1 будет указывать на наибольшее доминирование, 2 - на следующее после наибольшего, и т.д.


Гущин А.Н.

Идентификация версий C-номерами При создании SADT-модели одну и ту же диаграмму вместе с ее блоками и дугами перечерчивают несколько раз, что приводит к появлению различных ее вариантов. Чтобы различать разные версии одной и той же диаграммы, в SADT используется схема контроля конфигурации диаграмм, основанная на хронологических номерах, или С-номерах. С-номерные коды образуются из инициалов автора и последовательных номеров. Эти коды ставятся в нижнем правом углу SADT-бланка. Например, DAM010 - это С-номер для диаграммы «выполнить задание» на рис. Если диаграмма заменяет более старый вариант, то автор помещает предыдущий С-номер в скобках, чтобы указать на связь с предыдущей работой. Например, диаграмма DAM010 заменяет предыдущую версию DAM009.


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Дуги изображают объекты Дуги на SADT-диаграмме изображаются одинарными линиями со стрелками на концах. Для функциональных SADT-диаграмм дуга представляет множество объектов. Общее понятие "объекты", используется, чтобы подчеркнуть, что дуги в SADT могут представлять, например, планы, данные в компьютерах, машины и информацию. Дуги диаграммы «выполнить задание» представляют материалы, написанные на бумаге («следующий шаг задания»), физические материалы («сырье и заготовки»), инструменты («набор инструментов»), рабочие чертежи («чертежи и указания»), рабочую среду («оборудованное рабочее место») и управленческую информацию («статус задания»). В системном анализе вместо термина "объекты" часто употребляют термин "данные". Так как в SADT дуги изображают объекты, они описываются (помечаются) существительными или существительными с определениями, располагающимися достаточно близко к линии дуги. Мы настоятельно рекомендуем размещать описания дуг, называемые метками, как можно ближе к линиям дуг, не нарушая, однако, читабельность диаграмм.

Правила именования дуг В SADT принята система обозначений, позволяющая аналитику точно идентифицировать и проверять связи по дугам между диаграммами. Эта схема кодирования дуг -"ICOM" - получила название по первым буквам английских эквивалентов слов вход (Input), управление (Control), выход (Output), механизм Copyright © 2010. Все права защищены. 21

Гущин А.Н.

(Mechanism). Коды ICOM чрезвычайно эффективны, поскольку они позволяют аналитику быстро проверять согласованность внешних дуг диаграммы с граничными дугами соответствующего блока родительской диаграммы. Они также обеспечивают согласованность декомпозиции, поскольку все дуги, входящие в диаграмму и выходящие из нее, должны быть учтены. Входные дуги изображают объекты, используемые и преобразуемые функциями. Например, в процессе изготовления детали «сырье» трансформируется функцией «обработать на станке и собрать». Управленческие дуги представляют информацию, управляющую действиями функций. Обычно управляющие дуги несут информацию, которая указывает, что должна выполнять функция. Например, «следующий шаг задания» определяет, какие нужно выбрать инструменты, какие потребуются станки и цеха и как инструменты и станки должны использоваться при изготовлении детали. Выходные дуги изображают объекты, в которые преобразуются входы. Например, «обработать на станке и собрать» преобразует «сырье и брак» в «результаты обработки», которые в конечном итоге становятся деталями. Дуги механизмов отражают, по крайней мере частично, как функции (т.е. функции системы) реализуются. Например, «подготовить рабочее место» организует «инструменты и станки» в эффективное пространство для следующего шага задания. Это - рабочая среда, называемая «оборудованным рабочим местом». Она обозначает место, где рабочий изготавливает деталь, реализуя функцию «обработать на станке и собрать». Таким образом, «механизмы» изображают физические аспекты функции (склады, людей, организации, приборы). Правило ICOM гарантирует стыковку диаграмм Хорошая методология структурного анализа, позволяющая создавать отдельные диаграммы, должна гарантировать правильное соединение всех диаграмм для образования согласованной модели. SADT-диаграммы имеют внешние дуги - дуги, как бы выходящие наружу и ведущие к краю страницы. Эти дуги являются интерфейсом между диаграммой и остальной частью модели. SADT требует, чтобы все внешние дуги диаграммы были согласованы с дугами, образующими границу этой диаграммы. Другими словами, диаграмма должна быть "состыкована" со своей родительской диаграммой. Обычно это означает, что внешние дуги согласованы по числу и наименованию (но не обязательно по расположению) с дугами, касающимися декомпозированного блока родительской диаграммы. В SADT принята система обозначений, позволяющая аналитику точно идентифицировать и проверять связи по дугам между диаграммами. Эта схема кодирования дуг -"ICOM" - получила название по первым буквам английских эквивалентов слов вход (Input), управление (Control), выход (Output), механизм (Mechanism). Коды ICOM обеспечивают согласованность декомпозиции, поскольку все дуги, входящие в диаграмму и выходящие из нее, должны быть учтены. Если вы начинаете


Гущин А.Н.

строить диаграмму следующего уровня, то дуги, касающиеся декомпозируемого блока, используются в качестве источников и приемников для дуг, которые вы создаете на новой диаграмме. После завершения диаграммы ее внешние дуги стыкуются с родительской диаграммой для обеспечения согласованности. Одним из способов такой стыковки может служить присваивание кодов ICOM внешним дугам новой диаграммы согласно следующим правилам: · представьте себе рисунок новой диаграммы внутри разлагаемого блока. Продлите внешние дуги почти до края диаграммы. Зрительно соедините каждую внешнюю дугу диаграммы с соответствующей граничной дугой декомпозируемого блока (на рис. 3-3 в некоторых местах мы используем пунктирные линии для изображения процесса зрительного соединения). · присвойте код каждой зрительной связи. Используйте I для входных дуг, С - для связей между дугами управления, О - для связей между выходными дугами, М для связей между дугами механизма. · добавьте после каждой буквы цифру, соответствующую положению данной дуги среди других дуг того же типа, касающихся родительского блока. Причем входные и выходные дуги пересчитываются сверху вниз, а дуги управлений и механизмов пересчитываются слева направо (см. рис. 3-3). Теперь запишите каждый код около окончания каждой внешней дуги. При следовании схеме кодирования ICOM создается совокупность неявных связующих звеньев между страницами, которые можно быстро изменить при изменении границ. (Сравните схему кодирования ICOM/SADT с альтернативной схемой, в которой внешние дуги просто помечаются определенным образом, скажем, буквами от А до Я.) Эти неявные межстраничные связующие звенья облегчают процесс чтения и рецензирования SADT-диаграмм, а также проверку, насколько согласованно произведена декомпозиция. Коды ICOM упрощают также работу, связанную с внесением вручную локальных изменений в диаграмму, и объединяют различные варианты диаграмм так, что они хорошо стыкуются в модели. По нашему мнению, коды ICOM являются одним из наиболее важных вкладов SADT в технологию графического моделирования. Они обеспечивают требуемую строгость, позволяя в то же время авторам работать независимо, чертить разборчиво и выбирать без ущерба для предыдущей работы подходящую терминологию на последующих уровнях детализации. Дуги изображают взаимосвязи между блоками Благодаря правилу ICOM стороны блока чисто графически сортируют объекты, изображаемые касающимися блока дугами. SADT-диаграмма составлена из блоков, связанных дугами, которые определяют, как блоки влияют друг на друга. Это влияние может выражаться либо в передаче выходной информации к другой функции для дальнейшего преобразования, либо в выработке управляющей информации, предписывающей, что именно должна выполнять другая функция. Например, блок «обработать на станке и собрать» влияет на блок «определить степень выполнения задания», выдавая ему «результаты обработки» для оценки, а блок «определить степень выполнения задания» влияет на очередную операцию блока «обработать на станке и собрать» с помощью «следующего шага задания». Другими


Гущин А.Н.

словами, существует сильная управляющая связь блока «определить степень выполнения задания» с блоком «обработать на станке и собрать» и наряду с ней более слабая связь по входу-выходу от блока «обработать на станке и собрать» к блоку «определить степень выполнения задания». Таким образом, SADT-диаграммы не являются ни блок-схемами, ни просто диаграммами потоков данных. Это предписывающие диаграммы, представляющие входные-выходные преобразования и указывающие правила этих преобразований. Дуги на них изображают интерфейсы между функциями системы, а также между системой и ее окружающей средой. В методологии SADT требуется только пять типов взаимосвязей между блоками для описания их отношений: · управление, · вход, · обратная связь по управлению, · обратная связь по входу, · выход-механизм. Связи по управлению и входу Связи по управлению и входу являются простейшими, поскольку они отражают прямые воздействия, которые интуитивно понятны и очень просты. Отношение управления возникает тогда, когда выход одного блока непосредственно влияет на блок с меньшим доминированием. Например, блок «определить степень выполнения задания» влияет на блок «выбрать инструменты» в соответствии с детальными «указаниями», содержащимися в описании «следующего шага задания». Отношение входа возникает тогда, когда выход одного блока становится входом для блока с меньшим доминированием, например, выход блока «определить степень выполнения задания», называемый «законченное или незаконченное задание», становится входом функции «обработать на станке и собрать» при выполнении «следующего шага задания». Обратная связь по управлению Обратная связь по управлению и обратная связь по входу являются более сложными, поскольку они представляют итерацию или рекурсию. А именно выходы из одной функции влияют на будущее выполнение других функций, что впоследствии влияет на исходную функцию. Обратная связь по управлению возникает тогда, когда выход некоторого блока влияет на блок с большим доминированием. Рассмотрим для примера диаграмму «изготовить нестандартную деталь». Функция «управлять выполнением задания» ограничивает действие функции «контролировать качество выполнения» с помощью «чертежа», в котором указаны разрешенные допуски. Кроме того, дуга «штамп "принято"», являющаяся выходом блока «контролировать качество выполнения», организует работу блока «управлять выполнением задания», поскольку именно «штамп "принято"» указывает, что задание завершено. Таким образом, «штамп "принято"» влияет на будущую деятельность блока «управлять выполнением задания», поэтому соответствующая дуга направлена назад. Обратная связь по входу Связь по входной обратной связи имеет место тогда, когда выход одного блока становится входом другого блока с большим доминированием. Например, задания,


Гущин А.Н.

отвергнутые функцией «контролировать качество выполнения», отсылаются на вход блока «выполнить задание» в качестве брака. (Это хороший пример, показывающий, что системы часто имеют внутренние обратные связи для эффективного использования бракованных деталей.) Связи "выход-механизм" Связи "выход-механизм" встречаются нечасто и представляют особый интерес. Они отражают ситуацию, при которой выход одной функции становится средством достижения цели для другой. Например, функция «подготовить рабочее место», имеющая выход «оборудованное рабочее место», который, в свою очередь, является механизмом для блока «обработать на станке и собрать». Это означает, что «оборудованное рабочее место» необходимо для того, чтобы начать процесс обработки. А в этом случае дуга механизма обозначает строго последовательную взаимосвязь: приготовления должны быть завершены до начала работы. Поэтому связи "выход-механизм" характерны при распределении источников ресурсов (например, требуемые инструменты, обученный персонал, физическое пространство, оборудование, финансирование, материалы). Дуги представляют наборы объектов Дуга в SADT редко изображает один объект. Обычно она символизирует набор объектов.

Так как дуги представляют наборы объектов, они могут иметь множество начальных точек (источников) и конечных точек (назначений). Поэтому дуги могут разветвляться и соединяться различными сложными способами. Вся дуга или ее часть может выходить из одного или нескольких блоков и заканчиваться в одном или нескольких блоках, как, например, дуга «принятое задание». Отметим, как различные компоненты дуги «принятое задание» следуют в другие блоки диаграммы. Ветви дуг показывают, из чего состоит набор объектов. Для объяснения того, как дуги представляют разъединение и соединение наборов объектов, в SADT были Copyright © 2010. Все права защищены. 25

Гущин А.Н.

разработаны специальные соглашения относительно представления и описания разветвлений и соединений дуг. Разветвления дуг Разветвления дуг, изображаемые в виде расходящихся линий, означают, что все содержимое дуг или его часть может появиться в каждом ответвлении дуги. Дуга всегда помечается до разветвления, чтобы дать название всему набору. Кроме того, каждая ветвь дуги может быть помечена или не помечена в соответствии со следующими правилами: · непомеченные ветви содержат все объекты, указанные в метке дуги перед разветвлением (т.е. все объекты принадлежат этим ветвям); · ветви, помеченные после точки разветвления, содержат все объекты или их часть, указанные в метке дуги перед разветвлением (т.е. каждая метка ветви уточняет, что именно содержит ветвь). Например, на диаграмме «изготовить нестандартную деталь» дуга «принятое задание» включает несколько объектов и разветвляется в нескольких направлениях. Дуга «штамп "принято "» влияет на блок «управлять выполнением, задания», «принятое, но незаконченное задание» идет в блок «выполнить задание» для следующей обработки, а «деталь с биркой» идет в блок «управлять выполнением задания» для окончательной проверки и поставки. Слияние дуг Слияние дуг в SADT, изображаемое как сходящиеся вместе линии, указывает, что содержимое каждой ветви идет на формирование метки для дуги, являющейся результатом слияния исходных дуг. После слияния результирующая дуга всегда помечается для указания нового набора объектов, возникшего после объединения. Кроме того, каждая ветвь перед слиянием может помечаться или не помечаться в соответствии со следующими правилами: · непомеченные ветви содержат все объекты, указанные в общей метке дуги после слияния (т.е. все объекты исходят из всех ветвей); · помеченные перед слиянием ветви содержат все или некоторые объекты из перечисленных в общей метке после слияния (т.е. метка ветви ясно указывает, что содержит ветвь). Например, «сырье и заготовки» как часть дуги «рабочий комплект» сходятся вместе с «принятым, но незаконченным заданием» для формирования главного входа в функциональный блок «выполнить задание». «Сырье и заготовки» - это название, включающее и те и другие объекты, поэтому дуга после соединения получает эту метку. Практическая работа – пакет MS Visio и его функциональные возможности Семинар - создание модели «Питание семьи». Стандарт IDEF0 (ГОСТ Р 50.1.028-2001) для описания бизнес-процессов. Назначение стандарта. Область применения. Краткое описание. Самостоятельная зачетная работа. Построение модели процесса на языке IDEF диаграмм (результат – модель в MS Visio)


Гущин А.Н.

См. текст стандарта Язык UML UML – универсальный язык моделирования. Предпосылки создания. Понятие объекта в информатике. Общая характеристика моделей объектно-ориентированного анализа и проектирования. Виды диаграмм. Прецеденты. Описание прецедента. Диаграммы прецедентов. Описание системы на языке прецедентов. Диаграммы деятельности. Иные виды диаграмм. Назначение UML Аналитик разрабатывает документы с описанием этой проблемы и передаёт их разработчикам программистам, которые создают программное обеспечение для решения требуемой задачи и гарантируют его развёртывание на аппаратных средствах. Сформулировать видение системы чрезвычайно важный момент. Раньше анализ проводился "на пальцах". В настоящее время ключевым моментом процесса разработки является хорошо продуманный план. План, в свою очередь, должен составляться лишь после тщательного анализа требований клиента. Ключевым аспектом процесса проектирования является его правильная организация, когда


Гущин А.Н.

аналитики, клиенты, программисты и другие специалисты, участвующие в разработке системы, способны понять друг друга и прийти к общему мнению. Ещё одной отличительной чертой процесса разработки современных систем является дефицит времени для выполнения работ. Если предельные сроки сдачи подсистем нагромождаются друг на друга, то обеспечение непрерывности процесса разработки становится жизненно важной необходимостью. Общая схема взаимосвязей моделей и представлений сложной системы в процессе объектноориентированного анализа и проектирования. Таким образом, UML предназначен для того, чтобы увидеть систему с разных сторон. История UML. Авторами UML являются Grady Booch, James Rumbaugh & Ivar Jacobson. В 80х, в начале 90-х они независимо друг от друга придумывали методологии объектноориентированного анализа и проектирования. Потом в 94-95 годах они втроём оказались в Rational Software Corporation. Остальное - история. Предварительные версии UML начали использоваться в области создания программного обеспечения, а на основании отзывов потребителей производились существенные доработки. Это привело к возникновению консорциума UML(DEC, Hewlett-Packard,Microsoft, Oracle,Ration,...). В 1997 году консорциум выбрал первую версию UML и представил её на рассмотрение OMG. В конце 1997 года вышла версия 1.0. После этого группа OMG приступила к сопровождению и выпустила в конце 1988 года его две новые версии. Язык UML стал стандартом де-факто в области разработки программного обеспечения. В настоящее время язык продолжает активно развиваться. В 2002 году вышла версия 2.0, которая считается текущей. Диаграммы. Язык UML включает набор графических элементов, используемых на диаграммах. Будучи языком, UML содержит правила для объединения этих элементов. Диаграммы используются отображения различных представлений системы. Этот набор различных представлений называется моделью. Модель UML системы можно сравнить с художественно оформленной моделью здания. Важно отметить, что модель UML описывает, что должна будет делать система. В то же время, ничего не сообщается, как она будет реализована. Вообще, при создании модели используется что-то хорошо известное, для того, чтобы понять что-то менее известное.


Гущин А.Н.

Диаграмма прецедентов (Use case) Прецедент - коллекция сценариев использования системы. Каждая последовательность действий инициируется другой системой, пользователем и т.д. в какой-то момент времени. Сущности, инициирующие сценарии называются исполнителями. Прецеденты можно использовать повторно. Один способ включение, другой расширение. Прецеденты можно обобщать(наследовать) подобно классам. При наследовании дочерний прецедент прибавляет к родительскому свои шаги. Исполнители тоже могут наследоваться. Поэтому в начале, очень важно создать высокоуровневую диаграмму прецедентов.


Гущин А.Н.

Диаграммы состояний. Объекты меняют своё состояние в ответ на происходящие события и стечением времени. Диаграмма состояний представляет состояния объекта и переходы между ними, а также начальное и конечное состояние объекта. Переменные состояния такие, как таймеры и счётчики иногда бывают полезны. Виды деятельности включают события и действия. К стандартным видам деятельности относится вход (что происходит, когда система заходит в состояние), выход(что происходит, когда система выходит из выполнение(что происходит, когда система находится в состоянии).

состояния),

К линиям перехода можно добавить дополнительные детали. Указывают событие, вызвавшее переход. Состояния могут быть сложными. Они могут внутри содержать подсостояния (и даже группы, работа в которых происходит параллельно). Такие состояния называют композитными. Кроме того, композитное состояние может запомнить его состояние перед выходом из него. Это обозначается буквой


Гущин А.Н.

"H"(History) в кружке. Для долговременной истории, где запоминаются все подчинённые состояния (во вложенных в данное) есть обозначение "H*". Событие, обеспечивающее переход на диаграмме состояний объекта получателя называется сигналом. Сигналы, как и любые классы, можно наследовать. Переход может быть условным (по событию) или безусловным(по выполнению всех действий). На диаграмме состояний отображаются все переходы между состояниями одного объекта системы. Диаграммы дают полную информацию аналитикам о желаемом поведении.

Диаграммы последовательностей. Диаграмма последовательности состоит из обычных объектов, сообщений(в виде стрелок), а также вертикальной оси времени. Сообщение может быть простым (передача управления), синхронным (ожидать ответа), асинхронным (не ожидает ответа, продолжает действовать). Пример: 1.Покупатель помещает монету в щель на лицевой панели автомата. 2.Покупатель выбирает сорт лимонада 3.Монета попадает в реестр 3.Для рассматриваемого основного сценария считаем, что нужный сорт лимонада имеется, и реестр даёт команду отсеку доставить лимонад к лицевой панели автомата. На диаграмме последовальностей возможны следующие элементы: [переход по условию], *[цикл пока], создание (создать(), ''), удаление объекта(X). Диаграмма последовательностей UML добавляет изменение времени к взаимодействию объектов. Узкий прямоугольник - точка активации(выполнение одной из операций).


Гущин А.Н.

Диаграммы кооперации. Диаграмма кооперации - это ещё один способ представления информации, которая раньше была изображена на диаграмме последовательности. Эти два типа диаграмм семантически эквивалентны. Диаграмма последовательностей упорядочена в соответствии со временем, диаграмма кооперации - в соответствии с пространственным расположением объектов. На диаграмме кооперации ассоциации между объектами изображаются в виде сообщений, передаваемых одним объектом другому. Сообщение: стрелка, порядок. номер, имя. Условия, как и раньше, отображаются в кв. скобках. Чтобы описать цикл, надо поместить звёздочку перед условием. Некоторые операции являются дочерними по отношению к другим. В системе нумерации сообщений их номера пишутся после десятичной точки от имя предка. Диаграмма кооперации позволяет моделировать множество объектов получателей. Можно также изображать активные объекты, управляющие потоком сообщений, а также синхронизованные сообщения.


Гущин А.Н.

Диаграммы видов деятельности. Эти диаграммы очень похожи на блок-схемы. Существуют точки принятия решения, барьеры и параллельные потоки, передача сигналов. Возможно указание на то, к какому объекту относится нужный вид деятельности.


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Диаграммы развёртывания. Диаграмма развёртывания UML описывает физическую систему в готовом виде. Система состоит из узлов, каждый из которых изображается в виде куба. Линия между двумя кубами, символизирует соединение узлов. Существует два типа узлов: процессор - это узел, который может выполнить команды компонента. Устройство узел, которое это делать не может. Рекомендации по графическому изображению диаграмм языка UML При графическом изображении диаграмм следует придерживаться следующих основных рекомендаций: · Каждая диаграмма должна служить законченным представлением соответствующего фрагмента моделируемой предметной области. Речь идет о том, что в процессе разработки диаграммы необходимо учесть все сущности, важные с точки зрения контекста данной модели и диаграммы. Отсутствие тех или иных элементов на диаграмме служит признаком неполноты модели и может потребовать ее последующей доработки. · Все сущности на диаграмме модели должны быть одного уровня представления. Здесь имеется в виду согласованность не только имен одинаковых элементов, но и возможность вложения отдельных диаграмм друг в друга для достижения полноты представлений. В случае достаточно сложных моделей систем желательно придерживаться стратегии последовательного уточнения или детализации отдельных диаграмм. · Вся информация о сущностях должна быть явно представлена на диаграммах. В языке UML при отсутствии некоторых символов на диаграмме могут быть использованы их значения по умолчанию (например, в случае неявного указания видимости атрибутов и операций классов), тем не менее, необходимо стремиться к явному указанию свойств всех элементов диаграмм. · Диаграммы не должны содержать противоречивой информации. Противоречивость модели может служить причиной серьезных проблем при ее реализации и последующем использовании на практике. Например, наличие замкнутых путей при изображении отношений агрегирования или композиции приводит к ошибкам в программном коде, который будет реализовывать соответствующие классы. Наличие элементов с одинаковыми именами и различными атрибутами свойств в одном пространстве имен также приводит к неоднозначной интерпретации и может быть источником проблем. · Каждая диаграмма должна быть самодостаточной для правильной интерпретации всех ее элементов и понимания семантики всех используемых графических символов. Любые пояснительные тексты, которые не являются собственными элементами диаграммы (например, комментариями), не должны приниматься во внимание разработчиками. В то же время общие фрагменты диаграмм могут уточняться или детализироваться на других диаграммах этого же типа, образуя вложенные или подчиненные диаграммы. Таким образом, модель системы на языке UML представляет собой пакет иерархически вложенных диаграмм, детализация которых должна быть достаточной для последующей генерации программного кода, реализующего проект соответствующей системы.


Гущин А.Н.

·

·

Количество типов диаграмм для конкретной модели приложения строго не фиксировано. Для простых приложений нет необходимости строить все без исключения типы диаграмм. Некоторые из них могут просто отсутствовать в проекте системы, и это не будет считаться ошибкой разработчика. Например, модель системы может не содержать диаграмму развертывания для приложения, выполняемого локально на компьютере пользователя. Важно понимать, что перечень диаграмм зависит от специфики конкретного проекта системы. Любая модель системы должна содержать только те элементы, которые определены в нотации языка UML. Имеется в виду требование начинать разработку проекта, используя только те конструкции, которые уже определены в метамодели UML. Как показывает практика, этих конструкций вполне достаточно для представления большинства типовых проектов программных систем. И только при отсутствии необходимых базовых элементов языка UML следует использовать механизмы их расширения для адекватного представления конкретной модели системы. Не допускается переопределение семантики тех элементов, которые отнесены к базовой нотации метамодели языка UML.

Самостоятельная зачетная работа. Построение модели процесса на языке UML диаграмм. (результат – модель в MS Visio) Тема 3. Базы данных Историческое развитие. Последовательные файлы. Представление в виде таблиц. Аномалии хранения, удаления, обновления. Реляционное исчисление Идея Ф. Кодда. Почему реляционное счисление называется реляционным Нормальные формы баз данных. Системы управления базами данных. Уровни абстракции баз данных. Концептуальный уровень. Логический уровень. Физический уровень. Аппаратный уровень. ГОСТ 34.320-96 «Концепции и терминология для концептуальной схемы и информационной базы». Диаграммы потоков данных (DFD диаграммы). Формирование модели данных Модель данных является визуальным представлением структур данных, данных и бизнес-правил для СУБД. Обычно она разрабатывается как часть более крупного проекта по разработке ПО. Модель данных состоит из двух компонент - логической и физической моделей. В большинстве случаев первой создается логическая модель, а уже потом модель физическая. Иногда модель данных получается путем реконструкции из существующей базы данных. Определение проблемы и функциональных границ Логическое моделирование данных начинается с определения проблемы. Этот шаг иногда определяют как формулирование цели или функциональных границ проекта. Определение проблемы может состоять из одного параграфа или представлять собой


Гущин А.Н.

сложный документ, отражающий систему бизнес-целей. Эта операция задает функциональные границы модели данных, точно так же, как землемер устанавливает границы частного владения. Сбор требований к информации Многие из профессионалов согласны, что наиболее важной задачей проекта разработки ПО является точное и полное определение требований. В самом деле, неполное или неточное понимание требований может привести к выходу за рамки отведенного бюджета и существенному срыву срока завершения проекта. Сбор требований к информации представляет собой процедуру обнаружения и документирования информации, необходимой для идентификации и определения сущностей, атрибутов и бизнес-правил, составляющих логическую модель. Существует два хорошо известных метода сбора требований: рабочие сессии и интервью. Большинство методологий разработки рекомендуют практику рабочих сессий. Анализ Для формирования целостной логической модели, вы должны проанализировать и исследовать требования к данным и бизнес-правила. В результате проведения анализа должны быть созданы точные и полные определения для всех сущностей, атрибутов и отношений. В течение фазы анализа собираются и документируются метаданные (данные о данных). Анализ может проводиться как разработчиком модели, так и бизнесаналитиком. И тот, и другой работают с пользователями, документируя их намерения по использованию данных. Эта работа должна привести к формированию корпоративных бизнес-объектов, необходимых для ведения требований к информации. Корпоративные бизнес-объекты приводят к коду, ссылкам и классификации структур данных. Здесь кроется возможность для документирования кодовых значений, которые будут использоваться. Необходимо тщательно документировать все производные данные (данные, которые создаются путем комбинации или манипуляции над одним или более элементами данных) и исходные элементы данных. Отображение и трансформация данных Часто вам необходимо некоторым образом отображать или трансформировать данные. Отображение значений данных из источника в базу данных является важной задачей анализа. Важно помнить, что моделирование данных не должно зависеть от их источника. То есть способ получения данных не должен влиять на подход к их моделированию. В таблице приведен пример использования правил трансформации и отображения для определения того, что исходное кодирование данных действительно содержит три отдельных и различимых значения. Кроме того, соответствие определяет бизнесправила для отображения исходных кодов на три самостоятельных атрибута, которые они представляют. Пример правил отображения для исходного кода. Исходный Значение атрибута Значение атрибута Значение атрибута код 1 2 3 1234567890 123 456 7890


Гущин А.Н.

0987654321 12345

098 123

765 450

4321 0000

Бизнес-правила, показанные в таблице, включают руководство для отображения значений исходного кода в его компоненты. Значения исходного кода содержат атрибут 1, атрибут 2 и атрибут 3. Новые значения исходного кода используются, начиная с 1-го января 1998, и состоят из 10 цифр, в то время как старые значения состояли из 5 цифр. Первые три цифры значения исходного кода содержат атрибут 1. Следующие три цифры составляют атрибут 2. Последние четыре цифры содержат значение атрибута 3. Для значений из пяти цифр в исходном коде вы используете ноль (0) в качестве третей цифры атрибута 2 и заполняете нулями значение атрибута 3. Область определения данных Область определения данных должна быть проанализирована и документирована. Область определения накладывает ограничения на значения атрибутов. Например, в России в качестве рабочего дня рассматривается один из следующих: понедельник, вторник, среда, четверг или пятница. Этот список является областью определения для значений атрибута с именем День Недели. Значения по умолчанию Некоторым атрибутам значения назначаются по умолчанию. Значениями по умолчанию для атрибутов могут быть значения, которые атрибут имеет в большинстве случаев. Значения по умолчанию могут устанавливаться для атрибутов, чтобы избежать неинициализированных значений. Например, значением по умолчанию для Количества Покрышек должно быть 4, так как большинство транспортных средств имеет четыре покрышки на колесах. Часто для числовых полей принимают 0 в качестве значения по умолчанию, так как неинициализированные значения могут привести к непредвиденным последствиям. Логическая модель данных Логическая модель данных является визуальным представлением структур данных, их атрибутов и бизнес-правил. Логическая модель представляет данные таким образом, чтобы они легко воспринимались бизнес-пользователями. Проектирование логической модели должно быть свободно от требований платформы и языка реализации или способа дальнейшего использования данных. Разработчик модели использует требования к данным и результаты анализа для формирования логической модели данных. Разработчик приводит логическую модель к третьей нормальной форме и проверяет ее на соответствие корпоративной модели данных, если она существует. Последующие разделы описывают формирование логической модели данных, приведение логической модели к третьей нормальной форме, обзор корпоративной модели и дают некоторые рекомендации по проверке логической модели на соответствие корпоративной модели. Для достижения хороших результатов полезно проводить экспертный анализ, а также совместный анализ с бизнес партнерами и командой разработчиков. Компоненты логической модели данных Логическая модель использует сущности, атрибуты и отношения для представления данных и бизнес-правил. Сущности представляют собой объекты, о которых корпорация заинтересована хранить данные. Атрибуты - это данные, которые Copyright © 2010. Все права защищены. 38

Гущин А.Н.

корпорация заинтересована хранить. Отношения описывают взаимосвязи между сущностями в терминах бизнес-правил. Сущности Сущности представляют собой объекты, данные о которых корпорация заинтересована сохранять. Сущностями могут быть вещественные объекты, такие как персона или книга, но они могут представлять и абстрактные концепции, такие как центр затрат или производственная единица. Сущности для ясности и обеспечения целостности обозначаются существительными в единственном числе, например, Потребитель (CUSTOMER) а не Потребители (CUSTOMERS). Вы должны описать сущность, используя фактографические подробности, которые уникально ее идентифицируют. Каждый экземпляр сущности должен быть отдельным и отличным от всех других экземпляров этой сущности. Например, модель данных для хранения информации о клиентах должна обеспечивать способ, позволяющий отличить одного клиента от другого. Атрибуты Атрибуты представляют данные об объектах, которые необходимо иметь корпорации. Атрибуты представляются именами существительными, которые описывают характеристики сущностей. В качестве атрибутов могут выступать дата рождения клиента,


Гущин А.Н.

Отношения Отношения представляют взаимосвязи между объектами, о которых корпорация заинтересована хранить данные. Отношения выражаются глаголами или глагольными фразами, которые описывают взаимосвязь. На приведено несколько примеров отношений, представленных в нотации IE (Information Engineering - информационная инженерия) системы MS Visio.

Нормальные формы Нормальная форма — требование, предъявляемое к структуре таблиц в теории реляционных баз данных для устранения из базы избыточных функциональных зависимостей между атрибутами (полями таблиц). Процесс преобразования базы данных к виду, отвечающему нормальным формам, называется нормализацией. Если один и тот же атрибут присутствует более чем в одной сущности и не является внешним ключом, то этот атрибут рассматривается как избыточный. Логическая модель не должна содержать избыточных данных. Понятие нормальной формы было введено Эдгаром Коддом при создании реляционной модели БД. Основное назначение нормальных форм — приведение структуры базы данных к виду, обеспечивающему минимальную избыточность. Устранение избыточности производится за счёт декомпозиции отношений (таблиц) таким образом, чтобы свести к минимуму функциональные зависимости между их атрибутами (полями). Понятие функциональной зависимости здесь определяется следующим образом: В паре атрибутов одного отношения, X и Y, атрибут Y функционально зависит от атрибута X, если в данном отношении одному значению X соответствует в точности одно значение Y. Полное отсутствие функциональных зависимостей в отношениях невозможно (да и не нужно), но часть таких зависимостей избыточна, поскольку их можно вычислить из других зависимостей, имеющихся в БД. Каждая нормальная форма представляет собой определённое условие, которому должна соответствовать таблица базы данных. Если таблица не соответствует нормальной форме, она может быть приведена к ней (нормализована) за счёт декомпозиции, то есть разбиения на несколько таблиц, связанных между собой. Теоретически, в результате нормализации


Гущин А.Н.

объём БД должен уменьшиться. Принципиальным здесь является то, что нормализация — обратимый процесс, из группы таблиц, получившихся при декомпозиции, всегда можно получить в точности исходную таблицу. Таким образом, нормализация не сокращает объём информации, хранимой в БД, а лишь устраняет информацию, которая может быть вычислена. Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе. Первая нормальная форма Таблица находится в первой нормальной форме, если каждый её атрибут атомарен и все строки различны. Под выражением "атрибут атомарен" понимается, что атрибут может содержать только одно значение. Таким образом, не соответствуют 1NF таблицы, в полях которых могут храниться списки значений. Для приведения таблицы к 1NF обычно требуется разбить таблицу на несколько отдельных таблиц. Пример приведения таблицы к первой нормальной форме Исходная, ненормализованная, таблица Сотрудник Иванов И.И. Петров П.Ю.

Номер телефона 283-56-82 390-57-34 708-62-34

Нормализованная таблица Сотрудник Иванов И.И. Иванов И.И. Петров П.Ю.

Номер телефона 283-56-82 390-57-34 708-62-34

Если один и тот же атрибут присутствует более чем в одной сущности и не является внешним ключом, то этот атрибут рассматривается как избыточный. Логическая модель не должна содержать избыточных данных. На рисунке представлена модель, приведенная к первой нормальной форме. Добавлен идентификатор навыка, который уникально определяет


Гущин А.Н.

каждый навык. Вторая нормальная форма (2NF) Таблица находится во второй нормальной форме, если она находится в первой нормальной форме, и при этом любой её атрибут, не входящий в состав первичного ключа, функционально полно зависит от первичного ключа. Функционально полная зависимость означает, что атрибут функционально зависит от всего первичного ключа, но при этом не находится в функциональной зависимости от какой-либо его части. Если первичный ключ не составной, то таблица в 1NF автоматически находится и в 2NF. Во второй нормальной форме повторяющаяся группа вынесена в другую сущность. Это обеспечивает гибкость при добавлении необходимого количества Навыков и изменении Названия навыка или Описания навыка в одном месте.

Третья нормальная форма (3NF) Таблица находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме, и при этом любой её неключевой атрибут функционально зависит только от первичного ключа. В третьей нормальной форме Название школы и Географический регион перенесены в сущность, где их значения зависят от ключа.


Гущин А.Н.

Нормальная форма Бойса-Кодда (BCNF) Таблица находится в BCNF, если она находится в третьей нормальной форме, и при этом отсутствуют функциональные зависимости атрибутов первичного ключа от не-ключевых атрибутов. Данная нормальная форма — это модификация третьей нормальной формы. Таблица может находиться в 3NF, но не в BCNF, только в одном случае: если она имеет, помимо первичного ключа, ещё по крайней мере один составной возможный ключ, и по крайней мере один из атрибутов таблицы входит и в первичный, и в возможный ключи. Такое бывает достаточно редко, в остальном 3NF и BCNF эквивалентны. Четвёртая нормальная форма (4NF) Таблица находится в 4NF, если она находится в BCNF и не содержит нетривиальных многозначных зависимостей. Многозначная зависимость не является функциональной, она существует в том случае, когда из факта, что в таблице содержится некоторая строка X, следует, что в таблице обязательно существует некоторая определённая строка Y. В четвертой нормальной форме отношение многие-комногим между ПЕРСОНОЙ и ШКОЛОЙ разрешается за счет введения ассоциативной сущности, в которой отводится отдельная запись для каждой уникальной комбинации ШКОЛЫ и ПЕРСОНЫ. Пятая нормальная форма (5NF) Таблица находится в 5NF, если она находится в 4NF и любая многозначная зависимость соединения в ней является тривиальной. Завершенная логическая модель данных Завершенная логическая модель должна удовлетворять требованиям третьей нормальной формы и включать все сущности, атрибуты и связи, необходимые для поддержки требований к данным и бизнес-правил, ассоциированных с данными. Все сущности должны иметь имена, описывающие содержание и ясное, краткое, полное описание или определение. В одной из следующих публикаций будет рассмотрен исходный набор рекомендаций для правильного формирования имен и описаний сущностей.


Гущин А.Н.

Сущности должны иметь полный набор атрибутов, так, чтобы каждый факт относительно каждой сущности мог быть представлен ее атрибутами. Каждый атрибут должен иметь имя, отражающее его значения, логический тип данных и ясное, короткое, полное описание или определение. В одной из следующих публикаций мы рассмотрим исходный набор рекомендаций для правильного формирования имен и описаний атрибутов. Связи должны включать глагольную конструкцию, которая описывает отношение между сущностями, наравне с такими характеристиками, как множественность, необходимость существования или возможность отсутствия связи. Модели сущность-связь в объектном представлении Диаграмма классов. Легко можно увидеть, что все окружающие нас вещи различаются по категориям (автомобили, мебель, стиральные машины). Мы обращаемся к этим категориям, как к классам. Класс - это категория или группа вещей, которая имеет сходные атрибуты и общие свойства. Диаграммы классов представляют собой отправную точку процесса разработки.

Диаграмма объектов. Объект представляет собой экземпляр класса - особую сущность, которая имеет заданные значения атрибутов и операций. Если на примере стиральной машины, то её атрибуты могут иметь вид: компания-производитель - "Сантехника", наименование модели - "Мойдодыр", серийный номер - "13-666-13" и ёмкость - 16 фунтов. Расширения языка: Примечания служат для пояснения, почему эта часть диаграммы расположена именно здесь и как с ней работать. Стереотипы позволяют использовать существующие элементы UML и преобразовывать. Хороший пример - концепция интерфейса, т.е. класса не имеющего атрибутов.


Гущин А.Н.

Ассоциации. Если классы концептуально взаимодействуют друг с другом, то это взаимодействие называется ассоциацией. Ассоциации имеют ограничения(например {по очереди}, {или}), квалификатор(доп. информация в отношении "один ко многим"), классы, кратность, может быть рефлексивной. Может быть наследованием, зависимостью.


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Агрегация, композитные объекты, интерфейсы и реализации.

Иногда класс состоит из некоторого количества классовкомпонентов. Это особый тип взаимосвязи, называемый агрегацией. Обозначается не закрашенным ромбом. Можно использовать {или} для того, чтобы показать выбор. Агрегация задаёт отношение "часть-целое". Композит - это строгий тип агрегации, характеризующийся тем, что каждый элемент может принадлежать только одному целому. Можно выделить набор повторно используемых операций и объединить их в группу. Существует два вида обозначения интерфейса: кружок и стереотип. Термин видимость применяется по отношению к атрибутам и операциям и задаёт типы других классов, которые могут пользоваться ими. · Открытая область "+" - все могут использовать. · Защищённая область "#" - используется только наследниками. · Закрытая область "-" - только класс имеет доступ. · Реализация предполагает открытость операций интерфейса.


Гущин А.Н.

Статические атрибуты и операции (присущие классу, единые для всех объектов данного класса) подчёркиваются. Диаграммы потоков данных (DFD - Data Flow Diagramm) строятся из следующих элементов: Элемент

Описание

Обозначение

Функция

Действие, выполняемое моделируемой системой

Поток данных

Объект, над которым выполняется действие. Может быть информационным (логическим) или управляющим. (Управляющие потоки обозначаются пунктирной линией со стрелкой).

Хранилище данных

Структура для хранения информационных объектов

Внешняя сущность

Внешний по отношению к системе объект, обменивающийся с нею потоками данных

Такой тип обозначений элементов DFD-диаграммы получил название "нотация Йордона - Де Марко", по именам разработавших его специалистов. Функции, хранилища и внешние сущности на DFD-диаграмме связываются дугами, представляющими потоки данных. Дуги могут разветвляться или сливаться, что означает, соответственно, разделение потока данных на части, либо слияние объектов. При интерпретации DFD-диаграммы используются следующие правила: · Функции преобразуют входящие потоки данных в выходящие · Хранилища данных не изменяют потоки данных, а служат только для хранения поступающих объектов · Преобразования потоков данных во внешних сущностях игнорируется Помимо этого, для каждого информационного потока и хранилища определяются связанные с ними элементы данных. Каждому элементу данных присваивается имя, также для него может быть указан тип даных и формат. Именно эта информация является исходной на следующем этапе проектирования - построении модели "сущность-связь". При этом, как правило, информационные хранилища преобразуются в сущности, проектировщику остается только решить вопрос с использованием элементов данных, не связанных с хранилищами. Построим DFD-диаграмму для предприятия, строящего свою деятельность по принципу "изготовление на заказ". На основании полученных заказов формируется план выпуска продукции на определенный период. В соответствии с этим планом определяются потребность в комплектующих изделиях и материалах, а также график загрузки производственного оборудования. После изготовления продукции и проведения платежей, готовая продукция отправляется заказчику. Copyright © 2010. Все права защищены. 48

Гущин А.Н.

Эта диаграмма представляет самый верхний уровень функциональной модели. Естественно, это весьма грубое описание предметной области. Уточнение модели производится путем детализации необходимых функций на DFD-диаграмме следующего уровня. Так мы можем разбить функцию "Определение потребностей и обеспечение материалами" на подфункции "Определение потребностей", "Поиск поставщиков", "Заключение и анализ договоров на поставку", "Контроль платежей", "Контроль поставок", связанные собственными потоками данных, которые будут представлены на отдельной диаграмме. Детализация модели должна производится до тех пор, пока она не будет содержать всю информацию, необходимую для построения информационной системы. Физическая модель данных После создания полной и адекватной логической модели вы готовы к принятию решения о выборе платформы реализации. Выбор платформы зависит от требований к использованию данных и стратегических принципов формирования архитектуры


Гущин А.Н.

корпорации. Выбор платформы - сложная проблема, выходящая за рамки данного курса. В MS Visio физическая модель является графическим представлением реально реализованной базы данных. Физическая база данных будет состоять из таблиц, столбцов и связей. Физическая модель зависит от платформы, выбранной для реализации, и требований к использованию данных. Физическая модель для IMS будет серьезно отличаться от такой же модели для Sybase. Физическая модель для OLAP-отчетов будет выглядеть иначе, чем модель для OLTP (оперативной обработки транзакций). Разработчик модели данных и администратор базы данных (DBA - database administrator) используют логическую модель, требования к использованию и стратегические принципы формирования архитектуры корпорации для разработки физической модели данных. Вы можете денормализовать физическую модель для улучшения производительности, и создать представления для поддержки требований к использованию. Корпоративная модель данных (EDM - enterprise data model) содержит сущности, атрибуты и отношения, которые представляют информационные потребности корпорации. EDM обычно подразделяется в соответствие с предметными областями, которые представляют группы сущностей, относящихся к поддержке конкретных нужд бизнеса. Некоторые предметные области могут покрывать такие специфические бизнес-функции, как управление контрактами, другие - объединять сущности, описывающие продукты или услуги. Каждая логическая модель должна соответствовать существующей предметной области корпоративной модели данных. Если логическая модель не соответствует данному требованию, в нее должна быть добавлена модель, определяющая предметную область. Это сравнение гарантирует, что корпоративная модель улучшена или скорректирована, и в рамках корпорации скоординированы все усилия по логическому моделированию. EDM также включает специфические сущности, которые определяют область определения значений для ключевых атрибутов. Эти сущности не имеют родителей и определяются как независимые. Независимые сущности часто используются для поддержания целостности связей. Эти сущности идентифицируются несколькими различными именами, такими как кодовые таблицы, таблицы ссылок, таблицы типов или классификационные таблицы. Мы будем использовать термин "корпоративный бизнес-объект". Корпоративный бизнес-объект это сущность, которая содержит набор значений атрибутов, не зависящих ни от какой другой сущности. Корпоративные бизнес-объекты в рамках корпорации следует использовать единообразно. Семинар: изучение возможностей MS Access. Самостоятельная зачетная работа. Проектирование структуры базы данных (результат – модель в MS Visio). Тема 4. Понятие корпоративной информационной системы Понятие корпоративной информационной системы Эволюция взглядов на корпоративную информационную систему. Классификация по типам, функциям, вариантам технической реализации. Корпоративные системы MRP, MRPII, CSW.


Гущин А.Н.

MRP (Material Requirement Planning) - планирование материальных потребностей. Общая характеристика. Функции, выполняемые системой. Дальнейшее развитие. Достоинства и недостатки ресурсного планирования. MRP (Material Requirement Planning) Новая экономическая ситуация ставит перед предприятиями ряд задач, которые ранее ими не рассматривались. Среди наиболее важных задач, стоящих перед промышленными предприятиями в современных условиях, можно выделить: · повышение конкурентной борьбы, · требование выпускать продукцию в соответствии с текущими заказами покупателей, а не с долгосрочными перспективными планами, · необходимость оперативного принятия решений в сложной экономической ситуации, · укрепление связей между поставщиками, производителями и покупателями. В конкурентной борьбе побеждает только тот, кто быстрее других реагирует на изменения в бизнесе и принимает более верные решения. Именно информационные технологии помогают руководителям промышленных предприятий в решении этих сложных задач. Страны рыночной экономики имеют большой опыт создания и развития информационных технологий для промышленных предприятий. Одним из наиболее распространенных методов управления производством и дистрибуции в мире является стандарт MRP II (Manufacturing Resourse Planning), разработанный в США и поддерживаемый американским обществом по контролю за производством и запасами American Production and Inventory Control Society (APICS). APICS регулярно издает документ "MRP II Standart System", в котором описываются основные требования к информационным производственным системам. Последнее издание этой системы промышленных стандартов вышло в 1989 г. MRP II - это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия. Идея MRP II опирается на несколько простых принципов, например, разделение спроса на зависимый и независимый. MRP II Standart System содержит описание 16 групп функций системы: 1. Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства). 2. Demand Management (Управление спросом). 3. Master Production Scheduling (Составление плана производства). 4. Material Requirement Planning (Планирование материальных потребностей). 5. Bill of Materials (Спецификации продуктов). 6. Inventory Transaction Subsystem (Управление складом). 7. Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки). 8. Shop Flow Control (Управление на уровне производственного цеха). 9. Capacity Requirement Planning (Планирование производственных мощностей). 10. Input/output control (Контроль входа/выхода). 11. Purchasing (Материально техническое снабжение). 12. Distribution Resourse Planning (Планирование ресурсов распределения). 13. Tooling Planning and Control ( Планирование и контроль производственных операций).


Гущин А.Н.

14. Financial Planning (Управление финансами). 15. Simulation (Моделирование). 16. Performance Measurement (Оценка результатов деятельности). С накоплением опыта моделирования производственных и непроизводственных операций эти понятия постоянно уточняются, постепенно охватывая все больше функций. В своем развитии стандарт MRP II прошел несколько этапов развития: · 60-70 годах - планирование потребностей в материалах, на основании данных о запасах на складе и состава изделий, (Material Requierment Planning) · 70-80 годы - планирование потребностей в материалах по замкнутому циклу (Cloosed Loop Material Requirment Planning), включающее составление производственной программы и ее контроль на цеховом уровне, · конец 80-90-е - на основе данных, полученных от поставщиков и потребителей, ведение прогнозирования, планирования и контроля за производством, · 90-е - планирование потребностей в распределении и ресурсах на уровне предприятия – · Enterprise Resourse Planning и Distributed Requirements Planning. Задачей информационных систем класса MRP II является оптимальное формирование потока материалов (сырья), полуфабрикатов (в том числе находящихся в производстве) и готовых изделий. Система класса MRP II - имеет целью интеграцию всех основных процессов, реализуемых предприятием, таких как снабжение, запасы, производство, продажа и дистрибьюция, планирование, контроль за выполнением плана, затраты, финансы, основные средства и т.д. Стандарт MRP II делит сферы отдельных функций (процедур) на два уровня: необходимый и опциональный. Для того, чтобы программное обеспечение было отнесено к классу MRP II, оно должно выполнять определенный объем необходимых (основных) функций (процедур). Некоторые поставщики ПО приняли различный диапазон реализаций опциональной части процедур этого стандарта. Результаты использования интегрированных систем стандарта MRP II: · получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов; · долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации; · решение задач оптимизации производственных и материальных потоков; · реальное сокращение материальных ресурсов на складах; · планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности в использовании производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков; · автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств; · финансовое отражение деятельности предприятия в целом; Copyright © 2010. Все права защищены. 52

Гущин А.Н.

· · ·

значительное сокращение непроизводственных затрат; защита инвестиций, произведенных в информационные технологии; возможность поэтапного внедрения системы, с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия. В основу MRP II положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня.


Гущин А.Н.

Если результаты плана нереалистичны, то этот план или планы высшего уровня должны быть пересмотрены. Таким образом, можно проводить координацию спроса и предложения ресурсов на определенном уровне планирования и ресурсов на высших уровнях планирования. Стратегическое планирование Стратегическое планирование - это долгосрочное планирование. Оно обычно составляется на срок от одного до пяти лет. Оно основано на макроэкономических показателях, таких как тенденции развития экономики, изменение технологий, состояние рынка и конкуренции. Стратегическое планирование обычно распространяется на каждый год пятилетки и представляет собой плановые показатели (цели) высшего уровня. Бизнес-план Бизнес-план - это обычно план на год, который также составляется на ежегодной основе. Иногда он неоднократно пересматривается в течении года. Как правило он является результатом совещания управленческого состава, на котором сводятся планы продаж, инвестиций, развития основных средств и потребности в капитале и бюджетирование. Эта информация подается в денежном выражении. Бизнес-план определяет плановые показатели по объемам продаж и производства, а также другие планы низшего уровня. Планирование объемов продаж и производства Если бизнес-план предоставляет итоговые данные по объемам продаж помесячно (в денежном выражении), то план объемов продаж и производства разбивает эту информацию по 10-15 ассортиментным группам. В результате получают план производства, который ежемесячно пересматривается, принимая во внимание план предыдущего месяца, реальные результаты и данные бизнес-плана. План объемов продаж и производства обычно включает следующие элементы: · Объем продаж · Производство · Запасы · Незавершенный объем производства · Отгрузка Из этих элементов Объем Продаж и Отгрузка - это прогнозы, т.к. это внешние данные, которые прямому контролю не поддаются. Объем производства планируется, это внутренний показатель, поддающийся прямому контролю. Планы по объемам запасов и незавершенным объемам производства контролируются косвенно, манипулируя данными прогнозов объема продаж, прогнозов объема отгрузки и/или плана объемов производства. Объемы запасов и незавершенки управляются по-разному, в зависимости от типов продукции, выпускаемой или продаваемой компанией. Плановый объем запасов - это важный фактор, особенно для тех компаний, которые производят продукцию на склад. Плановый объем незавершенки является важным фактором для тех компаний, которые производят продукцию на заказ. Фокусом планирования объема продаж и производства является план производства. Хотя он и называется планом производства, это в принципе не просто


Гущин А.Н.

план выпуска продукции. Он требует наличие необходимого объема ресурсов по всей компании в целом. Если отдел маркетинга планирует скачек в продажах определенного ассортимента продуктов, инженеры должны обеспечить наличие необходимого объема оборудования; отдел МТС должен будет обеспечить дополнительные поставки материалов (наличие новых поставщиков); отдел кадров должен будет обеспечить наличие дополнительного объема трудовых ресурсов, а также организовать новые рабочие смены. Плюс ко всему необходимо будет обеспечить наличие необходимого объема капитала (для оплаты дополнительного объема ресурсов и запасов). План производства План производства будет нереален, если не будет обеспеченно наличие необходимого объема ресурсов. Планирование ресурсов - это долгосрочное планирование, которое позволяет оценить необходимый (для выполнения плана производства) и наличный объем ключевых ресурсов, таких как люди, оборудование, здания и сооружения. Если возникнет потребность в наличии необходимого объема дополнительных ресурсов, то, возможно, потребуется пересмотреть бизнес-план. Планирование ресурсов затрагивает только ключевые ресурсы и составляется на срок действия плана по производству (обычно один год). Ресурс может считаться ключевым, если его стоимость достаточно велика, или если срок его поставки достаточно велик или если от него зависят другие ресурсы. Ресурсы могут быть как внешними (возможности поставщиков), так и внутренними (оборудование, складские площади, деньги). Главный план-график производства Роль начальника отдела планирования - перевод производственного плана в специфичный план-график производства. Этот план - ГПГП - план производства, наложенный на шкалу времени. ГПГП показывает что будет производиться, когда и в каких объемах. Т.к. производственный план выражен в таких единицах как рубли, часы, тонны, то для того, чтобы получить ГПГП, необходимо произвести некоторые шаги по трансформации производственного плана. Плановые объемные показатели по ассортиментной группе необходимо перевести в плановые объемы и сроки по каждому продукту этой группы в раздельности. В зависимости от типа и объема выпускаемой продукции ГПГП можно разбить на недельные, дневные и даже сменные планы. Одна из основных целей ГПГП - это обеспечение буфера: ГПГП отличает прогнозы и потребности отдела сбыта от MRP (планирование потребностей в материалах). Философия такова: прогнозы и заказы на продажу (заказы клиентов) выражают спрос (или отгрузку), в то время как ГПГП отображает то, что реально будет произведено в соответствии с имеющимся спросом. В соответствии с ГПГП возможно производство продукции в период, когда спрос на нее невысок, и наоборот. Это может иметь место при производстве продукции, спрос на которую сезонен.


Гущин А.Н.

Спрос в Главном Плане-Графике Производства Начальник отдела планирования должен принимать во внимание все источники независимого спроса. Независимый спрос - это спрос, который может быть прогнозом, обычно это спрос на готовую продукцию и запчасти. Он в корне отличается от зависимого спроса (спрос, который можно рассчитать, исходя из данных по составу изделия). Источники независимого спроса: производственный план, прогнозируемый объем отгрузки, заказы клиентов (при производстве или сборке под заказ), спрос на запчасти, межзаводской спрос и страховой запас. Основная проблема в составлении ГПГП - это определение того, планирование по каким изделиям/комплектующим должно вестись отделом планирования, а по каким должно вестись автоматически (системой MRP). Изделия, планируемые отделом планирования, - это те изделия, планирование которых должно вестись под контролем людей. Изделия, планируемые системой MRP, т.е. автоматически, не требуют такой степени контроля (они зависят от ГПГП). Определение того, как должно вестись планирование того или иного вида изделия зависит от типов изделий и технологических процессов. Обычно очень маленькое количество изделий должны контролироваться отделом планирования. Общее планирование мощностей Как и планирование ресурсов, общее планирование мощностей является долгосрочным и ведется по ключевым ресурсам. Этот процесс использует данные ГПГП, а не данные производственного плана. Так если ГПГП выражен в объемных и временных характеристиках, то общее планирование мощностей используется для создания более детализированного плана, который может быть очень полезен при оценке средних потребностей компании в целом, а также для оценки ГПГП. MRP или планирование потребностей в материалах Исторически MRP (планирование потребностей материалов) предназначалось для контроля запасов и их пополнения. В рамках MRP II (планирование ресурсов предприятия) его использование было расширено до планирования потребностей в мощностях, проведения приоритизации и до замыкания всей цепочки планирования. MRP отвечает на четыре основных вопроса: · Что мы собираемся производить? · Что нам для этого необходимо? · Чем мы уже располагаем? · Что нам необходимо дополучить? ГПГП отвечает на первый вопрос "Что мы собираемся произвести?". В целях достижения целей, поставленных ГПГП, ведется планирование всей производственной и дистрибуторской деятельности. Т.к. ГПГП - это график, то он также отвечает и на такие вопросы как "Сколько" и "Когда". Второй вопрос "Что нам для этого необходимо?" по сути спрашивает: "Какие изделия/комплектующие нам нужно произвести (или закупить), чтобы выполнить планы ГПГП?". Чтобы ответить на этот вопрос, нам нужно знать две вещи: ГПГП и правильные данные о составе изделия (структуре продукта, формуле продукта). ГПГП и данные о составе изделия позволяют системе определить Что, Сколько и Когда потребуется для того, чтобы произвести то, что нам нужно.


Гущин А.Н.

Вопрос "Чем мы уже располагаем?" можно разделить на два вопроса: "Что у нас уже есть на руках?" и "Что мы ожидаем по заказам?". Наличный запас на складе - это ответ на первый вопрос, а плановый объем поступлений продукции с производства и от поставщиков - это ответ на второй вопрос. Все вместе эти данные не только дают информацию о наличном объеме запасов, но они также позволяют системе оценить ожидаемый объем запаса. Чтобы ответить на последний вопрос, нужно знать ответы на три предыдущих. Взяв то, что нужно произвести (брутто-потребности), отняв то, что уже есть (на складе и плановые поступления), мы узнаем то, что нам нужно дополучить (нетто-потребности). CRP планирование потребностей в материалах Но наличие необходимого объема необходимых материалов ничего не значит без наличия достаточного свободного объема рабочего времени. CRP (или планирование потребностей в мощностях) - это планирование среднего уровня, которое использует данные запланированных MRP заказов и заказов на производство для определения необходимого объема рабочего времени (как по трудовым, так и по техническим ресурсам). Планирование ресурсов и общее планирование мощностей - это планирование высшего уровня, используемое для планирования таких ресурсов как физическое оборудование. CRP является более детализированным планированием. Загрузка рабочих мест рассчитывается на основе технологического маршрута изготовления продукта, который определяет, каким именно образом производится данный вид продукта. Технологический маршрут похож на инструкцию к применению - набор шагов (или техопераций), которые необходимо совершить для изготовления чего-то. Каждая техоперация совершается на каком-то рабочем месте, которое может состоять из одного или нескольких человек и/или оборудования. DRP или планирование потребностей в распределении Когда какие-то материалы передвигаются от поставщика к потребителю, они передвигаются по цепи поставок (или рыночному каналу). Если представить это графически, то цепь поставок представляет собой потоки спроса и предложения между поставщиками и какими-то подразделениями компании Заказчика, между этими подразделениями и клиентами или между различными подразделениями одной компании. DRP (планирование потребностей в распределении) координирует спрос, предложение и ресурсы между подразделениями одной или нескольких компаний.

В цепи поставок может быть два и более уровней производственных и/или дистрибуторских подразделений. Эти подразделения могут находиться в различной зависимости друг от друга; важным моментом является то, что одно подразделение может поставить продукцию другому подразделению. Например, компания


Гущин А.Н.

производит товары на территории одного подразделения, а продает их с отдельного склада продаж.

Другая компания может иметь центральный центр дистрибуции, который поставляет продукцию на склады региональных отделений.

И третий пример: компания имеет производственные мощности в двух городах.


Гущин А.Н.

При планирование спроса и предложения материалов между подразделениями отвечают на три основных вопроса: · Что нам нужно получить (с других подразделений)? · Что мы собираемся поставить (другим подразделениям)? · Что мы можем поставить? Хотя эти вопросы и похожи на вопросы, задаваемые MRP (планирование потребностей в материалах), однако существует одно принципиальное отличие. В MRP достаточно знать Какой и Когда ожидается спрос и предложение. Когда же существует несколько подразделений, между которыми постоянно передвигается продукция, тогда DRP необходимо знать плюс ко всему где (каким подразделением) возник спрос/предложение. Ответ на вопрос "Что нам нужно получить?" создает спрос на материалы, которые необходимо поставить с другого подразделения. DRP рассчитывает полностью все эти потребности (после запуска MRP). На вопрос "Что мы собираемся поставить?" ответ возникает при оценке всех источников спроса на продукт, включая заказы клиентов, прогноз отгрузок, потребности в запчастях, страховой запас и межзаводской спрос. Используя данные по межзаводским запросам и заказам на распределение, между подразделениями ведется контроль спроса и предложения. На основе данных о потребностях подразделения на материалы, поставляемые другим подразделением, DRP создает запросы между этими подразделениями. Ответ на последний вопрос "Что мы можем поставить" зависит от наличия материалов (предложение) и транспорта (ресурсов). Если спрос (потребности) превышает предложение, DRP можно использовать для закрепления материалов за несколькими подразделениями в указанной пропорции. Концепция ERR-системы. ERP (Enterprise Resource Planning System_ - система планирования ресурсов предприятия. Общая характеристика. Выполняемые функции Достоинства и недостатки. Проблемы внедрения и использования (чувствительность к ошибкам в данных, зависимость от корпоративной культуры). Концепция ERP: планирование корпоративных ресурсов (Enterprise Resource Planning) Яркая черта современной экономики - интенсивные процессы интеграции участников рынка. Реструктуризация компаний, всплески слияний и поглощений, сращение промышленного и финансового капиталов, концентрация, специализация, диверсификация, кооперирование, интернационализация отражают эту тенденцию. В результате растет число корпораций (в том числе транснациональных), комплексов и объединений, холдингов, конгломератов, консорциумов, финансово-промышленных групп, стратегических альянсов. Развитие интернет-технологий, разработка платформ для электронного ведения бизнеса усугубят интеграционные процессы. По мнению многих экспертов, Интернет принесет бизнесу еще один способ интеграции виртуальную корпорацию, когда несколько компаний и/или частных лиц временно объединяются посредством современных коммуникационных средств для достижения общих целей.


Гущин А.Н.

Интеграционные процессы вызвали существенные изменения во внутреннем устройстве компаний: · усложнение организационной структуры: · наличие в составе компании автономных предприятий со своей собственной логистической организацией; · непростая система производственных и административных связей между этими автономными объектами; · географическая разбросанность производственных, складских и/или сбытовых подразделений; · сосуществование производств различных типов; · диверсификация деятельности; · наличие международной сети поставщиков комплектующих и услуг; · усложнение логистических цепочек поставок продукции как внутри, между автономными подразделениями компании, так и вовне, между компанией и ее дистрибуторами и заказчиками. Главная цель концепции ERP - распространить принципы MRP II (Manufactory Resource Planning, планирование производственных ресурсов) на управление современными корпорациями. Концепция ERP представляет собой надстройку над методологией MRP II. Не внося никаких изменений в механизм планирования производственных ресурсов, она позволяет решить ряд дополнительных задач, связанных с усложнением структуры компании. Концепция ERP до сих пор не стандартизована. Когда возникает вопрос об отнесении конкретной информационной системы управления к классу развитых MRP II-систем или к классу ERP, специалисты расходятся во мнениях, поскольку выделяют различные критерии принадлежности системы классу ERP. Однако, суммируя различные точки зрения, можно указать основные черты, которыми должны обладать ERP-системы. Характеристические черты ERP-систем Системы класса ERP отличает набор следующих свойств: · универсальность с точки зрения типов производств; · поддержка многозвенного производственного планирования; · более широкая (по сравнению с MRP II) сфера интегрированного планирования ресурсов; · включение в систему мощного блока планирования и учета корпоративных финансов; · внедрение в систему средств поддержки принятия решений. Возможность планирования производства всех типов в рамках одной системы Даже на обычном предприятии (не говоря уже о корпорации) могут сосуществовать производства различных типов ссылка. Например, у предприятия с основным производством непрерывного типа может быть вспомогательное производство, содержащее ремонтно-механические цеха, ориентированные на дискретный производственный цикл. Кроме того, предприятие может инициировать новое Copyright © 2010. Все права защищены. 60

Гущин А.Н.

производство, что подразумевает проектное планирование и управление. Тогда на данном предприятии будут представлены производства всех трех типов - проектное, дискретное и непрерывное. Для поддержки планирования и управления всем предприятием в целом, информационная система должна "уметь" работать с каждым из этих типов производств. Поэтому системы класса ERP содержат набор модулей, каждый из которых специализирован на определенном типе производства. Обеспечение многозвенного производственного планирования Большие производственные объединения, распределенные территориально, могут состоять из обособленных структурных подразделений или филиалов (звеньев). Каждый филиал, как правило, имеет отдельный законченный производственный процесс. Однако зачастую подразделения связаны между собой цепочкой поставок некоторых единиц продукции. Это усложняет процесс планирования деятельности как отдельных подразделений, так и всего производственного объединения. Чтобы предотвратить простои и перегрузки отдельных производств из-за не поставленных вовремя деталей, план-графики закупок/производства различных производственных подразделений компании должны быть согласованы между собой. Логика работы заложенных в ERP-системы средств агрегирования планов проста. Сначала формируются собственные планы закупок/поставок и производства для каждого предприятия-звена единой организационной структуры. При этом в план-графиках закупок и производства по каждой номенклатурной единице, входящей во внутрипроизводственную сеть поставок, указываются источник (потребитель) и приоритетность поставки этой единицы. Затем создается многозвенный (агрегированный) план. Для этого ERP-система обобщает потребности предприятий-звеньев в номенклатурных единицах, входящих в сеть внутренних поставок, и генерирует производственные планы для каждого звена с учетом поставок между звеньями. Прежде чем представить эти планы для утверждения, система проводит сценарную оценку их выполнимости. Как и в обычных MRP IIсистемах, оценка выполнимости планов происходит путем создания системой потока заказов зависимого спроса на уровне всего производственного объединения. При выявлении критических состояний планы корректируются, и лишь затем поступают на утверждение. Расширение сферы интегрированного планирования ресурсов В классических MRP II-системах интегрированное планирование ресурсов охватывало лишь производственные, складские, снабженческие и сбытовые подразделения предприятия. Действия других тесно связанных с производственным процессом подразделений и служб (например, ремонтных, транспортных) не вовлекались в планирование. Точно так же за кадром оставались проектные работы. ERP-системы позволяют вовлечь в сферу интегрированного планирования ресурсов все подразделения предприятия, так или иначе эти ресурсы использующие. Это позволяет достичь оптимизации бизнес-операций предприятия, а также координации действий всех служб и подразделений для обеспечения их эффективной работы. В связи с этим, в ERP-системах появляются следующие дополнительные подсистемы.


Гущин А.Н.

·

·

·

Планирование и управление реализацией производственных проектов. В этой подсистеме ведется анализ проекта (разработка его структуры, выделение подпроектов, разбиение подпроектов на отдельные работы), формирование сетевых графиков работ, планирование материальных и трудовых ресурсов, оборудования, финансовых затрат для выполнения этих работ, управление ходом их выполнения. Планирование работы сервисно-технических служб. Подсистема позволяет планировать ресурсы и оптимизировать выполнение работ по техническому обслуживанию производственных объектов. Подсистема оказывает сильное влияние на работу модуля планирования производства. Если проводится аварийный или плановый ремонт некоторой единицы производственных мощностей, то подсистема должна оповестить модуль планирования производства о блокировке данной единицы производственных мощностей на определенный период и указать на этот период альтернативный производственный маршрут. Планирование и управление распределенными ресурсами (Distribution Resources Planning). Такая подсистема предоставляет возможность работать со сложной многозвенной структурой сбытовых подразделений и складов. В частности, в ее компетенцию входит и планирование работы транспортных служб. С помощью подсистемы можно: § минимизировать транспортные затраты на доставку сырья и комплектующих; § организовать сбалансированное распределение материалов и продукции по складам компании; § выбрать оптимальные транспортные маршруты при проведении межскладских перемещений (когда есть несколько складов) или перемещений между сбытовыми подразделениями (когда есть сеть дилерских организаций). § Планирование и управление послепродажным и специальным обслуживанием. Как следует из названия, подсистема предназначена для управления всеми видами сервисных услуг.

Здесь нужно отметить важную деталь. Во многих современных MRP II-системах появляются подсистемы "Проект", "Сервис", "Транспорт" и т. д. Однако, хотя в этих подсистемах и ведется учет затрат и доходов, бюджетирование, зачастую в них нет необходимой для ERP функциональности по созданию потока заказов, порождающей интегрированное планирование потребностей в ресурсах и мощностях в масштабах всего предприятия. Несмотря на довольно широкую функциональность, ERP-системы не являются полностью интегрированными системами управления: на многих предприятиях существуют подразделения, деятельность которых хотя и связана с производственным процессом, однако не укладывается в существующую идеологию MRP II- / ERP-систем. Для автоматизации работы таких подразделений используются свои системы. Речь идет, например, о системах автоматизированного проектирования (САПР), системах конструкторской и технологической подготовки производства (PDM-системы - Product Data Management). Поэтому реально ERP-системы (так же,


Гущин А.Н.

как и MRP II-системы) практически всегда используются совместно с подобными подсистемами. Планирование и учет корпоративных финансов Реализация в ERP-системах поддержки планирования ресурсов разветвленной корпорации влечет необходимость усиления финансового блока, реализации управления сложными финансовыми потоками и возможности корпоративной консолидации. Поэтому в ERP-системы входят мощные системы управления корпоративными финансами, характеризующиеся следующими особенностями: · поддержка многозвенной структуры управления - возможность анализировать финансовые данные как на уровне отдельных подразделений-звеньев, так и на уровне всей компании; · гибкость - поддержка нескольких часовых поясов, языков, национальных валют и систем бухгалтерского учета и отчетности; · полнофункциональный аппарат ведения бухгалтерского и управленческого учета; · ведение финансового планирования; · ведение расчетов с дебиторами и кредиторами; · наличие аппарата для отслеживания возвращаемости кредитов, включающего ведение истории отношений с кредиторами, анализа состояния их дел, поиск сведений о них; · полная интеграция с данными других подсистем ERP-систем. Включение в системы мощных средств поддержки принятия решений Управленческие решения принимаются людьми. Сама по себе ERP-система не является инструментом для принятия управленческих решений, она лишь поставляет необходимую для этого информацию. Реальную же поддержку принятия управленческих решений оказывают специальные аналитические средства, вводимые в ERP-системы (обычно эти средства называют OLAP). Приведем некоторые возможности систем поддержки принятия решений: · отслеживание эффективности работы различных участков и служб для выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования структуры бизнеспроцессов и организационных единиц; · анализ деятельности отдельных подразделений; · агрегирование данных из различных подразделений; · анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных направлений бизнеса; · выявление тенденций, развивающихся как внутри предприятия, так и на рынке. Различия между MRP II- и ERP-системами. В настоящее время практически все разработчики MRP II- / ERP-систем относят свои системы к классу ERP. "ERP" - очень модная аббревиатура, способная увеличить продажи системы, по сути не принадлежащей к этому классу. Дело доходит до того, что начинают позиционировать финансово-управленческие системы со слабым производственным блоком как "полноценные ERP-системы", вводя потребителей в заблуждение. Эта путаница усугубляется отсутствием ERP-стандарта. Copyright © 2010. Все права защищены. 63

Гущин А.Н.

Чуть выше были описаны характеристические черты ERP-систем. Они станут понятнее, если провести сравнительную характеристику систем двух классов - ERP и MRP II. Сразу следует отметить, что и для MRP II-систем, и для ERP-систем основным является производство. Они, безусловно, развиваются в связи с запросами рынка: добавляются новые функциональности, решения переносятся на новые технологические платформы. Однако производственные подсистемы остаются центральными для рассматриваемых систем, и различия между MRP II- / ERPсистемами лежат именно в области планирования производства. А связаны эти различия с глубиной реализации планирования, что обусловлено ориентацией этих систем на различные сегменты рынка. ERP-системы создаются для больших многофункциональных и территориально распределенных производственных корпораций (например, холдингов, ТНК, ФПГ и т. д.). MRP II-системы ориентированы на рынок средних предприятий, которым не требуется вся мощность ERP-систем. Собственно, различие MRP II- и ERP-систем понятно уже из их названия: с одной стороны, планирование корпоративных ресурсов (Enterprise Resources Planning), с другой - планирование производственных ресурсов (Manufacture Resources Planning). Существенные же отличия ERP от MRP II можно выразить следующей формулой: ERP = MRP II + реализация всех типов производства + интегрирование планирования ресурсов по различным направлениям деятельности компании + многозвенное планирование Безусловно, многие MRP II-системы развиваются с позиций глубины планирования и по некоторым параметрам приближаются к ERP-системам. Однако "по некоторым" не значит "по всем", поэтому с употреблением термина "ERP" нужно обращаться осторожно. Современный рынок информационных управленческих систем состоит из тройки (по другим оценкам - пятерки) систем-лидеров, которые, собственно, и относятся к классу ERP, и множества "продвинутых" систем класса MRP II. Безусловными лидерами являются системы SAP R/3 немецкой компании SAP AG, Oracle Applications американской компании Oracle и Baan, разработанная нидерландской компанией Baan (в мае 2000 года компания Baan была приобретена британским холдингом Invensys). Иногда к этому "элитному" списку добавляют OneWorld компании J.D.Edwards и PeopleSoft, выпускаемую одноименной компанией. Что же касается MRP II-систем, то тут наблюдается большее количество решений, каждое из которых несет в себе уникальное сочетание функциональных и технологических особенностей. Все они отличаются различной степенью проработки производственных, финансовых и иных функций, поэтому с помощью консультантов предприятия могут подобрать систему, более всего отвечающую их запросам. Поэтому "MRP II" - это не признак ущербности системы, а показатель того, что система ориентирована на рынок средних предприятий. Концепция CRM-системы.


Гущин А.Н.

CRM (Customer Relationship Management System) – система управления взаимодействием с клиентами (система управления продажами). Общая характеристика. Выполняемые функции. Достоинства и недостатки. CRM-система система управления взаимодействием с клиентами) — корпоративная информационная система, предназначенная для улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с клиентами, установления и улучшения бизнес-процедур на основе сохранённой информации и последующей оценки их эффективности. Её основные принципы таковы: · наличие единого хранилища информации, откуда в любой момент доступны все сведения обо всех случаях взаимодействия с клиентами; · синхронизированность управления множественными каналами взаимодействия (то есть существуют организационные процедуры, которые регламентируют использование этой системы и информации в каждом подразделении компании); · постоянный анализ собранной информации о клиентах и принятии соответствующих организационных решений — например, приоритетизации клиентов на основе их значимости для компании. Таким образом, этот подход подразумевает, что при любом взаимодействии с клиентом по любому каналу, сотруднику организации доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с клиентами и решение принимается на её основе, информация о котором, в свою очередь, тоже сохраняется и доступна при всех последующих взаимодействиях. Классифицируют возможности (модули) CRM по функциональности и уровням обработки информации. По функциональности выделяют блоки: · Продажи · Маркетинг · Сервисное обслуживание По уровням обработки информации: · Оперативный — регистрация и оперативный доступ к первичной информации по Контактам, Компаниям, Проектам, Документам и т. д. · Аналитический — отчетность по первичным данным и самое главное более глубокий анализ информации в различных разрезах (воронка продаж, анализ результатов маркетинговых мероприятий, анализ эффективности продаж в разрезе продуктов, сегментов клиентов, регионов и т. п.) · Коллаборационный (англ. collaboration - сотрудничество; совместные, согласованные действия) — уровень организации тесного взаимодействия с конечными потребителями, клиентами, вплоть до влияния клиента на внутренние процессы компании (опросы, для изменения качеств продукта или порядка обслуживания, web-страницы для отслеживания клиентами состояния заказа, уведомление по SMS о проведённых транзакциях по банковскому счету, возможность для клиента самостоятельно скомплектовать и заказать в online к примеру автомобиль или компьютер из доступных блоков и опций и др.)


Гущин А.Н.

Ранее (до 2000 г.), как правило, CRM системы были «однобоки» (так называемые «менеджеры контактов», или системы поддержки маркетинговых мероприятий, или системы для автоматизации сервисных служб). Сейчас (2006 г.) практически любая современная CRM система имеет в большей или меньшей степени все указанные возможности и уровни обработки информации. Тема 5. Анализ, проектирование, инжиниринг и реинжиниринг технологических процессов (бизнес-процессов) предприятия Анализ технологических процессов (бизнес-процессов) Всего на данный момент в мире насчитывается более 20 технологий организационного проектирования (помимо вышеназванных к ним относятся DFD, ABC, Flow Chart, Gannt, Workflow, etc.). Наиболее распространёнными в настоящее время методологиями функционального моделирования бизнес-процессов являются стандарты семейства IDEF и методологии ARIS и UML. Об их особенностях, положительных и отрицательных сторонах написано немало книг и отдельных статей. Их всегда можно найти в книжных магазинах и интернете. И, если задача клиента не предъявляет ярко выраженных требований к использованию какой-либо иной методологии, именно для функционального моделирования бизнес-процессов рекомендуется использовать стандарт IDEF0. Основные его отличительные характеристики это простота и строгость. И интуитивно понятные большинству сотрудников изобразительные средства, которым они обучаются, как правило, с удивительной лёгкостью. При всём при этом данный стандарт, основанный на методологии SADT (методологии структурного анализа и проектирования), имеет ряд других важнейших преимуществ. Например, очень высокую степень распространённости во всём мире в проектах, связанных с описанием, разработкой и изменением бизнес-процессов. Строгое использование формата бумаги А4 для формирования диаграмм и ограничение числа объектов на диаграмме восемью (а рекомендовано — не более 5-6) функциональными блоками — это позволяет эффективно работать с моделью процессов даже самых широких предметных областей в обычных условиях обычного офиса, а не вынуждает для её обсуждения или анализа «расстилать простыни» по столам конференц-зала или «развешивать» их на стене. Несколько лет назад на основе методологии SADT Госстандартом России были разработаны и утверждёны «Рекомендации по стандартизации «Методология функционального моделирования» — ГОСТ Р 50.1.028-2001, фактически повторяющие стандарт IDEF0. Этап системного анализа и проектирования рассматривался обязательным этапом работ, который должен предварять все последующие и определял "фундамент для обеспечения функциональной адекватности и качества" разрабатываемой информационной системы. От качества системного анализа и проектирования непосредственно зависит степень удовлетворенности заказчика от внедренной информационной системы, особенно, если речь идет о корпоративных информационных системах (КИС). В последовательности выработки требований заказчика по этапу системного анализа и проектирования выделяют три фазы:


Гущин А.Н.

·

обследование и системный анализ существующей информационной системы, и выявление ее недостатков; · обобщение результатов системного анализа и создание предварительной концепции новой или модернизированной информационной системы; · разработка системного проекта комплекса программ и баз данных, определяющих методы и средства дальнейшего детального проектирования и всего жизненного цикла информационной системы и базы данных. К этому списку необходимо добавить, что эти фазы применимы не только к организациям уже имеющим какие то информационные системы, но и к тем, в которых информационные системы только создаются. Этап системного анализа и проектирования является наиболее важным для успешного выполнения проекта, и поэтому может рассматриваться как один из факторов риска. Естественно, что эту работу могут выполнить либо специализированные организации, имеющие опыт подобных проектов, либо собственные аналитические структуры, знающие бизнеспроцессы компании лучше внешних подрядчиков. Но наиболее эффективным представляется комбинированная проектная группа. В любом случае, в формировании требований заказчика в той или иной степени участвуют и разработчик и заказчик. На этапе системного анализа и проектирования при сравнительно малых затратах можно достичь следующих результатов: · получить снимок бизнес - и информационных процессов, сложившихся в организации; · выявить узкие места в бизнес-процессах и наметить пути их ликвидации; · создать информационную и функциональную модель новой системы; · сформировать список требований к новой или модернизированной информационной системе; · выбрать методы и средства проектирования и реализации информационной системы; · сформировать архитектуру системы; · сформировать состав программных компонент, которые необходимо приобрести в рамках создания информационной системы; · составить предварительный укрупненный план проектирования и реализации базовой версии информационной системы; · оценить трудозатраты разработки новой информационной системы; · составить технико-экономическое обоснование. С движением по этапам процесса разработки, возрастает стоимость ошибки. Это еще раз подчеркивает необходимость проведения обследования - что снижает вероятность принятия неправильных проектных решений. Особенности, характерные для крупных проектов КИС. Это: · сложность описания (достаточно большое количество функций, процессов, элементов данных и сложные взаимосвязи между ними), требующая моделирования и анализа данных и процессов; · наличие совокупности тесно взаимодействующих компонентов (подсистем), имеющих свои локальные задачи и цели функционирования, например, Copyright © 2010. Все права защищены. 67

Гущин А.Н.

традиционных приложений, связанных с обработкой транзакций и решением регламентных задач, и приложений аналитической обработки (поддержки принятия решений), использующих нерегламентированные запросы к данным большого объема; · необходимость интеграции существующих и вновь разрабатываемых приложений; · функционирование в неоднородной среде на нескольких аппаратных платформах · разобщенность и разнородность отдельных групп разработчиков по уровню квалификации и сложившимся традициям использования тех или иных инструментальных средств. Следует сказать, что особенность в) выдвигает требование обязательного создания архитектуры создаваемой системы - то есть создания регламентов стадий жизненного цикла программного обеспечения (ЖЦ ПО) и критериев применимости ПО, согласно которым производится отсев существующих и разработка новых приложений (подсистем). Особенность г) выдвигает требование использования системного ПО класса middleware, позволяющего без излишних затрат создавать и эксплуатировать многоплатформенные подсистемы. Особенности а),б),д) приводят к необходимости использования единой методики и средств системного анализа и проектирования, понятной и удобной на всех стадиях создания информационной системы и для всех участников проекта. Именно такая методика является объектом анализа данной статьи. КИС как объект проектирования Когда говорят о КИС, то подразумевают системы для крупных, территориально распределенных организаций, обычно имеющих несколько уровней управления. Обязательным свойством КИС является ее системность, то есть понимание КИС как объекта, имеющего новое системное свойство, которым не обладают отдельные компоненты. Под бизнес-процессом будем понимать цепочку работ, которые заканчиваются значимым для клиента и/или организации результатом.

Компоненты КИС предназначены для автоматизации большей части бизнеспроцессов, которые в любой организации можно разделить на две группы: ·

основные бизнес-процессы (бизнес-процессы, которые дают результат для клиента);


Гущин А.Н.

·

вспомогательные бизнес-процессы (бизнес-процессы, дающие результат для основного бизнес-процесса или организации).

В большинстве случаев основные бизнес-процессы в первом приближении идентичны для организаций, принадлежащих одной отрасли (например, нефтепереработка для НПЗ, продажи для торговых организаций), или вообще являются уникальными (например, трубопроводный транспорт нефти, транспорт газа). Для автоматизации таких процессов существуют отраслевые решения (например, SCADA системы диспетчерского управления, системы для химического производства, системы для транспортных организаций) или специально разработанные под заказ системы (например, система управления поставками газа). Вспомогательные же бизнес-процессы практически идентичны на верхнем уровне абстракции во всех организациях (например, бухгалтерия, логистика, склад, кадры и т.п.), а существующие различия проявляются на нижних уровнях детализации. Такие бизнес-процессы очень хорошо изучены и формализованы. Существует большое количество систем для их автоматизации - от небольших узконаправленных систем (1С-бухгалтерия, БОСС-Кадровик и др.), до комплексных систем класса ERP (SAP/R3, Oracle Applications и др.). Таким образом, КИС должна включать в себя компоненты, автоматизирующие как основные, так и вспомогательные бизнес-процессы. Автоматизируя бизнес-процессы по отдельности, не принимая во внимание интересы всей организации, не соблюдая системотехнические принципы, в конце концов, можно прийти к "лоскутной" автоматизации, которая будет в дальнейшем тормозить процесс автоматизации и вести к неоправданно значительным затратам. Только объединив компоненты в единое целое, можно получить систему, обладающую свойствами КИС, и действительно полезную организации. Методы и средства проектирования КИС При проектировании программного обеспечения используется несколько методов. Важнейшими являются структурный и объектно-ориентированный методы, которые, однако, не стоит противопоставлять - каждый из них на различных этапах анализа и проектирования должен последовательно дополнять друг друга. Структурный метод Представляет традиционный подход к созданию программного обеспечения. Основным строительным блоком является процедура или функция, а внимание уделяется, прежде всего, вопросам передачи управления и декомпозиции больших алгоритмов на меньшие. Но, к сожалению, системы не слишком легко адаптируются. При изменении требований или увеличении размера приложения (что происходит нередко) сопровождать их становится сложнее. Однако структурный метод является чрезвычайно удобным на этапе анализа и проектирования - поскольку аналитики имеют дело с бизнес-процессами, по сути, являющимися функциями или группами функций. В структурном анализе используются такие методики, как: · DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных; · IDEF0 (Icam DEFinition) - функциональные диаграммы.


Гущин А.Н.

Объектно-ориентированный метод Является наиболее современным методом разработки программного обеспечения. Здесь в качестве основного строительного блока выступает объект или класс. В самом общем смысле объект - это сущность, обычно извлекаемая из словаря предметной области или решения, а класс является описанием множества однотипных объектов. Каждый объект обладает идентичностью (его можно поименовать или как-то по-другому отличить от прочих объектов), состоянием (обычно с объектом бывают связаны некоторые данные) и поведением (с ним можно что-то делать или он сам может что-то делать с другими объектами). Объектно-ориентированный метод разработки программного обеспечения является преобладающим сейчас по той причине, что он продемонстрировал свою полезность при построении систем в самых разных предметных областях и для различных уровней сложности и масштаба. Кроме того, большинство современных языков программирования, инструментальных средств и операционных систем являются в той или иной мере объектно-ориентированными, а это дает веские основания судить о мире в терминах объектов. Применение методов и средств проектирования КИС Поскольку в построении модели предметной области кроме аналитиков на начальной стадии принимают участие эксперты предметной области (рис. 5), к применяемым моделям выдвигаются следующие требования: · описание бизнес-процессов должно быть простым и понятным экспертам предметной области, которые не имеют специальной подготовки аналитиков; · описание бизнес-процессов должно легко читаться и не быть при этом громоздким и сложным для корректировки; · описание бизнес-процессов должно делаться в том же средстве, в котором на последующих этапах работ будет проектироваться информационная система.

В настоящее время экспертам предметной области наиболее доступны к пониманию структурные модели бизнес-процессов. Однако, наиболее понятным, несомненно,


Гущин А.Н.

является текстовое описание, которое также позволяет вносить корректуру в описание бизнес-процессов самим экспертам предметной области. К описанию бизнес-процессов в виде тех или иных моделей можно приступать, только после того, как понимание бизнес-процессов аналитиками будет согласовано с экспертами предметной области. Следует заметить, что подробно описать бизнеспроцесс проще с помощью текста, такой же объем информации в виде диаграмм будет занимать гораздо больше места, его будет труднее читать и анализировать. Вообще, существует граница применения диаграмм - иллюстрация контекста бизнеспроцесса, подробности лучше показать структурированным текстовым описанием.

Описание методологий анализа и проектирования приведено в большом количестве изданий и публикаций, и не представляет интереса приводить их еще раз. Остановимся подробнее на описании совместного применения языка UML и методики написания спецификаций прецедентов использования (usecase), автором которой является Алистар Кобурн. Несмотря на свои достоинства, UML всего лишь язык и является одной из составляющих процесса разработки программного обеспечения. Хотя UML не зависит от моделируемой реальности, лучше всего применять его, когда процесс моделирования основан на рассмотрении прецедентов использования и является итеративным и пошаговым, а сама система имеет четко выраженную архитектуру. Неоспоримой заслугой UML является введение понятия прецедента использования. "Поток событий это последовательность действий, выполняемых в системе, которые позволяют получить результат, наблюдаемый для актера этой системы, прецедент (usecase) определяется как совокупность всех своих последовательной действий (потоков событий)". Однако, UML, вводя это понятие, не дает четких способов применения прецедентов. Получается, что прецеденты, интуитивно понятны аналитикам, но их применение в похожих ситуациях зачастую приводит к различным результатам. В 1998 году была издана монография А. Кобурна "Эффективное написание прецедентов". Реакция аудитории на нее была строго положительной и до сих пор в рейтингах электронных книжных магазинов эта работа получает отличные оценки. Причина успеха объясняется тем, что была предложена строгая и логичная система


Гущин А.Н.

применения прецедентов; сформулировано новое определение прецедента, предложена структура его текстового описания (спецификации). "Прецедент определяет соглашение между заинтересованными лицами (stakeholder) относительно поведения системы. Прецедент описывает поведение системы в ответ на запрос со стороны одной из зантересованных сторон, который называется основным (primary) актером. Основой актер инициирует запрос для осуществления некоторой цели; система отвечает, защищая интересы своих заинтересованных сторон. При этом могут реализоваться выполняться раличные птоки событий в зависимости от конкретного запроса и условий, в которых он был выполнен. Прецедент объединяет все такие сценарии. Причем, написанный по структуре А. Кобурна прецедент содержит в себе информацию, которую графически можно изобразить только на нескольких диаграммах, что сразу усложняет усвоение информации. Текстовые спецификации прецедентов (различной степени проработанности) могут использоваться на всех стадиях разработки информационных систем (анализ и моделирование, проектирование, разработка, тестирование и документирование). Необходимо обратить внимание на ключевую мысль, которая лейтмотивом проходит через всю книгу: "Написание преценьлв фундаментально означает написание этюдов в прозе (в оригинале essays in prose) со всеми трудностями, которые присущи написанию хороших текстов в общем случае". Диаграммы прецедентов языка UML при этом могут использоваться в качестве: · оглавления для прецедентов; · как контекстная диаграмма для системы, показывающая основных актеров с их целями, возможно, для демонстрации взаимодействия системы с вторичными актерами; · как "сборочный лист", показывающий каким образом юзкейсы верхнего уровня взаимосвязаны с прецедентами низших уровней. Подходы к проектированию технологических процессов (бизнес-процессов). Формулирование цели. Выбор критерия эффективности. Выбор метода. Выбор инструментальных средств. Обзор методик проектирования. Проектирование организационной структуры и должностных обязанностей с помощью стандарта IDEF0. Принципы проектированию (организации) технологических процессов 1) Общие принципы реорганизации бизнес-процессов, a) Поиск лучших отраслевых решений (best practices) и разработка нескольких альтернативных моделей процессов, b) Вертикальное и горизонтальное «сжатие» процесса, c) Нелинейный, итерационный процесс, d) Ориентация на выходные продукты — конечный результат бизнес-процесса, e) «Поручите выполнение процесса тем, кто использует его результат», f) «Включайте обработку информации в реальную работу, которая генерирует эту информацию», g) «Связывайте параллельные работы вместо интеграции их результатов»,


Гущин А.Н.

h) «Помещайте точку принятия решения туда, где делается работа, и встраивайте контроль в процесс», i) «Фиксируйте информацию один раз — у источника». 2) Технические принципы реорганизации бизнес-процессов, a) Соответствие привлеченных ресурсов задачам, b) Соответствие физических и логических входов/выходов процесса, c) Отражение возможных ошибок и проблем, d) Устранение «разрывов» на функциональных стыках, e) Поиск и исключение неиспользуемых выходов процесса, f) Координация работ, g) Устранение дублирования функций, h) Контрольные точки. Поиск лучших отраслевых решений (best practices) и разработка нескольких альтернативных моделей процессов. Подходы к реорганизации бизнес-процессов должны базироваться на анализе опыта передовых предприятий и разработке альтернативных вариантов моделей процесса. Использование отраслевого опыта специалистов других предприятий исключительно важно для успешного выполнения проекта.Опыт передовых предприятий и специалистов может быть получен несколькими способами. № 1

2

3

Наименование способа

Характеристика

Общение специалистов различных предприятий

Общение осуществляется при помощи участия в конференциях, семинарах, выставках, интернет-дискуссиях и т.д. Возможна организация выездов на другие предприятия (многие готовы поделиться опытом как бесплатно, так и за деньги). Способ хороший, но, в основном, дает возможность определить только общие направления, по которым следует двигаться проектной команде предприятия, источники информации о методиках, опыте применения инструментальных средств и т.д.

Неэтичный, но часто практикуемый крупными и средними Переход опытных специалистов с других компаниями способ. Переманивают по разному. Как правило, основным рычагом является оклад специалиста на новом месте предприятий или возможность занять руководящую должность. Использование готовых моделей бизнес-процессов

Источником таких моделей могут служить: 1. 2. 3.

4

Приглашение консультантов

результаты успешных проектов, выполненных на других предприятиях; референтные модели консалтинговых фирм; различные стандарты.

Консультанты, успешно выполнившие проекты на предприятиях одной отрасли, обладают достаточно большим опытом и базой данных бизнес-процессов. Однако поиск таких консультантов дело далеко не простое.

Разработка и последующий анализ альтернативных вариантов


Гущин А.Н.

Разработка и последующий анализ альтернативных вариантов моделей бизнеспроцессов, как правило, рассматривается в качестве базового принципа реорганизации. На практике, однако, часто складывается ситуация, когда не хватает времени для тщательной проработки хоты бы одной модели. Это происходит как вследствие недооценки сложности задачи руководителями предприятий и проектов, так и из-за изменения политической (экономической и т.п.) ситуации на предприятии в течении длительного проекта (6-8 месяцев). Следующие рисунки поясняют процесс формирования, анализа и утверждения моделей бизнес-процессов.

Последовательность действий «бизнес-процесс».

Модель «как есть».

Вариант 1 модели «как должно быть». Из процесса исключается процедура 2.


Гущин А.Н.

Вариант 2 модели «как должно быть». Процедуры 3 и 5 заменяются одной процедурой 7.

Сравнение моделей при помощи анализа критериев эффективности. Вертикальное и горизонтальное «сжатие» процесса. Вертикальное «сжатие» бизнес-процесса — сокращение уровней функциональной иерархии, задействованных в выполнении процедур процесса и принятии решений. Пример вертикального «сжатия» процесса приводится на следующих рисунках. Представленная на рисунке модель «как есть» бизнес-процесса включает несколько итерационных согласований, в которых принимают участие Экономист, Начальник Отдела и Начальник Управления. Таким образом, для выполнения процесса необходимо участие сотрудников трех уровней функциональной иерархии. На практике, число уровней иерархии может достигать 8-10 (для крупных промышленных предприятий). При таком числе уровней длительность выполнения бизнес-процесса значительно возрастает, а эффективность снижается.


Гущин А.Н.

Модели «как есть» и «как будет»


Гущин А.Н.

На рисунке «как должно быть» представлена модель, в которой устранены итерационные согласования, например за счет делегирования полномочий по принятию решений Экономисту Отдела. Начальник Отдела лишь просматривает и визирует документацию в конце процесса (процедура 9), после чего информации передается Начальнику Управления. Горизонтальное «сжатие» бизнес-процесса — устранение неэффективных процедур процесса, итерационных согласований на одном уровне иерархии, сокращение времени выполнения процедур процесса, времени простоя и т.д. Пример горизонтального «сжатия» процесса приводится на рисунке. Модель процесса «как должно быть». Сокращение времени выполнения функций. «Сжатия» бизнеспроцесса можно добиться, используя как конкретные технические приемы реорганизации, так и радикально переосмысливая процесс в целом. Последний подход рассмотрен, например, в работах «классиков» реинжиниринга — Хаммера и Чампи. Первый подразумевает рутинную, кропотливую работу по детальному анализу бизнес-процессов и разработке мер по их реорганизации.


Гущин А.Н.

Выбор методов зависит от целей проекта и возможностей привлечения соответствующих ресурсов (например, возможности провести имитационное моделирование бизнес-процессов). Нелинейный, итерационный процесс. Инженерия (организация) бизнеспроцессов не является линейным, последовательно выполняемым и легко планируемым процессом. Надо быть готовым к тому, что придется несколько раз возвращаться к началу этапа, т.е. к разработке нескольких вариантов моделей «как должно быть». Необходимо выполнить несколько итераций, прежде чем будет получено приемлемое решение, существенно увеличивающее эффективность бизнес-процесса. Итерационный характер разработки моделей следует учитывать при планировании работ по проекту. На следующем рисунке приводится пример итерационного цикла разработки моделей бизнес-процессов «как должно быть».


Гущин А.Н.

Принцип ориентации на результат Ориентация на выходные продукты — конечный результат бизнес-процесса. Принцип предполагает определение требований к бизнес-процессу в целом, требований к характеристикам его выходного продукта (степень удовлетворенности клиента, стоимость, качество и т.д.), и проведение реорганизации процесса с целью удовлетворить заданным целевым значениям этих требований. Таким образом, осуществляется оптимизация бизнес-процессов по отношению к его конечному результату. Хаммер сформулировал этот принцип, как: «…организовывайте достижение результата, а не выполнение задачи…». Важна ориентация сотрудников на конечный результат бизнес-процесса, а не на выполнение локальных функций в подразделениях.


Гущин А.Н.

Инжиниринг технологических процессов (бизнес-процессов). Понятие инжиниринга бизнес-процессов. Формы инжиниринга: CPI (непрерывное усовершенствование) с небольших (пробных) изменений до полной модификации системы и BPR (точечное усовершенствование бизнес-процессов) программа с фокусом на конкретных бизнес-процессах; Оценка эффективности бизнес-процесса При оценке эффективности бизнес-процесса могут рассматриваться две группы показателей: · типовые показатели; · специальные показатели. Типовые показатели могут использоваться при работе с любыми процессами, однако целесообразность их использования определяется спецификой рассматриваемого бизнес-процесса и возможностью сбора необходимой информации. В свою очередь специальные показатели определяются исключительно для конкретного процесса (группы процессов) предприятия. Группы показателей, характеризующих бизнеспроцесс, можно классифицировать следующим образом: · показатели выполнения; · показатели стоимости; · показатели эффективности; · показатели качества; · показатели наблюдаемости; · показатели управляемости. Показатели выполнения В качестве показателей выполнения могут использоваться следующие параметры: время выполнения процесса в целом (в человеко-днях); · количество сотрудников предприятия, участвующих в выполнении процесса; · количество автоматизированных функций процесса; · количество полностью или частично дублирующих друг друга функций: · в рамках процесса; · для остальных процессов; · количество функций, контролирующих выполнение процесса. Показатели стоимости К показателям стоимости можно отнести такие параметры бизнес-процесса, как: · суммарная стоимость процесса, рассчитанная по методике АВС; · стоимость поддержания процесса в рабочем состоянии (стоимость владения процессом); · стоимость производимых процессом выходных материальных продуктов (услуг, информации). Показатели эффективности Показатели эффективности бизнес-процесса могут определяться следующим образом:


Гущин А.Н.

Числитель

показатель процесса

показатель аналогичный Знаменатель целевое стоимостные значение характеристики выполнения показатель показателя процесса референтного процесса

Примеры показателей эффективности: · отношение фактического времени выполнения процесса к плановому времени выполнения; · рентабельность процесса; · степень автоматизации по количеству функций (количество функций с возможностью автоматизации / общее количество функций процесса); · степень автоматизации по времени (суммарное время автоматизированных работ / суммарное время выполнения всех работ) · отношение суммарного времени выполнения функций процесса к суммарному времени ожидания; · отношение суммарного времени выполнения функций-интерфейсов взаимодействия с другими процессами к суммарному времени ожидания. Показатели качества Показатели качества бизнес-процесса могут определяться на основе требований стандартов, например серии ISO-9000 и/или внутренней общей системы управления качеством (TQM). Основой для формирования показателей качества может служить степень удовлетворенности клиента процесса. Клиентами процесса могут являться как внешние потребители продуктов и услуг предприятия, так и подразделения предприятия, использующие результаты выполнения процесса — т.н. «внутренние клиенты». Показатели наблюдаемости Показатели наблюдаемости процесса являются важнейшими. Они характеризуют возможность оперативно получать и анализировать данные по состоянию процесса. Фактически, эти показатели характеризуют существующую на предприятии систему управленческого учета. Каждый бизнес-процесс должен иметь определенное количество контрольных функций («точек»), формирующих оперативную информацию о его состоянии. Показатели управляемости Показатели управляемости характеризуют возможность оперативного управления бизнес-процессом. В рамках системы управления по отклонениям, при помощи этих показателей можно измерить эффективность управляющего воздействия (например, принятого управленческого решения). Показатели управляемости тесно связаны с показателями наблюдаемости, т.к. без наличия оперативной информации по процессу невозможно принимать обоснованные управленческие решения. Пример дерева показателей бизнес-процесса приведен на следующих рисунках.


Гущин А.Н.

Рисунок 10а.

Рисунок 10б. Реинжиниринг технологических процессов (бизнес-процессов). Понятие реинжиниринга. Когда стоит применять. Выбор цели. Выбор критерия. Препятствия для проведения. Основные приемы реинжиниринга. Отличие просто инжиниринга как метода улучшения качества технологических процессов заключается в целях, реинжиниринг означает коренную перестройку процесса и применятся там, где надо улучшить показатели на 100% и более. Принцип «Поручите выполнение процесса тем, кто использует его результат». Принцип, предложенный Хаммером. Рассматривается целесообразность выполнения процедур бизнес-процесса специализированными подразделениями. Например,


Гущин А.Н.

закупка осуществляется Отделом снабжения для всех подразделений предприятия на основе согласованных заявок. Применять рассматриваемый принцип реорганизации можно было бы следующим образом: 1) некоторые виды материальных ценностей могут закупаться непосредственно подразделениями; 2) процедура согласования заявок может быть пересмотрена с точки зрения упрощения и применения различных регламентов при различных суммах закупки. Другой пример: ремонт оборудования выполняет специализированное Подразделение 2, при этом качество и сроки ремонта не устраивают Подразделение 1, занимающееся эксплуатацией этого оборудования. В данном случае может оказаться целесообразным выполнение ремонта (например, текущего) силами Подразделения 1. При передаче работы в другие подразделения возникают т.н. интерфейсы бизнеспроцессов: из одного подразделения в другое передается информация (документы, устные распоряжения, звонки) и материальные ресурсы. Пример интерфейсов приводится на рисунке. Бизнес-процесс на рисунке состоит из 5 процедур и, на первый взгляд, является линейным. Однако процедуру 3 выполняет Отдел 2, а не Отдел 1. Возникает необходимость передачи информации и материальных ресурсов из отдела в отдел, что приводит к увеличению длительности процесса и снижению его эффективности. Передача выполнения процедуры 3 Отделу 1 могла бы существенно повысить эффективность бизнес-процесса. Конечно, в ряде случаев указанный образ действий неприменим (например, для процесса производства, переходящего из цеха в цех). Другой пример использования рассматриваемого принципа приводится на следующих рисунках где показаны модели «как есть» и «как должно быть». В указанном примере результатом процесса является поступление запасной части со склада в производство. В процессе реорганизации часть процедур была устранена, а часть передана в подразделение, непосредственно использующее результат бизнеспроцесса.


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Принцип «Включайте обработку информации в реальную работу, которая генерирует эту информацию». Принцип, предложенный Хаммером. Выполнение практически любого бизнеспроцесс связано в осуществлением различных хозяйственных операций, результаты которых должны быть зафиксированы в системе управленческого учета предприятия. Одним из примеров применения рассматриваемого принципа может быть следующая ситуация. В показанном на рисунке 14 процессе управления дебиторской задолженностью участвуют несколько подразделений: бухгалтерия учитывает хозяйственные операции, финансовый отдел контролирует величину дебиторской задолженности, отдел сбыта принимает меры по ее сокращению. Типичные проблемы состоят в том, что, во-первых, оперативность получения информации по состоянию задолженности является недостаточной, а, во-вторых, подразделение, ответственное за возникновение этой задолженности, получает информацию последним. На практике часто встречается ситуация, когда на предприятии ведется несколько параллельных систем учета отгрузок и дебиторской задолженности: бухгалтерская система, оперативная система учета отдела сбыта (Excel), система учета финансового отдела (Excel). Отдел сбыта вынужден вести свою внутреннюю систему учета, так как оперативность системы бухгалтерского учета его не устраивает. На следующем рисунке показан пример реорганизации бизнес-процесса.


Гущин А.Н.

Принцип «Связывайте параллельные работы вместо интеграции их результатов». Принцип, предложенный Хаммером. При создании сложных продуктов (как информации, так и материальных ресурсов) возникают ситуации, когда несколько подразделений выполняют параллельные работы, затем пытаются согласовывать полученный результат. Ярким примером бизнес-процесса такого рода является процесс формирования финансового плана предприятия, представленный на рисунке. В начале процесса, параллельно во времени выполняется планирование продаж, производственных возможностей и себестоимости, при этом ПЭО пользуется фактической информацией по объему производства предыдущего периода и старается оптимизировать загрузку производства на плановый период с учетом производственных возможностей, а отдел сбыта ориентируется на потребности рынка. После получения предварительных вариантов планов, проводится их согласование. Результатом этого согласования может быть как изменение плана продаж, так и изменение плана производства. Чаще всего такого рода процессы организованы неэффективно и приводят к дублированию функций в подразделениях (например, анализ производственных возможностей и сопоставление их с планом отгрузки


Гущин А.Н.

проводят одновременно отдел сбыта и ПЭО) и увеличению сроков формирования финансового плана. Рассматриваемый процесс по своей природе является итерационным. Однако итераций могло бы быть меньше, если бы создаваемые планы подразделений основывались на одной и той же информации и согласовывались между собой на ранних стадиях процесса. Применение рассматриваемого принципа возможно путем разработки интерфейсов между процессами, обеспечивающих взаимодействие подразделений на всех стадиях создания продукта, а не на финальной стадии. Принцип применим как к процессам создания продукции, так и к процессам разработки документации, планов и т.п. Принцип «Помещайте точку принятия решения туда, где делается работа, и встраивайте контроль в процесс». Принцип, предложенный Хаммером. Применение принципа обеспечивает делегирование полномочий по принятию решений исполнителям процесса, что приводит к устранению излишних согласований и сокращению времени выполнения процесса. Применение данного принципа можно показать на примере реорганизации бизнес-процесса анализа и согласования заявки клиента на поставку продукции. Из рисунка видно, что для выяснения возможностей поставки готовой продукции необходимо последовательно выполнить следующие виды анализа и принять соответствующие решения: · анализ производственных возможностей; · анализ рентабельности заказа; · анализ эффективности договора на поставку. Поскольку все эти процедуры выполняются в различных подразделениях, то общее время анализа заказа клиента может составить 3-5 и более дней (в зависимости от специфики производства). Однако, при наличии необходимой информации, принимать решения по всем аспектам заказа мог бы отдел сбыта. На рисунке показаны модели «как есть» и «как должно быть».


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Принцип «Фиксируйте информацию один раз — у источника». Принцип, предложенный Хаммером. Использование данного принципа подразумевает занесение информации в единую учетную систему один раз, на месте ее возникновения. Следствием применения принципа является сокращение документооборота между подразделениями, снижение количества ошибок при передаче информации, сокращение времени выполнения процесса и т.д. Пример реорганизации бизнес-процесса, выполненной на основе данного принципа приводится на рисунке. При выполнении бизнес-процесса (модель «как есть») используется несколько автоматизированных систем и бумажных документов. На практике часто встречается ситуация, когда бумажные документы, порожденные одной системой, затем, при дальнейшем использовании, вручную вносятся в другую систему. Необходимо устранять такого рода дублирование функций в подразделениях.


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Технические принципы реорганизации бизнес-процессов Принцип «Соответствие привлеченных ресурсов задачам». В процессе анализа моделей бизнес-процессов «как есть» следует выяснить, соответствуют ли привлекаемые для выполнения процесса ресурсы поставленным задачам. Может оказаться, что для обеспечения выполнения процесса привлечены излишние ресурсы: материальные, финансовые, человеческие и т.д. Целесообразно провести анализ обоснованности существующих нормативов, используемых для расчета расходования ресурсов при выполнении процесса. На основании анализа формулируются рекомендации по реорганизации бизнес-процесса. Устранение излишних ресурсов должно приводить к снижению стоимости бизнес-процесса в целом. Часто, для повышения эффективности использования ресурсов необходимо внедрять новые технологии. Анализ на эффективность использования ресурсов может проводиться, например, на основе показателей выполнения бизнес-процесса (см. рисунки «как есть» и «как будет»). В рассматриваемом случае можно добиться существенного сокращения рутинной работы бухгалтеров по формированию счетов-фактур за счет внедрения единой автоматизированной системы. Показателями выполнения в данном случае являются: время выполнения процесса, время подготовки счета-фактуры, количество счетов-фактур, подготавливаемых одним бухгалтером за рабочий день и т.д.


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Принцип « Соответствие физических и логических входов/выходов процесса». В детальной модели бизнеспроцесса не должно быть выходов/выходов, которые бы не использовались в модели верхнего уровня по ходу выполнения процесса в целом. Пример разрыва между процессом верхнего уровня и детальным процессом показан на следующих рисунках. Ниже представлена декомпозиция

Процедуры Х бизнес-процесса, представленного на верхнем рисунке. Процедура Х создает два «выхода»: Документ 1 и Документ 2. Анализ процессов показывает, что Документ 2 далее в процессе верхнего уровня не используется. «Разрывы» могут быть так же на уровне событий или, говоря другими словами, логики процесса. В данном примере Процедура Х заканчивается одним событием, в то время как на схеме верхнего уровня после выполнения указанной процедуры отражена возможность реализации двух событий (- показан символ логического «или»). В модели процесса так же не должно быть «разрывов», т.е. входов/выходов, которые не являются соответствующими выходами/входами других процессов одного и того же уровня декомпозиции. Принцип «Отражение возможных ошибок и проблем». Модель бизнес-процесса должна отражать возможность возникновения ошибок, некорректных действий персонала и т.д. Должна быть разработана последовательность действий, предпринимаемых при возникновении наиболее вероятных (типовых) ошибок и проблем. Примеры моделей бизнес-процессов, отражающих указанный принцип, показаны на рисунке.


Гущин А.Н.

Анализ бизнес-процесса показал, что для двух его процедур возможны типовые внештатные ситуации 1 и 2. Они были отражены на модели бизнеспроцесса «как должно быть». Для каждой внештатной ситуации были описаны соответствующие процедуры.

Принцип «Устранение «разрывов» на функциональных стыках». При выполнении бизнес-процесса, при передаче информации не должны возникать разрывы между функциональными подразделениями. Документ, подготовленный при выполнении процедуры одного процесса должен без задержек передаваться в соответствующее подразделение, которое, в свою очередь, должно без задержки обрабатывать этот документ. Указанный принцип поясняет рисунок.


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Принцип «Поиск и исключение неиспользуемых выходов процесса». Промежуточные результаты выполнения процедур бизнеспроцесса должны подвергаться анализу с точки зрения их последующего использования — как в рамках рассматриваемого процесса, так и других процессов. Все неиспользуемые продукты процесса или продукты, от которых можно легко отказаться, должны быть устранены. Пример применения этого принципа показан на рисунке.

Анализируя модели бизнес-процессов «как есть» можно выяснить, в результате выполнения каких процедур процесса возникает тот или иной документ (файл и т.д.), в каких процедурах он в дальнейшем используется. Такой анализ может выполняться, например, при помощи следующей формы. №

Наименование документа

Наименование и № процедуры бизнеспроцесса, создающей документ

1

Документ 1.1.

Процедура 1.22 бизнес-процесса 1.

Документ используется бизнес-процессом

Наименование и № процедур процесса

Бизнес-процесс 3

Процедуры 3.1, 3.2

Бизнес-процесс 8

Процедуры 8.6, 8.11


Гущин А.Н.

... 2

Документ 1.2.

...

Принцип «Координация работ». Процедуры, выполняемые в рамках бизнес-процесса, должны быть скоординированы по времени и ресурсам так, чтобы не возникало узких мест по загрузке персонала, оборудования, сетей и т.д. Сказанное демонстрирует следующий рисунок.

По ходу выполнения процедур бизнес-процесса, показанного на рисунке 1, может сложиться ситуация, когда руководителю отдела необходимо будет выполнять одновременно две процедуры. В итоге, руководитель будет вынужден выполнять одну работу в ущерб другой (например, анализ документа в ущерб контролю деятельности подразделения и т.п.). Анализ времени выполнения процедур помогает выявить «узкие» места бизнес-процесса. Для проведения такого анализа могут использоваться методики и инструментальные средства имитационного моделирования. Принцип «Устранение дублирования функций». Функции (процедуры) бизнес-процессов, которые дублируют друг друга полностью или частично, должны быть подвергнуты анализу и реорганизации. Для того, чтобы выявить дублирование функций необходимо: · путем анализа моделей (либо путем анализа результатов интервью с сотрудниками предприятия) найти процедуры различных бизнес-процессов со схожими названиями и составить таблицу процедур, «подозреваемых» в дублировании; · каждую найденную процедуру описать в виде детального бизнес-процесса, указать входящие и исходящие документы, информацию, ресурсы;


Гущин А.Н.

·

проверить на совпадение содержание входящей и исходящей информации, пользователей этой информации (ресурсов), перечень принимаемых решений и т.д.; · выявить наличие дублирования и его причины; · в случае наличия полного или частичного дублирования предложить меры по его устранению. Для анализа дублирования функций может использоваться следующая таблица. №

Функция

Исходящие Содержание Функция документы исходящих (дублидокументов рующая)

Исходящие Содержание документы исходящих документов

1 Пример анализа бизнес-процессов на наличие дублирования функций представлен на рисунках. При совместном анализе бизнес-процессов 1 и 2 видно, что существует дублирование процедур: Наименование процедуры Исходящие документы/файлы

Содержание документов (информация)

Процедура А Процедура С

Документ 1 Документ 6

Информация 1

Процедура Б Процедура Д

Файл 1 Документ 11

Информация 2


Гущин А.Н.


Гущин А.Н.

Принцип «Контрольные точки». Целевые показатели эффективности бизнес-процесса должны оперативно контролироваться. Для этого необходимо разработать ряд контрольных процедур и встроить их в процесс. Пример встраивания контрольных процедур в бизнес-процесс показан на рисунках (модели «как есть» и «как должно быть». Контрольную процедуру 1 можно рассматривать, например, как контроль качества продукции (информации) с обратной связью в случае возникновения недопустимых отклонений в контролируемых параметрах. Результатом выполнения контрольной процедуры 2 может явиться повторное выполнение соответствующих процедур процесса.

Copyright © 2010. Все права защищены. 100 А.Н.

Гущин


Гущин А.Н.

Безусловно, концепция реинжиниринга является более действенным способом построения эффективной системы управления – при прочих равных условиях. Однако эти прочие условия далеко не равны. Наиболее принципиальными различиями в условиях являются следующие: · Разница в совокупных затратах на проведение преобразований (как на проектирование, так и на внедрение) – у реинжиниринга она существенно выше; · Разница в риске неудачи преобразований – процент неудачных попыток реинжиниринга, по оценка Хаммера и Чампи (авторов книги "Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе" – библии реинжиниринга), составляет 50-70% в условиях США; · Разница в цене неудачи – тотальная перестройка в случае неудачи может привести к более высоким потерям, чем неудачное проведенные отдельные улучшения в действующей системе управления. При этом впечатляющие показатели эффекта от применения реинжиниринга в западных компаниях также необходимо корректировать применительно к отечественным условиям. Эти показатели обусловлены следующими факторами: · Эффект реинжиниринга в значительной степени связан с внедрением ITрешений достаточно высокого уровня (экспертные системы, компоненты В2В); · Значительную долю эффекта дает сокращение рабочих мест по результатам реинжиниринга, в т.ч. с применением информационных технологий; · Снижение общих временных затрат деятельности, связанное в т.ч. с предыдущими двумя факторами также вносит свою лепту в повышение эффективности деятельности. На типичном российском предприятии даже успешно проведенный реинжиниринг покажет более скромные результаты в силу ряда обстоятельств: · Уровень реализуемых на отечественных предприятиях IT-решений недостаточен для достижения результатов, аналогичных западным примерам (те же экспертные системы и компоненты В2В у нас пока слабо распространены в силу ряда объективных и субъективных причин); · Стоимость рабочей силы в России на порядок меньше западной, даже с учетом совокупных затрат на содержание рабочих мест, а существенное сокращение персонала само по себе представляет собой отдельную проблему; · Снижение временных затрат будет не столь значительным в силу меньшего эффекта предыдущих двух факторов. Иными словами, имеет место соотношение «затраты-результат». Совершенствование системы управления – такой же инвестиционный проект, как и строительство новых производственных мощностей и для принятия решения здесь должны применяться некоторые экономические критерии. Как можно оценить сравнительную экономическую эффективность двух подходов, если результат подобного преобразования проявляется в долгосрочной перспективе и к тому же трудно измерим. Некоторую условную оценку можно попытаться получить с помощью Copyright © 2010. Все права защищены. 102 А.Н.

Гущин

правила Парето (известного также как правило «20-80»). Если оптимальная (т.е. «идеальная») система управления – это максимально возможный результат (100%), то реинжиниринг – это подход, который позволяет добиться подобного результата с затратой всех необходимых усилий (также 100%). Традиционный же подход можно оценить, как попытку добиться 80%-ов максимального результата 20%-ами всех возможных усилий. Если, на основе некоторого практического опыта, пересмотреть правило Парето применительно к рассматриваемому случаю как «30-70», то это, по нашему представлению, дает приемлемую оценку соотношения затрат и результатов двух подходов. Отталкиваясь от этой исходной посылки, можно попытаться применить методы принятия управленческих решений (например, максимин и т.п.). В любом случае мы получим некоторые количественные ограничения применения реинжиниринга (по сравнению с традиционными подходами). Кроме того, есть и некоторые качественные ограничения, например: · Реинжиниринг нецелесообразно применять для совершенствования структур, осуществляющих исключительно управленческую деятельность, но непосредственно не ведущих хозяйственную деятельность (т.е. где нет бизнеспроцессов как таковых) – например, для управляющих компаний холдингов; · Реинжиниринг не совсем целесообразно применять тогда, когда еще не исчерпаны резервы эволюционного совершенствования, как на самом предприятии, так и в его отраслевом окружении в целом; · Реинжиниринг рано применять в на предприятии, действующем в условиях относительно слабой конкуренции (например, на предприятии с рыночной позицией, близкой к монопольной) и т.п. Можно также сформулировать и обратные ситуации, т.е. когда хирургия (инжиниринг) предпочтительнее терапии. Например: · На вновь создаваемом предприятии (все равно с нуля начинать); · На предприятии, испытывающем острый кризис, предприятии-банкроте (все равно хуже уже некуда); · На предприятии, испытывающем резкий, скачкообразный рост (все равно предстоит большая ломка существующей системы управления); · На предприятии, у которого счет в борьбе с конкурентами пошел уже на проценты и доли процентов преимущества, т.е. тогда, когда пресловутые 70% эффекта уже полностью выбраны как самим предприятием, так и его окружением (все равно кто-то сделает это первым и тогда получит преимущество). Семинар – практика инжиниринга и реинжиниринга. Тема 6. Электронный документооборот Электронный документооборот. Понятие электронного документа. Электронный документооборот: типичные задачи, функции системы электронного документооборота. Классификация систем документооборота. ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности». Copyright © 2010. Все права защищены. 103 А.Н.

Гущин

Документ документ - по законодательству РФ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать, содержащуюся в нем информацию. Документ на машинном носителе Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронновычислительной машиной. Электро́нный докуме́нт Документ в электронной форме - документ, в котором информация: · представлена в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации; · допускающая преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации. Гипертекстовый документ Гипертекстовый документ - документ, который содержит видимые ссылки на другой документ. Контрольный ключ Контрольный ключ - цифровой код, применяемый для защиты коммерческой информации, передаваемой по каналам связи. Сетевая служба EDI Сетевая служба EDI - сетевая служба обмена деловыми документами между предприятиями, фирмами, учреждениями. При этом документы представляются стандартизованными файлами, состоящими из полей. Электронный документооборот Электронный документооборот - электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме. Документированная информация информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для ее идентифкации. Аутентификация документа. Цифровая подпись. Криптографическая защита. ГОСТ Р 34.10 «Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Электронная цифровая подпись Электронная цифровая подпись - последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи. Информационные ресурсы


Гущин

Основные понятия. Виды ресурсов. Роль информационных ресурсов. Правовые акты РФ. Предоставление услуг по доступу к информационным ресурсам. Права собственности. Электронная библиотека Электронная библиотека - распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнородные коллекции электронных документов через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде. Электронные информационные ресурсы Базы данных (общего назначения и ведомственные) Информационные и справочные системы, Тематические порталы (Интернет-ресурсы), Электронные документы (диссертации, патенты, ….) Обязанности государства в области управления информацнными ресурсами Обязанности государства в области управления государственными информационными ресурсами включают: · обеспечение полноты создания первичных и производных информационных массивов и продуктов, составляющих государственные информационные ресурсы; · надежное хранение и защиту этих продуктов; · обеспечение свободного доступа граждан и организаций к государственным информационным ресурсам, не содержащим сведений, составляющих государственную, коммерческую, служебную или личную тайну; · оптимизацию затрат бюджетных средств на формирование, использование и защиту государственных информационных ресурсов; · координацию деятельности различных ведомственных и региональных структур, а также негосударственных организаций при формировании информационных ресурсов; · создание условий для эффективного использования информационных ресурсов в деятельности органов власти и государственных учреждений. Для организации управления информационными ресурсами необходимо: создать соответствующую нормативно-правовую базу, · определить состав и правомочия владельцев информационных ресурсов, · сформировать необходимые финансово-экономические и организационные ресурсы и механизмы. Нормативно-правовое обеспечение системы управления государственными информационными ресурсами Развитие нормативно-правовой базы предполагает разработку новых и коррекцию действующих законодательных актов, а также активную разработку подзаконных актов различного уровня, реализующих принятые законодательные акты. Особое значение на федеральном уровне для организации управления информационными ресурсами имеют законопроекты: · "Об информационном обеспечении органов государственной власти", · "О государственном земельном кадастре", Copyright © 2010. Все права защищены. 105 А.Н.

Гущин

· · · ·

"О внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", "О внесении изменений в Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов", "О персональных данных", "О государственной статистике" и некоторые другие.

Однако наиболее актуальной проблемой является разработка и реализация необходимых подзаконных актов по уже принятым законам, прежде всего, "Об информации, информатизации и защите информации", "Об обязательном экземпляре документов", "О геодезии и картографии" и других. Финансово-экономическое обеспечение Сложное финансово-экономическое положение страны диктует необходимость более жесткого порядка использования бюджетных средств, выделяемых на формирование приоритетных для государства информационных ресурсов. В этой связи важное значение имеет реализация целевого финансирования деятельности по формированию государственных информационных ресурсов. Необходимо четко очертить сферы, где государственные информационные ресурсы должны предоставляться бесплатно. Это правовая информация, информация в сфере образования, науки и культуры, информация, затрагивающая безопасность, права и свободы граждан и др. Необходимо установить нормы на оказание бесплатных услуг и связать с этими нормами уровень финансирования государственных организаций владельцев соответствующих информационных ресурсов. Одновременно целесообразно легализовать платное использование государственных информационных ресурсов, прежде всего тех, которые используются для информационного обслуживания предприятий и организаций. Например, почти вся информация о природных ресурсах, кроме экологической и частично метеорологической, так же как и многие виды финансовой и экономической информации, может быть объявлена платной. Учитывая, что государственные информационные центры являются, как правило, монопольными владельцами информации, платное обслуживание должно производиться только по утвержденным тарифам. Финансирование государственной информационной деятельности по отдельной бюджетной статье, как это предусмотрено в законодательстве, и обнародование данных об использовании бюджетных средств на формирование информационных ресурсов создаст препятствия их нецелевому использованию. Правовые вопросы – закон «Об информации и информатизации» Семинар – практика работы с системами документооборота. Тема 7. Геоинформационные технологи Кадастр Понятие кадастра и кадастровый учет. Изначальное толкование термина "кадастр" не было связано с определенной территорией. Он отражал лишь суть данного понятия, например: опись, запись, Copyright © 2010. Все права защищены. 106 А.Н.

Гущин

реестр и так далее. Все действия были связаны с землей, конкретным участком, поэтому появилось название "земельный кадастр". Со временем в некоторых странах Запада из земельного кадастра начали выделяться отдельные подсистемы: инженерные сооружения, кадастр транспортных коммуникаций, кадастр застроенных территорий и так далее. Такое разграничение обусловлено явной информативной перегруженностью земельного кадастра. Однако это не означает независимость появляющихся систем от его изначального понятия. Напротив, вполне очевидно, что информация не имеет смысла, если она не "привязана" к конкретной территории. Таким образом, любая подсистема отражает специфическую информацию, привязанную к конкретной территории и включающую определенную тему. В настоящее время продолжаются дискуссии о терминах "городской кадастр", "городской земельный кадастр", "кадастр застроенных территорий", "кадастр населенных пунктов" и так далее. Во втором случае речь идет о землях сельскохозяйственного назначения, а в первом - о городском кадастре. Таким образом, кадастр застроенных территорий (городской кадастр) отражает специфику формирования графических и семантических материалов на застроенной территории. Методические основы формирования материалов одинаковы как для крупного города, так и для небольшого населенного пункта. Различие заключается лишь в том, что во втором случае отпадает необходимость в выделении отдельных элементов структуризации (например, массив, район, микрорайон).Исходя из того, что земля выступает пространственным операционным базисом для населенных пунктов, первоочередное значение приобретают характеристики земель, отвечающие строительным требованиям, а именно - геологическое строение, уклон местности, глубина залегания грунтовых вод, наличие инженерных сетей, характеристика существующих строений и другие. Кроме того, одной из главных задач земельного фонда населенных пунктов является удовлетворение жилищно-бытовых, культурных, производительных и других потребностей населения. Таким образом, объект изучения - земельный фонд населенных пунктов - имеет отличительные черты, которые следует учитывать при организации земельного кадастра на этих территориях. Городской кадастр (ГК) создается как единая многоуровневая информационная система, включающая: · земельные кадастры административных районов и городов; · земельные кадастры муниципальных образований. Кадастры всех уровней ведутся по единой системе, устанавливаемой законодательством Российской Федерации и законами местного самоуправления. Территории, обслуживаемые кадастрами, совпадают, как правило, с территориями соответствующих административных или муниципальных образований. Правила взаимодействия Государственного земельного кадастра федерального уровня и уровня города как субъекта Российской Федерации устанавливаются федеральным законодательством. Городской кадастр ведется на принципах достоверности, полноты, юридической значимости и актуальности сведений об объектах кадастрового учета. Сведения, представляемые в городской кадастр, являются собственностью Российской Федерации или административных (муниципальных) образований. Эти Copyright © 2010. Все права защищены. 107 А.Н.

Гущин

сведения передаются в службу городского кадастра органами государственной власти и местного самоуправления, а также юридическими и физическими лицами при установлении (или изменении) правового статуса объекта недвижимости или его физических характеристик. Программа создания рынка недвижимости ставит проблему организации надежной, открытой системы кадастра, которая будет заниматься сделками с недвижимостью, четко определяя тип сделки и права на недвижимость юридических и физических лиц. Для оптимальной деятельности земельного рынка необходима идентификация прав собственности и границ участков с указанием границ, площадей и наложенных ограничений на каждое землевладение или землепользование. Четкая формулировка прав собственности является непременным условием при залоге земли. Во всем мире системы городского кадастра являются открытыми. Это принципиально важно для контроля со стороны общественности за рынком недвижимости. Существуют три основных типа кадастров: · правовой (запись прав на недвижимость); · фискальный (запись стоимости недвижимости и информации, необходимой для налогообложения и купли-продажи); · многоцелевой (объединение правовой и фискальной систем с другой информацией, такой как планирование и землепользование). Выделяются следующие этапы создания фискального кадастра: · картографирование и идентификация всех объектов недвижимости; · классификация объектов недвижимости; · анализ рыночных данных; · оценка объектов недвижимости; · определение собственников и налогоплательщиков; · подготовка оценочных ведомостей; · рассылка деклараций и сбор налогов; · установление процедур обжалования. Правовой и фискальный кадастр в России создаются одновременно. Более того, часть средств (в пределах 10%) от земельных платежей используется для развития кадастра. Создание многоцелевого кадастра или земельной информационной системы (ЗИС) связано со многими трудностями, поскольку отдельные разделы информации уже сложились и находятся в ведении различных государственных структур. Необходимы рычаги, стимулирующие сосредоточение информации в едином центре. Основными особенностями развития кадастра России являются: · потребность в формировании земельно-имущественного кадастра, обусловленная революционными изменениями в отношении прав собственности и необходимости ускорения и упрощения процедуры регистрации этих прав; · возможность создания на базе полноценного земельно-имущественного кадастра новых научных дисциплин и законодательства. В связи с этим целесообразно развитие кадастровых систем, отвечающих требованиям времени и открытых для будущего прогресса; Copyright © 2010. Все права защищены. 108 А.Н.

Гущин

·

необходимость замены централизованно принимаемых решений на системы, получаемые поддержку местных органов власти; · потребность в программно-техническом обеспечении, основанная на анализе баланса ресурсов и затрат, необходимых для создания системы и обслуживания потребителей; · установление стандартов, формирование терминологии, форматов и структуры данных, а также классификаторов. Права собственности имеют два взаимосвязанных аспекта: юридический и технический. Юридическая защита гарантируется действующим законодательством, системой регистрации, а также в судах. Кадастр обеспечивает также технический уровень защищенности прав, поэтому земельно-имущественный кадастр можно определить как техническую инфраструктуру института прав собственности на недвижимость. Государственный земельный кадастр Государственный земельный кадастр — это систематизированный свод документированных сведений, получаемых при проведении кадастрового учета земельных участков. В результате такого учета каждый земельный участок получает такие характеристики, которые позволяют однозначно выделить его из других земельных участков и осуществить его качественную и экономическую оценку. Учет земельных участков сопровождается присвоением каждому земельному участку кадастрового номера. Кадастровому учету подлежат земли, расположенные на территории Российской Федерации, независимо от форм собственности, целевого назначения и разрешенного использования. Государственный кадастровый учет земельных участков, проводившийся в установленном порядке на территории Российской Федерации до вступления в силу Закона о земельном кадастре, является юридически действительным. Моментом возникновения или прекращения существования земельного участка как объекта кадастрового учета в соответствующих границах является дата внесения надлежащей записи в Единый государственный реестр земель. Реестр Реестр — основной документ земельного кадастра. В него вносят такие сведения как: кадастровые номера; · местоположение (адрес); · площадь; · категория земель и разрешенное использование земельных участков; · описание границ земельных участков, их отдельных частей; · зарегистрированные в установленном порядке вещные права и ограничения (обременения); · экономические характеристики, в том числе размеры платы за землю; · качественные характеристики, в том числе показатели состояния плодородия земель для отдельных категорий земель; · наличие объектов недвижимого имущества, прочно связанных с земельными участками. Помимо реестра к основным документам земельного кадастра относятся Copyright © 2010. Все права защищены. 109 А.Н.

Гущин

· ·

кадастровое дело и дежурные кадастровые карты (план).

Кадастровое дело Кадастровое дело — совокупность документов, которые подтверждают факт возникновения или прекращения существования земельного участка как объекта кадастрового учета. Данные документы являются основанием для внесения сведений в Единый реестр земель. Кадастровая карта Кадастровая карта представляет собой план, на котором в графической и текстовой формах воспроизводятся сведения, содержащиеся в земельном кадастре. Единый государственный реестр земель и кадастровые дела подлежат вечному хранению, их изъятие и уничтожение не допускаются. Основные документы государственного земельного кадастра подлежат страхованию. Многие из нас видели, что кадастровый номер участка состоит из длинного ряда цифр и точек. Как он составляется и что обозначает? Кадастровое деление территории РФ производится в целях присвоения кадастровых номеров. Единицами такого деления являются кадастровые округа, кадастровые районы, кадастровые кварталы. Кадастровый номер земельного участка состоит из номера кадастрового округа, района, квартала, а также номера земельного участка в кадастровом квартале, которые отделены друг от друга двоеточиями. Например, 50:22:03:001. Порядок кадастрового учета Теперь поговорим о порядке проведения кадастрового учета. Он проходит по месту нахождения участка. Для этого заинтересованные правообладатели земельных участков или уполномоченные правообладателями лица подают в органы земельного кадастра заявки, правоустанавливающие документы на земельные участки и документы о межевании земельных участков. Межевание Межевание представляет собой работы по установлению границ земельных участков с закреплением таких границ межевыми знаками и определению их координат. Работы по межеванию достаточно сложны, поэтому государство доверяет выполнение этих работ только обученным и специально подготовленным (получившим особый документ) специалистам и организациям — органам межевания. По договору о проведении межевания орган межевания в соответствии с действующим законодательством обязан: · Организовать работы по определению местоположения границ на местности. Вам вместе со специалистом органа межевания предстоит встретиться со всеми соседями и определить, где проходит граница между вашими участками, оформить надлежащим образом согласование границ на местности, составив об этом акт, который должен быть подписан вами и всеми соседями.


Гущин

· ·

Закрепить на местности границы участка, установив на поворотных и узловых точках межевые знаки, и провести геодезические измерения, позволяющие определить координаты этих знаков. Составить межевое дело и подготовить документ о межевании (выписку из межевого дела) для представления в кадастровую палату.

Закон четко оговаривает, что документы, представляемые в кадастровую палату, должны быть надлежащим образом оформлены. Не подлежат приему документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные, не оговоренные в них исправления, документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно истолковать их содержание. В кадастровой палате представленные вами документы должны зарегистрировать: проставить штамп и записать в него регистрационный номер и дату приема документов. Запись удостоверяется подписью работника кадастровой палаты. О принятых документах вам должны выдать расписку. Геоинформационная система. Электронная цифровая карта. Геоинформационные системы. Обновление данных по космическим снимкам. Геоинформационные системы (географическая информационная система, ГИС) системы, предназначенные для сбора, хранения, анализа и графической визуализации географических данных и связанной с ними информации о представленных в ГИС объектах. Более простым языком, ГИС это инструменты, позволяющие пользователям искать, анализировать и редактировать цифровые карты, а также дополнительную информацию об объектах, например высоту здания, адрес, количество жильцов. ГИС включают в себя возможности СУБД, редакторов растровой и векторной графики и аналитических средств и применяются в картографии, геологии, метеорологии, землеустройстве, экологии, муниципальном управлении, транспорте, экономике, обороне. По территориальному охвату различают глобальные ГИС (global GIS), субконтинентальные ГИС, национальные ГИС, зачастую имеющие статус государственных, региональные ГИС (regional GIS), субрегиональные ГИС и локальные, или местные ГИС (local GIS). ГИС различаются предметной областью информационного моделирования, к примеру, городские ГИС, или муниципальные ГИС, МГИС (urban GIS), природоохранные ГИС (environmental GIS) и т. п.; среди них особое наименование, как особо широко распространённые, получили земельные информационные системы. Проблемная ориентация ГИС определяется решаемыми в ней задачами (научными и прикладными), среди них инвентаризация ресурсов (в том числе кадастр), анализ, оценка, мониторинг, управление и планирование, поддержка принятия решений. Интегрированные ГИС, ИГИС (integrated GIS, IGIS) совмещают функциональные возможности ГИС и систем цифровой обработки изображений (данных дистанционного зондирования) в единой интегрированной среде. Полимасштабные, или масштабно-независимые ГИС (multiscale GIS) основаны на множественных, или полимасштабных представлениях пространственных объектов Copyright © 2010. Все права защищены. 111 А.Н.

Гущин

(multiple representation, multiscale representation), обеспечивая графическое или картографическое вопроизведение данных на любом из избранных уровней масштабного ряда на основе единственного набора данных с наибольшим пространственным разрешением. Пространственно-временные ГИС (spatio-temporal GIS) оперируют пространственно-временными данными. Реализация геоинформационных проектов (GIS project), создание ГИС в широком смысле слова, включает этапы: предпроектных исследований (feasibility study), в том числе изучение требований пользователя (user requirements) и функциональных возможностей используемых программных средств ГИС, технико-экономическое обоснование, оценку соотношения «затраты/прибыль» (costs/benefits); системное проектирование ГИС (GIS designing), включая стадию пилот-проекта (pilot-project), разработку ГИС (GIS development); её тестирование на небольшом территориальном фрагменте, или тестовом участке (test area), прототипирование, или создание опытного образца, или прототипа (prototype); внедрение ГИС (GIS implementation); эксплуатацию и использование. Научные, технические, технологические и прикладные аспекты проектирования, создания и использования ГИС изучаются геоинформатикой. Приложения геоинформационных технологий Задача управления имуществом. Моделирование чрезвычайных ситуаций. Градостроительное зонирование. Принципы оценки стоимости земли и природных ресурсов. Семинар - практика работы с геоинформационными системами. Тема 8. Интернет/интранет технологии Принципы организации всемирной сети Принципы организации всемирной сети. Поисковые машины. Web-интерфейс. База данных или база знаний. Интернет/интранет технологи. Распределенные информационные системы. ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией». Новые возможности в сфере услуг: муниципальные информационные системы, электронная коммерция. Электронная торговля. Российский рынок электронной торговли, млн. USD 2004 2001 2002 2003 (прогноз) B2C 218,3 317,5 480,4 615,4 B2B 99 189 316,2 464,2 B2G 10,8 141 275 Это не совсем то, что есть на самом деле, поскольку настоящих своих оборотов интернет-магазины обычно не сообщают. Результаты четвертого квартала сюда не


Гущин

включены. Но, по словам Антона Никольского, если бы существовали точные данные за год, то они не отличались бы от приведенных более чем вдвое. Не менее, если не более интересно, идут дела у корпоративных площадок. Появилось несколько новых в энергетической отрасли (B2B-energo, ЭТП Минатома), совсем недавно было анонсировано создание новой ЭТП в металлургической отрасли. НАУЭТ располагает следующими данными: Электронные торговые площадки (В2В) в России Число Оборот, Год сделок за Отрасль/Название евро создания год Энергетика: 2B – 2003 1737 880 008 энерго АтомИнформРесурс 2003 2123 463 657 Нефть и газ Индустриальная 2000 206 077 000 маркетинговая система www.inmarsys.ru Торговая площадка по нефтепродуктам 2000 2099 209 962 273 www.nge.ru Металл 2000 384 261 504 (тн) www.emetex.ru IT-отрасль eMatrix 2003 179473 83 580 918 Cельское хозяйство 2000 www.mtzerno.ru 2000 Электрооборудование 2001 www.tradecable.ru

Кол-во участников 1643 2908 15603

3032 195 3211 1499 5592 1656

В НАУЭТ считают, что, несмотря на положительную динамику, новая отрасль в большой степени развивается на энтузиазме и опыте отдельных людей и команд. Некоторые из успешных проектов е-госзакупок в отдельных субъектах РФ смогли быть реализованы только при непосредственной поддержке высшего руководства. Выгоды от использования электронной торговли: · равноправие доступа к информации о проводимых конкурсах и закупках; полнота предоставления информации о проводимых конкурсах и закупках, · возможность проведения полноценного анализа спроса и предложения на товары и услуги; · минимизация операционных издержек при осуществлении операций с использованием системы ЭТ; · возможность мониторинга операций с использованием систем ЭТ со стороны государственных органов. Семинар – практика работы с системами электронной торговли (электронные аукционы, FOREX). Copyright © 2010. Все права защищены. 113 А.Н.

Гущин

Тема 9. Экономическая эффективность внедрения информационной системы IT-отдел на предприятии IT-отдел на предприятии: задачи и функции (концепция поставщика сервисов). Экономическая оценка эффективности внедрения информационной системы. Полная стоимость владения (ТСО). Проблема интеграции ИТ в бизнес-процессы Появление концепции управления ИТ-услугами (IT Service Management, ITSM) обусловлено особой ролью информационных технологий в современном бизнесе. Эти технологии тесно вплетаются в традиционные сферы деловой активности, становясь неотъемлемой частью современных бизнес-процессов и непосредственно влияя на процесс принятия решений. Вместе с тем, несмотря на длительную историю развития ИТ-отрасли и огромный опыт использования информационных технологий в различных организациях, до сих пор имеет место разобщенность ИТ-отделов и остальных бизнес-подразделений компаний. Согласно данным, опубликованным в одном из октябрьских номеров американского еженедельника Computerworld, почти половина опрошенных финансовых директоров считают, что согласованность между ИТ и бизнесом недостаточна, а то и вообще отсутствует. Среди причин подобного положения дел нередко называется техническое образование руководителей и сотрудников ИТ-департаментов, которые являются высококвалифицированными специалистами в области технологий, продуктов и решений, но зачастую не воспринимают потребности бизнеса, а потому в своей деятельности нацелены преимущественно на решение чисто технических задач. Ряд аналитиков признает, впрочем, что вина ИТ-подразделений за сложившуюся ситуацию минимальна, поскольку во многих случаях бизнес-подразделения неспособны четко сформулировать, какой отдачи они ждут от информационных технологий, либо ИТподразделения бывают поставлены в такие условия, что они оказываются лишены достаточной инициативы и вынуждены обрабатывать запросы, поступающие от других структурных единиц компании без какой-либо реальной вовлеченности в проекты. Как бы то ни было, но бизнес мирился с подобным положением дел, пока ИТинфраструктура не требовала значительных ресурсов, а конфигурации информационных систем не отличались особой сложностью. В современных условиях несоответствие деятельности IT-подразделений ключевым бизнес-задачам предприятия превратилось в один из серьезнейших барьеров на пути дальнейшего развития IT-отрасли и одновременно стало препятствием к повышению эффективности бизнеса компаний. Отсюда потребность так организовать работу ИТслужб, чтобы она гармонично вписалась в методику и культуру самого бизнеса. Неразрывная связь между ИТ и бизнес-процессами на современном предприятии заставляет определять последние в категориях ИТ-сервисов, предоставляемых ИТподразделением. В результате и сами ИТ-подразделения в оценке своей деятельности вынуждены перейти от традиционных технологических характеристик к метрикам, основанным на уровне обслуживания и отражающим степень удовлетворенности потребителей качеством предоставляемых услуг. Одновременно с этим изменяется и Copyright © 2010. Все права защищены. 114 А.Н.

Гущин

роль ИТ-подразделений в организациях в целом. Они получают большее доверие со стороны других подразделений, превращаясь из вспомогательной структурной единицы в полноправного участника бизнес-процессов. Концепция управления ИТ-услугами Реализация описанного сценария на практике наталкивается на множество препятствий, прежде всего организационного и психологического характера. Радикальное изменение роли ИТ-подразделения требует поддержки со стороны топменеджмента компании, коренной перестройки работы ИТ-службы, определенного изменения психологии сотрудников остальных подразделений. Возможные подходы к преодолению возникающих здесь проблем, а также передовой опыт управления ИТ-инфраструктурой в организациях различного профиля в конце 80-х годов были аккумулированы в библиотеке IT Infrasructure Library (ITIL), основные положения которой разработала британская организация Office of Government Commerce. Своим появлением ITIL дала начало становлению новой дисциплины управления IT-услугами (IT Service Management, ITSM). Сервисная ориентация предполагает изменение характера взаимодействия ИТ-отдела и остальных бизнесподразделений. Отныне ИТ-отдел предоставляет другим структурным единицам ИТуслуги, описываемые в терминах бизнес-процессов, а не с более традиционной технологической точки зрения. Формально взаимоотношения между ИТ-отделом и остальными бизнес-подразделениями закрепляются в контрактах об уровне обслуживания (Service Level Agreement, SLA), меняется и схема формирования бюджета ИТ-отдела. Библиотека ITIL принята на вооружение многими компаниями и консультантами, на ее основе возник ряд методологий, наполнивших абстрактные рекомендации и описания конкретным содержанием. Закрепленные в ITIL концепции получили практическое воплощение в методиках ITSM Reference Model (HewlettPackard), Microsoft Operations Framework (Microsoft), IT Process Model (IBM), а также в программных продуктах упомянутых и ряда других компаний, таких как BMC Software и Computer Associates. Применение систем управления ИТ-услугами стартовало в странах Западной Европы, но постепенно проникает и на другие континенты. Первые положительные примеры внедрения этой концепции имеются и в России. Полная стоимость владения Покупая автомобиль, опытный шофер обязательно поинтересуется, каков расход топлива на 100 км, какое именно топливо и масло нужно и сколько оно стоит, во что обходится техническое обслуживание, легко ли найти при необходимости запасные части. Приобретая копировальную технику, опытный офис-менеджер обязательно узнает, сколько стоит одна копия, какова долговечность аппарата, часто ли приходится его чинить и менять расходные материалы и какова их цена на рынке. Ситуация с системой автоматизации аналогична - решая вопрос о ее покупке, обязательно выясните полную стоимость владения системой (total cost of ownership – TCO). А полная стоимость владения системой складывается не только из цены программного обеспечения (точнее, стоимости лицензий* для заданного числа рабочих мест), но и затрат на: Copyright © 2010. Все права защищены. 115 А.Н.

Гущин

·

подготовку к внедрению (обследование предприятия, разработка Технического задания, построение необходимых моделей и т.д.); · установку, настройку и доводку системы с учетом специфики вашего предприятия; · тестовые испытания и опытную эксплуатацию; · необходимые для работы системы аппаратные средства и их монтаж (компьютеры, сети); · обучение персонала (как пользователей на рабочих местах, так специалистов отдела АСУ, которые будут обслуживать систему в дальнейшем); · содержание дополнительных сотрудников отдела АСУ (если необходимы); · перенос данных из старой системы (если таковая имеется); · текущее обслуживание и сопровождение (трудозатраты, расходные материалы); · сервисные услуги (один час работы консультанта, "горячая линия"). С учетом всех перечисленных моментов стоимость системы может вырасти в несколько раз (по сравнению со стоимостью ПО). Поэтому чтобы "случайно" не заморозить миллионы долларов на несколько лет, требуйте полной калькуляции на все затраты. Как видно из самого названия, TCO есть суммарные расходы на содержание системы за отчетный период, т.е. стоимость владения. При расчете TCO учитываются следующие основные группы расходов: · Прямые (бюджетированные) расходы o К прямым расходам относятся все расходы на ИТ внесенные в бюджет предприятия. Примером прямых расходов могут служить расходы на: o Программное обеспечение o Вычислительную технику и ресурсы o Эксплуатационные расходы (оплата труда персонала и сторонних организация для поддержания информационной инфраструктуры в должном состоянии) o Административные расходы (оплата административного, финансового персонала, обучение и т. д.) · Непрямые (небюджетированные) расходы Непрямые расходы являются мерой эффективности работы информационной инфраструктуры предприятия. Непрямые расходы выражают потери, связанные со снижением продуктивности работы конечных пользователей вызванные неэффективной работой информационной системы предприятия. Как правило, данные потери являются скрытыми и в большинстве организаций не отслеживаются и не документируются. В ряде случаев прямые расходы могут трансформироваться в непрямые. Это происходит в том случае, когда организации в стремлении снизить общие издержки на ИТ очень агрессивно снижают прямые расходы. Как показывают исследования, в этом случае на один доллар снижения прямых расходов, рост непрямых расходов может достигать четырех долларов (Gartner, 2001). Данный пример показывает, что общее снижение издержек на ИТ требует продуманного, комплексного подхода. Примером непрямых расходов может могут служить: Copyright © 2010. Все права защищены. 116 А.Н.

Гущин

·

·

Снижение продуктивности конечных пользователей (как и все непрямые расходы данный параметр весьма трудно формализовать. Снижение продуктивности пользователей происходит, как правило, из-за следующих причин: недостаточная поддержка со стороны ИТ персонала, недостаточное обучение, недостаточная производительность ИТ системы, не целевое использование ИТ ресурсов организации и т. д.) Простои информационной системы (простои информационной системы бывают запланированные и незапланированные. Запланированные простои связаны с плановым сервисным обслуживание информационной системы. Незапланированные простои есть результат поломок оборудования, а так же преднамеренных и непреднамеренных ошибок пользователей. И тот, и другой тип простоев, однако, ведет к одинаковым результатам: снижение продуктивности конечных пользователей, упущенная прибыль компании, накладные расходы, связанные с выплатой заработной платы сотрудникам за то время, которое они не работали в связи с простоем информационной системы и т. д.)

Возврат инвестиций (Return of Investment, ROI) Это достаточно сложный вопрос даже для специалистов (не верьте тем, кто вам говорит, что это не так). Дело в том, что эффект от применения системы автоматизации комплексный и имеет как экономическую составляющую (то, что так или иначе можно оценить в денежном исчислении), так и организационную, имиджевую и т.д., что также имеет большое значение для развития предприятия и что в деньгах, особенно в краткосрочной перспективе, посчитать трудно или вообще невозможно (например, повышение оперативности и качества управления, позволяющее избежать дорогостоящих промахов и ошибок, сработать быстрее и эффективнее конкурентов). Следует также иметь в виду, что положительный эффект, как правило, проявляется не сразу, а спустя некоторое время. Например, рост культуры производства приводит к повышению качества работ и продукции, что в свою очередь сказывается на рыночных позициях предприятия. Или повышение готовности к сертификации на соответствие стандартам серии ISO 9000 - без сертификата ISO сегодня нельзя вести бизнес на равных на Западе, а теперь и все больше и в России и на Украине. Важно рассмотреть источники предполагаемого эффекта - они порой скажут экономисту или производственнику больше, чем многие экономические расчеты, которые так или иначе носят преимущественно качественный характер. Также имеет смысл оценить, какой объем функциональности будет введен в строй уже на первых этапах эксплуатации и использование какой части системы откладывается на потом, сколько вложенные средств будут при этом "заморожены" и на какой срок. Методика REJ – для оценки сроков окупаемости. Возврат инвестиций есть время, за которое окупается приобретение новой системы. В контексте нашего разговора речь, конечно, идет о возврате инвестиций на внедрение системы управления.


Гущин

ROI тесно связан с TCO. В самом простейшем случае ROI для внедрения системы управления считается по следующей формуле:

Подчеркнем, что это простейшая, тривиальная формула. Конечно же, вычисление как TCO, так и ROI является сложной и весьма дорогостоящей процедурой (в мировой практике при привлечении профессиональных консультантов стоимость расчета может составлять десятки тысяч долларов, а длительность – месяц и более). Если читатель хочет подробнее ознакомиться с процедурой подсчета ROI и TCO на примере платформы управления Tivoli, он может скачать соответствующую презентацию (формате .pdf) с нашего сайта. В ней приведен пример расчета ROI и TCO для некоторой абстрактной информационной системы. Данная презентация приведена только в ознакомительных целях и не может быть использована для каких либо финансовых и прочих оценок. IT-проект IT-проект как инвестиционный проект. Обоснование выгод от внедрения (расчеты ROI, EPS). Информационные технологии все увереннее утверждаются в роли полноценного участника бизнеса компаний, а не только нахлебника и потребителя ресурсов, поэтому и инвестиционный подход к оценке ИТ-проектов стал обще признанным. Любой бизнес это деятельность, направленная на получение прибыли в условиях ограниченности ресурсов, и ввиду этой ограниченности возникает конкурентная природа инвестиционного процесса. С одной стороны, поскольку сейчас ИТподразделения стали полноценным фактором, влияющим на конкурентные преимущества и прибыль компании, ИТ-проекты конкурируют с проектами в сфере основного производства или любыми другими не ИТ-проектами, осуществляемыми предприятием. С другой стороны, ввиду того, что список технологий достаточно велик, и каждая обещает свои выгоды, требуя тот или иной объем инвестиций, возникает конкуренция между различными ИТ-проектами. Таким образом, рассмотрения эффективности отдельного ИТ-проекта, выбранного априорно, недостаточно. Необходим более систематизированный подход, основанный на целях и планах предприятия. Отталкиваясь от стратегии компании необходимо сформировать портфель ИТ-проектов, влияющих на стратегически важные показатели, а затем рассчитать показатели их экономической эффективности. Таким образом, руководство компании получит необходимую информацию для принятия решений по формированию портфеля инвестиционных проектов и возможность оптимально использовать имеющиеся ресурсы для достижения поставленных целей. Однако, наиболее известные методики не удовлетворяют этим требованиям в силу, присущих им ограничений. Так, пожалуй, самая известная, совокупная стоимость владения (TCO) оценивает только затратную часть, не учитывая преимуществ от внедрения. Поэтому эта методика в чистом виде применима только для оценки решений, обеспечивающих сходную функциональность. Отдача от инвестиций ( ROI) показывает, какой финансовый результат обеспечивает, каждый рубль, Copyright © 2010. Все права защищены. 118 А.Н.

Гущин

инвестированный в проект, но не дает четкого и ясного способа определить абсолютную величину этого результата. Определение качественных и финансовых эффектов, наилучшим образом обеспечивается системой сбалансированных показателей ( BSC), но для ее внедрения необходима длительная подготовительная работа, зачастую требующая изменения существующих подходов к управлению компанией, поскольку, по мнению некоторых специалистов, BSC не просто методика, а образ жизни предприятия. Более простая и доступная для использования, но, в то же время, дающая четкие и обоснованные результаты методика была разработана компанией Microsoft - методика «быстрого экономического обоснования ( Rapid Economic Justification, REJ). Объективность оценки обеспечивается использованием в рамках REJ нескольких вышеупомянутых методик: TCO , элементов BSC (критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности), ROI и других, а также рассмотрением рисков присущих проектам. Несмотря на то, что данная методика была рождена в недрах такого крупного игрока на рынке информационных технологий, в своей основе она независима от конкретных технологий или производителей, и позволяет получить объективные результаты. Субъективный перекос в оценке ИТ возникает, при определении стоимости системы и расчете ожидаемого эффекта внедрения, большинство крупных производителей предлагают свои рекомендации по расчету совокупной стоимости владения их продуктом и свое видение эффекта от их внедрения. В то время как REJ это всего лишь алгоритм, предлагающий четко структурированную последовательность шагов, следуя которому, мы можем наиболее коротким путем достичь искомой истины. А решение по использованию конкретных данных на том или ином этапе зависит исключительно от экспертов проводящих исследование, это могут быть как рекомендации какого-либо производителя или аналитика, так и собственные наработки, тем и интересна данная методика, что в рамках четкого алгоритма достижения результата, она оставляет простор для творчества исследователей. REJ основывается на трех «китах»: · состав команды аналитиков; · алгоритм выполнения исследования; · структура бизнес-плана. Соблюдение рекомендаций по каждому пункту должно привести вас к получению точных результатов кратчайшим путем. Обобщая имеющийся опыт, рассмотрим процесс оценки на примере, некой гипотетической компании «НП Трейд», занимающейся переработкой сельхозпродукции и производством продуктов питания. Рынок, на котором действует компания, является насыщенным. Доля компании на рынке, в течение последних лет, остается стабильной. ОАО «НП Трейд» имеет центральный офис, три производственных комплекса и десять региональных представительств. Продукция компании распространяется через представительства, каждое из которых имеет склад, и напрямую взаимодействует с клиентами компании. Все подразделения территориально разделены. В центральном офисе компании внедрены отдельные модули ERP-системы. Информационные системы подразделений развивались обособленно, ИТ-инфраструктура в каждом отдельно Copyright © 2010. Все права защищены. 119 А.Н.

Гущин

взятом подразделении развита хорошо, но информационная система компании в целом достаточно разнородна. Руководство предприятия, осознавая значимость информационных технологий, приняло решение систематизировать процесс финансирования их развития. Для этого была проведена оценка целесообразности инвестиций в ИТ. Команда Прежде чем приступить к исследованию, необходимо сформировать коллектив специалистов. В рамках REJ составу группы придается огромное значение, памятуя неудачный проект по строительству башни в Вавилоне, трудно с ними не согласиться. Ни для кого не секрет, что сотрудники разных подразделений, зачастую, «говорят» на разных языках, что и понятно, у каждого свои задачи, жизненный и профессиональный опыт. Получить целостное всестороннее видение ИТ в структуре конкретного предприятия возможно только путем привлечения специалистов различных подразделений ИТ, производственных, финансово-экономических. В структуре рабочей группы предполагается пять ролей. Исполнительный директор (ИД). Желательно, чтобы в этой роли выступал представитель высшего руководства предприятия, имеющий влияние на принятие решений по инвестированию, поскольку исполнительный директор – знаковая фигура проекта, символизирующая заинтересованность руководства компании в его выполнении. Каждодневное его участие в работе группы не требуется. Во-первых, он должен обеспечивать членам рабочей группы доступ к необходимым материальным, информационным и административным ресурсам. Мало кто станет спорить с тем, что мотивировать сотрудников на участие в проекте, курируемом руководством, гораздо легче. Вовторых, его участие гарантирует правильное понимание экспертами стратегических целей предприятия. Менеджер проекта (МП). Координирует деятельность всех участников проекта, их взаимодействие друг с другом, доступ к необходимым ресурсам, а также отвечает за выполнение оценки в утвержденные сроки и в соответствии с методическими рекомендациями. Для этой роли необходим специалист, имеющий опыт в управлении проектами, разработке бизнес-планов и проведении оценок методом REJ. По сути, именно он, а не исполнительный директор является реальным руководителем проекта. Авторы метода предлагают приглашать на эту позицию сторонних специалистов из консалтинговых и аналитических фирм, но, здраво оценивая наши реалии, смею предположить, что в этой роли придется быть именно нам с вами. Бизнес-аналитик (БА). Отвечает за определение стратегических целей, критических факторов успеха организации, и последующую идентификацию ключевых бизнес-процессов имеющих ресурсы для модернизации. Бизнес-аналитик должен обладать опытом промышленного проектирования или моделирования процессов.


Гущин

ИТ аналитик (ИТА). Должен быть осведомлен о возможностях существующих и перспективах новых информационных технологий, их значении для бизнеса, а также слабых местах. С его помощью рабочая группа должна сформировать портфель технологий, внедрение которых может оказать влияние на критические факторы успеха. Желательно чтобы специалист, занятый в этой роли, имел, не только, опыт в области информационных технологий, но и достаточно хорошее представление об основном бизнесе компании. Финансовый аналитик (ФА). Контролирует реалистичность и адекватность планирования денежных потоков инвестиций, выделенных на реализацию проекта внедрения выбранных технологий, правильность выполнения расчета финансовых показателей и прочие вопросы финансовой дисциплины. Финансовый аналитик должен быть хорошо осведомлен об особенностях организации системы финансов и нормах управленческого учета принятых на данном предприятии. В принципе, на основе опыта специалистов и требований, предъявляемых к каждой роли, один специалист может совмещать несколько ролей в проекте. Нежелательно лишь совмещение ролей ИТ-аналитика с исполнительным директором, бизнесаналитиком и финансовым аналитиком. Однако если есть возможность лучше все же избежать такого совмещения, поскольку нет ни чего менее профессионального чем, что-то универсальное. Компания «НП Трейд» не располагала компетентными специалистами, по оценке эффективности ИТ и бизнес-анализу, поэтому было решено пригласить стороннего консультанта, на роли менеджера проекта и бизнес-аналитика, соответственно. Исполнительным директором проекта, курировавшим его выполнение, был заместитель генерального директора по развитию. Функции финансового аналитика выполнял заместитель финансового директора, ИТ-аналитика – начальник отдела АСУ компании. Итак, команда сформирована, роли распределены, можно приступать к делу и начинать исследование. Исследование План работы по оценке информационных технологий компании состоит из пяти этапов. Шаг 1. Оценка бизнеса. Исследование начинается с определения проблем важных для руководства компании. Это позволяет аналитикам увязать ИТ-решения с проблемами важными для успеха предприятия. Такое увязывание значительно ускоряет проведение исследования, поскольку члены рабочей группы концентрируют свое внимание только на проблемах критичных для достижения организацией поставленных целей. Первым делом определяют критические факторы успеха предприятия, составляют план их достижения, и определяют показатели достижения критических факторов успеха. Для этого изучают стратегический план развития компании, бизнес-план, проводят консультации с руководством компании, руководителями функциональных подразделений и ключевыми специалистами. Copyright © 2010. Все права защищены. 121 А.Н.

Гущин

При помощи руководства компании «__» эксперты составили список критических факторов успеха. Увеличение прибыльности компании было названо главной целью компании, а три других фактора конкретизируют стратегию ее достижения. Критические факторы успеха ОАО «Новый Продукт» № Критический фактор Стратегия п.п. успеха

Ключевой показатель выполнения

1

Увеличение прибыльности компании

Рентабельность Увеличение выручки от продаж, уменьшение реализованной расходов связанных с реализацией продукции продукции

2

Уменьшение дебиторской задолженности

Усиление контроля за дебиторской задолженностью, активизация работы с дебиторами

3

Увеличение объема продаж

Повышение качества работы с клиентами, увеличение оперативности приема и обработки заказов, улучшение обеспеченности Выручка от реализации сотрудников службы продаж необходимой информацией

4

Снижение себестоимости продукции

Уменьшение расходов на хранение готовой продукции

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Коммерческие расходы

Следующая задача - идентификация работ, наиболее значимых для достижения критических факторов успеха, в соответствии с выбранной стратегией. Работы подразделяются на три группы, по степени автоматизации: · полностью автоматизированные – все возможные ресурсы использования ИТ для оптимизации исчерпаны; · частично автоматизированные – информационные технологии используются, но существуют дополнительные ресурсы для автоматизации; · неавтоматизированные – ИТ-решения не применяются. Критический фактор успеха

Работа Получение информации о состоянии склада

Увеличение объема продаж

Группа Частично автоматизированный

Обеспечение сотрудников и клиентов информацией Полностью о новых продуктах и перспективных разработках автоматизированный Доставка продукции клиентам

Полностью автоматизированный

Сбор и анализ запросов от представительств

Частично автоматизированный

Согласование производственного плана с планом Снижение продаж себестоимости продукции Комплектация заказов Логистика товарных потоков


Частично автоматизированный Полностью автоматизированный Полностью автоматизированный

Гущин

Контроль за исполнением дебиторами своих обязательств

Уменьшение дебиторской Работа с нарушителями договорных обязательств задолженности Контроль за возникновением дебиторской задолженности

Частично автоматизированный Полностью автоматизированный Частично автоматизированный

В дальнейшем рассматриваются только две группы частично автоматизированных и неавтоматизированных процессов, поскольку только в бизнес-процессах этих групп имеется возможность получения выгоды от применения технологических решений. Шаг 2. Выбор решения. Для каждой работы, определенной на предыдущем шаге, необходимо найти, с использованием каких информационных технологий можно улучшить ее эффективность. С этой целью составляется перечень «требуемых возможностей» технологических особенностей или функций увеличивающих эффективность работы и бизнес-процесса в целом. Если «требуемые возможности» совпадают с функциями и возможностями анализируемого решения, то считается, что внедрение такого решения окажет положительное воздействие на рассматриваемый бизнес-процесс. Другими словами, выполняется причинно-следственный анализ, выявляющий «узкие места» в каждом из выбранных процессов и затем подбирается такое ИТ-решение, которое позволяет устранить найденные недостатки и получить положительный качественный результат от внедрения информационных технологий. Результаты, полученные командой проводившей оценку на ОАО «___» приведены в таблице.


Гущин

№ п/п

Необходимые возможности

Текущее состояние

Желаемое состояние

1

Получение информации о состоянии склада

10% сделок срывается из-за отсутствия у менеджеров службы сбыта точной информации о доступности продукта.

Каждый сотрудник службы сбыта имеет доступ к текущему состоянию склада в режиме реального времени, находясь как в офисе, так и за его пределами.

Обеспечение сотрудникам защищённого доступа к единой БД в режиме реального времени, как из офиса компании, так и извне.

Повышение доверия клиентов. Увеличение объёма продаж на 7%.

Виртуальная частная сеть ( VPN) с возможностью удалённого доступа.

2

Сбор и анализ запросов от представите льств

Представительства направляют заказы в центральный офис, где они анализируются, группируются и отправляются по пунктам отгрузки продукции. Опыт предыдущих заказов не учитывается, не прогнозируются заказы на будущий период.

Единая система индивидуального размещения заказа на основе WEBтехнологий. Каждое представительство, разместив свой заказ самостоятельно, может контролировать этапы его исполнения. Ведётся база предыдущих заказов с целью прогнозирования ассортимента заказов в будущем.

База данных заказов, общий доступ к базе данных на основе WEB-технологий, формирование отчётов, построение прогнозов по объёму и ассортименту заказов

Прогнозирование возможных заказов уменьшит потребность в складских площадях на 10%, удастся оптимизировать схемы логистики продукции

Корпоративный портал с WEBинтерфейсом к БД заказов. ПО для анализа предыдущего опыта, прогнозирования и составления отчётов.

3

Согласовани е производств енного плана с планом продаж

Каждое подразделение составляет планы самостоятельно и затем передает в центральный офис, где составляется сводный план. Работа над планами плохо поддаётся контролю, выполняется с нарушением сроков, планы подразделений не согласованы между собой. В результате количество и ассортимент производимой продукции не соответствует требованиям рынка. По одним видам продукции происходит затоваривание складов готовой продукции, по другим приходится

Разработка плана ведётся согласованно и одновременно всеми подразделениями. Процесс планирования и взаимоувязки планов прозрачен.

Каждое подразделение имеет доступ к единой среде разработки планов, руководство в режиме реального времени может координировать работу подразделений, возможность доступа к данным за прошлые периоды.

За счёт более оптимального планирования производства страховые запасы по сырью сократятся на 14%.

Модуль планирования с доступом, основанным на технологии WEB.


Эффект внедрения

Технологическое решение

Работа

Гущин А.Н.

создавать резервы. 4

5

Контроль за возникновен ием дебиторской задолженнос ти

Подразделения подают отчёты по дебиторам в центральный офис раз в неделю. Вследствие этого некоторые клиенты превышают допустимые пределы дебиторской задолженности. Величина дебиторской задолженности практически не управляема.

Ведётся единый реестр дебиторов, с указанием размеров и квот дебиторской задолженности по каждому клиенту. Всем подразделения предоставляется доступ к реестру в режиме реального времени

Объединение баз данных финансовых приложений подразделений в единую базу данных. Обеспечение общего защищенного Список «критичных дебиторов» Контроль за Реакция на превышение доступа к базе данных из обновляется в режиме исполнение лимита дебиторской всех подразделений. реального времени. Все м задолженности или не подразделения имеют общий дебиторами исполнение договорных своих обязательств не оперативна. доступ к списку «критичных дебиторов» обязательств Подразделения получают обновление списка «критичных дебиторов» с запозданием.


Позволит сократить нарушение договорных Модуль ERP условий клиентами на «Дебиторы» 20%

Гущин А.Н.

Таким образом, в результате проведенного анализа, мы получили три потенциально полезных ИТ-решения. Хотя желательно рассматривать все возможные варианты реализации каждого решения (использование оборудования различных производителей, инсталляция собственными силами или при помощи сторонних специалистов и т.п.), в случае ОАО «___», эксперты сочли возможным выбрать конкретные варианты реализации без дополнительного анализа альтернатив. К дальнейшему рассмотрению были приняты следующие проекты: · создание корпоративной VPN с возможностью удаленного доступа к сети – разработку проекта и поставку оборудования предполагалось поручить компании системному интегратору, а пуско-наладочные работы, дальнейшее администрирование, развитие и модернизацию осуществлять силами собственного отдела АСУ; · внедрение модуля ERP-системы для работы с дебиторами – реализацию данного проекта, как и дальнейшее сопровождение, предполагалось полностью поручить компании ране внедрявшей другие модули ERP, оперативную поддержку пользователей возложить на отдел АСУ; · внутрикорпоративная система формирования заказов с функциями планирования и прогнозирования – доступ к системе осуществить через WEBинтерфейс, проект предполагалось реализовать собственными силами. Шаг 3. Вычисление прибыли и затрат. После того как возможные технические решения выбраны, команда аналитиков вычисляет потенциальную прибыль от их внедрения и необходимый объем капиталовложений для каждого проекта. Стандартом де-факто при расчете стоимости ИТ-систем стал метод совокупной стоимости владения ( TCO ) впервые предложенный компанией Gartner . Позже многие крупные поставщики ИТ предложили свои версии данного метода. Как уже говорилось выше, при проведении исследования эксперты могут использовать любую, наиболее подходящую на их взгляд, методику. Полагаю, что наиболее объективные результаты дает компиляция нескольких широко известных подходов, дополненная собственным опытом, однако такая методика оказываетсяется и самой трудоемкой. Поскольку деятельность ИТ-службы ОАО «___» слабо формализована, и прошлый опыт не накапливается на регулярной основе, для оценки стоимости затратных составляющих проектов был использован упрощенный метод ТСО. При расчетах стоимости проектов учитывались две компоненты: · стоимость создания - расходы связанные с разработкой проекта, закупкой оборудования, монтажными работами и другие затраты, которые необходимы для начала функционирования системы, и, чаще всего, осуществляются единовременно при создании проекта; · стоимость функционирования - расходы, связанные с обслуживанием, ремонтом и модернизацией функционирующей системы, и так как вложения осуществляются периодически в течение всего жизненного цикла проекта, стоимость функционирования рассчитывается для какого-то периода времени.

126 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Выполнив калькуляцию затрат получили следующие результаты: № п.п.

Проект

Стоимость создания, руб.

Стоимость функционирования, руб/год

1

Создание корпоративной VPN с возможностью удаленного доступа к сети

1618000

609000

2

Внедрение модуля ERP системы для работы с дебиторами

3125000

1000000

3

Внутрикорпоративная система формирования заказов с функциями планирования и прогнозирования

1152000

300000

Для расчета дохода от внедрения технологий необходимо качественные выгоды, такие как повышение производительности труда, увеличение лояльности клиентов, ускорение оборачиваемости средств и прочие, перевести в экономический эффект. При этом рабочей команде исследователей потребуется помощь различных служб компании маркетинга, планово-экономической и других. Прогноз количественного эффекта внедрения каждого проекта вычисляется на основании прогноза качественных эффектов, сделанного на втором этапе; финансовоэкономических показателей компании; а также планов подразделений, деятельность которых затрагивают внедряемые решения. Так в результате внедрения модуля ERP -системы для работы с дебиторами предполагается снизить на 20% нарушение договорных обязательств, в результате чего увеличится оборачиваемость дебиторской задолженности. За счет уменьшения размера дебиторской задолженности высвободится 1898700 рублей, которые будут рефинансированы в основное производство. Рентабельность оборотных средств составляет 23%, а продолжительность одного оборота 60 дней, следовательно, результатом внедрения модуля будет увеличение прибыли на 2620206 рублей. Подобным образом ведутся рассуждения и для остальных проектов. Таблица количественных эффектов проектов № п.п.

Проект

Качественные выгоды

Экономический эффект Увеличение прибыли от продаж, руб/год

Количественный результат

1

Создание корпоративной VPN с возможностью удаленного доступа к сети

Увеличение объема продаж на 7%

2

Внедрение модуля ERP системы для работы с дебиторами

20% сокращение нарушений договорных условий клиентами

Увеличение прибыли, руб/год

2620206

Уменьшение складских площадей на 10%, оптимизация схем логистики продукции, сокращение страховых запасов по сырью на 14%

Уменьшение комерческих расходов, руб/год

223000

3

Внутрикорпоративная система формирования заказов с функциями планирования и прогнозирования

Увеличение прибыли, руб/год

772800

1386051


Прибыли и затраты описываются традиционными, для финансовых планов, проектами денежных потоков для каждого решения. Так проект корпоративной VPN предполагает следующее распределение затрат на создание сети: 70% – предоплата в текущем году, и 30% – в следующем году, после начала функционирования системы. Денежные потоки проекта «Корпоративная VPN» представлены в таблице. Таблица Денежные потоки проекта «Корпоративная VPN» Период Стоимость создания, руб.

Начало проекта

1 год

1132600

485400

2 год

3 год

Стоимость эксплуатации, руб.

609000

609000

609000

Эффект, руб.

1386051

1386051

1386051

Аналогично представляются денежные потоки для остальных проектов. Шаг 4. Риски. В начале проекта невозможно знать все, что случится в процессе его реализации, поэтому все инвестиции сопряжены с риском. На данном этапе исследования, рабочая группа пытается определить и измерить риски свойственные ИТ-проектам, а также неопределенности, возникающие непосредственно на этапе проведения оценки. Авторы методики предлагают рассматривать несколько видов рисков. · Риск соответствия. Чем жестче соответствие ИТ-проекта целям предприятия, тем меньше риск. Необходимо заметить, что для некоторых проектов установление четкого соответствия технологий стратегическим целям бизнеса задача сложно выполнимая (например, усовершенствование инфраструктуры информационной системы), однако инвестиции в них являются необходимыми для дальнейшего развития информационных технологий. · Реализационный риск. Учитывает возможность того, что реальная стоимость реализации проекта будет отличаться от расчетной. · Операционный риск. Учитывает возможность того, что стоимость функционирования системы будет отличаться от предполагаемой. · Технологический риск. Чем больше известно о выбранном решении и чем проработанней выбранные технологии, тем меньше этот риск. Однако проекты с малым значением технологического риска не всегда обеспечивают достаточно высокие потенциальные преимущества. Как говорится: «Чем выше риск, тем выше прибыль». · Риск денежных потоков. Учитывает возможность недостоверного определения выгод от проекта и неточного расчета положительных денежных потоков, а также возможность появления других непредвиденных финансовых проблем. Например, будет принято решение увеличить капитализацию бизнеса или другие, более важные с точки зрения руководства, проблемы потребуют отвлечения средств от рассматриваемого проекта, в результате чего не удастся достичь предполагаемых выгод в полном объеме. Риски могут быть описаны как количественно, так и качественно. При количественной оценке риски учитываются в виде уменьшения денежного потока. 128 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Но зачастую информации для определения размеров возможных отклонений от желаемого результата и вероятности их возникновения не достаточно. Поэтому при оценке проектов на ОАО «___» выполнялась качественная оценка риска. Риски оценивались по пятибалльной шкале от «1»-малый риск до «5»- большой риск. Каждый член рабочей группы давал свои оценки рисков, затем усредненные оценки рисков по каждому проекту сводились в таблицу с краткими комментариями и в дальнейшем были включены в бизнес-план. Оценка рисков проекта «корпоративная VPN» приведена в таблице 7. Таблица рисков проекта «Корпоративная VPN» № п/п

Вид риска

Оценка

Комментарии

1

Риск соответствия

1.2

Целевые функции и ключевые бизнес-процессы были согласованы с руководством компании

2

Реализационный риск

1.2

Рынок не подвержен сильным колебаниям и вероятность отклонения стоимости системы от запланированной величины мала

3

Операционный риск

2.4

Стоимость функционирования системы подвержена влиянию многих факторов. Учет всех этих факторов на этапе разработки системы не представляется возможным.

4

Технологический риск

5

Риск денежных потоков

2

Технология VPN достаточно хорошо проработана, но существует некоторая вероятность возникновения сложностей при реализации конкретного проекта

2.6

Рыночная ситуация неустойчива, наблюдается значительное колебание цен на продукцию компании и сырье, спрогнозировать данные колебания на сегодняшнем этапе не представляется возможным

Шаг 5. Расчет финансовых показателей. На основе полученных дисконтированных денежных потоков, скорректированных с учетом рисков, рассчитываются финансовые показатели, принятые на данном предприятии. Такими показателями могут быть чистый приведенный доход ( NPV), внутренняя норма доходности ( IRR), добавленная стоимость ( EVA), срок окупаемости, возврат от инвестиций ( ROI) и другие. Поскольку информационные технологии динамично развиваются, аналитики приняли срок жизни проектов равным четырем годам. Исходя из этого, были рассчитаны финансовые показатели эффективности, принятые на ОАО «___»: срок окупаемости, чистый приведенный доход и возврат от инвестиций. Полученные результаты для каждого проекта приведены в таблице 8. Таблица финансовых показателей проектов. Срок окупаемости, лет

NPV, руб

ROI

1

№ п.п.

Корпоративная VPN

Проект

2

474478

0,37

2

Модуль ERP «Дебиторы»

2

237947

0,29

3

Система формирования заказов

2

286074

0,51


Таким образом, из полученных результатов видно, что при одинаковом сроке окупаемости чистый приведенный доход (ставка дисконтирования принята равной рентабельности основного производства) больше для проекта построения корпоративной VPN, однако наилучшая отдача на каждый инвестированный рубль ожидается для инвестиций в разработку корпоративной системы формирования заказов и планирования. Итак, вся информация собранна, данные проанализированы, проведены необходимые расчеты и проверены результаты, осталось, как говорится, оформить. Результаты многодневной работы и бессонных ночей команды аналитиков сводятся в бизнесплан, который, рассказывая на «языке бизнеса» какие выгоды в конкурентной борьбе предоставляют информационные технологии для компании, должен помочь руководству лучше представлять роль и значение ИТ для бизнеса и, на основе этого, инвестировать средства в те проекты, которые наиболее значимы для достижения стратегических целей предприятия. Бизнес-план Укрупнено бизнес-план состоит из резюме, в котором представлен краткий обзор основных результатов исследования для тех, кто не имеет времени и ни чего в этом не понимает, но все же интересуется, и основной части, где детально описаны исследования и все результаты, сделаны выводы и даны рекомендации. Необходимые услвия успешного применения · Наличие стратегии развития предприятия. Не обязательно чтобы она была документально оформлена, но если нет четкого представления о том, к чему и какими путями должна стремиться компания хотя бы в умах руководителей, сложно оценить не только эффективность ИТ, но и любых других инвестиций. Согласитесь, сложно оценить выгодность приобретения деревообрабатывающей линии для компании, которая не знает, будет ли она через год так же делать паркет или займется производством колбасы. · Заинтересованность руководства в проведении оценки и готовность воспринимать ее результаты. Мы с вами можем сколь угодно долго анализировать и вычислять, выбирать наилучшие методы и подходы, но если руководство компании не видит необходимости что-то считать и оценивать, а евроремонт офиса заведомо более критичен для бизнеса, чем какие-то технологии, тем более информационные, эффективность всей этой оценки будет равна нулю. Во-первых, из-за невозможности получить от руководства достоверных исходных данных, а во-вторых, потому, что результаты просто ни кому не нужны. Лучшие практики Лучшие практики управления финансами в сфере информационных технологий (библиотека ITL). В наши дни основой успешного бизнеса является бесперебойное функционирование информационных систем, обеспечивающих конкурентоспособность и прибыльность компании. Рыночный успех все чаще зависит от качества ИТ-услуг, основой для 130 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

которых является ИТ-инфраструктура предприятий. Поэтому в последние годы наблюдается значительный рост интереса к системам управления, способным обеспечить надежность ИТ-инфраструктуры за счет использования методик управления, представленных в библиотеке передового опыта ITIL. Еще недавно термин ITIL был многим непонятен, а вопросы управления ИТ-услугами казались далекими от реальной практики российского бизнеса. Тем не менее, сегодня интерес к ITIL неуклонно растет, и проблемы эффективности управления ИТ-услугами все чаще затрагиваются на страницах профессиональной ИТ-прессы. Библиотека передового опыта ITIL (IT Infrastructure Library) является дефакто общепризнанным стандартом управления техническим обслуживанием информационных систем (ITSM, IT Service Management). Разработка методик, вошедших в библиотеку ITIL, началась в 80-х годах прошлого века по инициативе британского правительства. В те годы Великобритания испытывала серьезный экономический спад, поэтому проблемы снижения стоимости и повышения эффективности работ по обслуживанию ИТ-инфраструктуры стали особенно актуальными. Реализация проекта была поручена специальному агентству British Central Computer & Telecommunications (CCTA). В агентстве была создана рабочая группа из представителей ИТ-поставщиков, пользователей и консультантов. Перед участниками группы была поставлена задача обобщить передовой опыт в области ИТ. По итогам работы была выпущена серия из сорока книг, разработан единый словарь терминов. В 1989 году это издание было переработано и издано в виде 7 томов, получивших название ITIL. В этих книгах изложена методикауправления ИТ-инфраструктурой ITSM. Целями этой методики являются предоставление и поддержка ИТ-услуг, которые должны соответствовать бизнес-требованиям организаций. Собственно библиотека ITIL представляет собой полный, последовательный и непротиворечивый свод лучших практик в области управления ИТ-услугами. Со временем из библиотеки ITIL выросла значительная часть принятых во всем мире стандартов построения ИТпроцессов. В настоящее время стандарты ITIL поддерживаются общественным форумом IT Service Management Forum (ITSMF), в который входят различные организации и компании, заинтересованные в повышение эффективности работы ИТ-сервиса. Во всем мире существует множество компаний, предлагающих консультации и обучение в области ITSM для профессионалов. Одной из серьезных проблем, сдерживающих распространение ITIL в России, является отсутствие перевода книг на русский язык. На сегодняшний день существует только краткое изложение "Введение в ITSM", выпущенное компанией IT Expert. Переломным моментом в популяризации ITIL должно стать открытие российского отделения форума ITSMF, состоявшееся осенью этого года. Структура библиотеки Каждый из томов библиотеки ITIL охватывает отдельную область управления ИТинфраструктурой. 131 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

Первый том называется Service Delivery (предоставление услуг) и содержит описание типов ИТ-услуг, предоставляемых предприятием. · Вторая книга - Service Support (поддержка услуг) - представляет собой описание процессов, позволяющих обеспечить пользователям доступ к ИТуслугам, необходимым для выполнения бизнес-задач. · Третья часть ITIL называется Information & Computing Technology Infrastructure Management (управление ИТ-инфраструктурой). В ней представлено общее описание методики организации работы ИТ-службы по управлению ИТ-инфраструктурой компании. · Четвертый том - Application Management (управление приложениями) указывает, как обеспечить соответствие программных приложений изменениям в потребностях бизнеса, а также рассматривает общий жизненный цикл приложений, включающий разработку, внедрение и сопровождение. · В пятой книге - The Business Perspective (бизнес-перспектива) рассматривается, как работа ИТ-инфраструктуры может влиять на бизнес компании в целом. · Том шестой - Planning to Implement Service Management (планирование внедрения управления услугами) - посвящен проблемам и задачам планирования, реализации и развития ITSM, необходимым для реализации поставленных целей. · И, наконец, седьмая часть ITIL - Security Management (управление безопасностью) - посвящена проблемам безопасности. В ней рассматриваются проблемы разграничения доступа к информации и ИТ-сервисам, особенности оценки, управления и противодействия рискам, инциденты, связанные с нарушением безопасности и способы реагирования на них. Внедрение методики управления ITSM - поэтапный процесс. Как показывает практика, решение первоочередных задач связано с рекомендациями, приведенными в первых двух книгах. Несмотря на то, что пренебрежение изучением общей концепции ITIL часто вызывает неудачи при внедрениях, внедрение сложных процессов отнимает много времени, что может отрицательно повлиять на основной бизнес компании. Простые процессы помогают не только повысить эффективность ИТ-инфраструктуры, но и вывести предприятие на более высокий уровень взаимоотношений с клиентами. Таким образом, наибольший интерес представляют собой такие части ITIL, как предоставление услуг (Service Delivery) и поддержка услуг (Service Support). Эти книги состоят из нескольких разделов, в которых рассматриваются различные задачи и даются рекомендации по их решению. Раздел Service Desk - управление запросами клиентов – рассматривает такие вопросы, как создание единой точки доступа пользователей к ИТ-услугам и контроль выполнения заявок клиентов. Служба Service Desk является единой точкой контакта ИТ-службы с пользователями и координирует устранение инцидентов. Инцидентом в данном случае называется любое событие, снижающее качество ИТ-услуги или ограничивающее полноту ее предоставления. 132 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Практически в любой компании качество предоставления ИТ-услуг напрямую зависит от их поддержки, поэтому управление инцидентами является очень важным процессом. Цель этого процесса - как можно скорее устранить любой инцидент. Вопросам организации этого процесса посвящен раздел Incident Management (управление инцидентами), в котором рассматривается проблема восстановления работоспособности системы или отдельных ее компонентов при минимальных потерях для бизнеса. Причины возникновения инцидентов и способы их предотвращения рассматривается в разделе Problem Management (управление проблемами). Известно, что на практике 20% проблем являются причиной80% инцидентов, поэтому заблаговременное выявление проблем не менее важно, чем своевременное устранение инцидентов. Чтобы определить, когда и где возникла проблема, необходимо иметь информацию о самой ИТ-инфраструктуре. ITIL позволяет создавать и поддерживать в актуальном состоянии логическую модель инфраструктуры в виде базы данных управления конфигурацией ( Configuration Management Database - CMDB). Поддержке актуальной базы управления конфигурацией посвящен раздел Configuration Management (управление конфигурациями). Со временем может возникнуть потребность изменения ИТ-инфраструктуры. Это может быть вызвано рядом причин - необходимостью устранения проблемы, желанием повысить качество ИТ-услуг, старением инфраструктуры или изменением законодательства. Процессу управления изменениями посвящен раздел Change Management (управление изменениями). Он рассматривает процесс изменения инфраструктуры с минимальным ущербом для бизнеса. Этот процесс достаточно широк, однако он не имеет содержит описания средств проведения изменений. Поэтому обеспечение работоспособности среды при проведении в ней изменений – задача процесса управления релизами. Этому процессу посвящен раздел Release Management (управление релизами). Применив на практике процессы, которым посвящена первая книга ITIL, большинство компаний заканчивает работу по переходу на новый уровень управления ИТ-инфраструктурой. Однако предоставление сервисов не менее важно, чем их поддержка. Поэтому ITIL посвящает этому вопросу отдельную книгу – второй том ITIL. Раздел Service Level Management (управление уровнем услуг) посвящен согласованию с заказчиком, мониторингу и контролю соглашений о качестве и оперативности обслуживания. Создание процесса управления уровнем сервиса в свое время и привело к появлению ITIL. Наиболее заметная часть этого процесса – определение требуемого уровня сервиса (SLA, Service Level Agreement). Привлечение квалифицированных ИТ-специалистов требует от бизнеса ощутимых вложений в ИТ-службу. Раздел Financial Management (управление финансами) рассматривает эффективное использование денежных средств для достижения нужного качества и состава ИТ-услуг. В рамках этого процесса рассматриваются бюджетирование, учет и возмещение затрат. Раздел Capacity Management (управление мощностями) рассказывает, как найти разумный компромисс между затратами и потребностями. Вопросы обеспечения гарантированного восстановления работоспособности инфраструктуры 133 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

в случае чрезвычайной ситуации рассматриваются в разделе Service Continuity Management (управление непрерывностью сервисов). В описание Continuity Management входит стратегия резервного копирования, дублирование электропитания, аутсорсинг сервисов несколькими провайдерами, повышение надежности ИТ-систем и сетей, усиление системы безопасности, а также внедрение других процессов, снижающих вероятность ошибки, например процесса управления изменениями. В наши дни бизнес настолько зависит от правильного функционирования ИТсистем, что часто остановка ИТ-системы означает немедленную остановку самого бизнеса. Даже определение и измерение доступности настолько сложны, что для них выделен целый раздел во втором томе ITIL - Availability Management (управление доступностью). Семинар – практика оценки ТСО и обоснования выгод. Тема 10. IT-индустрия IT-индустрия. История формирования HiTech рынка. Экономические войны. Отечественный HiTech рынок. Основные участники рынка. Основные предложения на рынке. Состояние и перспективы рынка. Сценарии развития. Основы инвестиционного анализа рынка. В чем кроется секрет успешного привлечения иностранных инвестиций в области высоких технологий? В стремлении завлечь на свою территорию крупные мультинациональные корпорации, многие страны готовы предложить потенциальным инвесторам золотые горы в виде различных льгот и компенсационных пакетов. Тем не менее, ряд факторов, имеющих для инвестора первостепенное значение, не может быть реализован только путем создания благоприятных финансовых условий. В середине 1990-х годов правительство Коста-Рики стремилось привлечь компанию Intel Corp. для того, чтобы укрепить зарождавшуюся высокотехнологическую индустрию страны. Intel был предложен стандартный пакет льгот: освобождение от налога на прибыль сроком на восемь лет с уплатой его в течении следующих 4 лет в половинном размере против действующей в стране ставки в 30%, право беспошлинного ввоза сырья и право свободно перемещать капитал через границы страны. Жозе Мария Фигэрес, бывший в те годы президентом Коста-Рики, проявил большую заинтересованность в проекте и назначил его куратором непосредственно министра иностранной торговли. По требованию Intel, государство предоставило лицензии ряду иностранных авиакомпаний с целью увеличения количества ежедневных международных рейсов из страны, построило для завода отдельную силовую подстанцию, не позволило закону об однопроцентном налоге на корпоративные активы пройти в парламенте, сэкономив Intel тем самым около трех миллионов долларов, а так же сократило тарифы на энергию для будущего предприятия более чем на 28%. Итогом этой кампании, освещенной в отчете 134 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Всемирного Банка Реконструкции и Развития, подготовленном Деборой Спрей, профессором Гарвардской школы Бизнеса, стал запуск в 1998 году предприятия по тестированию и сборке полупроводниковых компонентов. Стоимость завода составляет 300 миллионов долларов и сегодня на нем работает около 2000 человек. По словам Эдуардо Хернендеса, ответственного по привлечению инвестиций в ньюйоркском отделении Совета по инвестициям Коста-Рики, «…мы, прежде всего, хотели донести до Intel, что они настолько важны для нашей страны, что мы готовы принимать во внимание любые требования». Сами по себе льготы отнюдь не являются магическим ключом, открывающим любые двери. Как правило, те страны, которые успешно привлекают инвестиции, должны обладать квалифицированной рабочей силой, хотя бы минимальной местной базой в области высоких технологий, а так же низким налогом на прибыль. Одним из факторов, безусловно повлиявшем на успех Коста-Рики, было то, что ее законы о труде позволяют промышленным предприятиям не иметь профсоюзов, что является обязательным требованием Intel. К числу стран-чемпионов в области высоких технологий сегодня относится Ирландия. Расположенные на ее территории отделения мультинациональных корпораций работают на всех сегментах этого рынка, начиная с производства микропроцессоров и вплоть до создания программного обеспечения. Ирландское правительство предлагает новым партнерам более чем щедрые льготы, компенсируя до 45% от общего объема инвестиций. Однако основа успеха Ирландии заключается в ее низком десятипроцентном корпоративном налоге на прибыль и в ее высокообразованном англоязычном населении. Как отметил Брендан Халпин, менеджер дублинского Агентства по индустриальному развитию, с начала 1980-х годов государство ориентировало систему образования на подготовку специалистов для работы в компьютерной индустрии. Сегодня продукты высоких технологий составляют от 10% до 15% ирландского экспорта, и, по мнению Халпина, развитие именно этой отрасли позволило ВВП страны увеличиваться в среднем на 9% в год в период с 1995 по 1999 гг. Израиль – другая страна, преуспевшая в создании высокотехнологичной индустрии, 80% предприятий которой расположено в треугольнике Иерусалим – Тель-Авив – Хайфа. Вновь выходящим на этот рынок компаниям предлагается на выбор или десятилетнее освобождение от налога на прибыль, или компенсация до 24% суммы первоначальных инвестиций. Однако в первую очередь успех Израиля определили не эти льготы, а более миллиона иммигрантов, прибывших на Землю Обетованную из бывшего СССР, около 40% которых имели ученые степени. «Эти люди не имели никакого представления о современном бизнесе… это не менеджеры, это рабочие пчелы индустрии», — заявил представитель министерства рекламы и торговли Израиля по этому поводу. Оценка факторов, принимаемых во внимание высокотехнологичными компаниями при выборе ими места для размещения нового производства, показывает, что, хотя вопрос льгот имеет в этом определенное значение, тем не менее, он обычно уступает 135 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

по

значимости

следующим

моментам

Необходимые критерии: 1. Доступность рабочей силы, обладающей необходимыми навыками и знаниями 2. Близость к научно-исследовательским центрам мирового уровня 3. Достойный уровень жизни 4. Доступность венчурного капитала Важные критерии: 5. Приемлемая стоимость организации бизнеса 6. Наличие развитой технологии 7. Наличие разветвленной инфраструктуры 8. Благоприятные деловой климат и правовая среда Желаемые критерии 9. Наличие поставщиков и партнеров 10. Благоприятное отношение местного населения Свою нишу на мировом рынке программного обеспечения плотно заняли так называемые «парки технологий программного обеспечения» (STPI) Индии. Иностранные компании, размещающие производство в зонах STPI, таких как Мумбай, Дели и Бангалор, освобождаются на десять лет от налога с оборота и на пять лет от налога на ввезенные в страну товары производственного назначения; они получают специальные тарифы не электроэнергию и не подпадают под действие местных законов о защите окружающей среды. Не менее привлекательным для инвесторов фактором является относительная дешевизна местной рабочей силы – индийские программисты получают в три-пять раз меньше, чем их коллеги в США. И решающим доводом в пользу переноса производства программного обеспечения в Индию часто становится наличие инфраструктуры высокоскоростной передачи данных, созданной в рамках программы STPI. Хотя вклад Индии в мировой рынок программного обеспечения, оцениваемый создателями программы STPI в 430 млрд. долл., все еще не слишком велик, страна вплотную приближается к таким технологическим центрам Азии как Тайвань, Китай, Сингапур и Малайзия. Привлекательность всех этих стран для мировых компаний основана, в первую очередь, на их дешевой рабочей силе. Однако, с ростом индустрии, способности «азиатских тигров» к привлечению иностранного инвестиционного капитала также возрастают. Одним из наиболее успешных подобных проектов является тайваньский «научный парк Хсинчу», которому в этом году исполняется 20 лет. Высокотехнологичные компании, желающие разметить там свое производство, получают освобождение от налога на прибыль сроком на пять лет и бессрочное освобождение от налога на ввезенные в страну товары производственного назначения. Наличие высококвалифицированной рабочей силы обусловлено близлежащими университетами Чинг Хуа и Чао Танг, выпускающими около 2800 ученыхэлектронщиков в год, а также техническими училищами, подготавливающими до 5000 специалистов ежегодно. Стратегия Тайваня основана на заблаговременном 136 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

строительстве современной инфраструктуры, которая в дальнейшем предлагается мультинациональным корпорациям для размещения производства. По заявлению представителя AMD Джона Гриинагеля, этот подход позволил Тайваню стать наиболее успешным производителем полупроводниковых пластин, одного из самых главных компонентов современной компьютерной индустрии. В 1999 году совокупные местные и иностранные инвестиции в «научный парк Хсинчу» достигли 20 миллиардов долларов. На азиатском рынке высоких технологий сегодня царит жесткая конкуренция. Так, в конце июля компания IBM предпочла Сидней Сингапуру для реализации своего нового проекта, Азиатско-Тихоокеанского Центра инноваций в электронном бизнесе. В создание этого центра IBM планирует вложить 23 миллиона австралийских долларов (13.5 миллионов долларов США), создав там 340 рабочих мест. По словам представителя IBM, компания выбрала Сидней благодаря наличию в этом городе хорошей базы как молодых, так и опытных специалистов в области технологии и маркетинга. Успех Сиднея наглядно показывает, что, хотя финансовые льготы и играют определенную роль в принятии решения об инвестировании, мультинациональные корпорации, как правило, руководствуются при этом более широким набором критериев, среди которых льготы играют весьма ограниченную роль. Как отмечает Спар, профессор гарвардского университета: «Входить в игру с самого начала достаточно рискованно, так как со временем значение некоторых льгот пересматривается. Самое главное — это правильно определить тот потенциал, которым обладает страна. Страны, наиболее преуспевшие в привлечении иностранных инвестиций, отличают высокий уровень безопасности и политическая стабильность, а также правительство, преследующее ясные и понятные цели».


Приложение Список кейсов для курса «Информационные технологии в экономике» Кейс 1. Прохождение приказа на предприятии ................................................... 138 Кейс 2. Прохождение договора на предприятии ................................................. 157 Кейс 3. Бизнес-процесс закупки ........................................................................... 182 Кейс 3. Бизнес-процесс продажи.......................................................................... 200 Кейс 5. Планирование потребности в материалах............................................... 208 Кейс 6. Составление бюджета на предприятии ................................................... 212 Кейс 7. Планирование материально-технического снабжения на месяц............ 214 Кейс 7. Планирование работ по профилактическому ремонту сетей и оборудования ............................................................................................................................... 224 Кейс 9. Выполнение заказа................................................................................... 229

Кейс 1. Прохождение приказа на предприятии ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Приказ - это правовой акт (нормативный документ), издаваемый Руководителем предприятия для решения основных (производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам: · · · · · · · ·

совершенствования структуры и организации работы предприятия; планирования; отчетности; финансирования; кредитования; внешнеэкономической деятельности; реализации продукции и оказания услуг; другим вопросам производственно-хозяйственной деятельности.

Приказы по основной (производственной) деятельности издаются на основании и во исполнение: · · ·

действующего законодательства; распорядительных документов вышестоящих органов управления (нормативных документов государственных органов); в связи с производственной необходимостью; 138 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

в инициативном порядке.

Перечень реквизитов, которые должен содержать Приказ по основной деятельности, приведен в Приложении "Перечне реквизитов Приказа по основной деятельности". Порядок расположения реквизитов Приказа по основной деятельности на Общем бланке предприятия приведен в Приложении "Порядок расположения реквизитов Приказа по основной деятельности на Общем бланке предприятия". Пример оформления Приказа по основной деятельности представлен в Приложении "Пример оформления Приказа по основной деятельности". ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: · ·

подготовкой проекта Приказа; оформлением проекта Приказа.

Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия. 1. Подготовка проекта Приказа При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа. Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа. Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна). Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек. В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать. Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль исполнения Приказа в целом. В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются. 139 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило, оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000". Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ. 2. Оформление проекта Приказа Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90 /в настоящий момент в РФ действует ГОСТ 6.30-97. Состав используемых в данной статье реквизитов документов при этом практически не меняется. Прим. РБ.Ру/). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты: [ 2] - эмблема организации; * [ 4] - код организации по ОКПО; * [ 5] - код документа по ОКУД; * [ 7] - наименование организации; * [10] - название вида документа; * [14] - место составления или издания; * [19] - заголовок к тексту; * [21] - текст; [22] - отметка о наличии приложения; [28] - фамилия исполнителя и номер его телефона. Примечание: Символом * помечены обязательные для оформление Приказа по основной деятельности реквизиты. Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия. ПОДПИСАНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: · · · · ·

согласованием проекта Приказа; передачей проекта Приказа в службу ДОУ; проверкой правильности оформления проекта Приказа; корректировкой проекта Приказа; проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу"; 140 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

подписанием проекта Приказа.

3. Согласование проекта Приказа Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с: · · · ·

Руководителями структурных подразделений; Юристом; Главным бухгалтером; Другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа. 4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель"). 5. Проверка правильности оформления проекта Приказа Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационнораспорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку. 6. Корректировка проекта Приказа В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы. 7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу" При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". 141 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

8. Подписание проекта Приказа Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок. РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗА На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: · ·

регистрацией Приказа; проставлением реквизита "Отметка о контроле".

9. Регистрация Приказа Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике). Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется. Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ). Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов. На Приложениях к Приказу индексы не проставляются. Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по 142 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы: · · · · · · · · · · · · ·

индекс и дата; автор (разработчик); кто подписал; заголовок и/или краткое содержание; приложения; резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата); расписка исполнителя в получении Приказа; срок исполнения; отметка о контроле; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела; перенос данных на машинный носитель

При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. 10. Проставление реквизита "Отметка о контроле" Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа). Примечание: Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то завершающей на данной стадии технологической операцией будет операция Переноса данных на машинный носитель (эта операция не показана на Технологической карте прохождения приказа по основной деятельности на предприятии - Приложение 1). Признаком того, что Приказ зарегистрирован в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке Приказа, на котором оформлен Приказ, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф). ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИКАЗА 143 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: · · · · · · · · · · ·

размножением Приказа; заверением размноженных копий Приказа; рассылкой Приказа (копий) исполнителям; постановкой Приказа на контроль; проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями; исполнением Приказа; проверкой и регулированием исполнения Приказа; докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа; согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа; изменением сроков и порядка исполнения Приказа; завершением исполнения Приказа.

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению. 11. Размножение Приказа Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ. 12. Заверение размноженных копий Приказа Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии". 13. Рассылка Приказа (копий) исполнителям Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа. Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) 144 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ. 14. Постановка Приказа на контроль Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов. Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ. Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). 15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений. 16. Исполнение Приказа Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе. 17. Проверка и регулирование исполнения Приказа Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа. Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан. Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней. 145 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки. 19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа. 20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). 21. Завершение исполнения Приказа Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ. ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ПРИКАЗА В ДЕЛО На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: · · ·

возвратом исполненного Приказа в службу ДОУ; записью об исполнении Приказа; снятием исполненного Приказа с контроля и подшивкой его в дело.

22. Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел). 23. Запись об исполнении Приказа 146 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле "краткие сведения об исполнении" реквизита "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). 24. Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Подшивка Приказа в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия. На Бланке Приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: · · · · · · · ·

в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные Приказы; Приказы по основной деятельности группируются отдельно от Приказов по личному составу; в дело группируются, как правило, Приказы одного года (за исключением переходящих); в дело включается один (подлинный) экземпляр Приказа; Приказы внутри дела располагаются в нумерационной (по возрастанию их регистрационных (порядковых) номеров) последовательности; Приложения (на документе проставлена отметка "Приложение") к Приказу подшиваются в деле совместно с соответствующим Приказом; документы к Приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты; Приказы, содержащие сведения, входящие в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, группируются и подшиваются в отдельное дело.

ПРИЛОЖЕНИЯ · · ·

Перечень реквизитов Приказа по основной деятельности Порядок расположения реквизитов Приказа по основной деятельности на Общем бланке предприятия Внешний вид проекта Приказа по основной деятельности после завершения стадии Подготовки и оформления проекта Приказа 147 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · · · ·

Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Подписания проекта Приказа Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Регистрации Приказа Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Исполнения и контроля исполнения Приказа Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Переноса исполненного Приказа в дело Пример оформления Приказа по основной деятельности

Перечень реквизитов Приказа по основной деятельности Приказ по основной деятельности должен содержать следующие реквизиты: [ 2] - эмблема организации; * [ 4] - код организации по ОКПО; * [ 5] - код документа по ОКУД; * [ 7] - наименование организации; * [10] - название вида документа; * [11] - дата; * [12] - индекс; * [14] - место составления или издания; [15] - гриф ограничения доступа к документу; * [19] - заголовок к тексту; [20] - отметка о контроле; * [21] - текст; [22] - отметка о наличии приложения; * [23] - подпись; [24] - гриф согласования; * [25] - визы; [27] - отметка о заверении копии; [28] - фамилия исполнителя и номер его телефона; * [29] - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; [30] - отметка о переносе данных на машинный носитель. Примечания: 1. Перечень реквизитов (нумерация и названия) дан в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов" /в настоящий момент в РФ действует ГОСТ 6.30-97. Состав используемых в данной статье реквизитов документов при этом практически не меняется. Прим. РБ.Ру/. 148 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

2. Символом * помечены обязательные для оформление Приказа по основной деятельности реквизиты.

Порядок расположения реквизитов Приказа по основной деятельности на общем бланке предприятия { * Эмблема предприятия * } ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ФОРМА ПРЕДПРИЯТИЯ "ИМЯ ПРЕДПРИЯТИЯ"

Код по ОКПО Код по ОКУД { * Гриф ограничения доступа к документу * }

ПРИКАЗ 00.00.00 №00 Место составления > {* Констатирующая часть приказа *} Основание для составления приказа (ссылка на нормативный документ или изложение фактов или событий, являющихся основанием для издания приказа). {* Разделительное слово *} ПРИКАЗЫВАЮ: {* Распорядительная часть приказа *} 1. Перечисление исполнителей, предписываемых действий, сроков исполнения, должностных лиц, на которых возложен контроль за исполнением приказа. 2. То же при необходимости. ... N. То же при необходимости. > Руководитель предприятия (подпись)

И.О.Фамилия 1


> {* Гриф согласования *} Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 2 00.00.00 Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 3 00.00.00 > Краткие сведения об исполнении В дело 00-00 (подпись) 00.00.00 >

Внешний вид проекта Приказа по основной деятельности после завершения стадии Подготовки и оформления проекта Приказа { * Эмблема предприятия * } ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ФОРМА ПРЕДПРИЯТИЯ "ИМЯ ПРЕДПРИЯТИЯ"


ПРИКАЗ 00.00.00 №00 Место составления {* Констатирующая часть приказа *} Основание для составления приказа (ссылка на нормативный документ или изложение фактов или событий, являющихся основанием для издания приказа). {*Разделительное слово*} ПРИКАЗЫВАЮ: 150 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

{* Распорядительная часть приказа *} 1. Перечисление исполнителей, предписываемых действий, сроков исполнения, должностных лиц, на которых возложен контроль исполнения приказа. 2. То же при необходимости. ... N. То же при необходимости. Руководитель предприятия (подпись)


{* Гриф согласования * } Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 2 00.00.00 Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 3 00.00.00 Краткие сведения об исполнении В дело 00-00 (подпись) 00.00.00

Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Подписания { * Эмблема предприятия * } ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ФОРМА ПРЕДПРИЯТИЯ "ИМЯ ПРЕДПРИЯТИЯ"


ПРИКАЗ Место составления Заголовок к тексту {* Констатирующая часть приказа *} 151 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Основание для составления приказа (ссылка на нормативный документ или изложение фактов или событий, являющихся основанием для издания приказа). {*Разделительное слово*} ПРИКАЗЫВАЮ: {*Распорядительная часть приказа*} 1. Перечисление исполнителей, предписываемых действий, сроков исполнения, должностных лиц, на которых возложен контроль исполнения приказа. 2. То же при необходимости. ... N. То же при необходимости. Руководитель предприятия (подпись)


{* Гриф согласования * } Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 2 00.00.00 Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 3 00.00.00

Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Регистрации { * Эмблема предприятия * } ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ФОРМА ПРЕДПРИЯТИЯ "ИМЯ ПРЕДПРИЯТИЯ"


ПРИКАЗ 00.00.00 №00 Место составления > 152 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

{* Констатирующая часть приказа * } Основание для составления приказа (ссылка на нормативный документ или изложение фактов или событий, являющихся основанием для издания приказа). {*Разделительное слово*} ПРИКАЗЫВАЮ: {*Распорядительная часть приказа*} 1. Перечисление исполнителей, предписываемых действий, сроков исполнения, должностных лиц, на которых возложен контроль исполнения приказа. 2. То же при необходимости. ... N. То же при необходимости. Руководитель предприятия (подпись)


{ * Гриф согласования * } Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 2 00.00.00 Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 3 00.00.00 { * Фамилия исполнителя и телефон * }

Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Исполнения и контроля { * Эмблема предприятия * } ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ФОРМА ПРЕДПРИЯТИЯ "ИМЯ ПРЕДПРИЯТИЯ"


ПРИКАЗ 00.00.00 №00 Место составления 153 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

{* Констатирующая часть приказа*} Основание для составления приказа (ссылка на нормативный документ или изложение фактов или событий, являющихся основанием для издания приказа). {*Разделительное слово*} ПРИКАЗЫВАЮ: {*Распорядительная часть приказа*} 1. Перечисление исполнителей, предписываемых действий, сроков исполнения, должностных лиц, на которых возложен контроль исполнения приказа. 2. То же при необходимости. ... N. То же при необходимости. Руководитель предприятия (подпись) И.О.Фамилия 1 { * Гриф согласования * } Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 2 00.00.00 Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 3 00.00.00 Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Переноса в дело { * Эмблема предприятия * } ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ФОРМА ПРЕДПРИЯТИЯ "ИМЯ ПРЕДПРИЯТИЯ"


ПРИКАЗ 00.00.00 №00 154 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Место составления {*Констатирующая часть приказа*} Основание для составления приказа (ссылка на нормативный документ или изложение фактов или событий, являющихся основанием для издания приказа). {*Разделительное слово*} ПРИКАЗЫВАЮ: {*Распорядительная часть приказа*} 1. Перечисление исполнителей, предписываемых действий, сроков исполнения, должностных лиц, на которых возложен контроль за исполнением приказа. 2. То же при необходимости. ... N. То же при необходимости. Руководитель предприятия (подпись)


{ * Гриф согласования * } Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 2 00.00.00 Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия 3 00.00.00 Краткие сведения об исполнении В дело 00-00 (подпись) { * Отметка о переносе данных на машинный носитель * }

Пример оформления Приказа по основной деятельности Акционерное общество "Маяк" ПРИКАЗ 155 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

01.02.96 №012 Москва Об утверждении Инструкции по организации документационного обеспечения управления Во исполнение постановления заседания Дирекции от 15.01.96 № 02.01-6 "Разработать и внедрить Инструкцию по организации документационного обеспечения управления" (п.2) и с целью совершенствования делопроизводства, повышения уровня работы с документами, усиления контроля за их исполнением и сохранностью. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по организации документационного обеспечения управления в АО "МАЯК" и ввести ее в действие с 01.03.96 (Приложение). 2. Признать утратившими силу все действующие до 01.03.96 инструкции по работе с документами. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам АО "МАЯК" с 01.03.96 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по организации документационного обеспечения управления. 4. Контроль за выполнением приказа возложить на Секретаря-референта г-жу Иванову И.И. Срок - постоянно. Приложение: на 111 л. в 1 экз. Генеральный директор (личная подпись) П.П.Петров Главный бухгалтер (личная подпись) С.С.Сидоров 29.01.96 Юристконсульт (личная подпись) В.В.Васильев 30.01.96 Иванова 123-4567 В дело 32-01 (личная подпись) 05.02.96


Кейс 2. Прохождение договора на предприятии ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями является договор (коммерческий контракт). Договор (коммерческий контракт) - документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон (лиц) об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их. В Договоре (коммерческом контракте) отражаются вопросы, связанные с: · · · · · · · · · · ·

характером сделки; условиями сделки (поставки, услуги); сроками сделки; транспортировкой; упаковкой и маркировкой; ценой; качеством; оплатой; гарантиями; правами и обязанностями сторон; другими вопросами взаимоотношения сторон.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОГОВОРА НА ПРЕДПРИЯТИИ Технология прохождения Договора на предприятии включает следующие стадии: · · · ·

подготовка и оформление проекта Договора; подписание Договора; исполнение и контроль исполнения Договора (этапа); перенос исполненного Договора в дело.

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ДОГОВОРА Данная стадия состоит из следующих этапов: · · ·

подготовка и оформление коммерческого предложения; принятие решения по коммерческому предложению; оформление проекта Договора.

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: 157 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · · · ·

подготовкой коммерческого предложения; оформлением коммерческого предложения; согласованием коммерческого предложения; проверкой правильности оформления коммерческого предложения; подписанием коммерческого предложения.

Подготовку и оформление коммерческого предложения проводит Сотрудник структурного подразделения (Ответственный исполнитель) по поручению Руководителя предприятия (его заместителя), Руководителя структурного подразделения, либо в порядке личной инициативы. 1. Подготовка коммерческого предложения Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, выраженного в направлении, как правило, в письменном виде, коммерческого предложения (оферты) Контрагенту (Заказчику). При подготовке коммерческого предложения осуществляется формулировка условий предлагаемой сделки и составление текста коммерческого предложения. Текст коммерческого предложения чаще всего состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части излагают обоснование (факты, события, документы и др.), побудившие Исполнителя предложить данную сделку Заказчику. В основной части коммерческого предложения формулируются условия предлагаемой сделки. Материалы, необходимые для обоснования, пояснения, расшифровки условий предлагаемой сделки в целом, или ее отдельных положений, как правило оформляются в виде Приложений к Коммерческому предложению со ссылкой на них в соответствующих пунктах Коммерческого предложения. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись "Приложение к коммерческому предложению от 00.00.00 № 00/00-00". 2. Оформление коммерческого предложения Коммерческое предложение желательно оформлять на Бланке для писем предприятия (далее "Бланк"). Оформление коммерческого предложения заключается в проставлении в строго определенных местах Бланка или стандартного листа необходимого набора реквизитов (аналогичного используемому при оформлении Писем, согласно ГОСТ 6.38-90 /в настоящий момент в РФ действует ГОСТ 6.30-97. Состав используемых в данной статье реквизитов документов при этом практически не меняется. Прим. РБ.Ру/). При выполнении данной технологической операции проставляются следующие реквизиты: * [ 2] - эмблема организации; * [ 4] - код организации по ОКПО; 158 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

* [ 5] - код документа по ОКУД; * [ 7] - наименование организации; * [ 9] - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке; * [16] - адресат; * [19] - заголовок к тексту; * [21] - текст; [22] - отметка о наличии приложения; * [28] - фамилия исполнителя и номер его телефона; Примечания: Символом * помечены обязательные для оформления Коммерческого предложения реквизиты. Коммерческое предложение рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя). Первый лист первого экземпляра Коммерческого предложения, как уже отмечалось, желательно оформлять на Бланке для писем предприятия. 3. Согласование коммерческого предложения После подготовки и оформления в письменном виде Коммерческого предложения Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует изложенные в нем условия предлагаемой сделки с: · · · · ·

Руководителем структурного подразделения; Юристом; Главным бухгалтером; Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение; другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "визы" в строго определенном месте Бланка или стандартного листа, на котором оформлено Коммерческое предложение (далее "на Бланке"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются (проставляются) на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра Коммерческого предложения, остающегося на предприятии. Если при согласовании Коммерческого предложения возникла необходимость внесения изменений в условия предлагаемой сделки, то в этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование текста Коммерческого предложения. 4. Проверка правильности оформления коммерческого предложения


Перед передачей согласованного Коммерческого предложения на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов на оформление Писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ (документационного обеспечения управления) предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ (далее "специалисты службы ДОУ"). Неправильно оформленное Коммерческое предложение возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). 5. Подписание коммерческого предложения Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права - далее "его заместитель"). Допускается подписывать только первый экземпляр Коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы ДОУ (проставляют на Бланке реквизит "отметка о заверении копии"). При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". В специальных случаях (для придания юридической силы Коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания Коммерческого предложения Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит "печать"). При подписании Коммерческого предложения у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста Коммерческого предложения. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПРЕДЛОЖЕНИЮ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · · · · ·

отправкой коммерческого предложения Заказчику; регистрацией отправки коммерческого предложения Заказчику; контролем получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком; корректировкой коммерческого предложения; получением решения по коммерческому предложению от Заказчика; регистрацией получения решения по коммерческому предложению. 160 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Подписанное Коммерческое предложение отправляется Заказчику (Контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки. 6. Отправка коммерческого предложения Заказчику Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике). Регистрация Коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о Коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Коммерческое предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется. Реквизит "дата" проставляется на Бланке после подписания Коммерческого предложения. Реквизит "индекс" Коммерческого предложения, как правило, включает: · ·

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами. В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей: · · · ·

порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов; номер направления по Номенклатуре дел предприятия; номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия; номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости).

Пример: 123/01-23, где 123 - порядковый регистрационный номер, 01-23 - номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр Коммерческого предложения. Индекс Коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года. На Приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются. Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы 161 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы: · · · · · · · · · · · · · · ·

индекс и дата; автор (разработчик); кто подписал; заголовок и/или краткое содержание; приложения; корреспондент или адресат (кому направлен); резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата); расписка исполнителя в получении документа; срок исполнения; отметка о контроле; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела; перенос данных на машинный носитель; примечания.

При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. Примечание: Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то регистрация завершается переносом данных на машинный носитель. Признаком того, что Коммерческое предложение зарегистрировано в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф). После регистрации Коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: · ·

по почте; средствами факсимильной связи; 162 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика).

В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Коммерческое предложение представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). При отправке Коммерческого предложения по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте Коммерческому предложению прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре Коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата"). Примечание: Коммерческие предложения, с проставленным на них реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи. В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Коммерческое предложение, переданное для отправки, должно быть обработано и отправлено в течении одного рабочего дня. Отправка Коммерческого предложения продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Коммерческого предложения (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: · · ·

при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи; при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения ("Confirmation Report"); при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма. 163 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставится на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре Коммерческого предложения проставляют реквизит "отметка о контроле" на левом поле Бланка напротив реквизита "заголовок к тексту" и делают необходимые записи в регистрационных формах. После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра Коммерческого предложения. 7. Регистрация отправки коммерческого предложения Заказчику На основании записей об отправке Коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 8. Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Коммерческого предложения Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Коммерческое предложение, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение. Согласно типовым срокам исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть Коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения. 9. Корректировка коммерческого предложения Если при рассмотрении Коммерческого предложения у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 1 по 8). 10. Получение решения по коммерческому предложению от Заказчика Оформленное Заказчиком в письменном виде решение по Коммерческому предложению может быть получено от него: 164 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · ·

по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя).

Полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению (далее "Решение"), как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: · ·

приема и первичной обработки; предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа Решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Если в адресе Решения указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученное Решение не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа Решения проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ. Решение, требующее обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения Решения Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с Решением производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Решения осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 11. Регистрация получения решения по коммерческому предложению Поступившее в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Решение регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если не было зарегистрировано специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации Решения (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации 165 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Коммерческого предложения, описанному в п. 6. Разница заключается в том, что реквизиты "дата" и "индекс" проставляются в соответствующих полях реквизита "отметка о поступлении" (в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе), а в реквизите "дата" проставляется дата поступления Решения на предприятие. Кроме того, регистрация Решения производится в регистрационных формах входящих документов. Сведения о зарегистрированном Решении переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на Решении). ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ДОГОВОРА На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · ·

оформлением проекта договора; согласованием проекта договора; проверкой правильности оформления проекта договора.

Если полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то Ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта Договора. 12. Оформление проекта договора Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированное Решение, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет проект Договора в соответствии с условиями сделки, изложенными в согласованном с Заказчиком Коммерческом предложении (Решении). При этом, если на Решении стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над проектом Договора изложенные в ней указания и сроки. При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Проект Договора рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя). 13. Согласование проекта договора Оформленный проект Договора Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с: 166 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · · · ·


Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к проекту Договора. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании проекта Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат согласованным с Заказчиком условия сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста проекта Договора. Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования условий предлагаемой сделки - пп. 1-11). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. условия сделки были заранее согласованы Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств. 14. Проверка правильности оформления проекта договора Перед отправкой согласованного проекта Договора Заказчику необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный проект Договора возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА Данная стадия состоит из следующих этапов: · · ·

корректировка проекта Договора; подписание Договора Исполнителем; подписание Договора Заказчиком.

КОРРЕКТИРОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · · · · ·

отправкой проекта договора Заказчику; регистрацией отправки проекта договора Заказчику; контролем получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком; корректировкой проекта договора; получением откорректированного проекта договора от Заказчика; регистрацией получения откорректированного проекта договора. 167 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

15. Отправка проекта договора Заказчику Полностью подготовленный и оформленный проект Договора перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация проекта Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на проекте Договора с последующей записью необходимых сведений о проекте Договора в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Проект Договора регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. При наличии в проекте Договора сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на проекте Договора проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), проект Договора регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. После регистрации проект Договора отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: · · ·

по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика).

В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает проект Договора представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). При отправке проекта Договора по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте проекту Договора прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Отправка проекта Договора средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре проекта Договора, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата"). Примечание: Проект Договора, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи. В случае личной доставки проекта Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении проекта Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. 168 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Проект Договора, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течении одного рабочего дня. Отправка проекта Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком проект Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: · · ·

при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи; при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения ("Confirmation Report"); при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма.

Отправленный Заказчику проект Договора ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре проекта Договора проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах. После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра проекта Договора. 16. Регистрация отправки проекта договора Заказчику На основании записей об отправке проекта Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 17. Контроль получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему проекта Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов проект Договора находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) проекта Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил проект Договора, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения проекта Договора и контролирует их выполнение. Согласно типовым срокам исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть проект Договора и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения. 18. Корректировка проекта договора


Если при рассмотрении проекта Договора у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют проект Договора (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции. 19. Получение откорректированного проекта договора от Заказчика Откорректированный проект Договора (далее "проект Договора") может быть получен от Заказчика: · · ·

по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя).

Полученный от Заказчика проект Договора, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: · ·


Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа проекта Договора автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Если на проекте Договора (или в адресе Сопроводительного письма) указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то он передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученный проект Договора не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то он также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа проекта Договора проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ. Проект Договора, требующий обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения проекта Договора Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с проектом Договора производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка 170 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

проекта Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 20. Регистрация получения откорректированного проекта договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю проект Договора регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации проекта Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации Решения по Коммерческому предложению, описанному в п. 11. Сведения о зарегистрированном проекте Договора переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на проекте Договора). ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ИСПОЛНИТЕЛЕМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · · ·

оформлением договора (2 экз.); согласованием договора; проверкой правильности оформления договора; подписанием договора Исполнителем.

21. Оформление договора (2 экз.) Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированный проект Договора, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет Договор взяв за основу откорректированный проект Договора, полученный от Заказчика. При этом, если на проекте Договора стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над Договором изложенные в ней указания и сроки. При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Договор печатается в двух экземплярах. 22. Согласование договора 171 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Оформленный Договор Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с: · · · · ·


Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к Договору. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат откорректированному проекту Договора, полученному от Заказчиком. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста Договора. Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования проекта Договора - пп. 12-20). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. проект Договора были заранее откорректирован Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств. 23. Проверка правильности оформления договора Перед передачей согласованного Договора на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный Договор возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). 24. Подписание договора Исполнителем Договор подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Договоре) Руководитель предприятия (его заместитель). Подписываются оба экземпляра Договора. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Договоре проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". После подписания Договора Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Договоре проставляется реквизит "печать"). При подписании Договора у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор. В таком случае процесс изменения текста Договора проводится аналогично тому, как это описано в п. 22. 172 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ЗАКАЗЧИКОМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · · · · ·

регистрацией договора; отправкой договора Заказчику (2 экз.); регистрацией отправки договора Заказчику; контролем получения и подписания договора Заказчиком; получением подписанного договора от Заказчика (1 экз.); регистрацией получения подписанного договора.

25. Регистрация договора Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Договор перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Договоре (на обоих экземплярах) с последующей записью необходимых сведений о Договоре в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Договор регистрируется только один раз - в день его подписания. Договор регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной (на Договоре проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Договор регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. 26. Отправка договора Заказчику (2 экз.) После регистрации оба экземпляра Договора (далее "Договор") отправляются Заказчику. Отправка может осуществляться: · ·

по почте; личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика).

В первом случае отправку производят специалисты службы ДОУ, во-втором Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Договор представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). К отправляемому по почте Договору прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.


Примечание: Договор, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте. В случае личной доставки Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Договор, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течении одного рабочего дня. Отправка Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: · ·

при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи; при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма.

Отправленный Заказчику Договор ставится на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшейся на предприятии копии Сопроводительного письма проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах. 27. Регистрация отправки договора Заказчику На основании записей об отправке Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 28. Контроль получения и подписания договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Договор находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Договор, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания Договора и контролирует их выполнение. Согласно типовым срокам исполнения документов, Заказчик должен подписать и возвратить Договор в 10-ти дневный срок после его получения (для долгосрочных - 20 дней). Если при подписании Договора у Руководителя Заказчика возникли замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор, то в таком случае процесс изменения текста Договора (повторное согласование и корректировка) проводится аналогично тому, как это описано в п. 22, 24. 174 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

29. Получение подписанного договора от Заказчика (1 экз.) Подписанный Договор (1 экземпляр - далее "Договор") может быть получен от Заказчика: · ·

по почте; личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя).

Полученный от Заказчика Договор, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: · ·


Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Полученный Договор передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю (в соответствии с записями, сделанными в регистрационных формах при отправке Договора на подпись Заказчику). Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 30. Регистрация получения подписанного договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Договор регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации получения Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации получения откорректированного Договора, описанному в п. 20. Сведения о зарегистрированном Договоре переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если после получения Договор передавался Руководителю предприятия и им была оформлена Резолюция). ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) РАССЫЛКА ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · · · ·

организацией оперативного хранения договора; размножением договора; заверением размноженных копий договора; рассылкой договора (копий) Исполнителям; регистрацией рассылки договора (копий) Исполнителям.

31. Организация оперативного хранения договора 175 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

С момента разработки Договора и до переноса исполненного Договора в дело он должен храниться на предприятии (в специально отведенном для этих целей месте). Вопрос организации и проведения оперативного хранения Договора в данном материале подробно не обсуждается 32. Размножение договора Если в работе по исполнению Договора участвует несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности проведения работ допускается размножение Договора в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Договора и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Договора, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на Ответственного исполнителя. Размножение Договора осуществляют специалисты службы ДОУ. Технологические операции, связанные с размножением Договора, содержащего коммерческую тайну (на Договоре, проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), в данном материале не рассматриваются. 33. Заверение размноженных копий договора Размноженные копии Договора заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Договора специалист службы ДОУ проставляет на каждой копии Договора реквизит "отметка о заверении копии". 34. Рассылка договора (копий) Исполнителям Все размноженные и заверенные экземпляры Договора либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Договора передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки. В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием даты и количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Договора. Обработка Договоров и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления в службу ДОУ. 35. Регистрация рассылки договора (копий) Исполнителям После завершения рассылки специалисты службы ДОУ на основании сведений из списка рассылки делают необходимые записи в регистрационных формах. ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: 176 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · ·

постановкой договора (этапа) на контроль; проверкой своевременного получения договора (копий) Исполнителями; исполнением договора (этапа).

36. Постановка договора (этапа) на контроль Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Договоров. Ответственным за организацию контроля исполнения Договора (этапа) является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля обеспечение своевременного и качественного исполнения Договора (этапа). Контроль исполнения Договора (этапа) осуществляют специалисты службы ДОУ и руководители структурных подразделений (направлений деятельности) готовивших данный Договор. Для постановки Договора (этапа) на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). 37. Проверка своевременного получения договора (копий) Исполнителями Если рассылку Договора (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению Договора. Если Исполнитель не получил копию Договора, то повторно производятся необходимые технологические операции предыдущего этапа (пп. 32-35). 38. Исполнение договора (этапа) Проведение Исполнителем конкретных работ по исполнению Договора (этапа). КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · ·

проверкой и регулировкой исполнения договора (этапа); докладом Руководителю об исполнении договора (этапа); корректировкой условий договора (этапа).

39. Проверка и регулировка исполнения договора (этапа) Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует и регулирует ход исполнения Договора (этапа). Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Договора (этапа). Срок исполнения Договора (этапа) - это период времени, отведенный на исполнение Договора (этапа). Обычно устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения Договора (этапа):


Время, оставшееся до установленного срока исполнения более 3 месяцев от 1 до 3 месяцев от 10 до 30 дней от 5 до 10 дней от 1 до 5 дней

Контрольные сроки проверки ежемесячно, до 15-го числа дважды в месяц, до 15-го и 30-го числа еженедельно (в понедельник) дважды в течении срока ежедневно

40. Доклад Руководителю об исполнении договора (этапа) Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Договора (этапа), достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Договора (этапа) в установленные сроки. 41. Корректировка условий договора (этапа) В необходимых случаях Исполнитель и Заказчик согласуют изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа). Основанием для этого является Докладная записка Ответственного исполнителя Исполнителя Руководителю предприятия, либо официальное Письмо, подписанное Руководителем Заказчика (его заместителем). В данных документах приводится мотивировка необходимости таких изменений. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Докладную записку как внутренний документ, а Письмо - как входящий документ (эти процессы в данном материале не рассматриваются и соответствующие им технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). Решение об изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) оформляется Протоколом, который подписывается Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика (далее "Протокол"). Данный Протокол является неотъемлемой частью Договора. Изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) должно быть оформлено (подписан Протокол) до истечения срока исполнения Договора (этапа). Протокол готовится Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Протокол как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии Приложение 1). Подготовка, оформление и подписание такого Протокола проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора (пп. 1-37). Согласно типовых сроков исполнения документов, рассмотрение, принятие решение и подписание Протокола должно быть произведено в 20-ти дневный срок после его получения. На основании подписанного Протокола специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Договора (этапа) путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). 178 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

ЗАВЕРШЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: · · ·

завершением исполнения договора (этапа); записью (отчетом) об исполнении этапа; снятием исполненного этапа с контроля.

42. Завершение исполнения договора (этапа) Договор (этап) считается исполненным, если фактически проведены указанные в нем работы (с учетом возможных изменений, зафиксированных в Протоколе), а также Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика подписан двухсторонний Акт приема-сдачи работ по Договору (этапу) (далее "Акт"). Акт готовится (оформляется) Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор, после завершения исполнения Договора (этапа), но не позднее указанного в нем срока его завершения. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Акт как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). Подготовка, оформление и подписание такого Акта проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора (пп. 21-31). Согласно типовых сроков исполнения документов, подписание Акта должно быть произведено в 3-х дневный срок после его составления (получения), если в условиях Договора не указаны иные сроки. 43. Запись (отчет) об исполнении этапа Результат исполнения этапа Договора представляют в виде письменного отчета. Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются. Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). 44. Снятие исполненного этапа с контроля Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения этапа Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный этап Договора снимается ими с контроля. Снятие исполненного этапа Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм 179 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

(журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполнении этапа Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ДОГОВОРА В ДЕЛО На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с: · · ·

записью (отчетом) об исполнении договора; снятием исполненного договора с контроля; подшивкой исполненного договора в дело.

45. Запись (отчет) об исполнении договора Результат исполнения Договора представляют в виде письменного отчета. Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются. Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1). 46. Снятие исполненного договора с контроля Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный Договор снимается ими с контроля. Снятие исполненного Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполнении Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). 47. Подшивка исполненного договора в дело Договор, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел). Вместе с ним должны быть переданы все документы (если они не передавались в процессе исполнения Договора), использовавшиеся в процессе исполнения Договора (входящие, исходящие, внутренние). Если какие-либо из этих документов не были обработаны (зарегистрированы, оформлены и т.п.) специалистами службы ДОУ, то они соответствующим образом обрабатываются ими (с учетом правил для документов данной 180 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

категории). После этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Подшивка Договора в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Договоров в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляют специалисты службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия (или Руководителя структурного подразделения - направления деятельности). Порядок и правила формирования дел (в т.ч., с Договорами, содержащими коммерческую тайну), а также требования, предъявляемые к этому процессу, в данном материале не рассматриваются. После завершения подшивки Договора в дело, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Согласно типовых сроков хранения документов, Договора (коммерческие контракты) хранятся 3 года после истечения срока действия, при условии завершения ревизии. Для Договоров (коммерческих контрактов) с иностранными контрагентами этот срок определен в 10 лет. Перечень реквизитов Коммерческого предложения При оформлении Коммерческого предложения рекомендуется использовать следующие реквизиты: * [ 2] - эмблема организации; * [ 4] - код организации по ОКПО; * [ 5] - код документа по ОКУД; * [ 7] - наименование организации; * [ 9] - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке; * [11] - дата; * [12] - индекс; * [13] - ссылка на индекс и дату входящего документа; [15] - гриф ограничения доступа к документу; * [16] - адресат; * [19] - заголовок к тексту; [20] - отметка о контроле; * [21] - текст; [22] - отметка о наличии приложения; * [23] - подпись; [24] - гриф согласования; [25] - визы; [26] - печать; [27] - отметка о заверении копии; * [28] - фамилия исполнителя и номер его телефона; * [29] - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; [30] - отметка о переносе данных на машинный носитель; * [31] - отметка о поступлении. 181 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Примечания: 1. Перечень реквизитов (нумерация и названия) дан в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов" /в настоящий момент в РФ действует ГОСТ 6.30-97. Состав используемых в данной статье реквизитов документов при этом практически не меняется. Прим. РБ.Ру/. 2. Символом * помечены обязательные для оформления Коммерческого предложения реквизиты.

Кейс 3. Бизнес-процесс закупки Технология проведения бизнес процесса закупки Технология проведения бизнес процесса закупки состоит из следующих стадий: · · · · · · ·

Определение потребности в материале Выбор поставщиков Обработка заказов Контроль выполнения условий договора Поступление материала Оприходование материала Контроль счетов

Подготовка и оформление заявки на материал Определение потребности в материале включает следующие этапы: · · · ·

Определение потребности в материале. Подготовка заявки на материал. Оформление заявки на материал. Согласование заявки на материал.

Определение потребности в материале На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал. Подготовка заявки на материал Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. 182 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов: · · · ·

Обычная консигнация; Производство; Поставка третьему лицу; Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки. Оформление заявки на материал В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов: · · · ·

Обычная консигнация; Производство; Поставка третьему лицу; Перемещение запасов.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов. Согласование заявки на материал На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал. Выбор поставщиков Данная стадия состоит из следующих этапов: · · ·

Подготовка списка возможных поставщиков. Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал. Выбор поставщиков. 183 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Подготовка списка возможных поставщиков На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов ,в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений. Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал Данная стадия состоит из следующих этапов: · · ·

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками. Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал. Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть: · · · ·

Традиционная почта; Средства факсимильной связи; Электронная почта; Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)

Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор , требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости , в него вносятся корректировки. Отправка запроса на материал Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться: · · ·

Традиционная почта; Факсимильная связь; Электронная почта; 184 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах. Выбор поставщиков Данная стадия состоит из следующих этапов: · · · ·

Получение предложений от возможных поставщиков; Согласование полученных предложений; Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков; Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки. Согласование полученных предложений При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации. Регистрация получения предложений При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки. Выбор наиболее подходящих поставщиков На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на 185 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков. Обработка заказов На данной стадии выполняются следующие этапы: · ·

Оформление и отправка заказа; Выполнение обязательств по оплате заказа.

Оформление и отправка заказа На данном этапе производятся следующие операции: · · · · · ·

Подготовка заказа; Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком; Оформление или продление договора с поставщиком; Оформление заказа; Отправка заказа выбранному поставщику; Регистрация отправки заказа.

Подготовка заказа При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны: · · · · ·

Идентификационный номер заказа; Дата отправления заказа. Идентификатор заказываемого материала или группы материалов; Краткое описание заказываемого материала или группы материалов; Выбранные условия поставки.

Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением. Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления. Оформление или продление договора с Поставщиком На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно. Оформление заказа 186 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано: · · · · ·

Идентификационный номер заказа; Дата отправления заказа. Идентификатор заказываемого материала или группы материалов; Краткое описание заказываемого материала или группы материалов; Выбранные условия поставки.

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново. Отправка заказа выбранному Поставщику Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться: · · · ·

Традиционная почта; Факсимильная связь; Электронная почта; Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки заказа При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге. Выполнение обязательств по оплате заказа На данной стадии выполняются следующие этапы: · · · · ·

Получение инвойса в соответствии с заказом. Согласование полученного инвойса; Выполнение обязательств по оплате заказа. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;

Получение инвойса в соответствии с заказом В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные: · ·

Идентификационный номер инвойса; Дата отправки инвойса; 187 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · · ·

Идентификатор заказываемого материала или группы материалов; Количество материала; Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета; Идентификатор расчетной валюты.

Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге. Cогласование полученного инвойса В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса. Выполнение обязательств по оплате заказа На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны. Контроль выполнения условий договора На данной стадии производятся следующие этапы: · ·

Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки; Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта , согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель 188 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий. Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику. Поступление материала На данной стадии производятся следующие процедуры: · · ·

Организация приёма груза в установленном месте; Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком. Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Организация приёма груза в установленном месте В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза. Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения. Выставление претензий по факту отступления от условий договора В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением условий договора или отклонениями от них. Оприходование материала После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные: 189 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · · · ·

Идентификатор материала; Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка. Количество; Краткое описание материала; Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

Контроль счетов На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес процесса. Приложения В данном разделе находятся примеры оформления типовых договоров купли - продажи.

Типовой контракт купли - продажи КОНТРАКТ N г. Москва "____"______________199 г. Поставка ФОБ ИНКОТЕРМС-90 ПОКУПАТЕЛЬ: Фирма____________________, полные реквизиты (почтовые и банковские), в лице_________________________с одной стороны и ПРОДАВЕЦ: Фирма______________________, полные реквизиты (почтовые и банковские), в лице_________________________с другой стороны заключили настоящий контракт о нижеследующем. 1.Предмет контракта Продавец продал, а Покупатель купил товары:_________________________ на нижеуказанных условиях и в соответствии с "Общими условиями продажи". 2.Общие условия продажи 190 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

2.1. Цены на товар остаются неизменными на весь срок действия Договора и включают стоимость упаковки, маркировки и консервации товаров, стоимость лихтерных работ, работы кранов, погрузки товаров на борт и/или в трюм судна, укладки и укрепления их в трюме и/или на палубе и связанных с этим сепарационных материалов, а также все налоги, таможенные пошлины, портовые, доковые и все иные сборы, взимаемые в стране Продавца в связи с исполнением настоящего Контракта. 2.2. Качество товаров должно соответствовать условиям завода-изготовителя и подтверждаться сертификатом о качестве товаров, выданным заводом-изготовителем, или гарантийным письмом Продавца. 2.3. Платеж осуществляется после получения Покупателем следующих документов: а) специфицированного счета - в 4 экземплярах; б) чистых бортовых коносаментов - 1 оригинал и 4 копии; в) сертификат завода-изготовителя о качестве товаров или гарантийного письма Продавца; г) упаковочных листов - в 2 экземплярах. 2.4. Товары должны быть законсервированы, упакованы и замаркированы таким образом, чтобы обеспечить их сохранность при длительной транспортировке различными видами транспорта до конечного пункта назначения с учетом неоднократных перегрузок в пути и возможного длительного срока хранения их на складе грузополучателя. Продавец несет ответственность за убытки Покупателя, вызванные ненадлежащей упаковкой, маркировкой или консервацией товаров, а также несоблюдением Продавцом положений отгрузочной инструкции. Продавец должен обеспечить отправку вместе с товарами сертификата о качестве товаров или гарантийного письма Продавца и упаковочных листов. Частичная и/или досрочная поставка, а также отгрузка на палубе разрешается только с согласия Покупателя. Продавец обязан погрузить в течение рабочего дня _____ тонн товаров на 1 люк в течение 1 суток. Расходы, вызванные простоем судна из-за невыполнения указанной нормы погрузки, оплачиваются Продавцом. 2.5. Продавец обязан известить Покупателя за свой счет по средствам оперативной связи о готовности к отгрузке не позднее, чем за 30 дней до наступления срока поставки, а также в течение 24 часов с момента выхода судна из порта погрузки сообщить Покупателю название судна, дату отгрузки, наименование товаров, номер договора и коносамента, количество мест, вес нетто и брутто. Извещение об отгрузке товаров должно быть подтверждено письмом. 2.6. За __ дней до начала срока поставки Продавец вышлет Покупателю следующую техническую документацию на_________________________ языке: 191 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

а) инструкцию по эксплуатации в _______________ экземплярах; б) руководство по техническому обслуживанию и ремонту машин и оборудования в _____________________ экземплярах; в) каталог запасных частей в ____________________экземплярах. Кроме того, к каждой машине или комплектной единице оборудования должна быть приложена инструкция по эксплуатации. 2.7. Товары считаются сданными Продавцом и принятыми Покупателем: - по количеству: согласно количеству мест и весу, указанным в коносаменте; - по качеству: согласно качеству, указанному в сертификате завода-изготовителя о качестве товаров или в гарантийном письме Продавца. Окончательная приемка товаров производится после их прибытия на склад грузополучателя. 2.8. Продавец гарантирует нормальную работу товаров в течение_______ месяцев со дня пуска их в эксплуатацию или при пробеге до_____________ тыс.км (в зависимости от того, какое из этих обстоятельств наступит ранее), но во всех случаях не более_______________месяцев с даты поставки. При задержке пуска товаров в эксплуатацию по вине Продавца (непредоставление Продавцом чертежей, инструкций по эксплуатации и других данных или услуг, предусмотренных Договором, и т.п.) срок гарантии продлевается на это время. В случае исправления или замены дефектных товаров или дефектных частей товаров сроки гарантии для основного оборудования или машин продлеваются на время, в течение которого товары не использовались вследствие обнаруженных дефектов. 2.9. Датой поставки считается дата чистого бортового коносамента. В случае просрочки в поставке товаров Продавец уплачивает Покупателю штраф в размере 0,5% стоимости некомплектно поставленных или не поставленных в срок товаров за каждую начавшуюся неделю просрочки, однако общая сумма штрафа не должна превышать 10% стоимости некомплектно поставленных или не поставленных в срок товаров. Если просрочка в поставке превысит 3 месяца, Покупатель вправе аннулировать Контракт полностью или частично без возмещения Продавцу каких-либо убытков, вызванных аннуляцией Контракта; при этом Продавец обязан уплатить Покупателю штраф в размере 10% стоимости не поставленных в срок товаров. Уплата штрафа не освобождает Продавца от обязательств по выполнению настоящего Контракта. Если Продавец допустит опоздание в представлении технической документации, он уплачивает штраф, исчисляемый от стоимости товаров, к которым относится техническая документация, в порядке и размере как за просрочку в поставке товаров.


2.10. Продавец должен получить экспортную лицензию, если она необходима, за свой счет и риск. О получении лицензии Продавец обязан проинформировать Покупателя не позднее 1 месяца с даты подписания настоящего Договора. Если Продавец не сможет получить экспортную лицензию, или экспортная лицензия будет аннулирована компетентными органами страны Продавца, или срок действия лицензии истечет до окончания срока поставки, Покупатель вправе аннулировать Договор полностью или частично без возмещения Продавцу каких-либо убытков. 2.11. Претензии Продавцу могут быть заявлены Покупателем:* а) в отношении качества товаров, на которые не представляется гарантия (включая нарушение комплектности или ассортимента) - в течение ______ с даты поставки; б) в отношении количества товаров (включая бой или повреждения) - в течение __________ с даты поставки; в) в отношении товаров, на которые предоставлена гарантия - в течение срока гарантии. При предъявлении претензии по количеству Покупатель может требовать недостающего количества товаров либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной им суммы за недостающее количество товаров; а при предъявлении претензии по качеству - безвозмездного устранения обнаруженных дефектов в разумный срок либо уценки товаров. Если Продавец по требованию Покупателя не устранит без промедления обнаруженные дефекты, Покупатель вправе самостоятельно устранить их за счет Продавца, при этом Продавец обязан оплатить стоимость ремонта. Мелкие недостатки, устранение которых не терпит отсрочки и не требует участия Продавца, исправляются Покупателем с отнесением на Продавца фактических расходов. Если Продавец не сможет устранить дефекты товаров или, если Покупатель не согласится с уценкой, предложенной Продавцом, то Покупатель вправе аннулировать Договор с отнесением на Продавца всех убытков. Все расходы, связанные с возвратом и/или заменой дефектных товаров, или их частей и/или доставкой товаров, несет Продавец. При повторяющихся поставках дефектных партий товаров Покупатель вправе потребовать приостановления дальнейшей их поставки до тех пор, пока Продавцом не будут устранены обстоятельства, порождающие дефекты. Замена или исправление некачественных товаров, допоставка товаров, возврат стоимости некачественных товаров и предоставление уценки должны быть произведены в течение ________ с даты получения Продавцом соответствующего требования Покупателя. Независимо от уплаты штрафа Покупатель вправе требовать от Продавца возмещения убытков, вызванных нарушением Договора в части, не покрываемой штрафом. 2.12. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Контракту, если оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы (пожара, наводнения или землетресения) и если эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего Контракта. При этом срок 193 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

исполнения обязательств по Контракту отодвигается соразмерно времени, в течение которого действовали такие обстоятельства. Если эти обстоятельства будут продолжаться более ___ месяцев, то каждая из Сторон будет иметь право отказаться от дальнейшего исполнения обязательств по Договору: в этом случае ни одна из Сторон не будет иметь права на возмещение другой Стороной возможных убытков. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязанностей по Договору, должна немедленно, но не позднее __ дней, известить другую сторону о наступлении и прекращении обстоятельств, препятствующих исполнению обязательств. Надлежащим доказательством наличия указанных обстоятельств и их продолжительности будут служить справки, выдаваемые соответственно Торгово-промышленными палатами страны Покупателя или Продавца. Неуведомление или несвоевременное уведомление о наступлении или прекращении форсмажорных обстоятельств лишает Сторону права ссылаться на них. 2.13. Все споры и разногласия, возникающие в связи с настоящим Контрактом, подлежат (за исключением подсудности общим судам) разрешению в арбитраже ad hoc в Стокгольме, Швеция. Решения этого арбитража будут окончательными и обязательными для обеих Сторон. 2.14. Все приложения и дополнения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью. 2.15. Продавец гарантирует Покупателю, что он обладает в необходимом объеме правами на все патенты и изобретения в отношении поставленных в связи с исполнением настоящего Договора товаров, технологических процессов, знаний и опыта. В случае, если к Покупателю или его клиентам будут предъявлены со стороны третьих лиц какие-либо претензии, вытекающие из нарушения их патентных прав, Продавец обязуется возместить Покупателю все убытки и расходы, понесенные им или его клиентами в связи с нарушением таких прав, и за свой счет и риск принять меры к урегулированию заявленных претензий. 2.16. Ни одна из Сторон не вправе передавать свои права и обязанности по настоящему Контракту третьей Стороне без письменного согласия другой Стороны. 2.17. Банковские расходы, связанные с открытием и использованием аккредитива в банке страны Продавца, несет Продавец, а в банке страны Покупателя - Покупатель. Все расходы, связанные с продлением и/или изменением аккредитива, произведенные не по вине Покупателя, относятся на счет Продавца. 2.18. Все изменения и дополнения к настоящему Контракту действительны лишь в том случае, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями обеих сторон. 2.19. После подписания настоящего Контракта все предыдущие переговоры и переписка по нему теряют силу.


2.20. Взаимоотношения Сторон, не урегулированные настоящим договором, регламентируются действующим гражданским законодательством России. 2.21. Настоящий договор составлен в ____ экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Типовой контракт купли-продажи партии продукции ДОГОВОР купли-продажи партии продукции (товара) г.________ "___"_______199 г. _____________________ (наименование предприятия или фамилия, имя, отчество), именуемого в дальнейшем "Продавец", в лице ____________ (должность, ф.и.о.), действующего на основании (устава, положения, доверенности и т.д.) и _____________ ( наименования предприятия или фамилия, имя, отчество физического лица), именуемого в дальнейшем "Покупатель", в лице ________________ (должность, ф.и.о.), действующего на основании (устава, положения, доверенности и пр.), заключили договор о нижеследующем: I. Предмет договора 1.1. Товар принадлежит продавцу на праве собственности, не заложен, не арестован, не является предметом исков третьих лиц. Продавец обязуется передать в собственность Покупателя принадлежащую Продавцу партию товара, а Покупатель обязуется принять этот товар и оплатить его. 1.2. Сведения о товаре: · · · · · · ·

изготовитель ______________ (полное наименование предприятия наименование товара, комплектность и качество _______________ (название с указанием стандарта, технических условий и пр.) единица измерения_____________________ цена за единицу____________________ количество единиц товара ________________ налог на добавленную стоимость_________ гарантийный срок эксплуатации (хранения, годности)__________

II. Условия передачи товара и расчеты


2.1. Срок передачи товара _________ дней с момента оплаты товара. Продавец имеет право на досрочную передачу товара, т.е. с момента подписания договора. 2.2. Вид транспорта и базис передачи________ 2.3. Упаковка и маркировка___________ (вид тары, описание маркировки) 2.4. Срок оплаты ____________ 2.5. Порядок оплаты ____________ (предварительная, последующая, в момент получения товара, телеграфная или почтовая) 2.6. Форма оплаты _____________ (платежное поручение, чек, аккредитив, платежное требование-поручение) 2.7. Покупатель обязан в _________ срок известить Продавца о перечислении в его адрес платежа. Извещение направляется с заказным уведомлением о вручении. При неполучении извещения Продавец вправе в течение ______ дней со дня истечения срока платежа реализовать товар по своему усмотрению. III. Гарантии и ответственность 3.1. При подписании настоящего договора Продавец предоставляет гарантии передачи товара в установленные сроке _____________ Покупатель предоставляет гарантии своевременной приемки и оплаты товара __________ Гарантии предоставляются каждой стороной в письменной форме и приобщаются к настоящему договору. 3.2. За просрочку передачи или неполную передачу товара Продавец уплачивает Покупателю неустойку в размере ____% стоимости неоплаченного товара за каждый день просрочки. 3.3. За необоснованный отказ в приемке или оплате переданного товара, а также несвоевременную или неполную оплату товара Покупатель подвергается штрафу в размере ____% стоимости неоплаченного товара за каждый день просрочки. 3.4. При несвоевременном вывозе товара со склада Продавца, если это предусмотрено соглашением сторон, Покупатель наряду со штрафом возмещает Продавцу убытки, связанные с хранением товара, в размере ___% его стоимости. 3.5. В случае необоснованного отказа одной из сторон от выполнения своих обязательств по настоящему договору, виновная сторона полностью возмещает убытки, включая упущенную выгоду. 3.6. При установлении некачественности поступившего товара Покупатель обязан оповестить об этом Продавца в течение 24 часов с момента установления некачественности 196 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

товара. Приемка товара по качеству осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции и товаров по качеству. IV. Изменения условий договора 4.1. Настоящий договор может быть изменен, расторгнут или признан недействительным по основаниям, предусмотренным в законе, либо по соглашению сторон. 4.2. Спор между сторонами, по которому не было достигнуто соглашения, разрешается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Адреса и реквизиты сторон: Продавец: Почтовый адрес и индекс__________ Телеграфный_____________ Расчетный счет N ____в ___________ отделении ________банка. Наименование, адрес и транспортные реквизиты грузоотправителя__________________ Покупатель: Почтовый адрес и индекс__________ Телеграфный_____________ Расчетный счет N ____в ___________ отделении ________банка. Наименование, адрес и транспортные реквизиты грузополучателя__________________ Примечание. В тех случаях, когда в качестве Продавца или Покупателя выступает физическое лицо, указывается его фамилия, имя, отчество, серия и N паспорта, когда и кем выдан, по какому адресу прописан.

Типовой контракт многократной купли-продажи продукции ДОГОВОР ___ (двух-, трех-, ... пяти и пр.) КРАТНОЙ ПРОДАЖИ г.________ "___"_______199 г. _____________________ (наименование предприятия или фамилия, имя, отчество), именуемого в дальнейшем "Продавец", в лице ____________ (должность, ф.и.о.), действующего на основании (устава, положения, доверенности и т.д.) и _____________ ( наименования предприятия или фамилия, имя, отчество физического лица), именуемого в дальнейшем "Покупатель", в лице ________________ (должность, ф.и.о.), действующего на основании (устава, положения, доверенности и пр.), заключили договор о нижеследующем: I. Предмет договора 197 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

1.1. Товар принадлежит продавцу на праве собственности, не заложен, не арестован, не является предметом исков третьих лиц. Продавец обязуется передать в собственность покупателя обусловленное настоящим договором количество товара, а Покупатель обязуется принять (вариант: вывезти этот товар со склада Продавца) и оплатить приобретенный товар. 1.2. Предметом настоящего договора является товар, обладающий следующими характеристиками: - изготовитель _______ (полное наименование предприятия) - наименование товара, комплектность и качество ________ (название с указанием стандарта, технических условий и пр.) - единица измерения____________ - цена за единицу_____________ - количество единиц товара ________ - налог на добавленную стоимость______ - гарантийный срок эксплуатации (хранения, годности)_____ 1.3. Условия относящиеся к количеству: - гарантируемый сторонами минимум товара _______ (в единицах измерения) - максимальное количество товара устанавливается в размере ____________________ - Продавцу предоставляется право в срок до "__"___199 г. увеличить количество единиц продаваемого товара в число раз кратное минимальному количеству товара, но не свыше его максимального количества - о передаче товара сверх минимального количества продавец обязан до истечения указанного срока письменно уведомить Покупателя с почтовым уведомлением о вручении или под расписку - непоступление в указанный срок уведомления об увеличении передаваемого товара рассматривается как отказ Продавца от использования этого права. 1.4. Права и обязанности Покупателя, обусловленные настоящим договором, возникают после истечения срока, предусмотренного п.1.3. настоящего договора. II. Условия передачи товара и расчеты 2.1. При передаче товара в размере установленного настоящим договором минимума (п.1.3) срок передачи устанавливается до "__"___199 г.


2.2. При передаче товаров сверх установленного минимума порядок расчетов, форма поощрения Продавца и Покупателя, а также сроки передачи то вара определяются специальным соглашением, являющимся неотъемлемой частью настоящего договора. 2.3. Срок оплаты передачи товара устанавливается в __ дней со дня его отгрузки или вывоза. 2.4. Товар передается партиями по __ единиц ___ транспортом. Базис передачи ________ 2.5. Упаковка и маркировка должны соответствовать _____ (наименование стандарта, ТУ и т.д.) 2.6. Порядок оплаты ______ (предварительная, последующая, в момент получения товара, телеграфная или почтовая). Форма оплаты _______ (платежное поручение, чек, аккредитив, платежное требование-поручение) 2.7. Стоимость товара увеличивается за счет налога на добавленную стоимость, о чем делается оговорка в расчетных документах. 2.8. При предварительной оплате Покупатель обязан в ___ срок известить Продавца телеграммой с уведомлением, указав, когда, куда и по какому платежному документу произведена оплата. В случае неполучения уведомления в течение ___ дней Продавец вправе реализовать товар по своему усмотрению. III. Гарантии и ответственность 3.1. Гарантией оплаты за товар со стороны Покупателя является _______ 3.2. Гарантией передачи товара Продавцом является ______ 3.3. За просрочку или неполную передачу товара Продавец уплачивает Покупателю неустойку в размере ____% стоимости не поступившего в срок товара. 3.4. При необоснованном отказе или уклонении от оплаты товара, включая предварительную оплату, Покупатель выплачивает пеню в размере ___% просроченного платежа за каждый день просрочки. 3.5. При полном или частичном отказе Покупателя от принятия и оплаты предусмотренных договором товаров Продавцу возмещаются убытки в размере ___% стоимости товара. IV. Изменение и расторжение договора 4.1. Настоящий договор может быть изменен или расторгнут по следующим основаниям: 199 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

- вследствие изменений законодательства, которым противоречат положения настоящего договора - по решению суда, признавшему договор недействительным по иску одной из сторон - по соглашению между сторонами об изменении условий договора или его расторжения - при возникновении обстоятельств, препятствующих выполнению сторонами условий договора помимо их желания - по другим основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации. Адреса и реквизиты сторон: Продавец: Почтовый адрес и индекс__________ Телеграфный_____________ Расчетный счет N ____в ___________ отделении ________банка. Наименование, адрес и транспортные реквизиты грузоотправителя__________________ Покупатель: Почтовый адрес и индекс__________ Телеграфный_____________ Расчетный счет N ____в ___________ отделении ________банка. Наименование, адрес и транспортные реквизиты грузополучателя__________________

Кейс 4. Бизнес-процесс продажи Технология проведения бизнес-процесса продажи Технология проведения бизнес-процесса продажи на предприятии состоит из cтадий · · · · · · · ·

Поиск Заказчиков Отправка коммерческих предложений Заключение или продление договора с Заказчиком Обработка заказа Отправка инвойса (счета - фактуры) Заказчику Выполнение обязательств по договору Контроль выполнения условий договора Контроль счетов

Поиск Заказчиков


Данная стадия состоит из следующих этапов: · · · · · ·

Проверка на наличие Заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество. Поиск Заказчиков для заключения договора Подготовка списка возможных Заказчиков Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале Получение запросов на материал Составление списка Заказчиков приславших запросы на материал

Проверка на наличие Заказчиков с которыми заключены договора На данном этапе производится проверка наличия Заказчиков , с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Заказчики с которыми имеются действующие договора заносятся в список для отправки им коммерческих предложений. Поиск Заказчиков для заключения договора На данной стадии процесса Отделом Продаж Поставщика производится анализ полученных от потенциальных Заказчиков, а также поиск новых Заказчиков , как и среди тех, с кем имелось сотрудничество ранее, так и новых, используя различные информационные каналы .Стадия состоит из следующих этапов: · ·

Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов Поиск Заказчиков среди компаний, с которыми заключались ранее договора на долгосрочное сотрудничество

Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов На данном этапе Отделом Маркетинга производится поиск потенциального Заказчика при помощи различных информационных каналов. Поиск Заказчиков среди компаний с которыми ранее заключались договора На данном этапе производится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью нахождения Заказчиков для возобновления сотрудничества. Подготовка списка возможных Заказчиков На данном этапе производится регистрация потенциальных Заказчиков и составляется список их реквизитов для отправки информации о предлагаемом материале. Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале


Информация о предлагаемом материале отправляется потенциальным Заказчикам при помощи выбранного информационного канала, каким может являться: · · · ·

Электронная почта; Традиционная почта; Факсимильная связь; Доставка личным представителем (курьером).

Получение запросов на материал Данная стадия состоит из следующих этапов: · · ·

Получение запросов на материал; Анализ запросов на материал; Регистрация полученных запросов на материал.

Получение запросов на материал На данном этапе Отдел Продаж получает запросы на материал от Заказчиков.Запрос на материал представляет собой внешнее сообщение отделу продаж о потребности в материале.Запрос составляет основу последующих документов. Клиента или потенциального клиента может например интересовать наличие определенной группы изделий или каталоги определенных изделий.Кроме этой информации, запрос может включать данные об особых изделиях и краткое описание изделий.В позициях запроса указываются следующие реквизиты: · · · ·

Идентификационный номер запроса; Дата отправки; Идентификационный номер материала или группы материалов; Краткое описание материала.

Регистрация полученных запросов на материал Запросы от возможных Заказчиков регистрируются в установленном порядке. Для зарегистрированных запросов может быть произведен анализ потребностей на рынке. Анализ полученных запросов на материал Запросы полученные от возможных Заказчиков анализируются с целью изучения потребностей на рынке, также проверяется проверка на наличие запрашиваемого материала в доступном для продажи ассортименте. Составление списка Заказчиков, приславших запросы Реквизиты возможных Заказчиков, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список, для отправки им коммерческих предложений. 202 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Отправка коммерческих предложений На данной стадии производятся следующие этапы: · · · ·

Подготовка коммерческих предложений; Оформление коммерческих предложений; Согласование коммерческих предложений; Отправка коммерческих предложений.

Подготовка коммерческих предложений Коммерческое предложение создается на запрос Заказчика. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При создании предложения можно оценить вероятность заказа и предложить возможному Заказчику альтернативный материал. Оформление коммерческих предложений При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие атрибуты: · · · · · · · ·

Идентификационный номер коммерческого предложения; Дата отправки; Идентификатор материала или группы материалов; Стоимость материала в зависимости от условий поставки; (На данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки) Идентификатор валюты; Информация о сроках отгрузки; Краткое описание материала; Просьба выслать подтверждение о получении.

Согласование коммерческих предложений Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласовывается и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения. Отправка коммерческих предложений На данной стадии проводятся следующие этапы: · · ·

Организация или возобновление переписки с возможными Заказчиками; Отправка коммерческих предложений; Регистрация отправки коммерческих предложений. 203 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Организация деловой переписки с возможными Заказчиками С возможными Заказчиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного информационного канала, каким могут являться: · · · ·

Электронная почта; Традиционная почта; Факсимильная связь; Доставка личным представителем (курьером).

Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам Подготовленное и соответствующим образом оформленное коммерческое предложение отправляются возможному Заказчику при помощи выбранного канала связи. Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об отправке подтверждения о получении. Регистрация отправки коммерческих предложений Отправленное коммерческое предложение регистрируется в установленном порядке. Заключение или продление договора с Заказчиком Данная стадия состоит из следующих этапов: · · ·

Получение подтверждения комплектации заказа от Заказчика; Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком; Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.

Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа. Проверка на наличие договора с Заказчиком На данном этапе проверяется наличие с Заказчиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество. Заключение или продление договора с Заказчиком В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком заключен не был, или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора. Обработка заказа 204 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Данная стадия состоит из следующих этапов: · · ·

Получение заказа от Заказчика; Согласование заказа; Регистрация заказа.

Получение заказа от Заказчика Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа. Заказ клиента может быть следующих видов: · · · ·

Возврат (брак в комплектующих) Допоставка по цене договора План поставок (в соответствии с договором) Бесплатная поставка (замена брака) В позициях заказа указывается:

· · · · · ·

Идентификационный номер заказа; Вид заказа; Дата отправки; Идентификатор материала или группы материалов; Условия поставки; Идентификатор валюты.

Cогласование заказа В случае необходимости, заказ может быть согласован с Заказчиком и, на основании этого, в его данные могут быть внесены изменения. Регистрация заказа Заказ клиента регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных заказов может быть произведен анализ. Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику На данной стадии производятся следующие этапы: · · · · ·

Подготовка инвойса в соответствии с заказом; Оформление инвойса; Согласование инвойса; Отправка инвойса Заказчику; Регистрация отправки инвойса. 205 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Подготовка инвойса В соответствии с заказом Заказчика и условиями договора подготавливается инвойс (счет фактура). В его позициях указывается: · · · · · ·

Идентификационный номер инвойса; Дата отправки; Идентификатор материала или группы материалов; Идентификатор валюты; Условия поставки; Условия оплаты с указанием счета; Счета могут быть следующих видов:

· · ·

Отдельный счет для каждой поставки; Сводный счет для нескольких поставок; Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Оформление инвойса При оформлении инвойса в его позициях указывается: · · · · · ·

Идентификационный номер инвойса; Дата отправки; Идентификатор материала или группы материалов; Идентификатор валюты; Условия поставки; Условия оплаты с указанием счета; (Счета могут быть следующих видов)

· · ·

Отдельный счет для каждой поставки; Сводный счет для нескольких поставок; Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Согласование инвойса Подготовленный инвойс соответствующим образом согласуется, и в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения. Отправка инвойса Заказчику Подготовленный и оформленный соответствующим образом инвойс отправляется Заказчику при помощи выбранного канала связи. 206 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Регистрация отправки инвойса Отправленный инвойс регистрируется в установленном порядке. Выполнение обязательств по договору Данная стадия состоит из следующих этапов: · · · ·

Получение от Заказчика уведомления о выполнении условии по оплате; Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке; Контроль выполнения Заказчиком обязательств по оплате; Отгрузка материала в соответствии с договором.

Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате, Поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении условий по оплате. В уведомлении может указываться ориентировочная дата отгрузки. Отгрузка материала в соответствии с условиями договора На данном этапе Поставщиком проверяется выполнение Заказчиком условий по оплате заказа в соответствии с договором. В случае неподтверждения их выполнения, Заказчику высылается уведомление в установленной форме. Контроль выполнения условий договора Данная стадия включает в себя следующие этапы: · ·

Регистрация отступления от контрольных дат по договору; Выставление и\или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

Регистрация отступления от контрольных дат по договору На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора Заказчику. Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора На данном этапе производится выставление и\или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке. Контроль счетов 207 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес процесса.

Кейс 5. Планирование потребности в материалах Планирование потребностей в материалах Главной целью планирования потребности в материалах является обеспечение гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов в любой момент времени в рамках срока планирования. С помощью планирования потребностей обеспечивается своевременная закупка или производство объемов материалов, необходимых как для внутренних целей, так и для сбыта. Процесс планирования включает в себя непрерывный контроль запасов и, в частности, автоматическое создание проектов заказов на закупку и производство. Для планирования необходима вся информация по запасам материалов, в том числе зарезервированным, чтобы рассчитать объемы закупок или производства. Составление объёмно-календарного плана производства При составлении объемно-календарного плана, сбыт планируется на будущее посредством прогноза продаж (см. Технология прохождения бизнес процесса продажи). Объемно - календарный план создаётся с помощью плановых первичных потребностей. Плановая первичная потребность (т.е. спрос на готовое изделие, узлы, ходовые товары и запчасти) создает с помощью этой информации минимальный уровень запаса при планировании потребности в материалах. Формирование входной информации для MRP-системы Входная информация для MRP состоит из трех основных частей: · · ·

Описание состояния материалов Программа производства Перечень составляющих конечного продукта.

Описания состояния материалов Описание состояния материала является основной входной информацией для автоматизированной MRP-системы. В данной части содержится описание состояния материалов: какие материалы находятся в заказах, в производстве, их объёмы, цены, запасы. Программа производства 208 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Производственная программа это график распределения времени для производства определенного количества конечного продукта за планируемый период или диапазон периодов. Этот входной элемент создается в результате анализа Объёмно-календарного плана производства. Перечень составляющих конечного продукта Перечень составляющих конечного продукта это информация содержащая списки материалов-составляющих для всех конечных продуктов. Этот входной элемент содержит список всего сырья, комплектующих изделий и их составных частей, которые входят в конечный продукт. В перечень составляющих также входит количество каждого компонента требуемое для производства одной единицы конечного продукта и его структура (каким образом материалы-составляющие соединены). Основные шаги планирования потребностей в материалах(MRP) Основными шагами MRP-системы являются: · · · · ·

Планирование выпуска конечного продукта Планирование заказов на комплектующие Вычисление полной потребности Вычисление чистой потребности Поддержание ранее спланированных заказов

Планирование выпуска конечного продукта На данном шаге определяется количество и дата выпуска конечного продукта, необходимые в каждом временном периоде. Планирование заказов на комплектующие На данном шаге комплектующие (составные части), не включенные в производственную программу, но присутствующие в заказах, включаются в планирование как отдельный пункт. Таким образом для них создается новая потребность в материале. Вычисление полной потребности в материалах На данном шаге данные производственной программы для комплектующих разбиваются на полные потребности для всех материалов на планируемый временной период, в соответствии с перечнем (спецификациями) материалов-составляющих для конечного продукта. Вычисление чистой потребности в материалах


На данном шаге полная потребность в материалах переносится на количество материалов в наличие и в заказах для каждого периода, в соответствии с описанием состояния материалов. Чистая потребность для каждого материала вычисляется следующим образом: (Чистая Потребность) = (Полная потребность)- (Материалы в наличии) (Cтраховой запас) - (Резервирование для других целей) Если чистая потребность больше нуля, то создается заказ для материала. Поддержание ранее спланированных заказов Заказы сделанные в периоды предшествующие планируемому принимаются во внимание для последующих периодов на каждом шаге процесса производства. Результаты работы MRP-системы Основными выходными элементами MRP(ППМ) системы являются: · ·

План заказов Изменения к ранее спланированным заказам

Также, дополнительными выходными элементами MRP-системы являются: · · ·

Отчет об "узких местах" планирования Отчет об исполнении Отчет по прогнозам

Основные результаты Основными выходными элементами MRP-системы являются: · ·

План заказов Изменения к ранее спланированным заказам

План заказов Планом заказов определяется, какое количество каждого материала должно быть заказано в каждый период времени. Данным выходным элементом руководствуются при создании внутренних производственных заказов, а также при закупке материала у внешних поставщиков. Изменения к ранее спланированным заказам


Данный выходной элемент определяет, какие изменения должны коснуться ранее спланированных заказов. Может быть изменено количество заказов, некоторые заказы могут быть отменены или приостановлено их действие. Дополнительные результаты Дополнительными выходными элементами MRP-системы являются: · · ·

Отчет об "узких местах" планирования Исполнительный отчет Отчет по прогнозам

Отчёт об 'узких местах' планирования В отчете исключений определяются отдельные "узкие места" программы планирования, которые требуют дополнительного внимания и, возможно вмешательства, чтобы обеспечить правильное количество материала в каждый планируемый период времени. Такими "узкими местами" могут быть: · · ·

Запоздавшие заказы Расходные остатки Ошибки в отчетах системы

Отчёт об исполнении Отчет об исполнении необходим для слежения за правильностью работы MRPсистемы, для своевременного устранения её сбоев. Примером элементов отчета об исполнении могут быть предупреждения об изменении или уменьшении доступного запаса материалов вплоть до нуля. Отчёт по прогнозам Данный отчет используется для долгосрочного планирования производства. Примером этого отчета могут быть прогнозы о динамике производства на будущее, отчеты о закупках материала, выяснение источников спроса и т.д. Виды заказов на материал Заказы на материал подразделяются на два основных вида: · ·

Производственный заказ Заказ на закупку

Производственный заказ 211 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Выполнение заказа на материалы собственного производства контролируется при помощи производственного заказа. Производственный заказ содержит свои собственные методы планирования, в том числе планирование производственных мощностей и учет затрат на производство. Заказ на закупку Материалы, закупаемые у внешних поставщиков, инициируют процесс закупки. (См. Технология прохождения бизнес процесса закупки)

Кейс 6. Составление бюджета на предприятии Наиболее наглядное представление о возможностях системы (не считая демонстрации самой системы) может дать описание реализованных в ней бизнес-процессов. Ниже приведены три описания упрощенных бизнес-процессов, соответствующих практике малых и средних предприятий: § Пплан-прогноз бюджета подразделения при планировании бюджета § Заявка на расходные материалы § Заявка на использование бюджетных средств

План-прогноз бюджета подразделения

Операции, выполняемые руководителям подразделения: · Ввод сумм необходимых бюджетных средств (лимитов) по статьям бюджета в соответствии с бюджетной классификацией · Визирование документа и его передача в плановый отдел 212 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Операции, выполняемые руководителям планово-финансовой службы предприятия: · Подтверждение приема плана-прогноза подразделения в работу; согласование сумм с руководителями подразделений · Подготовка проекта бюджета: ввод бюджетных лимитов по статьям и подразделениям с учетом потребностей (заявок) подразделений и возможностей предприятия Операции, выполняемые руководителем предприятия: · Утверждение проекта бюджета · Доведение бюджетных лимитов до уполномоченных распорядителей бюджетных лимитов Заявка на расходные материалы

Операции, выполняемые сотрудником подразделения: · Ввод заявки на расходные материалы (ценности и материалы выбираются из общего классификатора) Операции, выполняемые руководителем подразделения: · Просмотр заявок, введенных сотрудниками подразделения · Сопоставление заявок с бюджетными лимитами · Корректировка количества запрошенных ценностей и утверждение заявки либо отклонение заявки с указанием причины · Передача заявки ответственному работнику хозяйственного управления Операции, выполняемые ответственным работником хозяйственного управления: · Контроль соответствия поступивших заявок бюджетным лимитам · Удовлетворение заявки либо отклонение заявки с указанием причины · Распоряжение на выдачу ценностей и материалов (выдача осуществляется работником склада) Лист визирования затрат (заявка на использование бюджетных средств) 213 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Операции, выполняемые сотрудником подразделения: · Ввод заявки на использование бюджетных лимитов (платеж) · Операции, выполняемые руководителем подразделения: · Просмотр заявок, введенных сотрудниками подразделения · Сопоставление заявок с бюджетными лимитами · Передача заявок в планово-финансовую службу предприятия либо отклонение заявки Операции, выполняемые руководителям планово-финансовой службы предприятия: · Контроль соответствия поступивших заявок бюджетным лимитам · Удовлетворение заявки либо отклонение заявки с указанием причины · Распоряжение в бухгалтерию (с возможным автоматическим экспортом информации в систему бухгалтерского учета) Операции, выполняемые бухгалтерией: · Ввод платежного поручения · Отправка платежного поручения в банк

Кейс 7. Планирование материально-технического снабжения на месяц Общие положения Назначение Регламент ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц" предназначен для осуществления планирования работ по снабжению Отделений Филиалов ОАО «Хххххэнерго» материально-техническими ресурсами. Регламент основан на принципах и правилах приводимых в следующих регламентирующих документах: · Приказ ОАО «Хххххэнерго» от 04.07.2003 года №443 «О централизации закупок»; · Ежегодное распоряжение Генерального директора ОАО «Хххххэнерго» о выделении филиалам квот на самостоятельную закупку материально-технических ресурсов. Область применения · Регламент определяет следующую последовательность действий: · Планирование потребностей в МТР по Отделению; · Утверждение заявок на МТО · Составление проекта финансового плана закупок МТР по Филиалу; 214 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

· · · ·

Утверждение финансового плана закупок МТР; Разделение финансового плана по принципу централизации закупок, срочности; Подготовка служебной записки; Утверждение служебной записки.

Модель выполнения работ по планированию закупок на месяц приведена в приложении 1. Данный регламент должны знать и использовать в своей работе следующие должностные лица ОАО "Хххххэнерго": · Главный инженер ОАО «Хххххэнерго» · Заместитель Генерального ОАО «Хххххэнерго» по общим вопросам · Персонал ОМТС ОАО «Хххххэнерго» · Заместитель директора Филиала по общим вопросам · Персонал ОМТС Филиала · Персонал ПТС Филиала · Персонал секторов МТС Отделений Филиала · Персонал ПТО Отделений Филиала Термины и сокращения В настоящем регламенте используются следующие сокращения: МТС – материально-техническое снабжение; ОМТС – отдел материально-технического снабжения; МТР - материально-технические ресурсы; ПТО – производственно-технический отдел; ПТС – производственно-техническая служба. Условия и ограничения Предварительные условия Планирование работ по МТС Отделений Филиала на месяц начинается не позднее 10 числа каждого месяца; Планирование работ производится на месяц, следующий за отчетным; Планирование работ по МТС Отделений начинаются с момента получения начальником сектора МТС следующих заявок по форме ПТБ-04-01 (приложение 2): цеховых на приобретение оборудования, материалов от начальника ПТО Отделения; на приобретение материалов для эксплуатации и ремонта зданий и сооружений от начальника профильного сектора. Требования к конечному результату Конечным результатом работ является переданная в казначейство ОАО «Хххххэнерго» служебная записка на оплату централизованно приобретаемых материалов, оборудования; Ограничения Настоящий документ не распространяется на материально-техническое снабжение работ выполняемых в срочном порядке (аварийные, текущий ремонт). 215 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Последовательность проведения работ Планирование потребностей в МТР по Отделению Составление заявки на приобретение МТР организует начальник сектора МТС Отделения после получения заявок перечисленных в п.2.1.3. Для составления заявки начальник сектора МТС выполняет следующие действия: Поручает сотруднику своего сектора составление заявок на приобретение материально технических ресурсов (кроме оборудования, строительных материалов) по форме ПТБ-04-01 (приложение 2); Поручает сотруднику своего сектора объединение всех заявок в заявку на приобретение МТР по Отделению и структурирование их; Проверяет соответствие данных заявки данным цехов, отделов; Визирует заявку. Результатом проведения данных работ является заполненная по форме ПТБ-04-02 (Приложение 3) заявка на приобретение МТР, завизированная начальником сектора МТС Отделения. Составленную заявку на приобретение МТР начальник сектора МТС Отделения передает в срок до 15 числа каждого месяца Главному инженеру Отделения. Если в ходе проверки заявки, начальник сектора МТС Отделения выявляет отсутствие каких либо данных, то он организует внесение в документ соответствующих изменений. Утверждение заявок на МТО Утверждение заявки на приобретение МТО производит Главный инженер Отделения после получения ее от начальника сектора МТС. В ходе утверждения заявки Главный инженер производит следующие действия: Проверяет данные заявки на предмет полноты предоставленной информации и ее актуальности; Визирует заявку. Результатом данной работы является завизированная Главным инженером Отделения заявка на приобретение МТР по Отделению. Главный инженер Отделения передает заявку на приобретение МТР в срок до 20 числа текущего месяца начальнику ОМТС Филиала через начальника сектора МТС Отделения. Если в процессе проверки заявки Главный инженер Отделения выявляет данные не являющиеся актуальными на настоящий момент, либо отсутствие каких либо необходимых данных, то он инициирует процесс внесения в документ соответствующих поправок. Составление проекта финансового плана закупок МТР по Филиалу Планирование закупок МТР по Филиалу организует начальник ОМТС Филиала после получения от начальников секторов МТС Отделений заявок на приобретение МТР. Для составления проекта финансового плана начальник ОМТС Филиала выполняет следующие действия: Поручает сотруднику своего отдела объединение заявок Отделений в финансовый план по форме ПТБ-04-03 (приложение 4); 216 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Проверяет соответствие данных плана данным Отделений; Визирует финансовый план; Согласует перечень с начальником ПТС Филиала, в ходе которого последний проверяет актуальность и целесообразность данных, и соответствие их «Графику ремонта оборудования по Филиалу» и «Титульному списку» ремонтов оборудования, производственных зданий и технологических сооружений; Согласует перечень с Главным инженером Филиала, в ходе которого последний проверяет актуальность и целесообразность данных. Результатом проведения данных работ является заполненный по форме ПТБ-0403 (Приложение 4) финансовый план закупок МТР по Филиалу, завизированный начальником ОМТС, Главным инженером и начальником ПТС Филиала. Составленный финансовый план приобретения МТР начальник ОМТС Филиала передает в срок до 25 числа каждого месяца Заместителю Директора Филиала по общим вопросам. Если в ходе проверки перечня, начальник ОМТС Филиала выявляет отсутствие каких либо данных, то начальник ОМТС организует внесение в документ соответствующих изменений. Утверждение финансового плана закупок МТР Утверждение финансового плана закупок производит Заместитель Директора Филиала по общим вопросам после получения его от начальника ОМТС Филиала. В ходе утверждения документа Заместитель Директора Филиала выполняет следующие действия: Проверяет правильность его оформления; Проверяет достаточность средств заложенных в бюджете на реализацию данного вида работ; Контролирует (выборочно и при необходимости) соответствие заявленных данных фактическим потребностям; Визирует план. Результатом проведения данных работ является финансовый план закупок МТР по Филиалу завизированный Заместителем директора Филиала по общим вопросам. По окончании процедуры утверждения Заместитель Директора передает финансовый план закупок начальнику ОМТС ОАО «Хххххэнерго» через начальника ОМТС Филиала. Если в процессе утверждения финансового плана Заместитель Директора Филиала выявляет недоработки, ошибки, неточности, то он организует процесс внесения в документ соответствующих поправок и принимает меры для исключения подобных случаев в дальнейшем. Разделение финансового плана по принципу централизации закупок Разделение финансового плана производит начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» после получения его от начальника ОМТС Филиала. 217 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

В ходе разделения перечня начальник ОМТС производит следующие действия: Оценивает каждый пункт перечня на предмет целесообразности приобретения, указанных в нем МТР централизовано; Принимает решение о номенклатуре МТР, которая будет приобретаться централизовано и отмечает ее в заявке; Подсчитывает итоговую сумму средств, необходимых для приобретения МТР централизовано и фиксирует ее в финансовом плане в соответствующей графе; Сравнивает полученную сумму с разрешенной распоряжением Генерального директора ОАО «Хххххэнерго»; При превышении разрешенной суммы производит корректировку перечня по согласованию с начальником ПТС Филиала и/или с Главным инженером Филиала; Информирует начальника ОМТС Филиала о внесении корректировки в финансовый план; Визирует план. Результатом данной работы является финансовый план с отметками и визой начальника ОМТС ОАО «Хххххэнерго». Начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» передает: Информацию о выделении Филиалу средств на децентрализованные закупки с указанием их величины и назначения начальнику ОМТС Филиала; Финансовый план начальнику отдела бюджетирования для составления бюджета на месяц; Копию финансового плана экономисту ОМТС ОАО «Хххххэнерго» для составления служебной записки на оплату. Если в ходе сравнения суммы необходимой для приобретения МТР с разрешенной, первая оказывается меньше второй, то согласование и корректировка перечня не производится. Подготовка служебной записки Подготовку служебной записки производит экономист ОМТС ОАО «Хххххэнерго» после получения копии финансового плана разделенного по принципу централизации закупок. В ходе подготовки служебной записки экономист ОМТС ОАО «Хххххэнерго» выполняет следующие действия: Разрабатывает на основе финансового плана проект служебной записки на имя Генерального Директора ОАО «Хххххэнерго» от имени Главного инженера ОАО «Хххххэнерго»; Передает служебную записку вместе с копией финансового плана начальнику ОМТС для визирования и утверждения у Главного Инженера ОАО «Хххххэнерго». Результатом проведения данных работ является подготовленный проект служебной записки. 218 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» передает подготовленный проект служебной записки и копию финансового плана Главному Инженеру ОАО «Хххххэнерго. Утверждение служебной записки Утверждение служебной записки производит Главный инженер ОАО «Хххххэнерго» после получения проекта служебной записки от Начальника ОМТС ОАО «Хххххэнерго». В процессе утверждения служебной записки Главный Инженер выполняет следующие действия: Проверяет правильность оформления служебной записки; Проверяет достаточность средств заложенных в бюджете на реализацию данного вида работ; Контролирует (выборочно и при необходимости) соответствие заявленных данных фактическим потребностям; Визирует служебную записку. Результатом выполнения данных работ является завизированная служебная записка. Главный Инженер передает служебную записку в Отдел Казначейства ОАО «Хххххэнерго» для оплаты через начальника ОМТС. Контроль и ответственность Контроль выполнения процедур Процедуры, требования к которым приведены в данном регламенте, являются обязательными для всех лиц перечисленных в п.1.2.3. Контроль соблюдения регламента осуществляет начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго». При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента Начальник отдела проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения: В случае, если нарушение связано с недостаточным знанием или пониманием сотрудником требований к нему, проводит с ним разъяснительную беседу, а при необходимости обучение. В случае, если нарушение связано с недобросовестным выполнением своих обязанностей, Начальник отдела составляет служебную записку на имя Заместителя Генерального директора по общим вопросам с указанием факта нарушения и предложением о мере воздействия. В случае, когда нарушение является систематическим и является следствием изменения условий выполнения работ – готовит предложения об изменении настоящего регламента, которые оформляет в виде служебной записки на имя Заместителя Генерального директора по общим вопросам. Ответственность должностных лиц за соблюдение данного регламента Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ несут дисциплинарную ответственность за соблюдение требований приведенных в данном регламенте. 219 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании приказа Генерального Директора ОАО «Хххххэнерго».


_________________________________________________ наименование Цеха, Отделения

Заявка на приобретение МТР в ___________ 200_ г. Наименование материала, детали, узла

ГОСТ

Вид деятельности (ремонт, ТПиР)

Ед.изм.

Кол-во

Цена за ед., руб

Возможность замены аналогами, наименование/ГОСТ

____________________________________________________________________________________ наименование оборудования, объекта

____________________________________________________________________________________ наименование оборудования, объекта

Заявку составил:________________________ _____________________ ___________________ ________________ должность

фамилия, инициалы

подпись

дата

Полноту данных заявки подтвердил: _____Начальник цеха_____ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

дата

Среднюю стоимость единицы материала проставил: ________________________ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

дата

Актуальность данных заявки подтвердил: _____Начальник ПТО_____ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

дата

В состав «Заявки на приобретение МТР в ___________ 200_ г.» по Отделению внес: ___________________________________________ должность

___________________________________________ фамилия, инициалы

______________________/____________________ подпись

дата


_________________________________________________ наименование Отделения

УТВЕРЖДАЮ Главный инженер

___________________

наименование Отделения

_____________ ______ ФИО

Заявка на приобретение МТР в ___________ 200_ г. Наименование материала, детали, узла

ГОСТ

Вид деятельности (ремонт, ТПиР)

Ед.изм.

Кол-во


Объединение данных заявок цехов и их структурирование по материалам произвел: _____________________ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

дата

Соответствие данных заявки данным цехов проверил: ___Начальник СМТС__ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

Подпись


В состав «Заявки на приобретение МТР в ___________ 200_ г.» по Филиалу внес: ___________________________________________ должность

дата


______________________/____________________ подпись

дата


_________________________________________________ наименование Филиала

СОГЛАСОВАНО Главный инженер ______________________________

УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора ______________________________

наименование Филиала

наименование Филиала

______________________________

______________________________

ФИО

ФИО

Наименование материала, детали, узла

ГОСТ

Вид деятельнос ти (ремонт, ТПиР)

Ед.изм.

Кол-во


Стоимость, тыс. руб


Централиз. закупки

Финансовый план закупок МТР в ___________ 200_ г.

ИТОГО по Филиалу: в том числе по централизованным закупкам Объединение данных заявок закупок Отделений и их структурирование по материалам произвел: _____________________ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

дата

Соответствие данных финансового плана закупок заявкам отделений проверил: ___Начальник ОМТС__ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

дата

Актуальность, целесообразность и соответствие «Графику ремонта оборудования» и «Титульному списку» поверил: ____Начальник ПТС___ _____________________ ___________________ ________________ должность


подпись

дата

По принципу закупок разделил:

централизации

___________________________________________ должность


______________________/____________________ подпись

дата


Кейс 7. Планирование работ по профилактическому ремонту сетей и оборудования Общие положения Назначение Настоящий регламент предназначен для установления порядка осуществления приёмки работ по ремонту сетей и оборудования Филиалов «Электрические сети» ОАО «ХХХ». Регламент основан на принципах и правилах, приводимых в следующих регламентирующих документах: · РДПр 34-38-030-92 «Правила организации технического обслуживания и ремонта оборудования, зданий и сооружений электростанций и сетей». Область применения Регламент определяет следующую последовательность действий: · Создание приказа о проведении приемки ремонтных работ; · Проведение приемки объектов ремонта; · Подготовка проекта акта выполненных работ; · Утверждение акта выполненных работ; · Подготовка отчета о выполнении ремонтов; · Визирование отчета о выполнении ремонтов. Данный регламент должны знать и использовать в своей работе следующие должностные лица ОАО «ХХХ»: · Главный инженер по региону; · Начальник РЭС; · Начальник ПТО; · Заместитель начальника ПТО; · Начальник СПКиОТ. Термины и сокращения В настоящем регламенте используются следующие сокращения: · ПТО – производственно-техническая служба; · РЭС – район электрических сетей; · СПКиОТ – служба производственного контроля и охраны труда. В настоящем регламенте используются следующие термины: Исполнитель – организация-подрядчик, которая выполняет ремонтные работы сетей и оборудования, либо ремонтная бригада в регионе; Условия и ограничения 224 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Предварительные условия Приемка работ по ремонту зданий и сооружений начинается не позднее, чем через три рабочих дня после получения Главным инженером по региону письма от Исполнителя о завершении ремонтных работ на объекте. В случае, если Исполнителем ремонтных работ на объекте является собственная ремонтная бригада в регионе, письмо заменяет служебная записка на имя Главного инженера в регионе; Необходимым условием является наличие утвержденного Главным инженером по региону приказа о назначении постоянно действующей комиссии по приемке ремонтных работ. В состав комиссии включаются, как правило: · Главный инженер по региону; · Заместитель начальника ПТО; · Начальник РЭС; · Начальник СПКиОТ. Приемка работ по ремонту сетей и оборудования длится не более пяти рабочих дней по каждому объекту ремонта. Требования к конечному результату. Конечными результатами работ являются: утвержденный акт приемки работ, переданный в Филиал и Исполнителю Завизированный Главным инженером по региону отчет о выполнении ремонтных работ, переданный в Филиал. Приемка работ по ремонту сетей и оборудования Отделения заканчивается, когда утвержденный отчет о выполнении ремонтных работ будет передан в Филиал. Ограничения Настоящий документ не распространяется на приемку работ по ремонту сетей и оборудования, выполняемых в срочном порядке (аварийные работы, устранение последствий стихийных бедствий и т.п.). Последовательность проведения работ ·

Создание приказа о проведении приемки ремонтных работ o Создание приказа о проведении приемки ремонтных работ организует Главный инженер по региону не позднее чем через три дня после получения письма об окончании ремонтной работы от Исполнителя. o Для составления приказа о проведении приемки ремонтных работ Главный инженер по региону выполняет следующие действия: § Уточняет состав комиссии, которая будет участвовать в приемке ремонтных работ; § Поручает заместителю начальника ПТО подготовить проект приказа; § Проверяет документ на правильность и полноту указанной в нем информации; § Визирует документ. 225 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

·

o Результатом проведения данных работ является подписанный Главным инженером по региону приказ о проведении приемки ремонтных работ. o Подписанный приказ Главный инженер по региону передает через секретаря членам комиссии для ознакомления. o В ходе осуществления данной процедуры допустимы следующие исключения: § Если при проверке проекта документа Главный инженер по региону обнаружит неправильно указанную в нем информацию, он инициирует процесс исправления документа; § Если в течении последующих пяти рабочих дней должна быть проведена приемка ремонтных работ на нескольких объектах, то в приказе о проведении приемки ремонтных работ перечисляются все объекты, которые должны быть проверены в течении этого срока. Проведение приемки объектов ремонта o Проведение приемки ремонтных работ организует председатель комиссии, назначенный в приказе о назначении постоянно действующей комиссии, после получения от Главного инженера в регионе приказа о проведении приемки ремонтных работ. Непосредственно приемку ремонтных работ производят все члены комиссии. o В ходе проведения приемки ремонтных работ на объекте председатель комиссии совместно с членами комиссии выполняет следующие действия: § Производит визуальный осмотр сетей и оборудования объектов в части тех конструктивных элементов, которые подвергались ремонту; § Проверяет объем и качество выполненных ремонтных работ; § Проверяет наличие актов на скрытые работы, если таковые выполнялись в ходе ремонта; § Поручает членам комиссии подготовить проект заключения комиссии; § Визирует заключение комиссии совместно с членами комиссии и представителями Исполнителя. o Результатом проведения данных работ является утвержденное председателем комиссии заключение комиссии о проведенной приемке. o Утвержденное заключение комиссии председатель комиссии передаёт Главному инженеру в регионе. o Если в процессе проверки выполненных ремонтных работ кто-либо из членов комиссии выявит информацию, свидетельствующую о недостаточном качестве либо неполном объеме выполненных работ, председатель комиссии докладывает об этом Главному инженеру по региону. Главный инженер по региону инициирует процесс переговоров с Исполнителем для разрешения возникшей ситуации. Утверждение акта выполненных работ o Утверждение акта выполненных работ выполняет Главный инженер по региону, после получения от председателя комиссии заключения комиссии и проекта акта выполненных работ от Исполнителя. o При утверждении акта выполненных работ Главный инженер по региону выполняет следующие действия: § Проверяет правильность оформления проекта акта выполненных работ; 226 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

§ §

·

·

Визирует документ; Организует передачу экземпляра акта представителю Исполнителя, а также копии акта в Филиал «Электрические сети» ОАО «ХХХ». o Результатом проведения данных работ является утвержденный акт выполненных работ. o Экземпляры акта выполненных работ передаются: § Заместителю начальника ПТО; § Главному инженеру Филиала «Электрические сети» ОАО «ХХХ»; § Представителям Исполнителя. o Если в ходе проверки правильности оформления проекта акта выяснится, что информация отражена в нем неправильно, Главный инженер по региону не визирует документ и инициирует внесение в него исправлений. Подготовка отчета о выполнении ремонтов o Подготовку отчета о выполнении ремонтов за отчетный месяц производит заместитель начальника ПТО после получения актов выполненных работ от Главного инженера в регионе, датированных отчетным месяцем. Подготовка отчета о выполненных ремонтах производится не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. o В ходе подготовки документа заместитель начальника ПТО выполняет следующие действия: § Анализирует акты выполненных работ и сопоставляет их с планом ремонтных работ (на интервале времени, за который составляется отчет); § Составляет отчет; § Заверяет отчет своей подписью. o Результатом проведения данных работ является отчет о выполнении ремонтов (Форма № ПТБ-20-01, Приложение 2 к настоящему документу). o Подготовленный отчет передается Главному инженеру по региону в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. o Если в ходе составления отчета выяснится, что имеются существенные (10 и более процентов) расхождения плана и факта завершения ремонтов, заместитель начальника ПТО готовит дополнительно пояснительную записку к отчету, в которой объясняются причины таких расхождений. Визирование отчета о выполнении ремонтов o Визирование отчета о выполнении ремонтов производит Главный инженер по региону после получения им акта документа от заместителя начальника ПТО. o В ходе визирования документа заместитель начальника ПТО выполняет следующие действия: § Определяет величину расхождения плана с фактом в процентном выражении; § Визирует документ. § Результатом данной работы является завизированный Главным инженером по региону отчет о выполнении ремонтных работ за период. § Завизированный документ передается Главному инженеру Филиала. 227 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Контроль и ответственность Контроль выполнения процедур Процедуры, требования к которым приведены в данном регламенте, являются обязательными для всех лиц перечисленных в п.1.2.3. Контроль соблюдения регламента осуществляет Главный инженер по региону. При обнаружении нарушений в соблюдении требований инструкции Главный инженер по региону проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения: · В случае, если нарушение связано с недостаточным знанием или пониманием сотрудником требований к нему, проводит с ним разъяснительную беседу, а при необходимости обучение. · В случае, если нарушение связано с недобросовестным выполнением своих обязанностей, Главный инженер по региону составляет служебную записку на имя Главного инженера Филиала с указанием факта нарушения и предложением о мере воздействия. · В случае, когда нарушение является систематическим и является следствием изменения условий выполнения работ – готовит предложения об изменении настоящей инструкции, которые оформляет в виде служебной записки на имя Главного инженера Филиала. Ответственность должностных лиц за соблюдение данной инструкции Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ, несут дисциплинарную ответственность за соблюдение требований, приведённых в данном регламенте. Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании приказа Директора Филиала. Форма ПТБ-20-01

Приложение 2 УТВЕРЖДАЮ Главный инженер по региону ____________/____________ Дата: ___ ___________200_г. Отчет о выполненных ремонтных работ за _______ месяц

№ п/п

Наименование объекта, ремонтных работ

Завершение ремонта План Факт

Комментарий


Заместитель начальника ПТО ________ /________ Дата ___ ________ 200_ г.

Кейс 9. Выполнение заказа Общие положения Назначение Рабочий регламент "ВА-04 Выполнение заказа" предназначен для определения порядка работ в подразделениях компании ХХХ (далее Организации) по организации выполнения заказа по изготовлению изделий для оформления мест продажи (далее заказа МП). Регламент основан на принципах организации работ и управления персоналом, изложенных в Уставе Организации, Положениях о подразделениях организации, а также в Описаниях рабочих мест сотрудников организации. Область применения Регламент определяет последовательность выполнения и содержание процедур, которые выполняются при выполнении заказа МП в следующем составе: · Внесение заказа МП в план производства; · Утверждение плана производства; · Заказ материалов; · Выдача материалов; · Выполнение работ над заказом МП; · Приемка готовой продукции; · Регистрация готовой продукции; · Передача готовой продукции на склад; · Приемка готовой продукции; · Проверка качества и комплектности готовой продукции; · Оформление документов. При реализации каждой процедуры обязательно выполнение требований изложенных в Регламенте. Состав работ при выполнении каждой процедуры и требования к их результатам описываются в разделе 3 настоящего регламента. Схема выполнения процедур приводится в Приложении 1. 229 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

Данный регламент должны знать и использовать в своей работе следующие должностные лица Организации: · Директор по производству; · Коммерческий директор; · Управляющий производством; · Заместитель Главного бухгалтера; · Управляющий производством; · Заведующий складом; · Бригадир; · Технолог цеха; · Диспетчер; · Менеджер по продажам. Условия и ограничения Предварительные условия Реализация работ по выполнению заказа МП, начинается после предоставления Диспетчеру заполненной формы "Наряд на работы", завизированного Заместителем Главного бухгалтера; чертежно-конструкторской документации (ЧКД), а также эскиза и бланка "Описание изделия". Требования к заполнению формы "Наряд на работы" приводятся в ВА-02D, образец формы приводится в Приложении 2. Пакет ЧКД включает следующие виды документов: · Общие чертежи изделия; · Детализацию; · Сборочные чертежи; · Спецификацию используемых материалов, готовых конструкций и крепежных элементов. · Последовательность изготовления деталей; · Время обработки; · Применяемое оборудование при изготовлении деталей; · Последовательность стыковки узлов (сборка, окраска, нанесение графических и текстовых изображений); · Технология упаковки готовой продукции. "Наряд на работы" и ЧКД предоставляются Диспетчеру Менеджером по продажам. Ответственность за качество и своевременность выполнения заказа МП несет Управляющий производством. Требования к конечному результату Конечным результатом выполнения заказа МП является готовая продукция, а также комплект документов, для передачи клиенту, включая Счет-фактуру и Накладную. Если в ходе выполнения заказа МП появляются проблемы с качеством и/или своевременностью выполнения работ Управляющий производством должен своевременно 230 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

поставить об этом в известность менеджера клиента и Коммерческого директора. Решение проблемы достигается совместно менеджером клиента и Управляющим производством. При отсутствии договоренности между данными сотрудниками решение выносится на уровень Директора по производству и Коммерческого директора. Ограничения При повышенной сложности, важности или срочности заказа, состав исполнителей может быть изменен или расширен, путем письменного распоряжения Генерального Директора. Все документы, имеющие отношение к выполнению заказа МП, передаются через Диспетчера, до момента приемки Менеджером по продажам готовой продукции. Каждый факт выполнения очередного этапа работ фиксируется Диспетчером в Плане производства, (форма приводится в Приложении 2). Требования к процедурам · Внесение заказа МП в план производства o Внесением заказа МП в план производства занимается Диспетчер после получения от одного из Менеджеров Коммерческого отдела Наряда на работы (оригинал+копия) и ЧКД. o При внесении заказа МП в план производства Диспетчер совершает следующие действия: § Учитывает сроки выполнения заказа, указанные в Наряде на работы, § Проверяет наличие отметки бухгалтерии о введении данных по оплате в 1"С"; § Проставляет дату приема заказа от Менеджера Коммерческого отдела в Наряде на работы. o Результатом является внесенная информация о приемке к выполнению заказа МП в план производства, а также: § Оформленный согласно п. 3.1.2.b Наряд на работы; § Переданная Менеджеру по продажам копия Наряда на работы, содержащая информацию о приемке заказа МП к выполнению и о сроках начала работ; § Соответствие информации в 1С той, которая представлена в Наряде на работы. o Работы по внесению заказа МП в план производства должны быть выполнены немедленно, после получения от Менеджера Коммерческого отдела указанных документов. o После внесения информации о заказе МП, Диспетчер передает план производства и Наряд на работы Директору по производству на утверждение. · Утверждение плана производства o Утверждение плана производства изделия МП проводит Директор по производству, после его получения от Диспетчера вместе с Нарядом на работы.


·

·

o Директор по производству проверяет соответствие сроков выполнения заказа МП его трудоемкости и загрузке производственных мощностей, и сотрудников производственного отдела. o Управляющий производством может высказать ряд замечаний и пожеланий или советов, которые могут быть учтены во время утверждения или дать более точное задание на доработку плана производства o Результатом проведенного утверждения, является: § Завизированный план производства. При визировании Директор по производству ставит свою подпись и дату утверждения на обороте плана; § Наряд на работы, с проставленной в ячейке датой и визой Директора по производству. § Задание, поставленное технологу цеха и бригадирам. o На основании, утвержденного плана производства и Наряда на работы, Управляющий производством ставит задачи технологу цеха для заказа материалов, необходимых для изготовления изделия, а также бригадирам для выполнения работ по изготовлению изделия. o В случае, если Директор по производству дал задание на доработку плана производства, должно быть проведено его повторное утверждение. Заказ материалов со склада o После получения задания от Управляющего производством технолог цеха заказывает материалы на складе. o При заказе материалов технолог цеха выполняет следующие действия: § Рассматривает ЧКД и уясняет задачу по полученному заказу МП; § Заполняет заявку на склад о выдаче необходимого количества материалов, перечисленных в спецификации ЧКД. o Результатом процедуры является переданная заведующему складом заявка на материалы, необходимые для изготовления нужного количества изделий МП. o Срок составления заявки и передачи ее на склад не должен превышать одного рабочего дня. Заявка передается Заведующему складом для дальнейшей выдачи необходимых материалов. Выдача материалов o Выдачей материалов руководит Заведующий складом после получения заявки, составленной Бригадиром. o При выдаче материалов, Заведующий складом проводит следующие работы: § Проверяет наличие необходимых материалов на складе; § При выдаче материалов проверяет их соответствие заявке; § Проверяет целостность материалов (отсутствие брака); § Производит отметку в 1С. o Результатами проведенных работ являются: o Выданные материалы для выполнения заказа МП; o Отметка, произведенная в 1С о списании материалов. o Срок выдачи необходимых материалов регламентируется их количеством, но не должен превышать одного рабочего дня. Материалы принимает Бригадир, для дальнейшего выполнения работ над заказом МП. 232 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

·

o Отклонения от регламента выполнения данной процедуры могут быть в следующих случаях: § При отсутствии необходимых материалов на складе, Заведующий складом обращается к финансовому директору с заявкой на закупку необходимых материалов или к Коммерческому директору для замены недостающих материалов аналогичными. § При задержке партии материалов от поставщика – бригадир докладывает Управляющему производством для принятия решения об изменении графика работ. § При перерасходе материалов – бригадир докладывает Управляющему производством для принятия решения об дополнительном за4казе материалов. В данном случае Управляющий производством составляет Служебную записку на имя Директора по производству с указанием причин перерасхода материалов. Выполнение работ над заказом МП o После получения необходимых материалов, Бригадир приступает к выполнению работ над заказом МП. o При выполнении работ над заказом МП, бригадир совершает следующие действия: § Определяет необходимое оборудование для проведения работ; § Ставит исполнителям задания на выполнение работ; § Обеспечивает сохранность материалов и готовой продукции от повреждений; § Следит за соблюдением технологического процесса изготовления, а также, качеством изготовления; § Сообщает Управляющему производством о выполнении заказа. o Результатом выполнения работ над заказом МП является готовая продукция подготовленная для приемки. o Работы по выполнению заказа МП должны быть проведены в срок, установленный в плане производства. Готовую продукцию бригадир предоставляет Управляющему производством, для приемки. o В случае, если Бригадир столкнулся с затруднениями при выполнении работ (плохое качество материалов, отсутствие или неисправность оборудования и т.д.), которые могут привести к снижению качества готовой продукции или к увеличению сроков ее изготовления, то он должен своевременно проинформировать о возникших затруднениях Управляющего производством. Оценка качества готовой продукции o После получения информации от Бригадира об окончании работ над заказом МП, Управляющий производством производит оценку качества готовой продукции. o Оценку качества готовой продукции Управляющий производством осуществляет по следующим критериям: § Соответствие готовой продукции ЧКД (внешний вид, цвет, размер, используемые материалы, соответствие графических и текстовых изображений); 233 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

§

·

·

Соответствие единиц готовой продукции, количеству указанному в Наряде на работы плане производства; § Отсутствие дефектов (брака). o Результатами проведенных работ по приемке являются: § Принятая готовая продукция; § Сообщение бригадиру о приемке готовой продукции. o Приемку готовой продукции, Управляющий производством обязан произвести в срок не превышающий один рабочий день с момента получения информации о готовности от Бригадира. o В случае обнаружения брака или несоответствие готовой продукции ЧКД или необходимому количеству, Управляющий производством возвращает готовую продукцию на доработку, а при невозможности устранения брака или несоответствий, ставит в известность Коммерческого директора. Передача готовой продукции на склад o Передачей готовой продукции на склад занимается Бригадир лично, после получения указания от Управляющего производством. o При передаче готовой продукции на склад, Бригадир выполняет следующие действия; § Предоставляет готовую продукцию Заведующему складом для приемки, обеспечивая при этом целостность и неизменность количества готовой продукции; § Производит отметку в соответствующей графе "Наряда на работы" (о передаче готовой продукции на склад), путем проставления даты и подписи, а также с указанием переданного количества единиц готовой продукции. o Результатом является принятая Заведующим складом готовая продукция. o Передачу готовой продукции на склад Бригадир обязан произвести непосредственно после получения от Управляющего производством указания о размещении ее на складе. Приемку готовой продукции у Бригадира осуществляет Заведующий складом. Приемка готовой продукции o Приемку готовой продукции осуществляет Заведующий складом после ее предоставления на склад Бригадиром. o В ходе работ по приемке готовой продукции, Заведующий складом выполняет следующие действия: § Проверяет количество, комплектность и соответствие готовой продукции Наряду на работы; § Проверяет целостность готовой продукции; § Размещает готовую продукцию на складе; § Производит отметку в соответствующей графе Наряда на работы о приемке готовой продукции, путем проставления даты и подписи. o Результатами приемки готовой продукции является: o Принятая и размещенная на складе готовая продукция; o Сообщение, переданное Менеджеру по продажам о размещении готовой продукции на складе. 234 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

·

·

o Сообщение, переданное Диспетчеру о приемке готовой продукции Отметка в плане выполнения работ. o Работы по приемке готовой продукции на склад, Заведующий складом производит непосредственно в момент предоставления Бригадиром готовой продукции к приемке. Сообщение Менеджеру по продажам, Заведующий складом передает лично, для дальнейшей приемки готовой продукции Менеджером по продажам. o В случае, если при приемке готовой продукции обнаружится недостача или нарушение целостности изделий, Заведующий складом должен проинформировать о возникших осложнениях Управляющего производством. Регистрация готовой продукции o Регистрацией готовой продукции занимается Диспетчер после получения устного распоряжения от Управляющего производством. o В ходе работ по регистрации готовой продукции Диспетчер выполняет следующие действия: § Проставляет отметку о приемке готовой продукции в соответствующей графе Наряда на работы, путем проставления даты и подписи; § Выполняет запись в плане производства об окончании работ над заказом МП; § Делает запись в 1С об окончании работ и проверке качества готовой продукции по заказу. o Результатом является зарегистрированная готовая продукция, готовая для передачи на склад. o Регистрацию готовой продукции Диспетчер должен произвести незамедлительно, после получения устного распоряжения Управляющего производством. После проведения регистрации, Диспетчер передает Бригадиру указание для передачи готовой продукции на склад, а Заведующему складом о ее приемке. Проверка качества и комплектности готовой продукции o Проверкой качества и комплектности готовой продукции занимается Менеджер по продажам после получения от Заведующего складом информации о размещении ее на складе. o При проверке качества и комплектности готовой продукции, Менеджер по продажам проверяет следующие параметры: § Соответствие готовой продукции ЧКД утвержденной заказчиком (внешний вид, цвет, размер, используемые материалы, соответствие графических и текстовых изображений и т.д.); § Соответствие единиц готовой продукции, количеству оговоренному в контракте; § Проверяет качество готовой продукции на предмет наличия брака. § Проставляет отметку в соответствующей графе Наряда на работы о приемке готовой продукции, путем проставления даты и подписи, с последующей передачей его Заместителю Главного бухгалтера. o Результатом является принятая Менеджером по продажам готовая продукция, изготовленная в соответствии с требованиями контракта. 235 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

o Работы по приемке качества и комплектности готовой продукции Менеджер по продажам осуществляет в течении двух рабочих дней с момента получения информации от Заведующего складом о размещении готовой продукции на складе. Наряд на работы Менеджер по продажам передает Заместителю Главного бухгалтера лично, для оформления Накладной и Счета-фактуры. o Если в ходе приемки, Менеджер по продажам выявляет какие-либо недостатки в готовой продукции, он обязан проинформировать об этом Управляющего производством для принятия решения. Оформление документов o Оформлением документов занимается Заместитель Главного бухгалтера после получения от Менеджера по продажам Наряда на работы. o В ходе работ по оформлению документов, Заместитель Главного бухгалтера выполняет следующую работу: o Проставляет отметку в соответствующей графе Наряда на работы, путем проставления даты и подписи; o Оформляет Счет-фактуру в соответствии с подписанным Контрактом на выполнение данного заказа МП; o Оформляет накладную на готовую продукцию. o Результатом является оформленный пакет документов, содержащий Счетфактуру и накладную. o Оформление документов Заместитель Главного бухгалтера обязан произвести в течении одного рабочего дня с момента получения от Менеджера по продажам Наряда на работы. Готовый пакет документов Заместитель Главного бухгалтера передает Менеджеру по продажам лично, для выполнения процедуры отпуска готовой продукции. Процедура отпуска готовой продукции МП/ЦП описана в инструкции ВА-04.

Контроль и ответственность Контроль за выполнением процедур Процедуры, требования к которым приведены в данном регламенте, являются обязательными для всех лиц перечисленных в п.1.2.3. Контроль за соблюдением регламента осуществляет Управляющий производством. При обнаружении нарушений требований данной инструкции Управляющий производством фиксирует факт нарушения в Электронной таблице "Нарушения регламентов" и проводит детальный анализ ситуации. В результате анализа Управляющий может принять следующие решения: · В случае, когда нарушение вызвано недостаточным знанием или квалификацией сотрудника – назначить ответственного за проведение с ним разъяснительной работы или обучения; · В случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудника, проводит с ним разъяснительную беседу и по результатам принимает решение о наказании, например снятии части премиального вознаграждения; 236 Институт урбанистики. Уральская государственная архтектурно-художественная академия. Copyright © 2010. Все права защищены.

·

В случае, когда нарушение является систематическим и является следствием изменения условий выполнения работ – готовит предложения об изменении настоящей инструкции.

Ответственность должностных лиц за соблюдение данного регламента Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ несут административную ответственность за соблюдение требований приведенных в данном регламенте. Наложение административных взысканий за некачественное, несвоевременное или недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании приказа Генерального Директора.

Источники: Кейс 1. Геннадий Верников. Корпоративный Менеджмент . http://www.devbusiness.ru/development/eod/vern_bp_order.htm#app11 Кейс 2. Геннадий Верников. Корпоративный Менеджмент http://www.devbusiness.ru/development/eod/vern_bp_agreem.htm Кейс 3. Геннадий Верников. Корпоративный Менеджмент .http://www.devbusiness.ru/development/eod/vern_bp_procure.htm Кейс 4. Геннадий Верников. Корпоративный Менеджмент http://www.devbusiness.ru/development/eod/vern_bp_sale.htm Кейс 5. Геннадий Верников. Корпоративный Менеджмент .http://www.devbusiness.ru/development/eod/vern_bp_mrp.htm


Информационные технологии в экономике: Учебно-методический комплекс

Recommend Documents