Управление закупками продукции для государственных нужд

МИНИСТЕРСТВО

МИНИСТЕРСТВО

ЭКОНОМИКИ

ЭКОНОМИКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Ростовский государственный университет

РОСТОВСКИЙ ПИЛОТНЫЙ ЦЕНТР ГОСЗАКУПОК

Методические указания по изучению курса

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НУЖД

Ростов-на-Дону 2000

Печатается по решению кафедры экономической теории экономического факультета РГУ. Протокол № 7 от «10» февраля 2000 г.

Авторы: Проф. д-р эконом. наук, Белокрылова О. С. Доц., канд. эконом. наук, Вольчик В.В. Пономарев Р.Ю. Артеменко Д.А. Горшкова А.Ю. Корытцев М.А. Гуцелюк Е.Ф.

Рецензенты: Проф. д-р эконом. наук, Нестерович Н.И. Нач. отдела Министерства экономики Ростовской области Залесский Н.Н. Ответственный за выпуск: Пономарев Р.Ю.

СОДЕРЖАНИЕ С.

2.

Введение 4 Понятие “procurement” (закупки), сущность и основные принципы 6 Планирование и организации закупок. 8

3.

Основные способы закупок и условия их выбора

10

4.

Процедура открытого конкурса

12

5.

Содержание конкурсной документации

14

6.

Конкурсная документация на закупки товаров

17

7.

Конкурсная документация на закупку работ

20

8.

Оценка конкурсных заявок и определение победителей: процедура и критерии

23

1.

Введение “Управление закупками для государственных нужд”, несомненно, является новой для России специальностью. Потребность в специалистах в этой области возникла у нас совсем недавно и неразрывно связана с современным реформированием экономики России. Суть и цель этих преобразований заключается в формировании социально-ориентированной рыночной экономики, предполагающей создание эффективно работающего конкурентного рыночного механизма и освоением государством ряда социально-экономических функций, которые, в силу присущего им специфического характера, рынок не способен выполнять. Поэтому актуально формирование государственной экономической политики, определяющей задачи и приоритеты, а также методы и инструменты государственного регулирования экономики. Центральной составляющей государственной экономической политики выступает формирование государственного бюджета. Последний представляет собой инструмент планирования, учета и аккумулирования всех доходов и расходов государства. Реализация бюджетной политики при этом сталкивается, как правило, с рядом проблем, главной из которых, несомненно, является дефицит бюджета – превышение уровня расходов государства над уровнем его доходов. В современной России, в условиях тяжелого бюджетного кризиса, задача снижения и, в конечном счете, устранения бюджетного дефицита стоит, без всякого сомнения, на первом месте. Этого, в свою очередь, можно добиться в результате реализации целого комплекса мероприятий по оздоровлению системы государственных финансов, предполагающих их оздоровление, прежде всего увеличение бюджетных доходов, а также более эффективное их использование. Первая задача может быть решена в результате успешного реформирования налоговой системы. Что же касается второй из названных выше задач, то ее призвана решить реформа в сфере закупок государственной продукции и, прежде всего проведения конкурсов между потенциальными поставщиками продукции для государства.

Проведение конкурсов становится в настоящее время главным методом организации закупок для государственных нужд. И именно обучению принципам, порядку, процедуре и практике проведения таких конкурсов и подготовке специалистов в области проведения торгов и будет служить этот учебный курс. Введение системы конкурсных торгов по закупкам для государственных нужд позволит повысить эффективность расходования бюджетных средств, путем конкурсного соревнования между потенциальными поставщиками , снижающего цену на закупаемую продукцию. Существующая в настоящее время порочная практика получения чиновниками “вознаграждения” за размещения государственных заказов среди конкретных поставщиков, ведет к дезорганизации государственного аппарата власти, его не способности к эффективной и сложной работе на благо общества. Однако процедура проведения конкурсных торгов позволяет в значительной степени нивелировать такого рода злоупотребления, предоставляя возможность участвовать в конкурсе всем потенциальным поставщикам продукции, определяя победителя исходя исключительно из расчета экономического эффекта, получаемого государством и обществом в целом. Практика проведения конкурсов по закупке продукции для государственных нужд широко распространена в современном мире. В развитых странах значительный объем бюджетных средств, предназначенных для закупки продукции, расходуется именно на оплату поставок, выигравших конкурсные торги.

1. Понятие “procurement” (закупки), сущность и основные принципы. На Западе специальность “Управление закупками продукции для государственных нужд” определяется очень емким термином “procurement” (буквально “закупка”). В общем предмет “procurement” включает в себя совокупность практических методов и приемов, позволяющих в максимально возможной степени удовлетворить требования и запросы покупателя продукции, благодаря проведению конкурсных торгов. Любая крупная организация занимающаяся экономической деятельностью (коммерческая или государственная) как правило, периодически сталкивается с необходимостью закупать достаточно крупные партии продукции (товаров, работ, услуг). При этом объективно преследуется цель – закупить соответствующую продукцию по минимальной цене. Обычным способом это достичь тяжело – требуется много усилий и, прежде всего, времени, но даже это не гарантирует успех. В такой ситуации выходом из положения является проведение конкурсов. Конкурс по закупке продукции представляет собой особый способ выдачи заказов на поставку товаров или сдачу подрядов по заранее объявленным условиям, предлагающих привлечение к определенному сроку на принципе состязания предложения от нескольких потенциальных поставщиков, с целью обеспечения наиболее выгодной сделки для покупателя. Итак, мы видим, что подобный конкурс как бы искусственно воспроизводит конкурентную среду между потенциальными поставщиками, вступающими между собой в конкурентную борьбу за выгодный для них заказ. Точно так же, как рыночная конкуренция среди продавцов-производителей и покупателейпотребителей устанавливает оптимальную цену на продаваемые товары (услуги), при проведении конкурса по закупке продукции покупатель имеет возможность выбрать поставщика, предлагающего лучшую (минимальную) цену, наиболее приемлемые условия поставки, качество продукции и т.д.

Однако, процедура проведения конкурса может действительно способствовать достижению вышеуказанных целей, лишь при соблюдении ряда основополагающих принципов. Основным принципом является гласность, то есть все процедуры проведения конкурса (от установления условий до присуждения контракта) проводятся гласно. Именно благодаря этому принципу данный метод является основным инструментом борьбы с коррупцией. Второй принцип заключается в справедливости, то есть условия проведения торгов, критерии и порядок определения победителей устанавливается заранее и для всех участников они одинаковы и не должны меняться в период прохождения конкурса. Третий принцип это экономичность. Суть этого в том, что затраты на проведение торгов должны быть минимальными. четвертый принцип заключается в том, что в результате проведения конкурса мы должны получить эффективность. Пятый принцип – подотчетность, то есть тот, кто заключает контракт отвечает за каждый его пункт и никто не может добавить или изменить эти пункты. И последним, шестым принципом является уникальность, то есть каждый конкурс по своему уникален, имеет свои особенности и к его проведению следует подходить творчески.

2. Планирование и организации закупок. Любая сознательная целенаправленная деятельность предполагает первоначально осуществления планирования (этапов деятельности, последовательности их осуществления, сроков проведения и т.п.). Не является исключением и проведения конкурсов на закупку продукции для государственных нужд. В самом общем плане планирование таких конкурсов позволяет четко определить: Характер, объемы и специфику закупаемой продукцию, т.е. определить что надо закупать); Каким способом осуществляется закупка (как будет закупаться продукция); Кто конкретно организует и проводит конкурс; В какие сроки необходимо провести конкурсные торги (когда проводить конкурс). Охарактеризуем указанные выше элементы планирования конкурсов по закупки. 1. Покупатель четко должен себе представлять, что и в каком количестве ему необходимо закупать. Очень часто покупатель не может четко определить какая именно продукция (товар, услуга) сможет наилучшим образом удовлетворить имеющиеся у него потребности. В этом случае в процедуру конкурса включается специальный этап, на котором покупатель может получить от потенциальных поставщиков дополнительную информацию о предоставляемой ими продукции, и главное, на сколько их продукция подойдет для организациипокупателя, после чего проводится собственно сам конкурс. 2. Под способами закупок понимаются разные виды конкурсов которые отличаются характером оповещения потенциальных участников, условиями проведения самих конкурсов и т. п. Российское законодательство выделяет следующие способы закупок: • Открытые торги; • Двухэтапные торги;

• Закрытые торги; • Специализированные закрытые торги; • Закупки методом запроса котировок; • Закупка у единственного источника. Кроме того конкурсные торги могут быть международными и внутренними (местными). 3. Конкурс может проводить, во-первых, само учреждение, закупающее продукцию, если оно располагает соответствующими специалистами и опытом в этой области. Во-вторых, заказчик может на конкурсной основе передать функции по организации торгов независимой специализированной организации. 4. Российское законодательство не устанавливает сроков для проведения торгов. Однако, зарубежная практика и существующий опыт в нашей стране показывает что, например, проведение международных открытых торгов по строительству занимает 18-36 месяцев, аналогичные торги по закупки товаров занимают 12-20 месяцев, местные торги проводятся в течении 8-16 месяцев, прямые же закупки занимают не более 2-3 месяцев. Вся деятельность по организации и проведению конкурсных торгов может быть сведена к следующему комплексу мероприятий: − Изучение рынка и потенциальных поставщиков требуемой продукции (проведение конъюнктурных исследований); − Разработка планов торгов; − Определение функций и круга обязанностей всех участников торгов; − Выбор способа закупок; − Подготовка пакета конкурсной документации и её рассылка участником конкурсных торгов; − Собственно проведение конкурса; − Оценка конкурсных предложений; − Определение победителя конкурса и заключение с ним контракта.

3. Основные способы закупок и условия их выбора Указом Президента Р.Ф. №305 от 8.04.97 предусмотрены следующие способы закупки: I. Открытые торги (конкурс) – основной способ. Для него характерны нормативно утвержденные правила, наличие обязательных процедур и установленная последовательность действий при закупках. II. Двухэтапные торги (конкурс) – Они проводятся по сложным проектам, чаще всего строительным, когда имеется ряд альтернативных потребностей и заказчик не в состоянии сразу определить спецификацию товаров или работ ему необходимых, определить характеристики услуг. Кроме того он может применяться если поставщики не представили конкурсные заявки на участие в конкурсе или все заявки отклонены заказчиком и при этом проведение нового конкурса не приведет, по мнению заказчика, к заключению государственного контракта. III. Закрытые торги (конкурс) - Проводятся в том случае, если продукция в силу уровня технической сложности или специального характера может быть закуплена только у ограниченного круга поставщиков или цена государственного контракта составляет менее 2500 установленных законом размеров минимальной месячной оплаты труда, а также когда время и расходы, необходимые для рассмотрения и оценки большого числа заявок на участие в конкурсе превышают стоимость закупаемой продукции. IV.Запрос котировок – Направляется не менее, чем трем поставщикам и должен быть одинаковым. Каждый поставщик должен предоставить одну цену, указывая ее составляющие. Данный способ позволяет не проводить конкурса при закупках имеющейся в наличии продукции, которая производится или предоставляется не по конкретным заявкам заказчика и для которой существует сложившийся рынок, при условии что, цена государственного контракта не превышает 2500 установленных законом размеров минимальной месячной оплаты труда.

V. Закупки из единственного источника – Указом оговорены случаи, в которых заказчик имеет право по согласованию с Министерством экономики Российской Федерации или с уполномоченным им территориальным органом размещать заказы на закупку продукции для государственных нужд у единственного источника: − При наличии срочной потребности в продукции, в связи с чем проведение

конкурса или применение иного способа размещения заказов на закупку продукции для государственных нужд нецелесообразно, при условии, что обстоятельства, обусловившие срочную потребность, невозможно было предусмотреть заранее и они не явились результатом медлительности заказчика; − Если вследствие чрезвычайных обстоятельств возникла срочная потреб-

ность в определенных товарах, услугах, работах, в связи с чем применение иных способов закупок нецелесообразно с учетом затрат времени; − Если товары, работы, услуги могут быть получены только из одного источ-

ника или единственный поставщик обладает исключительными правами в отношении данных товаров, работ, услуг и отсутствует их равноценная замена; − Если заказчиком, осуществившим закупку товаров (оборудования, техноло-

гии) или услуг у определенного поставщика, установлено, что дополнительные закупки, по соображениям стандартизации или ввиду необходимости обеспечения совместимости с ранее закупленными товарами или услугами, должны быть произведены у того же поставщика. При этом должна учитываться эффективность первоначальных закупок с точки зрения удовлетворения потребностей заказчика, ограниченность предполагаемых закупок по сравнению с первоначальными закупками, разумность цены и неприемлемость альтернативных товаров или услуг. Заказчик имеет право проводить внутренние конкурсы с применением любого выше изложенного способа. Указом предусмотрены два случая, в которых целесообразно проводить внутренние конкурсы. Во-первых, в случае, если в закупках в соответствии с законодательством Российской Федерации принимают участие только российские поставщики. Во-вторых, если заказчик считает, что в участие в конкурсе будут заинтересованы только российские поставщики.

4. Процедура открытого конкурса Процедура торгов включает: 1. Приглашение к участию в конкурсах или предварительном квалификационном отборе. 2. Разработка конкурсной документации. 3. Получение конкурсной документации. 4. Оценка конкурсных предложений. 5. Подтверждение квалификации победителя. 6. Присуждение контракта. 7. Направление уведомления победителям. 8. Подписание контракта. 9. Исполнение контракта. Примерный регламент организации и проведения открытых конкурсов № Исполнение 1 Заказчик

Наименование этапа Принятие решения о проведении конкурса 2 Заказчик Назначение организатора конкурса 3 Заказчик Назначение руководителя контракта 4 Заказчик Формирование конкурсной комиссии 5 Организатор Разработка комплекта предкваликонкурса фикационной документации 6 Заказчик Утверждение комплекта предквалификационной документации 7 Организатор Приглашение к предварительной конкурса документации 8 Участник Подача заявки об участии в предквалификации 9 Организатор Представление предквалификациконкурса онной документации участникам 10 Исполнитель- Подготовка необходимой инфоручастник мации и предоставление ее в конкурсную комиссию 11 Конкурсная Прием и регистрация представкомиссия ленной документации

Выходной документ Приказ Приказ Приказ Приказ Комплект документации Приказ или распоряжение Приглашение Заявка Комплект тации

докумен-

Документация

12 Конкурсная комиссия

Рассмотрение предквалификационной документации и принятие решения о допуске участников в конкурсе 13 Заказчик Утверждение решения конкурсной комиссии 14 Организатор Оповещение участников о резульконкурса татах предквалификационного отбора 15 Организатор Разработка конкурсной докуменконкурса тации 16 Заказчик Утверждение конкурсной документации 17 Организатор Приглашение к участию в конкурконкурса се 18 Организатор Предоставление конкурсной доконкурса кументации участникам 19 Участник Оформление представления предложений 20 Конкурсная Прием и регистрация предложекомиссия ния 21 ------Вскрытие пакетов с предложениями 22 ------Составление протокола о результатах вскрытия пакетов 23 -------Рассмотрение предложений и принятие решения о победителях 24 --------Постквалификация победителя 25 --------Принятие решения о присуждении контракта 26 Заказчик Утверждение результатов конкурса 27 Организатор Уведомление участников о реконкурса зультатах конкурса 28 Организатор Направление победителю проекта конкурса контракта 29 Заказчик и Выполнение предконтрактных успобедитель ловий 30 Заказчик и Подписание контракта победитель

Протокол

Протокол Уведомление Комплект конкурсной документации Распоряжение Приглашение Комплект конкурсной документации Предложение Предложение Предложение Протокол -------------------------------------Проект контракта Подтверждение Контракт

5. Содержание конкурсной документации Состав конкурсной документации: 1. Приглашение к участию конкурсе. 2. Инструкция для участников конкурса. 3. Информационная карта конкурсных предложений. 4. Заказ на поставку товаров и услуг. 5. Перечень требований и спецификаций. 6. Условия контракта: общие и специальные. 7. Форма конкурсного предложения в ведомости цен. 8. Форма обеспечения конкурсных предложений. 9. Форма контракта. 10.Форма гарантии выполнения контракта. Приглашение к участию в конкурсе содержит: • сообщение о возможности участия в конкурсе на получение конкретного контракта; • информацию, позволяющую потенциальным участникам оценить соответствие или несоответствие необходимой квалификации, и определить возможность получения этого контракта. Информация, содержащаяся в приглашении: • наименование и адрес заказчика; • наименование и адрес уполномоченного организатора конкурса; • источник финансирования; • общее описание контракта; • наличие, порядок, сроки и место получения конкурсной документации; • размер платы за конкурсную документацию и порядок ее внесения; • язык, сроки, порядок и место представления конкурсных предложений; • время и место вскрытия пакетов с конкурсными предложениями.

Инструкция для участников конкурса информирует о конкретных условиях, процедурах и правилах проведения конкурса; о действиях участников; необходимой информации к представлению; правах и обязанностях обеих сторон. Содержание инструкции: 1. Ограничение на участие в конкурсе (правомочность товаров и страны). 2. Порядок получения разъяснения конкурсной документации. 3. Порядок внесения изменений и дополнений в конкурсную документацию. 4. Перечень и формы документов, составляющих конкурсное предложение. 5. Система проверок: ( на каких стадиях и кто осуществляет проверку продукции). 6. Обеспечение конкурсных заявок. 7. Срок и форма предоставления предложения. 8. Возможность внесения изменений в предложение и его отзыва. 9. Порядок вскрытия пакета с предложениями. 10.Порядок оценки предложения. Информационная карта конкурсных предложений показывает форму, в которой нужно посылать предложение Заказ на поставку товаров и услуг включает сведения о количестве закупаемой продукции, сроках и условиях поставки, условиях и валюте платежа. Форма контракта : • форма конкурсного предложения и ведомость цен, представленную участником; • график поставок; • технические спецификации; • общие условия контракта (ОУК); • специальные условия контракта (СУК); • уведомление участника а присуждении контракта (признании победителя).

Контракт - письменный документ, добровольное соглашение между сторонами, в котором отражается, что они могут или не могут делать . Общие условия контракта - стандартный набор контрактных условий, содержащих наиболее важные положения сделки. Они содержат: • наименование участников сделки; • предмет контракта; • цену; • базисные условия контракта; • условия платежа; • количество и сроки поставки; • гарантии на товары, подлежащие гарантийному обслуживанию; • санкции и рекламации; • арбитраж; • подписи сторон.

6. Конкурсная документация на закупки товаров Конкурсная документация на закупку товаров содержит: 1. Приглашение к участию в предварительном квалификационном отборе (если это необходимо). Предварительный квалификационный отбор проводится для выявления поставщиков, квалификация которых позволит участвовать в торгах ( конкурсе) на закупку товаров для государственных нужд. 2. Инструкции поставщикам, включающие информацию о предмете торгов, подаче заявок, критериях квалификационного отбора, возможных конфликтах интересов, льготах отечественным поставщикам и общие положения. 3. Письмо-заявка на прохождение предварительного квалификационного отбора с копиями документов, определяющих юридический статус поставщика; основное место деятельности и место регистрации в качестве юридического лица ( для юридических лиц) или место регистрации и национальность владельцев ( для индивидуальных предпринимателей). 4. Приглашение к участию в торгах ( конкурсе) на закупку товаров. 5. Инструкции поставщикам-участникам конкурса, включающие • общие сведения, • информацию о конкурсной документации, • инструкцию по подготовке конкурсных заявок • информацию о подаче и вскрытии конвертов с конкурсными предложениями, • информацию об оценке конкурсных заявок, • о признании выигравшей конкурсной заявки и заключении контракта. 6. Информационные карты конкурсных заявок. В информационных картах на закупку товаров указываются общие сведения : • наименование заказчика; • наименование проекта; источник выделенных средств; • сумма выделенных средств;

• правомочные страны-источники; • адрес заказчика, номер телефона, телекса, факса; • язык конкурсной заявки; цена и валюта конкурсной заявки; сведения о подготовке и подаче конкурсных заявок: • квалификационные требования; • запасные части; • сумма обеспечения конкурсной заявки; • альтернативные предложения; • время и место предварительной встречи; • срок действия конкурсной заявки; • необходимое количество копий; • адрес для представления конкурсных заявок; • название и номер приглашения к участию в торгах (конкурсе); • окончательный срок подачи конкурсных заявок; • время, дата и место вскрытия конвертов с конкурсными заявками; информация об оценке конкурсных заявок : • критерии оценки конкурсной заявки; • стоимость транспортировки внутри страны до места доставки, стоимость страхования и прочих услуг, расчетные габариты и отгрузочный вес каждой упаковки, ориентировочная стоимость каждой упаковки; • приемлемый срок для запоздавших поставок с указанием поправочного коэффициента за каждую неделю опоздания; • начальный период работы, минимальное обслуживание и инвентарные резервы запасных частей; • критерии определения эксплуатационных расходов и расходов на техническое обслуживание; • процедура корректировки и корректировочный фактор; дополнительные критерии;

условия заключения контракта: • процент увеличения или уменьшения объема поставок; • подтверждения, необходимые для заключения контракта; предполагаемый срок для оформления и подписания контракта; • иные применимые правовые нормы. 7. Общие условия контракта включают: 8. Специальные условия контракта. 9. Заказ на поставку товаров или услуг. 10. Технические условия. 11. Форма конкурсной заявки и таблицы цен. 12. Форма обеспечения конкурсной заявки. 13. Форма уведомления о признании конкурсной заявки, выигравшей торги ( конкурс). 14. Форма контракта. 15. Форма обеспечения выполнения контракта. 16. Форма банковской гарантии на выплату аванса. 17. Форма доверенности изготовителя. 18. Поправки к документации торгов (конкурса) (при наличии).

7. Конкурсная документация на закупку работ Конкурсная документация на закупку работ содержит: 1. Приглашение к участию в предварительном квалификационном отборе, проводящемся для выяснения подрядчиков, квалификация которых позволит участвовать в торгах ( конкурсах) на закупку работ для государственных нужд. 2. Инструкции подрядчикам, включающие информацию о предмете торгов ( конкурса), подаче заявок, критериях предварительного квалификационного отбора, возможном конфликте интересов, обновлении сведений, представляемых для участия в предварительном квалификационном отборе, льготах отечественным подрядчикам и общие положения. 3. Письмо-заявка на прохождение предварительного квалификационного отбора с приложением необходимых документов (аналогично документам при закупке товаров). 4. Приглашение к участию в тогах (конкурсе). 5. Инструкции подрядчикам-участникам торгов (конкурса) и информационные карты конкурсной заявки. Информационные карты конкурсной заявки содержат • информацию о проекте, • общей стоимости, • отчеты о финансовом положении, • судебных разбирательствах, • минимальных квалификационных сведениях и годовом обороте, • опыте аналогичной работы, • видах оборудования, • руководителе проекта и его опыте работы, • корректировке цены и корректировочном коэффициенте, • сроке действия конкурсной заявки, • валюте конкурсной заявки,

• сумме и валюте обеспечения конкурсной заявки, альтернативных предложениях, • предварительной встрече, адресе заказчика, дате истечения срока подаче конкурсных заявок, • месте вскрытия конвертов с конкурсными заявками, • выплате аванса, • других применимых правовых нормах. 6. Условия контракта и информационные карты контракта. Информационные карты контракта содержат: • наименование заказчика; • имя руководителя; • наименование и номер контракта; • перечень работ; • дату начала и завершения работ, дату занятия участка подрядчиком; • язык документации контракта; • информацию о страховании; • срок представления и обновления подрядчиком программы, сумма удержания за непредставление обновленных программ ; • период ответственности за устранение дефектов; • коэффициенты корректировки цен; • индекс для валюты конкурсной заявки; • процент удержанных платежей; • размер заранее оцененных убытков; • размер премии; • размер и сроки авансового платежа; • сведения об обеспечении; • сроки принятия участка и работ заказчиком;

• сроки выдачи руководителем проекта сертификата ответственности за устранение дефектов и утверждение окончательного платежа подрядчику; • дату

представления

руководств

по

эксплуатации

и

ремонтно-

техническому обслуживанию, и представления чертежей, отражающих фактическое состояние работ; • сумму, удерживающуюся за непредставление в установленные сроки выше перечисленных сведений; • процент, относящийся к стоимости незавершенных работ и представляющий собой дополнительные расходы заказчика на завершение работ. 7. Спецификации. 8. Чертежи. 9. Ведомость объемов работ. 10.Образцы форм (конкурсной заявки, квалификационных сведений, уведомления а принятии конкурсной заявки, выигравшей конкурс, контракта, банковской гарантии конкурсной заявки и выполнении контракта, договора поручительства по выполнению контракта). 11.Дополнения (поправки) (если это необходимо) в документацию для торгов (конкурса).

8. Оценка конкурсных заявок и определение победителей: процедура и критерии Оценка и отбор тендерных предложений состоит из двух и иногда из трех этапов: (1) предварительная оценка - для определения отвечает ли предложение в целом условиям тендера и может ли оно быть рекомендовано для дальнейшего отбора; (2)

Оценка

и

отбор

–

для

отбора

предложения

в

наиболее

полной мере отвечающего условиям тендера; и , в некоторых случаях (3) последующий квалификационный отбор - для определения обладает ли отобранный поставщик необходимой

квалификацией

для выполне-

ния контракта. 1. Предварительная оценка конкурсных предложений 1.1 Цель Определить отвечает ли каждое из полученных предложений условиям тендерной документации, в частности: (1) правомочность участников торгов, правильность оформления документов; (2) наличие требуемых банковских гарантий; (3) наличие ошибок в расчетах; (4) комплектность; (5) соответствие в целом условиям приглашения на тендер; (6) в порядке ли предложение в целом и может ли оно быть рекомендовано для детального сравнения и отбора. 1.2. Проверка оформления предложений За

исключением

проверки

на

комплектность

и

проверки

соответствия предложения в целом условиям конкурса, этот этап включает:

(1) предложение, которое не подписано или не имеет банковской гарантии, должен быть отклонено; (2) арифметические ошибки могут быть откорректированы; (3) поставщику должно быть позволено откорректировать очевидные описки. Ключевой момент в анализе и отборе предложений состоит в том, что не допускаются корректировки, существенно изменяющих суть предложения. Специалисты, вовлеченные в данную работу, должны строго соблюдать принцип конфиденциальность, не допускать утечки информации о поступивших предложениях и ходе отбора предложений. 1.3. Соответствие в целом условиям приглашения на конкурс Необходимость конкурса

является

соответствия предложений в целом существенным

моментом

в

отборе

условиям

предложений,

т.к. только предложения отвечающие этому требованию могут быть рекомендованы для последующей детальной оценки и отбору, остальные должны быть отклонены. Предложение, содержащее существенные отклонения от требований, условий, спецификаций конкурсных документов является не отвечающим в целом условиям конкурса. 1.4 Запрос о разъяснении тендерных предложений 1.4.1. Определение Несмотря на разъяснения, даваемые поставщикам в течение конкурсного периода, возможна ситуация, когда представленные предложения не совсем ясны. В таком случае все запросы к одному или нескольким поставщикам и их ответы должны быть задокументированы. Цель

таких

запросов получение

подтверждения о корректировках, например арифметических ошибок, или уточнение неясностей в технических спецификациях с тем, что бы гарантировать отсутствие ошибок и однозначность толкования предложений. 1.4.2. Ограничения

Запрос о разъяснении конкурсных предложений ни в коем случае не должен затрагивать или менять существенные качества предложения или его цену. Поскольку иногда трудно провести черту между запросом о разъяснении и существенными изменениями, и принимая во внимание, что поставщики во время открытия конкурса получили общую картину об уровне цен, имеется элемент риска, что персонал, вовлеченный в отбор предложений, окажется под определенным воздействием в результате запроса о разъяснении. Конфиденциальность всех действий при проверке и отборе должна соблюдаться безукоснительно. 1.5 Принятие решений по уточнениям и корректировкам 1.5.1. Определение Этот этап должен гарантировать, что все предложения соответствуют требованиям конкурсной документации и могут анализироваться и отбираться на равных условиях. Разница может быть, например, в том, как поставщики отвечали на специальные требования. На этом этапе должно быть принято решение, необходимы ли изменения, желательны ли они или необходимы. Это в равной мере относится как к коммерческой так и к технической части конкурса. 1.5.2. Решение по незначительным отклонениям В том случае, если предложение поставщика по изменению отдельных

специальных требований

приемлемо,

другим участникам конкурса

должна быть предоставлена возможность участвовать на тех же условиях. Любое другое решение было бы нарушением принципа равных возможностей. 1.5.3. Значительные отклонения от условий тендера Если не удается избежать серьезных изменений или в специальных требованиях или в критериях присуждения контракта, существенно изменяющих суть условия приглашения к конкурсу, должно быть принято решение о новом конкурсе. 1.5.4. Аномально низкое ценовое предложение

Если поступившее предложение на поставку товаров, работ или услуг, имеет неоправданно низкую цену целесообразно до принятия решения по данной фирме сделать письменный запрос о составных элементах предложения для подтверждения или проверки цены. Внимание должно быть обращено на следующие вопросы: • метод предоставления сервиса или поставки товаров или работ и их экономичность; • специфика выбранных технических решений; • где произведены товары, работы или сервис; • наличие особых, исключительно благоприятных торговых условий у поставщика. 2. 2.1

Анализ, оценка и отбор конкурсных предложении

Анализ предложений

После предварительной оценки следует сравнение, анализ и отбор конкурсных предложений.

Это

требует принятия комплексного решения по

финансовым, техническим и контрактным вопросам. Для сложных проектов это требует привлечения

разноплановых

специалистов,

обладающих тре-

буемыми знаниями. Процесс оценки должен быть системным, тщательным и объективным. 2.2

Определение предложения в достаточной мере отвечающего ус-

ловиям тендера 2.2.1. Не соответствия Выбор предложения в достаточной мере отвечающего условия конкурса означает сравнение его с требованиями конкурсной документации. Обычно конкурсные документы разрешают непринципиальные отклонения или несоответствия. Что является предельным уровнем несоответствия должно быть определено в каждом случае отдельно, имея в виду, что двумя ключевыми моментами

в конкурсе являются выбор предложения наиболее полно отвечаю-

щего условиям конкурса, удовлетворяющего

конечного

пользователя

и

не дискриминирующего участников. Несоответствия могут быть в коммерческой или технической части. Могут относиться к условиям платежей или к гарантийному сервису, ренному в общих

огово-

условиях контракта. Несоответствия в технической час-

ти, как правило, связаны с требованиями технических спецификаций. 2.2.2. Цель сопоставления и отбора предложений Целью сопоставления и отбора является определение предложений наиболее полно отвечающих условиям конкурса и требованиям закупающей организации. Отбор проводится среди предложений признанных в целом отвечающим условиям конкурса. Основной принцип в сравнении и отборе предложений заключается в том, что только факторы и критерии оценки, оговоренные в конкурсных документах могут рассматриваться и применяться для отбора. Это еще раз подчеркивает важность точного определения критериев отбора и тщательной подготовки спецификаций. 2.2.3 Факторы оценки Для полной оценки соответствия предложений требованиям конкурсной документации рекомендуются следующие критерии: Цена

Цена является самым простым критерием и рекомендуется в случаях, где эффективность, качество, производительность оборудования или услуг существенно не отличаются в разных предложениях.

Оценка воз- Устанавливает, какой поставщик имеет лучшие возможности для выполнения условий конкурса. Это происходит обычно можностей во время предварительного квалификационного отбора. Экспоставщика перты, вовлеченные в этот процесс должны оценить реализм предложений, возможности и квалификацию поставщика и его персонала, включая управленческий. При необходимости, представляемая справочная информация должна быть проверена.

Оценка технических спецификаций

Устанавливает, какое предложение отвечает требованиям, изложенным в спецификациях. Уточняет также способность выполнить требования заказчика, наличие у него средств, людских ресурсов и т.д.

Оценка каче- Устанавливается способность поставщика предоставить сервис или оборудование, отвечающее необходимым стандарства там качества. Если поставщик не имеет соответствующей сертифицированной системы управления качеством, предлагаемые им гарантии по ее обеспечению должны быть оценены. Оценка фи- Должна включать: нансовых • проверку что предложенная цена включает стоимость предложений всех необходимых затрат • все виды необходимых добавок и скидок к цене, конвертация в единую валюту для сравнения и оценки предложений • оценка предложений, которые могут перетерпеть значительное снижение стоимости за время исполнения контракта • оценка эффекта предложений по изменению цены за "время жизни" контракта. 2.3 Документация по сравнению и отбору предложений Документирование как технического, так и финансового сравнения поступивших предложений требуется на всех этапах. После конвертирования в единую валюту, предложения должны быть сравнены между собой, учитывая допустимые отклонения от требований конкурсной документации. Рекомендуется

вносить информацию в специально подготовленные формы, со-

держащие все критерии для сравнения и отбора. Это дает возможность специалистам, вовлеченным в анализ, учитывать и сравнивать влияние того или иного фактора, легко анализировать и сравнивать предложения. Таблица 1 показывает Форму для сравнения и отбора сравнительно простого конкурса.

Таблица 1. Простая форма сравнения и отбора предложений УСЛОВИЕ

ПРЕДЛОЖЕНИЕ 1 Значение

Цена предложения Коммерческие График платежей Время доставки Технические Запасные части Учетная стоимость

ПРЕДЛОЖЕНИЕ 2

Цена/ Значение Цена/ Корректировка Корректировка

+/+/-

+/+/-

+

+

Примечание 1: Превышение требований в зачет не берется. Примечание 2: Корректировка цен на

критерии отбора производится

только для сравнения и анализа предложений. В случае присуждения контракта, цена и валюта должна быть взята из оригинала предложения. Примечание 3:

Если применяются дополнительные критерии, соответ-

ствующая корректировка предложенных цен (скидка или надбавка) должна быть произведена, как это оговорено в конкурсных документах. Предложение с наименьшей

учетной

предпочтительное для

стоимостью

будет рассматриваться как наиболее

присуждения контракта.

2.3.3 Альтернативные Формы В сравнении и оценке сложных предложений, каждому оценочному критерию дается "весовой" фактор, соответствующий его значимости. Таблица 2, представляет рабочий пример формы сравнения и отбора предложений с весовыми значениями.

Таблица 2. Форма сравнения и отбора предложений НАЗВАНИЕ КОНТРАКТА:___________________________________ КОМПАНИЯ:______________________________________________ КОНКУРС № ______________________Год, число_______________ Критерий

(а) (b) (c) Пояснения Весовой Балл Сумма фактор(*) 0-5 баллов (b) х (а)

Возможности поставщика 4 хЗ 1. Технические возможности 3 х2 2. Квалификация персонала 3 3. Организационное устройство х1 5 х1 4. Наличие ресурсов 4 хЗ 5. Загрузка персонала 2 6. Производственные отношения хЗ Технические 4 ХЗ 1. Соответствие требованиям 4 2. Опыт выполнения аналогичной õ2 работы 3 3. Система управления качеством õ2 4. Требования безопасности 3 5. Уровень предложенных реше- хЗ 3 õ2 ний Коммерческие 3 X5 1. Цена 3 X3 2. Кредитоспособность 4 3. Способность выполнить про- X4 4 X2 грамму 4. Условия платежа Другие факторы 1. Послегарантийный сервис X3 4 2. Обучение x1 2 Суммарный балл (*) «Весовой фактор» – переменная, которая рия выбранного для оценки и отбора предложений.

12 6 3 5 12 6

Уменьшение

12 8 6 9 6 15 9 16 8

Действительна до 90 дней 1% скидки

12 2 147 зависит от важности крите-

2.4 Отчет о сравнении и отборе тендерных предложений 2.4.1 Цель Отчета Цель

сравнения

и

отбора

предложений

состоит в подготов-

ке/принятии решений по присуждению контрактов, а также в мотивированном отклонении тех или иных предложений. В исключительных случаях может быть рекомендовано, отклонить все предложения. Обычно это указывает на неудовлетворительную подготовку и планирование процесса конкурса. Отчет должен содержать за документированное обоснование принятых или рекомендуемых к утверждению решений. В случае необходимости утверждению финансовым

органом обычно требуется включать в отчет и информацию о

процессе самого конкурса. Отчет о сравнении и отборе конкурсных предложений является важным документом, содержащим всю хронологию процесса закупки и позволяющий в случае изменений на ния/исполнения

этапе

подписа-

контрактов принять соответствующее решение.

Рекомендуемое содержание отчета о сравнении и отборе предложений показано в таблице 3. Òàáëèöà 3 Отчет о сравнении и отборе конкурсных предложений À. Наименование покупателя - имя, адрес, телефон, факс, e-mail - общая информация (объявление): издание, день, год В. Информация о конкурсе: − Количество лотов \ пакетов: − Содержание пакетов: − Предварительная оценочная стоимость: − Метод закупки: − Предварительный квалификационный отбор: (да\нет) − Число отобранных фирм: − Утверждение результатов (если требуется)::

С. Конкурсный процесс: − Объявление о закупках: (публикация, распределение, дата) − Готовность конкурсных документов: (дата) − Число фирм получивших конкурсную документацию: − Предварительная конференция: (да/нет) − Информация о предварительной конференции: (протокол, дата проведения) − Дополнения к конкурсным документам: (количество, дата издания) − Окончательный срок подачи предложений: (дата и время) − Продление срока (если имело место): (дата и время, одобрение) − Срок действия конкурса: (время) − Продление срока действия конкурса (если имело место): (дата) D. Открытие конкурса − Открытие конкурса: (дата и время) − Протокол: (приложение) − Число поступивших предложений: Е. Предварительная проверка Для каждого поступившего предложения: − Подтверждение соответствия обязательным требованиям или основание для отклонения; − Подтверждение соответствия предложений в целом требованиям конкурса или обоснования для отклонения с ссылкой на требования конкурсных документов F. Сравнение и отбор предложений в целом отвечающим условиям конкурса Критерии отбора (ссылка на соответствующие параграфы конкурсных документов). Для каждого предложения: − Указать предложенную цену − Обменный курс валюты − Выверенные на предмет ошибок ценовые предложения − Сравнительная конкурсная цена (стоимость жизненного цикла, система присуждения баллов и т.д. (формы сравнения должны быть приложены)) − Ранжирование предложений G. Последующий квалификационный отбор Для подтверждения, что квалификационные возможности поставщика позволяют выполнить контракт, или объяснить причину отклонения. Í. Решение/Рекомендации для присуждения контракта Фирма (название, страна): Сумма контракта, валюта: Страна производитель: Решения, принятые в результате переговоров (если имели место):

3. Последующий квалификационный отбор 3.1. Последующий квалификационный отбор (если не было предварительного отбора) Если не было предварительного отбора поставщиков, то, до присуждения

контракта, закупающая

организация должна убедиться в способности

компании, чье предложение было признанным наиболее полно удовлетворяющим условиям конкурса, выполнить условия контракта. Критерии и процесс для оценки поставщиков в принципе тот же что и для предквалификационного отбора, основанный на критериях указанных в конкурсных документах. Поставщик, который

не

удовлетворяет квалификационным требова-

ниям должен быть отклонен и контракт передан следующему, из ряда удовлетворяющих условиям конкурса. 3.2 Последующий квалификационный отбор (если предварительный отбор имел место) Если тендеру предшествовал предквалификационный отбор, то только поставщики, удовлетворяющие квалификационным требованиям могут, представлять предложения. На этом этапе, до присуждения контракта, необходимо только проверить, не произошли ли изменения в компании в худшую сторону, в организационном или финансовом планах. 4. Переговорные процедуры 4.1. Присуждение контрактов без процедуры переговоров В открытом конкурса контракт присуждается предложению, наиболее полно соответствующему условиям конкурса, без переговоров о цене. Принятие предложения без изменений является основным принципом при выдаче

контрактов. Заказчик подтверждает, что предложение принимается и

высылает контракт для подписи. В текст контракта, образец которого обычно является частью конкурсных документов, вносятся необходимые дополнения (например, информация которая не была доступной на момент подготовки и рассылки конкурсных документов).

4.2. После конкурсные переговоры 4.2.1 Определение На практике, часто приходиться делать дополнения к конкурсу, например, технического характера, как результат запросов о разъяснении, или возникших в результате сравнения и отбора предложений. Другие дополнения носят коммерческий характер, как условия платежей или адаптация цены по временному фактору и т.д. После конкурсные переговоры могут быть определены как: "Переговоры после получения предложении и до выдачи контрактов, с компанией(ми) предлагающей(ми) лучший конечный продукт за меньшую стоимость, для улучшения условии контракта, имея в виду что их содержание не приведет к дискриминации других участников, снижению конкуренции и других черт свойственных открытому конкурсу." 4.2.2 Цель Цель ПКП - трансформировать с согласия поставщика предложение, в целом удовлетворяющее условиям конкурса, в контракт, приемлемый во всех деталях покупателю. Изменения, согласованные во время этих переговоров, могут быть внедрены непосредственно в контракт или в "протокол о согласии", как дополнение к контракту. 5. Присуждение контракта 5.1 Процедуры и порядок присуждение контрактов В случае, когда не требуется процедура переговоров, заказчик: (1) извещает поставщика, что его предложение принято; (2) подготавливает контракт и передает его для подписи поставщику; (3) проверяет, что все условия обеспечивающие эффективность, находятся в требуемом временном

интервале;

(4) информируют остальных участников о результатах конкурса и где это, возможно, реализуют банковские гарантии. 5.2 Отклонение всех предложений

Отклонение всех предложений допускается в одном из следующих случаев: (1) если цена предложения рекомендуемого к присуждению контракта намного превышает предварительную оценку стоимости и возможности бюджета; (II) если все поступившие предложения не отвечают основным

требо-

ваниям конкурса; или (III) недостаточное число поступивших конкурсных предложений. Прежде чем организовывать новый конкурс, рекомендуется проанализировать и пересмотреть компоновку пакетов, спецификации, общие и специальные условия контрактов. 5.3 Соглашение о намерениях В некоторых случаях, в связи с особой срочностью, возможно, проинструктировать выигравшую компанию о начале работ, до окончательной готовности

контрактных

документов.

В

этих

случаях,

инструкции даются в форме "Соглашение о намерениях" 5.4 Расторжение контракта Конкурсные документы обычно позволяют

расторгнуть контракт,

включая реализацию банковской гарантии в следующих случаях: (1) если поставщик отказался подписать контракт; (II) если поставщик отказался не в состоянии представить банковскую гарантию. Конкурсные документы должны оговаривать время

необходимое для

подписания контракта и подготовки банковской гарантии на выполнение

по-

ставок, в случае присуждения контракта. Заказчик должен контролировать, что бы время действия банковской гарантии на конкурсное предложение покрывало время необходимое для подписания контракта.