1
2
СОДЕРЖАНИЕ ПОЛНОМОЧИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА ........................................................... 6 Обязанности и права ....................................................................................... 6 Зарубежная практика.................................................................................. 6 Российская практика .................................................................................. 7 Требования к офис менеджеру .................................................................. 8 Обязанности офис менеджера ................................................................. 10 Права офис менеджера ............................................................................. 14 Функции и персонал ..................................................................................... 14 Положение об отделе ............................................................................... 14 Подчиненный персонал ........................................................................... 20 Управление персоналом........................................................................... 22 Аттестация сотрудников .......................................................................... 30 Мотивация ................................................................................................. 35 Охрана труда ............................................................................................. 36 Компьютеризация в управлении персоналом ........................................ 38 ПОДДЕРЖКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ........................................... 41 Обеспечение функционирования офиса ..................................................... 41 Функции административного отдела ...................................................... 41 Эргономика рабочих мест сотрудников ................................................. 42 Порядок в доме ......................................................................................... 45 Аутсорсинг ................................................................................................ 48 Использование клининговых компаний для уборки офиса .................. 50 Вопросы технической эксплуатации помещения .................................. 54 Оргaнизaция систeмы бeзопaсности. ...................................................... 56 Телефонная связь ...................................................................................... 58 Видеоконференцсвязь .............................................................................. 62 Организация питания сотрудников ............................................................. 65 Организация поездок .................................................................................... 66 Общие вопросы ......................................................................................... 66 Бронирование мест в гостиницах ............................................................ 69 Визовая поддержка ................................................................................... 72 Заказ билетов ............................................................................................ 74 Трансферы ................................................................................................. 74 Корпоративные мероприятия....................................................................... 75 Корпоративные тренинги......................................................................... 86 Инсентив программы, туры ..................................................................... 87 Организация конференций ...................................................................... 88 ЗАКУПКА ОФИСНОГО ОБОРУДОВАНИЯ ................................................. 90 Выбор офисной техники............................................................................... 90 3
Определение потребностей...................................................................... 90 Виды офисной техники ............................................................................ 92 АТС ............................................................................................................ 97 Мобильные телефоны .............................................................................. 99 Сервисные контракты ............................................................................ 101 Снабжение офиса расходными материалами ....................................... 102 Выбор поставщиков .................................................................................... 105 Переговоры ............................................................................................. 109 Общение с партнерами и клиентами .................................................... 113 Телефонные переговоры ........................................................................ 118 Договоры ................................................................................................. 120 Поставка .................................................................................................. 145 Претензии ................................................................................................ 149 ОФИСНОЕ ПОМЕЩЕНИЕ ............................................................................ 151 Подбор офисного помещения .................................................................... 151 Классификация зданий ........................................................................... 153 Полностью оборудованные офисы ....................................................... 160 Виртуальные офисы ............................................................................... 161 Временные офисы .................................................................................. 162 Вентиляция помещений ......................................................................... 162 Договоры аренды .................................................................................... 166 Субаренда ................................................................................................ 169 Планировка нового офиса .......................................................................... 171 План офиса .............................................................................................. 171 Оборудование рабочих мест .................................................................. 172 Логистика переезда в новое помещение ................................................... 175 Сдача прежнего офиса ................................................................................ 179 УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ....................................................................................... 180 Планирование и бюджетирование ............................................................. 180 Текущие задачи ........................................................................................... 181 О бухгалтерском учете ............................................................................... 183 Хищения и потери....................................................................................... 190 Материальная ответственность ................................................................. 197 АВТОТРАНСПОРТ ........................................................................................ 202 Работа с транспортом ................................................................................. 202 Организация автопарка .............................................................................. 204 Приобретение автомобилей ................................................................... 204 Лизинг ...................................................................................................... 208 Аренда ..................................................................................................... 212 Авторынок ............................................................................................... 213 Аутсорсинг в транспорте ....................................................................... 214 Документация и учет .............................................................................. 215 Доверенность и ответчики ......................................................................... 218 4
Обязанности адвокатов .............................................................................. 221 ВОПРОСЫ СТРАХОВАНИЯ ........................................................................ 225 Страхование имущества юридических лиц .............................................. 225 Страхование ответственности арендодателя ....................................... 225 Страхование имущества......................................................................... 228 Страхование от несчастных случаев, болезней и на время поездок .. 231 Страховые случаи ................................................................................... 232 Страхование корпоративного автотранспорта ......................................... 233 Виды и условия ....................................................................................... 233 Действия при нaступлении стpaxового случaя .................................... 241 ПРИЛОЖЕНИЕ ............................................................................................... 251 Примерные договоры ................................................................................. 251 Договор аренды помещения .................................................................. 251 Договор аренды жилого помещения у гражданина ............................. 264 (физического лица) организацией (юридическим лицом) .................. 264 Договор на аренду локальной компьютерной сети ............................. 273 Договор предоставления услуг (аутсорсинг) по уборке .................. 277 Договор предоставления услуг (аутсорсинг) ..................................... 281 Примерный договор подряда на уборку улиц и проездов ................. 285 Договор аренды транспортного средства с экипажем (фрахтование на время)) ..................................................................................................... 287 Договор аренды транспортного средства (без экипажа) ................... 292 Договор об организации перевозок пассажиров автомобильным транспортом ............................................................................................ 296 Требования ОЗОТОС к компаниям, занимающимся транспортировкой пассажиров .............................................................................................. 302 Документ по взаимодействию в сфере ОЗОТОС ................................ 307 Договор о техобслуживании и ремонте техники с предприятиями ... 316 Примерная инструкция по пожарной безопасности ................................ 320 Литература ................................................................................................... 324
5
ПОЛНОМОЧИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА Обязанности и права Зарубежная практика В крупных западных компаниях с офисами, филиалами или представительствами в нескольких городах, как правило, существует должность Business Services Manager (менеджер по обслуживанию бизнеса) или Business Support Manager (менеджер по поддержке бизнеса) – полный аналог административного директора. Ему подчинены: Facilities Manager - менеджер по эксплуатации недвижимости, Transport Manager - менеджер по транспорту, Office Manager - управляющий офисом. При этом менеджеры на вышеуказанных позициях курируют сотрудников, отвечающих за данные вопросы во всех филиалах компании, в том числе и в других городах. Подобное разделение связано в первую очередь с большими объемами работы, бюджетом, многочисленными дополнительными обязанностями и функциями в пределах узкой специализации. Позиция менеджера обслуживания бизнеса или менеджера поддержки бизнеса - это конечная ступень карьерного роста для офис менеджера. В небольших, средних и относительно крупных западных компаниях (работающих в России) функции офис менеджера включают части функций специалистов: Facilities Manager - менеджер по эксплуатации недвижимости, Transport Manager - менеджер по транспорту, Office Coordinator/Administrator - координатор или администратор офиса. Офис менеджер может решать различные вопросы, начиная от подбора нового офисного помещения, создания плана офиса, закупки мебели, организации переезда и организации жизнеобеспечения офиса и заканчивая решением мелких вопросов – приобретения мобильных телефонов, помощи в решении вопросов с переадресацией звонков и решения проблемы утерянных ключей от тумбочек. В последнее время в западных компаниях офис менеджера подчиняют директору по кадрам и он фактиче6
ски выполняет работу административного менеджера (директора). Вся полнота ответственности за выполнение поставленных задач лежит на офис менеджере, но фактически он исполняет функции организатора исполнения и контроля – он делегирует часть своих полномочий сотрудникам административного отдела, выполнение сервисных функций передается субподрядчикам (аутсорсинг) 1. Российская практика В российских предприятиях неполным аналогом должности офис менеджера можно считать должности начальника административного, общего или хозяйственного отдела. В компаниях понимание действительной роли офис менеджера и его обязанностей весьма разнится. Нередко принимая нового сотрудника на должность офис менеджера, ему вменяют в обязанности выполнять «заодно» функции бухгалтера-кассира, или дают задание заняться кадровым делопроизводством, или же поручают разработать корпоративный стиль и негласно совмещать в себе функции отдела рекламы и PR, или же быть в какой-то мере связанным с вопросами сбыта продукции предприятия и т.п. Подобные поручения связаны с недопониманием роли офис менеджера и обязанностей, которые на него нужно возлагать. Поскольку и название данной должности, и включение ее в структуру предприятия являются заимствованными из английского языка и из структур западных компаний соответственно, практическое толкование и описание функций данной должности необходимо искать там же. В западных компаниях существует достаточно четкое разделение по функциям подразделений, и офис менеджер ни в коем случае не может выполнять работу специалистов другого профиля, прошедших соответствующее Outsourcing (англ.) - заключение договора на выполнение работ с внешними фирмами. 1
7
обучение. Новичку трудно «объять необъятное», поэтому цель данной книги: - описать работу офис менеджера в западной компании; - дать базовую информацию по ряду вопросов, касающихся работы офис менеджера; - облегчить процесс самообразования и поиска информации; - дать практические советы на основе опыта офис менеджеров известных западных фирм. Требования к офис менеджеру Офис менеджер должен обладать определенным уровнем знаний, касающихся специфики своей работы. Офис менеджер должен знать: - принципы планировки и оформления помещений офиса; - правила и методы организации работы офиса; - сферу деятельности работников офиса; - этику взаимоотношений в рабочей группе; - стандарты делопроизводства; - принципы организации снабжения офиса; - требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; - техническое оснащение офиса; - правила пользования оргтехникой; - принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения; - основы этики и социальной психологии; - правила внутреннего трудового распорядка; - основы трудового законодательства; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; Офис менеджер должен уметь: - организовать работу сотрудников; 8
- находить и выбирать субподрядчиков; - принимать решения; - вести переговоры; - находить информацию, выделять главное; - анализировать и решать проблемы, в том числе нестандартные; - управлять коллективом; - работать в команде; - управлять своим временем. Должен знать: - законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность компании; - основы маркетинга; - теорию менеджмента, делового администрирования, страхового дела, теорию и практику работы с персоналом; - порядок разработки коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов; - основы социологии, психологии и мотивации труда; - этику делового общения; - структуру управления предприятием, учреждением, организацией; - методы оценки деловых качеств работников; - основы делопроизводства; - методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; - основы законодательства о труде; - передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента; правила и нормы охраны труда. Офис менеджеру необходимо предварительно планировать свою работу и управлять ею шаг за шагом, эффективно реагировать на возникающие проблемы. Важны способности увидеть сложную ситуацию и принять решение, осуществить действия 9
по решению проблемы. Важно постоянно работать с коллективом своего отдела так, чтобы они чувствовали себя командой, действовали согласованно. Хорошо помогает в работе ежедневный самоотчет, самопроверка, анализ собственной эффективности, коррекция ошибок они позволяют отслеживать результаты действий. Ежедневные записи помогают выявить свои собственные сильные и слабые стороны. Подобная дисциплина заставляет задуматься над тем, как расходуется время и насколько успешны ваши действия. Обязанности офис менеджера Офис менеджер: Осуществляет управление административно-хозяйственной деятельностью компании в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами. Организует административно-хозяйственное и материальнотехническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании, осуществление функций, являющихся вспомогательными по отношению к основному бизнесу (виду деятельности) компании, включая транспортное обслуживание. Решает организационно-технические и социальнопсихологические проблемы эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Осуществляет координацию и руководство административно-хозяйственной деятельностью, анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов. Осуществляет руководство работой по хозяйственному и транспортному обслуживанию компании и/или подразделений. Обеспечивает сохранность офисного и хозяйственного оборудования, его восстановление и пополнение. Следит за состоянием помещений и принимает меры по своевременному их ремонту. Контролирует выполнение правил противопожарной защиты. Контролирует выполнение внутреннего распорядка. 10
Принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов. Организует связи с поставщиками и деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией заключаемых соглашений, договоров и контрактов, касающихся его деятельности, оценивает степень возможного риска. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (материалы, оборудование, канцелярские принадлежности и т.п.). Оформляет документацию на получаемые товары и услуги. Производит плановые и внеплановые закупки материалов. Принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения брака. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением. Осуществляет подбор и расстановку кадров административного (административно-хозяйственного) отдела, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда. Руководит работой обслуживающего персонала компании, составляет графики выхода на работу. Распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников. Принимает меры по совершенствованию организации труда работников отдела, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования оборудования и повышения производительности труда. Принимает меры по обеспечению работников своего отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также оборудованием, оргтехникой, техническими средствами труда. Представляет предложения о поощрении отличившихся работников, наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины, применении при необходимости мер материального воздействия. Организует работу по уборке и обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в офисных помещениях и местах 11
общего пользования. Обеспечивает систематический контроль за работой систем жизнеобеспечения (водопровода, канализации, электросети, средств связи, оборудования и др.), принимает меры по устранению возникших неисправностей в их работе. Контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования. Контролирует соблюдение требований техники безопасности. при проведении работ в офисе. Следит за обеспечением подразделений необходимым оборудованием, материалами, ведет учет наличия материальных ценностей, проводит периодически осмотр и обеспечивает сохранность. Составляет при необходимости акты на списание поврежденного имущества. Обеспечивает работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода. Отмечает увольняющимся из компании обходные листы или выдает справки об отсутствии задолженностей. Обеспечивает содержание автотранспортных средств в надлежащем состоянии. Организует приемку поступающих в эксплуатацию подвижного состава и оборудования. Проводит работу по предупреждению дорожно-транспортных происшествий, повышению уровня технических знаний. Обеспечивает соблюдение работниками правил и норм охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка. Обеспечивает безопасные и здоровые условия труда. Участвует в расследовании причин аварий, поломок, повреждений, простоев, нарушений правил технической эксплуатации дорожного движения. Организует выпуск подвижного состава на линию согласно утвержденному графику в технически исправном состоянии. Осуществляет контроль за соблюдением водителями правил технической эксплуатации автотранспортных средств и оказанием им необходимой технической помощи на линии. Анализирует причины дорожно-транспортных происшествий и нарушений водителями правил дорожного движения. Осуществляет контроль за обеспечением горюче-смазочными 12
материалами, за своевременным обслуживанием и правильным хранением подвижного состава. Следит за своевременностью направления автомобилей на техническое обслуживание. Принимает меры по устранению отмеченных недостатков, разрешению конфликтных ситуаций. Организует страхование имущества и транспорта компании. Обеспечивает материально-техническую и административную поддержку при организации проводимых совещаний, конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании. Привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.). Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги. Осуществляет контроль над оформлением помещений. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 13
Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. Организует ведение журнала учета посетителей (исполнители – общая приемная), выдачу нагрудных карточек (бейджей) с надписью «Посетитель». Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Регулирует вопросы парковок – для ряда сотрудников в соответствии с занимаемыми ими должностями могут предоставляться парковки за счет компании. Круг таких должностей надо определить заранее. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. Права офис менеджера Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. Функции и персонал Положение об отделе Примерное положение об административном (административно-хозяйственном) отделе 1. Общие положения. Административно-хозяйственный отдел является самостоя14
тельным структурным подразделением компании (предприятия), которое подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам (административному директору или управляющему делами). Создание, ликвидация или реорганизация отдела осуществляется приказом генерального директора компании. Административно-хозяйственный отдел возглавляется начальником отдела (офис менеджером), назначаемым на должность приказом генерального директора предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам (административного директора или управляющего делами). 2. Задачи Административно-хозяйственное и материально-техническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании или организации, осуществление функций, являющихся вспомогательными по отношению к основному бизнесу (виду деятельности) компании, включая транспортное обслуживание. Обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия. 3. Структура 3.1. Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам (управляющего делами) и начальника Административно-хозяйственного отдела (офис менеджера). 4. Функции Решение вопросов, связанных с технической эксплуатацией помещения, контроль коммунальных расходов. Контроль за исправностью оборудования: лифтов, освещения, систем отопле15
ния, вентиляции. Выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии противопожарного инвентаря. Cоблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала. Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования; обеспечение ими структурных подразделений. Ведение учета расходования канцелярских принадлежностей, расходных и других материалов, оборудования. Организация сервисно-профилактических работ. Обеспечение подразделений компании мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами. Осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта. Составление схемы размещения офисных служб, отделов, средств и оборудования Ведение установленной отчетности. Организация служебных поездок сотрудников, приема, регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки. Контроль состояния, внутренним оформлением, чистотой и уборкой помещений, зон общего пользования, прилегающей территории, озеленением, праздничным оформлением помещений. Организация выполнения соответствующих работ. Контроль состояния рабочих мест сотрудников. Обеспечение материально-технической и административной поддержки при организации проводимых совещаний, конференций, видео-конференций, семинаров и других мероприятий компании. Организация услуг связи – ведение договоров на услуги связи, установку и сервисное обслуживание учрежденческой АТС, на аренду нужного количества линий, сервисного договора, вы16
зов сервисных инженеров в случае неполадок. Заключение и ведение договоров на услуги связи сотового оператора. Контроль соответствующих счетов, учет и контроль расходов на телефонные переговоры. Выполнение работ по организации питания работников во время обеденных перерывов, контроль соблюдения трудовой дисциплины и распорядка рабочего дня. Организация работы транспорта компании, контроль расходов. Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организация проведения ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ. Формирование и контроль исполнения бюджета на административные накладные расходы, поиск возможностей снижения расходов. Составление проекта сметы накладных расходов. Организация обучения сотрудников офиса навыкам использования офисного оборудования, средств связи. Организация работы секретариата. Информационная поддержка персонала, организация курьерской связи или взаимодействия с курьерскими службами. Страхование имущества и транспорта компании. Осуществление контроля приема и регистрациипосетителей 5. Права отдела 5.1. Требовать представления подразделениями предприятия заявок, отчетов, материалов, информации, необходимых отделу для осуществления его деятельности. 5.2. Давать указания подразделениям предприятия по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 5.3. Контролировать рациональное расходование подразделениями материалов и средств, выдаваемых отделом. 5.4. Контролировать сохранность подразделениями компа17
нии мебели, вспомогательных средств, в том числе технических средств, мебели, имущества, других материальных ценностей, материалов, оборудования 5.5.Требовать выполнения подразделениями предприятия противопожарных мероприятий. 5.6. Требовать промежуточные данные о расходе бюджетных средств на административные нужды. Придерживаться составленной сметы; не превышать расходов, зафиксированных в смете. 6. Ответственность Начальник отдела (офис менеджер) несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел. На начальника отдела возлагается ответственность за соблюдение действующего законодательства, выполнение приказов и указаний руководства предприятия, предоставление достоверной информации о работе отдела. Другие работники отдела несут ответственность в порядке и объеме, установленных соответствующими должностными инструкциями. 7. Служебные контакты (служебное взаимодействие) 7.1. С отделами и подразделениями компании (организации): По вопросам получения: - заявок на обеспечение мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами для выполнения рабочих обязанностей сотрудников офиса, имуществом, другими материальными ценностями, материалами, оборудованием, канцелярскими принадлежностями и т. п.; - отчетов об использовании материальных ресурсов; - заявок на хозяйственное обслуживание. Обеспечение технической поддержки при проводимых совещаниях, конференциях, семинарах и других мероприятий; заявок на проведение ремонтных работ; 18
- заявок на удовлетворение потребностей отделов и подразделений в почтовых и курьерских услугах - заявок на организацию питания работников во время обеденных перерывов. По вопросам представления: проектов планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений); материальных ресурсов (мебели, оргтехники, оборудования и т. п.) по заявкам подразделений и отделов). 7.2. С главной бухгалтерией: По вопросам получения: - данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств и товарноматериальных ценностей; сведений о движении материальных средств; - утвержденных смет расходов на приобретение материальных ресурсов, содержание зданий (сооружений); - инструкций по участию в проведении инвентаризации. По вопросам представления: - заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению; - предложений по реализации излишних материалов, оборудования и т. п.; - смет расходов на содержание зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, включая оборудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции и др.); - смет расходов на приобретение материальных ресурсов (мебели, хозяйственных материалов, оборудования, и т. д.); - установленной отчетности. 7.3. С юридическим отделам по вопросам получения консультаций по правовым вопросам; разъяснений действующего законодательства. 19
Подчиненный персонал В зависимости от масштабов предприятия или учреждения, а также от степени использования услуг внешних исполнителей работ, в подчинении офис менеджера может быть довольно много сотрудников. Обычно к штату общего или хозяйственного отдела относятся: переводчики, системный администратор компьютерной системы, секретари на телефоне, электрик, сантехник, сотрудники службы питания, водители служебных автомобилей, сотрудники медпункта, кладовщик малоценных и расходных материалов, уборщики помещений, уборщики территории (дворники), сторожа (охранники), курьеры и другие сотрудники, обеспечивающие деятельность предприятия. Поскольку в западных компаниях широко развито использование аутсорсинга именно в части предоставления услуг, большинство из приведенных выше сотрудников будут являться сотрудниками соответствующих компаний субподрядчиков и численность отдела значительно сократится, при этом взаимодействие по возникающим проблемам будет вестись с конкретным представителем компании субподрядчика – возможно просто по телефону. Штат подчиненных может включать в себя: Секретарей в общей приемной (как правило, 2 человека), так как время работы приемной должно начинаться за час или два до начала рабочего дня сотрудников, а заканчиваться через 1-2 часа после окончания официального рабочего времени. Обязанности секретарей: - прием и распределение телефонных звонков, прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, отправка офисной корреспонденции, ежедневное взаимодействие с курьерскими службами. - регистрация документации, - встреча посетителей (чай, кофе), - оформление заявок на вход в здание, 20
- подготовка материалов (в случае их большого объема) – ксерокопирование, брошюровка для проведения семинаров и т.д.; - работа с входящими телефонными звонками. Факсимильные сообщения в настоящее время принимаются модемами и пересылаются в электронном виде адресату. Сотрудник сам определяет, какие из факсимильных сообщений ему нео бхо димо иметь в бумажно м виде. В крупных фир мах существует практика самостоятельной отправки факсов сотрудниками. Уборщицы (в том случае если не используется клининговая компания). При этом уборщицы могут не быть сотрудниками данной компании, а предоставляться через агентство по предоставлению персонала. Водители служебных автомобилей. Координатор по поездкам или целый отдел по организации поездок. Ассистент – ему обычно делегируются полномочия по снабжению офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, заказ воды. При этом выбор поставщика и заключение договоров выполняет офис-менеджер. Если офис небольшой, функции ассистента выполняют секретари общей приемной. Существует мнение, что лучший способ по минимизации затрат – сокращение административного штата – увы, это мнение типично для многих крупных компаний. Но надо реально представлять объемы работы, выполняемой административным штатом и понимать, что эта работа просто ляжет на плечи более квалифицированных специалистов.
Например, генеральный директор представительства одной из немецких фирм в Москве с большой гордостью сообщил, что отказался от услуг водителей, так как не хотел иметь в компании «бездельников, сидящих на лавочке». За образец он взял организационную структуру их головного офиса, расположенного в небольшом немецком городке. При этом в представительстве существовал парк из 7 автомобилей, большинство из которых использовали сотрудники российского офиса – высококвалифицированные и высокооплачиваемые инженеры. Дальнейшая беседа показала, что в компанию часто 21
приезжают специалисты и руководство из Германии и высокооплачиваемые сотрудники тратили рабочее время (т.е. деньги компании) на: - встречи в аэропорту; - трансфер гостей из/в гостиницы в офис; - заправку, мойку автомобилей; - техобслуживание – сервисный ремонт; - перевоз-доставку образцов и решение некоторых организационных вопросов не связанных и не подразумевавших использование их квалификационных знаний (навыков); - «простаивание» в пробках на дороге. После обсуждения этих деталей и анализа ситуации, расчетов времени и денег, теряемых компанией, директор изменил свое мнение. Он поручил офис менеджеру нанять одного водителя для поездок по разным поручениям, а также выполнения работы, связанной с техобслуживанием других автомобилей, зарплата которого соответствовала хорошему уровню зарплат на рынке труда, но при этом составляла лишь 40% от зарплаты квалифицированного инженера компании.
Управление персоналом Функции руководителей заключаются в том, чтобы собрать команду и работать с каждым из ее членов — строить межличностные отношения, организовывать, воздействовать и оценивать. Добивается успеха тот, кто формирует квалифицированную команду сотрудников и создает для их деятельности убедительную мотивацию. Мотивация — это искусство инициирования и поддержки деятельности людей, направленной на достижение какой-либо цели, возбуждающее в людях их собственное желание действовать, без понуждения. Руководители ответственны за успешную деятельность подразделения, поэтому важно, чтобы они завоевали уважение и доверие подчиненных и те охотно работали под их началом. В практике зарубежных фирм принято, что основа эффективного руководства – сделать каждого полностью осведомленным о его роли и ответственности, кому он подчиняется, что и как должен делать, где его работа вливается в конечную продукцию. Менеджеру рекомендуют быть выдержанным в отношениях с сотрудниками, беспристрастным и не предпочитать одних другим. Если сотрудники чувствуют, что к ним несправедливо относят22
ся, моральный климат и производительность ухудшаются. Важно установить такую атмосферу, чтобы распределение работы не зависело от отношения к сотруднику. Плохие отношения между руководством и сотрудниками рано или поздно станут отрицательно сказываться на эффективности труда, на удовлетворенности сотрудников работой, на их отношения с клиентами и на положении предприятия на рынке. Не зря на западных предприятиях “человеческим отношениям”, т.е. отношениям между руководством и сотрудниками, уделяется исключительно большое внимание - от них зависит рентабельность работы предприятия. К сотрудникам любых уровней относятся уважительно и не дай бог какому-либо начальничку пренебрежительно отнестись к нижестоящему – молчаливая обструкция подчиненных может серьезно осложнить ему жизнь. Примером стараний отдавать дань уважения каждому за его работу служит вошедший в практику в англоязычных странах термин “сleaning lady” (чистящая леди, леди чистоты) – так называют в фирмах уборщиц даже в штатном расписании. Поясним, что в жизни слово “леди” применяется при особо уважительном обращении, а обычное обращение – “миссис” или “мисс”. Если сотрудник что-то сделал не так, менеджер беседует с ним наедине, чтобы предупредить повторение ошибок. Избегают критиковать и ругать сотрудников, особенно в присутствии других. Степень самоуважения у рабочих развитых стран, поддерживаемых профсоюзами, весьма высока. Наши специалисты тоже знают себе цену и не будут терпеть унижений. Для руководителя считается обязательным держать слово. Чтобы не утратить доверия подчиненных, он не должен давать голословных обещаний решить вопрос, который по ряду причин решен быть не может. Подчиненные, ежедневно встречающиеся с теми или иными проблемами, нередко предлагают способы их решения. Если система управления поощряет и внедряет такие предложения, моральный климат улучшается и уважение к фирме растет. 23
Выполнение работ разного типа теми же людьми приводит к ошибкам, дополнительным затратам, снижению производительности. Поэтому избегают объединения, например, сложных работ с быстрым ремонтом, учетных работ с разъездными и т.д. Работу поручают конкретному человеку в объеме, который реально может быть выполнен. Порученная сотрудникам работа должна сопровождаться соответствующими полномочиями для ее исполнения. Даже в хорошо организованных фирмах бывает, что служащий не обладает полномочиями делать все, что необходимо для выполнения порученной работы. Отсутствие возможностей для инициативы и принятия решений снижает желание сотрудников эффективно трудиться. Разумеется, полномочия могут быть ограничены или расширены, но в любом случае должны быть ясно очерчены. Вот несколько полезных советов по поводу неформального общения руководителя с сотрудниками: Чаще бывайте с людьми, не отгораживайтесь от подчиненных дверью кабинета. Называйте служащих по имени: люди любят, когда их помнят и узнают. Держите сотрудников в курсе дел: когда они знают, какие решения, затрагивающие непосредственно их, принимаются наверху, что нового в политике руководства, они и с вами будут делиться информацией о том, что происходит на их уровне. Доводите до сведения подчиненных, что вы цените их советы и нуждаетесь в них. Прислушивайтесь внимательно к тому, что предлагают подчиненные, и старайтесь быть объективным в оценке. Не реагируйте слишком эмоционально, когда кто-то говорит что-нибудь нелицеприятное. Умейте слушать: никто с вами не будет разговаривать, если вы не слушаете. Не упускайте возможности поблагодарить подчиненного за совет, особенно если он ценный. Неформальное общение — мощный инструмент, которым 24
просто грех не пользоваться. При умелом подходе оно дает ценную информацию, повышает уровень доверия, создает хорошую рабочую атмосферу, укрепляя связи по всей организационной структуре. Всегда есть разрыв между тем, что люди хотят и что действительно необходимо или возможно. Прежде всего, рекомендуется внимательно выслушивать обращающихся к руковод-ству. До 40% обратившихся, как утверждают социологи, бывают удовлетворены уже тем, что их терпеливо выслушали. В ответ следует оценить обоснованность требований. Но чтобы быть готовым к такой оценке, необходимо знать как можно больше обо всех сотрудниках - об их семьях, жилищных условиях, проблемах, интересах, хобби, а также анализировать развитие их требований во времени. Если фирма слишком большая, чтобы высшие руководители могли лично знать всех, этого требуют от руководителей подразделений, чтобы при необходимости они могли подготовить высшего руководителя к разговору с тем или иным сотрудником. Большие затраты, связанные с приёмом на работу и адаптацией вновь принятых, требуют выработки правильной методики подбора кадров, позволяющей организовать целенаправленный поиск подходящих претендентов. К сожалению, многие руководители полагаются на интуицию и опыт. Но в этом случае везет не часто, а неудачный выбор чреват осложнениями и напрасными затратами. Чтобы и руководитель, и претендент при собеседовании конкретно представляли себе сферу деятельности и задачи вакантной должности, следует руководствоваться заранее разработанными квалификационными требованиями и описанием должностных обязанностей. Требования к претенденту предполагают не только профессиональную подготовку, но и наличие надлежащих личных качеств. Чем лучше продуманы и сформулированы все требования, тем легче проверить, насколько претендент им соответствует. 25
Поэтому руководителю необходимо заранее продумать ответы на нижеприведенные вопросы, касающиеся рассматриваемой кандидатуры. - Какие обязанности будут основными? Какая квалификация и какие стимулы безусловно необходимы для их исполнения? - Какие обязанности, возможно, придётся исполнять, кроме основных? Какие способности необходимы на этот случай? - Какими должны быть возраст и личные качества, чтобы новичок мог нормально работать в сложившемся коллективе? - Если предстоит, в частности, общаться с клиентурой, то насколько необходимы соответствующая культура речи и способность внушать доверие? - Есть ли готовность работать в дежурном режиме или по гибкому графику, задерживаться сверхурочно? - Есть ли достаточная уверенность в том, что у вновь принятого через некоторое время не возникнет желание опять сменить место работы? - Нужно ли планировать переподготовку с перспективой повышения в должности? - Нет ли подходящей кандидатуры среди работников предприятия? Целесообразно попросить сотрудников о содействии в поиске подходящих кандидатур среди знакомых - таким несложным путём можно найти новых хороших работников. При поиске вне предприятия используются следующие средства. - публикация объявлений, в местных ежедневных газетах; - публикация объявлений в специализированных отраслевых периодических изданиях; - просмотр объявлений о поиске работы, публикуемых в ежедневных газетах и отраслевых периодических изданиях; - направление запросов агенствам по трудоустройству и в службу занятости; - поиск в кругу знакомых с привлечением к такому поиску 26
работников собственного предприятия. Какой путь окажется наиболее результативным, зависит от конъюнктуры рынка труда, от географического положения предприятия и, конечно же, от уровня требуемой квалификации, от репутации фирмы. Для того чтобы заранее отсеять неподходящие предложения, объявление тщательно конкретизируют. В противном случае поиск окажется бесполезным, поскольку ни один из претендентов не будет соответствовать требованиям. В фирмах работают люди разных типов и характеров. Их поведение часто трудно понимать и предсказать. Одна из проблем, с которой сталкиваются руководители, - их собственная субъективность. Знание руководителями мотивов поведения и потенциала людей, работающих под их руководством, позволяет им лучше мотивировать, управлять и использовать кадровые ресурсы для достижения целей фирмы, максимизируя индивидуальную производительность, сотрудничество, творческий потенциал и вовлеченность людей в процессы, улучшая коммуникабельность и психологический климат, отбирать лучших квалифицированных людей для рабочих мест на всех уровнях. Одна из проблем - это «оценка степени вписываемости» нового сотрудника в коллектив. Даже прекрасный профессионал не всегда уживается в коллективе. И дело даже не в том, что он обладает скверным характером, - возможно, он не подходит для компании с данной корпоративной культурой. Согласно рекомендациям одной из компаний, оценивая качество работы сотрудника, необходимо правильно сформулировать ответы на следующие вопросы: какую деятельность служащий может исполнять наиболее успешно; как служащий понимает свои задачи; как, по мнению служащего, он должен применять свои навы27
ки и как он старается исполнять свои функции; манера, в которой служащий фактически относится к работе; почему служащий относится к работе именно так; как тщательно служащего нужно контролировать; самостоятелен ли служащий, компетентен ли, аналитичен и независим в принятии решений; каков служащий в сотрудничестве с другими; чувствует ли служащий себя членом команды и будет ли следовать за лидером; присущи ли служащему энтузиазм, восприимчивость, оптимизм; способен ли служащий делегировать ответственность и полномочия; имеет ли творческие способности; какова степень самоорганизации; насколько терпелив, стабилен и методичен; как быстро служащий исполняет задания; насколько хорошо переносит длительные перегрузки; может ли проявлять независимую инициативу и энергию, чтобы сделать работу быстро; может ли легко и эффективно изменять приоритеты; насколько требователен и точен в мелочах; будет ли исполнять политику фирмы; насколько хорошо может работать без инструкций; гибок ли в спорных ситуациях; может ли быстро добиваться результатов; насколько знающ и чуток; насколько стоек и вынослив для длительной работы в случаях напряженных ситуаций; каковы его моральные устои и почему; какие стимулы наиболее пригодны для мотивации его труда; какие методы управления наиболее полезны для получения от него большей отдачи; какие знания и навыки необходимы для исполнения поручаемой работы; 28
как он должен применять навыки для исполнения поручаемой работы; в каком развитии нуждается, чтобы соответствовать требованиям поручаемой работы; как получить наибольшую отдачу от сотрудника; кто из сотрудников имеет наибольший потенциал, чтобы исполнять успешно эту работу. В тех же рекомендациях предлагается составлять примерный психологический портрет для каждой должности, чтобы при подборе людей ориентироваться на него. В качестве примера ниже приведен краткий психологический портрет операторадиспетчера из руководства по работе с кадрами этой компании. Оператор - диспетчер Это должен быть общительный, дружелюбный и благожелательный человек, свободно чувствующий себя при контактах с любыми клиентами, хорошо работающий в коллективе. Он должен быть гибким и убедительным в переговорах с клиентами, способным побуждать клиентов на решения, искренне интересуясь их потребностями. Ему свойственно удовлетворение от выполнения услуг для других людей. Он терпелив, мягок и внимательный слушатель. Люди находят, что с ним легко говорить, ни давления, ни нетерпения не чувствуется. Его бескорыстный, некритичный интерес к другим полезен в развитии и поддержании персональных отношений. Он хорош в повторяющихся контактах и подчиняет собственные интересы интересам других, включая руководство компании или бригады. Работая стабильно, но не в быстром темпе, он достаточно терпелив, чтобы кропотливо из месяца в месяц делать однотипную работу. Его работа прежде всего требует коммуникабельности. Имея устойчивый характер, он работает лучше всего в знакомой обстановке, среде среди знакомых людей, но менее эф29
фективен для работы в часто изменяющихся ситуациях или условиях. Он плохо приспосабливается к изменяющимся ситуациям и требовал бы более длительного инструктажа и привыкания, чтобы выполнять работу. Будучи скромным человеком с относительно невысокой инициативностью и конкурентоспособностью, он имеет сильные качества - понимание других и способности срабатываться с другими. Он менее эффективен в работе технического характера, которая требует высокой квалификации и точности исполнения. Рекомендации для управления сотрудниками такого психологического типа: Дайте ему возможности для контактов с другими в области оказания услуг. Поручите ему работу, операции которой хорошо описаны в инструкциях, последовательны и предсказуемы. Он нуждается в полном обучении каждой новой работе и практике, а затем – в поддержке дружественного, полезного, сильного менеджера. Социальное признание – для него достаточная мотивация в работе. Аттестация сотрудников Руководители, контролируя персонал, чаще всего ограничиваются лишь повседневными впечатлениями. При этом возможны нелестные субъективные оценки или предубеждения, которых следует избегать в интересах сохранения здоровой обстановки в коллективе. Поэтому обязательна периодическая аттестация сотрудников и последующее собеседование с каждым из них. Аттестация проводится в следующих случаях: - выявление на предприятии слабых мест, обусловленных недостатками в работе персонала; - планирование кадровых перестановок в целях улучшения результатов работы, для обеспечения большей гибкости руководства или для замещения руководящих должностей; - предстоящее обсуждение вопроса о зарплате; 30
- очередное собеседование с сотрудниками, проводимое с оправданной периодичностью в целях стимулирования работы коллектива. Для регулярного стимулирования коллектива аттестация должна проводиться не реже одного раза в два года. Приоритетным правом аттестации обычно наделяется непосредственный руководитель. Так как аттестация обязательно должна сопровождаться последующим собеседованием с аттестуемым, то от руководителя требуется не только объективность в суждениях, но и умение вести разговор дипломатично, чтобы он не превратился в препирательство с критическим уклоном и неизбежными негативными последствиями, а привёл к деловому соглашению о мерах по устранению недоработок. Основное внимание при аттестации уделяется эффективности работы и связанным с этим вопросам. Если сотрудник переводится на другое место работы или повышается в должности, то это требует оценки его личных качеств и соответствия новому назначению. Следует отдавать предпочтение аттестации в письменной форме, т.е. использованию типового документа, который предопределяет дифференцированный подход по каждому из критериев и наилучшим образом выявляет достоинства и недостатки оцениваемого сотрудника. Кроме того, результаты получаются более объективными, сопоставимыми и при необходимости легче воспроизводятся, нежели при нестандартном подходе. При аттестации не исключены ошибки. Принципиальный руководитель, полагающий, что хорошая работа подразумевается сама собой, как правило, аттестует сотрудников строже, чем уступчивый, избегающий каких бы то ни было конфликтов. Однако и сам аттестуемый может своим поведением способствовать искажению оценок, если, например, в присутствии руководителя он из принципа ведёт себя иначе, нежели в иной ситуации. Поэтому в обязанности непосредственного руководителя входит просмотр аттестационного листа на предмет достоверности оценок и улаживание, при необходимости, возникаю31
щих недоразумений. Аттестация имеет смысл только при условии последующего её обсуждения наедине с аттестуемым. При этом главная цель — совместно выявить, обсудить и последовательно устранить негативные причины или иные несоответствия. Если аттестация позволяет указать на явные недоработки, то сначала нужно выяснить причины, которые могут быть, например, следующими: - нежелание аттестуемого работать лучше; - неумение работать лучше из-за недостатка знаний или способностей; - отсутствие на предприятии условий для нормальной работы или наличие обстоятельств, препятствующих ей. Придя в ходе собеседования к согласованному результату, следует вместе наметить меры, понятные и приемлемые для аттестуемого. Для этого рекомендуется выслушать его предложения. Руководитель должен дать понять, что он несёт ответственность за реализацию намеченных мер и не оставит сотрудника без поддержки. Собеседование после аттестации. Главная цель собеседования — формировать положительное отношение сотрудника к своей работе и к предприятию. Цель должна подавлять личное отношение руководителя, если работа или поведение сотрудника дают повод для недовольства. В таких ситуациях проявляется умение руководителя заранее обдумать возможные причины поведения сотрудника. Поэтому рекомендуется основательно готовиться к каждому собеседованию. Разговор должен быть деловым, а справедливая критика в адрес сотрудника должна быть конструктивной и не переходящей на личность. При подготовке к собеседованию руководитель должен как можно самокритичнее ответить на следующие вопросы. Чего не хватает подчинённому — желания или умения? Можно ли считать его человеком на своём месте? Может быть, причиной плохой работы является перегруженность или стресс? 32
Не влияют ли на результат работы временные расстройства здоровья или хронические заболевания? Может быть, непосредственный руководитель слишком груб или несправедлив? Престижно ли само предприятие? Достаточен ли уровень его оснащения? Насколько обстановка в коллективе предприятия и тон обращения руководителей с сотрудниками способствуют хорошей работе? Как оценивается предприятие по отзывам клиентуры? Понимают ли сотрудники, что низкое качество работы снижает жизнеспособность предприятия и может привести к сокращению штатов? Насколько последовательно реализуются и контролируются поставленные цели, достигнутые договорённости и согласованные меры? Ответы на эти вопросы определяют отношение сотрудников к работе. Чем обоснованнее руководитель сможет заранее сам ответить на эти вопросы, тем конструктивнее он сможет провести собеседование. В программу подготовки к собеседованию должно входить детальное рассмотрение результатов аттестация. Если аттестацию проводил другой руководитель, то её итоги предварительно следует обсудить с ним. При этом обязательно должны быть подчёркнуты заслуживающие признания достижения и положительные качества, чтобы похвала воспринималась как искреннее одобрение. Сотрудника информируют за несколько дней о дате разговора. Это и долг вежливости, и возможность для сотрудника морально подготовиться к предстоящему событию. Нельзя допускать, чтобы разговор был поверхностным или односторонним. На его проведение нужно отводить как минимум полчаса и не планировать на это время других дел. При собеседовании чаще всего предстоит откровенно назвать слабые места в работе сотрудника и вместе с ним наметить пути их обязательного устра33
нения. Ход и успех разговора зависят от многих факторов и не в последнюю очередь — от темперамента собеседников. Существует несколько основных правил, выполнение которых способствует положительному исходу: Проявите личный интерес к подчинённому и его семье. Определите цель разговора, которая должна состоять в том, чтобы найти взаимоприемлемое решение, позволяющее устранить выявленные недоработки. Сначала похвалите сотрудника, за дела, заслуживающие одобрения. После этого прямо переходите к тому, что не способствует успеху у клиентуры. Предоставьте подчинённому возможность объяснить своё поведение и внимательно выслушайте его. Законспектируйте для себя его основные аргументы. Перечислите эти аргументы ещё раз в своём ответе. Попросите сотрудника подтвердить их и дать свои предложения. Используйте эти предложения для выработки мер, подходящих для устранения существующих проблем. Подведите итоги и спросите собеседника, согласен ли он с ними. Дайте ему понять, что вы разделяете с ним ответственность за реализацию намеченного и не оставите его в этом деле одного. Поблагодарите собеседника за его вклад в общее дело и пожелайте ему успехов в дальнейшей работе. Если провести с подчинённым, неуверенным в себе или осознающим свою вину, подобный деловой разговор, то наверняка удастся добиться большего, чем многочисленными выговорами. Он будет даже благодарен и постарается улучшить свои дела. Бывает, что деловой разговор помогает мало. Однако причина неудачи часто заключается в недостатке настойчивости при реализации и контроле принятых мер. Период после собеседования не менее важен, чем оно само. Давайте сотрудникам понять, что вы внимательно следите за 34
реализацией согласованных мер. При необходимости напоминайте им о них, а заметив явный прогресс, высказывайте своё одобрение. Собеседование с сотрудниками некоторые руководители считают неприятной процедурой, его либо избегают, либо проводят формально. Для сотрудников, которые это чувствуют, польза действительно невелика - для них мало что меняется. Поэтому собеседование должно быть для сотрудника впечатляющим событием. Оно потребует меньших затрат времени и сил, нежели иные административные меры, а подействует эффективнее. Мотивация Существуют три мотивационные составляющие. Первая - вера подчиненных в то, что их усилия повлияют на результат; вторая - уровень зарплат и комиссионных и третья - нематериальные стимулы. Но при этом у каждого свои ожидания и надежды, связанные с работой. При недостаточном стимулировании сотрудники не работают с должной отдачей, даже имея надлежащую профессиональную подготовку и навыки. Низкая отдача чаще всего объясняется следующими причинами: - хочется, но не получается; - хочется, но не нужно; - получается и нужно, но не хочется. Если что-то не получается, то либо сотруднику не хватает квалификации, либо предприятие не обеспечивает надлежащих условий для работы. Во втором случае либо человек не на своём месте, либо способности сотрудника недооцениваются или отсутствуют возможности их использовать в данный момент. Желание работать пропадает из-за отсутствия удовлетворённости результатами своего труда, это состояние часто передаётся и коллегам. Третий случай типичен при недостаточном стимулировании 35
проблема связана с жизненной позицией или с отношением к труду. Причины нежелания работать должны выясняться в личной беседе с сотрудником, полезно сначала поискать причины в работе предприятия или его руководства. В двух по следних случаях по льза о т како го бы то ни было обучения наверняка сомнительна, поскольку желание учиться, а значит, и ожидаемый результат тесно связаны с внутренней мотивацией, т.е. личным отношением к предприятию, к руководителю, к окружающим и не в последнюю очередь — к собственным обязанностям. Стимулирование может быть недостаточным по разным причинам, не только из-за низкой оплаты труда. Более значимы долговременные факторы: - признание успехов и ценности работника; - раскрытие его личных возможностей; - социальная защищённость; - возможность продвижения по службе; - нормальный микроклимат в трудовом коллективе; - правильный тон в обращении руководителей с сотрудниками. В этих факторах - большие резервы стимулирования, которые на каждом предприятии реализуются по-своему. Весьма полезно соблюдение руководителями следующих требований: - положительный настрой по отношению к сотрудникам; - проницательность, позволяющая правильно оценивать и учитывать чувства, пожелания и потребности конкретных работников; - готовность к общению со всеми сотрудниками, умение внимательно слушать и относиться к собеседнику с пониманием. Охрана труда В интересах предпринимателя не допускать причинения вре36
да сотрудникам – это может обойтись слишком дорого. Если в период выполнения работ сотруднику причинен вред, возникает необходимость возмещения вреда. Вред имуществу - это повреждение, уничтожение, порча. Вред личности - это пониженная или утраченная вследствие увечья или иного повреждения здоровья трудоспособность, а также наступившая вследствие повреждения здоровья смерть потерпевшего. Моральный вред может заключаться в нравственных переживаниях в связи с утратой родственников, невозможностью продолжать активную общественную жизнь, потерей работы, раскрытием семейной, врачебной тайны, распространением не соответствующих действительности сведений, порочащих честь, достоинство или деловую репутацию гражданина, временным ограничением или лишением каких-либо прав, физической болью, связанной с причиненным увечьем, иным повреждением здоровья либо в связи с заболеванием, перенесенным в результате нравственных страданий, невозможности полноценно работать и др.2 Моральный вред, причиненный гражданину, возмещается независимо от возмещения вреда имущественного. Если достигнуто соглашение о добровольном возмещении ущерба, нужно обязательно подписать “Соглашение о возмещении ущерба” в присутствии нотариуса чтобы вопрос о возмещении не поднимался снова и снова. Если между сторонами не достигнуто соглашение о возмещении вреда, пострадавший может обратиться в суд с исковым заявлением. Удовлетворяя иск о возмещении вреда, суд обязывает виновника возместить причиненные убытки. Убытками считаются расходы, понесенные потерпевшим, стоимость утраченного или поврежденного имущества, а также не полученные доходы из-за последствий от действий виновника. Возмещению Некоторые вопросы применения законодательствао компенсации морального вреда. Постановление пленума Верховного Суда РФ №10 от 20.12.94. 2
37
подлежат лишь целесообразно понесенные расходы и не полученные трудовые доходы. В зависимости от степеней вины потерпевшего и виновника размер возмещения может быть уменьшен. Материальный ущерб определяется как сумма убытков от повреждений вещи с учетом накладных расходов. Кроме стоимости восстановительного ремонта, виновник возмещает и потерю товарного вида, приведшую к утрате вещью товарной стоимости, т. е. снижение потребительских качеств в результате порчи и ремонта. Все работники предприятий, в том числе руководители, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда. 3 Для всех поступающих на работу лиц, а также для лиц, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим. Это важно во-первых, для того, чтобы снизить вероятность травматизма на работе по вине работника, лишний раз проверить – все ли оборудование и рабочие места соответствуют требованиям и травматизм по этой причине (т.е. по вине предприятия) исключен, во-вторых, избежать судебных исков в случае тяжелых травм у сотрудников или оплачивать долгосрочные больничные листы. Компьютеризация в управлении персоналом Программный модуль "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0" — программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи предприятия, связанные с расчетами заработной платы персонала и реализацией кадровой Федеральный закон от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации" 3
38
политики. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников. В ней учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом. Прикладное решение предназначено для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям: планирование потребностей в персонале; решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка; управление компетенциями, обучением, аттестациями работников; управление финансовой мотивацией персонала; эффективное планирование занятости персонала; учет кадров и анализ кадрового состава; начисление и выплата заработной платы; исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда; отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его подразделений, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки. Работники предприятия будут уверены в то м, что в любо й момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д. Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инст39
рументарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности. Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54. В системе большое внимание уделяется автоматизации управленческой деятельности менеджеров по персоналу. В ней реализован ряд инструментов, позволяющих решать основные задачи, с которыми сталкиваются при планировании как менеджеры по персоналу, так и руководители разных уровней: - инструмент утверждения изменений кадрового плана, позволяющий редактировать кадровый план и просматривать текущее состояние плана; - инструмент набора кадров, позволяющий осуществить всю процедуру подбора кадров; - инструмент по планированию отпусков работников; - инструментарий управления компетенциями и проведения аттестаций; - инструмент разработки схем мотивации работников. Планирование потребностей в человеческих ресурсах осуществляется при помощи кадрового плана. Для оценки планируемых затрат на персонал предусмотрены разнообразные отчеты по состоянию кадрового плана. Подсистема подбора кадров обеспечивает хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах, хранение материалов, собираемых в процессе работы с кандидатом, начиная от резюме и заканчивая результатами анкетирования, подготовку встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений, вплоть до принятия на работу. Ведение базы знаний вопросов, ответов, различных анкет позволяет оперативно подготавливать 40
и проводить анкетирование кандидатов, а также сотрудников предприятия. Подсистема управления компетенциями обеспечивает оценку персонала, включая контроль результатов и качества оценки. На основании оценки работника (аттестации) принимаются ключевые кадровые решения: прием на работу, ротации, изменение оплаты труда, потребность в обучении, увольнение. Подсистема планирования занятости позволяет планировать встречи работников предприятия, в том числе и со сторонними лицами, и проведение мероприятий. Кроме того, поддерживается планирование очередных отпусков работников предприятия с использованием системы утверждения принятых решений.
ПОДДЕРЖКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ Обеспечение функционирования офиса Функции административного отдела Обеспечение нормального функционирования офиса – вот стандартная фраза, которой пробуют кратко описать обязанности офис менеджера. Емкость этой фразы зависит от многих факторов – размера компании, величины офиса, количества сотрудников, наличия своего транспорта, класса здания в котором офис расположен, наличия филиалов в других городах и так далее, и так далее. Организация и контроль работы офиса и административного персонала – это непрерывный вид деятельности. Рабочий процесс должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Надо периодически думать о том, что может сделать рабочий процесс более эффективным и как можно сократить или устранить ошибки. Организация работы офиса – это: - соблюдение мер противопожарной и общей безопасности 41
персонала; - организация работы транспорта; - организация системы безопасности; - организация питания сотрудников; - организация услуг связи; - внутреннее оформление офиса – плакаты, постеры, живые растения; - ведение графика использования переговорных комнат; - учет и контроль расходов на телефонные переговоры; - организация рабочих мест, эргономика; - снижение уровня шума; - контроль уровня освещенности и микроклимата – жарко – холодно - дует; - организация курьерской связи; - организация сервисно-профилактических работ; - организация поездок сотрудников; - вывоз мусора; - перемещение мебели; - организация конференц-звонков или видеоконференций; - аптечка; - инвентаризация хозяйства офиса; - профилактическое обслуживание и ремонт офисной техники; - организация уборки помещений; - и многое другое. Эргономика рабочих мест сотрудников Забота о персонале лежит на руководителе предприятия и отделе кадров, но воплощение этой заботы ложится на плечи офис менеджера. В некоторых компаниях эта забота заключается в организации питания сотрудников в обеденное время, медицинском страховании сотрудников, иногда и членов их семей. В других компаниях подобные вопросы не рассматриваются вообще. В ряде компаний идут дальше – оплачиваются посещения фитнес-центров, организуется аренда залов для занятия волейболом, футболом. В одной из компаний организовали для со42
трудников массажный кабинет. Решение достаточно продуманное – работники некоторых отделов часто страдают от остеохондроза вследствие малой подвижности и не всегда имеют достаточно времени для занятий в фитнес-центрах. Оптимальной организации работы сотрудников и снижению затрат способствует предоставление стандартных рабочих мест сотрудникам, не имеющим фиксированных рабочих мест. Такая система позволяет сократить затраты на одного человека и оптимизировать использование рабочего места до 100%, поскольку одним рабочим местом будет пользоваться несколько человек. Например, в отделах продаж крупных компаний практикуется система Hot desking – горячих столов, когда за рядом сотрудников не закреплено фиксированное рабочее место, а войти в компьютерную сеть своей фирмы он может с любого рабочего места в офисе под своим именем (Login) и паролем Подобная система часто используется в отделах продаж. Эта система хорошо зарекомендовала себя, в том числе, и с точки зрения сохранности информации – минимальное количество бумажных носителей позволяет осуществлять полную архивацию (Back Up) информации. В настоящее время распространенным является размещение рабочих мест в Open Space – помещение с открытой планировкой – это значительно экономит офисную площадь и облегчает процесс контроля за работой сотрудников со стороны руководства. Следует отметить, что подобное размещение создает дополнительные шумовые нагрузки, поэтому необходимо периодически 1 раз в 3 месяца напоминать сотрудникам – в форме рассылки по е-mail или на собраниях о необходимости: - ведения телефонных переговоров негромко; - ведения разговоров по мобильным телефонам вне общей комнаты; - уменьшения уровня громкости сигнала вызова мобильных телефонов; - минимального использования громкой связи при прове43
дении телефонной конференции с рабочего места, расположенного в Open Space. В современных офисах развита система общения по электронной почте, Messenger, ICQ. Это создает значительные удобства и экономию времени, снижает уровень шума в офисе за счет уменьшения телефонных звонков. Курение в помещениях современных офисов хорошего уровня запрещено. Для этого существуют специально отведенные места, как правило, на улице. Трудовой Кодекс РФ обязывает работодателя обеспечить безопасные условия и средства охраны труда. Если в компании нет отдела по охране труда или соответствующего подготовленного специалиста, функции представителя администрации (работодателя) в ряде случаев могут быть возложены на офис менеджера. Он должен проверять, все ли оборудование и рабочие места соответствуют требованиям техники безопасности и осуществлять постоянный контроль. Помещения с постоянным пребыванием людей должны иметь, как правило, естественное освещение. Освещение (естественное, искусственное или совмещенное) помещений должно обеспечивать зрительный комфорт, предупреждать появление зрительного и общего утомления, профессиональные заболевания глаз. Существуют нормы освещенности. Устройство и эксплуатация установок искусственного освещения должны соответствовать ГОСТ 12.2.007.13, СНиП 23-05-95 и другим нормативным правовым актам. Пример. После переезда в новое помещение сотрудники финансового отдела начали жаловаться на неприятные ощущения, резь в глазах, быструю утомляемость глаз. Анализ ситуации выявил, что этот эффект давал свет от голубых ламп «дневного света» – свет отражался от стандартной белоснежной бумаги с распечатками очередных финансовых документов (много мелких цифр сведенных в сложные таблицы) и вызывал дополнительное напряжение глаз. Известно, что лампы «дневного света» 44
вызывают также раздражение нервной системы и поэтому могут применяться только для общего освещения больших цехов и т.п. помещений. На рабочих местах рекомендуются только обычные лампы накаливания, дающие желтоватый свет. С любыми возникающими вопросами сотрудники в первую очередь обращаются к офис менеджеру. Одному сотруднику жарко, другому холодно на своем рабочем месте в офисе, третьему дует, у четвертого потерялся ключ от замка тумбочки, нужно передвинуть что-то (тумбочку или шкаф), сломался стул или нужна подставка для ног и многое другое вплоть до аптечки. Кстати об аптечке – стандартный набор соответствует стандартной аптечке автомобилиста, так что его можно взять за основу, дополнительные средства приобретаются по усмотрению руководства. Офис менеджер должен знать, к кому перенаправить сотрудника по тому или иному вопросу, но в большей части офис менеджеру приходится решать эти проблемы самому или с помощью своего ассистента. Порядок в доме Рабочие места должны быть удобными для сотрудников. Деятельность персонала не может быть эффективной, если на предприятии не поддерживаются чистота и порядок. Они важны для безопасности, гигиены и эффективности работы. Ниже приведен рекомендуемый дилерам одной из автокомпаний график уборки помещений. Он приведен для того, чтобы показать, насколько важным считается следить за чистотой помещений – она работает на имидж дилера, автокомпании и машин. График уборки помещений Д – ежедневно, Н - еженедельно, М – ежемесячно, 2М – раз в два месяца, 3М – раз в квартал, 6М – раз в полгода. Объекты Метод Д Н М 2 З 6 М М М
Полы Входной коврик Ковровые покрытия
Чистка пылесосом Чистка пятен
* *
45
Частичная чистка пылесо- * сом Полная чистка пылесосом * Чистка шампунем Кафель Местная уборка * Полная уборка * Полная уборка со стир. * порошком Виниловые и другие Влажная уборка * покрытия Полировка * Выставочные образцы Автомобили Протирка (внешняя) * Полировка * Запасные части и Протирка * аксессуары Полировка * Мебель и оборудование Стойка ресепции Протирка * Влажная уборка и поли* ровка Столы Протирка * Влажная уборка и поли* ровка Косяки дверей, окон- Влажная уборка * ные рамы, батареи, отопление и т.д. Фурнитура дверей Протирка * Влажная уборка и полировка Кресла и стулья Частичная чистка пылесо* сом Чистка с шампунем Компьютеры Протирка * Влажная уборка Телефоны Влажная уборка Мусор и разное Урны Выброс мусора * Замена вставки * Влажная уборка и обезза* раживание
46
*
*
* * *
Пепельницы Чашки, стаканы и т.д. Брошюры, журналы и т.д. Плакаты и т.д. Канцелярские принадлежности Вывески и зоны Вывески
Очистка Убирать и мыть Содержать в порядке Проверять состояние Проверять и пополнять
* * * * *
Проверка функционирова* ния и чистка Вход, парковки и Поддержание в чистоте и * дорожки для клиен- порядке тов Туалеты Уборка. Наличие мыла, * полотенец и т.д. Пол и оборудование в Чистота и порядок * цехах Компрессор Проверка * Склад Чистота и порядок * Магазин Чистота и порядок *
Чистота и порядок начинаются с аккуратности каждого сотрудника. Сотрудники должны: заканчивать все начатые работы до конца рабочего дня, с тем, чтобы не оставлять до утра продукцию и тару в проходах, проездах, не соответствующих помещениях; не оставлять ничего на столах при уходе из офиса; не класть никакие личные вещи и продукты питания в столы; возвращать все папки и документы после использования на их постоянное место; аннулировать старые компьютерные файлы немедленно после их обновления; держать бланки и бумагу для принтеров в надлежащем состоянии в установленных местах. Уборщики должны: периодически убирать мусор со всей площади служебных помещений; 47
по крайней мере раз в день пылесосить пол. Администрация должна: не размещать в офисе лишние шкафы или ящики для хранения документов - определить период хранения документов в офисе и поручить периодически сдавать в архив старые документы; запретить приносить пищевые продукты в служебные помещения, во избежание появления крыс и насекомых; обеспечить место для принятия пищи вне служебных помещений; запретить курение в служебных помещениях и выделить место для курения. На территории предприятия должна быть оборудована площадка для складирования твердых отходов и бытового мусора. На их вывоз и утилизацию необходимо заключить договоры с соответствующими фирмами. Регулярное поддержание порядка и уборка помещений нужны для того, чтобы подчеркнуть качество обслуживания. Распределите ответственность между подразделениями. Распределите обязанности по поддержанию порядка между всеми сотрудниками. Составьте графики ежедневной, еженедельной и ежемесячной уборок. Экологическая безопасность должна обеспечиваться соблюдением установленных требований охраны окружающей среды к территории, техническому состоянию и содержанию помещений, вентиляции, водоснабжению, канализации и другим факторам. Аутсорсинг Важным вспомогательным средством для организации работы офиса является аутсорсинг (оutsourcing). Слово и само понятие заимствованы из практики зарубежных компаний. Аутсорсинг - это привлечение сторонних фирм – подрядчи48
ков для выполнения комплекса работ на постоянной основе. Наиболее часто на аутсорсинг передают: - обслуживание офиса – ежедневная уборка помещений; - кэтеринг (снабжение кухни необходимыми запасами чая, кофе, молока, сахара и т.д., салфетками, одноразовой посудой), организация фуршетов, сопровождение длительных деловых встреч и совещаний; - флористы – компании, занимающиеся живыми цветами, поставляющие как букеты срезанных цветов для приемной так и, к примеру, занимающиеся уходом за живыми растениями в офисе; - транспортные вопросы – часто удобнее иметь договор с транспортной компанией с определенным парком машин, нежели заниматься вопросами содержания транспортного парка компании самостоятельно; - организация поездок – билеты (выписка и доставка), бронирование гостиниц, визовые вопросы могут быть поручены агентству, но, как правило, сама координация остается в ведении сотрудника компании; - расчет заработной платы; - погрузочно-разгрузочные работы, перестановка мебели в офисе и т.д., проведение переезда из офиса в офис; - службы IT частично; - вопросы логистики, юридические услуги; - вопросы охраны и организации пропускного режима; - курьерские услуги; - уничтожение конфиденциальных документов. Передача телекоммуникационных служб в субподряд эффективный способ получить весь комплекс сервисов, не вкладывая средства в развитие ресурсной базы. Работа с одной компанией, которая строит и развивает телекоммуникационную инфраструктуру, взаимодействует со всеми операторами связи и курирует процесс получения арендаторами услуг, позволяет гарантировать высокий уровень сервиса при минимальных издержках. 49
В зависимости от класса здания, в котором вы арендуете офис, в зависимости от того, арендуете ли вы офис в бизнес центре или нет, может меняться список необходимых вам услуг. В бизнес-центре высокого уровня арендодатель самостоятельно и за свой счет организует выполнение следующих работ: - ежедневная уборка мест общего пользования, лифтов и т.д.; - уборка территорий; - мойка окон и фасадов здания; - техническое обслуживание оборудования. По остальным вопросам, касающимся обслуживания арендуемых вами площадей, можно обратиться за помощью к арендодателю, он всегда может порекомендовать вам какую-либо из известных ему фирм. При выборе компании самостоятельно следует обратить внимание на рекомендации от клиентов. Также необходимо уточнить, существует ли своя система оптимизации уборки по временным и материальным затратам, может ли фирма предложить варианты для снижения стоимости расходов. Оценить сроки выполнения уборки вашего помещения. Желательно ознакомиться с разработанными технологическими инструкциями по уборке, стандартами чистоты, разработанными фирмой, сравнить их с ГОСТом (см. приложение). Использование клининговых компаний для уборки офиса Клининг (cleaning)- это известный давно на Западе, но новый для России вид бизнеса: уборкой помещений теперь занимаются не уборщицы, оформленные на работу непосредственно в компанию, а современные клининговые фирмы (субподрядчики). Большинство клининговых компаний предоставляет следующий набор услуг: - ежедневная уборка внутренних помещений; - уборка территорий; - химическая чистка ковров; - химическая чистка текстильной обивки мебели; - мойка окон и фасадов здания; 50
- обработка полов (мрамор, гранит, линолеум, ламинат и т.п.); - уборка помещений после проведения строительных работ. В понятие «комплексной» уборки входит ежедневная уборка – утренняя или вечерняя, поддержание чистоты в течение рабочего дня. Ежедневная уборка включает в себя: - уборку коврового покрытия пылесосом (сухая); - протирку поверхностей рабочих столов без перемещения документов, удаление пыли и загрязнений с других поверхностей мебели высотой до 2 м (не включая труднодоступные места); - мойку и дезинфекцию мусорных корзин, смену пакетов для мусора в корзинах и вынос мусора в отведенные для этого места; - заправку дозаторов жидкого мыла и установку туалетной бумаги (в местах общего пользования); - удаление пыли со всех типов мебели, подоконников, оконных рам; - машинную и ручную мойку полов с твердым покрытием коридоров и проходов; - удаление пыли и загрязнений со светильников и решеток вентиляции; - влажную протирку подоконников, оконных рам, отопительных приборов; - влажную уборку сантехоборудования и полов в местах общего пользования; - мытье зеркальных и стеклянных поверхностей (исключая оконные); - протирку или мытье дверей, стекол дверей; - полировка металлических поверхностей; - влажную уборку плинтусов; замену ковриков на входе. 51
Проблема вывоза мусора тоже возникает в том или ином виде. Например, вывоз большого объема мусора после доставки мебели, оборудования или уничтожение большого объема документов. Есть компании, оказывающие услуги по вывозу мусора. Существуют компании, оказывающие услуги по уничтожению конфиденциальных документов – документы накапливаются в опечатанных бумажных коробах-контейнерах и после их заполнения представители такой компании вывозят и сжигают данные короба без их вскрытия. Известно, что подрядчиков приходится иногда менять. И здесь важно, по какому принципу выбирает подрядчиков управляющая компания, чью сторону она займет в случае спорных или конфликтных ситуаций - предложенных ею подрядчиков или арендатора, за чей счет будут организованы поиски новых подрядчиков и сколько времени и средств на это будет потрачено. Примерные цены на клининговые услуги в 2006г. 4 Виды работ Ежедневная уборка Офисных помещений Производственных площадей
Цена Условия Руб./кв.м/м есяц 20-50 На контрактной основе 15-90 На контрактной основе
Торговых площадей Прилегающей территории(лето) Разовая генеральная уборка Генеральная уборка
30-75 6-36 Руб./кв.м 40-75 30-60 25-40 8-30 Уборка после строительства Руб./кв.м Комплексная уборка после строитель45-80 ства и ремонта 40-70 25-50 15-40 Мытье окон, витрин и стеклянных Руб./кв.м 4
Журнал "Услуги и цены", №16(236), август 2006
52
На контрактной основе На контрактной основе 50-200 св. м 200-500 кв. м 500-1000 кв. м Больше 1000 кв. м 50-200 кв. м 200-500 кв. м 500-1000 кв. м больше 1000 кв. м
поверхностей Мойка окон, витрин Химчистка Ковровых покрытий Ковров Кресел Стульев Уход за твердыми покрытиями Химическая Шлифовка и кристаллизация мрамора Глубокая очистка роторной машиной и нанесение защитного полимерного покрытия Шлифовка гранитных полов Альпинистские работы Мытье стеклянных поверхностей выше 3,5 м Очистка фасадов зданий Очистка кровли от снега Очистка карнизов и желобов (на 0,8 м от края) Удаление наледи Комплексная очистка вентиляционных систем Центральный кондиционер Кондиционер моносплит Кондиционер мультисплит Приточная система Вытяжная система Воздушный завес
15-30 10-28 Руб./кв.м 35-80 22-45 15-25 60-100 50-80 350-550
До100 кв./м Больше 100 кв./м
45-70 30-60 у.е./кв.м 2 - 2,5 1,5-2 0,7-1,5 12-18 8-15
До 15 шт больше 15 шт.
До 70 кв. м 70-200 кв. у Больше 200 кв. м До 50 кв. м Больше 50 кв. м Руб./шт
До 50 кв. м 50-200 кв. м Свыше 200 кв. м До 200 кв. м Больше 200 кв. м
2- 3 1,2-2
До 200 кв. м Больше 200 кв. и
30-36 25-30 20-25 Руб. 30-55
До 50 кв. м 50-200 кв. м Больше 200 кв м
45-60 18 20 25 40
За 1 кв. м Толщина до 15 см Толщина 15-30 см Толщина свыше 30 см 1 пог. м
25 50 у.е. / шт.
За 1 кв. ы
За 1 кв. м(до 10см) За 1 кв. м(10-20см)
От 600 От 120 От 120 От 250 От 60 От 40
53
Влагоохлаждающие машины
От 1200 От 800 От 1000
От 70 Выездная химчистка салонов автомоРуб. билей Отечественного производства 2400-4900 4800-9400 Иностранного 2800-5800 производства 5600-11200
С винтовым компрессором С герметичным компрессором С бессальниковым компрессором Фанкойл Легковой автомобиль До 8 мест Легковой автомобиль До 8 мест
Вопросы технической эксплуатации помещения Задачи офис менеджера - координация процесса сервисного обслуживания, вызов соответствующей службы в случае неисправности или возникновения проблем и контроль своевременного выполнения работы. Вопросы технического обслуживания инженерных систем и коммуникаций необходимо обсудить еще на стадии переговоров об аренде офисных площадей. Можно поинтересоваться вопросами прочистки вентиляционных каналов, чистки венткоробов, чистки и замены фильтров систем вентиляции. На стадии переговоров об аренде обязательно задать как можно больше вопросов о мерах противопожарной безопасности. Для спринклерной системы – уточнить, какой тип (с использованием воды или химических реактивов), режим работы спринклерной системы – автоматический или ручной. Год установки спринклерной системы. Как часто спринклерная система тестируется специализированной организацией - раз в год, дважды? Если не тестируется вообще, вам необходимо поднять этот вопрос и настоять на периодическом тестировании. Нужно знать все о наличии других системы автоматического пожаротушения. Знать об их состоянии (работают – не работают) – настоять на тестировании и периодическом контроле работы. Необходимо проконтролировать наличие дымо54
вых/тепловых/комбинированных датчиков, проверить, во всех ли помещениях установлены датчики. Состояние датчиков (в рабочем состоянии, не работают). Контролировать процесс тестирования. Надо заранее узнать, как часто система датчиков тестируется специализированной организацией (раз в год, дважды в год), куда выводится сигнал датчиков – комната охраны в здании, милиция, ВОХР, другое. Проверить наличие системы кнопочного оповещения (тревожная кнопка), куда она выведена – комната охраны в здании, милиция ВОХР, другое. Есть ли в наличие ручные огнетушители, как часто проверяется состояние ручных огнетушителей в течение года, тип ручных огнетушителей. Наличие в здании пожарных кранов с рукавами, кем и как часто проверяется состояние пожарных кранов в течение года. При заключении договора на страхование имущества потребуются ответы на все эти вопросы. Вне зависимости от класса здания, в котором вы арендуете офис, вне зависимости от того, арендуете ли вы офис в бизнесцентре или нет, техническое обслуживание инженерных систем и коммуникаций зданий выполняет арендодатель. Это сервисное обслуживание и комплекс мероприятий по поддержанию в рабочем состоянии систем: - электротехнических (электроснабжения); - канализации; - водоснабжения; - отопления; - вентиляции; - кондиционирования; - противопожарных. Это: - контроль технического состояния; - техническое обслуживание; - нормативные мероприятия; - санитарно - гигиеническое обслуживание. Техническое обслуживание (ТО): 55
- комплекс работ по ежедневному поддержанию исправного состояния сантехнического оборудования в здании, устранение неисправностей (сроки 1-2 дня); - устранение в течение одного рабочего дня незначительных неисправностей в системах центрального отопления и горячего водоснабжения; - устранение в течение одного рабочего дня незначительных неисправностей в электротехнических устройствах; - замена перегоревших лампочек в помещениях общественного пользования; - смена и ремонт штепсельных розеток и выключателей; - замена автоматов в электрощитах, электропроводки; - проведение мероприятий по дезинсекции, дератизации и дезинфекции по договору со специализированными лицензированными организациями. (дезинсекция - уничтожение насекомых, дератизация - уничтожение грызунов, дезинфекция - уничтожение вирусов и микроорганизмов); - обслуживание систем вентиляции и кондиционирования; - техническое обслуживание противопожарных систем. Оргaнизaция систeмы бeзопaсности. По вопросам безопасности – доступа в офис и охраны - безусловно необходима консультация профессиональных фирм, но прежде чем обращаться к профессионалам, нужно определиться с требованиями вашей компании по безопасности. В крупных компаниях существуют свои штатные специалисты в данной области. При поиске помещения нужно задать арендодателю вопросы о наличии охраны: круглосуточная, только в ночное время, отсутствует. Вид охраны (кем выполняется), кем заключен договор на охрану - собственником здания, другим арендатором, наличии пропускной системы, наличии кодовых замков, систем электронного доступа, наличии камер видеонаблюдения. Что контролируют видеокамеры – периметр здания, внутреннее пространство. Ведется ли видеозапись. Режим работы сигнализации против взлома – круглосуточно или в ночное время. Метод опо56
вещения милиции. Наличие пассивной защиты (решетки на окнах, замки и т.д.), Тип сигнализации – контролирует окна и двери, контролирует внешний периметр, контролирует перемещение внутри помещения, куда выводится сигнал с датчиков комната охраны в здании, милиция, другое. Состояние датчиков, как часто тестируются. Функции офис менеджера в данном вопросе - согласование с руководством уровня доступа в те или иные помещения для разных групп сотрудников. Если применяется система электронного доступа, использующая пластиковые ID карты кодируемые тем или иным образом, то офис менеджер организует: - выдачу карт новому сотруднику и возврат карты при увольнении сотрудника; - ведение списка выданных карт; - вызов сервисной службы в случаях сбоя в работе системы. Пример организации такой системы. Всем сотрудникам выдаются идентификационные карты, которые позволяют войти в офис только после прижатия карты к считывающему устройству. После этого запор двери автоматически отключается и позволяет сотруднику войти. Путем соответствующего программирования системы доступа можно установить различные ограничения по времени (например, запрет доступа в выходные или праздничные дни, а также за/через 1-2 часа до/после окончания рабочего времени). Возможно наличие гостевых карт, часто использующихся для командированных сотрудников – карты срабатывают только в рабочее время. Если гость засиделся, например, на 20 мин дольше установленного в карте срока – он не сможет покинуть офис самостоятельно – только в сопровождении сотрудника охраны, или ответственного лица. Такие системы позволяют также осуществлять учет времени, проводимого сотрудником в офисе (если в этом есть необходимость). Карты могут быть запрограммированы на разные уровни доступа и, например, двери в серверную комнату, склад, архив или в кабинеты руководства открываться не будут. В некоторых компани57
ях организуют и системы дистанционного контроля/наблюдения за персоналом. Организация ведения журнала посетителей и выдачи посетителям карточек (бейджей) с надписью «Посетитель» – тоже обязанность офис менеджера. Выполняют эти действия как правило секретари в общей приемной. Телефонная связь Под контролем офис менеджера находятся договоры с провайдерами на услуги связи, аренда нужного количества линий, контроль счетов на ежемесячную оплату этих услуг, вызов сервисных инженеров в случае неполадок с телефонной станцией. В очень крупных компаниях в связи с загруженностью офис менеджера эти функции могут быть переданы службе IT. В других случаях специалисты IT выступают, как правило, в роли технических специалистов и консультантов, но не исполняют организационно-административные функции. Установка и сервисное обслуживание офисной АТС должно осуществляться только квалифицированным сервисным персоналом соответствующих фирм поставщиков. Обязательно необходим договор на сервисное обслуживание. При малейших проблемах необходимо контактировать с сервисным инженером. При переезде также необходимо обратиться к сервисному инженеру для отключения станции и подключения на новой территории. Инструкцию по технике безопасности при обращении со станцией необходимо довести до сведения административного персонала. Телефонную станцию, как правило, размещают в отдельном помещении или в серверной комнате. Инструкция по эксплуатации – основной документ для изучения секретарями в приемной, поскольку функции оператора, как правило, являются их функциями. В приемной находится консоль, системный телефон. Функции офис менеджера в области связи 58
Финансовые вопросы – ежемесячно: - просмотр затрат на переговоры внутреннего абонента; - согласование и установка бюджета затрат на переговоры внутреннего абонента; - просмотр затрат на переговоры по каждому верифицируемому коду (по конкретному проекту или клиенту); - согласование и установка бюджета по каждому верифицируемому коду; - просмотр затрат на переговоры по каждой внешней линии (можно назначить тариф по каждой внешней линии). Организационно-техническая часть: - управление временным режимом работы станции - дневной/ночной/обед/перерыв – может быть автоматическое или ручное переключение; - управление уровнем ограничений (разрешение на набор номера); - выбор и включение внешней фоновой музыки; - выбор мелодии, начало и прекращение воспроизведения фоновой музыки; - запись речевых приветствий, согласование текста; - варианты вызовов; - вызов внутреннего абонента (без доступа к внешней линии); - вызов внешнего абонента (автоматический выбор свободной внешней линии); - использование номера счета, режим ввода номера счета – по решению руководства. - обучение секретарей приемной работе с консолью, системным телефоном; - обучение сотрудников офиса навыкам использования дополнительных функций стационарных (настольных) телефонов; - ведение и обновление списка с внутренними номерами телефонов сотрудников (выполняют секретари приемной); - организация переадресации вызовов; - Организация конференц-связи: 59
Офисные АТС предоставляют возможность организации конференц-связи – установления соединения между несколькими абонентами одновременно. Конференц-связь может быть организована для четырех и более участников. Обеспечение применения современной техники: Системный телефон – элемент интерфейса офисной АТС. Он сконструирован так, чтобы использовать возможности АТС с наибольшим удобством. У большинства системных телефонов есть дисплей, Speakerphone (функция громкой связи), а также программируемые кнопки с двухцветной индикацией, которым можно присвоить номера абонентов, либо коды вызова системных функций. Возможности системного аппарата: - на дисплей системного телефона выводится информация о вызывающем абоненте (номер и имя); - с него можно инициировать оповещение по громкой связи, а также ответить на такое оповещение; - с него можно включить режим постоянной переадресации вызовов (например, в комнату переговоров); - можно включить режим конференц-связи; - можно перехватить вызов; - можно встать в очередь на занятую внешнюю линию; - с него удобно контролировать интенсивность телефонных переговоров и загруженность линий. При выборе телефонных аппаратов для офиса учитывают, что большое преимущество имеет наличие возможности принимать звонки с 2-х входящих линий. Именно такими телефонами пользуется подавляющее большинство компаний. Что такое 2 входящие линии: вы говорите с одним абонентом, но видите, что идет вызов от другого абонента – можно временно приостановить беседу по одной линии - поместить вызов на удержание (Hold On) - и принять звонок по другой линии. Или установить переадресацию и второй звонящий может оставить вам сообщение. Переадресация вызовов. Существует переадресация, которая 60
может быть установлена только программно, и переадресация, которую сотрудник может установить самостоятельно только для своего телефона. Например, уходя с рабочего места надолго, если ожидаются важные звонки, сотрудник может установить постоянную переадресацию вызовов определенному адресату. По вопросам установки того или иного вида переадресации звонков сотрудники обращаются к офис менеджеру, поэтому удобно иметь несколько комплектов инструкций по использованию функции переадресации и функции перехвата вызова. При постоянной переадресации в ящик сообщений для внутреннего абонента необходимо записать его персональное речевое приветствие, только после окончания этого приветствия производится запись речевых сообщений оставленных вызывающими абонентами. Возможно включение фоновой музыки. Переадресация производится: - при отсутствии ответа; - при занятости линии; - постоянная переадресация вызовов или режим «не беспокоить» (отказ от ответа на вызовы). Можно установить переадресацию входящих звонков таким образом, что в случае не ответа конкретного сотрудника после нескольких (скажем 4-х) звонков вызов переадресуется на свободный номер но, к примеру, только среди сотрудников данного отдела, или возвращается на Reception. Возможна организация постоянной переадресации вызовов на систему речевой почты (Voice mail) чтобы звонящие могли оставлять сообщения в почтовом ящике, когда сам сотрудник не имеет возможности отвечать на вызовы, при этом не возникает необходимости в услугах оператора. Постоянная переадресация может быть установлена и на мобильный телефон. Для этого необходимы телефонные аппараты со специальным индикатором (поступления входящего вызова или ожидающего сообщения). Перехват вызова – ответ на вызов, поступающий на другой телефонный аппарат со своего рабочего места. Перехват вызова 61
может быть установлен в пределах группы – отдела данного абонента, можно осуществить также направленный перехват вызова - перехват с аппарата конкретного внутреннего абонента – например, когда данный абонент ведет телефонную беседу и получает оповещение об ожидающем вызове, он может попросить кого-то перехватить второй вызов, поступающий на его аппарат. Можно запретить или разрешить (программно) другим лицам перехват вызовов данного абонента. Можно записать свой разговор в собственный почтовый ящик. В зависимости от специфики компании возможна организация вызовов посредством DISA: при внешних звонках внутренним абонентам АТС их приветствует предварительно записанное сообщение, предоставляющее им информацию о том, как можно получить доступ к какому-либо внутреннему абоненту. И указания как соединиться с необходимым отделом содержащиеся в предварительно записанном сообщении. Например: «для соединения с отделом маркетинга в тоновом режиме нажмите 1, с отделом продаж нажмите 2, с отдел финансов нажмите 3, для соединения с оператором нажмите 0». При этом нагрузка на секретарей в приемной значительно сокращается, плюс снижается риск потери или неточности передачи информации. Однако необходимо учитывать специфику работы компании. Если компания ориентирована на работу с клиентами (например, тревел агентство), длительное прослушивание электронных приветствий или долгий не ответ на вызов отталкивает клиентов. Но при сочетании с другими активными формами работы с теми же клиентами подобное построение телефонной системы повышает эффективность организации работы. Видеоконференцсвязь В обязанности офис менеджера входит обеспечение организации и функционирования видеоконференцсвязи. Одновременно с развитием бизнеса компании, открытием новых офисов, в том числе в других городах и странах, обостря62
ется проблема, связанная с коммуникациями сотрудников компании, которые работают в удаленных офисах. Учитывая высокую стоимость командировок, разницу часовых поясов и другие причины, компании все чаще используют системы электронных аудиоконференций, а в последнее время популярны технологии проведения видеоконференций. В соответствии с исследованиями психологов, в процессе телефонного разговора в среднем воспринимается около 20% информации, в ходе личного общения – 80%, а в ходе сеанса видеоконференц-связи – 60%. Сразу становится ясно, зачем нужна видеоконференц-связь. Условия выживания на конкурентном рынке требуют от компаний высокой скорости принятия решений, что служит основным мотивом применения электронных систем видеоконференций. С точки зрения использования видеоконференций для решения определенных бизнес-задач компании, системы можно классифицировать на следующие типы: - для проектной группы компании; - для внутрикорпоративных электронных конференций; - для конференций с партнерами компании; - для проведения обучения; - для вещания. Проектная группа – это виртуальная единица, состоящая из сотрудников компании, которые работают над выполнением конкретной бизнес-задачи (проектом). Любой участник конференции должен иметь возможность: - «выложить» на стол конференции (whiteboards) любой документ, файл, изображение, схему, слайд; - разделить использование настольного приложения; - передать мгновенное индивидуальное и групповое текстовое сообщение (chat, instance messaging); - опубликовать линк (URL) или продемонстрировать страницу с корпоративного или интернет-web-ресурса; - использовать видеоканал (специализированная или webкамера) для повышения достоверности эффекта личного присут63
ствия в «комнате совещаний». Совещания внутри компании - упрощенная версия совещаний в формате проектной группы. Основное отличие заключается в более мягких требованиях по обеспечению участникам конференции возможности совместной работы над документами. Наличие видеокартинки для всех участников совещания не является обязательным требованием, но видеопоток от ключевых спикеров должен быть доступен всем. Требования по поддержке систем передачи мгновенных сообщений между участниками (chat, instance messaging) сохраняются, одновременно с возможностью принимать участие в голосовании и анкетировании (именном или обезличенном). Также сохраняются требования по возможности ведения протокола совещания (записи), чтобы отсутствующие участники могли прослушать и просмотреть конференцию, или для разрешения спорных вопросов о достигнутых на совещании договоренностях. Совещания с партнерами - участники конференции обмениваются информацией, которая носит закрытый характер и следят за тем, чтобы не передать партнерам «лишних» сведений. Требования по обеспечению сетевой безопасности, аутентификации и авторизации, ведения протокола совещания выходят на первый план. При этом протокол совещания должен быть доступен каждой из сторон-участниц для последующего анализа соблюдения условий конфиденциальности и других юридических вопросов. Недопустимо проникновение в сеть компании внешних участников конференции, и одновременно должен быть обеспечен безопасный обмен «публичными» данными. Обучение – видеоконференции с целью обучения проводятся в основном для внешней аудитории (10–100 участников), например, партнерам компании рассказывается о стратегии и тактике продаж, или это технические тренинги и т. п. Вещание - подобные видеоконференции проводятся в режиме трансляции интервью, заявления, обращения и т. п. для большой аудитории и только в одном направлении – от вещателя к слушателям. Трансляция может быть рассчитана как на 64
внутрикорпоративную, так и на внешнюю аудиторию (возможна комбинация). Размер аудитории может измеряться тысячами участников. Обычно трансляции проводятся для следующих масштабных задач: - решение внешних маркетинговых задач компании; - донесение мнения акционеров и топ-менеджеров компании до всех сотрудников; - поздравление сотрудников с достигнутыми успехами; - объединение сотрудников компании вокруг какой-либо идеи; - передача опыта. Видеоконференцсвязь позволяет с максимальной эффективностью и невысокими расходами организовывать: - корпоративные совещания представителей многофилиальных корпораций; - деловые переговоры с партнерами в других городах России и за рубежом; - удаленное обучение, повышение квалификации сотрудников, тестирование знаний; - дистанционные интервью при подборе кадров; - удаленное консультирование и т. д. Использование видеоконференций ускоряет и упрощает ведение переговоров, совещаний с партнерами, существенно экономит время сотрудников, снижает затраты на командировки. Некоторые IT - компании предоставляют услуги видеоконференцсвязи как в специализированном помещении, так и мобильную видеоконференцсвязь, что обеспечивает возможность проведения выездных видеоконференций, которые могут быть организованы как из офиса заказчика, так и из заранее выбранного конференц-зала. Организация питания сотрудников Необходимо продумать систему обедов и обеденных перерывов – в ряде случаев бывает лучше, когда обед является «пла65
вающим», - но это зависит от специфики предприятия. Существуют разные взгляды и подход к вопросам питания сотрудников в обеденное время: - компания не заботится об этом (в результате получает обед на рабочих местах или в офисе – крошки, запах еды в офисе); - компания оплачивает обеды сотрудников путем соответствующей надбавки к зарплате – иногда эффект тот же – см. выше; - компания выделяет место для небольшой кухни и запрещает питаться вне этой зоны; - компания организует питание – заключает договор с близлежащим кафе или другим пунктом питания и производит оплату по безналичному расчету данному пункту питания. В данном случае опять на плечи офис менеджера ложится учет и контроль правильности предоставленных к оплате счетов и ведения договора с данной организацией. Лучше всего для учета и контроля и по сей день действует знакомая со студенческих времен система талонов или более модное их название – ваучеров. Организация поездок Общие вопросы Необходимость существования в структуре организации «службы организации поездок» обычно возникает: - в компаниях с разветвленной сетью представительств и филиалов – соответственно это частые командировки сотрудников; - в компаниях с широкой географией поставок сложного оборудования (выезд инженеров); - в компаниях с широкой географией деятельности и разветвленной дистрибьюторской сетью; - в случае ведения крупного проекта – по строительству, разработке и освоению месторождения, организации производ66
ства под ключ, и т.д.; - в ряде других случаев. Координация работы службы организации поездок, как правило, ложится на плечи офис менеджера. Основные направления работы службы (если это большие объемы) или сотрудника – координатора: - заказ, приобретение и возврат (при необходимости) билетов на все виды транспорта; - размещение (договоры с гостиницами); - визовая поддержка; - трансферы – перевозки в местах прибытия и убытия. Компании с большим количеством командировок обычно заключают договора с туристскими агентствами, которые осуществляют бронирование, выписку и доставку билетов. Бронирование гостиниц и заказ такси может тоже организовать агентство, или самостоятельно координатор по поездкам – это зависит от политики компании и от объемов. Для удобства ведения учета заявок сотрудников на поездки рекомендуется ввести специальную форму-бланк заявки. Это не командировочное удостоверение, а именно внутренняя форма запроса сотрудника на организацию поездки – она является основанием для координатора по поездкам на осуществление действий, связанных с расходами компании. Форма разрабатывается самой компанией, при этом необходимо вести регистрацию данных форм, так как расходы на приобретаемые билеты, заказанный транспорт (такси или автобус), гостиницы для проживания представляют собой значительные суммы. Что рекомендуется указывать в заявке: - личные данные; - контактный (лучше мобильный) номер телефона; - дату и желательное время вылета (возможно без указания рейса); - класс (эконом, бизнес класс, первый класс); 67
- необходимость в бронировании гостиницы; - информацию о необходимости (или отсутствии необходимости) заказа автотранспорта для трансфера в/из аэропорт, ж/д вокзал, порт, место (адрес и время) подачи автомобиля; Авиарейсы и номера поездов предложит координатор службы организации поездок в соответствии с политикой компании по приоритетному использованию определенных авиакомпаний - если она существует, политикой по приоритетным поездам. В ряде компаний особенно в западных компаниях и международных корпорациях существуют корпоративные политики по разным вопросам, в том числе и по поездкам. Могут существовать: - cписки рекомендованных (приоритетных) авиакомпаний; - списки типов самолетов, на которых разрешается летать сотрудникам компании; - списки рекомендованных гостиниц, в которых следует останавливаться; - правила или ограничения по использованию в поездах вагонов определенных классов. В авиакомпаниях существует понятие корпоративных тарифов, а в гостиницах – корпоративных скидок. Например, все западные компании рекомендуют в случае путешествия в поездах в России размещаться только в вагонах типа СВ или купе с услугами. Иногда могут быть введены ограничения по использованию ночных поездов, или введены правила не ездить в одиночку. Так же в корпоративных политиках могут быть не рекомендованы полеты поздними рейсами самолетов или такие правила могут быть не гласными, не прописанными в правилах, но принятыми с точки зрения безопасности. Это связано с заботой о безопасности сотрудников, а также о сохранении их высокой работоспособности после прибытия на место назначения, а в ряде случаев и с экономией. Заявка на поездку должна быть подписана руководителем отдела, в котором работает сотрудник (так как он распоряжается 68
бюджетом). При этом руководитель отдела может добавить определенные комментарии - требования к поездке, например: «необходимо уложиться в пределах такой-то суммы». Этот комментарий адресован координатору по поездкам и является руководством по выбору тарифов. Все это в большей мере касается компаний с развитой структурой и имеющих офисы в нескольких городах или странах. Или выполняющих работы по крупным проектам – строительству, монтажу, разработке месторождений и т.д. подразумевающее выполнение большого объема работ в сжатые сроки с привлечением большого числа специалистов из разных городов или стран. Бронирование мест в гостиницах В гостиницах существует понятие корпоративных скидок. С гостиницей заключается договор, в котором компания гарантирует заказ не менее чем определенного количества ночей в год для заселения сотрудников или гостей компании. Начинается этот минимум чаще всего со 100 ночей, и скидок 10%, но планка может быть и выше. При этом гостиница прописывает в договоре специальные корпоративные тарифы, применяемые для данной компании – информация конфиденциальная и цены отличаются от цен, указываемых как «цены от стойки» (Rack Rate) стандартные цены во всех рекламных материалах гостиниц. Количество гарантированных компанией ночей может быть и выше – 500 или 1000 или 2000 или 3000 – скидки могут быть больше, уровень скидок зависит от истории взаимоотношений вашей компании с данной гостиницей, репутации вашей компании, принадлежности данной гостиницы к сети гостиниц... Договор чаще всего заключается на год с возможностью продления или перезаключается каждый год. В очень крупных компаниях этими вопросами занимаетcя Business Services Manager, в средних и малых – офис менеджер. Если нет уверенности в большом количестве приезжающих и в том, что будете использовать именно эту гостиницу, все же есть способ некоторого снижения расходов путем заказа данной 69
гостиницы не напрямую, а через туристское агентство, которое предоставляет данные услуги. Некоторые агентства, имея несколько фирм – клиентов и приблизительно зная объемы их поездок, сами заключают договора с гостиницами и берут обязательства по человеко/ночам на себя. В итоге клиент получает лучшую по сравнению с Rack Rate цену на проживание и агентство не остается в убытке. Некоторые агентства выкупают блоки мест в гостиницах. Для компаний, координирующих поездки иностранных граждан по территории России - необходимо обязательно уточнить, имеет ли право данная гостиница регистрировать иностранных граждан. Как известно, иностранный гражданин пребывающий на территории России обязан быть зарегистрирован в течение 3х рабочих дней с момента пересечения им границы нашей страны (миграционное законодательство). При пересечении границы он заполняет миграционную карту, которую обязан всегда иметь с собой и в которой проставляются отметки о его регистрации по месту пребывания. Если гостиница не имеет права регистрировать иностранного гражданина, его необходимо в обязательном порядке поселить в другую гостиницу имеющую соответствующее разрешение. Гостиницы, даже имея договор с компанией, не гарантируют на 100 % наличие свободных номеров на запрашиваемые даты. Конечно, ваша компания будет пользоваться приоритетом, но бывают так называемые горячие сезоны (Hot seasons) периоды, когда гостиница полностью заполнена. Причиной может быть какая-то заранее запланированная конференция, крупная выставка, проходящая в вашем городе, форум или какое-то иное событие, подразумевающее приезд большого количества гостей. Желательно уже в момент подписания договора узнать у представителя гостиницы о наличии таких периодов и отправлять заявки заранее. Взаимодействие с гостиницей – заявка на бронирование направляется в письменном виде уполномоченным лицом компании, например, сотрудником службы поездок. Это может быть 70
факс или е-mail - зависит от правил существующих в данной гостинице. Будьте внимательны – подтверждение бронирования высылается также в письменном виде. Если планы поездки сотрудника изменились - необходимо отменить бронирование опять в письменном виде и получить письменное подтверждение о том, что бронь снята. Бывали случаи, когда при выставлении счетов на штрафные санкции учитывалось и время отправления отмены на бронь. На Вэб-сайтах гостиниц обычно оговорены условия отмены бронирования без штрафа. Пример Один из сотрудников компании планировал служебную командировку во Францию. Он забронировал номер по Интернету через сайт одной из гостиниц с указанием данных своей кредитной карты. В гостиницах существует понятие No-show или незаезд гостя по произведенному бронированию (если бронирование не было своевременно аннулировано). Штраф составляет стоимость номера в сутки (вынужденный простой). При этом в правилах многих гостиниц указывают срок 1 сутки. Многих, но не всех. Есть понятие бронирование для групп (условия по штрафным санкциям другие), есть просто правила данной гостиницы. В данном примере на сайте был указан срок 3 дня. Внимательно читайте информацию, особенно если она касается денег. Сроки поездки сотрудника изменились и он должен был ехать на 4 дня позже. За два дня до планируемого ранее заезда он отправил запрос на отмену бронирования – но штр аф за 1 сутки все же был снят с его карты. Как это работает: при бронировании гостиницы по кредитной или дебетовой карте сумма, равная стоимости заказанного номера за сутки “замораживается”. Деньги остаются на вашем счету, но они не доступны для использования – снятия наличными или оплаты. К примеру, если вы клиент банка, позволяющего вам видеть состояние вашего счета через Интернет, вы увидите, что сумма на вашем счете и сумма доступная к использованию будут отличаться именно на сумму “замороженных” средств – стоимость номера с сутки. 71
Если вы забронировали гостиницу по своей кредитке, а потом приехали, и решили оплатить все проживание наличными – такая ситуация тоже возможна, но желательно несколько раз повторить менеджеру проводящему расчет, что надо разморозить сумму на карте. Плохого не случиться, просто эта сумма может быть заморожена и не доступна для использования около месяца, если менеджер не проведет необходимые операции. В договорах с компаниями прописывается срок, за который можно снять бронирование без штрафа. Чаще всего это сутки (24 часа), для “любимых” клиентов, обеспечивающих большую гарантированную “загрузку”, гостиницы, кроме скидок предоставляют и льготы по условиям аннулирования брони – срок может быть уменьшен на некоторое количество часов – но это зависит, в том числе и от местоположения, и от востребованности гостиницы в целом. Визовая поддержка Если в компанию приезжают специалисты или гости из другой страны, им требуется визовая поддержка для получения Российской визы. Визу они получают в Российском консульстве в своей стране или стране пребывания. Также как для россиян, которым, при подаче документов на получение визы иностранного государства необходимо приглашение от принимающей стороны, иностранцам для получения российской визы необходимо приглашение от принимающей стороны в России. Но встречается недопонимание со стороны гостей – они думают, что письма им от вашей компании с приглашением посетить ваш офис будет достаточно, но это не так. Приглашающая сторона должна быть зарегистрирована в Управлении Федеральной Миграционной Службы. Если у вашей компании такой регистрации нет, она не может выступать приглашающей стороной. Приглашение – это особый документ, оформляемый на каждого приезжающего иностранца через Федеральную миграционную службу. Некоторые гостиницы высокого уровня – например сеть гостиниц Marriott или гостиница Золотое Кольцо в Москве и ряд 72
других, чаще всего 4-х и 5-ти звездочных гостиниц, имеют право оказывать визовую поддержку иностранным гражданам, планирующим остановиться в их гостинице. Это возможно в том случае, если иностранец бронирует номер по своей кредитной карте и оговаривает необходимость визовой поддержки. В этом случае соответствующая служба гостиницы предлагает будущему гостю заполнить определенную форму, предоставить дополнительную информацию о себе и через некоторое время высылает ваучер, оформленный в установленном порядке. Этот ваучер может выступать в качестве приглашения от принимающей стороны предоставляемого наряду с другими документами в российское консульство. Существует ряд ограничений, но эти вопросы служба поездок вашей компании должна выяснять в рабочем порядке. Служба организации поездок компании, как правило, оказывает поддержку российским сотрудникам для получения виз других государств. При этом чаще всего это информационная поддержка. Координатор предоставляет всю необходимую информацию по списку документов, требуемых тем или иным посольством, срокам оформления виз, адресу посольства или консульского отдела, часам работы, требованиям по прохождению собеседований. Это обязанность службы и такую информацию координаторы должны уметь находить. При этом заполнение анкет, сбор документов, получение приглашений – это обязанность сотрудника, собирающегося в командировку. Подача документов в посольство тоже. В некоторых компаниях вопрос подачи документов решается иным способом – это, например, аккредитация компании при посольстве, – но это отдельные случаи. Возможно использование услуг ряда агентств. При этом надо помнить, что сотрудники, проживающие в городах, где посольств или консульских отделов нет, вынуждены подавать документы скажем в Москве, или ближайшем городе, где находится консульский отдел данного посольства отвечающий за работу с данным регионом. Если, к примеру, сотрудник постоянно зарегистрирован (прописан) 73
в Санкт-Петербурге, а работает в компании в Москве, при этом большую часть времени проводит в командировках по стране, по существующим правилам он должен подавать документы на визу в консульство Великобритании в Санкт-Петербурге. Заказ билетов Итак, сотрудник заполнил свою форму – запрос на поездку и передал ее в службу организации поездок. Координатор отдела связывается с агентством по продаже билетов, выясняет какие рейсы возможны (часто эти рейсы координатор знает наизусть), наличие мест на соответствующие рейсы и поезда. Достаточно часто бронирование билетов на внутренние рейсы по России невозможно, продажа открывается за определенный период и если заявка подана заранее, координатор делает соответствующую пометку себе и в первые дни продаж выкупает билеты. Если форма-запрос передана всего за несколько дней до поездки, будьте готовы к следующему – мест на рейс нет, или нет в том классе, в каком сотрудник желает лететь, или стоимость на билет в том же классе выше. Лучше планировать все заранее. Для международных рейсов есть понятие бронирования билетов, поэтому лучше забронировать билет и “подержать” бронь некоторое время на случай изменения планов – это делает агент по продаже билетов. Работа координаторов по поездкам весьма напряженная. Например, бывают случаи изменения сроков поездок, когда билеты выписаны, гостиница забронирована, такси заказаны. Особенно «весело» координатору, когда поездка перенесена на более ранний срок. Трансферы В ряде компаний с большим количеством поездок сотрудников, встречи – проводы в аэропорту могут решаться путем использования автотранспорта своей фирмы, или встречающей стороны. При этом у координаторов (соответственно и у офис менеджера) возникает дополнительная организационная нагрузка – координация транспорта. Предположим, что поездок у 74
вас много. Если полностью использовать транспорт компании, объем работы по вопросам учета использования бензина, времени работы водителей и т.д. значительно возрастает. В случае поздних прилетов это еще и учет особенности работы водителей в ночное время, соответствующий график работы водителей. Здесь как нельзя кстати приходится аутсорсинг – использование службы такси по договору, или использование транспортной компании. Корпоративные мероприятия Корпоративные мероприятия: фуршеты, банкеты, выездные праздники, отдых, team-building, Incentive туры - все это важные и необходимые элементы корпоративной культуры. В современных удачных компаниях руководители понимают, что кадры – это основная ценность компании. Корпоративный отдых, организованный правильно, это один из важнейших инструментов корпоративной политики, он значительно улучшает хорошую, доброжелательную атмосферу в коллективе, повышает заинтересованность в работе сотрудников, приверженность своей фирме, позволяет лишний раз подчеркнуть, что компания – это единая команда, работающая для достижения общих целей. При работе команды намного увеличиваются шансы на успех, а также повышается уровень взаимоотношений, профессиональная этика. Создание корпоративного духа – очень важный фактор в работе с коллективом. Корпоративные мероприятия стимулируют рождение команды из группы просто сотрудников. Корпоративный отдых дает возможность большому коллективу собраться вместе, а иногда просто встретиться, если офисы расположены в разных зданиях, или в разных городах, познакомиться в неформальной обстановке, лучше узнать друг друга, иногда даже проявить личные таланты и качества, невостребованные в повседневной работе. Зачастую корпоративный праздник – это единственная воз75
можность собрать весь персонал вместе в одно время. Проведение корпоративных праздников, их перечень, план и бюджет должны быть прописаны в плане на весь год. Должно оговариваться участие в них руководителей, возможно часть мероприятий будут проводиться для ограниченного круга – топменеджеров большой компании, или для менеджеров по продажам и маркетингу из всех региональных офисов, team-building (командообразование) для подразделений. Существует понятие разработки корпоративного праздника детальное планирование всего мероприятия, четкий по времени, действиям, месту проведения каждого события планраспорядок, программа, сценарий. Концепция, сценарий, место проведения (тип помещения, базы или площадки) утверждается руководителем, но непосредственным организатором всего события как правило, является офис-менеджер. Офис менеджер является представителем клиента для компаний, оказывающих организационно-устроительские услуги. Он в пер вую о чередь занимается выбором партнеров и контролем качества их услуг. Корпоративный праздник может быть посвящен (было бы желание руководства, а повод найдется): юбилею компании; открытию нового филиала или магазина и т.п; подведению итогов деятельности за период и награждению сотрудников; профессиональному празднику; общегосударственному празднику – Новый год, 23 февраля и 8 марта. Каждое мероприятие должно быть запоминающимся и специфичным, отличным от предыдущего, поэтому здесь немаловажен творческий подход. При этом это не просто развлекательное корпоративное мероприятие, оно должно подчеркивать фирменный стиль вашей компании. Программа должна подчеркивать элементы корпоративности, желательно присутствие элементов корпоративного стиля в оформлении. Необходимо 76
подчеркивать, что это праздник именно этой компании, а не просто банкет по определенному случаю для малознакомых людей. Цели и задачи корпоративных мероприятий: повысить эффективность взаимодействия и общения между сотрудниками разных отделов и подразделений, а также региональных представительств компании; повысить приверженность сотрудников компании; показать масштаб компании, отношение к сотрудникам компании, их значимость для фирмы, может быть даже снять некоторые разногласия в процессе живого общения; обозначить цели на будущее, подчеркнуть корпоративные ценности, миссию компании; поднять дух команды после реструктуризации, значительного обновления коллектива, немного встряхнуть «старых» сотрудников. В зависимости от бюджета к организации и проведению корпоративного мероприятия можно привлекать специализированные фирмы, поручить им весь комплекс услуг по разработке и проведению мероприятия или только разработку сценария. Если бюджет ограничен, можно заняться организацией и находить поставщиков услуг самостоятельно. Мероприятия могут быть выездными или проводиться в помещении офиса. С учетом особенностей и традиций компании, а также значимости повода можно организовать: активный отдых на природе (эстафета, или мероприятие по типу казаки-разбойники, спортивные соревнования и т.д.); барбекью (поездка на шашлыки); 77
выездной банкет; поездку на теплоходе и др.
Проводимые в помещении офиса мероприятия – это чаще всего фуршеты (рассадка за столами не предусматривается), при этом для организации питания пользуются услугами кейтеринговых (Catering) компаний. Существуют фуршетные службы и у ряда кафе, ресторанов. Кейтеринг - вид деятельности по обеспечению выездного ресторанного, или другого обслуживания связанного с обеспечением питания, при котором банкет, фуршет, корпоративные праздники и развлечения организуются в любом удобном для клиента месте. Разработка корпоративного праздника. Необходимо детальное планирование всего мероприятия, четкий по времени, действиям, месту проведения каждого события план-распорядок (программа, сценарий). Основные вопросы: выбор места и помещения для проведения мероприятия, планирование функционального пространства (event function space planning); материально-техническое обеспечение планируемого мероприятия; решение вопросов транспорта; организация питания, график доставки еды и напитков, расчет меню; общие вопросы – выступления, оргтехника, программы и оргматериалы; организация развлечений; указания по декору или оформлению помещения, или места проведения; решение вопроса (подбор или предоставление) по 78
обслуживающему персоналу для мероприятия; Все действия, временные интервалы и функциональные зоны должны быть перечислены в хронологическом порядке. Помещения, где планируется проводить мероприятие, среди профессионалов называется функциональным пространством. Пример для небольшого события: Время
Действия (события)
Помещение
10:00-12:00 12:30-13:30 13:30-18:00
Подготовка помещения Большой зал Встреча гостей, анимация Фойе Торжественный обед Большой зал
Должны быть перечислены услуги, напитки и яства, которые должны предлагаться гостям или участникам мероприятия. Здесь же указывают цены на еду и напитки, их количество. Планирование мероприятия Если планируются выездные мероприятия офис менеджеру и его административному отделу обходимо заказать выездное ресторанное обслуживание (кейтеринг), составить план для проведения корпоративного праздника исходя из специфики деятельности компании. Разработать сценарий, расписав: сбор гостей, встречу гостей артистами или просто официантами с напитками в бокалах; характер работы Тамады (распорядитель управляет вечером под негласным контролем офис-менеджера), в какой момент проводится выступление руководства с небольшой речью, составить план рассадки за столами, когда проходит приглашение в основной зал, к столу. Оговаривают: Оформление зала, кто будет делать, стиль, готовность по 79
времени. План расстановки столов - отдельно стоящие столы, или параллельно рядами, или буквой П, или буквой Т, другие варианты. Возможны варианты, когда организуется фуршет, при этом не подразумевается наличие стульев у столов – присесть можно на диванчиках после завершения трапезы. Можно предусмотреть план рассадки за отдельно стоящими столами – по отделам, например, и оставить несколько столов для свободной рассадки. Чтобы мероприятие прошло интересно и организованно нельзя пускать его самотек. Любой кейтеринговой службе или ресторану нужен распорядитель с вашей стороны, контактное лицо, которое решит все организационные вопросы – можно ли подавать горячее, можно ли убирать со стола и готовить стол для подачи десертных блюд и т.д. В зависимости от времени года – если это не зима, желательно подобрать функциональное пространство, где есть площадка и на улице, и в помещении. Программа организуется отдельно, можно пригласить артистов на собственное усмотрение, можно посоветоваться с администратором заведения, при этом предусматривают комнату для переодевания артистов. В программе расписывают: время начала выступления, когда вступает тамада или ведущий; вступительное слово руководителя (коротко, все важные моменты и доклады лучше провести днем в офисе); анимация (с активным участием сотрудников) можно с призами, интересно проведение лотереи. Затраты обычно включают: Стоимость меню - банкетное меню или фуршетное меню. 80
Условия ресторанов, клубов всегда – минимальный заказ на сумму с человека. Оплата услуг артистов, аниматоров, стоимость оформления зала и т.д. Существуют специализированные компании, которые: разработают сценарий праздника; тематику и стиль развлекательной программы; организуют праздничные или презентационные мероприятия; и непосредственно проведут корпоративное мероприятие. Перечень дополнительных услуг, предлагаемых разными компаниями организаторами: услуги ресторана выездного обслуживания; торты на заказ (возможно с фирменным знаком компании или по желанию); салюты и фейерверки; оформление воздушными шарами; аренда, прокат лимузинов; аренда сцены; аренда света, звука (аппаратуры); аренда автобусов; предоставлене услуг конферансье, ведущего, тамады; фитодизайн; аренда тентов, шатров, навесов; шоу-программы; фото- и видеосъемка; музыкальная программа, дискотека; аренда теплохода, яхты; караоке; карикатурист; 81
различные мастер-классы; анимация; предоставление костюмов на прокат (для сотрудников компании); цирковые номера, клоуны; фольклор и народные забавы; праздничные аксессуары и сувениры; аквагрим и многое другое; подбор и аренда ресторанов, помещений, полян для пикников. Распорядок банкетного (или иного) мероприятия В большинстве случаев согласованный и подписанный обеими сторонами распорядок – или список мер по организации мероприятия является приложением к контракту на проведение мероприятия, а иногда включается в текст контракта. Как правило, такой распорядок должен быть предоставлен исполнителю (выбранному ресторану, кейтеринговой компании, агентству) не менее чем за 3 недели до мероприятия и должен содержать подробное описание каждого аспекта мероприятия. Оплата мероприятия производится, как правило, авансом. Платежи за перерасход производятся по завершении мероприятия. Обязанности офис менеджера и его административного отдела при проведении корпоративных мероприятий. Отвечает за детальное планирование всего мероприятия: четкий тайм-план где-когда-с кем будут участники мероприятия, запасные варианты. Предоставляет на утверждение руководителя скалькулированную смету всего мероприятия. Заранее (минимум за 3 недели) извещает сотрудников о дате проведения мероприятия. О месте проведения можно известить 82
позднее. Необходимо изначально согласовать с руководством количество участников и статус мероприятия - (будут ли то лько сотрудники или сотрудник может привести с собой подругу (друга), жену (мужа). Желательно получить предварительное подтверждение от сотрудников об их присутствии на мероприятии. Обеспечить своевременную авансовую оплату организаторам. Сотрудникам и приглашенным – разослать схему проезда к месту проведения мероприятия, возможно, организовать автобусы или другой транспорт от офиса или от метро. Сообщить о стиле одежды (Dress code), если это критично. Необходимо предусмотреть работу, возможности и емкость гардеробной. Если туалеты расположены далеко – разместить дополнительные указатели Заранее оговорить с ведущим, тамадой или конферансье национальный состав присутствующих, или какую-то другую специфику персонала компании, чтобы исключить некорректные со стороны выступающих артистов шутки или анекдоты в процессе выступления. Предусмотреть запас по (бару) на 20% - 30 % от расчетного количества, чтобы не было сюрпризов. Отслеживать готовность этапов плана по времени. Организовать комнату для переодевания артистов, сообщить время начала выступления – основной программы, Офис менеджер первый приходит и последний уходит. Контролирует возникновение и разрешение нестандартных ситуаций Фуршет В отличие от банкетов, званых обедов и иных торжественных приемов пищи, при фуршетах 5 рассадка за столами не пре5
А la fourchette – на вилке, с вилкой(франц.) 83
дусматривается, это мероприятия, которые отличаются подвижностью их участников. Основная цель и событие фуршета – это общение, участники таких мероприятий, как правило, не стоят на месте, прохаживаются по помещению, выбирают собеседников. Поэтому специфика предлагаемого меню – очень малые порции. Тарелки предлагаются небольшие, мелкие, которые удобно держать в руке. Варианты меню для фуршета: б; бутербродные закуски - канапе – различные виды; тарталетки различные; тартинки; пирожки; опен-сэндвичи, крекеры с различными муссами; закуски – рулетики, конвертики различные, баклажаны, яйца фаршированные, маслины и оливки; корзины со свежими овощами; тигровые креветки в различных панировках; валованы; шпажки с сыром, креветкой и др.; салаты различные, как правило, немного; горячие закуски - мини шашлычки мясные, рыбные; блинчики; жульены; десерт - фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), коллекция сыров, сервированных виноградом и орехами; десерт фруктовый из дыни, абуза, ананаса и т.д.; фруктовый салат в апельсиновых корзиночках, мини пирожные со свежими фруктами, профитроли разные; Меню шведского стола (буфетная форма обслуживания, рассадка за столами) При буфетной форме обслуживания, в отличие от стандартной формы обслуживания банкетов, как правило, еды потребуется больше, чем при раскладке по тарелкам и издержки на еду будут выше, чем при порционном обслуживании (порядка 1,5 – 2 раза). 84
закуски - ассорти мясное, ассорти рыбное, ассорти сыров, карпаччо, ростбиф, мясные деликатесы, язык, морепродукты, яйца фаршированные, блинчики- роллы, филе сельди, грибочки маринованные, разносолы (огурчики соленные, черемша, чеснок), овощное попурри, зелень, салаты, винегреты, соте; горячие закуски – многообразные, пирожки закусочные; соусы - ьразличные; горячие блюда - мясные филе разные, рыбные филе, эскалопы, гарниры (картофель, рис, овощи на пару, овощи гриль); десерт - композиции из фруктов, коллекция сыров, мини пирожные со свежими фруктами, пирожные различные, профитроли, кондитерские и выпеченные изделия; хлебо-булочные изделия. Вариант меню банкета – в зависимости от выбранной кухни (банкет – рассадка за столами): праздничные закуски с выносом - поросенок фаршированный с миндалем и фисташками, севрюга в "растяжку" и др., а также мясные деликатесы, морские деликатесы, заливные рулетики из ветчины с сыром, блинчики с красной икрой, разносолы из бочонка (огурчики соленые, капуста квашеная, черемша, чеснок), оливки, маслины, овощное попурри, помидоры черри, грибочки и др. из меню ресторана; десерт - фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов), пирожные, мороженое, муссы, торты на заказ; Напитки Бар – важная часть обстановки любого мероприятия. эталонный стандарт –это 1 бар из расчета на 50 человек. если желательно повысить уровень сервиса, то это соотношение можно уменьшить до 1 на 40 или 1 на 30 человек. при выяснении вопроса 85
сколько и какого спиртного должно быть в баре отталкиваются от состава участников и бюджета. Пробы. Если планируется большое мероприятие – желательно провести пробы блюд из меню. Это событие, в котором участвуют совместно представители заказчика и исполнителя. Корпоративные тренинги Team Building (командообразование) В современном бизнесе эффективная командная работа (Team Work) персонала является одним из главных преимуществ перед конкурентами, залогом и составляющей успеха работы всей компании. Корпоративные тренинги и Team Building как раз и направлены на то, чтобы коллектив превратился в команду или эффективно работающую группу. Team Building – это тренинги по командообразованию. Их психологическая основа – изменение стереотипов поведения сотрудника по сравнению со стандартной, привычной обстановкой. Помещенный в иную обстановку, сотрудник чувствует необходимость действовать по-другому, по-новому оценивать и анализировать ситуацию. Очень часто тим билдинг проводят как активный корпоративный отдых на природе, при этом формы проведения могут быть самые разные. Главное – что для выполнения заданий не требуется специальных навыков и специальной физической подготовки. Не ведется оценка квалификации или специальных профессиональных знаний, это в первую очередь выполнение заданий вместе сообща, взаимопомощь внутри команды. Часто бывает, что пассивный на рабочем месте человек оказывается скрытым лидером, и его лидерские качества выявляются в такой неформальной обстановке. Предложения о проведении тренингов различного вида выдвигает руководитель подразделения совместно с отделом кадров. Решение о необходимости проведения и одобрение предварительного бюджета исходит от руководителя компании. Офис менеджер может быть вовлечен в процесс организации 86
в части предоставления функционального помещения для проведения тренинга, организации кофе-брейков, решения вопросов по обеспечению оборудованием, транспортом. Выбор компании, проводящей тренинг, осуществляет отдел кадров. Качество проведения и результат в значительной степени зависят от команды профессионалов (психологов), проводящих тренинг. Программы Team Building могут быть различного уровня сложности. В целом они являются эффективным методом повышения качества процессов принятия решений, дают возможности реализации командного и личностного потенциала сотрудников, увеличивают доверие к членам команды и к компании в целом. Это и эффективный способ формирования корпоративной культуры. Инсентив программы, туры Инсентив 6 программы – это мероприятия, проводимые как официальное поощрение за успехи в работе, значительное перевыполнение планов по продажам, продвижение товара и т.д. Это также эффективное средство выразить благодарность своим дилерам, дистрибьюторам за отличную работу, поощрить и стимулировать лучших сотрудников, создать дополнительную мотивацию. В западных странах подобные меры поощрения существовали уже во второй половине 20-го века. Это Country Managers meetings или Regional Sales Managers meetings – когда менеджеры, ответственные за регионы собирались 1 раз в год на встречу для подведения итогов и эти встречи проводились каждый раз в новом месте, новой стране и сопровождались большой интересной и насыщенной культурной и развлекательной программой. Это фактически нематериальная форма стимулирования развития бизнеса и его эффективности. 6
Incentive (англ.) – стимул, поощрительное вознаграждение.
87
Инсентив программы сочетают в себе бизнес-программу, культурную программу и программу отдыха. Основная составляющая - бизнес-программа (посещение выставок, семинаров, конференций и т.д.), далее составляется насыщенная культурная программа и программа отдыха, возможно активного отдыха – например, путешествие на джипах, сафари. Эти программы относятся к категории делового туризма. При этом очень важна хорошая устойчивая репутация компании-организатора. Организация конференций Организация и проведение конференций, семинаров, презентаций и других мероприятий давно стало нормой делового общения. Наиболее удачно формат конференции подходит для продвижения сложных продуктов и услуг. Конференции дают возможность целевой аудитории получить разноплановую информацию по интересующему вопросу, обменяться мнениями и пообщаться между собой. Организация конференции - не только подбор конференцзала, это создание комфортной атмосферы, условий, необходимых для максимально эффективной работы участников конференции. Проведение конференции, успешность этого события в целом, сильно зависит от предварительной организации конференции, места проведения конференции. В качестве примера организатора корпоративных мероприятий разного масштаба можно привести компанию Континент экспресс (Continent Express), имеющую представительства в Южно-Сахалинске, Санкт-Петербурге и Москве (www.continent.ru). Continent Express предлагает своим клиентам проведение всех мероприятий «под ключ», т.е. обеспечение и координацию всех элементов логистики и технической поддержки мероприятий. Это инсентивные поездки, конференции, конгрессы, семинары, тренинги, презентации. При проведении инсентивных поездок и конференций Континент Экспресс предлагает: 88
выбор места проведения с предварительным вылетом в страну с представителем компании; бронирование прямых чартерных рейсов или мест на регулярных рейсах; организация визовой поддержки; транспортировка и таможенная очистка материалов конференции и образцов продукции; размещение региональных представителей в гостиницах Москвы перед вылетом в страну мероприятия; организация групповых и индивидуальных трансферов в Москве и на месте проведения мероприятия; процедура ускоренного размещения в гостиницах для всей делегации; регистрация участников, раздача материалов конференции; подбор конференц- зала; установка технического оборудования (включая нестандартное) / звуковое сопровождение, экраны; организация и обслуживание комнаты секретариата; организация экскурсионной программы и досуга с элементами решения задач по укреплению корпоративного духа сотрудников компании; формирование и проведение конкурсов и спортивных соревнований; фрахт необходимого количества судов для организации круиза; организация выездного питания (catering) – в любом месте; выбор места и проведения гала-ужина; получение разрешения и согласования, в случае работы с нестандартными площадками; организация концертной программы, приветствий местных властей; выбор памятных сувениров для участников и 89
брендирование. ЗАКУПКА ОФИСНОГО ОБОРУДОВАНИЯ Выбор офисной техники Определение потребностей Вопросами закупки офисного оборудования (техники) занимается офис менеджер совместно со службой IT. Для закупок специализированной IT техники привлекаются технические специалисты – чаще всего свои офисные «айтишники». Их компетенции – выбор оборудования по характеристикам, совместимости и т.д. – все технические аспекты. Организационные вопросы, в том числе вопросы заключения договоров, обсуждений условий поставок и т.д. – компетенция офис менеджера. Список офисного оборудования по видам не так уж широк: - компьютеры, принтеры, сканеры; - копировальные аппараты; - факсы; - мультмедийные проекторы; - установка для телефонных конференц-звонков; - машинки для уничтожения бумаг (шредеры); - ламинаторы; - брошюровщики; - степлеры для документов с большим количеством страниц. Также существует масса устройств IT, в которых хорошо разбираются только IT специалисты. Разовые единичные закупки такого оборудования (и последующее предоставление всех отчетных документов в бухгалтерию) они производят самостоятельно, но офис менеджер должен быть обязательно в курсе. Случаи покупки всех наименований новой техники для совершенно нового и пустого офиса не так часты, поэтому такую ситуацию рассматривать в данном случае не будем. Будем счи90
тать, что офис переехал или просто продолжает работать в обычных условиях. Очевидно, что на первом этапе необходимо определиться с потребностями – что вы хотите и что ожидаете от приобретаемого оборудования. Необходимо понять, что не устраивает пользователей или руководство в существующем оборудовании, возможно проблема состоит в неоптимальном использовании существующей техники или неоптимальной организации работы. Вполне вероятно, что есть способы изменения процесса организации работы - к примеру, поместить более мощную технику в другой отдел, или разместить ее так, чтобы ее могло использовать большее количество сотрудников. Оптимизировать размещение сетевой техники, продумать какие отделы могут использовать технику совместно. Конечно, многое зависит от расположения отделов в офисе, специфичных требований – например двусторонняя печать на листах формата А3, наличия конфиденциальной информации и т.д. При этом потребности в конкретных видах выполняемых работ (соответственно и в характеристиках техники) могут отличаться у разных отделов. У финансистов – одни требования, у техотдела другие, у отдела рекламы и PR третьи. Итак, приобретаемое оборудование должно удовлетворять все потребности отдела или целого офиса, для которого она приобретается. Бывают случаи, когда покупается дорогая и мощная техника, но она не востребована и на 50% (соответственно часть финансовых средств просто выброшена на ветер). Или покупается дешевая и при этом маломощная техника, с ограниченными ресурсами и более высокой стоимостью копии. В итоге маломощная техника быстро выходит из строя из-за очень большой нагрузки, начинаются заботы по ремонту и в итоге вновь возникает необходимость новой закупки. Необходимо обсудить с отделами их потребности и составить идеальный набор характеристик закупаемой техники. Бывает, что анализ потребностей выполняет для вас фирма91
поставщик, но при этом надо быть уверенным в поставщике и помнить, что если это недорогая разовая покупка, поставщик не заинтересован тратить много времени на анализ потребностей вашей фирмы. При больших закупках – подобный анализ обязательно должен быть проведен фирмой-поставщиком. Ваша роль - проверка соответствия. Виды офисной техники Полезно иметь представление о широком спектре возможностей современной офисной техники. Функции и характеристики могут отличаться у техники разных производителей и от них, как правило, зависит и стоимость изделия. Копировальные аппараты Примерный перечень функций и характеристик копировальных аппаратов представлен ниже. Для разных моделей набор функций отличается и чем выше производительность аппарата тем, как правило, шире набор его функций - количество копий в минуту; - емкость податчика оригиналов; - наличие автоматического (дуплексного автоматического) устройства подачи оригиналов; - наличие обходного лотка (боковой податчик материалов для копирования); - (чаще всего этикетки, пленки, обложки, фотобумага, плотная бумага подаются через боковой податчик - обходной лоток); - возможность двустороннего копирования (в то м числе и для формата а3); - диапазон автоматического (и плавного) уменьшения /увеличения (в %), шаг увеличения/уменьшения; - наличие и количество заданных значений увеличения/уменьшения; - (например а4 – в а5; a3 - в a4; a5 - ва4; и так далее); - количество и емкость лотков для бумаги; - формат копий; 92
- режимы изменяемой и автоматической контрастности; - автоматический выбор бумаги; - автоматическое переключение лотков; - наличие режима стирания кромок (возможность отключения данного режима); - возможность восстановления работ; - автоматическое подавление фона; - копирование переплетенных оригиналов; - вставка разделителей между копиями на прозрачных пленках; - стирание по кромке с шагом; - автоматическое добавление обложек и вставок; - наличие электронного аудитрона; - возможность предварительного программирования заданий; - программирование вперед; - наличие режима экономии электроэнергии; - возможность сдвига полей при автоматическом копировании; - возможность редактирования участков на странице; - наличие автоматического финишера; - наличие полуавтоматического встроенного степлера; - возможность наложения изображений; - скорость копирования (для а4 подача длинной стороной, и а3); - время получения первой копии; - число копий (мах для одного задания); - вместимость лотков; - емкость дуплексного лотка (в дуплексный лоток помещается страница имеющая уже скопированное изображение на одной стороне и подаваемая для получения изображения на другой стороне при выполнении двустороннего копирования); - потребляемая мощность – в рабочем режиме, в режиме ожидания; - время разогрева; 93
- в стандартном режиме экономии электроэнергии; - время выхода в готовность из режима экономии электроэнергии; - (выделение озона - экологический показатель, уровень шума); - наличие дополнительного оборудования; - сортер – количество ячеек в сортере, емкость одной ячейки; - сортер финишер – режимы сортировки, укладки в стопку, скрепления оригинала; - сшивание автоматическое и в автономном режиме; - (например до 20 комплектов (количество ячеек) по 50 листов, сшивание одной скрепкой, скрепки – картридж на **** скрепок); - возможность использования других материалов для копирования / печати (бланки, этикетки, прозрачные пленки, обложки). Емкость лотков и пробивная способность сшивателей указываются для бумаги плотностью 80 гр/м2 – стандартной бумаги, используемой для печатных работ в офисах и на предприятиях. Для бумаги другой плотности показатели будут другими. При сравнении разных моделей аппаратов необходимо принимать во внимание стоимость копии. Обычно количество отпечатков рассчитывается для 5% заполнения страницы – это классический показатель для стандартной печатной страницы. Дружелюбность интерфейса пользователя тоже играет свою роль. Для средних по численности офисов наиболее популярны копировальные аппараты имеющие - многолистовую подачу оригиналов автоподатчиком; - масштабирование в интервале 64% - до 156% с шагом 1%; - не менее 5-ти фиксированных коэффициентов масштаба; - автоматическое двустороннее копирование (1-сторонние оригиналы – в 2-сторонние копии, 2-сторонние оригиналы в 2сторонние копии, 2-сторонние оригиналы в 1-сторонние копии); 94
- 2-3 лотка подачи бумаги, плюс обходной лоток. Очень важно наличие сервисной службы и возможность заключения сервисного контракта. Факсы Могут работать на термобумаге (устаревшие модели) и на обычной бумаге. Могут быть многофункциональными аппаратами (иметь также функции принтера, сканера, копира). Могут иметь струйную или лазерную технология для печатающего устройства. Примерный перечень функций и характеристик факсов: - скорость передачи (сек. на страницу); - сжатие данных (устройство обработки сообщений), регистр памяти; - разрешающая способность при сканировании и передаче сообщений; - объем запоминающего устройства; - скорость сканирования в память страница в сек.; - совмещение операций передачи – сканирования (экономит время пользователя); - автоматический выбор номера по алфавиту; - групповой набор номера; - надежность подачи оригиналов/бумаги; - задержанная передача – кол-во документов (осуществляет передачу в заданное, например ночное время; - автоматический прием в память; - автоматический повторный набор номера; - возможность копирования; - несколько видов отчетов; - скорость печати; - разрешающая способность при передаче; - разрешение при печати; - автоматическое уменьшение для принятия/копирования длинных или превышающих стандартные размеры документов; - автоматическое устройство подачи документов; 95
- оригиналы на входе – ширина документа, длина документа, максимальная ширина сканирования; - автоматический номеронабиратель – кол-во номеров ускоренного набора, группы; - уменьшенное изображение первой страницы на подтверждающем сообщении, режим многоадресной передачи, отсроченная передача; - отчеты, переключатель факс/телефон; - наличие порта подключения автоответчика; - вместимость бумажного лотка; - емкость лотка для приема отпечатанных документов; - возможность увеличения объема запоминающего устройства. Принтеры При выборе принтеров, безусловно необходима помощь и консультация специалистов IT. Примерный перечень функций и характеристик: - количество страниц в минуту; - разрешение и качество печати; - емкость лотков для бумаги; - емкость выходного лотка; - наличие многоцелевого лотка для специальных материалов; - однолистовой или многолистовой податчик обхода (обходной лоток); - наличие дополнительных лотков (подачи бумаги); - плотность бумаги для стандартных лотков (возможность использования в стандартных лотках бумаги повышенной плотности); - автоматическое перепечатывание страниц при застревании; - возможность двусторонней печати; - языки описания страниц и рабочие режимы; - резидентные шрифты; 96
-
ОЗУ; возможность расширения, максимальная емкость; интерфейсы, подключение к сетям; сервисное программное обеспечение печати документов; программная совместимость; уровень шума; возможность подключения дополнительных устройств; наличие режима экономии электроэнергии.
Сканеры - наличие автоподатчика; - сканирование со стекла и через автоподатчик; - скорость сканирования; - разрешающая способность; - программное обеспечение; Измельчители бумаг (шредеры)- разная степень измельчения. Для уничтожения секретных документов применяют шредеры с наибольшей степенью измельчения. Ламинаторы – выбирают аппараты нужного формата. Брошюровщики, степлеры для документов с большим количеством страниц. Слайдпроекторы, мультмедийные проекторы. Установка для телефонных конференц-звонков. АТС Установка небольшой офисной АТС (УАТС)- это один из путей увеличения количества коммуникационных точек входа и выхода в своем офисе. Возможности современных УАТС позволяют обеспечивать предоставление не только разнообразных услуг цифровой телефонии, но и передачу данных. Таких решений существует много, но необходимо принять во внимание, что, выбрав компанию-поставщика недорогих УАТС, предпринимателю необходимо обеспечить подключение офисной станции к телефонной сети оператора связи. Крупные компании 97
операторы связи предлагают своим клиентам сервис под ключ. По заказу клиента могут выполнить проектирование и «построить» корпоративную сеть своего клиента. Например, для решения этой задачи «Комстар Объединенные Телесистемы» предлагает своим клиентам сервис «под ключ», включающий организацию качественного подключения существующей в офисе УАТС, аренду нужного количества линий (в том числе с возможностью строительства волоконнооптических линий связи), предоставление комплексных услуг передачи голоса и данных на базе УАТС. Таким образом, с минимальным вложением собственных ресурсов компания малого бизнеса получает у одного оператора связи интегрированные услуги телефонии, передачи данных, выделенных цифровых каналов, видеоконференцсвязи, доступа в Интернет. Техническое решение для клиента разрабатывается с учетом структуры организации (наличия или отсутствия географически удаленных друг от друга офисов или филиалов и т. п.) и специфики ее бизнес-процесcов. Подобный подход позволяет клиенту не только пользоваться обширным спектром телекоммуникационных сервисов, но и легко наращивать мощность услуг, изменять их номенклатуру и при этом всегда быть уверенным в гарантированном качестве услуг и надежности функционирования всей инфраструктуры связи. Выполняя интеграционные проекты, «Комстар Объединенные Телесистемы» организует подключение клиента к своей сети, создает кабельную инфраструктуру внутри здания и обеспечивает необходимым набором услуг связи. Подключение крупных корпораций к сети «Комстар Объединенные Телесистемы» осуществляется с применением широкого набора решений «последней мили»: волоконно-оптических линий связи, медных телефонных пар, радиодоступа. Предоставление услуг сопровождается круглосуточным мониторингом канального и абонентского оборудования, что обеспечивает полную защиту сетей клиентов от несанкционированного дос98
тупа. Для начала необходимо определиться с характеристикой №1 - количеством внешних линий, количеством внутренних линий + количеством мобильных абонентов (под мобильными абонентами подразумевают беспроводные телефоны, используемые в микросотовых системах связи, построенных на основе офисных АТС). Существует ограничение на суммарную величину внутренних и внешних линий в каждой модели АТС. Оборудование должно быть специально адаптировано для России, сертифицировано и снабжено качественной документацией на русском языке. Оборудование должно поддерживать русский язык на дисплеях системных телефонов и протоколах работы АТС. Важно чтобы была развитая и хорошо организованная сеть сервисных центров в России. Необходимо выяснить, кто поддерживает гарантийные обязательства (оплачивает ремонты, обеспечивает запчастями) – сама фирма производитель или нет. Существенный плюс, когда поддерживает фирма производитель, а не дистрибьюторы. Выяснить срок гарантии на все компоненты АТС – например компания Panasonic дает 3-х летний срок гарантии на все компоненты АТС (включая системные телефоны) в случае их установки сертифицированным специалистом. Мобильные телефоны Мобильная связь широко используется в бизнесе. Основная услуга компаний – операторов сотовой связи — предоставление доступа к сотовой сети и обеспечение высококачественной связи. Продукт, продаваемый оператором – это услуга связи, осуществляемая через SIM-карту с присвоенным «привязанным» к ней избирательным номером. SIM-карту можно использовать практически с любой моделью телефона стандарта GSM, сохраняя при этом свой телефонный номер неизменным. SIM карты имеют защитные коды: PIN-код – Персональный идентификационный номер, который необходим для защиты от несанкционированного доступа. 99
PIN-код известен как правило, только пользователю. Если PIN код ввести неправильно 3 раза подряд SIM-карта блокируется и снять блокировку можно с помощью PUK-кода. PUK-код – Персональный разблокировочный код, вводится при необходимости разблокировать SIM карту. Если вы неверно 10 раз подряд набрали PUK-код, то SIM-карта полностью блокируется. Необходимо будет обратиться к оператору связи для произведения ее замены. В крупных компаниях существует корпоративный стандарт на мобильные телефоны. Выбираются телефоны одного и того же производителя, для сотрудников закупают одну и ту же, как правило, недорогую модель мобильного телефона. Для менеджмента модели более дорогие. Мобильная связь, оплачиваемая работодателем, предназначена для ведения служебных разговоров. Держателем контракта на мобильные телефоны является офис менеджер. Он: - приобретает аппараты и аксессуары; - оформляет подключение номера и дополнительных услуг; - ведет учет выданным аппаратам, sim-картам, puk-кодам; - ведет и обновляет список сотрудников и их избирательных номеров; - проверяет счета, детализацию. По вопросам разблокировки SIM-карты офис менеджер – основное контактное лицо. При утрате мобильного телефона – обращаются к нему. С вопросами о подключении роуминга или других дополнительных услуг, о ремонте аппарата, зарядном устройстве, дополнительных аксессуарах тоже. В целях экономии во многих компаниях устанавливают ограничение по сумме расходов на переговоры каждого сотрудника в месяц. Планка ограничений для ключевых сотрудников и разных отделов может отличаться. При этом если стоимость переговоров в месяц превысила установленный лимит, и проверка 100
детализации показала, что часть разговоров сотрудника велась не по служебным делам, ему могут предложить возместить средства, затраченные компанией. В данном случае имеется в виду кредитная форма оплаты мобильной связи, часто используемая корпоративными клиентами. При подключении в качестве корпоративных клиентов и при оформлении новых избирательных номеров, блокировке существующих, подключении дополнительных услуг, роуминга и т.д. офис менеджеру необходимы: - доверенность от компании; - документ, удостоверяющий личность представителя компании; - информация о реквизитах компании; - соответствующее заявление. Например: «Корпоративным клиентом МТС может стать любая организация, подключив всего 2 телефона на корпоративные тарифы МТС. Ваша компания также может стать корпоративным клиентом МТС, если она уже является представительством (филиалом или дочерней компанией) другого корпоративного клиента МТС России. Программа «Единое корпоративное обслуживание» предоставляет корпоративным клиентам возможность автоматически получить корпоративный статус для своих представительств в регионах». Корпоративных клиентов обслуживают отдельные менеджеры по работе с корпоративными клиентами (Account Manager). По всем возникающим вопросам сотрудники должны обращаться к офис менеджеру, а он уже связывается с соответствующим контактным лицом. Сервисные контракты Контракты на обслуживание техники могут включать в себя: - только работу – осуществляется периодический выезд мастера (профилактика оборудования или поломка) – при этом 101
заранее оплачивается только работа; - расходные материалы и работу – при этом замена расходных материалов производится на основании показаний счетчика выполненных копий. Необходимо обратить внимание на время реагирования, указываемое в сервисном контракте - срок 24 часа с момента получения заявки - это наиболее оптимальный срок. Сервисный инженер может заранее предоставить вам информацию о сроке службы и ориентировочном времени замены деталей вашего аппарата (не расходных материалов). Срок службы привязан к понятию рекомендованного объема копирования, который можно принимать для расчетов, так как срок службы указывается во временном интервале, но интенсивность эксплуатации аппарата не может быть предсказана заранее. Серийные номера оборудования указаны на ярлыке, находящемся на корпусе. Номер модели и серийный номер следует записать и сохранять эту запись в качестве свидетельства покупки для идентификации. Модель No Серийный No Дата покупки Дилер (поставщик) Адрес поставщика Телефон Снабжение офиса расходными материалами Канцелярские товары, расходные материалы в том числе материалы для печати - бланки, этикетки, прозрачные пленки, обложки, хозяйственные товары, чай, сахар и т.д. (обеспечение кухни), питьевая вода (если применяется) требуют постоянно возобновляемого запаса. Очевидно, что нельзя закупать расходные и другие офисные материалы лишь в момент получения заказа от сотрудников или при обнаружении «полного отсутствия» – потребуется как минимум 1 рабочий день (в идеальной ситуации) для приобретения – и это время когда рабочий цикл будет нарушен. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом потребности – это непосредственная обязанность офис менеджера (возможно функции будут возложены на 102
ассистента, но контроль исполнения остается за ним). Понятно, что запас должен быть достаточным, но не слишком большим – чтобы не тратить деньги раньше времени. Тем не менее, при формировании бюджета на следующий финансовый год необходимо заложить полную рассчитанную сумму планируемых затрат плюс 10 %. Потребности можно спрогнозировать, используя информацию о примерных нормах расхода в определенный период времени и учесть количество потребителей. Соответственно, ориентировочная потребность будет равна норме расхода умноженной на количество потребителей. При сокращении или увеличении числа сотрудников необходимо будет вносить корректировки. Непредвиденные факторы, влияющие на расход материалов - изменение хода рабочего процесса – например, неожиданно полученные требования создания большого числа копий, скажем, финансовых документов, или печать большого числа отчетов и т.п. Определение потребностей может быть также произведено на основе данных прошлого периода – предположение, что расхо ды в будущем будут такими же, как и в про шло м пер иоде, с корректировками на сегодняшний момент. Запасы материалов Необходимо классифицировать различного вида расходные материалы по уровню спроса и иметь страховой запас материалов: - материалы высокого спроса - необходим максимальный «страховой» запас для покрытия любых скачков спроса со стороны сотрудников – соответственно частый контроль; - материалы постоянного спроса - необходим умеренный страховой запас и периодический контроль запасов; - материалы нерегулярного спроса - низкий или нулевой уровень страховых запасов и выборочный контроль запасов. 103
Пополнение запаса и страховые запасы можно рассчитать для каждого наименования и канцтоваров, и расходных материалов, и чая, и хозяйственных товаров используя данную модель: «Запас страховой» ЗС должен быть БОЛЬШЕ чем «Запас текущий» – «Отложенные, не исполненные заявки от сотрудников» (если применимо) + «Ожидаемые поставки» – «спрогнозированный спрос (потребность)». ЗС > ЗТ – О + ОП – СС
При этом «Запас текущий» равен «спрос прогнозируемый» умножить на «Временной интервал». ЗТ = СПхВИ Пополнение запасов производят на основе одной из систем: - система с фиксированным размером заказа - запас пополняется на одну и ту же величину, решение принимается только о моменте размещения заказа; - система с фиксированным интервалом между заказами фиксируется период между заказами, а решение принимается о количестве заказываемых материалов. Основой бесперебойного снабжения офиса является эффективное планирование запаса и постоянный контроль соотношения между текущими запасами и их расходом. Списки канцтоваров разрабатываются применительно к каждой компании. В продаже есть стандартные уже готовые наборы, например, стакан-подставка с примерно 10 предметами в комплекте. Поставщики предоставляют также специализированные каталоги канцтоваров, по которым можно определиться со своими нуждами. Некоторые поставщики канцтоваров предлагают в своих каталогах, в том числе и ряд хозяйственных товаров. Выбор хозяйственных товаров, используемых для уборки, 104
достаточно широк. Необходимо учитывать требования и специфику отделочных материалов, цену и т.д. Основной набор средств может выглядеть так: - жидкое мыло; - освежитель воздуха; - дезинфекционные средства; - моющие средства; - бумага туалетная; - бумажные полотенца; - мешки для мусора; - мешки для пылесосов; - средство для посудомоечной машины; - перчатки резиновые; - перчатки х/б; - рукавицы х/б; - тряпки для протирки; - щётки для пола; - щётка для мытья окон; - диспенсеры; губка для посуды. Выбор поставщиков Поскольку компании являются наиболее интересными клиентами для фирм-поставщиков товаров и услуг, офис менеджеры, как правило, рассматриваются менеджерами по продажам или коммерческими представителями различных фирм как объекты повышенного внимания – ключевые фигуры. На имя офис менеджера отправляют рекламные материалы, приглашения на презентации. Звонки с предложением организовать встречу, чтобы представить вам продукцию своей фирмы – даже если пока вы не планируете закупок, - в расчете на то, что вы внесете фирму в базу поставщиков – возможно в будущем вы обратитесь именно к ним. Характеристики, по которым следует выбирать поставщика, представлены ниже, но помимо них необходимо обращать внимание на уровень подготовленности коммерческого представи105
теля фирмы и его умение вести презентацию и переговоры. Поставщики, серьезно работающие на рынке, уделяют большое внимание подготовке своих менеджеров по продажам или коммерческих представителей, в частности, умению проводить встречи и переговоры. Существуют определенные психотехники ведения переговоров и психотехники эффективных продаж, которыми обычно владеют профессионалы по продажам. При первой встрече это - установка доверительного контакта, подстройки, использование приемов активного слушания, представление своей фирмы, сбор информации о вашей компании, потребностях на сегодня или возможно в будущем, незаметная оценка офис менеджера как ключевой фигуры, а также попытка выявить другие фигуры, влияющие на процесс покупки, заключения договора или принимающие решение. Есть ряд ключевых вопросов, которые обязательно прямо или косвенно задаст вам коммерческий представитель. Если беседа будет более детальной – пойдет использование определенных техник презентации товара, возможна работа с сомнениями и возражениями, попытка изменить существующее мнение, если оно неопределенно или негативно и так далее. Если коммерческий представитель хорошо владеет техниками продаж – это уже говорит в пользу фирмы и подчеркивает уровень ее профессионализма. Если после встречи у вас осталось приятное впечатление от проведенной встречи и мелькнула мысль о том, что, возможно, вы обратитесь к услугам данной компании – значит, вы говорили с хорошо подготовленным профессионалом. Вообще, самые приятные собеседники – это профессионалы в продажах или профессиональные переговорщики. Даже в повседневной жизни, в ситуациях, не связанных с работой, если беседа с малознакомым человеком идет гладко и легко, создается ощущение взаимопонимания – очень часто это происходит именно благодаря умению собеседника использовать соответствующие техники. (Увы, бывает, ими пользуются и мошенники). Большинство договоров для офис менеджера - это договоры 106
на поставку услуг. Сложно заранее оценить качество предоставляемых компанией услуг, их нельзя оценить тем же способом, что и товар. Сложно понять, подведет ли вас поставщик услуг или нет, получите ли вы именно то, на что рассчитывали. Если оказаны услуги плохого или ненадлежащего качества, выходом из ситуации является разбирательство с компанией поставщиком, неоднократные переговоры, письма с претензиями и т.д., иногда долгий судебный процесс. Услугу как понятие можно охарактеризовать как последовательность действий. В некоторых случаях есть разработанные технологии – например у клининговых компаний. Когда вы заключаете договор на услуги – вы фактически покупаете услугу и в отличие от товара у вас нет никаких гарантий качества. Поэтому на первых порах, если полной уверенности в подрядчике нет, необходимо вести тщательный промежуточный контроль выполнения. Большое значение имеет опыт компании, возможность дать профессиональные советы, постоянный сервис и уход. Очень важны мелочи - как быстро ответили на звонок в компанию, как быстро прислали обещанное письмо или факс. Важны пунктуальность, точность, аккуратность работающего с вами менеджера, как быстро выслали ценовое предложение. Скорость реагирования подрядчиков на предложения или замечания заказчиков уже в процессе работы. Все это говорит об отношении к клиенту, о том, насколько ценит вашу фирму компания – подрядчик. Выбирать оптимального поставщика или оператора следует после изучения следующих характеристик: - виды и комплексность предоставляемых услуг (пакет услуг); - качество услуг (время доставки, мобильность, срочность и пр.); - конкурентоспособность расценок, тарифов и условий оказания услуг; - опыт работы на рынке; - степень развития сети представительств; 107
- налаженная система информирования клиентов о ходе исполнения заказа; - наличие страхования ответственности перед клиентом; - использование инноваций в обслуживании клиентов; - финансовое положение компании, ее кредитоспособность (эту информацию не всегда легко получить); - надежность исполнения договоров (эту информацию не всегда легко получить); - поведение в претензионных делах (эту информацию не всегда легко получить); - содержание и качество публикаций и рекламы. Желательно получить отзывы о работе данной компании от ее клиентов – поставщик сам может назвать несколько компаний – клиентов и контактные лица, к которым можно обратиться за рекомендацией. Списки клиентов часто представлены на вебсайте компании поставщика. Вы можете сами позвонить клиентам и если они получили обслуживание на высоком уровне они с удовольствием расскажут вам об этом. Очень хороший способ выбора поставщика – это проведение тендера. Кстати сообщение о том, что выбор поставщика производится путем проведения тендера - это хороший довод, для того чтобы избавиться от назойливых звонков разных фирмпоставщиков, а также способ избежать различного рода давления на вас с их стороны или попыток каким-то образом «заинтересовать вас лично» в подписании договора именно с ними. Результатом согласия на «интересное предложение» впоследствии может быть ваша зависимость от данного поставщика и невозможность потребовать от него четкого выполнения обязательств по договору или слабость вашей позиции при проведении переговоров – в итоге профессиональная непригодность. На этапе выбора поставщика при закупке, важно помнить, что, предлагая изначально низкую цену на продукцию, поставщик может вводить дополнительно стоимость услуг. При этом его конкурент возможно уже включил услугу в цену това108
ра. Включение стоимости услуг и опций в цену товара или отдельной строкой в спецификацию - один из приемов продаж. В итоге может сложиться ситуация, когда окончательная сумма контракта у выбранного поставщика окажется выше, чем у альтернативного, несмотря на то, что цена, предложенная альтернативным поставщиком, изначально казалась высокой. Пример: Окончательная формулировка в договоре: Поставщик No 1 Сумма настоящего договора составляет *****.** НДС ***.** Стоимость ***.** Вывоз мусора ***.** Сборка ***.** Доставка ***.** Подъем на этаж **.** Упаковка **.** Поставщик No 2 Сумма настоящего договора составляет *****.** НДС ***.** Стоимость ***.** Сборка ***.** С другой стороны, необходимо не забывать, что безжалостно давя на поставщиков, можно выбить из них лучшую цену, но всему есть предел, и если изначально поставщик вынужден был пойти на очень большие уступки, то может возникнуть ситуация, при которой, если у поставщика появится возможность отказаться от исполнения обязательств, он сделает это с радостью. И возможно, в невыгодном положении окажетесь вы, если вы зависите от сроков. Переговоры Важным навыком офис менеджера является умение вести 109
переговоры: - с арендодателем; - с поставщиками и контрагентами; - с сервисными организациями и т.д. Если поставщики или контрагенты уже выбраны и работа налажена, потребность в переговорах может возникнуть при наличии претензий по качеству их обслуживания или вашего пожелания по пересмотру расценок или возникших пожеланий в оказании дополнительного вида услуг, не предусмотренных договором. Поставщики также могут быть инициаторами проведения встречи и переговоров в случае претензий к вам, например, по поводу своевременности оплаты или увеличения стоимости какого-либо вида услуг, цен на поставляемую продукцию, причины могут быть разными. Очевидно, что каждая из сторон будет заинтересована в решении вопроса в свою пользу. Лучше предварительно выяснить суть предложений или претензий стороны, предлагающей провести переговоры, узнать о причинах, подготовить документы, соответствующие сути и теме обсуждения и определить позицию вашей компании по этому вопросу. Желательно не переносить переговоры для повторной встречи, а заранее подготовиться к ним и продумать и согласовать возможные решения с вашей стороны. Место проведения переговоров для офис менеджера – как правило, переговорная комната на территории офиса. Помните об экономии своего времени, а также более благоприятной психологической обстановке. Переговоры с арендодателем чаще проводятся в офисе арендодателя. Существуют различные стили ведения переговоров, переговоры могут вестись как в дружелюбной, так и в агрессивной манере. В любом случае не надо эмоционально реагировать на стиль ведения переговоров, а необходимо вникать только в суть. Необходимо уметь владеть собой и ситуацией. Существуют методики и психотехники ведения переговоров, приемы манипуляции и контрманипуляции. Важно умение слушать, умение отстаивать свою позицию. 110
В зависимости от специфики переговоров можно вести переговоры как самостоятельно, так и в команде - например, с привлечением технических специалистов или представителей финансового отдела. Начало встречи - контакт, ориентация в партнере, поиск общего языка, выяснение целей и ожиданий обеих сторон, выявление неясных моментов, разногласий, подчеркивание точек соприкосновения, выяснение интересов партнера. Не рекомендуется начинать переговоры с негатива. Четко формулируйте результаты переговоров - по каждому пункту следует зафиксировать общие позиции и разногласия. Работая с разногласиями, предъявите свои аргументы, внимательно выслушайте аргументы партнера, попытайтесь найти область компромисса. В любом случае надо сосредоточиться на интересах, а не на позиции, искать взаимовыгодные варианты. Независимо от результатов переговоров, надо сконцентрироваться на завершении обсуждения, подведении итогов и фиксации договоренностей. При завершении подписывается соглашение, подводятся итоги встречи. При неудовлетворительном завершении переговоров необходимо всегда оставлять шанс на будущее. Если переговоры зашли в тупик, лучше их закончить, после этого написать письмо с изложением аргументов. Иногда стороны пришли к устным договоренностям, но не оформили их сразу в письменном виде – к следующей встрече мнение сторон может измениться и процесс переговоров, возможно, придется начать с самого начала. Контрагент может высказать пожелание о проведении просто встречи, не подразумевающей переговоры – например, представить новые виды услуг или товаров, или вручить вам сувениры к Новому году, не каждая встреча - это переговоры. Внешний облик офис менеджера и его сотрудников имеет большое значение при общении и с деловыми партнерами, и с сотрудниками своей компании. Офис менеджер должен быть аккуратно и опрятно одет. Прочтите – любопытно: «Чистота те111
ла, лица, зубов, волос, бороды и усов должна быть безукоризненна»7. Большинство людей (вспомните и себя!) «встречают по одежке» и делают серьезные выводы о других, основываясь на их внешности, качестве их одежды и обуви, даже если «провожают по уму». Люди не могут заставить себя преодолеть физиологическое неприятие раздражающих их ощущений, вызванных неопрятной внешностью, неприятным запахом, грубым голосом и т.п. Мы не воспринимаем всерьез человека, одетого кое-как, плохо выбритого, с плохими манерами и не хотим иметь с ним никаких отношений, а если это продавец, то не станем у него ничего покупать. Подсознательно мы чувствуем исходящую от него угрозу – нашему дружелюбию, нашей доверчивости, нашему инстинкту самосохранения. И, напротив, вежливый, аккуратно одетый человек, даже преступник, располагает к себе и, обратившись к нам, сразу достигает первой цели – не вызвать отторжения и привлечь наше внимание для дальнейшего разговора. Поэтому деловые люди во всем мире стараются придерживаться правил хорошего тона и одеваться в соответствии с традициями деловых кругов. Изучите хорошее руководство по этикету8. Будьте внимательны к тому, что другие говорят о вашей внешности. Попросите близких отмечать раздражающие вокальные моменты вашей речи. Не всегда стоит исправлять дефекты дикции – некоторые из них индивидуализируют и даже украшают речь и придают характерность вашей личности. Деловые люди придерживаются не моды, а определенного уровня - одеваться так, чтобы не уронить свой престиж. Образцы того, как следует одеваться деловым людям, можно увидеть в телевизионных программах – президенты, министры, банкиры и другие представители политических и деловых кругов одеваются в соответствии с рекомендациями профессионалов. Только не следует ориентироваться на одежду артистов, художников, Haстольнaя книгa священнослужителя. - М., 1988. Например: Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол.– М.: Ось-89, 1998. 112 7
8
литераторов, музыкантов, эстрадных и теле-звезд – чаще всего они одеваются в соответствии с придуманным ими для себя имиджем, порой экстравагантно и далеко не всегда – со вкусом. Особенно это касается людей, тусующихся вокруг них. В последние годы курение выходит из моды - среди участников переговоров могут быть некурящие, и нежелательно устраивать для них пытки дымом. Общение с партнерами и клиентами Общение персонала с деловыми партнерами отражает уровень культуры предприятия. Нормы общения, сложившиеся на предприятии, проявляются в поведении сотрудников при общении: с клиентами, имеющими претензии по качеству товаров или услуг; с посетителями; с «трудными» клиентами; с клиентами по телефону. Методы коммуникации с учетом индивидуальности фирмы должна быть освоены всеми сотрудниками, которые общаются с клиентами: оператор на телефоне, диспетчер, руководители подразделений. Менеджеры по продажам и приемщики заказов должны не просто хорошо выглядеть, они должен излучать жизнерадостность, энергию, бодрость – к таким люди тянутся за энергетической подпиткой, улучшением собственного настроения. Они должны «держать улыбку» начиная от встречи клиента и до совершения покупки. Улыбка должна быть искренней, фальшь люди чувствуют и быстро уходят. У таких сотрудников результативность работы выше. Приветствуя посетителя, следует встретиться с ним взглядом, иначе он почувствует себя незамеченным или незначительным посетителем. Первый взгляд и улыбка должны излучать искреннюю радость от посещения клиента – как будто зашел старый приятель. Не следует надолго отводить взгляд - это может привести к потере возникшего контакта. Взгляд сотрудника помогает внушению положительного или негативного мнения о 113
предприятии. Дружелюбие во взгляде и в улыбке должны подкрепляться таким же дружелюбным, в меру громким и уверенным голосом. Деловые встречи с партнерами и крупными клиентами могут быть в форме переговоров, а также завтраков, обедов или ужинов, но о делах принято говорить только после того, как подадут кофе. Не следует затрагивать вопросы вероисповедания, политические пристрастия, личные вопросы, связанные с положением на службе, доходами и расходами, болезнями, семьей. Общаясь с кем-либо, контролируйте дистанцию общения. Этические нормы, сложившиеся в результате подсознательного учета реакций организма на физические контакты, запахи, температуру и плотность воздуха таковы: Расстояние до метра считается интимным и приятным лишь для общения между друзьями или близкими людьми. Когда чужие люди нарушают эту границу, очерчивающую личную зону безопасности, нам становится не по себе - вспомните, как неприятен чужой человек, при разговоре приближающий свое лицо к вам, как напряженно молчат незнакомые люди в лифте. Расстояние от одного до двух с половиной метров считается официальным и удобным для любых не раздражающих контактов. Расстояние от трех метров и дальше — дистанция безразличия. Зрение и слух успевают отреагировать на изменения в обстановке, человек подсознательно считает себя в безопасности и ему все равно, что происходит за пределами этой зоны. Сознательно или нет, эту дистанцию стараются держать высокомерные руководители. Хороший контакт с собеседником и результативные переговоры достигаются на дистанции общения не далее 1,5 - 2 м. У народов различных культур свои нормы оптимальных расстояний между собеседниками. Не зная, что американец, например, невольно увеличивает дистанцию при разговоре, если она становится менее метра, можно счесть его высокомерным, надменным и т.п. Не привыкнув к тому, что латиноамериканец 114
стремится приблизиться к собеседнику, можно ошибочно заключить, что он излишне настойчив или претендует на приятельские отношения. Во многих странах не принято, находясь в лифте, становиться лицом к незнакомым людям – обычно становятся к другим спиной. Отношение к пространству у людей разных культур тоже различное. Американцы, раньше других начавшие укрупнять предприятия, работают, не отвлекаясь, либо в больших помещениях, либо при открытых дверях, приученные к тому, что на службе о ни о бязаны быть в р аспоряжении окружающих. Для немецкой организации рабочего пространства распахнутая дверь означает беспорядок. Американец, не желающий контактов, уходит в другое помещение и закрывается. Англичанин с детства приучается обособляться, при необходимости, в людных местах и его молчаливый отказ ответить незнакомцу, отвернувшись или перейдя с места на место, воспринимается другим англичанином лишь как обычное право каждого быть сосредоточенным, задумчивым, наконец, просто не желающим контактировать с кем-либо. Именно в Англии возникло понятие “privacy”(прайвэси) - право частного лица на невмешательство в его личную жизнь. А американец откажется разговаривать с человеком, находящимся с ним в одном помещении, только в случае негативного к нему отношения. Англичане регулируют силу голоса так, чтобы их слышал только один собеседник. Американцы подобную манеру ведения разговора считают подозрительным перешептыванием. Англичане считают американцев говорящими несносно громко, раздражаясь их интонационной агрессией, хотя она – лишь признак расположения к собеседнику и открытости. В торговле есть и национальная специфика. Скандинавы не хитрят, если спросишь о чем-то в лоб, ответят честно, очень откровенно занимаются бизнесом и добились хороших результатов. А на Востоке хитрят со страшной силой, все друг у друга 115
кусок норовят отобрать, но нельзя сказать, что там хорошо живут. В России покупатели боятся продавцов и поэтому очень замкнуты. Из-за этого рассказывают о своих проблемах скупо. У восточных народов велик авторитет старших, поэтому рекомендация или пример старших имеют решающее значение при выборе товара. Готовясь к трудным переговорам, к проблемным беседам с сотрудниками, к общению с клиентами, целесообразно помнить некоторые наблюдения, накопленные специалистами 9: - люди, как правило, умнее и расчетливее в 8 ч. утра; в холодные и сухие дни человек лучше работает, тогда как слишком жаркая или влажная погода заметно притупляет интеллект в районе 19 ч. нервно-психическое состояние людей становится довольно неустойчивым, что может проявиться в излишней раздражительности и вспыльчивости; любая радость увеличивает альтруизм, обида или разочарование уменьшает его; нас всегда притягивают знающие и опытные люди; чем чаще мы видим партнера по общению, тем больше вероятность того, что он нам понравится, но чрезмерные контакты, однако, снижают его привлекательность; люди часто ценятся лишь в той степени, в какой они могут помочь в реализации личных целей партнера; чем больше кто-либо обладает властью, тем меньше этот индивид стремится к дружеским контактам; субъекта оскорбляет, когда сообщают, что не помнят его имени, ведь этим ему как бы намекают, что он не имеет совершенно никакого значения для партнера; когда человек эмоционально возбужден, он часто выражается излишне экспрессивно и как бы нападает на собеседника, По: Ронин Р. «Своя разведка: способы вербовки агентуры, методы проникновения в психику, форсированное воздействие на личность, технические средства скрытого наблюдения и съема информации». OCR Палек, 1998. 116 9
хотя это совсем не так; последние фрагменты разговора запоминаются прочнее всего; смысл фраз, составленных более чем из 13 слов (по другим данным из 7 слов), сознание обычно не воспринимает, поэтому нет смысла их применять; речь можно понимать лишь при ее скорости, не превышающей 2,5 слов в секунду; фраза произносимая без паузы дольше 5-6 секунд перестает осознаваться; мужчина в среднем слушает других внимательно 10-15 секунд, а после начинает думать, что бы ему добавить к предмету разговора; любое эмоциональное возбуждение (но только не сопереживание...) обычно затрудняет понимание других; типичный собеседник как "слышит", так и понимает намного меньше, чем он хочет показать; известию, полученному первым, гораздо больше доверяют, чем всем полученным в дальнейшем; люди обычно преувеличивают информационную ценность событий, подтверждающих их гипотезу и недооценивают информацию, противоречащую ей; человек высказывает 80% из того, что хочет сообщить, а слушающие его воспринимают лишь 70% из этого, понимают 60%, в памяти же у них остается от 10 до 25%; чтобы партнер смог воспринять передаваемую информацию, необходимо постоянно повторять ему главенствующие там мысли и положения; "средний человек" удерживает в памяти не более четверти того, что было сказано ему лишь пару дней назад; лучше всего память работает между 8-12 часами утра и после 9 часов вечера, хуже всего - сразу после обеда; лучше всего запоминается последняя часть информации, несколько хуже - первая, тогда как средняя - чаще всего забывается; 117
память человека способна сохранить до 90% из того, что человек делает, 50% - из того, что он видит и 10% - из того, что он слышит; прерванные по тем или иным причинам действия запоминаются в два раза лучше, чем законченные; слишком значительный объем наличной информации сбивает с толку и препятствует ее переработке; интеллект лучше всего работает в положении человека сидя, хуже - стоя, совсем плохо - лежа; пожилые люди лучше всего соображают утром, молодые вечером; стоящий человек имеет некое психологическое преимущество над сидящим. Телефонные переговоры Общие нормы поведения при телефонном разговоре. Постоянно следите за тем, чтобы: ваш голос звучал дружелюбно; вы были позитивно настроены; вы четко произносили слова; делались паузы между важными понятиями; ваши фразы были краткими и касались сути дела; вы держали трубку на правильном расстоянии от губ; ваша речь не была слишком быстрой. Если, говоря по телефону, вы улыбаетесь, то человеку на другом конце провода не удастся уловить в ваших словах недовольство, раздражение или разочарование. Если эти чувства есть, постарайтесь избавиться от них до разговора. Следите за правильной аргументацией при телефонном разговоре: никогда не прерывайте высказывание претензий позвонившего, но вы должны, тем не менее, последовательно и аргументировано направить разговор в нужное русло и управлять им; 118
дайте позвонившему выговориться, - важно, чтобы агрессия, которую он, возможно, накопил, нашла выход; дополняющими вопросами переведите позвонившего на нужную тему. Далее приведены рекомендации по времени осуществления телефонных переговоров 10. Телефонная беседа с клиентами - процесс очень индивидуальный, творческий, с опытом вы выработаете свой стиль и способ общения с клиентом. Формируйте свой подход, создавайте наилучшие для себя условия, стараясь закрепить в своей практике те ситуации, в которых вы уже добились положительных результатов. Лучше не звонить по деловым вопросам в ближайшие полчаса после обеденного перерыва. В это пограничное время между отдыхом и работой такая беседа воспринимается как вторжение в досуг, импульс возвращения к рабочей обстановке. Лучше не рисковать - свое подсознательное нежелание (если таковое есть) перехода от нерабочего состояния в рабочее ваш собеседник вполне может выразить отрицательным ответом. Пусть кто-то другой, с другими проблемами "перейдет" эту границу. После 17-00 опять старайтесь говорить с человеком, только если в его голосе нет нетерпения, - многие начинают собираться домой, вы их задерживаете, это раздражает, дает повод быстрее отказаться не дослушав. Но, если вы чувствуете, что человек заинтересован и располагает временем, - постарайтесь действовать активнее. После 16-00 самое плодотворное время. Основная суета прошла, скоро домой - вас слышат, вашу информацию воспринимают адекватно. Кроме этого примерного ежедневного графика, есть еще и некоторые закономерности: не стоит забывать, что пятница во многих учреждениях - короткий день и, соответственно, несколько передвинуть свои беседы, чтобы не раздражать челове10
По: Е. Кащеева, опытная телефонистка фирмы «Парус». 119
ка, которого вы застали своим звонком уже в дверях. Особенно это касается лета, когда в пятницу все спешат на дачи. Понедельник - день тяжелый, особенно первая половина. Договоры Непосредственной обязанностью офис менеджера является ведение договоров, связанных с его деятельностью. Договоры могут быть самые разные – это и договор аренды помещения, договор страхования, договор лизинга, договор купли продажи автомобиля для офиса, договор купли-продажи оборудования, договор складского хранения, договор на оказание услуг, лицензионный договор, договор материальной ответственности, договор аренды транспортного средства, договор поставки товара, договор на аутсорсинг, абонентский договор, договор на техническое обслуживание (сервисное обслуживание), договор на выполнение работ и т.д. Договоры, соглашения (общее юридическое название - сделки) устанавливают цены, сроки, качество товаров и услуг, порядок расчетов, а также дополнительные права, обязанности и ответственность, действия сторон в случае изменения рыночной ситуации в период исполнения договоров и т.д. Условия договора не должны противоречить законодательству, иначе в случае споров арбитраж или суд признают его «ничтожным» и потерпевшая сторона не сможет возместить свои убытки. Обдумывая условия сделки, следует четко сформулировать для себя: - что вы хотите сделать и что получить в результате сделки; - что, где, когда, кем и как должно быть выполнено; - что необходимо для гарантирования исполнения; - какова вероятность риска неисполнения договора одной из сторон; - меры по снижению риска. Процесс заключения договора состоит из этапов: 120
- подготовительный этап (подготовка к работе с контрагентом); - основной (процесс определения условий договора); - заключительный (оформление и непосредственное подписание). Подготовительный этап - основная задача на данном этапе определить свое отношение к потенциальному партнеру. Прежде всего, следует собрать о нем предварительные сведения: - организационно-правовая форма партнера, предусмотренная учредительными документами (поскольку все они имеют разную степень ответственности); - подтверждаются ли сведения о государственной регистрации партнера (поскольку возможно, что это лицо является фиктивным); - разрешена ли подобная деятельность в уставе партнера, имеется ли лицензия на осуществление данного вида деятельности (так как в противном случае сделка может быть признана недействительной). Далее необходимы сбор и анализ общей информации о партнере: - финансово-экономической; - организационной (количество работающих, структура фирмы, система управления, степень самостоятельности фирмы, наличие филиалов, территориальный охват деятельности); - рыночной (контролируемая доля рынка, имидж фирмы, возможность конкуренции с ней, постоянные контрагенты); - специфической; - сведения об управленческом персонале фирмы (образование, наличие судимости, компетентность, деловая репутация). После сбора общей информации о фирме необходимо проанализировать полученные сведения и определить степень надежности фирмы как потенциального контрагента. Для этого используются методы рейтинговой оценки, либо принимается 121
решение на основании положительной информации по всем (или большинству) аспектам деятельности потенциального партнера. В общем виде все потенциальные партнеры по степени надежности могут быть разделены на три группы: Надежные партнеры. Вся собранная информация по вышеназванным критериям является положительной - это позволяет сделать вывод о том, что данный партнер выполняет свои обязательства и имеет высокую исполнительскую дисциплину по совершаемым сделкам. Партнеры средней степени надежности. Информация свидетельствует, что в большинстве случаев партнер старается выполнять свои обязательства, хотя имели место единичные нарушения условий сделок. Контрагенты с низкой степенью надежности. Они, как правило, не выполняют взятых на себя обязательств, используют нелегальные методы в своей деятельности. Большое значение имеют отзывы и рекомендации бывших или настоящих клиентов данной фирмы. Отнесение потенциального партнера к одной из групп позволяет в конце предварительного этапа принять одно из возможных решений: - отказ от подписания договора с данным контрагентом; - подписание протокола о намерениях - это может быть использовано в случае, когда собранной информации оказалось недостаточно и необходима дополнительная проверка для определения надежности потенциального партнера; - согласие на подписание договора. Основной этап - процесс определения условий договора. После принятия решения о выборе контрагента стороны приступают к обсуждению условий, которые составляют содержание договора. Все условия по своему юридическому значению делятся на: - существенные (которые необходимы и достаточны для за122
ключения договора и требуют согласования сторон, например, предмет договора, цена товара); - обычные (которые не нуждаются в согласовании сторон; например, при заключении договора аренды автоматически вступает в действие условие, предусмотренное ст. 211 Гражданского кодекса Российской Федерации, в соответствии с которым риск случайной гибели или случайного повреждения имущества несет его собственник, т.е. арендодатель); - случайные - которые изменяют либо дополняют обычные условия (например, если при согласовании условий договора купли-продажи стороны не решили, каким видом транспорта будет доставлен товар покупателю, то договор считается заключенным и без этого случайного условия). Каждый договор должен иметь ряд обязательных элементов. Так, договор купли-продажи включает: Преамбулу - в которой указывается наименование договора (например, купли-продажи), место и время его заключения, наименование сторон. Основную часть - предмет договора: количество товара, цена товара, качество, базисные условия поставки, скидки с цены, форма платежа, срок поставки, право одностороннего отказа от договора, упаковка товара, сдача-приемка товара, ответственность сторон. Сюда же относятся общие условия договора - порядок рассмотрения споров и форс-мажорные обстоятельства. Заключительную часть - юридические адреса сторон, все приложения, подписи сторон. Проекты договоров надежнее готовить самому, не следует доверять это контрагентам, так как каждая сторона сделки подсознательно или с умыслом старается в условиях договоров защитить свои интересы и уменьшить свою ответственность. Проект договора должен просмотреть юрист – специалист по хозяйственным отношениям. Не принято передавать юристам полностью всю работу по подготовке договора. Задачи юриста – проверить: 123
> все условия договора на соответствие законодательству; 11 > правовые последствия каждого условия и разъяснить их вам; > выгодность для вас в правовом отношении текста каждой статьи договора, рекомендовать необходимые изменения; > предусмотрены ли санкции за нарушение каждого условия договора каждой стороной; > достаточно ли четко изложены условия получения возмещения убытков с нарушителя договора и сможет ли сам юрист отстоять на их основании ваши интересы, зная процессуальные правила арбитража; > правильно ли изложены условия разрешения споров – место и способ рассмотрения споров (арбитраж, суд, третейский суд) применяемое законодательство (вашей страны или страны контрагента); > правильно ли приведены в договоре юридические наименования и юридические адреса сторон; > уполномочен ли представитель контрагента подписывать договор: есть ли у него доверенность или заверенная копия устава его предприятия, если он – руководитель. Зарубежные предприниматели и компании прекрасно понимают, что совет юриста поможет избежать крупных убытков, и без юристов сделок не заключают. После того как все условия договора согласованы, необходимо еще раз проверить содержание договора в целом и на предмет отсутствия в договоре пунктов, запрещенных законом. Заключительный этап (подписание договора). Для того чтобы сделка не могла быть признана недействительной, следует соблюдать требуемую законодательством форму. Сделки, которые должны совершаться в простой письменной форме, - это сделки юридических лиц между собой и с гражданами. Для не11 Сделка, не соответствующая требованиям закона или иных правовых актов, ничтожна, если закон не устанавливает, что такая сделка оспорима, или не предусматривает иных последствий нарушения. (Статья 168 ГК РФ).
124
которых видов сделок требуется нотариальное удостоверение либо государственная регистрация. В процедуре подписания договора необходимо проверить правоспособность лица, которое подписывает договор с противоположной стороны. Часто способом, который применяют недобросовестные контрагенты для ухода от выполнения обязательств, является заявление о том, что лицо, которое подписало договор с их стороны, соответствующих полномочий не имело. Договор должен быть подписан директором либо полномочными лицами, определенными уставом. Например: "Договор заключен между фирмой "Арто" в лице директора фирмы Ивакина И.И., действующего на основании устава...". Если договор подписан лицом, у которого отсутствуют полномочия на подписание в уставных документах, то это лицо должно действовать на основании доверенности, подписанной руководителем этой фирмы, в противном случае данный договор может быть признан недействительным в судебном порядке. Полномочия и подписи. В договорах необходимо указывать правильное и полное (не сокращенное) юридическое наименование контрагентов, под которым они зарегистрированы, иначе в случае споров, невозможно будет предъявить иск – иски принимаются только с указанием точных и полных названий ответчиков. В ваших интересах убедиться в подробном и точном наименовании должностей, в правильных фамилиях, именах и отчествах лиц, подписывающих договор, а также в наименовании документов, из которых видны их полномочия на подписание договора. Мошенники действительно для подписи договоров направляют подставных лиц. А недобросовестные контрагенты могут изменить должностной статус подписавшего сотрудника уже после нарушения договора и даже уволить его, и придется добывать доказательства для суда, что на момент подписания договора этот сотрудник необходимыми полномочиями обладал. 125
Личность человека удостоверяется действующим паспортом. Если в паспорт не вклеена очередная фотография (в 25 и 45 лет) - паспорт недействителен. Отсутствие прописки в паспорте не позволяет «привязать к местности» человека на случай предъявления ему судебных повесток. Ни визитные карточки, ни удостоверения не являются юридическими документами и их не следует принимать во внимание. Директор в соответствии с уставом предприятия обычно имеет право подписи договоров от имени предприятия без доверенности. Однако он должен доказать, что он действительно директор, предъявив приказ о его назначении, а также заверенную копию устава (и\или протокол собрания собственников предприятия, или решение правления, или решение совета директоров). Проблема в том, что собственники нередко ограничивают полномочия наемного директора и предоставляют ему строго оговоренные полномочия только с согласия правления или совета директоров, собрания собственников и т.д. Например, уставом предприятия может быть предусмотрено, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше, например 50 тысяч рублей только с согласия правления или совета директоров предприятия. В некоторых фирмах имеются: президент, исполнительный директор, коммерческий директор, технический директор, финансовый директор. Кто из них уполномочен подписывать договоры, может прояснить только заверенная выписка из устава или доверенность. Право подписи банковских документов (у директора, главного бухгалтера, может быть еще у кого-то) оформляется исключительно для банка и не является правом подписи сделок. Если договор будет подписывать по доверенности представитель контрагента, необходимо: >удостовериться в его личности; >проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя предприятия (только руководителя и никого больше) и его печать; 126
>убедиться в том, что указана дата выдачи доверенности выдана (если дата не указана, то доверенность недействительна); >проверить срок действия доверенности; >убедиться, что объем полномочий действительно включает право именно подписывать и именно такие сделки – нередко доверенности уполномочивают лишь вести переговоры от имени предприятия или представлять его интересы. Сделка, подписанная от имени предприятия с превышением полномочий подписавшего, не действительна для предприятия, от имени которого она совершена. Проверяйте достоверность данных, указанных контрагентом: >почтовые реквизиты – почтовый адрес, факс, адрес электронной почты; >юридический и фактический адрес предприятий; >банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, корреспондентский счет банка, БИК, ИНН, ОКНО, ОКОНХ); Корректировки. В договоре должно присутствовать обязательство сторон немедленно извещать друг друга об изменении своих реквизитов. В практике часты случаи, когда проект договора подписывается одной из сторон и пересылается другой стороне для подписания. Бывает, что недобросовестный партнер исправляет, не предупредив контрагента, какие-то условия договора в своем и чужом экземпляре, и высылает подписанный им экземпляр партнеру, ставя того перед необходимостью исполнять не согласованное с ним условие. Чтобы избежать таких случаев, включайте в договоры условие: «Все исправления по тексту настоящего договора имеют юридическую силу только в том случае, если они удостоверены подписями сторон в каждом отдельном случае правки». На практике это выглядит так: заменив вручную слова или фразы в тексте договора, обе стороны должны поставить свои подписи рядом с каждой исправленной фразой или абзацем. Кроме того, в практике принято подписывать (парафировать) 127
каждую страницу договора для того, чтобы впоследствии, в случае передачи договора на исполнение, при снятии копий, или при рассмотрении споров, недобросовестный контрагент не мог бы заменить страницы с невыгодными для него условиями на другие. Предварительный договор. Некоторые протоколы о намерениях могут рассматриваться как предварительный договор, а законодательством такая форма предусмотрена. Если в соответствии с протоколом о намерениях стороны обязуются заключить в будущем договор на передачу товаров, выполнение работ и т. д. на условиях, предусмотренных протоколом, то на самом деле этот протокол является предварительным договором, по которому стороны принимают на себя определенные права и обязанности. Если одна из сторон откажется от заключения предусмотренного протоколом договора, другая сторона вправе обратиться в суд с иском о принуждении нарушителя протокола к заключению соответствующего договора или и о взыскании с него возникших в связи с отказов убытков. В случае, если вы не намерены связывать себя обязанностями, в протоколе о намерениях необходимо делать соответствующие оговорки. Формы договоров. Согласно законодательству, сделка может быть заключена не только в виде договора, подписанного сторонами, но и в виде двух документов: письменного предложения одной стороны заключить сделку с изложением ее условий в виде письма, факса, телеграммы и письменного ответа другой стороны, содержащего согласие заключить сделку на предложенных условиях тоже в виде письма, факса, телеграммы. Однако предложения заключить сделку должны отвечать следующим требованиям: >исходить от полномочного лица предприятия; >должны быть обращены к конкретному лицу в фирме - получателе; >содержать все существенные условия договора - предмет 128
договора, спецификация товара, сроки поставки, цена и т.д.; >должны выражать намерение лица, которое его посылает, считать себя связанным определенными обязанностями в случае принятия предложения; >из текста должно быть однозначно ясно предложение заключить договор. Если перечисленные условия в предложении не соблюдены, то его можно считать лишь приглашением к переговорам. При применении такого способа заключения сделок будьте осторожны, подтверждая сделку или получая подтверждение сделки. Особенность в том, что сделка считается заключенной, если одна из сторон просто подтвердит согласие на заключение сделки на условиях, предложенных другой стороной. Если же подтверждающая сторона напишет в своем ответе хоть слово, изменяющее предложенные условия, ответ не считается подтверждением сделки, он считается новым предложением, которое нуждается в подтверждении другой стороной. Принятие предложения о заключении договора должно отвечать следующим требованиям: >подтверждение должно быть подписано только тем лицом, которому сделано предложение; >подтверждение должно быть безоговорочным; >если в предложении указан срок его действия (срок для ответа), договор считается заключенным, если ответ о принятии предложения получен в течение этого срока. >если срок действия предложения не указан, то принятие предложения имеет юридическое значение, если ответ получен в течение нормально необходимого времени – таким временем обычно считается один месяц плюс время на пробег почтовых сообщений. Например: В ответ на предложение отгрузить вам товар на таких-то условиях, вы ответили: «Согласны, при условии, что поставка бу129
дет осуществлена не в апреле, а в марте». Юридически договор не считается заключенным, ваш ответ рассматривается как новое предложение и поставщик должен подтвердить свое согласие письменно опять-таки без всяких оговорок. Если поставщик ничего письменно не сообщит, сочтет договор заключенным и отгрузит товар, вы имеете право товар не принять, даже если он отгружен в марте - вы же его не ждали, так как подтверждения не получили. Конечно, при сложившихся хороших отношениях вы этого не сделаете, однако в случае конфликтов арбитраж будет на вашей стороне. Одним из вариантов таких видов сделок является высылка письменного заказа и получения письменного подтверждения его принятия к исполнению. В этих случаях существенные условия договора обычно известны из прейскурантов поставщика. ГК РФ предусматривает возможность заключения устных сделок, для которых законодательством не установлена письменная форма. Однако при устных сделках в случае споров стороны лишаются права ссылаться в подтверждение сделки на свидетельские показания, лишь на документы, письма и т.п. Таким образом, устная сделка юридического значения не имеет, если обратное не будет доказано в суде в случае спора. Тем не менее, в практике такие сделки широко распространены между хорошо знакомыми предприятиями – например, отгрузка по телефонному заказу товаров на небольшие суммы. Заключенным договор становится после подписания. Начало действия договора должно быть специально оговорено в его условиях, например: «с даты его подписания», «с даты подписания согласованной спецификации оборудования» и т.п. Подписанным считается договор, имеющий оригиналы подписей полномочных представителей сторон, а также синие или красные оттиски печатей соответствующих предприятий. Черные оттиски печатей и черные чернила подписей в последние годы не считаются убедительными, так как они похожи на ксерокопированные. Печати на договоре как бы подтверждают 130
полномочия лица, подписавшего договор, но отсутствие печати предприятия на договоре не делает договор автоматически недействительным. Главным является наличие подписи. Отсутствие печати на подписи полномочного лица не делает договор недействительным, а наличие печати на договоре, подписанном не уполномоченным лицом, не делает договор действительным. В случаях подписания договора по доверенности доверенность с печатью на ней прилагается к договору. Всегда следует иметь в виду возможность споров и готовить договор сразу так, чтобы в арбитраже не было сомнений в толковании его условий и достоверности подписей. Вот почему важно правильно оформлять текст и подписи договора. Специалисты рекомендуют: > подписи сторон должны быть сделаны полно и разборчиво – закорючки вместо подписи не дают возможности экспертизе установить авторство подписи в спорных случаях; > никогда не подписывайте чистых листов, поскольку ими могут воспользоваться нечестные люди; > после подписания договора ни при каких обстоятельствах не отдавайте ваш оригинал договора контрагенту или посторонним лицам; > снимите копию с оригинала и в текущей работе пользуйтесь только ею, а оригинал храните в сейфе. Бывает, что ответчик в арбитраже заявляет, что для подписания договора ему подсунули не тот экземпляр договора и т.п. Во избежание таких случаев рекомендуют хранить проекты договора с собственноручными исправлениями другой стороны - они служат доказательством того, что ответчик при заключении сделки действовал вполне обдуманно. Сотрудники, не уполномоченные приказом по предприятию готовить и заключать договоры, не имеют права вести переговоры с возможными контрагентами и подписывать любые документы, налагающие обязательства на предприятие. 131
Тексты всех договоров до их заключения должны визировать службы, которые будут ответственны за исполнение договоров (коммерческая, хозяйственная, договорно-правовая служба). Договоры от имени предприятия имеют право подписывать сотрудники, которым приказом предоставлено такое право. Оригиналы подписанных договоров хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности. Копии договоров хранятся в договорно-правовой службе и службе, ответственной за исполнение договора. Печатью предприятия заверяются только подписи уполномоченных соответствующим приказом сотрудников. Печать хранится у ответственных лиц и применяется ими строго в соответствии с установленным порядком. В случае если сотрудники, не уполномоченные действующим приказом по предприятию и доверенностью готовить и заключать договоры, подпишут любые документы или дадут устные обещания, налагающие обязательства на предприятие, их подписи не будут заверяться печатью предприятия, а сотрудники подлежат наказанию вплоть до увольнения, даже если они ранее периодически получали право подписи. Если их действия нанесли материальный ущерб предприятию, возмещение ущерба может быть востребовано через суд. Подсудность. В договоре следует также обязательно определить подсудность, то есть указать в договоре название и место нахождения суда или арбитража, в котором будут рассматриваться споры между сторонами, если они возникнут. При заключении сделок между российскими контрагентами об этом можно в договоре не упоминать, так как интересы обеих сторон защищает Гражданский Кодекс РФ и другие российские нормативные акты. Все споры между предприятиями, зарегистрированными на территории РФ, разрешаются, в соответствии с законодательством Российской Федерации, как правило, в арбитражном порядке, независимо от того, предусмотрено данное 132
условие в договоре или нет. Сторонам остается указать в договоре, в каком именно арбитражном суде – по месту нахождения истца, ответчика, или по месту исполнения договора. Если не указано название и место нахождения арбитража, то иск предъявляется в арбитражный суд по месту нахождения ответчика. 12 Гарантии исполнения обязательств. После определения подсудности и применяемого права выбирают способы обеспечения исполнения обязательств с учетом того, как выбранное обязательное право регулирует те или иные правоотношения сторон. Способы обеспечения исполнения обязательств: > обеспечительные, то есть основанные на платежеспособности должника: неустойка, задаток, аванс, валютные оговорки, простой аккредитив, чеки и векселя. > не зависящие от изменения платежеспособности должника в период исполнения договора: предварительная оплата до отгрузки товара, резервирование права собственности, залог недвижимости, факторинг, страхование коммерческих рисков, безотзывный и подтвержденный банком аккредитив, банковская гарантия, гарантии правительственных органов, поручительство. Ниже приведены основные особенности той части способов обеспечения, с которыми может столкнуться Офис менеджер в своей работе. Неустойка 13— сумма (или имущество), которую должник обязуется уплатить (передать) кредитору при нарушении обязательств по договору. Если неустойка установлена на случай ненадлежащего выполнения договора, то кредитор вправе требовать и неустойку, и исполнения обязательств. Если же неустойка предусмотрена на случай неисполнения обязательств, кредитор может требовать или неустойку, или исполнения договора. В практике применяют следующие виды неустойки: 12 13
Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 5 мая 1995 г. N 70-Ф3 Статья 330 ГК РФ. 133
Зачетная неустойка - убытки взыскиваются в части, не покрытой неустойкой, т.е. возмещение включает неустойку плюс разницу между убытками и неустойкой. Штрафная неустойка - взыскиваются неустойка и убытки сверх неустойки. Альтернативная неустойка - взыскивается либо неустойка, либо убытки, в зависимости от того, какая сумма больше. Исключительная неустойка - взыскивают только неустойку, но не убытки. Наилучшими являются штрафная и исключительная неустойки. Арбитражный суд вправе (но не обязан) уменьшить размер неустойки4, если она намного больше убытков, и может уменьшить размер неустойки, но не отменить ее. Однако выплату неустойки тоже необходимо гарантировать каким-либо из указанных далее способов. Поручительство 14 — договор, по которому поручитель (другое предприятие или организация) отвечает за исполнение должником обязательства в полном объеме или в части. Обязательство поручителя не может быть более обременительным, чем обязательство должника. Поручительство, при отсутствии оговорки обеспечивает, кроме основного обязательства, также и дополнительные, возникшие из основного обязательства в силу закона. Требование к поручителю предъявляется кредитором не раньше срока выполнения обязательства должником. Поручителями могут выступать коммерческие организации, банки, общественные и религиозные организации, потребительские кооперативы, благотворительные фонды и т. д. Поручителей может быть несколько. Поручитель отвечает за должника по всем обязательствам, в том числе за уплату неустойки и процентов, возмещение убытков и т. п., если договором поручительства не предусмотрено иное. Статья 361 ГК РФ. 134 14
Банковская гарантия 15 (вариант поручительства) - обязательство банка по просьбе должника уплатить кредитору определенную сумму в случае неисполнения должником обязательств перед кредитором по договору. В поручительстве (гарантии) поручитель берет на себя обязательство перед кредитором должника отвечать за исполнение обязательства должником полностью или частично. На практике гарантия и поручительство чаще оформляются в форме гарантийного письма, чем договора. Гарантийные письма имеют юридическое значение при условии, что направленное поручителем (гарантом) кредитору гарантийное письмо будет принято кредитором и последний в письменной форме (письмом, телеграммой, факсом) сообщит поручителю (гаранту) о принятии гарантийного письма. Так осуществляется заключение договора поручительства. Поручительство (гарантия) должно содержать сведения о том, какой конкретно договор, на какой срок и на какую сумму гарантируется. В противном случае договор поручительства может быть признан недействительным. Если в договоре между кредитором и должником имеется ссылка на конкретное гарантийное письмо, то считается, что между поручителем (гарантом) и кредитором заключен договор поручительства (гарантии). При отсутствии в договоре ссылки на гарантийное письмо договор поручительства (гарантии) между сторонами считается не заключенным. Поручительство (гарантия) прекращает свое действие, если должник исполнил гарантируемое поручителем обязательство. Поручительство (гарантия) прекращается также, если кредитор не предъявит иска к поручителю (гаранту) в течение года со дня наступления срока обязательства. Если срок исполнения обязательства не указан или определяется моментом востребования, поручительство (гарантия) прекращается по истечении двух лет со дня заключения договора поручительства (гарантии). 15
Статья 192 ГК РФ. 135
Задаток 16 - денежная сумма или имущество, которую одна сторона передает другой при заключении договора. Он удостоверяет факт заключения договора, и выполняет функцию обеспечения - сторона, передавшая задаток и не исполнившая своих обязательств, лишается права на возвращение задатка. Если же договор нарушила сторона, получившая задаток, она обязана вернуть его в двойном размере. Сверх того, сторона, ответственная за неисполнение договора, обязана возместить другой стороне убытки с зачетом суммы задатка, если договор не предусматривает иное. О задатке обязательно следует упомянуть в договоре, так как закон требует оформления договоренности о задатке документом. Задаток необходимо отличать от аванса. Задаток похож на аванс или предоплату, тем, что перечисляется до начала исполнения обязательств поставщиком, но отличается обеспечительной функцией и в договоре должно быть об этом сказано. Если в договоре прямо не указано, что внесенная сумма является задатком, то ее следует считать авансовым платежом. Аванс — денежная сумма или имущество, передаваемые в счет исполнения договорного обязательства, т.е. полный или частичный платеж. Для устранения возможных недоразумений в договоре следует оговорить, являются ли передаваемые ценности задатком или авансом. Страхование коммерческих рисков по сделкам 17 — надежный вид поручительства, и согласно заключаемому договору страховщик становится поручителем. Страхование сделок, широко применяющееся за рубежом, постепенно приживается и в России. По договору страхования страховщик (страховая компания) обязуется за обусловленную плату (страховые платежи) при наступлении указанного в договоре события (страхового случая – неисполнения договора контрагентом) возместить страхователю понесенные убытки полностью или частично (выплатить страСтатья 380 ГК РФ. Статья 932 ГК РФ. 136 16 17
ховое возмещение в пределах обусловленной по договору суммы/страховой суммы). Конкретные условия устанавливаются между страхователем и страховщиком в договоре страхования. Предварительный платеж до отгрузки товара является самым надежным для Поставщика. По нему продавец отгружает товар и направляет покупателю отгрузочные документы после получения платежа. Резервирование права собственности заключается в том, что при поставках товаров в кредит, на консигнацию, на условиях лизинга в договоре делается оговорка о сохранении за продавцом права собственности на товар до выполнения покупателем последнего платежа, в то время, как риск гибели товара принимает покупатель с момента передачи ему товара. Таким образом, покупатель не может им распоряжаться до тех пор, пока не оплатит его стоимость. Факт сохранения права собственности за продавцом должен быть зафиксирован в договоре. Продавец может требовать возвращения ему товара в случае неплатежеспособности и банкротства покупателя. Пример формулировки резервирования права собственности в договоре: «Риск случайной гибели или порчи товара переходит к покупателю одновременно с фактическим получением товара во владение. Право собственности на товар возникает у покупателя на следующий день после даты осуществления им последнего платежа продавцу». Переход права собственности и рисков С переходом права собственности покупатель получает право распоряжения товаром, с этого момента переходит с продавца на покупателя и риск случайной гибели или случайного повреждения товара - если товар погиб или оказался поврежденным после перехода риска, покупатель, тем не менее должен оплатить товар. Если товар застрахован против таких рисков, покупатель получит возмещение от страховщика. 137
Если право собственности перешло к покупателю после приемки товара на территории продавца, товар еще не вывезен, а продавец объявлен банкротом, покупатель может потребовать выделения товара, право собственности по которому перешло на него, из общей массы имущества такого продавца, включая причитающееся продавцу страховое возмещение в случае повреждения или гибели товара. По законодательству ФРГ 18, России 19 и других стран СНГ право собственности у приобретателя имущества по договору возникает с момента передачи вещи, если иное не предусмотрено законом или договором. Передачей признается вручение вещей приобретателю, а равно сдача транспортной организации для отправки приобретателю. К передаче вещей приравнивается передача коносамента или иного распорядительного документа 20. Поскольку договоры предполагают обычно перевозку товара тем или другим видом транспорта, важное значение имеет момент перехода риска случайной гибели или случайного повреждения товара с продавца на покупателя. В законодательстве многих стран риск случайной гибели или случайного повреждения товара несет его собственник 21, следовательно этот риск переходит с продавца на покупателя с момента передачи права собственности на товар, если иное не определено договором. Поэтому участникам договора следует определить этот момент в договоре в виде базисного условия поставки, учитывая способы транспортировки, интересы и возможности сторон и то, что утрата или повреждение товара после того, как риск перешел на покупателя, не освобождают его от обязанности оплатить товар, если только утрата или повреждение не были вызваПараграф 929 ГГУ. Статья 223 ГК РФ 20 Статья 224 ГК РФ 21 Статья 211 ГК РФ. 138 18 19
ны действиями или упущениями продавца. 22 Например: Дорожно-транспортное происшествие на пути со склада поставщика к вам в офис. Риск гибели или повреждения товаров, также как и обязанности по оплате соответствующих расходов переходят с продавца на покупателя с момента выполнения продавцом обязанности по поставке товара. Все базисные условия допускают переход риска до осуществления поставки, если покупатель не принимает согласованной поставки или не представляет инструкции в отношении срока поставки и/или места поставки, которые предусмотрены договором. Для перехода риска в первую очередь необходимо, чтобы товар был индивидуализирован и предназначен именно для данного покупателя, или, как указано в терминах, был резервирован для него. Это особенно значимо при поставке товара на условиях ЕХW (с завода, со склада) с вывозом покупателем, поскольку при поставке товара на всех иных условиях он обычно индивидуализируется и предназначается конкретному покупателю при подготовке его к отгрузке или при поставке его в место назначения. Возврат поставленных товаров В договорах необходимо тщательно изложить условия вероятного возврата товаров. Одним из условий является обязательное разрешение поставщика на возврат некондиционных, излишних и т.п. товаров после изучения причин запрошенного возврата. Другим условием может быть оговорка "не подлежит возврату" ни по каким причинам, товары должны быть утилизованы или реализованы получателем. Срок поставки Срок поставки определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, Статья 77 Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров 1980 г. 139 22
неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить. Датой поставки считается, по общему правилу, дата передачи товара; законом или договором дата поставки может быть определена иначе. Досрочное исполнение договора далеко не всегда может соответствовать интересам покупателя. Оно может, например, повлечь за собой дополнительные складские расходы, несение связанных с хранением рисков и т. д. Досрочную поставку товара следует признать поэтому допустимой только с согласия покупателя, которое может быть выражено либо в самом договоре, либо в дополнении к нему. По общему правилу согласие покупателя на досрочную поставку рассматривать как согласие на досрочную оплату товара, если она специально не оговорена. Продавец считается просрочившим исполнение обязательства поставки товара, если в установленный договором срок он не осуществит передачи товара в собственность покупателю. ГК РФ предусматривает три возможных последствия просрочки: возмещение убытков, ответственность продавца за случайно наступившую во время просрочки невозможность исполнения и отказ покупателя от принятия исполнения после истечения срока со взысканием с продавца убытков. На случай просрочки поставки может быть установлена неустойка, подлежащая уплате продавцом покупателю. Лицо, не исполнившее обязательство, несет имущественную ответственность, как правило, лишь при наличии вины и, следовательно, не отвечает, если неисполнение было вызвано обстоятельствами, от него не зависящими. Наиболее тяжелой санкцией, направленной против просрочившего продавца, является отказ покупателя от принятия товара после срока исполнения обязательства. Договором могут быть прямо предусмотрена недопустимость послесрочного исполнения и, следовательно, право покупателя отказаться от принятия исполнения после срока. Договоры, содержащие такие условия, называются “договорами на срок”. 140
В неисполнении продавцом обязательства по передаче товара может быть повинен сам покупатель. Неисполнение покупателем в сроки, оговоренные в контракте, каких-либо предусмотренных контрактом обязательств дает право продавцу перенести сроки поставки, но не более чем на срок задержки. В исключительных случаях по согласованию между продавцом и покупателем срок поставки может быть продлен на другой, “технически обоснованный” период. О принятом решении перенести срок поставки продавец обязан своевременно известить покупателя. Форс-мажор В договорах нередко содержится условие о непреодолимой силе (так называемая “форс-мажорная оговорка”), предусматривающее последствия наступления обстоятельств, освобождающих стороны от ответственности за просрочку исполнения. Такая оговорка часто включает указание на то, что стороны вправе отказаться от исполнения при просрочке, вызванной действием таких обстоятельств, лишь после истечения установленных в контракте сроков (например, 3—6 месяцев). Сторона, несвоевременно известившая контрагента о наступлении или прекращении обстоятельств, освобождающих ее от ответственности, и причинившая этим убытки, обязана возместить их, однако не лишается права ссылаться на такие обстоятельства. К обстоятельствам форс-мажора обычно относятся стихийные бедствия, эмбарго, военные действия. Факт наступления таких обстоятельств и период их действия должен быть подтвержден специальным документом Торговой палаты страны или региона местонахождения той стороны, которая не смогла выполнить обязательства по договору. Зарубежная договорная практика не относит забастовки к обстоятельствам форс-мажора и не разрешает включать их в перечень таких обстоятельств. Сроки и условия платежа 141
Сроки и условия платежа зависят от принятых между сторонами способов расчета.
Статья 486 ГК РФ. Оплата товара 1. Покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другим законом, иными правовыми актами или договором куплипродажи и не вытекает из существа обязательства. 2. Если договором купли-продажи не предусмотрена рассрочка оплаты товара, покупатель обязан уплатить продавцу цену переданного товара полностью. 3. Если покупатель своевременно не оплачивает переданный в соответствии с договором купли-продажи товар, продавец вправе потребовать оплаты товара и уплаты процентов в соответствии со статьей 395 настоящего Кодекса. 4. Если покупатель в нарушение договора купли-продажи отказывается принять и оплатить товар, продавец вправе по своему выбору потребовать оплаты товара либо отказаться от исполнения договора. 5. В случаях, когда продавец в соответствии с договором купли-продажи обязан передать покупателю не только товары, которые покупателем не оплачены, но и другие товары, продавец вправе приостановить передачу этих товаров до полной оплаты всех ранее переданных товаров, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором. Статья 487. Предварительная оплата товара 1. В случаях, когда договором купли-продажи предусмотрена обязанность покупателя оплатить товар полностью или частично до передачи продавцом товара (предварительная оплата), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором, а если такой срок договором не предусмотрен, в срок, определенный в соответствии со статьей 314 настоящего Кодекса. 2. В случае неисполнения покупателем обязанности предварительно оплатить товар применяются правила, предусмотренные статьей 328 настоящего Кодекса. 3. В случае, когда продавец, получивший сумму предварительной оплаты, не исполняет обязанность по передаче товара в установленный срок (статья 457), покупатель вправе потребовать передачи оплаченного товара или возврата суммы предварительной оплаты за товар, не переданный продавцом. 4. В случае, когда продавец не исполняет обязанность по передаче предварительно оплаченного товара и иное не предусмотрено договором куплипродажи, на сумму предварительной оплаты подлежат уплате проценты в соответствии со статьей 395 настоящего Кодекса со дня, когда по договору передача товара должна была быть произведена, до дня передачи товара покупателю или возврата ему предварительно уплаченной им суммы. Догово142
ром может быть предусмотрена обязанность продавца уплачивать проценты на сумму предварительной оплаты со дня получения этой суммы от покупателя.
Другие условия Продавцу часто не удается убедить покупателя в обоснованности предлагаемой им цены (и/или других условий). В зависимости от обстоятельств он может в таких случаях продать товар по цене, приемлемой для покупателя, однако включить в договор условие “о более выгодной продаже”. Согласно этой оговорке, продавец вправе отказаться от договора, если ему удастся продать такой же товар другому покупателю на более выгодных условиях. Договор может предусмотреть на этот случай и другое решение: о том, что первый покупатель примет условия, согласованные со вторым покупателем. О более выгодной покупке. Эта оговорка аналогична предыдущей, с тем лишь отличием, что здесь право отказа от договора предоставляется не продавцу, а покупателю, которому, возможно, удастся купить такой же товар на более выгодных условиях. Права и обязанности сторон при наличии такого рода оговорок (и, в частности, сроки, в течение которых продавец или покупатель могут воспользоваться своим правом) специально не регулируются законом. Необходимо поэтому достаточно полно определить их в самом договоре и предусмотреть в договоре обеспечение исполнения обязательств, например в виде неустойки. В разделе «ответственность сторон» предусматривают санкции за нарушение условий договора в виде неустойки, пени или штрафа, уплачиваемых стороной, не выполнившей своих обязательств. Следите за тем, чтобы по каждому обязательству контрагента были предусмотрены санкции за его неисполнение. Договор должен содержать условие о сроках, в пределах которых могут быть предъявлены претензии. Срок действия договора необходимо указывать независимо от того, что указаны сроки выполнения обязательств сторонами. Необходимо предусмотреть в договоре право каждой стороны 143
на досрочное расторжение договора в одностороннем порядке в случае нарушения его другой стороной или в связи с другими обстоятельствами и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора. Как правило, в случае расторжения договора его условия остаются действующими до завершения всех расчетов сторонами. Во многих договорах предусматривается, что условия договора считаются конфиденциальными и не подлежат разглашению сторонами. ГК РФ регламентирует достаточно полно отношения сторон договоров и дублировать его положения в договоре не нужно – он действует даже без ссылки на него. Но те условия, которые ГК РФ не регламентирует или допускает усмотрение сторон, необходимо тщательно формулировать. Не забывайте указать в договоре, что любые изменения и дополнения действительны только в письменном виде. Причем под «письменным видом» закон имеет в виду оригиналы документов. Если стороны договорятся совершать какие-либо новые действия после уведомления по факсу или электронной почте, это уведомление должно быть впоследствии подкреплено пересылкой по почте оригинала документа. В практике применяется также телеграммы «с заверенной подписью» и согласованное сторонами признание образца «электронной подписи». Согласно законодательству, стороны не вправе ссылаться при рассмотрении споров на какие-либо преддоговорные устные соглашения, если их условия не включены в договор, но имеют право ссылаться на документы 23, поэтому в договор нередко включают формулировку: «После подписания настоящего договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу». Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. Статья 162 ГК РФ. 144 23
В договорах, как правило, предусмотрены штрафные санкции по отношению к вам как к заказчику, также должны быть санкции и к поставщику. К примеру: «В случае хранения товара на складе поставщика по вине заказчика (несвоевременное получение – отсрочка оговоренных ранее сроков доставки, возврат изделий и др.), заказчик оплачивает услуги по хранению из расчета *% от стоимости товара за каждый день нахождения на складе». Может быть предусмотрена пеня за нарушение сроков поставки продавцом, или выполнения сборки. К примеру, 0.*% от стоимости договора, но не более *% от общей стоимости договора. Штраф за нарушение сроков оплаты заказчиком – в основном это касается остатка суммы по договору. Причем отдельно указывается, что датой оплаты считается дата поступления денежных средств на расчетный счет поставщика. Также присутствуют штрафные санкции для случая расторжения договора по инициативе заказчика. Поставка Обычный комплект товаро-сопроводительных документов, который должен предоставить поставщик при отгрузке - накладная; - счет-фактура; - сертификат качества или сертификат соответствия; - товарно-транспортная накладная. Статья 484. Обязанность покупателя принять товар 1. Покупатель обязан принять переданный ему товар, за исключением случаев, когда он вправе потребовать замены товара или отказаться от исполнения договора купли-продажи. 2. Если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи, покупатель обязан совершить действия, которые в соответствии с обычно предъявляемыми требованиями необходимы с его стороны для обеспечения передачи и получения соответствующего товара. 145
3. В случаях, когда покупатель в нарушение закона, иных правовых актов или договора купли-продажи не принимает товар или отказывается его принять, продавец вправе потребовать от покупателя принять товар или отказаться от исполнения договора. Статья 483. Извещение продавца о ненадлежащем исполнении договора купли-продажи 1. Покупатель обязан известить продавца о нарушении условий договора купли-продажи о количестве, об ассортименте, о качестве, комплектности, таре и (или) об упаковке товара в срок, предусмотренный законом, иными правовыми актами или договором, а если такой срок не установлен, в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено исходя из характера и назначения товара. 2. В случае невыполнения правила, предусмотренного пунктом 1 настоящей статьи, продавец вправе отказаться полностью или частично от удовлетворения требований покупателя о передаче ему недостающего количества товара, замене товара, не соответствующего условиям договора куплипродажи о качестве или об ассортименте, об устранении недостатков товара, о доукомплектовании товара или о замене некомплектного товара комплектным, о затаривании и (или) об упаковке товара либо о замене ненадлежащей тары и (или) упаковки товара, если докажет, что невыполнение этого правила покупателем повлекло невозможность удовлетворить его требования или влечет для продавца несоизмеримые расходы по сравнению с теми, которые он понес бы, если бы был своевременно извещен о нарушении договора. 3. Если продавец знал или должен был знать о том, что переданные покупателю товары не соответствуют условиям договора купли-продажи, он не вправе ссылаться на положения, предусмотренные пунктами 1 и 2 настоящей статьи.
Контроль количества товара Товар считается сданным продавцом и принятым покупателем по количеству, указанному в накладной. Ассортимент - набор товаров по размерам, видам, фасонам, цветам и т. п. Покупатель может отказаться от принятия товара, поставленного с нарушением обусловленного ассортимента и взыскать с продавца убытки, поскольку в этом случае он вправе рассматривать такую поставку как не соответствующую договору (если в договоре не оговорено иное). Он также имеет право требовать допоставки недостающих позиций ассортимента либо принять товар, потребовав возврата излишне уплаченной сум146
мы, и в обоих случаях — взыскания убытков, причиненных ненадлежащим исполнением договора. Контроль качества товара Качество товара - совокупность свойств, определяющих пригодность товара для использования его по назначению. Оно определяется соглашением сторон, которые могут, в частности, описать свойства товара в самом договоре или указать, что качество товара должно соответствовать одобренному покупателем образцу, либо сослаться на действующие официальные требования к качеству (ГОСТ, технические условия и т. п.). Во избежание недоразумений в контрактах рекомендуется точно определять предполагаемое назначение товара. Характер дефектов. Явными считаются недостатки, которые могут быть усмотрены покупателем при обычной приемке товара. К ним относятся, например, ржавчина, явное повреждение и т. п. И если покупатель принимает такой товар без оговорок, то по законодательству большинства стран он в дальнейшем не вправе заявить продавцу каких-либо претензий. Покупатель по своему выбору вправе потребовать: либо замены вещи, вещью надлежащего качества; либо соразмерного уменьшения покупной цены; либо безвозмездного устранения недостатков вещи продавцом или возмещения расходов покупателя на их исправление; либо расторжения договора с возмещением покупателю убытков. Указанные требования покупателя, за исключением требования о возмещении причиненных ему убытков, имеют целью добиться надлежащего исполнения договора—в соответствии с его условиями по качеству. Поэтому они подлежат удовлетворению, независимо от того, знал или должен был знать продавец о недостатках продаваемой вещи. Если покупатель требует устранения дефектов, то продавец должен безвозмездно и без промедления исправить дефект или заменить дефектный товар. В этих случаях покупатель вправе потребовать от продавца уплаты штрафа как за просрочку в поставке товара за время с даты заявления претензии по день уст147
ранения дефекта или до даты поставки товара взамен забракованного. Все транспортные и другие расходы, связанные с возвратом и/или заменой дефектных товаров или дефектных частей товара, относятся за счет продавца. Продавец вправе потребовать возврата дефектных товаров или дефектных частей товара не позднее 6 месяцев с даты замены. Непредъявление требования о возврате замененного дефектного товара в этот срок лишает продавца права обращаться в арбитраж. Покупатель, в свою очередь, обязан обеспечить возврат продавцу замененных предметов не позднее 6 месяцев с даты замены. В случае, если продавец не устранит дефектов, покупатель может устранить их сам за счет продавца. Мелкие же недостатки, если их устранение не терпит отсрочки и не требует участия продавца, исправляются покупателем с отнесением на продавца нормальных фактических расходов. В случаях, когда покупатель требует устранения дефекта, но впоследствии стороны договариваются об урегулировании претензии путем предоставления продавцом уценки, они должны договориться о том, засчитывается ли в сумме уценки штраф, начисленный на продавца за время, прошедшее с даты заявления претензии об устранении дефекта до даты согласования сторонами уценки. При отсутствии соглашения сторон вопрос об уплате этого штрафа решается в зависимости от того, в каком соотношении находятся фактические убытки и сумма штрафа. Если размер фактических убытков ниже суммы штрафа, штраф снижается до суммы фактических убытков. Проверка качества товара производится продавцом в соответствии с условиями, согласованными с покупателем, а в случае их отсутствия— в соответствии с обычными условиями проверки, существующими в отношении данного товара. Порядок сдачи-приемки продукции или услуг часто содержит достаточно жесткие условия в случае возникновения какихлибо претензий с вашей стороны. Помните, что акт можно подписать с перечнем недостатков и указанием сроков их устранения. Вы можете не подписать Акт сдачи приемки, но в этом слу148
чае поставщик составляет односторонний Акт и указывает причину отсутствия подписей с вашей стороны. При этом – будьте внимательны – это односторонний Акт и для таких случаев в договор часто вводят дополнительные сроки и условия. Например, может содержаться оговорка, что если по истечение * рабочих дней после оформления поставщиком одностороннего Акта заказчик не предъявил обоснованных претензий в письменном виде, то товар или изделия считаются принятыми заказчиком. При этом действительно официальным документом, признаваемым любыми инстанциями, является документ с оригинальной подписью. Факсовая копия может приниматься, но ее можно оспорить. Оригинал претензии, как правило отправляют заказным письмом (с уведомлением) на имя руководителя. Внимательно относитесь к осмотру доставленной вам мебели или оборудования и их приемке. После подписания сторонами Акта сдачи-приемки претензии по внешним повреждениям (сколы, порезы, царапины, водяные разводы, расслоение и т.д.), а также по комплектации не принимаются. То же касается и дополнительных претензий, не указанных сразу – они уже не принимаются. Претензии При сдаче-приемке продукции или услуг в случае возникновения каких-либо претензий с вашей стороны вас выручит ситуация, если оплата была произведена не полностью – а частично. Желательно применять такие условия оплаты во всех возможных случаях. В такой ситуации остаток средств к оплате может быть снижен после переговоров и обсуждения ваших претензий. Пример. Фирма заказала небольшой банкет для детей сотрудников в детском клубе. Меню оговаривалось заранее, была внесена предоплата. Для детей все прошло хорошо, но почему-то они наотрез отказались кушать тарталетки, которые всегда любили. Попробовав данное блюдо фуршетного меню, взрослые пришли в недоумение. В соответствии с меню было заказано два вида тарталеток “сладкие тарталетки с фруктами” и “Тарталетки с муссом из красной икры”. 149
Каково же было недоумение взрослых, когда тесто тарталеток с муссом из икры тоже оказалось сладким. Удовольствие от поедания сомнительное, более того, оно могло вызвать определенный эффект. В разбирательство по поводу качества предоставления данной услуги были вовлечены и сотрудники пищевого блока и шеф-повар. Они в один голос начали было утверждать, что дескать, такая в их ресторане технология. Привлечение руководителей клуба, менеджера банкетной службы и настоятельные просьбы к ним “попробовать это” возымело действие. Общая стоимость была снижена, принесены извинения. Причиной, как оказалось позднее, была ошибка в технологии. Для приготовления тарталеток с соленой начинкой использовали сладкое тесто.
Хорошо когда все идет хорошо, но всегда все гладко не бывает. Что делать, если существующий поставщик вдруг совершенно перестал вас устраивать? Процесс расставания с поставщиком всегда болезненный – в первую очередь для поставщика – ведь он планировал свою деятельность с учетом и ваших объемов. Прежде чем расстаться с поставщиком, желательно тщательно взвесить все за и против и, возможно, сначала поставить ему новые условия. Претензия рассматривается как официальный документ, если она отправлена заказным письмом с уведомлением о вручении или оригинал передан под расписку с отметкой на копии, что документ принят. Можно отправить претензию по факсу, но факсовая копия не является официальным документом и если нет дальнейшего письменного подтверждения о ее получении, в суде при разбирательстве могут возникнуть сложности. Обычно претензию направляют и факсом, и почтой, чтобы поставщик мог начать ее рассмотрение, не дожидаясь получения оригинала по почте. Претензия направляется на имя руководителя организации. В начале письма-претензии и на конверте – адрес и название организации, фамилия руководителя. При этом допустимо на конверте не указывать фамилию, а написать «Руководителю предприятия» или «Генеральному директору». По факсу отправляют копию претензии, но уже с указанием конкретного исполнителя. 150
Необходимо изложить суть претензии, указать номер договора, даты происшедшего события и суть события. Далее обязательно должно следовать требование с вашей стороны (заменить или отремонтировать дефектный товар, или вернуть деньги) с указанием сроков выполнения требований. Официально установленный срок ответа на претензию – 10 дней. Ответ должен поступить с оригинальной подписью, по почте или передан под расписку. Ответа может и не быть – отсутствие ответа является уже основанием для передачи дела в суд (если вы к этому готовы). В суд подается исковое заявление, причем первая часть текста искового заявления чаще всего очень близка к тексту претензии, но далее указываются основания – ссылки на статьи, расчеты неустоек, и т.д. Необходимо сохранить квитанцию, выдаваемую почтовым отделением со штампом, указывающим дату отправки. Даже если претензия получена позже указанного в договоре срока, датой подачи претензии считается дата отправки заказного письма. Если вы указываете сроки, в течение которых должны быть устранены недостатки датой начала отсчета данного срока считается дата получения вашей претензии поставщиком. Для составления искового заявления привлекают юристов. Но, в основном как компании поставщики, так и потребители стараются решать все проблемы в рабочем порядке путем переговоров и, как правило, уже на стадии ответа на претензию какие-то компромиссы достигаются. ОФИСНОЕ ПОМЕЩЕНИЕ Подбор офисного помещения При подборе офисного помещения необходимо четко сформулировать ваши требования. Вполне вероятно, что офис, идеально подходящий под требования вашего руководства найти будет практически невозможно и какими-то из требований при151
дется поступиться. Пример описания требований по поиску помещения под офис (заявка в риэлтерскую компанию) приведен ниже.
Класс здания «B». Площадь от *** до *** кв. м. Предпочтительно расположение офиса: - в месте с высоким уровнем пешеходных, автомобильных и др. транспортных потоков, наличие в визуальной близости транспортных узлов, развязок и магистралей; - вблизи станций метро *** или ***; - на 1-ой линии домов; - на 1-ом (или другом) этаже, с отдельным входом. Как вариант, рассматриваются предложения по аренде помещений в крупных торговых комплексах с желательным присутствием крупных сетевых «якорных» арендаторов. В случае размещения офиса в торговом комплексе рассматриваются варианты по аренде помещений выше 1-го этажа. Долгосрочная прямая аренда или субаренда - как правило, срок аренды 3 года и более. Возможность размещения наружной рекламы. Две телефонных линии.
Описание включает в себя, в первую очередь, требования к офису с точки зрения бизнеса компании и формулируя их, руководитель не будет задумываться, к примеру, о системах вентиляции. Более детальной проработкой и предварительным поиском и отбором помещений занимается офис менеджер сам или с помощью риэлторской компании. При выборе офисного помещения рассматриваются: - технические характеристики, противопожарные системы, безопасность, организована ли круглосуточная охрана, видеонаблюдение, система контроля доступа, тип лифтов; - телекоммуникации: наличие оптико-волоконной линии, выделенного канала Интернет, количество телефонных линий, наличие провайдера данных услуг в здании; - удаленность от других коммерческих учреждений города; - удобное транспортное сообщение/доступность, близость или удаленность от основных транспортных магистралей; - удаленность от остановок общественного транспорта; - наличие парковки, парковка наземная охраняемая, под152
земная, количество предоставляемых парковочных мест из расчета на 100 кв. м; - тип здания, возраст и внешний вид; - внешний вид фасада, отсутствие трещин и повреждений; - состояние холла и коридоров – внешний вид, освещение, указатели компаний, подход к лифтам; - состояние мест общего пользования; - качество материалов отделки, уровень естественной освещенности; - состояние систем отопления, вентиляции и кондиционирования (хорошее, отличное или устаревшее); водоснабжения; - состояние систем электроснабжения; - свободная планировка в виде офисных блоков или другая планировка - возможна планировка помещений согласно первоначальному предназначению здания или изменена силами арендаторов; - инфраструктура здания; - службы безопасности, управления; - служба эксплуатации; - служба уборки. Классификация зданий Любые помещения под офис идут нарасхват, но на сегодня требования и ожидания большинства арендаторов изменились. Появление на рынке современных бизнес – центров высокого уровня, предлагаемые ими высокие стандарты изменили представления об офисном помещении и повысили требовательность арендаторов к арендодателям. Это связано также и с укрупнением бизнеса и повышением уровня потребностей и самооценки предпринимателей и сотрудников. При найме на работу сотрудник обращает большое внимание на офис компании. Сейчас в качестве деловых или бизнес-центров предлагаются и новые здания, и полностью переоборудованные (реставрированные, реконструированные) здания, или уже устаревшие административные здания (бывших госучреждений). 153
Вопрос об отнесении здания к той или иной классификации и право придания классификации новым зданиям находится в ведении его владельцев. Бывает, что разные агентства дают разную классификацию одного и того же здания. Единых утвержденных государственных стандартов и утвержденной классификации зданий офисных деловых центров на сегодня в России не существует. Есть две основные классификации, широко используемые риэлторами и консалтинговыми компаниями. Одна классификация создана на Московском Исследовательском Форуме в апреле 2003 года (в рабочую группу входила «большая четверка» компаний - Jones Lang LaSalle, Colliers, Noble Gibbons, Cushman&Wakefield/Stiles&Ryabokobylko – консалтинговые компании в области рынка офисных площадей. Согласно данной классификации зданий, офисное здание высшего класса - класса А должно соответствовать или превышать установленный минимум в 16 из 20 стандартных критериев: 1. Высококачественная стандартная отделка, современные системы инженерного оборудования здания, включая BMS.(система управления зданием) 2. Профессиональное управление зданием. 3. Хорошее расположение здания в границах офисного района, удобный подъезд и транспортное сообщение. 4. Система кондиционирования - не ниже двухтрубной, либо соответствующий ей аналог. 5. Подвесные потолки. 6. Высота от пола до подвесного потолка в среднем 2,7 м. 7. Эффективная открытая планировка этажа (конструкция с несущими колоннами). 8. Трехсекционный короб для электрического, телефонного и компьютерного кабелей, либо фальшпол (или возможность его установки). 9. Современные, высококачественные окна, их рациональное расположение. 154
10. Современные высокоскоростные лифты с периодом ожидания не более 30 сек. 11. Подземная парковка. 12. Качественные материалы, использованные в отделке помещений общего пользования. 13. Соотношение парковочных мест (наземных и подземных) - не менее 1 места на 100 кв.м. арендуемой площади здания. 14. Фактор потерь (соотношение используемой и арендуемой площадей) – не более 12%. 15. Качественный провайдер телекоммуникационных услуг в здании. 16. Два независимых источника электроснабжения или наличие источника бесперебойного питания; мощность электроснабжения для низковольтных сетей арендатора должна быть не менее 50 Вт/1 кв.м полезной площади + 20 Вт дополнительно выделенных для освещения. 17. Допустимая нагрузка на межэтажные перекрытия - 400450 кг на 1 кв.м. 18. Современные системы безопасности и контроля доступа в здание. 19. Кафетерий/столовая для сотрудников и другие удобства. 20. Глубина этажа от окна до окна не более 18 - 20 м. На рынке предлагаются: Бизнес - центры класса «А». Это наиболее совершенные, престижные и дорогостоящие здания по месторасположению, по техническому оснащению здания, учитывают все последние нововведения в технологиях и комфорте, ориентированы на потребности клиентов, по статусу арендаторов, по уровню спроса и, что очень важно, управляемые высокопрофессиональной управляющей компанией. Как правило, это новостройки в престижных районах с использованием новейших технологий в оснащении. Офисное здание класса А должно соответствовать не менее, чем 16 из 20 стандартных критериев. 155
В зданиях высшего уровня класса А обязательно наличие 24: - центрального кондиционирования; - принудительной вентиляции с предварительным обогревом или охлаждением; - охраняемой автостоянки, из расчета минимум 1/100 м2 полезной площади; - оптиковолоконной связи; - общей охраны; - окон из упроченного алюминия, ПВХ или композиционных деревянных окон с двойным стеклопакетом; - профессионального управления; - импортных лифтов (или лифтов, произведенных по лицензии фирмы ОТИС); - гибко перестраиваемых этажей с несущими стенами только по периметру и лестничным колодцам; - систем пожарной и охранной сигнализации по СниП; - строительство должно быть осуществлено по высочайшим стандартам качества с преимущественным использованием импортных отделочных материалов. Такие здания не должны иметь: - деревянных перекрытий; - нарушений СНиП. Нижеследующие показатели не являются обязательными для зданий класса А, но их наличие рассматривается как признак стандарта самого высокого качества: - фальшполы в офисных помещениях; - отдельная система питания для компьютеров для защиты от скачков напряжения и высокочастотных наводок; - дублирующие генераторы электроэнергии; - четырехтрубная система фанкойлов; - компьютеризированная система контроля в здании «смартбилдинг»; 24
Классификация офисных зданий (по материалам Realty-Inform.ru)
156
- 3,5 или более парковочных мест/100 м2 полезной офисной площади; - подземная или крытая автостоянка; - спринклерная система пожаротушения. Объекты, отвечающие трем и более вышеуказанным показателям, в дополнение к стандартным критериям офисных зданий класса А, классифицируются как офисные здания класса А+. Класс А - это обеспечение стабильности в качестве услуг. В повышении престижа объекта важную роль играет известность управляющей зданием компании и решающим фактором при заключении договора с компанией является ее имя, несмотря на более высокие расценки на услуги и жесткое отношение к клиенту. Рынок компаний, управляющий чужой недвижимостью, достаточно узкий. 80-90% недвижимости класса А управляется пятью известными компаниями. Бизнес-центры класса «В». Здания, находящиеся в менее престижных районах, которые не могут предлагать набор (пакет) услуг и удобств класса «А», как в количественном, так и в качественном измерении и претендующие на менее высокую арендную плату. Офисное здание класса В должно соответствовать не менее 10 из 20 стандартных критериев. Отсутствие одного или более показателей, характерных для офисных зданий класса А, - признак офисных помещений класса В. К ним относятся обьекты высокого качества, только что построенные или после капитального ремонта, с заменой окон, систем электрики и отопления. Офисные помещения класса В должны иметь: - лифты; - принудительную вентиляцию по СниПам; - воздушное кондиционирование по центральной или сплитсистеме; - окна уплотненные, хорошего качества с двойным остеклением; 157
- умеренно перестраиваемые этажи с минимальным количеством несущих перегородок и правильно выбранной глубиной офисных помещений сточки зрения использования их для офисных нужд; - современную заземленную электрическую систему адекватной мощности; - пожарную и охранную сигнализацию по СниПам. Такие здания не должны иметь: - окна не уплотненные, с одинарным стеклопакетом и двойными рамами российского производства; - не отремонтированные электрические системы и системы отопления; - «советские» отделочные материалы образца до 1991 года. Типичными для таких объектов является: - здания новой постройки, более низкого качества, чем класса А, или полностью отремонтированные помещения послевоенного периода с бетонными этажными перекрытиями; - иногда старые здания с деревянными этажными перекрытиями могут быть настолько хорошо отреставрированы и отремонтированы, что подпадают под стандарт офисных зданий класса В. Если зданиям класса В не хватает одного или двух показателей, чтобы быть отнесенными к классу А, они могут быть классифицированы как офисные здания класса В+. Управление объектами класса В - сегмент рынка, наиболее освоенный отечественными управляющими компаниями: и обеспечение технического состояния «почти как в классе А», и гибкая ценовая политика, и готовность к прозрачности отношений с собственниками при «серых» финансовых схемах, и умение ладить с контролирующими и надзорными органами. Бизнес-центры класса «С». Здания старой постройки, не соответствующие в должной мере современным технологическим 158
требованиям, располагающиеся в нереконструированных помещениях и достаточно неудобные по месторасположению, взимающие невысокую арендную плату. Соответствуют не менее 8 из 20 стандартных критериев. Отсутствие одного и более показателей, характерных для офисных зданий класса В, - признак офисных помещений класса С. Такие здания должны быть в хорошем рабочем состоянии, после косметического ремонта. Офисные здания класса С должны иметь: - лифты, если здание насчитывает более трех этажей; - адекватную электрическую мощность. Типичным для таких зданий является: - состояние после косметического ремонта; - обычные деревянные неуплотненные окна российского производства с одинарным стеклом и двойной рамой; - разнесенные или укрепленные на окне кондиционеры в определенных помещениях; - пассивная вентиляция; - не перестраиваемые этажи с множеством несущих стен и коридоров. Если зданиям класса С не хватает одного или двух показателей, чтобы быть отнесенными к классу В, они могут быть классифицированы как офисные здания класса С+. Отсутствие одного или более показателей, характерных для офисных зданий класса С, - признак офисных помещений, не отнесенных к определенной категории. Надо иметь в виду, что ни одна из ныне существующих классификаций не учитывает физический износ зданий и другие недостатки, создаваемые временем. Более того, в процессе эксплуатации класс здания может понизиться, но арендодатель вряд ли захочет согласиться с этим. Поэтому, а также на случай если собственник, не проводя ремонта и не улучшив качество сервиса в здании, захочет повысить стоимость аренды, офис менеджер должен быть в курсе ситуации на рынке, периодически вести мониторинг цен на офисные помещения, знать цены на помещения чуть лучше по всем характеристикам. 159
Полностью оборудованные офисы В ряде случаев, если позволяет бюджет, можно арендовать офис через одну из компаний, занимающихся предоставлением полностью оборудованных офисов – в офисных помещениях есть все – мебель, телефонные аппараты, жалюзи на окнах, репродукции на стенах, мусорные ведра под столами. Вы можете приехать только со своим ноутбуком – а офис уже вас ждет. Примером подобной компании может служить международная компания Regus, представленная в 60 странах, а в России – в городах Москве и Санкт-Петербурге. Услуги профессионально оборудованного бизнес-центра с готовыми офисами это как правило: Общая приемная (reception), обслуживающая несколько компаний – арендаторов. Служба ответа на телефонные звонки. Переговорные комнаты и студии для видео конференц-связи. При необходимости использования осуществляется почасовая оплата. Места общего пользования. Все вопросы по поддержанию чистоты и обеспечению расходными средствами берет на себя арендодатель. Полностью оснащенная кухня. Все вопросы по поддержанию чистоты и обеспечению расходными средствами берет на себя арендодатель. Предоставляется посуда, чай, кофе, сахар. Счета выставляются, как правило, исходя из числа сотрудников (закладывается стандартная норма потребления) плюс какое-то количество гостей. Отдельные рабочие помещения (собственно арендуемые офисы). Принтеры, факсы, сканеры и копиры (выставляется счет с учетом каждой сделанной копии, страницы факса, отпечатанной страницы). Доставка корреспонденции и почтовое оборудование. Телефонная станция с многостанционным доступом и телефонные порты. 160
Постоянное техническое обслуживание и поддержка по вопросам информационных технологий (при вызове специалиста – почасовая оплата). Цифровые телефоны. Действующая система безопасности. Ежедневная уборка офиса. Скоростной доступ в Интернет. Локальная компьютерная сеть. Круглосуточный ежедневный доступ. Локальные инженерные коммуникации и техническое обслуживание. По желанию можно завезти свою офисную технику или использовать технику арендодателя за дополнительную плату. Так, например, в 2000 г. при выходе на Российский рынок компания «МЕТРО» снимала офисное помещение у компании «Regus» в Бизнес Центре «Смоленский Пассаж», даже процесс первичного рекрутмента сотрудников на ключевые позиции проходил там. После готовности первого магазина «МЕТРО» в г. Химки компания переехала в свое помещение. Виртуальные офисы Виртуальный офис - это все преимущества полнофункционального офиса без необходимости переезда из имеющегося офиса. Представьте себе, что вы арендуете офис. А теперь удалите с представленной вами картины всю мебель, комнаты – всю физическую составляющую (людей тоже), но при этом оставьте функциональную (оставьте все функции офиса – именно офиса – не бизнеса). Итак, ваш виртуальный офис (на примере виртуальных офисов, предоставляемых компанией «Regus») это 25:
«Престижный служебный адрес - для использования на ваших визитных карточках, фирменных бланках и в рекламных материалах. Сбор и отправка корреспонденции - осуществляется сбор корреспонден25
Далее следует цитата из рекламы компании «Regus».
161
ции, получение посылок и передача вам в соответствии с вашими указаниями. Доступ к готовым офисам и переговорным комнатам - работайте, находясь в любом из наших центров, расположенных в любой точке мира. Административная и техническая поддержка, предоставляемая по требованию - доступ к обслуживающему персоналу по административной и IT поддержке. Местный телефонный номер в любом из 350 городов - осуществление всех контактов посредством местного телефонного номера. Индивидуализированный ответ на звонки - квалифицированный секретарь отвечает на ваши вызовы от имени вашей компании в соответствии с вашими указаниями. Переадресация вызова - специальная технология, позволяющая осуществлять переадресацию вызовов на ваш основной номер. Голосовой почтовый ящик - удаленная настройка и прослушивание своего личного голосового ящика круглосуточно, ежедневно. Входящие и исходящие факсы - используйте наш местный номер факса, мы соберем и отправим вам факсы, где бы вы ни находились. Внесение в списки арендаторов - название вашей компании может быть указано в директории при входе в здание среди названий других арендаторов (услуга оплачивается дополнительно.)»
Благодаря виртуальному офису компания может получить значительные имиджевые преимущества, предоставляемые наличием престижного офиса.
Временные офисы В прейскурантах арендодателей 26 присутствует также предложение «временного офиса» - это оптимальная услуга для деловых людей, которым необходимо присутствие на местном рынке, но не нужен постоянный офис. Можно оплачивать только использованное время аренды офиса, например, 80 часов в месяц при возможности использования всех административных услуг и поддержки по вопросам информационных технологий. Вентиляция помещений В предлагаемом для аренды офисе обязательно уже есть какая-то система вентиляции (возможно и кондиционирования). Будет не лишним вызвать представителей одной из профессио26
Например, компании «Regus».
162
нальных компаний, которые проведут тестирование и оценку данной системы вентиляции, проведут расчет: подойдет ли данная cиcтема для ваших нужд. Если в ваши планы входит перепланировка помещения, консультация обязательна. При строительстве или капитальном ремонте при расчетах мощности вентиляции учитывается назначение каждого помещения и его площадь. Определяется требуемая кратность воздухообмена, которая показывает: сколько раз в течение одного часа происходит полная смена воздуха в помещении. Требуемая кратность воздухообмена зависит от назначения помещения, количества находящихся в нем людей, мощности тепловыделяющего оборудования и определяется СНиП (строительными нормами и правилами). Для жилых помещений, как правило, достаточно однократного воздухообмена, для офисных помещений требуется 2-3 кратный воздухообмен. Представьте себе, что офисное помещение было уже 2- 3 раза перепланировано, прежде чем предлагается в аренду. При перепланировке чаще всего о системе вентиляции никто не задумывается – в результате офис менеджер получает лишнюю головную боль – людям то жарко, то холодно, то душно. При отсутствии вентиляции в закрытых помещениях возрастает концентрация углекислого газа и других вредных веществ. Это негативно сказывается на самочувствии людей, вызывает головную боль, сонливость, потерю работоспособности. Частично проблему можно решить, периодически проветривая помещение, однако в этом случае вместе со свежим воздухом внутрь попадет пыль, различные запахи, уличный шум. К тому же приходится постоянно открывать и закрывать окно или форточку. Именно для решения всех этих проблем и существуют системы вентиляции воздуха. Воздухообмен прямо пропорционален площади помещения, высоте и кратности. Требуемая производительность приточной вентиляции прямо пропорциональна количеству людей и норме расхода воздуха на одного человека. Существуют нормы расхода воздуха на одного человека: 163
- в состоянии покоя – 20 м3/ч - работа в офисе – 40 м3/ч - при физической нагрузке – 60 м3/ч Типичные значения производительности систем вентиляции: - для квартир = от 100 – 500 м3/ч; - для офисов = от 1000 до 10000 м3/ч. Основные типы систем вентиляции: - по способу перемещения воздуха: естественная или искусственная; - по назначению: приточная или вытяжная; - по зоне обслуживания: местная или общеобменная. Если установлены кондиционеры – желательно узнать, какая компания проводила установку и есть ли сервисный контракт – возможно у вас возникнет заинтересованность в продлении сервисного контракта или его заключении. Необходимо подключать арендодателя к решению проблем вентиляции. Противопожарные системы и меры безопасности Обязательно задайте арендодателю как можно больше вопросов о мерах противопожарной безопасности. Уточните, какой тип спринклерной системы установлен (с использованием воды или химических реактивов), каков режим работы спринклерной системы – автоматический или ручной. В каком году была установлена спринклерная система. Установлена ли спринклерная система во всех помещениях? Как часто спринклерная система тестируется специализированной организацией (раз в год, дважды, не тестируется вообще?) Используются ли другие системы автоматического пожаротушения, какие - (дренчеры (drencher), системы пенного тушения, паротушения, газового тушения (хладон, СО2 и др.) порошкового, аэрозольного тушения, тонко распыленной водой и др.) Каково их состояние (работают – не работают). 164
Установлены ли дымовые/тепловые/комбинированные датчики, во всех ли помещениях установлены эти датчики. Каково состояние датчиков (в рабочем состоянии, не работают). Как часто система датчиков тестируется специализированной организацией (раз в год, дважды в год), не тестируется вообще. Куда выводится сигнал датчиков – комната охраны в здании, милиция, ВОХР, другое. Есть ли система кнопочного оповещения (тревожная кнопка). Куда она выведена – комната охраны в здании, милиция ВОХР, другое. Уточнить, есть ли в наличие ручные огнетушители, наличие в здании пожарных кранов с рукавами, кем и как часто проверяется состояние пожарных кранов в течение года. Каков тип охранной сигнализации – контролирует окна и двери, контролирует внешний периметр, контролирует перемещение внутри помещения, другое. Куда выводися сигнал с датчиков - комната охраны в здании, милиция ВОХР, другое. Каково состояние датчиков, как часто тестируются. Режим работы сигнализации против взлома – круглосуточно или в ночное время. акой метод оповещения милиции предусмотрен. Наличие пассивной защиты (решетки на окнах, замки и т. д.). Наличие охраны, круглосуточная, только в ночное время, отсутствует. Вид охраны (кем выполняется), кем заключен договор на охрану - собственником здания, другим арендатором. Осуществляется ли обход территории, как часто. Как регистрируется обход территории (журнал, контрольная кнопка). Наличие пропускной системы, наличие кодовых замков, систем электронного доступа, наличие камер видеонаблюдения. 165
Что контролируют видеокамеры – периметр здания, внутреннее пространство. Ведется ли видеозапись. Договоры аренды В договорах на аренду наряду с другими вопросами следует внимательно продумать: - гарантии арендодателя; - вопросы сдачи-приемки; - права и обязанности сторон; - ответственность сторон; - условия прекращения договора, досрочное расторжение договора. Ниже приведены некоторые часто используемые фразы: Срок аренды - начинается с даты подписания сторонами акта сдачи-приемки помещения. Следует обязательно оговорить, что арендатор будет иметь преимущественное право на продление срока аренды. Можно оговорить механизм исполнения этого преимущественного права. Например: “Не позднее чем за *** дней до истечения первоначального Срока аренды Арендодатель должен предложить Арендатору продлить срок аренды на прежних или иных условиях. В случае, если Арендатор дает положительное письменное согласие Арендодателю, срок аренды будет считаться продленным на период и на условиях, согласованных Сторонами”. Стоимость аренды. Например: “Стоимость аренды (в дальнейшем «Арендная плата») устанавливается на весь Срок аренды в размере, равном ***** Арендная плата включает в себя все налоги, применимые к арендным платежам по российскому законодательству, ответственность по выплате которых лежит целиком на Арендодателе”. “Все выплаты арендной платы по настоящему Договору осуществляются банковским переводом на расчетный счет Арендодателя (реквизиты которого предоставлены в письменной форме), 166
либо иным образом, по дополнительному соглашению Сторон”. Гарантии Арендодателя.Например: “Арендодатель настоящим заверяет, что на момент начала Срока аренды Помещение и все структурные элементы Помещения, включая, но не ограничиваясь потолками, фундаментами, стенами, полами, коммуникациями, канализацией, и электричеством, а также все механические, электрические осветительные, телефонные, водопроводные, отопительные и вентиляционные системы находятся в исправном порядке и безопасном состоянии”. “Арендодатель будет поддерживать связь со всеми местными властями, органами жилищно-коммунального хозяйства и т.д., по мере того, как в этом будет возникать необходимость в течение всего Срока аренды”. Сдача-приемка. Например: «По истечении Срока аренды или досрочного расторжения, Арендатор обязуется передать Помещение и оборудование в соответствии с Актом Приемкипередачи Арендодателю в нормальном состоянии с учётом нормального износа». «Арендатор несет полную ответственность за ущерб Помещению, мебели и оборудованию Арендодателя, нанесенный Арендатором по его вине. Арендатор не несет ответственности за амортизацию Помещения, мебели и оборудования вследствие нормального износа». «Арендатор не будет вносить никаких структурных или других серьезных изменений или улучшений Помещению без предварительного письменного согласия Арендодателя. Любые структурные изменения, произведенные Арендатором в Помещении, которые не могут быть изъяты без ущерба для помещения (встроенная мебель) и т.д. после окончания Срока аренды переходят в собственность Арендодателя». Обязательства. Например: « Арендатор вправе: С письменного согласия Арендодателя сдавать арендованное имущество в субаренду. Производить улучшения арендованного имущества за счет собственных средств. Отделимые улучшения остаются в собст167
венности Арендатора, а неотделимые улучшения, произведенные с письменного согласия Арендодателя, переходят в собственность Арендодателя. В этом случае Арендатор имеет право на возмещение стоимости этих улучшений». «Арендатор, надлежащим образом исполняющий свои обязанности по настоящему договору, имеет преимущественное право на пролонгацию договора аренды. Если по истечении срока настоящего договора Арендатор продолжает с согласия Арендодателя пользоваться арендованным имуществом, договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок». Ответственность. Например: «Арендодатель несет ответственность за недостатки сданного в аренду имущества, полностью или частично препятствующие пользованию арендованным имуществом, даже если во время подписания настоящего договора он и не знал о них, в размере причиненного этими недостатками ущерба». «Ответственность Арендатора: «При использовании арендованного имущества не в соответствии с целями, указанными в договоре, Арендодатель вправе потребовать расторжения настоящего договора. Арендатор отвечает за порчу арендованного имущества в объеме причиненного вреда с выплатой штрафа в размере _____ % от стоимости испорченного имущества. При сдаче арендованного имущества в субаренду без согласия Арендодателя, Арендодатель вправе потребовать расторжения настоящего договора». Досрочное расторжение договора. Например: «По требованию Арендодателя договор может быть расторгнут в случаях, когда Арендатор: - пользуется имуществом с существенными нарушениями условий настоящего договора; - существенно ухудшает имущество». «Настоящий Договор может быть расторгнут Арендатором в 168
одностороннем порядке путем подачи уведомления за 15 дней, в случае, если: Помещение становится непригодным для использования в результате полного или частичного уничтожения или постоянных поломок жизненно важных механических, электрических и др. систем в течение периода более 30 дней. Арендатор имеет право расторгнуть настоящий Договор в одностороннем порядке, направив Арендодателю письменное уведомление не позднее, чем за один месяц до даты расторжения Договора. Любая из Сторон имеет право расторгнуть Договор по причинам форс-мажора в течение *** дней с момента наступления таких форс-мажорных обстоятельств». Субаренда Весьма часто помещения сдает в аренду не сам собственник, а выбранная им управляющая компания или оптовый арендатор. В таком случае конечный пользователь заключает договор субаренды (поднайма) и исполнение договора зависит не только от вторичного арендодателя, но и от собственника имущества. Договор аренды — первоначальный, а субаренды — производный, и его юридическая судьба зависит от основного договора. Большинство договоров аренды между собственником помещения и первичным арендатором содержат условие о поднайме либо сдача в субаренду запрещена, либо разрешена без ограничений или на определенных условиях. Субарендатору следует быть осторожным - в основном договоре могут содержаться противоречивые указания. Договор о поднайме нельзя заключать на период, превышающий срок договора аренды и субарендаторам нужно внимательно изучить условия основного договора о периоде его действия и возможностях досрочного расторжения. На стадии обсуждения условий субаренды при помощи юриста ознакомьтесь с текстом основного договора и требуйте для изучения подлинный документ, в котором собственник дает свое согласие на поднаем. Если же первичный арендатор (он же 169
– вторичный арендодатель) отказывается предъявить документы, ссылаясь на коммерческую тайну, лучше поищите другие варианты. Даже если в отношении первичного арендатора нет каких-то ограничений, они могут быть специально для субарендатора. Если основной договор признан ничтожным, то ничтожны и заключенные в соответствии с ним договоры субаренды. Иногда права и обязанности вторичного арендодателя (арендатора по основному договору) переходят к третьему лицу, например, при перенайме, и тот пытается изгнать субарендаторов или ужесточить условия договоров субаренды. Но по закону при изменении сторон основного договора субарендные соглашения остаются в силе. Собственник имущества и субарендатор не связаны между собой никакими договорными обязательствами, поэтому они не могут прямо предъявить права требования друг к другу. Если субарендатор нарушит соглашение, то за его действия перед владельцем отвечает первичный арендатор (вторичный арендодатель), так как при задержке платежей по основному договору первичный арендатор не вправе ссылаться на просрочку, допущенную субарендатором. Первичный арендатор не сможет переложить ответственность на субарендатора, если тот нарушил условия пользования имуществом. Но по закону субарендатор несет ответственность перед вторичным арендодателем, и тот может предъявлять судебные иски. Например, если субарендатор по своей инициативе произвел перепланировку помещений, и их качество ухудшилось, то восстановительный ремонт он оплатит за свой счет. Вторичный арендодатель - вовсе не посредник между субарендаторами и собственником имущества и спорные ситуации разрешаются в суде между конкретными сторонами договора субаренды. Иногда первичные арендаторы считают, что с увеличением для них ставок аренды размер платы по договорам субаренды автоматически возрастает, и пытаются взыскать с пользователя 170
разницу за прошедший период. Но подобные действия незаконны 27. Планировка нового офиса План офиса Уже на стадии обсуждения договора аренды офис менеджер обязан подключить службу IT для планировки офиса, еще раз проверить систему пожаротушения, получить план эвакуации при пожаре. Необходимо создать: - план расположения кабинетов менеджмента; - план размещения отделов, общей приемной (reception), расположения комнат для ведения переговоров, кухни (если применимо), подсобных помещений, серверной комнаты; - план расстановки рабочих столов, расстановки шкафов; - определить расположение сетевых принтеров, копировальных аппаратов, факсов. На основании этих планов делается разводка электрических, телефонных и компьютерных проводов и розеток в офисе. Даже если офис идеально подходит по площади, не избежать дополнительных работ по прокладке кабелей, легкой перепланировке. Выслушиваются требования руководства. Обычно они такие: кабинет руководителя или угловой с окнами с двух сторон, или если такого места нет - у окна, кабинеты топ - менеджеров – у окна. Переговорные комнаты – нет необходимости в окнах (по желанию руководителя). Стены переговорной комнаты могут представлять собой стеклянные перегородки с жалюзи. По желанию жалюзи могут быть закрытыми и открытыми. Иногда в переговорных комнатах устанавливают специализированные внутренние раздвижные перегородки с шумопоглощением – появляется дополнительная возможность организовать из одной Е. Покидова "Субаренда. Пользователь или заложник?», Журнал "Услуги и цены", №16(236), август 2006 27
171
большой переговорной две небольшие и наоборот. Приблизительный план расположения рабочих мест и расстановки мебели офис менеджер может создать самостоятельно, например, с использованием программы Microsoft Visio. Если планируется закупка новой мебели - компании поставщики мебели, как правило, сами предлагают услуги по планировке помещения с учетом размеров заказываемой мебели. Важным является выбор поставщика, сроки поставки, условия договора на поставку. Поставщик должен быть уже хорошо известен на рынке и, возможно через год - два вам опять придется обратиться к нему, например чтобы докупить дополнительную мебель того же стиля и цвета. Для оформления офиса в едином стиле лучше выбирать серию мебели, в которой присутствует 100-120 элементов. Оборудование рабочих мест Ниже приведены некоторые сложившиеся в практике комплекты оборудования. Общая приемная (Reception): - стойка; - рабочий стул (кресло); - консоль, системный аппарат телефонной станции; - компьютер; - принтер; - шредер; - кресла/диванчики для посетителей; - журнальный столик; - стойка с рекламной литературой о фирме; - вешалка; - зеленый цветок в горшке или живые цветы; - у входа коврик для ног; - можно предусмотреть телефон для посетителей с отключенной междугородней связью; - желательно, чтобы проход из приемной в комнату переговоров был организован не через офис; - проход в офис часто бывает отделен стеклянной дверью. 172
Рабочий офис руководителя (минимум, остальное зависит от фантазии): - жалюзи на окнах; - большое живое зеленое растение; - рабочий стол, кресло, тумбочка; - стол для переговоров, стулья; - книжный шкаф; - шкаф для одежды; - телефон; - сейф; - компьютер; - персональный принтер; - шредер (уничтожитель бумаг). Стандартное рабочее место: Стол. Высота рабочей поверхности стола для пользователей персональных компьютеров должна регулироваться в пределах 680-800 мм, при отсутствии такой возможности она должна составлять 725 мм, пространство для ног должно быть не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм, глубиной на уровне колен не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног не менее 650 мм. Подкатная тумба – с ключом. Рабочий стул (кресло) для пользователей персональных компьютеров должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Высота подлокотников должна быть также регулируемой. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Телефонный аппарат. 173
Несколько электрических розеток. Компьютер (сеть) - или возможность (сетевой разъем) для подключения ноутбука к локальной сети. Комната для переговоров (используется также для внутренних целей): - стол для переговоров (лучше овальной формы); - стулья; - телефон; - желательно наличие приставки к телефону для проведения конференц звонков; - флип-чарт или доска с маркерами; - экран или белая стена/доска, которую можно использовать как экран; - сетевые розетки для подключения одного или нескольких компьютеров к общей сети или обязательно – несколько электрических розеток ; - сетевые розетки для подключения одного или нескольких компьютеров к общей сети; - наличие кондиционера желательно; - источник естественного света (окно) не обязателен. Кухня: - мойка (раковина); - рабочий стол; - шкаф (подвесная полка) с набором чашек, чайных ложек; - возможно использование одноразовой посуды (на усмотрение руководства); - холодильник; - посудомоечная машина; - кофейный аппарат (на усмотрение руководства); - чайник; - кулер с чистой водой или встроенный фильтр для воды; - мусорное ведро; - кофе, чай, сахар, молоко; 174
-
одноразовые тарелки; средство для мытья посуды; бумажные полотенца;
Подсобные помещения (склад, серверная, архив): - стеллажи; - раздвижная лестница; - минимальный набор инструментов; - может быть отдельно выделено место или помещение для оргтехники общего пользования + шкафчик с канцтоварами ежедневного спроса. Логистика переезда в новое помещение Переезд офиса станет головной болью не только для офис менеджера, но и владельцев бизнеса, для менеджмента, для всех сотрудников, если не поручит его исполнение профессиональной мувинговой фирме, которая возьмет на себя хлопоты по организации и проведению переезда, Но количество специализированных фирм, способных передислоцировать крупный офис, невелико. Хорошая компания должна иметь минимум пятилетний стаж перевозки именно крупных объектов и наличие рекомендаций от солидных клиентов. Нужно, чтобы сотрудники были штатными, и их было достаточно для перебазирования 700-1000 рабочих мест. На сегодня основная масса таких фирм сформированы из бригады грузчиков и водителей. Их опыт ограничивается сотрудничеством с несколькими небольшими конторами. Если ваша компания хочет переехать оперативно, без путаницы в вещах и документах и без потерь, следует найти мувера, гарантирующего высокий уровень сервиса. Профессиональная фирма обязательно разместит на сайте список клиентов и партнеров, рекомендательные письма, ведь это повышает его авторитет. Следует интересоваться количеством сотрудников, спектром упаковочных материалов и структурой маркировки. Для перевозки крупного офиса важны системная организация, четкий ал175
горитм и неукоснительный порядок работы. Менеджер перевозчика должен подробно рассказать, как они будут маркировать предметы и перевозить архив. Серьезные фирмы стараются использовать собственные специально подготовленные машины и имеют отработанную систему переброски большого количества вещей. За одну-две недели до дня переезда необходимо обсудить вопросы подготовки и проведения работы. Менеджер мувинговой фирмы должен учесть условия переезда, объем груза и сообщить клиенту точную стоимость услуг. Профессионалы учитывают день переезда, количество вещей и мебели, нынешний и будущий этажи офиса, наличие лифтов, ширину лестничных пролетов и дверей, план расстановки на новом месте, схему передвижения сотрудников. Необходимо точно рассчитать количество персонала, упаковочного материала, число машин, подобрать систему маркировки, оговорить план расстановки на новом месте. После этого заключают договор. В офис заказчика заранее доставляют короба для вещей и наклейки с именами (если кто-то пожелает упаковать свое имущество самостоятельно). За несколько дней до дня переезда заказчик получает список сотрудников перевозчика, которые будут осуществлять процесс. В день переезда в определенный час приходит машина с упаковочным материалом и приезжают муверы. Они разбирают и упаковывают мебель, пакуют и маркируют компьютеры, оргтехнику и документацию, демонтируют встроенные шкафы, карнизы, жалюзи, защищают полы, дверные косяки и лифты, грузят мебель и коробки в машины. На новом месте процесс повторяется в обратном направлении: разгрузка, сборка мебели, расстановка, размещение вещей и документов. Перевозчики отвечают за риски, связанные с неисправным лифтом и пробками на дороге, проблемы с неразборной мебелью и громоздкими сейфами, они готовы решать нестандартные задачи, привлекать промышленных альпинистов или подъемный кран. Заранее рассчитывают количество людей и обязанности каждого. По завершении переезда обязательно оформляют акт приема176
передачи. Еще один важный момент—размещение имущества на новом месте, особенно если несколько частей компании съезжаются в одно здание либо, наоборот, разъезжаются. Цена переезда складывается из затрат на упаковочный материал, транспорт и стоимости труда грузчиков. В российских компаниях цены ниже, чем в западных, в основном за счет меньших расходов на упаковку, произведенную на территории России, она стоит значительно дешевле 28. До переезда важно – организовать перевод телефонных номеров или установить автоответчики, сообщающие новые номера телефонов и факсов – рекомендуется установить срок действия автоответчиков не менее 3 месяцев. Услуга предоставляется провайдерами телефонной связи за дополнительную плату. Заранее сообщите новые адреса и телефоны всем нужным вам организациям. Можно установить просто переадресацию звонков, но в этом случае абоненты не будут оповещены об изменениях и позже вновь столкнутся с проблемой связи с вашим офисом. Лучше всего нанять для переезда профессиональную компанию – перевозчика, в этом случае вам необходимо только: - на новом плане расположения рабочих мест провести нумерацию каждого рабочего места, причем при наличии разных этажей номер этажа включают в нумерацию, например 2 – 17 (2-й этаж, место 17), если на каждом этаже несколько комнат то 3 – 302 – 07 (3 этаж комната 302 место 07); - составить список сотрудников с указанием присвоенного номера; - вызвать сервисного инженера для отключения телефонной станции и подключения ее в новом офисе; - сообщить перевозчикам время готовности вещей к перевозке и время подачи автомобилей. Громак Т. «Компания меняет квартиру», Журнал "Услуги и цены", №16(236), август 2006 28
177
Схема работы с профессиональными перевозчиками выглядит так: - вызываете эксперта; - сообщаете даты переезда; - адрес 1 откуда переезжаете; - адрес 2 куда переезжаете; - показываете старый офис и оговариваете предметы мебели, офисную технику, цветы, предназначенные к перевозке; - вместе посещаете новый офис и предоставляете его план. Эксперт перевозчика оценивает общий и дополнительный объемы – (в том числе содержимое шкафов и т.д. - документы, личные принадлежности сотрудников), удаленность нового офиса и, исходя из этого, позже делает вам предложение с ценами. Опытные профессиональные перевозчики уже на стадии предварительных переговоров при первичном посещении офиса визуально оценивают объем и могут ориентировочно сказать, сколько упаковочных коробок потребуется. Как правило, это специализированные короба из прочного картона с ручками, рассчитанные на то, чтобы при максимальной загрузке их мог поднять один человек и погрузить на тележку. За пару дней до переезда представители компании-перевозчика сами доставят вам эти короба. Не рекомендуется заниматься приобретением каких-то других коробок самостоятельно – они могут оказаться непрочными, слишком большими, а соответственно слишком тяжелыми, плохо закрываться, не иметь удобных для переноски ручек. Все это значительно затруднит процесс переезда, может вызвать потерю или порчу каких-то документов, вещей – (коробка может элементарно порваться). За несколько дней до переезда: - оформляете все необходимые документы для выноса оборудования из старого офиса (разрешение на вынос – для охраны здания); - оформляете соответствующее разрешение на въезд грузо178
вых автомобилей на территорию адреса 1; - оформляете соответствующее разрешение на въезд грузовых автомобилей на территорию адреса 2; - согласовываете вопросы доступа в здание сотрудников компании-перевозчика (в вашем сопровождении разумеется), доступность грузовых лифтов, возможность использования тележек перевозчика или предоставляете свои (зависит от напольного покрытия). Перевозчик сам предоставляет коробки для упаковки личных вещей и документов. Упаковкой мебели и техники перевозчики занимаются самостоятельно. Упаковку документов из шкафов по желанию заказчика перевозчики тоже могут осуществить сами. Переезд всегда планируют на конец недели и выходные дни. Пятница - вы сообщаете сотрудникам вашей компании их упаковочный номер (номер рабочего места) и они упаковывают свои личные вещи, отключают от сети технику, клеят стикеры с номерами на коробки или просто пишут упаковочный номер. Суббота – обычный день для переезда. Воскресенье – рабочий день на новом месте для вашей службы IT - наладка оборудования. Понедельник в новом офисе ваши сотрудники начинают процесс распаковки. Подготовьте несколько списков сотрудников с указанием номеров их рабочих мест и несколько планов нового офиса с нанесенными номерами рабочих мест – в понедельник наверняка начнется некоторая неразбериха, связанная с поиском сотрудниками своих новых рабочих мест. Сдача прежнего офиса При переезде в новый офис всегда встает задача сдачи предыдущего офисного помещения арендодателю. Надо отметить, что независимо от того, снимаете вы квартиру или офис, позиция арендодателя всегда одинакова - он желает, чтобы помещение осталось в идеальном состоянии и у него не возникало дополнительных расходов по сдаче помещения 179
другому арендатору. При этом часто возникает спор – что считать естественным износом помещения, а что нанесенным ущербом, устранение которого необходимо оплатить. При этом арендодатель часто пытается найти максимум изъянов при сдаче-приемке помещения. Будьте готовы к переговорам, продумайте заранее, какие претензии может предъявить арендодатель, попробуйте посмотреть на все его глазами. Не забывайте о вопросе отделимых и неотделимых улучшений, которые вы, возможно, проводили полностью за свой счет.
УЧЕТ И КОНТРОЛЬ Планирование и бюджетирование План мероприятий по эксплуатации и техническому обслуживанию помещения и оборудования и соответствующий бюджет финансирования формируется на год с разбивкой по полугодиям и месяцам. Система планирования и бюджетирования позволяет сделать прозрачной деятельность по эксплуатации недвижимости и установить контроль за ней, дает возможность постоянного наблюдения за финансированием работ и ходом их выполнения. Инженерно-эксплуатационная служба при формировании плана мероприятий и бюджета на основе данных технических осмотров представляет собственнику информацию о необходимых работах на планируемый период и их ориентировочную стоимость. При выполнении плановых работ вся имеющаяся информация исполнителя документально концентрируется в паспорте здания. Такой подход дает возможность корректировки плана выполнения работ и позволяет решать оперативные задачи, возникающие в рабочем процессе. Одной из основных обязанностей офис менеджера является формирование бюджета на административные общефирменные расходы и контроль его исполнения. Бюджет формируется на 180
год с разбивкой по полугодиям и месяцам. Необходимо заранее просмотреть данные о расчетном сроке службы офисной техники, возможно в проекте бюджета, предлагаемого на рассмотрение придется предусмотреть покупку какого-то офисного оборудования. На регулярные платежи рекомендуют предусмотреть запас порядка 10%, дать запас на расходы на содержание транспорта и так далее. Организация планирования и бюджетирования должна давать возможность постоянного наблюдения за расходами. Обязанность офис менеджера придерживаться составленной сметы, не превышать расходов, искать возможности минимизации расходов. Текущие задачи Повседневные задачи в тесном взаимодействии с бухгалтерией: проверка счетов, ведение графика платежей по регулярным поставкам или услугам, контроль своевременности оплаты. К регулярным платежам относятся: - платежи за поставки расходных материалов, канцтоваров, воды; - платежи за услуги клининговой компании; - платежи за услуги связи (аренда телефонных линий, услуги сотового оператора); - платежи за аренду помещения и связанные с ней расходы; - оплата транспортных расходов; - оплата счетов на билеты командированным; - оплата счетов на проживание командированных в гостиницах; - и т.п. Учет материальных средств осуществляет бухгалтерия. При приобретении, к примеру, новой техники или мебели офис менеджер передает все документы в бухгалтерию и сообщает все необходимые данные для постановки на учет нового материаль181
ного средства. Инвентарные номера присваивает бухгалтерия, обязанностью офис менеджера является осуществление маркировки поставленного на учет средства. Вопросы снижения расходов и в ряде случаев разнесение расходов по проектам являются всегда актуальными. Учет расходов на изготовление копий документов с целью экономии и разнесения расходов по разным проектам (или клиентам) в западных компаниях ведется путем применения моделей копировальных аппаратов, оснащенных электронным аудитроном, который ведет учет использования аппарата с целью расчета платы за копирование и выставления счетов. Как правило, это достаточно дорогие высокопроизводительные аппараты, встроенные электронные аудитроны которых могут вести, к примеру, порядка 300 счетов в стандартной комплектации, но дополнительный расширенный аудитрон может позволять довести общее количество счетов до 2000. В компаниях, предоставляющих услуги клиентам – например, в консалтинговых фирмах, применение копировальных машин с аудитроном распространено очень широко. Прежде чем начать копирование, сотрудник должен ввести номер проекта или клиента для которого делается копия, машина сама подсчитывает количество копий и информация передается в бухгалтерию. Стоимость копий позже включается в счет клиента, которому оказывалась услуга. Без ввода номера аппарат работать не будет. Если сотруднику необходимо сделать копию для себя лично он вводит присвоенный ему личный код. На усмотрение руководства стоимость копий сделанных для себя лично может быть предъявлена к оплате сотруднику в конце месяца или “подарена” ему, т.е. не взыскана. Ряд компаний таким образом снижают затраты, теряемые на большое количество бесплатных копий. Для учета расходов на телефонные переговоры при применении офисных телефонных станций вводится кодирование звонков, когда сотрудник не может сделать ни одного звонка, преду182
сматривающего последующую оплату, без введения соответствующего кода. Внутренним абонентам могут быть назначены индивидуальные номера счетов с целью проверки их затрат на телефонные переговоры. Абоненту может быть запрещено выполнять внешние вызовы без ввода номера счета. В этом случае каждому абоненту назначается режим ввода номера счета. Режим устанавливается вышестоящим менеджером. Может быть, к примеру, запрещен доступ к междугородней или международной связи. Протокол работы УАТС записывает информацию о вызове – дату, время, внутренний номер, набранный номер продолжительность разговора и т.д. , затеем создается отчет о затратах на переговоры. Для небольших компаний, бизнес которых критичен к затратам на международные и междугородные разговоры и соединения, или для личных нужд, можно использовать специальные телефонные карты. Одним из способов минимизации расходов в части снабжения офиса является регулярный – 1 раз в 6 месяцев мониторинг рынка на предмет выявления новых товаров с теми же потребительскими свойствами, но других, ранее неизвестных производителей или поиск новых поставщиков. О бухгалтерском учете Офис менеджеру необходимо знать основные положения и требования бухгалтерского учета, чтобы не совершать ошибок, приводящих к убыткам или штрафным санкциям. 29 Объектами сплошного, непрерывного и документального бухгалтерского учета являются имущество предприятий, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Большое значение для правильной организации бухгалтерского учета имеет применение учетных измерителей, при помощи которых выявляются объем, количество, время и прочие по29
О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ.
183
казатели хозяйственной деятельности. Их три: натуральные, трудовые и денежные. Натуральные измерители необходимы при учете материальных ценностей, основных средств, готовой продукции. Единицами измерения могут быть: кг, м, шт., кв. м и др. С помощью натуральных измерителей производится контр о ль за сохр анностью собственности, объемом процесса заготовления, производства и реализации продукции. Трудовые измерители позволяют измерить затраченное время и труд. Для этого существуют следующие единицы измерения: минута, час, день, месяц и т. п. На их основе рассчитывается производительность труда и начисляется заработная плата. Денежный измеритель—универсальный, обобщающий и выражается в рублях и копейках, посредством которых суммируются произведенные затраты (расходы) предприятия, ранее выраженные в трудовых и натур альных измерителях. В бухгалтерском учете учитываются объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность и объекты, составляющие хозяйственную деятельность. К первой группе относятся хозяйственные средства и их источники, ко второй — хозяйственные процессы и их результаты. Хозяйственные средства предприятия состоят из следующих основных групп. Основные средства—здания, машины, оборудование, транспо р тные средства и др. Они действуют и используются в хозяйственной деятельности длительное время, изнашиваются постепенно, что позволяет их стоимость включать в расходы производства продукции частями, по мере износа, через амортизационные отчисления. Оборотные средства — сырье, материалы, топливо и другие используются в одном производственном цикле, поэтому вся их стоимость сразу относится в затраты предприятия. В состав данной группы включаются готовая продукция и незавершенное производство. Денежные средства—денежная наличность, находящаяся в кассе предприятия, а также свободные денежные средства в банке на его расчетном счете и прочих счетах, обеспечивающие 184
возможность расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, с бюджетом и с прочими кредиторами. Средства в расчетах—задолженность различных организаций и лиц перед предприятием (суммы, выданные в подотчет, авансовые перечисления и др.). Отвлеченные средства — возникают в связи с получением и распределением дохода. Использованная часть дохода на целевые мероприятия называется отвлеченными средствами. Состав хозяйственных средств формируется за счет различных источников. Собственные источники: уставный фонд, амортизационный фонд, фонд развития предприятия, страховой фонд; фонд оплаты труда и другие. Заемные, временно привлеченные источники: кредиты банка, задолженность поставщикам, задолженность работникам (невыплаченная заработная плата), задолженность бюджету, социальному страхованию и прочим организациям и лицам. Состав хозяйственных процессов: процесс заготовления, производства и реализации. Они совершаются одновременно и состоят из отдельных хозяйственных операций. Под хозяйственной операцией понимается каждый совершившийся в деятельности предприятия факт, оформленный документом. Результатом процесса заготовления и производства может быть экономия или перерасход, а в процессе реализации — доход (прибыль) или убыток. Совокупность способов и приемов, обеспечивающих бухгалтерскому учету контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия, называется методом бухгалтерского учета. К элементам метода обычно относят следующие: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, оценка, калькуляция, баланс и отчетность. Основными задачами бухгалтерского учета являются: формирование полной и достоверной информации о деятель185
ности предприятии и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества предприятий, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности; обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении предприятием хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и о бязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости. В бухгалтерском учете используются следующие понятия: синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета; аналитический учет - учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета; план счетов бухгалтерского учета - систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета; бухгалтерская отчетность - единая система данных об имущественном и финансовом положении предприятия и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляе186
мых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Бухгалтерский учет ведется предприятием непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных 187
документов, утверждает руководитель предприятия. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Расчетные операции осуществляются банками с банковских счетов предприятий в соответствии с Положением о безналичных расчетах. 30 Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором. Допускается использование при безналичных расчетах: платежных поручений; чеков; аккредитивов; платежных требований-поручений. Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями). По согласованию между предприятиями могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя банПоложение о безналичных расчетах в Российской Федерации (с изменениями от 19 мая 1993 г., 26 декабря 1997 г.) Приложение к письму ЦБР от 9 июля 1992 г. N 14
30
188
ки. В этом случае в банк представляется поручение и чек на незачтенную сумму. Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей, учиненных должностными лицами, имеющими право подписи для совершения расчетноденежных операций по счетам в банке. Платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются, как правило, с использованием технических средств в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон. Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются. Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по телефаксу), если иное не оговорено указаниями Центрального банка России. При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним. 31 Плательщик представляет в банк поручение на бланке установленной формы. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки. Поручения принимаются от плательщика к исполнению только при наличии средств на счете. В расчетных документах на реализуемые товары (работы, услуги) сумма налога на добавленную стоимость указывается отдельной строкой.32 При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает письменное распоряжение плательщику (банку, выдавшему расчетные чеки) уплатить определенную сумму денег, указанную в чеке, получателю средств (чекодержателю). Чеки используются как физическими, так и юридическими лицами, являются платежным средством и могут применяться при расчетах во всех 31 32
Статья 863 ГК РФ Разъяснения ЦБР от 7 мая 1998 г.
189
случаях, предусмотренных законами. Не допускаются расчеты чеками между физическими лицами. Чек имеет хождение только на территории Российской Федерации. Банки производят списание средств со счета чекодателя на основании поступившего из расчетно-кассового центра реестра чеков. Сами чеки остаются на хранении в расчетно-кассовом центре. Их копии могут быть затребованы по мере необходимости. Банк обязан под расписку предупредить чекодателя об ответственности за утраченные или похищенные чеки. Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми предприятиями, организациями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями с обязательным применением контрольнокассовых машин. 33 В некоторых случаях предприятия могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ - в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения. Не применять ККМ в указанных случаях можно только при условии выдачи документов строгой отчетности, приравниваемых к чекам. Хищения и потери Принятые на учет основные средства по сильно заниженной оценке в дальнейшем могут быть списаны по несуществующим причинам на убыток или же на ответственное лицо, что влечет за собой хищения имущества предприятия. Либо же объекты основных средств, списанные как негодные к эксплуатации на ликвидацию, могут стать средством обогащения некоторых лиц. Во избежание этого рекомендуется на предприятии в обязательном порядке создать инвентаризационную комиссию, в обязанности которой кроме проведения инвентаризаций входит определение стоимости основных средств при их выбытии, ликвидации, целесообразность ликвидации. Необходимо подписывать "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" Закон РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1
33
190
акты приемки-передачи, ликвидации основных средств, предварительно ознакомившись с заключениями инвентаризационной комиссии по этому поводу или до говорами на приемку, покупку, продажу данных объектов, а так же осуществлять текущий контроль за данной областью учета, создать условия, определяющие невозможность хищений основных средств. Во избежание хищений МБП, неправомерного списания их на производство непосредственно или за счет износа необходимо следить за нормами расхода, а также утверждать акты ликвидации после ознакомления с заключениями инвентаризационной комиссии. В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии должен быть организован контроль за их движением. Для этого используются карточки учета МБП, личные карточки учета спецодежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобретение по некоторой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет ответственного лица, списание по какой-либо причине. Кроме того, списание МБП оформляется актом, подписываемым руководителем. Суммы в денежном выражении всех поступающих за какой-то период МБП должны быть равны суммарной стоимости отдельных МБП, отражаемых в карточках по их учету. На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику – эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат не скоро. Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или в коллективном договоре. В большинстве случаев со склада ничего просто так не про191
падает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому, кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара. Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых товаров и материалов, независимо от того, проходили они через склад или нет. Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материало в. В случае выбытия матер иало в (о тпуск их в пр оизводство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверять количество материало в и их отражение в денежной оценке, соответствие цен. Настоятельно необходимо проводить периодические внезапные контрольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе. Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего складом или кладовой, с которым заключить договор о материальной ответственности; он и будет осуществлять первоначальный контроль за движением материалов (в дальнейшем — взаимный контроль). Необходимо обеспечить 192
условия по охране склада, а также внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выявлению недостач в этой области учета способствуют внезапные инвентаризации. Контроль движения материалов осуществляется, начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материало в. В случае выбытия матер иало в (о тпуск их в пр оизводство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в до кументах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверить количество материало в и их отражение в денежной оценке, соответствие цен. Бухгалтер обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами. Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить: подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет; соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем 193
отчете на конец отчетного периода; соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации; даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации; законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.); наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров; полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам; правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах; соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно-расходными документами; соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц; соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам). Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к 194
ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации. Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебноследственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и т.д.). С этих документов могут быть сняты копии. Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Практикуются три способа инвентаризации – периодическая, непрерывная и выборочная. Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки. Непрерывная (перманентная) инвентаризация - инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада. Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам. Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам 195
хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям. Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом. 34 Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации. Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств. В соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» проведение инвентаризаций обязательно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков; при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49 34
196
также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Материальная ответственность Договор на материальную ответственность подписывает кассир, кладовщик, некоторые другие сотрудники. Материальная ответственность возможна лишь в том случае, если материальные средства находятся в отдельном помещении, доступ в которое имеет лишь материально ответственное лицо (ключ есть только у него). В порядке исключения можно нести ответственность за проектор, который, как правило, требуется на ограниченное время и может быть (в соответствии с правилами) выдан под расписку и позднее принят обратно. Если же к технике или предметам есть общий доступ вопрос о материальной ответственности за данное оборудование рассматриваться не может. Материальная ответственность работников — одно из средств защиты форм собственности, ибо она представляет собой юридическую обязанность работника, виновно причинившего ущерб, возместить его в установленном законом размере. Материальная ответственность за товарно-материальные ценности наступает в соответствии с нормативными актами (ст. 238–250 ТК РФ). Правовой основой материальной ответственности работника является его обязанность бережно относиться к имуществу предприятия. По нормам трудового законодательст197
ва материальную ответственность несут все работники, состоящие в трудовых отношениях с предприятием, учреждением, организацией на основе трудового договора, независимо от формы собственности, на базе которой создано предприятие, учреждение, организация. Она может быть возложена на этих лиц и в случае прекращения трудовых отношений при условии, если ущерб причинен работником во время действия этих отношений. Материальная ответственность возлагается на работника только при одновременном наличии следующих условий: прямого (действительного) ущерба; противоправности поведения работника, причинившего ущерб; вины работника в причинении ущерба; наличии причинной связи между действием (бездействием) работника и ущербом. Под прямым (действительным) ущербом понимается ущерб наличному, реально существующему имуществу путем утраты его (или его части), присвоения, порчи, понижения ценности и соответствующей необходимости собственника (владельца) произвести затраты на приобретение или восстановление имущества либо произвести излишние выплаты по вине работника другому субъекту (физическому или юридическому лицу). Это может быть как недостача, порча материальных ценностей, расходы на ремонт, штрафные санкции за неисполнение обязательств, так и суммы уплаченных штрафов, оплаты вынужденного прогула или задержки выдачи трудовой книжки и другие выплаты. Таким образом, материальная ответственность возлагается как за ущерб, причиненный предприятию или учреждению, с которым он состоит в трудовых отношениях, так и за ущерб, причиненный работодателем по вине работника третьим лицам в случае возмещения этого ущерба. Приложение № 2 к постановлению Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85 Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответ-
198
ственности (наименование организации), далее именуемый «Работодатель», в лице руководителя (фамилия, имя, отчество), действующего на основании (устава, положения, доверенности), с одной стороны, и (наименование должности) (фамилия, имя, отчество) именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем. 1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется: а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба; б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества; в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества; г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества. 2. Работодатель обязуется: а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества; б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом; в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества. 3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством. 4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине. 5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя. 6. Настоящий Договор составлен в двух, имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй 199
— у Работника. 7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора. Адреса сторон Договора: Подписи сторон Договора: Работодатель ___________ _____________________ Работник ________________ _____________________ Дата заключения Договора Место печати
Возмещение ущерба, причиненного сотрудниками Порядок возмещения ущерба, причиненного предприятию, организации, учреждению, установлен действующим законодательством (ТК РФ). Возмещение ущерба работниками предприятия в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению администрации предприятия, организации, учреждения, руководителями предприятий, организаций, учреждений и их заместителями — по распоряжению вышестоящего органа путем удержания из заработной платы работника. Распоряжение администрации или вышестоящего органа должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее семи дней со дня сообщения об этом работнику. Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном действующим законодательством. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией предприятия, организации, учреждения иска в соответствующий судебный орган. Если администрация в нарушение порядка, установленного действующим законодательством, произвела удержание из заработной платы работника, то орган по рассмотрению трудовых споров принимает по жалобе работника решение о возврате не200
законно удержанной суммы. Взыскание с руководителей государственных и муниципальных предприятий, организаций, учреждений и их заместителей материального ущерба в судебном порядке производится по иску вышестоящего органа или по заявлению прокурора. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), которым причинен ущерб предприятию, организации, учреждению. До издания администрацией распоряжения (приказа) об удержании суммы ущерба из заработной платы от работника должны быть затребованы объяснения (письменные) причин возникновения данного ущерба. Отказ работника дать объяснения не может служить препятствием для привлечения его к материальной ответственности. Подобный отказ работника свидетельствует о несогласии работника с решением администрации и, как правило, представляет начало конфликта между работником и администрацией. Поэтому наиболее целесообразным действием со стороны администрации в этом случае будет актирование отказа работника с привлечением свидетелей отказа. Также необходимо, прежде чем привлекать работника к материальной ответственности, провести тщательную проверку причин, повлекших за собой возникновение ущерба с учетом письменных объяснений работника (если таковые имеются), а при необходимости воспользоваться заключением экспертов и специалистов. Несогласие работника с возложением на него материальной ответственности или с размером удержаний не должно приостанавливать исполнение приказа (распоряжения об удержании), а работник вправе обратиться с иском в орган, который вправе разрешить возникший спор. Если сумма возмещения ущерба превышает средний месячный заработок работника, администрация вправе производить удержание из заработной платы данного работника только после принятия решения соответствующим судебным органом и не 201
вправе взыскивать до получения такого решения сумму среднего месячного заработка в счет общего размера возмещения ущерба. Таким образом, до издания приказа (распоряжения) администрация обязана определить размер причиненного ущерба, выяснить причины возникновения ущерба и получить письменные объяснения работника, установить пределы материальной ответственности работника за причиненный ущерб и его размеры, подлежащие возмещению, и получить решение соответствующего судебного органа на проведение удержания из заработной платы (при необходимости). Судебные органы рассматривают следующие случаи возникновения материальной ответственности: иски администрации предприятий о возмещении прямого действительного ущерба в размере, не превышающем среднего месячного заработка, если возмещение не может быть произведено по распоряжению администрации путем удержания из заработной платы (например, при пропуске администрацией срока, установленного законодательством для издания такого распоряжения, в случае расторжения данным работником трудового договора с предприятием, организацией, учреждением); иски администрации предприятия о возмещении ущерба в размере, превышающем средний месячный заработок. споры работников, которые не согласны с удержанием, произведенным администрацией или его размером при условии, что претензии работников предварительно рассматривались в установленном порядке. АВТОТРАНСПОРТ Работа с транспортом Офис менеджер управляет офисным парком автомобилей, если он невелик. В его обязанности входит: - приобретение автотранспортных средств, лизинг; 202
- постановка на учет и снятие с учета; - страхование автомобиля, пассажиров, водителя; - контроль расхода бензина, путевые листы, оформление доверенности на управление автомобилем фирмы; - координация работы водителей (в том числе в неурочное время); - обеспечение содержания подвижного состава в надлежащем состоянии, контроль прохождения ежегодного техосмотра; - обеспечение эффективного использования подвижного состава; - организация, координация и контроль графиков перевозок; - установление режима работы водителей; инструктаж водителей по технике безопасности, по требованиям законодательства о безопасности дорожного движения; - выпуск автомобилей на линию в соответствии с утвержденными графиками; - контроль работы водителей на линии и в случае необходимости организация оказания им технической помощи; - контроль своевременного обслуживания и правильного хранения подвижного состава, обеспечение своевременного направления автомобилей на техническое обслуживание в соответствии с планами и установленными законодательством сроками. - организация приемки поступающих в эксплуатацию автомобилей; - работа по предупреждению дорожно-транспортных происшествий, повышению уровня производственной и трудовой дисциплины работников; - участие в расследовании причин аварий, поломок, повреждений, простоев, нарушений правил эксплуатации транспортных средств и правил дорожного движения. - составление отчетов об объемах перевозок, выполнении планов и графиков перевозок и представление их руководству; - обеспечение транспортных средств горюче-смазочными 203
материалами; - контроль соблюдения подчиненными работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, производственной санитарии и противопожарной защиты. Должен знать: - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся автотранспорта; - порядок ведения учета и отчетности по подвижному составу и эксплуатационным материалам; - формы транспортной документации; - правила эксплуатации вычислительной техники; - правила дорожного движения; - основы организации труда; - законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Организация автопарка Приобретение автомобилей Обычно у компаний, имеющих собственный автопарк, жесткие требования, но вместе с тем четко расписана каждая мелочь. Многие из них имеют корпоративные соглашения с автопроизводителями, а это значит, что во всем мире парки компаний формируются на базе одних и тех же брэндов. Одни используют только Volkswagen, другие - Mercedes. Иногда корпоративному покупателю важны только технические параметры (объем двигателя, размеры машины), но при этом марка возможна любая. У иностранных и смешанных компаний обычно регламентировано, кому из сотрудников какой автомобиль положен. На204
пример, менеджерам младшего звена разрешаются простые дешевые модели с малым объемом двигателя. Сотруднику следующей ступени положен автомобиль помощнее с более солидной комплектацией, управленцу среднего уровня положен вполне серьезный автомобиль, а высшим менеджерам – только самые престижные модели. Требования клиентов отличаются существенно. Например, все западные компании прежде всего спрашивают о надувных подушках, ABS, других системах жизнесохранения и лишь затем о наличии кондиционера или электропакета. Некоторые заказчики просят уже на заводе выкрасить машины в свои фирменные цвета, другие заказывают ту или иную обивку салона либо определенный тип кузова. Дилеры практикуют градацию корпоративных клиентов: один уровень скидок и льгот предусмотрен для тех, у кого в парке от 3 до 15 машин, другой - для тех, у кого от 15 до 40 и более. В 2003г. впервые предложили специальные условия еще и индивидуальным предпринимателям. Особые условия предусматривают для госструктур. Предоставляют скидки на покупку автомобилей в личное пользование тем, кто работает в штате корпоративных клиентов. Фирмы нередко объявляют тендер по закупке нескольких автомобилей, приглашая к участию в нем дилеров разных автокомпаний. В тендерах часто выигрывают совокупные предложения: решающей становится не цена, важнее могут быть сроки поставок автомобилей и доставки запчастей, условия сервиса, разветвленность дилерской сети, количество дополнительных услуг, общая стоимость содержания автомобилей. Дилеры стремятся с каждым корпоративным клиентом работать индивидуально: одному предлагается полное обслуживание машин, другим - абонентское, с ограниченным перечнем услуг; среди дополнительных услуг - доставка автомобилей в сервис и обратно, техпомощь на дорогах и эвакуация, подменные автомобили. Преимуществами обладают те фирмы, чьи модельные гаммы позволяют предлагать клиентам автомобили в широком диапа205
зоне - легковые машины для начального, среднего и высшего звена управленцев, микроавтобусы, внедорожники, легкие грузовики, пикапы. Если брэнд входит в состав продукции большого концерна, тогда есть возможность предлагать еще и родственные марки. Например, General Motors может предлагать автомобили Opel, Saab, Cadillac, Chevrolet, а Ford к своим моделям может добавить еще и автомобили Volvo, Land Rover, Jaguar. Услуги для корпоративных клиентов Широкая гамма моделей и модификаций автомобилей. Индивидуальный подход к сделкам, оперативное решение задач, специальные цены. Кредит. Лизинг. Обмен подержанных автомобилей на новые. Индивидуальная предпродажная подготовка. Установка дополнительного оборудования. Внеочередное обслуживание в технических центрах (VIP– сервис). Бесплатная техническая помощь на дорогах. Консультирование механиков клиента по вопросам ремонта, по применяемости, взаимозаменяемости, правилам замены запасных частей, работы с каталогами. Обучение механиков клиента. Обеспечение технической литературой. Обеспечение запасными частями. Договоры о сервисной поддержке. Подготовка к техосмотру. Доставка автомобилей. Скидки на автомобили для сотрудников предприятийклиентов. Регистрация и страхование автомобилей. Внеочередное обслуживание в технических центрах (VIP– сервис). 206
Юридическая помощь при ДТП. Прокат автомобилей. Услуги такси. Встречные закупки подержанных автомобилей Автомобильные дилеры зарубежных автокомпаний в России ввели широко распространенную в других странах практику покупки подержанных машин в обмен на новые. Эту операцию называют встречные закупки или trade-in. Покупка в кредит Дилеры, привлекающие клиентов программами кредитования, прежде всего договариваются с 2 – 3 банками, заинтересованными в кредитовании населения. Только банки в состоянии осуществлять мониторинг финансового состояния клиентов и контроль за возвратом кредитов. Схемы взаимодействия дилера с банком Скидка к первоначальному взносу - при этой схеме сотрудничества Банк заключает с клиентом кредитный договор, клиент оплачивает проценты ежемесячно, при этом получает скидку к первоначальному взносу Факторинг - договор купли-продажи клиент заключает с автосалоном. При этом салон переуступает право требования долга клиента банку-партнеру. И уплачивает Банку комиссию за факторинговые услуги, которые являются альтернативой уплаты % по кредиту. Перепродажа автомобилей - финансовая компания выкупает у автосалона автомобиль и продает его в рассрочку клиенту. Компания "Ауди Россия" ввела программу финансовых услуг клиентам «Audi Financial Services». Программа объединяет три финансовых инструмента - кредит, лизинг и страхование. Покупателям предлагается классический кредит и кредит с обратным выкупом, при котором по истечении срока кредита дилер может обратно выкупить автомобиль. 35. При этом кредите 35
Такой кредит называют также частным лизингом.
207
примерно 30% стоимости составляет первоначальный взнос, еще треть - собственно кредит, оставшаяся треть стоимости окончательный платеж, который дилер гарантирует банку. При таком кредите снижается размер ежемесячных платежей, поскольку процентная ставка распространяется только на собственно кредит. Для погашения последней трети стоимости клиент может оплатить ее и оставить автомобиль себе; вернуть автомобиль дилеру по схеме trade-in и сразу купить новую; продать машину новому владельцу, погасив остаток за счет выручки; рефинансировать последний платеж в банке. Продавцу эта схема выгодна, так как в случае обратного выкупа автомобиля клиент вновь приобретает у него новую модель. Второй стимулирующий продажи фактор – низкая процентная ставка по страхованию автокаско. Третий инструмент - лизинг с остаточной стоимостью. Эта схема позволяет существенно снизить размер ежемесячных отчислений и стоимость всего контракта. Лизинг Дилерские фирмы применяют лизинг в сотрудничестве с банками, так как предоставление длительных рассрочек дилерам не под силу. Договор лизинга - договор, в соответствии с которым арендодатель (далее - лизингодатель) обязуется приобрести в собственность указанное арендатором (далее - лизингополучатель) имущество у определенного им продавца и предоставить лизингополучателю это имущество за плату во временное владение и пользование. Договором лизинга может быть предусмотрено, что выбор продавца и приобретаемого имущества осуществляется лизингодателем. 36 Договором лизинга может быть предусмотрено, что предмет лизинга переходит в собственность лизингополучателя по истечении срока договора лизинга или до его истечения на условиях, предусмотренных соглашением сторон. О финансовой аренде (лизинге)" Федеральный закон от 29 октября 1998 г. N 164ФЗ (с изменениями от 29 января 2002 г.).
36 "
208
Лизинг содержит элементы долгосрочного кредита (передача имущества в пользование арендатору в долг на длительный срок), финансирования (возможность приобретения имущества в пользование) и аренды (срочный характер передачи имущества в пользование). Своеобразие договора лизинга и в том, что возникающие из него обязательства представляют собой сочетание, с одной стороны, прав и обязанностей арендатора и арендодателя, типичных для арендных отношений, а с другой - некоторых прав и обязанностей продавца и покупателя, присущих договору купли-продажи. Следствием этого является возложение отдельных прав и обязанностей арендодателя, выступающего одновременно покупателем имущества по договору купли-продажи, как на арендатора (права и обязанности покупателя), так и на продавца (права и обязанности арендодателя). Комплекс договорных отношений в рамках лизинговой сделки формируется обязательными и сопутствующими договорами. К обязательным относится договор купли-продажи, к сопутствующим - договоры о привлечении денежных средств, залога, гарантии, поручительства и др. Кроме того, в договоре лизинга обязательно должно быть отражено следующее: > предмет лизинга (точное описание); > объем передаваемых прав собственности; > наименование места и порядок передачи предмета лизинга; > срок действия договора лизинга; > порядок балансового учета предмета лизинга; > порядок содержания и ремонта предмета лизинга; > перечень дополнительных услуг, предоставляемых лизингодателем; > общая сумма договора лизинга и размер вознаграждения лизингодателя; 209
> порядок расчетов и график платежей; > обязательства по страхованию предмета лизинга от связанных с договором рисков. Финансовый лизинг характеризуется следующими основными чертами: - лизингодатель закупает имущество для последующей передачи его в лизинг не на свой страх и риск, а по указанию лизингополучателя; - кроме лизингодателя и лизингополучателя в сделке участвует третья сторона - продавец объекта сделки; - продолжительным периодом лизингового договора, соизмеримым или превышающим срок амортизации; - невозможностью перехода права собственности и завершения договора и перехода права собственности до выплаты лизингополучателем полной суммы. При оперативном лизинге расходы лизингодателя, связанные с приобретением и содержанием сдаваемых в лизинг объектов, не покрываются лизинговыми платежами в течение одного лизингового договора. При оперативном лизинге риск правильности приобретения имущества, риск порчи или утери объекта лежит в основном на лизингодателе. Ставка лизинговых платежей обычно выше, чем при финансовом лизинге, из-за отсутствия гарантии окупаемости затрат. По окончании договора оперативного лизинга лизингополучатель имеет право: продлить срок договора на более выгодных условиях; вернуть оборудование лизингодателю; купить оборудование у лизингодателя при наличии соглашения (опциона) на покупку при справедливой рыночной стоимости. На дефицитную технику она всегда будет выше остаточной. Взаиморасчеты лизингодателя и лизингополучателя осуществляются в форме лизинговых платежей. Их размер, способ осуществления и периодичность определяются договором лизинга. Лизинговые платежи покрывают расходы Лизингодателя и его прибыль. Под расходами понимаются затраты лизингода210
теля, связанные с приобретением и использованием предмета лизинга лизингополучателем, в том числе: - стоимость предмета лизинга; - налог на имущество; - расходы на транспортировку и установку, включая монтаж и шефмонтаж, если иное не предусмотрено договором лизинга; - расходы на обучение персонала лизингополучателя работе, связанной с предметом лизинга, если иное не предусмотрено договором лизинга; - расходы на таможенное оформление и оплату таможенных сборов, тарифов и пошлин, связанных с предметом лизинга; - расходы на хранение предмета лизинга до момента ввода его в эксплуатацию, если иное не предусмотрено договором лизинга; - расходы на охрану предмета лизинга во время транспортировки и на его страхование, если иное не предусмотрено договором лизинга; - страхование от всех видов риска, если иное не предусмотрено договором лизинга; - расходы на выплату процентов за пользование привлеченными средствами и отсрочку платежей, предоставленные продавцом (поставщиком); - плата за предоставление лизингодателю гарантий и поручительств, подтверждение расчетно-платежных документов третьими лицами в связи с предметом лизинга; - расходы на содержание и обслуживание предмета лизинга, если иное не предусмотрено договором лизинга; - расходы на регистрацию предмета лизинга, а также расходы, связанные с приобретением и передачей предмета лизинга; - расходы на создание резервов в целях капитального ремонта предмета лизинга; - комиссионный сбор торгового агента; - расходы на передачу предмета лизинга; - расходы на оказание возникающих в ходе реализации комплексного лизинга дополнительных услуг; 211
- иные расходы, без осуществления которых невозможно нормальное использование предмета лизинга. Аренда Прокат легковых автомобилей и микроавтобусов предусматривает услуги клиентам по следующим видам проката: такси; VIP- такси; прокат автомобилей без водителей; почасовой или посуточный прокат автомобилей с водителем; VIP – услуги проката; длительная, но менее года аренда отдельных автомобилей без водителей; лизинг автомобилей; полное обслуживание корпоративных клиентов пассажирскими перевозками (сотрудников на работу и с работы, сотрудников по служебным делам в течение дня и т.д.); управление автопарком корпоративного клиента. Аренда автомобилей весьма выгодна, хотя не все это понимают. Содержание собственных машин без своей ремонтной базы обходится намного дороже аренды. Прокатные машины обслуживаются и ремонтируются прокатной фирмой, а арендатор всегда получает в распоряжение исправную машину. Для фирм, арендующих технику, нет необходимости в организации технических баз, мастерских, исключаются расходы по страхованию техники (их несет фирма-арендодатель). Они не несут убытков из-за простоя машин вследствие поломок - прокатные фирмы представляют другую машину. Экономия средств получается и от того, что почти не требуется хранить запасные части для ремонта. Обеспечение высокого уровня сервиса эксплуатируемого арендатором оборудования играет существенную роль в успешной деятельности прокатных фирм. В подавляющем большинст212
ве случаев ответственность за поддержание техники в работоспособном состоянии несет арендодатель, но эта обязанность может быть перепоручена им другим фирмам, специализирующимся в этой области. Чем интенсивнее прокатный автомобиль служит клиенту, тем ниже затраты на километр пробега. Три положительных момента автопроката для предприятий и организаций: Арендованный автомобиль не учитывается на балансе основных средств - налог на имущество не возрастает. В стоимость аренды входит НДС, который принимается к зачету, уменьшая сумму платежей в бюджет. Фактически прокат автомобиля обходится на 20% дешевле. Аренда автомобиля позволяет относить расходы на себестоимость, что уменьшает налогооблагаемую базу по прибыли. По согласованию прокатная фирма может предоставить новый автомобиль для долговременной аренды и по истечении года продаст его предприятию-арендатору или его сотруднику по остаточной стоимости. Не всегда выгодно вкладывать значительные средства в покупку автомобиля и нести бремя ответственности по его эксплуатации и содержанию. Авторынок Автомобили целесообразно приобретать у фирм, являющихся полномочными (или официальными) дилерами (торговцами). Дилеры уполномочены, т. е. им доверено, разрешено и поручено производителями, представлять интересы изготовителей автомобилей, рассматривать на месте все претензии по гарантиям, осуществлять обслуживание и ремонт только в соответствии с технологией, рекомендованной изготовителями, обеспечивать поставку любых запасных частей, включенных в прейскуранты изготовителей, решать все вопросы и проблемы, связанные с продаваемой техникой. Работа с претензиями в период гарантии помогает укрепить или разрушить репутацию дилерской фирмы и автокомпании, 213
привлечь или оттолкнуть клиентов и их знакомых. Свои системы решения гарантийных проблем, а это именно системы, некоторые зарубежные компании называют “философией гарантийного компромисса”. Именно эта философия предусматривает возможность отремонтировать автомобиль по гарантии у любого дилера той же компании-производителя, примером может служить “еврогарантия” на машины “Opel” и другие. Компании-продуценты добиваются выполнения всеми дилерами единых требований по оборудованию сервисных служб, технологии ремонта, работе с клиентами в целях обеспечения высокого качества обслуживания и высокой репутации компании и ее дилеров. Сервис и ремонт лучше осуществлять в тех фирмах, где был куплен автомобиль. Эти фирмы ведут сервисную историю автомобиля, качество выполняемых работ в них, как правило, выше. Существуют автосервисные фирмы, оказывающие техническую помощь автомобилистам в пути. Абонементная карта такой фирмы обеспечивает помощь по вызову. Если с машиной что-то случилось в любой точке страны, ее владелец может позвонить в местное отделение фирмы и назвать номер своего абонемента. Она пришлет механика с передвижной мастерской. Если неисправность нельзя устранить на месте, машину буксируют в указанную клиентом ремонтную фирму, а клиента отправляют домой на своей машине или на такси. Если это было дорожное происшествие, подключают и страховую фирму. Аутсорсинг в транспорте Многие западные компании нередко идут по пути аутсорсинга в части, касающейся транспорта компании, имея лишь 1-2 офисных автомобиля в собственности. В остальном же это аренда автомобиля, или работа с такси. Офис менеджер соответственно ведет договоры, отслеживает уровень выполнения услуг, контролирует счета и т.д. Есть фирмы, предоставляющие корпоративным клиентам полный комплекс услуг по управлению корпоративным авто214
парком. Например, управление корпоративными парками, предлагаемое фирмой «Raiden», включает работу по направлениям: - услуги по работе с персоналом: подбор, тестирование, обучение водителей в соответствии со стандартами компании; - услуги водителей по управлению автомобилями; - ведение кадровых процедур, расчет и выплата зарплаты, компенсаций и пособий, оформление командировочных расходов; - предоставление подменного водителя; - услуги по управлению материальной частью автопарка: контроль прохождения регулярного технического обслуживания автомобилей; - организация ремонта, заправки автомобилей топливом, моек и парковок автомобилей; - предоставление подменного автомобиля на время выбытия основного автомобиля из эксплуатации; - и другие. Этими услугами пользуются компании при желании сократить штат своих затратных подразделений (водителей), сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить административную, финансовую и налоговую нагрузку, избежать кадровых рисков. Документация и учет Для ведения документации и учета работы автомобилей следует применять компьютерные программы. Например, типовое отраслевое решение «1С-Рарус: Автотранспорт» рекомендуется использовать на предприятиях, эксплуатирующих небольшое количество автомобилей от 5 до 30. Программа предназначена для учета прямых затрат на эксплуатацию транспортных средств. Программа «Автотранспорт» выполняет следующие функции: - ввод первичной информации по транспортным средствам и сотрудникам; - формирование и обработку путевых листов автомобиль215
ного транспорта. При закрытии путевых листов рассчитывается: - фактический и нормативный расход топлива. Расход топлива в пределах норм списывается на счет затрат, сверх норм на счет прибыли. - заработная плата водителям с учетом времени работы водителя, пробега автомобиля и классности водителей. Заработная плата водителя начисляется также по сдельным и повременным тарифам. При расчете происходит удержание подоходного и пенсионного налогов. - формирование забалансовых проводок для получения аналитических отчетов в различных разрезах; - учет расхода автозапчастей (ремонт автотранспорта); - начисление износа транспортного средства по норме и пробегу (в зависимости от выбранной схемы); - учет взаиморасчетов с контрагентами; - формирование статистической отчетности: - по пробегу автомобилей; - по расходу горючего; - по количеству перевезенного груза; - по количеству отработанных часов. Использование 1С:Бухгалтерия 7.7 в качестве платформы позволяет выполнять следующие функции: - учет товарно-материальных ценностей (купля-продажа, переоценка, амортизация); - учет издержек и затрат предприятия; - учет денежных средств в рублях и валюте; - учет расчетов с подотчетными лицами; - закрытие отчетного периода с формированием прибыли; - формирование форм бухгалтерской отчетности. Настройка создана на основе типовой конфигурации 3.1 программы «1С: Бухгалтерия 7.7» и, вследствие этого, позволяет реализовывать заложенные в типовой конфигурации схемы учета, и интегрироваться с другими компонентами системы программ 1С:Предприятие. 216
Главный элемент системы - путевые листы, которые являются первичными документами по учету работы автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Они выписываются в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Каждый из таких документов имеет цепочку подчиненных: «Выдача горючего», «Акт об оказании услуг» и документ закрытия путевого листа. Таким образом, работа системы осуществляется в следующем порядке: выписывается путевой лист, печатная форма которого выдается водителю, выписывается документ выдачи горючего, в котором содержится ссылка, на основании какого путевого листа было выдано горючее. При сдаче водителем путевого листа при необходимости вводятся «Акты об оказании услуг», которые также имеют ссылку на путевой лист, и документ «Закрытие путевого листа», который производит расчет расхода горючего, списание горючего и расчет заработной платы водителям. 37 Документы, касающиеся расхода топлива («Выдача горючего», «Закрытие путевого листа») должны вводиться в строго определенном порядке, т.е. документы выдачи горючего должны вводиться после ввода документа «Путевой лист», но раньше документа «Закрытие путевого листа», а следующий путевой лист на авто мо биль А до лжен быть выписан то лько по сле закрытия предыдущего путевого листа на автомобиль А. В противном случае возможен неправильный расчет списания горючего. В конфигурации «1С-Рарус: Автотранспорт» используются Необходимо заметить, что для каждого путевого листа существует уникальный документ закрытия, в связи с чем, наряду с общими функциями, которые были перечислены выше, каждый документ закрытия обладает дополнительными функциями, специфическими для того путевого листа, на основании которого он (документ закрытия) был введен. 37
217
справочники, входящие в состав типовой конфигурации: Основные средства Сотрудники Материалы Также в конфигурацию были привнесены несколько новых справочников: - типы автотранспорта - марки автотранспорта - виды работ - адреса подачи автомобилей - расстояния Доверенность и ответчики Служебными автомобилями водители управляют по доверенности, поэтому следует знать аспекты ответственности водителя и собственника. Доверенность - это "письменное уполномочие, выданное одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами" 38. Даже генеральная доверенность не делает доверенное лицо собственником автомобиля, хотя это лицо имеет право продать доверенную вещь. Если собственник автомобиля умрет или станет недееспособным, или все его имущество будет конфисковано или передано кому-то по решению суда в возмещение имущественных притязаний, доверенность становиться недействительной, а право собственности на автомобиль переходит к наследникам или новым собственникам. Если с доверенным лицом случится несчастье, его наследники не смогут распоряжаться автомобилем. Право собственности остается преобладающим фактором 39 и только документ, фиксирующий переход права собственности, указывает нового владельца на праве собственности. 38 39
Статья 185 ГК РФ Статья 209 ГК РФ
218
Продавать автомобиль, выдав доверенность, рискованно – завтра же на нем может быть совершено ДТП или преступление, а отвечать придется вам. Покупать автомобиль, получив доверенность, еще более рискованно – завтра же его могут отобрать, угнать, разбить, а у вас нет никаких прав для обращения в милицию. Если автомобиль, которым управляют по доверенности, поврежден в ДТП по вине другого водителя, суд не примет иск о возмещении ущерба к виновнику аварии без специальной доверенности 40 на ведение дела в суде от хозяина автомобиля, владеющего им по праву собственности. То же самое будет, если автомобиль угонят. Если ГИБДД арестует машину, которой управляют по доверенности, под предлогом, что она числится в угоне или под предлогом необходимости экспертизы после ДТП, могут заявить, что все претензии будут рассматриваться только от хозяина, владеющего автомобилем по праву собственности. Если водитель, владеющий автомобилем по доверенности на право управления, распоряжения и т.д. на доверенной автомашине со вер шил ДТП и скр ылся или не в состоянии по различным причинам возместить ущерб пострадавшим, иск может быть предъявлен действительному хозяину этого автомобиля, владеющего им на праве собственности. Вариантом может быть предъявление иска к обоим 41. Хозяин автомобиля, владеющий им на праве собственности (предприятие или частное лицо), передает управление автомобилем другому лицу, которое становится владельцем по доверенности на право управления, или по распоряжению руководителя предприятия, или по договору аренды, но не собственником. Во всех случаях, собственник источника повышенной опасности остается ответственным за ущерб, нанесенный этим источником и, после компенсации ущерба из своих средств, может предъявить регрессный иск к лицу, управлявшему автомо40 41
Статьи 45 - 46 ГПК РСФСР Статьи 1064, 1079, 1080, 1081 ГК РФ
219
билем по доверенности или по другому основанию 42, если это лицо скрылось, не согласилось возместить ущерб добровольно, не захотело, не смогло или не должно было (наемный водитель или военнослужащий) быть ответчиком в суде. Владелец по доверенности (или по распоряжению руководителя предприятия) несет материальную ответственность не только перед пострадавшими в ДТП, но и перед собственником источника повышенной опасности, который передал ему транспортное средство для использования. Внимательно прочтите п. 2 статьи 1079 ГК РФ. «Владелец источника повышенной опасности не отвечает за вред, причиненный этим источником, если докажет, что источник выбыл из его обладания в результате противоправных действий других лиц. Ответственность за вред, причиненный источником повышенной опасности, в таких случаях несут лица, противоправно завладевшие источником.» Из этого пункта прямо следует, что если источник повышенной опасности выбыл из обладания владельца на праве собственности в результате правовых действий – выдачи кому-то доверенности на право управления (или издания приказа по предприятию) – то ответственность за вред, причиненный этим источником, несет владелец – собственник. Закон основан на том, что любая доверенность выдается тому, кому доверяют (а значит, заранее принимают на себя ответственность за все последствия его действий по доверенности). Доверять источник повышенной опасности следует только тому, кому действительно доверяете и уверены в его квалификации, отсутствии медицинских противопоказаний и добросовестности (готовности отвечать за свои действия) – недаром же автотранспортные предприятия, которые доверяют автомобили своим водителям, обязаны 43 контролировать их квалификацию, дисципСтатья 1081 ГК РФ Положение об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов. Утверждено приказом №27 Министерства транспорта РФ 09.03.95 42 43
220
лину и состояние здоровья. Таким образом, статьи 1079 и 1080, вместе с п. 1 статьи 1081 ГК РФ, предусматривающим право собственника, возместившего вред, предъявить регрессный иск к причинителю вреда (виновному в ДТП водителю) и статьями 185 и 1064 ГК РФ составляют правовую базу, которая позволяет привлечь к возмещению ущерба собственника источника повышенной опасности. Статья 1079 ГК в п.1 содержит термин – «использование транспортных средств…», но не разделяет с точки зрения ответственности понятия «владелец на праве собственности» и «владелец по доверенности…» и другим основаниям, не меняющим собственника. Тем самым устанавливается ответственность обоих видов владельцев, что и подтверждается п.2 статьи 1079, статьей 1080 и п. 1 статьи 1081. В законах других стран об обязательном страховании гражданской ответственности или о финансовой ответственности предусмотрена обязанность и водителя, управляющего источником повышенной опасности, и собственника этого источника нести финансовую ответственность в случае ДТП. 44 Предприятия, учреждения, прокатные фирмы этих стран сами страхуют гражданскую ответственность. Во всех случаях за ними остается право регрессного иска к виновнику ДТП. Обязанности адвокатов В случае совершения водителем компании ДТП и расследовании его в ГИБДД или в суде, необходимо привлекать адвоката. Адвокат должен контролировать, чтобы при разборе обстоятельств происшествия были обязательно рассмотрены следующие вопросы для выявления виновных: -проступки лиц, имеющих право на управление транспортными средствами и управляющих ими; -проступки лиц, не имеющих права на управление транспортными средствами, но управляющих ими; 44
1997 California Driver Handbook. – Sacramento, DMV, - 1997
221
-проступки лиц, управляющих транспортными средствами, имеющих ограничения по медицинским показаниям, но нарушающих эти ограничения; -проступки должностных лиц, отвечающих за техническое состояние автотранспорта, состояние дорог и дорожных сооружений и знаков; -проступки лиц, находившихся в сфере действия транспортных средств и обязанных соблюдать правила безопасности; -проступки лиц, передавших управление транспортным средством людям, не имеющих на это права; -проступки лиц, незаконно овладевших транспортными средствами; -проступки лиц, самостоятельно переоборудовавших транспортное средство без согласования в соответствующей инстанции. Адвокаты должны принимать меры для проверки соответствия участка дороги, на котором произошло ДТП, требованиям государстенного стандарта и других нормативных актов. В случае ДТП, происшедшем по причине недостатков дороги, разметки или установки дорожных знаков, адвокату следует затребовать соответствующие контрольно-наблюдательные дела для выявления степени вины обслуживающих дорогу организаций, не принявших мер для ремонта повреждений дороги, или подразделения ГИБДД, не зарегистрировавшего повреждения или не добившегося от этих организаций ремонта в установленные сроки. Адвокаты должны знать обязанности дорожных организаций и требовать включения в судебный процесс необходимых запросов, справок и экспертиз, если есть предположение, что ДТП не предотвращено или отягчено из-за дорожных условий. Адвокату полезно поинтересоваться, когда была проведена последняя официальная проверка контролирующими органами ГИБДД качества трассы на участке, где произошло ДТП, были ли отмечены недостатки дороги, послужившие причиной ДТП, 222
какие были назначены сроки для их исправления и исправлены ли они. При осмотре места происшествия необходимо проверить наличие необходимых знаков или констатировать их отсутствие, правильность установки соответствующих знаков. Вполне вероятно, что отсутствие, неправильная установка или незаметность знака послужили причиной поздней реакции водителя и невозможности предотвратить ДТП. Если ДТП произошло ночью, адвокат должен изучить вопрос соответствия освещенности на месте происшествия установленным нормам. В случае возбуждения уголовного дела при проверке дороги должны использоваться данные контрольно-наблюдательного дела, которое ведет ДИиОД ГИБДД на проверяемую дорогу, в том числе: -дислокация дорожных знаков, схемы разметки, паспорта светофорных объектов; -статистика аварийности; -акты предыдущих проверок; -планы работ дорожных и коммунальных организаций в части обеспечения безопасности движения; -проекты (схемы) организации дорожного движения. При проверке основное внимание должно уделяться: 45 -состоянию проезжей части, обочин, тротуаров, пешеходных и велосипедных дорожек; -обеспечению видимости на кривых в плане и продольном профиле, пересечениях и примыканиях; -состоянию и оборудованию железнодорожных переездов, остановок маршрутных транспортных средств; -состоянию дорожных ограждений, освещения, дорожных Наставление по службе дорожной инспекции и организации движения Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации. Приложение к приказу МВД РФ от 8 июня 1999 г. N 410
45
223
сооружений (мостов, путепроводов, эстакад, тоннелей, виадуков, подземных и надземных пешеходных переходов); -обозначению и оборудованию пешеходных переходов; -ограждению мест производства работ на проезжей части, организации и состоянию их объездов; -искусственному освещению на пересечениях в разных уровнях, на участках дорог, проходящих через населенные пункты, на остановках общественного транспорта; -состоянию дорожных знаков, разметки и светофоров; -соответствию режимов работы светофорных объектов действующей документации; -системе информационного, маршрутного ориентирования водителей, в том числе для грузового и транзитного транспорта; -состоянию стоянок и площадок отдыха. При проверке улиц наряду с вопросами, указанными выше, проверяется также эксплуатационное состояние: -люков смотровых колодцев и решеток дождеприемников; -наружного освещения в зоне расположения школ, общественно-культурных организаций; -оборудованных стоянок около культурных, торговых и спортивных центров, административных зданий; -оборудования и обустройства маршрутов транспорта общего пользования (автобусов, троллейбусов, трамваев); -проезжей части в местах пересечения с трамвайными путями. При проверке состояния железнодорожных переездов основное внимание уделяется: -соответствию его категории условиям движения; -геометрическим элементам дороги на подходах к переезду; -обеспечению видимости переезда и железнодорожного полотна, приближающегося поезда с места водителя; -оборудованию переезда дорожными знаками, световой и звуковой сигнализацией, светофорами, шлагбаумами, искусст224
венным освещением, ограждениями, габаритными воротами; -наличию пешеходных дорожек; -состоянию проезжей части на переезде и подходах, настила; -наличию разметки проезжей части дороги на подходах к переезду и вертикальной разметки на дорожных сооружениях. Водитель и адвокат должны помнить, что обязанность предотвратить ДТП наступает не с момента возникновения опасности, а с момента, когда водитель ее обнаружил либо должен был или мог предвидеть ее возникновение. ВОПРОСЫ СТРАХОВАНИЯ Страхование имущества юридических лиц Страхование ответственности арендодателя Каждый арендатор желает знать, как обеспечены обязательства управляющей компании. При исполнении своих обязательств по договору управляющая зданием компания (УК) выполняет различные функции по обеспечению жизнедеятельности или функциональности здания. Это, в частности, обслуживание коммуникаций, найм и обеспечение нормальной работы обслуживающего персонала, уборка помещения и прилегающих территорий и т.п. При эксплуатации здания могут возникать различные технические проблемы - неполадки в системах, пожары - от них будет страдать помещение/здание. В этом случае возмещению подлежит вред имуществу арендатора. В помещениях неизбежно будут появляться посетители (третьи лица). Не исключено несение вреда и их имуществу и здоровью. Например, на машину посетителя, припаркованную вблизи здания, с крыши упала сосулька (недосмотр со стороны наемных работников УК). Или человек поскользнулся - уборщица разлила воду или на подходе к зданию не посыпали песком лед и сло мал руку. В этих случаях УК должна возместить ущерб 225
транспорту и здоровью (оплатить лечение) третьего лица. Эту ответственность может взять на себя страховая компания. Основные продукты по страхованию, предлагаемые страховыми компаниями, включают в себя страхование имущества, гражданской ответственности, грузов, автомобилей, в том числе пассажиров и водителя, страхование от несчастных случаев, корпоративное страхование выезжающих за рубеж и перестрахование. Это также страхование жизни, имущества физических лиц и т.д. Виды страхования, с которыми встречается офис менеджер, выполняя свои должностные обязанности: - страхование имущества юридических лиц; - автострахование юридических лиц (три вида страхования); - страхование от несчастных случаев, болезней и на время командировок – этим видом страхования сотрудников занимается отдел кадров, но в части вопросов о командировках. Офис менеджер должен знать правила страхования и продумать действия своей группы организации поездок при наступления страхового случая. Необходимо тщательно подходить к выбору страховой компании (как и к выбору поставщика, в данном случае это поставщик услуг по страхованию). При выборе страховой компании следует обратить внимание в первую очередь на уровень финансовой надежности страховой компании на российском рынке. Страховая компания должна быть лицензирована Федеральной службой страхового надзора, иметь лицензию на ведение операций в России. Как правило, страховые компании продают свои страховые полисы через широкую сеть офисов и представительств, квалифицированных страховых брокеров и агентов. Необходимо ознакомиться со списком клиентов данной страховой компании, поинтересоваться у корпоративных клиентов об их опыте работы с данной страховой компанией. Реко226
мендуется рассмотреть предложения как минимум 3 – 4–х страховых компаний и потом уже делать выбор. Для заключения договора страхования обратитесь в выбранную вами компанию – представитель страховой компании предложит вам заполнить принятые в конкретной страховой компании опросные анкеты и после нескольких дней рассмотрения компания вышлет вам свое предложение. После того как условия предложения будут приняты и подтверждены вами компания предложит вам проект или окончательный вариант Страхового полиса для подписания. Опросные анкеты по страхованию имущества содержат, как правило, очень много вопросов по мерам пожарной безопасности и охране. Также страховая компания поинтересуется имевшими место ранее (например за последние 3 года) убытками (повреждение или гибель имущества) независимо были они застрахованы или нет. Основные вопросы - занимаемая площадь, общая площадь здания, площадь занимаемая заявителем, количество этажей в здании, этаж месторасположения имущества, заявляемого на страхование, возраст здания и дата последнего капитального ремонта, окончены ли в здании строительные/отделочные работы (указать помещения в которых ведутся работы, тип фундамента, наличие подвалов, подземной парковки, количество уровней, наружные стены, тип утеплителя в панелях “сэндвич”, крыша, несущие конструкции (колонны, и/или стены. Тип перекрытий и материал. Есть ли компании, арендующие помещения в этом здании, если да – попросят указать их вид деятельности. Могут запросить сведения и ближайшей реке, озере водоеме, указать, располагаются ли рядом промышленные предприятия, автозаправочные станции и т.д. Договор страхования вступает в силу после оплаты страховой премии и выдачи страховщиком страхового полиса или иного письменного подтверждения о принятии на страхование. Страховая сумма по договору страхования устанавливается Страхователем по соглашению со страховщиком и указывается в страховом полисе. Период страхования указывается в страхо227
вом полисе. Страхование имущества Для примера рассмотрим предложение компании AIG -
«АИГ страховая и перестраховочная компания». «АИГ страховая и перестраховочная компания» оказывает страховые услуги крупнейшим и наиболее известным российским компаниям, а также целому ряду крупных иностранных и международных организаций, действующих в России.
Полис по страхованию имущества покрывает убытки, возникшие у страхователя в связи с повреждением или гибелью имущества вследствие рисков, указанных в полисе (так называемый, имущественный ущерб). Дополнительно страхователь может приобрести страховое покрытие в отношении: - убытков от перерыва в производстве (деятельности), вызванных имущественным ущербом (перерыв в производстве); - дополнительных расходов, возникших в связи с необходимостью аренды нового офиса и переезда в новый офис, вызванного имущественным ущербом (дополнительные расходы); - убытков, возникших во время перевозки грузов.
«АИГ страховая и перестраховочная компания" возмещает также разумные и целесообразные расходы, которые страхователь произвел в случае наступления убытка с целью его предотвращения или уменьшения, а также спасения имущества. Суммы возмещения по этим расходам не могут, однако, вместе с суммами возмещения за поврежденное или погибшее имущество превышать установленную полисом страховую сумму. Страхователем могут выступать российские и иностранные юридические и физические лица. Выгодоприобретателем может выступать страхователь, а также его отделения, филиалы, дочерние предприятия и другие юридические лица, имеющие интерес в сохранении застрахованного имущества. При осуществлении страхователем или выгодоприобретателем прав по полису необходимо представление оригинала полиса 228
страховщику. На страхование принимается недвижимое и движимое имущество, принадлежащее страхователю (выгодоприобретателю) на правах собственности, а также, по особому соглашению, иное имущество, в сохранении которого страхователь (выгодоприобретатель) имеет интерес, основанный на законе или договоре. Имущество, покрытие по которому не предоставляется: - акции, облигации и другие ценные бумаги; - рукописи, планы, чертежи и иные документы, бухгалтерские и деловые книги; - модели, макеты, образцы, формулы и т.п.; - драгоценные металлы в слитках и драгоценные камни без оправ; - технические носители информации компьютерных и аналогичных систем, в частности, магнитные пленки и кассеты, магнитные диски, блоки памяти и т.д.; - марки, монеты, денежные знаки и боны, рисунки, картины, скульптуры или иные коллекции или произведения искусства; - взрывчатые вещества; - средства транспорта, передвижные строительные, сельскохозяйственные или иные машины; - линии связи и электропередач; - имущество в процессе ремонта или строительства; - сельскохозяйственные животные и растения, зеленые насаждения. Существует два метода оценки имущества при заявлении на страхование: - восстановительная стоимость (полная стоимость ремонта или замены без амортизационных вычетов), то есть страхование по принципу "новое за старое"; - действительная стоимость (с учетом амортизационных вычетов). При оценке и принятии риска на страхование принимается во 229
внимание - вид деятельности клиента в месте страхования, - объект страхования (что заявляется на страхование), - конструкция зданий и сооружений, - меры по противопожарной безопасности, - меры по общей охране и др. факторы, нашедшие отражение в вопросах, задаваемых при оценке риска. Территория страхования: Имущество считается застрахованным только в тех помещениях, которые указаны в полисе (территория страхования). Если застрахованное имущество покидает эту территорию, покрытие по полису в отношении него не действует. Территория страхования ограничена исключительно пределами Российской Федерации. Застрахованные риски: - пожар и повреждение дымом; - удар молнии; - взрыв бытового газа; - наезд или столкновение с транспортным средством, принадлежащим третьим лицам; - природные стихийные бедствия; - повреждение застрахованного имущества водой из водопроводных, канализационных, отопительных систем и противопожарных систем; - кража со взломом и грабеж; - злоумышленные действия третьих лиц; - бой оконных стекол, зеркал и витрин; - случайные повреждения; - перерыв в производстве после пожара или потери прибыли в связи с этим. Правила страхования: полис предоставляет покрытие на основе "Общих условий страхования от огня и других опасностей 230
промышленных и коммерческих предприятий" ЗАО «АИГ страховая и перестраховочная компания». Данные условия прикладываются к полису и являются его неотъемлемой частью. Страховой случай - что делать? приня т ьв с ев оз можныеме ры кс пасению и сохранению поврежденного имущества; не ме дле нноиз в е с т ит ьос лу чив ше мс я страховщика; обе с пе чит ьпра в онас у брог а циюкв инов но йс т ороне ; При требовании страхового возмещения страхователь обязан предоставить документы, подтверждающие: - наличие интереса в застрахованном имуществе; - факт наступления страхового случая; - размер своей претензии по убытку. Страхование от несчастных случаев, болезней и на время поездок Программа дает компаниям-работодателям возможность предоставить своим сотрудникам и их семьям страховую защиту от непредвиденных расходов, связанных с травмой или смертью сотрудника в результате несчастного случая. Программа может действовать по всему миру 24 часа в сутки, 365 дней в году либо только в рабочее время сотрудников. Страхуемые риски: Переломы, ожоги, операции, мелкие травмы, госпитализация, постоянная полная и частичная нетрудоспособность в результате несчастного случая, смерть в результате несчастного случая. В страховании на время деловых поездок заинтересованы: - компании, чьи сотрудники проводят часть рабочего времени в командировках по России и / или за рубеж; - компании, открывающие новые офисы и активно развивающиеся в регионах РФ или за рубежом. Данная программа предусматривает 24 часовую защиту сотрудников на время их командировок по всему миру. Все за231
страхованные сотрудники получают доступ к всемирной круглосуточной службе поддержки «AIG Assist». Программа включает риски: - медицинские расходы, включая оплату пребывания в стационаре, услуги врачей, оплату необходимых лекарств; - услуги по содействию, включая скорую помощь, транспортировку в страну постоянного места жительства, оплату проезда родственнику и др.; - доступ к 24-часовой телефонной линии службы содействия. Дополнительные покрытия: - потеря багажа; - задержка багажа/ рейса; - отмена поездки; - гражданская ответственность за рубежом. Договор заключается сроком на 1 год. Застрахованным лицам выдаются именные сертификаты (полисы) на весь срок действия договора. Страховые случаи При наступлении события, которое, по вашему мнению, подпадает под действие Договора страхования, следует при первой возможности переслать уведомление по факсу, электронной почтой или письмом (срочным) в адрес страховой компании. В уведомлении следует указать ФИО застрахованного лица, № страхового полиса, адрес и телефон, дату, время, место, характер и обстоятельства происшедшего. Чаще наилучшим вариантом является предварительное уведомление по телефону указанному страховой компанией с последующей отправкой письменного уведомления при первой возможности. После получения уведомления страховая компания принимает меры по расследованию/урегулированию убытка. В абсолютном большинстве случаев расследование/урегулирование производится на основании документов, полученных от страхователя. По усмотрению страховой компа232
нии возможно также привлечение независимого эксперта. Первоначально, как правило, документы предоставляются в виде простых копий; непосредственно перед выплатой страховщик имеет право затребовать оригиналы или нотариально заверенные копии документов. Заявления на выплату предоставляются только в оригиналах. Позднее потребуются - страховой полис; - заявление по установленной в компании форме; - документы, подтверждающие наступление страхового случая (в соответствии с условиями страхования). При оформлении документов необходимо соблюсти все формальные требования: документ должен быть исполнен на бланке учреждения (или иметь оттиск углового штампа учреждения), заверен подписью (с расшифровкой ФИО и должности лица, заверившего справку) и печатью. В претензионных медицинских документах диагноз, история заболевания, проведенное хирургическое вмешательство, прогноз и т.д. должны быть указан как можно более полно. Все документы предоставляются либо в оригинале, либо в виде заверенной копии. А документы на возмещение понесенных расходов – только в оригинале. Если представленных документов по какой-то причине окажется недостаточно для принятия решения, то страховщик вправе сделать запрос о предоставлении дополнительных или корректно оформленных документов. Решение о страховой выплате выносится в течение срока, определенного договором страхования. Выплата страхового обеспечения/возмещения может быть осуществлена любым удобным для выгодоприобретателя способом: наличными или безналичным переводом. Страхование корпоративного автотранспорта Виды и условия 233
Неудовлетворительное состояние российских транспортных магистралей, высокая стоимость восстановительного ремонта, угоны и хулиганские действия делают страхование автотранспорта одним из наиболее необходимых видов страхования. Различают три принципиально разных вида страхования автомобилей. Юридические лица, как правило, организуют страхование по всем трем видам страхования. Страхование гражданской ответственности Подразумевает возмещение расходов, связанных с причинением вреда жизни, здоровью и имуществу третьих лиц в результате ДТП. Страхование водителя и пассажиров Страховая компания осуществляет выплату страхового обеспечения в случае причинения вреда жизни и здоровью лиц, находившихся в застрахованном автомобиле в момент ДТП. Страхование автомобиля Страховая компания осуществляет возмещение ущерба в случае угона застрахованного автомобиля, повреждения в результате дорожно-транспортного происшествия (ДТП), пожара, стихийных бедствий, противоправных действий третьих лиц; То есть стpaxовщик обecпечивaет стpaxовую зaщиту зaстpaxовaнного транспортного средства от следующих рисков: 1. "ДТП" (доpoжно-трaнспopтное пpoисшecтвие) - событие, возникшее в пpoцecсе движения зaстpaxовaнного ТС по доpoге и с его учaстием (нaезд, опpoкидывaние, столкновение и т.д.), включaя повреждение другим мexaничecким трaнспopтным средством нa стоянке. 2. "Пожaр" - неконтpoлируемое гopение или взрыв, возникшие вследствие внешнего воздействия. 3. "Повреждение отскочившим или упaвшим предметом" внешнее воздействие нa ТС постоpoннего предметa (в том числе выбpoс грaвия из-под колec трaнспopтa, кaмней и других 234
твepдых фрaкций), исключaя повреждение лaкокрaсочного покрытия без повреждения детaли. 4. "Стихийное бедствие" - внешнее воздействие нa ТС приpoдного явления: грaдa, землетрясения, бури, урaгaнa, нaводнения, смepчa. 5. "Злоумышленное действие" - совepшение или попыткa совepшения пpoтивопрaвных действий третьими лицaми в отношении ТС. 6. "Угон" - утрaтa ТС в результaте хищения или непрaвомepного зaвлaдения без цели хищения (угонa); ("Ущepб" - совокупность рисков, пepечисленных в пунктaх 1-5. "Автокaско" - совокупность рисков, пepечисленных в пунктaх 1-6.) Не возмещaется ущepб, явившийся следствием: - упрaвления зaведомо неиспрaвным транспортным средством (ТС), эксплуaтaция котоpoго зaпрещенa в соответствии с нopмaтивными aктaми роccийской федepaции, в том числе ТС, не пpoшедшим госудaрственный тexничecкий осмотр; - упрaвления ТС лицом, нaходящимся в состоянии aлкогольного или нaркотичecкого опьянения, a тaкже под воздействием препaрaтов токсичecкого или седaтивного действия; - упрaвления ТС лицом, не имеющим прaвa нa упрaвление ТС дaнной кaтегopии, в том числе лицом, лишенным прaвa упрaвления ТС; - нaрушения прaвил пожaрной безопaсности и прaвил хрaнения и пepевозки опaсных вещecтв и предметов; - пepедaчи прaвa упрaвления ТС лицу, не укaзaнному в договopе стpaxовaния; - использовaние ТС в целях обучения вождению или для учaстия в сopевновaниях; - эксплуaтaции ТС и дополнительного оборудования с нaрушением условий эксплуaтaции, предусмотренных 235
зaводом-изготовителем; - умыслa стpaxовaтеля, выгодоприобретaтеля;
водителя
или
Расходы, не покрываемые страховщиком. Страховщик не производит выплату страхового возмещения при наступлении следующих событий: - любого признания ответственности, предложения или обещания оплаты, сделанного застрахованным без предварительного согласия страховщика. - ответственности, наступившей в результате использования любых транспортных средств, приводимых в движение механической установкой или мускульной силой; - ответственности, связанной с принадлежащим застрахованному имуществом или имуществом, находящимся под его ответственностью; - ответственности, наступившей вследствие любого умышленного действия (бездействия); - ответственности, наступившей вследствие любого профессионального занятия; - ответственности, наступившей вследствие оскорбления застрахованным третьего лица; - ответственности семьи застрахованного; - ответственности, принятой на себя застрахованным по любым соглашениям или сделкам; - любой ответственности, являющейся следствием уголовного преследования по законам страны временного пребывания. При покупке автомобиля можно застраховать машину до регистрации в ГИБДД. В этом случае заключается договор страхования на машину без номеров, а когда их получат - можно известить страховщика по факсу (копия свидетельства о регистрации (техпаспорта) или лично в офисе. Номер вписывается в полис, визируется и вносятся изменения в компьютерную базу данных. 236
Полис по ГО, оформленный на одного человека, действовать на несколько машин не может. Полис действует в отношении только того ТС, которое вписано в полис, претензии принимаются от страхователя и его доверенных лиц. Если машиной при ДТП управлял водитель по доверенности, страховщик будет производить возмещение по такому убытку только в том случае, если лицо, управлявшее по доверенности, вписано в договор страхования до наступления страхового случая (по правилам у вас может быть одно доверенное лицо). Правила страхования ответственности владельцев транспортных средств предусматривают непризнание страховщиком события страховым случаем, если вред был причинен вследствие невыполнения страхователем ("застрахованным лицом") или лицом, допущенным к управлению, распоряжений, требований или предписаний работников ГИБДД и других компетентных органов, относящихся к обеспечению безопасности дорожного движения. Трактовать положения данного пункта как безусловное нарушение ПДД нельзя. Правила ПДД направлены на всех участников дорожного движения, тогда как распоряжения, требования работников ГИБДД должны быть направлены индивидуально на страхователя. Не страховыми по данному пункту будут признаны следующие случаи: - водитель не выполнил требование работника ГИБДД об остановке транспортного средства, поданное с помощью громкоговорящего устройства или жестом руки, направленной на транспортное средство. Из-за невыполнения данного требования произошла авария с другим транспортным средством; -водитель совершил злостное неповиновение работникам милиции при исполнении ими своих служебных обязанностей по охране общественного порядка, подпадающее под действие Кодекса об административных правонарушениях, повлекшее за собой событие, имеющие признаки страхового случая. Страхование гражданской ответственности 237
Объектом страхования гражданской ответственности владельцев средств транспорта является ущерб, который может быть причинен при использовании застрахованного средства транспорта жизни, здоровью и имуществу третьих лиц. В соответствии с договором страхования страховщик возмещает ущерб, причиненный страхователем жизни, здоровью и имуществу третьих лиц, в результате аварии (столкновения, наезда, опрокидывания, падения). Размер суммы возмещения определяется страховщиком в соответствии с действующим законодательством и правилами страхования. Не подлежит возмещению по страхованию гражданской ответственности ущерб: - транспортному средству страхователя; - жизни и здоровью водителя и пассажиров, находившихся в средстве транспорта страхователя в момент наступления страхового случая; - имуществу водителя и пассажиров, которое находилось в средстве транспорта страхователя в момент наступления страхового случая; По договору страхования гражданской ответственности страховая компания принимает на себя расходы по эвакуации поврежденного автомобиля, по выплатам пострадавшим лицам, по их госпитализации, а так же по оплате независимой экспертизы, проводимой для оценки нанесенного застрахованным лицом ущерба. Обязанность по страхованию гражданской ответственности распространяется на владельцев всех транспортных средств, используемых на территории Российской Федерации, за исключением следующих случаев: Обязанность по страхованию гражданской ответственности не распространяется на владельцев транспортных средств, зарегистрированных в иностранных государствах, если гражданская ответственность их владельцев застрахована в рамках международных систем обязательного страхования, в которых участвует Российская Федерация 238
Страховой полис обязательного страхования водитель транспортного средства обязан иметь при себе и передавать его для проверки сотрудникам милиции, уполномоченным на то в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для заключения договора страхования осмотр автомобиля экспертами не требуется. Страховые риски: - повреждение или гибель транспортных средств третьих лиц; - повреждение или гибель имущества, находившегося в транспортных средствах третьих лиц; -повреждение или гибель иного движимого или недвижимого имущества при столкновении с ними движущихся транспортных средств; -смерть или утрата трудоспособности (временной или постоянной) третьих лиц. При признании факта наступления страхового случая потерпевшим лицам выплачивается страховое возмещение в размере реального ущерба, причиненного их жизни, здоровью и/или имуществу, но не выше страховой суммы по договору страхования (или не более установленного в договоре страхования лимита по одному страховому случаю). Компенсация ущерба пострадавшему лицу производится в денежной форме - путем оплаты соответствующих счетов. Если страхуются все водители данного автомобиля – доверенные лица или сменные водители служебных машин, то все они должны быть указаны в договоре страхования. Если застрахованное лицо в полисе не названо отдельно, то считается застрахованным риск ответственности Страхователя - предприятия или частного владельца автомобиля. Владельцы транспортных средств, риск ответственности которых не застрахован в форме обязательного и (или) добровольного страхования, возмещают вред, причиненный жизни, здоровью или имуществу потерпевших, в соответствии с гражданским законодательством. 239
Страховой случай. Страховым случаем является совершившееся событие, предусмотренное договором страхования, с наступлением которого возникает обязанность страховщика произвести выплату страхового обеспечения. Страховым случаем является фактически произошедшее, внезапное, непредвиденное и непреднамеренное событие, в результате которого застрахованный был вовлечен в судебное разбирательство по причине нанесения им третьему лицу материального ущерба, телесного повреждения или случая, приведшего к смерти, вследствие которого наступила гражданская ответственность застрахованного перед третьим лицом, и в связи с чем возникает обязанность страховщика произвести страховую выплату третьим лицам. При наступлении страхового случая застрахованный обязан немедленно (в течение 24-х часов) проинформировать один из диспетчерских центров сервисной компании, указанный в страховом полисе, о происшествии, по которому может возникнуть гражданская ответственность, и немедленно предоставить страховщику всю необходимую информацию. Если застрахованный имеет информацию о предстоящем обвинении, следствии, расследовании, он должен немедленно известить страховщика. В случае если застрахованный в силу обстоятельств не в состоянии связаться с диспетчерским центром сервисной службы, он может поручить это своему представителю. Страховые компании предпочитают заключать договоры страхования с собственниками автомобилей, а не с теми, на кого выписана доверенность. Поскольку страховых компаний много и не все готовы работать полностью добросовестно, следует проверять договор страхования на соответствие его условий условиям, установленным в ст. 927-970 ГК РФ и с Правилами обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 мая 2003 г. N 263. 240
Например, полис автомобильного страхования "АИГ страховая и перестраховочная компания" гарантирует: в оз ме ще ниеу ще рбавс лу ча еу г оназ а с т ра х ов а нног оа в т омобил я ,п овреждения в результате дорожно-транспортного происшествия (ДТП), пожара, стихийных бедствий, противоправных действий третьих лиц; в оз ме ще ниера с х одов ,с в я з а нныхспричине ние мв ре дажизни, здоровью и имуществу третьих лиц в результате ДТП, а также ведение дел в суде от имени Страхователя; в ыпл а т ус т ра х ов ог ообе с пе че ниявс лу ча епричине нияв ре дажиз нии здоровью лиц, находившихся в застрахованном автомобиле в момент ДТП. Владельцы автомобильного полиса "АИГ страховая и перестраховочная компания" получают доступ к дополнительным услугам, среди которых: круглосуточный диспетчерский центр ; экстренные консультации по страховым случаям; бесплатная круглосуточная эвакуация автомобиля; русско - и англоязычный оператор; ремонт автомобилей в специально отобранных сервисных центрах; выезд экспертов для осмотра автомобиля в удобное для клиента место; Кроме того, каждому владельцу полиса "Автокаско" выдается сервисная карта Клиента.
Действия при нaступлении стpaxового случaя Если пpoизошел стpaxовой случaй, водителю или собственнику ТС необходимо выполнить ряд действий, котopые зaвисят не только от ситуaции, но и от того, что именно зaстpaxовaно. Для получения необходимых консультaций по вопpoсaм урегулиpoвaния стpaxовых случaев обрaщaйтесь по телефону, указанному в страховом полисе. B тex случaях, когдa в Правилах упоминaется «Извещение по стpaxовому случaю» необходимо помнить, что подaть его можно при личном посещении Центрaльного офисa страховой компании, отпрaвить по почте, по фaксу, или по электpoнной почте (в кaчecтве уведомления), а оригинал предоставить позднее. Действия при ДТП 241
Bид стpaxовaния: грaждaнскaя ответственность, aвтокaско, стpaxовaние от нecчaстных случaев. Водитель должен: Bызвать нa мecто пpoисшecтвия сотрудников ГАИ по тел. 02 или чepез дежурного ГАИ города и остaвaться нa мecте ДТП до их приездa. Если зaстpaxовaнa грaждaнскaя ответственность, сообщить другому учaстнику ДТП, что ответственность зaстpaxовaнa в такой-то страховой компании и до приездa сотрудников ГАИ избегaть рaзговopa о виновности учaстников и, тем более, не принимaть нa себя кaких-либо обязaтельств по оплaте причиненного ущepбa. Сообщить другому учaстнику ДТП номep полисa и телефон страховой компании. Если зaстpaxовaн только риск грaждaнской ответственности, а автомобиль не зaстpaxовaн, то в случaе нaнecения повреждений aвтомобилю инострaнного пpoизводствa или при повреждении свыше четырex кузовных детaлей aвтомобиля отечecтвенного пpoизводствa, принaдлежaщему третьему лицу, необходимо незaмедлительно вызвaть нa мecто ДТП aвтоэкспepтa по телефонaм круглосуточной диспетчepской страховой компании. Решение о степени вины учaстников ДТП определяется нa основaнии решения судa . Поэтому не следует добpoвольно признaвaть свою вину до вынecения приговopa. До полного офopмления необходимых документов не делaйте зaявлений о сpoкaх выплaты возмещения третьей стоpoне и не обсуждaйте вопpoсы о рaзмepе стpaxового возмещения. Решение этих пpoблем, в пределaх обусловленных в полисе лимитов, бepут нa себя сотрудники страховой компании. Рекомендуемый пopядок действий: Остановить транспортное средство (не двигаться с места ДТП), включить аварийную световую сигнализацию, поставить его на ручной тормоз и заглушить двигатель, выставить знак аварийной остановки, не перемещать предметы, имеющие от242
ношение к происшествию. (В случае, если повреждения нанесены в отсутствие водителя или похищены части автомобиля – не передвигать автомобиль с места). Записать номера автомобилей, двигавшихся в попутном направлении, записать свидетелей из числа пассажиров, пешеходов: фамилию, имя, отчество, домашний адрес, номер телефона, место работы. Вызвать на место происшествия инспектора ГИБДД. Принять возможные меры для оказания первой медицинской помощи пострадавшим. Необходимо вызвать «Скорую помощь» используя все меры: телефон, водители других автомобилей, пассажиры, пешеходы. Если нет возможности направить пострадавших в медучреждение попутным транспортом, то пострадавших необходимо доставить на своём транспорте. В медучреждении сообщить свои данные (паспортные, гос. номер) и вернуться на место происшествия. Выполнив такие действия, водитель не будет обвинен в оставлении места ДТП – преступлении, предусмотренном ст. 265 УК РФ. Зaфиксиpoвaть дaнные втоpoго учaстникa ДТП (ФИО, aдрec, мaркa, регистрационный знaк ТС). Ожидая прибытия сотрудника ГИБДД сообщить о происшествии в круглосуточную службу содействия по телефону (консультирование, эвакуация). Не вступать ни в какие выяснения отношений, не давать каких-либо обещаний. Участники происшествия обязаны заполнить (для страховой компании) самокопирующийся бланк «Извещение о ДТП»: записать данные водителей, автомобилей, номера полисо в и названия страховых компаний, составить схему расположения автомобилей в момент остановки автомобилей после ДТП с указанием направлений движения, замеров, с указанием следов: осыпавшийся грунт, осколки, следы торможения, следы краски и др. предметы. Отдельно необходимо описать повреждения автомобилей. Описать обстоятельства происшествия. Для некоторых страховых компаний достаточно заполнить один бланк водителями двух транспортных средств. Разногласия относительно обстоятельств участники вправе указывать в из243
вещении. При участии в происшествии более двух транспортных средств допускается заполнение водителями каждым своего бланка с указанием данных всех других участников. Эти документы должны быть подписаны всеми участниками происшествия, а также свидетелями. После этого, если автомобили препятствуют движению других транспортных средств, освободить проезжую часть. После приезда работников ГИБДД передать им свои документы, записать их фамилии и номера личного нагрудного знака. Прибывший инспектор на место происшествия обязан: составить схему на миллиметровой бумаге, в которой обязан зафиксировать все факты, относящиеся к ДТП: положение транспортных средств и их следы на месте с обозначением размеров и расстояний, повреждения транспортных средств, отмечаются также и повреждения, которые получили потерпевшие и сам водитель, время осмотра. Все измерения инспектор обязан производить, используя рулетку или складной метр. Водителю необходимо проверять тщательность записей в схеме, контролировать точность измерений. Место ДТП указывается крестом. Водитель вправе требовать от инспектора учесть замечания по поводу достоверности и правильности записей. По факту происшествия инспектор на месте происшествия составляет Протокол об административном правонарушении в отношении нарушителя. В протокол вносятся сведения о должностном положении работника ГИБДД, который осматривал место ДТП, сведения о транспортном средстве, существо нарушения, нарушенные пункт Правил и статья Кодекса об Административных правонарушениях. В протоколе указываются также свидетели. Протокол подписывается водителем, в отношении которого выписывается протокол, причём этот водитель вправе записать свои объяснения обстоятельств ДТП и не согласиться с нарушением. Получить копию Протокола. Копии выдаются всем участникам происшествия независимо от того, в отношении кого из водителей он составлен. Копию Протокола необходимо запросить и получить. 244
По результатам рассмотрения происшествия нарушителю выносится Постановление об административном правонарушениию. Получить копию Постановления в случае вынесения его на месте. На месте происшествия работники ГИБДД имеют право потребовать написать объяснение о случившемся. Оно пишется либо собственноручно, либо сотрудником ГИБДД со слов водителя. В последнем случае, перед подписанием, его необходимо внимательно прочитать и, если водитель не согласен с его содержанием, он имеет право написать свои возражения перед подписанием. В случае причинения вреда здоровью дополнительно составляется Протокол осмотра транспортного средства и Протокол осмотра места происшествия с участием водителя этого автомобиля, в которых описываются: состояние автомобиля, его работоспособность, описание состояния дорожного покрытия и других факторов. Эти документы должны составляться с участием двух понятых из числа посторонних лиц. Запрещается быть понятыми самим водителям, пассажирам транспортных средств, которые участвовали в происшествии. Если же он составлен в отсутствие водителя, то в этот документ водитель обязан указать: “Составлен в мое отсутствие”. В протоколах имеются графы для внесения замечаний на содержание протокола - где водитель, если он не согласен с содержанием протокола, должен кратко изложить свои возражения. После зaвepшения пpoцедуры офopмления документов по ДТП на месте происшествия потребовaть от сотрудникa ГАИ пpoтокол (копию пpoтоколa), состaвленного нa лицо, ответственное зa нaрушение ПДД. На месте происшествия получить от инспектора Справку о повреждениях транспортного средства (по форме № 12), с описанием повреждений и укaзaнием пepечня детaлей ТС, поврежденных в ДТП. Затребовать составления справки о состоянии дороги в месте происшествия. 245
Внимaтельно контpoлиpoвaть полноту сведений, содepжaщихся в полученных документaх. Рассмотрение происшествия производится в Административной группе ГИБДД. Адрес и время рассмотрения указывается инспектором в Протоколе. Документы: Извещение об автоаварии Извещение о бое стекол Справка, форма № 3 Справка, форма № 31
Для помощи в достaвке автомобиля можно обрaтиться в сepвисную фирму страховой компании. Поврежденный автомобиль может быть предъявлен в любое из регионaльных подрaзделений страховой компании либо, по соглaсовaнию с предстaвителем вашей страховой компании, в другую стpaxовую компaнию, или в имеющеecя в гоpoде экспepтное бюpo, для получения aктa осмотрa или другого aнaлогичного официaльного документa. Если автомобиль эксплуaтируется вдaли от регионaльных офисов страховой компании, необходимо сделaть и пepecлaть в страховую компанию фотогрaфии поврежденных чaстей и детaлей с привязкой к регистрaционному знaку. Фотогрaфии должны подтвepдить обосновaнность ремонтa (зaмены) кузовных детaлей. Если водитель и пaccaжиры зaстpaxовaны по пpoгрaмме стpaxовaния от нecчaстных случaев (стpaxовaние нa случaй смepти и постоянной утрaты общей трудоспособности, временной нетрудоспособности и дополнительных медицинских рaсходов), a в результaте ДТП пpoизошлa смepть, утрaтa трудоспособности и/или пострaдaвшее лицо понecло медицинские рaсходы в связи с ущepбом, нaнecенным здоpoвью, то вaм дополнительно необходимо получить из opгaнов внутренних дел Постaновление о возбуждении или откaзе в возбуждении уголовного делa. B сложной ситуaции рекомендуется связaться со страховой 246
компанией, тaк кaк в кaждом конкретном случaе могут потребовaться дополнительные документы. Примечaние: Bо всex случaях удовлетвopения требовaний по оплaте стpaxового возмещения кaк сaмому стpaxовaтелю, тaк и потepпевшим, выплaтa пpoизводится только после поступления в Страховую компанию вaшего письменного зaявления. При повреждении автомобиля нa стоянке Bид стpaxовaния: Автокaско. B случaе нaездa нa автомобиль другого трaнспopтного средствa (устaновленного или неустaновленного), либо повреждения автомобиля по собственной вине водителя, либо по иной подобной причине необходимо вызвaть нa мecто пpoисшecтвия сотрудников ГАИ для офopмления пpoтоколa. Нaличие пpoтоколa не требуется в случaе незнaчительного повреждения (не более одного элементa, стеклa или детaли) лaкокрaсочного покрытия, остекления кузовa, прибоpoв внешнего освещения, зepкaл, aнтенны. Однaко в последнем случaе, ecли есть сомнения в объеме ремонтных рaбот, лучше вызвaть предстaвителя ГАИ и офopмить пpoтокол. Дaлее действуйте как при ДТП. При повреждении автомобиля в результaте пpoтивопрaвных действий третьих лиц Bид стpaxовaния: Автокaско, стpaxовaние дополнительного обopудовaния. B случaе крaжи из автомобиля зaстpaxовaнной aудио, видео или aнaлогичной тexники, колec, других принaдлежностей, детaлей и aгрегaтов, необходимо вызвать по тел. 02 нa мecто пpoисшecтвия сотрудников тepритopиaльного отделения милиции для офopмления необходимых спрaвок. Этого не требуется в случaе незнaчительного повреждения (не более одного элементa, стеклa или детaли) лaкокрaсочного покрытия, остекления кузовa, прибоpoв внешнего освещения, зepкaл, aнтенны . Однaко в последнем случaе, ecли есть сомнения в объеме рaбот, лучше вызвaть сотрудников милиции и офopмить документы. 247
Нaписать зaявление в тepритopиaльное отделение милиции о пpoисшедшем. B течение 15 дней с моментa пpoисшecтвия зaявить о стpaxовом случaе в страховую компанию. Получить из opгaнов внутренних дел спрaвку либо Постaновление о возбуждении или откaзе в возбуждении уголовного делa и пepедaть в страховую компанию ответ по фaкту обрaщения. Предъявить поврежденный автомобиль для осмотрa и решения вопpoсов, связaнных с его повреждением, в страховую компанию. При утрaте автомобиля в результaте угонa или хищения Bид стpaxовaния: Автокaско. Если автомобиль зaстpaxовaн от рискa угонa (хищения), то сpoчно позвонить в милицию по тел. 02, после чего подaть письменное зaявление в тepритopиaльное отделение милиции по мecту угонa. B течение 15 дней, нaчинaя с дaты угонa, зaявить о стpaxовом случaе в страховую компанию. Для получения стpaxового возмещения необходимо предстaвить в страховую компанию следующие документы: Оригинaл пaспopтa ТС. Оригинaл свидетельствa о регистрaции ТС. Оригинaл стpaxового полисa. Полный комплект opигинaльных (зaводских) ключей от зaмков автомобиля (вмecте с зaводскими дубликaтaми). Спрaвку по фopме №3 из opгaнов МBД о результaтaх рaccледовaния уголовного делa ( выдaется, не рaнее, чем чepез 2 мecяцa с дaты возбуждения уголовного делa, после зaвepшения предвaрительного рaccледовaния). Письменное зaявление о выплaте стpaxового возмещения с укaзaнием всex необходимых для плaтежa бaнковских реквизитов с дополнительным обязaтельством в случaе обнaружения автомобиль остaвить у себя и возврaтить полученное стpaxовое возмещение в страховую компанию, либо снять автомобиль с учетa в ГАИ и пepедaть для реaлизaции в страховую компанию. При утрaте (повреждении) автомобиля в результaте 248
пожaрa Bид стpaxовaния: Автокaско. Принять мepы к тушению пожaрa, немедленно сообщить о пpoисшecтвии по тел. 01 и дaльше действовать по рекомендaциям пожaрных. B течение 15 дней с моментa пpoисшecтвия зaявите о стpaxовом случaе в страховую компанию. Получите спрaвку в Госпожнaдзopе с укaзaнием причины пожaрa и принятого решения (в случaе нaпрaвления мaтepиaлов рaccледовaния в иной прaвоохрaнительный opгaн – документ из этого opгaнa) и пepедaть ее в страховую компанию. Соглaсовать с предстaвителем страховой компании мecто и время осмотрa и свои дaльнейшие действия по урегулиpoвaнию претензии. Bнимание! B случaе откaзa сотрудников ГАИ от зaполнения и выдaчи нa руки пpoтоколa (копии) ccылaйтесь нa ст.28.2 КоАП, котopaя устaнaвливaет обязaнность сотрудников ГАИ состaвлять, знaкомить и предостaвлять учaстникaм ДТП дaнный документ. Страхователь должен до удовлетворения требований потерпевших о возмещении причиненного им вреда предупредить об этом страховщика и действовать в соответствии с его указаниями, а в случае, если страхователю предъявлен иск, - привлечь страховщика к участию в деле. В противном случае страховщик имеет право выдвинуть против требования о страховой выплате возражения, которые он имел против требований о возмещении причиненного вреда. Если потерпевший намерен воспользоваться своим правом на страховую выплату, он обязан при первой возможности уведомить страховщика о наступлении страхового случая. Положения закона, касающиеся потерпевших, применяются и в отношении лиц, понесших ущерб в результате смерти кормильца, наследников потерпевшего и других лиц, которые в соответствии с гражданским законодательством имеют право на возмещение вреда, причиненного им при использовании транспортных средств иными лицами. 249
250
ПРИЛОЖЕНИЕ Примерные договоры Договор аренды помещения г. _______________
"____" ___________ г.
_________________________________________ в лице ______________________, (наименование организации, ее (должность, Ф.И.О) организационно-правовая форма) действующего на основании _____________________________________________, именуемый в дальнейшем "Арендодатель", с одной стороны, и ____________ _________________________________________ в лице ______________________, (наименование организации, ее (должность, Ф.И.О) организационно-правовая форма) действующего на основании _____________________________________________, именуемый в дальнейшем "Арендатор", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем. 1. Предмет Договора 1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование часть нежилого помещения, расположенного по адресу _________, этаж ___________, общей площадью _________ кв.м (именуемое в дальнейшем "помещение"), а Арендатор обязуется выплачивать Арендодателю арендную плату в размере, порядке и на условиях, согласованных Сторонами в настоящем Договоре. 1.2. Помещение предоставляется Арендатору в аренду с целью размещения в нем офиса Арендатора. 1.3. Помещение принадлежит Арендодателю на праве собственности (свидетельство собственности N ___________ от ________________) /на праве аренды, на основании договора аренды N _________________ от ________ г., заключенного между Арендодателем и _____________ на срок ____________ . 1.4. Схема расположения помещения в здании с указанием размеров помещения приводится в приложении N 1 к настоящему Договору. 1.5. Арендодатель гарантирует, что помещение на момент заключения Договора не обременено правами третьих лиц, не является предметом залога или спора. 2. Права и обязанности сторон 2.1. Арендодатель обязан: 2.1.1. С ________________________ (дата) предоставить во владение и пользование Арендатора помещение, указанное в п.1.1 настоящего Договора
251
в состоянии, соответствующем следующим условиям: ______________________. Передача помещения осуществляется путем фактического предоставления Арендатору помещения и подписания Акта приема-передачи помещения. С момента подписания Акта приема-передачи он становится неотъемлемой частью настоящего Договора. 2.1.2. С момента предоставления помещения во владение и пользование Арендатора обеспечивать Арендатора электроэнергией, теплом, холодной и горячей водой. 2.1.3. Обеспечивать общую пожарную безопасность в здании, включая помещение. 2.1.4. В случае возникновения аварий в помещении или выхода из строя инженерного оборудования и коммуникаций, немедленно устранить причину и последствия такой аварии за свой счет, за исключением случаев, когда авария или выход из строя произошли по вине Арендатора. 2.1.5. Производить за свой счет капитальный ремонт помещения. 2.1.6. Предпринять все необходимые действия, связанные с государственной регистрацией настоящего Договора в случаях, установленных законодательством РФ. 2.2. Арендодатель вправе: 2.2.1. С предварительного уведомления Арендатора не менее чем за ________________ часа проходить в помещение в сопровождении представителя Арендатора для контроля за надлежащим исполнением Арендатором условий настоящего Договора. В случаях аварий и иных происшествиях, могущих повлиять на состояние здания или угрожающих жизни людей, допускается проход Арендодателя в помещение без предварительного уведомления и согласования с Арендатором. При этом такие действия Арендодателя не должны препятствовать нормальной работе Арендатора. 2.2.2. Расторгнуть настоящий Договор в одностороннем порядке в случае нарушения Арендатором существенных условий настоящего Договора, с соблюдением порядка, предусмотренного в ст.4 настоящего Договора. 2.3. Арендатор обязан: 2.3.1. Использовать помещение в соответствии с его назначением. 2.3.2. Уплачивать Арендодателю арендную плату в размере, сроки и порядке, согласованных Сторонами в ст.3 настоящего Договора. 2.3.3. Производить оплату коммунальных услуг в размере, сроки и порядке, согласованных Сторонами в ст.3 настоящего Договора. 2.3.4. Арендатор несет обязательства по осуществлению текущего ремонта в случае, если ущерб помещению Арендатора возник по его вине. 2.3.5. Поддерживать помещение в надлежащем состоянии и нести расходы на его содержание, за исключением расходов, возложенных в соответствии с условиями настоящего Договора на Арендодателя. 2.3.6. Соблюдать в помещении правила пожарной безопасности и требования санитарно-эпидемиологических станций. 2.3.7. По истечении срока действия настоящего Договора передать помещение Арендодателю в надлежащем состоянии, с учетом амортизации и естественного износа, произведенных улучшений, по Акту приема-передачи.
252
2.4. Арендатор вправе: 2.4.1. Производить за свой счет улучшения в помещении, неотделимые без вреда для помещения, только с предварительного письменного согласия Арендодателя. 2.4.2. Расторгнуть настоящий Договор в одностороннем порядке до истечения срока его действия в случае нарушения Арендодателем существенных условий настоящего Договора и с соблюдением порядка, предусмотренного в ст.4 Договора. 3. Арендная плата и порядок осуществления расчетов 3.1. Арендная плата составляет ________(_____________) долларов США ежемесячно за один квадратный метр (НДС включен). Величина арендной платы является фиксированной в течение всего срока действия настоящего Договора, установленного в п.5.1, и не подлежит одностороннему изменению. 3.2. Стоимость коммунальных услуг включена в величину арендной платы. 3.3. Арендатор обязан ежемесячно уплачивать стоимость арендной платы до ________ числа оплачиваемого месяца. Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ на дату осуществления платежа. 3.4. О факте платежа Арендатор обязан известить Арендодателя в течение ________ дней с момента его совершения (путем направления копии платежного поручения по факсу или ее вручения представителю Арендодателя). 4. Расторжение и прекращение Договора 4.1. Досрочное расторжение Договора допускается по соглашению Сторон. 4.2. Любая из Сторон вправе досрочно расторгнуть настоящий Договор, если другая Сторона нарушает его существенные условия. Под "существенными условиями" в отношении Арендодателя стороны понимают нарушение Арендодателем положений п.п._____ настоящего Договора. Под "существенными условиями" в отношении Арендатора Стороны понимают просрочку Арендатором в уплате арендной платы и стоимости коммунальных услуг более чем на ________________________, использование помещения не по назначению, ухудшение технического или санитарного состояния здания по вине Арендатора. Одностороннее расторжение Договора по иным основаниям допускается также в случаях, предусмотренных законодательством. 4.3. Сторона, имеющая намерение расторгнуть Договор по основаниям, предусмотренным в п.4.2 настоящего Договора, обязана уведомить об этом другую Сторону в письменной форме не позднее, чем за ___________ до даты расторжения Договора с приложением документально подтвержденной аргументации своего намерения. 4.4. Досрочное расторжение Договора вследствие неуплаты Арендатором
253
арендных платежей и стоимости коммунальных услуг не освобождает Арендатора от обязанности произвести все предусмотренные настоящим Договором такого рода платежи. 4.5. Договор прекращается по истечении срока аренды, установленного в п.5.1 настоящего Договора. 4.6. Арендатор по истечении срока настоящего Договора имеет преимущественное право на заключение договора аренды на новый срок, при условии надлежащего исполнения своих обязанностей по настоящему Договору. На новый срок аренды Стороны заключают новый Договор. Арендатор уведомляет Арендодателя о своем намерении заключить договор на новый срок за ________ до окончания срока аренды по настоящему Договору. 5. Срок аренды 5.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до ___________________________________________________________. 6. Ответственность сторон 6.1. В случае нарушения сроков осуществления платежей, установленных в п.3.3 настоящего Договора, Арендатор выплачивает Арендодателю пеню в размере _____ процента от суммы просроченной задолженности за каждый день просрочки. Пеня подлежит исчислению и выплате, начиная с ________________ банковского дня просрочки. 6.2. За просрочку передачи помещения согласно п.2.1.1 настоящего Договора Арендодатель уплачивает Арендатору пеню в размере _______ процента от суммы арендной платы за ________ за каждый день просрочки. По соглашению Сторон размер такой пени может быть зачтен в подлежащую уплате Арендатором арендную плату. 6.3. За просрочку в передаче помещения согласно п.2.3.7 Арендатор уплачивает Арендодателю пеню в размере ________ процента от суммы арендной платы за ________ за каждый день просрочки. 7. Обстоятельства непреодолимой силы 7.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору в случае действия обстоятельств непреодолимой силы, а также иных обстоятельств, которые независимы от воли Сторон, не могли быть ими предвидены в момент заключения договора и предотвращены разумными средствами при их наступлении. 7.2. К обстоятельствам, указанным в п.7.1 Договора относятся: война и военные действия, восстание, эпидемии, землетрясения, наводнения, акты органов власти, непосредственно затрагивающие предмет настоящего Договора, ________ и иные события, которые компетентный арбитражный суд признает и объявит случаями непреодолимой силы. 7.3. Сторона, подвергшаяся действию таких обстоятельств, обязана
254
немедленно в письменном виде уведомить другую Сторону о возникновении, виде и возможной продолжительности действия соответствующих обстоятельств. Если эта Сторона не сообщит о наступлении соответствующего обстоятельства, она лишается права ссылаться на него, разве что само такое обстоятельство препятствовало отправлению такого сообщения. 7.4. Наступление обстоятельств, предусмотренных настоящей статьей, при условии соблюдения требований п.7.3 настоящего Договора, продлевает срок исполнения договорных обязательств на период, который в целом соответствует сроку действия наступившего обстоятельства и разумному сроку для его устранения. 7.5. В случае если обстоятельства, предусмотренные настоящей статьей, длятся более ____________________, Стороны определяют дальнейшую юридическую судьбу Договора. 8. Заключительные положения 8.1. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации. 8.2. Все споры и разногласия, возникающие из настоящего Договора или в связи с ним, Стороны будут стараться решать путем переговоров. При невозможности достичь взаимоприемлемого решения, споры подлежат передаче на рассмотрение __________________________________________ (указать суд). 8.3. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями Сторон. 8.4. Все приложения, изменения и дополнения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью. 8.5. При изменении наименования, адреса, банковских реквизитов или реорганизации Стороны информируют друг друга в письменном виде в ________ срок. 8.6. Настоящий Договор и приложения к нему составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон. Почтовые адреса и банковские реквизиты сторон Подписи сторон Договор найма жилого помещения г. ____________________________
"____" _______________ 20__ г.
Жилищно-строительный кооператив ________________________________________, Именуемый в дальнейшем "Наймодатель", в лице Председателя ________________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании ______________________________________________,
255
(устава, положения, доверенности) с одной стороны, и гр-н(ка) _____________________________________________ (фамилия, и.о., адрес, данные паспорта), именуемый(ая) в дальнейшем "Наниматель", действующий(ая) от своего имени, с другой стороны полномочия "Наймодателя" на заключение Договора прилагаются к экземплярам его для сторон заключили настоящий Договор на основании статьи 128 Жилищного кодекса РФ о нижеследующем: 1. Предмет и общие условия Договора 1.1. Предметом настоящего Договора найма жилого помещения является предоставление Наймодателем за плату во временное владение и пользование Нанимателя жилого помещения для проживания последнего с семьей из 4-х человек. 1.2. Объект найма (жилое помещение) расположен по адресу: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Характеристика объекта: _-х комнатная квартира на _-ом этаже здания (N______), обеспеченность теплом, водой, электроэнергией, санузлом, наличие телефонной связи и др. Далее по тексту Договора - жилое помещение, помещение, объект найма. 1.3. На момент заключения настоящего Договора помещение, сдаваемое внаем, принадлежит Наймодателю на праве собственности, не заложено или арестовано, не является предметом исков третьих лиц. Указанное гарантируется Наймодателем. Несоблюдение изложенного является основанием для признания недействительности настоящего Договора найма жилого помещения 1.4. Передаваемое внаем жилое помещение (п. 1.2. Договора) находится в нормальном состоянии, отвечающем требованиям, предъявляемым к эксплуатируемым жилым помещениям, используемым для целей проживания в соответствии с назначением объекта. 1.5. C согласия Наймододателя по данному Договору жилое помещение может быть сдано Нанимателем в поднаем. Наниматель при этом может передать свои права и обязанности по Договору другому лицу (перенаем), предоставлять нанимаемое помещение в безвозмездное пользование. Во всех указанных выше случаях ответственным по настоящему Договору перед Наймодателем остается Наниматель. 1.6. Наймодатель вправе потребовать расторжения настоящего Договора и возмещения убытков в случаях, когда им будут установлены факты использования помещения Нанимателем не в соответствии с условиями Договора найма или назначением нанимаемого жилого помещения. 1.7. Наймодатель несет ответственность за недостатки сданного им внаем по настоящему Договору жилого помещения, полностью или частично препятствующие пользованию им, несмотря на то, что при сдаче его внаем (заключении Договора) Наймодатель мог и не знать о наличии указанных недостатков. При этом Наниматель может потребовать от Наймодателя возмещения
256
своих нарушенных имущественных интересов или потребовать досрочного расторжения настоящего Договора найма жилого помещения. 1.8. В случаях, когда недостатки жилого помещения были оговорены при заключении Договора, были известны Нанимателю либо должны были быть выявлены им при осмотре объекта при заключении Договора или передаче его Нанимателю в пользование по Договору, Наймодатель не отвечает за подобные недостатки. 1.9. Наймодатель гарантируют Нанимателю отсутствие прав третьих лиц на жилое помещение, являющееся объектом найма по настоящему Договору (см п. 1.2.). 1.10. В случаях существенного нарушения Нанимателем установленного Договором порядка внесения платы за жилое помещение (сроков платежей) Наймодатель может потребовать от Нанимателя досрочного внесения платы за наем жилого помещения в установленный Наймодателем срок или потребовать расторжения Договора найма. 1.11. Стороны настоящего Договора найма определяют, что Наниматель, надлежащим образом исполнявший свои обязательства по настоящему Договору, при прочих равных условиях пользуется преимущественным правом на заключение Договора найма жилого помещения на новый срок по истечении срока действия данного Договора. 2. Обязательства наймодателя 2.1. Передать по документу (акту), определенному сторонами настоящего Договора и подтверждающему факт передачи, жилое помещение, являющееся объектом найма, в течение ___________ дней со дня подписания настоящего Договора (вступления настоящего Договора в силу). 2.2. Передать (предоставить) Нанимателю жилое помещение, предусмотренное настоящим Договором, в состоянии, соответствующем условиям Договора найма, назначению помещения и его пригодности для проживания людей. 2.3. В присутствии Нанимателя по Договору найма проверить исправность систем жизнеобеспечения сдаваемого внаем жилого помещения, а также ознакомить Нанимателя с правилами эксплуатации его либо выдать Нанимателю письменные инструкции о правилах и порядке пользования этим помещением и его систем жизнеобеспечения. 2.4. Оказывать в период действия Договора найма Нанимателю информационную и иную помощь в целях наиболее эффективного использования Нанимателем жилого помещения, переданного ему во временное владение и пользование по настоящему Договору найма. 2.5. В течение всего срока действия Договора найма жилого помещения осуществлять его капитальный ремонт (по мере необходимости) с предоставлением необходимых расходных материалов и иных принадлежностей. 2.6. На день передачи Нанимателю жилого помещения осуществить расчеты с коммунальными и иными службами города за потребленные им услуги: отопление, электроэнергию, горячую и холодную воду, газ,
257
канализацию, вывоз мусора, телефон и др. (Возможно отнести эти расходы на Нанимателя в счет первых этапов предстоящих платежей за нанимаемое жилое помещение). 2.7. Возмещать Нанимателю стоимость улучшений нанимаемого жилого помещения, неотделимых без вреда для помещения, в случаях, когда Наниматель осуществил такие улучшения своими силами и за свой счет при наличии на то письменного согласия Наймодателя как собственника переданного внаем жилого помещения. 3. Обязательства нанимателя 3.1. Использовать полученное внаем жилое помещение в соответствии с условиями настоящего Договора и исключительно по прямому назначению названного помещения, т.е. для проживания. 3.2. Нести возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией нанимаемого жилого помещения расходы, в том числе на оплату текущего ремонта и расходуемых в процессе эксплуатации материалов, поддерживать жилое помещение в надлежащем состоянии. 3.3. Возместить Наймодателю убытки, причиненные в случае повреждения жилого помещения, если Наймодатель докажет, что повреждение жилого помещения произошло в результате наступления обстоятельств, за которые Наниматель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством или условиями настоящего Договора. 3.4. Не производить без согласия Наймодателя внутреннюю перепланировку и реконструкцию помещения, не переносить систему электропроводки и др. 3.5. Соблюдать меры пожарной безопасности, регулярно проверять и поддерживать в надлежащем состоянии систему пожарной сигнализации и систему пожаротушения в нанимаемом жилом помещении. 3.6. В сроки, согласованные сторонами настоящего Договора, вносить плату за пользование полученным внаем жилым помещением. 3.7. В течение всего срока найма жилого помещения в установленные сроки самостоятельно оплачивать потребленные услуги местных коммунальных служб (см. пункт 2.6. Договора). Услуги телефонной связи должны оплачиваться по факту пользования абонентским номером. 3.8. Возвратить нанимаемое жилое помещение в течение __________ дней после истечения срока действия настоящего Договора или прекращения действия его по иным основаниям в состоянии, которое определяется по соглашению сторон настоящего Договора найма жилого помещения. 4. Условия улучшения нанимаемого жилого помещения 4.1. Улучшения нанимаемого по данному Договору жилого помещения, осуществленные Нанимателем за свой счет и которые могут быть отделимы без вреда для помещения, являются собственностью Нанимателя. По соглашению сторон Договора Наймодатель вправе оплатить расходы Нанимателя по улучшению жилого помещения в период найма, после чего указанные
258
улучшения перейдут в его собственность. 4.2. Наймодатель вправе не возмещать Нанимателю расходы его по улучшению помещения, находящегося в найме у последнего, если эти улучшения являются неотделимыми без вреда для жилого помещения и осуществлены Нанимателем без согласия на то Наймодателя. 4.3. Любые улучшения нанимаемого жилого помещения (как отделимые, так и неотделимые), осуществленные Нанимателем в период действия срока Договора найма за счет амортизационных отчислений от указанного помещения, являются собственностью Наймодателя по настоящему Договору найма жилого помещения. 5. Иные условия Договора найма 5.1. Пригодность сдаваемого внаем жилого помещения определяется в порядке, предусмотренном жилищным законодательством. 5.2. Наниматель наряду с пользованием жилым помещением, нанимаемым по настоящему Договору, вправе пользоваться общими помещениями жилого дома, несущими конструкциями дома, механическим, электрическим, санитарно-техническим и иным оборудованием за пределами или внутри нанимаемой квартиры, обслуживающим более одной квартиры. 5.3. В соответствии с договоренностью, достигнутой сторонами настоящего Договора найма жилого помещения, вместе с Нанимателем в переданном ему внаем жилом помещении (квартире) будут проживать (вправе проживать) следующие члены семьи (см. п. 1.1. Договора), постоянно проживающие с Нанимателем: 1. Жена - (фамилия, имя, отчество, дата рождения, данные паспорта). 2. Мать - (те же данные). 3. Дети - (фамилии, имена, даты рождения, чем занимаются). 5.4. Проживающие постоянно совместно с Нанимателем в жилом помещении, являющемся объектом найма по данному Договору, имеют равные права с Нанимателем по пользованию упомянутым жилым помещением. 5.5. Наниматель несет ответственность перед Наймодателем за действия граждан, постоянно проживающих совместно с ним, которые нарушают условия настоящего Договора найма жилого помещения. 5.6. Наймодатель обязуется предупредить Нанимателя об отказе от продления Договора в связи со своим решением не сдавать в течение не менее года жилое помещение внаем. В случае, когда Наймодатель выполнит условие, изложенное выше, в результате чего Договор найма жилого помещения с Нанимателем им не будет продлен (пролонгирован), но в течение года со дня истечения срока действия Договора с Нанимателем заключит Договор найма жилого помещения с другим лицом, Наниматель вправе требовать признания такого Договора недействительным и(или) возмещения убытков, причиненных отказом Наймодателя возобновить Договор с Нанимателем. 5.7. В случае сдачи нанимаемого жилого помещения Нанимателем в поднаем (п. 1.5. Договора) Договор поднайма жилого помещения прекращается одновременно с Договором найма жилого помещения при досрочном его
259
прекращении по любым основаниям. 5.8. В случае выбытия Нанимателя из жилого помещения Договор найма его продолжает действовать на тех же условиях, а нанимателем становится один из граждан, постоянно проживающих с Нанимателем по настоящему Договору найма (см. пункт 5.3. Договора), по общему согласию между ними. 5.9. При расторжении Договора найма жилого помещения Наниматель и лица, проживающие в нанимаемом жилом помещении к моменту расторжения Договора найма, подлежат выселению из жилого помещения на основании решения суда. 6. Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого помещения и страхование 6.1. Если иное не будет установлено сторонами настоящего Договора найма в процессе исполнения условий его, риск случайной гибели или случайного повреждения переданного внаем жилого помещения в течение срока действия Договора несет Наймодатель. 6.2. Страхование принятого в аренду жилого помещения в течение всего срока действия Договора найма (от момента принятия его от Наймодателя и до момента сдачи помещения последнему) осуществляет Наниматель. Выбор видов страхования (от каких рисков) принадлежит Нанимателю. 7. Плата по Договору найма и порядок расчетов 7.1. Стороны настоящего Договора устанавливают, что стоимость найма жилого помещения, переданного в пользование Нанимателю, за полный срок найма его (60 месяцев) составляет - ________________________________ (цифрами и прописью) рублей исходя из следующего: (далее - "расшифровка" по каждой позиции жилого помещения). 7.2. Указанная сумма платы по Договору найма Нанимателем выплачивается ежемесячно равными долями (1/60 стоимости найма - см. выше) в твердой (фиксированной) сумме платежа - _________________________ рублей (в месяц). Плата может устанавливаться как за все переданное внаем помещение в целом, так и отдельно по каждой из его составных частей (позиций) в виде: 1) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно; 2) предоставления Нанимателем определенных услуг; 3) передачи Нанимателем Наймодателю обусловленной Договором вещи в собственность или аренду; 4) возложения на Нанимателя обусловленных Договором затрат на улучшение нанимаемого жилого помещения. В Договоре стороны его вправе использовать сочетание указанных выше форм оплаты либо определить иные формы и порядок оплаты найма жилого
260
помещения). 7.3. Оплата найма жилого помещения осуществляется Нанимателем путем перечисления платежным поручением причитающейся суммы на расчетный счет Наймодателя. Указанные платежи должны осуществляться Нанимателем до 20-го числа каждого календарного месяца. 7.4. Размер (стоимость) оплаты при наличии в том необходимости и объективных реальностей может в период срока действия Договора изменяться по соглашению сторон в сроки, которые могут быть дополнительно определены сторонами Договора найма. 7.5. Наниматель вправе требовать от Наймодателя уменьшения платы по найму в соответствующем размере (пропорции), если в силу обстоятельств, на которые он не может повлиять и за результат наступления которых не может быть ответственен, условия использования жилого помещения, предусмотренные настоящим Договором, или состояние находящегося в найме жилого помещения существенно ухудшились. 7.6. Наймодатель обязан возвратить Нанимателю соответствующую часть уже полученной им оплаты при досрочном возврате Нанимателем жилого помещения, переданного ему внаем. При этом возвращаемая сумма должна исчисляться со дня, следующего за днем фактического возврата жилого помещения, находившегося в пользовании у Нанимателя. 8. Ответственность сторон и форс-мажор 8.1. Сторона Договора, имущественные интересы или деловая репутация которой нарушены в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по Договору другой стороной, вправе требовать полного возмещения причиненных ей этой стороной убытков, под которыми понимаются расходы, которые сторона, чье право нарушено, произвела или произведет для восстановления своих прав и интересов: повреждение имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые эта сторона получила бы при обычных условиях делового оборота, если бы ее права и интересы не были нарушены (упущенная выгода). 8.2. Любая из сторон настоящего Договора, не исполнившая обязательства по Договору или исполнившая их ненадлежащим образом, несет ответственность за упомянутое при наличии вины (умысла или неосторожности). 8.3. Отсутствие вины за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору доказывается стороной, нарушившей обязательства. 8.4. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая свои обязательства по Договору при выполнении его условий, несет ответственность, если не докажет, что надлежащее исполнение обязательств оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы (форс-мажор), т.е. чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств при конкретных условиях конкретного периода времени. К обстоятельствам непреодолимой силы стороны настоящего Договора относят такие: явления стихийного характера, температуру, силу ветра и уровень осадков в месте исполнения обязательств
261
по Договору, исключающих для человека нормальную жизнедеятельность, и другие обстоятельства, которые могут быть определены сторонами Договора как непреодолимая сила для надлежащего исполнения обязательств. 9. Порядок разрешения споров 9.1. Споры, которые могут возникнуть при исполнении условий настоящего Договора, стороны будут стремиться разрешать дружеским путем в порядке досудебного разбирательства: путем переговоров, обмена письмами, уточнением условий Договора, составлением его дополнений и изменений и др. При этом каждая из сторон вправе претендовать на наличие у нее в письменном виде результатов разрешения возникших вопросов. 9.2. При недостижении взаимоприемлемого решения стороны вправе передать спорный вопрос на разрешение в судебном порядке в соответствии с действующими в Российской Федерации положениями о порядке разрешения споров между сторонами - участниками отношений делового оборота. 10. Защита интересов сторон По всем вопросам, не нашедшим своего решения в тексте и условиях настоящего Договора, но прямо или косвенно вытекающим из отношений сторон по нему, затрагивающих имущественные интересы и деловую репутацию сторон Договора, имея в виду необходимость защиты их охраняемых законом прав и интересов, стороны настоящего Договора будут руководствоваться нормами и положениями действующего законодательства Российской Федерации. 11. Изменение и/или дополнение Договора 11.1. Настоящий Договор может быть изменен и/или дополнен сторонами в период его действия на основе их взаимного согласия и наличия объективных причин, вызвавших такие действия сторон. 11.2. Если стороны Договора не достигли согласия о приведении Договора в соответствие с изменившимися обстоятельствами (изменение или дополнение условий Договора), по требованию заинтересованной стороны Договор может быть изменен и/или дополнен по решению суда только при наличии условий, предусмотренных действующим законодательством. 11.3. Последствия изменения и/или дополнения настоящего Договора определяются взаимным соглашением сторон или судом по требованию любой из сторон Договора. 11.4. Любые соглашения сторон по изменению и/или дополнению условий настоящего Договора имеют силу в том случае, если они оформлены в письменном виде, подписаны сторонами Договора и скреплены печатями сторон. 12. Продление срока действия (пролонгация) Договора найма
262
12.1. При наличии в том необходимости и целесообразности стороны настоящего Договора найма вправе рассматривать вопрос о продлении срока действия (пролонгации) Договора на определенный обоюдным решением период времени (срок) на тех же или иных определенных сторонами условиях найма жилого помещения. 12.2. Если за 90 дней до истечения срока действия настоящего Договора найма ни одна из сторон его не заявит о своем намерении не продлевать найм по Договору или заключить новый Договор найма на существенно иных условиях пользования жилым помещением, Договор автоматически продлевается (пролонгируется) на следующий 24-х месячный срок и т.д. 12.3. Стороны настоящего Договора, если сочтут необходимым, рассмотрят и согласуют дополнительно иной, против указанного выше, порядок продления срока действия (пролонгации) Договора найма жилого помещения. 13. Возможность и порядок расторжения Договора найма 13.1. Настоящий Договор может быть расторгнут по соглашению сторон. 13.2. Договор может быть расторгнут судом по требованию одной из сторон только при существенном нарушении условий Договора одной из сторон или в иных случаях, предусмотренных настоящим Договором или действующим законодательством. Нарушение условий Договора признается существенным, когда одна из сторон его допустила действие (или бездействие), которое влечет для другой стороны такой ущерб, что дальнейшее действие Договора теряет смысл, поскольку эта сторона в значительной мере лишается того, на что рассчитывала при заключении Договора. 13.3. По требованию Наймодателя настоящий Договор найма может быть досрочно расторгнут судом в случаях, когда Наниматель: 1) пользуется помещением с существенным нарушением условий Договора или назначения помещения либо с неоднократными нарушениями; 2) существенно ухудшает жилое помещение; 3) более 6-и месяцев по истечении установленного Договором срока платежа не вносит плату за нанимаемое жилое помещение. 13.4. По требованию Нанимателя Договор найма может быть досрочно расторгнут судом в случаях, когда: 1) Наймодатель не предоставляет жилое помещение в пользование Нанимателю либо создает препятствия пользованию этим жилым помещением в соответствии с условиями Договора или назначением его; 2) переданное Нанимателю жилое помещение имеет препятствующие пользованию им недостатки, которые не были оговорены Наймодателем при заключении Договора, не были заранее известны Нанимателю и не должны были быть обнаружены Нанимателем во время осмотра этого помещения его при заключении Договора; 3) Наймодатель не производит являющийся его обязанностью капитальный ремонт жилого помещения в разумные сроки (по необходимости);
263
4) нанятое помещение в силу обстоятельств, за которые Наниматель не отвечает, окажется в состоянии, не пригодном для использования. 13.5. Договор может быть расторгнут сторонами его или по решению суда, если в период его действия произошло существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении Договора, когда эти обстоятельства изменились настолько, что, если бы такие изменения можно было предвидеть заранее, Договор между сторонами его вообще не был бы заключен или был бы заключен на условиях, значительно отличающихся от согласованных по настоящему Договору. 13.6. В случаях расторжения Договора по соглашению сторон (см. п. 13.1. Договора) Договор прекращает свое действие по истечении ________ дней со дня, когда стороны достигли соглашения о расторжении заключенного между ними Договора найма жилого помещения. 13.7. Последствия расторжения настоящего Договора найма определяются взаимным соглашением сторон его или судом по требованию любой из сторон Договора найма. 14. Действие Договора во времени 14.1. Настоящий Договор вступает в силу (считается заключенным) со дня его подписания, с которого становится обязательным для сторон, заключивших его. Условия настоящего Договора применяются к отношениям сторон, возникшим только после заключения настоящего Договора. 14.2. Настоящий Договор действует в течение (60-ти месяцев до момента окончания исполнения сторонами своих обязательств по нему) и прекращает свое действие ______________________ 20__ года. (число, месяц) 14.3. Прекращение (окончание) срока действия настоящего Договора влечет за собой прекращение обязательств сторон по нему, но не освобождает стороны Договора от ответственности за его нарушения, если таковые имели место при исполнении условий настоящего Договора найма. 15. Юридические адреса сторон 15.1. В случае изменения юридического адреса или обслуживающего банка стороны Договора обязаны в _________________ дневный срок уведомить об этом друг друга. 15.2. Реквизиты сторон:
Договор аренды жилого помещения у гражданина (физического лица) организацией (юридическим лицом) Совершено (настоящий договор аренды жилого помещения заключен) между сторонами-участниками, указанными ниже, подписано в______________________
264
(город, поселок и т.п.) _______________ 20___ года в ____________ экземплярах: по __________ для (число, месяц) (количество) (сколько) каждой из сторон договора, причем все экземпляры имеют равную правовую силу. Гр-нин(ка) - (фамилия, имя и отчество, адрес места проживания, данные паспорта), именуемый(ая) в дальнейшем "Арендодатель", действующий(ая) от своего имени и в соответствии со своим волеизъявлением, с одной стороны, и_____________________________________, (наименование предприятия,организации) именуемое в дальнейшем "Арендатор", в лице _____________________________, (должность,фамилия и отчество) действующего на основании __________________________________ и полномочия (устава, положения, доверенности) которого на заключение данного договора прилагаются к экземплярам его для сторон, с другой стороны, заключили настоящий договор аренды жилого помещения о нижеследующем: 1. Предмет и общие условия договора 1.1. Предметом настоящего договора аренды жилого помещения является предоставление Арендодателем за плату во временное владение и пользование Арендатора жилого помещения для последующей передачи его для проживания работнику Арендатора с семьей (всего 4 человека). Все отношения по вопросам аренды жилого помещения регулируются непосредственно между сторонами настоящего договора аренды. 1.2. Объект аренды (жилое помещение) расположен по адресу:__________ _____________________. Характеристика объекта: 3-х комнатная квартира на 4-ом этаже многоэтажного жилого здания (N квартиры), обеспеченность теплом, водой, электроэнергией, санузлом, обеспеченность телефонной связью и др. Далее по тексту договора - жилое помещение, помещение, объект аренды. 1.3. На момент заключения настоящего договора помещение, сдаваемое в аренду, принадлежит Арендодателю на праве собственности, не заложено или арестовано, не является предметом исков третьих лиц. Указанное гарантируется Арендодателем. Несоблюдение изложенного является основанием для признания недействительности настоящего договора аренды жилого помещения. 1.4. Передаваемое в аренду жилое помещение (пункт 1.2. договора) находится в нормальном состоянии, отвечающем требованиям, предъявляемым к эксплуатируемым жилым помещениям, используемым для целей проживания в соответствии с назначением аренды. 1.5. С согласия Арендодателя арендуемое по данному договору жилое помещение может быть сдано Арендатором в субаренду. Арендатор при этом может передать свои права и обязанности по договору другому лицу, предоставлять арендованное помещение в безвозмездное пользование. Во всех указанных выше случаях ответственным по настоящему договору перед Арендодателем остается Арендатор.
265
1.6. Арендодатель вправе потребовать расторжения настоящего договора и возмещения убытков в случаях, когда им будут установлены факты использования помещения не в соответствии с условиями договора аренды или назначением арендованного жилого помещения. 1.7. Арендодатель несет ответственность за недостатки сданного им в аренду по настоящему договору жилого помещения, полностью или частично препятствующие пользованию им, несмотря на то, что при сдаче его в аренду (заключении договора) Арендодатель мог и не знать о наличии указанных недостатков. При этом Арендатор может потребовать от Арендодателя возмещения своих нарушенных имущественных интересов или потребовать досрочного расторжения настоящего договора аренды жилого помещения. 1.8. В случаях, когда недостатки арендованного жилого помещения были оговорены при заключении договора или были известны Арендатору либо должны были быть выявлены им при осмотре объекта аренды при заключении договора или передаче его Арендатору в пользование по договору, Арендодатель не отвечает за подобные недостатки. 1.9. Арендодатель гарантировал Арендатору отсутствие прав третьих лиц на жилое помещение, являющееся объектом аренды по настоящему договору (см. пункт 1.2.). 1.10. В случаях существенного нарушения Арендатором установленного договором порядка внесения арендной платы за жилое помещение (сроков платежей) Арендодатель может потребовать от Арендатора досрочного внесения арендной платы за жилое помещение в установленный Арендодателем срок или потребовать расторжения договора. 1.11. Стороны настоящего договора аренды определили, что Арендатор, надлежащим образом исполнявший свои обязательства по настоящему договору, при прочих равных условиях пользуется преимущественным правом на заключение договора аренды жилого помещения на новый срок по истечении срока действия данного договора. 2. Арендодатель также обязуется: 2.1. Передать по документу (акту), определенному сторонами настоящего договора и подтверждающему факт передачи, жилое помещение, являющееся объектом аренды, в течение _________ дней со дня подписания настоящего договора (вступления настоящего договора в силу). 2.2. Передать (предоставить) Арендатору жилое помещение, предусмотренное настоящим договором, в состоянии, соответствующем условиям договора аренды, назначению арендованного помещения и его пригодности для проживания людей. 2.3. В присутствии Арендатора по договору аренды проверить исправность систем жизнеобеспечения сдаваемого в аренду жилого помещения, а также ознакомить Арендатора с правилами эксплуатации его либо выдать Арендатору письменные инструкции о правилах и порядке пользования этим помещением и его систем жизнеобеспечения. 2.4. Оказывать в период действия договора аренды Арендатору информационную и иную помощь в целях наиболее эффективного использования Арендатором
266
жилого помещения, переданного ему во временное владение и пользование по настоящему договору аренды. 2.5. В течение всего срока действия договора аренды жилого помещения, осуществлять его капитальный ремонт (по мере необходимости) с предоставлением необходимых расходных материалов и иных принадлежностей. 2.6. На день передачи Арендатору жилого помещения осуществить расчеты с коммунальными и иными службами города за потребленные им услуги: отопление, электроэнергия, горячая и холодная вода, газ, канализация, вывоз мусора, телефон и др. (Возможно отнести эти расходы на Арендатора в счет первых этапов предстоящих платежей за аренду жилого помещения). 2.7. Возмещать Арендатору стоимость улучшений арендованного жилого помещения, неотделимых без вреда для помещения, в случаях, когда Арендатор осуществил такие улучшения своими силами и за свой счет при наличии на то письменного согласия Арендодателя как собственника переданного в аренду жилого помещения. 3. Арендатор также обязуется: 3.1. Использовать полученное в аренду жилое помещение в соответствии с условиями настоящего договора и исключительно по прямому назначению названного помещения, т.е. для проживания. 3.2. Ознакомить (передать копию настоящего договора) работника, для проживания которого с семьей арендуется жилое помещение, с текстом договора аренды (условиями аренды) и обязать его надлежащим образом обеспечить исполнение Арендатором своих обязательств по договору аренды жилого помещения. 3.3. Нести возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного жилого помещения расходы, в том числе на оплату текущего ремонта и расходуемых в процессе эксплуатации материалов, поддерживать жилое помещение в надлежащем состоянии. 3.4. Возместить Арендодателю убытки, причиненные в случае повреждения арендованного жилого помещения, если Арендодатель докажет, что повреждение жилого помещения произошло в результате наступления обстоятельств, за которые Арендатор несет ответственность в соответствии с действующим законодательством или условиями настоящего договора аренды. 3.5.Не производить без согласия Арендодателя внутреннюю перепланировку и реконструкцию помещения. 3.6. Соблюдать меры пожарной безопасности, регулярно проверять и поддерживать в надлежащем состоянии систему пожарной сигнализации и систему пожаротушения в арендуемом жилом помещении. 3.7. В сроки, согласованные сторонами настоящего договора, вносить арендную плату за пользование полученным в аренду жилым помещением. 3.8. В течение всего срока аренды жилого помещения в установленные сроки самостоятельно оплачивать потребленные услуги местных коммунальных служб. Услуги телефонной связи должны оплачиваться по факту пользования абонентским номером. 3.9. Возвратить арендованное жилое помещение в течение _______ дней после истечения срока действия настоящего договора или прекращения действия его по
267
иным основаниям в состоянии, которое определяется по соглашению сторон настоящего договора аренды жилого помещения. 4. Условия улучшения арендованного жилого помещения 4.1. Улучшения арендованного по данному договору жилого помещения, осуществленные Арендатором за свой счет и которые могут быть отделимы без вреда для помещения, являются собственностью Арендатора. По соглашению сторон договора Арендодатель вправе оплатить расходы Арендатора по улучшению жилого помещения в период аренды, после чего указанные улучшения перейдут в его собственность. 4.2. Арендодатель вправе не возмещать Арендатору расходы его по улучшению помещения, находящегося в аренде у последнего, если эти улучшения являются неотделимыми без вреда для жилого помещения и осуществлены Арендатором без согласия на то Арендодателя. 4.3. Любые улучшения арендованного жилого помещения (как отделимые, так и неотделимые), осуществленные Арендатором в период действия срока договора аренды за счет амортизационных отчислений от указанного помещения, являются собственностью Арендодателя по настоящему договору аренды жилого помещения. 5. Иные условия договора аренды 5.1. Пригодность сдаваемого в аренду жилого помещения определяется в порядке, предусмотренном жилищным законодательством. 5.2. Арендатор наряду с пользованием жилым помещением, арендуемым по настоящему договору, вправе пользоваться общими помещениями жилого дома, несущими конструкциями дома, механическим, электрическим, санитарно-техническим и иным оборудованием за пределами или внутри нанимаемой квартиры, обслуживающим более одной квартиры. 5.3. В соответствии с договоренностью, достигнутой сторонами настоящего договора аренды жилого помещения в переданном Арендатору в аренду жилом помещении (квартиры) будет проживать работник Арендатора (вправе проживать) и следующие члены семьи (см. пункт 1.1. договора), постоянно проживающие с указанным работником: 1 Работник - (фамилия, имя, отчество, дата рождения, данные паспорта, место работы и должность). 2. Жена его - (фамилия, имя, отчество, дата рождения, данные паспорта). 3.- 4. Дети - (фамилии, имена, даты рождения, чем занимаются). 5.4. Проживающие постоянно совместно с работником Арендатора в жилом помещении, являющемся объектом аренды по данному договору, имеют равные права с работником Арендатора по пользованию упомянутым жилым помещением. 5.5. Арендатор несет ответственность перед Арендодателем за действия граждан, проживающих в арендованном жилом помещении, которые нарушают условия настоящего договора аренды жилого помещения. 5.6. Арендодатель обязуется предупредить Арендатора об отказе от продления договора в связи со своим решением не сдавать в течение не менее года жилое помещение внаем (в случае наличия такого намерения у него).
268
В случае, когда Арендодатель выполнит условие, изложенное выше, в результате чего договор аренды жилого помещения с Арендатором им не будет продлен (пролонгирован), но в течение года со дня истечения срока действия договора с Арендатором он заключит договор аренды жилого помещения с другим лицом, Арендатор вправе требовать признания такого договора недействительным и(или) возмещения убытков, причиненных отказом Арендодателя возобновить договор с Арендатором. 5.6. В случае сдачи арендованного жилого помещения Арендатором в субаренду (пункт 1.5. договора) договор субаренды жилого помещения прекращается одновременно с договором аренды жилого помещения при досрочном его прекращении по любым основаниям. 5.7. В случае выбытия работника Арендатора из жилого помещения вместе с семьей договор аренды продолжает действовать на тех же условиях, а стороны настоящего договора в течение 10-и дней на основе взаимной договоренности определят судьбу договора: целесообразность и необходимость его досрочного прекращения, возможность дальнейшего использования арендуемого жилого помещения Арендатором для тех целей и др. 5.8. При расторжении договора аренды жилого помещения работник Арендатора и лица, проживающие в арендуемом жилом помещении к моменту расторжения договора аренды, могут быть выселены из жилого помещения на основании решения суда. 6. Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого помещения и страхование 6.1. Если иное не будет установлено сторонами настоящего договора аренды в процессе исполнения условий его, риск случайной гибели или случайного повреждения переданного в аренду жилого помещения в течение срока действия договора несет Арендодатель. 6.2. Страхование принятого в аренду жилого помещения в течение всего срока действия договора аренды (от момента принятия его от Арендодателя и до момента сдачи помещения последнему) осуществляет Арендатор. Выбор видов страхования (от каких рисков) принадлежит Арендатору. 7. Плата по договору аренды и порядок расчетов 7.1. Стороны настоящего договора установили, что стоимость аренды жилого помещения, переданного в пользование Арендатору, за полный срок аренды его (24 месяца) составляет -_________________________________ (цифрами и прописью) рублей, исходя из следующего: (далее - "расшифровка" по каждой позиции жилого помещения). 7.2. Указанная сумма арендной платы по договору Арендатором выплачивается ежемесячно равными долями (1/24 стоимости аренды - см. выше) в твердой (фиксированной) сумме платежа - _________________ рублей (в месяц). (Арендная плата может устанавливаться, как за все переданное в аренду помещение в целом, так и отдельно по каждой из его составных частей (позиций) в виде:
269
1) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно; 2) предоставления Арендатором определенных услуг; 3) передачи Арендатором Арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или аренду; 4) возложения на Арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного жилого помещения. В договоре стороны его вправе использовать сочетание указанных выше форм арендной платы либо определить иные формы и порядок оплаты аренды жилого помещения). 7.3. Оплата аренды жилого помещения осуществляется Арендатором путем перечисления платежным поручением причитающейся суммы на счет Арендодателя в отделении Сберегательного банка РФ (указать реквизиты). Указанные платежи должны осуществляться Арендатором до 20-го числа каждого календарного месяца. 7.4. Размер (стоимость) арендной платы, при наличии в том необходимости и объективных реальностей, может в период срока действия договора изменяться по соглашению сторон в сроки, которые могут быть дополнительно определены сторонами договора аренды, но не чаще одного раза в год. 7.5. Арендатор вправе требовать от Арендодателя уменьшения платы за аренду в соответствующем размере (пропорции), если в силу обстоятельств, на которые он не может повлиять и за результат наступления которых не может быть ответственен, условия использования арендованного жилого помещения, предусмотренные настоящим договором аренды, или состояние находящегося в аренде жилого помещения существенно ухудшились. 7.6. Арендодатель обязан возвратить Арендатору соответствующую часть уже полученной им арендной платы при досрочном возврате Арендатором жилого помещения, переданного ему в аренду. При этом возвращаемая сумма должна исчисляться со дня, следующего за днем фактического возврата жилого помещения, находившегося в пользовании у Арендатора. 8. Ответственность сторон и форс-мажор 8.1. Сторона договора, имущественные интересы которой нарушены в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору другой стороной, вправе требовать полного возмещения причиненных ей этой стороной убытков, под которыми понимаются расходы, которые сторона, чье право нарушено, произвела или произведет для восстановления своих прав и интересов; повреждение жилого помещения (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые эта сторона получила бы при обычных условиях делового оборота, если бы ее права и интересы не были нарушены (упущенная выгода). 8.2. Любая из сторон настоящего договора, не исполнившая обязательства по договору или исполнившая их ненадлежащим образом, несет ответственность за упомянутое при наличии вины (умысла или неосторожности). 8.3. Отсутствие вины за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору доказывается стороной, нарушившей обязательства. 8.4. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая свои обязательства по договору при выполнении его условий, несет ответственность, если
270
не докажет, что надлежащее исполнение обязательств оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы (форс - мажор), т.е. чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств при конкретных условиях конкретного периода времени. 9. Порядок разрешения споров 9.1. Споры, которые могут возникнуть при исполнении условий настоящего договора, стороны будут стремиться разрешать дружеским путем в порядке досудебного разбирательства: путем переговоров, обмена письмами, уточнением условий договора, составлением его дополнений и изменений и др. При этом каждая из сторон вправе претендовать на наличие у нее в письменном виде результатов разрешения возникших вопросов. 9.2. При недостижении взаимоприемлемого решения стороны вправе передать спорный вопрос на разрешение в судебном порядке в соответствии с действующими в Российской Федерации положениями о порядке разрешения споров между сторонами - участниками отношений делового оборота, когда одной из сторон спора является лицо, т.е. в суде общей юрисдикции. 10. Защита интересов сторон По всем вопросам, не нашедшим своего решения в тексте и условиях настоящего договора, но прямо или косвенно вытекающим из отношений сторон по нему, затрагивающих имущественные интересы и деловую репутацию сторон договора, имея в виду необходимость защиты их охраняемых законом прав и интересов, стороны настоящего договора будут руководствоваться нормами и положениями действующего законодательства Российской Федерации. 11. Изменение и/или дополнение договора 11.1. Настоящий договор может быть изменен и/или дополнен сторонами в период его действия на основе их взаимного согласия и наличия объективных причин, вызвавших такие действия сторон. 11.2. Если стороны договора не достигли согласия о приведении договора в соответствие с изменившимися обстоятельствами (изменение или дополнение условий договора), по требованию заинтересованной стороны договор может быть изменен и/или дополнен по решению суда только при наличии условий, предусмотренных действующим законодательством. 11.3. Последствия изменения и/или дополнения настоящего договора определяются взаимным соглашением сторон или судом по требованию любой из сторон договора. 11.4. Любые соглашения сторон по изменению и/или дополнению условий настоящего договора имеют силу в том случае, если они оформлены в письменном виде, подписаны сторонами договора и скреплены печатями сторон. 12. Продление срока действия (пролонгация) договора аренды
271
12.1. При наличии в том необходимости и взаимного желания сторон настоящего договора аренды они вправе рассматривать вопрос о продлении срока действия (пролонгации) договора на определенный обоюдным решением период времени (срок) на тех же или иных, определенных сторонами, условиях аренды жилого помещения. 12.2. Если за 90 дней до истечения срока действия настоящего договора ни одна из сторон его не заявит о своем намерении не продлевать аренду по договору или заключить новый договор аренды на существенно иных условиях пользования жилым помещением, договор автоматически продлевается (пролонгируется) на следующий 12-х месячный срок и так далее. 12.3. Стороны настоящего договора, если сочтут необходимым, рассмотрят и согласуют дополнительно иной, против указанного выше, порядок продления срока действия (пролонгации) договора аренды жилого помещения. 13. Возможность и порядок расторжения договора 13.1. Настоящий договор может быть расторгнут по соглашению сторон. 13.2. Договор может быть расторгнут судом по требованию одной из сторон только при существенном нарушении условий договора одной из сторон, или в иных случаях, предусмотренных настоящим договором или действующим законодательством. Нарушение условий договора признается существенным, когда одна из сторон его допустила действие (или бездействие), которое влечет для другой стороны такой ущерб, что дальнейшее действие договора теряет смысл, поскольку эта сторона в значительной мере лишается того, на что рассчитывала при заключении договора. 13.3. По требованию Арендодателя настоящий договор аренды может быть досрочно расторгнут судом в случаях, когда Арендатор: 1) пользуется помещением с существенным нарушением условий договора или назначения помещения либо с неоднократными нарушениями; 2) существенно ухудшает жилое помещение; 3) более 6-и месяцев по истечении установленного договором срока платежа не вносит плату за жилое помещение. 13.4. По требованию Арендатор договор аренды может быть досрочно расторгнут судом в случаях, когда: 1) Арендодатель не предоставляет жилое помещение в пользование Арендатору либо создает препятствия пользованию этим жилым помещением в соответствии с условиями договора или назначением его; 2) переданное Арендатору жилое помещение имеет препятствующие пользованию им недостатки, которые не были оговорены Арендодателем при заключении договора, не были заранее известны Арендатору и не должны были быть обнаружены Арендатором во время осмотра этого помещения его при заключении договора; 3) Арендодатель не производит являющийся его обязанностью капитальный ремонт жилого помещения в разумные сроки (по необходимости); 4) арендованное помещение в силу обстоятельств, за которые Арендатор не отвечает, окажется в состоянии, не пригодном для использования. 13.5. Договор может быть расторгнут сторонами его или по решению суда, если в период его действия произошло существенное изменение обстоятельств, из которых
272
стороны исходили при заключении договора, когда эти обстоятельства изменились настолько, что, если бы такие изменения можно было предвидеть заранее, договор между сторонами его вообще не был бы заключен или был бы заключен на условиях, значительно отличающихся от согласованных по настоящему договору. 13.6. В случаях расторжения договора по соглашению сторон (см. п.13.1. договора) договор прекращает свое действие по истечении _________ дней со дня, когда стороны достигли соглашения о расторжении заключенного между ними договора аренды жилого помещения. 13.7. Последствия расторжения настоящего договора аренды определяются взаимным соглашением сторон его или судом по требованию любой из сторон договора аренды. 14. Действие договора во времени 14.1. Настоящий договор вступает в силу (считается заключенным) со дня его подписания, с которого и становится обязательным для сторон, заключивших его. Условия настоящего договора применяются к отношениям сторон, возникшим только после заключения настоящего договора. 14.2. Настоящий договор действует в течение 24-х месяцев (до момента окончания исполнения сторонами своих обязательств по нему) и прекращает свое действие _____________________ 20____ года. (число, месяц) 14.3. Прекращение (окончание) срока действия настоящего договора влечет за собой прекращение обязательств сторон по нему, но не освобождает стороны договора от ответственности за его нарушения, если таковые имели место при исполнении условий настоящего договора аренды. 15. Юридические адреса сторон 15.1. В случае изменения юридического адреса или обслуживающего банка стороны договора обязаны в ________ дневный срок уведомить об этом друг друга. 15.2. Реквизиты сторон: Приложение к договору аренды жилого помещения от_______________ (Документ, подтверждающий полномочия - право ответственного представителя Арендатора на заключение (подписание) данного договора - (лучше подлинники к каждому экземпляру договора!)
Договор на аренду локальной компьютерной сети г. Москва "___" ____________ 19___ г. __________________________________________ , именуемый в дальнейшем (наименование организации) "Арендодатель", в лице ______________________________, действующего
273
(Ф.И.О., должность) на основании __________________ , с одной стороны, и ______________ наименование _______________________, именуемой в дальнейшем "Арендатор", в лице организации) _______________________ , действующего на основании ______________, (Ф.И.О., должность) с другой стороны, и в целях удовлетворения потребностей Арендатора в средствах локальной вычислительной сети, необходимых для выполнения плановых заданий, текущей работы, заключили настоящий договор о нижеследующем. 1. Предмет договора 1.1. Арендодатель поручает, а Арендатор принимает на себя выполнение следующего вида услуг: предоставление в аренду оборудования локальной вычислительной сети. 1.2. Сроки выполнения услуг: начало - 1 марта 1992 г.; окончание 31 декабря 1992 г. 2. Обязанности сторон 2.1. Арендодатель обязуется: 2.1.1. Предоставить Арендатору в пользование оборудование и системное программное обеспечение локальной вычислительной сети (ЛВС) персональных компьютеров в исправном состоянии, комплектно и с необходимой документацией. 2.1.2. Проводить системно-техническое обслуживание оборудования, входящего в состав ЛВС. 2.1.3. Проводить работы качественно и в строгом соответствии с установленными нормами, техническими требованиями, инструкциями и другими руководящими документами по системно-техническому обслуживанию средств ЛВС. 2.1.4. Ознакомить Арендатора с правилами технической эксплуатации средств ЛВС и при необходимости направить своего специалиста для проведения инструктажа на месте эксплуатации. 2.2. Арендатор обязуется: 2.2.1. Предоставить помещение для размещения оборудования ЛВС, обеспечить необходимые условия для эксплуатации ЛВС, обеспечить необходимые условия для эксплуатации ЛВС, обеспечить необходимое энергопитание и качественное заземление для указанного оборудования. 2.2.2. За месяц до получения в аренду оборудования и средств ЛВС согласовать с Арендодателем схему размещения оборудования, расположения розеток электропитания и разводки информационного и питающего кабеля. 2.2.3. Принять средства ЛВС, обеспечивать эффективное пользование по их прямому назначению, в соответствии с технической документации соблюдать надлежащий режим эксплуатации, правила эксплуатации и хранения
274
полученного оборудования. 2.2.4. Обеспечить доступ к работе на оборудовании ЛВС только лиц, прошедших специальную подготовку или инструктаж в Учебном центре Арендодателя и имеющих удостоверению о своей подготовке. 2.2.5. Своевременно возвратить оборудование ЛВС вместе с технической документацией в исправном состоянии, полностью комплектным. 2.3. Арендодатель имеет право знакомиться с условиями эксплуатации Арендатором локальной вычислительной сети, продолжительностью ее загрузки. Арендатор предоставляет Арендодателю всю интересующую его информацию по данному вопросу. 2.4. В случае выхода из строя оборудования персональных компьютеров Арендатор обязан в кратчайший срок, технически возможный, устранить повреждения или заменить вышедшее из строя оборудование другим. Стоимость запасных частей возмещается по фактическим затратам. 2.5. Арендодатель не вправе передавать взятое в аренду оборудование в пользование (субаренду) другим организациям и самостоятельно осуществлять перестановку и перекоммутацию оборудования ЛВС. 3. Стоимость работ и порядок расчетов 3.1. Стоимость выполняемых Арендатором работ определяется расчетными калькуляциями, составленными исходя из действующих нормативов и в соответствии с протоколом соглашения договорной отпускной стоимости (приложения 1 и 2 к настоящему договору). 3.2. Общая сумма договора ____________ руб. _________ коп. ________ ______________________________________ руб. __________________ коп. (сумма прописью) 3.3. Порядок расчетов устанавливается следующий: расчеты производятся ежеквартально путем оплаты платежного требования, выставленного Арендодателем в адрес Арендатора на основании оформленных в установленном порядке актов сдачи-приемки работ. 4. Порядок предоставления и возврата оборудования и средств ЛВС 4.1. Предоставление оборудования и средств ЛВС в аренду оформляется двусторонним актом. 4.2. Возврат оборудования локальной вычислительной сети должен быть произведен в сроки, указанные в настоящем договоре. 4.3. При досрочном возврате средств ЛВС Арендатор производит оплату за полный месяц независимо от даты возврата. 4.4. При возврате средств ЛВС проверка комплектности и технический осмотр их производятся в присутствии представителя Арендатора. 4.5. В случае возврата некомплектного или неисправного оборудования ЛВС составляется двусторонний акт, служащий основанием для предъявления претензий. 4.6. Претензии предъявляются в двухмесячный срок со дня подписания
275
акта. 4.7. При отказе Арендатора подписать акт об этом делается отметка в акте. Акт в этом случае составляется с участием компетентного представителя общественности Арендодателя или компетентного представителя другого предприятия (организации). 4.8. При неоплате аренды в течение 5 дней заказ аннулируется и Арендодатель вправе передать заказанное оборудование ЛВС другой организации. 5. Ответственность сторон. Порядок расторжения договора и рассмотрения споров 5.1. Договор может быть расторгнут досрочно по взаимному согласию сторон с предупреждением другой стороны за три месяца до расторжения. 5.2. При нарушении установленных договором сроков выполнения взаимных обязанностей виновная сторона уплачивает другой стороне за каждый день о просрочки пеню в размере 0,5% фактической стоимости не сданного в срок оборудования и средств ЛВС и возмещают друг другу убытки в сумме, не покрытой неустойкой. 5.3. За уклонение от оплаты услуг Арендатор уплачивает Арендодателю штраф в размере 5% суммы, от уплаты которой он уклонился. 5.4. При возврате оборудования по вине Арендатора поврежденным или с нарушением комплектности Арендатор помимо возмещения стоимости недостающих частей и расходов по ремонту уплачивает Арендодателю штраф в размере 10% стоимости поврежденного оборудования (некомплектного). 5.5. В случае выхода из строя оборудования ЛВС по вине Арендатора взимается штраф в размере 5% стоимости оборудования. 5.6. Арендатор несет имущественную ответственность за сохранность переданного в пользование оборудования. В случае уничтожения (пропажи) оборудования Арендатор уплачивает его стоимость в десятикратном размере. 5.7. Споры по договору разрешаются в органах арбитражного суда по установленной договоренности. 6. Срок действия договора и юридические адреса сторон 6.1. Срок действия договора устанавливается с 1 марта 1992 г. по 31 декабря 1992 г. Договор считается пролонгированным на следующий срок, если одна из сторон не заявит о его расторжении за месяц до окончания срока действия договора. 6.2. Адреса и расчетные реквизиты сторон: Арендодатель: ___________________________________________________ . Арендатор: ______________________________________________________ . 6.3. Для разрешения всех вопросов, связанных с выполнением услуг, и для подписания актов ответственными представителями являются: от Арендодателя: ________________________________________________ , (Ф.И.О., должность, телефон)
276
от Арендатора: __________________________________________________ . (Ф.И.О., должность, телефон) При замене ответственного представителя сторона, произведшая замену, должна в месячный срок официально уведомить об этом другую сторону с указанием должности, фамилии, имени, отчества, служебного телефона нового ответственного представителя. 6.4. Настоящий договор составляется в двух экземплярах. К договору прилагаются: протокол соглашения договорной цены на использование оборудования ЛВС (приложение 1 к договору); расчет стоимости работ (приложение 2 к договору); состав оборудования ЛВС (приложение 3 к договору). Все оформленные и подписанные экземпляры договора имеют одинаковую юридическую силу. Подписи: Арендодатель Арендатор _______________________________ _________________________
Договор
Москва
предоставления услуг (аутсорсинг) по уборке
" "_____________ 200__г.
________________________________________, именуемое в дальнейшем (наименование предприятия, организации) "Заказчик", в лице _____________________________________, действующего на (должность, фамилия, имя, отчество) основании _____________________________________, с одной стороны, и (наименование документа) _________________________________________, именуемое в дальнейшем (наименование предприятия, организации) "Исполнитель ", в лице ____________________________________, действующего (должность, фамилия, имя, отчество) на основании _________________________________________, с другой стороны, (наименование документа) далее вместе именуемые Стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Предмет договора 1.1. Исполнитель предоставляет в распоряжение Заказчика свой персонал уборщиков помещений (далее именуемых "Персонал") для выполнения
277
ими в офисах и иных служебных помещениях Заказчика следующих работ: - уборка помещений, коридоров, лестниц; - удаление пыли с мебели, ковровых изделий; - подметание и мойка вручную или с помощью машин и приспособлений стен, полов, лестниц, окон и др.; - сбор и транспортировка мусора и отходов в установленное место; - расстановка урн для мусора, их очистка и дезинфицирование; - чистка и дезинфицирование туалетов, гардеробных и иных мест общего пользования. 1.2. Заказчик в заявке определяет необходимое ему количество, квалификацию Персонала, срок его использования, а Исполнитель предоставляет Заказчику указанный Персонал. Заявка оформляется письменным дополнительным соглашением к настоящему договору. 1.3. Размер оплаты услуг Исполнителя определяется дополнительным соглашением в зависимости от количества и квалификации необходимого Заказчику Персонала. 2. Права и обязанности Сторон 2.1. Заказчик поручает Персоналу Исполнителя выполнение определенных функций, работ, контролирует качество и своевременность исполнения, обеспечивает необходимым инвентарем, устанавливает график и порядок исполнения работ, обеспечивает руководство Персоналом Исполнителя, для чего назначает ответственного руководителя из своих сотрудников. 2.2. Заказчик ежемесячно, до ______________ числа следующего месяца, оплачивает услуги Исполнителя по предоставлению персонала в размере, установленном дополнительным соглашением. 2.3. Заказчик обеспечивает безопасные условия труда для персонала Исполнителя и в случае нарушения техники безопасности, несчастных случаев со стороны персонала Исполнителя или самого Заказчика, принимает все меры и несет ответственность в пределах и порядке, установленных законодательством РФ. 2.4. Заказчик не позднее ________________ числа текущего месяца предоставляет Исполнителю информацию об использовании персонала, необходимую для учета рабочего времени, оплаты труда, кадрового учета. 2.5. Исполнитель ведет расчет и оплачивает труд персонала, предоставленного Заказчику, ведет учет рабочего времени, кадровый учет, начисление и уплату необходимых налогов (ЕСН, налоги на доходы физических лиц, взносы в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования), выполняет
278
иные обязанности, Работодателя.
установленные
трудовым
законодательством для
2.6. В случае, если у Заказчика имеются претензии к персоналу Исполнителя (нарушение трудовой дисциплины, низкая квалификация и т.п.), он письменно извещает об этом Исполнителя и предоставляет документы, необходимые Исполнителю как Работодателю, для принятия мер в порядке, установленном законодательством. 2.7. В случае нанесения Персоналом ущерба Заказчику или его имуществу, последний вправе обратиться к Исполнителю с требованием о возмещении нанесенного ущерба, а Исполнитель обязан этот ущерб возместить. В этом случае Заказчик письменно извещает Исполнителя и представляет документы, необходимые Исполнителю как Работодателю для принятия мер в порядке, установленном законодательством РФ. 2.8. Исполнитель предоставляет Заказчику для выбора на вакансию не менее __________ кандидатов, соответствующих требованиям, указанным в заявке Заказчика. О каждом кандидате Исполнитель обязан представить Заказчику необходимую информацию, включая профессиональные и биографические данные. 2.9. Исполнитель организует собеседование кандидатов с Заказчиком в течение __________ дней с момента предложения Заказчику кандидатур, согласно заявке Заказчика. Заявка должна быть исполнена в течение _______ дней. 2.10. Стороны обязуются не разглашать информацию, полученную друг от друга как конфиденциальную. 2.11. Исполнитель представляет Заказчику должностную инструкцию Персонала вместе с иной информацией, указанной в п.2.8. настоящего договора. 3. Ответственность Сторон 3.1. Исполнитель несет ответственность за несоответствие квалификации предоставляемого персонала требованиям Заказчика. При предъявлении Заказчиком обоснованной претензии, Исполнитель обязан заменить своего специалиста. 3.2. Заказчик несет ответственность за своевременную оплату услуг Исполнителя и в случае нарушения п.2.2. договора уплачивает Исполнителю штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки. Уплата штрафа производится в срок, установленный письменным требованием Исполнителя.
279
3.3. За непредоставление Исполнителем Персонала в течение __________ дней, с момента выбора Заказчиком подходящих кандидатур, Исполнитель выплачивает Заказчику штраф в размере ___________________ рублей, а Заказчик вправе расторгнуть настоящий договор в одностороннем порядке. 3.4. В случае неисполнения заявки Заказчика в срок, установленный п.2.9. настоящего договора, Заказчик имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке (отказаться от услуг Исполнителя). 3.5. В остальных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств Стороны несут ответственность в порядке и пределах, установленных законодательством РФ. 4. Заключительные положения 4.1. Настоящий договор может быть изменен и/или дополнен Сторонами в период его действия на основе их взаимного согласия и наличия объективных причин, вызвавших такие действия сторон. Любые соглашения Сторон по изменению и/или дополнению условий настоящего договора имеют силу в том случае, если они оформлены в письменном виде, подписаны Сторонами договора и скреплены печатями сторон. 4.2. Сторона договора, имущественные интересы или деловая репутация которой нарушены в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору другой стороной, вправе требовать полного возмещения причиненных ей этой стороной убытков, под которыми понимаются расходы, которые сторона, чье право нарушено, произвела или произведет для восстановления своих прав и интересов (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые эта Сторона получила бы при обычных условиях делового оборота, если бы ее права и интересы не были нарушены (упущенная выгода). 4.3. Споры, которые могут возникнуть при исполнении условий настоящего договора, Стороны его будут стремиться разрешать путем переговоров. При недостижении взаимоприемлемого решения Стороны вправе передать спорный вопрос на разрешение в судебном порядке в соответствии с действующими в Российской Федерации положениями о порядке разрешения споров между Сторонами - участниками коммерческих, финансовых и иных отношений делового оборота. 4.4. По всем вопросам, не нашедшим своего решения в тексте и условиях настоящего договора, но прямо или косвенно вытекающим из отношений Сторон по нему, затрагивающих имущественные интересы и деловую
280
репутацию Сторон договора, имея в виду необходимость защиты их охраняемых законом прав и интересов, стороны настоящего договора будут руководствоваться нормами и положениями действующего законодательства Российской Федерации. 4.5. При наличии в том необходимости и коммерческой целесообразности Стороны настоящего договора вправе рассмотреть вопрос о продлении срока действия (пролонгации) договора на определенный обоюдным решением период времени (срок) или на неопределенный срок (по выбору Сторон договора) на тех же или иных, определенных сторонами условиях. 4.6. Настоящий договор вступает в силу со дня подписания его сторонами, с которого и становится обязательным для Сторон, заключивших его. Условия настоящего договора применяются к отношениям Сторон, возникшим только после заключения настоящего договора. Настоящий договор действует в течение __________________ (до момента окончания исполнения Сторонами своих обязательств по нему) и прекращает свое действие " " ____________ 20__ года. Прекращение (окончание срока) действия настоящего договора влечет за собой прекращение обязательств Сторон по нему, но не освобождает Стороны договора от ответственности за его нарушения, если таковые имели место при исполнении условий настоящего договора. 4.7. Права и обязанности одной из Сторон, установленные настоящим договором, не могут быть переданы третьему лицу без письменного согласия другой Стороны. 4.8. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон. 5. Реквизиты Сторон: Договор предоставления услуг (аутсорсинг)
Москва
" "_____________ 200__г.
________________________________________, именуемое в дальнейшем (наименование предприятия, организации) "Заказчик", в лице _____________________________________, действующего на (должность, фамилия, имя, отчество) основании _____________________________________, с одной стороны, и (документ, подтверждающий полномочия)
281
_________________________________________, именуемое в дальнейшем (наименование предприятия, организации) "Исполнитель ", в лице ____________________________________, действующего (должность, фамилия, имя, отчество) на основании _________________________________________, с другой стороны, (наименование документа) далее вместе именуемые Стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Предмет договора 1.1. Исполнитель предоставляет в распоряжение Заказчика свой персонал охранников, имеющих установленные законом лицензии и разрешения (далее именуемых "Персонал") для охраны следующих объектов Заказчика: - __________________________________________________________________ (наименование, местонахождение) - __________________________________________________________________ - __________________________________________________________________ - __________________________________________________________________ 1.2. Заказчик в заявке определяет необходимое ему количество, уровень квалификации специалистов и срок их работы, а Исполнитель обязан предоставить указанный Персонал. Заявка оформляется письменным дополнительным соглашением к настоящему договору. 1.3. Размер оплаты услуг Исполнителя определяется дополнительным соглашением в зависимости от количества и квалификации необходимого Заказчику Персонала. 1.4. Срок исполнения заявки устанавливается в дополнительном соглашении. 2. Права и обязанности Сторон 2.1. Заказчик поручает Персоналу Исполнителя выполнение определенных функций, работ, контролирует качество исполнения, устанавливает график и порядок исполнения работ, обеспечивает руководство Персоналом Исполнителя, для чего назначает ответственного руководителя из своих сотрудников. 2.2. Заказчик ежемесячно, до ______________ числа следующего месяца, оплачивает услуги Исполнителя по предоставлению персонала в размере, установленном дополнительным соглашением.
282
2.3. Заказчик обеспечивает безопасные условия труда для персонала Исполнителя и в случае нарушения техники безопасности, несчастных случаев со стороны персонала Исполнителя или самого Заказчика, принимает все меры и несет ответственность в пределах и порядке, установленных законодательством РФ. 2.4. Заказчик не позднее ________________ числа текущего месяца предоставляет Исполнителю информацию об использовании персонала, необходимую для учета рабочего времени, оплаты труда, кадрового учета. 2.5. Исполнитель ведет расчет и оплачивает труд персонала, предоставленного Заказчику, ведет учет рабочего времени, кадровый учет, начисление и уплату необходимых налогов (ЕСН, налоги на доходы физических лиц, взносы в Пенсионный фонд и фонд социального страхования), выполняет иные обязанности, установленные трудовым законодательством для Работодателя. 2.6. В случае, если у Заказчика имеются претензии к персоналу Исполнителя (нарушение трудовой дисциплины, низкая квалификация и т.п.) он письменно извещает об этом Исполнителя и предоставляет документы, необходимые Исполнителю как Работодателю, для принятия мер в порядке, установленном законодательством. 2.7. В случае нанесения Персоналом ущерба Заказчику или его имуществу, последний вправе обратиться к Исполнителю с требованием о возмещении нанесенного ущерба, а Исполнитель обязан этот ущерб возместить. В этом случае Заказчик письменно извещает Исполнителя и представляет документы, необходимые Исполнителю как Работодателю для принятия мер в порядке, установленном законодательством РФ. 2.8. Исполнитель предоставляет Заказчику для выбора на вакансию не менее __________ кандидатов, соответствующих требованиям, указанным в заявке Заказчика. О каждом кандидате Исполнитель обязан представить Заказчику необходимую информацию, включая профессиональные и биографические данные. 2.9. Исполнитель организует собеседование кандидатов с Заказчиком в течение 10 дней с момента предложения Заказчику кандидатур. 2.10. Стороны обязуются не разглашать информацию, полученную друг от друга как конфиденциальную. 2.11. Исполнитель представляет Заказчику должностную инструкцию Персонала вместе с иной информацией, указанной в п.2.8. настоящего договора.
283
3. Ответственность Сторон 3.1. Исполнитель несет ответственность за несоответствие квалификации предоставляемого персонала требованиям Заказчика. При предъявлении Заказчиком обоснованной претензии, Исполнитель обязан заменить своего специалиста. 3.2. Заказчик несет ответственность за своевременную оплату услуг Исполнителя и в случае нарушения п.2.2. договора уплачивает Исполнителю штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки. Уплата штрафа производится в срок, установленный письменным требованием Исполнителя. 3.3. За непредоставление Персонала в течение ______________ дней Исполнитель уплачивает штраф в размере ___________________ рублей, а Заказчик имеет право расторгнуть настоящий договор досрочно в одностороннем порядке. 3.4. В остальных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств Стороны несут ответственность в порядке и пределах, установленных законодательством РФ.
4. Заключительные положения 4.1. Настоящий договор вступает в силу со дня подписания его Сторонами на срок до " " _________________ 200__г. 4.2. Договор прекращается: - исполнением обязательств в полном объеме; - по соглашению Сторон; - по требованию одной из Сторон в порядке, установленном законодательством РФ. 4.3. Дополнительные соглашения, изменения, подписанные сторонами, являются неотъемлемой частью настоящего договора. 4.4. Права и обязанности одной из Сторон, установленные настоящим договором, не могут быть переданы третьему лицу без письменного согласия другой Стороны. 4.5. Разрешение споров производится путем переговоров, в случае недостижения согласия, спор передается на разрешение Арбитражного суда г.Москвы. 4.6. Договор подписан в двух экземплярах, по одному для каждой
284
Стороны. 5. Реквизиты Сторон:
Б. Примерный договор подряда на уборку улиц и проездов Приложение к распоряжению первого заместителя Премьера Правительства Москвы от 28 января 1998 г. N 53-РЗП г.Москва
___________199__ г.
____________________________________________________________________ в лице __________________________________________________________________ действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Заказчик, с одной стороны, и ________________________________________________________ в лице __________________________________________________________________ действующего на основании _______________________________________________ именуемое в дальнейшем Подрядчик, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем: 1. Предмет договора 1.1. Заказчик поручает, а Подрядчик принимает на себя обязательства осуществить комплекс работ по уборке улиц и проездов площадью ____________ тыс.кв.м с учетом вывоза снега, площадью ___________ кв.м согласно титульным спискам, указанным в приложении к настоящему Договору. 1.2. Стоимость работ по цене составляет __________ руб. 2. Права и обязанности сторон 2.1. Заказчик обязуется: - оплачивать Подрядчику выполненные работы; - доводить до Подрядчика решения органов исполнительной власти в части, касающейся выполняемых работ; - осуществлять проверку выполнения работ по настоящему Договору в присутствии представителя Подрядчика (не реже 3 раз в месяц); - производить оценку качества уборочных работ в соответствии с Временными инструкциями по оценке качества уборки магистралей, улиц и проездов от 08.08.97 и от 30.12.97 Управления жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства (УЖКХиБ) Правительства Москвы (в дальнейшем Инструкции). 2.2. Подрядчик обязуется:
285
- выполнять уборочные работы в строгом соответствии с Правилами по организации уборки и санитарному содержанию территорий г. Москвы, утвержденными решением исполкома Моссовета от 17.05.91 N 881, распоряжением Премьера Правительства Москвы от 06.12.93 N 221-РП "Об уточнении Правил по организации уборки и санитарному содержанию территорий Москвы в зимний период" и Временной инструкцией по технологии уборки улиц и проездов города с применением химических противогололедных реагентов и щебня фракции 2-5 мм, утвержденной УЖКХиБ Правительства Москвы от 21.11.97, а также Положением по сокращению расхода технической соли, утвержденным первым заместителем Премьера Правительства Москвы Никольским Б.В. от 12.11.97; - следовать указаниям Заказчика по выполнению работ согласно Регламенту зимнего содержания площадей, магистралей, улиц и проездов г. Москвы (в дальнейшем Регламент), утвержденному первым заместителем Премьера Правительства Москвы Никольским Б.В. от 10.12.96; - использовать в процессе выполнения работ материалы, разрешенные Центром Госсанэпиднадзора г. Москвы; - не реже двух раз в сутки информировать Заказчика о выходе уборочной техники. Порядок передачи информации устанавливается Заказчиком; - в случае возникновения обстоятельств, замедляющих ход работ, предусмотренных Регламентом, поставить в известность Заказчика; - устранять, по требованию Заказчика, недостатки и дефекты в работе за свой счет. 2.3. Продрядчик по требованию Заказчика обязан компенсировать последнему убытки, штрафные санкции и т.п., возникшие в результате невыполнения Подрядчиком принятых на себя обязательств по настоящему Договору. 2.4. В случае обнаружения провалов, просадок дорожного покрытия и люков колодцев, принять меры по установке ограждения вокруг поврежденного участка и поставить об этом в известность в течении 2-х часов Заказчика и Управление ГАИ ГУВД г. Москвы. 3. Расчеты по договору 3.1. Заказчик обязуется производить оплату выполненных Подрядчиком работ. Оплата Подрядчику осуществляется в 3-х дневный срок после поступления финансовых средств из городского бюджета на расчетный счет Заказчика. 3.2. Оплата выполненных работ производится после представления Подрядчиком и утверждения Заказчиком документов, предусмотренных в Инструкциях, в том числе: - расчет стоимости уборки улиц и проездов; - перечень улиц и проездов, временно закрытых для уборки; - расчет площади механизированной уборки, подлежащей оплате за соответствующий месяц; - итоговый акт проверки качества уборки. 4. Ответственность сторон и условия расторжения договора
286
4.1. В случае неоднократного некачественного выполнения работ по уборке закрепленной территории Заказчик имеет право в одностороннем порядке расторгнуть договор с Подрядчиком либо исключить из титульного списка, указанного в приложении к Договору, часть убираемой Подрядчиком площади. 4.2. О расторжении Договора, либо об изменении площади убираемой территории в соответствии с п.4.1. настоящего Договора Заказчик предупреждает Подрядчика телефонограммой с указанием даты, но не менее 15 дней до изменения или расторжения Договора. До указанной в телефонограмме даты изменения или расторжения Договора стороны продолжают исполнять обязательства по Договору. 4.3. Подрядчик несет ответственность за качество работ по уборке закрепленных территорий в размерах и порядке, предусмотренных в Инструкциях. 4.4. В случае несоблюдения Заказчиком обязательств, предусмотренных п.4.1. настоящего договора, он уплачивает Подрядчику пеню в размере 0,1% от невыплаченной в срок суммы за каждый день просрочки по день фактического перечисления. 5. Дополнительные условия 5.1. Стороны установили, что все споры и разногласия, возникшие в ходе исполнения настоящего договора, будут разрешаться путем переговоров, при этом каждая из сторон приложит все меры, направленные на урегулирование спорных отношений. Неурегулированные спорные отношения разрешаются в установленном законом порядке. 5.2. Все изменения, дополнения к Договору действительны, если они оформлены в письменной форме и подписаны обеими сторонами. 5.3. Подрядчик обязан ежеквартально производить выверку взаимных расчетов за выполненные работы с Заказчиком. Выверка осуществляется до ________ числа месяца, следующего, за отчетным периодом. 5.4. Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до _____________. 5.5. Настоящий Договор составлен в 2-х экземплярах - по одному каждой из сторон. Заказчик:
мя))
Подрядчик:
Договор аренды транспортного средства с экипажем (фрахтование на вре-
г. _______________
"____" ___________ г.
_________________________________________ в лице ______________________, (наименование организации, ее (должность, Ф.И.О) организационно-правовая форма) действующего на основании _____________________________________________, именуемый в дальнейшем "Арендодатель", с одной стороны, и ____________ _________________________________________ в лице ______________________, (наименование организации, ее (должность, Ф.И.О)
287
организационно-правовая форма) действующего на основании _____________________________________________, именуемый в дальнейшем "Арендатор", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем. 1. Предмет Договора 1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору транспортное средство __________________________________ (все данные на транспортное средство: марка, год выпуска, регистрационный номер и т.д.) (далее - Транспортное средство) за плату во временное владение и пользование с оказанием услуг по управлению им и его технической эксплуатации. 1.2. Арендатор обязуется выплачивать Арендодателю арендную плату в размере, порядке и на условиях, согласованных Сторонами в настоящем Договоре. 1.3. Транспортное средство предоставляется Арендатору в аренду с целью ________________________________________. 1.3. Транспортное средство принадлежит Арендодателю на праве собственности. 1.4. Арендодатель гарантирует, что Транспортное средство на момент заключения Договора не обременено правами третьих лиц, не является предметом залога или спора. 2. Права и обязанности сторон 2.1. Арендодатель обязан: 2.1.1. Предоставить (предоставлять) во владение и пользование Арендатора Транспортное средство с _____________________ (дата) (или определить периодичность предоставления) в рабочем состоянии, соответствующем следующим условиям: ________________________ (техническое состояние, сигнализация и т.д.). Передача Транспортного средства осуществляется ________________ (указать место) путем фактического предоставления Арендатору и подписания Акта приема-передачи, отражающего техническое состояние Транспортного средства на момент передачи Арендатору1. 2.1.2. Поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. 2.1.3. Оказывать Арендатору услуги по управлению и технической эксплуатации Транспортного средства. Такие услуги должны обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию Транспортного средства в соответствии с целями аренды, указанными в п.1.3 настоящего Договора. Состав экипажа (водители) Транспортного средства и его квалификация должны отвечать обязательным для Сторон правилам, оформляемым отдельным Приложением к Договору, а в случае, если такое Приложение не будет оформлено, требованиям обычной практики эксплуатации транспортного
288
средства данного вида и условиям Договора. Члены экипажа (водители) являются работниками Арендодателя. Они подчиняются распоряжениям Арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям Арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации Транспортного средства. 2.1.4. Нести расходы по оплате услуг членов экипажа, расходы на их содержание, а также в случаях, установленных законом или соглашением Сторон, на страхование Транспортного средства и ответственности за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией. 2.2. Арендодатель вправе самостоятельно определять круг лиц, осуществляющих управление транспортным средством, а также лиц, осуществляющих его техническое обслуживание. 2.3. Арендатор обязан: 2.3.1. Использовать Транспортное средство в соответствии с его назначением. 2.3.2. Уплачивать Арендодателю арендную плату в размере, сроки и порядке, согласованных Сторонами в ст.3 настоящего Договора. 2.3.3. Нести все расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией Транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива. 2.4. Арендатор имеет право сдавать Транспортное средство в субаренду с согласия Арендодателя/без дополнительного согласия Арендодателя. 2.5. По истечении срока действия настоящего Договора передать Транспортное средство Арендодателю по Акту приема-передачи в исправном состоянии, с учетом амортизации и естественного износа. При передаче Транспортного средства проверяется его техническое состояние, которое отражается в Акте приема-передачи (См. примеч. на с.109). 3. Арендная плата и порядок осуществления расчетов 3.1. Арендная плата составляет _______________ (________) _________, в том числе НДС __________________________________________________. Величина арендной платы является фиксированной в течение всего срока действия настоящего Договора и не подлежит одностороннему изменению. 3.2. Арендатор обязан уплачивать арендную плату в следующем порядке _______________________________________________________________________. 4. Расторжение и прекращение Договора 4.1. Досрочное расторжение Договора допускается по соглашению Сторон. 4.2. Любая из Сторон вправе досрочно расторгнуть настоящий Договор, если другая Сторона нарушает его существенные условия. Под "существенными условиями" в отношении Арендодателя Стороны понимают нарушение Арендодателем положений п.п. ___ настоящего Договора. Под "существенными условиями" в отношении Арендатора Стороны понимают просрочку Арендатором в уплате арендной платы более чем на
289
_________, использование Транспортного средства не по назначению. Одностороннее расторжение Договора по иным основаниям допускается также в случаях, предусмотренных законодательством. 4.3. Сторона, имеющая намерение расторгнуть Договор по основаниям, предусмотренным в п.4.2 настоящего Договора, обязана уведомить об этом другую Сторону в письменной форме не позднее, чем за ________ до даты расторжения Договора с приложением документально подтвержденной аргументации своего намерения. 4.4. Досрочное расторжение Договора вследствие неуплаты Арендатором арендных платежей не освобождает Арендатора от обязанности произвести все предусмотренные настоящим Договором такого рода платежи. 4.5. Договор прекращается по истечении срока аренды, установленного в п.5.1. настоящего Договора. 5. Срок аренды 5.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до ___________________________________________________________. 6. Ответственность сторон 6.1. В случае нарушения сроков осуществления платежей, установленных в п.3.2 настоящего Договора, Арендатор выплачивает Арендодателю пеню в размере ________ процента от суммы просроченной задолженности за каждый день просрочки. Пеня подлежит исчислению и выплате, начиная с _________ банковского дня просрочки. 6.2. За просрочку передачи Транспортного средства согласно п.2.1.1 настоящего Договора Арендодатель уплачивает Арендатору пеню в размере ________ процента от суммы арендной платы за ________ просрочки. По соглашению Сторон размер такой пени может быть зачтен в подлежащую уплате Арендатором арендную плату. 6.3. За просрочку в передаче Транспортного средства согласно п.2.5 Арендатор уплачивает Арендодателю пеню в размере _____________ процента от суммы арендной платы за ________ просрочки. 6.4. В случае гибели или повреждения Транспортного средства Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки, если Арендодатель докажет, что гибель или повреждение Транспортного средства произошли по обстоятельствам, за которые Арендатор отвечает в соответствии с законом или настоящим Договором. 6.5. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам Транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет Арендодатель в соответствии с законодательством. При этом, Арендодатель вправе предъявить к Арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине Арендатора. 7. Обстоятельства непреодолимой силы
290
7.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору в случае действия обстоятельств непреодолимой силы, а также иных обстоятельств, которые независимы от воли Сторон, не могли быть ими предвидены в момент заключения Договора и предотвращены разумными средствами при их наступлении. 7.2. К обстоятельствам, указанным в п.7.1 Договора относятся: война и военные действия, восстание, эпидемии, землетрясения, наводнения, акты органов власти, непосредственно затрагивающие предмет настоящего Договора, ________________ и иные события, которые компетентный арбитражный суд признает и объявит случаями непреодолимой силы. 7.3. Сторона, подвергшаяся действию таких обстоятельств, обязана немедленно в письменном виде уведомить другую Сторону о возникновении, виде и возможной продолжительности действия соответствующих обстоятельств. Если эта Сторона не сообщит о наступлении соответствующего обстоятельства, она лишается права ссылаться на него, разве что само такое обстоятельство препятствовало отправлению такого сообщения. 7.4. Наступление обстоятельств, предусмотренных настоящей статьей, при условии соблюдения требований п.7.3 настоящего Договора, продлевает срок исполнения договорных обязательств на период, который в целом соответствует сроку действия наступившего обстоятельства и разумному сроку для его устранения. 7.5. В случае если обстоятельства, предусмотренные настоящей статьей, длятся более _________________, Стороны определяют дальнейшую юридическую судьбу Договора. 8. Заключительные положения 8.1. Все споры и разногласия, возникающие из настоящего Договора или в связи с ним, Стороны будут стараться решать путем переговоров. При невозможности достичь взаимоприемлемого решения, споры подлежат передаче на рассмотрение __________________________________________ (указать суд). 8.2. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями Сторон. 8.3. Все приложения, изменения и дополнения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью. 8.4. При изменении наименования, адреса, банковских реквизитов или реорганизации Стороны информируют друг друга в письменном виде в срок. 8.5. Настоящий Договор и приложения к нему составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон. Почтовые адреса и банковские реквизиты сторон Подписи сторон
291
Договор аренды транспортного средства (без экипажа) г. _______________
"____" ___________ г.
_________________________________________ в лице ______________________, (наименование организации, ее (должность, Ф.И.О) организационно-правовая форма) действующего на основании _____________________________________________, именуемый в дальнейшем "Арендодатель", с одной стороны, и ____________ _________________________________________ в лице ______________________, (наименование организации, ее (должность, ФИО) организационно-правовая форма) действующего на основании _____________________________________________, именуемый в дальнейшем "Арендатор", с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем. 1. Предмет Договора 1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору транспортное средство ________________ (все данные на транспортное средство: марка, год выпуска, регистрационный номер и т.д.) (далее - Транспортное средство) за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. 1.2. Арендатор обязуется выплачивать Арендодателю арендную плату в размере, порядке и на условиях, согласованных Сторонами в настоящем Договоре. 1.3. Транспортное средство предоставляется Арендатору в аренду с целью __________________________________________________________________. 1.3. Транспортное средство принадлежит Арендодателю на праве собственности. 1.4. Арендодатель гарантирует, что Транспортное средство на момент заключения Договора не обременено правами третьих лиц, не является предметом залога или спора. 2. Права и обязанности сторон 2.1. Арендодатель обязан: 2.1.1. Предоставить во владение и пользование Арендатора Транспортное средство с ________________ (дата) в рабочем состоянии, пригодном для его эксплуатации и соответствующее следующим условиям: ________________________________________________ (техническое состояние, пробег, сигнализация и т.д.). Передача Транспортного средства осуществляется ________________________________ (указать место) путем фактического предоставления Арендатору и подписания Акта приема-передачи, отражающего техническое состояние Транспортного средства на момент
292
передачи арендатору. С момента подписания Акта приема-передачи он становится неотъемлемой частью настоящего Договора. 2.2. Арендатор обязан: 2.2.1. Использовать Транспортное средство в соответствии с его назначением, поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. 2.2.2. Уплачивать Арендодателю арендную плату в размере, сроки и порядке, согласованных Сторонами в ст.3 настоящего Договора. 2.2.3. Нести все расходы на содержание Транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности. 2.2.4. При повреждении Транспортного средства, в том числе в результате ДТП известить об этом Арендодателя в кратчайший срок. 2.3. Арендатор своими силами осуществляет управление Транспортным средством и его эксплуатационно-техническое обслуживание. При этом Арендатор имеет право привлекать для оказания указанных услуг как своих работников, так и иных лиц по гражданско-правовым договорам. 2.4. Арендатор имеет право сдавать Транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды как с экипажем, так и без экипажа с согласия Арендодателя/без дополнительного согласия Арендодателя. 2.5. По истечении срока действия настоящего Договора передать Транспортное средство Арендодателю по Акту приема-передачи в исправном состоянии, с учетом амортизации и естественного износа. При передаче Транспортного средства проверяется его техническое состояние, которое отражается в Акте приема-передачи. 3. Арендная плата и порядок осуществления расчетов 3.1. Арендная плата составляет __________(____________)__________ ежемесячно, в том числе НДС _________________. Величина арендной платы является фиксированной в течение всего срока действия настоящего Договора и не подлежит одностороннему изменению. 3.2. Арендатор обязан ежемесячно уплачивать арендную плату до ______ числа оплачиваемого месяца. Оплата производится в рублях по курсу ЦБ РФ на дату осуществления платежа. 3.3. О факте платежа Арендатор обязан известить Арендодателя в течение ________ дней с момента его совершения (путем направления копии платежного поручения по факсу или ее вручения представителю Арендодателя). 4. Расторжение и прекращение Договора 4.1. Досрочное расторжение Договора допускается по соглашению Сторон. 4.2. Любая из Сторон вправе досрочно расторгнуть настоящий Договор, если другая Сторона нарушает его существенные условия. Под "существенными условиями" в отношении Арендодателя Стороны понимают нарушение Арендодателем положений п.п. ____ настоящего Договора.
293
Под "существенными условиями" в отношении Арендатора Стороны понимают просрочку Арендатором в уплате арендной платы более чем на _________________, использование Транспортного средства не по назначению, ухудшение технического состояния Транспортного средства по вине Арендатора. Одностороннее расторжение Договора по иным основаниям допускается также в случаях, предусмотренных законодательством. 4.3. Сторона, имеющая намерение расторгнуть Договор по основаниям, предусмотренным в п.4.2 настоящего Договора, обязана уведомить об этом другую Сторону в письменной форме не позднее, чем за ________ до даты расторжения Договора с приложением документально подтвержденной аргументации своего намерения. 4.4. Досрочное расторжение Договора вследствие неуплаты Арендатором арендных платежей не освобождает Арендатора от обязанности произвести все предусмотренные настоящим Договором такого рода платежи. 4.5. Договор прекращается по истечении срока аренды, установленного в п.5.1 настоящего Договора. 5. Срок аренды 5.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до ___________________________________________________________. 6. Ответственность сторон 6.1. В случае нарушения сроков осуществления платежей, установленных в п.3.2 настоящего Договора, Арендатор выплачивает Арендодателю пеню в размере ________ процента от суммы просроченной задолженности за каждый день просрочки. Пеня подлежит исчислению и выплате, начиная с ________ банковского дня просрочки. 6.2. За просрочку передачи Транспортного средства согласно п.2.1.1 настоящего Договора Арендодатель уплачивает Арендатору пеню в размере ________ процента от суммы арендной платы за каждый день просрочки. По соглашению Сторон размер такой пени может быть зачтен в подлежащую уплате Арендатором арендную плату. 6.3. За просрочку в передаче Транспортного средства согласно п.2.5 Арендатор уплачивает Арендодателю пеню в размере _________ процента от суммы арендной платы за каждый день просрочки. 6.4. В случае гибели или повреждения Транспортного средства Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки, если последний не докажет, что гибель или повреждение транспорта произошли по обстоятельствам, за которые Арендатор не отвечает в соответствии с законом или настоящим Договором. 7. Обстоятельства непреодолимой силы 7.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или
294
ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору в случае действия обстоятельств непреодолимой силы, а также иных обстоятельств, которые независимы от воли Сторон, не могли быть ими предвидены в момент заключения Договора и предотвращены разумными средствами при их наступлении. 7.2. К обстоятельствам, указанным в п.7.1 Договора относятся: война и военные действия, восстание, эпидемии, землетрясения, наводнения, акты органов власти, непосредственно затрагивающие предмет настоящего Договора, ________________________________ и иные события, которые компетентный арбитражный суд признает и объявит случаями непреодолимой силы. 7.3. Сторона, подвергшаяся действию таких обстоятельств, обязана немедленно в письменном виде уведомить другую Сторону о возникновении, виде и возможной продолжительности действия соответствующих обстоятельств. Если эта Сторона не сообщит о наступлении соответствующего обстоятельства, она лишается права ссылаться на него, разве что само такое обстоятельство препятствовало отправлению такого сообщения. 7.4. Наступление обстоятельств, предусмотренных настоящей статьей, при условии соблюдения требований п.7.3 настоящего Договора, продлевает срок исполнения договорных обязательств на период, который в целом соответствует сроку действия наступившего обстоятельства и разумному сроку для его устранения. 7.5. В случае если обстоятельства, предусмотренные настоящей статьей, длятся более _____________________________, Стороны определяют дальнейшую юридическую судьбу Договора. 8. Заключительные положения 8.1. Все споры и разногласия, возникающие из настоящего Договора или в связи с ним, Стороны будут стараться решать путем переговоров. При невозможности достичь взаимоприемлемого решения, споры подлежат передаче на рассмотрение __________________________________________ (указать суд). 8.2. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями Сторон. 8.3. Все приложения, изменения и дополнения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью. 8.4. При изменении наименования, адреса, банковских реквизитов или реорганизации Стороны информируют друг друга в письменном виде в ____________________ срок. 8.5. Настоящий Договор и приложения к нему составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон. Почтовые адреса и банковские реквизиты сторон Подписи сторон
295
Договор об организации перевозок пассажиров автомобильным транспортом г. Горнозаводск " " ___ 200_ г. _________________________, _____, г. Горнозаводск, именуемое в дальнейшем "Исполнитель", в лице Генерального директора ____________________, действующего на основании Устава, с одной стороны и компания ______________________________, г. Горнозаводск, в лице ____________________, действующего на основании доверенности № ____от ____________, именуемое в дальнейшем "Заказчик", с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Исполнитель организует выполнение пассажирских перевозок в порядке и на условиях, предусмотренных договором. 1.2. Заказчик оплачивает оказанные услуги в соответствии с условиями настоящего договора. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1 Исполнитель обязуется: 2.1.1. Осуществлять перевозки пассажиров в полном соответствии с требованиями Заказчика, изложенными в заявке, включая: Своевременное предоставление автомобиля по указанному адресу Своевременная доставка пассажира по указанному адресу Предоставление автомобиля, тип (категория) которого указан в заявке Обеспечение наличия опознавательных знаков водителей Исполнителя (табличек, надписей и т.д.) Уточнение информации о времени приезда пассажира в случае перевозок из аэропорта и действия в соответствии с полученной информацией. Предоставление помощи в транспортировке багажа вручную. 2.1.2. Нести затраты по техническому обслуживанию и эксплуатации (включая парковку и мойку) и затраты на ремонт автомобилей. 2.1.3. Определить и согласовать с Заказчиком количество транспортных средств и их типы для осуществления перевозки. Список одобренных Заказчиком машин представлен в Приложении № 4, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора. Внесение изменений в списке машин оформляется и согласуется совместным Протоколом. 2.1.4. В случае неспособности автомобиля по техническим причинам выполнить Заказ, заменить данное транспортное средство как можно быстрее (согласовав с Заказчиком). В этом случае будет оплачено фактическое время работы обоих автомобилей. Время, затраченное на доставку на место поломки другого автомобиля для замены, не оплачивается. Если автомобиль не
296
может быть заменён Перевозчиком, Заказчик имеет право отказаться от оплаты Заказа. 2.1.5. Предпринять все усилия для обеспечения безопасности пассажиров Заказчика, находящихся в автомобиле. 2.1.6. Обеспечить неукоснительное и своевременное выполнение устных просьб пассажира, касающихся услуг по транспортировке/погрузке/разгрузке багажа вручную, остановок, наличия/отсутствия аудио в салоне автомобиля и проч. 2.1.7. Направлять для перевозки пассажиров транспортные средства, находящиеся в технически исправном состоянии, оборудованные должным образом, с достаточным количеством ГСМ, соответствующие применимому законодательству РФ и стандартам ОЗОТОС Заказчика, указанным в статье №9 настоящего Договора и в Приложении №2 к настоящему Договору, являющемся его неотъемлемой частью. 2.1.8. Немедленно уведомить Заказчика (по телефону, или посредством иных средств связи) о прибытии транспортного средства по указанному в заявке адресу и сообщить Заказчику марку, цвет и государственный регистрационный номер автомобиля. 2.1.9. Обязать водителей Исполнителя при встрече пассажира Заказчика выходить из автомобиля с соответствующей табличкой, обеспечив, чтобы она хорошо заметна, и ожидать пассажира в зале ожидания, у выхода из соответствующего здания или ином подходящем месте с целью облегчить пассажиру поиск автомобиля Исполнителя. 2.1.10. Обеспечить вежливое и этичное обращение водителей Исполнителя с пассажирами. 2.1.11. Принять все меры для того, чтобы вещи, оставленные пассажирами Заказчика в салоне автомобиля, были возвращены владельцу, в том числе: В случае обнаружения таких вещей незамедлительно уведомить Заказчика об этом Обеспечить их безопасное хранение вплоть до возвращения Заказчику Доставить их Заказчику по тарифу на дополнительные услуги по курьерской службе (см. Приложение №1 к настоящему Договору) 2.1.12. Сохранять тарифы на обслуживание неизменными в течение всего срока действия контракта. 2.1.13. Не позднее 40 минут до указанного в заявке времени информировать Заказчика о невозможности оказания услуг. 2.1.14. Заблаговременно информировать Заказчика об изменениях номеров телефонов, адреса электронной почты и иной контактной информации. 2.1.15. Следовать соответствующим требованиям ОЗОТОС (См. Раздел 9) настоящего договора и требованиям, указанным в Приложении № 2. 2.1.16. Ежемесячно заполнять отчет по ОЗОТОС, представленный в Приложении №5. 2.1.17. Ежемесячно предоставлять Заказчику акты выполненных работ и заполненный Наряд-заказ с полной информацией о выполненных за месяц для Заказчика заказах. Форма Наряд-заказа приведена в Приложении №6 к настоящему Договору. 2.2 Заказчик обязуется: 2.2.1. Направлять заявки в соответствии с порядком, установленным Исполнителем, а именно: -
297
в устной форме по телефону ___________________, не позднее 20 минут до времени подачи автомобиля в черте города, не позднее 3 (трех) часов до времени подачи автомобиля в Аэропорт. Заказы, оформленные позже указанных сроков, относятся к срочным и выполняются Исполнителем без гарантии наличия свободного автомобиля и соблюдения сроков начала поездки. в виде письменного документа по факсу __________________ на бланке Заказчика с указанием персонального пароля Заказчика. по электронной почте на адрес
[email protected]. 2.2.2. Крупный заказ (три автомобиля и более) оформлять не менее чем за два часа по электронной почте либо по факсу. Крупный заказ, оформленный позже указанного срока, выполняется Исполнителем без гарантии наличия свободных автомобилей и соблюдения сроков начала поездки. 2.2.3 Предоставить Перевозчику список лиц, уполномоченных Заказчиком подавать Заказы по данному Договору (см. Приложение №3 к настоящему Договору). Заказчик вправе изменять список по своему усмотрению. Все изменения передаются Исполнителю в письменном виде. 2.2.4 Своевременно информировать Исполнителя в ясной форме об изменениях в Заявке. 2.2.5 Информировать Исполнителя об аннулировании заказа не позднее, чем за 20 минут до указанного в заявке времени, аннулирование заказа по маршруту «Аэропорт-Город» через диспетчерскую службу Исполнителя должно быть уведомлено не менее чем за 90 минут. 2.2.6 Заявка должна содержать следующую информацию: - телефон - название фирмы - ФИО лица, осуществляющего заявку - ФИО пассажира/ов - пароль (подтверждающий право на поездку) - место и время подачи автомашины, - пункт назначения, - тип требуемого автомобиля. 2.2.7. Оплачивает оказанные услуги, являющиеся предметом настоящего договора, в соответствии с п.3 настоящего договора; -
3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ 3.1. За фактически оказанные Исполнителем услуги Заказчик уплачивает Исполнителю вознаграждение согласно тарифам (см. Приложение №1 к настоящему договору). 3.2. Цена настоящего договора складывается из стоимости оказанных по нему услуг. 3.3 Исполнитель в период с 1 по 5 число каждого месяца выставляет Заказчику счет на оплату и оригиналы подписанных со своей стороны акта сдачи-приемки выполненных работ и счет-фактуры в двух экземплярах, а также заполненный Нарядзаказ, содержащий полную информацию о всех услугах, предоставленных Заказчику за отчетный месяц. Заказчик производит сверку фактически оказанных услуг и услуг
298
по акту сдачи-приемки выполненных работ и Наряду-заказу и в случае отсутствия разночтений оплачивает счет в течение 15 календарных дней с момента подписания акта сдачи-приемки выполненных работ путем перечисления денежных средств на расчетный счет исполнителя. В противном случае стороны проводят соответствующие консультации. 3.4. Маршрут, сумма, а также время и/или километраж (в зависимости от способа оплаты) фиксируются на специальном бланке, отрывной талон которого остается у Заказчика (для сверки по итогам месяца). На бланке и талоне должна быть указана фамилия и имя пассажира Заказчика. Кроме того, Исполнитель заполняет Наряд-Заказ (см. Приложение №6). 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 4.1.За ненадлежащее исполнение своих обязанностей стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. 4.2. Исполнитель несет ответственность за вред, причиненный жизни, здоровью или имуществу пассажира Заказчика в момент оказания услуг. 4.3. В случае получения Исполнителем подтвержденной письменной претензии от Заказчика относительно качества оказания услуг и при условии выполнения последним обязательств по п. 2.2 настоящего договора Исполнитель бесплатно предоставляет Заказчику равную по стоимости услугу и принимает все меры к тому, чтобы устранить причину, повлекшую за собой претензии Заказчика. 4.4. В случае более чем трехкратного нарушения Исполнителем одного из обязательств, указанных в пунктах 2.1.1., 2.1.3., 2.1.6., 2.1.7., 2.1.8., 2.1.9, 2.1.14. настоящего Договора и систематического игнорирования претензий Заказчика, направленных Исполнителю в письменном виде, Заказчик вправе удерживать при оплате 10% от стоимости заказов, в ходе которых были допущены данные нарушения. 4.5. В случае нарушения Заказчиком пункта 2.2.3. Заказчик оплачивает Исполнителю стоимость минимальной поездки по установленным тарифам. 4.6. За нарушение сроков оплаты Заказчик уплачивает Исполнителю пени в размере 0,1% от просроченной суммы за каждый день просрочки, но не более 10% от общей суммы задолженности. 4.7. Заказчик не имеет права принуждать водителя к нарушению правил дорожного движения. 4.8. Если во время исполнения заказа по вине Заказчика будет причинен имущественный ущерб Исполнителю, Заказчик обязан возместить его в полном объеме. 4.9. Если во время исполнения заказа по вине Исполнителя будет причинен имущественный ущерб Заказчику, Исполнитель обязан возместить его в полном объеме. 4.10. Курение и употребление спиртных напитков в салоне автомобиля запрещено. 5. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА, УСЛОВИЯ РАСТОРЖЕНИЯ, ПОРЯДОК
299
РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ 5.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует 6 (месяцев), а в части взаиморасчетов – до полного их исполнения. 5.2. Если стороны после истечения срока действия настоящего договора не изъявили желания прекратить отношения по настоящему договору и фактически продолжают их, то настоящий договор считается пролонгированным на тех же условиях еще на полгода. 5.3. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по взаимному письменному согласию сторон с предупреждением друг друга за 1 месяц. 5.4. Заказчик оставляет за собой право в одностороннем порядке расторгнуть настоящий Договор, предупредив Исполнителя не позднее, чем за 30 (тридцать) дней о предполагаемой дате расторжения. 5.5. Настоящий договор может быть расторгнут по соглашению сторон или одной из них в случае нарушения другой стороной условий договора. 5.6 Расторжение или прекращение срока действия договора не освобождает стороны от удовлетворения взаимных претензий, наступивших до момента его расторжения или истечения срока действия договора. 5.7. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут разрешаться путем переговоров между сторонами. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров стороны после реализации предусмотренной Законодательством процедуры досудебного урегулирования разногласий передают их на рассмотрение арбитражного суда. 6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ 6.1. Если сторона благодаря исполнению своего обязательства по настоящему Договору получила от другой стороны информацию о новых решениях и технических знаниях, в том числе не защищаемых законом, а также сведения, которые могут рассматриваться как коммерческая тайна, сторона, получившая такую информацию, не в праве сообщать третьим лицам без письменного согласия другой стороны. 7. ОБСОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ 7.1. Ни одна из сторон не несет ответственности перед другой стороной за невыполнение обязательств по настоящему договору, обусловленное обстоятельствами, возникающими помимо воли и желания сторон и которые нельзя предвидеть или избежать. 7.2 Свидетельство, выданное соответствующим компетентным органом, является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия событий непреодолимой силы. 7.3 Сторона, которая не исполняет своего обязательства, должна в письменной форме уведомить другую сторону о препятствии и его влиянии на исполнение обязательств по договору. 8. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 8.1. Каждая из сторон не разглашает условия настоящего договора без письменно-
300
го согласия другой стороны. 8.2. Каждая из сторон воздерживается от причинения вреда деловой репутации другой стороны и ее торговым маркам и предпринимает с этой целью все необходимые действия. 8.3. Каждая из сторон не передает свои права и обязанности по настоящему договору третьим лицам без письменного на то согласия другой стороны. 9.
ОХРАНА ЗДОРОВЬЯ, ТРУДА И ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ И ПОЛОЖЕНИЯ НОРМ БЕЗОПАСНОСТИ
9.1. Законодательство и стандарты. Подрядчик несёт ответственность за соблюдение норм охраны здоровья, охраны труда и окружающей среды и за соблюдение законодательства и стандартов по нормам безопасности, которые имеют отношение к работе на национальном, региональном, местном или любом другом относящемся к работе уровне и для получения любых необходимых лицензий или разрешений. 9.2. Взаимодействие по охране здоровья, труда и окружающей среды Взаимодействие Подрядчика и Компании. Подрядчик должен принимать участие в процессе взаимодействия согласно разработанной Компанией и описанной в Приложении №2 процедуре, должен демонстрировать, что намечено проведение совместных мероприятий Компании и Подрядчика по обеспечению ОЗОТОС. 9.3. В случае нарушения обязательств по контракту Компания сохраняет право следить за выполнением мероприятий по ОЗОТОС. 9.4. В случае если, по мнению Компании, Подрядчик выполняет работы с нарушениями требований по контракту или по проведению мероприятий в соответствии с требованиями Компания направит Подрядчику письменное сообщение, Подрядчику необходимо будет исправить сложившуюся ситуацию к числу, указанному в сообщении. 9.5. Сообщение должно содержать причины, по которым Компания направляет данное сообщение и указать шаги, которые необходимо предпринять Подрядчику для устранения нарушений по Контракту. 9.6. Компания сохраняет право прекратить работы Подрядчика при наличии нарушений по Контракту. 10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 10.1. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны лишь при условии, что они совершены в письменной форме и подписаны надлежащими уполномоченными на то представителями сторон. Все приложения и дополнения к настоящему договору составляют его неотъемлемую часть. 10.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую юридическую силу. У каждой из сторон находится один экземпляр настоящего договора. 10.3. Настоящий договор составлен на английском и русском языках. В случае разночтений предпочтение отдается русскоязычному варианту. 11. АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
301
Требования ОЗОТОС к компаниям, занимающимся транспортировкой пассажиров Требования к автотранспортным средствам (АТС). АТС обязаны соответствовать всем применимым положениям законодательства Российской Федерации, регулирующим дорожное движение Помимо соответствия определенным требованиям, предусмотренным настоящими Нормами, АТС должны быть пригодными для эксплуатации (например, коррозия, если таковая имеется, не должна влиять на конструктивную прочность АТС, на корпусе не должно быть острых краев, образовавшихся вследствие коррозии или выбоин от столкновений и т.д.). Все вновь поступившие АТС должны в обязательном порядке пройти технический осмотр, который сможет подтвердить их пригодность к эксплуатации. Пассажирский салон должен быть спроектирован и изготовлен заводомизготовителем в качестве такового (переоборудование грузовых отделений путем установки сидений не допускается). Металлическая крыша (использование АТС с открытым или откидным верхом, пластиковой или брезентовой крышей не допускается). На АТС, используемых для длительных поездок, рекомендуется устанавливать авто-магнитолы, что поможет сделать рейс не столь утомительным для водителя. Оснащение салона подушкой безопасности для водителя не является обязательным. Однако, при приобретении нового АТС, оснащенного такой подушкой, подобный вариант комплектации является предпочтительным. Салон должен быть обогреваемым. Все АТС, рассчитанные на перевозку более 8 пассажиров, должны оборудоваться аварийными выходами, соответствующим образом обозначенными и доступными для использования. Кроме этого, АТС, рассчитанные на перевозку более 8 пассажиров, снабжаются кувалдами для обеспечения экстренного покидания пассажирского салона. АТС с кузовом типа "универсал" и "хетчбэк" должны на всю ширину салона оборудоваться перегородками из металлической сетки, отделяющими пассажирский салон на уровне последних сидений от грузового отделения. Сеточная перегородка жестко крепится болтами к кузову автомобиля, что препятствует попаданию грузов в салон при резком торможении. Грузовые автомобили малой грузоподъемности должны иметь отделенное от пассажирского салона грузовое отделение или металлическую сплошную или сеточную разделительную перегородку. В отдельных случаях, когда АТС не оборудованы разделительными перегородками, допускается, чтобы салон отделялся от грузового отделения сеткой достаточной прочности, подвешенной к удобным местам крепления. АТС должны иметь двери с обеих сторон. Микроавтобусы оборудуются задней дверью для аварийного покидания салона Водительское сидение должно иметь независимую регулировку (вперед-назад) . Должны быть спроектированы и изготовлены заводом-изготовителем в качестве таковых (т.е. использование в салоне складывающихся или временно сооруженных сидений не допускается. Не допускается установка сидений в кузове грузового автомобиля малой грузоподъемности за исключением случаев, когда сидения установлены заводом-изготовителем).
302
Подголовники устанавливаются на все сидения (для микроавтобусов эта мера носит рекомендательный, а не обязательный характер). Все сидения должны быть развернуты вперед или назад по движению (ориентация сидений внутрь салона не допускается) . Задние сидения в АТС с кузовом типа "универсал"/"хетчбэк" должны оборудоваться специальными замками/ограничителями, препятствующими их складыванию во время движения. Ремнями безопасности с инерциальным замком и тремя точками крепления в обязательном порядке снабжаются все сидения за исключением расположенных в центре, а также задних сидений, сидений в микроавтобусах и переоборудованных для перевозки людей грузовиках, где допускается установка поясных ремней безопасности с двумя точками крепления. АТС оборудуются левыми и правыми зеркалами заднего обзора. Центральное зеркало заднего обзора устанавливается на все АТС, если оно обеспечивает видимость объектов, движущихся за автомобилем. Установка защитных дуг на легковых АТС, которые эксплуатируются на дорогах с асфальтовым и щебеночным покрытием, не является обязательной. В том случае, однако, если легковым АТС приходится ездить по проселочным дорогам или бездорожью, где существует значительный риск того, что машина может перевернуться, они должны оборудоваться защитными дугами такой формы и прочности, которая смогла бы защитить пассажирский салон в случае опрокидывания. Защитные дуги жестко крепятся к прочным конструкционным элементам автомобиля. На АТС устанавливаются ламинированные ветровые стекла, боковые и задние окна автомобиля изготавливаются из ламинированного или упрочненного стекла. Ветровое стекло должно быть свободно от всяких посторонних предметов, затрудняющих видимость водителю, а также не иметь трещин или иных повреждений, мешающих водителю видеть перед собой дорогу. Использование в окнах автомобиля закаленного стекла не допускается. Омыватели и дворники задних окон устанавливаются только на АТС кузовом типа "универсал"/"хетчбэк". Установка багажников на крышу не допускается. На АТС устанавливаются спидометр (для определения скорости в км/час) и одометр (для определения пройденного расстояния в км.) . На АТС, предназначенных для использования в отдаленных районах вдали от основного движения, в обязательном порядке устанавливается эффективное оборудование связи (например, спутниковые телефоны). Тип оборудования уточняется в плане рейса. Оборудование связи устанавливается в салоне таким образом, чтобы не представлять собой опасность для пассажиров в случае аварии и не препятствовать срабатыванию подушек безопасности. Установка антиблокировочной системы тормозов (ABS) в обязательном порядке не предусматривается. Однако, при приобретении нового АТС, снабженного антиблокировочной системой тормозов (ABS), подобный вариант комплектации является предпочтительным. Предусматривается установка двухконтурной тормозной системы Система контроля состояния водителя устанавливается на всех АТС, используе-
303
мых сотрудниками ЗАКАЗЧИКА, однако, не является обязательной для АТС ПЕРЕВОЗЧИКА. Аварийное освещение всех приборов. Фонари заднего хода. Соответствующие предупреждающие надписи, должны указывать на характер перевозимых грузов. Знаки для маркировки грузов должны отвечать требованиям, принятым в Российской Федерации. Предусматривается установка в салоне двухкилограммового порошкового огнетушителя в месте, где бы никто не смог о него удариться, а в случае необходимости его легко могли достать водитель или пассажир из кабины АТС Предусматриваемый для каждого АТС набор инструментов включает домкрат, ключ для снятия колес и подставка под домкрат для мягкого грунта. Аптечка предусматривается для каждого АТС. Предусматривается установка шин с радиальным кордоном. Не допускается использование шин с восстановленным протектором. Шины должны быть в хорошем состоянии, на них не должно быть вздутий, значительных порезов или иных повреждений стенок. Шины должны быть нужного типа с высотой протектора 2 мм в центральной части, составляющей три четвертых всей ширины шины по всей ее внешней окружности. Предусматривается наличие в АТС запасных(ого) колес(а) нужного типа, "запаска" должна храниться в доступном месте. Запрещается установка на АТС навесных передних бамперов из-за повышенного риска серьезных травм и увечий для пешеходов. Сцепные крюки для прицепов должны быть нужной конструкции и крепиться за удобные элементы корпуса АТС Предусматривается наличие в АТС красного светоотражающего треугольного знака аварийной остановки. Все АТС ПЕРЕВОЗЧИКА обязаны на видном месте иметь следующие опознавательные знаки и информацию: Эмблему Компании на дверях кабины водителя Номер контракта (не менее чем 100 мм по высоте и с легко читаемым текстом) на ветровом стекле, там, где он не закрывает обзор водителю. Эти знаки в случае их повреждения должны быть заменены. Все знаки и маркировка АТС должны быть в соответствии с Правилами дорожного движения, принятыми в Российской Федерации. Модификация первоначальной конструкции АТС завода-изготовителя не допускается за исключением случаев, когда такого рода конструктивные изменения были оценены и приняты компетентными в этих вопросах организациями, признаваемыми компанией ЗАКАЗЧИКА. Действительные на настоящее время документы на АТС, требуемые согласно Правилам дорожного движения, принятым в Российской Федерации, обязаны всегда находиться в машине. РЕМОНТ И ОБСЛУЖИВАНИЕ АТС Эксплуатировщики АТС обязаны:
304
Убедиться в том, что эксплуатируемые АТС обслуживаются в соответствии с требованиями ТО завода-изготовителя. В случае если такие требования ТО отсутствуют, необходимо разработать и документально оформить график ТО. Убедиться в том, что для поддержания АТС в эксплуатационном состоянии проводится ежедневный технический осмотр. Автопредприятие обязано обеспечить обслуживание АТС в соответствии с графиком ТО завода-изготовителя, и выполнение необходимых ремонтных работ в случае поломки или отказа тех или иных узлов и агрегатов АТС. Техническое обслуживание и ремонт должны соответствовать следующим требованиям: Интервалы между ТО, плановыми заменами узлов и агрегатов, сменой масла и других технологических жидкостей, предусмотренные заводом-изготовителем обязаны строго соблюдаться. Работа должна выполняться в соответствии с инструкциями завода-изготовителя. Должны использоваться узлы и агрегаты, поставляемые заводом-изготовителем или надежной компанией-поставщиком комплектующих. Масла и других технологических жидкостей должны отвечать требованиям заводаизготовителя. Весь персонал, включая супервайзеров, занятый техническим обслуживанием АТС, обязан иметь соответствующую подготовку, опыт и квалификацию автомехаников, в том числе в отношении типов АТС, эксплуатируемых компанией. На каждый АТС заводится специальный паспорт технического обслуживания и ремонта, в котором делаются записи по всем выполненным регламентным и ремонтным работам, включая: ТО, предусмотренное заводом-изготовителем Выполненные ремонтные работы, включая замененные узлы и агрегаты Даты выполненных работ, и Пробег автомобиля (по одометру) Паспорта ТО обязаны храниться в соответствующих АТС или в централизованном порядке в компании. 1. Аварийный ремонт и ремонт коррозионных повреждений должны выполняться организациями, имеющими необходимое специальное оборудование и квалификацию, позволяющие восстанавливать АТС до его первоначальных эксплуатационных возможностей. Отремонтированные АТС не должны использоваться для целей ЗАКЗАЧИКА, за исключением случаев, когда в результате ремонта АТС были полностью восстановлены ходовые качества и аварийная устойчивость автомобиля. Эксплуатировщики АТС обеспечивают проведение технического обслуживания и ремонтных работ в специальных помещениях (мастерских), при этом такие помещения должны быть: Чистыми, убранными, хорошо освещенными и безопасными для выполнения ТО АТС
305
Иметь все необходимое оборудование и инструменты, включая диагностическую аппаратуру, соответствующую техническую литературу и справочники, а также запчасти и расходные материалы для выполнения ТО, рекомендованного заводом-изготовителем Автомастерскими должны руководить опытные специалисты и должен быть налажен эффективный учет выполняемых работ Руководители службы дорожно-транспортных перевозок должны разработать и внедрить систему, обеспечивающую обязательный ежедневный технический осмотр АТС в начале рабочего дня, а также перед каждым продолжительным рейсом, в особенности в труднодоступные районы. Осмотр включает проверку: Фар, передних и задних огней Уровня жидкостей (моторного масла, рабочей жидкости в гидравлических системах, уровня воды в радиаторе и т.д.) Давления в шинах Исправности всех ремней безопасности Исправности приборов Состояния выхлопной системы Общее состояние АТС, нет ли повреждений или неполадок или любых иных факторов, делающих опасной эксплуатацию автомобиля, а также Наличие в машине необходимо инструмента и защитного оборудования. Паспорта ТО обязаны храниться в соответствующих АТС. АТС не может выйти на линию, в случае если не устранен обнаруженный во время осмотра дефект. Шина должна заменяться в том случае, если высота протектора не составляет 2 мм в центральной части, составляющей три четвертых всей ширины шины по всей внешней окружности шины. Все АТС должны в обязательном порядке использовать зимние шины в течение периода года, когда на дорогах возможны снег и гололед. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ВОЖДЕНИЮ Весь персонал ЗАКАЗЧИКА и ПЕРЕВОЗЧИКА должен соблюдать ограничения скорости, установленные на территории Российской Федерации. Ограничения скорости четко обозначены на дорожных знаках на обочинах дорог. Это максимальная разрешенная скорость, однако, водителю следует также учитывать состояние дорожного покрытия и погодные условия. Число перевозимых людей не должно превышать количество мест и ремней безопасности, имеющихся в транспортном средстве. При нахождении в любом транспортном средстве, водитель и пассажиры должны быть постоянно пристегнуты ремнями безопасности. Водители должны отказывать в перевозке пассажирам, которые не желают пристегивать ремни безопасности. Пассажиры также должны отказываться ехать с водителем, который не пристегнул ремень безопасности, и в случае если ремни безопасности не закреплены должным образом. Менеджеры по эксплуатации автомобильного транспорта должны: Обеспечивать регулярную чистку всех транспортных средств с тем, чтобы отличительные знаки всегда были видны. Водители несут ответственность за регулярную очистку задней части транспорт-
306
ных средств для обеспечения задней обзорности и видимости машины другими участниками дорожного движения. Менеджеры по эксплуатации автомобильного транспорта должны разрабатывать руководящие документы для своих водителей с установкой ограничения на управление транспортом в неблагоприятных погодных условиях (например, при тумане, дожде, пылевом облаке, наводнении, ночью, зимой). Погодные условия могут изменяться быстро, и в некоторых случаях может быть безопаснее завершить рейс, чем остановиться, поэтому данные руководящие документы могут разрешать водителю самостоятельно определять оптимальные действия. В целом, ЗАКЗАЧИК не рекомендует осуществлять вождение в отдаленных районах или выполнять рейсы на большие расстояния, если видимость составляет менее 200 м, а при видимости менее 25 м движение транспорта недопустимо. Использование водителями ручных средств связи (в том числе мобильных телефонов, спутниковых и радиотелефонов) при движении транспортного средства запрещено. Курение может быть запрещено по просьбе некурящих пассажиров или водителя. Запрещена эксплуатация транспортных средств с шинами, не подходящими для преобладающих погодных и дорожных условий. Транспортные средства с летними шинами не должны использоваться для езды по заснеженным или обледенелым дорогам, а транспортные средства с шипованными шинами не должны передвигаться по гладкому дорожному покрытию, в основном свободному от снега. Документ по взаимодействию в сфере ОЗОТОС Заявление Компания _____________, г. Горнозаводск, именуемая в дальнейшем Заказчик, и _________________, именуемое в дальнейшем Перевозчик, принимают на себя обязательство по эффективному контролю за рисками в области охраны здоровья, охраны труда и окружающей среды, связанными с организацией услуг по перевозке автомобильным транспортом пассажиров Заказчика. Для оказания содействия в выполнении данного обязательства обе стороны совместно разработали и согласовали меры и нормы по ОЗОТОС, описанные в настоящем документе. Обе стороны обеспечат информированность своих представителей, привлеченных к управлению контрактом и контролю над его исполнением, в вопросах обоснованности и содержания требований, которые необходимо соблюдать. Если при производстве работ данные нормы и организационные меры будут определены как недостаточные, Представитель Заказчика на площадке и/или Представитель Исполнителя должны принять необходимые меры по предотвращению какихлибо происшествий. Цель Для определения мер и норм по ОЗОТОС, такие меры и нормы были согласованы между ЗАКАЗЧИКОМ и ПЕРЕВОЗЧИКОМ в соответствии с организацией услуг по перевозке автомобильным транспортом пассажиров ЗАКАЗЧИКА. Сфера применения
307
Меры и нормы по ОЗОТОС, установленные в настоящем документе, применяются ко всем видам деятельности, осуществляемой ПЕРЕВОЗЧИКОМ в отношении организации услуг по перевозке автомобильным транспортом пассажиров ЗАКАЗЧИКА. Разрешение на отступление от норм В случае возникновения особых обстоятельств, при которых ПЕРЕВОЗЧИК не может выполнить меры и нормы или считает их не соответствующими назначению определенного задания или вида работ, назначенный им Представитель на месте ведения работ должен принять меры к получению разрешения на отступление от норм от соответствующего Держателя Контракта. Изменения Каждая из сторон может выступить с предложением о внесении постоянных изменений в указанные меры и нормы. Предлагаемые изменения, включая их финансовые последствия, должны быть рассмотрены и одобрены от имени ЗАКАЗЧИКА Держателем Контракта и представителем ПЕРЕВОЗЧИКА. ОРГАНИЗАЦИЯ Организация компании ЗАКАЗЧИК назначит: Держателя контракта ЗАКАЗЧИКА в чьи обязанности входит: организация мероприятий и определение стандартов по ОЗОТОС для объема работ по контракту получение утверждений по Документу по взаимодействию в сфере ОЗОТОС и по любым приложениям к нему назначение представителя ЗАКАЗЧИКА, занимающегося Контрактом налаживание и поддержание постоянных контактов с руководством ПЕРЕВОЗЧИКА для того, чтобы рассматривать и разрешать возникающие вопросы по ОЗОТОС контроль над регистрацией в письменном виде, расследованием и отчетностью по происшествиям в соответствии с процедурой, разработанной ЗАКАЗЧИКОМ координирование проверок отчетности согласно Контракту прерывание действия Контракта в случае длительного или регулярного несоблюдения мероприятий и стандартов ОЗОТОС, изложенных в данном документе Представитель ЗАКАЗЧИКА выполняет обязанности контактного лица для ПЕРЕВОЗЧИКА. Обязанности представителя Компании, касающиеся ОЗОТОС, включают: осуществление взаимодействия через представителя ПЕРЕВОЗЧИКА для обеспечения понимания и выполнения мероприятий и стандартов по ОЗОТОС в соответствии с договоренностью разрешение конфликтных ситуаций между действиями по выполнению работ ПЕРЕВОЗЧИКА и действиями по выполнению других РАБОТ в данной местности отчитываться перед Держателем Контракта за выполнение мер по ОЗОТОС ПЕРЕВОЗЧИКОМ
308
координировать первичную отчетность по происшествиям согласно документу ЗАКАЗЧИКА «Процедура отчетности по происшествиям и процедура их расследования» предпринимать соответствующие действия, а при необходимости останавливать работы в случае несоответствия мероприятий и стандартов ОЗОТОС требуемым в данном документе, что могло бы привести к несчастному случаю Другие работники ЗАКАЗЧИКА, которые не несут непосредственную ответственность по выполнению обязательств по Контракту, в случае, если они становятся свидетелями действий или условий, представляющих опасность, они наделяются полномочиями предпринять немедленные действия для предотвращения несчастного случая, включая приостанавливание РАБОТ. ПЛАНИРОВАНИЕ Перед началом РАБОТ ПЕРЕВОЗЧИК должен принимать участие: в рассмотрении и согласовании мероприятий и стандартов как указывается в данном документе в оценке пригодности транспортных средств для начала работ Рассмотрения, включая действия, явившиеся результатом рассмотрения, будут оформлены и согласованы ЗАКАЗЧИКОМ, ПЕРЕВОЗЧИКОМ и субподрядчиком. ЗАКАЗЧИК предоставит разрешение на начало работ только после того, как убедится в принятии всех необходимых мер по ОЗОТОС В процессе выполнения РАБОТ РАБОТЫ ПЕРЕВОЗЧИКА должны планироваться таким образом, чтобы сократить риски по ОЗОТОС, связанные с выполнением работ ПЕРЕВОЗЧИК несет ответственность за предоставление информации о конфликтных ситуациях назначенному представителю ЗАКАЗЧИКА. ЗДОРОВЬЕ Медицинское обследование ПЕРЕВОЗЧИКУ необходимо убедиться (насколько это возможно), что все работники ПЕРЕВОЗЧИКА и субподрядчика, принимающие участие в работах, не имеют медицинских противопоказаний против исполнения своих служебных обязанностей ТРЕБОВАНИЯ ПО ПРОХОЖДЕНИЮ ПОДГОТОВКИ перед началом выполнения работ ПЕРЕВОЗЧИК должен обеспечить прохождение всеми своими работниками подготовки по ОЗОТОС и прохождение соответствующей профподготовки в соответствии с законодательством и собственной политикой и процедурами ПЕРЕВОЗЧИКА ПЕРЕВОЗЧИК обязан вести записи о прохождении работниками подготовки
309
ОТЧЕТНОСТЬ ПО ПРОИСШЕСТВИЯМ/ НЕСЧАСТНЫМ СЛУЧАЯМ И ИХ РАССЛЕДОВАНИЕ Уведомление о происшествии ПЕРЕВОЗЧИК обязан немедленно уведомить ЗАКАЗЧИКА о любом незапланированном происшествии, имевшем место в результате действий ПЕРЕВОЗЧИКА или Субподрядчика, которое вызвало, могло вызвать или может в будущем вызвать: - любое относящееся к работам заболевание или ранение, нанесенное работнику ЗАКАЗЧИКА, ПЕРЕВОЗЧИКА, Субподрядчика или Третьей стороне, - повреждение или потерю имущества ЗАКАЗЧИКА, ПЕРЕВОЗЧИКА, Субподрядчика или Третьей стороны, - вред окружающей среде. ПЕРЕВОЗЧИК должен подтвердить уведомление о подобных происшествиях заполнив соответствующие разделы «Отчета о происшествиях» ЗАКАЗЧИКА, в который иногда вносятся изменения, и передав его менеджеру ЗАКАЗЧИКА, контролирующему рабочую площадку, или Представителю ЗАКАЗЧИКА или назначенному заместителю представителя ЗАКАЗЧИКА сообразно обстоятельствам в течение 24 часов с момента происшествия. Расследование происшествий, отчетность и последствия ЗАКАЗЧИК обладает правом расследовать любые происшествия, указанные выше, где бы они не произошли и должен иметь неограниченный доступ в любое разумное время к объектам, оборудованию, материалам, персоналу и учетным записям ПЕРЕВОЗЧИКА для этой цели (относится только к обязательствам, предусмотренным законом, или обязательствам по контракту, запрещающим разглашение подобной отчетной документации ПЕРЕВОЗЧИКОМ). Ничего из вышеупомянутого не может служить препятствием для проведения ПЕРЕВОЗЧИКОМ собственного расследования подобного происшествия. В таком случае по запросу ЗАКАЗЧИКА ПЕРЕВОЗЧИК должен предоставить ЗАКАЗЧИКУ копию заполненного отчета о происшествии. В Документе по взаимодействию в сфере ОЗОТОС должны быть описаны соответствующие процедуры. Все надлежащие рекомендации, вытекающие из расследования происшествия, должны быть учтены ПЕРЕВОЗЧИКОМ. ПЕРЕВОЗЧИК должен позаботиться о том, чтобы все результаты расследования были доведены до сведения персонала ПЕРЕВОЗЧИКА и/ или Субподрядчика и до сведения ЗАКАЗЧИКА. Требования к легковым АТС 8.1 НОРМЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ К ЛЕГКОВЫМ АТС Законодательное соответствие АТС обязаны соответствовать всем применимым положениям законодательства Российской Федерации, регулирующим дорожное движение.
310
Общее состояние АТС Помимо соответствия определенным требованиям, предусмотренным настоящими Нормами, АТС должны быть пригодными для эксплуатации (например, коррозия, если таковая имеется, не должна влиять на конструктивную прочность АТС, на корпусе не должно быть острых краев, образовавшихся вследствие коррозии или выбоин от столкновений и т.д.). Все вновь поступившие АТС должны в обязательном порядке пройти технический осмотр, который сможет подтвердить их пригодность к эксплуатации и соответствие требованиям, предусмотренным настоящими Нормами. Пассажирский салон Должен быть спроектирован и изготовлен заводомизготовителем в качестве такового* (переоборудование грузовых отделений путем установки сидений не допускается). Металлическая крыша* (использование АТС с открытым или откидным верхом, пластиковой или брезентовой крышей не допускается). На АТС, используемых для длительных поездок, рекомендуется устанавливать авто-магнитолы, что поможет сделать рейс не столь утомительным для водителя. Оснащение салона подушкой безопасности для водителя* не является обязательным. Однако, при приобретении нового АТС, оснащенного такой подушкой, подобный вариант комплектации является предпочтительным. Салон должен быть обогреваемым. Все АТС, рассчитанные на перевозку более 8 пассажиров, должны оборудоваться аварийными выходами, соответствующим образом обозначенными и доступными для использования. Кроме этого, АТС, рассчитанные на перевозку более 8 пассажиров, снабжаются кувалдами для обеспечения экстренного покидания пассажирского салона. Перегородка грузового отделения АТС с кузовом типа "универсал" и "хетчбэк" должны на всю ширину салона оборудоваться перегородками из металлической сетки, отделяющими пассажирский салон на уровне последних сидений от грузового отделения. Сеточная перегородка жестко крепится болтами к кузову автомобиля, что препятствует попаданию грузов в салон при резком торможении. Грузовые автомобили малой грузоподъемности должны иметь отделенное от пассажирского салона грузовое отделение или металлическую сплошную или сеточную разделительную перегородку. В отдельных случаях, когда АТС не оборудованы разделительными перегородками, допускается, чтобы салон отделялся от грузового отделения сеткой достаточной прочности, подвешенной к удобным местам крепления. Двери АТС должны иметь двери с обеих сторон. Микроавтобусы оборудуются задней дверью для аварийного покидания салона. Сидения Водительское сидение должно иметь независимую регулировку (вперед-назад)*. Должны быть спроектированы и изготовлены заводом-изготовителем в качестве таковых * (т.е. использование в салоне складывающихся или временно сооруженных сидений не допускается. Не допускается установка сидений в кузове грузового автомобиля малой грузоподъемности за исключением случаев, когда сидения установлены заводом-изготовителем). Подголовники устанавливаются на все сидения (для микроавтобусов эта мера носит рекомендательный, а не обязательный характер). Все сидения должны быть развернуты вперед или назад по движению (ориента-
311
ция сидений внутрь салона не допускается)*. Задние сидения в АТС с кузовом типа "универсал"/"хетчбэк" должны оборудоваться специальными замками/ограничителями, препятствующими их складыванию во время движения. Ремни безопасности Ремнями безопасности с инерциальным замком и тремя точками крепления в обязательном порядке снабжаются все сидения за исключением расположенных в центре, а также задних сидений, сидений в микроавтобусах и переоборудованных для перевозки людей грузовиках, где допускается установка поясных ремней безопасности с двумя точками крепления. Зеркала АТС оборудуются левыми и правыми зеркалами заднего обзора. ЦЕНТРАЛЬНОЕ ЗЕРКАЛО ЗАДНЕГО ОБЗОРА УСТАНАВЛИВАЕТСЯ НА ВСЕ АТС, ЕСЛИ ОНО ОБЕСПЕЧИВАЕТ ВИДИМОСТЬ ОБЪЕКТОВ, ДВИЖУЩИХСЯ ЗА АВТОМОБИЛЕМ. Защитные дуги Установка защитных дуг на легковых АТС, которые эксплуатируются на дорогах с асфальтовым и щебеночным покрытием, не является обязательной. В том случае, однако, если легковым АТС приходится ездить по проселочным дорогам или бездорожью, где существует значительный риск того, что машина может перевернуться, они должны оборудоваться защитными дугами такой формы и прочности, которая смогла бы защитить пассажирский салон в случае опрокидывания. Защитные дуги жестко крепятся к прочным конструкционным элементам автомобиля. Ветровое стекло, боковые и задние окна автомобиля На АТС устанавливаются ламинированные ветровые стекла, боковые и задние окна автомобиля изготавливаются из ламинированного или упрочненного стекла. Ветровое стекло должно быть свободно от всяких посторонних предметов, затрудняющих видимость водителю, а также не иметь трещин или иных повреждений, мешающих водителю видеть перед собой дорогу. Использование в окнах автомобиля закаленного стекла не допускается. Омыватели и дворники задних окон устанавливаются только на АТС кузовом типа "универсал"/"хетчбэк". Багажник на крыше Установка багажников на крышу не допускается. Приборы На АТС устанавливаются спидометр (для определения скорости в км/час) и одометр (для определения пройденного расстояния в км.)*. Оборудование связи На АТС, предназначенных для использования в отдаленных районах вдали от основного движения, в обязательном порядке устанавливается эффективное оборудование связи (например, спутниковые телефоны). Тип оборудования уточняется в плане рейса. Оборудование связи устанавливается в салоне таким образом, чтобы не представлять собой опасность для пассажиров в случае аварии и не препятствовать срабатыванию подушек безопасности. Тормоза Установка антиблокировочной системы тормозов (ABS) в обязательном порядке не предусматривается. Однако, при приобретении нового АТС, снабженного антиблокировочной системой тормозов (ABS), подобный вариант комплектации является предпочтительным. Предусматривается установка двухконтурной тормозной системы. Система контроля за состоянием водителя Такая система устанавливается на всех АТС, используемых сотрудниками ЗАКАЗЧИКА, однако, не является обязательной для АТС ПЕРЕВОЗЧИКА.
312
Предупреждающие световые сигналы Аварийное освещение всех приборов. Фонари заднего хода. Задний противотуманный фонарь. Предупреждающие надписи Соответствующие предупреждающие надписи, должны указывать на характер перевозимых грузов. Знаки для маркировки грузов должны отвечать требованиям, принятым в Российской Федерации. Огнетушители Предусматривается установка в салоне двухкилограммового порошкового огнетушителя в месте, где бы никто не смог о него удариться, а в случае необходимости его легко могли достать водитель или пассажир из кабины АТС. Набор инструментов Предусматриваемый для каждого АТС набор инструментов включает домкрат, ключ для снятия колес и подставка под домкрат для мягкого грунта. Аптечка Аптечка предусматривается для каждого АТС. Шины, запасное колесо Предусматривается установка шин с радиальным кордоном. Не допускается использование шин с восстановленным протектором. Шины должны быть в хорошем состоянии, на них не должно быть вздутий, значительных порезов или иных повреждений стенок. Шины должны быть нужного типа с высотой протектора 2 мм в центральной части, составляющей три четвертых всей ширины шины по всей ее внешней окружности. Предусматривается наличие в АТС запасных(ого) колес(а) нужного типа, "запаска" должна храниться в доступном месте. Навесной передний бампер Запрещается установка на АТС навесных передних бамперов из-за повышенного риска серьезных травм и увечий для пешеходов. Прицепные устройства Сцепные крюки для прицепов должны быть нужной конструкции и крепиться за удобные элементы корпуса АТС. Знак аварийной остановки Предусматривается наличие в АТС красного светоотражающего треугольного знака аварийной остановки. Опознавательные знаки и информация Все АТС ПЕРЕВОЗЧИКА обязаны на видном месте иметь следующие опознавательные знаки и информацию: Эмблему Компании на дверях кабины водителя Номер контракта (не менее чем 100 мм по высоте и с легко читаемым текстом) на ветровом стекле, там, где он не закрывает обзор водителю. Эти знаки в случае их повреждения должны быть заменены. Все знаки и маркировка АТС должны быть в соответствии с Правилами дорожного движения, принятыми в Российской Федерации. Модификации АТС Модификация первоначальной конструкции АТС заводаизготовителя не допускается за исключением случаев, когда такого рода конструктивные изменения были оценены и приняты компетентными в этих вопросах организациями, признаваемыми компанией ЗАКЗАЧИКА. Документы на АТС Действительные на настоящее время документы на АТС, требуемые согласно Правилам дорожного движения, принятым в Российской Федерации, обязаны всегда находиться в машине. Указывается узел или агрегат, который устанавливаться заводом-изготовителем 8.2 РЕМОНТ И ОБСЛУЖИВАНИЕ АТС A) Общие требования Эксплуатировщики АТС обязаны:
313
Убедиться в том, что эксплуатируемые АТС обслуживаются в соответствии с требованиями ТО завода-изготовителя. В случае если такие требования ТО отсутствуют, необходимо разработать и документально оформить график ТО. Убедиться в том, что для поддержания АТС в эксплуатационном состоянии проводится ежедневный технический осмотр. B) Регулярное обслуживание АТС Автопредприятие обязано обеспечить обслуживание АТС в соответствии с графиком ТО завода-изготовителя, и выполнение необходимых ремонтных работ в случае поломки или отказа тех или иных узлов и агрегатов АТС. Техническое обслуживание и ремонт должны соответствовать следующим требованиям: Интервалы между ТО, плановыми заменами узлов и агрегатов, сменой масла и других технологических жидкостей, предусмотренные заводом-изготовителем обязаны строго соблюдаться. Работа должна выполняться в соответствии с инструкциями завода-изготовителя. Должны использоваться узлы и агрегаты, поставляемые заводом-изготовителем или надежной компанией-поставщиком комплектующих. Масла и других технологических жидкостей должны отвечать требованиям завода-изготовителя. C) Обслуживающий персонал Весь персонал, включая супервайзеров, занятый техническим обслуживанием АТС, обязан иметь соответствующую подготовку, опыт и квалификацию автомехаников, в том числе в отношении типов АТС, эксплуатируемых компанией. D) Документация по осмотру, ремонту и техническому обслуживанию АТС На каждый АТС заводится специальный паспорт технического обслуживания и ремонта, в котором делаются записи по всем выполненным регламентным и ремонтным работам, включая: ТО, предусмотренное заводом-изготовителем Выполненные ремонтные работы, включая замененные узлы и агрегаты Даты выполненных работ, и Пробег автомобиля (по одометру) Паспорта ТО обязаны храниться в соответствующих АТС или в централизованном порядке в компании. E) Аварийный ремонт и ремонт коррозионных повреждений Аварийный ремонт и ремонт коррозионных повреждений должны выполняться организациями, имеющими необходимое специальное оборудование и квалификацию, позволяющие восстанавливать АТС до его первоначальных эксплуатационных возможностей. Отремонтированные АТС не должны использоваться для целей ЗАКЗАЧИКА, за исключением случаев, когда в результате ремонта АТС были полностью восстановлены ходовые качества и аварийная устойчивость автомобиля. F) Автомастерские Эксплуатировщики АТС обеспечивают проведение технического обслуживания и ремонтных работ в специальных помещениях (мастерских), при этом такие помещения должны быть: Чистыми, убранными, хорошо освещенными и безопасными для выполнения ТО АТС
314
Иметь все необходимое оборудование и инструменты, включая диагностическую аппаратуру, соответствующую техническую литературу и справочники, а также запчасти и расходные материалы для выполнения ТО, рекомендованного заводомизготовителем Автомастерскими должны руководить опытные специалисты и должен быть налажен эффективный учет выполняемых работ G) Ежедневный технический осмотр Руководители службы дорожно-транспортных перевозок должны разработать и внедрить систему, обеспечивающую обязательный ежедневный технический осмотр АТС в начале рабочего дня, а также перед каждым продолжительным рейсом, в особенности в труднодоступные районы. Осмотр включает проверку: Фар, передних и задних огней Уровня жидкостей (моторного масла, рабочей жидкости в гидравлических системах, уровня воды в радиаторе и т.д.) Давления в шинах Исправности всех ремней безопасности Исправности приборов Состояния выхлопной системы Общее состояние АТС, нет ли повреждений или неполадок или любых иных факторов, делающих опасной эксплуатацию автомобиля, а также Наличие в машине необходимо инструмента и защитного оборудования. Паспорта ТО обязаны храниться в соответствующих АТС. АТС не может выйти на линию, в случае если не устранен обнаруженный во время осмотра дефект. H) Шины Шина должна заменяться в том случае, если высота протектора не составляет 2 мм в центральной части, составляющей три четвертых всей ширины шины по всей внешней окружности шины. Все АТС должны в обязательном порядке использовать зимние шины в течение периода года, когда на дорогах возможны снег и гололед. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ВОЖДЕНИЮ A) Ограничения скорости Весь персонал ЗАКАЗЧИКА и ПЕРЕВОЗЧИКА должен соблюдать ограничения скорости, установленные на территории Российской Федерации. Ограничения скорости четко обозначены на дорожных знаках на обочинах дорог. Это максимальная разрешенная скорость, однако, водителю следует также учитывать состояние дорожного покрытия и погодные условия. B) Ремни безопасности Число перевозимых людей не должно превышать количество мест и ремней безопасности, имеющихся в транспортном средстве. При нахождении в любом транспортном средстве, водитель и пассажиры должны быть постоянно пристегнуты ремнями безопасности. Водители должны отказывать в перевозке пассажирам, которые не желают пристегивать ремни безопасности. Пассажиры также должны отказываться ехать с водителем, который не пристегнул ремень безопасности, и в случае если ремни безопасности не закреплены должным образом. С) Чистота транспортных средств Менеджеры по эксплуатации автомобильного транспорта должны:
315
Обеспечивать регулярную чистку всех транспортных средств с тем, чтобы отличительные знаки всегда были видны. Водители несут ответственность за регулярную очистку задней части транспортных средств для обеспечения задней обзорности и видимости машины другими участниками дорожного движения. D) Условия вождения Менеджеры по эксплуатации автомобильного транспорта должны разрабатывать руководящие документы для своих водителей с установкой ограничения на управление транспортом в неблагоприятных погодных условиях (например, при тумане, дожде, пылевом облаке, наводнении, ночью, зимой). Погодные условия могут изменяться быстро, и в некоторых случаях может быть безопаснее завершить рейс, чем остановиться, поэтому данные руководящие документы могут разрешать водителю самостоятельно определять оптимальные действия. В целом, ЗАКЗАЧИК не рекомендует осуществлять вождение в отдаленных районах или выполнять рейсы на большие расстояния, если видимость составляет менее 200 м, а при видимости менее 25 м движение транспорта недопустимо. E) Средства связи Использование водителями ручных средств связи (в том числе мобильных телефонов, спутниковых и радиотелефонов) при движении транспортного средства запрещено. КУРЕНИЕ Курение может быть запрещено по просьбе некурящих пассажиров или водителя. G) Выбор шин для конкретных условий вождения Запрещена эксплуатация транспортных средств с шинами, не подходящими для преобладающих погодных и дорожных условий. Транспортные средства с летними шинами не должны использоваться для езды по заснеженным или обледенелым дорогам, а транспортные средства с шипованными шинами не должны передвигаться по гладкому дорожному покрытию, в основном свободному от снега. Договор о техобслуживании и ремонте техники с предприятиями г. Новосибирск __._________.200_ г. АО “…”, именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице генерального директора Пряхина В.Л., действующего на основании (устава, положения, доверенности), с одной стороны, и АО, ЗАО, ___., именуемого в дальнейшем "Исполнитель", действующего на основании (устава, положения, доверенности), с другой стороны, полномочия которых на заключение договора прилагаются к экземплярам его для сторон, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Общие положения 1.1. Исполнитель обязуется осуществлять ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт (в дальнейшем “выполнение работ”) техники. Заказчик обязуется принимать и надлежаще оплачивать выполненные работы. 1.2. Наименование техники и выполняемых работ определяется в “Перечне техники” (приложение No 1). Сроки выполнения работ, предусмотренные в Перечне техники, устанавливаются в Графике выполнения работ (приложение No 2). Приложения 1 и 2
316
к договору являются неотъемлемой частью договора. При согласовании приложений 1 и 2 стороны руководствуются требованиями эксплуатационной и ремонтной документации предприятия-изготовителя техники (в дальнейшем “Изготовитель”). 1.3 Работы, не включенные в приложение 2, но связанные с устранением неисправности техники, вызванных отказами или сбоями, приводятся Исполнителем на основании заявки (письма, телеграммы, факса, телефонограммы) Заказчика. В заявке указывается тип, заводской номер, дата изготовления техники, наименование Изготовителя, период времени, в течение которого эксплуатируется техника) 1.4. На условиях, согласованных с Заказчиком, Исполнитель выполняет для него монтажные и другие непредусмотренные п.1.1. работы в местах эксплуатации техники за дополнительную плату. 1.5. Заказчик ведет журнал по учету рабочего состояния техники и предоставляет его Исполнителю для внесения записей о выполненных работах. Записи в журнале учитываются при составлении актов о невыполнении или не качественном выполнении работ. 1.6. При заключении Договора стороны могут согласовывать дополнительные условия, отражающие специфику выполнения работ и особенности взаимоотношения сторон. 1.7. Основания для заключения Договора: (не обязательно). 2. Обязанности и права Исполнителя 2.1. Исполнитель обязан выполнять работу в сроки, определенные Приложением 2, а также устранять неисправности техники по заявкам Заказчика. 2.2. Исполнитель выполняет работы в объеме, установленном эксплуатационной и ремонтной документацией Изготовителя. Кроме того, Исполнитель выполняет дополнительные работы в местах эксплуатации техники согласно п. 1.4 договора. 2.3. Исполнитель обеспечивает своевременный выезд специалистов к Заказчику для выполнения работ, включенных в приложение 2, сообщая Заказчику до выезда состав командируемых специалистов для бронирования мест в гостинице. 2.4. Для устранения выявленных в период эксплуатации техники неисправностей Исполнитель обязан прибыть к Заказчику в следующие сроки с момента получения его заявки (не считая времени, необходимого для проезда): в течение 24 часов - по заявке одногороднего Заказчика, в течение . . . дней - по заявке иногороднего Заказчика. Исполнитель осуществляет восстановление работоспособности техники не позднее … дней после прибытия к Заказчику. Если для выполнения работ требуется приобретение запасных частей, сроки ремонта удлиняются не более чем: до . . . .. .дней с момента прибытия к одногороднему Заказчику и до . . . . дней с момента прибытия к иногороднему Заказчику. 2.5. Исполнитель обязан по получении от Заказчика сообщения о невыполнении или некачественном выполнении работ, согласно пункту 3.3 договора, устранить за свой счет отмеченные недостатки в кратчайший технически возможный срок, согласованный сторонами, но не более . . . . . . дней после получения сообщения. 2.6. В случае необеспечения Заказчиком к началу или в процессе выполнения работ соответствия мест ремонта техники требованиям эксплуатационной документации Изготовителя, правилам техники безопасности и пожарной безопасности, Исполнитель имеет право перенести сроки выполнения работ с внесением согласованных с Заказчиком изменений в Приложении __ и взыскать с Заказчика штраф и убытки, причиненные неисполнением либо ненадлежащим исполнением договорных обяза-
317
тельств. 2.7. Несоблюдение правил эксплуатации техники отражается в актах, составляемых Исполнителем с участием Заказчика. 2.8. Исполнитель инструктирует представителя Заказчика по вопросам соблюдения правил эксплуатации техники. 3. Обязанности и права Заказчика 3.1. Заказчик обязан: а) обеспечить к началу проведения работ соответствие мест для ремонта техники требованиям эксплуатационной документации Изготовителя, правилам техники безопасности и пожарной безопасности; б) распаковать и расконсервировать поступившую (новую) технику, проверить ее комплектность, установить технику с участием Исполнителя; в) предоставить по заявкам Исполнителя на время выполнения работ рабочие места для специалистов Исполнителя; г) обеспечить по заявке Исполнителя проживание его специалистов в гостинице на весь срок выполнения работ. 3.2. В случае выявления несоответствия качества или комплектности новой техники или ее комплектующих изделий, узлов деталей, поступивших к Заказчику от Изготовителя, требованиям нормативно-технической документации или договорам на поставку Заказчик при участии Исполнителя обязан составить акт в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству П-7. 3.3. В случае невыполнения или некачественного выполнения Исполнителем работ Заказчик сообщает ему об этом в двухдневный срок после обнаружения недостатков для принятия необходимых мер. 4. Цены и порядок расчетов 4.1. Работы, выполненные Исполнителем по вводу в эксплуатацию, техническому обслуживанию и ремонту техники, оплачиваются Заказчиком по согласованным ценам, приведенным в (номер и дата протокола согласования или др. документа). 4.2. Работы по вводу техники в эксплуатацию, а также по устранению неисправностей (ремонту) техники оплачиваются Заказчиком на основании двусторонних актов сдачи-приемки выполненных работ, составляемых Исполнителем совместно с Заказчиком по окончании работ. 4.3. Оплата выполненных Исполнителем работ по техническому обслуживанию техники производится Заказчиком ежемесячно равными долями в размере . . . . . . . . . . . (сумма прописью) рублей на основании двухсторонних актов сдачи-приемки выполненных работ, составляемых Исполнителем совместно с Заказчиком ежемесячно. Стоимость технического обслуживания техники составляет за год. . . . . . . . (сумма прописью)рублей. 4.4. Расчеты за выполнение работ производится путем перечисления соответствующих сумм на счет Исполнителя или оплаты наличными в течение 3 дней с даты подписания документов о выполнении работ. 4.5. Расчеты за выполненные Исполнителем работы по техническому обслуживанию и ремонту техники производятся непосредственно между Заказчиком и Исполнителем. 4.6. Расчеты за дополнительные работы, услуги Исполнителя согласно пункту 1.4 и разделу 5 договора производится по ценам, согласованным в (номер и дата докумен-
318
та) на основании актов приема-сдачи, составляемых Исполнителем и Заказчиком. 4.7. Общая сумма договора составляет. . . . . . . . (сумма прописью) рублей. 5. Дополнительные условия 5.1. Заказчик прилагает к Договору перечень третьих лиц административно ему подчиненных, либо находящихся с ним в договорных отношениях (со ссылкой на соответствующие договоры), использующих вышеназванную технику. В соответствии с частью 1 статьи 38 Основ гражданского законодательства, на третьих лиц, перечисленных в списке, возлагается исполнение обязательств, предусмотренных в пп. . . . . . настоящего договора. 5.2. Другие (особые) условия по усмотрению сторон Комментарий. В этом пункте целесообразно предусмотреть такие вопросы, как например, распределение обязанностей сторон по приобретению комплектующих и запасных частей, виды дополнительных работ, услуг или ссылку на решение этих вопросов в каких-либо дополнительно составляемых документах. 6. Ответственность сторон 6.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязательств стороны несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством. 6.2. Дополнительные штрафные санкции: а) за нарушение сроков выполнения работ, установленных приложением 2, а также за неустранение неисправности техники в сроки, установленные пп. . . .. . .Договора, Исполнитель уплачивает Заказчику штраф в размере. .. . . . рублей за каждый день просрочки, но не более . . . . . . .рублей, а за невыполнение или некачественное выполнение работ штраф в размере .. . . .рублей за каждый случай; б) за ненадлежащее выполнение обязательств, предусмотренных п. а) и в) п. 3.1 договора, повлекшие за собой нарушение Исполнителем графика работ, Заказчик уплачивает Исполнителю штраф в размере . . . . . . . . . . . рублей за каждый случай; в). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. После уплаты штрафа (пени) сторона, нарушившая условия Договора, (возмещает, не возмещает) другой стороне, причиненные в результате этого убытки в части, не покрытой штрафом (пеней). 6.4. Уплата штрафа(пени) за нарушение условий Договора, а также возмещение причиненных убытков не освобождает стороны от выполнения обязательств по Договору. 6.5. Споры по договорам между сторонами разрешаются в установленном законодательством порядке. 7. Условия расторжения или продления Договора 7.1. В случае досрочного расторжения Договора производятся взаимно расчеты по фактическим затратам, произведенным на момент прекращения обязательств. 7.2. Договор считается продленным на следующий год, если ни одна из сторон не заявит о расторжении договора не менее чем за два месяца до истечения срока его действия. 7.3. Договор может быть расторгнут в одностороннем порядке: а) Заказчиком - в случае завышения Исполнителем цены на выполненные работы; б) Исполнителем лишь в случае . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. Заключительные условия 8.1. По вопросам, связанным с выполнением обязательств по Договору, стороны выделяют ответственных представителей: От Исполнителя: (должность, фамилия, имя, отчество, контактный телефон)
319
От Заказчика: (должность, фамилия, имя, отчество, служебный телефон) 8.2. Все изменения, дополнения настоящего Договора действительны лишь в том случае, если они оформлены в письменной форме и подписаны обеими сторонами. 8.3. Заголовки статей предназначены для удобства пользования текстом и не будут приниматься во внимание при толковании настоящего Договора. 8.4. Настоящий Договор выражает все соглашения и понимание между участвующими сторонами в отношении всех упомянутых здесь вопросов, при этом все предыдущие обсуждения, обещания между сторонами, если таковые имелись, кроме упомянутых в п. 1.7, теряют силу и заменяются настоящим текстом. 8.5. Настоящий Договор действует с __.__.200_ г. до __.__.200_ г. 9. Юридические адреса сторон Приложение 1. Перечень техники. Приложение 2. График работ.
Примерная инструкция по пожарной безопасности для рабочих, ИТР и служащих Согласовано: Постановлением Профсоюзного комитета от "__"________ ___ г. Протокол N _____
Утверждаю Главный инженер завода ___________ "__"_______ ___ г.
1. Общие требования пожарной безопасности 2. Требования безопасности перед началом работы 3. Требования безопасности во время работы 4. Требования безопасности по окончании работы 5. Действие рабочих и служащих на случай пожара 6. Средства пожаротушения и порядок их применения 6.1. Химический пенный огнетушитель 6.2. Ручные углекислотные огнетушители ОУ-2, ОУ-5, ОУ-8 6.3. Воздушно-пенная установка пожаротушения (ВПУ-140) 6.4. Внутренний пожарный кран (ВПК) 6.5. Пожарный щит 1. Общие требования пожарной безопасности 1.1. Настоящая инструкция устанавливает основные требования пожарной безопасности для всех рабочих и служащих предприятия в соответствии с действующим законодательством. 1.2. Ответственность за обеспечение пожарной безопасности цехов, отделов, складов и других объектов предприятия несут руководители этих объектов. 1.3. Установление строгого противопожарного режима преследует основную цель - недопущение пожаров и загораний от неосторожного обращения с огнем, курения, от небрежного ведения огневых работ, от оставленных без присмотра включенных в
320
электросеть электронагревательных приборов. 1.4. Курение на предприятии допускается в строго определенных местах, соответствующим образом оборудованных и обеспеченных средствами пожаротушения. 1.5. Разведение костров на заводе строго запрещено. 1.6. Каждый рабочий и служащий должен строго соблюдать установленный противопожарный режим, уметь пользоваться первичными средствами пожаротушения и знать порядок и пути эвакуации на случай пожара. 1.7. Лица, не прошедшие первичный противопожарный инструктаж, к работе не допускаются. 1.8. Лица, нарушающие требования пожарной безопасности, привлекаются к административной ответственности. 2. Требования безопасности перед началом работы 2.1. Каждый рабочий и служащий должен проверить: 2.1.1. Наличие и состояние первичных средств пожаротушения; 2.1.2. Противопожарное состояние электрооборудования согласно требований действующих инструктажей; 2.1.3. Работоспособность системы вентиляции дымоудаления; 2.1.4. Исправность телефонной связи; 2.1.5. Состояние эвакуационных выходов, проходов. 3. Требования безопасности во время работы
ем;
В рабочее время каждый рабочий и служащий должен: 3.1. Постоянно содержать в чистоте и порядке свое рабочее место; 3.2. Проходы, выходы не загромождать различными предметами и оборудовани-
3.3. Строго соблюдать на рабочем месте установленные нормы хранения производственных материалов и готовой продукции; 3.4. Не допускать нарушение пожарной безопасности со стороны посторонних лиц; 3.5. Промасленную одежду, тряпки и горючие отходы хранить только в металлических ящиках с плотно закрывающимися крышками; 3.6. Протирать полы, стены и оборудование горючими растворами запрещается; 3.7. Горючие жидкости, легковоспламеняющиеся жидкости (ГЖ, ЛВЖ) хранить в строго отведенных местах, соблюдая требования пожарной безопасности; 3.8. Переносить ГЖ И ЛВЖ только в специальной таре с плотно закрытыми крышками, в случае пролива необходимо немедленно убрать; 3.9. Не подключать самовольно электроприборы, исправлять эл. сеть и предохранители; 3.10. Не пользоваться открытым огнем в служебных и рабочих помещениях; 3.11. Не курить, не бросать окурки и спички в служебных и рабочих помещениях; 3.12. Не накапливать и не разбрасывать бумагу и другие легковоспламеняющиеся материалы и мусор; 3.13. Не хранить в столах, шкафах и помещениях ЛВЖ (бензин, керосин и др.); 3.14. Не пользоваться электронагревательными приборами в личных целях с от-
321
крытыми спиралями; 3.15. Не оставлять включенными без присмотра электрические приборы и освещение; 3.16. Не вешать плакаты, одежду и другие предметы на электророзетки, выключатели и другие электроприборы. 4. Требования безопасности по окончании работы 4.1. Тщательно убрать свое рабочее место. 4.2. Проверить состояние первичных средств пожаротушения. 4.3. Готовую продукцию, полуфабрикаты хранить (складировать) только в специально отведенных местах, соблюдая нормы хранения. 4.4. Эвакуационные проходы, выходы оставлять свободными. 4.5. Запрещается оставлять на рабочем месте промасленную спецодежду, ветошь и другие пожароопасные предметы, вещества. 5. Действие рабочих и служащих на случай пожара 5.1. В случае возгорания немедленно сообщить в пожарную часть завода по телефону 21-21 или 22-22. 5.2. Для вызова городской пожарной команды звонить 0-01. 5.3. Принять меры по ликвидации очага возгорания и необходимости эвакуации людей из помещения. 6. Средства пожаротушения и порядок их применения К первичным средствам пожаротушения относятся несколько видов огнетушителей: ОХП-10, ОУ-2, ОУ-5, ОУ-8, воздушнопенная установка ВПУ-140, пожарные краны ПК и пожарные щиты. 6.1. Химический пенный огнетушитель ОХП-10 предназначен для тушения загораний и небольших пожаров твердых материалов и горючих жидкостей. ОХП-10 представляет собой стальной сварной баллон, горловина которого закрыта крышкой с запорным устройством. Заряд огнетушителя состоит из кислотной и щелочной части. Дальность подачи струи 6-8 метров. Для приведения огнетушителя в действие нужно поднести его к месту загорания, повернуть рукоятку клапана на 180 градусов до отказа, перевернуть огнетушитель вверх днищем и направить струю пены на очаг возгорания. В случае отсутствия струи пены после откидывания рукоятки и переворачивания огнетушителя немедленно прочистить спрыск (отверстие, через которое выходит струя пены). Меры безопасности Тушить пенными огнетушителями категорически запрещается: эл. проводку, оборудование, находящееся под напряжением, и другие энергоустановки.
322
6.2. Ручные углекислотные огнетушители ОУ-2, ОУ-5, ОУ-8 Они предназначены для тушения небольших начальных загораний различных веществ и материалов, за исключением веществ, горение которых происходит без доступа воздуха (целлулоид, пироксилин, термит и др.). Углекислотные огнетушители представляют собой стальные баллоны, в горловины которых ввернуты латунные вентили с сифонными трубками, маховички вентилей должны быть опломбированы. Для тушения пожара огнетушитель следует поднести к очагу горения, направить раструб-снегообразователь на очаг пожара и отвернуть до отказа вентиль вращения маховичка против часовой стрелки. Во время работы огнетушителя не рекомендуется держать баллон в горизонтальном положении в связи с тем, что такое положение баллона затрудняет выход из него углекислоты через сифонную трубку. Меры безопасности Не размещать огнетушители вблизи отопительных приборов и на солнцепеке. 6.3. Воздушно-пенная установка пожаротушения (ВПУ-140) ВПУ-140 представляет собой стальной цилиндрический резервуар емкостью 140 л, заполненный готовым раствором воды с пенообразователем ПО-1, и применяется для тушения горючих и легковоспламеняющихся жидкостей и материалов. К резервуару подведены трубопроводы от воздушной магистрали и внутренней водопроводной сети. Приведение установки в действие Раскатать рукав в направлении очага горения и открыть вентиль воздушной магистрали и пеной тушить пожар. Меры безопасности Не применять для тушения горящих эл. установок, проводов, находящихся под напряжением. 6.4. Внутренний пожарный кран (ВПК) Внутренний пожарный кран является надежным средством тушения пожаров. Внутренний пожарный кран устанавливается в стенной нише или в специальном шкафу (ящике), оборудуется пожарным напорным рукавом и стволом. Чтобы привести в действие внутренний ПК, надо открыть дверцу шкафа, раскатать рукав в направлении очага горения и открыть вентиль пожарного крана для пуска воды. Меры пожарной безопасности Не применять для тушения эл. установок, проводов, находящихся под напряже-
323
нием, а также для тушения веществ, образующих с водой горючие и взрывоопасные соединения и газы. 6.5. Пожарный щит Для удобства и содержания первичных средств пожаротушения устанавливаются пожарные щиты. На них крепятся огнетушители (не менее 2-х штук), лопата, багор, кирка и рядом - ящик с песком. Для локализации небольших очагов загорания необходимо иметь полотна из асбеста или грубошерстной ткани. Пожарные щиты окрашиваются в бело-красный цвет и располагаются на видном и доступном месте.
Литература Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998 Аутсорсинг: создание высокоэффективных и конкурентоспособных организаций. Коллектив авторов. – М.: ИНФРА-М, 2003 Безверхов А. Колеса для компании. Эксперт-Авто, №6(61) 7.06.2004 Беквит Гарри. Продавая незримое. Руководство по современному маркетингу услуг./ Пер. с англ. – М.:Изд-во Альпина Бизнес Букс, 2006 г. Беседин Д.Р., Горелова Т.В., Нарежный В.В. Сборник типовых договоров с комментариями, "Издательский Дом "Главбух", 2003 г. Бланчард К., Вэгхорн Т. Миссия возможного, или Как стать компанией мирового класса: Пер. с англ. - Челябинск: Урал Ltd, 1998 Брак. Возврат товаров. Гарантийный ремонт. Скидки. – М.: ЗАО «BKR Интерком-Аудит», 2005 В лабиринтах современного управления. Под ред. Райтер.Г.Р. Перев. с англ. – М.: Экономика, 1999 Волгин В.В. Автобизнес. Техника, сервис, запчасти. – М.: ИТК «Дашков и Ко», 2006 Волгин В.В. Коммерческие договоры: от заключения до исполнения. Справочник директора. – М.: Астрель: АСТ: Транзиткнига, 2006 Волгин В.В. Склад. Организация, управление, логистика. – М. ИТК «Дашков и Ко», 2006 Волгин В.В. Предупреждение проблем с персоналом. – М.: «Астрель-АСТ», 2003. Грейсон Д., О’Делл К. Американский менеджмент на пороге ХХI века. Перев. С англ. – М. «Экономика», 1991 Громак Т. «Компания меняет квартиру», Журнал "Услуги и цены", №16(236), август 2006 Исмаил Ахмед. Организация банкетов, фуршетов, презентаций – Ростов-наДону: Изд-во Феникс, 2003 г. Карпова В.В., Карпов А.В. Учет работы автотранспорта на предприятиях различных форм собственности. – М.: Приор, 2002 324
Контрактное право. Пер. с англ. в 3-х томах. - М. Имидж, 1992 Крымина О.Л. Управление недвижимостью. – М.: Беш, 2004 Кэмп Джим. Сначала скажите «Нет». Секреты профессиональных переговорщиков. / Пер. с англ. –М.:Изд-во Добрая книга, 2003 г. Покидова Е. "Субаренда. Пользователь или заложник?», Журнал "Услуги и цены", №16(236), август 2006 Положение об отделах предприятия. Справочник. – М.: «Приор-издат», 2003 Расиел Итан. Метод McKinsey. Использование техник ведущих стратегических консультантов для себя и своего бизнеса. / Пер. с англ. – М.:Изд-во Альпина Бизнес Букс, 2005 г. Робсон М., Уллах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнеспроцессов. / Пер. с англ. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997 Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол.– М.: Ось-89, 1998 Справочник кадрового работника. – М.: Издательство «Приор», 2002 – 432с. Тарасевич Е.И. Управление эксплуатацией недвижимости – СПб.:Изд-во МКС, 2006 г. Услуги и цены, журнал, №16 (336) АВГУСТ 2006 Хейвуд Д.Б. Аутсорсинг. Перев. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002
325
