ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Ульяновский государственный технический университет
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Ульяновск 2007
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ульяновский государственный технический университет
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Методические указания
Составитель О. В. Козикова
Ульяновск 2007
УДК 651(076) ББК 65.050.9(2)2я7
Д 29 Реценз ент, зав. каф. «Управление качеством», проф., д-р техн. наук В. В. Ефимов
Одобрено секцией методических пособий научно-методического совета университета
Д 29
Документирование управленческой деятельности : методические указания / сост. О. В. Козикова. – Ульяновск : УлГТУ, 2007. – 51 с.
Составлены в соответствии с программой курса «Делопроизводство и корреспонденция». Содержат практические задания контрольные вопросы, методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях. М етодические указания по выполнению лабораторных работ по курсу «Делопроизводство и корреспонденция» предназначены для студентов дневной формы обучения экономико-математического факультета. Могут быть использованы в процессе курсового и дипломного проектирования. Выполнение лабораторных работ предусматривает использование ПЭВМ. Работа подготовлена на кафедре «Управление качеством».
УДК 651(076) ББК 65.050.9(2)2я7
© Козикова О. В., составление, 2007 © Оформление. УлГТУ, 2007
2
ВВЕДЕНИЕ Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Основной целью дисциплины является формирование у с тудентов умений и навыков в области организации документирования управленческой деятельности на предприятии. Особое внимание в работе уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Методические рекомендации по курсу «Документирование управленческой деятельности» подготовлены для с тудентов экономико-математического факультета УлГТУ на основе действующих общегосударственных нормативнометодических материалов. Лабораторные работы выполняются в дисплейном классе с использованием ПЭВМ. ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ 1. При подготовке к выполнению лабораторной работы студентам следует: - изучить теоретические вопросы, изложенные в методических указаниях; - ознакомиться с техникой безопасности при работе в компьютерном классе; - получить у преподавателя задание на выполнение лабораторной работы, которое выдается после проверки теоретической подготовки студента. 2. Результаты выполнения лабораторной работы утверждаются преподавателем. 3. Результатом лабораторной работы должен быть документ, составленный по всем нормам и правилам оформления управленческих документов. ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответс твии с установленными требованиями. Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Юридическая сила документа обеспечивается дейс твующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется Системой документации.
3
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям: Создание организации, предприятия; Реорганизация организации, предприятия; Ликвидация организации, предприятия; Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; Распорядительная деятельность организации, предприятия; Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия; Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия. Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы: – Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание); – Распорядительная документация (приказы, распоряжения, пос тановления, решения, указания); – Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.); – По личному составу ( заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу. Состав реквизитов ОРД Правила оформления организационно-распорядительной документации регламентирует ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
4
ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов : Код реквизита 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Наименование реквизита Государственный герб Российской Федерации Государственный герб субъекта Российской Федерации Эмблема предприятия, организации Код организации Основной государственный регистрационный номер Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет Код формы документа Наименование организации Справочные данные об организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа М есто составления или издания документа Адресат Гриф утверждения документа Резолюция Заголовок к тексту Отметка о контроле Текст Отметка о наличии приложения Подпись Гриф согласования документа Визы согласования Оттиск печати Отметка о заверении копии Отметка об исполнителе Отметка об исполнении документа и направлении в дело Отметка о поступлении документа в организацию Идентификатор электронной копии документа
Общие нормы и правила оформления управленческих документов Каждый лис т документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 20 – левое 10 – правое 20 – верхнее 20 – нижнее
5
Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм. При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах: • • •
одинарный интервал – 12 пт; полуторный интервал – 18 пт; двойной интервал – 24 пт.
Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текс та), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами. Например: СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал) Технический директор ЗАО «ТЕРМИКА» (межстрочный интервал) личная подпись К.В. Воробьев (межстрочный интервал) дата Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2–3 межстрочными интервалами. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1–2 интервала. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
6
Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение Условно предусмотрено восемь стандартных положений от границы левого поля. 0 положение: Название вида документа Дата Ссылка на индекс входящего документа Заголовок к тексту Текст (если он состоит из одного абзаца) Наименование должнос ти в реквизите «ПОДПИСЬ» Гриф согласования Фамилия исполнителя и номер телефона Заверительная надпись «ВЕРНО» Отметка об исполнении документа Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОВЕСТКА ДНЯ и так далее. 1 положение (5 знаков от границы левого поля) : Начало абзаца в тексте, отметка о наличии приложения 2 положение (16 знаков от границы левого поля): Индекс исходящего документа Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа» Расшифровка подписи Расшифровка подписи в первом грифе согласования, Переменная информация во вводной части актов и протоколов 3 положение (24 знака): Название вида документа в продольном штампе, Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении в дело» 4 положение (32 знака): Номер страницы «Адресат» 5 положение (40 знаков) Гриф ограничения доступа к документам Гриф утверждения Второй гриф согласования Надпись на приложении к документам с указанием номера приложения Идентификатор электронной копии документа 6 положение (48 знаков): Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения» Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» Отметка о поступлении документа Отметка о контроле 7 положение (56 знаков): Слово «Копия»
7
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответс твии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательс тва Российской Федерации, 2000, №52 часть 1, ст. 5021). Размещение: Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации. Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации Размещение: в верхней части документа над серединой наименования организации. Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03) (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланках, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации. Размещение: эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации слева. Код организации(реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Например: ОКПО 02842708 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (реквизит 05) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Например: ОГРН 1027700380795 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)(реквизит 06) проставляют в соответс твии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Например, ИНН/КПП 7708033140/771001001 Код формы документа(реквизит 07) проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами с целью сокращения количества применяемых форм документов для исключения из обращения неунифицированных форм и дублирования информации.
8
Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы УСТ АВА организации имеет обозначение 02112312, где 02 – класс формы документа, 11 – подкласс форм, 231 – регистрационный номер, 2 – контрольное число. Размещение: после реквизитов 04,05,06. Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответс твовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Например: Открытое акционерное общество КРОНА На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации). Наименование филиала, территориального отделения, предс тавительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например: ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государстве нное образователь ное учре жде ние высше го профессиональ ного образования
«Ростовский государственный технический университет» КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа. Например: РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД RUSSIAN CHILDREN’S FUND 9
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом лис те бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете). Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных пос тановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: • название улицы, номер дома, номер квартиры; • название населенного пункта (города, поселка и т. п.); • название района; • название республики, края, области, автономного округа (области); • название страны (для международных почтовых отправлений); • почтовый индекс. Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка. Например:
РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД RUSSIAN CHILDREN’S FUND Армянский пер.,11/2а Москва, 101963 тел.:925-82-00 факс: 200-22-76
Armiansky Lane, 11/2a Moskow,101963,Russia tel.: 925-82-00 fax: 200-22-76
10
Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают. Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией , регламентируется уставом ( положением об организации ) и должно соответствовать видам документов , предусмотренным УСОРД и ОКУД ( класс 0200000 ). В письме наименование вида документа не указывают. Для писем указание вида документа используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Название вида документа дает общее предс тавление о назначении документа , определяет состав его реквизитов , структуру текс та , степень обязательнос ти выполнения его требований. Размещение: Этот реквизит располагают в заголовочной части документа после реквизита « наименование организации « и «справочные данные» и печатают прописными буквами от границы левого поля (АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) или центрировано. Дата (реквизит 11) Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами например, 05.01.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год.месяц.день месяца. Например, 2003.01.05. Такой способ оформления даты находит применение больших архивах, в целях удобства поиска документов. Размещение: - в заголовочной части; - в тексте; - в реквизитах «Резолюция», «Гриф утверждения», «Визы». Для большинс тва документов дата прос тавляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части лис та ниже реквизита «Наименование документа» и пишется от границы левого поля. Регистрационный номер документа (реквизит 11) состоит из порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.
11
Например, 1-26/90, где 1 – индекс структурного подразделения, 26 – номер дела по номенклатуре дел, 90 – порядковый номер отправляемого документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например: ПРОТОКОЛ 27.11.2005
№72/85
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регис трационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответс твуют регис трационному номеру и дате поступившего документа. На бланках писем прос тавляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________ Размещение: под реквизитами 11,12 слева Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала. При обозначении городов Москва, Санкт-Петербург в реквизите сокращение «г» не употребляется. Размещение: располагается ниже реквизитов «Ссылка на регис трационный номер и дату документа» или «Регис трационный номер» и «Дата документа» по центру относительно предыдущей строки. Адресат (реквизит 15) В качес тве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наиме-
12
нование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Этот реквизит оформляется на письмах, факсах. Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы: – наименование учреждения, организации (в именительном падеже); – наименование структурного подразделения (в именительном падеже); – указание должности получателя (в дательном падеже; – фамилия и инициалы в (дательном падеже); – почтовый адрес. Размещение: располагается в правой верхней части документа в поле от 8 – 10 см на линейке Word. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов Московской области В состав реквизита при необходимос ти может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов. Если письмо адресуют организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Зорину И.П. Ул. Почтовая, д.71, кв.112, г. Волосов, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
Гриф утверждения документа (реквизит 16) указывает на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколы и т. д. Расположение: гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должнос ти лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 13
Например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Красный следопыт» _______________ И.С.Сажин (личная пдпись)
_____________________ (дата)
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования учреждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания от 15.08.2003 №14 Заголовок к тексту (реквизит 18) включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?). Например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта. К текс ту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагается слева над текстом документа от границы левого поля. Объем его не должен превышать 5 строк длиной 73 мм. Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится. Резолюция содержит указания относительно решения вопроса, изложенного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержащие поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: А.В.Зайцевой П.С.Никитиной Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Гермес» к 21.12.2003 Личная подпись В.С.Казначевский 05.11.2003 14
В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания. Допускается выполнение резолюции на отдельном лис те. Резолюция, в случае оформления ее на отдельном лис те, является самостоятельным документом с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки А6 с фамилией руководителя. Текст документа (реквизит 20) – основной реквизит делового документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, или были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текс т, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единс твенного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: 15
– в федеральные органы власти, органы государственной власти Российской Федерации; – на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Текст печатается обычно через полтора межстрочных интервала. Через 1 интервал можно печатать документы на формате А5 (210х148). Через 2 интервала печатают текс ты документов, которые готовят для издания типографским способом. Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращений слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) – располагается после основного текста и может быть оформлен двумя способами: когда наименование приложения упомянуто в тексте, и когда оно не названо. Отметку о наличии приложения в тексте оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. В 2 экз. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитова ния на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. В 2 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Многострочный текст приложения печатают через один междустрочный интервал, при нескольких приложениях их текс ты разделяют полутора интервалами. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2005 №319 Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату. Регистрационный номер относительно самой длинной строки. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
16
Приложение: Письмо Росархива от14.06.2005 №02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. В 5 экз. в первый адрес. Приложение к документу печатается на с тандартном листе бумаги и подписывается исполнителем или руководителем организации. В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например: Исполнительный директор ЗАО «Партнер»
личная подпись
Н.А.Федоров
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отс тупив 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа. Право подписания документов должностным лицам может быть При подписании документа несколькими должнос тными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии распределением Председатель … Члены комиссии … Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед наименованием должности, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится. Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должнос ти лица, с которым согласовывается документ (включая на-
17
именование организации), личной подписи, расшифровки подписи ( инициалов, фамилии) и даты согласования. Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Размещается: Ниже реквизита «Подпись». Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей схеме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2005 №451-805 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании «Планета» от 21.03.2005 №10 Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа. В отдельных случаях может оформляться лис т согласования. На месте реквизита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования прилагается». Визы согласования документа (реквизит 24) Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания,например: Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов 25.06.2005 Виза показывает, что должнос тное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов 25.06.2005 18
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его телефона. Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Петров 43 56 85
Семенов Семен Семенович (495) 127 12 12
При отправке документов в другой город следует дополнить номер телефона международным кодом. Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов. Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) служит для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение. Например:
19
D:\ДОКУМЕНТЫ\ПРИКАЗЫ\Приказ_1.doc
Лабораторная работа № 1 РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ Сведения из теории Для бланков документов ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает два стандартных формата – А4 и А5. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа. Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов : 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 15 – адресат; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа. Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».
20
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 – наименование организации"; 10 – наименование вида документа; 14 – место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов : 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.
21
Задание Спроектируйте бланки для писем с угловым и продольным расположением и бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов для перечисленных ниже организаций: Вариант 1 1
2
3
4
5
6
Наименование организации 2 Акционерное общество «РОСТРАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002 Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН» ОКПО 45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003 Акционерное общество закрытого типа «Хронометр» ОКПО 20765862 ОГРН 1123765429751 ИНН/КПП 5487885543/548788231 Открытое акционерное общество «ВОЛГОДОНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ОКПО 23132807, ОГРН 1821800370797, ИНН/КПП 3408032140/342001002 Всеросийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, подчиняющийся РОСАРХИВу ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7008032140/702001001 Концерн «ARGO-NEO», подчиняющийся производственному объединению «Арго» ОКПО 03995654,ОГРН 0087659242615 ИНН/КПП 5676253576/003876523
7
Закрытое акционерное общества «ЮРИС-КОН» ОКПО 42016445, ОГРН 0236545600012 ИНН/КПП 61674787543/616542202
8
Государственный проектный институт САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся ГОССТРОю России ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001
Адрес 3 Ул.Сиверса, д.10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс (056)65-43-50 E-mail:
[email protected] Ул. Остоженка, 27 М осква, Россия, 121002 Тел./факс (495)291 35 79 www.rrc.ru ул. Мясницкая, д. 10-1 город М осква, 101000 E-mail: e
[email protected] Октябрьское шоссе, д.9, город Волгодонск, Ростовская обл. 347340 тел./факс: (86392) 6-61-13 Е-mail:
[email protected] ул.Профсоюзная, д.82 город М осква, 117393 Тел./факс (095) 7187874 E-mail:
[email protected] Ул. Дорожная 15б город Воронеж, 394038 Тел./факс: 4732)39-24-62, 39-25-62, 72-70-17 E-mail:
[email protected] Ул. Н. Басманная, д. 27, стр.3 М осква, Россия, 117078 Тел. (495) 267 14 28 Факс (495) 267 14 17 E-mail:
[email protected] Ул. Нижняя Первомайская, д.46 город М осква, 105203 Тел. (495) 275 23 23 Факс (495) 275 12 12 E-mail:
[email protected] 22
Порядок выполнения работы 1. 2. 3. 4.
Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Откройте текстовый процессор MS Word. Оформите бланк приказа с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Бланк приказа». 5. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк_продольный». Удалите из бланка наименование вида документа. Добавьте все необходимые реквизиты для внешнего бланка. Расположите реквизиты в соответствии с правилами расположения реквизитов на продольном бланке. Сохраните файл. 6. Откройте новый документ MS Word. Вс тавьте «Надпись». Скопируйте внешний бланк с продольным расположением. Вставьте его в надпись. Скорректируйте угловой бланк. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк_угловой». 7. Результат выполнения работы представьте преподавателю. Контрольные вопросы 1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете? 2. Какие реквизиты указываются на бланках? 3. Какие варианты размещения на бланке пос тоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления? 4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков. 5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов? 6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации». 7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?
23
Лабораторная работа № 2 РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Сведения из теории ПРИКАЗ – это нормативный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельнос ти задач. Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу. К приказам по основной деятельнос ти относят приказы по организации работ трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. Формуляр приказа имеет следующие реквизиты: • Наименование вида документа (приказ), • Дату, номер, место издания, • Заголовок, • Текст, • Состав удостоверения (подпись, печать), • Отметки о согласовании. Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре. Нумерация приказа введется подряд с января по декабрь в пределах календарного года (№1, №2 и т.д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О реорганизации предприятия». Недопус тимы заголовки типа «Приказ по фирме» или «Приказ директора». Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указываются основания для издания приказа: • нормативные документы государственных органов; • решения Совета директоров, общих собраний акционеров; • производственная необходимость. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимос ти издания приказа (конс татирующая часть начинается со слов «В связи…»). В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит: • название вида документа, • автора, • дату, • номер, • заголовок этого документа. 24
Констатирующая часть может начинаться словами «В соответствии…». Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не нуждается в разъяснении. Распорядительная час ть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля, без кавычек). Затем излагается КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛ А. Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом. В приказе могут перечислятся ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются. В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие дейс твующим законодательным и нормативным актам. Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа. Поскольку приказ является внутренним документом, визы согласования оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок. Задание Составьте и оформите приказы по основной деятельнос ти, и другие распорядительные документы, необходимые в данных управленческих ситуациях. Вариант 1 На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), дейс твует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27. 12 апреля текущего года директор комбината Ларионов В. М. поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С. Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года. Начальник планово-экономического отдела Матвеева С. Н. и главный бухгалтер Трошина С. Г. завизировали проект приказа директора комбината.
25
Вариант 2 Шилов А. Н., председатель Российского агентства международного сотрудничес тва и развития (государственная организация при Правительстве РФ), 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения инос транных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано во исполнение постановления Правительс тва РФ от 24 февраля текущего года № 246 Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорноправовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования. Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым заместителем Федоровым Д. Н. и начальником Главного договорно-правового управления Ильиным И. В.. Контроль за исполнением приказа был возложен на Федорова Д. Н.. Вариант 3 Директор ООО «Мечта» Поляков В. М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е. И. . В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е. Н. и бухгалтер Иванова В.С. . В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценнос тей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября. Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О. А. Вариант 4 С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г. Курск) Соколов О. Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалис та – 1. Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г. А. было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н., который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября. Вариант 5 Директор ООО «Конверсия» Трофимов О. Ю. 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В. П. и секретарю-референту Дягилевой Е. А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных ви26
дов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельнос ти предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохраннос ть бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа. Вариант 6 Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 Зотов И. Т. 5 октября текущего года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер Николаев Б. В. к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа. Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г. Москвы в зимний период». Вариант 7 Отделом организационной и кадровой работы Управления Минис терства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года начальником Управления Игнатьевой Т. П. был издан и подписан приказ об утверждении и введении в дейс твие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы Хюннинена А. В. Вариант 8 Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А. Т.Кондрашовым 1 ноября текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 ноября текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД, утвержденный вышеуказанным постановлением. Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И. А., инспектор отдела кадров Жукова Т. П.
27
Порядок выполнения работы 1. 2. 3. 4.
Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Откройте текстовый процессор MS Word. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Приказ». 5. Результат выполнения работы представьте преподавателю. Контрольные вопросы 1. Назовите виды распорядительных документов. 2. Укажите особеннос ти оформления распорядительных документов. 3. Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению. 4. Какая информация указывается в констатирующей части приказа? Лабораторная работа № 3 РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА Сведения из теории ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Служебные письма – это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями. Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4. Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5. Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты: 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28, 29, 30. Текст письма строят по следующей схеме: • Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма). • Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме). • Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения. Основными чертами официально-делового стиля считаются: 28
– нейтральный тон изложения, – лаконичность и краткость текста, – точность, ясность выражения мысли. Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. табл. 1). Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью. Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет. Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, то составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают только один адрес. Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма. Таблица 1 Тема 1 Обращение
Благодарности (Лид-абзац) Начало вводной части
Отправка груза, документа Подтверждение Напоминание
Извещение
Просьба
29
Типовые фразы 2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Уважаемый Господин Фамилия Уважаемый г-н Фамилия Уважаемые господа! М ы рады были получить Ваше пись мо… Большое спасибо за факс от Дата Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма… В связи с … Согласно контракту от … №… В соответствии с … В порядке обмена… Отправляем Вам.. Направляем Вам на рассмотрение… Высылаем вам.. Подтверждаем, что… Фирма…подтверждает получение… Напоминаем Вам, что… Считаем необходимым обратить Ваше внимание… Напоминаем о сроках… Сообщаем Вам, что… Ставим вас в известность… Извещаем Вас, что… Сообщаем о… Пожалуйста, сообщите… Просим оплатить в течение… банковских дней М ы будем благодарны, если вы…
1 Гарантия Предложение
Отказ
Согласие Предупреждение Приглашение
Окончание письма
2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Оплату гарантируем… Качество… наша фирма гарантирует… М ы рады предложить Вам… Предлагаем Вам… М ы можем рекомендовать… К, сожалению ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам… К, сожалению мы не можем… Фирма не предполагает… Предприятие не может обеспечить… Организации не требуется… АО не возражает… Предприятие считает возможным… Фирма оставляет за собой право обратиться…, если Вы … не может привести к …. …, поэтому мы вынуждены…. В случае Вашего отказа… Просим принять участие… Приглашаем Вас… М ы рады пригласить Вас… Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной… М ы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества М ы надеемся на Вашу заинтересованность… С уважением…
Задание Составьте и оформите служебные письма. Вариант 1 Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам.директора департамента Сверчкова А. В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента. Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сада № 1586 Юго-Западного окружного управления образования г. Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г. Москвы, было составлено письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г. Москва, ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада № 1586 О. А. Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамента.
30
Вариант 2 Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГПРЕДБАНК» (пр. Вернадского, 19, Москва, 112123, тел. : 567-22-17, факс: 576-22-20) Шумов С. А. обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Волынцеву Л. М. с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДБАНК» рабочих площадей – 180 кв.м под размещение отделения банка. Письмо было составлено исполнителем Подлесной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года. Вариант 3 Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В. А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А. М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С. П.». Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз. Вариант 4 Московский радиотехнический колледж имени академика Расплетина А. А. Министерс тва образования РФ (Москва, ул. Б.Декабрьская, 5, 124000, тел. : 252-11-84, факс: 253-32-36) разослал информационные письма директорам школ города с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указанные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем Степановой и подписано директором Мартынюком Л. Б. 15 марта текущего года. Вариант 5 ОАО «Первая Фабрика» (г. Балашиха, ул. Заречная, д. 3, 104010) должно было в соответс твии с п. 6 договора от 10.07.2003 № 12/25 «О поставке продукции» поставить ЗАО «САНД ЕРЕЛЛА» (Москва, Красногорская ул., д. 32, 111123, тел./факс 458 90 13, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789) в течение месяца кожаную фурнитуру на общую сумму 150 000 рублей. Фактически же фурнитуры было сдано на сумму 120 000 рублей и недопос тавлено продукции на сумму 30 000 рублей. Согласно п.8 договора за недопоставку продукции должна быть уплачена неус тойка в размере 5%, что от суммы недопоставки составило 1500 рублей. 31
Директор ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» Федорова В. Д. обратилась к директору ООО «Первая Фабрика» Соколову О. Д. с просьбой перечислить на их расчетный счет указанную сумму (1500 руб.). В противном случае ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» будет вынуждено обратиться в госарбитраж. Письмо о недопоставке продукции было составлено исполнителем Юдиной Р. Т. и подписано Федоровой 12 августа текущего года. Вариант 6 Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, расч.счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», Корр.счет 987654321098765444321, БИК 123456789) Смирнов А. Р. обратился к Главному редактору журнала «Дело» В. И.Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного материала – ½ полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Писаревой Л. И., подписано директором А.Р.Смирновым и главным бухгалтером Антоновой В. А.. Вариант 7 Закрытым акционерным обществом «Восход» (109176, Москва, ул. Полевая, д.14, оф.324) был оформлен заказ № 7 на пос тавку продукции в соответствии с заключенным договором о пос тавках от 13.06.2003 № 12 и направлен в адрес ОАО «Диамант» (114000, Москва, ул. Просторная, д. 25, оф.14, тел.168-93-78, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789). Однако ОАО «Диамант» не смогло в указанный срок (28.07.2003) исполнить заказ из-за болезни ведущего сотрудника отдела доставки и Генеральный директор его Муромцев Г. Л. направил информационное письмо в адрес ЗАО «Восход» о переносе сроков исполнения заказа № 7 с 28.07.2003 на 04.08.2003, в котором также отметил что ОАО «Диамант» согласно в течение 5 дней выплатить неустойку в соответс твии с п.4.2 заключенного договора о поставках. Письмо было составлено исполнителем Смирновой А. Л. и подпись заверена печатью организации. Вариант 8 ООО «Лига» (Москва, 123465, ул. Маросейка, д.15, тел. 384-05-90, факс: 384-05-90) запланировало проведение Всероссийской рождественской ярмарки обуви с 10 ноября по 31 декабря текущего года. Однако в связи с тем, что ООО «Лига» не располагало достаточными площадями для проведения ярмарки, Исполнительный директор общес тва Кочетков А. А. вынужден был обратиться к Директору Всероссийского выставочного центра Турову Т. К. с просьбой о предоставлении обществу в аренду 300–400 кв. м выставочной площади и гарантией оплаты.
32
Порядок выполнения работы 1. 2. 3. 4.
Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Откройте текстовый процессор MS Word. Оформите служебное письмо на внешнем бланке с угловым расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Письмо». 5. Результат выполнения работы представьте преподавателю. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5.
Перечислите виды информационно-справочных документов. Что такое служебное письмо? Перечислите известные вам виды писем. Опишите состав реквизитов и структуру служебного письма. В чем заключается особенности языка и стиля служебных писем?
Лабораторная работа № 4 РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК Сведения из теории ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный вышес тоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения. Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние ( направленные в вышестоящие организации). Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать: • Наименование учреждения, • Название вида документа, • Дату, • Индекс, • Место составления, • Адресат, заголовок к тексту, • Текст, • Подпись руководителя, • Фамилию исполнителя, номер его телефона. Подписывает их руководитель организации.
33
Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4. Внутренняя докладная записка включает: • Название структурного подразделения, • Наименование вида документа, • Дату, • Адресат, • Заголовок к тексту, • Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору ОАО Т.П.Данилову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСК А 12.07.2001 О переводе на должность
В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание. Начальник управлении
(подпись)
В.А.Ильин
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой час ти излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки. СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного пользования. Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, след34
ствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей. Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: • Наименование организации, • Наименование вида документа, • Дата, • Место составления, • Адресат, • Заголовок к тексту, • Текст, • Подпись. Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. справка должна иметь следующие реквизиты: • Наименование организации, • Наименование вида документа, • Дата, • Регистрационный номер, • Текст, • Подпись, • Печать. Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… Действительно работает…» и т. д. Задание Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях. Вариант 1 Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обра35
тился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Минис терства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года. Вариант 2 Курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И. В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А. В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову. Вариант 3 Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимос ти увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является пос тоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентс тва была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналис тика МГУ или школы рекламы. Вариант 4 В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.
36
В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей. Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам. Вариант 5 Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П. Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз. . 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз. Вариант 6 Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Ус тиновой М. П. и предложено объяснить причины прос тупка в письменной форме. Порядок выполнения работы 1. 2. 3. 4.
Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Откройте текстовый процессор MS Word. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл на дискете или флэш-карте. 5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
37
Контрольные вопросы 1. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок? 2. Какие виды докладных записок вы знаете? 3. Назовите реквизиты докладных записок и правила их оформления. 4. В чем отличие докладной записки от служебной? Лабораторная работа № 5 РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА Сведения из теории ПРОТОКОЛ – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают: полный , краткий и стенографический. В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему. Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, информационных материалов, проекта решения. К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т. п. Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания. Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей час ти, либо в виде других документов, составленных на его основе. Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе. В состав реквизитов протокола входят: • Наименование предприятия; • Вид документа (ПРОТОКОЛ); • Дата проведения собрания; • Номер (по порядку с начала года); • Место составления; • Заголовок (название коллегиального органа); 38
• Текст (вводная и основная часть); • Подписи председателя и секретаря. Вводная часть оформляется в следующем порядке: Председатель: инициалы и фамилия Секретарь: инициалы и фамилия Присутствовали: инициалы и фамилии сотрудников предприятия в алфавитном порядке (если в списке более 10 человек, то указывают общее количество присутствующих) Повестка дня: содержит перечень обсуждаемых вопросов (каждый пункт нумеру ется), оформляется с красной строки и отвечает на вопрос «о чем?»
Протоколы бывают полные, краткие и стенографические. Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответс твующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме: 1. СЛУШАЛИ: Фамилии и инициалы выступившего – краткое изложение выступления. ВЫСТУПИЛИ: Фамилии и инициалы выступивших – краткое изложение выступления ПОСТАНОВИЛИ: Пункты постановления по форме «Кому, что и до какого числа сделать».
Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полнос тью, так как это наиболее важная часть протокола. Задание Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях. Вариант 1 Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г. провела свое очередное заседание, на котором присутствовали Вос тряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И. М., Антонов П. Л., Шептунова В. Г., Тимофеев А. А., Стулова М. И. На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в III квартале 200__г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных. По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Беловой Н. Д. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А. А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 200__ г. на 5%.
39
По второму вопросу сделал сообщение Стулов М. И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П. Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива. В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в III квартале 200__ г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г. Собрание вел председатель Румянцев О. А. Вариант 2 ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И. П., Иванов И. И., Сидоров С. С., Устинова У. У., Федоров Ф. Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф. Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых общес твом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание пос тановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТ ИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П. И.. Протокол подготовлен секретарем Петровым И. П.. Вариант 3 Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200__ г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А. М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200__ г. может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока. В обсуждении данного вопроса выступили Кротов Е. Н., главный бухгалтер, и Шубина Г. А., бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока. Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200__г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может
40
составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы. В итоге заседания было решено предс тавить годовой отчет за 200__ г. на четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200__г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200__ г. Заседание вела председатель Левашова К. М., протоколировал секретарь Хомяков И. В. Вариант 4 02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание №21, на котором присутс твовали члены Совета Захаров И. Р., Козленко И. П., Кононенко И. Н., Никоненко И. С., Петровский А. В. В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. С докладом выступил генеральный директор акционерного общес тва И. П.Козленков – доклад прилагается. С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров: Петровский А. В. в своем выступлении остановился на недос татках , которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. Никоненко И. С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительнос ть труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на на региональном рынке хлебобулочных изделий. По итогам заседания были вынесены следующие решения: 1. Премировать за ноябрь: 1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% сдельного заработка; 1.2. Рабочих-повременщиков – в размере 40% окладов, тарифных ставок. 2. Лишить премии за ноябрь: 2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова за допущенное несоответс твие в маркировке пряников 25.11.2006; 2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006. Заседание вел Кононенко И. Н.. Протокол подготовил секретарь Смирнов В. И.. Порядок выполнения работы Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Откройте текстовый процессор MS Word. Оформите шаблон протокола на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Шаблон протокола». Оформите протокол на основе шаблона. Сохраните документ под именем «Протокол». 5. Результат выполнения работы представьте преподавателю. 1. 2. 3. 4.
41
Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5.
Назовите характеристику и назначение документа «Протокол». Какие виды протоколов вы знаете? Перечислите реквизиты протокола и правила их оформления. Какова структура текста протокола? Кто подписывает протокол? Лабораторная работа № 6 РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА
Сведения из теории АКТ – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или дейс твия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, прим законченных работ и т. д. Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты: • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • наименование вида документа (прописными буквами); • дату; • индекс; • гриф утверждения (не всегда); • место составления; • заголовок к тексту; • текст; • подписи; • указание на количество экземпляров и их местонахождения. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Например: АКТ проверки финансово-хозяйственной деятельности института АКТ списания материальных ценностей Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
42
Вводная часть строится по схеме: Основание: Составлен комиссией: Председатель – Члены комиссии: Присутствовали: (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в в соответствии с занимаемыми должнос тями (чем выше должность, тем раньше упоминаетс ядолжностное лицо). Если члены комиссии занимают равноценные должности, их фамилии указываются в алфавитном порядке. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количес тво составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия, 2-й экземпляр – коммерческий отдел, 3-й экземпляр – покупатель. Задание Составьте и оформите акты. Вариант 1 Комиссия под председательством начальника технической группы Волового А. А. и членов комиссии Борисова М. Ю., начальника административнохозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И. К., офис43
менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера Романовой И .К. 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По ус тановленному факту комиссия составила акт приемапередачи оргтехники в 3 экз. (1-й экз. – начальнику административнохозяйственного отдела, 2-й – главному бухгалтеру, 3-й – в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором Степановым П. И. Вариант 2 Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.200__ г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О. Д., зав.канцелярией, членов комиссии Токарева Н.Л., зав. производственным отделом, Павловой В. Е., зам. гл. бухгалтера, Александрова А. В., менеджера по кадрам, Ивановой З. П., секретаря-референта канцелярии, в присутствии секретаря отдела маркетинга Родионовой С. С. 12.10.200__ г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутс твуют два дела с перепиской за 200__г., не проведена предархивная обработка документов 200__г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении дейс твующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 4-х экземплярах (1-й – зам.директора по административнохозяйственным вопросам, 2-й – зав. отделом маркетинга, 3-й – председателю комиссии, 4-й – в дело 01-09. Акт вступил в силу с момента утверждения директором предприятия. Вариант 3 17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутс твие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е. П. и членов комиссии инженера Павлова А. Р. и зав. складом № 1 Кудряшова Р. В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик дол-
44
жен поставить недос тающее количество корпусов к часам. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й экземпляр был направлен заводу-поставщику, 2-й – на склад №1, 3-й – в дело 03-12). Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т. г.) директором завода Романовым Б. И. Вариант 4 Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э. А. (зам. главного бухгалтера завода) и членов комиссии Петровой О. Н. (бухгалтера), Носковой Н. И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н. И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге – 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й – гл. бухгалтеру, 2-й – в планово-экономический отдел, 3-й – в дело 01-05). Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода. Вариант 5 Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения Еремеева С. С. и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений Лемешева А.П., заведующего складом Кедрова В.В., назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению непригоднос ти к дальнейшему использованию имущества. Комиссия работала в присутс твии кладовщика Елизаровой З. П. и инспектора финотдела Дашко В. В. и установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию за непригоднос тью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества № 5 от 12.03. 200_ г. был составлен в 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссий и утвержден генеральным директором. Вариант 6 Комиссия, назначенная приказом директора техникума Семенова С. И., в составе: председатель – зам. Директора Авдюкова Л.С., члены комиссии: бухгалтер Едышева З.Д., бывший заведующий хозяйством Абрамов В. В., вновь назначенный заведующий хозяйством Михайлов А. Н., осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соот45
ветствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 01.01.200__г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу, в дело 02-11) и вступил в силу после утверждения директором техникума. Порядок выполнения работы 1. 2. 3. 4.
Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Откройте текстовый процессор MS Word. Оформите шаблон акта на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Шаблон акта ». Оформите акт на основе имеющегося шаблона. Сохраните документ под именем «Акт». 5. Результат выполнения работы представьте преподавателю. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4.
Какой управленческий документ называют актом? В каких случаях составляют акт? Из каких частей состоит текст акта? Кто подписывает акт? Лабораторная работа № 7 РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Сведения из теории ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п. Оформляются приказы по личному составу на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты: • наименование организации; • наименование вида документа; • дата; • регистрационный номер документа; • место составления или издания; • заголовок к тексту; • текст; • подпись. Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Зотова А. В.»,
46
«Об увольнении Гудкова Л. И.», «Об изменении штатов ЗАО». Текст приказа делится на конс татирующую и распорядительную час ти. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Конс татирующая часть может не указываться. Распорядительная часть приказа начинается словами: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», начинается от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчес тво (полнос тью), должнос ть, срок увольнения, назначения или перевода, статья Трудового кодекса Российской Федерации (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с исполнительным сроком или без него и т. п. Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из нескольких пунктов. Приказы по личному составу визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Приказы по личному составу доводятся до сведения до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Задание Составьте и оформите приказы по личному составу, необходимые в данных управленческих ситуациях. Вариант 1 Выпускница факультета управления Российского государственного гуманитарного университета Денисова Татьяна Михайловна 20 июля текущего года поступила на работу в Российское агентство международного сотрудничества и развития (РАМСиР) ведущим специалистом Управления делами. Агентство является государственной организацией при Правительстве РФ и осуществляет набор служащих только по договору. Договор подписан от имени агентства его председателем Шохиным А. Н. Проект приказа по личному составу подготовлен инспектором по кадрам Соловьевой И. Г. 20 июля и в тот же день завизирован начальником управления кадров Арбузовым П. Н. и управляющим делами Михеевым В. И. Приказ подписан 21 июля и объявлен Денисовой под расписку. Вариант 2 Экономист Васильева Екатерина Николаевна 1 сентября текущего года подала заявление в ООО «Луч» с просьбой принять ее на работу специалистом финансового отдела на неполный рабочий день. Инспектор по кадрам Смирнова И.С. объяснила, что фирма имеет возможность принять на работу экономи-
47
ста, но на основе срочного трудового договора. Трудовой договор был заключен 5 сентября и подписан от имени фирмы генеральным директором Мироновым Л. С. В тот же день был издан приказ по личному составу, завизированный Смирновой И. С. и юрисконсультом Хмелевым И. О. Приказ был объявлен Васильевой Е. Н. под расписку 6 сентября. Вариант 3 Заведующая отделом писем газеты «Губерния» Сомова Анна Ивановна 15 мая текущего года обратилась к главному редактору Уварову А. Н. с просьбой предос тавить ей отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 мая по семейным обстоятельствам. Проект приказа об отпуске был оформлен начальником отдела кадров Ермаковым И. Н. 15 мая, завизирован и в тот же день подписан главным редактором. Вариант 4 Ведущего специалиста отдела маркетинга торговой фирмы ООО «Вента» Соболеву Валентину Ивановну перевели на освободившуюся должность начальника отдела на постоянную работу с 15 ноября текущего года. Заявление о переводе Соболева В. И. написала 10 ноября и завизировала у коммерческого директора в тот же день. 10 ноября было также составлено представление № 4, подписанное коммерческим директором. Проект приказа о переводе подготовлен инспектором по персоналу Кирилловой Б.Н. 11 ноября, завизирован юрисконсультом Барминым А. И. 12 ноября и спустя день был подписан генеральным директором фирмы Дорогомиловым Е. К. 14 ноября Соболева В.И. была ознакомлена с приказом. Вариант 5 Главный эксперт торгового отдела акционерного общес тва «Торговый дом «Эфди» Савельев Павел Романович должен выехать в г. Санкт-Петербург для участия в пушном аукционе «Русский мех», который проводится с 10 по 13 декабря текущего года. 8 декабря председатель правления Лебедев А. Г. подписал приказ о направлении Савельева П.Р. в командировку с 9 декабря. Проект приказа был подготовлен секретарем-референтом Александровой И. Ю. и завизирован главным бухгалтером и начальником торгового отдела 7 декабря. Необходимые полномочия и довереннос ти на закупку партии товаров главному эксперту Савельеву П. Р. были оформлены вместе с командировочным удостоверением. Вариант 6 Мастер муниципального ремонтно-строительного предприятия № 2 (Москва) Богданов Юрий Петрович решил уволиться по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) и основать индивидуальное частное предприятие. За две недели
48
до увольнения он поставил в известность об этом директора предприятия Сидорова П. И. Проект приказа был подготовлен инспектором по кадрам Котовой И.Л. 15 апреля, в тот же день завизирован бухгалтером Мельниковой З. С. и 17 апреля текущего года подписан. Богданов Ю. Н. в этот же день был ознакомлен с приказом, ему на руки была выдана трудовая книжка и производен полный расчет по заработной плате. Вариант 7 17 мая текущего года исполнилось 60 лет со дня рождения главного бухгалтера ЗАО «Петрозаводский муниципальный банк «Онего» Дорохову Александру Петровичу, который безупречно проработал в банке в течение последних 20 лет. Генеральный директор банка Фрадков С. Г. подписал 16 мая приказ об объявлении благодарности Дорохову А. П. и выдаче ему денежной премии в размере пяти месячных окладов. За три дня до подписания проект приказа был завизирован начальником отдела кадров Бочаровой Л. С. и согласован с заместителем начальника управления кадров банка Семеновым В. Р. Порядок выполнения работы Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Откройте текстовый процессор MS Word. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Приказ по л_с». 5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
1. 2. 3. 4.
Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4.
49
Какие виды приказов оформляют в организациях? Какие реквизиты входят в состав приказа по личному составу? В чем особенности оформления текста приказа по личному составу? Кто визирует приказ по личному составу?
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 1. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе : практическое пособие с образцами документов / В. И. Андреева. – М. : Бизнес-школа, 2000. – 224 с. 2. Басаков, М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие.– 3-е изд., перераб. и доп. / М. И. Басаков. – М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004. – 336 с. 3. Басаков, М. И. Делопроизводство: учебное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. – М. , 2005. 4. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. – 5-е изд., перераб. и доп. / М. И. Басаков. – Ростов н/Дону : Феникс, 2003. 5. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. – М. : Бератор, 2004. – 224 с. 6. Демин, Ю. М. Делопроизводство. подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. – СПб. : Изд. «Питер», 2004. – 220 с. 7. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : Издательс тво РДЛ, 2000. – 400 с. 8. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в примерах и образцах / М. Ю. Рогожин. М. : ПрессЮрЛит , 2004 – 159 с. 9. Стенюков, М. В. Секретарское дело / М. В. Стенюков. – М. : «Книга сервис», 2003. – 224 с. 10.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г. №68. Справочная система «Консультант Плюс». – М., 2000. 11.ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М. : Госстандарт России, 1998. 12. ОКУД (ОК 011-93) – Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993, № 299. 13.ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ. Введен в действие с 01.07.2003. –М., 2004. 14. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М. : ИНФРА-М, 2007. – 255 с. 15. Каменева Е. М. Разработка бланков организационно-распорядительных документов / / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №8.
50
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………… 3 ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ …………………………………………….. 3 ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ……………………………………. 3 Состав реквизитов ОРД ………………………………………………….. ….. 4 Общие нормы и правила оформления управленческих документов …… 5 Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение …………………………………………………………………… 7 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ …………….. 8 Лабораторная работа № 1 «РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ» ……………………………… 20 Лабораторная работа № 2 «РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» …………………………. 24 Лабораторная работа № 3 «РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА» ……………………………. 28 Лабораторная работа № 4 «РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК» …………………….. 33 Лабораторная работа № 5 «РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА» ………………………. 38 Лабораторная работа № 6 «РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА» ………………………………… 42 Лабораторная работа № 7 «РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ» …………………………………………………. 46 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ………………………………………. 50
51
Учебное издание
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ М етодические указания Составитель КОЗИКОВА Ольга Васильевна Редактор Н.А.Евдокимова Подписано в печать 11.04.2007. Формат 60х84/16. Бумага офсетная. Печать трафаретная. Тираж 150 экз. Заказ Ульяновский государственный технический университет 432027, Ульяновск, ул. Северный Венец, 32. Типография УлГТУ, 432027, Ульяновск, ул. Северный Венец, 32
