Методические указания для студентов геолого-географического факультета по курсу ''Информатика''. Электронные таблицы. Работа с таблицей как с базой данных

Министерство образования Российской Федерации Ростовский ордена Трудового Красного Знамени государственный университет

Н.И.Амелина, Л.А.Мачулина

Методические указания для студентов геолого-географического факультета по курсу ИНФОРМАТИКА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ КАК С БАЗОЙ ДАННЫХ

Ростов-на-Дону 2001

Печатается по решению кафедры прикладной математики и программирования от 28 декабря 2000 г.

АННОТАЦИЯ Методические указания содержат описание технологии работы со списками - базами данных в Excel и лабораторные работы, позволяющие практически освоить эту технику при организации простейшей базы данных и реализации поиска в ней необходимой информации. Методические указания предназначены для студентов геологогеографического факультета РГУ. Авторы : Н.И.Амелина, Л.А.Мачулина

© Н.И.Амелина, Л.А.Мачулина 2000

3

СОДЕРЖАНИЕ Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

ЗАДАЧА 1. Прогноз погоды на неделю . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

Этап 1. Создание структуры списка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

Этап 2. Ввод данных в список . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

Этап 3. Редактирование списка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

Этап 4. Сортировка списка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

Этап 5. Фильтрация данных в списке . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

Этап 6. Формирование итогов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

Этап 7. Защита данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21

ЗАДАЧА 2. Страны мира . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24

ЛИТЕРАТУРА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27

ПРИЛОЖЕНИЕ. Сообщения об ошибках . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27

4

ВВЕДЕНИЕ Термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определённому признаку. Основным назначением баз данных является хранение информации и ее быстрый поиск. Электронные таблицы можно использовать для организации работы с небольшими реляционными (табличными) базами данных. В электронные таблицы Excel включен набор средств, позволяющий организовать простейшую базу данных и осуществлять автоматический поиск в ней необходимой информации. В настоящих методических указаниях будут рассмотрены следующие вопросы: – организация ввода, просмотра и редактирования данных; – сортировка и фильтрация данных; – подведение итогов. Введем ряд определений. В Excel каждая таблица базы данных называется списком и должна находиться на отдельном рабочем листе. Каждая из таблиц имеет фиксированную структуру и может состоять из произвольного числа строк. Структура таблицы определяет количество столбцов в ней, их заголовки (имена) и вид информации, представимой в каждом столбце (числа, символы, тексты, даты и т.п.).

Список - последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа. Строка списка называется записью, столбец списка - полем. Поля списка имеют имена (метки или заголовки). Имена полей (названия столбцов) занимают только одну верхнюю строку таблицы-списка. Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых содержатся в меню Данные.

5

ЗАДАЧА 1. ПРОГНОЗ ПОГОДЫ НА НЕДЕЛЮ Дан прогноз погоды на неделю по городам России: дневная и ночная температуры воздуха и погодные условия. Необходимо – создать список данных о погоде (содержащий, например, сведения о погоде с 20 по 26 октября 2000 г., приведенные в таблице 1); – определить среднесуточную температуру для каждого города; – выполнить сортировку данных списка; – организовать выбор данных из списка по различным критериям; – определить для каждого региона минимальную и максимальную дневную и ночную температуры.

Этап 1. С о з д а н и е с т р у к т у р ы с п и с к а Для создания списка необходимо определить структуру таблицы (число полей списка, их имена и вид информации, представимой в каждом столбцеполе), и ввести данные в таблицу (см. этап 2.). 1. В заглавной строке таблицы (первой или второй строке рабочего листа) введите имена полей. Если в качестве заглавной строки выбрана вторая строка, то введите в ячейки A2: F2 заголовки столбцов:

Регион,

Город,

День,

Среднесуточная температура,

Ночь, Погодные условия.

Перед вводом текстов заголовков (или после ввода) отформатируйте диапазон ячеек A2: F2, выравнивая заголовки по центру по вертикали и по горизонтали. Не забудьте включить режим переноса по словам, что необходимо для длинных заголовков. Отрегулируйте ширину столбцов в соответствии с введенными заголовками столбцов и предполагаемым содержимым столбцов (см. таблицу 1). Обведите строку заголовков рамками.

6

Таблица 1 Прогноз погоды с 20 по 26 октября по городам России Регион

Город

День

Ночь

Погодные условия

6

2

осадки

13

4

без осадков

Север

Архангельск

Поволжье

Астрахань

Дальний Восток

Благовещенск

7

-4

в отдельные дни дожди

Дальний Восток

Хабаровск

7

-4

в отдельные дни дожди

Дальний Восток

Владивосток

13

4

в отдельные дни дожди

Поволжье

Волгоград

7

2

в отдельные дни дожди

Север

Вологда

8

1

в отдельные дни дожди

Север

Воркута

1

-4

в отдельные дни дожди

Центр

Курск

11

4

без осадков

Центр

Воронеж

11

4

без осадков

Центр

Липецк

11

4

без осадков

Сибирь

Иркутск

3

-10

в отдельные дни снег

Сибирь

Чита

3

-10

в отдельные дни снег

Сибирь

Улан-Удэ

3

-10

в отдельные дни снег

Северный Кавказ

Краснодар

16

6

в отдельные дни дожди

Северный Кавказ

Ставрополь

16

6

в отдельные дни дожди

Центр

Москва

10

4

в отдельные дни дожди

Север

Мурманск

5

1

осадки

Поволжье

Нижний Новгород

8

1

без осадков

Сибирь

Омск

0

-6

в отдельные дни дожди

Сибирь

Новосибирск

0

-6

в отдельные дни дожди

Сибирь

Барнаул

0

-6

в отдельные дни дожди

Урал

Екатеринбург

4

-3

в отдельные дни дожди

Урал

Пермь

4

-3

в отдельные дни дожди

Северо-Запад

Новгород

9

3

в отдельные дни дожди

Северо-Запад

Псков

9

3

в отдельные дни дожди

Северный Кавказ

Ростов-на-Дону

13

4

без осадков

Поволжье

Самара

8

0

в отдельные дни дожди

Поволжье

Ульяновск

8

0

в отдельные дни дожди

Центр

Тамбов

8

0

в отдельные дни дожди

7

Окончание таблицы 1 Северо-Запад

Санкт-Петербург

10

3

в отдельные дни дожди

Центр

Тверь

10

3

без осадков

Центр

Тула

10

3

без осадков

Центр

Рязань

10

3

без осадков

Сибирь

Томск

-1

-7

в отдельные дни снег

Сибирь

Кемерово

-1

-7

в отдельные дни снег

Поволжье

Чебоксары

7

1

без осадков

2. В следующей строке определите, если нужно, выражения для вычисляемых полей (введите в соответствующие ячейки формулы для необходимых вычислений). В этой строке можно предварительно выполнить форматирование ячеек, чтобы обеспечить необходимый вид отображения информации в таблице. Как формулы, так и форматы будут автоматически копироваться при заполнении таблицы в новую строку. Введите в ячейку E3 формулу для вычисления среднесуточной температуры =(C3 + D3)/2

3. Если список расположен со второй строки, то можно в первой строке рабочего листа поместить название списка. Для этого введите в ячейку A1 или B1 соответствующий текст, например: Прогноз погоды с 20 по 26 октября по городам России

4. Присвойте рабочему листу содержательное имя, например, Погода

России вместо Лист1 и удалите лишние листы. 5. Сохраните текущее состояние таблицы в личной папке под именем prognos (будет создан файл prognos.xls).

Этап 2. В в о д д а н н ы х в с п и с о к Заполнение списка информацией осуществляется командой Данные/ Форма… строки меню Excel.

8

Форма – способ отображения данных, когда на экране располагаются поля только одной записи-строки. Для работы с данными в режиме формы нужно выбрать пункт меню Данные/Форма…, предварительно выделив любую ячейку списка. Открывшее-

ся диалоговое окно формы будет иметь то же название, что и рабочий лист. В окне формы выводятся заголовки столбцов таблицы в качестве названий полей и окна для ввода данных, курсор стоит в первом окне ввода. Для перехода в следующее окно ввода используется клавиша Таb, для возврата в предыдущее – одновременно нажатые клавиши Shift и Tab. Выбрать любой элемент формы можно щелчком левой кнопки мыши на нём. Доступ к вычисляемым полям блокирован. Значения этих полей автоматически заполняются на основе информации, содержащейся в таблице. Кроме полей, форма содержит индикатор номера записи и ряд кнопок справа от полей ввода. Кнопка Добавить вводит новую строку в конец списка. Кнопка Удалить удаляет текущую запись. Кнопка Вернуть (Восстановить) позволяет восстановить исходное содержание записи, отменяя результаты редактирования, если только Вы не перешли к следующей записи или не нажали клавишу Enter. Для “пролистывания” списка предназначены кнопки Назад (Предыдущая запись) и Далее (Следующая запись), можно также использовать полосу про-

крутки. Кнопка Закрыть закрывает форму и возвращает нас в режим работы с таблицей. Для ввода данных в созданную таблицу - список воспользуйтесь режимом ввода с помощью диалогового окна формы: 1. Выделите любую ячейку заголовка таблицы (A2:F2). 2. Выберите пункт меню Данные/ Форма…

9

3. В открывшемся диалоговом окне формы Погода России (по имени рабочего листа) вводите данные о погоде в соответствующие поля ввода, используя информацию из таблицы 1. Для добавления очередной записи в таблицу используйте кнопку Добавить. Записи добавляются в конец таблицы. Доступ к вычисляемому полю

Среднесуточная температура блокирован. 4. После ввода последней записи нажмите кнопку Закрыть.

Этап 3. Р е д а к т и р о в а н и е с п и с к а Добавление новых записей осуществляется в конец таблицы. Для этого, находясь в пределах списка, выполните п.п.2-4 этапа 2. Для внесения исправлений в записи списка также можно использовать режим формы. Нажатие кнопки Критерии обеспечивает переход в режим поиска данных по критериям. В качестве критериев используются как значения полей, так и условия на значения полей. Для текстовых полей может быть задан поиск значений по частичному совпадению. Например, при поиске всех городов Урала в поле Регион указывается только одна буква У . Если необходимо найти записи о городах, в которых дневная температура выше нуля, а ночная не превышает нуля, то в поле День указывается условие > 0, а в поле Ночь – условие