Офисные технологии: Методические указания к практическим занятиям

ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Ульяновск 2007

Федеральное агентс тво по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ульяновский государственный технический университет

ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Методические указания к практическим занятиям Издание четвертое, измененное и дополненное

Составитель В. Н. Арефьев

Ульяновск 2007

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7 O-91

Рецензент доцент, кандидат техн. наук Елягин С. В., УлГТУ. Одобрены секцией методических пособий научно-методического совета университета

O-91

Офисные технологии : методические указания к практическим занятиям / сост. В. Н. Арефьев. – Изд. 4-е, изм. и доп. – Ульяновск : УлГТУ, 2007. – 38 с.

Указания к проведению практических занятий составлены в соответствии с программой дисциплины «Офисные технологии» / «Текстовые и табличные процессоры», включают пояснительный материал, задания и рекомендуемую литературу к семи практическим занятиям в форме лабораторных работ. Предназначены для студентов 1-го курса специальностей 230100 «Информатика и вычислительная техника» и 031301 «Теоретическая и прикладная лингвистика». М огут быть использованы студентами других специальностей. Подготовлены на кафедре «Вычислительная техника».

УДК 681.3 (076) ББК 32.97 я 7

© Ульяновский государственный технический университет, 2000 © Оформление. УлГТУ, 2007, с изменениями © В. Н. Арефьев, составление, 2007

СОДЕРЖАНИЕ В В Е Д Е Н И Е ..................................................................................................................................... 4

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А Н Я Т И Е № 1................................................................................................................................ 5 1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТКП)..................................... 5 1.2. ТКП MS WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ.............................................................................. 6 1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ В WORD..................................................................................................... 7 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 1................................................................................. 8 З А Н Я Т И Е № 2................................................................................................................................ 9 2.1. ФОРМАТИРОВАНИЕ В WORD...................................................................................................... 9 2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ В ТКП WORD. .................................................................................10 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 2................................................................................11 З А Н Я Т И Е № 3...............................................................................................................................12 3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТКП WORD...................................................................................12 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ.....................................................13 3.3. СИСТЕМА АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ПЕРЕВОДА PROMT.........................................................14 3.4. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ ...........................................................................15 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 3................................................................................16

ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А Н Я Т И Е № 4...............................................................................................................................18 4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ. ...................................18 4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП EXCEL............................................................................20 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В EXCEL.................................................................................21 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 4................................................................................22 З А Н Я Т И Е № 5...............................................................................................................................24 5.1. С ЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ EXСEL...........................................................................................................24 5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛИЦ В EXСEL.....................................................................25 5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БД В EXСEL.......................................................................................25 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 5................................................................................26 З А Н Я Т И Е № 6...............................................................................................................................28 6.1. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ В EXCEL. ................................................................................28 6.2. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ПС ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ. ......................................................29 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 6................................................................................30 З А Н Я Т И Е № 7...............................................................................................................................32 7.1. КВП. ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ......................................................................................................32 7.2. ОБМЕН ДАННЫМИ В OFFICE......................................................................................................34 7.3. ГИПЕРТЕКСТОВЫЕ СИСТЕМЫ ...................................................................................................35 ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 7................................................................................36 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ С П И С О К ..............................................................................................38

3

В В ЕД ЕН И Е Создание ПЭВМ существенно расширило сферу применения вычислительной техники (ВТ). Из облас ти науки, техники и производства ВТ все шире распространяется на непромышленные виды деятельнос ти. Трудно сегодня представить современную фирму, учреждение без персонального компьютера (ПК). Интерес к последним объясняется не только их компактнос тью, удобством управления, дружественным интерфейсом с пользователем, но и большим набором программных средств (ПС), ориентированных на любые облас ти человеческой деятельности. Разработанные для ПК программные средства общего применения имею т удобный диалог, наглядность, располагают развитой помощью и самоучителями, что позволяет их широко использовать работникам, не знакомым с программированием. К числу ПС, которые с успехом и достаточной эффективностью могут быть использованы практически в любой сфере деятельнос ти, относятся текстовые редакторы, табличные процессоры, интегрированные ПС, автопереводчики, системы оптического распознавания и т.п. Указанные средства необходимы руководителям, инженерам, научным работникам, экономис там, бухгалтерам, служащим для подготовки и редактирования технической документации и прочих текстовых документов, ведения делопроизводства, расчета смет и калькуляций, ведомостей форм бухгалтерской отчетности и т. п. Основа офисной технологии – это создание и работа с различного рода деловыми документами, что является неотъемлемой час тью деятельности любого учреждения (офиса). От эффективной организации этой работы зависит успешность функционирования учреждения, что реализуется автоматизацией делопроизводства на основе компьютерной техники. Данный учебный курс включает знакомство с вышеперечисленными ПС, поддерживающими названную технологию. Нас тоящее пособие содержит описания принципов работы и функциональных возможностей наиболее известных текстовых редакторов, табличных процессоров, интегрированных программных средств и других офисных приложений, а также задания на 7 практических работ, выполнение которых позволит приобрести первичные навыки, необходимые для работы с офисными ПС и послужит достаточной основой для их реального использования в практической деятельности. В данном издании устранены замеченные опечатки, дополнительно включены разделы: «Система автоматизированного перевода Promt», «Системы оптического распознавания», обновлены и дополнены задания на практические работы, изменен и расширен библиографический список.

4

ТЕКСТОВЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А НЯ ТИ Е № 1 1.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ТЕКСТОВЫХ ПРОЦЕССОРОВ (ТКП) Текстовые процессоры – это программные средства для подготовки на компьютере текстовых документов и разработки исходных текстов программ, которые по сравнению с выполняющими эти функции текстовыми редакторами, имеют более широкие возможности. Подготовка текс та на персональном компьютере (ПК) с помощью ТкП на несколько порядков более эффективна, чем это обеспечивают самые современные пишущие машинки. ТкП обеспечивают прос тоту набора и корректировки текс та, удобство форматирования, возможность работы с фрагментами текста. На ТкП имеется возможность создания шаблонов типовых документов, возможность создания электронных архивов документов и т. п. Таким образом, ТкП реализует быстроту, удобство и качество подготовки документов. В практике используется несколько десятков ТкП, которые можно различать: а) по количественным параметрам (объём занимаемой памяти, количество одновременно обрабатываемых файлов, разрешённый объём файлов и т.п.); б) по функциональным возможностям (уровень диалогового взаимодействия, степень автоматизации функций редактирования, возможности операций с элементами текста и т.п.); в) по набору дополнительных возможностей (орфографический контроль, использование шаблонов документов, возможности создания таблиц, выполнение математических операций и т.п.). По функциональному назначению ТкП подразделяются на: 1. Текстовые редакторы (ТР) для небольших документов простой структуры, которые позволяют работать с одним текстовым файлом и имеют ограниченные возможности. К ним можно отнес ти встроенные редакторы оболочек NC, Far, редакторы NotePad, WordPad, редакторы компиляторов и т.д. 2. ТкП для документов средней сложности, т.е. состоящих из абзацев, разделов, страниц и т.д. ТкП этого типа позволяют одновременно работать с несколькими файлами, используя нужные фрагменты для создания единого документа. К ним относятся редакторы WD(«Слово и дело»), Лексикон, MultiEdit, WordPerfect и т.п. 3. Специализированные системы для обработки сложных документов, обеспечивающие набор, оформление, компоновку элементов и подготовку материалов к типографскому изданию. Эти средства обладают широким набором шрифтов и вспомогательных средств. Наиболее известны из ТкП этого класса системы MS Word, Lotus Word Pro, AmiPro и т.п. 5

ТкП являются одной из компонент интегрированных систем. 1.2. ТКП MS WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖ НОСТ И Универсальный текстовый процессор MS Word является одним из самых современных редакторов и обладает значительным набором функций по редактированию и оформлению документов. Версии MS Word, начиная с 6.0, работают под операционной системой Windows (WS) и имеют стандартный экран, характерный для WS-приложений. Он содержит заголовок окна, строку главного меню, инструментальные панели и строку состояния. Управление окном выполняется или системным меню или кнопками управления. Работа в Word выполняется с помощью команд меню, кнопок инструментальных панелей (ИП), служебных кнопок, функциональных клавиш и динамического меню, вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Выбор действий может выполняться клавишами управления курсором или с помощью манипулятора типа «мышь». Необходимая помощь пользователю предоставляется соответствующими сообщениями системы и вызовом справочной системы (клавиша F1, пункт меню «?», кнопка Û? и т.д.). Головное меню Word содержит 9 команд, включающих вложенные меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, «?». Пункты подменю с многоточием (…) дополнительно открывают диалоговые окна, некоторые из которых имеют вид картотеки с вкладками (например, Сервис/Параметры). Пункты со значком 4 имеют вложенные меню. С учетом вложенности меню Word предоставляет более ста процедур, назначение которых легко определяется названием. Процессор Word представляет возможности работы в следующих режимах: 1. Режимы представления документов: обычный, разметка страницы и т.п., которые включаются из пункта Вид или соответствующими кнопками. В режиме разметки удобно пользоваться границами текста (см. п. Сервис/Параметры/ Вид). 2. Режим «Вставки/Замены». Переключение клавишей Insert. 3. Режим клавиатуры «Русский/Английский». Переключение соответствующей кнопкой (правый нижний угол экрана) или сочетанием клавиш Ctrl, Shift, Alt в соответс твии с установкой. 4. Режим автосохранения, используемый для исключения потери текста при сбоях. Время сохранения указывается в минутах в пункте Сервис/Параметры/Сохранение. Здесь же можно установить режим создания резервной копии. Набор символов текста выполняется в место установки курсора. Перемещение текста по экрану выполняется клавишами управления курсора или с помощью движков полос прокрутки, которые могут быть включены/выключены из пункта Сервис/Параметры/Вид.

6

Открытие окон для создания новых документов выполняется командой Создать (пункт Файл или кнопка ИП). Перед набором текста целесообразно: - установить необходимые режимы; - задать параметры страницы (Файл/Параметры страницы…), включающие размеры страницы, величины полей и ориентацию страниц; - указать условия переноса слов (ширина зоны переноса, включение автоматического переноса) в окне Сервис/Язык/Расстановка переносов…; - выбрать необходимый шрифт; - задать параметры абзаца в окне Формат/Абзац. В большинстве текстовых редакторов операции с символами, словами, строками аналогичны, поэтому и в Wordе небольшие корректировки выполняются следующим образом: - удаление символа, пустой строки, соединение строк – клавиша Del; - разделение строки – клавиша Enter; - сдвиг строки влево/вправо, центрирование – кнопки «Выравнивание влево» и т. п. Отмена неправильных процедур выполняется из меню Правка/Отменить или кнопкой . (Откат до ста операций). Первоначальное сохранение подготовленных файлов производится командой Файл/Сохранить как… с указанием имени файла, типа формата, папки размещения. Для сохранения поименованного документа можно использовать кнопку Сохранить. Для загрузки файлов ранее созданных документов используется пункт Файл/Открыть или соответствующая кнопка ИП. 1.3. РАБОТА С БЛОКАМИ В WORD Операции с блоками (фрагментами текста) существенно упрощают подготовку текста за счет копирования однотипных фраз, названий и т.п., а также использования фрагментов имеющихся документов. Различают блоки строчные, поточные и прямоугольные. Последние выделяются при нажатой клавише Alt. Операциям с блоками предшествует их выделение, при этом с троки выделяются при движении указателя «мыши» за рамкой текста слева, остальные фрагменты простой «буксировкой мыши» (БМ). Выделенный блок может быть: а) удален (кн. Del или п. Правка / Очистить); б) удален в буфер (кн. Вырезать); в) перемещен (кн. Вырезать-Вставить); г) скопирован (кн. Копировать-Вставить). Операции а) - г) можно выполнить также из основного или динамического меню (ДМ), вызываемого правой клавишей «мыши» (ПКМ). Кроме того, перемещение в пределах экрана можно выполнить БМ, а копирование БМ+Ctrl. 7

Буфер обмена, используемый в названных процедурах, представляет собой область оперативной памяти компьютера, в которую на время помещается блок документа. Эта информация хранится до следующей операции с буфером в пределах одного сеанса работы. Содержимое буфера можно просмотреть, открыв панель Вид/Область задач и активизировав программу «Буфер обмена». ЗАД АНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 1 Ознакомление с основными функциями MS Word 1. Открыть редактор MS Word. 2. Ознакомиться: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначением кнопок инструментального меню, содержанием справки. 3. В окне Документ1 включить режимы: Автосохранение (установить интервал 2 мин), Автоматический перенос слов в зоне 0.25см (см.п.Сервис). Установить шрифт Times New Roman, размер шрифта 14 и поля страницы 22,25-3-2,25. Подготовить библиографический список литературы по курсу и выходные данные (см. стр.38-39 данного методического указания). Сохранить файл под именем lab1-1. 4. Открыть окно Документ2. Установить поля страницы 2-2,5-3-2,5. Остальные установки сделать, как в п.3. Подготовить текст со стр.2 с сохранением имеющегося форматирования. Сохранить файл под именем lab1-2. 5.Открыть файл pr1-1 (одностраничный учебный текстовый файл в папке PROBA), преобразовав его из формата MS DOS в файл формата Word. Удалить последнюю часть текста, не помещающуюся на экран. Открыть окно Документ3 и скопировать в него данный текст. 6. На тексте файла pr1-1 опробовать (по одной операции в строке): - разделение строки на две; - удаление пустой строки; - соединение двух строк; - центрирование строки; - сдвиг строки влево-вправо. Изменения выделить цветом. Сохранить файл под именем lab1-3. 7. В окне Документ3 выделить строчный, поточный и прямоугольный фрагменты текста, опробовать функции работы с фрагментами текста (удаление, перенос, копирование, сдвиг). Выделить некоторые фрагменты разными шрифтами (Arial, Courier New, полужирный, курсив, высота шрифта 16). Изменения выделить цветом. Сохранить файл под именем lab1-4. 8. Предъявить преподавателю файлы lab1-1,2,3,4.

8

З А НЯ ТИ Е № 2 2.1. ФОРМАТ ИРОВАНИЕ В WORD Операция форматирование - это определение необходимых параметров, что может относиться к символу, слову, группе слов, строке, абзацу, странице, разделу (глава, часть) и всему документу в целом. Форматирование символов заключается в задании типа, начертания, размера, характеристик шрифта, а также в определении интервала между символами и т. п. Форматирование слов и строк может заключаться в их выделении отличающимся шрифтом или цветом, а так же задании способа выравнивания. Задание шрифта может дейс твовать на отдельные абзацы, страницы, главы и весь документ в целом. Во всех случаях выбор шрифта производится из окна Формат / Шрифт. Здесь указываются тип, начертание, размер, интервал и другие параметры шрифта. Данные установки действуют в пределах выделенного блока текс та. Как и во всех других случаях, эту процедуру можно выполнить с помощью соответс твующих кнопок ИП или команд ДМ. Замена строчных букв на прописные выполняется в окне Формат /Регистр. В деловых документах чаще всего используются шрифты типов Arial Cyr, Courier New Cyr, Times New Cyr размером 12,14. Неполные строки (заголовки, обращения и т. п.) могут быть выровнены влево, вправо, по центру, по ширине соответствующими кнопками ИП. Межстрочный интервал определяется в окне Формат / Абзац… Одинарный задаётся по умолчанию. Абзацы отделяются кн. Enter. Форматирование абзацев выполняется заданием их параметров, в т. ч. размера абзацного отступа, в окне Формат / Абзац и использованием команды Выровнять по ширине (Кнопка ИП). Для одиночного абзаца при этом курсор должен находится в его любом мес те. Для нескольких абзацев эта операция выполняется с их выделением. Форматирование с траниц заключается в определении их размеров, границ текста, размещение сносок, создание списков – перечислений и формировании текста в несколько колонок. О задании параметров страниц указано ранее. Команда Вставка / Сноска… позволяет вставлять сноски и управлять их размещением и нумерацией. Списки – перечисления создаются после выделения абзацев использованием команды Формат / Список. Часть текста может быть оформлена в виде нескольких колонок. Для этого она помечается и используются команды окна Формат / Колонки. Форматирование раздела может включать указание о месте его начала (Файл / Параметры страницы / Макет), набор раздела отличающемся шрифтом, задание колонтитула (повторяющегося названия раздела). Добавление колонтитулов выполняется командой Вид / Колонтитулы.

9

Форматирование документа состоит в разделении его на страницы, их нумерации и составлении оглавления. Текст документа в режиме разметки страниц делится после задания параметров страниц, как указывалось ранее. Нумерация страниц выполняется из окна Вставка / Номера страниц, где определяется место номера страницы и способ его выравнивания. При неудачном разделении на страницы можно выполнить местную корректировку командой Вставка / Разрыв, которая обеспечивает обозначение окончания страницы, раздела в месте установки курсора. При использовании этой команды с указанием Новый раздел /На текущей странице можно задать другую ориентацию страницы (например, Альбомную). Для документа, разделённого на страницы, можно сформировать оглавление. Существует несколько способов реализации этой операции. Один из способов, на основе полей, заключается в пометке заголовков через окно, вызываемое командой Sh+Alt+O, задании параметров оглавления в окне Вставка / Оглавление, где дополнительно необходимо включить кнопку Параметры / Поля элементов. Место вставки оглавления помечается курсором. 2.2. СЛУЖЕБНЫЕ ОПЕРАЦИИ В ТКП WORD Некоторые служебные операции рассмотрены ранее. Дополнительно рассмотрим следующие: Работа с файлами. В данном редакторе можно обрабатывать не только созданные в нём doc – файлы. Через диалоговое окно Преобразовать файл можно открыть файлы, созданные в MS-DOS ,Word Perfect и т. п. Для обеспечения включения данного окна необходимо активизировать функцию «Подтверждать при открытии» в окне Сервис / Параметры / Общие. Список открытых файлов, и с которыми выполнялась работа, показывается соответс твенно в п. п. меню Окно, Файл. Объединение файлов без использования буфера можно выполнить командой Вставка / Файл. Поиск и замена. Эта функция удобна при исправлении типовых ошибок в тексте, при однотипных изменениях и т. п. Выполняется через окна Правка / Найти или Правка / Заменить, где указываются необходимые данные и параметры поиска / замены. При этом в качестве объектов могут быть слова, текстовые фрагменты, форматы и специальные символы. Масштабирование изображения на экране. Данную операцию использую т для получения наибольшего удобс тва при работе, уменьшая или увеличивая изображение на экране. Масштабы 50,75,100% и т. п. Можно ус тановить кнопкой ИП, произвольный через окно Вид / Масштаб. Предварительный просмотр и печать документов. При работе с многостраничными документами перед выводом на печать целесообразно использовать команду Просмотр (п. Файл или ИП). Эта операция позволит заметить и устранить погрешнос ти размещения текста.

10

Задание параметров печати документа и её реализация выполняется через окно Файл / Печать. При этом можно распечатать выделенный фрагмент, заданные по номерам страницы, весь документ, сведения о документе, несколько копий документа. Перед печатью целесообразно проверять указанные установки, а так же необходимые параметры в окне Сервис / Параметры / Печать. ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 2 Ознакомление с функциями форматирования в MS Word 1. Открыть редактор MS Word. 2. Открыть файл pr1-1 (папка PROBA), преобразовав его из формата MS DOS в файл формата Word. Для документа установить:- шрифт 11, параметры страницы (1,5-2,5-1,51,5 см), Автоматический перенос слов в зоне 0.25см, переключиться в режим разметки страниц. Убрать лишние знаки конца строки и лишние пробелы, исправить ошибки. Сцентрировать заголовок и отформатировать абзацы, помеченные (*) со следующими параметрами абзаца: отступы слева, справа - 0, красная строка 1см, выравнивание - по ширине, интервал после абзаца- 6пт). В 3-м абзаце сделать список – перечисления с использованием маркеров. В 5-м абзаце сделать межстрочный интервал - полуторный, в 6-м - двойной. Переименовать файл в lab2-1 и сохранить как Документ Word в папке PROBA. 3. Открыть окно Документ2 (п.Создать) и скопировать в него файл lab2-1. Установить поля страницы аналогично п.2. Отформатировать текст в 2 колонки одинаковой ширины - 8.0 см с интервалом 1см. Конец 2-го абзаца преобразовать в сноску. Переименовать файл в lab2-2 и сохранить как Документ Word. 4. Открыть файл lex.txt (учебный многостраничный файл в формате MS DOS) с преобразованием формата. В этом файле выполнить: а) поиск и замену слова «редактор» на слово «процессор» - по всему тексту. Выполнить обратную замену поочередно каждое слово; б) расстановку номеров страниц (шрифт 14), проверку в режиме Вид/Разметка; в) представление 4-й и 5-й страниц в альбомном формате; г) формирование оглавления (пометить заголовки через окно, вызываемое кл.Alt-Shift-O, задать формат- Формальный, включить кн. Поля элементов). Переименовать файл в lab2-3 и сохранить как Документ Word.

11

5. Предъявить преподавателю файлы lab2-1,2,3. ЗА НЯ ТИ Е № 3 3.1. СЕРВИСНЫЕ ВОЗМОЖ НОСТ И ТКП WORD ТкП WORD имеет многочисленные функции, значительно упрощающие создание документов, обеспечивающие встраивание в текст таблиц, рисунков и графических объектов, улучшающие вид документа и т.д. Трудоёмкость подготовки документов существенно снижается при использовании с тилей, шаблонов, автоформатирования, применении элементов автотекста и слияния документов. Стиль – это набор параметров форматирования, позволяющий сократить время установки форматов или изменения их параметров. Множество с тилей час тей документа хранится в его шаблоне (записка, заявление, письмо, отчёт и т.п.). Шаблон определяет также размещение частей документа. WORD представляет более 30 шаблонов. Имеющиеся стили и шаблоны можно выбрать в области задач Создание документа/Создание с помощью шаблона, в окнах Формат/Стили и форматирование, Сервис/Шаблоны. Параметры форматирования текущего текста можно проверить с использованием команды Формат/Показать форматирование. Файлы шаблонов при сохранении получают расширение .dot. (В окне Файл/Сохранение документа указывается тип файла – Шаблон документа). Автоформатирование - это операция, позволяющая автоматически проанализировать документ, а затем применить к нему различные стили текстовых шаблонов. Процедура выполняется командой Формат/Автоформат. Если полученные результаты не устраивают, используется команда отмены. Трудоёмкость исправления часто повторяющихся ошибок, кроме способа поиска/замены, можно уменьшить использованием автокоррекции. Эта функция обеспечивает автоматическое исправление стандартных ошибок, характерных для пользователя (двойные заглавные, смещение порядка букв, лишние пробелы и т. п.). Необходимые ус тановки выполняются в окне Вставка/Автотекст/Автозамена. Автокоррекцию можно использовать и для других целей, например, для расшифровки сокращений, контроля терминов и т.п. Автотекст – это сохраненные, час то используемые фрагменты текста (например, заключительная часть делового письма). Окно Вставка/Автотекст позволяет вставлять текс т имеющиеся элементы, добавлять новые и удалять ненужные. Применение элементов автотекста существенно сокращает время подготовки деловых бумаг. Слияние документов – это процедура объединения основного документа, содержащего неизменяемую часть данных, и источника данных, включающего переменную информацию. Процедура основана на использовании в основном документе полей, т.е. специальных кодов, указывающих место вставки переменной информации. Для деловых писем источником данных могут быть на12

звания и адреса фирм, фамилии руководителей и т.п., которые целесообразно представлять в виде таблицы. Используя метод слияния, можно подготовить несколько писем одинакового содержания в разные адреса. Настройка этого процесса производится в окне Сервис/Письма и рассылки/Мастер слияния… и кнопки ИП Слияние. Существенной сервисной возможностью является возможность исключения ошибок в набираемом тексте, что также упрощает подготовку документов. Команда Сервис/Правописание позволяет проверять правильность написания слов сравнением их с соответс твующим словарём. Проверка правописания (стиль и пунктуация) выполняется в соответствии с правилами, установленными по умолчанию или уточненными в окне Сервис/Параметры/Правописание. Проверка текста может выполняться автоматически в процессе набора, в выделенном фрагменте или по всему тексту. При выявлении ошибки её можно сразу исправить, игнорировать или добавить нераспознанное слово в словарь. Для улучшения стилис тики текста, исключения повторений слов WORD предоставляет возможность использования словарей синонимов. Подбор и замена слов-синонимов выполняется в окне Сервис/Язык/Тезаурус. Использование в документе нетекс товых элементов обеспечивают следующие сервисные возможности WORD: • создание и работа с несложными таблицами с использованием команд меню Таблица; • создание несложных рисунков и блок-схем средствами встроенного графического редактора, включаемого кнопкой Рисование. Графические построения здесь выполняются с использованием простейших геометрических элементов. Созданные объекты могут быть сгруппированы, скопированы, повернуты и т.п.; • импорт стилизованных рисунков библиотеки ClipArt и графических объектов других систем через окна Вставка/Рисунок, Вставка/Объект. • создание организационных диаграмм с использованием процедуры Вставка/Организационная диаграмма. Для улучшения внешнего вида документов могут применяться: • обрамление и цветовое оформление элементов документа. Здесь используются команды Формат/Границы и заливка и соответствующие кнопки ИП; • миниприложение WordArt, с помощью которого можно создавать различные спецэффекты оформления текстов. Часто они используются для заголовков, обеспечивая растягивание, повороты, тени и т. п. Эти действия выполняются с использованием кнопки WordArt (панель Рисование). 3.2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ СРЕДСТ ВА ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВ При подготовке текстовых документов, кроме классических ТкП, используются редакторы научных текстов, издательские системы и специализированные сопутс твующие средства. 13

Редакторы научных текс тов предназначены для текстов, включающих большое число формул, математических и др. символов. К редакторам такого типа относятся ChiWriter, WordPerfect, TEX и т.д. Система TEX удобна для подготовки текстов сильно насыщенных формулами, но в ней сложно исправление ошибок, т.к. используется принцип программирования формул. Для подготовки научных текстов можно использовать и интегрированную систему математических и инженерно-технических расчетов MathCAD. При несущественном включении формул для научных текстов можно использовать WORD, который для этих целей имеет следующие средства: 1. Функцию Вставка/Символ, позволяющую встраивать в текст некоторые знаки. 2 2. Установку верхних и нижних индексов (Формат/Шрифт и кнопки х и х2 ). 3. Редактор формул (кнопка a ), позволяющий набирать формулы с математическими символами ∑, ∫ и т.п. Для оформления рекламных проспектов, журнальной, книжной и т.п. продукции используются нас тольные издательские системы. Они позволяют подготавливать и выводить на фотонаборные автоматы сложную типографскую продукцию, обеспечивают верстку документа, т.е. рациональное размещение текста, заголовков, рисунков и т.д. К этой категории ПС относятся: AmiPro, PageMaker, MS Publisher, QuarkXPress и др. К специализированным средствам, сопутствующим ТкП, можно отнес ти: 1. Системы оптического распознавания, обеспечивающие ввод информации со сканера, средства корректировки фотоизображений и т.п.: ClaraOcr, FineReader, Adobe Photoshop и т.п. 2. Системы автоматического перевода: Stylus, Promt, Сократ и т.п. 3. Специализ ированные системы эффективного грамматического контроля текста: Orfo, LingvoCorrector, Propis и т.п. Перечисленные средства позволяют реализовать сквозную комплексную технологию сканирования, перевода, редактирования и контроля документов в системе Stylus Lingvo Office. 3.3. СИСТЕМА АВТОМАТ ИЗИРОВАННОГО ПЕРЕВОДА PROMT Система обеспечивает перевод с основных европейских языков на русский и обратно. Окно Promt имеет обычный для приложений Windows вид. Главное меню помимо известных пунктов включает команду Перевод. Первоначальный перевод начинается с загрузки исходного текста или его непосредственного набора. В пункте Вид устанавливается горизонтальное или вертикальное представление исходного и переведенного текстов.

14

Перевод может выполняться по абзацам, по выделенным фрагментам, весь текст и т.д. Способ задается пунктом Перевод. Можно перевести отдельное слово или выделенную фразу при установке на них указателя мыши. Повышение качества перевода достигается за счет: - резервирования слов, не требующих перевода (названия, специальные термины, сокращения). Здесь иногда удобно также применять транслитирование слов - запись буквами нужного языка (Иванов - Ivanov); - подключения специализированных словарей по определенной тематике (например, по информатике) и пользовательских словарей, обеспечивающих настройку на конкретный текст; - пополнения словарей. Для работы со словарями используются вкладки списков словарей, незнакомых и зарезервированных слов, расположенных в нижней части экрана. Данная информационная панель включается через пункт Вид. При этом БМ можно переносить слова в указанные списки из текста или из списка в список. Для качественности перевода его целесообразно выполнить дважды, при этом в первом варианте перевода выясняют: 1. Какие слова не переведены (выделяются другим цветом)? 2. Какие слова и словосочетания переведены неудачно? 3. Какие слова следует оставить без перевода? Такие слова включают в пользовательский словарь, резервируют или исправляют средствами редактора Promt. После этого перевод повторяют. Постредактирование заключается в смысловом редактировании переведенного текста. Здесь используются возможности внутреннего редактора системы с использованием команд пункта Правка. Для облегчения поиска абзацев между переводом и оригиналом существует постоянная связь. Отредактированный текст может быть дополнительно проверен с помощью справочных словарей или систем проверки орфографии. Полученный перевод записывается в файл (Файл/Сохранить/Перевод) или распечатывается непосредственно из Promt (можно сохранить и оригинал). 3.4. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ Текстовые и табличные процессоры удобно использовать совместно с системами оптического распознавания символов, использующими принцип сканирования и автоматического ввода печатных документов в компьютер. Так, текст на иностранном языке можно сканировать, затем с помощью автоматического переводчика перевести, далее полученный файл отредактировать и отформатировать в Wordе. Системы оптического распознавания целесообразно использовать для создания больших баз данных (БД) в табличной форме с использованием сканирования соответствующих бумажных первоис точников.

15

К числу таких приложений относятся системы ClaraOcr, FineReader(FR), которая предназначена для автоматизации ввода в ПК типографских документов. Они позволяет распознавать текс ты, набранные практически любыми шрифтами. Работа в FR выполняется в три этапа: сканирование, распознавание, редактирование. Сканирование выполняется при физически и программно установленном сканере, регистрация которого в системе выполняется через пункт Сервис / Опции / Сканирование/Открытие. Для качественности распознавания в диалоговом окне Сервис / Настройки сканера задаются необходимые параметры: тип изображения, формат, ориентация, разрешение и т.д. Перед началом работы с FineReader необходимо установить язык распознавания, затем последовательно выполнить операции сканирования, распознавания, проверки и сохранения файла в необходимом формате. Эти операции легко реализуются с помощью инс трументальных кнопок на панели Scan&Read. Для открытия уже имеющихся сканированных файлов используется команда Open&Read/Открыть и распознать. Проверка и корректировка сканированных файлов выполняется в окне Текст с использованием окна Крупный план. Сомнительно распознанные символы обычно выделяются цветом. Наиболее час то при распознавании выявляются дефекты, имеющиеся на оригинале, а также плохо распознаются трудно различимые символы. Например, «П»- «11», «Ш- «111» и т.п. После устранения ошибок распознавания файл сохраняется в требуемом для дальнейшей работе формате (кнопка Сохранить). В открытом в необходимом приложении файле целесообразно дополнительно провести грамматический контроль. ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 3 I. Оформление научных документов 1. Открыть окно MS Word ( Документ 1). 2. Ввести текст с формулами:

16

СРЕДСТВА РЕДАКТОРА WORD Редактор формул с использованием шаблонов математических символов позволяет отображать зависимости вида:

n (Δa*)2 = ∑ Δai*2 * Ρi ; i =1

(1.1)

(1. 2) 3. Ввес ти текс т с рис унком: Вс троен ны й графичес кий редак тор дае т воз можнос ть выполня ть с ледующие с хемы: Образ О бъ е кт

АПК

СОИ

Г л аз

Мозг Памя ть

Рис . 1. 1.

4. С ис польз ованием процедур п. Т аблица подготови ть нижеуказ анную табл ицу с о с формированным с помощью WordArt з аголов ком и выравниванием по це н тру текс та в ячейках та бли цы :

БИО ЛО Г ИЧЕС КО Е УПРАВЛ ЕН И Е В ПРИРО Д Е

ТЕХНИЧ ЕС К О Е (ТЕХНО ЛО Г ИЧЕС К О Е) УПРАВЛ ЕН И Е ВЕЩАМ И

О РГ АНИЗ АЦИО ННО Е УПРАВЛ ЕН И Е ЛЮ ДЬМИ

5. Сохрани ть файл в папке с:\pro ba… под имен ем lab3-1. II.Научный перевод и грамматический контроль 1. В окне системы автоматического перевода открыть файл readm1.txt (фрагмент текстового файла на английском языке).

17

2. Выполнить автоматический перевод текс та readm1.txt на русский язык при вертикальном разбиении окна. Сохранить перевод в формате .rtf на c:\proba под именем lab3-2. 3. В окне MS Word открыть файл lab3-2.rtf. Выполнить автозамену названия «MathCAD» на «МатКАД», грамматический контроль и корректировку этого файла, пометив текст как русский. Сохранить откорректированный файл под тем же именем в формате .doc. III. Применение процедуры «Слияние документов» 1. Подготовить источник данных в виде нижеследующей таблицы с использованием п. Таблица Worda. Сохран и ть фа йл в папке с:…\pro ba… под именем Список. doc. Фамилия Имя Мишину В.А. Валерий Алексеевич ! Волгину Л.И.

Леонид Иванович !

Соснину П.И.

Петр Иванович !

Абрамову Г.Н.

Геннадий Николаевич !

Алексейчику В. В.

Вячеслав Валентинович ! Константин Конс тантинович Васильеву К.К. ! Ярушкиной Н.Г. Надежда Глебовна ! 2. Соз дать комплекс ный докумен т для рас с ылки (пис ьмо). Д ля этого, ис польз уя Мастер слиян ия (п. Се рв ис) вз ять в качес тве ос новного документа файл pr3. doc, имеющи йс я в папке с:…\proba, выполни ть в нем вс тавку полей «Фамилия » и «Имя » (к урсивом). В качес тве ис точн ика данн ых ис польз овать файл Список. do c. 3. Провери ть с мену информац ии в указ анных полях. Сохра ни ть файл в папке с:…\pro ba… под именем lab3-3. 4. Предъявить преподавателю файлы lab3-1, lab3-2, lab3-3. ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ З А НЯ ТИ Е № 4 4.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ В офисной практике часто возникает необходимость создания документов в табличной форме. Для этих целей используются табличные процессоры (ТбП).

18

ТбП – это комплекс программных средств для формирования и обработки информации в «электронной таблице» (ЭТ). ЭТ представляет собой поле, разделенное на клетки, которые образую т столбцы, обозначаемые буквами, и строки, которые нумеруются цифрами. Упрощенно ЭТ выглядит так: A

B

C

1 2 3 Заголовки столбцов и строк определяют адрес клетки (ячейки). (Например, В2). Ввод информации в ЭТ выполняется через «активную» клетку, выделяемую цветом или рамкой, перемещение которой аналогично текстовому курсору. Группа клеток, выделяемая для выполнения каких-либо действий, называется интервалом или диапазоном (А1:С1, А1:А3, А1:С3). В активную клетку можно помещать числа, текст, формулы, логические условия и т.п., формируя таким образом необходимую таблицу. ТбП обычно предоставляют следующие возможности: 1. Редактирование, копирование, удаление содержимого клеток. 2. Данные в клетке могут быть рассчитаны по заданной формуле. 3. Пересчет итоговых значений таблицы при изменении значений в ячейках может выполняться автоматически, что дает возможность проводить необходимые анализы, меняя исходные значения. 4. ЭТ с внесенной в нее необходимой цифровой и текстовой информацией (заголовки, примечания, подписи и т.п.) является документом, который можно печатать, хранить, копировать, корректировать. 5. Внесенные в ЭТ данные могут рассматриваться как база данных, что позволяет выполнять сортировку, поиск, выборку необходимой информации. 6. Для более наглядного предс тавления информации в ТбП обычно предусматриваются режимы деловой графики, позволяющие отображать табличную информацию в виде диаграмм и графиков. Современные ТбП располагают большим набором средств обработки таблиц, различными вычислительными функциями, возможностями разнообразного оформления и взаимодействия таблиц и т.п. Основные недостатки - в некоторой нерациональности использования ресурсов ЭВМ, сложности ветвления расчетов и контроля правильности вычислений. В настоящее время широко используются в практике ТбП: Lotus 1-2-3, SuperCalk, Ouattor Pro, Excel и др. Кроме того, ЭТ встроены в ряд интегрированных систем: Мастер, Framework, Matrix, Works и др. Имеются элементы работы с ЭТ и в Wordе, но в сильно усеченном виде.

19

Одним из наиболее мощных и многофункциональных ТбП является Excel, работающий в оболочке Windows. На примере данного ТбП можно ознакомиться с возможностями этого вида программных средств. 4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО РАБОТЕ В ТБП EXCEL Экран Excel содержит в основном элементы, имеющиеся в любом WSприложении, но дополнительно включает: • строку формул и поле адреса ячейки ниже ИП; • электронную таблицу с заголовками строк и колонок (1,2,3,…А,В,С,…); • ярлыки рабочих лис тов (Лист1, Лист2…). Движение активной клетки выполняется «мышью» или клавишами управления курсором. Переход на нужную клетку можно также выполнить указанием ее адреса в поле адреса. При входе в ТбП открывается Книга1. Каждая книга – это файл, с которым выполняются операции открытия, сохранения и т.п. аналогично данным операциям в приложениях WS. Excel представляет возможность открытия и работы с несколькими книгами. Каждая книга состоит из 255 рабочих листов. Рабочие листы предс тавляют собой ЭТ из 256 колонок и 65536 с трок. Каждому рабочему листу может быть присвоено свое имя командой Формат/Лист/Переименовать или двойным щелчком по ярлыку листа. С рабочими листами можно производить необходимые операции: удаление, вставка, копирование, связывание и т.п. В клетки ЭТ можно вносить видимую информацию (текст, числа) и скрытую (формула, имя ячейки, примечание Вставка/Имя, Вставка/Примечание). Подгон размеров клетки под вносимую информацию можно выполнить командой Формат/Столбец, Формат/Строка или БМ за границу адреса столбца/строки. С содержимым клеток можно выполнять действия: удаление, редактирование, копирование и т.д. Строками и колонками можно также манипулировать: вставлять, перемещать, удалять, копировать, сортировать и т.д. Выполнению операций с клетками, столбцами, строками и блоками клеток должно предшес твовать их выделение. Перемещение, копирование, удаление выполняется аналогично другим WS-приложениям. Некоторая особеннос ть заключается в указании элемента, перед которым вставляется столбец, строка. Кроме того, выравнивание по центру таблицы выполняется кнопкой а . В Excel возможно простое и логическое копирование. При этом простое обеспечивает копирование в заданные клетки один к одному, а логическое с адаптацией адресов клеток или под конкретное содержание. Логическое копирование дней недели или названий месяцев выполняется на основе списка (см. Сервис/Параметры/Списки). Данный вид копирования (заполнение) можно 20

выполнить из пункта Правка /Заполнить/Прогрессия/ Автозаполнение или с использованием БМ за опорную точку в правом нижнем углу клетки. 4.3. ФОРМАТЫ ДАННЫХ, ФОРМУЛЫ В EXCEL Модель ячейки в Ехcel имеет 5 уровней: значения, формат, формула, имя и примечание. Первый уровень – это отображаемые в ячейке на экране текст или число. Остальные уровни скрыты, но с ними можно проводить необходимые манипуляции. Числовые данные в зависимости от видов расчетов должны быть представлены в соответствующем формате, который выбирается из списка диалогового окна пункта Формат/Ячейка/Число, где предоставлены возможности выбора числового, денежного, бухгалтерского и др. категории форматов. Клетки, в которых изменяется формат, предварительно выделяются. Шаблоны форматов можно также выбрать и ус тановить по команде Формат/Автоформат. Существенной особенностью ЭТ является возможность помещать в клетку расчетные или логические формулы, что позволяет производить различные вычисления по клеткам, строкам и столбцам. В Excel формула находится на третьем, скрытом уровне клетки, а в клетке виден только числовой результат. Сама же формула отображается в строке формул (для активной клетки). Формулы в Excel вводят, начиная со знака = . Они обычно включают имена клеток, с которыми выполняются соответствующие математические или логические действия. Например, в клетку А5 можно поместить формулу: =(А1-А2)/3 + А3*2 + А4^2. Во многих случаях вместо составных формул можно использовать функции (готовые формулы). Например, вместо =А1 + А2 + А3 + А4 можно записать: =СУММ (А1:А4), где указан диапазон клеток, значения в которых складываются, или сложение значений отдельных клеток =СУММ (А1;А2;А6). Имеющиеся в Ехcel функции можно вводить с клавиатуры или с использованием диалога, называемого Мастером функций (кнопка ƒх ). Наиболее часто при обработке ЭТ встречается задача суммирования, для чего используется кнопка ∑ Автосуммирование. При этом указывается клетка, где помещается результат или выделяется необходимый диапазон, который указывается по диагонали, включая пустые клетки, где должны быть получены результаты. Редактирование формул можно выполнять несколькими способами, но наиболее удобно: выделить клетку, щелкнуть в строке формул и выполнить изменения. По умолчанию пересчет при этом выполняется автоматически. Его установка выполняется через пункт Сервис/Параметры/Вычисления. Повторяющиеся формулы, но привязанные к разным клеткам, могут быть логически скопированы с автоматическим изменением адресов клеток. При этом используются так называемые относительные ссылки. Когда этого не тре21

буется, применяются абсолютные ссылки. Для их обозначения используют знак $. Например, $А$2. Для проверки отображения формул в клетках используется пункт Сервис/Параметры/Вид/Формулы. Форматирование текста в клетках. Эта проблема возникает при необходимости включения в клетку большого текс тового документа. Здесь для клетки заданной ширины используются установки в окне Формат/Ячейка/Выравнивание: Переносить по словам, По обоим краям. В Exсel 97 и далее можно для этих целей использовать операции объединения клеток. В выше указанном окне можно также задать необходимую ориентацию текста. Тип и стиль шрифта в клетках таблицы устанавливается после их выделения с использованием п. Формат/Ячейки/Шрифт. Применение выбранного шрифта в других клетках может выполняться копированием. Выделение полей таблицы цветом и узорами производится из пункта Формат/Ячейки/Вид или ПГ. Обрамление фрагментов и таблиц – пункт Формат/Ячейки/Граница. ЗАДАНИЕ НА ПРАКТИЧЕСКУЮ РАБОТУ № 4 Табличный процессор Excel. Подготовка и обработка таблиц 1. Открыть табличный процессор MS Excel. 2. Ознакомиться: с видом экрана, содержанием Главного меню, назначением кнопок инструментального меню, содержанием справки. 3. Выполнить команду Файл/Сохранить как..., с сохранением файла под именем lab4. 4. На Листе 1 подготовить нижеприведенную таблицу: Оплата труда на фирме за II-е полугодие 2006 года Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Отдел 10 4000 4500 4250 5000 5000 4500 Отдел 11 5000 5500 5250 6000 6000 5500 Отдел 12 6000 6500 6250 7000 7000 6500 Отдел 13 5000 5500 5250 6000 6000 5500 Всего: 20000 22000 21000 24000 24000 22000 Присвоить Листу 1 имя Оплата. Сохранить файл. 5. На Листе 2 подготовить нижеприведенную таблицу:

22

1 2 3 4 5 6 7 8

A B C D E F G H РАСХОДЫ ФИРМЫ II-е полугодие 2006 го да Ст. расхо дов Июль Всего: Матзатраты 11100 12200 11900 12700 12900 12900 Оплата труда Отчисления Проч.расходы 14500 15300 15100 15100 14900 13700 Всего:

I

%

в следующей последовательности: - подготовить заголовки в строках 1,2; - заполнить статьи расходов в колонке А, подогнав ширину колонки под длину записи; - в кл.В3 внес ти «июль» и буксировкой мышью(БМ) за правый нижний угол клетки скопировать месяцы до G3; - в диапазоне кл.В4:Н8 установить формат – Числовой; - внести числовые данные в с троки 4, 7, используя копирование одинаковых значений; - с использованием команды Специальная вставка связать итоговые данные таблицы листа Оплата со строкой Оплата труда подготавливаемой таблицы; - в кл.В6 ввести формулу =B5*0,4 (используется латинский шрифт!). Размножить её до кл. G6; - выделить диапазон кл. В4:Н8 и дать команду Автосуммирование, проверить полученные результаты ( в кл.H8 должен получиться результат 348500); - в колонке I вычислить % по статьям расходов относительно общих расходов в кл.H8; - сцентрировать заголовки в строках 1 и 2; - изменить тип и размеры шрифта в строке 1 на Полужирный, 14; - изменить тип шрифта в строке 2 на Полужирный; - обрамить и раскрасить отдельные части таблицы (на усмотрение студента); - опробовать изменение форматов в диапазоне B4:H8. Присвоить Листу 2 имя Расходы. Сохранить файл. 6. Скопировать таблицу Расходы на Лист 3. Последовательно изменяя числа в строках 4,7 наблюдать изменение итоговых результатов и добиться получения итога 300 000. Изменения в строках 4,7 выделить зеленым цветом. Присвоить Листу 3 имя Анализ1 и сохранить файл. 7. Скопировать таблицу Расходы на Лист 4 и в ней произвести следующие перемещения: - строку 4 разместить ниже строки 6; - поменять местами содержимое колонок B и G по строкам 4-7; - проведенные изменения выделить красным цветом.

23

Примечание. В результате указанных манипуляций итоговый результат(348500) не должен измениться. Присвоить Листу 4 имя Анализ2 и сохранить файл. 8. На Листе 5 с использованием объединения ячеек, центрирования и соответствующей ориентации надписей подготовить нижеприведенную таблицу: Районы город а Годы 1996

Ленинский 120000 130000 140000 150000 160000

Железно- ЗасвияжЗаволжский дорожный ский 110000 120000 130000 140000 150000

140000 150000 160000 170000 180000

Всего по городу

Численность населения города

200000 210000 220000 230000 240000

В данной таблице с использованием процедуры Прогрессия заполнить графу Годы по 2000 год, а в графе Всего по городу выполнить подсчет итоговых сумм. Присвоить Листу 5 имя Прогрессия и сохранить файл. 9.Сохранить файл lab4 и предъявить преподавателю. З А НЯ ТИ Е № 5 5.1. СЛУЖЕБНЫЕ ФУНКЦИИ EXСEL Exсеl предос тавляет множество процедур, существенно облегчающих работу с ЭТ и позволяющих рационально оформить документы. С частью мы уже познакомились. Здесь можно дополнительно назвать некоторые: Поиск и замена. Для поиска информации в больших таблицах и БД целесообразно использовать окно Правка/Найти. Если при этом необходимо заменять данные, то применяется окно Правка/Заменить. Создание окон для работы с фрагментами больших таблиц и фиксирования заголовков используется разбиение рабочих листов на окна. Эта операция выполняется п. Окно/Разделить (влево вверх от выделенной клетки). Дополнительные окна можно открыть из п. Окно/Новое окно. Открытые окна автоматически нумеруются. Соответс твующими командами можно менять, упорядочивать, скрывать и закрывать. Для больших таблиц заголовки (титулы) можно зафиксировать в окне командой Закрепить области, предварительно установив «активную» клетку в нужное место. Формирование сводных таблиц, т.е. таблиц, объединяющих данные нескольких таблиц, выполняется с помощью окна Данные/Консолидация.

24

5.2. ГРАФИЧЕСКОЕ ОТОБРАЖЕНИЕ ТАБЛ ИЦ В EXСEL ЭТ представляют собой последовательнос ти данных, которые можно отобразить плоскостными или объёмными диаграммами. В Ехcel имеется 15 видов диаграмм. Диаграммы могут быть внедренными и диаграммами-страницами. Первые – это графики, размещаемые на одном листе с таблицей. Д иаграммы-страницы располагаются на отдельных листах. Графическому отображению, естественно, должна предшествовать подготовка таблицы, после чего целесообразен следующий порядок действий: 1) Выделить интервал ячеек, из которых берутся данные, включая левый и верхний титулы. 2) Вызвать Мас тер Диаграмм (МД) ПГ на Инструментальной панели или п. Вставка/Диаграмма. 3) В окне МД ″Шаг 1 из 4″ указать тип и вид диаграммы. 4) В окне МД ″Шаг 2 из 4 ″ проверить правильность выбранного интервала и установить маркеры оси Х (строки или столбцы). 5) В окне МД ″Шаг 3 из 4 ″задать названия осей и заголовок всей диаграммы. 6) В окне ″Шаг 4 из 4 ″для внедренной диаграммы указать -“Помес тить на имеющемся листе “. Для диаграммы-страницы указать- «На отдельном листе». Если предс тавленная в окне диаграмма устраивает пользователя, то при нажатии кнопки «Готово» формируется её изображение. При работе с Мастером диаграмм необходимо учитывать, что его диалоговое окно можно перемещать, отменять установки, возвращаться назад и т.п. Полученная диаграмма может быть изменена в размерах, перемещена БМ. Кроме того, Ехcel дает возможность изменять шрифты, цвета и другие технические детали диаграмм после их выделения. Необходимо помнить, что диаграммы привязаны к конкретным данным таблиц и при их изменении автоматически корректируются. 5.3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА БД В EXСEL ЭТ предоставляют возможность формирования и работы с простейшими базами данных, которые обладают определенными средствами управления данными. В качестве БД может быть использована любая таблица, имеющая заголовки столбцов. Например, список покупателей: A B C D E 1 Фирма Город Изделие Цена Количество 2 Здесь совокупность заполненных клеток каждой строки в такой таблице является записью. 25

При небольшом числе записей формирование такой БД выполняется обычным заполнением клеток. Если все записи не помещаются на экран, то для работы с ними используется диалоговое окно п. Данные/Форма. Диалог в этом окне позволяет: вводить новую строку (п. Создать), удалять, восстанавливать строки и т.п. Команда Критерий здесь определяет условия поиска необходимой строки. При этом действия производятся только с одной записью. Для создания больших БД можно использовать копирование соответствующих таблиц, а также применять системы сканирования, например, FineReader (см. раздел 3.4 данных методических указаний). Упорядочение информации в БД обеспечивается процедурой сортировки. Эта процедура выполняется из п. Данные/Сортировка или соответствующими кн. ИП. Сортировку производят по возрастанию или убыванию, по одному или нескольким столбцам, предварительно выделив таблицу с заголовками. Простой поиск в БД можно выполнять с помощью процедуры Правка/Найти. Более сложный целесообразно проводить с использованием п.Форма/ Критерии. Выборка необходимых записей из БД обеспечивается режимом фильтрации данных, при помощи которого из БД выбираются только записи, соответствующие заданным условиям (критериям). Для установки фильтра отмечается область рабочего листа с данными, включая заголовки, и выполняется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. При этом в заголовках колонок появляются полоски скроллинга, с помощью которых можно выбрать нужные записи. Если указать строку Условие (настройка), появляющуюся в таблице, то открывается окно Пользовательский автофильтр, в котором можно указать несколько критериев поиска (например, цена, количество и т.п.). ЩЛ по ОК выделит необходимые записи. Для более сложных выборок используется процедура Расширенный фильтр. Здесь работа выполняется в следующем порядке: 1. Формируется область критериев копированием имен необходимых столбцов в свободную часть таблицы, где задаются величины критериев. Например, в столбце Цена можно указать