Técnicas documentales de archivo: Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Técnicas documentales de archivo Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Técnicas documentales de archivo

Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Víctor Hugo Arévalo Jordán

Técnicas documentales de archivo

Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

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© 2003 por Víctor Hugo Arévalo Jordán © Primera edición virtual y en papel, Ediciones del Sur, octubre de 2003. Impreso en Buenos Aires. Hecho el depósito que marca la ley 11723 ISBN 987-20868-4-2 Distribución gratuita Visítenos y disfrute de más libros gratis en: http://www.edicionesdelsur.com

ÍNDICE

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO ............................................

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NOCIONES GENERALES .............................................................. Archivos: técnica y ciencia ............................................... Conceptos del documento ................................................. Documentos privados ................................................... Documentos públicos .................................................... Documentos administrativos ....................................... Documentos judiciales ................................................. Documentos diplomáticos ............................................. Documentos heurístico-históricos ................................ Documentos auténticos ................................................ Documentos ejecutivos ................................................. Archivalía ........................................................................

12 16 18 19 19 20 21 22 23 26 26 27

INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS ............................................ Los principios ................................................................... Unidades de ordenación ............................................... Principio de procedencia y de orden original ................ Los conceptos ................................................................... Concepto de ordenación ................................................ Concepto de clasificación .............................................. Niveles jerárquicos ..................................................

31 31 41 49 55 57 70 75

Clasificación decimal Dewey .................................... Clasificación documental LC (Library of Congress) .. Taxonomía ....................................................................... Necesidad de una clasificación ................................. ¿Especie o tipo documental? ..................................... Designación de un tipo documental ......................... Clasificación jerárquica ........................................... Filogenia .................................................................. Sistema tradicional de clasificación ......................... Metodologías alternativas ........................................ Taxonomía diplomática ............................................ Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los organismos ................................................................ La Sistemática ............................................................. El uso de los nombres tipológicos ................................. Sistema de clasificación ...............................................

76 78 80 81 81 82 83 83 84 84 85

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS .................................................... El ciclo vital de los documentos ........................................ Traslado y transferencia .............................................. Fase activa ............................................................... Fase administrativa ................................................. Fase intermedia ....................................................... Fase de conservación permanente ........................... Fase tecnológica ....................................................... Sistemas de información en el ciclo vital de los documentos ...................................................................

91 92 96 103 105 105 107 108

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO ............. Caracteres externos ......................................................... Clase y tipo documental ............................................... Clasificación de los documentos diplomáticos .......... Documentos públicos: regios ................................ Documentos públicos pontificios .......................... Documentos privados ........................................... Contenedor o formato ................................................... Cantidad ....................................................................... Soporte o forma ............................................................ Minutas ....................................................................

119 119 120 129 130 130 131 131 133 134 137

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85 86 87 89

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Documentos originales ............................................. Categorías intermedias ............................................ Copias ....................................................................... Caracteres internos .......................................................... Entidad productora ...................................................... Fecha y lugar de producción ........................................ Orígenes funcionales .................................................... Contenido sustantivo ....................................................

138 140 140 141 142 143 144 146

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO ............................. Conceptos generales ......................................................... Sistemas ........................................................................... Teoría general de sistemas .............................................. Empresas y organismos de servicio en la teoría de sistemas ........................................................................ Clasificación de sistemas ................................................. Sistemas físicos y abstractos ....................................... Naturales y elaborados ................................................ Técnicos y civiles o sociales .......................................... Abiertos y cerrados ...................................................... Sistema de producción ................................................. Clasificación de los sistemas de servicio por su proceso ... Clasificación de los sistemas de servicio por sus fines .....

148 148 148 149 152 153 154 154 154 154 155 155 156

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS ............................................... Archivos audiovisuales ..................................................... Archivos cartográficos ...................................................... Archivos impresos ............................................................ Archivos legibles a máquina ............................................ Archivos públicos ............................................................. Archivos administrativos ................................................. Archivos eventuales ......................................................... Archivos centrales ............................................................ Archivos intermedios ....................................................... Archivos de conservación permanente o históricos .......... Archivos generales ........................................................... Archivos privados ............................................................. Archivos particulares ....................................................... Archivos económicos ........................................................ Archivos eclesiásticos .......................................................

157 157 157 158 158 159 162 162 162 163 164 164 164 166 166 166

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El Archivo del Vaticano .................................................... Archivos secretos ............................................................. Archivos vivos .................................................................. Archivos muertos .............................................................

167 168 168 169

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA .................................................... Tendencias de las organizaciones ..................................... Evolución de las organizaciones ....................................... Concepto de estructura .................................................... Criterios para comprender la estructura ......................... La delegación ............................................................... La departamentalización ............................................. La descentralización .................................................... Estructura formal e informal ...................................... Tipos de departamentalización ......................................... Departamentalización por funciones ............................ Departamentalización por servicios ............................. Departamentalización por área geográfica ................... Departamentalización por tipo usuarios ...................... Departamentos staff y de servicios ..............................

170 171 172 173 175 175 175 176 176 177 177 178 179 179 179

DIAGRAMAS ............................................................................. Propósito de los diagramas .............................................. Flujogramas ................................................................. Organigramas .............................................................. Estructura orgánica ......................................................... Comunicación ............................................................... Análisis ........................................................................ Limitaciones .................................................................... Modelos de organigramas ................................................. Principales formas de organigrama ................................. Diagramación ............................................................... Codificación de los cargos del diagrama ........................... Tipos de diagrama de estructura ..................................... Relevamiento de la información .......................................

181 182 182 183 183 186 188 190 191 193 195 201 202 204

LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN .............. Generalidades ................................................................... Las actividades ................................................................ Actividades de planificación .........................................

207 207 218 221

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Actividades políticas ..................................................... Actividades de decisión ................................................. Actividades de influencia ............................................. Actividades de información .......................................... Actividades operativas ................................................. Actividades de control .................................................. Actividades de fomento ................................................. Actividades de servicio ................................................. Actividades de coordinación .........................................

222 222 225 226 227 228 229 230 230

IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES .......................... Aproximación a una metodología archivística ................. Precisión de conceptos ...................................................... Hipótesis ...................................................................... Teoría ........................................................................... Leyes ............................................................................ Operativa del método ................................................... Los métodos documentales ............................................... Análisis de los tipos documentales ............................... Determinación del tipo de información que se desea obtener ...................................................................... Las unidades documentales ......................................... División de los fondos en unidades documentales ........ Identificación de los fondos documentales ........................ Método de identificación de fondos ............................... Identificación de la entidad productora ........................ Identificación de los orígenes funcionales .................... Identificación del tipo documental ............................... Identificación del documento ........................................ Especificaciones o requerimientos documentales ......... Delimitación del concepto de serie documental ............ El método sistémico ......................................................... El modelo sistémico .......................................................... El contexto ....................................................................... Organización del fondo documental ................................. La ordenación de las unidades mayores ........................... Los grupos documentales ................................................. Las colecciones de manuscritos ........................................ La ordenación de las unidades intermedias ..................... Series documentales .....................................................

232 232 237 237 239 241 242 244 250

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250 253 253 255 256 257 259 260 261 263 266 266 267 268 268 270 270 272 274 275

Formación de la serie documental ............................... Ordenación de las series .............................................. Series de manuscritos ...................................................... El método interrogativo .................................................... Determinación de la obtención de datos ........................... Forma de obtener los datos .............................................. La entrevista .................................................................... Sistema de entrevistas ..................................................... Limitaciones .................................................................... Sistema de consultas ........................................................ Sistema de encuestas ....................................................... Encuesta y cuestionario ................................................... Clasificación de los cuestionarios ..................................... Preparación de formularios .............................................. El formulario .................................................................... El método del test .............................................................

278 279 279 280 280 281 282 283 285 286 286 288 289 290 291 291

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ........................................................ 293

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OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

– Conocer y aplicar correctamente la terminología archivística. – Conocer y comprender los métodos y procedimientos administrativos. – Distinguir los tipos documentales que producen las entidades. – Perfeccionar el vocabulario profesional y los conceptos empleados por la Archivología en el marco de la ordenación y clasificación en sus distintos niveles. – Conocer los distintos elementos que intervienen en la clasificación documental. – Conocer los principios archivísticos. – Distinguir las distintas unidades documentales. – Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe realizar el archivero como consejero de la organización de documentos activos para efectivizar el servicio.

NOCIONES GENERALES

LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus técnicas actuales data de épocas remotas. Los archivos comenzaron a formarse prácticamente desde la aparición de las escrituras. Los egipcios, predecesores de muchos conocimientos de la actualidad, los sumerios y los macedonios, en el florecimiento de sus respectivas civilizaciones —detalle a considerar—, se vieron en la necesidad de crear depósitos dedicados a la conservación de los documentos. Este fenómeno, de carácter netamente social, considerado como una constante en la historia de la humanidad, permite aseverar que la formación de los archivos responde a una necesidad explícita. En la medida que aumenta el número de la población, se requiere de una memoria más amplia que dé testimonio de todos sus acontecimientos, sociales en primera instancia, que posteriormente pueden convertirse en históricos. Esta aseveración nos lleva a manifestar, con justa razón, que en los grados de civilización superior, es decir, bajo determinadas condiciones como la existencia de todo

un contexto jurídico-cultural, se establecen como determinantes para la formación de archivos. La Archivología como ciencia en formación es relativamente moderna, surge como una técnica empírica para dar arreglo y conservación de los archivos.1 La configuración como ciencia independiente y como ciencia auxiliar de la Historia, es reciente. Fueron muchos los archiveros preocupados por este desarrollo, sustentado en la misma necesidad de información de las instituciones y sus administraciones. Algunos hitos son reconocidos, como la difusión del manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que se editara en 1898. La Archivología, que se diferencia conceptualmente de la Archivística, por la aplicación de tecnología moderna, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplomática, Paleografía, Biblioteconomía, Historia y finalmente Administración, colaborando en su desarrollo, pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusive del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los archivos administrativos logrará, en cierta forma, buscar menos dependencia de la influencia negativa de la Historia y la Biblioteconomía sobre los archivos. La Archivología tiene alcances demasiado amplios, lo que, al momento de la formación de profesionales, presenta variadas opciones de aplicación, pero básicamente pueden citarse: – Definición de la misma y establecimiento de su campo de estudio, lo que conforma todo un cuerpo teórico permanentemente actualizado. – Análisis de su objeto, método y finalidad. 1 Antonia Heredia Herrera: Archivística General - Teoría y Práctica, Diputación Provincial de Sevilla, 1991.

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– Elaboración, estudio y aplicación de los principios relacionados a sus actividades como profesión. – Gestión de documentos y administración de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos – Estudio de la evolución de la práctica archivística en todos sus campos. – Bibliografía y formación profesional. – Consideración de las instalaciones, conservación material, reproducción en todas sus variantes y con toda su problemática. La Archivología requiere entonces para el logro de sus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomática, Paleografía, Cronología, Sigilografía, Historia institucional, Derecho administrativo, Administración, Arquitectura, Restauración, Reproducción, Química, Biología e Informática. A la Archivología la podemos considerar sin muchas vueltas como una ciencia de las clasificaciones, porque en cada uno de sus aspectos o capítulos, clasifica previamente sus conocimientos y los aplica a los distintos contenidos que participan de su saber.2 A la necesidad explícita de la formación de los documentos y de su posterior centralización en archivos, desde la antigüedad, podemos clasificarla en dos cualidades: La cualidad testimonial: de las decisiones jerárquicas, sean de realeza o no, se “petrifican” para su conservación permanente, constituyéndose en memoria de las actividades de determinado ejercicio administrativo, político o simplemente de poder. La cualidad de constancia: efectúa evidencia sobre la propiedad o un derecho adquirido, producto de una 2 Consideramos que el lector ha leído previamente, el contexto teórico de la Archivología.

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cultura intelectual en desarrollo; que permite conceptuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que al ser registrados en un documento, cobran valor legal y de requisito para demostrar ante herederos y comerciantes, la acreditación de la propiedad como tal. Son los aspectos que determinan el estado jurídico, la organización del gobierno que hace prevalecer ese estado de derecho. Lo evidente es que en la antigüedad existieron depósitos documentales, con un nombre u otro, y se modificaron los soportes documentales acorde con el desarrollo tecnológico del momento. La aparición y desarrollo de la escritura originan la necesidad de un depósito con propósitos específicos: reunir, ordenar, conservar y recuperar la información celosamente guardada. Paralelamente con el desarrollo de la escritura, se conforman varias clases de documentos, que contribuyen al conocimiento diplomático, y permiten posteriormente la aparición de la Paleografía. Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fehacientemente los documentos librarios y se diferencian de documentos administrativos por la finalidad de su creación y su esencia. Los documentos librarios encierran pensamientos, por decirlo así, mientras que los administrativos eran fruto de una acción o decisión. Los descubrimientos continuos realizados por la Arqueología contribuyen aportando datos de interés sobre esta rama del saber. Es así que en las excavaciones realizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuando no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba la existencia de cantidades documentarias, generalmente ubicadas en los palacios reales o en los templos, estos últimos son considerados como los repositorios más 15

antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdotes sobre asuntos oficiales y sobre la administración de los bienes pertenecientes al templo, lógicamente que existieron documentos sobre asuntos seculares. Los palacios reales o de magistrados allegados al rey conservaban los diplomas, leyes y demás textos, escritos unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, papiro, y más tarde en pergamino y papel. Es decir, efectuamos una clasificación de los soportes documentales en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza intrínseca del soporte. Los archivos constituyen, definitivamente, el depósito natural donde se conservan primero y luego son consultadas, todas las series de escritos llamados de “acción”, acto, hecho, actuación; o de decisión, resolución, determinación.

ARCHIVOS: TÉCNICA Y CIENCIA Los archivos resguardan documentos que difieren en la apreciación de su valor con el transcurso del tiempo, sometiéndose generalmente a la investigación histórica. Estos documentos pueden ser diferentes en su significado, pero mantienen información de una organicidad. Los archivos son esencialmente orgánicos. El desarrollo de la investigación en la Sociología, al igual que en la Historia económica, cobraron importancia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que obligó a prestar una mayor atención de la organización de los archivos, asimismo se comprende que los documentos encierran un valor incalculable en investigaciones de Etnología, Diplomática, Paleografía (hoy Grafística).

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Se modifica enormemente el interés por los documentos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un amplio desarrollo de las técnicas documentales. Esto nos lleva a la conclusión de que todo archivo debe estar preparado para el servicio de investigación, y no sólo en la consulta eventual de documentos administrativos, sino para facilitar información continua que permita adquirir un mayor conocimiento en el campo científico o, como en el caso de las actuaciones administrativas, tomar decisiones acertadas. Esto compromete a quienes hasta ahora, en forma idónea, se hicieron cargo de los archivos; se establece entonces que la función básica de todo archivero es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a esta conclusión, se ha desarrollado una serie de experiencias hasta conformar el conocimiento actual, que es sólo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba sólo por los medios descriptivos. La ordenación y clasificación es un proceso aplicado muy recientemente. Las necesidades de información adecuada en la toma de decisiones permiten aplicar un conjunto de técnicas que, aglomeradas bajo una misma dirección, conforman un saber, aún naciente, pero que desarrolla en la medida en que la sociedad demanda un mayor conocimiento social. La Archivología surge necesariamente. El conocimiento sobre los archivos tiene modificaciones continuas; se habla de archivos públicos, privados eclesiásticos, de archivos administrativos, económicos e históricos. Clasificamos a los archivos por sus fines concretos, por los soportes que contienen o por el aspecto legal que los sustentan. El papel de los archivos desorganizados no favorece la perduración de los documentos, ni permite una adecuada selección documental. La ordenación documental de los archivos se convierte en una técnica que adecua el control para el archivero. 17

La dinámica documental hace necesario un estudio sobre su comportamiento, se establecen principios, de acuerdo a estos permanentes análisis, existen estudios paralelos sobre el comportamiento de la información contenida en los documentos; se generan investigaciones al respecto, la Archivología alcanza el nivel de ciencia y se engloba en las Ciencias de la Documentación.

CONCEPTOS DEL DOCUMENTO El documento es la materia prima de nuestros estudios, el objeto formal de la Archivología y de las Ciencias de la Documentación. Archivísticamente hablando, significa cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la información. Es ambiguo hablar del documento sin su contexto, su definición varía de acuerdo con la ciencia o disciplina que lo estudia. Se define el documento como “cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia”.3 Al decir soporte se especifica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, pergamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guarda un signo determinado como información que deber ser extraída por quien o quienes se interesen. Si bien podemos realizar una clasificación del documento por sus soportes, nos interesa más por su objetividad.4 3 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”, en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 8, Buenos Aires, 1979, año VIII, p. 17. 4 Ver objetivación del documento en Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, editorial virtual elibro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

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Documentos privados El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que está reservado a una sola persona o a un pequeño grupo de personas, por oposición a público. Como acto particular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de la economía, se considera un sector privado al sector de la economía de un país generado por las empresas, las economías domésticas e instituciones privadas con fines de lucro. El criterio que separa al sector público y al privado de la economía es la naturaleza de las decisiones económicas. Es decir, se considera que pertenecen al sector público las instituciones cuyas decisiones son adoptadas por una autoridad centralizada y al sector privado aquellas cuyas decisiones están condicionadas por el mercado. Por un lado existen empresas de titularidad pública que se rigen por el mercado (sus decisiones se adoptan a partir de la lógica del mercado) y otras empresas de titularidad pública combinan en su gestión las decisiones de carácter público con aquellas que emanan de la lógica del mercado. El documento privado, entonces, es el producido por entidades privadas y particulares. También se interpreta como el redactado por partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcionario público que le dé fe o autoridad. Documentos públicos El adjetivo público es bastante ambiguo en sus significados, pero en términos generales nos dice perteneciente o relativo a toda la comunidad, por oposición a privado. Desde el punto de vista económico y político, 19

se habla del sector público, como el conjunto de actividades económicas en las que el Estado participa o ejerce un control directo de la gestión. El documento público es entonces “el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario público competente para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen”.5 Documento producido por entidades públicas o estatales. Documentos administrativos “Los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la administración pública. El de carácter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuaciones de índole administrativa. El relacionado con la administración, gestión económica y organización de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y proceder de autoridades o funcionarios públicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulación”.6 La enorme variedad de los documentos administrativos nos llevan aun a una nueva clasificación, que podemos resumir sin agotar el tema. El término administración implica la acción y efecto de administrar. Esta acción se interpreta como un conjunto de actos de gestión y disposición ejecutados sobre un patrimonio. Aurelio Tanodi: Manual de Archivología Hispanoamericana. Teorías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC, Dirección General de Publicidad, Córdoba. 1ª parte, 3ª reimpresión, 1979, p. 42. 6 Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977. 5

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Documentos administrativos públicos: se sustentan en la gestión de los intereses públicos, realizada por los organismos competentes y el conjunto de organismos encargados de cumplir esta función. Documentos administrativos eclesiásticos: son los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que comprende una dimensión espiritual, referente a las jerarquías, jurisdicción, etc., y una dimensión temporal, referida a la gestión de bienes y servicios. Documentos administrativos militares: parten de la administración pública del Estado que se ocupa de gestionar todos los asuntos militares. Documentos administrativos diocesanos: derivados de una diócesis, que tiene a su cargo la recaudación de los ingresos o de las rentas de una diócesis y su empleo en los gastos de la misma. Documentos administrativos centrales: derivados de la administración central, o el conjunto de órganos superiores de la administración pública. Documentos administrativos autónomos: provenientes de la administración autónoma, constituida por los órganos administrativos de las distintas comunidades autónomas que componen el Estado y la administración local. Sector de la administración pública integrado por los entes menores de carácter territorial, como son las provincias, los municipios, etc. Documentos judiciales Por el adjetivo judicial se entiende todo lo perteneciente o relativo al juicio, a la administración de justicia o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar. Por lo tanto, los documentos se refieren a “Cualquiera de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju21

risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos y providencias. Los que forman parte de autos, aun provenientes de una parte y otro interesado que la causa o requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones, edictos, las diversas formas documentales de relaciones jerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; suplicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes y despachos y oficios diversos. A los efectos de los registros de la propiedad, los que cumplen la función de titularidad que en los actos y contratos inscriptos o inscribibles se requiere”.7 Podemos apreciar, definiciones para el término documento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de vista diplomático, histórico y documentalista. Documentos diplomáticos “Un testimonio escrito, redactado en forma determinada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurídica, que tiene por fin darle fuerza probatoria”.8 El documento diplomático requiere tres aspectos esenciales: – Ser producido en una entidad organizada, por consiguiente, ser producto de una actividad. – Haber sido realizado, redactado, elaborado, con determinadas fórmulas internas que caracterizan directamente su contenido y haber cumplido con formas externas determinadas. – Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.

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Luis Piazzali: op. cit. Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit, p. 18.

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Documentos heurístico-históricos “Escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idóneos para el cumplimiento de fines jurídicos”.9 Desde el punto de vista documentalista, tenemos la definición del FID citada anteriormente. Amat Noguera lo considera: “Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos”.10 Para Couture de Troismonts “es toda base material de conocimiento susceptible de emplearse para la consulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simultáneamente un soporte, un conocimiento y un testimonio”.11 En concordancia con estas definiciones dadas, comprendemos entonces que el documento es la base de partida, no sólo para la Archivología, sino para las Ciencias de la Documentación. Resumiendo, observamos que todas las definiciones de alguna u otra manera contienen tres elementos: – Un elemento de carácter probatorio. – Un elemento tangible, soporte. – Un elemento informativo. que nos dan un concepto aproximado del documento. Aurelio Tanodi: Manual de Archivología, op. cit., p. 19. Ibídem. 11 Roberto Couture de Troismonts: Manual de técnicas en documentación, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7. 9

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Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en realidad, todo lo que existe es un documento. Si observamos un pedazo de tiza, y sabemos cómo obtener un determinado tipo de información, veremos que el pedazo de tiza nos da continuamente información, primero por el color, la forma nos dará un concepto de trabajo, un concepto de cultura, sus componentes químicos son otro tipo de información. Los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrándolo en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo. En descripción, cuando se estudian los caracteres internos y externos del documento, esencialmente se consideran dos aspectos diferentes: – La forma. – El contenido. Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes, como lo califican algunos autores. Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido, los datos latentes.

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DOCUMENTO (docere)         

(Emilia Currás)  → → → →  ↓ Su forma ªdato evidente

  Su contenido ªdato latente

FID

Cualquier soporte de cualquier índole que contiene informacion de interés para una determinada materia.

Objeto físico Carácter probatorio Finalidad informativa Proyección histórica ↓ Hacia su mundo exterior → Ordenar → Archivar  → Clasificar → Inventariar → Catalogar → Informatizar ↓→ Multi-media → Objeto físico → Su forma - Dato evidente → Finalidad informativa - Su contenido - Dato latente → Carácter probatorio → Proyección histórica - Mundo exterior

Cuadro 1. Documento.

Estos aspectos son determinantes de la ordenación y la clasificación en la Archivología, así tenemos que los documentos se ordenan por su forma y se clasifican por su contenido. De acuerdo al sistema elegido.

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Documentos auténticos Se clasifican en cuatro grupos principales: 1) Documento auténtico pontificio: que son traducidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los obispos de las respectivas diócesis. 2) Documentos auténticos otorgados en el extranjero: que exigen la legalización de acuerdo a convenios entre países o de acuerdo con el derecho internacional. 3) Documentos auténticos no redactados en castellano: que deberán ser traducidos por funcionarios autorizados. 4) Documentos auténticos por sí mismos: que no necesitan requisitos y autentificación ni legislación alguna. Documentos ejecutivos Es el instrumento, título o pieza documental que conlleva ejecución que se presenta para efectividad de la obligación que contenga en su texto.

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DOCUMENTO (fenómeno)  → Hecho (Causa - efecto) → Componente Mental → Componente Material   ↓  ↓ Sentido Administrativo  Sentido Histórico    Certifica:   Testimonia:  → Acciones  → Historia → Funciones  → Educación → Actividades  → Investigación → Tareas  → Usuario ↓  ↓ Técnicas del Archivo  Técnicas Documentarias → Clasificación  → Clasificación → Ordenación  → Catalogación → Descripción  → Indización → Selección  → Análisis  → Tratamiento   informático  → Tratamiento   Multimedia  Información Relativa ----- Perpetua

Cuadro 2. Documento como fenómeno.

ARCHIVALÍA En varias oportunidades nos referimos a este término utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado Manual de Archivología. “El contenido esencial ineludible, de los archivos como secciones o instituciones, es la Archivalía, que muchos tratadistas identifican con el 27

archivo. Nos parece más conveniente, delimitar los dos términos. La palabra archivalía no ha recibido todavía, su ‘carta de ciudadanía’ en la lengua castellana, la usan en México especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos adherimos por completo a su empleo por su practicidad, claridad y fuerza expresiva”.12 “El vocablo archivalía fue introducido por T. Schellemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado como plural, archivale como singular, en holandés archivalía, en inglés archivalia, como masa de documentos preservadas en un archivo”.13 De acuerdo con su origen, la archivalía sería los documentos de un archivo, pero tal afirmación no es tan fácil de comprender. Veamos la definición: “Por archivalía entendemos todo material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro, audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales”.14-15 Lógicamente podemos pensar que este término puede facilitarnos algunos aspectos de la Archivología, pero su interpretación depende del punto de vista desde el que lo tratemos. Veamos: En la segunda fase de formación de los archivos presentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivalía verdadera como la documentación que cumple algunos requisitos: Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15. Ibídem. 14 Ídem. 15 Por su importancia este título lo extractamos de Teoría, fundamentos y práctica de la archivología del mismo autor. 12 13

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– Que ha cumplido su función inmediata. – Que ya no sirve para la tramitación completa. – Que ha pasado al archivo administrativo. El problema se presenta para denominar a los documentos de la primera fase, gestación y gestión de los documentos, archivalía en potencia, como concepto está muy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posteriormente pasa la documentación a convertirse en fuentes, sin dejar de ser archivalía. Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la archivalía como objeto de la Archivología, aclaremos antes que aquí habría una superposición de términos, el objeto de la archivología es el archivo, el objeto del archivo sería la archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la postura de Vázquez, la archivalía sería el objeto formal de la Archivología; volviendo al tema, nos dice: “Esta palabra con el correr de los años no ha hecho sino aumentar su necesidad y debe ser adoptada, por dos razones: ”l) Quienes no usan la palabra archivalía han de definir la palabra archivo como el edificio o institución y como los documentos que contienen creando un equivocismo que es pobreza y dificulta el entendimiento de textos. ”2) Con el auge de la disciplina documentación, la palabra documento, documentación ha dejado de ser patrimonio de los archiveros y necesitamos hacer la precisión documento de archivo y evitar la palabra documentación. Entonces la palabra archivalía es la justa, la indiscutiblemente archivística”.16 Los términos documento y documentación no dejan de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido 16 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”, en Revista General del Archivo de la Nación, vol. 8, año VIII, Buenos Aires, 1979, p. 17.

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patrimonio completamente, por su misma ambigüedad el documento podría ser patrimonio de todas las ciencias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como Ciencias de la Documentación y de la Información, Historia, Paleografía, etc. Pero el principal problema es cuando deja de ser archivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera. Aparentemente la archivalía comienza cuando el documento ingresa definitivamente en un archivo, sea éste como sección de la entidad productora o el archivo intermedio. Resultaría más interesante denominar archivería a los documentos del archivo sin discriminar las etapas, así podemos hablar de la archivería como se habla de librería para la bibliotecología. No altera entonces ninguno de nuestros conceptos sobre el documento, el archivo y la Archivología, el hecho de adoptar el término archivería. Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atribuciones del archivo moderno, al hablar de archivería, en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del documento. El archivero puede interpretar que su papel sólo le corresponde a la archivería, dejando de intervenir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad sería un retroceso en sus funciones.

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INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS

LOS PRINCIPIOS ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al margen de toda actividad administrativa, esperando sólo los documentos que han de llegar para su resguardo y conservación. Anna Szlejcher comenta que “El archivero empieza a actuar desde el momento de la creación de papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su acción, por consiguiente, deberá preocuparse de las condiciones en que llegarán al archivo los documentos, así como de aquellas condiciones en que se efectuará el tránsito de los mismos desde la etapa administrativa a la etapa histórica. Sería deseable, por ello, la instauración de reglas o procedimientos para asegurar la participación del archivo desde la elaboración de los legajos de documentos hasta el momento de su archivo”.17 El problema “receptar la documentación” no es tan sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci17

p. 4.

Ana Szlejcher: Organización de archivos vivos, Córdoba, CIDA, 1975,

mientos que permiten una adecuada recepción documental. Vicenta Cortés Alonso distingue dos aspectos en la recepción: uno activo y uno pasivo. “Recepción activa, es decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El principio de esta actividad debe tender a la participación en el proceso mismo de la producción documental, a fin de que el nacimiento y trámite, la normalización de la tipología documental, la normativa sobre la vigencia de los documentos y la programación de los expurgos, así como la recogida de los fondos, se haga de una manera sistemática y periódica. Estas actuaciones previas, por su carácter específico y técnico, son de exclusiva competencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar en íntimo contacto con los administradores —productores de la documentación— por un lado, y con los consultantes —clientes de esa documentación— por otro, para solucionar los difíciles problemas de la perdurabilidad de los papeles, que hoy se producen en cantidades enormes”.18 La recepción entonces no se limita a un simple esperar a que la documentación llegue por inercia propia al archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar compenetrado en las necesidades de servicio que requiere una administración en cuanto a la documentación se refiere. Asimismo debe participar en los procesos de creación documental, en su tipología, evitando inclusive la duplicidad de documentos que contengan igual información. La recepción pasiva se refiere sobre todo a la entrega de documentos a un sector determinado para los trámites. Vicenta Cortés Alonzo: “Archivos: función y exigencias”, en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 6, año VI, Buenos Aires, 1977, p. 9. 18

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Lamentablemente no existen criterios uniformes a este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene de que el archivo debe permanecer inactivo como un depósito de papeles. De ser así, la ordenación y la clasificación no se justifican como conocimiento archivístico. La mayoría de los sistemas administrativos consideran a las oficinas receptoras de documentación en trámite a un nivel dependiente de secretaría general, administración, inclusive, separándolas y colocándolas muchas veces por encima del archivo, sustentándose con una legislación y un manual de procedimientos, pero sin criterios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento. Las unidades receptoras cumplen la función de contacto del archivo con la administración y con el usuario. Sus funciones esenciales son la atención del público en general, usuarios, terceros, a las distintas unidades administrativas de la institución que generan al archivo, a los investigadores en general y si la naturaleza del archivo permite la difusión de sus contenidos, es substancial en el campo educativo. Es un campo no muy explotado por la teoría de los archivos. Las unidades receptoras en la Argentina son propiamente las mesas de entradas y salidas, encargadas de todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con inventario), comprobación de inventarios con los fondos documentales, registros de entrada. La participación del archivero viene a mano por el hecho de que para aplicar los principios, debe conocer la procedencia de ellos y establecer así las distintas tareas que le corresponde. Tampoco debería sorprendernos encontrarnos con mensajes como “Ordenar y clasificar no son operaciones exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos perió-

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dicamente libros o fotos. La clasificación es un acto mental que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en la tienda del mercado o cuando observamos pasar los transeúntes, repartimos instintivamente estos objetos en distintas categorías que corresponden a nuestra clasificación personal. Sin embardo, no sentimos la necesidad de recurrir a un lenguaje de clasificación”.19 Desde el punto de vista archivístico, hablar de ordenación, clasificación, es dirigirnos directamente al establecimiento de los principios archivísticos. Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que se interesaron en los sistemas modernos de archivos holandeses, por lo cual se ocupó de los principios que regirían el orden de los documentos en los archivos, considerando que la ordenación cronológica o numérica fue abandonada, para realizar un sistema de archivos por materia, imitando una práctica alemana establecida.20 Así mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que sólo había dos principios de ordenación, el de procedencia y el de pertinencia, de los cuales todas las demás formas de ordenamiento son variaciones. Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Hardenberg llegan a otra conclusión en Nederlandse archieftarminologie (Terminología archivística holandesa).21 Los holandeses le atribuyeron un significado limitado al término procedencia. S. Muller define a este término en 1908 como: “El principio de procedencia (herkomstbeginsel) es el método de ordenamiento de archi19 Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificación. Concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales, Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993, p. 19. 20 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118. 21 Ibídem.

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vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al grupo de archivos y a la sección del grupo a la que pertenecía el grupo cuando el grupo era aún un organismo vivo”.22 Pero debemos comprender que este principio se refiere solamente a los documentos individuales. Los grupos de archivos tienen un orden interno. Así, parece contraproducente anunciar un principio de orden original, considerando que todo documento administrativo nace con un orden determinado, que no debe ser afectado. Por esta misma razón, Muller menciona la sección a la cual perteneció originalmente el documento. El procedimiento archivístico parte de su misma historia, señala el origen de los papeles que encierra. La clasificación constituye un destacado método documental escalonando desde las grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza simple. La pieza documental está constituida por la mínima unidad documental, sea el documento, expediente, o la pieza documental en algunos casos, como unidad indivisible. Las primeras agrupaciones reunidas en atención a su origen, son los fondos integrados por documentos procedentes de una institución o administración importante que tiene una organización, funciones y fines conocidos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la segunda categoría de las divisiones: Cada uno de estos grupos quedará constituido por los documentos producidos por las grandes divisiones de la institución que constituyen las divisiones encargadas de las diversas funciones desarrolladas para la consecución del fin o fines encomendados.

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Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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Las series están integradas por otras unidades menores: los tipos documentales, entendiendo como tales no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye un todo que no puede ser separado porque las partes que lo integran tienen sentido en cuanto están unidas al conjunto, como sucede con el expediente. Sobre el término “colección” es necesario precisar que en algunos textos, en lengua española, y en algunas traducciones, la palabra colección es usada impropiamente, al emplearse como sinónimo de fondo archivístico. Se trata de una acepción del término, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo querría que la palabra colección fuese prohibida en el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho; es decir que los archivos no son ‘coleccionados’”.23 Y Antonia Heredia precisa: “La idea de colección es ajena al archivo”.24-25 Las colecciones de documentos se consideran de todos modos, como agrupaciones artificiales de papeles (hablamos de archivos) que deben su formación a causas distintas a la actividad administrativa de una entidad o Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture for a new course in archive administration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Gloucester, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio Lodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29. 24 Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29. 25 Elio Lodolini: “El problema fundamental...”, op. cit. 23

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individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo, obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, investigación, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuentran depositadas en los archivos. Las colecciones denominadas particulares, que pertenecen a personas con cierto renombre público o cuya profesión les obliga a generar, recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas orgánicas, en virtud de que cuentan con status jurídico. Pese a que los documentos pueden clasificarse desde distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad, dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme también a las distintas disciplinas científicas, temática administrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación que agrupe a los documentos de una organización de acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e información que implica el desempeño de cada una de ellas. “Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado ni descrito, desde luego, de la manera que se ocurra subjetivamente al archivista, pues de ahí se seguiría el peligro de cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estará realmente organizado”.26 De ahí nuestro interés de conocer algunos principios, sobre todo el principio de procedencia, aplicado con mucho entusiasmo. La Nederlandse archiefterminologie dice: “El principio de procedencia es el principio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original”. Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación y la descripción archivísticas en América Latina, Córdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5. 26

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Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuencias, podríamos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin mencionan superficialmente la división de grupos en los archivos (respect des fonds), pero sí encontraremos una noción definida como el principio de destino, señalando que es su destino y no el contenido sustantivo del documento, lo que determina el lugar que se le asigna en el grupo de archivo. Se define entonces así: “El principio de destino es el principio por el cual todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó de acuerdo con su naturaleza”. Para comprenderlos mejor, los holandeses establecen para diferenciar que el principio de destino constituye una operación activa, dedicado a documentos particulares; en términos estrictos, compondrían una colección, o producción personal de documentos que por razones históricas, pueden ser conservados en los archivos. Mientras que el principio de procedencia es sólo una derivación o cualidad pasiva que se ocupa de todos los documentos producidos por una entidad productora. Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original de la entidad productora, se convierte en un requisito para la aplicación del principio de procedencia. Pero, para mejorar nuestra visión o confusión, depende del ángulo visor del archivero, se menciona también en la Terminología archivística holandesa el principio de estructura archivística (structuurbeginsel): “El principio de la estructura archivística es el principio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la estructura teóricamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos”. Generalmente el principio de procedencia se entiende por este principio.

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Para estos principios obtenidos hasta ahora, siempre existe la condición de restaurar el orden original, dado que por tendencia natural, los documentos llegan al archivo por partidas, porque molestan en alguna oficina, porque no hay más espacio, lo que implica desorden; hay que ordenar. La condición de restaurar o restablecer el orden interno impuesto por la entidad productora se denomina principio de restitución (restauratiebaginsel): “es el principio por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya existía en ese grupo; después pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes de ese orden”. Este principio genera interpretaciones confusas que nos llevan a pensar en el principio de pertenencia y en el principio de la estructura administrativa, citado en los Principios de la tecnología archivística alemana, (Grundzüge einer deutschen archivteminologie) y descrito como “Regulierendes registraturprinzip” (Principio regulador de archivo).27 En el sentido anteriormente señalado consideramos la clasificación como un proceso que consiste en agrupar dentro de una misma categoría a todos los documentos cuyos caracteres, datos, información contenida, son apreciablemente similares como para justificar la exigencia de demanda de información en cuanto a conocimiento, experiencias y contenidos sustantivos. Una vez que todos los documentos están clasificados, naturalmente estamos en condiciones de conocer los distintos tipos documentales existentes en la institución. La ordenación y la clasificación en el archivo y en la Archivología son prácticas fundamentales y tienen ca27

Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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racterísticas propias de esta ciencia; permiten dar un orden natural a los documentos, básicamente son tres los elementos que se consideran para una clasificación archivística.28 El primer elemento a considerar es el acto, hecho o acción, a que los documentos se refieren, es considerado como la unidad básica de la clasificación, las acciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un objetivo, claro y específico para cada organización o entidad. El acto es considerado como la manifestación de la voluntad humana en su interregno social, es el hecho voluntario que tiene la capacidad de crear, modificar o extinguir relaciones de derecho, generando de esta forma documentos con la validez legal que le sustenta. La acción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar distintos aspectos de la clasificación. Los actos son componentes intrínsecos de las actividades encaminadas al logro de una función. El acto es la facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos recordarlas para comprender algunos de los principios, suelen llamarse administrativamente actuaciones. Las actividades crean los documentos de archivo; los documentos no son creados con miras al archivo ni con la idea de que futuros investigadores de historia buscarán en esos papeles la sustancia histórica, los documentos son creados por determinadas necesidades de comunicación. La función es la responsabilidad asignada a cada dependencia de una organización. Es la capacidad de ac28 Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y técnicas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografía e Historia, Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia, 1985, pp. 82-94.

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ción de un ser, apropiada a su condición natural o destinada por el hombre, es la acción y ejercicio natural de un empleo u oficio. Para las instituciones del Estado, las funciones están enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamento interno o manual de funciones que cubre la gama de acciones y que el archivero está en la obligación de conocer. A cada función le corresponde una serie de actividades y a cada actividad una serie de actos. Las actividades a su vez se subdividen en sustantivas y facilitativas. Actividades sustantivas: son las actividades de fundamento, las labores técnicas o profesionales propias de determinados organismos, estas actividades son específicas y relacionadas con las funciones institucionales. Actividades facilitativas: son las actividades de apoyo, están más relacionadas con las actividades internas de la institución. El segundo elemento a considerar es la estructura orgánica de la entidad productora. Los documentos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitente da su situación, su ubicación dentro del organismo en el que se desarrolla. La clasificación entonces respetará esa organicidad institucional. Para lograr una buena comprensión de la clasificación es conveniente que el archivero efectúe un estudio del organigrama de la institución a la que pertenece, así podrá delimitar las funciones y actividades con mayor claridad. Unidades de ordenación Cuando hablamos de la estructura orgánica, establecemos las unidades documentales aplicables a las estruc41

turas. Schellemberg efectúa una división que se acomoda a las exigencias de la clasificación, primero las divide en unidades mayores, intermedias y menores. Unidades mayores. En esta división se toman en cuenta los fondos, los grupos documentales, las colecciones y las secciones. Los fondos documentales son todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo. Los grupos documentales corresponden propiamente a las funciones generales de la institución, los factores de formación se deben principalmente a los orígenes administrativos, a la cantidad de documentos. Las colecciones derivan de particulares que efectúan donativos documentales a los archivos. Las secciones son empleadas como auxiliares de subdivisión, sobre todo cuando la entidad productora de documentos es muy amplia en sus funciones. Corresponde aclarar que las secciones corresponden al método español de clasificación. Unidades intermedias. En esta división se toma en cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y series. Los subgrupos son unidades que se forman de acuerdo a las actividades y se acomodan dentro de los grupos, obedecen esencialmente a la estructura orgánica de la institución generadora. Las subsecciones, tomadas también del método español, en la misma forma que en los grupos o unidades mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en casos de documentación demasiado amplia o abundante. Las series corresponden a las unidades intermedias, básicamente es la materia prima del archivo, son con42

juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mismo tema, originados por las actividades, por consiguiente se ordenan en consecuencia a estos factores. Unidades pequeñas. Propiamente son las piezas documentales. Se trata de documentos aislados, agregados de documentos que deben ordenarse procurando darle siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en el trámite o el orden original. El tercer elemento a considerar es el orden interno. Puede encontrarse con la división por asuntos y dentro de los asuntos por materias (principalmente para la descripción). Debemos tomar en cuenta que la clasificación por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente a las actividades, será fácil, pero posiblemente encontremos materias que sean generales a toda la institución pero que se desenvuelven de manera separada en cada actividad, para estos casos se sugiere que la clasificación por materias se efectúe en los auxiliares descriptivos y no en la ordenación, por la sencilla razón de que al efectuarse en la ordenación, alteraría la organicidad documental y en un caso dado, podría ser motivo de extravío de los documentos aludidos. Bien, volviendo al tema de los principios, nos encontramos también con la definición del principio de estructura administrativa tal como se da en la terminología archivística alemana; combina dos conceptos en la terminología holandesa. Se da el caso de que el orden de los documentos en el archivo corresponde no sólo a las funciones de la entidad productora del documento sino también a su organigrama. En Holanda y en otros países, existen instituciones en las cuales el orden de los documentos se establece bajo normas de trámite, disponiendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener 43

en cuenta la organización de los cargos y sus tareas especiales. Es correcto entonces que se enuncien el principio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de organización (organisatiebaginsel), de los cuales sólo el último puede traducirse como el principio de estructura administrativa: “El principio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en la creación como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la subdivisión de la tarea de la agencia o la persona que origina o cree en un grupo de archivo”.29 Este principio es básicamente diferente del principio de pertinencia, el orden, en el primer caso, se establece objetivamente en las funciones de la entidad productora, en el segundo caso, el orden se basa en una división teórica. Sí puede llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero continuando con esta variedad de principios, observamos que el principio de estructura administrativa se define como “El principio de organización es el principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan tanto de la organización de la agencia creadora como de la organización de la administración de la agencia”. Este principio, como podemos observar, nos da la pauta de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo consideramos así con el principio de pertinencia. “El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento de los grupos de archivo, los ítems deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenecen, sin tener en cuenta su destino ni su procedencia”. Consideramos que este principio nos sirve sólo como aclaratorio de los otros principios, es decir comprende29

Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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mos mejor los otros principios cuando conocemos ambos enunciados, pero en la aplicación es prácticamente inaceptable, puesto que volveríamos a los archivos “fabricados” por historiadores, es decir, netamente temáticos. Hemos observado que no existe uno o dos principios, sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este estudio de modo que podamos comprender que existe una amplia creatividad sobre el tema de los principios. De estos principios, los de estructura y restitución de archivos se han sustentado por mucho tiempo. Podemos apreciar que el problema de establecer un orden documental en los archivos es una preocupación permanente, no resuelta aún, pero que este camino prácticamente se detiene en los países de habla hispana con la aceptación general del principio de procedencia, dada su fácil comprensión y aplicación a los estamentos teóricos. Los inicios del principio de procedencia (término admitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia con el respeto de fondos30 ), se orientan a Max Lehmann como el autor de “The Regulations of July 1, 1881” las cuales en el Privy State Archives prescriben: “respeto para cada orden original y para cada designación original”. La discusión se origina cuando se dice que las Regulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Lehmann y adoptadas en una conferencia de funcionarios del Privy State Archives, presidida por su director, Heinrich von Sybel Director de los Archivos Estatales Prusianos (1875 hasta 1895), quien dio sanción oficial y autorizó su aplicación. Es a Meinecke a quien se le debe algo Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de procedencia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner, Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44. 30

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de la información sobre los orígenes del principio de procedencia.31 El principio de procedencia tal como lo conocemos, deviene del respect pour les fonds enunciado en los reglamentos que ministro de Instrucción Pública de Francia, Guizot, promulgó en 1839. El respeto de los fondos consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza, provenientes de una administración, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinadas.32 Esa palabra “procedencia” como sello de calidad de los archivos ha dado a la archivística una posición superior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los archivistas.33 Tanto la clasificación como la ordenación deben respetar la naturaleza orgánica de la institución. La ordenación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tiene dos principios que encierran en sí toda la problemática de la ordenación. Podemos apreciar entonces que el principio de procedencia crea algunas confusiones terminológicas, sobre todo cuando se habla en términos de archivística. El Dr. Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación: “pero lo que el principio establece no es la procedencia literal 31 Friedrich Meinecke: Erlebtes, 1862-1901, pp 137-148, Leipzig, 1941. Cit. en E. Posner: Max Lehmann..., op. cit. 32 Michel Duchein: “El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas prácticos”, Gazette des archives, 97, 1977, pp. 71-96. 33 L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos como documentos: algunas definiciones y su aplicación, Institute of Early American, History and Culture, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101110.

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sino archivística”.34 Por medio de este principio se establece que los documentos deben agruparse de acuerdo a la procedencia, que se la considera no como del lugar en que nace el documento, sino más bien el lugar donde ha sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios. Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alterar su esencia. Denominamos entonces principio de procedencia al lugar donde se origina el documento, y principio de pertenencia, al lugar donde el documento ha continuado su trámite y ha cumplido sus fines. En la ordenación tenemos entonces la entidad productora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efectúa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El documento sigue su trámite en las dependencias de la renta hasta que emane una resolución, sea ésta positiva o negativa, el principio de procedencia será entonces el individuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimiento a una serie de funcionarios relacionados por sus actividades con la naturaleza del reclamo, pero este individuo no se lleva el expediente, el expediente con la resolución se queda en la institución donde fue gestionado, encontramos entonces el principio de pertenencia. Naturalmente este documento pertenece al archivo de la renta. “Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio del respeto de los fondos, o principio de procedencia es admitido universalmente como la base de la archivística teórica y práctica. Ciertamente ha dado lugar a ciertas críticas, pero generalmente recaen sobre tales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis34 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit., p. 7. Cit. en Víctor Hugo Arévalo Jordán, Teoría, fundamentos..., op. cit., p. 190.

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mo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca más será objeto de discusión fundamental35 , porque constituye una adquisición definitiva de la archivística”.36 Personalmente consideramos que aún nos queda por descubrir mejores resultados e interpretaciones sobre este tema. “En su formulación actual el principio de procedencia establece que los documentos deben agruparse en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendo una condición equívoca. Así, una nota enviada por el Presidente de la República al ministerio de Relaciones Exteriores debería agruparse entre los documentos de la Presidencia de la República pues de allí procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino la archivística”.37 El principio de orden original establece que la documentación debe conservarse en el orden que recibió durante su función administrativa. Es mucho más simple manejarse con este principio, porque en realidad contiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuerdo a la tradición administrativa de cada lugar, debe ser interpretado acorde a las necesidades de cada institución. Establecemos entonces una generalidad para todos los archivos, que la documentación debe ordenarse respetando la pertenencia natural y el orden en el cual se produjo.

Destacado en negritas por el autor. Michel Duchein: “El respeto de los fondos...”, op. cit. 37 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit. 35 36

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Principio de procedencia y de orden original En la actualidad, todo proceso archivístico se sustenta en los principios de procedencia (PP) y orden original (OO), lo que nos permite hablar de una metodología archivística. Estos principios conforman todo un sistema para preservar y organizar los documentos de acuerdo con su función inicial y ordenación. Uno de los hitos de este procedimiento puede considerarse a la centralización del primer archivo de carácter nacional realizado en Francia en 1794, que se enfrenta con organizar archivos recibidos de los distintos departamentos que conforman la división política de Francia. Entre 1839 y 1841 se adopta la práctica del principio de respect des fonds que es una de las formas originales de lo que sería el principio de procedencia. Como observamos en anteriores párrafos, este principio trata de establecer que los documentos de un departamento deben conservarse en su integridad, evitando fraccionarse y dispersarse, pero este principio pero no establece aún el orden que debe mantenerse dentro de cada departamento. Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881, enunciaron la ordenación archivística combinando el principio de procedencia con el del orden original, manteniendo la estructura original del archivo donde se crearon los documentos. Continuaron con el trabajo los holandeses Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin, en 1898, en su Manual de archivos, enunciando las dos normas fundamentales. La primera: una colección archivística conforma un todo orgánico, derivado de una fuente u oficina creadora común. La segunda: el orden archivístico original y toda la estructura no es un resultado casual, sino 49

una consecuencia lógica de la organización, de un cuerpo administrativo, cuyas funciones producen los documentos. La procedencia da importancia a la entidad creadora de los documentos en vez de a quien los conserva, a la relación recíproca entre los documentos y quienes los crearon. Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordiales archivísticos: los documentos en sí y el entorno en el que fueron creados. Debemos aclarar que la aceptación del orden creador no es sustituto de un sistema de clasificación, sino que la clasificación está sujeta a estos principios o a los principios que se adopten. Michel Duchein expresa que sin el principio de procedencia toda tarea archivística es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razón de que todos los documentos pueden ser clasificados temáticamente de dos o tres maneras. El principio de procedencia, juntamente con el del orden original, facilitan la organización archivística y descripción de los fondos documentales. Schellemberg nos hace comprender con mucha facilidad, que es clara la información que revelan los documentos en su relación con sus funciones de origen. El principio del orden original. Los alemanes formularon que los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad de la dependencia que los creó. Teóricamente el orden original debe ser retenido si satisface las condiciones: – Preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes. – Proveer información acerca de la creación y uso de los documentos o sobre las actividades que testimonian. 50

– Agregar valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad determinada. La cuestión de la automatización de documentos nos recuerda que el orden original está basado en la presunción de que la estructura general de los documentos de una repartición puede y debe reflejar su estructura organizacional. El principio de procedencia y el de orden original conforman un sistema de organización coherente para los archivos.38 Cuando decimos que la descripción es una técnica documental empleada en los archivos, a fin de conocer el contenido y la ubicación de los documentos, comprendemos que existen una serie de actividades que tienen una sola finalidad, revelar la índole del contenido documental, pero cuando hablamos de ordenación y clasificación, nos referimos a dos técnicas a emplear, aparentemente distintas, lo cual se manifiesta en expresiones de poca comprensión al nombrar a esta etapa en el trabajo archivístico, es decir, hablamos de dos términos semejantes en apariencia pero distintos en su aplicación. Esta situación genera dudas fundamentadas, conlleva problemas de definición y comprensión; ambos términos tienen un alcance similar, son genéricos en su concepto, y sirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, se recomienda, pero queda aún por discutir qué se quiere decir cuando hablamos de ordenación y clasificación documental. Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuando vemos una definición que enuncie “ordenar es clasificar” o lo contrario, cuando veamos que dicen “clasificar es la acción de ordenar”, es evidente que no están muy 38 Fredric M. Miller: Ordenación y descripción de archivos y manuscritos, Washington, OEA. 1994, cap. 3.

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claros los conceptos. Independiente de que obviamos un principio de la lógica, la que enuncia que una cosa no puede ser otra en el mismo tiempo y espacio. Los conceptos de ordenación y clasificación, con algunas variantes, se pueden ver en distintos apuntes y tratados. Esas variantes hacen más valedero el enunciado de estos principios, puesto que no tienen la rigidez matemática, pero sí la flexibilidad suficiente como para no salir del margen dispuesto por la definición. Inclusive se habla de ambos indistintamente, como si se trataran de sinónimos. Lo importante es que hay una constante que quiere resolver este problema, que no es el único, en Archivología. Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escuela de Archiveros de Córdoba, escribe refiriéndose al orden de los términos, es decir, primero se clasifica luego se ordena, orden seguido por algunos docentes en la materia: “Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso de los archivos históricos y en el de archivos administrativos. ”En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentación esté organizada de antiguo, bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta a la clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, o que la documentación esté totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los organismos que reflejan la documentación, sus atribuciones, funciones y actividades, reconstruir y plasmar la organización de los fondos. ”En el caso de archivos administrativos, la clasificación viene dada, encauzada por la misma producción del documento: es un proceso natural. Al formarse los expe52

dientes dentro de la entidad productora nacen orgánicamente cumpliendo sus funciones administrativas. Teóricamente el archivero integrará los documentos dentro de las clases o grupos que ya están determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden. ”En ambos casos la ordenación seguirá a la clasificación”.39 En estas breves palabras, hemos cruzado todas las definiciones holandesas y alemanas. Cuando observamos definiciones que dan por sentado que los documentos se clasifican por materias, es de pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abordar el tema desde su experiencia; debemos comprender entonces que en lugar de materias, los archiveros hablamos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a información científica contenida en los documentos, pero eso prácticamente y por el momento, es una exquisitez de los archivos. Y aun así, incluyendo el término materias, la metodología tan variada sobre estos dos términos hace al tema muy confuso en la actualidad. La cuestión es si consideramos ambos términos como se presentan, aplicando letra muerta como pretenden muchos, o incorporamos otros términos que compliquen más la situación. Es cierto que pueden surgir algunos términos más propicios a los archiveros, sobre todo para aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliotecología. Debemos comprender que una terminología similar puede ser utilizada considerando que su significado ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se desarrolla. De ahí que algunos archiveros prefieren hablar sólo de ordenación y no de clasificación, otros buscan apo39 Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, en Archivística. Curso Básico, Major, Córdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.

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yo científico para comprender el término clasificación, inclusive podemos observar una tercera alternativa, en la que se quiere hablar solamente de organización de los archivos, este término contribuye a aumentar el estado indefinido de lo que pretendemos todos. Theodoro Schellemberg nos marca las pautas de estos términos en su libro Archivos modernos.40 “El problema del ordenamiento de archivos en sus aspectos teóricos e históricos ha sido de gran interés para los archivistas de varios países y las líneas generales de un desarrollo que culminó en el famoso principio de procedencia fueron ejecutadas convincentemente.41 Lo que ha recibido menos atención son los rumbos del pensamiento histórico que ayudaron a perfilar la teoría de archivos, las circunstancias bajo las cuales la idea teórica se tradujo en acción, y no pocos fueron los hombres que ayudaron a liberar la profesión de archivos de la influencia de ideas ajenas a sus tareas”.42 Ordenar y clasificar son dos técnicas, perfectamente diferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez más complejas tareas que desempeñan los archiveros. A fin de no extendernos más, analicemos cada definición, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Primero entonces la ordenación y luego la clasificación, y para aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia con organización. Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos..., op. cit., pp. 358. Contribuyó al Indian Archives (enero-junio 1950) citado por: Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administración moderna de archivos y la gestión de documentos: el prontuario del RAMP. Recopilado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos, Programa General de Información y UNISIST, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, París, diciembre de 1985. 42 Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administración moderna..., op. cit. 40

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LOS CONCEPTOS Arrastramos permanentemente problemas de lenguaje, tratamos de extraer significados adecuados a vocablos comunes, que acarrean conceptos equivocados: decimos archivística en lugar de archivología, conceptualmente son diferentes, uno habla de técnicas aplicadas, y el otro de generalidades y teoría; decimos documentación en lugar de documentos, cuando a la hora de interpretar, son diferentes. La documentación es información procesada. La expresión más generalizada la proporciona la Federación Internacional de Documentación: “el término documentación se refiere a la creación, transmisión, colección, clasificación y uso de documentos; los documentos pueden definirse en forma amplia como un documento registrado en cualquier formato”.43 “De acuerdo con esta definición, la documentación tiene un carácter universal que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que se encuentre registrado y los métodos para implementar su uso. Si el alcance de la documentación es tan amplio que requiere alguna delimitación para propósitos prácticos, también comprende una progresión lógica de actividades, familiares al archivista orientada hacia el uso de documentos”.44 Los documentos son productos de las distintas actividades en las instituciones, estas actividades responden a procedimientos administrativos; la institución que los origina los consulta periódicamente de acuerdo a sus

American Documentation, I: 3 (1950), citado por L.J. Cappon. “Principios básicos los manuscritos históricos como documentos: algunas definiciones y su aplicación”, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101-110, en La administración moderna..., op. cit. 44 L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos... op. cit. 43

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necesidades de información, razón por la que le interesa conservar su información. De ahí la urgencia de generar procedimientos, técnicas y métodos, que permitan localizar los documentos requeridos en un tiempo mínimo. Por ello que se recomienda que los documentos deben estar “debidamente clasificados y dentro de su clase convenientemente ordenada”.45 Este concepto está de acuerdo con la opinión de Bobone: “Quizá para alcanzar la imagen diferencial entre una y otra actividad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificación va unida a la idea de separar, la ordenación a la de unir”.46 Es aceptado por todos los archiveros que utilizan estos términos en su bagaje cultural y curricular, que clasificar es separar, dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente considerando la data, cronológica; el alfabeto, alfabético, o el número, numérico. “Una consideración más puede ayudarnos a marcar las diferencias: la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada serie y dentro de las unidades de instalación. No tendría razón de ser el ordenar cronológicamente todos los documentos de un archivo”.47 Analicemos cada concepto.

Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, op. cit. Ibídem. 47 Ídem. 45 46

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Concepto de ordenación Relativo a orden, establecer un orden, también se dice ordenanza, en cambio orden vemos que etimológicamente deriva del vocablo latino ordo, -inis, éste a su vez deriva del vocablo griego, orthós, recto. El Diccionario de la Real Academia Española señala a esta palabra como ambigua, o sea, de ambos géneros, la orden como el orden, indistintamente, excepto en los significados de “mandato, orden de caballería” y “coro de ángeles”, en que la da como femenina; sin embargo, actualmente, en el lenguaje corriente está cristalizado el uso del masculino en unos casos y el femenino en otros, según se anota en cada acepción. Cuando se usa la acepción masculina (en; por) tenemos la manera de estar colocadas las cosas o de sucederse en el espacio o en el tiempo, cuando está sujeta a una regla o norma. La clase de regla o norma puede expresarse con un adjetivo o complemento aplicado a “orden”: Colocaron por orden de fecha. Las fichas están en orden alfabético. Parece que todos los archiveros se limitan a admitir esta acepción, lisa y llanamente, pero analicemos otros conceptos sobre el mismo vocablo. Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las cosas de un conjunto cada una en el sitio o momento que le corresponde: Los expedientes están en orden. El depósito está en orden. Examinaremos (los documentos) por orden de asuntos. “Organización”. Circunstancia de marchar un asunto o funcionar una cosa con regularidad y coordinación: En este archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando le parece. “Normalidad”. Circunstancia de no estar alterada la vida o la marcha de una colectividad o una reunión de 57

personas por alborotos, riñas, indisciplina, etc.: Cuando se restableció el orden, el orador continuó su discurso. Refiriéndose al género de vida que se hace, regularidad, buena distribución del tiempo, falta de vicios o excesos. El Diccionario de la Real Academia Española señala como: “(masc. y fem.) Relación o respecto de una cosa a otra. (masc.; historia natural) Cada grupo taxonómico de los que integran una clase, los cuales, a su vez, están constituidos por varias familias. (V. clasificar)”. Aquí observamos un concepto mejor logrado del término. “(fem.; frecuentem. en pl.) Orden sagrada: ‘Haber recibido [Tener] órdenes’. Natural. Manera de existir u ocurrir las cosas conforme a las leyes de la naturaleza. Pública. Situación de un país en relación con la sumisión por parte de los ciudadanos a lo establecido por las autoridades. Religiosa. Instituto religioso formado por personas que viven en comunidad en conventos o monasterios, sometidas a una regla”. Y mucho más que no colocamos aquí, porque nos da una idea de cómo se usa el vocablo y porque nos resulta tan ambiguo a la hora de aplicar la ordenación en el archivo. Bien, veamos la parte no literal sino conceptual de este término, y lógicamente, mucho más profunda. Orden es un término que involucra las nociones de disposición o correlación entre partes, regidas por algún principio o regla. Este concepto es válido en la Archivología, porque a través de la ordenación establecemos los principios de procedencia y de orden original, que analizaremos con más detalle. A su vez, esta noción puede tomarse de varias maneras. Si se hace hincapié en la disposición de las distintas partes según su esencia o su ser, se habla de un ordo essendi de tipo ontológico, que fue la noción predominante en el mundo antiguo 58

y medieval, donde el orden se entendía como contrapuesto a caos, e implicaba que lo ordenado está sometido a regla, medida y razón, de forma que aquello que es ordenado sucede según una cierta necesidad. También nos es comprensible esta definición, sobre todo cuando hablamos que nos contraponemos al caos. La ordenación y la clasificación son dos ramas de un mismo trabajo, ambos están muy ligados, la ordenación es la materialización de la clasificación, al mismo tiempo es el paso ineludible a la descripción. En la clasificación se observa una relación de continente y contenido en concordancia con la definición de Archivología; continente y contenido en cuanto a una acción que encierra funciones, éstas a su vez encierran actividades. Los fundamentos de la ordenación no contradicen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad a la documentación, permitir que su información sea recuperable, es obtener físicamente los contenidos del documento, agrupar los documentos de una forma racional, primero ordenar y agrupar los documentos individuales enmarcados en las actividades para convertirlos en unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desarrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas entre sí, dentro del contexto de la administración que genera documentos, de modo que reflejen las acciones de la entidad. Si contenemos esta unidad entre las tres técnicas: la clasificación, la ordenación y la descripción, la identidad archivística del documento se mantiene definida, como consecuencia, nos da los propósitos del archivo y de la entidad. Si hemos ordenado adecuadamente la documentación, nos responde de inmediato el fondo de origen, porque necesariamente los documentos pertenecientes a un determinado organismo productor están reunidos en un 59

determinado lugar. La actividad específica determina los puestos que estarán dentro de la clasificación, ordenados por funciones y actividades. El tipo documental define la ubicación del documento. La ordenación está sujeta a los factores de formación del archivo, es decir, se dará una primera fase, fuera del archivo, donde los papeles sueltos serán ordenados de acuerdo a las necesidades primarias del documento. En esta fase se da una pre-clasificación. Esta ordenación, llamémosla primaria, estará de acuerdo con las actividades del organismo o institución. Luego se presenta la segunda fase, cuando el documento ha cumplido determinados fines pero constituye aún un elemento de consulta, la ordenación será la misma, por consiguiente en esta etapa se sigue denominándola primaria. Posteriormente los documentos son transferidos a una fase intermedia, esto sucede cuando han cumplido exhaustivamente sus objetivos; la ordenación continuará en esta fase a la primaria, pero por su volumen los documentos estarán ordenados por acciones, por sus respectivas funciones y actividades que constituyen los hechos generadores del documento, llamémosla en este aspecto ordenación secundaria. Por el número de orden más que de importancia, esta ordenación permanecerá en la fase histórica, donde los documentos han sido seleccionados por sus valores y necesidades de consulta. En la ordenación primaria, es posible que el documento esté en diferentes lugares, sea que éstos han sido reproducidos por copias carbónicas, copias legalizadas, fotocopias o cualquier sistema reprógrafo. Una resolución, circular, disposiciones de tipo general, normas administrativas, pueden estar en los archivos eventuales donde se desarrollan actividades similares o relacionadas con estos tipos documentales; pero en la ordenación secun60

daria, el documento no puede estar materialmente sino en un solo punto del espacio. La multiplicidad del documento se realizará a través de los auxiliares descriptivos. Ordenar, en primera instancia, significa poner orden, concierto y buena disposición, encaminar o dirigir hacia un fin. Como consecuencia la ordenación es, siempre en primera instancia, la colocación de las cosas en el lugar que les corresponde, o como la regla que debe observarse para hacer las cosas. En el terreno estrictamente filosófico la primera noción de orden surgió con el pensamiento de Anaximandro, quien concibe el proceso del devenir a partir de su concepción del ápeiron (ausencia de limites y de determinaciones). Lo concibe como un proceso ordenado que sigue la seriación del tiempo, y del que se puede dar razón en tanto que es pensado por el logos. También en este sentido, el orden puede aparecer próximo al logos de Heráclito entendido como “ley eterna”. Mientras que para los atomistas Leucipo y Demócrito, el orden del cosmos se podía explicar por la conjunción de los átomos en el vacío según el contacto (el giro y la confirmación se vincularían a la posición y la figura o esquema, respectivamente), para Anaxágoras, tal como afirma Aristóteles, la teoría de los cuatro elementos (tierra, aire, agua y fuego) no era suficiente para dar explicación del orden del mundo, como tampoco lo era atribuirlo al mero azar, por ello postuló la necesidad de un nous que explicase dicha ordenación. El enfoque plenamente ontológico de la noción de orden se da con Platón, quien entiende la noción de orden como adecuación a la idea: una cosa está ordenada cuando corresponde a su idea, según la teoría de la participación. De esta manera, la relación que Platón estable61

cía entre mundo sensible y mundo inteligible, quedaba como relación de subordinación de lo inferior a lo superior. Desde una perspectiva distinta, Aristóteles concibe el orden como una de las clases de la medida (Categorías, 8, 8b), o como una relación de las partes respecto del espacio o del tiempo, cuya forma fundamental es la de antes-después (Metafísica, 1018b 26). Esta relación de precedencia o de consecuencia, a su vez, tiene su manifestación más acabada en la de orden causal: el efecto no puede preceder a la causa. De esta manera, el orden es entendido como seriación o sucesión coherente regida por una ley, que puede ser la de causalidad, por ejemplo, aunque muchas otras series no causales también están ordenadas (series geométricas, orden numérico, etc.). El orden, como disposición o arreglo, es según Aristóteles, una de las formas o clases de la medida, ésta debe entenderse sin embargo, en sentido “ontológico” es decir, del ser en general, y no sólo como arreglo especial de cosas entre sí o de las partes entre sí de una cosa. Por eso Aristóteles vincula el orden, en tanto disposición, con el hábito y supone que la diferencia fundamental entre ambos reside en la menor permanencia del primero. Esto no lleva a una conclusión más adecuada, es decir que podemos afirmar que el orden es una determinada relación recíproca de las partes. Creemos que se comprende mejor al decir que el trabajo archivístico sobre los documentos es restablecer esa relación original de las partes. Esta conceptuación de la relación de las partes se le atribuye a San Agustín y también a Santo Tomás, aun cuando estos dos autores no conciban siempre del mismo modo la noción del “orden”. Alejándonos un poco de nuestra realidad, analizamos a San Agustín, nada más que con la finalidad de ver qué sacamos en limpio de este término tan especial, “Para 62

San Agustín, el orden es uno de los atributos que hace que lo creado por Dios sea bueno. Dios ha creado las cosas según forma, medida, y orden. El orden es una perfección. Desde el punto de vista metafísico, el orden es la subordinación de lo inferior a lo superior, de lo creado al Creador. Supone una jerarquía ontológica”.48 Consideremos estos párrafos con mayor detenimiento. El orden presupone que tiene el mismo nivel que la forma y medida, lo cual no siempre habla del orden numérico ni cosa parecida, pero sí nos habla de la subordinación de lo inferior a lo superior. Podríamos vislumbrar algo de lo que se dice clasificación, pero sin llegar a ese nivel, pero tenemos otra pauta, sólo ontológicamente, lo cual nos da de lleno que orden es mucho más genérico y de alcances más amplios que clasificación, aun cuando en la práctica, la clasificación es más manuable, por lo que podemos interpretar que es correcta la postura de quienes dicen ordenación y clasificación. En ese orden de cosas. Para aclarar mejor estas consideraciones, reconocemos que son netamente teóricas, pero debemos tener fundamentos adecuados para hablar en la práctica archivística, a fin de no tener ni transmitir conocimientos confusos. De acuerdo con Maimónides, la naturaleza no tiene inteligencia ordenadora, esta organización emana de un principio intelectual y es obra de un ser que ha impreso esas facultades en todo lo que posee una facultad natural. Otra pauta que nos da este párrafo es que la ordenación es una facultad bajo determinados principios intelectuales. José Ferrater Mora: Diccionario de Filosofía abreviado, texto preparado por Eduardo García Belsunce y Ezequiel de Olasso, Buenos Aires, Sudamericana, 1975, pp. 315-317. 48

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Santo Tomás nos habla de cierta relación recíproca de las partes, presupone la jerarquía ontológica de San Agustín. En Santo Tomás la noción de orden se complica con la de sitio. Incluye algún modo del antes y del después. El orden sería entonces la disposición de una pluralidad de cosas u objetos de acuerdo con la anterioridad y la posterioridad, en virtud de un principio. Consideramos aquí que ya estamos hablando de terrenos conocidos, la pluralidad de cosas puede relacionarse con la pluralidad de documentos, de acuerdo con la anterioridad y posterioridad, lo que justifica el sitio, podemos relacionarla perfectamente con los principios de orden original y de procedencia, lo cual ya justifica la frase “en virtud de un principio”; pero veamos, el orden es la relación de las partes respecto a un espacio, para los modernos pensadores el espacio es la primera imagen que suscita la palabra orden, está en la concepción clásica vinculada y aun subordinada a la relación respecto a la clase a la cual pertenecen las partes y, en último término, respecto a la idea. En todo caso, parece haber una referencia notoria entre la concepción antigua del orden y muchas de las concepciones, modernas. Nuestra obligación no es decir “ordenar es colocar los expedientes en orden numérico”, así de simple, al contrario, nuestra mayor concepción del orden nos ayuda en forma permanente a lograr un fundamento adecuado para nuestro trabajo. Evitemos por una concepción inadecuada de los conceptos, las susceptibilidad y posibilidad que se presenta de efectuar la pregunta, si es necesario este paso de ordenar, clasificar, si la descripción lo resuelve todo. Es cierto, puede darse esa posibilidad, más aún con la aparición de los ordenadores y su aplicación a grandes volúmenes de documen-

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tos, pero, es escoger el camino más largo, tortuoso e inseguro. El concepto moderno del orden se refiere a una relación de realidades entre sí (este concepto puede ser base del tipo documental): el concepto medieval se refiere a una relación completamente distinta de la cosa real con su idea. En la época moderna, el orden sufre un proceso de desontologización y de cuantificación que lo convierte en una disposición geométrica y numérica y, desde luego, a partir del predominio del análisis, reducible siempre a la última (numérica). En algunos casos, el orden dentro del pensamiento moderno, es entendido nuevamente en un sentido muy aproximado al griego y al medieval. Para Leibniz, que el mundo esté “ordenado” significa que está primariamente jerarquizado, ontológicamente, por supuesto. Hay orden porque hay un principio de ordenación según el cual, cada cosa está en su lugar. Lo bueno de Leibniz es que el orden no sólo subyace en lo ontológico, sino que es fundamento de todas las demás series de orden, como el físico, el matemático, etc. Leibniz trata de unir el pensamiento tradicional con el moderno: el orden es una jerarquía, pero también una serie, o en última instancia, es una jerarquía porque es una serie, y toda serie es de algún modo, jerárquica. Lo que podría llamarse desontologización de la idea de orden en la Edad Moderna, no equivale a decir que en toda esa época la idea de orden es independiente de la jerarquía ontológica. Hay excepciones. Muchos pensadores modernos siguen teniendo en cuenta la idea del orden como orden del ser. Con la tendencia de subrayar las cuestiones del conocimiento frente a las cuestiones sobre la realidad, parece como si el orden fuera más bien un orden del conocer. Se insiste en el orden natural tra65

tando de evitar el sobrenatural. Este aspecto del estudio del orden no nos aleja de nuestra realidad, porque requerimos de ese orden para tener un conocimiento real y concreto de todo lo que poseemos y podemos administrar adecuadamente o bien posteriormente, clasificar. El orden en suma, parece residir en las cosas mismas en cuanto son conocidas, de ahí el paso de la idea de orden a la regularidad y uniformidad de la naturaleza. Ahora bien, en lo que nos corresponde a la noción primaria de orden, exclusivamente formal, diremos que el orden es definido como la disposición de un conjunto de entidades, ejemplos de ordenación de conjuntos de entidades son: el orden de los números naturales, el orden de los puntos de una línea. Aparentemente, éste es el aspecto esencial que muchos archiveros prefieren tomar para organizar los documentos depositados en el archivo. De un modo más formal el orden es definido como la relación entre miembros de una clase, según la cual unos miembros preceden a otros. Los miembros son llamados con frecuencia elementos, se dice entonces que hay orden entre los elementos de un conjunto. Estaríamos hablando de los fundamentos de la clasificación, pero como un suborden dentro del orden, lo cual justificaría la tendencia de hablar como ordenación y clasificación y no viceversa como se pretende explicar. Pero seguimos con nuestro análisis para que no nos queden dudas de lo que decimos. Si, en cambio, se entiende el orden desde la perspectiva de los criterios de ordenación de las cosas conocidas, entonces se trata del ordo cognoscendi de naturaleza gnoseológica, que es la que predomina desde la modernidad. Corresponde al estudio teórico sobre el comportamiento de la información en las instituciones, además, si se tiende a pensar el orden como disposición de 66

partes, se concibe el orden como una propiedad espacial. En cambio, también puede pensarse una ordenación meramente temporal o cronológica. En el primer caso, el orden es de tipo geométrico; en el segundo, de tipo numérico. En ambos casos, lo ordenado se halla sometido igualmente a una razón, pero en el sentido de la razón matemática (entendida como proporción). En el mundo antiguo, como hemos dicho, se tiende a comprender la noción de orden de manera ontológica como opuesta a caos. Por ello, según los primeros sistemas filosóficos, el caos deviene cosmos que originalmente significa “orden”, porque está sometido al logos, que expresa regla, medida y razón, y por ello puede entenderse racionalmente. Desde esta perspectiva el orden es condición de inteligibilidad de lo existente, ya que implica legalidad (sometido a ley) y, por tanto, necesidad y regularidad. Al parecer esta primitiva noción surgió como una extrapolación o proyección del pensamiento social: una sociedad es justa y racional cuando está ordenada según leyes. Así, originariamente la noción de orden cosmológico deriva de la de orden social. Nótese que esta terminología es de raigambre jurídica, pues tanto ley, como cosmos —orden— son términos surgidos de este ámbito del pensamiento. Desde este punto de vista, la noción de orden estará presidida por la de subordinación, e implicará una jerarquización. De esta manera, lo ordenado será lo jerarquizado según cierto principio. En el pensamiento cristiano de orientación platónica se interpretó la noción de orden como subordinación de lo inferior a lo superior, en el sentido de subordinación de todo lo creado al creador. San Agustín afirmaba que Dios crea según forma, medida y orden, de manera 67

que lo creado está ordenado porque se adecua a los planes de la providencia, y está regulado por las ideas ejemplares o arquetípicas que están en Dios. Desde esta perspectiva, lo opuesto al orden ya no será propiamente el caos (en el sentido originario de lo abierto), sino el desorden. A través de este proceso, la noción de orden, surgida ya en sus inicios como proyección del orden social sobre la naturaleza-cosmos, vuelve de nuevo como orden social, pero revestida de su nuevo carácter cosmológico, e interpretada teológicamente. Santo Tomás, más vinculado a la tradición aristotélica, concibe el orden como la disposición regulada por un principio de una pluralidad de cosas de acuerdo con lo anterior y posterior. No obstante, esta noción sigue dando especial importancia a la relación de subordinación dentro de la clase a la que pertenecen las partes ordenadas, de manera que, en cierta forma, sigue siendo entendida como una relación de subordinación a la idea. Por ello, para el pensamiento medieval, incluso una entidad aislada puede ser ordenada si se corresponde con los designios de Dios. En el pensamiento moderno se tendió más bien a reinterpretar la noción aristotélica de orden entendido como seriación regulada causalmente. Esta es la concepción que sustentan Spinoza y Leibniz, e incluso el mismo Kant, quien incluso considera que el orden causal determina el orden temporal (razón por la cual el tiempo es irreversible). Pero en los pensadores modernos la noción de orden tiende a entenderse más bien como una relación de realidades entre sí, más que una relación respecto de una idea. Con ello se desontologiza esta noción, que tiende a entenderse en su aspecto cuantificable, y se tiende a sustituir la antigua noción de ordo essendi por la de ordo cognoscendi. 68

Especial importancia reviste la concepción de Bergson, para quien el orden es un cierto acuerdo entre el sujeto y el objeto: es el espíritu que se encuentra de nuevo en las cosas. Pero esto puede darse en dos direcciones opuestas que dan lugar a dos tipos de orden: por una parte el orden inerte, matemático, físico o automático y, por otra, el orden vital, el orden querido u orden de los fines, relacionados, respectivamente, con la espacialidad y con la duración. (Vemos que el orden vital corresponde a nuestros estudios). La inteligencia —afirma Bergson—, se reconoce en el orden geométrico o físicomatemático, pero ello es debido a que la misma ciencia (de carácter convencional según Bergson) está organizada sobre la aceptación previa del orden geométrico, fruto de la espacialización de la inteligencia y del olvido de la duración pura. Pero ninguna complicación matemática es capaz de introducir auténtica novedad ni creación en el mundo, y esta tendencia negativa es la que expresan las leyes particulares del mundo físico, incapaces de aprehender el segundo tipo de orden: el orden vital. Bergson critica también la idea negativa de desorden (entendida como ausencia de orden), y señala que tal idea es fruto de una confusión entre los dos tipos de orden mencionados. Estas consideraciones son fundamentales —dice Bergson— para la elaboración de la teoría del conocimiento, cuyo problema fundamental es el de averiguar cómo es posible la ciencia, es decir, por qué hay orden en las cosas. La investigación ha de permitir deshacer los falsos problemas derivados de una mala comprensión de las nociones de orden contingente, de desorden y de azar. Además de la distinción propuesta por Bergson, en la actualidad suele distinguirse entre diversos tipos de órdenes: 69

– Orden matemático, ciencia en la que el orden se define a través de una relación diádica R, y se consideran diversos tipos de órdenes, de manera que una clase puede estar parcialmente ordenada, ordenada, o poseer un orden denso (ver continuidad). – Orden lógico (el del encadenamiento de las proposiciones o juicios según las reglas de un cálculo deductivo, por ejemplo). – Orden físico y cosmológico, donde, vinculado a los conceptos de la teoría de la información, el orden aparece como entropía negativa o neguentropía, y se relaciona con la noción de flecha del tiempo. Este aspecto es desarrollado en el análisis gnoseológico del conocimiento histórico.49 – Orden biológico, definido por la teoría de la evolución. – Orden ético (según normas y principios). – Orden social (según leyes, instituciones y coacciones que preservan y permiten la continuidad de un grupo social), etc.50 Concepto de clasificación La clasificación es la agrupación de los elementos de un conjunto en subconjuntos, clases o conceptos clasificatorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhaustiva. Clasificar es, por tanto, dividir en grupos de forma tal que: – ningún grupo sea vacío, Víctor Hugo Arévalo Jordán: Apuntes para la introducción a la metodología gnoseológica de la historia, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, octubre 2002. 50 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filosofía en CD-ROM, Barcelona, Herder, 1996. 49

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– ningún elemento pertenezca a más de un grupo – y la suma de los elementos de todos los grupos equivalga a la extensión total del conjunto. Entonces se dice que los conceptos clasificatorios constituyen una partición de un conjunto. Clasificación se considera a la acción y efecto de clasificar. Escuetamente, clasificar, es (“por, según, atendiendo a”) dividir un conjunto de cosas en clases. Asignar una cosa a una determinada clase o grupo. Clase como cada grupo o división que resulta de repartir o suponer repartidas las cosas de un conjunto poniendo juntas las que tienen el mismo valor o ciertas características comunes. En la clasificación es que entendemos al grupo taxonómico de objetos, intermedio entre el tipo y el orden. La Taxonomía es la ciencia que tiene por objeto la nomenclatura y clasificación de las cosas, en Archivología la aplicamos en principio a los documentos activos. El grupo o taxón en la jerarquía se encuentra por debajo de un concepto general más amplio que el grupo (fondo), y por encima de orden, familia, género y especie. Las clases pueden ser divididas en subclases o agrupadas en superclases (sección, subsección). Las unidades que se incluyen en una clase comparten ciertas características que indican un origen común (trámite), y que no están presentes en otras unidades. Por ejemplo, los comprobantes de pago pertenecen a la clase de los documentos contables, que agrupa a todos los documentos que presentan características de manejo contable y que representan cifras y de dinero. Cuando tocamos el término clase, en su concepto lógico, se define como una serie, grupo, colección, conjunto de entidades (denominados miembros), que poseen por lo menos una característica común. 71

La noción de clase ha sido confundida muchas veces con la noción de todo. Esa confusión debe evitarse, pues de lo contrario se corre el riesgo de equiparar una entidad concreta con una entidad abstracta, aun cuando los elementos (miembros) de que se componen, sean entidades concretas. Clase del latín classis, grupo, es un conjunto de cosas que poseen la misma propiedad, o característica, o conjunto de cosas a que se aplica un término con igual sentido. Normalmente se equipara clase con predicado, aunque propiamente éste es la intención de un término y clase la extensión del mismo. Por lo mismo, si clase se define por su extensión, se tiene en cuenta el número de miembros o elementos que pertenecen a ella y, si se define intencionalmente, se consideran las características que han de tener los elementos o miembros para pertenecer a una clase y no a otra. Prácticamente vemos en la definición dos propiedades importantes para la clasificación, las características, que como guía apuntan generalmente a los caracteres internos y externos de los documentos, y la cantidad que hace al volumen documental; estos factores son determinantes que nos obligan a planificar la clasificación. Propiamente, la clase se define como la extensión de un predicado, o como el conjunto de objetos que hacen verdadera una función de proposición. Así, el conjunto de documentos a que se aplica el predicado “decreto” constituye la clase de documentos legales; o bien el conjunto de “objetos” que puede llenar el lugar vacío de la función “______es decreto” constituye la clase de decretos. Para que un documento sea objeto de clasificación, ese objeto debe ser independiente en sí mismo, es decir, no se puede clasificar aquello que depende de otra naturaleza que es clasificada en otro aspecto. 72

Reunir tales objetos es “abstraer”, y la operación realizada se simboliza mediante el operador de abstracción, que simboliza “la clase de todos los x tales que son decretos”. Las clases equivalen a lo que la tradición ha llamado predicables, en la lógica de Aristóteles; la misma silogística aristotélica puede considerarse una lógica de clases. Intuitivamente, clase es lo mismo que conjunto, si bien esta última noción pertenece más al campo de las matemáticas. Pero esta identificación entre ambas nociones ha dado origen a paradojas; de ellas, la más famosa es la paradoja de Russell sobre si la clase de todas las clases es o no miembro de sí misma. Para evitar estas paradojas, Zermelo propuso la distinción entre conjunto y clase, Russell su teoría de los tipos, y Poincaré la noción de impredicable. De estas teorías se desprende que las clases no pueden ser miembros de otras clases.51 En Archivología, podemos denominar clasificación a la identificación, denominación y agrupamiento de documentos en un sistema establecido. Las numerosas formas de documentos que existen deben ser nombradas y organizadas de manera ordenada, de modo que los archiveros puedan estar seguros de que conocen el organismo exacto que es objeto de estudio. La definición de los grupos de documentos se basa en la selección de características importantes, o rasgos compartidos, responsables de que los tipos documentales de cada grupo sean semejantes entre sí, y diferentes de los de otros grupos. Los métodos actuales de la clasificación tienden a reunir los grupos en categorías, de modo que éstas reflejen los procesos discursivos que subyacen bajo las simi51

Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario..., op. cit.

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litudes y diferencias que existen entre los organismos. Dichas categorías forman un tipo de pirámide, o jerarquía, donde los distintos niveles representan los diferentes grados de relación sustentados en el desarrollo de los trámites y los objetivos de los mismos; esto nos acercaría a un proceso metodológico de investigación con características netamente archivísticas. Queda mucho por desarrollar y comprender sobre estos temas. La jerarquía se extiende en sentido ascendente a lo largo de varias unidades documentales, cada una constituida por características individuales estrechamente relacionadas, hasta unos pocos grupos, cada uno de los cuales reúne un gran número de conjuntos, entre muchos de los cuales sólo existe una relación distante. Para conseguir que los métodos de la clasificación se correspondan lo más exactamente posible con la naturaleza de los documentos, los archiveros han examinado y comparado los caracteres internos y externos de los documentos (CIED), el ciclo vital de los documentos (CVD), obtenidos y adaptados estos documentos de la Diplomática, y que nos permiten analizar el comportamiento de la información de tantos documentos como es posible. Una clasificación normalizada nos permitiría lograr un tesauro universal sobre la producción documental; queda abierta la iniciativa. Todas las ramas de la Archivología contribuyen a dichos estudios, pero las especialidades que están implicadas directamente en los problemas de la clasificación son la Taxonomía y la Sistemática. Aunque las dos disciplinas se superponen, la Taxonomía está más centrada en la nomenclatura (denominación) y el establecimiento de los sistemas jerarquizados, y la Sistemática en las relaciones administrativas encuadradas en patrones administrativos. 74

Niveles jerárquicos Los archiveros clasifican a los documentos en el nivel básico de tipo documental, otro término conceptualmente discutible, que es la única categoría de esta índole que puede ser considerada real en la institución. Las categorías superiores son reuniones de grupos de tipos documentales. Una serie está compuesta por tipos documentales que comparten muchas características importantes. Además, en los organismos con representación de otras entidades, las series están formadas por tipos documentales entremezcladas, que de forma ideal no pueden tener series correctamente identificadas con ninguna otra, o las características son más bien de una colección propiamente dicha, para estos casos optamos por denominarlos cuerpos descriptivos. Las series que no se cruzan con otras, pero están claramente relacionadas entre sí por compartir características importantes en su función, se agrupan en un subgrupo. Cada serie recibe los nombres del tipo documental dominante, por lo que no requiere mayores complicaciones. Para construir la clasificación jerárquica, se agrupan dos o más documentos en series, las series en subgrupos, los subgrupos en grupos, los grupos en fondos. Los grupos de documentos incluidos en estas categorías principales, en cualquier nivel de jerarquía, reciben el nombre de taxones, y cada taxón recibe una definición que abarca las características más importantes compartidas por todos los miembros de un taxón. En todas las clasificaciones científicas, menos en la archivística, para permitir una subdivisión mayor, se pueden añadir los prefijos sub- y super- a cualquier categoría. Aparentemente, no aplicamos a la clasificación archivística considerando la abstracción de la naturaleza 75

de aquello que clasificamos, vale decir, sub-fondo, ¿significaría una categoría menor de fondo? Pero analicemos si es adecuado decir que un super-fondo está compuesto de dos fondos, suena raro, pero comprendemos que super-fondo tiene que corresponder a un ministerio o dependencia de gobierno muy grande o a alguna institución internacional que forma fondos con cada país en el cual realiza operaciones. Tampoco se ve hasta ahora, en clasificaciones complejas, la utilización de categorías intermedias especiales como sección y sub-sección, quedamos apretados a las unidades analizadas hasta el momento. Habíamos propuesto en 1982, la incorporación de estos dos términos, sigue vigente esta idea. En cualquier nivel, un taxón indica una base común. Todos sus miembros se han desarrollado a partir de un antecesor común, que fue la motivación de generar un trámite. Hablamos de taxones simples, pero, en los casos en los que en un taxón determinado confluyen dos o más miembros que tienen características en común pero que derivan en fondos diferentes, se dice que el taxón es compuesto o complejo. Generalmente se intenta dividir y redefinir el taxón de modo que se obtengan taxones simples. La clasificación de los documentos activos está basada en niveles de la organización institucional. Clasificación decimal Dewey La clasificación decimal Dewey es un método clasificatorio cuyo fin es la catalogación de libros y otros materiales propios de la Biblioteconomía. Fue desarrollado por el educador estadounidense Melvil Dewey (1851-1931). Mediante este sistema de clasificación, las materias de los libros se dividen en diez categorías principales,

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cada una de las cuales es señalada por un número múltiplo de 100. La primera clase, 000-099, engloba obras generales como enciclopedias, periódicos y revistas; 100-199 hace referencia a la filosofía y a la psicología; 200-299, a religión y mitología; 300-399, a las ciencias sociales; 400-499, a lenguaje; 500-599, a ciencias puras; 600-699, a tecnología; 700-799, a artes (también deportes y ocio); 800-899, a literatura; y 900-999 comprende historia, geografía, biografías y viajes. Cada clase principal está dividida en diez subclases, cada una de las cuales, a su vez, se divide con números individuales, indicando otra subdivisión menor. Otra división específica indica la localización geográfica, el período cronológico o la forma del material, que son señalados por números decimales que siguen al tercer dígito. El esquema de esta clasificación fue publicado por Dewey en 1876 en un pequeño folleto de 42 páginas; sin embargo, en 1979 apareció la última de las 19 revisiones de su Clasificación decimal e índice relativo en tres volúmenes. Aunque es utilizado en las bibliotecas de todo el mundo, el sistema de clasificación que utiliza la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos ha sido adoptado también por algunas bibliotecas, principalmente norteamericanas, aparentemente resulta ser más práctico para las colecciones especializadas que cuentan con un gran número de volúmenes. Es prácticamente inútil aplicar a los documentos de archivos, por mucho que se fuerce el empleo de estas normas. 77

Clasificación documental LC (Library of Congress) La clasificación documental LC (Library of Congress), es un método clasificatorio con la finalidad de catalogar los libros y otros materiales documentales, en Biblioteconomía, ideado por la dirección de la Biblioteca del Congreso en la ciudad de Washington. En este sistema de clasificación (comúnmente llamado LC por Library of Congress), todo conocimiento está dividido en 21 clases —indicadas más o menos arbitrariamente con mayúsculas— en el cuadro de la siguiente página. Dentro de cada una de estas clases, el material está dispuesto desde las consideraciones generales hasta los aspectos específicos, y de la teoría a las aplicaciones prácticas; los temas específicos están indicados por combinaciones de mayúsculas y el más concreto por tres números. El esquema de clasificación se revisa continuamente. De manera diferente al sistema de clasificación decimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos específicos de un tema sin señalizaciones numéricas. Por ejemplo: N (bellas artes), NA arquitectura, NB escultura, ND pintura, ND813 pintura española ND813Gt Francisco de Goya y Lucientes. NK decoración. Dada su flexibilidad, el método LC está particularmente indicado para las necesidades de colecciones, de bibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en general.

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A

General Works

Trabajos Generales

B

Philosophy; Religion

Filosofía; Religión

C

History: Auxiliary Sciences

Historia: Auxiliar de ciencias

D

Universal History

Historia Universal

E, F

American History

Historia Americana

G

Geography; Antropology

Geografía, Antropología

H

Social Sciences

Ciencias Sociales

J

Political Science

Ciencias Políticas

K

Law

Leyes

L

Education

Educación

M

Music

Música

N

Fine Arts

Bellas Artes

P

Languaje and Literature

Lenguaje y Literatura

Q

Science

Ciencias

R

Medicine

Medicina

S

Agriculture

Agricultura

T

Technology

Tecnología

U

Military Science

Ciencias Militares

V

Naval Science

Ciencias Navales

Z

Bibliography and Library Sciences

Bibliografía y Ciencias Librarias

Cuadro 3. Clasificación documental LC

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TAXONOMÍA Composición con las raíces del griego “taxis”, ordenación, derivado de “tasso”, ordenar, disponer, y “nomos”, ley. La taxonomía se ocupa de la clasificación de los objetos y seres naturales. Si tomáramos en cuenta los tipos documentales creados en todos los ámbitos institucionales de nuestro planeta, sería casi imposible lograr conocerlos a todos. La taxonomía puede auxiliarnos en el sentido de que nos permite categorizar, ordenar, describir, clasificar a todos los documentos generados en una institución, teniendo como la unidad de una clasificación a los documentos. Aristóteles clasificaba a las instituciones vivas en tres reinos; Carlos Linneo los clasificó en tres categorías rigiéndose por la creación divina y dándole prioridad al hombre. Los múltiples avances tecnológicos nos permiten obtener conceptos cada vez más complejos, logrando profundizar la taxonomía a través de diferentes metodologías. Entendemos entonces que la Taxonomía es la ciencia que estudia la clasificación de los elementos. Las primeras clasificaciones de los archivos eran artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura de las instituciones o la importancia que revestían estos estudios sobre la ordenación y clasificación de los documentos. Debemos considerar, sin embargo, que estas clasificaciones artificiales han servido como material de partida para una clasificación basada en las relaciones existentes entre las divisiones orgánicas de las instituciones.

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Necesidad de una clasificación La mayoría de las personas tienen un conocimiento limitado del mundo documental. Circunscrito a su esfera de intereses personales o que los relacionan principalmente con entidades que influencian sus propias vidas. Más allá de la variedad de documentos comunes, algunos nos interesan particularmente, siendo prácticamente muy limitado nuestro conocimiento sobre los tipos documentales y sus múltiples nombres y categorías. Los archiveros, sin embargo, se enfrentan con la tarea de identificar, estudiar, e intercambiar sistemáticamente información de la vasta diversidad de instituciones. Para cumplir con esta meta, requerimos disponer de un sistema para nombrar a todas las instituciones para así agruparlas en formas ordenadas y lógicas. El problema de elaborar un sistema es inmensamente complicado y comienza con la unidad básica de la clasificación de los documentos. ¿Especie o tipo documental? Especie en latín significa tipo, la diferencia se presenta cuando llegamos a las aplicaciones del término; tipo documental es un término que se aplica originalmente a documentos vivos, mientras que tipo no necesariamente, puede aplicarse también a entidades. Podemos hablar de tipos de entidades o instituciones, o tipos de archivos, así como tipos documentales. Los tipos documentales son unidades naturalmente formadas en el transcurso de las actividades administrativas, semejantes, real o potencialmente entre sí y que se distinguen de otros tipos documentales por sus características. Para propósitos prácticos, un tipo documental es una categoría en la que se ubica una información específica 81

que se ajusta a ciertos criterios bastante rígidos concernientes a su estructura y características internas, reproducidos en actividades semejantes. Designación de un tipo documental En la actualidad no existen sistemas de nomenclatura ideados para los tipos documentales. El nombre de un documento se genera en la institución con fines de guardar información relativa a la función propia del documento. Lo que sí podemos observar es que existen nombres más bien de carácter genérico que específico, como cartas; esta denominación disminuye su ambigüedad cuando hablamos de cartas recibidas, es decir algunos nombres tienen genéricos y algún epíteto específico, sea adjetivo o modificador. El nombre del género siempre se escribe primero por ejemplo comprobantes (género) de pago (epíteto). Puede usarse el genérico cartas sólo cuando uno se refiere a los tipos documentales del grupo entero que constituye a ese género. Los epítetos específicos por sí solos carecen de sentido, considerando que tipos documentales diferentes en géneros diferentes pueden tener el mismo epíteto. Por ejemplo, comprobantes de depósito y cheques de depósito tienen distintas finalidades e información. El epíteto solo no nos entrega información. Los nombres también pueden ser descriptivos, por la forma o parecido que tengan con otro tipo documental. Estos binomios son una herramienta necesaria para que haya una comunicación clara e inequívoca entre los archiveros. Cuando se usan diferentes idiomas los problemas de comunicación serían insalvables sin un sistema

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de nomenclatura universalmente reconocido y aceptado por los archiveros. Clasificación jerárquica El objetivo fundamental de los archiveros es percibir el orden en la diversidad de la creación documental por medio de la taxonomía. La taxonomía es un sistema jerárquico que consiste en formar grupos dentro de grupos. En este sistema cada grupo se denomina taxón y el nivel que se le asigna se llama categoría. Así podemos hablar de categorías: tipo documental, subgrupo, grupo etc. y como cualquier taxonomista, podemos añadir otras categorías: secciones, subsecciones, etc. Filogenia Si clasificamos a las instituciones según sus características morfológicas y organizativas, este sistema de clasificación se denominaría estructural, y nos permitiría acercarnos a la actualidad de los diagramas institucionales u organigramas. Inicialmente, si clasificamos a las categorías institucionales como si fueran etiquetas, cada una de éstas debería estar asignada y normalizada en un contexto correspondiente, de modo que cuando todos estos contextos estén completos se comprenderá, recién, la diversidad institucional. Este sistema funciona mientras las categorías son estáticas e inmutables; al aceptar que las categorías no evolucionan, esta forma de clasificación parece inadecuada. La filogenia estudia las relaciones evolutivas con la incorporación de información histórica, es como la crónica de la evolución de las categorías.

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Independientemente del método en que se estudie la filogenia, ésta es única, las categorías siempre marcan niveles conocidos, los genéricos y los específicos. Sistema tradicional de clasificación El actual sistema de clasificación se basa en los siguientes pasos: 1) Al organismo a clasificar se le asigna un taxón por medio de sus características internas marcadas en los organigramas, conformando categorías de acuerdo a los niveles de responsabilidad y funcionalidad. 2) Se prueba si estas similitudes dentro las categorías son homologías. Se tienen en cuenta las responsabilidades compartidas, cuando sea posible. 3) Se comparan varias etapas de sus ciclos de producción documental y patrones del desarrollo documental. Metodologías alternativas Una vez que queda clara la división de las unidades documentales, a causa de las dudas que puedan surgir por los métodos tradicionales se aplican opcionalmente tanto la metodología inductiva como la deductiva. El método inductivo nos permite partir de las unidades documentales más pequeñas, considerando sus características externas e internas, desarrollando hacia las unidades mayores. La diferencia entre homología y analogía no se tiene en cuenta. El método deductivo estudia las relaciones documentales a partir de lo genérico, es decir del fondo documental, estableciendo las categorías comprendidas por analogía, con los distintos niveles organizativos. La excesiva simplificación de características en realidad no es tan sencilla y discreta. 84

Taxonomía diplomática Gracias a los estudios diplomáticos de los documentos se pueden determinar las similitudes y diferencias entre cartas, informes, o memorandos, contenidos de información y estructuras de datos importantes. Observamos en primera instancia que para lograr resultados adecuados a las circunstancias, la creación de una nomenclatura tipológica documental, con carácter universal, sería un gran aporte ya que se considera un lenguaje universal en donde todos podemos comprender y reconocer a los diferentes tipos documentales. A través de la taxonomía podemos clasificar a la gran variedad de instituciones. Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los organismos El ciclo vital de los documentos es el estudio de la evolución documental, desde su gestación, trámite, resolución, hasta su selección, es particularmente útil para dividir los documentos en grupos porque revela cómo están emparentados cronológica y morfológicamente entre sí. La clasificación de los documentos atendiendo a su origen se denomina taxonomía (taxis = orden, rango). La Taxonomía es la rama de la Archivología que se ocupa de la clasificación de los documentos activos, y su tendencia actual es realizar clasificaciones naturales, en cambio la Sistemática clasifica a los documentos activos en diferentes categorías taxonómicas. Los taxónomos utilizan las relaciones de grado para crear grupos. Aunque los esquemas de clasificación son por necesidad un tanto arbitrarios, es probable que representen el “árbol organizado” de las diversas formas administrativas actua85

les. Cada documento pertenece a un grupo determinado. El grupo es considerado como una categoría taxonómica mayor. Las otras categorías pueden verse en los subgrupos, series y documentos, siendo la unidad por excelencia la pieza documental. El documento, para nuestro propósito, está conformado como una unidad documental, una sola resolución. Las demás categorías están conformadas por estas unidades documentales, cuyas cualidades son básicamente los principios archivísticos; en consecuencia los caracteres internos y externos permiten su agrupación en cada categoría. De acuerdo con la postura de Schellemberg, los expedientes son unidades de conservación que encierran un asunto específico, lo que los hace proclives a pertenecer a alguna de las categorías, agrupándolos por esa cualidad principal que sería el asunto. Entonces se puede decir que la Taxonomía es un método que estudia la clasificación de documentos activos. Es probable que el primer estudio serio sobre estos aspectos de la clasificación que contemplamos, consistiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasificaciones apriorísticas eran subjetivas y artificiales, debido a los escasos conocimientos sobre la estructura documental. Estas categorías simples sirvieron, no obstante, como material de partida para una clasificación basada en las relaciones existentes entre los distintos niveles de los organismos. La Sistemática Como mencionamos antes, la Sistemática es el estudio de las relaciones entre los organismos. Estos conceptos vertidos hasta ahora, nos permiten comprender mejor la labor de la clasificación, considerando que no 86

existen fórmulas para resolver este trabajo sino que se sustenta en un conjunto de conocimientos propios del archivero. Así, comprende algunos elementos genéricos que obligan a conformar o considerar más como grupos de series. En consecuencia, con la clasificación se procuró cumplir dos funciones distintas: proveer métodos útiles para describir los documentos y reflejar el curso, a veces errático, de los cambios evolutivos del trámite. En la actualidad se discute si ambas funciones son compatibles o no. El sistema de clasificación permite hacer generalizaciones, ya que hay información almacenada en la clasificación de todo tipo documental. Se puede observar que al progresar hacia abajo desde el fondo hacia la serie, aumentan los detalles, yendo de lo general a lo particular. En suma, la clasificación jerárquica es muy útil para almacenar información y recuperarla. Como mencionamos antes, a la serie se la puede considerar una realidad organizativa, pero las otras categorías sólo existen mediante la abstracción. El uso de los nombres tipológicos Las distintas administraciones institucionales determinan la presencia de gran diversidad de series documentales, y tradiciones administrativas de distinta índole, lo que da lugar a que los nombres que reciben los tipos documentales dependan del lenguaje que en dichas regiones se usa. La multiplicidad de nombres representa y ha de representar durante mucho tiempo un verdadero problema para los archiveros, pero en la medida que la profesión se extiende, se comprende mejor que después de la clasificación, se debe pensar en una nomenclatura uniforme. La ordenación primero desde el punto de vista 87

que tomamos, y la clasificación después, induce a los estudiosos a pensar en una forma más práctica de denominarlos. Por otro lado, se debe pensar que la clasificación de los archivos es muy particular tanto en su estudio como en su aplicación, de ahí el interés de incorporar adecuadamente la taxonomía y la sistemática. Es evidente que uno de los fines de la nomenclatura es dar un nombre que sea reconocido por todos los archiveros y que resulte único, universal y distinto a cada taxón. Los decretos considerados como tipología, son emanados en todas partes del mundo, su nivel de resolución depende de la forma de gobierno del lugar. Pero al pensar en los nombres de las series, que son innumerables, se comprende que la aplicación de una nomenclatura presente dificultades. Los problemas principales que se intenta resolver en las regulaciones de nomenclatura provienen de los siguientes hechos: – De que autores diferentes hayan dado el mismo nombre a series que son distintas en lugares distintos. A esto se le llama homonimia. – De que un mismo tipo documental haya sido descrito por autores diferentes, recibiendo distintos nombres, a esto se le llama sinonimia. – De que en las descripciones de muchos autores, sobre todo de los más antiguos, resulte difícil reconocer tipos documentales que ellos citaban. Esto se da sobre todo en Europa, de aquí la necesidad de establecer “tipos” representativos al estilo Schellemberg. – De que diversos autores han podido tener un concepto distinto, desde el punto de vista taxonómico, de una clasificación determinada, generalmente por la extensión o dimensión de la institución. – Y, finalmente, de que la nomenclatura debe disciplinar algunos aspectos que hacen a la ordenación y cla88

sificación, apuntando a convertirla en principios universales, convirtiéndose en un mero instrumento al servicio de la taxonomía, pero sin interferir con ella. Cualquier modificación del status cognoscitivo y cualquier incorporación sobre el mismo, por cualquier autor, entra en competencia con los demás, de tal manera que cumplidos los requisitos técnicos indispensables es un criterio de utilidad. Ahora bien, la nomenclatura ha de ser unívoca, por lo cual entre todos los nombres posibles para una tipología documental, sólo debe prevalecer uno, que es válido (criterio de validez). En general el nombre más antiguo es el que prevalece (criterio de prioridad). Sistema de clasificación Desde sus orígenes, el hombre se plantea la necesidad de ordenar todo lo que le rodea con la finalidad de ubicar a cada objeto en donde le corresponde. Esta necesidad condujo al establecimiento de las clasificaciones de las cosas. Los distintos sistemas de clasificación han sido diseñados con el afán de ordenar en forma adecuada. Como ejemplo de clasificaciones podemos citar: el orden alfabético de las palabras de un diccionario enciclopédico o la clasificación de un conjunto de monedas de acuerdo a su tamaño, su fecha de acuñación o el tipo de metal. Es importante señalar que por lo común los sistemas de clasificación obedecen a tres aspectos generales: 1) Se toma en consideración su utilidad. 2) Se consideran las semejanzas existentes entre los objetos, lo que permite ordenarlos y relacionarlos en grupos de individuos de las mismas características, 3) Debido a que la valoración es de carácter individual, ningún sistema puede ser considerado perfecto, 89

porque interviene en gran medida la subjetividad del taxónomo (científico que estudia las clasificaciones científicas) A estos aspectos se les conoce como criterios extrínsecos, a diferencia de los que toman en consideración cuestiones de estructura y utilidad, llamados criterios intrínsecos. El hombre ha sido un clasificador desde tiempos remotos. Sin duda alguna, incluso los habitantes de las cavernas dieron nombres a las plantas y animales y los agruparon como útiles y peligrosos, como Aristóteles, ya que él intentó agrupar toda la naturaleza en una forma lógica. Originalmente la clasificación es natural, aplicada a la naturaleza misma, así la Zoología fue el campo de todos los médicos y la Botánica estuvo relacionada con el estudio de las plantas y hierbas importantes para la práctica médica. A partir de esos primeros trabajos, se elaboraron esquemas naturales de clasificación basados en similitudes entre los organismos. Con el desarrollo de la sistematización, en la clasificación para los objetos no naturales, o sea aquellos fabricados o modificados por el hombre, se considera el contexto cultural. Observamos entonces que para la ordenación y la clasificación, es indispensable tener algunos conocimientos básicos, a saber: 1) de la administración y su organización, 2) de los sistemas en su contexto teórico, 3) del ciclo vital de los documentos, 4) de los caracteres internos y externos de los documentos, para lograr una adecuada aplicación de los principios archivísticos, básicamente los de orden original y el principio de procedencia. Veamos cada uno de estos puntos.

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FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EL CICLO vital de los documentos es un parangón con la naturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, nacimiento, vida, muerte, fenómenos que se observan también en los documentos. Al hacer la comparación, generamos conceptos como gestación del documento, en el momento de que se diseña; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utilidad que presta y muerte, cuando cierto tipo de documentos son expurgados al comprobarse su inutilidad. Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse de la vida y muerte del documento y allí termina su función, otros autores sostienen que el archivero debe preocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerencia directa, y aun los hay que sostienen que el archivero debe preocuparse desde la gestación del documento. En el momento de crear un nuevo tipo documental, es necesario consultar al archivero, para no repetir información. Su injerencia tiene que ser desde la gestación.

Decimos muerte del documento por destrucción premeditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a un archivo intermedio o histórico, transferencia a un archivo eventual, o su conservación permanente, si el documento es aprobado para su conservación. Todo archivo es auténtico, hasta que se demuestre lo contrario, no se forman archivos fuera de un organismo, no se inventan archivos, no se crean sólo porque sí. Esta autenticidad está representada por una serie de fases que van determinando sus características propias, estudiadas desde el punto de vista del ciclo vital de los documentos, que consiste en el tiempo de vida y permanencia de los documentos, desde su concepción hasta su destino final. Ser viviente ––––––––––––––––––––––––––––→ Muerte Ciclo vital –→ Gestación ––→ Nacimiento ––→ Vida ––→ X Documento –––––––––––––––––––––––––––→ Destrucción Traslado Transferencia Conservación permanente Cuadro 4: Ciclo vital de los documentos.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Algunos autores consideran más bien como las tres edades de los documentos. El problema es que estas tres edades son más bien decisivas y no se puede incorporar ninguna otra, consideramos, entonces, que la expresión “ciclo vital de los documentos” es más acertada, porque nos permite analizar a los documentos en sus distintas acepciones a lo largo de su vida.

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Normalmente, como personas civiles estamos acostumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros intereses, cuando realizamos algún trámite necesario, nos acercamos a un archivo si queremos extraer información, pero difícilmente percibimos que los documentos son permanente removidos de sus sitios, cumpliendo determinados requisitos, trámites y traslados hasta su estacionamiento definitivo. Menos aún, vemos cómo los archiveros continúan realizando una labor con los que fueron nuestros papeles, aun más allá de lo que nuestros intereses sobreviven, no sabemos que los archiveros determinan la categorización de los archivos en los cuales reposarán los documentos cumpliendo cada una de sus edades o ciclos. Los archivos de la Antigüedad y la Edad Media distinguen, perfectamente los documentos caducados de los documentos que sirven al propósito de la entidad productora, pero no los clasifican ni los separan en depósitos distintos. Con el desarrollo de las teorías económicas y la formación de los estados modernos, se considera a los archivos depositados como un problema muy engorroso ante el incremento documental, es cuando el interés se centra en la información que contiene para el estudio del pasado inmediato (utilidad histórica) y se toma conciencia de que para algunas personas era su certificado de propiedad (utilidad legal). “Es evidente que en el lapso de una generación, las cosas han evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la mayor parte de los países europeos, fieles a la concepción que lentamente se había elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores y en considerar sus depósitos como centros de conservación de fondos de ar93

chivo de valor permanente al servicio de la investigación histórica”.52 Consideremos que para las regiones de habla hispana, el concepto de archivo como depósito de documentos tramitado, relacionado a su origen, organizado por series, estableciendo perpetuidad de los documentos, servicio de consulta, instalación en lugares seguros y adecuados, surge como consecuencia de las ordenanzas de 1588, en el Archivo de la Corona de Castilla, situado en el castillo de Simancas por Carlos I. En el siglo XVIII se crea el Archivo General de Indias, con la particularidad de reunir documentos concernientes a las colonias españolas de América y Filipinas, teniendo como objetivo el servicio de consulta para redactar la historia de América, según el deseo de Carlos III. Esto nos permite entender la existencia de dos clases de archivos, los administrativos, mejor comprendidos por Norteamérica, y un buen número de países americanos, que procuran tener una administración eficiente, y los históricos, mejor comprendido por europeos, gracias a su desarrollo histórico desde el cristianismo. En la medida que crece la población, el incremento de la producción documental se hace incontrolable, los archivos no se abastecen del tiempo necesario para recibir, ordenar, describir y servir los documentos que la entidad productora demanda del tratamiento adecuado del enorme caudal de información que produce, por lo que no puede atender el otro aspecto, el histórico, además pierde importancia y perspectiva dado que los empleaRobert Henri Bautier: La administración moderna de los archivos y la gestión de los documentos: el prontuario RAMP. La función de los archivos, la misión de los archivos y las tareas de los archivistas, recopilado por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA, Programa General de Información y UNISIST, UNESCO, París, 1985. 52

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dos de las administraciones no son historiadores ni comprenden ese enfoque, como para estar preparando los documentos para aquellos que requieren información para reconstruir el pasado. “En estas condiciones cabría preguntarse si no se hallaba próximo a un divorcio entre dos concepciones del oficio del archivista; entre la del archivista historiador, ajeno a la administración, y la del archivista administrador sin verdadera perspectiva histórica”.53 La creación de archivos intermedios parece ser una solución, constituyen un depósito documental entre administrativos e históricos, los documentos allí depositados aún pertenecen a sus dueños originales, mientras que una vez transferidos al histórico, se transforman en patrimonio de la sociedad que los creó. Se origina así todo un contexto sobre el patrimonio documental de la sociedad moderna. En estos aspectos contemplados, el documento de nuestro trámite pasó por varias etapas que constituyen su ciclo de vida, tanto la información que contiene, como su soporte, al unísono. Tal como lo determinan los principios de unificación se conforma el ciclo vital de los documentos, no puede haber desde este punto de vista, un ciclo vital de la información, así de simple, ni un ciclo vital de los documentos, por separado, puesto que uno sin el otro, información y soporte, dejan de ser automáticamente; para comprender esta situación nos remitimos a los principios enunciados en la Teoría de los archivos.54

Robert Henri Bautier: La administración moderna..., op. cit. Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos..., op. cit., pp50-53. 53 54

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Traslado y transferencia Los traslados y las transferencias son acciones semejantes desde el punto de vista archivístico, encaminadas a mover los documentos de un ámbito o área a otro, la diferencia radica en la razón legal de cada uno. Se trasladan los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, al archivo central de la misma institución o a un archivo intermedio, estos documentos normalmente son trasladados atendiendo a estas dos razones: – Terminaron los objetivos de su trámite. – Se cumplió su plazo precaucional. La entidad productora es dueña de los documentos, ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna condición para acceder y consultar a sus documentos propios. La entidad, en concordancia con las leyes del lugar, puede establecer restricciones para la consulta de sus documentos. Se transfieren los documentos de un archivo eventual, que puede ser la oficina productora, o de un archivo central de la misma institución o de un archivo intermedio, a un archivo histórico, donde permanecerán definitiva e indefinidamente. Estos documentos normalmente son transferidos atendiendo a: – Terminaron los objetivos de su creación en la institución que los generó. – Su consulta es prácticamente nula. – Se cumplió su plazo precaucional en el archivo central de la institución. – Resulta incómodo conservarlo al no ser utilizado. Al efectuarse la transferencia, la entidad productora no es más la dueña de los documentos, es el archivo general o en algunos casos el archivo histórico, quienes ejer96

cen derechos sobre los documentos ingresados a su dominio, por lo tanto se dictamina cuáles han de ser los requisitos para acceder y consultar a los documentos transferidos, que se convierten en patrimonio cultural. En ambos casos, las responsabilidades del traslado o de la transferencia son decisiones y acciones tomadas por cuenta del productor de los documentos. Las responsabilidades se extienden en muchos casos hasta el archivo intermedio, y en su ausencia, hasta el archivo de conservación permanente. Los traslados y las transferencias, previo el consenso del envío, el trabajo de organizarlo, se realiza en la entidad u oficina productora de los documentos, el archivo de recepción incorpora los documentos a los fondos u otras unidades documentales del archivo, es decir, al conjunto organizado de los documentos. Estos aspectos nos dan entonces determinadas pautas sobre la formación de los archivos y el ciclo vital de los documentos. Así tenemos que algunos autores estudian estos aspectos clasificando básicamente tres etapas que podemos definir como básicas, y a lo largo de su análisis van generando nuevos conceptos sobre su desarrollo. En el Manual de Archivología Hispanoamericana, Aurelio Tanodi sostiene y hace distinción de tres fases: Pre-archivística, archivística, y fase histórica la última etapa; comparte de esta opinión Elio Lodolini. Ciclo vital del documento, según los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Pérotin 1) Fase pre-archivística. 2) Fase administrativa. 3) Fase histórica.

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Resumimos para entender el contenido de estas fases: Fase primera: llamada también pre-archivística. Esta fase comprendería lo que definimos como: – recepción, – adquisición, – reunión de documentos, y – trámite. Para Tanodi sería la archivalía en potencia dentro de la entidad productora.55 Los documentos son elaborados en la entidad o recibidos para el cumplimiento de un determinado trámite o comunicación. La recepción se realiza en las mesas de entradas o alguna oficina destinada a este fin que, en la mayoría de los casos, se ocupa de registrar los pasos adecuados del trámite que se realiza. El autor del Manual introduce un término, archivalía que estudiamos con detenimiento. “Por Archivalía entendemos todo el material escrito, gráfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo56 , sonoro, audiovisual (películas) proveniente de una entidad, producido o recibido, en función de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos y culturales”.57 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 8. El término “reprógrafo” lo usamos por analogía con la palabra francesa réprographe, sinónimo de reproducteur, o inglesa reprographe, sinónimo de reproducer. Vide: Formation du personnel pour la reproduction et la selection de documents, y training of personnel for document reproduction and selection, Publicaciones de la UNESCO, agosto 1955, 81 F y E, p. 1. Abarca la reproducción de documentos escritos y gráficos: fotografías, clisés, microfilme, microfichas. Vide: Aurelio Tanodi, op. cit. 57 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15. 55 56

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Es comprensible la intención de definir a los documentos del archivo en forma identificable, estamos plenamente de acuerdo con ese aspecto, es necesario tener en cuenta que los libros y las librerías son términos específicos de la Bibliotecología, y es conveniente que la Archivología comprenda un lenguaje propio. El problema es el término mismo. Por la definición que se le da a archivalía, es fácil de entender que algunos tratadistas la confundan con los archivos. Primero debemos tener en claro que los archivos hacen a la Archivología como la documentos hacen a la Diplomática, lo que se busca con el término archivalía es lo que hace al archivo. “La palabra Archivalía no ha recibido, todavía, su carta de ciudadanía en la lengua castellana”58 es conveniente entonces que los lingüistas, lejos de la influencia de los entusiastas de siempre, analicen la palabra en su aceptación adecuada, posiblemente sea archivería un término acertado. Archivale y archivalien, son singular y plural en alemán, en inglés es archivalia al igual que en italiano. Fase segunda: denominada por Tanodi “archivalía verdadera”, se produce cuando los documentos cumplieron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales han sido creados. En esta fase los documentos cumplieron su trámite; pero, se conservan por un tiempo prudencial en los archivos de las entidades productoras, para fines de consulta, formación de precedentes, antecedentes o posteriores reclamos que surjan, se utilizan también como antecedentes o precedentes, cumplen necesidades administrativas. La consulta es esporádica. Fase tercera: los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines prácticos, científicos y cul58

Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

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turales, generalmente se guardan en los archivos históricos o los correctamente denominados archivos generales. Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero es necesario considerar que los comportamientos del archivero abarcan todas las fases del documento, no solamente a la fase administrativa o histórica, sino que es de injerencia archivística la determinación de los caracteres y formulación de información de los documentos. La práctica profesional entonces abarca todo el ciclo vital de los documentos y no sólo “una vez cumplidos sus objetivos para los cuales han sido creados”.59 Posteriormente encontramos el ciclo vital de los documentos señalando las fases pre-archivísticas, administrativas e históricas, en los trabajos efectuados por Manuel Vázquez. Este autor habla también de las tres fases, pero hace una acotación: a la fase pre-archivística la divide en dos momentos de gestación, y de trámite. En la fase administrativa habla de un momento de vigencia y de un momento de plazo precaucional. Y a la fase histórica la deja en esa situación, porque luego de la finalización de la vigencia comienza la etapa para el investigador. Ciclo vital del documento, concepto de Manuel Vázquez 1) Fase pre-archivística 2) Fase administrativa

Momento Momento Momento Momento cional

de de de de

gestación trámite vigencia plazo precau-

3) Fase histórica 59

Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

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Posteriormente, Manuel Vázquez, modifica los momentos: Ciclo vital del documento, concepto de Manuel Vázquez 1) Fase o edad administrativa Momento de planificación del tipo documental Momento de tramitación 2) Fase o edad administrativa Momento de vigencia Momento de plazo precaucional 3) Fase o edad permanente o histórica60 Como podemos apreciar en el cuadro, Manuel Vázquez modifica los momentos de planificación del tipo documental, y tramitación, en la fase pre-archivística y de vigencia y plazo precaucional en la fase administrativa. Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modifica una primera como activa: la vida del documento. Una inactiva : la etapa de selección documental y una tercera etapa de conservación permanente. Ciclo vital del documento, según los conceptos de Gunnar Mendoza 1) Fase activa 2) Fase inactiva 3) Conservación permanente 60 Manuel Vázquez Murillo: Cómo seleccionar documentos de archivo, Córdoba, Argentina, Sidera, 2002, p. 45.

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Es necesario observar que en algunos textos se hace referencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o muertos, porque se refieren al momento de vida del documento que está trabajando. La fase activa es cuando el documento se produce y, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y trámites de los individuos y de las entidades. Consideramos que esta denominación es más natural desde el punto de vista de los documentos mismos, que se encuentran en plena actividad institucional. La fase inactiva o de transición, según el mismo autor, es considerada cuando los documentos han perdido su valor activo, y han cumplido los trámites actuales, consecuentemente deben ser evaluados para identificar los valores vigentes de su información. La fase de conservación permanente se produce cuando el documento es reconocido por los valores de la información contenida, por consiguiente se preserva en archivos de carácter permanente o históricos como comúnmente se los designa. Esta denominación es más correcta que la “histórica”, respeta mejor los valores informativos de los documentos, que no son sólo históricos, y despega un poco esa dependencia de aquellos que consideran a los archivos como estados históricos más que administrativos, de ahí que muchos “historiadores” no estén de acuerdo con esta denominación. Schatz realiza una intercalación, una edad intermedia del documento, la misma que tiene una sub-clasificación de acuerdo a la consulta que se efectúa, una primaria frecuente, primaria eventual, y por último secundaria.

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Ciclo vital del documento, concepto de Schatz Fase administrativa Edad intermedia Fase histórica

Primaria frecuente Primaria eventual Secundaria

Schatz conceptúa el CVD como una fase netamente administrativa, del cual se desprende una edad intermedia, con la subdivisión de primaria frecuente, primaria eventual y secundaria, para luego conformarse la fase histórica, este modelo, visto desde el punto administrativo, es uno de los más acertados, considerando que el grueso de los profesionales archiveros trabajan en la administración y apenas una minoría en los archivos históricos. Así mismo, los archivos intermedios constituyen una solución en muchos lugares, para evitar la acumulación excesiva en los repositorios administrativos. Hacemos un repaso de lo aquí expuesto, sin pretender ser exhaustivos con los distintos análisis presentados por otros autores no menos prestigiosos. Consideramos entonces este resumen del CVD: Fase activa Llamada también pre-archivística, archivalía o archivería en potencia, que conserva los momentos de gestación y de trámite, propuestos acertadamente por Manuel Vázquez y que comprende un amplio espectro de la formación de los archivos; pero, añadimos el momento de gestión, para considerar adecuadamente la gestión de recursos, como una estrategia de la entidad que considera y evalúa la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas entre directivos y tra103

bajadores. La gestión de recursos se refiere a la actividad que señala la importancia del compromiso activo de todos los participantes de la entidad, inclusive y prioritariamente los usuarios. La gestión implica tomar una serie de medidas entre las que cabe destacar: – El compromiso general con los objetivos institucionales. – El análisis retributivo en función de la productividad de cada sector de producción documental. – El trato adecuado a las tres áreas que conforman al archivo, al personal, al público y a los documentos. – Una formación profesional continuada. – Y la vinculación de la actividad archivística a todos los sectores relativos a la organización de la actividad como la producción documental. La clave de la gestión de recursos permite considerar a las comunicaciones como transporte de conocimiento, por consiguiente, para superar un estado deficiente es necesario que la comunicación fluya del nivel superior al nivel inferior y viceversa. No bastan breves reuniones ni transmisión de órdenes. Hay que documentarlas, los documentos así producidos no sólo obedecen a trámites muchas veces inútiles, y en los archivos bien organizados se sabe cuán inútiles son, la participación activa de todos los sectores requiere la creación de grupos de capacitación y reflexión para solucionar problemas. Esto apunta a un mejor control de calidad de los bienes y servicios de los archivos, y porque no, de la misma institución. Esa participación permite que la empresa aproveche al máximo la preparación de los sectores interesados incluyendo a los usuarios, así como sus iniciativas. 104

Las organizaciones que administran en buena forma la gestión de recursos prestan especial cuidado a la selección de personal y a la formación profesional (hablamos de formación profesional idónea). Cada vez más la demanda de conocimientos es mayor, así son mejor vistos los empleados que pueden ocupar diferentes puestos y adaptarse a cambios permanentes. Estos aspectos generan documentos aparentemente confusos, que al momento de la clasificación deben ser debidamente comprendidos.61 Fase administrativa Con la cual coinciden un número indeterminado de autores, sobre todo aquellos que comprenden que la labor de los archiveros en las áreas de administración son numerosas, las competencias son profesionalmente responsables, y muchos aspectos que hacen al desarrollo de las instituciones y a la vida cotidiana se manifiestan en este período. Respetamos el momento de vigencia, relativo a vigente, que está en vigor y el momento del plazo precaucional, que se otorga a los documentos para decantar sus valores informativos. Fase intermedia Comprendemos la formación de los archivos intermedios y la enorme importancia que éstos tienen porque son los encargados de analizar los verdaderos valores de los documentos para otras ramas científicas también. Añadimos el momento simbiótico, durante el cual se produce la simbiosis (del griego, symbioun, ‘vivir juntos’), 61 “Gestión de recursos humanos”, Enciclopedia Microsoft® Encarta ® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.

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en los documentos al obtener una interdependencia de dos organismos administrativos diferentes, los de la entidad productora y los del archivo de conservación permanente. Se suele denominar mutualismo al tipo de simbiosis en la cual los organismos administrativos cooperantes, o simbiontes, obtienen un beneficio mutuo. Añadimos también el momento de análisis que prácticamente es el análisis de contenido, como técnica de investigación empírica elaborada en el ámbito de la comunicación. Después de la década del 20 y la apoteosis de las técnicas de propaganda durante las dos guerras mundiales, la investigación social siente la necesidad de contar con métodos empíricos de análisis de los contenidos informativos que garanticen la absoluta objetividad de los resultados. La finalidad del análisis del contenido es, según la definición del sociólogo estadounidense Bernard Berelson, la de proporcionar una descripción objetiva, cuantitativa y sistemática del contenido manifiesto de la comunicación. Algo muy necesario en la descripción de los documentos. El procedimiento consiste en la descomposición de la unidad comunicativa, en nuestro caso el documento, en elementos cada vez más simples, individualizados por medio de criterios sistemáticos y empíricamente verificables. Hasta aquí no nos sorprende puesto que la Diplomática se ocupa de ello. Esos elementos se clasifican según categorías representativas del tema elegido, las cuales se convierten a su vez en variables que se someten a un cálculo estadístico. Se obtiene así un cuadro de los elementos léxicos que predominan en el texto dado, cuyas frecuencias y relaciones recíprocas, valoradas es-

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tadísticamente, permiten evidenciar el contenido explícito de cualquier forma de comunicación. Las críticas que recibe esta técnica de investigación se pueden centrarse, sobre todo, en su modo de individualizar las categorías descriptivas e interpretativas, que para el analista del contenido se pueden establecer a priori, mientras que para el semiólogo, por ejemplo, derivan de las relaciones internas que se producen entre los elementos constitutivos del texto mismo. Por otro lado, el interés por el contenido manifiesto de la comunicación excluye variables importantes, como los aspectos no verbales, el contexto en el que se produce el intercambio comunicativo, el trabajo de descodificación del receptor; sobre todo para nuestro análisis, el contexto institucional donde se desarrolla el documento, etc. En los últimos años, las técnicas de investigación han alcanzado un gran desarrollo y se han perfeccionado gracias a los avances del software, programas que permiten utilizar categorías descriptivas mucho más complejas, capaces de considerar y valorar los aspectos lingüísticos y las relaciones del texto analizado.62 Este momento nos lleva entonces a realizar un trabajo más complejo, amplio, en los archivos. Muchos autores elaboraron las normas de descripción tratando de cumplir con estos análisis. Fase de conservación permanente Va a ser muy difícil que los archivos se liberen del término histórico y, con justa razón, el gran porcentaje de información que contienen los archivos de esta cate62 “Análisis de contenido”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.

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goría, sirven a la Historia, debido a la gran influencia de ejercieron en el pasado, en la formación de los archivos, pero los archivos modernos sirven a otras formas de conocimiento, como la Literatura, el Derecho, la Sociología por decir sólo algunos aspectos, por lo que sería mejor hablar de archivos de conservación permanente, más adecuado a una función de carácter netamente archivístico. Algunos archiveros así lo comprendieron. Añadimos el momento de investigación, no obstante la opinión de Ernest Nagel cuando se refiere a las ciencias sociales: “Sin duda, las leyes o generalizaciones concernientes a fenómenos sociales que ha brindado la investigación social de la actualidad tienen un ámbito de aplicación mucho más restringido, están formuladas de manera mucho menos precisa y sólo son aceptables como fácticamente correctas si se las considera limitadas por un número mucho mayor de reservas y excepciones tácitas que la mayoría de las leyes comúnmente citadas de las ciencias físicas”.63 Dados los largos períodos y pruebas a los que fueron sometidos los documentos con el uso cotidiano se incorpora también el momento de la conservación y restauración. Fase tecnológica El impresionante desarrollo de la tecnología y sus múltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a hablar de la Documática, aplicada a los momentos informático y multimedia. El concepto denominado tecnología apropiada, conveniente o intermedia se acepta como alternativa a los problemas tecnológicos de las naciones Ernest Nagel: La estructura de la ciencia, Buenos Aires, Paidós, Buenos Aires, 1981, pp. 405-406. Textos de Diccionario Herder de filosofía. 63

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industrializadas y, lo que es más importante, como solución al problema del desequilibrio social provocado por la transferencia de tecnologías avanzadas a países en vías de desarrollo. Se dice que el carácter arrollador de la tecnología moderna amenaza a ciertos valores, como la calidad de vida, la libertad de elección, el sentido humano de la medida y la igualdad de oportunidades ante la justicia y la creatividad individual. Los defensores de este punto de vista proponen un sistema de valores en el que las personas reconozcan que los recursos de la Tierra son limitados y que la vida humana debe reestructurarse alrededor del compromiso de controlar el crecimiento de la industria, el tamaño de las ciudades y el uso de la energía. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la producción de información en variados soportes, en su mayoría de carácter tecnológico. La restauración y la renovación de los recursos naturales son los principales objetivos tecnológicos. Esta postura influye en la clasificación de los soportes documentales de los archivos; dados los recursos muy grandes y acelerados que se emplean en la fabricación del papel, las tecnologías buscan reemplazar los soportes con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de acceso y espacio, aparentemente podrían atentar contra la clasificación, por lo que se convierte en un tema de análisis que dejamos abierto a los especialistas. Además, se ha argumentado que, como la sociedad moderna ya no vive en la época industrial del siglo XIX y principios del XX, la sociedad postindustrial es ya una realidad. Las redes complejas, posibles gracias a la electrónica avanzada, harán obsoletas las instituciones de los gobiernos nacionalistas, las corporaciones multinacionales y las ciudades superpobladas; estos campos son dignos de análisis en la temática de la clasificación. 109

La tecnología ha sido siempre un medio importante para crear entornos físicos y humanos nuevos. Sólo durante el siglo XX se hizo necesario preguntar si la tecnología destruiría total o parcialmente la civilización creada por el ser humano. A lo largo del siglo XX la tecnología se extendió desde Europa y Estados Unidos a otras naciones importantes como Japón y la antigua Unión Soviética, pero en ningún caso lo hizo a todos los países del mundo. Muchos de los países de los denominados en vías de desarrollo no han experimentado nunca el sistema de redes de información, y les llevará aún bastante tiempo comprender esta situación. Paradójicamente millones de personas disponen de la tecnología más básica que se trata de extender a instituciones incrementando los costos de consumo de una forma alarmante y aumentando su propia dependencia y pobreza. El entusiasmo de los archivos nos lleva también de la mano a situaciones como ésta. La introducción de la tecnología occidental ha derivado a menudo en una dependencia demasiado grande de los productos occidentales. Para la población de los países en vías de desarrollo, que depende de la agricultura de subsistencia, tiene poca relevancia este tipo de tecnologías. En los últimos años, grupos de ayuda occidentales han intentado desarrollar tecnologías apropiadas, usando las técnicas y materiales de los pueblos indígenas.64 Por último, incorporamos el momento de difusión. Se da la situación de poder publicar sobre todos los auxiliares descriptivos, principalmente alentando la investigación y salvaguardando derechos sobre documentos y archiveros que se toman el trabajo de realizar una serie de descripciones documentales. 64 “Tecnología”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 19931999 Microsoft Corporation.

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Ciclo vital del documento Resumen 1) Fase pre-archivística Momento de gestación Momento de trámite 2) Fase administrativa Momento de vigencia. Momento de plazo precaucional 3) Fase intermedia Momento simbiótico Momento de análisis 4) Fase de conservación Momento de investigación permanente Momento de la conservación y restauración 5) Fase tecnológica Momento informático Momento multimedia Momento de difusión

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos, hemos llegado a una conclusión sobre las etapas y los momentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual nos facilita mucho el concepto de información requerida en cada una de estas etapas. Analizando toda esta situación podemos tomar en cuenta anteriores experiencias y desarrollar un modelo del CVD. Realizamos entonces una categorización de la siguiente forma: Primera fase. Denominada pre-archivística, (Tanodi, Lodolini, Pérotin), activa (Mendoza), en esta fase se

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generan los momentos de gestación y trámite, aquí observamos el problema de la dimensión temporal, que nos facilita analizar los alcances de la información contenida en los documentos con relación al tiempo, y la dimensión espacial nos da una pauta de los alcances de la información, dentro del interés por la recuperación de la información. Conviene aclarar que tomamos esta situación considerando los principios de procedencia y de orden original que se manifiestan en esta etapa, y que estudiaremos con más detenimiento en próximos títulos. En esta fase generalmente se manifiesta la entidad de origen donde es creado el documento, justificando su momento de gestación y posteriormente, las necesidades del momento de trámite, estipulado por Vázquez. En esta etapa o fase, pueden desarrollarse documentos de entidades no siempre originales, sino derivadas en otros dominios. Dimensión espacial: constituida por los límites legales y de influencia de la institución. En esta etapa, los documentos y la información tienen una dependencia directa de la entidad productora, consecuentemente una vinculación vertical a los sistemas de información del organismo, siendo sus repositorios o infraestructuras de base los archivos eventuales. Al realizar la descripción, se debe tener en cuenta quiénes han de requerir inmediatamente la información. Como repetimos hasta el cansancio, las operaciones, acciones, trámites etc. están vinculados a los límites de la organización. 1) Tiene una dependencia directa de la entidad productora. 2) Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3) Infraestructura de base (archivos eventuales).

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Dimensión temporal: constituida por las series de carácter estadístico, se observa en esta etapa una actividad pragmática de la institución y una preocupación consuetudinaria, por tomar decisiones sobre temas del día. Series temporales de carácter estadístico. 1) Actividad pragmática. 2.) Preocupación consuetudinaria. Esta etapa se denomina también fase de producción de documentos y estaría compuesta por los elementos siguientes: – Diseño y gestión de formularios. – Preparación y gestión de la correspondencia. – Gestión de informes y directrices. – Fomento de sistemas de gestión de la información. – Aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos. Segunda fase. Considerada como la de mayor actividad informativa, esta etapa es la denominada administrativa por Tanodi, Lodolini, Pérotin; inactiva por Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por Schatz. Según Manuel Vázquez se consideran los momentos de vigencia y de plazo precaucional. Como principal característica de esta etapa se observa un desarrollo sectorial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual permite la formación de ciclos de comunicación entrelazados, como consecuencia de los interés de carácter social y los de la institución que entran en juego, el requerimiento de información en esta etapa es masivo. Se observa que la entidad productora trabaja relacionada con el núcleo social que le rodea y sirve para la entidad social que demanda la información. Los auxiliares descriptivos generalmente tienen un carácter de reserva o acceso. Dimensión espacial: está constituida por los ámbitos de influencia de la institución sobre los grupos in113

teractuantes, como consecuencia esta dimensión será mucho más extensa que la anterior. La dimensión espacial se cualifica y cuantifica en función de los objetivos, del sentido direccional de la entidad, sobre la formulación de objetivos y la adopción de decisiones. Dimensión temporal: ingresa en el intercambio de la influencia del medio social, para lo cual la institución realiza una recogida de datos mediante algunas actividades principales como la orientación del trámite, determinación de identidad de la entidad productora en función del medio social, consecuentemente, la distribución de información de carácter escrito u oral cumple con las funciones de difusión y comunicación. Durante el desarrollo de esta etapa, internamente la institución realiza una codificación de series o tipos documentales determinados y requiere, además, información de los trámites y sectores de control. Se incorporan las técnicas propias del archivo: ordenación, clasificación y descripción, y podríamos decir una preselección sin llegar a una selección científicamente fundamentada. Se cumple entonces la certificación de las acciones, funciones, actividades y tareas institucionales. Esta etapa podemos llamarla también fase de utilización y conservación de los documentos y abarca los aspectos siguientes: – Creación y mejoramiento de los sistemas de archivos y de recuperación de datos. – Gestión de registros. – Gestión del correo y las telecomunicaciones. – Selección y manejo de máquinas copiadoras. – Análisis de sistemas. – Producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de docu-

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mentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.65 Tercera fase. Denominada histórica por Tanodi, Lodolini y Pérotin o de conservación permanente por Gunnar Mendoza. Incorporamos en esta etapa el momento simbiótico donde empieza la decantación de los valores, de acuerdo al tipo de información obtenida y de acuerdo a los valores primarios tenemos: – administrativos, – legales, – contables, – científicos, y los valores secundarios: – evidenciables, – informativos. También se incorpora en esta etapa el momento de la investigación; modificándose los grados de accesibilidad que permitan a los investigadores acceder libremente a los documentos para sus respectivas investigaciones. Dimensión espacial: constituida por el manejo de información incorporada al subconjunto de saber acumulado por el grupo social; por efecto de la decantación de valores, la información se convierte en especializada. Esta etapa requiere de un proceso de actualización de la información por eliminación, por integración al conjunto del saber acumulado y una vez elaborados los procesos ingresamos a una fase de procesamiento de la información, o lo que podríamos dar en llamar a una información refinada. Lógicamente que esto nos lleva un análisis de recuperación de la información. 65 James B. Rhoads: La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información, un estudio del RAMP, París, Unesco, 1989.

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Dimensión temporal: constituida por un sistema dinámico y coordinado, porque el investigador se encontrará trabajando continuamente con está información. La fase de disposición de los documentos abarca: – La identificación y descripción de las series de documentos. – El establecimiento de programas de retención y disposición de documentos. – La evaluación y eliminación de documentos. – La transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.66 Cuarta fase. Histórica, Tanodi, Lodolini, Pérotin, conservación permanente, Mendoza. Momentos investigación y conservación y restauración. Dimensión espacial: subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de accesibilidad. Dimensión temporal: Recuperación de los procesos humanos pasados. Quinta fase. Denominada informológica, considerando la incorporación de medios tecnológicos avanzados. Agregamos el momento de difusión, la información se suma al ámbito social; los procesos serían una entrada de la información, un tratamiento físico, un almacenamiento y un procesamiento de esa información por su vuelta a clasificación y ordenación, y finalmente una de salida que sería el mismo momento de difusión. Tal como habíamos anticipado en anteriores capítulos, se incorpora el momento telemático, al ser la información difundida por los medios tecnológicos de comunicación. 66

James B. Rhoads: La función de la gestión..., op. cit.

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Primera Prefase archivística Activa Momentos Dimensión espacial

Tanodi, Lodolini, Pérotin

Mendoza Gestación y trámite (Vázquez) Limites de la organización 1) Dependencia directa de la entidad productora. 2) Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3) Infraestructura de base (archivos eventuales). Dimensión Series temporales de carácter temporal estadístico. 1) Actividad pragmática. 2) Preocupación consuetudinaria. Segunda Administrativa Tanodi, Lodolini, Pérotin fase Inactiva Mendoza Sectoriales Grupos sociales interactuantes, ciclos de comunicación entrelazados. Momentos Vigencia y de plazo precaucional (Vázquez) Dimensión Ámbitos de influencia: 1) Sentido espacial administrativo. 2) Formulación de objetivos. 3) Adopción de decisiones. Dimensión Influencia del medio ambiente social. temporal Recolección de datos: 1) Orientación del trámite. 2) Determinación de identidad. 3) Distribución de información escrita y oral. 4) Codificación clasificatoria. 5) Información de trámite y sector de control. 6) Certificación de actos, acciones, funciones, actividades, tareas. Técnicas de archivo: clasificación, ordenación, descripción, preselección. Tercera Intermedia Schatz, Arévalo fase Momentos Simbiótico y análisis documental (Arévalo) Primario frecuente, primario eventual, secundarios (Schatz)

Cuadro 5. Sistemas de información en el ciclo vital del documento.

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Dimensión espacial Dimensión temporal

Cuarta fase

Histórica Conservación permanente Momentos Dimensión espacial

Dimensión temporal Quinta fase

Tecnológica Momento Dimensión espacial Dimensión temporal

Ámbitos de influencia: 1) Reformulación de objetivos. 2) Asentamiento institucional. Decantación de valores: Primarios: 1) Administrativos. 2) Legales. 3) Contables. Fiscales. 4) Científicos. Secundarios: 1) Evidenciables. 2) Informativos. Tanodi, Lodolini, Pérotin Mendoza, Arévalo Investigación y conservación y restauración. Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de accesibilidad Recuperación de los procesos humanos pasados. Sistema dinámico y coordinado. Arévalo Informático, multimedia. Difusión. Función de entrada, tratamiento físico de la información, función de almacenamiento, función de procesamiento. Función de salida. Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada.

Cuadro 5 (cont.). Sistemas de información en el ciclo vital del documento.

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LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO

EL ANÁLISIS de los caracteres internos y externos de los documentos, constituye un paso necesario para la comprensión de los documentos de modo que nos permitan clasificarlos y describirlos en forma adecuada, podría considerarse como el análisis diplomático moderno.

CARACTERES EXTERNOS Los caracteres externos consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del documento, como ser color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de lo que trata el documento. Es decir, que la parte física nos da una idea aproximada sobre el contenido documental que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, carta, oficio, etc.; forma, tamaño, color, etc. son señas particulares del documento, agilizan la identificación visual-

mente relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos. De acuerdo con la clasificación de Theodore R. Schellemberg tenemos: Clase y tipo documental El mismo Schellemberg, nos sugiere que para determinar este carácter físico, debemos respondernos a la pregunta ¿qué clase de documento es éste? La clase es un orden. Este orden se manifiesta como una determinada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, calidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, de acuerdo a determinadas condiciones intrínsecas o calidades, se consideran comprendidos diferentes sujetos u objetos. La clase corresponde a un grupo taxonómico que abarca varios órdenes con muchos caracteres comunes. La clase conforma un grupo de cualidades que se integran, caracterizadas por la homogeneidad de condiciones de forma y materia. Cuando se habla de vídeos, estamos generalizando una clase que se separa de los expedientes. A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstunde; F. classe; I. class; It. classe; P. classe. El tipo documental es un modelo o ejemplar, representativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento. Clase como naturaleza misma de los documentos. Cada uno de los grandes grupos taxonómicos en que se pueden dividir las unidades documentales archivísticas. Al hablar de “clase” y “tipo”, nos estamos refiriendo a la forma en que se nos presenta a primera vista el documento; referente a la clase documental disponemos de una variedad amplia con la incorporación de la tecnología en la administración, así tenemos, sin ser exhaustivos: documentos textuales, manuscritos, cartográficos, 120

gráficos, de imagen, fotográficos, cinéticos, legibles por máquina, microfilme, etc. En cuanto a la tipología documental, ha generado una serie de estudios sobre el tema; así tenemos impreso, formulario, carta, informe o memorando, etc. La Tipología se convierte en una rama de la Archivología que se dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por objeto clasificar determinadas creaciones según su forma, y establecer entre ellas relaciones según las afinidades de sus sistemas escriturales, morfológicos, sintácticos, etc., estudia los diversos tipos documentales teniendo en cuenta sus características morfológicas e interpretación de los caracteres. Hoy se tiende a la práctica de una tipología documental rigurosamente analítica, que excluye de sus presupuestos toda consideración subjetiva del objeto. Se pretende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones definidas según modelos de validez universal. Las dimensiones, el peso, la coloración, etc., otorgan a las tipologías analíticas un alto grado de objetividad. La tipología efectúa el análisis de una caracterología, y se basa en tres rasgos del carácter: – creación, – actividad, – y utilidad para definir los tipos documentales. La clase establece en cierta forma una clasificación para la ordenación documental, lógicamente al momento de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos y mapas con películas o discos. El tipo documental, contrariamente a lo que se piensa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, como puede ser el color, el tamaño, la forma. Por ejemplo una tarjeta de kardex y un decreto tiene sus características plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario. 121

Generalmente cada oficina tiene un modelo preestablecido para determinar la categoría del documento. Si es carta lo más probable es que el tamaño del papel sea reducido; si es informe suele ser una hoja más grande que la de carta; si es memorando adopta un tamaño que se reduce a la mitad de la hoja oficio, etc. Para estos fines algunos países establecen normas generales para toda la administración pública cuando no para la privada inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas por tamaños, para aplicar posteriormente a determinados tipos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie básica. La diversidad de tipos documentales que se presentan al archivero, es consecuencia de las diversas actividades de la entidad pero debemos recordar que existen tipos documentales sino iguales, por lo menos semejantes en distintas áreas de una institución, citamos el ejemplo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es conveniente tener en cuenta al momento de realizar la ordenación, la clasificación y, como consecuencia, la descripción. Los tipos documentales en algunos aspectos, tendrían la categoría de lenguaje estructurado, para la formación de tesauros. Algunos tipos documentales son especializados, de ahí que se generan formularios propios para cada institución. Para facilitar la descripción, los tipos documentales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg clasifica los tipos documentales en grandes grupos, los tipos documentales comunes, personales, de actividades financieras y judiciales, asuntos gubernamentales, que caracterizamos a grosso modo. Tipos documentales comunes: son aquellos que se producen en todas las actividades, sean éstas judiciales, económicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven 122

de comunicación entre personas e instituciones. Los más conocidos son los de correspondencia, actas, informes, memorandos, notas y telegramas. Tipos documentales personales: son más utilizados en un archivo histórico, son documentos producidos por las personas en sus actividades de carácter personal. Toda persona, produce y acumula documentos, desde el documento de identidad hasta los recibos de compras, desde el certificado de nacimiento, los documentos personales, hasta los de entidades encargadas del cobro de impuestos y servicios, se acumulan en los archivos personales de todo ciudadano. Podemos efectuar una pequeña clasificación para este tipo de documentos: Documentos familiares: – Bancarios. – De salud. – Seguros. – Vivienda. Documentos fiscales: – De locomoción. – De trabajo. A su vez, por experiencia generalizada, cada uno de estos clasificadores poseen varios tipos documentales, podemos considerar los más comunes:

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Clasificador

Familiares

Bancarios

Documento

Orden original

Libreta de casamiento

Permanente

Registro Civil

Certificado de nacimiento

Permanente

Registro Civil

Declaración de sucesión

Permanente

Sentencia de divorcio

Permanente

Tribunales /Reg. Civil

Extracto de cuenta bancaria

5 años

Banco

Extracto de tarjetas

Según contrato

Entidad emisora

Recibo pago de préstamos Pagarés

Salud

Conservación

3 años de la fecha de vencimiento 3 años de la fecha de vencimiento

Tribunales

Entidad otorgante Entidad otorgante

Boletas de depósito y extracción

30 días de acreditado

Banco

Comp. pago. Hosp. Clínica

10 años

Entidad de salud

Análisis, radiografías

Permanente

Entidad de salud

Cuotas médicas, Ob. Soc.

10 años

Entidad de salud

Cuadro 6. Tipos documentales personales.

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Clasificador

Documento Seguro. Contratos Primas

Vivienda

Recibos servicios

Contrato de alquiler

Conservación Fecha de vencimiento de póliza Un año d. vencimiento última cuota Hasta la entrega propiedad

Orden original Compañía aseguradora Compañía aseguradora Locador /inmobiliaria

Comprobante de pago alquiler

10 años

Locador /inmobiliaria

Reglamento de copropiedad

Hasta la venta de propiedad

Escribanía

Resumen de expensas

Durante propiedad

Administrador

Recibo de expensas

10 años

Administrador

Titulo de propiedad

Hasta su venta

Colegio de Escribanos

Actas de consorcio

Hasta su venta

Administrador

Documento por mejoras

10 años /garantía

Locador

Gas

10 años

Empresa gas

Luz

10 años

Empresa luz

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

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Clasificador

Tasas

Documento

Conservación

Orden original

Teléfono

10 años

Empresa teléfono

Obras Sanitarias

10 años

Empresa Obras Sanitarias

Municipalidad

10 años

Municipalidad

Hipoteca

Hasta vencimiento

Colegio de Escribanos

Garantía Hasta electrodomésticos vencimiento

Comercio

Fisco

Comp. de pago impuestos

5 años

Banco

Automotores

Permiso de conducir

Hasta vencimiento

Div. Tránsito Municipal

Tarjeta verde

Mientras sea titular

Registro de la Propiedad

Recibo de patente

10 años

Dir. Rentas

Diploma de estudio

Permanente

Entidad de educación

Matricula profesional

Permanente

Entidad otorgante

Contrato de trabajo

Permanente

Entidad otorgante

Trabajo

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

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Clasificador

Documento

Conservación

Orden original

Recibo de sueldo

10 años

Entidad otorgante

Aportes jubilatorios

Permanente

Caja o empleador

Solicitud de pensión

Permanente

Caja correspondiente

Constancia remuneración

Permanente

Empresa

Constancia de prestaciones

Permanente

Empresa

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

Los tipos documentales personales generan cierto malestar en la clasificación porque corresponden a una persona jurídica, bajo determinadas circunstancias que no son institucionales. V.gr.: los investigadores, los historiadores, intelectuales, escritores, etc., generan documentación particular; en el momento de realizar la clasificación pueden plantear interrogantes al no tener tipificaciones sobre algunos documentos propios de cada autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de clasificar rápidamente, sobre todo cuando se trata de cartas, correspondencia, en general; el problema se presenta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas, artículos, memorias, álbumes, biografías, discursos, apuntes, ensayos, genealogía, etc. Tipos documentales financieros y judiciales: tal como su nombre lo indica, son aquellos que se producen 127

gracias a la actividad económica de una institución y dentro de los judiciales, aquellos que se producen como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios de las actividades de tribunales. En los documentos financieros, es necesario tener un conocimiento básico sobre las actividades y léxico empleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posible a la realidad. En la administración moderna un buen número de los tipos documentales son formularios impresos, como recibos, comprobantes de ingresos, asientos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la identificación rápida del tipo documental. No ocurre lo mismo con los tipos documentales judiciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamientos judiciales que se presentan, además de que en la ejecución judicial se producen diferentes tipos dentro de un mismo expediente. Tipos documentales de asuntos gubernamentales: en la administración moderna es el Estado el que provee mayor cantidad de documentación, debido sobre todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que efectúa el gobierno a través de sus organismos adyacentes. Asimismo originan tipos documentales muy especializados, dando lugar a gran variedad de formularios sobre actividades complejas. Deducimos entonces que el tipo documental, al ser claramente identificado por el archivero, está dando también a conocer la información generalizada de su contenido.67

Manuel Vázquez: Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Guía), Córdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, CIDA, 1978, p. 5. 67

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Clasificación de los documentos diplomáticos De acuerdo con el término clase, y sólo como para lograr una comprensión adecuada de la aplicación de este término que no debe confundirse con la ordenación y clasificación en los archivos, sino que estamos encarando sólo una propiedad o carácter de los documentos, incorporamos este estudio de clasificación de los documentos diplomáticos. Se han ensayado numerosas clasificaciones de documentos, justificando algunos criterios, veamos algunas: Rolandino de Passeggieri divide teniendo en cuenta el “contenido” (contenido sustantivo desde el punto de vista archivístico) de los documentos en: originales; copias (que pueden, a su vez, ser imitativas, autógrafas y auténticas); abreviaturas o minutas. Originales Imitativas Documentos

Copias

Autógrafas Auténticas

Minutas

Abreviaturas

Cuadro 7. Clasificación de los documentos diplomáticos, según Rolandino de Passeggieri.

Elio Lodolini en una clasificación muy simple, divide los documentos en: diplomas; libelus; carta; noticia. Siquel y Roncier en documento real o apéndix; documentos confirmativos; reescritos (no copias sino documentos rehechos). La clasificación tipológica de De Paoli es más comprensible para los objetivos de nuestro estudio, puesto que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos documentales: 129

Documentos públicos: regios Preceptum: utilizado mayormente por los reyes longobardos, merovingios y en las cancillerías imperiales. Privilegium: franquicia otorgada por los soberanos. Se confunde a menudo con el precepto. Mundiburdium: es una clase especial de documentos propios de la Edad Media. Pactum: documento o contrato del Estado o soberano con particulares, conviniendo condiciones sobre un negocio o acuerdo común. Carta: conocidas también como “cartas pueblas” o “fueros juzgos”. Tienen su origen en la famosa carta de Juan sin Tierra a los señores. Son también concesiones otorgadas, generalmente a las abadías, iglesias, corporaciones, etc. Podían ser impresas o darse a conocer por bandos. En el primer caso eran llamadas “cartas-patentes”. Mandatum: similar a la carta, se utilizó en asuntos administrativos. Se clasificaba en generales y particulares, según la extensión de las facultades que otorgaban el dador del documento. Documentos públicos pontificios Emanados de la cancillería pontificia. El corriente y antiguo es la “bula”, nombre proveniente del sello que lo validaba, que era en forma de bola. También fueron usadas por emperadores romanos y reyes merovingios. En ellas se escribían los actos más solemnes de la vida pública: sucesiones dinásticas, pactos de paz, actos de gobierno, etc. En el pontificado la bula más antigua es la otorgada en el año 1155 por Adriano IV. El sello de las bulas lleva el anillo del pescador y el monograma papal, de cera rosada.

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División: por su contenido se dividen en bulas mayores o de privilegios, que son para los grandes acontecimientos, y bulas menores o letras, son las más comunes. Según quien las clasifica, pueden ser: – Bulas consistoriales: que provee el Papa con todos los cardenales. – Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes de ser proclamado. – Bulas no consistoriales: otorgadas por el secretario-canciller con anuencia del Pontífice. – Breves: documentos de puño y letra del Papa. Autógrafos. Se redactan en latín. Documentos privados Testamentos: siguiendo el Código Civil (art. 3607): “Es un acto escrito, celebrado con las solemnidades de ley, por lo cual una persona dispone del todo o parte de sus bienes para después de su muerte”. Donaciones: utilizadas en la Edad Media, generalmente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y en la época colonial, testamentos y mandas. Permutas: generalmente fueron utilizadas entre monasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc. Ventas, censos, arrendamientos: referidos exclusivamente a documentos de carácter agrario. Tenían fórmulas especiales. Contenedor o formato El formato considera la estructura de un documento de archivo que define la forma en que se guarda, principalmente por sus características de tamaño y textura.

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Schellemberg lo denomina formato y así se establece en algunos institutos de enseñanza archivística. Nuestra intención de emplear en cambio “contenedor”, es evitar confusiones entre formato y forma, acercándose más a su significado que es la manera en que son reunidos los tipos documentales al ser producidos. El formato apunta al tamaño. Contenedor se refiere a recipiente, algo que contiene, en nuestro caso, los documentos. El contenedor, de acuerdo con su forma física y modo de operación, lleva distintos nombres o nominaciones generales que están de acuerdo con su propia naturaleza. Theodore R. Schellemberg designa tres grupos: l) Volúmenes: este término es también bibliotecológico. Se denomina volúmenes cuando los documentos pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un libro. Se denomina también libro. Es necesario aclarar qué clase de volumen es, por ejemplo: libro de cuentas, libro mayor, libro copiador, libro de actas, etc., y si fueran de un solo tipo documental especificar si es un empaste o un cuaderno. 2) Unidades archivables: lo consideramos como el más común dentro de la administración pública, puesto que se trata de determinadas estructuras físicas que permiten colocar los documentos referentes a un solo asunto. Es necesario también aclarar qué clase de unidad es, si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de palanca, folder, etc. 3) Unidades ordenadas deliberadamente: a estas unidades Schellemberg las denomina series de determinada ordenación. Si hablamos de series confundimos con la clasificación general, es preferible llamarlas “unidades ordenadas”; sería lo que en terminología inglesa se denomina “files” que obedecen a un orden determinado 132

por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabético, numérico, etc. Cantidad La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de aumento o disminución. A. menge, quantität; F. quantité; I. quantity; It. quantità; P. quantidade. Hablamos archivísticamente de determinado número de unidades documentales. Fue Aristóteles quien hizo de la cantidad un género supremo (categoría) del ser, atribuible a un término como respuesta a la pregunta ¿cuánto? e inseparable del concepto de divisibilidad. Kant le otorgó significación trascendental (como condición de toda experiencia posible) y la relacionó con los juicios universal, particular y singular. Para Hegel, como “cualidad convertida en negativa”, es determinación segunda del ser como tal o cualitativo. Por último, para Engels y para el materialismo dialéctico, su alteración es lo que modifica la cualidad. En la descripción es muy importante saber la cantidad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa la documentación; nos da un cálculo aproximado del crecimiento documental anual y nos permite prever el espacio necesario que se requeriría tanto en el propio archivo administrativo como en los archivos intermedio e histórico al efectuarse el traslado o la transferencia. Es necesario verificar si la documentación está colocada de canto o “acostada”. Si la documentación está de canto se mide longitudinalmente y paralela al horizonte o al piso; si la documentación está acostada, se mide perpendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la descripción la totalidad de documentos en metros li133

neales; así mismo es necesario determinar la cantidad exacta de volúmenes y unidades archivables o de conservación. Soporte o forma La forma es la figura exterior de la materia. Pero la acepción que más nos interesa es como el molde en que se vacía y forma alguna cosa, lo cual nos acerca más al contenedor. Forma suele aceptarse como seudónimo de formato, lo cual se presta a confusión de conceptos. La forma también nos acerca al concepto de la formalidad. A. form, gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. forma; P. forma. Theodore R. Schellemberg habla de forma, lo cual confunde fácilmente con el formato, de ahí que es preferible cambiar la denominación de forma por la de soporte, puesto que el soporte contiene a la información, vale decir si está en original o si está reprografiado (copias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades de reproducción del original. Tendremos entonces un soporte original o soporte reprografiado. El soporte más bien se conceptúa como apoyo o sostén de información, como cualquier medio sobre el que pueden almacenarse datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir en cintas o discos magnéticos, soportes perforados (ficha o cinta) o formularios de marcas ópticas, papel, pergamino, papiro, metales, etc. A. stütze; F. support; I. support; It. supporto, sostegno; P. suporte. En este punto es necesario hablar un poco del contenido del tipo documental, ya que tendríamos que separarlo en grandes grupos para describirlo, es decir, es necesario verificar si es el original o la copia la que se encuentra en el archivo. Si es copia también es necesa134

rio aclarar si esa copia es de carbónico, si es copia a máquina (recopilación), si es fotocopia del original, si es fotocopia de copia, si es microfilmada, etc. Los documentos de archivo, producidos en el marco legal de una actividad administrativa, después de todo un proceso administrativo, y luego archivístico, se convierten en testimonios, considerados como fuentes de estado de derecho, de identidad, y pueden también, obedecer a intereses privados y particulares; son muchas las razones por las cuales los documentos pueden presentar problemas de origen o nacimiento, acorde a los intereses de quienes los crean. Esto se observa con mayor claridad en los tribunales de justicia, donde la intencionalidad de un documento se planifica en razón de un estado de derecho. Durante el trámite, los documentos originales pueden sufrir cambios, modificando su transmisión y objetivo, de modo que se presentan versiones sobre un mismo tema, o deformaciones, modificaciones del sentido original en el cual fue concebido; en todo caso las modificaciones son intencionales, reestructurando e interpretando los textos en su presentación. Así mismo, estos documentos fueron concebidos con un número determinado de copias, que se agotan en las distintas presentaciones del trámite. Es necesario entonces sacar nuevas copias de estos documentos, por ejemplo la partida de nacimiento, que figura en una enorme variedad de trámites, para lo que se requiere copias legalizadas para cada caso que se presente; hoy en día estas copias no son tan problemáticas, debido a los avances tecnológicos que nos permiten obtener una multitud de copias, legalizarlas con facilidad tal que abusamos de estos trámites, pero algunas décadas atrás, estos documentos se duplicaban por procedimientos más rústicos, y sufrían alteraciones por 135

la cantidad de copias que se obtenían en un lapso de tiempo prolongado, con modificaciones interpretativas, interpolaciones y transformaciones. Es aquí donde se consideran los conocimientos adicionales sobre Diplomática y Paleografía de los archiveros; hablamos de soporte y de forma, de la “tradición documental” de la Diplomática, un equivalente al ciclo vital de los documentos actuales. La tradición diplomática corresponde en nuestros tiempos modernos al trámite, y las diversas maneras de transmisión de sus significados, considerando los diferentes sucesos y accidentes de los documentos a través del tiempo, desde su nacimiento hasta llegar a los archivos de conservación permanente. Estamos hablando del ciclo vital de los documentos. El conocimiento preciso del ciclo vital de los documentos ayuda al archivero en sus tareas de identificación de fondos. El conocimiento de los distintos trámites marca el grado de relación existente entre los documentos, y establece un control de los documentos originales y copias. Todos los trámites que se efectúan manifiestan dos aspectos únicos sobre la forma documental, los documentos son archivados en forma de original, o en forma de copias. Y hablando de clasificación, se establecen también algunas categorías sobre la relación entre el original y las distintas formas de copias, así tenemos: – Minutas – Originales: a) Único: – autógrafo – heterógrafo b) Múltiple (duplicados, triplicados...) 136

– Categorías intermedias: a) Ampliaciones o seudo-originales b) Renovaciones o neo-originales c) Inserciones: – confirmaciones – vidimus – Copias: a) Autógrafas b) Certificadas o auténticas c) Figuradas d) Libres o simples e) En códices diplomáticos: – registros – cartularios Estos aspectos, han sido tratados en el contexto de la Diplomática, coincidiendo con la sistematización del francés Alain de Boüard68 que manifiesta, resumiendo, que todo documento puede ser clasificado en uno de estos tres grupos: minuta, original y copia. Minutas Las minutas son consideradas en tiempos modernos como las notas grises o borradores, bocetos, escritos preparatorios, su nombre se debe a que son muy breves. Tal es así que de estas notas nacerán los documentos considerados como originales. “Ya en las leyes de Justiniano se distinguieron perfectamente los términos scheda (que significa apunte) e instrumentum in mundum redactum (documento puesto en limpio). De modo que las minutas

Alain de Boüard: Manual de Diplomatique Francaise et Pontificale, Paris, Diplomatique Général, 1929. 68

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son notas que contienen los datos esenciales para la redacción definitiva del documento”.69 A nivel notarial, originalmente las minutas se abocetaban en la cara más áspera del documento, pars pili, conocidas como “notas al dorso del documento”, mientras que en la cara más lisa, pars munda, se redactaba el documento mismo, esta práctica desapareció cuando dichas anotaciones se efectuaban en libros aparte. Desde el punto de vista archivístico, se debe tener en cuenta que las minutas, notas grises, bocetos, carecen de valor jurídico y que son proyectos que no siempre terminaron en un original. Lógicamente, podemos afirmar que una minuta se convierte en original sólo con añadirle la firma del autor. Es conveniente, sin embargo, guardar todas esas notas, respetando los principios archivísticos, supuestamente y haciendo constar en la descripción. Documentos originales La aplicación del término original aplicado al documento como adjetivo, se usaba en los tiempos de la escritura capital y uncial en Roma, otorgándole más bien un significado de autenticidad, esta autenticidad no se ve en las copias. Esta situación se prolonga hasta la Edad Media, empleándose el término authenticum para los originales. Sin muchas vueltas, consideramos documentos originales los efectuados por voluntad propia de sus autores. Realizados en forma primigenia, como primera escritura, perfecta y acabada, permitiendo obtener de ellos las copias necesarias. Intrínsecamente en el original se manifiestan en forma correcta las características internas y 69 Manuel Romero Tallafigo: “La tradición documental. Originales y copias”, en: Archivística. Curso Básico, Major, Córdoba, Argentina, 1981.

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externas de los documentos que estudiamos archivísticamente, aparte que algunas características no archivísticas como incisiones, signos especiales, sellos... que no se presentan en la minuta ni en las copias, de la misma forma como se presenta en el original. Autógrafos y heterógrafos: cuando hablamos del término original, cabe pensar que, estrictamente hablando, sólo podríamos clasificar a los documentos en ológrafos, hológrafos o autógrafos, este último del griego autógraphos, por ser éstos los únicos que intelectual y escrituralmente, dado que es escrito de puño y letra, surgen del autor. En la actualidad, consideremos original a aquellos que intelectualmente proceden de un autor, aun cuando escrituralmente no sea así; a estos documentos se los denomina como heterógrafos. Originales múltiples: es frecuente en el mundo moderno la redacción de documentos cuyo contenido sustantivo implica requerimientos y obligaciones a los fines determinados por las actividades administrativas. Así, tenemos un autor y múltiples destinatarios de las distintas circulares que se distribuyen en instituciones muy grandes o multinacionales. En algunas instituciones se presentan requerimientos de cautela y seguridad y de conservación, lo cual hace que se multipliquen los originales. En este sentido, casi todos “los diplomatistas acuerdan en que estas categorías escapan a toda definición jurídica, pues son originales en plenitud dispositiva o probativa”.70

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Manuel Romero Tallafigo: “La tradición documental...”, op. cit.

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Categorías intermedias Ampliaciones o pseudo-originales: no corresponde a los originales múltiples, considerando que se modificó su fecha de elaboración, faccionamiento; en términos reales se trata de un duplicado, que conserva todos los atributos del original, por lo tanto revestido de autenticidad y fidelidad. Renovaciones o neo-originales: es una sustitución del documento original, en fecha posterior, autenticado en forma legal, para suplirlo por necesidades manifiestas tales como nuevos trámites, pérdidas, o destrucción. Inserciones: se da sólo cuando el texto de un documento es reproducido e incluido en otro documento, teniendo este resultado características y esencia propias. Confirmaciones: diplomática y legalmente son documentos jurídicos que reiteran relaciones económicas, personales, concesiones y disposiciones, consignadas en documentos anteriores, con el fin de renovar su fuerza o vigencia legal. Son particularmente estudiados en el CVD porque incluyen documentos anteriores, que sirvieron como precedentes. Vidimus o vistas: considéranse a las transcripciones auténticas de un documento, hechas bajo la garantía de una autoridad constituida. Constituyen un acto jurídico nuevo, y no tienen por objeto la reedición del documento que se copia. Copias Designadas en latín como exemplum, sumptum, translatum... Se realizan con dos finalidades claras: reproducir originales existentes y sustituir originales perdidos. Al igual que a los originales, podemos clasificar a las copias de la siguiente forma:

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– Copias autógrafas: son las hechas por la misma mano del autor del original sea ológrafo o heterógrafo. Son en su creación muy cercanas al original, pero distintas en su aspecto, del original. – Copias certificadas: son aquellas que al ser legalizadas en forma pública, se avala su fidelidad por una autoridad distinta a la del autor. Legalmente surten los mismos efectos que el original. – Copias figuradas: el copista o copiador reproduce el texto y los caracteres de los documentos, caracteres gráficos, suscripciones, signos, marcas, sellos, contemporáneos del documento original. En la actualidad hablamos de fotocopias, que no tienen valor probatorio dentro del ámbito del Derecho. – Copias libres: son documentos cuya fidelidad no responde ninguna autoridad legalmente creíble, se reproducen sólo caracteres internos, contenido sustantivo, fechas. – Las copias en auxiliares descriptivos: los registros en los auxiliares descriptivos son asientos de documentos. Son fuente de indudable valor para la investigación.

CARACTERES INTERNOS Los caracteres internos se refieren más al contenido del documento, pero hacer una descripción del contenido de cada documento resultaría una labor pesada e innecesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir aquellos caracteres comunes en todos los documentos y que a su vez indiquen una referencia documental que nos permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar descriptivo. Así tenemos que las propiedades principales 141

de todo documento son: la entidad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción (denominada también datación) y el contenido sustantivo. Entidad productora Todo documento es producto de una actividad, es decir no hay documento sin acción mediante, por lo tanto todo documento refleja una acción. Consecuentemente, existe siempre una entidad que acciona, y como producto de esa actividad surge el testimonio, el documento. La entidad productora tiene vital importancia en la Archivología, puesto que determina la procedencia del documento. La procedencia es el origen, o el principio, toda existencia se sujeta a una procedencia, para nosotros es el punto de salida de un documento. A. provenienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, origin; It. procedenza; P. procedencia. Es conveniente caracterizar a la procedencia, si es pública, privada, religiosa, militar, etc. La entidad productora y la procedencia del documento son conceptos correspondientes y sinónimos. El principio de procedencia indica de dónde proviene el documento y legalmente a dónde pertenece. Sobre este concepto existen problemas de interpretación, para evitarlos se realiza un análisis de la procedencia y la pertenencia. Schellemberg habla de la procedencia con carácter archivístico, por ejemplo un expediente será archivado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se tramita. Entonces el principio de procedencia es donde nace, donde se origina el documento, y el principio de pertenencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el documento. 142

El archivo determina el principio de procedencia y le otorga ubicación, razón por la cual hay que tener en claro la diferencia de conceptos. La entidad productora determina la procedencia. Gunnar Mendoza nos hace una clara exposición sobre este principio. La procedencia literal sería la del lugar donde nace el documento; la archivística es el lugar al cual pertenece el documento. La entidad productora debe ser necesariamente descrita en cualquier unidad documental. Alude directamente a la persona jurídica, es decir, el documento puede ser producido tanto por una persona como por una institución. Si es institución puede dividirse en dos grandes grupos: públicas y privadas. Al determinar la entidad productora también limitamos el campo del contenido, porque cada institución tiene sus propias funciones. Si la entidad productora es una persona, al describir hay que procurar tener en cuenta la actividad que desempeña esta persona en la sociedad, lógicamente que esto nos dará una pauta del contenido documental sin necesidad de leerlo todo. Cuando no está claro el origen de un documento, tampoco queda claro su valor y su sentido. Para fines prácticos no es suficiente el nombre de la institución productora sino que es preciso poner el nombre del departamento y la oficina que produjeron el documento. Hay que asentar un número de escalones como mínimo, escogiendo un término medio. Fecha y lugar de producción Todo documento válido lleva necesariamente la fecha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama también data, de ahí el nombre de datación, nota del tiempo 143

y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. datum; F. date; I. date; It. data; P. data. En algunos casos no hace falta escribir el lugar porque es fácilmente deducible, o se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, se efectúa algo. A. ort, stelle, platz; F. lieu, endroit; I. place; It. luogo; P. lugar. Así tenemos que los documentos que sirven para efectuar un trámite interno de una institución, no llevan membrete, muchas veces descuidan este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del nacimiento del documento. La fecha y lugar de producción, más conocido como datación, nos dan una pauta del cuándo y el dónde, que también son descriptores de la ubicación. El cuándo nos da un orden cronológico, generalmente es la datación la que nos da indicio del principio del orden original de los documentos, es decir, en qué orden fueron creados los documentos, que hay que respetar. En los documentos jurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que para las investigaciones, permiten determinar el tiempo de validez del documento, y cuando la clasificación así lo requiera, permite el ordenamiento cronológico. Un documento puede tener varias fechas. Normalmente se usa la última fecha, porque es la de la resolución final. Fechas topes: se usan para la descripción, son la primera y la última fecha de una serie documental o de una unidad de conservación. Orígenes funcionales Consisten en la función o actividad por la cual se produce el documento; distinguimos dos clases de funciones o actividades:

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– Facilitativas: cuando las actividades se abocan a facilitar los trámites, meramente burocráticas. – Sustantivas: cuando las actividades hacen a los fines. Cuando se realizan las labores descriptivas es necesario especificar la función o actividad a la que se refiere el documento. Schellemberg llama origen funcional, que está relacionado con el tipo documental y con el nombre de la serie. El origen funcional es equivalente al contenido sustantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como unidad de asiento la serie. Cuando cada asiento es una serie completa, el origen funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuando es una unidad documental simple, no se usa origen funcional. En la práctica lo vamos a utilizar pocas veces. Los orígenes funcionales cobran una importancia vital para el archivero, puesto que determinan la función administrativa que motiva la documentación, al mismo tiempo que nos indican la causa por la cual fueron producidos. La causa generalmente nos da la importancia del documento, lo que nos hace suponer que un documento por felicitación de cumpleaños no cumple la misma función ni tiene la misma importancia que un informe de actividades. Cuando no es muy claro el origen del documento, tampoco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el nombre de la institución productora, sino que es necesario poner el nombre del departamento y oficina que produjeron el documento. La función es bastante genérica para especificar las labores que desempeña una institución para el logro de

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sus objetivos, para ser más específicos denominamos “actividades”, y más específicamente acciones. El término trámite enumerado por Schellemberg es así mismo genérico, puesto que anuncia una serie de pasos que sigue un determinado documento para lograr una resolución. Estos términos de funciones, actividades, acciones y trámites son aplicables a toda administración y a toda persona jurídica, puesto que la constancia es el documento mismo. Contenido sustantivo Argumento, tema, extracto, su nombre mismo lo indica, es el contenido substancial por el cual ha sido necesario producir el documento, a este contenido se lo denomina asunto o tema principal. En la administración moderna se procura que este contenido sea lo más preciso posible en la relación con las actividades de cada institución. Se utiliza en la descripción cuando se realiza documento por documento, cuando se elaboran auxiliares descriptivos como el inventario analítico y el catálogo. El contenido sustantivo es el carácter más amplio, contiene temas de personas, lugares, cosas, fenómena; al decir personas limitamos un poco con personas jurídicamente constituidas. Al querer hacer un inventario por persona tendremos una gran cantidad de información sobre personas. Esto da una pauta de la validez del documento, mediante los valores primarios del documento, sobre la importancia de ciertos de estos factores sobre los demás. No hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado que es una cuestión más bibliotecológica. En el archivo casi no se usa el tema, éste se encuentra más que todo en el tipo documental ya que éste nos da ya una idea ca146

bal del tema. El tema por lo general puede referirse a las personas jurídicas y sus acciones, a los lugares, a las cosas y a la fenómena. Personas: al hablar de personas nos referimos a la persona jurídica, es decir, que puede ser una persona como una institución. Así mismo éstas pueden ser públicas y privadas, como habíamos mencionado anteriormente. Lugares: se refiere generalmente a regiones geográficas, así mismo pueden incluirse dependencias de distintos lugares de la misma institución. Al describir, es preferible siempre partir de lo general a lo particular, es decir regiones, países, provincias, municipios, pueblos, ciudades, villas, etc. Cosas: encierra en su concepto objetos materiales. Se subdividirán en dos grupos: los artificiales, en los que interviene la mano del hombre, los mismos que se subdividirán de acuerdo con las especialidades a que corresponden (si hablamos de automóviles, tractores, maquinarias, generalizaremos como mecánica; si hablamos de puentes, caminos, represas, consideraremos como ingeniería, etc.) y las cosas naturales que a su vez se subdividirán de acuerdo con los reinos de la naturaleza: minerales, vegetales y animales. Fenómena: se refiere sobre todo a las múltiples manifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de una organización social, tales como políticos, económicos, sociales, religiosos, científicos, militares, etc. Los períodos cronológicos son comunes en todo el contenido sustantivo, pudiendo describirse por eras, siglos, décadas, años, meses o días.

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CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO

CONCEPTOS GENERALES PARA comprender mejor la ordenación y sobre todo la clasificación es necesario contar primero con algunos conocimientos sobre los sistemas, la administración y sus estructuras, sin agotar el tema, señalamos algunos conceptos básicos, caso contrario, este trabajo se extendería mucho.

SISTEMAS El concepto de sistemas se comprende mucho mejor conociendo el trabajo administrativo. El sistema es un conjunto de objetos unidos entre sí con un fin común. Es el sistema que proporciona una estructura, el que nos permite visualizar factores relacionales externos e internos. Los sistemas aplicados a las operaciones de las instituciones y empresas son necesariamente complejos, los conceptos de sistemas ayudan a resolver algunas de

esas complejidades, al mismo tiempo que ayudan a la gerencia o a la jefatura a conocer la naturaleza de los problemas complejos, y con ello, trabajar en un ambiente conocido. Un sistema es un todo organizado, un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo unitario, un conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo en común. La palabra sistema implica plan, método, orden, arreglo. Lo contrario al sistema es caos. Una situación caótica administrativa se produce cuando todo puede depender de cualquier cosa. Dado que dos de las mayores metas de la ciencia y de la investigación en cualquier área temática son la explicación y la producción, la condición caótica no puede ser tolerada. Es de interés general desarrollar conjuntos de conocimientos que puedan ser organizados dentro de “un todo complejo”, razón por la cual la Archivología contribuye con la sistematización de sus documentos y la información de éstos.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La teoría general de sistemas se ocupa del desarrollo de un marco teórico sistemático para describir las relaciones generales de un mundo empírico. La teoría trata de relacionar conocimientos de distinta naturaleza, de integrar y desarrollar estudios interdisciplinarios. Esto nos lleva a considerar que en el seno de la teoría general de sistemas, se encuentras inmersas varias teorías, tales como la teoría de la organización, que abar149

caría a la Economía, Administración, Sociología, Ingeniería, Psicología, Fisiología y Antropología; la teoría de la información, la investigación operativa, la cibernética, etc. Como un preludio a la clasificación primero archivística, y luego documental, exploramos una jerarquía de niveles modificada a la que presentara Kenneth Boulding en su libro Teoría General de Sistemas, el esqueleto de la ciencia. Primer nivel: o nivel de las estructuras, es el de la estructura estética. Constituye la geografía y la anatomía del universo. Se requiere de una adecuada y muy precisa descripción de esas estructuras, considerándose como el principio de los conocimientos teóricos organizados en cualquier campo. Segundo nivel: o el nivel de la precisión, es el de la estructura dinámica simple con economía de movimientos, sólo los necesarios y predeterminados. El sistema solar es, por supuesto, el ejemplo adecuado. Considera la estructura teórica de la física; la química e inclusive la economía, tienen su lugar en esta categoría. Tercer nivel: o sistema cibernético, es el de la estructura del equilibrio, en este nivel consideramos principalmente la transmisión e interpretación de información como parte esencial del sistema. El modelo homeostático, de tanta importancia en la fisiología, es un ejemplo de mecanismo cibernético que existe en el mundo empírico del biólogo y del científico social. Cuarto nivel: o sistema abierto, es el de la estructura autorregulada. En este nivel se diferencia la vida de lo inerte; se le puede denominar también el nivel de la célula.

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Quinto nivel: o sistema genético asociativo; la estructura vegetal; está caracterizado por la planta y domina al mundo empírico del botánico. Sexto nivel: o sistema genético: la estructura animal; caracterizado por una movilidad incrementada, conducta teleológica y conocimiento de su existencia. En este nivel se dan los receptores biológicos de información especializados como ser los ojos, oídos, etc. que conducen al incremento de captar mayor información; esto contribuye a un mayor desarrollo del sistema nervioso, y del cerebro como última instancia. El cerebro se constituye como organizador de entrada de información dentro de la estructura de conocimiento. Séptimo nivel: o el sistema humano; del ser humano individual considerado como un sistema. Presupone al hombre como poseedor de una conciencia. Su imagen, además de ser más compleja, se ubica por encima de los animales, tiene una cualidad autorreflexiva, el hombre no solamente sabe, sino que está consciente de lo que sabe. Esta propiedad es probablemente consecuente al fenómeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidad para hablar, la habilidad de producir, absorber e interpretar símbolos, lo que lo diferencia claramente de sus congéneres menos desarrollados. Octavo nivel: o el sistema social; las organizaciones sociales constituyen una estructura de organización. En este nivel se relacionan los contenidos y significados de los mensajes de la naturaleza, las dimensiones de los sistemas de valores, las transcripciones de la historia, la simbolización sutil del arte, la música y la poesía y la gama compleja de las emociones humanas. Noveno nivel: o los sistemas trascendentales. Existen los absolutos, los esenciales, los inconocibles, y ellos

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también exhiben una estructura sistemática y de relación.

EMPRESAS Y ORGANISMOS DE SERVICIO EN LA TEORÍA DE SISTEMAS

Un organismo es un sistema abierto, mantiene su estado constante, mientras que la materia y energía que consume mantienen un cambio continuo; es el equilibrio dinámico. Un organismo vivo es un sistema definido. La organización de los servicios es un sistema creado por el hombre, que tiene una interacción dinámica con su medio ambiente —clientes, competidores, organizaciones, proveedores, gobierno y muchas otras entidades. La organización del servicio es un sistema de partes interrelacionadas que trabajan en forma asociada con objeto de lograr un número de metas, tanto las de la organización, como las de los participantes individuales. El propósito de la teoría de sistemas dirigidos a los servicios es desarrollar un objetivo y un medio ambiente comprensible para la toma de decisiones. Aplicamos nuestros conocimientos de sistemas a las instituciones: Sistema de servicio: es un conjunto de objetos y/o seres vivientes que se relacionan entre sí para procesar distintas actividades, realizadas en el marco de empresas y administraciones y cuidar determinados intereses o satisfacer necesidades tanto de entidades como del público en general, y cuyos fines se encuentran definidos por el objetivo del sistema. Se utiliza un lenguaje específico para sus distintos procesos: Retroalimentación: consiste en analizar el estado de los servicios, y comparar con un criterio preesta152

blecido por los objetivos del sistema. Debemos recordar que el fin ultimo de la Archivología es precisamente el servicio, esta función nos permite tomar acciones correctivas según el resultado de las comparaciones efectuadas. Ruido en el sistema: se considera así cuando existe una deficiencia por mal funcionamiento del sistema. Este ruido puede ser producido por los componentes del sistema o por factores ajenos al sistema. Estabilidad del sistema: es la propiedad para resistir perturbaciones, que en casos extremos evitan el cumplimiento del objetivo. Ambiente del sistema: es el medio en que se encuentra inmerso el sistema y lo relaciona con todo aquello que lo rodea, pudiendo influir en su funcionamiento. Parámetro en el sistema: nombre genérico atribuido a las principales características del sistema. Subsistema: son los sistemas que componen un sistema total.

CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS Si bien en Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología hicimos un análisis de los sistemas, nos es conveniente conocerlos, por las distintas formas naturales que pueden adoptar las estructuras y para que podamos realizar los taxones clasificatorios con mayor comprensión de este fenómeno. Podemos clasificarlos en: a) Físicos y abstractos. b) Naturales y elaborados. c) Abiertos y cerrados. d) Técnicos y civiles o sociales. e) Por proceso. 153

Sistemas físicos y abstractos Los sistemas físicos son aquellos sistemas que existen físicamente. Los sistemas abstractos son aquellos que sólo existen en forma conceptual o en la mente de alguien. Naturales y elaborados Los naturales son aquellos sistemas elaborados por la naturaleza. Los elaborados son los realizados por la actividad del hombre. Técnicos y civiles o sociales Los sistemas técnicos son los que integran y aplican la tecnología para alcanzar una meta. Los sistemas civiles o sociales tienen como finalidad la satisfacción de un objetivo social. Abiertos y cerrados Los sistemas abiertos son aquellos donde es muy difícil predecir su comportamiento. La retroalimentación existente no es controlable y en algunos casos es subjetiva. Los sistemas cerrados son aquellos que tienen objetivos, actividades, relaciones claramente determinados por lo que el control, retroalimentación y pronóstico pueden ser establecidos de manera precisa y objetiva.

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Sistema de producción El sistema por proceso es aquel en el que por medio de un proceso común se elaboran todos los productos. El sistema por órdenes es aquel donde un conjunto de actividades diferentes sigue un proceso especial.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO POR SU PROCESO

Los sistemas de servicio continuos son aquellos en los que las actividades se estandarizan en cuanto a las rutas y los flujos en razón de convertirse en una rutina. En consecuencia, se adopta un conjunto homogéneo de procesos y de secuencia de procesos. Los servicios intermitentes son aquellos que flexibilizan a las instituciones para manejar una gran variedad de servicios. El costo total de cada servicio es relativamente alto; en consecuencia los costos de servicios son más altos que los de un sistema continuo. Los sistemas modulares hacen posible contar con una gran variedad de servicios relativamente altos y al mismo tiempo con una baja variedad de componentes y actividades. Los sistemas de servicio por proyectos son a través de una serie de fases; en este tipo de sistemas existe una secuencia de operaciones, todas las tareas u operaciones individuales deben realizarse en una secuencia tal que contribuya a los objetivos finales del proyecto. Los proyectos se caracterizan por el alto costo y por la dificultad que representa la planificación y control administrativo.

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CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO POR SUS FINES

Primarios: están sujetos a factores indeterminados por lo tanto suelen convertirse en precedentes de otras actividades. Secundarios: son los sistemas de transformación y de carácter cultural. Estos sistemas funcionan como continuos e intermitentes dependiendo de las necesidades y de la demanda de la sociedad. La característica del servicio de transformación es una gran división del trabajo aplicado a un buen sector de la población. Terciarios: engloban todo el sistema de servicios.

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EXISTE en la actualidad una tendencia a ordenar los archivos por la naturaleza y función de las instituciones que generan documentos y por la naturaleza de los soportes documentales contenidos. Veamos algunos: Archivos audiovisuales: el término audiovisual es un adjetivo que se refiere de forma conjunta al oído y a la vista. Dícese de los métodos de enseñanza que utilizan las grabaciones acústicas acompañadas de imágenes. En la comunicación social llámanse a los medios de comunicación que combinan imagen y sonido, así como a sus técnicas y obras. Medios audiovisuales por excelencia son la televisión, el cine y el vídeo. Por lo tanto los archivos audiovisuales son aquellos que conservan documentos en forma gráfica y/o auditiva. Archivos cartográficos: el término cartografía hace referencia a la técnica y arte que tiene como finalidad la elaboración, edición y publicación de mapas, como resultado de la observación directa o del empleo de documentación. Los archivos cartográficos conservan los documentos que contienen información geográfica en forma

gráfica, fotográfica, fotogramétrica, mapas, cartas, planos, incluyendo documentos textuales anexos. Archivos impresos: aplicado a aquellos que conservan material impreso, formularios, e inclusive los realizados por ordenadores. Archivos legibles a máquina: sector especializado que contiene información codificada, grabada en soportes magnéticos, cintas, tarjetas perforadas, o documentos producidos en el transcurso de un proceso electrónico, en esta categoría se toman en cuenta también algunos documentos reproducidos como los microfilmes. En esta clasificación pueden incluirse cuantos archivos pueden crearse de acuerdo con la clase de documentos que contienen. Por la naturaleza de las instituciones que generan sus archivos, tendríamos una clasificación tradicional y general, en la que podemos apreciar algunos aspectos: De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los archivos: – Privados. – Públicos. – Particulares. – Eclesiásticos. De acuerdo con la naturaleza de la información tendremos archivos: – Secretos. – Cerrados. – Abiertos. Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendremos archivos: – Nacionales. – Provinciales. – Municipales.

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– Comunales. Por el carácter de la entidad productora tendremos archivos: – Vivos. – Muertos. – Activos. – Inactivos. La clasificación puede prolongarse indefinidamente en este sentido, de todas formas nos damos una idea de contenido de esta clasificación: Archivos públicos: considerados los más importantes, son aquellos archivos que se forman en las distintas unidades de la administración pública. La administración pública presenta una enorme complejidad de operaciones y de distinta intensidad de trabajo; bajo estas actividades se crean los documentos, que una vez cumplidos los fines que motivaron su creación, se archivan. Existe una relación paralela entre el desarrollo de la administración y el incremento del volumen documental de los archivos, inclusive de la creación de archivos “eventuales”, estos documentos, recalcamos, encierran documentos valiosos con contenidos de interés social, patrimonial y económico-financiero. En toda forma estructural de la administración pública, correctamente llevada, existen unidades y dotaciones especializadas para las tareas del archivo. En la Argentina, el decreto 10.975 de 1958, designa niveles jerárquicos de la administración pública nacional, a las direcciones, departamentos, división, sección, oficina. La asignación a los archivos más frecuente es la división, si bien algunos organismos designan sección y departamentos, de acuerdo con la importancia que se le otorga a los documentos. 159

Las funciones que comúnmente se asignan a los archivos en los manuales de organización, reflejan poca participación de archiveros profesionales, citando actividades como: – Fiscalizar y mantener el archivo. – Dirigir el funcionamiento del archivo. – Ejecutar el servicio del archivo. – Atender el archivo. – Efectuar el archivo. – Supervisar el archivo. – Llevar el archivo. Estas funciones son comprendidas como tales por los organizadores de los manuales, debilitando la importancia del quehacer archivístico de las entidades públicas, donde aún se tiene el concepto antiguo de que al archivo le corresponden situaciones de pasividad, como un repositorio inactivo donde se acumulan papeles que hay que guardar sin saber para qué. Con el transcurso de los años los documentos se acumulan y aumentan su volumen considerablemente. La carencia de recursos económicos, humanos, y el poco interés que despiertan para su conservación, otorga vía libre para que se efectúen expurgos indiscriminados, perdiéndose documentos con información de valor inestimable tanto para la administración como para los investigadores de las ramas sociales. Los servicios del microfilme, impactantes por la publicidad que le dieron, al igual que los servicios informáticos, por la buena promoción que tienen en los comercios, han demostrado que son ineficaces para cubrir muchas de las necesidades de los archivos: sobre todo el desarrollo de la informática, tiende a superar los trabajos realizados en los microfilmes, pero resultó más nefasto para los documentos de archivo. 160

Sólo hay dos formas de conservar los archivos en la actualidad: en papel o en microfichas. Las técnicas de microfilme se prestan mejor para archivos de conservación permanente, al considerar que el servicio de información puede recuperar parte de las inversiones efectuadas; por su naturaleza, algunos documentos requieren de una copia de seguridad confiable. Es necesario comprender que decimos archivos públicos, tomando el sentido público en cuanto a la naturaleza de la entidad como organización, no por la atención que se pudiera brindar al público. Se aplica a los archivos que corresponden a entidades jurídicamente de servicio público, ubicadas en distintos niveles de los poderes públicos. Los archivos públicos han cobrado mayor importancia, considerando que son los únicos que tienen preocupación por la conservación de sus documentos, porque el sistema así les exige, y además sus documentos reflejan la realidad política y social de un sector importante de la sociedad, con una continuidad y permanencia de las instituciones, mayores que las de carácter privado. Recuérdese que indicamos, en alguna oportunidad, que los archivos son el índice de desarrollo de cada país. Lógico, en las tribus no se ven archivos. El Dr. Tanodi subdivide a los archivos públicos en: – Archivos nacionales, correspondientes a una nación. – Provinciales, para los sistemas políticos federales y correspondientes jurisdiccionalmente a una provincia. – Municipales, correspondientes al municipio. También considera: – Organizaciones autárquicas. – Autónomas.

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– Semiautónomas, para algunos tipos de legislación, correspondientes a entidades en las cuales el Estado interviene con capitales y acciones. En los archivos públicos existen también sub-divisiones: Archivos administrativos: considerados esencialmente aquellos archivos que se encuentran física y funcionalmente en la entidad productora de documentos, son parte orgánica de las instituciones que los crearon y sirven directamente a esas instituciones y sus áreas de influencia, usuarios, o quienes utilizan los servicios de estas entidades. Generalmente estos archivos se encuentran en diversos locales, de acuerdo a las necesidades de cada organismo; se los denomina archivos eventuales, prearchivos, archivos descentralizados, etc., permanecen mientras prestan los servicios a los cuales han sido conformados, creados. Posteriormente, sea por una reglamentación o en forma consuetudinaria, se trasladan a los archivos denominados centrales, generales, pero siempre bajo la tutela y dependencia de la entidad productora. Los archivos administrativos pueden clasificarse en dos tipos: – Archivos eventuales. – Archivos centrales. Archivos eventuales: son aquellos que se forman al reunirse los documentos en áreas administrativas donde se desempeñan actividades relacionadas con sus actuaciones. Archivos centrales: son aquellos que se forman por la reunión de documentos en áreas donde se centralizan los archivos eventuales y que permanecen por necesidades de las entidades productoras.

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Archivos intermedios: son denominados también depósitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivos provisionales, pre-archivage para los franceses, limbo para los ingleses, record-center para los norteamericanos, inclusive irónicamente se los denomina purgatorios. Los archivos intermedios reúnen en sus depósitos los documentos administrativos, brindando servicio tanto de almacenaje como de información que resulta esporádica en estos casos. En estos archivos se decantan los valores documentales, produciéndose la simbiosis administración-ciencia. Los documentos analizados y expurgados, son trasladados del archivo intermedio al histórico. Los archivos intermedios tienen como ventajas: – Permiten una relación adecuada y profesional entre archivos y profesionales. – Despejan en las entidades productoras, los documentos que concluyeron su etapa de trámite y han cumplido los objetivos por los cuales fueron creados. El archivo intermedio tiene como función principal: “Reunir, conservar, ordenar y describir la Archivalía proveniente de los ministerios y dependencias del Poder Ejecutivo, descentralizadas o no, que cuentan con la antigüedad de 15 a 30 años y que hayan resuelto trasladarle por ser material de consulta infrecuente”.71 – Coordinan el traslado y transferencia de los documentos del Poder Ejecutivo. – Preservan documentos de valor temporal, logrando de esta forma una solución económica para los archivos propietarios de los documentos. Decreto Nº 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), cap. III, art. 7 del Reglamento para el funcionamiento del archivo general, de los archivos Jurisdiccionales y sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Provincial. 71

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– Organizan la clasificación, preservándola en su integridad, de acuerdo a las distintas procedencias. – Decantan y seleccionan documentos de acuerdo a criterios modernos. Archivos de conservación permanente o históricos: al estudiar Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, observamos que el hombre es esencialmente histórico; pero la historia no funciona sin documentos que acrediten los acontecimientos del pasado, los archivos históricos reúnen los testimonios del pasado, que permiten reconstruir a la historia con la precisión de los hechos en el tiempo y el espacio. Archivos generales: es un archivo territorial o de una unidad territorial, sea nacional, provincial, municipal. Administra y orienta los objetivos archivísticos de todos los archivos de su sector. Es en los archivos generales donde el archivero logra la interpretación del estado de los documentos logrando una síntesis a través de la exposición de las técnicas descriptivas, aparte de que tiene los recursos formativos de la Paleografía, la Diplomática y la Cronología. Archivos privados: término aplicado a los archivos que corresponden a entidades jurídicamente privadas. Se conoce y se habla muy poco sobre estos archivos, dado el carácter reservado que tienen. La iniciativa del desarrollo de la Archivología nace en las necesidades que se presentan en el sector público, el interés de los archivos privados se manifiesta recién en los últimos tiempos, pero siempre con la reserva característica de éstos. Es necesario destacar la importancia que tienen los archivos privados, no sólo en el sentido informativo, sino también histórico de cada región o país. Los gobiernos son los primeros que deberían comprender esta importancia, considerándolos como patrimonio regional o na164

cional. La conservación de estos archivos es indispensable, por el hecho de que abren insospechados campos de estudio, sobre todo en las distintas ramas de la economía, como historia económica, análisis y teoría económica, abarcando una gama de experiencias que colaboran con el desarrollo de los pueblos. En los países del Este europeo la situación ofrece un panorama distinto. En la mayoría de estos países existen archivos centrales económicos que no sólo reciben documentación oficial sino también documentación de empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En el área de las nacionalizaciones la legislación ha reglamentado la conservación y la remesa de archivos de empresas, equiparándola a los archivos públicos. La concentración de archivos tiene sus propias consecuencias, aun hablando de países desarrollados, el principal problema que se presenta es el volumen documental, lo cual obliga muchas veces al Estado, como es el caso de Hungría y la República Democrática Alemana, a tomar medidas adecuadas, en este caso obligando a las empresas a conservar sus propios archivos bajo la inspección de los funcionarios de los archivos públicos. Los archivos privados están expuestos a pérdidas permanentes; generalmente a una institución de carácter privado no le preocupa la cultura en sí, sino como medio de análisis de mercado, no está en sus fines el mejorar la situación cultural (salvo que sea una empresa netamente cultural). Queda también la posibilidad de que puede existir información reservada a los fines de la empresa o en casos extremos, información que compromete a la empresa desde el punto de vista fiscal y legal. La perdurabilidad de la institución privada se limita, normalmente a tres o cuatro generaciones. No tienen la continuidad y perdurabilidad como la pueden tener 165

las instituciones públicas. Sus documentos, por una falta de reglamentación adecuada se pierde. Archivos particulares: término aplicado genéricamente a los documentos de personalidades relevantes en lo social o referido a archivos familiares; son documentos de poca escala, se denominan colección de documentos. Estas colecciones, por su contenido, ofrecen variados temas a investigadores, escritores y estudiosos de determinadas personalidades, los archivos los obtiene por donación o por adquisición. Archivos económicos: se denominan así a los archivos privados en los países europeos, se emplea este nombre por el contenido de los documentos que son de interés para la historia económica. Archivos eclesiásticos: el término se aplica a los archivos que corresponden o son propiedad de sociedades religiosas; esencialmente católicos. La Iglesia católica es una sociedad civil universal con una jerarquía de tipo monárquico. Una gran mayoría de los países sostienen el credo católico y cristiano, también consideramos que en la mayoría de los países existen leyes sobre la libertad de cultos. El interés por los archivos eclesiásticos existe porque la Iglesia ha sostenido por mucho tiempo, registros de matrimonios, bautismos, nacimientos, defunciones, o bien libros especiales como el Statu animorum, donde registraban a las familias católicas sobre las cuales se tenía jurisdicción. Se ha presentado en algunas oportunidades la posibilidad de que se efectúen microfilmaciones sobre estos archivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efectuaron microfilmaciones de aquellos archivos que les permitieron, con la finalidad de “sellar la familia”, que las personas supieran de donde provenían; este culto, le da 166

importancia a la genealogía, materiales de censos, listas de personas, etc. De acuerdo con la organización de la Iglesia católica, los archivos adquieren denominaciones similares a lo que sucede con los archivos públicos; así tenemos archivos parroquiales, de diócesis, progresivamente hasta llegar al Archivo del Vaticano. El Archivo Vaticano, considerado como el archivo sino el más importante, por lo menos el más famoso del mundo, merece una especial atención porque fue el que mejor se custodió y organizó. Es el más importante con fondos valiosos por su información con aproximadamente 10.000 volúmenes de documentos. Con cerca de cincuenta kilómetros de estanterías, llenas de libros, pergaminos (Sala de pergaminos), y manuscritos de una importancia histórica muy rica, Listas de pecados, promesas, indulgencias, exenciones especiales de la ley eclesiástica, acta de consistorio, actas de cónclaves a partir del siglo XV, informes camarlengos, documentos sobre la Inquisición, informes sobre los mongoles en el siglo XIII, monografías sobre el éxodo papal a Aviñón, 4.837 registros de guerras, levantamientos y disturbios civiles. Existen normas sobre documentos cuyo valor se decantará con el tiempo hasta transformarse en información histórica, algunos documentos están vedados por el lapso de cien años, mientras que otros lo estarán por tres siglos. En cuanto a los registros de peticiones, se puede hablar de siete mil volúmenes de peticiones de toda clase de gracias y favores eclesiásticos a lo largo de quinientos años, tipos documentales como súplicas de reyes o anulaciones hasta la Sala Miscelánea, llena de quince armarios con documentos sobre historia política y religiosa primitiva, bustas (legajos) de correspondencia personal de quienes se destacaron en la historia, o los tipos 167

documentales avvisi, informes de nuncios a la curia, que se remontan hasta la Edad Media. Dentro de su organización, en un octavo lugar se clasifican las colecciones; con este rótulo se señala todo lo que se añade al Archivo Vaticano. Otro aspecto interesante de la organización del Archivo Vaticano, es la jerarquía del responsable de estos archivos, sólo puede ser un cardenal, colaborado por un prefecto de los archivos y un archivero mayor. Sobre la clasificación del Archivo Vaticano, podemos decir que se efectúa en su mayoría por epígrafes, guardados en los armadi (armarios), con índices confeccionados en base a claves del alfabeto griego; otros documentos se conservan en los fondi (fondos) registrados en índices onomásticos. Los documentos y la biblioteca de la familia Chigi y de los Borghese, (miembros de la corte papal durante siglos) que fueron trasladados a los recintos papales al comenzar la Segunda Guerra Mundial, está bien catalogada y clasificada. El grueso de los documentos lo constituyen las bibliotecas, documentos del clero, más de 100.000 documentos en pergamino, que proceden de los monasterios. Sólo del Vaticano hay alrededor de 687 índices. Al hablar del Archivo Vaticano, observamos también una clasificación de los archivos por el grado de acceso a los documentos, como ser: Archivos secretos: término aplicado a los archivos que contienen documentos de carácter confidencial, secreto, reservado; estos archivos generalmente son militares, industriales y policiales. Archivos vivos: denominación aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora existe y continúa produciendo documentación, se los denomina también archivos activos o archivos abiertos. 168

Archivos muertos: denominación aplicada a aquellos archivos cuya entidad productora dejó de existir y por consiguiente de producir documentación, v.gr. los archivos de los virreinatos, casas de contratación, etc., se los denomina también archivos inactivos o archivos cerrados.

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ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

SE DICE organización a toda acción y efecto de organizar. Al conjunto organizado de personas de cierta actividad. Las concepciones organicistas son de tipo holístico, e interpretan el conjunto de la sociedad comportándose como una totalidad organizada en la que cada una de las partes remite al todo que es quien las dota de sentido, a la vez que es irreductible a la mera suma de ellas. Organizar es una función administrativa que comprende dos procesos básicos: 1) El desarrollo del marco estructural para la institución, y 2) La definición de las relaciones administrativas y operativas. Las ventajas de una buena organización proporcionan un marco íntegro en el cual el personal puede actuar unido, en vez de hacerlo unos contra otros. El tipo de organización puede facilitar u obstaculizar el logro de los objetivos de la empresa. La organización proporciona comunicaciones eficientes y efectivas.

Reduce la duplicación del trabajo al mínimo. Los empleados conocen las rutas o redes de mando en la institución. El conocer los tipos de puestos en la organización y la escala de promoción también ayuda a los empleados a determinar sus opciones profesionales.

TENDENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES Aun cuando la organización es una importante función administrativa, ciertas tendencias aumentan la importancia de esta actividad. 1) Crecimiento en el tamaño de muchas organizaciones: debido a factores tales como mercadotecnia y fusiones en masa, muchas firmas han crecido tanto hasta el punto de que sus servicios se cuentan por millones; los gerentes de estas empresas no pueden conocer los detalles de todo el servicio, por lo que deben confiar en una buena organización. 2) Diversificación de las líneas de productos: las grandes instituciones tienen grandes divisiones dedicadas a la producción de muchos y diferentes servicios, algunos de los cuales sólo están remotamente relacionados unos con otros o no se relacionan. Por lo tanto, la integración efectiva de estas actividades descansa en una buena organización. 3) La especialización: aun cuando los especialistas pueden hacer un trabajo más efectivo que los genéricos, suelen enfrentarse a la falta de entendimiento de las actividades de otros especialistas, esta situación conduce hacia la organización profesional. 4) La actualización tecnológica: por el rápido cambio que se experimenta en el ambiente tecnológico, al171

gunos productos resultan obsoletos. Esta situación requiere habilidad para reaccionar rápidamente. Puede distinguirse un organicismo epistemológico, que sustenta que a la sociedad puede entendérsela como si de organismos se tratasen. En este último caso la comparación con un organismo es solamente concebido como un modelo heurístico y no como una descripción de lo real. En sociología, algunos autores, como Comte, Spencer o Durkheim, han sido considerados como organicistas sociales, ya que han entendido a la sociedad como si de un organismo se tratase, en el sentido antes explicado, y remarcando siempre que se trata solamente de una mera analogía. En cierta forma, la filosofía de la historia de Spengler o de Toynbee puede también relacionarse con el organicismo. La organización es una unidad social deliberadamente constituida para alcanzar fines preestablecidos. De esta manera, dentro de este concepto de organización incluimos a las empresas, hospitales, iglesias, ejércitos, universidades, etc.72 Las organizaciones son la razón de ser de los objetivos propuestos, aun cuando sucede generalmente que, una vez formadas las organizaciones adquieren necesidades de subsistencia y expansión que modifican los fines originalmente establecidos.

EVOLUCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES En la última mitad del siglo anterior, en todos los países desarrollados se presentó el fenómeno organicista, Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filosofía en CD-ROM, op. cit. 72

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justificando la conversión de la sociedad en un conjunto de instituciones. Bajo el justificativo que todo trasciende al amparo de una institución, todas las tareas sociales, de servicio o de producción, se confían hoy a organizaciones, diseñadas en lo posible a perpetuidad y dirigidas por sus propias administraciones. El Estado se achica en aras del desarrollo de las grandes organizaciones, de modo que el desempeño de la sociedad moderna, o incluso la supervivencia de cada individuo, depende cada vez más del desempeño de estas instituciones.

CONCEPTO DE ESTRUCTURA Del vocablo latino “structura”, derivado de “strúere” es la “disposición” en sentido de orden. Manera general, a veces especificada con un adjetivo, de estar colocadas las partes de una cosa. Considerada también como una ordenación de elementos según una ley que determina sus relaciones, que suele denominarse ley de composición. Este concepto nos acerca tanto a la ordenación como la clasificación. Las características fundamentales de una estructura son, tal como las describe Piaget, la totalidad, las transformaciones y el autoajuste. Como totalidades, las estructuras son sistemas que no se originan por simple acumulación de elementos, pero que no se definen suficientemente, entendiéndolas confusamente como totalidades que representan algo más que la mera adición de sus componentes, por lo que deben definirse exactamente como totalidades resultantes de las relaciones establecidas por su ley de composición. Las transformaciones definen también a las estructuras porque hay que entenderlas, debido a la ley que esta173

blece relaciones entre sus elementos, como un sistema cuya actividad es estructurarse a sí mismo (estructura estructurante). Son, por último, una actividad autorreguladora, o sistemas de autoajuste, porque tal actividad de transformación no se orienta más que a producir nuevos elementos de la misma estructura y sólo dentro de ella (estructura estructurada). Estas características se aplican con plena propiedad a las estructuras de diversas clases.73 La estructura es un subsistema de la organización. Esto nos lleva a la conclusión de que toda organización tiene un subsistema estructural, un subsistema de comunicaciones, o un subsistema de información, con lo que se demuestra que la estructura es una parte de la organización. Es lo que se llama el esqueleto o las relaciones jerárquicas de la organización. Este esqueleto, nos orienta en la determinación del principio de procedencia archivístico que analizamos en capítulo aparte. Debemos comprender que la práctica misma nos lleva a diferencias sutiles entre la estructura representada y la organización, lo que nos da pautas de que no estamos hablando de lo mismo. Existen determinadas estructuras o formas adoptadas por las organizaciones, para representar visualmente sus formas administrativas y organizativas, consideradas buenas o malas, y que aparecen explicadas en el manual de organización.

73 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filosofía en CD-ROM, op. cit.

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CRITERIOS PARA COMPRENDER LA ESTRUCTURA

Nos preocupa conocer estos criterios, porque nos ayudan a comprender mejor la clasificación de los documentos en los archivos. Cuando analizamos la función de “organizar” comprobaremos la relación entre las divisiones del trabajo y las unidades documentales. La delegación La división del trabajo se realiza mediante el proceso de la delegación de funciones, poderes y tareas, esto implica retener en niveles superiores lo más importante, para ir bajando de niveles y delegando cada vez cosas de menor importancia. Lo que se retiene en los niveles de mayor jerarquía es lo más importante, lo que se delega son las tareas, la autoridad, la responsabilidad y la decisión. Cuando hablamos de la delegación de tareas y de autoridad, estamos hablando de la departamentalización. Cuando hablamos de la delegación de decisión se habla de la descentralización. La departamentalización Es un proceso en el cual los niveles superiores, ante la cantidad de tareas y magnitud de responsabilidades, distribuyen tareas, en niveles inmediatos, agrupándolas con criterios homogéneos.

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La descentralización Significa delegar autoridad para la toma de decisiones. No son sólo tareas de rutina sino también, la posibilidad de que el subalterno tome decisiones no rutinarias pero que están al alcance de sus funciones y nivel. Ninguna persona, por preparada que esté, tiene capacidad para supervisar más de un determinado número de personas. Tampoco se puede determinar una cantidad estándar que se pueda controlar, Cualquier cifra sería arbitraria considerando la capacidad de quien controla, la colaboración de los controlados, la magnitud de los problemas a resolver y la actividad de que se trate. Se puede departamentalizar de acuerdo a distintos criterios de homogeneidad, generando diversos tipos de estructuras acorde al uso de autoridad que en las mismas se realicen. De allí surgen los modelos típicos de estructura: lineal, funcional, etc. Estructura formal e informal La estructura formal es la que está prevista en el manual de organización y representada gráficamente en el organigrama. Normalmente nos da pautas de clasificación documental, aun cuando esta estructura no es fiel a la realidad. Apenas se aplica el organigrama sobre la organización, se manifiesta una serie de relaciones no previstas pero sí necesarias, entre niveles diferentes de la estructura, de modo que la estructura original se vea modificada en la práctica, con superposiciones y estratos subyacentes, aun cuando no se refleja en su representación gráfica, el organigrama, creándose prácticamente otra estructura superpuesta a la original, que se optó por lla176

mar estructura informal. La estructura informal es más real y útil que la formal, obedece mejor a la tradición administrativa de la misma institución y va modificando a la estructura formal hasta conformar una estructura mucho más real que la concebida anteriormente, así va marcando la evolución institucional, esta evolución es de sumo interés y debe figurar en los conocimientos de los archiveros a fin de conformar la procedencia adecuada de los documentos. El organigrama oficial refleja normalmente la estructura formal, pero, en la actualidad se elabora un sociograma donde se refleja la estructura informal, donde se presentan las superposiciones más comunes, a saber: – Superposición de las decisiones, – Superposición de las comunicaciones, – Superposición de la autoridad funcional, y – Superposición de los centros de poder.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN Departamentalización por funciones Hay una cierta variedad de interpretaciones respecto al término función. Deriva del latín “functio”, que a su vez deriva de “fungi”, cumplir, orden de “fungible”. Desempeñar, tener, asignar, atribuir, corresponder. Acción o servicio que corresponde a una cosa cualquiera: La función de la fuerza pública es mantener el orden. Actividad o papel desempeñados por alguien en un cargo, oficio o profesión; se usa más en plural que en singular.

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Actividad particular de cada órgano o sistema de un organismo. Acto organizado, que constituye un espectáculo de cualquier clase. Las estructuras de tipo funcional tienden a complementar el concepto a través de la imagen, puede señalarse como función en un departamento estrictamente administrativo, puede tomarse como función todas las tareas similares abocadas a un solo fin. Puede ser fundamento de función, también, la trascendencia de una actividad, v.gr. área de investigación y desarrollo. En todos los casos en que se aplica un modelo por funciones, se está teniendo en cuenta el beneficio que brinda este tipo de estructura, a la clasificación de la producción documental, es decir, apuntamos a la especialización. En lo que se refiere a niveles superiores de organización, existe una tendencia marcada en favor de la departamentalización por funciones. De acuerdo al volumen de funciones de una institución, puede resultar beneficioso concentrar en un solo sector, todo el personal que utiliza recursos similares. Esto facilita también la clasificación documental. Departamentalización por servicios Este modelo permite la mayor coordinación de todas las actividades relacionadas con el servicio predeterminado para cada institución, lógicamente, debemos considerar el inconveniente que pueda presentarse, que el sector se especialice y se aísle del resto de la organización.

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Departamentalización por área geográfica Con actividades dispersas geográficamente. Se prefiere aplicar un modelo de departamentalización que permita revertir las desventajas que significan las distancias en cuanto a coordinación, comunicaciones y control. En realidad, todos estos modelos facilitan enormemente los trabajos clasificatorios de los documentos. Departamentalización por tipo usuarios Se aplica a la actividad de atención al publico. La ventaja de este modelo, debe buscarse en relación con la mayor especialización, la mayor coordinación entre las actividades afines, la mejor supervisión y la optimización que en consecuencia se puede lograr. Departamentos staff y de servicios Observamos distintos tipos de departamentalización, no en un análisis exhaustivo, sino en una aproximación al problema de definir cuáles son los departamentos responsables por la ejecución de las operaciones principales y cuáles son los departamentos cuya actividad ha de ser secundaria desde el punto de vista de la producción documental. La característica de las unidades auxiliares o de servicio es la de facilitar la tarea de los departamentos principales mediante la extensión y prestación de un servicio. Cuando se llega a la conclusión de que las actividades de un nivel han sido rebasadas por su multiplicidad 179

y cantidad, debe ineludiblemente asignarse parte de esas tareas a algún subordinado; así se introduce el concepto de la descentralización por vía de la delegación. Delegar es autorizar de una persona a otra, para que obre en representación suya en algún asunto. La simple delegación implica la creación de unidades con autoridad dentro de la estructura jerárquica descendente de la organización. Por lo delicado de la naturaleza de las decisiones, puede que no se quiera delegar y mantener una mayor centralización, en lugar de compartir las tareas verticalmente (hacia abajo) en la estructura, se puede hacer en forma horizontal (hacia el costado), en una función, que en este caso se denomina staff. Este staff puede ser un individuo o todo un departamento. Este mención de hacia abajo y hacia el costado, hace particular referencia a las técnicas de dibujo de estructura, como veremos más adelante. También tiene que ver con la idea de que el staff rara vez llega a tener responsabilidad en forma directa por la dirección y control de las operaciones, sino que su tarea es colaborar con el ejecutivo, desarrollando tareas que muchas veces éste no tiene ni el tiempo ni la capacidad para hacer. El staff presenta generalmente características de ser altamente especializado. Para encauzar esta gran flexibilidad y para asegurar la coherencia y coordinación de su accionar con el resto de la organización, su tarea está limitada a recomendar y a asesorar a su respectivo nivel ejecutivo, siendo éste el único autorizado a tomar decisiones.

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DIAGRAMAS

LOS SISTEMAS, sea cual fuere su naturaleza, tienen un factor común determinante a todos, y condicionante a su efectividad: la relación. La relación representa la causalidad que vincula los componentes y que otorga sentido e individualidad, real o aparente, dentro del conjunto. Da lugar a la organización de las partes, cuyas leyes son estudiadas por ángulos distintos. Generando, invariablemente, procesos de información y comunicación. Los sistemas administrativos nos interesan desde el punto de vista archivístico, porque nos permiten aplicar y comprender los principios archivísticos. La descripción de los elementos que constituyen las organizaciones, son de relaciones muy complejas, y el análisis más minucioso no es necesariamente una forma de explicarla o interpretarla; al observar un diagrama, comprendemos mucho mas rápidamente esa complejidad.

PROPÓSITO DE LOS DIAGRAMAS En la administración de las instituciones es común e imprescindible la utilización de diagramas como medio de comunicación que facilita mucho la comprensión organizativa. El término diagrama proviene del griego “diágramma”, de “grapho”, dibujar; que significa “gráfico”. Es la representación mediante un dibujo geométrico de un fenómeno o una ley. Se emplea para representar estructuras, secuencia de procedimientos, procesos, recorridos, programas, etc. La utilidad y ventajas del empleo de los diagramas salta a la vista: – Nos permite una descripción clara y simple. – Son fáciles de proyectar y actualizar. – Permiten comparaciones fáciles entre dos o más sistemas diferentes por su temporalidad, espacialidad e identidad. – Localizan eficazmente incoherencias, errores, saturación de zonas, tendencias y deficiencias en los hechos que se representan. – Son adecuados para la representación de relaciones complejas. – Son un medio eficaz de análisis y comunicación. – Reducen el espacio de expresión utilizando símbolos convencionales. Flujogramas Llamado también diagrama de flujos, conforma la representación gráfica de la ruta y la secuencia de las operaciones que integran un procedimiento, considerando las unidades o personas, formas, materiales y trámites que conciernen a su realización. 182

Los flujogramas, al describir gráficamente procesos y procedimientos, hacen posible una comprensión rápida de ellos. No sólo es útil para el análisis, sino que es un medio rápido para informar, en especial, a los funcionarios y empleados acerca de los diversos cursos de acción de un proceso administrativo. Organigramas El organigrama es la representación gráfica de la estructura, total o parcial, de una organización. Representa la forma en que se relacionan sus componentes. También se la conoce como: – Organograma. – Gráfico de organización. – Pirámide de funciones. – Diagrama de organización. – Diagrama de estructura. El organigrama es un elemento constitutivo de toda organización; describe: – Funciones. – Tareas. – Responsabilidades. – Niveles de ejecución.

ESTRUCTURA ORGÁNICA Los organigramas presentan dos clases de información sobre la estructura organizativa: comunicación y análisis.

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DIRECCIÓN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE MOSP PROCEDIMIENTOS TRÁMITE - Expedientes de obras de restauración y conservación de caminos UNIDADES DE TRÁMITE REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO De Obras y Servicios Públicos RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente propuesto ORIGEN - Dpto. Conservación INICIADO TIEMPO TOTAL DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO Tiempo Opera- Trans- Inspec- Arch. Archivo Paso DESCRIPCION ción porte ción tran. Nº z Ö … { … 10 d. 1 Dpto. Conservación prepara proyecto de obra z Î … { … 1 d. 2 Mesa de Entrada otorga nro. de expediente z Î … { … 1 d. 3 Eleva proyecto con los pliegos de especificaciones y presupuesto oficial z Î … { … 2 d. 4 Efectúa la reserva de fondos, afectando al presupuesto vigente  Ö „ { … 1 d. 5 Aprueba el proyecto

Cuadro 8. Diagrama de procedimientos.

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DIRECCIÓN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE MOSP PROCEDIMIENTOS TRÁMITE - Expedientes de obras de restauración y conservación de caminos UNIDADES DE TRÁMITE REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO De Obras y Servicios Públicos RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente propuesto ORIGEN - Dpto. Conservación INICIADO TIEMPO TOTAL DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO z Î … … 10 d. 6 Se efectúa licitación privada o  concurso de precios z Ö … { … 2 d. 7 Se adjudica la obra por resolución …  Î … 8 El expte. permanece en el  archivo vivo del dpto. de donde es retirado y devuelto a cada paso siguiente z Ö „ { … 2 d. 9 Efectúa el replanteo de la obra  Ö „ { … 1 d. 10 Se realiza la inspección de la obra z Ö … { … 1 d. 11 Se confecciona el certificado de pago

Cuadro 8 (cont.). Diagrama de procedimientos.

Comunicación Como herramienta de comunicación el organigrama se utiliza: – Para dar a conocer a cada una de las partes componentes de la estructura, la posición que ocupan y sus relaciones. – Para dar a conocer y comprender, el estado global de la estructura, o de sus distintos componentes. Permite comprender sobre las posibilidades de cada persona para ascender o trasladarse a otras posiciones de la organización. Facilita a los profesionales y especialistas que se incorporan a la institución, entidad u organismo, para tomar contacto con la organización, y aplicar sus conocimientos sobre la estructura lograda. Éste es el aspecto que realmente nos interesa desde el punto de vista de la Archivología, puesto que el archivero, profesional, efectuará un análisis completo del organigrama, para separar o clasificar los documentos por medio de la formación de las unidades mayores, intermedias y menores, al mismo tiempo que le permite detectar las unidades productoras y receptoras de documentos. Informar a interesados en la organización el estado en que se encuentra estructurada. Entre los interesados citamos a: – Instituciones bancarias. – Instituciones financieras. – Proveedores. – Accionistas. – Deudores. – Consultores.

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Junta Superior Dirección Ejecutiva Administración General Control Interno

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División de Personal

Departamento de Planificación

División de Estudios

División de Proces. Datos

Asesoría Jurídica

Secretaría General

Departamento Operaciones y Puerto

División de Infraestructura

División de Operaciones

División de Puertos

Departamento de Finanzas

División de Liquidación

Cuadro 9. Organigrama institucional.

División Cob. Tarifas y Costos

División de Contabilidad

División de Administración

Análisis Se efectúa desde distintos ángulos, de acuerdo con la característica del profesional que lo realiza. Los organigramas permiten detectar las fallas de estructura, sea en las dificultades de diseño, sea a simple vista. Principalmente se pueden detectar: Fallas de control interno. Si bien los organigramas no son una solución, constituyen una herramienta muy útil para detectar cuando se asignan funciones incompatibles a determinados puestos o cargos. Fragmentación estructural inadecuada. Pueden darse situaciones en las que a un cargo le asignan funciones que corresponden a otros niveles, pero, dada su ambigüedad, se obliga a lugares no correspondientes, atentando contra los criterios de organización. Múltiples unidades de mando. Cuando dos o más puestos controlan o supervisan un mismo cargo. Esta situación genera igualmente una relación de dependencia confusa al no estar definida la relación de autoridad; puede generar también situaciones de subordinación unitaria, sobre todo cuando de un cargo depende sólo un subordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos, esta situación se presenta en los niveles más elevados. Superposición de funciones. Se presenta cuando dos o más cargos tienen asignada responsabilidades por igual o similar función. Designación confusa de funciones. Al igual que las categorías o nombre de cargos. Esta situación complica y genera estados como: confusión sobre el tipo de autoridad asignada al cargo, sea lineal, asesora, funcional. Lógicamente se relaciona con o es similar a la indefinición de los niveles, que se presenta cuando no está clara la posición que el cargo tiene en jerarquía, remuneración, etc. 188

Departamento de Finanzas

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División de Liquidación

División de Cobr. Tarif. Costos

División de Contabilidad

División de Administración

Sección Presupuesto

Sección Cobranzas

Sección Activo Fijo

Sección Suministros

Cuadro 10. Diagrama de departamento.

Inadecuada asignación de niveles. Situación que se presenta cuando una posición tiene asignado un nivel no acorde con otros niveles de la organización. Lo cual puede producir también una estructura desequilibrada, sobre todo se presenta cuando un área tiene exceso de niveles o personas con respecto a otra. Alcance de control excesivamente amplio. Se presenta cuando a un cargo se le asigna un excesivo número de subordinados, disminuyendo la supervisión eficaz.

LIMITACIONES La principal limitación de los organigramas está en su propia naturaleza, al ser una representación gráfica simplificada. La simplicidad es una limitación que se asume con el riesgo de que la información de la estructura sea incompleta. Los organigramas representan en forma parcial a la estructura de la organización, consiguientemente no incluye cierto tipo de información tal como: – Representación de líneas de autoridad funcional. – Secretarías. – Grado de descentralización estructural. – Oficinas productoras de documentos. – Oficinas receptoras de documentos, salvo nombres específicos como mesa de entradas o archivos. Por consiguiente, el archivero debe realizar previamente la etapa de análisis documental, con la finalidad de comprender mejor el organigrama de acuerdo a su especialidad. Otra limitación consiste en la permanente actualización. Cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto o histórico el diagrama vigente. De seguir uti190

lizando el anterior, se distorsiona la comunicación. Para el archivero, las permanentes actualizaciones suelen ser un problema en los esquemas clasificatorios o en la elaboración de las tablas de clasificación, pero al mismo tiempo significa de utilidad tener todos los organigramas secuencialmente ordenados, permitiendo no sólo interpretar la historia de la institución, sino mantener un sistema de archivos acorde con la temporalidad de los documentos.

MODELOS DE ORGANIGRAMAS Existen diferentes formas de representación gráfica de los organigramas. Se utilizan de acuerdo con las necesidades y costumbres de la institución. Las más usuales, según la norma AFNOR (Association Francaise de Normalisation) son: – Vertical. – Horizontal. – Circular. – Semicircular. – Lineal. La forma de representación vertical se considera la más conocida por ser de interpretación simple y con mayores posibilidades de información expuesta.

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DEG

SCG

INTERNO

AGENCIAS

SUPERINTENDENCIAS

Cuadro 11. Diagrama circular y relacional.

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PRINCIPALES FORMAS DE ORGANIGRAMA La distribución formal y sobre todo “perfectible” de funciones y misiones puede traducirse gráficamente en el organigrama. Existe una multitud de configuraciones posibles y son tan variadas como tipos de organizaciones hay. A nivel práctico se las clasifica en tres grandes familias: Funcional: nombre adoptado por contener las grandes funciones de la gestión; enfoca horizontalmente un flujo integrado en unidades especializadas: concepción producción - venta, en algunos casos; concepción - operaciones - servicios, en otros casos. Se fundamenta en los principios de especialización de las divisiones bajo una determinada centralización de decisiones tomadas en niveles de ejecución. Presenta la ventaja de favorecer la auditoria de los responsables de cada división; cuando éstas son de una cantidad razonable, se convierten en pesadas, lentas, poco eficaces en una multiplicidad de productos o servicios. La cualidad de este tipo de organigramas es que permiten ser utilizadas por pequeñas y medianas instituciones, productoras o de servicios específicos, como son los archivos, las bibliotecas y los museos, con un solo canal de distribución con dirección polivalente. Los archivos de este tipo de instituciones suelen ser eventuales y centrales, es decir, algunas divisiones, de acuerdo a sus funciones, suelen tener archivos eventuales o provisorios, los cuales posteriormente son depositados en un archivo central. Divisional: nombre adoptado por la segmentación estratégica; estructura racionalmente la coexistencia de distintos flujos integrados. Organiza la actividad por productos, mercados, clientela o actividad estratégica, so193

bre todo cuando se trata de múltiples servicios. Se adapta a instituciones con distintas extensiones por sus variados productos, con varias redes de distribución diferenciadas. Desconcentra las decisiones, extendiendo responsabilidades a cada encargado de división que se desempeña como administrador polivalente. Es problemático para un archivero cuando este tipo de estructuras presenta un organigrama divisional realizado sobre una administración por objetivos y que desemboca en una lógica de “centro de ganancias”; estas instituciones, en cada unidad poseen un grado de autonomía de gestión y un seguimiento analítico de los resultados financieros. Suelen darse exageraciones, que lógicamente, al restarle importancia los archivos, generan caos informativo para toda la institución, es conveniente entonces, efectuar controles y servicios documentales en archivos centrales que figuren en el organigrama dentro de lo que sería un “estado mayor” y crear archivos eventuales en las divisiones relativamente autónomas. Matricial: una unificación de funciones y segmentos estratégicos; estructura el equilibrio entre cada misión y el conjunto de medios comunes a los que recurren. La situación de estos organigramas es que responden a dos lógicas cruzadas: una de especialidades o funciones, como finanzas, comercial, producción; y, otra de ámbitos o programas de actividades. Lograr el equilibrio entre integración-diferenciación es bastante complejo al momento de elaborar las tablas de clasificación, donde deberán reflejarse las actividades diferenciadas con múltiples interdependencias. El archivero debe comprender entonces que frente a un medio inquieto donde las instituciones tienen un ritmo de cambio más frecuente y en menor tiempo, se requiere una gran flexibilidad de las tablas de clasifica194

ción y, lógicamente, los archivos tendrán otro ritmo de trabajo para cubrir las necesidades de información. El organigrama matricial requiere de un creciente esfuerzo en sus procesos de información, y es donde se comprende mejor que la coordinación y regulación de la información se ubica en el centro de la organización. Diagramación Simbología: para llevar a cabo los organigramas es preciso conocer algunas normas y convenciones sobre la diagramación. Esencialmente se utilizan dos elementos: rectángulos y líneas. Líneas: las líneas se emplean para señalar la relación de autoridad o jerarquía existentes. Las relaciones de staff y de autoridad funcional se diseñan con líneas de puntos o de trazo partido. Se trazan (1 mm de grosor) exclusivamente en sentido vertical u horizontal, de modo que los puntos de unión, con rectángulos o con líneas, formen un ángulo rectángulo, (90 grados). Las líneas oblicuas son excepcionales. Deben partir del punto medio del lado inferior o base del rectángulo de mayor nivel y unir al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectángulo de menor nivel.

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FONDO

SECCIÓN DE FONDO

SECCIÓN DE FONDO

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SERIE

EXPEDIENTE

UNIDAD DOCUMENTAL

SECCIÓN DE FONDO

SERIE

SERIE

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

UNIDAD DOCUMENTAL Cuadro 12. Diagrama clasificatorio.

EXPEDIENTE

Rectángulos: los rectángulos se emplean para representar: – cargos, – funciones, – categorías, – personas, de acuerdo al tipo de organigrama a representar. Los rectángulos se diseñan en posición horizontal, utilizando trazo fino (0,5 mm). Su tamaño se relaciona con la importancia de la posición que representa. Distribución de los rectángulos: las relaciones de autoridad y dependencia entre las representaciones concretadas por los rectángulos, son señaladas por su distribución espacial. Los distintos niveles del dibujo marcan las relaciones, indicando que el rectángulo superior cumple una posición con autoridad sobre la señalada en un nivel inferior. La distribución horizontal se grafica al mismo nivel de las posiciones que tienen igualdad de jerarquía en la estructura. Contenido de los rectángulos: de acuerdo con la información establecida en los rectángulos, los organigramas se clasifican en: a) Organigramas funcionales, que indican en sus rectángulos el nombre de los cargos o funciones. b) Organigramas personales, que indican en sus rectángulos el nombre de personas. c) Organigramas mixtos, cuya variedad indica en sus rectángulos la información de cargos, funciones y personas. d) Organigramas complejos, cuyo contenido en los rectángulos, presenta información sobre: – Funciones. 197

– Cargo. – Código del cargo. – Número del ítem presupuestario. – Número de personas que se desempeñan en la misma dependencia. Tamaño de los rectángulos: la uniformidad representativa y simbología de los organigramas, que generalmente cubren necesidades de expresión convencional para los distintos niveles estructurales de la organización, se conforma convencionalmente (norma nomológica) relativizando los tamaños de los rectángulos a la información contenida. Resumimos: 1) Organigramas cuyos rectángulos contienen el nombre del cargo o función y/o persona. En este tipo de gráfico el tamaño del rectángulo más pequeño no puede ser menor de dos centímetros de base por uno de alto. Los rectángulos indicadores de cargos inmediatos superiores y progresivamente aumentarán un centímetro de base y/o medio centímetro de alto por cada nivel. 2) Organigramas cuyos rectángulos contienen el nombre del cargo, código, número del ítem presupuestario y número de personas contenidas en relación de dependencia del cargo. En estos organigramas se incrementa la altura medio centímetro agregando el espacio para la información adicional. En el diseño, se opta por marcar el medio centímetro con una línea más fina que la del rectángulo, lógicamente que estará divida en una, dos, tres partes, preferente pero no necesariamente iguales, estas divisiones serán utilizadas para agregar la información establecida.

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Para las posiciones staff se utilizan rectángulos iguales a los empleados al nivel inmediato inferior de la posición asesorada, en algunos casos se utilizan círculos. Distancia entre rectángulos: toda representación gráfica requiere de una armonía visual, lo cual no obliga, en el caso del organigrama, a mantener distancias proporcionales entre los rectángulos componentes del organigrama. El objetivo de las distancias es el de lograr espacios que resalten la ubicación de las posiciones estructurales. Para conseguir esa simetría, se establece que la distancia vertical entre rectángulos de niveles inmediatos es igual a la altura del rectángulo superior. La separación horizontal está determinada por la cantidad de rectángulos que se diagraman a una misma altura y del espacio disponible en la hoja de papel. Sólo como sugerencia, la separación no debe ser menor a la mitad del ancho de los rectángulos correspondientes al nivel. Característica de la hoja de diagrama: se utiliza hojas normalizadas de diagramación bajo las siguientes características: – Tamaño de la hoja: 420 x 297 mm IRAM (Instituto Argentino de Racionalización de Materiales); norma 3001 Formato A3. – Marco exterior tomando las siguientes medidas de los bordes de la página: – Marco superior: 9 mm – Marco derecho: 10 mm – Marco inferior: 8 mm – Marco izquierdo: 30 mm Cuadro de identificación: ubicado en el vértice superior derecho o en el lugar que no perjudique la construcción del organigrama, independientemente de que

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es bueno ver la estética del gráfico, empleando los siguientes datos: (10 x 3 cm).

Nombre de la institución Área relevada Fecha Realizada por

Código

Cuadro 13. Cuadro de identificación.

En el vértice superior izquierdo o en el lugar que no perjudique la visión del diagrama, se ubica el cuadro del mismo tamaño que el anterior empleado para aclarar la simbología utilizada en el gráfico, cuando esto es necesario. El diseño del organigrama se extiende hasta medio centímetro de las líneas internas. Líneas guía del impreso: generalmente contienen: – 55 líneas horizontales a medio cm cada una (56 filas). – 37 líneas verticales a 1 cm cada una (38 columnas). Estas líneas de diagrama, líneas de dibujo, líneas de pautado, según criterios empleados para la cuadrícula, permiten un rápido diseño de los rectángulos y líneas del organigrama. Extensión del diagrama: diagramas cuya extensión no permite su dibujo en la hoja normal. Por razones de manipuleo del documento, el enorme volumen de divisiones que pueden contener algunas empresas o instituciones, las dimensiones reducidas del papel, constituyen buenos motivos para dividir en dos o más partes el gráfico del organigrama.

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Para relacionar cada una de las partes divididas en el gráfico, se utilizan conectores con un número de código asignado a los respectivos gráficos. Diagramas de sectores de la organización: cuando se realizan estudios pormenorizados de algunos sectores de la estructura organizativa, es conveniente realizar representaciones gráficas limitadas a sectores afectados. Para comprender esta situación en el gráfico, las líneas que vinculan el sector con los restantes se dibujan con trazo partido. Simplicidad: para lograr una simplicidad del diseño, que por su misma naturaleza lo es, se recomienda evitar: – Entrecruzamiento de líneas. – Utilización de varios colores. – Sombreado de los rectángulos. – Información que no corresponde a la estructura. – Utilización de otros símbolos que no sean convencionales. – Tipografía que dificulta la lectura. Equilibrio: condición de todo diseño en la distribución de sus elementos componentes y que su acabado sea equilibrado y simétrico, sin que por ello se tergiverse la realidad que se quiere representar.

CODIFICACIÓN DE LOS CARGOS DEL DIAGRAMA

Algunas instituciones asignan en sus organigramas un número codificado en cada puesto, misión o función representada. De modo que sus dígitos permiten una rápida identificación del puesto o función.

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Las posiciones staff se codifican con el mismo número que ha sido asignado a la posición que asesoran.

TIPOS DE DIAGRAMA DE ESTRUCTURA Los organigramas tienen como principal objetivo evidenciar algunos aspectos de la estructura y subsidiariamente, suministrar información específica. Con esa intencionalidad se enfatizan generalmente: – Funciones. – Jerarquía de los cargos. – Categoría de los empleados. – Nombre de las personas que ocupan los cargos. – Categorías de sueldos asignados a los cargos. – Cuenta presupuestaria asignada al cargo. – Cantidad de puestos que dependen del cargo. – Combinaciones de los puntos anteriores. Al ser convencional la simbología que se utiliza, varía muy poco de una institución a otra, significando en todos los casos, información de relación, básicamente de autoridad y dependencia. Conviene entonces diferenciar dos expresiones principales: – Información que se coloca dentro de los rectángulos. – Niveles ocupados por rectángulos de acuerdo con el propósito del organigrama. Organigrama de jerarquía de cargos: son los organigramas que manifiestan las jerarquías de los cargos en la estructura organizativa. Se auxilia con una línea vertical en el margen izquierdo de la hoja gráfica; cada nivel representa una jerarquía. En el rectángulo normalmente se indica la denominación del cargo.

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Organigrama de categoría del personal: son organigramas que manifiestan la categoría que corresponden al personal que ocupa los cargos. No siempre existe una relación adecuada entre la categoría del cargo y la categoría del escalafón. Organigramas del nombre del personal: son organigramas que muestran nombres de personas en sus cargos respectivos de la estructura, respetando las relaciones de dependencia. Organigrama funcional: son los organigramas que representan las funciones de la institución, muy utilizados, por ser prácticos y sencillos en su información. El diseño está determinado por la naturaleza específica de las funciones y por los recursos humanos con que cuenta la organización. Comprendemos fácilmente que por su utilidad en el análisis de la asignación de tareas, el grado de especialización y la separación de funciones, es de suma utilidad para los archiveros para cumplir sus labores documentales. Organigrama por categoría de sueldos: si bien estos organigramas presentan innumerables beneficios desde el punto de vista de la administración y las finanzas de la institución, al efectuar una política de remuneraciones y tener una visión global de la misma, no reciben mucha atención del archivero. Estos organigramas generalmente se encuentran “insertados” en algún organigrama citado. Organigrama de cuenta presupuestaria: el presupuesto, como registro de toda la información de la institución, se transforma en una herramienta eficaz de planeamiento y control, razón por la cual se crea el organigrama de cuenta presupuestaria, asignada al cargo, indicado numéricamente la cuenta presupuestaria. 203

Organigrama de dotación de personal: también es útil como instrumento de análisis. Visualiza la cantidad de personas que dependen de cada posición de la estructura. Organigramas mixtos: las necesidades de información de la institución son complejas, lo que obliga a realizar combinaciones entre organigramas, siempre logrando equilibrio entre información y simplicidad de lectura. Para cumplir estos propósitos se presentan algunas combinaciones: – Organigrama de jerarquía del cargo, código del cargo, cuenta presupuestaria y número de personas de dependencia. Es el que mejor se adapta a las necesidades de información de una organización, razón por la cual su uso en la Archivística es muy bien considerado. – Organigrama de categoría y nombre de los empleados. – Organigrama de jerarquía del cargo y nombre de la persona que ocupa el mismo. – Organigrama de categoría de sueldos y nombre de la persona. – Organigrama de jerarquía del cargo y categoría de sueldos.

RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN La consulta del organigrama requiere de toda la información para que podamos realizar una tabla de clasificación adecuada. Los medios habituales en la recolección de información, tal como lo anunciamos en Análisis documental de técnicas documentales, son la entrevista y el cuestionario.

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Para los cuestionarios, se suministran dos modelos perfectibles que utilizaremos para tener una idea aproximada en los archivos. RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA Datos personales Apellidos-Nombres Antigüedad empresa Cargo Antigüedad cargo Ubicación de su lugar de trabajo Calle: ........................................................................................................ Localidad: ........................................ Piso: ................................................. Oficina Nº: ..................................... Teléfono: ...................... Interno: .......... Mail to: .................................... Horario de trabajo: .................................................................................. Supervisión ¿Quién es su jefe inmediato superior? Nombre Cargo ¿Quiénes supervisan sus tareas? Nombre Cargo Tipo de supervisión

Indique personas supervisadas directamente por usted (aunque no dependan de usted) Nombre Cargo Tipo de supervisión

Comisiones: ¿Forma parte de alguna comisión o grupo de trabajo? En caso afirmativo, indique: Denominación Propósitos Integrantes

Cuadro 14. Relevamiento de la estructura.

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Otra forma sería: Cuestionario de relevamiento de estructura Apellido y nombre. Denominación del cargo que ocupa. Jerarquía en el escalafón. Jerarquía del cargo. Quién es su jefe inmediato superior. Apellido y nombre. Denominación del cargo. Jerarquía en el escalafón. Jerarquía del cargo. Tipo de supervisión. ¿Existen otras personas que lo supervisan directamente, le dan órdenes, instrucciones, etc.? Para cada uno: ¿Quiénes son sus subordinados directos? Para cada uno: ¿Existen otras personas sobre las cuales ejerce algún tipo de supervisión, de órdenes, instrucciones, controla, etc.? Para cada uno: Funciones de la dependencia. Tareas que usted lleva a cabo. Número de cuenta presupuestaria asignada a su cargo. Tipo de relaciones de comunicación que usted mantiene con otros sectores de la organización.

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LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN

GENERALIDADES EN TODOS los aspectos de nuestro trabajo, hablamos constantemente de la entidad productora, de archivos privados, formados en entidades privadas; archivos públicos, originados en entidades públicas, etc. En todas ellas, como factor común, se habla de la administración. Uno de los grandes cuerpos de conocimientos del bagaje científico de la Archivología, es la administración. Es un fin primordial, desde el punto de vista archivístico, servir de memoria a la administración que genera su propia información; sin el cumplimiento de esta premisa, los archivos adquieren un sinsentido, pierden objetividad. Corresponde entonces tomar algunos conceptos que nos permitan comprender el papel que desempeñan los archivos con relación a la administración en general. Etimológicamente, la palabra administración proviene del vocablo latín ministrare, que significa servir, y de la preposición ad, que significa hacia. Su sentido es bas-

tante amplio, se emplea como acción de administrar, empleo de administrador, servir para el cumplimiento de un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de un estado, equipo de gobierno de un país, o como la acción del gobierno para cuidar los intereses públicos. La administración es la disciplina que estudia a las organizaciones y que tiene como objetivo lograr el máximo aprovechamiento de los recursos para lograr beneficios.74 La administración es una metodología para gobernar y dirigir las organizaciones mediante sistemas de planeamiento, ejecución y control.75 Administración es un sistema de principios y leyes jurídicas y técnicas, con autonomía, que permiten dirigir y coordinar la actividad de un grupo humano hacia objetivos comunes.76 El interés archivológico por la administración radica en que ésta crea y genera documentos y al mismo tiempo requiere del servicio informativo del archivo que a su vez funciona como memoria de la institución. Una buena administración hace posible que el Estado alcance su fin principal, que es el bien común. Y es una de las razones por la cual sus archivos, a diferencia de los particulares o privados, perduran a través del tiempo, logrando mayor continuidad y consistencia. Los archivos que son producto de la administración pública adquieren mayor importancia por su contenido histórico y por el valor informativo de los documentos, considerados como un bosque de pequeñas realidades. 74 Leonardo Cota. D.: Administración de Empresas, Buenos Aires, El Ateneo, 1998, 4ª edición, 35 pp., p. 4. 75 Alicia Barroso de Vega y Ana María Liporace: Administración de empresas, Buenos Aires, Plus Ultra, 1992, 115 pp., p. 16. 76 E. García Apolinar: Administración de empresas 4, Buenos Aires, Saint Claire, 1991, 145 pp., p. 7.

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Existen numerosas definiciones sobre administración, Guillermo Fernández sostiene que es “la coordinación de los esfuerzos de los integrantes del grupo para lograr los fines de la institución”, así como Scott y Mitchel definen “la administración es esencialmente la instrumentación humana que activa a las organizaciones y controla su curso. Los administradores infunden los valores humanos y las aptitudes administrativas que son necesarias para equilibrar la especialización y la coordinación de modo que la organización pueda realizar de manera óptima los objetivos para los cuales se creó”. Bernardo Kliksberg nos dice que la administración es “un conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones, integrado por nociones atinentes a la explicación científica de su comportamiento y nociones atinentes a su tecnología de conducción”. Observamos entonces que la administración se refiere a la acción de coordinar los esfuerzos y la distribución de actividades, especialización y coordinación, con el fin de lograr objetivos; toda administración está orientada hacia el hacer. El conocimiento científico de la organización tiende a descubrir los comportamientos regulares y dinámica de las actividades, una de las razones esenciales en la que en toda planificación por insignificante que sea, debe incluirse la capacitación del personal, sobre todo de archivo, que es bastante ignorado, y por otro lado la actualización de conocimientos cuando existen profesionales en el área. Jorge Hermida nos dice que “la administración es una ciencia que tiene un objeto de estudio que son las organizaciones, que trata de lograr su explicación y comprensión y la búsqueda de sus porqués. También existe una técnica de la administración, que cuenta con un instru209

mental conformado por reglas, normas y procedimientos que permiten conducir una organización, hacer operativo su comportamiento y transformar su realidad”. Schellemberg asigna los fines del archivo con relación al gobierno y a su administración como: Fines oficiales: son los servicios que presta el gobierno, como memoria de un Estado, como preservador del patrimonio, y como elemento de continuidad en los actos administrativos, antecedentes documentales, permitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas merced a los antecedentes documentales depositados en el seno de todo gobierno. Así mismo los archivos permiten una orientación científica y no improvisada para la conducción del presente. Fines culturales: se manifiestan en relación a los elementos que son índice del grado de civilización de un país, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos. Éstos nos hacen pensar en la obligación tanto del gobierno como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio documental. Fines civiles: se manifiestan a través de la relación que existe entre el gobierno y gobernados, los archivos se constituyen en prueba de los derechos civiles y garantías de los individuos. Así mismo constituyen un elemento probatorio de las relaciones de gobierno entre sí y de los gobernados entre sí, creándose un juego mutuo de garantías respaldadas por los documentos conservados en los archivos. Analizamos en forma general algunos aspectos de la administración para entender los fines del archivo y los elementos básicos para una buena comprensión de la ordenación y la clasificación: la administración (sobre todo en la administración pública) puede ser considerada desde dos puntos de vista generales: 210

– Administración subjetiva u orgánica: considerada como un complejo de personas y cosas que tienden a una finalidad. – Administración objetiva o material: como actividad encaminada a la satisfacción de las necesidades públicas. Las herramientas y procedimientos tendentes a mejorar el funcionamiento en su conjunto, podremos agruparlos como funciones: – Planeamiento. – Organización. – Personal. – Dirección. – Control. Para una clasificación adecuada, conviene entonces aclarar las diferencias existentes entre lo que se llamaría el conocimiento científico de la organización y el uso efectivo de la tecnología. Es decir, no basta un conocimiento adecuado de la conducción y de la tecnología existente, sino también el uso eficaz que se le dé. Graficamos: Administración Estudio científico de la organización Nociones sobre tecnología de conducción Gestión Lo que sí es necesario aclarar es que delimitamos el estudio de la administración sólo en aquello que es concerniente al conocimiento del archivero, pero no debe 211

mos olvidar que la administración es mucho más amplia en su sentido y en su contenido. Tanto la administración como la Archivística se encuentran abocadas a la búsqueda de principios y universalización de los que posee, de modo que exista un grado de uniformidad en el empleo de estos principios, de los que podemos señalar algunos indicadores: 1) El principio de correlatividad de la organización, como totalidad en que sus partes componentes se encuentran íntimamente relacionadas, donde una modificación de una de sus partes componentes, afecta a la totalidad; comprendemos entonces que un mejoramiento de los sistemas de trámite y archivo ha de beneficiar terminantemente a toda la institución. Es lamentable que muchos administradores olviden este detalle, y permitan que los archivos se “empantanen” hasta el extremo que se convierten en un obstáculo. 2) El principio de interactuación: toda institución interactúa con el medio en el cual se encuentra insertada, por consiguiente las circunstancias políticas, económicas y sociales afectan su desenvolvimiento. 3) El principio de racionalidad es aplicable y obligatoriamente en los archivos, comprendido como el empleo mínimo de los recursos para la obtención de máxima calidad en los resultados. 4) El personal administrativo debe tener alternativas para lograr su desarrollo y capacitación, sobre los temas que atañen al documento, teniendo como contrapartida al servicio que pierde calidad y eficacia. 5) Toda institución debe avanzar en el sentido de su desarrollo y crecimiento mejorando permanentemente su servicio hacia los usuarios en general. Considerando estos puntos como indicadores de principios, podemos formular entonces una mayor efectivi212

dad de la organización. Tomemos los indicadores de Richard Beckharde: Considerando a la organización total, compuesta por sus partes e individuos, realiza su trabajo en relación con los objetivos y planes elaborados anteladamente. Los documentos han de reflejar en ese sentido su organización e instalación en el archivo. La función es determinante de la forma como se encaran los objetivos de la clasificación. La comunicación no debe distorsionarse bajo ningún aspecto burocrático. Y debe reflejarse claramente en los documentos. Se realizan esfuerzos por tratar situaciones conflictivas como problemas a los que pueden aplicarse métodos de solución de lo general a lo particular. Si bien no es un principio, debería darse en la optimización de la organización, el intercambio de ideas acerca de tareas y actividades, sobre todo de los archivos, disminuyendo los conflictos personales, y dando a conocer la importancia general de los documentos en el contexto de la institución. Toda institución tiene dos circuitos de interacción: uno interno, propio de la institución y uno externo, propio de la sociedad circundante. Las labores archivísticas compensan a ambos y se refleja en su organización. Existen estrategias para acrecentar el valor compartido, siendo apoyado por niveles superiores, manteniendo siempre la integridad de los objetivos. Esto se refleja a través de la organización de la institución. Toda organización se orienta creando mecanismos de retroalimentación de información para asimilar experiencias pasadas. Tenemos la misma situación con el término institución, referido a los órganos constitucionales del poder 213

soberano de una nación; se emplea también como sinónimo de entidad, organismo, ente, etc.; pero su concepto en la actualidad es muy amplio, generalmente se conceptúa al conjunto de reglas, fijadas a una determinada sociedad, en el campo sociológico, se puede considerar a la institución el reconocimiento del acuerdo social, consolidado por leyes propias, es decir, producidas en las condiciones de quienes pueden producirlas y actualizarlas. En cada institución participan personas que provienen de una realidad socio-cultural transmitida posteriormente en las costumbres institucionales y plasmadas en cierta forma sobre los documentos, que se convierten en portadores de significación propia, manifestando su vivencia de la realidad. No es sólo tecnicismo el ordenar y clasificar los documentos, sino una comprensión más acertada de la importancia de los documentos. Toda institución se encuentra inserta en una realidad socio-institucional más amplia, donde existen otras instituciones, con las cuales se producen relaciones características del medio. El intercambio de información optimizada permite una mayor comprensión de la administración y del comportamiento de la información. Las actividades humanas, caracterizas como propias del hombre, tienden a ritualizarse e institucionalizarse; aportando esa realidad a una cada vez más compleja, recibiendo de las demás contenidos significativos. Durkheim considera a las instituciones como cosas, donde la sociología tiene que constatar las leyes que regulan el comportamiento, las convenciones específicas. La dinámica está condicionada por el devenir histórico. En la búsqueda permanente de responder a los requerimientos del acontecer, imperativo de actualidad y apertura al futuro, la institución contextúa la realidad.

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Generando las condiciones de constituirse en espacio vital de encuentro humano, – Constituirse en un agente de transformación de la realidad. – Definir el sentido institucional como servicio a la institución. Administrar, al decir de Herbert Simon, se conceptúa a grosso modo como el arte de conseguir que se hagan las cosas. Lo que nos induce a: – Elección o decisión de lo que se ha de hacer. – Generar normas de coordinación en las actividades que se desarrollan por un grupo de personas. – Dilucidar métodos y procedimientos encaminados a lograr una acción eficiente. Esta actividad es la sumatoria de decidir y hacer, desde el punto de vista de la teoría de la toma de decisiones. Pero debemos decir que por administración no sólo se reconoce una actividad, sino también a aquella ciencia social que estudia la transformación y cambio de las organizaciones para el logro de sus fines en forma eficiente; y por último también administración suele denominarse a un cargo jerárquico dentro de la estructura organizativa de una institución. Desde el punto de vista archivístico, analizamos en primer lugar a la ciencia administrativa; su evolución y sus escuelas; luego abordamos el estudio de la actividad administrativa y sus funciones, de donde establecemos los aspectos principales de la clasificación, para finalmente tratar la teoría de la organización, así podemos comprender cómo se desenvuelve la información dentro de una estructura organizativa. La administración en sentido orgánico: está conformada por los órganos públicos existentes, partiendo de la división de poderes, formulada por Montesquieu, 215

que delimita al Estado en tres poderes públicos que se avalan recíprocamente, garantizando la libertad ciudadana. El poder ejecutivo fue el que mayormente desarrolló la administración, por lo que subordina al Estado por un conjunto amplio de servicios al bien común. En sentido subjetivo u orgánico, se entiende también a los entes dotados de personería jurídica existentes en toda la sociedad organizada al amparo del Estado que tiene por finalidad la satisfacción de las necesidades colectivas. Estos entes constituyen la llamada administración indirecta, que se subdivide en dos clases diferentes: – Administración indirecta de carácter total o territorial: como dice su nombre, el territorio es un elemento indispensable para su existencia, tomando la característica de total por cuanto persigue la necesidad de satisfacción de la multiplicidad de necesidades públicas de la colectividad. Esta administración se hace más patente en los gobiernos federales, compuestos de administraciones locales como son las provinciales, municipales, de comunas, etc. – Administración indirecta de carácter no territorial: persigue la satisfacción de necesidades concretas y determinadas; esta forma de administración es llamada administración institucional. – Administración en el sentido objetivo: considerada como el conjunto de actividades realizadas por el Estado dentro de una sociedad políticamente organizada; el concepto de administración surgirá de acuerdo con los fines que se establece el gobierno. Algunas particularidades se pueden observar: – La administración objetiva es una actividad compartida con el Estado, esto no quiere decir que la administración sea independiente con el Estado, sino en cuanto a actividad cumplen funciones de bien público. 216

– Establece su carácter de subordinación a la función legislativa y política. – La administración objetiva tiene un sentido concreto y es de carácter continuo y sin interrupción. – La administración objetiva tiene por finalidad satisfacer necesidades públicas que no pueden ser cumplidas por particulares. – La administración objetiva fundamentalmente actúa a través de los servicios públicos. – La función de la administración no es un fin en sí misma, sino un medio para el logro de objetivos del bien público. Veamos qué sucede con los archivos en relación a las actividades administrativas. En cuanto a la administración en sentido orgánico, los tres poderes generan documentos. En la administración de carácter total, los archivos persiguen la satisfacción de necesidades colectivas, sentidas a través del requerimiento de información y de la administración correcta de los documentos que prestan las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas. En cuanto a la administración objetiva, el archivo es una actividad dentro de una sociedad políticamente organizada, compartida con el Estado y el servicio del Estado. En los países federales, cada unidad territorial adquiere una legislación propia pero sin rebasar el marco general del Estado. En la administración no territorial, los servicios que prestan las instituciones y secciones de archivos, persiguen cubrir las necesidades concretas y determinadas. La función archivística tiene un carácter de subordinación a la legislación, política y a la función administra217

tiva, lo que la diferencia completamente de la bibliotecología. Las actividades archivísticas tienen un sentido concreto, de carácter continuo, y sin interrupciones. Así observamos que en la administración desaparecen algunos sectores de actividad que generan documentos, pero el archivo continúa sus funciones mientras la administración perdura, y con buen criterio, sobrevive a la institución, prestando servicios continuamente. La función archivística como entidad pública, tiene como objetivos satisfacer necesidades concretas que no pueden ser cumplidas por particulares, por el mismo hecho de que su contenido corresponde a las actividades públicas. La función archivística no es un fin en sí misma, sino un medio para el logro de objetivos de bien público.

LAS ACTIVIDADES Las actividades que desarrolla la administración, que son de interés para los archivos para el logro de sus fines, se pueden clasificar en pocos grupos. Recíprocamente, ante las actividades de la administración, se tienen las responsabilidades, sustentadas por la responsabilidad civil que posee toda administración para con los administrados, constituyéndose en defensa de la sociedad ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que goza el Estado y gobierno que administra. En el aspecto administrativo, debemos tener en cuenta la agrupación de actividades que nos permita comprender mejor los objetivos de la clasificación. Si bien se pueden agrupar de distintas formas a las actividades, las más conocidas y experimentadas son las 218

realizadas en torno a las funciones de la institución; este aspecto, permite a la ordenación y clasificación, investigación por medio, definir y explicar las finalidades de un servicio de archivos. Se utilizan materias propias de la Archivología, necesarias en el conocimiento de quien es responsable de la administración del archivo, sobre ordenación, clasificación, descripción, conservación de los documentos, estas técnicas permiten aclarar cómo y por qué se manipulan los documentos, puesto que son características propias de las necesidades de cada una de las instituciones. Al mismo tiempo permite analizar la existencia de documentos innecesarios y la participación del archivo en la vida administrativa o en un simple depósito documental; incluye en este aspecto responder si el archivo proporciona los documentos o la información requerida. La agrupación de actividades puede realizarse por áreas, tenemos el ejemplo de que en muchas instituciones el archivo se encuentra dividido en distintos locales y bajo distintos responsables, lo que puede afectar el trabajo de la ordenación y clasificación. Una adecuada planificación debe contemplar estas situaciones, sea mediante la centralización documental adecuada, o la categorización de un archivo responsable de todo el trabajo documental. También pueden agruparse las actividades por el tipo de usuarios, que es lo que ocurre generalmente con los archivos generales. Hablamos de archivos generales como modelo de aquellos archivos que se componen por un archivo intermedio o administrativo, destinado a la atención de usuarios del poder ejecutivo, y por un archivo de conservación permanente, destinado a la atención de investigadores.

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En la actualidad, se tiene en cuenta que los archivos no sólo contienen información para los investigadores, la multiplicidad de temas que se tratan en las instituciones oficiales nos permiten hablar acertadamente de que los archivos contienen información científica, y en la actualidad, se hace más patente este tipo de investigaciones, debiendo el archivo, prepararse para este aspecto. Otra forma de agrupar las actividades es según los procesos por medio de equipos especializados, así tenemos actividades de reprografía, fotocopias, microfilme, etc., o actividades de proceso informático, etc. Comprendiendo las diferentes formas de agrupar las actividades, es necesario realizar un análisis antes de lanzarlo en un plan de clasificación determinado, teniendo en cuenta que en un futuro cercano, la institución puede tener acceso a determinadas tecnologías, es entonces recomendable: 1) Emplear personas que desempeñan actividades símiles con las que se plantean en el plan. 2) El personal debe tener interés por lo que realmente hace, aun con el riesgo de convertir a las actividades en algo rutinario. 3) La naturaleza de las tareas deben ser claras, independientes de otros sectores de la institución. 4) Es necesario en forma permanente realizar un control y verificación de las actividades. Las actividades que desarrollan la administración pública y el archivo, para el logro de sus fines, se puede resumir en los siguientes grupos. – De planificación. – Políticas. – De decisión. – De influencia. – De información. 220

– – – –

Operativas. De control. De fomento. De servicio.

Actividades de planificación Planificar consiste en predeterminar “qué” haremos, “cómo” lo haremos, “cuándo” lo haremos y “dónde” lo haremos. En el “qué”, “cómo”, “cuándo”, “dónde”, están considerados los elementos fundamentales de la planificación. La planificación se sustenta en el establecimiento de objetivos y en una determinación de políticas y planes de acción para concretar con éxito los objetivos propuestos. La fijación de objetivos: en toda organización se crean múltiples objetivos y se categorizan de acuerdo a sus prioridades, formando toda una “cadena de fines a medios”. Cada objetivo se caracteriza porque, una vez logrado, sirve como medio para lograr un fin más amplio, convirtiéndose en un nuevo medio para lograr un nuevo objetivo, formando estructuras de categorías, condicionados todos a un logro común a la finalidad institucional. Los objetivos son varios, pero se encuentran ordenados en forma lógica (según las jerarquías participantes). No todos los objetivos pueden optimizarse. Porque corresponden a una rutina, son objetivos que facilitan el logro de otros objetivos. Todos los hombres y todas las organizaciones tienen recursos escasos, tales como dinero, tiempo y capacidad. Eso quiere decir que el hombre no puede lograr todos los objetivos que quiere. 221

Actividades políticas Son aquellas que tienden a la formulación de conductas para el logro de objetivos comunes, no se posibilita una organización que carezca de objetivos. Determinación de políticas: toda política es una conducta y una decisión predeterminada ante situaciones y problemas que se han de presentar en forma consuetudinaria. Al establecer una política se está dando una solución por anticipado al problema que se va a presentar en el futuro. Muchas de estas políticas se implementan con un trámite, que tiene como fin salvaguardar valores determinados que afectan a los fines de la institución. Actividades de decisión Son aquellas que conducen a la selección de las acciones a seguir. Son las actividades más complejas, por lo que dedicaremos mayor atención a este aspecto. Los pasos básicos para la toma de decisiones, se pueden considerar: – Información: adecuada y especifica para la buena conducción del problema. Wilensky nos aclara que “Se entiende por información (intelligence), las cuestiones, intuiciones, hipótesis y pruebas que resultan útiles para determinar una política”.77 – Inteligencia: como aptitud y calidad en la localización y establecimiento de relaciones del problema y de la oportunidad para decidir.

77 Harold L. Wilensky: Organizational intelligence: knowledge and policy in government and industry. New York, Basic Books, 1967.

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– Análisis: como distinción y separación de los distintos problemas y examen de las distintas alternativas, determinación de las consecuencias. – Selección: como elección de mejores alternativas que puedan dar mayores resultados. En las tres primeras fases, la información juega un papel trascendental, por la actualización que se tiene del problema y del comportamiento de las variables. Por lo tanto es necesario tener en cuenta que la información tiene que ser de alta calidad. En el cuarto paso se produce la decisión, la selección que se realiza de acuerdo a criterios que responden a objetivos determinados. La toma de decisiones es por su esencia una actividad constante del ser humano que se realiza en todos los aspectos de su vida. Las decisiones se toman en forma intuitiva, empírica y como producto de la actividad intelectiva. Decisiones programadas. Cuando la persona toma una decisión rememora una respuesta basada en la experiencia, que ha sido elaborada anteriormente, tiene una decisión programada. Basada generalmente en: – Operacionalidad de los objetivos. – Repetibilidad de la situación. – Certidumbre de los resultados. Toda incitación es considerada como: – Reunión de factores de producción, así en la institución encontramos recursos humanos y materiales que se combinan para alcanzar objetivos determinados. El resultado de las decisiones que se toman respecto a las alternativas presentadas, se trasluce en la eficiencia de la utilización de los recursos disponibles. – Naturaleza y trabajo bajo una organización o dirección para prosecución de determinadas satisfacciones. 223

En toda institución existe una dirección que integra los diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el logro del fin propuesto. Servicios que la institución requiere. La actividad de la institución crece en complejidad aumentando la presión competitiva y requerimientos legales o de otro orden que impone el cuerpo social. La dirección de actividad empírica pasa a ser una técnica compleja, involucrando especialidades en diferentes aspectos. Es la calidad la que condiciona o determina la cualidad de los resultados y permite una gestión satisfactoria de la administración. En las instituciones pequeñas las decisiones se encuentran generalmente centralizadas en un individuo; en las instituciones grandes hablamos de la resultante de las decisiones del conjunto de individuos que tienen facultades para tal efecto, situación que da origen a la aplicación de técnicas de comunicación para lograr la coordinación. El elemento humano dentro de la institución se reparte las tareas a realizar por grupos homogéneos que constituyen funciones y se establecen diferentes niveles o jerarquías a efecto de poder actuar en forma eficiente. La naturaleza de la actividad de las personas en los diferentes niveles varía en cuanto a la proporción que dedican a labores de planificación, supervisión y control y ejecución de tareas concretas como manejo de recursos materiales. En la medida que ascienden los niveles de la pirámide organizacional, las decisiones varían en cuanto a su naturaleza, alcance e importancia respecto a los fines de la empresa. Este aspecto es esencial para la clasificación y la selección de los documentos producidos en cada nivel. 224

El planificador de los sistemas de gestión y archivos debe tener en cuenta el cuestionario: – ¿Qué se hace en la institución? – ¿Qué se hace para que los niveles de ejecución puedan tomar mejores decisiones? – ¿Es todo lo que puede hacer el archivo? Cuando hablamos de las actividades políticas, normalmente nos referimos a dos tipos de decisiones: – Decisiones de rutina. – Decisiones de política. Decisiones de rutina: son las más frecuentes y repetitivas, no afectan considerablemente la suerte de la organización. Generan documentos de carácter facilitativo. Estas decisiones se toman en cualquier nivel de la institución. Decisiones de política: son las que toman los niveles específicos para este fin, son de trascendencia para la organización. Generan documentos sustantivos, que hacen a la vida de la institución. Algunas decisiones de política se transforman en decisiones de rutina, estableciéndose el procedimiento para adecuar determinadas situaciones que se presentarán en el futuro. Así como existen categorías en los objetivos, en las políticas empresariales concurren los estratos jerárquicos. Actividades de influencia Son las actividades de un determinado sector institucional que afectan el comportamiento de otro. Aparecen variables humanas de poder y orientación. El poder de la persona puede ser: – Normativo: como conjunto de reglas, que se otorga bajo algunos requisitos constituidos y regulados por la legislación y reglamentación de la institución. 225

– Remunerativo: otorgado como contrato o convenio, sobre la base del intercambio de la institución hacia el individuo. – Coercitivo: otorgado mediante el uso de medidas de contención, retención, presión sobre el individuo. Actividades de información Referidas a la obtención de los elementos de juicio necesarios para toda decisión y comunicación. Los archivos se fundamentan por la necesidad del trabajo administrativo, que cumple su ejercicio en base a la información. Se distinguen algunas categorizaciones como: – Dato: documento, testimonio, necesario para llegar al conocimiento o relación con el hecho. – Registro: dato compilado sobre determinado soporte. – Información propiamente dicha: dato asentado, procesado y apto para ser utilizado. La información para ser comprendida en su totalidad tiene algunas cualidades: – Claridad: en cuanto a que su exposición tiene que ser comprensible, inteligible para el utilizador. – Oportunidad: por la inmediatez de su recuperación. – Seguridad: de modo que, utilizando la misma información en circunstancias símiles, se obtengan resultados semejantes cuando no iguales. – Validez: la información debe representar la realidad. Comprende en sí misma: – Lógica coherente de los datos. – Conformidad con los documentos resguardados. – Conformidad con los conocimientos adquiridos. 226

– Capacidad de predicción. Adecuación: la información debe ser acorde con los hechos y la realidad y representar en sus datos esa evidencia. Precisión de alcance: la información debe ser acorde con los objetivos de su necesidad.78 El nivel ejecutivo es el centro del sistema de comunicaciones. Recibe informes, integra datos y toma decisiones sobre la base de la información suministrada. La información es necesaria entonces para: – Determinación de objetivos. – Control. – Innovación. Concluimos: Toda decisión requiere información. El ejecutivo depende de los subordinados y de la información para el logro de sus objetivos. Los archivos seleccionan y transmiten información relevante. Actividades operativas Consideradas como unas de las más complejas por la enorme variedad de acciones y actos que requieren para el logro de los objetivos de la institución. Es la columna vertebral de toda entidad, al desarrollarse todo el trabajo que sustenta la razón de ser de cada servicio institucional.

78

Harold L. Wilensky: Organizational intellligence..., op. cit.

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Actividades de control Denominadas también de gobierno, de policía; son aquellas actividades que despliega en el ejercicio de sus potestades para garantizar la paz social y el orden público. El archivo, si bien no es una actividad de policía efectúa un control sobre la documentación producida por la institución de acuerdo con su jurisdicción otorgada. Es una de las funciones de dirección, por lo que el ejercicio del mando implica el control. H. Fayol decía que “el control consiste en verificar si todo está de acuerdo con el plan adoptado, las instrucciones cursadas y los principios establecidos. Tiene por objeto poner en manifiesto debilidades y errores al objeto de rectificarlos y evitar que se repitan. Actúa sobre todo: cosas, personas y acciones”. En los procesos administrativos hay proyectos, planes, programas, objetivos y metas, que no pueden ser llevados a cabo por una sola persona, para tal efecto, existen principios de delegación de funciones; conforme a los criterios de la división de trabajo, se asignan deberes y responsabilidades en cada una de las unidades de la institución. Son factores que nos permiten comprender cómo debemos efectuar la clasificación. El control debe revisar en forma periódica y permanente, el cumplimiento de los planes, de las funciones delegadas y los deberes y responsabilidades. Esto nos permite verificar y realizar ajustes o correctivos. Los procesos de control pueden clasificarse de la siguiente forma: – Control formal: se ejerce para verificar si las actuaciones de la institución se encuadran en las disposiciones legales, reglamentos y regulaciones en general;

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se enfatizan los procedimientos o de forma, más que de las cuestiones de fondo. Esta clase de control, en el ámbito de la administración pública, está regulado por disposiciones del derecho en general, del derecho público, constitucional y administrativo, además de los reglamentos internos. Estos controles pueden ser ejercidos por unidades internas o externas de la propia institución. – Control de gestión: constituye un tipo de control técnico sobre las acciones emergentes de los objetivos y metas previstas en un plan. Este tipo de control se da generalmente en unidades de planificación, o en oficinas responsables de la aplicación de métodos de control de gestión. Estas unidades recogen información de las unidades ejecutoras y operativas, con el fin de verificarla. – Control por retroalimentación: una característica esencial de cualquier sistema es que su diseño refleja el esfuerzo de controlar y regular las interrelaciones de sus elementos componentes. Se utilizan los términos “realimentación” (feedback) y “control de realimentación” (feedback control) para expresar los aspectos reguladores de los sistemas. Un sistema puede diseñarse como de “control por circuito abierto” o “control por circuito cerrado”. Un sistema de control de circuito abierto no ofrece el control riguroso provisto por el circuito cerrado. Un sistema de circuito cerrado, por otra parte, realiza todo esto. Actividades de fomento Que tienen por finalidad promover las actividades particulares que satisfacen las necesidades públicas o son de utilidad general. En los archivos se plantean los 229

aspectos económicos, sobre costos de la información, costos de mantenimiento de los documentos, conservación, restauración, etc., con los consiguientes beneficios de fomento en cuanto a los objetivos de investigación y educación. Actividades de servicio Destinadas a proporcionar utilidad a particulares, condicionadas a razones de interés público. En la mayoría de los países desarrollados existe una estrecha relación entre archivos, investigadores y educandos. Al hablar de actividades de servicio público, el archivo se consustancia fácilmente al comprender que sus funciones, ante todo, constituyen un servicio a la institución, por cuanto encierra el patrimonio de la sociedad que lo genera. Recíprocamente, ante las actividades de la administración, se tienen las responsabilidades, basadas propiamente en la responsabilidad civil que tiene toda administración pública para con los administrados, constituyéndose en una defensa de estos últimos ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que tienen la institución y el gobierno que administra. Actividades de coordinación Esta función se encuentra en todas las etapas del ciclo administrativo. Es una orientación de los recursos y esfuerzos, unificados a un propósito o finalidad específica. Para lograr una coordinación eficiente es necesario prestar atención a la comunicación. Sistema de comunicación: la comunicación obedece a una decisión traducida a un mensaje legible en el 230

marco de un determinado ambiente. El mensaje es codificado convencionalmente, evitando errores de interpretación. Para transmitir un mensaje, se requiere un elemento transmisor o de emisión, un canal y un receptor. Si no se usa un código uniforme puede llegar a variar la acción por un problema semántico en la interpretación del mensaje.

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IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

LA INVESTIGACIÓN archivística se ha convertido en una realidad a partir de la sistematización de las tareas documentales, éstas se complementaron como profesión, apoyadas por la universidad en general, que otorga su respaldo científico y doctrinal necesario para establecerse definitivamente como ciencia. Los trabajos realizados hasta la fecha nos llevan a considerar una metodología archivística que permite el tratamiento universal de los fondos documentales desde su creación, hasta su depósito definitivo en los archivos de conservación permanente.

APROXIMACIÓN A UNA METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

Entendemos por método, al orden que se sigue en el conocimiento metódico, para hallar la verdad y enseñarla, es una forma de obrar o de hacer una cosa, lo cual da pie para considerarla como el conjunto de acciones o de

procedimientos más adecuados para alcanzar objetivos determinados. El método, en su modo genérico, deriva del griego méthodos, búsqueda, investigación, palabra compuesta por metá: hacia, y odós: vía, camino; según la etimología entonces, es el camino que debe ser recorrido para llegar a un punto o resultado, o modo de hacer una cosa. En general, es la manera de proceder racional para lograr un fin determinado, no sólo escogiendo los medios convenientes, sino también poniéndolos en práctica según un orden razonado, adecuado y consecuente, que se expresa mediante reglas o normas que pueden ser principios. Este párrafo habla perfectamente del papel de la ordenación y de la clasificación en el campo de la Archivología, por la cual podemos considerarla perfectamente como un método, debido a su proceder racional, utilizando principios adecuados para lograr un orden adecuado de la información. El fin u objetivo que se quiere obtener, mediante un método, no ha de ser necesariamente científico, pero una de las características fundamentales del conocimiento científico es que se trata de un conocimiento metodológico. Por lo general, los métodos se aplican a actividades susceptibles de ser divididas en etapas o momentos diversificables. Método y racionalidad se hallan estrechamente interrelacionados, por cuanto todo método es una manera de aplicar la racionalidad, pero a su vez la racionalidad misma puede definirse como el método de justificar adecuadamente nuestras creencias, para evitar lo más posible los errores, si se trata de la racionalidad teórica, o de adoptar los medios adecuados a los fines perseguidos, si se trata de la racionalidad práctica.

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La cuestión fundamental que plantea todo método es que no se trata simplemente de una manera útil y razonable de averiguar o conseguir algo, sino que el hecho de adoptar un método concreto determina ya aquello mismo que puede averiguarse o conseguirse. Del método hay que decir lo mismo que se afirma del conocimiento en general: que modifica aquello mismo que intenta conocerse. En algunas corrientes filosóficas y en determinados autores particulares, el método se manifiesta parte sustancial de su sistema. Así, el método socrático es, no sólo de núcleo de la actividad filosófica de Sócrates, sino hasta el inicio de la filosofía occidental; la duda metódica se identifica con el pensamiento de Descartes; el método trascendental de Kant no es sino el contenido de su Crítica de la razón pura; el método dialéctico es la marca de identidad del idealismo de Hegel y de la interpretación de la vida humana de Marx; el método fenomenológico caracteriza igualmente a la filosofía de Husserl y al existencialismo de Sartre. La actual filosofía de la ciencia, superadas de algún modo muchas de las anteriores discusiones sobre el método científico, pone de relieve el pluralismo de los métodos empleados en las diversas ciencias. En cambio la metodología se refiere al conocimiento de procedimientos e instrumentos. Así la metodología archivística se compone de los procedimientos (métodos), ordenación y clasificación, descripción y selección, sean éstos de mera apreciación lógica como técnica o práctica, pero perfectibles en base a principios cuyos enunciados se caracterizan por su aceptación universal. La ciencia archivística emplea, al igual que todas las ciencias, los métodos lógicos básicos: deductivo (ordenación y clasificación para dar un ejemplo), inductivo (descripción por ejemplo) y analógico (ciclo vital de los documen234

tos) y sus derivados: analítico (caracteres de lo documentos) y sintético (selección), que conforman todo proceso de razonamiento. La teoría archivística elabora y manifiesta los marcos conceptuales, las formulaciones, los análisis epistemológicos cuando los hay, las reglas convenidas o normalizadas, para el tratamiento de las hipótesis, las explicaciones conceptuales mediante elaboración de una terminología común y apropiada a los conocimientos que se practican. La práctica, origen de todos saberes, proporciona la experiencia sobre la cual actúa el análisis riguroso y aplica normas que surgen, como resultado de las especulaciones teóricas. Entendemos por metodología, en general, la ciencia del método, o el estudio teórico de los métodos que se usan en las diversas ciencias. Más propiamente, no sobre el objeto que tratamos, sino sobre el modo como tratamos a este objeto, y sobre los procedimientos de la investigación científica. Se la ha considerado parte de la lógica o de la epistemología; en realidad se aproxima mucho a esta última, así como a la filosofía de la ciencia o a la teoría de la ciencia, pero puede distinguirse de ellas por un enfoque más centrado sobre las técnicas y los procedimientos de investigación que sobre los problemas lógicos y epistemológicos. Se discute acerca de la metodología propia de las ciencias sociales, ciencias históricas, o ciencias del espíritu en general: según algunos, les incumbe un método que las distinga de las ciencias empíricas tradicionales, y según otros, el método ha de ser para toda ciencia el mismo. Esto forma parte de una disputa más amplia, la denominada methodenstreit (controversia sobre los métodos), surgida primeramente a finales del siglo XIX, en Alemania, entre ciencias de la naturaleza y ciencias del es235

píritu; Dilthey sostuvo el carácter propio y diferencial de estas últimas, que debían recurrir a métodos históricos, sobre todo la comprensión y la hermenéutica. La polémica se reanudó en los años 60, también en Alemania, entre Popper y Adorno, y otros. Popper sostenía la idea positivista de la “unidad del método” entre las ciencias sociales y naturales o de la “teoría unificada del método” que enuncia que toda ciencia ha de fundamentarse en la crítica de teorías o en la refutación de conjeturas. Mientras que la escuela de Francfort, o los autores de la teoría crítica sostenían la peculiaridad del método de las ciencias sociales: el método depende también de la “cosa” a la que se aplica y, si ésta es la sociedad, ha de comprender, entre otras peculiaridades, la experiencia de sus contradicciones y su carácter de totalidad; por tanto, el método no puede ser el mismo que el de las ciencias de la naturaleza. Metodología enfocada a la acción archivística. Se aplica al quehacer de las prácticas archivísticas, sea para establecer formas o diseñar secuencias para obtener el conocimiento del hecho archivístico, o para alcanzar resultados. La metodología de la acción, del acto, o del acto proyectual79 está destinada a formular planes en el quehacer archivístico, sea para el conocimiento de las estructuras organizativas en sí, o como un hecho archivístico propio de su acervo; sean éstos de hechos, sucesos, procesos o fenómenos, que suceden en su interior. No por ello debemos ignorar de los hechos que acontecen en su contexto de actuación con una finalidad más que explicativa, descriptiva; o, en última instancia, para llevar a 79 Víctor Hugo Arévalo Jordán: El acto proyectual de los archivos, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

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cabo el logro de objetivos o resultados inherentes al quehacer de la dirección y del gobierno. El método hipotético-deductivo es aplicable al conocimiento que se ocupa del mundo social. Parte de la concepción de Karl B. Popper, que enuncia que “las ciencias empíricas son sistemas de teorías”. Esas teorías surgen de la experiencia, “Las necesidades, una vez manifiestas y expuestas, son las que determinan los principios y las prácticas, doctrinarias o disciplinarias inicialmente, científicas posteriormente, creando técnicas que pasan por las largas fases de elaboración en los diferentes medios que se desarrollan, recibiendo métodos nuevos, concebidos para almacenar conocimientos y que requieren ser estudiados minuciosamente”80 estos conocimientos son aceptados no por un mero capricho ni simpatías, sino porque no existe una confrontación con la realidad que las desmienta. Las hipótesis se sustentan en la formación de cadenas deductivas y van conformando teorías explicativas de la realidad.

PRECISIÓN DE CONCEPTOS Hipótesis Se estudia en epistemología, proviene del griego hypóthesis, del verbo hypotíthemi, poner debajo: propuesta, suposición. Es una suposición, o un supuesto, con miras a explicar algo. Referida a la ciencia, es una generalización o enunciado general que, en principio, supone 80

138.

Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos..., op. cit., p.

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una interpretación de determinados hechos, y que adoptamos transitoriamente como verdadera mientras la sometemos a confirmación o refutación. En expresión de Carl G. Hempel, son “conjeturas felices” sobre las conexiones que se establecen entre los fenómenos que estudiamos. No toda hipótesis científica es una generalización: hay hipótesis particulares, como lo fue en su día “la Tierra gira en torno al Sol”, o la del descubrimiento del planeta Neptuno por las irregularidades en la órbita de Urano. No siempre queda clara la distinción entre una hipótesis y una teoría o una ley y, dado que la finalidad de una hipótesis es patrocinar una investigación, el mejor modo de entenderla es situándola en el contexto global de las teorías científicas. Una teoría es una recapitulación de varias leyes en forma de conjunto de enunciados que mantienen unas determinadas relaciones lógicas de deducibilidad; una ley es una hipótesis que, sometida a contrastación, ha sido confirmada; una hipótesis es una explicación transitoria con la que se trabaja en espera de someterla a contrastación; un enunciado de observación —o enunciado protocolario— es el enunciado que describe una experiencia, del cual puede probarse que es verdadero o falso. Se verifica una hipótesis, derivando de ella consecuencias lógicas —esto es, enunciados de observación o protocolarios— que, puestas a prueba, confirman inductivamente la hipótesis, en caso de resultar verdaderos, o refutan la hipótesis, en caso de resultar falsos. El falsacionismo de Popper plantea su propia manera de entender la formulación y la contrastación de hipótesis.81 Para facilitar los conceptos, consideremos a 81 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filosofía en CD-ROM, op. cit.

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todo enunciado que se adopta como verdadero con el fin de analizar sus consecuencias hasta aceptarlo como premisa, suposición o un presupuesto fenomenológico o desecharlo como opuesto a la realidad. Teoría Derivado del griego theoria, que significa ceremonia religiosa o contemplación. En sentido amplio, es el enunciado que aporta un conocimiento que está más allá de los datos o hechos que se perciben de una forma inmediata; conjetura o hipótesis meramente especulativa que nada tiene que ver con la práctica, con la observación o con la verificación; también campo amplio de estudio, filosófico o no, como la “teoría de las ideas de Platón”, la “teoría de la sociedad” o la “teoría del conocimiento”. El sentido etimológico del término está presente en los grandes autores de la antigüedad, como Platón y Aristóteles, quienes entienden el conocimiento en general, respectivamente, como contemplación de las ideas o como saber contemplativo y actividad intelectual superior del hombre. Con la presencia, en la época moderna, de las ciencias empíricas, una teoría es preferentemente una teoría científica, o sea, un conjunto de enunciados, hipótesis y leyes sobre un aspecto de la realidad, que establecen entre sí relaciones de deducibilidad y cuyas últimas afirmaciones son enunciados de observación, y cuyo concepto se relaciona intrínsecamente con los de ley e hipótesis. Sin embargo, las teorías no se limitan al ámbito de las ciencias empíricas, sino que abarcan cualquier campo del saber y debe decirse que, en principio, todo el conocimiento humano es teórico, porque todo conocimiento va más allá de los simples hechos conocidos en 239

un momento dado; también hay teorías puramente lógicas o matemáticas. La teoría es el aspecto sustancial del conocimiento, tanto del científico como del no científico. En la ciencia actual el interés se centra en las teorías, y no en la experiencia por sí misma, o en los datos o las observaciones; datos y observaciones se obtienen en función de la teoría, y aun todo dato se considera que lleva una “carga de teoría”. Popper ha contribuido de un modo en especial, en particular con su obra La lógica de la investigación científica (1934), a que últimamente se haya dado una importancia peculiar a la teoría en la metodología de las ciencias: las ciencias son sistemas de teorías y la misma epistemología es el estudio de las teorías. De aquí que la filosofía de la ciencia, o teoría del conocimiento científico, sea una reflexión de segundo grado, no ya sobre hechos ni siquiera sobre generalizaciones de hechos, sino sobre teorías, que Popper interpreta como un sistema de conjeturas y refutaciones: redes de mallas cada vez más finas, con las que se intenta captar, comprender y dominar la realidad.82 Entre los requisitos que debe satisfacer la teoría se cuentan: 1) Debe tener consistencia lógica; no debe existir en sus enunciados hipótesis contradictorias. 2) Las hipótesis fundamentales o principios deben ser independientes, es decir, ninguna de ellas debe ser deducida a partir de las demás. 3) No debe contener hipótesis inescrutables. La teoría se constituye entonces por una serie de hipótesis hilvanadas a una realidad. Existe toda una clasi82 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filosofía en CD-ROM, op. cit.

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ficación de las hipótesis que no hacen a nuestro estudio, en forma resumida podemos observar: Las hipótesis fundamentales: consideradas de un alto nivel del conocimientos, como hipótesis madres, de las cuales deriva gran parte del resto de las hipótesis de un determinado conocimiento. Las hipótesis fundamentales son opuestas a las de nivel mínimo que son generalizaciones inmediatas; y entre ambas opuestas se consideran las hipótesis de nivel medio. Están también las hipótesis extremales que suponen que distintos elementos externos al fenómeno analizado, podrían incidir sobre él si permanecen constantes; están también las hipótesis inescrutables, son de tal naturaleza que las consecuencias que se deducen de la teoría considerándolas, igual serian deducibles de ella sin su existencia; es decir que son superfluas, un sistema teórico genuino no debe contenerlas; y las hipótesis ad hoc que pertenecen a la teoría, se agregan para explicar un resultado. Leyes Se admite en general que son hipótesis de alto nivel, con mucho poder refutativo y con poder predictivo. Proviene del vocablo latino lex, legis: ley o proyecto de ley, que a su vez viene de legere: reunir, escoger y también leer; en griego, nomos. En sus diversos sentidos, se refiere fundamentalmente al ámbito jurídico, moral y científico. Nos interesa el aspecto científico que con frecuencia equivale a una ley de la naturaleza, es la descripción contrastada de las regularidades que se observan en los fenómenos naturales. Las leyes científicas o de la naturaleza se expresan mediante enunciados descriptivos, con los que se señala simplemente lo que es o sucede; 241

estas leyes expresan necesidad y universalidad. Las leyes de la naturaleza, son de cumplimiento y observancia necesarios y universales. Operativa del método Para lograr una aplicación adecuada del método hipotético-deductivo podríamos señalar tres pasos importantes: 1) Formulación de las hipótesis iniciales: éstas devienen de la experiencia, y de la repetición de los hechos. 2) Deducción de nuevos enunciados: de nivel prácticamente básico y como consecuencia de las hipótesis iniciales. 3) Control: que permite analizar los enunciados, comparados con la experiencia y obtención de nuevas conclusiones. Debemos tomar en cuenta, en forma general que la operativa del método hipotético-deductivo, como cualquier método científico, correctamente expresado, y sobre todo, evitando un autoritarismo del conocimiento, no acepta la existencia de principios absolutos. Así los principios de la Archivística, que son sugeridos por la práctica, deben soportar la prueba de la experiencia. Pero, aun así, tendrán siempre un carácter provisorio. Dada esta situación, los elementos de prueba empíricos, en sí, establecen la hipótesis, consustanciados en sí mismos. La hipótesis es una consecuencia lógica de los elementos de prueba, por lo que ninguna hipótesis es probada por sus casos favorables. Esto significa que los elementos de prueba empíricos hacen que sea razonable aceptar la hipótesis, sobre todo cuando no existen casos contrarios conocidos que prueben que una hipótesis es falsa o se la pueda refutar. 242

El método hipotético-deductivo plantea una impugnación directa a la licitud de la inducción como procedimiento de la ciencia. Si bien es comprensible lo forzado que implica aceptar este método, no debe por ello amilanarnos sobre el objetivo principal del trabajo archivístico. Existen rutinas, las rutinas conforman métodos, no siempre nomológicos, sino más bien de experiencia, y todo lo que atañe a las ciencias sociales son conocimientos acontecidos o de experiencia. Así nos plantea Popper, cuando expresa que “no se justifica la inferencia de enunciados universales a partir de enunciados singulares, por más numerosos que éstos sean”; lo mismo que nos dice Wisdom: “La inducción no existe como método, por cuanto no hay un mecanismo racional para pasar de premisas observacionales a una generalización inductiva”. Entendemos entonces, de acuerdo a lo expuesto anteriormente por los autores, que cualquiera que fuere el número de experiencias observadas respecto a una determinada relación causal, no es óbice de ser cierta, porque pueden llegar a darse experiencias contrarias, esto nos obliga a pensar que las conclusiones válidas para un número indeterminado de experiencias sólo son relativas. Lo que quiere decir que la verificación de la hipótesis se limita a las conclusiones extraídas de conjuntos de experiencias observadas, considerando que tampoco ningún número de observaciones permiten dar por verificada una hipótesis, por cuanto pueden producirse siempre observaciones que la refuten. La ciencia archivística consta de un conjunto de teorías que pretenden explicar distintos aspectos del comportamiento de los documentos de distinta naturaleza y origen. Existen algunas pautas de aplicación del método hipotético-deductivo sobre el fenómeno archivístico: 243

1) La obtención de datos: basado en la observación en lo que concierne a las organizaciones a quienes presta servicio. 2) La formulación de la hipótesis inicial: la deducción de hipótesis sucesivas y la elaboración definitiva de teorías explicativas del comportamiento documental. 3) El análisis metódico de las hipótesis propuestas: considerando el comportamiento concreto de los documentos. 4) La reflexión y transmisión de los conocimientos: logrados con las distintas hipótesis elaboradas y propuestas respecto a las organizaciones documentales, desde distintos enfoques como el histórico, psicológico, sociológico, etc.

LOS MÉTODOS DOCUMENTALES Se consideran métodos documentales, a las técnicas, herramientas, instrumentos que se emplean, como constitutivos de una actividad destinada a obtener toda la información posible, acerca de los distintos aspectos inherentes a la organización. Para realizar cualquier trabajo de un fondo, sea la ordenación, clasificación, descripción, selección, es necesario que éste esté previamente identificado, se presenta la situación que podemos identificar un fondo y no describirlo, no podemos describir nada sin previa identificación, de ahí que incluyéramos en nuestros trabajos de descripción, la etapa de identificación desde la primera edición de las técnicas documentales.83 La identiVíctor Hugo Arévalo Jordán: Técnicas documentales de archivo. La descripción archivística, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002. 83

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ficación es parte del análisis documental, conjunto de tareas que deben efectuar los archiveros, a partir de la cual se sentarán las bases para proceder a una correcta valoración y descripción del fondo documental. El breve análisis que sigue, como un mínimo requisito de todo archivo, está enfocado en función de los aspectos más problemáticos de las técnicas documentales, consistente en la evaluación documental: una técnica de la Archivología intensamente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio. Esta afirmación surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento teórico y práctico para viabilizar la configuración de un sistema de información y selección documental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de cada institución. De acuerdo a la clasificación de los archivos que pretendemos normalizar, a fin de evitar errores de lenguaje, consideramos que es al archivo intermedio a quien directamente le corresponde de forma plena y exclusiva la identificación de fondos, y su valoración, cuando de los fondos se trata, pero cuando se trata de otras unidades documentales, con el asesoramiento del archivo intermedio, son los archivos centrales, los que efectúan la identificación y valoración de las unidades intermedias. De esa forma es más factible y perfectible el control de las series documentales desde el mismo momento su producción. Debemos suponer que es obligación del archivo intermedio, velar, asesorar y revisar permanentemente para una correcta valoración documental, de los archivos del sistema, así como su intervención en los traslados y transferencias de sus fondos a otros archivos del 245

sistema. Tanto la identificación como la valoración, se deben realizar ineludiblemente sobre fondos administrativos. La etapa de análisis documental no es lo mismo que la evaluación documental que generalmente se utiliza para la selección; el análisis podría ser más metodológico en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos permita entender mejor la naturaleza de la información de los documentos, En el análisis documental se determinan los componentes de un documento, éstos pueden ser: – Las tareas o actividades que los producen. – Los conocimientos que encierran o representan. – Las responsabilidades que conllevan. – La información contenida. – La estructura física del documento. Esta etapa se efectúa mediante observación y estudio, y constituye la base fundamental para lograr una evaluación real del valor informativo de los documentos, por cuanto es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente qué es y en qué se diferencia de los demás. Un programa de evaluación de documentos, en el que no se consulte el análisis documental con la importancia y atención requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas con mejores técnicas. No se puede buscar perfeccionismo en la valoración misma de los contenidos documentales, adoptando métodos de alta especialización sin la base del análisis; el contenido de las actividades no se conoce o es conocido sólo superficialmente. En este sentido, el análisis documental es un medio de obtener información real sobre cada uno de los documentos para posterior elaboración de auxiliares descriptivos.

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Pero la importancia del análisis documental va más allá del proporcionar información para la evaluación de documentos. Es una práctica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de información. En efecto, los diversos factores que estudiaremos a los largo del presente trabajo, derivan en gran medida del hecho de que estas prácticas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y mejorar procedimientos de tramitación y de selección documental. Justamente, el proceso de análisis es un proceso de conocimiento de los componentes de cada documento en particular en su puesto de trabajo, se obtienen también datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizativa, y si existe claridad en las líneas de comunicación al efectuarse un trámite, si los procesos son racionales o existe un entorpecimiento, si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de información están mal distribuidas. La atención del archivero está dirigida a la unicidad, la individualidad de actividades orgánicas, interesan por su importancia dentro de la evolución institucional del hombre en sus actividades como ser institucional, al seleccionar las actividades y agruparlas formamos un todo complejo. Estamos interesados en las actividades comunes, en el modo en que las actividades se repiten, nuestro propósito es lograr generalizaciones o hipótesis concernientes a las actividades institucionales. Escogemos las actividades, a partir de la importancia de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo que tiene de común con los demás y la síntesis no es un complejo único, sino una generalización. El archivero 247

está interesado en la calidad, individualidad, unicidad para lograr una adecuada aplicación de las técnicas documentales que hacen a su metodología. El tema del estudio de los archiveros es el desarrollo de los actos humanos en el marco de las instituciones, resultado de miles de actos individuales. Individualmente, estas acciones no pertenecen al dominio de los archivos, se toman en consideración únicamente los actos que tienen relación con los movimientos e intereses de las instituciones. Se trata de la investigación descriptiva que comporta la narración e interpretación de los datos. 1) La necesidad de información (decisión, conocimiento): surge al tomar conciencia de la conveniencia de buscar datos sobre determinado tema. 2) Análisis del problema (acto, actividad): ¿cuáles son los materiales e información adecuados sobre determinado tema o problema, y cómo puede organizarse para su utilización? 3) La hipótesis (fundamento descriptivo): es un conglomerado de conclusiones tentativas sobre tendencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos obtenibles, junto con procedimientos planeados de antemano para recopilarlos y clasificarlos. 4) La evidencia (análisis documental): tentativamente se elabora en términos de la evidencia sobre el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones como materia de lectura documental. 5) Comprobación experimental (servicio en la institución): el contenido del curso, clasificado, se somete ahora a comprobación experimental, como rama organizada de un programa descriptivo. 6) Evaluación para necesidades futuras (servicio en el entorno social): en esta fase se llega a la aprecia248

ción final, basada en la comprobación experimental del valor del material compilado, decidiéndose si constituye materia para darle un curso permanente. Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un orden definido y una secuencia en el trabajo. Es necesario tener un conocimiento profundo sobre la producción documental de la institución para encontrar problemas definidos, esta secuencia aparece como resultado de la experiencia personal o como sugerencia de quienes requieren del acopio y reordenación del material, y se convierte en un esfuerzo centralizado en función de las necesidades aceptadas provisionalmente. La crítica documental trata del valor de los documentos que se obtienen para su análisis y aplicación. Adquiere juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el análisis de los caracteres internos, y por comparación con similares u otros documentos asequibles. El examen textual descubre las modificaciones que se producen en los documentos. La crítica documental es esencial. Logra el juicio definitivo sobre el significado de los datos reunidos, interpreta las exposiciones que brotan del análisis textual. La finalidad es averiguar las actividades verdaderas. Los esbozos del cuadro clasificatorio y del auxiliar descriptivo elegido toman forma al iniciarse la experiencia reflexiva por parte del archivero. Se preparan listas de títulos y encabezamientos de los taxones y de los auxiliares. Éstos se han sometido a constante revisión en el transcurso de todas las fases reflexivas antecedentes, y adquieren forma definitiva.

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Análisis de los tipos documentales Al estudiar los caracteres externos, hemos mencionado que el carácter físico consiste en la forma en la que se nos presenta el documento a primera vista, pero al efectuar un análisis ingresamos a una etapa en la cual se determinan, mediante la observación y el estudio, los distintos modos de información que componen el documento, para constituir un sistema archivístico propio de la organización, conociendo previamente qué es esa información y en qué se diferencia de las demás. El análisis documental es un proceso de conocimiento de la información de cada documento, se obtienen datos que sirven para analizar la estructura organizativa respecto al cumplimiento de ciertos principios fundamentales: – Si existe claridad en las diferentes líneas de comunicación. – Si los trámites diseñados son racionales o si hay entorpecimiento (generalmente burocrático), – Si existen procedimientos definidos para la estructuración del documento, – Si hay duplicidad de los documentos con el consiguiente sobre-esfuerzo administrativo, etc... Algunos aspectos entonces deben ser observados para lograr los resultados del análisis. Determinación del tipo de información que se desea obtener El tipo y detalle de información que se desea depende de la utilización que se quiere dar de ella. Si el objeto es obtener información para efectos de evaluación, se deben estudiar aquellos datos en los que reflejan el conte250

nido de los documentos, sus derivaciones, requerimientos y otras características que permitan medir su importancia relativa, importancia relativa en cuanto a la utilidad que puede brindar la información. Si se desea utilizar el análisis para aspectos de organización y tramitación, es decir, una completa gestión, habrá que detallar en mayor grado la información sobre los contenidos y componentes del documento y su relación con los otros documentos, relación de contenido, de lugar y distribución en las organizaciones, en los trámites y en el archivo. Los objetivos perseguidos por el análisis influyen también por la cantidad del grupo de documentos que se debe analizar. Si se desea obtener información más detallada para efectos de investigación, de la misma organización que los genera, se estima conveniente analizar todos los tipos documentales, lo cual es indispensable para la evaluación considerando que no puede obviarse el estudio analítico de aquellos documentos que son funcionalmente ubicados a los ya analizados. No está de más tratar de obtener el máximo de información sobre las unidades documentales, ya que un conocimiento superficial de ellas, o de las que se consideran representativas dentro del grupo documental, puede inducir a falsear su contenido por excluir otras características importantes. Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de análisis es porque se está completamente seguro de que la información contenida en ellas estará representada por otros tipos documentales de similares características. Una forma adecuada de conocer la información global sobre un determinado tipo documental, se desprende del conocimiento del organigrama y sus funciones, puesto que cada sector encarado en el organigrama tie251

ne un determinado número de actividades esenciales a desarrollar; de esta manera podemos claramente especificar que las oficinas de personal emitirán siempre documentos relacionados con la admisión, conducta y retiro de empleados como base fundamental; nunca una oficina de personal ha de realizar labores de contabilidad, de ahí que esa oficina emitirá documentación especializada, que puede denominarse de acuerdo a su mismo contenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones de personal, multas por inasistencias, etc., son documentos típicos, cuyo contenido será siempre de características similares cuando no idénticas. Estos documentos suelen formar las series dentro de esa función, se comprenderá también que la ordenación de tipos documentales corresponde más a un manejo interno de los asuntos de la organización. Siempre que sea posible y sin tener que alargar mucho esta etapa, se deben estudiar todos los pasos que tienen en el organigrama. Deducimos que se deben estudiar todas las unidades documentales en relación a las actividades de cada organismo, especialmente en aquellas entidades productoras de documentos que no han realizado anteriormente este tipo de investigaciones y en las cuales se observa poca claridad, tanto en las tareas mismas que generan documentos, como también en la suficiencia de los documentos. En general, los datos básicos que se deben obtener del análisis documental se pueden agrupar en: – Identificación documental. – Especificaciones o requerimientos documentales. – Descripción documental. – Evaluación del rendimiento informativo.

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Las unidades documentales Hasta el momento empleamos una terminología que muchas veces nos puede parecer un poco molesta entender, si no estamos tan involucrados en la problemática archivística. Las unidades documentales nos hablan sobre todo del volumen documental, pero están relacionadas estructuralmente con la entidad productora. Se trata de reunir, ordenar, en el sentido lato, los documentos pertenecientes a una entidad o a varias de ellas, para formar unidades homogéneas que conformarán primeramente las series, acorde con la información que tenemos de la estructura y funcionamiento de la entidad que produjo los documentos. Un desafío cotidiano se cumple cuando el archivero se encuentra ante un montón de papeles que deben ser ordenados y clasificados, y debe determinar si es un fondo o varios, un grupo o una colección, entonces hay que empezar con la laboriosa investigación, se debe obtener un conocimiento general del sentido, naturaleza esencial y estructura general antes de tratar las partes. Hablamos de la ordenación que debe partir del conocimiento y comprensión total del fondo. División de los fondos en unidades documentales Todo trabajo de ordenación y clasificación se sostiene en el método sistemático, que apunta a la división de un todo en sus partes. El análisis consiste precisamente en dividir en unidades que se identifiquen por sus propiedades, así distinguimos cada una de las partes separadamente y comprendemos sus relaciones entre sí y con el todo. 253

El fondo corresponde a todos los documentos producidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divide en grupos, los grupos son equivalentes a las colecciones en algunos casos, y éstos a su vez pueden dividirse en partes que estén relacionadas entre sí, que llamamos subgrupos, los subgrupos están conformados por las series. Las series se componen de tipos documentales, y llegamos a la unidad más pequeña que se llama pieza documental. Es trabajo archivístico entonces identificar las unidades y fijar los límites donde inicia y finaliza cada una de ellas. Distinguimos entonces tres grupos de unidades documentales de diversos tamaños: – Las unidades mayores, que consisten en los fondos y los grupos y las colecciones de papeles, esto último incluye los papeles de personas así como los de organismos privados. – Las unidades intermedias, formadas por los subgrupos y las series; el término serie se emplea aquí en el mismo sentido que los archiveros ingleses utilizan el término clase, lo cual nos aproxima indirectamente a la idea de clasificación. –Las unidades menores, formadas por los tipos documentales y las piezas documentales, documentos simples o compuestos, reunidos en volúmenes, carpetas, legajos, etc. La pieza documental se interpreta como un documento suelto, aislado, que no está incorporado físicamente a otros documentos; o bien, como un conjunto de documentos reunidos físicamente para formar una unidad distinta y separada tal como un volumen, un expediente o una carpeta.

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IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

La identificación es una voz femenina, derivada de “identificar”, de significado deducible. Consiste en comprobar que una persona o cosa es la misma conocida en otras circunstancias o de la que se poseen ciertos datos. También se interpreta como establecer la identidad de una persona o cosa. Y por último, por comparación, considerar o presentar como idénticas dos o más cosas. Desde el punto de vista archivístico, establecemos que la identificación es la actividad que se realiza en los archivos, sea por medio de la averiguación, investigación y sistematización, que permite establecer la identidad de los documentos, series, grupos y fondos, considerando sus categorías administrativas y archivísticas dando consistencia natural a la estructura de un fondo. La identificación la planteamos en nuestro medio en 1991, como un capítulo necesario para las tareas de descripción conformando parte del programa documental.84 Posteriormente se utilizó en la cátedra de Ordenación y Clasificación. Esta necesidad brota en forma natural, ubicándose perfectamente dentro de las tareas archivísticas. La identificación en sus distintas categorías, constituye entonces una de las primeras actividades en la metodología archivística. Consideremos que es una actividad de tipo intelectual que consiste en la investigación de la entidad productora y su relación con el tipo documental. Logramos una secuencia:

84 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Técnicas documentales de archivo. La descripción archivística, op. cit.

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1) Permite conocer a la entidad productora de los documentos. 2) Su evolución orgánica. 3) Competencias administrativas. 4) Tipos documentales en los que se materializan. 5) Procedimiento administrativo. 6) Disposiciones que afectan al trámite. 7) Elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental. La identificación documental nos daría como resultado las bases para realizar la organización del fondo, aplicando el método sistémico, se establece un cuadro de clasificación, permitiendo ordenar las series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción. Método de identificación de fondos Para el empleo de este método, es necesario tener conocimiento de por lo menos tres aspectos principales: los caracteres de los documentos, el ciclo vital de los documentos y los principios de la ordenación y clasificación. El conocimiento adecuado del principio de procedencia nos permite varias tareas dentro de esta actividad. Primero, identificamos a la entidad productora. Segundo, y a continuación identificamos el elemento funcional o los orígenes funcionales. Tercero, determinamos sus tipos documentales. Cuarto, con toda esta información procedemos a organizar el fondo. La información obtenida a cada paso debemos volcarla en documentos distintos como: – Índices de organismos. 256

– Índices de tipos documentales. – Organigramas. Y los necesarios que nos ayudarán posteriormente cuando nos aboquemos a la actividad de la valoración. Identificación de la entidad productora La entidad productora, que estudiamos en los caracteres de los documentos es aquella que, en el ejercicio de sus funciones, genera documentos propios del archivo. Para la identificación de la entidad productora debemos analizar el trayecto histórico de esta entidad, y esto lo logramos a través de los documentos legales de la misma entidad o de la legislación. Para ello consultaremos primero en la misma entidad para que nos brinde una orientación, y luego verificaremos los datos mediante los boletines oficiales, sumarios y repertorios legislativos. Cada área geográfica tiene su forma adecuada de dar a conocer sus leyes. Se pueden presentar situaciones en las cuales debemos utilizar nuestros conocimientos y formación para resolver: 1) Períodos en los que se presentan lagunas para determinar la estructura de las instituciones. 2) Legislación, reglamentación, normativa que no aparece publicada en órganos habilitados para este fin, por lo que hay que recurrir a los documentos internos de carácter legal. En esta etapa podemos encontrarnos con: – Instituciones históricas: es necesario estudiar: – Los documentos propios. – Las publicaciones sobre el funcionamiento de la institución.

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– La información aportada por las disciplinas auxiliares de la Archivística. – Instituciones familiares: consideradas así para facilitar nuestro lenguaje y estudio. Es necesario estudiar: – Los árboles genealógicos. – Los diferentes estudios heráldicos y nobiliarios con que pueda contar la familia. – Documentos conservados en otros archivos, como los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc. Toda la información que hayamos logrado reunir, debemos organizarla en distintos documentos, como: 1) Auxiliares descriptivos de instituciones: esto responde a la magnitud del trabajo y del archivo que realiza el trabajo de identificación, pueden utilizarse fichas de índices, fichas catalográficas, o respetando mejor la tradición archivística, realizar un inventario institucional. Si se tratara sólo de una institución, es conveniente tener todos los datos en la misma forma, considerando que podemos utilizarlos posteriormente para elaborar las guías. Es lógico pensar que estos datos deben estructurarse jerárquicamente de modo que nos permita un seguimiento adecuado de las distintas modificaciones de las unidades administrativas. Requerimos entonces la siguiente información: – Nombre y siglas de la entidad. – Fechas extremas de la vigencia de la entidad. – Competencias atribuidas a dicha entidad. – Disposiciones legales que modificaron la estructura de la entidad. – Relaciones de dependencia.

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– Entidades, instituciones, organismos que precedieron, sucedieron, generaron, dividieron, en el desarrollo de sus fines. – Relación de series producidas por la entidad en el cumplimiento de sus actividades. 2) Repertorio de organigramas: si la entidad no tiene en sus archivos, los organigramas y presupuestos, con la información recopilada se procederá a elaborar los diferentes organigramas que permitan conocer, de una forma gráfica, los cambios en la estructura de la entidad, en el período de vida que investiguemos. No debe sorprendernos que los organigramas suelen ser diferentes a los que originalmente se diseñaron, en la práctica se modifican las relaciones institucionales sin que se perciba en el diagrama de funciones. Una vez lograda la reconstrucción, se procede buscar las normas de aprobación de cada reorganización, lo cual nos dará las fechas correctas de los cambios sufridos por la entidad. 3) Repertorio legislativo: se forma en la medida que se elaboran las fichas de recogida de información, este instrumento debe tener como mínimo los siguientes datos: – Entidad afectada por la norma. – Resumen del contenido de la norma. – Fecha de promulgación. – Tipo de norma. – Antecedente de la entidad. – Sucesor de la entidad. Identificación de los orígenes funcionales En las actividades realizadas para identificación de los grupos documentales, realizamos un acopio de do259

cumentos relativos a la legislación, reglamentación y normalización de la entidad que estudiamos, estos documentos nos orientarán sobre los orígenes funcionales. Son las funciones las que producen la estructuración de las entidades, lo que constituye su verdadera razón de ser. Las funciones permanecen en el tiempo. Las funciones han de determinar entonces los orígenes, es decir, acercarnos a las oficinas mismas donde se producen los documentos, conformando así, la naturaleza de las series documentales. Identificación del tipo documental La definición del tipo documental se ha simplificado desde la enunciación de Schellemberg sobre el tipo documental. Entendemos que una misma actividad puede producir un mismo tipo documental, por lo tanto las actividades producen documentos en el desarrollo de sus objetivos, algunas de estas actividades, rutinarias, han de producir siempre la misma unidad documental cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos, al que optamos por denominar tipo documental. El tipo documental es el factor determinante para la denominación de la serie, llegando a confundir a ambos en el ejercicio archivístico. Es en este momento cuando procederemos a analizar los caracteres externos e internos de los documentos. El término tipo documental se adaptó a nuevos conceptos, debido a su complejidad expuesta. En la actualidad se utilizan los conceptos de tipo documental simple para denominar a la unidad documental simple, aquella que generalmente se realiza para comunicaciones internas, y tipo documental compuesto, conocido más bien como expediente, que es el conjunto de documentos pro260

ducidos por una oficina para la resolución de un asunto, generalmente los expedientes están regulados por normas de procedimiento, perdiendo así, su verdadera naturaleza y sentido el término tipo documental. Identificación del documento Los datos más significativos del documento son los siguientes: – Denominación: es decir, el nombre con el cual es conocido el documento dentro de la organización administrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambiguo, como por ejemplo “informes”, si bien podemos comprender qué actividad contiene el documento, no podemos determinar con exactitud a qué tipo de informe se refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o sea incluyendo la entidad productora, así obtenemos “informes laborales” o bien “informes de auditoria”, lo cual nos aproxima mucho más a un sector de realidad en la administración. Conviene entonces indagar sobre las denominaciones conocidas para poder llegar a normalizarlas y darles su verdadero sentido dentro de la ordenación y la descripción. – Códigos, claves: algunas instituciones modernas han adoptado el sistema de enumerar documentos en la medida que éstos son producidos, creándose códigos alfanuméricos para este fin, estos elementos son escritos en el Protocolo Inicial, por ejemplo: DEJ 123/99, indica que la nota corresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) y su número de orden es el 123, el año de gestión es 1999. Este tipo de notación facilita enormemente la ordenación de documentos, ya que los mismos se acumulan por la oficina que los produce y el orden en que son producidos, al mismo tiempo que estos documentos conservan 261

un orden cronológico (principio del orden original), puesto que en la medida que se producen los documentos, sus fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestiones o en forma periódica al renovarse la numeración, lo que generalmente se efectúa con la renovación del año o la gestión de un determinado ejecutivo de la institución. – Ubicación administrativa: dentro de la organización se establece su ubicación, tanto de origen como de almacenamiento, esto también determina la importancia de los documentos por su origen jerárquico. – Dependencia: el documento ha sido creado en una oficina que depende de una unidad mayor, por consiguiente su información puede ser complementaria o de relación a esa jerarquía, su información no siempre puede considerarse como completa; esta relación de dependencia merece un estudio más profundo dentro de la organización de la misma, en lo posible, normalizando los documentos y sus alcances de información contenida. Generalmente éste nos sirve en la clasificación. Por ejemplo, si en la clasificación hemos determinado varios grupos: económico, operativo o de organización y métodos, una nota emitida por contabilidad dependerá del grupo económico y no del operacional. – Nombre y cargo del firmante: cuando se quiere obtener una sofisticación en los archivos y sobre todo cuando se trata de documentos de importancia, es necesario describir los nombres de los que intervienen y firman; generalmente con el fin de establecer responsabilidades, e incluso porque el usuario o consultante demanda información teniendo como único dato el nombre de la persona que firmó el documento.

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Especificaciones o requerimientos documentales Esta parte del análisis consulta diversos datos complementarios, pero lo esencial es para la evaluación de documentos por las características que se registran. Tenemos: – Formación del documento: las características que se requieren para fijar la información. Distribución de las áreas de información esencial y complementaria y áreas de referencia. Para apreciar estos requerimientos, se debe obtener información sobre diversos tipos documentales para evitar duplicidad de esfuerzos y datos. También se debe consultar sobre las acciones o actividades que han de generar al documento y que implican un determinado grado de normalización. – Experiencias anteriores: corresponde averiguar si anteriormente se han efectuado diseños similares de documentos y si dieron algunos resultados satisfactorios, es necesario también conocer experiencias anteriores producidas y que se dejaron de producir a raíz de la eliminación de algunos sectores dentro de las institución, propio de la dinámica administrativa. – Responsabilidades: conviene determinar el grado de responsabilidades que encierra el documento y establecer las responsabilidades de información, es decir, en lo posible, instituir una escala de responsabilidades del tipo de información que pueden suministrar los auxiliares descriptivos, y el tipo de usuarios que puede consultar estos documentos. – Habilitación documental: todo escrito es habilitado al ser firmado, el estudio comprenderá entonces, la adecuación de la habilitación, estableciéndose escalas en este sentido, algunos documentos posiblemente sean 263

habilitados como certificación por un archivero, otros requerirán la habilitación del escribano para tener validez, esta habilitación tendrá necesariamente una estrecha relación con las responsabilidades que encierra la documentación del archivo. – Exigencias documentales: la continua creación de documentos impone que éstos tengan contenidos mínimos para su identificación, como ser, denominación de la entidad productora, datación, etc. Es conveniente un estudio en este sentido, de modo que en la ordenación permita agruparlos por sus funciones y en la descripción pueda utilizarse este tipo de información. Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisis efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos como los siguientes: 1) Fecha en que se efectuó el análisis documental, ya que los contenidos estudiados pueden variar considerablemente con el transcurso del tiempo. 2) Identificación del archivero analista que efectuó el análisis, a fin de recurrir a él en caso de dudas. 3) Detallar los nombres de quienes fueran consultados al realizar el análisis, y de los superiores inmediatos que respaldan la realidad de los datos obtenidos. Los tres elementos de estudio empleados, identificación, especificaciones y descripción, constituyen las secciones principales del análisis, permiten conocer a fondo los elementos principales que componen cada unidad documental, siempre y cuando la investigación se efectúe en forma detenida y se obtenga la información posible.

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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO DENOMINACIÓN CÓDIGOS, CLAVES UBICACIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA 1º 2º 3º 4º NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES FORMACIÓN DEL DOCUMENTO EXPERIENCIAS ANTERIORES RESPONSABILIDADES HABILITACIÓN DOCUMENTAL EXIGENCIAS DOCUMENTALES l) Fecha en que se efectuó el análisis documental 2) Identificación del archivero analista 3) Detallar los nombres de quienes fueran consultados DESCRIPCIÓN Cuadro 15. Identificación del documento.

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Delimitación del concepto de serie documental La serie es el conjunto de documentos producidos bajo un mismo origen funcional, desarrollo de una misma función y finalidad, y cuyo trámite ha sido realizado como un solo tipo documental. Para identificar a las series se tiene que dar en forma adecuada una misma entidad productora, que desempeña una misma función y compone un mismo tipo documental. La modificación de uno elemento, cambia definitivamente a la serie. Como regla general el nombre de la serie deriva del nombre del tipo documental, y el nombre del tipo documental es el objetivo y el asunto del documento inicial o la actividad que se realiza. Con todos estos datos, como lo hicimos anteriormente, con los fondos, formaremos el repertorio general de series. Sin ser exhaustivos los datos que incluiremos serán: – Tipo documental. – Entidad productora. – Función. – Fechas extremas. – Legislación que afecte al trámite de la serie. – Documentos básicos que componen el expediente. – Antecedente de la serie. – Continuación de la serie. – Signaturas del archivo.

EL MÉTODO SISTÉMICO Este método responde a la necesidad de lograr una configuración de aquellas realidades hacia las cuales

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apunta el interés del investigador-archivero, que traiga aparejada la concurrencia interdisciplinaria. Esto contribuye a superar inconvenientes derivados de aplicar enfoques multidisciplinarios. El método sistémico se convierte en un adecuado instrumento de ordenación, en la percepción de los fenómenos, una manera de observar la realidad física de la organización institucional.

EL MODELO SISTÉMICO El método sistémico se sustenta en la composición de modelos, éstos se constituyen en un medio adecuado para construir, precisar esquemas representativos de la realidad. El modelo sistémico cumple cuatro funciones básicas: – La organizativa: consiste en la capacidad de ordenar y relacionar datos desarticulados, mostrar similitudes o conexiones que no fueron percibidas por otros métodos. – La heurística: que lleva al descubrimiento de nuevos hechos y nuevos métodos. – La predictiva: consiste en observar pautas de distribución de datos conocidos, proyectar provisionalmente una pauta similar hacia cierto sector de lo estudiado, sobre el cual no contamos aún con datos de primera mano. – La de medición o mensurativa: que asume distintas formas según la naturaleza de aquello que estudie. Básicamente para los intereses archivísticos, estos modelos son considerados como descriptivos.

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EL CONTEXTO De vital importancia para la Archivística moderna, la expresión contexto, denominado también ambiente, entorno o medio, designa al universo que rodea al sistema manteniendo las relaciones de mutua incidencia. Así consideramos contexto suprasistémico por estar constituido por el sistema del cual depende el de referencia. Caso claro es el de los archivos dentro de las instituciones. El contexto específico está constituido por los destinatarios del producto del sistema; en nuestro caso, los usuarios, investigadores y sociedad íntegra.

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL El resultado inmediato de la fase de identificación se traduce como conocimiento adecuado de los elementos que constituyen cada serie documental, lo que permite establecer los criterios para la clasificación. La identificación del fondo y de todos sus componentes es una tarea intelectual, no física, puesto que aplica el método sistemático a las series documentales dentro del cuadro de clasificación, redundado en beneficio del trabajo. Repetimos que la clasificación no es un trabajo físico, por lo tanto no requiere movimiento de fondos dentro del depósito. La localización de los documentos corresponde a una aplicación de las signaturas, tarea descriptiva. De acuerdo a nuestras observaciones, disponemos del repertorio de series documentales, las funciones, los organigramas y los apuntes que señalan la evolución orgánica de la entidad productora. Con esta información ela268

boramos un cuadro teórico de clasificación, que utilizaremos como punto de partida para enfrentarnos a los documentos. Decimos cuadro teórico, considerando que no es el definitivo, porque en la medida que estudiemos a fondo la documentación, este cuadro se convertirá en una realidad. El cuadro teórico es el punto de partida, el cuadro definitivo será el que ponga de manifiesto todas y cada una de las características del fondo estudiado. Apelamos entonces a la sabiduría de Schellemberg, quien establece tres tipos de clasificación según se atienda a la estructura orgánica, a las acciones o a los asuntos, diferenciándose por tanto tres sistemas: – Clasificación orgánica: es la que agrupa las series documentales atendiendo a la estructura del organismo. – Clasificación funcional: mucho más difícil de aplicar, organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismo. – Clasificación por materias: atiende al contenido sustantivo de los documentos, sólo es recomendable efectuarla en los auxiliares descriptivos cuando se tiene un fichaje exclusivo para esto. La adopción de un sistema de clasificación depende de la naturaleza del fondo. Así, si tenemos el fondo documental de un organismo que no ha sufrido modificaciones perceptibles en su estructura, aplicamos un cuadro de clasificación orgánico, que reflejará a la estructura del organismo. Si tenemos un fondo documental de un organismo que ha sufrido modificaciones, será aconsejable la utilización de un cuadro de clasificación funcional. No olvidemos que las funciones son más estables a través del tiempo.

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Una vez clasificado el fondo, se procede a establecer en el cuadro, las series de acuerdo a su jerarquía, es aquí cuando comprendemos que la “ordenación” es sólo la aplicación del orden original en que fueron produciéndose los documentos. Sólo en el caso de las colecciones y fondos muy desorganizados adoptaremos criterios de ordenación: cronológica, alfabética, etc.

LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES MAYORES

Nos referimos a unidades mayores cuando hablamos de grupos documentales y colecciones de manuscritos. El término grupos documentales se emplea para designar a los documentos originados en la división del trabajo de las entidades productoras, que son generalmente de carácter público. El término colecciones de manuscritos se refiere a los documentos que se originan en entidades productoras, generalmente de carácter privado.

LOS GRUPOS DOCUMENTALES La idea de dividir los documentos en varios grupos responde a los fines administrativos dentro de las instituciones y archivísticamente hablando, es la condición implícita del principio de procedencia. Según la definición de Jenkinson el grupo documental está compuesto de los documentos “resultante de las actividades de una dependencia que haya sido un organismo íntegro, capaz de tratar independientemente sin ayuda o autoridad exterior, todos los aspectos de cualquier asunto que normalmente se le presente”. 270

Factores de la formación del grupo documental: el factor principal y casi único para dividir los documentos en grupos es su procedencia. Respetándose este principio, no es necesario involucrar términos de maximilización ni minimalización, como lo expresan algunos autores. Los límites de un grupo documental deben ser identificados y definidos de acuerdo con el origen del grupo en una entidad productora. Los documentos que forman los grupos deben tener ciertas características comunes que dan unidad o cohesión al grupo documental. Los grupos son unidades integrales que pueden administrarse separadamente. El aspecto que debe subrayarse de la definición de Jenkinson es el de que la dependencia gubernamental debe tener un carácter bien definido para que los documentos que allí se originan sean claramente separables de los de las otras dependencias. Ocasionalmente es deseable establecer grupos documentales a base de sus funciones en lugar de los orígenes administrativos, pero es preferible en lo posible, evitar esta tentación. Otro factor que también merece atención al establecerse un grupo documental es la cantidad de documentos. Ordenación de los grupos documentales: normalmente deben ordenarse de acuerdo con los siguientes principios: – Los grupos documentales deben conservarse como unidades íntegras. La creación de los grupos documentales está basada en la lógica de que la documentación en cada grupo debe conservarse junta sin mezclarse con la de otro grupo. 271

– Los grupos documentales deben ordenarse de acuerdo con las relaciones administrativas o funcionales que tienen entre sí. Siempre que sea práctico el método administrativo es el preferido para ordenar los grupos documentales. Los grupos deben ordenarse de acuerdo con su nivel jerárquico dentro de la entidad productora. Al igual que la aplicación en los fondos, cuando la organización administrativa es muy compleja para determinar sus áreas de trabajo, es preferible clasificar por el método funcional. En el método funcional, el orden que se impone a los grupos documentales refleja las relaciones funcionales de las dependencias que los produjeron. Los grupos documentales establecidos para una sucesión de dependencias funcionalmente relacionadas entre sí, deben ordenarse de modo que quede reflejado el desenvolvimiento de la entidad productora. Los grupos documentales pueden ordenarse en sucesión cronológica; de modo que el grupo o dependencia antecesora sea colocada antes que la dependencia sucesora.

LAS COLECCIONES DE MANUSCRITOS El término “colección” debe definirse claramente cuando se emplea para indicar un grupo dado de documentos. Proviene del latín “collectio, -onis”, derivado, como “collecta”, de “collígere”, y éste de “légere”, leer. Es el conjunto de cosas de la misma clase reunidas por alguien subjetivamente, por gusto o curiosidad. La hecha con cosas unidas arbitrariamente y no por una relación natural existente entre ellas. 272

El término se emplea para designar a los documentos que se originan en una fuente dada, sin tener en cuenta su forma física o la manera en que fueron producidos o acumulados. El término se emplea en la Duke University Library para referirse a “cualquier conjunto de papeles que constituyen una unidad íntegra por estar relacionados con una persona, una familia, una institución o corporación”. Las colecciones de papeles se dividen por la manera que fueron reunidas: – Las colecciones orgánicas: se aplica al conjunto de documentos que se forman en el curso normal de los negocios o la vida de las entidades particulares, sean individuos o corporaciones. Estas colecciones tienen características definidas. Comúnmente cada una deriva de una sola fuente, y son producidas contemporáneamente con las acciones de que tratan. – Las colecciones artificiales: son reunidas después de que han ocurrido las acciones a que se refieren y no contemporáneamente con ellas; usualmente derivan de muchas fuentes y no de una sola. Formación de las colecciones de manuscritos: el primer factor, como en el caso de los grupos documentales, es la procedencia de los documentos. La colección esta compuesta normalmente por documentos reunidos por determinados intereses. Son adquisiciones de una persona, familia, un grupo de familias relacionadas o de entidades privadas tales como empresas comerciales, iglesias, universidades. Otro factor es la cantidad de documentos. La cantidad de documentos que puede ser administrada como una colección es difícil de precisar y el número de documentos que constituye una colección varía en diversos repositorios de manuscritos. 273

LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES INTERMEDIAS

Los subgrupos documentales. El término “subgrupo” se emplea para designar las unidades archivísticas dentro de los grupos documentales establecidos básicamente por la organización de la estructura orgánica o de las funciones de la oficina y origen. El subgrupo está integrado por numerosas series. Formación del subgrupo 1) Orígenes administrativos: normalmente una dependencia para la cual se ha establecido un grupo documental, puede ser subdividida en varias pequeñas unidades administrativas. Los documentos procedentes de tales entidades administrativas menores se consideran como un subgrupo dentro del grupo documental. Cuando una dependencia tiene oficinas (sucursales) en varias regiones del país, la documentación procedente de cada una de las oficinas regionales, puede ser considerada como un subgrupo. 2) Orígenes funcionales: repetimos lo dicho para los fondos y para los grupos, pero con mayor frecuencia, las dependencias son reorganizadas de modo que la identidad administrativa de los documentos producidos por las oficinas menores suprimidas queda obscurecida. Cuando se presentan estas situaciones, los documentos referentes a una de las principales funciones de la dependencia, pueden ser considerados como un subgrupo. Ordenación de los subgrupos: de acuerdo a lo observado en el anterior acápite, los subgrupos se ordenan de acuerdo a las relaciones administrativas que existen entre sí. Esto puede lograrse colocando los subgrupos de acuerdo con el nivel administrativo que ocupa cada 274

uno de ellos dentro de la dependencia. También pueden ordenarse de acuerdo con las relaciones funcionales que tienen entre sí. Esto es acorde a la elección que se tome para la formación de los subgrupos. Series documentales En los Estados Unidos el término “serie” se aplica a conjuntos de documentos del mismo tipo documental, al igual que en Europa. Además, se atribuye también a todo el conjunto de documentos que está organizado de acuerdo con el mismo sistema de ordenación sin tener en cuenta si los documentos son del mismo o de diferentes tipos documentales. En su sentido amplio, el término “serie” incluye hasta los conjuntos de documentos desordenados pero que tienen entre sí la característica común de tratar del mismo tema o actividad. Formación de la serie documental Al subdividir un grupo documental en las partes que lo constituyen, el factor que se toma en cuenta es la ordenación de los documentos dentro del grupo, que, como dijimos antes, si se respeta el principio del orden original, viene predeterminado en su formación. Otro factor que influye en la formación de las series son los tipos documentales, carácter externo, que alude más a la función del documento que a su mismo formato. Una gran mayoría de las series se integran de tres extensas clases físicas: documentos audiovisuales, cartográficos y textuales, los mismos que se subdividen en distintos tipos documentales. Pero lo más seguro para la series y su unidad de composición, los tipos documentales, consiste en la íntima 275

relación con un tema o actividad; en el marco de una misma actividad produce generalmente un mismo tipo documental. Este factor se toma en cuenta incluso cuando las series no pueden formarse en base a los otros factores citados anteriormente. Si se diera la situación de que los documentos no pueden dividirse en series en razón de su ordenación o tipo documental, el conjunto de documentos puede ser designado como una serie en base a otras características comunes o cohesivas que tienen entre sí. Estas características comunes pueden ser que los documentos traten del mismo tema o actividad. Ordenación de las series Las series se ordenan de acuerdo al orden original, que manifiesta estar de acuerdo con las relaciones administrativas que tienen entre sí. Este método sugiere que las series sean ordenadas de modo que reflejen el nivel administrativo que la oficina de origen ocupa dentro de la dependencia o para que queden reflejadas las relaciones jerárquicas de la estructura. Lo mismo que para las otras unidades documentales, siempre queda el método de emergencia que es el de ordenar las series funcionalmente. Bajo este método las series quedan ordenadas de acuerdo con las funciones que dieron origen a los documentos.

SERIES DE MANUSCRITOS Las series de manuscritos son aquellas que integran las colecciones generalmente de papeles privados.

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La idea de dividir una colección en las partes que la constituyen en base a tipo documentales o de acuerdo con un tema o actividad, es ajeno al modo de pensar de los conservadores de las colecciones de manuscritos del siglo pasado.

EL MÉTODO INTERROGATIVO Forma de conocimiento, más precisamente de indagación científica.

DETERMINACIÓN DE LA OBTENCIÓN DE DATOS

Teóricamente el contenido de un documento se puede conocer por la información que proporcionan las distintas unidades generadoras de documentos y lo que estuviera detallado en los manuales de procedimientos que deberían existir en toda institución. Si se tuviera la certeza de que las entidades productoras conocen perfectamente los documentos que generan, y los manuales fueran suficientemente detallados como para facilitar la aplicación de las técnicas documentales de archivo, los archiveros que efectúan el análisis podrían realizar sus actividades en sus propios lugares de trabajo, dándose sólo el trabajo de ordenar adecuadamente la información. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporcionará datos fidedignos sobre la documentación, haciéndose necesario recurrir a los propios redactores de documentos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por las cuales generan la documentación.

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Esta forma de participación, del archivero con los emisores de documentos, permite una obtención de conocimiento real y constituye una forma efectiva de acción en conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de análisis y evaluación y asegura al archivero que su trabajo será ponderado de acuerdo a la información suministrada por el mismo. De esta forma no hay motivo para alegar que hubo desconocimiento o error en la determinación de características del documento. Como en este tipo de investigación predominan juicios humanos, especialmente cuando los trabajos estudiados requieren un mayor conocimiento, se recomienda recurrir a jerarquías más elevadas, quienes con un criterio más amplio de las actividades que desempeñan, pueden modificar algunos aspectos de la información suministrada por los empleados. En los archivos administrativos, la conformidad, tanto de las secciones productoras de documentos como de sus jerarquías y los archiveros, resulta esencial para asegurar una información correcta, asimismo sirve de camino para interesar y facilitar su cooperación en las restantes etapas del proceso de análisis y evaluación.

FORMA DE OBTENER LOS DATOS Básicamente se pueden emplear tres formas de obtener la información relativa a los contenidos documentales. a) Sistema de entrevistas. b) Sistema de consultas. c) Sistema de encuestas. Estos sistemas pueden tener factores negativos y positivos, pero cuando se reúne la información de los tres 278

sistemas, observaremos que tenemos una información lo suficientemente abundante como para realizar el análisis lo más cercano a la realidad.

LA ENTREVISTA El método de la entrevista, interview en inglés, tiene una adecuada aplicación en los estudios sociológicos en casi todas sus especialidades. Se considera a la entrevista como un método para conocer, por medio de preguntas convenientemente fundadas y articuladas, efectuadas en una relación interpersonal, respecto de lo que una persona sabe sobre los seres, las cosas y los acontecimientos. En Archivología la entrevista tiene dos aspectos que la hacen más agradable: – Primero: se usa en la investigación. – Segundo: es la materialización de la actividad para la identificación de los documentos y los servicios que prestan. Este segundo aspecto, permite además, comunicaciones directas con todos los niveles jerárquicos de la institución. El método interrogativo se utiliza: 1) En la administración documental se emplea la entrevista como un método que permite obtener información sobre los rasgos inherentes a los documentos, de la cualidad de cada uno, a fin de evaluar su utilidad y poder formular aspectos como la selección, traslados y transferencias. 2) En los relevamientos documentales que se realizan para diagnósticos y descripción de la entidad productora o de sus partes. Se puede determinar los objetivos o misiones asignadas, funciones o actividades, pro279

cedimientos, atribuciones y obligaciones que el diagrama de estructuras no nos comunica. 3) Para investigar causas y efectos de anomalías documentales, sean estructurales o funcionales, y recabar opiniones sobre posibles soluciones.

SISTEMA DE ENTREVISTAS Consiste en obtener los datos relativos al documento, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que encierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valores de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios merecen algunas consideraciones. La entrevista es una conversación entre dos personas de las cuales una es el entrevistador y otra el entrevistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad obtener alguna información. Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigidas, o no dirigidas. La diferencia es que en esta última la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que, en la primera, se ha preparado de antemano un cuestionario o serie de preguntas. Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lugar, que el entrevistador debe poseer un cierto conocimiento de la persona del entrevistado, sus dotes y cualidades, sus actuaciones, para poder moverse con comodidad. En segundo lugar, que la entrevista provoca problemas. A veces el entrevistado rehúsa responder, falsea la verdad o se deja llevar por impresiones erróneas. Además, el lenguaje de la entrevista debe ser atendible y a través de él el entrevistador debe ganarse la confianza del entrevistado. 280

Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslucir sus impresiones personales o ideas que puedan inducir por determinados caminos al entrevistado y que no son realmente los propios. Se entrevista directamente, en su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor conocimiento sobre los documentos que se elaboran en su sector; en un despacho de asesoría legal, no entrevistaremos a la secretaria, que sólo recopila la información que ha sido elaborada por el asesor; entrevistaremos entonces al asesor y le interrogaremos sobre los documentos, todo aquello que nos interesa saber para poder efectuar una aplicación de las técnicas documentales adecuada. Posteriormente, verificaremos todos los datos obtenidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxiliares descriptivos sean lo más uniformes posible. Para facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan formularios diseñados ex profeso, y en algunos casos, se elaboran guías escritas para tener la seguridad que se considerarán todos los aspectos que interesen al archivo. La entrevista se complementa con la observación directa del trabajo del sector entrevistado para lograr una comprensión del empleo de la documentación y de qué forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las actividades de ese sector. Para que la entrevista proporcione los resultados esperados, es necesario que el entrevistador esté capacitado, tanto en los contenidos de la Archivología como en los contenidos del sector entrevistado, sea este sector una sección determinada de la administración, cuando los archivos son administrativos, sea el sector un cuerpo de investigadores, cuando el archivo es de conservación permanente.

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Esta capacitación del entrevistador permite no detenerse en detalles que pueden no significar nada para los objetivos de las técnicas documentales. Por último, es conveniente informar al personal que proporciona los datos, de las facilidades que pueden brindarnos el análisis documental y de todos aquellos datos que soliciten y contribuyan a lograr una mayor cooperación.

LIMITACIONES Las personas entrevistadas, por distintas causas, puedan distorsionar la información que suministran, sea en forma total o parcial. En el método de la entrevista ello hace necesario la programación de las preguntas, previéndose, además, algunas que permitan repasar y profundizar las respuestas obtenidas por medio de otras. Otra limitación que podemos prevenir es que las personas entrevistadas no se encuentren autorizadas para suministrar la información deseada o que no deseen hacerlo. Para tener en cuenta: 1) El objetivo de la entrevista debe ser claro en todos sus aspectos. 2) Una vez obtenido los resultados de la entrevista, el archivero debe indagar, por otros medios, cuestiones relacionadas con los documentos. 3) La entrevista debe ser objetiva, precisa, de corta duración. 4) El tema motivo de la entrevista debe ser dado a conocer con anterioridad, de modo que permita al entrevistado preparar sus respuestas.

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5)Se debe escuchar al entrevistado, sin apremiarlo ni discutir. No se deben dar consejos, recomendaciones ni recriminar sobre sus actos o modos de pensar.

SISTEMA DE CONSULTAS Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad del documento, mediante consultas efectuadas en el mismo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios, más categóricamente a los usuarios. Estas consultas van dirigidas a resolver los problemas que puedan presentarse sobre la forma o formas en que son solicitados los documentos, de modo que los auxiliares descriptivos tengan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acercan a consultar con un nombre determinado del tipo documental, o desconocen los contenidos de determinados tipos documentales, las opciones permitirán entonces al consultante adecuarse y enterarse de si lo que busca es realmente un determinado tipo documental o bien puede encontrar en otros documentos, información que le permita desarrollar su conocimiento y trabajo con mayor eficacia. Este sistema tiene mucho en común con el sistema de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

SISTEMA DE ENCUESTAS En este sistema, las entidades productoras describen su trabajo con relación al documento, respondiendo a las preguntas que se les formulen en cuestionarios elaborados para este fin. 283

El cuestionario es una práctica de investigación que consiste en un sistema de preguntas que tiene por finalidad obtener datos. Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar, exclusivamente con un sí o un no cuando se someten varias alternativas de respuestas entre las que el entrevistado debe responder. En los otros —abiertos— la respuesta queda librada al entrevistado. Se recomienda que en todo diseño de cuestionario se ponga especial atención en el contenido, el vocabulario y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios. Referente al contenido hay que pensar si la pregunta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestarla, si puede hacerlo, etc. En lo que se relaciona con el vocabulario, si es inteligible si realmente pregunta lo que queremos, si expresa las posibles alternativas pensadas. En lo que se refiere a la secuencia, es conveniente que se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo importante. Con un orden lógico que no distorsione respuestas y que no se produzca la llamada “contaminación”. Se entiende por tal la influencia que el orden de preguntas puede ejercer en las respuestas del informante. Si bien es cierto que este sistema puede proporcionar información más ordenada y meditada, requiere por lo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo que a menudo se deben complementar con las entrevistas, prolongándose en el tiempo empleado para esta etapa.

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ENCUESTA Y CUESTIONARIO El método de la encuesta prescinde de la relación personal para efectuar la indagación en un cuestionario escrito. El cuestionario es el instrumento básico para esta actividad. En la investigación archivística es el medio idóneo para el análisis estructural, que es lo que realmente nos interesa. El análisis estructural es útil para obtener información objetiva, referida a cargos, funciones, cantidad de personal, objetivos, etc. La aplicación del cuestionario permite la realización de los censos documentales. El cuestionario es un tipo documental que se compone de un listado de preguntas, convenientemente elaboradas, que permitan obtener la mayor cantidad de información respecto de una cuestión determinada. La principal restricción reside en que mediante el cuestionario, sin contacto personal significativo, no es posible alcanzar la profundidad interrogativa, propia de la entrevista. En la preparación del cuestionario se deben tomar algunas precauciones: 1) El cuestionario debe ser redactado con claridad y precisión, utilizando un lenguaje común y accesible. 2) Se deben efectuar preguntas que estén relacionadas directamente con el tema y objeto investigados. 3) Se deben desechar las preguntas cuya respuesta tenemos segura, salvo que quisiéramos formarnos una opinión. 4) Se deben incluir preguntas de comprobación, para cotejar respuestas con los resultados obtenidos por otras fuentes.

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5) La extensión del cuestionario debe ser lo más breve posible, y las preguntas los más simples posible. La fiabilidad del cuestionario reside en la exactitud de la información obtenida. Todos los resultados deben ser procesados, a efecto de alcanzar un conocimiento verdadero.

CLASIFICACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS a) Según la forma para su llenado. Presencial: cuando el encuestador está presente y anota las respuestas que da el encuestado. No presencial: cuando el encuestador no está presente y el encuestado responde escribiendo sobre el formulario. b) Según el tipo de preguntas. 1) Preguntas de aspectos concretos y objetivos, tales como: ¿cuántos años tiene usted en el archivo?, ¿cuánto gana?, etc. 2) Preguntas cuya respuesta se debe averiguar, por qué, cómo o para qué se hace tal o cual cosa. Por ejemplo: ¿por qué eligió este tipo de trabajo?, ¿cómo se hace la clasificación en su trabajo?, ¿para qué realiza la descripción de este tipo documental? 3) Las preguntas apuntan a obtener una opinión personal del encuestado, qué piensa acerca de un tema, lo cual incluye preguntar por qué, cómo o para qué haría tal o cual cosa. c) Según lo que se quiere conocer. Son las que nos interesan desde el punto de vista archivístico, los cuestionarios están destinados a conocer y describir estructuras; funciones y tareas; objetivos; atri-

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buciones, deberes y demás características de los cargos; etc.

PREPARACIÓN DE FORMULARIOS Cualquiera de los sistemas citados anteriormente requiere de formularios que permitan la recogida de datos en forma ordenada y comprensible para quienes los utilicen posteriormente. Por ello es necesario prestar una atención esmerada al diseño de los formularios que faciliten estas tareas. En caso de efectuar las encuestas, es fundamental presentar preguntas claras y directas y que los formularios sean fácilmente manejables por quienes han de responder. En algunos puntos del cuestionario, será necesario incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explicativas, para facilitar la comprensión del contenido del formulario y de lo que se quiere obtener con él. Al diseñar los formularios, para poder efectuar una buena labor de análisis documental, se deben considerar los siguientes aspectos: 1) Los espacios destinados a las características del documento, deben ser lo suficiente amplios o ampliables, para facilitar la anotación de un máximo de datos. 2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que se realicen. 3) Reservar secciones especiales para anotar datos complementarios que no requieren de amplias descripciones. 4) Tratándose de análisis a los efectos de la evaluación de documentos, consultar todos los datos necesa-

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rios para este proceso y en la forma más fácilmente utilizable para su estudio. 5) Es conveniente considerar cuáles serán las características de los campos de información que van a interesar, y consultar las preguntas necesarias para estos requerimientos. Las características se analizarán posteriormente. La preparación de los formularios deberá hacerse con anticipación, con el objeto de someter los proyectos a sucesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

EL FORMULARIO Para nuestros fines, el formulario es un instrumento de comunicación impreso que contiene preguntas con respecto a una serie de asuntos, que es necesario responder o explicar para hacer o solicitar algo. La solicitud: es un cuestionario a ser respondido por quienes requieren algo y que por lo general inician un trámite o proceso administrativo. La declaración: es otro tipo documental por el cual se responde a una requisitoria.

EL MÉTODO DEL TEST Este método se considera como un aporte de la psicología, posteriormente, dada su facilidad de respuestas, se utilizaron con otros fines distintos a los de la medición de capacidades de los individuos, administrativamente, desde sus primeras aplicaciones, se orientaron a la selección de personal.

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El test es considerado como un método para determinar realidades, en nuestro caso, un complemento de la entrevista. Se debe remarcar que en la elaboración de un test se requiere un especial cuidado, sobre todo objetividad, y sus características deben hacerlo confiable y válido. Entendemos por confiabilidad a la precisión de la medición, conciso, simple. Entendemos por validez la relación de capacidad para determinar de la conducta en función de determinada actividad, en otros términos, que sea un indicador representativo del rendimiento.

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