(
KOMPENDIUM
) PowerPoint 2003
Das Kompendium Die Reihe für umfassendes Computerwissen Seit mehr als 20 Jahren begleiten die KOMPENDIEN aus dem Markt+Technik Verlag die Entwicklung des PCs. Mit ihren bis heute über 500 erschienenen Titeln deckt die Reihe jeden Aspekt der täglichen Arbeit am Computer ab. Die Kompetenz der Autoren sowie die Praxisnähe und die Qualität der Fachinformationen machen die Reihe zu einem verlässlichen Partner für alle, ob Einsteiger, Fortgeschrittene oder erfahrene Anwender. Das KOMPENDIUM ist praktisches Nachschlagewerk, Lehr- und Handbuch zugleich. Auf bis zu 1.000 Seiten wird jedes Thema erschöpfend behandelt. Ein detailliertes Inhaltsverzeichnis und ein umfangreicher Index erschließen das Material. Durch den gezielten Zugriff auf die gesuchte Information hilft das KOMPENDIUM auch in scheinbar aussichtslosen Fällen unkompliziert und schnell weiter. Praxisnahe Beispiele und eine klare Sprache sorgen dafür, dass bei allem technischen Anspruch und aller Präzision die Verständlichkeit nicht auf der Strecke bleibt. Mehr als 5 Millionen Leser profitierten bisher von der Kompetenz der KOMPENDIEN.
Unser Online-Tipp für noch mehr Wissen …
... aktuelles Fachwissen rund um die Uhr – zum Probelesen, Downloaden oder auch auf Papier.
www.InformIT.de
Microsoft Office
PowerPoint 2003 Visualisieren und Präsentieren CH R I ST I A N SC H MI DT
(
KOMPENDIUM Einführung | Arbeitsbuch | Nachschlagewerk
)
Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 06 05 04
ISBN 3-8272-6578-9 © 2004 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Coverkonzept: independent Medien-Design, Widenmayerstraße 16, 80538 München Coverlayout: Heinz H. Rauner, Gmund Titelfoto: IFA-Bilderteam, Meer Lektorat: Cornelia Karl,
[email protected] Korrektorat: Petra Kienle Herstellung: Elisabeth Prümm,
[email protected] Satz: Michael und Silke Maier, Ingolstadt (www.magus-publishing.de) Druck und Verarbeitung: Kösel, Kempten (www.KoeselBuch.de) Printed in Germany
Im Überblick
Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
Teil 1
Basiswissen
.................................................
21
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
Teil 2
Präsentationen entwerfen
...................................
93
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
Kapitel 5
Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
119
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
129
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
147
Teil 3
Präsentationen perfekt gestalten
............................
187
Kapitel 8
Texte erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
189
Kapitel 9
Texte formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
227
Kapitel 10
Tabellen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
273
Kapitel 11
Alles über Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
285
Kapitel 12
ClipArt verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
349
Kapitel 13
Diagramm erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
365
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
403
Kapitel 15
Zusammenarbeit im Office-Paket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
421
Kapitel 16
Notizen und Handzettel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
441
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
5
Im Überblick
Teil 4
Showtime!
...................................................
455
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
457
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
495
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
515
Kapitel 20
Präsentation weitergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
537
Anhang
.......................................................
545
Anhang A
PowerPoint installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
547
Anhang B
PowerPoint anpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
557
Anhang C
Office-Assistenten und andere Hilfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
579
Anhang D
Befehl für Befehl. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
583
Anhang E
Tastenkombinationen im Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
673
Anhang F
50 Tipps und Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
677
Anhang G
Inhalt der Buch-CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
687
Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
689
6
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Inhaltsverzeichnis
Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
Über dieses Buch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
Schreibweisen und Konventionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17
Vielen Dank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
Teil 1
Basiswissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
1.1
Was ist eine »Präsentation«? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23
1.2
Die Vorbereitung ist wichtig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
1.3
Der inhaltliche Aufbau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
1.4
Die Gestaltung der Folien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
1.5
Wie geht man in PowerPoint vor?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
33
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
2.1
Wichtige Begriffe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
37
2.2
Der erste Eindruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
38
2.3
Einige Grundfunktionen in PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
42
2.4
Menüleiste und Symbolleisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
49
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
55
3.1
Starten und eine Entwurfsvorlage übernehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
56
3.2
Die Titelfolie erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
59
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
7
Inhaltsverzeichnis 3.3
Datum und Foliennummer eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
3.4
Eine Folie im Folienfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
62
3.5
In der Gliederungsansicht arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
65
3.6
Folie mit Diagramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
3.7
Folie mit Objekten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
75
3.8
Folie mit Schaubild erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
79
3.9
Den Folienmaster ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
81
3.10
Bildschirmpräsentation vorbereiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
82
3.11
Ausdrucken der Präsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
90
Teil 2
Präsentationen entwerfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
93
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
4.1
Eine neue Präsentation erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
4.2
Eine Präsentation öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
104
4.3
Die Präsentation speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
109
4.4
Seite einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
115
Kapitel 5
Drucken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
119
5.1
Eigenschaften des Druckers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
119
5.2
Was soll gedruckt werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
120
5.3
Umfang und Farbe des Ausdrucks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
122
5.4
Weitere Optionen beim Ausdrucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
124
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
129
6.1
Normalansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
129
6.2
Der Folienbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
134
6.3
Die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
138
6.4
Foliensortierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
141
6.5
Notizenansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
143
6.6
Bildschirmpräsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
145
8
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Inhaltsverzeichnis Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
147
7.1
Was ist eine Entwurfsvorlage? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
147
7.2
Eine neue Präsentation mit einer Entwurfsvorlage erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
7.3
Die Entwurfsvorlage ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
152
7.4
Was sind die Master?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
154
7.5
Folienmaster bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
159
7.6
Titelmaster einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
167
7.7
Mehrere Master verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
169
7.8
Den Folienmaster erneut übernehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
172
7.9
Die Standardvorlage ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
173
7.10
Farben und Farbschema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
174
Teil 3
Präsentationen perfekt gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
187
Kapitel 8
Texte erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
189
8.1
Der Folienbereich in der Normalansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
189
8.2
Folien und der Folienmaster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
191
8.3
Titelfolie und Titel einer Folie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
195
8.4
Textobjekte auf der Folie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
199
8.5
Freier Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
203
8.6
Text kopieren und einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
205
8.7
Text recherchieren und ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
207
8.8
Die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
209
8.9
In der Gliederungsansicht arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
211
8.10
Umstellung der Gliederung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
216
8.11
Weitere Funktionen in der Gliederungsansicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
222
8.12
Import und Export von Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
224
Kapitel 9
Texte formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
227
9.1
Einen Text markieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
228
9.2
Einen Text verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
232
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
9
Inhaltsverzeichnis 9.3
Schriftart und Schriftgröße. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
234
9.4
Die Textfarbe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
243
9.5
Aufzählungen und Nummerierungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
244
9.6
Die Schriftstile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
250
9.7
Der Zeilenabstand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
252
9.8
Einen Text ausrichten, drehen oder anpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
253
9.9
Format kopieren und zuweisen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
256
9.10
Einzüge und Tabstopps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
258
9.11
Suchen und Ersetzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
264
9.12
Rechtschreibung prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
265
9.13
AutoKorrektur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
269
Kapitel 10
Tabellen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
273
10.1
Tabellen erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
273
10.2
Werte in die Zellen eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
276
10.3
Zeilen und Spalten ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
277
10.4
Tabelle formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
281
Kapitel 11
Alles über Objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
285
11.1
Erstellen und Bearbeiten von Objekten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
285
11.2
Objekte mit Text versehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
300
11.3
Formatieren von Objekten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
304
11.4
Linien, Pfeile und Verbindungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
317
11.5
Freihandfiguren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
323
11.6
Raster und Führungslinien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
330
11.7
Ausrichten, Verteilen, Drehen und Kippen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
335
11.8
Objekte gruppieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
341
11.9
WordArt einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
344
10
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Inhaltsverzeichnis Kapitel 12
ClipArt verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
349
12.1
Mit ClipArts arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
349
12.2
ClipArts bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
353
12.3
Der Clip Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
360
Kapitel 13
Diagramm erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
365
13.1
Diagramme einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
365
13.2
Ein Datenblatt bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
368
13.3
Einen Diagrammtyp auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
380
13.4
Das Diagramm formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
388
13.5
Weitere Möglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
400
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
403
14.1
Ein Schaubild erstellen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
403
14.2
Die schematischen Darstellungen im Vergleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
409
14.3
Ein Organigramm erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
413
Kapitel 15
Zusammenarbeit im Office-Paket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
421
15.1
Einbetten, Einfügen und Verknüpfung einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
421
15.2
Mit Excel zusammenarbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
423
15.3
Mit Word zusammenarbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
429
15.4
Präsentationen überarbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
436
Kapitel 16
Notizen und Handzettel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
441
16.1
Notizen zu den Folien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
441
16.2
Notizenmaster gestalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
446
16.3
Handzettel erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
449
16.4
Notizen in Microsoft Word erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
452
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
11
Inhaltsverzeichnis
Teil 4
Showtime! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
455
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
457
17.1
Die Foliensortierung als ideale Ansicht für die Vorbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . .
457
17.2
Effekte für den Folienübergang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
462
17.3
Animationsschemas verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
467
17.4
Benutzerdefinierte Animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
470
17.5
Diagramme animieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
483
17.6
Aktionseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
485
17.7
Sound oder Film einbinden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
489
17.8
Andere Dateien einbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
492
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
495
18.1
Erforderliche Technik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
495
18.2
Bildschirmpräsentation einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
496
18.3
Bildschirmpräsentation starten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
499
18.4
Zielgruppenorientierte Präsentationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
505
18.5
Automatische Präsentationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
507
18.6
Kommentar aufzeichnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
511
18.7
Tipps für eine elektronische Präsentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
511
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
515
19.1
Hyperlinks einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
515
19.2
Als Webseiten speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
520
19.3
Präsentationen übertragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
532
Kapitel 20
Präsentation weitergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
537
20.1
Für eine CD verpacken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
537
20.2
PowerPoint Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
540
12
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Inhaltsverzeichnis
Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
545
Anhang A
PowerPoint installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
547
A.1
Setup starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
547
A.2
Programmteile entfernen oder hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
555
Anhang B
PowerPoint anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
557
B.1
Die Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
557
B.2
Die Symbolleisten anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
570
Anhang C
Office-Assistenten und andere Hilfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
579
Anhang D
Befehl für Befehl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
583
D.1
Menü Datei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
583
D.2
Menü Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
596
D.3
Menü Ansicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
604
D.4
Menü Einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
615
D.5
Menü Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
626
D.6
Menü Extras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
644
D.7
Menü Bildschirmpräsentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
652
D.8
Menü Fenster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
659
D.9
Menü ? (Hilfe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
660
D.10
Menü Zeichnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
663
Anhang E
Tastenkombinationen im Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
673
Anhang F
50 Tipps und Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
677
F.1
Allgemeines und Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
677
F.2
Layout und Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
678
F.3
Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
679
F.4
Aussehen der Folie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
681
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
13
Inhaltsverzeichnis F.5
Formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
683
F.6
Grafiken und Diagramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
685
F.7
Elektronische Präsentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
685
Anhang G
Inhalt der Buch-CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
687
Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
689
14
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einleitung
Herzlich willkommen bei PowerPoint 2003! Eine gute Idee ist die beste Grundlage für einen Erfolg. Aber die beste Idee ist nur zweitklassig, wenn sie nicht nachhaltig vermittelt werden kann. In der Vergangenheit sind viele daran gescheitert, dass sie ihre Ideen oder Vorschläge nicht perfekt präsentieren konnten. Das muss Ihnen nicht passieren. Präsentationen werden in der heutigen Zeit immer wichtiger. Meetings, Produktvorführungen oder Schulungen werden zunehmend von professionellen Hilfsmitteln unterstützt. In vielen Konferenzräumen finden Sie Beamer, die dazu aufrufen, die elektronischen Medien zu verwenden. Dafür sind aber spezielle Programme notwendig, die sich um die Erstellung und Vorführung von Präsentationen kümmern. PowerPoint, in der vorliegenden Version PowerPoint 2003, ist weltweit der Standard für professionelles Präsentieren. Wann immer Sie einen Vortrag abgeben oder Unterlagen bereitstellen müssen, werden Sie mit PowerPoint keine Probleme haben – die ganze Welt nutzt es. PowerPoint ist ein erstklassiges Programm, mit dem Sie schnell überzeugende Präsentationen erstellen und vorführen können. Ihre Entscheidung, mit PowerPoint zu arbeiten, werden Sie nicht bereuen!
Über dieses Buch Die Buchreihe der Kompendien bei Markt+Technik stellt stets die ausführliche Beschreibung eines Programms in der Art eines Handbuchs dar. Das trifft auch auf dieses Buch zu. Es bietet eine Beschreibung aller Befehle und Funktionen, die in PowerPoint 2003 vorkommen. Dem Einsteiger in die Materie werden durch Übungen ebenso Antworten geboten wie dem Experten, der bestimmte Funktionen nachschlagen möchte. Thematisch geht das Buch aber auch über grundlegende Fragen hinaus und beschreibt ebenso die Zusammenarbeit mit dem Office-Paket. PowerPoint wird selten als eigenständiges Programm erworben, sondern meist in Form des Office-Pakets zusammen mit Word und Excel.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
15
Einleitung Bei den inhaltlichen Schwerpunkten gilt es zwei Seiten zu betrachten. Einerseits müssen alle Befehle und Funktionen des Programms vorgestellt und andererseits muss die Anwendbarkeit dieser Befehle für die Aufgabenstellung der Benutzer berücksichtigt werden. Funktionen und Befehle werden somit nicht aus der Sicht des Programms, sondern immer vor dem Hintergrund ihrer praktischen Anwendung erklärt. Dadurch ergibt sich eine Synthese aus Anwendersicht und Funktionsbeschreibung des Programms, die stets die Anforderungen aus der Praxis bevorzugt behandelt. Dies wird auch in der Gliederung deutlich, die thematische Schwerpunkte setzt. Teil 1, »Basiswissen«, umfasst die Kapitel 1 bis 3 und dient der Einführung und dem Überblick. Hier erhalten Sie Informationen über die Grundlagen von PowerPoint. Auch Anfängern wird kurz und bündig erklärt, was bei Präsentationen grundsätzlich zu beachten ist. Dabei geht es nicht um PowerPoint, sondern um das »Wie« bei einer Präsentation. Ferner finden Sie in Kapitel 3 ein Übungskapitel, das ich gerade den neuen Anwendern von PowerPoint sehr ans Herz legen möchte. Mittels einer konkreten Aufgabe werden Ihnen viele Funktionen und Befehle schon während der Übung nähergebracht. Im Teil 2, »Präsentationen entwerfen«, finden Sie die Kapitel 4 bis 7. Dabei geht es zunächst um die Vorarbeiten, also um alles, was die gesamte Präsentation als solche betrifft. Fragestellungen wie das Einrichten der Seiten oder die Wahl der Farben werden hier behandelt. Teil 3, »Präsentationen perfekt gestalten«, geht danach ins Detail. Hier wird alles über die Bearbeitung von Text und Tabellen (Kapitel 8 bis 10), über das Erstellen und Formatieren von Objekten (Kapitel 11) bis hin zu den schematischen Darstellungen, Diagrammen, ClipArts (Kapitel 12 bis 14) vorgestellt. Kapitel 15 beschreibt die Zusammenarbeit im Office-Paket und abschließend stellt Kapitel 16 die Notizen und Handzettel von PowerPoint vor. Teil 4, »Showtime!«, behandelt danach in den Kapiteln 17 bis 20 die elektronische Präsentation und das Thema Internet. Während die vorausgegangenen Kapitel eher die Erstellung einer Präsentation beschreiben, finden Sie hier alles über die Vorführung der Präsentation. Dazu gehören Themen wie Animationseinstellungen, automatische Präsentationen oder die Weitergabe von Präsentationen. PowerPoint kann aber auch leicht als Programm zur Erstellung von Webseiten verwendet werden. Auch dieses Thema kommt nicht zu kurz.
16
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einleitung Der letzte Teil (die gelben Seiten) ist als Nachschlagewerk gedacht. Neben der Installation und dem Einrichten des Programms werden alle Befehle und Funktionen von PowerPoint vorgestellt. Sie finden diese in der Reihenfolge, wie sie in den Menüs von links nach rechts auftauchen. Hier erfahren Sie auch, wie Sie die jeweiligen Befehle auf den Symbolleisten einfügen können beziehungsweise wo Sie den Befehl schon auf einer Symbolleiste finden. Ganz am Ende der »gelben Seiten« finden Sie »50 Fragen und Antworten«, die immer wieder gerne gestellt werden. Es gibt ein Thema, das in diesem Buch nicht behandelt wird. PowerPoint verfügt, wie alle Office-Programme, über die Programmiersprache VBA. Damit können eigenständige Makros und Programme erstellt werden. Diese Funktionen werden hier nicht vorgestellt. Mir erscheint ein Mix aus Programmbeschreibung und Programmierung in einem Buch zusammen nicht sinnvoll. Ebenso wenig hat es Sinn, nur die einzelnen Visual Basic-Befehle für PowerPoint ohne weitere Kommentare aufzulisten. Bei Markt+Technik gibt es zum Thema VBA eigene Bücher. Dort finden Sie das Thema Programmierung viel besser und übersichtlicher behandelt, als es hier geschehen könnte.
Schreibweisen und Konventionen Es werden im Buch einige Schreibweisen verwendet, die den Lesefluss unterstützen sollen. Zur Sicherheit und um Missverständnissen vorzubeugen, seien sie kurz erläutert. Begriffe Symbol Für die auf den Symbolleisten vorhandenen Bilder wird stets der Begriff »Symbol« verwendet, obwohl PowerPoint diese oft als »Schaltflächen« bezeichnet. Symbol ist der eindeutigere Begriff. Schaltfläche Mit Schaltfläche werden die so genannten »Buttons« bezeichnet. Sie befinden sich in Dialogfeldern oder auf Symbolleisten. Menü Unter Menü sind die Begriffe zu verstehen, die auf der Menüleiste zu finden sind, wie »Datei«, »Format« oder »Extras«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
17
Einleitung Befehl und Funktion Befehle und Funktionen sind die Begriffe, die unter den Menüs zu finden sind. Wenn Sie beispielsweise das Menü DATEI auswählen, erscheinen die Befehle und Funktionen, die zum DATEI-Menü gehören. Einige Beispiele zu den Schreibweisen: Wählen Sie DATEI/ÖFFNEN... Hier sollen Sie im Menü DATEI den Befehl ÖFFNEN auswählen. Klicken Sie auf das Symbol für RECHTECK auf der Symbolleiste... Hier sollen Sie auf das Symbol für RECHTECK klicken. Die Symbolleiste, auf der das Symbol zu finden ist, wird dabei stets angegeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Übernehmen«... Sie befinden sich bei einer solchen Anweisung meist in einem Dialogfeld. Unter Schaltflächen werden immer Buttons wie »OK«, »Übernehmen« oder »Für alle übernehmen« verstanden. Tastensymbole Darüber hinaus werden immer wieder Tasten auf der Tastatur erwähnt, die Sie in bestimmten Situationen drücken sollen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der Tastenbezeichnungen und die Bilder, die stattdessen im Buch zu finden sind:
18
(¢)-Taste
Return-Taste oder Enter-Taste
(ÿ_) -Taste
Tabulatortaste
(ª)-Taste
Hochtaste oder Shift-Taste
(Strg) -Taste
Strg-Taste oder Steuerungstaste, auf englischer Tastatur: »Ctrl-Taste«
(Bild½)-Taste
Bild-nach-oben-Taste, auf englischer Tastatur: »PgUp-Taste«
(Bild¼)-Taste
Bild-nach-unten-Taste, auf englischer Tastatur: »PgDn-Taste«
(Pos1) -Taste
Pos1-Taste (ganz nach oben), auf englischer Tastatur: »Home-Taste«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einleitung (Ende)-Taste
Ende-Taste (ganz nach unten), auf englischer Tastatur: »End-Taste«
(æ__)-Taste
Rück-Taste (ein Zeichen rückwärts entfernen), auf englischer Tastatur: »Backspace-Taste«
(Esc)-Taste
Esc-Taste
(Entf)-Taste
Entf-Taste, auf englischer Tastatur: »Del-Taste«
(F7)-Taste
Entsprechende F-Taste, hier (F7)
Vielen Dank In Gesprächen über PowerPoint bekomme ich immer wieder Ideen und Anregungen bezüglich des Inhalts dieses Buchs. Ich möchte mich an dieser Stelle bei allen und insbesondere bei meinen Kolleginnen und Kollegen bei der SAP in Walldorf ganz herzlich bedanken. Christian Schmidt Heidelberg, im November 2003
Über den Autor Christian Schmidt studierte Betriebswirtschaftslehre an der Universität Mannheim. Während dieser Zeit sammelte er intensive Erfahrungen als Softwaretrainer und erwarb sich die Fähigkeit, einfach und prägnant Programme für den Anwender zu beschreiben. Er hat bereits zahlreiche Bücher zum Thema verfasst. Als ehemaliger Lokalisierer übertrug er PowerPoint 3.0 ins Deutsche und lernte das Programm von allen Seiten kennen. Mittlerweile ist er bei der SAP beschäftigt. Präsentationen sind ein wesentlicher Bestandteil seiner beruflichen Praxis und häufig in seinem Terminkalender zu finden Feedback Autor und Verlag freuen sich über Ihre Reaktionen und Anregungen. Unter der Adresse
[email protected] sind wir für Sie erreichbar.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
19
Teil 1 Basiswissen
Kapitel 1:
Präsentieren mit Konzept
23
Kapitel 2:
Grundlagen in PowerPoint
37
Kapitel 3:
PowerPoint kennen lernen
55
1
Präsentieren mit Konzept
Bevor Sie tiefer in die Details von PowerPoint einsteigen, geht es in diesem Kapitel erst einmal um einige grundlegende Fragestellungen rund um das Thema Präsentationen. Häufig stehen gerade unerfahrene Anwender vor dem Problem, dass sie keinen richtigen Anfang finden. Sie wissen nicht, wie sie »das Ganze auf die Reihe bekommen sollen«. Was ist beim Aufbau einer Präsentation zu beachten und wie geht man am besten dabei vor? Genau diese Fragen beantwortet das folgende Kapitel. Es richtet sich an weniger erfahrene Anwender, die noch nie oder erst selten eine Präsentation vorgeführt, geschweige denn erstellt haben.
1.1
Was ist eine »Präsentation«?
Der Anlass einer Präsentation kann ganz unterschiedlich sein. Vielleicht wollen Sie einen Plan vorstellen oder andere von einer Idee überzeugen. Oder Sie wollen ein Produkt verkaufen, Mitarbeiter motivieren und über neue Trends in der Technik informieren. In allen Fällen präsentieren Sie. In diesem Zusammenhang gibt es einen weiteren Begriff: den Vortrag. Beim Vortrag zeichnet sich der Vortragende meist durch eine inhaltlich wie rhetorisch glänzende Rede aus. Für den Zuhörer stellt dies leider oft eine reine »Konsumveranstaltung« ohne aktive Beteiligung dar. Informationen werden lediglich aufgenommen. Diskussionen oder Fragen sind nicht notwendigerweise Bestandteil eines Vortrags. Sicherlich sind Präsentation und Vortrag artverwandt. Häufig wird aber bei einer Präsentation stärker auf die Integration des Publikums geachtet. Zumeist ergibt sich eine Präsentation in Hinblick auf eine spezielle Fragestellung oder aus einem konkreten Anlass. Oftmals schließt sich an das Ende der Präsentation eine Diskussionsrunde an, in der sich offene Fragen oder das weitere Vorgehen erörtern lassen. Bei einer Präsentation wird fast immer mit visuellen Hilfsmitteln gearbeitet. Neben dem gesprochenen Wort werden Folien, Flip-Charts oder Schaubilder verwendet. Visualisierungen unterstützen den Vortragenden in der Präsentation und helfen dem Zuhörer, den Inhalt besser zu verstehen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
23
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept Eine Präsentation hat zumeist einen konkreten Anlass und verfolgt ein klares Ziel. Sie ist oft durch einen interaktiven Prozess zwischen Vortragendem und Zuhörern gekennzeichnet. Der Einsatz von visuellen Hilfsmitteln wie zum Beispiel Folien ist wesentlicher Bestandteil einer Präsentation. Eine Präsentation ist damit weit mehr als ein Vortrag.
1.2
Die Vorbereitung ist wichtig
Die Grundlage einer überzeugenden Präsentation ist eine gute Vorbereitung. Hier wird der grobe Rahmen abgesteckt. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie sich über den Grund der Präsentation Klarheit verschaffen. Dabei müssen Sie festlegen, welches Ziel Sie mit der Präsentation verfolgen. Des Weiteren sollten Sie sich Gedanken über den Kreis der Zuhörer machen. Je nach Zusammensetzung muss die Präsentation unterschiedlichen Anforderungen genügen. Auch die Räumlichkeit, in der Sie die Präsentation geben, beeinflusst die Wahl Ihrer Mittel. Anlass und Hintergrund Jede Präsentation hat einen Anlass oder eine Vorgeschichte. Vielleicht hat ein Kunde angerufen und Sie gebeten, nächste Woche ein Projekt vorzustellen. Oder Sie haben eine Produktidee und wollen das Management mit einer Präsentation davon überzeugen. Eine Präsentation ist in vielen Fällen eine einmalige Gelegenheit. Auf der Grundlage der Präsentation wird oft eine Entscheidung getroffen oder das weitere Vorgehen bestimmt. Daher ist die Frage nach dem »Warum« dieser Präsentation die entscheidende Frage, die leider viel zu selten gestellt wird. Wenn Sie sich über das »Warum« im Klaren sind, fallen die nächsten Schritte viel leichter, denn Sie beantworten damit indirekt die Frage nach dem Ziel der Präsentation. In diesem Zusammenhang ist es manchmal wichtig, weitere Hintergrundinformationen einzuholen. Vielleicht hat es zu diesem Thema schon einmal eine Präsentation gegeben oder die Vorgeschichte reicht noch weiter zurück. Damals wurde zum Beispiel ein ähnliches Produkt vorgestellt und die Präsentation war ein Reinfall. Solche Hintergründe müssen Sie unbedingt in Ihrer Präsentation berücksichtigen, denn sie beeinflussen maßgeblich die Grundhaltung Ihrer Zuhörer. Zielsetzung Wie gesagt, wenn Sie die Frage nach dem »Warum« klären, erhalten Sie auch eine Aussage über das Ziel. Sie möchten in Ihrer Präsentation beispielsweise ein neues Produkt vorstellen. Damit wollen Sie die Geschäftsführung überzeugen, das neue Produkt auch tatsächlich anzubieten. Oder Sie möchten nur über das abgelaufene Geschäftsjahr berichten, also informieren. 24
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Vorbereitung ist wichtig
Kapitel 1
Informieren Das Ziel Ihrer Präsentation ist es, im einen Fall zu überzeugen und im anderen Fall zu informieren. Beide Ziele können mit einer Präsentation verfolgt werden. Bei einer »Informationsveranstaltung« vermitteln Sie eher Zahlen, Fakten oder Daten, die dem Zuhörerkreis nicht unmittelbar bekannt sind. Sie als »Vortragender« erwarten nach der Präsentation keine weiteren Aktionen der Zuhörer. Diese werden mit neuem fundiertem Wissen nach Hause gehen. Sie haben sie informiert. Überzeugen In einer Präsentation mit Überzeugungscharakter erwarten Sie eine eindeutige Handlung der Zuhörer. Diese sollen vielleicht Ihren Plänen zustimmen, die Ideen weitertragen und diskutieren oder Sie aktiv in Ihrem Vorhaben unterstützen. Wenn Sie dieses Ziel verfolgen, sollten die Zuhörer am Ende ausdrücklich zu der gewünschten Aktion aufgerufen werden. Teilen Sie mit, was Sie von den Zuhörern erwarten, und überzeugen Sie sie mit der Präsentation. Wenn Sie nicht eindeutig zu erkennen geben, was Sie wollen, dann hat die ganze Präsentation keinen Sinn. Scheuen Sie sich nicht, direkt zu sagen, was Sie wollen. Legen Sie Ihre Erwartung auf den Tisch und fordern Sie beispielsweise die Teilnehmer dazu auf, Sie zu unterstützen. Teilnehmer Der Teilnehmerkreis ist ein weiterer Einflussfaktor. Daher ist es notwendig, Kenntnisse über die Zuhörer einzuholen. Sie sollten eine Präsentation so gestalten, dass sie auf den Teilnehmerkreis zugeschnitten ist. Dabei sind der Wissensstand der Zuhörer und vor allem deren Interessen von großer Bedeutung. Wenn Sie dies nicht beachten, laufen Sie Gefahr, dass Sie beispielsweise vor einem Expertengremium Basiswissen und allgemeines »Blabla« präsentieren und damit den Zuhörerkreis enttäuschen. Machen Sie sich Gedanken über die Funktion und die Rolle der Teilnehmer innerhalb der Organisation. Stellen Sie beispielsweise ein neues Produkt vor und die Geschäftsführung ist anwesend, so sitzen die Entscheidungsträger direkt im Zuhörerkreis. Sie müssen gegebenenfalls Ihre Präsentation mit anderen Schwerpunkten oder Fakten aufbauen, um dem Entscheidungsprozess Rechnung zu tragen. Interessen Vielleicht vertreten die Zuhörer ganz besondere Interessen oder haben spezielle Erwartungen an den Inhalt der Präsentation. Sie müssen damit rechnen, dass Personen mit gegensätzlicher Meinung im Zuhörerkreis sitzen. Gehen Sie dann schon während der Präsentation auf deren Kritikpunkte ein, sofern diese bekannt sind. Sie sollten beabsichtigen, auch vermeintliche Kritiker zu informieren oder zu überzeugen. Falls Sie deren Kritikpunkte frühzeitig in die
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
25
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept Präsentation einarbeiten, können Sie vielleicht sogar mit einer Zustimmung rechnen. Gehen Sie möglichst zielgerichtet auf die Zuhörer ein. Insbesondere dann, wenn Sie mit Ihrer Präsentation etwas verkaufen möchten, müssen Sie die Argumente auf Ihren Teilnehmerkreis abstimmen. Nichts ist erfolgloser als eine Präsentation, die am Teilnehmerkreis vorbei geht. Mit anderen Worten ... ... nehmen Sie sich bei der Erstellung der Präsentation Zeit, sich einige Gedanken zu den angesprochenen Punkten zu machen. Sie finden damit einen guten Einstieg in die Materie und die Erstellung der einzelnen Folien fällt Ihnen umso leichter. Behalten Sie stets das Ziel der Präsentation im Auge. Vorgeschichten zu diesem Thema beeinflussen Sie bei der Wahl Ihrer Inhalte genauso wie der Teilnehmerkreis. Legen Sie Ihre Argumente so aus, dass sie auf die Adressaten der Präsentation zugeschnitten sind. Die Zuhörer müssen das Gefühl bekommen, persönlich angesprochen zu werden. Machen Sie Ihre Absichten dem Publikum gegenüber klar und deutlich. Lassen Sie die Katze nicht erst am Schluss aus dem Sack. Sie sollten Ihre Ziele und Ihre Rolle bei der Präsentation nicht verschweigen. Meist ist Ihre Absicht ohnehin bekannt oder zumindest offensichtlich. Wenn Sie von Anfang an mit offenen Karten spielen, wissen die Zuhörer, woran sie sind.
1.3
Der inhaltliche Aufbau
Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann mit dem inhaltlichen Aufbau der Präsentation begonnen werden. Obwohl Sie häufig glauben mögen, Sie hätten wenig Informationen, wissen Sie meist mehr, als Sie zu Beginn vermuten. Die Informationen einholen Das Sammeln von Informationen dürfte keine großen Schwierigkeiten bereiten. Sie werden bemerken, dass Ihnen meist mehr Informationen zur Verfügung stehen, als Sie in die Präsentation einbauen können. Daher müssen Sie sorgfältig auswählen. Behalten Sie hierbei immer den Teilnehmerkreis und dessen Wissensstand im Auge. Wenn Sie vor einem Fachpublikum eine Präsentation geben, ist es unsinnig, viel Zeit für eine allgemeine Beschreibung der Thematik zu verwenden. Sie präsentieren dann vor Experten, die wissen, wovon Sie reden. In die-
26
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Der inhaltliche Aufbau
Kapitel 1
sem Fall sollten Sie schnell zum eigentlichen Kern kommen und ins Detail gehen. Die Gewichtung der Teile einer Präsentation Eine Präsentation besteht mindestens aus drei Teilen: Einleitung Hauptteil Schlussteil Der Hauptteil selbst wird dann wiederum in einzelne Punkte unterteilt. Die drei Teile sind zueinander gewichtet. Für den Hauptteil sollten Sie ungefähr 70% der Zeit verwenden, für die Einleitung und den Schluss bleiben etwa 30%. Der Schlussteil entfällt häufig, obwohl dieser der wichtigste Teil überhaupt ist. Besonders dann, wenn Sie mit Ihrer Präsentation Überzeugungsarbeit leisten, muss am Schluss nochmals Ihre Absicht oder Ihre Botschaft dargestellt werden. Sie sollten keine neuen Argumente in den Schlussteil aufnehmen. Fassen Sie die vorgestellten Daten und Fakten kompakt zusammen. Die Informationen am Ende sind meist die Dinge, die Ihre Zuhörer mit nach Hause nehmen. Zeiteinteilung Die Gewichtung der Präsentation stellt eine rein zeitliche Gewichtung dar. Wenn 45 Minuten für die Präsentation zur Verfügung stehen, dann sollte etwas mehr als eine halbe Stunde für den Hauptteil verwendet werden. Einleitung und Schlussteil halten sich die Waage. Nehmen Sie die Gewichtung der Teile nicht über die Anzahl der Folien vor. Wenn Sie beispielsweise zwei Folien für die Einleitung verwenden, dann müssten Sie rund zwölf Folien für den Hauptteil erstellen, da der Hauptteil etwa 70% ausmachen soll. Eine solche Gewichtung ist völlig unsinnig. Denken Sie daran, ausreichende zeitliche Puffer einzubauen. Überziehen Sie die zumeist vorgegebene Zeit auf keinen Fall, denn Sie laden sonst den Unmut aller Beteiligten auf sich, über deren Zeitplanung Sie dann bestimmen. Wenn Sie wissen, dass zu Beginn der Präsentation die Vorstellung der Teilnehmer erfolgt oder Ihre Chefin zu dieser Thematik einige Worte sagen möchte, sollten Sie dies berücksichtigen. Ziehen Sie die dazu notwendige Zeit gleich großzügig von der insgesamt zur Verfügung stehenden Zeit ab. Soll die gesamte Veranstaltung eine Stunde dauern, so bedeutet dies, dass insgesamt 60 Minuten zur Verfügung stehen und nicht eine ganze Stunde für Ihren Teil alleine. Denken Sie auch daran, für die Diskussion oder die Fragerunde ausreichend Zeit einzuplanen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
27
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept
Abbildung 1.1: Die zeitliche Eintei lung der Präsenta tion ist wichtig
Keiner wird Ihnen böse sein, wenn Sie fünf Minuten früher fertig sind. Wenn Sie aber 15 Minuten überziehen und danach vielleicht noch weitere Personen mit Präsentationen folgen, dann bringen Sie den gesamten Zeitplan einer Veranstaltung durcheinander. Innerhalb der Präsentation müssen Sie übrigens nicht alle Sachverhalte darstellen. Vielleicht gibt es spezielle Themen und besondere Fragestellungen, die auch im Rahmen der Diskussion erörtert werden können. Bereiten Sie sich auf diese Fragen vor, erstellen Sie dazu Folien, aber führen Sie diese Folien nur bei Bedarf vor, sozusagen als Backup. Sie werden als außerordentlich gut vorbereitet gelten, wenn Sie auf diese Themen spontan eingehen können. Argumentation Wie Sie eine Argumentation aufbauen, bleibt Ihrem persönlichen Stil überlassen. Sie können beispielsweise einen eher dramaturgischen Stil wählen. Dabei bauen alle Folien aufeinander auf und die eigentliche Lösung des Ganzen erfolgt am Schluss. Häufig wird der Aufbau der Präsentation durch die Thematik selbst bestimmt. Wenn Sie einen neuen Produktionsprozess vorstellen oder die Zubereitung von Kaffee beschreiben, dann ergibt sich aus der Natur der Dinge eine festgelegte Reihenfolge. Sie müssen beispielsweise erst den Kaffeefilter einlegen, bevor Sie Kaffeepulver hinzufügen. Daher ergibt sich eine »natürliche« Abfolge der Folien.
28
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Gestaltung der Folien
Kapitel 1
Es gibt aber noch weitere interessante Varianten, die Sie verwenden können. Bei einer Präsentation, mit der Sie überzeugen oder ein Produkt verkaufen wollen, ist ein dramaturgischer Aufbau häufig ungeeignet. Stattdessen könnten Sie den Aufbau umdrehen. Sie stellen zu Beginn der Präsentation das Ergebnis oder Ihre These in den Vordergrund. Dann, im weiteren Verlauf der Präsentation, untermauern Sie Ihre Argumente. Sie machen damit zu Beginn eine klare Aussage, die eine Interpretation der nachfolgenden Folien vereinfacht. Am Ende greifen Sie die eingangs vorgestellte These wieder auf und haben somit einen idealen Schlussteil. Bevor Sie an die Umsetzung der Präsentation in einzelne Folien gehen, sollten Sie eine grobe Gliederung erstellen. Die Gliederung ist die Grundlage für die darauf folgende Gestaltung der Folien. Diese ergibt sich gewissermaßen aus der Argumentation. Sie wissen dann, welche und wie viele Folien Sie benötigen.
1.4
Die Gestaltung der Folien
Bei der Erstellung der Folien sollten Sie einige Gestaltungsgrundsätze beachten, damit Ihre Präsentation gelingt. Anzahl der Folien Wie viele Folien Sie während einer Präsentation verwenden, ist abhängig von der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht. Als Faustregel können Sie mit 25 bis 30 Folien pro Stunde rechnen. Es gibt aber auch Personen, die locker 45 Folien oder mehr pro Stunde präsentieren. Ob Sie lieber viele Folien vorstellen oder mit nur wenigen Folien auskommen, hängt ganz von Ihnen persönlich ab. Bitte nur fünf bis sieben Punkte pro Folie Nehmen Sie nicht zu viele Punkte beziehungsweise Aussagen in eine Folie auf. Folien wirken schnell überfüllt. Wenn Sie wirklich mehr zu sagen haben, teilen Sie die Folie und machen Sie zwei Folien daraus. Es sieht später während der Präsentation besser aus, wenn nicht zu viele Punkte auf einmal auf einer einzelnen Folie erscheinen. Die Betrachter werden dann nicht durch die Fülle der Punkte auf der Folie erschlagen. Gleichzeitig erhalten die einzelnen Argumente automatisch ein höheres Gewicht, da sie nicht mit anderen Punkten auf der Folie konkurrieren. Folglich, denkt der Betrachter unbewusst, sind alle Punkte wichtig. Es fällt gar nicht auf, dass Sie die Argumente auf zwei Folien verteilt haben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
29
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept Einheitliches Design Verwenden Sie für alle Folien ein einheitliches Design. Die gesamte Präsentation sollte vom Publikum als Einheit aufgefasst werden. Dazu gehört neben einer einheitlichen Schriftart auf allen Folien auch die eindeutige Verwendung der Farben und Schriftformatierungen. Wenn Sie den Titel der Folien abwechselnd in Blau und in Grün darstellen, dann ist dies für den Betrachter sehr verwirrend. Stellen Sie die Elemente auf den Folien durchgängig in einer Farbe dar. Gleiches gilt für die Schriftarten. Die folgende Abbildung zeigt eine Folie, die Sie besser nicht in einer Präsentation verwenden.
Abbildung 1.2: So bitte nicht!
Für den Titel der Folie können Sie ohne weiteres eine andere Schriftart oder eine andere Formatierung verwenden, damit er sich von der Folie abhebt. Allerdings sollten Sie für den restlichen Text der Folie ein einheitliches Aussehen wählen, damit die Zusammengehörigkeit der Texte erkennbar wird. Schriftgröße Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Größe der verwendeten Schriften. Der Titel einer Folie sollte auffallen und sich deutlich vom restlichen Text abheben. Als Größe ist hier eine Schriftgröße von mindestens »36« Punkt zu empfehlen. Der weitere Text kann kleiner sein. So sollten die einzelnen Stichwörter auf Ihrer Folie mit mindestens »28« Punkt formatiert sein. Für weitere untergeordnete Textebenen empfiehlt sich die Schriftgröße »24«. Eine Schriftgröße unter »18« Punkt sollten Sie nicht verwenden.
30
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Gestaltung der Folien
Kapitel 1
Kurze und klare Aussagen Eine Folie wird oft mit einer Buchseite verwechselt. Dabei sind Folien ein visuelles Hilfsmittel und kein Ersatz für das gedruckte Papier. Häufig werden die einzelnen Punkte auf den Folien ausformuliert und vorgelesen. Dies hat zur Folge, dass die Folien völlig überfüllt sind und die Präsentation eher langweilig ist. Ergänzen Sie die Punkte einer Folie immer durch Ihre eigenen Worte. Schreiben Sie sich gegebenenfalls einen Spickzettel, damit Sie im Notfall nicht sprachlos sind. Sie sollten also auf den Folien kurze Aussagen verwenden. Die Folien sollen nicht Ihnen als Sprechvorlage dienen, sondern die Zuhörer unterstützen und den gedanklichen »roten Faden« darstellen. Wenige Worte bedeuten nicht, dass Sie keine Aussagen treffen, sondern das Gegenteil: Sie teilen nur das Wesentliche mit. Sie können sich viele Worte und Erklärungen sparen, wenn Sie in die Überschrift eine Aussage integrieren. Abbildung 1.3 zeigt Ihnen ein schlechtes Beispiel. Abbildung 1.3: Hier fehlt eine klare Aussage auf der Folie
Die Folie in Abbildung 1.3 trägt zwar einen Titel, aber die Überschrift ist nicht aussagekräftig. Der Betrachter wird bei der Interpretation allein gelassen und ohne weitere, erklärende Worte bleibt die Aussage dieser Folie unklar. Wenn Sie sich die Folie betrachten, sind folgende Aussagen denkbar: Mitgliederrückgang bei den Kulturgeistern Konstante Mitgliederzahl bei den Museumsfreunden Mitgliederwachstum bei Kunst & Kultur
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
31
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept Es gibt viele Interpretationsmöglichkeiten, von denen hier nur einige genannt wurden. Mit einem aussagekräftigen Titel können Sie falsche Interpretationen vermeiden. Nehmen Sie daher Ihre Aussageabsicht direkt im Titel auf, wie zum Beispiel in Abbildung 1.4.
Abbildung 1.4: Bringen Sie Ihre Aussage auf den Punkt
Mit einer solchen Aussage wird das Diagramm auf den ersten Blick richtig verstanden. Zwar sind die anderen Interpretationsmöglichkeiten immer noch möglich, aber durch den Titel wird Ihre Aussage über die Folie festgelegt. Eine andere Aussage kann nicht mehr unterstellt werden. Diagramme, Symbole und Schaubilder Ein Vergleich von Zahlen oder deren Entwicklung sollte immer als Diagramm dargestellt werden. Durch die grafische Darstellung werden einerseits Zusammenhänge besser aufbereitet, andererseits wird auch komplexes Zahlenmaterial auf einen Blick leicht verständlich. Aufsteigende oder absteigende Linien, Balken oder die Tortenstücke eines Kreisdiagramms bleiben beim Betrachter länger im Gedächtnis haften als eine »langweilige« Tabelle. Abbildungen und Symbole helfen ebenfalls, Zusammenhänge zu visualisieren. Es gibt eine Reihe von gebräuchlichen Symbolen wie Pfeile, Ausrufezeichen oder Fragezeichen. Oder denken Sie einmal an die vielen Piktogramme, die Sie auf Flughäfen, Bahnhöfen oder im Hotel finden. Diese Symbole sind ebenfalls gängig und beinhalten eine zumeist eindeutige Aussage. Natürlich reicht eine Darstellung mit Symbolen allein nicht aus. Aber eine gute Mischung verfehlt ihre Wirkung nicht.
32
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Wie geht man in PowerPoint vor?
Kapitel 1
Zeit und Dauer Bevor Sie die Präsentation geben, müssen Sie unbedingt einen Testlauf durchführen. Damit erhalten Sie ein besseres Gefühl für die Zeit, die Sie für jede Folie benötigen. Erfahrungsgemäß dauert eine Präsentation im ersten Durchlauf doppelt so lange, wie Sie dafür ursprünglich vorgesehen haben. Zu diesem Zeitpunkt können Sie noch Kürzungen am Inhalt vornehmen oder die Gewichtung der einzelnen Punkte neu verteilen. Pausen Vergessen Sie bei großen Präsentationen nicht die Pause. Nach einer gewissen Zeit sind die Zuhörer nicht mehr aufnahmefähig und weitere Folien verfehlen ihre Wirkung. Sie sollten daher alle 60 bis 90 Minuten eine Pause einplanen. Nutzen Sie die Pause auch, um den weiteren Ablauf der Präsentation neu zu bestimmen. Vielleicht liegen Sie jetzt bereits 15 Minuten hinter Ihrem Zeitplan und Sie müssen den Ablauf überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Häufig ergeben sich in der Pause bereits Fragen, auf die Sie nach der Pause direkt eingehen können. Eine Pause sollte nicht als unerwünschte Unterbrechung aufgefasst werden, sondern als notwendige Ruhe- und Konsolidierungsphase. Durchführung Nachdem Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen haben, müssen Sie Ihre Präsentation »nur« noch vorführen. Denken Sie daran, dass neben Folien und anderen visuellen Hilfsmitteln, die Sie einsetzen, Mimik und Körpersprache sehr wichtig sind. Sie selbst mit Ihrer Ausdruckskraft und Erscheinung sind das wirklich Entscheidende. Folien sind ein wesentliches Beiwerk, aber kein Ersatz für Ihre Person.
1.5
Wie geht man in PowerPoint vor?
Ich werde immer wieder nach der optimalen Vorgehensweise beim Erstellen einer Präsentation in PowerPoint gefragt. Auf diese Frage gibt es eigentlich keine richtige und keine falsche Antwort. Das hängt ganz von der Aufgabenstellung, von Ihrem Kenntnisstand und Ihrem persönlichen Arbeitsstil ab. Der eine arbeitet lieber chaotisch und durcheinander, der andere überlegt erst einmal etwas länger und bringt dann alles in einem Schritt in Reinform. PowerPoint unterstützt beide Arbeitsstile. Daher möchte ich Ihnen keine zwingende Reihenfolge vorstellen, wie eine Präsentation zu erstellen ist, sondern einen bewährten Leitfaden, der sich als roter Faden durch die Erstellung zieht und den Aufwand optimiert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
33
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept 1. Die Vorarbeiten Sie sollten am Anfang alle Informationen und Daten über den Inhalt der Präsentation sammeln. Machen Sie sich Gedanken darüber, wer zu der Präsentation kommt, und überlegen Sie sich den genauen Titel. Damit sind viele Inhalte der Präsentation meist schon festgelegt. Überlegen Sie auch, wie lange die Präsentation dauern soll. Die zur Verfügung stehende Zeit ist die größte Begrenzung, der Sie unterliegen. Machen Sie sich vielleicht einige Notizen auf Papier und geben Sie der ganzen Präsentation in sehr groben Zügen eine Struktur. Nach den Vorarbeiten sollten Sie rasch die Arbeit direkt am Computer fortsetzen. Formulieren Sie nicht alles auf Papier aus, denn das geht am Bildschirm schneller. 2. Ein einheitliches Design auswählen Legen Sie zunächst das einheitliche Design der Präsentation (genannt Entwurfsvorlage) fest und korrigieren Sie es gegebenenfalls auf dem Folienmaster. Vielleicht müssen Sie an dieser Stelle überhaupt nicht nachdenken, da es in Ihrem Unternehmen vielleicht PowerPoint-Standardvorlagen gibt. Sie sollten die Vorlage immer glestich zu Beginn zuweisen. Durch die Wahl der Entwurfsvorlage und durch das Einfügen weiterer Elemente auf dem Folienmaster wird der zur Verfügung stehende Platz auf den Folien bestimmt. Sie sollten von Anfang an wissen, wie viel Platz Sie auf den Folien für Ihre Inhalte zur Verfügung haben, sonst müssen Sie nachträglich unnötig viel formatieren. 3. Erfassen Sie Ihren Text Als Nächstes sollten Sie der Präsentation eine grobe Struktur geben. Erfassen Sie nacheinander alle Titel der Folien. Dies geht in der Gliederung auf der linken Seite der Normalansicht sehr schnell, da Sie kein Folienlayout auswählen müssen. Mit dieser Vorgehensweise fügen Sie alle Folien ein und wissen am Ende der Arbeit, wie viele Folien Sie insgesamt erstellen wollen. Geben Sie erst dann weiteren Text auf den Folien ein. Am besten machen Sie dies in der Normalansicht im Folienfenster. Dort sehen Sie die gesamte Folie auf dem Bildschirm und erhalten schnell ein Gefühl, wann es zu viele Wörter werden. 4. Fügen Sie Objekte oder ClipArts ein Wenn der gesamte Text auf den Folien eingefügt ist, sollten Sie die restlichen Folien bearbeiten. Fügen Sie Diagramme ein oder vervollständigen Sie die Folien mit Objekten oder ClipArts. Auch hier ist es wieder sehr viel einfacher, wenn Sie wissen, wie viel Platz auf der Folie noch frei ist.
34
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Wie geht man in PowerPoint vor?
Kapitel 1
5. Formatieren Sie die Folien Erst jetzt sollten Sie die Folien richtig formatieren. Damit sind die Formatierungen gemeint, die Sie zur Hervorhebung von Text oder Objekten vornehmen wollen. Die Texte in den Platzhaltern werden durch die Entwurfsvorlage und den Folienmaster automatisch formatiert. In der Regel fällt die meiste Formatierungsarbeit bei den Objekten, deren Füllbereichen und der Ausrichtung auf der Folie an. Dies ist der letzte Arbeitsschritt bei der Erstellung der Folien. Danach sollten Sie nur noch notwendige Änderungen durchführen. Wenn Sie sich an dieser Stelle für eine andere Entwurfsvorlage entscheiden, müssen Sie alle Folien nochmals überprüfen. Es wird zwar alles automatisch formatiert, aber Ausrichtung oder Schriftart verändern sich durch die neue Entwurfsvorlage, und damit sehen alle Folien anders aus. 6. Elektronische Präsentation vorbereiten Falls Sie eine Bildschirmpräsentation geben, sollten Sie die Folienübergänge und Animationseinstellungen erst am Ende festlegen. Die Übergänge sollten Sie in der Foliensortierung bestimmen, da Sie dort die Folien nebeneinander sehen. Sie können dort die Präsentation vor Ihrem geistigen Auge ablaufen lassen und leichter die Reihenfolge der Folien verändern. Ferner sehen Sie in der Foliensortierung am besten, wann Sie welchen Übergangseffekt brauchen und welche Folie animiert werden soll. Wenn Sie Texte und Objekte individuell animieren wollen, dann müssen Sie in die Normalansicht wechseln. Dort legen Sie auch weitergehende Effekte über die benutzerdefinierte Animation fest. Scheuen Sie sich nicht vor einer elektronischen Präsentation. Sie ist heute üblich und fast überall stehen Beamer (Projektoren) in den Besprechungsräumen zur Verfügung. 7. Folien ausdrucken Der Ausdruck der Folien sollte Ihr letzter Arbeitsschritt sein, sofern dieser überhaupt notwendig ist. Gerade farbige Ausdrucke der Folien sind immer noch teuer und Sie sollten nicht unnötig viele Folien wieder in den Papierkorb werfen, weil Sie doch noch etwas umstellen wollen. Die Bildschirmpräsentation eignet sich auch ohne Übergangs- und Animationseffekte als Layoutkontrolle. Dort erkennen Sie sehr schnell, ob eine Folie gut ist oder ob sie noch etwas Nachbesserung benötigt. Gleiches gilt für die Handzettel für die Teilnehmer. Drucken Sie diese erst am Ende aus, denn wenn Sie die Reihenfolge der Folien ändern, stimmt die Reihenfolge für die Handzettel natürlich auch nicht mehr. Das permanente Blättern in den Handzetteln ist dann doch etwas peinlich.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
35
Kapitel 1
Präsentieren mit Konzept 8. Speichern nicht vergessen Denken Sie stets daran, von Ihren wichtigen Dokumenten eine Sicherungskopie zu ziehen. Sie investieren viel Aufwand in Ihre Arbeit und sollten diesen zu gegebener Zeit schützen. Natürlich sollen Sie nicht die ganze Festplatte kopieren, aber die wichtigsten (oder die besten) Präsentationen sollten Sie schon nochmals auf CD, anderen Laufwerken oder neuerdings auf portablen Memorysticks sichern.
Abbildung 1.5: Diese Reihenfolge hat sich bewährt
36
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
2
Grundlagen in PowerPoint
Bevor die Arbeit losgehen kann, müssen ein paar Grundlagen geschaffen werden. Wenn Sie bereits Microsoft-Programme kennen, können Sie das Kapitel schnell durchblättern. Die hier angesprochenen Themen umfassen die Definition vieler Begriffe und Methoden. In den weiteren Ausführungen des Buchs wird immer wieder auf die eine oder andere Definition Bezug genommen.
2.1
Wichtige Begriffe
Microsoft PowerPoint 2003 ist ein eigenständiges Programm. Es wird aber typischerweise als Bestandteil des Office-Pakets erworben. Das vorliegende Buch behandelt die Windows-Version des Programms. Die Funktionsweise der Apple-Version, die meist später erscheint, ist oft nahezu identisch mit der Windows-Version, so dass das Buch sicherlich auch für die Arbeit mit der Apple-Version hilfreich ist. Auf besondere Macintosh-Funktionen wird aber nicht eingegangen. Für das Arbeiten mit PowerPoint sind grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Windows notwendig. So werden beispielsweise Objekte oder Texte wie in Windows üblich markiert und die Maus wird in PowerPoint genauso verwendet wie in anderen Windows-Programmen. Wenn Sie also noch nicht mit Windows gearbeitet haben, sollten Sie sich zuvor einen Überblick über Windows verschaffen. Dieses Buch geht davon aus, dass Ihnen der grundlegende Umgang mit Windows-Programmen bekannt ist. In PowerPoint und in diesem Buch werden bestimmte Begriffe verwendet, die immer wieder auftauchen. Sie betreffen entweder ein Element auf der Folie oder beschreiben Aktionen, die Sie in PowerPoint häufig durchführen müssen. Daher werden in diesem Abschnitt kurz einige Begriffe erläutert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
37
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint Präsentation In Zusammenhang mit PowerPoint fällt oft der Ausdruck »Präsentation«. In PowerPoint ist der Begriff identisch mit »Datei«. In Microsoft Word erstellen Sie beispielsweise ein Dokument, in Microsoft Excel eine Tabelle beziehungsweise ein Arbeitsblatt. In PowerPoint erstellen und speichern Sie immer eine Präsentation. Das heißt, wenn Sie eine Präsentation öffnen, öffnen Sie eine PowerPoint-Datei. Folie Es gibt in PowerPoint keine Seiten, sondern es wird immer von »Folien« gesprochen. Eine Folie ist eine Seite, das heißt, Sie blättern in der Präsentation von Folie zu Folie. Als Ausdruck erhalten Sie in der Regel je Folie eine Seite. Dieser Begriff orientiert sich an den Folien, die Sie auf einen Overhead-Projektor legen. Daher erstellen Sie immer den Text für eine Folie, Objekte auf der Folie oder legen den Titel der Folie fest. Alle Folien einer Präsentation werden üblicherweise in einer Datei, also in einer Präsentation, gespeichert. Objekt und Platzhalter Alles, was Sie auf einer Folie einfügen, ist ein »Objekt«. Dabei kann es sich um einen Kreis, ein Rechteck oder eine Grafik handeln. Des Weiteren gibt es Objekte mit besonderen Bezeichnungen. So finden Sie auf jeder Folie einen Titel und mindestens einen Platzhalter. Auch die Platzhalter sind Objekte, z.B. Textobjekte, und werden als solche bearbeitet und behandelt.
2.2
Der erste Eindruck
Wenn Sie PowerPoint noch nicht installiert haben, finden Sie Hinweise zur Installation in Anhang A, »PowerPoint installieren«. Nachdem Sie PowerPoint erfolgreich installiert haben, ist das PowerPointSymbol im Startmenü zu finden. In der Regel erwerben oder installieren Sie PowerPoint zusammen mit dem Office-Paket. Daher verfügen Sie vermutlich auch über die anderen Office-Programme, die hier vorgestellt werden. PowerPoint wird nur zu einem sehr geringen Prozentsatz als eigenständiges Programm verkauft, so dass sich die meisten Leser hier wiederfinden sollten. PowerPoint starten Sie finden PowerPoint über START/PROGRAMME oder in Ihrem entsprechenden Ordner im Windows-Explorer. Abbildung 2.1 zeigt einen Teilausschnitt aus dem Startmenü von Windows. Klicken Sie einfach auf das Symbol beziehungsweise auf den Eintrag »Microsoft Office PowerPoint 2003«, um PowerPoint zu starten.
38
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Der erste Eindruck
Kapitel 2 Abbildung 2.1: Im Startmenü fin det sich der Eintrag »Microsoft Office PowerPoint 2003«
Der Arbeitsbereich von PowerPoint Auf Ihrem Bildschirm erscheint der Arbeitsbereich des Programms. Ganz außen sehen Sie das Programmfenster von PowerPoint. Es ist durch die Menüleiste und den äußeren Rahmen gekennzeichnet. Innerhalb dieser Begrenzung befinden sich unterhalb der Symbolleisten gegebenenfalls weitere Fenster. Ob Sie dort direkt das so genannte Präsentationsfenster sehen, ist davon abhängig, welche Darstellung Sie gewählt haben. Meist wird die Darstellung »Vollbild« eingestellt sein. In diesem Fall erscheint kein eigenes Fenster für die Präsentation. Stattdessen ist das Präsentationsfenster mehr oder minder identisch mit dem Programmfenster. Eine neue Präsentation trägt automatisch die Bezeichnung »Präsentation1«. Falls Sie im Laufe Ihrer Arbeitssitzung weitere neue Präsentationen erstellen, werden diese entsprechend fortlaufend nummeriert (»Präsentation2«, »Präsentation3« ...). Die Bezeichnung der aktuellen Präsentation finden Sie ganz oben in dem äußeren Rahmen des Arbeitsbereichs in eckigen Klammern. Abbildung 2.2 zeigt das typische Erscheinungsbild von PowerPoint. Was genau auf dem Bildschirm erscheint, hängt von den Einstellungen ab. Wenn Sie über den Office-Assistenten die Tipps und Tricks aktiviert haben, dann erscheinen diese gleich zu Beginn. In meinem Fall ist der Assistent ausgeschaltet und PowerPoint erscheint wie in Abbildung 2.2. zu sehen. Wenn Sie mehrere Dateien geöffnet haben, liegen diese eventuell übereinander und Sie können nicht mehr erkennen, welche Dateien offen sind. Für einen besseren Überblick steht Ihnen im Menü FENSTER eine Übersicht über alle geöffneten Dateien zur Verfügung. Um eine andere Datei zu aktivieren und damit in den Vordergrund zu bringen, wählen Sie aus der unter diesem Menüpunkt befindlichen Liste einfach den entsprechenden Dateinamen aus. Diese Präsentation wird dann sofort in den Vordergrund gestellt. Im Arbeitsbereich erscheinen einige Symbolleisten von PowerPoint. Die eine oder andere Symbolleiste wird Ihnen vielleicht aus anderen Office-Programmen bekannt vorkommen. So steht beispielsweise die Symbolleiste »Zeichnen« auch in Word oder Excel zur Verfügung. Ganz unten auf der Statusleiste finden Sie den Hinweis, in welcher Ansicht Sie sich befinden, oder, sofern Sie in der Normalansicht sind, auf welcher Folie Sie sich befin-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
39
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint
Abbildung 2.2: Das Startbild von PowerPoint
den (z.B. »Folie 1 von 1«). Neben dieser Angabe erhalten Sie einen Hinweis auf die verwendete Entwurfsvorlage (beziehungsweise das verwendete Design), z.B. steht dort der Eintrag »Standarddesign«. Falls Sie eine Vorlage verwenden, sehen Sie die Bezeichnung der Entwurfsvorlage an dieser Stelle. Der Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich von PowerPoint finden Sie eine Reihe von Symbolen, die bei jeder geöffneten Präsentation vorhanden sind. Diese Symbole ermöglichen es Ihnen, Objekte, Texte oder Diagramme zu erstellen und Zeichnungen zu bearbeiten. Oben befindet sich unterhalb der Menüleiste die Symbolleiste »Standard«. Auf dieser Symbolleiste finden Sie Symbole wie NEU oder DRUCKEN. Generell dienen die Symbole dazu, schnell eine Aktion durchzuführen. Dabei stellen sie in der Regel Arbeitsschritte dar, die Sie ebenso über das entsprechende Menü oder eine Tastenkombination vornehmen können. Es existieren aber auch Symbole, zu denen es keinen Menübefehl gibt. Beispiele dafür sind die Symbole auf der Symbolleiste »Gliederung«, die für das Gliederungsfenster aktiviert werden können. Deshalb müssen Sie beim Arbeiten mit PowerPoint eine Maus verwenden, da Sie diese Funktionen nicht mit der Tastatur oder über die Befehle verwenden können. Unter der Symbolleiste »Standard« befindet sich die Symbolleiste »Format«. Auch dort finden Sie Menübefehle als Symbole hinterlegt. Diese Symbole 40
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Der erste Eindruck
Kapitel 2
dienen alle der Formatierung von Text und Objekten. Am unteren Ende des Arbeitsbereichs sehen Sie die Symbolleiste »Zeichnen«. Mit den dort abgebildeten Symbolen und Werkzeugen können Sie ganz unterschiedliche Objekte erstellen und formatieren, wie zum Beispiel ein Rechteck oder ein Textfeld. Für die Symbole, mit denen Sie Objekte erstellen, gibt es keine Menübefehle. Die beschriebenen Symbolleisten lassen sich über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN ein- und ausblenden. Darüber hinaus können Sie die Position der Symbolleisten im Arbeitsbereich frei festlegen. Daher ist es möglich, dass sich die Symbolleisten in Ihrer Ansicht an einer anderen Stelle befinden. Abbildung 2.3: So sieht es aus, wenn eine Präsen tation geöffnet ist
Die Anzeige in PowerPoint ist von der aktuell gewählten Ansicht abhängig. Abbildung 2.3 zeigt eine Präsentation mit sieben Folien in der Normalansicht. Die Normalansicht ist sozusagen dreigeteilt. Links finden Sie einen Übersichtsbereich, in dem Sie zwischen einer Gliederungsansicht und einer Folienübersicht wählen können. Dazu stehen Ihnen die beiden Registerkarten »Gliederung« und »Folien« beziehungsweise deren Symbole zur Verfügung. In der Mitte befindet sich der Folienbereich. Dort sehen Sie die aktuelle Folie (Folie 2 von 7) in der Anzeige. Hier wird immer genau eine Folie angezeigt. Direkt darunter finden Sie den Notizenbereich. Dieser ist fast nicht zu sehen, nur der Hinweis »Klicken Sie, um Notizen hinzuzufügen« macht deutlich, dass es sich hier um Notizen handelt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
41
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie schließlich den so genannten Aufgabenbereich. Dieser Bereich ändert sich in Abhängigkeit von der gewählten Aktion. Im Folienbereich sind rechts außen (links vom Aufgabenbereich) auch noch der »Folienschieber« und die Symbole zum Blättern zu finden. Mit dem Folienschieber können Sie von einer Folie zur nächsten blättern oder schnell an den Anfang oder an das Ende der Präsentation gelangen. Ziehen Sie dazu den Schieber der Laufleiste in die entsprechende Richtung. Eine Funktion wie beispielsweise »Gehe zu Seite...« gibt es in PowerPoint nicht. Dazu müssen Sie den Folienschieber verwenden. Weitergehende Informationen zu den unterschiedlichen Ansichten finden Sie in Kapitel 6, »Ansichten in PowerPoint«. Der Folienschieber erscheint erst dann, wenn die Präsentation mehr als eine Folie umfasst. Darüber hinaus kann jeder einzelne Bereich einen solchen Schieber besitzen. In der Folienübersicht wie in der Gliederungsansicht wird dieser erst sichtbar, wenn mehr Folien oder Text vorhanden ist, als im Bereich angezeigt werden kann. Beenden von PowerPoint Um PowerPoint zu beenden, wählen Sie einfach DATEI/BEENDEN. Sie können aber auch auf das »Windows-X« am rechten Rand des Programmfensters klicken. Auch dann wird PowerPoint beendet. Zuvor werden Sie aber gegebenenfalls gefragt, ob Sie die zuletzt durchgeführten Änderungen an den Präsentationen speichern möchten.
2.3
Einige Grundfunktionen in PowerPoint
Dieser Abschnitt beschreibt einige der wichtigsten Funktionen und Arbeitsschritte, die Sie immer wieder durchführen müssen. Später wird auf diese Punkte im Einzelnen nicht mehr detailliert eingegangen. Optionen und Kontrollfelder auswählen In PowerPoint stehen Ihnen unterschiedliche Befehle und Funktionen zur Verfügung. Oft erhalten Sie dazu ein so genanntes Dialogfeld. In diesem Dialogfeld können Sie weitere Angaben machen oder aus unterschiedlichen Einträgen und Optionen wählen, die beispielsweise auf ein markiertes Objekt angewendet werden sollen. Eine Option wählen Sie aus, indem Sie einfach mit der Maus auf diese Option klicken. Es gibt in Gruppen angeordnete Optionen, die sich immer gegenseitig ausschließen. Bei diesen kreisförmigen Optionsschaltflächen kann also innerhalb einer Gruppe jeweils nur eine Option aktiviert sein. Im Gegensatz dazu
42
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einige Grundfunktionen in PowerPoint
Kapitel 2
können die quadratischen Kontrollfelder (auch Kontrollkästchen genannt) unabhängig voneinander aktiviert oder deaktiviert werden. Ist eine Option aktiviert, erscheint dort ein Punkt, bei einem Kontrollfeld ist es ein Häkchen. Daneben gibt es noch Textfelder, die Sie mit Inhalt füllen können. Abbildung 2.4: Das Dialogfeld »Drucken« weist viele Optionen und Kontrollfelder auf
Abbildung 2.4 zeigt beide Arten am Beispiel des Dialogfelds »Drucken«. Im Gruppenfeld »Druckbereich« können Sie entscheiden, ob Sie »Alles« drucken wollen oder mit der Option »Folien« nur bestimmte Folien für den Druck auswählen. Für eine der beiden kreisförmigen Optionen müssen Sie sich entscheiden. Im Gegensatz dazu können Sie beispielsweise das Kontrollfeld »Folienrahmen« zusätzlich aktivieren, also Ihren Einstellungen hinzufügen. Ist ein solches Kontrollfeld aktiv, ist dort ein Häkchen zu sehen. Ein leeres Feld bedeutet, dass das Kontrollfeld nicht aktiviert ist. Anhand der Schreibweise im Menü können Sie erkennen, ob noch ein Dialogfeld geöffnet oder ob eine Funktion direkt ausgeführt wird. Wenn im Menü DATEI beispielsweise der Befehl ÖFFNEN... lautet, dann bedeuten die drei Punkte am Ende des Ausdrucks, dass ein Dialogfeld folgt. Dialogfelder verlassen Um ein Dialogfeld zu schließen, stehen Ihnen meist zwei Schaltflächen zur Verfügung. Mit der Schaltfläche »OK« wird das Dialogfeld geschlossen und die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen werden auf das Objekt oder den Text übertragen. Auf die meisten Optionsschaltflächen oder Listenfel-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
43
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint der können Sie auch doppelklicken, dann wird diese Option umgesetzt und das Dialogfeld ebenfalls geschlossen. Statt »OK« finden Sie gelegentlich auch Begriffe wie beispielsweise »Zuweisen«, »Übernehmen« oder »Vorführen«, die aber alle dem »OK« entsprechen und eine Funktion ausführen. Mit der Schaltfläche »Abbrechen« verlassen Sie dagegen das Dialogfeld, ohne die gewählten Einstellungen oder Optionen dem Objekt oder dem Text zuzuweisen. Anstelle der Schaltfläche »Abbrechen« können Sie auch die Taste (Esc) verwenden. Dann wird das Dialogfeld ebenfalls ohne Auswirkungen geschlossen. In den Dialogfeldern finden Sie auch wieder das »Windows-X« in der rechten oberen Ecke. Damit wird das Dialogfeld ebenfalls geschlossen. Wenn Sie versehentlich einem Objekt oder einem Text Optionen über ein Dialogfeld zugewiesen haben, so können Sie diesen letzten Arbeitsschritt meistens rückgängig machen. Dazu steht Ihnen BEARBEITEN/R ÜCKGÄNGIG oder das Symbol für RÜCKGÄNGIG auf der Symbolleiste »Standard« zur Verfügung. Wie viele Schritte maximal rückgängig gemacht werden können, wird über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Bearbeiten« festgelegt. Ein Objekt markieren Während der Arbeit mit PowerPoint erstellen Sie viele unterschiedliche Objekte auf einer Folie. Diesen Objekten können Sie verschiedene Formatierungen und Größen zuweisen. Sie müssen aber immer erst ein Objekt auswählen, bevor Sie es bearbeiten können. Sie markieren ein Objekt am einfachsten dadurch, dass Sie mit der Maus auf das Objekt oder auf dessen Rahmen klicken. Das Objekt wird dann von einem Auswahlrahmen umgeben. Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Auswahlrahmen. Wenn Sie ein Textobjekt, also den Titel oder den Platzhalter für eine Aufzählung, markieren, erscheint ein schraffierter Auswahlrahmen mit Ziehpunkten. Dagegen ist der Auswahlrahmen oder genauer die Markierung für ein Rechteck oder für eine andere Form nur durch acht Ziehpunkte ohne schraffierten Rahmen dargestellt. An dieser Unterscheidung können Sie erkennen, was für ein Objekt gerade markiert ist. Wenn ein schraffierter Auswahlrahmen mit acht Größenziehpunkten erscheint, dann ist zunächst das gesamte Objekt markiert. Diese Kombination erscheint nur, wenn das markierte Objekt ein Textobjekt ist oder aber das Objekt mit Text versehen wurde. Sie können jedes Rechteck oder genauer jede AutoForm mit einem Text versehen. Hat das Objekt noch keinen Text, so erscheinen als Markierung nur acht Größenziehpunkte. Abbildung 2.5 zeigt ein markiertes Objekt ohne Text.
44
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einige Grundfunktionen in PowerPoint
Kapitel 2 Abbildung 2.5: Ein markiertes Objekt ohne Text mit den acht Grö ßenziehpunkten, einem Drehpunkt und dem Formzieh punkt
Neben den acht Größenziehpunkten gibt es oft einen weiteren grünen Punkt, der sich etwas außerhalb des Objekts befindet. Dies ist der so genannte Drehpunkt. Damit können Sie ein Objekt frei um seinen Mittelpunkt herum drehen. Das Objekt kann aber noch eine weitere Markierungsvariante annehmen. Wenn Sie auf den Text im Titel oder auf den Text in einem Objekt klicken, erscheint dort die I-förmige Einfügemarke, und um das Objekt herum wird der schraffierte Auswahlrahmen angezeigt, der nur aus schrägen Linien besteht und etwas anders aussieht. Dies bedeutet, dass Sie sich im Textmodus befinden und damit Text eingeben oder Formatierungen am Text vornehmen. Ferner sehen Sie manchmal einen weiteren Ziehpunkt, ein gelbes Karo. Es erscheint bei einigen Objekten, die Sie mit den AUTOFORMEN auf der Symbolleiste »Zeichnen« erstellt haben, und wird »Formziehpunkt« genannt. Abbildung 2.6 zeigt ein markiertes Objekt mit dem grünen Drehpunkt und dem gelben Formziehpunkt sowie den acht Größenziehpunkten auf dem Auswahlrahmen. Sie können die Form des Objekts verändern, indem Sie den Formziehpunkt in die gewünschte Richtung ziehen. Abbildung 2.6: Ein markiertes Objekt mit Drehpunkt, Formziehpunkt, Größenziehpunkten und dem Auswahl rahmen
Mehrere Objekte auswählen Mehrere Objekte gleichzeitig lassen sich am schnellsten mit der Maus auswählen. Während Sie nacheinander auf die einzelnen Objekte klicken, müssen Sie nur die (ª)-Taste gedrückt halten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
45
Kapitel 2 Icon96.tif
Grundlagen in PowerPoint Eine weitere Möglichkeit bietet das Symbol für OBJEKTE MARKIEREN auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Mit diesem Symbol können Sie einen Markierungsrahmen um ein Objekt oder um mehrere Objekte ziehen. Dabei müssen Sie den Rahmen wirklich um alle Objekte herum ziehen. Es werden dann die Objekte markiert, die sich vollständig innerhalb des Auswahlrahmens befinden. Sind mehrere Objekte markiert, erhält jedes Objekt die acht Größenziehpunkte und den Drehpunkt. Der schraffierte Auswahlrahmen und der Formziehpunkt erscheinen nicht. Eine Mehrfachauswahl ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Objekte zusammen verschieben wollen. Ändern Sie die Größe eines Objekts mit den Größenziehpunkten, so werden alle Objekte, die gerade markiert und ausgewählt sind, entsprechend in der Größe verändert. Symbole auswählen/Icon auswählen Wenn Sie ein Symbol auswählen möchten, um damit beispielsweise ein Objekt zu erstellen oder ein markiertes Objekt zu bearbeiten, dann müssen Sie nur mit der Maus auf das entsprechende Symbol beziehungsweise Icon klicken. Es wird dann z.B. eine Formatierung zugewiesen oder Sie können ein Rechteck oder andere Formen zeichnen. Einige Symbole spiegeln auch die zugewiesenen Formatierungen von markierten Objekten wider. Diese Symbole erscheinen dann umrandet, wenn sie aktiv sind. Wenn Sie beispielsweise den Titel auf der Folie markiert haben, so ist eventuell das Symbol für FETT auf der Symbolleiste »Format« umrandet, da der Titeltext in Fettdruck formatiert ist. Auf eine andere Folie blättern Eine Präsentation umfasst in der Regel mehrere Folien. Daher ist es notwendig, dass Sie durch die Präsentation blättern können. Es gibt aber in PowerPoint keine »Gehe zu«-Funktion, wie Sie sie vielleicht von Microsoft Word kennen. Stattdessen müssen Sie entweder mit der (Bild½)-Taste beziehungsweise der (Bild¼)-Taste auf die vorherige oder auf die nächste Folie blättern. Oder Sie verwenden den Folienschieber und die Symbole für VORHERIGE FOLIE und NÄCHSTE FOLIE. Abbildung 2.7 zeigt den Folienschieber, der sich im Folienbereich auf der rechten Seite befindet. Wenn Sie über mehrere Folien blättern wollen, können Sie auch den Schieber nach oben oder nach unten bewegen. Bei gedrückter Maustaste erscheinen neben dem Schieber immer der Folientitel und die Foliennummer, damit Sie wissen, auf welche Folie Sie wechseln werden, wenn Sie die Maustaste loslassen. Die Position des Schiebers auf der Bildlaufleiste entspricht der Position innerhalb der Präsentation. Die Positionsanzeige des Schiebers berücksichtigt also die Anzahl der Folien in der Präsentation.
46
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einige Grundfunktionen in PowerPoint
Kapitel 2 Abbildung 2.7: Der Folienschieber mit den Symbolen zum Blättern
Mit dem Folienschieber gelangen Sie auch schnell an den Anfang oder an das Ende der Präsentation. Ziehen Sie dazu den Schieber ganz nach oben oder ganz nach unten. Sie können aber auch mit der (Pos1) -Taste auf die erste Folie der Präsentation und mit der (Ende)-Taste auf die letzte Folie der Präsentation springen. Funktionen aktivieren Bei der Betrachtung der Menüs von PowerPoint fällt auf, dass gelegentlich vor einem Menüeintrag ein Häkchen erscheint. Diese Häkchen geben Hinweise auf Einstellungen und aktuelle Formatierungen. Ein Häkchen erscheint immer dann, wenn eine Funktion aktiviert ist, wie beispielsweise bei ANSICHT/AUFGABENBEREICH und bei ANSICHT/LINEAL. Um die Funktion zu deaktivieren, also das Lineal wieder auszublenden, müssen Sie einfach diesen Befehl erneut auswählen. Häkchen und Lineal verschwinden dann. Sind andere Funktionen oder Einstellungen aktiv, so erscheint oft das entsprechende Symbol vor dem Menü umrandet, also aktiviert. Es sieht dabei genauso aus wie die Symbole, die Sie auf den Symbolleisten aktivieren oder deaktivieren. So ist zum Beispiel im Menü ANSICHT stets eine Ansicht aktiviert. Die Symbole helfen, die aktuellen Einstellungen und Formatierungen schnell zu erkennen und zu ändern. Wenn kein Objekt markiert ist, geben Menüeinträge und Symbolleisten die Standardeinstellungen wieder. Sie können auch diese Einstellungen ändern. Ein neues Objekt wird dann gemäß der geänderten Einstellung erstellt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
47
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint
Abbildung 2.8: Häkchen vor den Menüeinträgen zei gen an, ob die Funktion bereits aktiviert ist; das umrandete Symbol zeigt die aktuelle Ansicht
PowerPoint verfügt über eine Funktion, mit der die nicht so oft verwendeten Befehle in den Menüs zunächst ausgeblendet bleiben. Erst durch Bewegen der Maus auf den Doppelpfeil unten im Menü werden alle Befehle angezeigt. Über ANSICHT/S YMBOLLEISTEN/A NPASSEN können Sie auf der Registerkarte »Optionen« das Kontrollfeld »Menüs immer vollständig anzeigen« aktivieren, wenn Sie immer alle Menüeinträge sehen möchten. In die unterschiedlichen Ansichten wechseln Während der Bearbeitung einer Präsentation müssen Sie sich nicht auf die eine oder die andere Ansicht festlegen und diese über die gesamte Zeit beibehalten, sondern Sie können je nach Aufgabenstellung die für den notwendigen Arbeitsschritt optimale Ansicht auswählen. Im Menü ANSICHT stehen Ihnen die vier Ansichten NORMAL, FOLIENSORTIERUNG, BILDSCHIRMPRÄSENTATION und NOTIZENSEITE zur Verfügung. Wenn Sie den entsprechenden Befehl auswählen, wird die Folie beziehungsweise die Präsentation in der gewünschten Ansicht angezeigt. In welcher Ansicht Sie sich gerade befinden, das erkennen Sie am umrandeten Symbol im Menü ANSICHT. Ferner stehen Ihnen im Arbeitsbereich unten links drei Symbole zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf das entsprechende Symbol und PowerPoint wechselt sofort in die gewünschte Ansicht. Das umrandete Symbol gibt Ihnen Auskunft darüber, in welcher Ansicht Sie sich gerade befinden. Die Ansicht NOTIZENSEITE erreichen Sie nur über das Menü ANSICHT. Weitere Infos zu den Ansichten finden Sie in Kapitel 6, »Ansichten in PowerPoint«.
48
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menüleiste und Symbolleisten
Kapitel 2 Abbildung 2.9: Die Symbole für die Ansicht unten links
2.4
Menüleiste und Symbolleisten
Die Menüleiste eines Programms beinhaltet in der Regel alle Befehle und Funktionen, die in der Anwendung zur Verfügung stehen. In neuester Zeit geht die Tendenz bei der Entwicklung von Anwendungen dahin, dass die Menüleiste nur noch einen Teilbereich der Befehle und Funktionen umfasst. Stattdessen werden verstärkt Symbole und Symbolleisten eingesetzt, die einzelne Befehle ersetzen. Abbildung 2.10: Die Menüleiste in PowerPoint
Dies gilt auch für PowerPoint. So finden Sie beispielsweise in den Menüs keine Befehle für die Symbole, mit denen Sie Formen und Objekte erstellen. Dennoch ist die Menüleiste ein wichtiger Bestandteil des Programms. Über Befehle der Menüleiste zeigen Sie beispielsweise die Führungslinien an oder bestimmen viele Formatierungen. Häufig stehen Sie als Anwender aber vor den verschiedenen Menüs und wissen nicht, wo Sie jetzt nach einer Funktion suchen sollen. Daher sollen Sie an dieser Stelle einen Überblick über die Menüs und ihre Bedeutung erhalten. Eine systematische Beschreibung der PowerPoint-Befehle finden Sie in Anhang D, »Befehl für Befehl«. Die Begriffe auf der Menüleiste wie beispielsweise »Datei« oder »Ansicht« stellen selbst noch keine Befehle dar, sondern Menüs, in denen die eigentlichen Befehle enthalten sind. Wenn Sie direkt mit der Maus auf einen Menüpunkt klicken, wird das dazugehörige Menü mit seinen Befehlen und Funktionen geöffnet. In diesem Buch finden Sie immer wieder Aufforderungen wie beispielsweise »... wählen Sie DATEI/ÖFFNEN«. Mit »Datei« ist der Begriff auf der Menüleiste gemeint und »Öffnen« findet sich als Befehl im dazugehörigen Menü.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
49
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint Menü Datei Im Menü DATEI finden Sie alle Befehle, die eine Präsentation als Ganzes betreffen. Über dieses Menü können Sie beispielsweise eine Datei öffnen, schließen, speichern und drucken. Menü Bearbeiten Die Befehle im Menü BEARBEITEN dienen dazu, markierte und damit ausgewählte Objekte zu bearbeiten. Diese Objekte können kopiert oder ausgeschnitten und dann beispielsweise auf anderen Folien eingefügt werden. Ebenso lassen sich über dieses Menü alle Objekte einer Folie markieren sowie Objekte aus anderen Windows-Anwendungen einfügen und Verknüpfungen herstellen. Ferner können Sie den letzten Arbeitsschritt mit RÜCKGÄNGIG widerrufen und auch die Option FOLIE LÖSCHEN ist hier zu finden. Menü Ansicht Im Menü ANSICHT wird die aktuelle Ansicht der Präsentation festgelegt. Sie bestimmen hier auch die Ansichtengröße mit ZOOM, schalten das LINEAL hinzu oder wechseln mit FARBE/GRAUSTUFEN zwischen unterschiedlichen Farbtönen. Menü Einfügen Über dieses Menü fügen Sie alle Arten von Objekten auf einer Folie ein. In diesem Zusammenhang können Sie ClipArts aus der Clip Gallery oder z.B. Grafiken und Tabellen einfügen. Auch der Befehl NEUE FOLIE ist hier zu finden. Menü Format Das Menü FORMAT ist das am häufigsten verwendete Menü. Hier finden Sie alle Befehle zur Formatierung von Text und Objekten. Sie können die Schriftart des Texts bestimmen oder Formatierungen wie Fettdruck über dieses Menü festlegen. Ebenso vergeben Sie hier Füllbereiche, Schatten, Linien- oder Rahmenfarben. Auch das Foliendesign und das Folienlayout werden über dieses Menü bestimmt. Immer, wenn es um das Aussehen der Folien, des Texts oder der Objekte geht, schauen Sie in diesem Menü nach; hier werden Sie den gesuchten Befehl finden. Menü Extras Das Menü EXTRAS enthält besondere Funktionen wie die Prüfung der RECHTSCHREIBUNG oder die AUTOKORREKTUR. Hier können Sie auch PowerPoint Ihren Wünschen anpassen. Dieses Menü ist eine Art Sammelbecken für die Befehle, die sich nicht in die ersten fünf Menüs einordnen lassen.
50
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menüleiste und Symbolleisten
Kapitel 2
Menü Bildschirmpräsentation Im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION finden Sie alle Befehle, mit denen Sie eine elektronische Präsentation einrichten können. Dazu gehört die Einrichtung der Bildschirmpräsentation, die Festlegung der Animationen und Folienübergangseffekte oder eine zielgruppenorientierte Präsentation. Menü Fenster Das Menü FENSTER ist ein Standardmenü in Windows-Anwendungen. Sie finden hier Befehle, mit denen Sie die geöffneten Dateien auf dem Bildschirm anordnen können. Ferner erhalten Sie eine Übersicht über die geöffneten PowerPoint-Präsentationen und können die gewünschte Präsentation in den Vordergrund bringen und damit aktivieren. Menü ? (Hilfe) Auch dieses Menü ist ein Standardmenü in Windows-Anwendungen. Sie finden hier neben den verschiedenen Hilfefunktionen auch die so genannte Infobox, die Ihnen Auskunft über die Version und die Nummer Ihrer Lizenz gibt. Die Symbolleisten Neben den Befehlen und Funktionen in der Menüleiste stehen Ihnen verschiedene Symbolleisten zur Verfügung. Dort finden Sie unterschiedliche Symbole, wobei nicht immer alle Symbolleisten auf dem Bildschirm erscheinen. Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit, die Symbolleisten zu verändern. Abbildung 2.11 zeigt beispielhaft die Symbolleiste »Standard«. Abbildung 2.11: Die Symbolleiste »Standard«
Wenn Sie die Maus auf eines der Symbole bewegen, ohne zu klicken, erhalten Sie jedes Mal die Bezeichnung des Symbols angezeigt. Sie müssen also nicht alle Symbole auswendig im Kopf behalten. Falls die Bezeichnungen nicht angezeigt werden, ist das Kontrollfeld »QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen« im Dialogfeld »Anpassen« auf der Registerkarte »Optionen« ausgeschaltet (EXTRAS/ANPASSEN). Symbolleisten anzeigen und ausblenden PowerPoint ist wie die meisten Programme sehr flexibel. Jede einzelne Symbolleiste kann ausgeblendet und weitere Symbolleisten können hinzugefügt werden. Sie können dies über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN oder EXTRAS/ANPASSEN auf der Registerkarte »Symbolleisten« einstellen. Abbildung 2.12 zeigt das Dialogfeld »Anpassen« mit der Registerkarte »Symbolleisten«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
51
Kapitel 2
Grundlagen in PowerPoint
Abbildung 2.12: Das Dialogfeld »Anpassen« mit der Registerkarte »Symbolleisten«
In seiner Funktionsweise unterscheidet sich dieses Dialogfeld nicht von den anderen Dialogfeldern. Jede mögliche Symbolleiste ist in der Liste mit einem Kontrollfeld versehen. Hat das Kontrollfeld ein Häkchen, so wird die entsprechende Leiste angezeigt. Klicken Sie auf das Kontrollfeld, so wird das Häkchen entfernt, und nach dem Schließen des Dialogfelds wird die Symbolleiste nicht mehr angezeigt. In der Liste sind aber immer nur die Symbolleisten aufgeführt, die in der jeweiligen Ansicht möglich sind. So ist die Auswahl in der Normalansicht am größten und in der Foliensortierung am kleinsten. Ist die Symbolleiste »Standard« in der Normalansicht ausgeblendet worden, dann erscheint sie auch nicht mehr in der Foliensortierung. Wie Sie die Symbolleisten anpassen, erfahren Sie in Anhang B, »PowerPoint anpassen«.
Für die Symbolleisten steht Ihnen darüber hinaus ein Kontextmenü zur Verfügung. Wenn Sie die Maus auf eine der Symbolleisten bewegen und die rechte Maustaste drücken, erscheint das Kontextmenü »Symbolleisten«. Der gleiche Inhalt erscheint, wenn Sie A NSICHT/SYMBOLLEISTEN auswählen. Abbildung 2.13 zeigt es.
52
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menüleiste und Symbolleisten
Kapitel 2 Abbildung 2.13: Das Kontextmenü zu den Symbolleis ten
Im Kontextmenü wird ebenfalls jede in der jeweiligen Ansicht mögliche Symbolleiste wie in einem Menü aufgelistet. Ist die Symbolleiste sichtbar, so erscheint davor ein Häkchen. Um eine Symbolleiste anzuzeigen, klicken Sie jetzt auf den gewünschten Eintrag. Das Kontextmenü wird geschlossen, die Symbolleiste erscheint. Ebenso können Sie eine Symbolleiste ausblenden. Klicken Sie dazu auf einen Eintrag, der bereits mit einem Häkchen versehen ist. Falls Sie das Kontextmenü einmal versehentlich geöffnet haben, klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Kontextmenüs. Dann wird das Menü geschlossen, ohne dass ein Befehl oder eine Funktion ausgeführt wird.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
53
3
PowerPoint kennen lernen
Neues lernt man am besten kennen, indem man es ausprobiert. Dieses Übungskapitel richtet sich an Einsteiger, die bisher wenig mit PowerPoint zu tun hatten. Sie werden Schritt für Schritt anhand einer konkreten Aufgabenstellung durch einige Funktionen und Befehle von PowerPoint geführt. Dabei werden Sie schon vieles kennen lernen, bevor es später im Buch ausführlich vorgestellt wird. So erhalten Sie einen ersten Eindruck von der Arbeit mit PowerPoint. Nehmen Sie sich etwas Zeit und folgen Sie den Anweisungen. Sie werden durch das Programm geführt und erstellen eine komplette Präsentation mit Texten, Schaubildern und einem Diagramm. Ferner wird die Präsentation für eine elektronische Vorführung vorbereitet. Sie werden etwa 40 bis 60 Minuten dafür benötigen. Die fertige Präsentation befindet sich auch auf der CD-ROM zum Buch im Verzeichnis »Beispiel«. Darüber hinaus finden Sie dort einige Teilschritte der Präsentation als Zwischenstand, so dass Sie gegebenenfalls zwischendrin Ihr Ergebnis vergleichen können. Worum geht es in der Präsentation? Sie sind Mitglied von »Kunst und Kultur e.V.«. Für die diesjährige Mitgliederversammlung bereiten Sie eine Präsentation mit Informationen zum kommenden Jahr vor. Am Ende der Übung werden Sie sieben Folien erstellt haben, auf denen einige Daten über das Unternehmen vorgestellt werden. Dieser Abschnitt ist in mehrere Teilübungen untergliedert, so dass Sie nicht alles in einem Durchgang bearbeiten müssen. Sie können also die Übung an einer beliebigen Stelle unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt fortfahren. Erfahrungsgemäß erzielen Sie aber den größten Lerneffekt, wenn Sie alles in einem Schritt durcharbeiten. Ihnen bleiben die Kniffe und die gewählte Vorgehensweise dann besser im Gedächtnis haften und Sie erhalten einen effektiveren Einstieg in das Programm.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
55
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
3.1
Starten und eine Entwurfsvorlage übernehmen
PowerPoint ist bereits installiert und die Grundfunktionen von Windows sind Ihnen bekannt. Sie haben auch schon Kapitel 2, »Grundlagen in PowerPoint«, gelesen und kennen daher den generellen Aufbau des Programms. Die dort beschriebenen Grundfunktionen werden hier nicht nochmals aufgeführt. PowerPoint startet direkt mit einer neuen Präsentation und der ersten Folie, die Sie auch gleich in der Anzeige sehen. Abbildung 3.1 zeigt dies. Abbildung 3.1: PowerPoint startet direkt mit einer neuen Präsentation und einer neuen Folie, hier in der Ansicht NORMAL
Wir arbeiten in dieser Übung zumeist in der so genannten Normalansicht. Dort sehen Sie auf der linken Seite den Übersichtsbereich mit der Folienübersicht. Auf der rechten Seite finden Sie den Aufgabenbereich und in der Mitte den Folienbereich, der die aktuelle Folie zeigt. Jede Folie in einer Präsentation kann ein unterschiedliches Aussehen, genannt Folienlayout, annehmen. So gibt es Folienlayouts für Textfolien, Folien mit einem Diagramm, Folien mit Schaubildern oder beispielsweise für eine Titelfolie. Die erste Folie in einer Präsentation ist meistens der Titel der Präsentation. Daher erstellt PowerPoint eine neue Präsentation immer gleich mit einer Folie, die das Folienlayout »Titelfolie« verwendet. Die Titelfolie kommt genau einmal in der Präsentation vor. Daher werden wir dieses Folienlayout nicht nochmals verwenden.
56
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Starten und eine Entwurfsvorlage übernehmen
Kapitel 3
Lassen Sie sich nicht verwirren. Neben der Titelfolie gibt es noch den Titel der Folie. Dieser ist auf jeder einzelnen Folie vorhanden und umschreibt den Inhalt der Folie in kurzen Zügen. Der Titel der Folie sollte auf jeder Folie vorkommen, damit der Betrachter schnell erkennt, worum es auf der Folie geht. Die erste Folie ist auf dem Bildschirm zu sehen. Sie finden auf der Folie zwei Platzhalter, die wir gleich mit Text füllen werden. Aber bevor wir damit beginnen, soll die Präsentation zunächst ein einheitliches Aussehen erhalten. Wir werden eine der mitgelieferten Entwurfsvorlagen verwenden, um etwas Farbe ins Spiel zu bringen. Es empfiehlt sich auch, die Entwurfsvorlage immer am Anfang zuzuweisen. In der Regel sind nämlich auf der Vorlage einige Hintergrundelemente enthalten, die auf jeder Folie erscheinen. Solche Hintergrundelemente schränken den freien Platz auf der Folie ein, der Ihnen für Ihre Inhalte zur Verfügung steht. Sie sollten jedoch möglichst früh wissen, wie viel Platz Sie auf einer Folie haben. Und so weisen Sie eine Entwurfsvorlage zu: 1.
Wählen Sie FORMAT/FOLIENDESIGN, klicken Sie auf das Symbol für FOLIENDESIGN der Symbolleiste »Format« oder doppelklicken Sie auf den Eintrag »Standarddesign« auf der unteren Statuszeile.
2.
Im Aufgabenbereich auf der rechten Seite sehen Sie nun die möglichen Entwurfsvorlagen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Die Bezeichnung der Entwurfsvorlagen erscheint dann, wenn Sie die Maus auf das Bild bewegen und einen Moment warten. Wenn Sie durch die vorhandene Liste blättern, sollten Sie den Eintrag »Kante« beziehungsweise »Edge« ziemlich weit unten unter der Rubrik »Zur Verwendung vorhanden« finden (siehe Abbildung 3.2).
3.
Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Entwurfsvorlage »Kante«.
Die Entwurfsvorlage wird übernommen, der Titel erscheint grün und wird von einem oberen gelblichen Rahmen umgeben. Die Platzhalter sind auch weiterhin vorhanden und warten auf die Texteingabe. Abbildung 3.3 zeigt die Folie, wie Sie bei Ihnen aussehen müsste. Je nach der gewählten Installation kann es sein, dass Ihnen die hier genannte Entwurfsvorlage »Kante« oder die englische Bezeichnung »Edge« nicht zur Verfügung steht. Wählen Sie dann einfach eine andere Entwurfsvorlage aus. Der erste Schritt ist getan. Sie haben jetzt eine neue Präsentation erstellt und die Entwurfsvorlage »Kante« übernommen. Jetzt geht es mit der Texteingabe weiter.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
57
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.2: Im Aufgaben bereich erscheinen die vorhandenen Entwurfsvorlagen zur Auswahl
Abbildung 3.3: Die Folie wurde automatisch mit Farben versehen
58
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Titelfolie erstellen
3.2
Kapitel 3
Die Titelfolie erstellen
Die neue Präsentation ist erstellt und wir sehen die Titelfolie, die auch gleich mit Leben gefüllt wird. In den Platzhaltern finden Sie die Aufforderung, einen Text einzugeben. Dabei müssen Sie zunächst nichts markieren, PowerPoint ordnet Ihre Eingabe automatisch zu. Und so geben Sie den Text ein: 1.
Geben Sie, ohne etwas zu markieren, den Titel der Präsentation ein. Kunst & Kultur e.V.
Der obere Platzhalter wird durch den Text ersetzt. 2.
Klicken Sie auf den darunter liegenden Platzhalter. Dieser wird nun ausgewählt, die Einfügemarke erscheint: Jahrestagung 2004
3.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb der Texte, um die Eingabe zu beenden. Abbildung 3.4: Die erste Folie, die Titelfolie, ist bereits fertig
Ihr Text wird automatisch ausgerichtet und ist bereits mit einer Formatierung versehen. Wenn Sie Text auf einer leeren Folie eingeben, vermutet PowerPoint, dass Sie einen Titel eingeben wollen, und ordnet diesen Text
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
59
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen automatisch dem Platzhalter für den Titel zu. Um einen Text in den anderen Platzhalter einzugeben, müssen Sie diesen auswählen. Danach wird der Text in dem markierten Platzhalter aufgenommen. Der Beispieltext, der zuvor in dem Platzhalter erschienen ist, wird durch den »echten« Text ersetzt. Falls Sie sich verschrieben haben, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Text und korrigieren die Stelle. Sie können den Text auch wie in der Textverarbeitung löschen oder ausschneiden und an einer anderen Stelle einfügen. Die Präsentation speichern Sie haben jetzt schon einige Eingaben für Ihre Präsentation vorgenommen und sollten Ihre Arbeit nun einmal sichern. Noch hat die Präsentation die Bezeichnung »Präsentation1«, wie Sie dem Titel des Fensters entnehmen können. Dies bedeutet, dass noch nichts gespeichert wurde und die Präsentation daher noch die Arbeitsbezeichnung besitzt. Und so speichern Sie die Präsentation: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für SPEICHERN auf der Symbolleiste »Standard«. Das Dialogfeld »Speichern unter« wird geöffnet.
Abbildung 3.5: Das Dialogfeld »Speichern unter«
2.
Geben Sie einen Dateinamen an und wählen Sie gegebenenfalls einen anderen Ordner. Wählen Sie beispielsweise den Dateinamen »kultur«.
Je nach Einstellungen öffnet sich noch das Dialogfeld »kultur.ppt Eigenschaften«. Dort können Sie weitere Angaben zu Ihrer Präsentation hinterlegen.
60
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Datum und Foliennummer eingeben
Kapitel 3
Nachdem auch dieses Dialogfenster geschlossen ist, trägt das Arbeitsfenster die Bezeichnung der Datei. Wenn eine Datei noch nicht gespeichert wurde, erscheint beim Klicken auf das Symbol für SPEICHERN automatisch das Dialogfeld »Speichern unter«. Ist bereits ein Dateiname vergeben, wird mit diesem Symbol nur noch die Version der Datei auf der Diskette oder auf der Festplatte aktualisiert. Das Dialogfeld erscheint dann nicht mehr.
3.3
Datum und Foliennummer eingeben
Bevor wir die Folie 2 bearbeiten, wollen wir noch das Datum und die Seitennummer auf den Folien einfügen. Und so fügen Sie das Datum und die Foliennummer ein: 1.
Wählen Sie EINFÜGEN/DATUM UND UHRZEIT und bringen Sie die Registerkarte »Folie« in den Vordergrund.
2.
Geben Sie als festes Datum 15. März 2004 ein. Aktivieren Sie das Kontrollfeld »Foliennummer« und ebenso das Kontrollfeld »Auf Titelfolie nicht anzeigen«. Abbildung 3.6 zeigt die Registerkarte, bevor Sie dieses Dialogfeld mit »Für alle übernehmen« schließen. Abbildung 3.6: Das Dialogfeld »Kopf und Fußzeile«
Damit werden die Folien im unteren Bereich mit dem Datum und der Foliennummer versehen. Mit dem Kontrollfeld »Auf Titelfolie nicht anzeigen« wurde festgelegt, dass diese beiden Informationen nicht auf der Titelfolie erscheinen. Es sieht immer etwas seltsam aus, wenn auf der Titelfolie die Foliennummer 1 erscheint. Daher wird für diese Folie die Angabe gerne unterdrückt, wie wir es getan haben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
61
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen Auf der CD-ROM zum Buch finden Sie im Verzeichnis »Beispiel« die Datei »Teil1«, die die letzten Schritte seit Beginn der Übung enthält.
3.4
Eine Folie im Folienfenster
Sie haben eine Folie erstellt und die Kopf- und Fußzeile festgelegt. Nun müssen Sie eine weitere Folie einfügen. In der Normalansicht sehen Sie im Folienbereich genau eine Folie. Jeder Text, den Sie dort eingeben, beziehungsweise jede Formatierung, die Sie vornehmen, bezieht sich nur auf Objekte auf dieser Folie. Um eine weitere Folie zu erstellen, klicken Sie einfach auf das Symbol für NEUE FOLIE auf der Symbolleiste »Format« oder Sie wählen EINFÜGEN/ NEUE FOLIE. PowerPoint fügt direkt eine neue Folie in die Präsentation ein. Als Folienlayout wird »Titel und Text« verwendet, das für die nächste Folie passend ist. Im Aufgabenbereich sehen Sie übrigens die vorhandenen 27 Folienlayouts, die wir später betrachten werden. Abbildung 3.7 zeigt die neue eingefügte Folie. Abbildung 3.7: Die neue Folie erscheint
Jede Folie muss eines dieser 27 Folienlayouts verwenden. Mit den Folienlayouts werden die Platzhalter auf der Folie eingefügt, die Sie wiederum mit Leben füllen können. Unter den 27 Folienlayouts gibt es auch eines ohne Platzhalter, das Ihnen dann freie Hand auf der Folie lässt.
62
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine Folie im Folienfenster
Kapitel 3
An der Information in der Statuszeile unten (Folie 2 von 2) erkennen Sie, dass Sie sich auf der zweiten Folie befinden. Im Übersichtsbereich auf der linken Seite sehen Sie jetzt ebenfalls die beiden Folien. Das Layout der Präsentation ist gleich geblieben und das Datum sowie die Seitenzahl erscheinen am unteren Rand der Folie. »Titel und Text« ist ein Folienlayout, das häufig zum Einsatz kommt. Mit dem Platzhalter für den Text können Sie leicht eine Aufzählung erfassen. Der Text wird dabei sofort formatiert und in einer gegliederten Form dargestellt. Damit lassen sich Stichworte und Sachverhalte ideal präsentieren. Als Nächstes wird eine Folie mit Informationen über die Ziele von Kunst & Kultur verfasst. Dabei geben Sie zunächst wieder einen Titel ein und dann den Text für die Aufzählung. Beim Titel müssen Sie zwischen dem Titel der Präsentation und dem Titel auf jeder Folie unterscheiden. Auf der ersten Folie haben Sie den Titel der Präsentation eingegeben. Daher war dieser Text auch in der Mitte der Folie positioniert. Der Titel einer Folie ist immer oben auf der Folie zu finden. Er dient dazu, kurz über den Inhalt der Folie zu informieren. Es empfiehlt sich, stets einen Titel zu verwenden. Und so geht's weiter: 1.
Geben Sie den Titel der Folie ein. Auch auf dieser Folie muss zunächst nichts markiert sein. Was will Kunst & Kultur?
2.
Klicken Sie in den zweiten Platzhalter. Dort erscheint die Einfügemarke und gleichzeitig ein Punkt als Aufzählungszeichen. Geben Sie die folgenden Absätze ein, jeweils gefolgt von der (¢)-Taste: Verständnis für Kunst und Kultur fördern Veranstaltungen unterstützen
Nachdem Sie den Text eingegeben haben, befindet sich die Einfügemarke immer noch im Platzhalter. Wenn Sie die (¢)-Taste nach dem zweiten Absatz gedrückt haben, ist im dritten Absatz ein weiteres Aufzählungszeichen eingefügt worden. Wir wollen nun einige Produkte aufzählen. Dazu werden wir aber die Gliederungsebene ändern, um deutlich zu machen, dass die folgenden Punkte zu den hochwertigen Produkten gehören. Und so geht's weiter: 1.
Die Einfügemarke blinkt immer noch hinter dem dritten Kästchen. Klicken Sie nun auf das Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format«. Der Absatz wird eingerückt. Die Schriftgröße ist jetzt kleiner und ein
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
63
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.8: Die zweite Folie, nachdem Sie den Text eingegeben haben
kleineres Kästchen erscheint als Aufzählungszeichen. 2.
Geben Sie weiteren Text ein, jeweils gefolgt von der (¢)-Taste: Konzerte und Festivals Ausstellungen in Museen und Galerien Musik-Akademien für alle Altersgruppen
3.
Nun folgt ein weiterer Absatz, der aber mit dem größeren Kästchen versehen sein soll. Also muss der Absatz weiter links positioniert sein. Klicken Sie auf das Symbol für EINZUG VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format«. Die Einfügemarke springt etwas nach links und das Aufzählungszeichen ist ein größeres Kästchen.
4.
Geben Sie Lokale Künstler bekannt machen, gefolgt von der (¢)-Taste, und danach Kulturelle Vielfalt in der Region erhalten ein und drücken Sie diesmal nicht die (¢)-Taste.
5.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Titels und des Textobjekts, um die Bearbeitung zu beenden.
Ihre Folie sollte nun so wie in Abbildung 3.9 aussehen. Das Textobjekt im Folienlayout »Titel und Text« verfügt über bis zu fünf Gliederungsebenen. Wenn Sie auf das Textobjekt klicken und Text einge64
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
In der Gliederungsansicht arbeiten
Kapitel 3 Abbildung 3.9: Die zweite Folie ist erstellt
ben, füllen Sie die erste Gliederungsebene. Jede (¢)-Taste fügt einen weiteren Absatz in der gleichen Gliederungsebene ein. Durch Drücken auf das Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format« wird der aktuelle Absatz tiefer gestuft, mit EINZUG VERKLEINERN entsprechend reduziert und der Absatz damit höher gestuft. Über die Formatierungen ist der Einzug der zweiten Gliederungsebene eingestellt. Dadurch wirkt der Text auf den Betrachter als Unterpunkt zum darüber liegenden Absatz. Um einen Absatz tiefer zu stufen, also den Text eine Gliederungsebene nach unten zu bewegen, können Sie auch die (ÿ_)-Taste drücken, wenn Sie sich am Anfang des Absatzes befinden. Dann wird der Absatz sofort tiefer gestuft. Auf der CD-ROM zum Buch finden Sie im Verzeichnis »Beispiel« die Datei »Teil2«, die die letzten Schritte seit Beginn der Übung enthält.
3.5
In der Gliederungsansicht arbeiten
Bisher haben wir nur im Folienbereich gearbeitet. Der Folienbereich stellt genau eine Folie dar und hier können alle Texte und Objekte bearbeitet werden. Auf der linken Seite sahen Sie dazu im Übersichtsbereich bisher die Folienübersicht. Dort gibt es aber eine weitere Ansicht, die so genannte Gliederungsansicht, die für die schnelle Texterfassung geeignet ist. Daher wird sich dieser Abschnitt, als hätten Sie es nicht schon längst geahnt, mit der Gliederungsansicht beschäftigen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
65
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen Derzeit sehen Sie im Übersichtsbereich die Folienübersicht. Abbildung 3.10 zeigt diesen Teilausschnitt des Bildschirms. Je nach Größe des Übersichtsbereichs sind die Worte »Gliederung« und »Folie« entweder ausgeschrieben oder wie in Abbildung 3.10 durch ein Symbol mit Strichen und ein Foliensymbol dargestellt.
Abbildung 3.10: Der Übersichts bereich mit den bei den Registerkarten ist auf der linken Seite zu sehen
Und so gelangen Sie in die Gliederungsansicht: 1.
Klicken Sie auf die Registerkarte »Gliederung«.
2.
Der Übersichtsbereich wird nun in der Gliederungsansicht dargestellt, wie es Abbildung 3.11 zeigt.
Im Übersichtsbereich sehen Sie untereinander die bereits erstellten Folien 1 und 2. Neben der Foliennummer und einem Foliensymbol erscheint direkt der Folientitel. Darunter folgt der Text, der sich auf der Folie befindet. Neue Folie einfügen Nun geht es um die Erstellung der dritten Folie. Dafür müssen Sie eine weitere neue Folie einfügen. Klicken Sie dazu wieder auf das Symbol für NEUE FOLIE. Die neue Folie wird hinter der aktuellen Folie eingefügt und es erscheint die »3«. Die aktuelle Ansicht ist in Abbildung 3.12 zu sehen. Der Inhalt der dritten Folie Nachdem Sie die neue Folie eingefügt haben, erscheint direkt neben dem Foliensymbol die blinkende Einfügemarke. Sie können also sofort mit der Texteingabe beginnen.
66
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
In der Gliederungsansicht arbeiten
Kapitel 3 Abbildung 3.11: Der Übersichts bereich zeigt nun die Gliederungs ansicht
Abbildung 3.12: Links ist das Symbol für die Folie 3 zu sehen
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
67
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen Und so geht es mit der dritten Folie weiter: 1.
Geben Sie den Titel der Folie 3 ein: Highlights aus dem letzten Jahr
2.
Drücken Sie dann die (¢)-Taste.
Durch das Drücken der (¢)-Taste wurde automatisch eine weitere Folie, die Folie 4, eingefügt. Lassen Sie sich dadurch nicht verunsichern. PowerPoint bleibt bei der Texteingabe immer auf der gleichen Gliederungsebene, wenn Sie auf die (¢)-Taste drücken. Da Sie sich hier auf der Titelebene befinden, wird entsprechend eine Titelebene eingefügt. Mit dem Titel ist aber automatisch eine neue Folie verbunden. Bei diesem Vorgehen werden Sie übrigens auch nicht nach einem Folienlayout gefragt. Es wird automatisch das Folienlayout »Titel und Text« verwendet. Abbildung 3.13 zeigt das aktuelle Aussehen. Abbildung 3.13: Mit der (¢)Taste wurde automatisch eine neue Folie eingefügt
Um jetzt weiteren Text auf der Folie 3 eingeben zu können, müssen wir zunächst die Gliederungsebene ändern. Klicken Sie auf der Symbolleiste »Format« auf das Symbol für EINZUG VERDie Einfügemarke, die bei der Folie 4 stand, wird nun eingerückt, und ein Aufzählungszeichen (ein Punkt) erscheint unter dem Titel der Folie 3. Sie befinden sich auf der obersten Ebene des Platzhalters für den Text. Wie im Folienbereich wird auch in der Gliederungsansicht der hier
GRÖSSERN.
68
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
In der Gliederungsansicht arbeiten
Kapitel 3
nicht sichtbare Platzhalter verwendet. Die Abbildung 3.14 zeigt die Gliederungsansicht in der vergrößerten Darstellung. Abbildung 3.14: Aus der Folie 4 wurde durch den vergrößerten Einzug ein Absatz der Folie 3
Und so geht es mit der Folie 3 weiter: 1.
Geben Sie den Text ein, jeweils von der (¢)-Taste gefolgt: Klassik-Openair im Schlosshof Gelungene Veranstaltungen
2.
Ändern Sie die Gliederungsebene mit dem Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN und geben Sie weiteren Text ein, jeweils gefolgt von der (¢)-Taste Kunst zwischen den Jahren Konzertreihe für Blues und Jazz Architektur im neuen Jahrtausend
3.
Klicken Sie auf das Symbol für EINZUG VERKLEINERN, um den Absatz höher zu stufen und geben Sie zwei weitere Absätze ein: Rundreisen, (¢)-Taste
4.
Ändern Sie wieder die Gliederungsebene mit dem Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN und geben Sie weiteren Text ein: Karajan-Festspiele in Baden-Baden, (¢)-Taste Museumsreise nach Paris,
keine (¢)-Taste
Die Folie 3 ist fertig und Abbildung 3.15 zeigt den aktuellen Stand. In der Gliederungsansicht können Sie in einem Zug viel Text nacheinander eingeben. Durch das Wechseln der Gliederungsebenen können Sie schnell zwischen der Titelebene und den Ebenen des Textobjekts hin- und herspringen. Der Titel ist stets der Text neben der Foliennummer. Er ist immer größer dargestellt, so dass Sie ihn eigentlich nicht verwechseln können. Der
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
69
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.15: Auch die Folie 3 ist bereits fertig gestellt
Text darunter wird immer in ein Textobjekt eingegeben. Das Textobjekt entspricht dem Platzhalter, den Sie auf der Folie 2 kennen gelernt haben. Dort stehen Ihnen auch wieder bis zu fünf Gliederungsebenen zur Verfügung. Immer wenn Sie die (¢)-Taste drücken, erhalten Sie einen Absatz mit der gleichen Gliederungsebene, also beim Titel eine neue Folie usw. Während die (ÿ_) -Taste den aktuellen Einzug vergrößert, können Sie mit der Tastenkombination (ª) + (ÿ_) den Einzug verkleinern. Damit müssen Sie die Finger überhaupt nicht mehr von der Tastatur nehmen. Weiter geht es mit Folie 4 ... Abbildung 3.16 zeigt die Folie 4. Bitte erfassen Sie die Folie als Übung in der Gliederungsansicht. Blättern Sie gegebenenfalls einige Seiten zurück und wiederholen Sie die dort beschriebenen Schritte mit diesem Inhalt. Auf der CD-ROM zum Buch finden Sie im Verzeichnis »Beispiel« die Datei »Teil3« mit den letzten Schritten und der Folie 4.
70
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folie mit Diagramm
Kapitel 3 Abbildung 3.16: Die Folie 4 als Übung
3.6
Folie mit Diagramm
Für die beiden nächsten Folien werden wir wieder im Folienbereich der Normalansicht arbeiten. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte »Folien« im Übersichtsbereich, damit statt der Gliederungsansicht wieder die Folienübersicht angezeigt wird. Damit wird der Folienbereich wieder größer dargestellt. Wir wollen als Nächstes ein Diagramm erstellen. Dazu müssen Sie wieder eine neue Folie einfügen, indem Sie auf das Symbol für NEUE FOLIE klicken. Die neue Folie wird eingefügt. Allerdings können wir diesmal mit dem Folienlayout »Titel und Text« wenig anfangen. Daher werden wir zunächst ein anderes Folienlayout aussuchen. Und so ändern Sie das Folienlayout und geben den Titel ein: 1.
Blättern Sie im Aufgabenbereich mit der Bildlaufleiste ganz nach unten, bis Sie zum Bereich »Andere Layouts« gelangen. Das letzte Folienlayout ist das gewünschte Folienlayout »Titel und Diagramm«.
2.
Klicken Sie auf dieses Folienlayout. Damit wird das bestehende Folienlayout »Titel und Text« durch »Titel und Diagramm« ersetzt.
3.
Geben Sie im Folienbereich in den Titel folgenden Text ein: Haushaltsplan für 2004
4.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Titels.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
71
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen Abbildung 3.17 zeigt die aktuelle Folie 3, nachdem der Titel eingegeben wurde.
Abbildung 3.17: Die Folie 3 hat nun »Titel und Diagramm« als Folienlayout und verfügt bereits über einen Titel
Es gibt nicht nur Platzhalter für Textobjekte, sondern auch für viele weitere Objekte. Diagramme werden nicht direkt mit PowerPoint erstellt, sondern mit dem Zusatzprogramm Graph. Wir wollen ein Diagramm mit einer Quartalsdarstellung der Einnahmen nach Kategorien für 2004 erstellen. Graph starten Sie starten die Bearbeitung des Diagramms, indem Sie auf den Platzhalter »Diagramm durch Doppelklicken hinzufügen« doppelklicken. Dadurch wird das Bearbeitungsprogramm geöffnet. Sie sehen auf dem Bildschirm andere Menüs und eine andere Symbolleiste. Die eigentliche Präsentation befindet sich im Hintergrund und Sie erhalten ein Beispieldiagramm im Vordergrund. Das Ganze ist in Abbildung 3.18 zu sehen. Im Vordergrund sehen Sie das Fenster »Tabelle« und im Hintergrund ein Diagramm. Wenn Sie das Tabellenfenster etwas zur Seite schieben, erkennen Sie das darunter liegende Diagramm besser. Klicken Sie dazu auf den Titel des Tabellenfensters und ziehen Sie es entsprechend. Für das Diagramm benötigen Sie eine Möglichkeit zur Eingabe der Daten, die später verwendet werden. Graph öffnet sich immer mit dem Beispieldiagramm. Die Daten, die Sie im Vordergrund im Tabellenfenster sehen, sind im Diagramm automatisch umgesetzt. Sie müssen jetzt nur noch die Werte im Tabellenfenster überschreiben. Sie werden feststellen, dass sich das Diagrammfenster sofort anpasst. 72
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folie mit Diagramm
Kapitel 3 Abbildung 3.18: Folie 3 mit einem Beispieldiagramm, nachdem Sie auf den Platzhalter doppelgeklickt haben
Werte eingeben Wir werden jetzt die Werte in das Tabellenfenster übertragen. Dazu müssen Sie, wie gesagt, nur die Beispielzahlen und den Text überschreiben. Und so werden die Werte eingegeben: 1.
Geben Sie zuerst die drei Umsatzkategorien ein. Der Mauszeiger ist im Tabellenfenster ein Kreuz. Klicken Sie auf den Eintrag »Ost«. Dies ist jetzt die aktuelle Zelle, von einem schwarzen Rahmen umgeben. Ihre Eingabe wird direkt in dieser Zelle vorgenommen. Geben Sie nun Beiträge ein und drücken Sie die (¢)-Taste. Ihr Text wird übertragen und die aktive Zelle rückt automatisch eine Zeile nach unten und umrandet jetzt die Zelle »West«. Geben Sie Spenden ein und drücken Sie wieder die (¢)-Taste. Wiederholen Sie den Vorgang für »Nord« und geben Sie dort Erlöse ein. Abbildung 3.19 zeigt das aktuelle Tabellenfenster. Abbildung 3.19: Das Tabellenfens ter nach den ersten Eingaben
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
73
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen 2.
Geben Sie nun die Zahlenwerte für die Beiträge 2004 ein: Klicken Sie auf die Zelle unterhalb von »1. Qrtl.«. Dort steht derzeit der Eintrag 20,4. Geben Sie in diese Zelle den Wert 12000 ein und drücken Sie wie zuvor (ÿ_)-Taste. Wiederholen Sie die Schritte mit den Werten 13000 für »2. Qrtl.«, 14000 für »3. Qrtl.« und 15000 für »4. Qrtl.«. Beim letzten Wert drücken Sie wieder die (¢)-Taste und nicht die (ÿ_)-Taste.
3.
Ergänzen Sie die Werte zunächst für die Kategorie »Spenden«. Hier die Werte von links nach rechts: 8500, 7500, 6000, 10000. Vervollständigen Sie die Tabelle mit den Werten für »Erlöse« (2500, 3500, 8000, 5000). Das aktuelle Tabellenfenster ist in Abbildung 3.20 zu sehen.
Abbildung 3.20: Alle Werte sind ins Tabellenfenster übertragen
Das Diagramm bearbeiten In dem Tabellenfenster sind jetzt alle Werte eingegeben. Daher können wir zunächst das Tabellenfenster mit ANSICHT/DATENBLATT ausblenden. Sie sehen nur noch das Diagramm auf der Folie. Als Beispieldiagramm wird ein dreidimensionales Säulendiagramm verwendet, das ganz gut passt, so dass wir das Diagramm nicht ändern müssen. Wir werden lediglich einen Titel für die Größenachse einfügen, damit klar wird, welche Einheit den Zahlen zu Grunde liegt. Und so fügen Sie den Text ein: 1.
Wählen Sie DIAGRAMM/DIAGRAMMOPTIONEN. Das Dialogfeld »Diagrammoptionen« mit der Registerkarte »Titel« erscheint.
2.
Klicken Sie in das Textfeld »Größenachse (Z)«, geben Sie den Text in Euro ein.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »OK«.
Der Text erscheint links vom Diagramm an der Größenachse.
74
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folie mit Objekten erstellen
Kapitel 3 Abbildung 3.21: Das Dialogfeld »Dia grammoptionen«
Graph verlassen Das Diagramm ist erstellt und Sie können Graph verlassen. Sie erkennen eigentlich überhaupt nicht richtig, dass Sie sich in einem anderen Programm befinden. Nur durch die unterschiedlichen Menü- und Symbolleisten wird deutlich, dass hier noch etwas anderes geladen ist. Die Rückkehr zu PowerPoint ist sehr einfach. Immer, wenn Sie auf eine Stelle außerhalb des Platzhalters für das Diagramm (außerhalb des Rahmens) klicken, also beispielsweise auf den Folientitel, wird Graph geschlossen und die PowerPoint-Symbolleisten erscheinen wieder. Vielleicht ist Ihnen das zuvor auch schon passiert. Dann haben Sie sicherlich auch bemerkt, dass Sie durch einen Doppelklick auf das Diagramm Graph wieder zur Bearbeitung öffnen konnten. Mit Graph lassen sich schnell und einfach Diagramme erstellen. Sie können viele unterschiedliche Diagrammarten erzeugen, die in diesem Beispiel nicht vorgeführt werden konnten. Es sollte an dieser Stelle nur gezeigt werden, wie schnell Sie Zahlen anschaulich in einem Diagramm darstellen können. Abbildung 3.22 zeigt die gesamte Folie 3 mit dem Diagramm. Auf der CD-ROM zum Buch finden Sie im Verzeichnis »Beispiel« die Datei »Teil4« mit den letzten Schritten seit Beginn der Übung bis zur Folie 5.
3.7
Folie mit Objekten erstellen
Textfolien und ein Diagramm sind bereits erstellt. Für die nächste Folie werden wir Objekte mit Text auf der Folie einfügen. Neben den Platzhaltern können Sie nämlich auch Objekte oder Text an jeder beliebigen Stelle hinzufügen. Abbildung 3.23 zeigt schon einmal die Folie, die Sie in diesem Abschnitt erstellen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
75
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.22: Die Folie 5 mit dem Diagramm ist fertig gestellt
Abbildung 3.23: Die Folie 6 hat nicht nur Text
76
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folie mit Objekten erstellen
Kapitel 3
Vor den Rechtecken müssen Sie natürlich wieder eine neue Folie einfügen. Klicken Sie dazu wie gewohnt auf das Symbol für NEUE FOLIE auf der Symbolleiste »Format«. Nachdem die Folie eingefügt ist, ändern Sie bitte noch das Folienlayout. Da wir Objekte erstellen wollen, ist das aktuelle Folienlayout »Titel und Text« nicht geeignet. Wählen Sie stattdessen aus der Liste der Folienlayouts im Aufgabenbereich das Folienlayout »Nur Titel« aus und klicken Sie darauf, um es auf die aktuelle Folie anzuwenden. Sie finden das Folienlayout ganz oben unter der Rubrik »Textlayouts«. Geben Sie dann als Titel Finanzielle Unterstützung in 2004 ein. Und so erstellen Sie ein Rechteck mit Text: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für RECHTECK auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Der Mauszeiger ist nun ein Fadenkreuz.
2.
Bewegen Sie die Maus an die Anfangsposition des ersten Rechtecks und ziehen Sie die Maus. Sie können sich dabei an der Abbildung 3.23 orientieren. Lassen Sie die Maus los, wenn die gewünschte Größe erreicht ist. Das Rechteck wird erstellt und ist mit einem Füllbereich versehen. Falls das Rechteck zu groß ist, können Sie es durch Ziehen an den Größenziehpunkten in der Größe wieder verändern.
3.
Ist die Größe korrekt, muss das Objekt nur noch markiert sein. Sie erkennen dies an den Größenziehpunkten und dem schraffierten Auswahlrahmen. Geben Sie nun den Text ein: Bauhaus-Ausstellung (20.000 Euro)
4.
Klicken Sie an eine freie Stelle auf der Folie, um die Bearbeitung zu beenden.
Damit ist das erste Rechteck erstellt. Abbildung 3.24 zeigt Ihnen diesen Zwischenstand. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die anderen drei Rechtecke, wobei der Text dann Festival für Kunst und Kultur (25.000 Euro), Stadtfest im Herbst (15.000 Euro) und Akademie der Künste (12.000 Euro) lautet. Sie können zur Sicherheit immer wieder auf Abbildung 3.23 schauen. So oder so ähnlich sollte die Folie am Ende aussehen. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie die Rechtecke auf der Folie erstellen. Durch das per Standard aktivierte Raster werden sie fast automatisch gleich groß und lassen sich auch schön untereinander arrangieren.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
77
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.24: Die Folie 6 nach dem ersten Rechteck
Die Schriftgröße ändern Die Schrift in den vier Rechtecken ist momentan noch zu klein. Daher wollen wir die Schriftgröße für die vier Rechtecke ändern. Und so ändern Sie die Schriftgröße: 1.
Klicken Sie auf das erste Rechteck, aber dort nicht auf den Text. Damit wird das gesamte Rechteck markiert, was an den acht runden Größenziehpunkten, dem grünen Drehpunkt und dem Auswahlrahmen zu erkennen ist.
2.
Wählen Sie aus dem Listenfeld für die Schriftgröße in der Symbolleiste »Format« den Eintrag »24« aus. Abbildung 3.25 zeigt das Listenfeld.
3.
Wiederholen Sie die Schritte für die drei anderen Rechtecke.
Abbildung 3.25: Ändern Sie im Listenfeld die Schriftgröße auf »24«
78
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folie mit Schaubild erstellen
Kapitel 3
Damit ist die Folie 6 erstellt. Sie können das Ergebnis nochmals in Abbildung 3.26 betrachten. Abbildung 3.26: Die Folie 6 mit den geplanten Projekten
Auf der CD-ROM zum Buch finden Sie im Verzeichnis »Beispiel« die Datei »Teil5« mit den letzten Schritten seit Beginn der Übung bis zur Folie 6.
3.8
Folie mit Schaubild erstellen
Die nächste Folie ist eine Folie mit einer so genannten schematischen Darstellung. Dazu werden wir eine spezielle Funktion in PowerPoint verwenden. Zunächst müssen Sie wieder eine neue Folie einfügen. Als Folienlayout wählen Sie dann erneut das Folienlayout mit der Bezeichnung »Nur Titel«. Nachdem die Folie eingefügt ist, geben Sie als Titel der Folie Wir wollen die Vielfalt fördern ein. Und so erstellen Sie das Schaubild: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für SCHEMATISCHE DARSTELLUNG auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Dialogfeld »Diagrammsammlung« wird geöffnet.
2.
Wählen Sie das Venndiagramm unten in der Mitte aus und klicken Sie auf die Schaltfläche »OK«. Das Venndiagramm wird auf der Folie eingefügt und der grünliche Kreis oben ist markiert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
79
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.27: Das Dialogfeld »Dia grammsammlung«
3.
Klicken Sie auf die Stelle direkt oberhalb des grünlichen Kreises in den Text »Text durch Klicken hinzufügen«. Es erscheint ein schraffierter Auswahlrahmen für die Beschriftung. Geben Sie dort den Text Kunst und Kultur ein.
4.
Wiederholen Sie die Schritte für die anderen beiden Kreise. Geben Sie dort als Text Menschen und Region ein.
5.
Wir wollen wieder die Schriftgröße ändern. Wiederholen Sie dazu die Schritte zur Änderung der Schriftgröße, die wir im letzten Teilschritt durchgeführt haben. Verwenden Sie wieder den Eintrag »24« als Größe im Listenfeld »Schriftgröße«.
Abbildung 3.28 zeigt die fertige Folie 7. Abbildung 3.28: Die Folie 7, unsere letzte Folie, ist ebenfalls fertig
80
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Den Folienmaster ändern
Kapitel 3
Auf der CD-ROM zum Buch finden Sie im Verzeichnis »Beispiel« die Datei »Teil6«, auf der die letzten Schritte seit Beginn der Übung bis zur Folie 7 zu finden sind. Dies sind alle Folien, die wir in dieser Übung erstellen.
3.9
Den Folienmaster ändern
Bevor wir die Präsentation weiter bearbeiten, wollen wir noch kurz den Folienmaster betrachten. Der Titel auf den Folien soll überall in Fettschrift erscheinen. Alles, was auf jeder Folie gleich erscheinen soll, wird auf dem Folienmaster festgelegt. Der Folienmaster ist eine besondere Ansicht, die sozusagen hinter den Folien liegt. Und so gelangen Sie in den Folienmaster: 1.
Wählen Sie ANSICHT/MASTER und dann FOLIENMASTER.
2.
Die Ansicht »Folienmaster« erscheint.
Statt der aktuellen Folie sehen Sie nun den Folienmaster auf dem Bildschirm. Sie erkennen dies daran, dass links unten auf der Statuszeile der Eintrag »Folienmaster« erscheint. Und so formatieren Sie den Titel: 1.
Klicken Sie in den Titelbereich auf dem Folienmaster. Das Objekt wird markiert.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für FETT auf der Symbolleiste »Format«. Abbildung 3.29 zeigt die Ansicht nach der Bearbeitung.
Das war es auch schon. Der Text im Titelbereich wird in Fettschrift angezeigt und der Titel auf allen Folien wird damit ebenfalls kursiv erscheinen. Wenn Sie den Master ändern, wird die Änderung auf allen Folien nachvollzogen, es sei denn, Sie haben auf einer Folie den Titel manuell verändert. Eine manuelle Änderung hat immer Vorrang vor der automatischen Änderung. Wieder in die Normalansicht zurückwechseln Mit dem Symbol für NORMALANSICHT oder mit ANSICHT/NORMAL wechseln Sie zurück in die Normalansicht. Dort müssten Sie dann wieder auf der Folie 7 sein, sofern Sie von dort in den Folienmaster gewechselt haben. Stattdessen können Sie auch auf die Schaltfläche »Masteransicht schließen« auf der Symbolleiste »Folienmasteransicht« klicken, sofern die Symbolleiste angezeigt wird.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
81
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.29: Der Titel wurde mit Fettschrift forma tiert
3.10
Bildschirmpräsentation vorbereiten
Nachdem die Erstellung der Folien geschafft ist, wollen wir uns dem angenehmeren Teil der Arbeit zuwenden. Wir werden eine Bildschirmpräsentation vorbereiten. Sie müssen dazu nichts extra einstellen, sondern können sich Ihre Folien direkt auf dem Bildschirm betrachten. Wir wollen dies einmal für die bereits vorhandenen Folien machen. Bildschirmpräsentation starten Und so starten Sie die Bildschirmpräsentation: 1.
Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ BILDSCHIRMPRÄSENTATION VORFÜHREN.
2.
Die Bildschirmpräsentation wird gestartet.
Eventuell müssen Sie mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN noch festlegen, welche Folien Sie sehen möchten (in unserem Beispiel alle Folien). Das Dialogfeld ist in Abbildung 3.30 zu sehen. Nachdem die Bildschirmpräsentation gestartet wurde, wird Ihr Bildschirm für kurze Zeit dunkel und dann erscheint die erste Folie. Mit einem Klick der linken Maustaste gelangen Sie auf die nächste Folie. Sie können dazu auch die (Bild¼)-Taste verwenden. Mit der (Bild½)-Taste blättern Sie eine Folie zurück. 82
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation vorbereiten
Kapitel 3 Abbildung 3.30: Das Dialogfeld »Bildschirmpräsen tation einrichten«
Blättern Sie einmal durch die Folien der Präsentation. Wenn Sie auf der letzten Folie sind und mit der Maustaste weiterklicken, wird die Bildschirmpräsentation beendet. Sie gelangen wieder in die Ansicht und auf die Folie zurück, von der aus Sie die Bildschirmpräsentation gestartet haben. Mit der (Esc)-Taste können Sie die Bildschirmpräsentation zu jedem Zeitpunkt beenden. Über EXTRAS/OPTIONEN finden Sie auf der Registerkarte »Ansicht« ganz unten das Kontrollfeld »Mit schwarzer Folie beenden«. Ist es aktiviert, also mit einem Häkchen versehen, wird die Bildschirmpräsentation nicht direkt nach der letzten Folie beendet, sondern es erscheint stattdessen eine schwarze Folie. Sie können das Ganze auch mit dem Symbol für BILDSCHIRMPRÄSENTATION unten links starten. Dann wird die Bildschirmpräsentation aber mit der Folie begonnen, auf der Sie gerade stehen. Falls Sie also gerade auf der Folie 7 stehen, wird diese Folie auf dem Bildschirm gezeigt. Darüber hinaus greifen die Einstellungen, die Sie unter BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN vorgenommen haben. Die Reihenfolge der Folien ändern Bei näherer Betrachtung der Bildschirmpräsentation werden Sie feststellen, dass die Reihenfolge der Folien noch nicht optimal ist. Es erscheinen erst die Textfolien und dann die Folien mit den Schaubildern. Eine gute Mischung wäre für die Präsentation besser. Die Reihenfolge soll nun geändert werden. Dafür eignet sich die Foliensortierung.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
83
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen Mit dem Symbol für FOLIENSORTIERUNG unten links oder mit ANSICHT/ FOLIENSORTIERUNG wechseln Sie in die Foliensortierung. Abbildung 3.31 zeigt unsere Präsentation in dieser Ansicht.
Abbildung 3.31: Die sieben Folien der Präsentation in der Foliensortierung
In der Foliensortierung können Sie keine Änderungen am Inhalt der Folien vornehmen. Daher finden Sie in dieser Ansicht weder die Symbolleiste »Format« noch die Symbolleiste »Zeichnen«. Stattdessen gibt es eine besondere Symbolleiste für die Bearbeitung der Folien in der Foliensortierung. Falls die Bilder Ihrer Folien zu groß sind, können Sie die Größe der Ansicht über das Listenfeld »Zoom« auf der Symbolleiste »Standard« ändern. Dann werden Ihnen entsprechend mehr oder weniger Folien angezeigt. Und so ändern Sie die Reihenfolge der Folien: 1.
Klicken Sie auf die Folie 5, die Folie mit dem Diagramm. Die Folie wird von einem schwarzen Rahmen umgeben.
2.
Ziehen Sie die Folie bei gedrückter Maustaste in den Bereich zwischen Folie 3 und Folie 4. Dort erscheint die Einfügemarke. Lassen Sie dann die Maus los.
Die ehemalige Folie 5 wird zwischen Folie 3 und Folie 4 als neue Folie 4 platziert und damit ist die Präsentation schon umgebaut. Jetzt werden nicht mehr vier Textfolien hintereinander gezeigt, sondern dazwischen auch ein Diagramm (siehe Abbildung 3.32).
84
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation vorbereiten
Kapitel 3 Abbildung 3.32: Die Foliensor tierung nach der Umstellung
Folienübergänge festlegen Nur die Folien zu präsentieren, wäre etwas langweilig. Neben der elektronischen Abfolge von Folien können Sie auch noch so genannte Folienübergänge und Animationen festlegen. Der Folienübergang beschreibt den Wechsel von einer Folie auf die nächste. Haben Sie nichts festgelegt, dann erscheint bei der Bildschirmpräsentation immer direkt die nächste Folie. Mit den Übergangseffekten können Sie aber auch elegante Übergänge wie zum Beispiel »Einblenden« oder »Herunterklappen« einer Folie bestimmen. Es gibt verschiedene Effekte, aus denen Sie wählen können. Und so legen Sie den Folienübergang fest: 1.
Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/FOLIENÜBERGANG oder klicken Sie auf das Symbol für FOLIENÜBERGANG auf der Symbolleiste »Foliensortierung«. Im Arbeitsbereich erscheinen nun die Einstellungen für den »Folienübergang«.
2.
Wählen Sie im Listenfeld »Für ausgewählte Folien übernehmen« den Eintrag »Von innen einblenden« aus. Blättern Sie dazu mit den Pfeilen im Listenfeld etwas weiter als bis zur Mitte der Liste, bis der Eintrag erscheint.
3.
Wählen Sie als Geschwindigkeit aus dem Listenfeld »Geschwindigkeit« den Eintrag »Mittel«. Schließen Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche »Für alle Folien übernehmen«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
85
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen Abbildung 5.33 zeigt alle vorgenommenen Einstellungen im Arbeitsbereich für den Folienübergang.
Abbildung 3.33: Im Aufgaben bereich erscheinen alle Einstellungen für den Folien übergang
Alle Folien erhalten den gleichen Übergangseffekt. Sie sehen nun unter den Folienbildern auch ein kleines Symbol, das andeuten soll, dass für die Folie ein Übergang definiert ist. Wenn Sie jetzt nochmals die Bildschirmpräsentation betrachten, werden Sie den Unterschied schnell bemerken. Eine Animation festlegen Neben den Folienübergängen, die jeweils den Effekt für den Übergang von einer Folie auf die nächste Folie darstellen, gibt es noch die Möglichkeit, den Text der Folie aufbauen zu lassen. Hier geht es nicht um den Übergang auf die nächste Folie, sondern um eine Animation der Folie auf dem Bildschirm selbst. Häufig ist es für den Vortragenden einer Präsentation wichtig, dass die einzelnen Stichworte oder Bemerkungen, die auf einer Folie sind, nicht gleichzeitig auf dem Bildschirm erscheinen. Einerseits dient dies zur Erhöhung der Spannung, andererseits richten Sie damit den Fokus immer auf den aktuellen Absatz oder auf die aktuelle Bemerkung. So kann der Zuhörer Ihrem Vortrag besser folgen.
86
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation vorbereiten
Kapitel 3
Eine Animation kann für alle Objekte auf der Folie bestimmt werden. Wir wollen dies zunächst für den »Textkörper« der Folien 2, 3 und 5 einstellen. Dabei werden dann nacheinander auf Mausklick die einzelnen Absätze des Textobjekts auf der Folie angezeigt. Das Folienlayout »Titel und Text« mit seinem Textkasten kann sehr leicht mit einer Animation versehen werden. Und so legen Sie eine Animation fest: 1.
Markieren Sie in der Foliensortierung die Folien 2, 3 und 5. Klicken Sie auf die Folie 2 und halten Sie die (Strg) -Taste gedrückt, während Sie auf die Folien 3 und 5 klicken.
2.
Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ ANIMATIONSSCHEMAS. Im Aufgabenbereich erscheinen nun die Animationsschemas.
3.
Wählen Sie dort den Eintrag »Auflösen«. Sie finden ihn unter der Rubrik »Spezial«. Doppelklicken Sie auf den Eintrag.
Abbildung 3.34: Die Folien 2, 3 und 5 erhalten einen Animationseffekt
Damit wird das Animationsschema für die ausgewählten Folien zugewiesen. Probieren Sie auch hier wieder die Bildschirmpräsentation aus. Sobald Sie auf Folie 2 gelangen, wird zunächst nur der Titel der Folie eingeblendet. Mit jedem Klicken der linken Maustaste erscheint ein weiterer Absatz (gegebenenfalls mit den Unterpunkten) auf der Folie.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
87
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen Weitere Effekte festlegen Neben den gerade gezeigten Effekten gibt es noch eine Reihe weiterer Effekte, die aber nur in der Normalansicht eingestellt werden können. Wechseln Sie dazu diesmal in die Folienansicht für die Folie 6, indem Sie in der Foliensortierung auf die Folie 6 doppelklicken. Auch Objekte lassen sich animieren. Die Vorgehensweise unterscheidet sich dabei kaum von der, die Sie gerade kennen gelernt haben. Der einzige Unterschied ist bei den Objekten, dass Sie die Animationsreihenfolge bestimmen müssen. Aber auch hierbei unterstützt Sie PowerPoint ganz gut. Wir wollen das anhand der Folie »Finanzielle Unterstützung in 2004« ausprobieren. Wir werden die Folie so animieren, dass nach dem Folienübergang der Titel eingeblendet wird und danach die vier Beteiligungen nacheinander animiert erscheinen. Und so legen Sie die Animation fest: 1.
2.
Klicken Sie mit der Maus auf das erste Rechteck (Bauhaus-Ausstellung). Die acht Größenziehpunkte, der grüne Drehpunkt und der Auswahlrahmen erscheinen. Halten Sie die (Strg) -Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die anderen drei Rechtecke. Damit sind alle vier Rechtecke markiert. Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ BENUTZERDEFINIERTE ANIMAIm Aufgabenbereich erscheinen nun die Einstellungen für die benutzerdefinierte Animation.
TION.
3.
Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche »Effekt hinzufügen«. Wählen Sie dann aus dem Listenfeld den Eintrag »Eingang« und danach »Weitere Effekte«.
4.
Es erscheint das Dialogfeld »Eingangseffekt hinzufügen«.
5.
Wählen Sie im Dialogfeld »Eingangseffekt hinzufügen« den Eintrag »Hineinkriechen« (oben in der Rubrik »Einfach«) und klicken Sie auf »OK«.
Damit wird diese Animation auf die vier markierten Rechtecke übertragen und vor den Rechtecken erscheint eine kleine »1«, die andeutet, dass dies die erste Animation für diese Objekte ist. Abbildung 3.37 zeigt dies.
88
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation vorbereiten
Kapitel 3 Abbildung 3.35: Im Aufgaben bereich können Sie jetzt die Effekte für die Objekte vergeben
Abbildung 3.36: Das Dialogfeld »Eingangseffekt hinzufügen«
Wenn Sie sich die Folie nun in der Bildschirmpräsentation betrachten, wird das Ganze besser verständlich. Auch hier wird zunächst nach dem Folienübergang der Titel der Folie angezeigt. Wenn Sie dann mit der linken Maustaste klicken, werden die vier Rechtecke von unten hineinkriechen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
89
Kapitel 3
PowerPoint kennen lernen
Abbildung 3.37: Alle Animationen für Folie 6 sind gemacht
Auf der CD-ROM zum Buch finden Sie im Verzeichnis »Beispiel« die Datei »Teil7«, in der die letzten Schritte seit Beginn der Übung bis zur Folie 7 mit allen Einstellungen für die Animation zu finden sind. Da wir nun fast am Ende der Übung angelangt sind, ist es allerhöchste Zeit, das Meisterwerk zu speichern. Ansonsten ist Ihre Arbeit nicht von Dauer.
3.11
Ausdrucken der Präsentation
Die Arbeit ist getan, aber Sie möchten Ihre Folien vielleicht auch einmal ausdrucken. Dies ist in PowerPoint ganz einfach. Auch wenn Sie mit farbigen Hintergrundeffekten arbeiten, stellt das für PowerPoint kein Problem dar. Sie können nämlich die Folien auch in »Graustufen« oder als »Schwarzweiße Folien« ausdrucken lassen. Dann werden alle Farben unterdrückt und ein farbiger Hintergrund wird weiß gedruckt. Folien ausdrucken Und so werden die Folien gedruckt:
90
1.
Wählen Sie DATEI/DRUCKEN. Das Dialogfeld »Drucken« wird geöffnet.
2.
Im Listenfeld »Drucken« ist »Folien« zu sehen. Falls nicht, wählen Sie bitte diesen Eintrag dort aus.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ausdrucken der Präsentation 3.
Kapitel 3
Wählen Sie aus dem Listenfeld »Farbe und Graustufe« den Eintrag »Graustufen« aus und klicken Sie dann auf »OK«. Abbildung 3.38: Das Dialogfeld »Drucken«
Ihre Folien werden ausgedruckt, wenn der Drucker angeschlossen und angeschaltet ist und der Geist des Druckers gerade gut gelaunt ist. Es wird grundsätzlich über das Dialogfeld »Drucken« ausgedruckt. Dort stehen unterschiedliche Einträge zur Auswahl. Wenn Sie wollen, können Sie sich über die Schaltfläche »Vorschau« den Ausdruck in der Vorschau betrachten. Herzlichen Glückwunsch! Sie haben nach den Anleitungen auf den letzten Seiten eine umfangreiche Präsentation erstellt. Ich hoffe, Sie konnten alle Schritte der Übung nachvollziehen. Es wurden bewusst nicht nur einfache Aufgaben und Beispiele vorgestellt, sondern auch schwierige Sachverhalte. Der Reiz eines solchen Programms liegt ja gerade in den kniffligen Aufgaben. Sie haben mit der Übung einen Eindruck vom Leistungsspektrum des Programms erhalten. Vieles ist machbar, einiges sehr leicht, anderes dagegen mit etwas Fleißarbeit. Auf den folgenden Seiten werden Sie die vielen Funktionen, die hier vorgestellt worden sind, wiederfinden, dann allerdings ausführlich und mit allen Besonderheiten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
91
Teil 2 Präsentationen entwerfen
Kapitel 4:
Präsentation erstellen, öffnen und speichern
95
Kapitel 5:
Drucken
119
Kapitel 6:
Ansichten in PowerPoint
129
Kapitel 7:
Entwurfsvorlagen, Master und Farben
147
4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern
Einige Funktionen begegnen Ihnen bei der Arbeit mit einem Programm immer wieder und über kurz oder lang kennen Sie sie auswendig. Diese grundlegenden Befehle sind gerade für den wenig erfahrenen Anwender sehr wichtig, denn sie betreffen letzten Endes das gesamte Werk. Daher beschreibt dieses Kapitel das Öffnen, Erstellen und Speichern einer Präsentation. Ohne diese Funktionen können Sie Ihre Arbeiten weder beginnen noch beenden. PowerPoint bietet verschiedene Möglichkeiten, eine neue Präsentation zu erstellen. Es gibt unterschiedliche Wege, wie Sie Ihr Meisterwerk abspeichern können. All dieses wird im Folgenden vorgestellt. Einiges wird Ihnen vielleicht von Word oder Excel her bekannt vorkommen, anderes ist dagegen speziell auf PowerPoint zugeschnitten.
4.1
Eine neue Präsentation erstellen
Aller Anfang ist schwer, könnte man meinen. PowerPoint hat sich aber besonders diesem Thema gewidmet. Sie haben drei Möglichkeiten, eine neue Präsentation zu erstellen, und werden dabei ganz unterschiedlich unterstützt. Was ist eine neue Präsentation? Eine neue Präsentation ist wie ein leeres Blatt oder wie ein neues Dokument in Word beziehungsweise eine leere Tabelle in Excel. Der Begriff »Präsentation« steht in PowerPoint für die zu erstellende Datei. Sie könnten also auch sagen, Sie erstellen eine neue Datei. Vielleicht kennen Sie Microsoft Word etwas genauer. Dort gibt es die so genannten Dokumentvorlagen, auf denen festgelegt ist, welche verschiedenen Formatierungsarten die Absätze erhalten sollen, also beispielsweise welche Schriftart, welchen Schriftgrad und welchen Schriftstil ein ganz bestimmter Absatz hat. In PowerPoint gibt es vergleichbare Vorlagen. Auf diesen wird ebenfalls festgelegt, wie die Texte formatiert sein sollen. Aber die Vorlagen haben darüber hinaus noch weitere Aufgaben. Bei der Arbeit mit einem Präsentationsprogramm sind neben dem Text die Gestalt und das
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
95
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Aussehen der Folien, zum Beispiel der Hintergrund, ganz entscheidende Aspekte. Daher sollten Sie zu Beginn Ihrer Arbeit festlegen, was für ein Layout beziehungsweise was für ein Design die Folien erhalten sollen. PowerPoint verfügt über eine ganze Reihe von vorgefertigten Vorlagen, die Sie für Ihre Präsentationen verwenden können. Sie können natürlich auch selbst ans Werk gehen und sich Ihre eigene Vorlage erstellen. Ebenso kann eine bereits gewählte Vorlage später bei der Arbeit an der Präsentation jederzeit ausgetauscht und geändert werden. Weitere Infos dazu gibt es in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
In Zusammenhang mit einer neuen Präsentation müssen Sie sich ein paar Gedanken über das Design beziehungsweise das Aussehen machen. Damit Sie nicht bei »Null« anfangen, unterstützt PowerPoint Sie hierbei. Im Aufgabenbereich auf der rechten Seite gibt es die Registerkarte »Neue Präsentation«. Wenn Sie PowerPoint starten, erscheint aber zuerst die Registerkarte »Erste Schritte«. Dort können Sie in die Online-Bereiche von Microsoft verzweigen oder aber eine bestehende Präsentation öffnen. Ganz unten im Aufgabenbereich finden Sie den Eintrag EINE NEUE PRÄSENTATION ERSTELLEN. Damit gelangen Sie auf die Registerkarte »Neue Präsentation« im Aufgabenbereich. Abbildung 4.1 zeigt dies. Abbildung 4.1: PowerPoint nach dem Starten mit der Registerkarte »Neue Präsentation« im Aufgabenbereich
96
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine neue Präsentation erstellen
Kapitel 4
Wenn Sie PowerPoint starten, wird der Aufgabenbereich immer geöffnet, sofern das Kontrollfeld »Startaufgabenbereich« nicht über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Ansicht« deaktiviert ist. Über ANSICHT/AUFGABENBEREICH können Sie diesen aber zu jeder Zeit wieder anzeigen lassen. Darüber hinaus öffnet PowerPoint den Aufgabenbereich automatisch, wenn Sie beispielsweise das Folienlayout wählen oder eine Entwurfsvorlage zuweisen wollen. Im Aufgabenbereich finden Sie direkt unter der Auflistung der zuletzt geöffneten Präsentation den Abschnitt »Neu«. Dort stehen Ihnen fünf Befehle zur Verfügung, mit denen Sie eine neue Präsentation erstellen können. Bevor die wichtigsten Befehle detaillierter vorgestellt werden, zunächst im Überblick ihre Bedeutung: Leere Präsentation Es wird eine Präsentation geöffnet, die dem Aussehen nach der Standardpräsentation entspricht. Es handelt sich hierbei um eine Präsentation, die einen leeren, weißen Hintergrund besitzt, sofern Sie die Standardeinstellungen nicht verändert haben. Von einer Entwurfsvorlage Hiermit können Sie eine der PowerPoint-Vorlagen direkt auswählen. Sie wird gleich Ihrer Präsentation zugewiesen und Sie können mit der Arbeit beginnen. Sie erhalten aber keine weiteren vorgefertigten Folien. Vom AutoInhalt-Assistenten Es wird der AutoInhalt-Assistent aufgerufen. Sie gestalten mit dem Assistenten zusammen eine komplette Präsentation. Ihnen stehen verschiedene Themen zur Verfügung, aus denen Sie wählen können. Je nach Thema werden zur Titelfolie weitere Folien hinzugefügt, die bereits mit Stichwörtern und Unterpunkten versehen sind. Aus bestehenden Präsentationen Damit können Sie das Aussehen einer bestehenden Präsentation für eine neue Präsentation verwenden. Dabei erscheint ein Dialogfeld, das dem Dialogfeld »Öffnen« entspricht. In diesem wählen Sie die Präsentation aus, von der das Aussehen übernommen werden soll. Fotoalbum Mit dieser Option kann aus einer Reihe von Fotos oder Grafikdateien automatisch eine Präsentation mit einem Bild pro Folie erstellt werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
97
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Für einen der fünf Befehle müssen Sie sich entscheiden, wenn Sie eine neue Präsentation erstellen wollen. Danach folgen eventuell weitere Dialogfelder, in denen Sie die neue Präsentation spezifizieren können. Leere Präsentation Sie müssen nicht mit einer vorgefertigten Entwurfsvorlage arbeiten. Vielleicht möchten Sie Ihr eigenes Layout entwerfen oder Sie möchten ganz schlicht präsentieren. Dann ist dieser Befehl genau richtig für Sie. Damit wird eine neue Präsentation erstellt, die sich nach der so genannten Standardpräsentation richtet und, sofern Sie die Standards nicht verändert haben, keine Hintergrundfarben, keine Datumsangaben und keine Foliennummern besitzt. Sie können nach eigenen Vorstellungen das Aussehen der Präsentation gestalten, Hintergrundfarben hinzufügen, Schriftarten auswählen usw. Abbildung 4.2 zeigt in der Mitte im Folienbereich das Ergebnis des Befehls »Leere Präsentation«. Mit dem Symbol für NEU auf der Symbolleiste »Standard« wird stets eine neue Präsentation auf der Grundlage der leeren Präsentation erstellt. Sie erhalten kein Dialogfeld zur Auswahl der »Neuen Präsentation« und können sofort mit der Arbeit beginnen. Mit DATEI/NEU wird ebenfalls eine neue Präsentation erstellt. Im Aufgabenbereich erscheint dann die Registerkarte »Neue Präsentation«. Dort können Sie dann beispielsweise eine Entwurfsvorlage wählen oder den AutoInhaltAssistenten aufrufen. Falls der Aufgabenbereich deaktiviert ist, wird er automatisch geöffnet. Von einer Entwurfsvorlage Mit der Entwurfsvorlage erhalten Sie eine inhaltlich leere Präsentation, wobei aber Farben und Formatierungen bereits vorhanden sind. Im Aufgabenbereich erscheint die Registerkarte »Foliendesign« mit den zur Verfügung stehenden Entwurfsvorlagen, aus denen Sie auswählen können. Nachdem Sie eine Entwurfsvorlage im Aufgabenbereich durch Klicken mit der Maus ausgewählt haben, kann die Arbeit direkt losgehen. PowerPoint öffnet dann eine neue Präsentation in der von Ihnen gewählten Vorlage und verwendet automatisch das Folienlayout »Titel«. Falls Sie ein anderes Folienlayout verwenden wollen, können Sie über FORMAT/FOLIENLAYOUT im Aufgabenbereich andere Folienlayouts anzeigen lassen. Mit dem Befehl DURCHSUCHEN unten im Aufgabenbereich der Registerkarte »Neue Präsentation« wird das Dialogfeld »Entwurfsvorlage übernehmen« geöffnet. Es ist in Abbildung 4.3 zu sehen.
98
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine neue Präsentation erstellen
Kapitel 4 Abbildung 4.2: Im Aufgaben bereich auf der rechten Seite erscheinen die Entwurfsvorlagen
Abbildung 4.3: Das Dialogfeld »Entwurfsvorlage übernehmen«, mit dem Sie das Folien design jeder Power PointPräsentation übernehmen können
Das Dialogfeld entspricht dem Dialogfeld »Öffnen«, das Sie vielleicht schon kennen. Es wird aber an dieser Stelle nicht die Entwurfsvorlage oder die Präsentation geöffnet, sondern nur das Design der Präsentation übernommen. Daher lautet die Schaltfläche rechts unten im Dialogfeld auch »Übernehmen« und nicht »Öffnen«. Die eigentliche Präsentation bleibt weiterhin geschlossen und es werden die entsprechenden Farben, Formatierungen und gegebenenfalls Hintergrundelemente in die neue Präsentation übernommen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
99
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Gleiches passiert, wenn Sie den Befehl AUS BESTEHENDEN PRÄSENTATIONEN aus dem Aufgabenbereich auswählen. Lediglich die Bezeichnung und das Aussehen des Dialogfelds unterscheiden sich. Vom AutoInhalt-Assistenten Sie müssen eine Präsentation halten, wissen, was Sie präsentieren sollen, aber irgendwie kommen Sie nicht in Schwung. Es findet sich einfach kein Anfang. Genau in dieser Situation kann der AutoInhalt-Assistent eine sehr große Hilfe darstellen. Der Assistent gibt Ihnen je nach dem gewünschten Inhalt eine Präsentation in groben Zügen vor. Sie fangen also nicht mit einer leeren Folie an, sondern erhalten mehrere gefüllte Folien, deren Inhalte Sie nur noch durch Ihre Inhalte ersetzen oder ergänzen müssen. Dieser Befehl stellt besonders für »Gelegenheits-Präsentierer« eine große Hilfe dar. Wenn Sie also nur selten Präsentationen geben, dann hilft Ihnen der Assistent bestimmt. Auch wenn Sie PowerPoint noch nicht kennen, wird der Assistent Sie bei der Arbeit mit dem Programm unterstützen. Der AutoInhalt-Assistent durchläuft drei Schritte, bevor Sie die vorgefertigte Präsentation erhalten und mit den gewünschten Inhalten füllen können. Abbildung 4.4 zeigt das erste Dialogfeld, das erscheint, wenn Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Neue Präsentation« auf »Vom AutoInhalt-Assistenten« klicken.
Abbildung 4.4: Das Dialogfenster beim Start des AutoInhalt Assistenten
Im ersten Dialogfeld sehen Sie den Ablauf des AutoInhalt-Assistenten im Überblick. Das grüne Quadrat kennzeichnet den aktuellen Schritt, während das rote Quadrat ganz unten das »Ziel« andeutet. Die Schritte dazwischen stellen die einzelnen Abfragen des Assistenten dar. Mit der Schaltfläche »Weiter« kommen Sie in das zweite Dialogfeld, das in Abbildung 4.5 zu sehen ist.
100
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine neue Präsentation erstellen
Kapitel 4 Abbildung 4.5: In diesem Schritt wählen Sie den Präsentationstyp aus
Im zweiten Schritt werden Sie nach dem gewünschten Präsentationstyp gefragt. Ihnen stehen dabei ganz unterschiedliche Kategorien zur Verfügung, die Sie über die entsprechenden Schaltflächen auswählen können. In der rechten Liste werden dann die dazugehörigen vorhandenen Präsentationen angezeigt. Mit der Schaltfläche »Alle« erhalten Sie alle Präsentationen im Überblick. Wählen Sie eine Kategorie, zum Beispiel »Allgemein«, aus und klicken Sie dann auf einen Eintrag in der Liste, zum Beispiel »Generisch«. Mit der Schaltfläche »Weiter« geht es weiter zu Abbildung 4.6. Falls Sie eine eigene Präsentation für den AutoInhalt-Assistenten erstellen und verwenden wollen, können Sie diese mit den Schaltflächen »Hinzufügen« der aktuellen Liste und Kategorie hinzufügen beziehungsweise mit »Entfernen« aus der Liste löschen.
Abbildung 4.6: Hier wird das Format der Präsentation festgelegt
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
101
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Im dritten Schritt bestimmen Sie das Format und damit die Farben der Folien. Bei Bildschirmpräsentationen werden dunkle und bei OverheadFolien helle Hintergrundfarben verwendet. Wählen Sie hier eine der Optionen aus, beispielsweise die Option »Bildschirmpräsentation«. Wieder geht’s mit »Weiter« weiter. Falls Sie sich doch noch für eine andere Kategorie entscheiden wollen, können Sie mit der Schaltfläche »< Zurück« einen Schritt zurückblättern und einen anderen Eintrag auswählen. Solange Sie nicht auf »Fertig stellen« klicken, kann alles noch geändert werden.
Abbildung 4.7: Mit den Präsenta tionsoptionen legen Sie Titel und Fußzeile der Präsentation fest
Abbildung 4.7 zeigt das vorletzte Dialogfeld des AutoInhalt-Assistenten. Hier legen Sie im oberen Textfeld fest, was auf der Titelfolie, also der ersten Folie der Präsentation, erscheinen soll. Der Inhalt der Fußzeile wird auf jeder Folie der Präsentation erscheinen. Darüber hinaus können Sie mit den Kontrollfeldern beispielsweise die aktuelle Foliennummer hinzufügen. Nun geht es ein letztes Mal mit »Weiter« zum nächsten Dialogfeld, das in Abbildung 4.8 zu sehen ist. Sie erkennen bereits an dem grünen Quadrat auf der linken Seite, dass Sie fast fertig sind. Im letzten Schritt müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche »Fertig stellen« klicken, damit die Präsentation gemäß Ihren Vorgaben erstellt werden kann. Die Präsentation wird direkt geöffnet. Sie können den vorhandenen Text im Folienbereich oder in der Gliederungsansicht des Übersichtsbereichs ändern. Ersetzen Sie dabei die vorgegebenen Titel und Absätze durch Ihre Inhalte. Fügen Sie einfach weitere Unterpunkte oder Folien ein. Sie sind nicht auf die vorgegebene Reihenfolge der Folien festgelegt. Die Folien lassen sich ganz nach Ihrem persönlichen Geschmack umstellen. Wenn Ihnen eine Folie nicht gefällt oder überhaupt nicht in Ihr Konzept passt, löschen Sie sie einfach. Abbildung 4.9 zeigt die Präsentation mit der Titelfolie.
102
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine neue Präsentation erstellen
Kapitel 4 Abbildung 4.8: Jetzt nur noch auf »Fertig stellen« klicken …
Abbildung 4.9: Der AutoInhalt Assistent hat eine komplette Präsentation erstellt
Sie wundern sich sicher, dass PowerPoint jetzt Ihren Namen oder einen scheinbar beliebigen Namen automatisch auf der Titelfolie einfügt. Die Lösung ist ganz einfach: PowerPoint verwendet die Daten, die unter EXTRAS/ OPTIONEN auf der Registerkarte »Allgemein« in den Benutzerinformationen zu finden sind. Steht dort »Donald Duck« als Name, dann wird PowerPoint diesen Namen als Untertitel einfügen. Der AutoInhalt-Assistent gibt einen roten Faden vor und soll Ihnen helfen, in Schwung zu kommen und Ihre Präsentation mit Leben zu füllen. Wenn Sie oft Präsentationen erstellen, werden Sie auf den AutoInhalt-Assistenten wohl verzichten. Dazu sind die vorgefertigten Folien zu allgemein. Aber für
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
103
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern »Gelegenheits-Präsentierer« und solche, die erst mit dem Präsentieren anfangen, stellt der Assistent eine ausgezeichnete Starthilfe dar.
4.2
Eine Präsentation öffnen
Das Öffnen einer bestehenden Präsentation ist eine leichte Übung. Hier unterscheidet sich PowerPoint überhaupt nicht von anderen Programmen. Mit DATEI/ÖFFNEN wird das zugehörige Dialogfeld geöffnet. Wählen Sie dort den entsprechenden Ordner aus und klicken Sie auf den gewünschten Dateinamen. Stattdessen können Sie das Dialogfeld auch mit dem Symbol für ÖFFNEN auf der Symbolleiste »Standard« öffnen (siehe Abbildung 4.10). Abbildung 4.10: Das Dialogfeld »Öffnen«
Eventuell müssen Sie im Listenfeld »Dateityp« angeben, um was für eine Datei es sich handelt. Als Voreinstellung werden in der Dateiliste zunächst alle PowerPoint-Präsentationen angezeigt, also alle Präsentationen und Entwurfsvorlagen (mit der internen Endung ».ppt«, ».pot«, ».pps«). Falls Sie eine Datei aus einer vorherigen PowerPoint-Version auswählen, wird sie entsprechend konvertiert und im neuen Dateiformat geöffnet. Darüber hinaus müssen Sie vermutlich auch noch einen anderen Ordner auswählen, da die Dateien nicht immer an den auf der linken Seite vorgegebenen Stellen wie »Arbeitsplatz« oder »Desktop« zu finden sind. Zum Wechseln des Ordners steht Ihnen oben im Dialogfeld das Listenfeld mit den vorhandenen Ordnern zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie mit dem Symbol für EINE EBENE NACH OBEN jeweils eine Ebene zurück, entlang der Hierarchie der Ordner, springen.
104
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine Präsentation öffnen
Kapitel 4
Übrigens können Sie in diesem Dialogfeld direkt einen neuen Ordner anlegen oder eine vorhandene Datei löschen. Dazu stehen Ihnen die entsprechenden Symbole im Dialogfeld zur Verfügung. Ferner können Sie das Dialogfeld vergrößern, wenn Sie besonders viele Dateien anzeigen wollen. Dazu ziehen Sie unten rechts das Dialogfeld nach unten. Sie können das Dialogfeld allerdings nur bis zu einer bestimmten Größe verkleinern. Falls Sie auf eine Datei im Netzwerk zugreifen, kann es vorkommen, dass ein anderer Benutzer diese Datei gerade öffnet. Dann können Sie die Datei nur als Kopie öffnen, worüber Sie ein Hinweisfenster informiert. Die Darstellung der Dateien in der Liste hängt von der gewählten Ansichtenart ab. Über das Listenfeld »Ansichten« oben im Dialogfeld können Sie unter anderem zwischen LISTE, DETAILS, EIGENSCHAFTEN und VORSCHAU entscheiden. Auf diese Weise sehen Sie ganz unterschiedliche Informationen im Dialogfeld. Abbildung 4.11: Unter dem Symbol für ANSICHTEN verstecken sich die möglichen Varianten für das Dialogfeld
Sie können übrigens auch jede beliebige Datei als Kopie öffnen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil direkt rechts neben der Schaltfläche »Öffnen«, sobald eine Präsentation im Dialogfeld markiert ist. Dort öffnet sich dann ein Listenfeld mit dem Befehl ALS KOPIE ÖFFNEN, der, was für eine Überraschung, eine Kopie öffnet. Der Befehl SCHREIBGESCHÜTZT ÖFFNEN bedeutet dabei, dass Sie die Präsentation, falls Sie sie speichern möchten, unter einem neuen Namen speichern müssen. Im Menü DATEI wie auch im Aufgabenbereich werden bis zu neun Dateien angezeigt. Dort erscheinen immer die zuletzt geöffneten Dateien. Die Datei, die zuletzt bearbeitet wurde, steht oben. Mit EXTRAS/OPTIONEN können Sie auf der Registerkarte »Allgemein« angeben, wie viele Dateien angezeigt werden sollen. Ein typischer Wert ist »4«. Nach einer Präsentation suchen Über DATEI/DATEISUCHE oder das Symbol für D ATEISUCHE auf der Symbolleiste »Standard« wird im Aufgabenbereich die Registerkarte »Einfache Suchoptionen« angezeigt. Abbildung 4.12 zeigt sie.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
105
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern
Abbildung 4.12: Die Registerkarte »Einfache Such optionen« im Aufgabenbereich
Dort können Sie im Feld »Text suchen:« angeben, wonach PowerPoint suchen soll. Über die Listenfelder »Suchen in« und »Ergebnisse entsprechen« können Sie die Suche weiter einschränken. Unter »Suchen in« erhalten Sie eine Liste der Verzeichnisse und Ordner, in denen gesucht wird. Bei »Ergebnisse entsprechen« legen Sie fest, welche Dateitypen gefunden werden sollen. Beide Einstellungen sind wichtig. Diese Suchfunktion wird von allen Office-Programmen verwendet und daher ist die Suche ein wenig allgemein aufgebaut. Sobald Sie auf die Schaltfläche »Suche starten« klicken, wird die Suche gestartet. Danach sehen Sie im Aufgabenbereich die Registerkarte »Suchergebnisse« mit der Schaltfläche »Anhalten« ganz unten. Damit können Sie die Suche abbrechen, falls es Ihnen zu lange dauert oder falls Ihnen die genaue Bezeichnung und der Ordner der Präsentation wieder eingefallen sind. Ist die gewünschte Datei gefunden, können Sie diese direkt durch Klicken öffnen. Achten Sie aber darauf, dass dies dann wirklich auch eine PowerPoint-Präsentation ist. Sind die Einstellungen in den Listenfeldern nicht richtig festgelegt, werden auch Dateien von Word und Excel gefunden. Über ERWEITERTE SUCHOPTIONEN auf der Registerkarte »Einfache Suchoptionen« im Aufgabenbereich können Sie weitere Einschränkungen für die Suche vornehmen. Es wird dann die dazugehörige Registerkarte im Aufgabenbereich geöffnet.
106
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine Präsentation öffnen
Kapitel 4
Im Dialogfeld »Öffnen« suchen Sie können aber stattdessen auch direkt im Dialogfeld »Öffnen« nach einer verloren geglaubten Präsentation suchen. Über das Listenfeld »Extras« und den Befehl »Suchen« im Dialogfeld »Öffnen« wird das Dialogfeld »Dateisuche« geöffnet. Es ist in Abbildung 4.13 zu sehen. Abbildung 4.13: Das Dialogfeld »Dateisuche« mit der Registerkarte »Grundlegend«
Das Dialogfeld entspricht dabei den zuvor genannten Funktionen, die Sie schon im Aufgabenbereich gesehen haben. Unten bei »Ergebnisse« werden die Suchresultate aufgelistet. Interessant ist in diesem Zusammenhang die Registerkarte »Erweiterte Optionen«, die Sie in Abbildung 4.14 sehen. Über das Listenfeld »Eigenschaft« können Sie entsprechend vorgegebene Werte auswählen, beispielsweise »Titel«. Danach legen Sie rechts daneben die »Bedingung« fest und schließlich unter »Wert« den eigentlichen Suchbegriff. Mit der Schaltfläche »Hinzufügen« wird diese Kombination in die Suchliste übertragen. Auch hier können Sie die Suche über die Listenfelder »Suchen in« und »Ergebnisse entsprechen« weiter einschränken. Die eigentliche Suche beginnt mit der Schaltfläche »Los« und die möglichen Ergebnisse werden darunter angezeigt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
107
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern
Abbildung 4.14: Das Dialogfeld »Dateisuche« mit der Registerkarte »Erweiterte Optionen«
Gliederungen und Textdokumente öffnen Sie können über das Dialogfeld »Öffnen« auch reine Textdokumente öffnen. Dazu müssen Sie im Listenfeld »Dateityp« den Eintrag »Alle Gliederungen« auswählen. Dann werden nur noch Dokumente beispielsweise mit den Endungen ».txt«, ».rtf« oder ».doc« angezeigt. Ob es sich bei diesen Dateien wirklich um Textdokumente mit Gliederung handelt, kann PowerPoint nicht erkennen. Das Textdokument wird geöffnet und automatisch in Folien umgewandelt. Wenn der Text keine Überschriftenformate besitzt, wird die Präsentation entsprechend chaotisch aussehen. PowerPoint orientiert sich beim Konvertieren des Texts an den zugewiesenen Überschriftenformaten. Jeder Absatz mit der Formatierung »Überschrift 1« wird zum Titel einer Folie. Aus dem Absatzformat »Überschrift 2« wird die erste Ebene des Textobjekts, aus »Überschrift 3« die zweite Ebene des Textobjekts usw. Es werden bis zu sechs Überschriftenebenen unterstützt. Die Konvertierungsroutine fügt dabei jeden nachfolgenden Text der aktuellen Folie hinzu, bis wieder ein Absatz mit dem Format »Überschrift 1« kommt. Dieser Absatz wird dann in den Titel einer neuen Folie umgewandelt. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Word-Dokumenten erhalten Sie in Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«.
108
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Präsentation speichern
4.3
Kapitel 4
Die Präsentation speichern
Jede neu erstellte Präsentation erhält zunächst die Arbeitsbezeichnung »Präsentation1«. Wenn Sie weitere Präsentationen öffnen, werden diese hochgezählt, zum Beispiel »Präsentation2«, »Präsentation3« usw. Sie müssen aber eine Präsentation als Datei speichern, um Ihre Arbeit festzuhalten. Das können Sie mit DATEI/SPEICHERN tun. Stattdessen können Sie natürlich auch auf das Symbol für SPEICHERN auf der Symbolleiste »Standard« klicken. Wenn Sie den Befehl oder das Symbol auswählen, wird die auf der Festplatte oder auf der Diskette befindliche Version durch die aktuelle, auf dem Bildschirm sichtbare Version der Präsentation ersetzt, falls diese dort bereits mit gleicher Bezeichnung vorhanden ist. Wenn noch kein Dateiname vergeben ist, gelangen Sie automatisch in das Dialogfeld »Speichern unter«. Und so speichern Sie eine neue Präsentation und vergeben einen Dateinamen: 1.
Wählen Sie DATEI/S PEICHERN UNTER. Das Dialogfeld »Speichern unter« erscheint.
2.
Wählen Sie Laufwerk und Ordner, in denen die Präsentation gespeichert werden soll.
3.
Geben Sie einen Dateinamen in das Textfeld »Dateiname« ein und wählen Sie den vorgeschlagenen Dateityp »Präsentation«.
Damit wird Ihre Datei nun gespeichert, sofern Sie nicht noch die Dateieigenschaften eingeben müssen (siehe weiter unten in diesem Kapitel). Sie können über das Listenfeld »Dateityp« ferner bestimmen, in welchem Dateiformat die Präsentation gespeichert wird. In der Regel wird die Einstellung »Präsentation« sein. Die anderen Formate werden gleich vorgestellt. Abbildung 4.15: Das Dialogfeld »Speichern unter«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
109
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Über das Listenfeld EXTRAS aus dem Dialogfeld erhalten Sie weitergehende Möglichkeiten beim Speichern einer Präsentation. Abbildung 4.16 zeigt dies.
Abbildung 4.16: Das Listenfeld »Extras« aus dem Dialogfeld »Speichern unter«
Interessant sind hier vor allem die SICHERHEITSOPTIONEN. Damit erhalten Sie das Dialogfeld »Sicherheitsoptionen«, das in Abbildung 4.17 zu sehen ist. Hier können Sie Kennwörter zum Öffnen und zum Ändern der Präsentation festlegen. Damit ist dann eine Präsentation nur noch mithilfe dieses Kennworts zu öffnen oder gegebenenfalls zu ändern. Wenn eine Präsentation zwar geöffnet, aber nur mit einem Kennwort geändert werden darf, dann müssen Sie ein »Kennwort zum Ändern« eingeben. Beide Kennwörter müssen beim Schließen des Dialogfelds übrigens wiederholt werden. Ferner können Sie, falls vorhanden, digitale Signaturen verwenden. Abbildung 4.17: Es darf ja nicht jeder die Präsen tation öffnen oder gar ändern
Wenn Sie nachträglich ein Kennwort oder die Sicherheitsoption ändern wollen, dann müssen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER auswählen. Nur so erhalten Sie das Dialogfeld und die Möglichkeit, die Sicherheitsoptionen auszuwählen. Falls Sie ein Kennwort entfernen möchten, müssen Sie es nur aus dem Feld herausnehmen, bevor Sie auf »OK« klicken.
110
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Präsentation speichern
Kapitel 4
Eigenschaften und Datei-Info Beim Speichern der Präsentation wird Ihnen vielleicht noch das Dialogfeld »Eigenschaften« angeboten, sofern Sie das Kontrollfeld »Aufforderung für Dateieigenschaften« nicht mit EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Speichern« deaktiviert haben. Abbildung 4.18 zeigt das Dialogfeld. Abbildung 4.18: Das Dialogfeld »Eigenschaften«
Neben einigen Angaben über die Präsentation, die automatisch erfolgen, können Sie Titel, Thema, Stichwörter und Kommentare über die zu speichernde Präsentation eingeben. Sie können diese Eingaben später bei der Suche nach Dateien verwenden und damit leicht eine bestimmte Präsentation finden. Ferner wird auf der Registerkarte »Inhalt« u. a. angezeigt, welche Vorlage Sie in der Präsentation verwendet haben. Um die vorhandenen Suchfunktionen effektiv nutzen zu können, müssen Sie bei jeder Datei diese Angaben machen. Es ist in diesem Zusammenhang auch wichtig, dass Sie sich ein eigenes Repertoire an Stichwörtern erarbeiten, denn Sie finden die Dateien vermutlich nicht, wenn Sie jedes Mal die Stichwörter neu erfinden. Meiner Meinung nach kann das Kontrollfeld für die Dateieigenschaften ausgeschaltet bleiben. Da sich niemand die Mühe macht, die Angaben in den Eigenschaften gründlich und vor allem immer einzutragen, ist der gesamte Aufwand oft unnötig. Daher neige ich zu der Empfehlung, es gleich gar nicht auszufüllen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
111
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Falls Sie nachträglich die Eigenschaften Ihrer Präsentation verändern möchten oder wenn Sie weitere Stichwörter hinzufügen wollen, dann können Sie mit DATEI/EIGENSCHAFTEN dieses Dialogfeld erneut öffnen. Schriftarten speichern Im Dialogfeld »Speichern unter« besteht auch die Möglichkeit, die TrueType-Schriftarten mit der Präsentation zu speichern. Über EXTRAS/OPTIONEN SPEICHERN finden Sie im dazugehörigen Dialogfeld das Kontrollfeld »TrueType-Schriftarten einbetten«. Sofern diese abgespeichert werden können, speichert PowerPoint sie mit ab. Als Faustregel gilt, dass sich das Speichervolumen in etwa verdoppelt. Diese Funktion ist dort praktisch, wo Sie mit dem Projektor präsentieren und die Präsentation Schriftarten verwendet, die nicht standardisiert über Windows zur Verfügung stehen. Es kann nämlich vorkommen, dass anstelle schöner Sonderzeichen plötzlich Hieroglyphen auf dem Monitor erscheinen. Testen Sie also auf jeden Fall Ihre Präsentation, wenn Sie später auf einem »Fremdgerät« vorführen werden. Als Entwurfsvorlage speichern Neben der eigentlichen Präsentation kann eine Datei auch als Entwurfsvorlage gespeichert werden. Intern erhält die Datei dann die Endung »*.pot« statt der üblichen »*.ppt«. Diese unterschiedlichen internen Endungen werden verwendet, damit PowerPoint beispielsweise im Dialogfeld »Öffnen« nur Präsentationen anzeigt, wenn der Dateityp »Alle PowerPoint-Präsentationen« gewählt wurde, oder nur die Entwurfsvorlagen, wenn der entsprechende Dateityp gewählt wurde. Es ist nicht unbedingt notwendig, eine Datei als Entwurfsvorlage zu speichern, nur weil Sie sie vielleicht als Vorlage verwenden möchten. Jede ganz normale PowerPoint-Datei kann als Vorlage dienen. Sie müssen nur daran denken, dass Sie in den entsprechenden Dialogfeldern den Dateityp auf »Alle PowerPoint-Präsentationen« stellen. Dann werden Präsentationen und Entwurfsvorlagen angezeigt. In einer alten PowerPoint-Version speichern Manchmal werden Sie eine mit PowerPoint erstellte Datei im Format von PowerPoint 97 oder PowerPoint 95 speichern müssen. Beispielsweise könnten Sie einer anderen Person, die nur über PowerPoint 95 verfügt und die Präsentation selbst noch weiter bearbeiten möchte, die Präsentation zusenden wollen.
112
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Präsentation speichern
Kapitel 4
Für einen solchen Fall wählen Sie einfach aus dem Listenfeld »Dateityp« den entsprechenden Eintrag aus und speichern am besten die Datei auch unter einem anderen Namen. Als Grafikdatei speichern Eine weitere Speichermöglichkeit bietet unterschiedliche Einträge wie »GIF«, »JPEG«, »PNG«, »Windows-Metadatei«, »Geräteunabhängiges Bitmap« oder »Tag Image File Format«. Mit all diesen Grafikformaten kann die gesamte Präsentation oder nur die aktuelle Folie als Grafikdatei gespeichert werden. Wenn Sie beispielsweise den Eintrag »GIF Graphics Interchange Format« wählen, erscheint beim Speichern ein Dialogfeld beziehungsweise die Frage des Assistenten, die Sie in Abbildung 4.19 sehen. Abbildung 4.19: Eine oder alle Folien in Grafikdateien umwandeln ...
Wenn Sie auf »Jede Folie« klicken, wird die gesamte Präsentation als GIFDatei beziehungsweise in dem zuvor gewählten Dateiformat gespeichert. Dabei wird ein neuer Ordner mit der Bezeichnung der Präsentation angelegt und jede einzelne Folie in diesem Ordner gespeichert. Die Dateien im Ordner heißen dann »Folie1«, »Folie2« usw. Wenn Sie auf »Nur aktuelle Folie« klicken, wird nur die aktuelle Folie als Grafikdatei gespeichert. Ideal werden diese Formate für Sie dann, wenn Sie zum Beispiel Bedienungsanleitungen schreiben und Vorgänge mit Folien in PowerPoint erstellen oder wenn Sie eine Präsentation in einem wissenschaftlichen Werk verarbeiten und die einzelnen Folien als separate Dateien abspeichern müssen. Wenn Sie mit Word arbeiten, müssen Sie eine Folie nicht als Grafikdatei speichern, um sie in Word zu verwenden. Gehen Sie dazu einfach in die Foliensortierung, markieren Sie die entsprechende Folie und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Wechseln Sie dann nach Word und fügen Sie die Folie an der gewünschten Stelle ein. Sehen Sie jetzt nur den unteren Rand der Folie, so etwa 1 cm? Kein Problem: Wählen Sie in Word FORMAT/ ABSATZ. Dort ist der Zeilenabstand vermutlich auf »Genau« eingestellt. Wählen Sie dort entweder »Einfach« oder »Auto«. Dann wird die gesamte Folie angezeigt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
113
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Webseite Ebenso wie Sie eine Präsentation als einzelne Grafiken speichern, können Sie eine Präsentation auch als Webseite abspeichern. Dabei wird ein neuer Ordner mit der Bezeichnung des Dateinamens erstellt und alle Folien werden dort als separate HTML-Seiten gespeichert. Darüber hinaus erstellt PowerPoint zugleich eine Gliederungsstruktur, damit Sie später durch die Seiten navigieren können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in Kapitel 19, »PowerPoint und das Internet«. Als Bildschirmpräsentation speichern Ein sehr hilfreicher Dateityp ist der Eintrag »PowerPoint-Bildschirmpräsentation«. Damit wird die Datei als Bildschirmpräsentation gespeichert. Innerhalb von PowerPoint sehen Sie dabei keinen Unterschied. Sie können diese Datei normal öffnen und bearbeiten. Die Besonderheit dieses Formats wird erst dann deutlich, wenn Sie die Datei aus dem Explorer heraus aufrufen. Dann wird nicht PowerPoint als Bearbeitungsprogramm gestartet, sondern es wird entweder der PowerPointProjektor gestartet oder die Datei wird direkt in PowerPoint als Bildschirmpräsentation gestartet. Haben Sie Folienübergänge oder automatische Zeiten festgelegt, werden diese automatisch verwendet. Nach der letzten Folie werden Datei und PowerPoint geschlossen. Die Dateien mit diesem Dateityp werden intern mit der Endung »*.pps« gespeichert. Als Gliederung speichern (RTF) Der Text Ihrer Präsentation kann als Textdokument, genauer gesagt als Gliederungsdatei, gespeichert werden. Bei diesem Format wird der Text aus der Gliederungsansicht in einem so genannten RTF-Dokument gespeichert. Dieses Format kann von fast allen Textverarbeitungsprogrammen unter Windows gelesen werden. Es werden aber nur die Texte aus den Titeln und Textobjekten gespeichert. Andere Objekte, Grafiken, freie Texte oder eingefügte WordArt-Texte gehen bei diesem Speichervorgang verloren. Um eine Präsentation als Gliederung zu speichern, wählen Sie im Listenfeld »Dateityp« den Eintrag »Gliederung/RTF« aus. Ihre Präsentation wird dann als Datei mit der internen Endung ».rtf« gespeichert. Der Titel wird mit dem Format »Überschrift 1« gespeichert, die darunter liegenden Ebenen des Textobjekts entsprechend in den Formaten »Überschrift 2« bis »Überschrift 6«. Beim Öffnen der RTF-Datei, beispielsweise in Word, werden die Formate erkannt und entsprechend konvertiert. Allerdings wird der Text dann in der Schriftart und mit der Schriftgröße geöffnet, wie es das Textformat in Word vorsieht.
114
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Seite einrichten
Kapitel 4
Als PowerPoint-Add-In speichern Wenn Sie in PowerPoint eigene Makros mit weitergehenden Funktionen erstellen, müssen Sie sie unter einem speziellen Dateiformat speichern. Dazu steht Ihnen der Eintrag »PowerPoint-Add-In« zur Verfügung. Ihre Add-Ins können Sie dann mit EXTRAS/ADD-INS öffnen.
4.4
Seite einrichten
Über die Größe und Ausrichtung der Folien, die Sie in Ihrer Präsentation verwenden, müssen Sie sich nur selten Gedanken machen. Meistens werden Sie Folien für eine Bildschirmpräsentation oder zum Ausdruck auf DIN-A4Papier erstellen und sie im Querformat ausdrucken wollen. PowerPoint verfügt über eine besondere Seitengröße für Bildschirmpräsentationen, die zugleich auch optimal auf DIN-A4-Papier passen. Dies ist auch die Standardeinstellung in PowerPoint. Jedes Mal, wenn Sie eine neue Präsentation erstellen, wird automatisch die Foliengröße für eine Bildschirmpräsentation im Querformat verwendet. Dennoch haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Foliengrößen und Ausrichtungen zu wählen. Ihre Angaben können Sie jederzeit ändern, also auch während der Erstellung Ihrer Präsentation oder später. Die Folien werden automatisch neu angepasst und die Elemente auf den Folien werden neu ausgerichtet. Allerdings ist eine Änderung der Foliengröße oder der Ausrichtung immer mit Arbeit verbunden, da Ihre Objekte und Texte unter Umständen nach der Änderung verschoben sind. Um sicherzugehen, dass Ihre Folien noch gut aussehen, müssen Sie sie nochmals überprüfen und gegebenenfalls die Objekte auf den Folien neu ausrichten. Aus diesem Grund erscheint jedes Mal eine Warnung, wenn Sie diese Einstellungen ändern. Um die Einstellungen für eine Präsentation vorzunehmen, wählen Sie DATEI/SEITE EINRICHTEN. Danach erscheint das gleichnamige Dialogfeld. Geändert wird immer nur die aktive, sich im Vordergrund befindliche Präsentation. Sie können nicht pauschal alle geöffneten Präsentationen ändern, sondern müssen jede einzeln »von Hand« bearbeiten. Abbildung 4.20: Das Dialogfeld »Seite einrichten«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
115
Kapitel 4
Präsentation erstellen, öffnen und speichern Die Größe der Folien Im Dialogfeld befinden sich für die Größe der Folien bereits vordefinierte Formate, die Sie verwenden können. Im Listenfeld »Papierformat« stehen neben den unterschiedlichen Papiergrößen wie DIN A3 oder DIN A4 unter anderem folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Bildschirmpräsentation Mit dieser Option wird die Breite der Folie auf etwa 25 cm und die Höhe auf 19 cm festgelegt, das entspricht also einem Seitenverhältnis von 3:4. Die Folien füllen den gesamten Bildschirm aus und die Ausrichtung wird auf das Querformat gesetzt. Dies ist die Standardeinstellung von PowerPoint. 35-mm-Dias Wenn Sie diese Option wählen, beträgt die Breite 28,5 cm und die Höhe 19 cm. Damit ist das Seitenverhältnis 2:3. Die Ausrichtung ist das Querformat. Overheadfolien Diese Option ist identisch mit der Bildschirmpräsentation. Banner Mit dieser Option können Sie eine Art Überschrift oder einen Schriftzug erstellen. Die Breite beträgt dabei ca. 20 cm und die Höhe ca. 2,5 cm. Diese Einstellung ist in Zusammenhang mit Internetseiten von Interesse, bei denen Sie Überschriften oder schöne Logos mit PowerPoint erstellen können. Benutzerdefiniert Mit dieser Option können Sie die gewünschte Größe Ihrer Folie in die Felder »Breite« und »Höhe« eingeben. Die Option wird automatisch auf »Benutzerdefiniert« gesetzt, wenn Sie Änderungen an der »Breite« oder »Höhe« vornehmen. Eine gesonderte Option, in der Sie beispielsweise den Abstand vom linken oder vom rechten Rand einstellen können, gibt es in PowerPoint nicht. Ausrichtung der Folien Bei der Ausrichtung unterscheidet PowerPoint zwischen der Ausrichtung für Folien und der Ausrichtung für Notizen, Handzettel und die Gliederung. In beiden Fällen können Sie die Option »Querformat« oder »Hochformat« auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf die gewünschte Option in den jeweiligen Feldern.
116
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Seite einrichten
Kapitel 4
Diese Unterscheidung ist sinnvoll. Folien werden in der Regel im Querformat erstellt. Insbesondere bei Bildschirmpräsentationen und bei Präsentationen mit einem Overhead-Projektor ist das Querformat die bevorzugte Ausrichtung. Auf der anderen Seite werden Notizen oder Gliederungen eher im Hochformat ausgedruckt, weil dann mehr Informationen auf einem Blatt Papier untergebracht werden können. So bleiben diese Papiere dann auch in einer Form, in der sie leicht zusammen mit Briefen oder anderen Dokumenten in einem Ordner abgeheftet werden können. Innerhalb einer Präsentation können Sie die Ausrichtung nicht wechseln. Sie müssen sich also immer für die eine oder die andere Ausrichtung entscheiden. Diese wird dann durchgehend in der gesamten Präsentation verwendet. Im Feld »Nummerierung beginnt bei« können Sie noch die Zahl eingeben, mit der die Nummerierung der Folien beginnen soll. Allerdings erscheinen die Seitenzahlen nur dann auf Ihrer Folie, wenn Sie sie bereits über EINFÜGEN/FOLIENNUMMER eingefügt haben. Zusammenfassung Öffnen und Speichern funktioniert in PowerPoint nicht anders als in den sonst bekannten Windows-Programmen. Sie haben dort ähnliche Möglichkeiten und Funktionen. Die Dialogfelder für »Öffnen« und »Speichern unter« sind in PowerPoint, Word und Excel mit wenigen Ausnahmen gleich. Normalerweise speichern Sie eine Präsentation wirklich als Präsentation ab. Die aufgezählten weiteren Speicherformate sind für besondere Gelegenheiten oder für Spezialisten gedacht und werden selten verwendet.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
117
5
Drucken
In diesem Kapitel geht es um das Ausdrucken der Präsentation. Dabei wird aber nicht nur der Ausdruck von Folien oder der Gliederung vorgestellt, sondern es wird auch auf die verschiedenen Optionen beim Drucken eingegangen.
5.1
Eigenschaften des Druckers
Zum Ausdrucken wählen Sie DATEI/DRUCKEN. Im Dialogfeld »Drucken« geben Sie an, was in welcher Anzahl gedruckt werden soll und ob gegebenenfalls farbig ausgedruckt werden soll. Sie können auch auf das Symbol für DRUCKEN auf der Symbolleiste »Standard« klicken. Jedoch wird dann sofort mit den eingestellten Werten gedruckt und das Dialogfeld »Drucken« erscheint nicht. Abbildung 5.1: Das Dialogfeld »Drucken«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
119
Kapitel 5
Drucken Wenn mehrere Drucker zur Verfügung stehen, können Sie den gewünschten Drucker im oberen Listenfeld »Name« auswählen. Zunächst ist dort in der Regel der Drucker angegeben, den Sie über EINSTELLUNGEN/DRUCKER unter Windows als »Standarddrucker« festgelegt haben. Wurde aber bereits mit einem anderen Drucker gedruckt, schlägt Windows jetzt diesen zum Drucken vor. Über die Schaltfläche »Eigenschaften« können Sie die Einstellungen des Druckers verändern. Welches Dialogfeld Sie nach dem Drücken der Schaltfläche erhalten, hängt ganz von dem verwendeten Drucker ab (siehe Abbildung 5.2). Dort stehen Ihnen dann unterschiedliche Registerkarten zur Verfügung, auf denen Sie weitere Einstellungen vornehmen können.
Abbildung 5.2: Die Eigenschaften eines Druckers
5.2
Was soll gedruckt werden?
Im Dialogfeld »Drucken« finden Sie unten das Listenfeld »Drucken«. Über dieses Listenfeld wird festgelegt, was tatsächlich ausgedruckt werden soll. Wie Sie wissen, setzt sich eine Präsentation aus mehreren einzelnen Bestandteilen zusammen: Folien, Notizblätter, Handzettel und die Gliederung. Sie drucken alles über das Dialogfeld »Drucken« aus, indem Sie in diesem Listenfeld das Gewünschte auswählen. Dabei bedeuten die Einträge Folgendes:
120
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Was soll gedruckt werden?
Kapitel 5
Folien Es werden die Folien in dem Format und Aussehen ausgedruckt, das Sie gerade sehen. Handzettel Mit diesem Eintrag lassen sich die den Teilnehmern zur Verfügung gestellten Unterlagen ausdrucken. Sobald Sie diesen Eintrag aus dem Listenfeld auswählen, werden rechts daneben weitere Einträge aktiv. Sie können dabei entscheiden, ob Sie 1, 2, 3, 4, 6 oder 9 Folien pro Handzettel zusammen auf einer Seite ausdrucken möchten. Darüber hinaus müssen Sie festlegen, ob die Folien in der Reihenfolge »Horizontal« oder »Vertikal« auf den Seiten erscheinen sollen. Abbildung 5.3: Dieser Bereich wird bei den Hand zetteln aktiv
Dass die Folien bei zwei oder drei Folien je Handzettel natürlich nur in der vertikalen Reihenfolge untereinander ausgedruckt werden können, wird spätestens beim Betrachten des kleinen Bildes daneben deutlich. Wenn Sie hier drei Folien pro Seite wählen, werden die drei Folien auf der linken Seite ausgedruckt. PowerPoint fügt automatisch Linien auf der rechten Seite hinzu. Dies ist optimal, wenn Sie Handzettel für die Teilnehmer ausdrucken und gleichzeitig Raum für Anmerkungen lassen möchten. Notizenseiten Falls Sie Notizen zu Ihren Folien erstellt haben, können Sie sie mit diesem Eintrag ausdrucken lassen. Gliederungsansicht Die Gliederung der Präsentation, also der reine Text, wird mit dieser Option ausgedruckt. Dabei wird der Ausdruck so erfolgen, wie Sie ihn zuletzt in der Gliederungsansicht gesehen haben. Abbildung 5.4 zeigt die Gliederungsansicht in der Druckvorschau.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
121
Kapitel 5
Drucken
Abbildung 5.4: Die Gliederungs ansicht einer Präsentation in der Druckvorschau
5.3
Umfang und Farbe des Ausdrucks
Im Feld »Druckbereich« legen Sie fest, in welchem Umfang gedruckt werden soll. Druckbereich Abbildung 5.5: Hier legen Sie fest, welche Folien genau gedruckt werden
Alle Es werden alle Folien ausgedruckt. Diese Option ist stets vorbelegt. Aktuelle Folie Es wird nur die Folie ausgedruckt, die gerade auf dem Bildschirm zu sehen ist beziehungsweise die gerade in der Foliensortierung markiert ist.
122
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Umfang und Farbe des Ausdrucks
Kapitel 5
Markierung Diese Option ist nur dann aktiv, wenn Sie sich in der Foliensortierung befinden oder wenn die Einfügemarke in der Gliederungsansicht im Übersichtsbereich blinkt. Gedruckt werden dann alle Folien, die zurzeit markiert sind. Ist nur eine Folie markiert oder befinden Sie sich in der Gliederungsansicht innerhalb einer Folie, so wird genau diese eine Folie gedruckt. Zielgruppenorientierte Präsentation Über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/Z IELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATIONEN können Sie aus Ihrer bestehenden Präsentation Untermengen bilden. Sie verfügen beispielsweise über eine Standardpräsentation, die Sie immer wieder zeigen, und nun besteht die Notwendigkeit, diese Präsentation für eine bestimmte Zielgruppe umzustellen oder nur einige Folien zu zeigen. Mit dieser Funktion können Sie zielgruppenorientierte Präsentationen zusammenstellen. Wählen Sie diese Option, werden nur die Folien der Zielgruppe ausgedruckt, die Sie im Listenfeld daneben auswählen. Folien Geben Sie hier an, welche Folien Ihrer Präsentation Sie ausdrucken möchten. Ist dies beispielsweise Folie 3 bis Folie 5, dann geben Sie »3-5« ein. Wenn Sie nicht zusammenhängende Folien, also zum Beispiel die Folien 2 und 4, ausdrucken wollen, müssen Sie zwischen den Foliennummern ein Semikolon eingeben, also »2;4«. Beide Arten der Eingabe lassen sich auch verbinden. Mit der Eingabe »1-5;7« werden beispielsweise alle Folien von 1 bis 7 mit Ausnahme der Folie 6 ausgedruckt. Für einen der Einträge im Feld »Druckbereich« müssen Sie sich entscheiden. Zusammen mit dem Eintrag in der Liste »Drucken« geben Sie dem Programm Informationen darüber, was genau ausgedruckt werden soll. Farbe und Graustufen Über das Listenfeld »Farbe und Graustufen« legen Sie fest, ob die Folien in Farbe oder umgesetzt in Graustufen ausgedruckt werden. Dabei stehen folgende Einträge zur Verfügung: Farbe Die Folien werden wie vorgegeben ausgedruckt. Steht Ihnen nur ein Schwarzweißdrucker zur Verfügung, werden die Farben automatisch in schwarzweiße Töne umgesetzt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
123
Kapitel 5
Drucken Graustufen Dieses Kontrollfeld ignoriert beim Ausdruck den Folienhintergrund. Der Ausdruck erfolgt so, wie wenn Sie einen weißen Hintergrund gewählt hätten. Text und Linien werden schwarz gedruckt. Zur feineren Steuerung können Sie im Folienbereich festlegen, was für Graustufen verwendet werden sollen. Über ANSICHT/FARBE/GRAUSTUFE und dann GRAUSTUFE erhalten Sie eine Symbolleiste mit entsprechenden Auswahlmöglichkeiten. Rein Schwarzweiß Dieser Eintrag geht noch weiter als G RAUSTUFE. Er ignoriert beim Ausdruck alle Farben und Füllbereiche. Text und Linien werden schwarz gedruckt. Alle Objekte erhalten einen Rahmen und Grafiken werden in Graustufen umgewandelt. Der Folienhintergrund wird ignoriert.
5.4
Weitere Optionen beim Ausdrucken
Neben den Einstellungen im Druckbereich gibt es noch weitere Kontrollfelder, die den Ausdruck beeinflussen. Weitere Optionen im Dialogfeld »Drucken« Ausgabe in Datei umleiten Die einzelnen Folien der Präsentation werden nicht an den Drucker gesendet, sondern in einer Datei gespeichert. Diese Option ist insbesondere hilfreich, wenn Sie Dias durch einen Belichtungsdienst erstellen lassen wollen und dazu eine Datei abgeben müssen. Auch für die Erstellung von so genannten »PRN-Druckdateien« ist diese Option notwendig. Exemplare Hier bestimmen Sie die Anzahl der Ausdrucke, die Sie benötigen. Das Kontrollfeld »Sortieren« ist zunächst immer aktiviert. Es bedeutet, dass Sie die Folien stets in der richtigen Reihenfolge nacheinander ausdrucken. Wenn Sie beispielsweise zwei Kopien Ihrer Präsentation drucken, wird erst ein kompletter Satz gedruckt und dann der zweite Satz. Ihre Folien sind damit automatisch sortiert. Die grafische Darstellung neben dem Kontrollfeld zeigt dies auch sehr schön. Abbildung 5.6: Wie viele Exemplare sollen gedruckt und vielleicht auch sortiert werden?
124
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Weitere Optionen beim Ausdrucken
Kapitel 5
Diese Möglichkeit wird aber nicht von jedem Drucker unterstützt. Der Ausdruck von mehreren Kopien geht übrigens schneller, wenn Sie dieses Kontrollfeld deaktivieren. Dann werden die Exemplare direkt nacheinander ausgedruckt, ohne dass die Folien sortiert werden. Die Sortierung müssen Sie dann von Hand vornehmen. An Papiergröße anpassen Mit dieser Option können Sie Ihre Folien automatisch an das Papierformat Ihres Druckers anpassen. Folienrahmen Gerade für den Ausdruck von Handzetteln ist es wünschenswert, dass die Folien einen Rahmen erhalten. Mit diesem Kontrollfeld wird der Rahmen automatisch beim Ausdrucken gezogen. Kommentare und Freihandmarkierungen drucken Sind Kommentare auf den Folien vorhanden, so können diese zusätzlich gedruckt werden. Dabei werden alle Kommentare auf einer zusätzlichen Kommentarfolie direkt hinter der Folie gedruckt. Falls Sie gerade Handzettel ausdrucken, werden die Kommentare pro Handzettelseite zusammengefasst und auf die nächste Seite gedruckt. Ausgeblendete Folien drucken Wenn sich in Ihrer Präsentation ausgeblendete Folien befinden, können Sie entscheiden, ob diese ausgedruckt werden sollen oder nicht. Ohne diese Option würden stets alle Folien ausgedruckt werden. Doch für den Ausdruck der Folien für einen Vortrag wollen Sie vielleicht auf die verborgenen Folien verzichten, da Sie diese nicht benötigen. In diesem Fall deaktivieren Sie einfach dieses Kontrollfeld. Druckvorschau Damit Sie nicht zu viel Papier mit den unterschiedlichen Einstellungen verwenden, steht Ihnen das Symbol für SEITENANSICHT auf der Symbolleiste »Standard« oder DATEI/S EITENANSICHT zur Verfügung. Sie können aber auch im Dialogfeld »Drucken« auf die Schaltfläche »Vorschau« klicken. Damit wird ein Vorschaufenster für den Ausdruck geöffnet. Dort stehen Ihnen über die Listenfelder und Symbole auch alle Optionen und Einstellungen aus dem Dialogfeld »Drucken« zur Verfügung. Wenn Sie im Listenfeld »Farbe und Graustufen« den Eintrag »Farbe« wählen, aber nur einen Schwarzweißdrucker angeschlossen haben, werden die Folien automatisch in der Druckvorschau in Graustufen umgewandelt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
125
Kapitel 5
Drucken Über die Laufleiste oder mit der (Bild¼)-Taste und der (Bild½)-Taste können Sie durch die Seiten des Ausdrucks blättern.
Abbildung 5.7: Die Druckvorschau für den Ausdruck von Folien
Folien ausdrucken Es bestehen viele Wahlmöglichkeiten beim Ausdrucken mit PowerPoint. Hier nochmals zusammengefasst das Vorgehen. Und so drucken Sie Folien aus: 1.
Wählen Sie DATEI/DRUCKEN.
2.
Klicken Sie im Listenfeld »Drucken« auf »Folien«, falls dort noch nicht »Folien« ausgewählt ist.
3.
Legen Sie den Druckbereich fest und aktivieren Sie gegebenenfalls weitere Kontrollfelder, beispielsweise »Graustufen«.
Wenn Sie vorwiegend mit Bildschirmpräsentationen arbeiten, werden Sie Ihre Präsentation vermutlich farbig erstellen. Falls Sie dann Ausdrucke für Ihre Ablage oder für einen Kunden machen, sollten Sie »Graustufen« auswählen. Dann wird Ihre Folie sauber ohne Hintergrundfarbe ausgedruckt.
126
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Weitere Optionen beim Ausdrucken
Kapitel 5
Gliederung ausdrucken Es ist von Vorteil, über eine Übersicht aller Folien einer Präsentation zu verfügen. Denken Sie beispielsweise an einen Vortrag, den Sie mit der Bildschirmpräsentation halten. Sie kennen Ihren Vortrag und die einzelnen Folien sehr gut, aber unter Umständen wissen Sie nicht, welche Foliennummer die einzelnen Folien haben. Nun kommt eine Zwischenfrage aus dem Publikum und Sie wollen auf diese Zwischenfrage eingehen und die passende Folie zeigen. Jetzt wäre es ganz praktisch, eine Gliederung der Präsentation zur Hand zu haben, auch wenn die Titel der Folien über den Foliennavigator eingeblendet werden können. Eine generelle Übersicht über die Folien erhalten Sie, wenn Sie sich die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich anzeigen lassen. Dort sehen Sie jeweils den Titel und das Textobjekt untereinander. Eventuelle ClipArts oder sonstige Grafiken und Texte werden dort nicht angezeigt. Einstellungen im »Druckbereich« wirken sich auch auf den Ausdruck der Gliederungsansicht aus. Ist z.B. der Druckbereich für die Folien 3 bis 5 festgelegt, wird nur die Gliederungsansicht für die Folien 3 bis 5 gedruckt. PowerPoint gibt Ihnen nun die Möglichkeit, die Gliederung, so wie Sie sie gerade sehen, auszudrucken. Dabei können Sie einerseits die Ansichtengröße und damit indirekt den Schriftgrad bestimmen und andererseits Qualität und Umfang des Ausdrucks beeinflussen. Über das Zoom-Feld auf der Symbolleiste »Standard« können Sie die Ansichtengröße der Gliederungsansicht verändern. Im Listenfeld erscheinen die Möglichkeiten von 25% bis 100%. Die aktuelle Ansichtengröße wird auf der Symbolleiste angezeigt. Üblicherweise werden Sie Ihre Gliederung mit den standardmäßig vorgegebenen 33% betrachten, bearbeiten und ausdrucken. Die Ansichtengrößen 25% für eine verkleinerte Darstellung und 50% für eine etwas vergrößerte Darstellung sind aber auch sehr hilfreich. Je kleiner die Ansichtengröße, desto kleiner ist der Ausdruck des Texts. In diesem Zusammenhang sind auch die Symbole für ALLE EBENEN ERWEITERN und ALLE EBENEN REDUZIEREN auf der Symbolleiste »Gliederung« von Interesse. Damit werden alle Ebenen unter der Titelebene in der Gliederungsansicht aus- oder eingeblendet. Sind alle Ebenen ausgeblendet, so erscheint unter dem Titel eine Wellenlinie. Diese deutet an, dass ein darunter liegender Text ausgeblendet wurde. Sie können übrigens mit einem Doppelklick auf das Foliensymbol in der Gliederungsansicht die Ebenen der jeweiligen Folie ein- oder ausblenden. Damit können Sie individuell für einzelne Folien die unteren Ebenen einblenden oder für andere ausblenden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
127
Kapitel 5
Drucken Schließlich gibt es noch das Symbol für FORMATIERUNG ANZEIGEN auf der Symbolleiste »Gliederung«. Wenn es deaktiviert ist, werden alle Textformatierungen unterdrückt. Damit wird die Gliederung in einer einfachen Schriftart dargestellt und ist leichter lesbar. Wenn Sie erneut auf das Symbol klicken, erhalten Sie die Formatierungen wieder. Die besonderen Formatierungen gehen also nicht verloren, sondern sie werden nur nicht angezeigt. Sie können natürlich die speziellen Gliederungsfunktionen sowohl für Ihre Arbeit beim Erstellen der Präsentation verwenden als auch für den Ausdruck der Gliederung. Denken Sie bitte daran, dass der Ausdruck von Gliederungen in PowerPoint stets so erfolgt, dass das, was Sie gerade in der Gliederungsansicht im Übersichtsbereich sehen, ausgedruckt wird. Wenn Sie einen Ablageordner für Ihre Vorträge beziehungsweise Ihre Folien anlegen, benötigen Sie vielleicht eine Inhaltsübersicht oder eine Referenz. Mit dem Symbol für ALLE EBENEN REDUZIEREN und dem Ausdrucken der Gliederungsansicht erhalten Sie schnell eine Übersicht für diesen Ordner. Und so drucken Sie die Gliederung Ihrer Präsentation aus: 1.
Wechseln Sie in die Gliederungsansicht und stellen Sie die Ansicht so ein, wie sie ausgedruckt werden soll.
2.
Öffnen Sie das Dialogfeld »Drucken« und wählen Sie im Listenfeld »Drucken« den Eintrag »Gliederungsansicht« aus.
3.
Aktivieren Sie eventuell weitere Kontrollfelder.
Damit wird die Gliederung der Präsentation so ausgedruckt, wie sie in der Gliederungsansicht zu sehen ist. Zusammenfassung In PowerPoint wird der komplette Ausdruck zentral über einen Druckdialog gesteuert. Dort legen Sie fest, was und wie etwas gedruckt wird. Über EXTRAS/O PTIONEN können Sie auf der Registerkarte »Drucken« festlegen, ob mit dem Symbol für DRUCKEN auf der Symbolleiste »Standard« immer die zuletzt gewählte Einstellung zum Drucken verwendet wird oder welche Einstellungen stattdessen greifen.
128
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
6
Ansichten in PowerPoint
PowerPoint verfügt über verschiedene Ansichten, die Sie je nach Bedarf verwenden können. Allerdings sind mit den unterschiedlichen Ansichten auch unterschiedliche Tätigkeiten verbunden. Jede Ansicht dient einem bestimmten Zweck und in jeder Ansicht können bestimmte Aufgaben am besten erledigt werden. Dieses Kapitel soll Sie darüber informieren, welche Ansichten und Bereiche es gibt, wie sie aussehen, was darin Besonderes getan werden kann und wie man dort neue Folien einfügen oder eine bestehende Folie löschen kann. Diese Informationen sind auch eine Vorbereitung für das nächste Kapitel, in dem es um Entwurfsvorlagen geht. Sie erfahren zusammengefasst, was Sie in den einzelnen Ansichten tun können, und Sie erfahren auch gleich noch wie.
6.1
Normalansicht
Die Arbeiten erfolgen in PowerPoint zumeist in der so genannten Normalansicht. Das Besondere an dieser Normalansicht ist die Dreiteilung des Bildschirms. Abbildung 6.1 zeigt die unterschiedlichen Bereiche zunächst in der Übersicht. Auf der linken Seite finden Sie den Übersichtsbereich. Dort ist entweder die Folienübersicht oder die Gliederungsansicht zu sehen. In der Mitte finden Sie den Folienbereich mit der Darstellung genau einer Folie und dem dazugehörigen Notizenbereich darunter. Auf der rechten Seite befindet sich schließlich der Aufgabenbereich. Dort sind abhängig von der aktuellen Tätigkeit ergänzende Funktionen und Befehle zu finden. Abbildung 6.2 zeigt nun eine Präsentation in der Normalansicht. Die einzelnen Bereiche sind in der Größe veränderbar. Sie können beispielsweise den Übersichtsbereich mit der Gliederungsansicht vergrößern, während sich damit gleichzeitig die beiden anderen Fenster verkleinern. Oder Sie vergrößern den Folienbereich, dann wird entweder der Notizenbereich, der Übersichtsbereich oder der Aufgabenbereich kleiner, je nachdem, welchen Rahmen Sie zum Vergrößern beziehungsweise Verkleinern verwenden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
129
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint
Abbildung 6.1: Der Aufbau der Normalansicht in der schematischen Darstellung
Abbildung 6.2: Eine Präsentation in der Normalansicht
Und so verändern Sie die Größe eines Fensters: 1.
130
Bewegen Sie die Maus auf einen der Rahmen zwischen den Bereichen, also beispielsweise auf den Rahmen rechts neben der Laufleiste im Übersichtsbereich. Es erscheint ein Doppelpfeil, wenn Sie die Maus direkt auf dem Rahmen positioniert haben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Normalansicht 2.
Kapitel 6
Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste den Rahmen in die gewünschte Richtung, um den Bereich zu vergrößern oder zu verkleinern.
Die Größen der einzelnen Bereiche werden übrigens unabhängig von der aktuellen Präsentation gespeichert und stehen damit beim nächsten Start von PowerPoint automatisch zur Verfügung. Das Interessante an der Normalansicht ist, dass Sie Ihnen nicht nur eine einzelne Folie mit den dazugehörigen Notizen anzeigt, sondern Ihnen im Übersichtsbereich gleichzeitig einen Überblick über die anderen Folien der Präsentation bietet. Somit stehen Ihnen alle Informationen in einer Ansicht zur Verfügung. Sie können eine Folie im Folienbereich bearbeiten und sehen gleichzeitig den Zusammenhang zu den anderen Folien in der Präsentation. Die Normalansicht mag zunächst etwas verwirren, denn jeder Text, den Sie in die Folie eingeben, erscheint automatisch im Übersichtsbereich entweder in der Gliederungsansicht oder in der Folienübersicht. Umgekehrt erscheint jeder Text, der beispielsweise in der Gliederungsansicht eingegeben wird, automatisch auf der Folie rechts daneben. Der entscheidende Vorteil liegt wirklich in der Kombination der Ansichten. Würde nur der Folienbereich zur Verfügung stehen, dann würden Sie zwar die Folie und deren Inhalt vergrößert sehen, aber Sie wüssten dann nicht mehr, was auf den Folien davor und danach steht. Umgekehrt würden Sie in der Gliederungsansicht zwar die gesamte Gliederung der Präsentation sehen, aber Sie würden nicht mehr wissen, wie die einzelnen Folien dazu aussehen. In die Normalansicht wechseln Klicken Sie auf das Symbol für NORMALANSICHT unten links, oder wählen Sie ANSICHT/NORMAL, um in die Normalansicht zu gelangen. Wenn Sie sich in der Foliensortierung (siehe Abschnitt 6.4) befinden, können Sie auch auf die jeweilige Folie doppelklicken. Sie gelangen dann sofort in die Normalansicht der ausgewählten Folie. Auf eine andere Folie wechseln Die Nummer der aktuellen Folie wird links unten in der Statusleiste angezeigt, sofern Sie die Statuszeile nicht über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Ansicht« deaktiviert haben. Sie sehen also zunächst, auf welcher Folie Sie sich befinden. Einen Befehl »Gehe zu Folie...« gibt es in PowerPoint nicht. Darüber hinaus ist wichtig zu wissen, in welchem Bereich der Normalansicht Sie sich gerade befinden, also wo Ihre Einfügemarke gerade blinkt. Befinden Sie sich im Übersichtsbereich in der Gliederungsansicht, so ist dies zumeist leicht zu erkennen, denn entweder blinkt dort die Einfügemarke oder ein Bereich ist mit der Maus markiert. Schwieriger ist dies zu erkennen,
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
131
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint wenn sich die Einfügemarke im Folienbereich befindet. Dort muss nämlich nicht immer ein Objekt oder ein Text markiert sein. Praktischerweise erkennen Sie im Übersichtsbereich in der Gliederungsansicht, dass sich Ihre Einfügemarke beziehungsweise Ihr Fokus im Folienbereich befindet. Die aktuelle Folie wird nämlich im Gliederungsfenster mit einem grauen Muster im Foliensymbol neben der Foliennummer versehen. In Abbildung 6.3 sehen Sie die umrandete Folie direkt neben dem Mauszeiger bei Folie 2. Ist im Übersichtsbereich dagegen die Folienübersicht aktiv, dann ist die aktuelle Folie umrandet.
Abbildung 6.3: In der Normalan sicht ist es nicht immer leicht zu erkennen, welcher Bereich gerade aktiv ist
Und so wechseln Sie auf eine andere Folie, wenn sich die Einfügemarke beziehungsweise der Fokus im Übersichtsbereich befindet: Mit der (Bild¼)-Taste gelangen Sie auf die nächste Seite der Gliederung beziehungsweise der Folienübersicht und auf die dazugehörige Folie, sofern es eine nächste Seite gibt. Mit der (Bild½)-Taste gelangen Sie entsprechend auf die Gliederungsseite beziehungsweise die Seite der Folienübersicht und die dazugehörige Folie davor, sofern Sie nicht sowieso schon auf der ersten Seite der Gliederung beziehungsweise der Folienübersicht sind. Klicken Sie in einen Text in der Gliederungsansicht. Die entsprechende Folie erscheint im Folienbereich.
132
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Normalansicht
Kapitel 6
Klicken Sie auf eine Folie in der Folienübersicht. Die entsprechende Folie erscheint im Folienbereich. Bewegen Sie in der Gliederungsansicht die Einfügemarke mit der (¼)Taste oder der (½)-Taste. Wenn Sie auf einen Absatz einer anderen Folie gelangen, wird die Folie automatisch im Folienbereich gewechselt. Der Schieberegler auf der Bildlaufleiste des Übersichtsbereichs gibt auch hier immer die Relation an, in welchem Bereich der Präsentation Sie sich gerade befinden. Allerdings bezieht sich diese Relation bei der Betrachtung der Gliederungsansicht auf den Text, also ob Sie sich zum Beispiel im oberen Drittel oder im letzten Viertel der Gliederung befinden. Wenn Sie mit gedrückter Maustaste den Regler verschieben, wird über den Text in der Gliederungsansicht geblättert. PowerPoint zeigt aber die neue Folie erst im Folienbereich an, wenn Sie mit der Maus in einen Absatz klicken. Gleiches gilt für die Darstellung der Folienübersicht im Übersichtsbereich.
Und so wechseln Sie auf eine andere Folie, wenn sich die Einfügemarke beziehungsweise der Fokus im Folienbereich befindet: Mit der (Bild¼)-Taste gelangen Sie auf die nächste Folie, sofern es eine nächste Folie gibt. Mit der (Bild½)-Taste gelangen Sie entsprechend auf die Folie davor, sofern Sie nicht sowieso schon auf der ersten Folie sind. Mit der (Ende) -Taste gelangen Sie auf die letzte Folie der Präsentation. Mit der (Pos1)-Taste springen Sie direkt auf die erste Folie der Präsentation. Klicken Sie auf die Symbole mit den Doppelpfeilen am unteren Ende der Bildlaufleiste im Folienbereich, um jeweils eine Folie nach oben oder eine Folie nach unten zu blättern. Bewegen Sie den Schieberegler auf der Bildlaufleiste des Folienbereichs nach oben, wenn Sie auf eine vorherige Folie, oder nach unten, wenn Sie auf eine nachfolgende Folie wechseln möchten. Der Schieberegler auf der Bildlaufleiste des Folienbereichs agiert wie der Schieberegler im Übersichtsbereich. Neben dem Schieberegler erscheint jeweils eine Tafel mit der Foliennummer und dem Titel der Folie. Der Übersichtsbereich wird entsprechend aktualisiert, sobald Sie die Maustaste loslassen. Lassen Sie sich durch das unterschiedliche Verhalten je nach aktivem Bereich nicht verunsichern. Sie werden sehr schnell wissen, wie Sie leicht von einer Folie auf die nächste Folie wechseln können.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
133
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint Obwohl die »Gehe zu«-Funktion fehlt, haben Sie also viele Möglichkeiten, schnell auf eine bestimmte Folie zu wechseln. Insbesondere die Anzeige des Schiebereglers, der Ihnen zeigt, auf welcher Folie Sie landen werden, stellt eine gute Lösung dar. Notizen eingeben Für eine Präsentation kann es immer wieder notwendig sein, dass Sie sich zu den Folien Notizen machen. Diese Notizen können Sie später zusammen mit einem verkleinerten Bild der Folie ausdrucken. Sie haben damit eine eigene Präsentationsunterlage. Geben Sie dazu einfach den Text in den Notizenbereich unter dem Folienbereich ein. Dort finden Sie den Eintrag »KLICKEN SIE, UM NOTIZEN HINZUZUFÜGEN«. Sobald Sie in den Bereich klicken, verschwindet der Eintrag und Sie können Ihre Notizen erfassen. Am besten eignen sich dazu Stichwörter, die Sie dann während der Präsentation zu kompletten Sätzen zusammenfassen. Der Text in den Notizen kann beliebig verändert werden. Klicken Sie dazu einfach auf den Text im Notizenbereich. Vielleicht müssen Sie mit den Bildlaufleisten nach unten blättern, um den Teil Ihrer Notizen zu sehen, den Sie verändern wollen. Falls Sie die Notizen wieder entfernen möchten, markieren Sie einfach den zu löschenden Text und entfernen ihn mit der (Entf) Taste. Die Registerkarten im Aufgabenbereich Der Aufgabenbereich passt sich der jeweils aktuellen Aufgabe in den anderen Bereichen an. So werden automatisch die Folienlayouts im Aufgabenbereich angezeigt, wenn Sie eine neue Folie hinzufügen, sofern Sie nicht das dazugehörige Kontrollfeld über EXTRAS/O PTIONEN deaktiviert haben. Der Aufgabenbereich selbst kann dort ebenfalls deaktiviert werden, wird sich aber bei Bedarf stets wieder einblenden. Ist der Aufgabenbereich einmal nicht zu sehen, können Sie ihn immer mit ANSICHT/AUFGABENBEREICH anzeigen lassen. Darüber hinaus verfügt der Aufgabenbereich über unterschiedliche Registerkarten, die zwar nicht deutlich als solche erkennbar sind, aber ansonsten wie in einem Dialogfeld funktionieren. Über das Listenfeld im Aufgabenbereich können Sie die unterschiedlichen Registerkarten oder Einträge aufrufen.
6.2
Der Folienbereich
Die Normalansicht ist, wie gesagt, eine zusammengefasste Sichtweise einer Übersicht (Gliederungsansicht oder Folienübersicht), Folienbereich und Notizenbereich. Sie können in der Normalansicht den Folienbereich so weit
134
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Der Folienbereich
Kapitel 6
vergrößern, dass nur noch die Folie zu sehen ist. Der Großteil der Arbeit findet im Folienbereich statt. Hier sehen Sie genau eine Folie, als ob Sie eine Folie auf dem Overhead-Projektor bearbeiten. Alles, was Sie im Folienbereich tun, bezieht sich nur auf diese Folie. Sie können unter anderem folgende Tätigkeiten durchführen: Einen Titel für die Folie eingeben Textobjekte füllen Objekte wie Rechtecke oder Kreise einfügen ClipArts einfügen Diagramme einfügen Texte und Objekte formatieren Animationseinstellungen vornehmen Die Eingabe und Bearbeitung von Textobjekten und Titeln können Sie auch in der Gliederungsansicht durchführen. Aber alle anderen Tätigkeiten müssen Sie im Folienbereich erledigen. Andere Objekte, freie Texte und Zeichnungen können nur in dieser Ansicht erstellt oder verändert werden, da die Gliederungsansicht nur Text anzeigt und keine anderen Elemente auf den Folien. Neue Folie einfügen Vielleicht suchen Sie schon überall nach einer Funktion für den Seitenumbruch, wie Sie sie aus der Textverarbeitung kennen. Diese Funktion gibt es in PowerPoint nicht. Eine Folie kann in diesem Sinne nicht umgebrochen werden. Sie können höchstens eine neue Folie einfügen. Und das geht ganz einfach. Klicken Sie auf das Symbol für NEUE FOLIE auf der Symbolleiste »Format« oder EINFÜGEN/NEUE FOLIE. PowerPoint fügt dann automatisch eine neue Folie mit dem Folienlayout »Titel und Text« ein. PowerPoint verfügt über 27 Folienlayouts, die automatisch mit dem Einfügen einer neuen Folie im Aufgabenbereich auf der rechten Seite angezeigt werden. Die Folienlayouts enthalten unterschiedliche Platzhalter für die auf der Folie vorgesehenen Elemente. Sie müssen später bei der Erfassung der Inhalte dann nur noch auf den entsprechenden Platzhalter klicken. Es stehen Ihnen beispielsweise Folienlayouts mit Textobjekten, Diagrammen oder ClipArts zur Verfügung. Für eines der Folienlayouts müssen Sie sich übrigens immer entscheiden. Eine Folie ohne Folienlayout gibt es nicht.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
135
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint
Abbildung 6.4: Es wurde eine neue Folie 2 mit dem Folienlayout »Titel und Text« eingefügt
Die 27 Folienlayouts sind Ihnen vorgegeben und Sie können keine eigenen Layouts hinzufügen. Die Layouts decken fast alle Möglichkeiten ab, so dass nur selten Wünsche offen bleiben. Im Folienbereich wird eine neue Folie immer nach der gerade aktuellen Folie einfügt. Dementsprechend haben Sie hier keine Möglichkeit, eine neue Folie vor der ersten Folie Ihrer Präsentation einzufügen. Wenn Sie also die Titelfolie bisher vergessen haben, dann können Sie diese erste Folie nicht im Folienbereich einfügen. Dies ist nur im Übersichtsbereich in der Gliederungsansicht und in der Foliensortierung (siehe Abschnitt 6.4) möglich. Wechseln Sie dazu am besten in die Foliensortierung und klicken Sie vor die erste Folie. In der Gliederungsansicht klicken Sie dazu vor den Titel der ersten Folie. Nun können Sie eine neue Folie einfügen. Folienlayout ändern Sie haben es sich anders überlegt und wollen Ihr Folienlayout ändern? Nichts leichter als das. Wählen Sie dazu FORMAT/FOLIENLAYOUT. Jetzt erscheinen die Folienlayouts im Aufgabenbereich auf der rechten Seite. Sie haben nun zwei Möglichkeiten: Sie können das gleiche Folienlayout erneut zuweisen, wenn Sie zum Beispiel den Titel oder das Textobjekt verschoben haben und Sie es nicht mehr originalgetreu ausgerichtet bekommen. Wenn Sie die Maus auf das Folienlayout im Aufgabenbereich bewegen, sehen Sie rechts ein Listenfeld, das Sie öffnen können. Wählen Sie dort den Eintrag »Layout neu anwenden« aus. 136
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Der Folienbereich
Kapitel 6
Wenn das Folienlayout für die aktuelle Aufgabenstellung nicht passt, dann können Sie einfach ein anderes Folienlayout auswählen. Klicken Sie dazu auf das gewünschte Folienlayout im Aufgabenbereich. Das Folienlayout wird direkt für die aktuelle Folie übernommen. Falls Sie ein anderes Folienlayout auswählen, sich aber auf der Folie aufgrund des vorherigen Folienlayouts zum Beispiel ein Diagramm befunden hat, dann bleibt dieses Objekt auch im neuen Folienlayout erhalten. Die neuen Platzhalter des Folienlayouts werden dann zusätzlich auf der Folie eingefügt. Wählen Sie dagegen ein Folienlayout, welches die Folie gerade anders herum aufbaut, also zum Beispiel von »Text links und Diagramm rechts« in ein Folienlayout mit »Diagramm links und Text rechts«, dann werden die Platzhalter einfach getauscht. Sollte sich im Platzhalter für das Diagramm schon ein Diagramm befunden haben, so wird es auf die andere Seite geschoben, aber kein neuer Platzhalter eingefügt. Zusätzliche Platzhalter gibt es nur, wenn Sie ein Folienlayout mit anderen Platzhaltern verwenden und die vorhandenen Platzhalter bereits mit Inhalten gefüllt sind. Eine Folie löschen Mit BEARBEITEN/FOLIE LÖSCHEN wird die aktuelle Folie aus der Präsentation entfernt und die nächste Folie auf dem Bildschirm angezeigt. Löschen Sie die letzte Folie der Präsentation, so wird die vorherige Folie nun als letzte Folie im Folienbereich angezeigt. Die Folie lässt sich auch in der Gliederungsansicht löschen. Wenn Sie auf das Foliensymbol der zu löschenden Folie klicken, wird dieses schwarz hinterlegt. Jetzt können Sie die Folie mit der (Entf)-Taste löschen. Ist im Übersichtsbereich die Folienübersicht zu sehen, können Sie die umrandete Folie ebenfalls mit der (Entf)-Taste löschen. Die Ansichtsgröße ändern Sie können bestimmen, in welcher Ansichtsgröße Sie die Folien im Folienbereich betrachten möchten. Dazu stehen Ihnen Größenwerte zwischen 25% und 400% zur Verfügung. Wählen Sie ANSICHT/Z OOM oder klicken Sie auf das Listenfeld »Zoom« auf der Symbolleiste »Standard«. Abbildung 6.5 zeigt das Dialogfeld. Je nach gewählter Ansichtsgröße werden Ihnen die Einzelheiten der Folie in Detailgröße oder sehr stark verkleinert angezeigt. Für die normale Bearbeitung empfehlen sich die Größen 50% und 66%, wobei dies auch von der Größe des Monitors abhängt. Werte über 200% sind nur für Detailarbeiten an Freihandfiguren oder ClipArts sinnvoll. Wenn Ihnen die vorgegebenen Optionen nicht gefallen, können Sie einen eigenen Wert in das Listenfeld »Prozent« eintragen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
137
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint
Abbildung 6.5: Das Dialogfeld »Zoom«
Im Listenfeld »Zoom« auf der Symbolleiste »Standard« finden Sie den Eintrag »Anpassen«. Damit wird die Ansichtsgröße automatisch auf die maximal mögliche Größe angepasst. Sie müssen damit also nicht ausprobieren, welcher Prozentwert der richtige Wert ist. Es wird immer das Programmfenster als maximale Begrenzung verwendet. Wenn Sie wissen wollen, wie Ihre Folie bei der Präsentation aussieht, müssen Sie nicht auf die Ansichtsgröße 100% schalten. Wechseln Sie dazu einfach in die Bildschirmpräsentation. Hier sehen Sie die Wirkung der Folie am besten.
6.3
Die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich
Im Gegensatz zum Folienbereich sehen Sie in der Gliederungsansicht des Übersichtsbereichs mehr als eine Folie auf dem Bildschirm. Diese Ansicht ist mit der Gliederungsansicht in Word vergleichbar, wobei in PowerPoint nur die Texte angezeigt werden, die sich entweder im Titel oder im Textobjekt befinden. Falls Sie im Übersichtsbereich nicht die Gliederungsansicht, sondern die Folienübersicht sehen, dann klicken Sie einfach auf die Registerkarte »Gliederung« oder das entsprechende Symbol. Abbildung 6.6 zeigt die Gliederungsansicht mit der Folie 2 im Folienbereich. Sie können den Text der Folien auch ausschließlich in der Gliederungsansicht eingeben. Wenn Sie aber Objekte oder Diagramme einfügen möchten, müssen Sie dies im Folienbereich der Folien erledigen. Die Gliederungsansicht eignet sich hervorragend für das konzeptionelle Arbeiten und auch dann, wenn Sie beispielsweise Stichwörter in einem Zug eingeben möchten. Die Gliederungsansicht weist auch Besonderheiten auf: Sie können zwei Folien zusammenfassen, indem Sie die Titelebene abstufen. Neue Folien werden automatisch hinzugefügt, wenn Sie auf der Titelebene einen neuen Absatz mit der (¢)-Taste einfügen.
138
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich
Kapitel 6 Abbildung 6.6: Die Gliederungs ansicht im Über sichtsbereich zeigt den Text mehrerer Folien untereinander
In Kapitel 8, »Texte erfassen«, erfahren Sie mehr über das Arbeiten mit der Gliederungsansicht. An dieser Stelle werden nur die wesentlichen Punkte angesprochen. Eine neue Folie einfügen In der Gliederungsansicht wird eine neue Folie stets automatisch eingefügt, wenn Sie sich auf der Titelebene befinden und die (¢)-Taste drücken. Die Titelebene ist die Ebene, die neben der Foliennummer erscheint. Eigentlich entspricht die (¢)-Taste einem neuen Absatz, wobei Sie in diesem Fall einen Titelabsatz einfügen. Da es je Folie nur genau einen Titel gibt, fügt PowerPoint in der Gliederungsansicht eine neue Folie ein. Sie müssen diese Automatik aber nicht verwenden. Auch hier stehen Ihnen EINFÜGEN/N EUE FOLIE und das Symbol für NEUE FOLIE auf der Symbolleiste »Format« zur Verfügung. Dann wird wie im Folienbereich nach der aktuellen Folie eine neue Folie eingefügt. Falls Sie sich ganz am Anfang in der Gliederungsansicht befinden, die Einfügemarke also vor dem ersten Titel blinkt, wird die neue Folie vor der ersten Folie eingefügt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
139
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint Eine Folie löschen Sie können auch in der Gliederungsansicht eine Folie löschen. Mit BEARBEITEN/F OLIE LÖSCHEN wird die aktuelle Folie entfernt. Stattdessen können Sie auch erst die gesamte Folie markieren. Klicken Sie dazu auf das kleine Foliensymbol rechts neben der Foliennummer. Dann wird der gesamte Folientext markiert. Jetzt können Sie zum Löschen auch auf die (Entf) -Taste drücken. Haben Sie zuvor eine leere Folie eingefügt, können Sie diese direkt mit der (Entf) -Taste löschen. In der Gliederungsansicht lassen sich mit der Maus sogar gleich mehrere Folien auf einmal markieren und löschen. Aber aufgepasst, die Folien sind dann wirklich gelöscht! Nur durch ein schnelles »Rückgängig« können Sie das Ganze wieder retten. Folien zusammenfassen In der Gliederungsansicht werden neben dem Titel der Folien auch die Texte des Textobjekts angezeigt. Der Titel unterscheidet sich vom restlichen Text dadurch, dass der Titelebene stets ein Foliensymbol und die aktuelle Foliennummer vorangestellt sind und der Titel in Fettschrift erscheint. Alle anderen Absätze sind untergeordnete Textebenen. Wenn Sie eine Titelebene abstufen, dann wird aus der Titelebene ein »normaler« Absatz. Der Absatz wird dann mit den anderen, darunter liegenden Absätzen an die vorherige Folie gehängt. Sie können folglich die zweite Folie mit der ersten zusammenfassen, indem Sie den Titel der zweiten Folie abstufen. Klicken Sie dazu auf das Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format«. Der Titel wird tiefergestuft und mit dem darüber liegenden Text verschmolzen. Der folgende Text der Folie erscheint nun ebenfalls auf der vorhergehenden Folie. Wenn Sie Folien zusammenfassen, wird immer die untere Folie unter die darüber liegende Folie gehängt. Genauer gesagt, es wird immer der Text des Titels und des Textobjekts in den Text der darüber liegenden Folie integriert. Wenn sich auf der Folie auch noch andere Objekte, wie beispielsweise ClipArts, befinden, werden diese nicht übernommen. Daher werden Sie in einem Dialogfeld oder durch den Assistenten gewarnt. Nur der Text im Titel und im Textobjekt wandert nach oben, der Rest geht verloren!
140
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Foliensortierung
Kapitel 6
Die Folienübersicht Neben der Gliederungsansicht gibt es im Übersichtsbereich auch noch die Folienübersicht. Sie weist keine großen Besonderheiten auf und soll deshalb hier nicht weiter dargestellt werden. Darüber hinaus entspricht die Folienübersicht in ihren Funktionen der Foliensortierung, die im nächsten Absatz vorgestellt wird.
6.4
Foliensortierung
Neben der Normalansicht mit dem Folienbereich und dem Übersichtsbereich gibt es noch die Foliensortierung als gesonderte Ansicht. Abbildung 6.7 zeigt die Foliensortierung einer Präsentation. Abbildung 6.7: Die Foliensor tierung zeigt mehrere Folien in der Übersicht
Abhängig von der Ansichtsgröße werden unterschiedlich viele Folien angezeigt. Sie können in dieser Ansicht weder Text noch Objekte auf den Folien eingeben oder verändern. Diese Ansicht dient, wie ihr Name schon sagt, hauptsächlich zur Sortierung der Folien. Daneben können Sie auch noch andere Tätigkeiten durchführen, die in der Foliensortierung besonders einfach sind: Folien kopieren und löschen Folienübergänge für die elektronische Präsentation festlegen Das Folienfarbschema kopieren und zuweisen
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
141
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint In die Foliensortierung wechseln Klicken Sie auf das Symbol für FOLIENSORTIERUNGSANSICHT unten links oder wählen Sie ANSICHT/FOLIENSORTIERUNG. Die Präsentation wird dann in der Foliensortierung geöffnet. Folien sortieren Das Umstellen von Folien in einer Präsentation ist in der Foliensortierung leicht zu erledigen. Wenn Sie eine Folie verschieben möchten, klicken Sie einfach auf die Folie und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie die Folie mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle und lassen Sie dort die Maustaste los. Das war’s auch schon. Die Folie ist neu sortiert. Beim Ziehen erscheint neben dem Mauszeiger ein kleines Foliensymbol. Es soll Ihnen deutlich machen, dass Sie eine Folie verschieben. Wenn Sie mehrere Präsentationen geöffnet haben und über FENSTER/ALLE ANORDNEN alle Präsentationen sehen und jeweils in der Foliensortierung sind, können Sie mit der Maus leicht eine Folie von einer Präsentation in die andere kopieren. Folien kopieren und löschen Eine Folie zu löschen, ist in der Foliensortierung noch einfacher als in der Gliederungsansicht. Sie markieren mit einem Mausklick die zu löschende Folie, drücken auf die (Entf)-Taste und schon ist die Folie weg. Wenn Sie mehrere Folien löschen möchten, dann halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt, während Sie die Folien markieren. Damit werden alle »angeklickten« Folien markiert. Diese werden dann mit der (Entf) -Taste gelöscht. Stattdessen können Sie die Folien auch wieder mit BEARBEITEN/FOLIE LÖSCHEN entfernen. Das Markieren von Folien funktioniert in der Foliensortierung wie im Windows-Explorer. Mit der gedrückten (ª)-Taste werden alle Folien zwischen dem ersten und dem nächsten Klick markiert, während mit der gedrückten (Strg) -Taste alle Folien markiert werden, die Sie einzeln anklicken. Sie können dieses Verfahren auch in der Kombination verwenden. Markieren Sie beispielsweise zunächst die Folien 1 bis 7 mit der Maus und der (ª)-Taste und nehmen Sie danach mit der Maus und der (Strg)-Taste die Folie 4 wieder aus der Markierung heraus. Ebenso einfach ist es, eine Folie zu kopieren. Auch hier wieder das gleiche Spiel: Markieren Sie die Folie und kopieren Sie sie mit BEARBEITEN/K OPIEREN. Klicken Sie dann vor die Folie, vor der Sie die kopierte Folie einfügen wollen. Der Mauszeiger ist dann ein großer Strich. Mit BEARBEITEN/EINFÜGEN wird die Folie tatsächlich eingefügt. Sie können dazu natürlich auch die üblichen Symbole für KOPIEREN und EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Standard« verwenden.
142
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Notizenansicht
Kapitel 6
Stattdessen gibt es auch den Befehl BEARBEITEN/DUPLIZIEREN, der direkt hinter der gerade aktuellen Folie ein Duplikat einfügt. Schneller geht es nur noch über eine Tastenkombination. Halten Sie dazu einfach die (Strg)Taste gedrückt und ziehen Sie die Folie, die kopiert werden soll, an die neue Stelle. Sie erkennen am Pluszeichen neben dem Mauszeiger, dass Sie eine Folie kopieren und nicht verschieben. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird die Folie dort direkt eingefügt. Achten Sie darauf, dass Sie erst die Maustaste loslassen, bevor Sie die (Strg)-Taste loslassen, denn ansonsten wird nicht kopiert, sondern verschoben. PowerPoint wechselt automatisch in die Normalansicht, wenn Sie auf eine Folie doppelklicken. Folienübergänge In der Foliensortierung können Sie die Übergangseffekte für die Bildschirmpräsentation sehr gut festlegen und direkt betrachten. Eine Ausnahme bilden die Animationseinstellungen für Objekte. Hier müssen Sie die einzelnen Elemente eines Objekts markieren, wenn Sie es animieren wollen. Daher müssen Sie dazu in die Normalansicht wechseln und die Formatierung im Folienbereich vornehmen. Mehr zu den Folienübergängen erfahren Sie in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
6.5
Notizenansicht
In diese Ansicht müssen Sie nur dann wechseln, wenn Sie Notizen zu den Folien eingeben und nicht mit dem verkleinerten Fenster in der Normalansicht arbeiten möchten. Abbildung 6.8 zeigt die Notizenansicht einer Folie. Diese Ansicht ist leicht zu bedienen. Immer dann, wenn Sie eine neue Folie erstellen, wird automatisch von PowerPoint eine dazugehörige Notizenseite angelegt. Eine besondere Funktion, mit der Sie eine neue Notizenseite einfügen, ist daher nicht notwendig. Sie können folgende Arbeiten durchführen: Notizen zur Folie eingeben Das Bild der Folie in der Größe verändern Weitere Informationen zur Arbeit mit den Notizen erhalten Sie in Kapitel 16, »Notizen und Handzettel«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
143
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint
Abbildung 6.8: Die Notizenansicht der Folie 2
In die Notizenansicht wechseln Sie wechseln in die Notizseitenansicht mit ANSICHT/NOTIZENSEITE. Die aktuelle Folie erscheint in der Notizenansicht. Sie können dort direkt Ihre Notizen eingeben. Notizen eingeben Klicken Sie einfach in den Bereich unter dem Folienbild und geben Sie hier Ihre Notizen und Stichwörter ein. Falls Sie bereits im Notizenbereich in der Normalansicht einen Text eingegeben haben, erscheint dieser auch in der Notizenansicht und umgekehrt. Folienbild verändern Vielleicht möchten Sie auf den Notizen, die Sie ausdrucken, überhaupt kein Bild der Folie sehen. Für diesen Fall markieren Sie das Bild der Folie und entfernen es mit der (Entf)-Taste. Sie löschen dabei nicht die Folie selbst, sondern nur das Bild auf der Notizenseite. Sie können ein gelöschtes Folienbild später wieder einfügen, wenn Sie es dort doch ausgedruckt haben möchten. Wählen Sie dazu FORMAT/NOTIZENLAYOUT und klicken Sie auf das Kontrollfeld »Folienbild«.
144
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation
Kapitel 6
Wenn Sie mit BEARBEITEN/FOLIE LÖSCHEN die Notizenseite löschen, dann ist auch die Folie dazu aus der Präsentation entfernt!
6.6
Bildschirmpräsentation
Neben den bereits beschriebenen Ansichten gibt es noch die Bildschirmpräsentation. Im Gegensatz zu den beiden anderen Ansichten werden hierbei die Folien präsentiert und nicht mehr inhaltlich bearbeitet. Hier sehen Sie die Folien und die Übergänge oder Animationseffekte, die Sie zuvor eingerichtet haben. Weitere ausführliche Infos zu diesem Thema erhalten Sie in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«, und Kapitel 18, »Eine Bildschirmpräsentation geben«. In die Bildschirmpräsentation wechseln Klicken Sie auf das Symbol für BILDSCHIRMPRÄSENTATION unten links oder wählen Sie ANSICHT/BILDSCHIRMPRÄSENTATION. Bei der Bildschirmpräsentation wird Ihr Monitor zum »Kino«. Je nach Einstellung verschwinden die Menüs und Symbolleisten und es erscheinen nur noch die Folien. Welche Art der Präsentation Sie erhalten, legen Sie über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN fest. Abbildung 6.9 zeigt eine Bildschirmpräsentation. Abbildung 6.9: Eine Folie in der Bildschirm präsentation mit den dazugehörigen Symbolen zur Steuerung unten links
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
145
Kapitel 6
Ansichten in PowerPoint Mit der (Bild¼)-Taste, der (Leertaste), der (¢)-Taste oder der linken Maustaste gelangen Sie auf die nächste Folie, mit der (Bild½)-Taste oder der rechten Maustaste (falls diese nicht mit dem Kontextmenü belegt wurde) auf die vorherige Folie. Nach der letzten Folie wird die Bildschirmpräsentation automatisch beendet. DIE (Esc) -Taste bricht die Vorführung ab. Wenn Sie zum Starten der Bildschirmpräsentation auf das Symbol klicken oder ANSICHT/BILDSCHIRMPRÄSENTATION auswählen, wird die Bildschirmpräsentation direkt mit der aktuellen Folie, auf der Sie sich gerade befinden, gestartet. Nach der letzten Folie kehrt PowerPoint immer auf die Folie und in die Ansicht zurück, von der Sie die Vorführung begonnen haben. Zusammenfassung An die unterschiedlichen Ansichten in PowerPoint müssen Sie sich erst gewöhnen. Häufig findet die Hauptarbeit in der Normalansicht im Folienbereich statt. Daneben hat auch die Foliensortierung einige Besonderheiten aufzuweisen. Die unterschiedlichen Ansichten bieten Ihnen viele Vorteile. Diese werden Sie im Laufe der Zeit kennen lernen und vor allem zu schätzen wissen.
146
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben
Eine Präsentation hat ein bestimmtes Aussehen, mit dem beispielsweise festgelegt ist, welche Schriftarten, Schriftgrößen oder Farben verwendet werden. Dieses äußere Erscheinungsbild einer Präsentation wird als »Entwurfsvorlage« bezeichnet. Sie können die Vorlage einer Präsentation zu jeder Zeit verändern und nach Ihren Vorstellungen gestalten. In diesem Kapitel erfahren Sie, was die Entwurfsvorlage genau ist, wie Sie sie anwenden und wie Sie die Standardvorlage von PowerPoint verändern können. Neben der Entwurfsvorlage, die stets pauschal zugewiesen wird, gibt es eine Ansicht, die eng damit verbunden ist: den Folienmaster. In dieser Ansicht bestimmen Sie im Detail, was auf den einzelnen Folien vorhanden ist. Auch dieses Thema wird ausführlich behandelt. Sie erfahren dabei, wie Sie Schriftart, Hintergrundfarbe oder die Anordnung der Objekte auf allen Folien gestalten können. Dieses Kapitel behandelt auch das Ändern der Farben und das Erstellen eines eigenen Farbschemas.
7.1
Was ist eine Entwurfsvorlage?
Vergleichbar mit dem Layout einer Zeitung, das die Schriftgröße oder den Aufbau einer Seite bestimmt, legt die Entwurfsvorlage die grundlegende Gestaltung aller Folien fest. PowerPoint wird mit vielen verschiedenen Entwurfsvorlagen ausgeliefert, die Sie für Ihre eigenen Präsentationen verwenden können. Diese Entwurfsvorlagen enthalten alle Informationen über das Aussehen einer Präsentation. Allerdings haben sie keinen Inhalt, also keinen Text und keine Diagramme. Die Platzhalter, die Sie später mit Ihren Daten füllen, erhalten Sie erst beim Einfügen einer neuen Folie mit dem Folienlayout. Das Folienlayout gilt immer nur für eine einzelne Folie und bestimmt sozusagen den Inhalt, den die einzelne Folien annehmen soll. Die Entwurfsvorlagen sind leere, aber farbige Folienvorgaben, in der Regel für alle Folien der Präsentation. Sie können die Entwurfsvorlage mit der Dokumentenvorlage in Microsoft Word vergleichen. Jede Präsentation verwendet automatisch eine Entwurfsvorlage – sofern nichts anderes angegeben wird, zunächst die Standardvorlage. Sie können zu jeder Zeit eine andere Entwurfsvorlage zuweisen oder die bestehende Vorlage verändern. Wird eine Entwurfsvorlage zugewiesen, dann übernimmt Power-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
147
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Point die Vorlage, öffnet die Datei selbst aber nicht. Es werden nur die Formate kopiert und in die Präsentation übernommen. In besonderen Ansichten, den Masteransichten, wird das Aussehen der Vorlagen bearbeitet. Das gewährleistet, dass eine Präsentation immer durchgängig das gleiche Aussehen hat. So haben Folien einen Folienmaster, Notizen einen Notizenmaster und die Titelfolie einen eigenen Titelmaster. Dort legen Sie fest, wie die Folien, Notizblätter oder die Titelfolie aussehen sollen. Ferner legen Sie ein Farbschema fest, das durchgängig in der Präsentation verwendet wird. Entwurfsvorlage und Master sind eng miteinander verbunden. Die Entwurfsvorlage ist dabei nichts anderes als die Summe aller Master und des Farbschemas, die Sie mit einem Befehl Ihrer Präsentation zuweisen. Damit müssen Sie nicht für die unterschiedlichen Master getrennt irgendwelche Vorlagen zuweisen, sondern für alles zusammen einmal die Entwurfsvorlage. So wird gewährleistet, dass die gesamte Präsentation einheitlich ist. Beispiele für die Entwurfsvorlagen Sie müssen nicht bei Null anfangen, wenn Sie ein Design für Ihre Präsentation festlegen wollen. Jede neue Präsentation in PowerPoint wird mit der so genannten »Standardvorlage« erstellt. Damit können Sie bereits arbeiten und Ihre Folien erstellen. Die gängigen Einstellungen für Schriftarten, Schriftgrößen und Farben sind dort schon hinterlegt. Darüber hinaus verfügt PowerPoint über vorgefertigte Entwurfsvorlagen, die Sie als Gestaltungsvorschlag für Ihre Präsentationen verwenden können. Es gibt beispielsweise Vorlagen mit Streifen, Quadraten, Linien oder farbigen Hintergründen. Diese Vorlagen lassen sich ebenfalls verändern und individuell Ihren Vorstellungen anpassen. Die folgenden beiden Abbildungen zeigen die gleiche Folie, aber unterschiedliche Entwurfsvorlagen. Durch die Wahl einer Vorlage drücken Sie auch eine gewisse Stimmung oder Grundhaltung aus. Verschiedene Farben lassen die gleiche Präsentation ganz unterschiedlich wirken. Die Entwurfsvorlagen sind nicht nur für Bildschirmpräsentationen ausgelegt. Jede Vorlage verfügt auch über mehrere mitgelieferte Farbschemas, die das farbliche Aussehen der Folien bestimmen. So gibt es Farbschemas für Bildschirmpräsentationen, für farbige Overhead-Folien und für schwarzweiße Folien. Damit können die Entwurfsvorlagen schnell an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Bei einer Bildschirmpräsentation sollte der Hintergrund dunkel und die Schrift hell sein und bei Overhead-Folien verhält es sich genau umgekehrt. Damit nicht unendlich viele Vorlagen für Bildschirmpräsentationen, Overhead-Folien oder Schwarzweiß bereitgestellt werden müssen, wird bei Bedarf einfach die Farbzusammenstellung geändert.
148
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Was ist eine Entwurfsvorlage?
Kapitel 7 Abbildung 7.1: Hier wurde »Vorschlag« als Entwurfsvorlage verwendet ...
Abbildung 7.2: ... und hier »Kapseln«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
149
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Die Entwurfsvorlage ist nichts anderes als eine leere Präsentation mit einer anderen Endung. Präsentationen enden intern mit »*.ppt«, die Entwurfsvorlagen mit »*.pot«. Damit sind sie leicht zu finden. Sie könnten auch die Datei einer Entwurfsvorlage selbst öffnen, anstatt diese nur zu übernehmen. In diesem Fall laufen Sie allerdings Gefahr, dass Sie die Entwurfsvorlage aus Versehen verändern.
7.2
Eine neue Präsentation mit einer Entwurfsvorlage erstellen
Der beste Zeitpunkt zum Bestimmen der Entwurfsvorlage ist der Moment, wenn Sie eine neue Präsentation erstellen. Und so erstellen Sie eine neue Präsentation mit einer Entwurfsvorlage: 1.
Wählen Sie DATEI/N EU. Im Aufgabenbereich erscheint die Registerkarte »Neue Präsentation«. Wählen Sie dort im Abschnitt »Neu« den Eintrag »Von einer Entwurfsvorlage«.
2.
Im Aufgabenbereich erscheint nun die Registerkarte »Foliendesign« mit den vorhandenen Entwurfsvorlagen.
3.
Entscheiden Sie sich für eine der Entwurfsvorlagen und klicken Sie mit der Maus darauf.
Abbildung 7.3: Die Entwurfsvorla gen erscheinen im Aufgabenbereich
150
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine neue Präsentation mit einer Entwurfsvorlage erstellen
Kapitel 7
Die neue Präsentation wird jetzt mit der von Ihnen gewählten Entwurfsvorlage erstellt. Je nach der bei der Installation von PowerPoint gewählten Option sind entweder alle Entwurfsvorlagen bereits vorhanden oder sie werden erst bei Bedarf hinzugefügt. Daher finden Sie im Aufgabenbereich unten eventuell den Hinweis »Zusätzliche Entwurfsvorlagen...«. Damit werden alle zusätzlichen Entwurfsvorlagen installiert und die neue Präsentation wird erstellt. Danach sind alle Entwurfsvorlagen vorhanden. Mit Vorlagen beginnen Im Aufgabenbereich gibt es auf der Registerkarte »Neue Präsentation« neben dem Abschnitt »Neu« auch den Abschnitt »Vorlagen«. Dort finden Sie den Eintrag »Auf meinem Computer«, der dann das Dialogfeld »Neue Präsentation« öffnet. Abbildung 7.4: Das Dialogfeld »Neue Präsen tation«
Im Gegensatz zum anderen Eintrag im Aufgabenbereich werden die vorhandenen Entwurfsvorlagen diesmal in einem Dialogfeld mit mehreren Registerkarten angezeigt. Auf der Registerkarte »Entwurfsvorlagen« finden Sie die Entwurfsvorlagen, die zum Lieferumfang von PowerPoint gehören. Es sind die gleichen, die Sie zuvor auch im Aufgabenbereich gesehen haben. Auf der Registerkarte »Präsentationen« finden Sie die vorgefertigten Präsentationen, die vom AutoInhalt-Assistenten verwendet werden. Hierbei werden aber nur die Dateien geöffnet, jedoch nicht der Assistent. Schließlich finden Sie auf der Registerkarte »Allgemein« einen Eintrag zum Starten des AutoInhalt-Assistenten und die »Leere Präsentation«, die Standardvorlage von PowerPoint.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
151
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Wenn Sie auf das Symbol für NEU auf der Symbolleiste »Standard« klicken, wird nicht das Dialogfeld »Vorlagen« geöffnet, sondern eine neue Präsentation mit der Vorlage »Leere Präsentation« erstellt. Dies ist die Standardvorlage von PowerPoint. Wie Sie diese Standardvorlage ändern, erfahren Sie später in diesem Kapitel. Warum PowerPoint zwei unterschiedliche Varianten für das Erstellen einer neuen Präsentation mit einer Entwurfsvorlage anbietet, ist nicht ganz klar. Weder die eine noch die andere Variante hat Vor- oder Nachteile.
7.3
Die Entwurfsvorlage ändern
Die Vorlage kann zu jeder Zeit verändert werden, ohne dass dabei die Inhalte der Folien verloren gehen. Damit erhalten Sie sich bis zum Schluss eine gewisse Flexibilität bezüglich des Aussehens Ihrer Folien. Wenn Sie allerdings die Vorlage verändern, gehen die Informationen, die Sie auf dem Folienmaster festgelegt haben, verloren. Dies betrifft Informationen, die sich dort vielleicht befinden, wie beispielsweise die Seitenzahlen oder auch ein Text oder das Datum. Und so weisen Sie eine andere Entwurfsvorlage zu: 1.
Wählen Sie FORMAT/FOLIENDESIGN oder doppelklicken Sie auf das Feld mit der Vorlagenbezeichnung auf der unteren Statuszeile. Im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Foliendesign« erscheinen nun die Entwurfsvorlagen.
2.
Entscheiden Sie sich für eine neue Entwurfsvorlage und klicken Sie darauf. Die aktuelle Präsentation übernimmt das Aussehen der Entwurfsvorlage.
Die Effekte, die Sie für eine elektronische Präsentation einstellen, sind von der Umstellung auf eine neue Entwurfsvorlage nicht betroffen. Hier bleibt Ihnen die Nachbesserung erspart. Im Aufgabenbereich werden Ihnen nur die Dateien angezeigt, die als Entwurfsvorlage (interne Endung »*.pot«) gekennzeichnet sind. Wenn Sie stattdessen eine normale Präsentation als Vorlage verwenden wollen, müssen Sie unten im Aufgabenbereich den Eintrag »Durchsuchen« auswählen. Dann erhalten Sie das Dialogfeld »Entwurfsvorlage übernehmen«. Wählen Sie hier die gewünschte PowerPoint-Datei aus. Dabei »öffnen« Sie quasi eine alte Datei und die dort vorhandene Vorlage wird übernommen. Die eigentliche Datei bleibt unangetastet. Ist die Präsentation bereits komplett erstellt, müssen Sie unbedingt nochmals die einzelnen Folien durchsehen. Durch die Übernahme einer neuen
152
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Entwurfsvorlage ändern
Kapitel 7
Vorlage ändern sich meist auch Schriftart und Schriftgrad. Daher kommt es oft zu Verschiebungen auf den Folien, die Sie von Hand korrigieren müssen. An dieser Stelle zeigt sich, dass es besser ist, wenn Sie sich von Beginn an für die richtige Vorlage entscheiden. Sie können zwar später eine andere Vorlage übernehmen, aber der damit verbundene Änderungsaufwand ist zum Teil erheblich. Wenn Sie immer eine bestimmte Entwurfsvorlage verwenden wollen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Vorlage richtig zu gestalten. Sie können sie dann immer wieder übernehmen und sparen sich die Arbeit, jedes Mal alles von Neuem einzustellen. Entwurfsvorlage nur für ausgewählte Folien übernehmen PowerPoint bietet Ihnen auch die Möglichkeit, in einer Präsentation mehrere Entwurfsvorlagen zu verwenden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Entwurfsvorlagen in einer gemeinsamen Präsentation zusammengefasst werden. Es gibt aber manchmal auch Situationen, in denen vielleicht ähnlich aussehende Entwurfsvorlagen mit unterschiedlichen Hintergrundeffekten verwendet werden. Und so weisen Sie eine Entwurfsvorlage ausgewählten Folien zu: 1.
Markieren Sie im Übersichtsbereich in der Folienübersicht die Folien, die eine neue Entwurfsvorlage erhalten sollen. Falls Sie die Entwurfsvorlage nur für eine Folie ändern wollen, dann muss diese im Folienbereich zu sehen sein.
2.
Wählen Sie FORMAT/FOLIENDESIGN. Im Aufgabenbereich erscheinen auf der Registerkarte »Foliendesign« die unterschiedlichen Entwurfsvorlagen.
3.
Klicken Sie diesmal auf das Listenfeld rechts im Vorschaufenster der gewünschten Entwurfsvorlage und wählen Sie den Eintrag »Für ausgewählte Folien übernehmen« aus. Abbildung 7.5: Das Listenfeld unter der Entwurfsvor lage bietet zwei Möglichkeiten bezüglich der Übernahme der Entwurfsvorlage
Die Entwurfsvorlage wird nun auf die ausgewählten Folien oder auf die einzelne im Folienbereich sichtbare Folie angewendet. Die anderen Folien folgen weiterhin einer anderen Entwurfsvorlage.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
153
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Ist bei Ihnen dieser Eintrag nicht zu finden? Dann ist unter EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Bearbeiten« das Kontrollfeld »Mehrere Master« im Abschnitt »Neue Features deaktivieren« mit einem Häkchen versehen. Wurden übrigens mehrere Entwurfsvorlagen in einer Präsentation verwendet, dann stellt sich natürlich die Frage, welche Entwurfsvorlage beim Einfügen einer neuen Folie verwendet wird. Dies ist leicht beantwortet. Da eine neue Folie stets hinter der aktuellen Folie eingefügt wird, wird automatisch die Entwurfsvorlage der aktuellen Folie für die neue Folie verwendet. Eine eigene Entwurfsvorlage erstellen Das Erstellen einer eigenen Entwurfsvorlage ist keine große Sache. Sie müssen lediglich eine Präsentation mit dem gesonderten Dateityp »Entwurfsvorlage« abspeichern. Zuvor haben Sie die Präsentation in den Masteransichten angepasst und so formatiert, wie Sie es wünschen. Und so speichern Sie die Präsentation als Entwurfsvorlage: 1.
Wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER. Das Dialogfeld »Speichern unter« erscheint.
2.
Im Listenfeld »Dateityp« finden Sie den Eintrag »Entwurfsvorlage«. Wählen Sie diesen aus und speichern Sie die Datei in einem geeigneten Ordner.
Damit wird Ihre Datei als Entwurfsvorlage gespeichert und erhält die interne Dateiendung »*.pot«, in der auch die PowerPoint-Entwurfsvorlagen gespeichert sind. An dieser Stelle nochmals der Hinweis: Sie können jede Präsentation als Vorlage verwenden. Es muss keine Entwurfsvorlage sein. Kommen Sie daher bitte nicht auf die Idee, Ihre Dateien erst als Entwurfsvorlagen abzuspeichern, nur um sie später beim Zuweisen der Vorlage verwenden zu können. Über den Eintrag »Durchsuchen« auf der Registerkarte »Foliendesign« im Aufgabenbereich erhalten Sie alle PowerPoint-Präsentationen im Dialogfeld. Sie müssen jetzt nur noch den richtigen Ordner finden.
7.4
Was sind die Master?
Nachdem Sie in einer Präsentation eine Entwurfsvorlage übernommen oder eine neue Präsentation geöffnet haben, hat die Präsentation automatisch ein bestimmtes Aussehen erhalten. Die Entwurfsvorlage kopiert dabei die Informationen in die unterschiedlichen Master. Nachdem Sie die Vorlage übernommen haben, haben Sie es nur noch mit den Mastern zu tun.
154
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Was sind die Master?
Kapitel 7
In PowerPoint gibt es für nahezu alle Ansichten eine dazugehörige Masteransicht. Dort wird festgehalten, wie die darauf aufbauende Folie auszusehen hat. Für Folien gibt es den Folienmaster sowie einen speziellen Titelmaster und für die Notizen einen Notizenmaster. Für die Foliensortierung gibt es keinen Master, da in dieser Ansicht nur die einzelnen Folien nebeneinander dargestellt werden. Ebenso gibt es für die Gliederungsansicht keinen Master, da Sie hier ohnehin nur Kopf- und Fußzeilen einfügen könnten. Stattdessen gibt es den Handzettelmaster, auf dem Sie festlegen können, wie die Handzettel aussehen sollen, die ausgedruckt werden. Weitere Informationen über Notizen und Handzettel finden Sie in Kapitel 16, »Notizen und Handzettel«. Sie können sich einen Master wie eine Kopiervorlage vorstellen, die Sie immer wieder auflegen, oder als Formular, das Sie immer wieder ausfüllen. Auf dem Master sind beispielsweise die Position und das Aussehen des Titels auf der Folie festgelegt. Außerdem wird definiert, welche Schriftart im Text und welche Hintergrundfarbe auf der Folie verwendet wird, um nur einige Aspekte zu nennen. Die Master sind die zentralen Elemente, die das Aussehen steuern. Auf den eigentlichen Folien geben Sie später nur noch den Text und den Inhalt ein und formatieren die Teile, die anders aussehen sollen. Für eine Präsentation ist zumeist nur der Folienmaster und eventuell der Titelmaster von Interesse. Den Notizenmaster benötigen Sie, wenn Sie Notizen erstellen und das generelle Aussehen der Notizseiten bestimmen möchten. Gleiches gilt für den Handzettelmaster. Sie müssen nicht jedes Mal den Folienmaster bearbeiten, wenn Sie mit einer neuen Präsentation beginnen. Mit der Wahl einer Entwurfsvorlage beziehungsweise durch die Standardvorlage erhalten Sie bereits einen vorab definierten Folienmaster. Sie können also gleich mit der Erstellung Ihrer Folien beginnen. Nur wenn Ihnen die Entwurfsvorlage nicht gefällt, müssen Sie den Master ändern. Notwendig wird dies beispielsweise, wenn Sie auf jeder Folie ein Logo der Firma oder ein Copyright eintragen möchten. Ohne die Funktion des Folienmasters müssten Sie diese Elemente auf jeder einzelnen Folie einfügen. So fügen Sie das Logo nur einmal auf dem Folienmaster ein und erhalten es dann automatisch auf jeder Folie, die Sie erstellen, da sich jede Folie am Folienmaster orientiert. Trotzdem kann jede Folie abweichend vom Folienmaster erstellt werden. Das Formatieren auf einer Folie ist eine Abweichung vom Folienmaster, die stets erhalten bleibt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
155
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Eine Ausnahme ist die Titelfolie, die nicht den Folienmaster, sondern den Titelmaster verwendet. Dies hat folgenden Hintergrund: Die Titelfolie enthält neben dem Titel der Präsentation häufig auch ein großes Logo der Firma. In diesem Fall wäre es unsinnig, das gleiche Logo nochmals in verkleinerter Form aus dem Folienmaster zu übernehmen. Daher gibt es dafür einen eigenen Master, damit Sie die Titelfolie anders gestalten können. Zunächst sind Folienmaster und Titelmaster gleich. Erst wenn Sie Unterschiede wünschen und diese entsprechend formatieren, weichen die beiden voneinander ab. Sie verändern stets nur den Master der aktuellen Präsentation und nicht generell das Aussehen aller Präsentationen oder das Aussehen aller zukünftigen Präsentationen. Wenn Sie das Aussehen des Folienmasters verändern, wird jeder Folie, die diesen Master verwendet, das neue Aussehen zugewiesen, sofern es nicht manuell auf der Folie verändert wurde. Damit übernehmen bestehende Folien die Formatierungen des Folienmasters. Wenn Sie beispielsweise die Ausrichtung des Textes von linksbündig in zentriert ändern, werden alle Folien automatisch neu formatiert. Die Veränderung der Formatierung eines Objekts auf einer Folie bedeutet anders herum aber automatisch, dass dieses Objekt nicht mehr der Formatierung des Folienmasters folgt und damit auch nicht das geänderte Format erhält. Haben Sie also manuell auf einer Folie die Ausrichtung rechtsbündig gewählt, dann bleibt sie nach der Änderung des Folienmasters weiterhin bestehen. Alle neuen und alle unveränderten Folien übernehmen automatisch das geänderte Format. In den Folienmaster wechseln Der Folienmaster ist nur eine bestimmte Ansicht, in die Sie jederzeit wechseln können. Ideal ist es aber, wenn Sie gleich am Anfang festlegen, wie die Folien aussehen sollen. Damit ersparen Sie sich doppelte Arbeit. Und so wechseln Sie in den Folienmaster: 1.
Wählen Sie ANSICHT/MASTER und dann FOLIENMASTER oder:
2.
Halten Sie die (ª)-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Symbol für NORMALANSICHT unten links.
In beiden Fällen wird der Folienmaster geöffnet. Sie erkennen den Folienmaster an der entsprechenden Bezeichnung auf der unteren Statuszeile. Ebenso entspricht der Text in den Objekten nicht dem Text, den Sie eingegeben haben. Abbildung 7.6 zeigt den Folienmaster.
156
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Was sind die Master?
Kapitel 7 Abbildung 7.6: Der Folienmaster einer neuen Präsentation
Sie wechseln später auf die gleiche Weise wieder in die Normalansicht zurück, je nachdem, von welcher Ansicht Sie gekommen sind. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol für NORMALANSICHT unten links oder wählen Sie ANSICHT/N ORMAL. Dann gelangen Sie automatisch wieder auf die Folie, von der Sie gekommen sind. Gleichzeitig sind Ihre Folien bereits angepasst worden. Stattdessen können Sie aber auch auf die Schaltfläche »Masteransicht schließen« klicken. Diese befindet sich auf der Symbolleiste »Folienmasteransicht«, die automatisch beim Wechseln in den Master erscheint. Die Elemente auf dem Folienmaster Der Folienmaster unterscheidet sich von der Normalansicht. Hier finden Sie die beiden Objekte mit den Bezeichnungen »Titelbereich für AutoLayouts« und »Objektbereich für AutoLayouts«. Beide sind mit einem Beispieltext gefüllt. Der Folienmaster besteht zunächst nur aus einer Folie, eben dem Folienmaster. Daher sehen Sie links im Übersichtsbereich auf der Folienübersicht nur eine Folie und auch die Bildlaufleiste auf der rechten Seite neben der Folie ist nicht vorhanden. Sie können also nicht auf eine andere Folie blättern, denn es gibt keine andere Folie. Der Schieberegler erscheint erst dann, wenn Sie einen neuen Titelmaster einfügt haben oder dieser bereits vorhanden ist. Damit können Sie dann leicht vom Folienmaster zum Titelmaster wechseln. Der Titelbereich und der Objektbereich sind die zwei wichtigsten Elemente auf dem Folienmaster. Titel und Objekt nehmen später den Text und wei-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
157
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben tere Objekte wie Diagramme auf den Folien auf und stellen sie immer in gleicher Form dar. Damit wird gewährleistet, dass die Texte und die Objekte auf den Folien durchgängig einheitlich aussehen. Wie das geht, sehen Sie gleich. Folienmaster und Folienlayout Wie Sie wissen, gibt es den Folienmaster und verschiedene Folienlayouts. An dieser Stelle muss noch einmal der Zusammenhang zwischen Folienmaster und Folienlayout näher betrachtet werden, damit das dahinter stehende Konzept deutlicher wird. Der Folienmaster gilt für alle Folien. Dort legen Sie das Aussehen aller Folien fest. Das Folienlayout dagegen bestimmen Sie immer beim Einfügen einer neuen Folie. Sie legen dabei nur fest, was für Objekte auf dieser Folie enthalten sein sollen, also beispielsweise ein Diagramm, eine ClipArt oder der Folientitel. Dafür fügt das Folienlayout dann entsprechende Platzhalter ein. Eine wichtige Unterscheidung zwischen Folienmaster und Folienlayout ist, dass Sie das Folienlayout selbst nicht bearbeiten können. Sie können keine eigenen Folienlayouts hinzufügen oder die bestehenden Folienlayouts ändern. Die Wahl eines der Folienlayouts bedeutet aber nicht, dass Ihre Folie nun exakt dieses Aussehen erhalten muss. Das Folienlayout ist nur ein Angebot von PowerPoint, vorformatierte Platzhalter zu verwenden. Dazu gehören Platzhalter für den Titel, für Text, für Diagramme und andere Objekte. Die Platzhalter sind so auf den Folienlayouts angebracht, dass Sie nur noch den Text eingeben (wenn es Titel oder Textobjekte sind) oder auf den Platzhalter doppelklicken müssen, und das dazugehörige Bearbeitungsprogramm öffnet sich. Der Vorteil der Folienlayouts ist darin zu sehen, dass Sie sich die Arbeit ersparen, jeweils diese Objekte auf der Folie einzufügen. Sie erhalten also fast nie eine leere Folie. Das Schöne an diesem Konzept ist, dass Sie auch jederzeit wieder ein völlig anderes Folienlayout übernehmen können. Damit bleiben Sie bis zur letzten Minute flexibel. Das Folienlayout können Sie also nicht bearbeiten, der Folienmaster dagegen lässt sich verändern. Bleibt zu klären, wie diese beiden zusammenhängen und was generell geändert werden kann und soll. Mit dem Folienmaster bestimmen Sie das grundsätzliche Aussehen der Präsentation. Hier legen Sie also fest, welche Hintergrundfarben verwendet werden und ob Datum, Uhrzeit und/oder Seitenzahlen auf den Folien erscheinen sollen. Auch auf allen Folien sichtbare Einträge, wie beispielsweise ein Firmenlogo oder der Titel der Präsentation, fügen Sie als Kopf- oder Fußzeile auf dem Folienmaster ein.
158
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folienmaster bearbeiten
Kapitel 7
Des Weiteren gestalten Sie auf dem Folienmaster mit dem Titelbereich das Aussehen des Titels und mit dem Objektbereich das Aussehen der Objekte und des Textobjekts. Diese Objekte sind die Platzhalter, die das Folienlayout später wieder aufgreift und verwendet. Daher übernimmt der Platzhalter »Titel« auf der Folie die Formatierung des Titelbereichs aus dem Folienmaster. Beim Objektbereich sieht es etwas anders aus. Zum einen verwenden alle Objekte das Aussehen des Objektbereichs. Dies bedeutet, dass alle Objektplatzhalter, egal ob Aufzählung, Diagramm oder ClipArt, dann einen Rahmen oder einen Füllbereich erhalten, wenn der Objektbereich auf dem Folienmaster entsprechend formatiert wurde. Gleichzeitig können Sie aber auch den Text für die Textobjekte gestalten, wie sie im Folienlayout »Titel und Text« vorkommen. Dies ist eine wichtige Tätigkeit, denn viele Folien werden später Textfolien sein, die mit diesem Folienlayout formatiert werden.
7.5
Folienmaster bearbeiten
Der Folienmaster kann wie jede andere Folie bearbeitet werden. Dabei können Sie die Größe der Objekte genauso verändern wie Sie die Größe eines Rechtecks gestalten. Gleiches gilt für die Farben und die Textformatierungen. Kapitel 9, »Texte formatieren«, wird sich später noch sehr ausführlich mit der Textformatierung beschäftigen. Daher werden als Beispiel nur einige Formatierungen für den Titelbereich und den Objektbereich auf dem Folienmaster vorgestellt. Titelbereich für AutoLayouts ändern Jede Folie hat in der Regel einen Titel, der in der gesamten Präsentation gleich aussehen sollte. Damit geben Sie dem Betrachter die Möglichkeit, sich auf Ihren Stil einzustellen. Er kann durch eine einheitliche Formatierung leichter Ihrer Präsentation folgen und den Text interpretieren. Dies gilt in besonderem Maße für die Überschrift beziehungsweise den Titel der Folien. Unter Titel wird in diesem Zusammenhang nicht der Titel der Präsentation verstanden, sondern der Titel jeder Folie. Für den Titel ist es wichtig, dass Sie eine ausreichend große Schrift, beispielsweise den Schriftgrad »44«, auswählen. Bei einem kleineren Schriftgrad als »36« hebt sich der Titel nicht mehr deutlich genug vom restlichen Inhalt der Folie ab und kann damit auch nicht mehr als Titel interpretiert werden. Häufig wird der Titel auch mit »Fettdruck« versehen, um ihn abzuheben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
159
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Und so ändern Sie den Schriftgrad des Titelbereichs: 1.
Markieren Sie zunächst den Titelbereich. Klicken Sie dazu auf den Rahmen des Titelbereichs oder in den Text. Wenn Sie in den Text klicken, erscheinen die Einfügemarke im Text und der schraffierte Auswahlrahmen. Beim Klicken auf den Rahmen erscheint der schraffierte Auswahlrahmen mit den acht Größenziehpunkten.
2.
Klicken Sie auf die Symbole für SCHRIFTART VERGRÖSSERN oder SCHRIFTART VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format« oder wählen Sie einen Schriftgrad aus dem entsprechenden Listenfeld auf der Symbolleiste »Standard«.
Der Text im Titelbereich wird sofort in der neuen Größe dargestellt. Das Schriftgradfeld auf der Symbolleiste zeigt Ihnen die aktuelle Größe der Schrift an. Im Gegensatz zur üblichen Formatierung, bei der Sie immer das ganze Objekt oder den gesamten Text markieren müssen, reicht es auf dem Folienmaster, die Einfügemarke in den entsprechenden Absatz zu platzieren. Der gesamte Absatz wird daraufhin in der entsprechenden Größe formatiert. Vielleicht wundern Sie sich darüber, dass dies hier möglich ist, aber des Rätsels Lösung ist ganz einfach. Der Text, den Sie im Titelbereich sehen, ist kein »echter« Text. Sie können darin kein einzelnes Wort formatieren, da dieser Text später nicht erscheint. Folglich gilt die Formatierung für das gesamte Objekt. Sie können jetzt weitere Formatierungen vornehmen, also zum Beispiel den Titel kursiv oder unterstrichen darstellen. Dazu stehen Ihnen die Symbole auf der Symbolleiste »Format« und die Befehle im Menü FORMAT zur Verfügung. Je nach gewählter Vorlage ist der Titel schon mit anderen Schriftstilen formatiert. Aber auch die Größe des Titels und seine Lage auf der Folie können Sie ändern. Und so ändern Sie die Größe des Titelbereichs auf dem Folienmaster: 1.
Klicken Sie wieder auf den Rahmen des Titelbereichs, um diesen auszuwählen.
2.
Ziehen Sie einen der Größenziehpunkte in die gewünschte Richtung, um die Größe des Titels zu verändern, oder klicken Sie auf den Rahmen und ziehen Sie den Titel an eine neue Stelle auf der Folie.
Wie Sie sehen, können Sie den Titelbereich ganz nach Ihren eigenen Wünschen gestalten. Abbildung 7.7 zeigt den Titel auf dem Folienmaster, nachdem einige Formate verändert wurden.
160
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folienmaster bearbeiten
Kapitel 7 Abbildung 7.7: Der Titelbereich wurde verkleinert
Objektbereich für AutoLayouts ändern Sie können den Objektbereich genauso verändern wie den Titelbereich. Auch hier stehen Ihnen wieder alle Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Und so ändern Sie das Aufzählungszeichen für die erste Gliederungsebene: 1.
Klicken Sie in die erste Gliederungsebene im Objektbereich. Dies ist der Absatz mit der Bezeichnung »Textmasterformate durch Klicken bearbeiten«. Die Einfügemarke erscheint dort und der schraffierte Auswahlrahmen umgibt das Textobjekt.
2.
Öffnen Sie mit FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN das entsprechende Dialogfenster.
3.
Wählen Sie auf der Registerkarte »Aufzählungszeichen« ein anderes Aufzählungszeichen aus. Stattdessen können Sie auch auf die Schaltfläche »Benutzerdefiniert« klicken und dann im Dialogfeld »Symbol« ein anderes Aufzählungszeichen auswählen. Bestimmen Sie gegebenenfalls Größe und Farbe und schließen Sie das Dialogfenster mit »OK«.
Das neue Aufzählungszeichen wird von allen alten und neuen Texten in den Textobjekten auf Ihren Folien übernommen. Bei diesem Beispiel ist es wichtig, die Einfügemarke in den richtigen Absatz beziehungsweise in die richtige Gliederungsebene zu platzieren, bevor Sie das Dialogfeld öffnen. Wird
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
161
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben der Objektbereich als Ganzes markiert, erhält jede Gliederungsebene das gleiche Aufzählungszeichen. Aber gerade durch die unterschiedlichen Aufzählungszeichen lassen sich die Gliederungsebenen einfacher auseinander halten. Es gibt auch die Möglichkeit, eine fortlaufende Nummerierung im Textobjekt zu verwenden. Dazu finden Sie im Dialogfeld einige Beispiele. Aber Achtung: Wenn Sie das Format für die Nummerierung hier auf dem Folienmaster zuweisen, werden auf allen Folien später die Absätze durchgehend nummeriert. Verwenden Sie diese Formatierung besser auf einer einzelnen Folie und nicht im Folienmaster. Bei der Verwendung von Textformatierungen, also beispielsweise von Schriftarten, Schriftgrad, Farbe und unterschiedlichen Schriftstilen, gilt für den Objektbereich auf dem Folienmaster das Gleiche wie für den Titelbereich. Die Formatierungen beziehen sich stets auf die gesamte Gliederungsebene. Und so erhalten alle Objekte später einen Rahmen: 1.
Markieren Sie den Objektbereich. Der Objektbereich ist vom schraffierten Auswahlrahmen mit den acht Größenziehpunkten umgeben.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für LINIENFARBE auf der Symbolleiste »Zeichnen« und wählen Sie eine Linienfarbe oder »Automatisch« aus. Das Dialogfeld erscheint nur, wenn Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand des Symbols klicken. Sonst wird nur die auf dem Symbol sichtbare Linienfarbe zugewiesen.
Der Objektbereich wird daraufhin mit einem Rahmen in der standardmäßig eingestellten Linienart und Linienstärke versehen. Mit den Befehlen im Menü FORMAT oder den entsprechenden Symbolen können Sie diese Einstellungen weiter verändern. Alle Objekte, ob Textobjekt oder Diagramm, erhalten nun diese Formatierung. Datum, Uhrzeit oder Foliennummer einfügen Es kommt häufig vor, dass Sie das aktuelle Datum oder die Foliennummer auf jeder Folie anzeigen möchten. PowerPoint verfügt dazu über eine besondere Funktion. Auf dem Folienmaster finden Sie im unteren Bereich der Folie drei Platzhalter, den »Datumsbereich«, den »Fußzeilenbereich« und den »Seitenzahlbereich«. Diese Platzhalter nehmen diese Objekte auf.
162
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folienmaster bearbeiten
Kapitel 7
Und so fügen Sie das Datum, die Foliennummer oder einen Fußzeilentext auf dem Folienmaster ein: 1.
Wählen Sie ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE. Das Dialogfeld »Kopf- und Fußzeile« erscheint. Abbildung 7.8: Das Dialogfeld »Kopf und Fuß zeile«
2.
Auf der Registerkarte »Folie« können Sie ein festes Datum oder automatisch das aktuelle Datum wählen, einen Fußzeilentext eingeben und die Foliennummer hinzufügen.
3.
Schließen Sie das Dialogfeld mit »Für alle übernehmen«.
Nachdem das Dialogfeld geschlossen ist, sehen Sie zunächst noch keine Auswirkungen. Erst wenn Sie zurück in die Normalansicht wechseln, werden Sie bemerken, dass Ihre Angaben berücksichtigt wurden. Die Platzhalter nehmen sozusagen unsichtbar die Informationen auf. Für die Eingabe von Kopf- und Fußzeile müssen Sie sich nicht auf dem Folienmaster befinden. Kopf- und Fußzeilen können Sie in jeder Ansicht bearbeiten. Mit den Platzhaltern können Sie noch mehr anstellen. Das Datum oder der Fußzeilentext, der auf den Folien eingefügt wird, lässt sich auch ohne weiteres formatieren. Dazu markieren Sie den entsprechenden Platzhalter auf dem Folienmaster und formatieren ihn mit den gleichen Befehlen oder Symbolen wie den Titel oder das Objekt. Auch seine Lage können Sie bestimmen, da die Platzhalter sich leicht verschieben lassen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
163
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Im Dialogfeld »Kopf- und Fußzeile« finden Sie das Kontrollfeld »Auf Titelfolie nicht anzeigen«. Ist es aktiv, erscheinen die entsprechenden Bereiche nicht auf der Titelfolie. Seitenzahlbereich bearbeiten Über das Dialogfeld »Kopf- und Fußzeile« werden Platzhalter auf den Folien eingefügt, die mit Leben gefüllt werden. Jetzt kann es aber vorkommen, dass Sie neben der Foliennummer auch gerne den Text »Folie« sehen möchten. Aber genau dies erlaubt das Dialogfeld nicht. Dazu müssen Sie den Platzhalter für den Seitenzahlbereich markieren und den Text dort einfügen. Und so fügen Sie einen Text in den Platzhalter ein: 1.
Markieren Sie den Platzhalter für den Seitenzahlbereich auf dem Folienmaster.
2.
Wählen Sie BEARBEITEN/TEXTOBJEKT oder TEXT BEARBEITEN aus dem Kontextmenü. Der Text »« wird markiert.
3.
Klicken Sie mit der Maus vor »« und fügen Sie so die Einfügemarke ein. Geben Sie direkt einen Text ein, zum Beispiel Folie. Drücken Sie auch noch einmal die Leertaste für eine Lücke.
4.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Platzhalters, um die Bearbeitung zu beenden.
Erst über diesen Schritt erhalten Sie einen Text vor der Foliennummer. Natürlich gilt diese Formatierung nur für die Folien, die diesen Folienmaster verwenden. Auf der Titelfolie wird kein Text erscheinen, es sei denn, Sie bearbeiten in gleicher Weise den Titelmaster. Ein Feld der Art »Folie 1 von 99«, das Ihnen während einer Präsentation anzeigt, wie viele Folien es noch gibt, bietet PowerPoint leider nicht. Die Foliennummer erscheint übrigens nur, wenn Sie zuvor im Dialogfeld »Kopf- und Fußzeile« das Kontrollfeld »Foliennummer« aktiviert haben. Folienhintergrund gestalten Bei der Gestaltung einer Präsentation kommt es nicht nur auf die Anordnung von Texten, Diagrammen und Objekten an. Besonders wichtig ist auch die Gestaltung des Folienhintergrunds. Sie können auch hier jede einzelne Folie separat gestalten, besser wirkt eine Präsentation aber, wenn sie einheitlich aussieht. Spätestens beim letzten Hinweis müsste Ihnen aufgefallen sein, warum dieses Thema in diesem Kapitel behandelt wird: Einheitli-
164
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folienmaster bearbeiten
Kapitel 7
ches Aussehen bedeutet immer, »Formatierungen auf dem Folienmaster« vorzunehmen. Die Hintergrundfarbe wird in der Regel über das Farbschema festgelegt. Wie Sie dies machen, erfahren Sie später. Daher beschreibe ich Ihnen jetzt nur, wie Sie die Hintergrundfarbe mit dem gesamten Folienhintergrund gestalten können. Und so gestalten Sie den Hintergrund der Folien: 1.
Wählen Sie FORMAT/HINTERGRUND. Das Dialogfeld »Hintergrund« erscheint. Abbildung 7.9 zeigt es. Abbildung 7.9: Das Dialogfeld »Hintergrund«
2.
Klicken Sie auf das Listenfeld unter der dargestellten Folie. Dort finden Sie die gleichen Befehle und Funktionen wie beim Formatieren der Objekte.
3.
Mit der Schaltfläche »Für alle übernehmen« wird die Änderung allen Folien zugewiesen und mit »Übernehmen« nur den Folien, die dem Folienmaster folgen.
Es stehen sehr viele Varianten zur Verfügung. Probieren Sie einfach einmal die verschiedenen Formatierungen und Fülleffekte aus und lassen Sie die Folie auf sich wirken. Wenn Sie eine Bildschirmpräsentation geben wollen, machen Sie ruhig einen Probelauf. Einige Formatierungen wirken vielleicht nicht so gut, weil beispielsweise die restlichen Objekte damit nicht mehr zur Geltung kommen. Die Wahl von Farbe und Formatierung hängt auch davon ab, welches Präsentationsmedium Sie einsetzen. Wenn Sie eine Bildschirmpräsentation geben, können Sie ruhig dunkle, kräftige Farben und eine helle Schrift verwenden. Bei Overhead-Folien sollten Sie genau umgekehrt vorgehen. Dort verwenden Sie am besten keine Hintergrundfarbe, dafür aber dunkle Farben für die Schrift und die Objekte.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
165
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Objekte auf den Folien ausblenden Der Folienhintergrund kann darüber hinaus für jede Folie individuell gestaltet werden. Das Dialogfeld muss dann für jede einzelne Folie geöffnet werden, wobei die Schaltfläche »Übernehmen« die Formatierung für die aktuelle Folie übernimmt, während mit »Für alle übernehmen« alle Folien bearbeitet werden. Sie sehen aber in diesem Dialogfeld auch das Kontrollfeld »Hintergrundbilder aus Master ausblenden«. Das Kontrollfeld wird dann aktivierbar, wenn Sie sich außerhalb des Masters in den normalen Ansichten befinden. Damit können Sie alle zusätzlichen Objekte auf der aktuellen Folie ausblenden wie beispielsweise das Logo oder den sonstigen Text. Allerdings blenden Sie damit alle Hintergrundbilder entweder aus oder ein. Eine weitere Differenzierung nach bestimmten Bildern gibt es nicht. Wenn Sie für eine Folie nur ein bestimmtes Hintergrundbild wollen, blenden Sie zunächst alle aus und kopieren das eine Hintergrundbild vom Folienmaster auf die aktuelle Folie. Das Bild wird dabei an der gleichen Stelle eingefügt wie auf dem Folienmaster. Damit ist für den Betrachter später kein Unterschied erkennbar. Titelbereich oder Objektbereich löschen und hinzufügen In allen Entwurfsvorlagen gibt es stets einen Titel und ein Textobjekt auf den Folien. Es ist auch sinnvoll, diese beiden Objekte auf den Folien zu haben. Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, den Titelbereich und den Objektbereich auf dem Folienmaster zu löschen. Dazu müssen Sie beispielsweise den Titelbereich markieren und einfach mit der (Entf) -Taste entfernen. Auf dem Folienmaster ist dann der Titelbereich entfernt. Oft geschieht dies allerdings versehentlich. Die Auswirkung dieser Maßnahme ist jedoch verwirrend. Denn wenn Sie nun in der Normalansicht eine neue Folie einfügen, hat sie immer noch einen Titel. Die Tatsache, dass Sie den Titelbereich auf dem Folienmaster entfernt haben, hat keine Auswirkung. Wieder zurück zum Folienmaster. Falls Sie versehentlich den Titelbereich oder den Objektbereich gelöscht haben, können Sie diese mit FORMAT/MASTERLAYOUT wieder einfügen. Sie erhalten dann das gleichnamige Dialogfeld. Es ist in Abbildung 7.10 zu sehen. Dort stehen Ihnen Kontrollfelder zur Verfügung, die aber erst aktivierbar sind, wenn Sie einen Bereich auf dem Folienmaster gelöscht haben. Ansonsten sind die Kontrollfelder deaktiviert und werden grau dargestellt.
166
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Titelmaster einfügen
Kapitel 7 Abbildung 7.10: Der Folienmaster, auf dem die Objekte für Titel und Fuß zeile fehlen, mit dem Dialogfeld »Masterlayout«
Diese gesamte Funktionsweise beim Löschen der Platzhalter ist leider sehr verwirrend. Man sollte eigentlich erwarten, dass ein auf dem Folienmaster gelöschter Titel auf allen neuen Folien verschwunden ist. PowerPoint ist an dieser Stelle nicht konsequent – es passiert nichts. Mit dieser Kenntnis ist das Löschen des Platzhalters auf dem Folienmaster nur dann sinnvoll, wenn Sie sich bei der Formatierung vertan haben und von neuem beginnen wollen. Vielleicht haben Sie aber auch nur versehentlich einen Bereich auf dem Folienmaster gelöscht. Diesen können Sie mit dem Dialogfeld »Masterlayout« wieder einfügen. Was Sie aber mit dem Löschen beispielsweise des Titelbereichs nicht erreichen können, ist, dass auf keiner Folie ein Titel erscheint. Sie können zwar den Platzhalter für den Titel auf dem Folienmaster entfernen, es wird aber keinen Einfluss auf die neuen oder alten Folien haben. Neue Folien erhalten trotzdem die Platzhalter des Folienlayouts und dort befindet sich fast immer ein Titel. Als Formatierung wird dann der Titelbereich der Standardvorlage verwendet.
7.6
Titelmaster einfügen
Eine Besonderheit stellt der Titelmaster dar. Er ist speziell für das Folienlayout »Titelfolie« gedacht. Wenn Sie keinen Titelmaster einfügen oder kein Titelmaster vorhanden ist, folgt die Titelfolie dem Folienmaster.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
167
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Sie haben aber im Folienmaster die Möglichkeit, einen eigenen, neuen Titelmaster einzufügen. Wählen Sie dazu EINFÜGEN/NEUER TITELMASTER oder klicken Sie auf das Symbol für NEUEN TITELMASTER EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Standard«. Danach erscheint der Titelmaster, der in Abbildung 7.11 zu sehen ist.
Abbildung 7.11: Der Titelmaster für das Folienlayout »Titelfolie«
Der Titelmaster sieht fast genau so aus wie der Folienmaster. Die Bereiche heißen jetzt »Titelbereich« und »Untertitelbereich«, aber ansonsten werden sie genauso bearbeitet wie die Bereiche auf dem Folienmaster. Die einzigen Folien, die sich nach dem Titelmaster richten, sind Folien mit dem Folienlayout »Titelfolie«. In der Regel werden Sie aber nur genau eine Folie in der Präsentation haben, die dieses Folienlayout verwendet, nämlich die erste Folie der Präsentation. Vielleicht sagen Sie jetzt: »Was für ein Blödsinn, ein Master, um genau eine Folie zu bearbeiten, das mache ich doch gleich auf der Folie selbst.« Da haben Sie auf den ersten Blick Recht, denn Sie können auch alle Formatierungen auf der Folie selbst vornehmen. Aber das kann unter Umständen sehr aufwendig sein und geht mit dem Titelmaster viel leichter. Interessant ist der Titelmaster besonders in Zusammenhang mit Firmenstandards. Viele Unternehmen haben Standards, die das Aussehen von Folien und Titelfolien vorgeben. Dazu existieren dann fertige Entwurfsvorlagen, in denen das Firmendesign umgesetzt wurde. Auf diesen Firmenstandards finden Sie auf jeder Folie ein kleines Firmenlogo und andere Hinweise. Die 168
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mehrere Master verwenden
Kapitel 7
Titelfolie sieht aber meist anders aus und zeigt das Firmenlogo ganz groß. Hätten Sie jetzt nur einen Folienmaster, dann hätten Sie an dieser Stelle ein Problem. Jeder Benutzer müsste dann die Titelfolie stets separat kopieren oder manuell erstellen, da es hier keine Automatik gäbe. Titelmaster wieder löschen Sie können den Titelmaster auch sehr einfach wieder entfernen, wenn Sie sich in der Ansicht TITELMASTER befinden. Wählen Sie dazu BEARBEITEN/ MASTER LÖSCHEN. Danach folgen alle Folien wieder dem Folienmaster. Den Folienmaster können Sie übrigens nicht löschen, denn ohne ihn würde in PowerPoint vermutlich nichts mehr funktionieren. Zwischen Folienmaster und Titelmaster wechseln Auf der linken Seite im Übersichtsbereich sehen Sie sowohl den Folienmaster als auch den Titelmaster. Um auf den Folienmaster zu wechseln, müssen Sie dort nur auf die Folie klicken. Noch einfacher geht es mit dem Folienschieber oder mit der (Bild½)-Taste beziehungsweise der (Bild¼)-Taste. Master beibehalten Über ANSICHT/M ASTER BEIBEHALTEN erreichen Sie, dass ein Master immer in der Masteransicht erhalten bleibt. Dann erhält der Master in der Anzeige im Übersichtsbereich eine Art Pin. Dieser Befehl verhindert, dass PowerPoint automatisch einen Master aus der Masteransicht entfernt, wenn beispielsweise alle Folien aus der Präsentation entfernt werden, die diesem Master folgen. Dies ist eher eine Sicherungsfunktion und kommt selten zur Anwendung.
7.7
Mehrere Master verwenden
PowerPoint verfügt über die Möglichkeit, in einer Präsentation gleichzeitig mehrere Master zu verwenden. Neben dem Pärchen Folienmaster und Titelmaster können Sie beliebig viele weitere Master verwenden. Die Master treten immer in der Kombination von Folienmaster und Titelmaster, also im Doppelpack, auf. Wenn Sie innerhalb einer Präsentation einzelnen Folien unterschiedliche Entwurfsvorlagen zuweisen, erhalten Sie automatisch in der Ansicht MASTER die dazugehörigen Master dargestellt. Abbildung 7.12 zeigt die Masteransicht für eine Präsentation mit zwei Entwurfsvorlagen. Sie können die beiden Masterpaare unabhängig voneinander bearbeiten und getrennt formatieren. Die Änderungen beziehen sich immer nur auf die Folien, die den jeweiligen Folienmaster auch verwenden. Eine schöne Funk-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
169
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben
Abbildung 7.12: In dieser Präsenta tion wurden zwei Entwurfsvorlagen verwendet
tion bietet PowerPoint, wenn Sie die Maus im Übersichtsbereich auf einen Master bewegen. Sie erhalten einen Hinweis darüber, welche Folien der Präsentation den Master verwenden. Über EINFÜGEN/FOLIENMASTER DUPLIZIEREN können Sie das Masterpaar auch kopieren. Wenn Sie über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Bearbeiten« im Abschnitt »Neue Features deaktivieren« vor dem Kontrollfeld »Mehrere Master« ein Häkchen sehen, dann ist diese neue Funktion nicht aktiv und kann auch nicht verwendet werden. Welcher Master wird verwendet? Zurück in der Normalansicht sehen Sie zumeist sehr leicht in der Folienübersicht im Übersichtsbereich auf der linken Seite, welche Folie welchen Folienmaster verwendet. Wenn Sie eine neue Folie einfügen, wird automatisch der Folienmaster der Folie verwendet, auf der Sie sich gerade befinden. Im Aufgabenbereich auf der rechten Seite sehen Sie auf der Registerkarte »Foliendesign« zusätzlich den Abschnitt »In dieser Präsentation verwendet« oben in der Liste. Dort erkennen Sie nochmals, welche Entwurfsvorlagen beziehungsweise welche Master in der Präsentation verwendet werden. Entwurfsvorlage bei mehreren Mastern ändern Wenn Sie bereits mehrere Entwurfsvorlagen innerhalb einer Präsentation verwenden, wird es mit dem Zuweisen von Entwurfsvorlagen etwas schwierig zu 170
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mehrere Master verwenden
Kapitel 7 Abbildung 7.13: Der Aufgaben bereich zeigt die bei dieser Präsentation verwendeten Ent wurfsvorlagen
verstehen. Wenn Sie Abbildung 7.13 betrachten, dann sehen Sie, dass dort alle Folien mit Ausnahme der Folie 5 den gleichen Master beziehungsweise die gleiche Entwurfsvorlage verwenden. Aktuell ist die Folie 4 im Folienbereich zu sehen. Wenn Sie nun eine andere Entwurfsvorlage aus dem Aufgabenbereich durch Klicken auf den Eintrag auswählen, erhalten alle Folien mit Ausnahme von Folie 5 diese neue Entwurfsvorlage zugewiesen. Wenn aber umgekehrt die Folie 5 markiert und im Folienbereich zu sehen ist, wird nur die Folie 5 die neue Entwurfsvorlage durch Klicken mit der Maus erhalten. Dies liegt daran, dass PowerPoint immer nur den entsprechenden zugrunde liegenden Master austauscht und damit alle Folien anpasst, die dem Folienmaster beziehungsweise dem Titelmaster folgen. Im beschriebenen Fall wird aber der Master ausgetauscht, der entweder für alle Folien außer der Folie 5 oder nur für die Folie 5 gilt, aber nicht für alle anderen Folien. Wenn Sie auf einen Schlag für alle Folien einheitlich eine neue Entwurfsvorlage verwenden möchten, dann müssen Sie aus dem Listenfeld zur Entwurfsvorlage den Eintrag »Für alle Folien übernehmen« auswählen. Damit erhalten alle Folien die neue Entwurfsvorlage und in der Masteransicht ist nur noch ein Masterpaar zu sehen. Das andere Masterpaar ist nur dann weiterhin sichtbar, wenn Sie über ANSICHT/M ASTER BEIBEHALTEN dies explizit festgelegt haben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
171
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben
7.8
Den Folienmaster erneut übernehmen
Jede Folie kann individuell gestaltet und formatiert werden. Dabei folgt eine Folie zunächst immer einem Folienmaster. Durch das Ändern der Schriftart des Titels ist beispielsweise die Folie automatisch anders formatiert als der Folienmaster. Das Programm fragt an dieser Stelle nicht, ob Sie die Folie wirklich vom Master abweichend formatieren wollen. Das ist auch gut so, denn die individuelle Bearbeitung hat damit Vorrang und die Folie kann ohne lästige Hinweise angepasst werden. Obwohl Sie eine Folie individuell gestaltet haben, können Sie nachträglich wieder das Format des Folienmasters übernehmen. Damit nehmen Sie Ihre eigene Formatierung zurück. Beim erneuten Übernehmen der Formatierung des Folienmasters gibt es zwei unterschiedliche Befehle und Funktionen: Titelbereich und Objektbereich einerseits, weitere Objekte und Hintergrund des Folienmasters andererseits. Titelbereich und Objektbereich wieder übernehmen Und so weisen Sie den Titelbereich und den Objektbereich aus dem Folienmaster wieder der aktuellen Folie zu: 1.
Wechseln Sie auf die Folie, die wie der Folienmaster formatiert werden soll.
2.
Wählen Sie FORMAT/FOLIENLAYOUT. Im Aufgabenbereich auf der rechten Seite ist nun die Registerkarte »Folienlayout« zu sehen. Das verwendete Folienlayout ist bereits umrandet.
3.
Wählen Sie aus dem Listenfeld zum Folienlayout den Eintrag »Layout neu anwenden« aus.
Damit werden Titel und Objekte wieder wie auf dem dazugehörigen Folienmaster angeordnet und formatiert. Der Folienhintergrund wird, sofern er geändert wurde, nicht angepasst. Hintergrund und weitere Objekte wieder übernehmen Und so weisen Sie den Hintergrund und die weiteren Objekte des Folienmasters der aktuellen Folie wieder zu:
172
1.
Wechseln Sie auf die Folie, die wie der Folienmaster formatiert werden soll.
2.
Wählen Sie FORMAT/HINTERGRUND. Das Dialogfeld »Hintergrund« erscheint.
3.
Öffnen Sie das Listenfeld unter der Folie und wählen Sie den Eintrag »Automatisch« aus. Klicken Sie dann auf »Übernehmen«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Standardvorlage ändern
Kapitel 7
Damit erhalten Sie wieder den Hintergrund aus dem dazugehörigen Folienmaster. Wenn Sie stattdessen aber auf »Für alle übernehmen« klicken, erhalten alle Folien wieder das Aussehen des dazugehörigen Folienmasters, also auch andere Folien, die Sie in der Präsentation anders formatiert haben.
7.9
Die Standardvorlage ändern
Eine neue Präsentation richtet sich immer nach der so genannten »Standardvorlage«. Diese Vorlage wird durch die Datei »Leere Präsentation« repräsentiert. Diese Standarddatei kann wie jede andere Präsentation in gewohnter Weise bearbeitet werden. Es ist beispielsweise denkbar, dass Sie eine eigene Standardvorlage gestalten, die immer verwendet werden soll, wenn eine neue Präsentation begonnen wird. Sie können dies erreichen, indem Sie die Datei »Leere Präsentation« entsprechend ändern. Und so legen Sie eine andere Standardvorlage fest: 1.
Öffnen Sie eine bereits vorhandene Präsentation oder erstellen Sie eine neue Präsentation.
2.
Passen Sie die Vorlage Ihren Vorstellungen an.
3.
Speichern Sie die Datei mit DATEI/SPEICHERN UNTER. Wählen Sie als Dateityp den Eintrag »Entwurfsvorlage« und geben Sie im Feld »Dateiname« die Bezeichnung blank an.
Die Änderungen gelten ab sofort für die neuen Präsentationen. Alle alten Dateien, die bereits mit der Standardvorlage erstellt wurden, bleiben von der Änderung verschont. Eine Vorlage wird immer nur zu Beginn übernommen. Danach verliert die neue Präsentation die Verbindung zum Original. Änderungen wirken sich nur dann aus, wenn Sie explizit die Entwurfsvorlage erneut übernehmen. Eigene Standardvorlage löschen Sie können Ihre eigene Standardvorlage auch wieder entfernen. Danach verwendet PowerPoint automatisch die PowerPoint-Standardvorlage, die bei der Installation ausgeliefert wurde. Leider gibt es keine Option, mit der dies automatisch geht. Stattdessen müssen Sie Ihre eigene Standardvorlage mit der Bezeichnung »blank« von Hand entfernen. PowerPoint speichert diese Datei in einem Anwenderverzeichnis, abhängig von Ihrer Installation. Suchen Sie am besten über den Windows-Explorer nach dieser Datei. So finden Sie die Datei am schnellsten und können sie dann auch leicht löschen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
173
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Die mit PowerPoint ausgelieferte Standardvorlage eignet sich hervorragend für die Erstellung von Präsentationen. Sie sollte nur dann geändert werden, wenn Sie wirklich auf Dauer eine andere Vorlage verwenden möchten.
7.10
Farben und Farbschema
Die Wahl der Farbe ist eine wichtige Entscheidung und beeinflusst indirekt auch den Erfolg der Präsentation. Es gibt zahlreiche Publikationen und Studien über die Wirkung von Farben und es ließen sich unendlich viele Seiten damit füllen. Trotzdem bleibt es Ihrem persönlichen Stil und Geschmack überlassen, für welche Farben Sie sich entscheiden. Achten Sie nur darauf, dass Sie Farben verwenden, die einerseits miteinander harmonisieren und andererseits allgemeingültig eine bestimmte Wirkung erzielen. Wenn Sie beispielsweise den Gewinn eines Unternehmens in roter Farbe darstellen, werden Sie vermutlich einen negativen Eindruck hinterlassen, da üblicherweise der Verlust in Rot dargestellt wird und nicht der Gewinn. Besonders dann, wenn Ihre Betrachter nur mit »halbem Ohr« zuhören, kann dies zu ungewollten Missverständnissen führen. Achten Sie also darauf, wie und in welchem Zusammenhang Sie Farben einsetzen. Es ist schwer, in einem Buch, das in Schwarzweiß gedruckt ist, etwas über Farbschemas zu erzählen. Aber Sie haben doch sicherlich Phantasie und können sich jetzt das schönste Rot oder das tiefste Blau vorstellen. Das Farbkonzept in PowerPoint Entwurfsvorlagen und Farbschema hängen sehr eng miteinander zusammen. Sie wählen eine Entwurfsvorlage aus und erhalten damit automatisch eine Präsentation mit Farben. Diese Informationen sind zusammen mit der Entwurfsvorlage gespeichert, denn auch die Farben sollen einem einheitlichen Bild entsprechen. Wenn Sie eine Entwurfsvorlage wählen, erhalten Sie stets die Farbkombination für eine Bildschirmpräsentation, da die meisten Präsentationen heute elektronisch gegeben werden. Beispielsweise wählen Sie die Entwurfsvorlage »Kante«, die Sie auch schon von der Übung in Kapitel 3 her kennen. Benötigen Sie nun eine Farbkombination für Overhead-Folien, weil Sie die Präsentation auf Overhead-Folien ausdrucken möchten, können Sie das Farbschema einfach wechseln. Die Entwurfsvorlage ist bereits zugewiesen und Sie befinden sich auf einer Folie innerhalb der Präsentation.
174
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Farben und Farbschema
Kapitel 7
Und so wählen Sie ein anderes Farbschema: 1.
Wählen Sie FORMAT/FOLIENDESIGN. Im Aufgabenbereich auf der rechten Seite erscheinen die unterschiedlichen Entwurfsvorlagen.
2.
Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Eintrag »Farbschemas«. Nun erscheinen dort die verschiedenen Farbschemas. Sie sind in Abbildung 7.14 zu sehen. Abbildung 7.14: Die Farbschemas erscheinen im Aufgabenbereich
3.
Entscheiden Sie sich für eines der Farbschemas und klicken Sie mit der Maus darauf. Die Folien erhalten dann das neue Aussehen.
Wenn Sie nur einer Folie oder einer Anzahl von Folien das neue Farbschema zuweisen wollen, wählen Sie über das Kontextmenü oder über das Listenfeld beim jeweiligen Farbschema den Eintrag »Für ausgewählte Folien übernehmen« aus. Dann erhalten nur die markierten Folien das neue Farbschema. Mit jeder Entwurfsvorlage sind mindestens drei Farbschemas verbunden. In diesem Beispiel sind es sogar neun. Sie sehen anhand der Farben in der Beispielfolie, wie die Folien aussehen werden, wenn Sie eines der Farbschemas zuweisen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
175
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Der Aufbau des Farbschemas Die gesamte farbliche Zusammensetzung der Folien wird über das Farbschema gesteuert. Das Farbschema besteht aus acht Farbfächern mit Farben, die aufeinander abgestimmt sind. Sie können entweder die mitgelieferten Farbschemas einer Entwurfsvorlage verwenden oder diese abändern. Es empfiehlt sich, gleich zu Beginn der Arbeit das Farbschema festzulegen, wenn Sie nicht das mit der Entwurfsvorlage verbundene Farbschema verwenden möchten. Wechseln Sie dazu am besten auf den Folienmaster, bestimmen Sie das Farbschema und nehmen Sie dort auch Ihre Einstellungen vor. Dann gilt das Farbschema für alle Folien zugleich und Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, welche Folien jetzt das neue Farbschema erhalten haben und welche nicht. Das Farbschema besteht also stets aus acht Farben, die für verschiedene Elemente oder Formatierungen verwendet werden. Wofür die acht Farben vorgesehen sind, wird deutlich, wenn Sie im Aufgabenbereich unten auf den Eintrag »Farbschemas bearbeiten« klicken. Damit wird das Dialogfeld »Farbschema bearbeiten« mit der Registerkarte »Benutzerdefiniert« geöffnet, was in Abbildung 7.15 zu sehen ist.
Abbildung 7.15: Das Dialogfeld »Farbschema bear beiten« mit der Registerkarte »Benutzerdefiniert«
Hier sehen Sie das aktuell gewählte Farbschema mit den acht Schemafarben. Neben den einzelnen Fächern finden Sie die Bezeichnung der Schemafarbe, die anzeigt, wofür die jeweilige Farbe verwendet wird. So finden Sie oben das Farbfach mit der Bezeichnung »Hintergrund«, dann »Text und Zeilen« darunter usw. Jede Farbe im Farbschema hat eine bestimmte Funktion. Die Akzente sind für weitergehende Formatierungen und für Internetseiten vorgesehen und werden nicht unmittelbar verwendet.
176
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Farben und Farbschema
Kapitel 7
Das Farbschema wird Ihnen übrigens immer dann angeboten, wenn Sie eine Farbe bestimmen. So sind die acht Farben in den Listen bei den Farbsymbolen und im Dialogfeld »Schriftart« die Farben des Farbschemas. Die acht Farben müssen auch nicht unbedingt unterschiedlich sein. So wird häufig die Farbe für »Text und Zeilen« identisch sein mit der Farbe für »Titeltext«, wenn Sie für alle Texte die gleiche Farbe verwenden wollen. Mit dem Farbschema-Konzept wird erreicht, dass in einer Präsentation durchgängig die gleichen Farben verwendet werden. Durch die Vorbelegung der Schemafarben in den Farbfächern haben Sie eine gewisse Flexibilität, ohne dabei den Eindruck einer kunterbunten Präsentation zu hinterlassen. Sie sind aber bei Ihrer Wahl nicht nur auf die Farben des Farbschemas beschränkt. Ihnen stehen immer alle Farben zur Verfügung, die der Computer bieten kann. Allerdings müssen Sie diese Farben stets manuell aussuchen, wenn sie nicht Bestandteil des Farbschemas sind. PowerPoint verwendet bei der Erstellung der Folien sowie der Objekte und Texte zunächst immer die Farben aus dem Farbschema. Sie können aber beim späteren Formatieren beispielsweise einem Objekt jede beliebige Farbe zuweisen. Der Vorteil dieses Konzepts ist, dass Sie auch später noch das Farbschema ändern können. Hatten Sie beispielsweise als Füllbereichsfarbe einen LilaFarbton festgelegt und möchten jetzt überall Gelb verwenden, müssen Sie nur die entsprechende Schemafarbe im Farbfach ändern und das Farbschema für alle Folien übernehmen. Damit werden alle Objekte mit dem Füllbereich Lila in Gelb umgewandelt, ohne dass Sie die Objekte einzeln bearbeiten müssen. Dies funktioniert aber nur für die Objekte, die automatisch die Farbe des Farbschemas erhalten haben. Wenn Sie an jedes Objekt »Hand« anlegen, also jedes Objekt individuell formatieren, dann müssen Sie die Änderungsarbeiten leider ebenfalls »zu Fuß« durchführen. Neben dem Farbschema für Folien gibt es übrigens auch noch ein NotizenFarbschema. Hier können Sie für Ihre Notizen genauso ein eigenes Farbschema festlegen. Da die Funktionsweise gleich ist und erfahrungsgemäß selten ein separates Notizen-Farbschema gewünscht wird, soll auf dieses Thema nicht gesondert eingegangen werden. Die Farbschemas auf der Registerkarte »Standard« Neben der Registerkarte »Benutzerdefiniert« finden Sie auf der Registerkarte »Standard« nochmals alle Farbschemas, die bei den entsprechenden Entwurfsvorlagen vorhanden sind. Abbildung 7.16 zeigt es.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
177
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben
Abbildung 7.16: Das Dialogfeld »Farbschema bear beiten« mit der Registerkarte »Standard«
Mit der Schaltfläche »Übernehmen« würden Sie das Farbschema für alle Folien übernehmen. Wenn Sie sich auf dem Folienmaster befinden, bedeutet die Schaltfläche »Übernehmen«, dass alle Folien, die dem Folienmaster folgen, das neue Farbschema erhalten. Wurde zuvor eine Folie individuell mit einem anderen Farbschema versehen, dann bleibt dieses erhalten. Die Farben der Farbschemas ändern Sie müssen das Farbschema nicht komplett so übernehmen, wie es Ihnen angeboten wird. Natürlich können Sie die Schemafarben in den einzelnen Farbfächern verändern. Sie können manuell jede einzelne Farbe austauschen, wenn Ihnen beispielsweise eine Akzentfarbe nicht gefällt. Dazu finden Sie auf der Registerkarte »Benutzerdefiniert« im Dialogfeld »Farbschema bearbeiten« die Schaltfläche »Farbe ändern«. Sie gelangen dann in ein weiteres Dialogfeld, das die Bezeichnung des Farbfachs trägt. Wenn Sie die Hintergrundfarbe ändern, lautet das Dialogfeld »Hintergrundfarbe«, bei Akzenten »Akzentfarbe« usw. Das Dialogfeld verfügt über zwei Registerkarten, die nun vorgestellt werden. Sie finden übrigens in allen Untermenüs, in denen Sie eine Farbe bestimmen können, immer den Befehl WEITERE …FARBE. Wenn Sie diesen Befehl auswählen, gelangen Sie auch in das hier beschriebene Dialogfeld. Die Registerkarte »Standard« Die neue Farbe kann auf zwei Arten ausgewählt werden. Auf der Registerkarte »Standard« finden Sie die Farbenwabe, die überall zur Verfügung steht, wo Sie mit Farben zu tun haben. Dort erhalten Sie unterschiedliche Farben, die in verschiedenen Helligkeitsabstufungen vorkommen.
178
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Farben und Farbschema
Kapitel 7
Und so ändern Sie eine Farbe des Farbschemas mit der Farbenwabe: 1.
Wählen Sie FORMAT/FOLIENDESIGN. Im Aufgabenbereich erscheinen nun die Entwurfsvorlagen. Wählen Sie im Aufgabenbereich den Eintrag »Farbschemas« aus, damit die Farbschemas angezeigt werden. Wählen Sie dann unten im Aufgabenbereich den Eintrag »Farbschemas bearbeiten« aus. Das Dialogfeld »Farbschema bearbeiten« wird geöffnet. Dort sehen Sie das aktuelle Farbschema. Wechseln Sie auf die Registerkarte »Benutzerdefiniert«, falls diese nicht schon geöffnet ist.
2.
Klicken Sie auf die Farbe des Farbschemas, die Sie ändern möchten, beispielsweise die Hintergrundfarbe, und dann auf die Schaltfläche »Farbe ändern«. Stattdessen können Sie auch auf die Farbe im Farbschema doppelklicken. Das Farbdialogfeld erscheint. Wechseln Sie auf die Registerkarte »Standard«. Die aktuell gewählte Farbe ist vergrößert im Vorschaufeld dargestellt. Im Vorschaufeld rechts unten sehen Sie im Dialogfeld die neu ausgewählte Farbe und darunter die aktuelle Farbe, die bisher ausgewählt war. Gleichzeitig sagt Ihnen die Bezeichnung des Dialogfelds, welches Farbfach Sie gerade bearbeiten. Abbildung 7.17: Das Dialogfeld »Hintergrundfarbe« mit der Register karte »Standard«
3.
Wählen Sie eine beliebige Farbe aus der Farbenwabe aus.
Nach dem Schließen mit »OK« gelangen Sie in das Dialogfeld »Farbschema bearbeiten« zurück. Dort können Sie das neue Farbschema übernehmen, wenn Sie mit Ihrer Wahl zufrieden sind. PowerPoint fügt dann automatisch ein neues Farbschema mit diesen Farben hinzu.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
179
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben Die Registerkarte »Benutzerdefiniert« Vielleicht reicht Ihnen die Farbenwabe aber nicht aus und Sie möchten gerne Ihre eigene Farbe entwerfen. Dazu gibt es im Farbdialogfeld die Registerkarte »Benutzerdefiniert«. Und so mischen Sie Ihre eigene Farbe: 1.
Wählen Sie wieder FORMAT/FOLIENDESIGN. Im Aufgabenbereich erscheinen nun die Entwurfsvorlagen. Wählen Sie im Aufgabenbereich den Eintrag »Farbschemas« aus, damit die Farbschemas angezeigt werden. Wählen Sie dann unten im Aufgabenbereich den Eintrag »Farbschema bearbeiten« aus. Das Dialogfeld »Farbschema bearbeiten« wird geöffnet. Dort sehen Sie das aktuelle Farbschema. Wechseln Sie auf die Registerkarte »Benutzerdefiniert«, falls diese nicht schon geöffnet ist.
2.
Klicken Sie auf die Farbe des Farbschemas, die Sie ändern möchten, beispielsweise die Hintergrundfarbe, und dann auf die Schaltfläche »Farbe ändern«. Stattdessen können Sie auch auf die Farbe im Farbschema doppelklicken. Das Farbdialogfeld erscheint. Wechseln Sie auf die Registerkarte »Benutzerdefiniert«.
Abbildung 7.18: Das Dialogfeld »Hintergrundfarbe« mit der Register karte »Benutzer definiert«
Stellen Sie Ihre Farbe über die Laufleisten selbst zusammen oder geben Sie Werte in die Felder ein. Wählen Sie auch eine Helligkeit mit der kleinen Pfeilspitze auf der rechten Leiste. Sie sehen die neue Farbe in dem Vorschaufeld unter »Neu« über der aktuellen Farbe. 3.
180
Klicken Sie auf »OK«, wenn Sie eine Farbe gemischt haben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Farben und Farbschema
Kapitel 7
Sie gelangen in das Dialogfeld »Farbschema« zurück. Dort sehen Sie die Farbe im Vorschaufeld. Mit der Schaltfläche »Übernehmen« wird PowerPoint dann automatisch ein neues Farbschema mit diesen Farben hinzufügen. Mit der Schaltfläche »Vorschau« können Sie immer sofort sehen, wie Ihre neue Farbe die aktuelle Folie verändern würde. Farbschemas hinzufügen und löschen Die mitgelieferten Farbschemas der Entwurfsvorlage können nicht geändert werden. Mit der Schaltfläche »Übernehmen« wird die Änderung am Farbschema auf die Folie übertragen und gleichzeitig ein neues Farbschema erstellt. Wollen Sie aber nur die Farbe eines Farbschemas ändern, ohne dieses direkt zu übernehmen, müssen Sie auf die Schaltfläche »Als Standardschema hinzufügen« klicken. Damit wird das von Ihnen veränderte Farbschema auf der Registerkarte »Standard« hinzugefügt und die Folien werden zunächst nicht geändert. Damit an dieser Stelle kein Missverständnis entsteht: Das neue Standardschema wird nur der aktuellen Präsentation hinzugefügt und steht nicht in allen zukünftigen Präsentationen zur Verfügung. Die Entwurfsvorlage erfüllt ihre Pflicht nur ganz am Anfang, wenn Sie sie übernehmen. Danach beziehen sich alle Tätigkeiten ausschließlich auf die aktuelle Präsentation und nur dort ist das Farbschema sichtbar. Wenn Sie allerdings später die aktuelle Präsentation als Vorlage verwenden, wird das neue Farbschema dort ebenfalls zur Verfügung stehen. Um ein Farbschema von der Registerkarte zu entfernen, müssen Sie es markieren und auf die Schaltfläche »Schema löschen« drücken. Dann wird das Farbschema gelöscht. Allerdings können Sie das Dialogfeld nur über die Schaltfläche »Übernehmen« verlassen. Wenn Sie »Schließen« oder »Abbrechen« wählen, wird das Farbschema nicht gelöscht. Damit bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als ein Farbschema zu verwenden und dann auf »Übernehmen« zu klicken. Wenn Sie ein Farbexperte sind und beispielsweise für Ihre Firma ein neues Farbschema festlegen möchten, das allen zur Verfügung stehen soll, dann können Sie dies natürlich auch tun. Öffnen Sie dazu die entsprechende Entwurfsvorlage und fügen Sie dort das Farbschema hinzu. Damit steht es in jeder Präsentation, die dieser Vorlage folgt, zur Verfügung. Schwarzweiße Folien Auf dem Bildschirm arbeiten Sie meist mit Farben, aber der Ausdruck erfolgt in der Regel nur in Schwarzweiß. Daher gibt es die Möglichkeit, die Arbeit in Farbe durchzuführen und den Ausdruck in Schwarzweiß vorzu-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
181
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben nehmen. Sie müssen nicht das Farbschema auf Schwarzweiß ändern, nur weil Sie in Schwarzweiß ausdrucken. Arbeiten Sie lieber weiter mit Farben. PowerPoint kümmert sich selbst um dieses Problem. Und so erhalten Sie beim Ausdruck schwarzweiße Folien: 1.
Wählen Sie DATEI/DRUCKEN.
2.
Aktivieren Sie im Dialogfeld »Drucken« im Listenfeld »Farbe und Graustufe« den Eintrag »Graustufen« oder »Reines Schwarzweiß«.
Die Präsentation wird dann in Schwarzweiß ausgedruckt. Der Folienhintergrund wird dabei ignoriert und erscheint in Weiß. Alle Objekte und Texte werden in Schwarz oder in Grautöne umgewandelt. Die Qualität des Ausdrucks ist sehr gut und auch die Umwandlung in Grautöne funktioniert prima. Sie müssen sich also nicht um das Thema »Schwarzweiß« kümmern. Damit Sie aber sehen, wie Ihre Folien in Schwarzweiß beziehungsweise in Graustufen aussehen und ausgedruckt werden, gibt es die Schwarzweißansicht. Mit ANSICHT/FARBE/GRAUSTUFE und dann GRAUSTUFE oder dem Symbol für FARBE/GRAUSTUFE auf der Symbolleiste »Standard« können Sie von Farbe auf Graustufen oder reines Schwarzweiß umschalten. Dann wird Ihre Folie entsprechend angezeigt. Gleichzeitig erscheint die Symbolleiste »Graustufen-Ansicht«. Dort können Sie über den Eintrag »Einstellung« festlegen, welche der unterschiedlichen Graustufen Sie gerne verwenden wollen. Die von Ihnen gewählte Graustufe wird dann auch im Ausdruck verwendet. Abbildung 7.19 zeigt das Untermenü. Abbildung 7.19: Die Einstellungen zur Graustufen ansicht
Farbschema kopieren Vielleicht haben Sie eine Präsentation mit einem bestimmten Farbschema, das Sie gerne für eine andere Präsentation nutzen möchten. Sie können entweder die Farben des Farbschemas manuell nachvollziehen oder besser, Sie
182
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Farben und Farbschema
Kapitel 7
kopieren das Farbschema und übernehmen dieses. Stattdessen können Sie der Präsentation auch die Entwurfsvorlage zuweisen, mit der die andere Präsentation erstellt worden ist. Dann wird das Farbschema ebenfalls übernommen. Manchmal kommen Sie aber in die Situation, dass Sie nur für eine Folie ein anderes Farbschema möchten, und dafür können Sie das Farbschema kopieren. Und so kopieren Sie ein Farbschema: 1.
Öffnen Sie die Präsentation, von der Sie das Farbschema kopieren möchten. Im Übersichtsbereich müssen die Folien sichtbar sein und nicht die Gliederung.
2.
Markieren Sie im Übersichtbereich die Folie, deren Farbschema Sie kopieren wollen, und klicken Sie auf das Symbol für FORMAT ÜBERTRAGEN auf der Symbolleiste »Standard«.
3.
Wechseln Sie in die Präsentation, die das Farbschema erhalten soll. Auch hier müssen die Folien im Übersichtsbereich sichtbar sein. Markieren Sie dort die Folie, die das Farbschema aufnehmen soll. Der Mauszeiger zeigt immer noch das Pinselsymbol, um zu verdeutlichen, dass ein Format übertragen wird.
Nachdem Sie die Folie markiert haben, wird sie automatisch mit dem kopierten Farbschema formatiert. Sie können zum Markieren in der anderen Präsentation natürlich auch BEARBEITEN/A LLES MARKIEREN verwenden, um allen Folien das neue Farbschema zuzuweisen. Allerdings ist dieses Verfahren für neue Folien unwirksam. Das Kopieren funktioniert nur für die vorhandenen Folien. Neue Folien werden immer anhand der Entwurfsvorlagen beziehungsweise anhand des Folienmasters erstellt und dieser hat weiterhin ein anderes Farbschema. Im Gegensatz zur Übernahme einer Entwurfsvorlage wird beim Kopieren und Zuweisen eines Farbschemas nur das Farbspektrum der Folie verändert. Eventuell vorhandene Hintergrundelemente, die über die Entwurfsvorlage auf die Folie gelangen, bleiben davon unberührt. Hintergrundfarbe oder Folienhintergrund Es gibt in PowerPoint zwei unterschiedliche Stellen, die sich mit dem Folienhintergrund beschäftigen. Zum einen können Sie über das Farbschema die Hintergrundfarbe bestimmen. Diese Farbe kann entweder aus der Farbenwabe kommen oder Sie definieren Ihre eigene Farbe. Die Folien erhalten dann diese Schemafarbe als Folienhintergrund zugewiesen. Zum anderen können Sie neben der einfachen Farbe unterschiedliche Formatierungseffekte für den Folienhintergrund festlegen. Diese Formatierung wird immer über FORMAT/H INTERGRUND vorgenommen. Wenn Sie die Formatie-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
183
Kapitel 7
Entwurfsvorlagen, Master und Farben rung auf dem Folienmaster durchführen, erhalten alle Folien den gleichen Hintergrund. Bei dieser Funktion stehen Ihnen ganz andere Möglichkeiten zur Verfügung. So können die Folien einen schattierten Hintergrund, ein Muster oder sogar eine beliebige Grafik erhalten.
Abbildung 7.20: Der Folienhinter grund der Folie 1 hat Fische erhalten
Zusammenfassung Ein Vorteil von PowerPoint liegt in den vielen vorgefertigten Bestandteilen, mit denen Sie eine Präsentation erstellen können. Dazu zählen die unterschiedlichen Entwurfsvorlagen und die Mastertechnik. Mit den Entwurfsvorlagen erhalten Sie schnell ein perfektes Aussehen für Ihre Folien. Falls Sie aber keine geeignete Entwurfsvorlage finden, weisen Sie die Entwurfsvorlage zu, die Ihrer Vorstellung am nächsten kommt, und ändern Sie, was Sie gerne anders gestalten möchten. Sie können auch jede einmal erstellte Präsentation als Vorlage für eine neue Präsentation verwenden. Die Master, speziell den Folienmaster, müssen Sie nur ändern, wenn die Änderungen auf jeder Folie berücksichtigt werden sollen. Legen Sie also auf dem Folienmaster die Schriftart fest, die durchgängig auf allen Folien verwendet werden soll, fügen Sie gegebenenfalls ein Logo hinzu oder stellen Sie die Einzüge der einzelnen Absätze im Objektbereich ein. Sie legen über den Folienmaster schnell fest, welchen Folienhintergrund die Folien haben oder wie groß Titel und Objekte sind. Trotzdem können Sie jede Folie unabhän-
184
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Farben und Farbschema
Kapitel 7
gig vom Folienmaster gestalten, also beispielsweise den Schriftgrad des Titels ändern oder anders ausrichten. Mit der Möglichkeit, mehrere Master gleichzeitig zu verwenden, haben Sie weitergehende Optionen, die Master für eine Präsentation zu bearbeiten. Allerdings wird dadurch die Funktionsweise ein wenig unübersichtlich und vermutlich brauchen nur wenige diese neue Funktion. Generell gilt immer, dass eine Änderung, die auf allen Folien wirksam werden soll, stets auf dem Folienmaster vorzunehmen ist. Alle bereits erstellten Folien, die nicht individuell formatiert wurden, werden diese Änderung dann nachvollziehen. Neue Folien folgen ohnehin dem neuen Folienmaster. Beim Einfügen einer neuer Folie müssen Sie ein Folienlayout auswählen. Dort bestimmen Sie, welche Platzhalter auf der Folie zunächst vorhanden sein sollen. Diese Platzhalter übernehmen das Format des Titelbereichs und des Objektbereichs aus dem Folienmaster. Auf der Folie müssen Sie dann nur noch Ihren Text und Ihre Werte in die Platzhalter eingeben. Formatiert werden sie automatisch. Es gibt viele Möglichkeiten für die Gestaltung der Farben. Zum Teil müssen Sie sich durch unterschiedliche Dialogfelder »hangeln«, um eine Farbe zu bestimmen. Dennoch zeigt der Umgang mit dem Programm, dass Sie trotz der vielen Farbmöglichkeiten in der Regel die Auswahl auf wenige Farben, nämlich die Farben des Farbschemas, beschränken werden. Gelegentlich wählen Sie eine weitere Farbe über WEITERE FARBE aus und gelangen in das entsprechende Dialogfeld mit der Farbwabe. Entscheiden Sie sich daher für ein Farbschema, das Farben enthält, die Sie gerne verwenden möchten, und greifen Sie immer wieder auf dieses Farbschema zurück. Oder weisen Sie einfach eine Entwurfsvorlage zu, die Ihnen gefällt. Auch dann erhalten Sie ohne zusätzliche Arbeit die gewünschten Farben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
185
Teil 3 Präsentationen perfekt gestalten
Kapitel 8:
Texte erfassen
189
Kapitel 9:
Texte formatieren
227
Kapitel 10: Tabellen erstellen
273
Kapitel 11: Alles über Objekte
285
Kapitel 12: ClipArt verwenden
349
Kapitel 13: Diagramm erstellen
365
Kapitel 14: Schaubilder und Organigramme
403
Kapitel 15: Zusammenarbeit im OfficePaket
421
Kapitel 16: Notizen und Handzettel
441
8
Texte erfassen
Während in den letzten Kapiteln des Buchs die allgemeinen Grundlagen und Einstellungen für die Präsentation im Mittelpunkt standen, liegt jetzt der Schwerpunkt auf der Bearbeitung einzelner Folien. In den nächsten beiden Kapiteln geht es um die Textverarbeitung in PowerPoint. Dabei steht die Erfassung von Text in den beiden dazu geeigneten Ansichten, im Folienbereich und in der Gliederungsansicht, im Vordergrund. Kapitel 9, »Texte formatieren«, erläutert dann, wie ein Text formatiert werden kann und welche weiteren Funktionen für den Text es noch gibt. Die Texteingabe ist bei der Erstellung von Folien eine wiederkehrende Tätigkeit. Es werden oftmals viele Textfolien erstellt, aber trotzdem wird die eigentliche Texteingabe nur einen Bruchteil Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Die Textfunktionen mit dem Titel und dem Textobjekt sind in PowerPoint ausgereift und unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit, so dass die Texteingabe schnell vorgenommen werden kann. Mehr Zeit benötigen Sie zumeist bei der Erstellung von Objekten oder Diagrammen.
8.1
Der Folienbereich in der Normalansicht
Der grundlegende Aufbau jeder Folie ist durch den Folienmaster bestimmt. Dort wird festgelegt, wie der Titel der Folie zunächst formatiert ist, welche Schriftarten und Schriftgrößen die Textobjekte verwenden und an welcher Stelle auf der Folie sich eventuell weitere Hintergrundelemente befinden. Eng verbunden mit dem Folienmaster ist das Folienlayout. Während auf dem Folienmaster unter anderem die Hintergrundelemente bestimmt werden, die auf jeder Folie erscheinen, wird mit dem Folienlayout das Aussehen der aktuellen Folie definiert. Es stehen dabei 27 unterschiedliche Folienlayouts zur Verfügung. Wird eine neue Folie eingefügt, so wird immer das Folienlayout »Titel und Text« verwendet, es sei denn, es handelt sich um eine leere Präsentation, dann ist es das Folienlayout »Titelfolie«. Die Folie verfügt damit über formatierte Platzhalter, die Ihnen helfen, schnell gute Folien zu erstellen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
189
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.1: Einige Folienlayouts im Aufgabenbereich
Sie können das Folienlayout einer Folie jederzeit verändern, indem Sie aus der Liste der Folienlayouts im Aufgabenbereich auf das gewünschte Folienlayout klicken. Abbildung 8.1 zeigt einige Folienlayouts im Aufgabenbereich, die es in PowerPoint gibt. Diese Standards können weder verändert noch können weitere Folienlayouts der Liste hinzugefügt werden. Was Sie aber ändern können, ist das Layout der Textobjekte auf dem Folienmaster. Wenn Sie nun ein Layout mit Textobjekten auswählen, wie beispielsweise das Layout »Titel und Text«, erhält Ihre Folie von Anfang an ein spezifisches Aussehen. Abbildung 8.2 zeigt dies in der Normalansicht. Es gibt das Folienlayout »Leer« ohne Platzhalter. Sie erhalten dann eine wirklich leere Folie und es erscheinen gegebenenfalls nur noch die Elemente aus dem Folienmaster. Jedes Folienlayout enthält eine unterschiedliche Anzahl von Platzhaltern für die verschiedenen Objekte. In Abbildung 8.2 sehen Sie zum Beispiel ein Titelobjekt und ein Textobjekt. Wenn Sie einen Text eingeben, wird er gleich in einer vordefinierten Form dargestellt. Aber wie immer in PowerPoint kann das Aussehen später natürlich noch verändert werden. Sie erkennen das Titelobjekt, kurz »Titel«, an der Aufforderung »Titel durch Klicken hinzufügen«, die darin zu lesen ist. Auch das Textobjekt fordert dazu auf: »Text durch Klicken hinzufügen«. An dieser Aufforderung oder an den Symbolen, die Sie in den Platzhaltern finden, erkennen Sie die Art des Objekts. Haben Sie den Titel 190
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folien und der Folienmaster
Kapitel 8 Abbildung 8.2: Eine Folie mit dem Folienlayout »Titel und Text«
eingegeben oder einen Text hinzugefügt, verschwinden die Aufforderungen und der eingegebene Text oder Titel erscheint an deren Stelle.
8.2
Folien und der Folienmaster
Das Zusammenspiel von Folien und Folienmaster wird im Detail in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«, vorgestellt. An dieser Stelle werden nur die wichtigsten Punkte in Zusammenhang mit der Texteingabe erläutert. Falls Sie das Kapitel 7 gelesen haben, können Sie diesen Abschnitt getrost überspringen und direkt mit Abschnitt 8.3 weitermachen. Wie bereits erwähnt, orientiert sich jede neue Folie zunächst an einem Folienmaster. Dabei werden die Texte, die Sie auf der Folie in die Platzhalter eingeben, entsprechend den Vorgaben auf dem Folienmaster formatiert. Ferner erscheinen die Elemente, die Sie auf dem Folienmaster einfügen, auf jeder Folie. Trotzdem können Sie jedes Objekt auf der Folie verschieben oder verändern beziehungsweise die Elemente im Hintergrund ausblenden. Diese Änderung gilt aber nur für die Folie, die Sie gerade bearbeiten. In den Folienmaster wechseln In den Folienmaster der Präsentation gelangen Sie über ANSICHT/M ASTER und dann FOLIENMASTER. Sie können aber auch bei gedrückter (ª)-Taste auf das Symbol für NORMALANSICHT unten links klicken. Sie erkennen den
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
191
Kapitel 8
Texte erfassen Folienmaster einerseits an der entsprechenden Meldung in der Statuszeile, andererseits an den Inhalten im Titel und im Textobjekt. Titelbereich im Folienmaster gestalten Formatieren Sie den Titel ganz nach Ihren Wünschen. Fügen Sie zum Beispiel einen Rahmen um den Titel ein, bestimmen Sie einen Füllbereich und legen Sie Farbe, Schriftgröße, Schriftstile und Schriftarten fest. Damit sehen alle Titel der Folien genau so aus, wie Sie es hier festgelegt haben. Objektbereich im Folienmaster gestalten Formatieren Sie den Objektbereich beziehungsweise das Textobjekt genauso, wie Sie den Titel formatieren. Des Weiteren können Sie die unterschiedlichen Einzugsebenen des Textobjekts gestalten. Hier können Sie mit verschiedenen Schriftarten, Schriftstilen und Schriftgrößen arbeiten. Eine weitere Möglichkeit bietet das Aufzählungszeichen. Über FORMAT/ NUMMERIERUNG UND A UFZÄHLUNGSZEICHEN erhalten Sie das gleichnamige Dialogfeld. Dort können Sie die unterschiedlichsten Aufzählungszeichen, Nummerierungen und Farben auswählen. Das Aufzählungszeichen orientiert sich übrigens immer an der aktuellen Schriftgröße. Sie können über das Feld »Größe % vom Text« indirekt die Größe des Aufzählungszeichens festlegen. Datum, Uhrzeit und Foliennummer einfügen Über ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE können Sie Datum, Uhrzeit und/oder Foliennummer über die Registerkarte »Folie« auf den Folien hinzufügen. PowerPoint stellt diese Elemente dann in die entsprechenden Platzhalter. Mit welcher Nummer die Folien beginnen, legen Sie übrigens mit DATEI/ SEITE EINRICHTEN fest. Ein Logo einfügen Sie können auf dem Folienmaster jedes beliebige weitere Objekt einfügen. Gestalten Sie dazu ein Objekt mit den Symbolen auf der Symbolleiste »Zeichnen«, geben Sie einen freien Text ein oder fügen Sie über die Zwischenablage oder mit EINFÜGEN/GRAFIK/A US DATEI eine Bitmap beziehungsweise eine Grafikdatei ein. Mit diesen Elementen können Sie so ziemlich alles auf dem Folienmaster erstellen oder hinzufügen. Aber auch auf der Folie selbst können in der Folienansicht noch Formatierungen durchgeführt werden.
192
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Folien und der Folienmaster
Kapitel 8 Abbildung 8.3: Auf dem Folien master kann auch jede beliebige Datei oder Grafik einge fügt werden
Den Folienmaster verlassen Sie verlassen den Folienmaster, indem Sie dazu auf die Schaltfläche »Masteransicht schließen« klicken, die sich auf der Symbolleiste »Folienmasteransicht« befindet. Stattdessen können Sie aber auch einfach eines der Ansichtensymbole unten links oder eine Ansicht im Menü ANSICHT auswählen. In allen Fällen wird der Folienmaster geschlossen. Folien individuell gestalten Jede Folie kann immer ein individuelles Aussehen erhalten. Dazu müssen Sie nichts Besonderes einstellen, sondern einfach die Folie so gestalten, wie Sie es gerne hätten. Wenn Ihnen also das Format des Titels nicht gefällt, ändern Sie es einfach. Dazu stehen Ihnen alle Befehle aus dem Menü FORMAT zur Verfügung. Diese Änderung bezieht sich aber nur auf die aktuelle Folie, die Sie in der Normalansicht sehen. Soll die Änderung für alle Folien gelten, müssen Sie sie auf dem Folienmaster vornehmen. Folien ohne Hintergrundelemente Wenn Sie auf dem Folienmaster Hintergrundelemente oder ein Logo eingefügt haben, erscheinen diese Elemente auf allen Folien. Sie können diese Elemente in der Normalansicht aber nicht markieren und damit auch nicht entfernen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
193
Kapitel 8
Texte erfassen Und so entfernen Sie die Hintergrundelemente des Folienmasters auf einer Folie: 1.
Mit FORMAT/HINTERGRUND erscheint das entsprechende Dialogfeld.
2.
Klicken Sie auf das Kontrollfeld »Hintergrundbilder aus Master ausblenden«. Das Kontrollfeld befindet sich unten.
Abbildung 8.4: Das Dialogfeld »Hintergrund«
Mit der Schaltfläche »Übernehmen« wird das Dialogfeld geschlossen und die Elemente des Folienmasters verschwinden auf der aktuellen Folie. Wenn Sie die Schaltfläche »Für alle übernehmen« wählen, werden die Hintergrundelemente auf allen Folien entfernt. Folienmaster wieder zuweisen Es kann aber auch das Gegenteil eintreten. Sie haben die ganze Zeit an der Folie gearbeitet und dabei die Objekte auf der Folie und die Hintergrundfarbe der Folie so weit verunstaltet, dass Sie jetzt entscheiden, doch wieder den Folienmaster und dessen Formatierungen zu verwenden. Dieser Schritt ist natürlich ebenfalls möglich. Dabei müssen Sie aber unterschiedliche Befehle wählen, je nachdem, was Sie gerne wieder nach der Vorlage angepasst hätten. Und so werden Hintergrundfarbe und Schattierung des Folienmasters wieder verwendet: 1.
Mit FORMAT/HINTERGRUND erscheint das gleichnamige Dialogfeld.
2.
Klicken Sie auf das Listenfeld unter dem Folienbild und wählen Sie den Eintrag »Automatisch« aus.
Abbildung 8.5: Mit »Automatisch«, wird die Formatie rung aus dem Folienmaster verwendet
Die Folie wird neu formatiert und die Hintergrundfarben und Schattierungen des Folienmasters werden wieder angezeigt.
194
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Titelfolie und Titel einer Folie
Kapitel 8
Und so weisen Sie das Folienlayout erneut zu: 1.
Wählen Sie FORMAT/FOLIENLAYOUT oder wählen Sie den Eintrag »Folienlayout« im Listenfeld des Aufgabenbereichs aus. Die Folienlayouts erscheinen im Aufgabenbereich. Dort ist das ursprünglich verwendete Folienlayout bereits markiert.
2.
Klicken Sie auf das Listenfeld des Folienlayouts und wählen Sie den Eintrag »Layout neu anwenden« aus. Abbildung 8.6: Im Listenfeld zum Folienlayout kön nen Sie das Layout erneut anwenden
Titel, Textobjekt und die Platzhalter werden jetzt so formatiert, wie sie im Folienmaster formatiert sind. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie zum Beispiel den Titel auf der Folie verschoben haben und ihn wieder an die gleiche Stelle bekommen wollen wie auf allen anderen Folien. Es werden dabei nicht nur die Positionen der Objekte auf der Folie erneut zugewiesen, sondern auch die Formatierungen, die im Folienmaster festgelegt worden sind.
8.3
Titelfolie und Titel einer Folie
Die Titelfolie existiert zumeist nur einmal in der Präsentation. Anhand der Bezeichnung wird auch ersichtlich, dass die Titelfolie die erste Folie der Präsentation ist. Für die Titelfolie gibt es ein eigenes Folienlayout und einen eigenen Titelmaster. Wenn Sie eine neue Präsentation erstellen, fügt PowerPoint automatisch eine neue Folie mit dem Folienlayout »Titelfolie« ein. Abbildung 8.7 zeigt dies. Sie können in die beiden Platzhalter den Titel und gegebenenfalls den Untertitel der Präsentation eingeben. Falls Sie ein Logo der Firma oder Ihren Namen zusätzlich erscheinen lassen möchten, sollten Sie diese Elemente ruhig noch einfügen. Häufig sind ein kleines Firmenlogo und die Foliennummer als Bestandteile des Folienmasters bereits ausgewählt und erscheinen damit auf jeder Folie der Präsentation. Da diese Bestandteile aber auf der Titelfolie nicht gewünscht sind, kann für das Folienlayout »Titelfolie« festgelegt werden, dass es nicht dem Folienmaster folgt, sondern dem so genannten »Titelmaster«. Die Elemente des Folienmasters erscheinen damit nicht auf der Titelfolie.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
195
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.7: Eine neue Präsenta tion mit dem Folien layout »Titelfolie«
Weitere Informationen zum Titelmaster finden Sie in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«. Der Titel einer Folie Der Titel einer Folie ist ihre Überschrift. Fast jedes Folienlayout verfügt über einen Titel. Nur die Folienlayouts »Titelfolie« und »Leer« haben keinen Titel im Sinne einer Überschrift. Damit die Eingabe von Titel und Text in einer Folie deutlicher wird, zeigt Abbildung 8.8 eine Folie, die Sie als Übung im Zuge dieses Abschnitts erstellen können. Es wurde übrigens die Entwurfsvorlage »Kante« verwendet. Falls Sie Kapitel 3, »PowerPoint kennen lernen«, durchgearbeitet haben, kommt Ihnen die Folie sicherlich bekannt vor. Bevor Sie den Text einer Folie eingeben, finden Sie zunächst nur die beiden leeren Platzhalter auf der Folie. Abbildung 8.9 zeigt eine leere Folie, bei der das Folienlayout »Titel und Text« verwendet wurde. Sie sehen im Folienbereich auf der Folie die Platzhalter für den Titel und ein Textobjekt. Sie sind bereits formatiert und können den Text aufnehmen. Die Anweisung in den Platzhaltern fordert Sie ja auch zur Eingabe auf. In PowerPoint ist die Titeleingabe sogar ganz komfortabel gestaltet. Wenn Sie sich auf einer leeren Folie im Folienbereich befinden, können Sie direkt mit der Texteingabe beginnen. Sie müssen nicht erst auf den Platzhalter für den Titel klicken, um den Text einzugeben. PowerPoint vermutet, dass Sie stets 196
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Titelfolie und Titel einer Folie
Kapitel 8 Abbildung 8.8: Diese Folie wird Schritt für Schritt erstellt
Abbildung 8.9: Eine leere Folie mit den beiden Platz haltern in der Normalansicht
zunächst den Titel der Folie eingeben, und ordnet daher den Text automatisch dem Titel zu.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
197
Kapitel 8
Texte erfassen Und so geben Sie den Titel der Folie ein: 1.
Beginnen Sie direkt mit der Texteingabe für den Titel und geben Sie den folgenden Titel ein: Was will Kunst & Kultur?
Der Text wird automatisch in den Platzhalter für den Titel übertragen und der Mauszeiger verwandelt sich in eine blinkende Einfügemarke. 2.
Beenden Sie die Texteingabe. Klicken Sie dazu auf eine Stelle außerhalb des Titels und außerhalb des Textobjekts oder drücken Sie die (Esc)Taste.
Abbildung 8.10: So sieht die Folie nach der Eingabe des Titels aus
Der Platzhalter für den Titel wurde durch den richtigen Titel ersetzt. Formatiert wurde der Platzhalter für den Titel automatisch über den Titelbereich des Folienmasters. Dort können Sie festlegen, welche Textausrichtung gilt oder ob beispielsweise die Formatierung »Fett« gelten soll. In unserem Fall hat der Titeltext einen Schriftgrad von »42«. Sie erkennen dies, wenn Sie einmal auf eine beliebige Stelle im Titel klicken und diesen damit auswählen. Das Schriftgradfeld auf der Symbolleiste »Format« zeigt jetzt die Größe des Titels an. Wenn Sie den Text aus dem Titel entfernen, erscheint automatisch wieder der Platzhalter für den Titel. Sie können stattdessen aber auch den ganzen Titel entfernen, indem Sie ihn markieren und die (Entf)-Taste drücken.
198
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Textobjekte auf der Folie
Kapitel 8
Ist der Platzhalter für den Titel verschwunden, weil Sie versehentlich zweimal auf die (Entf)-Taste gedrückt haben? Keine Panik, über FORMAT/FOLIENLAYOUT erscheinen wieder die Folienlayouts im Aufgabenbereich. Klicken Sie dann einfach auf das entsprechende Folienlayout. Damit wird der Platzhalter für den Titel wieder eingefügt, das Textobjekt aber wie auf dem Folienmaster formatiert.
8.4
Textobjekte auf der Folie
Neben dem Titel gibt es einen weiteren Platzhalter für Text. Das Textobjekt ist ebenfalls bereits formatiert und wartet darauf, den Text aufzunehmen. Im Objektbereich auf dem Folienmaster ist wiederum festgelegt, wie der Text aussehen soll. Die Funktionsweise lässt sich am besten an einem Beispiel erklären. Folgen Sie dabei den Anweisungen und probieren Sie es aus. Sie werden die Funktionsmöglichkeiten der Textobjekte schnell schätzen lernen. Und so geben Sie Text in das Textobjekt auf der Folie ein: 1.
Markieren Sie das Textobjekt. Klicken Sie dazu mit der Maus auf das Textobjekt, um es auszuwählen. Es wird jetzt von einem Auswahlrahmen umgeben. Ein Kästchen als Aufzählungszeichen erscheint zusammen mit der blinkenden Einfügemarke.
2.
Geben Sie den folgenden Text ein: Verständnis für Kunst und Kultur fördern, (¢)-Taste Lokale Künstler bekannt machen, (¢)-Taste Veranstaltungen unterstützen,
3.
keine (¢)-Taste
Beenden Sie jetzt die Texteingabe. Klicken Sie dazu auf eine Stelle außerhalb des Titels und des Textobjekts oder drücken Sie die (Esc)Taste.
Die drei Textzeilen sind in das Textobjekt eingefügt und automatisch mit einem Aufzählungszeichen versehen worden. Ihre Folie sieht jetzt etwa wie in Abbildung 8.11 aus. Auch hier ist jetzt der Platzhalter für das Textobjekt verschwunden und durch den Text ersetzt worden. Der Text ist übrigens mit dem Schriftgrad »30« formatiert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
199
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.11: Die ersten drei Aufzählungs absätze sind bereits eingegeben
Um das Aufzählungszeichen im Textobjekt für einen Absatz oder für das gesamte Textobjekt auszuschalten, verwenden Sie dazu einfach das Symbol für AUFZÄHLUNGSZEICHEN auf der Symbolleiste »Format«. Ist das gesamte Textobjekt markiert, gilt Ihre Auswahl für alle Aufzählungszeichen im Objekt. Wenn Sie während der Texteingabe auf das Symbol klicken, gilt dies ab dem aktuellen Absatz. So können Sie das Aufzählungszeichen schnell hinzufügen oder entfernen. Die Texteingabe für das Textobjekt ist noch nicht beendet. Allerdings soll der weitere Text zum Teil etwas eingerückt sein. Wir haben bei der Eingabe vergessen, die Veranstaltungen aufzulisten, die der Verein unterstützen möchte. Dazu wird die Gliederungsfunktion genutzt, die im Textobjekt zur Verfügung steht. Es gibt dort insgesamt fünf Gliederungsebenen. Für die bisher eingegebenen Absätze haben Sie jeweils die oberste Ebene verwendet; jetzt kommt auch die zweite Ebene zum Einsatz. Und so geht es mit der Texteingabe weiter: 1.
Klicken Sie im Textobjekt hinter »Veranstaltungen unterstützen«, um dort die Einfügemarke zu platzieren. Das Textobjekt ist wieder vom Auswahlrahmen umgeben und die Einfügemarke erscheint am Ende des zweiten Absatzes.
2.
Drücken Sie nun die (¢)-Taste und direkt danach die (ÿ_)-Taste. Zwischen dem zweiten und dem dritten Absatz wird ein neuer, leerer
200
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Textobjekte auf der Folie
Kapitel 8
Absatz eingefügt und dieser wird direkt tiefergestuft. Das Aufzählungszeichen ist ein kleineres Kästchen. Abbildung 8.12 zeigt dies. Abbildung 8.12: Ein neuer Absatz ist eingefügt und tiefergestuft
3.
Geben Sie den weiteren Text ein, wobei Sie jeweils danach die (¢)Taste drücken: Konzerte und Festivals Ausstellungen in Museen und Galerien Musik-Akademien für alle Altersgruppen
Ihre Folie sollte nun so wie in Abbildung 8.13 aussehen, wobei die Einfügemarke immer noch hinter dem letzten Aufzählungszeichen blinkt. Falls Sie sich verschrieben haben, bewegen Sie die Einfügemarke auf die entsprechende Stelle und korrigieren Sie den Fehler. Doppelklicken markiert das ganze Wort und mit der (Entf)-Taste kann das Wort entfernt und danach durch ein anderes ersetzt werden. Wir haben gerade eben die schnelle Variante der Texterfassung verwendet. Um einen Absatz eine Gliederungsebene tieferzustufen, können Sie auch das Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format« verwenden. Die (ÿ_)-Taste funktioniert schneller, die Einfügemarke muss sich dabei aber immer am Anfang eines Absatzes befinden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
201
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.13: Die Folie nimmt Gestalt an
Die Texteingabe im Textobjekt ist sehr einfach. Durch die Formatierung erhält der Text automatisch ein einheitliches Aussehen. Mit den festgelegten Einzugsebenen können Sie einen strukturierten Text eingeben. Mit jedem Drücken der (¢)-Taste erhalten Sie einen neuen Absatz in der gleichen Gliederungsebene. Welche Aufzählungszeichen zum Einsatz kommen, wird wie immer auf dem Folienmaster festgelegt. Den Absatz eine Ebene höherstufen Sie haben gesehen, wie ein Absatz eine Ebene tiefergestuft werden kann. Der umgekehrte Weg ist auch möglich und funktioniert genauso. Und so stufen Sie den Absatz eine Stufe höher: 1.
Die Einfügemarke blinkt immer noch hinter dem Aufzählungszeichen. Wenn nicht, klicken Sie einfach an diese Stelle.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für EINZUG VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format«. Der Absatz wird um eine Ebene nach oben befördert.
3.
Geben Sie Kulturelle Vielfalt in der Region erhalten ein (keine (¢)Taste!).
Klicken Sie abschließend auf eine freie Stelle auf der Folie. Damit ist die Texteingabe beendet. Die Folie sollte der Abbildung 8.14 entsprechen.
202
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Freier Text
Kapitel 8 Abbildung 8.14: Die Folie mit unterschiedlichen Gliederungsebenen ist erstellt
Durch das Höherstufen ändern sich gleichzeitig die Schriftgröße und/oder die Formatierung. Das Aufzählungszeichen wird der neuen Gliederungsebene angepasst. Über die oberste Ebene des Textobjekts hinaus kann ein Absatz aber nicht bewegt werden. Falls Sie durch das Drücken der (¢)-Taste einen weiteren Absatz erhalten haben, den Sie nicht benötigen, können Sie diesen Umbruch auch wieder entfernen. Sie müssen dann nur die (æ__)-Taste drücken. Der Absatz wird entfernt und die Einfügemarke befindet sich hinter dem vorherigen Absatz. Wenn Sie sich am Anfang eines tiefergestuften Absatzes befinden und noch keinen Text eingegeben haben, kann der Absatz mit (ª) + (ÿ_) eine Ebene höhergestuft werden.
8.5
Freier Text
Mit dem Titel und dem Textobjekt allein können Sie nicht alles machen, was auf den Folien erstellt werden muss. Die Textobjekte eignen sich für strukturierten Text oder für eine Aufzählung. Für Kommentare oder Hinweise auf der Folie sind sie jedoch denkbar ungeeignet. Manchmal benötigen Sie an einem beliebigen Platz auf der Folie einfach einen weiteren Text. Mit dem Symbol für TEXTFELD auf der Symbolleiste »Zeichnen« wird immer ein freier Text eingegeben, es sei denn, Sie klicken dann auf den Titel
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
203
Kapitel 8
Texte erfassen oder auf ein Textobjekt. Anschließend geben Sie keinen freien Text ein, sondern einen Titel beziehungsweise den Text eines Textobjekts. Die Platzhalter werden dann entsprechend aktiviert. Klicken Sie also auf eine leere Stelle auf der Folie. Und so erstellen Sie einen freien Text: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für TEXTFELD auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Ihr Mauszeiger ähnelt einem umgedrehten »t«.
2.
Legen Sie den Anfangspunkt für den Text fest. Bewegen Sie den Mauszeiger dazu nach unten in die Mitte und klicken Sie dort, um die Einfügemarke an dieser Stelle zu platzieren.
3.
Geben Sie den Text Stand: Januar 2004 ein. Beenden Sie die Texteingabe. Klicken Sie dazu an einer beliebigen freien Stelle auf der Folie oder drücken Sie die (Esc)-Taste.
Abbildung 8.15: Auch ein anderer Text kann als freier Text eingegeben werden
Falls Sie die Texteingabe mit der (Esc) -Taste beendet haben, ist der Text automatisch markiert und von dem Auswahlrahmen mit den acht Größenziehpunkten und dem grünen Drehpunkt umgeben. Sie können diesen Text wie den Titel oder das Textobjekt bearbeiten. Wenn Sie weiteren Text hinzufügen wollen, klicken Sie einfach in das neu entstandene Textobjekt.
204
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Text kopieren und einfügen
Kapitel 8
Rechtecke und Formen lassen sich auch mit Text versehen. Wie das geht, sehen Sie in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
8.6
Text kopieren und einfügen
Ein Text aus der Zwischenablage kann natürlich ebenfalls in einen Titel, ein Textobjekt oder in einen freien Text eingefügt werden. Die Funktionsweise unterscheidet sich dabei nicht von anderen Programmen. Sie können übrigens auch komplette Gliederungen aus Microsoft Word einfügen. Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«, geht darauf später noch ein. Jetzt geht es aber um Text, den Sie von einer anderen Folie oder von einer anderen Anwendung in die Zwischenablage kopiert haben. Wenn Sie zum Beispiel einen Titel kopieren, müssen Sie zwei Fälle unterscheiden: Sie können den ganzen Titel, also das Objekt »Titel«, kopieren. Sie kopieren den Text des Titels. Einen ganzen Titel kopieren Sie, indem Sie zunächst in den Titel und dann auf den Auswahlrahmen klicken. Das Titelobjekt ist markiert und neben dem Auswahlrahmen erscheinen die Größenziehpunkte und der grüne Drehpunkt. Jetzt müssen Sie nur noch BEARBEITEN/K OPIEREN wählen. Wenn Sie später die Kopie einfügen, wird der Titel komplett als Objekt eingefügt. Etwas anders sieht es aus, wenn Sie den Text des Titels kopieren und einfügen. Dann wird der Text beziehungsweise auch nur ein Teil des Textes markiert und eingefügt. Und so kopieren Sie einen Text und fügen ihn ein: 1.
Markieren Sie den zu kopierenden Text. Klicken Sie direkt auf das erste Wort, das kopiert werden soll, und ziehen Sie die Maus über den Text.
2.
Kopieren Sie den Text mit BEARBEITEN/KOPIEREN oder mit der Tastenkombination (Strg) + (C).
3.
Markieren Sie das Textobjekt, in das der Text eingefügt werden soll.
4.
Fügen Sie den Text aus der Zwischenablage ein. Wählen Sie dazu BEARBEITEN/EINFÜGEN oder verwenden Sie die Tastenkombination (Strg) + (V).
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
205
Kapitel 8
Texte erfassen Wenn Sie einen Text kopieren, können Sie ihn auch direkt ohne Markierung einfügen. PowerPoint fügt in diesem Fall den Text in ein eigenes Textobjekt ein und stellt es in die Mitte der Folie. Wichtig beim Einfügen in ein bestehendes Objekt ist, dass die Einfügemarke dort bereits platziert ist. Es reicht nicht, nur das Textobjekt oder den Titel zu markieren. Sie müssen mit der Einfügemarke angeben, wo der Text eingefügt werden soll. Die Zwischenablage Seit Microsoft Office 2000 verfügt die Zwischenablage über mehrere Speicher. Während früher genau ein Objekt oder ein Text in die Zwischenablage kopiert werden konnte, können nun bis zu 24 Objekte in die Zwischenablage kopiert werden. Ist mehr als ein Objekt oder Text kopiert, so wird im Aufgabenbereich automatisch die Zwischenablage angezeigt. Abbildung 8.16 zeigt die Zwischenablage. Zuvor sind zwei Wörter aus der Folie nacheinander kopiert worden.
Abbildung 8.16: Der Aufgaben bereich zeigt den Inhalt der Zwischenablage
Über die Schaltfläche »Alle einfügen« im Aufgabenbereich werden alle Inhalte der Zwischenablage auf einmal eingefügt, obwohl diese Inhalte zuvor von verschiedenen Quellen kopiert sein können. Über die Schaltfläche »Alles löschen« wird der gesamte Inhalt der Zwischenablage gelöscht. Über BEARBEITEN/OFFICE-ZWISCHENABLAGE oder den Eintrag »Zwischenablage« aus dem Listenfeld des Aufgabenbereichs können Sie die Zwischenablage zu jeder Zeit öffnen. Sie wird dann im Aufgabenbereich angezeigt. Über die Schaltfläche »Optionen« in Aufgabenbereich können Sie weitere Einstellungen für die Zwischenablage vornehmen.
206
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Text recherchieren und ersetzen
Kapitel 8
Wenn Sie jedoch nur einen Inhalt der Zwischenablage auf der Folie einfügen wollen, dann müssen Sie lediglich auf den entsprechenden Eintrag in der Liste im Aufgabenbereich klicken. Dieser wird dann entweder als eigenes Textobjekt auf der Folie eingefügt, wenn Sie zuvor nichts markiert haben, oder hinter der blinkenden Einfügemarke eingefügt. Über das Listenfeld, das sich hinter jedem Inhalt der Zwischenablage befindet, können Sie mithilfe des Eintrags »Löschen« den aktuellen Inhalt aus der Zwischenablage entfernen. Falls sich noch andere Inhalte in der Zwischenablage befinden, bleiben diese erhalten.
8.7
Text recherchieren und ersetzen
PowerPoint verfügt über eine sehr komfortable Funktion, wenn es darum geht, einen bestehenden Text durch einen anderen zu ersetzen. Damit ist nicht das Überschreiben per Hand gemeint, sondern eine Funktion, die verwandte Begriffe sucht und findet. Die Funktion wird oftmals auch Thesaurus genannt. Und so können Sie recherchieren: 1.
Markieren Sie ein Wort oder einen Ausdruck auf der Folie, beispielsweise das Wort »Veranstaltungen«.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für RECHERCHIEREN auf der Symbolleiste »Standard«. Im Aufgabenbereich erscheint die Registerkarte »Recherchieren«.
3.
Klicken Sie auf das Symbol für SUCHE STARTEN – der grüne Pfeil nach rechts. Abbildung 8.17 zeigt dies. Abbildung 8.17: Der grüne Pfeil startet die Suche
Danach wird die Suche in den Nachschlagewerken gestartet. Abbildung 8.18 zeigt das Ergebnis der Suche im Aufgabenbereich. Wenn Sie einen Begriff tauschen wollen, dann können Sie über das Listenfeld unter dem Begriff mit dem Befehl EINFÜGEN den Begriff tauschen und mit KOPIEREN den gefundenen Begriff zusätzlich einfügen. In welchen Nachschlagewerken gesucht wird, können Sie übrigens über das Listenfeld unter dem Suchbegriff im Aufgabenbereich festlegen. Welche
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
207
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.18: Im Aufgaben bereich werden die gefundenen Begriffe angezeigt
Nachschlagewerke zur Verfügung stehen, ist von der Programmversion und der aktuellen Installation abhängig. Abbildung 8.19: Diese Nachschlage werke stehen zur Verfügung
Mit der Funktion des Recherchierens können übrigens auch Übersetzungsbegriffe gefunden werden, sofern entsprechende Nachschlagewerke über Microsoft Office installiert wurden. Recherche-Optionen Über den Befehl »Recherche-Optionen« unten im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Recherche« wird das Dialogfeld »Recherchier-Optionen« geöffnet. Hier können Sie die Nachschlagewerke verwalten, aktivieren und hinzufügen. Dazu stehen Ihnen die entsprechenden Schaltflächen zur Verfügung.
208
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich
Kapitel 8 Abbildung 8.20: Hier werden die Nachschlagewerke verwaltet
8.8
Die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich
Neben der Eingabe von Text im Folienbereich kann Text auch in einer ganz anderen Ansicht, der Gliederungsansicht, eingegeben werden. Die Gliederungsansicht unterscheidet sich erheblich vom Folienbereich. Während im Folienbereich genau eine Folie zu sehen ist, werden in der Gliederungsansicht alle Folien nacheinander dargestellt. Der Bildschirm zeigt dabei natürlich nur einen Teilausschnitt der Präsentation, aber im Prinzip werden alle Folien angezeigt. »Alle Folien« ist nicht ganz korrekt. Es muss heißen: »Alle Texte der Folien« und auch das ist noch nicht ganz richtig. Es werden alle vorhandenen Titel und Textobjekte angezeigt. Freie Texte auf einer Folie sind in der Gliederungsansicht nicht zu sehen. Das Konzept wird deutlicher, wenn Sie sich einmal eine bestehende Präsentation betrachten. Abbildung 8.21 zeigt zwei Folien in der Gliederungsansicht des Übersichtsbereichs. Sie gelangen in die Gliederungsansicht, indem Sie im Übersichtsbereich auf die Registerkarte »Gliederung« klicken. Auf der Registerkarte ist entweder der Text »Gliederung« oder ein entsprechendes Symbol für eine Gliederung zu finden. Der Zusammenhang wird bei genauer Betrachtung schnell deutlich. Die Folien werden untereinander in der Ansicht angezeigt. Die Foliennummer erkennen Sie an der Zahl, die auf der linken Seite zu sehen ist. Neben der Zahl befindet sich ein kleines Foliensymbol. Dieses Symbol deutet an, wo eine neue Folie beginnt. Gleichzeitig wird die aktuelle Folie im Folienbereich vergrößert dargestellt. Die aktuelle Folie in der Gliederungsansicht erkennen Sie immer an dem dunkel hinterlegten Foliensymbol und an der blinkenden Einfügemarke. Falls Sie etwas in der Gliederungsansicht markiert haben, erkennen Sie die aktuelle Folie am dunkel hinterlegten Text.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
209
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.21: Die Gliederungs ansicht zeigt zwei Folien untereinander
Der Titel der Folie befindet sich direkt neben dem Foliensymbol. Dieser Text entspricht dem Titelobjekt auf der Folie. Der darunter liegende Text ist der Text eines Textobjekts, wie Sie es von dem Folienlayout »Titel und Text« her kennen. Die unterschiedlichen Gliederungsebenen sind in der Gliederungsansicht ebenfalls sichtbar und durch die eingezogenen Ebenen gut zu erkennen. Bei dem Folienlayout mit den zwei Textobjekten erscheint zusätzlich ein kleiner Kasten mit einer Zahl, die andeutet, dass Sie einen Text in einen der beiden Textkästen eingeben. Sie sehen damit auf einem Blick, welcher Text auf den Folien eingegeben wurde und auf welcher Ebene er sich befindet. Angezeigt werden Titel und Textobjekte. Ein Text, den Sie mit dem Symbol für TEXTFELD eingegeben haben, wird nicht angezeigt. Der entscheidende Vorteil der Gliederungsansicht besteht in der Möglichkeit, schnell einen Text einzugeben. Sie können in dieser Ansicht den Text Ihrer Folien nacheinander eintippen und müssen keine Folien manuell einfügen, denn sie werden automatisch hinzugefügt. Sie können in dieser Ansicht aber weder freien Text erfassen noch Diagramme oder andere Objekte einfügen.
210
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
In der Gliederungsansicht arbeiten
Kapitel 8
Auf der Symbolleiste »Gliederung« befinden sich weitere Symbole, die Sie bei der Arbeit in der Gliederungsansicht unterstützen. Sie erhalten die Symbolleiste über ANSICHT/S YMBOLLEISTEN/GLIEDERUNG.
8.9
In der Gliederungsansicht arbeiten
Es ist wenig sinnvoll, die Funktionsweise der Gliederungsansicht erst theoretisch vorzustellen. Verständlich werden die Funktionen am besten, wenn Sie einfach ein paar Zeilen eintippen und das folgende Beispiel nachvollziehen. Sie werden dann sehen, wie einfach das alles ist. Als Ausgangspunkt nehmen wir in diesem Beispiel eine neue Präsentation mit der Entwurfsvorlage »Kante« in der Normalansicht. Als Folienlayout verwenden wir »Titel und Text«. Im Übersichtsbereich ist die Registerkarte »Gliederung« zu sehen. Ferner haben wir die Symbolleiste »Gliederung« eingeblendet, die Einfügemarke blinkt in der Gliederungsansicht. Abbildung 8.22 zeigt die neue Präsentation. Abbildung 8.22: Eine neue leere Präsentation mit einer Folie
In der Gliederungsansicht wird der Text der ersten Folie angedeutet und in der Mitte im Folienbereich sehen Sie die dazugehörige Folie. Neben dem Foliensymbol blinkt zumeist auch schon die Einfügemarke und Sie können direkt einen Text eingeben. Der Text neben dem Foliensymbol ist der Titel.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
211
Kapitel 8
Texte erfassen Und so geben Sie den Titel für die erste Folie ein: 1.
Geben Sie den Text Highlights aus dem letzten Jahr ein.
2.
Drücken Sie die (¢)-Taste.
Der Text erscheint direkt neben dem Foliensymbol und PowerPoint fügt automatisch eine weitere Folie ein. Abbildung 8.23 zeigt den Bildschirmausschnitt. Abbildung 8.23: Die Gliederungs ansicht nach der ersten Eingabe
Durch das Drücken der (¢)-Taste nach der Texteingabe wurde automatisch eine weitere Folie, die Folie 2, eingefügt. Lassen Sie sich dadurch nicht durcheinander bringen. PowerPoint bleibt bei der Texteingabe immer auf der gleichen Gliederungsebene, wenn Sie die (¢)-Taste drücken. Da wir uns hier auf der Titelebene befinden, wird entsprechend eine neue Titelebene eingefügt, und damit ist automatisch eine neue Folie verbunden. PowerPoint verhält sich in jeder Gliederungsebene gleich. Sie könnten jetzt sofort den Titel der zweiten Folie eingeben. Aber zunächst wird noch Text zur ersten Folie hinzugefügt. Sie können die Größe der Gliederungsansicht verändern, indem Sie den rechten Rand des Fensters mit der Maus verschieben. Darüber hinaus gilt das Listenfeld »Zoom« auf der Symbolleiste »Standard« immer für das Fenster, in dem sich gerade die Einfügemarke befindet. Damit können Sie auch die Größe der Anzeige in der Gliederungsansicht ändern. Gliederungsebene ändern Wir werden nun die Gliederungsebene ändern und weiteren Text auf der Folie 1 eingeben. Sie werden sehen, dass dadurch automatisch die Folie 2 verschwindet. Ihre Einfügemarke befindet sich noch neben dem Foliensymbol der Folie 2. Klicken Sie auf das Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format« oder drücken Sie die (ÿ_)-Taste. Jetzt wird die Einfügemarke etwas nach oben geschoben und die Einzugsebene geändert. Gleichzeitig erhalten Sie das für diese Gliederungsebene vorgesehene Aufzählungszeichen. Damit sind Sie auf der obersten Ebene des Textobjekts angelangt.
212
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
In der Gliederungsansicht arbeiten
Kapitel 8
Und so geben Sie den weiteren Text ein: 1.
Klassik-Openair im Schlosshof
Drücken Sie die (¢)-Taste. 2.
Gelungene Veranstaltungen
Drücken Sie nicht die (¢)-Taste. Abbildung 8.24 zeigt den Bildschirmausschnitt nach dieser Eingabe. Abbildung 8.24: Die Gliederungsan sicht enthält zwei weitere Absätze
Nun werden drei Unterpunkte zu den Veranstaltungen aufgezählt. Dazu müssen Sie wieder die Gliederungsebene wechseln. Und so geht es weiter: 1.
Die Einfügemarke blinkt noch hinter »Gelungene Veranstaltungen«. Drücken Sie die (¢)-Taste. Sie erhalten einen dritten Absatz mit einem Aufzählungszeichen.
2.
Wechseln Sie wieder eine Gliederungsebene nach unten. Klicken Sie auf das Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format«. Die Ebene wird wieder eingezogen und Sie befinden sich nun in der zweiten Gliederungsebene des Textobjekts.
3.
Geben Sie die Unterpunkte jeweils gefolgt von der (¢)-Taste ein: Kunst zwischen den Jahren Konzertreihe für Blues und Jazz Architektur im neuen Jahrtausend
Nachdem Sie die weiteren Punkte eingegeben haben, sollte das Ganze etwa wie in Abbildung 8.25 aussehen. Gliederungsebene höherstufen Jetzt folgen noch zwei Absätze. Dazu wird die Gliederungsebene höhergestuft, damit wir wieder auf der gleichen Ebene sind wie bei den vorangegangenen Punkten. Durch das Drücken der (¢)-Taste ist schon ein weiterer Absatz vorhanden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
213
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.25: Drei Unterpunkte wurden in der Gliederungsansicht hinzugefügt
Und so geht es weiter: 1.
licken Sie auf das Symbol für EINZUG VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format«, damit die aktuelle Zeile eine Stufe nach oben gesetzt wird.
2.
Geben Sie folgenden Text ein: Rundreisen
Drücken Sie diesmal nicht die (¢)-Taste. Die Folie ist nun fertig gestellt. Abbildung 8.26 zeigt sie. Abbildung 8.26: Alle Texte sind in der Gliederungsan sicht eingegeben, die Folie ist fertig
Der Folienbereich zeigt Ihnen, wie die Folie tatsächlich aussieht. Während wir den Text in der Gliederungsansicht eingegeben haben, wurde der Text gleichzeitig in die Platzhalter der Folie geschrieben, was Sie sicherlich bemerkt haben. 214
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
In der Gliederungsansicht arbeiten
Kapitel 8
Es gelten hier die gleichen Schnelltasten wie im Folienbereich. Mit der (ÿ_)Taste wird der Absatz tiefer- und mit der Tastenkombination (ª) + (ÿ_) höhergestuft. Dabei ist es aber in der Gliederungsansicht völlig egal, ob sich die Einfügemarke am Anfang der Zeile befindet oder nicht. Die (ÿ_) -Taste wirkt dort immer als Gliederungstabulator und nicht als Texttabulator. Die Vorgehensweise in der Gliederungsansicht ist weitestgehend mit der Texteingabe im Folienbereich identisch. Sie können mit den Symbolen für EINZUG VERGRÖSSERN und EINZUG VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format« die Gliederungsebenen ändern und schnell Ihren Text eingeben. Der Text ist auf den verschiedenen Gliederungsebenen unterschiedlich formatiert. Microsoft hat seit PowerPoint 2002 die Bezeichnungen geändert. Auf der Symbolleiste »Gliederung« finden Sie die Symbole für TIEFERSTUFEN (Pfeil nach rechts) und HÖHERSTUFEN (Pfeil nach links). Die Funktion dieser beiden Symbole ist identisch mit dem Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN und EINZUG VERKLEINERN, obwohl die Symbole unterschiedlich aussehen. Neue Folie Mit den Symbolen für EINZUG VERKLEINERN und EINZUG VERGRÖSSERN können Sie fast alles in der Gliederungsansicht machen. Jedes Mal, wenn Sie die (¢)-Taste drücken, wird ein neuer Absatz eingefügt. Dabei wird stets die Gliederungsebene beibehalten. Wenn Sie sich also auf der Titelebene befinden, wird automatisch eine neue Folie eingefügt. Sind Sie im Textobjekt, dann wird ein Absatz der aktuellen Ebene eingefügt. Dennoch können Sie auch mit EINFÜGEN/NEUE FOLIE oder mit dem Symbol für NEUE FOLIE eine neue Folie unter der gerade aktuellen Folie einfügen. Folie löschen Eine Folie können Sie mit BEARBEITEN/FOLIE LÖSCHEN entfernen. Sie können aber auch die gewünschte Folie markieren, indem Sie auf das Foliensymbol klicken. Dann erscheint der gesamte Text der Folie in der Gliederungsansicht schwarz hinterlegt und mit der (Entf) -Taste wird die Folie ebenfalls gelöscht. Da in der Gliederungsansicht nur die Texte des Titelobjekts und des Textobjekts sichtbar sind, müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht versehentlich andere Objekte wie Rechtecke, freie Texte oder Diagramme beim Löschen entfernen. Sie sehen zwar auf der Folie im Folienbereich, was alles auf der Folie vorhanden ist, trotzdem warnt PowerPoint in diesem Fall, wie Abbildung 8.27 es zeigt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
215
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.27: PowerPoint warnt Sie vor möglichen Verlusten
Tabulatoren in der Gliederungsansicht Sie können in der Gliederungsansicht auch Tabulatoren verwenden. Allerdings funktioniert die (ÿ_) -Taste hier nur als Gliederungstabulator, mit dem Sie den aktuellen Absatz tieferstufen beziehungsweise mit der Tastenkombination (ª) + (ÿ_) höherstufen. Um einen echten Texttabulator zu verwenden, müssen Sie stattdessen die Tastenkombination (Strg) + (ÿ_) verwenden. Dann wird der nächste Tabstopp angesprungen. Die Tabstopps können Sie aber in der Gliederungsansicht nicht setzen, da das Lineal hier nicht angezeigt werden kann. Dies muss im Folienbereich geschehen. Stattdessen können Sie auch leicht über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste in der Gliederungsansicht mit TABSTOPP EINFÜGEN einen solchen verwenden.
8.10
Umstellung der Gliederung
Die schnelle Texteingabe ist nicht der einzige Vorteil, den die Gliederungsansicht zu bieten hat. Im Gegensatz zum Folienbereich haben Sie dort die Möglichkeit, die Reihenfolge der Folien zu verändern. Aber was noch viel wichtiger ist, Sie können aus einer Folie zwei Folien machen und zwei Folien zu einer Folie zusammenfassen. 216
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Umstellung der Gliederung
Kapitel 8
Aus einer Folie zwei Folien machen Die Gliederungsansicht bietet einen nahtlosen Übergang zwischen Titel und Textobjekt. Durch das Ändern der Gliederungsebene wird aus der Titelebene ein Absatz des Textobjekts. Sie haben das im vorangegangenen Beispiel gesehen. Dieses Vorgehen müssen Sie nun einfach konsequent anwenden, dann können Sie aus einer Folie zwei machen. Abbildung 8.28 zeigt nochmals die erste Folie. Abbildung 8.28: Die Einfügemarke befindet sich vor der Zeile »Gelungene Veranstaltungen«
Platzieren Sie nun die Einfügemarke wie in Abbildung 8.25 vor »Gelungene Veranstaltungen«, denn dieser Absatz soll auf eine neue Folie. Und so teilen Sie die Folie in zwei Folien: 1.
Drücken Sie die (¢)-Taste, um einen weiteren Absatz einzufügen.
2.
Bewegen Sie die Einfügemarke nach oben in den gerade eingefügten (noch leeren) Absatz.
3.
Klicken Sie auf das Symbol für EINZUG VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format« oder drücken Sie die Tastenkombination (ª) +(ÿ_). Geben Sie nun als Titel Weitere Highlights ein.
Durch das Höherstufen wurde der neue Absatz aus dem Textobjekt heraus auf die Titelebene befördert. Gleichzeitig ist mit der Titelebene auch eine neue Folie verbunden. Sie erkennen dies daran, dass neben dem Absatz die
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
217
Kapitel 8
Texte erfassen Foliennummer 2 und das Foliensymbol erscheinen. Abbildung 8.29 zeigt dies.
Abbildung 8.29: Ein neuer Absatz wurde hochgestuft und mit einem Titel versehen zu einer neuen Folie
Mit dieser Methode können Sie die Folien schnell und bequem neu aufteilen und müssen nicht Teile des Textes kopieren und auf anderen Folien wieder einfügen. Sie hätten sich auch einen Arbeitsschritt sparen können, wenn Sie den Absatz direkt nach »Klassik-Openair im Schlosshof« eingefügt hätten. Dann müssen Sie die Einfügemarke nicht nach oben bewegen, da Sie sich bereits im richtigen Absatz befinden. Folien zusammenfassen Wie Folien zusammengefasst werden, können Sie sich vermutlich denken. Auch diese Aufgabe wird über die Gliederungsebenen gelöst. Immer dann, wenn Sie die Titelebene tieferstufen, wird der aktuelle Text der Titelebene zu einem Absatz im vorangehenden Textobjekt. Jede Folie hat aber einen Titel, zumindest in der Gliederungsansicht. Durch das Tieferstufen rutscht nun der gesamte Text unter den darüber liegenden Text und verschmilzt so mit dessen Textobjekt, sofern eines vorhanden ist.
218
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Umstellung der Gliederung
Kapitel 8
Und so fassen Sie Folien zusammen: 1.
Bewegen Sie die Einfügemarke in den Titel der Folie, die Sie mit der darüber liegenden Folie verschmelzen wollen.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für EINZUG VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format«. Die Titelebene wird tiefergestuft und dieser Absatz wird mit den darunter liegenden Absätzen an die darüber liegende Folie angehängt.
Löschen Sie jetzt noch den Absatz, der den Titeltext enthält. Damit haben Sie die beiden Folien endgültig verbunden. Bei dieser Aktion werden aber alle Objekte der unteren Folie wie ClipArts oder Diagramme gelöscht. Es wird nur der Text nach oben auf die darüber liegende Folie übertragen. Die Gliederungsansicht zeigt Ihnen nicht an, ob der Text noch auf der Folie Platz hat oder nicht. Dies sehen Sie erst, wenn Sie die Folie im Folienbereich betrachten. Folien oder Absätze umstellen In der Gliederungsansicht können Sie auch Absätze und Folien verschieben. Damit wird einerseits die Reihenfolge der Folien geändert, andererseits werden einzelne Absätze auf andere Folien verschoben. Und so ändern Sie die Reihenfolge der Folien: 1.
Markieren Sie die Folie, die Sie verschieben möchten. Klicken Sie dazu auf das Foliensymbol am linken Rand. Die gesamte Folie wird dann markiert und dunkel hinterlegt. Abbildung 8.30 zeigt dies für die Folie 2.
2.
Klicken Sie mehrfach auf das Symbol für NACH OBEN auf der Symbolleiste »Gliederung«. Die Folie wird dann absatzweise nach oben verschoben.
Mit dieser Methode können Sie Folien umstellen. Einfacher geht dies aber sicherlich auf der Folienübersicht im Übersichtsbereich (also auf der anderen Registerkarte). Abbildung 8.31 zeigt die Folie 2 nach dem Verschieben nun ganz oben. Mit den Symbolen für NACH OBEN und NACH UNTEN auf der Symbolleiste »Gliederung« können Sie aber nicht nur ganze Folien verschieben, sondern auch einzelne Absätze. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Reihenfolge der Absätze im Textobjekt zu ändern. Dazu muss sich die Einfügemarke nur in dem Absatz befinden, den Sie umstellen möchten. Sie können dann den
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
219
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.30: Die zweite Folie ist markiert und schwarz hinterlegt
Abbildung 8.31: Die Folie 2 ist nach dem Verschieben oben zu finden
Absatz durch Klicken auf das entsprechende Symbol nach oben oder nach unten bewegen.
220
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Umstellung der Gliederung
Kapitel 8
Sie sind dabei nicht auf die aktuelle Folie beschränkt, denn der Absatz kann auch über die Folie hinaus auf andere Folien bewegt werden. Die Gliederungsebene bleibt dabei erhalten. Sie können also einen Absatz über die Folien hinweg verschieben und einer anderen Folie »hinzufügen«. Mit dieser Methode kann aber keine neue Folie eingefügt werden. Absätze mit der Maus bearbeiten Sie können statt der Gliederungssymbole auf den Symbolleisten auch die Maus verwenden, wenn Sie einen Absatz höher- oder tieferstufen beziehungsweise nach oben oder nach unten verschieben wollen. Jedes Mal, wenn Sie die Maus über ein Aufzählungszeichen bewegen, erscheint der Mauszeiger für kurze Zeit als Vierfachpfeil. Dieser Vierfachpfeil deutet an, dass Sie entweder den aktuellen Absatz mit der Maus höherbeziehungsweise tieferstufen oder ihn nach oben oder nach unten schieben können. Und so ändern Sie die Gliederung mit der Maus: 1.
Bewegen Sie die Maus auf das Aufzählungszeichen des Absatzes, den Sie verschieben möchten, so dass der Vierfachpfeil erscheint. Klicken Sie mit der Maus, um den Absatz zu markieren Abbildung 8.32: Der Vierfachpfeil erscheint über dem Aufzählungszeichen
2.
Ziehen Sie nun mit gedrückter Maustaste den Absatz entweder nach links, um diesen Absatz hochzustufen, nach rechts, um ihn tieferzustufen, nach oben, um ihn nach oben zu verschieben, oder nach unten, um ihn nach unten zu verschieben. Wenn Sie jetzt die Maus ziehen, während Sie die Maustaste gedrückt halten, erscheinen ein Zweifachpfeil und ein Strich (horizontal oder vertikal), um zu zeigen, wo der Absatz platziert wird.
3.
Lassen Sie die Maus los, wenn die gewünschte Stelle erreicht ist.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
221
Kapitel 8
Texte erfassen Der Absatz wird an der neuen Stelle eingefügt und gegebenenfalls neu formatiert, wenn sich die Gliederungsebene geändert hat.
8.11
Weitere Funktionen in der Gliederungsansicht
Auf der Symbolleiste »Gliederung« finden sich noch weitere Symbole, die erwähnt werden sollen. Sie dienen dazu, die Ansicht in der Gliederungsansicht zu verändern oder einzuschränken. Damit können Sie steuern, wie viel Sie dort sehen. Viel wichtiger als die Anzeige ist allerdings der Ausdruck der Gliederung. Dazu müssen Sie wissen, dass die Gliederung genau so ausgedruckt wird, wie Sie den Text gerade in der Ansicht sehen. Daher stehen Ihnen noch weitere Symbole zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie das Aussehen der Gliederung verändern können. Ohne Formatierung Durch Deaktivieren des Symbols für FORMATIERUNG ANZEIGEN auf der Symbolleiste »Gliederung« können Sie alle gewählten Formatierungen des Textes zeitweise entfernen und sich den Text ohne Fettschrift, Kursivschrift oder unterschiedliche Schriftarten betrachten. Wenn Sie das Symbol für FORMATIERUNG ANZEIGEN wieder aktivieren, sehen Sie erneut alle zugewiesenen Textformatierungen und Schriftarten. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn Sie die Gliederungsübersicht drucken möchten. Der Ausdruck orientiert sich, wie erwähnt, immer an der aktuellen Darstellung der Gliederungsansicht. Nur Titel anzeigen Sie können mit Symbolen für einzelne oder für alle Folien festlegen, dass nur deren Titel angezeigt wird. Damit können Sie die Textobjekte der Folien zeitweise ausblenden und erhalten nur noch deren Titel in der Übersicht. Wenn Sie nun die Gliederungsansicht ausdrucken, erhalten Sie eine Schnellübersicht über alle Folien der Präsentation und ihre Foliennummern. Mit dem Symbol für ALLE EBENEN REDUZIEREN auf der Symbolleiste »Gliederung« werden die Textobjekte aller Folien in der Präsentation unterdrückt. Sie erkennen dies daran, dass unter dem Titel jetzt eine gewellte Linie erscheint. Diese Linie bedeutet, dass auf der Folie noch weiterer Text im Textobjekt zu finden ist. Das Symbol für ALLE EBENEN ERWEITERN auf der Symbolleiste »Gliederung« bewirkt das Gegenteil. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erscheinen alle Textobjekte wieder unter dem jeweiligen Titel. Die gewellte Linie
222
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Weitere Funktionen in der Gliederungsansicht
Kapitel 8 Abbildung 8.33: Mit dem Symbol für ALLE EBENEN REDU ZIEREN werden nur noch die Titel der Folien in der Gliederung angezeigt
verschwindet. Der Text wird also nicht entfernt, sondern nur vorübergehend versteckt. Textobjekte einzelner Folien reduzieren und erweitern Sie müssen den Text nicht pauschal für alle Folien unterdrücken. Mit den Symbolen für GLIEDERUNG REDUZIEREN (–) und GLIEDERUNG ERWEITERN (+) auf der Symbolleiste »Gliederung« wird das Textobjekt der aktuellen Folie unterdrückt beziehungsweise wieder angezeigt. Stattdessen können Sie auch auf das Foliensymbol in der Gliederungsansicht doppelklicken. Dann werden die darunter liegenden Absätze der Folie aus- oder eingeblendet. Inhaltsfolie einfügen Mit dem Symbol für ÜBERSICHTSFOLIE auf der Symbolleiste »Gliederung« können Sie sich automatisch eine Inhaltsfolie einfügen lassen. Markieren Sie dazu die Folien in der Gliederungsansicht, die in der Inhaltsfolie vorhanden sein sollen, und klicken Sie dann auf das Symbol für ÜBERSICHTSFOLIE. PowerPoint fügt dann vor der ersten Folie der Markierung eine Inhaltsfolie ein. Abbildung 8.34 zeigt dies. Diese Funktion steht Ihnen mit dem gleichen Symbol auch in der Foliensortierung zur Verfügung. Auch dort gilt, dass Sie zunächst die Folien markieren müssen, die in die Inhaltsfolie aufgenommen werden sollen. Die Ansichtengröße Auch die aktuelle Ansichtengröße beeinflusst den Ausdruck der Gliederung. Mit ANSICHT/Z OOM oder über das Zoomfeld auf der Symbolleiste »Standard« können Sie die Größe des Textes im Ausdruck festlegen. Je kleiner Sie die Zoomgröße wählen, desto kleiner wird der Text ausgedruckt. Dazu muss sich die Einfügemarke aber in der Gliederungsansicht befinden, denn ansonsten wird die Größe der Folie im Folienbereich eingestellt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
223
Kapitel 8
Texte erfassen
Abbildung 8.34: Die Inhaltsfolie wird automatisch aus den Titeln der markierten Folien erstellt
Die Gliederung ausdrucken Wenn Sie eine Gliederung ausdrucken wollen, müssen Sie im Dialogfeld »Drucken« die Option im Listenfeld »Drucken« auf »Gliederungsansicht« stellen. Dann wird die Gliederung so gedruckt, wie sie gerade angezeigt wird. Näheres dazu erfahren Sie in Kapitel 5, »Drucken«.
8.12
Import und Export von Text
Sie können eine Gliederung beziehungsweise den in der Gliederungsansicht sichtbaren Text problemlos als Text speichern. Ebenso können Sie einen in Word als Gliederung gespeicherten Text öffnen. Eine Gliederung einfügen Mit EINFÜGEN/FOLIEN AUS GLIEDERUNG wird das Dialogfeld »Gliederung einfügen« geöffnet. Das Dialogfeld gleicht dem für »Öffnen«. Hier können Sie angeben, welche Gliederungsdatei Sie gerne einfügen möchten. Achten Sie dabei auf die richtige Wahl des Dateityps.
224
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Import und Export von Text
Kapitel 8
Die Gliederungsdatei wird dann geöffnet und konvertiert. Dabei erzeugt PowerPoint aus den unterschiedlichen Gliederungsebenen Folien. Befinden Sie sich in der Gliederungsansicht, werden sie hinter der gerade aktuellen Folie eingefügt. Allerdings muss der einzufügende Text mit entsprechenden Gliederungsformaten formatiert worden sein, damit PowerPoint erkennt, wann eine neue Folie beginnt. Näheres zu diesem Thema erfahren Sie in Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«.
Als Gliederung speichern Eine weitere Besonderheit bietet Ihnen das Dialogfeld »Speichern unter«. Dort können Sie im Listenfeld »Dateityp« festlegen, dass die Präsentation als »Gliederung/RTF« gespeichert werden soll. Dann wird nur der Text gespeichert und Sie erhalten später, wenn Sie diese Datei in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen, einen Text mit einheitlichem Aussehen. Microsoft-Word-Dokument erstellen Mit DATEI/S ENDEN AN/MICROSOFT OFFICE WORD wird der Text aus der Gliederung übernommen und Word gestartet. Dort können Sie die Gliederung sofort weiter bearbeiten. Allerdings wird sie nicht mit einer Verknüpfung eingefügt. Eine Änderung der Gliederung in PowerPoint führt nicht automatisch zu einem Update in Word. Wenn Sie nochmals auf das Symbol klicken, wird eine weitere Kopie der Gliederung angelegt. Zusammenfassung Dieser Abschnitt hat Ihnen die Textbearbeitung im Folienbereich und in der Gliederungsansicht vorgestellt. Vielleicht habe ich Ihnen an dieser Stelle nicht viel Neues mitteilen können, aber das macht nichts. Wenn Sie die beschriebenen Funktionen oder die Handhabung größtenteils schon kannten, wird Ihnen der Umgang mit PowerPoint leicht fallen. Sie haben in diesem Abschnitt gesehen, wie Sie einen Text auf einer Folie im Folienbereich eingeben können. Dabei ist zwischen Titel, Textobjekten und freiem Text zu unterscheiden. Der Titel und das Textobjekt sind formatierte Objekte auf der Folie, die über den Folienmaster und das Folienlayout auf der Folie eingefügt werden. Durch einfaches Klicken auf diese Objekte lassen sie sich mit Text füllen. Sie können aber auch einen freien Text mit dem Symbol für TEXTFELD auf der Symbolleiste »Zeichnen« gestalten. Damit können Sie praktisch überall einen beliebigen Text eingeben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
225
Kapitel 8
Texte erfassen Die Texteingabe in der Gliederungsansicht ist sehr ähnlich. Sie sehen dort aber mehrere Folien auf einmal und erhalten dadurch einen besseren Überblick. Sie können in der Gliederungsansicht schnell mehrere Folien nacheinander eingeben, da Sie nicht ständig auf eine andere Folie blättern müssen. Wenn Sie durch die Gliederung blättern möchten, bewegen Sie einfach die Einfügemarke nach oben oder nach unten. Sie erhalten dann die entsprechenden Folien angezeigt. Mit den Symbolen auf der Symbolleiste »Gliederung« können Sie das Aussehen der Gliederung weiter verändern und sie optimal für Ihren Ausdruck gestalten.
226
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
9
Texte formatieren
Nachdem im letzten Kapitel die Texteingabe in den unterschiedlichen Ansichten vorgestellt wurde, zeigt Ihnen dieses Kapitel nun, wie Sie einen Text formatieren können. Dieses Thema wurde im letzten Abschnitt noch nicht behandelt. Solche Arbeiten sollten Sie immer im Folienbereich selbst vornehmen, da dort alle Funktionen zur Verfügung stehen, die PowerPoint zu bieten hat. Die beiden Themen Texteingabe und Textformatierung hängen eigentlich zusammen. Dennoch bin ich der Meinung, dass Sie die Arbeitsschritte trennen sollten. Geben Sie zuerst den gesamten Text ein, bevor Sie anfangen, ihn zu formatieren. Damit ersparen Sie sich doppelte Arbeit, da sich die Texte häufig während der Bearbeitung ohnehin noch ändern. Es geht also in diesem Kapitel um das Formatieren. Dazu gehören Themen wie Schriftarten, Schriftstile, Textfarben oder Textausrichtung. Darüber hinaus erfahren Sie alles über die weitergehenden Textfunktionen in PowerPoint, wie zum Beispiel AutoKorrektur, Suchen und Ersetzen oder die Rechtschreibprüfung. Abgerundet wird die Formatierung durch die Tabstopps und die Einzüge, die Sie für den Text festlegen können. Es ist nicht leicht zu erklären, was Formatieren eigentlich ist. Ein Synonym für Formatieren ist vielleicht der Begriff »Gestalten«. Wenn Sie formatieren, legen Sie das Aussehen fest. Formatieren bezieht sich nicht nur auf Text, sondern gilt gleichermaßen auch für Objekte. Mit den unterschiedlichen Formaten können Sie einerseits das grundlegende Aussehen eines Texts bestimmen und andererseits bestimmte Wörter oder Zusammenhänge hervorheben. Ein typisches Beispiel dafür ist das Unterstreichen eines Worts. Damit wird das Wort besonders hervorgehoben, es sticht dem Betrachter sofort ins Auge. Unterstreichen ist dabei nur eine Möglichkeit von vielen. Abbildung 9.1 zeigt jeweils den gleichen Text, aber mit den unterschiedlichsten Formaten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
227
Kapitel 9
Texte formatieren
Abbildung 9.1: Formatierungen lassen einen Text unterschiedlich erscheinen
Das Formatieren von Text und das Formatieren von Objekten sind eng miteinander verbunden. Texte und Objekte verhalten sich beim Formatieren nahezu gleich. Daher wird einiges, was Sie in diesem Abschnitt erfahren, später bei den Objekten wieder vorkommen. Formatierungen wie Schriftart oder Schriftgröße sind natürlich auf den Text beschränkt. Andere Formate wie zum Beispiel Rahmen oder Füllbereiche kommen genauso bei Objekten vor.
9.1
Einen Text markieren
Bevor etwas formatiert werden kann, muss es ausgewählt werden. Das Programm muss wissen, worauf sich die folgenden Befehle oder Funktionen beziehen. Könnten Sie nichts auswählen, dann müssten Sie entweder vorher bei der Eingabe bestimmen, wie etwas aussehen soll, oder es würde alles zusammen neu formatiert werden. Beides ist aber nicht praktikabel. Daher müssen Sie immer erst bestimmen, was von den nächsten Befehlen oder Funktionen betroffen sein soll. Dieses Auswählen wird »Markieren« genannt.
228
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Text markieren
Kapitel 9
Markierungsarten Es gibt ganz unterschiedliche Möglichkeiten, einen Text zu markieren. Vielleicht möchten Sie den ganzen Titel formatieren oder nur ein einzelnes Wort. Manchmal ist es auch notwendig, nur ein einzelnes Zeichen zu markieren, beispielsweise wenn dieses Zeichen hoch- oder tiefgestellt werden soll. Und so markieren Sie den Titel oder ein Textobjekt: 1.
Klicken Sie auf den Titel oder das Textobjekt, ohne auf ein Wort zu klicken. Das Objekt erhält einen mit schrägen Linien schraffierten Auswahlrahmen mit den acht Größenziehpunkten und ist ausgewählt. Abbildung 9.2 zeigt dies.
2.
Alles, was Sie jetzt an Befehlen oder Funktionen ausführen, bezieht sich auf das gesamte Objekt, also den ganzen Titel oder das gesamte Textobjekt. Abbildung 9.2: Der gesamte Titel ist markiert und der Auswahlrahmen mit den Größenzieh punkten erscheint
So können Sie beispielsweise die Schriftart für den gesamten Titel ändern oder im Textobjekt alle Aufzählungszeichen auf einmal bestimmen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
229
Kapitel 9
Texte formatieren Und so markieren Sie nur ein Wort: 1.
Doppelklicken Sie auf das Wort, das markiert werden soll. Das Wort wird dunkel hinterlegt. Ferner erhalten Sie den schraffierten Auswahlrahmen (mit schrägen Linien) mit den acht Größenziehpunkten und das Objekt ist ausgewählt. Abbildung 9.3 zeigt dies.
2.
Jetzt können Sie das Wort formatieren.
Abbildung 9.3: Ein Wort im Titel ist markiert und dunkel hinterlegt
So können Sie ein Wort im Text unterstreichen, kursiv darstellen, aber auch ausschneiden und an einer anderen Stelle einfügen. Bei der Markierung müssen Sie genau darauf achten, worauf Sie klicken. Neben dem Pfeil, der als Maussymbol erscheint, sehen Sie einen Vierfachpfeil, wenn Sie die Maus in das Titelobjekt oder das Textobjekt bewegen. Klicken Sie jetzt auf den Text, dann erhalten Sie den (mit schrägen Linien) schraffierten Auswahlrahmen mit den acht Größenziehpunkten. Es befindet sich dann aber noch die Einfügemarke im Text und damit wird der Text formatiert. Wenn Sie das gesamte Objekt markieren wollen, müssen Sie stattdessen direkt auf den Rahmen des Objekts klicken. Sie werden bemerken, dass sich dann die Schraffierung des Auswahlrahmens verändert. Nun sind keine schrägen Linien mehr zu sehen, sondern eine Art Kreuzmuster. Jetzt ist das gesamte Objekt markiert. 230
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Text markieren
Kapitel 9
Falls das Textobjekt nur mit einem Füllbereich, also einer Farbe oder einem Muster, versehen ist, geht das Markieren des gesamten Objekts etwas leichter. Sie müssen nur auf eine textfreie Stelle im Objekt klicken, dann ist das Objekt markiert. Mit EXTRAS/O PTIONEN erhalten Sie das Dialogfeld »Optionen«. Auf der Registerkarte »Bearbeiten« finden Sie das Kontrollfeld »Beim Markieren automatisch ganzes Wort markieren«. Ist es aktiv, also mit einem Häkchen versehen, müssen Sie das Wort selbst nicht vollständig markieren. Es reicht aus, wenn Sie in den Text klicken und die Einfügemarke dort erscheint. Alle Formatierungen beziehen sich automatisch auf das ganze folgende Wort, obwohl es nicht markiert ist. Und so markieren Sie ein Zeichen oder mehrere Zeichen und Wörter: 1.
Klicken Sie auf den Text, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus über das oder die Zeichen beziehungsweise Wörter, die Sie markieren möchten.
2.
Das Objekt erhält den schraffierten Auswahlrahmen mit den acht Größenziehpunkten und die markierten Zeichen oder Wörter werden jetzt dunkel hinterlegt und sind ausgewählt. Abbildung 9.4 zeigt dies. Abbildung 9.4: Einige Buchstaben im Titel sind markiert
Mit dieser Markierungsvariante können Sie einzelne Zeichen unterschiedlich formatieren oder auch Textteile entfernen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
231
Kapitel 9
Texte formatieren Noch eine Anmerkung zum Dialogfeld »Optionen« und zum Kontrollfeld »Beim Markieren automatisch ganzes Wort markieren« auf der Registerkarte »Bearbeiten«, das Sie über EXTRAS/OPTIONEN erhalten. Von diesem Kontrollfeld hängt es ab, ob Sie immer nur ganze Wörter markieren können, wenn Sie die Maus über das erste Wort hinausziehen, oder ob Sie ab einer bestimmten Stelle alles markieren. In der Regel ist dieses Kontrollfeld aktiv und daher können Sie die zweite Hälfte eines Worts nicht zusammen mit dem nächsten Wort markieren. In dem Moment, in dem Sie das zweite Wort markieren, wird automatisch das gesamte erste Wort ebenfalls markiert. Solange Sie innerhalb eines Worts bleiben, wird wirklich nur ein Teil des Worts markiert. Ziehen Sie aber die Maus über das Wort auf ein anderes hinaus, ist automatisch das ganze Wort markiert.
9.2
Einen Text verschieben
Titel oder Textobjekte werden über das Folienlayout auf der Folie eingefügt, sind in ihrer Lage aber nicht festgelegt. Sie können sowohl einen Titel als auch ein Textobjekt an jede beliebige Stelle auf der Folie bewegen. Beim Verschieben von Objekten auf der Folie gilt auch, dass Titel oder Textobjekt zuvor ausgewählt werden müssen. Und so verschieben Sie einen Titel oder ein Textobjekt: 1.
Markieren Sie den Titel oder das Textobjekt.
2.
Positionieren Sie die Maus auf den schraffierten Auswahlrahmen, aber nicht auf die Größenziehpunkte.
3.
Verschieben Sie den Titel oder das Textobjekt.
Lassen Sie die Maus los, wenn Sie die gewünschte Position erreicht haben. Das Objekt nimmt dann die neue Position ein. Während Sie die Maus ziehen, wandert ein Rahmen in den Ausmaßen des Objekts mit der Mausbewegung über den Bildschirm. Achten Sie darauf, dass Sie beim Ziehen mit der Maus nicht auf die Größenziehpunkte gelangen. Wie der Name schon sagt, wird nämlich dann nicht der Titel oder das Textobjekt verschoben, sondern die Größe des Titels oder des Textobjekts verändert. Haben Sie den Eindruck, dass Ihr Titel oder Ihr Textobjekt nicht richtig auf der Folie verschoben werden kann, sondern nur ruckweise? Dann haben Sie sicherlich die Funktion »Objekte am Raster ausrichten« aktiviert. Sie finden diesen Eintrag über A NSICHT/RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN im Dialogfeld »Raster und Linien«. Diese Funktion bedeutet, dass alles auf einem unsichtbaren Raster bewegt wird und Titel und Textobjekte sich jeweils an den
232
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Text verschieben
Kapitel 9
Linien des Rasters ausrichten. Dadurch entsteht das ruckartige Ziehen der Objekte. Im Dialogfeld »Raster und Linien« können Sie darüber hinaus auch den Abstand der Rasterlinien festlegen. Deaktivieren Sie diesen Eintrag, können nun die Objekte ohne Rucken über die Folie bewegt werden. Wie Objekte ganz unterschiedlich ausgerichtet werden können, sehen Sie in Kapitel 11, »Alles über Objekte«. Text in einem Textobjekt verschieben Auch innerhalb eines Titels oder Textobjekts kann der Text verschoben werden. Dazu können Sie ganz klassisch vorgehen und den Text an einer Stelle ausschneiden und ihn an anderer Stelle wieder einfügen. Entsprechende Befehle stehen Ihnen im Menü BEARBEITEN oder im Kontextmenü zur Verfügung. Eine andere Möglichkeit ist das Verschieben von Text mit der Maus. Dazu müssen Sie keine weiteren Befehle verwenden, sondern einfach das entsprechende Wort an die neue Stelle ziehen und die Maus dort loslassen. Der Text wird dann sofort an dieser Stelle eingefügt. Und so verschieben Sie den Text mit der Maus: 1.
Markieren Sie den Textausschnitt, den Sie verschieben möchten.
2.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den markierten Text und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ein kleines Rechteck erscheint unter dem Mauszeiger. Ferner wird eine Einfügemarke sichtbar.
3.
Bewegen Sie die Einfügemarke an die neue Stelle und lassen Sie dort die Maustaste los.
Der Text wird an der neuen Stelle eingefügt und gegebenenfalls neu formatiert. Mit dieser Methode können Sie den Text schnell umstellen. Diese »Drag & Drop«-Methode, wie sie oft genannt wird, lässt sich auch dazu verwenden, einen Text aus einem Objekt heraus in ein anderes Objekt zu verschieben. Allerdings können Sie den Text nur in bestehende Objekte ablegen. Ansonsten erhalten Sie das »Halten Verboten«-Symbol und ein Verschieben ist nicht möglich. Das Verschieben von Texten mit der Maus funktioniert nicht? Dann ist über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Bearbeiten« das Kontrollfeld »Textbearbeitung durch Drag & Drop« deaktiviert. Aktivieren Sie es, um die Funktion zu nutzen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
233
Kapitel 9
Texte formatieren Ist im Übersichtsbereich die Gliederungsansicht sichtbar, dann können Sie übrigens einen Text auch aus dem Folienbereich heraus an eine beliebige Stelle in der Gliederungsansicht verschieben. Sie wechseln dann automatisch auf die Folie im Folienbereich, auf der dieser Text eingefügt wurde.
9.3
Schriftart und Schriftgröße
Kommen wir nun zur eigentlichen Formatierung in PowerPoint. Für die Formatierung von Text gibt es eine eigene Symbolleiste, die Symbolleiste »Format«. Abbildung 9.5 zeigt sie. Abbildung 9.5: Die Symbolleiste »Format«
Auf der Symbolleiste sind die wichtigsten Formatierungen für den Text durch Symbole vertreten. Damit stehen diese Funktionen und Befehle auf einen Mausklick verkürzt zur Verfügung. Wenn Sie sich einmal die Symbolleiste genauer betrachten, so wird Ihnen vieles bekannt vorkommen. Die Programme aus dem Microsoft-Office-Paket verwenden nämlich die gleichen Symbole. Natürlich können Sie die Symbolleiste nach Ihren eigenen Wünschen anpassen. Wie das geht, sehen Sie in Anhang B, »PowerPoint anpassen«. Alle Formatierungen, die mit dem Text zu tun haben, dienen dazu, entweder einen Teil des Texts hervorzuheben oder das Textobjekt insgesamt zu verändern. Daher sind einige Befehle nur auf Wörter oder Buchstaben anwendbar, andere dagegen lediglich auf das gesamte Textobjekt oder den gesamten Titel. Es werden im Folgenden alle Befehle vorgestellt. Sie werden schnell den Zusammenhang erkennen und wissen, wann Sie welche Funktion oder welchen Befehl einsetzen können. Schriftart Ein wesentliches Format ist die Schriftart. Die Schriftart bestimmt nicht nur das Aussehen des Texts, sondern drückt auch eine gewisse Stimmung oder Tendenz aus. Das Thema »Welche Schriftart ist richtig?« könnte viele Seiten füllen, würde aber das Ziel des Buches bei weitem verfehlen. Prinzipiell gibt es für die Schriftarten eine einfache Regel: »Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart durchgängig in der gesamten Präsentation.« Welche Schriftart dies ist, ist häufig durch Unternehmensvorgaben bestimmt. Manchmal sind auch Schriftgröße und Farbe vorgeschrieben. Auch wenn Ihnen das nicht gefällt, einen Vorteil hat es: Sie müssen sich keine Gedanken zu diesem Thema machen.
234
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Schriftart und Schriftgröße
Kapitel 9
Die meisten Schriftarten sind so genannte proportionale Schriftarten. Dabei sind alle Buchstaben unabhängig von ihrer unterschiedlichen Breite durch den gleichen Freiraum voneinander getrennt. Im Gegensatz dazu wird bei den nicht proportionalen Schriften jedem Buchstaben die gleiche Breite zugewiesen, so dass der Abstand zwischen den Buchstaben unterschiedlich groß erscheint. Ein bekannter Vertreter dieser Schriftart ist »Courier New«. Abbildung 9.6 zeigt einen Absatz einmal mit der Schriftart »Courier New« und einmal mit der proportionalen Schriftart »Arial«. Abbildung 9.6: Die proportionale Schriftart wie »Arial« spart Platz
Der Unterschied wird schnell deutlich. Da bei der nicht proportionalen Schrift der Abstand durch den breitesten Buchstaben, also das »w« bestimmt wird, muss auch das »schmale« »i« die gleiche Breite verwenden. Dadurch erscheinen die Buchstaben mit großen Zwischenräumen und wirken auseinander gerissen. Dagegen bestimmen bei der proportionalen Schriftart die verwendeten Buchstaben die Breite des Worts. Der Abstand zwischen den Buchstaben ist festgelegt, aber für das einzelne Zeichen wird nur der Platz verwendet, der notwendig ist. Ein »i« benötigt nicht so viel Platz wie ein »w«. Daher erscheint der Text ausgeglichen und ist leichter zu erkennen. Aber nicht alle Schriftarten sind gleich. Jede Schriftart benötigt unterschiedlich viel Platz auf der Folie. Um Ihnen den Unterschied zu zeigen, ist in Abbildung 9.7 der gleiche Text viermal abgebildet, jedes Mal in einer anderen Schriftart, aber immer in der gleichen Schriftgröße.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
235
Kapitel 9
Texte formatieren
Abbildung 9.7: Schriftarten verändern das Erscheinungsbild eines Texts
Als abschreckendes Beispiel wird auch die Schreibschrift »Lucida Calligraphy« gezeigt, die Sie nicht für Präsentationen verwenden sollten. Eine Schreibschrift eignet sich für die Einladung zu einer Vernissage oder zu einem festlichen Anlass wie einer Hochzeit. Aber während einer Präsentation ist diese Schriftart sehr schlecht lesbar und das Publikum ab der zweiten Reihe wird Mühe haben, die Wörter zu entziffern. Daher Hände weg von der Schreibschrift! Schriftart ändern Die Schriftart kann auf zwei Arten geändert werden: zum einen über die Symbolleiste und zum anderen über FORMAT/ZEICHEN. Zuvor müssen Sie wieder den Text oder das Objekt markieren, dessen Schriftart geändert werden soll. Und so ändern Sie die Schriftart:
236
1.
Markieren Sie den Text oder das Objekt.
2.
Wählen Sie die gewünschte Schriftart aus dem Listenfeld »Schriftart« auf der Symbolleiste »Format« oder über FORMAT/Z EICHEN im Dialogfeld »Zeichen« aus (siehe Abbildung 9.8).
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Schriftart und Schriftgröße
Kapitel 9 Abbildung 9.8: Das Dialogfeld »Zeichen«
Der Text wird dann in der neuen Schriftart formatiert. Im Gegensatz zum Listenfeld auf der Symbolleiste werden im Listenfeld des Dialogfelds die Schriftarten jeweils nur einmal angezeigt, und zwar in alphabetischer Reihenfolge. Im Listenfeld »Schriftart« auf der Symbolleiste »Format« kann es dagegen vorkommen, dass eine Schriftart doppelt erscheint. Dies liegt daran, dass dort eine Servicefunktion greift. Sie finden im Listenfeld eine doppelte Linie. Oberhalb der doppelten Linie werden alle bisher verwendeten Schriftarten aufgelistet, da das Programm vermutet, dass Sie eher wieder auf diese Schriftarten zugreifen als auf neue Schriftarten. Abbildung 9.9: Oberhalb der doppelten Linie werden die zuletzt verwendeten Schriftarten aufgelistet
Vielleicht haben Sie einen Text oder ein Textobjekt markiert und trotzdem wird weder im Listenfeld auf der Symbolleiste »Format« noch im Dialogfeld eine Schriftart angezeigt. Das hat seinen Grund, dann wird nämlich im markierten Bereich mehr als eine Schriftart verwendet. PowerPoint zeigt dann lieber keine Schriftart an als irgendeine. Ist auf der Folie kein Objekt markiert, zeigt das Listenfeld auf der Symbolleiste »Format« die Standardschriftart an. Diese wird verwendet, wenn Sie mit dem Symbol für TEXTFELD einen Text eingeben oder ein bestehendes Objekt aus den AutoFormen mit einem Text versehen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
237
Kapitel 9
Texte formatieren Die Schriftgröße (Schriftgrad) Nach der Schriftart ist das nächste Thema nun der Schriftgrad. Hier gilt das Gleiche wie bei der Schriftart. Unterschiedliche Schriftarten wirken trotz gleichen Schriftgrads unterschiedlich groß. Die Größe ist somit indirekt auch von der Schriftart abhängig. Bei der Auswahl des Schriftgrads müssen Sie eine ausreichend große Schrift wählen. Denken Sie bitte daran, dass Sie meistens direkt mit einem Beamer oder auf einem Monitor präsentieren. Sie können auf die Schriftgröße nicht den Maßstab anwenden, den Sie bei einem Brief verwenden. Ihre Zuschauer sitzen mitunter einige Meter entfernt und sollen auch dort noch alles erkennen können. Für einen Titel sollten Sie generell eine größere Schrift wählen als für den Rest. Der Titel ist die Überschrift der Folie und soll sich vom Rest der Folie abheben. Die Größen 40 und 44 Punkt haben sich als geeignete Größen für den Titel erwiesen. Kleinere Schriften können nicht mehr richtig als Überschrift erkannt werden. Für den restlichen Text sollten Sie stets einen Schriftgrad wählen, der nicht kleiner als 18 Punkt ist, am besten nicht kleiner als 24 Punkt.
Abbildung 9.10: Ein Text in der Schriftart »Arial« und verschiedenen Schriftgraden
Der Schriftgrad lässt sich auf unterschiedliche Arten festlegen. Einmal können Sie dies gleich im Dialogfeld »Zeichen« tun, in dem Sie auch die Schriftart festlegen, die zweite Möglichkeit ist direkt auf der Symbolleiste »Format«. Dort befindet sich ein Listenfeld für den Schriftgrad. 238
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Schriftart und Schriftgröße
Kapitel 9
Im Gegensatz zur Schriftart wird im Listenfeld »Schriftgrad« auf der Symbolleiste »Format« immer ein Schriftgrad angezeigt, auch wenn in dem markierten Objekt unterschiedliche Schriftgrade verwendet werden. Dann wird der kleinste Schriftgrad angezeigt und ein Pluszeichen hinter dem Schriftgrad verrät, dass noch andere, größere Schriftgrade verwendet werden. Es gibt noch zwei weitere Symbole auf der Symbolleiste, mit denen Sie schnell und einfach den Schriftgrad bestimmen können: Mit dem Symbol für SCHRIFTART VERGRÖSSERN auf der Symbolleiste »Format« kann der Schriftgrad schrittweise vergrößert werden. Mit dem Symbol für SCHRIFTART VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format« kann der Schriftgrad schrittweise verkleinert werden. Mit beiden Symbolen wird der Schriftgrad stufenweise verändert. Die Symbole arbeiten dabei die im Listenfeld angezeigten Schritte ab. Das Besondere an der Funktion ist aber, dass auch Objekte mit unterschiedlichen Schriftgraden bearbeitet werden können. Ist z.B. ein Wort 28 Punkt und das andere 36 Punkt groß, dann wird das erste Wort beim Vergrößern mit dem Symbol auf 32 Punkt und das andere auf 40 Punkt vergrößert. Beides sind die nächsten Stufen im Listenfeld. Die Proportionen bleiben damit erhalten. Ist kein Objekt auf der Folie markiert, zeigt das Listenfeld auf der Symbolleiste »Format« den Standardschriftgrad an. Dieser wird verwendet, wenn Sie mit dem Symbol für TEXTFELD einen Text eingeben oder ein bestehendes Objekt aus den AutoFormen mit einem Text versehen. Textgröße automatisch anpassen PowerPoint verfügt über eine Funktion, mit der ein Schriftgrad im Platzhalter automatisch angepasst wird. Mit EXTRAS/AUTOKORREKTUR-OPTIONEN können Sie auf der Registerkarte »AutoFormat während der Eingabe« die Kontrollfelder »Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen« und »Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen« aktivieren. Mit »Untertiteltext« ist der Textkasten beim Folienlayout »Titel und Text« gemeint. Diese Funktion wird erst dann aktiv, wenn Sie mehr Absätze in den Platzhalter eingeben, als eigentlich dort vorgesehen sind. PowerPoint passt dann den Schriftgrad dieses Textobjekts automatisch an und formatiert den Text mit »28« statt mit »32«. Während der Eingabe erscheint automatisch ein Symbol mit den »Optionen für das automatische Anpassen« neben dem Text. Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheinen im dazugehörigen Menü einige Vorschläge, was Sie machen können.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
239
Kapitel 9
Texte formatieren
Abbildung 9.11: Das Dialogfeld »AutoKorrektur« mit der Registerkarte »AutoFormat wäh rend der Eingabe«
Abbildung 9.12: Während der Ein gabe erscheint das Symbol mit den »Optionen für das automatische Anpassen« neben dem Textkasten
Diese Automatik gilt übrigens immer individuell für die gerade aktuelle Folie. Es werden nicht alle Folien automatisch angepasst. So schön die Funktion auch ist, Ihre Präsentation wird damit nicht mehr ganz einheitlich erscheinen und die Betrachter werden die unterschiedlichen Schriftgrößen schnell bemerken. Ich persönlich mag keine uneinheitlichen Folien und habe diese Funktion deaktiviert.
240
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Schriftart und Schriftgröße
Kapitel 9
Smarttags verwenden Microsoft Office und auch PowerPoint verfügen über weitere Möglichkeiten für die AutoKorrektur. In dem gerade erwähnten Dialogfeld »AutoKorrektur« finden Sie die Registerkarte »Smarttags«. Abbildung 9.13 zeigt es. Abbildung 9.13: Das Dialogfeld »AutoKorrektur« mit der Registerkarte »Smarttags«
Mit den Smarttags können Texte, die auf der Folie erkannt werden, automatisch mit Aktionen versehen werden. Wird ein Text über die Smarttags erkannt, ist der entsprechende Ausdruck mit einer rötlichen gepunkteten Linie unterstrichen. Sobald Sie die Maus auf diesen Begriff bewegen, erscheint ein Symbol (ein I in einem Kreis) und das dazugehörige Kontextmenü für die weiteren Aktionen, die zur Verfügung stehen. Es gibt eine Fülle von Merkmalen, die von Microsoft, aber auch von anderen Anbietern, zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie beispielsweise ein Börsensymbol in den Text eingeben, bieten Ihnen die Smarttags an, mit diesem Symbol ins Internet zu gehen und den dazugehören Börsenkurs zu suchen. Wie so ein Kontextmenü aussieht, zeigt Abbildung 9.14 – allerdings noch mit englischen Begriffen. Abbildung 9.14: Über die Smarttags kann nach dem Kurs der SAPAktie gesucht werden
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
241
Kapitel 9
Texte formatieren Schriftarten ersetzen Eine weitere Funktion steht Ihnen mit FORMAT/SCHRIFTARTEN ERSETZEN zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie eine Schriftart in Ihrer Präsentation durch eine andere Schriftart ersetzen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Präsentation aus unterschiedlichen Dateien und Einzelfolien zusammenstellen, aber gerne eine einheitliche Schriftart verwenden möchten. Damit wird eine Schriftart auf den Folien durch eine andere Schriftart ersetzt. Und so ersetzen Sie eine Schriftart: 1.
Wählen Sie FORMAT/ SCHRIFTARTEN ERSETZEN. Das Dialogfeld »Schriftart ersetzen« erscheint. Abbildung 9.15 zeigt es.
Abbildung 9.15: Das Dialogfeld »Schriftart ersetzen«
2.
Wählen Sie die Schriftart aus, die Sie ersetzen möchten. Klicken Sie dazu auf einen Eintrag im Listenfeld »Ersetzen«. Dort finden Sie alle bisher in der Präsentation verwendeten Schriftarten aufgelistet.
3.
Bestimmen Sie eine neue Schriftart. Wählen Sie aus dem Listenfeld »Durch« eine andere Schriftart aus. Dort stehen Ihnen alle auf Ihrem System installierten Schriftarten zur Verfügung.
Die gewählte Schriftart wird nun auf den Folien ausgetauscht und durch die neue Schriftart ersetzt. Die weiteren Formatierungen der Schriftart wie Fettschrift, Kursivschrift oder die Schriftgröße bleiben erhalten. Nach dem Tauschen der Schriftarten sollten Sie Ihre Folien nochmals betrachten und die Ausrichtung der Objekte und deren Größe überprüfen. Der Platzbedarf eines Worts in der gleichen Schriftgröße, aber in verschiedenen Schriftarten ist unterschiedlich. Es kommt vor, dass ein Ausdruck nicht mehr auf den dafür ursprünglich vorgesehenen Platz passt.
242
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Textfarbe
9.4
Kapitel 9
Die Textfarbe
Über das Farbschema vergibt PowerPoint zunächst automatisch eine Textfarbe. Dort wird die Textfarbe in Abhängigkeit von der Hintergrundfarbe ausgewählt. So finden Sie bei einem blauen Hintergrund oft die Farbe »Gelb« als Textfarbe. Die Textfarbe soll sich vom Hintergrund abheben und damit den Text deutlich zeigen. Sie können die Textfarbe aber auch verändern. Dazu dient das Symbol für SCHRIFTFARBE auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheinen die acht Farben der Farbskala, der Befehl WEITERE FARBEN und gegebenenfalls weitere bereits auf der Folie verwendete Farben. Darüber hinaus wird Ihnen neben AUTOMATISCH angezeigt, welche Farbe von der Farbskala automatisch vergeben wird. Auch diese Farbe können Sie wieder auswählen. Abbildung 9.16: Die Farben für die Schrift
Wenn Ihnen keine der acht Farben zusagt, können Sie mit WEITERE FARBEN das dazugehörige Dialogfeld aufrufen. Dort steht Ihnen auf der Registerkarte »Standard« die Farbenwabe mit Farben in unterschiedlichen Abstufungen zur Verfügung. Und wenn Ihnen diese Farben auch nicht gefallen, dann können Sie mit der Registerkarte »Benutzerdefiniert« Ihre persönliche Farbe mischen. Abbildung 9.17: Das Dialogfeld »Farben« hilft bei der Gestaltung der Schrift
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
243
Kapitel 9
Texte formatieren Sie können für die Auswahl der Farbe natürlich auch wieder das Dialogfeld »Zeichen« verwenden. Auch dort finden Sie die Schriftfarbe. Wenn Sie auf das Listenfeld »Farbe« klicken, öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld, das schon in Abbildung 9.16 zu sehen war. Die Verwendung des Farbschemas und seiner Dialogfelder zur Bestimmung der Farbe wird in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«, erläutert.
9.5
Aufzählungen und Nummerierungen
Bei Ihrer Arbeit werden Sie es häufig mit Textfolien zu tun haben, bei denen Punkte und Stichwörter aufgelistet werden. Typischerweise werden diese Punkte mit so genannten Spiegelstrichen oder Aufzählungszeichen versehen. Durch die Aufzählungszeichen können die einzelnen Absätze deutlich unterschieden werden, insbesondere wenn der Text über eine Zeile hinaus geht. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Absätze einer Folie automatisch mit Zahlen zu versehen. Hier spricht man dann von einer Nummerierung.
Das Aufzählungszeichen Wenn Sie einem Textobjekt einzelne Absätze hinzufügen, wird zu Beginn des Absatzes automatisch ein solches Aufzählungszeichen vergeben. Standardmäßig ist ein kleiner Kreis vorgesehen. Sie können aber ein eigenes Aufzählungszeichen wählen oder auf der Entwurfsvorlage festlegen, welches Aufzählungszeichen für die Folien verwendet werden soll. Aufzählungszeichen hinzufügen und entfernen Trotz der automatischen Vergabe können Sie das Aufzählungszeichen in einem bestimmten Absatz schnell entfernen oder hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Symbol für AUFZÄHLUNGSZEICHEN auf der Symbolleiste »Format«. Im aktuellen Absatz wird dann das Aufzählungszeichen entfernt beziehungsweise hinzugefügt. Beim Hinzufügen wird stets das Aufzählungszeichen verwendet, das auf der Entwurfsvorlage für diese Gliederungsebene im Objektbereich vorgesehen ist. Wenn Sie ein eigenes Aufzählungszeichen mit diesem Symbol entfernen, wird beim erneuten Hinzufügen das zuvor gelöschte Aufzählungszeichen verwendet. PowerPoint merkt sich dies. Wenn Sie aber wieder das Aufzählungszeichen der Entwurfsvorlage verwenden wollen, geht dies am schnellsten über das erneute Übernehmen des Folienlayouts mit FORMAT/FOLIENLAYOUT und dann im Aufgabenbereich über »Layout neu anwenden« beim entsprechenden Folienlayout.
244
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Aufzählungen und Nummerierungen
Kapitel 9
Sie können auch alle Aufzählungszeichen eines Textobjekts auf einmal entfernen oder hinzufügen. Dazu muss nur das gesamte Textobjekt markiert sein, dann gilt die Funktion für das ganze markierte Textobjekt. Aufzählungszeichen ändern Das aktuelle Aufzählungszeichen lässt sich jederzeit verändern. Sie können ein anderes Aufzählungszeichen aussuchen und je nach Markierung gilt es entweder nur für den aktuellen Absatz oder für das gesamte Textobjekt. Ist das ganze Objekt markiert, erhält jede Ebene das gleiche Aufzählungszeichen, wobei die Größe des Zeichens zunächst durch die Schriftgröße bestimmt ist. Falls Sie auf einer leeren Folie in das Textobjekt klicken und das Aufzählungszeichen direkt ändern, gilt das neu gewählte Aufzählungszeichen auch für die folgenden Absätze der gleichen Ebene, allerdings nur für diese eine Folie. Wenn Ihre Wahl für alle Folien gelten soll, müssen Sie wieder einmal in den Folienmaster wechseln und das Aufzählungszeichen dort entsprechend ändern. Und so ändern Sie das Aufzählungszeichen: 1.
Klicken Sie in den Absatz, dessen Aufzählungszeichen Sie ändern möchten, oder markieren Sie das Textobjekt.
2.
Wählen Sie FORMAT/NUMMERIERUNG UND A UFZÄHLUNGSZEICHEN. Das Dialogfeld »Nummerierung und Aufzählungszeichen« erscheint. Abbildung 9.18 zeigt es.
3.
Wählen Sie ein Aufzählungszeichen unter den Vorgaben aus und bestimmen Sie seine Größe und Farbe, bevor Sie das Dialogfeld schließen. Abbildung 9.18: Das Dialogfeld »Nummerierung und Aufzählungs zeichen«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
245
Kapitel 9
Texte formatieren Das Aufzählungszeichen wird übernommen und angezeigt. Die Option NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN taucht übrigens auch im Kontextmenü auf, wenn Sie einen Absatz oder ein Textobjekt markiert haben. Das Aufzählungszeichen kann auch größer oder kleiner als der Text angezeigt werden. Geben Sie dazu einen entsprechenden Prozentwert in das Feld »Größe: % vom Text« ein. Im Listenfeld »Farbe« bestimmen Sie die Farbe des Aufzählungszeichens. Das Kontrollfeld »Farbe« wird dann automatisch gefüllt. Neben den vorhandenen Aufzählungszeichen stehen Ihnen über die Schaltflächen »Bild« und »Benutzerdefiniert« noch weitere Aufzählungszeichen zur Verfügung. Bilder als Aufzählungszeichen Mit der Schaltfläche »Bild« können Sie fast jede beliebige Grafikdatei oder Bilddatei als Aufzählungszeichen verwenden. Es wird das Dialogfeld »Bildaufzählungszeichen« geöffnet, das in Abbildung 9.19 zu sehen ist. Interessant wird diese Funktion beispielsweise, wenn Sie Ihr Firmenlogo als Bildaufzählungszeichen auf den Folien verwenden möchten. Dazu können Sie eine Grafikdatei über die Schaltfläche »Importieren« hinzufügen und auswählen.
Abbildung 9.19: Das Dialogfeld »Bildaufzählungs zeichen«
246
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Aufzählungen und Nummerierungen
Kapitel 9
Benutzerdefinierte Zeichen als Aufzählungszeichen Über die Schaltfläche »Benutzerdefiniert« im Dialogfeld »Nummerierung und Aufzählungszeichen« wird das Dialogfeld »Symbol« geöffnet. Dort sehen Sie ein farbig unterlegtes Feld. Wenn Sie mit der Maus darauf klicken, wird das darunter liegende Zeichen vergrößert dargestellt. Zurzeit ist dort das aktuell verwendete Zeichen markiert. Mit der Maus oder mit den Pfeiltasten auf der Tastatur verschieben Sie dieses Feld und sehen stets das darunter liegende Zeichen vergrößert. Gegebenenfalls müssen Sie über die Laufleisten am Rand im Dialogfeld nach unten blättern. Über das Listenfeld »Schriftart« können Sie sich Zeichen aus unterschiedlichen Schriftarten anzeigen lassen. Sie finden viele Symbole bei den Schriftarten »Wingdings«, »Webdings« oder »Monotype Sorts«. Abbildung 9.20: Das Dialogfeld »Symbol«
Nachdem Sie das gewünschte Aufzählungszeichen aus dem Dialogfeld »Symbol« durch Klicken auf die Schaltfläche »OK« übernommen haben, können Sie im Dialogfeld »Nummerierung und Aufzählungszeichen« neben dem eigentlichen Zeichen wieder die Größe des Zeichens in Abhängigkeit von der Textgröße und auch die Farbe bestimmen. Symbol einfügen Fast das gleiche Dialogfeld steht Ihnen auch über EINFÜGEN/SYMBOL zur Verfügung. Statt der Schaltfläche »OK« lautet diese jetzt »Einfügen«. Damit können Sie innerhalb eines Texts ein Symbol bzw. ein Sonderzeichen hinzufügen. Die Aufzählungszeichen, also jene Zeichen vor dem Absatz, lassen sich hierüber nicht verändern. Die Schriftgröße und die Farbe werden automatisch über die Einstellungen im vorhandenen Text festgelegt bzw. können durch die Formatierungen der Schrift angepasst werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
247
Kapitel 9
Texte formatieren Das Dialogfeld »Symbol« wird beim Einfügen eines Symbols mit der Schaltfläche »Einfügen« übrigens nicht geschlossen. Falls Sie dreimal auf »Einfügen« klicken, um das ausgewählte Symbol im Text einzufügen, dann wird dieses dreimal im Text eingefügt. Zum Schließen müssen Sie entweder auf das Windows-X oder nach dem Einfügen auf »Abbrechen« klicken. Verwenden Sie nicht zu viele unterschiedliche Aufzählungszeichen in Ihrer Präsentation, sondern möglichst nur ein einziges pro Ebene und das durchgehend. Es wirkt auf einen Betrachter verwirrend, wenn Sie ständig mit neuen Zeichen aufwarten. Ändern Sie das Aufzählungszeichen auf dem Folienmaster, damit in der gesamten Präsentation das gleiche Zeichen verwendet wird.
Die Nummerierung Neben dem Aufzählungszeichen als Beginn eines neuen Absatzes können Sie auch eine fortlaufende Nummerierung verwenden. Über FORMAT/N UMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN können Sie auf der Registerkarte »Nummerierung« aus verschiedenen Mustern wählen. Abbildung 9.21 zeigt dies. Abbildung 9.21: Die Registerkarte »Nummerierung« bietet unterschied liche Formatie rungen an
Auch hier können Sie neben der eigentlichen Art der Nummerierung wieder die Größe in Abhängigkeit von der Textgröße und die Farbe bestimmen. Daneben lässt sich über das Listenfeld »Starten bei« festlegen, mit welcher Zahl die Nummerierung beginnen soll. Falls Sie sich für das Muster »a, b, c« entschieden haben, werden statt der Zahlen natürlich Buchstaben unter »Starten bei« angeboten.
248
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Aufzählungen und Nummerierungen
Kapitel 9
Für die Nummerierung ist es wichtig, was zuvor im Textobjekt markiert wurde. Wenn das gesamte Textobjekt markiert ist, werden alle Absätze mit Nummern versehen, also auch die darunter liegenden Absätze der zweiten oder dritten Ebene. Dabei starten alle unter der ersten Ebene liegenden Absätze immer wieder mit »1« oder »a«. Lediglich die Absätze der ersten Ebene werden durchgehend nummeriert. Abbildung 9.22 zeigt dies am Beispiel der neu startenden Nummerierung für die zweite Ebene. Abbildung 9.22: Alle Absätze der Folie und ihre Unterabsätze wurden nummeriert
Bei der Nummerierung handelt es sich nicht um eine Gliederungsnummer. Daher werden die darunter liegenden Absätze auch nicht mit 3.1, 3.2 usw. formatiert. Nummerierung hinzufügen oder entfernen Mit dem Symbol für NUMMERIERUNG auf der Symbolleiste »Format« können Sie leicht die Nummerierung für den aktuellen Absatz oder die markierten Absätze hinzufügen oder entfernen. Die Formatierungen für das Aufzählungszeichen und die Nummerierung lassen sich auch kombinieren. Vielleicht wollen Sie die Absätze der ersten Ebene nummerieren und die Absätze der zweiten Ebene mit klassischen Aufzählungszeichen versehen. Mit den Symbolen können Sie erst das gesamte Textobjekt mit einer Nummerierung versehen und dann die Absätze der zweiten Ebene markieren und jetzt ein Aufzählungszeichen zuweisen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
249
Kapitel 9
Texte formatieren
9.6
Die Schriftstile
Neben Schriftart und Schriftgröße, die in der Regel für den gesamten Text oder für ein gesamtes Textobjekt verwendet werden, können Sie mit den Schriftstilen besonders gut einzelne Wörter hervorheben. Die am häufigsten verwendeten Schriftstile finden Sie als Symbole auf der Symbolleiste »Format«. Weitere stehen im Dialogfeld »Zeichen« zur Verfügung. Die meisten Schriftstile können zusammen verwendet werden, also beispielsweise gleichzeitig Fettdruck und Unterstrichen oder Unterstrichen und Kursiv. Abbildung 9.23 zeigt die Schriftstile in der Übersicht. Abbildung 9.23: Die Schriftstile verändern das Erscheinungsbild
Formate auf der Symbolleiste Sie wählen die Schriftstile für den markierten Text oder das markierte Objekt aus, indem Sie auf eines der Symbole klicken. Die Symbole für die Schriftstile auf der Symbolleiste »Format« sind dann aktiv, wenn sie umrandet erscheinen. Um sie wieder zu deaktivieren, klicken Sie einfach nochmals auf das Symbol, und die Umrandung verschwindet. Die Formatierung wird zurückgenommen. Das Symbol für FETT stellt die Zeichen in Fettschrift dar. Ist bereits eine reine Fettdruck-Schriftart ausgewählt, wie beispielsweise »Britannic Bold«, hat diese Funktion keine weitere Bedeutung.
250
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Schriftstile
Kapitel 9
Das Symbol für KURSIV stellt die Zeichen in kursiver Schrift (italic) dar. Dabei werden die Zeichen etwas nach rechts geneigt. Das Symbol für UNTERSTRICHEN druckt unter den Zeichen eine Linie, unterstreicht sie also. Die Farbe ist dabei identisch mit der Textfarbe. Das Symbol für SCHATTEN versieht jedes Zeichen mit einem Schatten. Die Schattenfarbe kann nicht geändert werden. Sie können die Schriftstile bzw. Schriftschnitte auch mit FORMAT/ZEICHEN im Dialogfeld »Zeichen« auswählen. Dort stehen noch weitere Schriftstile zur Verfügung. Die Symbole auf der Symbolleiste »Format« korrespondieren aber mit den Einstellungen im Dialogfeld. Haben Sie hier den Effekt »Unterstrichen« gewählt, ist UNTERSTRICHEN später auf der Symbolleiste entsprechend umrandet. Abbildung 9.24: Das Dialogfeld »Zeichen« verfügt über weitere Formatierungen für den Text
Für die Schriftstile »Fett« und »Kursiv« steht Ihnen im Dialogfeld die Liste »Schriftschnitt« zur Verfügung. Abhängig von der Schriftart werden dort die möglichen Kombinationen angezeigt. Es kann dabei vorkommen, dass die Einträge dazu in Englisch erscheinen. Dies hängt von den verwendeten Schriftarten und den auf dem Rechner installierten Programmen ab. »Regular« steht für »Standard«, »Bold« für »Fett« und »Italic« für »Kursiv«. Aus der Liste wählen Sie den gewünschten Eintrag aus: »Standard« (ohne alles), »Fett«, »Kursiv« oder »Fett Kursiv«. Als weitere Möglichkeit steht Ihnen dort der Effekt »Relief« zur Verfügung. Ist dieses Kontrollfeld aktiv, erscheint der Text in der gleichen Farbe wie der Folienhintergrund, ist aber von einer Art Schatten umgeben und hebt sich dadurch vom Folienhintergrund ab. Der Text wirkt nun wie geprägt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
251
Kapitel 9
Texte formatieren Hoch- und Tiefstellen Ein Text oder besser ein einzelnes Zeichen eines Texts kann auch hochoder tiefgestellt werden. Diese Funktionen benötigen Sie in der Regel bei der Darstellung von Formeln oder chemischen Zeichen. Beim Hochstellen wird automatisch »+30%« und beim Tiefstellen »-25%« Versatz vorgegeben. Über das Listenfeld können Sie diese Vorgaben aber verändern. Die verwendete Schriftart wird dabei verkleinert, damit die Proportionen erhalten bleiben. Es kann nun aber vorkommen, dass Sie ein Zeichen hoch- oder tiefstellen und es oben beziehungsweise unten abgeschnitten wird. Dies geschieht dann, wenn der Versatz zu groß gewählt wird und der Zeilenabstand dafür zu klein ist. Um dies auszugleichen, müssen Sie entweder den Versatz ändern oder den Zeilenabstand vergrößern. Wenn kein Text und kein Objekt auf der Folie markiert sind, geben die Symbole auf der Symbolleiste »Format« die Standardeinstellungen wieder. Sind in einem markierten Text unterschiedliche Stile verwendet, so wird dies durch die Symbole angezeigt. Ist allerdings ein Wort in einem Satz in Fett formatiert und der Rest des markierten Satzes nicht, so erscheint das Symbol nicht aktiviert. Sie können dann nicht erkennen, welcher Stil in diesem Satz gilt.
9.7
Der Zeilenabstand
Wie bei der Textverarbeitung haben Sie auch in PowerPoint die Möglichkeit, den Zeilenabstand für einen Text festzulegen. Dabei bestimmen Sie wieder über die Markierung, ob die Formatierung nur für den aktuellen Absatz oder für das gesamte Textobjekt gelten soll. Wenn Sie FORMAT/ZEILENABSTAND wählen, wird das dazugehörige Dialogfeld geöffnet. Abbildung 9.25: Das Dialogfeld »Zeilenabstand«
252
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Text ausrichten, drehen oder anpassen
Kapitel 9
Über die drei Listenfelder bestimmen Sie den Zeilenabstand innerhalb des Absatzes, vor dem Absatz und nach dem Absatz. Dabei können Sie jeweils wählen, ob Sie die Einstellungen in der Einheit »Zeilen« oder »Punkt« vornehmen. Die unteren beiden Listenfelder für den Zeilenabstand vor beziehungsweise nach einem Absatz sind insbesondere dann von Bedeutung, wenn Sie innerhalb eines Absatzes einige Zeichen hoch- oder tiefgestellt haben. Dann werden diese Zeichen eventuell durch die anderen Absätze verdeckt. Über diese Einstellungen kann der Abstand individuell für einen Absatz ausgeglichen werden.
9.8
Einen Text ausrichten, drehen oder anpassen
Für jeden Text können Sie bestimmen, wie er innerhalb des Absatzes ausgerichtet sein soll. Darüber hinaus können Sie festlegen, wie sich der Text in einem Objekt verhalten soll. Hierbei bewegen wir uns schon eher im Bereich der Objektformatierung, aber die Funktion an sich bezieht sich auf den Text. Um beide Funktionen geht es nun. Weitere Informationen über Objekte finden Sie in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Ausrichtung Unter Ausrichtung versteht man die Position des Texts innerhalb eines Absatzes. Sie können die Ausrichtung natürlich wieder für ein gesamtes Textobjekt festlegen, wenn Sie es zuvor markiert haben. Mit FORMAT/AUSRICHTUNG erhalten Sie ein Untermenü mit vier unterschiedlichen Ausrichtungsarten. Abbildung 9.26 zeigt den Effekt der vier Befehle. Der Text wird je nach gewählter Formatierung an der linken oder der rechten Seite beziehungsweise zentriert ausgerichtet. Die Formatierung »Blocksatz« kommt erst dann zur Geltung, wenn der Text über eine Zeile hinausgeht. Der in der letzten Zeile verbleibende Text wird immer linksbündig ausgerichtet. Die Ausrichtungen »Linksbündig«, »Zentriert« und »Rechtsbündig« finden Sie auch als Symbole auf der Symbolleiste »Format«. Versuchen Sie, einen Text linksbündig auszurichten, ab der zweiten Zeile richtet er sich aber einfach nicht am linken Rand aus? Dann ist sicherlich ein Einzug ab der zweiten Zeile definiert und das Aufzählungszeichen ausgeblendet. PowerPoint definiert dies übrigens auch standardmäßig auf der Entwurfsvorlage so. Um das zu ändern, verschieben Sie einfach den Einzug für die zweite Zeile auf dem Lineal (ANSICHT/LINEAL) nach links. Dann wird der gesamte Text linksbündig ausgerichtet.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
253
Kapitel 9
Texte formatieren
Abbildung 9.26: Der gleiche Text in den vier unter schiedlichen Aus richtungsvarianten
Den Befehl »Ausrichtung« finden Sie noch an einer anderen Stelle. Während sich dieser Befehl hier im Menü FORMAT auf die Ausrichtung des Texts in einem Absatz bezieht, können mit dem Befehl AUSRICHTEN ODER VERTEILEN im Menü ZEICHNEN (auf der Symbolleiste »Zeichnen«) mehrere Objekte zueinander ausgerichtet werden. Damit wird die Lage der Objekte auf der Folie verändert. Ein Text, der sich eventuell in den Objekten befindet, wird damit aber nicht ausgerichtet. Text drehen Text oder Textobjekte können auch schräg oder auf der Seite liegend auf der Folie ausgerichtet sein. Es kann jedoch nur das gesamte Objekt gedreht werden. Ein Wort in einem Absatz kann nicht mit dieser Funktion formatiert werden. Und so drehen Sie ein Textobjekt:
254
1.
Markieren Sie das gewünschte Textobjekt.
2.
Bewegen Sie den Mauszeiger auf den grünen Drehpunkt. Der Mauszeiger erscheint als eine Art Kreissymbol. Ziehen bzw. drehen Sie mit der Maus das Textobjekt in die gewünschte Richtung.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Text ausrichten, drehen oder anpassen
Kapitel 9
Das Textobjekt folgt Ihren Bewegungen und dreht sich entsprechend mit. Sie können das Textobjekt auch in 15°-Abständen rotieren lassen. Halten Sie dafür beim Ziehen mit der Maus die (ª)-TASTE gedrückt. Dann wird das Objekt nur in diesen Schritten gedreht. Dieses Vorgehen hilft Ihnen auch, das Objekt schnell wieder in die Waagerechte zu bringen. Abbildung 9.27: Text kann leicht ins Rotieren gebracht werden
Der grüne Drehpunkt steht Ihnen nur für einen freien Text oder für alle Objekte zur Verfügung. Titel und Textobjekt (beispielsweise aus dem Folienlayout »Titel unt Text«) selber können so nicht gedreht werden. Stattdessen müssen Sie beispielsweise den Titel markieren und dann über ZEICHNEN/ DREHEN ODER KIPPEN einen entsprechenden Befehl aus dem Untermenü auswählen. Wenn Sie sich für FREIES DREHEN entscheiden, erscheinen an den vier Ecken des Objekts grüne Punkte, mit denen Sie das Objekt in die entsprechende Richtung drehen können. Texte mit Rahmen und Füllbereich Der Text auf der Folie kann auch noch mit anderen Mitteln hervorgehoben werden. Fett-, Kursiv- oder Schattenschrift sind nicht die einzigen Möglichkeiten. Einem Titel oder einem Textobjekt können Sie z.B. auch einen Rahmen, einen Schatten oder einen Füllbereich geben. Dazu stehen Ihnen entsprechende Symbole auf der Symbolleiste »Zeichnen« zur Verfügung. Da es sich hierbei um Objektformatierungen handelt, finden Sie eine genaue Beschreibung der Funktionen in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
255
Kapitel 9
Texte formatieren
9.9
Format kopieren und zuweisen
Vielleicht haben Sie auf Ihren Folien bereits Text formatiert und möchten nun diese Formatierung auf einen anderen Text anwenden. Dafür gibt es das Symbol für F ORMAT ÜBERTRAGEN auf der Symbolleiste »Standard«. Und so kopieren Sie das Format und weisen es einem anderen Text zu: 1.
Markieren Sie den Text, dessen Format Sie kopieren möchten.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für FORMAT ÜBERTRAGEN auf der Symbolleiste »Standard«. Der Mauszeiger hat nun das Aussehen eines Pinsels und einer Einfügemarke.
3.
Ziehen Sie das kopierte Format über den Text, dem Sie das Format zuweisen möchten.
Halten Sie dabei die Maustaste bis zum Ende dieses Texts gedrückt. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Format auf den markierten Text übertragen. Mit dem Symbol für FORMAT ÜBERTRAGEN können Sie ein Format auch auf ein Textobjekt auf einer anderen Folie übertragen. Durch das Wechseln der Folien geht die Funktion nicht verloren. Wenn Sie nach dem Übertragen des Formats einen weiteren Text mit diesem Format versehen wollen, dann können Sie mit BEARBEITEN/WIEDERHOLEN genau dieses erreichen. Markieren Sie dafür den Text, bevor Sie den Befehl auswählen. Standardformat für Text festlegen Jeder Text wird bei der Erstellung bereits automatisch mit einem Format versehen. Dabei kommt das so genannte Standardtextformat zum Einsatz. Es wird immer dann angewendet, wenn Sie einen freien Text eingeben oder wenn Sie ein Objekt zeichnen und dann in das Objekt einen Text eingeben. Sie können das gerade aktuelle Standardtextformat jederzeit betrachten. Dazu darf weder ein Text noch ein Objekt markiert sein. Um sicherzugehen, dass nichts markiert ist, sollten Sie mit dem Symbol für OBJEKTE MARKIEREN auf der Symbolleiste »Zeichnen« auf eine leere Stelle auf der Folie klicken. Damit werden alle eventuell gesetzten Markierungen aufgehoben. Alle Angaben, die nun auf der Symbolleiste »Format« erscheinen, sind die als Standard verwendeten Formatierungen. Wenn Sie diese ändern möchten, klicken Sie beispielsweise auf das Symbol für FETT auf der Symbolleiste »Format«. Bei der nächsten Eingabe von Text wird dieser dann automatisch 256
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Format kopieren und zuweisen
Kapitel 9
in Fettdruck erscheinen. Sie können aber auch mit FORMAT/ZEICHEN das Dialogfeld »Zeichen« öffnen. Es ist in Abbildung 9.28 zu sehen. Abbildung 9.28: Im Dialogfeld »Zeichen« lassen sich ebenfalls Stan dardeinstellungen vornehmen
Sie erkennen direkt im Dialogfeld, dass Sie gerade die Standardeinstellungen ändern. Es fehlt diesmal nämlich die Schaltfläche »Vorschau«. Ferner ist das Kontrollfeld »Standard für neue Objekte« bereits aktiviert. Bei der nächsten Eingabe mit dem Symbol für TEXTFELD werden diese Standardeinstellungen verwendet. Das Kontrollfeld »Standard für neue Objekte« gibt es auch in anderen Dialogfeldern. Sie können also, wenn Sie beispielsweise einen Text markiert haben, im Dialogfeld »Zeichen« ein Format definieren, das als neuer Standard gelten soll. Soll die Formatierung, die Sie gerade vornehmen, in Zukunft auch für neue Texte gelten, müssen Sie nur durch Klicken das Häkchen in das Kontrollfeld setzen. Danach gelten dann diese Einstellungen als Standardeinstellungen. Mit welcher Schriftart oder mit welchen Schriftstilen der Titel oder das Textobjekt gefüllt wird, bestimmen Sie nicht über die Standardeinstellungen, sondern über die Formatierungen auf dem Folienmaster. Um diesen zu ändern, wechseln Sie in die Ansicht »Folienmaster«, markieren die entsprechenden Masterobjekte und legen dort die zu verwendende Schriftart fest. Mit diesem Vorgehen können Sie auch nachträglich die Schriftart für alle Folien auf einmal ändern, sofern die Folien dem Folienmaster folgen, also nicht manuell geändert wurden. Weitere Informationen zum Folienmaster finden Sie in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
257
Kapitel 9
Texte formatieren
9.10
Einzüge und Tabstopps
PowerPoint verfügt über ein besonderes Lineal, das gerade für die Bearbeitung von Text wichtig ist, denn dort werden Einzüge und Tabstopps festgelegt. Das Lineal zeigt die Einstellungen immer nur für den aktuell markierten Text, den Titel oder ein Textobjekt an. Sie können die Einzüge nicht vor der Texteingabe bestimmen, sondern erst, wenn mindestens ein Zeichen eingegeben wurde. Dies gilt auch für den freien Text. Ausnahmen sind Titelbereich und Objektbereich auf dem Folienmaster. Dort lassen sich Einzüge und Tabstopps vor der Texteingabe festlegen. Der nächste Tabstopp wird immer dann verwendet, wenn Sie die (ÿ_)Taste drücken. Die Einfügemarke wird auf den nächsten Tabstopp bewegt und Sie können die Texteingabe fortsetzen. Statt der (ÿ_)-Taste können Sie dazu auch TABSTOPP EINFÜGEN aus dem Kontextmenü verwenden. Auch dann springt die Einfügemarke entsprechend weiter. Lineale anzeigen Mit ANSICHT/LINEAL werden die Lineale angezeigt. Der Befehl erhält dann ein Häkchen im Menü. Wählen Sie diesen Befehl noch einmal aus, wenn Sie die Lineale wieder ausblenden wollen. Lineale und Häkchen werden dann entfernt. Sie können die Lineale immer eingeblendet lassen. Sie befinden sich oberhalb und links vom Folienbereich und stehen damit nicht im Weg. Abbildung 9.29 zeigt die eingeblendeten Lineale. Abbildung 9.29: Oberhalb und links von der Folie im Folienbereich sind die beiden Lineale zu sehen
258
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einzüge und Tabstopps
Kapitel 9
Auf dem Lineal über der Folie sehen Sie zunächst keine Einzüge oder Tabulatoren. Sie sehen nur die Breite der Folie, wobei die Mitte der Folie den Wert »0« annimmt. Links von der Folie befindet sich ebenfalls ein Lineal. Es zeigt die Höhe der Folie an. Auch dort ist die Mitte durch den Wert »0« gekennzeichnet. Ob Sie auf den Linealen Zentimeter oder Zoll sehen, wird über die Ländereinstellungen von Windows gesteuert und nicht über die Sprache oder über Optionen in PowerPoint festgelegt. Das waagerechte Lineal und seine Elemente Das Aussehen der Lineale verändert sich in dem Moment, in dem Sie die Einfügemarke in einen Absatz platzieren. Dann wird auf dem senkrechten Lineal die Höhe des aktuellen Objekts angezeigt. Das waagerechte Lineal enthält nun Einzugsmarken und Tabstopps und zeigt die Breite des aktuellen Objekts an. Abbildung 9.30 zeigt dies in einem vergrößerten Ausschnitt. Abbildung 9.30: Ist die Einfüge marke in einem Absatz platziert, zeigt das Lineal die für diesen Text gültigen Tabstopps und Einzüge an
Das obere Dreieck legt den Einzug für die erste Zeile fest, das untere den Einzug für die restlichen Zeilen des Absatzes. In Abbildung 9.30 beträgt der Einzug für die zweite Zeile etwa einen Zentimeter. Einzüge festlegen Für jedes Textobjekt können separat die Einzüge und Tabstopps festgelegt oder geändert werden. Dies gilt auch für die Einzüge der Gliederungsebenen im Textobjekt. Ändern Sie aber die Einzüge auf dem Folienmaster, so wirkt sich die Änderung auf alle Folien aus, die dem Folienmaster folgen. Es gilt also das gleiche Prinzip wie sonst auch in PowerPoint.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
259
Kapitel 9
Texte formatieren Es gibt maximal fünf Gliederungsebenen und jede Ebene hat einen eigenen Einzug. Diese Einzüge werden aber erst dann angezeigt, wenn Sie die Gliederungsebenen auch im markierten Text verwenden. Haben Sie also die zweite Gliederungsebene im Textobjekt verwendet, erscheint auch der Einzug für die zweite Ebene. Und so ändern Sie den Einzug: 1.
Klicken Sie in das Textobjekt, damit die Einzüge und Tabstopps auf dem Lineal sichtbar werden. Ziehen Sie dann das untere oder obere Einzugsdreieck in die gewünschte Richtung.
2.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des markierten Texts oder drücken Sie die (Esc)-Taste, um die Bearbeitung zu beenden.
Die Änderungen werden sofort übernommen. Mit dem oberen Einzugsdreieck legen Sie den Einzug der ersten Zeile fest. Das untere Dreieck dagegen bestimmt den Einzug der weiteren Zeilen. Dieser Einzug hat erst eine Bedeutung, wenn Ihr Text über eine Zeile hinausgeht. Dann wird die zweite Textzeile entsprechend eingerückt. Es lassen sich auch beide Einzugsdreiecke gleichzeitig verschieben. Dann ändern Sie aber nicht die Einzugsebenen des Absatzes, sondern den Abstand des Absatzes vom linken Rand. Wenn Sie also den Text verschieben wollen, müssen Sie das kleine Rechteck unter dem unteren Dreieck an die gewünschte Stelle ziehen. Das obere Dreieck bewegt sich entsprechend mit. Stößt allerdings eines der beiden Dreiecke an den Rand, kann es nicht weiterbewegt werden. Abbildung 9.31 zeigt die gleiche Folie, aber der Einzug für die erste Zeile wurde bei dieser Folie durch Verschieben des unteren Dreiecks auf »4 cm« erhöht. Dadurch wird der Text, inklusive der Unterpunkte, nach rechts verschoben. Ein Aufzählungszeichen im Textobjekt orientiert sich dabei immer am oberen Einzugsdreieck. Daher erscheint das Aufzählungszeichen der oberen Gliederungsebene in diesem Beispiel ganz links. Das Lineal kann nur im Folienbereich eingeblendet werden. In der Gliederungsansicht des Übersichtsbereichs gibt es kein Lineal. Da Tabstopps nur auf dem Lineal gesetzt werden können, lassen sie sich entsprechend nur im Folienbereich setzen oder entfernen. Tabstopps setzen Auf dem Lineal sind bereits Standard-Tabstopps vorhanden. Sie haben den Abstand von 2,54 Zentimeter (1 Inch) und können einfach geändert werden, indem Sie einen dieses kleinen Striche nach links ziehen, um den Abstand zu verkleinern oder nach rechts, um ihn zu vergrößern. Darüber
260
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einzüge und Tabstopps
Kapitel 9 Abbildung 9.31: Der Abstand nach links beträgt nun vier Zentimeter
hinaus können Sie eigene Tabstopps definieren. Bevor Sie das tun, müssen Sie entscheiden, was für ein Tabstopp eingefügt werden soll: linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder ein Dezimal-Tab. Benutzen Sie dazu das kleine Quadrat am linken Rand des Lineals. Dort sehen Sie zunächst ein schematisches Symbol für einen linksbündigen Tabstopp. Wenn Sie auf das Quadrat klicken, erscheinen nacheinander die anderen Symbole und dann wieder der linksbündige Tabstopp. Und so fügen Sie einen neuen Tabstopp ein: 1.
Klicken Sie in einen Absatz des Textobjekts, das Sie bearbeiten möchten. Auf dem Lineal werden die aktuellen Einzüge und Tabstopps angezeigt.
2.
Wählen Sie die Art des Tabstopps aus. Klicken Sie dazu so oft auf das kleine Quadrat links neben dem Lineal, bis das gewünschte Tabstopp-Symbol erscheint. Abbildung 9.32 zeigt Ihnen die vier Tabstopp-Symbole.
3.
Klicken Sie auf die Stelle des Lineals, an der der Tabstopp eingefügt werden soll.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
261
Kapitel 9
Texte formatieren
Abbildung 9.32: Die vier Tabstopp Symbole und ihre Bedeutung
Der Tabstopp wird an dieser Stelle eingefügt und die Standard-Tabstopps davor werden automatisch entfernt. Die Einstellungen, die Sie auf dem Lineal vornehmen, gelten übrigens immer für das gesamte Textobjekt und nicht nur für den aktuellen Absatz. Sie können also keine unterschiedlichen Einzüge und Tabstopps für die einzelnen Absätze eines Textobjekts festlegen. Wenn Sie einen Tabstopp verschieben wollen, müssen Sie ihn nur mit der Maus auf dem Lineal an die neue Position ziehen. An dieser Stelle muss noch etwas zur Verwendung von Tabulatoren bei der Texteingabe im Folienbereich gesagt werden, denn eventuell können Sie die von Ihnen gesetzten Tabstopps überhaupt nicht verwenden. Das Aussehen des Texts in einem Textobjekt wird durch die fünf Gliederungsebenen festgelegt. Sie können einen Absatz mit den entsprechenden Symbolen auf der Symbolleiste »Format« höher- und tieferstufen. Stattdessen können Sie aber auch die (ÿ_)-Taste verwenden, um einen Absatz tieferzustufen bzw. einzurücken. Diese Tastenfunktion gilt nur, wenn Sie sich am Anfang des Absatzes befinden und noch kein Zeichen eingegeben haben. Wenn Sie nun aber erst einmal einen Tabstopp ansteuern wollen, ohne direkt einen Text einzugeben, erreichen Sie mit der (ÿ_)-Taste nicht das gewünschte Ergebnis. Denn in diesem Fall wird der Absatz tiefergestuft. Befinden Sie sich am Anfang eines Absatzes und wollen einen Tabstopp verwenden, müssen Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und dann auf die (ÿ_)-Taste drücken. Durch diese Tastenkombination wird der Absatz nicht tiefergestuft, sondern es wird der nächste Tabstopp angesteuert. Stattdessen können Sie auch TABSTOPP EINFÜGEN aus dem Kontextmenü verwenden, um einen Tabstopp einzufügen. Eigenen Tabstopp löschen Und so löschen Sie einen eigenen Tabstopp auf dem Lineal: 1.
Klicken Sie in einen Absatz des Textobjekts.
2.
Bewegen Sie die Maus auf den Tabstopp, den Sie löschen möchten, und ziehen Sie den Tabstopp aus dem Lineal heraus auf die Folie.
Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Tabstopp entfernt. Wenn sich rechts daneben keine weiteren eigenen Tabstopps befinden, werden wieder die Standard-Tabstopps an den entsprechenden Stellen, also ca. alle zwei Zentimeter, eingefügt.
262
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einzüge und Tabstopps
Kapitel 9
Die Einzüge auf dem Folienmaster Auch die Einzüge des Objektbereichs auf dem Folienmaster sind sehr wichtig. Dort stehen insgesamt fünf Einzugsebenen zur Verfügung. Daher erscheinen alle fünf Einzugsdreiecke auf dem Lineal, wenn Sie in den Objektbereich klicken. Wenn Sie den Einzug für eine Ebene vergrößern, werden die nachfolgenden Ebenen automatisch nach rechts verschoben. Abbildung 9.33 zeigt den Folienmaster mit dem Lineal. Abbildung 9.33: Der Folienmaster zeigt im Objekt bereich alle fünf Einzüge an
Sie können dort auf dem Lineal genauso die Einzüge der einzelnen Absätze festlegen. Lassen Sie sich nicht durch die fünf Paare von Einzugsdreiecken durcheinander bringen. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie die richtigen Dreiecke erwischen. Es ist festgelegt, dass die Einzüge beispielsweise für den dritten Absatz nicht vor dem zweiten Absatz liegen können. Auf diese Weise können Sie nicht viel »Schaden« anrichten. Wenn Sie einen Text trotz Änderungen der Einzüge auf dem Lineal nicht am linken Rand ausrichten können, liegt es vermutlich daran, dass für den Text über FORMAT/AUSRICHTUNG der Befehl ZENTRIERT oder RECHTSBÜNDIG ausgewählt wurde. Diese Formatierungen werden vorrangig beachtet. Die Standardeinstellungen von PowerPoint sind eigentlich sehr gut. Ich musste bisher die Einzugsebenen selten ändern, da sie für die Präsentation von Text optimal eingestellt sind.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
263
Kapitel 9
Texte formatieren
9.11
Suchen und Ersetzen
SUCHEN und ERSETZEN aus dem Menü BEARBEITEN sind Standardbefehle, wie sie in fast allen Programmen vorkommen. Damit können Sie nach einem Ausdruck suchen, z.B. alle Vornamen mit »Otto« durch »Karl« ersetzen lassen. Leider lässt sich die Suche in PowerPoint nicht weiter durch Formate einschränken, wie Sie es vielleicht von Word her kennen. Dort können Sie nach »Ottos« suchen lassen, die in »Arial« und »Fett« formatiert sind, und nur diese werden dann auch gefunden. In PowerPoint geht das leider nicht. Abbildung 9.34: Das Dialogfeld »Ersetzen«
Beim Suchen oder Ersetzen wird in PowerPoint neben den Folien auch auf den Notizseiten und den Handzetteln gesucht bzw. ersetzt. Damit können Sie einen Begriff in allen Bestandteilen der Präsentation, in denen der Text vorkommt, durch einen anderen Begriff ersetzen lassen. Geben Sie in »Suchen nach« den Suchbegriff und in »Ersetzen durch« den Austauschbegriff ein. Bevor Sie starten, können Sie noch zwei Optionen vornehmen. Groß-/Kleinschreibung beachten Mit »Groß-/Kleinschreibung beachten« wird nur nach Ausdrücken in der entsprechenden Schreibweise gesucht. Würde nach »Wein« gesucht, dann würden Ausdrücke wie »Wein« und »Weinglas« gefunden, aber nicht der Ausdruck »beweinen«. Nur ganzes Wort suchen Mit »Nur ganzes Wort suchen« wird nur ein Ausdruck gesucht und gegebenenfalls gefunden, der als eigenständiges Wort vorkommt. So würde zwar »Wein« gefunden, aber diesmal nicht in Wörtern wie »Weinglas« oder »beweinen«. Mit den Schaltflächen im Dialogfeld können Sie die gefundenen Begriffe austauschen oder einfach weitersuchen lassen.
264
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Rechtschreibung prüfen
Kapitel 9
Weitersuchen Mit dieser Schaltfläche wird der Suchvorgang gestartet oder fortgesetzt. Wird ein Begriff gefunden, so wird er nur markiert, aber nicht automatisch ersetzt. Ersetzen Der gefundene und markierte Text wird ersetzt. Die Suche wird nicht fortgesetzt. Dazu müssen Sie wieder auf »Weitersuchen« klicken. Alle ersetzen Jeder gefundene Begriff wird automatisch ersetzt, ohne dass Sie jeden Tauschvorgang einzeln bestätigen müssen. Schließen Damit wird das Dialogfeld geschlossen. In den beiden Listenfeldern werden die letzten vier Begriffe für Suchen und Ersetzen angezeigt. So können Sie später noch nachvollziehen, was Sie gesucht und wodurch Sie es ersetzt haben. Diese Information bleibt aber nur für die aktuelle Arbeitssitzung erhalten. Nach dem Beenden von PowerPoint geht sie verloren. Das Dialogfeld »Suchen« hat den gleichen Aufbau wie »Ersetzen«, wobei das Listenfeld »Ersetzen durch« und die Schaltfläche »Alle ersetzen« fehlen. Damit können Sie nach Ausdrücken suchen und schnell die Folie finden, auf der dieser Ausdruck vorkommt. Diese Funktion ist somit quasi eine »Gehezu-Funktion«: »Gehe zu der Folie, auf der du den Ausdruck 'sowieso' findest«. Im Dialogfeld »Suchen« gibt es zusätzlich die Schaltfläche »Ersetzen«, mit der Sie wieder das Dialogfeld »Ersetzen« aufrufen können.
9.12
Rechtschreibung prüfen
Wie SUCHEN oder ERSETZEN wirkt sich die Rechtschreibprüfung auf die gesamte Präsentation aus. Es werden also nicht nur die Folien überprüft, sondern auch die Notizseiten und Handzettel. Die Rechtschreibprüfung vollzieht sich dabei nach einem einfachen Schema. Es wird geprüft, ob der Begriff im vorhandenen Wörterbuch vorkommt. Steht er dort in dieser Schreibweise, so ist der Begriff für die Prüfroutine richtig. Wird der Begriff nicht oder nicht in dieser Schreibweise gefunden, so gilt er zunächst einmal als falsch.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
265
Kapitel 9
Texte formatieren In PowerPoint wird während der Texteingabe im Hintergrund die Rechtschreibung überprüft. Wenn Sie bereits mit Microsoft Word gearbeitet haben, kennen Sie diese Funktion schon. Dabei werden die falschen Begriffe nach der Texteingabe automatisch mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Diese deutet an, dass hier ein Fehler oder ein der Rechtschreibung nicht bekannter Text vorliegt. Oft handelt es sich bei den »Fehlern« um Eigennamen oder Fachbegriffe, die ein Standardwörterbuch nicht kennt. Die Wörterbücher sind aber lernfähig. Sie können »falsche«, d.h. dem Standardwörterbuch unbekannte Begriffe in einem eigenen Wörterbuch ablegen. Das Programm wird dieses Wort in Zukunft dann nicht mehr als falsch beanstanden. Über EXTRAS/SPRACHE wird festgelegt, welche Sprache der Text hat. Damit wird gesteuert, welches Wörterbuch zur Rechtschreibprüfung herangezogen wird. Ist ein deutscher Text beispielsweise als »Englisch« markiert, werden Sie viele Wellenlinien auf den Folien sehen, da diese Wörter im englischen Wörterbuch nicht vorkommen und damit falsch sind. Sie können über das Dialogfeld »Sprache« auch den Eintrag »Keine Rechtschreibprüfung« auswählen. Dann wird der entsprechend markierte Teil nicht der Prüfung unterzogen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie einen Teilabschnitt in einer Sprache auf den Folien haben, zu der kein entsprechendes Wörterbuch zur Verfügung steht. Damit dieser Text dann nicht komplett rot erscheint, versehen Sie ihn eben mit dem Eintrag »Keine Rechtschreibprüfung«. Grundsätzlich können mehrere Sprachen gleichzeitig überprüft werden, wenn die dazugehörigen Wörterbücher vorhanden sind.
Abbildung 9.35: Das Dialogfeld »Sprache«
Im Dialogfeld »Sprache« können Sie übrigens mit der Schaltfläche »Standard« eine Standardsprache festlegen, die dann für alle PowerPoint-Präsentationen gilt, also auch für alle zukünftigen Präsentationen. Neben dem Standardwörterbuch, das alle Microsoft-Anwendungen gemeinsam verwenden, können Sie beliebig viele eigene Wörterbücher erstellen. Auch die eigenen Wörterbücher werden von allen Microsoft-Programmen
266
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Rechtschreibung prüfen
Kapitel 9
verwendet. Dies ist sinnvoll, denn ein Begriff, den Sie in Word hinzufügen, sollte auch in PowerPoint nicht beanstandet werden. Mit dem Symbol für RECHTSCHREIBUNG auf der Symbolleiste »Standard«, der (F7)-Taste oder mit EXTRAS/R ECHTSCHREIBUNG wird die Prüfung gestartet und auf der Folie begonnen, auf der Sie sich gerade befinden. Beim ersten falschen Wort wird das Dialogfeld »Rechtschreibung« geöffnet, das in Abbildung 9.36 zu sehen ist. Wenn die Prüfung nichts zu beanstanden hat, erfolgt eine Meldung, dass die Rechtschreibprüfung für die gesamte Präsentation beendet ist. Abbildung 9.36: Das Dialogfeld »Rechtschreibung«
Falls Sie das Dialogfeld »Rechtschreibung« schon geöffnet, aber dann im Hintergrund auf die Folie geklickt haben, muss die Prüfung manuell mit der Schaltfläche »Fortsetzen« angestoßen werden. Danach wird der Text anhand der im Wörterbuch vorhandenen Begriffe durchsucht. Dies ist ganz praktisch, denn so können Sie direkt auf die betreffende Folie springen und dort den Text ändern, bevor Sie mit der Prüfung fortfahren. Wird ein falscher Begriff gefunden, so erscheint er im Textfeld »Nicht im Wörterbuch«. Meist wird auch schon ein Ersatzwort vorgeschlagen, das dann im Textfeld »Ändern in« zu finden ist. Für das weitere Vorgehen stehen Ihnen einige Schaltflächen zur Verfügung. Ignorieren Der Begriff ist im Wörterbuch nicht vorhanden. Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie die richtige Schreibweise und der Begriff wird übersprungen. Kommt der gleiche Begriff später nochmals vor, so wird er erneut beanstandet. Alle ignorieren Damit werden das gefundene und jedes weitere Wort in der gleichen Schreibweise bei der Fortsetzung der Suche in der gesamten Präsentation übersprungen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
267
Kapitel 9
Texte formatieren Ändern Das gefundene falsche Wort wird durch ein im Listenfeld »Vorschläge« markiertes, korrekt geschriebenes Wort oder durch ein im Textfeld »Ändern in« manuell eingegebenes Wort ersetzt. Alle ändern Diese Schaltfläche hat die gleiche Funktion wie »Ändern«, aber es werden alle in der entsprechenden Schreibweise vorkommenden Wörter in der Präsentation ersetzt. Der Begriff wird dann nicht mehr beanstandet. Hinzufügen Ein bisher für das Programm unbekannter Begriff kann in das Benutzerwörterbuch eingefügt werden. Anschließend wird die Prüfung fortgesetzt. Beim nächsten Auffinden des Worts wird es nicht mehr beanstandet. Nicht das Wort im Textfeld »Ändern in« wird dem Wörterbuch hinzugefügt, sondern nur der unter »Nicht im Wörterbuch« beanstandete Begriff. Danach steht der Begriff für alle weiteren Rechtschreibprüfungen zur Verfügung – nicht nur für diese Präsentation. Vorschlagen Die möglichen im Wörterbuch enthaltenen Schreibweisen des gefundenen Worts werden angezeigt. Wenn sich das korrekte Wort in der Liste befindet, können Sie es auswählen und mit der Schaltfläche »Ändern« oder »Alle ändern« im Text austauschen. AutoKorrektur Der falsch geschriebene Begriff und der unter »Ändern in« ausgewählte Begriff können in die AutoKorrektur übernommen werden. Die Funktionsweise der AutoKorrektur wird weiter unten beschrieben. Schließen Mit dieser Schaltfläche wird das Dialogfeld geschlossen. Über das Listenfeld »Wörter hinzufügen zu« bestimmen Sie, in welchem Benutzerwörterbuch die hinzuzufügenden Wörter gespeichert werden sollen. In der Regel ist dies das Wörterbuch »Benutzer.dic« bzw. »custom.dic«, das auch im Listenfeld angezeigt wird. Das Benutzerwörterbuch wird von allen Microsoft-Anwendungen gemeinsam verwendet.
268
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
AutoKorrektur
Kapitel 9
Verwunderlich ist die Tatsache, dass Sie in PowerPoint einen im Benutzerwörterbuch eingefügten Begriff nicht mehr löschen können. Haben Sie sich also bei den Schaltflächen vertan und dem Wörterbuch »Autho« hinzugefügt, statt es gegen »Auto« zu tauschen, so wird das falsche Autho nicht mehr beanstandet, da es sich jetzt im Benutzerwörterbuch befindet. Die einzige Abhilfe gibt es für die stolzen Besitzer von Word. Dort können Sie den Begriff über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Rechtschreibung und Grammatik« über die Schaltfläche »Benutzerwörterbücher« und dann »Ändern« wieder entfernen.
9.13
AutoKorrektur
Mit EXTRAS/A UTOKORREKTUR-OPTIONEN steht Ihnen eine angenehme Funktion zur Verfügung, mit der Sie den »Fehlerteufel« austricksen können. Häufig ergeben sich bei der Eingabe Buchstabendreher, also statt »das« geben Sie beispielsweise versehentlich »dsa« ein. Jeder hat da so seine persönliche Hitliste. Im Dialogfeld »AutoKorrektur« können Sie nun alle Begriffe hinterlegen, die in Zukunft schon bei der Eingabe automatisch korrigiert werden sollen. Einige Wörter sind dort bereits vorhanden, so dass schon automatisch korrigiert wird, ohne dass Sie je etwas in die Liste eingetragen haben. Und so nehmen Sie Wörter in die AutoKorrektur auf: 1.
Wählen Sie EXTRAS/AUTOKORREKTUR-OPTIONEN. Das Dialogfeld »AutoKorrektur« mit der Registerkarte »AutoKorrektur« wird geöffnet.
2.
Geben Sie in das Feld »Ersetzen« den falschen Begriff und in »Durch« den korrekten Begriff ein.
3.
Drücken Sie auf »Hinzufügen«.
Der Begriff wird in die Liste übernommen. Falls er dort schon vorhanden ist, werden Sie darauf aufmerksam gemacht. Wenn Sie einen Begriff löschen wollen, klicken Sie einfach in der Liste darauf und anschließend auf »Löschen«. Falls Sie die Wörter der AutoKorrektur ausnahmsweise nicht verwenden wollen, können Sie diese über das Kontrollfeld »Während der Eingabe ersetzen« deaktivieren. Die Wörter in der Liste bleiben dabei aber erhalten. Die AutoKorrektur ist nicht nur für Tippfehler geeignet, die immer direkt nach der Eingabe korrigiert werden sollen. Sie können diese Funktion auch dazu nutzen, mit einer Art von automatischen Texten zu arbeiten. So habe ich beispielsweise keine Lust, jedes Mal das Wort »PowerPoint« auszuschreiben. Stattdessen ließ ich mir ein Kürzel einfallen, das ich immer dafür verwende.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
269
Kapitel 9
Texte formatieren
Abbildung 9.37: Das Dialogfeld »AutoKorrektur« mit der Registerkarte »AutoKorrektur« hilft bei beliebten Drehern
Unter »Ersetzen« habe ich »PPT« und bei »Durch« entsprechend »PowerPoint« eingegeben. Damit wird der Begriff immer automatisch ersetzt, wenn ich »PPT« eingebe, und ich erspare mir dadurch einige Eingaben. Noch mehr Korrekturmöglichkeiten Mit dem Kontrollfeld »ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren« werden weitere typische Tippfehler automatisch korrigiert. Wenn Sie beispielsweise »HEute« eingeben statt »Heute«, weil Sie versehentlich zu lange auf die Großschreibtaste gedrückt haben, wird dieser Fehler automatisch behoben, wenn das Kontrollfeld aktiv ist. Eine sehr angenehme Funktion, bei der sich über die Schaltfläche »Ausnahmen« weitere Details definieren lassen, bei denen nicht automatisch umgewandelt werden soll. Dort können Sie auch Ausnahmen für Wörter festlegen, die nicht groß geschrieben werden sollen. Abbildung 9.38: Die AutoKorrektur Ausnahmen helfen bei der Fein steuerung
270
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
AutoKorrektur
Kapitel 9
Es gibt auch noch das Kontrollfeld »Wochentage immer groß schreiben«. Damit wird bei den Wochentagen automatisch das erste Zeichen durch einen Großbuchstaben ersetzt. Aus »montag« wird dann selbständig ein »Montag«. Mit den Kontrollfeldern »Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen« und »Unbeabsichtigtes Verwenden der fESTSTELLTASTE korrigieren« können beliebte Fehler weiter ausgebessert werden. AutoFormat während der Eingabe Im Dialogfeld »AutoKorrektur« finden Sie noch die Registerkarte »AutoFormat während der Eingabe«. Dort sind weitere Möglichkeiten für die schnelle Bearbeitung von Folien zu finden, die sehr hilfreich sind. Abbildung 9.39: Auf der Register karte »AutoFormat während der Eingabe« finden sich noch weitere Hilfen
Zusammenfassung Es stehen viele Befehle zur Verfügung, wenn es um die Formatierung von Text oder Textobjekten geht. Einige dieser Befehle können Sie sowohl für die Formatierung von Text als auch die von Objekten verwenden. Daher werden manche Befehle erst später, wenn es um die Objekte geht, vorgestellt. Achten Sie bei der Verwendung der Formatierungen darauf, dass Sie in einer Präsentation nicht zu viele unterschiedliche Formatierungen verwenden. Der Betrachter soll sich an Ihren Stil gewöhnen können und während der gesamten Präsentation wissen, was zum Beispiel unterstrichene Wörter ausdrücken sollen. Mit Formatierungen lassen sich bestimmte Zusammenhänge hervorheben, um auf wichtige Punkte aufmerksam zu machen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
271
Kapitel 9
Texte formatieren Ohne »Rechtschreibprüfung« und »Suchen und Ersetzen« wäre die Textbearbeitung nicht komplett. Diese Funktionen sind in PowerPoint aber nicht so umfangreich wie beispielsweise in Word. Für den Text auf den Folien sind sie aber ausreichend. Die Handhabung der Einzüge und der Tabstopps ist gewöhnungsbedürftig. Insbesondere die Tatsache, dass erst ein Text vorhanden sein muss, bevor Einzüge und Tabstopps festgelegt werden können, ist ungewöhnlich. Aber wie bereits gesagt, meistens müssen Einzüge und Tabstopps nicht geändert werden.
272
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
10
Tabellen erstellen
PowerPoint verfügt über eine umfangreiche Funktion zum Erstellen von Tabellen. Wenn Sie Microsoft Word bereits kennen, dann wird Ihnen diese Funktion bekannt vorkommen.
10.1
Tabellen erstellen
Insgesamt stehen Ihnen drei unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Erstellung einer Tabelle zur Verfügung. Diese werden Ihnen gleich nacheinander vorgestellt: Das Folienlayout »Titel und Tabelle« Das Symbol für TABELLE EINFÜGEN Das Symbol für TABELLE ZEICHNEN Das Folienlayout »Titel und Tabelle« Über das Folienlayout »Titel und Tabelle« erhalten Sie direkt einen Platzhalter für eine Tabelle. Über einen Doppelklick auf das Tabellenobjekt wird das Dialogfeld »Tabelle einfügen« geöffnet, in dem Sie festlegen, wie viele Zeilen und Spalten Sie in der Tabelle verwenden wollen. Mit »OK« wird die Tabelle erstellt. Abbildung 10.1 zeigt dies. Tabelle einfügen Mit dem Symbol für TABELLE EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Standard« erhalten Sie ein Auswahlfeld, in dem Sie wiederum die Anzahl der Spalten und Zeilen für Ihre Tabelle bestimmen. Natürlich können Sie später, wenn die Tabelle eingefügt ist, weitere Zeilen oder Spalten hinzufügen oder überflüssige Zeilen und Spalten löschen. Die Tabelle wird dann auf der Folie erstellt. Wundern Sie sich bitte nicht über die Größe der Tabelle, denn diese ist gerade bei wenigen Spalten und Zeilen meist etwas zu groß und muss später noch in der Größe verändert werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
273
Kapitel 10
Tabellen erstellen
Abbildung 10.1: Das Folienlayout »Titel und Tabelle« mit dem Dialogfeld »Tabelle einfügen«
Abbildung 10.2: Über das Auswahl feld beim Symbol für TABELLE EINFÜGEN bestimmen Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten
Innerhalb der Tabelle spricht man von so genannten Zellen. Eine Zelle ist dabei immer der Schnittpunkt aus einer Zeile und einer Spalte. Die eingefügte Tabelle sieht dann beispielsweise wie in Abbildung 10.3 aus. Tabelle zeichnen Eine Tabelle kann aber auch einfach auf der Folie gezeichnet werden. Dazu müssen Sie zunächst mit dem Symbol für TABELLEN UND RAHMEN auf der Symbolleiste »Standard« die dazugehörige Symbolleiste öffnen. Sie ist in Abbildung 10.4 zu sehen. Dort finden Sie unterschiedliche Funktionen zum Zeichnen und Formatieren einer Tabelle.
274
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Tabellen erstellen
Kapitel 10 Abbildung 10.3: Die eingefügte Tabelle erscheint mit der eigenen Symbolleiste »Tabellen und Rahmen« auf der Folie
Abbildung 10.4: Die Symbolleiste »Tabellen und Rahmen«
Und so zeichnen Sie eine Tabelle: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für TABELLE ZEICHNEN auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen«. Sie erhalten ein Stiftsymbol als Mauszeiger.
2.
Zeichnen Sie zunächst den Gesamtrahmen der Tabelle, indem Sie mit der Maus die Größe des Rahmens bestimmen.
3.
Fügen Sie dann innerhalb des Rahmens durch Ziehen mit der Maus Linien für Zeilen und Spalten ein.
4.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb der Tabelle oder in eine Zelle, um mit der Eingabe von Werten oder Text zu beginnen.
Das Zeichnen der Tabelle ist damit beendet und das Symbol für TABELLE ZEICHNEN ist nicht mehr aktiv. Beim Ziehen mit der Maus erhalten Sie entsprechende Hilfen, damit die Zeilen und Spalten waagerecht beziehungsweise senkrecht gezeichnet werden. Falls PowerPoint die weiteren Zeilen oder Spalten nicht sinnvoll einfügen kann, wird der Gesamtrahmen der Tabelle vergrößert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
275
Kapitel 10
Tabellen erstellen Vor dem eigentlichen Zeichnen der Tabelle sollten Sie die Linienart, Linienstärke und Rahmenfarbe festlegen. Dies kann auch nachträglich geändert werden, ist dann aber etwas umständlicher zu erledigen. Auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen« stehen Ihnen die entsprechenden Symbole und Listenfelder zur Verfügung. Es kann natürlich sein, dass Sie versehentlich eine Linie für eine Zeile oder Spalte zu viel gezeichnet haben. Aber auch dafür gibt es Abhilfe. Und so löschen Sie eine Tabellenlinie: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für RADIERGUMMI auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen«. Ihr Mauszeiger ist jetzt ein Radiergummi.
2.
Klicken Sie auf die Tabellenlinie, die Sie entfernen möchten. Das entsprechende Teilstück wird gelöscht.
Mit dem Radiergummi können Sie jedes einzelne Linienstück der Tabelle löschen. Falls Sie bereits Zeilen und Spalten gezeichnet haben, müssen Sie gegebenenfalls mehrere Linienstücke mit dem Radiergummi entfernen.
10.2
Werte in die Zellen eingeben
Nachdem Sie Ihre Tabelle über eine der drei genannten Methoden erstellt haben, können Sie nun daran gehen, Werte und Texte in die Zellen einzugeben. Die Eingabe von Werten in die Tabelle ist sehr einfach. Sie können als Übungsbeispiel den folgenden Beschreibungen und Beispielen in den Abbildungen folgen. Wir haben eine Tabelle mit drei Zeilen und drei Spalten eingefügt und die Breite der Tabelle etwas reduziert. Und so geben Sie Werte oder Texte ein: 1.
Klicken Sie in eine Zelle.
2.
Geben Sie Werte oder Texte ein. Mit der (¢)-Taste erhalten Sie eine weitere Zeile innerhalb der aktuellen Zelle, falls Sie dies benötigen.
3.
Klicken Sie in eine andere Zelle oder drücken Sie die (ÿ_)-Taste, um die Eingabe in einem anderen Feld fortzusetzen.
Mit der (ÿ_)-Taste gelangen Sie jeweils in die nächste Zelle rechts. Falls Sie sich bereits am rechten Rand der Tabelle befinden, springt die Einfügemarke in die erste Zelle der nächsten Zeile.
276
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Zeilen und Spalten ändern
Kapitel 10
Wenn Sie in der letzten Zelle der Tabelle auf die (ÿ_)-Taste drücken, wird automatisch eine neue Tabellenzeile eingefügt. Die Einfügemarke befindet sich dann in der ersten Zelle der neuen Tabellenzeile. Abbildung 10.5: In der Tabelle im Folienbereich sind bereits Werte ein gegeben
10.3
Zeilen und Spalten ändern
Natürlich lassen sich nachträglich weitere Spalten oder Zeilen einfügen. Dazu gibt es unterschiedliche Befehle im Listenfeld zum Befehl TABELLE auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen«. Zeilen oder Spalten einfügen Am einfachsten funktioniert das Einfügen von Spalten oder Zeilen. Dazu muss aber zunächst die Einfügemarke in der Tabelle positioniert werden. Sie können dann entscheiden, ob Sie bezogen auf die Einfügemarke eine Zeile oberhalb oder unterhalb der aktuellen Zelle oder eine Spalte links oder rechts davon einfügen möchten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
277
Kapitel 10
Tabellen erstellen Und so fügen Sie eine Spalte ein: 1.
Klicken Sie in eine Zelle, beispielsweise in die Zelle »Süd«, und positionieren Sie so die Einfügemarke.
2.
Wählen Sie TABELLE auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen«. Das Listenfeld »Tabelle« wird geöffnet.
3.
Wählen Sie beispielsweise SPALTEN RECHTS EINFÜGEN. Damit wird rechts neben »Süd« eine neue Spalte eingefügt.
Abbildung 10.6: Das Listenfeld »Tabelle«
Die neue Spalte wird dann direkt in die Tabelle einfügt. PowerPoint übernimmt dabei die Breite der Spalte, in der sich die Einfügemarke gerade befindet. Auch hier können Sie wieder direkt die Werte eingeben. Zeilen oder Spalten löschen Im Listenfeld »Tabelle« finden Sie auch entsprechende Befehle zum Löschen von Spalten oder Zeilen. Hier müssen wir aber zwischen dem Löschen einer Spalte oder Zeile, also dem Entfernen einer solchen, und dem Löschen des Inhalts einer Zeile oder Spalte unterscheiden. Und so löschen Sie eine Zeile oder Spalte: 1.
Klicken Sie in eine Zelle.
2.
Öffnen Sie mit TABELLE auf der Symbolleiste »Tabelle und Rahmen« das Listenfeld »Tabelle« und wählen Sie den Befehl SPALTEN LÖSCHEN oder ZEILEN LÖSCHEN.
Die aktuelle Zeile oder Spalte wird gelöscht.
278
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Zeilen und Spalten ändern
Kapitel 10 Abbildung 10.7: Es wurde eine Spalte rechts von »Süd« eingefügt
Und so löschen Sie den Inhalt einer Spalte oder Zeile: 1.
Klicken Sie in eine Zelle.
2.
Öffnen Sie mit TABELLE auf der Symbolleiste »Tabelle und Rahmen« das Listenfeld »Tabelle« und wählen Sie den Befehl ZEILE AUSWÄHLEN oder SPALTE AUSWÄHLEN. Die aktuelle Zeile oder Spalte wird markiert.
3.
Entfernen Sie den Inhalt mit der (Entf)-Taste.
Der Inhalt der Zeile oder Spalte wird gelöscht, die Zeile oder Spalte selbst bleibt aber in der Tabelle erhalten. Sie finden im Listenfeld »Tabelle« auch den Befehl TABELLE AUSWÄHLEN, mit dem die gesamte Tabelle, also alle Zellen markiert werden. Damit lässt sich leicht die Schriftart oder Schriftgröße aller Zellen ändern. Übrigens können Sie eine Spalte auch mit der Maus markieren und dann den Inhalt mit der (Entf)-Taste entfernen. Bewegen Sie dazu die Maus an den Anfang der Spalte. Wenn Sie sich gerade außerhalb der Tabelle befinden, erscheint der Mauszeiger als Pfeil. Jetzt können Sie die Spalte markieren. Neben dem Löschen einer Zeile oder Spalte können Sie diese mit den bekannten Mitteln auch AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN oder EINFÜGEN. Hier gelten alle Symbole und Funktionen, die Sie bereits kennen gelernt haben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
279
Kapitel 10
Tabellen erstellen Zellen verbinden und teilen Eine Besonderheit ist das nachträgliche Verbinden und Teilen von Zellen. Diese Funktion ist besonders dann von Interesse, wenn Sie so etwas wie Gruppenüberschriften einfügen oder eine bestehende Zelle in zwei Spalten aufteilen wollen. Und so verbinden Sie Zellen: 1.
Markieren Sie die Zellen, die Sie verbinden wollen.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für ZELLEN VERBINDEN auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen«. Die Zellen sind jetzt miteinander verbunden und die Linien zwischen den Zellen wurden entfernt.
Das Symbol für ZELLEN VERBINDEN auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen« können Sie erst dann auswählen, wenn mehr als eine Zelle markiert ist. Abbildung 10.8: Über den Regionen wurde eine Zeile eingefügt; anschlie ßend wurden die drei Zellen über »Nord«, »Süd« und »West« miteinander verbunden
280
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Tabelle formatieren
Kapitel 10
Und so teilen Sie eine Zelle: 1.
Markieren Sie die Zelle, die Sie teilen wollen.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für ZELLE TEILEN auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen«. Die Zelle wird jetzt in zwei Spalten geteilt.
Das Symbol für ZELLE TEILEN auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen« kann nur ausgewählt werden, wenn eine Zelle markiert ist. Sobald mehr als eine Zelle markiert ist, wird dieses Symbol inaktiv.
10.4
Tabelle formatieren
Nachdem die Tabelle erstellt ist, kann auch dieses Objekt in seinem Aussehen verändert werden. Dazu stehen Ihnen unterschiedliche Symbole und Befehle zur Verfügung, die auch für die Formatierung der Objekte verwendet werden (siehe Kapitel 11, »Alles über Objekte«). Dazu gehören insbesondere der Füllbereich, die Rahmenart, die Linienart und die Linienstärke, die Sie über Symbole auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen« finden. Daher werden an dieser Stelle nur die Besonderheiten hervorgehoben. Ferner können Sie den Text in den Zellen mit Textformatierungen wie FETT, KURSIV oder beispielsweise ZENTRIERT versehen. Größe der Tabelle ändern Die Tabelle ist nichts anderes als ein großes Objekt. Daher können Sie die Größe der Tabelle ändern, indem Sie zunächst die Tabelle als Ganzes markieren und sie dann über die Größenziehpunkte vergrößern oder verkleinern. Auch bei einer Tabelle wird die Schriftgröße durch das Ziehen an den Größenziehpunkten nicht verändert. Ferner können Sie den Innenbereich der Tabelle, also die Spalten und Zeilen, in der Größe ändern. Dazu müssen Sie nur auf eine der Linien in der Tabelle klicken und die Linie mit der Maus in die gewünschte Richtung ziehen. Damit werden die Zellen in einer Spalte oder Zeile größer beziehungsweise kleiner. Rahmenlinie zuweisen Über das Symbol für RAHMENLINIEN AUSSEN auf der Symbolleiste »Tabelle und Rahmen« wird ein Listenfeld mit weiteren Rahmenlinien geöffnet. Hier müssen Sie teilweise ganz genau auf die Reihenfolge der Formatierung achten, denn Sie können damit gegebenenfalls bereits vorhandene Formatierungen ersetzen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
281
Kapitel 10
Tabellen erstellen
Abbildung 10.9: Die Symbole für die Rahmenlinien
Rahmen und Ausfüllen Neben den einzelnen Symbolen auf der Symbolleiste »Tabellen und Rahmen« finden Sie im Listenfeld zum Befehl TABELLE den Eintrag RAHMEN UND AUSFÜLLEN. Das dazugehörige Dialogfeld vereint die unterschiedlichen Formatierungen für die Tabelle in einer Auswahl. Abbildung 10.10 zeigt dieses Dialogfeld. Sie erhalten es auch, wenn Sie auf den Auswahlrahmen der Tabelle doppelklicken. Abbildung 10.10: Das Dialogfeld »Tabelle for matieren«
Auf der Registerkarte »Rahmen« finden Sie die Formatierungen für die Linien beziehungsweise für den Rahmen. Die Funktionsweise ist nicht ganz so leicht und wird am einfachsten von links nach rechts erklärt. Zunächst wählen Sie auf der linken Seite aus der Formatvorlage eine Linienart, dann eine Farbe und schließlich die Breite aus, bevor Sie diese Auswahl auf der rechten Seite den entsprechenden Linien zuweisen. Zusätzlich können Sie mit den Symbolen auf der rechten Seite die bestehenden Linien aus- und wieder einschalten. Beim Einschalten wird dann aber die auf der linken Seite eingestellte Formatierung verwendet. Probieren Sie diese Formatierung einfach einmal aus, denn sie ist zugegebenermaßen etwas verwirrend. Auf den beiden anderen Registerkarten »Ausfüllen« und »Textfeld« finden Sie die Formatierungen für den Füllbereich der Zellen und für die Ausrichtung der Texte und Werte in den Zellen. Die Befehle und Symbole entsprechen denen der Formatierung von Objekten.
282
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Tabelle formatieren
Kapitel 10 Abbildung 10.11: Die Zellen können auch mit einem Füllbereich versehen werden
Zusammenfassung Mit den beschriebenen Funktionen erstellen Sie schnell und einfach eine Tabelle auf einer Folie. Mit den Symbolen und Befehlen auf der Symbolleiste stehen Ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung, die das Arbeiten mit Tabellen richtig einfach machen. Manchmal ist die Handhabung etwas schwerfällig, aber trotzdem ist das Erstellen einer Tabelle einfach. Allerdings erfolgt die Eingabe von Zahlenwerten mit der Diagrammfunktion (siehe Kapitel 13, »Diagramme erstellen«) sicherlich einfacher und besser.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
283
11
Alles über Objekte
Während es in den letzten Kapiteln um die Bearbeitung von Text ging, soll nun der Fokus auf den Objekten liegen. Eine genaue Trennlinie zwischen Texten und Objekten gibt es nicht. Die Grenzen verlaufen fließend, da in PowerPoint fast alles, was in irgendeiner Weise markiert werden kann, als Objekt bezeichnet wird. Trotzdem soll ein Versuch der Abgrenzung unternommen werden: Unter Text werden in PowerPoint die Wörter und Zeichen verstanden, die in die Platzhalter für Titel und Aufzählung eingegeben werden. Objekte sind beispielsweise Rechtecke, Kreise oder Formen, die auf der Folie zur Veranschaulichung verwendet werden. Allerdings sind die Platzhalter wiederum auch Objekte, ob sie nun einen Text beinhalten oder nicht. Wie gesagt, die Grenzen sind fließend. Auf eine Formel gebracht: Alles, was Sie auf der Folie markieren können und was dadurch einen Auswahlrahmen erhält, ist ein Objekt. Es ist dabei egal, ob es sich um einen Text oder ein Diagramm handelt. Sie erfahren in diesem Kapitel alles über Objekte. Dabei wird beschrieben, wie Sie Objekte erstellen, ändern, mit Text versehen oder formatieren. Es werden aber nicht nur Kreise und Rechtecke gezeigt, sondern es wird auch dargestellt, wie Sie Linien, Pfeile, Verbindungen und Freihandfiguren erstellen. Des Weiteren erfahren Sie, wie Sie Objekte gruppieren, anordnen oder ausrichten können.
11.1
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
»Objekt« ist wie gesagt der allumfassende Begriff in PowerPoint. Eigentlich kann jedes Element in PowerPoint als Objekt bezeichnet werden. Streng genommen ist auch der Titel auf jeder Folie ein Objekt. Allerdings ist er ein besonderes Objekt, da er auf jeder Seite vorkommt. Deshalb spricht man in diesem Zusammenhang nur vom Titel und nicht vom »Titelobjekt«. Alle anderen Elemente auf den Folien Ihrer Präsentation sind Objekte, also beispielsweise einfache Formen, Linien, Bilder, Textkästen oder Figuren. Abbildung 11.1 zeigt eine Auswahl von Objekten, wie sie in PowerPoint vorkommen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
285
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.1: Es gibt alle möglichen Arten von Objekten
Formatierung Ein Objekt selbst ist schnell erstellt; was es jedoch besonders interessant macht, ist seine Formatierung. Es gibt Formatierungen, die das Aussehen verändern, und andere, die sogar die äußere Hülle des Objekts und damit das Objekt selbst ändern. Jedes Objekt verfügt über bestimmte Merkmale, die ihm über die Befehle oder die Symbole von PowerPoint zugewiesen werden. So besitzt ein Objekt beispielsweise einen Füllbereich, einen Schatten oder ein Muster. Diese Merkmale sind die Formatierungen des Objekts. Ein Objekt kann eine oder mehrere dieser Formatierungen annehmen. Die Formatierungen bieten viel Gestaltungsfreiheit und Sie können damit die Elemente Ihrer Präsentation gezielt gestalten. Beispielsweise können Sie einzelne Objekte hervorheben und mit Attributen in den Mittelpunkt stellen. Abbildung 11.2 zeigt jeweils dasselbe Objekt, ein Rechteck, aber mit unterschiedlichen Formatierungen.
286
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
Kapitel 11 Abbildung 11.2: Das Erscheinungs bild wird über die Formatierung verändert
Der Begriff »Formatierung« kann noch einen Schritt weiter gefasst werden. Neben den »inhaltlichen Formatierungen« wie Farbe oder Muster sind auch Form und Rahmen des Objekts Formate, die veränderbar sind. Formen Wenn die Objekte mit bestimmten Symbolen der Symbolleiste »Zeichnen« in PowerPoint erstellt werden, kann ihre Form in einem Schritt geändert und angepasst werden. Zu diesen Symbolen gehören die Symbole RECHTECK, ELLIPSE und alle Objekte unter der Schaltfläche »AutoFormen«. Abbildung 11.3 zeigt Beispiele. Ein Objekt erstellen Es ist ganz leicht, ein Objekt zu erstellen. Wählen Sie zunächst das entsprechende Symbol auf der Symbolleiste »Zeichnen« aus und bewegen Sie die Maus an die Stelle auf der Folie, an der Sie das Objekt später dargestellt haben möchten. Ziehen Sie dann mit der Maus und bestimmen Sie die Größe des Objekts.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
287
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.3: Formen verhelfen Objekten zu einem anderen Aussehen
Und so erstellen Sie beispielsweise ein Rechteck: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für RECHTECK auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Der Cursor ist nun ein Fadenkreuz.
2.
Gehen Sie an die Stelle auf der Folie, an der sich eine Ecke des Rechtecks befinden soll. Klicken Sie dort, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus so lange, bis das Rechteck die gewünschte Größe erreicht hat. Lassen Sie jetzt die Maustaste los.
Das Rechteck ist damit erstellt. Es ist automatisch markiert. Sie sehen acht Punkte, die so genannten Größenziehpunkte, und einen neunten grünen Punkt, den Drehpunkt. Sie können zunächst immer nur ein Rechteck erstellen. Für ein weiteres Rechteck müssen Sie erst wieder auf das Symbol klicken. Zu erkennen ist dies indirekt daran, dass das Symbol auf der Symbolleiste nach der Erstellung des ersten Rechtecks nicht mehr umrandet ist. Sie haben aber auch die Möglichkeit, gleich mehrere Rechtecke beziehungsweise Objekte hintereinander zu erstellen. Doppelklicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol. Jetzt ist das Symbol nach der Erstellung des ersten Objekts auch weiterhin umrandet und der Mauszeiger bleibt ein Fadenkreuz. Erst wenn Sie ein anderes Symbol auswählen oder auf eine beliebige Stelle auf der Folie klicken, wird die Funktion wieder deaktiviert.
288
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
Kapitel 11 Abbildung 11.4: Das Rechteck ist erstellt und markiert
Wenn Sie beim Ziehen mit der Maus die (ª)-Taste gedrückt halten, wird ein Quadrat erstellt. Vergleichbares gilt für das Symbol für ELLIPSE, mit dem in Kombination mit der (ª)-Taste ein Kreis erstellt wird. Lassen Sie aber, nachdem die gewünschte Größe erreicht ist, erst die Maustaste los, bevor Sie die (ª)-Taste loslassen. Ansonsten wird das Objekt doch nur als ein »normales« Rechteck oder als Ellipse erstellt. In den AutoFomen sind noch viel mehr Objekte Neben den beiden Symbolen RECHTECK und ELLIPSE auf der Symbolleiste »Zeichnen« gibt es unter der Schaltfläche »AutoFormen« viele weitere Objekte. Sie sehen diese Objekte jeweils unter dem dazugehörigen Untermenü. Wenn Sie viel mit diesen Objekten arbeiten, können Sie auch aus den einzelnen Untermenüs heraus Symbolleisten erstellen. Öffnen Sie dazu das entsprechende Untermenü und ziehen Sie das gesamte Menü an der oberen grauen Linie auf die Folie. Damit wird das Untermenü als eigene Symbolleiste dargestellt. In Abbildung 11.5 sehen Sie AutoFormen auf eigenen Symbolleisten. Weitere AutoFormen gibt es über das Symbol für W EITERE AUTOFORMEN aus dem Menü AUTOFORMEN. Im Clip Organizer sind auch einige weitere AutoFormen versteckt, die aber kein eigenes Symbol haben. Über den Suchbegriff »AutoFormen« im Clip Organizer erhalten Sie diese ebenso. Die weiteren AutoFormen sind dann im Aufgabenbereich auf der rechten Seite zu finden. Mit einem einfachen Klick auf das gewünschte Objekt wird es auf der Folie eingefügt. Die Größe können Sie dann nachträglich verändern.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
289
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.5: Es gibt viele AutoFormen ...
Alle diese Symbole verwenden Sie genauso wie das Symbol für RECHTECK, das gerade eben vorgestellt wurde. Dies bedeutet, dass Sie zunächst immer das gewünschte Symbol auswählen und dann auf der Folie die Größe des Objekts bestimmen, indem Sie die Maus ziehen. Die Formatierung der Objekte wird stets nach der Erstellung verändert. Wenn Sie auf das Symbol für RECHTECK klicken und danach direkt mit der Maus auf eine Stelle auf der Folie klicken, wird sofort ein kleines Quadrat erstellt. Gleiches funktioniert mit dem Symbol für ELLIPSE; hier wird dann ein kleiner Kreis erstellt. Damit ersparen Sie sich das Drücken der (ª)Taste. Danach können Sie dann die Größe verändern. Gleiches gilt für alle AutoFormen. Objekte auswählen Nachdem Sie ein Objekt erstellt haben, können Sie es jederzeit weiter bearbeiten, also beispielsweise eine Farbe zuweisen oder den Rahmen des Objekts ändern. Allerdings müssen Sie wie immer ein Objekt zuerst auswählen, bevor Sie es bearbeiten können. Dazu gibt es verschiedene Methoden. Die Klick-Methode Die einfachste und vermutlich auch am häufigsten verwendete Vorgehensweise ist die »Klick-Methode«.
290
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
Kapitel 11
Und so wählen Sie ein Objekt aus: 1.
Suchen Sie sich ein Objekt aus, das Sie markieren möchten.
2.
Bewegen Sie die Maus auf das Objekt und klicken Sie.
Es wird damit genau ein Objekt ausgewählt. Sie erkennen dies daran, dass um das Objekt herum die Größenziehpunkte und der grüne Drehpunkt erscheinen. Es ist von der Art des Objekts abhängig, ob Sie nur die acht Größenziehpunkte und den grünen Drehpunkt erhalten oder ob zusätzlich der Auswahlrahmen erscheint. Wenn das Objekt keinen Text hat, erscheinen nur die Größenziehpunkte und der grüne Drehpunkt. Gibt es Text im Objekt, erscheinen Größenziehpunkte, der grüne Drehpunkt und der schraffierte Auswahlrahmen. Die Art des Auswahlrahmens ändert sich darüber hinaus auch noch während der Bearbeitung. Sind Sie gerade dabei, einen Text im Objekt zu erfassen, ist der Auswahlrahmen schraffiert. Ist nur das Objekt (mit einem Text darin) markiert, erscheint der Auswahlrahmen gepunktet. Wenn ein Objekt keinen Füllbereich hat, müssen Sie auf den Rahmen klicken, um es auszuwählen. Der innere Bereich des Objekts ist in diesem Fall nicht vorhanden und kann deswegen auch nicht zum Auswählen verwendet werden. Klicken Sie am besten immer auf den Rahmen, denn so stellen Sie sicher, dass das gewünschte Objekt auch tatsächlich ausgewählt wird. Die »Umschalt-und-Klick-Methode« Sie können natürlich auch mehrere Objekte auswählen, um diese z.B. gleichzeitig zu verschieben oder um allen Objekten einen Schatten hinzuzufügen. Und so markieren Sie mehrere Objekte mit der »Umschalt-und-KlickMethode«: 1.
Bewegen Sie die Maus auf das erste Objekt, das Sie auswählen möchten, und klicken Sie auf dieses Objekt. Das Objekt ist ausgewählt.
2.
Drücken Sie nun auf die (ª)-Taste und halten Sie die Taste gedrückt.
3.
Bewegen Sie die Maus auf das nächste Objekt, das Sie auswählen möchten, und klicken Sie auch auf dieses Objekt.
Beide Objekte sind markiert und haben jeweils acht Größenziehpunkte und einen grünen Drehpunkt. Falls Text in den Objekten ist, ist darüber hinaus jeweils der Auswahlrahmen zu sehen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
291
Kapitel 11
Alles über Objekte Sie können der Auswahl weitere Objekte hinzufügen, indem Sie die (ª)Taste gedrückt halten und auf die nächsten Objekte klicken. Die Markierungsrahmen-Methode Hierbei werden alle Objekte mit dem Symbol für OBJEKTE MARKIEREN auf der Symbolleiste »Zeichnen« mit einem Markierungsrahmen »umzäunt«. Alle Objekte, die sich komplett innerhalb des Rahmens befinden, werden ausgewählt. Wenn Sie nur einen Teil eines Objekts »erwischt« haben, wird das betreffende Objekt nicht mit in die Auswahl aufgenommen. Und so markieren Sie mit dem Symbol für OBJEKTE MARKIEREN: 1.
Wählen Sie das Symbol für OBJEKTE MARKIEREN auf der Symbolleiste »Zeichnen« aus.
2.
Bewegen Sie die Maus in die Nähe eines der Objekte, die Sie auswählen möchten. Sie dürfen die Maus allerdings nicht direkt auf ein Objekt bewegen, sondern nur an eine Stelle außerhalb der betreffenden Objekte.
3.
Ziehen Sie einen Markierungsrahmen um alle Objekte herum, die Sie auswählen möchten.
Alle Objekte innerhalb des Markierungsrahmens werden markiert und es sind pro Objekt wieder acht Größenziehpunkte und der grüne Drehpunkt sichtbar. Wenn Sie danach wieder ein anderes Objekt markieren wollen, sollten Sie erst mit der Maus auf eine leere Stelle auf der Folie klicken. Damit wird die bestehende Markierung aufgehoben und keines der Objekte ist mehr markiert. Die vorgestellten Methoden lassen sich auch miteinander kombinieren. Beispielsweise könnten Sie mit dem Symbol für OBJEKTE MARKIEREN auf der Symbolleiste »Zeichnen« zunächst alle Objekte in der Mitte der Folie auswählen und dann mit der »Umschalt-und-Klick-Methode« weitere Objekte hinzufügen. Falls Sie ein Objekt aus Ihrer Auswahl wieder ausschließen möchten, es aber schon markiert ist, klicken Sie einfach auf das schon markierte Objekt, während Sie die (ª)-Taste gedrückt halten. Es wird daraufhin aus der Auswahl entfernt. Größe ändern Sie werden auch die Größe von Objekten ändern müssen. Dazu stehen Ihnen die Größenziehpunkte des ausgewählten Objekts zur Verfügung. Ziehen Sie einfach einen der Ziehpunkte und stellen Sie die gewünschte Größe des Objekts ein.
292
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
Kapitel 11 Abbildung 11.6: Die Objekte 1, 4 und 5 sind markiert
Und so ändern Sie die Größe: 1.
Wählen Sie das Objekt aus, dessen Größe Sie ändern möchten.
2.
Klicken Sie auf einen der Größenziehpunkte und ziehen Sie die Maus in die gewünschte Richtung.
3.
Lassen Sie die Maustaste los, wenn das Objekt die korrekte Größe erreicht hat. Das Objekt nimmt dann die gewünschte Größe an.
Sind mehrere Objekte ausgewählt, können Sie die Größe aller dieser markierten Objekte auch gleichzeitig verändern. Sie müssen dazu nur einen der Größenziehpunkte in die gewünschte Richtung bewegen. Alle anderen markierten Objekte folgen dann und werden entsprechend verkleinert oder vergrößert. Ist ein Objekt kleiner oder größer als die anderen, so wird es in Relation zu den anderen geändert. Mit anderen Worten: Verkleinern Sie ein 10 cm großes Objekt auf die Hälfte, so ist es danach 5 cm groß. Ein zweites markiertes Objekt mit 6 cm wird danach noch 3 cm groß sein. Die Größenänderung eines Objekts hat keinen Einfluss auf die Schriftgröße des Texts, der innerhalb des Objekts steht. Wenn es sich bei dem ausgewählten Objekt allerdings um eine eingefügte Grafik handelt (und dort ein Text steht), wird die Größe der gesamten Grafik, also auch die des Texts, angepasst.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
293
Kapitel 11
Alles über Objekte Sie können die Größe der Objekte aber auch noch anders bestimmen. Ist das Objekt markiert, können Sie mit FORMAT/AUTOFORM das dazugehörige Dialogfeld öffnen. Dort steht Ihnen unter anderem die Registerkarte »Größe« zur Verfügung, die Sie in Abbildung 11.7 sehen.
Abbildung 11.7: Das Dialogfeld »AutoForm forma tieren« mit der Registerkarte »Größe«
Das Dialogfeld erhalten Sie übrigens auch, wenn Sie mit der Maus auf das Objekt doppelklicken. In diesem Dialogfeld haben Sie zwei Möglichkeiten, die Größe zu verändern. Oben im Bereich »Größe ändern und drehen« legen Sie direkt fest, dass Ihr Objekt beispielsweise 4 cm hoch und 10 cm breit sein soll. Unten im Bereich »Skalierung« dagegen geben Sie Prozentwerte ein, also beispielsweise 200%, wenn das Objekt doppelt so groß sein soll. Beide Einstellungen korrespondieren miteinander. Immer, wenn Sie das Dialogfeld öffnen, ist die Skalierung auf den Wert »100%« eingestellt. Veränderungen in der Breite oder Höhe werden direkt in der Skalierung berücksichtigt. Umgekehrt sehen Sie auch, wie breit oder hoch Ihr Objekt in Zentimetern wird, wenn Sie die Skalierung ändern. Sie können mit diesen Befehlen auch die Größe von mehreren Objekten gleichzeitig ändern. Die anderen Kontrollfelder sind bei ClipArts oder eingefügten Grafiken von Bedeutung. Diese werden in Kapitel 12, »ClipArts verwenden«, vorgestellt. Wenn Sie sehen möchten, wie sich der eingegebene Prozentwert oder die Höhe und Breite in Zentimetern auf Ihr Objekt auswirkt, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche »Vorschau«. Schieben Sie dazu das Dialogfeld an die Seite, so dass Sie das Objekt sehen können. Es wird dann in der neuen Größe dargestellt. Probieren Sie unterschiedliche Werte aus und schließen 294
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
Kapitel 11
Sie das Dialogfeld, wenn Sie die gewünschte Größe erreicht haben. Dadurch ersparen Sie sich das ständige Öffnen des Dialogfelds. Form ändern Neben der Größe der Objekte können Sie teilweise auch die Form ändern. PowerPoint verfügt über eine große Palette von verschiedenen vorgefertigten AutoFormen, die für Sie bereitstehen. Eine Besonderheit der Formen findet sich unter ZEICHNEN/AUTOFORM auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Alle Objekte, die mit den Symbolen der AUTOFORMEN, also z.B. dem RECHTECK oder der ELLIPSE auf der Symbolleiste »Zeichnen« erstellt wurden, sind austauschbar.
ÄNDERN
Und so ändern Sie eine bestehende Form: 1.
Wählen Sie ein Objekt aus, das mit den AutoFormen erstellt wurde.
2.
Wählen Sie ZEICHNEN/AUTOFORM ÄNDERN auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Danach öffnet sich das Untermenü, das Sie schon unter der Schaltfläche »AutoFormen« gesehen haben. Die aktuelle Form ist im entsprechenden Untermenü markiert.
3.
Wählen Sie eine neue Form, indem Sie mit der Maus auf das gewünschte Symbol klicken.
Die neue Form wird in der gleichen Größe wie die alte übernommen. Die gewählten Formatierungen und eventuell vorhandener Text bleiben ebenfalls erhalten. AutoFormen im Aussehen verändern Die AutoFormen sind Figuren, die Sie in Präsentationen ideal einsetzen können. Einige Objekte haben bei der Markierung einen oder mehrere weitere Ziehpunkte, den so genannten »Formziehpunkt«. Dieser Ziehpunkt ist ein kleines gelbes Karo. Damit können Sie die Form verändern, also beispielsweise die Pfeilspitze gestalten oder den Würfel in einer anderen Form darstellen. Und so ändern Sie eine AutoForm im Aussehen, beispielsweise ein Sechseck: 1.
Markieren Sie ein Objekt der AutoFormen. Das Objekt ist markiert und die acht Größenziehpunkte, der grüne Drehpunkt sowie der Formziehpunkt erscheinen.
2.
Ziehen Sie das gelbe Karo, den Formziehpunkt, in die gewünschte Richtung.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
295
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.8: Die AutoFormen haben den Vorteil, dass ihr Äußeres geändert werden kann
Das Objekt wird dann sofort in der neuen Form dargestellt. Sind mehrere Objekte gleichzeitig markiert, erscheint der Formziehpunkt nicht. Abbildung 11.9 zeigt einige Objekte, die mit dem Formziehpunkt verändert wurden. Es gibt einige AutoFormen, die keinen Formziehpunkt haben und damit auch in der Form nicht geändert werden können. Andere AutoFormen wiederum haben zwei oder sogar drei Formziehpunkte, mit denen sich die Form verändern lässt. Objekte kopieren, duplizieren, ausschneiden und einfügen Für das Kopieren, Duplizieren, Ausschneiden und Einfügen von Objekten stehen Ihnen wie in den meisten Programmen die entsprechenden Befehle im Menü BEARBEITEN zur Verfügung. Kopieren Mit dem Symbol für KOPIEREN auf der Symbolleiste »Standard« wird eine Kopie des Objekts in die Zwischenablage gestellt. Einfügen Mit dem Symbol für EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Standard« wird der Inhalt der Zwischenablage auf der Folie eingefügt.
296
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
Kapitel 11 Abbildung 11.9: Eine AutoForm kann mit dem Formziehpunkt leicht im Aussehen geändert werden
Wenn Sie ein Objekt auf mehreren Folien immer wieder an die gleiche Stelle kopieren möchten, können Sie dies ganz hervorragend mit KOPIEREN und EINFÜGEN aus dem Menü BEARBEITEN durchführen. Beim Kopieren und Einfügen von Objekten merkt sich PowerPoint die entsprechende Position und fügt das Objekt jeweils an der gleichen Stelle ein. Ausschneiden Das Symbol für AUSSCHNEIDEN auf der Symbolleiste »Standard« löscht das entsprechende Objekt und speichert es in der Zwischenablage. Sie können es dann beispielsweise auf einer anderen Folie wieder einfügen. Duplizieren Über BEARBEITEN/DUPLIZIEREN wird sofort ein Duplikat des markierten Objekts auf der Folie eingefügt. Dabei überlagert das Duplikat das Original ein wenig und ist ausgewählt. Sie können nun das Duplikat an eine neue Stelle schieben. Wenn das Duplikat dann immer noch ausgewählt ist, können Sie mit DUPLIZIEREN erneut ein Duplikat einfügen. PowerPoint merkt sich dabei die relative Position und das neue Duplikat wird mit dem gleichen Abstand wie zum Originalobjekt eingefügt. Dieser Befehl ist insbesondere beim Erstellen von Schaubildern hilfreich, da Sie hier oft mehrere Objekte nebeneinander und untereinander darstellen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
297
Kapitel 11
Alles über Objekte Für das Kopieren von Objekten gibt es noch eine Methode: Wählen Sie das Objekt aus, das Sie kopieren wollen. Drücken Sie dann anschließend auf die (Strg) -Taste und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie mit der Maus die Kopie des Objekts an die gewünschte Stelle ziehen. Neben dem Mauszeiger erkennen Sie dann auch ein kleines Pluszeichen, das eine Kopie andeutet. Ein Objekt löschen Und so löschen Sie ein Objekt: 1. 2.
Wählen Sie das zu löschende Objekt aus. Drücken Sie auf die (Entf)-Taste oder wählen Sie BEARBEITEN/MARKIELÖSCHEN.
RUNG
Das Objekt wird jetzt entfernt. Sie können diesen Vorgang beziehungsweise ganz allgemein immer den letzten Vorgang widerrufen, indem Sie BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG auswählen oder auf das Symbol für RÜCKGÄNGIG auf der Symbolleiste »Standard« klicken. Danach wird das Objekt, falls Sie es gelöscht hatten, wieder auf der Folie eingefügt. Ein Objekt verschieben Sie müssen immer mal wieder ein Objekt an eine andere Stelle verschieben. Markieren Sie dazu das Objekt und ziehen Sie es an die neue Stelle. Wenn das Objekt keinen Füllbereich hat, müssen Sie dazu den Mauszeiger auf den Rahmen des Objekts oder auf den Auswahlrahmen bewegen und dann das Objekt verschieben. Allerdings dürfen Sie dabei nicht auf die Größenziehpunkte klicken, dann ändern Sie nämlich die Größe. Wenn Sie beim Ziehen die (ª)-Taste gedrückt lassen, reduzieren Sie die Bewegungen mit der Maus auf waagerechte und senkrechte Bewegungen. Damit können Sie das Objekt sozusagen auf der gleichen Linie verschieben. Dies ist dann sehr hilfreich, wenn Sie über ANSICHT/R ASTER UND FÜHRUNGSLINIEN die Option »Objekte am Raster ausrichten« nicht aktiviert haben. Format kopieren und zuweisen Vielleicht haben Sie auf Ihren Folien bereits Objekte fertig formatiert und Sie wollen nun diese Formatierung auf andere Objekte anwenden. Beispielsweise haben Sie ein grünes Rechteck mit rotem Schatten und gelben Linien gestaltet und nun sollen die anderen Rechtecke auf der Folie das gleiche Aussehen erhalten. Dazu gibt es das Symbol für FORMAT ÜBERTRAGEN auf der Symbolleiste »Standard«.
298
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Erstellen und Bearbeiten von Objekten
Kapitel 11
Und so kopieren Sie das Format und weisen es einem anderen Objekt zu: 1.
Markieren Sie das Objekt, dessen Format Sie kopieren möchten.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für FORMAT ÜBERTRAGEN auf der Symbolleiste »Standard«. Der Mauszeiger hat nun das Aussehen eines Pinsels und einer Einfügemarke.
3.
Klicken Sie in das andere Objekt oder auf den Rahmen des Objekts, das die neue Formatierung erhalten soll.
Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Format auf das markierte Objekt übertragen. Sie können damit das Format auch über die Folien hinweg auf ein Objekt übertragen. Durch das Wechseln der Folien geht die Funktion nicht verloren. Das kopierte Format bleibt so lange im Speicher, bis Sie etwas auf einer Folie markieren. Dann wird es sofort angewendet. Das Standardobjektformat festlegen Wenn Sie ein Objekt erstellen, hat es bereits ein bestimmtes Aussehen. PowerPoint verwendet dazu das so genannte Standardobjektformat. Dieses Format können Sie natürlich selbst bestimmen. Dazu stehen Ihnen alle Formatierungsvarianten für Objekte zur Verfügung. Bei der Festlegung des neuen Standards haben Sie zwei unterschiedliche Vorgehensmöglichkeiten. Bei der einen Variante legen Sie bei der Formatierung der Objekte in den Dialogfeldern jeweils fest, ob diese Einstellung künftig für neue Objekte gelten soll. Dazu finden Sie dort jeweils das Kontrollfeld »Standard für neue Objekte«. Bei der anderen Variante benutzen Sie ein bestehendes fertig formatiertes Objekt, das genau Ihren Vorstellungen entspricht, und definieren dieses Format als Standard. Und so legen Sie das Standardformat für die AutoForm mit einem bestehenden Objekt fest: 1.
Klicken Sie auf ein Objekt, das Sie als neuen Standard verwenden möchten.
2.
Wählen Sie ZEICHNEN/ALS STANDARD FÜR AUTOFORM FESTLEGEN auf der Symbolleiste »Zeichnen«.
Damit haben Sie festgelegt, wie die neuen Objekte aussehen sollen. Natürlich können Sie die Objekte auch wieder anders formatieren, wenn sie einmal erstellt sind. Sie erhalten diesen Befehl auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste. Der Standard gilt nur für die aktuelle Präsentation und nicht als Standard für alle neuen Präsentationen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
299
Kapitel 11
Alles über Objekte
11.2
Objekte mit Text versehen
Viele Folien mit Schaubildern oder Übersichten bestehen zumeist aus Kästchen, Kreisen und Pfeilen. In der Regel haben viele Formen auch einen Text direkt in der Form oder aber darunter, damit die Abläufe oder die Symbole besser zu verstehen sind. Objekte direkt mit Text verbinden Objekte, die mit den AUTOFORMEN erstellt werden, können direkt mit einem Text verbunden werden. Dieser Text ist dann dem Objekt »angeheftet« und bleibt bei jeder Änderung des Objekts erhalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie das Objekt an eine andere Stelle auf der Folie schieben. Der Text ist mit dem Objekt verbunden und wird ebenfalls verschoben. Und so verbinden Sie ein Objekt direkt mit Text: 1.
Erstellen Sie das gewünschte Objekt, also z.B. ein Rechteck. Nachdem es erstellt ist, wird es von den acht Größenziehpunkten und dem grünen Drehpunkt umgeben.
2.
Geben Sie Ihren Text ein. Das markierte Objekt wird den Text direkt aufnehmen, wenn es mit den entsprechenden Symbolen auf der Symbolleiste »Zeichnen« oder den AutoFormen erstellt wurde.
Abbildung 11.10: Die AutoFormen können direkt mit Text versehen werden
300
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Objekte mit Text versehen
Kapitel 11
Der Text wird, sofern Sie es nicht anders festgelegt haben, standardmäßig im Objekt zentriert. Sie gelangen innerhalb des Objekts in die nächste Zeile, wenn Sie die (¢)-Taste drücken. Sie haben sicherlich bemerkt, dass nun auch der schraffierte bzw. gepunktete Auswahlrahmen erscheint. Daran erkennen Sie, dass ein Objekt mit Text versehen ist. Wenn Sie das Rechteck mit der Maus verschieben, wird der Text zusammen mit ihm verschoben. Der Text ist ein fester Bestandteil des Objekts geworden. Löschen Sie das Objekt, so löschen Sie auch den Text. Sie können den Text aber so formatieren, wie es für Texte üblich ist: Alle Befehle für die Textformatierung gelten. Ebenso können Sie ein Aufzählungszeichen oder eine Nummerierung hinzufügen. Beim Suchen und Ersetzen wird der Text in den Objekten auch berücksichtigt. Die Rechtschreibung überprüft ebenfalls die Wörter in den Objekten und korrigiert sie gegebenenfalls. Um den Text in einem Objekt zu bearbeiten, müssen Sie ihn markieren. Sie erreichen dies, indem Sie direkt auf den Text klicken. Die Einfügemarke wird dann genau an dieser Stelle platziert. Doppelklicken Sie danach, wird das ganze Wort markiert. Sie können jetzt den Text bearbeiten oder formatieren. Ebenso können Sie den Text im Objekt auch wieder löschen. Andere Objekte mit Text versehen Das direkte Verbinden von Objekten mit Text ist wie gesagt nur bei Objekten möglich, die Sie mit den Symbolen der AUTOFORMEN erstellt haben. Alle anderen Objekte lassen sich nicht direkt mit Text verbinden. Wenn Sie also zum Beispiel eine Linie zeichnen, können Sie diesem Objekt nicht direkt einen Text hinzufügen. In diesem Fall müssen Sie den Text »manuell« als freien Text eingeben und in die Nähe des Objekts platzieren. Und so versehen Sie ein Objekt separat mit Text: 1.
Erstellen Sie das Objekt, also beispielsweise eine Linie.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für TEXTFELD auf der Symbolleiste »Zeichnen« und platzieren Sie die Einfügemarke in die Nähe der Linie. Geben Sie dort den Text ein.
Linie und Text sind in diesem Beispiel zwei separate Objekte auf der Folie. Wenn Sie eines der beiden Objekte verschieben, wird das andere Objekt nicht automatisch bewegt. Achten Sie also beim Umbau der Folie darauf, dass Sie alle Bestandteile mitnehmen und nichts vergessen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
301
Kapitel 11
Alles über Objekte Text und Objekte anpassen Eine besondere Funktion für Texte in Objekten steht über F ORMAT/AUTOFORM zur Verfügung. Auf der Registerkarte »Textfeld«, die erst aktivierbar ist, wenn das markierte Objekt einen Text enthält, können Sie die Objektgröße an den Text anpassen oder innerhalb eines Objekts den Text automatisch umbrechen lassen. Abbildung 11.11 zeigt das Dialogfeld.
Abbildung 11.11: Das Dialogfeld »AutoForm forma tieren« mit der Registerkarte »Textfeld«
Über die Felder im Bereich »Innerer Seitenrand« legen Sie den Abstand des Texts vom Objektrand fest. Sie können hier entweder direkt Ihre Werte eingeben oder den Abstand über die Pfeile einstellen. Im Listenfeld »Textankerpunkt« wird festgelegt, an welcher Stelle innerhalb des Objekts der Text verankert wird. Es empfiehlt sich, hier die Einträge »Mitte« oder »Mitte zentriert« auszuwählen, da diese Verankerung in Zusammenhang mit einem Objekt am besten wirkt. Abbildung 11.12 zeigt die Auswirkungen einiger Einträge im Listenfeld. Des Weiteren gibt es im Dialogfeld drei Kontrollfelder, mit denen Sie die Objekte und den dazugehörigen Text weiter formatieren können. Das Kontrollfeld »Text in AutoForm um 90° drehen« spricht für sich, aber die beiden anderen Kontrollfelder bedürfen einer genaueren Betrachtung. Größe der AutoForm dem Text anpassen Dieses Kontrollfeld geht von der Textgröße aus und passt das Objekt unter Berücksichtigung der Seitenränder an den Text an. Der Rahmen um den Text herum wird damit optimal gestaltet.
302
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Objekte mit Text versehen
Kapitel 11 Abbildung 11.12: Der Textankerpunkt legt die Position des Texts innerhalb des Objekts fest
Abbildung 11.13: Das Kontrollfeld »Größe der Auto Form dem Text anpassen« ist auf der rechten Seite aktiv
Text in AutoForm umbrechen Im Gegensatz dazu wird hier die Objektgröße beibehalten und dafür der Text im Objekt umbrochen. Abbildung 11.14: Das Kontrollfeld »Text in AutoForm umbrechen« ist auf der rechten Seite aktiv
Der Text wird dabei nur dann korrekt umbrochen, wenn Sie keinen Einzug für die zweite Zeile definiert haben. Einzüge und Ausrichtung unter FORMAT/AUSRICHTUNG werden ebenfalls beachtet. Sie können natürlich auch beide Kontrollfelder aktivieren. In Abbildung 11.15 sehen Sie diesen Effekt, rechts aktiviert und links nicht.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
303
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.15: Hier sind rechts beide Kontrollfelder aktiviert
Ist das Kontrollfeld »Größe der AutoForm dem Text anpassen« für ein Objekt aktiv, können Sie das Objekt nur in der Breite anpassen, aber nicht in der Höhe. Die Objektgröße springt immer automatisch auf die ursprüngliche Höhe zurück und lässt sich nicht mehr ändern. Deaktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollfeld. Danach können Sie die Höhe wieder ändern. Freier Text mit Rahmen Ein freier Text kann auch mit einem Rahmen versehen werden. Von diesem Moment an verhält sich der Text aber wie ein Objekt. In der Sprache von PowerPoint handelt es sich dann nicht mehr um ein freies Textobjekt, sondern um ein Rechteck mit Text. Dieses kann jetzt genauso behandelt werden, als ob Sie es mit dem Symbol für RECHTECK erstellt hätten. Es ist egal, ob Sie zuerst das Rechteck erstellen und dann den Text darin eingeben oder lieber erst den Text als freien Text eingeben und danach einen Rahmen hinzufügen. Erfahrungsgemäß ist die erste Variante die bessere. Der Platz auf der Folie ist begrenzt. Daher ist es sinnvoll, zuerst die Objekte auf der Folie zu erstellen. Wenn die Größe der Objekte feststeht, können Sie den Text direkt darin eingeben. Wenn Sie zuerst den Text eingeben und daraus nachträglich ein Objekt machen, haben Sie in der Regel mehr zu formatieren.
11.3
Formatieren von Objekten
Beim Erstellen wird jedes Objekt bereits mit Formatierungen versehen. Welche dies sind, ist über die Standardeinstellungen festgelegt. Beispielsweise hat jedes Objekt zunächst einen schwarzen dünnen Rahmen, weil die Standardeinstellungen für die Linien dies so vorsehen. Diese Formatierungen lassen sich zu jeder Zeit ändern und dem gewünschten Aussehen anpassen. Rahmen und Linie Der Rahmen um ein Objekt ist eine wichtige Formatierung, da er die äußere Umrandung des Objekts bestimmt. Es gibt allerdings keinen eigenen Menübefehl für den Rahmen eines Objekts. In PowerPoint wird der Rahmen als Linie um ein Objekt aufgefasst. Die Formatierung kann mit FORMAT/AUTOFORM vorgenommen werden.
304
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Formatieren von Objekten
Kapitel 11 Abbildung 11.16: Das Dialogfeld »AutoForm forma tieren« mit der Registerkarte »Farben und Linien«
In diesem Dialogfeld bestimmen Sie im Bereich »Linie« über das Listenfeld »Farbe« die Farbe der Linie. Des Weiteren können Sie über »Stil« die Linienart bestimmen und über »Gestrichelt« eine unterbrochene Linie oder eine andere Linienvariante auswählen. Unter »Farbe« stehen Ihnen zunächst die Farben der Farbskala zur Verfügung. Über den Befehl WEITERE FARBEN im Listenfeld können Sie jede beliebige Farbe auswählen. Wenn Sie keinen Rahmen um ein Objekt möchten, dann wählen Sie einfach KEINE LINIE aus dem Listenfeld aus. Dann wird die Linie nicht dargestellt. Stattdessen können Sie auch auf das Symbol für LINIENFARBE auf der Symbolleiste »Zeichnen« klicken. Dann wird ein kleines Untermenü geöffnet, in dem Sie alle Farbeinstellungen wie in der Registerkarte vorfinden. Es ist in Abbildung 11.17 zu sehen. Abbildung 11.17: Das Menü zum Symbol für LINIEN FARBE auf der Sym bolleiste »Zeichnen«
Denken Sie daran, dass Sie hier nicht auf das eigentliche Symbol klicken müssen, sondern auf den kleinen Pfeil rechts daneben. Klicken Sie auf das Symbol, wird die dort angezeigte Farbe verwendet.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
305
Kapitel 11
Alles über Objekte Das Untermenü entspricht im Aussehen dem gerade erwähnten Listenfeld »Farbe« auf der Registerkarte »AutoForm formatieren«. Lediglich WEITERE FARBEN wird hier im Menü als WEITERE LINIENFARBEN bezeichnet. Es fehlt eigentlich nur noch der Befehl GEMUSTERTE LINIEN. Dieser öffnet das dazugehörige Dialogfeld, das Sie in Abbildung 11.18 sehen.
Abbildung 11.18: Das Dialogfeld »Gemusterte Linien«
Eine Linie kann auch mit einem Muster versehen werden. Dabei wählen Sie über die beiden Listenfelder »Vordergrund« und »Hintergrund« zunächst die Farben aus und entscheiden sich dann für eines der 48 unterschiedlichen Muster. Mit »OK« wird das Muster zugewiesen. Allerdings sehen Sie die Wirkung des Musters eigentlich nur dann, wenn Sie eine sehr starke Linie gewählt haben und möglichst keine Strichelung verwenden. Ansonsten geht der Effekt verloren. Füllbereich Der Füllbereich eines Objekts ist im einfachsten Fall die Farbe im Inneren des Objekts. Dazu steht Ihnen im Dialogfeld »AutoForm formatieren« auf der Registerkarte »Farben und Linien« im Bereich »Ausfüllen« das Listenfeld »Farbe« zur Verfügung. Sie können hier die gewünschte Farbe auswählen oder über WEITERE FARBEN eine beliebige Farbe bestimmen. Im Bereich »Ausfüllen« finden Sie darüber hinaus die waagerechte Laufleiste »Transparenz« bzw. das Listenfeld mit den Prozentwerten daneben (siehe Abbildung 11.16). Damit erreichen Sie bei sich überlagernden Objekten, dass das Objekt im Vordergrund das Objekt im Hintergrund nicht voll-
306
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Formatieren von Objekten
Kapitel 11
ständig überdeckt, sondern dass der Schnittbereich leicht transparent wird, abhängig vom Prozentwert. Je weiter Sie die Laufleiste nach rechts ziehen bzw. je höher der Prozentwert ist, desto transparenter ist das Objekt. Überlagern sich die Objekte nicht, sieht der Füllbereich wie ein Pastellton aus. Die Transparenz gilt für alle Farben oder Füllbereichseffekte, die Sie auswählen. Die Gestaltung des Füllbereichs geht aber über die einfache Farbwahl hinaus. Es stehen viele weitere Varianten zur Verfügung, die Sie in Abbildung 11.19 sehen. Abbildung 11.19: Das Untermenü zum Ausfüllen eines Objekts
Keine Füllung Diese Variante ist einfach und verständlich. Damit wird der Füllbereich entfernt und das Objekt wird durchsichtig. Automatisch Mit diesem Eintrag wird die Farbe verwendet, die laut Farbschema für den Füllbereich der Objekte vorgesehen ist. Welche Farbe das ist, wird neben dem Befehl angezeigt. Hintergrund Der Füllbereich wird über diesen Befehl in Abhängigkeit vom Hintergrund automatisch bestimmt. Hat die Folie einen dunklen Hintergrund, erhält das Objekt einen hellen Füllbereich und umgekehrt. Die Funktion ist so angelegt, dass das Objekt sich stets von der Folie abhebt. Die Fülleffekte im Füllbereich Neben diesen Varianten finden sich sehr schöne Formatierungen unter dem Befehl FÜLLEFFEKTE. Abbildung 11.20 zeigt das weitere Dialogfeld, das damit geöffnet wird.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
307
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.20: Das Dialogfeld »Fülleffekte« mit der Registerkarte »Graduell«
Die Registerkarte »Graduell« Bei den Schattierungen stehen Ihnen ganz unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Zunächst müssen Sie sich im Gruppenfeld »Farben« für eine der Optionen »Einfarbig«, »Zweifarbig« oder »Voreinstellung« entscheiden. Abhängig von dieser Entscheidung können Sie dann auf der rechten Seite des Gruppenfelds aus den erscheinenden Listenfeldern entweder Farben auswählen oder einen voreingestellten Farbverlauf bestimmen. Darunter können Sie über die waagerechten Laufleisten die Transparenz der Farbe oder Farben festlegen. Je weiter Sie die Laufleiste nach rechts ziehen bzw. je höher der Prozentwert ist, desto transparenter wird die Farbe. Die Laufleiste »Von« gilt für die erste Farbe und die Laufleiste »Zu« für die zweite Farbe im Verlauf, wenn vorhanden. So können Sie erreichen, dass nur eine der beiden Farben eines zweifarbigen Verlaufs transparent erscheint. Im Gruppenfeld »Varianten« unten rechts sehen Sie dann die Auswirkungen Ihrer Einstellung. Dort werden zwei oder vier Varianten als Farbverläufe angezeigt. Des Weiteren können Sie im Gruppenfeld »Schattierungsarten« abschließend festlegen, in welche Richtung der Verlauf erfolgen soll. Probieren Sie einfach einmal die Kombinationsmöglichkeiten aus. Sie werden sehen, dass dabei ganz unterschiedliche Ergebnisse herauskommen.
308
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Formatieren von Objekten
Kapitel 11
Falls Sie sich für »Einfarbig« entscheiden, erscheint unter dem Listenfeld »Farbe 1« zusätzlich die waagerechte Laufleiste »Dunkel – Hell«. Hier können Sie nun für die Farbe den Farbverlauf dunkler oder heller gestalten. Sie sehen die Auswirkung direkt unter den Varianten. Bei »Zweifarbig« oder bei den voreingestellten Farbverläufen steht Ihnen diese zusätzliche Einstellungsmöglichkeit nicht zur Verfügung. Das Kontrollfeld »Fülleffekt mit Form drehen« kommt erst dann zur Geltung, wenn Sie ein Objekt auf der Folie drehen. Ist es aktiviert, dann dreht sich das Objekt samt Füllbereich in die entsprechende Richtung. Ansonsten dreht sich sozusagen nur die äußere Form und der Füllbereich bleibt von der Lage so, wie er ist. Sie können den Unterschied leicht mit der Schattierungsart »Horizontal« testen. Die Registerkarte »Struktur« Diese Registerkarte zeigt ganz besondere Fülleffekte (siehe Abbildung 11.21). Hier sind einige Strukturen vorhanden wie beispielsweise Holzoder Marmoreffekte. Wählen Sie einfach eine Struktur aus der Liste aus. Das Objekt wird dann entsprechend formatiert. Abbildung 11.21: Strukturen verhelfen den Objekten zu einem realistische ren Aussehen
Mit der Schaltfläche »Weitere Strukturen« können Sie weitere Grafik- oder Strukturdateien öffnen und auch der Liste hinzufügen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
309
Kapitel 11
Alles über Objekte Die Registerkarte »Muster« Im Listenfeld »Vordergrund« bestimmen Sie die Farbe des Musters, also beispielsweise die Farbe der Streifen oder der Rauten. Die Hintergrundfarbe ist die Farbe, auf der das Muster erscheint. Nachdem Sie sich für eine Kombination aus Hinter- und Vordergrundfarbe entschieden haben, wählen Sie ein Muster aus den 48 Mustervorschlägen aus. Aber das alles haben Sie bereits bei den Linien gesehen.
Abbildung 11.22: Wie wäre es mit einem Muster?
Die Formatierungen aus der Registerkarte »Muster« können übrigens nicht mit dem Kontrollfeld »Fülleffekt mit Form drehen« versehen werden. Damit werden die Muster bezüglich des Verlaufs und der Art und Weise immer so angezeigt, wie Sie es hier im Dialogfeld sehen. Die Registerkarte »Grafik« Wenn Ihnen die vorgeschlagenen Strukturen oder Muster nicht ausreichen, können Sie auf der Registerkarte »Grafik« noch andere Dateien auswählen. Sie können über das unter der Schaltfläche »Grafik auswählen« erscheinende Dialogfeld jede beliebige Grafik auswählen (siehe Abbildung 11.23). Interessant ist an dieser Stelle vielleicht noch das Kontrollfeld »Bildseitenverhältnis sperren«. Damit wird für das Objekt gesteuert, ob sich die Grafik mit der Größe des Objekts verändert oder nicht. Ist es aktiv und wird beispielsweise ein Objekt verkleinert, wird quasi ein Teil der Grafik unsichtbar. Um diesen Effekt deutlich zu machen, zeigt Abbildung 11.24 ein Objekt, das in seiner Größe angepasst wird – mit dem aktivierten Kontrollfeld und ohne. 310
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Formatieren von Objekten
Kapitel 11 Abbildung 11.23: Jede Grafikdatei kann als Fülleffekt verwendet werden
Abbildung 11.24: Der Effekt durch das Kontrollfeld wird schnell deutlich
Für einen der vielen Effekte müssen Sie sich entscheiden. Die Fülleffekte lassen sich nicht miteinander kombinieren. So können Sie kein Muster auswählen, das darüber hinaus im Farbverlauf von Rot zu Grün verläuft. Hier gilt die Devise »entweder – oder«. Die gleichen Befehle für den Füllbereich wie im Dialogfeld »AutoForm formatieren« auf der Registerkarte »Farben und Linien« erhalten Sie auch über das Symbol für FÜLLFARBE auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das dazugehörige Menü ist in Abbildung 11.25 zu sehen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
311
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.25: Die Befehle für die Füllfarbe stehen auch beim Symbol für FÜLLFARBE zur Verfügung
Wenn Sie die Graustufenansicht über FARBE/GRAUSTUFE und dann GRAUSTUFE aus dem Menü ANSICHT oder über das Symbol für FARBE/GRAUSTUFE auf der Symbolleiste »Standard« aktiviert haben, sehen Sie, wie ein Objekt in Graustufen ausgedruckt wird. Hier können Sie die Graustufen des Füllbereichs über die Einstellungen auf der Symbolleiste »Graustufen-Ansicht« bearbeiten. Schatten Ein Objekt kann auch über einen Schatten verfügen. Für diese Funktion steht Ihnen das Symbol für SCHATTENART auf der Symbolleiste »Zeichnen« zur Verfügung. Damit wird ein weiteres Menü geöffnet, aus dem Sie eine Schattenvariante auswählen können. Abbildung 11.26 zeigt es. Abbildung 11.26: Das Menü zum Symbol SCHATTENART
Wenn Sie einen vorhandenen Schatten wieder ausschalten wollen, wählen Sie einfach den Befehl KEIN SCHATTEN. Damit wird der Schatten wieder ausgeblendet. Die Farbe des Schattens wird zunächst automatisch über das Farbschema bestimmt. Aber auch hier kann natürlich eine andere Farbe ausgewählt werden. Allerdings ist diese Funktion unter dem Eintrag SCHATTENEINSTELLUNGEN versteckt. Erst, wenn Sie diesen Befehl auswählen, wird eine weitere Symbolleiste geöffnet, auf der Sie schließlich eine Schattenfarbe auswählen können. Die Symbolleiste ist in Abbildung 11.27 zu sehen.
312
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Formatieren von Objekten
Die sechs Symbole auf der Symbolleiste »Schatteneinstellungen« sind leicht erklärt. Das erste Symbol links schaltet den Schatten ein oder aus. Mit den vier Symbolen in der Mitte legen Sie die Lage des Schattens am Objekt fest. Dabei sollten Sie auf den kleinen Pfeil auf den Symbolen achten, denn dieser zeigt Ihnen, in welche Richtung sich der Schatten bewegt, also vergrößert oder verkleinert wird, wenn Sie auf das Symbol klicken.
Kapitel 11 Abbildung 11.27: Über die Symbol leiste »Schattenein stellungen« legen Sie die Schatten lage fest
Schließlich können Sie mit dem Symbol für SCHATTENFARBE ganz rechts die Schattenfarbe bestimmen. Entsprechende Befehle erscheinen, wenn Sie auf den Pfeil klicken. Neben den üblichen Farbbefehlen können Sie mit dem Befehl HALBTRANSPARENTER SCHATTEN die Intensität der Farbe auf die Hälfte verringern. Die Schattenfarbe »Schwarz« erscheint dann nur noch als »50%-Schwarz«. Die Schattenart ist auch auf Textobjekte anwendbar. Im Unterschied zum Effekt »Schatten« aus dem Dialogfeld »Format« erhält der Text dabei einen Schatten, dessen Position und Farbe Sie selbst festlegen können. Wenn ein Objekt keinen Füllbereich besitzt, das Symbol SCHATTENART aber aktiviert ist, wird auch der Text im Objekt einen Schatten erhalten. Dies ist oft ein unerwünschter Effekt und tritt insbesondere dann auf, wenn der Folienhintergrund weiß ist. Achten Sie daher darauf, dass Sie das Objekt mit einem Füllbereich versehen bzw. einen Füllbereich entsprechend der Hintergrundfarbe der Folie wählen. Objekte mit einem 3D-Effekt 3D-Effekte sind eine weitere Formatierungsvariante. Damit können Objekte mit einem Effekt versehen werden, der sie räumlich erscheinen lässt. In diesem Zusammenhang gibt es eine Reihe von unterschiedlichen Formatierungen, die der Reihe nach vorgestellt werden. Grundsätzlich lässt sich jedes Objekt mit einem 3D-Effekt versehen. Auch Linien und Pfeile können in 3D erscheinen. Bei den 3D-Effekten wird stets ein Schatten eingefügt, der eine Flucht nach hinten »in den Raum« hat. Über weitere Einstellungen kann der Schatten nach hinten in Winkel, Farbe oder Richtung beeinflusst werden. Ein solcher Schatten ist bei Linien zwar auch möglich, wirkt aber etwas eigenartig. Besser sind Objekte wie Rechtecke oder Kreise geeignet. Hier ergänzt der verhältnismäßig große Schatten das eigentliche Objekt, das Rechteck oder den Kreis.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
313
Kapitel 11
Alles über Objekte Und so weisen Sie den 3D-Effekt zu: 1.
Erstellen Sie das Objekt, also beispielsweise ein Rechteck, und markieren Sie es.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für 3D-ART auf der Symbolleiste »Zeichnen«.
3.
Wählen Sie eine der vorhandenen 3D-Arten aus.
Abbildung 11.28: Das Menü zum Symbol »3DArt« bietet unterschiedli che Varianten an
Unter dem Symbol für 3D stehen 20 unterschiedliche 3D-Effekte zur Verfügung. Ohne weitere Formatierung können Sie diese Effekte zuweisen oder, falls Sie doch keinen 3D-Effekt wünschen, auf den Befehl »Kein 3D« klicken. Abbildung 11.29 zeigt einige Beispiele. Abbildung 11.29: Einige Beispiele aus den vorhandenen 3DArten
Der 3D-Effekt kann aber noch weiter formatiert werden. Dazu steht Ihnen der Befehl 3D-EINSTELLUNGEN zur Verfügung. Er öffnet eine weitere Symbolleiste, mit der Sie alle 3D-Formatierungen vornehmen können. Abbildung 11.30 zeigt dies.
314
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Formatieren von Objekten
Kapitel 11 Abbildung 11.30: Die Symbolleiste »3DEinstellungen«
Die ersten fünf Symbole der Symbolleiste sind schnell erklärt. Mit dem ersten Symbol links kann 3D an- oder ausgeschaltet werden. Mit den nächsten vier Symbolen wird die Lage des Objekts und vor allem die des Schattens bestimmt. Man kann das Objekt nach oben, nach unten, nach links oder nach rechts kippen. Damit wird indirekt der Betrachtungswinkel festgelegt. Das Objekt kann dabei frei gekippt werden, wobei der Schatten immer nach hinten gehen muss. Man kann das Objekt nicht so weit kippen oder drehen, dass der Betrachter mit dem Schatten »von hinten« auf das Objekt schaut. Wenn Sie auf die Symbole klicken, werden Sie feststellen, dass sich ab einem bestimmten Zeitpunkt das Objekt nicht mehr kippen lässt. Dann ist diese Grenze erreicht. 3D-Einstellungen – Tiefe Mit dem Symbol für TIEFE auf der Symbolleiste »3D-Einstellungen« wird die Tiefe des Schattens bzw. des 3D-Effekts im Detail festgelegt. Dazu stehen Ihnen im Untermenü voreingestellte Werte zur Verfügung. Wenn Ihnen diese Werte nicht ausreichen, können Sie im Textfeld »Benutzerdefiniert« einen eigenen Punktwert eingeben. Abbildung 11.31 zeigt das Untermenü. Abbildung 11.31: Die Befehle für die Tiefe
Mit U NENDLICH wird der Schatten des Objekts so dargestellt, dass er quasi aus einem Punkt auf der Folie heraus auf das Objekt trifft. Damit wirkt das Objekt wirklich unendlich, da man den Anfang oder das Ende des Schattens nicht ausmachen kann. 3D-Einstellungen – Richtung Während die Tiefe die Länge des Schattens bestimmt, kann mit dem Symbol für RICHTUNG auf der Symbolleiste »3D-Einstellungen« die Lage des Schattens festgelegt werden. Hier bestimmen Sie, ob der Schatten bzw. der 3DEffekt nach rechts, nach links, nach oben oder nach unten weist. Abbildung 11.32 zeigt diese Symbole.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
315
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.32: Die Symbole für die Richtung des 3DEffekts
Außerdem können Sie entscheiden, ob der Schatten perspektivisch oder parallel verlaufen soll. Mit dem Befehl PERSPEKTIVE wird der Schatten nach hinten immer kleiner, während er mit PARALLEL stets genau so groß bleibt wie das Objekt. 3D-Einstellungen – Beleuchtung Mit dem Symbol für BELEUCHTUNG auf der Symbolleiste »3D-Einstellungen« kann der Schatten wiederum unterschiedlich ausgeleuchtet werden. Damit lässt sich die Wirkung des 3D-Effekts verstärken. Abbildung 11.33 zeigt die entsprechenden Symbole. Abbildung 11.33: Die Symbole für die Beleuchtung des 3DEffekts
Wenn Sie unterschiedliche Objekte auf der Folie mit 3D-Effekten versehen, sollten Sie auf die Beleuchtung der Objekte achten. Diese Effekte wirken zusammen mit den Effekten der Entwurfsvorlage, die ohnehin im Hintergrund zu sehen sind. Daneben sieht es nicht gut aus, wenn die Objekte jeweils von einer anderen Seite beleuchtet werden. Die Schattenfarbe des 3D-Effekts bestimmen Sie übrigens mit dem Symbol für 3D-FARBE auf der Symbolleiste »3D-Einstellungen«. Es folgt das schon bekannte Untermenü für die Wahl der Farben. 3D-Einstellungen – Oberfläche Schließlich können Sie mit dem Symbol für OBERFLÄCHE auf der Symbolleiste »3D-Einstellungen« die Wirkung des 3D-Effekts verfeinern. Allerdings ist der Erfolg des Effekts stark von der Grafikdarstellung Ihres Rechners oder von der Farbfähigkeit des Druckers abhängig. Ansonsten werden Sie zwischen »Matt«, »Metall« und »Plastik« kaum einen Unterschied erkennen. Lediglich das Drahtgeflecht lässt das Symbol nackt erscheinen. Abbildung 11.34 zeigt diese Befehle.
316
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Linien, Pfeile und Verbindungen
Kapitel 11 Abbildung 11.34: Die Befehle für die Oberfläche des 3DEffekts
Haben Sie die Oberfläche eines Objekts mit »Drahtrahmen« formatiert, können Sie diesem Objekt keine 3D-Farbe oder Füllfarbe zuweisen. Diese Formatierungen haben keine Auswirkung. Sie müssen dazu entweder die Oberfläche ändern oder über das Symbol für 3D einen anderen Effekt auswählen. Danach können die Farben wieder festgelegt werden.
11.4
Linien, Pfeile und Verbindungen
Neben den bereits bekannten Objekten gibt es in PowerPoint noch eine weitere Kategorie von Objekten. Linien, Pfeile, Verbindungen und Freihandfiguren werden zwar auch als Objekte angesehen, unterscheiden sich aber in einem Punkt ganz erheblich von den anderen Objekten: Sie können einer Linie, einer Verbindung oder einer Freihandfigur nicht automatisch einen Text hinzufügen. Diese Objekte sind sozusagen die »textfreien Objekte«. Sie müssen stattdessen mit dem Symbol für TEXTFELD auf der Symbolleiste »Zeichnen« den Text als »freien Text« eingeben und in die Nähe der Linie oder in der Freihandfigur platzieren. Gegebenenfalls sollten Sie beides gruppieren, damit die Zuordnung beispielsweise beim Verschieben nicht verloren geht. Zunächst geht es erst einmal um Linien und Pfeile. Diese werden oft in Folien verwendet und es ist sehr einfach, eine Linie zu erstellen. Sie können einer Linie jederzeit eine Pfeilspitze hinzufügen und damit aus der Linie einen Pfeil machen. Die Pfeilspitze ist somit eine Formatierung der Linie. Es gibt aber auch einen gesonderten Befehl für Pfeile, der diese Formatierung bereits umfasst. Eine Linie erstellen Und so erstellen Sie eine Linie: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für LINIE auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Die Einfügemarke ist jetzt ein Fadenkreuz.
2.
Bewegen Sie die Maus an die gewünschte Anfangsposition der Linie. Klicken Sie und halten Sie die Maustaste gedrückt.
3.
Ziehen Sie mit der Maus in die Richtung, in der die Linie erstellt werden soll, und lassen Sie die Maus los, wenn die gewünschte Länge erreicht ist. Damit ist die Linie erstellt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
317
Kapitel 11
Alles über Objekte Eine Linie besitzt immer zwei Größenziehpunkte. Sie befinden sich jeweils am Ende der Linie. Mit den Größenziehpunkten können Sie die Größe der Linie anpassen, indem Sie einen Größenziehpunkt nach innen oder nach außen ziehen. Wenn Sie beim Ziehen der Linie die (ª)-Taste gedrückt halten, werden nur waagrechte, vertikale oder 15-Grad-Linien gezeichnet. Lassen Sie hierbei aber zuerst die Maustaste los, bevor Sie die (ª)-Taste loslassen, denn sonst wird die Linie falsch erstellt. Gleiches gilt für das Zeichnen von Linien mit gedrückter (Strg) -Taste. Dann wird die Linie von der Mitte aus in beide Richtungen gezeichnet. Wie bei den anderen Symbolen der Symbolleiste »Zeichnen« wird bei der Kombination der beiden Tasten eine Linie gezeichnet, die aus der Mitte heraus in beide Richtungen waagerecht, vertikal oder in einem Winkel von 15° verläuft. Für die Linien gilt die gleiche Regel wie für alle Symbole auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Wenn Sie nur auf das Symbol klicken, wird genau eine Linie gezeichnet. Doppelklicken Sie dagegen auf das Symbol, können Sie beliebig viele Linien nacheinander erstellen, ohne dazwischen wieder auf die Symbolleiste klicken zu müssen. Erst wenn Sie wieder auf ein anderes Symbol oder auf die leere Fläche klicken, wird der »Dauermodus« beendet. Eine Linie kann keinen Füllbereich erhalten. Allerdings stehen Ihnen stattdessen unterschiedliche Linienmuster zur Verfügung, deren Wirkung aber erst dann sichtbar wird, wenn Sie eine entsprechende Linienstärke wählen. Die Formatierung können Sie über FORMAT/AUTOFORM vornehmen. Im Bereich »Linie« finden Sie unter dem Listenfeld für die Farbe den Eintrag »Gemusterte Linien«. In diesem Listenfeld können Sie auch einer Linie jede beliebige Farbe zuweisen. Ferner können Sie aus unterschiedlichen Strichstärken und Linienstilen wählen. Die entsprechende Symbole stehen ebenfalls auf der Symbolleiste »Zeichnen« zur Verfügung und stellen nichts anderes dar als die einzelnen Listenfelder im Dialogfeld »AutoForm formatieren«. Eine Linie löschen Eine Linie lässt sich wie jedes Objekt in PowerPoint löschen. Und so löschen Sie eine Linie: 1. 2.
Wählen Sie die zu löschende Linie aus. Wählen Sie BEARBEITEN/MARKIERUNG LÖSCHEN oder drücken Sie die (Entf)-Taste.
Die Linie wird damit entfernt.
318
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Linien, Pfeile und Verbindungen
Kapitel 11
Im Gegensatz zu den anderen Objekten erscheint nach dem Markieren kein besonderer Auswahlrahmen um die Linie herum. Sie sehen nur an den beiden Größenziehpunkten, dass die Linie markiert ist. Einen Pfeil erstellen Ein Pfeil ist eigentlich nichts anderes als eine Linie mit einer Formatierung. Nachdem Sie eine Linie gezeichnet haben, weisen Sie der Linie über FORMAT/AUTOFORM einfach die gewünschte Pfeilart zu. Dort stehen neben den anderen Formatierungen auch unterschiedliche Pfeilspitzen zur Auswahl. Einfacher geht dies aber mit dem Symbol für PFEIL auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Dort erhalten Sie direkt einen Pfeil, also eine Linie samt Pfeilspitze. Dennoch erfolgt die Formatierung über FORMAT/AUTOFORM. In Abbildung 11.35 sehen Sie das dazugehörige Dialogfeld. Abbildung 11.35: Das Dialogfeld »AutoForm forma tieren« mit dem Bereich »Pfeile« auf der Registerkarte »Farben und Linien«
Sie erkennen an der grauen Darstellung der Felder im Bereich »Ausfüllen«, dass Sie keinen Füllbereich auswählen können. Neben Farbe, Stärke, Stil und Strichelung können Sie im Bereich »Pfeile« die unterschiedlichen Pfeilspitzen bestimmen. Sie können die gewünschte Pfeilspitze je nach Bedarf zuweisen. Die Größe der Pfeilspitze ist übrigens abhängig von der gewählten Linienstärke. Mit dem Symbol für PFEILART auf der Symbolleiste »Zeichnen« erhalten Sie ebenfalls ein Listenfeld für die Pfeile. Dort können Sie direkt eine Pfeilart auswählen. Der Befehl WEITERE PFEILE öffnet wiederum das Dialogfeld »Farben und Linien«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
319
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.36: Die Pfeilarten unter dem Symbol PFEILARTEN
Wenn Sie im Dialogfeld »AutoForm formatieren« auf der Registerkarte »Farben und Linien« im Bereich »Linie« das Listenfeld »Farbe« aufklappen, finden Sie dort den Eintrag KEINE LINIE. Dieser Eintrag erscheint hier etwas unsinnig und wenn Sie ihn auswählen, wird die Linie oder der Pfeil unsichtbar. Was dann übrig bleibt, sind die beiden Größenziehpunkte, die Sie sehen, wenn die Linie markiert ist. Notwendig wird dieser Eintrag, wenn Sie Objekte mit einem Füllbereich versehen haben, aber keine Umrandung möchten. Dann können Sie diese damit entfernen. Für Linien oder Pfeile ist der Eintrag unbrauchbar, denn Sie werden eine Linie eher löschen als unsichtbar machen wollen. Vor allem müssen Sie die »unsichtbare« Linie erst wieder auf der Folie finden, um sie erneut sichtbar machen zu können. Verbindungen erstellen Phasenmodelle, Projektabläufe, Programmstrukturen oder Prozessbeschreibungen sind Schaubilder, bei denen Rechtecke, Formen oder Objekte aller Art miteinander verbunden werden. Zwischen den einzelnen Objekten, die Punkte, Schritte oder Meilensteine beschreiben, befinden sich Verbindungslinien. Diese Linien verdeutlichen den eigentlichen Ablauf des Ganzen. Unter der Schaltfläche »AutoFormen« auf der Symbolleiste »Zeichnen« finden Sie den Eintrag VERBINDUNGEN. Dort sind alle Verbindungsarten als Symbole hinterlegt. Abbildung 11.37 zeigt diese Symbole als eigenständige Symbolleiste. Abbildung 11.37: Die Symbolleiste »Verbindungen«
Neben einfachen Verbindungen gibt es dort auch Verbindungen mit Pfeilen oder Verbindungen, die über eine Ecke bzw. in Form einer Kurve verlaufen.
320
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Linien, Pfeile und Verbindungen
Kapitel 11
Und so erstellen Sie eine Verbindungslinie zwischen zwei Objekten: 1.
Erstellen Sie zuerst die beiden Objekte, die miteinander verbunden werden sollen.
2.
Wählen Sie eine Verbindung über die Schaltfläche »AutoFormen« auf der Symbolleiste »Zeichnen« und dann unter dem Befehl VERBINDUNGEN aus. Der Mauszeiger ist nun eine Art Fadenkreuz.
3.
Bewegen Sie die Maus auf das erste Objekt. Dort werden kleine blaue Punkte sichtbar. Positionieren Sie den Mauszeiger auf einen der blauen Punkte und ziehen Sie die Maus (Maustaste gedrückt halten) auf das zweite Objekt.
4.
Auch beim zweiten Objekt werden blaue Punkte sichtbar. Ziehen Sie die Maus auf einen der Punkte und lassen Sie die Maus los.
Die Verbindung ist erstellt und es erscheinen rote Punkte an den Enden der Verbindung. Die roten Punkte bedeuten, dass die Verbindungslinie mit dem Objekt verbunden ist. Wird eines der Objekte verschoben, so bewegt sich die Verbindungslinie entsprechend mit. Statt eines roten Punkts kann aber auch ein grüner Punkt erscheinen. Dies bedeutet, dass Sie die Verbindungslinie nicht direkt mit dem Objekt verbunden haben. Daher wird sich die Linie oder ein Teil der Linie beim Verschieben der Objekte nicht bewegen. Eine Verbindung ändern Sie können natürlich nachträglich die Endpunkte der Verbindung, also die roten oder grünen Punkte, verschieben. Dazu müssen Sie die Maus genau auf den Punkt bewegen und ihn an eine neue Stelle ziehen. Ziehen Sie aber stattdessen an der Verbindungslinie, wird die Linie verschoben, aber nicht die mit der Linie verbundenen Objekte. Eventuell erscheint die Verbindungslinie dann mit zwei grünen Punkten, da Sie die Linie aus dem Objekt herausgezogen haben. Dann ist die Verbindungslinie nicht mehr mit einem Objekt verbunden. Je nach gewählter Verbindungsart tauchen an den Linien manchmal gelbe Karos auf. Mit diesen Formziehpunkten können Sie die Form der Linie verändern. Sie kennen die gelben Karos vielleicht schon als Formziehpunkte, mit denen sich das Aussehen einer AutoForm ändern lässt. Genauso können Sie hier die Form der Verbindungslinie korrigieren, ohne dass dabei die Endpunkte aus den Objekten herausgezogen werden. Abbildung 11.38 zeigt drei »gelbe« Karos.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
321
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.38: Verbindungen, auch über Eck, sind leicht erstellt
Ansonsten können Sie Verbindungen über die gleichen Symbole oder Befehle formatieren, die Ihnen für die Linien oder Pfeile zur Verfügung stehen. Der eigentliche Vorteil der Verbindungen liegt aber wirklich darin, dass eine mit einem Objekt verankerte Verbindung alle Bewegungen des Objekts mitmacht und sich den Weg um die Objekte auf der Folie selbst sucht. Mit dem Befehl VERBINDUNGEN NEU ERSTELLEN im Menü »Zeichnen« sucht sich PowerPoint für die markierte Verbindung oder das markierte Objekt den besten und kürzesten Verbindungsweg. Dieser Befehl ist dann von Vorteil, wenn Sie die Objekte auf der Folie hin- und hergeschoben haben und die Verbindungen recht lang geworden sind. PowerPoint versucht nun, den kürzesten Weg zu finden. Über die Lage der Verbindungen hinaus können Sie im Menü ZEICHNEN auch die Reihenfolge der Verbindungen bestimmen. Damit ist aber nicht ein Zählen der Linien gemeint, sondern ob eine Linie im Vordergrund oder im Hintergrund zu finden ist. Grundsätzlich befindet sich das zuletzt erstellte Objekt im Vordergrund, aber manchmal soll die gerade erstellte Verbindungslinie im Hintergrund sein. Dafür stehen diese Befehle zur Verfügung. Weitere Details dazu finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel.
322
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Freihandfiguren
11.5
Kapitel 11
Freihandfiguren
Wollten Sie schon immer einmal Ihr eigenes Logo entwerfen oder eine Skizze anfertigen, die nicht mit Rechtecken, Linien und Kreisen zu erstellen ist? Mit den Freihandfiguren ist das jetzt möglich. Freihandfiguren sind Objekte, die jede beliebige Form annehmen können. Dabei lassen sich gerade Linien und freie gekrümmte Linien beliebig miteinander kombinieren. Daraus können viele verschiedene Figuren entstehen, beispielsweise Vielecke, Piktogramme oder Konturen von Gegenständen. Sie finden die dazugehörigen Symbole unter der Schaltfläche »AutoFormen« beim Befehl LINIEN. Die mit dem Symbol für FREIHANDFORM erstellten Figuren können wahlweise geschlossen oder offen sein. Bei einer geschlossenen Freihandfigur wird das Ende der Linie mit dem Anfang der Linie verbunden. Ferner können Sie wahlweise gerade Linien oder freie Linien erstellen, je nachdem, ob Sie die Maustaste beim Zeichnen gedrückt halten oder nicht. Nachdem Sie das Symbol für FREIHANDFORM ausgewählt haben, erscheint entweder ein Fadenkreuz als Mauszeiger oder ein Stift. Abbildung 11.39: Beim Erstellen von Freihandfiguren gibt es zwei Mauszeiger
Stift Der Stift erscheint immer dann, wenn Sie die Maustaste beim Ziehen gedrückt halten. Dann wird eine freie Linie mit Eckpunkten entsprechend der Mausbewegung gezeichnet. So lassen sich beliebige Kurven oder Bögen erstellen. Fadenkreuz Das Fadenkreuz erscheint immer dann, wenn Sie die Maustaste nicht gedrückt halten, während Sie die Maus ziehen. Es werden immer gerade Linienstücke gezeichnet. Jedes Mal, wenn Sie klicken, wird die gezogene Linie mit einem Eckpunkt eingefügt. Freihandfigur mit geraden Linienstücken Und so erstellen Sie eine Freihandfigur, die nur aus geraden Linienstücken besteht: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für FREIHANDFORM.
2.
Bewegen Sie den Mauszeiger an die Stelle auf der Folie, an der die Figur beginnen soll.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
323
Kapitel 11
Alles über Objekte Der Mauszeiger ist ein Fadenkreuz. Da wir nur gerade Linienstücke erstellen wollen, hat der Mauszeiger schon das richtige Aussehen. 3.
Klicken Sie, um den Anfangspunkt der Figur zu verankern. Der Anfangspunkt wird eingefügt. Halten Sie die Maustaste nicht gedrückt, während Sie die Maus ziehen.
4.
Bewegen Sie die Maus an eine andere Stelle und klicken Sie erneut.
5.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie am letzten Teilstück Ihrer Figur angelangt sind. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, entweder eine geschlossene oder eine offene Figur zu erstellen.
Geschlossene Figur Klicken Sie in die Nähe des Anfangspunkts. Der Endpunkt wird mit dem Anfangspunkt verbunden und die Figur ist damit geschlossen. Die Figur ist beendet und zugleich ausgewählt. Abbildung 11.40: Eine mit geraden Linienstücken erstellte geschlos sene Figur, links ohne und rechts mit den Eckpunkten
Offene Figur Wenn Sie eine offene Figur erstellen wollen, doppelklicken Sie an die Stelle, die den Endpunkt der Figur darstellen soll. Sie können stattdessen auch nur einmal an diese Stelle klicken und die (Esc)-Taste drücken, um die Figur zu beenden. Freihandfigur mit freien Linien Und so erstellen Sie eine Freihandfigur mit freien Linien: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für FREIHANDFORM.
2.
Bewegen Sie den Mauszeiger an die Stelle auf der Folie, an der die Figur beginnen soll. Der Mauszeiger ist wieder ein Fadenkreuz. Da wir freie Linienstücke erstellen wollen, müssen Sie die Maustaste drücken, damit der Mauszeiger in einen Stift umgewandelt wird.
324
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Freihandfiguren
Kapitel 11
3.
Halten Sie nun die Maustaste gedrückt und beginnen Sie Ihre Zeichnung. Solange Sie die Maustaste gedrückt halten, können Sie Ihre Zeichnung fortsetzen.
4.
Wenn Sie eine geschlossene Figur erstellen wollen, müssen Sie den Stift zum Schluss wieder in die Nähe des Anfangs bewegen. Ansonsten doppelklicken Sie für eine offene Figur einfach auf den Endpunkt oder drücken Sie die (Esc)-Taste, um die Bearbeitung zu beenden.
Freie Linien sind genau genommen viele gerade Linienstücke, die aneinander gehängt werden. Während Sie die Maus ziehen und die Maustaste gedrückt halten, werden viele Eckpunkte eingefügt. Diese Eckpunkte werden mit Linien verbunden und es entsteht der Eindruck, dass es sich beispielsweise um eine Kurve handelt. Eigentlich sind es aber viele gerade Linienstücke, die in der Verkleinerung nur wie eine Kurve aussehen. Abbildung 11.41 zeigt dies. Abbildung 11.41: Eine nur mit freien Linienstücken erstellte Freihand figur, links ohne und rechts mit den Eckpunkten
Wenn Sie die Maus schnell ziehen, werden die Bögen, die Sie erstellen, nicht so rund aussehen, da weniger Eckpunkte und damit weniger Linienstücke eingefügt werden. Einen zusätzlichen Einfluss auf das Aussehen der freien Linien hat die Ansichtengröße der Folie. In der Regel betrachten Sie eine Folie mit 50% oder 75%. Für besonders exakte Figuren sollten Sie die Ansicht auf 200% oder sogar 400% erhöhen, dann können Sie besser im Detail arbeiten. Während Sie Ihre Freihandfigur erstellen, können Sie jeweils den letzten Eckpunkt mit der (æ__) -Taste entfernen und dann Ihre Zeichnung fortsetzen. Kombinationen aus geraden und freien Linien Sie können beide Vorgänge auch miteinander kombinieren und Figuren mit geraden und freien Linien erstellen. Halten Sie dazu jeweils die Maustaste gedrückt, wenn Sie ein freies Stück zeichnen möchten (Mauszeiger ist ein Stift); ansonsten bewegen Sie die
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
325
Kapitel 11
Alles über Objekte Maus, ohne die Maustaste gedrückt zu halten, an eine neue Stelle (Mauszeiger ist ein Fadenkreuz) und klicken Sie, um einen neuen Eckpunkt zu erhalten.
Abbildung 11.42: Eine aus geraden und freien Linienstücken bestehende Freihandfigur, links ohne und rechts mit Eckpunkten
Sie können die Figuren auch formatieren, wie Sie es bereits kennen. Neben der Linienfarbe und der Linienart lassen sich ebenso Füllbereiche und Schatten für die Figur festlegen. Die Freihandfigur bearbeiten Sie können jede Freihandfigur nachträglich bearbeiten. Dazu müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln. Erst dort werden die einzelnen Eckpunkte der Figur sichtbar. Sie können jeden dieser Eckpunkte verschieben oder löschen und neue Eckpunkte einfügen. Und so bearbeiten Sie eine Freihandfigur: 1.
Klicken Sie auf die Freihandfigur, um sie auszuwählen. Die Figur ist ausgewählt und von den acht Größenziehpunkten und dem grünen Drehpunkt umgeben. Sie können jetzt die Größe der Figur verändern.
2.
Wechseln Sie mit ZEICHNEN/PUNKTE BEARBEITEN oder über PUNKTE BEARBEITEN aus dem Kontextmenü in den Bearbeitungsmodus. Die einzelnen Eckpunkte der Freihandfigur erscheinen.
3.
Bearbeiten Sie nun die Freihandfigur und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Eckpunkt und ziehen Sie ihn an die neue Stelle. Während Sie die Maus ziehen, werden die damit verbundenen Linien ebenfalls verschoben. Bei diesem Vorgang ist der Mauszeiger eine Art Vierfachpfeil.
326
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Freihandfiguren
Kapitel 11 Abbildung 11.43: Zwei Eckpunkte der Freihandfigur wer den verschoben
Die Maus wird immer dann zu einem Vierfachpfeil, wenn Sie sie über einen Eckpunkt bewegen. Der Vierfachpfeil zeigt Ihnen an, dass Sie den Eckpunkt verschieben können. Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Bearbeitungsmodus wieder verlassen. Klicken Sie dazu auf eine Stelle außerhalb der Freihandfigur. Sie können auch die (Esc)-Taste drücken, um die Bearbeitung zu beenden. Einen Eckpunkt einfügen Und so fügen Sie einen Eckpunkt ein: 1.
Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
2.
Bewegen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie einen Eckpunkt einfügen möchten. In der Nähe der bestehenden Linie verwandelt sich der Mauszeiger in ein Fadenkreuz mit einem Eckpunkt, um anzudeuten, dass Sie einen Eckpunkt hinzufügen können.
3.
Klicken Sie und ziehen Sie dann den neuen Eckpunkt an die gewünschte Stelle. Während Sie die Maus ziehen, wird die Freihandfigur verändert und der Eckpunkt eingefügt.
In Abbildung 11.44 wird ein Eckpunkt in der Mitte eingefügt. Abbildung 11.44: In der Mitte wird ein Eckpunkt hinzugefügt
Ein neuer Eckpunkt wird aber immer nur dann in die Freihandfigur eingefügt, wenn Sie ihn direkt verschieben. Wenn Sie nur auf die Linie der Freihandfigur klicken, wird kein neuer Eckpunkt eingefügt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
327
Kapitel 11
Alles über Objekte Einen Eckpunkt löschen Und so löschen Sie einen Eckpunkt: 1.
Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
2.
Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Eckpunkt, den Sie löschen möchten. Halten Sie dabei die (Strg)-Taste gedrückt. Der Mauszeiger ist nun ein Kreuz (X). Dies bedeutet, dass der Eckpunkt gelöscht werden kann.
3.
Klicken Sie auf den Eckpunkt, während Sie die (Strg) -Taste gedrückt halten.
Nach dem Löschen des Eckpunkts wird die Linie mit den nächsten beiden Eckpunkten verbunden. Abbildung 11.45: wird links oben ein Eckpunkt gelöscht
Wenn der Eckpunkt, den Sie löschen möchten, an einem Ende der Freihandfigur liegt, wird die Figur entsprechend um dieses Linienstück verkürzt. Die beiden letzten Eckpunkte einer Freihandfigur können mit dieser Methode nicht gelöscht werden. Dazu müssen Sie einfach die gesamte Freihandfigur markieren und sie auf dem üblichen Weg mit der (Entf)-Taste oder mit BEARBEITEN/MARKIERUNG LÖSCHEN entfernen. Weitere Bearbeitung von Eckpunkten Durch das Hinzufügen und Löschen von Eckpunkten können Sie die Freihandfigur im Aussehen jederzeit verändern und immer wieder anpassen. Neben den genannten Funktionen gibt es noch einige Extras zum Bearbeiten der Punkte über das Kontextmenü. Abbildung 11.46 zeigt dieses Kontextmenü. Über die einzelnen Befehle können ebenfalls Punkte entfernt oder hinzugefügt werden, aber auch Linien geglättet, also gerade gezogen, werden. Die Auswahl der Befehle im Kontextmenü ist davon abhängig, ob Sie die Maus auf einer Kurve, einem Kurvenpunkt oder einem Kurvenabschnitt platziert haben. Sie können darüber hinaus jeden Punkt in der Freihandfigur als AUTOPUNKT, Ü BERGANGSPUNKT oder ECKPUNKT definieren. Wählen Sie dazu einen der Befehle aus dem Kontextmenü aus. Abhängig von Ihrer Wahl können Sie Feinarbeiten an der Figur durchführen. Bei einem Übergangspunkt und einem Eckpunkt erhalten Sie eine Hilfslinie mit weiteren Ziehpunkten, um beispielsweise die Rundung einer Kurve feiner zu bestim-
328
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Freihandfiguren
Kapitel 11 Abbildung 11.46: Das Kontextmenü während der Bearbeitung von Eckpunkten
men. Während sich beim ECKPUNKT die Figur nur an der einen Seite verändert, wird beim Ü BERGANGSPUNKT die Figur an beiden Seiten, rechts und links vom Punkt, angepasst. Der AUTOPUNKT versucht, Ihre Figur selbständig anzupassen. Die einzelnen Eckpunkte der Freihandfigur lassen sich übrigens auch so verschieben, dass sich die Linien überkreuzen. Wenn Sie jetzt die Figur noch mit einem Füllbereich versehen, erhalten Sie verblüffende Figuren und Konturen. Abbildung 11.47 zeigt diesen Effekt für eine KURVE. Die beiden Pfeile deuten an, welche Eckpunkte nach unten gezogen wurden. Abbildung 11.47: Bei einer Freihand figur lassen sich die Linien auch überlagern
Über das Kontextmenü können Sie übrigens mit PFAD ÖFFNEN und PFAD SCHLIESSEN eine geschlossene Freihandfigur zu einer geöffneten machen und umgekehrt. Falls Sie von vornherein nur Freihandfiguren mit freien Linienstücken erstellen möchten, können Sie auch gleich auf das Symbol für SKIZZE klicken. Dann steht sofort der Stift zum Malen zur Verfügung. Eine weitere Besonderheit der Linien ist das Symbol für KURVE. Auch hier können Sie beim Erstellen einer Kurve auf die Folie klicken. Während Sie die Maus weiterbewegen und auf neue Stellen klicken, windet sich dabei eine Kurvenlinie um die Eckpunkte oder genauer um die Scheitelpunkte der Kurve.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
329
Kapitel 11
Alles über Objekte Es bedarf einiger Übung, um ansprechende Ergebnisse mit dem Freihandwerkzeug zu erzielen. Zeichenprogramme kann und soll PowerPoint aber nicht ersetzen.
11.6
Raster und Führungslinien
Bei der Erstellung von Objekten und deren Bearbeitung gibt es zwei Helfer, die Sie bei der Arbeit unterstützen. Darüber hinaus können Sie die Position der Objekte auch im Dialogfeld »AutoForm formatieren« bestimmen. Raster Beim Erstellen von Objekten ist Ihnen sicherlich aufgefallen, dass sich die Maus bei der Umrandung Ihres Objekts nur ruckweise ziehen lässt. Hinter Ihrer Folie verbirgt sich nämlich ein Raster, an dem die Objekte ausgerichtet werden. Dieses Raster macht es z.B. einfacher, Objekte mit gleicher Größe zu erstellen oder mehrere Objekte mit dem gleichen Abstand zueinander zu platzieren, wie es beispielsweise in Organigrammen notwendig ist. Die Ränder der Objekte werden dabei immer am nächsten Schnittpunkt des Rasters ausgerichtet. Diese Funktion erleichtert die Arbeit erheblich. Über ANSICHT/RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN können Sie das Dialogfeld »Raster und Linien« öffnen. Es ist in Abbildung 11.48 zu sehen. Abbildung 11.48: Das Dialogfeld »Raster und Linien«
Über das Kontrollfeld »Objekte am Raster ausrichten« legen Sie fest, ob Sie das Raster verwenden möchten. Wenn dieses Kontrollfeld deaktiviert ist, können Sie die Objekte mit der Maus stufenlos ziehen und erstellen. Ist diese Funktion aktiviert, so werden die Objekte an den Rasterlinien ausgerichtet. Welchen Abstand die Rasterlinien haben, legen Sie über das Listenfeld »Abstand« fest. Dort können Sie einen eigenen Wert eingeben, oder Einträge wie »4 Linien per cm« auswählen. Dies sind die Rasterlinien, an denen die Objekte ausgerichtet werden. Des Weiteren gibt es noch das Kontrollfeld »Objekte an anderen Objekten ausrichten«. Dieses können Sie zusätzlich aktivieren. Jedes Objekt hat äußere 330
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Raster und Führungslinien
Kapitel 11
Begrenzungen, die zumeist für die Ausrichtung verwendet werden. Sollen zwei Objekte linksbündig stehen, so werden Sie darauf achten, dass der linke Rand bündig ist. Um diesen Vorgang zu vereinfachen, gibt es aus jedem Objekt heraus unsichtbare Gitternetzlinien entlang des waagerechten und senkrechten Rahmens. Gelangt nun ein Objekt, das Sie bewegen, in dieses Gitternetz, so wird es sich bei weiterer Bewegung der Maus zunächst nicht mitbewegen. Es wird an der Form des anderen Objekts ausgerichtet. Erst, wenn Sie die Maus weiter in die gleiche Richtung bewegen, wird sich das Objekt weiterbewegen. Über das Kontrollfeld »Raster auf dem Bildschirm anzeigen« wird das Raster im Folienbereich sichtbar. Abbildung 11.49 zeigt ein Raster mit einem Abstand von einem Zentimeter. Das Raster ist während der Bearbeitung eine gute Hilfe. In der Bildschirmpräsentation und im Ausdruck ist es selbstverständlich nicht zu sehen. Über das Symbol RASTER EIN-/AUSBLENDEN auf der Symbolleiste »Standard« kann das Raster jederzeit ein- oder ausgeblendet werden. Dabei gelten jeweils die Rastereinstellungen aus dem Dialogfeld »Raster und Linien«. Abbildung 11.49: Das Raster im Abstand von einem Zentimeter er scheint im Folienbereich
Objekte ganz genau ausrichten Neben dem Verschieben mit der Maus können Sie ein Objekt auch mit der Tastatur oder mit Befehlen entlang der Rasterlinien bewegen. Dazu stehen Ihnen im Menü ZEICHNEN unter PRÄZISIONSAUSRICHTUNG vier Befehle zur
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
331
Kapitel 11
Alles über Objekte Verfügung. Abbildung 11.50 zeigt diese Befehle. Stattdessen können Sie dazu aber auch die vier Richtungstasten auf der Tastatur verwenden. Dann wandert das Objekt am Raster entlang in die gewählte Richtung.
Abbildung 11.50: Eine ganz genaue Ausrichtung nach ...
Führungslinien bzw. Zeichnungslinien Als weitere Hilfe können Sie die Zeichnungslinien auf den Folien einblenden. Sie finden diese Funktion unter dem Kontrollfeld »Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen« in dem gerade beschriebenen Dialogfeld »Raster und Linien«, das Sie übrigens auch über ZEICHNEN/RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN öffnen können. Abbildung 11.51 zeigt die Führungslinien im Folienbereich. Leider ist die Bezeichnung an dieser Stelle in PowerPoint mal wieder unterschiedlich. Im Menü wird diese Führungslinie genannt, während sie im Dialogfeld dann Zeichnungslinie heißt. Damit ist aber das Gleiche gemeint. Abbildung 11.51: Eine Folie im Folien bereich mit zwei Führungslinien
Die Führungslinien helfen Ihnen bei der Ausrichtung und bei der Anordnung von Objekten. Sie können die Führungslinien entweder statt des Ras-
332
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Raster und Führungslinien
Kapitel 11
ters verwenden oder zusätzlich im Folienbereich anzeigen lassen. Wenn der Rahmen eines Objekts in die Nähe einer Führungslinie gelangt, wird er wie von einem Magneten angezogen und an der Führungslinie anhand des Rahmens oder der Mitte des Objekts ausgerichtet. Sie können mit dieser Funktion schnell einzelne Objekte an den Führungslinien ausrichten und stellen damit sicher, dass sie in einer Reihe korrekt nebeneinander oder übereinander stehen. Sie können die Führungslinien auch verschieben, indem Sie sie mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen. Während Sie eine Führungslinie ziehen, sehen Sie, dass anstelle des Cursors eine Zahl und eine Pfeilrichtung angezeigt werden. Diese Zahl gibt Ihnen an, um wie viele Zentimeter die Führungslinie von der Mitte der Folie entfernt ist. Die Mitte hat die Position 0 Zentimeter. Die Angabe, die Sie beim Verschieben der Führungslinie erhalten, ist somit immer eine von der Mitte der Folie aus berechnete Positionsangabe, wie es Abbildung 11.52 zeigt. Abbildung 11.52: Die Führungslinie befindet sich 2,4 Zentimeter links von der Mitte der Folie
Die Führungslinien helfen auch bei der Bestimmung der Größe eines Objekts. Drücken Sie während des Ziehens einfach die (ª)-Taste, dann wird die Startposition der Führungslinie mit der Abmessung 0,00 cm versehen und nicht mehr in Abhängigkeit von der Folienmitte berechnet. Wenn Sie zum Beispiel die Führungslinie am linken Ende des Objekts positioniert haben und die (ª)-Taste drücken, während Sie mit der Maus die Führungslinie an das rechte Ende des Objekts ziehen, gibt Ihnen die Zentimeterangabe nun die Strecke zwischen den beiden Rändern an. Diese Strecke ist zugleich die Größe des Objekts beim Ausdrucken. Abbildung 11.53: Mit den Führungsli nien kann auch die Größe von Objekten gemessen werden
Zu Beginn sehen Sie immer nur eine waagerechte und eine senkrechte Führungslinie, die Sie beliebig verschieben können. Wenn Sie mehrere Führungslinien benötigen, können Sie beliebig viele weitere Linien »kopieren«, indem Sie beim Verschieben die (Strg)-Taste gedrückt halten. Zum Entfernen einer überflüssigen Führungslinie ziehen Sie diese einfach über den Folienrand hinaus und lassen die Maustaste los. Dann ist sie gelöscht.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
333
Kapitel 11
Alles über Objekte Sie können, wie beschrieben, mit den Führungslinien die Größe der Objekte bestimmen, aber ich habe diese Funktion noch nie benötigt. Es ist eigentlich auch Unsinn, die Größe eines Objekts in Zentimetern angeben zu wollen. In PowerPoint werden zumeist Folien für eine Präsentation erstellt, und dabei wird das Objekt sowieso projiziert und vergrößert dargestellt. Damit ist die Maßarbeit auch wieder zunichte gemacht. Position der Objekte bestimmen Wenn Sie ein Objekt an einer bestimmten Stelle auf der Folie platzieren möchten, wird es etwas schwierig, dieses mit Führungslinien oder dem Raster zu erreichen. Für diesen Fall gibt es über FORMAT/AUTOFORM auf der Registerkarte »Position« die Möglichkeit, die genaue Lage des Objekts einzugeben. Abbildung 11.54 zeigt die Registerkarte.
Abbildung 11.54: Das Dialogfeld »AutoForm forma tieren« mit der Registerkarte »Position«
Die Position wird dabei über die Listenfelder »Horizontal« und »Vertikal« in Zentimetern eingegeben. Daneben müssen Sie festlegen, auf welchen Ausgangspunkt sich die Werte beziehen. Daher stehen im Listenfeld rechts daneben jeweils »Obere linke Ecke« und »Zentriert« zur Verfügung. Wählen Sie den Eintrag »Zentriert«, so werden positive Zahlenwerte als Abstand von der Mitte der Folie nach rechts und negative Werte als Abstand von der Mitte nach links verstanden. Daher kann der Zentimeterwert auch negativ sein.
334
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ausrichten, Verteilen, Drehen und Kippen
11.7
Kapitel 11
Ausrichten, Verteilen, Drehen und Kippen
Darstellungen auf den Folien bestehen zumeist aus mehreren Objekten, die in einer Reihe stehen oder einfach untereinander angeordnet sind. Das erste Problem ist nun, etwa gleich große Objekte zu erstellen. Bei dieser Arbeit unterstützen Sie das gerade vorstellte Raster und die Führungslinien. Aber wenn Sie die Objekte erstellt haben, besteht die Notwendigkeit, die Objekte in eine Reihe oder auf eine Linie zu bekommen. PowerPoint unterstützt Sie auch bei dieser Arbeit. Objekte ausrichten oder verteilen Wenn alle Objekte erstellt sind, sollten sie noch ansprechend auf der Folie angeordnet werden. Dabei können Sie jedes Objekt auf der Folie mit der Maus verschieben und an eine neue Position bewegen. Allerdings ist es etwas mühselig, alle Objekte von Hand korrekt anzuordnen und auszurichten. Mit ZEICHNEN/AUSRICHTEN ODER VERTEILEN können Sie mehrere Objekte automatisch ausrichten lassen. In dem dazugehörigen Untermenü finden Sie verschiedene Ausrichtungsarten. AUSRICHTEN ODER VERTEILEN bezieht sich stets auf die Lage der Objekte. Der Befehl AUSRICHTUNG aus dem Menü FORMAT gilt nur für die Ausrichtung von Text im Objekt und nicht für das Objekt selbst. Abbildung 11.55: Die Befehle zum Ausrichten und Verteilen von Objekten auf der Folie
Dieses Untermenü wird übrigens erst aktiv, wenn Sie mehr als ein Objekt auf der Folie markiert haben. Dann finden Sie zu AUSRICHTEN ODER VERTEILEN drei Gruppen von Befehlen. Untereinander stehende Objekte können linksbündig, horizontal zentriert ODER rechtsbündig ausgerichtet werden. Die kleinen Symbole neben den Befehlen deuten an, was mit den verschiedenen Befehlen gemeint ist. Die zweite Gruppe gilt für Objekte, die nebeneinander stehen. Diese können oben, vertikal zentriert oder unten ausgerichtet werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
335
Kapitel 11
Alles über Objekte Wenn Sie beispielsweise drei Objekte untereinander an der linken Seite ausrichten möchten, wählen Sie die Option LINKSBÜNDIG. Dabei wird als Referenz das Objekt der Gruppe verwendet, das am weitesten links steht. Achten Sie darauf, dass Sie den richtigen Befehl verwenden. Wenn Sie beispielsweise drei Objekte nebeneinander auf der Folie haben und dann LINKSBÜNDIG auswählen, werden alle drei Objekte an der linken Seite ausgerichtet und befinden sich dann übereinander in einem Stapel. Darüber hinaus gibt es noch die Befehle HORIZONTAL VERTEILEN und VERTIKAL VERTEILEN. Sind beispielsweise drei Objekte untereinander markiert, so erreichen Sie mit dem Befehl VERTIKAL VERTEILEN, dass die Objekte den gleichen Abstand zueinander haben. Dabei ermittelt PowerPoint die Spanne zwischen dem ersten und dem letzten Objekt und errechnet daraus den Abstand der Objekte zueinander. Allerdings können Sie keine Vorgaben machen, also beispielsweise festlegen, dass der Abstand der Objekte stets zwei Zentimeter betragen soll. Über diese beiden Befehle ermittelt PowerPoint den Abstand immer in eigener Regie. Ergänzend zu den acht bereits genannten Befehlen können Sie die Funktion RELATIV ZUR FOLIE aktivieren. Dann gelten für die Befehle andere Maßstäbe. Während der Befehl LINKSBÜNDIG die Objekte am Rand des am weitesten auf der linken Seite stehenden Objekts ausrichtet, werden nun die Objekte einfach am linken Rand der Folie ausgerichtet. Auch bei den beiden Befehlen zum Verteilen von Objekten wirkt sich diese Funktion direkt aus. Wird ohne diese Funktion der Abstand der Objekte zueinander über die Distanz zwischen dem ersten und dem letztem Objekt ermittelt, werden nun die Objekte gleichmäßig über die gesamte Folie verteilt. Abbildung 11.56 zeigt den Unterschied. Hier werden jeweils drei Objekte vertikal verteilt. Ist die Funktion RELATIV ZUR FOLIE nicht aktiviert, sind die beiden Befehle HORIZONTAL VERTEILEN und VERTIKAL VERTEILEN erst dann wählbar, wenn mindestens drei Objekte markiert sind. Ansonsten bleiben die Befehle grau und inaktiv. Reihenfolge der Objekte Sie haben sicherlich schon einmal mehrere Objekte auf der Folie erstellt und diese verschoben. Dabei ist Ihnen auch aufgefallen, dass sich diese Objekte überlagern können. Das zuerst erstellte Objekt befindet sich dabei immer unten. Das nächste Objekt wird dann über dem ersten eingefügt. So können Sie verschiedene Objekte stapeln und sich bewusst überdecken lassen.
336
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ausrichten, Verteilen, Drehen und Kippen
Kapitel 11 Abbildung 11.56: Die Funktion »Relativ zur Folie« wird hier deutlich
Manchmal wird es aber notwendig, die Reihenfolge der Objekte im Stapel zu verändern. Beispielsweise müssen Sie das zweite Objekt hinter das erste Objekt bewegen oder umgekehrt. Dafür stehen Ihnen im Menü ZEICHNEN unter dem Befehl REIHENFOLGE vier Befehle zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie dies leicht bewerkstelligen können. Abbildung 11.57 zeigt die vier Befehle. Abbildung 11.57: Die Reihenfolge der Objekte können Sie nachträglich ändern
In den Vordergrund Wenn Sie mehrere Objekte erstellt haben, kann es vorkommen, dass Sie das zuerst erstellte Objekt jetzt gerne ganz oben im Stapel vor allen anderen Objekten hätten. Mit diesem Befehl können Sie das Objekt ganz in den Vordergrund stellen. Es erscheint dann an oberster Stelle im Stapel und überlagert damit eventuell ganz oder teilweise andere Objekte.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
337
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.58: Diskette 3 wird in den Vordergrund gestellt
In den Hintergrund Mit diesem Befehl wird ein Objekt in einem Stapel an die hinterste Stelle gestellt. Damit wirkt der Befehl genau in entgegengesetzter Richtung. Das Objekt wird nun von allen anderen Objekten im Stapel ganz oder teilweise überdeckt (Abbildung 11.59). Abbildung 11.59: Diskette 1 wandert hinter die Objekte in den Hintergrund
Eine Ebene nach vorne Im Gegensatz zu den beiden anderen Befehlen wird mit diesem Befehl die Lage eines Objekts im Stapel nur um eine Ebene verändert. Das Objekt wird um genau eine Ebene im Stapel nach oben geschoben. Sie können so eine Umschichtung der Objekte vornehmen (siehe Abbildung 11.60). Abbildung 11.60: Diskette 2 wandert eine Ebene nach vorne
Eine Ebene nach hinten Dieser Befehl ist vergleichbar mit EINE EBENE NACH VORNE. Er wirkt nur in umgekehrter Richtung. Sie bewegen ein Objekt um eine Ebene nach hinten im Stapel und schichten es damit genauso um (siehe Abbildung 11.61). Drehen und Kippen Objekte müssen nicht immer waagerecht auf der Folie ausgerichtet sein. Manchmal soll ein Objekt schräg oder auf der Seite stehend erscheinen. Jedes Objekt kann in seiner Lage frei verändert werden. Dazu stehen Ihnen
338
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ausrichten, Verteilen, Drehen und Kippen
Kapitel 11 Abbildung 11.61: Diskette 2 wird eine Ebene nach hinten verschoben
zwei Funktionen zur Verfügung. Sie können das Objekt frei drehen oder Sie verwenden fest vorgegebene Schritte zum Drehen der Objekte. Und so drehen Sie ein Objekt: 1.
Markieren Sie das gewünschte Objekt. Die acht Größenziehpunkte und der grüne Drehpunkt erscheinen.
2.
Bewegen Sie die Maus auf den grünen Drehpunkt. Der Mauszeiger ist nun ein mit kleinen Pfeilen unterbrochener Kreis. Ziehen Sie diesen in die gewünschte Richtung.
Das markierte Objekt folgt Ihren Bewegungen mit der Maus und dreht sich entsprechend mit. Wenn Sie mehrere Objekte markieren, werden alle markierten Objekte gedreht. Abbildung 11.62: Die Lage eines Objekts kann ver ändert werden
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
339
Kapitel 11
Alles über Objekte Sie können das Objekt auch in 15°-Schritten rotieren lassen. Halten Sie dafür beim Ziehen mit der Maus die (ª)-Taste gedrückt, dann wird das Objekt nur in diesen Schritten rotiert. Dieses Vorgehen hilft Ihnen auch, das Objekt schnell wieder in die Waagerechte zu bringen. Des Weiteren können Sie mit der (Strg)-Taste erreichen, dass sich das Objekt nicht um den eigenen Mittelpunkt dreht, sondern um den Ziehpunkt auf der anderen Seite des Drehpunkts. Daneben gibt es noch den Befehl DREHEN ODER KIPPEN aus dem Menü ZEICHNEN. Mit diesem Befehl und dem dazugehörigen Untermenü können Sie ein Objekt auf der Folie um 90° drehen oder es kippen (spiegeln). Auch das »freie Drehen« lässt sich über das Untermenü aufrufen.
Abbildung 11.63: Die Befehle zum Drehen oder Kippen
Die kleinen Symbole neben den Befehlen im Untermenü deuten an, in welche Richtung das Objekt gedreht oder gekippt wird: Freies Drehen Auf den ersten Blick entspricht das freie Drehen dem Drehen mit dem grünen Drehpunkt. Während aber der automatisch sichtbare grüne Drehpunkt nur das Drehen genau um diese eine Achse erlaubt, erhält das markierte Objekt mit dem Befehl FREIES DREHEN statt des Auswahlrahmens vier grüne Drehpunkte an den Ecken. Sie können nun entscheiden, um welche der vier Ecken Sie das Objekt drehen. Linksdrehung 90 Grad Das Objekt wird um 90° nach links, also gegen den Uhrzeigersinn, gedreht. Rechtsdrehung 90 Grad Das Objekt wird um 90° nach rechts, also mit dem Uhrzeigersinn, gedreht. Horizontal kippen Das Objekt wird horizontal gespiegelt. Vertikal kippen Das Objekt wird vertikal gespiegelt. Text in den Objekten wird nicht gespiegelt und bleibt auch weiterhin in der lesbaren Form erhalten. 340
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Objekte gruppieren
Kapitel 11
Ob der Füllbereich des Objekts ebenfalls gedreht oder gekippt wird, hängt vom Kontrollfeld »Fülleffekt mit Form drehen« ab, das Sie in den Dialogfeldern zum Füllbereich unter »Weitere Fülleffekte« finden.
11.8
Objekte gruppieren
Folien setzen sich meist aus vielen kleinen einzelnen Rechtecken, Kreisen, Pfeilen und Linien zusammen. Vielleicht wird noch eine ClipArt hinzugefügt und alles mit einem Rahmen versehen. Problematisch wird es dann, wenn Sie diese Anordnung nun auf der Folie verschieben oder gar auf eine andere Folie kopieren wollen. Sicher, Sie können mit dem Symbol für OBJEKT MARKIEREN auf der Symbolleiste »Zeichnen« schnell alle Objekte markieren und dann verschieben. Aber Sie müssen dabei aufpassen, dass Sie auch wirklich alle Objekte markiert haben. PowerPoint stellt Ihnen genau für diesen Fall eine zusätzliche Funktion zur Verfügung. Eine Gruppierung erzeugen Mit ZEICHNEN/GRUPPIERUNG lassen sich beliebig viele Objekte zu einer Gruppe zusammenfassen. Danach interpretiert PowerPoint die gruppierten Objekte als ein Objekt. Für das Verschieben der Gruppe müssen Sie jetzt nur noch auf dieses Objekt klicken und es verschieben. Auch alle Befehle bezüglich der Formatierung beziehen sich auf die gesamte Gruppe, sofern nicht ein einzelnes Objekt innerhalb der Gruppe nochmals markiert ist. Es versteht sich eigentlich von selbst, dass Sie für eine Gruppe mindestens zwei Objekte markieren müssen, bevor Sie den Befehl auswählen können. Und so fassen Sie mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammen: 1.
Markieren Sie die Objekte. Verwenden Sie dazu das Symbol für OBJEKTE MARKIEREN oder halten Sie die (ª)-Taste gedrückt, während Sie auf die einzelnen Objekte klicken. Jedes Objekt erhält die acht Größenziehpunkte und den grünen Drehpunkt.
2.
Wählen Sie ZEICHNEN/GRUPPIERUNG.
Alle Objekte werden zu einer Gruppe zusammengefasst. Nur noch die Gruppe besitzt die acht Größenziehpunkte und den grünen Drehpunkt. Sie können also leicht die Größe einer Gruppe verändern, aber nicht mehr die Größe eines einzelnen Objekts innerhalb der Gruppe. Auf den ersten Blick ist nicht erkennbar, dass es sich bei dem Objekt um eine Gruppe handelt. Sie können es aufgrund des Aussehens zunächst nur vermuten, da Sie mehrere einzelne Objekte sehen, die eigentlich einzeln markiert werden müssten. Eine weitere Hilfe ist das Menü ZEICHNEN. Ist ein
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
341
Kapitel 11
Alles über Objekte
Abbildung 11.64: Die drei Schritte und die Verbin dungslinien sind zu einer Gruppe zusammengefasst
gruppiertes Objekt markiert, kann der Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN ausgewählt werden. Ansonsten ist er grau dargestellt und damit inaktiv. Eine Gruppe kann sich auch aus verschiedenen Untergruppen zusammensetzen. Damit haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise Untermengen erst einmal zusammenzufassen, bevor Sie die bereits gruppierten Untermengen zu einer großen Gruppe zusammenfassen. Dabei müssen Sie nur wieder mehrere Gruppen markieren und erneut den Befehl GRUPPIERUNG aufrufen. Wenn Sie ein gruppiertes Objekt verschieben, sehen Sie jeweils die einzelnen Objekte und deren Umrisse. Trotz der Gruppierung können Sie jedes einzelne Objekt der Gruppe einzeln markieren, den Text verändern oder die Formatierung festlegen. Hier besteht kein Unterschied zwischen einer Gruppe und einem einzelnen Objekt. Sie sehen dann neben der Gruppenumrandung auch noch die Markierung des einzelnen Objekts in der Gruppe. Abhängig davon, ob die gesamte Gruppe markiert ist oder ob eines oder mehrere Objekte in der Gruppe markiert sind, gelten die Formatierungen entweder für die markierten Objekte oder für die gesamte Gruppe. Sie können damit innerhalb einer Gruppierung einen Text in einem Objekt ändern, löschen oder neu erfassen oder den Füllbereich des Objekts formatieren. Nur die Größe eines einzelnen Objekts innerhalb der Gruppierung können Sie nicht verändern.
342
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Objekte gruppieren
Kapitel 11
Die Größe einer Gruppierung kann ebenfalls verändert werden. Dazu müssen Sie nur einen der acht Größenziehpunkte in die entsprechende Richtung ziehen. Alle Objekte in der Gruppe werden dann proportional vergrößert oder verkleinert. Bei dieser Aktion wird aber die Schriftgröße des Texts in den Objekten nicht verändert. Diese müssen Sie dann in einem zweiten Arbeitsschritt mit den bekannten Mitteln anpassen. Aber Achtung, falls die Gruppierung Texte in unterschiedlichen Größen enthält, sollten Sie besser die Symbole SCHRIFTART VERGRÖSSERN und SCHRIFTART VERKLEINERN auf der Symbolleiste »Format« verwenden, denn ansonsten sind alle Texte in der Gruppe gleich groß oder klein. Gruppierung aufheben Eine Gruppe von Objekten stellt nur eine temporäre Zusammenfassung dar. Sie können zu jeder Zeit die Gruppe auflösen und die Objekte wieder einzeln bearbeiten. Dazu finden Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN im Menü ZEICHNEN. Immer, wenn Sie eine Gruppe auf der Folie ausgewählt haben, ist dieser Befehl aktivierbar. Nachdem Sie den Befehl ausgewählt haben, wird die Gruppe aufgelöst und in ihre Bestandteile zerlegt. Direkt nach der Aufhebung der Gruppe sind immer noch alle Objekte ausgewählt. Achten Sie darauf, dass Sie zunächst auf einen Bereich außerhalb der Objekte klicken, um dann ein einzelnes Objekt auswählen zu können. Fangen Sie nämlich sofort mit der Formatierung an, beziehen sich die Befehle trotzdem auf alle Objekte, da ja noch alle, wenn auch einzeln, markiert sind. Das Aufheben einer Gruppe, die aus verschiedenen Untergruppen besteht, vollzieht sich nach dem Stapelprinzip. Haben Sie beispielsweise die Objekte A und B zur Gruppe 1 und die Objekte C und D zur Gruppe 2 zusammengefasst, können Sie nun noch Gruppe 1 und Gruppe 2 zu einem Gesamtobjekt gruppieren. Das heißt, Gruppe 1 und 2 wurden als Letztes gruppiert. Bei der Aufhebung der Gruppe wird nun in umgekehrter Reihenfolge vorgegangen. Aus dem Gesamtobjekt entstehen die Gruppenobjekte 1 und 2. Wenn Sie nun wieder die Gruppierung aufheben, werden danach die beiden Gruppen aufgelöst und alle einzelnen Objekte sind dann markiert. PowerPoint löst die Gruppen 1 und 2 in einem Schritt auf, obwohl Sie diese zuvor in zwei Schritten zusammenfassen mussten. Die Gruppen 1 und 2 befinden sich auf der gleichen Ebene und beide Gruppen werden, da beide markiert sind, aufgehoben. Gruppierung wiederherstellen Im Menü ZEICHNEN finden Sie noch den Befehl GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN. PowerPoint merkt sich, welche Gruppe Sie als Letztes aufgelöst haben. Damit können Sie eine gerade aufgelöste Gruppe wieder zusammenfassen, ohne die einzelnen Objekte alle markieren zu müssen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
343
Kapitel 11
Alles über Objekte Dies ist dann sehr hilfreich, wenn Sie eine Gruppe auflösen müssen, weil beispielsweise ein einzelnes Objekt in der Größe bearbeitet werden soll. Nachdem Sie das Objekt bearbeitet haben, müssen Sie nur noch GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN auswählen und die Gruppe wird wieder zusammengefasst. Beim Zusammenfassen wird die Reihenfolge des Auflösens beachtet. Damit können Sie quasi nacheinander verschiedene Gruppen aufheben und in der richtigen Reihenfolge wieder zusammenfassen lassen.
11.9
WordArt einfügen
Eine weitere Funktion ist WordArt, mit der sich verschiedene Wort- und Satzspiele erstellen lassen. Es können Texte in unterschiedlichen Mustern und vielen Gestaltungsarten gebildet werden. Der Text kann dabei im Kreis verlaufen, in Wellenform oder schräg dargestellt werden. Gerade für Titelfolien oder »Eye-Catcher« sind WordArt-Objekte gut geeignet. Eine WordArt einfügen Und so fügen Sie eine WordArt ein: 1.
Klicken Sie auf das Symbol für WORDART EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Dialogfeld »WordArt-Katalog« wird geöffnet, das in Abbildung 11.65 zu sehen ist.
2.
Wählen Sie die gewünschte WordArt aus und klicken Sie auf »OK«.
3.
Es erscheint ein weiteres Dialogfeld (Abbildung 11.66). Geben Sie nun Ihren Text ein und klicken Sie anschließend wieder auf »OK«.
Abbildung 11.65: Im Dialogfeld »WordArtKatalog« erscheinen 30 unterschiedliche Formate
344
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
WordArt einfügen
Kapitel 11 Abbildung 11.66: Hier geben Sie Ihren Text für die WordArt ein
Nachdem Sie Ihren Text eingegeben haben, wird das Dialogfeld geschlossen, und Ihr WordArt-Objekt erscheint zusammen mit der eigenen Symbolleiste »WordArt« auf der Folie. Abbildung 11.67: Die WordArt kann auf der Folie weiter bearbeitet werden
Text in WordArt bearbeiten WordArt-Objekte eignen sich besonders gut für plakative Zwecke. Wenn Sie beispielsweise eine Pausenfolie oder eine Titelfolie erstellen, können Sie WordArt-Objekte dazu verwenden. Sie sollten aber zuerst den Text eingeben, bevor Sie das Aussehen des Texts bestimmen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
345
Kapitel 11
Alles über Objekte Und so ändern Sie Ihren Text: 1.
Klicken Sie auf das WordArt-Objekt und dann auf die Schaltfläche »Text bearbeiten« auf der Symbolleiste »WordArt« oder doppelklicken Sie auf die WordArt.
2.
Im Dialogfeld »WordArt-Text bearbeiten« können Sie den Text ändern. Mit »OK« wird das Dialogfeld wieder geschlossen.
Bei einigen WordArt-Formen, beispielsweise beim »Knopf«, ist es wichtig, dass der Text in unterschiedlichen Zeilen eingegeben wird. Sie können mit der (¢)-Taste Ihren Text umbrechen und auf mehrere Zeilen verteilen. Falls Ihnen die Aufteilung nicht gefällt, können Sie den Umbruch später wieder zurücknehmen. Klicken Sie dazu auf die Stelle hinter dem letzten Zeichen einer Zeile und nehmen Sie dann mit der (Entf)-Taste den Zeilenumbruch zurück. Neben dem Text können Sie im Dialogfeld »WordArt-Text bearbeiten« auch eine Schriftart, einen Schriftgrad sowie die Formate FETT und KURSIV auswählen. WordArt-Form bestimmen Auch nachträglich lässt sich die gewählte WordArt ändern. Mit dem Symbol für WORDART-KATALOG aus der Symbolleiste »WordArt« wird der schon bekannte WordArt-Katalog geöffnet. Hier können Sie einfach eine andere WordArt auswählen. Mit dem Symbol für WORDART-FORM aus der Symbolleiste »WordArt« wird ein eigenes Dialogfeld geöffnet, in dem Ihnen unterschiedliche Formen für die WordArt zur Verfügung stehen. Abbildung 11.68 zeigt dieses Dialogfeld. Wählen Sie dort einfach die gewünschte Form aus. Abbildung 11.68: Es stehen unter schiedliche Formen für die WordArt zur Verfügung
Weitere Textformatierungen Auf der Symbolleiste »WordArt« stehen Ihnen noch weitere Symbole für die Formatierung des Texts zur Verfügung:
346
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
WordArt einfügen
Kapitel 11
Mit dem Symbol für WORDART-BUCHSTABEN MIT GLEICHER HÖHE können Sie Großbuchstaben und Kleinbuchstaben gleichmäßig aussehen lassen. Allerdings wird es dann schwer, den Anfang eines Worts zu erkennen. Mit WORDART ALS VERTIKALER T EXT wird der Text entsprechend nach unten geschrieben dargestellt. Diese Formatierung kann nur bei einem kleinen Text verwendet werden, weil ansonsten der Text schnell über den Rand der Folie hinausgeht. Der Befehl WORDART-AUSRICHTUNG ist eine Formatierung, die Sie bereits von der Ausrichtung eines normalen Texts her kennen. Darüber hinaus können die Wörter oder Zeichen etwas gestreckt werden. Schließlich wird mit dem Symbol für WORDART-ZEICHENABSTAND nochmals das Aussehen der WordArt verändert. Hier stehen unterschiedliche Zeichenabstände zur Verfügung, deren Wirkung Sie in Abbildung 11.69 sehen. Abbildung 11.69: Der Zeichenab stand von »sehr eng« (oben) bis zu »sehr weit« als benutzerdefinierte 200% (unten)
Ansonsten stehen die üblichen Formatierungen für Füllfarben, Linienfarben, Schattenfarbe oder Linienstärke zur Verfügung. Lediglich bei der Bearbeitung des Texts müssen Sie auf die Schaltfläche »Text bearbeiten« auf der Symbolleiste »WordArt« klicken oder auf die WordArt doppelklicken. Die Symbolleiste »WordArt« öffnet sich immer dann selbständig, wenn Sie ein WordArt-Objekt markieren. Falls nicht, können Sie die Symbolleiste über ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/WORDART nachträglich einblenden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
347
Kapitel 11
Alles über Objekte Zusammenfassung Objekte sind in PowerPoint schnell erstellt. Etwas mehr Zeit benötigen Sie für die Formatierungen. Damit können Sie jedes Objekt weiter individuell gestalten und hervorheben. Mit FORMAT/A UTOFORM lässt sich ein Objekt verändern und bearbeiten. Die Form kann mit ZEICHNEN/AUTOFORM ÄNDERN auch nachträglich geändert werden, ohne dass die bereits gewählten Formatierungen oder ein Text verloren gehen. Drehen und Kippen sind weitere Gestaltungsmöglichkeiten für die Objekte. Objekte, die mit den Symbolen für RECHTECK, ELLIPSE oder allgemein den AUTOFORMEN erstellt wurden, können direkt mit Text versehen werden. Markieren Sie diese Objekte einfach und geben Sie Ihren Text ein. Mit FORMAT/AUTOFORM auf der Registerkarte »Textfeld« können Objekt und Text einander angepasst werden. Komplexe Schaubilder sollten Sie immer gruppieren, damit Ihnen beim Kopieren oder Verschieben nichts verloren geht. Für Linien, Verbindungen und Pfeile gelten die gleichen Formatierungen wie für die Objekte. Die Vorgehensweise ist dabei nahezu identisch. Pfeile, genauer gesagt Pfeilspitzen, sind lediglich Formatierungen, die Linien hinzugefügt werden können. Mit dem Symbol für F REIHANDFORM lässt sich fast jede beliebige Figur erstellen. Die Kombination aus geraden und freien Linien bietet Ihnen viel Gestaltungsfreiheit. Im Bearbeitungsmodus können Sie einzelne Eckpunkte hinzufügen oder entfernen. Mit der Formatierung können Sie auch die Freihandfiguren weiter gestalten. Sie können eine Freihandfigur kopieren, drehen oder kippen, aber nicht direkt mit Text verbinden. Mit WordArt lassen sich interessante Effekte erzielen. Allerdings ist der Einsatz von WordArt auf wenige Folien beschränkt, da die meisten Effekte erst bei großen Objekten wirken. Für Titel- oder Pausenfolien sind WordArtObjekte gut geeignet.
348
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
12
ClipArt verwenden
Kleine Bilder und Grafiken werden in PowerPoint als ClipArt bezeichnet. ClipArts sind digitalisierte Bilder, die Sie auf einer Folie einfügen können. PowerPoint verfügt über eine große Anzahl dieser ClipArts, die in einem Clip Organizer zusammengefasst sind. Die Kategorien sind übersichtlich angeordnet und die ClipArts lassen sich mit speziellen Suchfunktionen schnell finden. Dieses Kapitel stellt Ihnen die Arbeit mit ClipArts vor. Sie erfahren, wie Sie ClipArts auf den Folien verwenden können und wie sie sich weiter bearbeiten lassen. Der Clip Organizer ist eine Funktion, die auch von den anderen Programmen im Office-Paket verwendet wird. Damit steht sie Ihnen auch in Word zur Verfügung. Alle hier dargestellten Kategorien und ClipArts beziehen sich auf die ClipArts, die mit PowerPoint auf der Office-CD-ROM geliefert werden. Ihr eigener Clip Organizer sieht inzwischen vielleicht anders aus.
12.1
Mit ClipArts arbeiten
Eine Präsentation lässt sich durch Bilder und Grafiken leicht auflockern. Häufig werden viele Informationen in Worte gepackt und nacheinander präsentiert. Mithilfe der ClipArts können Worte durch Bilder ergänzt und damit visualisiert werden. So fällt es dem Betrachter leichter, den Zusammenhang herzustellen, und die einzelnen Folien werden einprägsamer. Und so fügen Sie ClipArts auf der Folie ein: 1.
Verwenden Sie ein Folienlayout mit einem ClipArt-Objekt und doppelklicken Sie auf den Platzhalter für die ClipArt.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für CLIPART EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Zeichnen«.
3.
Wählen Sie EINFÜGEN/GRAFIK/CLIPART.
Bei jeder dieser Varianten erscheint die Registerkarte »ClipArt einfügen« im Aufgabenbereich auf der rechten Seite. Abbildung 12.1 zeigt dies.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
349
Kapitel 12
ClipArt verwenden
Abbildung 12.1: Im Aufgaben bereich erscheint die Registerkarte »ClipArt«
PowerPoint verfügt über sehr viele ClipArts, die nicht sofort in der Vorschau angezeigt werden können. Daher erscheint im Aufgabenbereich zunächst immer erst eine Suchfunktion, mit der Sie nach ClipArts suchen können. Und so suchen Sie nach einer ClipArt: 1.
Geben Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »ClipArt« im Abschnitt »Suchen nach« im Textfeld einen Suchbegriff ein, beispielsweise Auto.
2.
Bevor Sie auf die Schaltfläche »OK« klicken, können Sie die Suche weiter definieren.
3.
Schränken Sie die Suche im Abschnitt »Suchen in« im dazugehörigen Listenfeld auf entsprechende Kategorien oder Ordner ein. Ein Häkchen bedeutet, dass dort gesucht wird.
Abbildung 12.2: Im Textfeld geben Sie den Suchbegriff ein
350
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit ClipArts arbeiten
Kapitel 12 Abbildung 12.3: Die Suche kann in diesem Listenfeld eingeschränkt werden
4.
Schließlich können Sie die Ergebnisse, also das, wonach Sie suchen, über den Abschnitt »Ergebnisse« und das dazugehörige Listenfeld einschränken. Abbildung 12.4: Im Clip Organizer sind nicht nur ClipArts enthalten
5.
Spätestens jetzt müssen Sie oben im Aufgabenbereich auf »OK« klicken, damit die Suche beginnen kann.
Im Aufgabenbereich erscheinen nun die ClipArts, die Ihrem Suchbegriff entsprechen. Abbildung 12.5 zeigt dies für den Suchbegriff »Auto«. Falls Sie einen anderen Suchbegriff ausprobieren wollen, können Sie mit der Schaltfläche »Ändern« den Suchvorgang erneut starten. ClipArt auf der Folie einfügen Wir wollen nun eine ClipArt direkt auf der Folie einfügen. Das Einfügen einer ClipArt aus dem Clip Organizer entspricht dem Kopieren und Einfügen von Objekten. Sie suchen sich im Clip Organizer eine passende ClipArt aus und fügen diese auf der Folie ein.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
351
Kapitel 12
ClipArt verwenden
Abbildung 12.5: Im Aufgaben bereich werden die gefundenen ClipArts angezeigt
Und so fügen Sie eine ClipArt auf der Folie ein, nachdem die Ergebnisse Ihrer Suche bereits im Aufgabenbereich zu sehen sind: 1.
Wechseln Sie auf die Folie, auf der Sie eine ClipArt einfügen möchten.
2.
Suchen Sie sich im Aufgabenbereich die ClipArt aus, die Sie auf der Folie einfügen möchten.
3.
Klicken Sie auf die ClipArt im Aufgabenbereich. Die ClipArt wird direkt auf der Folie eingefügt.
Die ClipArt wird wirklich mit einem einfachen Klick auf die Auswahl im Aufgabenbereich direkt auf der Folie eingefügt. Die ClipArt ist direkt von den acht Größenziehpunkten und dem Drehpunkt umgeben und kann, falls notwendig, in der Größe angepasst werden. Abbildung 12.6 zeigt eine Folie mit dem grünen Rennauto. Die ClipArt kann nun auf der Folie wie ein normales Objekt bearbeitet werden. Sie können die Größe verändern, einen Rahmen einfügen oder die ClipArt an eine andere Position auf der Folie bewegen. Für weitere ClipArts können Sie erneut über den Aufgabenbereich nach einer neuen ClipArt suchen.
352
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
ClipArts bearbeiten
Kapitel 12 Abbildung 12.6: Die eingefügte ClipArt erscheint auf der Folie
Folienlayouts mit einem Platzhalter für ClipArts Wenn Sie ein Folienlayout mit einer ClipArt verwenden, ist das Vorgehen leider etwas anders. Statt der Registerkarte im Aufgabenbereich erhalten Sie diesmal das Dialogfeld »Bild auswählen«, in dem Sie oben wiederum einen Suchbegriff eingeben und mit der Schaltfläche »Suchen« den Suchvorgang starten. Abbildung 12.7 zeigt das Ergebnis wieder für die Suche nach dem »Auto«. Mit einem Doppelklick auf einer der ClipArts im Dialogfeld oder durch das Markieren einer ClipArt und Klicken auf »OK« wird die ClipArt in den Platzhalter eingefügt und das Dialogfeld geschlossen.
12.2
ClipArts bearbeiten
Die ClipArt kann, wie bereits erwähnt, wie ein normales Objekt bearbeitet werden. Die Befehle des Menüs FORMAT gelten auch für die eingefügte ClipArt. Allerdings wird meist das gesamte Objekt formatiert. Wenn Sie mit FORMAT/GRAFIK den Füllbereich ändern, wird der gesamte Hintergrund der ClipArt verändert und nicht die ClipArt selbst.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
353
Kapitel 12
ClipArt verwenden
Abbildung 12.7: Das Dialogfeld »Bild auswählen«
ClipArts neu einfärben Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, die ClipArt farblich neu zu gestalten. Mit FORMAT/GRAFIK können Sie die markierte ClipArt farblich verändern. Dazu steht Ihnen die Registerkarte »Grafik« zur Verfügung. Abbildung 12.8: Das Dialogfeld »Grafik formatie ren« mit der Registerkarte »Grafik«
Über die Listenfelder im Bereich »Bildsteuerung« können Sie die Farben der ClipArt pauschal bearbeiten. So stehen Ihnen im Listenfeld »Farbe« neben »Automatisch« Befehle wie »Graustufung«, »Schwarzweiß« oder »Ausgeblichen« zur Verfügung. Diese Befehle können mit den Laufbalken für »Helligkeit« und »Kontrast« ergänzt werden. 354
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
ClipArts bearbeiten
Kapitel 12
Für diese Arbeiten steht Ihnen auch die Symbolleiste »Grafik« zur Verfügung. Dort finden Sie zu diesen Befehlen entsprechende Symbole. Normalerweise wird die Symbolleiste immer dann angezeigt, wenn eine ClipArt markiert ist, ansonsten können Sie sie über ANSICHT/S YMBOLLEISTEN/GRAFIK einblenden. Interessant ist die Schaltfläche »Neu einfärben«. Damit wird das Dialogfeld »Bild neu einfärben« geöffnet. Dort können Sie einzelne Farben der ClipArt oder generell die Farben eines Bilds weiter bearbeiten. Abbildung 12.9 zeigt das Dialogfeld für das markierte grüne Auto. Abbildung 12.9: Das Dialogfeld »Bild neu einfärben«
Sie erhalten im Dialogfeld eine Übersicht über alle verwendeten Farben. Über das Gruppenfeld »Ändern« links unten können Sie zunächst bestimmen, ob in der Übersicht alle Farben angezeigt werden sollen oder nur die Füllbereichsfarben. In der Regel werden Sie die Füllbereichsfarben ändern und nicht die Linienfarben, daher ist die Option »Füllbereiche« zu empfehlen. Sie sehen in der Übersicht jeweils zwei Farben nebeneinander. Unter »Original« finden Sie die derzeit verwendete Farbe und unter dem Listenfeld »Neu« können Sie für jede Originalfarbe eine neue Farbe angeben. Es öffnet sich das bekannte Farbmenü. Falls Sie dort eine neue Farbe bestimmt haben, wird das Kontrollfeld in der aktuellen Zeile mit einem Häkchen versehen. Es bedeutet, dass die neue Farbe verwendet werden soll. Mit der Schaltfläche »Vorschau« können Sie das Ergebnis vorab kontrollieren, bevor Sie auf »OK« klicken. Wenn Sie dann doch lieber wieder die Originalfarbe verwenden wollen, müssen Sie nur das Häkchen aus dem Kontrollfeld entfernen. Dann bleibt alles beim Alten. Hat die ClipArt das gewünschte Aussehen erhalten, können Sie mit »OK« das Dialogfeld schließen. Dieser Befehl lässt sich jederzeit auswählen und Sie erkennen an den Häkchen später noch, welche Farbe Sie geändert haben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
355
Kapitel 12
ClipArt verwenden Grafik zuschneiden Eine weitere Funktion speziell für Grafiken und eingefügte ClipArts stellt der obere Bereich im Dialogfeld »Grafik formatieren« auf der Registerkarte »Grafik« zur Verfügung. Im Bereich »Zuschneiden« können Sie einen Teil der Grafik ausblenden. Der nicht gewünschte Teil des Objekts wird weggeschnitten und auf der Folie bleibt nur noch der Rest des Objekts bestehen. Dabei wird aber der entfernte Teil nicht gelöscht, sondern nur unsichtbar gemacht. Dazu stehen Ihnen die Felder für »Oben«, »Unten«, »Rechts« und »Links« zur Verfügung. Über die Schaltfläche »Vorschau« können Sie jederzeit das Ergebnis betrachten. Besser gelingt Ihnen dies aber über ein Symbol, das auf der Symbolleiste »Grafik« versteckt ist. Über ANSICHT/S YMBOLLEISTEN/GRAFIK können Sie diese Symbolleiste einblenden. Und so verdecken Sie einen Teil des Autos mit dem Symbol: 1.
Markieren Sie die ClipArt mit dem Auto und klicken Sie auf das Symbol für ZUSCHNEIDEN auf der Symbolleiste »Grafik«. Der Mauszeiger zeigt nun das Zuschneidesymbol an und statt der Größenziehpunkte erhalten Sie eine gestrichelte Umrandung.
2.
Bewegen Sie den Mauszeiger auf den mittleren Strich rechts außen und ziehen Sie die Maus dann so weit nach links, dass nur noch der Fahrer und der vordere Teil des Autos zu sehen sind.
3.
Lassen Sie dann die Maustaste los.
Die rechte Hälfte des Autos ist verschwunden. Abbildung 12.10 zeigt dies. Die Grafik kann immer nur rechteckig zugeschnitten werden. Eine Art Schere für die Umrisse gibt es nicht. Sie können die Grafik immer nur von einer Seite her zuschneiden und so quasi das äußere Ende der Grafik nach innen bewegen. Trotzdem hilft Ihnen diese Funktion sicherlich weiter, denn die zugeschnittene ClipArt wird wirklich nur in der gewünschten Größe sichtbar sein. Dies ist insbesondere bei mehreren ClipArts wichtig, die Sie in einem Stapel angeordnet haben. Die zugeschnittene ClipArt, oder genauer der abgeschnittene Teil, wird keine anderen Objekte überdecken. Möchten Sie die Grafik oder die ganze ClipArt wieder sichtbar machen, müssen Sie nochmals den gleichen Befehl auswählen und die Grafik in die umgekehrte Richtung »zuschneiden«. Dabei können Sie sie natürlich nicht über die Originalgröße hinaus vergrößern. Eine Tastenkombination, um die Originalgröße automatisch wiederherzustellen, gibt es nicht.
356
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
ClipArts bearbeiten
Kapitel 12 Abbildung 12.10: Nur noch das halbe Auto ist zu sehen
Die Möglichkeit, eine Grafik zuzuschneiden, existiert nicht nur für ClipArts, sondern auch für jedes Bild oder jede Grafik, die Sie auf einer Folie einfügen. Gruppierung aufheben Eine weitere Möglichkeit der Bearbeitung bietet ZEICHNEN/GRUPPIERUNG Eine ClipArt besteht in Wirklichkeit aus vielen kleinen Rechtecken, Figuren und Linien, die mit Füllbereichen und Mustern versehen und zu einer ClipArt zusammengefasst wurden. Sie können nun die ClipArt auflösen und in ihre Bestandteile zerlegen lassen. Sie wird dann zu einem PowerPoint-Objekt, als hätten Sie sie direkt in PowerPoint mit den Symbolen erstellt.
AUFHEBEN.
Und so heben Sie die Gruppierung einer ClipArt auf: 1.
Markieren Sie die ClipArt und wählen Sie ZEICHNEN/GRUPPIERUNG AUFHEBEN.
2.
Ein entsprechender Hinweis macht Sie auf die Umwandlung der Grafik aufmerksam. Klicken Sie auf »Ja«.
Die ClipArt ist nun ein PowerPoint-Objekt. Die einzelnen Objektteile werden jeweils von den acht Größenziehpunkten umgeben. Abbildung 12.12 zeigt das in die einzelnen Teile zerlegte Auto. Sie haben an dieser Stelle nur die Gruppierung der ClipArt auf der Folie aufgehoben. Das Original im
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
357
Kapitel 12
ClipArt verwenden
Abbildung 12.11: PowerPoint warnt, aber hier können Sie bedenkenlos auf »Ja« klicken
Clip Organizer ist immer noch komplett und kann jederzeit wieder neu auf einer Folie eingefügt werden. Abbildung 12.12: Das Auto wurde in seine Bestandteile zerlegt
In unserem Beispiel müssen Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN zweimal auswählen, da die ClipArt selbst nochmals gruppiert ist. Erst dann sehen Sie die ClipArt wie in Abbildung 12.12. Nach dem Aufheben der Gruppierung sind alle Elemente der Gruppe markiert. Wenn Sie einen Teil der Gruppe aus dem Bild entfernen wollen, dann sollten Sie zunächst auf eine Stelle außerhalb der Gruppierung klicken. Damit wird die Markierung aufgehoben. Sie können danach leicht auf das entsprechende Objekt in der ehemaligen ClipArt klicken und es bearbeiten oder löschen. Manchmal sind die ClipArts so zusammengefasst, dass die einzelnen Elemente zunächst in Untermengen gruppiert sind. Jede dieser Untermengen besteht dann aber aus weiteren Gruppen, die Sie bei Bedarf wieder auflösen können. Wenn ZEICHNEN/GRUPPIERUNG AUFHEBEN aktivierbar ist, bedeutet dies, dass sich noch weitere Gruppierungen im markierten Objekt befinden. 358
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
ClipArts bearbeiten
Kapitel 12
Das Aufheben der Gruppierung einer ClipArt ist nur dann notwendig, wenn Sie einzelne Teile der ClipArt verwenden wollen, dies aber über das Zuschneiden der ClipArt nicht erreichen. Größe ändern Die Größe der ClipArt kann genauso wie die eines normalen Objekts verändert werden. Sie müssen nur die Größenziehpunkte in die entsprechende Richtung bewegen und schon wird die Größe verändert. Die Gefahr ist, dass Sie dabei die Proportionen der ClipArt zerstören und damit beispielsweise das Auto etwas stauchen oder strecken. Wenn Sie aber an den Ziehpunkten in den vier Ecken der ClipArt ziehen, können Sie sie proportional vergrößern oder verkleinern. Besser geht es über FORMAT/GRAFIK auf der Registerkarte »Größe«. Dort können Sie die Größenänderung als Prozentwert vorgeben. Falls Sie versehentlich die Größe der ClipArt doch so verändert haben, dass die Proportionen nicht mehr stimmen und die ClipArt verzerrt auf der Folie erscheint, klicken Sie einfach auf das Kontrollfeld »Relativ zur Originalbildgröße«. Mit der Schaltfläche »Zurücksetzen« wird die ClipArt dann wieder in den richtigen Proportionen dargestellt. Achten Sie darauf, dass das Kontrollfeld »Ansichtsverhältnis sperren« aktiviert ist. Damit werden die Prozentwerte der Höhe und Breite gleichmäßig verändert. Abbildung 12.13: Das Dialogfeld »Grafik formatie ren« mit der Registerkarte »Größe«
Die Rettungsaktion gelingt nur, wenn es sich wirklich um eine ClipArt handelt. Haben Sie die Gruppierung bereits aufgehoben, müssen Sie das Aussehen manuell wiederherstellen oder die ClipArt erneut einfügen. Auch die Schaltfläche »Zurücksetzen« auf der Registerkarte »Größe« ist dann nicht mehr aktiv.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
359
Kapitel 12
ClipArt verwenden
12.3
Der Clip Organizer
Es gibt noch einige weiterführende Funktionen in Zusammenhang mit den ClipArts, die im Folgenden vorgestellt werden. Bisher haben wir nur die Suche nach ClipArts über den Aufgabenbereich auf der rechten Seite gesehen. Unten im Aufgabenbereich finden Sie darüber hinaus den Befehl ORGANISIEREN VON CLIPS, mit dem das Dialogfeld »Microsoft Clip Organizer« geöffnet wird. Es ist in Abbildung 12.14 zu sehen. Abbildung 12.14: Das Dialogfeld »Microsoft Clip Organizer«
Mit dem Clip Organizer können Sie anhand der Sammlungsliste alle ClipArts sehen, die zu einer Sammlung oder Kategorie zusammengetragen worden sind. Natürlich können Sie über die Schaltfläche »Suchen« oben im Dialogfeld wieder nach bestimmen ClipArts suchen und eine gefundene ClipArt auf der Folie einfügen. Abbildung 12.15 zeigt die Suchergebnisse diesmal im Clip Organizer. Eigene Bilder hinzufügen Sie können dem Clip Organizer auch eigene Bilder oder ClipArts hinzufügen. Und so fügen Sie ein eigenes Bild in den Clip Organizer ein: 1.
Wählen Sie im Clip Organizer DATEI/CLIPS ZUM ORGANIZER HINZUFÜDas dazugehörige Dialogfeld wird geöffnet.
GEN/MANUELL.
360
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Der Clip Organizer
Kapitel 12 Abbildung 12.15: Die Autos werden auch hier gefunden
Abbildung 12.16: Über dieses Dialogfeld können Sie eigene Bilder einfügen
2.
Wählen Sie das Bild aus, das Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf »Hinzufügen«.
3.
Die ClipArt wird damit automatisch der Sammlung »Favoriten« im Clip Organizer hinzugefügt. Wenn Sie das Bild in eine andere Sammlung einfügen möchten, dann müssen Sie die Schaltfläche »Hinzufügen in« statt »Hinzufügen« auswählen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
361
Kapitel 12
ClipArt verwenden
Abbildung 12.17: Das Bild erscheint in der Sammlung »Favoriten« im Clip Organizer
Eigenschaften der ClipArt ändern Damit Sie eine ClipArt später im Clip Organizer über die Suche auch finden, müssen Sie ihr einige Schlüsselwörter mitgeben. Über das Listenfeld bei der ClipArt in der Vorschau öffnen Sie das dazugehörige Dialogfeld. Dort finden Sie weitere Befehle. Schlüsselwörter bearbeiten Und so ändern Sie die Schlüsselwörter für Ihr Bild im Clip Organizer: 1.
Wählen Sie aus dem Listenfeld zur Vorschau des Bildes den Befehl SCHLÜSSELWÖRTER BEARBEITEN. Das dazugehörige Dialogfeld wird geöffnet.
2.
Geben Sie im Listenfeld auf der rechten Seite nacheinander die entsprechenden Schlüsselwörter in das Textfeld ein und klicken Sie jeweils auf die Schaltfläche »Hinzufügen«.
3.
Mit »OK« wird das Dialogfeld geschlossen.
Damit ist Ihr Bild nun mit bestimmten Schlüsselwörtern verknüpft und kann über die Suche nach ClipArts später auch gefunden werden. Sie können hier auch Schlüsselwörter von ClipArts ändern, allerdings immer nur für Ihre eigenen Bilder. Die Schlüsselwörter der ClipArts von PowerPoint lassen sich leider nicht verändern. Mit dem Befehl ZUR SAMMLUNG KOPIEREN aus dem Listenfeld zur ClipArt können Sie eine bestehende ClipArt in eine andere Sammlung kopieren. Wenn Sie über die Sammlungsliste die ClipArt anzeigen lassen, können Sie die Schlüsselwörter der Kopie verändern und ergänzen. Allerdings werden dann die ClipArts auch zweimal bei der Suche gefunden, wenn Sie die 362
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Der Clip Organizer
Kapitel 12 Abbildung 12.18: Das Dialogfeld »Schlüsselwörter«
Schlüsselwörter bei der Kopie beibehalten. Bei Bedarf können Sie auch eine neue Sammlung hinzufügen. Vorschau/Eigenschaften Mit dem Befehl VORSCHAU/EIGENSCHAFTEN aus dem Listenfeld zur ClipArt wird das dazugehörige Dialogfeld geöffnet. Hier werden alle Informationen zur ClipArt wie Bezeichnung, Datum der Erstellung und auch alle Schlüsselwörter angezeigt. Abbildung 12.19: Das Dialogfeld »Vorschau/Eigen schaften«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
363
Kapitel 12
ClipArt verwenden Das Dialogfeld »Vorschau/Eigenschaften« einer ClipArt steht Ihnen übrigens auch bei den ClipArts in der Ergebnisliste im Aufgabenbereich zur Verfügung. Auch dort erhalten Sie über das Listenfeld zur ClipArt diese Informationen. Aus dem Clip Organizer löschen Eine ClipArt kann natürlich auch wieder aus dem Clip Organizer entfernt werden. Im Listenfeld zur ClipArt oder zum Bild finden Sie den Befehl AUS DEM CLIP ORGANIZER LÖSCHEN. Damit wird sie aus dem Clip Organizer entfernt, wenn Sie dies in der Warnung mit »OK« bestätigen. Den Clip Organizer schließen Das Dialogfeld »Microsoft Clip Organizer« ist eigentlich mehr ein Programm als ein Dialogfeld. Daher müssen Sie das Dialogfeld über DATEI/ BEENDEN oder über das Windows-X rechts oben schließen. Zusammenfassung Das Arbeiten mit dem Clip Organizer, oder genauer das Einfügen von ClipArts über den Aufgabenbereich, ist sehr einfach. Sie können mit der Suche nach ClipArts schnell eine passende ClipArt finden und auf der Folie einfügen. Jede auf der Folie eingefügte ClipArt lässt sich zusätzlich noch im Aussehen verändern und Ihren besonderen Bedürfnissen anpassen. Über die mitgelieferten ClipArts hinaus können Sie weitere Grafiken in den Clip Organizer einfügen. So können Sie sich beispielsweise eine Sammlung mit den Logos Ihrer Kunden erstellen. Neben den ClipArts werden über den Clip Organizer auch Filme und Sounds verwaltet. Die Funktionsweise ist für diese Objekte gleich. Über die ebenfalls angebotenen Absprünge auf die Microsoft Homepage können Sie online nach weiteren ClipArts für Ihre Präsentation suchen.
364
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
13
Diagramm erstellen
In vielen Präsentationen werden Zahlen vorgestellt. So werden Vergleichswerte erläutert oder Umsatzentwicklungen in einer Branche beziehungsweise in einer Sparte verdeutlicht. Dieses Zahlenmaterial muss in ansprechender Form aufbereitet, dargestellt und dem Betrachter zugänglich gemacht werden. Dabei stehen Sie häufig vor dem Problem, dass das Zahlenmaterial sehr umfangreich ist und den Betrachter oft eher verwirrt als überzeugt. Die tabellarische Darstellungsweise ist nach wie vor sehr beliebt. Über die Gründe lässt sich nur spekulieren. Zum einen ist die Tabelle sehr einfach und schnell zu erstellen. Zum anderen entspricht die Tabelle einem gewissen Ordnungssinn, mit dem die Informationen in einer allgemein üblichen Form aufbereitet werden. In Kapitel 10, »Tabellen erstellen«, finden Sie weitere Informationen zur Erstellung von Tabellen. Die tabellarische Darstellungsweise von Zahlen soll nicht verdammt werden, doch in vielen Fällen wird die Darstellung in Diagrammform die bessere Methode sein. Sie benötigen für die Erstellung Ihrer Diagramme kein separates Grafikprogramm. PowerPoint enthält eine solche Funktion, Microsoft Graph, die für diese Zwecke genau richtig ist. Dieses Kapitel stellt die Diagrammfunktionen vor und beschreibt die wichtigsten Funktionen und Befehle im Umgang mit Graph. Damit erhalten Sie einen Überblick über das Arbeiten mit Microsoft Graph und können sich schnell in dessen Programmlogik zurechtfinden. Je nach gewählter Installation kann es sein, dass die Diagrammfunktion erst beim erstmaligen Verwenden auf dem Rechner installiert wird.
13.1
Diagramme einfügen
Microsoft Graph orientiert sich mit seinen Funktionen an Microsoft Excel, kann aber bei weitem nicht so viel leisten und ist quasi ein »Mini-Excel«, das dazu dient, schnell und einfach ein Diagramm zu erstellen. Damit fehlen
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
365
Kapitel 13
Diagramm erstellen manche Funktionen, die man in einigen Fällen brauchen könnte. Aber der Personenkreis, der diese Funktionen benötigt, hat sowieso Excel oder ein ähnlich umfangreiches Programm im Einsatz und die Excel-Diagramme lassen sich auch in PowerPoint importieren. Und so kann ein Diagramm in PowerPoint eingefügt werden: 1.
Wählen Sie ein Folienlayout mit einem Platzhalter für ein Diagramm und doppelklicken Sie auf diesen Platzhalter.
2.
Oder klicken Sie auf das Symbol für DIAGRAMM EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Standard«.
3.
Oder wählen Sie EINFÜGEN/DIAGRAMM.
Abbildung 13.1: Das Doppelklicken auf den Platzhalter öffnet Microsoft Graph zum Bearbei ten des Diagramms
In allen drei Fällen wird Graph geöffnet. Die Menüs und die Symbolleisten von PowerPoint ändern sich. Es kann einige Sekunden dauern, bis Graph sich meldet. Das Fenster bei der Bearbeitung des Diagramms Im Hintergrund ist weiterhin die aktuelle Folie zu sehen, aber die Menüleiste hat sich geändert. Andere Symbolleisten erscheinen unterhalb der Menüleiste. Des Weiteren sehen Sie im Vordergrund das so genannte Tabellenfenster. Wenn Sie das Tabellenfenster zur Seite schieben, ist das eigentliche Diagramm darunter zu erkennen.
366
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Diagramme einfügen
Kapitel 13 Abbildung 13.2: So sieht der Bild schirm aus, wenn ein Diagramm bearbeitet wird
Tabellenfenster und Diagramm gehören zusammen. In das Tabellenfenster geben Sie die Daten ein, die im Diagramm grafisch dargestellt werden. Die Zeilen und Spalten des Tabellenfensters werden entsprechend in Säulen, Rubriken oder Balken umgesetzt. Ob die Zeilen oder die Spalten beispielsweise für die Säulen verwendet werden, können Sie selbst bestimmen. Die Besonderheit bei der Benutzung von Graph ist, dass Sie bereits eine Beispieltabelle und ein Beispieldiagramm vorfinden, wenn Graph sich öffnet. Für Ihre eigenen Daten müssen Sie nur noch die vorhandenen Werte überschreiben, eine geeignete Diagrammart auswählen und fertig ist das Diagramm. Graph beenden und speichern Bei Graph handelt es sich um ein so genanntes eingebettetes Programm. Dabei ist das Diagramm auf der Folie in PowerPoint eingebettet. Sie verlassen Graph immer automatisch, wenn Sie auf der Folie in PowerPoint auf einen Bereich außerhalb des Diagramms klicken. Das Diagramm ist von einem Auswahlrahmen umgeben, den Sie von der Bearbeitung der Objekte her kennen. Wenn Sie außerhalb dieses Auswahlrahmens klicken, wird die Markierung aufgehoben und Graph wird automatisch geschlossen. Sie sehen dann wieder die bekannten PowerPoint-Symbolleisten. Sicherlich wird es Ihnen zu Beginn oft passieren, dass Sie aus Versehen auf die Folie klicken und damit die Bearbeitung beenden. Aber das ist kein Problem. Wenn Sie auf das Diagramm doppelklicken, wird Graph wieder geöffnet und Sie können direkt weiterarbeiten. Es wird dann kein neues Diagramm geöff-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
367
Kapitel 13
Diagramm erstellen net, sondern es erscheinen das aktuelle Diagramm und das dazugehörige Tabellenfenster. Leider können Sie das Tabellenfenster nicht als Tabelle verwenden und in PowerPoint einfügen. Sie müssen dazu den Tabellenbereich kopieren und auf der Folie einfügen. Da es sich bei dem Diagramm um ein PowerPoint-Objekt handelt, erübrigt sich auch das Problem des Speicherns. Es wird gemeinsam mit der Präsentation in PowerPoint gespeichert. Ein Diagramm aus Graph kann nicht separat gespeichert werden, sondern nur in PowerPoint.
13.2
Ein Datenblatt bearbeiten
Die Datenblattansicht (auch Tabellenfenster genannt) stellt die Datengrundlage für das Diagramm dar. Dort geben Sie in Spalten und Zeilen Ihre Daten ein. Es stehen Ihnen im Datenblatt bis zu 3999 Zeilen und 3999 Spalten zur Verfügung. Das sind damit nur 15.992.001 Zellen, aber das sollte doch eigentlich reichen. Die Elemente im Datenblatt Abbildung 13.3: Das Datenblatt mit seinen Elementen
In der automatisch gefüllten Tabelle von Graph werden für drei Regionen (Ost, West, Nord) die Umsätze über vier Quartale dargestellt. Sie vergleichen damit in jedem Quartal die drei Regionen miteinander. Eine Datenreihe umfasst die Werte für die vier Quartale in einer Region. Ein Datenpunkt ist der Quartalswert für eine Region, also z.B. 45 für das 3. Quartal in Nord.
368
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Datenblatt bearbeiten
Kapitel 13
Darüber hinaus gehört zum Datenblatt die oben genannte »Aktive Zelle«. Sie zeigt Ihnen an, wo sich das Eingabefeld gerade befindet. Alle Eingaben werden in der aktive Zelle eingetragen. Des Weiteren gibt es Spalten- und Zeilenköpfe. Sie befinden sich am oberen beziehungsweise am linken Rand des Tabellenfensters. Spalten haben Buchstaben als Bezeichnung und Zeilen besitzen Zeilennummern. So können Sie beide leicht auseinander halten. Mit dem Symbol für DATENBLATTANSICHT auf der Symbolleiste »Standard« kann das Tabellenfenster geöffnet und geschlossen werden. Stattdessen können Sie auch ANSICHT/DATENBLATT wählen. Ist das Tabellenfenster zu sehen, erscheint das Symbol umrandet. Daten eingeben oder ändern Es wird immer die Zelle gefüllt, die gerade aktiv ist. Der Mauszeiger ist im Datenblatt zunächst ein Kreuz. Klicken Sie auf eine Zelle, so wird diese zur aktiven Zelle und erhält den Rahmen als Kennzeichnung. Jetzt müssen Sie nur Ihren Text eingeben und dieser erscheint in der aktiven Zelle. Die Eingabe wird entweder durch die (¢)-Taste, die (ÿ_)-Taste oder durch eine der vier Pfeiltasten beendet. Mit der (¢)-Taste springt die aktive Zelle eine Zeile nach unten, bei der (ÿ_)-Taste eine Zelle nach rechts und mit den Pfeiltasten in die entsprechende Richtung. Das automatische Weiterspringen funktioniert nur, wenn Sie die Option »Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben« über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Tabellenoptionen« aktiviert haben. Einen bestehenden Text können Sie bearbeiten, indem Sie auf die betreffende Zelle doppelklicken. Sie erhalten dann eine Einfügemarke und können Ihre Änderungen vornehmen. Gleiches erreichen Sie mit der (F2)-Taste. Auch diese Bearbeitung wird mit den oben genannten Tasten abgeschlossen. Mit der (Entf) -Taste kann der Inhalt einer Zelle ganz gelöscht werden. Sie können dann nochmals mit der Eingabe beginnen. Ebenso lassen sich mit der Maus mehrere Zellen markieren, um so deren Inhalt auf einmal zu löschen. Wo ist der eingegebene Inhalt geblieben? Nach der Eingabe von Zahlen und Text in das Datenblatt geschehen für den ungeübten Benutzer manchmal wundersame Dinge. Sie geben einen Text ein, der dann teilweise verschwindet und von dem Sie nur den Anfang sehen. Ein anderes Mal dagegen ist der gesamte Text zu sehen. Oder Sie geben große Zahlenwerte ein und die Zahlen werden dann als Exponentialzahl dargestellt. Oder es erscheinen Rauten (###) in der Tabelle. Abbildung 13.4 zeigt solche sonderbaren Effekte, die sich alle leicht erklären lassen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
369
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.4: Manche Werte sehen sonderbar aus
Zunächst müssen Sie immer zwischen Text und Zahlen unterscheiden. Ein Text erscheint in der Regel linksbündig in der Zelle. Nun kommt es häufig vor, dass der eingegebene Text größer ist, als die Spalte momentan vorsieht. Wenn die Spalte rechts von der aktiven Spalte leer ist, wird der Text über die eigentliche Spalte hinaus auch in die Spalte rechts daneben geschrieben, wie es in Abbildung 13.4 am Text »Gesamtes Europa« zu sehen ist. Ist die Spalte rechts daneben aber gefüllt, wird der Text abgeschnitten und nur in der vorgesehenen Breite der Spalte dargestellt. Dies können Sie leicht beheben, indem Sie die Spaltenbreite anpassen. Anders sieht das Ganze aber bei Zahlen aus. Zahlen werden nicht linksbündig in die Zelle geschrieben, sondern rechtsbündig. Damit kann eine mit Zahlen gefüllte Zelle auch nicht über den rechten Zellenrand hinauslaufen, da dieser fest vorgegeben ist. Auf der anderen Seite wird aber bei Zahlen auch der linke Spaltenrand nicht überschritten. Mit diesen Vorgaben hat das Programm eigentlich nur zwei Möglichkeiten. Es stellt entweder die Zahlen in einem anderen Zahlenformat dar oder macht deutlich, dass die eingegebene Zahl nicht dargestellt werden kann. Und genau dieses passiert. Die Exponentialzahl (2,93E+09) ist nur ein anderes Format einer großen Zahl. In diesem Format passt die Zahl fast immer in die Zelle. Es kann aber auch sein, dass für die Zelle bereits ein Format festgelegt ist, das keine Exponenten vorsieht. In diesem Fall müsste die Zahl komplett dargestellt werden. Durch die Rauten (###) macht Graph deutlich, dass darunter eine Zahl steht, die nicht dargestellt werden kann. Auch hier müssen Sie nur die Spaltenbreite anpassen und die Rauten verschwinden. Für den Text ist es nicht notwendig, die Spaltenbreite anzupassen. Der Text wird korrekt in das Diagramm übernommen, obwohl er im Tabellenfenster abgeschnitten wird. Gleiches gilt für die Zahlen, wobei es hier etwas lästig wird, da Sie nicht erkennen können, was für Zahlen unter den Rauten stehen. Erst, wenn Sie auf die Zelle doppelklicken, um sie zu bearbeiten, sehen Sie die echte Zahl darunter. Hier empfiehlt es sich dann doch, die Spalte zu verbreitern. Die Breite der Spalten ändern Die Änderung der Spaltenbreite ist sehr einfach. Sie können dazu die Maus verwenden oder FORMAT/SPALTENBREITE wählen. Wenn Sie mit der Maus arbeiten, müssen Sie den Mauszeiger genau an den rechten Rand des Kopfs 370
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Datenblatt bearbeiten
Kapitel 13
der Spalte bewegen, die Sie verbreitern möchten. Der Mauszeiger verwandelt sich an dieser Stelle in einen Zweifachpfeil, um anzudeuten, dass Sie nun die Spaltenbreite anpassen können. Durch Ziehen der Maus ändern Sie schließlich die Spaltenbreite. Über FORMAT/S PALTENBREITE erhalten Sie dagegen das Dialogfeld »Spaltenbreite«, das in Abbildung 13.5 zu sehen ist. Dort können Sie einen Zahlenwert in das Textfeld »Spaltenbreite« eingeben. Als Zählmaß gilt hier etwa die Anzahl der Zeichen, die nebeneinander dargestellt werden können. Die Spaltenbreite »11« bedeutet also, es können etwa 11 Zeichen nebeneinander in der Spalte dargestellt werden. Mit dem Kontrollfeld »Standardbreite verwenden« wird die Spaltenbreite wieder auf »9« zurückgesetzt. Wenn Sie mehrere Spalten markiert haben, gilt der Befehl für alle markierten Spalten. Mit der Schaltfläche »Optimale Breite« analysiert Graph anhand des größten Texts oder der größten Zahl die notwendige Spaltenbreite und legt sie selbständig fest. Abbildung 13.5: Das Dialogfeld »Spaltenbreite«
Sie können immer nur die gesamte Spalte in der Breite verändern und nicht die Breite einer einzelnen Zelle innerhalb einer Spalte. Die Zeilenhöhe kann in Graph gar nicht verändert werden. Wenn Sie mit der Maus arbeiten und der Mauszeiger den Zweifachpfeil zeigt, können Sie auch doppelklicken. Dann erhalten Sie für diese Spalte die optimale Breite. Zeilen- und Spaltenbeschriftung Die Nummerierung der Zeilen und Spalten fängt in Graph erst in der zweiten Spalte beziehungsweise der zweiten Zeile an. In der ersten Zeile befindet sich die Spalten- und in der ersten Spalte die Zeilenbeschriftung der entsprechenden Zeilen und Spalten. Dieser Text ist besonders wichtig. Graph verwendet diese Beschriftungen automatisch für die Legende und die Bezeichnung der Linien oder Säulen im Diagramm. Die Beschriftung müssen Sie daher stets korrekt vornehmen. Zeilen und Spalten einfügen Es ergibt sich immer wieder die Notwendigkeit, eine Spalte oder eine Zeile in das Datenblatt einzufügen. Wählen Sie dazu EINFÜGEN/ZELLEN und das Dialogfeld »Zellen einfügen« erscheint. Es ist in Abbildung 13.6 zu sehen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
371
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.6: Das Dialogfeld »Einfügen«
Sie können ausgehend von der aktuellen Zelle entweder eine leere Zelle einfügen oder eine gesamte Spalte oder Zeile. Wenn Sie die Option »Zellen nach unten verschieben« wählen, werden die aktive Zelle und die Zellen darunter eine Zeile weiter geschoben. Die Zellen daneben bleiben so stehen, wie sie sind. Im Gegensatz dazu wird mit der Option »Ganze Zeile« eine leere Zeile eingefügt. Dann werden alle Zellen in allen Spalten ab der aktiven Zelle um eine Zeile nach unten geschoben und es wird eine leere Zeile eingefügt. Achten Sie gerade bei den beiden ersten Optionen im Dialogfeld darauf, dass Sie sich nicht versehentlich das gesamte Tabellenblatt zerstören. Durch das Einfügen einer einzelnen Zelle wird die Tabelle oft durcheinander gebracht und Sie wissen nicht mehr, wo was hingehört. Eine leere Zeile oder Spalte erreichen Sie auch noch etwas einfacher. Klicken Sie dazu auf den Spalten- oder Zeilenkopf und markieren Sie so die ganze Spalte oder Zeile. Wenn Sie jetzt EINFÜGEN/Z ELLEN wählen, fügt Graph direkt eine neue Zeile oder Spalte ein. Wollen Sie zwei Zeilen oder Spalten einfügen, müssen Sie zwei Zeilen oder Spalten markieren und es werden zwei neue Zeilen oder Spalten eingefügt. Zeilen, Spalten oder Inhalte löschen Beim Löschen von Zeilen oder Spalten müssen Sie unterscheiden, ob Sie die Zeilen beziehungsweise Spalten ganz entfernen oder nur den Inhalt in den Zellen löschen wollen. Wenn Sie beispielsweise eine ganze Spalte löschen, rücken die rechts neben der Spalte stehenden Spalten nach links. Löschen Sie Spalte »B«, so rutscht die alte Spalte »C« auf die Position »B«, aus »D« wird »C« usw. Dazu sollten Sie die ganze Spalte markieren, indem Sie auf den Spalten- oder Zeilenkopf klicken und dann BEARBEITEN/ZELLEN LÖSCHEN wählen. Graph entfernt sofort die Spalte bzw. die Zeile aus dem Datenblatt und fragt nicht nochmals nach. Nur durch ein beherztes RÜCKGÄNGIG kann der Datenverlust verhindert werden. Wenn Sie keine Spalte oder Zeile markiert haben, erscheint ein Dialogfeld ähnlich dem Dialogfeld beim Einfügen von Spalten oder Zeilen. Damit können Sie wieder entscheiden, was gelöscht werden soll.
372
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Datenblatt bearbeiten
Kapitel 13 Abbildung 13.7: Das Dialogfeld »Löschen«
Anders sieht es aus, wenn nur der Inhalt der Zellen gelöscht werden soll, aber nicht die Zeile oder Spalte selbst. Dann wird meist nicht die gesamte Spalte oder Zeile markiert, sondern nur ein Teil davon. Mit BEARBEITEN/ LÖSCHEN öffnet sich ein Untermenü mit den Befehlen ALLES, DATEN und FORMATE. Wählen Sie DATEN, werden die Inhalte aus den Zellen entfernt, die zuvor gewählten Formatierungen bleiben aber erhalten. Dieser Befehl ist dann von Vorteil, wenn Sie die Formatierung behalten wollen und nur die Zahlen ersetzen möchten. Umgekehrt verhält es sich mit FORMATE. Hierbei bleiben die Werte erhalten, aber die Formatierung wird gelöscht. Die Daten erscheinen dann wieder im Standardformat. Wollen Sie Daten und Formate löschen wählen Sie ALLES. Abbildung 13.8 zeigt das Untermenü. Abbildung 13.8: Das Untermenü »Löschen«
Zeilen und Spalten verschieben Neben Einfügen und Löschen gibt es noch das Verschieben von Zellen oder Zeilen und Spalten. Es ist aber ein Unterschied, ob Sie einzelne Zellen verschieben oder beispielsweise eine gesamte Zeile. Beim Verschieben von einzelnen markierten Zellen wird der alte Bereich nicht gelöscht, sondern ohne Inhalt dargestellt. Nur so wird sichergestellt, dass die Zahlenreihen nicht verrutschen und durcheinander geraten. Sie können zum Verschieben BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN wählen und dann die erste Zelle anklicken, in der die Daten eingefügt werden sollen. Mit BEARBEITEN/EINFÜGEN werden die Daten dann dort eingefügt. Andererseits kann ein markierter Bereich auch mit der Maus verschoben werden. Dazu müssen Sie die Maus direkt auf den Rahmen des markierten Bereichs bewegen und die Markierung an die neue Stelle ziehen. Der Auswahlrahmen begleitet Sie mit der Maus. Wenn Sie eine ganze Zeile oder Spalte verschieben möchten, müssen Sie immer erst auf den Zeilen- oder Spaltenkopf klicken. Danach können Sie die Spalte oder Zeile mittels BEARBEITEN/AUSSCHNEIDEN ausschneiden und dann mit BEARBEITEN/EINFÜGEN an anderer Stelle platzieren. Auch hier können Sie stattdessen die Maus zum Verschieben verwenden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
373
Kapitel 13
Diagramm erstellen Zahlenformate Mit dem Zahlenformat bestimmen Sie das Aussehen und die Darstellung der Werte. Denken Sie beispielsweise an das exponentielle Zahlenformat. Hierbei werden die zu Grunde liegenden Zahlen völlig anders dargestellt als bei einem Ganzzahlenformat. Das Format der Zahlen wirkt sich gleichzeitig auf das Diagramm aus. Wählen Sie ein Währungsformat, erhalten auch die Zahlenwerte auf der Größenachse diese Formatierung. Die Formatierung der Zahlen funktioniert wie in PowerPoint. Formatiert wird das, was markiert ist. Über FORMAT/Z AHL erhalten Sie das Dialogfenster »Zahlen formatieren«, das in Abbildung 13.9 zu sehen ist.
Abbildung 13.9: Das Dialogfeld »Zahlen forma tieren«
Die Formate sind in einzelne Kategorien unterteilt. Zum Listenfeld »Kategorie« gibt es rechts daneben die dazugehörigen Formate. Wichtig sind die Kategorien »Zahl« und »Währung«. Die Listeneinträge unter »Negative Zahlen« sind einfach zu interpretieren, wobei nicht jedes Mal die unterschiedlichen Zeichen erscheinen: Das Komma deutet immer an, ob Nachkommastellen angezeigt werden, und die »0« zeigt an, wie viele Nachkommastellen dies sind. Die Rauten (#) erscheinen immer in Zusammenhang mit einem Tausenderpunkt, um anzudeuten, dass die Zahlen links vom Komma jeweils Tausenderpunkte erhalten. Sind in dem Zahlenformat allerdings nur Rauten enthalten, so wird eine Zelle mit dem Wert »0« leer angezeigt. Die Null wird also ausgeblendet. Finden Sie in der Liste zwei Einträge durch ein Semikolon (;) getrennt, so steht der erste Eintrag für die Formatierung positiver Zahlen, der zweite für negative Zahlen. Manchmal gibt es auch noch einen dritten Eintrag, der dann für die Nullwerte herangezogen wird.
374
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Datenblatt bearbeiten
Kapitel 13
Für die Währungen steht Ihnen das Listenfeld »Symbol« zur Verfügung. Dort können Sie, vorausgesetzt Sie haben die Kategorie »Währung« oder »Buchhaltung« gewählt, aus der Liste der Währungen die passende aussuchen. Spätestens hier werden auch die Dezimalstellen interessant. Als weitere besondere Kategorie gibt es »Sonderformat«. Hier finden Sie Formate für Postleitzahlen oder Versicherungsnummern. Über die vorgegebenen Zahlenwerte hinaus können Sie weitere benutzerdefinierte Zahlenformate in der Kategorie »Benutzerdefiniert« festlegen. Dazu steht Ihnen dann das Textfeld »Typ« zur Verfügung. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen mögliche Kodierungen, die Sie verwenden können: Kodierung
Bedeutung
0
Es werden Ziffern angezeigt, auch wenn der Wert 0 ist.
#
Zeigt alle Ziffern an, nicht aber den Wert 0 (die Zelle ist dann leer).
;
Trennt Formate in Abschnitte für positive Werte, negative Werte und Nullwerte.
,
Dezimalkomma.
.
Tausenderpunkt.
%
Wert wird als Prozentwert ausgegeben. Graph multipliziert den Wert mit 100 und ergänzt das Prozentzeichen. Die Eingabe von 0,10 ergibt in der Anzeige 10%.
# ?/?
Zeigt einen Wert mit Nachkommastellen als Bruch an. Aus 27,9 werden 27 8/9 in der Anzeige. Dabei wird auf eine Stelle gerun det, da der Bruch jeweils nur einstellig angezeigt wird.
# ??/??
Zeigt einen Wert mit Nachkommastellen als Bruch an. Aus 27,9 werden 27 9/10 in der Anzeige. Dabei werden zwei Stellen ange zeigt.
DM – + () Leerzeichen
Diese Zeichen werden angezeigt. Sie erscheinen exakt an der Stelle im Zeichenformat, an der sie eingetragen wurden. Ein anderer Text muss mit Anführungszeichen eingegeben werden.
[ROT]
Zeigt den Inhalt in der angegebenen Farbe an. Mögliche Farben sind Rot, Grün, Blau, Zyan, Gelb, Magenta, Schwarz und Weiß.
T
Ist der Zellinhalt ein Datum, wird der Tag als Zahl angegeben, z.B. 9.2.
TT
Zeigt den Tag als zweistellige Zahl an, z.B. 09.02.
TTT
Zeigt eine zweistellige Buchstabenabkürzung des entsprechen den Wochentags an, z.B. Mo.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
375
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Kodierung
Bedeutung
TTTT
Zeigt den ausgeschriebenen Namen des Wochentags an, z.B. Montag.
M
Ist der Zellinhalt ein Datum, wird der Monat als Zahl angegeben, z.B. 9.2.
MM
Zeigt den Monat als zweistellige Zahl an, z.B. 9.02.
MMM
Zeigt eine dreistellige Buchstabenabkürzung des entsprechen den Monats an, z.B. Feb.
MMMM
Zeigt den ausgeschriebenen Namen des Monats an, z.B. Februar.
JJ
Zeigt die letzten beiden Ziffern der Jahreszahl an.
JJJJ
Zeigt das gesamte Jahr an.
Zeigt entsprechende Kombinationen an, also Mo 16. TTT TT MMMM JJJJ April 2001 für die Zahl 16.04.01. hh
Zeigt die Stunden zweistellig an.
mm
Zeigt die Minuten an.
hh:mm
Zeigt Stunden und Minuten an, z.B. 20:15.
ss
Zeigt die Sekunden an.
[h]:mm:ss
Zeigt Stunden, Minuten und Sekunden an, z.B. 12:55:10.
E E+ e e+
Zeigt die Zahl im Exponentialformat an.
»Text«
Zeigt den eingegebenen Text genau an entsprechen der Stelle.
*
Das Sternchen wird als Wiederholungszeichen verwen det und das darauf folgende Zeichen wird für die gesamte Spaltenbreite wiederholt. Die Eingabe »## *X« hat bei der Zahl 24 zur Folge, dass diese als »24 XXXXXXXX« (bis zum Spaltenende) angezeigt wird.
Wenn Sie beispielsweise als Spaltenköpfe Bankleitzahlen haben und diese Werte direkt hintereinander eingeben, also z.B. 67080050, dann würde diese Zahl mit dem benutzerdefinierten Format »»BLZ:« 000 000 00« banktechnisch korrekt dargestellt. Im Tabellenfenster sehen Sie dann »BLZ: 670 800 50«. Damit können Sie ein beliebiges Format erhalten, ohne dass Sie, wie in dem Beispiel oben, immer den gleichen Text eingeben müssen.
376
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Datenblatt bearbeiten
Kapitel 13
Neben den Formaten aus diesem Dialogfeld gibt es Symbole, mit denen Sie schnell die Tabelle bearbeiten können. Mit dem Symbol für WÄHRUNG auf der Symbolleiste »Format« wird das gültige Währungsformat zugewiesen. Dabei ist es unerheblich, in welcher Sprache Sie PowerPoint verwenden. Es wird die Einstellung aus Windows verwendet. Mit dem Symbol für PROZENTFORMAT auf der Symbolleiste »Format« wird die Zahl direkt als Prozentwert dargestellt. Eine 0,25 erscheint dann als 25%. Mit dem Symbol für 1000 ER-TRENNZEICHEN auf der Symbolleiste »Format« werden Tausenderpunkte hinzugefügt (1000000 erscheint dann als 1.000.000). Falls Ihre internationalen Einstellungen auf US lauten, wird ein Komma als Trennzeichen eingefügt. Mit dem Symbol für DEZIMALSTELLE HINZUFÜGEN auf der Symbolleiste »Format« wird das Komma nach links verschoben. Mit dem Symbol für DEZIMALSTELLE LÖSCHEN auf der Symbolleiste »Format« wird das Komma nach rechts verschoben. Die angezeigte Zahl wird dann entsprechend gerundet. Text formatieren Neben den Zahlen kann natürlich auch der Text im Tabellenfenster formatiert werden. Mit FORMAT/Z EICHEN erhalten Sie das Dialogfeld »Schrift« mit den Schriftarten und Schriftschnitten. Allerdings haben diese Formatierungen nur Auswirkungen auf das Tabellenfenster. Der Text im Diagramm wird durch die Textformatierung nicht beeinflusst. Diese Formatierung müssen Sie direkt im Diagrammfenster vornehmen. Abbildung 13.10: Das Dialogfeld »Schrift« zum Formatieren von Text
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
377
Kapitel 13
Diagramm erstellen Zeilen oder Spalten ausblenden An den Spalten- und Zeilenköpfen können Sie erkennen, in welcher Spalte oder Zeile Sie Daten eingeben. Andererseits dienen die Köpfe auch dazu, schnell eine gesamte Zeile oder Spalte zu markieren. Darüber hinaus können Sie eine Zeile oder eine Spalte aus dem Diagramm ausblenden. Die dort eingegebenen Daten werden dann nicht im Diagramm angezeigt. Sie können also alle Daten im Tabellenfenster eingeben und danach entscheiden, welche Daten für das Diagramm verwendet werden sollen und welche nicht. Abbildung 13.11 zeigt ein mögliches Ergebnis.
Abbildung 13.11: Die Spalte »B« ist deaktiviert und wird im Diagramm nicht verwendet
Sie erreichen dies, indem Sie auf den Spalten- oder Zeilenkopf doppelklicken. Die Spalte oder Zeile wird grau hinterlegt und nicht mehr im Diagramm verwendet. Wenn Sie nochmals auf den Spalten- oder Zeilenkopf doppelklicken, findet die Spalte oder Zeile wieder Eingang ins Diagramm. Stattdessen können Sie zu diesem Zweck aber auch den Befehl Z EILE/SPALTE AUSSCHLIESSEN aus dem Menü D ATEN verwenden. Da Sie sich beim Auswählen des Befehls in der Regel in einer einzelnen Zelle befinden, kann das Programm nicht wissen, ob Sie jetzt eine Zeile oder eine Spalte ausschließen möchten. Ein Dialogfeld fragt Sie daher danach. Über ZEILE/S PALTE EINSCHLIESSEN erhalten Sie die Daten dann wieder. Daten importieren Vielleicht haben Sie die Daten bereits in einem anderen Programm eingegeben und wollen sie übernehmen. Dies gelingt mit BEARBEITEN/DATEI IMPORTIEREN. Damit wird das dazugehörige Dialogfenster geöffnet, in dem Sie die Datei und den Ordner der zu importierenden Datei bestimmen können. Stattdessen können Sie auch auf das Symbol für D ATEI IMPORTIEREN auf der Symbolleiste »Standard« klicken. Auch dann wird das dazugehörige Dialogfeld geöffnet. Achten Sie beim Import darauf, dass die aktive Zelle möglichst in der linken oberen Ecke zu finden ist. Wie beim Einfügen aus der Zwischenablage werden die importierten Daten beginnend mit der aktiven Zelle in das Tabellenfenster geschrieben. Manchmal sollen die Daten nicht am Anfang eingefügt werden, sondern ab einer bestimmten Stelle. Falls sich in dem Bereich bereits Daten befinden, werden diese mit den Importdaten überschrieben.
378
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Datenblatt bearbeiten
Kapitel 13
Zeilen, Spalten und Diagramm Werte und Daten, die Sie im Datenblatt eingeben, werden in Zeilen und Spalten erfasst. Anschließend werden diese für die Umsetzung ins Diagramm verwendet. Dabei spricht man in diesem Zusammenhang von Datenreihen. Als Faustregel gilt, dass die Bezeichnung der Datenreihe später in der Legende erscheint. Meistens entsprechen die Datenreihen den Zeilen im Tabellenfenster. In dem Beispieldiagramm, das immer erscheint, wenn Graph gestartet wird, sehen Sie vier Quartale und drei Gebiete. Die Gebiete sind die Datenreihen und Sie finden sie in der Legende des Diagramms wieder. Sie können diese Sichtweise aber auch umstellen. Die Datenreihen werden dann aus den Spalten gebildet und die Quartale finden sich in der Legende. Damit ändert sich auch die Interpretation des Diagramms. Mit dem Symbol für NACH ZEILE auf der Symbolleiste »Standard« können Sie die Zeilen als Datenreihe festlegen. Abbildung 13.12 zeigt das Ergebnis. Abbildung 13.12: Bei diesem Beispiel ist NACH ZEILE gewählt
Mit dem Symbol für NACH SPALTE auf der Symbolleiste »Standard« können Sie die Spalten als Datenreihe festlegen. Abbildung 13.13 zeigt es.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
379
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.13: Hier ist NACH SPALTE gewählt
Eines der beiden Symbole wird immer umrandet erscheinen, da entweder die Zeilen oder die Spalten die Datenreihen bilden. Für diese Funktion stehen Ihnen auch die Befehle DATENREIHEN IN ZEILEN und DATENREIHEN IN SPALTEN aus dem Menü DATEN zur Verfügung. Die Zeilen- oder Spaltenköpfe werden jeweils mit Diagrammsymbolen versehen, um anzudeuten, woraus die Datenreihen gebildet werden.
13.3
Einen Diagrammtyp auswählen
Nachdem Sie alle Werte in das Datenblatt eingegeben haben, können Sie dieses Fenster getrost schließen. Im zweiten Schritt geht es um die Wahl eines passenden Diagrammtyps für Ihr Zahlenmaterial. Nicht alle Diagrammtypen lassen sich bei jeder Aufgabenstellung verwenden. Mit jedem Diagrammtyp ist stets auch eine bestimmte Interpretation verbunden. Einige Diagrammtypen benötigen darüber hinaus spezielles, auf den Diagrammtyp abgestimmtes Zahlenmaterial. Daher stehen zunächst die unterschiedlichen Diagrammtypen, ihre Anwendungsgebiete und die damit verbundenen Interpretationen im Vordergrund. Mit DIAGRAMM/DIAGRAMMTYP erhalten Sie das Dialogfeld »Diagrammtyp«, das in Abbildung 13.14 zu sehen ist. Dort finden Sie zwei Registerkarten, wobei es zunächst um die Registerkarte »Standardtypen« geht. Im Listenfeld »Diagrammtyp« sind alle in Graph zur Verfügung stehenden Standardtypen zu finden. Damit können Sie schnell einen Diagrammtyp und den für Sie passenden Untertyp für Ihr Zahlenmaterial auswählen. 380
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Diagrammtyp auswählen
Kapitel 13 Abbildung 13.14: Das Dialogfeld »Diagrammtyp«
Wählen Sie zunächst den gewünschten Diagrammtyp aus. Auf der rechten Seite erscheinen weitere Untertypen, aus denen Sie sich wiederum einen passenden aussuchen müssen. Mit der Schaltfläche »Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel« sehen Sie Ihr Diagramm in der Vorschau. Mit »OK« wird die Auswahl übernommen. Mit dem Symbol für DIAGRAMMTYP auf der Symbolleiste »Standard« können Sie einige Diagrammtypen direkt aus dem darunter liegenden Listenfeld auswählen. Die Diagrammtypen lassen sich zu Gruppen zusammenfassen. Dabei gibt es Linien- und Flächendiagramme, Säulen- und Balkendiagramme, Kreisdiagramme und Ringdiagramme sowie Netz- und Punktdiagramme. Die anderen Diagrammtypen wie »Blase« oder »Kegel« sind so gesehen keine eigenen Diagrammtypen, sondern Varianten der anderen Typen. Gleiches gilt für die 3DDiagramme. Diese Diagrammtypen stellen dreidimensionale Ergänzungen zu den oben genannten Gruppen dar. Im Folgenden werden die verschiedenen Diagrammgruppen vorgestellt. Zum besseren Verständnis wird immer das gleiche Zahlenmaterial verwendet, obwohl es zum Teil ungeeignet ist. Linien- und Flächendiagramme Flächen- und Liniendiagramme gehören zu den am meisten verwendeten Diagrammformen. Beide werden auch als Kurvendiagramme bezeichnet. Sie veranschaulichen in der Regel eine Entwicklung beziehungsweise einen Verlauf von Daten. Beispielsweise könnten Umsatzentwicklungen oder Veränderungswerte im Zeitablauf dargestellt werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
381
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.15: Das Linien diagramm
Für das vorliegende Zahlenmaterial ist das Liniendiagramm geeignet. Es werden Werte durch eine Linie verbunden, die inhaltlich in einem Zusammenhang stehen. Dadurch wird ein Verlauf von Werten dargestellt, indem einzelne Datenpunkte miteinander verbunden werden. Typischerweise kommt das Liniendiagramm dann zum Einsatz, wenn Sie viele Datenpunkte haben, die – zu einer Linie verbunden – einen Trend oder eine Entwicklung anzeigen. Beim vorliegenden Zahlenmaterial wirken die Linien etwas »mager«, da die Menge an Datenpunkten zu gering ist. Spannweitendiagramme für die Darstellung von Höchst- und Tiefstwerten sowie Spannweiten mit Mittelwertdarstellung finden Sie im Diagrammtyp »Kurs«. Wurden im Liniendiagramm noch die vorhandenen Verläufe zwischen den Regionen als einzelne Linien dargestellt, so werden sie im Flächendiagramm als Flächen übereinander addiert dargestellt. Das Flächendiagramm setzt ebenso wie das Liniendiagramm eine Entwicklung voraus. Zusätzlich werden hier die Zahlenwerte addiert und damit die Gesamtsumme der Einzelwerte illustriert. Abbildung 13.16: Das Flächendia gramm
Sie können auch nur eine Datenreihe als Flächendiagramm darstellen. Dann ist das Ergebnis ein Liniendiagramm mit darunter liegender Fläche. Durch das Flächendiagramm wird die Schwankung zwischen den einzelnen Datenpunkten stärker betont.
382
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Diagrammtyp auswählen
Kapitel 13
Säulen- und Balkendiagramme Das Säulendiagramm ist für das vorliegende Zahlenmaterial der ideale Diagrammtyp. Mit den Säulen- und Balkendiagrammen haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Zahlenwerte miteinander zu vergleichen und damit gegenüberzustellen. Es werden die Unterschiede zwischen den Werten dargestellt und nicht ihr Verlauf. Abbildung 13.17: Das Säulen diagramm
Daher eignet sich diese Diagrammgruppe z.B. für die Darstellung von einzelnen Produktumsätzen, Mitarbeiterzahlen in Abteilungen oder anderen Mengenangaben. Das Balkendiagramm ist dagegen ein seitlich gekipptes Säulendiagramm mit vertauschten Achsen. Abbildung 13.18: Das Balken diagramm
Ob Sie lieber das Säulendiagramm oder das Balkendiagramm verwenden, ist wohl Geschmackssache. Wenn Sie besonders viele Kategorien darstellen möchten, ist das Balkendiagramm besser geeignet, da der Text auf der Seite steht und nicht unter den Säulen. Das erhöht meistens die Lesbarkeit des Texts. Kreis- und Ringdiagramme Kreis-, Ring- oder Tortendiagramme stellen ebenfalls immer die Gesamtmenge und die dazugehörigen Teilmengen dar. Daher bietet das Kreisdiagramm den besten Überblick, wenn Sie beispielsweise Umsatzanteile oder Marktanteile darstellen möchten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
383
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.19: Das Kreisdiagramm
In Abbildung 13.19 sehen Sie, dass automatisch nur eine Datenreihe zur Darstellung verwendet wurde. Dies ist die Faustregel für die Verwendung des Kreisdiagramms: Das Kreisdiagramm kann nur mit einer Datenreihe verwendet werden. Sie sollten auch nicht mehr als acht Kategorien darstellen, denn sonst wird das einzelne Teilstück zu klein und kann vom Betrachter kaum erkannt werden. Für unser Zahlenmaterial ist das Kreisdiagramm nicht geeignet. Es wird nur eine Datenreihe dargestellt, aber im Tabellenfenster befinden sich drei Datenreihen. Das Kreisdiagramm führt leicht zu einer falschen Interpretation. Achten Sie bei Ihrem Zahlenmaterial darauf, dass Sie wirklich 100 Prozent der Daten zur Darstellung verwenden. Wenn Sie einige Daten außer Betracht lassen, führt das zu einer Überwertung anderer Daten. Im Gegensatz zum Kreisdiagramm stellt das Ringdiagramm nicht nur eine Datenreihe dar, sondern mehrere. Jede Datenreihe wird dabei durch einen Ring repräsentiert und die Teilabschnitte des einzelnen Rings stellen die Datenpunkte dar. In Abbildung 13.20 wurde eine Art gewählt, bei der der äußerste Ring »explodiert«. Abbildung 13.20: Das Ringdiagramm
384
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Diagrammtyp auswählen
Kapitel 13
Netz- und Punktdiagramme Netz- und Punktdiagramme dienen hauptsächlich der wissenschaftlichen Darstellung von Zahlenwerten. Damit können Trendberechnungen oder Korrelationsanalysen veranschaulicht werden. Ein großer Einsatzbereich findet sich in der Marktforschung. Die Aufbereitung von statistischem Material verlangt häufig nach dem Punktdiagramm. In der Regel muss das Diagramm aber sehr umfangreich erläutert werden, da es das Zahlenmaterial stark verdichtet darstellt. Abbildung 13.21: Das Punkt diagramm
Eine Darstellung unseres Zahlenmaterials als Punktdiagramm führt zu keiner Aussage. Eine Besonderheit beim Punktdiagramm sei an dieser Stelle schon erwähnt. Über DIAGRAMM/TRENDLINIE HINZUFÜGEN können Sie eine lineare, logarithmische, polynomische, potenzielle oder exponentielle Trendlinie basierend auf einer der Reihen hinzufügen. Ebenso kann die Trendlinie auf dem gleitenden Durchschnitt basieren. Auch das Netzdiagramm in Abbildung 13.22 hilft bei diesem Zahlenmaterial nicht weiter. Abbildung 13.22: Das Netzdiagramm
Andere Diagrammarten Als weitere Diagrammarten sehen Sie beispielsweise in Abbildung 13.23 den Diagrammtyp »Kegel«. Dabei unterscheidet sich diese Art wenig von den Säulendiagrammen. Die Säulen werden durch Kegel dargestellt. Je höher ein Kegel, desto höher der Wert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
385
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.23: Das Kegeldiagramm
Genauso agiert der Diagrammtyp »Pyramide«, der in Abbildung 13.24 zu sehen ist. Je größer der Wert, desto steiler und höher die Pyramide. Abbildung 13.24: Das Pyramiden diagramm
Benutzerdefinierte Diagrammtypen Auf der Registerkarte »Benutzerdefinierte Typen« finden Sie vorgefertigte Diagrammtypen, die Sie direkt verwenden können. Diese erscheinen, wenn Sie die Option »Integriert« gewählt haben. Bei der Option »Benutzerdefiniert« sehen Sie im Vorschaufeld Ihr eigenes Diagramm mit den dort gewählten Formaten. Mit der Schaltfläche »Hinzufügen« können Sie diese Formatierung für spätere Diagramme speichern und dann direkt zuweisen. So ersparen Sie sich viel Arbeit. Neben den eigenen Diagrammtypen gibt es auch noch eine Reihe ausgelieferter Diagrammtypen, deren Betrachtung lohnenswert erscheint. Abbildung 13.25 zeigt das Dialogfeld »Diagrammtypen« mit den integrierten benutzerdefinierten Diagrammtypen. Unter den benutzerdefinierten Typen befinden sich auch die so genannten Verbunddiagramme. In den vorangegangenen Programmversionen war dies noch ein eigener Diagrammtyp. Streng genommen ist es jedoch kein eigenständiger Diagrammtyp, sondern eine Kombination aus zwei Diagrammtypen in einer Abbildung. Für die Darstellung von Werten in einem Verbunddiagramm müssen Sie über mindestens zwei Datenreihen verfügen. Jede Datenreihe wird dann in einem anderen Diagrammtyp dargestellt. Das vorliegende Zahlenmaterial eignet sich nicht unbedingt für ein solches Diagramm.
386
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Einen Diagrammtyp auswählen
Kapitel 13 Abbildung 13.25: Auf der Register karte »Benutzer definierte Typen« gibt es noch ein paar interessante Diagrammtypen
Mit einer weiteren Datenreihe, die beispielsweise die Durchschnittswerte der vier Quartale darstellte, käme das Verbunddiagramm jedoch als möglicher Diagrammtyp in Frage. Die Einzelwerte würden dann beispielsweise als Säulen dargestellt und der Durchschnittswert könnte als Linie über die Balken gelegt werden. Abbildung 13.26 zeigt ein solches Verbunddiagramm. Abbildung 13.26: Das Verbund diagramm
Wollen Sie das Verbunddiagramm ändern, so müssen Sie immer daran denken, dass das Diagramm unterschiedliche Diagrammtypen enthält. Soll beispielsweise auch die Datenreihe »Ost« als Linie dargestellt werden, dann muss sie markiert sein und über DIAGRAMM/DIAGRAMMTYP auf die Diagrammart LINIE umgestellt werden. Das hier vorliegende Zahlenmaterial zeigt das Verbunddiagramm nicht in der dafür geeigneten Anwendung. Wenn Sie aber an Aktienkurse und DAX denken, wird vielleicht verständlich, warum manchmal zwei unterschiedliche Diagrammtypen mit zwei Größenachsen in einem Diagramm dargestellt werden sollen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
387
Kapitel 13
Diagramm erstellen Und welchen Diagrammtyp nehme ich jetzt? Sie sollten sich genau überlegen, welchen Diagrammtyp Sie verwenden wollen. Unter Umständen suggerieren Sie einen falschen Zusammenhang, wenn Sie sich für einen ungeeigneten Diagrammtyp entscheiden. Vielleicht helfen Ihnen bei der Auswahl diese grobe Regeln: Soll ein Verlauf dargestellt werden, wählen Sie das Linien- oder Flächendiagramm. Werden Einzelwerte gegenübergestellt, entscheiden Sie sich für das Balken- oder Säulendiagramm. Wird der Anteil von einzelnen Werten an einer Gesamtmenge gewünscht, verwenden Sie das Kreisdiagramm. Neben den dargestellten zweidimensionalen Diagrammen gibt es noch eine Reihe von dreidimensionalen Diagrammen, die sich in die gleichen Diagrammgruppen einordnen lassen. Diese stellen nur eine dreidimensionale Ergänzung der bereits beschriebenen Typen dar.
13.4
Das Diagramm formatieren
Das Diagramm lässt sich noch weiter formatieren. Sie können zum Beispiel Gitternetzlinien oder Titel einfügen und andererseits die bestehenden Elemente im Diagramm verändern. Einige dieser Formatierungen werden auf den folgenden Seiten erläutert. Bevor die einzelnen Elemente des Diagramms erläutert werden, soll eine besondere Formatierung vorgestellt werden, bei der nur auf ein Symbol geklickt werden muss. Datentabelle anzeigen Manchmal will man neben der grafischen Darstellung von Werten in einem Diagramm auch direkt die Werte darunter sehen. Für diesen Fall gibt es das Symbol für D ATENTABELLE auf der Symbolleiste »Standard«. Wird dieses Symbol aktiviert, so erscheint unter dem Diagramm eine Tabelle mit den Werten des Diagramms. Abbildung 13.27 zeigt dies. Abbildung 13.27: Ein Diagramm mit Datentabelle
388
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Das Diagramm formatieren
Kapitel 13
Allerdings kann man diese Funktion nur verwenden, wenn wenige Daten im Diagramm verarbeitet werden. Der Platz auf der Folie ist begrenzt und somit auch die Größe des Diagramms. Haben Sie sehr viele Daten, so wird die Datentabelle sehr groß und damit das eigentliche Diagramm sehr klein. Elemente markieren Wie immer muss zunächst das Element markiert werden, das die dann folgende Formatierung erhalten soll. Im Diagrammfenster gibt es mindestens fünf Elemente, abhängig vom gewählten Diagrammtyp. Auch in Graph markieren Sie ein Element, indem Sie darauf klicken. Als Grundelemente stehen folgende Elemente zur Verfügung: Die gesamte Diagrammfläche Die einzelnen Datenreihen Die Rubrikenachse (X) oder die Größenachse (Z) Die Zeichnungsfläche, auch Innendiagramm genannt Die Legende Sie können diese Elemente durch einfaches Klicken markieren. Welches Element Sie anklicken, wird durch die Maus deutlich. Neben dem Mauszeiger erscheint eine Information über das Element, vorausgesetzt Sie haben »Namen anzeigen« über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Diagramm« aktiviert. Stattdessen können Sie auch in das Listenfeld auf der Symbolleiste »Standard« klicken. Dort sind alle vorhandenen Elemente in der Liste enthalten. Abbildung 13.28 zeigt diese Elemente. Abbildung 13.28: Die unterschied lichen Elemente zum Formatieren des Diagramms
Eine Besonderheit gibt es noch bei den Datenreihen. Wenn Sie auf eine Datenreihe klicken, wird zunächst die gesamte Datenreihe markiert. Klicken Sie dann innerhalb der gleichen markierten Datenreihe auf einen Datenpunkt, also z.B. eine Säule, so wird nur die einzelne Säule markiert und nicht die ganze Datenreihe. Damit haben Sie die Möglichkeit, einzelne Datenpunkte besonders hervorzuheben. Achten Sie darauf, dass Sie nicht doppelklicken, denn dann wird ein Dialogfeld zum Formatieren geöffnet. Lassen Sie sich zwischen den »Klicks« etwas Zeit.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
389
Kapitel 13
Diagramm erstellen Ist nur ein Datenpunkt markiert und Sie möchten die gesamte Datenreihe bearbeiten, dann müssen Sie zunächst auf eine andere Datenreihe klicken. So wird die Markierung wieder auf »gesamte Datenreihe« umgestellt und danach können Sie auf die gewünschte Datenreihe wechseln. Achten Sie beim Klicken auf die einzelnen Elemente darauf, dass Sie stets im Diagrammfenster bleiben. Wenn Sie auf eine Stelle außerhalb des Diagrammfensters klicken, wird Graph geschlossen und das Diagramm auf der Folie in PowerPoint angezeigt. Sie können es dann erst wieder durch Doppelklicken bearbeiten. Diagrammfläche Die Formatierung der Diagrammfläche ist eine grundlegende Formatierung. Wenn Sie diese Fläche auswählen, beziehen sich alle Angaben, die Sie vornehmen, auf das gesamte Diagramm. Insbesondere die Wahl der Schriftart und der damit verbundene Schriftschnitt und die Schriftgröße gelten somit für alle Texte im Diagramm. Wenn die Diagrammfläche markiert ist, können Sie mit FORMAT/MARKIERTE DIAGRAMMFLÄCHE das Dialogfenster »Diagrammfläche formatieren« öffnen. Es ist in Abbildung 13.29 zu sehen.
Abbildung 13.29: Das Dialogfeld »Diagrammfläche formatieren«
Dort finden Sie die Registerkarten »Muster« und »Schrift«. Beide Registerkarten sprechen für sich, so dass sie nicht weiter erklärt werden müssen. Ein Beispiel für die weitergehenden Fülleffekte sehen Sie gleich. Wie gesagt, die Einstellungen gelten jetzt für alle Texte im Diagramm, inklusive Legende, Beschriftungen usw.
390
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Das Diagramm formatieren
Kapitel 13
Zeichnungsfläche Die Zeichnungsfläche ist die kleine Diagrammfläche. In Abbildung 13.30 ist sie mit einer Füllbereichsfarbe versehen worden. Die Zeichnungsfläche ist der Bereich mit den Größenachsen und den dazugehörigen Beschriftungen. Damit können Sie den inneren Diagrammbereich hervorheben. Abbildung 13.30: Die Zeichnungs fläche wurde dunkel hinterlegt
Ist die Zeichnungsfläche markiert, können Sie mit Doppelklicken auf die Fläche (nicht auf die Säulen oder Balken) direkt das Dialogfeld »Zeichnungsfläche formatieren« öffnen. FORMAT/MARKIERTE ZEICHNUNGSFLÄCHE öffnet das Dialogfeld ebenso. Über das Dialogfeld können Sie einen Rahmen und eine Farbe beziehungsweise ein Muster, oder genauer einen Fülleffekt, für die Zeichnungsfläche bestimmen. Die Fülleffekte werden Ihnen bekannt vorkommen. Die gleichen Formatierungen stehen Ihnen auch bei den Objekten, also für Rechtecke, Kreise usw., zur Verfügung. Weitere Infos dazu erhalten Sie in Kapitel 11, »Alles über Objekte«. Datenreihen und Datenpunkte Datenreihen und Datenpunkte sind ebenfalls wichtige Elemente für die Formatierung. Klicken Sie beispielsweise auf eine Säule im Diagramm, so wird die gesamte Datenreihe, die zu dieser Säule gehört, markiert. Klicken Sie danach nochmals auf die Säule, wird nur dieser Datenpunkt ausgewählt. Ihre Formatierung bezieht sich dann nur auf diesen einzelnen Punkt. Durch Doppelklicken gelangen Sie in das Dialogfeld »Datenreihen formatieren«, das in Abbildung 13.31 gezeigt wird. Neben der schon bekannten Registerkarte »Muster«, mit der Sie die Farbe oder das Muster der Datenreihe oder des Datenpunkts bestimmen, können Sie auf der Registerkarte »Datenbeschriftung« festlegen, ob die einzelnen Säulen oder Balken zusätzlich noch eine Beschriftung und eventuell den konkreten Wert anzeigen sollen. Die Wahlmöglichkeiten können je nach gewähltem Diagrammtyp aktiviert werden (siehe Abbildung 13.32).
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
391
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.31: Das Dialogfeld »Datenreihen formatieren« mit der Registerkarte »Muster«
Abbildung 13.32: Beschriftungen und Werte lassen sich leicht hinzufügen
Rubrikenachse (X) Die Rubrikenachse ist in fast allen Diagrammtypen die waagerechte X-Achse. Auf dieser Achse finden sich die Rubriken, die im Diagramm verwendet werden, also in unserem Beispiel die einzelnen Quartale. Bei einem Balkendiagramm sind die Rubrikenachse und die Größenachse vertauscht. Dort befindet sich die Rubrikenachse auf der Vertikalen.
392
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Das Diagramm formatieren
Kapitel 13
Mit Doppelklicken auf die Achse oder durch Markieren und FORMAT/MARKIERTE ACHSE wird das Dialogfeld »Achsen formatieren« geöffnet. Dort finden Sie insgesamt fünf Registerkarten, mit denen Sie die Rubrikenachse formatieren können. In Abbildung 13.33 sehen Sie wieder die Registerkarte »Muster«, auf der das Muster der Rubrikenachse bestimmt wird. Ferner legen Sie fest, wie die Achsenlinie gestaltet sein soll und ob Teilstriche auf der Achse angezeigt werden. Abbildung 13.33: Das Dialogfeld »Achsen forma tieren«
Interessanter ist die Registerkarte »Skalierung«. Dort bestimmen Sie, wie viele Rubrikenbezeichnungen angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise auf der Rubrikenachse 20 Messwerte haben, können Sie hier festlegen, dass nur jeder zehnte Wert angezeigt wird. Das Diagramm wird richtig dargestellt und die Werte sind auch berücksichtigt, aber es muss nicht jede einzelne Rubrik unter der Achse angezeigt werden. Mit dem Kontrollfeld »Rubriken in umgekehrter Reihenfolge« können Sie das Diagramm umdrehen. Die letzte Rubrik erscheint dann ganz links neben der Größenachse. Abbildung 13.34 zeigt die Registerkarte »Skalierung« für die X-Achse. Neben den Registerkarten »Schrift« und »Zahlen«, auf denen Sie Text und Zahlen formatieren, können Sie auf der Registerkarte »Ausrichtung« die Ausrichtung des Texts unter der Rubrikenachse bestimmen. Dabei kann der Text waagerecht, senkrecht oder untereinander erscheinen. Darüber hinaus haben Sie in Graph die Möglichkeit, den Text schräg mit einem bestimmten Winkel anzuordnen. Abbildung 13.35 zeigt diese Registerkarte.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
393
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.34: Die Registerkarte »Skalierung« bei einer markierten XAchse
Abbildung 13.35: Die Beschriftung an den Achsen kann auch schräg sein
Größenachse (Y) Die Formatierung der Größenachse entspricht zunächst der Formatierung der Rubrikenachse. Dort können Sie ebenfalls die Schriftart, das Zahlenformat und die Ausrichtung des Texts auf den Achsen festlegen. Auch die Wahl des Musters für die Größenachse entspricht der Formatierung der Rubrikenachse. Der Unterschied wird aber bei der Registerkarte »Skalierung« deutlich. Das Dialogfeld öffnen Sie wie gewohnt mit FORMAT/MARKIERTE ACHSE, wenn die Achse markiert ist, oder indem Sie einfach auf die Größenachse doppelklicken. 394
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Das Diagramm formatieren
Kapitel 13
Wenn Sie ein 3D-Diagramm gewählt haben, spricht Graph immer von der Größenachse (Z), da eine weitere Dimension (Reihenachse Y) hinzugekommen ist. Bleiben Sie allerdings im normalen 2D-Bereich, wird die Größenachse Y-Achse genannt (siehe Abbildung 13.36). Abbildung 13.36: Das Dialogfeld »Achsen forma tieren« mit der Registerkarte »Skalierung« für die Größenachse
Die Größenachse wird aufgrund des Zahlenmaterials automatisch bestimmt. Graph ermittelt einen Höchstwert und teilt die gesamte Achse in Teilabschnitte auf. Auf dieser Registerkarte können Sie diese Werte alle verändern. Damit haben Sie auch die Möglichkeit, die Darstellung der Zahlen im Diagramm zu beeinflussen. In der bisherigen Darstellung war der Höchstwert automatisch auf »100« gesetzt. Sie können nun den Höchstwert auf »500« setzen und damit werden die Säulen insgesamt sehr klein dargestellt. Wenn Sie sich jetzt vorstellen, es würden Emissionswerte dargestellt, dann würde ein Diagramm mit dem Höchstwert »500« auf der Achse für unser Auge lange nicht so negativ aussehen wie mit dem Höchstwert »100«. Abbildung 13.37 zeigt den Effekt einer »Manipulation der Darstellung«. Abbildung 13.37: Der Höchstwert für die Größenachse beträgt nun 500
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
395
Kapitel 13
Diagramm erstellen 3D-Ansicht Für 3D-Diagramme gibt es einen speziellen Befehl, mit dem Sie den dreidimensionalen Effekt der Darstellung bestimmen können. Mit DIAGRAMM/ 3D-A NSICHT legen Sie die Betrachtungshöhe und den Winkel der dreidimensionalen Säulen, Balken oder Kreise fest.
Abbildung 13.38: Das Dialogfeld »3DAnsicht«
Wenn das Kontrollfeld »Rechtwinklige Achsen« deaktiviert ist, können Sie zusätzlich die Perspektive festlegen. Damit zeigen Sie Ihr Diagramm von der schönsten Seite. Mit der Schaltfläche »Übernehmen« kontrollieren Sie das Ergebnis Ihrer Einstellungen direkt am Diagramm. Dazu sollten Sie das Dialogfeld zur Seite ziehen. Die Schaltfläche »Standard« belegt die Werte wieder mit den Standardvorgaben. Erst mit »OK« wird die Formatierung zugewiesen. Abstand zwischen den Säulen und Balken Wenn Sie Säulen- oder Balkendiagramme verwenden, haben Sie die Möglichkeit, den Abstand der Säulen oder Balken zueinander festzulegen. Dies geschieht bei der Formatierung der Datenreihen. Dort gibt es neben dem Muster auch noch die Registerkarte »Optionen«, auf der Sie den Abstand der Säulen zueinander festlegen können. Bei dreidimensionalen Diagrammtypen kann auch die Diagrammtiefe bestimmt werden. Die Zahlenwerte sind dabei stets Prozentwerte. Abbildung 13.39 zeigt dies. Beschriftung einfügen Neben den bereits vorgestellten Formatierungen können Sie mit DIAGRAMM /DIAGRAMMOPTIONEN noch weitere Einstellungen vornehmen. Auf der Registerkarte »Titel« können Sie im Dialogfeld den Titel des Diagramms und/oder eine Bezeichnung für die Größen- oder Rubrikenachse einfügen. Je nach Diagrammtyp stehen noch weitere Kontrollfelder zur Auswahl. Die Registerkarte ist in Abbildung 13.40 zu sehen.
396
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Das Diagramm formatieren
Kapitel 13 Abbildung 13.39: Auf der Register karte »Optionen« kann der Abstand zwischen den Rubriken festgelegt werden
Abbildung 13.40: Das Dialogfeld »Diagramm optionen« mit der Registerkarte »Titel«
Alle Beschriftungen, die Sie über diese Registerkarte einfügen, sind variable Beschriftungen. Sie können sie auf die Seite ziehen und ihre Größe verändern. Wenn Sie den Text in die Textfelder eingeben, wird er direkt ins Diagramm eingefügt. Sie sehen im Vorschaufenster sofort, wie das Ganze später aussieht. Nachteilig wirkt sich die Tatsache aus, dass nach dem Einfügen der Bezeichnungen das eigentliche Diagramm immer kleiner dargestellt wird. Die maximale Grundfläche des Diagramms ist vorgegeben und durch weiteren Text auf der Diagrammfläche schrumpft die Größe des Diagramms zusammen. Wenn Sie eine Bezeichnung wieder entfernen wollen, müssen Sie den Text aus dem entsprechenden Textfeld löschen. Das Diagramm wird dann wieder größer dargestellt. Sie können das Diagramm aber auch nach dem Ein-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
397
Kapitel 13
Diagramm erstellen fügen der Bezeichnung in der Größe verändern und den Schrumpfungseffekt manuell ausgleichen. Statt die Bezeichnungen mit den Textfeldern auf der Registerkarte »Titel« einzugeben, können Sie auch freien Text eingeben. Dieser Text hat den Vorteil, dass er die Größe des Diagramms nicht verändert. Wie das geht, wird weiter unten vorgestellt. Gitternetzlinien einfügen Einige Diagramme lassen sich nur schwer lesen, wenn kein direkter Bezug zur Größenachse besteht. Die Interpretation der dazugehörigen Zahlenwerte wird schwierig. Zur besseren Orientierung an den Größen und den Rubriken können Sie Gitternetzlinien einfügen. Diese Linien helfen, einen besseren Überblick über die Höhe der Säulen oder der Datenpunkte auf den Linien zu erhalten. Manche Diagrammtypen sind von vornherein mit Gitternetzlinien versehen, über die Registerkarte »Gitternetzlinien« können Sie diese jedoch auch nachträglich einfügen. Die Registerkarte ist in Abbildung 13.41 zu sehen.
Abbildung 13.41: Ein Gitternetz hilft bei der Orientierung
Wichtig ist das Gitternetz hauptsächlich für die Größenachse. Dort steht das Kontrollfeld »Hauptgitternetz« für die einzelnen Zahlenwerte, die auf der Skala der Größenachse angezeigt werden. Mit dem Kontrollfeld »Hilfsgitternetz« erscheinen korrespondierende Linien zu den Hilfsintervallen auf der Achse. Gleiches gilt auch für die Rubrikenachse. Dort helfen die Gitternetzlinien insbesondere bei Linien- oder Flächendiagrammen weiter. Mit dem Symbol für GITTERNETZLINIEN FÜR RUBRIKENACHSE auf der Symbolleiste »Standard« können Sie die vertikalen Gitternetzlinien zur Rubrikenachse schnell ein- und ausblenden.
398
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Das Diagramm formatieren
Kapitel 13
Mit dem Symbol für GITTERNETZLINIEN FÜR GRÖSSENACHSE auf der Symbolleiste »Standard« können Sie die horizontalen Gitternetzlinien zur Größenachse schnell ein- und ausblenden. Legende anzeigen und formatieren Mit dem Symbol für LEGENDE auf der Symbolleiste »Standard« wird die Legende im Diagramm angezeigt. Sie enthält die richtigen Bezeichnungen, wenn Sie die Datenreihenbezeichnungen im Tabellenfenster bei den Zeilenoder Spaltenköpfen eingegeben haben. Die Legende ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil des Diagramms. Wenn Sie eine Legende einfügen, wird das eigentliche Diagramm wieder kleiner dargestellt. Die Legende lässt sich auch formatieren. Mit Doppelklicken oder über FORMAT/MARKIERTE LEGENDE können Sie wieder Muster und Schriftart bestimmen. Darüber hinaus können Sie in den Diagrammoptionen auf der Registerkarte »Legende« die Lage der Legende vorgeben. Dort stehen fünf Optionen zur Verfügung. In der Regel befindet sie sich rechts oder unterhalb des Diagramms. Die Legende kann aber beliebig verschoben werden (siehe Abbildung 13.42). Abbildung 13.42: Auf dieser Register karte kann die Platzierung der Legende festgelegt werden
Freien Text einfügen Neben den festen Textelementen, die Sie bereits auf der Registerkarte »Titel« gesehen haben, können Sie auch einen so genannten freien Text einfügen. Dazu müssen Sie nichts tun, als einfach einen Text einzugeben. Der Text wird dann als eigener Textkasten in die Mitte des Diagramms gestellt und kann wie alle anderen Elemente auch formatiert und vor allem verschoben werden. Allerdings funktioniert dies nur, wenn Sie kein Dialogfeld zur Formatierung des Diagramms geöffnet haben. Abbildung 13.43 zeigt ein solches Textfeld.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
399
Kapitel 13
Diagramm erstellen
Abbildung 13.43: Ein Diagramm kann auch mit jedem beliebigen Text versehen werden
13.5
Weitere Möglichkeiten
Je nach Diagrammtyp ergeben sich weitere Möglichkeiten zur Formatierung des Diagramms. So können Sie beispielsweise bei einem Kreisdiagramm die einzelnen Tortenstücke aus dem Kreis herausziehen oder den Winkel des ersten Tortenstücks mit DIAGRAMM/3D-ANSICHT bestimmen. Die Dialogfelder ändern sich dabei immer in Abhängigkeit vom markierten Element und vom verwendeten Diagrammtyp. Die Grundfunktionen sind aber stets die gleichen. Die zu einem Element passende Formatierung rufen Sie am einfachsten durch Doppelklicken auf das Element im Diagramm auf. Es wird dann das für dieses Element richtige Dialogfeld öffnen. Pfeil einfügen Mit dem Symbol für ZEICHNEN auf der Symbolleiste »Standard« wird die Symbolleiste »Zeichnen« geöffnet. Dort stehen Ihnen weitere Zeichensymbole zur Verfügung, mit denen Sie beispielsweise einen Pfeil einfügen können. Dazu müssen Sie nur den Pfeil in die gewünschte Richtung ziehen, wie Sie es vom Zeichnen einer Linie in PowerPoint gewohnt sind. Auch für dieses Element gibt es wieder ein spezielles Dialogfeld zur Formatierung. Weitere Infos über die Funktionen auf der Symbolleiste »Zeichnen« erhalten Sie in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
400
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Weitere Möglichkeiten
Kapitel 13
Optionen Die Symbolleisten lassen sich in Graph nicht bearbeiten. Sie können also weder die Symbolleisten verändern noch eine eigene Symbolleiste erstellen. Dies ist aber bei den gegebenen Funktionen auch nicht unbedingt notwendig. Über EXTRAS/OPTIONEN erhalten Sie das Dialogfeld »Optionen«. Dort können Sie einige Einstellungen für das Diagramm vornehmen. Abbildung 13.44 zeigt das Dialogfeld. Abbildung 13.44: Das Dialogfeld »Optionen« mit der Registerkarte »Diagramm«
Die Farben des Diagramms werden übrigens über die PowerPoint-Farbskala abgebildet, sofern Sie es in PowerPoint nicht anders festgelegt haben. Für Säulen, Balken, Linien usw. werden die Akzentfarben verwendet. Weisen Sie später in PowerPoint ein anderes Präsentationslayout zu, werden die Farben des Diagramms entsprechend angepasst. Zusammenfassung Sie können mit Microsoft Graph viele verschiedene Diagramme erstellen und gestalten. Die Fülle von Möglichkeiten und Funktionen erschlägt einen zu Beginn sicherlich. Lassen Sie sich dadurch aber nicht aus dem Konzept bringen, sondern geben Sie erst einmal Ihre Daten in das Datenblattfenster ein. Probieren Sie danach einfach die unterschiedlichen Diagrammtypen aus. Sie werden schnell merken, welcher Typ »zu Ihnen« passt und welcher nicht. Viele der weitergehenden Formatierungen sind zwar möglich, aber häufig überhaupt nicht notwendig.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
401
14
Schaubilder und Organigramme
Dieses Kapitel stellt die schematischen Darstellungen und Schaubilder mit ihren Details vor. Besonderes Augenmerk wird dabei auf das Organigramm gelegt, das im Gegensatz zu den anderen fünf Diagrammarten nicht ganz so selbsterklärend ist.
14.1
Ein Schaubild erstellen und bearbeiten
Ein Schaubild mit den schematischen Darstellungen erstellen Sie am besten auf einer Folie mit dem Folienlayout »Nur Titel«. Das verschafft Ihnen viel Platz auf der Folie. Und so erstellen Sie ein Schaubild: 1.
Wählen Sie EINFÜGEN/SCHEMATISCHE DARSTELLUNG oder klicken Sie auf das Symbol für SCHEMATISCHE DARSTELLUNG auf der Symbolleiste »Zeichnen«.
2.
Das Dialogfeld »Diagrammsammlung« mit den sechs Diagrammarten wird geöffnet. Abbildung 14.1: Das Dialogfeld »Dia grammsammlung«
3.
Wählen Sie eines der Diagramme aus, beispielsweise das Pyramidendiagramm.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
403
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme Das Pyramidendiagramm wird auf der Folie eingefügt, wie Sie in Abbildung 14.2 sehen.
Abbildung 14.2: Das Diagramm wird auf der Folie eingefügt
Alle schematischen Darstellungen sind darauf ausgelegt, direkt mit Text versehen zu werden. Daher sehen Sie in dem Diagramm jeweils den Hinweis »Text durch Klicken hinzufügen«. Ferner wird mit dem Diagramm gleichzeitig die Symbolleiste »Diagramm« geöffnet. Hier finden Sie weitergehende Formatierungen und Möglichkeiten in Zusammenhang mit den schematischen Darstellungen. Text in das Diagramm eingeben Wie gesagt, das Diagramm wartet nur darauf, dass Sie einen Text eingeben. Und so geben Sie Text in das Diagramm ein:
404
1.
Markieren Sie eine der drei Formen in der Pyramide, wenn diese nicht bereits markiert ist.
2.
Geben Sie direkt Ihren Text ein, beispielsweise Top.
3.
Geben Sie in die beiden anderen Formen ebenfalls Text ein, indem Sie auf die Form klicken, beispielsweise Mitte und Unten.
4.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Diagramms, um die Bearbeitung zu beenden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Schaubild erstellen und bearbeiten
Kapitel 14 Abbildung 14.3: Der Text wird in das Diagramm übernommen
Die Platzhalter werden automatisch durch den von Ihnen eingegebenen Text ersetzt und in die jeweilige Form geschrieben. Form einfügen und löschen Die schematischen Darstellungen limitieren Sie aber nicht auf die vorgegebene Form, wie beispielsweise hier die drei Formen in der Pyramide. Eine Form ist dabei stets ein Element im Diagramm, wie hier eines der drei Kästchen in der Pyramide. Sie können jederzeit eine weitere Form in das Diagramm einfügen. Und so fügen Sie eine weitere Form ein: 1.
Markieren Sie im Diagramm die Form, unter der eine neue Form eingefügt werden soll.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Form einfügen« auf der Symbolleiste »Diagramm«.
3.
Die Form wird eingefügt und kann direkt mit Text versehen werden, beispielsweise Fast ganz oben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
405
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme
Abbildung 14.4: In die Pyramide wird die neue Form eingefügt
Eine neue Form wird stets unter oder neben der gerade markierten Form eingefügt. Falls Sie keine Form markiert haben, wird die neue Form unten in der Pyramide oder an einer entsprechenden Stelle im Diagramm eingefügt. Beim Einfügen einer neuen Form erfolgt eine automatische Anpassung des Diagramms. Dabei wird das eigentliche Diagramm nicht größer, sondern die vorhandenen Formen werden verkleinert. Es gibt eigentlich keine Grenze bezüglich der Anzahl der eingefügten Formen. Erfahrungsgemäß dürfen es jedoch nicht zu viele sein, da Sie ja immer noch das Diagramm erkennen müssen. Und so löschen Sie eine Form: 1.
Klicken Sie auf die Form, die entfernt werden soll. Die Form wird nun von acht Markierungspunkten umgeben.
2.
Klicken Sie auf die (Entf)-Taste oder wählen Sie FORM LÖSCHEN aus dem Kontextmenü.
3.
Die Form wird entfernt und das Diagramm wird neu angepasst.
Form ändern Abhängig von der gewählten Diagrammart gibt es unterschiedliche Arten, die Form zu ändern. In unserem Beispiel verwenden wir die Pyramide. Als Änderungsmöglichkeiten auf der Symbolleiste »Diagramm« können Sie mit den Symbolen eine FORM NACH HINTEN VERSCHIEBEN oder eine FORM NACH 406
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Schaubild erstellen und bearbeiten
Kapitel 14
VORNE VERSCHIEBEN. Ferner können Sie mit dem entsprechenden Symbol das
DIAGRAMM UMKEHREN. In allen Fällen wird die äußere Form des Diagramms nicht verändert, Sie verschieben nur die einzelnen Formen innerhalb des Diagramms nach oben oder nach unten. Diagramm erweitern und skalieren Ein Diagramm wird beim Einfügen von einem Auswahlrahmen umgeben. Wie immer kann die Größe eines Objekts mit den acht Größenziehpunkten geändert werden. Darüber hinaus finden Sie unter der Schaltfläche »Layout« ein Listenfeld mit vier Einträgen, mit denen Sie die Größe des Diagramms ändern können. Abbildung 14.5: Das Untermenü zur Schaltfläche »Layout«
Diagramm an Inhalt anpassen Mit dem Befehl DIAGRAMM AN INHALT ANPASSEN wird der Auswahlrahmen auf die wirkliche Größe des Diagramms auf ein Mindestmaß reduziert. Dies ist nur dann notwendig, wenn Sie mit DIAGRAMMGRÖSSE ÄNDERN die Größe des Diagramms verändert haben und das Diagramm nun auf diese neue Größe angepasst werden soll. In der Regel werden dabei nur minimale Größenänderungen vorgenommen. Diagramm erweitern Mit DIAGRAMM ERWEITERN wird der Auswahlrahmen schrittweise um das Diagramm herum vergrößert. Mit diesem Befehl wird nicht das eigentliche Diagramm vergrößert, sondern nur der Auswahlrahmen nach außen verschoben. Interessant ist diese Funktion dann, wenn Sie das Diagramm im Hintergrundbereich beispielsweise mit einer Füllfarbe versehen wollen und dabei der Hintergrundbereich größer sein soll als bisher. Diagrammgröße ändern Mit dem Befehl DIAGRAMMGRÖSSE ÄNDERN erhalten Sie eine Art Ziehpunkte (schwarze Striche und Ecken) statt des Auswahlrahmens. Damit können Sie die Größe des Diagrammbereichs mit der Maus verändern. Damit wird aber nur der äußere Rahmen des Diagramms geändert, aber nicht die Formen selbst.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
407
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme Die drei zuletzt genannten Befehle sind etwas eigenartig. Die Größe des Diagramms und aller Formen darin kann mit den normalen Größenziehpunkten verändert werden. Diese drei Befehle verändern zumeist nur den äußeren Bereich des Schaubilds, aber nicht dessen Form. Ein Nutzen ist nicht so richtig zu erkennen. AutoFormat für das Diagramm verwenden PowerPoint hat gleich einige vorformatierte AutoFormate für die Diagramme im Angebot. Und so ändern Sie die Formatierung eines Diagramms: 1.
Klicken Sie an eine beliebige Stelle in das Diagramm, um es zu markieren.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für AUTOFORMAT auf der Symbolleiste »Diagramm«. Das Dialogfeld »Diagrammtypsammlung« wird geöffnet.
3.
Wählen Sie einen Diagrammtyp aus der Liste aus und schließen Sie das Dialogfeld mit »OK«.
4.
Das Diagramm wird nun mit dem AutoFormat formatiert. Wenn Sie das AutoFormat verwenden, können Sie die einzelnen Formen des Diagramms nicht mehr über FORMAT/AUTOFORM formatieren. Nur die üblichen Formatierungen für die Schrift, also Schriftart, Schriftgröße, Stile oder Ausrichtung des Texts in der Form, können verwendet werden. Erst wenn Sie als Formatierung bei der AutoForm wieder den Eintrag »Standard« wählen, lässt sich eine einzelne Form wieder von Hand formatieren.
Abbildung 14.6: Das Dialogfeld »Diagrammtyp sammlung«
408
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die schematischen Darstellungen im Vergleich
14.2
Kapitel 14
Die schematischen Darstellungen im Vergleich
Neben dem Organigramm, das weiter unten im Kapitel vorgestellt wird, gibt es fünf weitere Diagrammarten, die Sie bei den schematischen Darstellungen verwenden können. Dieser Abschnitt stellt die fünf Typen der Reihe nach vor. Sie können den Diagrammtyp übrigens direkt im Diagramm ändern. Dazu finden Sie auf der Symbolleiste »Diagramm« die Schaltfläche »Ändern zu«. Damit wird nur die Diagrammform geändert, Ihre Texte bleiben aber erhalten. Damit Sie die fünf Diagrammarten miteinander vergleichen können, ist jeweils der gleiche Text als Muster für die Diagramme verwendet worden, obwohl dies nicht immer Sinn macht. Zyklusdiagramm Abbildung 14.7: Das Zyklus diagramm
Das Zyklusdiagramm eignet sich ideal für die Beschreibung von Prozessen oder Abläufen. In diesem Fall ist der Text nicht in der Form selbst enthalten, sondern er befindet sich außerhalb – zwischen den Formen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
409
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme Bei dieser Diagrammart ist die benutzerdefinierte Animation ein idealer Begleiter. Sie können dort, nachdem Sie beispielsweise einen Eingangseffekt vergeben haben, über die EFFEKTOPTIONEN (im Aufgabenbereich im Listenfeld zur Animation) auf der Registerkarte »Diagrammanimation« den Eintrag »Uhrzeigersinn« auswählen. Dann wird jede einzelne Form Schritt für Schritt auf der Folie animiert. Das unterstützt die Prozessdarstellung des Schaubilds. Radialdiagramm
Abbildung 14.8: Das Radial diagramm
Das Radialdiagramm empfiehlt sich dann, wenn Sie eine beliebige Anzahl von Punkten oder Argumenten darstellen wollen, die sich alle um einen zentralen Punkt herum lagern. Dabei bleibt der Punkt in der Mitte stets gleich und um das Zentrum herum werden die weiteren Formen eingefügt. Im AutoFormat finden Sie für die Formatierung des Radialdiagramms den Eintrag »Quadratschattierung«. Damit werden aus den Kreisen in der Darstellung Quadrate.
410
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die schematischen Darstellungen im Vergleich
Kapitel 14
Pyramidendiagramm Abbildung 14.9: Das Pyramiden diagramm
Mit dem Pyramidendiagramm können Sie aufeinander aufbauende oder konstruktive Beziehungen abbilden. Ein typisches Beispiel für das Pyramidendiagramm wäre die Darstellung der Kundschaft eines Unternehmens. Die breite Masse befindet sich unten im Diagramm, während die Top-Kunden oben in der Spitze der Pyramide zu finden sind. Bei dieser Diagrammart kann bei der benutzerdefinierten Animation über die EFFEKTOPTIONEN (im Aufgabenbereich im Listenfeld zur Animation) auf der Registerkarte »Diagrammanimation« der Eintrag »Nach oben« oder »Nach unten« ausgewählt werden. Dementsprechend werden die einzelnen Formen der Pyramide nacheinander auf der Folie animiert, bis die Pyramide vollständig ist. Venndiagramm Manchmal müssen Sie im Rahmen eines Diagramms überlappende Bereiche darstellen. Das Venndiagramm ist genau für diesen Zweck gedacht. Alle Formen überschneiden sich in einem gemeinsamen Mittelpunkt. Auch für ein Venndiagramm können Sie als Diagrammanimation den Eintrag »Uhrzeigersinn« oder »Gegen Uhrzeigersinn« auswählen. Damit werden die einzelnen Formen nacheinander auf der Folie animiert und ergeben erst am Ende den gesamten Überlappungsbereich.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
411
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme
Abbildung 14.10: Das Venndiagramm
Zieldiagramm Abbildung 14.11: Das Zieldiagramm
412
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Organigramm erstellen
Kapitel 14
Schließlich stellen Sie mithilfe des Zieldiagramms sehr schön Prozesse oder Schritte dar, die zu einem Ergebnis in der Mitte oder aus der Mitte heraus führen. Bei dieser Diagrammart können Sie als Diagrammanimation den Eintrag »Einwärts« oder »Auswärts« auswählen. Damit werden die einzelnen Formen nacheinander entweder aus der Mitte heraus oder zur Mitte hin animiert.
14.3
Ein Organigramm erstellen
Bisher haben Sie fünf der sechs schematischen Darstellungen kennen gelernt. Es fehlt noch das Organigramm, mit dem Sie hierarchische Darstellungen oder beispielsweise Firmenstrukturen abbilden können. Die folgenden Seiten beschreiben ein Bespiel für ein Organigramm, das Sie zu Übungszwecken einfach eingeben können. Im Gegensatz zu den anderen Diagrammen bietet sich Ihnen hier die Möglichkeit, das Aussehen des Organigramms selbständig zu beeinflussen. Und so erstellen Sie ein Organigramm: 1.
Wählen Sie EINFÜGEN/SCHEMATISCHE DARSTELLUNG oder klicken Sie auf das Symbol für SCHEMATISCHE DARSTELLUNG auf der Symbolleiste »Zeichnen«.
2.
Klicken Sie im Dialogfeld »Diagrammsammlung« auf den Diagrammtyp »Organigramm« oben links. Das Organigramm wird auf der Folie eingefügt.
Wie bei den anderen Diagrammarten wird auch das Organigramm von einem Auswahlrahmen umgeben. Das erste Feld oben im Organigramm ist bereits markiert und Sie können direkt einen Text eingeben. Und so geben Sie Text in das Organigramm ein: 1.
Der oberste Kasten im Organigramm ist markiert. Geben Sie den Text ein.
Baron Rotnase
2.
Klicken Sie in den nächsten Kasten in der zweiten Reihe und geben Sie von links nach rechts folgende Texte ein: Renate Riesling Trude Trollinger Maren Merlot
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
413
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme
Abbildung 14.12: Das leere Organi gramm erscheint auf der Folie
3.
Klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Organigramms, um die Bearbeitung zu beenden.
Abbildung 14.13: Das Organigramm nach den ersten Eingaben
414
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Organigramm erstellen
Kapitel 14
Das Organigramm wird automatisch in der Form angepasst. Alle Kästchen innerhalb der gleichen Ebene haben immer die gleiche Größe und richten sich dabei nach dem längsten Eintrag. Sie können auch mehr als eine Zeile in den Textkasten eingeben. Mit der (¢)-Taste wird die Texteingabe umbrochen und Sie können in der zweiten Zeile weiteren Text eingeben. Danach werden alle Textkästen in der Höhe angepasst. Neue Formen einfügen Bisher haben wir nur die vorhandenen Formen verwendet. Für die weitere Darstellung des Bereichs von »Renate Riesling« müssen wir aber neue Formen hinzufügen. Ihnen ist vielleicht aufgefallen, dass das Organigramm über eine eigene Symbolleiste verfügt. Unter der Schaltfläche »Form einfügen« finden Sie drei mögliche Formen, die Sie einfügen können. Abbildung 14.14 zeigt dieses Untermenü. Abbildung 14.14: Diese drei Formen stehen zur Verfügung
Die Symbole links neben den Einträgen zeigen verkleinert an, wo das neue Feld eingefügt wird. Vor dem Einfügen einer Form müssen Sie immer zuerst auf eine vorhandene Form im Organigramm klicken. Erst dann können Sie eine der drei Formen auswählen. Der Eintrag »Untergebene« steht für eine Form auf einer Ebene unterhalb der aktuellen Form. Damit können Sie beispielsweise die untergebenen Mitarbeiter von Renate Riesling abbilden. Um die Verbindungslinien zwischen den Formen müssen Sie sich nicht kümmern, sie werden automatisch gezogen. Die nächste Form »Kollegin« fügt stets ein Feld auf der gleichen Ebene rechts von der aktuell markierten Form ein. Schließlich können Sie mit dem Eintrag »Assistent« eine so genannte Stabsstelle neben der Ebene einfügen. Die oberste Ebene wird »Managerebene« genannt und ist immer vorhanden. Oberhalb von dieser Ebene lassen sich keine weiteren Formen einfügen. Ebenso können Sie keine Kollegin neben der Manager-Form hinzufügen. In diesem Fall erscheint der Eintrag ausgegraut, also deaktiviert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
415
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme Die Mitarbeiter von Renate Riesling Und so geben Sie die untergebenen Mitarbeiter von Renate Riesling ein: 1.
Klicken Sie auf die Form von Renate Riesling, um diese zu markieren.
2.
Wählen Sie mithilfe der Schaltfläche »Form einfügen« auf der Symbolleiste »Organigramm« den Eintrag UNTERGEBENE aus.
3.
Die Form wird unter Renate Riesling eingefügt. Klicken Sie auf die Form und geben Sie als Text Bernd Baden ein.
4.
Die Form von Bernd Baden ist weiterhin markiert. Fügen Sie diesmal als Form eine Kollegin ein und geben Sie als Text Paula Pfalz ein.
5.
Wiederholen Sie den Vorgang und fügen Sie Willi Württemberg als weiteren Kollegen ein.
Damit hat Renate Riesling nun drei untergebene Mitarbeiter. Abbildung 14.15 zeigt das aktuelle Organigramm. Abbildung 14.15: Die Mitarbeiter von Renate Riesling sind eingefügt
Assistenten-Form einfügen Ein Assistent ist eine Besonderheit. Damit wird zwar im Organigramm eine eigene Ebene eingefügt, aber eigentlich stellen Assistenten in einer Organisationsstruktur keine eigene Ebene dar. Dennoch, unser Manager Baron Rotnase bekommt Bruno Bier als Assistenten zur Seite gestellt.
416
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Organigramm erstellen
Kapitel 14
Und so fügen Sie den Assistenten ein: 1.
Klicken Sie auf die Form von Baron Rotnase.
2.
Fügen Sie über die Schaltfläche »Form einfügen« einen Assistenten ein.
3.
Klicken Sie auf die neue Form und geben Sie als Text Bruno Bier ein.
Im Gegensatz zum Untergebenen steht der Assistent stets auf der Seite, um seine Sonderstellung ohne eigene Hierarchieebene besser darzustellen. Sie können auch weitere Assistenten einfügen und den Stab von Baron Rotnase erweitern. Abbildung 14.16: Baron Rotnase hat einen Assistenten erhalten
Form löschen Eine Organisation unterliegt einem ständigen Wandel. Hat sich Baron Rotnase gerade die Assistentenstelle gegönnt, kann diese im nächsten Geschäftsjahr schon wieder entfallen. Bruno Bier erwies sich leider als ziemlich ahnungslos in Sachen Wein und hat die Probezeit nicht bestanden. Jedenfalls wird die Stelle gestrichen. Und so entfernen Sie die Assistenten-Form: 1. 2.
Markieren Sie die Assistenten-Form. Klicken Sie auf die (Entf)-Taste oder wählen Sie BEARBEITEN/MARKIERUNG LÖSCHEN.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
417
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme Der Assistent wird entfernt und das Organigramm wird der neuen Struktur angepasst. Layout des Organigramms ändern Das gesamte Organigramm oder auch nur Teile des Organigramms können im Aussehen geändert werden. Hierbei ist es wichtig, dass Sie zuerst die Form markieren, von der aus ein neues Layout gelten soll. Das Layout wird stets hierarchisch von der aktuellen Ebene auf alle verbundenen Formen darunter angewendet. Und so ändern Sie das Layout für den Bereich von Renate Riesling: 1.
Klicken Sie auf die Form von Renate Riesling.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Layout« auf der Symbolleiste »Organigramm«. Das dazugehörige Untermenü wird geöffnet.
3.
Wählen Sie den Eintrag RECHTS HÄNGEND aus.
4.
Das Layout des Organigramms verändert sich, wie Sie in Abbildung 14.18 sehen können.
Abbildung 14.17: Das Untermenü mit den Layouts
Wenn Sie wollen, können Sie die Größe jeder einzelnen Form im Organigramm anpassen. Dazu müssen Sie nur auf die Form klicken und die Größe mit einem der acht Größenziehpunkte verändern. Organigramm formatieren Neben der Formatierung des AutoFormats, die Sie schon kennen gelernt haben, können Sie im Organigramm gezielt einzelne Formen bearbeiten. In der Regel wird dabei aber nicht eine einzelne Form mit einer Formatierung versehen, sondern es werden beispielsweise alle Formen einer Ebene in einer einheitlichen Farbe dargestellt. Ebenso sollen vielleicht die Verbindungslinien in einer anderen Stärke angezeigt werden. Damit Sie im Organigramm nun nicht jedes einzelne Feld oder jedes einzelne Linienstück anklicken müssen, können Sie mit den Befehlen aus dem Untermenü zur Schaltfläche »Markieren« auf der Symbolleiste »Organigramm« leicht alle Felder einer Ebene oder die Verbindungslinien markieren. Abbildung 14.19 zeigt dieses Untermenü.
418
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Ein Organigramm erstellen
Kapitel 14 Abbildung 14.18: Der Bereich von Renate Riesling hat ein anderes Layout erhalten
Abbildung 14.19: Das Untermenü »Markieren«
Denken Sie bitte daran, dass Sie einzelne Formen oder die Verbindungslinien nur dann formatieren können, wenn Sie nicht die Formatierungen des AutoFormats verwenden. Nur die Schriftart, Schriftgröße und Schriftstile wie Fettdruck können immer geändert werden. Diagrammanimation beim Organigramm Auch für das Organigramm können Sie die Diagrammanimation wieder detaillierter bestimmen. Ist beispielsweise ein Eingangseffekt vergeben, können Sie wieder über die Effektoptionen auf der Registerkarte »Diagrammanimation« unterschiedliche Einträge auswählen. Abbildung 14.20 zeigt die Auswahl. Damit kann das gesamte Organigramm auf einmal, Form für Form oder auch Ebene für Ebene nacheinander animiert werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
419
Kapitel 14
Schaubilder und Organigramme
Abbildung 14.20: Die Auswahlmög lichkeiten für die Diagrammanimation
Zusammenfassung Mit den schematischen Darstellungen und dem Organigramm bietet Ihnen PowerPoint ein einfaches Tool, das für die meisten Aufgaben in diesem Bereich ausreichend ist. Die schematischen Darstellungen und das Organigramm glänzen durch die wirklich einfache Bedienung. Ebenso ist die Funktionsweise der Diagramme, die sich beim Einfügen neuer Formen automatisch anpassen, absolut gelungen, denn diese Anpassung ist sonst eine unangenehme Arbeit, wenn man sie von Hand erledigen muss.
420
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
15
Zusammenarbeit im Office Paket
Dieses Kapitel befasst sich mit dem Thema »Office-Paket«. Es geht hier um die Zusammenarbeit von PowerPoint mit anderen Anwendungen aus dem Microsoft Office-Paket. PowerPoint wird im Allgemeinen nicht als einzelnes Programm gekauft, sondern fast immer über das Office-Paket erworben. Aus der Sicht von PowerPoint sind weitere wichtige Programme in diesem Paket Word und Excel. PowerPoint kann auch mit den alten Programmversionen der Office-Pakete, also Word 2002 und Excel 2002 oder Word 2000 und Excel 2000 verwendet werden. Es gibt bei der Zusammenarbeit kaum Unterschiede in den Funktionen. Nachfolgend wird die Zusammenarbeit mit Word und Excel vorgestellt. In Bezug auf das Zusammenspiel mit der Datenbank Access gibt es meiner Meinung nach keine großen Einsatzmöglichkeiten. Eine Zusammenarbeit ergibt sich dort eher zwischen Access als Datenbank und Excel als Datenaufbereiter. Nachdem die Daten in Excel in ein Diagramm umgewandelt wurden, können sie schließlich in PowerPoint als Präsentation vorgeführt werden.
15.1
Einbetten, Einfügen und Verknüpfung einfügen
PowerPoint ist ein Präsentationsprogramm und mit Funktionen ausgestattet, die die Erstellung einer Präsentation leicht machen. Sie können Folien erstellen, Übergänge festlegen und auch Schaubilder erzeugen. Allerdings ist PowerPoint trotz seiner guten Gliederungsfunktion keine geeignete Textverarbeitung. Auch die Tabellenfunktion ist in PowerPoint bei weitem nicht so umfangreich wie beispielsweise in Excel. Es ist daher sinnvoll, entsprechende Arbeiten in einem dafür vorgesehenen Programm vorzunehmen. Dort stehen mehr Befehle und Funktionen zur Verfügung und die Aufgaben können leichter erledigt werden. Allerdings stehen Sie nun vor der Herausforderung, das in Excel erstellte Diagramm beziehungsweise den in Word erfassten Text in PowerPoint weiterverwenden zu können. Sie benötigen also eine Funktion, die einen Text von Word nach PowerPoint übernimmt und dort einlesen kann. Ebenso
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
421
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket sollte ein Excel-Diagramm, das auf einem Excel-Tabellenblatt erstellt wurde, von PowerPoint übernommen werden können, ohne dass Formatierungen oder Inhalte verloren gehen. Diese Funktion übernimmt die Zwischenablage. Sie können damit Objekte, Texte oder Bilder problemlos von einem Programm in ein anderes übernehmen. Innerhalb der Microsoft-Familie geschieht dies in der Regel auch wirklich ohne Probleme. Ein weiterer Schritt in Richtung eines standardisierten Datenaustauschs zwischen Applikationen wurde zunächst mit »DDE« (Dynamic Data Exchange) vorgenommen. Damit lässt sich ein permanenter Austausch von Daten, beispielsweise zwischen einer Datenbank und Excel, etablieren. Eine weitergehende Methodik wurde vor einigen Jahren mit OLE vorgestellt, deren Grundzüge bis heute verwendet werden. Der Begriff »OLE« steht für »Object Linking and Embedding«, was so viel wie »Link einfügen (Verknüpfen) und Einbetten von Objekten« bedeutet. Unter einem Objekt wird hierbei beispielsweise ein Text oder ein Diagramm verstanden. Es gibt zwei verschiedene Arten der Verbindung von Objekten in einem Programm. Ein Objekt aus einem anderen Programm kann in PowerPoint mit einem Link eingefügt oder direkt in PowerPoint eingebettet werden. Verknüpfung einfügen Eine Verknüpfung bedeutet nichts anderes als das Einfügen eines Objekts einschließlich der Information darüber, woher das Objekt stammt. Dabei wird z.B. ein Diagramm aus Excel auf einer Folie in PowerPoint mit einer Verknüpfung eingefügt. Darüber hinaus können Sie für das Diagramm festlegen, dass es in PowerPoint aktualisiert werden soll, wenn sich das Original in Excel ändert. Dieser Vorgang wird als »Verknüpfung einfügen« bezeichnet. Die Aktualisierung kann dabei manuell oder automatisch erfolgen. Sie finden die Option »Verknüpfung einfügen« im Dialogfeld »Inhalte einfügen«. Anstelle des einfachen Einfügens aus der Zwischenablage können Sie über dieses Dialogfeld auch eine Verknüpfung zum Original herstellen. Für eine Tabelle oder ein Diagramm aus Excel ist dieses Vorgehen sinnvoll. Wenn Sie oft eine Standardpräsentation halten und den Folien dieser Präsentation immer wieder ein Tabellenblatt aus Excel zu Grunde legen, das sich stets verändert, ist das Verfahren praktisch. Mit einer solchen Verknüpfung wird das Tabellenblatt immer dann aktualisiert, wenn Sie die Präsentation öffnen (wenn die Aktualisierung automatisch erfolgt). Einbetten Das Einbetten eines Objekts in PowerPoint verfolgt einen anderen Gedanken. Es gibt in der Familie der Microsoft-Produkte eine Reihe von zusätzlichen Programmen, die in unterschiedlichen Produkten zur Verfügung stehen. So
422
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit Excel zusammenarbeiten
Kapitel 15
finden Sie in PowerPoint z.B. »Microsoft Graph« für die Erstellung von Diagrammen (siehe Kapitel 13, »Diagramme erstellen«). Diese Programme werden stets nur einmal installiert, um Speicherplatz auf der Festplatte zu sparen. Die Existenz dieser Programme allein erklärt noch nicht den Begriff »Einbetten«. Das Entscheidende dabei ist, dass Sie Ihr Diagramm nicht in den Programmen speichern können, in denen Sie diese Objekte erstellen. Stattdessen werden die Daten in dem Programm gespeichert, in dem das Diagramm später erscheint. Erstellen Sie also in PowerPoint ein Diagramm mit Microsoft Graph, so werden diese Daten in PowerPoint gespeichert. Die Informationen über das Diagramm sind jetzt in PowerPoint eingebettet. Diese Technik ist eine große Hilfe. Sie müssen sich nicht merken, woher Sie das Diagramm haben oder womit es bearbeitet werden kann. Stattdessen doppelklicken Sie nur auf das entsprechende Objekt und das Programm erkennt automatisch das dazugehörige Bearbeitungsprogramm und öffnet es zusammen mit dem Objekt. Gelegentlich merken Sie überhaupt nicht, dass Sie das Programm wechseln, denn es werden im Arbeitsfenster von PowerPoint nur die Symbolleisten und gegebenenfalls die Menüs ausgetauscht. Ebenso wird vorgegangen, wenn Sie innerhalb des Internet Explorers PowerPoint-Präsentationen oder Word-Dokumente öffnen. Das Programmfenster des Internet Explorers bleibt erhalten, aber innerhalb des Rahmens sehen Sie dann die bekannten Symbolleisten von PowerPoint oder Word. Mit Verknüpfungen arbeiten Eine Verknüpfung ist also zunächst nichts anderes als das Kopieren und Einfügen eines Objekts auf einer Folie. Dazu muss das entsprechende Objekt zuvor erstellt und im Bearbeitungsprogramm gespeichert worden sein. Im Gegensatz zum einfachen Einfügen wird aber bei einer Verknüpfung nicht nur das Objekt eingefügt, sondern auch die Information darüber, wo es zu finden ist. Ist eine Verknüpfung einmal eingefügt, kann der Inhalt des Objekts automatisch oder manuell aktualisiert werden. Damit lassen sich die Objekte auf den Folien ständig auf den neuesten Stand bringen. Sie müssen nicht mehr darauf achten, ob auch alle Objekte, Tabellen oder Diagramme aktuelle Daten enthalten.
15.2
Mit Excel zusammenarbeiten
PowerPoint und Excel arbeiten problemlos zusammen. Sie werden feststellen, dass Sie sehr schnell eine Tabelle oder ein Diagramm auf der PowerPoint-Folie einfügen können.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
423
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket Excel-Tabelle mit einer Verknüpfung in PowerPoint einfügen Es ist einfach, eine Excel-Tabelle mit einer Verknüpfung einzufügen. Erstellen Sie dazu beispielsweise eine Tabelle in Excel und speichern Sie sie dort ab. Damit haben Sie die Grundlage für eine Verknüpfung geschaffen. Abbildung 15.1 zeigt zunächst die Tabelle in Excel.
Abbildung 15.1: Eine ExcelTabelle wird in PowerPoint eingefügt
Und so fügen Sie eine Excel-Tabelle mit einer Verknüpfung ein: 1.
Öffnen Sie in Excel die gewünschte Datei oder erstellen Sie eine neue Tabelle.
2.
Markieren Sie den Teil der Tabelle, den Sie kopieren möchten, und wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN aus dem Excel-Menü. Der markierte Bereich wird jetzt vom Laufrahmen umgeben. Abbildung 15.2 zeigt dies.
Abbildung 15.2: Die Tabelle ist in Excel markiert
424
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit Excel zusammenarbeiten 3.
Wechseln Sie in das Programm PowerPoint.
4.
Wählen Sie in PowerPoint BEARBEITEN/INHALTE EINFÜGEN. Das Dialogfeld »Inhalte einfügen« wird geöffnet. Es ist in Abbildung 15.3 zu sehen.
Kapitel 15
Abbildung 15.3: Das Dialogfeld »Inhalte einfügen«
5.
Klicken Sie auf die Option »Verknüpfung einfügen«. Mit »OK« wird der markierte Eintrag »Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt-Objekt« als Tabellenausschnitt auf der Folie sichtbar.
In Excel ist immer noch der Laufrahmen aktiv. Drücken Sie in Excel einfach die (Esc)-Taste, dann wird die Auswahl aufgehoben. Die aktuelle Folie ist mit dem Quelldokument, der Excel-Tabelle, verbunden. Eine Änderung in der Tabelle kann später auf der PowerPoint-Folie nachvollzogen werden. Dabei sind automatische und manuelle Aktualisierungen zu unterscheiden. Bei der automatischen Aktualisierung werden die Quelldokumente beim Öffnen der Präsentation überprüft und gegebenenfalls die Objekte in PowerPoint aktualisiert. Fügen Sie eine Verknüpfung auf der Folie ein, so wird diese als automatische Verknüpfung eingefügt. Diese Einstellung lässt sich aber später ändern. Neben Excel-Tabellen können Sie viele unterschiedliche Objekte mit einer Verknüpfung einfügen. Allerdings ist dieses Verfahren nur dann sinnvoll, wenn es sich dabei um Elemente handelt, deren Inhalte sich ändern. Dies trifft in der Regel bei Excel-Tabellen und Diagrammen zu, die z.B. jeden Monat aktualisiert werden. Sie können die Excel-Tabelle aus PowerPoint heraus bearbeiten. Durch Doppelklicken wird das Tabellenblatt direkt in Excel geöffnet.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
425
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket
Abbildung 15.4: Die Tabelle erscheint nach dem Einfügen auf der Folie, muss aber gegebenenfalls in der Größe ange passt werden
Verknüpfung bearbeiten Alle Verknüpfungen einer Präsentation können über BEARBEITEN/V ERKNÜPFUNGEN im Dialogfeld »Verknüpfungen« angezeigt werden. Für die Bearbeitung muss das Objekt auf der Folie ausnahmsweise nicht markiert werden. Sie sehen in diesem Dialogfeld alle Verknüpfungen, die in der Präsentation vorhanden sind. Abbildung 15.5: Das Dialogfeld »Verknüpfungen«
Im Dialogfeld sind alle Verknüpfungen der Präsentation aufgeführt. Alle Angaben beziehen sich auf den aktuellen Eintrag in der Liste. So ist dem markierten Eintrag zu entnehmen, dass es sich dabei um das Excel-Dokument »Umsätze 2003.xls« handelt, das im Ordner »C:\Chris« zu finden ist. Die Verknüpfung wird automatisch aktualisiert.
426
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit Excel zusammenarbeiten
Kapitel 15
Das Programm erkennt den Typ des verknüpften Objekts und zeigt ihn unter der Liste an. Sie können hier die Aktualisierung direkt über die Optionen »Automatisch« oder »Manuell« bestimmen. Ist diese Option auf »Manuell« gesetzt, wird der Tabellenausschnitt nur dann aktualisiert, wenn Sie auf die Schaltfläche »Jetzt aktualisieren« klicken. Die anderen Schaltflächen im Dialogfeld »Verknüpfungen« sprechen fast für sich. Mit »Quelle öffnen« wird das Bearbeitungsprogramm zusammen mit dem verknüpften Dokument geöffnet. Sie können dort Veränderungen am Dokument vornehmen. Gleiches erreichen Sie, wenn Sie auf das Objekt auf der Folie doppelklicken. Mit der Schaltfläche »Quelle ändern« erhalten Sie ein Dialogfeld, mit dem Sie die Bezeichnung und den Ordner des Dokuments ändern können. Die Funktion »Quelle ändern« ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten und das Dokument auf einen anderen Ordner gestellt haben, als bisher in der Verknüpfungsliste angegeben. Die Verknüpfung kann erst dann wieder durchgeführt werden, wenn PowerPoint das Dokument findet. Geben Sie dazu den neuen Ort des Dokuments an. Schließlich können Sie mit der Schaltfläche »Verknüpfung aufheben« die Verbindung zwischen Quellprogramm und Zieldatei völlig beenden. Danach ist das Dokument ein eigenes PowerPoint-Objekt und kann nicht mehr automatisch oder manuell aktualisiert werden. Nicht verfügbare Verknüpfung Gelegentlich kommt es vor, dass eine Verknüpfung, die auf »Automatisch« gestellt ist, nicht mehr verfügbar ist. In einem solchen Fall erscheint beim Öffnen der Präsentation der Hinweis, dass die aktuellen Verknüpfungen überprüft werden. Falls sich nur der Ordner oder die Dateibezeichnung geändert hat, können Sie mit BEARBEITEN/V ERKNÜPFUNGEN das Dialogfeld »Verknüpfungen« aufrufen und dort mit »Quelle ändern« die notwendigen Anpassungen vornehmen. Manchmal steht Ihnen aber das Dokument überhaupt nicht mehr zur Verfügung. Vielleicht sind Sie mit dem Laptop unterwegs und haben in Ihrer Präsentation einen Verweis auf eine Datei im Netzwerk. In diesem Fall wird die Präsentation trotzdem geöffnet, aber die Objekte sind dann nicht immer aktuell, sondern bleiben auf dem Stand, auf dem Sie die Präsentation zuletzt gespeichert haben. Ein Excel-Diagramm in PowerPoint einfügen Ebenso kann auch ein Excel-Diagramm auf der Folie eingefügt werden. Das Vorgehen ist wieder identisch. Abbildung 15.6 zeigt das Diagramm in Excel.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
427
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket
Abbildung 15.6: Das markierte Dia gramm aus Excel soll in PowerPoint eingefügt werden
Und so fügen Sie das Diagramm als Grafik ein: 1.
Öffnen Sie in Excel das gewünschte Diagramm oder erstellen Sie ein neues Diagramm.
2.
Markieren Sie das Diagramm und wählen Sie den Befehl BEARBEITEN/ KOPIEREN aus dem Excel-Menü. Das Diagramm wird jetzt mit dem Laufrahmen umgeben.
3.
Wechseln Sie zu PowerPoint und wählen Sie BEARBEITEN/EINFÜGEN.
Das Diagramm wird »nur« eingefügt und erscheint auf der Folie. Diesmal wurde das Objekt ohne Verknüpfung eingefügt. Damit ist es ein PowerPoint-Objekt. Wenn Sie jetzt das Diagramm in Excel ändern, wird es nicht in PowerPoint aktualisiert. Beim »normalen« Einfügen wird nur die gerade gültige Version kopiert und auf der Folie eingefügt.
428
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit Word zusammenarbeiten
Kapitel 15 Abbildung 15.7: Das ExcelDia gramm wurde auf der PowerPoint Folie eingefügt
15.3
Mit Word zusammenarbeiten
Die Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und Word ist etwas anders zu sehen als die Zusammenarbeit mit Excel. Wenn Sie in Word ein Dokument erstellen, erscheint es wenig sinnvoll, die ganze Textseite auf der PowerPointFolie einzufügen. Sie kann ohnehin nicht vollständig auf der Folie dargestellt werden. Daher soll die Zusammenarbeit unter einem etwas anderen Gesichtspunkt veranschaulicht werden. Vielleicht erhalten Sie gelegentlich eine Word-Datei mit einem Text, aus dem eine Präsentation erstellt werden soll. Wenn der Text in Word mit einer bestimmten Formatierung erstellt worden ist, kann PowerPoint daraus direkt Folien erstellen. Und genau dieser Vorgang wird hier vorgestellt. Auf der anderen Seite ist es manchmal viel einfacher, in PowerPoint Schaubilder zu erstellen als in Word. Daher wird umgekehrt auch gezeigt, wie sich eine PowerPoint-Folie in Word einfügen lässt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
429
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket Ein Word-Dokument als Gliederung in PowerPoint einfügen Angenommen, Ihnen liegt in Word ein Textdokument vor. Dort sind die Themen für ein Meeting bereits erfasst worden. Aus dieser Tagesordnung und aus den weiteren Texten sollen jetzt Folien in PowerPoint erstellt werden. Abbildung 15.8 zeigt ein solches Dokument, das als »Projektziele« gespeichert wurde.
Abbildung 15.8: Der Text in Word
Der Text muss nur eine wichtige Formatierung aufweisen, die sehr schnell durchzuführen ist. Er muss mit den Formatvorlagen »Überschrift 1«, »Überschrift 2«, »Überschrift 3« usw. formatiert sein. PowerPoint übernimmt diese Formatierung und erzeugt aus allen Absätzen mit »Überschrift 1« einen Folientitel. Die Formatierungen »Überschrift 2« und »Überschrift 3« werden in die entsprechenden PowerPoint-Absätze der Gliederungsebenen 2 und 3 umgewandelt. Es werden bis zu sechs Überschriftenebenen unterstützt. Die einzelnen Absätze wurden jeweils mit den Überschriftenebenen 1 und 2 formatiert. Wenn Sie diesen Text in PowerPoint öffnen, können Sie ihn entweder als eigene PowerPoint-Datei öffnen oder die Folien einer bereits geöffneten Präsentation hinzufügen.
430
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit Word zusammenarbeiten
Kapitel 15
Und so öffnen Sie das Textdokument als eine neue Präsentation: 1.
Wählen Sie DATEI/ÖFFNEN. Das Dialogfeld »Öffnen« erscheint.
2.
Wählen Sie aus der Liste »Dateityp« den Eintrag »Alle Gliederungen« aus und geben Sie im Feld »Suchen in« den Ordner an, in dem das Dokument steht. Es erscheinen alle Textdateien in der Liste.
3.
Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf die Schaltfläche »OK«.
Eine neue Präsentation wird in der Normalansicht erstellt und das Textdokument wird in PowerPoint eingelesen. Abbildung 15.9 zeigt dies. Abbildung 15.9: Der Text aus Word wurde automatisch in PowerPoint Folien umgewandelt
Noch sieht die PowerPoint-Präsentation etwas chaotisch aus. Dies kann sich aber ganz schnell ändern, wenn Sie beispielsweise eine Entwurfsvorlage zuweisen. Abbildung 15.10 zeigt diesen Text, nachdem die Entwurfsvorlage »Radius« verwendet wurde. PowerPoint hat den Text durchgängig vom Textanfang bis zum Textende in Folien umgesetzt. Wenn ein Absatz mit der Formatierung »Überschrift 1« erreicht wird, beginnt automatisch eine neue Folie. Der Text wird also gleich richtig in die einzelnen Folien umgesetzt. Hätten Sie den ganzen Text nur mit dem Format »Standard« versehen, wäre jeder Absatz in eine einzelne Folie
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
431
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket
Abbildung 15.10: Mit der Entwurfs vorlage ist der Text auf den Folien schnell formatiert
umgewandelt worden. Abbildung 15.11 zeigt die »falsche« Word-Datei und Abbildung 15.12 die Darstellung in PowerPoint mit der Gliederungsansicht im Übersichtsbereich. Abbildung 15.11: In Word ist der Text diesmal nicht richtig formatiert ...
432
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit Word zusammenarbeiten
Kapitel 15 Abbildung 15.12: ... damit wird es in PowerPoint auch nicht richtig inter pretiert
Und so fügen Sie die Folien in eine bereits geöffnete Präsentation ein: 1.
Wechseln Sie in der PowerPoint-Präsentation auf die Folie, hinter der die neuen Folien eingefügt werden sollen.
2.
Wählen Sie EINFÜGEN/FOLIEN AUS GLIEDERUNG. Das Dialogfeld »Gliederung einfügen« erscheint.
3.
Wählen Sie dort wieder das entsprechende Dokument aus.
Die Folien werden hinter der aktuellen Folie eingefügt. Sie können den Text dort wie gewohnt bearbeiten und verändern. Sie können natürlich auch eine Textpassage aus Word einfügen. Kopieren Sie dazu den entsprechenden Text in die Zwischenablage und fügen Sie den Text aus der Zwischenablage mit EINFÜGEN in ein Textobjekt in PowerPoint ein. Dazu sollte der Text bereits markiert sein und die Einfügemarke muss sich an der richtigen Stelle befinden. Dann wird die Textpassage hinter der blinkenden Einfügemarke eingefügt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
433
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket Eine PowerPoint-Folie in Word einfügen Im Folgenden wird der umgekehrte Fall vorgestellt. Es wird eine PowerPoint-Folie in Word eingefügt. Und so fügen Sie eine Folie in Word ein: 1.
Wechseln Sie in die FOLIENSORTIERUNG und markieren Sie die Folie, die kopiert werden soll. Wählen Sie dann BEARBEITEN/KOPIEREN.
2.
Wechseln Sie zu Word und positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle in Ihrem Textdokument, an der die Folie eingefügt werden soll.
3.
Wählen Sie BEARBEITEN/EINFÜGEN aus dem Word-Menü.
Die Folie wird eingefügt. Sie können gegebenenfalls noch eine Umrandung um die Folie ziehen, damit sie sich besser vom restlichen Text abhebt. Abbildung 15.13 zeigt eine Folie in Word. Abbildung 15.13: Die PowerPoint Folie erscheint in Word
434
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Mit Word zusammenarbeiten
Kapitel 15
Sie müssen zum Kopieren einer Folie nicht unbedingt in die Foliensortierung wechseln. Stattdessen können Sie die Folie auch in der Folienübersicht im Übersichtsbereich markieren und kopieren. Falls Sie eine Verknüpfung zu PowerPoint einfügen wollen, wählen Sie statt EINFÜGEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN. Dann können Sie auf die Option »Verknüpfung einfügen« klicken und aus der Liste den Eintrag »Microsoft Office PowerPoint-Folie-Objekt« auswählen. Gliederung exportieren Neben den dargestellten Verfahren zum Importieren von Gliederungen aus Word und zum Einfügen von Folien in ein Word-Textdokument können Sie auch einen Text aus PowerPoint als Gliederung exportieren. Damit können Sie den Text Ihrer Folien separat speichern und später verwenden. Und so speichern Sie den Text als Gliederung: 1.
Wählen Sie DATEI/SPEICHERN UNTER. Das Dialogfeld »Speichern unter« wird geöffnet.
2.
Wählen Sie aus dem Listenfeld »Dateityp« den Eintrag »Gliederung/ RTF« und klicken Sie auf »OK«.
Danach wird der Text aus den Folien sozusagen ausgelesen und als separate Datei gespeichert. Es werden aber nur die Texte gespeichert, die Sie in den Titel oder in das Textobjekt eingegeben haben. Freie Texte oder Texte in Objekten werden dabei nicht berücksichtigt. Generell wird der Text exportiert, den Sie in der Gliederungsansicht im Übersichtsbereich sehen. Um die Gliederung einer Präsentation zu drucken, müssen Sie nicht erst den Text der Präsentation in Word übertragen und ihn dort ausdrucken. Im Dialogfeld »Drucken« in PowerPoint finden Sie im Listenfeld »Drucken« den Eintrag »Gliederungsansicht«. Damit wird der Text der Präsentation in der Form ausgedruckt, die in der Gliederungsansicht zu sehen ist. Ein Word-Dokument automatisch erstellen PowerPoint verfügt über eine Funktion, mit der Sie beispielsweise Schulungsunterlagen in Word erstellen können. Dabei werden alle Folien komplett an Microsoft Word übergeben. Mit DATEI/S ENDEN AN/M ICROSOFT OFFICE WORD wird das Dialogfeld »An Microsoft Office Word senden« geöffnet, das in Abbildung 15.14 zu sehen ist.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
435
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket
Abbildung 15.14: Das Dialogfeld »An Microsoft Office Word senden«
Im Dialogfeld »An Microsoft Office Word senden« legen Sie direkt fest, wie die Folien in Word aufbereitet werden sollen. Sollten Sie bereits Notizen zu den einzelnen Folien erfasst haben, können sie ebenfalls übergeben werden. Mit der Option »Einfügen« legen Sie fest, dass die Folien einmalig übertragen werden sollen, mit »Verknüpfung einfügen« dagegen, dass Veränderungen der PowerPoint-Präsentation in Word berücksichtigt werden sollen. Das Ergebnis von »Buch erstellen« mit der Option »Leere Linien neben den Folien« zeigt Abbildung 15.15.
15.4
Präsentationen überarbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Präsentation zu überarbeiten und die Änderungen an der Präsentation zu verfolgen. Im einfachsten Fall versenden Sie eine Präsentation per E-Mail an eine andere Person und fordern diese auf, direkt Änderungen an der Präsentation vorzunehmen. Und so versenden Sie eine PowerPoint-Präsentation direkt als Anlage: 1.
Öffnen Sie in PowerPoint die Präsentation, die Sie versenden wollen.
2.
Wählen Sie DATEI/SENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER ( ALS ANLAGE).
3.
Microsoft Outlook öffnet sich mit der Präsentation als Anlage. Geben Sie hier noch Text und vor allem den Empfänger ein und versenden Sie die E-Mail.
Stattdessen können Sie eine Präsentation auch zur Überarbeitung an eine andere Person versenden. Wählen Sie dazu DATEI/S ENDEN AN/E-MAIL-EMPFÄNGER (zur Überarbeitung). Damit wird eine Kopie der Präsentation erstellt, die gleichzeitig alle Änderungen an der Präsentation speichert, damit diese später leichter eingearbeitet werden können. 436
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Präsentationen überarbeiten
Kapitel 15 Abbildung 15.15: Mit der Option »Leere Linien neben den Folien« erhalten Sie dieses Ausse hen in Word
Abbildung 15.16: Das Untermenü »Senden an«
Präsentationen vergleichen Wenn Sie eine zur Überarbeitung versendete PowerPoint-Datei wieder in der Bearbeitung öffnen, wird im Aufgabenbereich die Registerkarte »Revisionen« geöffnet. Sie können aber auch manuell den Vergleich von zwei PowerPoint-Dateien starten. Und so vergleichen Sie zwei Dateien: 1.
Öffnen Sie die Datei, in der Sie die Bearbeitung durchführen wollen.
2.
Wählen Sie EXTRAS/PRÄSENTATION VERGLEICHEN UND ZUSAMMENFÜHREN.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
437
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket
Abbildung 15.17: Eine Präsentation kann auch zur Überarbeitung versendet werden
Die zweite Datei wird im Hintergrund geladen und die Änderungen werden im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Revisionen« angezeigt. Abbildung 15.18: Im Aufgaben bereich erkennen Sie schnell die Änderungen an der Präsentation
438
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Präsentationen überarbeiten
Kapitel 15
Über die Liste der Änderungen können Sie sich schnell die Überarbeitungen betrachten und sehen, von wem die Änderung durchgeführt wurde. Sie können diese entweder übernehmen oder den eigentlichen Text auf der Folie belassen. Kommentare einfügen Es gibt auch die Möglichkeit, Kommentare auf den Folien einzufügen. Mit den Kommentaren wird zwar nicht der Inhalt der Folien geändert, aber Sie können auf kleinen gelben Zetteln Ihre Bemerkungen auf die jeweilige Folie »kleben«. Und so fügen Sie einen Kommentar ein: 1.
Wählen Sie EINFÜGEN/K OMMENTAR. Ein kleiner gelber Zettel mit Ihrem Namen erscheint.
2.
Geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie zum Beenden auf eine Stelle außerhalb des gelben Kommentarzettels. Abbildung 15.19: Diese Folie hat einen Kommentar erhalten
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
439
Kapitel 15
Zusammenarbeit im OfficePaket Sobald Sie den Kommentar erfasst haben, wird dieser geschlossen. Wenn Sie den Text lesen möchten, müssen Sie nur auf das kleine gelbe Zettelchen mit den Initialen klicken und der Text erscheint. Ferner können Sie diesen mit dem Kontextmenü auch nochmals überarbeiten. Kommentare werden auch im Aufgabenbereich im Überarbeitungsfenster angezeigt. Die Symbole auf der Symbolleiste »Überarbeiten« helfen beim Durcharbeiten der Änderungen. Sie können die Kommentare auch für sich selbst verwenden, wenn Sie einige Absätze oder Aussagen der Folien überprüfen wollen. Beim nächsten Öffnen der Präsentation werden Sie durch die gelben Zettel darauf hingewiesen, dass da noch etwas war. Die Kommentare erhalten automatisch den Namen des Autors zugewiesen. PowerPoint greift dabei auf die Einträge in den Textfeldern »Namen« und »Initialen« zurück, die Sie über die Installation festgelegt haben, aber für PowerPoint über EXTRAS/O PTIONEN auf der Registerkarte »Allgemein« ändern können. Zusammenfassung Verknüpfungen sind dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Programme benutzen und deren Ergebnisse im Rahmen einer Präsentation verwenden möchten. Das Einfügen von Excel-Diagrammen oder Excel-Tabellen auf PowerPointFolien stellte eine häufig verwendete Tätigkeit dar. Entscheiden Sie selbst, ob Sie lieber mit automatischer oder manueller Aktualisierung arbeiten wollen. Achten Sie aber beim Arbeiten mit einem Laptop darauf, dass Sie auch alle notwendigen Dateien auf den Laptop kopieren, wenn Sie mit Verknüpfungen arbeiten. Bei der Zusammenarbeit zwischen PowerPoint und Excel gibt es keine Schwierigkeiten. Sie können ein Excel-Diagramm oder ein Excel-Tabellenblatt über EINFÜGEN in PowerPoint einfügen. Mit INHALTE EINFÜGEN entscheiden Sie stattdessen, in welcher Form das Objekt eingefügt wird, und Sie können einen Link zum Original herstellen. Mit BEARBEITEN/VERKNÜPFUNGEN werden die Verknüpfungen verwaltet. Auch Word macht bei der Zusammenarbeit keine Schwierigkeiten. Hier ist insbesondere der Import von Text aus Word von Vorteil. Damit können Sie Ihre Folien aus bereits geschriebenen Texten und Stichwörtern erstellen lassen und müssen nicht alles erneut in PowerPoint eingeben. Schließlich lassen sich mit den Kommentaren entsprechende Bemerkungen oder Hinweise an Folien heften. Sie können stattdessen auch gleich die Überarbeitungsfunktion in PowerPoint nutzen und direkt die Änderungen an den Folien verfolgen und bearbeiten.
440
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
16
Notizen und Handzettel
In diesem Kapitel werden zwei weitere Bestandteile des Programms vorgestellt. Neben Folien können Sie auf einfache Weise zusätzlich Notizen zu den Folien erstellen und ausdrucken. Damit haben Sie alle notwendigen Funktionen zusammen in einem Programm und müssen nicht zu Word wechseln, um beispielsweise dort die Notizen zu erstellen. Gelegentlich benötigen Sie Unterlagen oder Handouts für Ihre Teilnehmer. Früher mussten die Folien dazu ausgedruckt, verkleinert und auf ein separates Papier geklebt werden, bevor sie für die Teilnehmer kopiert werden konnten. Mit PowerPoint geht dies schnell und sauber. Bestimmen Sie einfach, wie viele Folien je Seite ausgedruckt werden sollen, und fertig sind die Handzettel. Daneben erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie die dazugehörigen Master, also den Notizenmaster und den Handzettelmaster, gestalten können.
16.1
Notizen zu den Folien
Notizen sind nicht nur die Informationen, die Sie sich aufschreiben, während Sie die Präsentation erstellen. In diesem Zusammenhang geht es mehr um die Notizen, die Sie benötigen, während Sie Ihre Präsentation geben. Für die Erfassung der Notizen bieten sich Ihnen zwei Möglichkeiten. Entweder geben Sie Ihren Text in der Notizenseite ein oder Sie verwenden dazu den Notizenbereich, der in der Normalansicht unter der Folie erscheint. Die Notizenseite korrespondiert mit dem Notizenbereich. Alles, was Sie im Notizenbereich eingeben, erscheint auf der Notizenseite und umgekehrt. Notizen sind stets mit der Folie verbunden. Dies bedeutet gleichzeitig, dass Sie erst eine Folie erstellen müssen, bevor Sie die Notizen dazu erfassen können. Für jede Folie wird automatisch eine Notizenseite angelegt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
441
Kapitel 16
Notizen und Handzettel Der Notizenbereich In der Normalansicht können Sie sehr einfach Notizen zu den Folien eingeben. Dazu müssen Sie nur in den Notizenbereich klicken, der sich unterhalb der Folie befindet, sofern Sie die Größe des Notizenbereichs nicht geändert haben. In Abbildung 16.1 sehen Sie die Normalansicht. Der Notizenbereich befindet sich unter der Folie. An dieser Stelle finden Sie den Text »Klicken Sie, um Notizen hinzuzufügen«.
Abbildung 16.1: Der Notizenbereich ist unter der Folie zu finden
Sie müssen nichts weiter tun, als Ihren Text im Notizenbereich einzugeben, nachdem Sie die Einfügemarke dort platziert haben. Falls Sie sehr viel Text eingeben, kann es sein, dass Sie durch Ihren Text blättern müssen. Dazu stehen Ihnen dann die Pfeile auf den Bildlaufleisten am rechten Rand zur Verfügung. Da die Notizen für Sie intern gedacht sind, sollten Sie keine Zeit für Formatierungen oder »Verschnörkelungen« verschwenden. Die Notizen sollen Ihnen bei der Präsentation helfen. Daher ist eine klare Schrift ohne viel Formatierung am besten geeignet. Die Notizen hängen also immer an den Folien. Wenn Sie die Notizen für die nächste Folie eingeben wollen, müssen Sie auf die nächste Folie wechseln.
442
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Notizen zu den Folien
Kapitel 16
Die Notizenseite Für die andere Variante der Notizen wechseln Sie auf die Notizenseite der Folie. Und so wechseln Sie in die Ansicht für die Notizenseite: –
Wählen Sie ANSICHT/NOTIZENSEITE.
Abbildung 16.2 zeigt die Notizenseite einer Folie. Abbildung 16.2: Die Notizenseite einer Folie
Auf der Notizenseite sehen Sie im oberen Bereich ein Bild der dazugehörigen Folie. Dieses wird gemeinsam mit dem Text ausgedruckt, damit Sie den Zusammenhang zwischen den Notizen und den Folien leichter erkennen können. Im unteren Bereich der Ansicht sehen Sie wieder ein Textobjekt, das Sie mit Text füllen können. Es nimmt Ihren Text direkt auf. Ergänzt werden die Notizen noch um die Kopf- und Fußzeile, in die Sie ebenfalls Text und Informationen eingeben können. Wenn Sie einen Text eingeben wollen, dann klicken Sie dazu einfach in das Textobjekt mit dem Hinweis »Text durch Klicken hinzufügen« und legen Sie mit Ihren Notizen los. Falls Sie zuvor im Notizenbereich einen Text eingegeben haben, werden Sie diesen hier auf der Notizenseite wiederfinden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
443
Kapitel 16
Notizen und Handzettel Notizenseiten müssen also nicht separat angelegt werden, sondern Sie müssen nur in die Ansicht für die Notizenseite wechseln, sofern Sie nicht den Notizenbereich dazu nutzen. Da die Notizen zu den Folien gehören, können Sie durch Blättern auf die nächste Folie auch die Notizen der nächsten Folie bearbeiten. Drücken Sie auf die (Bild¼)-Taste, um auf die nächste Notizenseite zu gelangen, bzw. auf die (Bild½)-Taste für die vorherige Notizenseite. Es gibt somit genauso viele Notizenseiten, wie Sie Folien in Ihrer Präsentation haben. Man kann auf der Notizenseite auch eine neue Folie einfügen. Damit wird automatisch auch eine neue Notizenseite erzeugt, die Sie dann in dieser Ansicht sehen. Auf der anderen Seite können Sie natürlich auch eine Notizenseite löschen. Dann wird aber auch die dazugehörige Folie gelöscht. Achten Sie also darauf, dass Sie nicht aus Versehen eine Notizenseite löschen, weil Sie mit den Notizen zu der Folie von vorne anfangen möchten. In einem solchen Fall müssen Sie den Inhalt der Notizenseite löschen und nicht das Blatt selbst. Eine kleine Gedächtnisstütze stellt an dieser Stelle der Befehl im Menü BEARBEITEN dar. Er lautet dort FOLIE LÖSCHEN und nicht etwa Notizenseite löschen. Damit wird deutlich, dass Sie auch die Folie und nicht nur die Notizenseite löschen. Datum, Uhrzeit und Seitennummer einfügen Sie können auf den Notizenseiten auch das aktuelle Datum, die Uhrzeit und eine Seitennummer einfügen. Insbesondere die Seitennummer ist wichtig, da diese mit der Foliennummer korrespondiert. Wählen Sie dazu ANSICHT/ KOPF- UND FUSSZEILE und klicken Sie auf die Registerkarte »Notizblätter und Handzettel«.
Abbildung 16.3: Das Dialogfeld »Kopf und Fußzeile« mit der Registerkarte »Notizblätter und Handzettel«
Hier können Sie die Platzhalter mit den entsprechenden Inhalten füllen. Sie sehen das Ergebnis, wenn Sie das Dialogfeld schließen. 444
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Notizen zu den Folien
Kapitel 16
Die Formatierung der Kopf- und Fußzeile nehmen Sie direkt über die Platzhalter vor. Wenn Sie die Seitenzahl lieber an einer anderen Stelle auf dem Notizblatt platzieren möchten, müssen Sie dazu nur den Platzhalter an die entsprechende Stelle ziehen. Leider werden die Begriffe »Seitenzahl« und »Seitennummer« nicht einheitlich verwendet. Es ist jeweils das Gleiche damit gemeint. Genauso ist es mit den Begriffen »Notizblätter« und »Notizenseiten«. Notizen erstellen Zur Erstellung der Notizen zu den Folien ist eigentlich nicht mehr viel zu sagen. Sie müssen immer nur in das Textobjekt klicken und Ihre Notizen eingeben. Dort stehen Ihnen bis zu fünf Gliederungsebenen zur Verfügung, sofern Sie den Notizenmaster nicht geändert haben. Für die Bearbeitung der Notizen empfiehlt es sich allerdings, die Ansichtengröße über das Zoomfeld auf der Symbolleiste »Standard« zu verändern, damit Sie sehen können, was Sie eingeben. Notizen ausdrucken Die Vorgehensweise beim Ausdrucken von Notizen entspricht dem Ausdrucken von Folien. Es wird alles über das gleiche Dialogfeld »Drucken« ausgedruckt. Um die Notizenseiten zu drucken, wählen Sie DATEI/DRUCKEN. Danach öffnet sich das Dialogfeld »Drucken«, das in Abbildung 16.4 zu sehen ist. Abbildung 16.4: Das Dialogfeld »Drucken«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
445
Kapitel 16
Notizen und Handzettel Wählen Sie im Dialogfeld »Drucken« im Listenfeld »Drucken« den Eintrag »Notizenseiten« aus, da Sie die Notizenseiten ausdrucken möchten. Fügen Sie gegebenenfalls weitere Optionen mithilfe der Kontrollfelder hinzu. Mit »OK« werden dann die Notizenseiten ausgedruckt.
16.2
Notizenmaster gestalten
Sie kennen dieses Prinzip schon von der Normalansicht her. Für die Folien gibt es einen gemeinsamen Folienmaster, auf dem festgelegt ist, wie die Folien auszusehen haben. Dort legen Sie nicht den Inhalt, sondern das gemeinsame Aussehen der Folien fest. Das Gleiche gilt für den Notizenmaster, auf dem Sie das Aussehen der Notizenseiten gestalten. Sie müssen nur selten in den Notizenmaster wechseln und Veränderungen an der Formatierung durchführen. Die Grundeinstellungen von PowerPoint reichen vollkommen aus. Der Vollständigkeit halber habe ich einige Änderungen am Notizenmaster aufgeführt. Lediglich die Kopf- und Fußzeilen müssen gelegentlich angepasst werden, aber dazu brauchen Sie ja nicht in den Notizenmaster zu wechseln, denn dies geht auch direkt über ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE. Und so wechseln Sie in den Notizenmaster: –
Wählen Sie ANSICHT/MASTER und dann NOTIZENMASTER.
Der Notizenmaster erscheint, Abbildung 16.5 zeigt ihn. Auf dem Notizenmaster legen Sie das Aussehen der Notizenseiten fest. Dazu stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung, die Sie fast alle schon von der Arbeit mit dem Folienmaster her kennen. Sie können den Hintergrund der Notizenseiten gestalten, die Größe des Folienbilds bestimmen, das Textobjekt für Ihre Notizen bearbeiten und die Platzhalter für Datum, Foliennummer oder Fußzeile füllen. Wie immer gelten alle Änderungen, die Sie hier in der Masteransicht durchführen, für alle Notizenseiten der Präsentation, die dem Notizenmaster folgen, also nicht separat formatiert sind. Und so ändern Sie den Hintergrund der Notizenseiten: 1.
Wählen Sie FORMAT/N OTIZENHINTERGRUND. Das Dialogfeld »Notizenhintergrund« erscheint.
2.
446
Wählen Sie den gewünschten Hintergrundfüllbereich aus und übernehmen Sie ihn mit der Schaltfläche »Übernehmen« oder »Für alle übernehmen«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Notizenmaster gestalten
Kapitel 16 Abbildung 16.5: Der Notizenmaster steuert das Aussehen der Notizenseiten
Abbildung 16.6: Das Dialogfeld »Notizenhinter grund«
Der Unterschied zwischen »Für alle übernehmen« und »Übernehmen« ist gering. Bei »Übernehmen« erhalten alle Notizenseiten, die dem Notizenmaster folgen, das modifizierte Aussehen. Bei »Für alle übernehmen« wird der Hintergrund allen Notizenseiten zugewiesen, egal ob diese zuvor dem Notizenmaster gefolgt sind oder nicht. Zumeist werden an einzelnen Notizenseiten keine Formatänderungen durchgeführt, so dass Sie ohne weiteres »Für alle übernehmen« verwenden können. Und so ändern Sie die Größe des Folienbilds: 1.
Klicken Sie auf die Abbildung der Folie, um sie zu markieren. Das Folienbild ist jetzt von den acht Größenziehpunkten umgeben.
2.
Ändern Sie die Größe des Bilds, indem Sie die Größenziehpunkte in die gewünschte Richtung ziehen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
447
Kapitel 16
Notizen und Handzettel Sie können die Größe des Folienbilds nahezu beliebig bestimmen. Das Bild lässt sich wie jedes bekannte Objekt in PowerPoint bearbeiten. Wenn Sie kein Folienbild auf der Notizenseite haben möchten, können Sie es mit der (Entf) Taste oder mit BEARBEITEN/M ARKIERUNG LÖSCHEN auch aus dem Notizenmaster entfernen, sofern das Folienbild zuvor markiert war. Falls Sie das Folienbild gelöscht haben, können Sie es über FORMAT/N OTIwieder einfügen. Sie finden diesen Befehl auch auf der Symbolleiste »Notizenmasteransicht«, wenn diese eingeblendet ist. Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, das in Abbildung 16.7 zu sehen ist. Klicken Sie dort auf das Kontrollfeld »Folienbild«, um den Platzhalter für das Folienbild wieder in der Originalgröße auf dem Notizenmaster einzufügen.
ZENMASTERLAYOUT
Abbildung 16.7: Falls das Folienbild versehentlich gelöscht wurde, kann es über das Dialogfeld »Notizen masterlayout« wieder eingefügt werden
Und so bearbeiten Sie das Textobjekt auf dem Notizenmaster: 1.
Markieren Sie das Textobjekt. Sie können die Größe des gesamten Textobjekts verändern, indem Sie an den Größenziehpunkten ziehen.
2.
Markieren Sie einen oder mehrere Absätze, die Sie verändern möchten. Legen Sie fest, mit welchen Abständen, Schriftarten und Schriftgraden die einzelnen Absätze später auf den Notizblättern erscheinen sollen.
Auch hier werden die Änderungen am Textobjekt sofort wieder auf den einzelnen Notizenseiten übernommen. Bereits gefüllte Notizenseiten werden, sofern sie dem Notizenmaster folgen, entsprechend neu formatiert. Sie können für die Notizenseiten auch die Farbschemas bearbeiten. Hier werden sie »Notizenfarbschema« genannt, aber die Funktionsweise entspricht dem Folienmaster. Sie finden das Farbschema über FORMAT/FOLIENDESIGN und dann im Aufgabenbereich unter dem Eintrag »Farbschemas«. Klicken Sie danach unten im Aufgabenbereich auf den Eintrag »Farbschema bearbeiten«. Sie müssen sich aber nicht extra für die Notizblätter die Mühe machen, ein anderes Farbschema zu bestimmen. Das normale Farbschema wird immer übernommen, wenn Sie nichts ändern.
448
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Handzettel erstellen
16.3
Kapitel 16
Handzettel erstellen
Notizen und Notizenseiten werden in der Regel von Ihnen selbst verwendet. Darüber hinaus benötigen Sie gelegentlich auch Handzettel oder Handouts für die Teilnehmer einer Veranstaltung. Sie können aus den einzelnen Folien Ihrer Präsentation automatisch Handzettel ausdrucken lassen. Dabei werden auf den Handzetteln jeweils Verkleinerungen der Folien eingesetzt und ausgedruckt. Diese Funktion ist sehr hilfreich, denn Sie können damit Ihrem Publikum schnell und sauber ein Handout der Präsentation geben. Sie müssen nicht, wie vielleicht früher, die einzelnen Folien verkleinern, ausschneiden, aufkleben und erneut kopieren. Stattdessen drucken Sie sie einfach mithilfe des Programms aus und machen damit einen perfekten Eindruck, der die Qualität Ihrer Präsentation weiter unterstreicht. Insgesamt haben Sie sechs Möglichkeiten: Sie können eine, zwei, drei, vier, sechs oder neun Folien je Handzettel ausdrucken. Bevor Sie die Handzettel ausdrucken, sollten Sie sich den Handzettelmaster näher betrachten, denn Sie haben hier weitergehende Möglichkeiten, das Aussehen der Handzettel zu gestalten. Handzettelmaster gestalten Vorab auch an dieser Stelle noch eine Bemerkung. Sie müssen für die Erstellung der Handzettel keine weiteren Arbeiten vornehmen. Handzettel sind eigentlich nichts weiter als ein anderer Ausdruck der Folien. Dabei werden die Bilder, wie bereits erwähnt, verkleinert auf dem Papier dargestellt. Sie können aber auf dem Handzettelmaster weitere Informationen einfügen, die vielleicht von Interesse für Sie oder für Ihre Zuhörer sind. Aber wie erwähnt, die eine oder andere Zusatzfunktion ist auf dem Handzettelmaster außerdem vorhanden. Und so wechseln Sie in den Handzettelmaster: –
Wählen Sie ANSICHT/MASTER und dann HANDZETTELMASTER.
oder: –
Klicken Sie auf das Symbol für FOLIENSORTIERUNG unten links, während Sie die (ª)-Taste gedrückt halten.
Der Handzettelmaster erscheint. Abbildung 16.8 zeigt ihn.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
449
Kapitel 16
Notizen und Handzettel
Abbildung 16.8: Der Handzettel master legt das Aussehen der Handzettel fest
Es erscheint Ihnen vielleicht etwas verwunderlich, dass Sie mit der (ª) -Taste auf das Symbol FOLIENSORTIERUNG klicken können, um auf den Handzettelmaster zu gelangen. Normalerweise würde über diesen Tastenbefehl dort der Foliensortiermaster erscheinen, aber für diese Ansicht gibt es keinen Master. Daher wird an dieser Stelle einfach der Handzettelmaster geöffnet. Als kleine Gedächtnisstütze können Ihnen die kleinen Platzhalter für die Folien dienen, die Sie auf dem Symbol sehen. Solche Platzhalter gibt es in der Foliensortierung und im Handzettelmaster. Auf dem Handzettelmaster legen Sie nicht fest, wie viele Folien pro Handzettel ausgedruckt werden. Hier geht es nur um die Formatierung der Handzettel. Sie sehen im Handzettelmaster Umrisse von Folien, deren Größe oder Lage Sie aber nicht verändern können. Abhängig davon, ob Sie eine, zwei, drei, vier, sechs oder neun Folien pro Handzettel über die Symbole auf der Symbolleiste »Handzettelmasteransicht« angeklickt haben, erscheinen entsprechend viele Umrisse für die Folien. Sie können auf dem Handzettelmaster auch wieder das Datum, die Uhrzeit oder die Seitenzahl über ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE einfügen. Allerdings gelten diese Angaben sowohl für die Notizen als auch für die Handzettel gemeinsam. Wenn Sie hierbei Unterschiede wünschen, müssen Sie dies vor dem Ausdruck immer »von Hand« ändern. Unterschiede sind an dieser Stelle allerdings nicht sinnvoll.
450
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Handzettel erstellen
Kapitel 16
Natürlich kann auch hier der Handzettelhintergrund gestaltet oder ein eigenes »Handzettel-Farbschema« erstellt werden. Aber diese Funktionen sind für die Handzettel weniger wichtig. Handzettel ausdrucken Die Funktionsweise entspricht dem Drucken von Folien. Alles wird wieder über das bekannte Dialogfeld »Drucken« ausgedruckt. Um die Handzettel zu drucken, wählen Sie DATEI/DRUCKEN. Danach öffnet sich das Dialogfenster »Drucken«, das in Abbildung 16.9 zu sehen ist. Abbildung 16.9: Das Dialogfeld »Drucken« steuert auch das Ausdru cken von Handzet teln mit 1 bis 9 Folien pro Seite
Sobald Sie »Handzettel« aus dem Listenfeld auswählen, werden rechts daneben weitere Einträge aktiv. Sie können dabei entscheiden, ob Sie 1, 2, 3, 4, 6 oder 9 Folien pro Seite zusammen auf einem Handzettel ausdrucken möchten. Darüber hinaus müssen Sie festlegen, ob die Folien in der Reihenfolge »Horizontal« oder »Vertikal« auf den Seiten erscheinen sollen. Die Tatsache, dass die Folien bei zwei oder drei Folien je Handzettel natürlich nur in der vertikalen Reihenfolge untereinander ausgedruckt werden können, wird jedem spätestens beim Betrachten des kleinen Bilds daneben deutlich. Wenn Sie drei Folien je Seite bei den Handzetteln wählen, werden die drei Folien auf der linken Seite ausgedruckt. PowerPoint fügt dann automatisch auf der rechten Seite Linien dazu. Dies ist eigentlich optimal für Präsentationen, bei denen Sie Handzettel für die Teilnehmer ausdrucken und gleichzeitig Raum für Anmerkungen lassen möchten. Abbildung 16.10 zeigt dies in der Druckvorschau.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
451
Kapitel 16
Notizen und Handzettel
Abbildung 16.10: Mit drei Folien pro Seite werden die Handzettel automa tisch mit Linien für handschriftliche Notizen versehen
Besonders wichtig ist das Kontrollfeld »Folienrahmen« im Dialogfeld »Drucken«. Damit erhalten die Folien einen Rahmen beim Ausdruck. Gerade wenn Sie in Graustufen ausdrucken, wird der Folienhintergrund in Weiß dargestellt. Damit ist der Rand der Folie nicht deutlich zu erkennen und die Folien wirken je nach Inhalt etwas verloren auf dem Handzettel. Das Kontrollfeld wird immer automatisch aktiviert, wenn Sie den Eintrag »Handzettel« aus dem Listenfeld »Drucken« auswählen.
16.4
Notizen in Microsoft Word erstellen
PowerPoint wird zunehmend im Schulungsbereich eingesetzt. Folien lassen sich mit PowerPoint gut aufbereiten und präsentieren. Dabei wird häufig die Funktion der Notizenseiten zusätzlich genutzt, um zu den Folien weitergehende Informationen in Form von Unterlagen zu erfassen. Die Teilnehmer der Schulung haben dann sowohl die Folien als auch die Texte zu den Folien, als Notizenseiten ausgedruckt, gemeinsam auf einem Blatt Papier. Allerdings ist der Raum unter der Folie begrenzt. Daher wäre es hilfreich, die Folien in Word zu übertragen, um dort die Unterlagen vervollständigen zu können. Auch diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung.
452
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Notizen in Microsoft Word erstellen
Kapitel 16
Und so erstellen Sie beispielsweise Schulungsunterlagen mit Word: 1.
Erstellen Sie zuerst alle Ihre Folien und geben Sie gegebenenfalls Text auf den Notizenseiten bzw. im Notizenbereich ein.
2.
Wählen Sie DATEI/S ENDEN AN/MICROSOFT O FFICE WORD. Das Dialogfeld »An Microsoft Office Word senden« erscheint.
3.
Entscheiden Sie sich für eines der fünf Seitenlayouts und fügen Sie gegebenenfalls eine Verknüpfung hinzu. Abbildung 16.11: Das Dialogfeld »An Microsoft Office Word senden«
Nach dem Schließen des Dialogfelds werden die Folien und gegebenenfalls die Notizen an Word übertragen. Dort können Sie dann Ihre Unterlagen ergänzen und optimal aufbereiten. Zusammenfassung Notizen und Handzettel sind Funktionen, die Sie normalerweise nicht jeden Tag benötigen. Trotzdem sind diese Funktionen leicht zu verwenden. Für die Erfassung der Notizen stehen Ihnen der Notizenbereich oder die Notizenseite zur Verfügung. Auf den Handzetteln müssen Sie meist nur eine Kopf- und Fußzeile einfügen, um auf Ihr Copyright aufmerksam zu machen. Notizen und Handzettel verhalten sich ansonsten wie Folien und sind nur eine andere Art des Ausdrucks. Beides erledigt PowerPoint perfekt. Die Funktion »An Microsoft Office Word senden« schließt eine Lücke für den Bereich der Zusammenstellung ausführlicher Unterlagen. Sie erhalten damit eine Funktion, mit der Sie alle Folien einer Präsentation automatisch zu Word übertragen können.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
453
Teil 4 Showtime!
Kapitel 17: Elektronische Präsentation vorbereiten
457
Kapitel 18: Eine Bildschirmpräsentation geben
495
Kapitel 19: PowerPoint und das Internet
515
Kapitel 20: Präsentation weitergeben
537
17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Nachdem bisher Texte erfasst, Objekte einfügt und Diagramme erstellt wurden, werden wir uns jetzt einem anderen Thema zuwenden, das viel mehr Spaß macht, denn es zeigt die Früchte der Arbeit. Sie erfahren jetzt, wie Sie die Präsentation für eine elektronische Bildschirmpräsentation vorbereiten können. Dazu gehören Folienübergänge, Animationen, interaktive Einstellungen oder das Einbinden von Sounds. Als Vortragender sollten Sie in der Lage sein, alle Inhalte bis kurz vor dem Vortrag noch ändern zu können. Erfolgt die Vorführung als Bildschirmpräsentation, also als elektronische Präsentation, bedarf es dafür keines administrativen Aufwands. Es müssen keine Folien kopiert oder Dias erstellt werden. Sie können bis zur letzten Minute auf aktuelle Änderungen reagieren. Für die Darstellung der Effekte wird die Beispielpräsentation aus Kapitel 3 verwendet, die Sie vielleicht schon erstellt haben. Sie können natürlich auch jede beliebige andere Präsentation benutzen oder einfach die Übungspräsentation kultur.ppt auf der CD-ROM öffnen.
17.1
Die Foliensortierung als ideale Ansicht für die Vorbereitung
Für eine elektronische Vorführung Ihrer Präsentation müssen Sie eigentlich keine Änderungen vornehmen. Die Präsentation kann direkt als Bildschirmpräsentation gestartet werden. Dabei blättern Sie durch die Folien der Präsentation. Es gibt für die Bildschirmpräsentation kein besonderes Format oder besonderes Programm. Alles kann direkt mit der aktuellen Präsentation durchgeführt und präsentiert werden. Natürlich gibt es weiterführende Funktionen, die Sie bei einer Bildschirmpräsentation nutzen können und auch sollten. Wenn Sie eine Bildschirmpräsentation planen, sollten Sie immer Folien im Querformat verwenden. Das Hochformat wirkt in der elektronischen Vorführung störend, da stets ein schwarzer Rand rechts und links von den Folien erscheint.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
457
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Für die Vorbereitung der Bildschirmpräsentation ist die Foliensortierung zunächst die geeignete Ansicht. Sie wechseln in diese Ansicht mit dem Symbol für FOLIENSORTIERUNGSANSICHT unten links oder mit ANSICHT/FOLIENSORTIERUNG.
Abbildung 17.1: Eine Präsentation in der Foliensortierung
Die einzelnen Folien werden in dieser Ansicht verkleinert dargestellt. Der Inhalt der Folien kann hier nicht verändert werden. Daher sind die Symbolleisten »Zeichnen« und »Format« nicht zu sehen und können auch gar nicht eingeblendet werden. Stattdessen wird in dieser Ansicht die Symbolleiste »Foliensortierung« angezeigt. Dort finden Sie Symbole, die Sie in Zusammenhang mit der Bildschirmpräsentation benötigen. Sie haben in dieser Ansicht aber auch noch andere Möglichkeiten. Ansichtengröße festlegen In der Foliensortierung werden alle Folien der Präsentation in Miniaturform dargestellt. Diese Ansicht erinnert an einen Leuchttisch, auf dem Dias ausgebreitet werden können. Die Größe der Folien orientiert sich dabei an der gewählten Ansichtengröße auf der Symbolleiste »Standard«. Hier sollten Sie stets eine kleine Ansichtengröße auswählen, um die einzelnen Folien möglichst im Überblick zu sehen. Gute Größen sind beispielsweise »50%« oder »66%«. In der Foliensortierung werden die Folien in der Übersicht angezeigt und dabei reicht das schematische Bild der Folie, denn den Inhalt kennen Sie ohnehin.
458
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Foliensortierung als ideale Ansicht für die Vorbereitung
Kapitel 17
Manchmal ist der Titel der Folie schwer zu erkennen. Den Titel können Sie sich aber größer anzeigen lassen. Dazu drücken Sie die (Alt)-Taste, während Sie auf eine Folie klicken, deren Titel Sie gerne vergrößert darstellen wollen. Solange Sie die Maus und die (Alt)-Taste gedrückt halten, erscheint statt der verkleinerten Folie deren Titel. Folien umstellen Wie der Name dieser Ansicht schon vermuten lässt, kann in der Foliensortierung die Reihenfolge der Folien verändert werden. Dazu müssen Sie nur eine Folie markieren und sie mit der Maus an die neue Stelle ziehen. Während des Ziehens erscheint neben dem Mauszeiger ein kleines Foliensymbol, das den Bewegungen der Maus folgt. Ferner wird an der neuen Stelle eine große Einfügemarke angezeigt. Wenn Sie die Maus loslassen, wird die markierte Folie an dieser Stelle zwischen den Folien eingefügt. Damit ist Ihre Präsentation auch schon umgestellt. Sie können auch gleich mehrere Folien markieren und sie zusammen umstellen. Klicken Sie dazu, während Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten, auf die Folien, die markiert werden sollen. Falls Sie Folien markieren, die in einer Reihenfolge stehen, also z.B. Folien 2 bis 4, dann können Sie auch die (ª)Taste verwenden. Halten Sie dazu die (ª)-Taste gedrückt und klicken Sie auf Folie 2 und dann auf Folie 4. Es werden die Folien 2 bis 4 markiert. Folien kopieren oder einfügen Das Kopieren einer Folie ist hier genauso leicht wie das Umstellen. Dazu müssen wiederum die entsprechende(n) Folie(n) markiert werden und mit BEARBEITEN/K OPIEREN wird eine Kopie der Folie(n) erstellt. Wechseln Sie dann an die Stelle, an der die Folie(n) eingefügt werden soll(en) und wählen Sie BEARBEITEN/EINFÜGEN. Neben den Befehlen können Sie dazu auch die entsprechenden Symbole auf der Symbolleiste »Standard« verwenden. Mit BEARBEITEN/DUPLIZIEREN können Sie eine Kopie zugleich erstellen und einfügen. Das Duplikat der Folie wird direkt hinter der aktuellen Folie in die Foliensortierung eingefügt. Dieser Befehl gilt auch, wenn Sie mehrere Folien markiert haben. Die Tastenkombination hierzu lautet (Strg) +(D). PowerPoint bietet sogar noch eine dritte Variante an. Mit EINFÜGEN/FOLIE wird ebenfalls eine Kopie der markierten Folie eingefügt.
DUPLIZIEREN
Beim Kopieren der Folie werden die dazugehörigen Übergangs- und Animationseffekte ebenfalls kopiert. Sie können in der Foliensortierung auch eine Folie von einer Präsentation in eine andere Präsentation kopieren. Dazu müssen Sie in beiden Präsentationen jeweils in die Foliensortierung wechseln mit FENSTER/A LLE ANORDNEN
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
459
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten beide Präsentationen anzeigen. Mit KOPIEREN und EINFÜGEN können Sie dann leicht die Folien von einer Präsentation in die andere kopieren. Wenn Sie lieber mit der Maus arbeiten, können Sie die Folien auch von einer Präsentation in die andere ziehen. Dabei wird automatisch eine Folie von der einen Präsentation in die andere Präsentation kopiert. Ebenso können Sie über EINFÜGEN/FOLIEN AUS DATEI einzelne Folien einer Präsentation oder die gesamte Präsentation sehr einfach einfügen. Abbildung 17.2 zeigt das dazugehörige Dialogfeld.
Abbildung 17.2: Das Dialogfeld »Foliensuche«
Auch für diese Funktion eignet sich die Foliensortierung. Im Dialogfeld »Foliensuche« können Sie eine Präsentation auswählen. Die dazugehörigen Folien werden unten angezeigt. Mit den Schaltflächen »Einfügen« und »Alle einfügen« entscheiden Sie, ob nur die markierten Folien oder alle Folien der Präsentation eingefügt werden. Achten Sie darauf, dass Sie zunächst die Einfügemarke an die richtige Stelle in Ihrer Präsentation stellen, denn die Folie(n) werden direkt nach der Einfügemarke eingefügt. Folien ausblenden Bei einer umfangreichen Präsentation ist es manchmal notwendig, einige Folien in der Hinterhand zu halten. Auf diesen Folien sind dann beispielsweise weitere Details zum Thema oder vertiefende Erläuterungen zu finden. Vielleicht möchten Sie auch bestimmte Folien während der Präsentation nur dann zeigen, wenn Sie noch ausreichend Zeit zur Verfügung haben. Sie können dazu eine oder mehrere Folien ausblenden. Die Folien werden in der Bildschirmpräsentation zunächst nicht angezeigt. Sie müssen während der Bildschirmpräsentation allerdings wissen, wann ausgeblendete Folien in der Präsentation vorkommen. Hinweise auf ausgeblendete Folien erscheinen während der Bildschirmpräsentation nicht. Mit der (H) -Taste wird die zu-
460
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Foliensortierung als ideale Ansicht für die Vorbereitung
Kapitel 17
nächst ausgeblendete Folie dann trotzdem eingeblendet, wenn Sie das wünschen. Stattdessen können Sie während der Bildschirmpräsentation auch den Foliennavigator verwenden. Und so blenden Sie eine Folie aus: 1.
Markieren Sie in der Foliensortierung die Folie, die ausgeblendet werden soll.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für FOLIE AUSBLENDEN auf der Symbolleiste »Foliensortierung« oder wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/FOLIE AUSBLENDEN.
3.
In der Foliensortierung wird die Foliennummer unter der Folie durchgestrichen, um anzudeuten, dass diese Folie ausgeblendet ist. Abbildung 17.3: Die Folie 2 ist ausgeblendet, was durch die durchgestrichene Foliennummer verdeutlicht wird
Diese Funktion steht auch in der Normalansicht zur Verfügung. Dort können Sie ebenfalls BILDSCHIRMPRÄSENTATION/FOLIE AUSBLENDEN auswählen und damit die aktuelle Folie ausblenden. Erscheint das Symbol neben dem Befehl umrandet, ist die Folie ausgeblendet. Inhaltsfolie einfügen In der Foliensortierung gibt es noch eine angenehme Funktion. Sie können sich für markierte Folien eine so genannte Inhaltsfolie einfügen lassen. Dabei werden die Titel der markierten Folien auf einer separaten Inhaltsfolie eingefügt. Sie haben damit schnell eine Übersicht über die Folien.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
461
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Und so fügen Sie eine Inhaltsfolie ein: 1.
Markieren Sie die Folien, für die eine Inhaltsfolie eingefügt werden soll.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für ÜBERSICHTSFOLIE auf der Symbolleiste »Foliensortierung«.
3.
Die Inhaltsfolie wird vor der ersten markierten Folie eingefügt.
Abbildung 17.4 zeigt die Inhaltsfolie an zweiter Stelle. Zuvor wurden die Folien 2 bis 7 markiert. Abbildung 17.4: Die Inhaltsfolie wird automatisch aus den Titeln der markierten Folien erstellt
PowerPoint fügt die Inhaltsfolie übrigens immer vor der Folie ein, die in der Reihenfolge vorne steht. Sind also beispielsweise die Folien 3 bis 7 markiert, wird die Inhaltsfolie vor der Folie 3 als neue Folie 3 eingefügt.
17.2
Effekte für den Folienübergang
Eine Bildschirmpräsentation benötigt keine besonderen Einstellungen und kann direkt mit ANSICHT/BILDSCHIRMPRÄSENTATION gestartet werden. Allerdings müssen Sie zuvor noch mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN festlegen, was vorgeführt werden soll. Abbildung 17.5 zeigt dieses Dialogfeld.
462
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Effekte für den Folienübergang
Kapitel 17 Abbildung 17.5: Das Dialogfeld »Bildschirmpräsen tation einrichten«
In diesem Dialogfeld legen Sie fest, welche Folien vorgeführt werden sollen. Optionen und Kontrollkästchen sowie die »Zielgruppenorientierte Präsentation« werden im nächsten Kapitel vorgestellt. Innerhalb der Bildschirmpräsentation erscheint die nächste Folie nur dann, wenn Sie auf die linke Maustaste klicken oder die (Leertaste), die (Bild¼)Taste oder die (¢)-Taste drücken. Sind alle Folien der Präsentation gezeigt, wechselt PowerPoint automatisch in die aktuelle Ansicht zurück. Wenn Sie die Bildschirmpräsentation abbrechen wollen, müssen Sie nur die (Esc)Taste drücken. Mit dem Symbol für BILDSCHIRMPRÄSENTATION unten links geht das Ganze auch. Allerdings beginnt die Bildschirmpräsentation dann mit der gerade markierten Folie und nicht mit der Folie 1. Wenn Sie sich die einzelnen Folien der Präsentation zuvor als Bildschirmpräsentation angesehen haben, werden Sie festgestellt haben, dass die Folien nacheinander auf dem Bildschirm erscheinen. Zwischen den einzelnen Folien gab es keinen Übergangseffekt, sie wurden einfach nacheinander auf dem Bildschirm gezeigt. Die elektronische Bildschirmpräsentation bietet aber weitere Möglichkeiten. So können Sie den Übergang von einer Folie auf die nächste mit einem Effekt, dem Folienübergang, versehen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
463
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Folienübergang festlegen Um den Folienübergang zu bestimmen, sollten Sie immer in die Foliensortierung wechseln. Dort haben Sie den besten Überblick über die Folien und können leicht den Effekt festlegen. Gleichzeitig können Sie den Effekt direkt in der Foliensortierung betrachten. Wie stets in PowerPoint wird nur das bearbeitet, was auch markiert ist. Falls Sie nicht allen Folien den gleichen Effekt zuweisen wollen, müssen Sie also zunächst die Folien in der Foliensortierung markieren, die einen Übergangseffekt erhalten sollen. Mit dem Symbol für FOLIENÜBERGANG auf der Symbolleiste »Foliensortierung« wird im Aufgabenbereich die Registerkarte »Folienübergang« angezeigt. Abbildung 17.6 zeigt sie.
Abbildung 17.6: Der Aufgaben bereich zeigt alle Folienübergänge und deren weitere Formatierungen
Im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Folienübergang« steht Ihnen das Listenfeld »Für ausgewählte Folien übernehmen« mit den unterschiedlichen Übergangseffekten zur Verfügung. Mit einem Mausklick wird der gewählte Effekt direkt der markierten Folie oder den markierten Folien zugewiesen.
464
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Effekte für den Folienübergang
Kapitel 17
Die Wahl des Effekts ist aber nicht die einzige Entscheidung, die Sie im Dialogfeld treffen. Zusätzlich können Sie im Abschnitt »Übergänge ändern« die Geschwindigkeit bestimmen, mit der der Effekt erscheinen soll. Dazu stehen Ihnen im Listenfeld »Geschwindigkeit« die Einträge »Langsam«, »Mittel« und »Schnell« zur Verfügung. Über das Listenfeld »Sound« bestimmen Sie noch, ob beim Einblenden der Folie ein Sound gespielt werden soll. Sie können dort entweder die von PowerPoint installierten Sounds verwenden oder Sie verweisen auf eine andere Sounddatei auf Ihrem Rechner. Abbildung 17.7: Im Listenfeld »Sound« werden die von PowerPoint angebotenen Sounds angezeigt
Das Kontrollfeld »Wiederholen bis zum nächsten Sound« ist mit Vorsicht zu genießen. Dann wird der Sound unter Umständen so oft wiederholt, bis irgendwann wieder beim Folienübergang der nächste Sound abgespielt wird. Stattdessen können Sie auch den Eintrag »Vorherigen Sound anhalten« aus dem Listenfeld »Sound« auswählen. Dieser stoppt den Sound, ohne dass Sie einen neuen Sound zuweisen müssen. Im Abschnitt »Nächste Folie« legen Sie fest, ob der Übergang manuell »Bei Mausklick« erfolgen soll oder »Automatisch nach«. Dabei können Sie neben dem Eintrag »Automatisch nach« angeben, nach wie vielen Sekunden oder Minuten der Übergang erfolgen soll. Sind beide Kontrollfelder aktiv, wird die nächste Folie entweder mit einem Mausklick angezeigt oder nach Ablauf der angegebenen Zeit – je nachdem, was zuerst eintritt. Abbildung 17.8: In »Nächste Folie« legen Sie fest, wann die nächste Folie erscheint
Beim Folienübergang legen Sie übrigens immer fest, wie die aktuelle Folie eingeblendet wird, und nicht, wie sie ausgeblendet wird. Daher können Sie auch die erste Folie der Präsentation mit einem Übergangseffekt versehen. Der Effekt ist stets ein »Einblendeeffekt« für die neue Folie, auch wenn die Einträge im Listenfeld eventuell etwas anderes vermuten lassen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
465
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Und so erhalten alle Folien einen Effekt für den Folienübergang: 1.
Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/FOLIENÜBERGANG oder klicken Sie auf das Symbol für FOLIENÜBERGANG auf der Symbolleiste »Foliensortierung«.
2.
Legen Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Folienübergang« als Effekt beispielsweise »Von innen einblenden« in der Geschwindigkeit »Mittel« fest.
3.
Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche »Für alle Folien übernehmen«.
Falls Sie in der Übung in Kapitel 3 bereits Übergangseffekte vergeben haben, lassen Sie sich durch die bereits erfolgten Einstellungen nicht irritieren. Geben Sie einfach die neuen Effekte ein. Nachdem Sie den Eintrag zugewiesen haben, wird die aktuell markierte Folie den Übergangseffekt direkt in der verkleinerten Folie in der Foliensortierung anzeigen, wenn im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Folienübergang« das Kontrollfeld »AutoVorschau« aktiv ist. Ferner erhalten alle Folien ein kleines Symbol. Dieses deutet an, dass die Folie mit einem Übergangseffekt versehen wurde. Abbildung 17.9: Alle Folien haben einen Übergangs effekt erhalten
466
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Animationsschemas verwenden
Kapitel 17
Wenn Sie auf das kleine Symbol unter der Folie klicken, wird der Übergangseffekt der Folie auch in der Foliensortierung gezeigt. Ist für eine Folie bereits ein Effekt ausgewählt, zeigt der Aufgabenbereich mit der Registerkarte »Foliensortierung« alle gewählten Einstellungen an. Falls mehrere Folien gleichzeitig markiert sind, kann es vorkommen, dass ein Listenfeld leer bleibt oder kein Eintrag für den Übergangseffekt markiert ist. Dann sind unterschiedliche Einstellungen für die markierten Folien festgelegt. PowerPoint zeigt in diesem Fall keinen Eintrag an. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele verschiedene Effekte verwenden. Die Variationsmöglichkeiten der knapp 60 vorhandenen Effekte verleiten dazu, alle auszuprobieren. Allerdings wirken viele verschiedene Effekte in einer Präsentation zu verspielt und bringen Unruhe in den Vortrag. Daher sollten Sie sich für einen oder nur wenige Effekte entscheiden und diese durchgängig in der gesamten Präsentation verwenden. Mit den Übergangseffekten lassen sich auch Reihen abbilden. Haben Sie beispielsweise vier aufeinander folgende Folien, die Pfeile in die vier Himmelsrichtungen beinhalten, so können Sie diese Richtung bei der Wahl der Effekte auch wieder aufnehmen. Einige von ihnen stehen in unterschiedlicher Ausprägung zur Verfügung, also z.B. »Von unten schieben«, »Von oben schieben« usw. Probieren Sie diese Effekte einmal an Ihren Folien aus. Damit erhalten Sie eine interessante Unterstützung in der Bildschirmpräsentation. Kein Folienübergang Sie können natürlich einen Übergangseffekt auch wieder entfernen. Wählen Sie dazu im Aufgabenbereich auf der Registerkarte »Foliensortierung« aus dem Listenfeld »Für ausgewählte Folien übernehmen« den Eintrag »Ohne Übergang« aus. Dann wird die aktuelle Folie bei einer Bildschirmpräsentation direkt ohne Effekt eingeblendet.
17.3
Animationsschemas verwenden
PowerPoint verfügt neben dem Folienübergang über weitere Effekte für die Bildschirmpräsentation. Diese Effekte werden als Animationseffekte bezeichnet und können sowohl für Objekte als auch für Text verwendet werden. Dabei lässt sich auch jeder Absatz im Textobjekt einzeln einblenden. Als Absatz gilt beispielsweise die oberste Gliederungsebene im Textobjekt mit allen darunter liegenden Texten. Sie können aber auch bestimmen, dass die zweite Ebene oder auch noch die dritte Ebene usw. ebenfalls separat aufgebaut werden. Einige dieser Effekte sind zu fertig formatierten Animationsschemas zusammengefasst worden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
467
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Wenn Sie beispielsweise eine Folie mit drei Absätzen im Textobjekt erstellt haben, würden aus dieser einen Folie während der Vorführung quasi drei Folien gemacht. Jeder Absatz wird dann zusammen mit dem Aufzählungszeichen einzeln eingeblendet. So sehen Sie nach dem ersten Klicken nur den ersten Absatz, nach dem zweiten Klicken den ersten und den zweiten Absatz und schließlich nach dem dritten Klicken alle drei Absätze auf dem Bildschirm. Ein Animationsschema zuweisen Sie können die Animationsschemas in der Foliensortierung oder in der Normalansicht zuweisen. Die Effekte sind allerdings in der Normalansicht leichter zu erkennen, daher empfehle ich Ihnen für diese Arbeiten die Normalansicht. Die Animationsschemas sind für reine Textfolien vorgesehen. Dabei werden stets der Titel und das Textobjekt, also der Text mit den Aufzählungszeichen animiert. Der eventuell vorhandene Effekt für den Folienübergang ist davon nicht betroffen. Mit dem Folienübergang wird festgelegt, wie die Folie auf dem Bildschirm erscheint. Das Animationsschema legt dann fest, wie Titel und Text der Folie animiert werden. Und so legen Sie ein Animationsschema fest: 1.
Wechseln Sie gegebenenfalls in die Normalansicht und blättern Sie im Folienbereich auf die Folie, die ein Animationsschema erhalten soll.
2.
Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ANIMATIONSSCHEMAS. Im Aufgabenbereich erscheinen auf der Registerkarte »Foliendesign« die zur Verfügung stehenden Animationsschemas.
3.
Weisen Sie ein Animationsschema durch Klicken auf einen Eintrag im Aufgabenbereich zu.
Die Animationsschemas sind in unterschiedliche Gruppen aufgeteilt. Die zuletzt verwendeten Schemas finden Sie ganz oben in der Liste. Danach folgen die Animationsschemas unter der Gruppe »Spezial«, »Angemessen« und »Aufregend«. Mit dem Eintrag »Keine Animation« werden Titel und Text sofort zusammen auf dem Bildschirm angezeigt. Ist im Übersichtsbereich auf der linken Seite die Folienübersicht sichtbar, dann sehen Sie vor der Folie ein kleines Symbol. Es ist identisch mit dem Symbol für den Folienübergang. Wenn Sie dort auf dieses Symbol klicken, wird die Folie im Folienbereich gemäß dem Animationsschema animiert. Stattdessen können Sie aber auch im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche »Wiedergabe« klicken. Auch dann wird die Folie gemäß Ihren Einstellungen im Folienbereich animiert.
468
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Animationsschemas verwenden
Kapitel 17 Abbildung 17.10: Der Aufgaben bereich zeigt auf der Registerkarte »Foliendesign« mit dem Befehl »Ani mationsschemas« die verschiedenen Möglichkeiten
Wollen Sie ein Animationsschema allen Folien zuweisen, dann müssen Sie im Aufgabenbereich nur auf die Schaltfläche »Für alle Folien übernehmen« klicken. Damit erhalten alle Folien der Präsentation dieses Animationsschema. Eventuell vorher vergebene Formatierungen für die Animation werden durch das neue Animationsschema ersetzt. Das Kontrollfeld »AutoVorschau« im Aufgabenbereich sollte am besten aktiviert sein. Damit sehen Sie direkt im Folienbereich an der aktuellen Folie, wie das Animationsschema aussieht. Anhand der Bezeichnung kann man nicht immer vermuten, was damit gemeint ist. Die hier vorhandenen Animationsschemas sind wie gesagt für reine Textfolien erstellt worden. Es werden dabei stets der Titel und der Text in der Aufzählung animiert. Bei dem Text in der Aufzählung erscheinen die nächsten Absätze einschließlich aller Unterpunkte mit jedem weiteren Mausklick. Falls Sie ein Animationsschema für eine Folie mit einem anderen Folienlayout verwenden, also beispielsweise für eine Folie mit einem Diagramm, dann wird nur der Titel der Folie animiert. Das Diagramm erscheint direkt mit dem Folienübergang auf dem Bildschirm. Sie können nachträglich die Einstellungen eines Animationsschemas mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION ändern oder anpassen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
469
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
17.4
Benutzerdefinierte Animation
Für Textfolien stellen die Animationsschemas praktische Helfer dar. Neben den Texten lassen sich auch Objekte animieren. Dazu gibt es eine Fülle von Einstellungsmöglichkeiten, die unter dem Begriff »Benutzerdefinierte Animation« zusammengefasst sind. Grundsätzlich können damit auch Texte mit einer eigenen Animation versehen werden und nicht nur Objekte. Über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION wird im Aufgabenbereich auf der rechten Seite die Registerkarte »Benutzerdefinierte Animation« geöffnet. Sie ist in Abbildung 17.11 zu sehen. Abbildung 17.11: Auf der rechten Seite erscheint die Registerkarte »Benutzerdefinierte Animation« im Aufgabenbereich
Für die benutzerdefinierte Animation gelten wiederum die üblichen Regeln. Sie müssen zunächst ein Objekt auf der Folie markieren, das mit einem Animationseffekt versehen werden soll. Daher können Sie diese Einstellungen eigentlich nur aus der Normalansicht heraus vornehmen. Die Animationseffekte selbst werden nochmals unterschieden. In Abbildung 17.11 sehen Sie, dass momentan nur die Schaltfläche »Effekt hinzufügen« aktiv ist. Unter der Schaltfläche verbirgt sich ein Menü mit vier unterschiedlichen Animationen. Abbildung 17.12 zeigt diese. Abbildung 17.12: Ihnen stehen vier unterschiedliche Animationen zur Verfügung
470
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Benutzerdefinierte Animation
Kapitel 17
Unter den Eingangseffekten werden all diejenigen Animationseffekte zusammengefasst, die ideal als Ergänzung zum Folienübergang vergeben werden können. Dort stehen Ihnen über 50 unterschiedliche Animationseffekte zur Verfügung. Mit den Animationen »Hervorgehoben« kann nochmals auf ein Objekt während der Bildschirmpräsentation hingewiesen werden. Dort stehen Ihnen über 30 Effekte zur Verfügung, viele mit einer farblichen Hervorhebung. Die Effekte für »Beenden« sind identisch mit den Effekten für den »Eingang«. Eine Besonderheit stellen die Effekte unter »Animationspfade« dar. Eigentlich müssten diese auch als hervorgehobene Effekte bezeichnet werden. Aber im Gegensatz dazu stehen hier unterschiedliche Effekte zur Verfügung, die ein Objekt über die Folie wandern lassen. Dieses wird weiter hinten in diesem Kapitel vorgestellt. Alle vier Arten der Animation lassen sich beliebig miteinander kombinieren. Sie können auch, wenn es hilft, mehrere Eingangseffekte hintereinander für das gleiche Objekt vergeben. PowerPoint merkt sich dabei die Reihenfolge, in der Sie die Animationseffekte festlegen, und kennzeichnet diese später auf der Folie mit Zahlen. Die Reihenfolge kann natürlich auch wieder geändert werden. Bei den einzelnen Effekten gibt es darüber hinaus noch viele weitere Möglichkeiten, die im Weiteren beschrieben sind. Effekt festlegen Und so legen Sie einen Eingangseffekt für ein Objekt fest: 1.
Markieren Sie das Objekt, das mit einem Animationseffekt versehen werden soll (beispielsweise das erste Rechteck auf der Folie 6 in der Übungspräsentation). Das Objekt wird dann von den acht Größenziehpunkten und dem Formziehpunkt umgeben.
2.
Mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/B ENUTZERDEFINIERTE ANIMATION erscheint die entsprechende Registerkarte im Aufgabenbereich.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Effekt hinzufügen« und wählen Sie aus dem Untermenü den Eintrag »Eingang« aus.
4.
Wählen Sie aus dem Untermenü »Eingang« einen der vorhandenen Animationseffekte aus oder wählen Sie den Eintrag »Weitere Effekte«. Damit wird das Dialogfeld »Eingangseffekt hinzufügen« geöffnet, aus dem Sie einen Effekt, beispielsweise »Kasten«, wählen können. Das Dialogfeld wird mit »OK« oder mit einem Doppelklick auf einen der Animationseffekte geschlossen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
471
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.13: Das Dialogfeld »Eingangseffekt hinzufügen«
Das Objekt hat nun eine Eingangsanimation erhalten. Links neben dem Objekt sehen Sie jetzt eine kleine grau unterlegte Ziffer »1«, die andeutet, dass dieses Objekt als erstes Objekt animiert wird. Im Aufgabenbereich auf der rechten Seite sehen Sie die Einstellungen zu dieser Animation. Abbildung 17.14 zeigt dies. Abbildung 17.14: Das erste Rechteck hat eine Eingangs animation erhalten
472
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Benutzerdefinierte Animation
Kapitel 17
Animationseffekt ändern oder entfernen Der Animationseffekt kann nachträglich natürlich auch wieder geändert oder entfernt werden. Hierbei ist es wichtig, dass Sie den entsprechenden Eintrag auf der rechten Seite im Aufgabenbereich markiert haben. Dort sehen Sie in der Liste alle Animationseffekte aufgelistet, die für diese Folie vergeben worden sind. Die vier unterschiedlichen Animationseffekte sind leicht an den farbigen Symbolen zu erkennen. Eingangseffekte haben ein grünes Symbol, Hervorheben-Effekte ein gelbes Symbol, Beenden-Effekte ein rotes und schließlich werden Animationspfade mit einem grauen Symbol gekennzeichnet. Damit sehen Sie in der Liste leicht, um was für einen Effekt es sich handelt. In unserem Beispiel ist dies bisher nur ein Effekt, aber in der Liste können unterschiedliche Animationseffekte vorhanden sein. Und so entfernen Sie einen Animationseffekt: 1.
Markieren Sie im Aufgabenbereich den entsprechenden Animationseffekt in der Liste.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Entfernen« oben in der Registerkarte.
Der Animationseffekt wird entfernt. Die Reihenfolge der anderen vorhandenen Animationseffekte wird gegebenenfalls angepasst. Und so ändern Sie einen vorhandenen Animationseffekt: 1.
Markieren Sie im Aufgabenbereich den entsprechenden Animationseffekt in der Liste.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Ändern« und wählen Sie einen anderen Animationseffekt aus der Liste.
Auf diese Weise können Sie einen Animationseffekt komplett ändern, also beispielsweise einen ganz anderen Eingangseffekt zuweisen. Damit werden andere bereits vorhandene Einstellungen überschrieben. Animationseffekt anpassen Während Sie mit der zuvor beschriebenen Vorgehensweise einen Animationseffekt komplett ändern, lassen sich bereits zugewiesene Animationseffekte natürlich auch anpassen. Dazu finden Sie im Aufgabenbereich den Abschnitt »Ändern«. Abbildung 17.15 zeigt ihn. Je nach Größe des Aufgabenbereichs kann die Darstellung bei Ihnen eine andere sein.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
473
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.15: Ein Animations effekt kann geän dert werden
Für das Ändern von Animationseffekten stehen Ihnen bis zu drei Listenfelder zur Verfügung. Sie können immer festlegen, wann die Animation gestartet wird. Dazu finden Sie das Listenfeld »Starten«. Dort können Sie festlegen, dass die Animation »Beim Klicken« mit der Maus gestartet wird, »Mit vorheriger« Animation startet also direkt nach der letzten Animation des Objekts davor. »Nach vorheriger« Animation sieht einen zeitlichen Verzug vor. Ebenso kann immer die Geschwindigkeit der Animation geändert werden. Dazu stehen Ihnen im Listenfeld »Geschwindigkeit« Einträge von »Sehr schnell« bis »Sehr langsam« zur Verfügung. Das dritte Listenfeld und dessen Einträge sind abhängig vom aktuell gewählten Animationseffekt. Es kann sein, dass dort nichts zur Auswahl steht oder dass Sie dort die Richtung der Animation oder anderes festlegen. In unserem Beispiel können Sie festlegen, ob das Objekt in den oder aus dem Kasten animiert werden soll. Weitere Effektoptionen festlegen Etwas versteckt sind in PowerPoint die weitergehenden Einstellungen zur Animation. Wenn Sie beispielsweise wollen, dass ein Animationseffekt automatisch nach einem anderen Objekt startet, aber mit fünf Sekunden Verzögerung, dann muss sich dies natürlich auch irgendwo einstellen lassen. Sie erhalten diese Einstellungen über die Liste mit den Animationseffekten, die Sie im Aufgabenbereich sehen. Wenn Sie einen Eintrag in der Liste markieren, sehen Sie, dass rechts im Eintrag ein Pfeil nach unten erscheint, der ein dazugehöriges Listenfeld öffnet, wenn man darauf klickt. Abbildung 17.16 zeigt dies. Abbildung 17.16: Im Listenfeld unter dem Animationsef fekt sind die weite ren Einstellungen versteckt
474
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Benutzerdefinierte Animation
Kapitel 17
Über das Listenfeld können Sie auch nochmals den aktuellen Effekt entfernen oder festlegen, wann der Animationseffekt gestartet wird. Wichtig ist aber der Eintrag »Effektoptionen«, der ein weiteres Dialogfeld öffnet, das in Abbildung 17.17 zu sehen ist. Abhängig vom Objekt und von dem gewählten Animationseffekt werden unterschiedliche Registerkarten angezeigt. Abbildung 17.17: Das Dialogfeld »Kasten« mit den Effektoptionen für diesen Animations effekt
Auf der Registerkarte »Effekt« können Sie nochmals die Richtung des Animationseffekts festlegen. Die Einträge sind dabei identisch mit dem Listenfeld »Richtung«, das wir zuvor auf dem Aufgabenbereich gesehen haben. Interessanter sind die Einstellungen unter dem Bereich »Erweiterungen«. Sound Im Listenfeld »Sound« stehen Ihnen wieder die gleichen Soundeffekte wie bei den Folienübergängen zur Verfügung. Der Sound wird gleichzeitig mit dem gewählten Animationseffekt gespielt. Als Besonderheit steht hier der Eintrag »Vorherigen Sound anhalten«. Er ist dann wichtig, wenn Sie beim Folienübergang einen Sound ausgewählt haben und gleichzeitig das Kontrollfeld »Wiederholen bis zum nächsten Sound« aktiviert haben. Dann wird der Sound zum Folienübergang so lange wiederholt, bis ein anderer Sound erklingt oder ein Objekt mit dem Sound »Vorherigen Sound anhalten« erscheint. Nach Animation In diesem Listenfeld bestimmen Sie, ob das Objekt nach der Animation abgeblendet werden soll. In der Regel wird hier eine farbliche Abblendung verwendet, weswegen auch das Farbschema erscheint. Mit »Nicht abblenden« bleibt der Text in der gleichen Farbe auf dem Bildschirm stehen, während er bei »Mit nächstem Klick ausblenden« dann verschwindet, wenn der nächste Absatz mit der Maus animiert wird. Dabei rückt aber der Text nicht nach oben!
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
475
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.18: Das Listenfeld »Nach Animation«
Der Eintrag »Nach Animation ausblenden« blendet tatsächlich ein Objekt direkt nach der Animation aus. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise ein Bild von einem Rennwagen mit einem Animationspfad über die Folie fahren und dann von der Folie verschwinden lassen wollen. Text animieren Im Listenfeld »Text animieren« legen Sie fest, ob ein eventuell im Objekt enthaltener Text gemeinsam mit dem Objekt »Alle gleichzeitig« oder »Wortweise« bzw. »Zeichenweise« auf dem Bildschirm erscheint. Sobald Sie »Wortweise« oder »Zeichenweise« auswählen, haben Sie über das Listenfeld »% Verzögerung« die Möglichkeit, einen Prozentwert für die Verzögerung der Animation festzulegen. Damit werden die Wörter oder Zeichen langsamer auf der Folie eingeblendet. Abbildung 17.19: Das Listenfeld »Text animieren«
Registerkarte »Anzeigedauer« Auf der Registerkarte »Anzeigedauer« finden Sie einige Einstellungen, die Sie bereits kennen, wie die Einstellungen für »Starten« und »Geschwindigkeit«. Abbildung 17.20: Die Registerkarte »Anzeigedauer«
476
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Benutzerdefinierte Animation
Kapitel 17
Falls Sie im Listenfeld »Starten« den Eintrag »Nach Vorheriger« ausgewählt haben, wird das Listenfeld »Verzögerung« interessant. Dort legen Sie fest, wie viele Sekunden vergehen, bis der Animationseffekt automatisch nach dem vorherigen Effekt gestartet wird. Dieser Effekt funktioniert auch zusammen mit dem Eintrag »Beim Klicken« als Verzögerung. Dann wird das Objekt entsprechend viele Sekunden nach dem Klicken mit der Maus verzögert animiert. Wiederholen Das Listenfeld »Wiederholen« spricht für sich. Hier können Sie festlegen, wie oft die einzelne Animation mit allen ihren Einstellungen wiederholt werden soll. Dies kann zwei-, drei-, vier-, fünf-, zehnmal, bis zum nächsten Klick oder bis zum Ende der Folie erfolgen. Nach der Wiedergabe zurückspulen Mit dem Kontrollfeld »Nach der Wiedergabe zurückspulen« wird erreicht, dass eine Animation nach der Wiedergabe wieder ausgeblendet wird. Dies ist dann interessant, wenn Objekte mal so über die Folie wandern sollen, dann aber nicht weiter sichtbar sein sollen. Damit sparen Sie sich das nachträgliche Ausblenden des Objekts. Allerdings bleibt das Objekt dann für die restliche Animation der Folie ausgeblendet. Falls ein solches Objekt mit einem weiteren Effekt versehen wurde, hat dies keine Auswirkung mehr, da es nicht mehr sichtbar ist. Trigger Über die Schaltfläche »Trigger« werden zwei Optionen auf der Registerkarte angezeigt. Sie können festlegen, dass die Animation automatisch in den Ablauf des Aufbaus der Folie (»Animation als Teil der Klickreihenfolge«) integriert wird oder nur dann gestartet wird, wenn Sie auf ein bestimmtes Objekt klicken (»Effekt startet beim Klicken auf«). Im dazugehörigen Listenfeld sind alle auf der Folie vorhandenen Objekte wählbar. Damit erreichen Sie, dass bestimmte Effekte wie beispielsweise Hervorhebungen während der Vorführung erst dann gestartet werden, wenn Sie mit der Maus darauf klicken. Beispielsweise wird ein Rechteck zum Rotieren gebracht, wenn Sie während der Bildschirmpräsentation darauf klicken, weil jemand etwas zu einem bestimmten Punkt auf der Folie wissen will. Mit dieser Einstellung lassen sich die Effekte sehr fein justiert steuern. Falls Sie einen solchen Effekt vergeben, wird am Objekt nicht mehr eine Nummerierung für die Reihenfolge angezeigt, sondern ein Symbol mit einer Hand und einem zeigenden Finger.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
477
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Registerkarte »Textanimation« Die Registerkarte »Textanimation« erscheint bei den Effektoptionen nur, wenn Sie ein Objekt mit einem Text ausgewählt haben. Diese Einstellungen gelten in Ergänzung zu der Einstellung »Text animieren« auf der Registerkarte »Effekt«. Im Listenfeld »Text gruppieren« legen Sie fest, ob der Text im Objekt gemeinsam mit dem Objekt erscheint oder allein. Mit dem Eintrag »Als einzelnes Objekt« wird das gesamte Objekt als ein Animationsobjekt betrachtet.
Abbildung 17.21: Die Registerkarte »Textanimation«
Mit dem Eintrag »Alle Absätze auf einmal« wird das Objekt zunächst auch nur als ein Objekt aufgefasst. PowerPoint fügt aber dann für jeden einzelnen Absatz im Objekt einen eigenen Eintrag für die Animation in die Liste im Aufgabenbereich ein, aber alle mit der gleichen Ziffer für die Reihenfolge. Damit können Sie sehr einfach einzelne Absätze später getrennt bearbeiten. Dies ist bei den Aufzählungstexten interessant. Schließlich können Sie mit »Bei 1. Abschnittsebene« festlegen, dass jeder Absatz der ersten Ebene im Objekt als eigener Animationsschritt festgelegt wird. Auch hier fügt PowerPoint wieder einzelne Animationen in die Liste im Aufgabenbereich ein, allerdings in einer aufsteigenden Reihenfolge. Diese Einstellung ist für die Aufzählungstexte interessant. Vielleicht erinnern Sie sich, dass Sie dort bis zu fünf Gliederungsebenen verwenden können. In dem Listenfeld »Text gruppieren« werden Ihnen, abhängig vom aktuellen Objekt, die Optionen bis zu »Bei 5. Abschnittsebene« angeboten. Dabei wird wie folgt verfahren: Bei »Bis 1. Abschnittsebene« wird die erste Gliederungsebene als Maßstab genommen. Dann werden alle Textzeilen, die darunter liegen, jeweils mit der 1. Ebene eingeblendet. Die 1. Ebene ist gut am Aufzählungszeichen zu erkennen. Wählen Sie dagegen »Bis 2. Abschnittsebene« aus, dann erscheinen auch die Absätze der 2. Ebene getrennt. Es werden dann die Absätze, die unter der 2. Ebene liegen, immer mit der 2. Ebene eingeblendet. Wenn
478
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Benutzerdefinierte Animation
Kapitel 17
Sie jeden Absatz einzeln einblenden wollen, egal auf welcher Ebene, dann wählen Sie den Eintrag »Bis 5. Abschnittsebene«. Darunter gibt es nichts mehr. Die Einträge finden Sie aber jeweils nur für die wirklich im Objekt vorkommenden Gliederungsebenen. Über das Kontrollfeld »Automatisch nach ... Sekunden« können Sie dann noch eine Verzögerung für die Animation festlegen. Mit dem Kontrollfeld »In umgekehrter Reihenfolge« wird das Textobjekt von unten nach oben animiert. Dies ist vielleicht dann interessant, wenn Sie eine Top-10-Liste präsentieren wollen. Das Kontrollfeld ist beim Eintrag »Als einzelnes Objekt« unter »Text gruppieren« nicht aktivierbar. Das Kontrollfeld »Angefügte Form animieren« lässt sich nur auswählen, wenn es sich um ein Objekt mit Text handelt. Ist es aktiviert und mit einem Häkchen versehen, macht das Objekt die Animation mit, die als Effekt ausgewählt wurde. Ansonsten wird das Objekt mit dem Folienübergang eingeblendet und nur der Text wird dann animiert. PowerPoint fügt wieder einen eigenen Animationseffekt in die Liste im Aufgabenbereich hinzu. Die Registerkarte »Textanimation« ist gewöhnungsbedürftig. Teilweise schließen sich die Einstellungen gegenseitig aus und die Auswirkungen sind auch nicht immer direkt zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise »Alle Absätze auf einmal« gewählt haben, fügt PowerPoint einzelne Animationseinträge in die Liste im Aufgabenbereich als Unterpunkte ein. Die Einstellungen der Registerkarte gelten dann für diese Animationseffekte einschließlich aller Unterpunkte und nicht nur für den einzelnen Eintrag. Am besten einfach mal ausprobieren. ClipArts oder gruppierte Objekte animieren Wenn ClipArts oder gruppierte Objekte animiert werden, gilt der Effekt für die ganze Gruppe oder für die ganze ClipArt. Hier müssen Sie gegebenenfalls über ZEICHNEN/GRUPPIERUNG AUFHEBEN das Objekt oder die ClipArt in ihre Einzelteile zerlegen, um die Animation auch für Teile davon durchführen zu können. Bei der Auflösung wird das Objekt inhaltlich nicht zerstört, so dass an dieser Stelle kein Problem entsteht. Weitere Animationseffekte hinzufügen Wir haben bisher nur den Eingangseffekt und alle Einstellungen dazu gesehen. Darüber hinaus können Sie für das gleiche Objekt auch noch Effekte zum Hervorheben des Objekts und zum Beenden vergeben. Die Effekte für Eingang und Beenden sind die gleichen. Bei der Hervorhebung stehen Ihnen andere Effekte zur Verfügung. Abbildung 17.22 zeigt das Dialogfeld unter dem Eintrag »Weitere Effekte«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
479
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Über die schon bekannten Effektoptionen können Sie auf der Registerkarte »Effekt« weitere Einstellungen auch zur Hervorhebung festlegen, also beispielsweise eine Farbe oder eine Schriftart bestimmen.
Abbildung 17.22: Das Dialogfeld »Betonungseffekt hinzufügen«
Wenn Sie weitere Effekte hinzufügen, müssen Sie vorher das entsprechende Objekt auf der Folie im Folienbereich markiert haben. Nur dann ist im Aufgabenbereich die Schaltfläche »Effekt hinzufügen« zu sehen. Sind Einträge in der Liste im Aufgabenbereich markiert, ist nur die Schaltfläche »Ändern« zu sehen. Reihenfolge der Animationen ändern Haben Sie mehrere Animationseffekte auf der Folie eingefügt, werden Sie manchmal die Reihenfolge der Effekte verändern müssen. Dazu finden Sie im Aufgabenbereich unter der Liste mit den Animationen die Schaltflächen mit dem »Pfeil nach oben« und »Pfeil nach unten«. Damit können Sie leicht den aktuell markierten Eintrag in der Liste an eine neue Stelle in der Animationsreihenfolge bringen. Animationspfade Einen besonderen Animationseffekt stellen die Animationspfade dar. Hier können Sie festlegen, dass ein Objekt eine bestimmte Form oder Wegstrecke auf der Folie bei der Animation zurücklegen soll. Dabei wird das Objekt selbst nicht animiert, sondern es wandert nur den gewählten Pfad entlang. Sie wählen den Animationspfad wie gewohnt mithilfe der Schaltfläche »Effekt hinzufügen« im Aufgabenbereich. Im Untermenü »Animations-
480
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Benutzerdefinierte Animation
Kapitel 17
pfad« können Sie direkt aus der Liste der zuletzt verwendeten Pfade auswählen oder über »Weitere Animationspfade« das dazugehörige Dialogfeld mit über 65 Pfaden öffnen und einen Animationspfad bestimmen. Abbildung 17.23 zeigt das Dialogfeld. Abbildung 17.23: Das Dialogfeld »Bewegungspfad hinzufügen«
Falls Ihnen diese Formen nicht reichen, können Sie mit dem Eintrag »Benutzerdefinierten Pfad zeichnen« aus dem Untermenü eines von vier Werkzeugen auswählen und Ihren Animationspfad selbst auf der Folie erstellen. Damit sind dann alle Möglichkeiten offen. Sie können die Animationspfade auch nachträglich ändern. Die Bearbeitung entspricht dabei den Freihandfiguren, die Sie bereits in Kapitel 11, »Alles über Objekte«, kennen gelernt haben. Mithilfe der Effektoptionen zum Animationspfad können Sie über die Registerkarte »Effekt« den Animationspfad am Anfang und am Ende mit den Kontrollfeldern »Reibungsloser Start« und »Reibungsloses Ende« etwas abrunden. Damit erscheinen die Animationen nicht so »abgehackt«. Mit dem Kontrollfeld »Automatisch umkehren« wird der Animationspfad stets zweimal zurückgelegt. Einmal in die eine Richtung und dann wieder zurück in die andere Richtung.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
481
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.24: Das Dialogfeld »Kurviger Stern« mit der Registerkarte »Effekt«
Im Aufgabenbereich finden Sie unter dem Listenfeld »Pfad« auch den Eintrag »Pfadrichtung umkehren«. Damit wird die Richtung des Animationspfads geändert. Ein paar Anmerkungen zu Animationen Animationen brauchen Zeit Bitte beachten Sie, dass die Animation von Folien während der Präsentation mehr Zeit benötigt und daher sparsam eingesetzt werden sollte. Es ist auch zu empfehlen, dass Sie einen Animationseffekt nur dann einsetzen, wenn Sie zu dem einzelnen Punkt weitergehende Informationen geben wollen. Wenn Sie lediglich einzelne Stichpunkte auflisten, ist der Zeitbedarf für die Animation meist zu groß. Animationen sind ein spannendes Element in Ihrer Präsentation und sollten nicht für langweiliges »Weiterdrücken« zum nächsten Text verschwendet werden. Animationen kopieren Die Animationseinstellung eines Objekts kann nicht wie die Formatierung kopiert und zugewiesen werden. Mit dem Symbol für FORMAT ÜBERTRAGEN wird nur das Aussehen übertragen, aber nicht die »inneren« Animationswerte. Etwas anderes gilt beim Kopieren des gesamten Objekts. Hier werden die »äußeren« und die »inneren« Werte kopiert. Das Objekt erhält dann den höchsten Wert in der Animationsreihenfolge und wird als Letztes animiert. Animationen und Übergänge Animationen und Folienübergänge sind zwei unterschiedliche Formatierungen. Beim Folienübergang bestimmen Sie, wie die nächste Folie auf dem Bildschirm eingeblendet wird. Mit diesem Einblenden werden auch alle Objekte und Texte auf der Folie eingeblendet, die keine weitere Animation
482
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Diagramme animieren
Kapitel 17
besitzen. Erst nach dem Folienübergang werden Animationen aktiv. Der weitere Ablauf wird über die Animationsreihenfolge bestimmt. Daher gibt es keinen starren Ablauf im Sinne von »Titel, Textobjekt und dann Objekte«. Animationen testen Über die Schaltfläche »Wiedergabe« im Aufgabenbereich können Sie die unterschiedlichen Animationseffekte testen. Im Folienbereich werden alle gewählten Animationen für die Folie nacheinander gezeigt. Gleichzeitig zeigt ein Laufband unter der Liste der Animationen im Aufgabenbereich den Zeitverlauf an. Wenn Ihnen das kleine Fenster nicht reicht, dann können Sie auch auf das Symbol für BILDSCHIRMPRÄSENTATION klicken. Es wird eine ganz normale Bildschirmpräsentation gestartet, mit der aktuellen Folie beginnend.
17.5
Diagramme animieren
Eine Besonderheit bei der Animation sind Diagramme. Sie lassen sich ebenfalls animieren und hierfür gibt es bei der benutzerdefinierten Animation unter den Effektoptionen eine eigene Registerkarte. Allerdings bezieht sich dies nur auf die Diagramme, die über EINFÜGEN/DIAGRAMM oder das Folienlayout »Titel und Diagramm« in Microsoft Graph erstellt worden sind. Eingefügte Diagramme aus Excel können nicht mit diesen Effekten versehen werden. Zunächst müssen Sie wieder das Diagramm auf der Folie markieren und einen Animationseffekt, am besten einen Eingangseffekt, vergeben. Leider gibt es die Diagrammanimationen nicht für alle Eingangseffekte. Die meisten Effekte im Abschnitt »Einfach« wie beispielsweise »Auflösen« oder »Teilen« sind für die spezielle Animation von Diagrammen geeignet. Einige Einträge sind im Dialogfeld für die weiteren Effekte auch direkt inaktiv und grau, andere wie beispielsweise »Entfalten« können zwar ausgewählt werden, bieten dann aber keine weiteren Optionen. Haben Sie einen Eingangseffekt wie beispielsweise »Teilen« ausgewählt, erhalten Sie wieder über das Listenfeld des Animationseffekts in der Liste der Animationen die Effektoptionen. Diesmal finden Sie dort die Registerkarte »Diagrammanimation«, die in Abbildung 17.25 zu sehen ist. Im Listenfeld »Einfaches Diagramm gruppieren« finden Sie neben der schon bekannten Option »Als einzelnes Objekt« unterschiedliche Einträge:
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
483
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.25: Die Registerkarte »Diagramm animation«
Nach Serien Dieser Eintrag bedeutet, dass zunächst die Serien animiert werden. Unter Serien werden die Einträge in der Legende verstanden. Wählen Sie diesen Eintrag, werden also erst alle Werte für »Wein« und dann die für »Sekt« und schließlich für »Sonstiges« animiert, um bei dem Beispiel der Folie unserer Übungspräsentation zu bleiben. Nach Kategorie Im Gegensatz dazu gelten für diesen Eintrag die Werte auf der Rubrikenachse. Es werden der Reihe nach die Kategorien von links nach rechts animiert. Also zunächst die Werte für das erste Quartal, dann das zweite, das dritte und schließlich das vierte Quartal. Nach Element in Serie Dieser Eintrag ist eine Kombination aus Serie und Kategorie. Damit werden zuerst die Einträge der Legende der Reihe nach von links nach rechts über die Rubrikenachse animiert. Also erst Wein für das erste Quartal, dann Wein für das zweite Quartal usw. Nach Element in Kategorie Schließlich werden mit diesem Eintrag alle Elemente der Reihe nach von links nach rechts animiert. Also erst Wein für das erste Quartal, dann Sekt für das erste Quartal usw. Zusätzlich können Sie mit dem Kontrollfeld »Raster und Legende animieren« eine weitere Animation am Beginn hinzufügen. Sie erscheint direkt nach dem Folienübergang.
484
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Aktionseinstellungen
Kapitel 17
Auch bei den schematischen Darstellungen gibt es auf der Registerkarte »Diagrammanimation« einige besondere Einträge, wie beispielsweise »Im Uhrzeigersinn« oder »Gegen Uhrzeigersinn«. Auch hier wird das Schaubild für die Animation wieder in die einzelnen Bestandteile zerlegt und in der Liste der Animationseffekte als Unterpunkte angezeigt.
17.6
Aktionseinstellungen
Über die Animation eines Objekts hinaus können Sie so genannte »Aktionseinstellungen« vergeben. Während einer Präsentation soll es beispielsweise möglich sein, den weiteren Ablauf der Präsentation mit dem Publikum zu steuern. Oder vielleicht wollen Sie die Präsentation einem Kunden geben, der über interaktive Buttons durch die Folien geleitet werden soll. Mit Klicken auf das Objekt wird dann in der Präsentation nicht auf die nächste Folie gewechselt. Klicken bedeutet normalerweise »nächste Folie« oder »nächste Animation«. PowerPoint erkennt hier jedoch, dass mit dem Objekt eine Aktion verbunden ist und führt die zugeordnete Funktion aus. Eine dieser Aktionen ist der Sprung auf eine andere Folie oder das Beenden der Präsentation. Diese Sprünge können Sie über die interaktiven Einstellungen festlegen. Grundsätzlich können Sie jedes Objekt mit einer Aktionseinstellung versehen. Dazu müssen Sie nur das Objekt markieren und BILDSCHIRMPRÄSENTATION/A KTIONSEINSTELLUNGEN auswählen. Im dazugehörigen Dialogfeld nehmen Sie dann Einstellungen vor, die Sie gleich kennen lernen werden. Es gibt aber auch eine Reihe von vorbereiteten Schaltflächen, die bereits mit einer Aktionseinstellung versehen worden sind. Sie finden diese Schaltflächen unter BILDSCHIRMPRÄSENTATION/INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN. Die gleichen Symbole finden Sie auch bei den AutoFormen. Abbildung 17.26 zeigt die Symbole auf einer eigenen Symbolleiste. Abbildung 17.26: Die interaktiven Schaltflächen
Immer dann, wenn Sie eine interaktive Schaltfläche einfügen, wird direkt danach das Dialogfeld »Aktionseinstellungen« geöffnet. Dort können Sie sofort Ihre Einstellungen festlegen. Abbildung 17.27 zeigt das Dialogfeld mit der Registerkarte »Mausklick«. Die Schaltflächen selbst können Sie wie andere Objekte auch mit Text versehen oder mit Füllfarben gestalten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
485
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.27: Das Dialogfeld »Aktionsein stellungen« mit der Registerkarte »Mausklick«
Die Registerkarte »Mauskontakt« bzw. »Mouseover« ist im Aufbau identisch. Während Sie auf der Registerkarte »Mausklick« bestimmen, was beim Klicken auf ein Objekt während der Bildschirmpräsentation passieren soll, legen Sie dies auf der Registerkarte »Mouseover« fest, für den Fall, dass der Mauszeiger das Objekt berührt. Probieren Sie einmal eine Einstellung aus, bei der Sie ein Objekt bei »Mouseover« mit einem Klang versehen, um bei einer eigenständigen Bildschirmpräsentation den Betrachter auf ein Objekt mit »mehr bei Mausklick« aufmerksam zu machen. Im Listenfeld »Hyperlink zu« finden Sie eine Reihe von Einträgen. Neben dem Springen auf die »Nächste Folie« oder »Vorherige Folie« können Sie auch »Letzte Folie« oder »Präsentation beenden« auswählen. Außerdem haben Sie noch die Möglichkeit, eine beliebige Folie aus der aktuellen Präsentation anzugeben. Abbildung 17.28: Im Listenfeld »Hyperlink zu« stehen unterschied liche Einträge zur Verfügung
Auf eine Folie springen Mit dem Eintrag »Folie...« öffnet sich das Dialogfeld »Hyperlink zur Folie«. Dort sehen Sie alle Folien Ihrer Präsentation mit dem Titel und können leicht die richtige Folie finden. Vielleicht kennen Sie dieses Dialogfeld schon als »Foliennavigator«. 486
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Aktionseinstellungen
Kapitel 17 Abbildung 17.29: Der Sprung auf eine bestimmte Folie kann ebenfalls fest gelegt werden
Nachdem Sie eine Folie bestimmt haben, starten Sie einfach die Bildschirmpräsentation. Ist das Objekt schließlich auf der Folie erschienen, können Sie den »interaktiven Test« machen. Wenn Sie die Maus über das Objekt bewegen, werden Sie feststellen, dass aus dem normalen Mauszeiger eine Hand wird. Diese Hand deutet an, dass eine interaktive Einstellung ausgeführt wird, wenn Sie auf das Objekt klicken. In unserem Fall bedeutet dies, dass wir auf eine andere Folie springen und somit die bisherige Reihenfolge verlassen. Beispielsweise springen Sie von Folie 2 auf Folie 6. Es folgt gegebenenfalls zuvor der Folienübergang auf die Folie 6 und von dort aus geht es dann in der Präsentation normal weiter auf die Folie 7. Sie springen damit nicht wieder zurück auf die Ausgangsfolie. Auch wenn Sie rückwärts blättern, gelangen Sie nicht mehr automatisch auf die Folie, von der Sie kamen, sondern auf die Folie 5, die vor der Folie 6 zu finden ist. Es gibt den Hyperlink »Zuletzt angesehene Folie«. Damit springen Sie genau auf die zuvor betrachtete Folie zurück. Wenn Sie diese Aktionseinstellung ebenfalls mit einer interaktiven Schaltfläche versehen, können Sie während der Bildschirmpräsentation wirklich »zurückspringen«. Zielgruppenorientierte Präsentation Des Weiteren können Sie mit dem Eintrag »Zielgruppenorientierte Präsentation« eine Gruppe von Folien auswählen, die Sie bereits für eine Zielgruppe zusammengefasst haben. Abbildung 17.30 zeigt das Dialogfeld. Abbildung 17.30: Auch eine zielgrup penorientierte Prä sentation kann als Hyperlink eingebun den werden
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
487
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Diese Option ist gerade am Anfang einer Präsentation ganz interessant. Vielleicht wollen Sie dem Betrachter unterschiedlich lange Präsentationen anbieten, aus denen er wählen kann. Dann können Sie auf einer der ersten Folien entsprechende Schaltflächen einfügen und sie mit den zielgruppenorientierten Präsentationen versehen. Wichtig ist das Kontrollfeld »Anzeigen und zurückkehren«. Ist es inaktiv, wird die zielgruppenorientierte Präsentation gestartet und PowerPoint beendet direkt nach einer zielgruppenorientierten Präsentation die Bildschirmpräsentation. Ist das Kontrollfeld aber aktiv und mit einem Häkchen versehen, können Sie damit Teile von Folien zu Gruppen zusammenfassen und über verschiedene interaktive Schaltflächen in die zielgruppenorientierten Präsentationen »abtauchen«. Wenn Sie mit einem Teil der zielgruppenorientierten Präsentationen am Ende sind, kehrt PowerPoint auf die Ausgangsfolie zurück und beendet nicht die Bildschirmpräsentation. Andere PowerPoint-Präsentation Sie können mit den Aktionseinstellungen auch in eine andere PowerPointPräsentation springen. Wenn Sie diesen Eintrag im Listenfeld auswählen, können Sie die Präsentation angeben, in die abgesprungen werden soll. Damit die Präsentation aber nicht immer am Anfang anfängt, fragt ein weiteres Dialogfeld, auf welche Folie in der Präsentation gesprungen werden soll. So können Sie gezielt auf eine Folie in einer anderen Präsentation springen. Allerdings wird dann die gesamte Präsentation ab der dort angegebenen Folie präsentiert. Sie können leider nicht gezielt nur eine einzige Folie einer anderen Präsentation ansteuern und dann automatisch wieder in die bestehende Präsentation zurückkehren. Nur durch das beherzte Drücken der (Esc)-Taste können Sie die Präsentation, in die Sie verzweigt sind, wieder verlassen. Ansonsten werden alle Folien bis zum Ende gezeigt. Auf eine URL-Adresse springen Gerade für Präsentationen im Internet oder Intranet gewinnt es an Bedeutung, Hyperlinks zu anderen Webseiten oder Homepages zu vergeben. Mit dem Eintrag »URL« können Sie im Dialogfeld eine solche Adresse festlegen. PowerPoint prüft an dieser Stelle allerdings nicht die Richtigkeit der Adresse. Wichtig wird diese Aktionseinstellung, wenn Sie PowerPoint zum Erstellen einer Homepage verwenden. In der Regel wollen Sie dann auch Sprünge auf andere Seiten im Internet anbieten und dazu müssen Objekte mit den URLAdressen verbunden werden.
488
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Sound oder Film einbinden
Kapitel 17
Weitere Optionen Neben dem Sprung auf eine andere Folie können Sie über das Dialogfeld aber auch noch andere Einstellungen vornehmen, die beim Klicken auf das Objekt ausgeführt werden. Keine Spricht für sich. Mit dem Objekt sind keine weiteren Aktionen verbunden. Sound wiedergeben Hier bestimmen Sie, dass beim Klicken auf das Objekt ein Sound gespielt wird. Sie erhalten eine Übersicht über die Sounds, können aber auch jede andere Sounddatei angeben. Programm ausführen/Makro ausführen Mit diesen Optionen legen Sie fest, dass beim Klicken auf das Objekt eine andere Anwendung geöffnet wird. Wenn Sie also beispielsweise einen Projektablauf besprechen wollen, könnten Sie über ein Objekt Microsoft Project öffnen. Das andere Programm bleibt so lange geöffnet, bis Sie es schließen. Es wird mit Beenden der Bildschirmpräsentation nicht automatisch beendet. Objektaktion Ist das Objekt beispielsweise ein Soundobjekt, können Sie hier festlegen, dass es »Wiedergegeben« oder »Bearbeitet« wird. In diesem Fall ist die Option »Sound wiedergeben« übrigens inaktiv.
17.7
Sound oder Film einbinden
Das Einbinden von Sound ist ganz einfach. Sie können dazu über das Menü EINFÜGEN/FILM UND SOUND und dann SOUND AUS DATEI die entsprechende Sounddatei auswählen. Alternativ steht Ihnen der Weg über die Clip Gallery offen. Über das gleiche Prinzip wird ein Film in PowerPoint eingebunden, daher wird dies hier nicht gesondert gezeigt. Und so fügen Sie eine Sounddatei ein: 1.
Wählen Sie EINFÜGEN/FILM UND SOUND/SOUND AUS CLIP ORGANIZER. Die Clip Gallery mit den Sounds erscheint im Aufgabenbereich.
2.
Markieren Sie eine Sounddatei im Aufgabenbereich und fügen Sie diese durch Klicken mit der Maus ein.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
489
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten Die Sounddatei wird mit einem Lautsprechersymbol eingefügt und erscheint in der Mitte der Folie. Ein Dialogfeld fragt Sie übrigens gleich beim Einfügen, ob der Sound automatisch mit dem Folienübergang gespielt werden soll oder nicht. Nachdem Sie die Frage beantwortet haben, finden Sie ein Symbol für die Sounddatei auf der Folie. Vielleicht müssen Sie das Symbol durch Ziehen an den Größenziehpunkten etwas vergrößern, damit Sie es leichter bearbeiten können. Automatische Wiedergabe nach dem Folienübergang Die Wiedergabeeinstellungen sind bei einem Soundobjekt sehr wichtig. Sie müssen festlegen, wann der Sound erschallen soll. Es gibt dazu zwei Möglichkeiten. Entweder wird der Sound nur dann abgespielt, wenn Sie auf das Objekt klicken, oder automatisch, wenn die Folie auf dem Bildschirm erschienen ist. Aber genau danach hat Sie das Dialogfeld gefragt und wie immer kann Ihre Entscheidung auch nachträglich geändert werden. Über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION erscheint im Aufgabenbereich wieder die bekannte Liste mit den Animationseffekten. In der Liste können Sie wieder über das Listenfeld die Effektoptionen zur Sounddatei öffnen. Abbildung 17.31 zeigt das Dialogfeld.
Abbildung 17.31: Das Dialogfeld »Wiedergabe Sound«
Hier legen Sie fest, wann die Wiedergabe gestartet und wann sie angehalten wird. Weitere Einstellungen finden Sie auf der Registerkarte »Soundeinstellungen«. Dort gibt es noch das Kontrollfeld »Soundsymbol während der Bildschirmpräsentation verbergen«. Ist es aktiviert, wird das Lautsprechersymbol während des Abspielens nicht anzeigt.
490
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Sound oder Film einbinden
Kapitel 17
Größe ändern bei Filmen Die Auflösung von Filmen oder von Grafiken auf dem Bildschirm ist manchmal unzureichend. Besonders dann, wenn Sie mit einer hohen Auflösung arbeiten, erscheinen die Bilder bei einer Bildschirmpräsentation verzerrt. PowerPoint hat eine Funktion, mit der Sie dies etwas beeinflussen können. Über FORMAT/GRAFIK haben Sie im Dialogfeld »Grafik formatieren« auf der Registerkarte »Größe« die Möglichkeit, die Größe der Filme automatisch in Abhängigkeit von der gewählten Auflösung festzulegen. Mit dem Kontrollfeld »Optimal für Bildschirmpräsentation« wird das Listenfeld aktiv und Sie können dort die entsprechende Auflösung auswählen. Abbildung 17.32: Das Dialogfeld »Grafik formatie ren« mit der Regis terkarte »Größe«
Filmoptionen Neben den schon bekannten Effektoptionen gibt es bei den Filmen noch eine besondere versteckte Einstellungsmöglichkeit. Ist das Filmobjekt auf der Folie markiert, können Sie mit BEARBEITEN/FILMOBJEKT das Dialogfeld »Filmoptionen« öffnen. Es ist in Abbildung 17.33 zu sehen. Die Einstellungen im Dialogfeld »Filmoptionen« werden dann interessant, wenn Sie die benutzerdefinierte Animation so einstellen, dass sie mit einem Mausklick gestartet wird. Nachdem der Film wiedergegeben ist, kann er entweder endlos weitergespielt oder zurückgespult werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
491
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.33: Das Dialogfeld »Filmoptionen«
Interessant ist auch das Kontrollfeld »Vollbildmodus«. Ist es aktiviert, wird der eingebundene Film zum Abspielen auf dem gesamten Bildschirm gezeigt und nicht nur in der Größe, in der das Filmobjekt auf der Folie eingefügt wurde. Nach dem Ende des Films wird der Vollbildmodus wieder verlassen und die Bildschirmpräsentation normal fortgesetzt.
17.8
Andere Dateien einbinden
Möglicherweise müssen Sie in einer Präsentation einmal unterschiedliche Kalkulationsbeispiele zeigen oder einfach eine Kalkulation durchführen. Neben dem reinen Präsentieren von Ergebnissen ist es auch möglich, während der Präsentation in eine andere Anwendung, genauer in eine bestimmte Datei, zu springen. Ähnlich wie bei der Aktionseinstellung gelangen Sie hierbei nicht auf eine andere Folie, sondern in eine andere Anwendung. Dort können Sie beispielsweise ein Excel-Tabellenblatt bearbeiten und nach Beenden des anderen Programms kehren Sie in die Bildschirmpräsentation zurück und können dort auf die nächste Folie wechseln. Excel-Datei einfügen Und so fügen Sie beispielsweise ein Excel-Tabellenblatt ein: 1.
Wählen Sie EINFÜGEN/OBJEKT. Das Dialogfeld »Objekt einfügen« erscheint.
2.
492
Klicken Sie auf die Option »Aus Datei erstellen« und geben Sie Pfad und Bezeichnung der Excel-Datei an, die in der Bildschirmpräsentation bearbeitet werden soll. Aktivieren Sie ferner das Kontrollfeld »Als Symbol anzeigen« am rechten Rand des Dialogfelds und »Verknüpfung«, bevor Sie auf »OK« klicken.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Andere Dateien einbinden
Kapitel 17
Mit der Schaltfläche »Durchsuchen« erhalten Sie das Dialogfeld »Öffnen«. Dort können Sie in gewohnter Weise auf die Suche nach der gewünschten Datei gehen. Abbildung 17.34: Das Dialogfeld »Objekt einfügen«
Auf der Folie erscheint ein Excel-Symbol. Das bestehende Objekt wird in PowerPoint auf der Folie eingebettet. Wenn Sie jetzt auf das Objekt klicken, wird sofort Excel gestartet. Damit dies aber auch während der Bildschirmpräsentation passiert, müssen Sie noch die Wiedergabeeinstellungen für das Objekt festlegen. PowerPoint muss wissen, was es machen soll, wenn Sie auf das Objekt klicken. Und so legen Sie die Wiedergabeeinstellungen fest: 1.
Markieren Sie das Excel-Objekt (das Symbol) auf der Folie.
2.
Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/A KTIONSEINSTELLUNGEN.
3.
Unter der Option »Objektaktion« finden Sie die möglichen Einträge für das Objekt. Wählen Sie dort den Eintrag »Bearbeiten« oder »Öffnen« aus.
Die anderen Möglichkeiten auf dieser Registerkarte haben Sie bereits in den letzten Abschnitten kennen gelernt. Die Einträge im Listenfeld »Objektaktion« ändern sich übrigens in Abhängigkeit vom eingefügten Objekt. Wenn Sie beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation einfügen, dann finden Sie dort »Bildschirmpräsentation« bzw. »Show«. Wenn Sie nun in der Bildschirmpräsentation auf dieses Symbol klicken, wird Microsoft Excel zusammen mit der Tabelle geöffnet. Sie können dort das Excel-Dokument bearbeiten. Änderungen werden automatisch im eingebetteten Objekt in PowerPoint gespeichert. Das Excel-Programmfenster füllt aber nicht den gesamten Bildschirm aus. Wenn Sie auf eine Stelle außerhalb des Excel-Fensters klicken, verlassen Sie Excel automatisch und gelangen wieder auf die Folie zurück. Oder Sie verlassen Excel mit DATEI/ BEENDEN. Auch dann finden Sie sich auf der Ausgangsfolie wieder.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
493
Kapitel 17
Elektronische Präsentation vorbereiten
Abbildung 17.35: Das Dialogfeld »Aktionseinstellun gen«
Wenn Sie eine Datei auf einer Folie einfügen und die Präsentation vorführen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass das dazugehörige Bearbeitungsprogramm auch auf dem Vorführrechner zur Verfügung steht, sonst kann beispielsweise die Excel-Tabelle dort nicht geöffnet werden. Zusammenfassung Die elektronische Präsentation ist ein wichtiger Bestandteil von PowerPoint. Hier glänzt das Programm durch die einfache Handhabung und Bedienung bei der Erstellung und bei der späteren Vorführung. Mit den Übergangseffekten und den Animationsmöglichkeiten bietet sich Ihnen ein großer Spielraum bei der Wahl der Effekte. Hier müssen Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten wirklich ausprobieren, um festzustellen, was Ihnen gefällt. Das Einstellen der benutzerdefinierten Animationen mit ihren Eingangseffekten, Effekten für das Hervorheben, Animationspfaden und BeendenEffekten ist etwas gewöhnungsbedürftig, birgt aber zahlreiche Möglichkeiten. Die Effektoptionen sind leider etwas versteckt. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Präsentation nicht mit Spielereien überlasten. Irgendwann ist das Publikum müde und dann verfehlen die Effekte die gewünschte Wirkung. Hier gilt wie so oft: »Weniger ist mehr«.
494
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
18
Eine Bildschirmpräsentation geben
In diesem Kapitel erfahren Sie alles über das Vorführen einer Präsentation. Die Vorarbeiten an der Präsentation sind im vorherigen Kapitel behandelt worden. Hier geht es jetzt um die unterschiedlichen Vorführarten und speziell um die automatische Präsentation und deren Vorbereitung.
18.1
Erforderliche Technik
Wenn Sie nur eine kleine Präsentation geben, reicht ein Monitor in der Mitte des Tischs vermutlich aus. Für den Einsatz bei größeren Meetings oder bei einem Vortrag benötigen Sie allerdings entsprechende Geräte. Das dazu notwendige Equipment ist zum Teil in Konferenzräumen und Hotels schon vorhanden. Als Geräte werden heutzutage so genannte »Beamer« oder Videoprojektoren verwendet. Die alten Overhead-Aufsätze gibt es inzwischen kaum mehr. Manchmal sind aber auch fest installierte Beamer bereits in Konferenzräumen vorhanden und Sie können Ihren Laptop einfach daran anschließen. Wenn Sie eine wichtige Präsentation haben, z.B. eine Produktvorführung, sollten Sie das Anmieten der notwendigen Technik in Erwägung ziehen. Leider wird hier oft an der falschen Stelle gespart. Denken Sie daran, dass neben dem Produkt oder der Idee, die Sie verkaufen, auch alle Effekte um die Präsentation herum auf die Betrachter einwirken. Ungeeignetes Equipment kann auch eine sehr gute Präsentation schlecht aussehen lassen. Räumlichkeiten Stimmen Sie Ihr Equipment auch auf die Räumlichkeiten ab. Achten Sie darauf, dass sich der Raum verdunkeln lässt. Wenn der Raum keine Verdunklungsmöglichkeit besitzt, müssen Sie eventuell auf eine elektronische Präsentation verzichten. Sie müssen dann auf Flip-Chart, Tafel und den Overhead-Projektor zurückgreifen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
495
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben Rechner oder Laptop Als Rechner können Sie Ihren eigenen Computer verwenden, wenn Sie die Präsentation bei sich am Arbeitsplatz geben. Häufig werden Sie aber vor Ort bei einem Kunden sein und dort die Präsentation geben wollen. Achten Sie bei der Einstellung Ihres Rechners darauf, dass sehr hohe Auflösungen oftmals nicht vom Beamer unterstützt werden.
18.2
Bildschirmpräsentation einrichten
Eine Bildschirmpräsentation kann direkt aus PowerPoint heraus gestartet werden. Gerade während der Vorbereitung der Präsentation ist diese Funktion hilfreich, denn Sie können Ihre Einstellungen sofort überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Daneben lässt sich eine Präsentation auch mit dem PowerPoint-Projektor starten. Dieser wird in der Regel zusammen mit der Pack&Go-Funktion genutzt. Beides wird im nächsten Kapitel vorgestellt. Bevor Sie eine Bildschirmpräsentation vorführen können, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen. Dazu steht Ihnen mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN ein entsprechendes Dialogfeld zur Verfügung. Abbildung 18.1 zeigt das Dialogfeld. Abbildung 18.1: Das Dialogfeld »Bildschirmpräsen tation einrichten«
Folien anzeigen Im Bereich »Folien anzeigen« legen Sie fest, welche Folien gezeigt werden, ob also alle Folien der aktuellen Präsentation vorgeführt werden sollen oder nur ein Teil davon. Geben Sie entsprechende Zahlenwerte für die Folien in die Felder »Von:« und »Bis:« ein. Wenn Sie bereits eine zielgruppenorientierte Präsentation angelegt haben, können Sie auch diese im Listenfeld auswählen. Wie Sie eine zielgruppenorientierte Präsentation anlegen, erfahren Sie später in diesem Kapitel.
496
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation einrichten
Kapitel 18
Nächste Folie Im Bereich »Nächste Folie« wird bestimmt, ob der Übergang auf die nächste Folie manuell erfolgt oder ob Sie die festgelegte Anzeigedauer verwenden, sofern diese vorhanden ist. Diese Option ist ganz praktisch, denn wenn Sie keine Zeiten vorgegeben haben, erfolgt der Übergang auf die nächste Folie manuell. Für den Fall, dass Sie bereits Zeiten vergeben haben, können Sie sich mit »Manuell« trotzdem noch für den Übergang per Mausklick oder Taste entscheiden. Art der Präsentation Auf der linken Seite des Dialogfelds unter »Art der Präsentation« wird festgelegt, wie die Präsentation selbst erfolgen soll. Dazu stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung. Die Option »Präsentation durch einen Redner« ist das gängige Präsentationsformat. Die Präsentation wird dann aus dem Programm heraus gestartet und verwendet den ganzen Bildschirm. Dagegen wird mit »Ansicht durch ein Individuum« die Präsentation in einem separaten Fenster gestartet. Gleichzeitig wird das Kontrollfeld »Bildlaufleiste anzeigen« aktiviert. Abbildung 18.2 zeigt eine Präsentation im Fenster mit dieser Option. Abbildung 18.2: Eine Bildschirmprä sentation kann auch in einem eigenen Fenster gestartet werden
Der Vorteil dieser Option liegt in der Fensterdarstellung der Präsentation. Dabei kann »das Individuum« – oder besser: der Betrachter – leicht über die Bildlaufleiste auf die nächste Folie wechseln oder mit DATEI/PRÄSENTATION BEENDEN etwas anderes machen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
497
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben Schließlich können Sie mit der Option »Ansicht an einem Kiosk« zwar keine Currywurst kaufen, aber die Bildschirmpräsentation erfolgt dafür automatisch, sofern Sie entsprechende Zeiten vergeben haben. Im Gegensatz zur ersten Option wird aber diesmal das Kontextmenü nicht eingeblendet und Klicken mit der Maus bewirkt ebenfalls nichts. Gleichzeitig wird das Kontrollfeld »Wiederholen bis ‘ESC’ gedrückt wird« aktiviert. Damit wird die Bildschirmpräsentation fast endlos wiederholt, was gerade für Messen oder Schaufenster eine interessante Variante darstellt. Sie müssen für die Option aber wirklich Zeiten festlegen, denn sonst bleibt die Bildschirmpräsentation einfach auf der ersten Folie stecken. Da das Klicken mit der Maus nichts bewirkt, müssen Sie für diese Art der Präsentation auf der Folie die interaktiven Schaltflächen oder andere Hyperlinks verwenden. Ansonsten passiert hier nicht sehr viel. Optionen anzeigen Im Bereich »Optionen anzeigen« lässt sich mit »Präsentation ohne Kommentar« eine bereits mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/K OMMENTAR AUFZEICHNEN aufgenommene Tonspur vorübergehend ausblenden. Sie können dann die Folien selbständig kommentieren. Mit dem Kontrollfeld »Präsentation ohne Animation« deaktivieren Sie die eingestellten Animationen und Folienübergänge. Die Effekte bleiben Ihnen trotzdem erhalten, werden aber vorübergehend ausgeblendet. Auflösung Ein weitere Hilfe findet sich im Bereich »Leistung«. Über das Listenfeld »Auflösung der Bildschirmpräsentation« können Sie vorübergehend die Auflösung des Rechners nur für die Dauer der Bildschirmpräsentation ändern. Das Problem mit der Auflösung tritt oft dann auf, wenn Sie einen hochwertigen Laptop mit einer hohen Auflösung mit einem eher mittelmäßigen oder alten Beamer für die Bildschirmpräsentation verbinden. Ältere Beamer können eine hohe Auflösung nicht verarbeiten und streiken in diesem Fall. Über diese Funktion können Sie für den Zeitraum der Präsentation die Auflösung ändern und müssen nicht umständlich alle Einstellungen Ihres Laptops anpassen. Am Ende der Bildschirmpräsentation wird die ursprüngliche Auflösung wieder automatisch zurückgestellt. Das Kontrollfeld »Hardware-Grafikbeschleunigung verwenden« ist kurios. Hier können Sie PowerPoint explizit auffordern, diese besonderen Karten während der Bildschirmpräsentation zu verwenden. Bedeutung erhält das eher für den umgekehrten Fall. Es gibt manchmal Konstellationen, bei denen die Grafikbeschleunigung genau das Gegenteil produziert und eine Bildschirmpräsentation verlangsamt. Für diesen Fall können Sie das Kontrollfeld deaktivieren.
498
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation starten
Kapitel 18
Mehrere Bildschirme Verfügen Sie über einen Rechner mit mehreren Bildschirmausgängen, so können Sie PowerPoint veranlassen, auf dem einen Monitor die Folien für die Bildschirmpräsentation zu zeigen. Der andere Monitor zeigt dagegen eine besondere Sichtweise für den Vortragenden mit Sicht auf die Notizen, die nächste Folie in der Vorschau und gegebenenfalls die verbleibende Zeit. Bei allen Einstellungen im Dialogfeld »Bildschirmpräsentation einrichten« müssen Sie sich für eine Art der Präsentation entscheiden, wobei dies oft die erste Option »Präsentation durch einen Redner« sein wird. Die anderen Arten der Präsentation sind Spezialfälle, die sich für Messen oder andere Vorführungen eignen.
18.3
Bildschirmpräsentation starten
Zum Starten steht Ihnen das Symbol für BILDSCHIRMPRÄSENTATION links unten zur Verfügung. Wenn Sie dieses Symbol verwenden, wird die Präsentation stets mit der Folie begonnen, die Sie gerade in der aktuellen Ansicht sehen. Nach der letzten Folie kehrt PowerPoint automatisch auf die Folie und in die Ansicht zurück, von der Sie die Bildschirmpräsentation gestartet haben. Sie können zum Starten auch ANSICHT/B ILDSCHIRMPRÄSENTATION oder BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BILDSCHIRMPRÄSENTATION VORFÜHREN verwenden. Am schnellsten geht es mit der (F5)-Taste. Es wird ebenfalls die Bildschirmpräsentation gestartet, wobei sie dann immer bei der ersten Folie beginnt und nicht auf der aktuellen Folie. Alle drei Möglichkeiten gelten aber nur für den Fall, dass Sie beim Einrichten der Bildschirmpräsentation die Option »Alle Folien« ausgewählt haben. Ansonsten haben die Einstellungen im Dialogfeld »Bildschirmpräsentation einrichten« Priorität. Bildschirmpräsentation abbrechen Eine Bildschirmpräsentation können Sie jederzeit abbrechen. Drücken Sie dazu einfach die (Esc)-Taste. Die Bildschirmpräsentation wird beendet und Sie gelangen in die zuvor gewählte Ansicht zurück. Allerdings ist nun nicht mehr die Ausgangsfolie sichtbar oder aktiv, sondern die Folie, die Sie zuletzt in der Bildschirmpräsentation gesehen haben. Wenn Sie mit einer vertiefenden Präsentation arbeiten, also per Mausklick in eine andere Präsentation verzweigt sind, können Sie diesen »Ausflug« ebenfalls mit der (Esc)-Taste beenden. Danach befinden Sie sich in der Bildschirmpräsentation auf der Ausgangsfolie der Verzweigung.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
499
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben Nächste Folie Ist die Präsentation einmal gestartet, gelangen Sie quasi mit jedem Mausklick auf die nächste Folie beziehungsweise Sie blenden den nächsten Absatz innerhalb einer Animation ein. Statt der linken Maustaste können Sie auch die (Leertaste), die (N)-Taste, die (Bild¼)-Taste oder die (¼)-Taste verwenden. Umgekehrt können Sie die (æ__)-Taste, die (P)-Taste, die (Bild½)-Taste oder die (½)-Taste dazu verwenden, eine Folie zurückzublättern. Je nach Einstellung können Sie auch mit der rechten Maustaste rückwärts blättern. Allerdings muss dann über EXTRAS/O PTIONEN das Kontrollfeld »Menü beim Klicken der rechten Maustaste anzeigen« auf der Registerkarte »Ansicht« deaktiviert sein, sonst erscheint statt der vorherigen Folie das Kontextmenü. Wenn Sie die Nummern der Folien genau kennen, können Sie eine bestimmte Folie auch direkt anzeigen lassen. Dazu müssen Sie nur während der Bildschirmpräsentation die Nummer der Folie eingeben und auf die (¢)-Taste drücken. Die entsprechende Folie wird dann sofort eingeblendet. Das gleichzeitige Drücken beider Maustasten für zwei Sekunden und länger bewirkt, dass Sie auf die erste Folie Ihrer Präsentation gelangen. Einen Überblick über die Tastenkombinationen während der Bildschirmpräsentation erhalten Sie mit der (F1)-Taste. Die Hilfe ist in Abbildung 18.3 dargestellt.
Abbildung 18.3: Das Dialogfeld »Hilfe« während der Bildschirm präsentation
500
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation starten
Kapitel 18
Wird die letzte Folie der Präsentation erreicht und klicken Sie für die nächste Folie, wechselt PowerPoint automatisch wieder zurück in das Programm. Dieser Effekt ist manchmal nicht erwünscht, da der Betrachter nicht immer sehen soll, mit welchem Programm Sie die Präsentation erstellt haben. Daher sollten Sie eine Abschlussfolie am Ende der Präsentation einfügen, die das Ende der Präsentation darstellt. Gleichzeitig ist diese Folie auch für das Publikum ein eindeutiges Signal. Sie können das Projektionsgerät ausschalten, bevor Sie die Präsentation in PowerPoint beenden. Dieser Abschluss wirkt eleganter und professioneller. Sie können aber auch über EXTRAS/O PTIONEN auf der Registerkarte »Ansicht« das Kontrollfeld »Mit schwarzer Folie beenden« aktivieren. Dann wird von PowerPoint immer eine Abschlussfolie hinzugefügt. Sie haben dann ebenfalls die Möglichkeit, das Projektionsgerät auszuschalten, bevor Sie die Präsentation beenden. Das besondere Kontextmenü Während der Bildschirmpräsentation steht Ihnen ein besonderes Menü zur Verfügung. Dieses Menü erhalten Sie entweder über die rechte Maustaste als Kontextmenü (auch Popup-Menü genannt) oder durch Klicken auf das Symbol in der linken unteren Ecke des Bildschirms. Dann erscheint ein Menü, in dem Ihnen weitere Befehle zur Verfügung stehen. An dieser Stelle sind die Einstellungen wieder besonders wichtig. Über EXTRAS/OPTIONEN können Sie auf der Registerkarte »Ansicht« entsprechende Einstellungen vornehmen. Wenn Sie dort das Kontrollfeld »Menü bei Klicken der rechten Maustaste anzeigen« und »Popup-Symbolleiste einblenden« deaktivieren, können Sie die entsprechenden Funktionen nur über die Tastenkombinationen nutzen. Daher sollten Sie das Kontrollfeld »Popup-Symbolleiste einblenden« aktiviert haben. Es stört links unten in der Ecke nicht und hilft Ihnen schnell weiter. Das Popup-Menü ist in Abbildung 18.4 zu sehen. Abbildung 18.4: Das PopupMenü während einer Bild schirmpräsentation
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
501
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben Gehe zu Folie Während der Bildschirmpräsentation können Sie leicht jede Folie der Präsentation erreichen. Dazu müssen Sie nur die Foliennummer eingeben und die (¢)-Taste drücken. PowerPoint wechselt dann auf diese Folie und führt die Bildschirmpräsentation an dieser Stelle fort. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie wissen, welche Nummern die Folien haben. Allerdings ist es wenig sinnvoll, immer alle Folien auswendig zu lernen, damit Sie bei Bedarf auf die gewünschte Folie springen können. Der Foliennavigator unterstützt Sie bei dieser Aufgabe. Und so wechseln Sie auf eine bestimmte Folie: 1.
Starten Sie die Bildschirmpräsentation.
2.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü oder Popup-Menü unter GEHE ZU FOLIE die gewünschte Folie aus.
Abbildung 18.5: Hier können Sie eine Folie direkt ansteuern
Die Präsentation wird an der neuen Stelle fortgesetzt. Allerdings werden beim Zurückblättern auch die übersprungenen Folien angezeigt. PowerPoint merkt sich an dieser Stelle nicht den neuen Fahrplan. Die Angaben in dieser Liste beziehen sich nur auf die Folien der aktuellen Präsentation. Haben Sie weitere Präsentationen über ein Objekt eingeblendet, werden diese Folien in der Übersicht nicht angezeigt. Ausgeblendete Folien einblenden Sie haben im vorhergehenden Kapitel gesehen, dass sich Folien zunächst ausblenden lassen. Während der Bildschirmpräsentation können Sie aber diese Folien wieder einblenden. In der Anzeige wie in Abbildung 18.5 werden ausgeblendete Folien (hier die Folie 3) immer mit einer Klammer versehen. So erkennen Sie schnell, welche Folie zunächst ausgeblendet war. Die ausgeblendete Folie wird dann eingeblendet und die Präsentation wird nach der ausgeblendeten Folie weitergeführt. PowerPoint merkt sich die ausgeblendeten Folien auch beim Zurückblättern. Wird eine ausgeblendete Folie doch eingeblendet, wird sie beim Zurückblättern ebenfalls gezeigt. 502
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bildschirmpräsentation starten
Kapitel 18
Falls Sie zwei oder mehr ausgeblendete Folien nacheinander in der Präsentation haben, werden alle diese Folien der Reihe nach eingeblendet. Sie können dann nur noch über GEHE ZU FOLIE oder über direktes Anspringen der Folie mit Foliennummer und (¢)-Taste wieder auf die nächste »offizielle« Folie springen. Dies gilt aber nur bei zwei oder mehr aufeinander folgenden Folien und nicht, wenn beispielsweise Folie 2 und 4 ausgeblendet sind. Statt des Kontextmenüs können Sie während der Bildschirmpräsentation auch einfach die (H)-Taste drücken. Auch dann wird die ausgeblendete Folie, die der aktuellen Folie folgt, eingeblendet. Vortragsnotizen Eine weitere Funktion sind die Vortragsnotizen. Vielleicht möchten Sie sich während der Bildschirmpräsentation Notizen oder Anmerkungen zur Präsentation machen. Es liegt manchmal durchaus in Ihrer Absicht, eine Diskussion zu entfachen oder Kontroversen hervorzurufen. Und genau an dieser Stelle würden Sie sich gerne Stichworte, Argumente oder auch Aktivitäten, die aus der Präsentation entstehen, notieren. Sie können während der Präsentation ein Dialogfenster öffnen, das diese Notizen zur aktuellen Folie speichert. Die Angaben gehen Ihnen nicht verloren, denn Sie können die Notizen bei der Bearbeitung der Präsentation wieder öffnen. Diese sind dann in der Notizenansicht zu sehen. Und so geben Sie Vortragsnotizen während der Bildschirmpräsentation ein: 1.
Starten Sie die Bildschirmpräsentation und wählen Sie BILDSCHIRM/ VORTRAGSNOTIZEN aus dem Kontextmenü oder dem Popup-Menü.
2.
Geben Sie in das Dialogfeld »Vortragsnotizen« direkt Ihre Notizen ein. Mit »Schließen« wird das Dialogfeld wieder geschlossen. Abbildung 18.6: Die Vortragsnotizen zur Folie 4
Die Vortragsnotizen stehen Ihnen übrigens nur in der normalen Bildschirmpräsentation zur Verfügung. Wenn Sie eine Vorführung in einem Fenster durchführen, lässt sich diese Funktion nicht aufrufen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
503
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben Anmerkungen während der Bildschirmpräsentation Sie können auch direkt auf der gerade angezeigten Folie zeichnen und Anmerkungen machen, die aber nicht gespeichert werden. Beispielsweise können Sie ein Wort unterstreichen, einen Kreis um ein Thema herum zeichnen oder ein Häkchen erstellen. Die Montagsmaler lassen grüßen. Und so zeichnen Sie während der Bildschirmpräsentation auf der Folie: 1.
Starten Sie die Bildschirmpräsentation.
2.
Wählen Sie ZEIGEROPTIONEN aus dem Kontextmenü oder PopupMenü und entscheiden Sie sich für K UGELSCHREIBER, FILZSTIFT oder TEXTMARKER.
3.
Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und zeichnen Sie, indem Sie die Maus in die gewünschte Richtung ziehen. Ihre Schritte werden nun auf dem Monitor nachvollzogen und erscheinen direkt auf der Folie.
4.
Mit der (¢)-Taste oder den Pfeiltasten wechseln Sie wieder auf eine andere Folie.
Sie können mit ZEIGEROPTIONEN/PFEIL aus dem Kontextmenü oder dem Popup-Menü bzw. mit (Strg) + (A) auch wieder den Pfeil anzeigen lassen, um durch Klicken mit der Maustaste auf die nächste Folie zu gelangen. Sie müssen für jede Folie, auf der Sie zeichnen oder malen wollen, den Stift einblenden. Mit dem Einblenden der nächsten Folie erscheint jedes Mal erneut der Pfeil und nicht der Stift zum Malen. Am Ende der Bildschirmpräsentation werden Sie übrigens gefragt, ob die Anmerkungen auf den Folien übernommen werden sollen. Abbildung 18.7 zeigt das Dialogfeld. Abbildung 18.7: Sie können Ihre Anmerkungen auch speichern
Die Stiftfarbe können Sie dabei übrigens auch schon im Dialogfeld »Bildschirmpräsentation einrichten« auswählen. Wenn Sie es dort vergessen haben, steht Ihnen die gleiche Funktion auch über das Kontextmenü oder über das Popup-Menü zur Verfügung. Dort verfügen Sie auch über einen Radierer. Die Anmerkungen können auch wieder entfernt werden. Drücken Sie dazu während der Bildschirmpräsentation die (L)-Taste. Dann wird die Zeichnung gelöscht. Sicherlich ist es schwierig, mit dieser Funktion Wörter oder Zahlen auf die Folien zu schreiben. 504
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Zielgruppenorientierte Präsentationen
Kapitel 18
Je nach Version müssen Sie zum Löschen der Anmerkungen auf dem Bildschirm die (E)-Taste (E für Erase) verwenden. Diese Tasten werden leider nicht immer dem Deutschen angepasst. Auch die Hilfe während der Bildschirmpräsentation übermittelt hier eine falsche Information.
18.4
Zielgruppenorientierte Präsentationen
Wenn Sie oft Präsentationen geben, verfügen Sie sicherlich über einige Standardpräsentationen, die leicht abgewandelt immer wieder zum Einsatz kommen. Der Nachteil dieser Methode ist einerseits der notwendige Speicherplatz auf der Festplatte, da Sie vermutlich jede Variante der Präsentation als eine eigene Kopie abgelegt haben. Andererseits wird es sehr aufwendig, eine Standardfolie, die in sämtlichen Kopien vorkommt, zu ändern. Für diese Fälle können Sie mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/Z IELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATIONEN aus einer großen Präsentation eine eigene Reihenfolge für eine bestimmte Zielgruppe festlegen. Abbildung 18.8 zeigt das dazugehörige Dialogfeld. Abbildung 18.8: Das Dialogfeld »Zielgruppen orientierte Präsen tationen«
Zunächst legen Sie in diesem Dialogfeld fest, welche Zielgruppe Sie bearbeiten wollen. Ferner können Sie mit der Schaltfläche »Neu« eine neue Präsentation für eine Zielgruppe oder mit »Kopieren« ein Duplikat erstellen. Die Schaltflächen »Bearbeiten« und »Entfernen« sprechen für sich. Und so erstellen Sie eine neue zielgruppenorientierte Präsentation: 1.
Wählen Sie BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATIONEN.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Neu«. Das Dialogfeld »Zielgruppenorientierte Präsentation definieren« erscheint.
3.
Auf der linken Seite finden Sie alle Folien der aktuellen Präsentation. Markieren Sie die gewünschte Folie und fügen Sie diese mit der Schaltfläche »Hinzufügen >>« in die Liste auf der rechten Seite ein.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
505
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben Vergessen Sie nicht, die Bezeichnung dieser Zielgruppe im Textfeld oben einzugeben.
Abbildung 18.9: Über dieses Dialog feld legen Sie eine zielgruppenorien tierte Präsentation fest
Falls Sie versehentlich eine Folie auf der rechten Seite eingefügt haben, können Sie diese mit der Schaltfläche »Entfernen« auch wieder aus der rechten Liste löschen. Entfernen bedeutet dabei nicht, dass die Folie gelöscht wird, sondern nur, dass die Folie aus der Liste für die zielgruppenorientierte Präsentation herausgenommen wird. Sollte die Reihenfolge der Folien für Ihre Zielgruppe noch nicht stimmen, können Sie die Folien mit den Pfeilen nach unten oder nach oben in der Liste bewegen. Sie kennen diese Funktion sicherlich schon von den Animationseinstellungen. Zielgruppenorientierte Präsentation durchführen Haben Sie alle Ihre Einstellungen vorgenommen, können Sie direkt die Bildschirmpräsentation für eine Zielgruppe starten. Alle Informationen über die Zielgruppen werden in der gleichen Datei, sprich Präsentation, gespeichert. Sie haben also nicht mehrere unterschiedliche Dateien zu verwalten, sondern nur noch eine. Dies spart Zeit beim Ändern der Folien und Platz auf der Festplatte. Über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN müssen Sie vor der Bildschirmpräsentation festlegen, für welche Zielgruppe Sie die Folien vorführen wollen. Dazu wählen Sie eine der vorhandenen Zielgruppen aus. Wenn Sie nun die Bildschirmpräsentation vorführen, werden nur noch die ausgewählten Folien in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge gezeigt. Folien, die zwar zur Präsentation gehören, sich aber nicht in der Zielgruppe befinden, können nicht gezeigt werden. Sie können über das Kontextmenü lediglich in eine andere ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION wechseln. Diese Funktion hat zwei Schönheitsfehler. Erstens sehen Sie während der Bearbeitung – also beispielsweise in der Foliensortierung – nicht, dass Sie gerade eine zielgruppenorientierte Präsentation eingestellt haben. Sie müs506
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Automatische Präsentationen
Kapitel 18 Abbildung 18.10: Im Bereich »Folien anzeigen« wählen Sie die Zielgruppe aus
sen in das Dialogfeld »Bildschirmpräsentation einrichten« wechseln, um dies zu überprüfen. Ferner wird Ihnen zwar bei der Zusammenstellung der zielgruppenorientierten Präsentation eine neue Nummerierung der Folien angezeigt. Wenn Sie aber die Bildschirmpräsentation vorführen, werden Sie feststellen, dass auf den Folien und im Ausdruck dennoch die ursprünglichen Foliennummern erscheinen. Dies wirkt etwas verwirrend, weshalb Sie in diesem Fall vielleicht auf eine Foliennummer verzichten sollten. Sie können auch die Folien für die Zielgruppe ausdrucken. Dazu finden Sie im Dialogfeld »Drucken« das gleiche Listenfeld wie in »Bildschirmpräsentation einrichten«.
18.5
Automatische Präsentationen
Eine Präsentation wird in der Regel vom Vortragenden vorgeführt. Sie begleiten die Präsentation und bestimmen mit Ihren Anmerkungen und Hinweisen sowie Ihren Reaktionen auf eventuelle Fragen aus dem Publikum, wann die nächste Folie eingeblendet wird. Manchmal sollen aber Präsentationen automatisch ablaufen. Beispielsweise benötigen Sie einen »Eye-Catcher« auf einer Messe oder eine Präsentation mit Produktinformationen, die Sie im Schaufenster aufstellen können. Dazu müssen Sie die Präsentation mit automatischen Übergangszeiten versehen. Übergangseffekte oder Animationseffekte müssen nicht vergeben werden, empfehlen sich aber in diesem Zusammenhang.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
507
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben Einblendezeiten manuell festlegen Einblendezeiten legen Sie am besten in der Foliensortierung fest. Die verwendeten Zeiten werden unter den Folien angezeigt. Mit dem Symbol für FOLIENÜBERGANG auf der Symbolleiste »Foliensortierung« erscheint im Aufgabenbereich die Registerkarte »Folienübergang«. Dort können Sie einerseits den Übergangseffekt und die Geschwindigkeit festlegen und andererseits im Abschnitt »Nächste Folie« eine Übergangszeit angeben. Geben Sie in das Listenfeld einen Zeitwert in Sekunden ein, nach dem die nächste Folie eingeblendet werden soll, und weisen Sie die Eingabe wieder dieser Folie oder allen Folien zu. Achten Sie bei der Eingabe der Übergangszeit darauf, dass Sie hier im Dialogfeld auch Minutenwerte eingeben können. Die Darstellung im Textfeld ist »Minuten:Sekunden«, also beispielsweise »00:15« für 15 Sekunden. Nachdem Sie die Zeiten für den automatischen Übergang festgelegt haben, erscheint unter den Folien neben dem Symbol für den Folienübergang zusätzlich die Übergangszeit, die Sie eingegeben haben. Damit haben Sie in der Foliensortierung wirklich den Gesamtüberblick, denn Sie sehen an den Symbolen und den Zeitangaben, welche Folien mit Animationseffekten, Übergängen oder automatischen Übergangszeiten versehen wurden.
Abbildung 18.11: Jede Folie hat eine Übergangszeit von 10 Sekunden erhalten
508
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Automatische Präsentationen
Kapitel 18
Einblendezeiten testen Wesentlich einfacher ist die Vergabe der Übergangszeiten im Rahmen eines Testlaufs. Hierbei werden die Zeiten für den Übergang beim Klicken auf die nächste Folie vom Programm gespeichert und danach auf Wunsch den einzelnen Folien zugewiesen. Sie starten den Testlauf für die Einblendezeiten über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/N EUE EINBLENDEZEITEN TESTEN oder über das Symbol für NEUE EINBLENDEZEITEN TESTEN auf der Symbolleiste »Foliensortierung«. In beiden Fällen wird die Bildschirmpräsentation gestartet, sie beginnt mit der ersten Folie der Präsentation. Links oben erscheint die Symbolleiste »Probelauf«. Dort wird die Zeit für die aktuelle Folie in der Mitte angezeigt. Die Zeitangabe ganz rechts stellt die bisherige Gesamtzeit der Präsentation dar. Mit den Schaltflächen können Sie entweder diese Folie nochmals wiederholen, auf Pause klicken oder die nächste Folie bzw. den nächsten Animationseffekt einblenden. Abbildung 18.12 zeigt dies. Abbildung 18.12: Die Symbolleiste »Probelauf«
Ist die Präsentation beendet oder Sie drücken die (Esc)-Taste, erscheint ein weiteres Dialogfeld. Es ist in Abbildung 18.13 zu sehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Ja«, wenn Sie die Zeiten für die einzelnen Folien übernehmen wollen. Die Zeiten werden dann in der Foliensortierung unter den Folien angezeigt. Natürlich können sie später wieder geändert werden. Falls dort bereits festgelegte Zeiten zu finden sind, werden sie überschrieben. Abbildung 18.13: Wenn Sie die Zeiten aus dem Testlauf übernehmen wol len, müssen Sie nur auf »Ja« klicken
Automatische Präsentation starten Sie können die automatische Bildschirmpräsentation wie jede andere Bildschirmpräsentation starten. Sie müssen nur darauf achten, dass im Dialogfeld »Bildschirmpräsentation einrichten« im Gruppenfeld »Nächste Folie« die Option »Anzeigedauer verwenden, wenn vorhanden« aktiviert ist.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
509
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben
Abbildung 18.14: Das Gruppenfeld »Nächste Folie« im Dialogfeld »Bild schirmpräsentation einrichten«
Eine automatische Präsentation kann zu jeder Zeit angehalten werden. Wenn Sie während der Bildschirmpräsentation die (A)-Taste drücken, bleibt die Präsentation zunächst auf dieser Folie stehen. Erst durch ein erneutes Drücken der (A)-Taste wird die Präsentation automatisch fortgesetzt. Mit der (Esc)-Taste brechen Sie darüber hinaus die Präsentation jederzeit ab. Animationen bei festgelegten Zeiten Alle Animationseffekte für Text und Objekte werden bei einer automatischen Präsentation ebenfalls unterstützt. Dies vollzieht sich nach einer einfachen mathematischen Regel: Man nehme die Übergangszeit und dividiere sie durch die Summe aller Animationen auf der Folie. Als Ergebnis erhält man die Zeit für jede einzelne Animation. Auf Deutsch: Haben Sie beispielsweise 10 Sekunden als Übergangszeit vergeben und fünf Absätze auf der Folie, die animiert werden, dann erscheint alle zwei Sekunden ein weiterer Absatz. Wenn Sie eine automatische Präsentation gestalten, müssen Sie aber auf Aktionseinstellungen verzichten. Sie werden nur gestartet, wenn Sie auf das entsprechende Objekt klicken, also nicht automatisch. Ebenso problematisch sind Filmobjekte. Sie werden auch zumeist durch Klicken auf das Objekt aktiviert. Hier müssen Sie in der benutzerdefinierten Animation einen Wert bei »Ab Zeit:« bei den Effektoptionen eingeben. Ansonsten wird das Objekt nicht korrekt berücksichtigt. Einen Animationseffekt selbst müssen Sie nicht vergeben. Haben Sie eine Verzögerungszeit beispielsweise für ein Soundobjekt vergeben, so kommt diese Zeit auf jeden Fall zum Einsatz, egal wie die Übergangszeit festgelegt wurde. Ein Beispiel macht es deutlicher: Beträgt die Übergangszeit 10 Sekunden und ist gleichzeitig für ein Soundobjekt als zeitlicher Ablauf 25 Sekunden nach vorherigem Ereignis eingetragen, wird die Übergangszeit 25 Sekunden plus Spieldauer der Sounddatei betragen.
510
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Kommentar aufzeichnen
18.6
Kapitel 18
Kommentar aufzeichnen
Neben den schon vorgestellten Funktionen können Sie Ihre Folien noch vertonen. Dazu legen Sie mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/KOMMENTAR AUFZEICHNEN fest, in welcher Qualität der Kommentar aufgezeichnet wird und ob die Tonaufzeichnung direkt in der Präsentation oder als separate Verknüpfung gespeichert werden soll. Abbildung 18.15: Das Dialogfeld »Kommentar aufzeichnen«
Damit haben Sie, Soundkarte und Mikrofon vorausgesetzt, die Möglichkeit, Ihre Folien zu kommentieren und für den externen Gebrauch zu verfeinern. Sie können also eine Präsentation versenden und der Zuschauer fernab lauscht Ihren Kommentaren zu den Folien. Ihr Sprechertext wird übrigens nach der Aufnahme jeweils pro Folie gespeichert. Daher sehen Sie auf den Folien unten links jeweils ein kleines Lautsprechersymbol. Damit haben Sie auch automatisch ein Problem gelöst: Würde nämlich der Sprechertext nur auf einer Folie gespeichert, dann müssten Sie immer eine automatische Bildschirmpräsentation einrichten, um die Folien mit Ihrem Sprechertext zu betrachten. Durch das getrennte Speichern auf jeder Folie kann jetzt aber die Präsentation trotzdem manuell erfolgen. Ihr Text wird dann gleich nach dem Folienübergang gespielt, aber Sie können manuell auf die nächste Folie wechseln, wann immer Sie wollen.
18.7
Tipps für eine elektronische Präsentation
Abschließend noch ein paar Tipps für das Vorführen einer elektronischen Präsentation. Infrarot-Maus oder funkgesteuerte Maus Viele Vortragende gehen während der Präsentation gerne im Raum herum. Damit Sie auf die nächste Folie wechseln können, müssen Sie dann aber wieder an den Tisch zurückkehren, um auf die Maus oder die Tastatur zu klicken.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
511
Kapitel 18
Eine Bildschirmpräsentation geben In diesem Fall sollten Sie sich eine Infrarot-Maus oder eine funkgesteuerte Maus zulegen. Damit können Sie von jedem Punkt im Raum auf die nächste Folie klicken. Diese Mäuse sind für den professionellen Anwender sicherlich von Nutzen. Abschlussfolie einfügen Falls Sie aus Versehen über die letzte Folie klicken, gelangen Sie normalerweise in das Programm oder zu Windows zurück. Dies wirkt auf die Betrachter nicht professionell. Fügen Sie daher eine eindeutige Abschlussfolie in Ihre Präsentation ein. Insbesondere dann, wenn Sie häufig Vorträge halten, steht Ihnen damit immer eine »visuelle« Hilfe zur Seite und Sie wissen, wann Ihre Präsentation beendet ist und keine weiteren Folien mehr folgen. Die leere schwarze Folie, die PowerPoint einfügt, sieht leider etwas dürftig aus. Diese Abschlussfolie sollte bis zum Ende des Vortrags auf dem Bildschirm angezeigt werden. Sie können so erst den Beamer abschalten und danach das Programm verlassen, wenn der Vortrag beendet ist. Als Abschlussfolie eignet sich beispielsweise ein Folienbild mit der Aufschrift »Pause« oder »Fragen?«. Insbesondere mit der Folie »Fragen?« deuten Sie das Ende Ihres Vortrags an und schaffen gleichzeitig einen Übergang zur Fragerunde mit dem Publikum. Detailfolien und Extrafolien an den Schluss Fügen Sie Detailfolien und Extrafolien am Schluss der Präsentation ein. Platzieren Sie diese hinter die Abschlussfolie, die während der Fragerunde angezeigt bleibt. Falls nun eine Frage gestellt wird und Sie vielleicht eine detaillierte Folie zu der Frage haben, können Sie diese jetzt direkt zeigen, ohne dass Sie eine andere Präsentation laden müssen. Datum einfügen Fügen Sie mit ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE ein Datum ein. Wählen Sie dort unter »Datum und Uhrzeit« die Option »Automatisch aktualisieren«. Dann wird während der Vorführung stets das aktuelle Datum angezeigt (wenn das Systemdatum des Rechners stimmt). Der technisch wenig geübte Betrachter zeigt sich durch ein aktuelles Datum zumeist verblüfft und erhält den Eindruck, dass Sie als Vortragender gut vorbereitet sind und diese Präsentation extra erstellt haben, obwohl Sie sie vielleicht jede Woche geben. Seien Sie mit dem Einfügen von fremden Firmenbezeichnungen oder Logos vorsichtig. Es wirkt natürlich sehr gut auf die Betrachter, wenn Sie den Namen ihrer Firma auf jeder Folie eingefügt haben. Häufig werden aber Standardpräsentationen verwendet, die nicht für den jeweiligen Termin
512
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Tipps für eine elektronische Präsentation
Kapitel 18
abgeändert werden. Wenn Sie dann keine Zeit haben, die Präsentation nochmals zu überarbeiten, kann das sehr peinlich werden – mit dem falschen Firmennamen auf jeder Folie. Denken Sie auch daran, dass Sie bei einer Präsentation mit dem PowerPointProjektor nichts mehr an der Präsentation ändern können. Sie können mit dem PowerPoint-Projektor nur eine fertig erstellte Präsentation vorführen. Bildschirmschoner PowerPoint hat eine Funktion, mit der automatisch der Bildschirmschoner und der Energiesparmodus bei Laptops während der Bildschirmpräsentation deaktiviert werden. Falls dies für Ihren Rechner nicht funktioniert, finden Sie hier noch einen Tipp: Der Rechner schaltet meist nach wenigen Minuten auf den Bildschirmschoner. Dabei wird dann beispielsweise der Bildschirm schwarz oder es erscheinen fliegende Windows oder Texte, die über den Bildschirm laufen. Um das ursprüngliche Bild wieder zu erhalten, klicken Sie vermutlich meistens auf die (Leertaste). Allerdings bedeutet die (Leertaste)-Taste bei einer Vorführung unter PowerPoint auch, dass Sie auf die nächste Folie wechseln. Gleiches gilt für die (¼)-Taste und die (½)-Taste. Bewegen Sie stattdessen einfach die Maus. Dann erscheint das Bild wieder auf dem Bildschirm und Sie springen nicht auf die nächste Folie. Sie können natürlich für eine Bildschirmpräsentation auch zuvor den Bildschirmschoner abschalten, aber das wird meist vergessen. Geben Sie stattdessen doch einfach Ihre Firmenbezeichnung oder etwas Passendes als Text in das Laufband (Marquee) ein. Wenn dies dann während der Bildschirmpräsentation erscheint, stört es den Kontext der Präsentation weniger als »Bin gerade Kaffee trinken«. Zusammenfassung Die Vorführung der Präsentation stellt die letzte Phase der Arbeit dar. Hier zeigen Sie, was Sie in der Zeit zuvor erarbeitet haben. Proben Sie generell Ihren Auftritt, damit Sie im Umgang mit den Folien sicher werden und ein Gefühl für die Präsentation bekommen. Nur so können Sie die benötigte Zeit abschätzen und Argumentationslücken erkennen. Überlassen Sie nichts dem Zufall, denn während des Vortrags stehen Sie im Rampenlicht. Jede gute Show hat zuvor eine Generalprobe!
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
513
19
PowerPoint und das Internet
In der täglichen Arbeit ist das Internet mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Daher mag es wenig überraschen, dass PowerPoint ebenfalls mit einigen Internetfunktionen aufwarten kann. Es ergibt an dieser Stelle allerdings keinen Sinn, alle Möglichkeiten des Internets oder auch der Intranets, also der firmeninternen Netze, aufzuzeigen und vorzustellen. Ebenso komplex und nicht dem eigentlichen Thema entsprechend sind Funktionen im Bereich Sharepoint-Server, die ebenfalls nicht in diesem Buch behandelt werden. Mit diesem Thema befassen sich andere Autoren, die umfangreiche Bücher dazu verfasst haben. Ebenso wenig kann dieses Buch die Varianten einer eigenen Homepage, die Vorund Nachteile der unterschiedlichen Programmeditoren oder das effiziente Programmieren vorstellen. PowerPoint bietet die Möglichkeit, eine Präsentation als eine für das Internet geeignete Präsentation zu speichern. Diese Funktion wird vorgestellt. Wenn Sie tiefer in das Thema Internet einsteigen möchten, dann ist PowerPoint sicherlich nicht das richtige Programm. Ebenso wenig kann ein Buch über PowerPoint zusätzlich das Internet oder die Verwendung von ActiveX vorstellen. Markt+Technik bietet einige Bücher über das Internet und die Programmierung für das Internet an und ich bin mir sicher, dass Sie dabei das richtige Buch finden.
19.1
Hyperlinks einfügen
PowerPoint ist aufgrund seiner internen Struktur für einfache Webseiten ein idealer Partner. Im Internet werden so genannte Webseiten erstellt. Dies bedeutet, dass Sie als Benutzer des Internets eine Seite auswählen und sich dann via Hyperlinks auf die nächste Seite oder auf eine andere Homepage »durchhangeln«. Die nächste Seite ist wieder eine Internetseite oder einfach eine Webseite. Mit dem Begriff »Webseite« wird neutral von einer Seite gesprochen, die in einem Webbrowser gezeigt werden kann. Ob dies dabei im Internet, im Intranet oder nur auf Ihrem eigenen Rechner erfolgt, ist egal.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
515
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet Webseiten sind also das Entscheidende, wenn es um das Web geht. Jeder Editor für das Internet muss stets Webseiten erzeugen, die mittels Hyperlinks miteinander verbunden sind. Nun verfolgt PowerPoint genau die Denkweise, die den Webseiten zu Grunde liegt. Sie erstellen und zeigen in einer Präsentation Folien, die zunächst ganz einfach der Reihe nach miteinander verbunden sind. Am wichtigsten ist die Tatsache, dass Sie in PowerPoint immer einzelne Folien erstellen, die zusammen eine Präsentation ergeben. Damit haben Sie eigentlich alles, was für das Erstellen von Webseiten nötig ist. Daneben gibt es in PowerPoint auch die Möglichkeit, auf jeder Folie weitere Hyperlinks einzufügen. Dazu stehen Ihnen die interaktiven Schaltflächen im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION und in den AUTOFORMEN zur Verfügung. Idealerweise werden diese Hyperlinks mit einem Text oder einem Objekt wie einem Rechteck verbunden, damit der Benutzer weiß, worauf er später klicken muss. Und so fügen Sie einen Hyperlink in einem Rechteck auf einer Folie ein: 1.
Klicken Sie in das Folienfenster der Normalansicht.
2.
Erstellen Sie mit dem Symbol für RECHTECK ein Rechteck auf der Folie. Klicken Sie auf das Rechteck (die acht Größenziehpunkte erscheinen) und geben Sie den Text Markt+Technik ein. Das Rechteck ist immer noch markiert.
3.
Klicken Sie auf das Symbol für HYPERLINK EINFÜGEN oder wählen Sie EINFÜGEN/HYPERLINK. Das Dialogfeld »Hyperlink einfügen« erscheint.
4.
Geben Sie unten im Textfeld »Adresse« www.mut.de ein und klicken Sie auf »OK«.
Abbildung 19.1: Im Textfeld »Adresse« können Sie eine Internet adresse eingeben
516
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Hyperlinks einfügen
Kapitel 19
PowerPoint fügt automatisch den im Internet üblichen Vorspann »http://« ein, sobald Sie Ihren Text eingegeben haben. Statt einen Hyperlink direkt in das Textfeld einzufügen, können Sie auch aus der Liste einen entsprechenden Hyperlink auswählen. Über die Schaltflächen »Zuletzt verwendet« oder »Besuchte Webseiten« können Sie schnell aus den von Ihnen besuchten Webseiten oder Dokumenten wählen. Hyperlinks zu anderen Webseiten werden von PowerPoint übrigens immer als absolute Verknüpfung mit der vollständigen Adresse gespeichert. Im Gegensatz dazu werden interne Hilfsdateien wie Grafiken mittels relativer Adressen auf den Webseiten hinterlegt. Auf der Folie in PowerPoint sehen Sie keinen Unterschied. Sie haben den Hyperlink sozusagen im nicht sichtbaren Bereich von PowerPoint eingefügt. Sie merken erst bei einer Bildschirmpräsentation, dass nun statt des Mauszeigers die Hand erscheint, die auf einen Hyperlink hinweist. Ob dieser Hyperlink aber auf eine andere Folie oder tatsächlich auf eine andere Webseite führt, lässt sich so nicht erkennen. Aber es gibt noch eine Möglichkeit, den Benutzer nicht ganz im Dunkeln tappen zu lassen. Und so fügen Sie eine QuickInfo zum Hyperlink hinzu: 1.
Markieren Sie wieder das Rechteck. Es ist von den acht Größenziehpunkten umgeben.
2.
Klicken Sie auf das Symbol für HYPERLINK EINFÜGEN und wählen Sie EINFÜGEN/HYPERLINK oder HYPERLINK/HYPERLINK BEARBEITEN aus dem Kontextmenü. Das Dialogfeld »Hyperlink einfügen« wird geöffnet.
3.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »QuickInfo« oben rechts im Dialogfeld. Ein weiteres Dialogfeld »Hyperlink-QuickInfo festlegen« erscheint.
4.
Geben Sie dort Damit wird die Homepage von Markt+Technik geöffnet! ein und schließen Sie das Dialogfeld mit »OK«. Abbildung 19.2: Hier geben Sie die QuickInfo ein
5.
Schließen Sie auch das Dialogfeld mit »OK«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
517
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet Sie sehen die QuickInfo wie gesagt erst, wenn Sie in die Bildschirmpräsentation wechseln. Wenn Sie nun die Maus auf das Rechteck bewegen, werden Sie den gerade eingegebenen Text als QuickInfo sehen, wie Sie es schon von den Symbolen her kennen. Abbildung 19.3 zeigt dies.
Abbildung 19.3: Mit der Maus wird nun die QuickInfo beim Rechteck angezeigt
Achten Sie darauf, dass wirklich das ganze Rechteck markiert ist und nicht nur der Text. Sie können in PowerPoint einen Hyperlink für den Text und/ oder für das gesamte Objekt vergeben. Falls die Einfügemarke im Rechteck blinkt, ist nicht das Objekt markiert, sondern nur das Wort. Somit können Sie zwei unterschiedliche Hyperlinks in das gleiche Objekt einfügen, was aber nicht zu empfehlen ist. Wie Sie gerade gesehen haben, werden die Hyperlinks über das Dialogfeld »Hyperlinks einfügen« festgelegt. Dort finden Sie auch die Schaltfläche »Hyperlink entfernen«, wenn Sie einen eingefügten Hyperlink wieder entfernen möchten. Stattdessen können Sie aber auch im Kontextmenü über HYPERLINK/HYPERLINK ENTFERNEN einen solchen löschen. Aktionseinstellungen Statt der gerade vorgestellten Variante können Sie auch über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/A KTIONSEINSTELLUNGEN einen Hyperlink einfügen. Im dazu-
gehörigen Dialogfeld haben Sie unter der Option »Hyperlink zu« ebenfalls die Möglichkeit, einen solchen einzugeben.
518
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Hyperlinks einfügen
Kapitel 19 Abbildung 19.4: Das Dialogfeld »Aktionseinstel lungen« mit dem Listenfeld für die Hyperlinks
Hier müssen Sie aus dem Listenfeld den Eintrag »URL...« auswählen. Dann öffnet sich das Dialogfeld »Hyperlink zum URL«, in das Sie ebenfalls eine Adresse eingeben können. Es ist in Abbildung 19.5 zu sehen. Abbildung 19.5: In diesem Dialogfeld geben Sie die Internetadresse an
Das Ergebnis ist in beiden Fällen gleich. Der Unterschied besteht in der Möglichkeit, einen Text für die QuickInfo einzugeben. Über die Aktionseinstellungen ist dies nicht möglich, sondern nur über das Dialogfeld »Hyperlink einfügen«. Wartetext hinzufügen Wenn Sie auf Ihren Folien Bilder oder große Grafikdateien verwenden, dann kann es manchmal etwas länger dauern, bis der Benutzer Ihre Informationen auf dem Bildschirm sieht. Dies hängt letztlich von der Verbindungsart (z.B. Modem, ISDN, DSL) zum Internet-Provider ab. Aus diesem Grund kann ein entsprechender Text hinter solche Objekte gelegt wird. Dies gibt dem Benutzer beim Betrachten der Umrisse zum Objekt zu erkennen, was für eine Grafik an dieser Stelle erscheinen wird.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
519
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet Und so fügen Sie einen Text ein: 1.
Markieren Sie wieder das Rechteck. Die acht Größenziehpunkte erscheinen.
2.
Wählen Sie FORMAT/A UTOFORM. Das Dialogfeld »AutoForm formatieren« wird geöffnet.
3.
Wechseln Sie auf die Registerkarte »Web« und geben Sie dort Ihren Text ein. Schließen Sie das Dialogfeld mit »OK«.
Abbildung 19.6: Das Dialogfeld »AutoForm forma tieren« mit der Registerkarte »Web«
Dieser Text erscheint übrigens auch dann, wenn das Bild oder das Objekt nicht zur Verfügung stehen sollte.
19.2
Als Webseiten speichern
Bevor wir die Präsentation als Webseite speichern, sollten Sie sich die Präsentation mit DATEI/WEBSEITENVORSCHAU als Webseiten anschauen. Ihre aktuelle Präsentation wird dabei in einem temporären Arbeitsverzeichnis gespeichert und die Webseiten werden im Internet Explorer geöffnet. Abbildung 19.7 zeigt die Präsentation »Weinland« aus dem Übungskapitel in der Webseitenvorschau.
520
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Als Webseiten speichern
Kapitel 19 Abbildung 19.7: Die Präsentation in der Webseiten vorschau
Webseitenvorschau im Detail Sie merken bei der Betrachtung der Webseitenvorschau schnell, was PowerPoint aus Ihren Folien macht. Die einzelnen Folientitel werden automatisch in die linke Spalte, die Gliederung, gestellt. Jeder Titel ist mit einem Hyperlink auf die entsprechende Webseite verbunden, damit der Betrachter schnell auf die richtige Seite gelangt. Unter der Gliederung befinden sich zwei Schaltflächen, die nicht direkt als solche zu erkennen sind. Mit »Gliederung« blenden Sie die Navigationsleiste (Gliederungsspalte) aus bzw. ein. Rechts daneben befindet sich das Symbol für Gliederung ERWEITERN/REDUZIEREN, mit dem Sie den Text in der Navigationsleiste entsprechend erweitern oder reduzieren können. Sie kennen diese Funktion vielleicht bereits aus der Gliederungsansicht. Auch dort können Sie den Gliederungstext unter dem Folientitel reduzieren oder erweitern. Unter der Folie finden Sie den Eintrag »Folie 1 von 7«. Dort befinden sich zwei Pfeile, mit denen Sie eine Seite zurück und eine Seite vorwärts blättern können. Ganz rechts außen finden Sie das Symbol für BILDSCHIRMPRÄSENTATION, mit dem eine Bildschirmpräsentation mit Folienübergang und Animationen wie gewohnt gestartet wird, sofern PowerPoint auf dem Rechner des Betrachters vorhanden ist. Damit sind eigentlich schon alle wesentlichen Elemente auf den Webseiten erklärt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
521
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet Als Webseite speichern Die Besonderheit der Webseiten liegt in der einzelnen Speicherung der Folien in separaten Dateien. Während eine Präsentation mit sieben Folien in einer einzigen Datei gespeichert wird, werden die Webseiten in vielen kleinen einzelnen Dateien gespeichert. Dies ermöglicht einen schnellen Datentransfer über das Internet auf den Rechner des Benutzers. Diese Besonderheit müssen Sie beim Speichern von Webseiten wissen. Daher empfiehlt es sich, dass Sie entweder beim Speichern einen neuen Ordner anlegen oder diesen bereits vor dem Speichern angelegt haben. In dem folgenden Beispiel gehe ich davon aus, dass es einen Ordner mit der Bezeichnung »Test« auf dem Rechner gibt. Und so speichern Sie eine Präsentation als Webseite: 1.
Öffnen Sie die Präsentation, die als Webseite gespeichert werden soll.
2.
Wählen Sie DATEI/ALS WEBSEITE SPEICHERN. Das Dialogfeld »Speichern unter« erscheint. Es ist in Abbildung 19.8 zu sehen.
3.
Wählen Sie einen Order »Test«, in dem die Webseiten gespeichert werden sollen, und geben Sie als Dateinamen kultur ein, falls dieser nicht sowieso schon im Textfeld zu finden ist. Der Dateityp »Webseite in einer Datei« ist bereits vorbelegt.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Veröffentlichen«. Das Dialogfeld »Als Webseite veröffentlichen« erscheint. Es ist in Abbildung 19.9 zu sehen.
5.
Klicken Sie auf die Option »Vollständige Präsentation« im Gruppenfeld »Veröffentlichen?« und aktivieren Sie das Kontrollfeld »Öffnen der veröffentlichten Webseite im Browser«. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche »Veröffentlichen«.
Abbildung 19.8: Das Dialogfeld »Speichern unter«
522
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Als Webseiten speichern
Kapitel 19 Abbildung 19.9: Das Dialogfeld »Als Webseite veröffentlichen«
Das Dialogfeld wird geschlossen und die erste Seite der Präsentation erscheint im Browser. Das sieht genauso aus, wie Sie es bereits in der Webseitenvorschau gesehen haben. Speichern oder Veröffentlichen An dieser Stelle muss eine kleine Besonderheit im Dialogfeld »Als Webseite speichern« erläutert werden. Sie haben dort die Möglichkeit, entweder die Präsentation als Webseite zu speichern oder zu veröffentlichen. Der Unterschied ist leicht erklärt. Sie können statt des üblichen PowerPoint-Dateiformats eine Präsentation auch mit dem HTML-Format der Webseiten speichern und bearbeiten. Dabei wird die Präsentation dann nicht als PowerPoint-Datei mit der internen Dateiendung ».ppt« gespeichert, sondern als »Webdateien«. Damit steht Ihnen in dem genannten Ordner die übliche PowerPoint-Datei nicht mehr zur Verfügung. Im Gegensatz dazu wird mit der Schaltfläche »Veröffentlichen« eine Kopie der Präsentation als Webseite gespeichert und veröffentlicht. Die Anzahl der Dateien und Dokumente, die von PowerPoint im Falle des Speicherns oder Veröffentlichens erstellt werden, ist identisch. Der Unterschied liegt wirklich darin, ob Sie die Folien später noch als PowerPoint-Datei sehen und verwalten wollen oder nicht. Darüber hinaus bietet die Funktion »Veröffentlichen« einige Besonderheiten, so dass ich stets die Schaltfläche »Veröffentlichen« bevorzugen würde. Was das richtige Veröffentlichen auf einem Webserver angeht, so müssen Sie sich an Ihren Systemadministrator oder Internet-Provider (Internet-Dienstanbieter) wenden, da hier doch sehr viele unterschiedliche Vorgehensweisen bzw. Regeln kursieren. Grundsätzlich gilt aber, dass Sie eigentlich nur die als Webseiten gespeicherten Dateien auf eine öffentlich zugängliche Stelle entweder via Netzwerkzugriff oder via besondere FTP-Protokolle transportieren.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
523
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet Sie können die Navigation der Webseiten ohne Bedenken erst einmal auf Ihrem eigenen Rechner testen, bevor Sie die Seiten richtig veröffentlichen. Was veröffentlichen? Neben allen Folien können Sie im Dialogfeld »Als Webseite veröffentlichen« auch festlegen, dass nur bestimmte Folien (von –bis) oder sogar die Folien einer zielgruppenorientierten Präsentation als Webseiten veröffentlicht werden. Darüber hinaus können Sie mit dem Kontrollfeld »Sprechernotizen anzeigen« festlegen, dass Ihre Notizen unter den Folien in den Webseiten eingeblendet werden. Sie erhalten dann eine weitere Schaltfläche, mit der Sie die Notizen ein- oder ausblenden können. Die Notizen geben Sie entweder im Notizenfenster der Normalansicht oder auf der Notizenseite ein.
Abbildung 19.10: Die Notizen erschei nen auch auf den Webseiten direkt unter der Folie
Auf der Schaltfläche »Notizen« sehen Sie immer dann ein rot unterlegtes Häkchen, wenn es zu dieser Folie eine Notiz gibt. So können Sie leicht erkennen, wann Sie die Notizen einblenden müssen und wann nicht.
524
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Als Webseiten speichern
Kapitel 19
Browserunterstützung Wie Sie vielleicht wissen, gibt es unterschiedliche Hersteller von so genannten Browsern und jeder dieser Browser funktioniert auch etwas anders. Ebenso ändert sich das HTML-Dateiformat leider schneller, als man dies wünscht. Daher ergeben sich im Gruppenfeld »Browserunterstützung« entsprechende Optionen, die selbsterklärend sind. Abbildung 19.11: Das Gruppenfeld »Browserunterstüt zung«
Hier müssen Sie entscheiden, ob Sie in der Microsoft-Welt der Browser bleiben oder ob Sie sich offener geben. Durch die unterschiedlichen Dateiformate wird das Speichervolumen in der Tat etwas größer. Dies hängt stark von den Objekten oder Inhalten der Folien ab, aber als Faustregel wird die Option »Alle oben aufgeführten Browser« etwa die Hälfte mehr Speicherplatz benötigen. Veröffentlichen einer Kopie als In dem Gruppenfeld »Veröffentlichen einer Kopie als« können Sie nochmals festlegen, unter welchem Namen und in welchem Ordner die Webseiten gespeichert werden sollen. Falls die Angabe in diesem Textfeld nicht korrekt ist, können Sie sie entweder direkt ändern oder mit der Schaltfläche »Durchsuchen« einen anderen Ordner auswählen. Abbildung 19.12: Das Gruppenfeld »Veröffentlichen einer Kopie als«
Etwas anderes erreichen Sie mit der Schaltfläche »Ändern«. Diese bezieht sich auf den so genannten Seitentitel der Webseiten. Der Seitentitel ist die Bezeichnung, die im Internet Explorer oben im Fenster eingeblendet ist. Sie können einen ganz anderen Seitentitel eingeben, wenn Sie über die Schaltfläche »Ändern« das Dialogfeld »Seitentitel festlegen« erhalten. Abbildung 19.13 zeigt das Dialogfeld »Seitentitel festlegen« und Abbildung 19.14 das Ergebnis im Teilausschnitt des Browsers. Abbildung 19.13: Das Dialogfeld »Seitentitel fest legen«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
525
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet
Abbildung 19.14: Der Seitentitel erscheint ganz oben im Bild
Schließlich gibt es noch das Kontrollfeld »Öffnen der veröffentlichten Webseite im Browser« ganz unten im Dialogfeld. Ist es aktiviert, dann wird nach dem Starten der entsprechende Browser direkt geöffnet und Sie können die Webseiten im Browser betrachten. Falls das Kontrollfeld deaktiviert ist, wird die Präsentation nur als Webseite veröffentlicht, aber nicht direkt im Browser geöffnet. Webseiten in einer Datei oder Webseiten Beim Speichern einer Präsentation als Webseiten stehen Ihnen zwei unterschiedliche Formate zur Verfügung. Sie können eine Präsentation entweder als Webarchiv in einer Datei speichern oder jedes einzelne Element als Webseite. Wenn Sie sich für den Dateityp »Webseiten in einer Datei (*.mht, *.mhtml)« entscheiden, wird ein Dateiformat mit der Endung ».mht« verwendet. Alle Element werden in einem Webarchiv und damit in einer Datei zusammengefasst. Dies hat den Vorteil, dass es sich nur um eine Datei handelt und diese Datei auch leicht als Anhang zu einer E-Mail versendet werden kann. Wenn Sie die Präsentation aber im Internet veröffentlichen, ist die Ladezeit der Webseiten damit natürlich größer, da erst einmal eine größere Datei geladen werden muss, bevor die Seiten angezeigt werden können. Im Gegensatz dazu werden mit dem Dateityp »Webseite (*.htm, *.html)« die einzelnen Elemente der Präsentation wie Hintergrund, Grafiken, Schaltflächen usw. jeweils als einzelne Dateien gespeichert. Dazu wird in dem Ordner, den Sie beim Speichern oder Veröffentlichen der Präsentation angegeben haben, eine so genannte Start-Datei mit der Endung »*.htm« erstellt. Ferner erscheint ein Ordner mit der gleichen Bezeichnung und der zusätzlichen Endung »-Dateien«. Dort sind alle einzelnen Elemente der gesamten Präsentation nun als kleine Dateien abgelegt. Abbildung 19.15 zeigt diese Dateien für unsere Präsentation »kultur« im Ordner »Test«. Dort sehen Sie übrigens auch die Dateien »slide0001«, »slide0002« usw. Bei diesen Dateien handelt es sich um die ursprünglichen Folien 1 und 2. Alles andere sind kleine Hilfsdateien, die die Webseiten miteinander verbinden und die Darstellung ermöglichen.
526
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Als Webseiten speichern
Kapitel 19 Abbildung 19.15: Die Webseiten wer den als viele kleine Dateien gespeichert
Wenn Sie eine Präsentation im Internet veröffentlichen, können nun die einzelnen Seiten jeweils schneller geöffnet werden. Allerdings ist eine Weitergabe dieser Dateien, beispielsweise als Anhang an einer E-Mail, fast nicht möglich, da mit Sicherheit die eine oder andere vergessen wird. Falls Sie Ihre Webseiten erneut in den gleichen Ordner speichern, müssen Sie beachten, dass die dort vorhandenen Dateien überschrieben werden. Wenn Sie einen anderen Dateinamen verwenden, sollten Sie trotzdem entweder zuvor den Ordner leeren oder in einen anderen Ordner speichern. Ansonsten geht der Überblick sehr schnell verloren, wenn in einem Ordner die Webseiten verschiedener Präsentationen gespeichert werden. Weboptionen Im Dialogfeld »Als Webseite veröffentlichen« finden Sie unter EXTRAS/WEBOPTIONEN das Dialogfeld »Weboptionen«. Dort können Sie noch einige Einstellungen zum Speichern der Webseiten vornehmen. Diese Optionen und Kontrollfelder sind leider etwas versteckt, aber trotzdem ganz hilfreich. Registerkarte »Allgemein« Auf der Registerkarte »Allgemein« legen Sie das Aussehen der Webseiten fest. Über das Kontrollfeld »Steuerelemente für Foliennavigation hinzufügen« erhalten Sie die kleinen Pfeile, um eine Folie nach vorne oder eine Folie
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
527
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet
Abbildung 19.16: Die Registerkarte »Allgemein« im Dialogfeld »Web optionen«
zurückzublättern, und die Navigationsleiste auf der linken Seite. Dieses Kontrollfeld sollte eigentlich immer aktiviert sein. Nur wenn Sie selbst für Schaltflächen oder Objekte mit Hyperlinks auf die anderen Folien gesorgt haben, können Sie auf diese Funktion verzichten. Zusammen mit diesem Kontrollfeld können Sie im Listenfeld »Farben« bestimmen, in welcher Farbe die Texte auf der Navigationsleiste erscheinen sollen. Die beiden anderen Kontrollfelder sprechen für sich. Mit der Option »Folienanimationen beim Browser anzeigen« werden die Animationseffekte ebenfalls im Browser verwendet. In meinen Tests hat sich leider stets eine Verzerrung bei den Animationen im Browser ergeben, weshalb ich auf diese Funktion lieber verzichte. Probieren Sie es für Ihre Präsentationen aus. Umgekehrt sollte das Kontrollfeld »Bilder an Webbrowserfenster anpassen« aktiv sein. Dann werden die Folienbilder proportional zur Fenstergröße des Browsers vergrößert und verkleinert und der Benutzer sieht immer die ganze Folie in der Darstellung. Damit muss niemals über die Folie »gescrollt« werden. Registerkarte »Browser« Über die Registerkarte »Browser« können Sie den Zielbrowser auswählen und ferner über die Optionen weitere Besonderheiten für die Browser festlegen. Abhängig von dem oben gewählten Zielbrowser werden unten bei den Optionen automatisch einige Einträge vorbelegt.
528
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Als Webseiten speichern
Kapitel 19 Abbildung 19.17: Die Registerkarte »Browser«
Registerkarte »Dateien« Abbildung 19.18: Die Registerkarte »Dateien« der Weboptionen
Das Kontrollfeld »Hilfsdateien in einen Ordner speichern« ist ganz praktisch. Alle erzeugten Dateien werden damit in einem eigenen Ordner zusammengefasst und befinden sich nicht mehr im gleichen Ordner wie die eigentliche Startseite. Dabei wird die Bezeichnung des Ordners (hier »_Dateien«) anhand der verwendeten Landesversion automatisch festgelegt. In der englischen Version würde der Hilfsordner mit der Endung »_files« gespeichert werden. Das Kontrollfeld »Nach Möglichkeit lange Dateinamen verwenden« ist selbsterklärend.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
529
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet Mit »Links beim Speichern aktualisieren« werden vor dem Speichern der Webseiten alle eingefügten Links bzw. Verknüpfungen nochmals überprüft und die neuesten Daten übernommen. So kann es vorkommen, dass Sie zu einem Excel-Diagramm einen Link eingefügt haben und sich diese Daten während der Bearbeitung der PowerPoint-Präsentation nochmals ändern. Würden Sie nun ohne dieses Kontrollfeld die Webseiten speichern, sind die Daten auf den Webseiten zu finden, die beim Öffnen der PowerPoint-Präsentation bzw. beim Einfügen des Links gegolten haben. Falls Sie die Verknüpfungen auf die Option »Manuell« gestellt haben, dann muss die Aktualisierung der Verknüpfung trotz des Kontrollfelds manuell vorgenommen werden. Das Kontrollfeld »Links beim Speichern aktualisieren« bezieht sich nur auf die automatischen Verknüpfungen, die auch beim Öffnen der Präsentation überprüft werden. Mit dem Kontrollfeld »Überprüfen, ob Office der Standardeditor für OfficeWebseiten ist« kontrolliert Microsoft, ob eine entsprechende MicrosoftOffice-Anwendung für die Bearbeitung der Webseiten registriert ist. Falls dies nicht der Fall sein sollte, werden Sie beim Speichern der Webseiten entsprechend informiert. Sie können diesen Hinweis unterdrücken, indem Sie das Kontrollfeld deaktivieren. Registerkarte »Bilder«
Abbildung 19.19: Die Registerkarte »Bilder« der Web optionen
Im Gruppenfeld »Zielmonitor« legen Sie fest, für welche Bildschirmgröße die Webseiten optimiert erstellt werden sollen. Achten Sie bitte darauf, dass jeder Browser die Grafiken und Bilder unterschiedlich darstellt und nicht jeder Benutzer über einen 21-Zoll-Monitor verfügt, wie Sie ihn vielleicht Ihr Eigen nennen. In der Vergangenheit hat sich der Eintrag 800 x 600 als die allgemein übliche Bildschirmgröße bewährt.
530
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Als Webseiten speichern
Kapitel 19
Registerkarte »Codierung« Abbildung 19.20: Die Registerkarte »Codierung« der Weboptionen
Auf der Registerkarte »Codierung« können Sie festlegen, für welche Schriftsätze die Webseiten erstellt werden. Da Schriften in Windows und in anderen Betriebssystemen über bestimmte Schriftsatzdateien gespeichert werden, kann es vorkommen, dass Benutzer in anderen Ländern die Informationen auf den Webseiten nicht richtig lesen können, da die dafür notwendigen Schriften oder Zeichen in dem Schriftsatz der Landessprache nicht vorkommen. Hier bedarf es einiger Testläufe mit Ihren internationalen Kollegen, um herauszufinden, welcher der für alle geeignete Kodierungssatz ist. Registerkarte »Schriftarten« Abbildung 19.21: Die Registerkarte »Schriftarten« der Weboptionen
Schließlich können Sie auf der Registerkarte »Schriftarten« einen Standardschriftartensatz vorgeben. Dies ist je nach Landesversion der Webseiten wichtig. Ebenso können Sie die Schriftarten festlegen, mit denen die Webseiten gespeichert werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
531
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet
19.3
Präsentationen übertragen
Neben den klassischen Bildschirmpräsentationen können Sie mit PowerPoint auch eine Präsentation online über einen Webserver durchführen. Dazu stehen Ihnen einige Befehle im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION zur Verfügung. Bei einer Online-Präsentation werden die Folien auf den Geräten der Kollegen und Kolleginnen vorgeführt. Diese greifen alle gemeinsam auf Ihre Präsentation zu. Damit dies gelingt, muss die Präsentation vor der Vorführung auf einen Webserver gestellt werden. Ferner kann die Präsentation eingeplant und angekündigt werden. Diese Funktion steht Ihnen nicht automatisch zur Verfügung. Dazu müssen Sie zuerst von der Microsoft-Homepage im Downloadbereich für PowerPoint 2003 das Add-In »Präsentationsübertragung« herunterladen. Die Datei »pptbcast.exe« muss dann auf Ihrem Rechner installiert werden. Rufen Sie dazu die heruntergeladene Datei auf und folgen Sie den Anweisungen. Die Übertragung einer Präsentation setzt ein entsprechendes Netzwerk und eine Anbindung Ihres Rechners an das Netzwerk voraus. Ansonsten gelingen die Einstellungen zur Übertragung und auch deren Planung nicht. Sie können diese Funktion aber auch verwenden, um eine Bildschirmpräsentation einschließlich Kommentare und Video Ihrer Personen zu erstellen. Die Videosequenzen werden zusammen mit den Kommentaren in einem Ordner gespeichert. Sie können diese Dateien dann beispielsweise auf eine CD packen und an andere Personen versenden. Zum Betrachten benötigen Sie nur einen Browser. Übertragung aufnehmen und speichern Mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/O NLINEÜBERTRAGUNG/ÜBERTRAGUNG AUFNEHMEN UND SPEICHERN wird das dazugehörige Dialogfeld geöffnet. Es ist in Abbildung 19.22 zu sehen. Abbildung 19.22: Das Dialogfeld »Präsentationsüber tragung aufneh men«
532
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Präsentationen übertragen
Kapitel 19
In diesem Dialogfeld können Sie eine Beschreibung und andere Angaben für die Aufnahme festlegen. Über die Schaltfläche »Einstellungen« gelangen Sie in das Dialogfeld »Übertragungseinstellungen«. Abbildung 19.23 zeigt das Dialogfeld. Abbildung 19.23: Das Dialogfeld »Übertragungsein stellungen«
Auf der Registerkarte »Vorführender« legen Sie fest, was aufgenommen werden soll. Wichtig ist vor allem das Textfeld »Dateispeicherort«. Hier legen Sie den für die Aufnahme notwendigen Ordner fest. Sind alle Einstellungen gemacht, können Sie über die Schaltfläche »Aufnahme« die Aufnahme der Präsentation starten. Bevor Sie die Aufnahme starten, wird überprüft, ob Kamera und Mikrofon vorhanden sind. Abbildung 19.24 zeigt dieses Dialogfeld. Abbildung 19.24: Mikrofon und Kamera werden vor der Aufnahme überprüft
Die Dateien zur Aufnahme werden in dem entsprechenden Ort auf dem Rechner abgelegt und können jederzeit wieder gestartet werden. Direkt nach der Aufnahme können Sie Ihr Ergebnis kontrollieren. Abbildung 19.25 zeigt die Startseite im Browser.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
533
Kapitel 19
PowerPoint und das Internet
Abbildung 19.25: Die aufgezeichnete Präsentation kann gestartet werden
Auf der Startseite sind alle Eingaben zu finden, die Sie zuvor im Dialogfeld »Übertragungseinstellungen« vorgenommen haben. Sie können die Wiedergabe der Aufnahme zu jedem Zeitpunkt erneut starten. Gehen Sie dazu an den Dateispeicherort, den Sie zuvor angegeben haben. Dort finden Sie eine Datei, die von der Bezeichnung her identisch mit dem Titel ist (hier kultur). Doppelklicken Sie auf die Datei und die Wiedergabe kann beginnen. Abbildung 19.26 zeigt eine Wiedergabe. Abbildung 19.26: Folien, Video und Kommentare wer den wiedergege ben, falls zuvor bei der Aufnahme vorhanden
534
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Präsentationen übertragen
Kapitel 19
Sie können die Dateien aus der Aufnahme auf eine CD kopieren und auch an andere Personen weitergeben. Dies ist für Schulungen ganz interessant, wenn Trainer und Folien zusammen aufgenommen werden. Achten Sie beim Kopieren nur darauf, dass Sie das gesamte Unterverzeichnis mitnehmen, das unter dem Dateispeicherort zu finden ist – also dem Ordner, den Sie zur Aufnahme angegeben haben. Sie können die Aufnahme natürlich auch innerhalb einer Internetseite einbinden und dort zur Verfügung stellen. Neben der hier vorgestellten Aufnahme und Wiedergabe können Sie eine Präsentation auch Live übertragen. Dazu dienen die Befehle LIVEÜBERTRAGUNG FESTLEGEN und LIVEÜBERTRAGUNG JETZT BEGINNEN unter BILDSCHIRMPRÄSENTATION/O NLINEÜBERTRAGUNG. Zusammenfassung Das Speichern einer Präsentation als Webseite oder als Webarchiv (Webseiten in einer Datei) ist in PowerPoint eine sehr leichte Übung. Dabei stehen Ihnen aber auch nicht viele Varianten zur Verfügung. Die Folien werden einfach nacheinander als Webseiten gespeichert und über den Folientitel in der Navigationsleiste miteinander verbunden. Darüber hinaus werden natürlich vorhandene Hyperlinks auf den Folien entsprechend beachtet. Diese Funktion kann aber nicht als Ersatz für einen richtigen Editor zur Erstellung von Internetseiten gesehen werden. Programme wie etwa Frontpage bieten viele zusätzliche Funktionen. Wenn es Ihnen aber nur darum geht, Ihre Folien ohne viel »Schnickschnack« browsertauglich zu speichern, dann hilft Ihnen PowerPoint auf jeden Fall.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
535
20
Präsentation weitergeben
Elektronische Präsentationen werden nicht immer in den eigenen Räumen gegeben. Oft führen Sie Präsentationen auch bei Kunden oder außerhalb in einem Hotel durch. Für diesen Zweck ist es notwendig, dass Sie alle Dateien und Daten mitnehmen. Wenn Sie mit einem Laptop arbeiten, wird dies kein großes Hexenwerk sein, da Sie vermutlich ohnehin schon alle Dateien auf dem Rechner haben. Schwieriger wird es, wenn Sie die Präsentation auf einem fremden Rechner durchführen, denn dann müssen Sie alles mitnehmen. Vielleicht wollen Sie aber die Präsentation auch einem Kunden oder Interessenten schicken. Auch dazu müssen Sie alles Notwendige auf eine CD zusammenpacken.
20.1
Für eine CD verpacken
Sie stehen damit vor dem Problem, dass Sie alle wichtigen Dateien mitnehmen müssen. Da Sie alle möglichen Objekte und andere Dateien in die Präsentation einbinden können, müssen Sie wirklich aufpassen, dass Sie auch alle Dateien erwischen. Genau für diese Aufgabe gibt es eine Funktion. Hier bestimmen Sie, welche Dateien eingepackt werden sollen. PowerPoint überprüft auf Wunsch die darunter liegenden Dateien und packt sie ebenfalls ein. Zum Vorführen einer Präsentation auf einem fremden Rechner oder beim Kunden muss PowerPoint aber nicht installiert sein. Neben dem eigentlichen Bearbeitungsprogramm erhalten Sie auch den so genannten PowerPoint Viewer, ein lizenzfreies Programm zum Vorführen von Präsentationen. Den Viewer können Sie im Rahmen des Verpackens gleich hinzufügen und haben dann alles zusammen in einem Paket verschnürt. Sie können PowerPoint veranlassen, direkt eine CD zu brennen, oder Sie kopieren alle notwendigen Dateien in einen Ordner, um später eine CD zu brennen oder diese Dateien als Anhang zu einer E-Mail zu versenden. Und so verpacken Sie eine Präsentation samt Viewer: 1.
Wählen Sie DATEI/V ERPACKEN FÜR CD. Das Dialogfeld »Verpacken für CD« wird geöffnet.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
537
Kapitel 20
Präsentation weitergeben
Abbildung 20.1: Das Dialogfeld »Verpacken für CD«
2.
Vergeben Sie eine Bezeichnung für die CD im Dialogfeld »CD benennen«. Wenn Sie mehrere Dateien auf die CD brennen wollen, können Sie über die Schaltfläche »Dateien hinzufügen« weitere Dateien auswählen.
3.
Mit der Schaltfläche »Auf CD kopieren« wird der Brennvorgang gestartet.
Abbildung 20.2: Die CD wird gebrannt …
Weitere Optionen im Dialogfeld Im Dialogfeld »Verpacken für CD« stehen Ihnen aber weitere Optionen zur Verfügung. Über die Schaltfläche »Optionen« erhalten Sie das dazugehörige Dialogfeld. Abbildung 20.3 zeigt es. Abbildung 20.3: Das Dialogfeld »Optionen«
Hier legen Sie fest, ob der PowerPoint Viewer und gegebenenfalls verknüpfte Dateien ebenfalls verpackt werden. Der PowerPoint Viewer stellt wie bereits erwähnt eine Möglichkeit dar, eine Präsentation samt Animation
538
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Für eine CD verpacken
Kapitel 20
und Folienübergang auch anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen, die nicht über PowerPoint verfügen. Die Option »Verknüpfte Dateien« ist dann besonders wichtig, wenn Sie beispielsweise Videos oder Sounddateien hinzugefügt haben. Gleiches gilt auch für verknüpfte Excel-Dateien. Diese müssen aber wirklich als verknüpfte Dateien gekennzeichnet sein, sonst werden sie nicht verpackt. Über das Kontrollfeld »Eingebettete TrueType-Schriftarten« packen Sie besondere Schriftarten, die bei Ihnen in der Präsentation verwendet werden, aber nicht überall zur Verfügung stehen, zusätzlich auf die CD. Darüber hinaus können Sie ein Kennwort zum Öffnen bzw. Ändern der Präsentation vergeben, was bereits in Kapitel 4, »Präsentation erstellen, öffnen und speichern«, behandelt wurde. Über das Listenfeld »Wählen Sie, wie Präsentationen im Viewer wiedergegeben werden« können Sie entscheiden, ob eine Präsentation direkt gestartet werden soll bzw. – falls mehrere Dateien auf die CD kopiert werden – ob zuvor ein Dialogfeld erscheinen soll. Abbildung 20.4 zeigt die Auswahlmöglichkeiten im Listenfeld. Abbildung 20.4: Wie soll die Präsen tation gestartet werden?
In Ordner kopieren Statt auf eine CD zu verpacken, können Sie die Präsentation und den PowerPoint Viewer auch in einen Ordner kopieren. Dazu steht Ihnen die Schaltfläche »In Ordner kopieren« zur Verfügung, die das gleichlautende Dialogfeld öffnet. Abbildung 20.5: Das Dialogfeld »In Ordner kopieren«
Hier können Sie den Namen für einen Ordner vergeben und einen Ort festlegen, in dem die Dateien gespeichert werden. Mit »OK« wird das Kopieren der Dateien gestartet. Dabei finden die zuvor vorgenommenen Optionen ebenfalls Berücksichtigung. Sie landen danach wieder im Dialogfeld »Verpacken für CD«, das Sie mit der Schaltfläche »Schließen« einfach ohne Brennen einer CD verlassen können.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
539
Kapitel 20
Präsentation weitergeben Abbildung 20.6 zeigt einen Ordner mit der schon bekannten Präsentation »kultur« und allen anderen Dateien, die von PowerPoint einschließlich des Viewer kopiert werden.
Abbildung 20.6: Der Ordner »Kunst&Kultur«
Wenn PowerPoint auf dem Rechner installiert ist, wird mit einem Doppelklick auf eine PowerPoint-Datei immer PowerPoint als Bearbeitungsprogramm geöffnet und nicht der PowerPoint Viewer.
20.2
PowerPoint Viewer
Sie haben die Möglichkeit, den so genannten PowerPoint Viewer einzupacken. Der PowerPoint Viewer (auch PowerPoint-Projektor genannt) ist ein lizenzfreies Programm, das Sie beliebig oft vervielfältigen und weitergeben können. Abbildung 20.6 zeigte die Dateien, die in diesem Fall in einen Ordner kopiert wurden. Dort finden Sie die Datei »ppview.exe«. Dies ist der PowerPoint Viewer. Wenn Sie diese Anwendung starten, erhalten Sie ein Dialogfeld, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Abbildung 20.7 zeigt es. Sie können im Dialogfeld wie üblich eine Präsentation auswählen, die vorgeführt werden soll. Falls zuvor ein Kennwort vergeben wurde, wird ein Dialogfeld das entsprechende Wort nachfragen. Die einzelnen Schritte innerhalb einer Bildschirmpräsentation wurden bereits im letzten Kapitel beschrieben und sollen an dieser Stelle nicht nochmals wiederholt werden.
540
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
PowerPoint Viewer
Kapitel 20 Abbildung 20.7: Der Microsoft Office PowerPoint Viewer mit den zur Verfü gung stehenden Dateien
Ihnen stehen beim PowerPoint Viewer nicht alle Funktionen zur Verfügung, die Sie aus der Bildschirmpräsentation von PowerPoint selbst her kennen. Über die (F1)-Taste erhalten Sie die dazugehörige Hilfe, in der Ihnen alle Funktionen des PowerPoint Viewer angezeigt werden. Abbildung 20.8: Die Hilfeseite zum PowerPoint Viewer
Nach dem Beenden einer Bildschirmpräsentation wird übrigens immer wieder das Dialogfeld »Microsoft Office PowerPoint Viewer« geöffnet. Dieses müssen Sie wie üblich schließen, wenn Sie den Viewer beenden wollen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
541
Kapitel 20
Präsentation weitergeben Ein Präsentation aus dem PowerPoint Viewer drucken Sie können mit dem PowerPoint Viewer nicht nur Präsentationen weitergeben, sondern die Betrachter können die Präsentation auch drucken, obwohl kein PowerPoint installiert ist. Dies geht aber nur über die Bildschirmpräsentation aus dem PowerPoint Viewer. Und so drucken Sie eine Präsentation aus dem Viewer: 1.
Öffnen Sie die entsprechende Präsentation im PowerPoint Viewer. Die Bildschirmpräsentation wird gestartet.
2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste, damit Sie das Kontextmenü erhalten.
3.
Wählen Sie DRUCKEN. Das dazugehörige Dialogfeld wird geöffnet.
4.
Legen Sie fest, welche Seiten gedruckt werden sollen, und klicken Sie auf »Drucken«.
Abbildung 20.9: Das Kontextmenü zum Viewer
Abbildung 20.10: Das Dialogfeld »Drucken«
542
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
PowerPoint Viewer
Kapitel 20
Über den Viewer stehen Ihnen leider nicht die unterschiedlichen Varianten wie Gliederungsansicht oder Handzettel zur Verfügung, sondern nur die Möglichkeit, ein oder mehrere Seiten der Präsentation zu drucken. Zusammenfassung Die Funktion »Verpacken für CD« erleichtert das Präsentieren auf fremden Geräten oder das Versenden von Präsentationen ganz wesentlich. Dabei wird auf Wunsch auch der PowerPoint Viewer eingepackt und entweder direkt auf eine CD gebrannt oder in einen Ordner kopiert. Beim Kunden oder Zielrechner angekommen, können Sie die Präsentation direkt über den Viewer betrachten, ohne über PowerPoint zu verfügen. Stattdessen können Sie eine Präsentation auch als Webseiten speichern und alle dazugehörigen Dateien weitergeben. Dann wird Ihre Präsentation zwar nicht als echte PowerPoint-Präsentation gezeigt, sondern stattdessen im Internet Explorer wie Webseiten. Dafür müssen Sie sich aber keine Gedanken darüber machen, dass jemand vielleicht den Inhalt ändert, denn mit dem PowerPoint Viewer wird eine echte PowerPoint-Datei weitergegeben, während mit den Webseiten nur Bilder der Folien vorliegen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
543
Anhang
Anhang A: PowerPoint installieren
547
Anhang B: PowerPoint anpassen
557
Anhang C: OfficeAssistenten und andere Hilfen
579
Anhang D: Befehl für Befehl
583
Anhang E: Tastenkombinationen im Überblick
673
Anhang F: 50 Tipps und Tricks
677
Anhang G: Inhalt der BuchCD
687
A
PowerPoint installieren
Bevor Sie ein Programm oder eine Anwendung das erste Mal starten, müssen Sie diese auf Ihrem Computer installieren. Dieser Vorgang wird gewöhnlich nur einmal durchgeführt. Für jede Anwendung gibt es dafür ein besonderes Programm, das in der Regel »Setup« oder manchmal auch »Install« genannt wird. Diese Installationsroutinen kopieren alle Dateien und richten die Anwendung auf Ihrem Computer ein. PowerPoint wird in der Regel im Rahmen des Office-Pakets erworben. Daher wird hier der Installationsprozess von PowerPoint innerhalb von Microsoft Office vorgestellt. Wenn Sie PowerPoint als eigenständige Version installieren, werden sich die Bilder etwas ändern, aber das generelle Vorgehen dabei ist identisch.
A.1
Setup starten
PowerPoint 2003 ist ein Windows-Programm. Daher benötigen Sie für die Installation von PowerPoint eine bereits installierte Version von Windows auf Ihrem Rechner. Falls Sie Windows noch nicht eingerichtet haben, müssen Sie zuerst Windows installieren, bevor Sie mit PowerPoint fortfahren können. Eventuell laufende Programme sollten Sie beenden, da sie unter Umständen den Installationsvorgang behindern könnten. Und so starten Sie das Setup-Programm von PowerPoint 2003: 1.
Legen Sie die CD-ROM in das CD-Laufwerk ein.
2.
Die Installation wird dann automatisch gestartet.
Und so starten Sie das Setup-Programm, falls die Installation nicht automatisch beginnt: 1.
Legen Sie die CD-ROM in das CD-Laufwerk ein.
2.
Klicken Sie auf »Start« auf der Windows-Taskleiste und wählen Sie den Befehl AUSFÜHREN aus dem Menü. Das Dialogfeld »Ausführen« wird geöffnet.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
547
Anhang A
PowerPoint installieren
Abbildung A.1: Das Dialogfeld »Ausführen«
3.
Geben Sie die Bezeichnung des CD-Laufwerks gefolgt von »setup« ein.
4.
Klicken Sie auf »OK« und das Setup-Programm wird gestartet.
Das Setup-Programm wird geladen. Product Key und Benutzerinformationen eingeben Nachdem das Setup-Programm in den Speicher Ihres Rechners geladen ist, müssen Sie den Product Key eingeben. Abbildung A.2 zeigt dieses Dialogfeld. Abbildung A.2: Hier müssen Sie den Product Key eingeben
Die Eingabe des so genannten CD-Key in die Felder ist obligatorisch. Diese 25 Zeichen lange Kette von Buchstaben und Zahlen finden Sie in der Regel auf der Rückseite der CD-Hülle. Fangen Sie einfach an, diesen Key von links nach rechts einzugeben. Immer wenn Sie fünf Zeichen eingegeben haben, springt die Einfügemarke ein Feld weiter nach rechts. Die Bindestriche zwischen den Blöcken müssen Sie nicht eingeben.
548
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Setup starten
Anhang A
Damit wird die Version anhand des CD-Key auf ihre Gültigkeit überprüft und auf diesem Rechner für Sie gekennzeichnet. Klicken Sie wiederum auf die Schaltfläche »Weiter«, nachdem Sie Ihre Eingaben vorgenommen haben. Nun fügen Sie Ihren Namen und Ihre Organisationsbezeichnung hinzu. Hier können Sie einen Namen, Initialen und die Bezeichnung Ihrer Organisation eingeben. Abbildung A.3: Geben Sie hier Ihre Benutzerinforma tionen ein
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Weiter«, nachdem Sie Ihre Eingaben vorgenommen haben. Es erscheint ein Dialogfeld für den Endbenutzer-Lizenzvertrag. Den Lizenzvertrag müssen Sie mit dem Kontrollfeld »Ich stimme den Bedingungen des Lizenzvertrags zu« annehmen, sonst wird Microsoft Office nicht auf Ihrem Rechner installiert. Zur Sicherheit werden Ihr Name, Ihre Initialen und die Bezeichnung der Organisation ebenfalls in diesem Dialogfeld angezeigt. In das nächste Dialogfeld gelangen Sie wieder mit der Schaltfläche »Weiter«. Falls Sie Veränderungen vornehmen wollen, können Sie mit der Schaltfläche »Zurück« auf das vorherige Dialogfeld zurückblättern.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
549
Anhang A
PowerPoint installieren
Abbildung A.4: Der Endbenutzer Lizenzvertrag
Optionen für die Installation Abbildung A.5: Hier stehen Ihnen unterschiedliche Optionen für die Installation zur Verfügung
In diesem Dialogfeld müssen Sie sich zwischen einer Standardinstallation mit der Option »Aktualisierung« und den Installationsarten »Vollständige Installation«, »Minimale Installation«, »Typische Installation« oder »Benutzerdefinierte Installation« entscheiden. Während »Vollständig« alles, was verfügbar ist, auf dem Rechner installiert, wird bei »Typisch« auf einige nicht
550
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Setup starten
Anhang A
oft verwendete Funktionen verzichtet. Diese können Sie aber zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen. Hier in diesem Kapitel wollte ich meine alten Installationen behalten und habe mich für die Option »Benutzerdefinierte Installation« entschieden. Installationsordner festlegen In diesem Dialogfeld bestimmen Sie auch den Ordner, in dem das OfficePaket bzw. PowerPoint installiert werden soll. Das Setup-Programm schlägt Ihnen einen Ordner vor und Sie sollten diesen Vorschlag annehmen. Sie können aber über die Schaltfläche »Durchsuchen« einen anderen Ordner bestimmen oder einen Ordner direkt in das Textfeld eingeben. Benutzerdefinierte Installation Abbildung A.6: Was soll installiert werden ...
Bei der benutzerdefinierten Installation können Sie die einzelnen Anwendungen des Office-Pakets installieren und auch wieder festlegen, ob Sie selbst die Details der Installation bestimmen oder ob die Standardoptionen verwendet werden sollen. Über das Kontrollfeld »Erweiterte Anpassung von Anwendungen« erhalten Sie auf den nächsten Seiten weitere Optionen für die Installation. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Installation vornehmen wollen, dann muss dieses Kontrollfeld aktiviert sein, sonst können Sie keine Optionen auswählen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
551
Anhang A
PowerPoint installieren Installationsoptionen
Abbildung A.7: Hier können Sie die unterschiedlichen Programmbestand teile als Optionen hinzufügen oder deaktivieren
Dieses Dialogfeld ist das wichtigste der gesamten benutzerdefinierten Installation. Hier legen Sie fest, welche Programmbestandteile oder Features auf Ihrem Rechner installiert werden. Dazu steht Ihnen eine Baumstruktur zur Verfügung, ähnlich wie Sie es aus dem Windows-Explorer kennen. Immer dann, wenn ein Plus (+) in der Liste erscheint, gibt es unter dem aktuellen Eintrag weitere Komponenten bzw. Features, die ausgewählt werden können. Vor jedem Eintrag in der Liste finden Sie ein Symbol. Dieses Symbol legt fest, was und wie das Feature installiert wird. Wenn Sie mit der Maus auf das vorhandene Symbol klicken, erhalten Sie ein Menü, aus dem Sie eine entsprechende Option auswählen können. Falls Sie »Vom Arbeitsplatz starten« auswählen, wird das entsprechende Feature auf Ihrem Rechner installiert. Entscheiden Sie sich für »Bei der ersten Verwendung installieren«, dann wird das Feature noch nicht installiert, wie dies bei einigen Entwurfsvorlagen der Fall ist. Erst wenn Sie in PowerPoint diese Funktion oder die Entwurfsvorlage nutzen wollen, wird es hinzugefügt. Allerdings müssen Sie dann über die CD-ROM verfügen, sonst können die Features nicht hinzugefügt werden. Unter dem Eintrag »Office Tools« und »Gemeinsam genutzte OfficeFeatures« finden Sie einige gemeinsam verwendete Features, die auch in PowerPoint zum Einsatz kommen. Schauen Sie also nicht nur unter dem Eintrag »Microsoft Office PowerPoint« nach, sondern werfen Sie auch einen Blick in die »Office Tools«. 552
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Setup starten
Anhang A
Ältere Versionen entfernen Abbildung A.8: Sie können hier die älteren Versionen entfernen
Das nächste Dialogfeld »Vorherige Office-Version« listet Ihnen alle im Rahmen des Office-Pakets vorhandenen Programmversionen im Listenfeld auf. Sie können nun entweder alle diese Versionen beim Installieren entfernen oder mit den Kontrollfeldern die Anwendungen auswählen, die entfernt werden sollen. Soll keine alte Anwendung entfernt werden, dann wählen Sie die Option »Alle älteren Versionen behalten«. Danach fahren Sie mit »Weiter« fort. Mit der Installation beginnen Nachdem Sie alle Optionen ausgewählt haben, geht es mit der Schaltfläche »Installieren« weiter. Das Installationsprogramm zeigt Ihnen, wie weit die Installation fortgeschritten ist. An Ende der Installation erhalten Sie ein Dialogfeld, mit dem Sie direkt über das Internet nach Updates und Aktualisierungen suchen können. Wenn Sie dies wünschen, müssen Sie das entsprechende Kontrollfeld aktivieren. Ansonsten wird über die Schaltfläche »Fertig stellen« das Setup-Programm beendet.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
553
Anhang A
PowerPoint installieren
Abbildung A.9: Vor der Installation erhalten Sie eine Zusammenfassung
Abbildung A.10: Das Setup ist abgeschlossen
PowerPoint aktivieren Nachdem Sie PowerPoint installiert haben, müssen Sie je nach Version Ihr Programm aktivieren. Dies kann entweder telefonisch oder direkt über das Internet erfolgen. Falls Sie das Programm nicht aktivieren, können Sie PowerPoint nur in reduzierter Form verwenden. Dies soll den Missbrauch der CD verhindern.
554
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Programmteile entfernen oder hinzufügen
Anhang A Abbildung A.11: PowerPoint aktivieren
A.2
Programmteile entfernen oder hinzufügen
Sie können zu jeder Zeit das Setup-Programm erneut aufrufen, um Features hinzuzufügen oder Programmteile zu entfernen. Sie erhalten dann ein anderes Dialogfeld, das in Bild A.12 zu sehen ist. Das Installationsprogramm erkennt, dass das Office-Programm bereits installiert ist, und schaltet sich in einen Wartungsmodus. Abbildung A.12: Office im Wartungs modus
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
555
Anhang A
PowerPoint installieren Hier können Sie das Office-Programm reparieren. Diese Option ist besonders dann interessant, wenn Sie versehentlich einige Dateien gelöscht oder verschoben haben, die Microsoft Office dringend benötigt. Mit dieser Option wird die vorhandene Installation überprüft und eventuell beschädigte oder nicht mehr vorhandene Dateien werden erneut installiert. Mit der Option »Deinstallieren« entfernen Sie alle Programmbestandteile wieder von Ihrem Rechner. Das Installationsprogramm entfernt dabei nur die Programmdateien und nicht die Dokumente oder Präsentationen, die Sie beispielsweise mit PowerPoint erstellt haben. Es bleiben lediglich einige leere Ordner zurück, die Sie dann gegebenenfalls manuell entfernen. Schließlich können Sie mit der Option »Features hinzufügen oder entfernen« detailliert festlegen, welche Features hinzugefügt und welche vielleicht entfernt werden sollen. Sie erhalten dann wieder die gleiche Reihenfolge der Dialogfelder, die Sie bereits unter der Abbildung A.6 und folgende gesehen haben. Die Funktionsweise entspricht der Auswahl bei der benutzerdefinierten Installation. Sie können einfach weitere Optionen hinzufügen oder entfernen. Es gibt keinen gesonderten Befehl zum Entfernen von einzelnen Optionen. Dafür müssen Sie den Eintrag »Nicht verfügbar« aus dem Menü auswählen. Dieser ist an dem roten X leicht zu erkennen. Mit »Aktualisieren« wird die Installation vervollständigt. Zusammenfassung Die Installation muss in der Regel nur einmal durchgeführt werden. Sie können mit der benutzerdefinierten Installation zwar wenig Fehler machen, aber Sie sollten im Zweifelsfall die Option »Aktualisierung« verwenden, wenn Sie Bedenken haben. Denken Sie daran, dass Sie trotzdem überall die Schaltfläche »Abbrechen« zur Verfügung haben. Mit dem Wartungsmodus und insbesondere mit der Reparaturoption haben Sie eine wirkliche Hilfe für den Fall, dass Sie versehentlich eine Datei gelöscht haben.
556
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
B
PowerPoint anpassen
Jedes Programm lässt sich an individuelle Bedürfnisse anpassen. PowerPoint verfügt unter anderem über eine Makrosprache: Visual Basic for Applications, kurz VBA. Damit lassen sich fehlende Funktionen hinzufügen, sofern dies notwendig wird. Hier in diesem Buch wird auf die Makrosprache nicht weiter eingegangen. Es liegt nahe, das Thema Programmierung im OfficePaket als Gesamtpaket zu betrachten, denn dort wird das Ganze dann im Rahmen von Unternehmensstandards und Anpassungen sinnvoll. Die Darstellung der Programmierung nur für PowerPoint bliebe unvollständig. Daher verweise ich an dieser Stelle auf andere Bücher bei Markt+Technik, die sich mit diesem Thema ausführlich beschäftigen. Wie Sie die Standardeinstellungen für Folien verändern, erfahren Sie in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«. In diesem Kapitel geht es jetzt um die Schalter, die direkt in PowerPoint verändert und eingestellt werden können. Dazu gehört die Möglichkeit, die Symbolleisten zu verändern und die Symbole auszutauschen, die Menüs anzupassen oder weitere eigene Symbolleisten hinzuzufügen. Fast jeder Befehl ist mit einem Symbol versehen, das Sie auf den sichtbaren Symbolleisten oder aber auf Ihrer eigenen Symbolleiste platzieren können.
B.1
Die Optionen
Im Menü EXTRAS finden Sie den Befehl OPTIONEN. Damit wird das gleich lautende Dialogfeld geöffnet, das in Abbildung B.1 zu sehen ist. Dort stehen Ihnen auf den Registerkarten wichtige Kontrollfelder zur Verfügung, mit denen Sie das Aussehen und einige Funktionen von PowerPoint beeinflussen können. Diese Einstellungen bleiben so lange erhalten, bis Sie sie wieder ändern. Einstellungen und Optionen gelten übrigens für das gesamte Programm und bleiben nach dem Schließen von PowerPoint erhalten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
557
Anhang B
PowerPoint anpassen
Abbildung B.1: Das Dialogfeld »Optionen« mit der Registerkarte »Ansicht«
Die Registerkarte »Ansicht« Auf dieser Registerkarte finden Sie Optionen und Kontrollfelder, die das Erscheinungsbild von PowerPoint beeinflussen. Startaufgabenbereich Damit ist der Bereich rechts neben dem Folienbereich gemeint, der immer sichtbar ist, sofern hier ein Häkchen zu finden ist. Sie können den Aufgabenbereich ausblenden, allerdings wird dieser je nach Aufgabenstellung wieder eingeblendet, da dort auf den Registerkarten die entsprechenden Funktionen und Befehle stehen. Folienlayout-Aufgabenbereich beim Einfügen neuer Folien Hiermit wird gesteuert, ob Ihnen beim Einfügen einer neuen Folie die Auswahl des Folienlayouts im Aufgabenbereich angeboten wird oder nicht. Haben Sie das Kontrollfeld deaktiviert, wird immer das zuvor verwendete Folienlayout für die neue Folie benutzt. Ausnahme ist das Folienlayout »Titelfolie«. Wenn Sie eine neue Präsentation öffnen, ist die erste Folie oft mit »Titelfolie« formatiert. Die zweite Folie wird danach immer mit dem Folienlayout »Titel und Text« versehen und nicht als weitere Titelfolie formatiert. Statusleiste Mit dem Kontrollfeld »Statusleiste« können Sie die Statuszeile am unteren Rand ausblenden. Sie gewinnen dann zwar etwas Platz, erhalten aber nicht mehr die manchmal hilfreichen Kommentare, die in der Statuszeile erschei-
558
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Optionen
Anhang B
nen, wenn Sie einen Befehl oder ein Symbol auswählen. Mein Tipp: immer aktiv lassen. Vertikales Lineal Ebenso kann das vertikale Lineal ausgeblendet werden. Dieses Kontrollfeld kommt aber erst dann zur Geltung, wenn Sie das Lineal mit ANSICHT/ LINEAL einblenden. Ansonsten hat es keine Bedeutung. Fenster in Taskleiste Dieses Kontrollfeld zeigt seine Wirkung erst dann, wenn Sie mehr als eine Präsentation in PowerPoint geöffnet haben. Normalerweise sehen Sie nur im Menü FENSTER, welche unterschiedlichen Präsentationen Sie gerade in Bearbeitung haben. Ist dieses Kontrollfeld aber aktiviert, sehen Sie auf der Windows-Taskleiste für jede Präsentation ein eigenes PowerPoint-Symbol inklusive der Dateibezeichnung. Damit können Sie dann leichter zwischen den Präsentationen wechseln, indem Sie einfach auf das entsprechende Symbol klicken. Aufforderung zum Beibehalten der Freihandanmerkungen beim Beenden Sie können in einer Bildschirmpräsentationen über das Kontextmenü mit dem Textmarker oder einen Filzstift Anmerkungen auf den Folien vornehmen. Diese Anmerkungen können nach dem Beenden der Bildschirmpräsentation gespeichert werden, wenn dieses Kontrollfeld aktiviert ist. Menü beim Klicken der rechten Maustaste anzeigen In den alten PowerPoint-Versionen (PowerPoint 97, 95 und 4.0) konnten Sie mit der rechten Maustaste in der Bildschirmpräsentation rückwärts blättern. Jetzt gibt es aber auch während der Bildschirmpräsentation ein Kontextmenü (Popup-Menü), das immer über die rechte Maustaste aktiviert wird. Damit entsteht ein Konflikt. Sie müssen sich an dieser Stelle für das Zurückblättern oder das Kontextmenü entscheiden. Ich finde es wichtiger, schnell mit der Maus rückwärts blättern zu können, daher würde ich dieses Feld nicht aktivieren. Schaltfläche »Popup-Symbolleiste« einblenden Sie können das Kontextmenü auch über eine kaum sichtbare Schaltfläche in der linken unteren Ecke während der Bildschirmpräsentation aufrufen. Mit dem Kontextmenü (Popup-Menü) können Sie die Farben der Zeiger ändern oder aber beispielsweise den Foliennavigator aufrufen. Ist das Feld nicht aktiv und haben Sie mit dem vorherigen Kontrollfeld die rechte Maustaste nicht mit dem Kontextmenü belegt, können Sie diese Zusatzfunktionen nicht nutzen. Daher würde ich das Feld aktivieren, denn die Schaltfläche stört an dieser Stelle eigentlich nicht.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
559
Anhang B
PowerPoint anpassen Mit schwarzer Folie beenden Am Ende einer Bildschirmpräsentation ist es immer ganz hilfreich, wenn Sie nicht sofort wieder in das Bearbeitungsprogramm springen. Mit diesem Kontrollfeld geht das jetzt automatisch. Nach der schwarzen Folie wird die Bildschirmpräsentation auch beendet, dazwischen können Sie aber erst einmal das Projektionsgerät ausschalten. Standardansicht Im Bereich »Standardansicht« haben Sie im Listenfeld »Alle Dokumente in dieser Ansicht öffnen« die Möglichkeit, festzulegen, in welcher Ansicht eine Präsentation geöffnet wird. Zumeist ist dies die Ansicht, in der eine Präsentation beim letzten Mal gespeichert wurde. Über das Listenfeld erhalten Sie mit dem Eintrag »Die gespeicherte Ansicht aus der Datei« genau den letzten Zustand oder Sie wählen eine der anderen im Listenfeld angebotenen Ansichten. Die Registerkarte »Allgemein«
Abbildung B.2: Die Registerkarte »Allgemein«
Feedback mit Sound für Bildschirmelemente In PowerPoint gibt es eine Reihe von akustischen Effekten, die beim Klicken auf Schaltflächen oder beim Öffnen von Menüs gespielt werden. Ist dieses Kontrollfeld deaktiviert, werden die Klänge nicht gespielt. Diese Einstellung gilt für alle Office-Programme, also nicht nur für PowerPoint.
560
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Optionen
Anhang B
Liste zuletzt geöffneter Dateien Dieses Kontrollfeld legt mit dem Listenfeld »Einträge« die Anzahl der angezeigten Dateien im Menü DATEI fest. Hier können Sie zwischen 0 und 9 auswählen, üblich sind vier Einträge. Sound mit Dateien verknüpfen, die größer sind als ... KB Präsentationen können sehr groß werden, wenn alle Objekte auf den Folien in der eigentlichen Datei gespeichert werden. Daher ist es gerade bei Sounddateien, die sich im Inhalt nicht verändern, sinnvoll, nicht die Datei selbst auf der Folie einzufügen und zu speichern, sondern nur einen Verweis auf diese Datei. Alle Sounddateien, die größer als die angegebenen Kilobyte sind, werden automatisch als Verknüpfung, also als Verweis, eingefügt. Damit bleibt die PowerPoint-Präsentation im Speicherumfang kleiner. Benutzerinformationen Name/Initialen Bei der Installation vergeben Sie bereits einen Namen. PowerPoint ermittelt aus den ersten Buchstaben des Vor- und Zunamens eigenständig die Initialen. Sie können aber in diesen beiden Textfeldern den für PowerPoint gültigen Namen ändern. Verwendung findet der Name beispielsweise bei den Kommentaren, die Sie auf einer Folie einfügen können. Daher sollten Sie gerade im Firmenverbund möglichst keine Pseudonyme wie »Kulturbanause« oder »Kunstmuffel« verwenden, es sei denn, Sie wollen »unbekannt« bleiben. Die Weboptionen werden in Kapitel 19, »PowerPoint und das Internet«, behandelt.
Dienstoptionen Über die Schaltfläche »Dienstoptionen« öffnet sich ein weiteres Dialogfeld. Dort können Sie Einstellungen vornehmen, die sich beispielsweise auf den Arbeitsbereich oder auf gemeinsam genutzte Verzeichnisse und Speicherorte beziehen. Damit nicht permanent nach veränderten Präsentationen oder Dateien gesucht und geprüft wird, können Sie hier entsprechende Einstellungen vornehmen. Ebenso lässt sich hier einstellen, ob Sie es Microsoft erlauben, Informationen über Ihre Hardwarekonfiguration zu sammeln. Über den Eintrag »Kunden-Feedbackoptionen« können Sie entsprechende Schalter setzen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
561
Anhang B
PowerPoint anpassen
Abbildung B.3: Die Dienstoptionen in PowerPoint
Die Registerkarte »Bearbeiten« Abbildung B.4: Die Registerkarte »Bearbeiten«
Optionsschaltfläche für »Einfügen« anzeigen Mit diesem Kontrollfeld wird gesteuert, dass PowerPoint beim Einfügen eines Texts oder Objekts direkt unter dem eingefügten Inhalt eine Schaltfläche mit weitergehenden Formatierungen anbietet.
562
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Optionen
Anhang B
Ausschneiden und Einfügen mit Leerzeichenausgleich Dieses Kontrollfeld sollte aktiv sein. Es bedeutet, dass Sie beim Ausschneiden eines Worts aus einem Absatz das eigentlich dazugehörige Leerzeichen nicht markieren müssen. Es wird automatisch entfernt. Ebenso wird ein Leerzeichen automatisch hinzugefügt, wenn das einzufügende Wort kein Leerzeichen vor oder hinter sich hat. Beim Markieren automatisch ganzes Wort markieren Dabei wird das gesamte Wort automatisch markiert, wenn Sie beispielsweise von der Mitte des Worts die Maus zum Markieren nach rechts ziehen. Diese Funktion ist hilfreich und sollte aktiv sein. Textbearbeitung durch Drag & Drop Ist dieses Kontrollfeld aktiv, können Sie markierten Text mit der Maus an eine andere Stelle ziehen. Auch diese Bearbeitungsfunktion ist sehr hilfreich und Sie sollten sie aktivieren. Neue Diagramme nehmen PowerPoint-Schriftarten an Mit diesem Kontrollfeld wird festgelegt, dass nicht die Formatierungen aus Graph übernommen werden, sondern dass die Einstellungen von PowerPoint greifen. Maximale Anzahl Rückgängigvorgänge Hier stellen Sie ein, wie viele Schritte nacheinander mit dem Symbol für RÜCKGÄNGIG oder über den Befehl BEARBEITEN/R ÜCKGÄNGIG widerrufen werden können. Neue Features deaktivieren Mit den drei Kontrollfeldern lassen sich die neuen Funktionen in PowerPoint wieder deaktivieren. Damit können Sie auf den Kennwortschutz, auf mehrere Master und auf die neuen Animationseffekte verzichten und diese abschalten. Die Registerkarte »Drucken« Drucken im Hintergrund Ist das Kontrollfeld aktiv, wird der Ausdruck Ihrer Präsentation im Hintergrund durchgeführt. Damit können Sie im Vordergrund an der Präsentation weiterarbeiten, während der Druck aufbereitet wird. Allerdings ist manchmal die Geschwindigkeit nicht mehr so hoch, wenn der Rechner mit beiden Aufgaben beschäftigt ist und nur über wenig Arbeitsspeicher verfügt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
563
Anhang B
PowerPoint anpassen
Abbildung B.5: Die Registerkarte »Drucken«
TrueType-Schriftarten als Grafiken drucken Damit werden die TrueType-Schriftarten zum Drucken nicht auf dem Drucker geladen, sondern die Schrift auf den Folien wird vor dem Ausdruck in Grafiken umgewandelt. Erfahrungsgemäß nimmt damit aber die Qualität des Ausdrucks ab; daher sollte diese Funktion deaktiviert sein. Eingefügte Objekte mit Druckerauflösung drucken Eingefügte Objekte, also Bitmaps oder Grafiken, werden mit der auf dem Drucker eingestellten Auflösung gedruckt. Sind beispielsweise 600 dpi festgelegt, so gilt stets diese Einstellung. Standarddruckeinstellungen für dieses Dokument Diese Option ist sehr interessant. Mit Klicken auf das Symbol für DRUCKEN auf der Symbolleiste »Standard« wurden bisher immer die letzten Druckeinstellungen zum Ausdrucken verwendet. Hatten Sie also zuvor die Notizen gedruckt, so werden mit dem Symbol immer wieder die Notizen gedruckt – es sei denn, Sie legen dies über DATEI/DRUCKEN erneut anders fest. Mit dieser Option und den vorhandenen Einstellungen können Sie aber auch festlegen, dass immer Folien gedruckt werden, wenn Sie auf das Symbol klicken. Leider beziehen sich diese Einstellungen nur auf die aktuell geöffnete Präsentation und nicht auf alle Präsentationen, wie dies sonst im Dialogfeld »Optionen« üblich ist. Die hier gewählten Einstellungen werden natürlich auch in das Dialogfeld »Drucken« übernommen.
564
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Optionen
Anhang B
Die Registerkarte »Speichern« Abbildung B.6: Die Registerkarte »Speichern«
Schnellspeicherung zulassen Wenn Sie an einer sehr großen Präsentation arbeiten, kann das Speichern durchaus einige Minuten in Anspruch nehmen. Hier ist es von Vorteil, die Schnellspeicherung zuzulassen. Damit werden dann nur noch die Veränderungen seit der letzten Speicherung gespeichert und nicht immer wieder die gesamte Datei. Allerdings wird damit die Datei mit jedem Speichern größer. Daher sollten Sie am Ende die Schnellspeicherung wieder deaktivieren, bevor Sie die Datei zum letzten Mal speichern. Aufforderung für Dateieigenschaften Hiermit wird gesteuert, ob das Dialogfeld »Eigenschaften« beim ersten Speichern der Präsentation nach dem Dialogfeld »Speichern unter« erscheint oder nicht. Wenn Sie sowieso nie Stichworte oder Kommentare eingeben, sollten Sie dieses Kontrollfeld deaktivieren; dann erscheint das Dialogfeld nicht mehr beim Speichern. Einige Informationen wie beispielsweise der Dateiname werden immer automatisch für Sie ausgefüllt. AutoWiederherstellen-Informationen alle ... Minuten speichern Sie können festlegen, nach wie vielen Minuten automatisch eine Art Sicherungsdatei erstellt wird, also beispielsweise alle 10 Minuten. Fällt Ihr System durch Stromausfall oder Ähnliches aus, weil jemand über das Kabel
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
565
Anhang B
PowerPoint anpassen gestolpert ist oder der Akku des Laptops gerade mal wieder leer ist, sind in der AutoWiederherstellen-Datei, die automatisch beim Starten von PowerPoint geladen wird, zumeist mehr Informationen enthalten als nach der letzten von Ihnen durchgeführten Speicherung. Diagramme konvertieren, wenn in vorheriger Version gespeichert wird Falls Sie Ihre Präsentation in einem alten PowerPoint-Format, also beispielsweise PowerPoint97, speichern, können nicht alle Objekte in den alten Versionen bearbeitet werden. So hat eine neue Programmversion oft ein neues Dateiformat, was dieses verhindert. Mit diesem Kontrollfeld können Sie erreichen, dass die Diagramme, die Sie mit Graph erstellt haben (nicht eingefügte Excel-Diagramme), auch in den alten PowerPoint-Versionen mit der dort gültigen Graph-Version bearbeitet werden können. PowerPoint-Dateien speichern als: Über das Listenfeld können Sie festlegen, mit welchem Dateityp Ihre Präsentation gespeichert wird. Es handelt sich hier um den Vorschlagswert, der im Dialogfeld »Speichern unter« erscheint. Sie können damit auch ein Dateiformat für eine alte PowerPoint-Version auswählen, wenn dies der kleinste gemeinsame Nenner sein sollte. Standardarbeitsordner Sie können hier einen Ordner festlegen, den PowerPoint beim Öffnen und Speichern von Präsentationen immer zuerst vorschlägt. Schriftartoptionen nur für aktuelles Dokument Über das Kontrollfeld »TrueType-Schriftarten einbetten« und die dann zur Verfügung stehenden Optionen können Sie für das aktuelle Dokument festlegen, dass die verwendeten Schriftartendateien ebenfalls mit der Präsentation gespeichert werden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie PowerPoint-Präsentationen weitergeben und besondere Schriftarten verwenden. PowerPoint geht immer davon aus, dass die Schriftarten auf dem Rechner vorhanden sind, und speichert sie nicht gesondert in der Präsentation. Dies führt möglicherweise zu unerwünschten Hieroglyphen auf den Folien. Daher können Sie die Schriftarten ebenfalls speichern. Sie finden diese Funktion im Dialogfeld »Speichern unter« über EXTRAS/ OPTIONEN SPEICHERN.
566
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Optionen
Anhang B
Die Registerkarte »Sicherheit« Abbildung B.7: Die Registerkarte »Sicherheit«
Die Einstellungen auf dieser Registerkarte beziehen sich wieder zum größten Teil auf das Dokument und nicht auf PowerPoint allgemein. Sie können über die beiden Kennwörter festlegen, dass eine PowerPoint-Präsentation nur mit Kennwort geöffnet bzw. geändert werden kann. Diese Funktion steht Ihnen im Dialogfeld »Speichern unter« unter EXTRAS/SICHERHEITSOPTIONEN zur Verfügung. Dateischutzoptionen Über das Kontrollfeld »Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen« wird der Inhalt der Dateieigenschaften gesteuert. Dort gibt es einige Angaben zur Person, die automatisch gespeichert werden, es sei denn, dieses Kontrollfeld ist aktiv. Makrosicherheit Über die Schaltfläche »Makrosicherheit« können Sie, falls Sie Makros in PowerPoint verwenden, unterschiedliche Sicherheitsstufen und Namen von Personen als Informationen hinterlegen, damit andere Benutzer entscheiden können, die PowerPoint-Präsentation mit oder ohne Makros zu öffnen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
567
Anhang B
PowerPoint anpassen Die Registerkarte »Rechtschreibung und Format«
Abbildung B.8: Die Registerkarte »Rechtschreibung und Format«
Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen Ist dieses Kontrollfeld aktiv, wird die automatische Rechtschreibprüfung im Hintergrund ausgeführt. Achten Sie darauf, dass Sie über EXTRAS/SPRACHE die richtige Sprache für den Text der Folien eingestellt haben. Ansonsten wird die Rechtschreibprüfung fast alles als falsch ansehen. Rechtschreibfehler ausblenden Findet die Rechtschreibprüfung etwas falsch, so erscheint unter dem vermeintlichen Fehler eine rote Wellenlinie, die aber nicht ausgedruckt wird. Klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt auf diese Linie, so wird im Kontextmenü gegebenenfalls das richtige Wort vorgeschlagen. Ist das Kontrollfeld aktiv, werden die Wellenlinien nicht angezeigt. Sie sehen dann nur noch an dem kleinen roten Kreuz auf dem Rechtschreibsymbol auf der Statuszeile (ein geöffnetes Buch als Symbol), dass irgendwo auf der Folie ein Fehler ist. Wenn Sie auf dieses Feld doppelklicken, gelangen Sie automatisch in die Rechtschreibprüfung. Ist alles korrekt, erscheint an gleicher Stelle ein roter Haken.
568
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Optionen
Anhang B
Immer Korrekturen vorschlagen Ist das Kontrollfeld aktiv, wird die Rechtschreibprüfung immer versuchen, ein »richtig« geschriebenes Wort vorzuschlagen. Haben Sie die Funktion deaktiviert, erhalten Sie nur dann Vorschläge in der Rechtschreibprüfung, wenn Sie auf die Schaltfläche »Vorschlagen« klicken. Das Kontrollfeld wirkt sich nicht auf die Rechtschreibprüfung aus, die automatisch nach der Eingabe im Hintergrund abläuft. Es gilt nur für die Funktion, die mit EXTRAS/RECHTSCHREIBUNG gestartet wird. Wörter in GROSSBUCHSTABEN ignorieren Falsch ist bei der Rechtschreibprüfung immer alles, was nicht im Lexikon vorhanden ist. Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, werden Begriffe und Wörter in GROSSBUCHSTABEN nicht überprüft und nicht geändert. Dies ist eine Funktion, die im englischsprachigen Raum von Bedeutung ist, da dort Eigennamen zumeist in Großbuchstaben geschrieben werden. Wörter mit Zahlen ignorieren Mit diesem Kontrollfeld werden alle Begriffe, die Zahlen enthalten, von der Rechtschreibprüfung nicht erfasst. Neue deutsche Rechtschreibung benutzen Ist dieses Kontrollfeld aktiv, wird gemäß der neuen Rechtschreibung geprüft. Format überprüfen Mit diesem Kontrollfeld können Sie PowerPoint veranlassen, gleich während der Erstellung einer Präsentation auf gewisse Formatierungen zu achten. Dazu gehören Formate für Schriftarten, die Anzahl der Aufzählungszeichen pro Folie und mehr. Welche Formate überprüft werden sollen, legen Sie mit der Schaltfläche »Formatoptionen« fest. Falls PowerPoint eine Abweichung findet, zeigt Ihnen eine gelbe Lampe auf der Folie an, dass hier etwas mit dem Format nicht stimmt.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
569
Anhang B
PowerPoint anpassen
Abbildung B.9: Über das Dialogfeld »Formatoptionen« können Sie festle gen, wann Sie über Abweichungen der Formate informiert werden
B.2
Die Symbolleisten anpassen
Eine weitere Möglichkeit zur Anpassung von PowerPoint bietet sich Ihnen in Bezug auf die Symbolleisten. Generell können Sie jede Symbolleiste verschieben, indem Sie auf die Symbolleiste klicken und sie an eine andere Stelle ziehen. Die Symbolleiste wird dadurch automatisch in der Größe angepasst. Symbolleisten einblenden und ausblenden Natürlich lassen sich die unterschiedlichen Symbolleisten ein- oder ausblenden, allerdings nur solche, die in der jeweiligen Ansicht erlaubt sind. So ist es beispielsweise nicht möglich, in der Foliensortierung die Symbolleiste »Zeichnen« einzublenden, denn in dieser Ansicht kann nicht gezeichnet werden. Mit ANSICHT/S YMBOLLEISTEN wird das Untermenü »Symbolleisten« geöffnet. Es ist in Abbildung B.10 zu sehen. Hier erscheinen alle für die aktuelle Ansicht möglichen Symbolleisten. Ist eine Symbolleiste mit einem Häkchen versehen, so wird sie auf dem Bildschirm angezeigt. Sie erhalten das Menü auch jedes Mal als Kontextmenü, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste klicken. PowerPoint speichert Veränderungen der Symbolleisten automatisch ab. Beim nächsten Starten von PowerPoint werden Sie das Programm in dem Erscheinungsbild vorfinden, in dem Sie es verlassen haben. Damit können Sie unbesorgt Ihre persönlichen Symbolleisten gestalten. Einige Symbolleisten werden auch durch andere Symbole geöffnet. Je nach Lage erhalten die Symbolleisten dadurch manchmal das Aussehen eines Dialogfelds. Dann können Sie eine Symbolleiste durch Klicken auf das System570
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Symbolleisten anpassen
Anhang B Abbildung B.10: Das Untermenü »Symbolleisten«
kontrollfeld (das X) in der rechten oberen Ecke des Dialogfelds ausblenden. Ein Beispiel dafür sind die Symbolleisten der »AutoFormen«, die Sie als eigenes Dialogfeld darstellen können. Eine eigene Symbolleiste erstellen In PowerPoint können Sie dem Programm eigene Symbolleisten hinzufügen. Neben den Veränderungen, die Sie an den anderen Symbolleisten vornehmen können, lassen sich dort alle Befehle oder Funktionen einfügen, die Sie zusammenhängend auf einen Blick sehen möchten. Diese Symbolleisten sind in allen Ansichten gleich. Und so erstellen Sie eine eigene Symbolleiste: 1.
Wählen Sie EXTRAS/A NPASSEN.
2.
Das Dialogfeld »Anpassen« wird geöffnet.
3.
Klicken Sie auf der Registerkarte »Symbolleisten« auf die Schaltfläche »Neu«, geben Sie den Namen der eigenen Symbolleiste ein und klicken Sie dann auf »OK«. Abbildung B.11: Das Dialogfeld »Neue Symbol leiste«
Die neue Symbolleiste wird danach eingefügt. Zu Beginn ist die Symbolleiste leer, aber Sie können sie dann im nächsten Schritt mit Symbolen füllen. Wenn Sie die Symbolleiste wieder entfernen möchten, müssen Sie im Dialogfeld »Anpassen« auf der Registerkarte »Symbolleisten« die entsprechende Symbolleiste markieren und dann auf »Löschen« klicken. Dann wird sie entfernt. PowerPoint-Symbolleisten können Sie nicht entfernen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
571
Anhang B
PowerPoint anpassen Sie gelangen in dieses Menü übrigens auch, wenn Sie im Kontextmenü zu den Symbolleisten auf den Eintrag ANPASSEN klicken. Symbole oder Befehle hinzufügen Für das Hinzufügen von Symbolen auf den Symbolleisten steht ein gesondertes Dialogfeld zur Verfügung, das Sie gerade schon beim Erstellen der neuen Symbolleiste gesehen haben. Mit EXTRAS/ANPASSEN oder mit dem Befehl ANPASSEN aus dem Kontextmenü »Symbolleisten« wird das Dialogfeld »Anpassen« geöffnet. Zum Einfügen der Symbole müssen Sie dann noch auf die Registerkarte »Befehle« wechseln. Abbildung B.12 zeigt die Registerkarte.
Abbildung B.12: Das Dialogfeld »Anpassen« mit der Registerkarte »Befehle«
In PowerPoint wird immer von Schaltflächen gesprochen. Hier im Buch heißen die Schaltflächen »Symbole«, daher mag der Text im Dialogfeld zu Beginn etwas verwirren. Sie können also mit diesem Dialogfeld, sofern noch Platz ist, den bestehenden Symbolleisten Symbole hinzufügen oder Symbole auf der eigenen Symbolleiste platzieren. Die einzelnen Symbole sind in Kategorien unterteilt, die sich an den unterschiedlichen Menüs orientieren. Mit dem Listenfeld »Kategorien« können Sie sich die unterschiedlichen Symbole zu den jeweiligen Kategorien anzeigen lassen, die dann auf der rechten Seite im Listenfeld »Befehle« erscheinen. Manchmal müssen Sie auf die Pfeile der Bildlaufleiste klicken, um Symbole weiter unten zu sehen. Ferner erhalten Sie eine Beschreibung zu jedem Befehl/Symbol, wenn Sie auf die Schaltfläche »Beschreibung« klicken.
572
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Symbolleisten anpassen
Anhang B
Und so fügen Sie ein Symbol auf einer Symbolleiste ein: 1.
Wählen Sie eine Kategorie aus und klicken Sie auf einen Eintrag im Listenfeld »Befehle«, den Sie auf einer Symbolleiste einfügen möchten. Das Symbol ist markiert und von einem Auswahlrahmen umgeben.
2.
Halten Sie die Maus gedrückt, ziehen Sie das Symbol oder den Befehl an die gewünschte Position auf eine Symbolleiste und lassen Sie dort die Maustaste los.
Das Symbol wird dann auf der Symbolleiste eingefügt und die restlichen Symbole werden gegebenenfalls entsprechend verschoben. Wenn Sie einen Befehl ausgewählt haben, zu dem es kein zugeordnetes Symbol gibt, so wird statt eines Symbols die Bezeichnung des Befehls eingefügt. Sie werden gleich noch sehen, wie Sie ein eigenes Symbol auswählen können. Sie können ein Symbol oder einen Befehl immer nur in sichtbare und bestehende Symbolleisten oder Menüs einfügen. Diese Funktion ist nicht auf die Symbolleisten beschränkt. Sie können auch die Menüs verändern, was weiter unten beschrieben wird. Immer dann, wenn Sie ein Symbol auf einer Symbolleiste oder in ein Menü einfügen können, erscheint ein kleines Pluszeichen neben dem Mauszeiger. Dies bedeutet, dass Sie dort den Befehl hinzufügen können. Falls diese Möglichkeit nicht gegeben ist, erscheint ein X (Kreuz). Symbole auswählen Haben Sie einen Befehl ausgewählt, wird er auf der Symbolleiste platziert. Den wichtigsten Befehlen ist bereits ein Symbol zugeordnet, das dann automatisch erscheint. Es gibt aber auch Befehle, wie z.B. »Folie löschen«, die noch nicht über ein zugewiesenes Symbol verfügen. In diesem Fall erscheint statt des Symbols die Bezeichnung des Befehls auf der Symbolleiste. Es gibt aber auch die Möglichkeit, statt des Texts ein eigenes Symbol zuzuweisen. Mit der gleichen Vorgehensweise können Sie auch bestehende Symbole ändern und neu gestalten. Gesteuert wird diese Funktion über das Menü A USWAHL ÄNDERN, das über die gleich lautende Schaltfläche aus dem Dialogfeld »Anpassen« auf der Registerkarte »Befehle« erscheint. Es ist in Abbildung B.13 zu sehen. Die Schaltfläche ist immer nur dann aktivierbar, wenn ein Symbol auf den Symbolleisten oder ein Befehl in den Menüs ausgewählt ist. Ansonsten erscheint die Schaltfläche hellgrau und inaktiv.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
573
Anhang B
PowerPoint anpassen
Abbildung B.13: Das Untermenü »Auswahl ändern«
Neben den Schaltflächensymbolen können Sie in diesem Menü auch festlegen, dass statt der Symbole auf der Symbolleiste immer nur die Bezeichnungen erscheinen. Für diese Schaltfläche wurde der Befehl NUR TEXT (IMMER) ausgewählt und damit erscheinen keine Symbole auf dieser Leiste. Die Einstellung muss für jedes Symbol auf der Symbolleiste individuell durchgeführt werden. Es gibt keinen Befehl, mit dem Sie die gesamte Symbolleiste auf einen Schlag auf »NUR TEXT« ändern können. Und so wählen Sie ein Symbol aus den Standardsymbolen aus: 1.
Sie befinden sich im Dialogfeld »Anpassen« auf der Registerkarte »Befehle« und Ihr Symbol bzw. Ihr Befehl ist auf der Symbolleiste bereits markiert.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Auswahl ändern«. Das dazugehörige Menü wird geöffnet.
3.
Klicken Sie auf SCHALTFLÄCHENSYMBOL ÄNDERN und wählen Sie aus den vorhandenen Symbolen das gewünschte Symbol aus.
Abbildung B.14: Es sind einige Sym bole vorhanden und der Mülleimer passt ganz gut zum Befehl »Folie löschen«
Abbildung B.14 zeigt die vorhandenen Standardsymbole, aus denen Sie wählen können. Nachdem Sie eines der Symbole angeklickt haben, wird es sofort auf der Symbolleiste oder im Menü geändert. Diese Einstellung gilt
574
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Symbolleisten anpassen
Anhang B
aber nur für das Symbol auf der gerade aktiven Symbolleiste oder im aktiven Menü. Falls der Befehl auf einer anderen Symbolleiste erneut vorkommt, ist diese Formatierung dort nicht durchgeführt worden. Dazu müssten Sie den Vorgang wiederholen. Falls Ihnen die Symbole nicht ausreichen, können Sie auch ein eigenes Symbol erstellen. Und so gestalten Sie ein eigenes Symbol: 1.
Sie sind im Dialogfeld »Anpassen« auf der Registerkarte »Befehle« und Ihr Symbol bzw. Befehl ist auf der Symbolleiste bereits markiert.
2.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Auswahl ändern«. Das dazugehörige Menü wird geöffnet.
3.
Wählen Sie den Befehl SCHALTFLÄCHE BEARBEITEN aus.
Das Dialogfeld »Schaltflächen-Editor« erscheint. Abbildung B.15: Hier können Sie kreativ werden ...
Die Funktionsweise des Dialogfelds ist sehr einfach. Wählen Sie eine Farbe und klicken Sie links im Bild an die Stelle, die mit der zuvor gewählten Farbe gefüllt werden soll. Falls Ihnen das Bild nicht gefällt, können Sie es mit »Löschen« entfernen oder, wenn Sie fertig sind, mit »OK« übernehmen. Falls Ihnen später ein Symbol gut gefällt, können Sie auch das markierte Schaltflächensymbol des entsprechenden Befehls kopieren und an anderer Stelle einfügen. Ein weiterer Befehl im Menü AUSWAHL ÄNDERN ist GRUPPIERUNG BEGINNEN. Mit dieser Funktion können Sie Symbole auf der Symbolleiste oder im Menü zu Gruppen zusammenfassen und als zusammengehörig kennzeich-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
575
Anhang B
PowerPoint anpassen nen. Gruppen werden stets durch einen waagerechten oder senkrechten Strich im Menü oder auf den Symbolleisten gekennzeichnet. Ist ein Symbol markiert, wird vor dem Symbol der Strich eingefügt. Im Menü wird der Befehl mit einem Häkchen versehen. Zum Löschen der Gruppierung, genauer zum Löschen des Strichs, wählen Sie den Befehl erneut aus. Neben den genannten Symbolen und Befehlen können Sie über AUSWAHL mit HYPERLINK ZUWEISEN einen Hyperlink auf ein Symbol legen. Dann wird nicht ein Befehl oder eine Funktion aus PowerPoint aufgerufen, sondern beispielsweise die Internetadresse »www.mut.de«. Sie erhalten dann ein Dialogfeld, mit dem Sie aus den zuletzt besuchten Internetadressen wählen können. Daneben können Sie auch einen Hyperlink zu anderen Präsentationen oder Dokumenten erstellen, also beispielsweise zu einer Präsentation, in der die Firmenstandards hinterlegt sind. ÄNDERN
Ein Symbol kann mehrmals auf einer Symbolleiste vertreten sein. Wenn es Ihnen gefällt, können Sie auch die gesamte Symbolleiste mit dem gleichen Symbol ausstatten und erhalten damit beispielsweise eine ganze Palette von Fettdruck-Symbolen. Fragt sich nur noch, auf welches Sie dann klicken werden. Symbole entfernen Ist das Dialogfeld »Anpassen« geöffnet, sind Sie zugleich im Bearbeitungsmodus für die Symbolleisten. Damit können Sie auch ein Symbol von einer Symbolleiste oder aus einem Menü entfernen. Klicken Sie dazu auf das Symbol, das Sie gerne entfernen möchten, und ziehen Sie es aus der Symbolleiste heraus. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der Mauszeiger das Kreuz anzeigt. Dann wird das Symbol von der Symbolleiste entfernt. Sie können es aber auch direkt auf einer anderen Symbolleiste einfügen und somit verschieben. Stattdessen können Sie auch den Befehl LÖSCHEN aus dem Menü AUSWAHL ÄNDERN zum Entfernen verwenden. Ein Symbol lässt sich auch von der Symbolleiste entfernen oder verschieben, wenn das Dialogfeld »Anpassen« geschlossen ist. Halten Sie dazu die (Alt)Taste gedrückt, während Sie das Symbol von der Symbolleiste ziehen. Wieder Standards für Symbolleisten verwenden Jede veränderte Symbolleiste kann auch wieder so angezeigt werden, wie sie ursprünglich einmal von PowerPoint definiert wurde. Dazu steht Ihnen im Dialogfeld »Anpassen« auf der Registerkarte »Symbolleisten« die Schaltfläche »Zurücksetzen« zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche »Zurücksetzen« und Sie erhalten die PowerPoint-Symbolleiste wieder, die im Listenfeld »Symbolleisten« markiert war.
576
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Die Symbolleisten anpassen
Anhang B
Der gleiche Befehl steht Ihnen auch im Menü AUSWAHL ÄNDERN zur Verfügung. Damit wird allerdings nur das gerade aktivierte Symbol zurückgesetzt, falls Sie es verändert haben. Falls Sie den Text des Befehls geändert haben, wird dieser ebenfalls zurückgesetzt. Die Menüs anpassen und wiederherstellen Genau wie Sie die Symbolleisten anpassen, können Sie auch die Menüs anpassen. Dies erfolgt ebenfalls über das Dialogfeld »Anpassen«. Die Registerkarte »Befehle« hält alle Befehle bereit. Und so fügen Sie ein neues Menü in die Menüleiste ein: 1.
Sie befinden sich im Dialogfeld »Anpassen« auf der Registerkarte »Befehle«.
2.
Wählen Sie in der Kategorienliste ganz unten den Eintrag »Neues Menü« und im Listenfeld »Befehle« den Eintrag »Neues Menü« aus.
3.
Ziehen Sie das neue Menü an die gewünschte Stelle im Menü oder auf eine Symbolleiste.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche »Auswahl ändern« und vergeben Sie einen neuen Namen im Textfeld »Name:«.
5.
Fügen Sie die gewünschten Befehle im neuen Menü ein.
Mit der Schaltfläche »Befehle neu anordnen« können Sie die Menüs und die Reihenfolge der Befehle in den Menüs verändern. So können Sie Ihre wichtigen Befehle in der Reihenfolge nach oben schieben und die unwichtigeren nach unten. Mit der Schaltfläche »Zurücksetzen« stellen Sie im Zweifelsfall wieder die PowerPoint-Standardeinstellung her. Weitere Optionen Im Dialogfeld »Anpassen« gibt es schließlich noch die Registerkarte »Optionen«. Sie ist in Abbildung B.16 zu sehen. Abbildung B.16: Die Registerkarte »Optionen« im Dia logfeld »Anpassen«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
577
Anhang B
PowerPoint anpassen Mit dem Kontrollfeld »Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen« werden diese beiden Symbolleisten untereinander angezeigt. PowerPoint verfügt über eine Funktion, mit der die Anzahl der Befehle in den Menüs reduziert wird. Ist das Kontrollfeld »Menüs immer vollständig anzeigen« aktiviert, werden alle Befehle angezeigt. Ist das Kontrollfeld inaktiv, erscheint nur ein Teil der zuletzt verwendeten Befehle und ein weiterer »Befehl« mit einem Doppelpfeil nach unten in den Menüs. Wenn Sie auf diesen »Befehl« klicken, erscheint wieder das gesamte Menü. In Kombination mit diesem Kontrollfeld kann das restliche Menü mit einer Verzögerung hinzugefügt werden. Dazu dient das Kontrollfeld »Nach kurzer Verzögerung vollständige Menüs anzeigen«. Mit dem Kontrollfeld »QuickInfo auf Symbolleisten anzeigen« erhalten Sie hilfreiche Informationen zu den Symbolen. Damit wird die Bezeichnung neben dem Symbol angezeigt, wenn Sie die Maus auf ein Symbol bewegen. Diese Funktion ist sehr nützlich, denn Sie müssen sich damit nicht die manchmal doch eigenartigen Symbole merken. Daneben können Sie die im Programm hinterlegten Tastenkombinationen mit »Tastenkombinationen in QuickInfo anzeigen« hinzufügen, wenn Sie dies wünschen. Das Kontrollfeld »Große Symbole« vergrößert nur die Symbole, damit sie besser zu sehen sind. Im Listenfeld »Menüanimation« können Sie abschließend festlegen, wie das Menü in PowerPoint erscheinen soll. Der Eintrag »Keine« öffnet das Menü in bekannter Form. Alternativ dazu können Sie »Entfalten« oder »Abrollen« auswählen. Probieren Sie beide Einstellungen doch einfach einmal aus oder verwenden Sie den Eintrag »Abwechselnd«, wenn Sie sich nicht entschließen können. Zusammenfassung Durch Anpassen der Symbolleisten und der Menüs können Sie das Programm bis zur Unkenntlichkeit verändern. Sicherlich sind einige Funktionen notwendig, aber seien Sie mit der Anpassung bestehender Symbolleisten oder dem Verändern der Symbole etwas vorsichtig. Vielleicht muss eine Kollegin oder ein Kollege ebenfalls mit Ihrem Rechner arbeiten und dieses Programm verwenden. Neben dem Ändern der Symbole und Menüs können Sie über die Optionen einige Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen gelten meist für das gesamte Programm und damit für alle Präsentationen.
578
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
C
OfficeAssistenten und andere Hilfen
Wenn Sie einmal nicht mehr weiterkommen und Hilfe im Umgang mit dem Programm benötigen, kann Ihnen PowerPoint weiterhelfen. Sie haben gute Chancen, das zu finden, wonach Sie suchen. Besonders interessant ist der so genannte Office-Assistent, der Ihnen in allen Office-Programmen gleichermaßen zur Verfügung steht. In Form eines »Herrn Einstein« oder als »Katze« präsentiert sich eine interaktive Hilfefunktion, die nur auf Ihre Fragen wartet. Über den Office-Assistenten hinaus gibt es im Hilfemenü noch weitere Funktionen und Nachschlagewerke. Bild C.1 zeigt Ihnen das Hilfemenü. Abbildung C.1: Das Menü ? (Hilfe)
Das Menü ? (HILFE) ist ein Standardmenü in Windows. Hier finden Sie die Hilfesysteme, die Sie unterstützen, und auch die so genannte Infobox, die Ihnen Auskunft über die PowerPoint-Versionsnummer und die Lizenz gibt. Falls Sie über einen Internetanschluss verfügen, können Sie sogar die weitergehenden Informationen und Hilfen auf der Microsoft-Homepage in Anspruch nehmen. Unter MICROSOFT OFFICE ONLINE finden Sie dazu weitere Möglichkeiten. Der Office-Assistent In visueller Form präsentiert sich der Office-Assistent am unteren Rand. Aktiviert wird er über OFFICE-ASSISTENTEN ANZEIGEN. Welchen Assistenten Sie erhalten, legen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) zum Assistenten direkt fest. Über ASSISTENTEN AUSWÄHLEN erhalten Sie eine Übersicht der unterschiedlichen Office-Assistenten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
579
Anhang C
OfficeAssistenten und andere Hilfen Falls Sie mit dem aktuellen Assistenten nicht zufrieden sind, können Sie ihn über die Registerkarte »Katalog« entlassen und einen anderen Assistenten einstellen. Sie benötigen dazu je nach Installation die CD, um den neuen Assistenten zu installieren. Bild C.2 zeigt die Registerkarte, mit der Sie den neuen Assistenten auswählen können.
Abbildung C.2: Hier wählen Sie einen Assistenten aus
Ist der Assistent sichtbar, haben Sie im Dialogfeld die Möglichkeit, Fragen einzugeben oder nach Hilfethemen zu suchen. Daneben gibt es noch die Registerkarte »Optionen«, wo Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Ist der Office-Assistent aktiv, werden Warnungen und Hinweise von PowerPoint nicht als eigenes Dialogfeld dargestellt, sondern in Form einer Sprechblase beim Office-Assistenten. Hilfe auch ohne den Office-Assistenten Sie erhalten natürlich auch ohne den Assistenten Antworten auf Ihre Fragen. Über ?/MICROSOFT OFFICE POWERPOINT-HILFE wird im Aufgabenbereich die Registerkarte »PowerPoint-Hilfe geöffnet«. Die Hilfe oder genauer die Suche nach Antworten ist leicht gemacht. Geben Sie beispielsweise die Frage »Speichern einer Präsentation« in das Textfeld »Suchen nach« ein und klicken Sie dann auf das grüne Symbol mit dem Pfeil nach rechts (Suche starten). Sie erhalten eine Liste der möglichen Themen, die die Hilfe gefunden hat. Das Ergebnis der Suche sehen Sie in Bild C.3.
580
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
OfficeAssistenten und andere Hilfen
Anhang C Abbildung C.3: Die Registerkarte »Suchergebnisse« im Aufgabenbe reich präsentiert die gefundenen Hilfethemen
Werden mehrere Themen gefunden, müssen Sie gegebenenfalls in der Liste blättern. Haben Sie einen Eintrag gefunden, zu dem Sie mehr wissen wollen, klicken Sie einfach auf das Thema und schon erhalten Sie weitergehende Informationen dazu im Hilfefenster auf der rechten Seite. Bild C.4 zeigt ein solches Hilfethema. Abbildung C.4: Es stehen meist mehrere Hilfethe men zur Verfügung, aus denen Sie aus wählen können
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
581
Anhang C
OfficeAssistenten und andere Hilfen Haben Sie das Hilfethema gelesen, können Sie das Hilfefenster mit der Standardschaltfläche (X) schließen. Darüber hinaus stehen Ihnen mit den Symbolen im Hilfefenster weitere Funktionen zur Verfügung. So können Sie ein Thema zurückblättern oder weiterblättern, sich alle Hilfethemen anzeigen lassen oder die Hilfe ausdrucken. Wenn Sie über die Hilfe nichts finden, können Sie zusätzlich über die Online-Hilfe auf der Homepage von Microsoft nach Themen suchen. Dazu geben Sie unten auf der Registerkarte »Suchergebnisse« im Bereich »Suchen« einen Begriff ein oder Sie klicken einfach dort nochmals auf den grünen Pfeil nach rechts. Eine Internetverbindung vorausgesetzt, wird dann auf den entsprechenden Seiten bei Microsoft gesucht.
Abbildung C.5: Sie können sich auch online auf die Suche begeben
In einigen Dialogfeldern finden Sie die Schaltfläche »?«, mit der Sie die Hilfe zum Dialogfeld aufrufen können. Sie erhalten dann beispielsweise einen erläuternden Hilfetext zu einer Schaltfläche oder einer Option im Dialogfeld. Zusammenfassung Leider werden die Hilfeprogramme nur sehr selten genutzt, obwohl sie inzwischen richtig gut geworden sind. Gerade die Integration von Fragen im Office-Assistenten bietet jedem Benutzer die Möglichkeit, ganz nach seinen Bedürfnissen zu suchen.
582
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
D
Befehl für Befehl
Als Referenz finden Sie in diesem Kapitel eine komplette Übersicht aller Befehle und Funktionen in PowerPoint. Dabei werden die Befehle hier nicht alphabetisch vorgestellt, sondern in der Reihenfolge, wie sie im Menü von links nach rechts erscheinen. Falls Sie aber trotzdem einmal nach einem Befehl suchen und nicht wissen, wo er erscheint, werden Sie ihn über den Index ebenfalls finden. Die Beschreibung der einzelnen Funktionen und Dialogfelder wurde bewusst knapp gehalten, denn sonst würde in diesem Kapitel das Buch erneut entstehen. Neben den Befehlen finden Sie auch stets einen Hinweis darauf, ob Sie ein dazugehöriges Symbol auf einer Symbolleiste finden können oder ob das Symbol auf einer Leiste eingefügt werden kann. Manchmal erscheint auch der Hinweis, dass es kein eigenes Symbol für den Befehl gibt und Sie selbst ein Symbol zuweisen müssten. Darüber hinaus erhalten Sie mit »Mehr dazu« einen Verweis auf ein Kapitel im Buch, in dem das entsprechende Thema ausführlicher beleuchtet wird.
D.1
Menü Datei
Das Menü DATEI enthält alle Befehle, die eine Präsentation als Ganzes betreffen. Über dieses Menü können Sie eine Datei öffnen, schließen, speichern und drucken. Hier finden Sie auch die Befehle zum Suchen einer Datei. Die zuletzt geöffneten Dateien, meist die letzten vier, werden ebenfalls in diesem Menü angezeigt (siehe Abbildung D.1). Neu NEU befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Mit diesem Befehl wird eine neue Präsentation erstellt. Im Aufgabenbereich erscheint die Registerkarte »Neue Präsentation«. Dort stehen Ihnen im Abschnitt »Neu« mehrere Befehle zur Verfügung, unter anderem:
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
583
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.1: Das Menü DATEI
Abbildung D.2: Im Aufgabenbe reich erscheint die Registerkarte »Neue Präsentation«
Leere Präsentation Damit wird eine neue Präsentation mit der Standardvorlage erstellt. Von einer Entwurfsvorlage Es wird eine neue Präsentation mit den Formatierungen einer Entwurfsvorlage erstellt.
584
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Datei
Anhang D
Vom AutoInhalt-Assistenten Es wird eine neue Präsentation mithilfe eines Assistenten erstellt. Sie erhalten eine Präsentation, die bereits Folien mit Text enthält, den Sie durch eigene Inhalte ersetzen können. Im Gegensatz zu anderen Symbolen wird mit dem Symbol für NEU nicht das Dialogfeld geöffnet, sondern direkt eine »Leere Präsentation« erstellt. Das Dialogfeld »Neu« erhalten Sie nur, wenn Sie den Befehl auswählen. Mehr dazu in Kapitel 4, »Präsentationen erstellen, öffnen und speichern«.
Öffnen ÖFFNEN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«.
Abbildung D.3: Das Dialogfeld »Öffnen«
Über dieses Dialogfeld werden alle Dateien beziehungsweise alle Präsentationen in PowerPoint geöffnet. In der Liste finden Sie die im aktuell gewählten Ordner enthaltenen Dateien. Es werden dabei immer nur die Dateien angezeigt, deren interne Erweiterung (z.B. ».ppt«) mit dem Eintrag im Listenfeld »Dateityp« übereinstimmt. In dem Listenfeld »Suchen in« sehen Sie alle Ordner, die sich auf dem Rechner oder im Netzwerk finden lassen. Mit den Symbolen oben rechts können Sie die Ansicht der Dateien im Dialogfeld ändern oder leicht andere Ordner anspringen. Mit den Symbolen auf der linken Seite wechseln Sie schnell in einige besondere Ordner.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
585
Anhang D
Befehl für Befehl Über das Listenfeld bei der Schaltfläche »Öffnen« können Sie auch eine schreibgeschützte Version der Präsentation öffnen. Zum Speichern müssen Sie dann Ihre Arbeit in einer anderen Präsentation speichern. Sie können dort auch direkt eine Kopie der Präsentation öffnen. Wenn Sie im Dialogfeld »Öffnen« mit dem Symbol für ANSICHTEN die Vorschau ausgewählt haben und in der Liste ein Dateiname markiert ist, sehen Sie rechts im Vorschaufenster die erste Folie der Präsentation. Im Dialogfeld kann auch über EXTRAS/S UCHEN die Dateisuche gestartet werden. Sie erhalten dabei je nach Auswahl weitere Dialogfelder. Mehr dazu in Kapitel 4, »Präsentationen erstellen, öffnen und speichern«.
Schließen SCHLIESSEN ist in der Kategorie »Datei« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Das »Windows-X« befindet sich auf der Titelleiste der Präsentation. Mit SCHLIESSEN wird die aktuelle Präsentation geschlossen. Falls Sie nach dem letzten Speichern Änderungen an der Präsentation vorgenommen haben, erscheint ein Hinweis. Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen gespeichert werden sollen oder nicht. Speichern SPEICHERN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Mit diesem Befehl wird die aktuelle Präsentation gespeichert. Dabei wird die auf der Festplatte oder auf der Diskette befindliche Datei mit dem gleichen Namen überschrieben. Wenn Sie noch keinen Dateinamen vergeben haben, wird automatisch das Dialogfeld »Speichern unter« geöffnet. PowerPoint erstellt übrigens keine automatische Sicherungskopie Ihrer Präsentation! Achten Sie also darauf, welche Datei Sie speichern, denn sonst speichern Sie gegebenenfalls eine nicht gewünschte Änderung ab. Speichern unter Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Eine neue Präsentation muss spätestens beim Beenden abgespeichert werden. Mit dem Dialogfeld »Speichern unter« können Sie einen Dateinamen und einen Ordner für Ihre Datei bestimmen. In der Regel speichern Sie die
586
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Datei
Anhang D Abbildung D.4: Das Dialogfeld »Speichern unter«
Datei mit dem PowerPoint-Dateiformat und der internen Endung ».ppt«. Diese Endung wird automatisch an den Dateinamen angehängt. Im Feld »Dateityp« legen Sie fest, in welchem Format die Präsentation gespeichert wird. Es stehen u. a. die folgenden Einträge zur Verfügung: Präsentation Die Datei wird mit dem PowerPoint-Format abgespeichert und kann von PowerPoint gelesen werden. Dieses Format gilt übrigens auch für die Macintosh-Version von PowerPoint. Entwurfsvorlage Die Datei wird als Entwurfsvorlage gespeichert. Dabei erhält sie die interne Endung ».pot«. PowerPoint-Bildschirmpräsentation Die aktuelle Präsentation wird als Bildschirmpräsentation gespeichert. Beim Öffnen einer solchen Präsentation wird direkt die Bildschirmpräsentation gestartet. Dabei erhält die Datei die interne Endung ».pps«. PowerPoint 97-2003&95-Präsentation Die Datei kann als duales Format gespeichert werden. Damit kann die Datei von PowerPoint 95, PowerPoint 97, PowerPoint 2000, PowerPoint 2002 und PowerPoint 2003 gelesen und bearbeitet werden. Damit wird die aktuelle Dateigröße sehr hoch sein.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
587
Anhang D
Befehl für Befehl Gliederung/RTF Speichert den Text der Präsentation als RTF-Datei. Microsoft Word und die meisten Textverarbeitungsprogramme können dieses Format lesen. Damit können Sie den Text Ihrer Präsentation direkt in der Textverarbeitung bearbeiten. Über EXTRAS/OPTIONEN SPEICHERN und das Kontrollfeld »TrueTypeSchriftarten einbetten« speichert PowerPoint alle TrueType-Schriftarten mit der Präsentation zusammen ab. Dies ist dann sehr hilfreich, wenn Sie eine Präsentation auf einem anderen Rechner vorführen wollen, aber nicht wissen, welche Schriftarten dort installiert sind. Allerdings wird die Dateigröße dadurch in der Regel etwa verdoppelt und Sie können auch nicht alle Schriftarten speichern, sondern nur die lizenzfreien. Mehr dazu in Kapitel 4, »Präsentationen erstellen, öffnen und speichern«.
Als Webseite speichern ALS W EBSEITE SPEICHERN ist in der Kategorie »Datei« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Jede Präsentation kann als Internetdokument – oder genauer: als Webseite – gespeichert werden. Vorhandene interaktive Einstellungen wie Hyperlinks auf andere Folien oder Sprünge auf andere Internetseiten, werden automatisch unterstützt. Mehr dazu in Kapitel 19, »PowerPoint und das Internet«.
Suchen Das Symbol für SUCHEN ist auf der Symbolleiste »Standard« zu finden. Mit dem Symbol für SUCHEN wird im Aufgabenbereich auf der rechten Seite die Registerkarte »Weitere Suchoptionen« geöffnet. Dort können Sie gezielt nach Präsentationen suchen. Berechtigung Unter dem Eintrag »Berechtigung« finden Sie unterschiedliche Befehle, mit denen Sie die Weitergabe von Präsentationen einschränken bzw. verhindern können. Dazu muss aber die Funktion zur Verwaltung von Informationsrechten (IRM) von Microsoft installiert sein.
588
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Datei
Anhang D
Verpacken für CD Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.5: Das Dialogfeld »Verpacken für CD«
Mit dieser Funktion können Sie eine oder mehrere Präsentationen komprimieren und auf eine CD brennen. Damit steht Ihnen eine Servicefunktion zum Weitergeben von Präsentationen zur Verfügung. Statt direkt auf eine CD zu brennen, können Sie die Dateien auch in einen Ordner kopieren und dann beispielsweise per E-Mail versenden. Der Assistent fragt Sie auch, ob der PowerPoint-Viewer und alle anderen gegebenenfalls mit der Präsentation zusammenhängenden Dateien eingepackt werden sollen. So können Sie eigentlich nichts mehr vergessen. Mehr dazu in Kapitel 20, »Präsentationen weitergeben«.
Webseitenvorschau WEBSEITENVORSCHAU ist in der Kategorie »Datei« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit der Webseitenvorschau können Sie in einem eigenen Fenster sehen, wie Ihre Präsentation als Webseite im Internet Explorer aussieht. Dabei wird die Präsentation noch nicht als Webseite gespeichert, sondern es wird nur ihr Aussehen simuliert. Mehr dazu in Kapitel 19, »PowerPoint und das Internet«.
Seite einrichten SEITE EINRICHTEN ist in der Kategorie »Datei« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
589
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.6: Eine Präsentation als Webseite in der Vorschau
Abbildung D.7: Das Dialogfeld »Seite einrichten«
In diesem Dialogfeld legen Sie die Größe und die Ausrichtung der Folien fest. Dabei können Sie bei der Ausrichtung zwischen »Folien« und dem Rest (Notizen, Handzettel und Gliederung) unterscheiden. Entsprechende Gruppenfelder stehen im Dialogfeld zur Verfügung. Im Listenfeld »Papierformat« finden sich neben den Papiergrößen folgende Einträge: Bildschirmpräsentation Die Breite der Folie wird auf 25,4 cm und die Höhe auf 19,05 cm, also mit einem Seitenverhältnis von 3:4, festgelegt. Die Folien füllen den gesamten Bildschirm aus und die Ausrichtung wird auf das Querformat gesetzt.
590
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Datei
Anhang D
35-mm-Dias Wenn Sie diese Option wählen, beträgt die Breite 28,5 cm und die Höhe 19,05 cm. Damit ergibt sich ein Seitenverhältnis von 2:3. Die Ausrichtung ist das Querformat. Overhead-Folien Verwendet als Breite 25,4 cm und als Höhe 19,05 cm wie »Bildschirmpräsentation«. Hat keine weiteren Auswirkungen und Funktionen. Banner Für Internetseiten können besondere animierte Banner eingefügt werden. Für diesen Fall beträgt die Breite 20,32 cm und die Höhe 2,54 cm. Benutzerdefiniert Mit dieser Option können Sie die gewünschte Größe Ihrer Folie in die Felder »Breite« und »Höhe« eingeben. Über das Listenfeld »Nummerierung beginnt bei« können Sie eine Seitenzahl angeben, von der an die einzelnen Folien durchnummeriert werden. Der dazugehörige Platzhalter kann mit ANSICHT/KOPF- UND FUSSZEILE auf dem Master für Folien oder für Handzettel und Notizen eingefügt werden. Mehr dazu in Kapitel 4, »Präsentationen erstellen, öffnen und speichern«.
Seitenansicht Das Symbol für SEITENANSICHT ist auf der Symbolleiste »Standard« zu finden. Die Seitenansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, vor dem Ausdruck der Folien, Handzettel oder Notizen das Druckergebnis in der Vorschau zu betrachten. Damit können Sie das Ergebnis überprüfen, bevor Sie den Druckvorgang starten. Drucken DRUCKEN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Über das Dialogfeld »Drucken« wird alles in PowerPoint ausgedruckt. Im Listenfeld »Drucken« bestimmen Sie, was genau gedruckt werden soll. Die weiteren Optionen im Gruppenfeld »Handzettel« werden erst mit dem Eintrag »Handzettel« aktiviert (siehe Abbildung D.9).
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
591
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.8: Vor dem Ausdruck können Sie sich die Seitenansicht betrachten
Abbildung D.9: Das Dialogfeld »Drucken«
592
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Datei
Anhang D
Der »Druckbereich« legt den Bereich fest, der ausgedruckt werden soll: Alles Es werden alle Folien ausgedruckt. Diese Option ist stets vorbelegt. Aktuelle Folie Es wird nur die Folie ausgedruckt, die gerade auf dem Bildschirm zu sehen ist. Sind mehrere Folien markiert, kann diese Option nicht ausgewählt werden. Markierung Wenn sich die Einfügemarke im Folienbereich der Normalansicht befindet, ist diese Option deaktiviert. Die Option ist immer dann aktiv, wenn Sie sich in der Foliensortierung oder in der Gliederungsansicht des Übersichtsbereichs befinden. Gedruckt werden dann alle Folien, die zurzeit markiert sind. Zielgruppenorientierte Präsentation Haben Sie innerhalb Ihrer Präsentation Zielgruppen festgelegt, so können Sie im Listenfeld rechts neben dieser Option aus den vorhandenen Zielgruppen auswählen. Es werden dann nur die Folien für die Zielgruppe gedruckt. Folien Geben Sie an, welche Folien Ihrer Präsentation ausgedruckt werden sollen. Ist das beispielsweise von Folie 2 bis Folie 7, dann geben Sie »2-7« ein. Wenn Sie nicht zusammenhängende Folien, also z.B. die Folien 2 und 4 ausdrucken wollen, dann müssen Sie zwischen den Foliennummern ein Semikolon eingeben, also »2; 4«. Beide Arten der Eingabe lassen sich auch verbinden. Die Eingabe »1-5;7« würde alle Folien von 1 bis 7, jedoch nicht die Folie 6 ausdrucken. Die Kontrollfelder bestimmen das weitere Aussehen: Ausgabe in Datei umleiten Die einzelnen Folien der Präsentation werden nicht an den Drucker gesendet, sondern in einer Datei gespeichert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
593
Anhang D
Befehl für Befehl Exemplare Hier bestimmen Sie die Anzahl der Ausdrucke, die Sie benötigen. Das Kontrollfeld »Sortieren« ist zunächst immer aktiviert. Es bedeutet, dass Sie die Folien in der richtigen Reihenfolge nacheinander ausdrucken. Wenn Sie beispielsweise zwei Kopien Ihrer Präsentation drucken wollen, wird erst ein kompletter Satz und anschließend ein zweiter Satz gedruckt. Listenfeld »Farbe und Graustufe« Über das Listenfeld können Sie festlegen, ob die Folien in Farbe, in Graustufen oder in reinem Schwarzweiß gedruckt werden. An Papiergröße anpassen Mit diesem Kontrollfeld können Sie Ihre Folien automatisch an das Papierformat Ihres Druckers anpassen lassen. Folienrahmen Gerade für den Ausdruck von Handzetteln ist es wünschenswert, dass die Folien einen Rahmen erhalten. Mit diesem Kontrollfeld wird automatisch beim Ausdrucken ein Rahmen hinzugefügt. Ausgeblendete Folien drucken Wenn sich in Ihrer Präsentation ausgeblendete Folien befinden, können Sie entscheiden, ob diese ausgedruckt werden sollen oder nicht. Kommentare und Freihandmarkierungen drucken Dieses Kontrollfeld sorgt dafür, dass alle Kommentare und auch alle Markierungen aus der Bildschirmpräsentation auf einer Kommentarseite gedruckt werden. Falls Sie Handzettel ausdrucken, werden alle Kommentare zu den Folien auf dem Handzettel auf einer Seite gedruckt. Mehr dazu in Kapitel 5, »Drucken«.
Senden an Microsoft Office Word SENDEN AN MICROSOFT OFFICE WORD ist in der Kategorie »Datei« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit diesem Befehl wird das Dialogfeld »An Microsoft Office Word senden« geöffnet. Damit können alle Folien mit oder ohne Notizen oder auch nur die Gliederung der Präsentation zur weiteren Bearbeitung an Microsoft Word übergeben werden. Diese Funktion ist beispielsweise für die Erstellung von Dokumentationen oder Schulungsunterlagen hilfreich.
594
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Datei
Anhang D Abbildung D.10: Das Dialogfeld »An Microsoft Office Word senden«
Mehr dazu in Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«.
Eigenschaften Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Das Dialogfeld »Eigenschaften« erscheint beim ersten Speichern einer Präsentation, sofern es über EXTRAS/OPTIONEN nicht deaktiviert wurde. Hier können Sie einerseits Informationen zur Präsentation hinterlegen, andererseits werden Ihnen von PowerPoint gleich einige Registerkarten automatisch ausgefüllt. Diese Funktion soll später helfen, eine Datei schneller wiederzufinden. Auch können Sie sich gleich zu Beginn die Eigenschaften der Datei betrachten, damit Sie einen Überblick über die Präsentation erhalten. Beenden Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Er beendet PowerPoint und schließt alle geöffneten Dateien. Falls Sie seit dem letzten Speichern Änderungen vorgenommen haben, werden Sie gefragt, ob diese Änderungen gespeichert werden sollen. Sie können PowerPoint stattdessen auch mit Doppelklicken auf das Systemfeld des Programms oder durch Klicken auf das Windows-X auf der Programmleiste beenden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
595
Anhang D
Befehl für Befehl
D.2
Menü Bearbeiten
Die Befehle im Menü BEARBEITEN dienen dazu, markierte und damit ausgewählte Objekte zu bearbeiten. Diese Objekte können kopiert oder ausgeschnitten und auf der gleichen oder auf einer anderen Folie eingefügt werden. Ebenso lassen sich über dieses Menü alle Objekte einer Folie markieren. Des Weiteren können Sie Objekte aus anderen Windows-Anwendungen einfügen und Verknüpfungen beispielsweise zu Excel-Tabellenblättern herstellen. Abbildung D.11: Das Menü BEARBEITEN
Rückgängig RÜCKGÄNGIG befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Der letzte Befehl oder der letzte Arbeitsschritt wird mit diesem Befehl widerrufen. Manche Arbeitsschritte lassen sich nicht zurücknehmen, dann ist dieser Befehl deaktiviert und kann nicht ausgewählt werden. Die Anzahl der Schritte, die rückgängig gemacht werden können, legen Sie über EXTRAS/ OPTIONEN fest. Daneben gibt es das Symbol für WIEDERHERSTELLEN auf der Symbolleiste »Standard«. Damit können die rückgängig gemachten Schritte wiederhergestellt werden. Sozusagen »rückgängig von rückgängig«. Wiederholen WIEDERHOLEN ist in der Kategorie »Bearbeiten« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
596
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Bearbeiten
Anhang D
Der letzte Arbeitsschritt lässt sich damit wiederholen. Dies ist gerade bei der Formatierung von Objekten ganz praktisch. Ausschneiden AUSSCHNEIDEN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Je nach Ansicht können unterschiedliche Elemente in die Windows-Zwischenablage ausgeschnitten werden: Folienbereich in der Normalansicht Alle Objekte und Texte. Foliensortierung und Folienübersicht im Übersichtsbereich Ganze Folien. Gliederungsansicht im Übersichtsbereich Texte und ganze Folien. Kopieren KOPIEREN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Vergleichbar mit AUSSCHNEIDEN können je nach gewählter Ansicht unterschiedliche Elemente in die Windows-Zwischenablage kopiert werden: Folienbereich in der Normalansicht Alle Objekte und Texte. Foliensortierung und Folienübersicht im Übersichtsbereich Ganze Folien. Gliederungsansicht im Übersichtsbereich Texte und ganze Folien. Office-Zwischenablage OFFICE-ZWISCHENABLAGE ist in der Kategorie »Bearbeiten« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. OFFICE-ZWISCHENABLAGE öffnet im Aufgabenbereich auf der rechten Seite die zuletzt kopierten Objekte auf der Registerkarte »Zwischenablage«. Dort stehen Ihnen über alle Office-Produkte hinweg bis zu 24 Einträge zum Einfügen auf der Folie zur Verfügung.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
597
Anhang D
Befehl für Befehl Einfügen EINFÜGEN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Der Inhalt der Zwischenablage wird auf der Folie oder in der entsprechenden Ansicht eingefügt. Über diesen Befehl können Sie auch Objekte oder Texte aus anderen Anwendungen einfügen. Zusätzlich können Sie auch das Format der eingefügten Objekte steuern. Dazu steht der Befehl INHALTE EINFÜGEN zur Verfügung. Inhalte einfügen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Im Dialogfeld »Inhalte einfügen« bestimmen Sie das Format des über die Zwischenablage einzufügenden Objekts. Gleichzeitig können Sie mit der Option »Verknüpfung einfügen« für einige Objekte eine Verknüpfung zum Original herstellen. Wenn sich das Objekt im Original ändert, wird es auch in PowerPoint entsprechend aktualisiert. Diese Funktion ist z.B. für Tabellenblätter oder Diagramme aus Excel interessant. Im Feld »Quelle« erscheinen weitere Details zum Objekt.
Abbildung D.12: Das Dialogfeld »Inhalte einfügen«
Falls keine Verknüpfung möglich ist, ist die Option deaktiviert und kann nicht ausgewählt werden. Ihnen steht dann nur »Einfügen« zur Auswahl. Gleichzeitig können Sie über das Kontrollfeld »Als Symbol anzeigen« festlegen, dass das Objekt als Symbol eingefügt wird. Im Listenfeld »Als« werden die möglichen Datentypen aufgelistet. Unter anderem finden Sie die folgenden Einträge: Objekt Sie können in PowerPoint die Größe eines Objekts und dessen Farbe ändern. Wenn Sie das Objekt bearbeiten wollen, müssen Sie nur darauf doppelklicken. Dann wird das dazugehörige Anwendungsprogramm geöffnet und kann dort bearbeitet werden. 598
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Bearbeiten
Anhang D
Unformatierten Text Ein Text kann zwar nicht verknüpft, aber als normaler Text in PowerPoint bearbeitet werden. Formatierten Text Text kann nicht verknüpft werden, aber als normaler Text in PowerPoint bearbeitet werden. Im Gegensatz zum »Unformatierten Text« bleiben die Formatierungen aus dem Quellprogramm erhalten. Bild Ein Bild entspricht einem Objekt in PowerPoint. Sie können in PowerPoint das Bild in seine einzelnen Bestandteile auflösen und bearbeiten. Bitmap Ein Bitmap entspricht einem Bitmap-Bild in PowerPoint. Sie können ein Bitmap-Bild nicht in seine Bestandteile auflösen, aber die Größe oder die Farbe ändern. Als Hyperlink einfügen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. In PowerPoint lassen sich weitere Präsentationen oder Dateien aus anderen Programmen einfügen. Während einer Bildschirmpräsentation können Sie dann auf diese Objekte wechseln. Über diesen Befehl können Sie z.B. eine Folie aus einer PowerPoint-Präsentation kopieren und in einer anderen Präsentation als Hyperlink einfügen. Markierung löschen MARKIERUNG LÖSCHEN ist in der Kategorie »Bearbeiten« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Sie können dazu auch die (Entf)-Taste verwenden. Je nach Ansicht lassen sich unterschiedliche Elemente löschen: Folienbereich in der Normalansicht Alle Objekte und Texte. Foliensortierung und Folienübersicht im Übersichtsbereich Ganze Folien. Gliederungsansicht im Übersichtsbereich Texte und ganze Folien.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
599
Anhang D
Befehl für Befehl Alles markieren Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Sie können je nach gewählter Ansicht alle Objekte auswählen: Folienbereich in der Normalansicht Alle Objekte und Texte der Folie werden markiert. Foliensortierung und Folienübersicht im Übersichtsbereich Alle Folien werden markiert. Gliederungsansicht im Übersichtsbereich Der gesamte Text wird markiert. Duplizieren DUPLIZIEREN ist in der Kategorie »Bearbeiten« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Dieser Befehl erstellt eine Kopie des markierten Objekts und fügt es sofort ein. Sie können die Kopie an eine andere Stelle verschieben und den Befehl erneut wählen. Wenn das Objekt noch ausgewählt ist, können Sie wieder ein Duplikat einfügen, aber diesmal wird die Kopie im gleichen Abstand zum ursprünglichen Original eingefügt. Damit können Sie beispielsweise eine Reihe von Objekten verlängern. Folie löschen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Mit diesem Befehl löschen Sie die aktuelle Folie. Je nach gewählter Ansicht kann eine unterschiedliche Anzahl von Folien gelöscht werden: Normalansicht Die gerade aktuelle Folie wird gelöscht. Foliensortierung und Folienübersicht im Übersichtsbereich Alle markierten Folien werden gelöscht. Gliederungsansicht im Übersichtsbereich Alle Folien, deren Text in der Gliederungsansicht markiert ist, werden gelöscht.
600
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Bearbeiten
Anhang D
Suchen SUCHEN ist in der Kategorie »Bearbeiten« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.13: Das Dialogfeld »Suchen«
In diesem Dialogfeld können Sie schnell nach einem bestimmten Begriff suchen. Es wird in allen Ansichten nach diesem Begriff gesucht. Über die beiden Kontrollfelder und die Schaltflächen bestimmen Sie die Art der Suche näher. Groß-/Kleinschreibung beachten Mit »Groß-/Kleinschreibung« wird nur nach Begriffen in der entsprechenden Schreibweise gesucht. Wird nach »Wein« gesucht und ist diese Option aktiviert, dann werden Ausdrücke wie »Wein« und »Weinglas« gefunden, aber nicht der Ausdruck »beweinen«. Nur ganzes Wort suchen Damit wird ein Ausdruck nur gesucht und gegebenenfalls gefunden, wenn er als eigenes Wort vorkommt. So würde der Suchbegriff »Wein« nur als eigenes Wort gefunden, aber beispielsweise nicht in Wörtern wie »Weinglas« oder »beweinen«. Mit den Schaltflächen können Sie nach den Begriffen suchen lassen: Weitersuchen Mit dieser Schaltfläche wird der Suchvorgang gestartet oder fortgesetzt. Wird ein Begriff gefunden, so wird er markiert. WEITERSUCHEN ist in der Kategorie »Bearbeiten« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Ersetzen Das Dialogfeld »Ersetzen« wird geöffnet. Ersetzen ERSETZEN ist in der Kategorie »Bearbeiten« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
601
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.14: Das Dialogfeld »Ersetzen«
Das Dialogfeld »Ersetzen« gleicht größtenteils dem Dialogfeld »Suchen«. Hier können Sie den gesuchten Begriff allerdings gleich durch einen anderen Ausdruck ersetzen lassen. Über die gleichen Kontrollfelder schränken Sie die Art der Suche ein (siehe unter »Suchen«). Mit den Schaltflächen können Sie die gefundenen Begriffe austauschen oder einfach weitersuchen lassen: Weitersuchen Mit dieser Schaltfläche wird der Suchvorgang gestartet oder fortgesetzt. Ein gefundener Begriff wird nur markiert, aber nicht automatisch ersetzt. Ersetzen Der gefundene und markierte Text wird ersetzt. Die Suche wird nicht fortgesetzt. Dazu müssen Sie erst wieder auf die Schaltfläche »Weitersuchen« klicken. Alle ersetzen Jeder gefundene Begriff wird automatisch ersetzt, ohne dass Sie jeden Tauschvorgang einzeln bestätigen müssen. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Gehe zu Eigenschaft Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Sie können einen Text oder ein Stichwort aus der Folie kopieren. Über DATEI/EIGENSCHAFTEN können Sie dann diesen Text mit dem Kontrollfeld »Verknüpfung zum Inhalt« und einem Namen einfügen. Damit haben Sie später die Möglichkeit, die Einträge mit diesem Befehl anzuspringen. Es wird dann das Dialogfeld »Eigenschaften« geöffnet. Sind keine Eigenschaften vergeben, ist der Befehl inaktiv.
602
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Bearbeiten
Anhang D
Verknüpfungen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Mit dem Dialogfeld »Verknüpfungen« können Sie alle bestehenden Verknüpfungen in der Präsentation verwalten. Abbildung D.15: Das Dialogfeld »Verknüpfungen«
Sie erhalten in diesem Dialogfeld eine Liste der vorhandenen Verknüpfungen. Die Aktualisierung kann dabei mit den Optionen »Automatisch« oder »Manuell« erfolgen. Ferner können Sie über die Schaltflächen »Jetzt aktualisieren« eine Aktualisierung herbeiführen und mit »Verknüpfung aufheben« die permanente Verbindung zwischen dem eingefügten Objekt und dem Original unterbrechen. Mit der Schaltfläche »Quelle ändern« wird die gewählte Einstellung zur Verknüpfung verändert. Damit können Sie bestimmen, welche Quelldatei statt der ursprünglichen verwendet werden soll. Mit »Quelle öffnen« gelangen Sie in die ursprüngliche Anwendung der gewählten Verknüpfung. Dabei wird gleichzeitig das eingefügte Objekt geöffnet. Mehr dazu in Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«.
Text/Objekt/Grafik usw. bearbeiten Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Über diesen Befehl kann ein markiertes Objekt bearbeitet werden. In der Regel können Sie das markierte Objekt durch Doppelklicken bearbeiten oder sein Bearbeitungsprogramm aufrufen. Aber dieser Befehl bietet Ihnen noch eine weitere Möglichkeit. Im Untermenü befindet sich bei eingefügten Objekten der Befehl U MWANDELN, mit dem Sie das aktuelle Objekt in ein anderes Objekt umwandeln können. Dies kann für die Bearbeitung und Darstellung des Objekts bei Präsentationen von Interesse sein.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
603
Anhang D
Befehl für Befehl
D.3
Menü Ansicht
Im Menü ANSICHT wird die aktuelle Ansicht der Präsentation festgelegt. Sie wählen, in welcher Ansicht Sie Ihre Eingaben vornehmen. Dabei können Sie zwischen Normal, Foliensortierung und Notizenseite hin- und herschalten. Ferner bestimmen Sie über dieses Menü, ob die Lineale und/oder die Führungslinien angezeigt werden sollen. Abbildung D.16: Das Menü ANSICHT
Normal NORMAL befindet sich unten links über der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Interessante an der Normalansicht ist, dass Sie Ihnen nicht nur eine einzelne Folie mit den dazugehörigen Notizen anzeigt, sondern im Übersichtsbereich gleichzeitig einen Überblick über die anderen Folien der Präsentation bietet. Somit stehen Ihnen alle Informationen in einer Ansicht zur Verfügung. Sie können eine Folie im Folienbereich bearbeiten und sehen gleichzeitig den Zusammenhang zu den anderen Folien in der Präsentation. Mehr dazu in Kapitel 6, »Ansichten in PowerPoint«.
Foliensortierung FOLIENSORTIERUNG befindet sich unten links über der Symbolleiste »Zeichnen«. Die Foliensortierung eignet sich hervorragend für das Sortieren, Umstellen oder Einordnen von Folien. Außerdem lassen sich leicht ganze Folien kopieren. Sie können über diese Ansicht auch Folien aus anderen Präsentationen einfügen.
604
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Ansicht
Anhang D Abbildung D.17: Die Normalansicht einer Präsentation
Abbildung D.18: Die Folien sortierung einer Präsentation
Über die Symbolleiste »Foliensortierung«, die nur in dieser Ansicht vorkommt, können Sie schnell Folienübergangseffekte für die Bildschirmpräsentation festlegen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
605
Anhang D
Befehl für Befehl Mehr dazu in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
Bildschirmpräsentation BILDSCHIRMPRÄSENTATION befindet sich unten links über der Symbolleiste »Zeichnen«. Dieser Befehl startet die Bildschirmpräsentation mit den Einstellungen, die Sie über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN vornehmen. Den gleichen Befehl finden Sie auch im Menü BILDSCHIRM PRÄSENTATION als BILDSCHIRMPRÄSENTATION VORFÜHREN. Wenn Sie die (ª)-Taste gedrückt halten, während Sie auf das Symbol klicken, wird das Dialogfeld »Bildschirmpräsentation einrichten« geöffnet. Notizenseite NOTIZSEITENSEITE ist in der Kategorie »Ansicht« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.19: Die Notizenansicht einer Folie
Sie können auf den Notizseiten Bemerkungen zum Vortrag festhalten und während des Vortrags den Notizblättern Ihre Stichworte entnehmen.
606
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Ansicht
Anhang D
Mehr dazu in Kapitel 16, »Notizen und Handzettel«.
Master/Folienmaster FOLIENMASTER ist in der Kategorie »Ansicht« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Sie erhalten den Folienmaster auch, wenn Sie mit der (ª)-Taste auf das Symbol für NORMALANSICHT unten links klicken. Abbildung D.20: Der Folienmaster einer Präsentation
Der Folienmaster ist eine besondere Ansicht, in der Sie das generelle Aussehen aller Folien bestimmen. Auf diese Weise erhält jede Folie der Präsentation ein einheitliches Layout. Beispielsweise können Sie dort das Logo der Firma oder das Datum des Vortrags einfügen. Diese Elemente erscheinen dann auf jeder einzelnen Folie, lassen sich aber nur auf dem Folienmaster bearbeiten. In dieser Ansicht legen Sie auch das Aussehen von Titel und Textobjekt fest. Diese beiden Elemente sollten auf jeder Folie gleich aussehen. Sie können hier die Schriftgröße des Titels festlegen oder die einzelnen Einzugsebenen und Schriftarten des Textobjekts bestimmen. Auch die Art des Aufzählungszeichens ist hier einzugeben, wenn es auf jeder Folie gleich sein soll. Abschließend können Sie auch die Hintergrundfarbe oder Schattierung für alle Folien festlegen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
607
Anhang D
Befehl für Befehl Titelmaster Zunächst folgen alle Folien dem Folienmaster, auch die Folie, die Sie mit dem Folienlayout »Titelfolie« einfügen. Im Folienmaster haben Sie aber zusätzlich die Möglichkeit, einen unabhängigen Titelmaster für eben diese Titelfolie zu gestalten. Über EINFÜGEN/NEUER T ITELMASTER wird der Titelmaster eingefügt, sofern er nicht ohnehin durch die Entwurfsvorlage vorhanden ist. Mehr dazu in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
Master/Handzettelmaster Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Sie erhalten den Handzettelmaster auch, wenn Sie mit gedrückter (ª) -Taste auf das Symbol FOLIENSORTIERANSICHT unten links klicken. Abbildung D.21: Der Handzettel master
Der Handzettelmaster dient dazu, das Aussehen der Handzettel zu bestimmen. Alle Elemente, die Sie dort einfügen, also beispielsweise ein Copyright oder ein Logo, erscheinen beim Ausdruck auf jedem Handzettel. Die Umrandungen auf der Vorlage sind die Umrisse für die möglichen Druckarten der Handzettel, die Sie über die Symbolleiste »Handzettelmasteransicht« auswählen.
608
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Ansicht
Anhang D
Mehr dazu in Kapitel 16, »Notizen und Handzettel«.
Master/Notizenmaster Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.22: Der Notizenmaster
Der Notizenmaster steuert das Aussehen der einzelnen Notizseiten. Sie legen hier fest, welche Größe das Bild der Folie auf den Notizseiten hat und wie der Text formatiert werden soll. Ferner haben Sie die Möglichkeit, ein Notizenfarbschema und einen separaten Notizenhintergrund zu bestimmen. Mehr dazu in Kapitel 16, »Notizen und Handzettel«.
Farbe/Graustufe FARBE/GRAUSTUFE befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Sie steuern über diesen Befehl, ob die Darstellung der Folien in Farbe, Schwarzweiß oder in Graustufen erfolgt. Entsprechende Befehle befinden sich im Untermenü. Haben Sie die Ansicht »Graustufe« gewählt, haben Sie die Möglichkeit, auf der Symbolleiste »Graustufen-Ansicht« aus unterschiedlichen Einstellungen zu wählen. Diese Einstellung wird dann auch im
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
609
Anhang D
Befehl für Befehl Ausdruck der Folien verwendet, wenn Sie im Dialogfeld »Drucken« die Graustufe auswählen.
Abbildung D.23: Die unterschiedli chen Einstellungen zur Graustufen ansicht einer Präsentation
Mehr dazu in Kapitel 6, »Ansichten in PowerPoint«.
Symbolleisten Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.24: Diese Symbol leisten können angezeigt werden
Über dieses Untermenü können Sie bestimmen, welche Symbolleisten angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen. Das Untermenü zeigt dabei jeweils die in der aktuellen Ansicht möglichen Symbolleisten an. Alle Symbolleisten mit einem Häkchen im Kontrollfeld werden angezeigt. Mit ANPASSEN wird das Dialogfeld »Anpassen« geöffnet. Dort können Sie die bestehenden Symbole auf den Symbolleisten verändern und Ihre eigenen Symbolleisten gestalten.
610
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Ansicht
Anhang D
Lineal LINEAL ist in der Kategorie »Ansicht« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.25: Die Lineale erscheinen beim Bearbeiten von Objekten oder Texten, wenn diese markiert sind
Mit diesem Befehl blenden Sie die Lineale ein. Ist ein Text markiert, werden auch die Tabstopps und die unterschiedlichen Einzüge angezeigt. Insbesondere für die Festlegung der Einzüge und der Gliederungsebenen auf dem Folienmaster ist das waagerechte Lineal notwendig. Ist es eingeblendet, erscheint ein umrandetes Häkchen vor diesem Befehl. Wenn Sie ihn nochmals auswählen, werden das Lineal und das umrandete Häkchen ausgeblendet. Sie sehen jeweils im Abstand von zwei Zentimetern einen kleinen Strich auf dem Lineal. Dies sind die Standard-Tabstopps. Falls Sie als Maßeinheit in Windows »Englisch« verwenden, ist der Abstand der Standard-Tabstopps jeweils ein Inch (2,54 cm). Sie können den Abstand der Standard-Tabstopps verändern, indem Sie den kleinen Strich mit der Maus nach links ziehen, um den Abstand zu verkleinern, oder nach rechts, um diesen zu erhöhen. Damit werden alle Standard-Tabstopps angepasst. Weiterhin stehen Ihnen bis zu fünf Einzugs- oder Gliederungsebenen zur Verfügung. Die Einzugsmarken sind durch kleine Dreiecke gekennzeichnet. Dabei bedeuten die Dreiecke Folgendes:
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
611
Anhang D
Befehl für Befehl Oberes Dreieck Einzug für die erste Zeile. Unteres Dreieck Einzug für alle Zeilen außer der ersten Zeile. Rechteck unter dem unteren Dreieck Damit können Sie die gesamte Einzugsebene komplett verschieben. Wenn Sie eine Einzugsebene verändern wollen, klicken Sie auf das entsprechende Dreieck und verschieben Sie es in die gewünschte Richtung. Alle anderen Einzüge verschieben sich dann gegebenenfalls entsprechend. Sie können auch eigene Tabstopps auf dem waagerechten Lineal setzen oder entfernen. Um einen Tabstopp zu setzen, klicken Sie einfach auf die gewünschte Stelle im Lineal. Ein Tabstopp wird dort eingefügt und die Standard-Tabstopps davor werden entfernt. Was für einen Tabstopp Sie setzen, müssen Sie zuvor im Tabulatorfeld links neben dem Lineal festlegen. Zum Löschen eines Tabstopps klicken Sie auf den Tabstopp und ziehen ihn aus dem Lineal heraus. Lassen Sie die Maustaste erst los, wenn Sie sich außerhalb des Lineals befinden. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Raster und Führungslinien RASTER EIN-/AUSBLENDEN ist auf der Symbolleiste »Standard« zu finden. Sie können zur genaueren Ausrichtung von Objekten Führungslinien auf der Folie einblenden. Erscheint das Symbol umrandet, sind Raster und gegebenenfalls Führungslinien auf dem Bildschirm sichtbar. Über ANSICHT/RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN legen Sie den Abstand des Rasters fest und bestimmen, ob die Führungslinien angezeigt werden. Abbildung D.26: Das Dialogfeld »Raster und Linien«
612
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Ansicht
Anhang D
Die Führungslinien lassen sich auf zwei Arten verwenden. Einmal können Sie die Führungslinien dazu einsetzen, Objekte auszurichten. Wenn Sie ein Objekt bewegen und es in die Nähe einer der Führungslinien gerät, wird es von dieser Linie wie von einem Magneten angezogen. Damit können Sie beispielsweise schnell Objekte auf einer Linie ausrichten. Sie können aber auch den Abstand der Objekte vom Mittelpunkt der Folie mit den Führungslinien messen. Wenn Sie eine Führungslinie verschieben, geben Ihnen die Zahlen beim Verschieben an, um wie viele Zentimeter die Führungslinie vom Mittelpunkt der Folie entfernt ist. Die Angaben beziehen sich dabei auf den späteren Ausdruck der Folie. Weitere Führungslinien können Sie hinzufügen, indem Sie beim Verschieben einer Führungslinie die (Strg)-Taste gedrückt halten. Zum Löschen der zusätzlichen Führungslinie ziehen Sie diese einfach über den Folienrand hinaus und lassen dort die Maustaste los. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Kopf- und Fußzeile KOPF- UND FUSSZEILE ist in der Kategorie »Ansicht« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Das sich hierauf öffnende Dialogfeld »Kopf- und Fußzeile« ist in Zusammenhang mit den Masteransichten von Interesse. Dort finden Sie Platzhalter, die Datum, Uhrzeit, Seitennummer oder einen Fußzeilentext aufnehmen können. Formatieren Sie die Platzhalter Ihren Wünschen entsprechend. Mit Leben gefüllt werden die Platzhalter aber über diesen Befehl. Es wird dabei zwischen den Kopf- und Fußzeilen auf den Folien und auf Notizen und Handzetteln unterschieden. Mehr dazu in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
Kommentare KOMMENTARE befindet sich auf der Symbolleiste »Überarbeiten«. Kommentare auf den Folien können Sie zur Überarbeitung der Folien nutzen. Allerdings werden die Kommentare nur dann angezeigt, wenn dieser Befehl aktiviert ist. Ein umrandetes Symbol im Menü macht Sie darauf aufmerksam, dass die Funktion aktiv ist.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
613
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.27: Das Dialogfeld »Kopf und Fußzeile«
Mehr dazu in Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«.
Die Kommentare werden übrigens auch in einer Bildschirmpräsentation gezeigt, wenn sie sich direkt auf der Folie befinden. Zoom Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Über das Dialogfeld »Zoom« können Sie die Ansichtengröße im jeweiligen Fenster bestimmen. Dabei können Sie entweder die Optionen oder das Listenfeld »Prozent« verwenden. Bei der Ansicht geht es immer nur um die Ansicht auf dem Bildschirm. Ausnahme ist die Gliederungsansicht. Hier bestimmt die Ansichtengröße direkt die Größe des Ausdrucks. Abbildung D.28: Das Dialogfeld »Zoom«
614
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Einfügen
Anhang D
Sie können die aktuelle Ansichtengröße auch über das Listenfeld »Zoom« auf der Symbolleiste »Standard« bestimmen. Dort stehen Ihnen die gleichen Optionen zur Verfügung. Mehr dazu in Kapitel 6, »Ansichten in PowerPoint«.
D.4
Menü Einfügen
Das Menü EINFÜGEN beinhaltet alle Arten von Objekten, die Sie auf den Folien einfügen können. Neben dem Datum und der Uhrzeit, die Sie auch als einzelne Objekte auf der Folie einfügen können, handelt es sich hier um ClipArts, Diagramme oder schlicht jede Art von Objekten. In der Regel müssen Sie sich beim Einfügen von Objekten im Folienbereich der Normalansicht befinden. Abbildung D.29: Das Menü EINFÜGEN
Neue Folie NEUE FOLIE befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Es wird eine neue Folie mit dem Folienlayout »Titel und Text« in die Präsentation eingefügt. Ferner wird im Aufgabenbereich die Registerkarte »Folienlayout« angezeigt. Dort können Sie unter 27 verschiedenen Folienlayouts wählen und auch direkt ein anderes Folienlayout verwenden. Die neue Folie wird immer hinter der aktuellen Folie eingefügt. Wenn Sie mit EXTRAS/OPTIONEN das Kontrollfeld »Folienlayout-Aufgabenbereich beim Einfügen neuer Folien« auf der Registerkarte »Ansicht« deaktiviert haben, wird eine Folie eingefügt, ohne dass der Aufgabenbereich
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
615
Anhang D
Befehl für Befehl erscheint. Sie können aber auch »temporär« die Anzeige im Aufgabenbereich überspringen, indem Sie die (ª) -Taste gedrückt halten, während Sie auf das Symbol für NEUE FOLIE klicken. Mehr dazu in Kapitel 6, »Ansichten in PowerPoint«.
Folie duplizieren Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Dieser Befehl dient ausschließlich der Erleichterung. Damit wird einfach hinter der aktuellen Folie eine Kopie der Folie eingefügt. Sind mehrere Folien markiert, werden entsprechend mehrere Folien kopiert. Foliennummer Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Dieser Befehl hat zwei unterschiedliche Einstellungen. Wenn nichts auf der Folie markiert ist, erscheint das Dialogfeld »Kopf- und Fußzeile«. Sind Sie aber in der Textbearbeitung und ist die Einfügemarke auf der Folie sichtbar, wird die aktuelle Foliennummer dort eingefügt. Mehr dazu in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
Datum und Uhrzeit Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Dieser Befehl hat zwei unterschiedliche Einstellungen. Wenn nichts auf der Folie markiert ist, erscheint das Dialogfeld »Kopf- und Fußzeile«. Sind Sie aber in der Textbearbeitung und ist die Einfügemarke auf der Folie sichtbar, erscheint das Dialogfeld »Datum und Uhrzeit«. Sie können Datum und/oder Uhrzeit als festen Wert oder als Funktion einfügen, die ständig aktualisiert wird. Die angegebene Uhrzeit und das Datum orientieren sich an der Systemzeit des Rechners. Mehr dazu in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
Symbol SYMBOL ist in der Kategorie »Einfügen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
616
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Einfügen
Anhang D Abbildung D.30: Das Dialogfeld »Datum und Uhrzeit«
Wenn Sie sich in der Textbearbeitung befinden, können Sie an der Stelle der Einfügemarke ein Symbol (Sonderzeichen) einfügen. Das Dialogfeld »Symbol« entspricht dabei dem Dialogfeld für Aufzählungszeichen. Diese Funktion ist dann praktisch, wenn Sie beispielsweise ein Zeichen für das Copyright auf dem Folienmaster einfügen wollen. Abbildung D.31: Das Dialogfeld »Symbol«
Mehr dazu in Kapitel 8, »Texte erfassen«.
Kommentar KOMMENTAR EINFÜGEN ist in der Kategorie »Einfügen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Für die Überarbeitung einer Präsentation durch andere Kollegen oder Mitarbeiter können Sie die gelben Zettel einfügen. Über ANSICHT/KOMMENTARE (oder ANSICHT/M ARKUP) werden diese sichtbar. Jeder Zettel wird automatisch mit den Initialen des Bearbeiters gekennzeichnet, wobei PowerPoint an dieser Stelle auf die Eintragung unter EXTRAS/OPTIONEN zurückgreift. Die Kommentare können wie jedes andere Objekt formatiert und bearbeitet werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
617
Anhang D
Befehl für Befehl Mehr dazu in Kapitel 8, »Texte erfassen«.
Folien aus Datei Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.32: Das Dialogfeld »Foliensuche« hilft beim Einfügen einer Folie aus einer Datei
Mit diesem Befehl können Sie alle oder einzelne Folien aus einer bestehenden Präsentation einfügen. Im Dialogfeld »Foliensuche« können Sie die gewünschte(n) Folie(n) auswählen und auch dort aus verschiedenen Ansichten wählen. Abbildung D.32 zeigt das Dialogfeld. Als Entwurfsvorlage wird die Vorlage der Präsentation verwendet, in die eingefügt wird. Damit sind die Folien sofort angepasst. Folien aus Gliederung Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Damit erstellen Sie aus einer beispielsweise in Word erfassten Gliederungsdatei automatisch Folien in PowerPoint. Die Folien werden nach der aktuellen Folie eingefügt. Als Formatierungen für die einzelnen Absätze müssen Überschriftenformate beziehungsweise Gliederungsformate verwendet werden. Nur so kann PowerPoint entscheiden, ob eine neue Folie erstellt werden muss oder ob der nächste Absatz noch zur gleichen Folie gehört. Mehr dazu in Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«.
618
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Einfügen
Anhang D
Grafik/ClipArt CLIPART EINFÜGEN befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«.
Abbildung D.33: Die ClipArts werden im Aufgabenbe reich angezeigt
Mit diesem Befehl wird im Aufgabenbereich der Clip Organizer geöffnet. Dort können Sie nach ClipArts suchen (siehe Abbildung D.33). Wenn Sie eine ClipArt gefunden haben, können Sie sie durch Klicken auf die ClipArt auf der aktuellen Folie einfügen. Ist die ClipArt erst einmal eingefügt, können Sie sie weiter bearbeiten, also beispielsweise die Größe verändern oder einen Schatten hinzufügen. Mehr dazu in Kapitel 12, »ClipArt verwenden«.
Grafik/aus Datei GRAFIK EINFÜGEN befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Mit diesem Befehl können Sie eine beliebige Grafikdatei auf der aktuellen Folie einfügen. Dafür müssen aber die entsprechenden Grafikfilter installiert sein.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
619
Anhang D
Befehl für Befehl Mehr dazu in Kapitel 12, »ClipArt verwenden«.
Grafik/Organigramm ORGANIGRAMM ist in der Kategorie »Einfügen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit einem Organigramm lassen sich ohne Mühe Strukturen oder Abläufe darstellen. Diese Funktion ist leicht zu bedienen und reicht für einfache Strukturen oder Prozesse auf jeden Fall aus. Mehr dazu in Kapitel 14, »Schaubilder und Organigramme«.
Grafik/WordArt WORDART befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«.
Abbildung D.34: Das Dialogfeld »WordArtKatalog«
Gerade für Titelfolien oder als »Eye-Catcher« werden Elemente auf der Folie gesucht, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Neben Objekten oder Bildern können dies auch Texte in interessanter Form sein, die man über WordArt erstellen kann. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
620
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Einfügen
Anhang D
Grafik von Scanner oder Kamera GRAFIK VON S CANNER ODER KAMERA ist in der Kategorie »Einfügen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Wenn Sie über einen Scanner oder eine Digitalkamera verfügen und dieses Gerät an Ihren Rechner angeschlossen ist, können Sie direkt ein Bild auf einer Folie einfügen. Wählen Sie dazu diesen Befehl. Schematische Darstellung SCHEMATISCHE DARSTELLUNG ist auf der Symbolleiste »Zeichnen« zu finden. Mit dieser Funktion können Sie unterschiedliche schematische Darstellungen direkt auf der Folie erstellen. Die Auswahl reicht dabei von einem Pyramidendiagramm über ein Venndiagramm bis hin zum Zyklusdiagramm. Die Besonderheit dieser Funktion liegt in der Flexibilität der Figur. Sie können jederzeit weitere Formelemente hinzufügen oder entfernen. Mehr dazu in Kapitel 14, »Schaubilder und Organigramme«.
Textfeld TEXTFELD befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Ein Text muss nicht immer nur in den Titel oder in das Textobjekt eingegeben werden. Oft wird es notwendig, einen Text an einer beliebigen Stelle auf der Folie zu platzieren. Dazu steht Ihnen dieser Befehl zur Verfügung. Sie müssen dann nur noch die Einfügemarke an die Anfangsstelle auf der Folie bewegen und Ihren Text eingeben. Mit der (¢)-Taste erhalten Sie jeweils einen weiteren Absatz. Film und Sound/Film aus Clip Organizer FILM AUS CLIP O RGANIZER ist in der Kategorie »Einfügen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Neben den ClipArts stehen Ihnen im Clip Organizer auch einige Filme zur Verfügung, die Sie auf den Folien einfügen können. Mehr dazu in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
621
Anhang D
Befehl für Befehl Film und Sound/Film aus Datei Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Ein Film oder ein Video muss sich nicht immer im Clip Organizer befinden. Über diesen Befehl können Sie jede Filmdatei auf einer Folie einfügen. Film und Sound/Sound aus Clip Organizer SOUND AUS CLIP ORGANIZER ist in der Kategorie »Einfügen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Neben Videos stehen im Clip Organizer auch eine Reihe von Sounddateien bereit, die Sie auf den Folien einfügen können. Falls Sie bei einer Bildschirmpräsentation über Lautsprecher verfügen, können Sie damit Ihre Animationseffekte zusätzlich unterstreichen. Film und Sound/Sound aus Datei Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Eine Sounddatei muss sich nicht immer im Clip Organizer befinden. Über diesen Befehl können Sie jede Klangdatei auf einer Folie einfügen. Film und Sound/CD-Audiospur wiedergeben Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol.
Abbildung D.35: Das Dialogfeld »CD Audio einlegen«
Neben eigenständigen Sounddateien können Sie auch ein Musikstück aus einer CD als Objekt auf einer Folie einfügen. Dazu steht Ihnen das Dialogfeld »CD-Audio einlegen« zur Verfügung. Geben Sie dort an, welches Musikstück, sprich welche Spur, gespielt werden soll. Es wird dann ein Objekt auf der Folie eingefügt, das Sie über die BENUTZERDEFINIERTE A NIMATION im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION weiter gestalten können.
622
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Einfügen
Anhang D
Film und Sound/Sound aufzeichnen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.36: Das Dialogfeld »Sound aufzeich nen«
Manchmal ist es leichter, die Kommentare zu einer Folie zu sprechen, als sie auf ein Papier zu schreiben. Mit diesem Befehl können Sie genau dies tun. Zur aktuellen Folie kommt ein mündlicher Kommentar hinzu, den sich ein Kollege oder ein Mitarbeiter später anhören kann. Dies setzt natürlich eine Multimedia-Fähigkeit Ihres Rechners voraus. Im Gegensatz zu BILDSCHIRMPRÄSENTATION/KOMMENTAR AUFZEICHNEN ist dies in der Regel nur ein Kommentar interner Natur. Mit KOMMENTAR AUFZEICHNEN synchronisieren Sie die gesamte Präsentation, während Sie hier nur ein Objekt mit einer Sounddatei auf der Folie einfügen, die bei Bedarf abgehört werden kann. Diagramm DIAGRAMM EINFÜGEN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard.«
Abbildung D.37: Eine Folie bei der Bearbeitung eines Diagramms
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
623
Anhang D
Befehl für Befehl Mit diesem Befehl oder durch Klicken auf DIAGRAMM EINFÜGEN auf der Symbolleiste »Standard« wird Microsoft Graph gestartet. Dort erhalten Sie ein Musterdiagramm und eine Mustertabelle, die Sie mit eigenen Werten und Zahlen überschreiben können. Auch ohne große Kenntnisse im Umgang mit diesem Programm erzielen Sie schnell ein gutes Ergebnis. Um Microsoft Graph wieder zu verlassen, müssen Sie nur auf eine Stelle außerhalb des Platzhalters klicken. Microsoft Graph wird geschlossen und das Diagramm erscheint als Objekt auf der Folie. Durch Doppelklicken wird Microsoft Graph dann wieder mit dem aktuellen Diagramm geöffnet. Mehr dazu in Kapitel 13, »Diagramme erstellen«.
Tabelle TABELLE EINFÜGEN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«.
Abbildung D.38: Das Dialogfeld »Tabelle einfügen«
Über diesen Befehl können Sie eine PowerPoint-Tabelle auf der Folie einfügen. Geben Sie dazu einfach die Anzahl der Spalten und Zeilen an, die Sie benötigen, und PowerPoint fügt sie ein. Die Anzahl der Spalten und Zeilen können Sie auch nachträglich ändern. Mit dem Symbol für TABELLEN UND RAHMEN auf der Symbolleiste »Standard« erhalten Sie eine spezielle Symbolleiste zur Bearbeitung und Formatierung der Tabelle. Mehr dazu in Kapitel 10, »Tabellen erstellen«.
Objekt OBJEKT EINFÜGEN ist in der Kategorie »Einfügen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit OBJEKT kann entweder ein neues Objekt erstellt oder ein bereits bestehendes Objekt auf der Folie eingefügt werden. Es können nur die Objekte eingefügt werden, die in dem Listenfeld »Objekttyp« zu sehen sind. Entscheiden Sie sich für die Option »Neu erstellen«, so wird das dazugehörige Bearbeitungsprogramm geöffnet und das Objekt wird auf der Folie eingebettet. 624
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Einfügen
Anhang D Abbildung D.39: Das Dialogfeld »Objekt einfügen«
Bei der Option »Aus Datei erstellen« müssen Sie die genaue Bezeichnung der einzufügenden Datei angeben. Dann wird das Objekt, sofern die Importfilter vorhanden sind, auf der Folie eingefügt. Über das Kontrollfeld »Als Symbol anzeigen« können Sie das Objekt hinter einem Symbol »verstecken«. Dies ist für eine elektronische Präsentation von Bedeutung, da Sie mit dem Symbol eventuell bestimmte Aktionen verbinden möchten. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Hyperlink HYPERLINK EINFÜGEN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«.
Abbildung D.40: Das Dialogfeld »Hyperlink einfügen«
Dieser Befehl wird erst dann aktiv, wenn Sie ein Objekt markiert haben. Sie können jedes Objekt oder jeden Text mit einem Hyperlink versehen, der diese Elemente zu Sprungbrettern in andere Folien oder Dateien macht. Sie können die gleichen Angaben auch über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/AKTIONSEINSTELLUNGEN vornehmen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
625
Anhang D
Befehl für Befehl Mehr dazu in Kapitel 19, »PowerPoint und das Internet«.
D.5
Menü Format
Das Menü FORMAT ist das am meisten verwendete Menü. Hier finden Sie alle Befehle, mit denen Sie das Aussehen der Folien, des Textes und der Objekte verändern können. Im Zweifelsfall sollten Sie immer in dieses Menü schauen, ob der entsprechende Befehl nicht hier zu finden ist. Abbildung D.41: Das Menü FORMAT
Zeichen ZEICHEN ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.42: Das Dialogfeld »Zeichen«
Im Dialogfeld »Zeichen« finden Sie auf einen Blick alle Befehle, die mit der Schriftart zu tun haben. Neben den eigentlichen Schriftarten, die sich in dem Listenfeld »Schriftart« befinden, können Sie hier gleich den Schriftschnitt und den Schriftstil festlegen. Die Textfarbe kann über das Listenfeld »Farbe« bestimmt werden. Im Listenfeld »Schriftart« erkennen Sie auch, ob es sich um eine TrueType-Schriftart (doppeltes T-Symbol vor dem Namen) handelt oder um eine spezielle Druckerschriftart.
626
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Über die Schriftstile hinaus besteht die Möglichkeit, weitere Effekte über die Kontrollfelder im Gruppenfeld »Effekte« hinzuzufügen. So kann ein Text dort zusätzlich unterstrichen oder beispielsweise hochgestellt werden. Einige der Auswahlmöglichkeiten und Listenfelder in diesem Dialogfeld erreichen Sie auch direkt während der Arbeit an den Folien durch Symbole: SCHRIFTART VERGRÖSSERN befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Damit kann die Schrift stufenweise in den Schritten des Listenfelds »Schriftgrad« vergrößert werden. SCHRIFTART VERKLEINERN befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Damit kann die Schrift stufenweise in den Schritten des Listenfelds »Schriftgrad« verkleinert werden. FETT befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Damit kann dem markierten Text der Schriftstil »Fett« zugewiesen werden. KURSIV befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Der Schriftstil »Kursiv« wird mit diesem Symbol zugewiesen. UNTERSTRICHEN befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Ein markierter Text erhält damit den Effekt »Unterstrichen«. SCHATTIERTER TEXT befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Ein markierter Text erhält damit den Effekt »Schatten«. SCHRIFTFARBE befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Damit kann ein Untermenü für die Auswahl der Textfarbe geöffnet werden. Dort stehen die Farben des Farbschemas zur Verfügung. TIEFERGESTELLT ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. HÖHERGESTELLT ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Nummerierung und Aufzählung Mit dieser Funktion bestimmen Sie die Art des Aufzählungszeichens oder eine Nummerierung. Auf der Registerkarte »Aufzählungszeichen« können Sie je nach gewählter Schriftart aus den unterschiedlichsten Zeichen auswählen. Viele Aufzählungszeichen finden Sie bei den Schriftarten »Mono-
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
627
Anhang D
Befehl für Befehl type Sorts« und »Wingdings«. Gleichzeitig können Sie in diesem Dialogfeld auch bestimmen, welche Größe das Aufzählungszeichen erhalten soll und in welcher Farbe es dargestellt wird. In der Regel wird das Aufzählungszeichen in der Schriftgröße des entsprechenden Absatzes dargestellt.
Abbildung D.43: Das Dialogfeld »Nummerierung und Aufzählungs zeichen«
Auf der Registerkarte »Nummerierung« können Sie aus unterschiedlichen Nummerierungen wählen, eine Startzahl vergeben und auch wieder Farbe und Größe der Nummerierung bestimmen. AUFZÄHLUNGSZEICHEN befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Damit wird aber nur das aktuelle Aufzählungszeichen ausgeblendet oder das für den Absatz vorgesehene Zeichen eingeblendet. Das Dialogfeld öffnet sich nicht mit diesem Symbol. NUMMERIERUNG befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Damit wird anstelle des Aufzählungszeichens eine Nummerierung eingefügt. Das Dialogfeld öffnet sich nicht mit diesem Symbol. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Ausrichtung Mit dem Befehl AUSRICHTUNG wird die Ausrichtung eines Texts im Objekt bestimmt. Die aktuell gewählte Ausrichtung wird dabei im Menü umrandet gekennzeichnet.
628
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D Abbildung D.44: Das Untermenü mit den Ausrichtungen
Es stehen die folgenden Optionen zur Verfügung: Linksbündig LINKSBÜNDIG befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Der Text wird am linken Rand ausgerichtet. Zentriert ZENTRIERT befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Jede Textzeile wird am Mittelpunkt ausgerichtet. Rechtsbündig RECHTSBÜNDIG befindet sich auf der Symbolleiste »Format«. Der Text wird am rechten Rand ausgerichtet. Blocksatz BLOCKSATZ befindet sich in der Kategorie »Format« und kann als Symbol eingefügt werden. Der Text wird an beiden Rändern ausgerichtet. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Zeilenabstand ZEILENABSTAND ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit ZEILENABSTAND können Sie den Abstand der Zeilen voneinander und vor bzw. nach Absätzen bestimmen. Diese Angaben werden im Maßstab »Zeilen« oder »Punkt« vorgenommen. Es stehen weitere Symbole zur Verfügung: ABSATZABSTAND VERGRÖSSERN ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
629
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.45: Das Dialogfeld »Zeilenabstand«
ABSATZABSTAND VERKLEINERN ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Groß-/Kleinschreibung GROSS- UND KLEINSCHREIBUNG ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.46: Das Dialogfeld »Groß/Kleinschrei bung«
Das Dialogfeld spricht für sich. Der markierte Text kann gemäß den Optionen formatiert werden. Die Darstellung der Optionen entspricht der späteren Formatierung. Schriftarten ersetzen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.47: Das Dialogfeld »Schriftart ersetzen«
Mit dieser Funktion können Sie eine Schriftart in Ihrer Präsentation durch eine andere Schriftart ersetzen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Präsentation aus unterschiedlichen Einzelfolien zusammenstellen, aber gerne eine einheitliche Schriftart verwenden möchten.
630
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Foliendesign FOLIENDESIGN ist auf der Symbolleiste »Format« zu finden.
Abbildung D.48: Die Registerkarte »Foliendesign« im Aufgabenbereich
Mit dem Befehl FOLIENDESIGN wird die entsprechende Registerkarte im Aufgabenbereich geöffnet. Dort finden Sie unterschiedliche Aufgaben zusammengefasst. Neben der Wahl der Entwurfsvorlage können Sie auf der Registerkarte die Farbschemas festlegen. Mehr dazu in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
Folienlayout/Masterlayout/Notizenmasterlayout/Handzettelmasterlayout Dieser Befehl ändert sich in Abhängigkeit von der aktuellen Ansicht. In der Normalansicht finden Sie dort »Folienlayout«. Damit erhalten Sie im Aufgabenbereich die Registerkarte »Folienlayout«. Über das Folienlayout bestimmen Sie das Aussehen der Folie. Dazu stehen 27 unterschiedliche Layouts zur Verfügung. Über das Folienlayout werden Platzhalter für entsprechende Objekte eingefügt, die Sie später auf der Folie durch Doppelklicken direkt bearbeiten und mit Leben füllen können. Das
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
631
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.49: Die Registerkarte »Folienlayout« im Aufgabenbereich
gleiche Dialogfeld mit anderer Überschrift erscheint auch, wenn Sie eine neue Folie einfügen. Das Folienlayout einer Folie kann jederzeit verändert bzw. erneut übernommen werden. Mehr dazu in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
Masterlayout Wenn Sie sich im Folienmaster befinden, erscheint im Menü der Befehl MASTERLAYOUT und entsprechend das Dialogfeld. Falls Sie dort das Titelobjekt, das Textobjekt oder einen Platzhalter entfernt haben, können Sie diese über die Kontrollfelder wieder einfügen. Abbildung D.50: Das Dialogfeld »Masterlayout«
632
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Notizenmasterlayout und Handzettelmasterlayout Im Notizenmaster wandelt sich der Befehl in NOTIZENMASTERLAYOUT. Im gleichnamigen Dialogfeld können Sie eventuell entfernte Platzhalter oder Objekte mit den Kontrollfeldern wieder einfügen. Im Handzettelmaster ändert sich der Befehl in HANDZETTELMASTERLAYOUT . Auch hier können Sie eventuell entfernte Platzhalter mit den Kontrollfeldern wieder auf dem Handzettelmaster einfügen. Mehr dazu in Kapitel 7, »Entwurfsvorlagen, Master und Farben«.
Hintergrund HINTERGRUND ist in der Kategorie »Format« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.51: Das Dialogfeld »Hintergrund«
Über dieses Dialogfeld bestimmen Sie den Hintergrund der Folie oder aller Folien. Dabei können Sie mit dem Kontrollfeld »Hintergrundbilder aus Master ausblenden« entscheiden, ob die zusätzlichen Elemente des Folienmasters auf der Folie erscheinen sollen oder nicht. Die Gestaltung des Hintergrunds nehmen Sie über das Listenfeld unter der kleinen Folie im Dialogfeld vor. Dort stehen Ihnen neben den Farben des Farbschemas unterschiedliche Einträge zur Verfügung, die größtenteils den Einträgen des Füllbereichs entsprechen, der weiter unten beim Befehl AUTOFORM erläutert wird. Automatisch Als Hintergrund wird der auf dem Folienmaster vorgesehene Effekt oder die vorgesehene Farbe verwendet. Weitere Farben Es öffnet sich hier die Farbenwabe, aus der Sie weitere Farben auswählen können.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
633
Anhang D
Befehl für Befehl Wenn Sie den Hintergrund bestimmen, müssen Sie entscheiden, welche Folie(n) diesen Hintergrund erhalten soll(en). Dabei ist wichtig, ob Sie dieses Dialogfeld von der Normalansicht oder vom Folienmaster aus aufrufen. Mit der Schaltfläche »Übernehmen« wird der Folienhintergrund nur von der aktuellen Folie übernommen. Befinden Sie sich auf dem Folienmaster, bedeutet dies eine Zuordnung für »alle Folien, die dem Folienmaster folgen«. Mit »Für alle übernehmen« erhalten immer alle Folien diesen Folienhintergrund. Fülleffekte/Graduell Es wird das Dialogfeld »Fülleffekte« geöffnet. Auf der Registerkarte »Graduell« können Sie ein- und zweifarbige Verläufe in unterschiedlichen Varianten auswählen. Zusätzlich stehen vordefinierte Farbverläufe wie »Sonnenuntergang« zur Auswahl. Fülleffekte/Struktur Auf der Registerkarte »Struktur« können Sie als Hintergrund Effekte wie Marmor, Sand oder Stoffe auswählen. Fülleffekte/Muster Auf der Registerkarte »Muster« erhalten Sie 48 Muster, aus denen Sie eine Kombination von Vordergrund- und Hintergrundfarbe auswählen können. Fülleffekte/Grafik Auf der Registerkarte »Grafik« können Sie auch eine einzelne Grafikdatei als Hintergrund übernehmen. Hier öffnet sich ein Dialogfeld zum Öffnen der Datei. Wenn Sie beispielsweise ein helles Firmenlogo in der Art eines Wasserzeichens haben, können Sie es über diesen Befehl als Folienhintergrund einfügen. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
AutoForm/Platzhalter/Objekt Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Je nachdem, was auf der Folie markiert ist, erscheinen unterschiedliche Befehle an dieser Stelle. Im Folgenden ist dies für eine AutoForm, also beispielsweise ein Rechteck oder eine Ellipse, erläutert.
634
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Abbildung D.52: Das Dialogfeld »AutoForm forma tieren«
Über das Dialogfeld »AutoForm formatieren« bestimmen Sie generell das Aussehen des Objekts. Neben der Farbe sind dies auch die Größe, Position und, sofern vorhanden, der Text im Objekt. Der Füllbereich eines Objekts, also sein Innenbereich und seine Umrandung, wird auf der Registerkarte »Farben und Linien« festgelegt. Der Füllbereich kann dabei entweder aus einer Farbe bestehen oder aber mit einem Muster oder einer Schattierung versehen werden. Das Listenfeld »Farbe« zeigt die Möglichkeiten. Es ist in Abbildung D.53 zu sehen. Abbildung D.53: Das Listenfeld »Farbe«
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
635
Anhang D
Befehl für Befehl Neben den Farben des Farbschemas haben die Einträge in der Liste folgende Bedeutung: Keine Farbe/Keine Füllung Das Objekt erhält keinen Füllbereich und wird damit durchsichtig. Automatisch Das Objekt wird mit der in der Farbpalette vorgesehenen Farbe versehen. Hintergrund Das Objekt wird gemäß der aktuellen Hintergrundformatierung der Folie gestaltet. Weitere Farben Neben den Farben aus der Farbskala kann hier das Dialogfeld »Farben« aufgerufen werden. Dort steht Ihnen die Farbenwabe zur Verfügung. Fülleffekte/Graduell Es wird das Dialogfeld »Fülleffekte« geöffnet. Auf der Registerkarte »Graduell« können Sie ein- und zweifarbige Verläufe in unterschiedlichen Varianten auswählen. Zusätzlich können Sie vordefinierte Farbverläufe wie beispielsweise »Horizont« auswählen. Die Registerkarte ist in Abbildung D.54 zu sehen.
Abbildung D.54: Die Registerkarte »Graduell«
636
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Fülleffekte/Struktur Auf der Registerkarte »Struktur« können Sie als Hintergrundeffekte beispielsweise Marmor, Sand oder Stoffe auswählen. Die Registerkarte ist in Abbildung D.55 zu sehen. Abbildung D.55: Die Registerkarte »Struktur«
Fülleffekte/Muster Auf der Registerkarte »Muster« erhalten Sie 48 Muster, aus denen Sie eine Kombination von Vordergrund- und Hintergrundfarbe auswählen können. Die Registerkarte ist in Abbildung D.56 zu sehen. Fülleffekte/Grafik Mittels der Registerkarte »Grafik« können Sie auch eine einzelne Grafikdatei als Füllbereich verwenden. Hier öffnet sich ein Dialogfeld zum Öffnen der Datei. Wenn Sie beispielsweise ein helles Firmenlogo in der Art eines Wasserzeichens haben, können Sie es über diesen Befehl einfügen. Die Registerkarte ist in Abbildung D.57 zu sehen. Neben der Bestimmung des Füllbereichs können Sie im Dialogfeld »AutoForm formatieren« auch die Linienfarbe und die Linienart vorgeben. Dazu steht Ihnen für die Farbe das Listenfeld »Farbe« zur Verfügung. Die Linienarten finden Sie im Listenfeld »Art« sowie »Gestrichelt«. Handelt es sich bei dem bearbeiteten Objekt um eine Linie oder einen Bogen und nicht um einen Rahmen, können Sie über das Listenfeld »Pfeile« auch noch eine Pfeilart wählen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
637
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.56: Die Registerkarte »Muster«
Abbildung D.57: Die Registerkarte »Grafik«
638
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Einige dieser Funktionen sind bereits durch Symbole auf den Symbolleisten vertreten oder können dort als Symbol hinzugefügt werden: FÜLLFARBE befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Listenfeld »Füllfarbe« wird geöffnet. LINIENFARBE befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Listenfeld »Linienfarbe« wird geöffnet. LINIENART befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Listenfeld »Linienart« wird geöffnet. STRICHART befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Listenfeld »Strichart« wird geöffnet. PFEILART befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Das Listenfeld »Pfeilart« wird geöffnet. Farben und Linien/Registerkarte »Größe« Abbildung D.58: Die Registerkarte »Größe«
Mit diesem Dialogfeld lässt sich die Größe des markierten Objekts ändern. Geben Sie die gewünschte Größe in das Gruppenfeld »Skalierung« als Prozentwert ein. Über das Kontrollfeld »Relativ zur Originalbildgröße« können Sie das Seitenverhältnis einer von Hand veränderten ClipArt wieder korrigieren lassen. Ferner kann über das Kontrollfeld »Optimal für Bildschirmpräsentation« das Bild oder die Grafik in idealer Größe dargestellt werden. Dies ist insbesondere für Filme und Videos sinnvoll, die Sie in einer elektronischen Bildschirmpräsentation vorführen möchten.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
639
Anhang D
Befehl für Befehl Farben und Linien/Registerkarte »Position«
Abbildung D.59: Die Registerkarte »Position«
Mit der Registerkarte »Position« können Sie die Lage des Objekts genau bestimmen. Geben Sie dazu einen Wert in die Listenfelder »Horizontal« und »Vertikal« ein. Wählen Sie darüber hinaus auf der rechten Seite, ob sich diese Angaben auf die »Obere linke Ecke« oder »Zentriert« auf die Mitte der Folie beziehen. Farben und Linien/Registerkarte »Grafik« Abbildung D.60: Die Registerkarte »Grafik«
640
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Handelt es sich bei dem markierten Objekt um eine Grafik oder eine eingefügte ClipArt, wird diese Registerkarte aktiv. Sie können hier die Grafik zuschneiden, also einen Teil der Grafik ausblenden, oder über das Gruppenfeld »Bildsteuerung« die Farben der Grafik verändern. Dazu stehen Ihnen im Listenfeld »Farbe« vordefinierte Bildeffekte, wie z.B. »Ausgeblichen«, zur Verfügung. Stattdessen können Sie auch die waagerechten Laufleisten verwenden. Neu einfärben Über die Schaltfläche »Neu einfärben« können Sie das Dialogfeld »Bild neu einfärben« öffnen. Abbildung D.61: Das Dialogfeld »Bild neu einfärben«
Das ausgewählte Bild erscheint auf der rechten Seite. Über das Gruppenfeld »Ändern« bestimmen Sie zunächst, ob die Farben oder die Füllbereiche des Bilds geändert werden sollen. Auf der linken Seite erhalten Sie eine Liste der im Bild enthaltenen Farben, die Sie vom »Original« der alten Farbe in »Neu« ändern können. Mit der Schaltfläche »Vorschau« können Sie sich das Ergebnis in der Vorschau betrachten. Schließen Sie das Dialogfeld mit »OK«, wenn Sie das Bild oder die ClipArt Ihren Wünschen entsprechend geändert haben. Falls Ihnen eine veränderte Farbe nicht gefällt und Sie lieber wieder die Originalfarbe verwenden möchten, können Sie über das Kontrollfeld in der entsprechenden Farbzeile der Liste die Änderung wieder deaktivieren. Klicken Sie dazu auf das Kontrollfeld, um das dort befindliche Häkchen zu entfernen. Ist das markierte Objekt ein Diagramm, so erscheint ein anderes Dialogfenster. Sie haben in Microsoft Graph die Möglichkeit, die in dem Diagramm verwendeten Farben zu bestimmen. Daher können diese Farben vom PowerPoint-Farbschema abweichen. In dem Dialogfeld stehen Ihnen Kontrollfelder zur Verfügung. Mit »Gesamtes Farbschema« werden alle Farben des
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
641
Anhang D
Befehl für Befehl Farbschemas verändert. Mit »Nur Text- und Hintergrundfarben« werden nur diese verändert. Haben Sie die Kreissegmente oder Säulen anders eingefärbt, bleiben Ihnen diese Farben erhalten. Mehr dazu in Kapitel 12, »ClipArt verwenden«.
Farben und Linien/Registerkarte »Textfeld« Die Registerkarte »Textfeld« ist nur bei Objekten mit Text aktiv. Sie ermöglicht es Ihnen, den Text in einem Objekt anzupassen. Abbildung D.62: Die Registerkarte »Textfeld«
Mit dem Listenfeld »Textankerpunkt« können Sie den Textanfang im Objekt festlegen. Häufig ist ein Text in der Mitte des Objekts verankert. Mit den Werten im Gruppenfeld »Innerer Seitenrand« legen Sie die Breite des Seitenrands fest. Des Weiteren stehen Ihnen folgende Kontrollfelder zur Verfügung: Text in AutoForm umbrechen Hier wird die Größe des Objekts beibehalten. Anhand der Breite des Objekts wird der Zeilenumbruch bestimmt. Der Text kann allerdings über den oberen und den unteren Rand des Objekts hinausgehen.
642
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Format
Anhang D
Größe der AutoForm dem Text anpassen Die Größe des Objekts wird unter Beachtung der Seitenränder an die Textgröße angepasst. Damit können Sie ein Objekt um einen Text herum optimal in der Größe bestimmen. Text in AutoForm um 90° drehen Kippt den Text im Objekt um 90 Grad zur Seite und stellt die Buchstaben von oben nach unten dar. Farben und Linien/Registerkarte »Web« Abbildung D.63: Die Registerkarte »Web«
Die Registerkarte »Web« wird erst bei der Gestaltung von Webseiten interessant. Oft werden auf den Webseiten Grafiken oder Bilder hinterlegt. Leider dauert das Laden dieser Bilder manchmal sehr lange. Damit die Betrachter Ihrer Webseiten wissen, was an einer bestimmten Stelle auf der Webseite erscheinen wird, können Sie hier einen Text eingeben, der so lange gezeigt wird, bis das Bild geladen ist.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
643
Anhang D
Befehl für Befehl
D.6
Menü Extras
Das Menü EXTRAS ist ein »Sammelbecken« für weitere Befehle. Neben der Rechtschreibprüfung können Sie auch PowerPoint anpassen und die Symbolleisten gestalten. Dazu stehen Ihnen die Befehle ANPASSEN und OPTIONEN zur Verfügung. Abbildung D.64: Das Menü EXTRAS
Rechtschreibung RECHTSCHREIBUNG befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«.
Abbildung D.65: Das Dialogfeld »Rechtschreibung«
Das Dialogfeld erscheint nach Beginn der Rechtschreibprüfung. Es werden alle Ansichten überprüft. Wenn ein falscher Begriff gefunden wird, so erscheint der Begriff im Textfeld »Nicht im Wörterbuch«. Meist wird auch schon ein Ersatzwort vorgeschlagen, das dann im Textfeld »Ändern in« zu finden ist. Des Weiteren stehen Ihnen einige Schaltflächen zur Verfügung: Ignorieren Der gefundene Begriff ist ein im Wörterbuch nicht vorhandenes Wort. Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie die richtige Schreibweise und der Begriff wird übersprungen. Kommt der gleiche Begriff später nochmals vor, so wird er erneut beanstandet.
644
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Extras
Anhang D
Alle ignorieren Damit werden das gefundene Wort und jedes weitere in der gleichen Schreibweise bei der Fortsetzung der Suche in der gesamten Präsentation übersprungen. Ändern Das gefundene falsche Wort wird durch ein im Listenfeld »Vorschläge« markiertes, korrekt geschriebenes Wort oder durch ein im Textfeld »Ändern in« manuell eingegebenes Wort ersetzt. Alle ändern Gleiche Funktion wie »Ändern«, aber das betreffende Wort wird jedes Mal ersetzt, wenn es in der Präsentation vorkommt. Der Begriff wird dann in diesem Suchvorgang nicht mehr beanstandet. AutoKorrektur Der falsche und der richtige Begriff werden in die AutoKorrektur übernommen. Damit wird der Begriff direkt nach der Eingabe ausgetauscht. Hinzufügen Ein bisher für das Programm unbekannter Begriff kann damit dem Benutzerwörterbuch hinzugefügt werden. Beim nächsten Auffinden des Worts wird es nicht mehr beanstandet. Das Wort im Textfeld »Ändern in« wird dem Wörterbuch nicht hinzugefügt, sondern nur der beanstandete Begriff. Vorschlagen Die möglichen Schreibweisen des gefundenen Worts werden angezeigt. Wenn sich das korrekte Wort in der Liste befindet, können Sie es auswählen und mit der Schaltfläche »Ändern« oder »Immer ändern« im Text austauschen. Über das Listenfeld »Wörter hinzufügen in« können Sie bestimmen, in welchem Benutzerwörterbuch die hinzuzufügenden Wörter gespeichert werden sollen. Meist ist dies »benutzer.dic« bzw. »custom.dic«, das auch im Listenfeld angezeigt wird. Das Benutzerwörterbuch wird von allen MicrosoftAnwendungen gemeinsam verwendet, so dass Sie immer das gleiche Wörterbuch benutzen können. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
645
Anhang D
Befehl für Befehl Recherchieren RECHERCHIEREN befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Dieser Befehl umfasst verschiedene Funktionen. Zunächst wird die Registerkarte »Recherchieren« im Aufgabenbereich geöffnet. Dort kann nach einem Begriff in unterschiedlichen Nachschlagewerken gesucht werden. Unter den Nachschlagewerken finden sich lokale Elemente, wie Wörterbücher oder der Thesaurus. Es können aber auch Nachschlagewerke im Internet durchsucht werden. Wird ein passender Begriff gefunden, kann dieser auf der Folie ausgetauscht oder hinzugefügt werden. Ebenso können Begriffe über das Nachschlagewerk gegebenenfalls weiter erläutert werden.
Abbildung D.66: Die Registerkarte »Recherchieren« erscheint im Aufga benbereich
Mehr dazu in Kapitel 8, »Texte erfassen«.
Thesaurus Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Mit diesem Befehl wird die Registerkarte »Thesaurus« im Aufgabenbereich geöffnet. Damit kann nach einem Begriff in den unterschiedlichen Nachschlagewerken gesucht werden. Wird ein passender Begriff gefunden, kann dieser durch einen Begriff auf der Folie ausgetauscht oder auf der Folie eingefügt werden.
646
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Extras
Anhang D
Sprache SPRACHE ist in der Kategorie »Extras« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.67: Das Dialogfeld »Sprache«
Die Sprache auf den Folien ist unabhängig von der Sprachversion von PowerPoint. Ebenso können Sie über mehrere Wörterbücher verfügen, die zur Rechtschreibprüfung herangezogen werden. Damit die Rechtschreibprüfung den Text mit der richtigen Sprache prüft, können Sie hier die Sprache des Textes vorgeben. Über die Schaltfläche »Standard« legen Sie die ausgewählte Sprache als Standardsprache für alle zukünftigen Präsentationen fest. Freigegebener Arbeitsbereich Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Dieser Befehl bezieht sich auf die Arbeit mit der Funktion Share-Point von Microsoft. Dabei werden Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung oder nur zum Speichern auf entsprechende Server gelegt. Darüber hinaus kann das Dokument für verschiedene Nutzer freigegeben werden und es können auch Aufgaben für das Dokument hinterlegt werden. Er erscheint eine entsprechende Registerkarte im Aufgabenbereich. Präsentationen vergleichen und zusammenführen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Haben Sie eine Präsentation mit dem Dateityp »Präsentation zur Überarbeitung« gespeichert oder direkt zur Überarbeitung an einen Kollegen oder eine Kollegin per E-Mail gesendet, dann können Sie nun diese Überarbeitung mit der gerade geöffneten Präsentation vergleichen und die Änderungen gegebenenfalls übernehmen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
647
Anhang D
Befehl für Befehl Für die Überarbeitung erscheint im Aufgabenbereich eine entsprechende Registerkarte. Dort sind alle Änderungen an den Folien und den Animationseinstellungen protokolliert. Sie können nun entscheiden, ob Sie die Änderungen übernehmen oder verwerfen. Mehr dazu in Kapitel 15, »Zusammenarbeit im Office-Paket«.
Onlinezusammenarbeit Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.68: Das Untermenü »Onlinezusammen arbeit«
PowerPoint verfügt über einige Funktionen, mit denen Sie über Netzwerkfunktionen und Webserver eine Präsentation geben oder besprechen können. Dies funktioniert allerdings nur dann, wenn Ihnen entsprechende Webserver bekannt und zugänglich sind. Damit lassen sich auch Einladungen und Erinnerungen via Outlook an die Teilnehmer versenden, damit dann auch alle anwesend sind. Darüber hinaus können Folien über das Web gemeinsam online besprochen und bearbeitet werden. Makro Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.69: Das Untermenü »Makro«
PowerPoint verfügt über eine Makrosprache, genauer: über Visual Basic. Diese Sprache kommt einheitlich in den Office-Programmen zum Einsatz. Über dieses Untermenü können Sie Makros, also Programmschritte am Bildschirm, aufzeichnen oder vorhandene Makros abspielen. Auf die Makrosprache wird in diesem Buch nicht eingegangen. Makros allein für PowerPoint sind sicherlich nicht so reizvoll. In Zusammenhang mit dem Office-Paket als übergreifende Sprache ergeben sich dagegen interessante Anwendungsbereiche. Diese Themen werden besser von anderen Büchern bei Markt+Technik behandelt und tauchen schnell in die Program648
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Extras
Anhang D
miersprache ab. Daher wird an dieser Stelle auf eine »oberflächliche« Beschreibung verzichtet. Add-Ins Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Über die Add-Ins können spezielle Zusätze für PowerPoint im Programm installiert werden. Die Add-Ins fügen zumeist einen weiteren Menüpunkt hinzu. AutoKorrektur-Optionen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.70: Das Dialogfeld »AutoKorrektur«
Die AutoKorrektur hilft Ihnen bei der schnelleren Bearbeitung des Texts. Damit werden die Wörter automatisch korrigiert, die Sie persönlich gerne falsch schreiben. Vielleicht geben Sie oft aus Versehen »nud« statt »und« ein. Wenn Sie dies im Dialogfeld entsprechend hinterlegen, korrigiert PowerPoint den Fehler automatisch. Dieses Dialogfeld lässt sich auch für Textbausteine nutzen. Wenn Sie also beispielsweise auf den Folien oft »PowerPoint« schreiben müssen, dann überlegen Sie sich einfach ein Kürzel dafür, wie beispielsweise »ppt«. Auch dieses geben Sie in das Dialogfeld ein. Immer wenn PowerPoint diesen Eintrag findet, korrigiert es den Ausdruck automatisch in die Langform. Mit dem Kontrollfeld »Während der Eingabe ersetzen« können Sie auch vorübergehend die AutoKorrektur abschalten, ohne die Einträge löschen zu müssen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
649
Anhang D
Befehl für Befehl Darüber hinaus können Sie über das Kontrollfeld »ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren« einen weiteren beliebten Fehlerteufel ausschalten. Das Kontrollfeld »Wochentage immer großschreiben« ist eher für die englischsprachigen Versionen von Interesse. Im deutschsprachigen Raum wird der Wochentag sowieso immer großgeschrieben. Auf der anderen Registerkarte im Dialogfeld finden Sie weitere Einstellungen, die Sie in diesem Zusammenhang festlegen können. Mehr dazu in Kapitel 9, »Texte formatieren«.
Anpassen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.71: Das Dialogfeld »Anpassen«
Über diesen Befehl verändern Sie Menüs und Symbolleisten. Um ein Symbol auszuwählen, müssen Sie zunächst eine Kategorie aus dem entsprechenden Listenfeld auswählen. Die Kategorien sind nach den Menüs oder den Symbolleisten bezeichnet. Haben Sie dann das gewünschte Symbol gefunden, klicken Sie darauf und ziehen Sie das Symbol auf die Symbolleiste, die es aufnehmen soll. Wenn Sie sich in diesem Dialogfeld befinden, können Sie auch Symbole von den Symbolleisten entfernen oder auf eine andere Symbolleiste ziehen. Um ein Symbol von einer Symbolleiste zu entfernen, müssen Sie es nur aus der Symbolleiste herausziehen und dann auf der freien Fläche die Maustaste loslassen.
650
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Extras
Anhang D
Sie können auch Befehle ohne Symbol auf eine Symbolleiste ziehen. Dann erscheint statt des Symbols der entsprechende Text des Befehls auf der Symbolleiste. Ist das Symbol oder der Text markiert, können Sie über die Schaltfläche »Auswahl ändern« weitere Einstellungen vornehmen und beispielsweise ein eigenes Symbol erstellen. Mehr dazu in Anhang B, »PowerPoint anpassen«.
Optionen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.72: Das Dialogfeld »Optionen«
Dieses Dialogfeld bestimmt Basisinformationen für das Programm. Auf den Registerkarten können Sie über die einzelnen Kontrollfelder Ihre persönlichen Einstellungen vornehmen. Die durchgeführten Änderungen gelten bis auf weiteres für das gesamte Programm bzw. für die aktuelle Präsentation. Mehr dazu in Anhang B, »PowerPoint anpassen«.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
651
Anhang D
Befehl für Befehl
D.7
Menü Bildschirmpräsentation
Im Menü BILDSCHIRMPRÄSENTATION sind alle Befehle und Funktionen zusammengefasst, die die Einstellungen und die Vorführung der Präsentation in elektronischer Form betreffen. Abbildung D.73: Das Menü BILD SCHIRMPRÄSENTATION
Bildschirmpräsentation vorführen BILDSCHIRMPRÄSENTATION VORFÜHREN befindet sich unten links. Mit diesem Befehl wird die Bildschirmpräsentation gestartet. Es werden dabei die Einstellungen aus dem Dialogfeld »Bildschirmpräsentation einrichten« übernommen. Stattdessen können Sie auch ANSICHT/BILDSCHIRMPRÄSENTATION wählen. Auch dann wird die Bildschirmpräsentation gestartet. Bildschirmpräsentation einrichten Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Bevor Sie eine Bildschirmpräsentation geben, müssen Sie zuerst einige Einstellungen in diesem Dialogfeld vornehmen. Sie legen hier fest, welche Folien auf welche Weise gezeigt werden. Neben der Auswahl bestimmter Folien können Sie hier auch aus den zielgruppenorientierten Präsentationen wählen. Die Optionen und Kontrollkästchen im oberen Teil steuern die Art der Präsentation. Eine Präsentation kann dabei von einem Redner über den gesamten Bildschirm, als eigenes Fenster oder in einem so genannten Kiosk automatisch vorgeführt werden. Mehr dazu in Kapitel 18, »Eine Bildschirmpräsentation geben«.
652
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Bildschirmpräsentation
Anhang D Abbildung D.74: Das Dialogfeld »Bildschirmpräsen tation einrichten«
Neue Einblendezeiten testen NEUE EINBLENDEZEITEN TESTEN befindet sich auf der Symbolleiste »Foliensortierung«. Eine Bildschirmpräsentation kann auch vollkommen automatisch durchgeführt werden. Für diesen Fall benötigt PowerPoint Informationen darüber, wann es auf die nächste Folie wechseln soll. Mit diesem Befehl wird bei einer manuellen Vorführung der Präsentation die für jede Folie benötigte Zeit festgehalten. Am Ende der Präsentation können Sie diese Zeiten als Übergangszeiten zu jeder Folie speichern. Damit müssen Sie keine willkürlichen Richtwerte für die einzelnen Folien hinterlegen, sondern können sozusagen unter Live-Bedingungen arbeiten. Mehr dazu in Kapitel 18, »Eine Bildschirmpräsentation geben«.
Kommentar aufzeichnen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Eine Präsentation in PowerPoint muss nicht immer von einem Redner vorgeführt werden. Sie können eine Präsentation auch weitergeben. Damit kann sich ein Betrachter fernab die Präsentation anschauen und die Folien studieren. Folien alleine reichen aber nicht aus, da sie in der Regel eine Unterstützung der Präsentation darstellen und den Redner nicht ersetzen sollen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
653
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.75: Das Dialogfeld »Kommentar aufzeichnen«
Über diesen Befehl können Sie Ihre Präsentation synchronisieren und Ihre mündlichen Kommentare hinzufügen. Damit kann die Präsentation zusammen mit Ihren Kommentaren vorgeführt werden. Mehr dazu in Kapitel 18, »Eine Bildschirmpräsentation geben«.
Onlineübertragung Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Abbildung D.76: Das Untermenü »Onlineüber tragung«
Mit den Funktionen in diesem Untermenü können Sie die Bildschirmpräsentation für eine Präsentation über das Web einrichten und planen. Neben der Festlegung von Zeiten wird hier auch bestimmt, auf welchem Webserver die Präsentation abgespeichert ist. Dieser Befehl steht Ihnen nicht automatisch zur Verfügung. Dazu müssen Sie zuerst von der Microsoft-Homepage im Downloadbereich für PowerPoint 2003 das Add-In »Präsentationsübertragung« herunterladen. Die Datei »pptbcast.exe« muss dann auf Ihrem Rechner installiert werden. Rufen Sie dazu die heruntergeladene Datei auf und folgen Sie den Anweisungen. Erst dann ist der Befehl im Menü sichtbar. Interaktive Schaltflächen INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN ist in der Kategorie »Bildschirmpräsentation« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Sie finden die interaktiven Schaltflächen an zwei Stellen in PowerPoint. Einmal an dieser Stelle und zum anderen unter der Schaltfläche »AutoFormen« auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Die interaktiven Schaltflächen sind nichts 654
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Bildschirmpräsentation
Anhang D
anderes als Objekte, die bereits eine Aktionseinstellung haben. Trotzdem können Sie diese Einstellung später wieder ändern, aber die Vorbelegung erleichtert die Arbeit. Darüber hinaus sind die auf den Schaltflächen vorhandenen Symbole allgemein verständlich, was gerade bei Präsentationen für das Internet ein wichtiger Aspekt ist. Mehr dazu in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
Aktionseinstellungen AKTIONSEINSTELLUNGEN ist in der Kategorie »Bildschirmpräsentation« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.77: Das Dialogfeld »Aktionsein stellungen«
Über dieses Dialogfeld werden alle Einstellungen für interaktive Präsentationen eingerichtet. Unter »interaktiv« versteht man, dass etwas passiert, wenn Sie während der Bildschirmpräsentation auf ein Objekt klicken. Dies ist gerade in Zusammenhang mit dem Internet sehr wichtig, da Sie dort oft so genannte »Links« zu anderen Internetseiten oder zu anderen Folien einfügen müssen. Die Registerkarten »Mausklick« und »Mouseover« sind im Aufbau identisch. Während der Mouseover (Mauskontakt) dann reagiert, wenn Sie die Maus über ein solches Objekt bewegen, müssen Sie beim Mausklick aktiv auf die Maustaste drücken. Mit den Mauskontakten können Sie leicht die Aufmerksamkeit auf bestimmte Objekte lenken, wenn ein Betrachter mit der Maus über die Folie wandert und plötzlich ein Klangobjekt gespielt wird, obwohl er nicht mit der Maus geklickt hat. Dabei stehen folgende Optionen zur Auswahl:
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
655
Anhang D
Befehl für Befehl Keine Mit dem Objekt sind keine weiteren Aktionen verbunden. Hyperlink zu Springt beim Klicken auf das Objekt auf eine definierte Folie in der Präsentation oder beendet diese. Hier können Sie auch Hyperlinks zu URL-Adressen einfügen. Programm ausführen/Makro ausführen Mit dieser Option legen Sie fest, dass beim Klicken auf das Objekt eine andere Anwendung geöffnet wird. Wenn Sie also beispielsweise einen Projektablauf besprechen wollen, könnten Sie mit dem Objekt Microsoft Project öffnen. Das andere Programm bleibt so lange geöffnet, bis Sie es schließen. Es wird mit Beenden der Bildschirmpräsentation nicht automatisch beendet. Objektaktion Ist das Objekt beispielsweise ein Soundobjekt, können Sie hier festlegen, dass es »wiedergegeben« oder »bearbeitet« wird. Die Einträge bei dieser Option sind mit den Einträgen bei »Wiedergabeeinstellungen« im Dialogfeld »Benutzerdefinierte Animation« identisch. Sound wiedergeben Beim Klicken auf das Objekt wird ein Sound gespielt. Sie erhalten eine Übersicht über die installierten Sounddateien, können aber auch jede andere Sounddatei angeben. Dies kann zusätzlich zu den oben genannten Optionen geschehen. Mehr dazu in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
Animationsschemas ANIMATIONSSCHEMAS ist in der Kategorie »Bildschirmpräsentation« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Eine Textfolie kann über die Animationsschemas schnell mit Animationseffekten versehen werden. Dabei werden die Absätze der ersten Gliederungsebene zusammen mit allen eventuell darunter liegenden Absätzen nacheinander auf der Folie eingeblendet. Die Folie wird damit in Etappen auf dem Bildschirm aufgebaut. Welcher Effekt dabei eingesetzt werden soll, legen Sie über die voreingestellten Animationsschemas fest, die im Aufgabenbereich erscheinen.
656
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Bildschirmpräsentation
Anhang D Abbildung D.78: Die Animations schemas erschei nen im Aufgaben bereich
Sie können die Einstellungen dazu auch noch mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION ändern, aber zunächst müssen Sie für diese Befehle nicht einmal das Textobjekt markieren. PowerPoint ordnet den Effekt automatisch dem Textobjekt zu. Mehr dazu in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
Benutzerdefinierte Animation BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION ist in der Kategorie »Bildschirmpräsentation« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Während Sie mit den Animationsschemas alles automatisch erhalten, können Sie über die benutzerdefinierte Animation individuelle Einstellungen vornehmen. Im Aufgabenbereich erscheint dabei die Registerkarte »Benutzerdefinierte Animation«. Dort können Sie für ein Objekt oder einen Text auf der Folie unterschiedlichste Animationseffekte, wie beispielsweise Eingangsanimationen, Animationen zum Hervorheben oder Beendigungsanimationen vergeben. Darüber hinaus können Sie festlegen, dass ein Objekt auf einem definierten Animationspfad wandert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
657
Anhang D
Befehl für Befehl Mehr dazu in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
Folienübergang FOLIENÜBERGANG befindet sich auf der Symbolleiste »Foliensortierung«. Mit FOLIENÜBERGANG legen Sie den Übergang von einer Folie zur nächsten fest. Sie bestimmen immer, wie die Folie eingeblendet wird, und nicht, wie sie ausgeblendet wird. Diesen Befehl können Sie nur für eine elektronische Präsentation verwenden. Für den einfachen Ausdruck von Folien auf Papier hat er keine Bedeutung. Im Aufgabenbereich stehen Ihnen viele Übergangseffekte für Ihre Folien zur Verfügung. Neben den Effekten können Sie die Einblendegeschwindigkeit »Langsam«, »Mittel« oder »Schnell« bestimmen. Im Aufgabenbereich legen Sie auch fest, ob der Übergang von einer Folie auf die nächste manuell oder automatisch erfolgen soll. Unter »Nächste Folie« wählen Sie entweder einen manuellen Übergang aus oder Sie tragen eine entsprechende Zeit ein. Daneben können Sie noch einen Sound angeben, der beim Einblenden der Folie in der Bildschirmpräsentation gespielt wird. Mehr dazu in Kapitel 17, »Elektronische Präsentation vorbereiten«.
Folie ausblenden FOLIE AUSBLENDEN befindet sich auf der Symbolleiste »Foliensortierung«. Mit diesem Befehl können Sie die aktuelle Folie ausblenden. Er ist nur für die elektronische Bildschirmpräsentation von Interesse. Eine ausgeblendete Folie wird dann während der Vorführung nicht direkt auf dem Bildschirm angezeigt, sondern muss über den Foliennavigator eingeblendet werden. Wenn Sie eine ausgeblendete Folie tatsächlich ausgeblendet lassen, springt PowerPoint in der Bildschirmpräsentation auf die nächste »normale« Folie. Mehr dazu in Kapitel 18, »Eine Bildschirmpräsentation geben«.
Zielgruppenorientierte Präsentationen ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATIONEN ist in der Kategorie »Bildschirmpräsentation« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Vielleicht geben Sie oft Präsentationen und verwenden dazu immer die gleichen Folien. Trotzdem müssen Sie unterschiedliche Präsentationen verwalten, da sich die Reihenfolge der Folien je nach Zielgruppe ändert. Darüber hinaus werden nicht immer alle Folien gezeigt. Damit müssen Sie letztlich viele einander ähnliche Präsentationen verwalten. 658
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Fenster
Anhang D Abbildung D.79: Das Dialogfeld »Zielgruppen orientierte Präsen tationen«
Mit der zielgruppenorientierten Präsentation können Sie nun mit einer Präsentation unterschiedliche Gruppen erreichen. Sie müssen nur eine Zielgruppe anlegen und können dort die Folien und deren Reihenfolge bestimmen. Alle Informationen werden aber in einer Datei gehalten, so dass Sie jetzt nicht mehr unterschiedliche Präsentationen verwalten müssen. Mehr dazu in Kapitel 18, »Eine Bildschirmpräsentation geben«.
D.8
Menü Fenster
Das Menü FENSTER ist ein Standardmenü in Windows-Anwendungen. Sie finden hier Befehle, mit denen Sie die geöffneten Dateien auf dem Bildschirm anordnen können. Ferner erhalten Sie eine Übersicht über die geöffneten PowerPoint-Präsentationen und können die gewünschte Präsentation in den Vordergrund bringen und damit aktivieren. Abbildung D.80: Das Menü FENSTER
Neues Fenster NEUES FENSTER ist in der Kategorie »Fenster und Hilfe (?)« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Sie erhalten eine weitere Kopie des aktiven Fensters. Damit können Sie die gleiche Präsentation an unterschiedlichen Stellen bearbeiten. Beispielsweise haben Sie in dem einen Fenster die Folie 1 in Bearbeitung und im anderen Fenster die Folie 64. Sie müssen dann nicht ständig blättern, sondern springen einfach von einem Fenster in das andere. Interessant ist diese Funktion auch, wenn Sie z.B. in einem Fenster mit 400% Zoom arbeiten und das Ergebnis im anderen Fenster mit 75% begutachten möchten. Beide Fenster haben aber einen identischen Inhalt und werden von Windows aktualisiert.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
659
Anhang D
Befehl für Befehl Alle anordnen ALLE ANORDNEN ist in der Kategorie »Fenster und Hilfe (?)« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Alle Präsentationen werden nebeneinander oder untereinander mit der gleichen Größe angeordnet. Überlappend ÜBERLAPPEND ist in der Kategorie »Fenster und Hilfe (?)« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit diesem Befehl werden alle geöffneten Präsentationen auf dem Bildschirm in einem Stapel angeordnet. Dabei wird die zuerst geöffnete Präsentation an unterster Stelle erscheinen, während sich die zuletzt geöffnete ganz oben im Stapel befindet. Die Titelleiste jeder Präsentation ist sichtbar und macht dadurch das Aktivieren sehr einfach. Nächster Fensterausschnitt Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Mit diesem Befehl können Sie die Einfügemarke von einem Fenster in das nächste Fenster bewegen. Der Befehl ist nur in den Ansichten aktiv, in denen es mehrere Fenster gibt, wie z.B. in der Normalansicht. In der Foliensortierung bleibt der Befehl inaktiv.
D.9
Menü ? (Hilfe)
Das Menü ? (HILFE) ist ein Standardmenü in Windows-Anwendungen. Unter anderem finden Sie hier die so genannte Infobox, die Ihnen Auskunft über die PowerPoint-Versionsnummer und die Lizenz der Version gibt. Über diese Befehle erhalten Sie die Windows-Hilfe, die Ihnen weitere Unterstützung bietet. Abbildung D.81: Das Menü ? (HILFE)
660
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü ? (Hilfe)
Anhang D
Microsoft Office PowerPoint-Hilfe MICROSOFT O FFICE POWERPOINT-HILFE befindet sich auf der Symbolleiste »Standard«. Mit diesem Befehl erscheint die Registerkarte »PowerPoint-Hilfe« im Aufgabenbereich. Dort können Sie nach Themen suchen und erhalten entsprechende Hilfethemen als Antwort. Office-Assistenten anzeigen/ausblenden Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Mit diesem Befehl können Sie den Office-Assistenten anzeigen bzw. ausblenden, falls er bereits auf dem Bildschirm zu sehen ist. Microsoft Office Online Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Wenn Sie über einen Internetanschluss verfügen, erhalten Sie über die Befehle aus dem Untermenü weitere Informationen. Die Office-Homepage wird regelmäßig mit den neuesten Informationen aktualisiert. So erreichen Sie uns Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Damit erhalten Sie im Aufgabenbereich einige Hinweise zur Unterstützung, die von Microsoft angeboten werden. Auf Aktualisierungen prüfen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Die aktuelle Version von PowerPoint oder von Microsoft wird über eine Internetverbindung überprüft. Sofern Updates oder kostenlose Erweiterungen zur Verfügung stehen, können Sie diese direkt herunterladen und Ihr Programm aktualisieren. PowerPoint aktivieren Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Über diesen Menüpunkt können Sie Microsoft PowerPoint registrieren und aktivieren. Dieser Menüpunkt ist von der entsprechenden Nutzungsgenehmigung abhängig und ist bei Ihnen gegebenenfalls nicht vorhanden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
661
Anhang D
Befehl für Befehl Erkennen und Reparieren Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol.
Abbildung D.82: Das Dialogfeld »Erkennen und Reparieren«
PowerPoint verfügt über eine Installationsroutine, mit der auch nachträglich kontrolliert werden kann, ob noch alles in Ordnung ist. So kann es vorkommen, dass Sie aus Versehen eine Programmdatei von PowerPoint löschen. Mit der vorliegenden Funktion lässt sich dann das fehlende Stück wieder hinzufügen. Damit dieser Service auch funktioniert, müssen Sie die Installations-CD haben. Kunden-Feedbackoptionen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Mit diesem Befehl wird das dazugehörige Dialogfeld geöffnet. Dort können Sie festlegen, ob Sie für Feedback an Microsoft zur Verfügung stehen. Microsoft will seine Programme ständig verbessern und hat dazu spezielle Funktionen eingebaut, mit denen insbesondere die Benutzerfreundlichkeit optimiert werden soll. Abbildung D.83: Das Dialogfeld »Dienstoptionen«
662
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Zeichnen
Anhang D
Info Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Ihnen wird die Infobox des Programms angezeigt. Hier erfahren Sie die genaue Versionsnummer und die Seriennummer des Programms. Ferner können Sie über die Schaltfläche »Software-Service« die Rufnummern der Hotline erhalten oder mit »Systeminfo« weitere Informationen über Ihren Rechner und die installierte Software erhalten.
D.10
Menü Zeichnen
Das Menü Z EICHNEN befindet sich nicht auf der Menüleiste, sondern unter der Schaltfläche »Zeichnen« auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Im Menü ZEICHNEN finden Sie alle Befehle, mit denen Sie die Anordnung der Objekte auf der Folie bestimmen. Diese Objekte können dabei übereinander gelagert sein oder nebeneinander ausgerichtet werden. Sie können ferner Gruppierungen von Objekten herstellen, diese aufheben und nach der Aufhebung wiederherstellen. Abbildung D.84: Das Menü ZEICHNEN
Gruppierung GRUPPIERUNG ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit GRUPPIERUNG fassen Sie mehrere einzelne Objekte zu einer Gruppe zusammen. In PowerPoint wird diese dann mit den acht Größenziehpunkten umgeben und als ein Objekt aufgefasst. Sie können nun diese Gruppe verschieben, die Größe ändern oder auch die Linienfarbe festlegen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
663
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.85: Mehrere Objekte lassen sich zu einer Gruppe zusammen fassen
Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Gruppierung aufheben GRUPPIERUNG AUFHEBEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Die einzelnen Elemente der Gruppe werden damit markiert und können ausgewählt werden. Gegebenenfalls müssen Sie die Gruppierung von Bildern oder ClipArts mehrfach aufheben, da diese aus vielen Untergruppen bestehen. PowerPoint hebt immer nur die nächste Gruppe auf. Wenn Sie Bilder oder ClipArts in ihre einzelnen Bestandteile auflösen, können die einzelnen Elemente nur noch in PowerPoint bearbeitet werden. Mehr dazu in Kapitel 12, »ClipArt verwenden«.
Gruppierung wiederherstellen GRUPPIERUNG WIEDERHERSTELLEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Mit diesem Befehl kann eine zuvor aufgehobene Gruppe wieder zusammengefasst werden. PowerPoint merkt sich dabei die einzelnen Elemente und
664
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Zeichnen
Anhang D Abbildung D.86: Eine ClipArt kann in ihre Bestandteile zerlegt werden
fügt sie wieder korrekt zu einer Gruppe zusammen. Auch wenn Sie mehrere Gruppen auf einer Folie nacheinander aufgehoben haben, können Sie diese mit diesem Befehl wiederherstellen. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Reihenfolge/In den Vordergrund IN DEN VORDERGRUND befindet sich in der Kategorie »Zeichnen« und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.87: Diskette 3 wandert in den Vordergrund
Mit diesem Befehl kann ein Objekt in einem Stapel ganz in den Vordergrund gestellt werden und erscheint dann an oberster Stelle. Damit überlagert es andere Objekte ganz oder teilweise.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
665
Anhang D
Befehl für Befehl Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Reihenfolge/In den Hintergrund IN DEN HINTERGRUND befindet sich in der Kategorie »Zeichnen« und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.88: Diskette 1 wandert in den Hintergrund
Mit diesem Befehl wird ein Objekt in einem Stapel an der hintersten Stelle platziert. Es wird nun von allen anderen Objekten im Stapel ganz oder teilweise überdeckt. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Reihenfolge/Eine Ebene nach vorne EINE EBENE NACH VORNE ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Abbildung D.89: Diskette 2 wandert eine Ebene nach vorne
Mit diesem Befehl wird ein Objekt um eine Ebene im Stapel nach vorne geschoben und kann damit umgeschichtet werden. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Reihenfolge/Eine Ebene nach hinten EINE EBENE NACH HINTEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
666
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Zeichnen
Anhang D Abbildung D.90: Diskette 2 wandert eine Ebene nach hinten
Mit diesem Befehl wird ein Objekt um eine Ebene im Stapel nach hinten geschoben und kann damit umgeschichtet werden. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Raster und Führungslinien RASTER EIN-/AUSBLENDEN ist auf der Symbolleiste »Standard« zu finden.
Abbildung D.91: Das Dialogfeld »Raster und Linien«
Mit diesem Befehl wird das Dialogfeld »Raster und Linien« geöffnet. Hier legen Sie den Abstand der Rasterlinien fest und bestimmen, ob die Führungslinien angezeigt werden oder nicht. Ferner können Sie in diesem Dialogfeld festlegen, wie die Objekte ausgerichtet werden sollen. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Präzisionsausrichtung Objekte oder Formen lassen sich am Raster ausrichten. Dies kann entweder mit der Maus erfolgen oder Sie verwenden dazu diese Befehle. Den Abstand des Rasters legen Sie über den Befehl RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN selbst fest.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
667
Anhang D
Befehl für Befehl
Abbildung D.92: Das Untermenü für die Präzisionsaus richtung
OBEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Ein Objekt wird an der nächsten Rasterlinie nach oben ausgerichtet. UNTEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Ein Objekt wird an der nächsten Rasterlinie nach unten ausgerichtet. LINKS ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Ein Objekt wird an der nächsten Rasterlinie nach links ausgerichtet. RECHTS ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Ein Objekt wird an der nächsten Rasterlinie nach rechts ausgerichtet. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Ausrichten oder verteilen Abbildung D.93: Das Untermenü »Ausrichten oder verteilen«
Dieser Befehl ist eine große Hilfe, wenn Sie mehrere Objekte auf Ihrer Folie anordnen möchten. Er wird erst aktiv, wenn mindestens zwei Objekte markiert sind. Insbesondere für Elemente von Ablaufsteuerungen oder Phasendarstellungen von Prozessen sind diese Befehle von Bedeutung. Damit können
668
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Zeichnen
Anhang D
Sie schnell alle Objekte auf der Folie ausrichten und das Aussehen der Folie optimieren. Die einzelnen Ausrichtungen sind durch folgende Befehle vertreten: LINKSBÜNDIG ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Die markierten Objekte werden am linken Rand des am weitesten auf der linken Seite stehenden Objekts ausgerichtet. HORIZONTAL ZENTRIEREN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Die markierten Objekte werden an der Mitte ausgerichtet. Dieser Befehl ist für Objekte gedacht, die untereinander stehen. RECHTSBÜNDIG ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Die markierten Objekte werden am rechten Rand des am weitesten auf der rechten Seite stehenden Objekts ausgerichtet. OBEN AUSRICHTEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Die markierten Objekte werden am oberen Rand des am weitesten oben stehenden Objekts ausgerichtet. VERTIKAL ZENTRIEREN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Die markierten Objekte werden an der Mitte ausgerichtet. Dieser Befehl ist für Objekte gedacht, die nebeneinander stehen. UNTEN AUSRICHTEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Die markierten Objekte werden am unteren Rand des am weitesten unten stehenden Objekts ausgerichtet. HORIZONTAL VERTEILEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
669
Anhang D
Befehl für Befehl Sind mehrere nebeneinander stehende Objekte markiert, so können sie zueinander ausgerichtet werden. Die Objekte haben danach alle den gleichen Abstand zueinander. VERTIKAL VERTEILEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Sind mehrere untereinander stehende Objekte markiert, so können sie zueinander ausgerichtet werden. Die Objekte haben danach alle den gleichen Abstand zueinander. Relativ zur Folie Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Dieser Befehl bezieht sich auf HORIZONTAL VERTEILEN und VERTIKAL VERTEILEN. Ist er aktiv, so werden diese beiden Befehle erst dann aktivierbar, wenn mindestens drei Objekte auf der Folie markiert sind. Die Objekte werden dann wieder horizontal oder vertikal verteilt, aber diesmal über die gesamte Breite oder Höhe der Folie. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Drehen oder kippen Mit den Befehlen aus dem Untermenü können Sie ein Objekt auf der Folie drehen oder kippen. Der Text wird mit dem Objekt zusammen gedreht und erscheint dann ebenfalls gedreht oder gekippt. Mit FREIES DREHEN kann das Objekt jede beliebige Lage einnehmen. Abbildung D.94: Das Untermenü »Drehen oder kippen«
Die einzelnen Funktionen sind durch folgende Befehle vertreten: FREIES DREHEN befindet sich auf der Symbolleiste »Zeichnen« und kann als Symbol eingefügt werden. Das Objekt kann mit dem speziellen Mauszeiger frei gedreht werden. LINKSDREHUNG 90 GRAD ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden.
670
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Menü Zeichnen
Anhang D
Das Objekt wird um 90° nach links gegen den Uhrzeigersinn gedreht. RECHTSDREHUNG 90 GRAD ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Das Objekt wird um 90° nach rechts im Uhrzeigersinn gedreht. HORIZONTAL KIPPEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Das Objekt wird horizontal gespiegelt. VERTIKAL KIPPEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Das Objekt wird vertikal gespiegelt. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Verbindungen neu erstellen VERBINDUNGEN NEU ERSTELLEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Sie können über die AutoFormen so genannte Verbindungslinien einfügen. Diese Linien sind beispielsweise für Prozessabläufe oder Ablaufdarstellungen notwendig. Dabei können die Verbindungslinien an den jeweiligen Objekten verankert werden. Wird das Objekt verschoben, folgt die Verbindungslinie und schlängelt sich durch die Folie. Werden die Objekte oft auf der Folie verschoben, kann es passieren, dass die Verbindungslinien nicht den kürzesten oder optimalen Weg zu anderen Objekten abbilden. Mit VERBINDUNGEN NEU ERSTELLEN lässt sich dies korrigieren. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Punkte bearbeiten PUNKTE BEARBEITEN ist in der Kategorie »Zeichnen« zu finden und kann als Symbol eingefügt werden. Einige Objekte aus den AutoFormen, wie z.B. die Freihandfiguren, bestehen aus vielen Linienstücken, die über Eckpunkte beim Zeichnen der Figur eingefügt wurden. Eckpunkte können nachträglich verschoben oder gelöscht
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
671
Anhang D
Befehl für Befehl werden. Darüber hinaus lassen sich auch weitere Eckpunkte einfügen. Dazu muss aber mit PUNKTE BEARBEITEN in den Bearbeitungsmodus der Figur gewechselt werden, sonst sind die Eckpunkte nicht sichtbar. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
AutoForm ändern Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Mit AUTOFORM ÄNDERN ändern Sie die äußere Form von Objekten. Diese Objekte müssen aber mit den AutoFormen erstellt worden sein. Sie können diese Objekte auch mit einem Text versehen. Der Text bleibt nach der Änderung ebenfalls erhalten. Wenn Sie den Befehl auswählen, erscheinen die AutoFormen. Die aktuelle Form ist markiert. Wählen Sie einfach eine andere Form aus. Die neue Form wird anstelle der markierten Form eingefügt und erhält alle zuvor zugewiesenen Formatierungen. Auch die Größe des Objekts bleibt erhalten. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
Als Standard für AutoForm festlegen Zu diesem Befehl gibt es kein Symbol. Wenn Sie eine AutoForm formatieren und nachträglich feststellen, dass Sie genau diese Formatierung gerne als Standard für alle neuen Objekte verwenden möchten, können Sie mit A LS STANDARD FÜR AUTOFORMEN FESTLEGEN genau dies erreichen. Allerdings gelten diese Standardeinstellungen nur für die aktuelle Präsentation. Mehr dazu in Kapitel 11, »Alles über Objekte«.
672
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
E
Tastenkombinationen im Überblick
Für viele Befehle existieren Tastenkombinationen, die Sie statt der Symbole oder Befehle verwenden können. Die folgende Übersicht bietet Ihnen einen Überblick über die Tastenkombinationen, die es in PowerPoint gibt. Einige Tastenkombinationen können Sie auch direkt neben den Befehlen im Menü ablesen. Einige Tastenkombinationen orientieren sich bei der Wahl der Buchstaben an den englischen Originalbegriffen. Daher verwenden Sie zum Drucken nicht etwa die (D)-Taste, sondern die (P)-Taste für »Print«. Über EXTRAS/A NPASSEN können Sie sich bei den QuickInfos auch noch die Tastenkombinationen einblenden lassen. Sie finden auf der Registerkarte »Optionen« dazu ein entsprechendes Kontrollfeld. Markieren Zeichen rechts der Einfügemarke
(ª) + (Æ)
Zeichen links der Einfügemarke
(ª) + (æ)
Zeile nach oben
(ª) + (½)
Zeile nach unten
(ª) + (¼)
Bis zum Wortende
(Strg) + (ª) + (Æ)
Bis zum Wortanfang
(Strg) + (ª) + (æ)
Zeilenanfang
(ª) + (Pos1)
Zeilenende
(ª) + (Ende)
Alle Objekte, Folien oder Texte markieren
(Strg) + (A)
Wort markieren
Auf das Wort doppelklicken
Absatz markieren
Dreimal in den Absatz klicken
Löschen und Kopieren Zeichen links der Einfügemarke löschen
(æ__)
Wort links der Einfügemarke löschen
(Strg) + (æ__)
Zeichen rechts der Einfügemarke löschen
(Entf)
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
673
Anhang E
Tastenkombinationen im Überblick
Wort rechts der Einfügemarke entfernen
(Strg) + (Entf)
Ausschneiden
(Strg) + (X)
Kopieren
(Strg) + (C)
Einfügen
(Strg) + (V)
Rückgängig
(Strg) + (Z)
Wiederherstellen
(Strg) + (Y)
Text formatieren Fettdruck
(Strg) + (ª) + (F)
Kursiv
(Strg) + (ª) + (K)
Unterstrichen
(Strg) + (U)
Ausrichtung zentriert
(Strg) + (E)
Ausrichtung linksbündig
(Strg) + (L)
Ausrichtung rechtsbündig
(Strg) + (R)
Ausrichtung Blocksatz
(Strg) + (J)
In der Gliederungsansicht der Normalansicht arbeiten Absatz höher stufen, wenn Einfügemarke am Anfang des Absatzes steht
(ª) + (ÿ_)
Absatz tiefer stufen, wenn Einfügemarke am Anfang des Absatzes steht
(ÿ_)
Absatz nach oben verschieben
(Alt) + (ª) + (½)
Absatz nach unten verschieben
(Alt) + (ª) + (¼)
Alle Ebenen erweitern
(Alt) + (ª) + (+)
Alle Ebenen reduzieren
(Alt) + (ª) + (-)
Alles einblenden
(Alt) + (ª) + (A)
Sich in PowerPoint bewegen (im Folienbereich der Normalansicht)
674
Auf die nächste Folie
(Bild¼)
Auf die vorherige Folie
(Bild½)
Auf die erste Folie
(Pos1)
Auf die letzte Folie
(Ende)
Nächstes Objekt
(ÿ_)
Vorheriges Objekt
(ª) + (ÿ_)
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Tastenkombinationen im Überblick
Anhang E
Sich bei der Textbearbeitung bewegen Ein Zeichen nach links
(æ)
Ein Zeichen nach rechts
(Æ)
Ein Zeichen nach oben
(½)
Ein Zeichen nach unten
(¼)
Ein Wort nach links
(Strg) + (æ)
Ein Wort nach unten
(Strg) + (Æ)
Bei Textbearbeitung an den Zeilenanfang
(Pos1)
Bei Textbearbeitung an das Zeilenende
(Ende)
Einen Absatz nach oben (Folienansicht)
(Strg) + (½)
Einen Absatz nach unten (Folienansicht)
(Strg) + (¼)
Menü Datei Neu
(Strg) + (N)
Öffnen
(Strg) + (O)
Schließen
(Strg) + (W) oder (Strg) + (F4)
Speichern
(Strg) + (S)
Speichern unter
(F12)
Drucken
(Strg) + (P)
Beenden
(Strg) + (Q) oder (Alt) + (F4)
Menü Bearbeiten Rückgängig
(Strg) + (Z)
Wiederholen
(Strg) + (Y)
Ausschneiden
(Strg) + (X)
Kopieren
(Strg) + (C)
Einfügen
(Strg) + (V)
Löschen
(Entf)
Alles markieren
(Strg) + (A)
Duplizieren
(Strg) + (D)
Suchen
(Strg) + (F)
Ersetzen
(Strg) + (H)
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
675
Anhang E
Tastenkombinationen im Überblick Menü Ansicht Raster ein/ausblenden
(ª) + (F9)
Führungslinien ein/ausblenden
(Alt) + (F9)
Dialogfeld »Raster und Linien«
(Strg) + (G)
Bildschirmpräsentation
(F5)
Aufgabenbereich ein/ausblenden
(Strg) + (F1)
Menü Einfügen Neue Folie
(Strg) + (M)
Datum (auf Master)
(Alt) + (ª) + (D)
Uhrzeit (auf Master)
(Alt) + (ª) + (T)
Seitenzahl (auf Master)
(Alt) + (ª) + (P)
Hyperlink einfügen
(Strg) + (K)
Menü Format Dialogfeld »Zeichen«
(Strg) + (T)
Ausrichtung zentriert
(Strg) + (E)
Ausrichtung linksbündig
(Strg) + (L)
Ausrichtung rechtsbündig
(Strg) + (R)
Ausrichtung Blocksatz
(Strg) + (J)
Menü Extras Rechtschreibung prüfen
(F7)
Recherchieren
(Alt) + mit der Maus klicken
Thesaurus
(ª) + (F7)
Menü Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation starten
(F5)
Menü Ansicht Fensterausschnitt wechseln
(F6)
Menü (?) Hilfe Hilfe aufrufen 676
(F1)
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
F
50 Tipps und Tricks
Es gibt eine Reihe von Fragen, die in Zusammenhang mit PowerPoint immer wieder gestellt werden. Dies sind konkrete Fragen nach Funktionen und Fragen hinsichtlich bestimmter Zusammenhänge. Die 50 häufigsten Fragen sind in diesem Kapitel zusammengetragen. Vielleicht entdecken Sie beim Lesen noch den einen oder anderen Tipp.
F.1
Allgemeines und Einstellungen
1. Wie kann ich das Standardformat ändern? Im Standardformat ist festgelegt, wie neue Objekte formatiert werden sollen. Der Text wird in der Regel über die Platzhalter bestimmt, aber für den freien Text wird auch das Standardformat verwendet. Wenn Sie mit den Dialogfeldern aus dem Menü FORMAT Objekte oder Text formatieren, finden Sie dort meist das Kontrollfeld »Standard für neue Objekte«. Damit legen Sie die aktuelle Einstellung, die Sie gerade vornehmen, als Standard für neue Objekte oder Texte fest. Das Gesamtformat ergibt sich dabei aus der Summe der unterschiedlichen Dialogfelder. Wenn Sie beispielsweise ein schön formatiertes Objekt auf der Folie haben, können Sie es verwenden, um das Standardformat festzulegen. Markieren Sie dazu das Objekt und wählen Sie ZEICHNEN/ALS STANDARD FÜR AUTOFORM FESTLEGEN. Damit wird das Standardformat gemäß Ihrem Objekt in einem Schritt festgelegt. Der Standard gilt dann für diese Präsentation, bis Sie ihn wieder ändern. 2. Ich finde in PowerPoint 2003 die Folienansicht und die Gliederungsansicht nicht mehr. PowerPoint 2003 hat die Anzahl der Ansichten in der neuesten Version reduziert. Sie arbeiten damit meistens in einer Ansicht, der Normalansicht. Dort stehen Ihnen in der Mitte der Folienbereich und links daneben der Übersichtsbereich zur Verfügung. Im Übersichtsbereich können sowohl die Gliederungsansicht als auch die Folienübersicht angezeigt werden. Darüber hinaus lässt sich die Größe des Übersichtsbereichs mit der Maus verändern. Wenn Sie den Rahmen des Übersichtsbereichs nach links verschieben, erhalten Sie automatisch eine Ansicht, die der alten Folienansicht entspricht. Ebenso können Sie den Rahmen nach rechts ziehen, damit die Gliederungsansicht größer erscheint, während der Folienbereich damit kleiner wird.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
677
Anhang F
50 Tipps und Tricks 3. Kann ich eigene Folienlayouts hinzufügen? Nein, Sie haben nur die 27 Folienlayouts von PowerPoint zur Auswahl. Sie können sich aber eine »Best-of«-Präsentation mit Ihren Lieblingsfolien erstellen, von denen Sie immer die Folien kopieren und dann verändern. 4. Kann ich die Symbolleisten ändern? Jede Symbolleiste kann verändert werden. Klicken Sie dazu auf ANSICHT/ SYMBOLLEISTEN und dort auf ANPASSEN oder wählen Sie EXTRAS/ANPASSEN. Dort können Sie neue Symbole auf die Symbolleisten ziehen oder andere Symbole durch Ziehen von der Symbolleiste entfernen. Aber auch wenn das Dialogfeld »Symbolleisten« nicht sichtbar ist, können Sie Symbole von den Symbolleisten entfernen. Halten Sie dazu die (Alt)Taste gedrückt und ziehen Sie das Symbol aus der Leiste. Wenn Sie außerhalb der Symbolleiste die Maustaste loslassen, wird das Symbol entfernt. 5. Kann ich die Verwendung mehrerer Master wieder abschalten? PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere unterschiedliche Master bzw. mehrere Entwurfsvorlagen innerhalb einer Präsentation zu verwenden. Sie können diese Funktion aber über EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte »Bearbeiten« im Bereich »Neue Features deaktivieren« über das Kontrollfeld »Mehrere Master« wieder abschalten. Dann kann nur ein Masterpärchen (Folienmaster und Titelmaster) verwendet werden. 6. Kann ich das Raster ändern? Ja, das Raster in PowerPoint ist zunächst unsichtbar und kann angezeigt werden. Darüber hinaus können Sie den Abstand der Rasterlinien selbst festlegen. Wählen Sie dazu ANSICHT/RASTER UND FÜHRUNGSLINIEN. Dort können Sie auch festlegen, dass Objekte automatisch am Raster ausgerichtet werden. 7. Meine Datei wird nach dem Speichern immer größer, obwohl ich nichts hinzugefügt habe. PowerPoint verfügt über eine besondere Funktion zur Schnellspeicherung. Leider hat dieser Komfort den Nachteil, dass die Datei von Speichervorgang zu Speichervorgang immer größer wird – sogar dann, wenn Sie Folien entfernen. Über EXTRAS/OPTIONEN können Sie auf der Registerkarte »Speichern« das Kontrollfeld »Schnellspeichern zulassen« deaktivieren. Dann dauert es zwar etwas länger beim Speichern, aber die Datei ist kleiner.
F.2
Layout und Drucken
8. Kann ich einige Folien im Hochformat und andere im Querformat in einer Präsentation haben? Nein. Die Ausrichtung, also Querformat oder Hochformat, kann generell nur für die gesamte Präsentation festgelegt werden. Damit sind alle Folien entweder im Hoch- oder Querformat. Die Ausrichtung können Sie mit DATEI/S EITE EINRICHTEN bestimmen. 678
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Bearbeiten
Anhang F
9. Wie kann ich eine Präsentation schwarzweiß ausdrucken? Über DATEI/DRUCKEN erhalten Sie das Dialogfeld »Drucken«. Dort können Sie im Listenfeld »Farbe und Graustufe« die Farben unterdrücken. Sie müssen dazu nicht die Hintergrundfarben in der Präsentation entfernen. Ferner können Sie über das Symbol für FARBE/GRAUSTUFE oder über ANSICHT/ FARBE/GRAUSTUFE und dann GRAUSTUFE in die Graustufenansicht schalten. Dort stehen Ihnen auf der Symbolleiste »Graustufen-Ansicht« unterschiedliche Formatierungen zur Feinjustierung der Graustufe zur Verfügung. 10. Wie kann ich die Gliederung der Präsentation drucken? Alle Druckvorgänge in PowerPoint werden über das Dialogfeld »Drucken« gesteuert, das mit DATEI/DRUCKEN erscheint. Dort finden Sie das Listenfeld »Drucken«, in dem festgelegt wird, was genau ausgedruckt werden soll. In dieser Liste findet sich auch der Eintrag »Gliederungsansicht«. Hierbei wird als Besonderheit die Gliederung immer so ausgedruckt, wie sie aktuell angezeigt wird. Wenn Sie beispielsweise nur die Titel der Folien anzeigen lassen, aber nicht den restlichen Text, dann werden nur die Titel ausgedruckt. 11. Wie kann ich Handzettel für die Teilnehmer erstellen? Über DATEI/DRUCKEN erhalten Sie das gleichnamige Dialogfeld. Dort können Sie im Listenfeld »Drucken« festlegen, was gedruckt werden soll. In dieser Liste findet sich auch ein Eintrag für »Handzettel«, der dann das rechts daneben liegende Gruppenfeld aktiviert. Dort können Sie dann aus den unterschiedlichen Optionen zwei bis neun Handzettel je Folie auswählen. Wenn Sie nur eine Folie je Seite wünschen, sollten Sie »Notizenseiten« drucken. 12. Kann ich eine Präsentation als Webseite speichern? Nichts leichter als das. Über DATEI/A LS WEBSEITE SPEICHERN werden die Folien Ihrer aktuellen Präsentation automatisch als Webseiten gespeichert. Dabei werden automatische Hyperlinkseingefügt, die auf die nächste Folie verweisen. Darüber hinaus erstellt PowerPoint ein Inhaltsverzeichnis aus den einzelnen Titeln der Folien. Einen Vorgeschmack auf die Webseiten erhalten Sie mit DATEI/WEBSEITENVORSCHAU.
F.3
Bearbeiten
13. Wie kann ich einen Platzhalter löschen? Klicken Sie in den Platzhalter, um ihn zu markieren. Der schraffierte Auswahlrahmen erscheint. Klicken Sie nun auf den Rahmen des Platzhalters. Jetzt erscheinen auch die acht Größenziehpunkte auf dem Rahmen. Mit der (Entf)-Taste kann nun der Platzhalter entfernt werden. 14. Wie kann ich eine gerade Linie zeichnen? Mit dem Symbol für LINIE auf der Symbolleiste »Zeichnen« erstellen Sie eine Linie. Diese Linie kann um 360° um den Mittelpunkt gedreht werden.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
679
Anhang F
50 Tipps und Tricks Wenn Sie aber beim Erstellen der Linie die (ª)-Taste gedrückt halten, werden nur Linien im Raster mit einem Winkel von jeweils 15° erstellt. Auch wenn die Linie schon in einem anderen Winkel erstellt ist, können Sie beim Ziehen der Ziehpunkte die (ª)-Taste drücken. Dann wird die Linie im zweiten Schritt auf 15° genau ausgerichtet. 15. Wie kann ich ein Quadrat oder einen Kreis erstellen? Mit den Symbolen für RECHTECK oder ELLIPSE auf der Symbolleiste »Zeichnen« werden Rechtecke oder Ellipsen gezeichnet. Wenn Sie beim Ziehen mit der Maus die (ª)-Taste gedrückt halten, wird ein Quadrat oder ein Kreis erstellt. Lassen Sie aber erst die Maustaste los, bevor Sie die (ª)-Taste loslassen. Wenn das Rechteck oder die Ellipse schon erstellt ist, können Sie trotzdem daraus nachträglich ein Quadrat oder einen Kreis machen. Doppelklicken Sie dazu auf einen der vier Größenziehpunkte in den Ecken des markierten Objekts. 16. Wie kann ich ein Rechteck oder ein anderes Objekt mit Text versehen? Wenn das Rechteck oder das Objekt mit den AutoFormen (außer Linien und Verbindungen) erstellt wurde, ist das ganz leicht. Einfach das Objekt markieren und den Text eingeben. Der Text wird im Objekt eingefügt und ist Bestandteil des Objekts. Wenn Sie das Rechteck oder das Objekt verschieben, wird der Text ebenfalls verschoben. Falls Sie nicht die AutoFormen, RECHTECK oder ELLIPSE verwendet haben, müssen Sie Ihren Text mit dem Symbol für TEXTFELD eingeben und manuell positionieren. 17. Kann ich ein Schaubild auf einer Folie direkt als Grafik speichern? Ja, ein Schaubild, das Sie in PowerPoint erstellen, also beispielsweise mit Linien, Pfeilen oder AutoFormen, kann direkt als Grafik gespeichert werden. Dazu müssen Sie alle Elemente des Schaubilds markieren. Am besten gruppieren Sie das Schaubild vorher. Öffnen Sie dann mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Dort finden Sie den Eintrag ALS GRAFIK SPEICHERN. 18. Kann ich eine Linie direkt mit Text versehen? Nein, eine Linie kann nicht direkt mit Text versehen werden, wie Sie es von den AutoFormen her kennen. Dazu müssen Sie mit dem Symbol für TEXTFELD auf der Symbolleiste »Zeichnen« den Text in der Nähe der Linie eingeben. Danach sollten Sie aber beide Objekte mit ZEICHNEN/GRUPPIERUNG zu einem Objekt zusammenfassen. Dann wird das Verschieben des Objekts etwas leichter. 19. Wie kann ich eine Folie aus einer anderen Präsentation kopieren? Öffnen Sie dazu die Präsentation, aus der Sie eine Folie kopieren wollen. Wechseln Sie in die Ansicht »Foliensortierung«, markieren Sie die Folie(n) und wählen Sie BEARBEITEN/K OPIEREN. Springen Sie auf die Präsentation, in die die Folie(n) eingefügt werden soll(en), und wechseln Sie auch dort in die
680
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Aussehen der Folie
Anhang F
Foliensortierung. Klicken Sie an die Stelle, an der die Folien eingefügt werden sollen, und wählen Sie BEARBEITEN/EINFÜGEN. Die Folien werden eingefügt und entsprechend der Entwurfsvorlage formatiert. Stattdessen können Sie eine Folie oder alle Folien einer Präsentation auch über EINFÜGEN/FOLIEN AUS DATEI einfügen. Ein Dialogfeld hilft Ihnen bei der Auswahl der Folie(n). 20. Kann ich eine aufsteigend nummerierte Liste auf einer Folie erstellen? Mit dem Symbol für NUMMERIERUNG auf der Symbolleiste »Format« können Sie eine Nummerierung im Textobjekt der Folie einfügen. Formatiert wird die Nummerierung über FORMAT/NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGEN. Dort legen Sie auch die Startnummer fest. 21. Kann ich ein Feld »Folie 1 von ?« einfügen? Nein, leider verfügt PowerPoint nicht über die gleiche Funktion wie Excel oder Word, wo Felder für die Gesamtzahl der Seiten eingefügt werden können. Sie können zwar einen Platzhalter mit der aktuellen Foliennummer einfügen, aber einen Platzhalter für die Gesamtzahl der Folien gibt es immer noch nicht.
F.4
Aussehen der Folie
22. Ich möchte das Design einer Präsentation zuweisen, sehe die Präsentation aber nicht im Dialogfeld. Beim Zuweisen von Entwurfsvorlagen verwendet PowerPoint zunächst immer den internen Dateityp »*.pot«. Damit werden nur die Dateien angezeigt, die diese Endung haben. Eine normale Präsentation hat aber die interne Endung »*.ppt«. Daher wird sie nicht angezeigt. Ändern Sie einfach im Dialogfeld in der Liste »Dateityp« den Eintrag von »Entwurfsvorlagen« in »Alle PowerPoint-Dateien«, dann werden Ihnen auch alle Präsentationen und Entwurfsvorlagen aufgelistet. 23. Kann ich eigene Entwurfsvorlagen erstellen? Jede Präsentation kann auch als Entwurfsvorlage gespeichert werden. Wählen Sie bei DATEI/SPEICHERN UNTER als Dateityp den Eintrag »Entwurfsvorlage« aus. Dann erhält die Datei die interne Erweiterung ».pot«. Sie müssen aber eine Präsentation nicht als Entwurfsvorlage speichern, um sie als Vorlage zu verwenden. Dies geht auch mit normalen Präsentationen. 24. Wie kann ich ein Firmenlogo oder eine andere Grafik einfügen? Über EINFÜGEN/GRAFIK/AUS DATEI erhalten Sie ein Dialogfeld, das dem Öffnen-Dialogfeld gleicht. Wählen Sie dort Ordner und Datei aus. Die Grafik wird dann auf der Folie eingefügt. Wenn Sie beispielsweise auf jeder Folie in der oberen rechten Ecke ein Firmenlogo abbilden möchten, dann sollten Sie es auf dem Folienmaster einfügen.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
681
Anhang F
50 Tipps und Tricks 25. Wie kann ich ein Firmenlogo, das auf jeder Folie erscheint, auf der Titelfolie ausblenden? Es gibt für die Folie, die als Folienlayout »Titelfolie« verwendet, einen eigenen Master, den so genannten Titelmaster. Solange Sie aber nur mit dem Folienmaster arbeiten, richten sich alle Folien danach aus. In der Ansicht »Folienmaster« können Sie mit EINFÜGEN/NEUER TITELMASTER einen eigenen Titelmaster erstellen, der abweichend vom Folienmaster formatiert werden kann. Dort müssen Sie das Logo entfernen und die Titelfolie wird dann anders aussehen als die restlichen Folien. 26. Kann eine Folie einen eigenen Folienhintergrund erhalten? Über FORMAT/HINTERGRUND kann der Hintergrund für eine Folie definiert werden. Achten Sie beim Schließen des Dialogfelds darauf, dass Sie auf »Übernehmen« klicken. Dann gilt die Änderung nur für diese Folie. Mit »Für alle übernehmen« werden alle Folien formatiert. Gleiches gilt für die Folienfarbskala. 27. Kann ich ein eigenes Bild als Hintergrund verwenden? Über FORMAT/HINTERGRUND haben Sie die Möglichkeit, den Hintergrund der Folie zu bestimmen. Abhängig davon, ob Sie diese Formatierung für die aktuelle Folie oder auf dem Folienmaster vornehmen, richtet sich entweder nur eine Folie oder alle Folien danach. Im Listenfeld unter der Vorschau finden Sie den Befehl FÜLLEFFEKTE. Im dazugehörigen Dialogfeld sehen Sie die Registerkarte »Grafik«. Dort können Sie eine separate Grafikdatei bestimmen, die als Hintergrundbild verwendet wird. 28. Kann ich das Folienlayout ändern? Das Folienlayout einer Folie muss beim Einfügen der Folie bestimmt werden. Es kann aber zu jeder Zeit wieder geändert werden. Wählen Sie dazu FORMAT/FOLIENLAYOUT. Suchen Sie sich im Aufgabenbereich ein neues Folienlayout aus. Wenn bereits Platzhalter auf der Folie mit Inhalt gefüllt sind, bleiben diese auch mit dem neuen Folienlayout erhalten, obwohl sie dort eventuell nicht vorkommen. Sie können aber auch das gleiche Folienlayout nochmals übernehmen, um die Objekte auf der Folie erneut auszurichten und gemäß dem Folienmaster zu formatieren. Öffnen Sie dazu das Listenfeld beim Folienlayout und wählen Sie den Eintrag LAYOUT NEU ANWENDEN. 29. Kann ich ein eigenes Farbschema zusammenstellen? Mit FORMAT/FOLIENDESIGN wird die Registerkarte »Foliendesign« im Aufgabenbereich angezeigt. Über den Befehl FARBSCHEMAS können Sie die vorhandenen Farbschemas im Aufgabenbereich anzeigen lassen. Mit dem Befehl FARBSCHEMAS BEARBEITEN unten im Aufgabenbereich gelangen Sie dann in das dazugehörige Dialogfeld für das Farbschema.
682
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Formatieren
Anhang F
Auf der Registerkarte »Benutzerdefiniert« können Sie selbst in den Farbtopf greifen. Klicken Sie dazu auf das Farbfach des Farbschemas, das Sie ändern wollen, und dann auf »Farbe ändern«. Über entsprechende Dialogfelder können Sie dann eine Farbe auswählen. Achten Sie bei der Zusammenstellung darauf, dass Hintergrund- und Textfarbe zueinander passen. Schwarz als Textfarbe auf dunkelblauem Hintergrund sollte nicht zur ersten Wahl gehören.
F.5
Formatieren
30. Können Objekte und Text zusammen in der Größe geändert werden? Nein, durch Ziehen an den Größenziehpunkten können Sie jederzeit die Größe des Rechtecks verändern. Leider bleibt der Schriftgrad gleich und kann nur mit dem Listenfeld »Schriftgrad« oder über FORMAT/ZEICHEN verändert werden. 31. Wie kann ich das Format eines Objekts kopieren? Wenn das Objekt markiert ist, können Sie mit dem Symbol für FORMAT ÜBERTRAGEN auf der Symbolleiste »Standard« das aktuelle Format kopieren. Der Mauszeiger hat dann neben der Pfeilspitze ein kleines Pinselsymbol. Das nächste Objekt, auf das Sie dann klicken, erhält das kopierte Format zugewiesen. 32. Wie kann ich den Textschatten verändern? Die Formatierung des Textschattens, der einem Text über das Symbol für SCHATTEN auf der Symbolleiste »Format« zugewiesen wurde, erfolgt über das Symbol für SCHATTEN auf der Symbolleiste »Zeichnen«. Wählen Sie dort den Eintrag »Schatteneinstellungen« aus und weisen Sie dem Schatten mit den Symbolen auf der Symbolleiste eine neue Schattenfarbe und eine neue Lage zu. 33. Wie kann ich Text in einem Objekt ausrichten? Die Objekte, die mit den AutoFormen erstellt werden, können automatisch mit Text versehen werden. Über FORMAT/A USRICHTUNG legen Sie fest, ob der Text linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder im Blocksatz erscheinen soll. Mit FORMAT/A UTOFORM legen Sie auf der Registerkarte »Textfeld« darüber hinaus fest, wo der Text beginnt, also beispielsweise oben, unten oder in der Mitte. Beide Formatierungen zusammen werden das gewünschte Ergebnis bringen. 34. Wie kann ich mehrere Objekte auf der Folie ausrichten? Wenn mehrere Objekte auf der Folie markiert sind, können diese mit ZEICHNEN/AUSRICHTEN oder VERTEILEN aneinander ausgerichtet oder auf der Folie verteilt werden. Zum Ausrichten sind drei Befehle für Objekte vorhanden, die untereinander ausgerichtet werden sollen (links, zentriert, rechts), und drei Befehle für Objekte, die nebeneinander ausgerichtet werden sollen (oben, vertikal, unten).
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
683
Anhang F
50 Tipps und Tricks 35. Wie kann ich die Reihenfolge der Folien ändern? Sie ändern die Reihenfolge der Folien am besten in der Foliensortierung. Dort werden Ihnen alle Folien als Miniaturbilder angezeigt. Klicken Sie einfach auf eine Folie und verschieben Sie sie an die gewünschte Stelle. 36. Wie kann ich zwei Folien zu einer Folie zusammenfassen? Wechseln Sie in die Gliederungsansicht im Übersichtsbereich. Dort können Sie zwei untereinander liegende Folien zusammenfassen. Markieren Sie den Titel der Folie, die Sie mit der darüber liegenden Folie verschmelzen wollen, und entfernen Sie anschließend den Titel mit der (Entf) -Taste. Die Absätze der Folie werden dann unter die darüber liegende Folie gehängt. Falls sich auf der Folie weitere Objekte befinden, informiert Sie ein Hinweis darüber, dass diese Objekte verloren gehen. 37. Wie kann ich ein Objekt hinter ein anderes stellen, damit sich beide überlagern? Jedes auf der Folie erstellte Objekt befindet sich auf einer eigenen Ebene. Sie müssen sich das Ganze so vorstellen, als ob Sie für jedes Objekt ein eigenes Transparent auf die Folie legen. Über vier Befehle im Menü ZEICHNEN/REIHENFOLGE können Sie die Lage der Objekte verändern. Dabei bewegen Sie ein Objekt im Stapel ganz IN DEN HINTERGRUND oder ganz IN DEN V ORDERGRUND oder ändern schrittweise über EINE EBENE NACH HINTEN und EINE EBENE NACH VORNE die Reihenfolge. Damit erreichen Sie, dass sich die Objekte überlagern. 38. Kann ich die Animationseinstellung eines Objekts kopieren? Nein, es gibt keine Funktion, mit der nur die Animationseinstellungen und die interaktiven Einstellungen kopiert werden können. Stattdessen können Sie aber das gesamte Objekt kopieren, dabei werden dann auch diese Einstellungen übernommen. 39. Wie kann ich eine ClipArt ändern? Sie zerlegen mit ZEICHNEN/GRUPPIERUNG AUFHEBEN eine ClipArt in ihre Einzelteile. Damit können Sie leicht einen vielleicht unerwünschten Teil der ClipArt entfernen oder andere Objekte einfügen. 40. Wie kann ich die Farben einer ClipArt ändern? Wenn die ClipArt markiert ist, können Sie sie über FORMAT/GRAFIK auf der Registerkarte »Grafik« bearbeiten. Dort finden Sie die Schaltfläche »Neu einfärben«, die ein weiteres Dialogfeld öffnet, mit dem Sie für die ClipArt neue Farben bestimmen.
684
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Grafiken und Diagramme
F.6
Anhang F
Grafiken und Diagramme
41. Wie kann ich ein Diagramm in PowerPoint ohne Excel erstellen? PowerPoint hat ein eigenes Programm für Diagramme. Über EINFÜGEN/DIAGRAMM oder durch die Wahl eines geeigneten Folienlayouts erhalten Sie Zugriff auf Microsoft Graph. Dort steht Ihnen eine Tabellenfunktion zur Verfügung, in die Sie die Zahlenwerte eintragen können. Eine Kalkulationsfunktion gibt es dort allerdings nicht. Die Zahlen werden automatisch in ein Diagramm umgewandelt. Als Diagrammtypen stehen Ihnen viele unterschiedliche Formen und Varianten zur Verfügung. Das Diagramm ist ein Bestandteil von PowerPoint und wird nur dort gespeichert. 42. Kann ich ein PowerPoint-Diagramm kopieren? Ein Diagramm wird wie jedes normale Objekt behandelt. Damit können Sie das Diagramm auch mit BEARBEITEN/KOPIEREN in die Zwischenablage kopieren und auf einer anderen Folie einfügen. Es ist dann ein eigenständiges Objekt. Wenn Sie also darauf doppelklicken, wird das Bearbeitungsprogramm geöffnet und Sie können das Diagramm dort ändern. Das Original des Diagramms auf der anderen Folie ändert sich dabei nicht. 43. Wie kann ich ein Excel-Diagramm einfügen? Markieren Sie das Diagramm in Excel und wählen Sie in Excel BEARBEITEN/ KOPIEREN. Wechseln Sie dann auf die Folie in PowerPoint und fügen Sie das Diagramm mit BEARBEITEN/EINFÜGEN ein. Falls Sie eine Verknüpfung mit dem Excel-Diagramm etablieren wollen, wählen Sie stattdessen BEARBEITEN/ INHALTE EINFÜGEN und klicken auf die Option »Verknüpfung einfügen«.
F.7
Elektronische Präsentation
44. Wie kann ich eine automatische Bildschirmpräsentation erstellen? Über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/FOLIENÜBERGANG erhalten Sie im Aufgabenbereich die Registerkarte »Folienübergang«. Dort können Sie im Abschnitt »Nächste Folie« eine Zeit in Sekunden eingeben. Nach Ablauf dieser Zeit wird PowerPoint während der Bildschirmpräsentation die nächste Folie einblenden. Werden Texte oder Objekte animiert, so wird die zur Verfügung stehende Zeit durch die Anzahl der Objekte geteilt. Haben Sie beispielsweise 20 Sekunden eingetragen und befinden sich vier animierte Objekte auf der Folie, erscheint alle fünf Sekunden eines dieser Objekte. 45. Wie kann ich den Text auf der Folie animieren? Der Text im Textobjekt kann einfach mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/ANIMATIONSSCHEMAS animiert werden. Im Aufgabenbereich werden Ihnen viele formatierte Effekte für die Animation von Textfolien angeboten. Darüber hinaus können Sie mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION selbst eigene Animationseffekte vergeben.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
685
Anhang F
50 Tipps und Tricks 46. Wie kann ich Objekte animieren? Neben den Texten können auch Objekte animiert werden. Dazu müssen Sie sich im Folienbereich der Normalansicht befinden. Wenn Sie ein Objekt markieren, können Sie über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION entsprechende Animationseffekte vergeben. Sie können darüber hinaus den Text unabhängig vom Objekt animieren. Bei ClipArts, die in Teilen animiert werden sollen – wenn also beispielsweise die drei Seitenteile eines Dreiecks nacheinander auf der Folie erscheinen sollen –, muss zuvor mit ZEICHNEN/GRUPPIERUNG AUFHEBEN das Objekt in seine Bestandteile zerlegt werden. 47. Kann ich ein animiertes Objekt auf dem Folienmaster einfügen? Ja, auch auf dem Folienmaster können Objekte mit Animationen eingefügt werden. Diese Animationen werden direkt nach dem Folienübergang gezeigt und müssen für die einzelnen Folien nicht separat formatiert werden. 48. Kann ein Objekt mehrere Animationseffekte haben? Über BILDSCHIRMPRÄSENTATION/BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION kann ein Objekt mit mehreren Animationseffekten versehen werden. Dazu gehören beispielsweise Animationen für den Eingang, Animationen zur Hervorhebung und für das Beenden. Darüber hinaus können Sie einen Animationspfad festlegen oder einen der vorhandenen 60 Pfade verwenden. Ein Objekt wird dann auch auf diesem Pfad animiert. 49. Wie kann ich in einer Bildschirmpräsentation auf eine andere Folie springen? Wenn Sie die Foliennummer kennen, geben Sie diese einfach über die Tastatur ein und drücken auf die (¢)-Taste. PowerPoint springt dann auf diese Folie. Sie können aber auch während der Präsentation den Foliennavigator einblenden und dort die gewünschte Folie auswählen. Klicken Sie dafür während der Bildschirmpräsentation auf die Schaltfläche in der linken unteren Ecke und rufen Sie den Foliennavigator auf. 50. Wie kann ich eine große Präsentation an Kunden weitergeben? Mit DATEI/V ERPACKEN FÜR CD können Sie Ihre Präsentation und gegebenenfalls weitere Präsentationen direkt auf eine CD brennen. Dabei haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, den PowerPoint-Viewer und alle mit der Präsentation verbundenen Dateien hinzuzufügen. Darüber hinaus können Sie die Präsentation samt Viewer auch in einen Ordner kopieren und dann beispielsweise als Anhang zu einer E-Mail versenden.
686
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
G
Inhalt der BuchCD
Übungsdateien Im Verzeichnis »Beispiel« sind alle Dateien abgelegt, die im Übungskapitel 3, »PowerPoint kennen lernen«, erstellt werden. Damit können Sie die beschriebenen Übungen leicht nachvollziehen oder überprüfen. Sie finden an der betreffenden Stelle im Buch immer einen Hinweis auf die CD. Kalender Im Verzeichnis »Kalender« finden Sie drei Dateien mit PowerPoint-Folien für die Jahre 2003, 2004 und 2005. Diese Dateien helfen Ihnen, wenn Sie beispielsweise schnell einmal eine Urlaubsplanung oder eine Art »Mini-Projektplan« gestalten müssen. Die Dateien können natürlich jedes PowerPoint-Design annehmen. Vorlagen Im Verzeichnis »Vorlagen« sind eine Fülle von fertigen Designs mitgeliefert, damit können Sie Ihre Präsentation ganz nach Ihrem Geschmack gestalten, ohne viel Aufwand und Mühe zu verwenden. Öffnen Sie dazu die entsprechende Datei über den Befehl DURCHSUCHEN auf der Registerkarte »Foliendesign« im Aufgabenbereich. Sie können natürlich zuvor die Vorlagen von der CD in einen Ordner auf Ihren Computer kopieren und dann aus diesem Ordner die Vorlagen öffnen. MindManager X5 MindManager ist eine visuelle Software für Brainstorming und Planung. Damit können Sie schnell Lösungen entwickeln und Ihre Ideen und Konzepte strukturieren und kommunizieren. Wie in einer »Landkarte« werden Informationen geordnet und unterschiedliche Formate in einem Dokument zusammengeführt. MindManager bietet in der Version X5 gute Exportfunktionen, um in MindManager erstellte Inhalte mit PowerPoint zu präsentieren. Auf der Buch-CD finden Sie im Verzeichnis »MindManager« eine 21-Tage-Testversion von MindManager X5, probieren Sie es einfach mal aus! Für mehr Informationen besuchen Sie bitte www.mindjet.de.
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
687
Anhang G
Inhalt der BuchCD Photoshop Elements Oftmals wird bei Präsentantionen Bildmaterial verwendet, beispielsweise mit Digitalkameras fotografierte Bilder, eingescannte Fotos, Logos, Möglichkeiten gibt es viele. Falls Sie Bilder nachbearbeiten möchten, z.B. einen Ausschnitt festlegen, die Bildgröße ändern und vieles andere mehr, ist dazu eine Bildbearbeitungssoftware nötig. Photoshop Elements von der Firma Adobe gehört zu den beliebtesten und auf der Buch-CD finden Sie im Verzeichnis »Photoshop Elements« ebenfalls eine Testversion davon. Um diese auf Ihrem Computer zu installieren, doppelklicken Sie auf die Datei SETUP.EXE und folgen den Anweisungen auf dem Bildschirm.
688
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis Kursive Zahlen zeigen den Haupteintrag an.
! *.mht 526 3DAnsicht 396 3DBeleuchtung 316 3DEffekte 313 3DEinstellungen 315 3DOberfläche 316 3DRichtung 315 3DTiefe 315
A Abblenden 316 Abbrechen 44 der Bildschirmpräsentation 499 Absatz höherstufen 202 markieren 231 mit der Maus bearbeiten 221 umstellen 219 Abschalten der neuen Funktionen 563 Abschlussfolie einfügen 512 Abstand von Säulen 396 Achsen formatieren 393 AddIns 649 Aktionseinstellungen 485 Aktionseinstellungen (Webseiten) 518 Aktive Zelle 369 Aktivieren von PowerPoint 661 Aktuelle Ansicht 137 Aktuelle Folie 593 drucken 122 Akzentfarbe 178, 401 Alle ändern 268 Alle Ebenen erweitern 223 Alle Ebenen reduzieren 222 Alle ersetzen 265 Alle Folien drucken 122 Alle ignorieren 267 Als alte Version speichern 112
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Als Bildschirmpräsentation speichern 114 Als Entwurfsvorlage speichern 154 Als Gliederung speichern 225, 435 Als Grafik speichern 680 Als Grafikdatei speichern 113 Als Kopie öffnen 105 Als Kopie veröffentlichen 525 Als Standardschema hinzufügen 181 Als Webseite speichern 114, 522, 679 Ältere Versionen entfernen 553 An Papiergröße anpassen 125, 594 An Word übergeben 436 Andere Assistenten 580 Andere Browser 525 Andere Diagrammtypen 385 Andere Sprache 647 Ändern Animationseffekt 473 der Auflösung 498 der Farbe 354 der Größe 359 der Schriftart 237 der Verbindungen 321 des Folienlayouts 682 einer Form 406 von Aufzählungszeichen 245 von Verknüpfungen 426 Änderungen verfolgen 436 Angefügte Form animieren 479 Animation ändern 469 auf dem Master 686 bei festgelegten Zeiten 510 Geschwindigkeit festlegen 474 mit Sound 475 selbst festlegen 470 starten 474 Animationseffekt ändern 473 anpassen 473 entfernen 473
689
Stichwortverzeichnis Animationseinstellungen kopieren 684 Animationspfade 480 automatisch umkehren 481 Animationsreihenfolge ändern 480 Animationsrichtung 474 Animieren von Diagrammen 483 Anlage 436 Anlass 24 Anmerkungen auf der Folie 504 speichern 504 Anpassen 557 Animationseffekt 473 des Menüs 577 des Objekts 302 Papiergröße 125 Symbolleiste 571 Ansicht 129 an einem Kiosk 498 in 3D 396 wechseln 48, 156 Ansichtengröße 223 ändern 137 festlegen 458 Ansteigender Text 344 Anzahl 124 der Folien 29 Anzeigedauer 476 Anzeigen Legende 399 Anziehen 333 Arbeiten mit dem Clip Organizer 360 Arbeitsbereich 39, 40 Argumentation einer Präsentation 28 Art der Markierung 229 des Diagramms 380 des Pfeils 319 Assistent im Organigramm 415 Assistentenkatalog 579 Attachment 436 Auf CD brennen 537 Auf der Folie malen 504 Auf die Seite legen (Objekt) 339 Auf eine Folie springen 486 Auf eine Folie wechseln 500 Auf eine URLAdresse springen 488 Auf Webseiten springen 488
690
Aufbau des Farbschemas 176 einer Präsentation 26 Aufgaben 503 Aufgabenbereich 42 Aufheben 357 der Gruppierung 343 Auflösen einer ClipArt 357 Auflösung 498 Aufzählungszeichen 244 ändern 245 importieren 246 Aus bestehenden Präsentationen 97 Ausblenden 378 Legende 399 Symbolleiste 570 von Folien 460 Ausdruck 119 der Gliederung 224 von Handzetteln 451 von Notizen 445 Ausgabe in Datei umleiten 593 umleiten 124 Ausgeblendete Folien drucken 125, 594 Ausgeblendete Folien einblenden 502 Ausgeblichen 641 Ausrichten 253 am Raster 330 an Form 331 Ausrichtung 115 der Folien 117 von Text 253 WordArt 347 Ausschließen 378 Aussehen der Tabelle 281 der WordArt 346 Auswahl von Diagrammtypen 388 Auswählen von Objekten 290 von Symbolen 573 Auswahlrahmen 44 AutoFormen 289 ändern 295 für Diagramme 408 AutoInhaltAssistent 97, 100 AutoKorrektur 269 AutoLayouts 159
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis Automatisch 307 ausrichten 333 Automatische Präsentation 507, 685 Automatische Verbindungen erstellen 322 Automatische Wortwahl 563 AutoPunkt 329 AutoRecover 566 AutoVorschau 466 AutoWiederherstellen 566
B Balkenabstand 396 Balkendiagramm 383 Banner 116 Beamer 495 Bearbeiten von ClipArts 353 von Verknüpfungen 426 Bearbeitungsmodus 327 Beenden 42 von Graph 367 BeendenEffekt 473 Befehl AddIns 649 Aktionseinstellungen 655 Alle anordnen 660 Alles markieren 600 Als Hyperlink einfügen 599 Als Standard für AutoForm festlegen 672 Als Webseite speichern 588 Animationsschema 656 Anpassen 650 Ausrichten oder verteilen 668 Ausrichtung 628 Ausschneiden 597 AutoForm 635 AutoForm ändern 672 AutoKorrektur 649 Beenden 595 Benutzerdefinierte Animation 657 Bildschirmpräsentation einrichten 652 Bildschirmpräsentation vorführen 652 CDAudiospur wiedergeben 622 ClipArt 619 Datum und Uhrzeit 616 Diagramm 624 Drehen oder kippen 670 Eigenschaften 595
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Eine Ebene nach hinten 667 Eine Ebene nach vorne 666 Erkennen und Reparieren 662 Film aus Datei 622 Film aus Gallery 621 Folie ausblenden 658 Folie duplizieren 616 Folie löschen 600 Folien aus Datei 618 Folien aus Gliederung 618 Folienlayout 631 Folienmaster 607 Foliennummer 616 Folienübergang 658 Freies Drehen 670 Gehe zu Eigenschaft 602 Grafik aus Datei 619 Grafik von Kamera 621 Grafik von Scanner 621 Groß/Kleinschreibung 630 Gruppierung 663 Gruppierung aufheben 664 Gruppierung wiederherstellen 664 Handzettelmaster 608 Handzettelmasterlayout 633 Hintergrund 633 hinzufügen 572 Horizontal kippen 671 Horizontal verteilen 669 Horizontal zentrieren 669 Hyperlink 625 In den Hintergrund 666 In den Vordergrund 665 Info 663 Inhalte einfügen 598 Interaktive Schaltflächen 654 Kommentar 617 Kommentar aufzeichnen 653 Kommentare 613 Kopf und Fußzeile 613 Lineal 611 Linksbündig 669 Linksdrehung 670 Makro 648 Masterlayout 632 MicrosoftPowerPointHilfe 661 Nächster Fensterausschnitt 660
691
Stichwortverzeichnis Neue Einblendezeiten testen 653 Neue Folie 615 Neues Fenster 659 Notizenmaster 609 Notizenmasterlayout 633 Nummerierung und Aufzählungen 627 Oben ausrichten 669 Objekt 624 Office im Web 661 Onlineübertragung 654 Optionen 651 Organigramm 620 Präzisionsausrichtung 667 Punkte bearbeiten 671 Rechtsbündig 669 Rechtschreibung 644 Rechtsdrehung 671 Relativ zur Folie 670 Schriftarten ersetzen 630 Sound aufzeichnen 623 Sound aus Datei 622 Sound aus Gallery 622 Sprache 647 Symbol 617 Symbolleisten 610 Tabelle 624 Text bearbeiten 603 Textfeld 621 Titelmaster 608 Überlappend 660 Umwandeln 603 Unten ausrichten 669 Verbindungen neu erstellen 671 Verknüpfungen 603 Vertikal kippen 671 Vertikal verteilen 670 Vertikal zentrieren 669 WordArt 620 Zeichen 626 Zeilenabstand 629 Zielgruppenorientierte Präsentationen 658 Zoom 614 Befehle neu anordnen 577 Begriffe 17, 37 automatisch austauschen 269 suchen 264 Beleuchtung 3D 316 Benutzerdefiniert 116 Benutzerdefinierte Animation 470
692
Benutzerdefinierte Diagrammtypen 386 Benutzerinformationen 549, 561 Berechtigung 588 Beschriftung 371 einfügen 396 Besprechungsnotizen 503 Bestimmen der Sprache 647 Betonungseffekt einfügen 480 Bild als Hintergrund 682 Bild der WordArt 346 Bilddatei als Aufzählungszeichen 246 Bilder 365 einfügen 349 suchen 350 Bildschirmpräsentation 114, 145, 457 abbrechen 499 einrichten 496 Bildschirmschoner 513 Blättern 46 Blocksatz 253 Bogenförmiger Text 344 Breite der Spalten 371 festlegen 359 Browserunterstützung 525 Buch erstellen 436, 452 Büroklammer 580
C CDKey 548 Clip Organizer 349, 360 schließen 364 ClipArts 349 ändern 684 animieren 479 bearbeiten 353 einfügen 349 neu einfärben 354 suchen 350
D Datei einbinden 492 speichern 109 Dateieigenschaften 565 Dateiformat 566 Dateigröße nimmt immer mehr zu 678 DateiInfo 111 Dateischlüssel 110 Dateischutzoptionen 567
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis Daten eingeben 369 importieren 378 Datenblattansicht 369 Dateneingabe 369 Datenpunkt 382, 391 Datenreihe 391 Datentabelle anzeigen 388 Datum einfügen 162, 444 Dauer einer Präsentation 33 Definition 17, 37 Diagramm 365, 403 an Inhalt anpassen 407 animieren 483 einfügen 366, 427 erweitern 407 formatieren 388 mit AutoForm formatieren 408 neu einfärben 641 öffnen 366 Diagrammachsen drehen 396 Diagrammbearbeitung beenden 367 Diagrammbereich 391 Diagrammelemente markieren 389 Diagrammfläche 390 Diagrammsammlung 403 Diagrammtyp 380 Diagrammtypsammlung 408 Dialogfelder verlassen 43 Dias 116 Dienstoptionen 561 Digitale Signatur 110 DM 375 Dokumentation erstellen 452 Dokumentenvorlage 147 Dollar 375 Drag&Drop 233, 563 Drahtgeflecht 316 Drehen 338 der Achsen im Diagramm 396 von Text 254 Drehpunkt 45 Dreidimensional 396 Druckbereich 122 Drucken 119, 564 einer Gliederung 679 im Hintergrund 563 Listenfeld 120 Druckerauflösung 564
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Druckereinstellung 120 Druckoptionen 124 Druckumfang 120 Duplizieren 297, 459 Durchführung 33
E Ebene höherstufen 202 wechseln 200 Eckpunkt 327 bearbeiten 326 Editor für Schaltflächen 575 Effekt beim Klicken auf Objekt starten 477 festlegen 465, 471 Effektoptionen 475 Eigene Animation 470 Eigene Bilder einfügen 360 Eigene Entwurfsvorlage 154 erstellen 681 Eigene Symbolleiste löschen 571 Eigenen Animationspfad festlegen 481 Eigenes Farbschema 682 Eigenschaft der ClipArt 363 Eigenschaften 111 der ClipArt ändern 362 Einbetten 422 Einblenden 378 Legende 399 Symbolleiste 570 Einblendezeiten manuell festlegen 508 testen 509, 653 Eine Ebene nach hinten 338 Eine Ebene nach vorne 338 Einfarbig 308 Einfügen Beschriftung im Diagramm 396 eines Hyperlinks 515 eines Titelmaster 167 Form in Diagramm 405 freier Text im Diagramm 399 Gitternetz 398 Logo 192 Rahmen 125 Schematische Darstellung 403 Spalten in Tabelle 277
693
Stichwortverzeichnis Tabelle 273 von ClipArts 349 von Diagrammen 366 von Gliederungen 225 von Symbolen 247 von WordArt 344 von Zellen 372 Wartetext (Webseiten) 519 Zeilen in Tabelle 277 Eingabe von Text 199 Eingangseffekt 470 Einrichten 547 des Drucks 120 einer Bildschirmpräsentation 496 Einschließen 378 Einstellungen 120, 557 für 3D 315 für Schatten 313 Einzug festlegen 259 vergrößern 212 Einzugsdreiecke 260 Elektronische Vorführung 457 Elemente des Folienmasters 157 markieren 389 Ellipse 289 EMail 436 Entfernen Animationseffekt 473 der Gruppierung 343 einer Folie 137 einer Linie 319 eines Hyperlinks 518 Form 405 Tabellenlinie 276 Entwurfsvorlage 97, 98, 147 ändern 152 für einzelne Folie 153 speichern 112, 154 Equipment 495 Erde 580 Ergebnisliste 350 Ersetzen 264, 265, 601 Erste Folie einfügen 136 Erstellen einer Linie 318 eines Objekts 287 Tabelle 273
694
Erweitern eines Diagramms 407 Euro 375 Excel 421 ExcelDatei einbinden 492 ExcelDiagramm einfügen 427 Exemplare 124, 594 Explorer 525 Exponentialzahl 370 Exponentielle Trendlinie 385 Export von Text 224 Exportieren Gliederung 435 Externe Seiten einfügen 516 Extras 557
F Fadenkreuz 323 Farbe 123, 174 ändern 354 des Diagramms 401 des Stifts 504 des Texts 243 und Graustufe 594 und Linien 304 Farben der ClipArt ändern 684 Farbenwabe 178 Farbkonzept 174 Farbschema 174 ändern 178 kopieren 182 Farbskala 243 Features entfernen 555 hinzufügen 555 Feedback mit Sound 560 Fehler bei der Schreibweise 265 Felder im Organigramm einfügen 415 Fenster in Taskleiste 559 Fenstergröße ändern 129 Festlegen der Animationsgeschwindigkeit 474 der Farben 174 der Sprache 647 Seitentitel 525 von Tabstops 261 Fett 250 Film einbinden 489 im Vollbildmodus präsentieren 492
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis Filzstift 504 Fläche 382 Folie 1 von ? 681 Folien 38 aus einer Präsentation kopieren 680 ausblenden 460 drucken 121, 123 einfügen 460 in anderen Präsentationen 488 kopieren 142, 459 löschen 137, 140, 215 ohne Hintergrundelemente 193 sortieren 142, 459 trennen 216 umstellen 219, 459 verschieben 219 wechseln 46, 131 zusammenfassen 140, 218, 684 Folienanimation im Browser 528 Folienansicht fehlt 677 Folienausrichtung 115, 117 Folienbild 446 ändern 144 FolienFarbschema 174, 177 Folienfenster 129 Foliengröße 115, 116 Folienhintergrund 183, 682 gestalten 164 Folienlayout 136, 158 ändern 136 erstellen 678 neu anwenden 172 Folienmaster 156, 158 bearbeiten 159 duplizieren 170 erneut übernehmen 172 wechseln 191 wieder zuweisen 194 Foliennummer 117 einfügen 162 Folienrahmen 125, 594 Folienreihenfolge ändern 684 Folienschieber 42, 46 Foliensortierung 141, 142, 457 Foliensymbol 209 Folientitel 196 Folienübergang 143, 462, 465 festlegen 464 Folienübersicht 41, 141
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Form ändern 295, 406 der WordArt 346 einfügen 405 löschen 405, 417 Format 375 des Objekts 304 kopieren 683 kopieren (Objekt) 298 kopieren (Text) 256 übertragen (Objekt) 298 übertragen (Text) 256 zuweisen (Objekt) 298 Formatieren 227 des Pfeils 319 Diagramm 388 einer Tabelle 281 Formatierter Text 599 Formatierung 286 anzeigen 128, 222 ausblenden 128 von Zahlen 374 WordArt 346 Formen 287 Formziehpunkt 45, 296 Fotoalbum 97 Freie Linie 325 Freien Text einfügen (Diagramm) 399 Freier Text 203, 302 Freies Drehen 254, 340 Freihandfiguren 323 bearbeiten 326 Führungslinien 332, 612 Füllbereich 306 Füllbereichsfarben 355 Fülleffekte 308 Funkgesteuerte Maus 511 Fußzeile 162
G Ganzes Wort suchen 264 Gartenzäune 370 Gatter 370 Gehe zu 42, 46 Gehe zu Folie 502 Gelbes Karo 296 Gerade Linie erstellen 679 Gerade Linienstücke 323 Geschlossene Figur 324
695
Stichwortverzeichnis Geschwindigkeit festlegen 474 Gespiegelt 340 Gestreift 310 Gitternetz 398 Gitternetzlinien einfügen 398 Gleitender Durchschnitt 385 Gliederung ausdrucken 127, 224 einfügen 224 exportieren 435 öffnen 224 speichern 114 umstellen 216 Gliederungsansicht 138 drucken 121 Gliederungsebene ändern 212 höherstufen 213 wechseln 200 Gliederungsfenster 209 Graduell 308, 636 Grafik 310 auflösen 357 suchen 350 zuschneiden 356 Grafikdatei speichern 113 Granit 309 Graph beenden 367 Graustufen 124 Graustufenansicht 312 Groß/Kleinschreibung 264, 601 Großbuchstaben 569 Größe ändern 292, 359 der AutoForm dem Text anpassen 302 der Folien 115, 116 der Tabelle 281 des Folienbilds ändern 447 Größenachse 392, 394 Größenziehpunkte 44, 292 Grundfunktionen 42 Grundlagen 37 Gruppe 505 Gruppiert nach Ebenen 479 Gruppierte Objekte animieren 479
696
Gruppierung 341 aufheben 343 aufheben (Grafik) 357 wiederherstellen 343
H Häkchen 47 Halbtransparenter Schatten 313 Handouts 449 Handzettel 449 ausdrucken 451 drucken 121 erstellen 679 Handzettelmaster 449 Hauptgitternetz 398 Hell 316 Hervorheben 479 HervorhebenEffekt 473 Hilfe 579 Hilfedateien (Webseiten) 529 Hilfethemen 582 Hilfsgitternetz 398 Hilfsintervalle 398 Hilfslinien einfügen 398 Hintergrund 165, 307, 338, 636 Hintergrundfarbe 165, 178, 310 Hintergrundfüllbereich 446 Hinzufügen 268 einer Trendlinie 385 von Text 199 Hochformat 117, 678 Hochstellen 252 Höchstwert 382, 395 Höhe festlegen 359 Höherstufen 202, 213 Homepage 488 Horizontal kippen 340 Horizontal verteilen 336 HTMLFormate 525 Hund 580 Hyperlink einfügen 488, 515 löschen 518 zu 656 zuweisen 576 HyperlinkQuickinfo festlegen 517
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis
I Ignorieren 267 Import 378 von Text 224 Importieren von Bilddateien 246 In den Hintergrund 338 In den Master wechseln 156 In den Vordergrund 337 In die Notizenseitenansicht wechseln 443 In umgekehrter Reihenfolge 479 Informieren 25 InfrarotMaus 511 Inhalte einfügen 425 Inhaltlicher Aufbau einer Präsentation 26 Inhaltsfolie einfügen 223, 461 Inhaltsübersicht drucken 128 Initialen 561 Initialtext 344 Installation 547 Installationsoptionen 551, 552 Installationsordner festlegen 551 Interaktive Einstellungen 485 Interessen 25 Internet 515 Internet Explorer 525 Internetseite speichern 522 Intervall 395 Italic 251
K Kariert 310 Karo 296 Kästchen 43 Katalog der Assistenten 579 Katze 580 Kegeldiagramm 385 Kein Folienübergang 467 Kein Schatten 312 Keine Animation 468, 498 Keine Farbe 636 Keine Formatierung 222 Keine Füllung 636 Keine Hintergrundelemente 193 Kennwort 110, 567 entfernen 110 Kippen 338, 340 Klang einbinden 489
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
KlickMethode 290 Kodierung 531 Kollegin im Organigramm 415 Kombinationsdiagramm 386 Kommentare 443 aufzeichnen 511 drucken 125 Kontextmenü 53, 501 Kontrollfelder 43 Kontrollkästchen 43 Konventionen 17 Kopf und Fußzeile 444 Kopfzeile 162 Korrektur 269 Korrelation 385 Kreis 289 Kreisdiagramm 383 Kreisförmiger Text 344 Kuchen 384 Küchenmuster 310 Kugelschreiber 504 Kundeninformationen 549 Kursiv 251 Kurve 329
L Länder 647 Landesversion 647 Lange Dateinamen 529 Laptop 496 Laufband 513 Leere Präsentation 97 Leerzeichenausgleich 563 Legende anzeigen 399 Leitfaden 33 Lineal anzeigen 258 Lineare Trendlinie 385 Linie 304 erstellen 318 löschen 319 Liniendiagramm 382 LinienFüllmuster 306 Links 423 bearbeiten 426 beim Speichern 529 Linksbündig 253, 336 Linksdrehung 340 Liste zuletzt geöffneter Dateien 561
697
Stichwortverzeichnis Listenfeld 120 Schriftgrad 239 Litfaßsäule (Text) 344 Liveübertragung 535 Logarithmische Skalierung 395 Logarithmische Trendlinie 385 Logo ausblenden 682 einfügen 192, 681 Löschen 298 Animationseffekt 473 der Gruppierung 343 der Standardvorlage 173 des Kennworts 110 einer ClipArt aus dem Clip Organizer 364 einer Folie 137 einer Linie 319 eines Hyperlinks 518 Form aus Diagramm 405 Form im Organigramm 417 Spalte 278 Tabellenlinie 276 Titelmaster 169 von Tabstopps 262 von Zellen 372 Zeile 278
M Magnet 333 Makro 557 ausführen 489 Makrosicherheit 567 Malen 323 einer Linie 318 ManagerForm 415 Markieren 228 Markierte Achse 393 Markierte Legende 399 Markierung 44, 593 drucken 123 einfügen 206 Markierungsarten 229 Markierungsrahmen 46, 292 Markt+Technik 17 Marmoreffekte 309 Marquee 513 Master 154 beibehalten 169 für Handzettel 449 für Notizen 446
698
Masterlayout 167 Matt 316 Maximale Anzahl Rückgängigvorgänge 563 Maximaler Wert 395 Mediadateitypen 350 Mehrere Bildschirme 499 Mehrere Master 153, 169 deaktivieren 678 Mehrere Objekte markieren 45 Menü anpassen 577, 578 Ansicht 604 Bearbeiten 596 Bildschirmpräsentation 652 Datei 583 Einfügen 615 Extras 644 Fenster 659 Format 626 Hilfe 660 Zeichnen 663 Menüanimation 578 Menüeintrag 47 Menüleiste 40, 49 Metall 316 Microsoft Excel 421 Microsoft Internet Explorer 525 Microsoft Word 421, 452 Mit schwarzer Folie beenden 501, 560 Mitte 302 Mittelwertdarstellung 382 Montagsmaler 504 Muster für Linien 306
N Nach Animation 475 Nach der Wiedergabe zurückspulen 477 Nach Element in Kategorie animieren 484 Nach Element in Serie animieren 484 Nach hinten 338 Nach Kategorien animieren 484 Nach links drehen 340 Nach oben 219 Nach Präsentation suchen 107 Nach rechts drehen 340 Nach Serie animieren 484 Nach unten 219 Nach vorne 338 Nächste Folie 465, 500
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis Namen anzeigen 389 Navigator 525 Netscape 525 Netz 398 Netzdiagramm 385 Neu 95 Neu einfärben 354, 641 Neue Einblendezeiten testen 509 Neue Features deaktivieren 563 Neue Folie im Gliederungsfenster 215 Neue Formen im Organigramm einfügen 415 Neue Präsentation 95 erstellen 150 Neue Symbolleiste 571 Neuer Titelmaster 167 Neues Farbschema 181 Neues Menü 577 Nicht verfügbare Verknüpfung 427 Niedrigster Wert 395 Normal 316 Normalansicht 129 Notizen 143, 441 ausdrucken 445 drucken 121 eingeben 134, 144 erstellen 445 Notizenansicht 143 NotizenFarbschema 177 Notizenhintergrund 446 Notizenmaster 446 Notizenmasterlayout 448 Notizenseite 443, 444 Notizseitenansicht 443 Nummerierte Liste erstellen 681 Nummerierung 117 Nur ganzes Wort suchen 264, 601 Nur Text 574 Nur Titel anzeigen 222
O Oberes Dreieck 612 Oberfläche 3D 316 Objekt 38 animieren 470 anpassen 302 auf der Folie ausrichten 683 auf die Seite legen 339 auf Folien animieren 686 ausblenden 166 ausrichten 335
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
auswählen 290 duplizieren 297 erstellen 287 gruppieren 341 löschen 298 markieren 44 mit Text 300 verschieben 232, 298 Objektaktion 489, 656 Objektbereich 159 gestalten 192 löschen 166 Offene Figur 324 OfficeAssistent 579 OfficePaket 421 installieren 547 Öffnen 104 Ohne Animationen präsentieren 498 Ohne Formatierung 222 OLE 422 Onlinezusammenarbeit 648 Optionen 42, 557 bei der Installation 551 beim Drucken 124 Optionen (Webseiten) 527 Organigramm 413 Outlook 436 Overheadfolien 116
P Papiergröße anpassen 125 Parallel 316 Passwort 110 Pausen 33 Persönlicher Assistent 580 Perspektive 316 Pfad festlegen 481 Pfeil 504 erstellen 319 Pfeil einfügen (Diagramm) 400 Pfeilkopf 319 Pfeilspitze 319 Plakattext 344 Plastik 316 Platzhalter 137, 159, 190 löschen 679 Polynomische Trendlinie 385 PopupMenü 501 PopupSymbolleiste einblenden 559
699
Stichwortverzeichnis PowerPoint aktivieren 661 installieren 547 starten 38 PowerPointFolie in Word einfügen 434 PowerPointViewer 537, 540 PPS 114 Präsentation 38 durch einen Redner 497 ohne Animation 498 ohne Kommentar 498 speichern 109 übertragen 532 weitergeben 537, 686 zur Überarbeitung 436 Präsentationsfenster 39 Präsentationsformat 566 Präsentationsunterlage 134 PRNDatei erstellen 124 Programm ausführen 489, 656 Programmordner festlegen 551 Programmteile entfernen 555 Projektionsgerät 496 Projektor 537 Prüfen Webseiten 521 Punktdiagramm 385 Punkte bearbeiten 326 Pyramidendiagramm 385, 411
Q Quadrat 289 zeichnen 680 Quelle ändern 427 Querformat 117 Quickinfo festlegen 517
R Radialdiagramm 410 Radiergummi 276 Rahmen 304 einfügen 125 Rahmenart 281 Raster 330, 612 ändern 678 Räumlichkeiten 495 Raute 296, 370 Recherchieren 207
700
Rechte Maustaste 501 Rechteck 289 mit Text 680 Rechtsbündig 253 Rechtschreibfehler ausblenden 568 Rechtschreibprüfung 265 Rechtschreibung 568 Rechtsdrehung 340 Rechtwinklige Achsen 396 Regeln für Diagrammtypen 388 Registerkarte Ansicht 558 Speichern 565 Reihenfolge der Animationen ändern 480 der Folien 219 der Objekte 336 Reines Schwarzweiß 124 Relativ zur Folie 336 Relief 251 Reparieren 555 Richtung 3D 315 der Animation 474 Ringdiagramm 384 Rotweinnase 561 RTFDatei öffnen 108 Rubrikenachse 392 Rubrikenlinien einfügen 398 Rückgängigvorgänge 563
S Sand 309 Säulenabstand 396 Säulendiagramm 383 Schaltflächeneditor 575 Schaltflächensymbole 574 Schatten 312 in Halbtransparent 313 Schatteneinstellungen 313 Schattierter Text 251 Schattierungsarten 308 Schaubild 365, 403 Schemafarben 176 Schematische Darstellung 403 Schieberegler 133 Schließen 44 Schlüsseltasten 673
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis Schlüsselwörter 362 Schnellspeicherung zulassen 565 Schnelltasten 673 Schräge Linien 310 Schreibgeschützt 105, 110 Schreibweisen 17 beim Suchen 264 Schrift vergrößern 239 verkleinern 239 Schriftart 234 ändern 236 ersetzen 242 speichern 112 Schriftgrad 238 Schriftgröße 238 Schriftstile 250 Schulungsunterlagen erstellen 452 Schwarzweiß drucken 679 Schwarzweiße Folien 182 Seite einrichten 115 Seitenausrichtung 117 Seitengröße 116 Seitennummer 117 einfügen 444 Seitentitel festlegen 525 Seitenzahl einfügen 162 Senden an Microsoft Word 452 Setup 547 Sharepoint 515 Sicherheit 567 Sicherheitsoptionen 110 Signaturen 110 Skalierung 359, 393 Slogan 344 Sortieren 124, 142, 459 Sound 475 einbinden 489 mit Dateien verknüpfen 561 wiedergeben 489, 656 Sounddatei 561 Spalte ausschließen 378 einfügen 371 einschließen 378 in Tabelle einfügen 277 in Tabelle löschen 278 löschen 372 verschieben 373
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Spaltenbeschriftung 371 Spaltenbreite 371 Spannweitendiagramm 382 Speicherformat 566 Speichern als Webseite 522 von Graph 367 Speichern unter 109, 522, 586 Sprache 266, 647 Sprachversion 647 Staffelartiger Text 344 Standardansicht 560 Standardarbeitsordner 566 StandardDateiablage 566 Standardformat ändern 677 festlegen 256 Standardobjektformat 299 Standards verwenden 576 StandardTabstopp ändern 611 Standardvorlage löschen 173 Startaufgabenbereich 558 Starten der Animation 474 einer Bildschirmpräsentation 499 Statistik 385 Statusleiste 558 Steuerelemente für die Foliennavigation 527 Stift 323 Stiftfarbe 504 Streifen 310 Suchbegriffe der ClipArts 362 Suchen 107, 264 ganzes Wort 264 nach ClipArts 350 Symbol auswählen 46, 573 einfügen 247 entfernen 576 für Zuschneiden 356 hinzufügen 572 Neu 98 Symbolleiste 51, 570 ändern 678 anpassen 570 einblenden 570 erstellen 571 zurücksetzen 576 Systemkontrollfeld 571
701
Stichwortverzeichnis
T Tabelle ausfüllen 282 einfügen 273 erstellen 273 formatieren 281 Zeichnen 274 Tabellenlinie entfernen 276 Tabstopp 216 löschen 262 setzen 260 Tastatur 18 Tastenkombinationen 673 Tastenschlüssel 673 Tastensymbole 18 Technik 495 Teilen von Zellen 280 Teilnehmer 25 Teilstriche auf der Achse 393 Testen der Einblendezeiten 509 der Folienübergänge 653 Text als Gliederung 435 auf einer Linie 680 auf Folien animieren 685 ausrichten 253 drehen 254 eingeben 199, 302 formatieren (Diagramm) 377 im Objekt 300 im Objekt ausrichten 683 in AutoForm um 90° drehen 302 in AutoForm umbrechen 303 in Kreisform 344 in Tabelle eingeben 276 kopieren 205 mit großem Initial 344 recherchieren 207 verbinden 300 verschieben 219, 233 Textanimation 479 Textankerpunkt 302 Textfarbe 243 Textfeld 302 Textfolien bearbeiten 199 Textformatierung 227 WordArt 346 Textgröße ändern 683 automatisch anpassen 239
702
Textmarker 504 Textschatten 251 ändern 683 Texttabelle erstellen 273 Themen in der Hilfe 582 Thesaurus 207 Tiefe 3D 315 anpassen 315 Tiefstellen 252 Tiefstwerte 382 Tippfehler 265 Tipps 511 Titel anzeigen 222 einer Folie 196 festlegen (Webseiten) 525 verschieben 232 Titelbereich 159 gestalten 192 löschen 166 Titelfolie einfügen 136 Titelmaster einfügen 167 löschen 169 Ton einbinden 489 Tortenstücke 400 Trendlinie hinzufügen 385 Trennen von Folien 216 Trigger 477 TrueType einbetten 112 TrueTypeSchriftarten 112, 564
U Übergang der Folie 465 Übergangsgeschwindigkeit 508 Übergangspunkt 329 Übergeben an Word 436 Überlagern von Objekten 684 Überlauf der Zellen 370 Überprüfen Webseiten 521 Überschrift 430 Übersichtsbereich 41 Übertragen 256, 532 Übertragungseinstellung 533 Überzeugen 25 Uhrzeit einfügen 162, 444 Umfang des Ausdrucks 120 Umgekehrte Reihenfolge 393
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Stichwortverzeichnis Umrandung 125 Umstellen 459 Unendlich 315 Unformatierter Text 599 Unteres Dreieck 612 Unterstrichen 251 Untertitelbereich 168 URL als Aktionseinstellung 518 USD 375
V Variablen Text eingeben 204 VBA 17, 557 Venndiagramm 411 Verändern Animationseffekt 473 Verbinden von Zellen 280 Verbindungen ändern 321 erstellen 320 neu erstellen 322 Verbunddiagramm 386 Verdecken 356 Vergleichen von Präsentationen 437 Verknüpfung bearbeiten 426 einfügen 424 Veröffentlichen 524 Verpacken für CD 537 Verschieben 232 von Text 219, 233 von Zellen 373 Verschlüsselung 110 Verschwundener Text 370 Vertikal kippen 340 Vertikal verteilen 336 Vertikales Lineal 559 Verwenden mehrerer Master 169 Verzögerung 477 Videoprojektor 495 Vierfachpfeil 221, 326 Viewer 537, 540 Vorarbeiten 33 Vordergrund 337 Vordergrundfarbe 310 Voreingestellte Animation 467 Vorgabe festlegen 299 Vorgehensmodell 33 Vorgehensweise 33 Vorlagen 95 Vorne einfügen 136
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
Vorschau der ClipArt 363 der Webseiten 521 Vorschlagen 268
W Wabe 178 Wählen des Assistenten 580 Währungsformat 375 Wartetext 519 Wartungsmodus 555 Wasserzeichen 641 Webarchiv 526 Weboptionen 527, 561 Webseite speichern 114, 522 veröffentlichen 524 Webseitenvorschau 521 Webtext 519 Weitere Farben 636 Weitere Optionen 577 Weitergeben 537 Weiterschalten 500 Weitersuchen 265, 601, 602 Wellenartiger Text 344 Wellenlinien 568 Werte in Tabelle eingeben 276 Werteintervall 395 Wiedergegeben 489 Wiederherstellen der Gruppierung 343 Wiederholen 477 WindowsX 42 Winkel 396 Word 421 WordArt 344 bearbeiten 345 WordDatei öffnen 108 Wort markieren 231 Wortbilder 344 Wörter automatisch markieren 563 Wörter mit Zahlen ignorieren 569
Z Zahlen 375, 569 Zahlenformate 374 Zahlenmaterial 382 Zeichen formatieren 234 Zeichenabstand (WordArt) 347
703
Stichwortverzeichnis Zeichnen einer Linie 318 Tabelle 274 Zeichnungsfläche 389, 391 Zeichnungslinien 332 Zeile ausschließen 378 einfügen 371 einschließen 378 in Tabelle einfügen 277 in Tabelle löschen 278 löschen 372 verschieben 373 Zeilenabstand 252 Zeilenbeschriftung 371 Zeilenhöhe 371 Zeit einer Präsentation 33 Zeiteinteilung einer Präsentation 27 Zeiten testen 653 Zeitplan 503 Zelle 369 einfügen 371 löschen 372 Zellen verbinden 280 Zellenrand 370
704
Zentriert 253 Zickzackförmiger Text 344 Ziehpunkt 44, 292 Zieldiagramm 403, 413 Zielgruppenorientierte Präsentation 123, 487, 505, 593 Zielmonitor 530 Zielsetzung einer Präsentation 24 Zoom 137, 223 Zur Sammlung kopieren 363 Zurückholen der Gruppierung 343 Zurücksetzen der Symbolleisten 576 Zusammenarbeit 421 mit Excel 423 mit Word 429 Zusammenfassen von Folien 218 Zuschneiden 356 Zuschneidesymbol 356 Zuweisen Rahmenart der Tabelle 281 Zwei Master 169 Zweifachpfeil 371 Zweifarbig 308 Zwischenablage 205 Zyklusdiagramm 409
( KOMPENDIUM )
PowerPoint 2003
