Los Siete Hábitos para dirigir tu vida
Jose Mª Acosta
Time/system
Gracias por tu interés
En vir tud del acuerdo alcanzado entre Area Directivos y Time/system ha sido posible la repr oducción gratuita de este magnífico m anual, síntesis de los hábitos básicos par a una buena or ganización del tiempo. ¡No hay más secr etos! Br evedad y claridad de conceptos, no debemos "perder tiem po" con dem asiadas palabras. Só lo hay que tene r decisión y fuerza de voluntad para lograr pronto grandes resultados. Es tamos seguros que te ayudar á en la or ganiz aciónde tu tiempo. ¡Buena suer te! Oscar Vega a Coordinador de
Este documen to po drá ser re produ ci do p arci almen te o e n su total ida d sin n ecesida d de ser comu nicado al autor, siempre q ue se respe te integramente y sin añadi dos su conteni do y ci ta ndo expresamente el o ri gen del mi smo.
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Introducción
“El tiempo es el recurso más importante; quien no lo sabe administrar no sabe administrar nada. Peter Drucker
Está comprobado que solemos perder del orden de 3 horas al día a causa de hábitos que resultan inadecuados. Estos h áb ito s n o só lo pro du ce n un ag obi o e n e l tr aba jo sin o también afectan a la calid ad de nue stra vida. ¿C ómo c ombatirlo s? Cul tivando siete hábitos adecu ados constructivos que nos ayudarán a gestionar nuestro tiempo y d ir ig i r n ue s tr as v id a s. So n fá ci l es de a si m il ar p er o aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez c onve rtid os en h ábi tos rind en divi dend os dura nte año s. S i ap li can do est os con se jos co nsi gu es l og rar ma s co n men os esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habre mos cumplido nuestra meta: ayudarte a alcanzar la tu ya . David W.H. Teague
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Sumario
Hábito nº 1 Decide adónde quieres ir
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Hábito nº 2 Decide qué debes hacer para llegar allí
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Hábito nº 3 Comienza por lo más importante
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Hábito nº 4 Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y ¡delega!
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Hábito nº 5 Sigue tu programa
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Hábito nº 6 Concéntrate en un solo asunto. Y termínalo.
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Hábito nº 7 Hazte la vida más fácil
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Apéndice
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Hábito nº 1 Decide adónde quieres ir
Es decir, tus O bjetivos. Si no decides adónde quieres ir, llegarás a otro sitio que quizás no te guste.
Define, por escrito, de 5 a 9 objetivos. No más, porque te d i sp e rs a rí a s; n i m e no s , po r q ue d e sc u id a rí a s fa c e ta s importantes
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P i e n sa e n Tí m i s m o, e n t u F a m i l ia y e n e l Tr a b a jo (pre cisamente en este orden ) y fíjate o bjetivos para c ada uno. Serán tus aspiraciones a largo plazo.
Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados, con plazo, compatibles entre sí y retadores pero alcanzables.
La eficacia no es cuestión de reloj, sino de brújula. De saber adónde vas.
E sc ríb el os y m ant en los a la v is ta: t e i ns pir ar án y te guiarán.
A nte cad a si tua ció n nu eva o im pre vis ta qu e te p la nte e d ud as de c óm o r ea cc io na r, tu s o bj et ivo s te pe rm it irá n r espo nde r de l mo do m ás adec uad o. S erán tu nort e y tu guía.
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Hábito nº 2 Decide qué debes hacer para llegar allí
Recuerda: sólo cosecharás lo que siembres.
Desglosa tus objetivos en etapas (jalones) estableciendo Proyectos (planes) para alcanzarlos. Por escrito.
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A sum e q ue no pued es hac er todo cu ant o d ese aría s. Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero sólo son veinticuatro horas por jornada.
Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente e l co r to ( l a s e ma n a) . C ua n ti fi c a. F ij a f ec ha s . As i gn a márgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.
Si quieres que ocurra algo, asígnale un tiempo.
Tu s p r o y ec t o s ( p l an e s ) s o n lo s e sl a b o ne s q ue t e co nducirán hacia tus objetiv os. P orque las tar eas m ás grandes, al despiezarlas, se tornan asequibles.
Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte; y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espíritu. Ne cesitas un tiempo personal, de descanso, de diversión.
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Hábito nº 3 Comienza por lo más importante El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80% de nu estros resu ltados. Ident ifica ese 20% y céntra te en él, empezando tan pronto como puedas con los Próximos Pasos que te acercarán a él. E vita la te ntac ión d e a bor dar a nte s l o que e s c ort o, cómodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele se r g ratifica nte. Pero tambi én suele ser poc o I mportante
Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente. Adelántate a los problemas porque si llegan antes que tú, tendrán ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen co nducir a so luciones poco elegan tes y provo can es trés.
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Prioriza: lo importante, primero. Tu semana y tu jornada deben estar presididas por lo importante.
Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes que las que podrías hacer.
Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante q u e a ún n o e s u r ge n te . P or q ue a sí ev it ar á s q ue s e convierta en urgente y encontrarás las mejores soluciones para lo que verdaderamente importa.
Lo urgente nos lleva al estrés; lo importante, a los objetivos.
Si lo importante es difícil o largo, aíslate. Enciérrate en e l de sp ac ho o p ié rd et e fu er a d e él s i es p re ci so . La s inte rrupciones p ueden mu ltiplicar por 20 el tiempo que te lleve una tarea.
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Hábito nº 4 Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y ¡delega!
Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no más. Si le asignas poco te cogerás los dedos: o te saldrá mal o tendrás que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumirá. Pero p ie nsa qu e t odo ll eva má s t iem po de lo que pa rec e a l principio. Busca la perfección en el conjunto y no en cada tarea. El conjunto incluye lo económico, lo social, lo afectivo...tu vida.
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P ro gra ma el t ie mp o y n o l as ta re as . Y no lo a go te s, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cuándo, pero te llegarán y ocuparán mas de la mitad de tu jornada.
Busca la perfección en el conjunto, y no en cada tarea. D ice e l refr án sa jón: “ Si lo quier es pr onto y bien hech o, hazlo tú mismo". Nada más falso. Sólo sería recomendable s i tu vi era s u na s ol a co sa po r ha ce r. Apl íca lo sól o a lo importante. D el eg a tod o lo qu e pu ed as . P re gú nta te s iem pr e qu é p uede s d eleg ar y a qui én. La únic a t rampa qu e p uede s hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo para que tu equipo se desa rrolle y se motive, para liberar t u tie mpo p ara c osa s má s imp orta nte s; pa ra qu e to dos crezcáis profesionalmente. P ero rec uer da que de lega r n o e s a bdi car. E s p reci so de finir clarame nte el re sultado a a lcanzar, info rmar a l os i m p l i c a d o s, f o rm a r a l o t r o , d o t a rl o d e l o s r e c u r s o s n eces ari os, mot ivar lo, con cede rle el der echo al err or, y e stable cer contr oles para mante ner el ru mbo duran te e l aprendizaje. Y ten paci enci a. Dele gar es inv erti r. Los res ultad os se obtienen después. Con creces.
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Hábito nº 5 Sigue tu programa
P repara un p rogram a de activ idade s pa ra cada s emana . L os P ró xi mo s Pa so s s er án l os q ue h ar án a va nz ar tu s Proyectos (planes) y los que te llevarán día a día a alcanzar tus Objetivos sistemáticamente. Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a la vista. Sig ue tu pro grama , salvo q ue te surj a algo m ás importante.
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A ctúa según tu inic iativa, tu crite rio. Evita la reacci ón compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos impr evistos no prioritarios (c ortos, cómodos, urg entes...). O a lo que te pide n los dem ás. Acep ta un a in terr upci ón só lo cuan do enti endas q ue te res ulta de int erés (o e s tu obligación). Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto. Sé amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades. Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades: sé asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento. No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrán inglés, “un día de estos no es ninguno de estos días”. N o p osponga s lo q ue es difícil o te des agrada, so bre todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima, mejor te sentirás.
El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente. De cide a tiemp o. Evi ta la tentación de s eguir acopiando má s infor mación en bu sca de lo seguro. A veces tendrás q u e t om a r d e ci si o ne s c o n i n fo rm a ci ón i ns u fi ci en t e, o perderás el tren.
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Hábito nº 6 Concéntrate en un solo asunto. Y termínalo
N ues tra cu ltu ra sob rev alo ra el es fuer zo y la ac ción . La p ers ona o cup ada s e sie nte im po rtan te. L a act ivid ad se acaba convirtiendo en una trampa: se está tan enfrascado e n l o qu e s e h ace qu e se ac aba olv ida ndo para qu é s e hace (objetivo). Tu c on sci ent e só lo p ued e oc upa rse efi ca zme nte de u n asunto a la vez. La dispersión lleva al estrés.
Cambiar de una tarea a otra encarece los dos. Y las retrasa.
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Saltar de un asunto a o tro alarga el tiem po que ocupa cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo demás.
No cuenta Lo que trabajas, sino lo que terminas. Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar donde recibes, procesas y emites información. Sólo debes tener la referente al asunto en que trabajas y las h errami entas de us o c otidia no. Los mo ntone s d e documentos sobre tu mesa dificultarán tu concentración y sólo contribuirán a producirte también estré s. Si tocas un documento (papel o correo electrónico), pasa a la acción: re suelve, reencamina, archiva o tira (envíalo a ‘la papelera”). Pero no lo dejes para “más tarde”. Evita las interrupciones. Alargan extraordinariame nte el tiemp o preciso para re alizar una tarea. Acepta las menos posibles y sé asertivo: aprende a decir “NO” cuando lo que ti enes en tre mano s es más im portant e que el im previs to que te surja.
Convierte en un hábito el preguntarte silo que vas a hacer es lo mejor que puedes hacer ahora.
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Hábito nº 7 Hazte la vida más fácil Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras hacer o disfrutar. No lo malgastes. Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta básica. A lim ent o. Eje rci cio. D esc ans o. Tod o con dic ion a u n alt o rendimiento. C uida tu ánim o, e s tu ene rgía y tu fue rza. A pren de a evitar las preocupaciones y el e strés: deterioran, cansan , deb ilita n. Equilibra tus interese s y tus responsabilida des: tu mismo, tu familia y el trabajo. Or ganízat e de bidame nte. Encont rarás más tiemp o pa ra todo lo que te interesa. Lograrás más con menos esfuerzo. Sentirás la satisfacción de lograr lo que te propongas y la confianza de tenerlo todo bajo control.
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Apó yate en las mejores herram ientas de organización y gestión. Hay varias y son com plementarias. Te ahorran tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad. Las herramientas digitales (ordenad ores, agendas e l e c t r ó n ic a s , te l é f o n o s m ó v i l e s ) s o n c a d a v e z m á s sofisticadas: tamaños más compactos, capacidad de datos m ayor y m ejor conect ividad. Son idón eos para presentar listados pequeños, no relacionados y que no requieren ser compartidos con otros. L as he rr am ien ta s d e pa pe l ( di eta ri os , a gen da s, organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores organizadores son idóneos para aplicar día a día la gestión po r objetivo s y par a a cumula r in formac ión vital de forma relacionada y compartible. Y, po r ú lt im o, ¡o jo c on l as la rg as j or na da s y e l es tré s consiguiente! Sabes que no sólo baja tu rendimiento, sino que desaparecen habilidades que te son precisas: creatividad, memoria, empatía, capacidad para comunicar, persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad. El uso eficaz de tu tie mpo te conducir á al éxito per sonal, único modo de que alcances la felicidad. Recuerda que
una persona más eficaz es más feliz.
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Ti me/s yst em Inte rna tion al es líde r m undi al en p lan ifica ció n y ge stió n d el tiem po. Ma s d e u n m ill ón de p rofes iona les d e todo el m undo han c ompr obad o que la combinación método/herramienta de Time/system les facilita sens iblemente dirigir s u vida. Los p roductos Time/sys te m ( o r ga n i z ad o r e s e n p ap e l , s o f tw a r e, Ti m eW a p) e s tá n diseñados para ayudarte a alcanzar tus metas personales y p rofesi onale s aplica ndo la G estión por Obj etivos e n la forma más intuitiva. Adquirir los Siete Hábitos para dirigir tu vida requiere cierta disciplina. El Organizador Time/system esta diseñado para fa cilita r el pro ceso . Te lo p resen tamos e n las s iguie ntes páginas.
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Creación Jose Mª Acosta Tel.: +34 91 350 1050
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Time/system General Castaños ,11 28004 Madrid Tel: 902 154 537 Fax: 902 154 823 www.timesystem-es.com
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