Access 2003 для чайников

Для сомневающихся Джон Кауфельд автор книги /Access 2002 для "чайников" ACCESS 2003. БИБЛИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Керри Н. Праг...

Author: Джон Кауфельд

80 downloads 1477 Views 72MB Size Report

This content was uploaded by our users and we assume good faith they have the permission to share this book. If you own the copyright to this book and it is wrongfully on our website, we offer a simple DMCA procedure to remove your content from our site. Start by pressing the button below!
Report copyright / DMCA form

DOWNLOAD PDF

Для сомневающихся Джон Кауфельд автор книги /Access 2002 для "чайников"

ACCESS 2003. БИБЛИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Керри Н. Праг, Майкл Р. Ирвин, Дженнифер Рирдон

www.dialektika.com

Плановая дата выхода 2 кв. 2004 г.

В книге описывается локализованная версия нового продукта Microsoft Office Access 2003. Рассматриваются основные концепции баз данных, терминология и особенности установки продукта, а также принципы работы в Access. Большая часть книги посвящена решению практических задач разной степени сложности, в том числе использованию связанных таблиц и сложных запросов, импортированию данных, созданию форм, применению макросов для автоматизации ручных операций и языка VBA в формах и отчетах. Книга рассчитана на пользователей Access с любым уровнем подготовки.

Access 2O03 FOR

ШММЕ by John Kaufeld

WILEY Wiley Publishing, Inc.

Access 2OO3 ДЛЯ

"МАЙНИКОВ"Джон Кауфельд

i

ДИАЛЕКТИКА Москва * Санкт-Петербург » Киев 2004

ББК 32.973.26-018.2.75

КЗО УДК 681.3.07 Компьютерное издательство "Диалектика" Главный редактор С. Я. Тригуб Зав. редакцией В. В. Александров Перевод с английского и редакция А.А. Борисенко

По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу: [email protected], http://www.dialektika.com

КЗО

Кауфельд, Джон. Access 2003 для "чайников". : Пер. с англ. — М. : Издательский дом "Вильяме", 2004. — 320 с.: ил. — Парал. тит. англ. ISBN 5-8459-0611-3 (рус.) Microsoft Access — самая популярная система управления базами данных для персональных компьютеров. В книге охвачено множество вопросов, касающихся проектирования, поддержки и использования баз данных Access 2003. Начав изучение с самого понятия баз данных в целом и новой версии Access в частности, вы получите представление о концепции баз данных, узнаете о возможностях Access, а затем научитесь создавать сложные таблицы, запросы, отчеты и формы. Вы узнаете, как размещать данные в Internet или локальной сети вашей компании, как решать сложные задачи по выборке информации с помощью запросов Access, и многое другое! Джон Кауфельд, автор многих книг по Access, эксперт по базам данных, непринужденно и доходчиво объясняет возможности Access 2003. i

ББК 32.973.26-018.2.75

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответствующих фирм. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства Wiley Publishing, Inc. Copyright © 2004 by Dialektika Computer Publishing. Original English language edition Copyright © 2003 by Wiley Publishing, Inc. All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation published by arrangement with Wiley Publishing, Inc.

ISBN 5-8459-0611-3 (рус.) ISBN 0-7645-3881-0 (англ.)

© Компьютерное изд-во "Диалектика", 2004 © Wiley Publishing, Inc., 2003

Оглавление Введение

15

Часть I. Что первично: данные или база?

21

Глава 1. 37-минутный обзор Глава 2. Через тернии к звездам

23 36

Глава 3. Справочная система и другие виды помощи

46

Часть II. Поистине восхитительные таблицы

51

Глава 4. Разработка и создание жилища для данных Глава 5. Связи, ключи и индексы заслуживают внимания

53 75

Глава 6. Новые, старые и нуждающиеся в восстановлении данные Глава 7. Форматирование, создание масок и проверка значений Глава 8. Заставьте таблицы плясать под свою дудку Глава 9. Советы по самостоятельной модернизации таблиц

•

Часть III. Поиск точного ответа на любой вопрос

85 94 108 120

129

Глава 10. Быстрый поиск с помощью команд Найти, Фильтр и Сортировка

131

Глава 11. Задайте простой вопрос и получите 10 000 ответов Глава 12. Поиск данных во многих таблицах

142 155

Глава 13. Булевы операторы AND, OR Глава 14. Научите запросы думать и считать Глава 15. Расчет пути к славе и почету Глава 16. Автоматическое редактирование данных

163 169 179 188

Часть IV. Превращение таблицы в книгу

197

Глава 17. Автоотчет: неповортливый, но мощный тяжеловес Глава 18. Создание наклеек, диаграмм и многоуровневых отчетов с помощью мастеров Глава 19. Даже небольшое форматирование творит чудеса Глава 20. Заголовки и примечания для групп, страниц и всего отчета

199 209 223 239

Часть V. Мастера, формы и другие таинственные средства

253

Глава 21. Размещение данных в Web Глава 22. Создание замечательно выглядящих и функционирующих форм

255 264

Глава 23. Если любовь универсальна, почему бы ее не экспортировать?

275

Глава 24. Анализатор данных: д-р Фрейд, д-р Ватсон и д-р Джекилл в одном лице Глава 25. Поговорим с компьютером

281 288

Часть VI. Великолепные десятки

295

Глава 26. Десять клавиш быстрого доступа Глава 27. Десять наиболее распространенных затруднений и способы их преодоления

297 300

Глава 28. Десять советов от знатоков баз данных Предметный указатель

306 310

Содержание Введение

15


21

Глава 1. 37-минутный обзор

23

В начале была Access 2003 Открытие существующей базы данных Просмотр окна базы данных Поиск иголки в стогу сена Внесение изменений Представление результатов в виде отчета Сохранение результатов работы Небольшая лекция о важности создания резервных копий Как красиво уйти

Глава 2. Через тернии к звездам Осмысление увиденного Окна бывают разные Окно базы данных Окно таблицы Окно формы Окно запроса Обратимся к панели инструментов, ребята! Меню, меню и еще раз меню Работаем с правой кнопкой мыши

Глава 3. Справочная система и другие виды помощи Помощь отовсюду Спрашиваем программу Internet знает больше, чем вы думаете

23 25 27 29 31 32 33 34 35

36 36 38 38 40 41 42 43 44 44

46 46 47 48


51

Глава 4. Разработка и создание жилища для данных

53

Термины баз данных, которые необходимо знать и понимать Данные (ваша информация) Поля (комнаты для данных) Записи (комнаты одной квартиры) Таблицы (квартиры одного подъезда) Базы данных (подъезды одного дома) Пробежимся по полям Сплошные файлы против реляционных баз данных: кто кого? Сплошные файлы: простые ответы на простые вопросы Реляционные базы данных: комплексные решения сложных задач Что же все это означает Хорошие таблицы начинаются с серьезного проектирования Создание базы данных

54 54 54 55 55 55 56 59 59 59 60 61 63

Создание таблиц по мановению волшебной палочки Создание таблиц вручную .

67 71

•

Глава 5. Связи, ключи и индексы заслуживают внимания

75

Причины появления и необходимость первичного ключа Раскроем секрет прочных связей Создание связей между таблицами Индексы — указатели на пути к славе, удаче и существенному ускорению выполнения запросов

75 77 79 82

Глава 6. Новые, старые и нуждающиеся в восстановлении данные Отнесем таблицу в цифровую мастерскую Добавление записей в таблицу Изменение имеющейся записи Удаление ненужных записей Восстановление записи после неудачного редактирования

85 85 89 91 91 93

.

Глава 7. Форматирование, создание масок и проверка значений Поиск места внесения изменений Форматирование как возможность улучшения представления данных Текстовые и мемо-поля Числовые и денежные поля Поля Дата/время Поля логического типа Маскированные данные Использование мастера маски ввода Создание маски вручную Условие проверки значения

Глава 8. Заставьте таблицы плясать под свою дудку Просмотрим таблицу Как увидеть больше (или меньше) данных Изменение ширины столбца Изменение высоты строк Реорганизация столбцов Сокрытие столбца Закрепление столбцов Изменение шрифтов таблицы Представление данных в трехмерном виде

Глава 9. Советы по самостоятельной модернизации таблиц Опасности, подстерегающие таблицу Добавление нового поля в таблицу Прощание с полем (и всеми его данными) Переименование поля Переименование поля в режиме конструктора Переименование поля в режиме таблицы

Содержание

.;

,

94 94 96 96 97 99 100 101 101 103 106

108 108 110 111 111 113 115 117 118 119

120 120 121 123 125 125 126


129


131

Поиск данных в таблицах Начнем с простого... Ускорение и конкретизация поиска Сортировка всего живого на планете Фильтрация записей, имеющих нечто общее Фильтр для Фильтр по выделенному Изменить фильтр Удаление ошибок (или когда хорошие критерии превращаются в плохие) Команда Исключить выделенное

131 132 133 135 136 136 137 138 141 141

Глава 11. Задайте простой вопрос и получите 10 000 ответов

142

Запросы к базам данных выполнят всю черную работу Составление простого запроса с помощью расширенного фильтра Заглянем в окно фильтра Создадим простейший запрос (фильтр) Устали от сложных вопросов? Составьте запрос Составление запросов и получение ответов Используйте мастер запросов

143 143 144 145 148 149 152

Глава 12. Поиск данных во многих таблицах

15 5

Несколько общих соображений по созданию многотабличных запросов Обратимся к мастеру запросов Закатите рукава и создайте запрос вручную

155 156 159

Глава 13. Булевы операторы AND, OR

163

Сравнение операторов AND и OR Поиск значений в заданном диапазоне Несколько операторов AND Добрый ИЛИ злой волшебник? AND и OR? AND или OR?

163 164 165 166 167

Глава 14. Научите запросы думать и считать

169

Улучшение запросов посредством строки Групповая операция Добавление магической строки Групповая операция в запросы Заставим работать строку Групповая операция Группируем с помощью инструкции Группировка Суммируем с помощью инструкции Sum Подсчитываем все сразу Изучение входов и выходов оператора Условие Выбор правильного поля для инструкции Summary

169 171 172 172 174 174 175 176

Глава 15. Расчет пути к славе и почету Простое вычисление Больше, лучше, сложнее Добавление одного и нескольких вычислений Использование одного выражения для ответа на несколько запросов Пусть Access задаст вопрос

8

179 •

179 182 182 182 183


Поработаем со словами На помощь приходит построитель выражений

184 185

Глава 16. Автоматическое редактирование данных

188

Предоставим слово спонсору Быстрое исправление ошибок путем замены данных Разные запросы для разных задач Запрос на удаление Внесение масштабных изменений

188 189 191 191 193


197

Глава 17. Автоотчет: неповортливый, но мощный тяжеловес

199

Автоотчет — основа быстрого получения информации Приведем в действие средства информационного прогресса Предварительный просмотр созданного информационного "шедевра" Изменение масштаба просмотра страницы Вызов контекстного меню Как украсить отчет Вкладка Поля Вкладка Страница Вкладка Столбцы

Глава 18. Создание наклеек, диаграмм и многоуровневых отчетов с помощью мастеров Создание наклеек Использование мастера диаграмм Создание усовершенствованных отчетов Запуск мастера и выбор полей Создание новых групп данных Сортировка данных Выбор макета отчета

Глава 19. Даже небольшое форматирование творит чудеса Настройка отчета в режиме конструктора Области и маркеры Отформатируем все, что можно Раскрасьте свой отчет Перемещение элементов Создайте красивое обрамление Раскрасьте линии и рамки Измените толщину линий и рамок Примените к линиям и рамкам специальные эффекты Поработайте с текстом Быстрый просмотр отчета Автоформатирование Выровняем все, что можно Нарисуйте линии самостоятельно Вставьте разделители страниц Украсьте отчет рисунками Передача отчетов в пределах Microsoft Office


199 200 202 202 204 204 205 206 207

209 209 213 216 216 218 219 220

223 223 224 226 227 229 230 231 231 231 232 233 234 235 236 237 237 238

Глава 20. Заголовки и примечания для групп, страниц и всего отчета Расставим все по своим местам Группировка записей Изменение размера области Тонкая настройка внешнего вида отчета Изменяем настройки Поэкспериментируем с колонтитулами Форматирование отдельных областей отчета Форматирование отдельных элементов области Заполнение областей отчета Форматирование заголовков Нумерация страниц и даты Какая это страница Когда напечатан этот отчет

239 239 242 245 245 246 247 248 249 249 249 250 250 251

• '


253

Глава 21. Размещение данных в Web

255

Access и Internet: сладкая парочка из Редмонда Вставим гиперссылку в таблицу Добавление поля гиперссылки в таблицу Ввод и использование гиперссылок Размещение данных в Web Вопросы для любознательных

255 256 257 257 259 263

Глава 22. Создание замечательно выглядящих и функционирующих форм

264

Различие между бумажными бланками и электронными формами данных Создание форм по мановению волшебной палочки Придадим форме правильный вид Автоматизированное массовое производство форм Настройка формы Режим конструктора форм Перемещение полей Добавление линий и обрамления Изменение порядка перехода от одного поля к другому

264 266 268 270 271 272 272 272 273

Глава 23. Если любовь универсальна, почему бы ее не экспортировать?

275

Импортируем только лучшую информацию Преобразование форматов файлов Импортирование или связывание файлов Покупаем для данных билет в один конец

275 276 277 278

Глава 24. Анализатор данных: д-р Фрейд, д-р Ватсон и д-р Джекилл в одном лице Создание реляционных баз данных Документирование базы данных Анализ быстродействия

Глава 25. Поговорим с компьютером Что такое система распознавания речи Установка системы распознавания речи Отправим Access в школу постановки голоса

10

281 281 284 286

288 288 289 289


Поговорим с Access Access, напиши мне письмо Исправление ошибок, допущенных при диктовке Использование режима подачи команд голосом Улучшение системы распознавания речи

290 291 292 292 293


295

Глава 26. Десять клавиш быстрого доступа

297

Выделить целое поле — клавиша Вставить текущую дату — Вставить текущее время — Ввод последнего значения — ;BONAP

' Maria Anders Ana Trujillo iAntonlo Moreno [Thomas Hardy Christina Berglund JHanna Moos Frederique Citeaux j Martin Sornmer 'Laurence Lebihan

;Alfreds Futterkiste Ana Trujillo Empareladps Antonio Moreno Taquena Around the Horn : Berglunds snabbkop Blauer See Delikatessen Blondel pereetfils Bolido Comidas preparadas

Представитель Совладелец Совладелец Представитель_ Координатор Представитель Главный менеджер Совладелец Совладелец

iBerguysvagen 8; ; Fqrsterstr" 5J~_ " 124. place' Weber"'

~

;j2LruedesBouc 23 TBawassen BK :Fauntleroy Circus

i BSBEV

'

iSierras de Grana

CENTC JCHOPST

~'

ТсоммГ ; CONSH'

| Псмскв:

;DyMON

.EASTC'

[Попя целиком

Г^жхмотр:

[все

Щ

__ Щ| у . ..

|_Jc учетом регистра [v^jc учетом формата полей

V

ERNSH

'FAMIA '.FISSA' JFOLIG

[Кодюч«нт«

Совладение:

;FISSA Fabricai Inter.:Salchichas S.AiDiegp Rpel Folies gourmandes \ Marline Ranee

'

Запись: Q3 < ;

jAy. dosLusiadas i Berkeley Garden: iWalserweg 21 i 67, ruei des Cinoj j 35 King George; кам iKirchgasse в гмвнеджвра[Rua pros, 92 [Бухгалтер IC/Moralzarzal, 8 [Помощник продавца i 184, chaussee d

Рис. 1.7. К вашим услугам диалоговое окно Поиск и замена

| Код клиента | Название •HMORGK Morgenstern Gesundkost ••[NORTS North/South ••• OCEAN 'oceano Atlantico Ltda. ••[OLDWO ,6id World Delicatessen

• :

| Обращаться* Alexander Feuer : Simon Crowther [Yvonne Mpncada [Rene Phillips

-

; | Должность' : ]• ." *Щ ;Помощ ник менеджера Heer ;tr 22 ;Учени» продавца South House [Ing. Gustavo Мог :.DP.
— *:PERIC —

•> PRINI ••^QUEDE

?

Pi Pi Q

*;f5y|EN^~JO

т

"[RANCH TiRATTC •>,REGGC"_"'. * RICAR •>:;RICSU •*-ROMEY •* SANTG •>:SAVEA •>;SEVES •*:SIMpB * SPECD

Поиск

I

Замена

J

i jjjj\

i образец:

|jyte Petersen

Поиске:

;С6ращатьсяк

v.;|

Совпадение:

[Поля целиком

• |§]

Найти далее j Отмена

Ri i Просмотр: ;Всв ^Ш Й : Qc учетом регистра R Ri Richter Supermarkt Romero у tomillo Santu Gourmet Save-a-lot Markets Seven Seas Imports :Simonsbistrp Specialites du monde

(v]c учетам формата полей

Michael Hot [Alejandra Camino Jonas Bergulfsen I Jose Pavarotti iHari Kumar ИВЯЯЯИЯ1 Dominique Perrier

j

[Calle Dr. Jorge С м Geislweg 14 [Estrada da saude [RuadaPanificad iAIarneda dos Cat [Taucherstrass^ 1 IAv. del LibertadoiH Strada Provincial

[Менеджер no продажам Grerzacherweg; [Бухгалтер : GranVia. 1 [Совладелец ÊrlingSkakkesgi Представитель .187 Suffolk Ln [Менеджер по продажам 90 V/adhurst Rd. Совладелец Vinbaeltet 34 | Главный менеджер 25, rue Laurislon »

ЗЯ

Рис. 1,8. Нужный клиент найден! Access автоматически сравнивает все содержимое поля таблицы с введенным вами текстом. Это означает, что если в поле Образец вы введете слово Кауфельд, то Access не сможет найти его в поле, содержащем текст Школа творчества Кауфельда. Почему? Дело в том, что данные в поле не полностью, а только частично соответствуют введенному тексту. Для того чтобы можно было найти даже час-

30


точные совпадения, в диалоговом окне Поиск и замена нужно изменить значение элемента Совпадение (Match), выбрав из раскрывающегося списка значение С любой частью поля (Any Part of Field) вместо Поля целиком (Whole Field). Если вы все равно не можете найти запись, обратитесь к главе 10 за более подробной информацией о диалоговом окне Поиск и замена.

6. Закончив работу с окном поиска, закройте его, щелкнув на кнопке Отмена (Cancel) или нажав клавишу <Esc>. Существуют и другие возможности осуществления поиска— с помощью щелчка правой кнопкой мыши, — которые будут описаны в главе 10.

внесена

изменении

К сожалению, в жизни не все и не всегда получается так, как того хочется. Клиенты переезжают, телефонные номера меняются, а в ваше отсутствие кто-то переворачивает базу данных с ног на голову. Так или иначе, иногда в базу данных приходится вносить определенные изменения. Удачи вам в этом начинании! Изменить данные в таблице совсем не сложно, скорее даже, слишком просто. Схема такой процедуры описана ниже. Но не забывайте, что ваши изменения сохраняются автоматически. По окончании работы с записью новая информация сразу же заносится в базу данных. Если вы допустили ошибку, немедленно нажимайте комбинацию клавиш , чтобы отменить введенные изменения, — ни в коем случае не откладывайте это на потом. Будьте очень внимательны при изменении записей в базе данных. Внести изменения легко, а вот отказаться от них и восстановить предыдущую запись не так-то просто. Access позволит вам отказаться от изменений только в последней отредактированной записи. Когда вы будете готовы внести изменения в запись, выполните следующие действия. 1. Откройте таблицу, дважды щелкнув на ней в окне базы данных. Появится ваша таблица со всеми данными. 2. Щелкните в поле записи, которую хотите изменить. В поле появится мигающий курсор, а указатель мыши примет вид буквы "1". 3. Внесите необходимые изменения в содержимое поля. При внесении изменений в Access действуют все стандартные клавиши (, <End>, и ). Более подробно работа с клавиатурой описана в главе 6. 4. После того как в поле внесены все изменения, нажмите клавишу <Enter>, чтобы сохранить их. Как только вы нажмете клавишу <Enter>, внесенные вами изменения сохранятся. Если вам сразу же покажется, что предыдущий вариант был лучше, нажмите комбинацию клавиш или выберите из системного меню команду Правка^ Отменить запись (EditoLJndo Saved Record).

Глава 7. 37-минутный обзор

Л/геуаиавленме {гезцлыйай&в в &uqe Таблицы — это замечательная вещь, но лучше всего они выглядят на бумаге. И здесь нам снова придет на помощь Access. *8S£LJr

Access прекрасно умеет выводить информацию из базы данных на печать. Программа обладает всеми необходимыми инструментами для создания отчетов и имеет в своем распоряжении такое мощное средство, как Мастер отчетов, которое поможет вам легко справиться с поставленной задачей. Более подробную информацию по этому вопросу можно найти в части IV.

! Помощь близко — всего лишь в нескольких щелчках I Неважно, где именно вы работаете в данный момент, в Access 2003 помощь всегда рядом. ' В главе 3 подробно описываются все режимы справочной системы, а здесь мы только ! начнем разговор о ней. ; Если вы зашли в тупик и не знаете, что делать дальше, нажмите универсальную клавишу ; помощи Windows , расположенную в верхнем ряду вашей клавиатуры. Вы увидите | помощника, всегда готового прийти вам на подмогу, или диалоговое окно Справочная система (содержащее всю справочную информацию по данной теме, начиная с ( последних нововведений в Access 2003 и заканчивая удивительно доходчивыми • пояснениями по макросам). \ Если вы не расположены к длительному чтению, то задайте вопрос помощнику или ! перейдите на вкладку Поиск и найдите интересующую вас тему. В любом случае ответ вы ' получите незамедлительно! Поскольку при работе с Access очень часто требуется распечатывать данные, рассмотрим, как это делается.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports). Access покажет все возможные отчеты в этой базе данных (рис. 1.9). Если в списке находятся только две опции создания отчета, то ни одного отчета еще не существует. В этом случае перейдите к части IV, в которой вы найдете информацию о построении и использовании отчетов. $1 борей : база данных {формат Access 2000}

Щ | 'ёУ Ш Ш $i Ш Ш Ш it Макросы из Ш Ш Группы til Избрани.. Ш ;j Таблицы Ф Запросы Формы

У^&№Ш*±1№ШШ№Щ$Ц Ш Создание отчета с помощью мастера Итоги продаж по объему Каталог Наклейки для клиентов Подчиненный для каталога Подчиненный для продаж по годам Подчинен-ьи для продаж по типам Продажи по годам Продажи по сотрудникам и странам Продажи по типам Список товаров

вне Суммы продаж по годам | Суммы продаж по квартал Счет Товары по типам

Рис. 1.9, Чтобы получить доступ ко всем отчетам, щелкните на кнопке Отчеты

32


2. Щелкните правой кнопкой мыши на названии отчета, который хотите распечатать. Рядом с курсором появится контекстное меню. 3. Из появившегося меню выберите элемент Печать (Print) (рис. 1.10). $» Борей : база данных (формат Access 2000)

i*. |[6*ifX]

[&. Просмотр |йм Конструктор !'jjj[ Создать ! XI fi ^"^B^t Объекты ; j ! 'Ш Создание отчета в режиме конструктора Я Суммы продаж по годам \ *: '''о"1га6лиим" i j ^ Создание отчета с помощыо мастера Я Суммы продаж по кварта] 1 Итоги продаж по объему 1 Счет • Э1 Запросы • ; мшшвн и товары по ттам 3 Формы | наклеЛ jjjl Пре/щарителаНМЙ просмотр -неЛ] Подчин Щ Цонструктор;' 1 *al Страницы;: Подчил -.- \. '•'•' . к ; i ! ПОДЧИН Й( Печать ; . I й "'«Р00- In продаж Вырезать T i ji В Продаж Цопкрсвать . Группы _! 1 * Продаж Соа>анитькак... Га» ёйчЕИ "сгмсок ||

Последние сведения об использовании Access

*

Автоматически обновлять этот список из Веба

В

ь нескольких KDTIWI

?^ Дополните/ъно..

j £*l Избраж... ;

с

\

: ; :;

; :]

Окно базы данных

Панель задач

Рис. 2.1. Access во всей красе J Главное меню. Между строкой заголовка и панелью инструментов расположено главное меню. Помимо того, что оно разделяет две панели, это меню будет объектом нашего пристального внимания при знакомстве с командами и функциями Access. S Панель инструментов. Можете представить ее в качестве воплощения многоликого Будды. В ответ на каждое ваше действие в Access она услужливо предоставляет вам новые необходимые инструменты. Подробную информацию об 11 этом изменчивом существе вы узнаете далее в этой главе. • Служебные кнопки. Эти три кнопки, расположенные в правом верхнем углу любого окна, являются его неотъемлемыми элементами. Если перечислять слева направо, эти кнопки отвечают за следующие действия: • первая кнопка — Свернуть — сворачивает активную программу в кнопку на панели задач; • вторая— Восстановить— заставляет активную программу занимать либо часть экрана, либо полный экран (одна кнопка выполняет две функции); • третья — Закрыть — закрывает окно.

Глава 2. Через тернии к звездам

37

Строка состояния. Access — очень "разговорчивая" система, которая не может удержаться от того, чтобы не прокомментировать все свои действия. Все, что программа хочет сообщить пользователю, появляется в виде сообщения в строке состояния. В правой части этой строки находятся индикаторы некоторых используемых клавиш, например — регистра клавиатуры. Окно базы данных. В самой середине этого водоворота расположилось окно базы данных, о котором подробнее рассказывается в следующем разделе. Панель задач. С правой стороны основного экрана Access расположена новая, улучшенная панель задач. Чтобы отобразить или спрятать эту массивную часть экрана, нужно выбрать из главного меню Вид1* Область задач (View^Task Pane). Эту панель можно считать моментальным источником получения информации. Access использует ее для всего, начиная с открытия существующих файлов баз данных и заканчивая работой с системой помощи. Помощник. Будет полезен во всех программах Microsoft Office, в том числе и в Access. Если у вас возник вопрос или требуется помощь, щелкните на нем и задайте ему вопрос. (А если вам станет скучно, щелкните на нем правой кнопкой мыши, выберите команду Мотор! (Animate) и от души посмейтесь.)

Окна Зьивакнн Access 2003 — это нечто большее, чем просто большое красочное окно. Программа напичкана окнами и окошками, предназначенными для всех случаев жизни. В этом разделе мы рассмотрим только четыре окна, чаще всего использующихся при работе с программой: базы данных, таблицы данных, форм и запросов. Для того чтобы понять, как работают окна, для чего они предназначены, вам придется полистать эту книгу. Информацию о базах данных и таблицах вы найдете в части II, запросы подробнее описаны в части III, а о формах рассказывается в части V. \


Как правило, при открытии базы данных появляется окно, аналогичное изображенному на рис. 2.2. С его помощью вы сможете управлять элементами своей базы данных, получить доступ ко всем средствам базы данных, включая инструменты для создания новых и изменения уже содержащихся в ней структурных элементов. Кроме того, оно здорово выглядит. Что же тут еще добавить? Кнопки панели Объекты (Objects) в левой части окна соответствуют объектам (таблицам, запросам, отчетам и т.д.), составляющим базу данных. В верхней части окна базы данных расположены четыре кнопки для работы с этими объектами. Открыть (Open) — выводит на экран текущий объект. Конструктор (Design) — позволяет изменить объект. Создать (New) — создает новый объект. X — удаляет текущий объект (можете попрощаться с ним!). Остальные кнопки, расположенные правее, определяют, в каком виде будет представлен список объектов базы данных. У вас есть выбор —жизнерадостные цветные изображения или подробное мини-досье на каждого "участника". На самом деле кнопки просмотра должны быть вам знакомы, так как точно такие же используются в проводнике Windows. Пробуйте и выберите то, что вам по душе, — это ваше право! (Только, пожалуйста, не нажмите случайно X, договорились?)

38


Кнопки просмотра

Кнопки панели инструментов

Вставка С5рбис,,8,0кно :. Справка

'

||£ Конструктор 'ЭСоадать ! Х'н "1 I;-

Запросы Формы Отчеты Страницы Макросы

*Ш Создан* таблицы в режиме конструктора Создание таблицы с помощью мастера создание таблицы путем ввода данных доставка Заказано 3 Заказы Поставщики G3 Сотрудники 3 Типы Товары

Панель Objects

Рис. 2,2. Проникнем еще в одну базу данных Окно вашей базы данных может выглядеть так, как показано на рис. 2.3. Не стоит расстраиваться, по-моему, оно выглядит даже симпатичнее того, что изображено на рис. 2.2. Это говорит о том, что вы работаете со стандартным приложением Access. Вероятнее всего, данная форма была создана одним из ваших "продвинутых" коллег или друзей. Такой вид окна называется кнопочной панелью. fc- Глапнзя кнопочная форма Сведения о товарах и заказах:

Печать отчетов

.

[

Бцход из Microsoft Access

j

QKHO базы данных

Рис. 2.3, Пример кнопочной панели


39

Окно таблицы Что это — таблица данных или электронная таблица! Наверняка это может знать только ее создатель! Взглянув на рис. 2.4, нетрудно понять, почему здесь можно запутаться. Да, это действительно таблица данных, но выглядит совсем как рабочий лист электронной таблицы, правда? При просмотре базы данных Access в виде таблицы, состоящей из строк и столбцов, эта база выглядит точно так же, как обычный рабочий лист электронной таблицы. Но несмотря на это внешнее сходство, на самом деле — это совершенно другая вещь. Индикатор текущей записи

Поля

Название таблицы Запись

Alfreds FutterWste : Ana Trujillo Emparelados _ Antonio Moreno Taquerm_ Around the Horn

lANATR ANTON iBERGS

;Biauer See DeHkatessen Blondel pere et fiis iBpjido Cpmidas preparadas

BLONP

IBONAP

:врп app;

I Antonio Moreno jifiomas Hardy _ [Christinai Bergiund jHannaMoos_ Fredenque Qteaux jMartnSommer Laurence Lebihani _ Elizabeth Lincoh jvictoria Asifiworth Patricio Simpson I Francisco Chang lYang Wang I Pedro Afonso Elizabeth Brown

"BotonvDolia7Markets " B's Beverages ; Cactus Comidas para llevar Centre comercial Moctezuma Chop-suey Chinese iComercioMineiro Consolidated Holdings 1 DrachenbU pelikatessen |SvenOt№eb '" ;Du monde enfier i Janine Labaine Eastern Connection [Ann Devon _ JRolandJHendel.. .^_" Farnilia Arquibaldo_ iAria Cruz FISSA Fabrica Inter Salchichas SVDiegojRoeT

[ВОТТМ iCACTU

ICENTC iCHOPS •COMMI ICONSH DUMQN ÊASTC

FAMIA

[Представитель Совладелец Совладелец Прёяставитель Представитель Главный менеджер Совлваелвц Совладелец^ __ Представитель [Продавец • Главный менеджер {Совладелец '(Ученик продавца Представитель (Координатор [Совладелец jПродавец Менеджерпо^прсщажам Помощник ..менедкееа

Счетчик записей На предыдущую запись Текущая запись

ч-

24. place Kleber

lo/sBiSJH—J 12, rw des BoucSs [23 Tsawassen Bk/d :FaunOeroy Circus ;Cemto 333 'sierras de Granade Hauptstr 29 Av. dos Lusiadas, 2 BerkelBy Gardens |Walserweg21 67. rue des Cinqua : 35 King George

J5Sê?§**i_. iRuapros. 92

Полоса прокрутки

На последнюю запись На следующую запись

Рис. 2.4. Таблица данных напоминает рабочий лист электронной таблицы В верхней части окна этой таблицы, как и полагается, находится ее имя. Сразу под ним указаны имена полей; а в строках разместились записи таблицы. Не беспокойтесь, если вы пока еще не совсем улавливаете разницу между этими понятиями. В главе 4 об этом рассказывается подробнее. Вдоль правого края окна и в правой нижней его части расположены две полосы прокрутки, с помощью которых можно перемещаться по таблице со скоростью ветра. В левом нижнем углу окна находятся навигационные кнопки. Они чем-то напоминают кнопки управления, расположенные на панели проигрывателя компакт-дисков или видеомагнитофона. Кнопки с изображением стрелок, концы которых упираются в отрезок прямой, переместят вас к первой

40

Часть I. Что первично: данные или база?,

или последней записи, а кнопки с обычными стрелками — к следующей или предыдущей записи таблицы. Щелкнув на кнопке со стрелкой и "звездочкой", вы добавите в таблицу новую запись. Иногда слева от какой-либо записи вы увидите знак "+", который указывает на то, что данная таблица связана с некоторыми другими. (В главах 4 и 5 содержится более подробная информация о том, как установить и использовать связи между таблицами.) После щелчка на знаке "+" программа Access отобразит все данные из другой таблицы, которые соответствуют текущей записи. В примере, изображенном на рис. 2.5, указаны товары, заказанные определенным покупателем.

IALFKI

I Alfreds Futterkiste Представитель jObere Str. 57 ; Maria Anders Avda. de la ConsBtil Ana Trujillo Emparelados :Ana Trujijlo Совладелец IANTON 'Mataderos 2312 ; Antonio Moreno faquena Совладелец : Antonio Moreno IARQUT i Around the Horn [Thomas Hardy 1120 Hanover Sq. Представитель Berglunds snabbkop < Christina Berglund Координатор Berguvsvagen 8 IBLAUS [Blauer See Delikatessen Henna Moos Forsterstr. 57 Представитель Blondel pare et fils Frederique Citeaux Главный менеджер IBLONP 24. place Kleber Bolido Comidas preparadas Martin Sommer Совладелец C/Araquil, 67 iBOUD I Код заказа | Сотрудник гга размещения| Дата назначения| Дата исполнения! Доставка [Стоимост 6 ,JpM6: Воронова. Дарья . ,!0:.15:1??1 _ PMM?.? J 1± 19:1996! Почта ""29-12^1997: _ 2б51-1Щ'_ J51-12^ 1М7!Почта _10801 j Вфонова^ йарья "ЖоЭИМвГ"'_ j07^4-i998^ •__ 245if 19ЙРостранс" 1WOj5ce»BBa.J4HHa (Счетчик)! iBONAP iBonapp' : Laurence Lepihan Совладелец . 12._ rue des .Bouche |BSBj\7 JCACTU ICENTC {COMMI DRACD

jB's.Beyerages i __ Icactus Cotnidas para levar _____ ^Centre comercial Moctezuma_ Comercio Mineiro

_

iprachenbliit Delikatessen

' .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .^P*ic!0.Smpson_ .Подавец ______ ._..lCerrito3J3 ________ __, ^ Francisco Chang ; Главньй менеджер _ Sierras de Granadi

\ Pedro Afpnsq 'Sven.Ottleb

___

X.4®*** Qpofl8^!?! Координатор

__

1A Y:Walserweg21

-

Ц: sf.'.'

Puc. 2.5. После щелчка на знаке "+", расположенном рядом с определенной записью, будет извлечена вся информация, относящаяся к данному элементу

Окно формы Форма — это другой популярный вид просмотра таблиц Access. В таком виде данные выглядят более традиционно и не вызывают ассоциаций с электронной таблицей. Табличные данные в виде формы обычно выводятся строго по одной записи на экране, т.е. именно так, как это делалось в далекие 1970-е на компьютерах, стоящих миллионы долларов (которые по их способностям можно сравнить с современной микроволновой печью!). На рис. 2.6 представлен простой, но классический вариант формы Access. В верхней части окна, как всегда, расположилась строка заголовка. Поля таблицы занимают среднюю часть формы. В левом нижнем углу формы находятся такие же навигационные кнопки, как и в окне с данными. Более подробно о формах рассказывается в главе 22.


41

Рис. 2.6. Данные, представленные в виде формы

Окно запроса Основная функция любой программы управления базой данных состоит в поиске информации, содержащейся в базе. В Access такую функцию осуществляет система выполнения запросов. А основным элементом этой системы является окно запроса, изображенное на рис. 2.7. Таблицы в запросе

ВИШ

г* Запрос 1 : э апрос на оыборку ЦшЖаШЭИН 1* -*; [КчКгиента

' > .•' .

;•:.-. -

jg;

;Обращатьсяк Должность

fc

:

'(.

:

»'ii.jxiiKPT'iJQiii3u ' L fZfTT'JKOTB КодЗаша КодКпиента

"

. . "

t

1

[I

КодСотрудникз

••

"" •

4

;•*(•--- :

Попе: Клиенты.* имя таблицы: Клиенты Сортировка: Вывод ив эфан: М Условие отбора:

КодКлиекта Клиенты

твияи — ~ "

Название Клиенты

в

Клиенты

у]

или:

в

т

•ь*1

«'- -.; '

\

Связанные таблицы

Поля в запросе

Рис. 2.7. Основные элементы окна запроса Это окно содержит следующие основные элементы. S В верхней части окна располагается строка заголовка, в которой, выведено имя, присвоенное запросу. •S Верхнюю половину окна занимают таблицы, которые участвуют в создании этого запроса. Если для выполнения запроса используется больше одной таблицы, здесь также указывается, как они связаны или объединены между собой. S В нижней части окна указывается критерий запроса, т.е. инструкция, согласно которой будет выполняться запрос.

42


S Поскольку все эти средства могут быть весьма сложными и занимать много места на экране, окно запроса имеет несколько полос прокрутки. При выполнении запроса его результаты обычно отображаются в виде таблицы данных.

fc панели uttctHfu/мемпов, fte&suua Панели инструментов необходимы как воздух. Access имеет в своем распоряжении огромное число панелей, без которых работать с программой было бы очень трудно. Что же такое панель инструментов? Это ряд кнопок, расположенных как раз под строкой меню в верхней части экрана. На рис. 2.8 показана стандартная панель инструментов, где каждая кнопка предполагает выполнение отдельного действия. прос:мотр Поиск .

Новый

тавить Office ссылки Вырезать 1

0бъект

Вс

• ' 1

Свойства

I I Анализ I Отношения Сохранить Копировать Печать Редактор Помощь Создать Правописание сценариев Отменить

Рис. 2.8, Панель инструментов базы данных Панель инструментов позволяет получить доступ ко многим наиболее часто используемым функциям Access с помощью щелчка мышью. Разработчики программы включили в нее наиболее часто употребляемые и полезные функции, которые необходимы при работе с данными. Например, панель инструментов таблицы содержит три кнопки управления инструментом Фильтр (Filter), позволяющим быстрее находить искомые данные. Вместо того чтобы судорожно искать в меню команду Фильтр, достаточно только щелкнуть на нужной кнопке. Поскольку набор инструментов представлен весьма широко и годится практически на все случаи жизни, я буду описывать их далее по мере освещения материала. Не огорчайтесь, если не запомните сразу, какие кнопки выполняют те или иные функции, я и сам не помню их все. Если вы очень любопытны и хотите узнать назначение тех или иных кнопок, наведите указатель мыши на какую-нибудь из них. Через мгновение кнопке станет "тяжело" нести на себе бремя указателя, и в надежде, что вы от нее отстанете, на экране появится окно подсказки — маленькое поле, в котором кратко описывается функция данной кнопки. Если в результате ничего не произойдет, скорее всего, система подсказок отключена. Для того чтобы включить ее, щелкните где-нибудь на панели инструментов правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите пункт Настройка (Customize). В появившемся диалоговом окне щелкните на вкладке Параметры (Options). Убедитесь, что в поле опции Отображать подсказки для кнопок (Show ScreenTips) установлен флажок. В этой же вкладке снимите или установите флажок в поле опции Крупные значки (Large Icons), если хотите изменить размер кнопок.


43

Меню, меню и еьце /газ меню О меню, используемых в Access, особенно говорить нечего. Основной момент, который нужно усвоить, — пункты меню каждый раз изменяются по мере того, как вы делаете что-то новое. Прошли времена, когда каждая программа имела неизменное меню. Сегодня в нашем распоряжении контекстно-зависимые меню, которые содержат различные опции в зависимости от того, что пользователь делает в настоящий момент. Правда, некоторые вещи остаются неизменными. Ниже кратко описаны основные пункты меню. Если ваша мышь отказалась работать, можно вызвать меню с помощью клавиатуры. Удерживая нажатой клавишу , одновременно нажмите клавишу, соответствующую подчеркнутой букве в названии нужного вам пункта меню. Такой доступ к меню называется доступом с помощью быстрой клавиши. Например, для открытия меню Файл (File) нажмите комбинацию клавиш . Некоторые пункты меню имеют специально назначенные для них клавиши (так называемые горячие клавиши). Так, пункт Копировать (Сору) из меню Правка (Edit) можно вызвать нажатием комбинации клавиш . Если для определенного пункта меню существует такой клавиатурный эквивалент, то он указан справа от соответствующего элемента в появляющемся меню.

с п/гавой tctiontcou мыши Оставленная на долгие годы без внимания и заботы, правая кнопка мыши обрела себя в операционной системе Windows 95 и последующих версиях. В Access нажатие правой кнопки мыши вызывает появление контекстного меню, с помощью которого можно выполнять различные действия над элементами окна. В примере, приведенном на рис. 2.9, показана реакция программы на щелчок правой кнопкой мыши на таблице Клиенты (Customers). В ответ на это появляется меню, в котором указаны пункты, позволяющие выполнять определенные действия с элементами данной таблицы. Так, вместо того чтобы копировать элементы с помощью, например, системного меню, можно щелкнуть правой кнопкой мыши и из появившегося меню выбрать пункт Копировать. Какая потрясающая экономия времени! Независимо от того, с каким из приложений Windows вы работаете, не бойтесь щелкать правой кнопкой мыши. Попробуйте пощелкать на разных элементах и посмотрите, что из этого получится.

44


ir Борей : база данных (формат Access 2000) $ открыть !й£ Конструктор йЗ Создать j X ', Создание таблицы в режиме конструктора Создание таблицы с помоцыо мастера Создание таблщы путем ввода данных 3 Доставка О Заказано 3! Заказы

Открыть Цонструктор течать I гредварительныйгросмотр [Вмрпать -J Котировать Согфанитькак... [отгравищ I добавить в фуппу Создать арлык... I Удалить I Переименовать [свойства Зависимости объектов...

Рис. 2.9. После щелчка правой кнопкой мыши мгновенно появляется меню. В данном случае пользователь копирует целую таблицу


45

Глава 3

Справочная система и другие виды помощи /3э&ой иаве... > Знакомство с новой системой помощи >• Вопросы и ответы > Получение справки через Internet > Опрос людей

fjf ногда бывает трудно объективно оценить ситуацию. Например, когда вы начинаете 9г%* взбираться на гору, она оказывается намного выше, чем казалось снизу. К тому же при подготовке вам кажется, что экипировка никогда не подведет. А вместо этого она, выждав самый неподходящий момент, предательски подвесит вас на самом краю отвесного склона. Да, незавидная ситуация. Именно для таких случаев и существуют специально обученные собаки. Если вы, замерзший, мокрый и одинокий, заблудитесь где-то в диких Альпах, успокойте себя тем, что ваш спасатель непременно скоро будет здесь. Access имеет своего собственного встроенного спасателя, хотя на экране он скорее напоминает диалоговые окна. Прочитав эту главу, вы узнаете, как найти ответы на вопросы, возникающие при работе с Access. Знание о том, где искать информацию, не менее важно, чем знание самой информации, а поэтому советую прочитать эту главу и отметить для себя полезные сведения.

Ломыць снновсюуц Где бы вы ни находились в Access, система помощи всегда рядом, готовая выдать полезный совет, напомнить о чем-то или провести по запутанным инструкциям. На самом деле система помощи в Access 2003 предлагает свои услуги абсолютно на новом уровне, предоставляя полезную информацию, хранящуюся на вашем компьютере и в огромных базах данных помощи на Web-узле компании Microsoft. Так как новая система помощи в основном полагается на информацию, находящуюся в Web-пространстве, то наиболее полноценно она будет работать, если ваш компьютер имеет постоянное, высокоскоростное подключение к Internet, например по цифровой абонентской линии DSL, кабелю или в корпоративной сети на работе. Используя одно из таких подключений, система помощи Access всегда найдет наилучший и наиболее точный ответ на ваш вопрос. Если вы связываетесь с Internet по модему (или если вы задаете вопрос системе помощи, вообще не подключаясь к Internet), Access все равно ответит на ваш вопрос благодаря замечательным файлам, находящимся в вашем компьютере. Реализовав две параллельные

системы помощи, разработчики программы Access добились гарантированного ответа системы помощи, независимо от того, когда и где он понадобился и подключен ли компьютер к Internet или нет.

nfioificuuitf Access 2003 предоставляет три способа запроса помощи. На рис. 3.1 они все показаны в действии, что должно удовлетворить любого, кроме разве что немного отсталого автора компьютерных книг, пытающегося получить умные изображения экрана для своих писаний. Помощник Office

Введите вопрос

|

гщмтюч-пься к ffice Oniine • *

Гюсяедь**? сведе*«я об использовании Access

*• АвтЬМатичео-м обновлять

сгв^гсокш Веба

Панель помощи

Рис. 3.1, Что бы вы ни использовали, текстовое поле, помощник или большую панель помощи, Access 2003 обработает ваши вопросы Перед тем как использовать систему помощи, выберите тот из трех методов, описываемых ниже, который наиболее для вас удобен и соответствует стилю вашей работы. После того как вы зададите вопрос, все три молодца в фоновом режиме предоставят необходимую информацию и отобразят результаты на одной большой панели задач Результат поиска (Search Results). Ниже приведены три метода ввода вопросов в новой версии Access.


47

•S Окно Введите вопрос. Это маленькое текстовое поле всегда находится в верхнем правом углу основного окна Access, сразу под кнопками Закрыть окно и Восстановить окно. Чтобы им воспользоваться, щелкните на поле, введите свой вопрос и нажмите клавишу <Enter>. •S Помощник. Да, дружелюбный и всеми любимый помощник есть и в новой версии программы Access. Однако работает он уже немного по-иному. Теперь он не считывает вопросы и не предлагает возможные решения, новый помощник только обрабатывает вопрос. Ответы появляются на панели задач, а не в маленьком окошке помощника. Когда это окошко появится, введите в нем свой вопрос и нажмите клавишу <Enter>. S — классическая клавиша помощи в Windows. На протяжении многих лет клавиша сознательно вызывала помощь практически в любой программе. То же самое она делает и в Access 2003, так что многие годы тренировок не пропадают даром. После нажатия клавиши на экране появится панель задач Справка Access, наполненная разнообразными ссылками, ведущими к полезным местам в Internet. В верхней части этой панели находится окно поиска, в котором можно вводить вопросы. Чтобы что-либо спросить, щелкните на текстовом поле Искать, введите вопрос и нажмите <Enter>. На рис. 3.1 изображены различные области экрана, где можно задать вопрос. И хотя все три способа ведут к одним и тем же результатам, после нажатия клавиши вы получите самую полную информацию, так как при этом на экране появляется панель задач Помощь, на которой можно не только задавать вопросы, но и воспользоваться ссылками на обучающие ресурсы и общую помощь по бизнес-задачам, соединиться с сообществами, поддерживающими Microsoft, и легко обновить программное обеспечение. Учитывая все это, советую вам тратить несколько минут на изучение панели Помощь хотя бы раз в месяц. Никогда нельзя сказать точно, что нового вы там обнаружите!

Jntemet знаейг Золыие, чем, вы Если вы имеете доступ к Internet, то ответы на интересующие вас вопросы о программе Access можно получить из глобальной сети. Компания Microsoft поддерживает Webстраницу, на которой все желающие могут получить ответы на свои вопросы о программе Access. Кроме того, у вас есть возможность задать вопросы и получить ответы, касающиеся других продуктов Microsoft. В табл. 3.1 указаны источники получения справочной информации через Internet.

Таблица 3.1. Интерактивная справка компании Microsoft Usenet

Команда доступа microsoft.public.access.gettingstarted

Usenet

сотр.databases.ins-access

Система

World Wide Web

48

Примечания Требуется доступ к сетевым конференциям в Internet Требуется доступ к сетевым конференциям в Internet Требуется доступ к Web


Если вам необходима помощь при путешествиях по интерактивному миру, обратитесь к книгам серии ...для "чайников", посвященных данной теме. В первую очередь вам будет полезна книга Internet для "чайников ", 9-е издание. Не пропустите эту и многие другие книги, выпущенные издательством "Диалектика".

[ Обратитесь к спискам рассылки — неиссякаемому источнику информации 1 Если вы имеете учетную запись электронной почты, рассмотрите возможность подписаться | на список рассылки Access. Таким образом, вы всегда будете в курсе последних новинок и, кроме того, сможете принять участие в непрекращающемся обсуждении программы, ведущемся на всех уровнях: от новичков до "крутых" специалистов/Подписавшись на данный список рассылки, вы будете получать самую свежую информацию о программе, а также ответы на интересующие вас вопросы. Чтобы .стать подписчиком данного списка, отправьте сообщение по адресу LisTSERvepeach.ease.lsoft.com. Поле темы сообщения можете оставить I пустым. В поле сообщения введите слова SUBSCRIBE ACCESS-L, сопровождаемые • вашим реальным именем, а не адресом электронной почты. Компьютер списка рассылки i автоматически извлечет ваш почтовый адрес из присланного сообщения. | В первом же полученном сообщении вы увидите инструкции о том, как работает данный список, как отправлять свои сообщения и отменить подписку в случае, если данный список 1 вас не устраивает. Попробуйте— списки рассылки представляют собой великолепные • Справочные средства!


49

Часть II

Поистине восхитительные таблицы

Теперь, после знакомства с Access, у вас начнется жизнь, связанная с хранением, организацией и реорганизацией данных. (Смелее начинайте эту новую жизнь, и, надеемся, она будет счастливой.) Данные, как правило, обитают в таблицах, и, если вы хотите с ними ладить, необходимо знать об этих таблицах все. • Эта часть книги обеспечит вам должность главнокомандующего над всеми таблицами, ибо снабдит вас начальными, но крайне необходимыми знаниями. Вы пройдете весь путь от создания и использования до поддержки и восстановления таблиц. Будьте аккуратны и осмотрительны, а после изучения главы 9 не забудьте основательно перекусить.

Глава 4

Разработка и создание жилища для данных 8 э&ой главе. .. > > > >• > > >

Термины баз данных, которые необходимо знать и понимать Облегчаем рабочий день примерами полей Изучаем сплошные файлы и реляционные базы данных Разработка своих таблиц Создание базы данных Построение таблицы с помощью мастера таблиц Сборка таблицы вручную

та глава, возможно, является одной из наиболее важных в книге. Почему? Потому что самые полезные базы данных появляются на свет в результате серьезного продумывания их структуры. Проблема заключается в том, что никто не может сразу объяснить начинающему пользователю, как лучше всего объединить набор полей и создать самую удобную таблицу. Часто тут просто необходима интуиция, как у птиц, которые точно определяют южное направление поздней осенью, или как у моей жены, которая безошибочно находит магазины, устраивающие распродажу товаров: Если вас не раздражает нудное бормотание вроде того, что "телефонные номера и почтовые коды обрабатываются как текстовая информация, хотя и являются числами", то эта глава — для вас. Последующие страницы раскроют перед вами секреты создания полей, таблиц и баз данных и покажут их во всей красе. В этой главе описаны термины, которые вам необходимо знать, приведены советы по выбору типов полей и проектированию таблиц, а также во всех подробностях рассказывается, как правильно объединить таблицы в величественные базы данных. Хотя я ненавижу уделять особо пристальное внимание технической терминологии, на этот раз это все же придется сделать. Это необходимо для вашего же блага. Поэтому хорошенько изучите информацию, представленную в первом разделе данной главы. Описанные здесь термины повсеместно встречаются в Access. Они подстерегают вас на каждом шагу, будь то составление запроса, создание формы или отчета либо какая-то друга? операция. Заблаговременно подготовьтесь к этой атаке и не пожалейте времени на ознакомление с необходимой терминологией и ее изучение.

Заз qatiMjiJc, neo&coquMO знсинь и понимать Минуту! Не пропускайте эту главу только потому, что она посвящена терминологии. Обещаю вам свести "сугубо специальную" часть этой книги к минимуму, но прежде чем погрузиться в разработку баз данных, вы все же просто обязаны знать несколько магических определений из этой области. Если вы падаете в обморок от одной мысли о том, что сейчас придется что-то разрабатывать, на минутку отложите книгу в сторонку, сделайте несколько глубоких вдохов и постарайтесь осознать, что в данный момент речь идет всего лишь о компьютере, а не о чем-то жизненно важном, например о детях или родственниках жены. Ниже описаны термины, которые нужно знать и понимать. Приведено их краткое пояснение, а также руководство для тех, кто "пришел" работать в Access из других систем управления базами данных, таких как FileMaker, FoxPro, Oracle или Paradox. Определения приводятся в порядке от простого к сложному. Каждый последующий представленный термин основан на знании предыдущих, поэтому имеет смысл начать с самого простого определения — данных — и последовательно прокладывать путь к базам данных.

Данные (ваша информация) Данные — это тот материал, который Access хранит, сортирует и складирует для вас. Каждый раз, когда вы заносите в форму свое имя (фамилия обязательно указывается первой), вы вводите данные. У программ управления базами данных своеобразный подход к этому процессу. Ваше имя может храниться в виде одной единицы информации (полное имя, с отчеством или без него), двух единиц (имя и фамилия) и даже более (должность, имя, отчество, фамилия и примечание). Это зависит от организации полей базы данных, которые будут подробнее рассмотрены в следующем разделе. Что касается данных, то о них необходимо знать следующее. ' Во всех программах управления базами данных данные называют именно этим термином. Правда, такая согласованность на этом термине и заканчивается. •/ Системы управления базами данных рассматривают данные не так, как обычные люди. Если вы видите 16773, то знаете, что это число,-— просто чувствуете это интуитивно. Access и другие программы обработки баз данных воспринимают его либо как число, либо как группу символов — в зависимости от типа поля, в котором оно хранится. Это необычное поведение будет рассмотрено далее, в разделе "Пробежимся по полям". Пожалуйста, убедитесь в том, что вы спокойно относитесь к этой небольшой странности, иначе можете зациклиться.

Поля (комнаты для данных) Поскольку данные не должны неприкаянно бродить, не находя себе места, технические светила придумали поля — места, где положено пребывать данным. В одном поле содержатся данные одного типа. Предположим, вы собираете открытки с изображениями игроков любимой футбольной команды и хотите занести эту информацию в базу данных. Смею предположить, что поля каждой карточки будут называться примерно так: имя игрока, его функция на поле, год рождения, название команды и т.п. Каждый такой элемент данных — это уникальное поле базы данных.

54


Как и в случае с определением данных, такие программы, как FoxPro, Paradox, единодушны в определении термина поле. Однако в больших программных пакетах, таких как Oracle и Microsoft SQL Server, вместо термина поле используется термин столбец. Расхождения возникают, когда речь заходит об имеющихся типах полей. То, что подразумевается под этим понятием в Paradox, не означает то же самое в Access. Более подробная информация по этому вопросу приведена в разделе "Пробежимся по полям" ниже в этой главе.

Записи (комнаты одной квартиры) Поле — это хорошая вещь, но если здесь остановиться, то как определить, какое имя соответствует определенной фамилии? Необходимо привести беспорядочный набор данных к четкой структуре — записи. Все поля, содержащие информацию об одном определенном объекте в Access, представляют собой запись. Если у вас есть две открытки, им будут соответствовать две записи в базе данных. В определении этого термина программы FoxPro и FileMaker единодушны, а вот в программах Oracle и Microsoft SQL Server вместо него используется термин строка. Каждая запись таблицы содержит абсолютно одинаковые поля, но в них (как правило) содержатся различные данные. В одной записи содержится вся необходимая информация об одном элементе таблицы (поле для номера счета, рецепт, все что угодно). •

Таблицы (квартиры одного подъезда) Таблица представляет собой набор записей, описывающих однотипные данные. Ключевыми словами в последнем предложении являются однотипные данные. Все записи одной таблицы содержат поля однотипных данных. Информация об открытках может содержаться в одной таблице, а информация о начислении вашей заработной платы — в другой. Однако в одной таблице не может содержаться и то и другое. Слияние двух таких таблиц будет представлять собой новую технологию работы с таблицами (и вполне может оживить ваши расчеты), но в Access этого сделать нельзя. В целом термин таблица одинаково трактуется всеми основными программами обработки данных, такими как FileMaker, FoxPro, а также Oracle и Microsoft SQL Server. Вы заметили, я сказал, что данные об открытках с футболистами могут содержаться в одной таблице? Тем не менее не хочу здесь биться об заклад, так как уверен, что ни одна таблица физически не сможет уместить все ваши открытки. Однако вы можете разместить их в нескольких связанных между собой таблицах. Это пока и все, что вам нужно знать, главное здесь — уловить идею. А более исчерпывающая информация по этой теме приведена далее, в разделе "Сплошные файлы против реляционных баз данных: кто кого?". Постарайтесь не упустить его из виду.

Базы данных (подъезды одного дома) База данных Access, или файл базы данных (это взаимозаменяемые термины), — представляет собой набор данных из определенной предметной области. База данных содержит


55

все таблицы, запросы, отчеты, формы и другие структурные элементы, которые можно создать и которыми можно управлять с помощью Access. Вместо того чтобы хранить данные на диске отдельно, где их можно потерять, забыть или просто стереть, они группируются и хранятся в одном общем файле.

по Как вы помните, поле— это место обитания ваших данных; одно поле содержит одну порцию данных, например год рождения или название футбольной команды. Поскольку окружающий нас мир очень разнообразен, то и Access для хранения данных предлагает целый набор (десять типов) полей. На первый взгляд может показаться, что этого мало, но практика показывает, что для описания всевозможных данных типов полей вполне достаточно. Если особо придирчивых пользователей и это не устроит, то в Access с помощью мастера подстановок можно создать новое поле и определить его возможное содержимое. Благодаря имеющимся инструментам вы можете настраивать поля по своему вкусу. Для каждого поля существуют параметры настройки, позволяющие задать для него нужные характеристики. Запросите справочную информацию, проверьте данные, а затем автоматически отформатируйте поле удобным для вас образом. Все, что необходимо знать по этому вопросу, будет подробно описано в главе 7. Ниже представлены все типы полей в том порядке, в каком они появляются на экране в Access. He беспокойтесь, если вам пока не понятно, для чего предназначен тот или иной тип. Просто сосредоточьтесь на типах полей, которые вам требуются в данный момент, но при этом помните и об остальных. •S Текстовое. В этом поле хранится текстовая информация (до 255 символов) — буквы, цифры и любые их комбинации. Числа, хранящиеся в текстовых полях, не являются числами, а представляют собой набор цифр, помещенных в поле. При проектировании таблиц базы данных следует учитывать этот факт. ^ ft^ jin | ч§Щ/

Текстовые поля имеют еще одну характеристику, о которой вам необходимо знать: речь идет о размере. При создании текстового поля необходимо указать количество содержащихся в нем символов, т.е. определить его размер. Например, если вы создали поле Имя длиной 6 символов, то имя "Сергей" здесь поместится, но для имени "Александр" места окажется недостаточно. Это может вызвать проблемы, поэтому длину поля рекомендуется указывать немного больше предполагаемых максимальных потребностей. Можно указать больший размер поля, а вот задавать меньший — намного опаснее. Срочное "хирургическое вмешательство" в параметры поля будет рассматриваться в главе 9. •S Мемо. В этом поле может храниться до 64000 символов, т.е. почти 18 страниц машинописного текста. Это огромное текстовое поле, в котором удобно хранить общие замечания, пространные комментарии или детальные описания, занимающие много места. •S Числовое. В этом поле хранятся только числа, с которыми можно выполнять арифметические и другие операции. При работе с денежными единицами (долларами или центами, рублями и копейками) используйте тип поля под названием денежное.

56


Дата/Время. Поля такого типа могут хранить время, дату или комбинацию того и другого, в зависимости от выбранного формата. Используйте это поле для хранения информации о знаменательных датах и событиях своей жизни. Денежное. В этом поле можно хранить информацию о деньгах, ценах, суммах счетов и т.п. В базе данных Access деньги оседают именно здесь, будь то рубли, лиры, марки или иены. Для других количественных данных чаще всего используется числовой тип поля. Счетчик. Функции этого поля полностью соответствуют его названию: оно автоматически генерирует порядковый номер для каждой новой записи. Наличие такого поля трудно переоценить. Только представьте — вы добавляете информацию о новом клиенте в таблицу, и Access автоматически генерирует его порядковый номер! Подобные операции можно выполнять и в программе Microsoft SQL Server, а вот беднягам-пользователям Oracle для задания порядкового номера записи придется здорово попотеть. Логическое. В зависимости от выбранного формата это поле поддерживает выражения типа Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. Если вам необходимо в определенном поле таблицы указать значение Да или Нет, используйте именно такой тип поля. Объект OLE. OLE — аббревиатура от Object Linking and Embedding (связывание и внедрение объектов) — представляет собой очень мощную технологию, предназначенную для создания составных документов (документ Word, электронная таблица Excel, растровая картинка и даже музыка в формате MIDI). При внедрении в таблицу объекта OLE база данных автоматически будет "знать", как отредактировать документ Word, электронную таблицу Excel или воспроизвести звуковой файл формата MIDI. Гиперссылка. Благодаря существованию этого типа поля (и возможностям Microsoft Internet Explorer) Access теперь распознает и может хранить ссылки на сетевые ресурсы. Если вы пользуетесь Access в локальной сети или часто работаете в Internet, вам пригодится этот тип. Более подробно об этом новом типе поля и других приемах работы в Internet рассказывается в главе 21. Мастер подстановок. Это одно из наиболее мощных средств программы. Мастер подстановок позволяет быстрее ввести данные (причем с меньшим количеством ошибок), используя заданный список. Использование этой замечательной функции позволит не переживать из-за ошибок при вводе информации. В некоторых системах управления базами данных это очень непростая процедура. К счастью, в Access мастер подстановок делает этот процесс совершенно необременительным. За более подробной информацией о мастере подстановок обратитесь к справочной системе или к помощнику. В качестве задела в похождениях по базам данных представляем вашему вниманию табл. 4.1, в которой кратко описаны поля, встречающиеся в самых разнообразных базах данных по всему миру. В ней наряду со старыми полями представлены и новые, разработанные специально для нового тысячелетия. Все эти поля текстовые, даже такое, как номер факса. Если внимательно проанализировать таблицу, то большая часть данных, которыми, по мнению Access, вы собираетесь напичкать базу данных, является текстовой информацией. Помните, что компьютер различает собственно число и набор цифр, образующих, например, номер телефона или ваш идентификационный код.


Таблица 4.1. Поля на все случаи жизни Тип Текстовое Текстовое Текстовое Текстовое Текстовое Текстовое Текстовое

Имя поля Обращение Имя Отчество Фамилия Должность Компания Адрес 1, Адрес 2

Размер 4 15 15 20 25 25 30

Текстовое Текстовое

20

Индекс

Текстовое

10

Страна

Текстовое

15

Текстовое

12

Факс Домашний телефон Мобильный телефон Электронная почта Web-узел

Текстовое Текстовое Текстовое Текстовое Гиперссылка

12

Телекс

Текстовое

12

Идентификационный код

Текстовое

11

Комментарии

Памятка

Город Область, регион

20

.

и- - \ Рабочий телефон

12 12 30 *

Содержимое Г-н, Г-жа, М-р, Мисс Имя Отчество Фамилия Название работы или должность Название организации Включает два поля для адреса, поскольку некоторые крупные организации кроме основного адреса имеют и дополнительные Название города Область или район; используйте название, которое точнее соответствует адресным данным Почтовый индекс; обратите внимание, что тип этого поля текстовый, а не числовой Это поле, как правило, не используется, если вы работаете в пределах одного государства Служебный телефон; размер поля по необходимости можно увеличить до 17 Номер факса Номер домашнего телефона Номер мобильного телефона Адрес электронной почты Адрес Web-страницы; размер устанавливается автоматически Стандартный номер телекса; может иметь до 22 знаков при работе в режиме автоответчика Личный идентификационный код или код организации Свободное место для заметок. Access автоматически выбирает размер поля

j Поэкспериментируем с именами полей I i I ;'

Из всех программ управления базами данных, работающих под управлением Windows, самые простые J правила формирования имен полей имеет Access. Запомните три основных правила, и никто не сможет j придраться к имени вашего поля. s Начните имя с буквы или цифры. После первого символа может идти любая буква или цифра. Вы также можете использовать в имени пробел! ( / Делайте имя кратким и понятным. В принципе имя может содержать до 64 символов, но даже и не думайте использовать для имени все это пространство. С другой стороны, не будьте и скрягой, присваивая имена вроде N1 или AZ773, если только они не ассоциируются для вас с чем-то определенным. I:•'.'" • , • - ." • '. • . ' • • , •. -•• ""• : ' . . •. . ;•.. /| i ^ В имени поля используйте только буквы, числа и пробелы. 1^.'^-^.С^_^—*,«.

58

^~»—^-..д.

...,.^«.,.~.j...

..^т—„—-^.—.... „Л.

™_,~_,__J»__™

^..*~.^*,,,*,..„„.=> Создать (рис. 4.3) или щелкните на кнопке Создать панели инструментов.

Рис. 4.3. Для создания базы данных достаточно одного щелчка мышью Справа откроется окно Создание файла (New File). 3. Из подраздела На моем компьютере (On My Computer) выберите пункт Шаблоны (Templates). Откроется окно Шаблоны. 4. Щелкните на вкладке Базы данных (Databases). Вы увидите перечень шаблонов баз данных (рис. 4.4). Если ни один из существующих шаблонов вас не устраивает, вернитесь к подразделу Шаблоны на узле Office Online (Templates on Office Online).

Глава 4, Разработка и создание жилища для данных

63

Создание. w .,./„_ _.,;• . . . ; , , . • ./. Новая базе данных... Пустая страница доступа к данным ijjjjy Проект с ***юиу1мися данными.• Проект с нсеьми данными.. Из им-гюще-ося файла.....

Рис. 4.4. При создании базы данных вы можете выбрать один из существующих шаблонов Для того чтобы создать базу данных вручную, щелкните на вкладке Общие (General) в окне Шаблоны и дважды щелкните на пункте Новая база данных (Blank Database). Введите имя базы данных, и — о чудо! — база данных ожидает ваших распоряжений. Чтобы узнать, как в новую базу данных добавляются таблицы, обратитесь к разделу "Создание таблиц по мановению волшебной палочки" далее в этой главе. , Прокручивайте список до тех пор, пока не найдете подходящего мастера базы данных, который сможет помочь вам. Если таковой найдется, дважды щелкните на его имени. Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database). . Введите имя новой базы данных, затем щелкните на кнопке Создать (Create) (рис. 4.5). Для выбора места сохранения базы данных (обычно по умолчанию Access сохраняет их в папке Мои документы (My Documents)) раскройте список файлов и папок (для этого щелкните на стрелке рядом с полем Сохранить в (Save In)) и в дереве каталогов выберите подходящую папку для хранения файла базы данных. Если на экране появилось диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы заменить существующий файл, это значит, что база данных с таким именем уже существует на диске. Если для вас это новость, щелкните на кнопке Нет (No) и подберите ей другое имя. Если же вы действительно хотите заменить старую базу данных новой, щелкните на кнопке Да (Yes).

Часть //. Поистине восхитительные таблицы

Файл новой базы данных Папка:

; О Otehel2003

W1

т

м последи,., • •

|Имяфайлаг ^Мероприятия! ] Тип файла:

Рис. 4.5. Введите имя базы данных и щелкните на кнопке Создать 7. Мастер базы данных выведет краткое пояснение своего предназначения. Ознакомьтесь с этой информацией и щелкните на кнопке Далее (Next). Появится список таблиц и полей, которые будут включены в новую базу данных (рис. 4.6). В левой части окна приводятся все таблицы, а в правой части — поля в выбранной таблице. Флажки нужно устанавливать напротив тех полей, которые должны присутствовать в таблице. Tff M T^SfW'BWfFrlF1^ iLiT

•

4й Открыть IjSiJi &онструк i i *Ш Cosдание таблицы в режиме конструктора Соэ дате таблицы с помощью мастера дание таблицы путем ввода данных • 3? Запросы j j !

Объекты/

i -J Таблицы':. ! ^

Ш=

• Создание баз даиных

| а отчеты

i

Для выбранной базы данных некоторые попя являются обязательными. Показанные курсивом дополнительные поля могут находиться е нескольких таблицах.

| %| Страницы | i 1 ^ МОДУЛИ \

Создать дополнительные поля?

i

Таблицы базы данных:

FS Иэбраж,.. П

L,

.—

Поля таблицы: .

!\

Группы

.

i L—

'

\ Сведения о посетителях ; Сведения о регистрации j Типы мероприятий |Сведения о сотрудниках : < Цены мероприятия 1 Сведения об организации i Сведения об оплате •Методы оплаты

1 . Е^

Отмена

v* Код мероприятия •"* Мероприятие ** Код типа 'У Состояние "+ Место *• Дата начала *-"Дата окончания • Время начала •* Время окончания

< Назад

II

Далее >

,Щ

|

Сотово

]

Рис. 4.6. Мастер базы данных спрашивает, какие поля вы хотите включить в свою базу данных


65

Если вы хотите, чтобы мастер сам во всем разобрался и создал базу данных, щелкните на кнопке Готово вместо Далее. После этого база данных создастся автоматически. Воспользуйтесь этим методом работы с мастером при первом знакомстве с ним, так как он здорово экономит время и в результате получается нормально выглядящий продукт. Поля и другие опции всегда можно будет изменить позже, с помощью средств проектирования Access. 8. Если вы хотите добавить или удалить какие-либо стандартные поля, снимите или установите флажки рядом с соответствующими опциями в поле Поля таблицы (Fields in the table), после чего щелкните на кнопке Далее. Обычно тех полей, которые предлагает Access, вполне хватает. Чтобы добавить новые поля, не предложенные мастером, нужно дать ему возможность завершить работу, а затем открыть таблицу в режиме проектирования. Более подробно эти действия описываются в главе 9. Теперь, когда самое сложное позади, мастер захочет узнать ваше мнение по поводу оформления внешнего вида базы данных. 9. Щелкните на заинтересовавшем вас элементе, чтобы просмотреть возможные варианты оформления экрана, а затем дважды щелкните на том, который больше всего пришелся по душе. Знаю, что жена снова обвинит меня в слабохарактерности, но все же порекомендую выбрать вид Стандартный (Standard). Другие тоже хороши, но для их загрузки требуется больше времени. Если вы все же хотите добавить своей базе привлекательности, попробуйте выбрать такие элементы, как Международный (International), Рисовая бумага (Sumi Painting) или Камень (Sandstone),— они не очень замедлят работу базы данных. 10. Выберите вид оформления своего отчета (наконец-то) и щелкните на кнопке Далее. Как и в предыдущем примере, один щелчок на выбранном элементе покажет вам возможные варианты. Тут трудно что-либо порекомендовать, каждый выбирает то, что ему больше нравится. 11. Присвойте название созданному вами шедевру, выберите изображение и щелкните на кнопке Далее. Итак, база данных почти готова. Мастер предусмотрительно предложит свой вариант, в который вы можете внести необходимые изменения. Введите что-нибудь оригинальное в текстовом поле, расположенном в верхней части диалогового окна. Чтобы добавить изображение к своим отчетам, установите флажок Да, я хочу вставить изображение (Yes I'd Like to Include a Picture), а затем щелкните на кнопке Изображение (Picture) и выберите рисунок, который желаете видеть в отчетах базы данных. 12. Щелкните на кнопке Готово, и создание базы данных будет завершено. По истечении некоторого времени под монотонное гудение жесткого диска мастер завершит свою работу. На экране появится окно (рис. 4.7), с помощью которого мастер "докладывает" вам о выполнении работы по созданию базы данных. После завершения мастер попросит вас ввести дополнительную информацию, такую как название вашей компании, адрес и т.д.

66


Создание баз данных Создание базы данных..,

Создание отчета; Список посетителей...

Рис. 4.7. Мастер за работой 13. Когда мастер попросит вас ввести дополнительную информацию, сделайте одолжение, он не просит многого. Мастер баз данных завершает свою работу, автоматически создавая дружелюбную кнопочную форму, аналогичную изображенной на рис. 4.8.

А

j Создать: X : & "> В; Ш Объекты 13

Таблицы

! .Ш Создание формы в режиме конструктора Создание формы с помощью мастера Кнопочная 4 !$ Мероприяти. Э методы оплаты : Оплата Период отчета

Мероггоиятад ~^ 88од/просмотр формы'Посетители' ['"] Ввод/просмотр формы'Мероприятия1 Г~1 8вод/проснотр других сведений.. ~\ Просмотр отчетов... [

] Изменение элементов кнопочной форм

|"~~] Выход

Рис. 4.8. Access с гордостью представляет вновь созданную базу данных Теперь, когда база данных уже создана, можно переходить к главам 6 и 7, чтобы узнать, как вводить данные, настраивать таблицы и получать с их помощью необходимую информацию.

Созс/ание tfia&iuu, no палочки Добавить новую таблицу к базе данных с помощью мастера таблиц Access несложно. Мастер предлагает на выбор большой набор готовых полей и выполняет всю черновую работу по созданию таблицы, чтобы вы могли сосредоточиться на чем-то более важном.


67

С помощью мастера таблиц вы не столько создаете таблицу, сколько собираете ее. Мастер предлагает вам готовые "кирпичики", а вы выбираете то, что вам нужно, и складываете из них свою таблицу. Такой подход удобен, если вы новичок в создании таблиц. Вместо того чтобы забивать себе голову такими деталями, как типы и размеры полей, вы можете целиком посвятить себя обдумыванию имени поля и его назначения. После того как вы попробуете сами создать несколько таблиц, вам, наверное, уже не понадобится докучливый мастер, потому что вы уже будете знать, какие поля вам нужны и как их создать. Не будем медлить и сразу обратимся к мастеру за помощью в создании таблицы. 1. Откройте базу данных, в которой хотите создать новую таблицу. Для этого из системного меню выберите команду Файл^Открыть или щелкните на кнопке Открыть панели инструментов. Появится окно базы данных. 2. С левой стороны окна базы данных щелкните на кнопке Таблицы (Tables), чтобы сообщить программе, что вы хотите работать с таблицами. Затем дважды щелкните на пункте Создание таблицы с помощью мастера (Create Table by Using Wizard). Если все идет по плану, появится диалоговое окно мастера таблиц (рис. 4.9). Если появится другое окно, закройте его и повторите процедуру сначала. Создание таблиц Выберите образцы таблиц для применения при шзд»

ной таблицы.

Выберите категорию и образец таблицы, а затем нужные образцы полей. Допускается выбор полей из нескольких таблиц. Если заранее неясно, будет ли использоваться поле или нет, лучше добавить это поле в таблицу. Его несложно будет удалить позднее. Образцы полей:

Поля новой таблицы;

ВВШШВЕВ

^Префикс Образцы таблиц:

шив Контакты

Клиенты Сотрудники Товары Заказы

ри

[Отчество j Фамилия ^Суффимс {Прозвище I Должность : ИмяОрганиэации !Адрес

Рис. 4.9. Мастер таблиц предлагает вашему вниманию образцы имеющихся таблиц и полей 3. Щелкните на образце таблицы, чтобы просмотреть имеющиеся в наличии поля. Список готовых образцов таблиц составлен ужасно беспорядочно. Таблицы собраны вместе безо всякой системы, что вынуждает пользователя при выборе таблицы прокручивать длинный список. Поэтому будьте внимательны — и усилия будут приложены не напрасно. В итоге мастер таблиц предложит вашему вниманию большой выбор готовых полей. 4. Дважды щелкните на именах полей, которые вы хотите вставить в таблицу.


При этом имя поля появится в столбце Поля новой таблицы (Fields in my new table). Выбирайте поля в том порядке, в котором хотели бы их видеть в новой таблице. Однако не беспокойтесь, если одно-два поля будут расположены не так, как вам хотелось бы, — это можно будет без труда исправить позже (как это сделать, вы узнаете в главе 9). Если вы хотите выбрать все поля из предложенной таблицы, щелкните на кнопке со знаком ». После этого будет скопирован полный набор полей.

• Для того чтобы удалить выбранное по ошибке поле, щелкните на имени поля, а затем на кнопке со знаком Открытие баз данных и таблиц >

Добавление новых записей

> Изменение существующей записи > Удаление ненужных записей > Что делать после того, как воскликнули "Ой!"

f одержание и техническое обслуживание всегда подразумевают дополнительные расV** ходы. Независимо от того, о чем идет речь, — будь то автомобиль, магнитофон, телевизор, ребенок, четвероногий друг и т.д., — поддерживать порядок намного сложнее, чем нам это представляется поначалу. Исключение из этого правила составляют ваши данные. Благодаря инструментам Access поддержание в порядке ваших данных — простой, сравнительно безболезненный и недорогостоящий процесс. По существу, одной из главных задач программы является содержание данных в рабочем состоянии. В этой главе объясняются необходимые основы работы с данными: добавление новых записей, удаление старых и восстановление тех, которые были в силу какой-то причины испорчены. Кроме того, в главе 9 будут даны полезные советы по работе с таблицами (как добавить новые столбцы, переименовать поля и т.п.).

О&несем, (на&шщ в цифровую Обычно все записи сгруппированы в таблицах, поэтому, прежде чем побеспокоиться о состоянии данных, необходимо открыть таблицу. Таблицы также любят компанию. Они объединяются в базы данных. Базы данных не интересуются ничем, кроме собственных персон, поэтому вы можете найти их где угодно: в папке, на дискете или на сетевом диске. Первый шаг на пути к управлению записями состоит в открытии базы данных. Открыть базу данных можно по-разному, но все способы работают примерно одинаково. При загрузке Access на экране появится область задач (рис. 6. 1 ), в которой можно создать новую базу данных, открыть базу данных, с которой вы недавно работали, либо перейти в новое диалоговое окно для работы с какой-либо другой базой данных. Каждая из этих операций представлена в области задач в виде соответствующей гиперссылки.

Рис. 6.1. При загрузке Access на экране появится область задач, в которой вы сможете выполнить необходимые действия В нижеприведенном перечне представлены операции, которые можно выполнить в области задач. I •/ Щелкните в верхней части области задач, чтобы открыть другие панели, такие как Начальные сведения (Getting Started), Справка (Help) и Поиск (File Search). •/ Чтобы открыть любую базу данных, указанную в списке, щелкните на ее имени. •/ Если нужной вам базы данных в списке нет, дважды щелкните на элементе Дополнительно (More Files), в результате чего откроется диалоговое окно Открытие файла базы данных (Open). Оно предоставит доступ ко всем файлам баз данных в текущей папке. S Как? Выи там не обнаружили нужной базы данных? В этом случае почитайте советы об использовании поисковых средств диалогового окна Открытие файла базы данных в приведенной ниже врезке "Поиск потерявшихся файлов". »^ Если вы имеете желание создать новую таблицу, вернитесь к главе 4, где подробно описана данная процедура. Все это было бы именно так, если бы вы только что загрузили Access. Но что делать, если программа уже загружена и работает? В этом случае щелкните правой кнопкой мыши на панели инструментов и выберите элемент Область задач (Task Pane) либо Видо Область задач (ViewoTask Pane).

86


Если все это для вас звучит слишком сложно, откройте нужную базу данных старым известным способом. 1. Из системного меню выберите команду Фа и л о Открыть (FileOOpen) или щелкните на кнопке Открыть панели инструментов. Появится диалоговое окно Открытие файла базы данных (рис. 6.2). Открытие файла базы данных

з

|ОSAMPLES

Папка:

1Г-Л№ОРЛТН~

ш

I*

!; т \

\ Мои документы!

тяфайги: Тип файлов: 'Mtrosoft Office Access

"

Рис. 6.2. Появление искомой базы данных 2. Прокручивайте содержимое списка до тех пор, пока не найдете базу данных, которую хотите открыть. Если нужной вам базы данных в списке нет, она, вероятно, содержится в другой папке, на другом диске или в локальной сети. Для того чтобы найти ее, щелкните на кнопке раскрывающегося списка в поле Папка (Folder) (расположенной в верхней части диалогового окна Открытие файла базы данных) и просмотрите список локальных и сетевых устройств. Щелкните на имени того устройства, в котором хотите осуществить поиск, и Access покажет полный список имен баз данных и папок этого диска. Чтобы значительно облегчить свою работу, добавьте в папку Избранное (Favorites) несколько ярлыков. Включите туда те сетевые области или каталоги жесткого диска, которые вы чаще всего используете при работе с базами данных. 3. Когда вы найдете нужную базу данных, дважды щелкните на ее имени. Появится окно файла базы данных (рис. 6.3), которое наглядно демонстрирует, как ведет себя хорошо воспитанный файл базы данных в приличном обществе. Далее в этой главе предполагается, что ваша база данных будет вести себя именно так. Возможно, вместо этого диалогового окна появится так называемая кнопочная форма. Это означает, что база данных была особым образом запрограммирована либо была создана с помощью мастера баз данных. Вероятно, у вас есть специальные формы, которые помогут вам работать с информацией, содержащейся в базе данных.

Глава 6. Новые, старые и нуждающиеся в восстановлении данные

87

4. Щелкните на кнопке Таблицы (Tables), расположенной под панелью Объекты (Objects) (если эта панель до сих пор не выбрана). Появится список таблиц вашей базы данных. 5. Дважды щелкните на имени таблицы, которую хотите отредактировать. Появятся данные, выразительно представленные в виде электронной таблицы.

Поиск потерявшихся файлов

•

Поиск потерявшихся файлов далеко не всегда представляет собой легкую задачу. Однако не j стоит волноваться, так как создатели Access изобрели способ поиска всех "спрятавшихся" от вас файлов. В диалоговом окне Открытие файла базы данных, в правом верхнем углу, имеется меню Сервис j (Tools), одним из элементов которого является пункт Найти (Search). Выбрав его, вы увидите] диалоговое окно, предлагающее несколько способов поиска файлов, На приведенном ниже рисунке в диалоговом окне Поиск файлов выбрана вкладка Расширенный (Advanced) и осуществлен поиск | всех баз данных, в названии которых встречается слово Борей. Результаты поиска отображены в нижней части диалогового окна. Для открытия щокной базы данных дваждьп1юлкните на ее имени.

88


Sf Борей : база данных (формат Access ZOGO) III Конструктор '[ЭСоэдать I X I *г Создание таблицы в режиме конструктора Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода данных

объекты ЙЗ'табпЙВ;! SP Запросы Э верны Ш Отчеты *J Страницы В Макросы 1

'it Модули 1

. Группы

[Ц Избранное

^3 О [3 О *3 Ш I 3

Заказы Клиенты Поставщики Сотрудники Список рассылки Титы Товары

Рис. 6.3, Окно файла базы данных, в котором представлены все таблицы, запросы и т.п.

2)о£авлен,ие записе В жизни бывает много неприятных моментов. Например, загрузив автомобиль всем необходимым для заслуженного отдыха, вы вдруг обнаруживаете, что забыли еще что-то положить (как правило, это что-то весьма внушительных размеров). В реальном мире необходимая в этом случае переупаковка вещей будет весьма утомительным занятием, но в цифровом мире Access добавление одной или сотни записей в таблицу не представляет никакого труда. Для добавления записи к таблице нужно выполнить всего пару действий. Приведенная ниже инструкция предполагает, что вы уже открыли файл базы данных и выбрали таблицу, с которой будете работать. (Если это еще не сделано, то следуйте инструкциям, приведенным в предыдущем разделе данной главы.) Чтобы добавить новую запись в таблицу, сделайте следующее. 1. Выберите команду ВставкаоНовая запись (lnsertNew Record) или щелкните на кнопке Новая запись, расположенной в нижней части окна базы данных. Access добавит в таблицу новую запись и поместит курсор в ее первое поле (рис. 6.4). Первым полем во многих базах данных является поле типа Счетчик (AutoNumber), поскольку оно прекрасно справляется со своей работой, когда нужно создать уникальные номера — код клиента, номер главы или другую нумерацию. На этом этапе поле счетчика внимательно следит за вашими действиями, но ничем не проявляет себя (до следующего шага). 2. Начинайте вводить информацию. Если первое поле вашей таблицы — поле счетчика, нажмите клавишу и начинайте ввод данных со второго поля. Как только вы начнете ввод, в поле счетчика автоматически появится соответствующая нумерация (рис. 6.5).

Глава 6. Новые, старые и нуждающиеся в восстановлении данные

89

* Клиенты : таблица Название | Код клиента 1 *:SIMOB Simons bistro Spec i allies du monde '*[spic5

Обращаться* i Jytte Petersen Dominique Perrier iArt Braunschweiger «'SPUR" Pascale Cartrain _ «jSUPRDÎI Supremes delices .The Big Cheese Liz Nixon The Cracker §ox Liu Wong ~ «•iTHECR JKarin Josephs _ IJTOMSP^ '_ Tom (больше чем) позволяет выводить всю текстовую информацию поля прописными буквами, независимо от того, в каком виде она была введена. Чтобы использовать эту возможность, введите в текстовое поле Формат ПОЛЯ символ >. Хотя Access хранит данные в том виде, в котором они были введены, на экран они будут выводиться только прописными буквами. •S Символ < (меньше чем) по производимому действию прямо противоположен символу > и выводит содержимое поля в режиме строчных букв. Для применения этого инструмента форматирования в текстовое поле Формат поля введите символ или < соответствует всему полю.

Числовые и денежные поля Хорошие ребята из Microsoft выполнили за вас всю основную черновую работу, необходимую для форматирования полей числового и денежного типов. В раскрывающееся меню Формат поля они встроили шесть наиболее распространенных форматов для числового и денежного типов полей. Чтобы установить формат поля в числовой или денежный, щелкните в текстовом поле Формат поля, а затем на кнопке раскрытия списка, которая появится справа от него. На рис. 7.3 показано уже заполненное поле. В левой части меню указано название формата, а в правой — его образец. Ниже приведено описание наиболее часто используемых опций. General Number (Основной). Этот формат используется по умолчанию. Access применяет этот формат для отображения на экране введенной информации безо всяких изменений. Currency (Денежный). Этот формат выводит стандартное числовое поле в денежном виде. Данные указываются в десятичном виде, при этом если десятичная дробная часть отсутствует, то после запятой выводятся два нуля. Кроме того, в это поле добавляется соответствующий валютный знак и пунктуация, согласно установкам в окне Язык и стандарты (Regional Settings), которое вызывается в панели управления Windows.

Глава 7. Форматирование, создание масок и проверка значений

Ш Тооары ; таблица ""Имя попя ; ?» КодТовара ____: .Марка КодПостэвщика __ КодТипа ЕдиницаИзмерения Цена НаСкладе Ожидается Минииал^ыйЗапас ПоставкиГ^>е1 щелкните мышью на именах столбцов. В результате вы получите некоторую выделенную область, состоящую из столбцов, которые требуется закрепить. 3. Щелкните на имени первого столбца, удерживая клавишу нажатой, а затем на имени другого столбца, при этом все столбцы, расположенные между ними, окажутся выделенными. 4. После выделения всех столбцов отпустите клавишу <Shift>. 5. Закрепите столбцы на месте, ФорматоЗакрепить столбцы.

выбрав

из

системного

меню команду

Все выделенные столбцы "застынут на месте". Если вы захотите снять закрепление столбцов, выберите из системного меню команду Формат^ Освободить все столбцы (FormatoUnfreeze All).

Будучи обычной программой, предназначенной для работы с базами данных, Access выводит табличную информацию обычным, базовым шрифтом. Однако всегда пользоваться именно этим шрифтом не обязательно. Вы можете не только выбрать шрифт, стиль, но и цвет для представления данных в таблице. Описанные ниже установки применяются ко всей таблице, а не к отдельным строкам или столбцам. Для изменения шрифта, стиля или цвета данных таблицы выполните следующие действия. 1. Находясь в режиме таблицы, выберите из системного меню команду Формата Шрифт (FormatoFont). Появится диалоговое окно Шрифт, предназначенное для установки шрифтов. 2. Из списка, расположенного в левой части диалогового окна, выберите нужный шрифт и щелкните на его названии. В правой нижней части диалогового окна Access будет продемонстрирован фрагмент текста с использованием данного шрифта. Лучше всего выбирать шрифты True Type, обозначенные символом ТТ, так как они поддерживаются практически любым принтером и могут выводиться на экран с любым размером и прекрасно подходят для всего, включая таблицы. 3. Щелкните на названии подходящего стиля в списке Начертание (Font style). Некоторые шрифты не поддерживают все общие стили (нормальный, полужирный, курсив и полужирный курсив).

118


4. Для изменения размера символов щелкните на соответствующем значении в списке Размер (Size). Если вы выбрали шрифт для принтера (рядом с названием такого шрифта есть пиктограмма принтера), выбор может быть ограничен всего несколькими доступными размерами. 5. Если вы хотите подобрать для шрифта новый цвет, раскройте список Цвет (Color) и выберите тот цвет, который вам нравится. 6. Для того чтобы применить к таблице внесенные изменения, щелкните на кнопке ОК.

Л}гедс1навле*ше данных, виде Эта последняя операция — чисто "косметическая", но даже таблицам небезразлично, как они будут выглядеть на экране. В Access имеется несколько возможностей для придания таблице трехмерного вида. Чтобы придать таблице вид настоящего произведения искусства, выполните следующие действия. 1. Из системного меню выберите команду ФорматоРежим таблицы (Format^ Datasheet).

Появится диалоговое окно Формат таблицы (Datasheet Formatting). 2. Чтобы придать таблице трехмерный вид, из группы Оформление (Cell Effect), расположенной в левом верхнем углу окна, выберите переключатель Приподнятое (Raised) либо Утопленное (Sunken). В окне Образец (Sample) (расположенном в нижней части окна) можно увидеть, как будет выглядеть таблица после применения Этих установок. Если вы не хотите накладывать на таблицу сетку, в группе Оформление оставьте переключатель в позиции Обычное (Flat) и снимите флажки подраздела Линии сетки (Gridlines Shown). 3. После всех внесенных изменений щелкните на кнопке ОК. Таблица примет вид в соответствии с вашими установками. Если вы плохо разбираетесь с цветами и их комбинациями, оставьте цветовую палитру в покое. Те из вас, кто регулярно пытается носить брюки в полоску, а пиджак — в клетку, точно должны доверить Access выполнить эту настройку самостоятельно.

I

Глава 8. Заставьте таблицы плясать под свою дудку

•

119 "

Глава 9

Советы по самостоятельной модернизации таблиц 1ла£е... > Опасности, подстерегающие таблицу > Добавление нового поля в таблицу

> Удаление ненужного поля > Переименование поля

Т)

i^ емонт дома или квартиры — это неотъемлемая часть нашей жизни, по крайней мере, *^ если у вас есть дом или квартира. Здесь нужно повесить картину, там поставить мебель, и вскоре в доме будет полная неразбериха, потому что завершить эту работу невозможно, ее можно только бросить. Например, жена попросила меня установить в доме новые электрические розетки. Я потратил на это три года, но до сих пор еще восемь розеток не установлено. Таким образом, я устанавливаю примерно одну розетку в квартал и занимаюсь этим главным образом тогда, когда нужно что-нибудь включить, а старая розетка для этих целей не подходит. В отличие от розеток, мои базы данных всегда находятся в порядке и регулярно обновляются. Когда я начинаю что-то изменять в таблице, то всегда довожу работу до конца. Жена говорит, что это объясняется моим отвращением к физическому труду, но в действительности все заключается в инструментах, предоставляемых Access. (К тому же молоток меня явно недолюбливает.) Что бы вы ни делали — добавляли новое поле, удаляли старое или вносили какие-то незначительные изменения в свою таблицу, — эта глава поможет вам выполнить поставленные задачи. Прежде чем перейти к какому-либо серьезному вмешательству в таблицу, обязательно прочтите первый раздел этой главы. Здесь вас может поджидать несколько серьезных ловушек, но я надеюсь, что вы с успехом их обойдете. Все изменения в таблице выполняйте, работая в режиме конструктора, где вы можете полностью контролировать этот процесс. Инструкции, представленные в этой главе, даны для работы именно в этом режиме. Несмотря на то что некоторые поставленные в этой главе задачи можно выполнить в режиме таблицы (например, добавить или удалить столбцы), настоятельно не рекомендую делать этого, поскольку при этом легко допустить ошибку и нарушить структуру таблицы.

Окасноапи, Всегда приятно начитать дело с хорошего сообщения, но сейчас не время для этого. Для того чтобы настроить вас на серьезный лад, я хотел бы начать эту главу с предупредительных знаков, которые было бы естественно сопроводить табличками "Не прикасаться" — что-то

вроде зубастого аллигатора, разъяренного льва или налогового инспектора. Но редактор книги предложил ограничиться предупреждающими пиктограммами. Во имя компромисса (и еще потому, что в наши дни найти хорошего редактора — непростая задача) я согласился. Пожалуйста, будьте предельно внимательны при чтении этой главы. Вы имеете дело с инфраструктурой всей базы данных, поэтому ошибка (особенно при выполнении операции удаления) может привести к тому, что вы будете рвать на себе волосы, заработаете нервное расстройство и потеряете значительную часть своих данных. Короче говоря, может случиться непоправимое.

новою поля, в Несмотря на великолепный дизайнерский проект вашей базы данных, вы можете забыть внести в таблицу какое-то поле. Или, поработав с ней какое-то время, вдруг обнаружите необходимость внесения туда дополнительных данных. В любом случае Access позволит вам без труда вставить в таблицу новое поле. Эта операция займет у вас совсем немного времени, но, перед тем как приступать к ней, убедитесь, что вы точно знаете, какие операции хотите выполнить. Поэтому снова возьмите карандаш и листок бумаги, чтобы набросать следующую информацию о новом поле. •S Типичные примеры данных, которые будут храниться в этом поле. •S Тип поля (текстовый, числовой, логический и т.п.). •S Размер поля (по возможности). •/ Предположительное название поля. •S Где в таблице будет расположено это поле. Теперь, вооружившись всей вышеприведенной информацией, можете приступать к созданию нового поля. Чтобы в режиме конструктора добавить поле, выполните следующее. 1. Откройте файл базы данных. Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы, с которой хотите работать, и из всплывающего меню выберите пункт Конструктор (Design View). На экране появится таблица в режиме конструктора. 2. Выделите строку, перед которой хотите поместить новое поле, щелкнув мышью на кнопке, расположенной слева от столбца Имя поля (Filed Name). Некоторые вещи непросто объяснить, но все становится на свои места, если вы увидите, как это происходит. Чтобы разобраться с этим пунктом, взгляните на рис. 9.1, и тогда выполнение этой операции сразу же станет ясным и понятным. 3. Из системного меню выберите команду ВставкаОСтроки (Insert** Rows). В месте щелчка появится новая пустая строка. Все, что находилось под выделенной строкой, сместится вниз, освобождая место для нового соседа. Не беспокойтесь о своих данных — Access позаботится о них. Ни на что в таблице введение дополнительной строки не повлияет. А вот удаление строки, которое описывается в следующем разделе данной главы, — это совсем другое дело. 4. Щелкните в столбце Имя поля новой строки и введите имя нового поля. Имя поля удобно расположится в текстовой области.

Глава 9. Советы по самостоятельной модернизации таблиц

121

2. Щелкните на серой кнопке, расположенной с левой стороны от строки с именем поля, которое хотите удалить. Обреченное поле окажется выделенным. 3. Из системного меню выберите команду Правка^Удалить строки (Edit1^ Delete Rows). Появится роковое диалоговое окно, спрашивающее, требующее подтверждения удаления этого поля (рис. 9.3). Если знакомиться с Access вам деловито помогает Помощник Office, он тоже, но в несколько иной форме, задаст этот вопрос.

КодТовара

Счетчик

Марка КодПоставщика КодТипа ЕдиницэИэмерения Цена наСкладе Ожидается МинимапьныйЗапас

Текстовый .Числовой числовой Текстовый Денежный Числовой Числовой Числовой

• Уникальное число, автоматически присваиваемое новой записи. Microsoft Office Access • Совпадает со знач« 1 • Совпадает со значс Удаление поля "Код потребует от приложения 'Microsoft Office Access' (например, в ящик; удаления одного или нескольких индексов, При нажатии кнопки "Да" приложение Microsoft Office Access' удалит это поле и все его индексы. : Минимально допус] Подтвердите удаление этого попя, Свойства поля

Общие i Подст. ; Размер попя ! Формат поля Маска ввода jПодпись ; Значение по умолчанию : Условие на значение : Сообщение об ошибке Обязательное попе : Пустые строки : Индексированное поле . Сжатие Юникод : Режим 1МЕ : Режим предложений IME ; Смарт-теги

ifla _,__ __ :Да (Допускаются совпадения)

• Имя поля может состоять из 6-1 : знаков с учетом пробелов. Для справки по именам попей нажмите клавишу F1,

Рис. 9.3. Access предупреждает о том, что удаление поля приведет к удалению всех его данных 4. Для удаления поля щелкните на кнопке Да (Yes); если возникли сомнения, щелкните на кнопке Нет (No). Если вы удалили поле и тут же пожалели об этом, нажмите комбинацию клавиш или из системного меню выберите команду Правка^Отменить удаление (EditoUndo Delete) (рис. 9.4). Ваше поле моментально вернется из небытия. 5. Выбрав из системного меню команду Файл^Сохранить, вы сделаете удаление поля необратимым процессом. Этого же результата можно достигнуть, щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов. Ключевой фразой здесь служат слова необратимый процесс, так как вы никогда больше не увидите этого поля. Это действие отменить нельзя — увы, что сделано, то сделано!

124


Вырезать

ctrl+Х

Попировать

Ctri+C

Буфер обмена Office...

Уникальное число, автоматически присваиваемое новой записи, Совпадает со значением поля КодПрставщика в таблице Поставщиц^ Совпадает со значением поля "КодТипа" в таблице "Типы", (например, в ящиках по 24 бутылки, 1-литроеая бутылка и т.п.).

Минимально допустимый складской запас. •Да" означает, что товар больше не поставляется.

Общие

_

| подст

Размер поля Формат поля Маска ввода Подпись Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Обязательное поле Пустые строки Индексированное поле Сжатие Юникод Режим IME Режим предложений IME Смарт-теги

Имя поля может состоять из 64 знаков с учетом пробелов. Для справа по именам полей нажмите клавишу F1. Да (Допускаются совпадения) Да ._._... 71". ~1_~™" Нет контроля Нет

Конструктор. F6 = переключение окон. F1 = справка.

Рис. 9.4. Если вы передумали удалять поле, восстановите его с помощью команды Отменить удаление

Access совершенно безразлично, какие имена вы присваиваете полям своей таблицы. Хотя существуют определенные правила, регламентирующие присвоение имен, в общем случае это не так важно. Придавать особое значение имени поля — черта, присущая слабым человеческим существам (глупые люди, вечно мы тратим время на пустяки). Существуют два способа изменить имя поля. Ввести новое имя поля, находясь в режиме конструктора (это официальный путь, которым следуют специалисты). Щелкнуть на имени поля, находясь в режиме таблицы (интуитивный способ). Далее вы найдете описание обоих способов — выбирайте тот, который вам по душе.

Переименование поля в режиме конструктора Для переименования поля в режиме конструктора выполните следующие действия. 1. Откройте файл базы данных и правой кнопкой мыши щелкните на имени таблицы, в которую хотите внести изменения. Из всплывающего меню выберите пункт Конструктор. Появится таблица в режиме конструктора. 2. Щелкните на имени поля, которое хотите переименовать, а затем нажмите клавишу , чтобы выделить его (рис. 9.5).


125

• Товары : таблица

ЕМЙ 1 ТипТанных Счетчик Текстовый Текстовый Числовой 'Числовой Текстовый .Денежный

№я поля ? КодТоеара

тш

_ Марка КодПссгавщика КодТипа __ ЕдиницаИэмерения __ Цена НаСклэде Ожидается МинимальныйЗапас ПоставкиПрекрацены

i Описание • "•""• Уникальное число, автоматически присваиваемое новой записи.

""

•

|х|

'Совпадает со значением попя "КодПостаещика" в табпице "Псставщиси". [Совпадает со значением поля "ЧодТипа" в табпице 'Типы*. : (например, в ящиках по 24 бутылки, 1-литровая бутылка и т.п.).

•Чслщвй Числовой Числовой Ло™чво«й

"Минимально допустимый складской запас. -да" означает, что товар больше не поставляется.

Свойства поля Общие

j Подстановка !

1 Размер поля i Формат поля 1 Маска ввода

150

_

_

J

i подпись

- Значение по умолчанию ! Условие на значение 1 Сообщение об ошибке 1 Обязательное поле i Пустые строки ; индексированное попе ' Сжатие Юникод | Режим INC 1 Режим предложений IME Смарт-теги

| ' \

\

'

-

" '

-

" ' '• •

.

' \

:

"-.:.'.::"' ;

" "'

•

;

• ' •'

' ."-..

"

" -

1ИмД поля может состоять из 64 знание с учетом ' ..пробелов. Для cnpaswi по именам попей - нажмите клавишу FX. - •- • '

'Нет

• '.;'. .

Ifla .Да (Допускаются совпадения)

.

',;••'. '

*

Дз Нет контроля

и*т;- . , "":::::::::;;::i'::::i::;"::. .::;:.::; 1 . . . zz ; !wwz j 1;

/-...

-

' •

:

\

Рис. 9.5. Имя поля выделено; теперь его можно изменить В ожидании вашего следующего шага поле затрепещет. 3. Введите новое имя поля. Поскольку вы выделили имя поля, перед тем как вносить изменения, Access автоматически заменит старое имя на новое. 4. Чтобы сохранить внесенные изменения, из системного меню выберите команду ФайлОСохранить или щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов. Процесс переименования завершен!

Переименование поля в режиме таблицы Переименование поля в этом режиме предусматривает такое же количество операций, но некоторым пользователям кажется, что в режиме таблицы работать проще. Из любви к разнообразию привожу здесь описание этой операции. 1. Откройте файл базы данных и дважды щелкните на имени таблицы, в которую хотите внести изменения. Вот так сюрприз — на этот раз первый пункт отличается от остальных! На экране появится таблица данных в режиме таблицы. 2. Щелкните правой кнопкой мыши на имени поля (оно находится в верхней части окна), которое хотите изменить. Столбец окажется выделенным, и появится контекстное меню.

3. Из этого меню выберите команду Переименовать столбец (Rename Column) (рис. 9.6). Имя столбца будет выделено, демонстрируя готовность к изменению.

126


Сортировка по ео^астаиию Сортировка по уёьванно Попировать Вставить Ширина столбца... Скрыть столбцы Закрепить столбцы Освободить все столбцы Найти.... Добавить столбец Столбец подстановок.. Удалить столбец

Приправы Кондитерские изделия Мясо/птица _ Кондитерские изделия Кондитерские изделия Кондитерские изделияХлебобулочные изделия Хлебобулочные изделия Напит»1_ Кондитерские изделия Кондитерские изделия Кондитерские изделия _

Переименовать столбец

Мясо/птиуа_ Рыбопродукты

Pavlova. Ltd. _ Plutzer Lebensmittelgrossmarkte AG New Orleans Cajun Delights New Or|eans Cajun Delights Bigfoot Breweries Specialty Biscuits. Ltd. Norske Meiener

Приправы Приправы НвПИТКИ Кондитерские изделия Молочные продукты

~

Рис. 9.6. Щелкните правой кнопкой мыши на имени столбца и из появившегося меню выберите пункт Переименовать столбец 4. Введите новое имя столбца и нажмите клавишу <Enter>. Несмотря на то что правка была выполнена в режиме таблицы, Access сделает все необходимые изменения в структуре таблицы. 5. Выбрав из системного меню команду Файл^Сохранить или щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов, вы сделаете изменения необратимыми. Вот и еще одно поле нашло смысл своего существования в стильном имени. Готово.


127

Часть' Поиск точного ответа на любой вопрос

ЭЯАУ/СШ

Я

(Бою жизнь/ НО

мыо ИАМННО

дмня

3tflOU Электронная организация данных —это прекрасно, но если вы запол2 няете жесткий диск только для того, чтобы не захламлять офис, много ли от этого проку? Рискуя быть похожим на авторов брошюр по маркетингу, все же скажу, что возможность взаимодействовать с данными — одна из самых полезных функций в Access. Поскольку Access — это компьютерная программа, вы не можете позволить себе такие выражения, как взаимодействие нлн сбор данных (это было бы слишком легко). На языке баз данных надо сказать — составить запрос к таблице. Хотя такое выражение звучит намного приятней, чем просто "задать вопрос", -г— но по сути это то же самое. В этой части мы полностью углу; бимся в эту тему, начав с простых запросов и Заканчивая более сложными. Материал части — лакомый кусочек, так что нагуливайте аппетит и

: приступайте к приятной трапезе.

Глава 10

Быстрый поиск с помощью команд Найти, Фильтр и Сортировка В э&ой гиа£е... >

Использование команды Найти

> Сортировка базы данных > Фильтрация по выбору >

Фильтрация по форме

f*f ет смысла повторять, что базы данных помогают хранить нужную и полезную инf 9* формацию. Но для этого же предназначена и обычная картотека (и .вам наверняка не придется тратить время и 600 долларов на модернизацию ящика для карточек). Для того чтобы оправдать моральные травмы, возможное облысение и потраченное время, системы управления базами данных должны позволять делать что-то, на что просто не способен обыкновенный набор карточек. Например, уметь быстро просматривать огромное количество информации и в мгновение ока находить нужные сведения. Благодаря возможностям команд Найти (Find), Сортировка (Sort) и Фильтр (Filter} Access способна производить поиск и преобразовывать данные в таблице быстрее, чем это когда-либо было возможно ранее. Эти три команды в любой момент готовы прийти на помощь, когда требуется быстро получить ответ на простой вопрос. В этой главе упомянутые команды рассматриваются по порядку: быстрая — Найти, организующая — Сортировка и, наконец, гибкая — Фильтр. . С помощью команд Найти, Сортировка и Фильтр можно получить ответы на простые вопросы. Для ответа на сложный вопрос требуется полномасштабный запрос Access, но пусть это вас не пугает — подробная информация о запросах приведена в главе 1 1 .

Лоис/с данных, Когда требуется найти некоторую запись без промедления, на создание запроса уйдет слишком много времени. К счастью, в Access имеется упрощенное средство поиска данных в таблицах и формах — команда Найти. Эту команду можно найти и на панели инструментов, и в строке системного меню (Правкам Найти), и даже вызвать нажатием клавиш . Access все равно, каким образом вы активизируете команду Найти, — во всех случаях она работает одинаково. Хотя команда Найти очень проста в использовании, вам не помешает знать о нескольких приемах, которые позволят максимально использовать ее возможности. После того как вы познакомитесь с основами процесса поиска в таблице, обратите особое внимание на раздел "Ускорение и конкретизация поиска", посвященный настройкам команды Найти. В нем подробно объясняется использование установок этой команды для конкретизации поиска.

Начнем с простого... Воспользоваться командой Найти чрезвычайно просто. Вот как это делается. 1. Откройте таблицу или форму, в которой требуется произвести поиск. Команда Найти работает как в режиме таблицы, так и в формах Access. Если вы сразу хотите перейти к рассмотрению форм, обратитесь к главе 22. 2. Щелкните на поле, в пределах которого хотите произвести поиск. Команда Найти автоматически выполняет поиск во всех записях таблицы в пределах текущего поля, поэтому перед началом поиска важно правильно выбрать поле. Access совершенно не волнует, в каком именно поле вы щелкнули, — поэтому правильный выбор поля остается целиком за вами. 3. Инициируйте выполнение команды Найти. Для этого либо щелкните на кнопке Найти, расположенной на панели инструментов (с нарисованным на ней биноклем), либо выберите из системного меню команду ПравкаОНайти. Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace). 4. В поле Образец (Find What) введите информацию, которую хотите найти (рис. 10.1). Поиск и замена i

Поиск «5Р»еч: Поиске:

замен

С I Поставщик

Совпадение: ;Попя целиком Просмотр;

;Все

$§; учетом регистра

0С учетом формата полей

Рис. 10.1. Диалоговое окно Поиск и замена готово к работе Проверьте, чтобы во введенном тексте не было грамматических ошибок или опечаток. Access не настолько умна, чтобы понять, что вы хотите найти диск, в то время как введено слово писк. 5. После щелчка на кнопке Найти далее (Find Next) начнется поиск информации. Очень скоро нужная запись будет обнаружена, к ней будет перемешен курсор, а найденный текст окажется выделенным. Если в результате поиска нужная информация найдена не будет, появится небольшое диалоговое окно с соответствующим сообщением. 6. Если в результате поиска нужная информация найдена не будет, выполните следующее. • Щелкните на кнопке ОК, чтобы окно исчезло. • Убедитесь, что вы выбрали правильное поле и верно ввели текст в строке Образец. Также полезно проверить состояние специальных опций поиска, которые рассматриваются в следующем разделе. Возможно, одна из настроек не позволила выполнить поиск правильно. • Снова щелкните на кнопке Найти далее.

132


А что если первая найденная запись — не та, которую вы ищете? Предположим, вы хотите найти в таблице второго, третьего или четырнадцатого Ивана Ивановича? Нет проблем — именно для этого в диалоговом окне Поиск и замена и существует кнопка Найти далее. Продолжайте щелкать на этой кнопке, пока Access либо не найдет нужную вам запись, либо не сообщит, что достигнут конец таблицы.

Ускорение и конкретизация поиска Иногда информации, представленной в текстовом поле Образец, для организации поиска недостаточно. Вы можете найти либо слишком много записей, либо такие, которые вас не совсем устраивают. Один из лучших способов ограничить количество найденных записей — это ввести дополнительные условия поиска. Точное определение задачи ускоряет ее выполнение.

Access предоставляет несколько средств для конкретизации поиска. Откройте диалоговое окно Поиск и замена, щелкнув на кнопке Найти панели инструментов, либо выбрав из системного меню команду Правка1^ Найти. Ниже приводится краткий перечень различных опций поиска и объясняется порядок их использования. Поиск в (Look In). По умолчанию Access ищет совпадения только в текущем поле — на котором вы щелкнули перед началом поиска. Для того чтобы поиск осуществлялся по всей таблице, измените настройку поля Поиск в, выбрав опцию поиска по всей таблице (рис. 10.2). Поиск и замена

Просмотр;

jBce

^

Qc учетом регистра

Рис. 10.2. Чтобы осуществить поиск по всей таблице, измените настройку поля Поиск в Совпадение (Match). Иногда при выполнении определенных задач Access самостоятельно делает некоторые предположения, и эта опция — хороший тому пример. По умолчанию элементу Совпадение присваивается значение Поля целиком (Whole Field). Это означает, что требуется найти поле, которое содержит информацию, полностью совпадающую с текстом, введенным в поле Образец. И если в поле Образец ввести слово сок, программа не найдет поля, содержащие слова сокол, кусок или осока. Не слишком удачный результат для дорогостоящей программы, правда? Такое поведение программы можно изменить, установив соответствующим образом опцию Совпадение. Установка С любой частью поля (Any Part of Field) допускает совпадение в любом месте поля (будут найдены такие записи, как Сократ и семейство соколиных). Установка S С начала поля (Start of Field) распознает только


133

совпадения в начале поля. Чтобы настроить опцию, щелкните на находящейся в текстовом поле Совпадение (рис. 10.3) кнопке раскрывающегося списка, а затем выберите из него подходящий элемент. Поиск и замена Поиск Образец:

Поиске:

(

Товары : таблица

;

Совпадете: , щелкните на заголовке последнего столбца, подлежащего сортировке. Теперь будут выделены все столбцы, расположенные между первым и последним выбранным столбцом.

>. Теперь выберите одну из опций сортировки: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Сортировка всегда выполняется слева направо. Иными словами, нельзя произвести сортировку по содержимому четвертого столбца, а затем по его записям — содержимом третьего столбца. Выбранные столбцы должны быть смежными (т.е. располагаться в таблице рядом). Жизнь была бы пресной, если бы все и всегда достигалось без всяких усилий и подвохов. Так и при работе функции сортировки имеется своя особенность, касающаяся работы с текстовыми полями, содержащими числа. Если вы хотите провести сортировку по полю, содержащему числа вперемешку с пробелами и буквами (как это бывает, например, в почтовых адресах), то Access не отсортирует числа по их по величине, так как будет трактовать их как буквы, а не как цифры. Это может привести к такому результату, когда, например, запись "10608 W . V e r m o u n t " окажется перед записью "119 Spring Mill", поскольку на втором месте в первой записи стоит цифра 0, а во второй записи на втором месте стоит 1.


135

записе, имеющих, н&ино о, Access будет трактовать это условие как "=2000,00". 3. Нажмите клавишу <Enter>. В данном столбце будет произведен поиск, в результате которого Access покажет только записи, удовлетворяющие заданному критерию Фильтр для.

136


•Гооары : таблица

{Г)Ё®

в ИИИИНИИЯИНИИ^ВШГШЧНД'М^ t Приправы Кондитерские изделия Мясо/птица

—

—

в aijQD^. ж 7 Я фильтр по выделенному 17 :?: исключить выделенное

24 бутылки по 250 мл | 32 коробки по 500 г 20 банок по 1 кг

Кондитерские изделия 10 коробок по 12 шт. ; 4 Кондитерские изделия 30 коробок ! 36 Ч Кондитерские изделия 24 упаковки по 4 шт. 4 j Хлебобулочные изделия 24 упаковки по 500 г : 9 f Хлебобулочные изделия 12 упаковок по 250 г j 4 j Напитки 12 банок по 355 мл 2 : Кондитерские изделия 20 банок по 450 г 6 ^J ; Кондитерские изделия 100 пакетов по 250 г 14 1 Кондитерские изделия 100 штук по 100 г 19 Фрукты 25 банок по 825 г ; 2С Рыбопродукты Приправы :Хпебобулочные изделия : Приправы Приправы :Напитки Кондитерские изделия

10 штук по 200 г 15 банок по 625 г 20 пакетов по 4 шт. ; 32 бутылки по 237 мл 24 банки по 237 мл 24 бутылки по 355 мл . : 10 коробок по 8 шт.

За*къ:[М} < ("^"""Т(Т1»Т](М*]из 77

Фидьтрдля: >2000,00| Удалить фильтр Сортировка по возрастанию Сортировка по у£ьванию

§ 1

? 0

)' 3

)

D

I

Попировать

) >

Вставить Д-:^й#ть объект.. г -у...j• -^ т

10 24. 22; 76 4; 52: 6:

P 0 0^ 0 80. 0! 100 о 10

V,- т , Ji

•'""

Рис. 10.4. Команда Фильтр для в действии 4. Чтобы снова увидеть все записи, щелкните на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter) панели инструментов или снова щелкните правой кнопкой мыши на поле и выберите из раскрывшегося меню команду Удалить фильтр. Вся таблица со всеми записями снова появится на экране. После щелчка правой кнопкой мыши еще на одном столбце и последующего выполнения команды Фильтр для Access применит ее только к уже отфильтрованным записям данного столбца, т.е. этот процесс кумулятивный. Фильтрация для всех элементов, которые больше 2000 р., будет работать нормально, но если к этому списку применить фильтрацию по элементам, которые меньше 2000 р., то мы получим пустой список. И правда, вряд ли что-то может быть одновременно меньше и больше 2000.

Фильтр по выделенному Фильтр по выделенному — самая простая из команд фильтрации. Она предполагает, что вы уже нашли одну запись, удовлетворяющую заданному критерию. Использование этой команды сродни ситуации, когда вы вытащили из толпы какого-нибудь человека и крикнули: "Эй, все кто на него похож, постройтесь здесь в ряд!" Допустим, вы просматриваете товары и вас интересуют только те из них, количество которых на складе равно 15. Команду Фильтр по выделенному можно применить следующим образом. 1. Щелкните в поле, по которому хотите выполнить фильтрацию. В данном случае это поле На складе. 2. Прокручивайте столбец до тех пор, пока не найдете товар, количество которого на складе равно 15.


137

3. Щелкните на этом значении, а затем на кнопке Фильтр по выделенному. (Либо щелкните на нужном значении правой кнопкой мыши и из появившегося меню выберите пункт Фильтр по выделенному.) Access немедленно отобразит таблицу, содержащую только записи о товарах, количество которых на складе равно 15 (соответствующий пример приведен на рис. 10.5). Ш Товары ; таблица

Тип [ Кондитерские изделия Напитки Кондитерские изделия {Фрукты

Единица измерения 100 пакетов по 250 г 24 бутылки по 355 мл 10 упаковок 12 штук

На складе | Ожидается | Минимальный запас Цена 1 405.35р. 675.00р. 573.75р. о"" 1 350,00р. 0:"

Рис. 10.5. Access отображает только записи, совпадающие с заданным критерием Фильтр по выделенному

\

4. По окончании фильтрации щелкните на кнопке Удалить фильтр панели инструментов. Ваша таблица будет отображена в обычном виде. Возможно, на этом этапе вы захотите сохранить список, полученный в результате работы фильтра. К сожалению, сделать этого не удастся. Для того чтобы иметь под рукой сохраненные записи по результатам поиска-фильтрации, нужно создать специальный запрос (о создании запросов вы узнаете в главе 11).

Изменить фильтр Разброс результатов поиска можно сузить, применив дополнительные фильтры. Это позволит избавиться от нежелательных записей, но такая процедура потребует намного больше усилий. Простой способ исключения группы записей на основе значений нескольких полей состоит в использовании команды Изменить фильтр. При отсеве ненужных записей команда Изменить фильтр руководствуется сразу несколькими критериями. (В некоторых случаях это похоже на самый настоящий, хотя и простой запрос. Настолько похоже, что можно сохранить критерий команды Изменить фильтр как настоящий запрос!) Допустим, вам нужен список клиентов, которые проживают в Москве или Киеве. Конечно, можно выполнить две операции поиска с использованием фильтров типа Фильтр по выделенному и записать результаты каждого из них в свой список. Однако при использовании команды Изменить фильтр можно обойтись одной процедурой поиска и получить всю эту информацию в одной таблице. Чтобы воспользоваться командой Изменить фильтр, выполните следующее. 1. Из системного меню выберите команду ЗаписиОфильтрОИзменить фильтр (RecordsOFilter^Filter by Form) либо щелкните на кнопке Изменить фильтр панели инструментов. Появится пустой фрагмент таблицы, аналогичный изображенному на рис. 10.6.

138


к Тооары фильтр Единица измерения

| На складе | Ожидается ] Минимальный запас

10.6. Команда Изменить фильтр запоминает последнюю установку фильтра и предполачто начнете вы с нее Обычно Access отображает кнопку со стрелкой напротив первого поля в таблице. Если же вы ранее уже использовали команду Фильтр, кнопка со стрелкой появится в последнем поле, к которому применялся фильтр (см. рис. 10.6). Обратите внимание, что Access автоматически вставила значение, которое было использовано при последней фильтрации. (Не правда ли, умная программа? Нет, нет, отвечать на этот вопрос не нужно.) 2. Щелкните на столбце, к которому вы хотите применить фильтр (воспользуйтесь полосами прокрутки, чтобы добраться до него, если на экране он не поместился). Кнопка со стрелкой переместится к тому столбцу, на котором вы щелкнули. 3. Щелкните на стрелке, чтобы просмотреть список значений, содержащихся в данном поле (рис. 10.7). Щелкните на том значении, которое вы хотите использовать в своем фильтре. На складе

Ожидается

Минимальный зе

10.7. В раскрывающемся списке указаны все уникальные значения данного поля Например, если вы выберете 15 из раскрывающегося списка поля На складе, "15" переместится в столбец На складе. Access автоматически добавит кавычки — одна небольшая деталь, которую необходимо помнить. Чтобы добавить в фильтр еще одно значение, щелкните на вкладке Или (Or) в левом нижнем углу таблицы. Откроется второе окно команды Изменить фильтр, позволяя задать альтернативный критерий поиска. Кроме того, Access добавит еще одну вкладку Или в нижнем левом углу экрана (рис. 10.8). С помощью команды Изменить фильтр хорошо отвечать на простые вопросы, например: "показать все записи, в которых содержится 15 в поле На складе." Для более сложных вопросов (например, "показать записи, в которых содержится либо 15, либо 17 в поле На складе") требуется вторая форма. Если вам необходимо задать вопрос, похожий на последний из вышеперечисленных, лучше воспользоваться полноценным запросом, а не командой Изменить фильтр. Перейдите к главе 11, где вы более подробно узнаете о запросах.


139

Рис. 10.8. Для определения критерия используйте столько элементов Или, сколько вам нужно 5. Повторите пп. 2-4 для каждого дополнительного критерия, который необходимо использовать в фильтре. При этом каждый раз внизу окна будет добавляться.еще одна вкладка Или. 6. По завершении задания критериев поиска щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter). Результаты поиска показаны на рис. 10.9.

Тип ; Напитки : Напитки Кондитерские изделия

Единица измерения 12 бутылок по 75 мл 16 банок по 500 г 48штук

ь

Цена 11 857.50р. 2 070,00р. 2 218,50р О.ООр

15. '25 6J

5

Рис. 10.9. В результате поиска были найдены клиенты из соответствующих регионов Дадим еще несколько советов по применению команды Изменить фильтр. •S Хотя вы можете создавать совершенно невероятные комбинации с использованием операторов Или для поиска необходимой информации, очень скоро вам станет трудно следить за своим произведением. Прежде чем создавать фильтр, который найдет все мыслимые и немыслимые элементы вашей базы данных, вспомните о существовании запросов, которые при решении сложных задач работают лучше, чем фильтры. В главе 11 речь пойдет именно о них.

щ 140

•S Создав сложный и безумно нужный фильтр, вы можете сохранить его в качестве полноценного запроса. Для этого щелкните на кнопке Сохранить как запрос (Save As Query) панели инструментов. Access добросовестно сохранит ваше произведение как запрос, а затем поместит его в список, где хранятся все запросы базы данных. Закончив экспериментировать с фильтрами, щелкните на кнопке Удалить фильтр, расположенной на панели инструментов, и ваша таблица возвратится к нормальному состоянию (настолько нормальному, насколько это возможно для таблицы данных).


Удаление ошибок (или когда хорошие критерии превращаются в плохие) А что делать, если в критерий вкралась ошибка? Или если вы решили не включать в поиск город Санкт-Петербург уже после того, как ввели его в критерий поиска? Не стоит делать из этого проблемы, как раз для таких случаев предусмотрена кнопка Очистить бланк (Clear Grid). Сразу же после щелчка на этой кнопке Access аннулирует все записи в бланке Изменить фильтр и предоставит вам возможность начать все сначала. Если вместо того, чтобы удалять целый фильтр, вы хотите исключить из него только один оператор Или, можете выбрать эту вкладку, а затем воспользоваться командой системного меню ПравкаоУдалить вкладку (Edit1*Delete Tab).

Команда Исключить выделенное Команда Исключить выделенное (Excluding Selection) является полной противоположностью команды Фильтр по выделенному (Filter by Selection) — она позволяет быстро скрыть несколько записей с общим атрибутом (определенный почтовый индекс, название региона, номер телефонной станции и т.д.). Вот как это сделать. 1. Прокручивайте таблицу до тех пор, пока не найдете поле, которое нужно исключить. 2. Щелкните правой кнопкой мыши на значении и выберите команду Исключить выделенное (рис. 10.10).

12 бутылок по 75 мл 16 банок по 500 г Фильтр для: удалить фильтр Сортировка по возрастанию Сортировка по убыванло Вырезать Копировать

Рис. 70.10. В мгновение ока Access скроет все записи клиентов, живущих в выбранном регионе Щелчок правой кнопкой на поле со значением производится так же, как и при использовании команды Фильтр по выделенному. 3. Нажмите клавишу <Enter>. Access оставит только те записи, в которых нет выбранного вами значения. И делается все это всего одним щелчком мышью!


141

Глава 1 1

Задайте простой вопрос и получите 10 000 ответов й гмг£е . . . >

Определение запроса

> Создание простого запроса с помощью расширенного фильтра > Глубокое изучение запросов > Используйте мастер запросов

то-то гораздо более сообразительный, чем я, когда-то заметил, что наиболее интересные вещи узнаешь не из ответов, которые дает жизнь, а из поставленных самому себе вопросов. Так или иначе — все, что мы знаем, каждая частичка информации, которой мы владеем, — порождается вопросами, которые мы задаем. Их можно задать вслух, тщательно обдумать самому или украдкой задать сидящему впереди студенту, в надежде, что он знает ответ и рискнет подсказать его. Базы данных скрупулезно следуют этому правилу. Свести информацию в базу данных — непросто, да и сам факт сбора данных не упрощает их использование. (В конце концов, готовая база данных по существу мало чем отличается от старой доброй картотеки, только занимает намного меньше места.) Настоящая мощь базы данных заключается в вопросах, которые вы ей задаете, и в ответах, которые она вам предоставляет. Access (как и другие системы управления базами данных) использует своеобразную терминологию для вопросов, задаваемых базам данных. Access называет их запросами — и это самые коварные технологические существа, которые здесь обитают. Им и будет посвящена эта глава. Она открывается вступлением о простом (а зачастую загадочном) искусстве постановки вопросов об информации, содержащейся в базе данных. Далее рассматриваются основы создания простейших запросов в Access, которые настолько просты, что программисты назвали их Расширенным фильтром. После этого вы углубитесь в джунгли информации и познаете всю мощь Access, достижимую с помощью команды Запрос на выборку. Не беспокойтесь, если ваш первый запрос выдаст обескураживающий результат. Именно так начинается знакомство с миром запросов (так же случилось и со мной). Научиться составлять хорошие запросы — не так просто, но результат будет впечатляющим. Не торопитесь, наберитесь терпения, и пусть вас утешит осознание факта, что с этого начинали все (иногда получая ответ совсем не на тот вопрос, который был задан).

fc дозам данных всю черную Запросы — это настоящие труженики Access. Именно благодаря запросам можно извлечь пользу из всей той информации, которые вы, ваши коллеги и тысячи других людей часами, днями и годами напролет вводят в базы данных. Как таблица выводит готовую к обработке информацию в удобном для представления виде, так и запросы отсеивают несущественные данные, чтобы перед вашими глазами предстал сияющий кристалл информации. Когда вы используете запросы к базе данных, то наконец получаете наглядный результат всей предыдущей утомительной и трудоемкой работы. Все вышесказанное звучит очень заманчиво, но вопрос остается открытым: что же такое запрос! Попросту говоря, это вопрос о данных, содержащихся в одной или нескольких таблицах базы данных. Запросы могут формировать списки, подсчитывать количество записей и даже выполнять расчеты, основываясь на данных вашей базы. С помощью запросов из базы данных можно извлечь любую интересующую вас информацию, например, сколько шелковых ниток в данный момент находится на складе, какие клиенты купили питательный крем для лица или как погодные условия влияют на объемы продаж мороженого. Короче говоря, именно запросы помогают ощутить всю мощь Access. Настоящие волшебные запросы могут не только отвечать на вопросы. Наиболее сложные из них могут добавлять или удалять записи из таблицы, делать математические вычисления и проводить статистический анализ.

Составление nftoctnoio запроса с помощью На первый взгляд может показаться странным, что я трачу столько времени на рассказ о запросах, если я начал эту главу с фильтров. Поверьте мне — это средство приводит меня в экстаз, и оно стоит того. Создатели Access знали, что разные способы поиска нужной информации требуют различных методик. Для разных способов поиска они включили в программное обеспечение два поисковых инструмента: фильтры и запросы. Фильтр, самый простой из них, — быстро просматривает таблицу в поисках нужных данных. Это быстрый, но недостаточно удобный и гибкий инструмент. Например, если нужно быстро вывести список всех клиентов, живущих в определенном городе, фильтр — незаменимое средство. Однако, если необходимо не только просмотреть, но и каким-либо образом обработать этот список, — одного фильтра становится недостаточно. В главе 10 рассматривались полезные, но весьма ограниченные свойства фильтра. В этом отношении запросы представляют собой гораздо более эффективное средство. Но, с другой стороны, они имеют более сложную по сравнению с фильтром структуру. Подумайте сами, может быть, ездить на велосипеде очень легко, но разве он может сравниться по скорости с мотоциклом? Однако управлять мотоциклом все-таки чуточку сложнее, чем обычным мускульным транспортом. Так же обстоят дела и с запросами. Они могут работать с одной или несколькими таблицами, проводить поиск по одному или нескольким полям и даже сохранять результаты для дальнейшего анализа.

Глава 11. Задайте простой вопрос и получите 10 000 ответов

143

Кроме всего прочего, наиболее сложный фильтр по сути является простым запросом. И первая ступенька, сделанная по лестнице запросов, — - это последний шаг по территории, принадлежащей фильтрам. Добро пожаловать во владения суперфильтра Access, который называется Расширенный фильтр и который довольно удачно выдает себя за скромный запрос! Как следует из его названия, Расширенный фильтр — это более мощная команда, чем все остальные фильтры. Она обладает такими возможностями, что ее можно рассматривать как простейшую разновидность запроса. Последовательность действий при инициировании команды Расширенный фильтр почти такая же, как и при создании запроса, — и результаты тоже сходны. Однако, несмотря на то, что команда Расширенный фильтр выглядит и действует как запрос, она остается фильтром и ограничена определенными рамками. К ним можно отнести следующие. В определенный момент времени Расширенный фильтр может работать только с одной таблицей или формой базы данных, и его нельзя применить к набору связанных таблиц. С помощью команды Расширенный фильтр можно задавать только простые вопросы. Настоящие "добропорядочные" запросы не связаны подобными ограничениями. (Именно поэтому целая часть этой книги посвящена работе с запросами.) Фильтр в виде таблицы выводит все колонки каждой записи, соответствующей заданному критерию. С помощью запроса в окончательном варианте можно вывести на экран только необходимые столбцы. Если вам не нужны некоторые столбцы, можете исключить их из запроса. Фильтры этого сделать не позволяют. Несмотря на эти ограничения, Расширенный фильтр — хорошая возможность попрактиковаться в мастерстве создания запросов. '— "*•- Хотя в этом разделе говорится только о применении фильтров к таблицам, их с тем же успехом можно применить и к запросам. Вы можете поинтересоваться, для чего это нужно. Ответ очень простой. Дело в том, что обработка некоторых запросов занимает достаточно много времени. Предположим, что вы составили достаточно сложный запрос о результатах продаж, в результате которого получили данные о продажах во всех городах. Однако вы хотите узнать о продажах не во всех городах, а только в одном из них. В этом случае гораздо легче не изменять запрос, а применить к нему соответствующий фильтр.

Заглянем в окно фильтра Окно фильтра разделено на две отдельные части. В верхней части окна располагается список полей, в котором перечисляются все поля текущей таблицы или формы. Сейчас вам не стоит особо задумываться об этой части окна. Верхняя часть окна вступит в действие, когда придет пора создавать полноценные запросы. В нижней части окна находится пустая таблица, которая будет содержать детальное описание фильтра. Несмотря на то что вы создаете фильтр, нижняя часть окна называется таблицей запроса. Далее в этой главе, когда мы будем рассматривать создание запросов, вы увидите точно такую же таблицу.

144


Для создания фильтра достаточно заполнить таблицу, расположенную в нижней части окна (рис. 11.1). Access с помощью раскрывающихся списков даже поможет вам это сделать. В следующем разделе приводится подробное описание каждого элемента таблицы запросов. 1в* КлиентыФильтр1 : фильтр ' 1

вшдадаон *

[^ ISlfXI ;

,; -•'':;' • . '•'. •-.•- v'. ';"у;. Л\: •

• . • ' - : '.,? : •

-

'

'..•!••-;

• •

•

• :>•. •• '

^

*..!

КодЮиента

-

!

Название

Обращатьсяк Должность *г
1 ИТ>*1 из 41 .«. .

V

Рис. 11.2. Отфильтрованные данные появляются, словно по волшебству Для того чтобы вернуться к первоначальному виду таблицы и снова увидеть все данные, еще раз щелкните на той же кнопке, но которая теперь называется Удалить фильтр. В мгновение ока данные займут свои прежние места.

Таблица 11.1. Основные операторы сравнения Название

Символ

Назначение

Пример

Равно

(нет)

Отображает все записи, значения которых точно соответствуют введенному условию

Для просмотра всех сделок, совершенных клиентом под номером 37, введите 37 в строке Условие отбора

Меньше чем

30, то будут найдены все цены, значения которых будут больше 30 (начиная с 30,01)

Больше или равно

>=

Аналогичен оператору больше чем, но включает также значение, указанное в критерии поиска

При условии >=зо будут выбраны все значения от 30 и выше

Меньше или равно

*1ки Таблица: Список рассылки Таблица: Типы Таблица: Товары Запрос: Выбор счета Запрос: Выбор счета Запрос Запрос Десять самых дороги* т Запрос: Запрос Заказы

—jHibi.Hdjajdme

Рис. 12.2. Для создания многотабличного запроса воспользуйтесь мастером простых запросов В списке Доступные поля (Available Fields) появятся поля, имеющиеся в данной таблице (впрочем, вы об этом, наверное, уже догадались). 4. В списке Доступные поля дважды щелкните на имени каждого поля, которое нужно включить в запрос. Если вы случайно ошиблись, дважды щелкните на имени "лишнего" поля в списке Выбранные поля (Selected Fields). Оно вернется в список Доступные поля. 5. После того как вы завершите выбор полей из этой таблицы, повторите пп. 3 и 4 для следующей таблицы, которую хотите использовать в запросе. Таким образом, когда все нужные поля окажутся в списке Выбранные поля, переходите к п. 6. 6. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится диалоговое окно (рис. 12.3), однако не паникуйте, если этого не произойдет. Если вместо него Access предложит присвоить запросу имя, перейдите к п. 8. Если вы включили в запрос поля двух таблиц, не связанных друг с другом, то после щелчка на кнопке Далее на экране появится помощник Access. Помощник напомнит, что таблицы должны быть связаны, и предложит устранить эту проблему. Впрочем, предложит — не то слово. Он вежливо потребует установить связь между таблицами прежде, чем создавать запрос. В этом случае щелкните в окне помощника на кнопке ОК и перейдите непосредственно в окно Схема данных (Relationships). Устраните проблему со связями, а затем вновь вызовите мастера запросов и начните все сначала. О связях между таблицами см. в главах 4 и 5.


157

Создание простых запросов Выберите подробный или итоговый отчет:

.

(«') родробИэй (вьвод каждого поля каждой затеи) Q) итоговый

Далее >

Рис. 12.3. В зависимости от типа информации, содержащейся в запросе, мастер может предложить создать либо подробный, либо итоговый отчет 7. Если мастер предложит сделать выбор между Подробным (Detail) (вывод каждого поля каждой записи) и Итоговым (Summary) запросом, установите переключатель в соответствующее поле, а затем щелкните на кнопке Далее. • Подробный запрос создает таблицу, в которой представлены все записи, соответствующие данному запросу. В соответствии со своим названием он предоставит вам все подробности. • Итоговый запрос сообщает мастеру, что вам не нужно видеть каждую запись; вам требуется всего лишь итоговая информация. Если вы хотите сделать какие-либо настройки итогового запроса, щелкните на кнопке Итоги (Summary Options). Появится диалоговое окно Итоги, аналогичное изображенному на рис. 12.4. Установите нужные опции и щелкните на кнопке ОК.

Отпуонаяцена

S H O D

[j Подсчет числа записей в Заказано

Рис. 12.4. Access предлагает разные способы резюмирования данных

158


8. В текстовом поле введите имя запроса и щелкните на кнопке Готово. Запрос сделает свое дело, и на экране появятся результаты, как показано на рис. 12.5. Примите поздравления!

Pavlova Alice Mutton Carnarvon Tigers Teatime Chocolate Biscuits Sir Rodney's Marmalade ;ir Rodney's Scones Gustaf's Knackebrod Tunnbrod Guarana Fantastica NuNuCa Nuss-Nougat-Creme Gumbar Gummibarchen Scnoggi Schokolade la Яяг

Mayumi's JPaviova. Ltd. • iPavlova. Ltd. jPaylova. Ltd. i Specialty Biscuits, Ltd. : Specialty Biscuits. Ltd. Specialty Biscuits, Ltd. :PB Knackebrod AB PB Knackebrod AB :Refrescos Americanas LTDA iAp Германия-Россия IAO Германия-Россия ;Ap Германия-Россия Pli it7ftr I fthflnqmittfllnrneicmflrktft I I 77

|! "3645.0pp. 'Jt 450.00р. 8i ?45,00p 9! 405.00р. Ipi 202,50рГ Tli 630, pop Г 12J" 1405.35р. 13i " 1 975.50р.

Рис. 12.5. Результаты многотабличного итогового запроса, представленные в виде таблицы

SatcatfiutHe fu/кова u Использование для построения запроса мастера — не всегда лучшее решение. Запрос может оказаться слишком сложным или требовать специальной обработки данных (а может, в данный момент вам просто не хочется иметь дело с мастером). В этом случае можно создать запрос вручную в режиме конструктора. Хотя этот режим может показаться несколько сложным, не стоит его бояться. Привыкнув, вы, возможно, обнаружите, что именно таким путем предпочитаете создавать запросы. (Какая дикая мысль!)

Мастера на все случаи жизни Интересно, а имеется ли общее название для набора мастеров? Пожалуй; должно быть, поскольку- Access предлагает услуги целого арсенала ассистентов. В главе 11 вы уже познакомились -с мастером простого запроса — наиболее полезным средством для повседневных потребностей при работе с Access. Однако в Access имеются еще три мастера запросов, которые всегда готовы прийти вам на помощь, — Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи и Записи без подчиненных. К сожалению, не все эти средства настолько же понятны, насколько понятен простой запрос/Существует вероятность, что рядовым пользователям может понадобиться мастер перекрестного запроса. Более подробно об этом запросе можно узнать в главе 14. Оставшиеся два мастера (Повторяющиеся записи и Записи без подчиненных) настолько причудливы, что вам нет необходимости помнить о них.


159

Перед созданием многотабличного запроса убедитесь, что таблицы базы данных связаны друг с другом. Если вы в этом не уверены, вернитесь к окну базы данных и щелкните на кнопке Схема данных панели инструментов (о связях между таблицами см. в главе 5). Для создания многотабличного запроса вручную (в режиме конструктора) выполните следующие действия. 1. В окне базы данных щелкните на вкладке Запросы, расположенной в левой части окна базы данных. Появится список всех имеющихся запросов, готовых к выполнению. 2. Дважды щелкните на кнопке Создание запроса в режиме конструктора (Create a Query in Design View). Через мгновение появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table). За ним видно пустое окно, в котором вскоре будет сформирован ваш запрос. 3. Дважды щелкните на имени первой таблицы, которую хотите включить в запрос. В окне запроса появится небольшое окно, содержащее перечень полей данной таблицы (рис. 12.6). Добавление таблицы Табшцы Доставка Заказано .Заказы Поставщики •Сотрудники : Список рассылки :Типы : Товары

Рис. 12.6. Первая таблица занимает свое место в создаваемом запросе . Для каждой таблицы, которую вы хотите добавить в запрос, повторите п. 3. Затем, щелкнув на кнопке Закрыть, избавьтесь от диалогового окна Добавление таблицы. Не волнуйтесь, если в окне запроса между таблицами появятся линии (рис. 12.7). Так и должно быть — Access показывает, что знает, как связать эти таблицы. Если вы уже добавили таблицы в запрос, но никаких связей между ними не появилось, это говорит о том, что Access не имеет ни малейшего представления, как связать таблицы. В этом случае одним из вариантов решения проблемы будет отмена создания запроса. Закройте диалоговое окно запроса и щелкните на кнопке Схема данных панели инструментов, чтобы установить необходимые связи. Другим вариантом является создание связей в окне запроса. Для этого достаточно перетащить поле из одной таблицы в соответствующее ему поле другой таблицы. . Добавьте нужные поля в бланк запроса. Для этого дважды щелкните на каждом из них в диалоговом окне таблицы (рис. 12.8). Повторяйте это действие до тех пор, пока все необходимые поля не займут положенные места. 160


г1- Запрос 1 : запрос иа выборку • "

ЛЩЬШЦИ II IlillJM |ШИЬуЦШ|М|

ЕжшшШ^НН КодТовара Марка КодПоставщика КодТипа Единицаизмерения Цена

"-"" '

"».."

" " .

"

"

.

•

,

" '.;'Х"~

КолПпггавгцикэ

"

,

"

'«"'•"«

.,....,;

i

и

,;

.1

.11

.mil., i

.;.. ..

1

название еХ^ : ОбращатьсяК 1

[Должность ;

АДрвС

|Город

НаС кладе

Область "индекс

Ожидается

i

v

ПоставкиПоекоашень! *

щ

-

; • •*:

.' •,

"'' - ;»;;>';-'•

..''.

:

.":"••;.

.

Попе: Имя таблицы: Сортировка: вывод на экран: Ус ловив отбора:

П

',..•

:

•

;

.

^

М

О

.

•

.

ч

П

,. f

• _

Г

или:

~':~:

; ; ;~; i

;

г;"; ; ;." j "

#

Рис. /2.7. Access знаег, ка/с связать таблицы

^нннв /•

^ Запрос 1 ; запрос не выборку ' •' 1 *

/:^

;

Рис. 12.8. Поля, принадлежащие различным таблицам, можно добавлять в запрос в любом порядке Выбирайте поля в том порядке, в котором они должны появиться в результатах запроса. Можно включать поля из любых таблиц, находящихся в верхней части окна запроса. В конце концов, именно для этого таблицы и были включены в запрос. Если вы случайно ошиблись в выборе поля, ошибку можно легко исправить. Щелкните на имени поля в бланке запроса, а затем выберите из системного меню команду ПравкаоУдалить столбцы (Edit^Delete Columns), и ненужное поле (его столбец) исчезнет из списка. 6. Если вы хотите отсортировать данные по определенному полю, щелкните в поле Сортировка (Sort) в столбце под именем поля, а затем на появившейся


161

справа кнопке раскрывающегося списка. Выберите из него опцию По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending) (рис. 12.9). !$>* Запрос! : запрос на выборку

Щ

гтпшш 1ШДУВ1

КедТовара Марка КодПоставщикэ КодТипа ЕдмницаИзмеренич Цена НаСкпаде Ожидается

• мМшммм название ;06ращаты:яК Должность Адрес |Город

/ /^|t • ..;;•-~|;|;

т 1 я

irtHAew: Страна Телефон

Попе; Имя таблицы: Сортировка: Вывод на ифан: Условие отбора: или;

Марка Товары

Г

"

:

.-• ";:

.

'

'•:'.•'':'.'"'

••';'".

'

Иаэванив [поставщик

d

ЯЯиЧЯНР^^^в^рД по убыванию (отсутствует) |

.

'

^

'

:

.

.'

'^).

'

•

' ' . ••"•'.:' . '••• : ' • ' " • • • • • ' '

;*!î .

'

;j||;

ПоставкиПоекоашены *

.:•.

I

^».

i» !ft3i;Xj

Цена Товары

[v!

' ' ' - ' . ' .' : -: ••'"-^ - •

: :

Город Поставщик»

W

И

И !

':

• [

т

Страна Щ Поставщиш 11

ЕдиницаИэмерения Товары

•

*$

[V

;

(

-

UAf

'•

:.

*1

Рис. 72.9. При сортировке мы пойдем... по возрастанию Если вы хотите отсортировать данные по нескольким полям, повторите этот пункт для каждого поля. Помните, что сортировка выполняется слева направо. Если вы сначала хотите отсортировать данные по второму полю, необходимо поменять местами соответствующие столбцы. 7. В поле Условие отбора (Criteria) для каждого поля введите критерии запроса. Хотя мы создаем многотабличный запрос, критерии отбора здесь используются таким же образом, как и при создании запросов для одной таблицы (см. главу 11). 8. Если поле нужно включить в запрос, но вы не хотите, чтобы оно появилось в итоговой таблице, снимите соответствующий флажок с опции Вывод на экран (Show). 9. Еще раз взгляните на свою работу. Если вы уверены, что все в порядке, сохраните запрос с помощью команды Файл^Сохранить (File^Save). 10. В диалоговом окне Сохранить как введите имя запроса, а затем щелкните на кнопке ОК. Вы же не хотите, чтобы весь ваш кропотливый труд пропал даром?! 11. Из системного меню выберите команду Запрос^Запуск (Query^Run) или щелкните на кнопке Запуск панели инструментов, чтобы выполнить вновь созданный запрос. Ну и как он работает? Получили ли вы ответ, на который рассчитывали? Если нет, возвращайтесь в режим конструктора для доработки запроса. Из системного меню выберите команду ВидО Конструктор (View Design View) или щелкните на кнопке Конструктор панели инструментов.

162


Глава 13

Булевы операторы AND, OR

'

в эЛой гмгве,.. > Отличия между операторами AND и OR > Использование оператора AND > Использования оператора OR

,,

> Включение операторов AND и OR в одном запросе

полне естественно, что чем больше вы работаете с базой данных, тем сложнее становятся поставленные ей вопросы. Простой сортировки и фильтрации данных становится недостаточно — вы уже хотите, чтобы данные маршировали перед вами, гримасничая при этом. (Что ж, вы всегда ставили высокие цели.) С помощью запросов можно проделывать различные фокусы с данными, но при выполнении наиболее замысловатых трюков нужна некоторая ловкость рук. Именно здесь выходит на сцену д-р Буль со своими магическими операторами. Воспользовавшись уникальными возможностями булевых операторов, ваши запросы смогут покорять новые высоты, выполнять немыслимые акробатические трюки и вообще развлечь и изумить вас и ваших коллег. Они смогут удивить даже вашего начальника! Данная глава посвящена двум основным логическим операторам Access — AND и OR (И и ИЛИ). Здесь вы узнаете, для чего эти операторы предназначены, как они выполняются и (что наиболее важно) для чего все это нужно знать. Приготовьтесь к интенсивному освоению мира логики.

Сравнение oneftcuHOfioe Л№) и OR Операторы AND и OR — звезды первой величины на булевом небосклоне. В разговорном языке и на бумаге оператор AND объединяет фразы в единое целое, в то время как OR служит для перечисления равнозначных возможностей, одну из которых необходимо выбрать. В области баз данных эти термины выполняют ту же роль. Например, если говорят, что в лесу полно львов И тигров, можно ожидать встречи с животными обоих видов. С другой стороны, если леса полны львами ИЛИ тиграми, становится ясно, что речь идет о тех или других, но не об обоих видах одновременно. В терминологии баз данных И (AND) означает оба, а ИЛИ (OR) — один из (ей-богу, совсем как на уроке грамматики). Существуют простые правила, которыми следует руководствоваться при выборе операторов. I •" Оператор AND сужает количество вариантов возможных ответов. I -S Оператор OR расширяет этот список. ••••

Например, если вы ищете лиц женского пола, у которых голубые глаза, И рыжие волосы, И рост 180 сантиметров, то список кандидаток будет очень ограниченным. (Никто из причастных к подготовке этой книги данному условию не удовлетворяет.) Если же вы ищете женщин или девушек с голубыми глазами, ИЛИ рыжими волосами, ИЛИ ростом 180 сантиметров, то вы найдете немало представительниц прекрасного пола, соответствующих этим критериям поиска.

Лоиск значений в заданном, диапазоне Один из наиболее распространенных запросов, создаваемых в программе Access, заключается в перечислении данных, находящихся в пределах двух определенных значений. Например, вам могут понадобиться все записи со сроком исполнения заказа с 1 января 2003 года до 1 января 2004 года. Для создания подобного запроса необходимо воспользоваться оператором AND. Сделать это достаточно просто.

I

S Введите в одной строке оба условия. •/

Разделите их оператором AND.

На рис. 13.1 изображено окно запроса, в котором необходимо найти заказы, исполненные в течение 2003 года.

if Щ| • ; ' " ' '

•

f' Запрос 1 : запрос на выборку

| I

КодКлиента .

!КодСотрудиика

- . • ' • . |ДатаРаэмещени .£•

щ - -У : • Поле: КодЗакзза Имя таблицы: Заказы Сортировка: Вывод на эфан: Условие отбора: или:

КодКпиемта

Заказы

в

и

ДатаРазмещения Заказы

0

датаиспопнения Заказы

"

и

>=»01.01.20D3» And C01.01.20CM»

-

г*\

--.

>

РИС. 13.1. Оператор AND поможет- найти все заказы, выполненные с 1 января 2003 года до 1 января 2004 года

.

Между прочим, можете не обращать внимания на знаки препинания — Access заботливо проставит их сама. Подождите-ка! А с каких это пор мы стали заключать дату в знаки номера (ft)? Существуют некоторые необъяснимые причины, известные только разработчикам программы, и вам придется с этим смириться. Внимательно посмотрите на вид формулы, указанной в запросе. Access начинает выполнение запроса, просматривает записи в таблице и задает каждой первый вопрос: "Дата была введена именно 1 января 2003 года или позже!" Если запись датируется более ранним числом, то Access ее игнорирует и переходит к следующей записи. Если дата была введена после 1 января 2003 года, то Access задает второй вопрос: "Она введена до 1 января 2004 года?" Если условие выполняется, то запись включается в список результатов. Если нет, она игнорируется и программа переходит к следующей записи.

164


Обратите внимание, что здесь по отношению к дате 1 января 2003 года используется условие "больше или равно ", и поэтому в таблицу также включаются записи, сделанные в первый день нового года. Инструкции такого типа — с условием "между" — можно использовать для любых типов данных. В такой список можно включить все числа, находящиеся в определенном интервале значений, или ,имена, начинающиеся с заданных букв, или даты, попадающие в конкретный временной интервал. Access не обращает внимания на тип обрабатываемых данных. Другой способ поиска дат в пределах 2003 года заключается во включении в критерий поиска оператора BETWEEN (пример работы оператора BETWEEN приведен на рис. 13.2). В результате запроса с критерием BETWEEN #1/1/03 AND 31/12/03# будут найдены записи, в поле Дата которых указаны значения в диапазоне 1 января-31 декабря 2003 года включительно. 0 Запрос? : запрос на выборку,

£Ti[ftjfXl ' -

ФтШЯЯкШШШ'ШШ

-

КодЗакаэа КодКлиента

"...

• ' ••'

'.

'"'•'• .-

•••

и.

;

КодСотруднжа ДатаРазмещени . ^

|S

.'**'

Попе: КодЗаказа Имя таблицы: Заказы Сортировка; : -Вывод нажран: fv* условие отбора:

КодКлиента Заказы

ДатаРазмещения __ Заказы

т

или:

700

и

;

или:

;;•;;;:

; ^

i ~— ; ;: :т;

:

(— : : : :г;я

Рис. 13.3. Пожалуйста, покажите записи, удовлетворяющие всем перечисленным условиям Вам нужно еще больше сузить полученные результаты? (Да, у вас действительно требовательный начальник.) Поскольку Access выводит результаты в режиме таблицы, то все доступные в программе инструменты, в том числе и старый знакомый — фильтр, — находятся в вашем распоряжении. Для сужения результатов поиска используйте подходящую команду фильтрации (меню ЗаписиОФильтр (Records'* Filter)). (См. главу 10, чтобы вспомнить, как ее 'применять.)

UUU злой Часто бывает необходимо выделить из некоторого множества группу записей, которые отвечают тем или иным требованиям (например, вывести список клиентов, которые проживают в России, ИЛИ Украине, ИЛИ в Грузии). Такой запрос использует поиск по условию ИЛИ. Его проще провести, чем рассказать о нем, причем эта опция встроена в диалоговое окно запроса. Для того чтобы вставить в условие поиска оператор OR (ИЛЩ, следует для каждого условия ИЛИ использовать отдельную строку в нижней части окна запроса. Условия также можно указывать в разных строках одного поля (рис. 13.4). г- Запрос 1 : запрос на сыборку

^кодПоставщис : Название ОбращатьсяК Должность

:

;?

Поле: Марка Имя таблицы: Товары Сортировка: Вывод на жран: Условие отбора:

или:

Страна Товары

J_L :"США"

•

"Великобритания"

": "Япония"""

Рис. /3.4. Встроенный оператор ИЛИ позволяет расширить поиск

166


При желании условия можно указывать и в различных столбцах. Например, на рис. 13.5 показан запрос на поиск товаров, предложенных из США, Японии ИЛИ Великобритании ИЛИ с ценой, меньшей или равной 50, независимо от того, кто .предложил товар. к1 Запрос 1 ; запрос не выборку

С ,Г~- ' X 1

ДДДДЯ

[^^.1 Название

;ОбращатьсяК

: ;

'ДОЛЖНОСТЬ

:

***si

ЕдиницаИэмер ** ****

. |

.

ч——.

[кодклиента

Ожидается •— . ; .. Л**мальньи- lv

ДатаРазмещй- 1 '-v* '

-"

-•" •

""£•

§

Открывающиеся возможности со строкой Групповая операция > Изучение строки Групповая операция в запросе > Группируем >

Суммируем результаты

> Подсчитываем все сразу > Изучение входов и выходов оператора Where

случить быстрые ответы на простые вопросы о содержимом базы данных — что может быть прекраснее? Однако часто требуется больше, чем просто узнать, какие товары покупались с января по май прошлого года. А что если нужно подсчитать затраченную на них разными клиентами сумму? А выбрать пять наиболее активных покупателей? Именно в данном случае на сцену выходит секретное средство резюмирования — строка Групповая операция (Total). Благодаря ее специальным возможностям с помощью запросов можно собирать итоговые значения, подсчитывать совпавшие элементы, выводить результаты в любом виде и делать еще очень много других полезных вещей. Как же выполнить все это? Вполне закономерный вопрос. Для этого нужно вставить строку Групповая операция в запрос и выбрать определенные опции, в зависимости от того, что вам нужно. В этой главе рассказывается, как это сделать, объясняются "внутреннее устройство" строки Групповая операция и ее полезные функции. Сделайте свои запросы более функциональными!

зсиг/госов пос/геус*нвом операция, Вы уже знаете, что делает обычный запрос: вы задаете программе Access вопрос, а она просматривает одну или несколько таблиц в поисках ответа. В результате на экран выводится либо несколько подходящих записей, либо огромное количество данных. В любом случае все эти данные просто сваливаются вам в кучу, и приходится ее разбирать и преобразовывать в более удобный вид. Тем не менее запрос в Access может гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Кроме ответов на простые вопросы и вывода на экран огромных списков найденных записей, запросы также могут производить простые вычисления. Допустим, вы знаете, что запрос может найти всех клиентов из Германии. Но почему мы запрашиваем только список, когда Access может еще и считать? А если так, то почему бы программе не сообщить вам, сколько товаров эти клиенты приобрели за последний год из различных линеек продуктов? Теперь поняли, о чем я?

Самое главное заключается в том, что задать большой вопрос, как при создании запроса Access, гораздо проще, чем кажется. Вы спросите почему? Да потому, что все сложные вычисления (итоговые суммы, расчеты и преобразование полученной информации в нормальный вид), выполняются в одном месте— в строке Групповая операция вашего запроса (рис. 14.1). Если нужно подсчитать, просуммировать, отсортировать или найти самое большое или самое маленькое значение, то, обратившись к строке Групповая операция, вы незамедлительно это получите.

. 01®

3

is Запрос! ; запрос на выборку

•

•

КодТовара "$ /~ |№¥Пветаяци«-,^! ТТоле! / • [Название |Мзрка / • рбращатьсяк КодПоставщик'^'' ^ Шолжность ^ • • \;

Попе: кодПоставщикэ Имя таблицы: Товары Групповая операция^ Группиоовка| Сортировка Ц Вывод на афан; (71 Условие отбора: ;. ••'•. ' . .' или: . ..

ОбращатьсяК Поставщики . - i Группировка

Должность Поставщики Группировка

И

КодТовара Товары Группировка

В

И

|

-

— """Я ' 14 :

ф^Ъ

Рис. 14.1. Строка Групповая операция находится между строками Имя таблицы (Table) и Сортировка (Sort) Строка Групповая операция может показаться довольно невзрачной, но на самом деле она очень эффективно работает. В табл. 14.1 приведены все возможные опции рассматриваемой строки. Там же приводится краткое описание каждой из них. Наиболее полезными функциями строки Групповая операция являются Группировка (Group By), Sum, Count и Условие. В следующих разделах мы подробно обсудим каждый из этих элементов: для чего они нужны, как их использовать и почему они действительно так важны. После того как вы научитесь обращаться с этими функциями, попробуйте создать несколько запросов, используя другие опции строки Групповая операция. Хотя они предназначены для более специализированных задач, таких как подсчет среднего отклонения или поиск самого большого или самого маленького значения, все функции строки Групповая операция в основном работают одинаково. Когда вы разберетесь с одной опцией, все остальные сразу станут для вас понятными.

Таблица 14.1. Функции строки Групповая операция Функция Group By (Группировка) Sum Avg Min Max

170

Выполняемое действие Группирует результаты запроса по значениям полей В результате выполнения запроса суммируются все значения данного поля Вычисляет среднее значение всех чисел, содержащихся в данном поле В результате выполнения запроса из всех значений поля находится минимальное В результате выполнения запроса из всех значений поля находится максимальное


Окончание табл. 14.1

Функция

Выполняемое действие

Count

Подсчитывает количество записей, удовлетворяющих критерию запроса

StDev

Вычисляет статистическое среднее отклонение значений поля

Var

Вычисляет статистическую дисперсию значений поля

First

Выводит первую запись, найденную в результате выполнения запроса (удовлетворяющую условию отбора)

Last

Выводит последнюю запись, найденную в результате выполнения запроса (удовлетворяющую условию отбора)

Выражение

Сообщает Access о вашем желании выполнить вычисления в поле (подробнее об этом — в главе 15)

Условие

Это поле используется для выбора записей, но не выводит никакого резюме

магической ctnftoicu операция в запросы Строка Групповая операция обычно не выводится в окне запроса, ее нужно заставить показаться с помощью определенной команды. Этот процесс объясняется в нижеследующей инструкции. После этого Access добавит строку Групповая операция в окно запроса. Почему же строка Групповая операция не выводится в окно запроса всегда? Откровенно говоря, потому что разработчики из Microsoft захотели сделать так, чтобы запросы выглядели немного проще. Если принять во внимание разнообразные строки, столбцы, кнопки и все остальное, запросы становятся на первый взгляд довольно сложными. Но чтобы создание запросов было по силам каждому, строка Групповая операция по умолчанию скрыта. Итак, что же нужно сделать, чтобы строка Групповая операция появилась в окне запроса и можно было произвести какие-либо вычисления? В следующей инструкции вы об этом узнаете. 1. Создайте обычный запрос. Вы, вероятно, уже знаете, как создать новый запрос и выбрать необходимые таблицы и поля, которые вы хотите видеть в результатах. Если нет, см. главу 1 1 . 2. Активизируйте строку Групповая операция, щелкнув на кнопке Групповые операции (Totals) панели инструментов либо выбрав из системного меню ВидГрупповые операции (View^Totals). Появится строка Групповая операция. Для каждого поля, находящегося в запросе, Access автоматически заполнит строку Групповая операция значением по умолчанию, а именно Группировка. Вы удивлены, что на кнопке Групповые операции изображена греческая буква сигма? Дело в том, что математики, инженеры и все те, кто не способен общаться нормальным, простым языком, используют этот символ, когда хотят сказать: "Покажи мне итоговую сумму".


171

3. Чтобы изменить итоговое значение с опции Группировка (Group By) на чтонибудь другое, щелкните на строке Групповая операция данного поля. В строке Групповая операция, рядом с кнопкой раскрывающегося списка, появится мигающий курсор. 4. Щелкните на кнопке раскрывающегося списка и выберите новую запись строки Групповая операция. В строке Групповая операция появится новая запись. 5. Сделайте все необходимые изменения и запустите запрос. При включенной строке Групповая операция в результаты запроса автоматически будет добавляться выбранное вами резюме. В следующем разделе подробно описывается использование наиболее популярных и полезных функций строки Групповая операция.

Заапавим. fiaÔfnatHb с&рющ 7fiif пневая После того как вы вывели строку Групповая операция в окно запроса (см. предыдущий раздел), можно использовать мириады ее возможностей, дабы сэкономить время, усилия и избежать нервного срыва. В этом разделе описываются четыре наиболее часто использующиеся инструкции строки Групповая операция: Группировка, Sum, Count и Условие. В каждом подразделе описывается принцип работы инструкции и приводится небольшой пример ее использования. Когда вы познакомитесь с основными опциями строки Групповая операция, поэкспериментируйте с остальными. Все они настраиваются одинаково, а отличаются только выводимыми окончательными результатами. Более подробно о расширенных возможностях строки Групповая операция можно узнать, воспользовавшись системой помощи Access (Справкам Справка: Microsoft Office Access). Большинство инструкций строки Групповая операция отлично работают сами по себе, но они также хорошо работают совместно друг с другом. При запуске нескольких запросов попытайтесь для экономии времени использовать сразу несколько инструкций. Вначале, конечно, придется попрактиковаться, чтобы удостовериться, что все работает так, как предполагается, но результат оправдает все ожидания.

Группируем с помощью инструкции Группировка Инструкция Группировка разбивает результаты запроса по группам в зависимости от значений в одном и нескольких полях. Она также удаляет идентичные записи в результатах. При включении строки Групповая операция в окне запроса Access автоматически вставляет Группировка для каждого поля. Эта инструкция объединяет записи, которые выводят другие инструкции строки Групповая операция, такие как Sum и Count. Если вставить в запрос одну инструкцию Группировка, то Access разобьет результаты по каждому уникальному значению в поле (например, по каждому номеру клиента или по названию продукта). Каждый уникальный элемент будет присутствовать в результатах только один раз и только в одной строке с итоговой информацией. Если включить в запрос больше одной инструкции Группировка (рис. 14.2), Access создаст итоговую строку для каждой уникальной комбинации полей с инструкцией Группировка.

172

Часть ///. Поиск точного ответа на любой вопрос

•

*г Зал рос 1 ; запрос на выборку

., '" 'х!

; Л КодКгиикта Название !ОбращэтьсяК [Должность Ш!

Попе: Область Имя таблицы; Клиенты Групповая операция: Группировка! Сортировка: Вывод на эфан: Условие отбора: или:

у]

^ц

__

н

в

В '

„

КодКлиента Клиенты Группировка

Клиенты _х Группировка

'"

;

'

д| Г"

" '

г

Рис. 14,2. Этот запрос выводит итоговую строку для каждой комбинации значений в полях Область и Адрес Инструкцию Группировка следует вставлять в поле, когда нужно что-то подсчитать, и это поле отвечает на вопрос "Подсчитать для кого?" Например, если необходимо подсчитать количество продуктов, приобретенных каждым клиентом, инструкция Группировка вставляется в поле, содержащее номер клиента или другую, уникальную, идентифицирующую клиента, информацию. Чтобы подсчитать клиентов в определенной местности, инструкцию Группировка нужно вставить в поле, содержащее название местности, где проживают клиенты. При использовании инструкции Группировка Access автоматически сортирует результаты в том порядке, в котором указано в поле инструкции. Например, если вставить Группировка в поле Адрес, Access отсортирует результаты в алфавитном порядке. Чтобы изменить такое поведение и выбрать другой порядок сортировки, в запросе необходимо воспользоваться строкой Сортировка (рис. 14.3). Выберите поле, значения которого необходимо как-то отсортировать, и соответствующую команду сортировки в строке Сортировка данного поля (по возрастанию или по убыванию, в зависимости от ваших нужд). Остальное Access сделает автоматически и в правильном порядке выведет на экран результаты запроса.

Попе; имя таблицы: Групповая операция: Сортировка: Вывод на *ран: Условие отбора: или:

Рис. 14.3. Access отсортирует результаты запроса так, как вам нужно


173

Суммируем с помощью инструкции Sum Инструкция Sum работает только с числовыми полями. Когда Sum добавляется в поле, Access подсчитывает сумму его значений. Если воспользоваться инструкцией Sum отдельно, Access подсчитает общую сумму значений данного поля для всей таблицы. Используя в паре инструкции Группировка и Sum (рис. 14.4), получим сумму для каждого уникального пункта поля Группировка. jp Запрос! : запрос на выборку

ElbfifXl • • ' ..'"'

:

"'

•

. ' • . • ' '

•'•'.'...'.'

,.

-А

У |КрдТовара i Марка КодПоставщик КодТипа

__„*— 2^^^*^

^- «ДОэтиц *^""*"^ ^Название \ |ОбращатьсяК [Должность

j

?Ж

: : попе: КодПоставщика Имя таблицы: Поставщики Групповая операция: Группировка Сортировка; Вывод на экран: .vl Условие отбора:

или:

ОбращатьсяК Поставщики Группировка

и

Должность Поставщик Группировка

0

МинимальныйЗапас Товары

• — -ш щ

2 LVv

И1

т

П

Г

л«

.

е:

Рис. 14.4. Вставьте инструкцию Sum в числовое поле, чтобы она могла выполнять свои функции Чтобы получить больше одного набора итоговой информации для каждой строки результатов, добавьте инструкцию Sum к любой другой опции строки Групповая операция. Обычно инструкции Count и Sum используются вместе, точно так же, как и Sum и Average, Minimum и Maximum. А чтобы ограничить область охватываемых инструкцией Sum записей, воспользуйтесь инструкцией Условие (о которой вы скоро узнаете).

Подсчитываем все сразу Инструкция Count используется в запросе, когда нужно узнать количество элементов, а не их сумму. Так как эта инструкция не пытается производить какие-либо математически операции над данными в полях, она работает с любыми полями таблицы. Когда данная инструкция используется сама по себе (рис. 14.5), она подсчитывает число элементов в определенном поле, просматривая все записи во всей таблице, а затем выводит на экран результат. Если к функции Count добавить одну или несколько инструкций Группировка в других полях, то Access подсчитает число элементов, относящихся к каждой уникальной записи в поле Группировка. Чтобы быстро и правильно подсчитать число записей в группе, укажите инструкциям Группировка и Count на одно и то же поле запроса (рис. 14.6). Чтобы запись была членом группы, в ее определенном поле должны быть нужные для членства данные. Если вы знаете, что в поле для инструкции Группировка содержится что-то (а именно: данные, которые определяют группы для результатов запроса), то это поле отлично подойдет и для инструкции Count. Еще раз добавьте это поле в ваш запрос, выбрав имя этого поля в новом столбце, и в строке Групповая операция выберите опцию Count.

174


iff* Запрос1 ; запрос на оыборку

[„ jfDjlX'j

;л ;*;КодТовара '^ ' -,г-, ! КодЛштаацига *"" $• ,;.$. |Марка ' 'КодПссгаацик — 'КодТипа Э"

У ^

'Название [Обращатьсяк - [Должность

' ' ' • • • " : ^ ""•••

^ ; ••'. Щ? . - '

,.

- - . . . •

.

'.-••.,',•.

•

: &:.:/'Л:> '

;--.

:

;.

Старая цена: Цена

Увеличение: ([Новая Цена]-[Старая Ценэ])ЛЦена] л . ..

1^]

:

'

fvl

и

;

««

Рис. 15.3. Использование результатов одной формулы в другой На рис. 15.4 изображены результаты работы запроса.

Пусть Access задаст вопрос

;

.

•

.

В некоторых случаях возникает необходимость включить в формулу значение, которого нет в базе данных. Если вы знаете это значение, сразу введите его в формулу. В приведенном ранее примере вместо значения 147% в формулу вводилось число 1,47. Но что если такое число постоянно изменяется? Для этого не нужно постоянно переделывать запрос. Вместо того чтобы вставлять постоянно изменяющееся число в формулу, позвольте Access попросить ввести это число при выполнении запроса. Вы не поверите, как просто это делается. Чтобы заставить Access запрашивать число, придумайте какое-нибудь название для значения (например, Текущая цена, Последняя цена или Процентное увеличение) и используйте его в формуле так, как будто это обычное поле. Вставьте это имя в квадратных скобках в формулу, как вы это делаете с другими полями.

Глава 15. Расчет путч к славе и почету

183

При выполнении запроса Access выведет диалоговое окно (рис. 15..5). В него и вводится нужное значение. Таким образом, можно использовать один и тот же запрос с различными значениями, чтобы посмотреть, как изменение данного значения повлияет на результаты. tf' Запрос 1 : запрос на выборку

BBS

Код товара |" Новая Цена | Старая Цена| Увеличение » 1025,325 697,50р. i 0.47В ±_ D 0,47*1 1154.3175 "785.25р. | 2: 0,47 2579.85 1 755,00р i з^; 0,47 4 4134.375 2 812.50р. Г : 608.58 414.00р 0.47 5 3 645.арр 0.47 5358.15 6! 661.5 450.00р. 0,47 7| ; 0,47 1389.15 945,00р. I 8 9 595.35 405.00р. i 0,47 0.47 297.675 202.50Р .1 10; 630.00р. | 0,47 926,1 — 1 405.35р. | 0.47 2065,8645 : 2903,985 1 975,50р. I 0.47 13 14 3016.44 2 052,00р. | 0,47. Я1ЯЯ 7ПЯ5 Я 57П Wn : ПАТв ifil «' > "i] из 77 Ъ • ЗапиЬ,:[М}'< | ~ИШ5

ji] 12!

Рис. 15.4. Access вывела на экран результаты двух вычислений Введите значение параметра Г? Процент увеличения

Рис. 15.5. Access просит указать значение Выбирая имя для такого значения, не используйте названия уже существующих полей таблицы (вы только запутаете Access). Придумайте что-нибудь, что описывало бы само значение. Как видно из запроса, показанного на рис. 15.5, я решил использовать название [Процент увеличения], так как оно говорит само за себя. Если вы обратитесь к этому запросу через месяц (или даже год), то легко вспомните, что под названием [Процент увеличения] скрывается не обычное поле, а значение, которое Access будет спрашивать при выполнении запроса. Кроме того, названия такого рода хорошо смотрятся в небольшом диалоговом окне, которое появляется для ввода значения. •

Поработаем со словами В выражениях можно использовать не только числа, но и слова. Часто это бывает даже полезней, чем операции с числами. Access обращается с текстовыми полями при вычислениях почти так же, как и с числовыми. Имя поля также нужно заключать в квадратные скобки и внимательно вводить название вручную. Однако существует важное различие: несколько текстовых полей соединяются не с помощью знака "плюс" (+), как это делалось при выполнении простых математических операций, а с помощью знака амперсанда (&). Амперсанд выполняет практически ту же операцию, что и знак "плюс", но технические умы в компании Microsoft предпочитают использовать именно амперсанд. Они называют его операцией конкатенации, что на обычном языке означает соединение чего бы то ни было.

184


На рис. 15.6 изображена формула с текстовыми полями. В этом примере решается обычная проблема баз данных: составление имени из частей, разбросанных по разным полям. В приведенной формуле комбинируются поля Имя и Фамилия в одно полное имя, которое можно сразу вставить в соответствующее поле почтового сообщения или проделать массу других нужных вещей. f Запрос! : запрос на выборку -

1

гщТтг^ШшШ ;

*

,

" : • : . ,

{-J6j5tj •

y.^r

.*ч.

КодСотруд^ if Фамипия

Имя ^Должность

-*

•

'

выражений При создании вычисляемых полей необходимо решить две основные задачи. I S Понимать, какие функции выполняет данная формула. I S Ввести формулу таким образом, чтобы Access смогла ее распознать.

Глава 15. Расчет пути к славе и почету

К сожалению, Access не сможет помочь вам при решении первой задачи, но окажет всестороннюю поддержку при решении второй. Чтобы создать вычисляемое поле именно в том виде, в котором Access сможет работать с ним, щелкните на кнопке Построить (Build). Это приведет к открытию диалогового окна Построитель выражений (Expression Builder). Теоретически построитель выражений помогает вам не запутаться в синтаксисе при создании формулы (или на языке Access — выражения) и выполнить все требования программы. Конечно, теория — это замечательная вещь, но она не всегда совпадает с суровой действительностью. Несмотря на то что построитель выражения может помочь какому-нибудь ленивому программисту составить сложнейшую формулу, чаще всего обычному человеку нужно создать работающую формулу. Перед тем как обращаться к построителю выражений, попробуйте найти ошибку самостоятельно. Если ваша формула работает не так, как должна бы, дважды проверьте правильность написания каждого поля. Чаще всего проблемы возникают именно из-за таких простых ошибок. Попробуйте также включить имена таблиц вместе с именами полей с помощью конструкции [таблица] ! [поле], которая упоминалась ранее в этой главе. Если ничего из этого не помогло, что ж, вздохните поглубже и отдайтесь во власть построителя выражений. Кто знает, может, именно он вам поможет. Как видно на рис. 15.8, диалоговое окно Построитель выражений состоит из нескольких частей. В верхней части окна располагается область, где фактически создается выражение. А ниже находятся операторы, которые можно использовать при создании выражения. Построитель выражении

Штабшцы SJЗапросы Ш Forms S3 Reports ЕЙ функции D константы О Операторы | О общие выражения

\ КодПоставщика ;КодТовара Цена

Рис. 15.8. Построитель выражений в действии Первая группа операторов выполняет простые математические действия: сложение, вычитание, умножение и деление. Следующий оператор, амперсанд (&), .служит для объединения двух текстовых полей, точно так же, как знак "плюс" необходим для сложения чисел. Следующие две группы операторов (=, >, Мученический процесс > Замена данных > Удаление данных > Обновление данных

Access несложно исправить ошибки и неточности, допущенные при вводе данных в таблицу. Достаточно пару раз щелкнуть мышью, ввести несколько символов с клавиатуры — и проблема решена. Но как быть, если нужно исправить 2628 1 запись? Только представьте, сколько времени на это уйдет! После этого редактирование таблицы вручную уже не будет выглядеть так привлекательно, как сначала. Это примерно то же самое, что с помощью зубной щетки почистить стадо слонов. К счастью, в арсенале Access имеется набор инструментов для такого всеобъемлющего редактирования. Они позволяют автоматически внести глобальные изменения в базу данных. В этой главе мы рассмотрим эти средства и разберем примеры с их использованием.

слово cnottcofiif £• — 54 Пожалуйста, ради вашего же блага, внимательно прочитайте материал, изложенный в этой главе. Запросы, которые будут рассмотрены в ней, представляют собой замечательные инструменты редактирования данных, но они напоминают обоюдоострые ножи. Если использовать их по назначению, они помогут вам сэкономить массу времени и сил. Но стоит только сделать неверный шаг, т.е. щелчок, и вашей таблице будет нанесен огромный ущерб. Каждый раз, прежде чем изменить, удалить или добавить новую информацию в таблицу с помощью одного из описанных здесь средств, не пожалейте времени на создание резервной копии таблицы, а то и всей базы данных. Для создания резервной копии таблицы выполните следующие действия. 1. Откройте файл базы данных и щелкните на кнопке Таблицы (Tables), расположенной в левой части окна. В правой части диалогового окна вы увидите список всех таблиц, имеющихся в базе данных. 2. Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы, которую собираетесь редактировать, и из появившегося меню выберите команду Копировать (Сору). Access поместит копию данной таблицы в буфер обмена Windows.

3. Еще раз щелкните правой кнопкой мыши на свободном пространстве окна базы данных и выберите команду Вставить (Paste). Появится диалоговое окно Вставка таблицы (Paste Table As). 4. Введите новое имя таблицы (например, копия таблицы клиенты), а затем щелкните на кнопке ОК. Не беспокойтесь о переключателях, которые вы увидите в диалоговом окне. Опций, установленных по умолчанию, вполне достаточно. После щелчка на кнопке ОК диалоговое окно закроется, а в списке таблиц базы данных появится копия выбранной таблицы.

омское исправление ошибок, замены данных Запрос автоматического изменения данных представляет собой очень эффективный инструмент редактирования. Но перед тем как перейти к крупномасштабному наступлению, поговорим о более простом редактировании. Этот способ может показаться банальным, но простота эта кажущаяся. Для начала попробуем отредактировать данные с помощью команды Заменить (Replace). Для этого выполните следующие действия. 1. Откройте таблицу в режиме таблицы. 2. Щелкните на столбце, данные которого хотите изменить, а затем из системного меню выберите команду Правка^Заменить (EditoReplace). Откроется диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) (рис. 16.1). Поиск и замена Замена

Поиск Образец:

|США

Заменить на: Соединенные штаты

Совпадение:

Поля ценимом

Просмотр:

-Все

•

v;

И::

Й

ГПс учетом регистра

0с учетом формата попей

Рис. 16. /. Диалоговое окно Поиск и замена позволяет изменить данные во всей таблице 3. Введите подлежащие изменению данные в текстовое поле Образец (Find What), а новое значение — в текстовое поле Заменить на (Replace With). После того как вы введете текст в оба поля, можно вносить изменения. 4. В зависимости от того, как вы хотите вносить изменения в таблицу, щелкните на одной из кнопок, расположенных в правой части окна. Как только вы щелкнете на кнопке Заменить или Заменить все, Access навсегда изменит данные вашей таблицы. Не забывайте, что Access позволит вам отменить только последнее изменение, поэтому, если вы щелкнете на кнопке Заменить все и обновите 12 528 записей, вы сможете отменить только самое последнее изменение, остальные же 12 527 записей останутся в своей новой форме.


189

• Чтобы найти следующую запись для изменения, щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Курсор перейдет к следующей записи таблицы, в которой содержится текст, введенный вами в поле Образец. На этом этапе изменения вноситься не будут, Access только найдет следующее совпавшее с критерием поиска поле. Чтобы внести изменения, щелкните на кнопке Заменить, которая описывается далее. • Чтобы внести изменения в текущую запись, щелкните на кнопке Заменить. После этого изменения будут внесены, а курсор переместится в следующую совпавшую запись базы данных. Для продолжения процесса снова щелкните на кнопке Заменить. Чтобы пропустить запись, не меняя ее, щелкните на кнопке Найти далее. • Чтобы внести изменения во всей таблице, щелкните на кнопке Заменить все. После этого Access не будет останавливаться на каждой изменяемой записи. Программа будет считать, что вы дали ей разрешение исправить все, что она найдет. Не используйте эту опцию, если вы не полностью уверены, что хотите везде внести изменения. 5. После того как все замены будут сделаны, щелкните на кнопке Отмена (Cancel) или X, расположенной в правом верхнем углу диалогового окна. Диалоговое окно Поиск и замена закроется. Если во всей таблице имеется слово с ошибкой и 1 вы хотите заменить его на правильное, щелкните на кнопке Заменить все. Компьютер учтет ваше пожелание и заменит в таблице каждое слово, введенное в поле Образец, на слово из поля Заменить на. Access позволяет вам контролировать процесс замены. В дополнение к уже знакомым командам, рассмотренным в главе 10 при описании команды Поиск, для команды Заменить существуют дополнительные опции. Поля целиком (Match Whole Field). Активизируется щелчком на кнопке раскрывающегося списка. Эта опция сообщает Access искать только те случаи, когда информация в поле Find What точно совпадает с записью в таблице. (Если в данных поля таблицы присутствует хотя бы один дополнительный символ, программа пропустит его.) С любой частью поля (Match Any Part of Field). Производит замену всегда, когда находит текст с любой частью текста из критерия поиска. Например, с помощью этой установки можно найти код региона в номере телефона. К сожалению, если в номере телефона присутствуют цифры из кода региона, то они также будут заменены. С начала поля (Start of Field). Заменяет совпавший текст, только если он находится в начале поля. С помощью этой установки можно заменить только код региона в нескольких телефонных номерах, не затрагивая остальные цифры. Если результаты внесенных изменений вас не устраивают, вспомните, что замечательная команда Отменить (Undo) исправляет только самую последнюю запись, измененную Access. Выберите из системного меню команду ПравкаоВосстановить запись (EditOUndo) или нажмите комбинацию клавиш .

190


запасы ула ftastibtx, задач Хотя с помощью запросов на выборку в Access выполняются очень многие задачи, это не единственно возможный инструмент, а только один из представителей семейства запросов, созданных в помощь пользователю. В режиме конструктора запроса из меню Запрос (Query) или с помощью кнопки Тип запроса (Query Type), расположенной на панели инструментов, можно выбирать и другие типы запросов. Щелкнув на стрелке, расположенной справа от кнопки Тип запроса, отобразится список типов запросов (рис. 1 6.2). Необходимо только выбрать из списка нужный. Выборка Перекрестный | Создание таблицы... Обновление *! Добавление... Удаление

Рис. 16.2. Из меню выберите интересующий вас тип запроса Последние четыре типа запросов (Создание таблицы (Make-Table), Обновление (Update), Добавление (Append) и Удаление (Delete)) помечены восклицательными знаками. Это напоминание о том, что запросы данных типов изменяют структуру организации данных в таблицах. Если вы работаете с запросами этих четырех типов, используйте для предварительного просмотра тех изменений, которые будут выполнены при выполнении запроса, кнопку Режим таблицы (Query View). Настоятельно рекомендую пользоваться режимом предварительного просмотра перед выполнением любого из перечисленных запросов, поскольку это единственный способ убедиться в том, что вы собираетесь внести именно те изменения, которые вам необходимы. При выполнении большинства запросов нет большого различия между использованием кнопок Запуск (Run) и Режим таблицы. А вот для запросов на удаление записей или запросов на обновление записей эти отличия становятся существенными. Когда используется кнопка Режим таблицы, вы видите результаты выполнения запроса без реального изменения содержимого базы данных. При использовании кнопки Запуск ваша информация будет изменена сразу и навсегда (ну, может быть, кроме тех случаев, когда у вас есть резервная копия данной таблицы).

Одним из самых простых видов запросов на изменение данных является запрос на удаление. К сожалению, он является и самым опасным. (И почему в компьютерных программах простое всегда Соседствует с опасным1?} При создании запросов на удаление используются те же команды, что и при создании запросов на выборку. Единственное отличие состоит в выборе типа запроса. Перед выполнением запроса на удаление можно сначала выполнить запрос на выборку, убедиться в том, что выбраны нужные записи, а затем уже удалять их с помощью запроса на удаление. Все, что необходимо для этого сделать, — это изменить тип запроса: с запроса на выборку на запрос на удаление.


191

Ниже приводится порядок создания запроса на удаление. 1. Создайте обычный запрос на выборку. 2. Введите условия для отбора тех записей, которые хотите удалить. 3. Выполните запрос и убедитесь, что на экран выведены только те записи, которые вас интересуют. Если среди отобранных присутствуют и другие записи, пересмотрите условия отбора. 4. Вернитесь в режим конструктора запроса. 5. Щелкните на кнопке Тип запроса и из раскрывающегося списка выберите запрос Тип запроса либо выберите из меню команду ЗапросОУдаление (Query о Delete Query). При выборе запроса на удаление в строке заголовка окна конструктора запроса появится надпись Удаление, а строка Сортировка (Sort) будет изменена на Удаление. На рис. 16.3 показано типичное окно запроса на удаление записей. Запрос 1 ; запрос «а удаление

Попе: ОЕуащатьсяК Имя таблицы; Удаление: Условие отбора:

или:

Рис. 16.3. Окно запроса на удаление предписывает Access удалить все отобранные записи 6. Выполните запрос. Access выведет на экран сообщение с просьбой подтвердить удаление записей и напоминанием, что в случае положительного ответа они будут безвозвратно потеряны. 7. Если вы действительно хотите удалить отобранные записи, щелкните на кнопке Да (Yes). При выполнении запроса Access найдет записи, соответствующие введенному условию, и удалит их из базы данных. Это все, что необходимо сделать. Вам не удастся отменить действие, произведенное при выполнении этого запроса. После удаления записей назад их уже никак не вернуть.

192


Можно создать запрос на удаление записей, использующий для поиска необходимой информации сразу несколько таблиц. Но при этом будьте особо осторожны, так как последствия таких изменений могут оказаться весьма драматичными. И снова я предлагаю сначала сделать резервную копию базы данных, а затем выполнить запрос на выборку для просмотра записей, которые вы хотите удалить. Внесение изменений становится немного более сложным, когда записи удаляются из более чем одной таблицы. При удалении записи Access сможет сделать это только в случае связей в таблице "один к одному", т.е. когда каждая запись одной таблицы связана с одной записью другой. Если вы посмотрите на структуру связей между таблицами, отображаемую в верхней части окна запроса, то увидите, что связи типа "один к одному" помечены линией с числом 1 на обоих концах соединения. Если установлена связь типа "один ко многим" (обозначается цифрой 1 с одной стороны и символом бесконечности (ее) с другой), то вам потребуется выполнить как минимум два запроса на удаление записей: один из них — на удаление данных из одной таблицы и второй — на удаление данных из другой. В зависимости от индивидуальных настроек базы данных Access иногда просто не позволит удалить записи. Удаление записей, связанных по типу "один ко многим", затрагивает очень специфическую область, которая носит название целостность данных. Проще говоря, это означает, что записи должны быть в таблице, поскольку от их существования зависят данные, содержащиеся в других таблицах. Это свойство используется во многих корпоративных базах данных, поскольку дает гарантию, что информация не будет случайно удалена. Если вы работаете в корпоративной среде и получили сообщение о такого рода ошибке, свяжитесь с системным администратором.

внесение маашнаЯных изменений В жизни каждой базы данных неизбежно наступает время перемен. К счастью, для внесения глобальных изменений существуют специальные запросы на обновление записей, выполняющие эту операцию автоматически. Запросы этого типа дают возможность сначала выбрать записи, а затем воспользоваться инструкциями для изменения информации. Как и при использовании запросов других типов, модифицирующих данные (в частности > таких, как запросы на удаление записей), важно убедиться в том, что запросы будут изменять только нужные записи. Именно поэтому я предлагаю всегда сначала выполнять запрос на выборку с заданными условиями. Для того чтобы создать запрос на обновление записей, можно либо выбрать команду Обновление (Update Query) из меню Запрос, либо соответствующий пункт из раскрывающегося списка Тип запроса. Окно запроса примет вид, показанный на рис. 16.4. Хотя с первого взгляда кажется, что внешний вид окна не изменился, в конструкторе запросов появилась строка Обновление. Для выбора записей можно использовать любое условие отбора, как в обычном запросе на выборку. Пусть нужно отобрать все записи сотрудницы по фамилии Белова. Для этого в окне запроса выберите поле Фамилия, а в строке Условие отбора (Criteria) введите Белова. Предположим, сотрудница Белова вышла замуж и поменяла фамилию. Теперь по всей базе данных необходимо изменить фамилию Белова на новую, например Иванова. Для этого в строке Обновление введите Иванова. При этом окно запроса на обновление будет выглядеть так, как показано на рис. 16.5.


193

К? Запрос! : запрос на обновление

. ..:.:".•• I область |страна

j*i; Ш ' • ' " . ' : • • • • ' • •• -

s '"' '

=

'""

•'

:

поле; КодКлиента Имя таблицы: Клиенты Обновление: Условие отбора: •"

!- ifpi^j

ИЛИ!

А;:

i-.'i-T''."-'1"'-. . • .;

..' :••"-, . . . " ' / :

:

.".":у.:- .'.•• , - ; . . : -- ••• ^Л'! :','''•-. . .' '

; ""' ' "'"'" : ; "' : '''' : '"' "' " '«р


ОбращатьсяК Клиенты

'

dE

BeSEffi Клиенты

v

'Щ

;

^ ; : : : ; i ^ ; : ##

Рис. 16.4. В нижней части окна запроса на обновление появится новая строка под названием Обновление fc"- Запрос! : запрос на обновление

Поле: КодКлиента Имя таблицы: Клиенты Обновление: Условие отбора: или:


1

ОбращатьсяК Клиенты "Иванова" Ъелова1

;

Телефон Клиенты

1

:...

.л:

i .. •

Рис. 16.5. Запрос на обновление найдет записи сотрудницы Белова и изменит ее фамилию на Иванова После щелчка на кнопке Запуск на экране появится предупреждение о том, что будет производиться обновление записей. Если вы уверены в правильности вносимых обновлений, щелкните на кнопке Да. В запрос на обновление можно включать данные из нескольких таблиц. Предположим, вы хотите обратиться к поставщикам, цена товаров которых составляет более 450 р. Такая задача представляет собой типичный пример использования нескольких таблиц. 1. В окне конструктора запроса выберите таблицы, в которых содержатся записи, подлежащие обновлению. В данном случае необходимы таблицы Поставщики и Товары. 2. Выберите поля, которые необходимы для создания запроса на выборку. Для данного запроса из таблицы Поставщики необходимо • выбрать столбец Заметки (его необходимо обновить), а из таблицы Товары — столбец Цена. Выберите для вашего запроса поля, которые помогут найти записи, подлежащие изменению, а также поля, которые будут изменяться в процессе. 1 3. Для изменения типа запроса щелкните на кнопке Тип запроса.

194

Часть ///. Поиск точного ответа на любой вопрос

В окне запроса добавятся строка Обновить, а также строки Условия отбора, которые вам уже знакомы. 4. Для выбора записей, которые вы хотите обновить, введите критерий поиска. В данном случае нужно изменить записи, минимальная цена которых превышает 450 р. Для этого необходимо ввести >450 в строку Условия отбора в столбце Цена. 5. Введите новое значение поля, которое требуется обновить. Этот элемент сообщает Access, что делать в строках, которые совпадают с вашей спецификацией, указанной в прошлом действии. Например, мне нужно добавить в поле Заметки фразу Очень дорого для каждого продукта с начальной ценой превышающей 450р. На рис. 16.6 видно, что я ввел "Очень дорого" в строке Обновить столбца Заметки. is-' Запрос! : запрос на обновление ШтИттЖ^И л Название ОбращатьсяК Должность -^:„

• '• ИШщ*

.

г

1 * i

'

1

Х ^ |марка ^~ КодПостаещик [КодТипа ^

1

.

v» .

Ш| ..." : Поле: Цена Имя таблицы: Товары Обновление; Условие отбора: >450 ' , - . • • или; •

,

;

Заме TKW Ток ры •Оче нь дорого' 1

Рис. 16.6. В результате работы этого запроса будут найдены все товары, купленные более чем за 450 р., а в поле Заметки вставлено примечание "Очень дорого" 6. Запустите запрос, щелкнув на кнопке Запуск или выбрав из системного меню команду Запрос^ Запуск. Access скажет, сколько записей будет обновлено, и предоставит вам шанс передумать (щелкните на кнопке Отмена). Здорово, правда? Также можно вносить изменения, производя вычисления на основе существующих значений полей. Для этого воспользуйтесь построителем выражений, описанным в главе 15. Допустим, необходимо сделать 10-процентную надбавку на все товары поставщиков из Германии. Чтобы внести соответствующие изменения, выполните следующие действия. 1. В окне запроса на обновление выберите поле, по которому вы хотите произвести поиск, и введите соответствующее условие поиска. В данном примере я выбрал поле Страна и ввел критерий Германия. 2. Выберите поле, подлежащее обновлению, и в строку Обновить введите новое значение. В данном примере необходимо применить формулу [Товар] ! [Цена] *1,1. На рис. 16.7 показано, как будет выглядеть окно такого запроса.


вив

i? Запрос! ; запрос на обновление

ншмвв

. 1 КодПоставщик .-> Название Обращатьсяк Должность v.

кодТовара

„•/

;ГЮТе1 марка v [КодПоставщи
. При перемещении по странице отчета курсор принимает вид лупы. Это означает, что щелчок мышью в любом месте отчета автоматически увеличит ту часть документа, где вы щелкнули. Еще один щелчок вернет документ к прежнему виду. Обратите внимание, что после щелчка на кнопках Одна страница, Две страницы и Несколько страниц масштаб отображения страниц принимает значение Страница целиком. При просмотре двух страниц страницы с нечетными номерами всегда находятся слева. (При издании книг нечетные страницы всегда располагаются справа, если, конечно, в производственном отделе все в порядке.) Если выбрать из меню команду Вид-^Число страниц (View1*Pages), на экране появится подменю, показанное на рис. 17.4. Можете поэкспериментировать с количеством страниц, выводимых в режиме предварительного просмотра.


Предварительный просмотр Зависимости объектов...

Рис. 17.4. В режиме предварительного просмотра можно одновременно увидеть до J2 страниц отчета

Вызов контекстного меню Если в режиме предварительного просмотра щелкнуть в любом месте экрана правой кнопкой мыши, появится меню, предоставляющее возможность изменить масштаб изображения или просмотреть определенное количество страниц. При выборе из этого меню команды Масштаб появится точно такой же список опций масштабирования, как и в списке Масштаб системного меню. Кроме того, в контекстном меню доступны еще две команды. Экспорт (Save As/Export). Эта команда необходима, когда требуется сохранить отчет Access в формате, используемом другой программой. Одной из наиболее полезных особенностей программы Access является возможность преобразования отчета в документ формата HTML. Это значит, что вы можете сохранить свой отчет как Web-етраницу. Отправить (Send). Эта команда позволяет создать копию отчета Access и отправить его как почтовое сообщение.

Как украсить отчет Вы просмотрели отчет в режиме предварительного просмотра, а теперь должны принять решение. Если вас устраивает внешний вид отчета — великолепно! Приступайте к печати документа. Однако несколько минут дополнительной работы могут сотворить чудо даже с простейшими отчетами.

204


Начнем с самого простого. Команду Файл^Параметры страницы (File^Page Setup) можно выбрать из режима просмотра любого отчета Access либо щелкнуть на кнопке Установка (Setup). В результате любого из этих действий отобразится диалоговое окно Параметры страницы с тремя вкладками с опциями, позволяющими сделать отчет более эффектным и привлекательным.

Вкладка Поля Здесь вы не найдете ничего нового. Вкладка Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы задает ширину отступов от края страницы. На рис. 17.5 изображена вкладка Поля с имеющимися в ней опциями. Как известно, каждая страница имеет четыре поля (верхнее, нижнее, левое, правое), каждому из которых соответствует одноименная опция настройки. етры страницы

П Печатать тенью дажые

Рис. 17.5, Установите поля страниц своего отчета с помощью вкладки Поля Рассмотрим установку полей страницы. 1. Дважды щелкните в соответствующем поле и введите его новое значение. Access самостоятельно преобразует внешний вид документа в соответствии с установками, используемыми Windows (дюймы, сантиметры и др.). В правой части диалогового окна показан образец страницы с новыми значениями полей. 2. После установки всех параметров страницы щелкните на кнопке ОК. 3. Если хотите убедиться, что страницы отчета будет выглядеть именно так, как вы хотите, перейдите в режим предварительного просмотра. Если вы не удовлетворены сделанным, вернитесь в диалоговое окно Параметры страницы и еще раз внесите необходимые изменения. Последним элементом вкладки Поля является опция Печатать только данные (Print Data Only). Трудно сказать, почему ее поместили на эту вкладку, так как ничего общего с установкой полей она не имеет. При установке флажка в поле этой опции Access будет печатать только данные из отчета, а заголовки полей выводиться не будут. Этой опцией можно воспользоваться, если вам необходимо использовать допечатные формы, когда внешний вид отчета не имеет никакого значения.


205

Вкладка Страница Вкладка Страница (Page) сообщает Access о формате и размере бумаги в принтере, названии принтера и т.д. Здесь можно принять несколько очень важных решений относительно внешнего вида своего отчета (рис. 17.6). Параметры страницы

г'Ориентация га

®»«жмая

Рис. 17.6. Вкладка Страница позволяет настроить принтер, размер бумаги и некоторые другие элементы С помощью опций подраздела Ориентация (Orientation) можно задать расположение отчета на бумаге. Книжная (Portrait). (Большинство книг и журналов имеют именно такую ориентацию.) Эта опция предлагается по умолчанию. Альбомная (Landscape). При выборе данной опции отчет будет размещен по горизонтали. ' Ориентация — это нечто большее, чем просто дело вкуса. Альбомная ориентация, например, позволяет отображать более широкие столбцы, содержащие больше информации в каждом поле. Однако длина столбца будет меньше. Отчет в столбец не очень подходит для альбомной ориентации, поскольку для него требуется больше вертикального пространства, чем горизонтального. Другие настройки вкладки Страница определяются возможностями принтера. Раскрывающийся список Размер (Size) в группе Бумага (Paper) позволяет установить размер используемой бумаги (см. рис. 17.6). А из списка Подача (Source) можно выбрать опции непрерывной, автоматической или ручной подачи бумаги в принтер. В последней области вкладки Страница с помощью пары переключателей можно выбрать принтер, с помощью которого будет распечатан отчет. Предлагается использовать либо Текущий принтер (Default Printer), либо U Другой принтер (Use Specific Printer) (выбирается пользователем самостоятельно). Как правило, вам не придется изменять эту установку; она может понадобиться только в том случае, если вы захотите, чтобы отчеты печатались на определенном принтере. Чтобы выбрать его, установите переключатель Другой принтер, щелкните на кнопке Принтер (Printer) и из появившегося диалогового окна выберите название необходимого принтера.

206


Вкладка Столбцы На вкладке Столбцы (Columns) (рис. 17.7) расположено гораздо больше опций, позволяющих отрегулировать ^лиоовать размеры оазмеоы и расположение оасположение отчета.

Рис. 17.7. Вкладка Столбцы позволяет придать отчету желаемый вид Вкладка Столбцы диалогового окна Параметры страницы состоит из трех подразделов. Параметры сетки (Grid Settings). Указывает количество столбцов в отчете и расстояние между ними.

•/ Размер столбца (Column Size). Позволяет определить высоту и ширину столбцов. Макет столбца (Column Layout). Определяет способ, с помощью которого Access размещает данные в столбцах. ~ щд j ч|Щ/ r

По умолчанию для поля Число столбцов предлагается установка одного столбца на страницу, но это число можно легко изменить. Однако не забывайте, что при этом в каждом столбце отчета окажется меньшее количество информации. При использовании слишком большого количества столбцов данные могут не поместиться на экране. В этом случае Access выведет соответствующее предупреждение.

Если число указанных столбцов вас удовлетворяет (а может быть, вы не хотите выводить информацию некоторых полей базы данных), можно щелкнуть на кнопке ОК, чтобы просмотреть, как будет выглядеть документ с несколькими столбцами. С помощью опций подраздела Параметры сетки можно также контролировать размеры строк и столбцов. •/ Интервал строк (Row Spacing). Позволяет задать размер междустрочного интервала. Для этого надо щелкнуть в соответствующем текстовом окне и ввести нужное значение. Интервал столбцов (Column Spacing). Позволяет определить ширину столбцов. Если выбрать слишком маленькое значение, вы сэкономите место, но отчет будет сложно читать.


207

Нижняя область вкладки Столбцы, называемая Макет столбца (Column Layout), определяет порядок положения столбцов на странице. Здесь предлагаются на выбор два варианта. Сверху вниз (Down, then Across). Access начинает вводить новую запись в том же столбце (если предыдущая запись не заполнила страницу полностью). Так, например, запись 13 будет вводиться под записью 12 (при условии, что там есть место), а записи 14 и 15 появятся в следующем столбце.

Слева

направо (Across, then

Down). Предполагает размещение

записи 13 справа от записи 12; записи 15 — под записью 13 и т.д.

записи 14 — под записью 12;

Если столбцы с первого раза не стали выглядеть так, как вам нужно, не опускайте руки. Небольшое изменение в интервале столбцов или строк вносит большие изменения в большой отчет, а функция предварительного просмотра, позволяющая сразу увидеть, как будет выглядеть отчет, не даст вам "наломать дров".

208


Глава 18

Создание наклеек, диаграмм и многоуровневых отчетов с помощью мастеров f3 э&ой гмиве... >• Печать наклеек с помощью мастера наклеек > Добавление диаграмм с помощью мастера диаграмм >• Организация отчета > Использование мастера отчетов > Создание групповых уровней > Добавление резюме

оздание автоотчетов, рассмотренное в предыдущей главе,— это только верхушка V** айсберга возможностей Access. При желании можно использовать Access для создания и быстрого форматирования намного более сложных отчетов. Можно даже получить весьма привлекательную печатную продукцию, которую трудно отнести к отчетам, — почтовые наклейки и диаграммы. Однако не пугайтесь — в Access имеются мощные средства, которые помогут вам при их создании.

Создание наклеек Иногда (особенно перед праздниками) возникает необходимость разослать корреспонденцию большому числу абонентов. В этом случае одно только написание адресов на почтовых конвертах может занять целый день. Но даже в этом случае Access готова прийти на помощь. В дело вступает мастер наклеек — один из многочисленных мастеров отчетов, имеющихся в распоряжении Access. Мастер наклеек позволяет отформатировать данные для использования любых типов наклеек на любых почтовых конвертах, использующихся в этом мире. Почтовые наклейки, названия папок, ярлыки для отправки, карточки участников конференции — этот список можно продолжать до бесконечности. А самое главное — мастер наклеек выполнит за вас всю черновую работу. В прошлом самой трудной частью работы при создании наклеек было задание их размеров. Именно поэтому программисты снабдили мастера доброй сотней разных вариантов наклеек. Можно просто выбрать тип наклейки из имеющегося списка, и мастер сам подберет соответствующие размеры.

-;

Перед тем как активизировать мастера наклеек, подумайте, какая информация должна быть указана на наклейке. Если вы не хотите, чтобы на наклейке были указаны все имеющиеся в таблице данные, то прежде всего следует создать запрос, который отберет нужные сведения, отсортирует их в нужном порядке и подготовит к выводу на печать. Если вы немного подзабыли, как создаются запросы, см. часть III. Итак, имея готовую таблицу или запрос, можно приступать к созданию наклеек. 1. В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports) панели Объекты (Objects). Появится список отчетов, имеющихся в базе данных. 2. Для создания нового отчета щелкните на кнопке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), предлагающее на выбор все виды отчетов, включая мастера наклеек. 3. Выберите из списка пункт Почтовые наклейки (Label Wizard). В левой части диалогового окна появится маленькое изображение страницы с наклейками. Это говорит о том, что все идет правильно (рис. 18.1).

:

Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек.

Конструктор : Мастер отчетов !Автоотчет: в столбец ;Автоотчет: ленточный \ Мастер диагр;

Выберите е качестве источника данных таблицу или запрос:

Рис. 18.1. Access готовится к созданию наклеек 4. Щелкните на кнопке раскрывающегося списка в нижней части диалоговогоокна. В раскрывающемся списке представлены таблицы и запросы, данные которых могут потребоваться для создания наклеек. 5. Щелкните на имени таблицы или запроса, данные которых вы хотите использовать для создания наклеек. Мастер наклеек готов к работе и ожидает нужных данных. 6. Для запуска мастера наклеек щелкните на кнопке ОК. После непродолжительной паузы появится диалоговое окно Создание наклеек (рис. 18.2). 7. В нижней части окна находится раскрывающийся список Фильтр по изготовителю (Filter by Manufacturer). Щелкните на стрелочке и выберите нужный пункт. Access призвана максимально облегчить процесс создания наклеек. Если вы сразу нашли нужное вам название, щелкните на нем. В верхней части окна появится весь перечень соответствующих данному пункту наклеек, отсортиро-

210


ванных по порядковому номеру. Просмотрите список, выберите подходящий размер и переходите к п. 9. Создание наклеен ; Мастер создает стандартные или гсгъзовательские наклейки. Выберите размер наклейки. Код товара:

Размеры:

|С2180 JC2244 JC2245 JC2353

21 mm x 15 mm 72 mm x 72 mm 246 mm ж 166 mm : 110 mm л 146 mm

'••••• ~ - -

• • Система единиц :

О британская'

(«'• метрическая

Чело по горизонтали:

Тип наклеек ( . \

KJ

Ч

Цотово -

. ' Е£ , ; ;

Рис. 18.6. Access отобразит и опишет возможные типы диаграмм 9. Если тип выбранной диаграммы вас устраивает, щелкните на кнопке Далее. 10. Хотя мастер заполняет поля самостоятельно, вы можете все поменять местами. Например, перенести на график поля из левой части окна, дважды щелкнуть на элементе диаграммы и изменить его настройки и т.д. П. Щелкните на кнопке Образец (Preview Chart), чтобы посмотреть, как будет выглядеть диаграмма на экране (рис. 18.7). 12. Если вы удовлетворены созданной диаграммой, щелкните на кнопке Далее. 13. В появившемся окне введите имя созданной диаграммы. 14. Чтобы увидеть результаты своего труда, щелкните на кнопке Готово.

Глава 18. Создание наклеек, диаграмм и многоуровневых отчетов...

215

Создание диаграмм Выберите тип отображения данных на диаграмме.

Образец

Перетащите кнопки полей е область образца. Если требуется изменить вид rpynrvpoewi или вычислений, дважды щепкните на диаграмме числовое поле или попе типа даты. Ряды

! СамыеДорогиеТоеары l!

.

:

'

Цена

L СамыеДороги Товары

j

Рис. 18.7. Внесите изменения в диаграмму и для предварительного просмотра результатов своей работы щелкните на кнопке Образец

Cosqattue Мастер автоотчетов, рассмотренный в главе 1 7, создает отчеты на основе данных только одного запроса или таблицы. Этот мастер хорош в случае, если вам (или, что более вероятно, вашему начальнику) необходимо получить отчет немедленно. Если вам требуется более сложный, многоуровневый отчет или отчет, использующий информацию из нескольких таблиц, обратитесь к мастеру отчетов. Он позволяет добавлять в отчет поля из многих таблиц и создает из этих полей многоуровневую структуру. Каждый новый уровень образует свой собственный раздел отчета со своими заголовками. В таком отчете ваши данные наконец-то найдут свое настоящее место. Создание сложного отчета, безусловно, требует больших усилий, но результат того стоит. Поскольку создание многоуровневого отчета — довольно сложный процесс, лучше разделить его на несколько этапов, каждый из которых описан в следующих разделах.

Запуск мастера и выбор полей Готовый многоуровневый отчет существенно отличается от своего простого собрата, но первые этапы создания отчетов практически не различаются. Итак, приступим к знакомой процедуре. 1. В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты. Как обычно, Access отобразит список имеющихся отчетов. 1. Для создания нового отчета щелкните на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет, предлагающее на выбор все доступные виды отчетов. 3. Выберите из списка пункт Мастер отчетов и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно, показанное на рис. 18.8.

216


Создание отчетов Выберите поля для отчета. Допускается выбор нескольких таблиц или запросов.

Таблицы и запросы Таблица: Товары Дцступные поля:

Выбранные поля:

Марка :КОДПоСТаВщийЭ 'КодТипа ;ЕдиницаИэмеренмя ;Цена НаСкладе Ожидается

Рис. 18.8. Мастер отчетов позволяет добавлять поля из одной или нескольких таблиц или запросов базы данных

.

4. Из раскрывающегося списка Таблицы и запросы (Tables/Queries) выберите имя таблицы (или запроса), содержащей нужные поля. Как только вы выберете имя таблицы или запроса, на экране появится список доступных полей. Так как конкретные таблицы или запросы выбраны не были, мастер будет считать, что нужно рассмотреть все элементы из всей базы данных. 5. Выберите нужные поля, дважды щелкая на их имени или пользуясь соответствующими кнопками. Кнопка > добавляет поля в окно Выбранные поля (Selected Fields), а кнопка < удаляет их. Самый простой способ переместить поле из одного окна в другое— дважды щелкнуть на его имени. Независимо от того, в каком списке находится поле, двойной щелчок на его имени переносит его в другое окно. 6. Повторите действия, описанные в пп. 4 и 5 для каждой таблицы или запроса, содержащих поля, которые вы хотите включить в отчет. 7. После того как все необходимые поля будут перенесены в список Выбранные поля, щелкните на кнопке Далее. Появится диалоговое окно (рис. 18.9). Мастер отчетов позволяет пользователю сгруппировать данные по своему усмотрению. Кроме того, мастер отчетов самостоятельно анализирует данные, на основе чего выводит на экран образец страницы отчета. Однако мастер может и ошибиться (это всего лишь программа). Продумайте все возможности организации данных в отчете и определите, какая из них наиболее эффективна. Для оценки различных вариантов организации данных попробуйте выбрать каждое из полей, расположенных в левой части диалогового окна.


217

Создание итнетоо :

Выберите вид представления . 'данных: ' • " . • . • \- Клиенты

|

а

' -^-Л Код Товара, Марка, КодПостэещикз, Подтипа, ЕдиницаИзмерения, Цена,

|КодКлиента, Название, ОбращатьсяК, Должность, Адрес, Город, Область, [Индемс, Страна, Телефон, Факс

.

|

|

1.'. QK) вывести дополнительные сведения

. . •. ;•• ':•' •

'

| |

Отмена

|

'

< Назад | аапве>к| [ Сотою

н

j

Рис. /8.9. Мастер отчетов позволяет сгруппировать данные Если вы не увидите окно, показанное на рис. 18.9, не волнуйтесь. Это означает, что в своем отчете вы используете данные только из одного запроса или таблицы.

Если вы не хотите сортировать записи по группам, щелкните в первой строке списка, расположенного слева в диалоговом окне. По непонятным для меня (но, без всякого сомнения, понятным для программистов) причинам это действие приводит к отображению всех записей без сортировки по группам.

Создание новых групп данных Теперь перейдем к следующему этапу организации данных в отчете. Access предлагает дополнительные возможности для организации информации в отчете, которые основаны на использовании различных полей (помимо тех, что рассматривались в предыдущем разделе). Слева в диалоговом окне (рис. 18.10) представлен список всех доступных полей. Вы можете добавить столько полей, сколько вам необходимо. Чтобы организовать новую группу на основе конкретного поля, щелкните на его имени, а затем на кнопке >. Мастер преобразует вид отчета в соответствии с новыми указаниями (рис. 18.11). Как поступить в том случае, если вы хотите изменить структуру группирования данных? Для этого необходимо лишь реорганизовать уровни с помощью кнопок Уровень (см. рис. 18.11). Если выделить поле и щелкнуть на кнопке со стрелкой, направленной вверх, приоритет уровня этого поля возрастет. Соответственно, если щелкнуть на кнопке со стрелкой, направленной вниз, уровень выделенного поля понизится. Каждое поле, выбранное для организации отчета, формирует новый раздел. Каждый из этих разделов имеет свой собственный заголовок и примечание, которые могут-содержать информацию из базы данных или информацию, которая непосредственно добавляется в отчет в режиме конструктора.

218


Создание отчетов Добавить уровни группировки?

t

;Код Товара, Марка, КодПоставщика, Код Типа, ЕдиницаИэмерения, Цена,

тт

ц,

-

pqgj \

1

КодКпиента, название, ОбращатьеяК, .Должность, Адрес, Город, Область, iMHAew:, Стра>«, Телефон, Факс

!

|

Сотово

'

^КодПоставщика i Код Типа \ ЁдиницаИзмерения |Цена .! # к/;" !НаСкпаде i Ожидается -| Л4«*тмальныйЭапас i ПостэвкиПрекращены ^ '••

i ;i.~"f'"""'~]^- •

1

Отмена

'< Ыаэад

| Далее > k

j [

j

Рис. 18.10. В этом диалоговом окне укажите поля, на основе которых вы хотите сгруппировать данные Создание отчетов Добавить уровни группировки? :

'

.

,

-

'

L3

1МинимальныйЗапас !КодТовара !КодТипа j ЁдиницаИзмерения ОЦена |НаСкпаде

| г- т

|Код Товара, Марка, КодТипа, БдиницаИзиерения, Цена, НаСкпаде, Ожидается, Постави^Прекращены, Заметки

Г г > \ [< { | | [ * {

ЙШЩЦЦЯМмшшц*' "' i Заметки

Груопировка...

1

" „ '

|

Отмена

J

j [

, Сотово

j

Ч

Рис. 18.11. Конкретизируйте структуру отчета, добавив новые группы данных

Сортировка данных В Access поля, которые не подлежат группировке, называются записями области данных. В окне, представленном на рис. 18.12, эти записи можно отсортировать (по возрастанию либо по убыванию) по полям, которые не участвуют в группировке. Для этого выберите имя поля из раскрывающегося списка, а затем щелкните на кнопке, расположенной справа, чтобы выбрать порядок сортировки. (О сортировке данных см. в главе 10.) После щелчка на кнопке Итоги (Summary Options), расположенной в нижней части диалогового окна, появится диалоговое окно Итоги (рис. 18.13). (Если у вас на экране нет кнопки Итоги, это значит, что в отчете нет ни одного поля, над которым можно выполнять математические действия.) Здесь приведены некоторые статистические функции, в том числе общая сумма (Sum), среднее значение (Avg), минимум (Min) и максимум (Мах). Для того чтобы применить эти формулы к выбранному полю, нужно всего лишь установить соответствующие флажки.


219

Создание отнетоо Еыберите порядок сортировки и вычисления, выполняемые для записей. Допускается сортировка записей по возрастанию или по убыванию, включающая до А попей.

V'.! I по возрастанию

v

< Назад

|

:

| по возрастанию

Дапее >

Рис. 18.12. Отсортируйте данные по выбранному полю

Кафе итоговые значения необходимо вычислить? '•- Поле | Цена ', НаСкпаде j Ожидается \ МинимагъньйЗапас - ПоставюЛрафащены

sum

Avg

ип гт п а п п п па

Min

Max

п а о а а. о а а па

1

Отмена

;

. Показать

;

; (*Э данные и итоги

.; 1

= О гольга итоги

]

. \

Q Вычислить проценты

Рис. 18.13. Обработайте свои данные Если вы хотите, чтобы на экран выводились и данные, и итоговая информация, выберите опцию Данные и итоги (Detail and Summary) в разделе Показать (Show). Если вас интересует только итоговая информация, выберите опцию Только итоги (Summary Only). Последняя опция в этом диалоговом окне — Вычислить проценты (Calculate Percent). Если установить этот флажок, Access вычислит сумму значений поля и укажет в процентах долю каждого значения в этой сумме.

Выбор макета отчета После того как данные выбраны, сгруппированы и отсортированы, мастер отчетов предложит на выбор ряд макетов, позволяющих представить отчет в наглядном и информативном виде (рис. 18.14). Выполните следующие действия, чтобы добавить последний штрих к вашему почти готовому отчету.

220


Создание отчетоо е вид макета для отчета. Макет

Ориентация !

(3 ступенчатый

(* &*!Жная

О блок

'О альбомная

Q структура 2

"

•

•

Q fw левому краю 1 '--..; Q по оевому краю2

Г-.

V j Настроить изрину полей для размещения на одной странице.

Далее >

Рис. 18.14. Access позволяет выбрать один из имеющихся макетов отчетов 1. В области Макет (Layout) выберите стиль (рис. 18.14). Слева в окне показаны образцы имеющихся типов макетов. Сделайте свой выбор в зависимости от данных, содержащихся в отчете.

2. В зависимости от того, каким образом вы хотите расположить отчет на странице, установите переключатель в одно из полей подраздела Ориентация (Orientation). Если в вашем отчете выводится много небольших полей или несколько полей большого размера, рекомендуется выбрать альбомную ориентацию. Если полей немного и они имеют небольшой размер, выбирайте книжную ориентацию.

3. Снимите или установите флажок в поле Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the Field Width So All Fields Fit on a Page). Если флажок установлен (это настройка по умолчанию), Access принудительно размещает все поля на одной странице, даже если это приведет к усечению некоторых из них. В результате усечения поле может оказаться слишком маленьким для того, чтобы вывести все содержащиеся в нем данные. Например, поле, включающее имя и фамилию Harriet Isa Finkelmeier, после усечения может выглядеть как Harriet Isa Fink. (Вся фамилия просто не поместилась при выводе на экран.) Если флажок не установлен, Access размещает на странице столько полей, сколько поместится без изменения их ширины. Оставшиеся поля останутся за пределами страницы.

4. Если вы удовлетворены своим макетом, щелкните на кнопке Далее. Откроется диалоговое окно, в котором можно сделать выбор одного из шести 'возможных стилей отчетов. Окно, расположенное слева, показывает, как выглядит тот или иной стиль.

5. Выберите тот стиль, который вам больше нравится, и щелкните на кнопке Далее. 6. Присвойте имя своему отчету.


221

Отчет сохранится под заданным именем. Кроме того, вы получаете возможность просмотреть вновь созданный отчет, модифицировать его или вызвать справку.

7. Для предварительного просмотра отчета установите переключатель в поле Просмотреть отчет (Print Preview). 8. Если вы хотите внести изменения в макет отчета, установите переключатель в поле Изменить макет отчета (Modify the Report's Design). Access откроет отчет в режиме конструктора, что позволит внести в него необходимые изменения.

9. Щелкните на кнопке Готово. Access автоматически сохранит новый отчет вместе с остальными отчетами вашей базы данных. В главе 19 рассказывается, как изменить и отформатировать отчет, чтобы он имел неповторимый вид.

*

222


Глава 19

Даже небольшое форматирование творит чудеса ff мКой tMtSe..t > > > > > > > >

Обзор режима конструктора Работаем с разделами отчета Отмечаем текстовые поля и наклейки Просмотр выполненной работы Автоформатирование работает на нас Рисуем линии и поля Добавляем в отчет графические изображения Переносим отчеты в Microsoft Word и Excel

астер отчетов Access— отличный напарник. После короткого раунда переговоров, состоящего приблизительно из 20 вопросов, он автоматически выдает информативный и привлекательный отчет. Да, он информативен, но несколько уроков по искусству дизайна ему не повредят. Хотя мастер Access старается сделать все как можно лучше, ему не всегда удается сделать именно то, что нужно вам. Прозорливые инженеры из Microsoft предвидели такое развитие событий и оставили "запасной выход" — так называемый режим конструктора отчета. Благодаря этому режиму вы можете изменить все что угодно (разумеется, в конструкции отчета): поменять местами или добавить текстовые поля, выделить определенные поля, а также многое другое. Эта глава посвящена некоторым популярным приемам конструирования, которые сделают ваши отчеты гордостью фирмы.

ttacffifioutca OfHêtna toottctHfUftctHO/га

в [гежиме

Если вы хотите улучшить внешний вид своего отчета, вам не обойтись без режима конструктора отчета. И пока вы не перейдете в этот режим, вы ничего не сможете изменить. К счастью, есть несколько способов заставить отчет перейти в режим конструктора. Какой из них выбрать, зависит от того, где именно в Access вы находитесь в данный момент. S После того как вы создадите отчет с помощью мастера, он спросит, не хотите ли вы просмотреть свой отчет и по необходимости изменить его (даже сам мастер знает, что его творение далеко от совершенства). Для перехода в режим

I

конструктора установите переключатель в поле опции Изменить макет отчета (Modify the Report's Design), и мастер незамедлительно проводит вас туда. •S Если вы находитесь в режиме предварительно просмотра отчета, можете перейти в окно конструктора, щелкнув на кнопке Вид (Design View) панели инструментов. */ Чтобы перейти в режим конструктора из окна базы данных, щелкните на кнопке Отчеты (Reports), щелкните на имени нужного отчета, а затем на кнопке Конструктор (Design). Какой бы способ вы ни выбрали, Access откроет отчет в режиме конструктора (рис 19.1), после чего его можно совершенствовать. 12 Microsoft Access Вид Встдвка

Формат Cgpanc Окно Оправка

Конструктор

Рис. 19.1. В окне конструктора имеются инструменты, необходимые для редактирования отчета

Ofaactfiu

u

Если взглянуть на отчет в режиме конструктора, можно заметить множество маркеров, расположенных в нескольких разделах (или областях). Эти маркеры показывают, где Access планирует разместить поля и вывести текст, который появится в окончательном варианте отчета. Они также дают представление о том, как программа планирует отформатировать каждый элемент отчета. В зависимости от того, какая информация включена в отчет, Access может использовать два вида маркеров.

224


•S Текстовые поля служат для отображения в отчете данных, содержащихся в конкретном поле. Каждое поле базы данных, которое вы хотите включить в отчет, должно быть размешено с помощью такого маркера. Если для какоголибо поля, содержащегося в отчете, не имеется маркера, то данные этого поля в окончательный отчет не попадут. •S Надписи. Это маркеры для обычного текста, отображающие в отчете текстовое сообщение. Иногда такие надписи существуют сами по себе (например, Этот отчет конфиденциален); часто они дополняют текстовые поля, поясняя, какие данные там содержатся (например, Код клиента или Размер). Маркеры организованы по областям, которые относятся к различным частям отчета. Эти области определяют, в каком месте и с какой периодичностью определенное поле или текстовое сообщение появляется в отчете. В примере отчета, приведенном на рис. 19.1, показаны три наиболее распространенные области:

•/ Заголовок отчета; s Верхний колонтитул; •S Область данных. Стрелки, расположенные слева от названий этих разделов, указывают на область, в которой содержатся маркеры. Существуют парные области, расположенные по обе стороны области данных отчета. К ним можно отнести, например, Заголовок отчета и Примечание отчета, Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. На рис. 19.2 показаны области отчета, парные к изображенным в примере, приведенном на рис. 19.1. Итоги продаж по объему : отч ' 1 ' ' ' 2 ' ' ' S ' i ' 4 ' ' ' 5 ' ' ' 6 ' ' ' 7 ' ' ' 8 ' i ' 9 ' " ' 10' ' ' IT l ' 12' ' ' 13' ' ' 14' I ' 15' ' ' 16' I * Заголовок отчета

продаж по об

гп Назв; нив:

Счет mic

I) * Область данных

:рбъемПродаж \

:

Итого nil странице::

;КодЗак;

Свободный1!

г i I I i г=+-

9} & " из " & [Pages

Приме чание отчета

Рис. 19.2. Нижний колонтитул и область примечаний отчета являются "зеркальным отображением" верхнего колонтитула и заголовка отчета Рассмотрим, как работают эти области (в том числе и такие важные аспекты, как где и насколько часто они появляются в распечатанном виде).

Глава 19. Даже небольшое форматирование творит чудеса

22S

•S Заголовок отчета. Все, что появляется в заголовке отчета, печатается в самом начале отчета. Эта информация выводится только один раз — вверху первой страницы отчета. •S Верхний колонтитул. Информация, содержащаяся в верхнем колонтитуле, печатается вверху каждой страницы отчета. Единственным исключением является самая первая страница отчета, где Access помещает сначала заголовок отчета, а затем верхний колонтитул. S

Область данных. Это основная часть отчета, она содержит собственно интересующие нас данные и занимает большую часть самого отчета. Каждая запись, используемая в отчете, находится в этой области.

S Нижний колонтитул. Access помещает его в конце каждой страницы отчета. •S Область примечаний. Область примечаний отчета появляется внизу самой последней страницы отчета, сразу же за нижним колонтитулом этой страницы. Поскольку информация о разделах (или областях) очень важна при создании отчетов, ей будет посвящена целая глава. Обо всех подробностях управления областями отчета и о выполнении с их помощью вычислений рассказывается в главе 20.

все, Ч1но С помощью инструментов панели форматирования (рис. 19.3) в отчете можно отформатировать почти все элементы. Если вы хотите изменить цвет текста, размер шрифта или визуальный эффект вокруг поля, на этой панели найдутся все необходимые для этого средства.

Объект

Шрифт

У|ОбъемПродаж Ârial Cyr '

По левому Цвет краю текста По правому Ширина границы Размер шрифта Курсив краю ^J 10

Полужирный По центру I Цвет границы Подчеркнутый Цвет заливки/фона Оформление • , • ,.:

-•

.

Рис. 19.3. Access предлагает целый набор инструментов форматирования отчета

Для редактирования элементов отчета с помощью инструментов панели форматирования выполните следующие действия. 1. Щелкните на элементе, который хотите отформатировать. Это относится к любому полю, надписи или линии — Access относится ко всем одинаково. После щелчка на каком-либо поле вокруг выбранного объекта появляются небольшие черные квадратики (рис. 1 9.4). 2. Щелкните на кнопке панели инструментов, соответствующей необходимому элементу форматирования. Результаты применения большинства инструментов форматирования сразу появятся на экране. Некоторые средства (управляющие цветом, обрамлением и трехмерными эффектами) представляют собой раскрывающиеся списки с перечнем элементов. Эти элементы будут описаны далее в данной главе.

»


3. Повторите пп. 1 и 2 для всех полей, которые хотите отформатировать.

Если при форматировании вы допустили ошибку, выберите команду Правкам Восстановить свойство (EditoUndo Property Setting). Access отменит последнее примененное форматирование. .

Следующие разделы посвящены некоторым наиболее типичным задачам форматирования, с которыми вы можете столкнуться. Следуйте инструкциям, и вскоре ваш отчет, хотя и будет несколько уступать портрету Моны Лизы, но зато наверняка превзойдет налоговую декларацию.

(|/ продаж по объему

zzbzzz^^ =Format(DateO: at9(): "rfd-mm "rfd-mm m-yyyy m-yyyy*1 *\

"—т;т-т.г"-™г|-

•* Верхний колонтитул С бъвм продажу дЗаказ

" Область данных

ЮбьемПродаж" |КодЗак;;

•••;

Г **г* "1

Название

'

Г

ПримвчаIMPгруппы"Объе^Продаж*

*НЮЯЧИЙ голонтитул

""Т"^ итого по странице:! ! _ Свободный;;

' S ' ' ' 7 ' ' ' в ' ' ' 9 ' > ' 10' I ' 11' I ' 12' I • 13' I ' U 1 I ' 15' I ' 16' ' ' *>

| *3а-олоеок

Итоги продаж по объему =Fortnat(Date(): oo-mmm-yyyy

~Т~

галснтитул

гого по странице:; I

Свободный

Рис. 19.5. Задайте цвета фона и переднего плана

i Возьмите свой отчет под контроль { [ i ?

Помимо обычных средств, предоставляемых Access для редактирования отчета (надписей и полей), можно использовать некоторые другие элементы. Они называются управляющими элементами, и их можно вывести на экран, щелкнув на кнопке Панель элементов, находясь в режиме конструктора. Некоторые элементы управления предназначены для работы с определенными типами полей. Например, элемент управления Флажок может графически показать значение поля ; типа Да/Нет. (К тому же это придает вашему отчету более привлекательный вид.) ! Все, что на первый взгляд кажется простым и понятным, на самом деле всегда оказывается 1 довольно сложным, и это наблюдение можно отнести и к использованию управляющих элементов. Поэтому в Access есть несколько мастеров управляющих элементов. Подобно \ другим своим собратьям в программе, они неторопливо проведут вас через все этапы создания ! управляющих элементов. Как правило, соответствующий мастер предлагает свои услуги сразу, \ как только вы поместите управляющий элемент в отчет. ! Если вы создали -управляющий элемент, а мастер не приходит на помощь, убедитесь, что на панели элементов активизирована кнопка Мастер (с изображением волшебной палочки). • В активном состоянии эта кнопка выглядит как нажатая. Если вы в этом не уверены, щелкните > на ней несколько раз, чтобы понять разницу. i Некоторые инструменты (Линия, Прямоугольник, Разрыв страницы и элементы, г предназначенные для вставки рисунков) описываются далее в этой главе. А следующая I глава посвящена использованию управляющих элементов, предназначенных для выполнения вычислений в отчетах.

228


Кнопку Цвет текста можно также использовать для изменения цвета текста в текстовом поле или любой надписи. Можно легко создать специальные эффекты, выбрав контрастные цвета для фона и переднего плана, и получить белый текст, плывущий над черным фоном (рис. 19.5). Будьте внимательны при выборе цветов — если установить одинаковый цвет для текста и фона, может показаться, что поле исчезло! В этом случае, чтобы вернуться к исходным цветовым установкам, выберите команду ПравкаО Восстановить свойство.

Перемещение элементов Хотите заняться реорганизацией? В отчете можно перемещать практически все элементы (поля, надписи, линии и т.д.). Это настолько просто, что необходимо проявлять большую осторожность, чтобы случайно не переместить то, чего не следует. Для того чтобы переместить линию, рамку, надпись или текстовое поле, выполните следующие действия. 1. Щелкните на объекте, который хотите переместить. Вокруг выбранного элемента появятся черные квадратики, давая понять, что он выделен. Если возникают трудности с выделением линии, старайтесь щелкнуть у ее краев. Почему-то, когда вы хотите выделить линию, Access не всегда понимает ваши намерения. Если щелкнуть у конца линии, программа, кажется, лучше понимает, что вы хотите сделать. 2. Переместите курсор мыши на границу рамки, которая появилась вокруг объекта. Курсор примет вид маленькой руки с указательным пальцем. 3. Нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, переместите объект на новое место. По мере перемещения мыши будет перемещаться и рамка объекта. (В зависимости от видеокарты, установленной в вашем компьютере, вы увидите либо весь объект, либо только его рамку.) 4. Когда объект займет нужное положение, отпустите кнопку мыши. Если новый вариант вам не понравился и вы хотите вернуть объект на прежнее место, выберите команду Правка^Отменить сдвиг (EditÛndo Property Setting) или нажмите . В некоторых отчетах Access (в частности, в автоотчетах в столбец) поля и их надписи связаны друг с другом. Поэтому при перемещении одного элемента будет перемещаться и другой. Если вы хотите переместить поле отдельно от его имени, выполните все описанные выше действия, но курсор мыши помещайте не на рамку, а на один из больших квадратных маркеров (рис. 19.6). Рассмотрим, для чего предназначены эти маркеры. 1 ^ Маркер, расположенный слева, служит для перемещения надписи. I V Маркер, который находится между двумя другими, перемещает текстовое поле. Щелкните в поле, а затем подведите курсор к большому маркеру. Когда он примет вид руки с указательным пальцем, переходите к п. 3 (нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, начинайте перемещение). Отпустите кнопку мыши, когда объект окажется в нужном месте. Если вместо руки с указательным пальцем курсор примет вид двунаправленной стрелки, попробуй-


229

те снова подвести курсор к маркеру. Двунаправленная стрелка означает, что Access собирается изменить размер объекта, а не перемещать его. В некоторых типах отчетов, например в ленточных отчетах или почтовых наклейках, надпись поля и его содержимое не связаны. Надписи поля либо нет вообще, либо она появляется только один раз в области верхнего колонтитула. Если надписи не связаны с соответствующими полями, то у них нет больших маркеров, аналогичных изображенным на рис. 19.6. Маленькие маркеры на границах поля используются для изменения размера поля в отчете. Если вы обнаружите, что информация в поле усечена, можно щелкнуть на этом поле и использовать маркеры для изменения длины поля. Если текстовое поле содержит большой объем информации, можно увеличить высоту поля. В этом случае Access расположит информацию в нескольких строках. Расстояние между маркерами определяет расстояние между элементами отчета при выводе на печать. Увеличение этого пространства придаст отчету "разреженный" вид, а уменьшение — позволит разместить больше объектов на странице.

1 • I • 2 ' ' ' i ' I • < ' I ' 5 ' I ' 6 • I ' ; ' ' ' 8 ' I ' 9 ' I ' 10' I ' 1Г ' ' 12' ' ' 13' ' ' 14' I ' 15' I ' 16

Mniosto гоги прооаж т по объему TMt(D^0;W.mmm-y^T~ | т—J—.-.--, -у jJ

ОбьемПродфк | |КодЗак|

j

\

Г

Название

L-L-L-

* Нижний колонтитул

Г

>ro по CTjMfmitni Т _Z3 ЛГ Т

Свободный

:ча ив отчета

Надпись

Поле

Рис. /9.6. Большие маркеры используются для независимого перемещения надписи или поля

Создайте красивое обрамление Применение линий и рамок может до неузнаваемости изменить внешний вид отчета. Они могут привлечь внимание к определенным разделам страницы, выделить некоторые области отчета и вообще придать щеголеватый вид однообразной странице. Панель инструментов содержит три кнопки, предназначенные для редактирования линий и рамок: Цвет линии/границы (Line/Border Color); Толщина линии/границы (Line/Border Width); Оформление (Special Effect).

230


Раскрасьте линии и рамки Кнопка Цвет линии/границы изменяет цвет линий, используемых для обрамления поля или нарисованных с помощью инструмента Линия (Line). Она функционирует точно так же, как кнопки Цвет заливки/фона и Цвет текста, поэтому ее использование не представляет особой сложности. Для того чтобы изменить цвет линии или рамки, выполните следующие действия. 1. Щелкните на рамке или линии, чтобы выделить ее. Не забудьте, что щелкать нужно у конца линии, иначе вы потратите массу времени зря. !,._/ •»; 2. Щелкните на стрелке справа от кнопки Цвет линии/границы. Появится палитра доступных цветов (рис. 19.7).

mmmmmmmm mmmmmmmm • anо п ш*G Рис. 19.7. Из имеющейся палитры выберите подходящий цвет 3. Выберите подходящий цвет.

Измените толщину линий и рамок Кроме изменения цвета линий и рамок, можно также регулировать их толщину. 1. Щелкните на линии или рамке, с которой хотите работать. 2. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Толщина линии/границы, чтобы появился список доступных опций настройки. Толщина линий измеряется в пунктах С/к дюйма, или 0,35 мм). В меню предлагается набор линий толщиной 0,5; 1; 2; 3; 4; 5 и 6 пунктов. (Заметим, что линия толщиной 6 пунктов, или 2,1 мм, в отчете выглядит довольно тяжело весной.) 3. Щелкните на подходящей опции. Вот и все. Как и в остальных случаях, команда Правка^Восстановить свойство исправит любую случайную ошибку, поэтому смело экспериментируйте с имеющимися значениями.

Примените х линиям и рамкам специальные эффекты С помощью кнопки Оформление можно изменить стиль рамки. Здесь вам будет предложено на выбор шесть вариантов (рис. 19.8). Рассмотрим назначение этих элементов. */ Опции Утопленное оформление и Приподнятое оформление меняют цвет с двух сторон поля, создавая трехмерный эффект. При использовании опции Утопленное оформление будет казаться, что поле или его блок вдавлены в текст. Опция Приподнятое оформление создает обратный эффект — выпуклость поля.


Приподнятое Обычное Утопленное

Вдавленное Рельефное С тенью

Рис. 19.8. Шесть элементов кнопки Оформление Элемент Рельефное оформление приподнимает нижнюю часть рамки поля, а Вдавленное оформление создает эффект гравировки рамки. Элемент Оформление с тенью создает эффект падения тени справа от поля. Элемент Обычное оформление помещает вокруг текстового поля стандартную рамку с обычными линиями. Несмотря на то что в меню приведены небольшие примеры каждого поля, сложно сказать, как они будут выглядеть на самом деле, пока вы не примените их к своему отчету. Попробуйте поэкспериментировать с разными установками, распечатайте отчет и выберите то, что вам понравилось. В конце концов, всегда можно отменить внесенные изменения, так почему же не попробовать что-нибудь новенькое? Для добавления специальных эффектов достаточно выполнить те же действия, что и при изменении цвета или толщины линий. 1. Щелкните на маркере объекта, вид которого хотите изменить. 2. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Оформление, чтобы увидеть шесть элементов. 3. Щелкните на изображении эффекта, который решили применить.

Поработайте с текстом Для того чтобы изменить шрифт или его размер, щелкните на стрелке, расположенной справа от окошка с названием шрифта или указанием его размера, и из раскрывающегося списка выберите нужный элемент. При установке стиля выделите текстовый блок и щелкните на соответствующей кнопке для изменения начертания (полужирный, курсив или подчеркивание). Если стиль применен (соответствующая кнопка панели инструментов выглядит утопленной), повторный щелчок на этой кнопке отменит его. Кроме того, можно управлять выравниванием текста внутри надписей и полей. Для этого нужно выделить объект и щелкнуть на одной из трех кнопок выравнивания, расположенных на панели инструментов. Выравнивание по левому краю. Выравнивание по правому краю. Центрирование текста.


Чтобы сделать внешний вид своего отчета более привлекательным, обязательно обращайте внимание на такие элементы форматирования, как выравнивание надписей и данных. Цифровые данные следует выравнивать по правому краю, чтобы цифры располагались строго друг под другом. Большинство других типов данных лучше выравнивать по левому краю. Заголовки, как правило, располагают по центру.

После того как вы вдоволь поработаете над отчетом в режиме конструктора, наступит время посмотреть, как будет выглядеть итоговый результат. Ваше воображение тут не поможет, поскольку представить себе, как будет выглядеть отчет на бумаге, очень непросто. В Access имеются два режима для предварительного просмотра отчета. •S

Образец (Layout preview). Если выбрать этот режим просмотра, Access возьмет в качестве образца фрагмент данных и покажет часть отчета, которая и даст вам представление о том, как будет выглядеть окончательный вариант документа. В режиме предварительного просмотра можно увидеть только образец данных (без выполнения вычислений). Главная задача на данном этапе — не анализ данных, а оценка внешнего вида. Для того чтобы перейти в этот режим, щелкните на кнопке раскрывающегося списка, расположенной рядом с кнопкой Вид (Report View), а затем выберите из него пункт Вид (рис. 19.9).

Конструктор

Рис. 19.9. Чтобы оценить внешний вид отчета, просмотрите его в режиме Bud, а для того, чтобы увидеть полный отчет, выберите режим Предварительный просмотр


Предварительный просмотр (Print preview). Для просмотра всего отчета со всеми расчетами и данными щелкните на кнопке Предварительный просмотр. Можете пойти длинным путем и щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка, расположенной рядом с кнопкой Вид, и выбрать элемент Предварительный просмотр (рис. 19.9). Какой бы метод вы ни выбрали, появится окно предварительного просмотра (рис 19.10). В этом окне различные элементы отчета представляются так, как они будут выглядеть в распечатанном виде. Чтобы изменить вид экрана, можно воспользоваться управляющими элементами, расположенными в верхней части окна.

Итоги продаж по объему

104966.00р.

10479

Rattlesnake Canyon Grocery

I01917.00p

10540

QUICK-Stop

Рис. 19. Ю. Теперь вы точно знаете, как будет выглядеть ваш отчет О режиме предварительного просмотра см. в главе 17.

Если вы хотите изменить внешний вид всего отчета с помощью одного-двух щелчков мышью, воспользуйтесь кнопкой Автоформат (AutoFormat). После щелчка на этой кнопке Access предложит применить на выбор один из заранее подготовленных стилей форматирования, которые позволяют изменить все — от шрифта заголовка до цвета линий, разделяющих элементы отчета. Чтобы применить автоформатирование, выполните следующие действия. 1. Щелкните в пустой серой области под примечанием отчета.

234


Это действие может показаться странным, однако щелчок в этой области — лучший способ пояснить Access, что в данном случае не нужно выбирать какой-то определенный раздел отчета. Если будет выделена определенная область, команда Автоформат будет применена только к содержимому этой области. Хотя такая избирательность в некоторых случаях может оказаться полезной, перед вами, как правило, стоит задача преобразования всего отчета. I 2. Щелкните на кнопке Автоформат панели инструментов. Появится диалоговое окно, содержащее несколько различных опций форматирования. 3. Щелкните на имени выбранного вами формата, а затем на кнопке ОК (рис. 19.11). Access преобразует весь отчет в соответствии с выбранным стилем. Отчет - авдоформат: Деловой : [Обычный

Подпись данных Элемент данных

Рис. 19,11. Выберите стиль форматирования и примените его ко всему отчету Если изменилось только несколько полей в одной области, скорее всего, вы выделили именно эту область отчета. Вернитесь к п. 1 и снова попытайтесь щелкнуть на пустой серой области. С помощью кнопки Настройка (Customize) можно создать собственный стиль и сохранить его в свойствах команды Автоформат.

все, ч*но можно При перемещении объектов можно запросто нарушить их выравнивание. Например, заголовки столбцов могут оказаться в области верхнего колонтитула, а текст заголовка отчета — в области данных. Естественно, лучше всего, чтобы поля данных располагались непосредственно под заголовками столбцов. Однако выравнивать все вручную — занятие малоприятное. Сетка, наложенная на фон экрана, облегчит позиционирование элементов таблицы при выравнивании по вертикальным линиям или точкам. При перемещении объектов в отчете можно выбрать команду ФорматоПривязать к сетке (Format1* Snap to Grid). Эта команда характеризует перемещение объектов: от линии к линии (или от точки к точке сетки) или независимое перемещение.


При перемещении объектов с активизированной командой Привязать к сетке левый верхний угол всегда выравнивается по одной из меток сетки. Используйте эту команду и при изменении размера объекта, тогда выравнивание перемещаемой стороны также будет происходить по меткам сетки. В меню Формат имеются и другие полезные команды для расположения объектов. / Выровнять (Align). Можно выбрать два или несколько объектов и выровнять их относительно друг друга или относительно сетки. Элементы по левому краю (Left), по правому краю (Right), по верхнему краю (Тор) и по нижнему краю (Bottom) обеспечивают выравнивание выбранных объеьтов по соответствующей стороне. Например, если выбрать несколько объекте >, а затем выполнить команду ФорматО Выровнять1^ по левому краю, вь деленные объекты переместятся таким образом, что их левые стороны окаж; тся на одном уровне. По умолчанию Access выравнивает объекты относительно крайнего левого объекта. •/ Размер (Size). Можно также изменить размер группы объектов. Для эт эго надо их выделить, а затем выбрать нужный элемент из подменю команды ФормаЮРазмер. •

Команда Формат^Размеропо размеру данных (Formats Size1* to Fit) устанавливает размеры каждого из объектов так, чтобы он вместил всю необходимую информацию. Значение по узлам сетки (to Grid) настраивает все объекты так, что их углы позиционируются по точкам сетки.

•

Выбор варианта по самому высокому (Tallest), по самому низкому (Shortest), по самому широкому (Widest) и по самому узкому (Narnwest) настраивает все объекты в выбранной группе в соответствии с этими характеристиками. Другими словами, если вы отметили группу и выбрали вариант выравнивания размера по самому высокому, все выбранные объекты при; 1ут такую же высоту, как самый высокий из группы.

s Интервал по горизонтали (Horizontal Spacing) и Интервал по вертикали (Vertical Spacing). Эти команды из меню Формат могут использоваться для равномерного размещения выбранной группы объектов. Для этого нужно выделить эти элементы, а затем выбрать элемент сделать равным (Make Equal) из дополнительного меню команды Интервал по вертикали или Интервал по горизонтали. v

HaftuctfUfne

линии

Для того чтобы сделать отчет более наглядным, можно добавить в него разделительные линии. Для этого выполните следующие действия. 1. Откройте панель инструментов, щелкнув на кнопке Панель элементе в. 2. Щелкните на инструменте Линия панели инструментов. Курсор примет вид крестика с небольшой линией. 3. Щелкните в том месте, где хотите начать линию, и переместите указал ель до точки, где хотите закончить линию. Отпустите кнопку мыши.

236


Для изменения цвета, толщины и внешнего вида линии можно применить различные инструменты панели форматирования, которые мы уже рассмотрели в этой главе. С помощью кнопок Цвет линии/границы (Line/Border Color), Толщина линии/границы (Line/Border Width) и Оформление (Special Effects) можно создать самые различные эффекты. Инструмент Прямоугольник (Box), который находится справа от инструмента Линия, применяется для рисования рамок вокруг отдельных объектов. Выберите этот элемент, затем щелкните в точке, где должен быть верхний левый угол вашего прямоугольника, и растягивайте прямоугольную фигуру до положения нижнего правого угла. После этого отпустите кнопку мыши, и прямоугольник появится в отчете.

Как правило, при подготовке отчетов разделителям страниц уделяют не много внимания. Более детально рассматриваются вычисления, выравнивание информации в аккуратные столбцы и строки и выбор подходящего оттенка для линий и рамок. Однако бывают ситуации, когда необходимо указать, где именно должна заканчиваться страница отчета. Иногда нужно вывести итоговые данные или сгруппировать определенную часть информации на одной странице. Как бы там ни было, для вставки в отчет разделителя страниц требуется всего один щелчок мышью. Для того чтобы вставить в отчет Access разделитель страниц, выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Разрыв страницы (Page Break) панели инструментов. Указатель мыши примет вид крестика с пиктограммой страницы. 2. Поместите крестик туда, где должен находиться разделитель страниц, и щелкните кнопкой мыши. У левого края отчета появится пара небольших черных меток. Это и есть маркеры разделителя страниц. Отныне в этой точке будет начинаться новая страница. Для того чтобы удалить разделитель страниц, щелкните на нем, а затем нажмите клавишу .

fH4etn /шсцшссиш После щелчка на кнопке Рисунок (Image) или Свободная рамка объекта (Unbounded Object Frame) появится указатель в виде знака "плюс" вместе с пиктограммой этой кнопки. С помощью этого инструмента вы можете нарисовать на экране прямоугольник. Если вы использовали инструмент Рисунок, Access откроет диалоговое окно Выбор рисунка (Insert Picture), которое используется для выбора файла вставляемого рисунка. После щелчка на кнопке Свободная рамка объекта появится диалоговое окно Вставка объекта (Insert Object), в котором можно выбрать тип используемого объекта.


237

Рисунки, безусловно, оживят ваш отчет, но их рекомендуется размещать только в заголовке или примечании отчета. Если вы вставите рисунок в область данных, он будет повторяться слишком часто. Если вы не располагаете готовым рисунком, можете воспользоваться кнопкой Свободная рамка объекта, чтобы добавить объект OLE. Технологии OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) позволяет поместить объект на страницу, поддерживая при этом связь объекта с исходным файлом. Любые изменения в исходном файле тут же отразятся на объекте, вставленном в отчет. Такая связь возможна с графическим файлом или файлом любого типа, поддерживающим технологию OLE.

Jlefteqa4,a сннче&ов в Microsoft Office В арсенале Access имеется широкий выбор всевозможных инструментов, но иногда другие профаммы могут выполнить поставленную задачу быстрее и лучше. Главную роль здесь играет команда системного меню Сервио=>Связи с Office (ToolsÔffice Links). Она выполняет три функции: две отвечают за связь отчета с программой Microsoft Word, а третья — с программой Excel.

238


Глава 20 .

Заголовки и примечания для групп, страниц и всего отчета гмиве... > Группирование и сортировка записей >

Изменение размера областей

> Точная настройка разметки отчета > Управление верхним и нижним колонтитулами > Вставка выражений в нижний колонтитул > Добавление нумерации страниц и дат

ри создании отчетов мастер всегда готов прийти на помощь, но, к сожалению, его возможности далеко не безграничны. Даже при работе с мастером необходимо знать, как группировать поля отчета для достижения оптимального результата. Кроме того, вам может потребоваться изменить организацию данных или модифицировать компоненты отчета, чтобы он отвечал новым требованиям. И вам придется не полагаться на чью-то помощь, а самостоятельно перейти в режим конструктора отчета и внести все необходимые изменения вручную. i Не отчаивайтесь! Информация, изложенная в этой главе, поможет вам избежать многих трудностей. В ней описана логика группировки полей и приводятся вспомогательные функции. Она послужит вам проводником на сложном и тернистом пути ознакомления с режимом конструктора.

Расставим все по своим меанам Основной секрет правильной организации отчета заключается в том, каким образом вы разместите маркеры (известные программистам под названием управляющие элементы) над-' писей и полей при его проектировании. Каждый отчет состоит из нескольких областей (в других системах управления базами данных их называют разделами), которые определяют отдельные части отчета. Распределение элементов отчета по областям зависит от типа отчета. Отчет в столбец (Columnar). В стандартном отчете в столбец (рис. 20.1) заголовки полей печатаются для каждой записи. Это происходит потому, что как описания полей, так и поля данных размещаются в области данных отчета. Поскольку текст заголовка отчета размещается в области заголовка, он печатается только один раз, в самом начале отчета. Ленточный отчет (Tabular). В ленточном отчете все происходит совершенно иначе (рис. 20.2). Заголовок здесь печатается в начале отчета, как и в предыдущем примере, однако на этом сходство заканчивается. Вместо того чтобы

:

находиться в одной области с данными, заголовки полей переместились в область верхнего колонтитула. При этом они печатаются не отдельно для каждой записи, а один раз на каждой странице.

2 • I ' 9 ' ' ' 4 ' ' ' 5 ' I ' С ' I ' 7 ' I ' 9 ' ' ' 9 ' ' ' 10' ' ' 11' ' ' 12' ' ' 13' I ' 14' ' ' 15' > ' 1

* Обпасть данных

.Код|ипа | "" '

"Т "~

г™

Категория] ' Описание !

J

n'T

""""[К'зтегорпя

. IT з i . i

-Nowfl

|

. .j

p

^

1

1

1

! j

J

J

i Oimic.tHiie 1

] * Нижний колонтитул

|

'

i .1

i :.

.

i

...

1

I

. .

L

I

1

.. 1:. ••„.

-"Страница " 8. [Pafle] S/'и» "& [Pages]

* Г^зимечание отчета

Рис. 20.1. В отчете в столбец надписи находятся слева от полей и повторяются для каждой записи Тцпы4 ; отчет 1

|| • I • 1 • I ' Z ' > ' j ' ' ' 4 ' I ' 5 ' I ' 6 ' ' ' 7 ' I ' в ' ' ' 9 ' I ' 10' i ' 1Г i ' 12' ' ' 1Э I • 14' I • 15' ' ' 16''

;|

Г

' 1 .-• I : ' I

i

I

I

I!

-"Страница "1[Раре}& р и>"1[Рао«5]:|й4

Сортировка и группировка). Щелкните на серой кнопке рядом с названием группы, которую хотите переместить; затем щелкните и перетащите группу на новое место. Access автоматически внесет в структуру отчета соответствующие изменения. Будьте очень осторожны при изменении порядка групп. Очень легко сделать невинное на первый взгляд изменение, а потом окажется, что отчет безнаденно ис-порчен. Прежде чем вносить в отчет какие-либо серьезные изменения, со> раните его (Файл^Сохранить). Если отчет окажется испорченным, вы сможете закрыть его (ФайлСохранить) без сохранения изменений. При этом сохраненный вариант отчета останется в неизменном виде.

Группируйтесь, пижоны! Группы являются одним из тех полезных инструментов, которые делают отчеты Access весьма гибкими, при этом имея в запасе множество скрытых резервов. Например, в диалоговом окне Сортировка и группировка можно установить опцию Группировка (Group On). Это свойство указывает Access, когда именно начинать новую группу записей в отчете. Для удобства группировки предусмотрены два условия: По полному значению (Each Value) и Интервал (Interval). s Опция По полному значению указывает Access, что нужно группиювать одинаковые значения. Если между значениями группируемого поля имеется как»-либо различие, Access размещает их в различных группах. Эта опция удобна в случае, когда группировка осуществляется по учетным номерам покупателей, продавцов или по идентификационным кодам. Однако она менее пригодна при работе с фамилиями и именами, так как любое незначительное различие (например, Баранов вместо Баранов) приведет к созданию новой группы. v' При выборе опции Интервал группировка осуществляется по диапазону элементов. Эта опция зависит от типа значений группируемых полей (числовое или текстовое), Если группировка осуществляется по числовому полю, то при формировании групп учитываются значения опции Интервал. Если оно установлено равным 1), то группируются записи со значениями от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д. С текстовыми полями Access работает немного иначе. Предположим, что значение опции Интервал равно 1. В этом случае Access сгруппирует записи по первому стмволу текстового поля. Иными словами, все записи данного текстового поля, начинающееся с буквы А, образуют одну группу, с буквы в — другую и т.д. Если значение опции Инте рвал установить равным 2, то записи будут сгруппированы по первым двум символам значения текстового поля (например, в одну группу войдут значения Москва и Монреаль, тогда как значения Москва и Минск окажутся в разных группах). В нижней части диалогового окна Сортировка И группировка указываются свойства выделенной группы записей.

^ Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) указывают, включены ли в отчет данные области. Отчет может содержать Заголовок группы, или Примечание группы, или обе эти области. */ Группировка (Group On) определяет способ группировки для данного поля. Более подробно об этом свойстве см. в приведенной выше врезке. •S Интервал группы (Group Interval). Вероятно, вам никогда не прадется пользоваться этим параметром. (Лично я не рекомендую этого делать.) ^та оп-

244


ция указывает Access, сколько символов необходимо учитывать при группировании записей. По умолчанию значение этого параметра равно 1 . Это означает, что записи будут группироваться в алфавитном порядке, так как рассматривается только первая буква поля. Если увеличить это значения до 3, то Access сгруппирует все по первым трем символам каждой записи (в одной группе будут находиться Иванов, Ивашков, а также Иванченко). •S Не разрывать (Keep Together) указывает, что данные, принадлежащие к одной группе, должны быть напечатаны на одной странице; должны ли быть напечатаны на одной странице первая строка из области данных и заголовок группы; может ли Access разделять информацию по собственному усмотрению. Раскрывающийся список значений Не разрывать предлагает на выбор три опции. • Нет (No). Позволяет Access действовать по своему усмотрению. • Вся группа (Whole Group). Означает, что группа полностью (с заголовком и примечанием) должна размещаться на одной странице. • С первыми данными (With first detail). Означает, что заголовок группы должен печататься на одной странице с первой строкой из области данных. Выберите эту опцию, если хотите, чтобы каждая из страниц отчета начиналась с набора соответствующих заголовков.

Изменение размера области Один из наиболее сложных вопросов, возникающих при разработке отчета, касается размещения данных. Иногда в отчете может остаться много свободного места. При печати области, будь то верхний колонтитул страницы, заголовок группы или область данных, она обычно занимает столько же места, сколько и на экране в режиме конструктора. Возможно, вы захотите уплотнить пространство внутри группы так, чтобы не было слишком много "белых пятен" на странице, однако нужно принять во внимание, что каждая область должна иметь достаточные размеры для размещения необходимых элементов. (Создание отчетов, которые изменяют размеры области в зависимости от объема содержащейся в ней информации, рассматривается в следующем разделе.) К счастью, изменить размер области достаточно легко. Подведите курсор к верхней части панели, соответствующей определенной области, и перетащите его вниз или вверх, в зависимости от того, хотите вы увеличить или уменьшить размер области.

nactHfioutca внешнего вица Когда все необходимые поля находятся в нужном заголовке, примечании и области данных, считайте, что основная работа уже выполнена. Теперь осталось только немного подправить и настроить то, как отчет будет выглядеть. Настройки, описываемые в следующих разделах, позволяют изменить внешний вид вашего отчета. *— £с*'

Некоторые настройки, описываемые ниже, могут на первый взгляд показаться сложными, так как при их использовании мы углубляемся в механизмы создания отчета. Не пугайтесь. Закончив работу по организации строк заголовков, примечаний и данных, вы выполнили всю сложную работу. А все что осталось — проще пареной репы.

Глава 20. Заголовки и примечания для групп, страниц и всего отчета

Изменяем настройки Основная работа по форматированию отчета связана с настройками в эдномединственном диалоговом окне. Чтобы что-то изменить в отчете, дважды щелкните на выбранном элементе. А чтобы отформатировать весь отчет, дважды щелкните на небольшом черном квадратике, расположенном в левом верхнем углу окна отчета в режиме консруктора, рядом с горизонтальной линейкой. Появится диалоговое окно, показанное на рис. 20.5. В заголовке окна указывается название элемента отчета, на котором вы дважды щелкнули. В зависимости от этого, заголовок может содержать надпись Отчет, Раздел, Поле или Надпись, а также конкретное название элемента. Кроме того, Access подсвечивает элемент отчета, чтобы вы точно знали, над чем работаете в данный момент. Например, так как на pi ic. 20.5 в заголовке написано: Раздел: ВерхнийКолонтитул, в раскрывающемся меню (которое мы рассмотрим далее) написано ВерхнийКолонтитул, а сама Access выделила область заг оловка страницы в окне конструктора, то можно точно сказать, что это диалоговое окно со свойствами для области заголовка страницы. В самом диалоговом окне содержатся раскрывающийся список в верхней части окна с перечисленными областями вашего отчета и изменяющаяся остальная часть окна с вклгдаами. В раскрывающемся списке перечислены абсолютно все области вашего отчета, начиная с самого отчета и заканчивая заголовками, полями, метками и даже пустыми строками. К каждой области относится своя группа вкладок с опциями, поэтому, перед тем, как что-либо пенять, сначала правильно выберите область отчета. В диалоговом окне расположено пять областей с вкладками: Макет, Данные, Сооытия, Другие и Все. Макет — единственная вкладка, которая вам понадобится. В ней содержится 99 процентов данных, которые вам когда-либо придется изменять. Остальные вкладки интересны только профессиональным программистам, да и те обращаются к ним довольно редко. Если в нижней части диалогового окна нет какого-то определенного параметра, проверьте название области, указанное в заголовке окна. Если выбрана не та область, то и нужного параметра может не оказаться.

З 1 1 ' 4 ' I ' 5 ' I ' 6 ' ' ' 7 ' ' ' в ' ' ' 9 ' ' '10' ' '11' ' '12' I '' 13' ' '14' ' '15'

!

'16' ' '17=1

голоеок отчета

Tp«tapEI Г Раздм: ВеркнииКопонтитул .лаят.к1«1.идиид ВерхнийКолонтитул •* Заготовок группы Категория: ; К

; [ ,--l:—.U" 1 j Марке:

Макет

; Данные " Собьт

Вывод на >кран Высота Цвет фона Оформтение

. .

Другие Д238СМ 12632256 Юбычное

j * Область данных Марка

J ~

Числи товаров: Нижний копонтитул

Рис. 20.5. Дважды щелкните в любой части отчета, чтобы открыть свойства выбранного элемента

246


Поэкспериментируем с колонтитулами Настройка колонтитулов отчета производится в диалоговом окне Отчет (Report). Так как нельзя дважды щелкнуть на всем отчете сразу (Access все равно будет думать, что вы щелкаете на чем-то определенном внутри отчета), дважды щелкните на черном квадратике, расположенном в левом верхнем углу отчета (рис. 20.6). На экране появится диалоговое окно Отчет.

• 15' I ' 16' I ' 17?

=fort \at(D4 Отчет

* Верхний гопонтитуп

Ц

Заголовок группы Категори! Категория: ;Катего Марке: * Область данных Иэрка

••- т

"ч

_____

1

Примечание группыi Уатегор Число товаров: Нижний юпонтитуп

|

Макет

j Данные I События ;; Другие

Все

Подпись Автоматический размер ........... Да Выравнивание по центру ........... Нет Верхний копонтитул .............. все страницы Нижний колонтитул ............... jBce страницы Неразрывная группа .............. в столбце Тип границы .................... 1и^4Я8ная ___ Кнопка оконного меню ........ , . . . ;Да Кнопки размеров оша ............. JBce Кнопка закрытия ................. Ща Ширина ........ • ............... 24,127см Рисунок ....................... '(отсутствует) Тип рисунка .................... внедренный

Примечание отчета

Рис. 20.6. Чтобы изменить настройки всего отчета, дважды щелкните на черном квадратике в верхнем левом углу В диалоговом окне есть такие установки. По умолчанию для опций Верхний колонтитул (Page Header) и Нижний колонтитул (Page Footer) установлено значение Все страницы (All Pages), которое указывает, что соответствующий элемент появится на каждой странице отчета. Если выбрать установку Без заголовка (Not with Rpt Hdr) или Без примечания (Not with Rpt Ftr), то верхний или нижний колонтитул отпечатается на всех страницах, кроме первой или последней, где обычно печатаются заголовок и примечание отчета. Опция Неразрывная группа (Keep Together) влияет на элемент Не разрывать (Keep Together), который устанавливается в диалоговом окне Сортировка и группировка. Выберите На странице (Per Page), чтобы данная опция применялась ко всем страницам. Или, если у вас отчет с несколькими столбцами, выберите В столбце (Per Column), чтобы опция применялась к столбцам. Кроме того, существуют и другие опции настройки верхнего колонтитула. Дважды щелкните в области верхнего колонтитула в окне конструктора отчета, и на экране появится его диалоговое окно Раздел: ВерхнийКолонтитул (рис. 20.5). Щелкните на вкладке Формат, на которой имеются следующие опции.


247

•S Вывод на экран (Visible). Эта опция определяет, будет ли верхний колонтитул появляться вообще. •S Высота (Height). Access автоматически устанавливает значение этого элемента при изменении размера области заголовка с помощью мыши. Дтя того чтобы указать точный размер (например, если вы хотите, чтобы область верхнего колонтитула была высотой ровно 4 см), введите соответствующее число. (Помните, что Access использует единицы измерения, установленные в Windows. •S Цвет фона (Back Color). Если требуется изменить цвет области, щелкните в этом текстовом поле, а затем на небольшой серой кнопке, появляющеш я справа. В появившейся палитре цветов щелкните на понравившемся цвете, и Access самостоятельно введет число, соответствующее выбранному цвету. Хотя определить цвет фона верхнего колонтитула можно в диалоговом окне Отчет, проще поступить так: щелкнуть в области верхнего колонтитулг в окне режима конструктора отчетов и воспользоваться раскрывающимся списком панели инструментов Форматирование. ^ Оформление (Special Effects). Данное свойство определяет визуальный эффект области верхнего колонтитула так же, как влияет на элементы отчета кнопка Оформление панели инструментов. Однако здесь ваш выбор несколько ограничен. Щелкните в текстовом поле Оформление, а затем на кнопке раскрывающегося списка, появившейся справа. В ваше распоряжение поступают опции Обычное (Flat) (по умолчанию), Приподнятое (Raised) и Утопленное (Sunken).

Форматирование отдельных областей отчета А как поступить в том случае, если нужно изменить формат не всего отчета, а только одной из его областей, например заголовка группы? Нет ничего проще. В режиме конст] >уктора дважды щелкните в области Заголовок группы (GroupHeader), и на экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 20.7. |£'Раздел; ЗаголоооиГруппыО ЗаголовокГругпьЮ Макет

-События

Конец страницы Новая Строка или столбец . Не разрывать Вывод на экран , . , Расширение Схатие Повторение раздела Высота Цвет фона Оформление

Другие >'

Все

.: До раздела

, .!Да .Нет

. 11,905см

•

few^L

. .Обычное

Рис. 20.7. Это диалоговое окно позволяет отформатировать отдельную группу данных отчета Установки опции Конец страницы (Force New Page) указывают на то, будут ли изменения в данной группе автоматически приводить к размещению информации на новой странице* С их помощью вы можете задать условие, при котором разрыв страницы будет применяться либо только перед заголовком, либо только после примечания, либо в обоих с гучаях. Аналогично вы можете указать; каким образом должны обрабатываться области нгчала и

248


окончания отчета, содержащего большое количество столбцов (например, чтобы группа всегда начиналась с нового столбца). Как и в других диалоговых окнах, вы можете использовать свойства Не разрывать и Вывод на экран.

Возможно, самыми важными опциями в этом диалоговом окне являются Расширение (Can Grow), Сжатие (Can Shrink) и Повторение раздела (Repeat Section). Применение опции Расширение позволяет расширять границы области в зависимости от объема содержащихся в ней данных. Это свойство особенно полезно при печати отчетов, включающих поле типа Memo. Вы устанавливаете ширину поля по своему усмотрению, а затем опция Расширение определяет его высоту, так чтобы все данные из этого поля были отображены в отчете. Опция Сжатие позволит сократить размеры области, например при наличии пустых полей. В случае использования свойств Расширение и Сжатие необходимо установить их как для всей области, так и для ее отдельных элементов, размер которых может изменяться. Свойство Повторение раздела позволяет дублировать заголовок области на новой странице, если информация этой области не уместилась на одной странице.

Форматирование отдельных элементов области С помощью двойного щелчка можно редактировать не только свойства области, но и всех ее элементов. Если вы хотите отформатировать любой элемент своего отчета (поле, надпись или рисунок), в режиме конструктора дважды щелкните на этом элементе. Access откроет диалоговое окно, предлагающее широкие возможности настройки.

Заполнение o&iactneu Хотя для области заголовков и примечаний в Access по умолчанию уже используется несколько установок, они не отличаются индивидуальностью и не производят особого впечатления. Их можно усовершенствовать таким образом, чтобы они включали не только дату, но и формулы для вычисления или текст для подведения итогов. Здесь мы рассмотрим некоторые виды заголовков и примечаний, которые произведут неизгладимое впечатление на ваших коллег и поднимут ваш авторитет в глазах начальства.

Форматирование заголовков Заголовки влияют на внешний вид и информативность окончательного варианта отчета, так что неплохо было бы уделить им некоторое внимание. Они должны легко читаться и содержать полезную информацию. При создании отчета поэкспериментируйте с заголовками и посмотрите, что в итоге получится, — результаты могут вас удивить. Например, при создании отчета и выполнении группировки данных с помощью мастера по умолчанию заголовки будут помещены в область верхнего колонтитула. На рис. 20.8 приведен пример отчета, созданного таким образом. Обратите внимание на расположение заголовков столбцов. Заголовки столбцов будут появляться на каждой странице, так как они размещены в области верхнего колонтитула. Это не самая худшая разметка, но той же цели можно достичь и другими способами. В качестве альтернативного варианта рассмотрим организацию отчета, показанную на рис. 20.9. В данном случае заголовки столбцов повторяются для каждой новой записи соот-


249

ветствующего поля. Это происходит из-за того, что теперь заголовки располагаются t области заголовка соответствующей группы. Отчет выглядит намного лучше и легче читается. При сравнении этих рисунков можно заметить, что также были перемещены некоторые надписи, а у других изменились размеры. Кроме того, удалены две линии, отмечающие границы верхнего колонтитула страницы.

Категория: Кондитерские изделия На схлзде;

Категория:

Молочные продукты

Марка:

Chocolade

Camembert Pierrot

Gurnbar Gummibarchen

Ffotemysost

Maxitaku

Geitost

NuNuCa Nuss-Nougat-Crerne

Gorgonzola Telino

Pavlova

Gudbrandsdalsost

Schoggi Schokolade

Mascarpone Fabtoli

Scottish Long breads

Mozzarella di Giovanni

Sir Rodney's Marmalade

Queso Cabrales

Sir Rodney's Scones

Oueso Manchego La Pastora

Tarte au Sucre

Raclette Courdavau

На складе; 22 26 112

Teaiime Chocolate Biscuits

Рис. 20.8. В данном отчете заголовки находятся в области верхнего колонтитула

Нумерация страниц и даты В заголовок и примечание Access может поместить определенную информацию. Обычно эти разделы используются для вывода порядкового номера страниц или даты. Для этого предназначены команды системного меню Вставка^Номера страниц (Insert^Page Number) и Вставка^Дата и время (InsertsDate and Time).

Какая это страница

:

s

После выбора команды Вставка^Дата и время откроется диалоговое окно Номера страниц, в котором имеются следующие опции. •S Формат (Format). Можно выбрать печать номера страницы (Page N) или указать Access, что нужно подсчитать общее количество страниц в отчете и вывести номер текущей страницы (Страница N из М). S Расположение (Position). Здесь указывается место для номера страницы — в верхнем или нижнем колонтитуле.

250

Часть IV. Превращение таблицы а книгу

ы по типам -M3P-2CW

ЯНМНЯВНВННН Категория: Кондитерские изделия

' Категория: Кондитерские изделия

Рис. 20.9. Теперь надписи находятся не в области верхнего колонтитула, а в области заголовка группы Выравнивание (Alignment). Служит для определения места появления номера страницы в отчете. Раскрывающийся список Выравнивание содержит несколько опций. ' Отображать номер на первой странице (Show Number on First Page). При установке этого флажка номер страницы появится уже на первой странице отчета.

Ж .0«ни,

£СЛИ вы хотите что-то изменить в нумерации страниц, сначала вручную удалите существующее поле номера страницы (щелкните на нем и нажмите клавишу ). Затем выберите команду ВставкаОНомера страниц и повторите процедуру нумерации.

Когда напечатан этот отчет Команда Вставка^Дата и время выводит на экран диалоговое окно Дата и время. Главными опциями этого окна являются Формат даты и Формат времени, где можно установить необходимый формат даты и времени. Пример любезно предоставляется в разделе под названием Образец (Sample]. «gjS^^

Хотя на первый взгляд такая информация, как дата и время, не обязательна, на самом деле она очень важна, когда данные постоянно изменяются. При автоматическом внесении этой информации внизу страницы сразу видно, когда был создан отчет. И даже если вам сейчас не нужно это знать, такая информация никогда не помешает.


251

-

Часть V

Мастера, формы и другие таинственные средства

нем мАкого & люЦю MWHI^W\^ можем

чмо l- .

4,acfiiu . . . Часть V не поддается рациональному объяснению. (Как вам нравится такое вступление?) В ней рассматривается широкий диапазон средств, которые сами по себе важны, но никак не связаны друг с другом. Единственное, что их объединяет, — это как раз то, что они не связаны ни с чем. В главе 21 идет речь об интеграции с Internet Что Access знает об Internet > Вставка и использование гиперссылок > Публикация работы в Web >

Расширенные возможности

if"F а сегодняшний день Access — это рабочая лошадка, которая без устали трудится в г 9* Internet и корпоративных сетях. Если вам не терпится присоединиться к информационной революции или если вы стремитесь воспользоваться преимуществами электронной супермагистрали, Access (да и весь пакет Office) готова прийти вам на помощь. В этой главе представлен краткий обзор интерактивных возможностей Access, а также описаны отдельные детали использования гиперссылок и размещения баз данных в Web. В конце главы рассматриваются некоторые возможности, представляющие интерес для продвинутых пользователей (возможности, о которых идет речь, выходят далеко за рамки тем, обсуждаемых в этой книге).

и Internet: cMiqtcasi n

из В наши дни практически все производители программного обеспечения декларируют связь своих продуктов с Internet. Вряд ли кто-то может сказать наверняка, что это на самом деле: естественная необходимость или маркетинговый трюк, однако никто не хочет оставаться вне киберпространства. Объединение Internet и Access, без сомнения, относится к области естественной необходимости. Базы данных являются прекрасным дополнением World Wide Web. Web всегда отличалась высокой степенью интерактивности и гибкости, касающейся способов представления информации. Однако до сих пор процесс размещения баз данных в Web был сложным делом, требующим времени и усилий. Для того чтобы облегчить процесс публикации данных, компания Microsoft нашла способ внедрить поддержку Internet в Access. Основную роль здесь играет технология Microsoft, называемая ActiveX. Вероятнее всего, вы уже встречались с такими терминами, как OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов), COM (Component Object Model — объектная модель программных компонентов) и DNA (Distributed interNet Architecture — распределенная сетевая архитектура). Хотите — верьте, хотите — • нет, но все эти термины являются синонимами технологии ActiveX. (Дело в том,

•

что Microsoft имеет скверную привычку периодически присваивать своим т< хнологиям новые названия. Делается это, естественно, в сомнительных маркетинговых целях.) Но благодаря технологиям ActiveX (или OLE, или СОМ) существует возможность совместного использования информации различными программами. Однако вам не стоит беспокоиться о познании этих технологий. Вам не нужно знать никаких технических подробностей об ActiveX, благодаря которым Access имеет возможность взаимодействовать с Internet или какой-либо локальной сетью. Возможности Access в Internet основываются на Web-браузере компании Microsoft — Internet Explorer, а связующим звеном между этими двумя программными продуктами служит технология ActiveX. Когда вы работаете с гиперссылками, блуждаете в Internet, вся ос новная черновая работа ложится на плечи Internet Explorer. Даже когда кажется, что Access работает "в поте лица", информация из Internet поступает через Internet Explorer. А за все это о гвечает технология ActiveX. Для того чтобы Access могла взаимодействовать с Internet, установите на своем компьютере Internet Explorer 5.0 или одну из последующих версий. Кроме того, необходимо иметь соединение с Internet (или локальной сетью компании).

/Запавим tuneficcbutctf в Говоря об Internet, нельзя не упомянуть термин гиперссылка. Хотя смысл этого слова может показаться туманным, в действительности гиперссылки представляют собой хранилища, а щелчок на гиперссылках позволяет перейти к содержащейся в них информации. С помощью гиперссылки вы можете перейти к различным адресам Internet или корпоративной сети. Гиперссылки начинаются со специального идентификационного кода, который объясняет компьютеру, на какой тип ресурсов указывает ссылка (компьютерные гуру называют этот код протоколом). В табл. 21.1 приведены основные коды протоколов и кратко описан каждый из них.

Таблица 21.1. Типы гиперссылок в Access Код протокола f lie : / / ftp : / / http : / / mailto : news : / /

Описание

_

^

_

Открывает локальный или сетевой файл Протокол передачи файлов; связь с РТР-сервером Протокол передачи гипертекста; связь со страницей World Wide Web Отправка электронной почты по сетевому или Internet-адресу Открытие группы новостей Internet Если вы хотите получить полный список гиперссылок, которые распознает Access, вызовите систему справки Access (с помощью клавиши ) и проведито поиск по слову гиперссылка.

Если вы регулярно посещаете просторы World Wide Web, многие из этих терминов покажутся вам знакомыми. Хотя большинство из них ориентировано на приложения, работающие с Internet или корпоративными сетями, технология ActiveX настолько гибкая, что Ас( ess может использовать гиперссылки для определения локальных документов Microsoft Office.

256


Добавление поля гиперссылки в таблицу Гиперссылки тоже должны где-то храниться, поэтому в Access для них имеется свой тип поля. Вы уже, наверное, догадались, что он называется гиперссылка. Таблица с таким полем изображена на рис. 21.1.

Типланныж ;Счетчик 1 Текстовый : Текстовый 'Гиперссыпка

Т Код Сайта

Имя _

,web Адрес.;;;; _t Web.Ca.ne

Общие

[ Номер кода сайта название Сайта • Общий адрес URL Управляющая ссыпка на сэйт|

; подстанс

. Формат поля : Подпись i Значение по умолчанию Условие на значение [Сообщение об ошибке \ Обязательное поле \ Пустые строю! | Индексированное поле ! Сжатие Юм*ад | Режим IME | Режим предложений IME !Смарт-твги

_.

Да (Допускаются совпадения)

''

: необязательным параметр. Выводится в строку состояния 1 при выборе попя в форме. Для справки' 'по описанию поля . ."• нажмите клавишу Fi.

РИС. 21.1. Добавление поля гиперссылки в таблицу Добавление поля гиперссылки в таблицу не требует выполнения каких-то специальных действий. Эта операция аналогична введению в таблицу любого другого поля. Поле гиперссылки ничем не отличается от остальных полей таблицы.

Ввод и использование гиперссылок Гиперссылка может иметь до четырех частей, разделенных символами #, и выглядит приблизительно так: экранный текст#адрес#дополнительный адрес#всплывающая подсказка Каждая из частей гиперссылки описана в табл. 21.2. Большинство из приведеных частей, как видно из таблицы, — опционально. Таблица 21.2. Формат гиперссылок в Access Часть гиперссылки

Описание

Экранный текст

Опционально. Отображаемый текст. Если эта часть опущена, на экран выводится только URL

Адрес

Адрес URL (унифицированный указатель информационных ресурсов), например Web-страницы. Это обязательная часть гиперссылки

Дополнительный адрес

Опционально. Ссылка на конкретную страницу или документ

Всплывающая подсказка

Опционально. Текст, который появляется при наведении курсора мыши на адрес

Глава 21. Размещение данных в Web

Для получения оптимальных результатов попробуйте самостоятельно поэкспериментировать с гиперссылками. В примере, приведенном на рис. 21.2, показано, как отформатированные гиперссылки введены в таблицу и как они отображены в форме Access. Изменение гиперссылки Связачы::

Текст: ;ntlp:/Avww. microsaft.com

страстей

Q

местом в документе

а

текущая папка 'просмотрен-

Закладка.^.^ J Выбор рамки

*У Access2003_dummies ^-jchepOO

|

ные

; страницы

ноеым документом файлы

^chap04 ^chapOS :hnp://Www. microsoftcom/

^ L

Удаг> т ссь 1

j [

Цотово

Рис, 22.4. Всегда хочется пофантазировать, но сейчас упростите свою работу Ш Клиенты! >

£Л©8|

Код клиента

ня

Название

Alfreds Futterkiste

Обращаться к

:Meria Anders

Должность

; Представитель

Адрес .

ibbereStr57

Город

^Берлин

• .".

••• . ,. " " j

Область Индекс

42209

Страна

Германия

Телефон

;оз(к)074321

4>ekt

:030-0076545

Запись: (и]'. 4 |

'

Г|Т]{^Г@иэ 92

*"%

. .

.

'..•••,;'.

Рис. 22.5. Новая форма не очень красива, но для начала совсем неплоха Мастер формы автоматически сохраняет форму в процессе ее создания, ТЕК что вам не придется сохранять ее вручную.

Jtftuqaqiui фб/гме п/ювьиьнмй В зависимости от включаемых в форму данных (например, взяты ли они из одной или из нескольких таблиц), существует несколько опций для отображения данных. •/ В один столбец (Columnar). Классическая форма, на каждой странице которой размещается по одной записи. S Ленточный (Tabular). На одной странице размещается несколько записей (рис. 22.6). При выборе этой опции приготовьтесь к выполнению над фермой некоторых "косметических" операций (перегруппировка, изменение размеров и т.п.). Такой тип форм наиболее широко применяется в отчетах.


fr" Клиенты 1 Код Название

Обращат Должное Адрес

Горо

М

Alfreds Putter* Mana Anc Предста! Obere Str. 57

>

оел! ин.

Строи Телефс Факс

Берг

122 Терма 030-007» 030-0076:

AN/; AnaTrujilloEr AnaTrujilt Co в л аде Avda.de la Constitui Mext-

050 Микен (5) 555-1; (5) 555-3;

AN1 Antonio Morer Antonio M' Совладе Mataderos 2312

Mext

jOSO Мекси (5) 555-S

ARC Around thVRc Thomas h Предств! 120 Hanover Sq

flow

BEF Beiglunds sne iChnstina E Клордин( Berguvsvagen 8

Пупе '""

BLA BlauerSeeDi Henna Me Предста! Forsterstr. 57

М0н,

.683 Герме 0621-08' 0621-069;

BLO Blonde) pete f |Fredefiqu Главный 24. place K.teber

Стре

!j670 *P°HL 8 8 6 0 1 5 8860.15:'

BOL Boli do Comidi Martin Sot Сов ладе C/Araquil, 6?

Meaj "' iJ28t> Испан (91)555' (91)555!:

ВОГ- Bon app'

,w Велик ;

ло« Б

=СЕГ. Cenlro сотеп Francisco

Г ЛОБНЫЙ

Sierras de Granada

CMC Chop-suey CK;Yeng Wat Совладе. Hauptstr. 29

сок

ГИЕН»*

...£

ФрвН1

(171)55!; (171)555;

9i"M«" 9Т.2445.

Be пик (171)551

С;

. И 01 Арген

а эн

Л'.135-5; (1)135-4(1

050 Мекси (5) S55-J (5) 55мг

,^» Бери

'

:

Кшвд (604) 55Ё (604) 555

Т2(

301 Швей1

.

054 Брози (11)555-

Comercio Min ;PedroAlo Ученик п Av. dos Lusiadas, 2c Сон- ЕР

з««ь:|Ш.. : /w\vw. txbt. com/

iffl;.»a http ;/\vxnv.dialcktikn lOiii Создание реляционных баз данных >

Документирование базы данных

>

Анализ быстродействия

нализатор выполняет три задачи, близкие сердцу пользователя базы данных: •S автоматически конвертирует сплошные файлы в реляционные базы данных; •S документирует базу данных и различные ее компоненты (включая таблицы, запросы, формы, отчеты и многое другое); •S анализирует структуру таблиц, удостоверяя, что все спроектировано наилучшим образом. Несмотря на то что в последние годы компьютерные технологии и совершили большой рывок вперед, они еще не оправдали всех возложенных на них ожиданий. То же самое можно сказать и об анализаторе — его название обещает больше возможностей, чем имеется в распоряжении на самом деле. Отдавая ему должное, нужно отметить, что он способен на многое, поэтому ему посвящена отдельная глава, в которой превозносятся два его достоинства и раскрывается один недостаток (думаю, что два достоинства против одного недостатка — не так уж и плохо).

Создание {геядционных товаров, которые можно разместить в одном заказе. В связи с тем, что информация о заказах содержится в записи о данном клиенте, каждый раз при размещении заказа информация о клиенте повторяется. Аналогичным образом, в связи с тем, что описание товара хранится в той же таблице, каждый раз при заказе товара клиентом данные о товаре повторяются. Все это представляет собой реляционный кошмар! Чтобы привести базу данных в порядок, воспользуемся мастером анализатора таблиц. 1. Откройте базу данных и выберите из системного меню команду Сервис Анализ^Таблица. После некоторого раздумья, сопровождаемого активной деятельностью жесткого диска, на экране появится диалоговое окно Анализ таблиц (Table Analyzer Wizard) (рис. 24.1). Анализ таблиц Анализ таблиц: постановка задачи

ptiAngelq iPAST di.norW PAST ^Carnarvon Tiger; PAVL ' ' '

Pasta Buttm s.r. Via del Gels Pasta Buttmi s.r, Via del Geteomr Pavlova, Ltd. 74 Rose St Pavlova, Ltd. 74 Rose St. Pavlova, Ltd. 74 Rose St Pav, Lid, ' ;I74RoseSt.

Одни и те же сведения часто сохраняются в таблице много раз. Повторная запись дачных может привести к определенным оилбкам. Во-первых, повтор данных приводит к излишнему увеличению их объема. Показать пример. Во-вторых, повтор данных может ошибки обработки. Показать пример.

Рис. 24,1, Представляем вашему вниманию анализатор таблиц

•

1. Два первых диалоговых окна особого интереса не представляют — от носят чисто образовательный характер. При желании можете прочесть их, каждый раз щелкая на кнопке Далее. После этого откроется диалоговое окно, показанное на рис. 24.2. 3. Щелкните на имени таблицы, которую вы хотите преобразовать в реляционную, а затем на кнопке Далее. Мастер поинтересуется, следует ли ему проанализировать таблицу, и выскажет свои предположения относительно того, как должна работать эта таблица. 4. Установите переключатель в положение Да, а затем щелкните на кнопке Далее. Это основной этап во всем процессе. Засучив рукава, мастер берется за з щание, причем на экране видно, как проходит процесс. После завершения работы экран примет приблизительно такой вид, как показано на рис. 24.3.

282


Анализ таблиц В каких таблицах есть поля, значения которых повторяется много раз? Данный мастер разделит исходную таблицу на несколько связанных таблиц. При этом сана исходная таблица изменена не будет. Таблицы: [Доставка Заказано Заказы ШвВаВЕВ! Поставщики ; Сотрудники список рассыпки Таблица гиперссылок Типы {Товары

(w*j Вывести страницы с пояснениями?

Отмена

< Назад

Далее >

Рис. 24.2. Выберите таблицу, подлежащую анализу Анализ таблиц Правильно ли мастер группирует данные? Бели нет, перетащите поля с помощью мыши в подходящие по смыслу группы. Камю имена следует присвоить новым таблицам? Как правило, имя таблицы указывает на хранящиеся в ней данные.

Отмена ~~j [

< Цазад ~|

Далее > к j

Рис. 24.3. К сожалению, Access не очень удачно проанализировала эту базу данных 5. Если результат пришелся вам по душе, озаглавьте таблицы. Для этого сначала щелкните на таблице, а затем на кнопке Переименовать таблицу (Name Table) (с изображением карандаша, рисующего в таблице). Либо с помощью мыши перетащите поля из одной таблицы в другую, а затем переименуйте таблицы. После этого щелкните на кнопке Далее.

Глава 24. Анализатор данных: д-р Фрейд, д-р Ватсон и д-р Джекилл.

283

Если мастер рекомендует не расщеплять таблицу, щелкните на кнопке Отмена (Cancel) и поблагодарите себя за успешную работу. Ведь в данном случае мастер считает, что таблица и так достаточно хороша. 6. Назначьте ключевые поля. Для этого сначала щелкните на имени поля, а затем на кнопке Ключевое поле (Key). Кнопка Ключевое поле находится на месте кнопки Переименовать таблицу (см. п. 5), в правом верхнем углу диалогового окна. Этот шаг позволит вам избавиться от многих созданных мастером униюшьных номеров (соответствующих каждой записи), которые он поместил в таблицы. Перед тем как продолжить работу, убедитесь, что каждая таблица имеет ключевое поле. Поскольку структура в основном завершена, мастер переключает свое внимание на опечатки (предположительно допущенные оператором при вводе данных) в базе данных. Если он находит записи, которые, по его мнению, являются почти одинаковыми, он попросит привести их в порядок. После того как структура базы данных будет проанализирована, мастер авт оматически исправит опечатки, допущенные при вводе данных. В зависимости от состояния ваших данных, вы можете обнаружить много записей, подлежащих корректировке. Проявите терпение — мастер изо всех сил старается вам помочь! Как только исправления будут внесены, мастер предложит создать запрос, который будет выглядеть и выполняться как исходная таблица. Если для работы с плоскими файлами были созданы отчеты и формы, они будут пригодны и для работы с новой таблицей. 7. Если вы передумали и хотите отменить все предыдущие действия, выберите переключатель Нет. В противном случае завершите работу мастера, щелкнув на кнопке Готово. Если вы щелкнете на кнопке Готово, Access создаст запрос, который будет выглядеть как исходная таблица. Исходная таблица будет переименована, а любые формы и отчеты вместо нее будут использовать запрос, созданный мастером. Вряд ли анализатор таблиц корректно преобразует сплошной файл ба: ы данных в реляционную базу данных. Для изменения структуры базы данных лучше всего обратиться к специалисту, который выполнит эту задачу более квалифицированно.

дозы Позвольте сделать небольшое отступление. Есть вещи, в которых наш мир нуждается и, по-видимому, будет нуждаться всегда. Речь идет о документации. Если бы мы внимательнее относились к этому, все было бы совсем по-другому. Возможно, вам нет до этого никакого дела, но если вы создаете базу данных, Чтобы облегчить себе работу, она может сыграть в вашей жизни большое значение. Знаю, что времени едва хватает для выполнения текущей работы и тестирования базы данных, но вам обязательно следузт документировать все, что вы делаете. Как всегда, при решении проблемы документирования приходится разрываться между крайней необходимостью и постоянной нехваткой времени. Что же делать? Использовать архивариус базы данных!

284


Эта вторая часть анализатора пересматривает все элементы вашей базы данных (я действительно имею в виду все) и документирует жизненно необходимые элементы. Собранная информация очень загадочна, и я не уверен, что сами программисты смогли бы объяснить ее некоторые части. Но самое интересное состоит в том, что программа работает сама по себе. Запустите программу, натравите ее на базу данных и сходить перекусить. Когда вы вернетесь, отчет будет готов. Моментальное документирование! Для того чтобы запустить архивариус базы данных, выполните такую последовательность действий. 1. Откройте базу данных и выберите из системного меню команду Сервис1^ Анализ^ Архивариус (ToolsOAnalyze^Documenter). 2. В диалоговом окне Архивариус (Documenter) выберите вкладку Все объекты (All Object Types), как показано на рис. 24.4.

Заказано • Заказы Ш Клиенты Ш Поставщики Ш Сотрудники Ш Список рассылки Ш Таблица гипарссылок О Типы омом

Рис. 24.4. Выберите вкладку Все объекты и щелкните на кнопке Выделить все

3. Щелкните на кнопке Выделить все (Select All), чтобы задокументировать всю базу данных. Затем щелкните на кнопке ОК. Архивариус исследует все объекты базы данных, начиная с таблиц, а затем перейдет к запросам, формам, отчетам и т.д. В процессе документирования на экране на непродолжительное время будут появляться формы — так и должно быть. Процесс займет некоторое время, так что можно сделать перерыв и выпить чашечку кофе. После завершения работы архивариус составляет отчет, содержащий информацию о базе данных (рис. 24.5). 4. Для того чтобы распечатать этот отчет, щелкните на кнопке Печать панели инструментов или выберите команду Файл^Печать. Access не заботят деревья или стоимость бумаги, поэтому она весело создаст сотни страниц документации для базы данных. Если вам не нужны огромные стопки бумаги с описанием, сохраните отчет, чтобы можно было позже к нему вернуться. Для этого выберите из системного меню команду Файл^Сохранить как таблицу и придумайте имя для сохраняемой таблицы.

Глава 24. Анализатор данных: д-р Фрейд, д-р Ватсон и д-рДжекилл...

285

Рис. 24.5. На данной странице показаны некоторые связи между таблицами

Как и рассмотренный ранее анализатор таблиц, анализатор быстродействия также далек от совершенства. Но иногда им приходится пользоваться, а для этого требуется выполнить следующие действия. 1. Откройте файл базы данных, а затем из системного меню выберите команду СервисОАнализОБыстродействие (Tools'^ Analyzes Performance). Появится диалоговое окно Анализ быстродействия (Database Performance Analyzer). 2. Выберите объекты, которые хотите проанализировать, и щелкните на кнопке Далее. Рекомендуется выбрать вкладку Все объекты и щелкнуть на кнопке Выделить все. Диалоговое окно будет выглядеть аналогично изображенному на рис. 24.4. 3. После выполнения анализа (рис. 24.6) просмотрите полученный результат и прочтите сделанные комментарии. Если в базу данных были внесены какие-либо изменения, кнопка Оптимизировать (Optimize) станет активной. В противном случае вооружитесь ручкой и на листке бумаги выпишите все пожелания и идеи, возникшие у Access после анализе вашей базы данных. Перед тем как вносить какие-либо изменения, которые порекомендовала Access, посоветуйтесь со знакомым компьютерным гуру.

286


&" Анализ быстродействия Результаты анализа ? Приложение, сохраните е формате МОЕ. ? Таблица 'MSysAccourrts': установите связь с таблицей 'MSysGroups'

• | Оптимиэцхеать ,

Выделить все Снять выделение

Обозначения: i Примечания.

!

совет - . •

; Оптимизация улучшит работу объекта Запрос MSysGroupMembers1 и, возможно, других - объектов базы данных. I Создание связей между таблицами в базе данных дает большие преимущества. Для \ создания связей откройте окно базы данных и выберите в меню "Сервис* тманду "Схема \ данных'.

Рис. 24.6. Access высказывает свои пожелания по улучшению базы данных

Глава 24. Анализатор данных: д-р Фрейд, д-р Ватсон и д-р Джекилл...

287

Глава 25

Поговорим с компьютером главе... >

Что такое система распознавания речи

«•

> Установка системы распознавания речи >

Отправим Access в школу постановки голоса

>

Поговорим с Access

> Использование командного режима системы1 распознавания речи

ще совсем недавно попытка поговорить с компьютером привела бы окружающих в недоумение. Однако времена меняются. Теперь весь пакет приложений Office, в том числе и Access, оснащены встроенной системой распознавания речи Lernout & Hauspie (L & Н). Это значит, что теперь вы сможете подавать Access достаточное количество "олосовых команд и ожидать, что эти команды будут выполнены. Большинство пользователей считают систему распознавания речи в Access достаточно ограниченной. Однако, если в вашей базе данных имеется много текстовых полей или если у вас возникают проблемы при использовании клавиатуры, то возможность диктовки и средство распознавания речи Access окажут неоценимую услугу. В этой главе вы познакомитесь с принципом работы системы распознавания речи в нелокализованной версии Office и узнаете, как ею воспользоваться.

tncucoe сис*ием,а [нюгознавания Технология распознавания речи поражает пользователя открывающимися перед ним широкими возможностями. Компьютер "слушает" ваши команды, подаваемые через микрофон, и преобразовывает их в индивидуальные лексемы. Затем он преобразовывает эти лексемы в слова на основе стандартного словаря, "понимаемого" программным обеспечением. (Поэтому, если вы произнесли слово "гастроэнтеролог", компьютер вряд ли поймет его, ес№ только вы предварительно не установили медицинский словарь.) На практике все даже еще сложнее. Процесс распознавания речи осложняется тем, что у всех нас совершенно разная дикция и произношение. Кроме того, при работе в офисе часто возникают посторонние шумы, которые препятствуют нормальной диктовке. Пока что система распознавания речи далека от идеальной, и не стоит ожидать от нее очень точных результатов. Однако для людей, стра(ающих заболеваниями опорно-двигательной системы или имеющих другие физические недостатки, система распознавания речи окажет неоценимую услугу. Существуют два режима работы системы распознавания речи: режим диктовки v режим подачи команд голосом.

!

*/ Диктовка. Поместите курсор в какое-либо поле, например Фамилия клиента, и скажите "Смит". Возможность диктовки можно использовать практически везде, где требуется вводить текст.

Команды. Продиктуйте какую-либо команду (например, чтобы распечатать документ, продиктуйте команду Print).

Установка cuctfceMM [1аспозн,авсши& {гечи Естественно, ваш компьютер должен иметь возможность поддержки системы распознавания речи. Для этого Microsoft рекомендует следующую минимальную конфигурацию: •S высококачественный головной микрофон с регулировкой усиления (Microsoft рекомендует микрофоны с интерфейсом t/55); •S процессор с тактовой частотой 400 МГц или выше; •S 128 Мбайт памяти; •S операционная система Windows 98, Windows NT 4.0 или последующие версии; •S обозреватель Microsoft Internet Explorer 5.0 или последующие версии. Основное из вышеупомянутых требований касается памяти. Я проверил работу системы распознавания речи на компьютере с процессором 350 МГц и памятью 256 Мбайт. В этом случае система работала хорошо. А вот на компьютерах с памятью 128 Мбайт (при этом на одном из них был установлен процессор 400 МГц, а на другом — 733 МГц) она работала значительно хуже. Ваши результаты могут не совпадать с моими. Естественно, при одновременном запуске нескольких программ производительность компьютера изменяется. Наверное, вы догадываетесь, что перед тем, как воспользоваться системой распознавания речи, ее необходимо установить. Но что для вас точно будет неожиданностью, так это то, что установка системы распознавания речи для Access производится из Microsoft Word. По каким-то непонятным причинам разработчики из Microsoft встроили распознавание речи в Word. Чтобы установить все компоненты, запустите Word 2003 и выберите из основного меню команду Tools1^Speech. Выполните все экранные инструкции, и вскоре ваш компьютер начнет понимать все, что вы скажете. Систему распознавания речи используют все приложения пакета Office, так что к счастью ее необходимо установить только один раз.

Access в uctcuM компановки

icaoca Чтобы эффективно пользоваться системой распознавания речи, необходимо, чтобы она узнавала подаваемые вами команды. К примеру, речь москвичей с растянутым звуком "а" сильно отличается от произношения жителей Вологды, Рязани или Прибалтики (которые вообще говорят по-русски с сильным акцентом). Процесс постановки голоса поможет компьютеру распознавать, каким образом вы произносите слова "привет" или "до свидания". Access автоматически перейдет в режим обучения при первой же попытке использовать систему распознавания речи. Если вы обнаружите, что компьютер вас не понимает, дайте ему еще пару уроков. Для этого выберите команду Training на панели инструментов Speech (которая открывается каждый раз при запуске системы распознавания речи). Чтобы научить Access распознавать вашу речь, выполните следующие действия.

Глава 25. Поговорим с компьютером

1. Наденьте головной микрофон и разместите его на расстоянии 2-3 см от своих губ. Не стоит размещать микрофон прямо напротив губ, так как при этом он будет регистрировать дыхательные звуки. Каждый раз при использовании системы распознавания речи размещайте микрофон в одном и том же месте. 2. Выберите команду Tools^Speech. Появится окно приветствия. 3. Чтобы установить оптимальную громкость звука в микрофоне, следуйте подсказкам и советам, появляющимся на экране. За короткое время Office установит громкость звука. Все, что вам понадобится сделать, — это прочитать несколько фраз. Теперь вы можете учить компьютер распознавать свой голос. 4. Зачитайте текст, который увидите на экране. Access контролирует этот процесс, выделяя понятые программе слова. Если слово не было понято, оно останется невыделенным. В этом случае повторите слово или фразу. По окончании процесса обучения распознаванию речи на экране появится диалоговое окно, в котором будет указан процент распознанных слов. Чем чаще вы будете пользоваться системой распознавания речи, тем лучше компьютер будет "понимать" вас. Если точность распознавания оказалась слишком низкой, вернитесь в режии обучения и продолжите упражнения по чтению. Таким образом, вы достаточно (>ыстро увеличите точность распознавания.

ЛоговоfiUM

с

Чтобы включить систему распознавания речи, из системного меню выберите команду Tools1* Speech. Микрофон можно включить, щелкнув на одноименной пиктограмме. При первом выборе команды Speech автоматически запускается режим обучения системы. Помимо распознавания речи, с панели языка можно получить доступ к нескольким альтернативным методам ввода данных. Например, если к вашему компьютеру подсоединен графический планшет, то на нем можно вручную (с помощью пера) написать текст, а затем преобразовать его в текстовые символы с помощью системы распознавания рукописного текста, имеющейся в пакете Office. i Существуют два режима работы системы распознавания речи: режим диктовки и режим подачи команд голосом. Важно понимать, в чем заключается разница между этими режимами. Предположим, вы произносите слово "open". Access воспримет этот слово по-разному в зависимости от того, работаете вы в режиме диктовки или в режиме подачи команд голосом. В режиме диктовки Access введет слово "open", а в режиме подачи команд откроет диалоговое окно для открытия файла. В следующих разделах будет подробно рассмотрен каждый из режимов.

290


Access, напиши мне письмо При работе в режиме диктовки слова, произносимые в микрофон, преобразуются в текстовые символы. Чтобы перейти в режим диктовки, выполните следующее. 1. Если вы работаете в режиме подачи команд голосом, щелкните на кнопке Dictation, расположенной на панели языка, или произнесите слово "Dictation ". На панели языка всегда показывается, в каком из двух режимов вы работаете в данный момент. i

2. Щелкните в поле, в которое хотите ввести текст, и начните говорить. Говорите нормальным голосом, четко выговаривая каждое слово, но не делая пауз между ними. Внимательно смотрите на панель языка, так как по ходу работы на ней могут отображаться различные справочные сообщения, советы или подсказки.

Чтобы выйти из режима диктовки, щелкните на кнопке Voice Command (Подача команд голосом) панели инструментов или произнесите "voice command". В качестве альтернативного варианта можно выключить микрофон, щелкнув на кнопке Microphone. При диктовке сложных слов можно перейти в режим произнесения слов по буквам. Для этого произнесите "spelling mode", обождите секунду, а затем произнесите нужное слово по буквам. В режим диктовки встроены некоторые специальные символы и цифры. Наиболее распространенные команды диктовки приведены в табл. 25.1.

Таблица 25.1. Некоторые команды режима диктовки, распознаваемые в Access Произносимые слова

Вставляемые символы

Dot или period (точка) At sign (символ @)

@

Comma (запятая)

'

Backslash (обратная косая черта)

\

Slash (косая черта)

/

Equals (равно) Plus или Plus sign (плюс или знак плюс)

+

New line (новая строка)

Знак абзаца

New paragraph (новый абзац)

Два знака абзаца

1

One (числа меньше 20 вставляются прописью)

21

21 (числа больше 20 вставляются в виде цифр) Полный список команд, доступных в режиме диктовки, указан в файле справки, в подразделе Возможности, предоставляемые средством распознавания речи.


Исправление ошибок, допущенных при диктовке Допущенные ошибки можно исправить в любой момент при диктовке. Однако рекомендуется все же завершить диктовку, а затем уже переходить к исправлению ошибок. Ни самом деле все зависит от вас. Закончив диктовку, некоторые пользователи не могут вспомнить, что они говорили в начале. Поэкспериментируйте, и вы поймете, как лучше поступать в дальнейшем. Итак, исправить ошибки можно тремя способами. Ввод с клавиатуры. Выделите ошибку и исправьте ее с клавиатуры. Э"от способ часто самый простой. Повторная диктовка. Выделите неправильный текст с помощью мыши или клавиатуры и повторно продиктуйте правильный вариант. Если вы решили воспользоваться этим способом, лучше всего будет выделить все предложение, в котором была допущена ошибка. Дело в том, что при диктовке нескольких слов точность распознавания повышается. Диктовка по буквам. Выделите ошибку с помощью мыши или клавиатуры, произнесите "spelling mode", выждите секунду и произнесите слово по буквам с небольшой паузой между ними. Закончив вносить исправления, перейдите в режим диктовки.

Использование режима подачи команд голосом

.'

При работе в режиме подачи команд Access воспринимает произносимые слова кг к руководство к действию. Например, если вы откроете таблицу и скажете "print", Access немедленно отправит эту таблицу на печать. Если вы работаете в режиме диктовки, перейдите в режим подачи команд голосом произнеся "voice command" (либо щелкните на кнопке Voice Command панели языка). Рассмотрим основные инструкции по работе в режиме подачи команд голосом. S Для указания какой-либо кнопки, расположенной на панели инструментов, произнесите ее название, например Save или Spelling. Если вы не зна;те имя данной кнопки, наведите на нее курсор и прочитайте экранную подсказку. •S Для открытия меню произнесите его название. Например, после произнесения слова "file''' откроется раскрывающееся меню File. Если после этого произнести "insert", откроется раскрывающееся меню Insert. •S Чтобы выбрать элемент меню, произнесите его название, когда открыт о соответствующее меню. Например, чтобы открыть окно About, произнесите "help" (откроется меню Help), а затем произнесите "about Microsoft Access". •S Чтобы щелкнуть на кнопке, произнесите ее имя. Например, произнеся "okay", вы активизируете кнопку ОК. При работе с диалоговыми окнами произнесите название элемента, с которым хотите работать. Рассмотрим в качестве примера диалоговое окно Options. Чтобы выбрать вкладку Spelling, произнесите ее название. Чтобы установить флажок в поле какой-либо опции, произнесите ее название (например, "Suggest from main dictionary only"). Если вы произнесете название*этого элемента еще раз, то флажок с данного поля будет снят. Чтобы получить доступ к раскрывающемуся списку, также произнесите его название.

292


Как и при работе в режиме диктовки, Access распознает некоторые специфические команды. Наиболее распространенные из них указаны в табл. 25.2. /

Таблица 25.2. Некоторые команды, которые распознает Access Произносимые команды Left или Go left Right или Go right Page down Page Up Tab Delete Right-click Escape Return или Enter Space

Их действие Нажатие клавиши Нажатие клавиши Нажатие клавиши Нажатие клавиши Открытие контекстного меню Нажатие клавиши <Escape> Нажатие клавиши < Enter> Нажатие клавиши

сис&емы распознавание Ниже приведены советы по повышению точности распознавания речи в Access. За более подробной информацией обратитесь к файлу справки или из меню Справка выберите элемент Office в Интернете. •S Работайте в спокойной обстановке. Если у вас в офисе шумно, Access будет пытаться распознавать не только вашу речь, но и все посторонние реплики ваших коллег. •/ Используйте высококачественный микрофон. Убедитесь, что в микрофоне имеется возможность настройки усиления и что он является однонаправленным ("слушает" только в одном направлении). S При каждой диктовке размещайте микрофон в одном и том же положении: на расстоянии двух-трех сантиметров от угла рта и не напротив рта, чтобы не дышать в микрофон. •S Используйте высококачественную звуковую карту. Если в микрофоне слышится шипение, то же самое "слышит" и Access. Постарайтесь разместить звуковую карту как можно дальше от источника питания. S Произносите фразы, не делая длинных пауз между словами. Слова произносите разборчиво. S Когда вы не диктуете, выключите микрофон. •S Настройте систему распознавания речи, читая ранее подготовленные тексты в режиме обучения. 1

S Добавляйте новые слова в словарь с помощью команды Tools ^ Add/Delete words. Введите новое слово с клавиатуры, а затем произнесите его.


293

Часть VI

Великолепные десятки

VV

Mbl Hi OMjtHU&AtM КйМ^Ул&О UAU рА&ОМЫ.

ЛиилЬ бы k\pOilCtA

Перед вами — часть "Великолепные десятки", которой завершается бая книга серии ...для "чайников". В заключительной части этой книги содержатся советы, которые можно использовать сегодня, которые понадобятся вам завтра и которые могут указать более короткий и легкий путь при решении возникающих задач. Я старался включить всего понемногу для каждого из вас, так что читай-, те каждую главу очень внимательно, чтобы найти информацию, нужную именно вам.

Глава 26

Десять клавиш быстрого доступа, главе... >

Выделить целое поле — клавиша

>

Вставить текущую дату —

>

Вставить текущее время —

> Ввод последнего значения — . Это сочетание клавиш не угадывает ваши мысли, а просто определяет последнее значение, введенное в это поле в предыдущей записи, и повторяет его. Применяемся для любого поля.

/3ctfta£uriib fiasfttotf ctnfiotcu Яез создания, новою абзаца — Когда кажется, что длинному текстовому полю или полю типал/емо нет конца, вставляйте между такими полями разделители строк. Они делают ваши данные более разборчивыми. Эта комбинация клавиш работает и в режиме таблицы, и в режиме формы. • > .'

2)о£ави1нь новую запись — Хотя указанная комбинация выглядит забавно, она незаменима при большом количестве правок. Возрастает и скорость работы, и точность, поскольку для вставки записей не требуется постоянно переключаться между мышью и клавиатурой. В отличие от комбинации клавиш , которая описывалась ранее в этой главе, вам не нужно нажимать клавишу <Shift>, чтобы комбинация сработала. Попробуйте.

^пекущую запись — У вас в таблице есть ненужные записи? Комбинация клавиш без труда избавит вас от них. Как и родственная ей , эта комбинация работает как в режиме таблицы, так и в режиме формы.

запись — <Shlft+£nter> После длительной и трудоемкой правки сохраните запись, нажав комбинацию ьлавиш <Shift+Enter>. Это сигнализирует Access, что вы недаром трудились над данной записью.

298


Профамма реагирует сразу и немедленно записывает изменения. Используйте эту комбинацию в режиме таблицы или в режиме формы. Она позволит сэкономить немало времени.

О/яменшнь последнее изменение — Эту комбинацию клавиш должен запомнить каждый. Учитывая склонность Access автоматически сохранять объекты всякий раз, стоит только вам отвлечься, это средство не раз выручит вас в трудной ситуации. Если вы допустили ошибку, не паникуйте — попробуйте нажать комбинацию клавиш . Она работает не только в Access, но и во многих других приложениях Windows.

вызванный оЗъемн Как это понимать? Разве комбинация клавиш выполняет в Access две функции? Все верно. Когда вы редактируете таблицу в режиме таблицы или в режиме формы, служит для вставки разделителя строк. Когда вы работаете в окне базы данных, используйте , чтобы открыть предварительно выбранный объект в режиме конструктора. Пусть мышью пользуются обычные люди. Теперь вы знаете больше их и можете ускорить работу с помощью клавиатуры. '

Глава 26. Десять клавиш быстрого доступа

299

Глава 27

Десять наиболее распространенных затруднений и способы их преодоления > Вы ввели число 73,725, а оно само изменилось на 74 > Что делать, если вы получили неверный ответ на свой запрос > Стоило вам отвернуться, и запись исчезла > Выражение, которому не суждено быть выполненным >

Сегодня — здесь, а завтра — там

> Невозможно связать данные с таблицей dBASE > Невозможно обновить связанные таблицы dBase или Paradox > Повреждение ключа при импортировании таблицы >

Программа все равно не запускается

> Мастер не может выйти из своей мастерской

*7Т if оскольку существуют компьютеры,

значит, существует и программное обеспече*^ С* ние, так как без него компьютеры функционировать не могут. А там, где ест ь программное обеспечение, там обязательно возникают проблемы, так как программное обеспечение, при работе с которым не возникает проблем, очевидно, является устаревшим и нуждается в замене. Проблемы являются частью нашей жизни. Если они возникают при работе с вашими драгоценными данными, это действительно неприятно. В этой главе рассматривается только десять проблем, с которыми можно столкнуться при работе в Access. Если возникший у рас вопрос попал в этот перечень, попробуйте воспользоваться предложенным решением. Если же у вас более серьезные затруднения, обратитесь за помощью к главе 3. Желаю вам удачи!

/Зы ввели число 73,725, а оно изменилось на 74 Автоматическое округление может значительно расстроить ваши планы, но эта проблема легко решается. По умолчанию Access рассматривает все числовые поля как данные типа длинное целое, т.е. числа без десятичной точки. Необходимо изменить установку в группе Размер поля на значение Одинарное с плавающей точкой. Для разрешения проблемы откройте таблицу в режиме конструктора, а затем щелкните на требуемом поле. В нижней части окна конструктора в области Свойства поля (Properties),

расположенной во вкладке Общие (General), щелкните на поле Размер поля (Field Size). Из раскрывающегося списка выберите опцию Одинарное с плавающей точкой (Single). Сохраните таблицу, и (ура!) проблема с автоматическим округлением решена.

уелайгь, если вы мщчили неверный ойгвейг на свой запрос Время от времени запросы возвращают в высшей степени странные результаты. Что же делать в этом случае? Данная проблема в большинстве случаев возникает по одной из следующих причин. Введен неправильный критерий отбора. Одной неправильно нажатой клавиши достаточно, чтобы Access обратилась не к тем данным. Внимательно проверьте критерий отбора и попробуйте запустить запрос еще раз. */

Неправильная логика выбора. Например, в главе 13 описывалась работа с логическими операторами AND и OR. Несмотря на это, многие пользователи часто путаются при их использовании. Поэтому, если в результате выполнения запроса были получены необычные результаты, перепроверьте заданный критерий поиска и обратитесь к главе 11, в которой была описана работа в режиме конструктора запросов. Таблицы связаны неправильно или не связаны вообще. Если в результате выполнения запроса, в котором использовались данные из нескольких таблиц, было получено слишком много записей, то наиболее вероятная причина кроется в неправильных связях между этими таблицами. Вернитесь к главе 12, в которой эта тема была рассмотрена более подробно. Таблицы связаны правильно, но Access не может найти подходящих соответствий между ними. Если в результате выполнения запроса, в котором использовались данные из нескольких таблиц, было получено записей меньше, чем ожидалось, то, скорее всего, это произошло по вышеупомянутой причине. Например, если в результате запроса вы хотели получить список всех клиентов и их заказов, то по умолчанию вы увидите только клиентов, разместивших заказы. Чтобы увидеть список всех клиентов, независимо от того, размещали они заказы или нет, выполните следующие действия.

1. В режиме конструктора запросов щелкните правой кнопкой мыши на линии связи между таблицами и из контекстного меню выберите элемент Параметры объединения (Join Properties). Если вам требуется освежить свои знания о связывании таблиц в режиме конструктора запросов, обратитесь к главе 12. 2. Изучите предложенные типы связей и выберите ту из них, которая звучит приблизительно следующим образом: Объединение всех записей из "КЛИЕНТЫ" и только тех записей из "ЗАКАЗЫ", в которых связанные поля совпадают (Include ALL records from 'Customers' and only those records from 'Orders' where the joined fields are equal).

Название данной опции может меняться в зависимости от названия выбранных таблиц. Говоря техническим языком, такая связь называется внешней. 3. Щелкните на кнопке ОК и выполните запрос.

Глава 27. Десять наиболее распространенных затруднений и способы...

301

Теперь вы должны получить все записи из таблицы Клиенты, независимо от того, имеются ли для них соответствующие записи в таблице Заказы. Если вы создали сложный запрос, в который входят вычисляемые погя, то в этом случае наиболее распространенной ошибкой будет попытка создания такого запроса за один раз. В таком случае запрос следует разбить на нес колько частей и убедиться в том, что каждая из них работает правильно. (Подобно этот способ описан в главе 15.)

Не забудьте, что для проведения вычислений и другой обработки данных можно воспользоваться инструментом Построитель выражений (Expression Burder). А теперь дадим самый лучший совет. Если с вашим запросом случилась какая-то неприятность, то, независимо от того, что вы с ним делали, встаньте со стула, сделайте гл/бокий вдох и во всю силу закричите "Спасайте!" Если это не поможет, обратитесь к знакомому специалисту. Вне всякого сомнения, если он посмотрит на ваш запрос, то в течение нескольких минут сможет определить, что именно было сделано неправильно. После 20-летней раооты в этой области я могу точно сказать, что когда дело доходит до составления запросов, мы часто не замечаем собственных ошибок.

вам

oin£efiMjtfibcsi,

и запись исчезла "Она только что была здесь!" Безусловно, ключевым словом здесь является глагол была, который указывает на то, что записи уже нет. Ответ на вопрос, куда подевалась запись, может дать только компьютер, а машины, подчиняясь своему неведомому кодексу, не раскрывают такие тайны. Не впадайте в панику. Паникующие люди порой проделывают странные в :щи, а вам в ближайшие минуты потребуется ясный разум. Вы успеете это сделать после того, как осядет пыль. Перед тем как что-либо сделать, используйте комбинацию клавиш (для о гмены последнего изменения). Если запись появилась снова:— это как раз то, что и было ьужно. После этого можете закрыть таблицу и идти паниковать в комнату для отдыха. Если использование команды отмены ни к чему не привело, считайте, что неприятностей у вас прибавилось. В этой ситуации самое лучшее решение — воспользоваться резервной копией файла базы данных. Но это годится только в том случае, если вы сделали копию базы данных до того, как все произошло. Если имеется распечатанная копия данных, вы юегда можете ввести их в базу вручную. Однако, если у вас была одна-единственная копия записи, скажите ей "до свидания", поскольку она уже утеряна навсегда. Пожалуйста, повторяю, пожалуйста, регулярно создавайте резервные копии своей базы данных. Никогда нельзя точно знать, когда произойдет неприятность.

302


fcotHOfiOMi/ не суждено выполненным Логические выражения — это мои любимые объекты в Access. Но, если их применять неправильно, могут произойти неприятности. Особое беспокойство вызывают некорректно сформулированные выражения. Пусть комулибо (но, конечно, не вам и не мне) потребовались записи со значениями, находящимися в диапазоне 0-100, и он создал выражение вида 100. К сожалению, такое условие не будет выполняться никогда. В результате неправильного применения оператора сформулировано условие, требующее, чтобы элементы были меньше 0 и больше 100 одновременно. А насколько я знаю математику, такие числа встречаются не часто. Не допускайте таких ситуаций. Сначала напишите условие на бумаге и проверьте его на нескольких данных. Постарайтесь использовать разные варианты данных (как правильные, так и неправильные), чтобы убедиться, что условие выполняется именно так, как и должно быть.

Сегодня — здесь, a sauinfia — /нам, Благодаря новым, в целом замечательным, а в некоторых местах — несколько неудачным свойствам программ из семейства Office, вы не увидите на экране всех имеющихся в распоряжении Access команд меню. По умолчанию открываются только наиболее часто используемые меню плюс небольшой треугольный указатель, расположенный в самом низу. (Утешайте себя тем, что это должно было облегчить вам жизнь.) Этот указатель — ключик к открытию полного меню. Если вы щелкнете на нем, на экране гордо появится полное меню во всей своей красе. После этого можете воспользоваться любой командой. После этого Access автоматически добавит эту команду в сокращенную версию меню.

Невозможно свазсиКь устные с В данном случае основной причиной становится, как правило, использование неправильной версии dBase. Если, к примеру, не работает версия dBase 5, попробуйте воспользоваться dBase IV или dBase III.


303

Невозможно о£новий1ь связанные 1 dBase иии Paradox Если вы не можете обновить связанную таблицу dBase или Paradox, лучше всего обратиться за помощью к специалисту. Драйверы, поставляемые по умолчанию с Access, позволяют осуществлять только чтение таблиц dBase или Paradox. Для обновления упомянутых таблиц на компьютере необходимо установить систему баз данных фирмы Borland (Borland Database Engine). На момент написания этой книги наиболее полную информацию можно было найти на странице поддержки BDE www.bdesupport.com. Там же можно по; учить соответствующий драйвер, полезные справочные документы и пообщаться с разработчиками. Если вам необходима более подробная информация, обратитесь к базе Microsoft ( h t t p : / / search.support.microsoft.com) и в качестве темы поиска введите Boiland Database Engine.

Лов/гежуение ключа nfiu При повреждении ключа в процессе импортирования таблицы Access прилагает вес усилия, чтобы справиться с ситуацией, однако в импортируемых данных существуют одинаковые значения ключевого поля. Поскольку Access не может самостоятельно изменить эти данные, вам необходимо самим внести исправления. Возвратитесь в исходную программу найдите испорченные значения и устраните повторяющиеся значения. Потом снова попробуйте импортировать таблицу.

все [ювно не защскае&сл После того как вы выбрали из меню Пуск пункт Access, на экране, как и положею, не спеша появляется заставка. Неожиданно может ворваться небольшое окно с предупреждением, что Windows Не удается найти файл ODD_ESOTERIC_FILE.MDB. Заставка Access исчезает, и вы остаетесь один на один с рабочим столом Windows. Время от времени такое действительно случается. Это оборотная сторона медали работы с любым компьютером. В этом случае я говорю себе: Это всего лишь файл. А файлы имеют обыкновение портиться. Поскольку сообщение об ошибке любезно указало вам имя файла (что случается далеко не всегда), можно для его поиска воспользоваться программой Проводник. Если файл нах< >дится на месте, значит, он наверняка поврежден. Если файл отсутствует, по крайней мер'), вы знаете, почему Access не может его найти. В любом случае необходимо заменить его на файл с установочных программных дисков Access. Если у вас есть копия Access на компакт-диске, то все очень просто. Вставьте компакт-диск в дисковод CD-ROM, найдите нужный файл и скопируйте его в папку, где находится Access. Если Access обитает в джунглях вашей корпоративной сети, обратитесь к администратору. И к вам наверняка придут на помощь. Пожелайте ему удачи и сделайте перерыв, чтобы выпить чашечку кофе.

304


Macfnefi не Mootceril вмй&и из своей Moaneh&cou § Существует и другая версия предыдущей проблемы, в случае если Access не хочет запускаться. На сей раз она заключена в отдельно взятом мастере. Ее решение точно такое же: найдите отсутствующий файл, замените его файлом с установочных дисков, а затем посмотрите, что из этого получится. Если ничего не выйдет (а такое вполне возможно), приглашайте для оказания помощи уже знакомого специалиста. По умолчанию диалоговые окна и меню Access показывают все возможные опции, а не только те, что установлены на вашем компьютере. Это означает, что время от времени Access будет предупреждать, что информация о выбранном вами пункте меню отсутствует. В этом случае вам придется установить его самостоятельно или (если вы работаете в корпоративной среде) связаться с администратором.

1

•

•

••

.

•

•

т. .'


305

Глава 28

Десять советов от знатоков баз данных гмгбе... "> > > > > > > > >• >

Документирование как неотъемлемая часть жизни Не делайте поля слишком большими Числовые поля — только для чисел Правильное логическое выражение обеспечивает корректность данных Используйте понятные имена Будьте внимательны при удалении Храните резервные копии Сначала хорошенько подумайте, а потом подумайте еще раз Организованность и простота — залог успеха Когда обратиться за помощью

f^f равится вам это или нет, но где бы вы ни оказались, всегда найдется кто-нибудь, кто f 9* разбирается в технике лучше вас. Иногда эти люди выглядят забавно, часто действуют непредсказуемо и могут казаться совершенно оторванными от действительности. Однако в моменты просветления эти люди могут дать массу ценных советов. В этой главе приводятся именно такие идеи, которые я кропотливо собирал годами. Некоторые из них носят конкретный характер, в то время как другие — явно выраженный философский. Работать с техническими специалистами нелегко (но вы об этом уже знаете и сами).

tcatc нео&ъемлемаа чаань жизни Да, это причиняет страдания. Да, это вызывает беспокойство. Да, я сам испытал это на себе (немного пугает, когда кто-то прислушивается к своим собственным советам). Когда вы создаете базу данных, убедитесь, что задокументировали каждую мелочь. Вот краткий перечень таких мелочей. Общая информация о базе данных, включая расположение файлов, назначение базы и краткое описание ее работы. Структура таблиц, включая имена полей, их размеры, содержимое и примеры. Если некоторые данные поступают из скрытых или временных источников данных, это следует указать в документации. Имена отчетов, комментарии к отчетам и перечень лиц, кому передаются напечатанные отчеты. Если перед выполнением отчета необходимо выполнить некоторые запросы, задокументируйте этот процесс (а лучше обратитесь

за помощью к специалисту, чтобы автоматизировать весь процесс). Документирование перечня лиц, которым передаются отчеты, особенно важно. Не забудьте указать конкретное лицо и его должность. •S

Запросы и логика. Для каждого запроса запишите подробное объяснение его назначения, особенно если он использует несколько таблиц или другие источники информации (например, таблицы SQL).

•S Ответьте на вопрос "Почему?" При документировании базы данных сфокусируйте свое внимание на том, почему база ицеет именно такую структуру? Почему в запросах используются именно данные таблицы? Почему отчеты предназначены именно для указанных лиц? Если вы работаете в корпоративной среде, то, вероятнее всего, знаете ответы на эти вопросы. Однако подстраховаться никогда не помешает. */

Разнообразные детали. Укажите информацию, такую как график составления резервных копий, места, где они будут храниться (вы ведь создаете резервные копии, правда^ и как поступать в случае поломки компьютера. Если ваша база данных выполняет жизненно важную функцию, например бухгалтерский учет, инвентаризацию, сбор статистики о продажах или поставляемых товарах, убедитесь, что имеется альтернативный вариант выполнения такой процедуры, который поможет продолжить вашу деятельность, даже если компьютер вдруг выйдет из строя. Не забудьте задокументировать и этот процесс.

Если вам необходима помощь по какому-либо из этих пунктов, обратитесь к кому-нибудь! Будете ли вы надоедать кому-нибудь из отдела информационных технологий или наймете профессионала, но добейтесь помощи. Считайте свою документацию страховкой — а ведь без нее никуда не денешься. Каждые несколько месяцев делайте обзор документации, чтобы выяснить, не пришло ли время для обновления. И помните — эта процедура имеет смысл только в том случае, если она проводится регулярно, и ее назначение и месторасположение известны не только вам, но и, например, вашему коллеге. К тому же желательно иметь распечатанный вариант. .,

Не уелаййге шля слииисом, Яолыиими При создании таблиц тщательно подбирайте размер текстовых полей. По умолчанию Access устанавливает размер текстовых полей равным 50 символам. Это очень щедрый жест, 'особенно если поле предназначено для хранения какого-нибудь двухбуквенного кода. Разумеется, 48 символов пробела — это не так уж и много, но если это число умножить на сто тысяч адресов, то получится около 4,8 Мбайт напрасно используемого пространства. Настроить размер поля можно в строке Размер поля (Field Size), которая находится на вкладке Общие (General) окна конструктора таблиц.

Числовые поил — только для чисел Используйте числовые поля только для чисел, а не для текста, который выглядит как число. Компьютер различает почтовый индекс 47201 и число 47201. Почтовый индекс хранится

Глава 28. Десять советов от знатоков баз данных

307

как последовательность из пяти символов, каждый из которых является цифрой. Но шсло хранится действительно как число. Над ним можно совершать различные математические действия (попробуйте-ка проделать это с почтовыми индексами). Если при выборе типа поля вы столкнетесь с числовыми значениями, задайте себе вопрос: будете ли вы когда-нибудь выполнять математические операции над содержимым этого лоля? Если да, используйте числовой тип, в противном случае — текстовый.

Л/ювильное логическое выражение Логические выражения наряду с масками препятствуют проникновению в таблицу некорректных данных. Они просты при создании и установке и к тому же всегда бдительно чесут службу (утомившись, вы всегда можете допустить ошибку). Если вы еще не пробовали использовать логические выражения для защиты целостности базы данных, вернитесь к п аве 7 и оцените их возможности.

Ucnoj,b3ifutfie по пленные имена При построении таблицы или создании базы данных хорошо продумайте имена полей, таблиц, запросов и других объектов. Сможете ли вы вспомнить, что они означают, чере в три месяца? А через шесть? Достаточно ли информации они несут, чтобы потом кто-то другой, взглянув на таблицу (когда благодаря знанию Access вас повысят), мог понять, что они эзначают. Сейчас операционная система Windows поддерживает длинные имена файлов, поз тому можете смело использовать их. Конечно, вас не должно заносить, но называть файл ОЗК1бдв5 непростительно. Название Кв1 2003 Бюджет Версия 5 выглядит намного понятнее.

записи Во время удаления записей из таблицы дважды убедитесь, что вы удаляете именно п е записи, которые нужно. Даже после этого вы все еще можете нажать комбинацию кл.шиш и восстановить удаленную запись. К чему все эти проверки и перепроверки? Дело в том, что после того, как вы уда-v. лите запись и выполните какое-либо другое действие в таблице, Access на1- исто забывает содержание вашей старой записи. Она исчезает, как будто и не существовала вовсе. Будет жаль, если окажется, что запись имела важное значение и е; резервная копия не сохранилась.

копии Ничто не заменит резервной копии данных, особенно если данные имеют жизненно важное значение для вашей компании. Кроме того, помните, что на случай непредвиденны:: ситуаций хранить их нужно в другом месте. Не верите? Тогда пусть в вашей голове пром( лькнет фраза "Никаких квартальных премий". Ну, как вы теперь относитесь к копиям?

308

Часть VI. Великолепные деситки

Сначала а полном, noqtfMautfle еще /газ Применяйте это правило к любому действию в Access, которое связано со словами удалить или изменить. Всегда хорошенько обдумайте то, что собираетесь делать. Программное обеспечение намного облегчает управление большим числом данных, но оно также дает в руки инструменты, которые могут нанести невиданный ущерб.

и залог успеха Несмотря на то что на первый взгляд эти два совета могут показаться разными, они выражают одно и то же: "каждому элементу — свое место" и "мой запрос выполняется быстрее вашего". Если ваше рабочее место (компьютер) будет содержаться в порядке, в нужную минуту все инструменты окажутся под рукой. Дополните это удобным креслом, дистанционным управлением, и вам вообще не придется покидать офис. Однако, с другой стороны, с этим можно и переборщить. Умерьте свой пыл и желание сделать все как можно быстрее. Ограничьте на своем компьютере количество используемых папок: пять уровней — это более чем достаточно. Если их будет больше, ваша громоздкая система организации снизит производительность (а это немногим придется по душе).

odfiaiHUiHbcsi за помощью Если у вас возникли трудности, подавите свое эго и попросите о помощи. Нет ничего постыдного в том, чтобы сказать: "Я не знаю". Это особенно важно, когда вы совершенно запутаетесь в тысячах записей базы данных. Незначительные на первый взгляд ошибки могут впоследствии привести к катастрофическим последствиям, так что обращайтесь за помощью, пока не поздно!

Глава 28. Десять советов от знатоков баз данных

309

Предметный указатель A Sum, 174

ActiveX, 255

w

С World Wide Web, 255

COM, 255 Count, 174

D

X XML, 280

dBASE, 276 DNA, 255

FoxPro, 276

H HTML, 280

IntelliMouse, 91 Internet, 255 Internet Explorer, 256

Автоотчет, 199 Автоотчет в столбец, 200 Автоформа, 265; 271 Автоформат, 234 Альбомная ориентация, 206 Анализатор, 281 Анализатор быстродействия, 286 Архивариус, 285

База данных, 25 База данных Access, 55

В Lernout & Hauspie (L & H), 288

M Microsoft Access 2003, 23 msaccess.exe, 23

Вдавленное оформление, 232 Версия, 24 Верхний колонтитул, 225 Верхний колонтитул группы, 241 Внешний ключ, 77 Выбранные поля, 152 Высота строк, 111 Вычисляемое поле, 179

О OLE, 238; 255 OLE (Object Linking and Embedding), 57

Paradox, 277

Гиперссылка, 57; 256 Гистограммы, 214 Главное меню, 37 График, 214 Группирование данных, 218 Группировка, 172 Групповая операция, 169

д Данные, 54 Дата/время, 99 Диаграмма, 214 Диктовка, 288 Длинное целое, 98 Добавление записи к таблице, 89 Добавление нового поля, 121 Документация, 284 Документирование базы данных, 284 Доступные поля, 152 Дочерняя таблица, 79

Завершение работы, 35 Заголовок отчета, 225 Закрепление столбцов, 117 Записи области данных, 219 Записи таблицы, 40 Запись, 55 Запрос, 42 Запрос на выборку, 148 Запрос на обновление записей, 193 Запрос на удаление, 191 Запуск запроса, 162 •

И Изменение данных, 31 Изменить фильтр, 138 Импорт, 275 Имя поля, 40 Индекс, 83 Индексированное поле, 83 Интервал по вертикали, 236 Интервал по горизонтали, 236 Интервал столбцов, 207 Интервал строк, 207 Исключить выделенное, 141 Исправление ошибок, допущенных при диктовке, 292 Итоги, 158 1

К Ключевое поле, 60; 77 Книжная ориентация, 206 Кнопка Пуск, 23 Кнопка системного меню, 36

Предметный указатель

У

Кнопки выравнивания, 232 Кнопочная панель, 28; 39 Кнопочная форма, 87 Кольцевые диаграммы, 214 Команда Tools^Speech, 290 Вид1*Групповые операции, 171 Вид^Конструктор, 162 Вид'ФСортировка и группировка, 24*3 Вид^Число страниц, 203 Вставка1* Дата и время, 250 Вставка^Жовая запись, 89 Вставка1* Номера страниц, 250 Вставка^Строки, 121 Записи^Фильтр^Изменить фильтр, 138 Записи^Фильтр1*Расширенный фильтр, 145 Запрос1* Запуск, 162 Запрос1* Удаление, 192 Правка^Восстановить свойство, 227 Правка^Заменить, 189 Правка^НаЙти, 132 Правка^Отменить ввод, 90 Правка^Отменить запись, 31 Правка^Отменить сдвиг, 229 Правка^Отменить удаление, 124 Правка1* Удалить запись, 90 Правка1*Удалить строки, 124 Связи1*Добавить таблицу, 79 Сервис1* Анализ1* Архивариус, 285 Сервис1* Анализ^Быстродействие, 286 Сервис1*Анализ1*Таблица, 281 Сервис"*Связи с Office, 238 Сервис^Схема данных, 79 Файл^Внешние данные1*Импорт, 277 Файл^Выход, 35 Файл^Параметры страницы, 205 Файл^Сохранить, 74 Файл^Экспорт, 263 Фильтр"*Применить фильтр, 146 Формат^Освободить все столбцы, 118 Формат^Отобразить столбцы, 116 ФорматОПривязать к сетке, 235 Команды, 289 Конструктор, 62; 94; 121; 162 Конструктор форм, 272 Контекстно-зависимое меню, 44 Критерий запроса, 42

Л Лексемы, 288 Ленточный автоотчет, 199

311

Ленточный отчет, 239 Линейчатые диаграммы, 214

м Макет столбца, 207 Маркеры, 224 Маркеры на границах поля, 230 Маска ввода, 95; 101 Мастер запросов, 155 Мастер маски ввода, 102 Мастер наклеек, 209 Мастер простых запросов, 152 Мастер страниц, 260 Мастер форм, 265 Микрофон, 290 Множественный критерий, 165

н Навигационные кнопки, 40 Накопитель на магнитной ленте, 34 Нижний колонтитул, 226 Нижний колонтитул группы, 241 Номер страниц, 250

О Обеспечение целостности данных, 80 Область группировки записей, 241 Область данных, 225 Область примечаний, 226 Объект, 27; 38 Объект OLE, 57 Обычное оформление, 232 Одинарное с плавающей точкой, 98 Окно Анализ быстродействия, 286 Анализ таблиц, 282 Архивариус, 285 базы данных, 38 базы данных Access, 36 Вставка таблицы, 189 Добавление таблицы, 79 Запрос на выборку, 149 запроса, 42 Изменение гиперссылки, 258 Изменение связей, 80 Итоги, 158 мастера таблиц, 68 Новая форма, 266 Открытие файла базы данных, 26; 86

312

Параметры объединения, 177 Параметры страницы, 205 Поиск и замена, 29; 132; 189 Последовательность перехода, 274 Построитель выражений, 186 Результаты поиска, 24 Создание масок ввода, 102 Создание наклеек. 210 Создание простых запросов, 152; 157 Создание файла, 63 Сортировка и группировка, 242 Схема данных, 62; 79 Файл новой базы данных, 64 Фильтр, 145 Экспорт объекта, 279 Оператор AND, 163 Оператор BETWEEN, 165 Оператор OR, 163 Ориентация страницы, 206 Открытие файла, 26 Открыть базу данных, 85 Отчет в столбец, 239 Оформление, 231 Оформление с тенью, 232

п Панель задач, 38 Панель инструментов, 37; 43 Параметры сетки, 207 Параметры страницы, 205 Первичный ключ, 75 Переименование поля, 125 Перемещение по таблице, 108 Перемещение элементов отчета, 229 Печать, 33 Поиск данных, 131 Поиск записи, 29 Поле, 54

Поле счетчика, 89 Полоса прокрутки, 40 Поля, 205 Поля новой таблицы, 69 Помощник, 38; 48 Порядок сортировки, 219 Последовательность перехода, 273 Построитель выражений, 186; 302 Почтовые наклейки, 209; 210 Предварительный просмотр, 202; 234 Привязка к сетке, 236 Применение фильтра, 146 Приподнятое оформление, 231


Прямоугольник, 237 Пузырьковые диаграммы, 214

Размер столбца, 207 Размещение данных в Web, 259 Разрыв страницы, 237 Расширенный фильтр, 144 Режим конструктора отчета, 223 Режим конструктора форм, 272 Режим обучения, 289 Режим таблицы, 104 Резервная копия, 34 Результат поиска, 47 Рельефное оформление, 232 Реляционная база данных, 59 Реорганизация столбцов, 113 Родительская таблица, 79

Таблица, 28; 32; 55 Таблица данных, 40 Тип данных, 122 Тип запроса, 191 Тип поля, 54 Тип файла, 277 Толщина линии/границы, 231 Точечные диаграммы, 214

Удаление поля, 123 Условие, 175 Условие на значение, 95 Условие отбора, 146 Условие проверки значения, 106 Утопленное оформление, 231

Ф Сбор данных, 142 Свободная рамка объекта, 237 Сводная диаграмма, 269 Сводная таблица, 269 Свойства поля, 95 Связывание и внедрение объектов, 238 Система помощи, 46 Служебные кнопки, 37 Снять закрепление, 117 Совпадение, 134 Создание таблицы, 68 Создать ярлык, 24 Сокрытие столбца, 115 Сообщение об ошибке, 95 Сортировка по возрастанию, 135 Сортировка по убыванию, 135 Составной ключ, 76 Сохранить как запрос, 140 Столбец, 55 Страница целиком, 203 Страницы доступа к данным, 260 Строка, 55 Строка заголовка, 36; 42 Строка состояния, 38 Структура, 218 Схема данных, 79 Счетчик, 76


Файл базы данных, 55 Фильтр, 136; 143 Фильтр по выделенному, 137; 141 Фильтрация записей, 136 Форма, 41 Формат поля, 95; 97 Форматирование, 96 Форматы файлов, 276 Формы, 264

Ц Цвет заливки/фона, 227 Цвет линии/границы, 231 Цвет текста, 227 Целостность данных, 193

ш Шаблоны баз данных, 63 Ширина столбца, 111

Эффекты оформления, 273

313

- Научно-популярное издание Джон Кауфельд

Access 2003 для "чайников" В издании использованы карикатуры американского художника Рима Теннанта Литературный редактор И.А. Попова Верстка А.Н. Полинчик Художественный редактор Е.П. Дынник

Корректоры З.В. Александрова, Л.А. Гордиенко, О. В. Мишутина, Л.В. Чернокозинская . Издательский дом "Вильяме". 101509, Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1. Изд. лиц. ЛР № 090230 от 23.06.99 Госкомитета РФ по печати. Подписано в печать 25.04.2004. Формат 70X100/16. Гарнитура Times. Печать офсетная. Усл. печ. л. 25,8. Уч.-изд. л. 19,4. Тираж 5000 экз. Заказ № 2687.

Отпечатано с диапозитивов в ФГУП "Печатный двор" Министерства РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. 197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.

BESTSELUNG

BOOK

SERIES

Панель инструментов База данных

Строка меню

Строка состояния


Мастер ответов

Помощник

Жилы псией Текстовое Memo Числовое Счетчик Денежный Дата/время Да/Нет Гиперссылка Объект OLE

Любая текстовая информация (буквы, цифры, а также и буквы и цифры) Большое количество текстовой информации (например, описание товара или отчет) Любые числа, предназначенные для вычислений Автоматически присваиваемый уникальный код для каждой записи Числа и символы, отображающие валюты разных стран Содержит дату, время или и то и другое Бинарные парные значения типа Да/Нет, Истина/Ложь, Мужской/Женский Адреса Web или внутренней сети организации Очень сложные объекты, которые могут сделать почти все, что угодно

ттм

Access 20O3

//тм

BESTSELUNG

BOOK

SERIES

Схема данных

КолГ Юстаещ л | ||КедТ«>ара "' Название ^'| LJiMapKa Обращаться! j £|Н|КодПос Должность :*• | г-|;КодТипл

КодЗакл» КодКлиента £»;]

|КодТавара |Цеиа

:

|КлдЮиенга| ] Название ;; i Обращаться! £ Должность i | Адрес ! Город i Область [Индекс ';•*

ДатаРазмещ' ДатаНазначе ДатаИспол«1а$

КодТта .;

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ПРОГРАММИРОВАНИЕ В MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003 Элисон Балтер

Alison Baiter's

Mastering Microsoft Office

Access 2003 www.williamspublishing.com


Книга предназначена для пользователей, которым стал узок круг стандартных функций Access и макросов. Вы научитесь создавать пользовательские программы для автоматизации базы данных, созданной с помощью Microsoft Office Access 2003, и узнаете, что многие рутинные функции по поддержанию базы данных могут выполняться автоматически, почти без вашего участия. В книге приведены примеры программных кодов, тщательно подобранные автором. Книга рассчитана главным образом на пользователей Access 2003 с различным уровнем подготовки, желающих расширить свой профессиональный кругозор и навыки программирования на VBA. Особенно полезной книга будет для разработчиков баз данных корпораций, доступ к которым необходимо обеспечить для группы пользователей локальной сети.

ИНТЕНСИВНЫЙ КУРС ПРОГРАММИРОВАНИЯ В ACCESS 2003 ЗА ВЫХОДНЫЕ Керри Н. Праг, Дженнифер Рирдон, Лоренс Казевич, Дайана Рид, П. В. Фэн

Access 2003 Programming •" .' .•.{•;.-.

15 Hours www.dialektika.com


Книга посвящена вопросам программирования в среде Access 2003 — простой и мощной системы управления базами данных, входящей в состав новейшей версии общеизвестного комплекта программных продуктов офисного назначения Microsoft Office. Авторы книги делятся своим многолетним практическим опытом щедро и непринужденно. Доступный стиль изложения, будет понятен даже новичкам, осваивающим передовые информационные технологии, а используемый пример приложения CheckWriter, который можно загрузить с сопровождающего Web-узла книги, добавляет наглядности.

Познакомьтесь мастерами задайте правильные вопросы придайте данным форму и поделитесь ими с другими Что? Ваши данные до сих пор в беспорядке? Берите эту книгу и создайте собственную базу данных! Джон Кауфельд раскрывает тайны баз данных для всех. Вскоре вы легко будете создавать таблицы, генерировать отчеты, разбираться в существующих базах данных и извлекать из них данные с помощью запросов.

Об авторе Джон Кауфельд написал вс предыдущие издания книги Access для "чайников" и несколько других книг. Джон также управляет Internet-ресурсом shippertools.com.

ISBN 5-8459-0611-3 Категория: базы данных/ Microsoft Access Уровень: для начинающих и рядовых пользователей Посетите "Диалектику" в Internet по адресу: http://www.dialektika.com

04056

For Dummies

Мир интересных книг от издательской группы "ДИАЛЕКТИКА - ВИЛЬЯМС"

ISBN 5-8459-0551-6

ISBN 5-8459-0521-4

ISBN 5-8459-0098-0

ISBN 5-8459-0207-Х

ISBN 5-8459-0508-7

ISBN 5-8459-0530-3

ISBN 5-8459-0509-5

ISBN 5-8459-0514-1

ISBN 5-8459-0476-5

ISBN 5-8459-0528-1

ISBN 5-8459-0565-6

ISBN 5-8459-0618-0

... u много других книг Бы найдете на наших сайтах

И

www.dialektika.com

Ш

www.williamspublishing.com

Access 2003 для чайников

Access 2003 Bible

Самоучитель Office Access 2003

Microsoft Access 2003 : самоучитель

Easy Access 2003

Access 2003 Personal Trainer

СУБД MS Access 2003

Access 2003 Bible

Beginning Access 2003 VBA

Accessible Access 2003

Maran Illustrated Access 2003

Access 2003 VBA Programmer’s Reference

Easy Microsoft Office Access 2003

Das Access 2003-Entwicklerbuch German

Grover Park George on Access: Access 2000, Access 2002, Access 2003 (On Office series)

Microsoft Office. Access 2003. Kompendium. GERMAN

Microsoft Office Access 2003 Step by Step

Special Edition Using Microsoft Office Access 2003

Alison Balter's Mastering Microsoft Office Access 2003

MS Access 2003. Шаг за шагом CD

Show Me Microsoft Office Access 2003

Access 2003 Personal Trainer (Personal Trainer (O'Reilly))

The Visibooks Guide to Access 2003

Access 2003 for Starters: The Missing Manual

Access 2003: World's Quick Reference Software Guide

Microsoft Office Access 2003: professional results

Microsoft Office Access 2003 Inside Out

Microsoft Office Access 2003 Inside Out

Microsoft Office Access 2003: The Complete Reference

ACCESS

CYA: Securing Exchange Server 2003 & Outlook Web Access

Access 2003 для чайников

Access 2003 Bible

Самоучитель Office Access 2003

Microsoft Access 2003 : самоучитель

Easy Access 2003

Access 2003 Personal Trainer

СУБД MS Access 2003

Access 2003 Bible

Beginning Access 2003 VBA

Accessible Access 2003

Maran Illustrated Access 2003

Access 2003 VBA Programmer’s Reference

Easy Microsoft Office Access 2003

Das Access 2003-Entwicklerbuch German

Grover Park George on Access: Access 2000, Access 2002, Access 2003 (On Office series)

Microsoft Office. Access 2003. Kompendium. GERMAN

Microsoft Office Access 2003 Step by Step

Special Edition Using Microsoft Office Access 2003

Alison Balter's Mastering Microsoft Office Access 2003

MS Access 2003. Шаг за шагом CD

Show Me Microsoft Office Access 2003

Access 2003 Personal Trainer (Personal Trainer (O'Reilly))

The Visibooks Guide to Access 2003

Access 2003 for Starters: The Missing Manual

Access 2003: World's Quick Reference Software Guide

Microsoft Office Access 2003: professional results

Microsoft Office Access 2003 Inside Out

Microsoft Office Access 2003 Inside Out

Microsoft Office Access 2003: The Complete Reference

ACCESS

CYA: Securing Exchange Server 2003 & Outlook Web Access

Recommend Documents