Обработка входной экономической информации с использованием компоненты ''1С: Бухгалтерия''

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА АСУ МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К лабораторным работам по курсу "Информационные технологии"

Обработка входной экономической информации с использованием компоненты "1С: Бухгалтерия" Авторы: Парфенова М.Я. Старцев М.А.

Введение Программный комплекс "1С:Предприятие" предназначен для комплексной автоматизации экономической деятельности предприятий различных направлений деятельности и форм собственности. "1С:Предприятие" обеспечивает интегрированное ведение учета, которое включает единую систему ведения нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработной платы в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет. В состав комплекса входят следующие компоненты: - 1С:Бухгалтерия; - 1С:Зарплата и кадры; - 1С:Торговля и склад; - 1С:Платежные документы; - 1С:Налогоплательщик. Все компоненты данного комплекса программ выпускаются c защитой от копирования ключом HASP. Комплекс задач бухгалтерского учета реализован в виде программы "1С:Бухгалтерия". Компонента "1С:Бухгалтерия" может быть использована для реализации любой схемы бухгалтерского учета и предоставляет гибкие возможности учета (несколько планов счетов, многоуровневый и многомерный аналитический учет, сложные проводки и т. д.). "1С:Бухгалтерия" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. Возможности компоненты "1С:Торговля и склад" включают ведение учета складских запасов товаров и их движения; учет комплектации и разукомплектации товаров, оформление счетов, резервирование товаров и контроль оплаты, отслеживание состояния взаиморасчетов с контрагентами, формирование необходимых первичных документов, счетов-фактур, книг продаж и покупок и т. д., ведение учета покупки и продажи товаров, денежных средств на расчетных счетах и в кассе, отслеживание товарных кредитов и товаров на реализации, автоматизация расчета цен списания товаров, учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств в различных валютах; получение разнообразной аналитической отчетной информации о финансовых и товарных движениях.

Компонента "1С:Зарплата и кадры" предназначена для расчета заработной платы и ведения кадрового учета, обеспечивает автоматизацию расчета начислений и удержаний по любым алгоритмам; проведение расчетов "задним" числом; формирование расчетных листков любого вида; расчеты как индивидуальных, так и групповых начислений типа бригадных нарядов; формирование платежных ведомостей с упорядочиванием информации по разным критериям с разбиением ее по категориям, подразделениям и другим признакам; расчет больничных листов, отпусков, оплаты по среднему заработку на основании данных за прошлые расчетные периоды; полный расчет зарплаты как по месячному, так и по недельному циклу; стандартные отчеты для налоговой инспекции и пенсионного фонда РФ; ведение штатного расписания предприятия; распределение задачи ввода исходной информации и расчета между кадровиком и расчетчиком; статистическая информация по сотрудникам предприятии; фиксация кадровых перемещений сотрудников и их продвижения по службе; создание отчетов по кадровым перемещениям сотрудникам и их продвижению по службе. ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1 Обработка входной экономической информации с использованием компоненты "1С: Бухгалтерия" 1. Цель работы Целью работы является изучение функциональных особенностей пакета программ "1С: Бухгалтерия"и принципов формирования входной и управляющей экономической информации. 2. Общие теоретические сведения "1С:Бухгалтерия" представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы "1С:Предприятие". Программа "1С: Бухгалтерия" предназначена для учета наличия и движения средств предприятия, т.е. ведения синтетического и аналитического учета, подготовки отчетности и первичных документов. "1С: Бухгалтерия" позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе, основные средства и нематериальные активы, материалы и МБП (малоценные быстроизнашивающиеся предметы), товары и услуги, учет производства продукции, учет валютных операций, взаиморасчеты с организациями, расчеты с подотчетными лицами, расчеты по зарплате, расчеты с бюджетом и другие разделы учета. Особенности программы "1С: Бухгалтерия": - использование нескольких планов счетов одновременно; - многоуровневые планы счетов; - многомерный аналитический учет; - многоуровневый аналитический учет; - количественный учет; - многовалютный учет по неограниченному числу валют; - ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий; - ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, в том числе со сложными проводками, контроль корректности проводок; - ввод, хранение и печать любых наличных документов; - формирование и печать разнообразных отчетов. Программа основана на вводе в ПЭВМ каждой хозяйственной операции и их накопления в журнале хозяйственных операций. На основе этих записей по истечении любого отчетного периода формируются сводные проводки, различные отчеты, осуществляется ведение карточек учета движения средств по каждому счету.

2.1 Краткое описание понятий компоненты "1С: Бухгалтерия" Константы Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: "Наименование предприятия", "Размер НДС", "ФИО главного бухгалтера" и т.д. Справочники Предназначенные для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, сотрудников и другие. Бухгалтерские счета Бухгалтерские счета (далее "Счета") предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета, то есть объектов синтетического учета средств предприятия. "1С: Бухгалтерия" может поддерживать одновременно несколько планов счетов. Операции и проводки Отражение движений средств в бухгалтерском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением хозяйственной операции, произошедшей на предприятии, в бухгалтерском учете. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Аналитический учет Для получения информации о наличии и движении средств предприятия не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Сама возможность ведения аналитического учета и количество возможных измерений (разрезов) аналитического учета по одному счету задается в процессе конфигурирования системы. Для обозначения объектов аналитического учета в "1С: Бухгалтерии" используется термин субконто. Субконто В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т.д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного типа, которые используются для ведения аналитического учета. Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида - обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто "Основные средства" будет иметь тип "Справочник "Основные средства". При этом два вида субконто могут иметь тип одного и того же справочника: например, виды субконто "МБП" и "Основные средства" могут ссылаться на один и тот же справочник "Материальные ценности". Существующие виды субконто используются для настройки аналитического учета по счетам бухгалтерского учета. При вводе проводок для счетов, по которым ведется аналитический учет, вводятся значения субконто в соответствии с их типами. Документ Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, в "1С: Бухгалтерии" могут использоваться документы. Как правило, набор документов "1С:Бухгалтсрии" совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу. Операции, введенные вручную, тоже являются документами специального вида, которые так и называются - "Операция".

Журнал Документы и операции регистрируются в журналах. Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал (хозяйственных) операций. Журнал проводок позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу. Интервал видимости При большом количестве документов, находящихся в журнале (особенно это касается системных журналов), бывает полезно ограничить объем просмотра записей в журнале интервалом видимости, который определяет, за какой период времени будут видны документы(операции, проводки) при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала. Интервал видимости устанавливается двумя способами - автоматически и вручную. Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала (пункт "Параметры" меню "Сервис" главного меню программы). Для изменения интервала видимости записей журнала необходимо выбрать пункт "Интервал" из меню "Действия" главного меню программы. На экран будет выдан запрос "Параметры журнала". Ввод информации в "1С: Бухгалтерии" может быть организован с разной степенью автоматизации: - режим ручного ввода операций; - режим типовых операций; - режим автоматического формирования операций по документам. 2.2 Режим ручного ввода операций Операции, введенные вручную, фактически являются документом специального вида "Операция". Для просмотра операций в "1С:Бухгалтерии" предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. 2.2.1 Журнал операций Журнал операций служит для просмотра списка введенных бухгалтерских операций. Каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию об операции: дату, вид документа, содержание, сумму операции и т.д. Для вывода на экран журнала операций могут быть использованы: - пункт "Журнал операций" главного меню "Журналы"; - кнопка "Операции" панели инструментов; - пункт "Журнал операций" главного меню "Операции". Внешний вид окна журнала операций задается на этапе конфигурирования. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. Ниже перечислены названия колонок журнала операций и их содержание. - "Дата" - дата операции (документа); - "Время" - время операции (документа); - "Документ" - наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида "Операция". - "Номер" - номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию, как принадлежащие документам специального вида "Операция".

- "Содержание" - содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание данной операции; - "Сумма" - сумма операции. Числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции. Самая левая графа журнала операций является служебной и отражает состояние операции: - Операция, введенная вручную; - Операция, сформирована документом, причем документ пока не проведен; - Операция, сформирована документом, и документ уже проведен. Если значок-состояние, выведенный в левой графе, перечеркнут, то это значит, что операция помечена на удаление. Объем операций, выводимых для просмотра в журнале, можно ограничить двумя способами: интервалом видимости, условием отбора. 2.2.2 Журнал проводок Журнал проводок является средством просмотра введенных операций в виде списка бухгалтерских проводок. Каждая операция содержит в себе одну или несколько проводок. Если в журнале операций можно просмотреть основные данные по операциям в списке и проводки по текущей операции, то в журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным операциям. Для вывода на экран журнала проводок могут быть использованы: - пункт "Журнал проводок" главного меню "Журналы"; - пункт "Журнал проводок" главного меню "Операции". В графах журнала проводок отражаются данные проводок, а также данные операций, которым проводки принадлежат. Ниже перечислены названия колонок журнала проводок и их содержание (названия колонок могут зависеть от конкретной конфигурации). - "Дата" - дата операции (документа); - "Время" - время операции (документа); - "Документ" - наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида "Операция"; - "Номер" - номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию, как принадлежащие документам специального вида "Операция"; - "Содержание" - содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание данной операции; - "Сумма операции" - сумма операции. Числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции; - "Номер Проводки" - порядковый помер проводки, входящей в операцию. Если строка журнала проводок представляет собой корреспонденцию проводки, т.е. часть се, то номер корреспонденции будет двойным. Первая часть номера указывает на номер проводки, вторая часть, отделенная знаком "/", указывает на номер корреспонденции. Например, номер 3/2 - это третья проводка операции, вторая корреспонденция проводки; - "План Счетов" - наименование плана счетов, которому принадлежат счета дебета и кредита проводки; - "Счет дебета" - счет дебета проводки. "Счет кредита" - счет кредита проводки;

- "Субконто..." - субконто проводки. Реально может присутствовать несколько колонок. Во-первых, в проводке будут отражаться субконто дебета и кредита, во-вторых, может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Набор колонок субконто и их расположение (вертикальное или горизонтальное) определяется конфигурацией; - "Валюта" - наименование валюты проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета; - "Курс" - текущий курс валюты проводки (на дату операции). Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета; - "Количество" - количество проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение количественного учета; - "Вал. сумма" - сумма проводки в валюте. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета; - "Сумма" - сумма проводки; Самая левая графа журнала проводок является служебной и содержит пиктограмму, поясняющую содержимое строки журнала проводок: - Проводка операции, введенной вручную; - Проводка операции, введенной через документ; - Главная корреспонденция сложной проводки, введенной вручную; - Главная корреспонденция сложной проводки, введенной через документ; - Подчиненная корреспонденция сложной проводки, введенной вручную; - Подчиненная корреспонденция сложной проводки, введенной через документ. Вид пиктограммы может изменяться для помеченных на удаление операций и операций, у которых отключены проводки. 2.2.3. Ввод и редактирование операций вручную Для непосредственного ввода операции необходимо выполнить одно из следующих действий (содержание меню зависит от режима, в котором работает пользователь в данный момент. Например, для ввода новой хозяйственной операции необходимо находится в режиме открытого журнала операций или журнала проводок, а для ввода нового шаблона типовой операции необходимо открыть список шаблонов. ): - нажать клавишу Ins; - в главном меню программы открыть меню "Действия", в этом меню выбрать пункт "Новая"/ "Новая операция". При этом появляется диалог ввода операции. Форма диалога задается при конфигурации системы. Диалог ввода операции содержит в себе как реквизиты операции, так и реквизиты проводки. Так как операция может содержать несколько проводок, то данные проводок в форме операции представлены в виде таблицы, каждая строка которой является проводкой или корреспонденцией сложной проводки. При вводе операции вначале обычно заполняются общие реквизиты операции. Переход к вводу следующего реквизита осуществляется клавишей Enter или щелчком мыши в нужном поле диалога. В верхней части формы диалога содержатся следующие общие данные об операции: - "Дата" - дата операции (документа) автоматически проставляется равной рабочей дате, установленной в режиме "Параметры - Общие". При вводе большого количество операций за некоторую дату, отличную от рабочей, можно изменить рабочую дату в режиме настройки параметров; - "Номер" - номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию, как принадлежащие документам специального вида "Операция"; - "Содержание" - содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание

данной операции; - "Сумма операции" - сумма операции. Числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции; Табличная часть формы диалога содержит в себе необходимые данные для ввода проводок: - "Номер Проводки" - порядковый номер проводки, входящей в операцию. Если строка операции представляет собой корреспонденцию сложной проводки, т.е. часть ее, то номер корреспонденции будет двойным. Первая часть номера указывает на номер проводки, вторая часть, отделенная знаком "/", указывает на номер корреспонденции. Например, номер 3/2 - это третья проводка операции, вторая корреспонденция проводки; - "План Счетов" - наименование плана счетов, которому принадлежат счета дебета и кредита проводки; - "Счет дебета" или "Дт" - счет дебета проводки; - "Счет кредита" или "Кт" - счет кредита проводки; - "Субконто...:" - субконто проводки. Реально может присутствовать несколько колонок. Во-первых, в проводке будут отражаться субконто дебета и кредита, во-вторых, может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Набор колонок субконто и их расположение (вертикальное или горизонтальное) определяется конфигурацией; - "Валюта" -валюта проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета; - "Курс" - текущий курс валюты проводки (на дату операции). Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета; - "Количество" - количество проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение количественного учета; - "Вал. сумма" - сумма проводки в валюте. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета; - "Сумма" - сумма проводки; В общем случае для ввода новой проводки или новой корреспонденции необходимо выполнить одно из следующих действий: - нажать клавишу Ins; - в главном меню программы открыть меню "Действия", выбрать пункты "Новая проводка" или "Новая корреспонденция". 2.3. Режим типовых операций Большинство хозяйственных действий, совершаемых на предприятии, с точки зрения бухгалтерского учета имеют однотипный характер, и зачастую фиксируются в учете при помощи одинакового набора бухгалтерских проводок. Для отражения в учете таких стандартных ситуаций в "1С:Бухгалтерии" служат типовые операции. Можно выделить два этапа работы с типовой операцией: 1) создание шаблона типовой операции; 2) ввод операции с использованием шаблона. При вводе типовой операции пользователю выдается для заполнения форма операции, в которой уже заполнены - полностью или частично - некоторые реквизиты операции, а многострочная часть содержит бухгалтерские проводки для отражения в учете оформляемого хозяйственного акта. 2.3.1 Шаблоны типовых операций

Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для оформления какого-либо хозяйственного действия, совершаемого на предприятии. Чтобы открыть список шаблонов типовых операций выберите пункт "Типовые операции" меню "Операции" главного меню. Для создания нового шаблона типовой операции необходимо: - нажать клавишу Ins или - в главном меню программы открыть меню "Действия", выбрать пункт "Новый". В списке типовых операций появится новая строка, в которую следует внести уникальное наименование типовой операции. Затем можно приступить к редактированию (созданию) шаблона. 2.3.2 Редактирование шаблонов типовых операций В процессе редактирования шаблона типовой операции описываются правила заполнения реквизитов операции, создается список проводок операции и описываются правила заполнения реквизитов этих проводок. Вся работа по редактированию шаблона типовой операции выполняется в специальном окне редактирования. Для вызова окна редактирования выберите в списке типовых операций наименование операции, которую необходимо редактировать, и выполните одно из следующих действий: - нажмите кнопку "Редактировать" в панели инструментов окна "Типовые операции"; - выберите пункт "Редактировать" в меню "Действия" главного меню программы. На экран будет выдано окно редактирования шаблона типовой операции. Окно состоит из двух частей. В нижней части окна выдается форма операции, созданная в Конфигураторе. Форма операции используется при вводе операций "вручную" и позволяет ввести реквизиты операции: дату, номер, сумму и содержание операции, а также бухгалтерские проводки, составляющие операцию. Переключение между двумя частями окна редактирования шаблона типовой операции выполняется при помощи мыши или клавишами Shift+F6. Содержимое реквизитов верхней части окна редактирования отображает свойства реквизита, выбранного в форме операции. 2.3.3 Редактирование реквизитов операции Редактирование реквизитов операции заключено в определении правил заполнения этих реквизитов. В самом общем случае, в форме операции размещаются: дата операции; номер операции; сумма операции; содержание операции. Для выбранного реквизита можно указать один из двух способов заполнения при использовании новой операции: - указать непосредственно значение реквизита. Это значение будет выдаваться при использовании типовой операции; - описать правила заполнения реквизита, используя управляющие элементы верхней части окна редактирования шаблона, в этом случае значение реквизита будет вычисляться по описанным правилам в процессе заполнения реквизитов операции. 2.3.4 Описание правил заполнения реквизитов типовой операции Для описания правил заполнения реквизита типовой операции используются управляющие элементы, расположенные в верхней части окна редактирования шаблона типовой операции. Назначение управляющего элемента верхней части окна: 1. Поле: наименование реквизита, выбранного в нижней части окна редактирования шаблона типовой операции; 2. Активизация: задает для редактируемого реквизита порядок его переключения в режим редактирования при вводе операции. Для элемента "Активизация" можно выбрать одно из следующих значений: - Авто: реквизит будет активизирован в зависимости от результатов редактирования "предыдущих" реквизитов операции. Если в процессе ввода типовой операции значение

реквизита не было автоматически введено каким-либо способом, например, копированием из другого реквизита, то реквизит будет переключен в режим редактирования; - Активизировать: реквизит будет активизирован всегда, независимо от того, указано ли его значение или нет; - Пропускать: реквизит будет пропущен, также независимо от того, указано его значение или нет; - Не изменять: при вводе типовой операции реквизит редактироваться не будет. 3. Копирование. Элемент "Копирование" позволяет указать для реквизита типовой операции заполнение путем копирования из других реквизитов. Это значит, что значение данного реквизита будет совпадать со значением другого реквизита, например, в вышестоящих проводках, и может быть заполнено автоматически. Такой режим обычно используется в случае, если в типовой операции имеется несколько проводок, в которых должно использоваться одно и тоже значение субконто, например, при постановке на учет основного средства может вводиться несколько проводок с данным значением субконто. В этом случае режим копирования позволяет при использовании типовой операции выбрать конкретное значение субконто в первой проводке, в которой оно используется, а в остальные проводки значение будет подставлено автоматически. Элемент "Копирование" представляет собой поле со списком, из которого следует выбрать режим копирования или наименование реквизита - образца для копирования: - Авто: система будет автоматически выполнять заполнение данного реквизита в случае, если заполняется реквизит вышестоящей проводки, из которого может быть взято подходящее значение. Например, если для значения субконто проводки стоит режим копирования "Авто" и само значение не задано в шаблоне и еще не заполнено, то оно будет автоматически заполнено, если в одной из предыдущих проводок вводится значение субконто того же вида. Таким образом, при установке "Авто" программа сама пытается подставить возможные значения по своему усмотрению; - Не копировать: копирование значения данного поля выполняться не будет. Этот вариант имеет смысл устанавливать, например, для субконто, если в вышестоящих проводках будет вводиться субконто того же вида, но в данной проводке должно вводиться другое значение. В этом случае режим "Авто" скопирует значение из предыдущих проводок, а режим "Не копировать" предоставит пользователю ввести данное значение; - Наименование: наименование реквизита операции или реквизита проводки, значение которого будет копироваться в редактируемый реквизит. Данный вариант устанавливает принудительное копирование значения реквизита из указанного реквизита этой или другой проводки. Его имеет смысл использовать в том случае, если данное значение однозначно должно совпадать с тем значением, которое будет в него копироваться. В отличие от режима "Авто" этот режим будет выполнять копирование и при изменении того, значения которое копируется, тогда как режим "Авто" скопирует значение только первый раз, когда значение данного реквизита еще не заполнено. Таким образом, если режим "Авто" подставит недостающие значения наиболее подходящими значениями из предыдущих проводок, то данный режим устанавливает четкое соответствие значения данного реквизита значению другого реквизита. 3. Проводка. Этот управляющий элемент становится доступным, если в элементе "Копирование" выбран какой-либо из реквизитов проводки. Он позволяет указать, из какой именно проводки будет браться значение для копирования. 4. Корреспонденция. Этот управляющий элемент становится доступным, если в элементе "Копирование" (см. выше) выбран какой-либо из реквизитов проводки. Он позволяет указать, из какой корреспонденции проводки, указанной в элементе "Проводка", будет браться значение для копирования. 5. Субконто. Если в качестве образца для копирования выбрано субконто дебета или кредита проводки, в этом управляющем элементе необходимо указать, какое субконто будет копироваться. Из списка необходимо выбрать либо наименование конкретного вида

субконто, либо "Авто". При выборе "Авто" система сама будет определять, какое значение субконто использовать для копирования. 6. Формула. Это поле позволяет ввести формулу, которая будет вычислять значение реквизита в процессе ввода типовой операции. 2.3.5 Формулы типовых операций Формула может состоять из одного или нескольких выражений, разделенных между собой символом ";". Каждое последующее поле может использовать результат расчета предыдущего выражения, используя идентификатор (наименование) вычисляемого поля. Выражение - это математическая запись, по которой вычисляется значение (результат). Выражения состоят из чисел, строковых величин или величин типа "дата", операторов, атрибутов и функций, связанных символами арифметических операций. Величина числового типа записывается в виде десятичного числа со знаком или без, у которого дробная часть отделена точкой; Величина типа "дата" задается в формате 'ДД.ММ.ГГ' или 'ДД.ММ.ГГГГ' (одиночные кавычки). Пустая дата задается как '00.00.00'; Величина строкового типа представляется как любая последовательность символов, заключенных в двойные кавычки. При необходимости в величине строкового типа указать кавычки, следует использовать два символа кавычек подряд. Пример: "проводка по документу" "АОЗТ ""Фокус"" " В формуле допустимы следующие виды арифметических операций: - Сложение:(Оп1 + Оп2); - Вычитание:(Оп1 - Оп2); - Умножение:(Оп1 * Оп2); - Деление:(Оп1 / Оп2); - Остаток от деления:(Оп1 % Оп2); - Унарный минус:(-Оп1). Для строковых величин используется операция конкатенации ("+") для того, чтобы присоединить одну строку к другой. Для величин типа "дата" можно использовать операции сложения и вычитания как с величинами типа "дата", так и числами. Для предоставления помощи при составлении формул типовых операций существует специальное средство - "Синтакс-Помощник". Для его вызова необходимо выбрать пункт "Синтакс-Помощник" в меню "Сервис" главного меню программы. Окно состоит из двух частей: в верхней - выдается список элементов встроенного языка: операторов, управляющих конструкций, процедур и функций, системных констант и др., в нижней - краткое описание элемента встроенного языка, выбранного в верхнем окне. Для ввода операции в журнал операций выберите в списке наименование типовой операции, которая будет использована как образец для ввода, и выберите пункт "Выбрать" из меню "Действия" главного меню системы "1С:Бухгалтерия". Форма операции при вводе типовых операций несколько отличается от формы операции при вводе операций вручную. Прежде всего, в заголовке формы операции после слова "Новый" в скобках выдается название типовой операции, а в панель инструментов формы операции будут добавлены 2 кнопки: "Автозаполнение" и "Продолжить ввод". При вводе типовой операции, если включен режим автозаполнения, запрашиваются только недостающие значения реквизитов или те значения, для которых это специально указано в шаблоне типовой операции. Программа будет автоматически переходить по реквизитам операции и проводок в соответствии с шаблоном типовой операции. Переход к следующему вводимому значению осуществляется при нажатии клавиши Enter.

Также будет выполняться автоматический расчет сумм проводок и других значений, если соответствующие формулы указаны в шаблоне типовой операции. 2.4 Режим автоматического формирования операций по документам Операции могут формироваться автоматически на основе вводимых документов. Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Вместе с операцией документ может порождать бухгалтерские проводки. Такой способ позволяет быстро вводить большое количество проводок. Вся работа с документами ведется в журналах. Для вывода на экран конкретного документа могут использоваться пункты главного меню (Гл. меню - "Операции" - "Журналы документов") и соответствующие кнопки. В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом. Самая левая графа журнала - служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа (Проведенный документ, Непроведенный документ, Документ, помеченный на удаление). Специальной пиктограммой в журнале документов обозначаются бухгалтерские операции, введенные вручную. Документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. Описание работы с документом можно вызвать, если выбрать пункт "Описание" из меню "Помощь" главного меню программы. 2.4.1 Ввод нового документа Выбор документа для ввода может осуществляться различными способами. а) Ввод из журнала документов. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа следует - нажать клавишу Ins или - в главном меню программы открыть меню "Действия", в этом меню выбрать пункт "Новый" Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, па экран будет выдан запрос для выбора вида документа. б) Ввод из журналов операций и проводок 2.4.2 Проведение документа Проведением документа называется действие, которое, выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах. Запрос на необходимость проведения документа выдается на экран при нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа ("ОК" или "Провести"). Чтобы сделать документ непроведенным, следует в меню "Действия" главного меню программы выбрать функцию "Сделать документ непроведенным". При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения. 2.5 Корректные проводки При вводе операций система "1С:Бухгалтерия" всегда выполняет контроль правильности заполнения проводок с точки зрения механизма бухгалтерских итогов системы. Например,

не допускается использование в проводках счетов, которые могут иметь субсчета или корреспондирование забалансовых счетов с балансовыми. Однако, кроме этого "1С:Бухгалтерия" имеет специальный механизм "Корректные проводки", который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета. Механизм "Корректные проводки" включает в себя список корректных проводок, который вводится пользователем, а также режимы проверки проводок при вводе операции, в журнале операций и в журнале проводок, в которых введенные проводки будут сверяться с проводками в списке корректных проводок. Проводки, отсутствующие в списке будут считаться некорректными. При этом в списке корректных проводок могут указываться и счета имеющие субсчета. Это позволяет допускать в проводках операций использование любых субсчетов указанного счета. Список корректных проводок вызывается из меню "Операции" главного меню системы (пункт "Корректные проводки"). 2.5.1 Ввод корректной проводки Для ввода новой проводки в список, следует проделать одно из, следующих действий: - нажать клавишу Ins; - в главном меню программы открыть меню "Действия", в этом меню выбрать пункт "Новый". При этом программа переходит в режим ввода новой строки в список. Ввод счетов дебета и кредита может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При непосредственном вводе кода, введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если в конфигурации определено более одного плана счетов, то при вводе кода подразумевается план счетов, указанный в параметре "Основной план счетов" ("Сервис Параметры -Бухгалтерия"). Вводимые счета дебета и кредита должны принадлежать одному плану счетов. 2.5.2 Проверка корректности проводок Для выполнения контроля вводимых операций механизм "Корректные проводки" использует режим "Проверка проводок". Проверка проводок может использоваться в следующих режимах программы "1С:Бухгалтерия": - В форме операции. Вызывается из меню "Действия" и проверяет проводки текущей операции; - При записи операции вводимой вручную или с использованием типовой. Выполняется автоматически всякий раз при записи операции, если в параметрах системы установлена опция "Проверять проводки при записи операции" (режим "Сервис - Параметры Операция"); - В журнале операций. Вызывается из меню "Действия" и проверяет проводки операций отображаемых в данный момент в журнале от текущей позиции вниз; - В журнале проводок. Вызывается из меню "Действия" и проверяет проводки, отображаемые в данный момент в журнале от текущей позиции вниз. Механизм "Корректные проводки" не выполняет проверку проводок при автоматическом формировании их документом, так как содержание этих проводок определяется в конфигурации и не может быть изменено пользователем в момент из записи. Однако уже сформированные документами операции могут быть в дальнейшем проверены также как и введенные вручную. При вызове режима "Проверка проводок" во всех описанных выше случаях каждая проверяемая проводка сверяется со списком корректных проводок. Если счет дебета и счет кредита проверяемой проводки не соответствуют ни одной проводке в списке корректных проводок (с учетом использования счетов-групп, допускающих любые

субсчета счета), то на экран выдается запрос о корректности проводки. 2.6 Бухгалтерские итоги В ходе учета хозяйственных операций система 1С:Бухгалтерия накапливает информационную базу. Анализ информационной базы происходит по следующим правилам: 1. Пользователь указывает период, за который ему необходимо подвести бухгалтерские итоги; 2. Программой производится расчет бухгалтерских итогов за заданный пользователем период; 3. По запросу пользователя программа формирует различного рода отчеты за этот период. Бухгалтерскими итогами называются остатки и обороты по счетам и объектам аналитического учета, а также обороты между счетами. Период расчета бухгалтерских итогов задается с помощью команды "Управление бухгалтерскими итогами" из меню "Операции". До этого необходимо проверить состояние соответствующих настроек в пункте главного меню "Сервис" - "Параметры" "Бухгалтерские итоги". Полный пересчет итогов может потребоваться в двух случаях: при изменении настроек плана счетов, и если сбой компьютера нарушил текущее состояние итогов. Просмотр бухгалтерских итогов в "1С:Бухгалтерии" выполняется при помощи отчетов. Отчеты по синтетическому учету: оборотно-сальдовая ведомость; шахматная ведомость; главная книга; журнал-ордер и ведомость по счету; анализ счета - за период и по датам; карточка счета. Отчеты по аналитическому учету: оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета; анализ счета в разрезе объектов аналитики; анализ объекта аналитики по счетам; карточка операций по объекту аналитики. Период построения отчетов задается с помощью команды "Параметры" меню "Сервис". Для формирования отчета по умолчанию необходимо выбрать пункт "Отчеты" меню "Операции" главного меню программы. На экран будет выдан список существующих в системе отчетов. При вызове отчета на экран будет выдана экранная форма отчета, которая представляет собой запрос параметров предстоящего действия. В выданной форме следует установить необходимые параметры и нажать кнопку "Сформировать". Для отказа от формирования отчета - Esc иди закрыть окно. Созданный отчет открывается для просмотра в редакторе таблиц системы "1С:Бухгалтерия". 2.6.1 Детализация (расшифровка) отчета Важной особенностью построения отчетов в "1С:Бухгалтерии" является возможность получения детализации (расшифровки) информации выведенной в отчете. Под детализацией отчета понимается автоматическое построение других отчетов, "раскрывающих" какие-либо данные этого отчета, или открытие объектов, которые отражаются в этом отчете. При просмотре отчета о возможности получения детализации можно судить по форме курсора мыши. При перемещении курсора по отчету на ячейках, по которым может быть получена детализация, он может принимать вид лупы. Расшифровка отчета может выполняться только при включенном режиме в табличном документе "Только просмотр". Для получения детализации (расшифровки) ячейки, следует дважды щелкнуть мышью в любом месте данной ячейки или установить указатель в таблице на эту ячейку и нажать клавишу Enter. Собственно, содержание детализации (расшифровки) определяется в конфигурации и

зависит от сути отчета вообще и конкретной ячейки в частности. При вызове детализации может быть построен более детальный отчет, который будет содержать информацию расшифровывающую сумму, выведенную в детализируемой ячейке. Может быть открыта форма объекта, который отражался в этой ячейке. Например, если ячейка отражала проводку, то может быть открыта операция, в которой будет активизирована та проводка, которая содержалась в отчете. В отдельных случаях, если для ячейки отчета предусмотрено несколько вариантов детализации, при вызове детализации может быть выдано меню, в котором пользователь должен выбрать способ детализации ячейки отчета. 2.6.2 Табло счетов Табло счетов является дополнительной возможностью программы "1С:Бухгалтерия". Оно предназначено для оперативного получения наиболее важной информации из бухгалтерских итогов. Табло счетов позволяет просматривать остатки и обороты по выбранным бухгалтерским счетам за любой рассчитанный период с детализацией до месяца. Пользователь сам вводит список счетов, по которым он хочет получать итоги и в любой момент может его изменить. Данные в табло счетов могут выводиться по счетам, субсчетам, конкретным валютам (в том числе и в валютном выражении). В отличие от отчетов, которые должны перестраиваться для обновления информации после исправления операций, данные в табло счетов автоматически обновляются при любых изменениях в бухгалтерских итогах. Настройка табло счетов (состав строк), сохраняется индивидуально для каждого пользователя при выходе из системы. При работе нескольких пользователей с одной информационной базой у каждого из них будет собственный состав табло счетов. Табло счетов вызывается через пункт "Табло счетов" меню "Сервис" главного меню системы. Табло счетов представляет собой список строк, каждая из которых содержит: счет, по которому будут выводиться итоги, описание валюты итогов, и собственно бухгалтерские итоги. В заголовке окна выводится период, за который выдаются итоги в табло счетов. В левой части списка выводится пиктограмма, обозначающая тип строки (счет-группа или конкретный счет). Список табло счетов содержит следующие колонки: - Счет: счет, по которому выводятся итоги; - Вал: валюта, по которой выводятся итоги; - В: признак вывода итогов в валютном выражении; - Деб.Нач.ост : дебетовый остаток на начало периода; - Кред.Нач.ост: кредитовый остаток на начало периода; - Деб. Оборот: дебетовый оборот за период; - Кред.Оборот: кредитовый оборот за период; - Деб.Кон.ост: дебетовый остаток на конец периода; - Кред.Кон.ост: кредитовый остаток на конец периода. В колонках "Счет", "Вал" и "В" задается счет, валюта и вид выдаваемой суммы, в остальных колонках выводятся бухгалтерские итоги по указанному счету и валюте. Строки в табло счетов выдаются в последовательности кодов счетов. Для ввода новой строки в табло счетов, следует проделать одно из следующих действий: - нажать клавишу Ins; - в главном меню программы открыть меню "Действия", в этом меню выбрать пункт "Новый". При этом программа переходит в режим ввода новой строки в список. При вводе строки последовательно заполняются значения колонок списка. Заполняются только колонки "Счет", "Вал" и "В". Перемещение к следующему значению обычно осуществляется клавишей Enter или

мышью. Ввод счета может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При непосредственном вводе кода, введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если в конфигурации определено более одного плана счетов, то при вводе кода подразумевается план счетов, указанный в параметре "Основной план счетов" ("Сервис Параметры - Бухгалтерия"). При вводе счета может быть указан как счет, указываемый в проводках (не имеющий субсчетов), так и счет-группа (для которого могут вводиться субсчета). Это позволяет выводить итоги как по отдельным субсчетам счета, так и по счету в целом. Ввод значений колонок "Вал" и "В" выполняется только, сели в колонке "Счет" введен валютный счет (счет по которому установлен признак валютного учета). В колонке "Вал" задается валюта выбором из справочника валют. Для выбора используется кнопка выбора или клавиша F4. Для очистки введенного значения можно использовать пункт "Значение - Очистить значение" меню "Действия". Если значение не задано, будет выдаваться сумма-покрытие по всем валютам. В колонке "В" задается признак вывода итогов в валюте. Признак указывается символом "+". Для установки признака используется кнопка выбора или клавиша F4. При вводе и редактировании строк не допускается наличие двух строк с полностью совпадающими данными в колонках "Счет", "Вал" и "В". Сразу после ввода новой строки в колонках итогов выводятся бухгалтерские итоги по указанному счету и валюте. 2.7 Удаление записей В справочниках и журналах, регистрирующих хозяйственные операции, удаление записей производится поэтапно. Первоначально необходимо пометить операции (записи справочника) на удаление - нажать клавишу Del или выбрать соответствующий пункт меню. В этом случае данные по операциям становятся недоступными для системы и выключенными из расчетов. Для окончательного удаления записей необходимо выполнить следующие действия : закрыть все активные окна и выбрать соответствующий пункт меню "Действия". 3. Порядок выполнения работы 1. Ознакомиться с теоретической частью к лабораторной работе. 2. Заполнить справочник "Контрагенты" данными о покупателе, банке. 3. Зарегистрировать следующие хозяйственные операции: а) заполнить журнал операций вручную следующими данными: Содержание операции Открыт счет в банке "Авиабанк" На расчетный счет поступили средства от покупателей и заказчиков С расчетного счета в банке в кассу поступили деньги Начислена заработная плата Из кассы выданы суммы начисленной заработной платы Закуплены основные средства

Дебет 20

Кредит 71

Дата 01.01.00

Сумма 20

51

62.1

01.01.00

500

50

51

02.02.00

100

23

70

25.02.00

50

70

50

05.03.00

50

08

51

04.04.00

20

б) зарегистрировать путем создания документа "приходный кассовый ордер" операцию с содержанием проводки - "в кассу поступили средства от подотчетного лица": Дебет 50 Кредит 71 (остальные реквизиты операции заполнять произвольно). 4. Просмотреть отражение хозяйственных операций в журнале проводок. 5. Установить автоматический интервал видимости операций от начала до конца года. 6. Создать шаблон для типовой операции с содержанием проводки "поступление товара": Дебет 41.2 - Кредит 60.1; Ввести типовую операцию. 7. Внести в список корректных проводок следующую: Дебет 41.2 - Кредит 42.1 "Учет наценки" Установить режим автоматической проверки корректности. Дополнить список корректных проводок всеми проводками по совершенным операциям. 8. Рассчитать бухгалтерские итоги за 1 квартал года. 9. Сформировать все доступные виды отчетов: оборотно-сальдовую ведомость, шахматку и др. 10. Определить количество денег на расчетном счете предприятия выбрав способ детализации отчетов "карточка счета" за первый месяц года. 11. Используя табло счетов, отследить динамику изменения 51 и 50 счетов. 12. Выйти из системы. 4 Контрольные вопросы 1. Состав и основные функции комплекса программ "1С:Предприятие". 2. Пеpечислите основные функции и назначение пакета программ "1С:Бухгалтерия". 3. Назовите принцип функционирования компоненты "1С:Бухгалтерия". 4. Каким образом отражаются объекты синтетического учета. 5. Что является операцией в понятиях "1С:Бухгалтерии". Каковы средства отражения хозяйственных операций. 6. Каким образом отражаются объекты аналитического учета. 7. "Документ" в "1С:Бухгалтерии". Назовите принципы циркуляции данных документов. 8. Каким образом влияет интервал видимости на отражение хозяйственной деятельности предприятия системой "1С:Бухгалтерия". 9. В чем особенности каждого из режимов ввода данных. 10. Что представляет собой механизм детализации отчетов. Список литературы 1. 1С:Бухгалтерия. Версия 7.5. Руководство пользователя. - М.:Фирма "1С", 1998. - 440 с. 2. 1С:Предприятие. Версия 7.5. Конфигурация "Торговля + Склад + Бухгалтерия". Описание. - М.:Фирма "1С", 1998. - 315 с. 3. Корреспонденция счетов. 2000 основных хозяйственных операций предприятия. Часть II. Под ред. зам. начальника Управления бухгалтерского учета и отчетности Министерства Финансов Российской Федерации А.С. Бакаева. - М.: АКДИ "Экономика и жизнь", 1992. 87 с.